[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 13.8.2008

KOM(2008) 515 lõplik

KOMISJONI TEATIS

EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISARVESTUSE SÜSTEEMI AJAKOHASTAMIST KÄSITLEV EDUARUANNE 31. MÄRTSI 2008 AASTA SEISUGA

KOMISJONI TEATIS

EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISARVESTUSE SÜSTEEMI AJAKOHASTAMIST KÄSITLEV EDUARUANNE 31. MÄRTSI 2008 AASTA SEISUGA

SISUKORD

KOMISJONI TEATIS EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISARVESTUSE SÜSTEEMI AJAKOHASTAMIST KÄSITLEV EDUARUANNE 31. MÄRTSI 2008 AASTA SEISUGA 2

1. Sissejuhatus 4

2. Projekti rakendamine aasta jooksul kuni 31. märtsini 2008 4

3. Ajakohastatud raamatupidamisarvestuse süsteemi rakendamine komisjonis 6

3.1. Raamatupidamise aastaaruanded 6

3.2. Koolitus 7

4. Raamatupidamisaruandluse kontrollikeskkond ja kohalike süsteemide heakskiitmine 8

4.1. Kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekt 8

4.2. Kohalike süsteemide heakskiitmine 8

5. Üldeelarve koostamiseks olulised infotehnoloogilised arendused 10

5.1. ABACi täiendused 10

5.2. Infotehnoloogia arendusprotsess ja süsteemiarhitektuur 11

5.3. Budget Control System (BCS) 11

5.4. SAM (Supply and Assets Management) 11

6. ABAC Delegations 11

7. Euroopa Arengufond 12

8. ABACi rakendamine teistes institutsioonides ja ametites 12

9. KOKKUVÕTE 12

1. SISSEJUHATUS

17. detsembril 2002. võttis komisjon vastu teatise Euroopa ühenduste raamatupidamisarvestuse süsteemi ajakohastamise kohta[1]. 2005. aasta jaanuaris seati sisse tekkepõhise raamatupidamisarvestuse süsteem ning alates kõnealusest aastast koostatakse raamatupidamisaruanded vastavalt rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandarditele ja nende koostamisel järgitakse finantsmäärusega kehtestatud tähtaegu.

Üleminek uuele raamatupidamisarvestuse süsteemile võimaldab Euroopa Komisjonil oma rahalisi vahendeid paremini kontrollida ning saada paremat finantsteavet. Komisjoni välisaudiitorid ja eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavad asutused on tehtud edusammudega rahul.

Finantsarvestuse süsteemi ajakohastamine on aga mahukas projekt. Kõikide raamatupidamisstandardite täieliku järgimise saavutamine, tõhusam ja terviklikum juhtimisaruandlus ning täielikult integreeritud IT-süsteemi sisseseadmine on aeganõudev protsess. Tekkepõhise raamatupidamisarvestuse süsteemi väljaarendamist jätkati 2007. aastal ning kõnealune protsess jätkub ka 2008. ja 2009. aastal.

Komisjon on korrapäraselt esitanud aruandeid[2] edusammude kohta, mida on süsteemi ajakohastamisel tehtud alates 2002. aastast. Käesolevas teatises võetakse kokku edusammud, mis tehti aasta jooksul kuni 31. märtsini 2008. Sarnaselt eelmiste aruannetega edastatakse kõnealune aruanne eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavate asutuste asjaomastele komisjonidele ja Euroopa Kontrollikojale.

2. PROJEKTI RAKENDAMINE AASTA JOOKSUL KUNI 31. MÄRTSINI 2008

Ajakohastamisprojekti peaeesmärgid püütakse saavutada libiseva kaheaastase tegevuskava raames, mille ajakohastatud kokkuvõte lisatakse igale aastaaruandele. Allpool kirjeldatakse aruandeaasta tähtsamaid saavutusi.

