KONTROLLIKOJA TÄHELEPANEKUD KOMISJONI VASTUSED

Kinnitava avalduse aluseks olev teave

Raamatupidamisaruannete usaldusväärsus

20. Esialgsed aruanded edastati hilinemisega, 22. juunil 2004 (25). Sellel kuupäeval olid need mittetäielikud (26). Lõplikud aruanded tuleb esitada hiljemalt 15. oktoobriks 2004 (27). Need aruanded, millele lisatakse finantsjuhtimisaruanne (28), tulevad esmakordselt avaldamisele Euroopa Liidu Teatajas. Tähelepanekud kinnitava avalduse II punktis põhinevad järgmistel leidudel.

21. Väljastatud ja 2003. aasta lõpuks veel mitte sisse nõutud sissenõudekorralduste summa 27,5 miljonit eurot ei kajasta debitoorse võlgnevuse koguväärtust. 21.

a) Komisjoni kesksed talitused ega delegatsioonid ei registreeri kõiki projektidest tulenevaid nõudeid (tagasinõutavad ettemaksed, abikõlbmatud kulutused jms). Viimased sisestavad sageli lihtsalt tuludena (negatiivsete maksetena) summasid, mis kolmandatest isikutest võlgnikud on tegelikult tagasi maksnud. Lisaks, kuna ei ole menetlusi raamatupidamisarvestuse alla mittekuuluvate nõuete seireks, siis komisjon ei saa kvantitatiivselt esitada projektide suhtes 2003. aasta lõpuks kujunevate tegelike võlgnevuste summat (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Komisjoni registreeritud üle 18 kuu tasumata ettemaksete hulgas 400 miljoni euro väärtuses ei ole komisjon näidatud põhjendamatute summade koguväärtust, mis tuleb tagasi nõuda või tasaarveldada. Kontrollikoda ei saa kindlaks teha, milline osa ettemaksetest kuulub seega sissenõudmisele ning arvelevõtmisele võlana. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. 2003. aastal EIPle ning eelmistel aastatel teistele rahvusvahelistele institutsioonidele üle kantud vahendeid (209 miljonit eurot), mida kõnealused organid ei ole veel täielikult ära kasutanud, bilansis varade hulgas ei näidata. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Järgides kontrollikoja varasemaid tähelepanekuid, viis komisjon 2003. aastal läbi abisaajate riikide kohalikele kontodele üle kantud Stabexi vahendite inventuuri. Kohapealsed väljamaksed nendelt kontodelt nõuavad siiski veel delegatsiooni heakskiitu (vt punktid 63–68). 2003. aasta lõpu seisuga oli teave, mis komisjon oli asjaomastelt AKV riikidelt saanud, ikka veel ebatäielik. Isegi juhul, kui tulemused on mittetäielikud, peaks komisjon kontrollikoja arvates lülitama selle inventuuri tulemused oma finantsjuhtimisaruandesse ning esitama üksikasjad rahastamisaruannete lisas. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Tehingute seaduslikkus ja korrektsus

24. Kinnitava avalduse III punktis esitatud tähelepanekud põhinevad EAF järelevalvesüsteemide ja kontrollide analüüsil, aruannete aluseks olevate tehingute valimi läbivaatusel, iga-aastase tegevusaruande analüüsil ja koostöötalituse EuropeAid peadirektori avaldusel. Peamised järeldused on esitatud allpool.

Järelevalvesüsteemide ja kontrollide analüüs

Järelevalvesüsteemide ja kontrollide täiustamine komisjoni tasandil

Sisekontrollistandardite rakendamine

25. 2003. aasta jooksul on koostöötalitus EuropeAid, kes vastutab EAFi rakendamise eest, jätkanud komisjoni poolt 2001. aastal vastu võetud sisekontrollistandardite kasutuselevõtmist. Sisekontrollistandardeid rakendatakse delegatsioonides ja peakorteris üheaegselt, paralleelselt haldusfunktsioonide üleandmise protsessiga, mis ei jõua lõpule enne 2004. aasta lõppu. Kesksete talituste tasandil saab kontrollikoda teha järgmised järeldused, mis peamiselt põhinevad komisjoni eri osakondade poolt läbi viidud sisekontrollistandardite analüüsi tulemustel.

26. Iga peadirektoraat pidi juurutama asjakohased järelevalvemeetmed ning eelkõige, vastavalt vajadusele, tehingute valimi ex post läbivaatuse. Koostöötalituse EuropeAid tasandil loodi 2003. aastal finantsjuhtimise ex post kontrolli üksus. Selle peamisteks ülesanneteks on finantsjuhtimise ja sisekontrollisüsteemides korduvate vigade avastamine ja ettepanekute tegemine leitud puuduste parandamiseks. Sellele vastavalt läbisid ligikaudu 1 800 riskiga seotud tehingut põhjaliku ex post läbivaatuse. Läbivaatus käsitles sissenõudekorraldusi, tagasinõutavaid tasumata summasid, tasaarveldamata ettemakseid, tagatisi ja käendusi. Olulised järeldused, milleni ex post läbivaatuse käigus jõuti, hõlmasid tähelepanekuid rahuldamata ettemaksete ja sissenõuete kontrollide kohta. Seoses EAF projektidega registreeriti ettemakseid, mis olid üle 18 kuu tasumata, rohkem kui 400 miljoni euro väärtuses. Lisaks sellele peavad vastutavad osakonnad käsitlema 27,5 miljoni euro väärtuses summasid, mis tuleb veel sisse nõuda. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Järelevalvemeetmeid täiendab ennetusliku vahemeetmena loodud ex ante kontrolli üksus. Üksuse loomist sisekontrollistandardid otseselt ette ei näe. See alustas tööd juunis 2003 EAFi eelarvevahendeid käsutavas direktoraadis ja on kontrollinud 540 tehingut kokku 5 261st (nii kulukohustused kui maksed). Ex ante menetluses ei ole leitud olulisi vigu.

