[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 30.5.2007

KOM(2007) 280 lõplik

AASTAARUANNE

eelarve täitmist kinnitavale asutusele 2006. aastal tehtud siseauditite kohta(komisjoni esitatud){SEK(2007) 708}

SISUKORD

1. Sissejuhatus 3

2. Töökeskkond ja auditi kava 3

2.1. Töökeskkond 3

2.2. Arengusuunad siseauditi valdkonnas 4

2.3. Siseauditi talituse auditi kava täitmine 5

2.4. Auditeeritute ning sidusrühmade soovituste heakskiit ja vaated 7

3. Tähelepanekud 7

3.1. Kõigi siseauditi üksuste kvaliteedikontroll 7

3.2. Valitsemine, kavandamine ja struktuur 8

3.3. ELi vahendite haldamine 9

3.4. Personalijuhtimine 10

3.5. ABAC (tekkepõhine raamatupidamine) 11

3.6. Järelaudit 11

4. Järeldused 11

1. SISSEJUHATUS

Käesolev aruanne teavitab vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 eelarve täitmist kinnitavat asutust komisjoni siseauditi talituse (IAS) 2006. aastal tehtud tööst. Selle aluseks on siseauditi talituse aruanne, mis käsitleb vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 3 auditite peamiseid tähelepanekuid ja vastavalt kutsestandarditele märkimisväärseid riske ning kontrolli ja ettevõtete üldjuhtimisega seotud probleeme. Käesoleva aruande aluseks on siseauditi talituse 2006. aasta auditi- ja konsultatsioonialane tegevus. Samuti tugineb see peadirektoraatide siseauditi üksuste tööle, mille kajastamiseks on aluseks võetud siseauditi talituse kaks korda aastas esitatavad aruanded siseauditi üksuste töö kohta. Aruanne ei kajasta siseauditi talituse auditeid ühenduse ametite kohta, välja arvatud töökavade rakendamist käsitlevad arvandmed[1].

Komisjoni tagasiside siseaudiitori tähelepanekute ja järelduste kohta esitatakse koondaruandes peadirektoraatide iga-aastaste tegevusaruannete kohta. Kõnealuses koondaruandes, mis võeti vastu samal ajal, on esitatud komisjoni seisukohad siseaudiitori, Euroopa Kontrollikoja, eelarve täitmist kinnitava asutuse tõstatatud või auditi järelevalvekomitee ja eelarve peadirektori ülevaatlikus aruandes esitatud valdkondadevaheliste küsimuste suhtes. Seega ei pruugi komisjon täielikult jagada kõiki käesolevas aruandes esitatud vaateid ja arvamusi. Institutsiooni ja tema siseaudiitori vahelises dialoogis on eriarvamused igati tavapärased.

2. TÖÖKESKKOND JA AUDITI KAVA

2.1. Töökeskkond

Ühtse sisekontrolli raamistiku loomiseks vajalik tegevuskava esitati 2006. aasta jaanuaris 16 konkreetse ettepaneku vormis. Komisjon parandas aruandlust näiteks peadirektori üksikkinnituste ja avalduse abil ning selle alusel koostas komisjon esmakordselt koondaruande, et võtta selgesõnaliselt juhtimise üle poliitiline vastutus.

Komisjoni peaarvepidaja esitas Euroopa Kontrollikojale 2005. aasta finantsaruanded, mis koostati esimest korda täielikult tekkepõhisena vastavalt rahvusvaheliselt heakskiidetud raamatupidamisstandarditele. Kontrollikoda märkis, et tehtud on suuri edusamme. Kogu komisjoni ulatuses kõigi raamatupidamisstandarditega täieliku ühilduvuse saavutamine on protsess, mille lõpule viimine võtab aega. ABACis olevate varade ülekandmine SAPi ning ABACi lepingute lisamine ABACi töökorraldusse on siiani veel ettevalmistavate uuringute staadiumis. Tähtsamateks praegu käimasolevateks ülesanneteks on Euroopa Arengufondi ja tema ametite ning Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee, Regioonide Komitee ja komisjoni delegatsioonide uue raamatupidamissüsteemi järkjärguline töölerakendamine.

Peaarvepidajapoolne aruannete heakskiitmine on koos saadetud teabe kontrollimisevõimalusega lisatud muudetud finantsmäärusesse [2], mis jõustus 1. mail 2007.

