[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 1.8.2008

KOM(2008) 500 lõplik

KOMISJONI TEATIS

Kokkuvõte nõukogule esitatavast eduaruandest nõukogu 14. novembri 2005. aasta soovituse 2005/835/EÜ (prioriteetsete meetmete kohta koostöö tõhustamiseks arhiivinduse valdkonnas Euroopas) rakendamise kohta (esitanud Euroopa arhiivirühm) {SEC(2008) 2364}

1. TAUST

Nõukogu tunnistas 6. mai 2003. aasta resolutsioonis liikmesriikide arhiivide kohta[1] väljakutseid, millega arhiivid seisavad silmitsi vahetult enne liidu laienemist kümne uue liikmesriigi võrra. Nõukogu kutsus üles ELi riigiarhiivide olukorra hindamisele, võttes eriti arvesse laienemist, ning palus komisjonil esitada aruande, milles hinnatakse tõhustatud koordineerimise ja koostöö võimalusi.

Vastusena nõukogu resolutsioonile esitas komisjon 2005. aasta veebruaris nõukogule liikmesriikidest pärit ekspertide rühma koostatud Aruande arhiivindusest laienenud Euroopa Liidus [2]. Aruanne hõlmab nii Euroopa Liidu arhiivinduse olukorra analüüsi kui ka mitut tegevuseettepanekut ja tulevikusuunist arhiivide tihedamaks koostööks Euroopa tasandil.

Aruanne arhiivindusest viis nõukogu 14. novembri 2005. aasta soovituseni 2005/835/EÜ prioriteetsete meetmete kohta koostöö tõhustamiseks arhiivinduse valdkonnas Euroopas[3]. Nõukogu soovituse punktis A kutsutakse üles liikmesriikide ja liidu institutsioonide nimetatud ekspertidest koosneva Euroopa arhiivirühma loomisele, et tagada koostöö ja koordineeritus üldistes küsimustes, mis on seotud arhiividega, eriti soovituse punktis B viidatud viie prioriteetse meetme rakendamiseks. Punktis C kutsutakse liikmesriike ja liidu institutsioone üles ühiselt edendama nimetatud prioriteetsete meetmete rakendamist. Märgitakse, et Euroopa Liit püüab olemasolevate programmide alusel toetada nende meetmete rakendamiseks ettenähtud projekte. Soovituse punktis D palub nõukogu, et hiljemalt kolme aasta möödumisel soovituse avaldamisest esitaks Euroopa arhiivirühm eduaruande prioriteetsete meetmete rakendamise kohta.

Euroopa arhiivirühm võttis nõukogu palutud eduaruande vastu oma 6. juuni 2008. aasta koosolekul. Euroopa arhiivirühma eduaruanne esitatakse nõukogule käesoleva teatise lisana.

Euroopa arhiivirühm oli seisukohal, et aruanne ei peaks sisaldama mitte üksnes saavutusi nõukogu soovituse rakendamisel, vaid määratlema ka mõned uued arhiivide ees seisvad ülesanded. Eduaruanne on vastavalt struktureeritud.

2. SAAVUTUSED

2.1. Tõhusam koostöö arhiivinduse valdkonnas Euroopas

Euroopa arhiivirühm loodi 2006. aasta alguses ja see koondab eksperte igast Euroopa Liidu 27 liikmesriigist[4] ning EÜ asutamislepingu artikli 7 lõikes 1 nimetatud viiest Euroopa institutsioonist. Alates 2006. aasta aprillis toimunud avakoosolekust on Euroopa arhiivirühm kohtunud kord poole aasta jooksul, et arutada nõukogu soovituse rakendamisel tehtud edusamme ning anda juhiseid ja üldsuuniseid viie prioriteetse meetme rakendamiseks tehtavaks tööks.