28. Lisaks neile kahele üksusele on teisi tehingute järelevalvega seotud tegevusi nagu kulukohustuste ja maksete kontrollnimekirjade koostamine, osakondadevahelised kohtumised ja auditikäigud delegatsioonidesse. Üldiselt on järelevalve ulatuslikum kui varem, kuid see ei ole ikka veel ühtlustatud. Muutmaks seda tõhusamaks, on vaja koordineerimist, et määrata kindlaks, millist liiki kontroll katab tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse teatavat konkreetset aspekti. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. Kooskõlas sisekontrollistandarditega on EuropeAid välja arendanud ka siseauditi suutlikkust hindava üksuse. Selle tulemusena hinnati EAFi osas 2003. aastal delegatsioonide (üks auditikülastus Malisse) ja peakorteri töökoormust funktsioonide ja vahendite üleandmise kontekstis ning sisekontrollistandardite rakendamisel saavutatud edu eelarvevahendeid käsutavas direktoraadis. Lisaks tehti mõningaid tarvilikke töid EuropeAidi järelevalvesüsteemide ja kontrollide peamiste riskide ja puuduste väljaselgitamise võimaldamiseks. Kontrollikoda rõhutas oma 2002. aasta aruandes mõnda nendest riskidest ja puudustest, eriti neid, mis on seotud EAFi poolt tasutud teenuste, tööde ja tarnete tegeliku toimumise kontrollidega. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Juhtimist käsitleva ad hoc teabe osas võeti 2003. aastal kasutusele 2002. aasta lõpus (30) kavandatud välisabi haldusaruanded. Need on regulaarseks teabeallikaks, võimaldades volitatud delegatsioonidel edastada peakorterile kõige olulisemat informatsiooni suurimate projektide rakendamise, maksete ja välisauditite kohta. Ühtlustatud vorming on välja saadetud ning delegatsioonides kasutusel. Siiski ei ole komisjon 2004. aasta märtsi seisuga ikka veel kätte saanud välisabi haldusaruannete täielikku komplekti, kuigi nende esitamise tähtaeg oli 31. jaanuaril 2004. Lisaks kesksete talituste varustamisele episoodilise teabega haldamise kohta on välisabi haldusaruanded üheks põhialuseks peadirektori aastaaruande ja avalduse ettevalmistamisel. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. Mis puutub eeskirjade eiramistest teatamisse, mis on üks sisekontrollistandarditest, siis saadeti OLAFile 2003. aastal teave EAFga seotud kolme väidetava pettuse kohta (Sierra Leone, Paapua Uus-Guinea ja Dominikaani Vabariik). Delegatsioone, mis on abisaajatele lähemal, ohustavad eiramised suuremal määral kui keskseid talitusi (kuid nad on nendest ka paremini informeeritud). Komisjon peab seetõttu jätkama personali teadlikkuse tõstmist nendes küsimustes. Tegevuskavade elluviimine 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Lisaks sisekontrollistandardite rakendamisele uuris kontrollikoda ka järelevalvesüsteemide ja kontrollide tugevdamise tegevuskavade elluviimist. Tegevusplaanid kehtestati tulenevalt EuropeAidi peadirektori 2002. aasta tegevusaruandest või otsustati need sisse viia 2003. aasta vajaduste põhjal.

