[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 5.8.2009

KOM(2009) 419 lõplik

KOMISJONI ARUANNE EUROOPA PARLAMENDILE JA NÕUKOGULE

Eelarve täitmist kinnitavale asutusele esitatav aastaaruanne 2008. aastal tehtud siseauditite kohta (Finantsmääruse artikli 86 lõige 4) {SEC(2009) 1102}

SISUKORD

1. Sissejuhatus 3

2. Töökeskkond ja auditi kava 3

2.1. Töökeskkond 3

2.2. Peamised sündmused siseauditi valdkonnas 4

2.3. Siseauditi talituse auditikava täitmine 4

2.4. Auditeeritute ning sidusrühmade heakskiit auditi käigus saadud soovitustele ja arvamustele 7

3. Peamised soovitused ja tähelepanekud 8

4. Järeldused 12

1. SISSEJUHATUS

Käesoleva aruandega teavitatakse eelarve täitmist kinnitavat asutust vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 4 komisjoni siseauditi talituse (IAS) tööst. Aruanne põhineb siseauditi talituse aruandel, mis tal tuleb esitada vastavalt finantsmääruse artikli 86 lõikele 3 ning milles käsitletakse peamisi audititähelepanekuid ja vastavalt kutsestandarditele ka märkimisväärseid riske ning kontrolli ja üldjuhtimisega seotud probleeme.

Aruanne põhineb siseauditi talituse 2008. aastal valminud auditi- ja konsultatsiooniaruannetel[1]. Selles käsitletakse ainult komisjoni peadirektoraatide ja talituste ning rakendusametitega seotud auditi- ja konsultatsioonialast tegevust ega hõlmata siseauditi talituse tegevust teistes ametites ega organites.

Komisjoni tagasiside siseaudiitori tähelepanekute ja järelduste kohta esitatakse koondaruandes peadirektoraatide iga-aastaste tegevusaruannete kohta. Kõnealuses koondaruandes, mis võeti vastu samal ajal, on esitatud komisjoni seisukohad siseaudiitori, Euroopa Kontrollikoja ja eelarve täitmist kinnitava asutuse tõstatatud või auditi järelevalvekomitee ja eelarve peadirektori ülevaatlikus aruandes esitatud valdkondadevaheliste küsimuste suhtes.

2. TÖÖKESKKOND JA AUDITI KAVA

2.1. Töökeskkond

Läbivaadatud sisekontrollistandardid jõustusid 2008. aasta algul. Peadirektoraatidel paluti nende hulgast välja valida need standardid, mida nad kõige rohkem soovivad kasutada oma tõhususe tõendamiseks. Mitme peadirektoraadi taotlusel koostas eelarve peadirektoraat teistele peadirektoraatidele sisekontrolli süsteemide tõhususe hindamise suunised.

Eelarve peadirektoraat vaatas üle ka komisjonis viimase kolme aasta ja kahe kuu jooksul kehtinud riskijuhtimissüsteemid.

Peasekretariaat ja eelarve peadirektoraat tegid muudatusi aasta tegevusaruannete koostamise eeskirjades eeskätt sisekontrollistandardite järgimise ja nende juurutamise ning komisjoni mainet mõjutavatest sündmustest teatamise osas.

2008. aasta märtsis otsustas komisjon võtta mitu eetikaalast meedet. Muu hulgas tuleb peadirektoraatidel korraldada laialdane kutseeetika alane arutelu, koostada kutseeetika põhimõtteid kirjeldav dokument ja nimetada eetikaküsimuste kontaktisik.

Kolleegium ja auditi järelevalvekomitee toetasid siseauditi talituse tööd igati, mis võimaldas tal täita oma ülesandeid sõltumatult ja objektiivselt.

2.2. Peamised sündmused siseauditi valdkonnas

2008. aasta juulis jõudis lõpule siseauditi talituse töö kvaliteedi välishindamine, mille tulemused kinnitavad, et siseauditi talitus auditeerib komisjoni tegevust üldjoontes kooskõlas Siseaudiitorite Instituudi siseauditi kutsetegevuse standardite ja eetikakoodeksiga. Välishinnangu saamise järel täpsustati auditivaldkonna määratlust ja suurust, kiirendati tööd ühekordse audiitorkontrolli põhimõtte rakendamise planeerimisel ja sellega seotud riskide hindamisel ning moodustati auditiaruannete kasutajate rühm, kes töötas välja uue auditiaruande näidisvormi.

