SISUKORD

1. Sissejuhatus 3

2. Siseauditi talituse ülesanne: sõltumatus, objektiivsus ja aruandekohustus 3

3. Töökeskkond ja auditikava 3

3.1. Siseauditi tegemise protsess 3

3.2. Siseauditi talituse kooskõlastatud auditikava täitmine 4

3.3. Siseauditi talituse esitatud soovituste heakskiitmine ja elluviimine 4

3.4. Siseauditi talituse tööle esitatud hinnangud 4

3.5. Konsultatsioon komisjoni finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnaga 4

4. Siseauditi talituse peamised leiud ja soovitused 4

4.1. Juhtimine 4

4.2. IT-valdkonna probleemid 7

4.3. Kontrollistrateegiad 8

4.4. Maksetähtaegadest kinnipidamise audit (eelarve peadirektoraat, humanitaarabi ja kodanikukaitse peadirektoraat, liikuvuse ja transpordi peadirektoraat, energeetika peadirektoraat, koostöötalitus EuropeAid) 11

5. Kokkuvõte 11

5.1. Kontrollimenetlused 11

5.2. Pettused 12

SISSEJUHATUS

Aruandega teavitatakse eelarve täitmisele heakskiitu andvat asutust komisjoni siseauditi talituse tööst vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4. Käesoleva aruande aluseks on siseauditi talituse aruanne, mis on koostatud vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 3 ja milles käsitletakse peamisi auditileide ja suuremaid ohte ning kontrolli ja üldjuhtimisega seotud probleeme.

Aruanne põhineb siseauditi talituse 2010. aastal valminud[1] komisjoni struktuuriüksuste ja rakendusametite auditi- ja konsultatsiooniaruannetel. Selle audititöö tulemusi, mida siseauditi talitus tegi teistes asutustes ja organites, ei kajastata käesolevas aruandes, vaid need esitatakse eraldi aastaaruannetes.

Komisjon esitas tagasiside mõnede siseaudiitori soovituste kohta koondaruandes,[2] milles võttis seisukoha siseauditi talituse, Euroopa Kontrollikoja, eelarve täitmisele heakskiitu andva asutuse ja auditi järelevalvekomitee tõstatatud valdkondadevahelistes küsimustes.

SISEAUDITI TALITUSE ÜLESANNE: SÕLTUMATUS, OBJEKTIIVSUS JA ARUANDEKOHUSTUS

Siseauditi talituse ülesanne on suurendada Euroopa Komisjoni juhtimise usaldusväärsust, auditeerides komisjoni sisemisi juhtimis- ja kontrollisüsteeme, et hinnata nende tulemuslikkust ja aidata kaasa nende edasisele täiustamisele.

Siseauditi talitus kuulub auditeerimise eest vastutava komisjoni liikme alluvusse ja annab aru auditi järelevalvekomiteele. Siseauditi talituse sõltumatus on sätestatud siseauditi talituse ametijuhendis, mille on vastu võtnud komisjon.

Siseauditi talitus lähtub oma tegevuses finantsmäärusest ning Siseaudiitorite Instituudi siseauditi kutsetegevuse rahvusvahelistest standarditest ja eetikakoodeksist.

TÖÖKESKKOND JA AUDITIKAVA

Siseauditi tegemise protsess

Siseauditi talitus tegi kontrollikoja ja siseauditi üksustega koostööd, mille raames kooskõlastati auditikavu, esitati auditiaruandeid, vahetati teavet meetodite kohta ja korraldati ühiseid koolitusi.

Esimest korda esitas siseauditi talitus komisjonile üldhinnangu, milles keskenduti finantsjuhtimisele ning mille aluseks võeti siseauditi talituse ja siseauditi üksuste tehtud siseauditid ajavahemikus 2008–2010.

Siseauditi talituse kooskõlastatud auditikava täitmine

Siseauditi talituse 2008.–2010. aasta strateegilist auditikava ajakohastati pidevalt, et võtta arvesse konkreetseid vajadusi (esimene üldhinnang, juhtkonna iga-aastane riskihindamine ning muud muutused välis- ja sisekeskkonnas).

2010. aastal täitis siseauditi talitus 88 % oma töökavast (2009. aastal 87 %), kusjuures C1-kategooria ülesannetest[3] täideti 100 % (2009. aastal samuti 100 %) ja C2-kategooria ülesannetest[4] 68 % (2009. aastal 66 %). Kokku esitati 85 aruannet – 30 auditi- ja 49 järelauditi aruannet ning 1 konsultatsiooniaruanne, 4 auditikirja ja 1 aruanne üldhinnangu kohta.

Siseauditi talituse esitatud soovituste heakskiitmine ja elluviimine

2010. aastal kiitsid auditeeritavad heaks 100 % auditi käigus antud otsustava tähtsusega ja väga oluliseks peetavatest soovitustest (2009. aastal oli see näitaja 98,8 %).