33. Välisauditite osas pakuvad peakorteri osakonnad delegatsioonidele ja juhtivatele direktoraatidele sihtotstarbelist tuge. Nad on koostanud standardjuhendid ja -volitused, et ühtlustada väliste ettevõtete poolt läbiviidavad auditid valdava osa rahastatavate projektide suhtes. Peakorteri 2003. aasta auditikava nägi seetõttu ette ligikaudu 30 EAFe käsitlevat auditit (nende läbiviimine usaldati välisaudiitoritele), mis on varasemate aastatega võrreldes suhteliselt suur arv. 2003. aasta lõpus võeti kasutusele uus IT töövahend (CRIS Audit), kuid see oli alles osaliselt kasutatav; see võimaldab komisjonil jälgida välisauditite planeerimist ja teostust. Kuid arvestades, et uus töövahend ei ole liidestatud finantsinfosüsteemiga, ei ole auditite katvust võimalik hinnata. Lõpptulemusena laiendatakse CRIS Audit-it kõigi delegatsioonide auditeerimistegevustele. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Vaatamata kõigile neile ressurssidele on siiski raske hinnata, millisel määral pakuvad välisauditid täiendavat kindlust EAFi tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse suhtes. Tõsiasi on see, et auditileidude suhtes teostatav järelkontroll ei ole ikka veel väga tulemuslik seoses sellega, et erinevad kaasatud osapooled rakendavad auditileide väga erineval otstarbel. Järjena juhendite ja -volituse standardimisel saavutatud edule on nüüd vaja jõupingutust auditileidude adekvaatsema järelkontrolli tagamiseks. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. Meede 2, mis esines peadirektorite 2001. aasta tegevusaruannete ja avalduste kokkuvõttes, nägi ette välisabiga seotud riskide analüüsi. 2003. aastal koostas komisjon neid riske kirjeldava töödokumendi eelnõu (31). Seal soovitatud analüüs ja meetmed võtavad arvesse välisabi rakendamise mitmesuguseid teid, nt tsentraliseeritud, delegeeritud või ühine rakendamine. Seda kehtivat lähenemisviisi riskianalüüsile ja -juhtimisele tuleb nüüd rakendada kõigile abimeetmetele ja projektiliikidele, et aidata tugevdada järelevalvesüsteeme ja kontrolle. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. Finantsjuhtimise ex post kontrolli üksus rakendas 2003. aastal spetsiaalset tegevuskava, et vähendada 27,5 miljoni euro suurust rahuldamata sissenõuete mahtu, mis on projektidest kuhjunud ning mille kolmandad isikud EAFile võlgnevad. See meede võimaldas sissenõudmiste algatamise vastutust antud valdkonnas jagada eelarvevahendite käsutaja ja EAFi peaarvepidaja vahel. See toob esile koordineerimise puudulikkuse eelarvevahendite käsutaja ja EAFi peaarvepidaja vahel, aga ka komisjoni raskused võlgu ja sissenõudeid reguleerivate õigusnormide kohaldamisel. Lisaks ei oldud kinnitatud korda uute sissenõudekorralduste arveldamiseks, mis antakse välja seoses 2003. ja järgmiste eelarveaastate projektidega. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Järelevalvesüsteemid ja kontrollid AKV riikides üldiselt hästi korraldatud

37. EAFi järelevalvesüsteemid ja kontrollid põhinevad AKV riikide ja Euroopa Komisjoni partnerlusel. Lepingute ja maksete puhul on peamisteks partneriteks siseriiklik eelarvevahendite käsutaja (rahandus- või välisminister) ja delegatsiooni juht, kes toetuvad teiste isikute, sealhulgas AKV riikide tehniliste ametkondade, programmi juhtimisüksuste, projektide kaudu rahastatud kontrollkülastuste ning tehniliste assistentide ja välisekspertide, nagu erasektori insener-konsultantide ja audiitorite, läbiviidud kontrollidele.

38. Kontrollikoda viis kohapealsed auditid läbi kuues AKV riigis (Keenia, Mali, Mauritaania, Senegal, Paapua Uus-Guinea ja Saalomoni saared), et kontrollida EAFi järelevalvesüsteeme ja kontrolle. Stabexi osas kontrollis kontrollikoda samuti kohapeal lõppmaksete valimit, mis tehti selleks rahastuse saanud kohalikult kontolt Stabexi programmide abisaajatele.

39. Lepingute ja maksete järelevalvesüsteemid ja kontrollid külastatud AKV riikides olid üldiselt hästi korraldatud. Täheldati vaid väga üksikuid näiteid, kus ei järgitud kohaldatavaid õigusakte.

40. Maksete järelevalvesüsteemide ja kontrollide toimimise osas ei suutnud siseriiklikud eelarvevahendite käsutajad, kes Cotonou lepingu kohaselt EAFi kulutuste heakskiitmise ja arveldamise eest vastutavad, alati tõendada, et arvete võtmekontrollid on nende endi või teiste isikute poolt korrektselt läbi viidud. Järelikult mõnda võtmekontrollidest läbi ei viidud, nt neid, mis on mõeldud tagamaks, et tööd, tarned või teenused vastavad asjakohastele lepingutele ja et järgitakse lepingute rahastamistingimusi (seoses hinnakohandustega, tagatiste piisavusega, korrektsete vahetuskursside rakendamisega, tasumisega lepingu teatava osa eest eurodes, mitte kohalikus vääringus jne). Delegatsioonide juhid, kes vastutavad maksekorralduste heakskiitmise eest, on seetõttu sunnitud siseriiklike eelarvevahendite käsutajate tegematajätmisi heastama. Mõnel juhul nad siiski ei kontrollinud kõnealuste võtmekontrollide usaldatavust, muuhulgas ka seoses Stabexi vahendite kasutamisega abisaajate poolt. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Positiivne samm on see, et nüüd kasutavad volitatud delegatsioonid oma maksete heakskiitmisel kontrollnimekirju. Mõnikord on märgitud, et kontrollid on läbi viidud ja et mingeid kõrvalekaldeid ei avastatud, kuigi see tegelikult pole nii (nt lepingupartneril puudub kehtiv pangagarantii). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Projektide välisauditite järelduste ja soovituste järelkontrolli tase on varieeruv ja piiratud auditiaruannete kroonilise hilinemise ja administreeriva iseloomu tõttu, mille delegatsioonid neile tihti omistavad: liiga sageli on auditiaruanded lihtsalt projekti lõpetamise või avansikontole uute maksete tegemise alusdokumendiks, mitte aga ei vii vajalike paranduste tegemiseni. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. Stabexi suhtes on komisjon pannud ennast olukorda, kus tal pole võimalik kontrollida vahendite kasutamise kogumahtu, sest ta on tolereerinud vastavasisuliste aruannete mitteesitamist siseriiklike eelarvevahendite käsutajate poolt, mis on vastuolus muudetud Lomé konventsiooni artikli 212 nõudega. Analoogiliselt kinnitasid kontrollikoja auditikäigud, et kohalikke pangaarveid, kuhu Stabexi vahendeid üle kanti, kasutati ilma delegatsiooni juhi loata (Keenia ja Mauritaania) ning et delegatsiooni juht oli heaks kiitnud vahendite liikumisi isegi siis, kui ta ei olnud panga kasutatavas volitatud allkirjaõiguslike isikute (aegunud) nimekirjas (Senegal). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Järeldus seoses järelevalvesüsteemide ja kontrollidega