Euroopa arhiivirühm teeb koostööd teiste asjaomaste võrgustike ja valdkondadega. Euroopa arhiivirühm on mitme prioriteetse meetme rakendamisel teinud koostööd olemasolevate asutuste, näiteks DLMi foorumiga[5] ja Rahvusvahelise Arhiivinõukogu Euroopa haruga (EURBICA). Arhiivindussektor on ka Euroopa Digiraamatukogu Sihtasutuse aktiivne osaline ja esindatud digiraamatukogude kõrgetasemelises eksperdirühmas ning Euroopa Digiraamatukogu koostalitlusvõimega tegelevas töörühmas.

Seoses prioriteetse meetmega „Meetmete võtmine arhiividokumentide varguse vältimiseks” on Euroopa arhiivirühm teinud koostööd muuseumide ja raamatukogudega, et tegeleda kolme valdkonna jaoks ühise probleemiga. Varastatud esemete tagasisaamiseks peetakse põhiliseks valdkondadevahelist koostööd. Seetõttu organiseerib ELi eesistujariik Prantsusmaa 2008. aasta oktoobris Roubaix’s probleemi arutamiseks ühiskonverentsi.

Kooskõlas nõukogu soovituse punktiga C on komisjon püüdnud võimalusel toetada nõukogu soovituse rakendamiseks ettenähtud projekte. IDABC-programmi[6] raames taotleti ja saadi rahalised vahendid elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete (MoReq2)[7] ning Euroopa arhiivide õigusandmebaasi[8] ajakohastamiseks ja laiendamiseks. Oodatakse, et Euroopa arhiivirühma töörühma ettepanekut luua arhiivide Interneti-portaal[9] rahastatakse programmi eContent plus raames[10].

2.2. Nõukogu soovituse viis prioriteetset meedet

Edusamme on tehtud iga nõukogu 2005. aasta novembri soovituse punktis B nimetatud viie prioriteetse meetme puhul.

2.2.1. Kahjustumise eest kaitsmine ja kahjustumise ennetamine

Nõukogu soovituses kutsutakse üles tegevuskava väljatöötamisele dokumentide ja arhiivide kahjustumise ennetamise meetmete edendamiseks looduskatastroofide ning muude kahjujuhtumite korral; kahjustunud dokumentide ja arhiivide säilitamise ning taastamise alase tegevuse edendamisele kogu ühenduse piires ning standardite ja kirjelduste kehtestamisele ja edendamisele uute arhiiviotstarbeliste hoonete ehitamiseks.

Soovituse avaldamise järel loodi Saksamaa Liiduarhiivi (Bundesarchiv) juhitav kolme riiki hõlmav töörühm arhiivide hoidmiseks kahjustuste eest ja kahjustumise ennetamiseks. Töörühm on keskendunud nõukogu soovituses nimetatud kõige teravamale probleemile, st kahjustumise ennetamisele. Töörühm on teinud edusamme Tšehhi, Poola ja Saksamaa vahelises piirkondlikus koostöös, eelkõige seoses kavatsusega luua 2008. aastal Interneti-põhine teabeteenistus kasutamiseks kahjustumise korral. Teenistus peaks andma üksikasjalikku teavet kahjustumise ennetamise ja kahjustumise tagajärgede likvideerimise kohta, aga ka teavet selle kohta, kust leida vajalikke vahendeid ja võimsust.

Eesmärk on laiendada üleeuroopaliseks Interneti-andmebaas kui Euroopa arhiivide vahelise võrgustiku struktureerimise ja käivitamise vahend. See võimaldab terve ELi arhiividel korralikult valmistuda kõikideks kahjustumisjuhtumiteks.

2.2.2. Euroopa interdistsiplinaarne koostöö elektrooniliste dokumentide ja arhiivide valdkonnas

Nõukogu 14. novembri 2005. aasta soovituses soovitatakse edasi arendada Euroopa interdistsiplinaarset koostööd elektrooniliste dokumentide ja arhiivide valdkonnas. Täpsemalt palutakse soovituses ajakohastada ja laiendada elektrooniliste dokumendihalduse ning arhiivikorralduse süsteemide nagu MoReq loomise suhtes kehtivaid nõudeid. Nõukogu soovituses palutakse jätkata ka elektroonilisi dokumente ja arhiive käsitlevate DLMi foorumi konverentside korraldamist.