Rakendusasutuste, sealhulgas mõnedel juhtudel nende siseauditi funktsioonide asutamine, on jätkunud ning siseauditi talitus auditeeris asutuste valmisolekut võtta üle oma haldusala peadirektoraadi kavade rakendamine. Erilist tähelepanu tuleks juhtida ülesannete selgele ja organiseeritud üleandmisele peadirektoraatidelt nende rakendusasutustele.

Komisjon tõhustas oma talitluspidevuse juhtimist ning avaldas raamteatise tema tegevust, personali, hooneid, teavet ja teisi vahendeid mõjutavateks suuremateks häireteks valmistumise kohta, et tagada, et komisjon on suuteline tegutsema võimalikult kaua.

Komisjon korraldas ühepäevase koolituse vormis esimese eetikapäeva, mis oli jaotatud neljaks töötoaks, kus tekkis personali suure osaluse toel elav arutelu. Päeva eesmärk oli tõsta personali teadvust eetikaküsimustes ning algatada erinevate peadirektoraatide ja talituste sees eetikat ja ausust käsitleva arutelu.

Kuigi kõnealused saavutused on kahtlemata julgustavad, jagab komisjon siiski veel umbes 80% ELi eelarve rakendamisest liikmesriikidega. Seetõttu oleneb ühtse kontrolliraamistiku loomiseks tehtavate jõupingutuste edu suuresti liikmesriikide meelekindlusestl ja suutlikkusest rakendada tõhusaid kontrollisüsteeme, millega vähendada riski vastuvõetava tasemeni ning anda kõnealustele süsteemidele kinnitavad avaldused.

2.2. Arengusuunad siseauditi valdkonnas

Komisjoni siseauditi talitus viis 2006. aastal esmakordselt läbi komisjoni 32 siseauditi üksuse kvaliteedikontrolli. See sillutas teed koordineeritud strateegilisele auditi kavandamiseks (milles osales enamus siseauditi üksustest) ja auditi eeskirjade muutmiseks (töö nendega on alanud).

Koostöö komisjoni siseauditi talituse ja siseauditi üksuse vahel paranes kogu 2006. aasta vältel, muuhulgas ka uute ühisauditite kaudu. Auditi kavade, ühise koolitustegevuse ja ABACi auditite raames tehtava koostöö koordineerimine on näited koostöösuhetest Euroopa Kontrollikojaga.

Uued auditi vormid ja järelmeetmete aruanded koostati ja rakendati nii, et audiitorid saaksid koostada täpsemaid auditi aruandeid.

Teostati uue, kasutajasõbralikuma veebipõhise auditijuhtimissüsteemi ettevalmistavad tööd, süsteemi kasutuselevõtt on kavandatud 2007. aasta esimesse kvartalisse.

Lihtsustamisettepanekutega seoses kiirendatakse 2007. aastal asjaomaste küsimuste tuvastamisel tehtavaid jõupingutusi.

2.3. Siseauditi talituse auditi kava täitmine

Auditi järelevalvekomitee kinnitas siseauditi talituse 2006. aasta auditi kava 5. detsembril 2005. aastal ning seda täpsustati terve aasta vältel. Eesmärgiga vältida Euroopa Kontrollikoja teostatud auditite dubleerimist tühistati enamik peadirektoraatides teostatud siseauditi talituse ABACi audititest ja maaelu arengut käsitlev audit ning asendati peamiselt uute järelaudititega, tööga 2007.–2009. aasta strateegilise auditikava valdkonnas ja suuremate vahenditega siseauditi üksustele kvaliteedikontrolli tarbeks.

Töökava rakendati 88%-liselt: 2006. aastal valmis lõplikult 69 komisjoni aruannet (23 auditite aruannet, 8 järelauditi aruannet ja 38 ülevaatlikku aruannet) ning viidi lõpule 8 ametite auditite auditit. Komisjoni auditite ja ülevaadete kokkuvõtted on esitatud lisades.

