[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 15.6.2005

KOM(2005) 256 lõplik

KOMISJONI TEATIS

2004. aasta kokkuvõte

SISUKORD

1. Sissejuhatus 3

1.1. Kokkuvõtte kontekst 3

1.2. 2004. aasta kokkuvõte 4

1.3. 2004. aasta kokkuvõtte tugiraamistik 5

2. Iga-aastastest tegevusaruannetest lähtuvad võtmeküsimused 5

2.1. Üldine ülevaade 5

2.2. Iga-aastaste tegevusaruannete esitamise protsessi tugevdamine 7

2.3. Kokkuvõtlik aruanne ja kvaliteedi tagamise kinnitus 8

3. Iga-aastastest tegevusaruannetest ja soovitustest lähtuvad peamised valdkondadevahelised küsimused 8

3.1. Juhtimisküsimused 8

3.1.1. Liikumine kohanemiselt tõhusale lähenemisele sisekontrollis 9

3.1.2. Kogu komisjoni hõlmav riskijuhtimine 10

3.1.3. Tulemuste mõõtmine 11

3.1.4. Hajutamispoliitika ja ametid 11

3.2. Finantsjuhtimine ja aruandlus 12

3.2.1. Integreeritud kontrolliraamistiku saavutamise plaan 13

3.2.2. Eel- ja järelkontrollimised 14

3.2.3. Raamatupidamine ja finantsaruandlus 15

3.2.4. Eelarve rakendusmeetodid 15

3.3. Inimressursid 16

3.3.1. Eripersonali puudus 16

3.3.2. Ametnike värbamine uutest liikmeriikidest ja nende väljaõpe 17

3.3.3. Reformivahendite tasandamine 17

3.3.4. Liikuvus 17

4. Järeldused 18

Lisa 1 19

Lisa 2 23

Lisa 3 27

1. SISSEJUHATUS

1.1. Kokkuvõtte kontekst

Kokkuvõte kujutab endast viimast etappi strateegilise plaanimise tsüklist, mis igal aastal algatatakse aasta poliitilise strateegiaga , milles komisjon sätestab järgmise aasta prioriteedid ning poliitika- ja eelarveraamistiku. See raamistik on lähtepunktiks komisjoni õigusloome- ja töökava ning eelarve ettevalmistamisel ning selle alusel koostatakse talituste iga-aastased juhtimiskavad . Aasta lõpus esitavad peadirektorid ning talituste juhid iga-aastased tegevusaruanded , mis annavad ülevaate poliitika tulemustest ning juhtimise ja kontrolli olukorrast. Neile aruannetele on lisatud vahendite nõuetekohase kasutamise ning finantsjuhtimise kvaliteedi tagamise kinnitus.

Et iga-aastased tegevusaruanded esitavad nii poliitika- kui juhtimistulemusi, keskendub käesolev kokkuvõte juhtimisküsimustele ega käsitle saavutusi poliitika vallas möödunud aastal.

Siinkohal peab märkima, et komisjon annab oma poliitikatulemuste kohta aru eri viisidel:

- Igal aastal esitab komisjon aruande Euroopa Parlamendile komisjoni poliitikasaavutuste kohta, esitades iga-aastase poliitikastrateegia järgmiseks aastaks;

- Iga aasta alguses esitatakse komisjoni tööprogrammi täitmise kohta eriaruanne;

- Vastavalt EÜ asutamislepingu artiklile 212 avaldab komisjon ELi 2004. aasta tegevuse täieliku kirjelduse üldaruande kujul;

- Peadirektoraatide ja talituste aastaaruannete kokkuvõte kujutab endast komisjoni poliitikasaavutuste üksikasjalikku kirjeldust.

Eespool nimetatust lähtudes ning võttes arvesse asjaolu, et uuesti moodustatud komisjon on juba hinnanud oma eelkäija saavutusi oma mandaadi strateegiliste eesmärkide kindlaksmääramisel, peetakse oluliseks, et kokkuvõte keskendub juhtimisküsimustele.

Iga-aastane kokkuvõte on vahend, millega komisjon annab hinnangu viisile, kuidas talitused on juhtimisküsimusi lahendanud, ning otsustab sobivate vahendite üle, et vastata valdkondadevahelistele aspektidele. Ka on selle näol tegemist tähtsa vahendiga, mille abil teavitada teisi institutsioone oma juhtimise olukorrast.

See tugineb i ga-aastastele tegevusaruannetele ja kvaliteedi tagamise kinnitustele , mille on ette valmistanud peadirektorid ja talituste juhid.

Samuti tugineb see reale vahenditele, mida komisjon kasutab selleks, et jälgida oma sisemenetlusi, selleks et olla kindel nende nõuetekohases toimimises:

- Kaks korda aastas esitatud ülevaade sisekontrolli olukorrast komisjonis, mis jääb eelarve peadirektoraadi vastutusalasse, koostati teist korda 2005. aasta aprillis.

- Sisekontrollitalituse auditeerimistöö ja nõuanded; sisekontrollitalitus annab eelkõige igal aastal välja iga-aastase auditiaruande ning lõpetas 2004. aastal kõigi talituste juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditi. Samuti esitas siseaudiitor 2004. aastal esimese aruande kuue kuu auditi tulemuste kohta, milles tutvustati talituste siseauditi võimalusi.

- Auditi järelevalvekomitee hoiab komisjoni liikmeid kursis küsimustega, mis on seotud sise- ja välisauditi ning Euroopa Parlamendi esitatud iga-aastase kinnitusresolutsiooni auditiosaga, ning tagab, et vastavaid soovitusi asjakohaselt järgitakse.

Iga-aastase kokkuvõtte vastuvõtmisega hindab komisjon oma talituste juhtimist ning käsitleb peamisi horisontaalseid küsimusi, mis on tõstatatud talituste iga-aastastes t egevusaruannetes . Samuti võtab ta vastu otsuseid eelarve täitmise eest vastutava asutuse ning nii sise- kui välisaudiitorite peamiste soovituste põhjal, arvestades ka sisekontrolli põhjal antud ülevaate peamisi järeldusi.

Juhul kui volinik on pidanud vajalikuks heastavaid meetmeid komisjoni tasandil, esitab kokkuvõte sobivad meetmed, võttes vajaduse korral arvesse varasemates kokkuvõtetes või teistes horisontaalsetes dokumentides esitatud tegevusplaani, vajaduse korral seda ajakohastades.

1.2. 2004. aasta kokkuvõte

2004. aasta kokkuvõte kujutab endast uue komisjoni esimest võimalust käsitleda olukorda, mis järeldub peadirektoraatide ja talituste 2004. aasta iga-aastastest aruannetest .

2004. aasta kohta tõendavad need aruanded, et on märkimisväärseid saavutusi, samas esitatakse neis valdkonnad, mis vajavad edasist parandamist. Samuti tõstatatakse neis rida võtmeküsimusi, mida on käsitletud käesoleva kokkuvõtte teises osas. Komisjon on ära märkinud aastaaruannete kvaliteedi paranemise tervikuna.

