[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel, 7.6.2006

KOM(2006)279 (lõplik)

KOMISJONI TEATIS NÕUKOGULE JA EUROOPA PARLAMENDILE

Aastaaruanneeelarve täitmist kinnitavale asutusele2005. aastal tehtud siseauditite kohta

(Finantsmääruse artikli 86 lõige 4)

SEK(2006)725

SISUKORD

1. Sissejuhatus 3

2. Siseauditi talituse töökeskkond ja tööprogramm 3

2.1. Töökeskkond 3

2.2. Arengusuunad siseauditi valdkonnas 4

2.3. Siseauditi talituse tööprogrammi täitmine 4

2.4. Siseauditi töö heakskiitmine 7

3. Tähelepanekud 8

3.1. Väliskeskkond 8

3.2. Planeerimine, protsessid ja süsteemid 9

3.3. Töötajad ja organisatsioon 12

3.4. Seaduslikkus ja korrapärasus 13

4. Järeldused 14

SISSEJUHATUS

Siseauditi talitus osutab organisatsioonis professionaalset, objektiivset ja sõltumatut kontrolli- ja konsultatsiooniteenust. Selle eesmärk on organisatsiooni toimimise pideva parandamise kaudu aidata eesmärke paremini saavutada.

Käesolev aruanne teavitab vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 eelarve täitmist kinnitavat asutust komisjoni siseauditi talituse 2005. aastal tehtud tööst. Selle aluseks on siseauditi talituse aruanne, mis käsitleb vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 3 auditite peamiseid tähelepanekuid ja vastavalt kutsestandarditele „märkimisväärseid riske ning kontrolli ja ettevõtete üldjuhtimisega seotud probleeme…“[1]. Käesoleva aruande aluseks on siseauditi talituse 2005. aasta auditi- ja konsultatsioonialane tegevus. Samuti tugineb see peadirektoraatide siseauditi üksuste tööle, mille kajastamiseks on aluseks võetud siseauditi talituse kaks korda aastas esitatavad aruanded siseauditi üksuste töö kohta. Aruanne ei kajasta siseauditi talituse auditeid ühenduse ametite kohta.[2]

Komisjoni tagasiside siseaudiitori tähelepanekute ja järelduste kohta esitatakse koondaruandes peadirektoraatide iga-aastaste tegevusaruannete kohta. Kõnealuses koondaruandes, mis võeti vastu samal ajal, on esitatud komisjoni seisukohad siseaudiitori, Euroopa Kontrollikoja ja eelarve täitmist kinnitava asutuse tõstatatud ning auditi järelevalvekomitee ja eelarve peadirektori ülevaatlikus aruandes esitatud valdkondadevaheliste küsimuste kohta.

Seega ei pruugi komisjon käesolevas aruandes esitatud kõiki vaateid ja arvamusi täielikult jagada. Institutsiooni ja tema siseaudiitori vahelises dialoogis on eriarvamused igati tavapärased.

Siseauditi talituse töökeskkond ja tööprogramm

Siseauditi töö komisjonis toimub kiiresti arenevas keskkonnas; 2005. aasta arengusuunad komisjoni juhtimises ja kontrollisüsteemis kajastusid ka siseaudiitori 2004. aasta aruande mõningates järeldustes.

Töökeskkond

Uue raamatupidamissüsteemi rakendamine on komisjoni, selle talituste ja kontrolliasutuste jaoks oluline edasiminek.[3] Sellise kava elluviimine, mille kohaselt kiidab komisjoni peaarvepidaja aruanded heaks, täidab olulise lünga vastutuse valdkonnas. Selle ülesande täitmiseks, eelkõige usaldusväärsuse kontrolli tegemiseks, on tal vaja selgeid volitusi (seadmata kahtluse alla eelarvevahendite käsutaja esmavastutust tehingute eest). Komisjon loob esimesed rakendusasutused, kes võtavad üle programmi rakendamisega seotud ülesanded. Selle eesmärk on kulude ja varasemates hajutatud lähenemistes esinenud kontrolliriskide vähendamine ning spetsialiseerumise suurendamine. Siseauditi talitusel tuleks eelkõige tähelepanu pöörata keerukatele delegeerimis- ja aruandlusahelatele ning sellistele juhtimisülesannetele nagu halduskohustused, värbamine, koolitus jms. Jagatud eelarve korral muudab volitamise kohustus siseauditi ülesande äärmiselt keerukaks.

Riskijuhtimine saab kindlaks osaks komisjoni planeerimis-, aruandlus- ja vahendite eraldamise tsüklis[4]. Vastavalt kavandatule tuleb viia riskide hindamine ja juhtimine peadirektoraadi tasemelt kõikidesse talituste „perekondadesse“ ning siseauditi talituse arvates lõpuks kogu komisjoni. Siseauditi talitus on seisukohal, et volinike täielik kaasamine poliitiliste riskide hindamisse tähendaks riskide paremat üldjuhtimist ja seega parandaks planeerimist, vahendite eraldamist ja poliitika elluviimist.