Loetelu komisjoni lõpetatud audititest ja ülevaadetest:

Peadirektoraat/talitus | Audit | Aruande esitamise aeg |

Ülevaated, haldus- ja muud tugisüsteemid |

32 siseauditi üksust | 31 siseauditi kvaliteedikontrolli ja üks ülevaatlik aruanne | 12. oktoober |

ADMIN | Personalijuhtimine I | 7. aprill |

ADMIN | Personalijuhtimine II | 27. oktoober |

COMM | 2003. aasta süvendatud auditi järelaudit | 24. oktoober |

DIGIT | Andmekeskuse tegevus ja julgeolek | 8. detsember |

EPSO | EPSO juhitud valikumenetlus | 7. aprill |

OPOCE | 2004. aasta süvendatud auditi järelaudit | 18. detsember |

PMO | Finantsjuhtimise regulaarsus, raharingluse rakendamine | 8. detsember |

SCIC | Finantsjuhtimine ja hanked | 22. september |

Sisepoliitika |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | SPP/ABM-tsükkel komisjonis | 27. november |

COMP | SPP/ABM-tsükli tõhusus ja tulemuslikkus | 20. juuli |

SANCO | SPP/ABM-tsükli tõhusus ja tulemuslikkus | 7. aprill |

TREN | SPP/ABM-tsükli tõhusus ja tulemuslikkus – vahendite eraldamine | 10. aprill |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Ülevaatlik aruanne: EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve | 22. detsember |

ENTR | EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve | 5. detsember |

MARKT | EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve | 7. november |

TREN | EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve ülevaade | 14. detsember |

JLS | Suure IT-projekti juhtimine | 8. juuni |

MARKT | Kohalik IT | 10. november |

SANCO | IT juhtimine | 8. detsember |

TAXUD | Suured IT-süsteemid | 24. jaanuar |

COMM | Lepinguhaldus | 11. oktoober |

EAC | ABACi rakendamine | 30. juuni |

ENTR* | Innovatsioonisiirde keskuste võrgustiku finantsjuhtimine | 6. aprill |

ENV | Süvendatud auditi järelaudit | 9. veebruar |

INFSO | 2004. aasta süvendatud auditi järelaudit | 7. detsember |

JRC | Ajutise järelauditi aruanne | 9. veebruar |

RTD | Järelkontrollid | 21. detsember |

Struktuurimeetmed ja ühine põllumajanduspoliitika |

AGRI,EMPL,FISH,REGIO | Struktuurifondide (artikkel 38) ülevaatlik aruanne | 8. märts |

REGIO | Euroopa Regionaalarengu Fond | 21. veebruar |

FISH | 2004. aasta süvendatud auditi järelaudit | 18. detsember |

REGIO | Finantskorrektsioonid Ühtekuuluvusfondis | 22. november |

Välispoliitika |

AIDCO | Ajutiste järelmeetmete auditi aruanne | 22. veebruar |

AIDCO, ECHO | Raamkokkulepete rakendamine ÜRO agentuuridega koos ECHO järelevalve- Ja juhtimissüsteemiga – 2005. aasta audit | 28. juuli |

ELARG | Järelkontroll | 20. detsember |

RELEX** | Järelkontroll | 22. detsember |

RELEX | Järelauditi märkus | 31. oktoober |

* Ühisaudit ENTRiga, ** Ühisaudit RELEXiga

2.4. Auditeeritute ning sidusrühmade soovituste heakskiit ja vaated

2006. aastal kiitsid auditeeritavad auditi käigus antud soovitused heaks 89,4% juhtudest, 7,9% soovitustest lükati tagasi ja 2,7% jäi lahtiseks[3].

Komisjoni auditid (väljaarvatud siseauditi üksuse kvaliteedikontroll) |

Soovitused | Heaks kiidetud | Tagasi lükatud | Lahtine* | % | Kokku |

Otsustava tähtsusega | 11 | 1 | 0 | 2,9 | 12 |

Väga oluline | 182 | 6 | 8 | 48,3 | 196 |

Oluline | 162 | 25 | 3 | 46,8 | 190 |

Soovitav | 8 | 0 | 0 | 2,0 | 8 |

% | 89,4 |7,9 |2,7 | | | | Kokku | 363 |32 |11 | |406 | |* Komisjoni otsuse kontekstis

Seoses siseauditi kvaliteedikontrolliga väljastati 241 soovitust, millest 228 kiideti heaks ja 13 lükati tagasi.

