Kuna vahetatav teave on väga tundlik, on oluline, et töövahendite kogumil põhinevat lähenemisviisi rakendataks õigusemõistmise digiteerimisel, sealhulgas käesoleva ettepaneku kaudu, nii, et oleksid tagatud ranged küberturvalisuse standardid. See on kooskõlas ELi küberturvalisuse strateegias visandatud lähenemisviisiga ning komisjoni ettepanekuga võtta vastu direktiiv, mis käsitleb meetmeid, millega tagada küberturvalisuse ühtlaselt kõrge tase kogu liidus, mille eesmärk on veelgi suurendada avaliku ja erasektori üksuste, pädevate asutuste ja liidu kui terviku suutlikkust küberturvalisuse ja elutähtsa taristu kaitse valdkonnas. Kuna liikmesriikide kohtud ei kuulu küberturvalisuse 2. direktiivi ettepaneku kohaldamisalasse, on tähtis, et liikmesriigid kehtestaksid riiklikud meetmed, mis tagavad samal tasemel küberturvalisuse.

Kuna raamotsuseid 2003/577/JSK ja 2006/783/JSK kohaldatakse jätkuvalt nii nende liikmesriikide vahel, kelle suhtes määrus (EL) 2018/1805 ei ole siduv, kui ka selle määrusega mitteseotud liikmesriigi (eelkõige Iirimaa) ja liikmesriigi vahel, kelle suhtes määrus on siduv, on käesolevas ettepanekus kavandatud ka nende raamotsuste muudatused, juhuks kui Iirimaa otsustab rakendada digiteerimismäärust *.

Seda arvesse võttes on komisjon teinud ettepaneku võtta vastu digiteerimist käsitlevad ühtlustatud eeskirjad, mille eesmärk on parandada õiguskaitse kättesaadavust ning kohtuasutuste ja muude pädevate asutuste vahelise piiriülese koostööga seotud teabevoogude tõhusust ja vastupidavust [viide digiteerimismäärusele]. Kavandatud määrusega nähakse ette, et tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjades tehtavas õigusalases koostöös osalevate pädevate asutuste vahelises kirjalikus suhtluses tuleks kasutada digitaalset sidekanalit, välja arvatud põhjendatud erandjuhtudel. Kandmaks hoolt selle eest, et suhtlemine toimub kõigi tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjade valdkonnas kohaldatavate liidu õigusaktide alusel ühetaoliselt, tuleb teatavad sätted, millega suhtlemist juba reguleeritakse, viia vastavusse eesmärgiga tagada vaikimisi digitaalne teabevahetus. Muudatuste eesmärk on tagada õiguskindlus olukorras, kus suhtlus on reguleeritud kehtivate sätetega teisiti kui kavandatud määrusega. Kuna mõned asjaomastest õigusaktidest on raamotsused ja direktiivid, on asjakohane muuta neid direktiiviga, milles sätestatakse ka ülevõtmise aspektid.

COVID-19 pandeemia on näidanud, et vääramatu jõud võib tõsiselt mõjutada liikmesriikide õigussüsteemide tavapärast toimimist. Kriisi ajal ei saanud liikmesriikide kohtud viiruse leviku tõttu paljudel juhtudel jätkata oma tavapärase tegevusega. Liikmesriigid olid sunnitud võtma mitmeid meetmeid alates kohtute täielikust sulgemisest kuni vaid teatavate esmatähtsate asjade menetlemiseni. Samal ajal sai tegevus, mida oli võimalik ellu viia digitaalselt (nt e-posti või videokonverentsi teel), jätkuda ilma katkestuseta. Paljud kasutusele võetud tehnilised lahendused töötati siiski välja ajutiste lahendustena, mistõttu nad ei pruukinud vastata täielikult julgeoleku ja põhiõigustega seotud standarditele. COVID-19 pandeemia on samamoodi mõjutanud piiriülest õigusalast koostööd ELis, tuues esile vajaduse tagada suhtlemise järjepidevus.