44. EAFi järelevalvesüsteemid ja kontrollid hõlmavad suurt hulka mehhanisme ja eesmärke. Nende süsteemide ja kontrollide uuendamine algas 2003. eelarveaastal. Tuleb ära oodata, kuni need on ühildatud, et oleks võimalik hinnata nendest saadavat tegelikku kasu tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse tagamisel. Praegusel etapil on siiski vaja rohkem koordineerimist tagamaks, et ei toimuks topeltkontrolle ja et olulise riskiga valdkonnad oleksid kaetud, eelkõige need valdkonnad, kus esineb kontrollikoja täheldatud kõrvalekaldeid. See tähendab komisjoni erinevate kontrollijate kontrollide ja järelduste täielikku kohaldamist delegatsiooni tasandil. Stabexi rahavoogude suhtes tuleb rakendada ka piisaval tasemel sisekontrolli. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Tehingute audit

45. 49 maksest koosnevat valimit auditeeriti kättesaadavate dokumentide põhjal komisjonis Brüsselis ja vajadusel ka AKV riikides asuvates delegatsioonides. Lisaks auditeeriti valitud kuues AKV riigis kohapeal veel 37 muud makset, sealhulgas ka vastavaid üldisi ja individuaalseid kulukohustusi, et teha kindlaks, kuidas järelevalvesüsteemid ja kontrollid toimisid, eriti seoses dokumentides hõlmatud tööde, tarnete või teenuste tegeliku teostamisega.

46. Otsese eelarvetoetuse suhtes (vt punkt 19) jätab EAFi õiguslik raamistik märkimisväärselt palju ruumi tõlgendamiseks ja erandite tegemiseks. Veelgi enam, tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kontrollid tõendavad üksnes seda, et asjakohaseid tingimusi on õigesti hinnatud. Algsetele hindamistele, mis viiakse läbi rahaliste kohustuste vastuvõtmise ajal, ei ole antud piisavalt kindlat vormi Cotonou lepingu artikli 61 lõikes 2 loetletud kriteeriumide tähenduses. Sedalaadi vormistus on oluline eelkõige seoses riigi rahanduse juhtimise läbipaistvuse, usaldatavuse ja mõjususega, muidu pole hiljem võimalik otsustada, kas kõnealune juhtimine on paranenud, mis on edasise abi eelduseks. Täiendavate vahendite eraldamise kriteeriumid koosnevad suures osas makromajanduse näitajatest, mis aga annavad üksnes osa riigi rahanduse juhtimise kohta käivast teabest. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Rahalised kohustused

47. Vastavalt Cotonou lepingu IV lisa artikli 17 lõikele 2 tuleb komisjoni ja AKV riigi või riikide vaheline rahastamisleping koostada 60 päeva jooksul alates ühenduse otsuseid tegeva organi otsusest. Niivõrd kui kontrollikojale teada, on ainsaks tõendiks rahastamislepingu koostamisest selle allakirjutamine mõlema lepingupoole poolt. 2003. aasta rohkem kui 100 uuest kulukohustusest koosnevast valimist, st peaaegu kõigist eelarveaastasse kantud rahalistest kohustustest 82 % oli kaetud rahastamislepingutega, mis olid allkirjastatud 60 päeva jooksul alates otsusest. Ülejäänud 18 protsendist 3 (32) kirjutati alla rohkem kui 120 päeva pärast algset otsust. Selline olukord tähendab paranemist eelnevate aastatega võrreldes. Sellegipoolest peab komisjon näitama, kuidas ta kavatseb tagada tulevaste lepingute koostamise 60-päevase tähtaja piires. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Individuaalsed juriidilised kulukohustused

48. Vähesed, üksikjuhtudel ette tulnud ja ebaolulised vead seoses individuaalsete juriidiliste kulukohustustega olid järgmised: 48.

a) tagatisi, millele lepingud tuginesid, iseloomustab korduv eeskirjade eiramine: mõnikord jäeti tagatis hoopis esitamata, mõned tagatised olid ebatäielikud või esitati need pärast tähtaja lõppu; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) ikka veel esineb juhtumeid, kus lepingutesse hiljem tehtud olulised muudatused on viinud selleni, et tegelik lõppsumma ületab ettenähtud piirid;

c) mõned delegatsioonid järgivad tava, mille kohaselt lepingud allkirjastatakse ilma neid dateerimata või ei nõuta lepingupartnerite ja siseriikliku eelarvevahendite käsutaja vaheliste lepingute dateerimist. Selline kõrvalekalle raskendab delegatsioonidel eeskirjade rakendamise tagamist, kui viimane sõltub otseselt lepingute allakirjutamise kuupäevast (nt kontrollimine, ega siseriiklik eelarvevahendite käsutaja ei kinnitanud lepingut enne, kui lepingupartner oli esitanud täitmistagatise). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Maksed

49. Vähesed üksikjuhtudel ette tulnud ja ebaolulised vead seoses asjaomaste individuaalsete juriidiliste kulukohustustega puudutasid alljärgnevat: a) maksed ei olnud kooskõlas lepingu sätetega (hinna, makseviiside, kaupade liigi ja koguse osas); b) hüvitati kulutusi, mis polnud abikõlblikud, sest neid poldud lepingus ette nähtud; c) hüvitati kulutusi, mille kohta taotleja ei esitanud alusdokumente, kuigi sellekohane nõue oli lepingus selgelt olemas; d) maksed tööde, kaupade ja teenuste eest, mille tegeliku teostamise kohta ei olnud eelnevat põhjendatud kinnitust.

