Tulemuslikkuse huvides ja lisaks praegu avaldatud statistikale, mida nõutakse olemasoleva õigusraamistiku alusel, võiks kaaluda eu-LISA vastutuse laiendamist iga süsteemi statistika loomisel/avaldamisel. Samamoodi võib osutuda kasulikuks ka selle uurimine, kas on võimalik teha eu-LISA-le ülesandeks andmekvaliteedi ja andmeanalüüsi aruannete koostamine (s.t liikmesriikide poolt süsteemidesse lisatud andmete analüüsi aruanded, milleks on vaja juurdepääsu süsteemides olevatele andmetele).

eu-LISA tagab tulemuslikult kolme suuremahulise IT-süsteemi operatiivjuhtimise ja on rakendanud tõhusaid organisatsioonilisi raamistikke. Ent rakendatud IT-protsesside töö jälgimisel tuvastati olulisei täiustamisvõimalusi. Tuvastati, et kuna kolmel süsteemil puudub ühtne horisontaalne avariitaastekava, on olemas risk seoses talitluspidevusega. Samuti puuduvad tulemuslikkuse põhinäitajad, süsteemide suutlikkust ei vaadata süstemaatiliselt läbi ja intsidentidest teatamise protsess on ebapiisav.

Ent hindamisel tehti samuti kindlaks, et olukorda annab parandada. Enamiku puudusi saab kõrvaldada struktuuri-, organisatsiooni- või personalimuudatuste abil või eu-LISA töötavade ja dokumentide muutmise teel. Ent selleks, et kohandada ameti volitusi selliselt, et need vastaksid ELi väljakutsetele rände ja julgeoleku valdkonnas, tehti hindamisel kindlaks vajadus asutamismääruses või asjaomastes õigusaktides eu-LISA-le usaldatud ülesannete piiratud läbivaatamise või laiendamise järele.

Üldiselt leidis hindamisel kinnitust, et amet tagab tulemuslikult vabadusel, turvalisusel ja õigusel rajaneva ala suuremahuliste IT-süsteemide operatiivjuhtimise ning täidab määruses sätestatud ülesandeid ja talle usaldatud uusi ülesandeid. Hindamisel leiti ka seda, et eu-LISA aitas tõhusalt kaasa kooskõlastatuma, tulemuslikuma ja sidusama IT-keskkonna loomisele suuremahuliste IT-süsteemide juhtimiseks, toetades justiits- ja sisepoliitika elluviimist.

Et Schengeni välispiire tõhusamalt hallata, tuleb IT-süsteemide ja moodsa tehnoloogia (uusi) võimalusi paremini ära kasutada. Hindamisel võeti arvesse ennenägematuid rändevooge ning uusi julgeolekuohte (terrorirünnakuid), millega liikmesriigid kokku puutuvad, ning Euroopa Ülemkogu järeldusi, milles tehti kindlaks tungiv vajadus lahendada need probleemid uue hoo ja uute vahenditega. Need sündmused ja järeldused rõhutasid taas, kui olulised on ameti hallatavad andmebaasid Schengeni ala igapäevase tulemusliku ja jätkusuutliku toimimise seisukohast.

Käesolev aruanne tugineb ameti tegevuse välishindamise tulemustele; kõnealune hindamine hõlmas ajavahemikku 2012. aasta detsembrist 2015. aasta septembrini. Asutamismääruses (artikli 31 lõikes 2) sätestatakse, et hinnangu alusel esitab komisjon, kes on eelnevalt konsulteerinud haldusnõukoguga, soovitused muudatuste tegemiseks määruses ja edastab need koos haldusnõukogu arvamuse ja asjakohaste ettepanekutega Euroopa Parlamendile, nõukogule ja Euroopa Andmekaitseinspektorile. Käesolevas aruandes keskendutakse soovitustele muudatuste tegemiseks asutamismääruses. Eu-LISA haldusnõukogu võttis 21. märtsil 2017 vastu tegevuskava nende hindamise tulemuste rakendamiseks, mis ei eelda asutamismääruse muutmist.

Eu-LISA haldab praegu viisainfosüsteemi (VIS), Schengeni infosüsteemi (SIS) ja Eurodac-süsteemi, s.t Schengeni ala kaitsmiseks ja piiride haldamiseks ning varjupaiga- ja viisapoliitika elluviimiseks vajalikke vahendeid. Eu-LISA-le võib ülesandeks teha ka muude poliitikavaldkonna suuremahuliste IT-süsteemide ettevalmistamise, väljatöötamise ja operatiivjuhtimise, kui see on sätestatud ELi toimimise lepingu artiklitel 67–89 põhinevas asjakohases õigusaktis. Eu-LISA alustas tegevust 1. detsembril 2012. Kooskõlas asutamismääruse artikli 31 lõikega 1 viis komisjon tihedas koostöös ameti haldusnõukoguga läbi ameti esmakordse hindamise. Eu-LISA oli samuti tihedalt kaasatud.