Auditeeritute tagasiside auditi ulatuse ja läbiviimise kohta andis skaalal 1 (kõrgeim) kuni 4 (madalaim) keskmise tulemuse 1,95 (eelmisel aastal 1,82). 2006. aasta lõpul teostatud värskes sidusrühmade uuringus oli 75% küsitletutest arvamusel, et siseauditi talitusel oli selge auditistrateegia (eelmisel aastal oli samal arvamusel 79%), 86% oli arvamusel, et auditid viidi läbi ausalt, objektiivselt ja õiglaselt (eelmisel aastal 93%) ning 61% olid arvamusel, et siseauditi soovitused olid kasutuskõlblikud (varem 63%). Kokku 80% (seni 71%) oli arvamusel, et siseauditi talituse ülesanne oli selgelt arusaadav.

3. TÄHELEPANEKUD

3.1. Kõigi siseauditi üksuste kvaliteedikontroll

Siseauditi üksuste kvaliteedikontrolli teostas siseauditi talitus hindamisaruannete vormis 32 individuaalse siseauditi üksuse enesehinnangu ja sellest tuleneva ülevaatliku aruande kohta. Eesmärk oli hinnata siseauditi üksuste vastavust Siseaudiitorite Instituudi siseauditi kutsetegevuse standardite ja eetikakoodeksiga. Üksteist siseauditi üksust 32st vastas üldiselt nii atribuut- kui ka tegevusstandarditele, 17 vastas osaliselt ning 30 vastas eetikakoodeksile. See näitab selgelt, et professionaalsuse taset tuleb tõsta ning vastavust auditi standarditega tuleb säilitada.

Kõnealune kontroll tekitas arutelusid ja mõtteavaldusi siseauditi rolli ja struktuuri kohta komisjonis. Arvestades, et siseauditi üksustes töötab umbes 120 ja siseauditi talituses umbes 60 audiitorit, eksisteerib seega selge vajadus auditeerimise valdkonna, riskihindamise ja koordineeritud auditi kavandamise ühtse määratlemise järele. Komisjoni otsust ootamata vaadatakse praegu siseauditi üksustes läbi teatavaid siseauditi talituse ettepanekuid, mis on seotud siseauditi üksuste sõltumatusega ja võimalusega, et siseauditi üksuse juht võiks pöörduda peadirektoraadiväliste asutuste poole. Auditi järelevalve komitee vaatab siseauditi üksuste ettepanekute rakendamise läbi 2007. aasta juulis.

3.2. Valitsemine, kavandamine ja struktuur

EÜ õigusaktide rakendamise kontroll

EÜ õigusaktide õigeaegne ja täpne rakendamine on esmalt liikmesriikide kohustus, kuid asutamislepingu täitmise järelevalvajana on komisjonil järelevalve teostamise ülesanne. EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve parandamiseks tegi siseauditi talitus ettepaneku võtta kasutusele riskipõhine EÜ direktiivide ülevõtmise kava, kasutada süstemaatilisemat lähenemist rakendusmeetmete kontrollimisel liikmesriikide tasandil, kasutada rikkumisjuhtumite ja kaebuste prioritiseerimiskriteeriumeid ning lahendada kõige tähtsamad juhtumid võimalikult kiiresti. Praegu on koostamisel komisjoni teatis EÜ õigusaktide järelevalve kohta, mille arvatav vastuvõtmine toimub 2007. aasta lõpus.

Strateegilise planeerimise ja programmitöö menetluse rakendamine

Kuigi auditite tulemuste kohaselt tegutsesid auditeeritud peadirektoraadid vormiliselt vastavalt komisjoni strateegilise planeerimise ja programmitöö eeskirjadele ja komisjoni vastavatele sisekontrollistandaritele, on siseauditi talitus arvamusel, et strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli tõhusust ja tulemuslikkust on vaja veelgi tõsta nii, et peadirektoraatidele antaks vormilise vastavuse asemel tõeline vastutus ning sellest saaks kasu ka sisemine juhtimine. Mõningaid siseauditi talituse soovitusi: näiteks mitmeaastane strateegiline planeerimine ning keskendumine põhitegevusele poliitilise strateegia uute algatuste asemel. Siseauditi talitus soovitas ka sõelumist. Komisjon valmistas vastusena Euroopa Parlamendi taotlusele ette oma personalivajaduste vahehindamise ning üksikasjaliku aruande tugi- ja koordineerimistalituste personalivajaduste kohta. Edu on saavutatud ka riskijuhtimise integreerimisel poliitiliste otsuste tegemisse. Muid soovitusi, nagu strateegilise planeerimise ja programmitöö tsükli ITga toetamise strateegia välja töötamine ja inimressursside jaotamise täielik järelevalve, arvesse ei võetud.