2010. aasta lõpuks oli ellu viidud 86 % kõikidest ajavahemikuks 2006–2010 esitatud soovitustest.

Siseauditi talitus tuvastas, et 2010. aastal esitatud soovitustest on ellu viidud juba 33 %. Auditi järelevalvekomitee korraldab järelauditid selliste otsustava tähtsusega ja väga oluliseks peetavate soovituste puhul, mille rakendamise tähtaega on oluliselt ületatud.

Siseauditi talituse tööle esitatud hinnangud

Üldiselt on 2010. aasta vaatluse tulemused positiivsed: 92,7 % küsitletutest leidis, et siseauditi talituse töö aitab parandada juhtimis- ja kontrollisüsteeme (2009. aastal oli see näitaja 90 %), ning 94,5 % oli arvamusel, et siseauditi talitus tegi oma tööd ausalt, objektiivselt ja õiglaselt (2009. aastal oli see näitaja 90 %). 86,2 % küsitletutest oli rahul siseauditi talituse aruannete kvaliteediga (2009. aastal oli see näitaja 76,3 %, 2008. aastal 61,5 % ja 2007. aastal 48,8 %).

Konsultatsioon komisjoni finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnaga

Finantsrikkumiste uurimise eritoimkond ei avastanud 2010. aastal ühtegi finantsmääruse artikli 66 lõikes 4 osutatud süsteemset probleemi.

SISEAUDITI TALITUSE PEAMISED LEIUD JA SOOVITUSED

Juhtimine

Siseauditi talitus tuvastas kolme suure peadirektoraadi jagamisest ja ümberkorraldamisest saadud õppetunnid ning võimalikud koosmõjud ja juhtimist käsitlevad nõuanded, mida saab tulevaste ümberkorraldamise puhul arvesse võtta. Siseauditi talitus tegi mitu auditit komisjoni juhtimisstruktuuris, eelkõige pettuste ennetamise ja avastamise osas, ning samuti rakendusametites.

- Pettused

Jätkates alates 2007. aastast toimuvat pettustevastast auditeerimistegevust, tegi siseauditi talitus selles valdkonnas kaks auditit (OLAFis ning õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadis) ning korraldas järelauditi pettuste ennetamise ja avastamise valdkonnas. Pettuste ennetamine ja avastamine oli lisaks veel nelja muu auditi osa.

Siseauditi talitus avaldas komisjoni ajakohastamata pettustevastase strateegia tõttu ebarahuldava järeldusotsuse. Siseauditi talituse arvates peaks komisjoni strateegia hõlmama uuendusi IT-vahendite valdkonnas, et aidata kaasa pettuste ennetamisele ja avastamisele, samuti peaks see stimuleerima koostööd OLAFi ja selle sidusrühmade vahel ning nägema ette teadlikkuse suurendamise kampaaniate ja koolituste korraldamise.

Komisjon võttis siseauditi talituse soovitustest lähtudes vastu teatise komisjoni pettustevastase võitluse strateegia kohta,[5] eesmärgiga parandada komisjoni teenistuste pettustevastaseid strateegiaid, tugevdada ELi poliitikameetmeid ning panustada ELi finantshuvide suuremasse kaitsesse. Komisjon on seisukohal, et tegevuskavas esitatud meetmetega lahendatakse tuvastatud potentsiaalsed probleemid ning parandatakse juhtimis- ja kontrollisüsteemide jõudlust ning tõhusust.

Juhtimise valdkonnas tegi siseauditi talitus õigusküsimuste peadirektoraadile ja siseasjade peadirektoraadile soovitused riskihindamisprotsessi parandamise kohta ning soovitas neil pöörates eriti suurt tähelepanu pettuste ohule. Kõnealused peadirektoraadid peaksid neist soovitustest juhinduma oma pettustevastase strateegia väljatöötamisel.

Pettuste ennetamise osas tegi siseauditi talitus siseasjade peadirektoraadile soovituse tagada, et solidaarsusfondi õiguslik raamistik oleks kooskõlas finantsmääruse ja kõrvalejätmise keskandmekogu sätetega. Pettuste avastamise osas tegi siseauditi talitus siseasjade peadirektoraadile ettepaneku töötada välja ja võtta kasutusele menetlused ja süsteemid liikmesriikide teatatud eeskirjade rikkumiste dokumenteerimiseks, jälgimiseks ja vajalike järelmeetmete võtmiseks.

SOLIDi[6] komitees on juba võetud teadlikkuse suurendamise meetmeid. 2011. aastal töötatavad need kaks peadirektoraati OLAFi toetusel välja konkreetsed pettustevastased strateegiad. Kõrvalejätmise keskandmekogu käsitleva komisjoni määruse sätteid võetakse arvesse konkreetsetes õigusaktides, millega toetatakse järgmist (2013. aasta järgset) mitmeaastast finantsraamistikku.

