[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel, 30.7.2008

KOM(2008) 499 (lõplik)

Komisjoni teatis Euroopa Parlamendile ja nõukogule

AASTAARUANNE EELARVE TÄITMIST KINNITAVALE ASUTUSELE 2007. AASTAL TEHTUD SISEAUDITITE KOHTA

{SEK(2008) 2361 (lõplik)}

SISUKORD

1. Sissejuhatus 4

2. Töökeskkond ja auditi kava 4

2.1. Töökeskkond 4

2.2. Arengusuunad siseauditi valdkonnas 5

2.3. Siseauditi talituse auditikava täitmine 6

2.4. Auditeeritute ning sidusrühmade heakskiit auditi käigus saadud soovitustele ja arvamustele 9

3. Peamised soovitused ja tähelepanekud 10

4. Järeldused 13

Aastaaruanne

EELARVE TÄITMIST KINNITAVALE ASUTUSELE 2007. AASTAL TEHTUD SISEAUDITITE KOHTA

SISSEJUHATUS

Käesoleva aruandega teavitatakse eelarve täitmist kinnitavat asutust vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 komisjoni siseauditi talituse (IAS) tööst. Aruanne põhineb siseauditi talituse aruandel, mille viimane esitab vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 3 ning milles käsitletakse audititega seotud peamiseid tähelepanekuid ja vastavalt kutsestandarditele ka märkimisväärseid riske ning kontrolli ja üldjuhtimisega seotud probleeme.

Käesoleva aruande aluseks on siseauditi talituses 2007. aastal koostatud auditi- ja konsultatsiooniaruanded. Selles käsitletakse ainult komisjoni peadirektoraatide ja talituste ning rakendusametitega seotud auditi- ja konsultatsioonialast tegevust ning ei hõlmata siseauditi talituse tegevust teistes ametites või organites.

Komisjoni tagasiside siseaudiitori tähelepanekute ja järelduste kohta esitatakse koondaruandes peadirektoraatide iga-aastaste tegevusaruannete kohta. Kõnealuses koondaruandes, mis võeti vastu samal ajal, on esitatud komisjoni seisukohad siseaudiitori, Euroopa Kontrollikoja ja eelarve täitmist kinnitava asutuse tõstatatud või auditi järelevalvekomitee ja eelarve peadirektori ülevaatlikus aruandes esitatud valdkondadevaheliste küsimuste suhtes. Seega ei pruugi komisjon täielikult jagada kõiki käesolevas aruandes esitatud seisukohti ja arvamusi. Institutsiooni ja tema siseaudiitori vahelises dialoogis on eriarvamused igati tavapärased.

TÖÖKESKKOND JA AUDITI KAVA

Töökeskkond

2000. aastal võeti komisjoni reformi raames kasutusele 24 sisekontrollistandardit ja kehtestati neile esitatavad põhinõuded. 2007. aastal vaadati kõnealused standardid läbi, eesmärgiga liikuda vastavuse juurest tõhususe suunas, lihtsustada keelekasutust ning viia kõik töötajad standardite ja ka rahandusega mitteseotud küsimustega kurssi. Muudetud standardid jõustusid 1. jaanuaril 2008 ning peadirektoraatidel ja talitustel palutakse avaldada riskihindamise protsessile toetudes arvamust, millised standardid on nende meelest tõhususe suurendamise seisukohast esmatähtsad.

Ühtse sisekontrolli raamistiku loomise tegevuskava rakendamise edusamme käsitlevas teises aruandes märgiti, et edusamme on tehtud struktuurifondide juhtimis- ja kontrollisüsteemide hindamisel, kontrollikohustuse mõiste täpsustamisel ja kontrollikohustuse määramisel liikmesriikidega koostöös toimuvas halduses ning peadirektoraatide iga-aastastes tegevusaruannetes kinnituse esitamisel.

2007. aasta on esimene aasta, mil rakendatakse 2007.–2013. aasta finantsraamistikku ja sellega seoses ka kontrollimist käsitlevat uut lähenemisviisi teadusuuringute valdkonnas ning ühistel finantsjuhtimise, kontrollimise ja hindamise standarditel põhinevat uut programmitöö korda struktuurifondide suhtes (viimane hõlmab näiteks liikmesriikide kohustust esitada kokkuvõtted olemasolevatest audititest ja kinnitustest).

2007. aastal kiitis komisjoni peaarvepidaja aruanded esmakordselt heaks muudetud finantsmääruse[1] alusel. Märkimisväärset edu saavutati ABACi infotehnoloogiasüsteemi arendamisel. Delegatsioonide avansikontode integreerimine ABACi süsteemi viidi lõpule 2007. aasta jaanuaris, Euroopa Arengufondi kontode üleviimiseks ABACi süsteemi koostati ajakohastatud projektikava ning komisjon tegi jõupingutusi uue struktuuri juurutamiseks.