Institutsioonidevaheline arutelu ühtse sisekontrolli raamistiku loomise tegevuskava üle keskendub sellistele olulistele küsimustele nagu vastutus ning kindlustunde andmine toimingute seaduspärasuse ja nõuetele vastavuse kohta. Komisjoni jaoks on oluline kaitsta poliitilist vastutust oma talituste ja partnerite, eelkõige liikmesriikide, antava(te) kinnitus(t)e kaudu eelarve täitmise kohta. Siseaudiitori hinnangu kohaselt on juba kohaldatavad peadirektorite üksikkinnitused osutunud väga väärtuslikuks peadirektoraatide siseselt, kuid kogu komisjoni hõlmavatele protsessidele ja peadirektoraatide vahelisele ühtlusele tuleb veel tähelepanu pöörata.

Arengusuunad siseauditi valdkonnas

2005. aasta alguses vaatas siseauditi üksus üle oma kvaliteedi tagamise korra ja lõi kvaliteediüksuse, kes korrapäraselt vaatab üle auditite kvaliteedi, alates auditite planeerimisest kuni lõpliku aruande valmimiseni. Siseauditi üksustega lepiti kokku ühised aruandlusstandardid, eelkõige auditi käigus esitatud soovituste hindamise kohta, mis tagab tehtud tähelepanekute parema võrreldavuse.

Siseauditi talituse korraldatav siseauditi üksuste kvaliteedikontroll, millega alustati 2005. aastal, kui üksustel paluti end ise hinnaga, valmib koos kõnealuste hinnangute kinnitamisega 2006. aastal. Kutsestandarditega kooskõlas oleva kõnealuse tegevuse eesmärk ei ole ainult peadirektoraatidele kvaliteetse siseauditi teenuse tagamine, vaid ka objektiivsete tingimuste loomine, millele saaks tugineda muudel tasanditel tehtud siseauditite korral.

Üldiselt arenes koostöö 2005. aastal siseauditi talituse ja siseauditi üksuste vahel positiivses suunas (nt ühisauditid). Koostöö raamatupidamissüsteemi auditeerimise planeerimises ja ühiskoolituste korraldamises on näited tõhusast töökorraldusest Euroopa Kontrollikojaga.

Siseauditi talituse tööprogrammi täitmine

2004.-2006. aasta strateegilisele kavale tuginevat siseauditi talituse 2005. aasta tööprogrammi täpsustati pärast 2004. aastal tehtud auditeid ja ulatuslikke konsultatsioone sidusrühmadega (auditi järelevalvekomitee, valdkonnaülesed talitused, peadirektorid, siseauditi üksused ja sisekontrolli koordinaatorid). Arvamusi vahetati ka Euroopa Kontrollikojaga. Auditi järelevalvekomitee kiitis tööprogrammi heaks 2004. aasta lõpus.

Tööprogrammi täitmismäär oli 90% ja see loeti rahuldavaks. 2005. aastal koostati 36 auditi aruannet (18 auditi ja 8 järelauditi aruannet komisjonis tehtud auditite kohta ning 10 aruannet ametites tehtud auditite kohta). Ülejäänud aruanded said valmis 2006. aasta alguses. Üksikasjad komisjonis tehtud auditite kohta on esitatud lisas.

Viivitusi põhjustasid peamiselt auditite lõpetamise ajal tekkinud raskused. Seetõttu peab siseauditi üksus vajalikuks auditite lõpetamiseks vajalikku aega lühendada. Siseauditi üksus lühendab auditite aruandeid veelgi ja seab eesmärgiks selgema keele kasutamise.

Siseauditi üksuse 2005. aastal tehtud auditid:

Talitus | Audit | Aruande esitamise aeg |

Valdkondadevahelised küsimused, haldus- ja muud tugisüsteemid |

OIB | Tehingud | Veebruar 2005 |

BUDG | Järelaudit | Juuli 2005 |

SG et al. | ELi õiguse rakendamise kontroll | Juuli 2005 |

BUDG/SG | Tegevuspõhise juhtimise / strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli kontroll | Oktoober 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Konsolideeritud info- ja sidetehnoloogia | November 2005 |

DIGIT | Järelaudit | November 2005 |

Sisepoliitika |

ESTAT | Töörühma järelaudit | Märts 2005 |

ECFIN | Kohaliku IT kontroll (siseauditi talituse ja siseauditi üksuse ühisaudit) | Aprill 2005 |

