ET Euroopa Liidu Teataja C 148/1

ERIARUANNE nr 2/2007

institutsioonide hoonetega seotud kulude kohta koos institutsioonide vastustega

(vastavalt EÜ asutamislepingu artikli 248 lõike 4 teisele lõigule)

(2007/C 148/01)

SISUKORD

LÜHENDID

SÕNASTIK

I–X KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

1–3 SISSEJUHATUS

1 Auditeeritav ala

2–3 Auditi ulatus ja eesmärgid

4–49 TÄHELEPANEKUD

4–9 Planeerimine

9–12 Kinnisvarapoliitika

13–15 Hoonete valik ja asukohad

16–19 Juhtimisteave

20–38 Rahastamine ja kulud

21–23 Pakkumismenetlused

24–31 Lepingutingimuste, ostu- ja rendihindade määratlemine

32–38 Kinnisvaraprojektide rahastamisvahendid

39–49 Institutsioonidevaheline koostöö

50–58 JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

51–55 Planeerimine

56–57 Rahastamine ja kulud

58 Institutsioonidevaheline koostöö

I lisa: Eelarve täitmine 2003–2005

II lisa: Käesolevas aruandes käsitletud hoonete nimekiri

Euroopa Parlamendi vastused

Nõukogu vastused

Komisjoni vastused

Kohtu vastused

Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee vastused

LÜHENDID

AS aktsiaselts CPQBF Institutsioonidevaheline eelarve ja rahastamisküsimuste koostamise komitee (Comité de Préparation pour les Questions Budgétaires et Financières) EIP Euroopa Investeerimispank EL Euroopa Liit IT infotehnoloogia

SÕNASTIK (1)

Põlisrent: Õigus kasutada maatükki või hoonet renditasu eest ja kindlaksmääratud aja jooksul (Belgia seaduste alusel mitte vähem kui 27 aastat ja mitte rohkem kui 99 aastat). Omanikul ei ole kohustust teha hoone remondi- või hooldustöid. Kõnealune õigus võib hõlmata ka väljaostuvõimalust, mille teostamine annab omandiõiguse.

Sisustustööd: Tööd, mida tehakse valmis hoones, et muuta see komisjoni eeskirjadele ja vajadustele vastavaks.

Asukohta käsitlev leping: Leping, milles sätestatakse institutsioonide ja asukohaliikmesriigi asjaomased eeskirjad ja vastutusvaldkonnad.

Varjatud viga: Viga (tavaliselt märkimisväärne), mis ilmneb pärast hoone lõplikku vastuvõtmist. Kui viga ilmneb 10 aasta jooksul pärast vastuvõtmist, katab erigarantii remonditööd (seda nimetatakse 10aastaseks garantiiks).

Institutsioonid: Käesolevas aruandes käsitletavad institutsioonid on institutsioonid finantsmääruse artikli 1 tähenduses. Asjassepuutuvad institutsioonid olid komisjon, parlament, nõukogu, kohus, Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Regioonide Komitee.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Komisjoni hoonete ühendusesisesed koodid.

OIB: Infrastruktuuri- ja logistikatalitus Brüsselis.

OIL: Infrastruktuuri- ja logistikatalitus Luxembourgis.

Komisjoni haldustalitus, kes tegeleb hoonete, tarnete ja muude sotsiaalsete teenuste osutamisega. Nimetatud ametitel, mis loodi 2003. aastal ja liideti personali ja halduse peadirektoraadiga, on rakenduslik tegevusvaldkond ja erieeskirjad.

PPI: Euroopa ühenduste privileegide ja immuniteetide protokollile (PPI) kui EÜ asutamislepingu lisale kirjutasid 1965. aastal alla kõik liikmesriigid. Kõnealuse protokolliga antakse EÜ-le ametlikel eesmärkidel teatavad privileegid, mille hulka kuulub maksuvabastus.

Omandimaks: Maks, millega Brüsseli piirkond maksustab kinnisvaraomandi. Maks nõutakse sisse asjaõiguse omanikult (st omanikult, kasutusvaldajalt, põlisrentnikult).

Väljaostuvõimalus: Õigus, mille omanik annab komisjonile kindlaksmääratud tasu eest. Kui see õigus teostatakse, saab komisjon omandiõiguse. Teatavaid väljaostuvõimalusi saab kasutada igal ajal, teisi ainult 27 aasta pärast.

Registreerimismaks: Maks, millega Belgia föderaalvalitsus maksustab notariaalselt kinnitatud lepingute registreerimise, kui kõnealused lepingud on registreeritud vararegistris. Maks nõutakse sisse asjaõiguse omanikult (st omanikult, kasutusvaldajalt, põlisrentnikult).

Asjaõigus: Õigus (hõlmab müüki, kasutusvaldust, põlisrenti) kinnisasjale (hoonele või maale). Juhime tähelepanu sellele, et rentimist ei peeta asjaõiguseks, vaid teenuseks. Mitmed kinnisvaramaksud (omandimaks, piirkondlikud maksud) nõutakse sisse omanikult, mitte rentnikult.

Kasutusvaldus: Õigus kasutada hoonet (käesoleval juhul) ilma selle otstarvet muutmata ja õiguseta saada kasutamisest tulu (nt seda rendile anda). Kasutajal (kasutusvaldajal) on suuremad õigused kui rentnikul ja nende õigustega kaasnevad suuremad kohustused teha remonditöid.

KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

I. Hoonete ostu- ja rendikulud moodustavad ühe peamise osa Euroopa Liidu institutsioonide halduskuludest. 2005. aastal moodustas institutsioonide poolt Brüsselis, Luxembourgis ja Strasbourgis hoonestatud kogupindala ligikaudu kaks miljonit ruutmeetrit. Selle pindala iga-aastased kasutuskulud hinnati 345 miljonile eurole.

II. Auditi eesmärk oli vastata kolmele küsimusele: — Kas planeerimise tulemusel tagatakse töötajatele sobivad tööruumid? — Kas rahastamist ja kulusid hallatakse ökonoomselt? — Kas institutsioonid kasutavad institutsioonidevahelist koostööd, sh oma kinnisvarapoliitika ühishindamist parimal viisil?

III. Audit näitas, et vaatamata poliitilistele ja eelarvelistele piirangutele, on ELi institutsioonid taganud oma töötajatele sobivate tingimustega tööruumid ning viimaste aastate jooksul parandanud kinnisvarakulude haldamist. Institutsioonide juhtimise uuritud valdkondades on aga ikka veel suurel määral puudusi.

IV. Kontrollikoda märkis, et poliitilistest ja praktilistest takistustest tulenevalt oli institutsioonidel raskusi pikaajalise poliitika määratlemisel ja planeerimisel. Pikaajalise planeerimisega seonduvad raskused on põhjuseks, miks sageli kasutatakse ajutisi ning kulukaid lühiajalisi lahendusi ja lõplik tööruumide korraldus viibib. Kontrollikoda leidis, et pikaajalist planeerimist oleks võimalik täiustada.

V. Institutsioonid on hoonete rentimisele eelistanud hoonete ostmist, kuid ei ole oma plaane kooskõlastanud ega neid järjepidevalt rakendanud. Vaatamata kontrollikoja eelnevatele soovitustele ei sisalda institutsioonide hoonete pikaajalised rendilepingud väljaostuvõimalust, mis muudab hoonete soetamise tulevikus kulukamaks.

VI. Institutsioonid on jätkanud enamuse hoonete koondamist Brüsseli eurokvartalisse. Hoonete koondamisega saavutatakse mastaabisääst (nt teenused, kommunikatsioon, haldus), kuid selle tulemusel on antud piirkonnas hoonete suurenenud nõudluse ja vähenenud vabade pindade tõttu toimunud ka hinnatõus.

VII. Kontrollikoja hinnang institutsioonide rahastamise ja kulude haldamise kohta näitas, et institutsioonide poolt avatud pakkumismenetluse asemel laialdaselt kasutatud läbirääkimistega menetlus ei taganud soodsamaid hindu.

VIII. Laenamist välistavate õigusliku raamistiku piirangute tõttu kasutasid institutsioonid kinnisvara soetamisel mitmeid alternatiivseid rahastamismeetodeid. Nimetatud meetodid olid kulukamad ja väiksema läbipaistvusega kui rahaliste vahendite otselaenamine.

IX. Välja arvatud teatud erijuhud, ei olnud institutsioonidevaheline koostöö piisavalt tõhus. Brüsselis ja Luxembourgis infrastruktuuri- ja logistikatalituste loomisest saadav potentsiaalne kasu oli piiratud. Teiste institutsioonidega sõlmiti vähe teenusetaseme lepinguid ning OIB ja OIL või teiste institutsioonidega vahetati harva kogemusi ja parimaid tavasid. Institutsioonid ei ole ühiselt ega eraldi hinnanud oma kinnisvarapoliitikaid.

X. Kontrollikoda annab oma auditi põhjal mitmeid soovitusi institutsioonide kinnisvarapoliitikate kohta: ühise kinnisvarapoliitika koostamine; parem institutsioonidevaheline koostöö, sh planeerimise suuremal määral kooskõlastamine; konkreetsetesse piirkondadesse kontorite koondamise ümberhindamine; hangete võimalikult laiaulatuslik kasutamine; ning OIB ja OIL tegevuse täiustamine.

SISSEJUHATUS

Auditeeritav ala

1. Hoonete eelarvelised ostu- ja rendikulud moodustavad ligikaudu 8 % ELi institutsioonide halduskuludest. Perioodil 2003–2005 kasvasid nimetatud kulud 397 miljonilt 532 miljonile eurole aastas (vt I. lisa). Aastatel 1978–2005 kasvas Brüsselis, Luxembourgis ja Strasbourgis institutsioonide poolt kasutatavate hoonete kogupindala 260 %, moodustades ligikaudu kaks miljonit ruutmeetrit. Institutsioonide poolt kasutatav pind jaguneb kahte põhikategooriasse: eriotstarbega pinnad (nt koosolekuruumid), sh ametlikud nõupidamisruumid (mis tuleb seetõttu ehitada vastavalt otstarbele ja mille turuväärtus on ebakindel), ja standardsed haldustöötajate kontoriruumid (mida on võimalik avatud turul rentida või osta). Aastatel 1978–2005 kasvas ametnike ja muude töötajate arv 240 %, moodustades kokku 36 131 töötajat. 2005. aastal oli institutsioonide hinnangul nende poolt kasutatava pinna keskmiseks aastaseks maksumuseks 173 eurot ruutmeetri kohta ning kontoripindade aastaseks maksumuseks 6 040 eurot töötaja kohta. Institutsioonide poolt kasutatavate hoonete kogupindala aastane maksumus hinnati 345 miljonile eurole ja kontoriruumide pindala 1 535 000 ruutmeetrile (välja arvatud kontoriruumidena mittekasutatav pind nagu konverentsisaalid) (2)31. detsembri 2005. aasta seisuga oli institutsioonide omandis olevate hoonete mahakantud väärtus 3 886 miljonit eurot, mis tähendab 791 miljoni euro suurust kasvu 5 aasta jooksul (3).

Auditi ulatus ja eesmärgid

2. Auditi eesmärk oli uurida, kui mõjus ja tõhus on olnud Euroopa Liidu institutsioonide tegevus hoonete kulude haldamisel. Seda uuriti hinnates kolme teemat: — Kas planeerimise tulemusel tagatakse töötajatele sobivad tööruumid? — Kas rahastamist ja kulusid hallatakse ökonoomselt? — Kas institutsioonid kasutavad institutsioonidevahelist koostööd, sh oma kinnisvarapoliitika ühishindamist parimal viisil?

3. Auditis keskenduti institutsioonide hoonete kulude uurimisele peamistes tööpaikades (Brüssel, Luxembourg ja Strasbourg) perioodil 2003–2005. Seega väljaspool nimetatud asukohti paiknevate delegatsioonide, ametite ja uurimiskeskuste kulutusi käesoleva auditi raames ei uuritud. Asjassepuutuvad institutsioonid olid komisjon, parlament, nõukogu, kohus, majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee. Audit ei hõlmanud kontrollikoda, ombudsmani ega Euroopa Andmekaitseinspektorit, kuna nende hoonete kulude maht uuritava perioodi jooksul oli väike.

TÄHELEPANEKUD

Planeerimine

4. Planeerimine peaks miinimumkuludega tagama hooned õiges asukohas õigel ajal, arvestades sealjuures täiel määral poliitiliste ja eelarveliste piirangutega. Kontrollikoda hindas institutsioonide planeerimist, uurides kolme valdkonda: — Kas planeerimine põhines heakskiidetud kinnisvarapoliitikal ning kas hoonete ostmiseks või rentimiseks oli ühtne lähenemisviis? — Kas hoonete valik ja asukoht tagasid optimaalsed kontoripinnad? — Kas juhtimisteave vajaduste korrektseks hindamiseks oli piisav ja asjakohane?

5. Planeerimiseks vajatakse kolme tingimust. Esiteks, nii hoonete soetamise põhikontseptsioone ja -standardeid kui ka täpselt määratletud lähenemisviisi sisaldavat heakskiidetud kinnisvarapoliitikat. Teiseks, hoonete valiku ja asukohtade kriteeriume. Kolmandaks, usaldusväärset ja asjakohast teavet praeguste ja tulevaste vajaduste kohta. ELi institutsioonide hoonete planeerimisel tuleks arvesse võtta tegelikku poliitilist ja eelarvelist olukorda. Töötajate arvu (sellest tulenevalt ka hoonetele eraldatavate vahendite) oluline suurenemine on seotud laienemisega. Laienemise poliitilisest iseloomust tingituna ei ole selliseid otsuseid enne liitumise heakskiitmist võimalik ametlikult planeerida, mistõttu jääb nende tegemiseks sageli vähe aega enne laienemise toimumist. Eelarve seisukohalt ei ole institutsioonidel õigust laenu võtta ning hooneid rahastatakse iga-aastaste eelarvete kaudu. Planeerimisel tuleb nimetatud piiranguid piisaval määral arvesse võtta.

6. Institutsioonide tööruumide vajadustele täielikult vastavate hoonete valimiseks ja ehitamiseks peab pikaajaliste plaanide elluviimine olema asjakohane ja kooskõlastatud (4). Pikaajaline planeerimine ja eelarveprognooside tegemine on aga eriti keerulised, kuna otsused assigneeringute ja volitatud töötajate kohta tehakse iga-aastaselt eelarvemenetluse käigus ning kontoripinda oluliselt mõjutavaid tähtsaid poliitilisi otsuseid, nagu tulevased laienemised, ei ole võimalik täpselt ette näha.