50. Muid, sagedasemaid vigu täheldati seoses menetluste rakendamisega, kuid nende võimalikku mõju maksete tegelikule sisule on raske hinnata (nt viiviste maht, kui hilineti maksetega tarnijatele). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Aruannete esitamine pärast lepingus ettenähtud tähtaega on sagedane menetluslik eeskirjade eiramine. Kui need aruanded käsitlevad projektide elluviimist, osutab viivitus tihti teatavale puudusele projektide finantshalduses. Auditeerimislepingute korral vähendab auditiaruandega hilinemine eelarvevahendite käsutaja võimalusi võtta tõhusaid parandusmeetmeid ja teha järelkontrolli. Üldiselt peaksid tulevased maksed sõltuma kõnealustest aruannetest. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. On veel mõned kõrvalekalded, mis mõjutavad teatavate maksete või tulude käsitlemist ning mis täiendavad EAFi sisekontrolli valdkondade nimekirja, mida tuleb eelisjärjekorras tugevdada: 52.

a) maksed kohalikelt Stabexi pangakontodelt, mis ei kajastu komisjoni raamatupidamisarvestuses, peavad kohalik delegatsioon ja siseriiklik eelarvevahendite käsutaja sellegipoolest ühiselt heaks kiitma. Mõnele neist maksetest delegatsioon siiski alla ei kirjutanud;

b) mõne projekti sularahaarvetele makstud pangaintresse ei kajastatud raamatupidamisarvestuses, kuigi tingimuseks on seatud, et need arvatakse vastavate projektide vahendite hulka. Selle vea saab parandada asjakohase pangapoolse kontooperatsioonide vastavuskontrolliga. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Koostöötalituse EuropeAid peadirektori aasta tegevusaruanne ja avaldus

53. Aasta tegevusaruanne ja avaldus hõlmavad nii üldeelarvest kui EAFist rahastatud tegevusi, kuigi kumbagi valdkonda reguleerib eraldi finantsmäärus. Aruande mõnes punktis viidatakse küll EAFile, kuid teistes seda ei mainita, mis muudab keeruliseks aru saada, kuivõrd teatav punkt või reservatsioon käsitleb või ei käsitle EAFi (nt 250 miljonit eurot lepingutes, mille kohta käib valitsusväliste organisatsioonide liite käsitlev reservatsioon). Et parandada järgmiste aruannete loetavust, soovib kontrollikoda, et teave ja tähelepanekud EAFi kohta oleksid aastaaruandes ja avalduses selgemini välja toodud. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Seni veel kindlaks määramata võlgade ja Stabexi vahendite korrektse kasutamise maht moodustavad kõige tõenäolisemalt summa, mis on finantsteabe kvaliteedi jaoks oluline. Seepärast oleks peadirektor pidanud esitama selle kohta reservatsiooni (vt punkt 21). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Tulenevalt Stabexi inventuuritulemuste mittetäielikkusest (vt punkt 23) ei olnud peadirektoril sel ajal kogu vajalikku teavet, et teha oma avalduses järeldusi vahendite kasutamise kohta ettenähtud eesmärkidel usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt ning tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Muutused järelevalvesüsteemide ja kontrollide toimimises

56. Kõik eespool mainitud tähelepanekud lülitatakse näitajate tabelisse, seega on võimalik hinnata muutusi järelevalvesüsteemide ja kontrollide toimimises (vt tabel 4 ).