Sise- ja välisaudiitorite soovitused ning sisekontrolli põhjal antud ülevaate järeldused näitavad, et komisjoni talitused on edenenud juhtimis- ja kontrollimeetmete, samuti vastutuse alal. Vastutuse selgem määratlemine kõigil tasanditel, selle peamine raamistik ja tingimused, mille alusel saavad talitused tegutseda vastutuse parandamiseks, ning volinike poliitilise järelevalve korraldamine haldusasutuste töö üle on nüüd omal kohal. Samades dokumentides esitatakse need valdkonnad, kus talitused peaksid tegema edasisi pingutusi ning esile tooma edaspidiseid järeldusi. Antud kontekstis tegeleb käesoleva kokkuvõtte kolmas osa peamiste valdkondadevaheliste aspektidega.

2004. aasta kokkuvõte ilmub ajal, mil 2000. aastal algatatud komisjoni reforme taotlev programm on peamises osas oma eesmärgi saavutanud: tegevust suunavad poliitilised prioriteedid, detsentraliseeritud finantsjuhtimine ning -kontroll on suurendanud vastutust kõikidel tasanditel, hõlmates nii volinikke kui personali liikmeid ning kindlustades parema kulude ja tulude suhte EÜ kodanike jaoks.

Komisjon leiab, et käesolev raamistik võimaldab saavutada püstitatud eesmärgi – parandada töö tõhusust, tulemuslikkust ning kvaliteeti. Tuleviku peamiseks eesmärgiks saab sellele raamistikule tuginevate menetluste parandamine, vajadusel ranguse suurendamine ning seal, kus see on lubatav, kontrolli vähendamine.

1.3. 2004. aasta kokkuvõtte tugiraamistik

Mõned valdkondadevahelistest ja -sisestest aspektidest, mille suhtes on komisjon käesolevas kokkuvõttes seisukoha võtnud, tulenevad talituste iga-aastastest tegevusaruannetest , eriti nende lisades leiduvatest üksikasjalikult kirjeldatud puudujääkidest (reservatsioonidest). Neis on välja toodud järgmised vajadused: sisekontrolli tugevdamine juhtudel, kui eelarve täitmise ülesanded on delegeeritud komisjonist väljapoole; suurema tähelepanu pööramine järelkontrollile ja järelevalvele; ühiste meetodite arendamise jätkamine, selleks et kvantifitseerida puudusi talituste “perekondades”, kes tegutsevad samas kontekstis.

Aruannete teised soovitused , nagu siseaudiitorite aastaaruanded või sisekontrolli põhjal antud ülevaated, mis sisaldavad võimalikku kogu komisjoni hõlmavat riskijuhtimist, edendades komisjoni vastutust iga-aastaste tegevusaruannete ning kokkuvõtte kaudu, arvete allkirjastamist peaarvepidaja poolt ning integreeritud kontrolliraamistiku saavutamise plaani.

Neile küsimustele sobiva vastuse leidmine kujutab endast keskmise tähtajaga ülesannet. Seetõttu esitatakse kokkuvõtte lõpus rida eesmärke (vt lisa 1), mis toovad välja juhtimistulemuslikkusele olulise tähtsusega valdkondadevahelisi aspekte. Komisjon viib reformi poolt võimaldatud ülesandeid ellu integreeritud kontrolliraamistiku, laiahaardelisema riskijuhtimise, raamatupidamisarvete integreerituse, kooskõlastatuse ja usaldatavuse tõendamise ning teiste meetmete kaudu. Komisjoni püüdluste edukus leiab väljenduse sisekontrolliprotsesside tõhusa funktsioneerimise teel, mis on leidnud kinnitust teiste ELi institutsioonide, nagu kontrollikoja poolt.

2. IGA-AASTASTEST TEGEVUSARUANNETEST LÄHTUVAD VÕTMEKÜSIMUSED

2.1. Üldine ülevaade

Pärast tutvumist iga-aastaste tegevusaruannetega, eriti peadirektorite ning talituste juhtide allkirjastatud kvaliteedi tagamise kinnitustega, märgib komisjon:

- Mis puudutab halduskulutusi ühes talituses (üksikisikute rahaliste õiguste haldus- ja maksetalitus), ei allkirjastanud vahendite eest vastutav direktor oma aruannet, sest oli teadlik oma talituse tööga seotud suurtest puudustest, mis puudutasid ikka veel arenduses olevat uut infosüsteemi palkade ja pensionide arvestamisel. Pärast keeldumise põhjustena toodud küsimustega tutvumist järeldas talituse juht, et need ei olnud sellise iseloomuga, mis mõjutaksid iga-aastase tegevusaruandega kaasnevat asjakohast kvaliteedi tagamise kinnitust. Küsimust tutvustati vastutavale volinikule, kes otsustas läbi viia sõltumatu analüüsi, et kontrollida küsimuste tõele vastavust ja olulisust ning sisekontrolli ning leevendada nendega seotud riske.

- Arvestades sellega, et tegevus viidi läbi otse komisjoni talituste poolt , oli võimalik kaotada eelnevad reservatsioonid, mis puudutavad suurema osa talituste järelkontrollimisi. Aktsepteeritava veataseme selgem määratlemine tasakaalustaks paremini tegelikke riske ning läbiviidavat kontrolli, eriti mis puudutab järelkontrollimisi. Analüüsitavas valdkonnas on üheks püsivaks probleemiks nende vigade sagedus, mis on seotud maksete saajate tegelike kulude hüvitamisega. Läbivaadatud finantsmääruses tehtavad komisjoni pakutud lihtsustavad meetmed ning senisest enam koondatud ja harmoneeritud järelkontrollimised lisaks 6. raamprogrammis esitatud parandatud juhtimistingimustele aitavad seda probleemi leevendada, isegi siis, kui kulusid hüvitatakse vastavalt praegu olemasolevale õigusraamistikule. Lisaks on 7. raamprogrammi raames kavas võtta täiendavaid lihtsustavaid meetmeid, mis rakendatakse õigeaegselt.

- Kui ELi fonde rakendatakse koostöös liikmesriikidega, on asjaomased talitused võimelised paremini kindlaks tegema neid vigu, mis kahjustavad eelarve täitmist siseriiklike asutuste poolt, ning teatavatel juhtudel väljendama nende mõju rahalises väärtuses ning ka asjakohasele kvaliteedi tagamise kinnitusele. Edaspidi on kavas tegutseda selles suunas, et avalikustada eksimuste olemasolu ja tegelikku ulatust, mis kahjustavad pigem juhtimis- ja kontrollisüsteeme kui üksiktehinguid. Meetmed, mis on esitatud integreeritud kontrolliraamistiku tegevusplaani raames või 2007.–2013. aasta finantsperspektiivi kontekstis, peaksid kindlustama liikmesriikidepoolse tõhusama kvaliteedi tagamise kinnituse.

- Detsentraliseeritud juhtimise valdkonnas koos kolmandate riikidega juhib selle juhtimismeetodi märkimisväärne riskantsus suuremat tähelepanu kontrolliraamistikule, et tagada, et seda liiki tegevuses on saavutatud piisav kvaliteedi tagamise kinnitus.