7. See selgitab osaliselt, miks institutsioonid ei olnud 2006. aasta septembriks täitnud 2004. aasta laienemisest tulenenud lõplikke vajadusi. Vahepeal sõlmisid institutsioonid lühiajalisi rendilepinguid oma kontoripinna vajaduste täitmiseks kuni nende põhiprojektide lõpuleviimiseni. Kontoripindade osas Brüsselis sõlmisid nõukogu ja parlament uute hoonete lepingud 2003. aasta märtsis ja 2004. aasta oktoobris. Nimetatud hooned (nõukogul Lex ja parlamendil D4-D5) valmivad eeldatavasti 2006. aasta detsembris ja 2008. aasta jaanuaris. 2004. aastal valminud hooned — nagu Belliard 99–101 kompleks (komiteed) ja Berlaymont (komisjon) — täitsid laienemiseelseid vajadusi.

8. Lisaks on kinnisvaraprojektide elluviimine, eelkõige ehitustööd ja otsustusprotsess, eriti aeganõudev. Institutsioonid on nende küsimuste käsitlemiseks teinud järgmised jõupingutused: — institutsioonid planeerisid oma kontoripindade vajadust 2004. aasta laienemiseks sõltumatult, kuid esitasid kooskõlastatud hinnanguid halduskulude ja töötajate arvu suurenemise kohta; — alates 2003. aastast on komisjon koostanud mitmeaastaseid poliitilisi raamistikke, mille eesmärk on koostada 10aastase perioodi kinnisvaravajaduste prognoos Brüsseli kohta, mida on võimalik kasutada kooskõlastatud pikaajalise programmitöö alusena.

Kinnisvarapoliitika

9. Vaatamata tehtud jõupingutustele ei ole institutsioonid kehtestanud ühist ühenduse kinnisvarapoliitikat ning iga institutsioon on oma poliitika iseseisvalt kindlaks määranud (5). Sellest hoolimata on kõikidel institutsioonidel kaks ühist põhimõtet: pikaajalises perspektiivis eelistada hoonete ostmist ning esmajärjekorras koondada sarnaste valdkondade teenuseid.

10. Alates 1996. aastast on kõik institutsioonid hoonete pikaajalise rentimise asemel eelistanud nende ostmist. Institutsioonide kogemusel põhinevad uuringud näitasid, et kontoripindade ostmine on 40–50 % odavam kui rentimine (6). Lisaks võimaldab hoonete soetamine institutsioonidel 8. aprilli 1965. aasta Euroopa Ühenduste privileegide ja immuniteetide protokolli järgsest maksudest vabastamisest täit kasu saada. 1. jaanuari 2005. aasta seisuga rentisid institutsioonid 38 % kasutatavate hoonete kogupindalast (7).

11. Institutsioonide poolt kasutatav hoonete rentimisele ostmise eelistamise poliitika tulemusel on hiljuti tekkinud olukord, kus teatud hooned ostetakse pärast mitme aasta pikkust rentimist. Vaatamata kontrollikoja poolt juba alates 1979. aastast antud soovitustele (8) on institutsioonid sõlminud rendilepinguid, milles ei ole ette nähtud investeeringu amortisatsioonijärgset rendihinna alandamist või neis puudub ostuvõimalus hinnaga, milles tehtud rendimakseid arvestataks ettemaksetena. Seega ei olnud institutsioonidel võimalik ostuhinda alla turuväärtuse kaubelda. Omanikuga (Luksemburgi valitsus) sõlmitud poliitilise kokkuleppe tulemusel oli parlamendil siiski võimalik KAD hoone hinda teatud määral alandada.

1. selgitus2006. aasta septembris otsustas parlament soetada Strasbourgis kasutatavad hooned (IPE 1, 2 ja 3) 143,125 miljoni euro eest. Ostuhinna kehtestamisel ei arvestatud eelnevalt makstud renti.

12. Komisjoni poliitika kohaselt ostetakse suuremad hooned või hoonete kompleksid ning renditakse ainult väiksemaid ja strateegiliselt vähemtähtsaid hooneid (9). Mõne suurema hoone puhul (vt 2. selgituses toodud näide) aga ei soostunud omanikud pikaajaliste ostuvõimalust sisaldavate rendilepingutega.

2. selgitusMais 2004 sõlmis komisjon 15 aastaks Mondrian hoone kasutusvalduslepingu, mida on võimalik pikendada kuni 30 aastaks. Leping ei sisaldanud väljaostuvõimalust ning selles kehtestatud aastane makse oli 4,8 miljonit eurot koos indekseerimisega. Komisjoni ekspertide hinnangul on Mondrian hoone turuväärtus ligikaudu 61,7 miljonit eurot. Kui komisjonil oleks olnud võimalus sama väärtusega hoone ostulepingu sõlmimisel kasutada näiteks väljaostuõigusega põlisrendi mudelit (institutsioonide poolt laialdaselt kasutatav teatud tüüpi pikaajaline väljaostuõigusega rendileping), oleks iga-aastaste osamaksete summaks olnud võimalik kehtestada vähem kui 3,25 miljonit eurot (10).

Hoonete valik ja asukohad

13. Kõik institutsioonid eelistavad mastaabisäästu saavutamiseks (nt teenused, kommunikatsioon, haldus) oma talituste võimalikult lähestikku paiknemist, peamiselt suurtes hoonetes, samas kui erinevad talitused võiksid paikneda alternatiivsetes asukohtades. Seetõttu viiakse enamus projekte ellu institutsioonide peahoonete asukoha lähistel. Kõnealusel lähenemisviisil oli praktilisi eeliseid aga ka majanduslikult kahjulikke omadusi: institutsioonidel oli vähe valikuvõimalusi, nende otsused olid turul kergesti prognoositavad ning vabad pinnad muutusid kallimaks vastava piirkonna hoonete suurenenud nõudluse tõttu. Selle tulemusel asuvad peaaegu kõik institutsioonide kontoripinnad Brüsseli ühes linnaosas, mida tuntakse nüüd eurokvartali nime all, kus institutsioonide kontoripinnad moodustavad 50 % kontoripindade kogupindalast (11).

14. 1996. aastal tunnistas komisjon, et hoonete koondamine eurokvartalisse Brüsselis kergitas turuhindu ja otsustas odavamaid asukohti otsida. 2003. aastal analüüsis komisjon vajadust säilitada peadirektoraatide ja talituste asukohta eurokvartalis. Järeldati, et osad komisjoni peadirektoraadid ja talitused, kus töötab ligikaudu 40 % personalist, ei pidanud ilmtingimata asuma eurokvartalis. Komisjon, nagu ka teised institutsioonid, jätkas siiski oma kontorite koondamist nimetatud linnaossa. Sellele vaatamata vähendas komisjon oma kontoripindade suurust 90 protsendilt 82 protsendile 2006. aastal.

15. Riiklike ametiasutustega tehtav tihe koostöö oli samuti institutsioonide kinnisvarapoliitika üheks eesmärgiks. Brüsseli ja Luxembourgi olukorrad on erinevad. Brüsselis on institutsioonid viimasel ajal igaüks eraldi erasektori kinnisvaraarendajatega lepingud sõlminud. Luxembourgis on kõik institutsioonid peale komisjoni saanud toetust riiklikelt ametiasutustelt, nt tasuta maatükid Kirchbergi linnaosas asuvatele peahoonetele. Luxembourgis asuv komisjon ei ole oma kinnisvarapoliitikat veel kindlaks määranud ega ka täpsustanud, kuhu ja millal selle peahoone tuleb. Arutelu Luxembourgi ametiasutustega jätkub.

Juhtimisteave

16. Planeerimisel on esmatähtsad täielik ja üksikasjalik teave kontoriruumidesse paigutatava personali ja vajaminevate pindade suuruse kohta.

17. Rahaliste vajaduste prognoosimiseks ja kontoriruumide nõudluse planeerimiseks peavad institutsioonid teadma käesoleval hetkel kontoriruumidesse paigutatud inimeste arvu ja sellest tulenevalt vabade kontoripindade suurust. Ametliku statistika puudumisel kasutab komisjon hoonete tegeliku täituvuse hindamiseks e-posti aadresside ja telefoniregistrit, kuna seda andmebaasi peetakse kõige usaldusväärsemaks allikaks. Kontoriruumide lühiajalise vajaduse hindamine on keeruline ja selle tulemuseks võib olla vajaduse üle- või alahindamine. Näiteks 2004. aasta laienemisest tingitud uute töötajate värbamismenetlused on võtnud algselt kavandatust rohkem aega. Ühest küljest hindas komisjon Luxembourgis oma vajadusi üle, mille tulemusena renditi enneaegselt HITEC hoone (mis seisis tühjana ligikaudu aasta, rendikulud olid 1,14 miljonit eurot). Teisest küljest pidi parlament oma vajaduste teatud määral alahindamise 2001. aastal ja järgnevate aastate uute nõuete koosmõjul 2004. ja 2005. aastal kiiresti rentima ligikaudu 30 000 m2 pinda (12).

18. Tõhus majanduslik planeerimine eeldab alternatiivsete lahenduste võrdlemist. Institutsioonide hoonete kulude võrdlemine on näidanud, et institutsioonid kasutavad kontoripindade ja kulude arvutamiseks erinevaid kriteeriume, muutes ühiste näitajate kasutamise võrdlusuuringutes ja sisekasutuses keeruliseks (13). Kuna pindade ja kulude andmed ei ole ühtlustatud, on rendikulusid ruutmeetri kohta nii institutsioonide vahel kui turuväärtuse suhtes keeruline võrrelda.

19. Kontoripinna vajaduse ja selle jaotamise hindamisel on institutsioonide poolt kõige sagedamini kasutatavaks standardiks juhtsuunis, mille kohaselt peab töötaja kohta olema 35 m2 pinda, hoonete tegelikke omadusi (tegelik tööruumide pind, kontoriruumide ja ühiskasutatavate pindade suurus) arvesse ei võeta. Olles nendest juhtimisteabe puudustest teadlikud, on institutsioonid teinud järgmisi algatusi. — Komisjonis on valmimas „Tööruumide tingimuste käsiraamat”, mille eesmärgiks on ratsionaalsemate kriteeriumide määratlemine pindade eraldamiseks peadirektoraatidele ja talitustele; hoonete inventuur lõpetati 2006. aastal. — 2006. aastal otsustasid Brüsselis asuvad institutsioonid luua töögrupi, mille esimeseks ülesandeks oleks erinevat tüüpi pindade ja kulude ühise lähenemisviisi ja määratluse osas kokku leppida.

Rahastamine ja kulud

20. Hoonete rentimine ja ostmine peaks põhinema vajadusel, tagades ELi maksumaksjale minimaalsed kulud. Kontrollikoda uuris kolme valdkonda. — Kas pakkumismenetlused viidi nõuetekohaselt läbi ja kas need olid tõhusad? — Kas lepingutingimused, sh hoonete väljaostuhind olid nõuetekohaselt määratletud? — Kas hoonete rahastamisalane lähenemisviis oli eelarvepiiranguid arvestades ökonoomne?

Pakkumismenetlused

21. Finantsmääruse artikli 89 lõikes 2 sätestatakse: „Kõikide hankelepingute puhul korraldatakse võimalikult laiaulatuslik pakkumine, välja arvatud juhul, kui rakendatakse läbirääkimistega menetlust”. Läbirääkimistega menetlust võib kasutada pärast kohaliku turu-uuringu tegemist olemasolevate hoonete omandamiseks või rentimiseks („kinnisvaralepingud”) (14). Uuritud projektide puhul kasutati läbirääkimistega menetlust ka hoonete ehitust või renoveerimist hõlmanud lepingute või suuremahuliste sisustustööde osas, mille puhul on tegemist „ehitustööde lepinguga” ja mida eespool mainitud „kinnisvaralepingud” ei hõlma. Avatud ja konkurentsile orienteeritud hankelepingute meetod aitab avalikul haldusel äratada suurima võimaliku pakkujate hulga huvi ja saada paremaid pakkumisi (15).

22. Institutsioonid avaldasid vaid mõnel juhul Euroopa Liidu Teatajas kinnisvaraprojektide kohta kuulutused, mis oleksid võimaldanud suurimal hulgal pakkujatel oma huvi näidata (16). Ainsaks projektiks, kus ehitustööde osas kuulutati välja avatud pakkumine, oli kohtu lisahoonete ehitamine, mis viidi läbi kooskõlas Luksemburgi valitsusega, kes oli tellijaks ja järgis siseriiklikke õigusakte.

23. Institutsioonid rakendasid laialdaselt läbirääkimistega menetlust (ilma kuulutusi avaldamata) finantsmääruse ja riigihangete direktiividega tavaliselt ette nähtud võistupakkumise asemel. Seetõttu ei ole hoonete ehituse ega kasutuses olevate hoonete puhul tehtavate ehitustööde eest institutsioonide poolt makstav hind määratletud avaliku konkursi tingimuste tulemusena.

Lepingutingimuste, ostu- ja rendihindade määratlemine

24. Konkureerivate pakkumismenetluste puudumisel on peamiseks ostu- ja rendihindade määratlemise teguriks läbirääkimised arendajatega. Hoonete puhul, mis on ehitatud lähtudes institutsioonide erivajadustest, ei tohiks hind või pika-ajaline rent ehituskulusid ületada (hõlmates piisavat tulu eraarendajatele) (17).

25. Kohtu, parlamendi ja nõukogu läbirääkimised oma peamiste lepingute osas (Palais' lisahoone ehitamine, D4-D5 ja Lex) toimusid ehituskulude põhiselt.

26. Hetkel poolelioleva kohtu peahoone lisahoone ostuhinnaks on ehitustööde tegelik maksumus. Vastavalt raamlepingule auditeeritakse hoone maksumuse määramiseks raamatupidamisaruandeid ja kulusid sõltumatu eksperdi poolt. Rohkem kui kaks aastat pärast ehitustööde algust ei oldud eksperti veel ametisse nimetatud. See suurendab riski, et probleemid ja ülekulud jäävad algusjärgus avastamata. Seda riski suurendab asjaolu, et algses raamlepingus sätestati ainult üldpõhimõtted, ilma täpsete kontrolli, tähtaegade, trahvide ja eelarvelimiidi menetlusteta (18).

27. Komisjon ja komiteed ei rääkinud ostuhindade ja pikaajaliste rentide osas läbi mitte ehituskulude põhjal, vaid lähtudes turutingimustest, kuna institutsioonid pidid konkureerima teiste soovijatega. Valdkonna üldine tava eeldab hoonete hindamist, mis põhineb tegeliku või eeldatava rendiväärtuse kapitalisatsioonil. Nimetatud väärtus tuleb kohandada võtmaks arvesse kõiki institutsiooni maksuvabastusest tulenevaid soodustusi (19) vastavalt PPI-le. 3. ja 4. selgituses esitatakse konkreetsed näited teatud hoonete väärtuse kehtestamise kohta.