Tabel 4 — DAS 2003 EAFide osas: Audititöös ilmnenud võimalikud näitajad 1. PÕHITÄHELEPANEKUD — HINNANG OLUKORRALE 2001 2002 2003 Tähelepanekud Komisjoni vastus Tähelepanekud Tarvitusele võetavad meetmed Tähelepanekud Tarvitusele võetavad meetmed 1.1 Stabexi varade haldamine Puudulik kontroll Edasine kirjavahetus pangaga väärtpaberite ostu-müügitehingute asjus säilitatakse. Tehingute hulk on oluliselt vähenenud, ent arvepidamine ei kajasta tehingutega kaasnevat tulu või kulu, samuti puudub ülevaade väärtpaberite turuväärtuse üle aasta lõpu seisuga. Arvepidamises peaks selgelt kajastuma tehingutega kaasnev tulu või kulu ning väärtpaberite turuväärtus aasta lõpu seisuga. Arvepidamine kajastab tehingutega kaasnevat (mõnikord olulise tähtsusega) tulu või kulu ning väärtpaberite turuväärtust aasta lõpu seisuga. Vajalikud meetmed on tarvitusele võetud. 1.2 Struktuuriliste ümberkorralduste programmide käivitamise toetamine Puudub õiguslik alus seaduslikkuse ja korrektsuse rangeks kontrollimiseks, kuna nõuete täpset järgimist alati ei eeldata. EAFide õigusraamistik ei välista tingimustest kõrvalekaldeid. Kuna puuduvad piisavad andmed riikliku finantsjuhtimise kvaliteedi osas AKV riikides, ei saa kontrollikoda anda arvamust eelarve otsetoetuste kasutamise kohta. Tuleb parandada informeeritust riikliku finantsjuhtimise osas AKV riikides. Komisjoni on andnud rohkem infot riikliku finantsjuhtimise seire kohta AKV riikides, eriti oma 2003. eelarveaasta finantsjuhtimisaruandes. Tuleb jätkata infovahetuse täiustamist selles võtmetähtsusega valdkonnas. 1.3 EIP sooritatavad operatsioonid riskikapitaliga Intressimäärad kõrgemad kui Lomé konventsiooniga ette nähtud. Komisjon hindab oma tegevuse õigeks, ent kontrollib koos EIPga Lomé konventsiooni nõuete järgimist. Intressimäärad kõrgemad kui Lomé konventsiooniga ette nähtud. Lomé konventsiooni täpne järgimine. Üheksanda EAFi suhtes kohaldatava finantsmäärusega anti vastutus investeerimisrahastu haldamise eest EIPle. DASi kontekstis ei ole kontrollikojal enam põhjust seda teemat käsitleda 1.4 Hinnakorrektuuri mehhanismid Lepingutes ei sätestata hinnakorrektuure. Komisjon informeerib sellest punktist kõiki delegatsioone, et vältida samalaadseid probleeme tulevikus. Jätkuvalt finantseeritakse hinnakorrektuure ilma selge lepingulise aluseta. Tuleb parandada hinnakorrektuuri aluseks olevate lepingupunktide sõnastust ja tõhustada kontrolli nende üle. Hinnakorrektuuri puudutavate lepingupunktide rakendamine tekitab jätkuvalt teatavaid probleeme. Tuleb jätkata seiret lepingute täitmise selle aspekti üle. 1.5 Esialgsete kohustuste tegelik tase Näidatud tegelikust suuremana, kuna kohustusi ei ole vabastatud. Komisjon jätkab püüdlusi seiremeetmete tõhustamiseks. Ei kajastu adekvaatselt arvepidamises, kuna kohustuste tühistamine on liiga aeglane. Tuleb võtta meetmeid kohustuste seireks ja nende kiireks kontrollimiseks. Komisjon on läbi viinud põhjaliku kontrolli probleeme tekitavate täitmata kohustuste osas. Tuleb jätkata süstemaatilist kontrolli probleeme tekitavate täitmata kohustuste osas. 1.6 Ettemaksete ja erinevate sissenõutavate summade väljaselgitamine Tähelepanekud puuduvad. Vastus puudub. Ettemaksed ja sissenõutavad summad ei kajastu arvepidamises usaldusväärselt. Puudus tuleb kõrvaldada. Üle 18 kuu tasumata ettemaksete (400 miljonit eurot) väljaselgitamist ja tagasinõutavate summade (27,5 miljonit eurot) tagasisaamist hallatakse väga puudulikult. Tuleb täiustada väljaselgitamist nõudvate ettemaksete ning tagasinõutavate summade kindlakstegemise, registreerimise ja seire korda. 1.7 Stabexi vahendite kasutusaruanded ja lõppmaksete kontroll Stabexi ülekanded on raamatupidamisse kirjendatud maksetena, seda ka juhul, kui need pole veel lõpliku abisaajani jõudnud. Tuleb parandada raamatupidamisteabe kvaliteeti. Arvepidamises puudub teave Stabexi vahendite kasutamise kohta. Puudus tuleb kõrvaldada, sest komisjon on kaasvastutav vahendite kasutamise eest. Komisjonil ei ole võimalik kontrollida Stabexi vahendite kasutamist (Lomé IV, artikkel 212); volitused pangaülekannete tegemiseks on ebapiisavad. Riiklike eelarvevahendite käsutajatelt tuleb saada kõik aruanded Stabexi vahendite kasutamise kohta; on vaja tugevdada sisekontrolli pangatehingute üle. 2. JÄRELEVALVESÜSTEEMID JA KONTROLLID 2001 2002 2003 FINANTSAUDITITE LÄBIVAATAMINE Sagedus (a) Sagedus (a) Sagedus (a) 2.1 Kasutatavad mõisted ei väljenda alati selgesti abikõlbmatute kulude iseloomu sage sage pisteline 2.2 Auditiaruanne ei kajasta numbriliselt selgesti auditeeritud kulutusi ega abikõlblike ja -kõlbmatute kulude summasid sage sage pisteline 2.3 Välisaudiitorite tuvastatavad puudujäägid abikõlbmatute kulude tagasinõudmisel sage sage sage BRÜSSELI SISEKONTROLLISÜSTEEMID Järelevalvesüsteemide ja kontrollide hinnang (b) Järelevalvesüsteemide ja kontrollide hinnang (b) Järelevalvesüsteemide ja kontrollide hinnang (b) 2.4 Tehingutega seonduvate teatud sisekontrollistandardite järgimise tegelik tase puudub B B/A KUUE AKV RIIGI SISEKONTROLLISÜSTEEMID (33) (34) 2.5 Üldine hinnang pakkumiskutsetele puudub B B/A 2.6 Üldine hinnang väljamaksetele puudub B B/A 2.7 Üldine hinnang audititele puudub B B 2.8 Üldine hinnang sissenõuetele puudub C C 2.9 Üldine hinnang raamatupidamisele puudub B B/A 2.10 Üldine hinnang kõikidele vaatlusalustele riikidele puudub B B (a) Sagedus (esinemus) harv pisteline sage (b) Järelevalvesüsteemide ja kontrollide hinnang A. Toimib hästi, vajab vähest parandamist B. Toimib, kuid vajab parandamist C. Ei toimi vastavalt soovitule