TREN | Kohaliku IT kontroll | Mai 2005 |

TREN | Finantsjuhtimine | Juuli 2005 |

ESTAT | Finantsjuhtimine / järelaudit | Oktoober 2005 |

RTD | Finantsjuhtimine | Oktoober 2005 |

SANCO | Finantsjuhtimine | November 2005 |

INFSO | Järelaudit | Detsember 2005 |

MARKT | Finantsjuhtimine | Detsember 2005 |

PRESS | Järelaudit | Detsember 2005 |

EAC | Järelaudit | Detsember 2005 |

Struktuurimeetmed ja ühine põllumajanduspoliitika |

AGRI | Järelaudit | Märts 2005 |

FISH | Täieulatuslik audit | Juuni 2005 |

EMPL | Struktuurifondid (järelkontroll) | Oktoober 2005 |

FISH | Struktuurifondid (järelkontroll) | November 2005 |

AGRI | Struktuurifondid (järelkontroll) | Detsember 2005 |

Välispoliitika |

ELARG | Järelaudit | Jaanuar 2005 |

RELEX | Teave ja teabevahetus | Juuli 2005 |

AIDCO | Valitsusvälised organisatsioonid | Juuli 2005 |

ECHO | Valitsusvälised organisatsioonid | Oktoober 2005 |

Järelaudit

Auditijuhtimistarkvara, mida komisjoni siseaudiitorid kasutavad, sisaldab nüüd auditeeritavate poolt täidetavat sellist mehhanismi järelauditi kohta, mis võimaldab nii juhtkonnal, audiitoritel kui ka auditi järelevalvekomiteel otse jälgida auditi käigus antud soovituste rakendamist. Siseauditi üksus jälgib korrapäraselt, kuivõrd auditeeritavad peavad kinni soovituste rakendamise tähtaegadest ja ulatusest, et nõuetekohaselt teavitada auditi järelevalvekomiteed ning täiendada enda riskianalüüsi. 2006. aasta märtsis esitas siseauditi üksus auditi järelevalvekomiteele esimese ülevaatliku aruande siseauditi talituse soovituste rakendamise kohta.

Kuigi peadirektoraadid on soovitustega enamasti nõus, esineb tegevuskavade rakendamisel siiski märkimisväärseid viivitusi, millele peab eelkõige juhtkond tähelepanu pöörama. Auditeeritute hinnangute kohaselt on rohkem kui poolte otsustava tähtsusega soovituste ja umbes 17% väga oluliste soovituste rakendamine enam kui 12 kuud algsest tähtajast viibinud.

See võib viidata tegevuskavade rakendamise üldisele nõrkusele.[5] Peadirektoraatide hinnangul on põhjused seotud ümberkorraldustega, ressursiprobleemidega, raskustega väliste teenuseosutajatega, volituste puudumisega ja koostööraskustega teiste peadirektoraatidega. Siseauditi üksus hõlbustab auditeeritavate rakendamisülesannet täpsemate ja konkreetsemate auditi aruannete koostamise kaudu.

Siseauditi töö heakskiitmine

2005. aastal kiitsid auditeeritavad auditis antud soovitused heaks üle 97% juhtudest, mis on väga hea tulemus.[6]

Soovitused | Heaks kiidetud | Tagasi lükatud | Kokku | % |

Otsustava tähtsusega | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

Väga oluline | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

Oluline | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

Soovitav | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

Kokku | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Siseauditi üksus küsib korrapäraselt pärast auditi lõpetamist auditeeritavate arvamust, sealhulgas auditi ulatuse ja läbiviimise kohta. Selliste uuringute keskmine tulemus küündib skaalal, kus 1 tähistab kõrgeimat ja 4 madalaimat punkti, 1,82 punktini.

2005. aastal korraldatud laiema konsultatsiooni käigus sidusrühmadega (peadirektoraadid, ressursidirektorid, siseauditi üksused ja auditi järelevalvekomitee ettevalmistusrühm) märgiti tugevate külgedena ära selget auditistrateegiat (79%), auditite ausat, objektiivset ja õiglast läbiviimist (93%) ning asjakohase auditeerimismetoodika kasutamist (75%), kuid siseauditi talitust kutsuti üles looma suuremat sünergiat siseauditi üksustega, täiendama oma teadmisi auditeeritavate tegevusest, parandama teabevahetust auditi ajal ja andma vähem, kuid konkreetsemaid soovitusi. Siseauditi talituse puhul ei leitud, et ta kannaks juhtimise või sisekontrolli alast selget visiooni.