Raamatupidamisaruannete usaldusväärsuse parandamine

Eelarve peadirektoraat püüab oma raamatupidamiskorrespondentide võrgustiku kaudu parandada kontrolli nii jooksva raamatupidamisarvestuse kui ka raamatupidamiskontode sulgemise üle. Töörühm kontrollib, kas eelarvevahendeid käsutava talituse finantssüsteemid vastavad teatavatele kriteeriumidele, mis tagavad raamatupidamisandmete ajakohasuse, täpsuse ja terviklikkuse. Kõikide, välja arvatud kahe peadirektoraadi süsteemid olid 31. märtsiks 2008 heaks kiidetud.

Eelarve peadirektoraat kooskõlastab ka ametite ja teiste institutsioonide peaarvepidajate võrgustiku tööd, et aidata kaasa ühenduse konsolideeritud aastaaruande kõrge kvaliteedi tagamisele.

2007. aasta juulis allkirjastasid komisjoni ning ametite ja teiste institutsioonide peaarvepidajad esmakordselt oma raamatupidamise aastaaruanded.

Tekkepõhise raamatupidamisarvestuse IT-süsteemi (ABAC) arendamine ja laiendamine

Pärast ABACi süsteemi laiendamist delegatsioonidele ja esindustele 2007. aastal on kõik komisjoni talitused ABACiga ühendatud. Süsteemi võtavad kasutusele ka kõik rakendusametid, seda kasutada soovivad traditsioonilised ametid, Euroopa Andmekaitseinspektor ja mõlemad komiteed. Kuus nimetatud asutustest ühendati aruandeaasta jooksul ja seega kasvas süsteemiga ühendatud asutuste arv 15ni. Euroopa Arengufondi aastaaruannete kaasamise projekti alustati uuesti 2007. aastal ja kõigi eelduste kohaselt viiakse see lõpule 2008. aasta lõpuks.

Peamiste finantssüsteemide ühisesse IT-platvormi integreerimise strateegia osana on võetud järgmised keskmise tähtajaga meetmed:

- Eelarve raamatupidamisarvestuse süsteem viidi üle uuele eelarvekontrolli moodulile (BCS), mis peaks võimaldama hallata kohalikke eelarveridu ABAC- Workflow asemel keskses SAP-süsteemis.

- Kava viia varahangete ja inventari haldamine üle SAPi moodulile jõudis teostatavusuuringu etapist järgmisse etappi: Brüsseli ja Luxembourgi infrastruktuuriametitele (OIB ja OIL) edastati funktsioonide kirjeldused. Uus süsteem peaks olema töövalmis 2009. aastaks.

- Uuriti, millises ulatuses oleks võimalik veel teisigi funktsioone SAP-süsteemi üle viia, ja ka võimalusi välja töötada praegu kasutatavast süsteemist ABAC- Contracts parem lepinguhaldussüsteem.

Finantsaruandluse arendamine

Ühtne andmekogu võeti kasutusele 2007. aasta juulis, nagu kavandatud. Seda on kasutatud 2007. aasta tegevusaruannete lisade ja iga liikmesriigi kõrgeimale kontrolliasutusele kontrolli tõhustamiseks edastatud makseandmete koostamisel. Aruandlus komisjoni finantssuhete kohta üksikute abisaajatega on juba heal tasemel, kuid kasutajate vajaduste rahuldamiseks on tulevikus vaja teha tööd muude aruandlusvõimaluste parandamiseks.

Koolitus ja kasutajatugi

Komisjon jätkas kvaliteetse finantskoolituse korraldamist komisjoni töötajatele kogu maailmas, aga ka ametite ja teiste institutsioonide töötajatele. Koolituse kvaliteediga rahulolevate töötajate hulk kasvas 2007. aastal 96 %-ni.