DLMi foorum on koostöös komisjoniga välja töötanud elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete ajakohastatud ja laiendatud versiooni (MoReq2). DLMi foorum tagab MoReq2 haldamise ja edendab MoReq2ga ühilduva tarkvara vastavustestimist.

Kooskõlas nõukogu soovitusega jätkab DLMi foorum elektroonilisi dokumente ja arhiive käsitlevate suurte konverentside korraldamist. DLMi foorumi viies konverents toimub 10.–12. detsembril 2008 Prantsusmaal Toulouse’is ja sellel keskendutakse teabe- ja dokumendihalduse saavutustele ning uutele suundumustele Euroopas.

2.2.3. Euroopa dokumentide ja arhiivide Interneti-portaali loomine ning hooldus

Euroopa arhiivide Interneti-portaali loomise ettepaneku eesmärk on muuta Euroopa era- ja avalik-õiguslike kultuuripärandit säilitavate asutuste arhiveeritud mitmekülgne materjal lihtsamalt kättesaadavaks ja võrgus kasutatavaks tööks, meelelahutuseks ja/või õpinguteks. Euroopas saab esmakordselt võimalikuks kasutada arhiveeritud teavet sõltumata riigi-, institutsioonilistest ja valdkondade piiridest. See on oluline panus, et saavutada eesmärk ühtsest mitmekeelsest juurdepääsuvõimalusest Euroopa jagatud digitaalsele kultuuri- ja teaduspärandile.

Projekti käigus ei kehtestata ega selgitata välja uusi standardeid, vaid rakendatakse terves Euroopas ühist raamistikku, mis hõlmab olemasolevaid ülemaailmseid arhiivistandardeid. Projekti raames toetatakse ja edendatakse ka riigiüleste standardite heakskiitmist, et tagada riiklikul ja institutsioonilisel tasandil loodud erinevate arhiiviportaalide koostalitlusvõime.

Hispaania riigiarhiivi alampeadirektoraadi juhitav projektirühm on loonud arhiiviasutuste tugeva võrgustiku ja sellel on ulatuslikud kontaktid teiste kultuuripärandit säilitavate asutustega: raamatukogude ja muuseumidega. Arhiiviportaal lingitakse EUROPEANAsse ja eeldatavasti sõlmitakse komisjoniga leping projekti rahastamiseks programmi eContent plus raames.

2.2.4. Heade tavade edendamine seoses arhiive käsitlevate riiklike ja Euroopa õigusaktidega

Nõukogu 14. novembri 2005. aasta soovituses soovitatakse heade tavade edendamist seoses dokumentide ja arhiivide haldamist ning neile juurdepääsu käsitlevate riiklike ja Euroopa õigusaktidega. Selle saavutamiseks tehakse ettepanek luua andmebaas, mis koondab teabe arhiiviseaduse ja muude asjaomaste õigusaktide kohta riiklikul ja ühenduse tasandil ning hõlbustab nendega tutvumist. Andmebaas annab ülevaate olemasolevatest õigusaktidest ning võimaldab heade tavade väljaselgitamist ja levitamist.

Euroopa arhiivide õigusandmebaasi arendamise töörühma juhib Direction des Archives de France (Prantsusmaa arhiiviamet) koostöös Rahvusvahelise Arhiivinõukogu Euroopa haruga (EURBICA). Andmebaas sisaldab arhiiviseadusi ja nendega seonduvaid õigusakte ning ELi ja selle liikmesriikide tõlgendavat ja seonduvat teavet. Õigusandmebaasi arendamist toetab Euroopa Komisjon ja seda rahastatakse Euroopa Liidu IDABC-programmi raames.

Õigusandmebaasi esitleti komisjonile juunis. Sisendi annavad liikmesriigid ja Euroopa institutsioonid 2008. aasta teises pooles. Andmebaasi haldavad liikmesriigid ja seda majutab Rahvusvaheline Arhiivinõukogu.