3. selgitusSPA3 hoone puhul kalkuleeriti turuväärtus (mida oli korrigeeritud arvestamaks teatud maksuvabastusi) konsultandi poolt. Kalkulatsioon ei hõlmanud siiski vähendust komisjonile antud tulumaksuvabastuse eest. Lisaks põhines kalkulatsioon kohesel renditulul, mis suurendas väärtust võrreldes tavapärase praktikaga, kus arvestatakse esialgse hoone tühjalt seismise perioodiga.PPI poolt võimaldatud maksusoodustuste kasutamiseks renditi Mondrian hoone kasutusvalduslepinguga. Kasutusvaldusrent määratleti tururendile vastavale summale, st tulumaksuvabastusest tulenev soodustus rendihinnas ei kajastunud ja komisjon peab lisaks kandma hoone hooldus- ja väiksemad remondikulud (mille eest üldjuhul vastutab omanik). Lisaks oleks see leping pikaajalisuse (15 aastat) ja komisjoni maksevõime tõttu pidanud tagama madalama rendikulu.Mõlema põhjuse tõttu maksis komisjon rohkem kui vaja.

28. Ostuhinda ei mainitud kaheksateistkümnes pikaajalises (27 aastat) rendilepingus, mis sisaldasid väljaostuvõimalust ja mille komisjon oli koostanud Brüsselis aastatel 1997–2001 väljaostuõigusega põlisrendi mudeli põhjal. Lepingutes määratleti ainult esimese osamakse suurus ja need sisaldasid automaatseid indeksi tingimusi, mis sarnanesid rendilepingutes kasutatavatele. Edasiste lepingute puhul komisjon seda tava ei kasutanud ja järgis oma siseaudititalituse arvamust, et see tava ei ole sobiv. Sellest leiust teisi institutsioone ei teavitatud ja komiteede soetatud hoonete lepingud on jätkuvalt põhinenud indeksiga rentidel ja mitte hoonete väärtusel (20).

4. selgitusBelliard 99–101 puhul ei sisalda 2000. aasta detsembris sõlmitud leping (27 aastaks sõlmitud väljaostuõigusega põlisrendileping) viidet ostuhinnale. Lepingus määratletakse üksnes esimese aastase osamakse suurus 8,28 miljonile eurole, mida tuleb maksta alates hoone üleandmise aastast. Antud summa arvutati tururendi põhjal ja on seotud inflatsioonil põhineva indeksiga. Hinna fikseerimismeetod ei ole pikaajalise rendilepingu puhul kõige sobivam. Hoone hinnanguline turuväärtus, vastavalt komisjoni konsultantide poolt kasutatud meetodile (vt 3. selgitus), oleks ligikaudu 127 miljonit eurot. Nimetatud summale vastav esimene aastane osamakse oleks olnud 6,83 miljonit eurot.

29. Mõnel juhul määratleti hinnad poliitiliste lepingute tulemusena. 8. juulil 1997. aastal Euroopa Komisjoni, Belgia riigi ja AS Berlaymont 2000 poolt allkirjastatud vastastikuse mõistmise memorandumis avaldas komisjon soovi Berlaymont uuesti kasutusele võtta. Siiski ei määratletud lepingus hoone hinda, tähtaegu ega remondi eest vastutajat. Pärast uue lepingu sõlmimist 2001. aasta juulis nõustus komisjon 2002. aasta oktoobris Belgia ametivõimude pakkumisega, kuigi see oli eeldatud turuhinnast kõrgem (21).

30. Töövõtjatelt tuleks nõuda asjakohaseid garantiisid, et tagada lepingute täielik täitmine kuni lõpliku heakskiitmiseni ja tähtaegade ületamisel trahvide maksmine (22). Siiski ei ole institutsioonid selles valdkonnas määratlenud selget poliitikat ja garantiide tase ei olnud alati piisav. Häid tavu, näiteks tööde osas kokkulepitud tehnilise kontrolli ettevõtetelt kvaliteeditunnistuste nõudmist ja ehitaja juriidilisi kohustusi hõlmavaid kohustuslikke kindlustuspoliise ei ole järjepidevalt rakendatud (23).

5. selgitusEuroforumi osas oli komisjon raskes olukorras, kuna lepingujärgselt tuli vabastada 95 % täitmistagatisest (2 500 000 eurot) kohe pärast hoonesse kolimist, jättes ainult 125 000 eurot võimalike vigade katmiseks hoones, mille väärtus oli hinnatud üle 100 miljoni eurole. D4-D5 puhul rakendas parlament teistsugust lähenemisviisi, mis osutus ratsionaalsemaks. Lepingu kohaselt tagatakse piisav täitmistagatis, arvestades pärast sissekolimist tuvastatud vigu.Lex hoone (nõukogu) esialgses 26. märtsil 2003 sõlmitud lepingus ei sätestatud pangagarantiisid lepingu täieliku täitmise tagamiseks. 20. detsembril 2006 allkirjastatud lõplikus lepingus sätestati vastav pangagarantii.

31. Lepingud hõlmavad perioode (nt 15 päeva SPA3, 25 päeva Euroforumi ja 30 päeva Berlaymont puhul), mille jooksul institutsioonid võivad enne hoonetesse kolimist kontrolle läbi viia, tagamaks tehtud tööde vastavuse lepingutingimustele ja paigalduste nõuetekohase töötamise. Siiski on need perioodid liiga lühikesed, et kõiki keerukate projektide puhul vajalikke kontrolle ja teste nõuetekohaselt läbi viia.

Kinnisvaraprojektide rahastamisvahendid

32. Asutamislepingu artikkel 282 võimaldab Euroopa Ühendusel soetada või kasutada vallas- ja kinnisvara. Selleks esindab ühendust komisjon. Siiski ei võimalda kehtiv õiguslik raamistik (24) ühendusel laenu võtta. Seetõttu on institutsioonid pidanud oma kinnisvara soetamiseks kasutama mitmeid alternatiivseid rahastamismeetodeid. Ühenduse maa ja hoonete soetamiseks võetud finantsliisingutega seonduvad kohustused olid 31. detsembril 2005. aastal 1 803 miljonit eurot (25).

33. Hoone ehituseks institutsiooni poolt sõlmitav otseleping on odavaim, kuid samal ajal keeruline, pikaajaline ja tehniliselt nõudlik ülesanne. Lisaks on õigusliku ja eelarvelise raamistiku piirangute raames ehitusprojekte keeruline ette võtta. Nende piirangute tõttu on institutsioonid hoonete ehitamiseks pöördunud eraarendajate ja mõnedel juhtudel riiklike asutuste poole.

34. Institutsioonide poolt kasutatud meetodid olid kulukamad ja vähem läbipaistvad, kui vahendite otsene laenamine. Viimased suured projektid on üldiselt hõlmanud pikaajalisi väljaoste koos kaudse laenamisega. Rahaline kulu sisaldub lepinguhinnas otseselt või kaudselt. Ehituse rahastamiseks arendajate poolt makstava intressi tasuvad institutsioonid ja alati on tegemist kõrgema intressimääraga, (26) kui institutsioonid oleksid intressimäära osas otse pakkumismenetluste kaudu, vastuvõtjariigi või Euroopa Investeerimispanga vahendusel kokku leppinud (EIP).

35. Oma lisahoone rahastamiseks kasutab Euroopa Kohus keerukat mehhanismi, mis hõlmab Luksemburgi valitsust, erapanka, sihtasutust ja EIPd. Sihtasutus sai EIP-lt projekti rahastamiseks 49 % ulatuses soodsad rahastamislepingu tingimused (Euribor + 0,01). Ka sellel mehhanismil on omad riskid, kuna kohus ei osalenud pakkumismenetluses ja lepingu (mille tingimuste ja optsioonidega kohus ei olnud eelnevalt nõustunud) üksikasjalikes läbirääkimistes. Samuti ei allkirjastanud kohus rahastamislepinguid, kuigi finantskulud (nt intressid, juhtimiskulud) tuleb kohtul kanda. Kohtu talitused kontrollisid valitsuse poolt projekti rahastamislepingu sõlmimisel järgitud menetlust ja tõid esile asjakohase konkurentsi puudumise. Vaatamata sellele, et EIP pakub häid finantstingimusi, ei ole ükski teine institutsioon ega selle kinnisvarapartnerid kinnisvaraprojektide rahastamiseks EIPi poole pöördunud.

36. Komisjon algatas 2002. aastal tava, mille eesmärgiks oli rahastamiskulude vähendamine. Mõnede tehingute puhul sätestasid lepingud, et enne lepingu allkirjastamist määratletakse intress finantsturgudel toimuva pakkumismenetluse põhjal. Nõukogu järgis seda tava Lexi lepingu puhul, komisjon allpooltoodud juhul aga mitte.

6. selgitusKomisjon leppis 2003. aasta jaanuaris Euroforumi finantseerimiseks 30 aasta jooksul kokku 5,65 %-lises kaudses intressimääras. SPA3 rahastamiseks esitas komisjon pakkumiskutse ja leppis 2003. aasta veebruaris kokku 5,01 % suuruses intressimääras. Kui Euroforumi puhul oleks esitatud samasugune pakkumiskutse, oleks olnud võimalik kokku hoida 7,7 miljoni euro ulatuses intressimakseid.

37. Kui institutsioonidel on aasta lõpus muudes haldusvaldkondades alakasutamise tõttu üle jäänud assigneeringuid, kasutatakse vahendeid tihti kinnisvaraprojektide plaanivälisteks makseteks (vt I. lisa). Selle tulemusena on lõplikud kulud algselt eelarves kavandatutest palju suuremad. 2005. aastal kasutasid näiteks parlament ja nõukogu mõlemad 89 miljoni euro ulatuses täiendavaid ümberpaigutustest saadud assigneeringuid.

38. Viimase kahe aastakümne jooksul on kontrollikoda mitmeid kordi juhtinud tähelepanu asjaolule, et ainult aastapõhine tööruumide kulude kavandamine takistab asjakohase investeerimispoliitika määratlemist ja rakendamist. 2005. aasta detsembris kordas kontrollikoda oma soovitust, (27) et hoonete soetamis- või ehituskuludega seonduvate tehingute puhul tuleks kasutada suuremat paindlikkust võimaldavaid liigendatud assigneeringud.

Institutsioonidevaheline koostöö

39. Hoonete soetamise ja haldamise vajadus on kõigi ELi institutsioonide puhul sarnane. Tõhus koostöö parandaks selle elluviimist ja võib vähendada kulusid, ühendades erialateadmisi ja ostujõudu. Kontrollikoda hindas, kas institutsioonid on määratlenud koostöö vastavad valdkonnad (sh kinnisvarapoliitika ühine hindamine) ja kas see koostöö on olnud tõhus.

40. Vastusena kontrollikoja korduvatele soovitustele suurendada institutsioonidevahelist koostööd, asutasid institutsioonide peasekretärid kinnisvarapoliitika töögrupi ja kinnitasid 2001. aasta juunis grupi institutsioonidevahelise koostöö parandamise ettepanekud (28). Konkreetsed ettepanekud hõlmasid tõhusamat teabevahetust, ühise strateegia väljaarendamist suhtluseks vastuvõtja liikmesriigi ametiasutustega, sealhulgas asukohta käsitlevate lepingute sõlmimine, milles määratletakse institutsioonide ja vastuvõtja liikmesriigi vastavad kohustused ja ülesanded, vastastikuse abi sätted ja hoonete keskkonnamõjude hindamine, mis peaks viima institutsioonidevaheliste algatusteni hoonete sise- ja paigaldustööde ning haldamise osas.

41. Loodud institutsioonidevahelised kinnisvaraalased töögrupid kohtuvad regulaarselt Brüsselis ja Luxembourgis, kuid vaatamata sellele ei ole nende tegevus kaasa toonud kasulikke ühiseid algatusi või märkimisväärset kokkuhoidu (29). Siiski, mõnel konkreetsel juhul on kontoripinda ühelt institutsioonilt teisele allrenditud. Komisjoni ja parlamendi vaheline koostöö ühiste liikmesriikides asuvate esinduste ning komisjoni ja nõukogu vaheline koostöö Brüsselis asuva Infopointi ning New Yorgis ja Genfis üüritavate kontorite osas on viljakas olnud. Komiteed on loonud ühishuvi pakkuvate valdkondade haldamiseks ühised talitused. Institutsioonidevahelise koostöö tulemusena teevad komiteed kinnisvarapoliitika valdkonnas ühist programmitööd ja hindavad vajadusi ühiselt. Vaatamata sellele muudes ühishuvi pakkuvates valdkondades institutsioonidevahelist koostööd ei tehtud. Kontrollikoja audit näitas, et institutsioonid ei ole oma kinnisvarapoliitikat ühiselt ega eraldi hinnanud.

7. selgitusOsa Euroopa Kohtu peahoone lisahoonest (valmimistähtaeg on 2008. aasta) ehitatakse eelnevalt komisjoni Cube-hoone poolt hõivatud maatükile. Cube-hoones paiknes komisjoni arvutikeskus. Kuigi komisjon oli 1999. aastal teadlik vajadusest Cube-hoone vabastada, ei leitud asendushoonet kuni 2004. aastani, põhjustades seega viivitusi Euroopa Kohtu projektis.Vaatamata sellele, et Belliard 99–101 hoonetekompleks vabastati 1998. aastal, maksti kuni 2004. aastani tühjalt seisnud hoone eest ligikaudu 6 miljoni euro suurust aastarenti (esmalt parlamendi, hiljem komiteede poolt, kes olid parlamendi nõudmisel kohustatud lepingu üle võtma (30)).

42. Kontrollikoja arvates peaksid institutsioonid, eelkõige komisjon, vastuvõtja liikmesriigi ametiasutustega sõlmima asukohta käsitlevad lepingud. Siiski ei ole ühegi institutsiooni peamise asukoha osas asukohta käsitlevaid lepinguid sõlmitud. Institutsioonid on kinnisvaraprojektide üle individuaalselt vastuvõtjariikidega läbi rääkinud ja kokku leppinud erinevates tingimustes.