3. AJAKOHASTATUD RAAMATUPIDAMISARVESTUSE SÜSTEEMI RAKENDAMINE KOMISJONIS

3.1. Raamatupidamise aastaaruanded

Euroopa Ühenduse 2005. ja 2006. aasta raamatupidamise aastaaruanded

Euroopa Ühenduse 2005. ja 2006. aasta raamatupidamise aastaaruannete koostamisel kasutati ajakohastatud raamatupidamisarvestuse süsteemi. Pärast auditeerimist tunnistas kontrollikoda need aruanded usaldusväärseks vaatamata sellele, et tehti mõned reservatsioonid ja märkused, mis siiski ei mõjutanud raamatupidamisaruandeid tervikuna, kuid mille tulemuseks oli raamatupidamiskontrolli tõhustamine. Mõlemad raamatupidamisaruanded on nüüd saanud parlamendi heakskiidu.

Euroopa Ühenduse 2007. aasta raamatupidamise aastaaruanne

2007. aasta esialgne raamatupidamisaruanne esitati kontrollikojale 31. märtsil 2008 ja selle auditeerimine on praegu käimas. Pärast kontrollikoja tähelepanekute põhjal tehtud kohandusi allkirjastab peaarvepidaja 2007. aasta lõpliku raamatupidamisaruande ja komisjon võtab selle vastu enne 31. juulit 2008.

Raamatupidamisaruannete kvaliteet paraneb iga aastaga, sest uus süsteem ja uued eeskirjad saavad süsteemi kasutajatele paremini tuttavaks. Samuti tundub, et kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekti (vt allpool) laadsed algatused aitavad parandada raamatupidamisandmete – ning seega ka raamatupidamise aastaaruannete – usaldusväärsust. Ükski peadirektor ega talituse juhataja ei teinud oma iga-aastasele tegevusaruandele lisatud avalduses 2007. aasta raamatupidamisaruande kohta reservatsioone.

Komisjon on püüdnud raamatupidamisaruannetes esitatavat teavet igal aastal täiustada , et muuta seda lugejale asjakohasemaks ja paremini mõistetavaks. Näitena võib tuua teabe, mis avaldati alusetult makstud summade tagasimaksmise ja finantskorrektsioonide kohta – need on valdkonnad, mis pakuvad eelarve täitmisele heakskiidu andmise eest vastutavatele asutustele erilist huvi.

3.2. Koolitus

2007. aastal jätkati olulisi jõupingutusi personalikoolituse valdkonnas, kus peamised saavutused olid järgmised:

- Brüsselis ja Luxembourgis korraldati komisjoni töötajatele üle 4 100 ABACi ja SAPi alase koolituspäeva, sealhulgas erikursused delegatsioonides töötavale komisjoni personalile;

- rahulolu koolituse kvaliteediga suurenes 91 %-lt 2005. aastal 94 %-ni 2006. aastal ning 96 %-ni 2007. aastal, kusjuures 44 % koolitusel osalenutest hindas kursust hindega „väga hea”, samas kui 2006. aastal andis kursusele samasuguse hinde 38 % osalenutest;

- erikoolituste tellimine ametitele, et rahuldada nende erivajadusi. Kõnealuseid koolitusi korraldatakse alates 2008. aasta aprilli lõpust;

- pakkumismenetluse korraldamine finantskoolituse raamlepingu uuendamiseks (lepingu kehtivus lõppes 23. märtsil 2008). Uuele lepingule kirjutati alla 7. märtsil 2008 ning see kehtib nüüd institutsioonidevaheliselt, mis võimaldab seda kasutada kõikidel ametitel ja teistel institutsioonidel.

2008. aasta peamine eesmärk on jätkata kvaliteetsete koolituskursuste korraldamist kogu maailmas asuvatele komisjoni töötajatele ning samuti teiste institutsioonide ja ametite töötajatele ning kohandada neid kursusi vastavalt infotehnoloogia arengule. Samuti tõhustatakse 2008. aastal raamatupidamisalaseid koolitusi, sest kavas on välja töötada praktiline kursus, milles põhitähelepanu pööratakse ABACis tehingute kirjendamise ja nende tehingute raamatupidamisliku mõju vahelistele seostele.