III PEATÜKK — EELNEVATE TÄHELEPANEKUTE JÄRELAUDIT

EAFi viimine üldeelarve koosseisu

Eelnevate tähelepanekute kokkuvõte

57. Paljudel juhtudel on kontrollikoda teinud tähelepanekuid järjestikuste EAFide rakendamise keerukuse ja raskuste kohta ning on näinud võimaliku lahendusena nende lülitamist eelarve koosseisu (35). Komisjon edastas 2003. aastal teatise eeliste ja puuduste kohta, mis kaasneksid EAFi viimisega eelarve koosseisu (35) Komisjoni seisukohalt annaks eelarvesse lülitamine, mida on pikka aega soovitanud ka Euroopa Parlament, lahenduse ikka ja jälle esilekerkivatele üleminekuprobleemidele, mis on seotud uute EAFide asutamisega; samuti võimaldaks see AKV riikidega saavutatud kokkulepete katkestusteta elluviimist. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Olukorra areng

58. 8. oktoobril 2003 võttis komisjon vastu teatise nõukogule ja parlamendile “AKV riikidega tehtava koostöö täieliku integreerimise suunas EL eelarvesse”, kus ta esitab integreerimist pooldavad põhjendused. Kõik asjaomased pooled (ja eriti AKV riigid) kaaluvad seda küsimust hoolikalt. Euroopa Parlament on juba toetanud kiiret eelarvesse lülitamist (vt 2002. aasta eelarve täitmise kinnitamise aruande punkt 42). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Osalemine EAFi auditeerimisel AKV riikide kõrgeimate kontrolliasutuste poolt

Eelnevate tähelepanekute kokkuvõte

59. EAFi haldamise varasemate kontrollide kontekstis (36) rõhutasid kontrollikoda, parlament ja nõukogu, kui tähtis on tugevate, tõhusate ja sõltumatute kõrgeimate kontrolliasutuste loomine ja toetamine riigi rahanduse juhtimise ja eriti EAFist rahastatavate audititegevuste kvaliteedi parandamisel AKV riikides. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Olukorra areng

60. Märkides, et ta jagab seda seisukohta ja töötab sama eesmärgi nimel, andis komisjon teada, et kuigi tegemist on tema jaoks uue ja poliitiliselt tundliku teemaga, on ta omaks võtmas järkjärgulist lähenemisviisi (37). Vastuseks parlamendi teabenõudele kõrgeimate kontrolliasutuste rahastamise kohta EAFist (38) esitas komisjon oma 2003. eelarveaasta finantsjuhtimisaruande 5. lisas loendi 14 projektist, mis sisaldasid muuhulgas ka toetust riikide auditeerimisasutustele. Kontrollikoda võttis arvesse nende projektide selget väärtust, mis on põhiosas suunatud rahandusministeeriumide ja mõnel juhul nende sisekontrollistruktuuri tugevdamisele. Kõrgeimate kontrolliasutuste tugevdamine on siiski vaid ühe või kahe projekti peaeesmärgiks.

Stabexi vahendite seire

Eelnevate tähelepanekute kokkuvõte

61. Euroopa Kontrollikoda on palju kordi avaldanud tähelepanekuid seoses Stabexi vahenditega (39). Kõigis neis tähelepanekutes on ta rõhutanud asjakohase järelevalve puudumist raamatupidamise üle, mis võimaldaks kindlaks teha, millal ja kuidas kõnealuseid vahendeid lõpuks kasutati. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. Koostöötalitus EuropeAid avaldas hiljuti taas arvamust, et AKV riigid peaksid saama Stabexi vahendeid kasutada komisjoni nõusolekul ja alles siis, kui teatavad tingimused on täidetud, ning lubas astuda samme olukorra jälgimiseks ja selle kohta aruande esitamiseks (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Olukorra areng