Komisjon jätkas talituspidevuse sätete rakendamist. Kõik komisjoni peadirektoraadid esitasid oma heakskiidetud talituspidevuse kava. Mõni peadirektoraat alustas juba kava testimist. 2007. aastal korraldati institutsiooni piires ka talituspidevuse alane arutelu ja testiti talituspidevuse üldkava. Nüüd keskendatakse jõupingutused teadlikkuse suurendamisele, koolitusele ja edasistele aruteludele, mille käigus jagatakse saadud kogemusi.

Kasutusele võeti uus dünaamiline lähenemisviis pettusekindluse tagamisele[2]. Jätkuvalt kohaldatakse õigusakti eelnõu alast konsultatsioonimenetlust, mis algatati 2001. aastal, ning sellele lisandub OLAFi suurem panus seoses tema juurdlustegevusega. OLAF analüüsib oma juurdlustoiminguid struktuursel ja valdkondadevahelisel viisil ning võtab uue pettusekindluse tagamise tegevuse aluseks suures teabekogus sisalduva teabe, sealhulgas siseauditi talituse ja siseauditi üksuste tehtud auditite tulemused.

Asepresident Kallas ja auditi järelevalvekomitee jätkasid siseauditi talituse töö täielikku toetamist ning see võimaldas nimetatud talitusel täita oma ülesandeid sõltumatult ja objektiivselt. 2007. aasta juunis võeti vastu auditi järelevalvekomitee tegevust käsitlev muudetud tegevusjuhend.

Komisjon koostas vastavalt siseaudiitori 2006. aasta aruandes sisalduvale soovitusele juhtimisaruande, mis avaldati 22 keeles.

Arengusuunad siseauditi valdkonnas

Komisjon ajakohastas siseauditi talituse tegevusjuhendit ja võttis kasutusele näidisjuhendi siseauditi üksuste jaoks. Tegevusjuhendi keskmes on aruandlus, sõltumatus, objektiivsus ja vastutus. See on kooskõlas siseaudiitori 2006. aasta aruandes esitatud arvamusega, mille kohaselt tuleks muuta siseauditi struktuur tugevamaks ja tulemuslikumaks. Samuti on siseauditi talitusel kavas esitada alates 2009. aastast (praeguse auditikava lõpuaasta) igal aastal üldine seisukoht komisjoni sisekontrolli kohta.

Siseauditi üksuste kvaliteedikontrolli käsitlevas siseauditi talituse aruandes on märgitud, et 2007. aastal järgiti esmakordselt 2007.–2009. aasta auditeerimistsükli jooksul ühekordse audiitorkontrolli põhimõtet nii siseauditi üksuste ja siseauditi talituse töö kavandamisel kui ka riskide hindamisel. See muudab auditeerimissüsteemi ühtsemaks, suurendab siseauditi üksuste sõltumatust ning soodustab siseauditi üksuste ja siseauditi talituse koostööd. Kõnealust koostööd on veelgi süvendatud programmi Auditnet kaudu, mis sisaldab siseauditi üksuse tegevuse näidisjuhendit, auditeerimise järeldusotsuseid ja siseauditi üksuste poolt igal aastal esitatavaid arvamusi.

Käivitati siseauditi talituse töö kvaliteedi teine välishindamine. See viiakse lõpule 2008. aastal ja selle tulemusena avaldatakse sõltumatu arvamus, milles käsitletakse siseauditi talituse töö vastavust Siseaudiitorite Instituudi rahvusvaheliselt tunnustatud standarditele. Eelhindamise põhjal võib märkida, et siseauditi talituse töö vastab üldjoontes kõnealustele standarditele. Erandiks on ressursside haldamise valdkond (personali sage vahetumine, auditiga seotud ülesanded versus muud ülesanded) ja kommunikatsiooni kvaliteedi valdkond (auditi lõpetamise ja lõpparuande esitamise vahele jääv ajavahemik, auditi tulemuste arutamine auditeerituga) – neis valdkondades vastab siseauditi talituse töö nimetatud standarditele vaid osaliselt.

Siseaudiitor ja siseauditi talitus aitasid aktiivselt edendada Euroopa Ühenduse ja ÜRO koostööd halduse ja finantsjuhtimise valdkonnas. Lisaks sellele osalesid nad järgmistel rahvusvahelise tasandi erialastel kohtumistel: Siseaudiitorite Instituudi maailmakonverents, ÜRO organisatsioonide ja mitmepoolsete finantsinstitutsioonide siseauditi talituste esindajate konverents ning Kesk-Euroopa siseaudiitorite konverents. Siseauditi talituse esindaja osales ka koordineeritud organisatsioonide kohtumisel.