4. RAAMATUPIDAMISARUANDLUSE KONTROLLIKESKKOND JA KOHALIKE SÜSTEEMIDE HEAKSKIITMINE

Raamatupidamisarvestuse uue raamistiku vastuvõtmise tulemusena paluti igal peadirektoraadil ja talitusel tagada hästi toimiv raamatupidamiskord, et saavutada raamatupidamisandmete hea kvaliteet. Raamatupidamisarvestuse süsteemi otse või kohalike IT-süsteemide kaudu sisestatud andmete kvaliteet sõltub kontrollikeskkonnast, mille on kehtestanud volitatud eelarvevahendite käsutaja. Et aidata eelarvevahendite käsutajatel anda peaarvepidajale piisav kinnitus selle kohta, et raamatupidamisaruanded annavad finantsseisundist tõese ja erapooletu ülevaate, võttis eelarve peadirektoraat kasutusele kaks vahendit: kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekti ja kohalike süsteemide heakskiitmise.

4.1. Kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekt

Kõikide peadirektoraatide raamatupidamiskeskkonna parandamiseks keskmise pikkusega perioodil töötati 2006. aastal välja kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekt, mis käivitati kõikides peadirektoraatides 2007. aasta märtsis. Projekti eesmärk on tutvustada eelarvevahendeid käsutavatele talitustele neile kättesaadavaks tehtud infotehnoloogilisi vahendeid ja kontrolle, mis võimaldavad neil tagada nende tehinguid kajastava kvaliteetse raamatupidamisaruandluse. Projekti raames määrati kindlaks peamiste finantsjuhtimises osalejate, eelkõige nüüd ametlikult iga peadirektoraadi struktuuri integreeritud raamatupidamiskorrespondendi kohustused ja vastutus. Raamatupidamistalitused koostasid mitmed suunised ja praktilised juhendid ning esitlesid neid peadirektoraatidele.

Iga peadirektoraat või talitus koostab loendi raamatupidamisega seotud riskidest ja esitab praktilise tegevuskava kõnealuste riskide kontrollimiseks. Raamatupidamisarvestuse kontrollimine seisneb korrapärastes ja dokumenteeritud kontrollides, mille abil tehakse kindlaks, kas raamatupidamiskorda ja kontrolle kohaldatakse nõuetekohaselt. Kontrolliaruanne sisaldab ametlikke andmeid kogu kontrollitegevuse, läbiviidud kontrollide kirjelduse ja sageduse, saadud tulemuste ning tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks võetud meetmete kohta. Tegevuskava ja kokkuvõte kontrolliaruandest saadetakse peaarvepidajale analüüsimiseks ja märkuste esitamiseks.

Projekti esimeste konkreetsete tulemusteni jõuti 2007. aastal, kui kontode sulgemise ajal tuli esitatud andmetesse teha vähem parandusi.

4.2. Kohalike süsteemide heakskiitmine

Kohalike IT-süsteemide kasutamine raamatupidamises on seotud andmekvaliteedi riskidega ja muudab toimingud keerukamaks. Kohalikke süsteeme kasutavad peadirektoraadid vastutavad oma raamatupidamisandmete kvaliteedi ja terviklikkuse eest ning ka selle eest, et nende süsteemid ühilduvad ABACiga. Peaarvepidaja ülesannete hulka kuulub eelarvevahendite käsutajate kehtestatud raamatupidamisarvestuse süsteemide heakskiitmine. Selleks kontrollib ta kas kohapeal või väiksemat eelarvet haldavate talituste korral küsimustiku abil, kas süsteemid ja nende kontrollimine vastavad teatavatele kriteeriumidele. Samuti uuritakse kõnealustesse süsteemidesse tehtavaid märkimisväärseid muudatusi. Tehtud töö võetakse kokku iga-aastases aruandes, kus tutvustatakse ka mitmetele peadirektoraadile ühiseid küsimusi.

Eelarve peadirektoraadi heakskiitmisega tegelev üksus jälgib kõikides peadirektoraatides ja talitustes läbiviidavaid kontrolle, millega tagatakse kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekti raames antud juhtnööridest kinnipidamine. Eelkõige kontrollitakse kontode sulgemiseks vajalikke järgmisse eelarveaastasse üleviimise meetodeid ja aluseks olevaid kalkulatsioone.

