EUROOPA ANDMEKAITSEINSPEKTOR Euroopa Andmekaitseinspektori arvamuse kokkuvõte tsiviil- ja kaubandusasjades dokumentide kättetoimetamist ja tõendite kogumist käsitlevate ELi määruste läbivaatamise kohta

(Arvamuse täistekst on inglise, prantsuse ja saksa keeles Euroopa Andmekaitseinspektori veebilehel www.edps.europa.eu)

(2019/C 370/07)

31. mail 2018 esitas Euroopa Komisjon kaks määruse ettepanekut: Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus, millega muudetakse nõukogu 28. mai 2001. aasta määrust (EÜ) nr 1206/2001 liikmesriikide kohtute vahelise koostöö kohta tõendite kogumisel tsiviil- ja kaubandusasjades, (1) ning määrus, millega muudetakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 13. novembri 2007. aasta määrust (EÜ) nr 1393/2007 kohtu- ja kohtuväliste dokumentide liikmesriikides kättetoimetamise kohta tsiviil- ja kaubandusasjades (2). Ettepanekute põhieesmärk on parandada õiguskoostöö sujuvat toimimist nendes valdkondades, muu hulgas sätestades, et dokumente ja tõendite kogumise taotlusi edastatakse detsentraliseeritud IT-süsteemi kaudu.

Euroopa Andmekaitseinspektor tunnistab, et isikuandmete vahetamine on vabadusel, turvalisusel ja õigusel rajaneva ala loomise vajalik osa. Seetõttu tunneb ta heameelt ettepanekute üldeesmärgi üle parandada tsiviil- ja kaubandusasjade õiguskoostöö tõhusust seoses tõendite kogumise ja dokumentide kättetoimetamisega, eelkõige digitaliseerimise ja IT-tehnoloogia kasutamise kaudu. Ta nõustub, et kavandatavad õigusaktid võivad mõjutada ELi kodanike igapäevaelu.

Selles arvamuses on kolm põhisoovitust, et aidata seadusandjaid konstruktiivselt selle olulise eesmärgi saavutamisel, tagades samas vastavuse hartale ja isikuandmete kaitse üldmäärusele.

— Tuleb sätestada selge õigusalus IT-süsteemile, millega edastatakse dokumente, taotlusi ja teatisi nende määruste tähenduses. Eelkõige kui IT-süsteemis osaleb ELi institutsioon, organ või asutus, tuleks see õiguslik alus põhimõtteliselt sätestada ELi õigusaktis. Isegi kui isikuandmete töötlemine toimub olemasoleva IT-süsteemi raames, soovitab Euroopa Andmekaitseinspektor sätestada sellise süsteemi kasutamine õigusaktis. Ka olemasolev süsteem, mida kavatsetakse kasutada, peaks nõuetekohaselt põhinema ELi tasandil vastu võetud õigusaktil, mis ei ole e-CODEXi puhul praegu nii. Kui ELi seadusandja valib e-CODEXi lahenduse, tuleb viivitamata lahendada probleem, et puudub ELi tasandi õigusakt, millega süsteem luuakse ja millega seda reguleeritakse.

— IT-süsteemi aspekte, näiteks andmekaitsekohustusi ja asjakohaseid kohaldatavaid kaitsemeetmeid tuleb õigusaktides põhjalikult kirjeldada ja rakendusaktides täpsustada. Olenevalt sellest, mil määral komisjon või ELi muu institutsioon, organ või asutus osaleb uue süsteemi käitamisel, tuleks õigusaktis eelkõige määratleda tema kohustused (kaas-)vastutava töötleja või volitatud töötlejana.

— Rakendusaktide ettevalmistamise ajal tuleb teha andmekaitse mõjuhinnang.

Euroopa Andmekaitseinspektori üksikasjalikumad soovitused on esitatud selles arvamuses.

Euroopa Andmekaitseinspektor on valmis andma institutsioonidele lisanõu õigusloome protsessi ajal ja vastuvõetud määruste rakendamise etapis.