Selleks et säästa vahendeid täiendavate auditite läbiviimiseks ja oleks võimalik auditeerida rohkem valdkondi, koostati järelmeetmena ka uus riskianalüüsil põhinev strateegia, mille eesmärk on auditi tegemisel keskenduda suurt riski kätkevatele valdkondadele ja eeskätt vaid niisuguste soovituste täitmise kontrollimisele, millel on märge „otsustava tähtsusega” või „väga oluline”.

Siseauditi talituse, programmi Auditnet ning personali ja halduse peadirektoraadi koostöös töötati välja põhjalik siseaudiitorite kutsekoolituse kava. Programmi raames saavad komisjoni siseaudiitorid kahe või kolme aastaga omandada Siseaudiitorite Instituudi kutsetavade raamistikule vastavad oskused, mis annab head eeldused Siseaudiitorite Instituudi korraldatava kutseeksami edukaks sooritamiseks.

2.3. Siseauditi talituse auditikava täitmine

Ajakohastati siseauditi talituse 2007.–2009. aasta strateegilist auditikava, mis on välja töötatud koostöös siseauditi üksustega.

Kokkuvõttes täideti 89 % 2008. aasta töökavast, sealhulgas kõik C1-kategooria ülesanded (st auditikavas esitatud ja auditi järelevalvekomitee kinnitatud ülesanded, mis tuli täita 2008. aasta lõpuks). Kokku valmis 2008. aastal 93 aruannet (36 auditiaruannet, 51 järelauditi aruannet, 2 ülevaadet, 1 konsultatsiooniaruanne ja 3 auditikirja)[2]. Käesoleva aruande lisas on esitatud nende kommenteeritud kokkuvõtted koos andmetega heakskiitmise määra ja võimalusel ka täitmise kohta.

Siseauditi talituse lõpetatud auditite aruanded |

Peadirektoraat | Audit | Aruande kuupäev (kui ei ole märgitud teisiti, on tegemist 2008. aastaga) |

Haldus- ja muud tugisüsteemid |

ESTAT | Infotehnoloogia juhtimise protsessi järelaudit* | 26. veebruar |

EPSO | Organisatsioonilise struktuuri diagrammi eelnõu isehindamine vahendaja abil | 9. aprill |

ECFIN | Majandus- ja rahandusküsimuste peadirektoraadi (ECFIN) valitud sisekontrollistandardite rakendamine* | 11. aprill |

OPOCE | Hanked* | 7. mai |

OIL | Kindla suunitlusega sisekontrollistandardite hindamine | 19. mai |

ECFIN | Majandus- ja rahandusküsimuste peadirektoraadi (ECFIN) infotehnoloogia juhtimise protsessi järelaudit* | 27. juuni |

PMO | Lähetused | 11. juuli |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Maksete tagasinõudmine | 7. oktoober |

DIGIT | Organisatsiooni andmevõrkude infrastruktuur ja pakutavad teenused | 17. oktoober |

SCIC | Finantsjuhtimise ja hangete järelaudit | 3. detsember |

ADMIN | Personali ja halduse peadirektoraadi turvalisuse direktoraadi (ADMIN-DS) teostatav turvaseire | 11. detsember |

SJ | Euroopa Komisjoni õigustalituse (LS) IT-süsteemid | 11. detsember |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Eetika komisjonis | 12. detsember |

DGT | Nõudluse haldamise järelaudit | 17. detsember |

BUDG | Auditikiri komisjoni eetika kohta | 19. detsember |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Auditeerimiskiri komisjoni IT-hangete ja teenuste osutamise kohta | 19. detsember |

PMO | Finantsjuhtimise nõuetekohasuse ja raharingluse korraldamise järelaudit | 22. detsember |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Järelaudit siseauditi üksuse isehindamise heakskiitmisele siseauditi talituse poolt | Eri kuupäevad |

OLAF | Pettustevastane infosüsteem (AFIS) | 21. jaanuar 2009 |

OIB | Kindla suunitlusega sisekontrollistandardite hindamise järelaudit | 22. jaanuar 2009 |

OIB | Hankelepingute haldamise järelaudit | 23. jaanuar 2009 |

Sisepoliitika |

PHEA | Tervise- ja Tarbijaküsimuste Rakendusamet | 24. jaanuar |

INFSO | Teadusuuringute infosüsteemide haldamine | 31. märts |

SANCO | SPP/ABM-tsükli tõhususe ja tulemuslikkuse järelaudit | 1. aprill |

TREN | SPP/ABM-tsükli tõhususe ja tulemuslikkuse järelaudit | 11. aprill |

EACI | Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutuse (EACI) järelaudit | 18. aprill |