43. Institutsioonid ei teostanud vaatamata peadirektorite soovitustele institutsioonidevahelist hoonete keskkonnamõjude hindamist. Siiski töötas komisjon välja mõned algatused ühenduse keskkonna juhtimis- ja auditeerimissüsteemi raames, (31) mida teised institutsioonid on nüüd järginud ja mõnes hoones keskkonnaauditeid läbi viinud. Institutsioonid on hoonete kavandamisel pööranud tähelepanu energia tarbimisele ja tõhususele. Siiski ei ole uuritud kinnisvaraprojektide osas läbi viidud tehnilisi, keskkonnaalaseid ega majandusliku teostatavuse uuringuid seoses alternatiivsete süsteemide ja tehnikatega, mille abil oleks võimalik parandada hoonete energiakasutust vastavalt hoonete energiatõhususe direktiivi sätetele (32). Ka ei ole hoonetes tehtud erinevate kütmisvõimaluste, ventilatsiooni ja õhukonditsioneeride tasuvusanalüüse, võttes arvesse hinnangulisi pikaajalisi hooldus- ja energia tarbimise kulusid. Vaatamata sellele lisas komisjon selliste tasuvusanalüüside vajaduse oma menetlustesse 2004. aastal ja hakkab nüüd välja arendama metoodikat hoone kasutusaja kogukulude hindamise kohta („elutsükli maksumus”). Tegemist on valdkonnaga, mida institutsioonidevaheline lähenemisviis tõhustaks.

44. Kinnisvarapoliitika rakendamine hõlmab valdkondi, kus institutsioonide abivajadused on sarnased (arhitektuurialane tehniline abi, inseneritöö, tervishoid, tööohutus ja ergonoomika, keskkonnajuhtimine ja turvalisus, planeerimis- ja ehitusmäärused, kinnisvaraga seonduvad õigusaktid, finantsplaneerimine). Enamus institutsioone palkab töötajaid või tellib ekspertteenuseid mõne konkreetse või kõikide valdkondade puhul. Seetõttu võimaldaks tegevuskoostöö teadmiste jagamist ja paremat kasutamist ning teenuste ostmise mastaabisäästu. Siiski ei ole siiani sellist koostööd alustatud.

45. Kontrollikoja varasema soovituse kohaselt peaksid institutsioonid oma kinnisvaraprojektide üle omama täielikku haldusalast, tehnilist ja rahanduslikku kontrolli. Nad peaksid kas kasutama kõrgkvalifitseeritud konsultante või arendama välja kohase pädevuse institutsioonidevahelises raamistikus (33). Institutsioonidevaheline koostöö oleks aidanud tõhustada tööde järelevalvet ja kvaliteedi kontrolli. Oleks tulnud õppida hoonete heakskiitmise aruannetes sisalduvatest reservatsioonidest, institutsioonide poolt pärast hoonete kasutuselevõtmist leitud vigadest ja erinevate rakendatud lähenemisviiside tulemustest. Üks lähenemisviis põhineb projektide elluviimise hoolikal järelevalvel institutsioonide oma talituste või väliskonsultantide poolt. Nii sise- kui välisekspertide kasutamine parlamendi ja kohtu poolt osutus heaks tavaks. Komisjon kasutas teistsugust lähenemisviisi, mis keskendus lõpptulemuste kontrollile vastavalt kokkulepitud standarditele ja täpsustustele.

46. Institutsioonide õigusteenused ja konsultandid on koostanud konkreetsete lepingute ja hoonete kohta mitmeid üksikasjalikke aruandeid, kontrollides hoonete soetamise erinevate võimaluste häid ja halbu külgi ja määratlenud teatavad riskid, mida oleks tulnud kõikidel institutsioonidel ühiselt käsitleda. Institutsioonid ei ole ühiselt kõige levinumate lepingute standardsõnastuse osas nõu pidanud. Kuna iga institutsioon koostab oma lepingud eraldi, ei jagata teavet eelnevate kogemuste ega juriidiliste eriteadmiste kohta. Parlament arvestas varasemate projektide puhul tuvastatud puudustega ja koostas üksikasjalikud tööde järelevalve ja garantiide sätted, mis oleksid olnud kasulikud ka teistele institutsioonidele.

47. Komisjoni poolt 2002. aastal Brüsselis ja Luxembourgis loodud kahe infrastruktuuri- ja logistika talituse (vastavalt OIB ja OIL) tegevusega ei saavutatud institutsioonidevahelise koostöö parandamise osas eeldatavaid tulemusi; talituste eesmärk oli abistada komisjoni talitusi ja võimalusel ka teisi ühenduse institutsioone. Ainult OIL on allkirjastanud teenusetaseme kokkulepped (kontrollikoda ja tõlkekeskus).

48. Lisaks täheldas kontrollikoda, et OIB ja OIL jagasid teavet erialateadmiste ja parimate tavade (nt menetluste, kontoriruumide haldamise tarkvara või pikaajaliste rendilepingute riskianalüüsi osas) kohta ainult omavahel või teatud erijuhtudel ka teiste institutsioonidega.

49. Kõik institutsioonid rendivad aeg-ajalt kuni põhiprojektide valmimiseni ajutise kontoriruumide vajaduse rahuldamiseks hooneid. Samal ajal hoiavad mõned institutsioonid tihti kontoripinda „varuks”, et ootamatute olukordadega, kolimise ja hoonete korrapärase remondiga toime tulla, mis tähendab, et nende kontoripinna maht ületab aeg-ajalt nende vajadused. Paljud institutsioonidevahelised algatused on hiljuti ebaõnnestunud, kuna ühele institutsioonile sobivad hooned ei vastanud teise nõuetele (34).

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

50. Kuigi institutsioonid puutuvad kokku mitmete poliitiliste ja majanduslike piirangutega, on nad suutnud oma töötajatele sobivad tööruumid tagada. Viimase paari aasta jooksul on institutsioonid oma kinnisvarapoliitika juhtimist parandanud, kuid selles esineb jätkuvalt mitmeid puudusi planeerimise, rahastamise ja kulude ning institutsioonidevahelise koostöö osas.

Planeerimine

51. Institutsioonidel puudub ühine ühenduse kinnisvarapoliitika, iga institutsioon on määratlenud oma poliitika teistest sõltumatult. Planeerimisel tuli arvestada paljude erinevate piirangutega nagu ELi avalik iseloom, töötajate jagunemine Brüsseli, Luxembourgi ja Strasbourgi vahel, talituste ja institutsioonide suurus, liigendatud assigneeringute puudumine, erinevat tüüpi hooned ning asjaajamine kolmandatest isikutest omanike ja kinnisvarainvestoritega. Institutsioonidele on ka probleeme valmistanud kindlate laienemisotsuste ettenägemine (vt punktid 4–6 ja 9).

Soovitus: Tuleb määratleda kooskõlastatud mitmeaastane kinnisvarapoliitika raamistik. Eelarvepädevaid institutsioone tuleks asjakohaselt ja korrapäraselt teavitada kinnisvarapoliitika üldisest eelarvelisest mõjust igas institutsioonis.

52. Ülaltoodud piirangud on põhjuseks, miks lõplik tööruumide lahendus leitakse hilinemisega ja sageli kasutatakse vahepealseid korraldusi ning kulukaid lühiajalisi lahendusi. Kontrollikoda leidis, et pikaajalist planeerimist oleks võimalik täiustada (vt punktid 7–8).

53. Institutsioonid eelistavad hoonete rentimisele hoonete ostmist. Nad ei ole nimetatud põhimõtet järjepidevalt rakendanud ning on vaatamata kontrollikoja eelnevatele soovitustele rentinud hooneid pikaajaliste väljaostuvõimalust mittesisaldavate lepingutega. Nimetatud menetlused muudavad hoonete soetamise tulevikus kulukamaks (vt punktid 9–12).

Soovitus: Institutsioonid peaksid jätkama ajakavade ja oma vajaduste hindamisvahendite kooskõlastamist, et vältida hoonete lühiajalist rentimist nii palju kui võimalik. ELi institutsioonid peaksid alati püüdma sõlmida pikaajalisi väljaostuvõimalust sisaldavaid rendilepinguid.

54. Institutsioonid on jätkanud enamuse hoonete koondamist Brüsseli eurokvartalisse, kuigi komisjoni poliitika kohaselt oleks tulnud tööruume otsida teistest linnaosadest. Hoonete koondamisega saavutatakse mastaabisääst, kuid selle tulemusel on antud piirkonna hoonete suurenenud nõudlusest ja vabade pindade vähenemisest tingituna toimunud ka hinnatõus (vt punktid 13–15).

Soovitus: Hiljutisi algatusi, mille eesmärk on kontoripindade hajutamine Brüsselis, tuleks edaspidi tõhustada.

55. Otsuste tegemise ja kontoripindade haldamisel kasutatav teave (nt andmed kontoripindade suuruse ja hoonete maksumuse ning kontoriruumidesse paigutatavate inimeste arvu kohta) on ebatäpne, mis raskendab vajaduste hindamist ja planeerimist (vt punktid 16–19).

Soovitus: Institutsioonid peaksid välja töötama asjakohased meetodid oma praeguste ja lühiajaliste vajaduste hindamiseks. Juhtimisteavet tuleks täiustada ühiste ja selgete näitajate määratlemise abil. Institutsioonide poolt eraldi ja institutsioonidevaheliste töörühmade poolt tehtud algatusi tuleks toetada, konsolideerida ja laiendada.

Rahastamine ja kulud

56. Kõiki institutsioonide poolt makstavaid ehitus- ja hoonetega seoses tehtavate tööde hindu ei ole kindlaks määratud vastavalt avatud konkursi tingimustele. Peaaegu kõikide uuritud projektide puhul sõlmiti otselepingud. Pakkumismenetluste ebapiisava kasutamise tulemusel puudub kindlus hoonete miinimumhinnaga omandamise kohta (vt punktid 21–23). Kontrollikoda tuvastas juhtumeid, kus läbirääkimistega menetlused ei taganud soodsaid hindu (vt punktid 24–29).

Soovitus: Kõikide ehitus-, siseviimistlus- ja paigaldustöödega seotud lepingute puhul tuleks korraldada võimalikult laiaulatuslik pakkumismenetlus. Kui erandjuhul kasutatakse läbirääkimistega menetlust, peaksid hinnad põhinema ehituskuludel, sh mõistlik kasum ettevõtjatele. Olemasolevate hoonete rentimisel ja väljaostmisel tuleks turgu võimalikult laialdaselt uurida. Institutsioonid peaksid tagama, et PPI raames saadaks maksuvabastustest täies ulatuses kasu.

57. Kehtiva õigusliku raamistiku kohaselt ei ole institutsioonidel lubatud laenu võtta. Nimetatud piirangust tulenevalt on institutsioonid kasutanud mitmeid keerukaid kinnisvara soetamise rahastamismeetodeid, mis võrreldes otselaenamisega põhjustavaid lisakulusid ning on väiksema läbipaistvusega (vt punktid 32–38).

Soovitus: Liigendatud assigneeringute kasutamine tagaks eelarve parema planeerimise ja suurema paindlikkuse, mis võimaldaks eelarveassigneeringuid ratsionaalsemalt kasutada ning institutsioonide võlgasid ja pikaajalisi kohustusi paremini hallata.

Institutsioonidevaheline koostöö

58. Infrastruktuuri- ja logistikatalituste loomisega Brüsselis ja Luxembourgis ei saavutatud institutsioonidevahelise koostöö valdkonnas eeldatavaid tulemusi. Teiste institutsioonidega sõlmiti vähe teenusetaseme lepinguid ning kogemusi ja parimaid tavasid vahetati harva. Sellele vaatamata tuvastas kontrollikoda mõned institutsioonidevahelise koostöö erijuhud ja hiljuti tehtud head algatused selle parandamiseks. Üldiseid asukohta käsitlevaid lepinguid, mis võimaldaksid institutsioonidel vastavalt ad hoc põhimõttele erinevate tingimuste ja rendihindade osas läbirääkimisi pidada, ei ole veel vastuvõtvate liikmesriikidega sõlmitud. Eelmistel aastatel ei ole institutsioonid keskkonnaaspektidele piisavalt tähelepanu pööranud, kuid hiljutised algatused näitavad, et nüüd võetakse seda valdkonda rohkem arvesse. Institutsioonid ei ole ühiselt ega eraldi hinnanud oma kinnisvarapoliitikaid (vt punktid 39–49).

Soovitus: Ühe või teise institutsiooni poolt järgitavaid häid tavasid ja algatusi tuleks laiendada, hõlmamaks kõiki institutsioone, eelkõige tehniliste küsimuste nagu projektilepingute või projektide järelevalve osas ja keskkonnavaldkonnas. Institutsioonide kinnisvarapoliitika tulemusi tuleks hinnata ühiselt ning uurida uusi võimalusi institutsioonidevahelise koostöö täiustamiseks. Institutsioonid peaksid jätkama töörühmade moodustamist institutsioonidevahelist huvi pakkuvate teemade nagu elutsükli maksumuse metoodika arendamiseks. Tihe koostöö asukohariigi ametiasutustega peaks olema institutsioonide kinnisvarastrateegia peamiseks eesmärgiks.

Kontrollikoda võttis käesoleva aruande vastu 21. märtsi 2007. aasta istungil Luxembourgis. Kontrollikoja nimel president Hubert WEBER

(1) Selgitused käsitlevad olukorda Belgias, esitatud määratlused on lihtsamad kui õiguslikud määratlused.

(2) Aastane maksumus põhines pikaajaliste lepingute ja rendikulude iga-aastastel maksetel ning omandis olevate hoonete väärtusele 4 %-lise amortisatsiooninormi kohaldamine. Nimetatud kontoripind oli kasutamiseks 44 006 töötajale (töötajad ja teised isikud, nt eksperdid või tööpinda vajavad asutusevälised töötajad). Allikas: F Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Comité Pour les Questions Budgétaires et Financières (CPQB) juuni 2005. (Institutsioonidevaheline kinnisvaravaldkonna kulutuste võrdlus. Institutsioonidevaheline eelarve- ja rahastamisküsimuste koostamise komitee, juuni 2005).

(3) Euroopa ühenduste lõplikud raamatupidamise aastaaruanded. I köide. Üksikasjalikum teave hoonete kulude ja väärtuse kohta esitatakse igal aastal Euroopa Liidu üldeelarve lisas (Tabel D „Euroopa Liidu asutuste hooned”).

(4) Kontrollikoda oli antud küsimust käsitlenud oma eriaruandes: Special Report on accommodation policies of the Institutions of the European Communities, punkt 7.2.2 (EÜT C 221, 3.9.1979).

(5) Vt näiteks: Komisjoni kinnisvarapoliitika 1996–2005, SEK(96) 1095 lõplik, 18. juuni 1996, Brüsseli osas ajakohastatud detsembris 2003, KOM(2003) 755, lõplik, 10. detsember 2003.

(6) Institutsioonidevahelise tehnikarühma aruanne kinnisvaraprojektide ja rahastamistingimuste kohta, veebruar 1996.

(7) Allikas: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF juuni 2005. (Institutsioonidevaheline kinnisvaravaldkonna kulutuste võrdlus. Eelarve- ja rahastamisküsimuste komitee, juuni 2005.)

(8) Special Report on accommodation policies of the Institutions of the European Communities, punkt 7.5. 1987. eelarveaasta aastaaruande punkt 10.51 (EÜT C 316, 12.12.1988).