1. Sissejuhatus ja taust

1. 31. mail 2018 võttis komisjon vastu kaks Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse ettepanekut ( 3 ) , millega muudetakse järgmisi õigusakte: — nõukogu 28. mai 2001 määrus (EÜ) nr 1206/2001 liikmesriikide kohtute vahelise koostöö kohta tõendite kogumisel tsiviil- ja kaubandusasjades (edaspidi „tõendite kogumise määrus“); — Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 1393/2007 kohtu- ja kohtuväliste dokumentide liikmesriikides kättetoimetamise kohta tsiviil- ja kaubandusasjades (edaspidi „dokumentide kättetoimetamise määrus“).

2. Tõendite kogumise määruses, mida on kohaldatud 2004. aastast, sätestatakse tõendite liikmesriikidevahelise kogumise kaks viisi: tõendite kogumine taotluse saanud kohtu kaudu ja tõendite vahetu kogumine taotleva kohtu poolt.

3. Dokumentide kättetoimetamise määruses, mida on kohaldatud 2008. aastast, sätestatakse eri viisid dokumentide edastamiseks ühest liikmesriigist teise kättetoimetamise eesmärgil – edastavate ja vastuvõtvate asutuste või konsulaar- või diplomaatiliste kanalite kaudu. Selles kehtestatakse ka ühtsed õigustingimused dokumendi kättetoimetamiseks otse piiriüleseid postiteenuseid kasutades ning sätestatakse otse kättetoimetamine adressaatliikmesriigi pädeva isiku kaudu selle liikmesriigi õiguse kohaselt. See hõlmab kaitseõiguste kaitse teatud miinimumstandardeid. Määruse kohaldamisala „ei piirdu tsiviilkohtu menetlustega, vaid see hõlmab ka kohtuväliseid dokumente, mille kättetoimetamine võib olla vajalik mitmesuguste kohtuväliste menetluste korral (nt pärimisasjade korral notari juures või perekonnaõiguse asjade korral avaliku sektori asutuses) või isegi siis, kui aluseks olevat kohtumenetlust pole.“ ( 4 )

4. Ettepanekud on lisatud komisjoni 2018. aasta tööprogrammi vastastikusel usaldusel põhineva õigusruumi ja põhiõiguste valdkonna REFITi algatuste alla ( 5 ) . Ettepanekutega kaasneb mõjuhinnang ( 6 )

5. Mõlemas ettepanekus sätestatakse dokumentide, taotluste ja teatiste edastamine kohustusliku detsentraliseeritud IT-süsteemi kaudu, mis koosneb riiklikest IT-süsteemidest, mida ühendab riiklike IT-süsteemide vahel teabe turvalist ja usaldusväärset piiriülest vahetamist võimaldav sidetaristu. Neis sätestatakse samuti, et kohaldatakse määrust (EL) nr 910/2014 (e-identimise ja e-tehingute jaoks vajalike usaldusteenuste kohta siseturul) ( 7 )

6. 13. veebruaril 2019 võttis Euroopa Parlament esimesel lugemisel vastu seadusandlikud resolutsioonid mõlema ettepaneku kohta ( 8 ) , leppides muu hulgas kokku detsentraliseeritud IT-süsteemi loomise, eeldusel et see süsteem põhineb e-CODEXil ja selle rakendamine tagatakse delegeeritud õigusaktidega.

7. 6. juunil 2019 toimus nõukogus poliitiline mõttevahetus. Eesistujariik järeldas: „nõukogu kinnitas vajadust ajakohastada protsesse seoses õiguskoostööga tsiviil- ja kaubandusasjades. Eesistujariik võttis teadmiseks, et eelistati detsentraliseeritud ja turvalist IT-süsteemi. Ta lisas, et ministrid saavad lubada süsteemi kasutamise kohustuslikuks muutmist üksnes teatud tingimustel, sealhulgas pikem üleminekuperiood ja komisjoni pakutav tagarakendussüsteem. Kaaluda tuleb ka vajalike erandite loetelu. Viimaks märkis eesistujariik, et e-CODEX võiks olla sellel eesmärgil kasutatav tarkvaralahendus. Lisatööd tuleb teha tehnilisel tasandil.“ ( 9 )

8. 23. aprillil 2019 esitas komisjon Euroopa Andmekaitseinspektorile konsulteerimistaotluse, et hinnata mõlema ettepaneku vastavust isikuandmete kaitse üldmäärusele. Euroopa Andmekaitseinspektor väljendab komisjoni konsultatsioonitaotluse pärast heameelt.