2.2.5. Meetmed arhiividokumentide varguse vältimiseks

Rootsi Riigiarhiivi (Riksarkivet) juhitav arhiividest varguste vältimise meetmete töörühm keskendus kahele küsimusele, mida ta kõige tähtsamaks pidas: esiteks, milliseid meetmeid võiks võtta arhiividest varguste ja järgneva kultuuriesemetega kauplemise vältimiseks, ja teiseks, vajadusele korraldada uuring, mis näitab vargusprobleemide ulatust liikmesriikide arhiiviasutustes.

Töörühm on oma ülesande täitnud. 2007. aasta juunis esitles ta Euroopa arhiivirühmale peaaegu 200 Euroopa arhiivis läbi viidud küsitlusel põhinevat aruannet varguste kohta arhiivides. Uuringus antakse ülevaade arhiivides toimuvate varguste iseloomust ja ulatusest. Töörühm soovis nimetatud aruande põhjal anda nõu ja esitada mõned soovitused. Rühm töötas välja mõned arhiiviasutustele mõeldud põhimõtted ja praktilised suunised arhiividest varastamise vältimiseks. Põhimõtteid ja praktilisi suuniseid esitleti Euroopa arhiivirühmale 2008. aasta juunis.

Lisaks on töörühm koostanud arhiividest varastamise vältimise ja arhivaalide ebaseadusliku kauplemisega võitlemise deklaratsiooni eelnõu, mille peavad vastu võtma 27 liikmesriigi riigiarhiivi direktorid. Nimetatud deklaratsiooni esitletakse arhiividest varastamist käsitleval seminaril, mis toimub Prantsusmaa ELi eesistumise ajal 2008. aasta novembris Roubaix’s.

3. TULEVIKUVÄLJAKUTSED

Euroopa arhiivirühm teeb ettepaneku, et arhiiviteenistused analüüsivad oma rolli kiirelt arenevas keskkonnas ja uurivad, kuidas nad saavad paremini teenindada ühiskonda üldiselt ja konkreetselt avalikku teenistust. Rühm on sõnastanud viis ülesannet, millega arhiividel tuleb tulevikus tegeleda.

3.1.1. Euroopa direktiiv avaliku sektori valduses oleva teabe taaskasutamise kohta

Euroopa arhiivirühm teeb ettepaneku täpsemalt uurida, kuidas arhiivide sisu paremini kasutada ja laiemalt levitada. Rühm märgib eriti, et Euroopa Parlamendi ja nõukogu 17. novembri 2003. aasta direktiiv 2003/98/EÜ avaliku sektori valduses oleva teabe taaskasutamise kohta[11] pakub võimalusi Euroopa arhiivide rikkaliku sisu taaskasutamiseks. Rühm soovitab, et liikmesriikide arhiiviteenistused kaaluksid nimetatud direktiivi tingimuste arhiividele laiendamise eeliseid ja puudusi ning uuriksid arhiivide sisu kasutamise ja selle Euroopa ning maailma kodanikele paremini kättesaadavaks tegemise erinevaid mudeleid.

3.1.2. Arhiividele kohapealse ja võrgujuurdepääsu suhe

Euroopa arhiivirühm on seisukohal, et arhiividele kohapealse ja võrgujuurdepääsu vaheline tasakaal on arenemas. Eduaruandes märgitakse, et nimetatud küsimuse uurimisel oleks kasu ulatuslikumast uuringust tavade ja kogemuste kohta ELi riikides ning lisaks teabevahetusele oleks sellest kasu ka mõnede heade tavade suuniste väljatöötamisel. Seega soovitatakse aruandes, et Euroopa arhiivirühm peaks nimetatud küsimust edasi uurima ning eriti arvestama arhiividele kohapealse ja võrgujuurdepääsu vahelise muutuva tasakaalu tagajärgi Euroopa arhiiviteenistustele. Rühm teeb ettepaneku vahetada teavet praeguse lähenemise kohta arhiivimaterjalide digitaliseerimisele ning teeb ettepaneku, et Euroopa arhiivirühm innustab ELi arhiive välja töötama sobivad tulevikustrateegiad.