(9) Komisjoni kinnisvarapoliitika 1996–2005. SEK(96) 1095, lõplik, 18. juuni 1996, lk 10.

(10) Väljaostuõigusega põlisrendi 27aastane simulatsioon (2 %-line iga-aastane kasv ja 5 %-line intressimäär).

(11) Allikad: Töörühmade kohtumine „Kontoripindade turg Brüsselis” veebruar 2005, Brüsselis asuva komisjoni mitmeaastased kinnisvarapoliitika programmid, OIB.

(12) Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2) Montoyer 63 (9 681 m2) ja Montoyer 75 (9 935 m2) hooned.

(13) Allikas: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF juuni 2005.

(14) Rakenduseeskirjade artikli 116 lõige 1 ja artikli 126.1 punkt h.

(15) Komisjoni tõlgendav teatis, milles käsitletakse ühenduse õigust lepingute sõlmimisel, mis ei ole või on ainult osaliselt reguleeritud riigihankedirektiividega (ELT C 179, 1.8.2006, lk 2).

(16) Eelnevad teated avaldati turu-uuringute ajal ainult nelja projekti puhul (kolmel juhul nõukogu ja ühel juhul parlamendi poolt).

(17) Aastaaruanne 1987. eelarveaasta kohta, punktid 10.51–55; Eriaruanne Euroopa ühenduse institutsioonide tööruumide poliitika kohta, 7.5 jagu.

(18) Raamlepingu artikli 4 lõikes 3 sätestatakse, et riigil peab olema kohtu nõusolek igas projekti rakendamise etapis, kuid ei täpsusta, kuidas ja milliste dokumentide alusel kohus oma nõusoleku annab ja mis veelgi olulisem, mis juhtub lepingu puudumisel. Vt ka eriaruanne nr 5/2000 Euroopa Kohtu hoonete kulude kohta, eriti punkt 16 (EÜT C 109, 14.4.2000).

(19) Brüsselis on käibemaks ehitusel 21 %; omandimaks 10–15 %; ja omandi registreerimistasu 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Konsultandi poolt teostatud turutingimustel põhineva hinnanguaruande põhjal on Berlaymont bruto turuväärtus ligikaudu 451 miljonit eurot. Võttes arvesse komisjoni maksuvabastusi, oleks väärtus ligikaudu 379 miljonit eurot. Hind määrati 553 miljonile eurole, sh sise- ja paigaldustööd 35 miljoni euro ulatuses (konverentsikeskus, pressikeskus, komisjoni volinike ruumid, multimeedia varustus).

(22) Finantsmääruse artikkel 102.

(23) Siseriiklikes seadustes sätestatud ehitaja juriidilisi kohustusi hõlmavate kohustuslike kindlustuspoliiside sõlmimine on kohustuslik 10aastaseks perioodiks, mille jooksul ehitaja on vastutav. Institutsioonid on lepingutes sageli heaks kiitnud arendajalt10aastase garantii õiguste ülevõtmise, et hõlbustada arendajal institutsioonide poolt pankadele tehtavatest maksetest loobumist. Paljudel juhtudel ei ole arendajatelt siiski kindlustuspoliiside esitamist nõutud (nt komisjon nõudis kindlustuspoliisi esitamist ainult Euroforumi puhul, komiteed ei ole nende esitamist nõudnud ühegi hoone puhul). Institutsioonidel on probleemide esinemisel rahuldava lahenduse leidmiseks vähem võimalusi. Sellistel juhtudel tuleb kaebused esitada alltöövõtjatele. Tööde kohta kvaliteeditõendite esitamise kohustus, mis on väljastatud kokku lepitud tehnilise kontrolli ettevõtete poolt, oli sätestatud enamikes lepingutes. See hea tava on tööde nõuetekohase teostamise lisatagatis.

(24) Vastavalt finantsmääruse artiklile 14 ei tohi ühendused ega nende poolt asutatud asutused laenu võtta.

(25) Euroopa ühenduste 2005. aasta lõplik raamatupidamisaruanne. Tabel: Finantsliisingud ja samalaadsed õigused, lk 35.

(26) Näiteks kasutati Lex hoone puhul investeeringu lõppkulu määramiseks kontrollväärtusena Euribori intressimäära + 1,125. D4-D5 puhul oli kokku lepitud Euribor + 0,650 (hiljem seda vähendati, ja Euribor oli + 0,375). Nõukogu poolt renditud hoonete (Rolin ja Woluwe-Heights) konkreetsete viimistlus- ja sisetööde rahastamiseks, milleks oli ennetähtaegset tagasimaksmise võimalust sisaldav lühiajaline rahastamine, lepiti arendajaga kokku kõrges intressimääras (7 % – 6 %).

(27) Arvamus nr 10/2005 nõukogu määruse eelnõu kohta, millega muudeti 25. juuni 2002. aasta määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatava finantsmääruse kohta, punkt 21 (ELT C 13, 18.1.2006, lk 1). Vt ka: Aastaaruanne 1987. eelarveaasta kohta, punkt 10.77; Eriaruanne nr 5/2000 Euroopa Kohtu hoonete kulude kohta; Arvamus nr 4/97 nõukogu määruse ettepaneku kohta (Euratom, ESRÜ, EÜ), millega muudeti 21. detsembri 1977. aasta Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust, punkt 2.13 (EÜT C 57, 23.2.1998).

(28) Vt komisjoni vastused 2000. eelarveaasta aastaaruande punktile 7.66 (EÜT C 359, 15.12.2001).

(29) Vt Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation, oktoober 2005.

(30) Vt 2000. eelarveaasta aastaaruande punkt 7.68.

(31) Euroopa Parlamendi ja komisjoni 19. märtsi 2001. aasta määrus (EÜ) nr 761/2001 (EÜT L 114, 24.4.2001, lk 1) ja komisjoni 10. juuli 2003. aasta soovitus (ELT L 184, 23.7.2003, lk 19) ühenduse keskkonna juhtimis- ja auditeerimissüsteemi kohta.

(32) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. detsembri 2002. aasta direktiiv 2002/91/EÜ hoonete energia tõhususe kohta (ELT L 1, 4.1.2003, lk 65).

(33) 1999. eelarveaasta aastaaruanne, punkt 6.30 (EÜT C 342, 1.12.2000).

(34) Nt Goldbelli ja J. Monnet' hooned Luxembourgis.

I LISA EELARVE TÄITMINE 2003–2005 Kirjeldus 2003 2004 2005 Eelarve assigneeringud Ümber- paigutamised Lõplikud assigneeringud Tulemus Eelarve assigneeringud Ümber- paigutamised Lõplikud assigneeringud Tulemus Eelarve assigneeringud Ümber- paigutamised Lõplikud assigneeringud Tulemus KOMISJON Rent ja iga-aastased osamaksed 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Kinnisvara soetamine 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EUROOPA PARLAMENT Rent ja iga-aastased osamaksed 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Kinnisvara soetamine 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Määratlemata otstarbega assigneering institutsioonide kinnisvarainvesteeringute katteks 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 NÕUKOGU Rent ja iga-aastased osamaksed 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Kinnisvara soetamine 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 KOHUS Rent ja iga-aastased osamaksed 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Kinnisvara soetamine 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 EUROOPA MAJANDUS- JA SOTSIAALKOMITEE Rent ja iga-aastased osamaksed 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Kinnisvara soetamine 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 REGIOONIDE KOMITEE Rent ja iga-aastased osamaksed 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Kinnisvara soetamine 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 KONTROLLIKODA Rent ja iga-aastased osamaksed 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Kinnisvara soetamine 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Kokku 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

II LISA KÄESOLEVAS ARUANDES KÄSITLETUD HOONETE NIMEKIRI Komisjoni hooned Brüsselis Berlaymont SPA3 Mondrian Komisjoni hooned Luxembourgis Euroforum Hitec Parlamendi hooned Brüsselis D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlamendi hooned Luxembourgis Tornid A ja B Goldbell KAD Parlamendi hooned Strasbourgis IPE1, 2 ja 3 Komiteede hooned Brüsselis Belliard 99–101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Nõukogu hooned Brüsselis Lex Woluwe-Heights Rolin Kohtu hooned Luxembourgis Palais' hoone lisahoone Geos Tbis Allegro

EUROOPA PARLAMENDI VASTUSED 11. 1. selgitus. Kokkulepe hinna osas, mille Euroopa Parlament maksis hoonete IPE 0, 1, 2 ja 3 eest, saavutati keeruliste läbirääkimiste tulemusena, millesse olid kaasatud mitmed osalised, eelkõige Strasbourgi linn ja Prantsuse riik Euroopa Parlamendi asukohariigina. Hinna määramisel võeti arvesse küsimuse kõiki asjaolusid: hoonete ehitamiseks valitud rahastamismudelist tulenevaid õiguslikke piiranguid, krundi maksumust, hoonete omanikest erainvestorite osalemist läbirääkimistel, hoonete väärtuse määramist, Strasbourgi linna eelarvepiiranguid ja Prantsuse riigi osalemist. Kuigi 1979. aastal sõlmitud lepingud ei sisaldanud klauslit institutsiooni makstud rendi arvesse võtmise kohta hoonete võimaliku ostu puhul (ostu ei olnud sel ajal ette näha), oli makstud rent läbirääkimiste üks parameetreid hoonete ostuhinna lõplikul kindlaksmääramisel. 17. Vajadus uute tööruumide järele tehti kindlaks 2001. aastal pärast olemasolevate andmete analüüsi ja see kaasati pikaajalisse planeerimisse. Prognoose ja planeerimist ajakohastati seejärel jätkuvalt aastatel 2001–2005, et võtta arvesse muutusi kontoriruumidega seotud teadaolevate vajaduste osas, mille tingisid mitmed põhjused: a) otsused töökohtade loomise kohta ei ole mitmeaastased, vaid neid tehakse igal aastal; b) ametlike keelte, liikmesriikide ja töötajate arvu suurenemisest tulenevad konkreetsed vajadused (arvud määrati täpsemalt kindlaks pärast üksikasjalikku hindamist); c) Euroopa Parlamendi volituste suurenemine pärast Nice’i lepingu jõustumist. Peasekretariaadis toimusid olulised ümberkorraldused, et suurendada toetust parlamendiliikmetele („Raising the Game” poliitika). Suurenenud tootlikkusest hoolimata tõusis töötajate koguarv ning muutus töötajate jaotumine Luxembourgi ja Brüsseli vahel. Lisaks nägi 2001. aasta kava ette hoonete D4-D5 kasutamise 2004. ja 2005. aastal. Seejärel muudeti kava mitmetel põhjustel: vajadus vastata täielikult riigihankeid käsitlevatele Euroopa õigusaktidele; raskused, mis kaasnevad keerulise lepingu üle peetavate läbirääkimistega; aeg, mida vajatakse sellise suure kompleksi ümbritsevasse piirkonda integreerimise tagamiseks viisil, mis arvestab ümbruskonna muresid. 43. Hoonete energiatõhususe parandamise uuringute puudumine tuleneb kontrollikoja poolt analüüsitud projektidest (märkuste II lisa): need käsitlesid hooneid, mida Euroopa Parlament rendib (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, A torn ja B torn ning Goldbell), või hooneid, mida Euroopa Parlament algselt rentis ja alles hiljem ostis (KAD, IPE 0, 1, 2 ja 3), või hooneid, mille üle toimus avalik arutelu või mille osas on sõlmitud ostulepingud või pikaajaline liising (D4-D5 ning Atrium). Kuigi Euroopa Parlament ei osalenud hoone Atrium esialgses planeerimises, õnnestus Euroopa Parlamendil rakendada hoonetes D4-D5 päikeseenergiasüsteemid ja energia taaskasutussüsteemid. Teiste projektide osas on samuti teostatud üksikasjalikke keskkonnaalaseid uuringuid. Kõige hiljutisem näide on hoone KAD juurdeehitus Luxembourgis, kuid juba 1992. aastal palus Euroopa Parlament uurida keskkonnasõbralike kliimaseadmete kasutuselevõtu võimalusi hoones LOW. 51 ja 58. Kontrollikoda soovitas tõhustada institutsioonidevahelist koostööd, eelkõige institutsioonide vajaduste rahuldamise pikaajalise planeerimise, ühise kinnisvarapoliitika kindlaksmääramise ja kinnisvara valdkonnas kõikide institutsioonide tavadega seotud üldise teabevahetusviisi valdkonnas. Euroopa Parlament tegeleb nimetatud probleemidega. Sellest lähtuvalt peab tuletama meelde, et Euroopa Parlamendi 26. septembri 2006. aasta resolutsioonis 2004. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmise kohta, tegi Euroopa Parlament administratsioonile ülesandeks „koostöös teiste liidu asutustega koostada aruanne selle kohta, kas oleks võimalik asutada Euroopa Liidu Ehitusamet, mis vastutaks ELi asutuste ja organite hoonete ehituse ja korrashoiu eest;”. Nimetatud aruanne tuleb edastada Euroopa Parlamendi eelarvekontrollikomisjonile hiljemalt 1. oktoobriks 2007. 58. Vt eespool vastust punktile 51.

NÕUKOGU VASTUSED Joonealune märkus 25. Rolin’i ja Woluwe Heights’i sisustamise puhul kohaldatud intressimäärasid peaks võrdlema lühiajalise finantseerimisega, millega kaasneb ennetähtaegse tagastamise võimalus. Nõukogu kasutas seda võimalust mõlemal juhul ning nimetatud hoonete sisustamise kogukulud tasuti kas tööde üleandmise aastal või sellele järgnenud aastal. Nimetatud asjaolusid arvestades ei tohiks tasutavaid intressimäärasid kõrgeks pidada. 43. Nõukogu peasekretariaat soovitab kontrollikojal hoonete keskkonnamõju hindamise kirjeldamisel võtta arvesse peasekretariaadi poolt kõnealuses valdkonnas võetud meetmeid. Kõige olulisemad meetmed olid järgmised. a) Justus Lipsiuse hoone läbis 2006. aastal põhjaliku energiatarbimise auditi Institut Bruxellois de la Gestion de l’Environnement’i järelevalve all. Illustreeriva näitena tuleks märkida, et nimetatud hoone juurde kuulub Brüsseli piirkonna suurim fotogalvaanilise elektrienergia tootmisjaam. b) Lexi hoonet on põhjalikult uuritud, et muuta see ökonoomsemaks ja keskkonnasõbralikumaks. Mitmesuguste uute süsteemide (soojus- ja elektrienergia koostootmine, soojuspumpade kasutamine, valgustite automaatne väljalülitamine jne) kasutuselevõtu tulemusena on nimetatud hoone poolt tekitatava süsinikdioksiidi maht märgatavalt vähenenud.