Vabadusel, Turvalisusel ja Õigusel Rajaneva Ala Suuremahuliste IT-süsteemide Operatiivjuhtimise Euroopa Amet („eu-LISA“ või „amet“) loodi 2011. aastal määrusega nr 1077/2011 (asutamismäärus), et luua pikaajaline lahendus selle ala suuremahuliste IT-süsteemide operatiivjuhtimiseks kesktasandil. Asutamismäärust muudeti 20. juulil 2015. aastal määrusega (EL) nr 603/2013 (uuesti sõnastatud Eurodaci määrus), et kajastada sellest määrusest tulenevaid muudatusi seoses ameti Eurodaciga seotud ülesannetega.

Koolitustegevus on põhimõtteliselt kooskõlas riiklike ametiasutuste vajadustega. Ent koolitused tuleks tehniliste vajadustega paremini vastavusse viia.

Eu-LISA reageeris edukalt uutele ülesannetele, eeskätt seoses DubliNeti ja VISIONi ning e-piiride katseprojekti elluviimisega.

Kuigi katseprojekt viidi muidu hästi ellu, näitas see, et amet peaks tugevdama oma finantsjuhtimissuutlikkust seoses ELi toetuste haldamisega. Hindamisel leidis kinnitust see, et kui eu-LISA-le tehtaks ülesandeks uute suuremahuliste IT-süsteemide arendamine, ei tuleks ta sellega toime praeguste vahenditega, sest puudub piisav projektide juhtimise ja arendamise võime. Teiste ELi ametitega tehtava koostöö ja sünergia osas arendas eu-LISA välja koostööl põhineva ja tulemusliku töökorralduse kõige asjakohasemate justiits- ja siseküsimuste ametitega. Samas tuleks siiski tagada, et amet täidab oma volitusi ; ühtlasi tuvastati oht, et tegevuse põhiprioriteedid võivad jääda tähelepanuta, näiteks selle pärast, et eu-LISA püüab pakkuda teenuseid teistele ametitele.

Väga oluline on ka see, et nõuanderühmade potentsiaali kasutataks paremini ära sellega, et nendega peetakse programmdokumentide üle nõu piisavalt varakult ja et nad esitavad oma seisukohad. Lisaks peaks amet tugevdama oma andmekaitsealast tuge Strasbourgis, viies andmekaitseametniku Tallinnast üle Strasbourgi või määrates sinna ametisse andmekaitseametniku asetäitja, et parandada teabevahetust Strasbourgis olevate tehniliste töötajatega ja abistada neid andmekaitsega seotud küsimustes.

2.2.2. Tõhusus

Oma volituste kohaste ülesannete täitmisel viis eu-LISA funktsioonid, toimingud ja ametisisesed protsessid tõhusalt vastavusse IT-raamistiku haldamisega. Ta peaks siiski läbi vaatama ülesannetele eraldatud ressursid, et tagada projektijuhtimiseks piisavate töötajate olemasolu vastavalt projekti vajadustele. Eu-LISA töötas järg-järgult välja riigihankestrateegia ja lepingute sõlmimise korra. Samuti tegi amet teatud edusamme peamiste programm- ja aruandlusdokumentide täpsuse ja selguse osas, mis on tegevuse üldise hindamise peamine allikas. Ent programm- ja aruandlusmehhanisme ja nende läbipaistvust on võimalik veel täiustada. Organisatsiooniliste lahenduste, inimressursside ja menetluste osas tegutses amet järjepidevalt kooskõlas eelarveprotsessiga, kuid lisaks sellele, et nõuetekohaselt kaasatakse kõiki asjaomaseid isikuid, kaasa arvatud ameti tehnilisi töötajaid, kes võiksid anda eelarveprotsessi suurema panuse, kui nende rolli suurendataks, võiks amet rohkem kaasata ka nõuanderühmasid, andes neile kogu asjaomast teavet projektide kohta, mida nad peavad hindama, eesmärgiga anda haldusnõukogule asjakohast nõu.

Hindamisel pöörati eriti tähelepanu mitut asukohta hõlmavale korraldusele. Kõigi välishindamise aruandes üksikasjalikult kirjeldatud alternatiivsete stsenaariumide võrdlev analüüs andis piisavalt kinnitust, et julgeoleku kaalutlused süsteemide põhiasukoha ja varusüsteemide asukoha rajamiseks vastavalt Prantsusmaale ja Austriasse peavad siiski paika. Sama kehtib ameti asukoha Eestisse rajamise poliitiliste kaalutluste kohta. Seega peetakse ameti mitut asukohta hõlmava korraldusega seotud otseseid ja kaudseid lisakulusid põhjendatuks ja mõistlikuks.