- Peadirektoraatide jagamine

Siseauditi talitus uuris põhjalikult energeetika ja transpordi peadirektoraadi, keskkonna peadirektoraadi ning õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadi jagamist, mis leidis aset 2010. aastal ning mille tagajärjel loodi jagatud ressursside direktoraadid ja ühised siseauditi üksused. Organisatsioonilised muudatused viidi ellu lähtuvalt komisjoni võetud kohustusest katta kuni 2013. aastani kogu personalivajadus samal tasemel püsivate rahaliste vahendite juures ning vähendada halduskulusid.

Auditikiri[7] käsitleb mitut probleemi, millele on vaja tähelepanu pöörata, kaasa arvatud tugevdatud ja struktureeritud järelevalve ümberkorralduste tegemise protsessi üle, ning selles on esitatud ka mitu soovitust kesktalituste eelneva juhendamise, ekspertiisi korraldamise ning parema ettevalmistatuse kohta.

Komisjon võttis auditikirjas tõstatatud probleeme arvesse, kuid tema arvates on veel liiga vara teha konkreetseid järeldusi jagatud direktoraatide eeliste ja puuduste kohta. Komisjon teeb ülevaate hiljem, kui asjaomased talitused on saanud rohkem kogemusi uue organisatsioonilise struktuuriga töötades.

- Rakendusametid

Rakendusameteid käsitlevas ülevaatlikus aruandes käsitleti lähemalt ajavahemikus 2006–2009 tehtud auditite käigus tuvastatud süsteemseid probleeme. Siseauditi talitus esitas arvamuse „rahuldav, välja arvatud...” ning soovitas ajakohastada rakendusametite ressursistrateegiaid, selgitada ametite ja nende eest vastutavate peadirektoraatide rolli ja ülesannetega seotud teatavaid aspekte ning kohandada komisjoni tarkvara kasutamise turbepoliitikat. Kesktalitustel soovitati võtta parandusmeetmeid, peamiselt suuniste vormis, et vältida süsteemsete probleemide kordumist.

Nagu on nähtud ette IT-töökonna aruandes, käsitleb tegevuspõhise juhtimise ja IT juhtrühm rakendusametite IT-juhtimise, -arhitektuuri ja -süsteemide arendamise küsimusi. Komisjoni arvates on võimalik viia mõned suuniste puhul nõutavad muudatused (nagu rollid ja ülesanded, varade raamatupidamisarvestuse süsteem) ellu alles pärast finantsmääruse iga kolme aasta järel toimuvat läbivaatamist. Praegu koostab komisjon uusi turbe-eeskirju ning kasutab seejuures võimalust tagada, et rakendusametid, kes soovivad saada juurdepääsu komisjoni IT-süsteemidele, peavad kinni komisjoni IT-turbe põhimõtetest, rakendussätetest, standarditest ja suunistest.

Teadusuuringute Rakendusameti ja Euroopa Teadusnõukogu Rakendusameti puhul tegi siseauditi talitus järelduse, et nende sisekontroll annab piisava kindluse üldise kontrollikeskkonna ülesehituse ning delegeeritud programmide haldamiseks ettenähtud toetuste andmise osas. Sellegipoolest tõi siseauditi talitus esile mõned tähtsad lahendamist nõudvad probleemid, nimelt vajaduse ametite enda pettustevastaste strateegiate järele, vajaduse täiustada auditistrateegiaid ja –menetlusi, riskijuhtimist, samuti kinnitava avalduse andmise ning projektide valiku protsessi.

Juba on tehtud parandusi seoses auditikava (kavandamisprotsess, riskihinnang, auditeerimisvaldkond ja ulatus) ning selle rakendamisega seitsmenda raamprogrammi auditistrateegias (suunised, kontrollid ja järelmeetmed). Pärast komisjoni pettustevastase strateegia vastuvõtmist teevad mõlemad ametid oma pettustevastase strateegia väljatöötamisel koostööd vastutava peadirektoraadi ja OLAFiga. Tegevuskavasid rakendatakse täies mahus eeldatavasti 2011. aastal.

IT-valdkonna probleemid

- Auditikirjad

Komisjoni IT-turbe põhimõtteid käsitlev auditikiri võttis kokku peamised probleemid seoses komisjoni IT-turbe elluviimise ja teiste selle valdkonnaga seotud poliitikameetmetega, mille siseauditi talitus tuvastas viimase nelja aasta jooksul tehtud IT-valdkonna auditite käigus.