3.1.3. Digitaalne arhiivindus: tagajärjed haldusele ja ühiskonnale ning arhiivide muutuv roll

Uute tehnoloogiate aktiivsem kasutamine on oluliselt mõjutanud avalikku haldust ja asjaomaste asutuste teabehaldust ning dokumentide koostamist, salvestamist ja kasutamist. Viimastel aastakümnetel on info- ja sidetehnoloogia rakendamine halduses käinud pealegi käsikäes haldustõhususe ja -kvaliteedi arendamise ja rakendamisega ning kasvava tähelepanuga halduse läbipaistvusele ja vastutusele. Hea valitsemistava ja e-valitsus on 21. sajandi avaliku halduse kesksed mõisted. Ei ole kahtlust, et e-valitsus ja digitaalne arhiivindus muudavad põhjalikult mitmeid arhiiviteenistuste traditsioonilisi põhimõtteid ja tavasid.

Ühiskonna digitaliseerimine ei muuda üksnes traditsioonilisi arhiveerimiskontseptsioone ja -tavasid, vaid muudab ka arhiiviteenistuste ja arhiivdokumentide autorite vahelisi suhteid ja lõpuks ka rolli, mida arhiiviteenistused ja arhivaarid avalikus halduses ja ühiskonnas täidavad. Arvestades ELi liikmesriikide erinevaid õigus- ja haldustraditsioone, võiks nendes toimuvate arengute analüüs anda väärtuslikku teavet erinevate standardite ja tavade väärtuse kohta.

Euroopa arhiivirühm teeb järelduse, et teabe vahetamine ELi liikmesriikide praeguse olukorra kohta mõjutaks positiivselt seda, kuidas neid küsimusi erinevates riikides käsitletakse. Riigiarhiivid analüüsivad aktiivselt oma praegust ja tulevast rolli e-valitsuses. Euroopa arhiivirühm teeb ettepaneku nimetatud arutelu elavdada ja toetada, et täielikult ära kasutada arhiivide potentsiaalset väärtust ühiskonnale üldiselt ja eriti avalikule haldusele, ning annab nimetatud küsimuse kohta täpsemalt aru 2010. aastal.

3.1.4. Euroopa eksperdivõrgustiku loomine

Eduaruandes ollakse seisukohal, et ELi liikmesriikide arhiivitöötajate vahelist koostööd tuleks pidada üheks peamiseks vahendiks arhiivide endi koostöö edendamisel. Tehakse Euroopa eksperdivõrgustiku loomise ettepanek, et pakkuda Euroopa arhiividele ja nende töötajatele:

- esiteks, tuge nende vastava tasandi selliste projektide elluviimisel, mis on koostatud olemasolevate või veel määratletavate prioriteetide osana;

- teiseks, tuge ja teavet teistes aruandes nimetatud oskusteabevaldkondades.

Euroopa arhiivirühm teeb ettepaneku teha nimetatud eesmärkide saavutamiseks koostööd nii projektidesse kaasatud liikmesriikide arhiiviteenistuste kui ka arhivaaride erialaliitudega. Euroopa arhivaaride liidu puudumisel võiks viimast esindada Rahvusvahelise Arhiivinõukogu Euroopa haru (EURBICA), kuhu kuulub mitu nimetatud liitu.

3.1.5. Euroopa arhivaaride tipptasemekeskuse kava

Mõnel viimasel aastal on mitu ühiskondlikku ja professionaalset muutust rõhutanud vajadust välja koolitada kategooria dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonna kõrgetasemelisi professionaalseid juhte, kes võiksid teha edukat karjääri ning täita strateegilisi ametikohti. Eesmärk on kasvatada Euroopa Liidus uus põlvkond arhiivijuhte, kes ei tunne hästi mitte üksnes kutsevaldkonna põhiprobleeme ja väljakutseid, vaid kes suudavad sõnastada ka juhtimisstrateegiaid ja neid kõige kõrgemal tasemel tutvustada. Nimetatud ettepanek võiks saada tegelikkuseks Euroopa tipptasemekeskusena, mis koondaks tuleviku arhivaare ja arendaks sellega edasi Euroopa oskusteavet.

