Aruanne Euroopa Keskpanga 2006. eelarveaasta juhtimise tõhususe auditi kohta koos Euroopa Keskpanga vastustega

2009/C 210/01

SISUKORD

Sissejuhatus

Auditi ulatus ja lähenemisviis

Tähelepanekud

Kas EKP eelarveprognoosid olid realistlikud?

Kas EKP koostas asjakohased eelarvehalduse eeskirjad ja menetlused?

Eelarve eeskirjad ja menetlused

Eelarve ja planeerimise IT-süsteemid

Kas eelarvehalduse eeskirju ja menetlusi rakendati nõuetekohaselt?

Eelarve eeskirjad

Eelarve kavandamine

Ümberpaigutamised eelarves

Eelarvega seotud aruandlus

Järeldused ja soovitused

Kas EKP eelarveprognoosid olid realistlikud?

Kas EKP koostas asjakohased eelarvehalduse eeskirjad ja menetlused?

Kas eelarvehalduse eeskirju ja menetlusi rakendati nõuetekohaselt?

SISSEJUHATUS

Euroopa Keskpank (EKP) ja kõikide ELi liikmesriikide riiklikud keskpangad moodustavad Euroopa keskpankade süsteemi (ESCB). Euroopa keskpankade süsteemi põhieesmärk on säilitada hindade stabiilsus (1) . EKP täidab oma põhikirjas (2) sätestatud ülesandeid ning vastutab oma tegevuse ja rahaliste vahendite haldamise eest. Kontrollikoja audit EKP juhtimise tõhususe kohta põhineb Euroopa Ühenduse asutamislepingule lisatud Euroopa keskpankade süsteemi ja EKP põhikirja kohta koostatud protokolli artikli 27 lõikel 2 (3) . 2006. eelarveaasta auditi käigus uuriti EKP eelarve haldamist. Perioodi 2006–2008 asjakohased arengud on arvesse võetud. Kontrollikoda viib samuti läbi auditid EKP juhtimise tõhususega seotud muude asjakohaste aspektide kohta, mille tulemused võidakse samuti avaldada 2009. aastal.

EKP eelarvelised kulud 2006. ja 2007. eelarveaastal olid vastavalt 326 ja 355 miljonit eurot (vt tabel 1). EKP eelarvepädev institutsioon on Euroopa Keskpanga nõukogu. Nõukogu võtab vastu juhatuse eelarveprojektil põhineva EKP iga-aastase eelarve (4) . Juhatusel on üldine vastutus panga kõikide ressursside haldamise eest. Tegevustasandil on eelarveüksuste juhtidel (5) delegeeritud vastutus hallata oma eelarveüksusi kooskõlas panga eeskirjade ja menetlustega. Personali, eelarve ja korralduse peadirektoraadi alla kuuluval eelarve ja projektide osakonnal on keskne roll järelevalves ning ta pakub eelarveüksustele nõustamist ja tuge, et neil oleks võimalik oma ressursse tõhusalt ja mõjusalt kavandada ning hallata. Joonisel 1 on esitatud ülevaade eelarveprotsessi peamistest osalistest.

AUDITI ULATUS JA LÄHENEMISVIIS

TÄHELEPANEKUD

Kas EKP eelarveprognoosid olid realistlikud?

Eelarve täitmismäär näitab eelarveküsimustega seotud protsessi asjakohasust. Kontrollikoda uuris eelarve täitmismäära 2006. ja 2007. aastal (7) ning analüüsis märkimisväärsete ülekulude põhjuseid, et teha kindlaks, kas eelarveprognoosid olid realistlikud. Nii 2006. kui 2007. eelarveaasta puhul oli üldine eelarve täitmismäär 92 % korrigeeritud eelarvest (vt tabel 1). Ärivaldkondade korduvate kulude, eelarve „Panga juhtimise” osa puhul olid eelarveprognoosid küllaltki realistlikud. Eelarve kulutuste määr osade „Projektid” ja „panga muutmine/arendamine” puhul oli aga ainult vastavalt 65 % ja 82 %. Selle alakulutamise peamisteks põhjuseks olid viivitused projekti elluviimisel. 2006. aastal lõpetatud 14 suurprojektist 43 % ja 2007. aastal lõpetatud 15 suurprojektist 40 % puhul esines märkimisväärseid viivitusi. Nagu kontrollikoda märkis oma 2000. eelarveaasta (8) ja 2003. eelarveaasta (9) aruannetes, on pidev ja suhteliselt sage viivitustega projektide esinemine põhjustatud algsetest projektikavadest, mis osutuvad ebarealistlikeks.