Liidu tasandil on olemas terviklik kogum õigusakte, mille eesmärk on edendada õigusalast koostööd piiriülestes tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjades. Paljud neist reguleerivad ametiasutustevahelist suhtlust, sealhulgas teatavatel juhtudel suhtlemist justiits- ja siseküsimustega tegelevate ELi asutuste ja organitega. Enamikus neist õigusaktidest ei ole aga ette nähtud sellise suhtluse toimumist digivahendite kaudu. Ja isegi kui on, esineb muid vajakajäämisi, nagu turvaliste ja usaldusväärsete digitaalsete sidekanalite puudumine või e-dokumentide, -allkirjade ja -templite mittetunnustamine. Sellega on jäetud õigusalase koostöö tegijad ilma võimalusest kasutada kõige tõhusamaid, turvalisemaid ja usaldusväärsemaid sidekanaleid, mis on olemas.

Tõhus piiriülene õigusalane koostöö eeldab kohtute ja pädevate asutuste vahelist turvalist, usaldusväärset ja aegasäästvat suhtlemist. Lisaks peaks see koostöö toimuma viisil, mis ei tekita ebaproportsionaalset halduskoormust ja on vastupidav vääramatu jõu esinemise korral.

Kuna käesolev ettepanek sisaldab vastavusse viimise sätteid, mille eesmärk on tagada sidusus eeskirjadega, mis on sätestatud ettepanekus võtta vastu määrus õigusalase koostöö ja õigusemõistmisele juurdepääsu digiteerimise kohta tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjades, siis on käesoleva ettepaneku mõju hinnatud mõjuhinnangus, mis on esitatud määruse ettepanekule lisatud komisjoni talituste töödokumendis.

Konsultatsioonide tulemustest on näha, et ettepaneku eesmärke toetatakse. Sidusrühmad eelistasid digitaalse sidekanali kohustuslikku kasutamist selle vabatahtlikule kasutamisele õigusalases koostöös. Nad toetasid ka piiriüleste menetluste osaliste võimalust osaleda suulistel ärakuulamistel videokonverentsi vahendusel või kasutades mõnda muud kaugsidetehnoloogiat.

Komisjon on tegelenud e-õiguskeskkonna poliitika väljatöötamisega üle kümne aasta, tehes tihedat koostööd mitmesuguste sidusrühmadega. Nende sidusrühmadega on konsulteeritud ettepaneku eesmärkide ja kindlakstehtud poliitikavariantide osas. Kooskõlas käesoleva ettepaneku puhul rakendatud konsulteerimisstrateegiaga konsulteeriti paljude erinevate sidusrühmadega. Konsultatsioone peeti nõukogu e-õiguskeskkonna töörühmas (EJUSTICE), nõukogu tsiviilõiguse töörühmas (JUSTCIV), nõukogu kriminaalasjades tehtava õigusalase koostöö töörühmas (COPEN), tsiviil- ja kaubandusasju käsitlevas Euroopa õigusalase koostöö võrgustikus ning kriminaalasju käsitlevas Euroopa õigusalase koostöö võrgustikus.

Kuna ettepanekuga muudetavad õigusaktid on raamotsused ja direktiivid, on asjakohane muuta neid direktiiviga, milles sätestatakse ka ülevõtmise aspektid.

Kavandatud meetmetega ei koormata liikmesriike rohkem kui on vajalik selleks, et saavutada eesmärk tagada digitaalne teabevahetus õigusalase koostöö tegemisel tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjades. Teabevahetust reguleerivaid sätteid tuleb muuta, et lisada neisse digitaalne sidekanal. Kuna need sätted on kehtestatud liidu õigusaktidega, on ainus asjakohane vahend nende muutmiseks uus liidu õigusakt.

Kasu toob ka ELi õigusalase koostöö digiteerimise edendamine ja kõigi liikmesriikide kaasamine, kuna sellega paraneks praegune olukord, kus meetmeid on võtnud vaid teatavad liikmesriikide rühmad, mille tulemuseks on piiratud ja killustatud reageerimine kindlakstehtud probleemidele.

Selleks et koordineerida liikmesriikide jõupingutusi ja luua kehtivate ELi eeskirjade jaoks sidus raamistik, on vaja ELi meetmeid. Need suurendaksid piiriülese mõjuga kohtumenetluste tõhusust, vastupidavust, turvalisust ja kiirust ning lihtsustaksid ja kiirendaksid liikmesriikide ametiasutuste vahelist suhtlust. Sellega paraneks piiriülese mõjuga õigusemõistmine.