- Liikmesriikides asuvate esinduste ning kolmandates riikides asuvate delegatsioonide suhtes kohaldatakse varasematest aastatest ülekantud reservatsioone. Talitused on määratlenud juhtimis- ja kontrollisüsteemide tegevuse delegatsioonide ja esinduste asemel, selleks et hõlbustada reservatsioonide kaotamist nii ruttu kui võimalik. Eelkõige pärast välisteenistuse korralduse hindamist ning kontrollikoja eriaruannet välisabi juhtimise üleandmise kohta delegatsioonides 2004. aastal, on 2005. aastal kavas läbi viia peamiselt infosüsteemide ja kontrollimissioonide ümberkorraldused.

Käesoleva kokkuvõtte lisa 3 annab ülevaate viimaste aastate reservatsioonide kõigist suundumustest.

Järeldused

Olukord talitustes, nagu seda on kirjeldatud nende iga-aastastes tegevusaruannetes, on valdavalt rahuldav. Reservatsioonides esitatud peamised küsimused on üldiselt esinevad eksimused, mis on välja toodud ka varasematel aastatel ning mida on püütud juba leevendada. Siiski on vaja välja töötada hulk meetmeid või neid parandada ning nõuetekohaselt rakendada selleks, et paremini toetada talituste asjakohast kvaliteedi tagamise kinnitust, eriti oluliste tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse puhul, eriti, kuid mitte ainult, jagatud ja detsentraliseeritud juhtimise valdkonnas. Selles osas on integreeritud sisekontrolli raamistiku tegevusplaan ning kõigi asjaomaste finantsjuhtimises osalejate seotud kohustused vajalikud, et anda kontrollikojale ühtne alus arvamuse kujundamiseks. Valdkondadevahelised eriaspektid, mis pälvivad tähelepanu komisjoni tasandil, esitatakse käesolevas kokkuvõttes edaspidi.

2.2. Iga-aastaste tegevusaruannete esitamise protsessi tugevdamine

Iga-aastaste tegevusaruannete esitamise protsessi on muudetud ja stabiliseeritud. 2004. aastal paluti talitustel üksikasjalikumalt kirjeldada nende juhtimiskeskkonda ning nende ees seisvaid peamisi riske. Üldiselt on reservatsioonid täpsemad ja selgemad ning nende mõju talituste asjakohasele kvaliteedi tagamise kinnitusele vahendite kasutamise ning tegevuse seaduslikkuse ja nõuetekohasuse osas on enamasti üksikasjalikult põhjendatud.

Kontrollikoda on soovitanud, et koostöös liikmesriikidega rakendatavate fondide puhul, esitatakse liikmesriikide kontrolli tulemused talituste iga-aastastes tegevusaruannetes. Selle on asjaomased talitused taganud.

Talituste 2004. aasta iga-aastaste tegevusaruannete võimalike reservatsioonide läbivaatamise jooksul ja pärast seda alustas kolm talituste “perekonda” tööd püsivama lähenemise saavutamiseks, et hinnata eelarvevaldkonnas kindlakstehtud eksimuste tõsidust ning teha kindlaks süsteemsete eksimuste võimalikku finantsmõju.

Kontrollikoda tunnustas juba saavutatud edasiminekut, tuginedes talituste 2003. aasta iga-aastastele tegevusaruannetele, kuid deklareeris siiski, et mõne talituse reservatsioonide ulatus ei sobi kokku esitatud kinnitusega. Veel enam, nagu näitab sisekontrolli ülevaade , peab mõni talitus oma iga-aastases aruandes põhjalikumalt kirjeldama oma töökeskkonda, sealhulgas nende ees seisvaid riske, ning eriti neid, mis jäävad ka pärast leevendavate meetmete võtmist.

Järeldused

Enam koondatud ja üksikasjalikumad iga-aastased tegevusaruanded: kuigi mitmel juhul on saavutatud edu, peaksid komisjoni talitused tugevdama oma keskkonna selgitamist ja nende ees seisvaid riske, eriti neid, mis jäävad püsima ka pärast võetavaid leevendavaid meetmeid. Keskkonnamõjud ning juhtimis- ja kontrolliriskid tuleb esitada üksikasjalikumalt ning enamikul juhtudel tuleks esitada täielikumad selgitused reservatsioonide kogumõju kohta asjakohasele kvaliteedi tagamise kinnitusele.

Tasakaalustatum aruandlus . 2005. aasta teises pooles antakse ülevaade võimalikest lihtsustamistest, selleks et saavutada parem tasakaal poliitika tulemuste, sisekontrolli ning finantsjuhtimise küsimustes nii iga-aastaste aruannete kui kokkuvõtete tasandil. Lisaks tugevdatakse talitustele antavaid juhtnööre ning koondatakse üheks tervikuks kõik juhtnöörid, mis esinevad mitmes komisjoni otsuses.

“ Perekondade” ühised meetodid : kesktalituste juhtimisel valmistatakse 2005. aasta iga-aastasteks tegevusaruanneteks ette ühised meetodid, et määratleda eksimuste, sealhulgas süsteemsete eksimuste tegelik ulatus, selleks et selgemalt hinnata nende mõju jagatud juhtimise, analüüsi ja sisepoliitika “perekondade” asjakohasele kvaliteedi tagamise kinnitusele.

2.3. Kokkuvõtlik aruanne ja kvaliteedi tagamise kinnitus

Euroopa Parlament kutsus oma 2003. aasta eelarve heakskiidu resolutsioonis komisjoni üles muutma talituste iga-aastaste tegevusaruannete kokkuvõtteid üheks komisjoni finantsjuhtimise ja kontrolli konsolideeritud kvaliteedi tagamise kinnituseks.

Selle ettepaneku aluseks olev eesmärk on tugevdada aruandekohustust, millele tuginedes saab kontrollikoda formuleerida kvaliteedi tagamise kinnituse. Iga-aastane kokkuvõtlik aruanne sisaldab komisjoni seisukohta peamistes juhtimis- ja kontrolliküsimustes ning oma 2003. aasta aruandes märkis kontrollikoda, et juba analüüsitud kokkuvõtlik aruanne sisaldas esmakordselt kinnitusi kontrolli- ja juhtimissüsteemide kohta.

Lisaks rakendab komisjon kokkuvõttes oma poliitilist vastutust, analüüsides iga-aastasi tegevusaruandeid ning nendega seotud deklaratsioone ning võttes seisukoha peamistes horisontaalsetes küsimustes, sealhulgas küsimustes, mis puudutavad asjakohaseid heastavaid meetmeid komisjoni tasandil. See lähenemine tugineb reformile, mis detsentraliseeris juhtimiskohustused peadirektoritele ja talituste juhtidele vastava voliniku poliitilise järelevalve all.

Seega pakub praegune süsteem juhtimisperspektiivist lähtuvaid kvaliteedi tagamise kinnitusi. Selle süsteemi siseselt saab enamasti edasi minna, tugevdades talituste iga-aastastes tegevusaruannetes esitatud aruandekohustust täpsemate reservatsioonide abil ning tegevusaruannetele lisatud kvaliteedi tagamise kinnitustele reservatsioonide avaldatava mõju parema kindlaksmääramise abil.