Siseauditi talituse iga-aastane konverents pakkus mõtteainet seoses auditeerimise üldise järeldusotsusega. Oma 2008. aasta juhtimiskavasse lisas siseauditi talitus ajakava, mille kohaselt avaldab ta oma esimese üldise järeldusotsuse 2007.–2009. aasta strateegilise auditikava rakendamise lõpus.

Siseauditi talituse auditikava täitmine

Auditi järelevalvekomitee kiitis 2. veebruaril 2007 heaks siseauditi talituse 2007.–2009. aasta strateegilise auditikava, mis oli koostatud tihedas koostöös siseauditi üksustega.

2007. aasta töökavast rakendati 95 %: 2007. aastal valmis lõplikult 68 aruannet (41 auditiaruannet, 25 järelauditi aruannet ja 2 auditikirja). Kõnealuste aruannete kokkuvõtted on esitatud lisades.

Peadirektoraat/talitus | Audit | Aruande esitamise kuupäev |

Haldus- ja muud tugisüsteemid |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsess | 21. jaanuar 2008[3] |

ADMIN | Personalijuhtimise I etapi järelmeetmed | 13. detsember |

BUDG | ABAC – tekkepõhise raamatupidamissüsteemi rakendamine | 3. mai |

BUDG | Euroopa Komisjonis ja mõnes liikmesriigis rakendatavate tekkepõhiste raamatupidamissüsteemide ja finantsaruandluse võrdlev analüüs | 26. aprill |

COMM | Büroohoonete ost Küprosel – ostutehingu kontroll | 14. september |

COMM | Eriaruanne pakkumismenetluste kohta andmesideteenuse osutamiseks teabevahetuse peadirektoraadis (DG COMM) | 14. detsember |

DGT | Tõlkenõudluse haldamine | 13. juuni |

DGT | Kirjaliku tõlke peadirektoraadi (DGT) siseauditi üksuse enesehinnangu heakskiitmine siseauditi talituse poolt – järelmeetmed | 14. detsember |

DIGIT | IT-hanked ja teenuste osutamine informaatika peadirektoraadis (DG DIGIT) | 5. detsember |

EPSO | EPSO juhitud valikumenetluse piiratud kontrollimise järelmeetmed | 18. detsember |

ESTAT | Eurostati süvendatud auditi teine järelaudit | 9. märts |

ESTAT | IT-hanked ja teenuste osutamine | 20. november |

OIB | Hankelepingute haldamine infrastruktuuri- ja logistikaametis Brüsselis (OIB) | 3. aprill |

OIB | Kinnisvarahankelepingute haldamine infrastruktuuri- ja logistikaametis Brüsselis (OIB) | 3. aprill |

OIB | Hoonete infrastruktuuri haldamine Euroopa Komisjonis – järelmeetmed | 8. veebruar |

OIB | Tehingute kontrolli järelmeetmed | 20. aprill |

OIB | Kindla suunitlusega sisekontrollistandardite hindamine | 4. oktoober |

OIL | Hankelepingute haldamine | 3. aprill |

PMO | Pensionimaksete kontroll | 7. september |

SCIC | Suulise tõlke peadirektoraadi (SCIC) siseauditi üksuse enesehinnangu heakskiitmine siseauditi talituse poolt – järelmeetmed | 29. november |

Sisepoliitika |

COMP | Järelauditi aruanne infotehnoloogia kontrollisüsteemide auditi kohta | 16. mai |

EAC | Tekkepõhise raamatupidamissüsteemi ABAC rakendamine hariduse ja kultuuri peadirektoraadis (DG EAC) / 2006. eelarveaasta lõpetamine | 18. juuli |

EAC | Järelauditi aruanne ABACi rakendamise kohta | 18. juuli |

EACEA | Raharingluse rakendamine Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutuse (EACEA) tegevuseelarve jaoks | 19. märts |

ENTR | auditikirja järelkontrollid | 20. aprill |

ENTR | Järelauditi aruanne innovatsiooni levikeskuste võrgu finantsjuhtimise kohta | 23. oktoober |

ENTR | Ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraadi (DG ENTR) siseauditi üksuse enesehinnangu heakskiitmine – järelmeetmed | 18. detsember |

ENV | EÜ õigusaktide rakendamise kontroll | 22. jaanuar |

ENV | Keskkonna peadirektoraadi (DG ENV) 2004. aasta süvendatud auditi teine järelaudit | 29. märts |

ENV | Toetuste haldamine keskkonnarahastamisvahendite (välja arvatud programmi LIFE) raames | 18. september |