Tähelepanekud

Allpool esitatud tähelepanekud tuginevad 2005. aastal siseauditi talituse korraldatud audititele, teistele siseaudititele (sealhulgas siseauditi talituse aruanded siseauditi üksuste töö kohta) ja audiitori otsusele. Kõnealused tähelepanekud on esitatud valikuliselt, kajastades vastavalt 2004.–2006. aasta riskipõhise auditeerimise kavas kõnealuseks aastaks seatud eesmärki ja vältides vastavalt ühekordse audiitorkontrolli põhimõttele kattumist Euroopa Kontrollikoja tööga. 2005. aastal auditeeris siseauditi üksus komisjonis järgmisi peamisi valdkondi:

- finantsjuhtimine sisepoliitikas;

- struktuurifondide haldamine;

- kohaliku IT juhtimine, lähtudes varasematest IT-audititest;

- teabeturve;

- valitsusvälistele organisatsioonidele eraldatud vahendite kontroll;

- strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli oluliste osade kontroll, mis jätkub 2006. aastal, ja

- komisjoni toimetulek ELi õigusaktidega vastavuse järgimisel, mis on ühtlasi 2006. aasta laiendatud auditi aluseks.

Ülevaade tähelepanekutest on jaotatud vastavalt 2005. aasta oktoobris komisjonis vastu võetud riskide liigitusele.[7] Kuna riskivaldkonnad on omavahel tugevalt seotud, hõlmavad auditite käigus esitatud järeldused sageli mitut riskitüüpi.

Väliskeskkond

Komisjonil on oluline delegeerimisest tulenev risk, mis on seotud ühise juhtimisega: asutamisleping paneb komisjonile täieliku vastutuse eelarve täitmise eest, kuid tegelikult eraldavad liikmesriikide asutused eelarvest rohkem kui kolmveerandi lõplikele abisaajatele.[8]

Kõnealuse vastutuse võtmiseks ehk piisava kindlustunde andmiseks tuleb komisjonil liikmesriikidelt saada piisav kindlustunne liikmesriikidega ühiselt juhitavate vahenditega tehtud tehingute korrapärasuse ja seaduslikkuse kohta.

Piisava kindlustunde saamine

Siseauditi talituse arvates on oluline, et asjaomased talitused suurendaksid struktuurifondide[9] 2007.–2013. aasta programmiperioodi ettevalmistamisel oma jõupingutusi ja tugineksid heale tavale, et saada piisavaid tõendeid oma iga-aastase kinnitava avalduse toetamiseks.

- Tervitades 2005. aastal struktuurifondide peadirektoraatide poolt kokku lepitud ühist auditistrateegiat, soovitas siseauditi talitus välja töötada strateegia auditi- ja hindamistulemustest enama kindlustunde saamiseks usaldusväärse finantsjuhtimise kohta. Lisaks soovitas siseauditi talitus, et pärast auditit tuleb vormistada täpsed arvamused, mis toetaksid peadirektoraadi kindlustunnet. Talitused peaksid parandama auditite kvaliteeti ning ühtlustama ja paremini määratlema sisemised aruandlus- ja kinnituse andmise nõuded (auditi ulatus, veamäär, üldised tähelepanekud).

- Ühekordse audiitorkontrolli elementide nagu teiste audiitorite töö ja liikmesriikide asutuste selliste tegevusaruannete kasutamine, mis kuuluvad asjakohasele läbivaatamisele, võimaldab kontrollivahendeid tõhusamalt kasutada, vähendab topeltkontrolli ohtu ja võimaldab saada täielikuma ülevaate kontrolliahelast. See eeldab suuremaid jõupingutusi auditistrateegiate, planeerimise ja riskihindamise ühtlustamisel liikmesriikide asutustega ning metoodika koostamist nende auditite kontrollimiseks. Siseauditi talitusele annaks liikmesriikides nn usalduslepingute sõlmimine täiendavat kindlustunnet.[10] Siseauditi talitus soovitab komisjonil liikmesriikidega aktiivsemalt suhelda ja eelkõige edendada kontrolliahela kõikidel tasanditel väljatoodud head tava.

- Ajavahemiku 2000–2006 kohta audititeabe hilise avaldamise probleemi lahendamiseks soovitab siseauditi talitus järgmiseks ajavahemikuks aktiivsemat ja ennetavamat lähenemist. Uute programmide kontrollisüsteemide loomisel tuleks tähelepanu pöörata praegusel ajavahemikul tuvastatud puudustele.

Kinnitava teabe asjakohane avalikustamine

Siseaudiitor on seisukohal, et peadirektoraadid peaksid iga-aastases tegevusaruandes asjakohaselt avalikustama esitatud kinnituste mahu ja ulatuse (piirangud). Iga-aastases tegevusaruandes tuleks selgelt välja tuua auditites hõlmatud kumulatiivsed summad ja riskisummad koos kindlusastme määramiseks kasutatud kriteeriumidega.

Planeerimine, protsessid ja süsteemid

2005. aasta siseauditi talituse tööprogramm keskendus finantsjuhtimise, turva- ja infosüsteemide auditeerimisele. Oluline valdkond oli ka planeerimine ja programmitöö ning järelevalve ELi õiguse rakendamise üle.