Kas EKP koostas asjakohased eelarvehalduse eeskirjad ja menetlused?

Eelarve eeskirjad ja menetlused

Samaaegselt avaldas personali, eelarve ja organisatsiooni peadirektoraat dokumendi „EKP eelarvetsükkel: planeerimise, järelevalve ja prognoosimise põhimõtted ning menetlused” (12) . Erinevate haldusringkirjade ja teatiste konsolideerimine kaheks põhidokumendis oli positiivseks arenguks, mille tulemusel sisaldasid EKP eelarvehalduse eeskirjad ja menetlused selget ülesannete jaotust EKP eelarvelisi otsuseid tegevate organite, eelarve ja projektide osakonna ning eelarveüksuste juhtide vahel. Neis kehtestatakse selgelt EKP eelarve menetlused ja igas eelarve etapis täidetavad ülesanded. Hoolimata eelpool mainitud edusammudest põhjustab see, et eeskirjad ja menetlused ei ole ikka veel koos ühe põhjaliku dokumendina saadaval, jätkuvalt vastuolude riski (13) .

Eelarve ja planeerimise IT-süsteemid

Kas eelarvehalduse eeskirju ja menetlusi rakendati nõuetekohaselt?

Eelarve eeskirjad

Eelarve kavandamine

Ümberpaigutamised eelarves

Eelarveüksuste juhid peaksid iga kuu tagama, et igale tegevusele eraldatud eelarvet ei ületataks. Kui vajatakse täiendavaid rahalisi vahendeid, võib teha ümberpaigutamisi eelarves. Nimetatud ümberpaigutamiste eesmärk on kas:

Eelarvega seotud aruandlus

Eelarve ja projektide osakond edastas eelarveüksustele aruanded oma tegevuse kohta igakuise tabeli vormis. Ärivaldkondade tasandil võetakse selles kokku eelmise kuu põhiline eelarve ja personaliga seotud teave. Selles igakuises aruandes sisalduva teabe kvaliteet tunnistati üldiselt rahuldavaks. Kontrollikoda märgib siiski, et teave saadeti eelarveüksustesse sellise viivitusega, et juhatusel ei olnud võimalik ajakohastatud teavet õigeaegselt kasutada.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

Kas EKP eelarveprognoosid olid realistlikud?

Kas EKP koostas asjakohased eelarvehalduse eeskirjad ja menetlused?

Kas eelarvehalduse eeskirju ja menetlusi rakendati nõuetekohaselt?

(1) Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikkel 105.1.

(2) ESCB ja EKP põhikirjad moodustavad asutamislepingule lisatud protokolli.

(3) Artikli 27 lõikes 2 sätestatakse: „Käesoleva lepingu artikli 248 sätteid kohaldatakse ainult EKP juhtimise efektiivsuse kontrollimiseks”. Need Euroopa Keskpanka puudutavad institutsioonilised sätted sisalduvad EÜ asutamislepingu artiklites 112–115.

(4) Euroopa Keskpanga 19. veebruari 2004. aasta otsuse (EKP/2004/2), millega võetakse vastu Euroopa Keskpanga kodukord, artikli 15 lõige 1 (ELT L 80, 18.3.2004, lk 33).

(5) Eelarveüksuste juhid on: ärivaldkondade juhid, osakonna juhatajad ja/või projektijuhid.

(6) Viis ärivaldkonda ja 10 eelarveüksust valiti nende finantsalase tähtsuse põhjal.

(7) Alates 2007. eelarveaastast konsolideeris EKP oma kolm sammast („Äriüksused”, „Projektid” and „Eritegevused”) kaheks („Panga tegevus” ja „Panga muutmine/arendamine”). 2006. aasta eelarve „Äriüksuste” osa moodustab osa „Panga tegevusest” ja „Projektide” osa moodustab osa „Panga muutmisest/arendamisest”. 2006. aasta eelarve „Eritegevuste” osa jagati kaheks uueks sambaks vastavalt asjaomaste tegevuste iseloomule.

(8) EÜT C 341, 4.12.2001, lk 3.