KOMISJONI VASTUSED KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE I.–III. Komisjon kohandab oma kinnisvarapoliitikat Brüsselis ja Luxembourgis ning seda käsitlev uus teatis võetakse vastu enne 2007. aasta suvepuhkust. Komisjon on arvamusel, et tulevikus on vaja teatavaid struktuurimuudatusi, et jätkusuutlikult suurendada oma kinnisvarapoliitika tõhusust ja mõjusust ning parandada oma töötajate ja kohalike elanike elukvaliteeti. Oma uuesti läbi vaadatud kinnisvarapoliitikas, mis sisaldab muu hulgas tegevuskava, mille eesmärk on kasutada vähem hooneid paigutades töötajad suurematesse hoonetesse, võtab komisjon arvesse mitmeid aspekte: kulutustele vastavat tulu, büroohoonete keskmise ruutmeetrihinna muutumist turul, vabade büroohoonete olemasolu, muudatusi bürooruumide kasutuses, asukohas ja soetamise viisis ning tulevikuvajadusi. Komisjon analüüsib oma hoonete soetamise poliitika tõhustamise tulemusi ja järeldusi, mida ta peab sellest tegema. Komisjon peab oma varade säilitamiseks määratlema hoonete hooldus- ja renoveerimispoliitika ning kui hoone jõuab oma elutsükli lõppu, nägema ette hoone lammutamise ja uue hoone ehitamise tegevuskava. Samuti on viimastel aastatel julgeolekule ja turvalisusele pööratud üha rohkem tähelepanu, mis on mõjutanud komisjoni soovi võimaldada oma hoonete mitmekülgset kasutamist. Komisjon annab ka hinnangu oma koostööle kohalike ametiasutustega. IV. Komisjon on määratlenud kinnisvarapoliitika pikaajalise raamistiku ehk mitmeaastase poliitilise raamistiku (Multi-Annual Policy Framework, MAPF). See on rakenduskava, mis 5–10 aasta tulevikuväljavaateid arvestades igal aastal uuesti läbi vaadatakse. Lisaks osalemisele kahes institutsioonidevahelises töörühmas Brüsselis ja Luxembourgis (1) on komisjon valmis analüüsima, mil määral saab kõnealune raamistik olla aluseks institutsioonidevahelisele raamistikule. V. Komisjon eelistab hoonete ostmist või pikaajalist rentimist ja on sõlminud lühiajalisi rendilepinguid ainult erandjuhtudel. Pikaajaliste, omandamisele orienteeritud lepingute sõlmimise poliitika peab sisalduma poliitikas, mis käsitleb neid linnapiirkondi, kuhu komisjon kavatseb koondada oma hooned. Brüsselis sõlmitakse pikaajaline leping siis, kui eesmärk on hoone omandamise eest tasumise edasilükkamine. Lühemaajalisi lepinguid (umbes 15 aastaks) sõlmitakse hoone kasutusvaldusesse saamiseks. Sellised lepingud on majanduslikult põhjendatud. Luxembourgis sõlmitakse lühiajalisi lepinguid praegu ainult seni, kuni valmib JMO2 hoone. Muudel juhtudel sõlmitakse pikaajalisi, väljaostuvõimalusega lepinguid. VI. Komisjon eelistab ka tulevikus kohaldada ja edasi arendada hoonete hajutamise poliitikat, mida tuleb vaadelda väga pikaajalise strateegia raames, kus võetakse arvesse selliseid tegureid nagu eeldatavad vajadused, liikuvus ja asukohariigi panus. VII. Komisjoni talitused valmistavad ette kinnisvarapoliitikat käsitlevat teatist, milles nähakse ette renditavate või ostetavate hoonete leidmise uus kord. See kord hõlmab ulatuslikke arutelusid turul osalejatega. Komisjon suudab pidada läbirääkimisi hoonete rentimiseks või omandamiseks kas turuhinnaga või isegi sellest madalama hinnaga. Komisjon on võimeline konkureerima teiste ettevõtjate või institutsioonidega, kes on huvitatud samast hoonest. VIII. Komisjon on saavutanud hoonete omandamise poliitika abil stabiilsuse ja võtnud kasutusele hoonete omandamise rahastamise uue korra. Ostutehinguid tasumise edasilükkamisega on võrreldes seniste rendilepingute (põlisrent) sõlmimisega nii õiguslikult kui ka rahanduslikult lihtsam sooritada. IX. Komisjon peab äärmiselt oluliseks institutsioonidevahelist koostööd kõikides valdkondades (nt keskkonna- ja energeetikaküsimused, kavandamine, vajaduste hindamise meetodid, parimad tavad). X. Nagu viidatud punktides 50–58, kavatseb komisjon järgida kontrollikoja soovitusi kinnisvarapoliitika valdkonnas. Kolleegium võtab soovitused vastu selle aasta jooksul. TÄHELEPANEKUD 6. Komisjon avaldas kaks teatist, (2) milles käsitletakse vajadust töötajate järele, mis tuleneb kahest viimasest Euroopa Liidu laienemisest. Kõnealused teatised olid aluseks iga-aastasele uute ametikohtade taotlusele ja seega ka ametiruumide prognoosile. 8. Esimene taane – Vt vastus punktile 6. 8. Teine taane – Personali ja halduse peadirektoraat valmistab tihedas koostöös infrastruktuuri- ja logistikaametiga ette pikaajalist strateegiat, mis käsitleb tema vajadust uute hoonete järele kuni 2025. aastani nii Brüsselis kui ka Luxembourgis. Strateegia hõlmab lisaks komisjoni olemasolevatele hoonetele Brüsselis alternatiivsete asukohtade või täiendavate lahenduste leidmist. 9. Komisjon jätkab jõupingutusi, et institutsioonid määratleksid ühise kinnisvarapoliitika ja ka rakendaksid seda ühiselt – või vähemalt kooskõlastatult. Koostöö ei ole siiski alati võimalik, sest igal institutsioonil on oma vajadused ja prioriteedid, kuid saavutatud on teatavat edu. Brüsselis kuuluvad kõik institutsioonid töörühma (ILISWG – institutsioonidevaheline infrastruktuuri, logistika ja sisetalituste töörühm), kelle pädevusse kuulub ka kinnisvaraturu arengut ja institutsioonide vajadusi käsitleva teabe vahetamine. Luxembourgis teevad kõik institutsioonid koostööd haldusjuhtide komitee ja institutsioonidevahelise hoonete töörühma kaudu. 10. Hoonete ostmine nende rentimise asemel on suhteliselt uus lähenemisviis ja 38 % bürooruumidest on varem sõlmitud pikaajaliste lepingute tõttu ikka veel renditud. Hoonete ostmine ei ole aga alati parim lahendus (nt hoone, kus asub info- ja kommunikatsioonitehnoloogiate infrastruktuur, sest tehnoloogiliselt vananeb selline hoone kiiresti) ja rentimine võib osutada sobivamaks. Erandjuhtudel võib ostmine olla isegi võimatu (vt 3. selgitus, vastus punktile 27). Euroopa ühenduste privileegide ja immuniteetide protokolli alusel on võimalik teha erandeid ka muul juhul kui omandiõiguse korral: nimelt kui hoone on võetud kasutusvaldusesse. 11. Komisjon on ostnud ühe hoone (Albert Borschette’i konverentsikeskuse, CCAB), mida varem renditi. Rentimise korral – isegi siis, kui hoone (rahaline) väärtus on vähenenud – on omanikul juriidiline kohustus hoida hoone omal kulul ja kogu rendiperioodi jooksul heas korras. Seetõttu on lepingu kehtivuse jooksul väga väike võimalus pidada läbirääkimisi rendisumma alandamiseks. Kui on sõlmitud pikaajaline leping, on rendisumma võrreldes rendisummaga lühiajalise rendilepingu korral juba väiksem. Rendisumma sõltub turutingimustest ja seetõttu isegi juhul, kui rendilepingus on ette nähtud rendisumma ülevaatamine, tuleks makstud renti hinnata kehtivate rendisummade ja mitte ainult hoone väärtuse vähenemisega võrreldes. Komisjon peab siiski rendi üle läbirääkimisi alati, kui võimalik. Näiteks 2005. aastal toimunud läbirääkimiste tulemusel muudeti SC15 hoone rendilepingut enne lepingu kehtivuse lõppu. Rendisummat vähendati umbes 40 %. 12. 2. selgitus – Mondriani hoone omanik on üks Saksamaa sihtasutus, kelle peaeesmärk on tagada stabiilne ja pikaajaline rahakäive. Seetõttu ei olnud sihtasutus komisjoni püüdlustele vaatamata huvitatud hoone müümisest. Komisjon sai siiski hoone kasutusvaldusesse, sest sel ajal oli see piirkonnas ainus hoone, mis vastas komisjoni vajadustele nii suuruse, kvaliteedi kui ka asukoha poolest. Hoone asub väga lähedal SDME hoonele, kus paiknesid sama peadirektoraadi muud osakonnad. Kasutusvalduse tingimusi on siiski raske võrrelda põlisrendi tingimustega. 13.–14. Komisjon on korduvalt ja ametlikult teatanud, et ta soovib leida oma talitustele hooneid nii kesk- kui ka äärelinnas. Sellise poliitika eesmärk on vähendada eurokvartali ülekoormatust. Komisjon on kohaldatava poliitika alusel hajutanud oma hoonete asukohti. Brüsselis paikneb 82,5 % komisjoni bürooruumidest, 82 % nendest asub eurokvartalis ja 18 % mujal (kaasa arvatud Madou hoone, mis asub eurokvartalist napilt väljaspool). Luxembourgis paikneb 17,5 % komisjoni bürooruumidest, millest 72 % asub Kirchbergis ja 28 % mujal. Kuigi komisjoni kinnisvarastrateegia eurokvartalis on etteaimatav, on komisjon tihti soodsas olukorras läbirääkimiste pidamiseks bürooruumide üle, millele on vähe kandidaate. Komisjon on edasi arendanud Beaulieu ja Genève’i piirkondi Brüsselis ja kaalub seoses uue poliitika määratlemisega ka muid võimalusi. Pärast ametite asukoha poliitika määratlemist rentis komisjon hoone hariduse ja kultuuri peadirektoraadi rakendusametile. Kõnealune hoone asub Evere’i piirkonnas, eurokvartalist eemal. Hiljuti rentis komisjon teadustegevuse seitsmenda raamprogrammiga seotud hindamiste jaoks hoone, mis asub Brüsseli Põhja raudteejaama (Gare du Nord) lähedal (Covent Garden, pindala 14 000 m2). 15. Komisjon jätkab tõhustatud koostööd asukohariigiga. 2003. aastal määrati Belgias OIB direktor komisjoni esindajaks, et arutada asjaomaste ametiasutustega eurokvartali arengut, ja ta osaleb ka eurokvartali sihtasutuse (Fonds Quartier européen) kohtumistel. Alates 2005. aastast toimuvad iga kahe kuu järel institutsioonidevahelise ELi-Belgia töökonna kohtumised riiklike, piirkondlike ja kohalike asutuste esindajatega, et arutada kinnisvarapoliitikaga seotud küsimusi. Luxembourgis pidas komisjon veebruaris 2007 Luksemburgi esindajatega läbirääkimisi oma peahoonet käsitleva lepingu üle. Kõnealuses lepingus nähakse ette tasuta krunt JMO2 hoone ehitamiseks. Kui leping on alla kirjutatud, määratleb komisjon oma kinnisvarapoliitika Luxembourgis. 17. Üks uue kinnisvarapoliitika põhimõtteid on paigutada komisjoni talitused suurematesse hoonetesse, nii et arvuliselt oleks hooneid vähem. See leevendaks peadirektoraatide töötajate arvu iga-aastase järkjärgulise suurenemise ja sisemiste ümberkorralduste mõju. Asjaomased komisjoni talitused (personali ja halduse peadirektoraat, OIB ja OIL) töötavad välja COMREFil (personali andmebaas) põhinevat menetlust, et määrata kindlaks nende tööruumides paiknevate inimeste arv. HITECi hoone (5 000 m2) seisis tühjana peaaegu terve aasta, sest seoses laienemisega tööle võetavate tõlkijate valikumenetlus ei lõppenud õigel ajal, mitte seetõttu, et komisjon oleks oma vajadusi üle hinnanud. 18. Institutsioonidevaheliste töörühmade töövaldkond nii Brüsselis kui ka Luxembourgis hõlmab ühiste näitajate ja kriteeriumid kindlaksmääramist ning komisjoni esindajad osalevad aktiivselt asjaomastes jõupingutustes. 19. Hoonete üldisel kavandamisel on normiks 35 m2 büroo üldpinda töötaja kohta. Esimene taane – OIB juhatus kiitis 16. jaanuaril 2007 heaks „Tööruumide tingimuste käsiraamatu” peadirektoraatidele tööruumide eraldamise kriteeriume käsitleva osa. Kui Luxembourgi tööohutuse ja -hügieeni komitee on oma arvamuse esitanud (tõenäoliselt kevadel 2007), kiidab ka OILi juhatus kõnealuse dokumendi heaks. Seejärel kohaldatakse seda nii OIB kui ka OILi suhtes. Teine taane – Samalaadset lähenemisviisi kohaldatakse Luxembourgis. 21.–23. Komisjon on arvamusel, et sisustustööd on osa ehitusstandardite käsiraamatule (Manuel des normes applicables à l'immeuble type, MIT) täielikult vastava hoone leidmiseks kasutatavast kokku lepitud korrast. Kui neid töid teeb komisjoni vastutusel mõni alltöövõtja, võib juhtuda, et komisjon maksab kogu renoveerimisperioodi jooksul renti hoone eest, mis ei vasta nõuetele. Kui töövõtja ei suuda töid kavandatud viisil ja õigeks ajaks lõpetada, võib see tõsiselt kahjustada ELi finantshuve. Kui komisjonile kuulub maatükk, millele hoone ehitatakse, või kui komisjon laseb renoveerida endale kuuluva hoone – mõlemad võivad varsti teostuda: JMO2 hoone Luxembourgis ja Cornet-Lemani lasteaed Brüsselis – korraldab ta tööde tegemiseks pakkumismenetluse. Tehnilise otstarbega ehitusprojektide puhul (keskköögid, arhiivid, andmekeskused, konverentsihooned, logistilised hooned) on toimunud avalik arutelu turul osalejatega. Uues kinnisvarapoliitikas nähakse ette ulatuslikum arutelu kinnisvaraturul osalejatega, et soodustada konkurentsi ja tagada läbipaistvus. 24. Hoone rentimisel on määravad pakkumist ja nõudlust hõlmavad turutingimused, mis on eelkõige seotud hoone asukoha ja väärtusega, mis väljendub maa hinnas. Nagu kontrollikoda õigesti märgib, saab arendaja mõistliku kasumi määratlust kohaldada ainult siis, kui hoone ehitatakse erivajaduste rahuldamiseks. Kui hoone ehitatakse institutsioonile kuuluvale maatükile, peab makstud hind üsna täpselt vastama ehitaja tehtud kulutustele (kaasa arvatud mõistlik kasum). Hind peab kujunema hoone ehitamiseks vajalike tööde, tarnete ja teenuste jaoks korraldatud pakkumismenetluste tulemusena. 27. 2003. aastal eelistas komisjon sihtotstarbelisele ehitamisele hoonete ostmist või rentimist. Sellest tulenevalt valis komisjon ehituskulude katmise asemel hoonete eest maksmise turutingimustel. Tegelik hind sõltub objektiivsetest teguritest, nagu asukoht, suurus, kvaliteet, turutingimused, ja subjektiivsetest teguritest, nagu müüja ja ostja prioriteedid ning rahalised piirangud, millega mõlemad peavad arvestama. Mõnikord saab komisjon kasutada oma positsiooni läbirääkijana (nt selliste suurte hoonete puhul nagu Madou), sest ta on üks väheseid, kes suudab rentida või osta kogu hoone. 3. selgitus – Konsultandi koostatud hinnangut SPA3 hoonele kasutati läbirääkimistel ühe argumendina. Lõplik hind kujunes läbirääkimiste tulemusena. Isegi kui eksperdihinnangus oli vigu, mõjutasid need hinnangut mõlemas suunas ning arvutatud hind erines makstud hinnast 4 % võrra, mis on vastuvõetavates piirides. Nagu märgitud vastuses 2. selgitusele punktis 12 oli komisjoni vabadus läbirääkimistel piiratud, sest Mondriani hoone oli ainuke, mis vastas teadusuuringute peadirektoraadi vajadustele, st koosnes kahest suurest hoonest. Kõnealune peadirektoraat paiknes varem viies hoones. Uue hoone suurusega (umbes 20 000 m2) kaasnes ka töökorralduslikke eeliseid (hooldus, julgeolek) ja arvestades hoone kvaliteeti, oli komisjon seisukohal, et ta on teinud hea tehingu. Hoone võimaldas komisjonil saavutada kinnisvarapoliitikat käsitlevas 2003. aasta teatises (KOM(2003) 755) püstitatud eesmärgid: võtta kasutusele vähem hooneid, paigutades talitused suurematesse hoonetesse, ja tagada töötajatele kvaliteetne töökeskkond. 29. Belgia ja komisjoni vahelises vastastikuse mõistmise memorandumis nähti ette Berlaymonti hoone remontimise üldpõhimõtted. 17. juulil 2001 kirjutasid komisjon, Belgia ja SA Berlaymont 2000 alla teisele, üksikasjalikumale dokumendile, et määrata kindlaks hind, tähtajad ja kvaliteedinõuded. Kui hinnaläbirääkimistel oleks aluseks võetud ehitus- ja remondikulud, oleks hind olnud palju kõrgem. SA Berlaymont 2000 väitel on hoone ehituse ja remondi kogumaksumus umbes 670 miljonit eurot, mille hulka ei ole arvatud asbesti eemaldamise kulusid summas 125 miljonit eurot. Põlisrendi rendimaksed määrati aga turuväärtuse ehk 553 miljoni euro põhjal. 30. Kui komisjon alustab hoone kontrollimist, nõuab ta mitmeid kohustuslikke tunnistusi ja kindlustuspoliise. Alates 2004. aastast on komisjoni ostetud hoonete jaoks (Berlaymont, Madou ja Beaulieu 25) ette nähtud kümneks aastaks sõlmitud garantiikindlustus. Märkimisväärsed vead peatavad hoone esialgse heakskiitmise ja asjaomased maksed. Väiksemad vead, mis parandatakse esialgse ja lõpliku heakskiitmise vahel, on kaetud teatava protsendimääraga töövõtja finantstagatisest (tavaliselt 5 % täitmistagatisest). Kui pärast lõplikku heakskiitmist ilmneb märkimisväärne viga, võib kasutada kohustuslikku kümneaastast garantiikindlustust või asjaomast sisseseadetagatist. 5. selgitus – Euroforumi hoone puhul järgiti Luxembourgis kohaldatavat tööde vastuvõtmise ja tagatiste vabastamise korda. Tööde õigeaegse üleandmisega seotud esimene tagatis (käesoleval juhul 500 000 eurot) vabastati kolm kuud pärast hoonesse kolimist ja alles siis, kui Euroforum SA oli maksnud hoone hilinenud üleandmise eest 93 000 eurot trahvi. 