63. 2003. aastal viis komisjon läbi kõigi Stabexi vahendite inventuuri, mis olid selle ajani AKV riikidele üle kantud ja jäänud 2002. aasta lõpu seisuga pangakontodel osaliselt kasutamata. Selle teabe alusel, mis oli 2003. aasta raamatupidamise aastaaruannete esitamise ajaks ikka veel mittetäielik, sai komisjon aastate jooksul esmakordselt hinnata summat, mida abisaajad riigid polnud veel ära kasutanud — umbes 700 miljonit eurot. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Kuigi summad on abisaajatele riikidele üle kantud ja ei asu ametlikult enam EAFi kontodel, kannab komisjon endiselt jagatud vastutust nende vahendite eest ja säilitab kontrolli nende ettenähtud viisil kasutamise üle nõude kaudu, et tema volitatud esindajad peavad lõppmaksed oma allkirjaga kinnitama. Kinnitavat avaldust ette valmistades kontrollis kontrollikoda mainitud konkreetset aspekti komisjonipoolses halduses. Stabexi vahendid suunatakse tavaliselt tootmisega seotud investeerimisprojektidesse valdkonnas, mida mõjutab eksporditulude vähenemine ja mille suhtes kehtib ümberpaigutamisotsus (41), kuid mõnikord kasutatakse neid ühisel kokkuleppel ka selliste tegevuste toetamiseks, millel pole nähtavat seost kõnealuse valdkonnaga (näiteks 50 miljonit eurot eelarve sihttoetust Keenias, mis eraldati muuhulgas õpetajate palkade maksmiseks, rahastati riigi kohviekspordi tulude vähenemise hüvitisest). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Üldiselt võttes on Stabexi vahendite haldamine ja nende kasutamise raamatupidamislik järelevalve olnud liiga leebe, mis on oluline tegur selgitamaks, miks komisjonil oli nii raske taastada kontrolli vahendite raamatupidamisandmete üle. Näiteks on mõnikord vahendite pealt teenitava intressitulu üle peetav arvestus ja selle kasutamine olnud ebakorrektne (vrd eelkõige Paapua Uus-Guinea ja Saalomoni saared, kus intressitulu arvele ei võetud ja kasutati täiesti seletamata otstarbel tehtud kulutusteks). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. Tegelikult on komisjon algusest peale pööranud liiga vähe tähelepanu vajadusele minimaalse raamistiku järele järelevalve teostamiseks Stabexi vahendite kasutamise üle. Komisjoni delegatsioonidel ei olnud vahendite järelevalveks ei tugiraamistikku ega suuniseid. Ainus partneritele pandud kohustus, milleks oli aruandmine Stabexi vahendite kasutamisest, — nõue, mida praktikas alati ei täidetud — tõestas kiiresti oma ebapiisavust antud olukorras. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. On väga oluline, et nüüd, kus komisjon on asunud taastama kontrolli nende tehingute üle, mis mõnel juhul said alguse üle kümne aasta tagasi, võtaks ta koos partneritega vastu üldstrateegia kasutamata vahendite lõplikuks tasaarveldamiseks. Kui asjakohane õiguslik raamistik on kokku lepitud, võiks komisjon kavandada vahendite kasutamist viisil, mis oleks täienduseks abisaajatele riikidele muude meetmete kaudu antavale eelarvetoetusele. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Igal juhul peab komisjon tagama, et samalaadseid Cotonou lepingute kohaseid meetmeid (FLEX) hallatakse korrektselt ja nende üle teostatakse järelevalvet viisil, mis võimaldab tal mõistliku aja jooksul kontrollida, kas asjaomaseid vahendeid on kasutatud sihipäraselt. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

IV PEATÜKK — PÄRAST EELMIST EELARVE TÄITMISE KINNITAMISMENETLUST KONTROLLIKOJA POOLT AVALDATUD ERIARUANNETE PEAMISED TÄHELEPANEKUD

Eriaruanne nr 15/2003 EAFist rahastatud mikroprojektiprogrammide auditi kohta

69. Umbes 2 % EAFi abist antakse mitmeaastaste mikroprojektiprogrammide vormis, millest rahastatakse väikesemahulisi infrastruktuuriprojekte. Kontrollikoda vaatas läbi komisjoni kesksete talituste ning kuues AKV riigis (Ghana, Madagaskar, Malawi, Uganda, Sambia ja Zimbabwe) komisjoni delegatsioonide poolt läbiviidava juhtimise ja kontrolli. Kontrollikoda kontrollis ka, kas programmide eesmärgid saavutati.

70. Põhilised tähelepanekud käsitlevad programmide koostamist, rakendamist ja konkreetsete eesmärkide saavutamist valitud riikides. Kontrollikoda andis mikroprojektiprogrammide kohta positiivse arvamuse, märkides siiski, et: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) komisjoni kesksetel talitustel on nende programmide kohta liiga vähe teavet ja nad pole andnud delegatsioonidele asjakohaseid suuniseid. Programme AKV riikides haldavate üksuste juriidiline staatus pole alati selge. Programmide rakendamine “programmi eelarvestuse” abil võib olla segadust tekitav või aeglane. Kuigi juhtimise ja kontrolli menetlused on tervikuna rahuldavad, esineb ka puudusi ning infosüsteemid on sageli halvasti projekteeritud või rakendatud; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) kuigi alahinnatakse projektide mõju täpse mõõtmise raskusi, on laialdaselt tõendatud ja kontrollitav fakt, et mikroprojektid on asjaomastele kogukondadele kasulikud. Projektide jätkusuutlikkust mõjutavad tingimused paistavad olevat täidetud, kuid neile võib mõju avaldada kohalike võimuorganite nõrkus. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Läbiviidud auditist lähtuvalt soovitab kontrollikoda komisjonil: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) täiustada oma kesksete talituste korraldust, et seda koostöövormi täielikumalt ära kasutada; (a) play a greater support role;

b) anda delegatsioonidele täpsed ja järjepidevad suunised, mis on mikroprojektidele kohased, teostada tugevamat kontrolli juhtimissüsteemi üle ja anda sellele parem õiguslik raamistik, nii et programmi täitmist on võimalik lihtsalt jälgida; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) tagada, et programmide rakendamine võimaldab jälgida projektitsüklit ja kinni pidada tähtaegadest vastavalt asjaomaste kogukondade eelisootustele; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;