Siseauditi talitus soovitas, et konkreetne organ peaks hakkama kontrollima komisjoni turvet käsitlevat strateegiat, eesmärgiga tagada strateegia kooskõla üldeesmärkidega ning kontrollida selle rakendamist. Samuti tegi siseauditi talitus ettepaneku luua kõrgetasemeline komitee järelevalve teostamiseks turvet käsitlevate poliitikameetmete ning turvalisusküsimuste peadirektoraadi soovituste rakendamise üle. Selline komitee täidaks ka erimeelsusi lahendava organi rolli ja oleks pädev lahendama erimeelsusi projektide juhtkomiteedes. Muud auditikirjas esile toodud lahendamist nõudvad probleemid olid seotud peamiste osalejate rolli ja ülesannete selgitamisega, personali- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadi osalemisega asutuste või suuremahuliste IT-süsteemide arendamise turvet käsitlevates aspektides ning kohaliku informaatikaturbe ametniku positsiooni tugevdamisega peadirektoraadi tasandil.

Siseauditi talitus esitas ka auditikirja komisjoni IT-projektide ülesehituse kohta . Kirja eesmärk oli tuvastada kõige levinumate probleemide sügavamad põhjused.

Siseauditi talitus on arvamusel, et institutsioonide IT-valdkonna asjatundjaid tuleb rohkem kaasata teabesüsteemide arendamist käsitlevate projektide algatamisse ning et mõned peadirektoraadid peaksid süsteemselt avaldama teavet oma IT-üldkava kohta ja projektide määratluste kohta asutuse tasandil. Samuti on siseauditi talitus arvamusel, et IT-projektid peavad vastama teatavatele miinimumnõuetele metoodika ja asutuste ülesehituse aspektide osas.

Komisjoni arvates vastab uus IT-juhtimise struktuur mõlemas auditikirjas esile toodud vajadustele. Vastavalt IT-töökonna aruandes sisalduvale tegevuskavale vähendatakse ka komisjoni IT-süsteemide üldist arvu.

IT-turbe põhimõtteid käsitlevad küsimused kuuluvad kõrgetasemelise IT-komitee pädevusse, IT-turbe operatiivsed küsimused kuuluvad aga komisjoni julgeolekunõukogu pädevusse. Komisjoni arvates ei ole vaja luua täiendavat struktuuri, mille ülesanne oleks ainult IT-turbe küsimuste lahendamine.

IT-projektide haldamise jaoks loodi infosüsteemi projektide juhtimisnõukogu, lähtudes uuest IT-juhtimist käsitlevast sättest komisjoni teatises „Parimate IT-lahenduste saavutamine komisjonis”[8]. Üks osa nõukogu volitustest on tagada projektide kooskõla standardse metodoloogiaga, vältida dubleerimist ja tagada sünergia kõlblikuks tunnistatud projektide vahel.

Kõrgetasemeline IT-komitee juhib ratsionaliseerimistegevust ning on juba tuvastanud kaheksa tegevusvaldkonda, milles võetakse praegu lihtsustamismeetmeid. Igas tegevusvaldkonnas esitati ettepanekuid selliste IT-süsteemide kohta, mille kasutamise saaks lõpetada või mille funktsioonid saaks võtta üle ühine/asutuse IT-vahend.

Komisjoni arvates on IT-juhtimise valdkonnas tehtud muudatustega viidud ellu siseauditi talituse tehtud soovitused ning need kujutavad endast suurt edusammu IT-strateegia sõnastamise ja rakendamise valdkonnas.

- Hariduse ja kultuuri peadirektoraadi kohalike IT-süsteemide audit

IT-projektide haldamise valdkonnas soovitati auditi tulemusena hariduse ja kultuuri peadirektoraadil võtta kasutusele ametlik IT-projektide riskihinnangu raamistik ja palju konkreetsem projektiriski register iga suurema IT-projekti jaoks, mida rakendatakse. Samuti jõudis siseauditi talitus järeldusele, et hariduse ja kultuuri peadirektoraat peaks koostama dokumendi, mis sisaldaks nägemust seoses süsteemiga LLPLink[9].

Ametlik IT-projektide riskihindamine ja projektiriski register võeti kasutusele ning nägemust sisaldav dokument koostati 2010. aastal.

Infoturbe valdkonnas leidis siseauditi talitus potentsiaalseid turbeprobleeme ühe infosüsteemi puhul. Kasutusele võeti uus paroole käsitlev strateegia, millega parandatakse autentimismehhanisme, ning eeldatavasti viiakse 2011. aastal täies ulatuses ellu ka tegevuskava, milles järgitakse kõiki tehtud soovitusi.