INFSO | Järelkontrollid | 20. veebruar |

JRC | Teadusuuringute Ühiskeskuse (JRC) 2004. aasta süvendatud auditi teine järelaudit | 21. september |

MARKT | Järelauditi aruanne siseturu ja teenuste peadirektoraadi (DG MARKT) finantsjuhtimise ja raharingluse kohta | 18. jaanuar |

RTD | Järelauditi aruanne teadusuuringute peadirektoraadi (DG RTD) 2003. aasta süvendatud auditi ning 2005. aasta raharingluse ja finantsjuhtimise auditi kohta | 16. märts |

RTD | IT-hanked ja teenuste osutamine | 30. november |

TAXUD | IT--hanked ja teenuste osutamine | 18. oktoober |

TREN | Järelauditi aruanne energeetika ja transpordi peadirektoraadi (DG TREN) finantsjuhtimise ja raharingluse auditi kohta | 20. märts |

TREN | Järelauditi aruanne energeetika ja transpordi peadirektoraadi (DG TREN) sisese infotehnoloogia juhtimise protsessi auditi kohta | 7. september |

TREN-IEEA | Aruka Energeetika Rakendusasutus (IEEA) | 30. jaanuar |

TREN | Energeetika ja transpordi peadirektoraadi (DG TREN) siseauditi üksuse enesehinnangu heakskiitmine – järelmeetmed | 20. detsember |

Struktuurimeetmed ja ühine põllumajanduspoliitika |

AGRI | Põllumajanduse ja maaelu arengu peadirektoraadi (DG AGRI) kohalikud IT-süsteemid, mis toidavad ABACi süsteemi | 25. mai |

AGRI | Sekkumised põllumajandusturgudel | 23. november |

AGRI | Järelauditi aruanne struktuurifondide kohta – EAGGFi arendusrahastu | 22. november |

EMPL | Struktuurifondidega seotud pettuste ennetamine ja avastamine | 19. detsember |

EMPL | Programmide rakendamine uutes liikmesriikides | 12. detsember |

FISH | Järelauditi aruanne struktuurifondide kohta – Kalanduse Arendusrahastu | 20. juuli |

REGIO | Programmide rakendamine uutes liikmesriikides | 13. november |

REGIO | Euroopa Regionaalarengu Fondiga (ERDF) seotud järelmeetmed – nõukogu määruse 1260/1999 artikli 38 rakendamise audit | 14. detsember |

REGIO | Struktuurifondidega seotud pettuste ennetamine ja avastamine | 19. detsember |

Välispoliitika |

AIDCO | ÜROga sõlmitud finants- ja haldusraamistiku lepingu järgsete kulude abikõlblikkus (DG AIDCO) | 19. juuni |

AIDCO | Järelkontroll | 18. juuli |

AIDCO | Valitsusväliste organisatsioonide rahastamise järelaudit | 31. juuli |

AIDCO | Direktoraadi D peamiste programmide finantsjuhtimine | 20. detsember |

ECHO | Valitsusväliste organisatsioonide rahastamise järelaudit | 6. juuni |

ECHO | Järelevalve- ja kontrollimehhanismid | 23. november |

ECHO, ADMIN | auditikirja humanitaarabi peadirektoraadi (DG ECHO) turvalisusküsimuste kohta | 29. november |

ELARG | Järelauditi aruanne laienemise peadirektoraadi (DG ELARG) süvendatud auditi kohta | 15. märts |

RELEX | Salastatud teabe käsitlemist ja edastamist delegatsioonides ja välissuhete peadirektoraadis (DG RELEX) käsitleva auditi järelaudit | 4. juuli |

TRADE | Valitud sisekontrollistandardite rakendamine | 13. juuni |

Auditeeritute ning sidusrühmade heakskiit auditi käigus saadud soovitustele ja arvamustele

2007. aastal kiitsid auditeeritavad auditi käigus antud soovitused heaks 99 % juhtudest, 1 % soovitustest lükati tagasi.

Komisjoni ja rakendusametite auditid |

Soovitused | Heaks kiidetud | Tagasi lükatud | % | Kokku |

Otsustava tähtsusega | 5 | 1 | 2 | 6 |

Väga tähtsad | 111 | 0 | 41 | 111 |

Tähtsad | 129 | 3 | 49 | 132 |

Soovitavad | 20 | 0 | 8 | 20 |

Auditeeritute tagasiside auditi ulatuse ja läbiviimise kohta andis skaalal 1 (kõrgeim) kuni 4 (madalaim) keskmise tulemuse 1,86 (2006. aastal oli keskmine tulemus 1,95 ja 2005. aastal 1,82). Sidusrühmade uuest uuringust nähtus, et 80,5 % küsitletutest oli arvamusel, et siseauditi talitusel on selge auditistrateegia (eelmisel aastal oli samal arvamusel 75 %), 82,9 % küsitletutest arvas, et auditid viidi läbi ausalt, objektiivselt ja õiglaselt (2006. aastal arvas sama 85,7 %) ning 48,8 % küsitletutest pidas siseauditi talituse soovitusi kasulikuks (varasem näitaja oli 60,7 %). Üldiselt leidis siiski 80,5 % küsitletutest (varem 55,4 %), et siseauditi talituse töö aitab suurendada komisjoni juhtimis- ja kontrollisüsteemide kvaliteeti.