IT-juhtimine/süsteemid

Siseauditi talitus auditeeris komisjoni andmekeskust ja IT-juhtimist neljas peadirektoraadis ning riskianalüüs kinnitati viies (kokku 12st), mille tulemuseks olid otsustava tähtsusega soovitused.

Otsustava tähtsusega soovitused olid seotud füüsilise turvalisusega JMO ja BECHi hoonetes, Luxembourgis. Teiseks väga oluliseks soovituseks oli koostada kõikehõlmav suurõnnetustest taastumise kava, mis hõlmaks kõiki andmekeskuses asuvaid olulise tähtsusega teabesüsteeme. See on seotud asjaoluga, et peadirektoraadid ei pruugi olla oma tegevuse jätkumise tagamiseks piisavalt ettevalmistatud, kuna usaldusväärne teave nende kriitiliste süsteemide kohta ei olnud kättesaadav.

Schengeni infosüsteemi (SIS II) puhul leiti tõendeid ebapiisava projektijuhtimise kohta, eelkõige oli tegemist tööettevõtjate tegevuse ebapiisava järelevalvega, kuna spetsialiseerunud personali on ebapiisavalt ja personali kasutatakse optimeerimatult, mille tulemusena pidi komisjon suuresti toetuma tööettevõtja töö kvaliteedile ja usaldusväärsusele.

Meetmeid tuleks võtta ka selle tagamiseks, et peadirektoraadid täidavad täiel määral määruse (EÜ) nr 45/2001 (üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta) sätteid ning, et kohalik teabeturbe ametnik teostas piisavaid kontrolle ning tegutseb sõltumatult.

Ka kolm siseauditi üksust teostasid ITga seotud auditeid. Kohalikul tasandil tuvastatud probleemid hõlmasid vajadust infotehnoloogiliste rakenduste põhjaliku planeerimisprotsessi järele, projekti omanike rolli määratlemist ja vajadust kohaliku tasandi täieliku IT-andmekogu järele.

3.3. ELi vahendite haldamine

Struktuurifondid

Eesmärk oli määratleda, kas komisjon on loonud süsteemi, millega kontrollida, kas liikmesriikide kontrollisüsteemid vastavad nõutavatele standarditele, millega hinnata peadirektoraatide tasandil kehtestatud kontrolle, sealhulgas liikmesriikidega tehtava koostöö hindamist ning millega hinnata struktuurifondide peadirektoraatide teostatud järelkontrolle. Siseauditi talitus soovitas, et edasivolitatud eelarvevahendite käsutajate aruandlusnõuded tuleks täpsemalt määratleda. Struktuurifondide peadirektoraadid peaksid kehtestama ühtse auditistrateegia, mis põhineks juba võetud töö koordineerimisel. Kinnitusprotsessi tõhustaks suurem koordineerimine liikmesriikidega, muu hulgas näiteks usalduslepingute kaudu, auditi miinimumstandardite parema täitmise ning audiitori selge ja täpse järeldusotsuse või nendest lahtiütlemise abil. Auditi peamised tulemused tuleks liikmesriikide kehtestatud juhtimis- ja kontrollisüsteemidele antud kinnituse tasemest ja tüübist täielikuma pildi saamiseks avaldada selgelt peadirektoraadi iga-aastases tegevusaruandes.

Siseauditi talituse arvates tuleks Ühtekuuluvusfondi finantskorrektsiooni menetlust märkimisväärselt parandada, et lühendada selle üldist pikkust. Vältimaks finantsmääruse ja teiste eeskirjade sätete rikkumise ohtu, tuleks selgitada netovähenduse põhimõtte tõlgendamist ja kindlasummalise korrektsiooni kriteeriumi kohaldamist. Tugevdada tuleks ka finantsaruandlust, seda eriti seoses tulude prognoosimisega.

FAFA (ÜROga sõlmitud finants- ja haldusraamistiku leping)

Auditi eesmärk oli hinnata vastavust FAFA-le ning suutlikkust saada kinnitus ELi vahendite kasutamise kohta. Siseauditi talitus tuvastas ohu, et ELi vahendeid ei pruugitud kasutada otstarbekohaselt, kuna kaudsete kulude aruandlus ei olnud piisavalt läbipaistev. Auditi käigus tuvastati FAFA kasulikkus, mis võimaldas anda hädavajaliku koostöö viiteraamistiku väga erinevate partnerite kohta EÜ/ÜRO partnerluses. Auditi järelevalve komitee kutsus siseauditi talitust üles hindama allesjäänud ohtude olulisust kaudsete kulude suhtes, mis on seotud EÜ/ÜRO rahastamise üldiste kontrollidega FAFA ja ÜRO finantskontrolli raames.