2007. aastal andis kõnealune üksus hindamisprogrammi raames hinnangu kaheksale süsteemile, mille eelarvevahendite käsutajad olid kehtestanud raamatupidamisandmete koostamiseks või põhjendamiseks vastavalt finantsmääruse artikli 61 lõike 1 punktile e. Seega viidi ajavahemikus 2005–2007 kohapealsed kontrollid läbi kolmekümnes talituses. Kõnealused kontrollid hõlmasid suuremat osa komisjoni kulutustest.

Ulatuslikku tööd tehti ka seoses varasemates aruannetes käsitletud küsimuste järelmeetmetega. Kõnealuse uurimise tulemused kaasati 2007. aasta üldaruandesse, mis avaldati 2008. aasta aprilli alguses. Talitused on üldiselt võtnud asjakohaseid meetmeid aastate jooksul tekkinud peamiste küsimuste lahendamiseks.

Alates 2006. aasta juunist on kasutusel menetlus, mis võimaldab peaarvepidajal uurida kohalikesse IT- ja haldussüsteemidesse kavandatavaid muudatusi (ja juhul, kui ta neid pooldab, anda oma nõusolek). 2007. aasta jooksul uuriti 15 olulist muudatust, mis ka heaks kiideti.

Viimase eduaruande esitamise ajal olid veel kolme peadirektoraadi süsteemid heaks kiitmata (koostöötalitus EuropeAid, hariduse ja kultuuri peadirektoraat ning välissuhete peadirektoraat) ja seoses lepinguhaldussüsteemi ABAC- Contracts kasutamisega Teadusuuringute Ühiskeskuses tehti reservatsioon.

Koostöötalituse EuropeAid kohalik süsteem oli võimalik tänu eespool mainitud täiendustele heaks kiita. Koostöötalituse kohaliku IT-süsteemi suhtes tehtud reservatsioon võeti 2008. aastal tagasi, sest CRIS on nüüd keskse raamatupidamisarvestuse süsteemiga kooskõlastatud. Teadusuuringute Ühiskeskus on kõik oma 2007. aasta lepingud keskandmebaasi (ABAC Contracts ) üles laadinud. Et Teadusuuringute Ühiskeskuse kohustused oleksid täidetud, peab ta veel üles laadima ka 2005. ja 2006. aasta lepingud.

Hariduse ja kultuuri peadirektoraadi ning välissuhete peadirektoraadi süsteeme ei ole veel heaks kiidetud. Mõlemas peadirektoraadis jäävad lahendada veel mõned küsimused vaatamata sellele, et 2007. aasta jooksul tehti märkimisväärseid edusamme, nagu hariduse ja kultuuri peadirektoraadi sisekontrollisüsteemi täiendused ning ABACi edukas tutvustamine delegatsioonides välissuhete peadirektoraadi poolt.

5. ÜLDEELARVE KOOSTAMISEKS OLULISED INFOTEHNOLOOGILISED ARENDUSED

Infotehnoloogia arenduskava eesmärk on varustada infosüsteemi funktsioonidega, mis aitavad parandada finantsarvestust, kontrollide läbiviimist ja aruandlust ning tagavad erinevate IT-moodulite parema integreerimise. IT-strateegia eesmärk on rakendusplatvormide ühtlustamine, et parandada kasutajatuge ja vähendada hoolduskulusid.

Alates 2005. aastast on komisjon teinud aktiivselt tööd selleks, et tema raamatupidamisrakendused piirduksid ainult kahe platvormiga: SAP platvormi ABAC Accountin g’u jaoks ja JAVA platvormi ABAC Workflow jaoks. Keskmise pikkusega perioodi jooksul on kavas integreerida kõik komisjoni raamatupidamistoimingud ühisesse platvormi. Kõneluse strateegilise kava puhul juhindutakse „pigem osta kui ehita” ( “buy-before-build“ ) põhimõttest, mille kohaselt eelistatakse turul saadaolevat tarkvara institutsioonisisesele rakenduste arendamisele.