PEAMISED SOOVITUSED JA TÄHELEPANEKUD

Iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsess

Audititega hinnati iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsessi. Kõnealune protsess on komisjoni juhtimisstruktuuri oluline osa ning ühtlasi ka parim tava, mis on eeskujuks kogu maailmale. Auditid tehti kuues peadirektoraadis ja neljas horisontaalses talituses. Iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsessi on järjepidevalt täiustatud (nt eksperdihinnangute ja läbivaadatud kehtivate eeskirjade kaudu). Auditite tulemusena on peasekretariaadi koostatud kehtivaid eeskirju juba muudetud vastavalt siseauditi talituse ettepanekutele: rohkem täpseid juhiseid selle kohta, kuidas mõjutavad kinnituse andmist eri komponendid, sealhulgas selgitus selle kohta, kuidas on kinnituse andmisele kaasa aidanud siseauditi üksuse arvamus; kontrollistrateegia täpne kirjeldus; kontrollisüsteemide toimimise peamiste näitajate kohustuslik ja korrapärane kasutamine; ühilduvus Euroopa Kontrollikoja tähelepanekutega ning selgitused siseauditi alaste äärmiselt oluliste soovituste rakendamisel tekkinud viivituste kohta. Koondaruande täiustamiseks ja paremaks kooskõlastamiseks on kavas eksperdihinnangute kogumist laiendada. Kuigi peadirektoraadid saavad anda oma iga-aastases tegevusaruandes ülevaate puudujääkidest rahandusega mitteseotud valdkondades, juhtis siseauditi talitus tähelepanu juhtkonna esitatud kinnitavate avalduste teatavale piiratusele, kuna need ei hõlma rahandusega mitteseotud ega ka süsteemiga seotud kohustusi.

Tundlike või salastatud andmete käsitlemine ja füüsiline julgeolek

Rohkem tähelepanu tuleb pöörata andmeturbe ohtudele. Siseauditi talitus avaldas soovitused ametliku julgeolekukontrolli poliitika kohta ning käsitles ka vajadust tugevdada andmebaaside turvakontrolli, et vältida tundliku teabe lekkimist või kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele. Mõnel juhul ei toeta siseeeskirjad komisjoni salastamist käsitlevate eeskirjade rakendamist ja nende jõustamine ei ole alati proportsionaalne konkreetsete andmeturbe ohtudega. Osakonnad nõustusid, et turvalisust käsitleva ühtse lähenemisviisi tagamiseks tuleks peadirektoraatidele suunatud eeskirjad tundliku teabe (andmete lubamatu avaldamine, mis kahjustaks ELi) või muude turvaküsimuste käsitlemiseks kooskõlastada kesksete turvatalitustega. Füüsilise julgeoleku küsimused puudutavad eelkõige töötajaid, kellel on nende töö tõttu välisabi valdkonnas suurem julgeolekuoht. Salastatud teabe käsitlemiseks delegatsioonides rakendati varasema auditi tulemusena tehtud kolm äärmiselt olulist soovitust, mis võimaldavad delegatsioonidel vahetada salastatud teavet elektrooniliselt ja ühtlasi täielikus kooskõlas turvaeeskirjadega.

EÜ õigusaktide rakendamise kontroll

Ühenduse õiguse kohaldamist käsitlevas komisjoni teatises,[4] milles kirjeldatakse meetmeid, mida komisjon võtab ühenduse õiguse kohaldamise parandamiseks, on võetud arvesse enamikku siseauditi talituse 2006. aasta detsembri koondaruandes esitatud peamisi soovitusi.

Kõnealuse auditiseeria viimane audit käsitles keskkonnaalaseid õigusakte. EÜ õigusaktide rakendamise ennetava järelevalve käigus avastati puudujääke. Eelkõige ei saadud kinnitust selle kohta, et kõik direktiivid võetakse liikmesriikides üle nõuetekohaselt ja õigel ajal. Siseauditi talituse kõige olulisemaid soovitusi on arvesse võetud EÜ keskkonnaõiguse rakendamist käsitleva komisjoni teatise eelnõus. Peadirektoraatidele suunatud konkreetses tegevuskavas nähakse ette kõikide soovituste rakendamine 2007. aasta detsembriks – erandiks on kaks soovitust, millest viimane tuleb ellu viia 2009. aasta detsembriks.