Teadusuuringute järelkontroll

Auditid teostati eesmärgiga hinnata teadusuuringute järelkontrolli vastavust, tõhusust ning tulemuslikkust, mis on positiivse kinnitava avalduse saamiseks olulise tähtsusega. Kooskõlas Euroopa Kontrollikoja viimase aastaaruandega leidis siseauditi talitus, et järelkontroll teostati mitterahuldavalt ning et järelkontrolle on vaja planeerida koordineeritult ja riskipõhiselt. Siseauditi talitus soovitas, et järelkontrollide eesmärgid ja alusstrateegia tuleks selgemalt määratleda ning tulemused tuleks peadirektoraatide aastaaruannetes paremini dokumenteerida. Tuleks tagada auditeeritavate programmide ja abisaajate piisav hõlmamine. Finantsmääruse nõudeid tuleks täita seoses prognoositava tuluga järelkontrolli järgsetest kulutaotlustest. Järelkontrollide ulatus on võrreldes kontrolli eesmärkidega selgelt ebapiisav, mille tulemusena aastaaruandesse tehti reservatsioon.

3.4. Personalijuhtimine

Kõnealused ülevaated hõlmasid planeerimist, värbamist, liikuvust, alajõudlust, töölt puudumist ning alalise personali valikuprotsessis kasutatavat sisekontrolli süsteemi. Siseauditi talitus juhtis tähelepanu personali ja halduse peadirektoraadi vajadusele mängida koordineerimisel ja järelevalves suuremat rolli, eesmärgiga tagada personalijuhtimise poliitika järjepidev kohaldamine kogu komisjonis. Siseauditi talitus tegi ka ettepaneku teha personalijuhtimisest lahutamatu osa komisjoni strateegilise planeerimise/juhtimise protsessist, eesmärgiga parandada peadirektoraatide vajaduste ja inimressursside kättesaadavuse vahelist tasakaalu ning töötada välja tõhusa personalijuhtimise pikaajaline visioon.

Siseauditi talituse ettepanekud hõlmasid ka töökoormuse indikaatorite väljatöötamist, eesmärkide seadmist seoses vabade töökohtadega ja värbamisprotsessi kestust, sundliikuvuse tõhusama juhtimise saavutamist, alalise ja ajutise personali suhte muutmist ning alajõudluse tõhusama juhtimise tagamist juhtide personalijuhtimise oskuste parandamise kaudu. Mitmete kontrolli- ja järelevalvemeetmete kasutuselevõtmine värbamisprotsessis võib lihtsustada asjakohase arvu konkursside korraldamist vajalikes valdkondades ning tõsta edukate kandidaatide arvu, keda tööle värvatakse.

Siseauditi talitus tuvastas ka pikaajalise inimressursse käsitleva strateegia puudumise või vajaduse parandada inimressursside jaotamise planeerimist strateegilise planeerimise ja programmitöö ning tegevuspõhise juhtimise protsessiga seotud auditites.

Personalijuhtimise valdkonda auditeeris 2006. aastal ka kaks siseauditi üksust, kõnealuste auditite soovitustes oli nähtaval kohal strateegiline planeerimine ja tõhus ressursside eraldamine. Mitmete teiste siseauditi üksuste auditi aruannete väga olulised soovitused on samuti seotud inimressursse käsitlevate küsimustega.

3.5. ABAC (tekkepõhine raamatupidamine)

Uue tekkepõhise raamatupidamissüsteemi rakendamine on komisjoni jaoks oluline väljakutse. 2006. aastal lisasid nii siseauditi talitus kui Euroopa Kontrollikoda oma auditikavasse mitme peadirektoraadi ABAC-auditi. Arvestades, et Euroopa Kontrollikoja üheks peamiseks kohustuseks välisaudiitorina on anda arvamus konsolideeritud raamatupidamisaruannete kohta, otsustas siseauditi talitus tühistada mitmetes peadirektoraatides kavandatud Euroopa Kontrollikoja teostatavad ABAC-auditid ning viia tihedas koostöös Euroopa Kontrollikojaga läbi audit tekkepõhise raamatupidamissüsteemi rakendamise kohta hariduse ja kultuuri peadirektoraadis, mis hõlmas üleminekuprotsessi tekkepõhisele raamatupidamisele ning samuti 2005. eelarveaasta lõpu raamatupidamisaruannete koostamist hariduse ja kultuuri peadirektoraadis.