Teatavad ELi eeskirjad, millega reguleeritakse teabevahetust, on juba olemas, kusjuures mõnega neist on isegi ette nähtud nüüdisaegse tehnoloogia kasutamine. Paraku ei taga kehtivad eeskirjad piisavat ja terviklikku taristut üksikisikute, juriidiliste isikute ja pädevate asutuste elektrooniliseks teabevahetuseks teise liikmesriigi ametiasutustega.

ELi toimimise lepingu artikli 4 lõike 2 punkti j alusel jagavad liit ja liikmesriigid pädevust vabadusel, turvalisusel ja õigusel rajanevat ala käsitlevate meetmete vastuvõtmisel. Seepärast võivad liikmesriigid tegutseda üksi, et reguleerida digitaalsete sidekanalite kasutamist õigusalase koostöö ja õigusemõistmisele juurdepääsu tagamise valdkonnas, niivõrd, kuivõrd liit ei ole oma pädevust teostanud. Samas oleks ilma ELi meetmeteta edasiminek eeldatavasti väga aeglane ning isegi kui liikmesriigid võtavad meetmeid, on väga keeruline tagada ilma ELi tasandil koordineerimise ja sekkumiseta sidekanalite koostalitlust. Peale selle on kavandatud digiteerimismeetmed rangelt seotud piiriülese õigusalase koostöö valdkonnas kehtivate liidu õigusaktidega ja liikmesriigid ei oleks võimelised neid meetmeid üksi ellu viima. Seega ei suuda liikmesriigid üksi tegutsedes käesoleva ettepaneku eesmärke täielikult saavutada. Need on võimalik saavutada üksnes ELi tasandil.

Õiguskontrollikomitee arutas esialgset mõjuhinnangut 22. septembril 2021 ja esitas 27. septembril 2021 positiivse arvamuse. Õiguskontrollikomitee andis järgmised soovitused. 1) Probleemianalüüsi tuleks täiustada, et tuua välja peamised probleemid, mida püütakse ettepanekuga lahendada. Analüüsi peaksid toetama tõendid, mis kinnitavad vabatahtlikku osalemist digiteerimises, e-dokumentide, -allkirjade või -templite mittetunnustamist ning koostalitlusvõimet. 2) Aruandes tuleks selgitada, kuidas ettepanek tagab sidususe muude digiteerimise parandamiseks kavandatud ELi tasandi õigusaktidega, mida saab kasutada piiriüleses õigusalases koostöös. Samuti tuleks aruandes selgitada, miks liikmesriigid ei kasuta täiel määral olemasolevaid digiteerimisvõimalusi. 3) Mõjuanalüüsi tuleks täiustada, kirjeldades selgelt mõju, eelkõige investeerimiskulusid ja mõjutatud sidusrühmi. Selles tuleks tunnistada tehtud eelduste ebakindlust ja selle tagajärgi hinnatud mõjule. 4) Aruandes tuleks hinnata piiriüleste kohtuasjade hulga võimaliku suurenemise mõju. Selles tuleks arutada, kas õiguskaitse parem kättesaadavus ja tõhusam piiriülene õigusalane koostöö toob kaasa riski, et kohtuasjade menetlemisel tekib kohtunike töökoormuse suurenemise ja menetlustele kuluva aja tõttu viivitusi. 5) Aruandes tuleks selgitada asjaomaseid andmekaitseküsimusi ning tunnistada, et paberkandjalt digitaalsele vormingule üleminekuga kaasnevad muud riskid. Aruandes tuleks käsitleda võimalikke tundlikke küsimusi, mis on seotud asjaoluga, et suurema hulga andmete digitaalsel kujul kättesaadavus küll hõlbustab andmete edastamist, kuid tekitab ka andmete kaitse ja turvalisusega seotud probleeme. Arvesse tuleks võtta muret, mida sidusrühmad väljendasid seoses andmekaitsega. Õiguskontrollikomitee saatis ka lisasoovitused koos kvaliteedi kontroll-loendiga. Õiguskontrollikomitee soovituste täitmiseks on tehtud mõjuhinnangusse järgmised muudatused. 1) Probleemimääratlus on ümber sõnastatud, nii et see kajastab tegelikke probleeme, mida analüüsitakse punktis 2. 2) Selgitatud on sidusust teiste algatustega, nagu e-CODEX ja eIDAS, ning seoseid Euroopa e-õiguskeskkonna portaaliga. 3) Punkt 6 lähtestsenaariumi ja poliitikavariantide mõju kohta on ümber korraldatud ning kirjeldatud on iga variandi peamist mõju (st majanduslik ja sotsiaalne mõju ning mõju põhiõigustele). Selles punktis vaadeldakse ka seda, kuidas mõjutab ettepanek peamisi sidusrühmi. 4) Punktis 6, kus käsitletakse mõju, on selgitatud, kas on olemas piiriüleste kohtuasjade hulga suurenemise risk, ning vaadeldakse kohtunike suutlikkust sellise arenguga toime tulla. 5) Punkti 6 on lisatud selgitused andmekaitse kohta. Peale selle on täiendatud mõjuhinnangut andmetega, mis saadi toetavast uuringust ja aruande 7. lisast. Aruandesse on lisatud majandusanalüüs ja liikmesriikidel tekkivad kulud. Vastavates aruande punktides on välja toodud konsulteeritud sidusrühmade seisukohad. Arvesse on võetud tehnilisi soovitusi, nagu avaliku konsultatsiooni tulemuste liitmine 2. lisaga, lisade lehekülgede nummerdamine ja subsidiaarsuse tabelit sisaldava lisa väljajätmine.