- Talitluspidevuse juhtimise audit informaatika peadirektoraadis

See audit on osa 2009. aastal alanud talitluspidevuse juhtimise hindamisest komisjonis. Siseauditi talitus esitas soovitused, mille eesmärk oli parandada talitluspidevuse programmi haldamist, kaasa arvatud vahejuhtumite haldamise menetluste täielik integreerimine talitluspidevuse raamistikuga ja katsetamine simuleeritud kriisiolukordades. Samuti esitati soovitus juhtfunktsiooni kohta talitluspidevuse juhtimise rakendamise üle järelevalve teostamisel informaatika peadirektoraadis ning üldise kavandamise ja kooskõlastamise parandamise, sealhulgas ka (vastastikuse) sõltuvuse tuvastamise ja kooskõlastamise kohta.

Siseauditi talitus esitab auditeerimise järeldusotsuse pärast järelauditit, kui aruandes esitatud soovitused on ellu viidud.

Kontrollistrateegiad

- Struktuurifondid – regionaalpoliitika peadirektoraat ning tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraat

Siseauditi talitus tegi kaks kontrollistrateegia auditit regionaalpoliitika peadirektoraadis ning tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraadis. Liikmesriikidel lasub peamine vastutus tõhusate sisekontrolli süsteemide rakendamise eest ning komisjon teostab järelevalvet riiklike süsteemide üle ja kannab lõplikku vastutust eelarve rakendamise eest.

Auditi käigus tuvastati mõlemas peadirektoraadis (millel on nüüd väljaarenenud audititalitused) mitmesuguseid tugevaid külgi, aga ka mõningaid lünki strateegilise kavandamise protsessides, eeskätt kohapealsete kontrollide ja dokumentaalsete kontrollide vahelises tasakaalus. Siseauditi talitus soovitas pikendada auditikavu üle ühe aasta, et viia need kooskõlla auditistrateegiaga, tugevdada riskihindamise protsessi, tagada parem kooskõlastamine ühistes valdkondades, siduda omavahel paremini auditite raames toimuv hindamistegevus ja kavandatavad kinnitused ning töötada välja põhjalikum kvaliteedi tagamise programm. Need sätted peaksid andma selge ülevaate auditeerimisstandarditest, millest tuleb kinni pidada, ning samuti perioodilistest sisestest ja välistest kvaliteedihinnangutest.

Mõlema peadirektoraadi esitatud tegevuskavad said rahuldava hinnangu ja peadirektoraadid alustasid kvaliteedi tagamise programmi rakendamist koostöös teiste struktuurifondidega seotud peadirektoraatide auditiosakondadega (rakendamisel võetakse arvesse ka täielikku kogumit tulemuslikkusnäitajaid ja rahvusvahelisi auditeerimisstandardeid, millest tuleb kinni pidada).

Struktuurifondide auditistrateegia tugineb nüüd auditistrateegia korrapärasele kooskõlastamisele ja järelevalvele struktuurifondide kooskõlastamist käsitlevate kohtumiste kaudu (auditite eesmärk, kavandamine, riskihindamine, meetodid ja representatiivse valimiga seotud auditi tingimused) ning mitmeaastastele auditikavadele, mis võimaldavad paremat vahendite ümberpaigutamist. Kasutusele võeti uus riskihindamise mudel, sealhulgas varasemate auditite tulemuste konsolideerimine ning konkreetsed kriteeriumid pettuste ennetamise ja avastamise jaoks. Kõik tegevuskavades sisalduvad meetmed rakendatakse hinnanguliselt 2011. aastal.

- Auditistrateegia – hariduse ja kultuuri peadirektoraat

Hariduse ja kultuuri peadirektoraadi auditistrateegiat kaudse tsentraliseeritud halduse jaoks hinnati auditiga, millega kontrolliti elukestva õppe programmi haldavate riiklike ametite järelevalvet ja seiret, kaasa arvatud esmaste ja teiseste kontrollimeetmete järelevalvet, mida teevad vastavalt riigiametid ja riigiorganid. Ehkki hariduse ja kultuuri peadirektoraat on teinud märkimisväärseid jõupingutusi, on eelmiste aastate eelmaksete tasaarvelduse süsteemi ja peadirektoraadi järelevalvemehhanisme tarvis veelgi täiustada, et saada kasu tõhusatest eri tasandi kontrollidest.

Alates 2011. aastast arendab hariduse ja kultuuri peadirektoraat edasi iga-aastast järelevalveauditite programmi, mille raames tehakse riigiorganite teiseste kontrollide ja riigiametite esmaste kontrollide kvaliteedi ja tõhususe nõuetekohaselt dokumenteeritud riskianalüüs. Seda ajakohastatakse riigiorganite iga-aastase ja mitmeaastase auditikava analüüsi alusel, et tagada kontrollistrateegia (ühtne audit) soovikohane toimimine. Lisaks töötab hariduse ja kultuuri peadirektoraat välja loendi, mis sisaldab teiseste kontrollidega seotud näitajaid, et tõendada riigiorganite antava kinnituse tõhusust. Eeldatavasti rakendatakse kõik soovitused täies mahus 2011. aasta jooksul.