3. Järeldused

24. Euroopa Andmekaitseinspektor tunneb heameelt ettepanekute üldeesmärgi üle parandada õiguskoostöö tõhusust seoses tõendite kogumise ja dokumentide kättetoimetamisega tsiviil- ja kaubandusasjades, eelkõige digitaliseerimise ja IT-tehnoloogia kasutamise kaudu. Seetõttu on selle arvamuse eesmärk anda ELi institutsioonidele konstruktiivseid ja objektiivseid nõuandeid.

25. Euroopa Andmekaitseinspektor väljendab heameelt, et õigusaktis määratleti süsteemi kõrgetasemeline arhitektuur, usaldusväärse teabevahetuse kohustus ja vajadus kasutada määruses (EL) nr 910/2014 määratletud usaldusteenuseid.

26. Euroopa Andmekaitseinspektor esitab kolm olulist soovitust, et tagada vastavus hartale ja isikuandmete kaitse üldmäärusele. — Tuleb sätestada selge õigusalus IT-süsteemile, millega edastatakse dokumente, taotlusi ja teatisi nende määruste tähenduses. Eelkõige kui IT-süsteemis osaleb ELi institutsioon, organ või asutus, tuleks see õiguslik alus põhimõtteliselt sätestada ELi õigusaktis. Isegi kui isikuandmete töötlemine toimub olemasoleva IT-süsteemi raames, soovitab Euroopa Andmekaitseinspektor sätestada sellise süsteemi kasutamine õigusaktis. Ka olemasolev süsteem, mida kavatsetakse kasutada, peaks nõuetekohaselt põhinema ELi tasandil vastu võetud õigusaktil, mis ei ole e-CODEXi puhul praegu nii. Kui ELi seadusandja valib e-CODEXi lahenduse, tuleb viivitamata lahendada probleem, et puudub ELi tasandi õigusakt, millega süsteem luuakse ja millega seda reguleeritakse. — IT-süsteemi aspekte, näiteks andmekaitsekohustusi ja asjakohaseid kohaldatavaid kaitsemeetmeid tuleb õigusaktides põhjalikult kirjeldada ja rakendusaktides täpsustada. Olenevalt sellest, mil määral komisjon või ELi muu institutsioon, organ või asutus osaleb uue süsteemi käitamisel, tuleks õigusaktis eelkõige määratleda tema kohustused (kaas-)vastutava töötleja või volitatud töötlejana. — Rakendusaktide ettevalmistamise ajal tuleb teha andmekaitse mõjuhinnang.

27. Euroopa Andmekaitseinspektor soovitab ka järgmist: — sätestades mõlemas õigusaktis rakendusakti koostamine, et kirjeldada IT-süsteemi üksikasjalikumalt, ja hõlmata rakendusaktidesse ka uued sätted elektroonilise kättetoimetamise ja tõendite vahetu kogumise kohta videokonverentsi teel, et lisada ka nende töötlustoimingute erikaitsemeetmed; — sätestada kaasvastutavate töötlejate korral rakendusaktides kaasvastutavate töötlejate vahelised suhted ja nendevahelise kohustusliku tegevuskorra sisu; — täpsustada rakendusaktides kaitsemeetmed, et anda juurdepääs piiratud arvule volitatud kasutajatele; — kirjeldada rakendusaktides võimalikult üksikasjalikult kogutavaid statistilisi andmeid.

