[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 18.02.2005

KOM(2005) 52 lõplik

KOMISJONI ARUANNE

Kommenteeritud kokkuvõte:Aruanne arhiivindusest laienenud Euroopa LiidusVõimalused edaspidiseks tegevuseks: prioriteedid

A. TAUST

Vastuseks Euroopa Liidu Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsioonis esitatud taotlusele (2003/C 113/02) liikmesriikide arhiivide kohta ning eriti punkti 8 alapunktidele a, b, c, d, e ja punktile 9 vaatleb kommenteeritud aruanne rahvusarhiivide olukorda liikmesriikides, võttes eriti arvesse Euroopa Liidu laienemist ning dokumendihalduse ja arhiivikorralduse ning -teenuste võimalikku arengut tulevikus. Aruandes tehakse ettepanekuid dokumendihalduse, arhiivikorralduse ja avalike teenuste parandamiseks Euroopa Liidu kodanike jaoks, võttes arvesse uusi tehnoloogiaid.

Tuginedes riiklike ekspertide rühma poolt koostatud aruande peatükkides esitatud andmetele, kavandatakse lisaks järgmistele prioriteetsetele meetmetele veel mitmeid teisi meetmeid, mis vajavad kaalumist ning liikmesriikide ja ELi institutsioonide poolset tegevust kolme järgmise aasta jooksul. Kavandatavad prioriteetsed meetmed leiduvad iga peatüki alguses ja on nad ühendatud tabeliks käesoleva aruande lisas 3.

Kavandatavad prioriteetsed meetmed on siin esitatud kokkuvõttena. Nad hõlmavad meetmeid dokumentide kahjustumise või arhiivide kadumise ennetamiseks, vähendamiseks või taastamiseks loodus- ja muude katastroofide korral, dokumentide ja arhiivide säilitamise parandamiseks, kaasaarvatud arhiivihooneid käsitlevad meetmed, koostöö tugevdamiseks elektrooniliste dokumentide ja arhiivide ehtsuse, pikaajalise hoidmise ja juurdepääsu osas. Kokkuvõttes esitatakse ettepanekuid vargusevastaste meetmete ning varastatud dokumentide taastamise korraldamise osas. Lisaks rõhutatakse arhiividepoolse panuse tähtsust meie ühiskondade demokraatlikule toimimisele vastavate õigusaktide ja standardite kaudu. Samuti tehakse ettepanek ELi portaali loomiseks, et tagada juurdepääs värskelt laienenud liidu arhiivipärandile. Kõik need meetmed tuleb ellu viia tihedama koordineerimise, teabe jagamise ja heade tavade tutvustamise abil ametliku koordinatsioonirühma poolt Euroopa tasandil ja liikmesriikides.

Arvestatud on asjaolu, et kavandatavate meetmete puhul on soovitatav jätkuv integreerumine teiste Euroopa tasandi tegevuskavadega.

B. KOKKUVÕTE PEAMISTEST KAVANDATAVATEST MEETMETEST

Kavandatavad prioriteetsed meetmed 1

Arhiivide hoidmine ja kahjustumise vältmine Euroopas (Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsioon, punkt 8c 1)

1.1 Meetmed arhiivide kahjustumise vältimiseks loodus- ja muude katastroofide korral:

- Töötada välja näidistegevuskava katastroofide ennetamiseks ja nende tagajärgede likvideerimiseks;

- Uurida võimalust spetsiaalsete kesklaboratooriumide loomiseks piiriüleste hädaolukordade puhul;

- Luua kiirreageerimisrühmad kahjude hindamiseks.

1.2 Dokumentide ja arhiivide hoidmine ja taastamine:

- tõhustada koordineerimismeetmeid ja kogemuste vahetamist ELi programmi loomiseks kahjustunud dokumentide ja arhiivide taastamisel Euroopas

- Arhiiviotstarbelised hooned; standardite ja kirjelduste kaasajastamine ja rakendamine riiklikul ja Euroopa tasandil ELi liikmesriikide ja institutsioonide vahelise interdistsiplinaarse töörühma poolt arhiivihoonete ja valitsusasutustes paiknevate hoidlate renoveerimise korral või uusehitiste puhul.

Kavandatavad prioriteetsed meetmed 2

Euroopa interdistsiplinaarse koostöö tugevdamine elektrooniliste dokumentide ja arhiivide valdkonnas (Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsiooni punkt 8c 2)

2.1. Juurutada üle-euroopaline koostöö elektrooniliste dokumentide ja säilikute ehtsuse kindlakstegemiseks, pikaajaliseks säilitamiseks ja kättesaadavuseks.

2.2. Kaasajastada, muuta ja laiendada olemasolevaid nõudeid selliste elektrooniliste dokumentide (kirjete) süsteemide nagu MoReq loomiseks avaliku sektori parema haldamise huvides selliselt, et dokument saaks Euroopa Liidus ametlikuks normiks ja/või kirjelduseks. See on eriti huvipakkuv kõikidele liikmesriikidele, eriti uutele liikmesrikidele.

2.3. Tugevdada DLM ( Données lisibles par machine – masinloetavate dokumentide ) võrgustikku ja foorumit/Euroopa majandushuviühingut (EEIG). Nii viimaste arendamine, kui ka 2005. aastal Budapestis asetleidva DLM foorumi korraldamine ja tõlkimine vajavad rahastamist.

Kavandatavad prioriteetsed meetmed 3

Euroopa dokumentide ja arhiivide Internetiportaali loomine ja hooldamine (Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsiooni punktid 8b ja 8e)

3.1. Tagada ELi kodanike jaoks dokumentide ja säilikute Interneti/veebiportaal.

Portaal tuleb kavandada ning sisse seada võttes arvesse Interneti ja veebi arengut ning mõnede liikmesriikide edusamme (vaata aruande 6. osa) sellise teabe pakkumisel miljonitele kodanikele, noortele ja lastele. See oleks kooskõlas Euroopa teabemaailmas aset leidvate vastavate arengutega.

Kombineerituna paremate tingimustega lugemissaalides, annaks see parema juurdepääsu teadustöö, õppe ja teabega seotud vahenditele.

Kavandatavad prioriteetsed meetmed 4

Dokumentide ja arhiivide haldamist ning neile juurdepääsu käsitlevad ELi ja riiklikud õigusaktid (Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsiooni punktid 8a ja 8d)

4.1. Kuna nii ELi kui ka riiklike õigusaktide mõju dokumentide ja arhiivide haldamisele on sageli raske ette näha, siis on dokumentide ja säilikute hoidmise ja neile juurdepääsu parandamiseks liikmesriikide kodanike jaoks oluline, et kõikidest mõjudest ollakse teadlikud juba varases staadiumis. Seetõttu on vaja jälgida dokumente ja säilikuid käsitlevaid eelnõusid ja nendega seonduvaid õigusakte Euroopa tasandil ja riiklikul tasandil, et Euroopa kutselised arhiivitöötajad saaksid vajadusel anda oma panuse.

4.2. Eelneva toetamiseks on vaja arhiiviseadusi ja nendega seonduvaid õigusakte uurida sügavuti ELi tasandil ja riiklikul tasandil, luua arhiiviseaduste ja nendega seonduvate ELi õigusaktide andmebaas, tõlkida õigusaktide paremaks vastastikuseks mõistmiseks riiklikud arhiiviseadused ja nendega seonduvad õigusaktid inglise, prantsuse ja saksa keelde ning vajadusel teistesse ELi ametlikesse keeltesse vastavate rahvusarhiivide poolt. Ettepanek arvestab Euroopa Nõukogu ja Rahvusvahelise Arhiivinõukogu Euroopa osakonna (EURBICA) senist tööd ning taotleb selle süstematiseerimist.

Kavandatavad prioriteetsed meetmed 5

Arhiividokumentide vargus

5.1. ELi arhiividokumentide varguse vastased meetmed ja varastatud säilikute taastamise meetmed tuleb läbi vaadata ja neid tõhustada.

Parandusettepanekute esitamiseks tuleb küsimustiku põhjal töötada välja tegevuskava.

C: AMETLIKU ARHIVAARIDE KOMISJONI LOOMINE (Nõukogu 6. mai 2003. aasta resolutsiooni punktid 8d, 8e ja 9)

6.1. ELi liikmesriikide ja institutsioonide ametliku arhivaaride ühenduse loomine. See komisjon peaks vahetama teavet ja tutvustama häid tavasid ning tagama konsensuse tingimustes ja subsidiaarsuse põhimõtet järgides arhiivide töö parema koordineerimise Euroopas, nagu on kirjeldatud eespool. Komisjon peaks kogunema kaks korda aastas või vajaduse korral.

6.2. Nõukogu resolutsiooniga (6. mai 2003) tõstatatud küsimustega tegelemiseks mõeldud programmi kehtestamine esialgselt kolmeks aastaks, selle edusammude hindamine ning tulemuste ja heade tavade levitamine, mida liikmesriigid ja Euroopa Liidu institutsioonid saavad kasutada.

6.3. Kolme aasta möödudes hinnangu koostamine, mis esitatakse aruandena ELi ministrite nõukogule tulemuste ja kaalutavate järelmeetmete kohta.