Siseaudiitor on seisukohal, et hoolimata märkimisväärsetest edusammudest on komisjonile kõnealustes valdkondades jäänud riskid, mis piiravad toimingute tõhusust ja vähendavad kindlustunnet tehingute kohta. Järelevalvet ja kontrolli tuleb tõhustada.

Järelevalve ja kontrollide tõhusus

Ühise juhtimisega valdkondades on kontrollimine keeruline ja finantsjuhtimise auditid näitavad, et järelevalvega on probleeme nii mõnedes peadirektoraatides kui ka peadirektoraatide vahel. Siseauditi talitus ja siseauditi üksused leidsid puudusi sisekontrolli standardite ja finantsmääruse järgimises. Eelkõige peetakse siin silmas kontrollisüsteemide kavandamist ja ülesehitust: ebapiisavad eelhindamised ja riskianalüüsid ning ebapiisav ülesannete lahusus, sealhulgas audiitorite ja juhtkonna ülesannete vahel. Vajakajäämisi esineb ka tehingute kontrolli, projekti- ja kontrolliandmete ning menetluste dokumenteerimise täpsuses ja täielikkuses. Siseaudiitor on seisukohal, et sellises olukorras kinnituse andmine tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta on märkimisväärses ohus. Siseauditi talitus ja siseauditi üksused andsid talitustele üksikasjalikke soovitusi sellistes valdkondades nagu maksevood, hanked, toetuste ja lepingute haldamine ning tagasimaksed, kuid ka turva- ja IT-alastes küsimustes.

Järelauditites märgiti ära positiivne areng varem auditeeritud valdkondades, kuid osutati ka olulistele viivitustele, mis on seotud tegevus-, finants- ja maineriskidega. Eurostati puhul jõuti järelauditi käigus järeldusele, et pärast märkimisväärset tööd on riskitase nüüd võrreldav teiste talituste omaga. Sellega seoses tõstatati veel üks küsimus, mis käsitleb komisjoni nimel olevaid pangakontosid, mida peaarvepidaja ei ole avanud, kuid selle küsimuse on eelarve peadirektoraat vahepeal lahendanud.

2005. aastal auditeeris siseauditi talitus sellist konkreetset valdkonda nagu valitsusvälistele organisatsioonidele arengu ja humanitaarabi raames antud toetuste kontroll. Asjaomased juhtimissüsteemid on keerulised ning sõltuvad programmist ja juhtivast talitusest. Nõuetele mittevastavuse juhtumid valitsusvälistes organisatsioonides tekitasid kõrgendatud tähelepanu ja viisid mitmete uurimiste algatamiseni, sealhulgas uurimise algatamiseni hangete korra kohta. Siseauditi talitus tõi esile sellised jõupingutused nagu valitsusväliste organisatsioonidega korrapärasema ja sihipärasema suhtluse pidamine ja taotlemise korra lihtsustamine, eelkõige konkursikutsete valdkonnas. Soovitustes peeti vajalikuks edendada komisjoni teadmisi valitsusväliste organisatsioonide kohta, hõlmates valitsusväliste organisatsioonide ühist liigitust, parima tava ja riskianalüüsi vahetamist, ning koostöö tugevdamist liikmesriikide ja teiste abiandjatega. Soovitused hõlmasid ka valitsusväliste organisatsioonide üle suurema järelevalve tegemist ja nende pidevat hindamist, suurema tähelepanu pööramist valitsusväliste organisatsioonide vastavusele hankeeeskirjadele ja partnerite suutlikkuse tugevdamist, et parandada projektide kvaliteeti. Auditeeritavate mõjul kavatseb EuropeAid osaliselt läbi vaadata valitsusväliste organisatsioonidega suhete haldamise viisi.

Planeerimine – kooskõlastamine ja sidusus

Kuigi 2000. aastal alanud reformiprotsessis on rõhutatud komisjoni peadirektoraatide vastutust ja juhtimise sõltumatust, on komisjon siiski üks asutus ühe poliitilise juhtimise all ning kooskõlastamine ja sidusus on komisjoni jaoks olulised edutegurid poliitiliste eesmärkide saavutamisel.

Strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli horisontaalsete aspektide kontrolli tähelepanekute põhjal tuleb kooskõlastatud planeerimise ja vahendite eraldamise käigus selgitada poliitilisi prioriteete ja juriidilisi kohustusi senisest ulatuslikumalt. Tööprotsesside auditite põhjal (nt õigusaktide rakendamise jälgimine, IT) saab väita, et kooskõlastamine ja strateegiline planeerimine on ebapiisav.

Komisjoni peasekretariaat koos teiste asjaomaste horisontaalsete talituste ja võrgustikega vaatavad juba üle strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli tõhusust. 2006. aastal korraldab siseauditi üksus peadirektoraatides veel mitu auditit. Siseauditi üksus käsitleb ka neid küsimusi, millele on varasemates iga-aastastes auditiaruannetes korduvalt tähelepanu pööratud: keskse ja kohaliku tasandi vastutuse parem tasakaalustamine ning vajadus tugevama horisontaalse tegevuse järele komisjonis, et tagada sidusus ja piisav järelevalve (sisekontroll, riskijuhtimine, raamatupidamine, inimressursid, IT).