95 % teisest tagatisest – tööde ja sisseseade täitmistagatisest (käesoleval juhul 2 500 000 eurot) – vabastati 17 kuud pärast hoone vastuvõtmist (3) ja hoonesse kolimist pärast seda, kui Euroforum SA oli parandanud kõik märkimisväärsed vead. Ülejäänud 5 % tagatisest (125 000 eurot) hoiti väiksemate vigade parandamiseks. Kuigi kõnealust summat peeti piisavaks ja sellist lähenemisviisi asjakohaseks, soovib komisjon üle võtta parlamendi kasutatava hea tava. Lisaks eespool nimetatud tagatistele katab Euroforumi hoone lepingus ette nähtud kohustuslik kindlustus ehitaja vastutuse kahe ja kümne aasta jooksul pärast hoone üleandmist. 31. See ajavahemik on kompromiss lõpliku kontrolli läbiviimise ja institutsiooni soovi vahel hoonesse sisse kolida ning see sõltub projekti keerukusest ja olemasolevatest vahenditest. Komisjon peab paarinädalast ajavahemikku piisavaks, et teha kindlaks märkimisväärsed vead. Väiksemad vead katab finantstagatis ja märkimisväärsed, kuid varjatud vead on kaetud kümneaastase garantiiga. Alati viib sertifitseeritud ettevõtja enne hoonesse kolimist läbi julgeoleku, tervise ja turvalisuse kontrolli. 33. Siiani ei ole komisjon kontrollikoja nimetatud põhjustel ja loomulikult ka vaba ehituskrundi puudumise tõttu ise ehitustöid läbi viinud. Kahe eelseisva projekti raames (JMO2 hoone Luxembourgis ja Cornet-Lemani lasteaed Brüsselis) teeb komisjon hoonete ehitamisel või renoveerimisel koostööd riigi ametiasutustega. 34. Komisjon on arvamusel, et kuigi uus rahastamiskava maksis mõned baaspunktid, on marginaalid väga konkurentsivõimelised, kui neid võrrelda teiste kavadega. 36. Muudetud korra tõttu (tasumise edasilükkamise kava) määrati Madou hoone rahastamismäär 2006. aastal negatiivse marginaaliga –0,01 %. See marginaal on määratud fikseeritud vahetuskursi alusel. Beaulieu 25 hoone omandamiseks oli marginaal 2006. aastal fikseeritud vahetuskursi alusel +0,008 %. 6. selgitus – Kõnealust juhtumit tuleb analüüsida selle ajaloolises kontekstis. Pärast pikaleveninud läbirääkimisi 2001.–2002. aastal oli saavutatud üldine kokkulepe, mis edastati ACPC-le (4)28. augustil 2002. ACPC esitas oma pooldava arvamuse 4. detsembril 2002. Tingimused olid komisjoni jaoks tõepoolest nii majanduslikult kui ka töökorralduslikult soodsad (hõlmates talituste ulatuslikku ümberpaigutamist). Läbirääkimiste taasalustamine pärast kuuekuulist vaheaega oleks olnud komisjoni jaoks raske, sest ta oli sunnitud CUBE’i hoonest lahkuma (vt vastus 7. selgitusele punktis 41), kuna sisustustööd pidid hinnangu kohaselt kestma palju kauem kui 12 kuud. Pärast seda ja alati, kui see on ehitusprojekti puhul asjakohane, peab komisjon eraldi läbirääkimisi tehniliste ja töökorralduslike aspektide üle ning hoone rahastamise üle. Rahastamise küsimuses peab komisjon parima tulemuse saavutamiseks nõu finantsturgude esindajatega. 37. Kui assigneeringuid on olnud võimalik kasutada, on komisjon seda teinud nii regulaarsete kui ka ebaregulaarsete maksete tegemiseks. Kui maksed olid ebaregulaarsed, võimaldasid need komisjonil pidada läbirääkimisi põlisrendi lepingute üle või kiirendada tagasimaksete tegemist töölepingute alusel ja ainult pärast säästude ja kulude tasakaalu hoolikat analüüsi, või omandada hoone ja tagada edaspidi säästude laekumine ELi eelarvesse. 38. Komisjon kohaldab finantsmäärust. 41. Eelkõige lähivajaduste rahuldamiseks on kooskõlastustöid juba tehtud. Brüsselis on komisjon koos Regioonide Komitee (VM2 hoone), Euroopa Parlamendi (MO75 hoone) ja nõukoguga (Infopointi hoone ja Dailly lasteaed) võtnud erimeetmeid. Ka Luxembourgis võttis komisjon koos teiste institutsioonidega samalaadseid meetmeid. Uus kinnisvarapoliitika on hoolikalt läbi mõeldud ja selles võetakse vajaduse korral arvesse kontrollikoja auditis esitatud tähelepanekuid, siseauditi talituse käimasolevat auditit ja töötajate hulgas läbi viidud küsitlusi. 7. selgitus – Komisjon on arvamusel, et CUBE’i hoone puhul olid sellega seotud kahel institutsioonil erinevad huvid. Positiivne on siiski, et selle kogemuse põhjal on Luxembourgis paiknevad ELi institutsioonid tõhustanud koostööd oma kinnisvarapoliitika kooskõlastamiseks. 42. Asukohta käsitleva üldise kokkuleppe küsimus on keeruline ja delikaatne, sest teema on väga lai ja komisjon tunnistab, et Belgia või Luksemburgi ametiasutustega ei ole samalaadseid kokkuleppeid sõlmitud. Kokkulepete puudumisel on lähtutud Euroopa ühenduste privileegide ja immuniteetide protokollist ning sõlmitud on teatavaid valdkondi (nt julgeolek) käsitlevad koostöökokkulepped. 43. OIB on kasutusele võtnud hoone eluea maksumuse arvutamise meetodi, et hinnata hoone eluea jooksul tekkivaid kogukulusid, mis hõlmavad ka energia ja keskkonnaga seotud kulusid. Kõnealuse lähenemisviisi peamine eesmärk on kõikide hoone kasutamisega seotud kulude hindamine, jälgimine ja haldamine. Kasutatav meetod on kavas lõplikult määratleda 2007. aastal ja selle kavandit tutvustati septembris 2006 teistele institutsioonidele (Euroopa Parlamendile, nõukogule ja komiteedele). Alates 2006. aastast palub komisjon hoone omanikul esitada aruande hoone energiatõhususe kohta (kõnealune aruanne on esitatud Beaulieu 25 ja SPA2 hoone kohta). 44. Kui komisjon kavatseb välja kuulutada pakkumismenetluse hoonega seotud teenuste osutamiseks (nt kindlustus, hooldustööd, ehitustehnikaalased koolitused, koristustööd), peab ta nõu teiste institutsioonidega, et ka nemad saaksid pakkumismenetluses osaleda. Luxembourgis on tekkinud tihe koostöö komisjoni, tõlkekeskuse ja kontrollikoja vahel. Sellele vaatamata on komisjon nõus väitega, et koostöö võiks olla veelgi tihedam. 45. Alates 2006. aasta teisest poolest kasutab komisjon alati ulatuslikku nõuetekohase hoolsuse menetlust, kui ta konsulteerib õigusbürooga, kes nõustab teda seoses hoonega, mille üle ta peab läbirääkimisi. Nõuetekohane hoolsus hõlmab kõiki õiguslikke aspekte, lepinguid arhitektide ja kindlustusseltsidega, ehituslubade, keskkonna ja linnaplaneerimisega seotud lubade saamise ametlikku korda ning maksuküsimusi. Hoonete hindamiseks on komisjon sõlminud lepingu kõnealuse valdkonna asjatundjaga ja tehniliste üksikasjade kontrollimiseks inseneribürooga. Seetõttu on komisjon seisukohal, et komisjoni enda eksperdid koos eespool nimetatud välisekspertidega suudavad tegeleda kõikide teemadega (õiguslike, rahandusalaste ja tehnilistega), mis on vajalikud põhjaliku ülevaate omamiseks komisjoni ehitusprojektidest. 46. Oktoobris 2006 tutvustas komisjon teistele institutsioonidele (Euroopa Parlamendile, nõukogule ja kahele komiteele) oma kinnisvaralepingute õiguslikke aspekte ja eelkõige ideed koostada käsiraamat, kus käsitletakse kõiki kinnisvaraturul osalejaid. Käsiraamatus kirjeldatakse komisjoniga lepingu sõlmimise peamisi tingimusi. Kui komisjon peaks alustama nõukogu, Euroopa Kohtu või kontrollikoja ehitusprojektidega sarnaste projektide teostamist, võtab ta kindlasti arvesse nimetatud institutsioonide kogemusi. 47. Institutsioonidevahelise koostöö tegemine asjaomases struktuurilises raamistikus on võimalik ainult siis, kui sellest on tõsiselt huvitatud kõik institutsioonid. Lisaks asjaoludele, mis on esitatud vastustes punktidele 41–46, võttis komisjon erimeetmed koos Regioonide Komitee (VM2 hoone), Euroopa Parlamendi (MO75 hoone) ja nõukoguga (Infopointi hoone ja Dailly lasteaed). OIL on astunud olulisi samme ning alus on pandud täiendavate meetmete võtmiseks ja tulemuste saavutamiseks. 48. Kaks komisjoni talitust teevad väga tihedat koostööd ja jagavad kogemusi mitmes valdkonnas, nagu andmekeskuste tehnilised standardid, tööruumide tingimuste käsiraamat, eelarvemenetlus, info- ja sidetehnoloogia kasutamine hoones, koolitused, teatavad pakkumismenetlused jne. Nagu juba mainitud, kavatsevad nad standardida ka bürooruumide haldamise tarkvara. Teadmiste ja kogemuste vahetamine teiste institutsioonidega küll toimub, kuid pigem mitteametlikult ja seda tuleks kooskõlastada. JÄRELDUSED JA SOOVITUSED 50. Komisjonil on seoses kõikide soovitustega märkusi ja kohustusi ning need on esitatud allpool, kuid üldise sissejuhatava märkusega komisjoni vastuse kohta (vt punktid I–X) on seatud komisjonile peamised piirangud kontrollikoja nimetatud neljas valdkonnas. 51. Komisjon nõustub soovitusega. Mitmeaastase kooskõlastatud raamistiku määratlus hõlmab sellise raamistiku määratlust igas institutsioonis. Komisjon on määratlenud mitmeaastase poliitilise raamistiku (MAPF), mis on rakenduskava, mille OIB ja OILi juhatused igal aastal uuesti läbi vaadatavad. Komisjon on valmis uurima, mil määral saab kõnealune raamistik olla aluseks institutsioonidevahelisele raamistikule. Esialgses eelarveprojektis antakse teavet nende uute hoonete (pindala) kohta, mis kavatsetakse eelseisval aastal osta või rentida, ning V eelarverubriiki käsitlevas aastaaruandes esitatakse hinnang kinnisvarapoliitika üldise mõju kohta eelarvele. Kõnealune mitmeaastane raamistik peab olema kooskõlas üldise kinnisvarapoliitikaga, mida praegu läbi vaadatakse. 52.–53. Komisjon kiidab heaks soovituse mõlemad osad. Institutsioonidevaheline koostöö juba toimub nii Brüsselis kui ka Luxembourgis (5). Komisjoni eelistab hoonete pikaajalist rentimist või ostmist ja on sõlminud lühiajalisi rendilepinguid ainult erandjuhtudel (6). On selge, et pikaajaliste, väljaostuvõimalust sisaldavate lepingute sõlmimise poliitika on kõige tulemuslikum, kui see moodustab osa selgejoonelisest poliitikast, mille aluseks on pikaajaline planeerimine, vajaduste analüüs ja planeeritavate väheste, kuid suurte hoonete kavandatav asukoht – st linnaosad, kus komisjon kavatseb hooneid omandada. 54. Kooskõlas soovitusele punktis 53 antud vastusega soovib komisjon esitada järgmised märkused: — hoonete hajutamine peab sisalduma uue, väga pikaajalise strateegia raamistikus, kus võetakse arvesse selliseid tegureid nagu eeldatavad vajadused, liikuvus ja asukohariigi panus; — jagades kontrollikoja analüüsis esitatud seisukohti, on komisjon alustanud eelnimetatud strateegia määratluse alusel alternatiivsete ja täiendavate asukohtade väljaselgitamist Brüsselis; — komisjon on siiski seisukohal, et hoonete hajutamine ei sõltu ainult majanduslikest kaalutlustest, vaid sellele seavad piiranguid mitmed tegurid, millest kaks tähtsamat on keskkonnakaalutlused (kodu ja töökoha vaheline liiklus ning hoonetevaheline liiklus) ja töökorraldusega seotud kaalutlused (aeg, mis kulub koosolekutele minekuks); — seoses Beaulieu and Genève’i hoonega, Madou hoone hiljutise omandamisega ning Covent Gardeni ja Colonel Bourgi hoone rentimisega on komisjon tulemuslikult jätkanud bürooruumide hajutamist Brüsselis. 55. Komisjon toetab seda soovitust täielikult ja jätkab asjakohast tegutsemist ILISWGis Brüsselis ja GIITLis Luxembourgis ning vajaduste hindamine ja sellega seotud näitajad on pidevalt nende töörühmade päevakorras. Tunnistades usaldusväärse haldusteabe tähtsust, otsustasid OIB ja OIL hakata hoonete, korruste ja bürooruumide haldamiseks kasutama sama tarkvara pärast seda, kui ühtlustatud „Tööruumide käsiraamat” on valmis (see on peaaegu valmis). Seda küsimust võiks institutsioonidevahelistes töörühmades korrapäraselt arutada. Eelkõige lähivajaduste kindlakstegemiseks on juba tehtud kooskõlastustöid, nagu kirjeldatud punktis 47 ja vastuses sellele. 56. Komisjon soovib selgitada oma lähenemisviisi, mis käsitleb arutelusid turul osalejatega. Tulevaste ehitus- või renoveerimisprojektide puhul (JMO2 hoone Luxembourgis ja Cornet-Lemani lasteaed Brüsselis) kasutatakse pakkumismenetlusi vastavalt direktiivile. Olemasolevate hoonete rentimise või ostmise korral, kui direktiivi ei ole võimalik kohaldada, arutab komisjon turul osalejatega küsimust igakülgselt, kasutades selleks otstarbeks kavandatud uut korda. Komisjon kaldub sellest põhimõttest kõrvale ainult erakorralistel asjaoludel. Nagu väidetud vastuses punktile 21, on olemasolevates hoonetes tehtavate sisustustööde puhul olukord teistsugune. Valides hoone, mis on omaniku vastutusel (seetõttu pakkumismenetlust ei korraldata) täielikult sisustatud vastavalt komisjoni nõuetele, ei kuluta komisjon raha rendile, sest hoone on juba sisustatud. Samuti ei pea komisjon sellisel juhul võtma sisustustöödega seotud vastutust. Komisjon nõustub soovitusega, et hind võiks põhineda ehituskuludel, milles sisaldub mõistlik marginaal ettevõtjale. Samas rõhutab komisjon, et hinna määramise võib keeruliseks muuta maa hind. Euroopa ühenduste privileegide ja immuniteetide protokolliga seotud küsimustes nõustub komisjon kontrollikojaga. Komisjon soovib tõhustada meetmeid, mis ta juba on võtnud nende küsimustega seoses muudetud kinnisvarapoliitika raames. (Vt vastus punktile 42). Nagu eespool märgitud, põhinevad Euroopa ühenduste privileegide ja immuniteetide protokolli alusel tehtavad erandid 15 aastaks sõlmitaval kasutusvalduslepingul, mille komisjon on sõlminud teatavate hoone kasutamiseks Brüsselis. 57. Komisjon kohaldab finantsmäärust. 58. Komisjon peab äärmiselt oluliseks institutsioonidevahelist koostööd kõikides valdkondades (nt keskkonna- ja energeetikaküsimused, kavandamine, vajaduste hindamise meetodid, parimad tavad) ja on seda korduvalt tõestanud. Kõnealust kohustust kinnitatakse ka uues kinnisvarapoliitikas, mille kolleegium võtab vastu enne 2007. aasta suvepuhkust. Komisjon on laiendanud Belgia riigiga tehtavat koostööd ja loonud selleks töökonna (vajaduse korral moodustatakse ka alarühmad), mille raames asepresident Kallase kabinet kohtub mitu korda aastas Brüsseli piirkonna esindajatega. Luksemburgi Suurhertsogiriigiga tehtava koostöö raames kohtuvad Luxembourgi haldusjuhid korrapäraselt sihtasutuse „Fonds Urbain et d'Aménagement du Kirchberg” presidendiga. (1) Brüssel: ILISWG (institutsioonidevaheline infrastruktuuri, logistika ja sisetalituste töörühm); Luxembourg: GIITL (institutsioonidevaheline tehnikatöörühm — Luxembourg). (2) KOM(2002) 311, milles käsitletakse 3 900 ametikohta, ja KOM(2005) 573. (3) Luksemburgi õigusaktides nähakse ette ainult üks vastuvõtmine, mis toimub siis, kui rentnik on seisukohal, et puuduvad märkimisväärsed vead, mis takistavad hoone „normaalset kasutamist”. (4) Hangete ja lepingute nõuandekomitee (paremini tuntud kui CCAM). (5) Institutsioonidevahelised arutelud hooneid ja kinnisvara käsitlevates küsimustes toimuvad Brüsselis ILISWGi (institutsioonidevaheline infrastruktuuri, logistika ja sisetalituste töörühm) ja Luxembourgis haldusjuhtide loodud institutsioonidevahelise tehnilise töörühma (GIITL) raames. Töörühmad kohtuvad korrapäraselt, et arutada (arutelud on viimasel ajal intensiivistunud) ehitusprojekte, teatavates olukordades kasutatavat lepingute sõlmimise korda ja õiguslikke vahendeid, hoone elutsükli maksumuse arvutamise meetodeid (hõlmab ka hoone renoveerimise kulusid 15–20 aasta möödudes), energeetika- ja maksuküsimusi ning suhteid asukohariigiga. (6) Brüsselis sõlmitakse pikaajaline leping siis, kui eesmärk on hoone omandamise eest tasumise edasilükkamine. Lühiajaline leping (see termin ei ole siiski päris täpne) umbes 15 aastaks sõlmitakse hoone kasutusvaldusesse võtmiseks. Seda kasutatakse enamasti uute hoonete puhul: siis saab siduda PPI alusel antava maksuvabastuse võimalikult väikeste eelarveliste kuludega, sest hoone kasutaja kantavad hoolduskulud on hoone elutsükli esimese 15 aasta jooksul madalad. Valik pika- ja lühiajalise lepingu vahel sõltub pakkumisest turul ja vajadustest, nt kui otsitakse hoonet rakendusametile, kelle püsimine kümneid aastaid ei ole kindel. Luxembourgis sõlmitakse lühiajalisi lepinguid praegu ainult seni, kuni valmib JMO2 hoone. Muudel juhtudel sõlmitakse pikaajalisi, väljaostuvõimalusega lepinguid.