28. Euroopa Andmekaitseinspektor on valmis abistama komisjoni, nõukogu ja Euroopa Parlamenti nõuannetega ka selle protsessi edasistes etappides. Selles arvamuses esitatud soovitused ei piira Euroopa Andmekaitseinspektori võimalikke lisakommentaare tulevikus tekkivate küsimuste korral. Andmekaitseinspektor tuletab meelde, et vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 42 lõikele 1 on komisjon kohustatud konsulteerima Euroopa Andmekaitseinspektoriga rakendusaktide või delegeeritud õigusaktide ettevalmistamisel, kui need mõjutavad üksikisikute õiguste ja vabaduste kaitset isikuandmete töötlemisel. Euroopa Andmekaitseinspektor loodab seetõttu, et temaga konsulteeritakse hiljem seoses rakendusaktide või delegeeritud õigusaktide sätetega.

Brüssel, 13. september 2019 Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI Euroopa andmekaitseinspektor

(1) ELT L 174, 27.6.2001, lk 1.

(2) ELT L 324, 10.12.2007, lk 79.

(3) Ettepanek COM(2018) 378 final (edaspidi „tõendite kogumise ettepanek“) ja ettepanek COM(2018) 379 final (edaspidi „dokumentide kättetoimetamise ettepanek“).

(4) Seletuskiri, lk 2.

(5) Komisjoni 2018. aasta tööprogramm. Tegevuskava ühtsema, tugevama ja demokraatlikuma Euroopa saavutamiseks (COM(2017)650 final, 24.10.2017), II lisa, punktid 10 ja 11.

(6) Komisjoni talituste töödokumendid SWD(2018) 285 ja SWD(2018) 287.

(7) Tõendite kogumise ettepaneku seletuskiri (lk 3) ja dokumentide kättetoimetamise ettepaneku seletuskiri (lk 4): „Kuigi põhimõtteliselt ei takista miski liikmesriike oma teabevahetust digiteerimast, näitavad varasemad kogemused ja prognoosid selle kohta, mis juhtuks ilma ELi meetmeteta, et areng oleks väga aeglane ning et isegi kui liikmesriigid meetmeid võtavad, ei saa koostalitlusvõimet tagada ilma liidu õiguse kohase raamistikuta. Seetõttu ei suuda liikmesriigid ettepaneku eesmärki üksi tegutsedes piisavalt hästi saavutada ja selle saavutamine on võimalik üksnes liidu tasandil.“

(8) P8_TA(2019)0103 ja P8_TA(2019)0104.

(9) Nõukogu istungi tulemused (9970/19), lk 7, esialgne versioon on aadressil https://www.consilium.europa.eu/media/39709/st09970-en19.pdf

Eesistujariigi dokumendi (9566/19) punktid 8 ja 13: „Mõlemas ettepanekutele lisatud komisjoni mõjuhinnangus peetakse e-CODEXit siiski kõige sobivamaks ja ainsaks hõlpsasti kättesaadavaks IT-süsteemiks. Teise detsentraliseeritud süsteemi arendamine tähendaks, eCODEXi väljatöötamise käigus juba käsitletud probleeme tuleks hakata uuesti lahendama.“„Üks olemasolevatest lahendustest on e-CODEX, mis on ELi rahalise toetusega liikmesriikide konsortsiumi poolt peaaegu kümneaastase perioodi jooksul välja töötatud süsteem. E-CODEXit kasutatakse praegu ettevõtlusregistrite omavahelise ühendamise süsteemi (BRIS) puhul, riiklike maksejõuetusregistrite omavahelisel ühendamisel ja e-tõendite digitaalse vahetussüsteemi puhul. Mis puudutab vabatahtlikul koostööl põhinevat kasutamist, siis kõik liikmesriigid ei rakenda ega kasuta veel e-CODEXi süsteemi. Sellega seoses võiks komisjon töörühma arutelude käigus kaaluda liikmesriikides, kus praegu ei ole olemas elektroonilisi menetlusi toetavaid IT-süsteeme, tagarakendussüsteemiga võrreldava rakenduslahenduse väljatöötamist riiklikul tasandil, tingimusel et delegatsioonide toetus kohustuslikule elektroonilisele sidele on piisavalt tugev ja ulatuslik. Kõik süsteemid peavad olema tehniliselt koostalitlusvõimelised ja vastama samadele tehnilistele kirjeldustele (protokollid, standardid, XML skeemid ja töövood).“