IT-alased kontrollid ja IT-alane juhtimine

Tõhus infotehnoloogiline keskkond on komisjoni jaoks oluline, arvestades infotehnoloogia olulisust poliitika ja tegevuse toetamises. Lisaks on märkimisväärne nii asjaomaste inim-, finants- ja füüsiliste ressursside kui ka võimalike välispartnerite hulk. Siseauditi üksus soovitab infotehnoloogia valdkonnas veelgi enam täpsustada horisontaalsete ja operatiivtalituste rolli ja vastutust, näiteks infosüsteemide turvalisuse, talitluspidevuse, planeerimise, arendamise ja juhtimise vallas. Siseauditi üksus on veendunud, et IT-alaste kontrollide ja riskide kohta on vaja keskset aruandlust ning strateegiliste suundade üle otsustamiseks ja metoodilise toe pakkumiseks on vaja suurendada horisontaalsete talituste rolli.

Vastavalt siseauditi talitusele peaksid IT-alased aspektid olema täielikult kajastatud sisekontrolli standardis ja riskijuhtimises (nt katastroofijärgne taastamise kava) nii peadirektoraadi kui ka komisjoni tasandil. Tunnustades IT-alases juhtimises toimunud hiljutisi olulisi arenguid, soovitab siseauditi talitus infotehnoloogilise infrastruktuuri osas ära kasutada võimalikku mastaabisäästu, mis võib tingida keskse ja kohaliku infotehnoloogia rolli uue määratlemise. Haldus- ja tegevusassigneeringute optimaalse kasutamise tagamiseks soovitab siseauditi talitus järgida vahendite eraldamises infotehnoloogilise arhitektuuri arengut. See võib hõlmata kesksete IT-alaste teenuste eest arveldamist. Ettevalmistamisel on töörühma (BUDG/DIGIT) loomine, kelle ülesandeks saavad keskse infotehnoloogia rahastamise küsimused.

Töötajad ja organisatsioon

Siseauditi talitus on seisukohal, et sihipärasemat koolitust on vaja rohkem. Turvaeeskirjade ja –korra selgitamine ning suurema tähelepanu pööramine talitluspidevuse korraldusele on komisjoni jaoks süsteemi- ja toiminguriskide ärahoidmiseks ja/või ohjamiseks oluline.

Koolitamine ja teadlikkuse tõstmine

Komisjoni sisekontrolli standardis peetakse kontrollikeskkonda eriti tähtsaks. Kui see on hästi välja töötatud ja seda jälgitakse, tagab see nii vajaliku kontrolli kui ka ennetava võime, võimaldades töötajatel välja arendada paindlikke lahendusi ja toiminguid, mis sobivad poliitilisse ja juhtimiskeskkonda.

Pidades vajalikuks paremat teavitust, soovitati parandada teabevahetust ja teha vajalik teave peadirektoraatides hõlpsamini kättesaadavaks, kasutades selleks andmebaase, tavapäraseid teabevahetuse kanaleid ja sagedast andmete värskendamist. Koolitamine on sagedaste muudatustega tõhusa kohanemise võtmetegur ning uued ja sageli keerulised eeskirjad nõuavad veelgi suuremaid jõupingutusi koolituse alal. Peaaegu kõikide valdkondade auditite tulemusena soovitatakse rohkem ja sihipärasemat koolitust, peamiselt rahastamiskorra, hangete ja auditite valdkonnas.

Turvalisus ja talitluspidevus

Mitmetes siseauditi talituse ja siseauditi üksuste auditite käigus leiti, et kontoriruumide, dokumentatsiooni ja IT-seadmete turvalisust käsitlevaid komisjoni eeskirju järgitakse puudulikult. Lisaks tuvastati, et järelevalve tundlikule teabele ja dokumentidele juurdepääsu andmise üle on ebapiisav. Turvaaspektide kooskõlastamine võib olla keeruline keerukate menetluste tõttu, mis hõlmavad paljusid osalisi ja sageli mitmeid talitusi.

Siseauditi talitus soovitab parandada turvalisuse hindamist ja luua parem seos riskihindamisega, et välja töötada sidusad turvastrateegiad. Osakondades turvaalaste ülesannete selge määratlemine, sisemise eksperditeabe parem kasutamine ja teadlikkuse tõstmine lihtsustaksid ning tõhustaksid turvakeskkonda. Küsimustel talitluspidevuse ja situatsiooniplaneerimise kohta on küll kõnealuses valdkonnas oluline, kuid siiani alahinnatud roll. Siseauditi talitus märgib, et komisjon tugevdab oma kriisijuhtimist ja kooskõlastamise suutlikkust (nt Argus) ning toetab peasekretariaadi algatust talitluspidevuse planeerimise kohta.