Siseauditi talituse auditi tulemuste alusel ilmnes, et hariduse ja kultuuri peadirektoraadi raamatupidamise kontrollsüsteemid ei olnud piisavad, et tagada raamatupidamisandmete täielikkus, täpsus ja usaldusväärsus. Seetõttu ei andnud hariduse ja kultuuri peadirektoraadi eelarveaasta lõpu raamatupidamisandmed õiget ja õiglast ülevaadet hariduse ja kultuuri peadirektoraadi finantsseisundi ja tegevuse tulemuste kohta. Siseauditi talituse arvamuse aluseks oli peamiselt eelarveaasta lõpu menetlusi käsitleva pädeva dokumentatsiooni puudulikkus, kohalike süsteemide ning keskse raamatupidamissüsteemi vastavusseviimise puudumine ning märkimisväärsed raamatupidamisvead tekkelistes arvutustes, mis mõjutasid oluliselt kontode jääke.

3.6. Järelaudit

Auditite tegemise jätkudes on järelauditist saanud üha olulisem küsimus ning sellele lähenetakse nüüdseks süstemaatiliselt ja eraldi aruannetega. 2007. aasta veebruaris avaldatud siseauditi talituse 2006. eelarveaasta aruandes järeldatakse, et kuigi rahuldamata soovituste arv väheneb, esineb ikka veel märkimisväärseid viivitusi. 50% rahuldamata otsustava tähtsusega ja väga olulistest soovitustest on hilinenud üle 6 kuu. Seetõttu esineb siiani tegevuskavade rakendamises märkimisväärseid probleeme.

Kahel juhul tegi siseauditi talitus järelduse, et täitmata soovituste rakendamise tase ei olnud täieliku järelauditi läbiviimiseks piisav. Järelaudit tuleks läbi viia ka eelmiste siseauditi talituste aastaaruannete soovituste kohta. Näited soovituste kohta, mida 2006. aastal piisavalt ei täidetud, hõlmavad ettepanekuid IT-alase juhtimise ja IT-infrastruktuuri konsolideerimist käsitlevate ettepanekute kohta.

4. JÄRELDUSED

2006. aasta komisjoni auditite, ülevaadete ja nendega seotud tegevuste põhjal juhib komisjoni siseaudiitor tähelepanu järgmistele järeldustele (komisjoni seisukoht on esitatud koondaruandes peadirektorite iga-aastaste tegevusaruannete kohta).

Siseauditi talituse I järeldus: tõhustamismeetmetega tuleb jätkata

Siseauditi talitus leidis selgeid märke mitmete valdkondade sisemiste kontrollisüsteemide tõhustamisest. Komisjon on kontrollikeskkonna parandamisel võtnud olulisi meetmeid, näiteks teatis äritegevuse järjepidevuse kohta, eetikapäev ja EÜ õigusakte vaatlev kõrgetasemeline töörühm. Siiski esineb veel olulisi kitsaskohti ning olukord nõuab edasisi meetmeid. Seda näitab siseauditi talituse otsustava tähtsusega soovituste (kaksteist) ja siseauditi talituse eitavate järelotsuste arv (üheksa). Parandamist vajavateks valdkondadeks on järelkontrollid, IT (hooned, andmekaitse, piisava personaliga varustamine, IT-projektide planeerimisprotsess ja teenuste osutamise järjepidevus), uute raamatupidamiseeskirjade ja lepingute haldamise süsteemi rakendamine[4] (raamlepingute kasutamise kontroll, allhangete järelevalve ja teenuse osutaja erinevad ülesanded).

Siseauditi talituse II järeldus: järelaudit kerkib sageli esile

Järelauditeid käsitlevad ülevaatlikud aruanded näitavad, et 2005. aastal kavandatud järelauditite teostamise kord ei ole veel täielikult rakendunud. Komisjon peab suurendama jõupingutusi, et tagada auditite soovituste korralik, süstemaatiline ja sujuv järelaudit. Sise- ja välisauditi soovituste rakendamine on positiivse kinnitava avalduse saavutamiseks olulise tähtsusega.