Euroopa tipptasemekeskus võimaldab koolitada professionaale, kes suudavad areneda nii riiklikus kui ka rahvusvahelises kontekstis. Sellega luuakse ka spetsiifiline võrgustik teabevahetuseks ja aruteluks, mis põhineb lähenemisel, mis ei hõlma üksnes riiklike omapärasid ja oskusteavet, vaid ka puhtalt Euroopa konteksti, edendades sellega nimetatud valdkonna kõrgetasemelist koostööd Euroopas.

Tipptasemekeskus organiseeritaks detsentraliseerituna, et tema struktuur ei oleks nii formaalne ja ta ei oleks püsivalt liidetud ühe konkreetse organisatsiooni või institutsiooniga. Kaasatud peaksid olema kõik ELi liikmesriigid.

4. KOKKUVÕTE

Liikmesriikide arhiivide vaheline koostöö on alates nõukogu soovituse vastuvõtmisest 2005. aasta lõpus edasi liikunud. Nagu minevikuski, on tegu evolutsiooniga, mis põhineb jagatud huvidel ja ambitsioonidel ning tõdemusel, et koostöö peaks olema ja on vastastikku kasulik. Sellest lähtuvalt on Euroopa arhiivide vaheline koostöö olnud viimasel kahel aastakümnel üllatavalt edukas. Sellise edu jätkamiseks teeb Euroopa arhiivirühm mitu ettepanekut, kuidas koostööd järgnevatel aastatel jätkata:

- Euroopa arhiivirühm jätkab nõukogu 14. novembri 2005. aasta soovituses sätestatud prioriteetsete meetmete nagu ka nimetatud meetmetest tulenevate ja käesolevast eduaruandest tuleneda võivate uute meetmete elluviimise jälgimist ja juhtimist. Euroopa arhiivirühm kooskõlastab tihedalt oma tööd Euroopa riigiarhivaaride nõukoguga;

- Euroopa arhiivirühm jätkab teiste asjaomaste sektorite ja võrgustikega tehtava koostöö tihendamist eesmärgiga saavutada avaliku sektori teabe tõhusal haldamisel, hoidmisel, säilitamisel ja otsingul maksimaalne vastastikune kasu ning mastaabisääst nagu ka Euroopa kodaniku tõhusam ja kasutajasõbralikum juurdepääs arhiivide sisule ja teenustele;

- Euroopa Komisjon jätkab Euroopa arhiivirühma töö toetamist.

[1] ELT C 113, 13.5.2003, lk 2.

[2] KOM (2005) 52 (lõplik).

[3] ELT L 312, 29.11.2005, lk 55.

[4] Bulgaaria ja Rumeenia osalesid 2006. aastal vaatlejatena ning on Euroopa arhiivirühma täisliikmed alates nende ühinemisest ELiga 2007. aasta alguses.

[5] DLM = dokumendihalduse tsükkel (document lifecycle management). DLMi foorum on huvirühmade organisatsioon, mis ühendab mitut EU 27 riigiarhiivi ning teisi avaliku ja erasektori organisatsioone, kes on huvitatud elektroonilistest kirjetest ja arhiivide haldamisest.

[6] Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsus 2004/387/EÜ, 21. aprill 2004, üleeuroopaliste e-valitsuse teenuste koostalitusvõimelise osutamise kohta riiklikele haldusasutustele, ettevõtetele ja kodanikele (IDABC); vt: ELT L 181, 18.5.2004, lk 25.

[7] Vt punkt 2.2.2.

[8] Vt punkt 2.2.4.

[9] Vt punkt 2.2.3.

[10] Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsus nr 456/2005/EÜ, 9. märts 2005, millega kehtestatakse ühenduse mitmeaastane tegevuskava digitaalse infosisu juurdepääsetavuse, kasulikkuse ja kasutatavuse suurendamiseks Euroopas, ELT L 79, 24.3.2005, lk 1.

[11] ELT L 345, 31.12.2003, lk 90–96.