Järeldused

Edendada komisjoni aruandekohustust: rea talituste iga-aastaste tegevusaruannete kvaliteeti tuleb edaspidi parandada, selgemalt sõnastades reservatsioone ja määrates kindlaks nende mõju, et tugevdada komisjoni talituste kvaliteedi tagamise kinnituste sisu, mida komisjon on hinnanud oma kokkuvõtlikus aruandes. Siinkohal tuleb tuletada meelde volinike kohustust jälgida nende vastutusalas olevate talituste tegevusplaanide olukorda ning nende rakendamist.

3. IGA-AASTASTEST TEGEVUSARUANNETEST JA SOOVITUSTEST LÄHTUVAD PEAMISED VALDKONDADEVAHELISED KÜSIMUSED

3.1. Juhtimisküsimused

Reformiga pandi alus tugevdatud juhtimis- ja kontrolliraamistikule ning sellistele uutele vahenditele nagu talituste iga-aastased tegevusaruanded, et võimaldada komisjonil aru anda nende ülesannete osas, mille eest ta vastutab. Kasutusele on võetud mitmekesisemad rakendusmeetmed peamiselt eelarve valdkonnas kolmandatele isikutele delegeerimise teel.

Komisjoni ees seisab väljakutse suurendada oma juhtimis- ja kontrollisüsteemide tõhusust, võimendada riskijuhtimist osakondade tasandil ning arendada kogu komisjoni hõlmavat riskijuhtimist, samuti parandada asutuste järelevalvet.

3.1.1. Sisekontrolli alal liikumine kohanemiselt tõhusale lähenemisele

Pärast esimest etappi, kui talituste jõupingutused koondusid sisekontrolli süsteemide kujundamisele ning kohanemisele sisekontrolli standarditega (talituste teatel kohaneti esialgsete nõuetega keskmiselt 93% ulatuses aasta lõpuks ), keskenduvad talitused nüüd nende süsteemide tõhustamisele ja nende töötamise viisidele.

Et komisjoni eesmärk on saavutada tõhus ja tulemuslik juhtimine ning kontroll, peavad talitused pidevalt parandama oma kontrollisüsteeme, selleks et kindlustada oma juhtidele tegelik abi ning et kontroll keskenduks kõige teravamatele küsimustele. Kontrollisüsteemide kindlustamine tõhusa lähenemisviisi poole liikudes, sisekontrolli ja riskianalüüsi juurutamisega igapäevasesse juhtimisse lisaks finantsjuhtimise valdkonnale, on 2000. aastal algatatud reformi loogiliseks jätkuks.

Valdkonnad, mis on võetud tugevdatud tähelepanu alla, sisaldavad hankemenetlusi, lepinguid, abirahade eraldamist ning ennekõike valikuprotsesse. Tarvis on käsitleda topeltrahastamise ja ülemaksmise riske; vähendada vigade esinemise sagedust, ka on teretulnud abiraha jagamise protseduuride lihtsustamine. Rohkem proportsionaalsust on vaja tasuvate juhtimis- ja kontrollisüsteemide kehtestamisel; sisekontrolli ülevaade nimetab siinkohal järgmisi valdkondi, mida tuleks parandada: järelevalve finantsvaldkonnas, riskijuhtimise juurutamine igapäevasesse juhtimisse ning parema proportsionaalsuse saavutamine tasuvate juhtimis- ja kontrollisüsteemide kaudu. See toob kaasa vajaduse asjaomase finantstulemuste tabeli ning juhtimis- ja kontrollisüsteemide adekvaatsuse regulaarseks läbivaatuseks, mõne töövõtja võimaliku sõltuvuse kontrollimiseks ning auditi- ja järelkontrollialaste soovitustega arvestamiseks. Selles kontekstis on tarvis kehtestada vastuvõetav riskide või vigade tase, võimaluse korral seda teiste institutsioonidega kooskõlastades.

Siseaudiitor soovitab erilist tähelepanu pöörata sellistele riskidele nagu topeltrahastamine, tahtlikud rikkumised, huvide konflikt, siseringitehingud, ühenduse fondide kogunemine teatud töövõtjatele ja abisaajatele ning sõltumine tööandjatest allhangete puhul.

Veel enam, kuigi väikeste peadirektoraatide asutuste ja delegatsioonide kogemused erinevad, on sisekontrolli ülevaates ära toodud teatud raskused komisjoni standardite rakendamisel. Mõnel juhul on rõhutatud ressursside puudumist, teisalt on välja toodud vajadus parandada pädevust ja vastutust. Üks ametitega seotud küsimustest on nende vajadus kasutada lepingulisi töötajaid (kuni 40%). See olukord võib üleminekuperioodi jooksul tuua kaasa raskusi pädevuse ja oskusteabe loomisel ning probleeme ülevõtmistel. Sisekontrolli ülevaade rõhutab tegevuse jätkuvuse riski ametites, kui lepinguliste töötajate uut valikuprotsessi ei viida läbi õigeaegselt. Lisaks on planeeritud läbi viia komisjoni poolt hiljuti loodud haldusametite hindamine iga kolme aasta järel, mida võib eelkõige pidada lihtsustavaks meetmeks.

Mis puudutab institutsioonidevahelisi ameteid , siis võetakse võimalikul vastutuse piirangute puudumisel kasutusele heastavad meetmed finantsmääruse käimasolevas ülevaates, mis tähendab eelarvevahendite käsutaja volituste otsest delegeerimist mis tahes institutsioonilt ametile.

Järeldused

Järelevalve- ja kontrollisüsteemide tasuvuse edasine parandamine: talitused peaksid jätkama järelevalve tõhustamist oma sisekontrolli üle kesktalituste juhendamisel. Iga talituse sisekontrolli koordinaator peaks sisekontrolli tasuvuse regulaarselt läbi vaatama, tuginedes kättesaadavale informatsioonile kontrolli tulemuste, tehtud erandite ja vastavate tulemustabelite kohta, selleks et parandada vastavaid menetlusi või muuta kontrollisüsteeme. Läbivaatamine tuleks teha vähemalt kaks korda aastas, informeerides volinikke ning võttes arvesse iga-aastast tegevusaruannet.

3.1.2. Kogu komisjoni hõlmav riskijuhtimine

Kord aastas esitavad komisjoni talitused riskijuhtimise ülevaate. Välja on arendatud paremad meetodid, mis tuginevad pilootprojektidele ning seovad riskijuhtimise selgemalt planeerimisprotsessiga, nendega on alates 2004. aastast seotud ka rida talitusi.

Kõrvuti talituse tasandil teostatud riskijuhtimisega aitavad regulaarselt läbi viidud erinevad tegevused tõsta riskiteadlikkust ning töötada välja asjakohased meetmed, et käsitleda neid tervikuna komisjoni seisukohast lähtuvalt. Siin on tegemist ressursside jagamisega prioriteetsetele tegevustele strateegilise planeerimistsükli alguses ning peamiste algatuste võimalike positiivsete ja negatiivsete mõjude eelhindamisega. Juhtimisküsimustes on loodud hästi toimiv aruandlus volinike ja vastutavate osakondade vahel. Rida volinikke kontrollib kõiki uurimisi, mille on algatanud Euroopa Pettustevastane Amet, selleks et juhtida kolleegiumi tähelepanu tõsistele küsimustele. Audiitorid ning sisekontrolli ülevaated annavad aastate lõikes aru valdkondadevaheliste ning süstemaatiliste puuduste kohta. Auditi edendamise komitee parandab peamiste auditialaste soovituste jälgimise protsessi, millel on mõju komisjoni tasandil.