Järelkontrollid

Järelkontrollina tehtavad auditid teadusuuringutega tegelevates peadirektoraatides lõppesid infoühiskonna ja meedia peadirektoraadis (DG INFSO) tehtud auditiga. Teadusuuringutega tegelevad peadirektoraadid otsustasid saadud soovituste järelmeetmena rakendada üksikasjalikud tegevuskavad, mille elluviimist jälgib korrapäraselt auditi järelevalvekomitee.

Järelkontrollina tehti auditid veel kahes peadirektoraadis, et hinnata järelkontrolli vastavust, tõhusust ja tulemuslikkust – omadusi, mis on olulised positiivse kinnitava avalduse saamiseks. Soovitused järelaudititega hõlmatud valdkonna laiendamiseks, järelkontrollide integreerimiseks kontrolliahelasse ja tulemuslikkuse põhinäitajate suuremaks kasutamiseks kiideti heaks ja need on kavas ellu viia.

Struktuurifondidega seotud pettuste ennetamine

Euroopa Sotsiaalfondi ja Euroopa Regionaalarengu Fondi auditeerimisele järgneb struktuurifondidega seotud pettuste ennetamise ühisstrateegia loomine koostöös OLAFiga. Strateegia vaadatakse edaspidi läbi igal aastal. Samuti parandatakse pettusjuhtumeid käsitleva teabe täpsust ja kvaliteeti ning liikmesriikides pettuste avastamiseks tehtavate kontrollide hindamist ja jälgimist. Selleks võib liikmesriikides näiteks sisse seada infoliinid. Kõik soovitused kiideti heaks ja need tuleks 2008. aasta lõpuks rakendada.

Hanked

Komisjoni IT hangete ja teenuste osutamise auditeerimiseks tehti auditid neljas peadirektoraadis, kus kontrolliti nende tegevuse vastavust komisjoni eeskirjadele ning nende tegevuse tulemuslikkust ja tõhusust. Kolmes peadirektoraadis tuvastati mõningaid jääkohte seoses osutatavate teenuste puuduliku kirjeldusega, väljastpoolt pärit teenuseosutajate aruannete esitamise ajaga, lepingute uuendamise hilise algusega ja erandite puuduliku kajastamisega.

Siseauditi talituse tehtud auditi järelmeetmena töötati välja uus kinnisvarahanke menetlus, mille abil parandatakse muu hulgas otsustusprotsessi kirjalikku kajastamist, tagatakse olulise teabe edastamine õiges etapis, võetakse kõigi kinnisvarahanke projektide suhtes kasutusele riskijuhtimissüsteem ning ühendatakse pikaajaline strateegiline juhtimine eraldiseisva, aga interaktiivse poliitika määramise ja rakendamise protsessiga. Hankelepingute (välja arvatud kinnisvarahankelepingute) jaoks otsustas asjaomane peadirektoraat töötada välja mooduli, millega tagada hankemenetluse eri etappide tõhusad järelmeetmed, luua kaebusi käsitlevat kirjavahetust sisaldav register ning koostada oluliste pakkumuste jaoks strateegiadokument, mis sisaldaks kulude-tulude analüüsi ja käsitleks vajadusi.

Pensionimaksete kontroll

Kõnealuse auditi käigus hinnati sisekontrollisüsteemi ja riskijuhtimise asjakohasust ja tõhusat kohaldamist pensionile jäänud töötajate pensionide määramise ja neile tehtavate pensionimaksete suhtes. Vananenud arvutiprogrammi tõttu tuleb kontrolle teha käsitsi. Lisaks usaldusväärsetele eelkontrollidele on tulevikus kavas teha eesmärgipäraseid ja riskipõhiseid järelkontrolle, mille abil on plaanis vähendada näiteks ebaõigete maksete, paberkandjatel sisalduvate andmete kaotamise ja käsitsi tehtud kohanduste puudulikkuse riski.

ABACi rakendamine

Kuna ABACi kasutuselevõtmise etapp on lõppemas ja Euroopa Kontrollikoda on teinud selle kohta auditid, piirab siseauditi talitus kõnealuses valdkonnas oma auditeerimistegevust. Hariduse ja kultuuri peadirektoraadi (DG EAC) 2005. eelarveaasta raamatupidamiskontode sulgemise kohta tehtud eitava järeldusotsuse tõttu tehti nimetatud peadirektoraadis ja selle täitevasutuses koostöös Euroopa Kontrollikojaga 2006. eelarveaasta raamatupidamiskontode sulgemise audit ning anti nõuetekohane piisav kinnitus, ehkki auditi käigus tuvastati puudujääke kohaliku ja keskse raamatupidamissüsteemi vastavusseviimises ning leiti puudusi dokumentatsioonis. ABACi rakendamine oli samuti siseauditi üksuse auditite keskmes.