RTD | Teadusuuringute infosüsteemide haldamine | 22. aprill |

EAC | Süvendatud auditi teine järelaudit | 25. aprill |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Auditikiri, milles käsitletakse peadirektoraatideülest IT-juhtimist seitsmenda raamprogrammi raames | 26. mai |

COMP | SPP/ABM-tsükli ja tegevuspõhise juhtimise tõhususe ja tulemuslikkuse järelaudit | 29. mai |

MARKT | Siseturu ja teenuste peadirektoraadi IT-juhtimise protsessi järelaudit* | 17. juuni |

ENV | Ühenduse sõltumatusse tehingute registri (CITL) haldamine keskkonna peadirektoraadis | 10. juuli |

JLS | IT-süsteemide haldamise järelaudit | 14. juuli |

JLS | Liikmesriikidega koostöös hallatavad Euroopa Pagulasfondi toetused | 4. november |

COMP | Trahvide sissenõudmine | 13. november |

JLS | IT-hanked | 17. november |

INFSO | 2006. aasta järelkontrollide järelaudit | 8. detsember |

EACEA | Toetuste haldamine ja andmine ning lepingute sõlmimine | 11. detsember |

RTD | 2006. aasta järelkontrollide ning 2007. aasta raharingluse ja finantsjuhtimise auditi järelaudit | 11. detsember |

TREN-TEN-T | Energeetika ja transpordi peadirektoraadi (DG TREN) üleeuroopalise transpordivõrgu (TEN-T) täitevameti audit | 16. detsember |

SANCO | Suurte IT-süsteemide järelaudit | 21. jaanuar 2009 |

SANCO | Toidu ohutuse, loomade tervishoiu, loomade heaolu ja taimetervise valdkonna toetuste haldamine | 30. jaanuar 2009 |

Struktuurimeetmed |

REGIO | Struktuurifondide finantskorrektsioonide ja tagasinõudmiste ülevaade | 14. november |

EMPL | Struktuurifondide finantskorrektsioonide ja tagasinõudmiste ülevaade | 14. november |

REGIO | Struktuurifondide uue programmiperioodi haldamise sisekontrollisüsteem – I etapp | 19. november |

EMPL | Struktuurifondide uue programmiperioodi haldamise sisekontrollisüsteem – I etapp | 19. november |

REGIO | Ühtekuuluvusfondi 2006. aasta finantskorrektsioonide järelaudit | 12. november |

Välispoliitika |

AIDCO | Süvendatud auditi teine järelaudit | 20. juuni |

AIDCO | Direktoraadi C volitatud delegatsioonide finantsjuhtimise menetlused** | 30. juuni |

AIDCO | Regionaalprojektide finantsjuhtimine | 18. juuli |

ELARG | Järelkontrollide järelaudit | 18. juuli |

ELARG | Hinnang Balkani riikides asuvate delegatsioonide valmidusele ja järkjärgulisele töölerakendamisele | 17. detsember |

AIDCO | Direktoraadi B peamiste programmide finantsjuhtimine | 22. detsember |

AIDCO, ECHO | FAFA-süsteemide rakendamise järelaudit | 22. jaanuar 2009 |

RELEX | Järelkontrollide järelaudit | 23. jaanuar 2009 |

* Audit (järelaudit) viidi läbi koostöös asjaomase peadirektoraadi siseauditi üksusega.

* Auditi viis läbi koostöötalituse EuropeAid siseauditi üksus koostöös siseauditi talitusega.

2.4. Auditeeritute ning sidusrühmade heakskiit auditi käigus saadud soovitustele ja arvamustele

2008. aastal kiitsid auditeeritavad heaks 99,4 % auditi käigus antud soovitustest.

Komisjoni ja rakendusametite auditid |

Soovitused | Heaks kiidetud | Tagasi lükatud | % | Kokku |

Otsustava tähtsusega | 0 | 0 | 0 | 0 |

Väga oluline | 150 | 2 | 46 | 152 |

Tähtsad | 160 | 0 | 49 | 160 |

Soovitavad | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

Kokku | 325 | 2 | 327 |

Auditeeritute tagasiside auditite ulatuse ja läbiviimise kohta andis skaalal 1 (kõrgeim) kuni 4 (madalaim) keskmise tulemuse 1,74 (2007. aastal oli keskmine tulemus 1,86 ja 2006. aastal 1,95). 2009. aasta algul läbi viidud sidusrühmade uuringu tulemustest ilmneb, et 90,8 % küsitletute meelest on siseauditi talitusel selge auditistrateegia, 83,1 % arvas, et auditid viidi läbi ausalt, objektiivselt ja õiglaselt ning 61,5 % pidas siseauditi talituse soovitusi kasulikuks. 86,2 % küsitletutest leidis, et siseauditi talituse töö aitab parandada komisjoni juhtimis- ja kontrollisüsteemide kvaliteeti.