Siseaudiitor ja Euroopa Parlament leiavad, et komisjoni riskijuhtimismeetodid vajavad tugevdamist, ning näevad vajadust komisjoni riskijuhtimismeetodi kujundamiseks.

Siseaudiitor märgib, et riskijuhtimist tuleks juurutada iga talituse regulaarses juhtimisprotsessis, ning teeb ettepaneku kogu komisjoni hõlmava riskijuhtimise algatamiseks, mille tulemusel tekiks riskide koguülevaade komisjoni tasandil, mis võimaldaks saada täielik ülevaade peamistest riskidest.

Järeldused

Kogu komisjoni hõlmava riskijuhtimise kujundamine: kogu komisjoni hõlmavad meetodid, mis koostatakse 2005. aasta sügiseks, sisaldavad riskihindamise juurutamist prioriteetide ja vahendite paigutamise otsuste tegemisel. Sellele antakse selgem kuju talituste juhtimisplaanides ning iga-aastastes tegevusaruannetes. Keskpikas perspektiivis peaksid meetodid esitama riskijuhtimise põhimõtted talituste samalaadsete tegevuste “perekondades”.

3.1.3. Tulemuste mõõtmine

Suurem osa talitustest on läbi viinud eesmärkide ja indikaatorite läbivaatamise nii planeerimise kui ka aruandluse tasandil kesktalituste abil, et parandada eelkõige komisjoni poolt eelarvepädevatele institutsioonidele koos iga-aastaste esialgsete eelarveprojektidega esitatavate dokumentide ja aruannete (“tegevusaruannete”) kvaliteeti.

Siseaudiitor ning Euroopa Parlament märgivad, et eesmärkide ja indikaatorite kvaliteeti on võimalik veelgi parandada ning tulemuste mõõtmiseks ja hindamiseks saab kasutusele võtta lisameetmeid. Kontrollikoda on kutsunud komisjoni üles looma indikaatoreid, mis hõlmaksid tegevuse seaduslikkuse ja nõuetekohasuse näitajaid ning mõõdaksid sisekontrolli süsteemide jõudlust.

Sisekontrolli ülevaade ning siseaudiitor märgivad vajadust arvesse võtta varasema kogemuse põhjal saadud õppetunde poliitiliste otsuste tegemisel, näiteks hinnangute tulemusi.

Järeldused

Tulemuste mõõtmine ja hindamine: komisjon analüüsib olemasolevaid eesmärke ning indikaatoreid “perekondade” kaupa eksperthinnangute kontekstis, selleks et saada ülevaade, kuidas need eesmärgid ja indikaatorid võiksid kaasa aidata komisjonisisesele juhtimisele.

3.1.4. Hajutamispoliitika ja ametid

Veebruaris 2004 esitatud teatises 2007.–2013. aasta finantsraamistiku kohta rõhutas komisjon vajadust koondada oma poliitikaarendamise ja -seire tegevus EÜ asutamislepingu raames ning sõnastas järgmiselt oma haldusjuhtimise põhimõtted: “vähem otsest juhtimist, parem kontroll tulemuste üle ja suurem tasuvus”.

Kui rakenduseesmärgid on hajutatud täidesaatvate ametite abil, kellele komisjon on delegeerinud volitused ühenduse programmide ja projektide rakendamiseks, kohaldatakse nende suhtes sisekontrolli nõudeid, mis on sarnased komisjonis kehtivatega, mis omakorda võimaldavad komisjonil teostada täielikku järelevalvet.

Seevastu on reguleerivad ametid , näiteks mittetäidesaatvad ühenduse ametid, sõltumatud asutused. Samal ajal kui suuremat osa neist ametitest rahastatakse komisjoni eelarvest, omab komisjon nende tegevuse üle ainult piiratud kontrolli. Siiski võib reguleerivate ametite tegevus jääda teatavatel juhtudel komisjoni vastutusalasse. Selles osas tõstatab sisekontrolli ülevaade küsimuse mehhanismide kohta, mis lubavad komisjonil teostada järelevalvet nende ametite suhtes. Järgides valget raamatut Euroopa avaliku halduse kohta, on komisjon teinud algatuse püüdega määratleda tegevusraamistikku Euroopa reguleerivate ametite loomiseks, tegutsemiseks ja järelevalve teostamiseks, mis on kokku lepitud Euroopa Parlamendi ja nõukoguga. Selle raamistiku eelnõu eesmärk on eelkõige esitada reguleerivate ametite ning eri institutsioonide vastutusala. Ka tuleks selgitada vajalikku järelevalve korda, selleks et võimaldada komisjonil vajadusel teostada oma poliitilist ning eelarvelist vastutust.

Järeldused

Komisjoni täielik vastutus täidesaatvate ametite osas: täidesaatvate ametite tegevuse osas teostab komisjon ettenähtud järelevalvekohustusi. Järgmine kokkuvõte esitab esmakordselt ülevaate vastloodud täidesaatvate ametite tegevusest.

Ko misjoni ning reguleerivate ametite vastava vastutusala selgitamine: 2005. aastal tuleb edendada institutsioonidevahelisi läbirääkimisi, mis tugineksid komisjoni institutsioonidevahelise kokkuleppe eelnõule reguleerivate ametite raamistikus. Paralleelselt tuleb selgitada komisjoni talituste ning reguleerivate ametite rolli ja vastutusala.

3.2. Finantsjuhtimine ja aruandlus

Finantsküsimused on läbi vaadatud uuendatud finantsmääruses, mis jõustus 2003. aastal, 2004. aasta tegevuspõhise eelarve tutvustuses ning üleminekuga tekkepõhisele raamatupidamisarvestusele, mis jõustus 2005. aasta jaanuaris.

Komisjon teeb käesolevaga teistele institutsioonidele ettepaneku kaardistada integreeritud kontrolliraamistik, mis võimaldaks komisjonil ja selle huvirühmadel kindlustada enam ELi rahaliste vahendite seaduslik ja nõuetekohane kasutamine, sealhulgas liikmesriikide vahel jagatud juhtimise alal. Ka järelkontrolle tuleb paremini koondada ja harmoneerida, eriti selleks, et kindlustada suuremat püsivust talituste “perekondade” tasandil.

Kümnendat korda on Euroopa Kontrollikoda esitanud oma iga-aastase aruande kinnituse, mis on valdavas osas positiivne raamatupidamisarvestuse, kohustuste ja omavahendite usaldusväärsuse osas; samal ajal selgus, et kontrollikoda võib anda kinnitusi ainult halduskulutuste kohta, mitte aga kõikide väljamaksete kohta.

Komisjon leiab, et üks eesmärkidest peaks olema selliste tingimuste loomine, mis võimaldaks kontrollikojal esitada tagamiskinnitus, mis sisaldaks üksnes minimaalselt kriitikat. See ei kehti mitte ainult komisjoni uuendatud pingutuste kohta reas valdkondades, vaid hõlmaks ka aktiivset osalemist liikmesriikide algatuses, sest vastavalt asutamislepingule – kuigi komisjon vastutab ainuisikuliselt eelarve rakendamise eest – rakendatakse ca 80% eelarvest koostöös liikmesriikidega .