Mõjuhinnangus tehti kindlaks üks mitteseadusandlik ja üks seadusandlik poliitikavariant, millel on kolm allvarianti. Oli ka muid variante, mis jäeti varakult kõrvale. Loobuti reklaamikampaaniast, mis käsitles digivahendite ja e-CODEXi süsteemi kasutamist suhtlemiseks piiriülestes kohtumenetlustes, kuna leiti, et selline kampaania ei ole arvestatav alternatiiv regulatiivmeetmetele ning et selle võib lähtestsenaariumi osana nagunii korraldada. Poliitikavarianti, mis seisnes teabe ja andemete elektroonilises vahetamises ELi kesksüsteemi kaudu, ei peetud asjakohaseks, kuna seda oli keeruline õigustada proportsionaalsuse ja subsidiaarsuse vaatenurgast. Lisaks hoitaks kogu teavet ja andmeid ning kõiki dokumente komisjoni või süsteemi haldava üksuse (nt eu-LISA) taristus, samal ajal kui kumbki ei osale piiriüleses teabevahetuses. Kesksüsteem oleks ka nõrk lüli, kuna kõiki andmeid hoitaks ühes kohas, vastupidiselt detsentraliseeritud süsteemile, kus iga liikmesriik säilitab andmeid eraldi.

Lähtestsenaariumis, mille taustal kaht peamist poliitikavarianti hinnati, ei olnud kavandatud ühtki meedet, millega edendada piiriülese õigusalase koostöö digiteerimist ja digivahendite kasutamist eesmärgiga parandada juurdepääsu õigusemõistmisele. Seega jääks elektrooniliste sidekanalite kasutamine ametiasutuste vahel vabatahtlikuks. E-allkirjade/-templite kasutamine ja andmekaitsealane vastutus oleks jätkuvalt killustatud. Seetõttu kaaluti ettepaneku kavandatud eesmärke silmas pidades kaht poliitikavarianti: komisjoni soovituse vastuvõtmine (mitteseadusandlik poliitikavariant) ja õigusakti (määruse) vastuvõtmine (seadusandlik poliitikavariant). Seadusandlik poliitikavariant eeldab paketti, kuhu kuuluvad määrus, mis sisaldab horisontaalseid sätteid ja kehtivatesse määrustesse kooskõla tagamiseks tehtavaid muudatusi, ning direktiiv, mis sisaldab kehtivatesse direktiividesse ja raamotsustesse tehtavaid muudatusi.