Osana kõnealusest kavast on eelarve peadirektoraat rakendanud eelarvehalduses moodulit SAP BCS, testinud ja analüüsinud standardse SAP-lahenduse kasutamist varahalduses ning analüüsib standardlahenduse kasutamist riigihangete puhul ja uurib uue SAPi rakenduse arhitektuuri võimalusi. Nimetatud valdkondades saavutatud edusamme kirjeldatakse allpool ja üksikasjalikumalt ka 1. lisas.

5.1. ABACi täiendused

Ajavahemikus aprillist 2007 kuni märtsini 2008 hakati tootma ABAC Workflow ja sellega seotud moodulite kolme redaktsiooni. Redaktsioonide põhilised eesmärgid on kokkuvõtlikult järgmised: eelarve täitmist ja üldise raamatupidamisarvestuse haldamist toetavate funktsioonide tõhustamine; 2007. aastal muudetud finantsmääruse tugifunktsioonide rakendamine; ABACi tehniliste aluste järk-järguline uuendamine.

- ABAC Assets

Eelarve peadirektoraat piirab investeeringuid süsteemi ABAC Assets hädavajalike hooldustööde ja väiksemate parandustega (eelkõige ELi delegatsioonide jaoks). ABAC Assets ’i kasutamise järk-järguline lõpetamine on ajastatud selliselt, et see toimub samaaegselt mooduli ABAC SAM juurutamisega (vt punkt 5.4). Peadirektoraadid ei peaks neid kahte süsteemi paralleelselt kasutama.

- ABAC Contracts

ABAC Contracts’ i jaoks tehakse eeltööd, et hinnata selle mooduli funktsioonide ABACi üldisesse süsteemi integreerimise teostatavust. Seejuures kasutatakse õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadi kogemusi SAP Grantori kasutuselevõtmisel. Samal ajal piirduvad ABAC Contracts ’i jaoks tehtavad kulutused praegu hädavajalike hooldustöödega.

- Ühtne andmekogu

Kahes olemasolevas finantsandmekogus sisalduva teabe sünkroniseerimine ja asjaomaste kontode omavahel vastavusse viimine on keeruline. Need andmekogud asendatakse järk-järgult raamatupidamispõhimõtete kohaselt koostatud ühtse andmekoguga ning need on kavas sulgeda 2009. aasta keskel.

5.2. Infotehnoloogia arendusprotsess ja süsteemiarhitektuur

Infotehnoloogia arendusprotsessi täiendused põhinevad andmete modelleerimise meetoditel, mida toetavad spetsiaalsed vahendid. Sellise lähenemisviisiga tagatakse IT-süsteemide ühildumine komisjoni töökorraga, kõikide dokumentide tsentraliseeritus ja ajakohasus ning tõhus tarkvaratehnika.

5.3. Budget Control System (BCS)

2008. aasta aprillis asendati eelarve keskseks haldamiseks kasutatav FBS versioon SAP FM mooduli uue versiooniga BCS. Uus versioon võimaldab inkorporeerida kohalikud eelarveread ning seega saavad osakonnad oma eelarvet põhjalikumalt hallata.

5.4. SAM (Supply and Assets Management)

Osana oma IT-süsteemi integreerimise strateegiast on eelarve peadirektoraat hoolikalt analüüsimas ja välja töötamas täielikult integreeritud moodulit Supply and Assets Management , millega asendatakse praegu kasutatav ABAC Assets . Märtsis 2007 tutvustati eelarve peadirektoraadile ja OIBle mooduli Supply and Asset Management esialgset versiooni ning selle põhjal tehti otsus jätkata järgmise etapiga. Juulis 2007 tutvustati eelarve peadirektoraadile, OIBle ja OILile kontseptsiooni põhjalikku analüüsi ja prototüüpimist. Sellele tuginedes tehti otsus jätkata uue mooduli juurutamist. Kõigi 12 varasid haldava talituse vajadused integreeritakse järk-järgult SAMi. See töö toimub ajakava kohaselt ning OIB ja OIL on esimesed talitused, kes uue mooduli 2008. aasta lõpus kasutusele võtavad. 2011. aastaks peaksid kõik talitused kasutama SAMi. Erilist tähelepanu tuleb pöörata välissuhete peadirektoraadi eripärale.