Kavandamisel rakendas eu-LISA asjakohaseid protsesse iga-aastase töökava ja eelarve koostamiseks. Samuti võttis ta kasutusele asjakohased ja sobivad raamatupidamistavad ja -süsteemid kooskõlas ELi üldiste tavadega. Seda saaks veelgi tõhustada sidus- ja nõuanderühmade suurema kaasamisega, eriti kui teha järgmist:

·viia läbi komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1271/2013 ja ameti finantsmääruse artikli 29 lõikes 5 nõutud süstemaatilised eel- ja järelhindamised, mida tehakse programmide ja meetmete puhul, millega kaasnevad märkimisväärsed kulud, ja

·siduda eelarvearuandlus ühtsemalt ja läbipaistvamalt iga-aastase töökava rakendamisega. Lisaks võimaldaks tegevuspõhise juhtimissüsteemi loomine ja täpsemad mitmeaastased eelarveprognoosid saada eu-LISA-l oma tegevusest parema finantsülevaate, lihtsustades samal ajal planeerimist.

Üldiselt tuli eu-LISA uute ülesannetega tõhusalt toime. Ta võiks siiski paremini hallata välisvahendite kasutamist, tugevdades ametisisest suutlikkust ja vähendades sõltuvust välistöövõtjatest. Eu-LISA koostas ka sobivad poliitikakavad, protsessid ja menetlused toimingute juhtimiseks, struktureerimiseks ja korraldamiseks. Ent amet peaks võtma meetmeid nende korrapäraseks uuendamiseks. Valitsemine toimus kooskõlas asutamismääruse ja kodukorra valitsemissätetega. Nõuanderühmade osalemist tuleks siiski parendada, suurendades nende aktiivset ja õigeaegset kaasamist haldusnõukogu dokumentide (eelkõige iga-aastaste töökavade ja tegevusaruannete) koostamisse ning eu-LISA kavandatud projektide hindamisse ja tähtsuse järjekorda seadmisse. Kirjaliku menetluse kasutamine tuleks läbi vaadata, et olulise finantsmõjuga ja haldusnõukogus arutamist vajavaid tähtsaid otsuseid ei võetaks vaikselt vastu.

2.2.3. Sidusus

Välja arvatud juhuslikud sekkumised, mis ei ole kooskõlas komisjoni poliitikajoonega või tõlgendasid tema volitusi vääralt, tegutses eu-LISA üldjoontes tihedas seoses peamiste sidusrühmadega, olgu selleks siis komisjon ja muud institutsioonid või liikmesriigid ja assotsieerunud riigid.

Amet tegi sidusrühmade juhtimisstrateegia vastuvõtmisega kiiduväärseid jõupingutusi usaldusväärse koostööstrateegia loomiseks, et kaasata erinevaid sidusrühmi struktureeritud viisil.

Komisjoniga tehtava tulemusliku koostöö osas on asutamismääruses ning komisjoni ja ameti vahelises vastastikuse mõistmise memorandumis olemas tugev raamistik. Eu-LISA programmdokumentide koostamise ja ka sisu võiks siiski paremaks muuta ning viia rangelt kooskõlla tema volituste ja komisjoni arvamustega. Nagu rõhutati ameti töö tulemuslikkuse hindamisel, jõuti hindamisel järeldusele, et komisjoni sidetaristuga seotud ülesanded on soovitav anda üle ametile, et parandada seotud ülesannete haldamise sidusust. Ametil on olemas tehniline pädevus ja suutlikkus nende ülesannetega tegelemiseks ning ühtlasi võib nende üleandmisega kaasneda suurem tõhusus.

2.2.4. Asjakohasus ja lisaväärtus

Üldiselt andis hindamine piisavalt kinnitust selle kohta, et eu-LISA loomine on pakkunud lisaväärtust, eriti tuues kolm süsteemi ühe katuse alla, kogudes kokku ekspertteadmised, luues sünergiaid ja võimaldades varasemast paindlikumat raamistikku. Eu-LISA peamiseks saavutuseks alates asutamisest on olnud tema võime tagada süsteemide juhtimiseks ja haldamiseks kesktasandil ühtne ja stabiilne keskkond. See aitas kaasa kooskõlastatud, tulemusliku ja sidusa IT-keskkonna loomisele IT-süsteemide juhtimiseks, toetades justiits- ja sisepoliitika elluviimist. Ühtse juhtimisasutuse asutamine kolme IT-süsteemi operatiivjuhtimiseks loob suure lisaväärtuse niivõrd, kuivõrd amet viib oma ülesandeid ellu tõhusalt ja tulemuslikult.

Hindamise kohaselt ei ole siiski veel võimalik öelda, kas eu-LISA loomisega on kaasnenud mastaabisäästust tulenev tõhususe suurenemine. Kulude üldist võrdlevat hindamist ei saadud teha, sest kulude kirjendamine enne ja pärast süsteemide ametile üleandmist on erinev ning puudub ametisisene kirjendamise menetlus iga süsteemiga seotud kõigi kulude hindamiseks.

Tegevuskulude võrdlemisel tuvastati, et amet peab tagama kulude selge kirjendamise iga süsteemi puhul (tegevuspõhine juhtimine), et oleks võimalik kindlaks teha, kas saavutati suurem tõhusus. Kuigi haldus- ja organisatsioonilisel tasandil loodi selgelt sünergiaid, on IT-süsteemide teenusepõhine arhitektuur alles väljatöötamisel.

3. Hindamisjärgsed arengusuunad