Mitteseadusandlik poliitikavariant hõlmab meetmeid, millega innustatakse liikmesriike kasutama piiriülese digitaalside jaoks ja õiguskaitse kättesaadavuse tagamiseks e-CODEXi süsteemi. Komisjoni soovitus võiks julgustada liikmesriike järgima elektrooniliste sidevahendite, sealhulgas videokonverentside ning e-dokumentide, -templite ja -allkirjade kasutamisel ühtlustatud lähenemisviisi. Selle lähenemisviisi vabatahtlikkust arvesse võttes on liikmesriikidel vabadus töötada välja oma enda digivahendid. Selline meede võiks olla tehniliselt ja praktiliselt teostatav. Kulutasuvus sõltuks konkreetses liikmesriigis digiteerimise suhtes rakendatavast lähenemisest ning asjaomase riigi vajadustest ja vahenditest. Kui vaadelda, mil määral täidab see poliitikavariant ettepaneku eesmärke, siis soovitus ei tagaks digitaalsete sidevahendite tegelikku rakendamist, digitaalse kanali koostalitlusvõimet, e-dokumentide aktsepteerimist ega usaldusteenuste kasutamist ja tunnustamist käsitlevaid ühiseid standardeid.

Seadusandliku poliitikavariandi rakendamisel võetakse vastu seadusandlikud meetmed (määrus ja direktiiv). Määrus sisaldaks eeskirju, millega luuakse turvaline elektrooniline kanal, mis põhineb e-CODEXil (mida peetakse mõjuhinnangus, mis on lisatud komisjoni ettepanekule võtta vastu määrus e-CODEXi kohta, kõige asjakohasemaks tehniliseks lahenduseks). Seda kanalit, mis kujutab endast detsentraliseeritud IT-süsteemi, kasutataks teabe, andmete ja dokumentide edastamiseks ja vahetamiseks kohtute ja pädevate asutuste vahel ning vajaduse korral justiits- ja siseküsimustega tegelevate ELi asutuste ja organitega. Kehtestatakse eeskirjad, mis toetavad üksikisikute ja juriidiliste isikute ning liikmesriikide kohtute ja pädevate asutuste vahelist suhtlust, sealhulgas eeskirjad videokonverentsi või muu kaugsidetehnoloogia kasutamise kohta. Kirjeldatakse isikuandmete vastutavate töötlejate ja volitatud töötlejate ülesandeid. See poliitikavariant põhineb eeldusel, et komisjoni välja töötatud IT-süsteeme, mida kasutatakse Euroopa uurimismääruste vahetamiseks ja dokumentide kättetoimetamiseks / tõendite kogumiseks, laiendatakse kogu piiriülesele õigusalasele teabevahetusele, mis on reguleeritud õigusalast koostööd käsitlevate ELi õigusaktidega. Liikmesriigid saavad ühendada oma riiklikud IT-süsteemid detsentraliseeritud võrguga või kasutada komisjoni välja töötatud tasuta tarkvaralahendust. See võimaldab kohtutel ja/või pädevatel asutustel, kes osalevad tsiviil-, kaubandus- ja kriminaalasjades tehtavat piiriülest õigusalast koostööd käsitlevate ELi õigusaktide alusel menetlustes, omavahel otse suhelda. Seadusandliku poliitikavariandi all kaaluti kolme allvarianti: a) digitaalse kanali kohustuslik vs. vabatahtlik kasutamine, b) füüsiliste ja juriidiliste isikutega seotud elektrooniliselt edastatud teabe kohustuslik vs. vabatahtlik aktsepteerimine ning c) regulatiivse vs. mitteregulatiivse lähenemisviisi rakendamine usaldusteenuste kasutamise ja tunnustamise suhtes. Direktiiviga muudetakse kehtivaid raamotsuseid ja direktiive, et viia need vastavusse määruse eeskirjadega.

Pärast poliitikavariantide ja allvariantide võrdlemist ja hindamist ettepaneku eesmärkide valguses valiti eelistatud poliitikavariandina välja seadusandlik poliitikavariant. Selle poliitikavariandi rakendamisel muutuks digitaalse side kasutamine suhtluses kohtute ja pädevate asutuste vahel (ning nende suhtluses justiits- ja siseküsimustega tegelevate ELi asutuste ja organitega) kohustuslikuks (v.a põhjendatud erandjuhtudel). Lisaks kohustatakse kohtuid ja pädevaid asutusi aktsepteerima füüsiliste ja juriidiliste isikute poolt elektrooniliselt edastatud teavet, sätestatakse õiguslik alus videokonverentsi või muu kaugsidetehnoloogia kasutamiseks piiriüleste kohtuasjade puhul toimuvate suuliste ärakuulamiste jaoks ning nähakse ette usaldusteenuste kasutamine ja tunnustamine.