Rakendusametid

Siseauditi talitus tegi auditid kahes rakendusametis ning andis mõlemal juhul piisava kinnituse ametite tegevuseesmärkidele.

Mõned esiletõstetud küsimused käsitlesid vastavust komisjoni otsusele infosüsteemide turvalisuse kohta ja isikuandmete kaitse eeskirjadele, aasta lõpul tehtavate tehingute suhtes kohaldatavaid menetlusi, kontrollnimekirjade ja töökorralduse ühtlustamist ja lihtsustamist ning järelkontrolle käsitlevat üldist lähenemisviisi.

Äsja loodud rakendusametid (Euroopa Teadusnõukogu Rakendusamet ja Teadusuuringute Rakendusamet) võivad kasu saada olemasolevate ametite kogemustest selles, kuidas tegevuse algetapis kõige paremini rakendada kõiki vajalikke meetmeid.

FAFA (ÜROga sõlmitud finants- ja haldusraamistiku leping)

Pärast möödunud aasta auditit, mille käigus kontrolliti vastavust FAFA-le ja valmidust saada kinnitus ELi rahaliste vahendite kasutamisele, kutsus auditi järelevalvekomitee siseauditi talitust hindama jääkohtude olulisust eelkõige seoses kaudsete kuludega ning seoses EÜ/ÜRO rahastamise üldiste kontrollidega FAFA ja ÜRO finantskontrolli raames. Lisaauditi käigus saadi kinnitust selle kohta, et FAFA struktuur on asjakohane, aga kontrollimehhanisme on endiselt tarvis tõhusalt rakendada. Asjaomased peadirektoraadid kiitsid kõik soovitused heaks ja on juba teinud mitu algatust FAFA kontrollimehhanismide sagedasemaks kasutamiseks otseste ja kaudsete kulude kontrollimisel.

Finantsjuhtimine ja toetuste haldamine

Auditid tehti Aasia delegatsioonide rahastamisprogrammide ja keskkonnaprogrammide valdkonnas.

Aasia delegatsioonide peamiste rahastamisprogrammide haldamise auditi käigus tuvastati mitmeid puudujääke, mille parandamiseks tehtud soovitused kavatseb juhtkond rakendada 2008. aasta lõpuks: delegatsioonide ja asjaomaste peadirektoraatide vastutuse jagunemist tuleb selgemalt kirjeldada; delegatsioonide ühtse ja tõhusa tegevuse tagamiseks peab komisjoni peakorter neid rohkem toetama ja juhendama; tõhustada tuleb projektide ja nende haldamise järelevalvet ning koolitusstrateegiat.

Keskkonnaprojektide elluviimiseks antavate toetuste haldamise hindamisel jõuti järeldusele, et vaja oleks parandada abisaajate tegelike kulude kontrollimise tulemuste jäädvustamist, täiustada järelkontrolli strateegiat, et hõlmata kontrollidega ka väiksemaid abisaajaid, tagada tehniliste aruannete heakskiitmise õigeaegsus ning avaldada konkreetsed järelkontrolli suunised väljaspool asuvatele audiitorühingutele, kes teevad auditeid allhanke korras.

Olulise osa toetuste haldamise või finantsjuhtumise audititest tegid ka siseauditi üksused.

Järelmeetmed

Auditi käigus esitatud soovituste õigeaegne rakendamine on siseauditi tulemuslikkuse ja sisekontrolli pideva täiustamise seisukohast äärmiselt oluline. Enne 2006. aastat esitatud rakendamata soovituste koguarvu kahandamisel on tehtud mõningaid edusamme. Siseauditi talituse hinnangul on rakendatud üle 80 % soovitustest. Siiski võib täheldada märkimisväärset viivitust selliste äärmisel oluliste soovituste rakendamisel, mis osutavad puudustele peadirektoraatide rakendus- ja tegevuskavades ja on eelkõige seotud varasemate soovitustega. Üle 25 % äärmiselt oluliste soovituste rakendamisega on viivitatud üle kuue kuu (tuleb siiski märkida, et aasta varem oli kõnealune näitaja 50 % ning seega on vahepeal toimunud märkimisväärne positiivne areng). Olukorra parandamiseks tegi siseauditi talitus ettepaneku tuletada nendele peadirektoraatidele ja talitustele, kes ei ole äärmiselt olulisi soovitusi õigeaegselt rakendanud, meelde soovituste rakendamise olulisust ning vajaduse korral nõuda neilt viivituste põhjendamist iga-aastases tegevusaruandes. Auditi järelevalvekomitee pöörab soovituste järelmeetmete võtmisele suurt tähelepanu ja komitee esimees on soovituste rakendamise edendamiseks otsustanud saata asjaomastele volinikele kirjad, milles juhitakse nende tähelepanu sellistele äärmiselt olulistele soovitustele, mille rakendamisega on viivitatud üle kuue kuu.