3. PEAMISED SOOVITUSED JA TÄHELEPANEKUD

Eetika

Komisjoni eetikaraamistikku auditeeriti kahes horisontaalses ja neljas valdkonnapõhises peadirektoraadis. Audititulemustest võib järeldada, et eetikaraamistik on võrdlemisi kindel ja täielik ning et auditeeritud peadirektoraatides oli äsja võetud või võeti parajasti täiendavaid meetmeid eetikaraamistiku tuntuse suurendamiseks või selle parandamiseks.

Auditi käigus leiti, et kingituste vastuvõtmise ja võõrustamise lubamist ning huvide konfliktist teatamise põhimõtteid tuleks muuta selgemaks, kesksetel peadirektoraatidel tuleb neid selgitada oma suunistes ja lisaks on vaja hoolikamalt jälgida põhimõtete järgimist.

Töötajate teadlikkus oma kohustustest komisjonis töötamise ajal ja pärast töösuhte lõppu paraneb pidavalt ning järjest tõhustatakse töötajate teavitamist sellest, kuidas tagatakse nende kohustuste täitmine.

Hangete ja toetuste haldamine

IT-hangete ja -teenuste osutamist käsitlevate auditite sari lõpetati ühe valdkonnapõhise peadirektoraadi auditeerimise ning IT-hangete ja -teenuste osutamise alase auditikirja koostamisega.

Selles valdkonnas on paranenud eeskätt kasutajatoe ja juhendamise keskne haldamine ning ülekomisjoniline koordineerimine, mis võimaldab kindlaks määrata otstarbekaimad prioriteedid ja tagada süsteemide arendamine parima hinna ja kvaliteedi suhtega. Samuti on suudetud kaasata peadirektoraatide tippjuhtkonda hankestrateegiate väljatöötamisse ja nende täitmise järelevalvesse.

Lisaks IT-hangete aruannete auditeerimisele kontrolliti ka hankeid ja/või toetuste haldamist, milleks viidi läbi kaks järelauditit ja kolm uut auditit. Nende auditite käigus selgitati välja probleeme seoses sellega, et mõned üksikud lepingupartnerid võitsid enamiku hangetest (eeskätt IT-hangete puhul). Seda puudus saaks parandada teenuste sisseostmise ametliku strateegia vastuvõtmisega. Puuduvad kokkuvõtlik hangete läbiviimise käsiraamat, kõiki hankeid hõlmav hangete haldamise süsteem ning terviklik ja kõiki hankeid hõlmav vahendite kasutamise auditeerimise strateegia. Täpsustada tuleb volitusi ja tehnilisi kirjeldusi, tõhustada järelevalvet, parandada lepinguid käsitlevat aruandlust ja otstarbekamalt hallata töökoormust.

Rakendusametid

Rakendusameteid luuakse üha juurde ja seetõttu muutub üha tähtsamaks ka nende kontrollimine ja auditeerimine.

2008. aastal viidi lõpule nelja rakendusameti audit, mille käigus kontrolliti sisekontrollisüsteeme, toetuste andmist, toetuste haldamist ja andmist, samuti lepingute sõlmimist, halduseelarve kasutamist ja vahendite tagasinõudmist[3]. Nende auditite tulemused olid üldiselt üsna head. Tuleb aga arvestada, et nimetatud ametid on juba mõnda aega loomisjärgus, mistõttu kontrollimisel leiti puudusi rakendusametite finantsmääruse täitmisel (nn nelja silma põhimõtte järgimisel) või õigusliku aluse järgimisel (näiteks probleemid juhatuse koosseisu, eelarve avalikustamise ja rahvusvaheliste standardite arvestamisega). Samuti leiti juhtumeid, kus peadirektoraat ei olnud põhivara oma haldamisel olevale rakendusametile üle andnud, või tuvastati, et rakendusametit haldaval peadirektoraadil tuleb korrastada ja ühtlustada oma menetlusi.

Infotehnoloogia

Jätkus laialdane IT-valdkonna kontroll, mis hõlmas muid küsimusi kui hanked. Koostati üks auditikiri, kuus auditiaruannet ja viis järelauditi aruannet.

Lisaks valmis viis järelauditi aruannet konkreetsete üksuse IT-alase tegevuse kohta. Kolmel juhul oli auditi alusel koostatud tegevuskava peaaegu täielikult ellu viidud. Ühel juhul aga oli peaaegu kolmandik tegevuskavas ettenähtud ülesannetest veel täitmata ja teisel juhul oli kolmandik tegevuskavast alles rakendamisel.

