Eelnõu Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni peasekretäride, Euroopa kohtu sekretäri, Euroopa kontrollikoja, Euroopa majandus- ja sotsiaalkomitee ja regioonide komitee peasekretäride ja ombudsmani esindaja otsus Euroopa halduskooli korralduse ja töö kohta /* SEK/2004/0379 lõplik */





Eelnõu EUROOPA PARLAMENDI, NÕUKOGU JA KOMISJONI PEASEKRETÄRIDE, EUROOPA KOHTU SEKRETÄRI, EUROOPA KONTROLLIKOJA, EUROOPA MAJANDUS- JA SOTSIAALKOMITEE JA REGIOONIDE KOMITEE PEASEKRETÄRIDE JA OMBUDSMANI ESINDAJA OTSUS Euroopa halduskooli korralduse ja töö kohta (komisjoni esitatud) SELETUSKIRI Euroopa halduskooli (edaspidi ,kool") asutamine leiab aset Euroopa avaliku teenistuse reformimise üldises kontekstis. See reform toetub muuhulgas personali arendamisele koolituse kaudu. Samuti tugineb see halduskultuuri ja eelkõige juhtimiskultuuri sügavale muutumisele. Lisaks on ametnike personalieeskirjade ja nendega seotud karjäärisüsteemi reformimise käigus välja töötatud uus ühest rühmast teise ülemineku süsteem, mis hõlmab kohustuslikku koolitust. Selles kontekstis tehti ettepanek, et oma panuse võiks anda institutsioonidevaheline kool. Ühenduse institutsioonide peasekretärid (otsustati kaasata ka majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee ja ombudsman) leppisid kokku selle idee edasiarendamises, kuna leiti, et vähemalt osa institutsioonide töötajate koolitusest võiks aset leida institutsioonidevahelises kontekstis. Nii eeldas kooli idee algusest peale kõigi ametnike ja teenistujate, sealhulgas ka teiste asutuste ja organite töötajate ametialase koolituse edendamiseks tehtavate pingutuste ühendamist vähemalt osaliselt. Kui mõningad erandid välja arvata, korraldab ja rahastab sellist tegevust iga institutsioon ja asutus iseseisvalt. Esimese aruteluetapi järel otsustasid peasekretärid korraldada eelhindamise, moodustades selleks institutsioonidevahelise töörühma. Töörühma ülesandeks sai uurida kooli asutamise oodatavaid tulemusi ja eelkõige selle alusel tekkivaid sünergiaid. Peasekretärid kiitsid töörühma aruande ja sellega seotud otsuse-eelnõud heaks 28. oktoobril 2003. Hindamisest selgub, et institutsioonidevahelise kooli loomine ei piirdu kindlasti mitte üksnes koolituse valdkonna majanduslikult tõhusate tulemustega (nagu neid on kirjeldatud edaspidi), vaid annab uue tõuke ka ühiste väärtuste jagamisele ja euroopa vaimulaadi arendamisele. Kokkuvõttes peab Euroopa halduskool kõigi ühenduse institutsioonide ühiseks aluseks oleva ühenduste ametnike ja teenistujate personalieeskirjade rakendamisele tugineva personalipoliitika üldises kontekstis täitma järgmisi ülesandeid: - toetama ühenduse ametkondade töökvaliteedi parandamist, eelkõige juhtimisalase koolituse kaudu, mis aitaks arendada uut halduskultuuri; - uute töötajate sotsialiseerimine ühenduse vaimus konkreetsest institutsioonist sõltumatult, uute töötajate ühise aluskoolituse kaudu; selleks hakatakse rakendama uut institutsioonidesse kaasamise poliitikat, ilma et see asendaks iga institutsiooni enda uute töötajate vastuvõtmisega seotud tegevust; - iga ametniku individuaalse teenistuskäigu toetamine eelkõige kvalifikatsiooni tõstmise kaudu kohustusliku koolituse raames, mis on seotud uue ,tunnistuste" süsteemiga abiametnike kategooriast haldusametnike kategooriasse üleminekul. Järgnevalt loetletud kriteeriumid peegeldavad selle ettevõtmise poliitilist ja kogu ühendust hõlmavat, kuid ka majanduslikku iseloomu. Nende kriteeriumide täitmine tekitab praeguse olukorraga võrreldes lisaväärtuse, kuna seni korraldab väljaõpet iga institutsioon eraldi, kui mõni üksik erand välja arvata. Kriteeriumid võib kokku võtta järgmiselt: - ühiste väärtuste levitamine ja liidu kõiki institutsioone hõlmava ühtsustunde tekitamine, - ametnike personalieeskirjade koolitust ning ühtlasi karjääri puudutava osa võimalikult ühtne rakendamine kõigi institutsioonide poolt, - ühesuguseid teadmisi ja oskusi eeldavate valdkondade väljaselgitamine selleks, et neis saaks korraldada ühist väljaõpet, - nõudluse kriitilise läve saavutamine, mis on praegu väikestele institutsioonidele tõsine probleem, muutub hõlpsamaks, - pakkumise avardamine (näiteks enam spetsialiseerumist ja valikuid, rohkem toimumisaegu, jne) - ning eelkõige mastaabisäästud, mida võimaldab teha ühine korraldamine ning just administratiivküsimuste ja osalejate arvu optimeerimine. Nagu nähtub institutsioonidevahelise töörühma aruandest, õigustab käesolevas otsuses nimetatud kriteeriumide täitmine koolitustegevuse ühendamist ning aitab selgelt luua sünergiaid. Ilmselgelt on teisigi koolitusvaldkondi, mida võiks eespool nimetatud kriteeriumide alusel korraldada institutsioonidevahelisel tasandil. Käesolev otsus võimaldab järkjärgulist lähenemist, mis jätab edaspidiste otsuste tegemisel vabad käed. Konkreetselt määratakse otsusega kindlaks üksnes juhtimiskoolitus, tööleasumisel läbitav koolitus ja pädevuse kinnitamiseks vajalik koolitus. Seega hakkab kool alates 2005. aasta jaanuarist korraldama kõigi otsusele alla kirjutanud institutsioonide ametnikele tööleasumisel läbitavaid sissejuhatavaid koolituskursusi ning juhtimiskoolitust. 2005. aasta jooksul lisanduvad ettevalmistavad kursused abiametniku kategooriast haldusametniku kategooriasse üleminekuks. Samuti nähakse käesoleva otsusega ette, et esimestel aastatel tegutseb kool olemasoleva institutsioonidevahelise organi haldusalas, milleks on Euroopa personalivaliku amet (EPSO, European Personel Selection Office). Eespool tsiteeritud aruande kohaselt peaks selline töökorraldus võimaldama tänu piiratud töötajate arvule ja väiksematele tegevuskuludele mõningaid mastaabisääste, eelkõige administratiivtöö (ressursside haldamine) ja juhtimise valdkonnas (juhtkond, direktor). Hiljemalt kolme tegevusaasta järel vaadatakse teise institutsiooni haldusalasse kuulumine läbi, tuginedes kooli saavutuste põhjalikule hindamisele. Eelnõu EUROOPA PARLAMENDI, NÕUKOGU JA KOMISJONI PEASEKRETÄRIDE, EUROOPA KOHTU SEKRETÄRI, EUROOPA KONTROLLIKOJA, EUROOPA MAJANDUS- JA SOTSIAALKOMITEE JA REGIOONIDE KOMITEE PEASEKRETÄRIDE JA OMBUDSMANI ESINDAJA OTSUS Euroopa halduskooli korralduse ja töö kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni peasekretärid, Euroopa Kohtu sekretär, Euroopa Kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee peasekretärid ja Euroopa ombudsmani esindaja, võttes arvesse nõukogu määrusega (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68 [1] kehtestatud Euroopa Ühenduste ametnike personalieeskirju ja ühenduste muude teenistujate teenistustingimusi, [1] EÜT L 56, 4.3.1968, lk 1. võttes arvesse Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, kohtu, kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee ja Euroopa ombudsmani [...] otsust, millega asutatakse Euroopa halduskool [2], ning eelkõige selle artiklit 5, [2] Vt käesoleva Euroopa Liidu Teataja leheküljelt [ ]. ning arvestades järgmist: (1) institutsioonidevahelist koostööd koolituse vallas tuleb tugevdada eelkõige ühenduse institutsioonide ühiste väärtuste edasiandmiseks; Selline koostöö kujutab endast olulist lisaväärtust eelkõige koolituse kättesaadavuse, pakkumise laiendamise ja kulutuste piiramise seisukohast; (2) lähtudes tõhusa haldamise põhimõttest, tuleb Euroopa Halduskooli (edaspidi ,kooli") loomisel edasi minna järk-järgult; (3) kooli asutamist käsitlevas otsuses jäetakse peasekretäride, Euroopa Kohtu sekretäri ja ombudsmani esindaja otsustada koolile ülesandeks tehtavad koolitusvaldkonnad; (4) kui üks alla kirjutanud institutsioonidest rakendab personalipoliitikat, mis eeldab koolitust sellises valdkonnas, mille eest vastutab kool, tuleb kõnealuse poliitika toetamiseks sellele institutsioonile tagada minimaalne osalemisvõimalus kooli korraldatavatel kursustel, eriti juhul, kui selline koolitus on kohustuslik või kui see on teatavate tööülesannete, eelkõige juhtimisülesannete täitmise eelduseks; (5) nagu iga koolitusasutus, peab kool saama kasu üle-euroopalisest võrgustikele rajatud koostööst; (6) tuleb täpsustada kooli asutamist käsitleva otsuse artiklis 4 ettenähtud Euroopa Ühenduste personalivaliku ametile allutamise tingimused, ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA OTSUSE: Artikkel 1 Euroopa halduskooli ülesanded 1. Euroopa halduskool (edaspidi ,kool") töötab välja, korraldab ja hindab kooli asutamist käsitlevale otsusele alla kirjutanud institutsioonide (edaspidi ,institutsioonid") nimel järgmist koolitustegevust: a) juhtimiskoolitus ametnikele ja teenistujatele, kes töötavad või kes võivad tulevikus töötada juhtival ametikohal, b) uutele töötajatele suunatud sissejuhatav koolitus, c) [kui võetakse vastu sellekohased sätted, siis ka ühest ametnikerühmast teise üleminekul nõutav kohustuslik koolitus] [3]. [3] teksti lõplik versioon valmib pärast uusi personalieeskirju käsitleva otsuse vastuvõtmist. 2. Mis puutub lõike 1 punktides a ja b osutatud sissejuhatavasse koolitusse, siis võib iga institutsioon korraldada oma vajadustele vastavalt kooli kursustele lisanduvaid täiendavaid kursusi. Kool on ainsana pädev korraldama lõike 1 punktis c osutatud koolitust. Artikkel 2 Institutsioonide vastutus 1. Iga institutsiooni ametnike ametissenimetamiseks volitatud asutus nimetab kooli alluvusse piisava hulga ametnikest koolitajaid vastavalt haldusnõukogu poolt artikli 7 punkti g alusel vastu võetud korrale. 2. Kooli taotlusel ja võimaluse korral annavad institutsioonid kooli käsutusse ruume vastavalt haldusnõukogu poolt vastu võetud korrale. Artikkel 3 Muud teenused 1. Kooli direktori ja ühenduse mis tahes organi, talituse või teenistuse vahel viimase taotlusel sõlmitud kirjaliku kokkuleppe alusel võib kool institutsioonide tarvis korraldatavatele kursustele vastu võtta ka nende töötajaid, kui kursusel on vabu kohti. 2. Artikli 1 lõike 1 punktis c ettenähtud koolituskursuste puhul on teatud hulk kohti igal aastal reserveeritud ühenduse organitele, talitustele ja teenistustele, arvestades nende väljendatud vajadusi ning tagamaks seal töötavate ametnike võrdset kohtlemist vastavalt personalieeskirjade artiklile 45a. Kohtade arvu ja osalustasu määrab igal aastal kindlaks haldusnõukogu. 3. Kirjaliku kokkuleppe alusel võib kool oma õppeprogrammi lisada ühenduse mis tahes organi, talituse või teenistuse poolt taotletud kursusi tingimusel, et see ei piira institutsioonidele adresseeritud kursuste korraldamist. Igas sellises lepingus tuleb ette näha kooli pakutavate teenustega seotud rahalised tingimused ning lepingu jõustumiseks peab selle kinnitama haldusnõukogu. 4. Vajaduse korral ning mõne institutsiooni või ühenduse mis tahes organi, talituse või teenistuse taotlusel võib kool neid koolituste korraldamisel abistada muul oma pädevusse kuuluval viisil, kui kooli direktoriga on sõlmitud sellekohane leping, mis käsitleb ka abi andmise rahalisi tingimusi. Artikkel 4 Nõudmised ja taotlused 1. Kooli direktor täidab personalieeskirjade artiklis 90 sätestatud ametisse nimetava asutuse ülesandeid seoses kõiki kooli ülesandeid puudutavate taotluste ja nõudmistega. 2. Selliste nõudmiste korral konsulteerib kooli direktor haldusnõukogu esimehega, kui ta kavatseb oma algse otsuse juurde jääda. 3 Kool vastab Euroopa ombudsmani järelpärimistele mis tahes küsimuses, mis kuulub käesoleva otsuse kohaselt kooli pädevusse. Artikkel 5 Koolitustegevuse korraldamine 1. Üldiselt korraldab kool kursusi nii Brüsselis kui ka Luxembourg'is. Kursusi võib korraldada ka mujal, tingimusel et arvestatakse heade juhtimistavadega. 2. Haldusnõukogu jälgib, et institutsioonide töötajad pääsevad kursustele võrdsetel alustel. Eelkõige jälgib haldusnõukogu, et kool tagab mõne institutsiooni töötajatele piisavalt võimalusi koolitustel osaleda, kui selles institutsioonis on teatav kooli poolt korraldatav koolitus kohustuslik või kui see on teatavate tööülesannete, eelkõige juhtimisülesannete täitmise eelduseks. Iga-aastase tööplaani koostamise raames teatab asjast huvitatud institutsioon oma vajadustest eespool nimetatud valdkondades. Tööplaani koostamisel on prioriteediks selliste kursuste korraldamine. 3. Selleks, et mõni institutsioon tuleks toime üleminekust tingitud või eriolukordadega, võib ta koolilt taotleda, et võetaks vastu suurem hulk osalejaid kui tema näidatud kvoot töötajate koguhulgast, tingimusel et koolile eraldatakse eelarvelistest vahenditest vajalik summa. Käesolev ei piira artikli 3 lõike 2 kohaldamist. 4. Kool võib teha koostööd teiste halduskoolidega ning samas valdkonnas tegutsevate instituutide ja ülikoolidega. Koostöö võib hõlmata vastastikust vahetust. Artikkel 6 Haldusnõukogu Perioodil, mil kool kuulub Euroopa Ühenduste personalivaliku ameti (edaspidi ,amet") haldusalasse, täidab kooli haldusnõukogu ülesandeid otsuse 2002/621/EÜ [4] artiklis 5 sätestatud reeglite kohaselt ameti haldusnõukogu. [4] EÜT L 197, 26.7.2002, lk 56. Artikkel 7 Haldusnõukogu ülesanded Institutsioonide ühistes huvides täidab haldusnõukogu järgmisi ülesandeid: a) kinnitab kvalifitseeritud häälteenamusega kooli tööpõhimõtted; b) kinnitab kooli direktori ettepanekul lihthäälteenamusega kooli organisatsioonilise struktuuri; c) võtab eelarvemenetluse raames kooli direktori esitatud projekti alusel lihthäälteenamusega vastu kooli kulukohustuste ja maksete esialgse ajakava, mille edastab seejärel komisjonile komisjoni kulukohustuste ja maksete esialgse ajakava vastuvõtmiseks; samaaegselt esitab haldusnõukogu komisjonile ettepanekud seoses kooli personali hulgas vajalikuks peetavate muudatustega; d) kinnitab lihthäälteenamusega selliste tasuliste lisateenuste iseloomu ja hinna, mida kool võib osutada institutsioonidele, organitele, talitustele ja teenistustele ning tingimused, millistel kool võib neid osutada; e) kinnitab kooli direktori ettepanekul ühehäälselt kooli tööplaani. Tööplaan sisaldab ka koolituskursustega otseselt mitteseotud teenuseid; f) kinnitab kooli direktori koostatud projekti alusel kvalifitseeritud häälteenamusega juhtimise aastaaruande, milles käsitletakse kõiki tehtud tööga ja kooli osutatud teenustega seotud tulusid ja kulutusi. Enne iga aasta 1. maid esitab haldusnõukogu institutsioonidele analüütilise raamatupidamisaruande eelmise eelarveaasta kohta; g) määrab lähtuvalt koolitusvajadusest kvalifitseeritud häälteenamusega kindlaks tingimused, millele vastavalt iga institutsioon annab kooli käsutusse piisava hulga oma ametnikest koolitajaid. Artikkel 8 Töötajate ametissenimetamine 1. Perioodil, mil kool kuulub ameti haldusalasse, täidab kooli direktori ülesandeid ameti direktor. 2. Kooli direktor on volitatud kooli töötajaid ametisse nimetama. 3. Kooli direktor teatab haldusnõukogule ametnike ja teenistujatega seotud ametissenimetamistest, lepingute sõlmimisest, edutamistest ning distsiplinaarmenetluste algatamisest. 4. Kõikidest koolis vabanenud töökohtadest teatatakse ühenduste kõikide institutsioonide ametnikele kohe, kui ametissenimetav asutus on otsustanud ametikoha täita. 5. Selliste ülesannete täitmiseks, mida ei peeta esmajärgulisteks, võib kool kasutada lepingulisi teenistujaid vastavalt Euroopa ühenduste muude teenistujate teenistustingimuste [5] artikli 3a lõike 1 kolmandale lõigule. [5] [viide lisatakse pärast muudetud personalieeskirjade vastuvõtmist] Artikkel 9 Kooli direktori ülesanded ja personalijuhtimine 1. Direktor vastutab kooli töö tõrgeteta sujumise eest. Haldusnõukogu pädevusse kuuluvates küsimustes tegutseb ta haldusnõukogu volitusel. Direktor tagab haldusnõukogu sekretariaadi toimimise, annab haldusnõukogule aru oma ülesannete täitmisest ning esitab talle ettepanekuid kooli töö tõrgeteta sujumise tagamiseks. 2. Personalijuhtimisega seonduvaid haldusmenetlusi näiteks seoses töötasu ja puhkuse, haigekassa, tööõnnetuste ja pensioniga rakendatakse samadel tingimustel nagu komisjoni ametnike ja teenistujate puhul. Loetelu pole täielik ning kool võib komisjoniga kokku leppida muude valdkondade lisamise suhtes. Artikkel 10 Koolijuht 1. Perioodil, mil kool kuulub ameti haldusalasse, nimetab komisjon pärast ameti haldusnõukogu lihthäälteenamusega vastuvõetud heakskiitva arvamuse saamist ametisse koolijuhi. Haldusnõukogu osaleb koolijuhi ametissenimetamiseks nõutavates menetlustes, eriti ametikoha täitmiseks mõeldud konkursi väljakuulutamisel ja kandidaatide kaalumisel. 2. Koolijuht allub direktorile ning vastutab Euroopa halduskooli asutamise otsuse artiklis 2 määratletud ülesannete täitmise eest. Koolijuht osaleb haldusnõukogu koosolekutel, kus arutatakse tema pädevusse kuuluvaid küsimusi. Artikkel 11 Finantssätted 1. Kooli dotatsioon, mille kogusumma märgitakse komisjoni eelarves eraldi reale, on üksikasjalikult ära toodud selle sektsiooni lisas. Nimetatud lisa esitatakse kulukohustuste ja maksete ajakava kujul, mis on jagatud rubriikideks samamoodi nagu eelarvesektsioonid. 2. Kooli töötajate nimekiri lisatakse komisjoni töötajate nimekirjale. 3. Komisjon volitab haldusnõukogu ettepanekul kooli direktorit käsutama lisas toodud eelarvelisi vahendeid ning määrab kindlaks direktori volituste piirid ja tingimused. Mis puutub kooli osutatud tasulistesse lisateenustesse, siis esitab haldusnõukogu eelarveasutusele eelarveaasta lõpul sellisel viisil saadud summade jaotuse vastaval eelarvereal. 4. Kooli eelarve koostatakse ja seda täidetakse kooskõlas nõukogu määrusega (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 [6]. [6] EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1. 5. Perioodil, mil kool kuulub ameti haldusalasse, kohaldatakse lõigetes 1-4 osutatud finantssätteid, eriti seoses kooli dotatsiooni ja personaliga, ameti eelarve raames. Sellega seotud sätted kuuluvad kohaldamisele. Hõlbustamaks kooli käsutuses olevate vahendite tuvastamist, pidades samas kinni eelarvereeglitest, esitatakse kooli töötajate nimekiri ameti töötajate nimekirjale lisatud eraldi tabelis ning kooli tegevuskulud IV lisa eraldi artiklis. Artikkel 12 Ülesannete läbivaatamine 1. Käesoleva otsuse artikli 1 lõikes 1 nimetatud ülesanded vaadatakse läbi kõige varem kolm aastat pärast kooli asutamist. 2. Ülesannete läbivaatamiseks on vajalik peasekretäride, Euroopa Kohtu sekretäri ja ombudsmani esindaja ühist kokkulepet, mis tugineb haldusnõukogu otsuse 2002/621/EÜ artikli 5 lõikes 6 määratletud kvalifitseeritud häälteenamusega ning direktori üksikasjaliku aruande alusel vastuvõetud ettepanekule. Artikkel 13 Ameti haldusalasse kuulumise läbivaatamine 1. Hiljemalt kooli kolmanda tegevusaasta lõpul esitab ameti direktor haldusnõukogule üksikasjaliku aruande kooli ameti haldusalasse kuulumise kohta. Haldusnõukogu võtab kooli asutamist käsitleva otsuse artikli 4 lõikes 3 sätestatud tingimustel vastu otsuse ameti haldusalasse kuulumise lõpetamise kohta, välja arvatud juhul kui senise olukorra jätkumise kasuks räägib põhjendatud arvamus. 2. Juhul, kui haldusnõukogu otsustab lõikes 1 ettenähtud menetluse käigus kooli ameti haldusalasse kuulumist pikendada, näidatakse otsuses tähtaeg, mille möödudes kõnealune küsimus uuesti läbi vaadatakse. Artikkel 14 Jõustumine Käesolev otsus jõustub selle Euroopa Liidu Teatajas avaldamise päeval. Brüssel, ......... Euroopa Parlamendi nimel Nõukogu nimel peasekretär peasekretäri asetäitja Komisjoni nimel Euroopa Kohtu nimel peasekretär kohtusekretär Euroopa Kontrollikoja nimel Majandus- ja sotsiaalkomitee nimel peasekretär peasekretär Regioonide komitee nimel peasekretär Ombudsman LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT Policy area(s): Administration Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL 1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S) 26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE 2. OVERALL FIGURES 2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable 2.2. Period of application: The School will become operational on 1 January 2005 2.3. Overall multiannual estimate of expenditure: (a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention (b) Technical and administrative assistance and support expenditure (c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure 2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective [X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future. Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective. Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement. 2.5. Financial impact on revenue [...] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure) OR [X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows: The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'. 3. BUDGET CHARACTERISTICS >TABELPOSITION> 4. LEGAL BASIS Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC) Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC) The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof. [7] EÜT L 56, 4.3.1968, p. 1. [8] EÜT L 77, 20.3.2002, p. 1. 5. DESCRIPTION AND GROUNDS 5.1. Need for Community action 5.1.1 Purpose Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution. The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks: - supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture; - introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution; - contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators. Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group. 5.1.2 Prior appraisal The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking. The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are: * in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to * the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development; * the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training; * the potential for economies of scale by joint organisation of training. Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision. The economies of scale will come in particular from: * centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort * a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people * streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions * better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO * the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions * the possibility of using contract staff. Qualitative improvements in training are also expected from: * more professional organisation of training * a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc. * more choice in the language of the training for certain types of course * reduced unit cost per participant in more optimal groups * sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training) * greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects'). In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed. 5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation Not applicable. 5.2 Proposed action and details of budget The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another. The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control. It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately. The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise. The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses. The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented. Setting up the School will not entail budget expenditure. 5.3 Details of implementation The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School. Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics. 6. FINANCIAL IMPACT 6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period) Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification. 6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B 7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE 7.1. Impact on human resources All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above. >TABELPOSITION> The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions. 7.2. Overall financial impact of human resources >TABELPOSITION> The amounts are total expenditure for twelve months. The technical annex gives more details. 7.3. Other administrative expenditure deriving from the action >TABELPOSITION> The technical annex contains a more detailed breakdown. The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure. 8. FOLLOW-UP AND EVALUATION 8.1. Follow-up arrangements An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School. In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School). 8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation 9. ANTI-FRAUD MEASURES The School will take all necessary measures to prevent fraud.