(9) ELT C 286, 23.11.2004, lk 13.

(10) ELT C 45, 20.2.2004, lk 27.

(11) Äritegevuse käsiraamat sisaldab eeskirju ja menetlusi seoses järgmiste teemadega: dokumendihaldus, kinnitamise tasandid, eelarveküsimused, hanked, ärireisid, infoturve jne.

(12) Dokumendis „EKP eelarvetsükkel: planeerimise, järelevalve ja prognoosimise põhimõtted ning menetlused” kirjeldatakse üksikasjalikult kõiki eelarve põhimõtteid ja menetlusi ning peamiste osalejate rolli ja ülesandeid.

(13) Näiteks märgiti äritegevuse käsiraamatus, et üle 211 000 euro suurused ümberpaigutamised eelarves tuleb juhatuse poolt kinnitada, kuigi dokumendis „EKP eelarvetsükkel” on kehtestatud 200 000 euro suurune piirmäär.

(14) Näiteks ei olnud süsteemis enam võimalik jälgida kulukohustusi. See suurendas kahekordsete maksete riski.

(15) Näiteks, töötlemise korrektsuse tagamiseks tuli käsitsi sisestada IT-kontrollid, mis pidid tegelikult olema automaatsed, ning eelarveüksuste juhtide edastatud andmete täpsus tagati selliste eelarve täitmist käsitlevate aruannete põhjal, mida ei olnud võimalik koguda süsteemi funktsioonide abil.

(16) Punktis 5 nimetatud kümnest eelarvekeskusest.

(17) Kolm põhilist eelarvearuannet on: eelarve esitamise aruanne, aasta keskel esitatav prognoosiaruanne ja aasta lõpus esitatav eelarve järelevalve aruanne.

EUROOPA KESKPANGA VASTUS

Euroopa Keskpank (EKP) tervitab Euroopa Kontrollikoja aruannet 2006. eelarveaasta kohta ja hindab kontrollikoja tähelepanekuid ning parandusettepanekuid. Ühtlasi märgib EKP, et kontrollikoda peab EKP eelarvehalduse menetlusi ja eeskirju kokkuvõttes asjakohaseks ja nende rakendamist valdavalt rahuldavaks.

EKP võtab arvesse kontrollikoja tähelepanekuid ja parandusettepanekuid. Allpool on esitatud EKP märkused konkreetsete punktide ja nelja soovituse kohta.

Punkt 9: Pidades silmas kogu organisatsiooni hõlmava ettevõtte ressursside planeerimise süsteemi keerukust, soovib EKP kontrollikojale teada anda, et täitmata jäänud eelarvefunktsioonid täideti EKPd rahuldaval tasemel enne 2008. aasta lõppu.

Punkt 12: EKP soovib rõhutada, et läbiviidud üldised eelarvekärped olid piisavalt tõhusad, parandamaks veelgi kontrolli eelarve üle. Nimetatud üldised eelarvekärped kanti üle erireservi. Erireservist on vahendeid kasutatud juhul, kui see on olnud organisatsiooni eesmärke silmas pidades õigustatud. Kõnealuseid meetmeid toetasid EKP eelarve osapooled: eelarvekomitee, juhatus ja nõukogu.

1. soovitus: EKP aktsepteerib soovitust ja vaatab läbi projekti eelarve planeerimise protsessi 2009. aastal eesmärgiga leida võimalusi protsessi parandamiseks.

Ühtlasi soovib EKP rõhutada, et projekti eelarvete kohta kehtivad mitmesugused eeldused ja tavapärase halduseelarvega võrreldes on nendega seotud suur ebakindlus. Viivitused on sageli tingitud välisteguritest, mis mõjutavad projekti elluviimist.

2. soovitus: EKP aktsepteerib soovitust ja konsolideerib menetlused vastavalt sellele.

3. soovitus: EKP tunnustab kontrollikoja tähelepanekuid ja on juba võtnud meetmeid, et teha kindlaks ettevõtte ressursside planeerimise süsteemi rakendamisega seotud probleemid ja need õigeaegselt lahendada.

4. soovitus: Ettevõtte ressursside planeerimise süsteemi rakendamise käigus asendati ümberpaigutamisprotsess vastavalt vajadusele tehtavate prognoosidega kord kuus.

Kõik soovitused täidetakse 2009. aasta lõpuks.