6. ABAC DELEGATIONS

Alates 2007. aasta jaanuarist on kõik delegatsioonid oma töös vahetult kasutanud ABACi süsteemi, kuhu nüüd kuulub avansikonto moodul ( Imprest Account ) väikeste maksete (alla 300 euro) lihtsustatud kirjendamiseks ning pangakonto ja kassaraamatu vastavuse kontrollimise funktsioonid. ABAC Assets kohandati delegatsioonides kasutamiseks 2007. aasta aprillis ning seega on komisjoni vara täielik inventarinimestik nüüd ABACi süsteemis.

2007. aastal tehti IT-süsteemi mitmeid täiendusi, et lahendada probleeme, millest delegatsioonid olid teatanud, ja ABAC Assets’ isse viidi sisse seni sealt puuduvad funktsioonid.

Delegatsioonide jaoks tähendas see üleminekut kassapõhiselt raamatupidamisarvestuselt tekkepõhisele, mis on palju kaugemale ulatuv muudatus kui IT-süsteemi muutmine. Delegatsioonid pidid omandama kõikides valdkondades lisateadmisi, mida tuleb ka asjakohaselt kasutada, enne kui on võimalik heaks kiita välissuhete peadirektoraadi finantssüsteemid (vt punkt 4.2).

7. EUROOPA ARENGUFOND

Ajakohastamisel on ka IT-platvorm, mida kasutatakse Euroopa Arengufondi (EAF) raamatupidamisarvestuse jaoks, mis erineb üldeelarve raamatupidamisarvestusest.

EAFi jaoks vajalikud ABACi arendused olid 2006. aasta keskpaigaks peaaegu lõpule viidud ja nende testimine lõpetatud. Uue IT-süsteemi (CRIS-ABAC-EDF) rakendamine tuli aga edasi lükata peamiselt seetõttu, et koostöötalitus EuropeAid pidi lõpule viima süsteemi CRIS jaoks vajalikud arendused, et tagada vastavus tekkepõhise raamatupidamisarvestuse põhimõttega, millest lähtutakse üldeelarve koostamisel. EAFi uus IT-süsteem on kavas kasutusele võtta 2009. aasta jaanuaris. Mõlemad peadirektoraadid teevad kõik, et tähtajast kinni pidada.

2008. aasta peaks seega olema viimane aasta, mil EAFi raamatupidamisaruanne koostatakse raamatupidamisandmete põhjal, mis ei vasta rahvusvahelistele standarditele. Kuigi uue IT-süsteemi arendamine jätkub, on EAFi raamatupidamisaruanded alates 2005. aastast koostatud vastavalt tekkepõhise raamatupidamisarvetuse põhimõttele.

8. ABACI RAKENDAMINE TEISTES INSTITUTSIOONIDES JA AMETITES

Ametitel ja teistel institutsioonidel on vaba voli valida kas ABAC või mõni muu süsteem. Nende jaoks, kes valivad ABACi, kavandab, analüüsib ja koordineerib ABACi süsteemi kasutuselevõtmise ajakava ja vahenditega seotud tegevust asjakohane töörühm, kes annab aru otse komisjoni peaarvepidajale.

Iga ameti jaoks luuakse ABACis oma finants- ja raamatupidamiskeskkond ning ametite peaarvepidajad vastutavad oma asutuse raamatupidamisarvestuse ja maksete tegemise eest.

2007. aastal ühendati ABACi süsteemiga viis reguleerivat ametit[3]. Veel üheksa ametit hakkab ABACi kasutama 2008. aastal[4]. 2009. ja 2010. aastal on kavas ABACiga ühendada veel vähemalt 12 ametit ja asutust. Nende poolt praegu kasutatava SI2-mooduli kasutamine lõpetatakse järk-järgult, kuid mitte enne, kui kõik on uue süsteemiga ühendatud.