Koostati ka kaks uut aruannet teadusuuringute infosüsteemide haldamise kohta. Ühel juhul järeldati, et kuna tööprotsessid on ühtlustamata, ei ole võimalik piisavalt kinnitada kontrollitud protsesside seaduslikkust ja nõuetekohasust. Levinumad riskid on projektitähtaja ületamine, süsteemide vähene töökindlus, IT-moodulite omavaheline ühildumatus ning turvaprobleemid, nagu IT-varade ebapiisav kaitse ning nende loogilise ja füüsilise kaitse kontrollimeetmete puudulikkus. Nimetatud kahe auditi tulemusel esitati süsteemseid soovitusi, mille alusel asjaomased peadirektoraadid laiendavad oma IT-projektide ühendatud juhtkomitee pädevuse kõikidele üldkasutatavatele ja ühiskasutuses olevatele teadusuuringute IT-süsteemidele ja IT-projektidele ning töötavad välja niisuguse IT-süsteemide arhitektuuri, millega tagatakse tööprotsesside sidusus ja IT-süsteemide koostalitlusvõime.

Komisjoni andmesidevõrk on vastavalt talitluspidevuskavadele üks tema seitsmest elutähtsast IT-teenusest. Komisjoni andmesidevõrgu käitamise seaduslikkust ja nõuetekohasust suudeti küll piisavalt kinnitada, kuid parandada tuleb selle haldamist (tõhustades võrgukonfiguratsioonis tehtavate muudatuste haldamist ja koostades kasutajatele osutatavate teenuste ammendava loetelu) ning loogilisi turbemeetmeid (muu seas kehtestades ühtsed turvastandardid ja suunised süsteemi turvalisuse ja selle katkematu toimimise tagamiseks). Auditi käigus sedastati, et infosüsteemide turberaamistiku alal esineb juhtimisprobleeme, mistõttu ei ole kaugeltki kinni peetud rakendussuuniste koostamise ja teatavate turvameetmete võtmise tähtaegadest. Nende probleemide lahendamiseks esitati soovitus täpsustada personali ja halduse peadirektoraadi turvalisuse direktoraadi (ADMIN/DS) ning informaatika peadirektoraadi rolli IT-turbe valdkonnas ja soovitati tagada, et mõlemad teeksid IT-turbe standardite väljatöötamisel tihedat koostööd ja annaksid oma panuse vastavalt kummagi pädevusele.

Vahendite tagasinõudmine ja finantskorrektsioonid

Kahes horisontaalses ja neljas valdkonnapõhises peadirektoraadis kontrolliti keskselt hallatavatele projektidele alusetult makstud summade tagasinõudmist[4]. Soovitusi esitati tagasinõudemenetluse iga etapi kohta. Mitmel valdkonnapõhisel peadirektoraadil on vaja paremaid seirevahendeid, et teave alusetult makstud summade kohta oleks põhjalik ja ajakohane; tulude prognoose tuleb koostada ja ajakohastada senisest korrapärasemalt, et tagada kõikide tagasimaksekorralduste väljastamine, ning pingsamalt tuleb jälgida eelteavituskirjade ja tagasimaksekorralduste saatmise tähtaegu; samuti tuleb lühendada kogu tagasinõudemenetlust ja parandada selle seiret. Ühe rakendusameti puhul leiti ka tavapärasest erinev probleem: kuna rakendusametid on juriidilised isikud ja neil on oma õigusosakond, ei vastuta komisjon selle eest, kui niisugune asutus väljastab tagasimaksekorraldusi, ega selle eest, kui alltöövõtja vaidlustab rakendusameti otsuse summade tagasinõudmise kohta. Teatavatel juhtudel ei ole tagatud, et alusetult makstud summad ka tegelikult tagasi saadakse. Kuigi asjakohased õigusaktidest tulenevad piirangud puuduvad, saavad rakendusametid tagasinõude luhtumise ohu vähendamiseks sõlmida komisjoni õigustalitusega teenustaseme lepingu, milles sätestatakse, kuidas viimane osutab rakendusametitele tagasinõudmisalast õigusabi.

Kaks ülevaadet koostati struktuurifondide finantskorrektsioonide ja tagasinõudmiste kohta. Struktuurifonde haldavad peadirektoraadid on pühendanud palju jõudu sellele, et tegevuskavas ettenähtud meetmed tähtajaks ellu viia. Siseauditi talitus omakorda nõustus sellega, et komisjoni finantskorrektsioonide menetlus ja liikmesriikide finantskorrektsioonidest teatamise kord on väga keerulised. Aruannetes osutati, et kaaluda tuleks vajadust kehtestada tuluprognooside esitamise tähtaeg ja eelarve peadirektoraadile kvartaliaruannete esitamise kord. Kui komisjonil oleks ülevaade kavandatavate võimalike finantskorrektsioonide ja nende tegemiseks vajalike auditite tegemise ajakavast kinnipidamise kohta, aitaks see oluliselt parandada tema seire tõhusust.

Trahvide sissenõudmist käsitleva auditi käigus ei ilmnenud, et sissenõudmise korras oleks olulisi puudusi.

PMO – finantsjuhtimine ja raharinglus

Üksikisikute rahaliste õiguste haldus- ja maksetalituse (PMO) finantsjuhtimise ja raharingluse järelauditi tulemusel sedastati, et auditisoovitusi ei ole piisavalt ja tegelikult täidetud. See tulenes osaliselt sellest, et töökäigu, õiguste ja palga haldamise IT-süsteemide (SYSPER2, IRIS ja NAP) juurutamine kujunes keerulisemaks kui eeldati. Endiselt ei ole täidetud eesmärke tagada isikuandmete kvaliteet (nende täpsus ja täielikkus), muuta süsteemid koostalitlusvõimeliseks ja tagada, et isikuid käsitlevaid dokumente säilitatakse ühes kõikehõlmavas infosüsteemis. Täitmata on ka soovitused tugevdada personalitoimikute igapäevast ja järelkontrolli ning haldamist, samuti ettepanek ajakohastada edasivolitatud isikute tabelit, koostada menetluste juhenddokumendid ja kontrollküsimustikud ning ajakohastada töökirjeldused.

Auditeerimisaruandes esitatud soovituse kohaselt tuleks parandada lähetuskulude hüvitamiseks tehtavate maksete eelkontrolli, et vähendada vigade arvu, ning parandada makseid sooritavate töötajate koolitamist, et vältida vale- või korduvmaksete tegemist. Üksikisikute rahaliste õiguste haldus- ja maksetalituses on koostatud avastatud probleemide lahendamise kava.

Turvalisus

Mitu soovitust esitati siseauditi talituse läbiviidud auditi tulemusel selle kohta, kuidas personali ja halduse peadirektoraadi turvalisuse direktoraat jälgib komisjoni turvalisust. Muu hulgas soovitati parandada regulatiivraamistikku ja kahepoolseid kokkuleppeid, määrata kindlaks turvaametnike pädevus ja ülesanded, kehtestada turvalubade andmise kord, kehtestada terves komisjonis turvalisuse olukorrast aruandmise kord ja võtta vastu delikaatse, kuid salastamata teabe kaitsmise eeskirjad. Auditi tulemused esitatakse komisjoni turvapoliitika haldamise ülevaates.

Välispoliitika

Välispoliitika valdkondade järelauditite aruannetest nähtub, et komisjonil tuleb pöörata erilist tähelepanu sellel alal juba varem esitatud soovituste elluviimisele[5].

ÜROga sõlmitud finants- ja haldusraamistiku lepingu järelauditi käigus leiti, et viis soovitust kaheksast oli nõuetekohaselt täidetud ja need võidi lõpuleviiduks lugeda. Kuid osa soovituste rakendamine oli jäänud venima, eriti mis puudutab soovitust leppida ÜROga kokku võimalused, kuidas ÜRO kinnitab auditisoovituste täitmist.

Välispoliitika valdkonnas valmis kolm uut auditit,[6] millest kahe puhul oli audiitori arvamus osaliselt negatiivne. Regionaalprojektide haldamist käsitleva auditi puhul põhjustas seda olukord Lõuna-Aafrika Arenguühenduse sekretariaadis ja EÜ Botswana-delegatsioonis. Osutati ka teravale personalipuuduse probleemile, projekti käivitamise venimisele, Euroopa Arengufondi ja Lõuna-Aafrika Arenguühenduse läbimõtlemata menetlustele, üleriigiliste ja piirkondlike meetmete kooskõlastamatusele. Samuti esitati üldisem soovitus tugevdada Kariibi mere ja Vaikse ookeani piirkonna riikide regionaalsete organisatsioonidega toimuva ühise halduse seiremehhanisme. Ladina-Ameerika programmi auditi käigus hinnati osa Ladina-Ameerika delegatsioonide finantsjuhtimisest ebarahuldavaks ühises haldamises leitud (kuigi auditeeritava vaidlustatud) puuduste tõttu, mille hulka kuuluvad meetmete finantsmäärusele vastavuse ebapiisav eelhindamine ja muud puudused, mis oluliselt vähendavad võimalust saada olulisimate kontrollihoobade abil piisav seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kinnitus. Pigem on oodata, et projektide ja nende käigus antud toetuste järelevalve on ebapiisav ja projektide kohustusliku auditeerimise kvaliteet vilets.

Järelmeetmed

Hoolimata uue riskianalüüsil põhineva järelmeetmete strateegia vastuvõtmisest seisneb suur osa audititööst endiselt järelauditite teostamisel. Suuremate tööde hulka kuulus 2007. aastal läbi viidud siseauditi üksuste töö kvaliteedi välishindamise järelkontroll. See andis üldjoontees positiivse tulemuse, kusjuures väga suurel osal siseauditi üksustest (29 üksusest 26) on lõpetamata vaid kuni kahe soovituse täitmine.

Muude järelauditite käigus tehti kindlaks, et üle ühe soovituse on rakendamata üheteistkümnel juhul (koostöötalitus EuropeAid, hariduse ja kultuuri peadirektoraat, majandus- ja rahandusküsimuste peadirektoraat, laienemise peadirektoraat, infrastruktuuri- ja logistikaamet Brüsselis, üksikisikute rahaliste õiguste haldus- ja maksetalitus, välissuhete peadirektoraat, teaduse ja tehnoloogiaarenduse peadirektoraat ning tervise ja tarbijakaitse peadirektoraat. Viiel juhul (infrastruktuuri- ja logistikaamet Brüsselis, üksikisikute rahaliste õiguste haldus- ja maksetalitus, koostöötalitus EuropeAid / Euroopa Humanitaarabi Amet ja laienemise peadirektoraat) ei saanud soovituste elluviimisega sugugi rahule jääda, kuna täidetud oli alla poole soovitustest.

Kaks korda aastas esitatakse auditi järelevalvekomiteele põhjalikum eduaruanne. Viimases aruandes sedastati, et 29 % soovituste puhul (kaks kolmest otsustava tähtsusega soovitusest ja 41 147st väga olulisest soovitusest) oli täitmine hilinenud üle kuue kuu. Aasta varem hilines seitse 14st otsustava tähtsusega soovitusest ja 37 138st väga olulisest soovitusest ehk soovituste täitmine hilines 25 % juhtudest.

4. JÄRELDUSED

Komisjoni 2008. aastal lõpuleviidud auditite ja muu kontrollimise tulemustest võib teha järgmised järeldused:

1. järeldus. Olukord paraneb, kuid teha on veel palju

Auditite ja uuringute läbiviimise ning nõustamistöö käigus leidis siseauditi talitus, et komisjoni sisekontrollisüsteemid on edasi arenenud. 2007. aastal esitas talitus kuus otsustava tähtsusega soovitust, kuid 2008. aastal ei esitatud ühtegi. Uute auditite käigus esitatud ebarahuldavate või osaliselt ebarahuldavate arvamuste arv langes 2008. aastal neljale võrreldes 2007. aasta kuuega. Kuid olukorda tuleb veelgi parandada.

Näiteks finantsjuhtimise valdkonnas tuleks teha järgmisi täiustusi:

- Komisjoni tagasinõuete ja finantskorrektsioonide alane statistika on muutunud oluliselt täielikumaks ja sidusamaks. Näiteks regionaalpoliitika peadirektoraat ja tööhõive peadirektoraat on koos eelarve peadirektoraadiga seadnud eesmärgiks koostada ülevaatetabel kõikidest finantskorrektsioonidest, nii neist, mis on juba tehtud, kui ka tegemisel olevatest. See võimaldaks oluliselt parandada mitmeaastaste kontrollide kontrolljälge liikmesriikidega koostöös toimuva halduse alal. Seevastu keskse juhtimisega valdkondades on märgata tagasinõudekorralduste esitamise alast mahajäämust. Seega tuleb lihtsustada ja kärpida sisemist tagasinõudemenetlust.

- Uuesti tuleb läbi vaadata küsimus, kas ühesugust 2 % suurust olulisusläve tuleb kohaldada nii tavapärastes finantstehingutes kui ka teatavates eriti keerulistes või väga delikaatsetes projektides leitavate vigade puhul. Parem oleks kasutada mõistet „aktsepteeritav vigade esinemise risk” (kui nõukogu ja parlament selle heaks kiidavad), kuna see võimaldaks tulevikus parandada piisava kinnituse saamist finantsjuhtimise seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kohta.

- Tähelepanu juhiti vajadusele jälgida tähelepanelikult hankemenetlusi, eriti juhul, kui enamik lepingutest sõlmitakse vaid mõnede üksikute pakkujatega, mille puhul komisjon puutub kokku turukontsentratsioonist tulenevate ohtudega

Turvalisuse valdkonnas on saavutatud märkimisväärset edu. Järelauditite käigus leidis kinnitust, et praeguseks on ületatud raskused, mis esinesid komisjoni delegatsioonide varustamisel ELi salastatud teabe haldamiseks vajalike vahenditega. Audititulemused on aidanud kaasa ka sellele, et komisjon vaatas 2009. aasta alguses läbi oma turvapoliitika.

Pidevalt tuleb tähelepanu pöörata eetikastandarditele. Terve aasta jooksul on peadirektoraatides ja tippjuhtkonna tasandil käivitatud uusi algatusi, millega tugevdatakse komisjoni eetikaraamistikku ja parandatakse töötajate teadlikkust. Siseauditi talitus ei ole veel esitanud audiitori arvamust komisjoni eetikaraamistiku kohta, kuid võtab kuni 2010. aasta lõpuni meetmeid vastavalt sellekohasele tegevuskavale.

Praegu tuleb komisjoni talitustel täita otsustava tähtsusega ja väga olulisi soovitusi. Auditi järelevalvekomitee jälgib koos siseauditi talitusega seda, kuidas peadirektoraadid täidavad oma tegevuskavasid. Ta esitab teatavate valdkondade eest vastutavatele komisjoni liikmetele meeldetuletusi, mida tavaliselt ka järgitakse, aidates seega kaasa järelmeetmete elluviimisele ja lihtsustades jääkriskide ülevaatamist.

2. järeldus. Infotehnoloogia

IT-valdkonna ulatuslikul auditeerimisel selgus, et tulemuslikud ja tõhusad IT-süsteemid on komisjoni poliitika edukaks rakendamiseks väga olulised. Üha tähtsamaks muutub varem esitatud soovituste täitmine, terviklik lähenemisviis IT-süsteemidele, mis võimaldaks mis tahes ajahetkel saada ülevaate kogu IT-valdkonnast, ja kõikehõlmavate turbemeetmete võtmine, mis muu hulgas aitaks tagada komisjoni talituspidevust. Tähtis on ka parandada projektide ja teenuseosutajate haldamist.

3. järeldus. Auditi tähtsuse tõstmine komisjoni tegevuses

Siseauditi talituse töö kvaliteedi teise välishindamise kokkuvõttest selgus, et tema tegevus vastab täielikult siseauditi kutsetegevuse standarditele. Üksmeelselt ollakse seisukohal, et siseauditi talitus on komisjonis soodsate muutuste algataja. Tema ja siseauditi üksused tegelevad kõikide 2007.–2009. aasta strateegilises auditikavas loetletud riskidega.

Auditikava kohaselt tuleb siseauditi talitusel kontrollida eeskätt finantsjuhtimist, kuid ka juhtimistava (nt eetika), IT-süsteeme, turvalisust ja teatavaid tegevussuundi, nagu EÜ õigusaktide elluviimine. Nagu käesolevas aruandes kirjeldatud, aitab siseauditi talituse töö juhtida tähelepanu riskidele ja valdkondadele, kus tuleb riske paremini ohjata. Seetõttu on oluline, et kõikidel komisjoni tegevusaladel pöörataks lisaks finantsriskidele tähelepanu ka muudele riskidele.

[1] Käesoleva aruande koostamisel on arvestatud ka mõningaid niisuguseid 2008. aastal koostatud aruandeid, mis valmisid alles 2009. aasta algul.

[2] Käesoleva aruande koostamisel on arvestatud ka mõningaid niisuguseid 2008. aastal koostatud aruandeid, mis valmisid alles 2009. aasta algul.

[3] Vt käesoleva dokumendi osa, milles käsitletakse vahendite tagasinõudmist.

[4] Audit hõlmas ka projekti MEDIA raames antud, teatavatel tingimustel tagastamisele kuuluvaid laene.

[5] Koostöötalituse EuropeAid süvaauditi teise järelauditi 22 soovitusest oli kuue soovituse täitmise esialgne tähtaeg ületatud juba rohkem kui aasta võrra ning laienemise peadirektoraadi järelkontrolli tulemusel võetavast 15 meetmetest oli 10 alles lõpule viimata ja kahe kohta oli antud juba uus soovitus.

[6] Ühe neist viis läbi koostöötalituse EuropeAid siseauditi talitus koos siseauditi talitusega.