Arvepidamise ja finantsaruande valdkonnas on 2004. aastal oluliselt edasi mindud, tehes ettevalmistusi üleminekuks tekkepõhisele raamatupidamisarvestusele, seega ELi üldise eelarvega seotud üldine raamatupidamisarvestus võib vastavalt plaanidele olla alates 2005. aasta jaanuarist täielikult tekkepõhine. 2004. aastal täitis komisjon esmakordselt eelarvet, mis tugines tegevuspõhisele struktuurile. Samuti leiti vastus väljakutsele kohandada eelarvearuandlust.

2004. aasta oli teine aasta uuendatud finantsmääruse rakendamisel ning talituste iga-aastastest aruannetest lähtub, et uued reeglid on jõudnud juhtimispraktikasse. Reservatsioone, mis näitavad teatud algusraskusi ja mida märgati 2003. aasta jooksul, on võimalik üle viia 2004. aasta aruannetesse.

Järeldused kokkuvõtte tegevuse “kaasfinantseerimisel” toetavad suuremat lihtsustamist kindla suurusega maksete laiema kasutamise osas. Komisjon muudab finantsmääruse rakenduseeskirju eelkõige selleks, et lihtsustada väikese väärtusega lepingute sõlmimist ning abirahade eraldamist ning et tagada riskianalüüsil põhineva kontrolli proportsionaalsus. Samal ajal on vastu võetud ettepanek teha finantsmääruse esimene kolme aasta ülevaatus , mida praegu arutatakse koos teiste institutsioonidega. See hõlmab eelarve täitmise erinevaid meetodeid, rajab õigusliku aluse kindlasummaliste abirahade laiemale kasutamisele ning keskendub suuremale lihtsustamisele ja proportsionaalsusele, püüeldes paremat tasakaalu kontrollinõuete ning asjaomase riski ning kulude vahel. Finantsmääruse läbivaatamisele lisandub rakenduseeskirjade edaspidine läbivaatamine.

3.2.1. Integreeritud kontrolliraamistiku saavutamise plaan

Kontrollikoja arvamus ühekordse audiitorkontrolli kohta ning parlamendi 2003. aasta eelarve kinnitamissoovitused on lähtepunktiks ühenduse sisekontrolli raamistikule . Antud integreeritud sisekontrolli raamistik on vajalik selleks, et luua loogiline seos varasemas staadiumis teostatud kontrolli tõhusamaks rakendamiseks hilisematel etappidel ning kindlustada aluseks olevate tehingute seaduslikkus ja nõuetekohasus. Kontrolli tuleb teostada proportsionaalselt, selleks et saavutada sobiv tasakaal kulude ja tulude vahel (nii rahalises kui poliitilises tähenduses).

Tuginedes kinnitusele, mis on saavutatud käesoleva integreeritud sisekontrolli raamistiku abil, ning reformiga juba kaasnenud saavutustele, on komisjoni eesmärgiks kontrollikoja iga-aastase kvaliteedi tagamise kinnituse saamine, mis võiks sisaldada koondatud ja täpsustatud tähelepanekuid maksete seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kohta. Selle kokkuvõttega samaaegselt vastu võetud teatises on esitatud peamised poliitilised põhimõtted niisuguse integreeritud sisekontrolli raamistiku kohta, eri osapoolte vastavad vastutusalad, kaasa arvatud liikmeriikide tasandil, ning menetlus, mis peaks välja viima vastava plaani vastuvõtmiseni enne käesoleva aasta lõppu.

Integreeritud sisekontrolli raamistiku loomine, mis annab eelkõige vahendid auditi tulemuste jagamiseks kõigil juhtimistasanditel, tugevdab tõhusust ning tulemuslikkust. EÜ fondide juhtimise lihtsustamise ulatust on vaja uurida, selleks et kindlustada kontrollinõuete proportsionaalsus seoses riskidega.

Juba enne integreeritud sisekontrolli raamistiku loomise plaani vastuvõtmist on astutud olulisi samme, mis sisaldavad seadusandlike ettepanekute uusi sätteid põllumajandus- ja struktuuriabi finantsjuhtimise alal järgmise finantsperspektiivi alusel. Harmoneerimise edasine parandamine eespool nimetatud võimalike reservatsioonide läbivaatamisel viiakse läbi samaaegselt “vigade vastuvõetava taseme” kindlaksmääramisega. Nagu on märgitud sisekontrolli ülevaates , tuleb talituste “perekondadele” ühise lähtekoha loomiseks kontrollimeetodeid kalibreerida ja harmoneerida iga perekonna sees.

Järeldused

Liikumine integreeritud kontrolliraamistiku suunas: komisjon kutsub ELi vastavaid institutsioone üles arendama ühist lähenemist raamistikule, mis sisaldab tugevamat kinnitust komisjoni tasandil talituste iga-aastaste tegevusaruannete kaudu ning suuremat kinnitust liikmesriikidelt, kes rakendavad ühenduse eelarvet koostöös. Nende kinnituste aluseks on selgemad sisekontrolli protseduurid, hindamis- ja aruandmismehhanismid, mis sisaldavad auditeerimistulemuste jagamist kõikidel tasanditel.

3.2.2. Eel- ja järelkontrollimised

Eel- ja järelkontrollimised on komisjoni poolt kohaldatava sisekontrolli raamistiku olulised komponendid. Talituste iga-aastased tegevusaruanded näitavad üldiselt jätkuvat paranemist, kuid järelkontrollide ebapiisav tase on mõnedel juhtudel põhjustanud reservatsioonide tegemist. Sisekontrolli ülevaade näitab, et talitused peaksid olema valmis parandama oma aruandlust kontrollistrateegia ning selle rakendamise osas, et leiduks rohkem tõendusmaterjali kvaliteedi tagamise kinnitustes. Vajadust järelkontrolli edaspidi harmoneerida ja sellele keskenduda vastavalt erinevatele eelarvevaldkondadele on rõhutanud ka siseaudiitor , kes soovitab anda talituste iga-aastastes tegevusaruannetes ning kokkuvõtetes täpsem ülevaade nende kontrollimiste tulemustest.

Järelkontrollivõrgustik loodi 2004. aasta teisel poolel, selleks et määratleda juhiseid, võimaldada jagada häid tavasid talituste vahel ning kindlustada järelkontrolli osas ühised arusaamad.

Edasiminek selles valdkonnas saab võimalikuks tänu integreeritud kontrolliraamistiku plaanile, mis aitab eelkõige saavutada paremat tasakaalu kontrollimiste maksumuse ning oodatava kasu vahel, nagu on soovitanud ka siseaudiitor . Lisaks soovitab ta vastu võtta selgema strateegia “lõpliku auditi” jaoks jagatud ja detsentraliseeritud juhtimise ks kavandatud perioodi lõpus ning selleks, et formuleerida täpsemad juhised siseriiklike talituste järelkontrollimiseks kaudse tsentraliseeritud juhtimise raames.