9. KOKKUVÕTE

Euroopa Komisjoni uus raamatupidamisarvestuse süsteem on võimaldanud tekkepõhise raamatupidamisarvestuse põhimõtte kohaste raamatupidamise aastaaruannete koostamiseks ettenähtud tähtaegadest kinnipidamist ning raamatupidamisaruanded vastavad kõikides olulistes aspektides rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandarditele.

Projekti ei tohi aga siinkohal lõpetada. Raamatupidamis- ja finantstoiminguid tuleb jätkuvalt täiendada ja edasi arendada. Kiireimat lahendust nõudvad küsimused on järgmised:

- süsteemidesse vajalike täienduste tegemise jätkamine, et tagada kõikide raamatupidamistehingute täpne kirjendamine peadirektoraatides;

- välissuhete peadirektoraadi ning hariduse ja kultuuri peadirektoraadi kohalike süsteemide heakskiitmise lõpuleviimine;

- EAFi raamatupidamisarvestuse inkorporeerimine ABACi ja 46 delegatsiooni töötajate koolitamine;

- IT-süsteemide integreerimise optimeerimine ja võimaluse korral kõikide komisjoni raamatupidamistoimingute integreerimine ühisesse platvormi;

- finants- ja tegevusaruandluse tõhustamine;

- uutele klientidele (nt ametitele) sama kvaliteediga teenuste pakkumine.

Eespool loetletud eesmärgid püütakse saavutada järgmiseks kaheks aastaks koostatud projektikava abil ning komisjon pühendub jätkuvalt kõrge raamatupidamisstandardi saavutamisele avalikus sektoris.

Nende uute ja üha keerukamate ülesannetega silmitsi seistes tõdeb eelarve peadirektoraat, et tema praegune raamatupidamisarvestuse süsteem on saavutanud üldeelarve kulude ja tulude kirjendamise ja nendest aruandmise puhul oma võimaluste piiri. Samuti tunnistab ta vajadust jätkata oma strateegiat hallata üldeelarvet ühtsel standardplatvormil, kasutades tarkvara, mida selle tarnijal on lihtne hooldada.

Kõnealune protsess on proovikiviks praegusele komisjonis tehingute raamatupidamisarvestus kajastamise viisile. See nõuab avatud ja paindlikku lähenemisviisi, kuid on hädavajalik, et aidata komisjonil püsida esirinnas rahvusvaheliste avaliku sektori raamatupidamisstandarditega (IPSAS) kooskõlas olevas avaliku sektori raamatupidamisarvestuses.

[1] KOM (2002) 755.

[2] 30. juunil 2003 (SEK(2003) 790), 31. detsembril 2003 (SEK(2004) 118), 30. juunil 2004 (KOM(2004) 565), 31. jaanuaril 2005 (KOM(2005) 90), 31. märtsil 2006 (KOM(2006) 358) ja 31. märtsil 2007 (KOM(2007) 343).

[3] Euroopa Liidu Põhiõiguste Amet, Euroopa Õigusalase Koostöö Üksus, Euroopa Elu- ja Töötingimuste Parandamise Fond, Ühenduse Kalanduskontrolli Agentuur, Euroopa Kemikaaliamet.

[4] Kolm rakendusametit (Üleeuroopalise Transpordivõrgu Rakendusamet, Euroopa Teadusnõukogu Rakendusamet, Teadusuuringute Rakendusamet) ja kuus reguleerivat ametit (ITERi ja tuumasünteesienergeetika arendamise Euroopa ühisettevõte (F4E), Euroopa PolitseikolledÛ[5], Euroopa Tööohutuse ja Töötervishoiu Agentuur, Euroopa Võrgu- ja Infoturbeamet, E Politseikolled˛, Euroopa Tööohutuse ja Töötervishoiu Agentuur, Euroopa Võrgu- ja Infoturbeamet, Euroopa Narkootikumide ja Narkomaania Seirekeskus, Euroopa Liidu Asutuste Tõlkekeskus).