- Arenguabi – koostöötalitus EuropeAid ja laienemise peadirektoraat

Audit koostöötalituse EuropeAid temaatiliste eelarveridade (tsentraliseeritud haldus) kontrollistrateegia kohasuse ja tõhususe hindamiseks näitas, et volitatud eelarvevahendite käsutajate iga-aastaste kinnituste tõendamiseks on vaja saada asjakohast teavet delegatsioonide juhtidelt.

Siseauditi talitus soovitas analüüsida edasivolitamis- ja aruandlusahelat ning kavandada ja rakendada tulemusnäitajaid kasutades asjakohasemaid kontrolle, hinnata töötajate arvu asjakohasust ning vähendada vigu kohalike projektikonkursside hindamisel.

Menetlusi programmide haldamiseks osaliselt detsentraliseeritud halduse raames hinnati Euroopa Arengufondist ja ELi eelarvest rahastatud programmi eelarvestuste finantsjuhtimise auditiga. Siseauditi talitus soovitas koostöötalitusel EuropeAid parandada oma suuniseid, edendada standardsete kontroll-lehtede kasutamist ja tugevdada järelevalvet tagamaks, et eri tasandi kontrollid annavad volitatud eelarvevahendite käsutajale piisava kinnituse.

Pärast Euroopa välisteenistuse loomist ning koostöötalituse EuropeAid ja arengu peadirektoraadi ühinemist vaadati edasivolitamis- ja aruandlusahelad läbi ning neid kohandati vastavalt. Kasutusele võeti uued aruandlusnõuded ja -näitajad, et paremini tõendada ning hinnata kontrollide mõju ja kulutasuvust ning võimaldada aruannete põhjal tugevamate kinnituste andmist. Arengu ja koostöö peadirektoraat EuropeAid võttis kasutusele uued näitajad inimressursside vajaduse paremaks hindamiseks. Arengu ja koostöö peadirektoraat EuropeAid parandab ka kohalike projektikonkursside haldamis- ja taotluste esitamise protsessi (lihtsustamine, standardsed toetustaotlused) ning eeldatavasti viiakse tema tegevuskava täies mahus ellu käesoleva aasta lõpuks.

Laienemise peadirektoraadis uuriti ühinemiseelse abi rahastamisvahendi hangete auditi käigus lähemalt tsentraliseeritud ja detsentraliseeritud halduse kontrollimist. Siseauditi talitus soovitas võtta kontroll-lehtede aluseks sarja minimaalseid kontrollinõudeid, mida iga delegeeritud eelarvevahendite käsutaja peab konkreetsete riskide käsitlemiseks täiendama ja/või kohandama

Ühinemiseelse abi toetuste (tsentraliseeritud ja ühine haldus) auditi tulemusena soovitas siseauditi talitus töötada välja praktilised eelhindamismenetlused ning tagada andmete järjepidev kodeerimine ja esitamine haldusprogrammides. Projektikonkursside haldamise järelevalvet on vaja tugevdada ning praegust protsessi on vaja optimeerida, täiendades hindamismenetlusi, täiustades IT-vahendeid ning kasutades mitmeaastaseid osalemiskutseid.

Laienemise peadirektoraat võttis kasutusele ühtlustatud kontroll-lehed, et toetada hankemenetluste eelkinnitamist, ning tugevdas toetustega seotud projektikonkursside järelevalvet kodeeritud andmete sihtotstarbelisema esitamise ning nende parema järjepidevuse kaudu.

- Ühine ravikindlustusskeem – individuaalsete maksete haldamise ja maksmise amet

Audit keskendus ühise ravikindlustusskeemi sisekorraldusele ja sisekontrolli keskkonnale ning individuaalsete maksete haldamise ja maksmise ameti kontrollistrateegiale. Siseauditi talitus avaldas ebarahuldava järeldusotsuse.

Siseauditi talituse arvates vajab ühise ravikindlustusskeemi keskasutus tugevamat ja ennetavamat kooskõlastavat rolli muude institutsioonide ja geograafiliste piirkondade arveldusasutuse toetamisel ning peaks töötama välja üldise eel- ja järelkontrollide strateegia ning tagama kontrollide järjepideva elluviimise ja dokumenteerimise. Muud soovitused olid seotud pettuste ennetamise ja avastamise strateegia väljatöötamisega.

Komisjon võttis vastu uue organisatsioonilise struktuuri ja saatis laiali ühise ravikindlustusskeemi „antenni”, mis asus nõukogu juures. Kaugemal asuvate asutuse ja keskasutuse vahel toimuvad nüüd korrapärased kohtumised. Töötati välja kontrollistrateegia, milles on kindlaks määratud kontrolliprotsessid, aruandluse eri tasandid ja kontrollide kava. Viivitamata rakendati ka muid meetmeid, et kõrvaldada mõned auditi käigus tuvastatud kriitilised nõrkused (finantspuudujäägi ja varude korrapärane järelevalve ning neid käsitlev aruandlus, töötajate allkirjastatud konfidentsiaalsed meditsiinilised andmed jne). Kõik otsustava tähtsusega auditisoovitused rakendatakse 2011. aasta lõpuks.