Seaduslikkus ja korrapärasus

Finants-, õigus- ja maineriskide maandamiseks on esmalt vaja tagada vastavus sisemistele ja välistele eeskirjadele. Mittevastavuse korral peab juhtkond kiiresti reageerima, sealhulgas parema koolituse ja planeerimise kaudu. Õiguskeskkonna lihtsustamine, kui seda on võimalik teha, vähendaks halduskoormust ja aitaks tagada vastavust.

Eeskirjade järgimine

Siseauditi talituse ja siseauditi üksuste auditite käigus tuvastati puudusi mitmes valdkonnas (toimingud, hanked, turvalisus), eelkõige finants-, tegevus- ja lepinguliste eeskirjade osas. Põhjuseks võib olla nii ebapiisav sisemine teabevahetus kui ka menetluste ebapiisav dokumenteerimine või siis koolituse ja ressursside vähesus teatavates valdkondades või teatava programmitsükli jooksul. Töötajatele võivad probleeme tekitada ka eeskirjade rohkus ja keerukus.

Vastavalt siseauditi talitusele võib võimalik mõju olla märkimisväärne: finantsmõju vahendite võimaliku kao või halva juhtimise tõttu; poliitiline mõju, kui püstitatud eesmärke ei saavutata või need saavutatakse vaid osaliselt; õiguslik mõju, kui otsused vaidlustatakse kohtus; komisjoni maine kahjustamine avalikkuse ja eelkõige partnerite silmis. Lisaks hoogsamale ja tõhusamale koolitustegevusele soovitab siseauditi talitus läbi vaadata töötajate jaotuse ja planeerimise (eeldab riskianalüüsi laialdast kasutamist) ning lihtsustada ja ühtlustada eeskirju ja õigusakte.

Selgus ja järjepidevus – lihtsustamine

Samaaegselt tuleb tõstatada ka eeskirjade rakendamise järjepidevuse küsimus ehk siis eeskirjade ühetaoline kohaldamine nii peadirektoraatides kui ka peadirektoraatide vahel. Kuigi halduslikust ja abisaajate seisukohast on paindlikkuse nõue õigustatud, ei tohiks see siiski ohustada toimingute stabiilsust ega võrdset kohtlemist.

Nende küsimustega on tihedalt seotud ka menetluste ebapiisav dokumenteerimine, mida siseauditi talitus ja siseauditi üksused auditite käigus on täheldanud. Menetluste parem dokumenteerimine ja dokumentatsiooni hõlpsam kättesaadavus ei tohiks olla mitte bürokraatlik koorem, vaid kasulik vahend menetluste analüüsimiseks (ja vajadusel muutmiseks või ümberkorraldamiseks), et juhtida riske ja hõlbustada liikuvust.

Kuigi auditite kohaselt tuleb olemasolevaid eeskirju komisjonis paremini järgida ja neid ühtselt kohaldada, tuleb siiski lahendada ka lihtsustamise küsimus. 2006. aastal pöörab siseauditi talitus lihtsustamisele erilist tähelepanu ning kõikides asjakohastes auditites seatakse lihtsustamine konkreetseks auditi eesmärgiks.

Järeldused

2005. aasta auditite põhjal juhib siseaudiitor tähelepanu neljale üldisele järeldusele. Koondaruandes peadirektorite iga-aastaste tegevusaruannete kohta on käsitletud komisjoni tagasisidet siseaudiitori tähelepanekutele ja järeldustele.

1. järeldus

Siseauditi talitus on 2005. aasta auditite põhjal seisukohal, et komisjoni talitused on teinud märkimisväärseid edusamme sisekontrolli valdkonnas. Siiski tuvastati kõnealuste auditite käigus olulisi puudusi kontrollisüsteemide kavandamises ja ülesehituses ning standardite ja kontrollide tõhusas rakendamises. Näiteks saab esile tuua raharingluse nõuetekohase ülesehituse, ülesannete lahususe, riskianalüüsi, lepingute ja toetuste halduse valdkonnas kehtestatud kontrolli ja dokumentidele esitatud nõuete järgimise ja järelevalve, teabeturbe ja talitluspidevuse ning IT-alase juhtimise ja planeerimise.

Talitused peaksid jätkama jõupingutuste tegemist, et menetluste vormilise vastavuse asemel kasutataks tõhusalt ära uusi vahendeid ja kontrolle, mis vähendaksid (haldus)kulu ja parandaksid juhtimise tõhusust.