Siseauditi talituse III järeldus: ühtne inimressursistrateegia

Mitte ainult personalijuhtimise ülevaated, vaid ka strateegilise planeerimise ja programmitöö menetluse, EÜ õigusaktide rakendamise järelevalve ja IT-juhtimise auditid näitasid, et personalijuhtimise pikaajaline strateegia on oluline tegur edu saavutamisel ja et inimressursside ebapädeval jaotamisel võib komisjoni tegevusele ja mainele olla ulatuslik negatiivne mõju. Personali ja halduse peadirektoraat kui personalijuhtimise eest vastutav keskne talitus peaks koos peadirektoraatide ja talituste detsentraliseeritud inimressursside üksustega välja töötama strateegia, mis on täielikus kooskõlas strateegilise planeerimise protsessiga.

Siseauditi talituse IV järeldus: tuleb tõsta siseauditi struktuuri tõhusust ja stabiilsust

Komisjoni siseaudit on kahetasandiline süsteem, koosnedes siseauditi üksustest ja siseauditi talitusest, mis peegeldab suuresti komisjoni ülesehitust. Kvaliteedikontrollist järeldus, et suur enamus siseauditi üksustest tegutses osaliselt või üldiselt vastavalt standarditele. Sellegipoolest tuleks jätkata professionaalsuse tõstmise jõupingutustega, samuti tuleks kinnistada hiljuti kasutusele võetud koordineeritud planeerimismenetlus, et veelgi parandada siseauditi teostamise üldist tõhusust komisjonis. Ilma komisjoni tulevasi otsuseid ette ennustamata arutleti avatult läbi teatavaid küsimusi ja jäeti esialgu lahtiseks sellised teemad nagu siseauditi üksuste sõltumatuse tugevdamine, andes neile võimaluse esitada küsimusi asutuse tasandil komisjonis. Kõnealuseid teemasid arutatakse veel 2007. aastal auditi järelevalve komitees.

Siseauditi talituse V järeldus: Iga-aastane juhtimisearuanne

Mitme juhtimisega seotud küsimusega tegeleti 2006. aastal lõpetatud auditites (strateegilise planeerimise ja programmitöö, EÜ õigusaktide järelevalve, jne) ning siseauditi üksuse kvaliteedikontrollis. Juhtimisküsimustele keskenduti ka siseauditi talituse 2006. aasta konverentsil. Komisjoni juhtimine on seatud kindlatele alustele. Täisküpsuse saavutamiseks ja sidusrühmadele oma juhtimisstruktuuri ning viimaste suundumuste teatavakstegemiseks peaks komisjon kirjeldama oma juhtimispoliitikat ja selle teostamist. Seda tuleks soovitavalt teha koondaruandes, kus võetakse kokku peadirektoraatide aastased tegevusaruanded. Kõnealune kirjeldus peaks olema kättesaadav ka tema veebisaitidel ja neid peaks pidevalt uuendama[5]. Kõnealune kirjeldus peaks hõlmama selgitusi komisjoni riskijuhtimissüsteemide, strateegilise planeerimise, eetikakoodeksi, raamatupidaja rolli, sisekontrollisüsteemide, siseauditi ja auditi järelevalve komitee kohta. Komisjon tõstaks nii oma usaldusväärsust ja usutavust sidusrühmade ja ELi kodanike seas.

[1] Mõnedel juhtudel tehti ametite auditite tulemusena siiski komisjoni käsitlevaid soovitusi ning neid on arvesse võetud punktis 2.4. esitatud statistikas.

[2] Nõukogu 13. detsembri 2006. aasta määrus (EÜ, Euratom) nr 1995/2006, millega muudetakse määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa Ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust (ELT L 390, 30.12.2006, lk 1).

[3] Ainult komisjoni auditid, välja arvatud siseauditi üksuse kvaliteedikontroll.

[4] Siseauditi üksuse mitu aruannet on seotud ka tõhusa lepingute haldamisega riigihangetes.

[5] Direktiiviga 2006/46/EÜ (ELT L 224, 16.8.2006 lk 1) pandi äriühingutele, mille väärtpaberitega on lubatud kaubelda reguleeritud turul ja millel on registreeritud asukoht ühenduses, kohustus avaldada tegevusaruanne selgesti eristava eraldi alajaotusena ühingujuhtimise aastaaruandes.