Maksetähtaegadest kinnipidamise audit (eelarve peadirektoraat, humanitaarabi ja kodanikukaitse peadirektoraat, liikuvuse ja transpordi peadirektoraat, energeetika peadirektoraat, koostöötalitus EuropeAid)

Audit hõlmas maksetehingute töötlemist tsentraliseeritud halduse raames, nii valdkonnapõhistes kui ka horisontaalsetes peadirektoraatides toimunud järelevalve- ja aruandlustegevust ning kesksete ja kohalike IT-süsteemide kasutust. Siseauditi talituse arvates tagab komisjonisisene maksetähtaegadest kinnipidamise kontrollimise süsteem piisava kindluse eesmärkide saavutamise osas, välja arvatud mõne väga tähtsa küsimuse puhul.

Auditeeritud valdkonnapõhised peadirektoraadid (välja arvatud humanitaarabi ja kodanikukaitse peadirektoraat) ei kontrollinud korrapäraselt maksetähtaegadest kinnipidamist ja juhatusele esitatud aruanded ei sisaldanud alati kogu vajalikku teavet maksetähtaegadest kinnipidamise kontrollimiseks.

Siseauditi talitus soovitas suurendada järelevalvet kesk- ja kohalikul tasandil ning võtta kasutusele tõhusad haldusaruandlussüsteemid. Auditi käigus tuvastati ka puudusi suunistes ja juhistes/menetlustes ning samuti parandamist nõudvaid aspekte maksete töötlemise valdkonnas, eeskätt andmete sisestamise kvaliteedi, maksete ajutise peatamise ja arvete õigeaegse registreerimise osas.

Komisjon on teinud selles valdkonnas viimastel aastatel parandusi (seda tõendavad ka Euroopa ombudsmani korrapärase uurimistegevuse tulemused), ajakohastades kohaliku tekkepõhise raamatupidamisarvestuse IT-süsteemi, täiendades suuniseid ja tehes korrapärast järelevalvet.

Praegu vaadatakse läbi olemasolevaid standardseid aruandeid, mis lubavad valdkonnapõhistel peadirektoraatidel jälgida maksetehinguid ja maksetähtaegadest kinnipidamist. Loodud on töörühm olemasolevate suuniste põhjalikuks läbivaatamiseks ja parandusettepanekute tegemiseks. Talitustele tuletatakse meelde, et nad peavad tagama hilinenud makseid käsitlevate andmete nõuetekohase ülekandmise tekkepõhise raamatupidamisarvestuse süsteemi. Kaalutakse võimalust kohandada pärast finantsmääruse iga kolme aasta järel toimuvat läbivaatamist maksete ajutist peatamist toetavaid funktsioone tekkepõhise raamatupidamisarvestuse süsteemis Tegevuskava viiakse täies mahus ellu 2012. aasta lõpuks.

KOKKUVÕTE

Oma tööga aitab siseauditi talitus luua mõjususe ja tõhususe kultuuri. Auditeerimistegevus aitab komisjonil tuvastada sünergiaid ja riske ning sellest lähtuvalt komisjoni haldussüsteeme tugevdada.

Komisjon tunnustab siseauditi talituse positiivset koostööd auditeeritud peadirektoraatidega ja nende siseauditiüksustega. Käesoleval ja ka eelmistel aastatel auditisoovitustest lähtuvalt koostatud tegevuskavade rakendamine aitab järk-järgult parandada komisjoni sisekontrolli raamistikku.

Kontrollimenetlused

Siseauditi talitus rõhutas, et delegatsioonide juhid peaksid andma koostöötalituse EuropeAid kinnituse andmise protsessi raames paremat teavet, ning märkis, et hariduse ja kultuuri peadirektoraat peab vältima ülearust kattuvust oma talituste ja riigiametite tehtud kontrollide vahel. Laienemise peadirektoraat peab täiendama oma algatust, mille kohaselt delegatsioonide juhid peavad esitama iga-aastase kinnituse andmise strateegia. Selleks peab ta välja töötama kõikidele delegatsioonidele kehtivad kontroll-lehed. Siseauditi talitus soovitas regionaalpoliitika peadirektoraadil ning tööhõive, sotsiaalküsimuste ja sotsiaalse kaasatuse peadirektoraadil teha parandusi, mis on vajalikud piisava kinnituse saamiseks mitmeaastaste programmide jaoks. Komisjon võttis kontrollistrateegiate tasandil hulgaliselt meetmeid, et võimaldada oma talitustel võtta kasutusele piisavad auditeerimis- ja kontrollisüsteemid. Kõige suurema riskiga valdkondades on koostatud ja rakendatud tegevuskavad, ning need võimaldasid kontrollimeetmete paremat kavandamist ja jälgimist, vähendasid halduskoormust ja kattuvusi ning parandasid komisjoni sisekontrolli süsteemide tõhusust.

Kontrollimeetmed seaduslikest maksetähtaegadest kinnipidamise kontrollimiseks ei olnud tõhusad mõnedes peadirektoraatides, kus komisjoni nõutud lühematest tähtaegadest ei peetud alati kinni. Juhatus peaks tõhustama oma järelevalvet maksete töötlemise kontrollimenetluste nõuetekohase rakendamise üle. Komisjon on võtnud mitmesuguseid meetmeid, et parandada nii maksete tegemist kui ka nende kontrollimise mehhanisme. Meetmeid on võetud eeskätt tekkepõhise raamatupidamisarvestuse IT-süsteemi (ABAC), kohalike IT-süsteemide ja suuniste tasandil ning korrapärase ja tõhusama järelevalve kaudu.

Siseauditi talituse töö käigus tulid ilmsiks teatavad lahendamist nõudvad küsimused, mille eesmärk on parandada algatatavate IT-projektide tõhusust, et anda komisjonile ka edaspidi võimalus saavutada oma eesmärgid kulutõhusalt, mõjusalt ja turvaliselt. IT-töökonna soovitustest lähtudes korraldas komisjon ümber oma IT-strateegia: 2010. aastal loodi IT tegevuspõhise juhtimise ja juhtkomitee ning 2011. aastal loodi infosüsteemi projektide juhtimisnõukogu ja kõrgetasemeline IT-komitee. Kõnealused sammud aitavad oluliselt parandada IT-strateegia kavandamist ja rakendamist.

Siseauditi talitus tuvastas oma auditeerimistegevuse käigus peadirektoraatide jagamisel hiljuti saadud õppetunnid, mida on vaja arvesse võtta enne peadirektoraatide edaspidist jagamist, et leevendada muudatuste mõju peadirektoraatidele, kesk- ja horisontaalsetele talitustele ning töötajatele. Komisjoni arvates on veel liiga vara, et teha konkreetseid järeldusi direktoraatide jagamise eeliste ja puuduste kohta ning komisjon teeb ülevaate hiljem, kui asjaomased talitused on saanud rohkem kogemusi uue organisatsioonilise struktuuriga töötades.

Pettused

Selles valdkonnas tõi siseauditi talituse töö eelkõige esile organisatsioonilise vastutuse ebaselguse pettuste ennetamise ja avastamise osas ning vajaduse ajakohastatud pettustevastase strateegia järgi komisjonis.

Komisjon võttis vastu uue pettustevastase strateegia, mille koostas OLAF koostöös kesktalituste ja valdkonnapõhiste peadirektoraatidega ning milles käsitletakse täies ulatuses siseauditi talituse tõstatatud probleeme.

[1] Käesoleva aruande koostamisel ei ole arvestatud mõningaid 2010. aasta algul valminud aruandeid, mis on lisatud 2009. aasta aruandesse. 2010. aasta aruandesse on aga lisatud mõningad 2010. aastal kavandatud aruanded, mis valmisid alles 2011. aasta 1. veebruariks.

[2] KOM(2011) 0323, 1. juuni 2011.

[3] C1-kategooria ülesanded on ülesanded, mis tuleb täita ühe aasta jooksul.

[4] C2-kategooria ülesanded on ülesanded, mille täitmise võib lükata järgmisse aastasse, eriti juhul, kui pelgalt tegevuskava täitmise nimel ei ole otstarbekas järelauditit teha või kui auditeeritavas valdkonnas võetakse meetmeid eeldatust aeglasemalt.

[5] KOM(2011) 0376, 24. juuni 2011.

[6] SOLIDi fondid on ELi fondid, mida hallatakse raamprogrammi „Solidaarsus ja rändevoogude juhtimine” raames.

[7] Auditikirjadega antakse juhatusele nõu, mis põhineb mitme eri auditi leidudel või konsultatsiooni tulemustel, ning neile ei järgne audiitorite võetavaid ametlikke järelmeetmeid. Auditikirjad erinevad auditiaruannetest (hindamistegevus), milles audiitorid väljendavad oma arvamust ning nõuavad, et koostataks tegevuskava soovituste elluviimiseks. Tegevuskava elluviimise kontrollimiseks korraldatakse ametlik järelaudit.

[8] SEK(2010) 1182, 7. oktoober 2010.

[9] LLPLink on üks suuremaid infosüsteeme.