JÄRELDUSED

2007. aastal valminud komisjoni auditite ja ülevaadete ning nendega seotud muu tegevuse põhjal teeb komisjoni siseaudiitor järgmised järeldused (komisjoni seisukoht on esitatud koondaruandes peadirektorite iga-aastaste tegevusaruannete kohta).

Siseauditi talituse I järeldus: hoolimata üldisest edust vajalikud täiendavad jõupingutused

Siseauditi talitus märkis oma auditite tulemusena vajadust teha täiendavaid jõupingutusi komisjoni sisekontrollisüsteemide parandamiseks. Siseauditi talituse äärmiselt oluliste soovituste arv vähenes kaheteistkümnelt (2006. aastal) kuuele (2007. aastal) ning eitavate järeldusotsuste arv üheksalt (2006. aastal) kuuele (2007. aastal). Sellegipoolest on tarvis teha täiendavaid jõupingutusi, eelkõige toetuste haldamise, järelkontrollide ja hangete valdkonnas ning andmekaitseeeskirjade rakendamisel.

Siseauditi talituse II järeldus: andmeturve

Komisjoni töö tulemuslikkuse ja tema hea maine seisukohast on äärmiselt oluline tagada, et komisjoni käsutuses (nii peakorteris kui ka delegatsioonides) olev tundlik teave oleks kaitstud lubamatu avaldamise ja kõrvaliste isikute juurdepääsu eest. Kõik peadirektoraadid ja talitused peaksid pöörama andmeturbele suurt tähelepanu, kooskõlastama kõik oma turvameetmed asjaomase turvatalitusega ja küsima viimaselt meetmete kohta kinnitust.

Siseauditi talituse III järeldus: peadirektoraatide oluline vastutus pettuste ennetamise eest

Komisjon võttis hiljuti vastu uue lähenemisviisi pettusekindluse tagamisele. Pettuste uurimisel on peamine roll OLAFil, kes aitab oma kogemustele toetudes välja töötada pettustevastase võitluse meetodeid. Komisjonis vastutavad oma vastutusala piires pettuste ennetamise eest (OLAFi toetusel) esmajoones volitatud eelarvevahendite käsutaja staatuses olevad peadirektorid. Peadirektorid vastutavad ka OLAFi juurdluste järelmeetmete (tagasinõudmised jne) võtmise eest.

Siseauditi talituse IV järeldus: iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsessi pidev täiustamine

Nii iga-aastase tegevusaruande kinnitamise protsessi kui ka koondaruande eesmärk on edendada volinike poliitilist vastutust komisjoni tegevuse juhtimisel. Kinnituse andmise aluseid täiustatakse kontrollistrateegiate täpsema kirjeldamisega, tuginedes põhikontrollide näitajatele ja kinnituse andmise paremale ühildamisele Euroopa Kontrollikoja töö tulemustega.

Siseauditi talituse V järeldus: teatav edu järelmeetmete valdkonnas, puudujäägid mõnes teises valdkonnas

Auditi käigus esitatud soovituste rakendamisel on viimasel ajal tehtud edusamme, aga mõnes valdkonnas võtab nende rakendamine ikka veel liiga kaua aega. Lisaks sellele tuleb endiselt tähelepanu pöörata mõnedele varasemates aastaaruannetes tõstatatud küsimustele, näiteks inimressursside strateegiale, mis oleks täielikus kooskõlas strateegilise planeerimise protsessiga, ning IT-alase juhtimise valdkonna ühisteenuste arendamisele ja valdkonna täiustamisele.

[1] Nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1995/2006, 13. detsember 2006, millega muudetakse määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust (ELT L 390, 30.12.2006, lk 1).

[2] Vt KOM(2007) 806, 17. detsember 2007.

[3] Üks aruanne igalt peadirektoraadilt. Ehkki suurem osa audititest tehti 2007. aastal ja kõnealused aruanded valmisid lõplikult alles 2008. aasta jaanuaris, peab siseauditi talitus aruannete tulemusi piisavalt oluliseks, et kajastada neid oma 2007. aasta aruandes.

[4] KOM(2007) 502, 5. september 2007.