Euroopa Parlamendi resolutsioon,

5. mai 2010,

tähelepanekutega, mis on Euroopa Politseikolledži 2008. aasta eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitleva otsuse lahutamatu osa

EUROOPA PARLAMENT,

võttes arvesse Euroopa Politseikolledži 2008. aasta lõplikku raamatupidamise aastaaruannet;

võttes arvesse kontrollikoja aruannet Euroopa Politseikolledži 2008. eelarveaasta raamatupidamise aastaaruande kohta koos kolledži vastustega [1];

võttes arvesse nõukogu 16. veebruari 2010. aasta soovitust (5827/2010 – C7-0061/2010);

võttes arvesse EÜ asutamislepingu artiklit 276 ja ELi toimimise lepingu artiklit 319;

võttes arvesse nõukogu 25. juuni 2002. aasta määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust, [2] eriti selle artiklit 185;

võttes arvesse nõukogu 20. septembri 2005. aasta otsust 2005/681/JSK, millega luuakse Euroopa Politseikolledž (CEPOL), [3] eriti selle artiklit 16;

võttes arvesse komisjoni 19. novembri 2002. aasta määrust (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 artiklis 185, [4] eriti selle artiklit 94;

võttes arvesse kodukorra artiklit 77 ja VI lisa;

võttes arvesse eelarvekontrollikomisjoni raportit ja kodanikuvabaduste, justiits- ja siseasjade komisjoni arvamust (A7-0075/2010);

A. arvestades, et kolledž asutati 2001. aastal ja muudeti 1. jaanuarist 2006 ühenduse asutuseks finantsmääruse artikli 185 tähenduses, mistõttu kohaldatakse talle ühenduse asutuste raamfinantsmäärust;

B. arvestades, et kontrollikoda tegi kolledži 2006. aasta raamatupidamisaruannet käsitlevas aruandes märkustega järeldusotsuse raamatupidamisaruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse osas põhjendusel, et hankemenetlused ei vastanud finantsmääruse sätetele;

C. arvestades, et kontrollikoda tegi kolledži 2007. aasta raamatupidamisaruannet käsitlevas aruandes märkustega järeldusotsuse raamatupidamisaruande usaldusväärsuse ja selle aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta;

D. arvestades, et Euroopa Parlament andis 23. aprillil 2009. aastal heakskiidu Euroopa Politseikolledži direktori tegevusele kolledži 2007. aasta eelarve täitmisel [5] ning heakskiidu andmise otsusele lisatud resolutsioonis parlament muu hulgas:

- väljendas suurt muret, kuna kontrollikoda oli avastanud juhtumeid, kus assigneeringuid kasutati kolledži töötajaskonda kuuluvate isikute erakulude tasumiseks;

- palus kolledžil vastu võtta üksikasjalikud rakenduseeskirjad, mis tagaksid muu hulgas kolledži hankemenetluste läbipaistvuse ja oleksid kooskõlas finantsmäärusega;

- palus komisjonil hoolikalt teostada järelvalvet kolledži eelarve täitmise üle;

- märkis, et Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) on algatanud kolledžis sisejuurdluse;

E. arvestades, et kontrollikoda lisas kolledži 2008. aasta raamatupidamisaruannet käsitlevas aruandes toodud otsusele lisaklausli, ilma et oleks teinud märkustega järeldusotsust raamatupidamisaruande usaldusväärsuse kohta, kuid tegi märkustega järeldusotsuse raamatupidamisaruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta,

1. leiab, et kolledži vastused kontrollikoja tähelepanekutele on üldjuhul jälle ebapiisavad ja pakutud lahendused liiga ebamäärased ja mitte-asjakohased, mistõttu ei ole eelarve täitmisele heakskiitu andval asutusel võimalik hinnata, kas kolledž on võimeline end tulevikus parandama;

Kolledži struktuurilised probleemid

2. leiab, et kolledži väiksus seab kahtluse alla selle võime tulla tõhusalt toime ELi keerukate finants- ja personalieeskirjadega;

3. märgib, et kolledži sekretariaadi asukoht Bramshillis, mis on umbes 70 kilomeetri kaugusel Londonist, ei ole soodne, muu hulgas inimeste töölevõtmise ja ühistranspordi puudumise seisukohast;

4. kahtleb, kas kolledži uus direktor suudab struktuurilisi probleeme lahendada;

5. tahab teada, kas ei peaks kaaluma võimalust, et kolledž liita Europoliga;

Kolledži juhtimine ja läbipaistvus

6. leiab, et kolledži juhtimiskulud ei ole just tühised, arvestades, et haldusnõukogus on 27 liiget, samas kui töötajaid on vaid 24 (2008. aasta alguse seisuga);

7. märgib, et kolledž ei avalda oma veebilehel teavet haldusnõukogu kohta; soovitab seetõttu läbipaistvuse suurendamise eesmärgil avaldada kolledži veebilehel kõigi nõukogu liikmete nimed ja täielikud kontaktandmed;

Raamatupidamisaruannete usaldusväärsus

8. tunneb tõsist muret, et kõiki kohandusi, mis jäid ajavahemikule, mil lõpetati vana arvestussüsteemi kasutamine ( 23. mai 2008) ja võeti kasutusele uus süsteem ABAC ( 14. juuli 2008) ning mil kasutati käsitsi raamatupidamist, ei tehtud õigel ajal ning teave eelmisest aastast ülekantud summade kohta, sihtotstarbeliste tulude kasutamine ja seos teatavate arvandmetega 2007. aasta bilansis jäid ebaselgeks;

9. väljendab muret, et kahe põhivara haldamise süsteemi samaaegse kasutamise tõttu 2008. aastal kirjendas kolledž mõnikord põhivara topelt ega kasutatud märgistusi ega inventarinumbreid;

10. tunneb kahetsust, et kontrollikoda märgib oma tähelepanekutes, et järelkontrolli organisatsioonivälise ettevõtte poolt ei oldud isegi veel 2009. aasta keskpaigaks alustatud (lähtudes kontrollikoja tähelepanekutest 2007. aastat käsitlevas aruandes, et assigneeringuid kasutati mõnel juhul erakulude tasumiseks); palub kolledžil võtta kõik meetmed, mis on vajalikud sellise kontrolli võimalikult kiireks teostamiseks, nii et seda puudust ei mainita enam kolledži 2009. aasta raamatupidamise aastaaruannet käsitlevas aruandes;

Puudused hankemenetlustes

11. täheldab eeskirjade eiramist ühe hankemenetluse puhul, millega seotud tarnelepingu väärtus oli umbes 2 % tegevuskuludest; võtab eriti teadmiseks, et tarneleping sõlmiti sellist tüüpi raamlepingu alusel, mis on ette nähtud üksnes koolitusteenuste jaoks; täheldab lisaks, et lepingusätted võimaldavad kolledžil lepingut piiramatult pikendada või laiendada;

12. rõhutab sarnaselt eelmistele aastatele, et kolledž peab rangelt järgima finantsmäärust ja EÜ avalikke hankeid käsitlevaid õigusakte ning parandama oma finantsjuhtimist;

Koolituste korraldamisega seotud kulusid reguleerivate eeskirjade eiramine

13. tunneb muret, kuna kontrollikoda avastas suurel hulgal juhtumeid, kus ei järgitud koolituste ja seminaride korraldamisega seotud kulusid reguleerivaid haldus- ja finantseeskirju, kuigi nimetatud kulud moodustavad suure osa (64 %) kolledži tegevuskuludest; võtab teadmiseks, et eeskirjade eiramine seisnes peamiselt järgmises: kulutõendite puudumine, koolitustel osalemise tõendite ja majutuskulude hüvitamiseks vajalike originaalarvete ja dokumentide puudumine, ekspertide reisikulude kohta käiva teabe puudumine; leiab lisaks, et kolledži vastused kontrollikoja ja raportööri vastavatele tähelepanekutele on väga ebamäärased ja seega eelarve täitmisele heakskiitu andva asutuse jaoks ebapiisavad; palub kolledžil tegutseda olukorra parandamise nimel;

Assigneeringute ülekanded

14. võtab teadmiseks, et kontrollikoda on tuvastanud, et rohkem kui 2,7 miljonit eurot (31 % kolledži kogueelarvest) tuli üle kanda järgmisesse aastasse; tunneb seetõttu muret, et antud olukord on vastuolus aastasuse põhimõttega ning viitab puudustele eelarve kavandamises ja selle täitmises;

15. palub kolledžil võtta toetuste osas edaspidistes eelarvetes kasutusele liigendatud assigneeringute süsteem, et vältida assigneeringute tühistamise vajadust;

Muud eeskirjade eiramised

16. võtab teadmiseks, et kontrollikoda täheldas:

- kolmel juhul juriidilise kohustuse puudumist, kokku oli selliseid assigneeringuid 39500 euro väärtuses;

- üheksal juhul eelarvelise kulukohustuse võtmist enne juriidilise kohustuse võtmist, kokku oli selliseid assigneeringuid 244200 euro väärtuses;

palub seega kolledžil tegutseda olukorra parandamise nimel ja teavitada sellest ka eelarve täitmisele heakskiitu andvat asutust;

17. märgib, et eelseisvatel aastatel peaks kolledži eelarve täitmisele heakskiidu andmine põhinema rohkem kolledži kogu aasta tegevusel;

OLAFi käimasolev uurimine

18. täheldab, et 2008. aastal alustas OLAF kolledžis sisejuurdlust, pärast seda, kui kontrollikoda ja sisekontrollitalitus avastasid, et kolledži töötajaskonda kuuluvad isikud on avalikke rahalisi vahendeid kasutanud eraotstarbeliselt; märgib, et teave, mille kolledž edastas vastuseks parlamendi 2009. aasta teabenõudele, puudutas mobiiltelefonide kasutamist, mööbli transportimist töötajate elupaika ja töötajatele tasuta transporditeenuse pakkumist lennu- ja rongijaamadesse sõitmiseks; märgib, et kolledži andmetel on vastavad summad ning nende tagasinõudmise praegune seis järgmine:

- mobiiltelefonide kasutamine töötajate poolt: 3405 Inglise naela ajavahemikus aprill–detsember 2007; kogu summa on tagasi saadud;

- autopargi kasutamine töötajate poolt: 1157 Inglise naela ajavahemikus juuli–detsember 2007; kogu summa on tagasi saadud ja autod praeguseks müüdud;

- mööbel: 6625 Inglise naela 2007. aastal ostetud mööbli eest; mööbel on praeguseks müüdud;

- töötajate tasuta transport lennu- ja rongijaamadesse: 9508 Inglise naela 2007. aasta jooksul; raha tagasinõudmist on alustatud;

19. palub kolledžil ja komisjonil teavitada eelarve täitmisele heakskiitu andvat asutust viivitamatult OLAFi uurimise tulemustest;

Personal

20. tunneb muret, et seni on raamatupidamises tööle rakendatud ajutisi töötajaid; märgib, et kolledž kuulutas konkursi sisekontrollistandardite koordinaatori töölevõtmiseks välja alles 2009. aastal ja kavandas seejärel töövestlused nimetatud ametikoha kandidaatidega 2010. aasta algusesse;

Siseaudit

21. tunnistab, et komisjoni siseauditi talitus andis oma aruandes 13 soovitust (kaks pakilist ja üheksa väga tähtsat); märgib, et need olid seotud põhiliselt järgmiste küsimustega: finantseeskirjade järgimine avalike hangete puhul, juhtkonna kinnitavad avaldused, põhivara (inventeerimissüsteem), volituste haldamine (volitamine peab olema täielikult dokumenteeritud ja volikirju peab regulaarselt läbi vaatama), eelarve haldamine, raamatupidamiseeskirjade ja -põhimõtete järgimine, kontrollnimekiri finantskontrollide järjepidevuse ja dokumenteerimise tagamiseks;

Tegevuskava haldusnõukogule vastu võtmiseks ja kolledži direktorile rakendamiseks 30. juuniks 2010

22. nõuab, et haldusnõukogu võtaks esiteks kiiremas korras vastu tegevuskava käesoleva resolutsiooni lisas toodud eesmärkide täitmiseks; palub seejärel, et kolledži direktor koostöös komisjoni siseauditi talituse ja vastutava peadirektoraadiga töötaksid välja ja esitaksid haldusnõukogule kinnitamiseks konkreetsed meetmed ja ajakava tegevuskava rakendamiseks; palub seega komisjoni siseauditi talitusel ja vastutaval peadirektoraadil aidata määratleda näitajad, mis võimaldaksid hinnata korrapäraste ajavahemike tagant kolledži meetmete rakendamist; nõuab lisaks, et kolledž teavitaks eelarve täitmisele heakskiitu andvat asutust 30. juuniks 2010 konkreetsetest meetmetest ja vastuvõetud näitajatest;

23. kutsub kontrollikoda üles saatma võimalikult kiiresti kirjalikus vormis arvamuse eelarve täitmisele heakskiitu andvale asutusele kolledži tegevuskava loomise kohta;

24. viitab eelarve täitmisele heakskiidu andmise otsusele lisatud muude horisontaalsete tähelepanekute osas oma 5. mai 2010. aasta [6] resolutsioonile ametite tulemuste, finantsjuhtimise ja kontrolli kohta.

[1] ELT C 304, 15.12.2009, lk 124.

[2] EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1.

[3] ELT L 256, 1.10.2005, lk 63.

[4] EÜT L 357, 31.12.2002, lk 72.

[5] ELT L 255, 26.9.2009, lk 157.

[6] Vastuvõetud tekstid, P7_TA(2010)0139. Vt käesoleva Euroopa Liidu Teataja lk 241.

--------------------------------------------------

LISA

Tegevuskava haldusnõukogule vastu võtmiseks ja kolledži direktorile rakendamiseks 30. juuniks 2010

EELARVE KAVANDAMINE

1. Eesmärk

Parandada kolledži eelarve ja tegevuskava kavandamist ning jälgimist.

Meetmed

Direktor peaks koostama mitmeaastase kava, mis hõlmaks tema ametiaja ulatuses järgmisi valdkondi:

- ettenähtud meetmed (tulemused ja mõju);

- vastavad rahalised vajadused ja aastased eelarveprognoosid;

- ettenähtud meetmete rakendamiseks vajalikud inimressursid;

- ettenähtud meetmete rakendamiseks vajalikud materiaalsed vahendid.

SISEKONTROLLISÜSTEEMID

2. Eesmärk

Parandada kolledži tegevuse finantsjuhtimist, sealhulgas sihtotstarbelistest tuludest rahastatavate programmide finantsjuhtimist (AGIS, ISEC ja MEDA)

Meetmed

Finantsjuhtimissüsteemi läbivaatamine (muudatused finantsprotsessides), et ühtlustada ja tõhustada kolledži tegevusi. Selle muudatuse eesmärk on ka parema finantsteabe pakkumine eri programmijuhtide poolt.

3. Eesmärk

Kiita vastavalt raamfinantsmääruse artiklile 43 heaks kõik rahastamiskorrad ja uus raamatupidamissüsteem.

Meetmed

Eelarvevahendite käsutaja ja volitatud eelarvevahendite käsutajad peavad ametlikult dokumenteerima süsteemid, mis nad on loonud selleks, et edastada peaarvepidajale vajalikku finantsteavet. Peaarvepidaja peab süsteemikirjeldused kinnitama, et tagada talle aastaaruannete koostamiseks edastatud finantsteabe kõrge kvaliteet.

4. Eesmärk

Parandada kulutuste kontrollikeskkonda (punkt 14 kontrollikoja aastaaruandes 2008. aasta eelarve täitmise kohta).

Meetmed

Võtta ametlikult vastu tõhusad protsessid ja/või kontrollnimekirjad ning neid rakendada, et kolledži nimel koolitusi korraldavate asutuste maksetaotlused vastaksid haldus- ja finantseeskirjadele.

TÖÖTAJAD

5. Eesmärk

Täita vabad ametikohad, et saavutada vabade ametikohtade "normaalne" määr (näiteks 5 %).

Meetmed

- Võtta vastu töölevõtmise aastakava ja rakendada seda punktis 1 mainitud mitmeaastase kavaga kaetud aastate jooksul;

- võtta vastu töölevõtmise juhised ja rakendada neid.

6. Eesmärk

Parandada personalisituatsiooni.

Meetmed

Võtta aasta jooksul kõigile praegu täitmata ametikohtadele (või neile, kus töötavad ajutiselt teistest asutustest tööle võetud töötajad) tööle ajutised teenistujad.

HANKED

7. Eesmärk

Parandada hangete kontrollikeskkonda.

Meetmed

- Võtta vastu hangete käsiraamat ja kontrollnimekirjad ning rakendada neid, et valitaks asjakohased menetlused ning kasutataks neid õigesti;

- võtta vastu kaupade ja teenuste ostmise aastakava ja rakendada seda.

MUU

8. Eesmärk

Lahendada lõplikult küsimus, mis puudutab assigneeringute kasutamist erakulude katmiseks.

Meetmed

Esitada välisaudiitori koostatud lõpparuanne, mis sisaldaks järgmist teavet:

- erakulude katmiseks kasutatud assigneeringute kogusumma;

- praeguseks tagastatud summad;

- tagastamata summade puhul tagastamise tõenäosus ja ajakava.

--------------------------------------------------