Jätkuma peaksid mõnede talituste katsed kasutada sõltumatuid kulunõuete auditisertifikaate hüvitise saajate poolt, et saaks teha kiireid järeldusi nende sertifikaatide mõju kohta järelkontrollile. Paralleelselt muudab kindlasummaliste maksete suurem kasutuselevõtt mõne abiraha osas järelkontrolli iseloomu, võimaldades täpsemalt suunatud ning kvaliteetsemaid kontrollimisi.

Järeldused

Koordineeritumad ja tõhusamad eel- ja järelkontrollid: Metoodika harmoneerimist ja ühiste auditistrateegiate sõnastamist eelkõige nende talituste “perekondade” tasandil, kes tegutsevad samas eelarvevaldkonnas, tuleb jätkuvalt parandada. Integreeritud sisekontrolliraamistiku plaani kontekstis võivad talitused, kes tegutsevad samas eelarvevaldkonnas, leida kõige sobivamaid viise selleks, et korraldada “perekondade” ressursside jagamist, kas suurema koordineerituse teel (ühine audit, ühised meetodid, tulemuste jagamine) või koostöös (juhtiv talitus esitab auditi väiksemate talituste eest). See võimaldab jätkuvat harmoneerimist, paremat keskendumist järelkontrollile ning paranenud tõhusust.

3.2.3. Raamatupidamine ja finantsaruandlus

Siseaudiitor ja eelarve täitmise eest vastutav asutus soovitavad, et peaarvepidaja allkirjastab komisjoni arved ning oleks ülendatud “rahandusjuhi” tasemele, et ta saaks toimida vastukaaluks komisjoni osakondadele.

Tuginedes haldusreformi peamistele põhimõtetele, mis eeldavad juhtimis- ja kontrollülesannete detsentraliseerimist ning suuremat aruandekohustust talituste tasandil, jäävad komisjoni talitused täielikult vastutavaks aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse eest. Kvaliteedi tagamise kinnitus, mille teevad peadirektorid oma iga-aastastes tegevusaruannetes, peavad tõendama, et raamatupidamiskontod, mille eest nad vastutavad, on täpsed ning ammendavad.

Peaarvepidaja allkirjastab raamatupidamisaruanded, kinnitades, et on läbi viinud vajaliku kontrolli ning veendunud, et arved on koostatud kooskõlas raamatupidamiseeskirjade, -meetodite ning nende raamatupidamissüsteemidega, mis on loodud tema vastutuse all, ning et ta on teinud vajalikke muudatusi raamatupidamisaruannete tõepäraseks esitamiseks kooskõlas finantsmääruse artikliga 136, ning need on seetõttu usaldusväärsed. Peadirektoraadid peavad peaarvepidajat küllaldaselt informeerima, et viimane saaks oma kohustust täita, ning teda peab volitama kontrollima seda informatsiooni, mida ta vajalikuks peab. Kooskõlas peadirektorite vastutusega aluseks olevate tehingute ning raamatupidaja poolt esitatud informatsiooni osas peab kvaliteedi tagamise kinnitus kinnitama, et raamatupidamisaruanded, mis kuuluvad nende vastutusalasse, on täpsed ning ammendavad.

Järeldus

Sellel eesmärgil võttis komisjon 3. mail 2005 vastu ettepaneku finantsmääruse läbivaatamise kohta.

3.2.4. Eelarve rakendusmeetodid

Keskselt juhitud fondide valdkonnas on siseaudiitor märkinud rangemate reeglite vajadust abirahade jagamise osas; tegemist on küsimusega, mis oli põhjuseks reservatsioonile ühe talituse iga-aastases aruandes viitega ühele valitsusvälisele organisatsioonile. Sisekontrolli ülevaade esitas vajaduse sobivaks järelevalve korralduseks, selleks et avastada ning kohe parandada need eksimused, mis on ilmnenud seoses hangete ja abirahadega (valikuprotsess, kontrolljälg, topeltrahastamine, ülemaksmised), mida on märgitud ka mõne talituse iga-aastases tegevusaruandes .

Mis puudutab haldust koostöös liikmesriikidega ning rahastamise juhtimist siseriiklike asutuste kaudu , on siseaudiitor märkinud vajadust saada kvaliteedi tagamise kinnitusi liikmesriikide juhtorganitelt siseriiklike kontrollisüsteemide valideerimise raames komisjoni talituste poolt enne maksete tegemist. Komisjon esitas samasugused ettepanekud põllumajanduskulude valdkonnas, saavutades nõukogult selleks poliitilise nõusoleku. Siseaudiitor rõhutas ka komisjoni enama informeerimise tähtsust siseriiklike asutuste poolt.

Valdkondades, kus liikmesriigid juhivad ja kontrollivad eelarve rakendamist koostöös, , võimaldas tegevus vastuseks eelmisele kokkuvõttele selgitusi olemasoleva kontrolli osas põllumajandus- ja struktuurifondide mudelite suhtes, millele lisandusid olemasolevate probleemide kindlaksmääramine ning võimalike lahenduste esitamine. Kontrollikoda on omakorda rõhutanud komisjoni vastutust kontrollida, et adekvaatsed kontrollisüsteemid toimivad tõhusalt liikmesriikides, ning kindlustada aluseks olevate tehingute seaduslikkus ja nõuetekohasus. Ta on rõhutanud ka vajadust kehtestada aktsepteeritud usalduse tase ja olulisuse künnis selles valdkonnas.

Järeldused

Integreeritud sisekontrolli raamistiku plaan muudab infovood läbipaistvamaks ning võimaldab tugevamat kinnitust komisjoni sisestest protsessidest, nagu ka kolmandatest isikutest, kellele on komisjon usaldanud eelarve rakendamise ülesanded.

Talitusi ergutatakse kasutama lihtsustavaid meetmeid, mis on kehtestatud finantsmääruse muudetud eeskirjades, eriti mis puudutab kindlaksmääratud suurusega abiraha alternatiivse rahastamisvahendina, selleks et hüvitada vajaduse korral tegelikke kulusid.

3.3. Inimressursid

Jõustunud on uued reformitud personalieeskirjad, mis muu hulgas pakuvad lineaarset karjäärivõimalust ning töötingimuste moderniseerimist, nagu ka uusi distsipliini- ning puuduste avalikustamise meetmeid.

Mõni vahend, nagu personali erakorralise hindamise süsteemi lihtsustamine, on kavandatud selleks, et kindlustada tõhusamat inimressursside juhtimist.

Uued personalieeskirjad jõustusid 2004. aasta 1. mail ning neile lisandus rida komisjoni poolt vastuvõetud rakendussätteid. Rida teisi meetmeid tõhususe suurendamiseks sisaldas ümberpaigutamise juhiseid ning nõukogu liikmete erakorralise hindamise reegleid.

Lisaks pandi rõhk komisjoni personali töökeskkonna parandamisele. Lahendustes võeti arvesse nii personali vajadusi kui ka olemasolevaid vahendeid ning edendamist leidis poliitika, mis asetas rõhu era- ning tööelu tingimuste parandamisele: osalise ja paindliku tööajaga töötamine, kaugtöö, lapsehoolduspuhkus ning perepuhkus.