Komisjoni vastus: komisjon töötab välja kontrolli eesmärkidega seotud näitajad, eelkõige nende sisekontrollisüsteemide valdkonnas, kus tehingute seaduslikkus ja korrapärasus võivad ohtu sattuda. Vajadusel tugevdatakse aruandlust sisekontrolli tõhususe kohta iga-aastastes tegevusaruannetes. Komisjon kutsub ka Euroopa Parlamenti ja nõukogu üles toetama jõupingutusi sellise õigusliku raamistiku vastuvõtmiseks, mis tagaks proportsionaalsuse põhimõtte tõhusa kohaldamise ja kontrollide kulutasuvuse.

2. järeldus

Siseauditi talitus on seisukohal, et peadirektorid peaksid tagama, et kontrollid toetaksid tõhusamalt piisavat kindlustunnet, mille annab iga-aastane tegevusaruanne. Kontrollid ning kindlustunde ulatus ja tase tuleks nõuetekohaselt avaldada ka iga-aastases tegevusaruandes. Eelkõige tuleks hõlmata järgmist:

- peadirektoraatide „perekondade“ kontrolli/auditi metoodika parandamine ja ühtlustamine;

- erinevatelt tasemetelt (nt liikmesriigid, komisjon) saadud kinnituste integreerimine sidusasse raamistikku ja selgete näitajatega integreeritud aruandluse loomine erinevate tasemete kohta.

Komisjoni vastus: komisjon tagab, et tema volitatud eelarvevahendite käsutajad jätkavad oma jõupingutusi selle nimel, et piisav kindlustunne, mille annavad iga-aastastele aruannetele lisatavad deklaratsioonid, tugineks asjakohastele sisekontrollisüsteemidele. Ühise juhtimise vallas jätkab komisjon tööd nende riiklike asutuste antava kindlustunde suurendamiseks, kes haldavad ELi vahendeid. Komisjon kavatseb luua integreeritud sisekontrolli raamistiku.

3. järeldus

Siseauditi talitus on seisukohal, et peasekretäri juhtimisel peaksid peadirektorid uurima ühiste talituste kasutamise võimalusi, mille eesmärk on suurendada nii juhtimise tõhusust kui ka tulemuslikkust ning kasutada ressursse säästlikumalt. See võiks hõlmata järgmist:

- horisontaal- ja tegevustasandil teatavate ülesannete jaotamise ning ressursside kasutamise ülevaatamine;

- komisjoni laiaulatuslike instrumentide nagu teenusetaseme kokkulepete ja/või rahastamise korra katsetamine tegevus- ja horisontaalteenuste puhul ja õnnestumise korral nende kehtestamine.

Näiteks võib see hõlmata väikeste talituste infotehnoloogia, teabevahetuse, finants- ja personalijuhtimist.

Komisjoni vastus: komisjon tunnistab väikeste talituste puhul talitustevaheliste korralduste võimalikku lisandväärtust, kui kõnealused korraldused tuginevad tasuvusanalüüsile, on kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega ja kui iga volitatud eelarvevahendite käsutaja vastutus säilib.

4. järeldus

Siseauditi talitus on seisukohal, et komisjoni talitused peaksid välja töötama tõhusa „järelkontrolli kultuuri“. Kontrolli ja auditiaruannete järel järelmeetmed peaksid olema lülitatud juhtimise tavalisse planeerimisse ja tegevusse ning tippjuhtkonna tasemel tuleks korrapäraselt jälgida õigeaegset rakendamist.

Korrapärane ja täielik tähelepanu juhtimise ja kontrolli nõrkadele külgedele toetab õppivat organisatsiooni, kes suudab aja jooksul märkimisväärselt vähendada võimalikke kohmakaid ja takistavaid kontrolle.

Komisjoni vastus: komisjon tagab, et peadirektoraadid koostavad täpsed tegevuskavad, võttes arvesse sätestatud prioriteete ja piiratud ressursse, ning järgivad auditi käigus antud soovitusi.

[1] Siseaudiitorite Instituudi tulemusstandard 2060 (www.theIIA.org).

[2] Finantsmääruse artikli 185 lõige 3.

[3] Siseauditi talituse ulatuslik audit ABACi kohta on kavandatud 2006. aastaks.

[4] SEK(2005)1327.

[5] Sisekontrolli standard 21, auditi soovituste järelkontroll.

[6] Ainult komisjonis tehtud auditid, loetletud eespool.

[7] SEK(2005)1327.

[8] EÜ asutamislepingu artikkel 274.

[9] 1. juulist 2007 asendatakse EAGGF Maaelu Arengu Euroopa Fondiga. Kõnealuse fondi finantsjuhtimist ja kontrollimist käsitlevaid eeskirju ühtlustatakse võimalikult suures osas EAGGFi arendusrahastut käsitlevate eeskirjadega (nõukogu määrused nr 1290/2005 ja nr 1698/2005).

[10] Vastavalt tegevuskavale, KOM(2006)9.