EUROOPA KOHTU VASTUSED 15, 22 ja 45. Euroopa Kohus väljendab rahulolu kontrollikoja positiivsete tähelepanekute üle seoses püüetega saada Luksemburgi ametivõimudelt tasuta kasutamiseks hoonete alune maa, seoses ehitustööde hangetega ning seoses ehitustööde haldus-, finants- ja tehnilise järelevalve teostamisel ekspertide kasutamisega. 26. Nagu Kontrollikoda märgib, näeb Euroopa Kohtu ja Luksemburgi ametivõimude vahel sõlmitud raamleping ette sõltumatu eksperdi nimetamise, kelle ülesanne on hoone müügihinna määramine. Luksemburgi riik kuulutas selle eksperdi leidmiseks välja pakkumismenetluse. Pakkumismenetlus tunnistati ebaõnnestunuks, kuna ühtki pakkumist ei esitatud. Välja on kuulutatud uus pakkumismenetlus, mis võimaldab lähiajal selle eksperdi nimetada. Luksemburgi ametivõimudelt saadud viimaste andmete kohaselt on ekspert võimalik nimetada lähipäevil. Nimetamisel tekkinud viivitus ei takista eksperdil täitmast oma ülesannet vastavalt raamlepingu artiklile 6.2 ja määramast hoone müügihinda vastavalt mainitud lepingu artiklile 6.3. Juba praegu esitab kõigi ehitusel töötavate ettevõtjate poolt esitatud arvete kohta oma arvamuse väliskonsultant, kelle Euroopa Kohus on valinud selleks, et ta osutaks abi ehitusprojekti seirel ja järelevalvel. Pärast sõltumatu eksperdi nimetamist esitatakse talle arved, et ta saaks kindlaks määrata hoone lõpliku müügihinna. Kontrollikoda märgib muu hulgas, et raamleping sisaldab ainult üldpõhimõtteid ja selles ei täpsustata järelevalve teostamise üksikasjalikke eeskirju ega ka täitmise tähtaegu ja viivitamise ning eelarve ületamise tagajärgi käsitlevaid eeskirju. Selle hinnangu kohta tuleb esitada järgmised ulatuslikud täpsustused: — järelevalve teostamise üksikasjalikud eeskirjad on esitatud raamlepingu artiklites 4.2, 4.3, 4.4.3 ja 4.5.2: riik peab eduka pakkuja leidmiseni teavitama Euroopa Kohut ehitusprojekti iga etapi lõpetamisest ja saama Euroopa Kohtu heakskiidu. Need sätted rakendavad põhjendustes määratletud põhimõtte, millele raamlepingu preambulis otsesõnu viidatakse ja mille kohaselt peab Euroopa Kohtul olema võimalik Luksemburgi riigi osutatavat abi kasutades määrata kindlaks ehitusprojekti rahastamise mehhanism ja tingimused, kaitstes seejuures ühenduse finantshuve; — eduka pakkuja leidmiseni määratakse hinnad ja täitmise tähtajad kindlaks lepingutega, mis sõlmitakse pakkumise esitanud ettevõtjatega; — kuigi raamleping ei näe Luksemburgi riigile otseselt ette viiviste maksmise kohustust, sätestavad artikli 4.4.1 punkt h ja artiklid 4.6.2 ning 4.8 siiski, et edukaks tunnistatud ettevõtjatega sõlmitavad lepingud peavad sisaldama kohaseid täitmise tagatisi ja sanktsioone, sh viivise tingimust. Luksemburgi riik peab neid sätteid kohaldama täpselt (artikkel 4.5.6) ja vastavad summad arvatakse maha müügihinnast (artikkel 4.7); — Euroopa Kohtul on kontroll finantspaketi üle: Luksemburgi riik mitte ainult ei pea taotlema Euroopa Kohtult nõusolekut sellistele pakkumisettepanekutele, mis käsitlevad rahastamist ja peatöövõtjatega sõlmitavaid lepinguid, mis sisaldavad kindlaid kohustusi (artikkel 4.3), vaid ta peab teavitama kõigist võimalikest eelarve ületamistest ja esitama ettepanekud finantspaketi raamesse jäämiseks (artikkel 4.4.4); — ka on Euroopa Kohus ja Luksemburgi avalike hoonete haldusega tegelev ametiasutus täiendanud neid lepingu sätteid praktiliste menetlusnormidega, selleks et tagada tähtaegadest kinnipidamine ja finantspaketi järgimine. Eelkõige ehitusvaldkonna hea tava järgimisest saadav kasu on kindlasti sama oluline kui täpsed lepingutingimused, mille täitmise nõudmine mõistliku aja jooksul ja mõistlike kuludega on tihti keerukas. 35. Euroopa Kohus väljendab rahulolu kontrollikoja märkuse üle selle kohta, et kuigi kasutatav rahastamismehhanism on mõistagi keerukas, on see soodne tänu sellele, et on pöördutud Euroopa Investeerimispanga poole. Kontrollikoja märkustega arvestamiseks kavatseb Euroopa Kohus seoses lisahoonete A, B ja C tulevikus tehtavate korrastus- ja remonditööde rahastamisega taotleda, et ta kaasataks nende tööde rahastamise pakkumismenetlusse. I. lisa Euroopa Kohus märgib, et erinevalt eelarvedokumentidest ei eristata I. lisas olevas tabelis üksnes rendiks mõeldud assigneeringuid neist assigneeringutest, mis on mõeldud nende kapitalirendi maksete rahastamiseks, mis tehakse hoonete omandamise eesmärgil. Selline eristamine esineb Euroopa Kohtu eelarves, mis sisaldab kahte erinevat eelarvepunkti. Nende eelarvepunktide vastavatest eraldistest ilmneb Euroopa Kohtu poolt mitmete aastate jooksul järgitud kinnisvarapoliitika, mille kohaselt kapitalirenti kasutades omandatakse hooned, mida Euroopa Kohus kavatseb püsivalt kasutada.