3.3.1. Eripersonali puudus

Mõnedes talituste iga-aastastes tegevusaruannetes märgitakse, et mõnel juhul on personalipuudus olnud nende tegevusele probleemiks. Ühel konkreetsel juhul oli personalipuudus põhjustatud lühiajalisest vajadusest vastata ITga seotud väljakutsetele, mis oli põhjustatud uue personalieeskirja rakendamisest. Mõned aruannetest tõid välja ka eriprobleeme, mis olid seotud adekvaatse inimressursside kättesaadavusega nii kvalitatiivses kui kvantitatiivses tähenduses, eelkõige tulenedes raskusest leida spetsiifilise profiiliga sobivaid kandidaate peamiselt kümnest uuest liikmesriigist (finants- ja auditi, teaduse, lingvistika ja IT vallas).

Sisekontrolli ülevaates täheldatakse kompetentsete spetsialistide puudust finants- jt erivaldkondades; see toob kaasa raskusi liikuvuse küsimustes eelkõige väikestes teenistustes, delegatsioonides ja esindustes.

Järeldused

2004. aasta juulis esitatud tegevusplaan eesmärgiga edendada ekspertide värbamist ning arendada juba kohaloleva personali väljaõpet peab jätkuma. Komisjon panustab institutsioonidevahelise Euroopa Personalivaliku Ameti tööprogrammi, selleks et kindlustada konkurssidel osalevate edukate kandidaatide jätkuvat pakkumist vakantsetele töökohtadele. Värbamiskampaaniad peavad jätkuma, seda eriti mõningate talituste vajadusi silmas pidades, ning puuduste ilmnemisel tuleb abinõud tarvitusele võtta. Komisjon teostab jätkuvalt järelevalvet ning pakub välja meetmeid värbamisprotseduuride parandamiseks.

Lisaks reguleeritakse ressursse poliitika abil mitte ainult kvantitatiivses, vaid ka kvalitatiivses tähenduses, selleks et kindlustada teatud poliitikavaldkonda nimetatud kandidaatide oskusi ja kvalifikatsiooni, mis on nende tööks vajalik. Seda eesmärki silmas pidades parandatakse edaspidi värbamisprotseduure ning pakutakse juba võetud meetmetele tuginevat eriväljaõpet.

3.3.2. Ametnike värbamine uutest liikmeriikidest ja nende väljaõpe

Mitme talituse iga-aastases tegevusaruandes rõhutati, et ametnike värbamine uutest liikmesriikidest on seiskunud peamiselt seetõttu, et reservnimekirjad jõudsid liiga hilja kohale. Väljaõppe küsimus mängis tähtsat rolli peadirektoraatide inimressursside poliitikas. Suurem osa peadirektoraatidest teatas strateegilise väljaõpperaamistiku vastuvõtmisest ning märkis väljaõppeks kulunud päevade keskmise arvu suurenemist ühe ametniku kohta.

3.3.3. Reformivahendite tasandamine

2004. aastal leidis kasutust suurem osa seadusandlikest vahenditest, mis on vajalikud personalipoliitika reformimiseks. Eelolevatel aastatel peab suuremat rõhku panema selle protsessi konsolideerimisele ning suurenenud omandile, nagu ka nende sätete lihtsustamise tasandamisele, kui see vajalikuks osutub.

Järeldused

Menetluste lihtsustamine saab peamiseks eesmärgiks nii tõhususe kui klientide rahulolu suurendamisel. Eelkõige tuleb leida erimeetmeid, selleks et lihtsustada ning parandada personali erakorralise hindamise süsteemi.

3.3.4. Liikuvus

Suurem osa talitustest teatas, et nad on tegelnud liikuvusküsimustega oma liikuvusplaanide raames, märkamata tõsisemaid probleeme, kuigi sisekontrolli ülevaade tõstis esile teatud raskusi, mis on seotud kohustusliku liikuvusega tundlikel ametikohtadel.

2004. aasta mõjutas liikuvus peadirektoraatide ning talituste sees ja vahel 15% komisjoni personalist (ametnikud ja ajutised töötajad), hõlmates neid töötajaid, kes vabatahtlikult otsustasid töökohta vahetada (vabatahtlik liikuvus), ning neid, kellelt nõuti töökoha vahetamist (kohustuslik liikuvus) nii ümberpaigutuste põhjendusel pärast laienemist või seetõttu, et nad olid olnud tundlikul töökohal üle 5 aasta.

Sisese ülevaatuse tulemused kinnitavad, et liikuvuse juhised on oluliselt parandanud liikuvuse haldamist komisjonis. Häid tavasid levitatakse eesmärgiga kujundada välja karjäärijuhtimissüsteem, mille abil komisjon kindlustab, et “…õige inimene on õigel ajal õigel töökohal”, tõhustades ressursside kasutamist niipalju, kui see võimalikuks osutub. Seda tööd toetavad sellised vahendid nagu e-CVd, mis annavad ülevaate kogu komisjoni personali võimetest ja oskustest. Samal ajal, kui liikuvust kogetakse valdavalt positiivsena, on täheldatud mõningaid vastupidiseid efekte kohustusliku liikuvuse osas tundlikel töökohtadel, nagu kogemuste ja intuitiivsete teadmiste kaotamine, ning siinkohal on teretulnud ressursidirektorite hinnang niisuguse poliitika mõjudele.

4. JÄRELDUSED

2004. AASTA KOKKUVÕTLIK ARUANNE VÕIMALDAS UUEL KOMISJONIL ESMAKORDSELT HINNATA OMA TALITUSTE JUHTIMIST NING ESITADA PEAMISED KÜSIMUSED, MIS ON ESILE KERKINUD TALITUSTE 2004. AASTA ARUANNETES NII SISE- KUI VÄLISAUDIITORITE NING EELARVE EEST VASTUTAVA ASUTUSE POOLT.

Käesolev kokkuvõte loob võrdlusraamistiku, mis kindlustab püsivuse ning selgitab väljapakutud algatuste põhjendusi, muu hulgas kaasa aidates eesmärgile pälvida kontrollikojalt kvaliteedi tagamise kinnitus võimalikult väheste reservatsioonidega vaheperspektiivis. Kokkuvõte algatab protsessi, kus iga-aastased kokkuvõtted hindavad nende algatuste olukorda. Tegemist ei ole uue reformi algatamisega. Kätte on jõudnud aeg parandada süsteemi toimimist ning arendada selle tööpotentsiaali, tuginedes järgmistele punktidele:

- Edendada komisjoni aruandekohustust: kokkuvõtlik aruanne tugineb peamiselt peadirektorite ning talituste juhtide kinnitustel ning tekkepõhisel raamatupidamisarvestusel, mille on allkirjastanud peaarvepidaja.

- Juhtimise tõhustamise suurendamine: juhtimis- ja kontrollisüsteemide tõhusus ning omandiline kuuluvus, igapäevane tugev ning tulevikku vaatav juhtimine, millesse on integreeritud riskijuhtimise mõõde.

- Komisjoni vastutuse ning järelevalve suutlikkuse suurendamine läbi integreeritud kontrolliraamistiku ning püsivama lähenemise riskidele talituste “perekondade” kaudu, parem tasakaal poliitikatulemuste ning sisekontrolli ning finantsjuhtimise küsimustes nii iga-aastaste tegevusaruannete kui kokkuvõtete tasandil.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |