Ettepanek nõukogu otsus mis käsitleb AKV-EÜ suursaadikute komitees vastuvõetavat seisukohta seoses põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse põhikirja, töö- ning finantskorraga /* KOM/2005/0101 lõplik */





[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON | Brüssel 23.03.2005 KOM(2005) 101 lõplik Ettepanek NÕUKOGU OTSUS mis käsitleb AKV-EÜ suursaadikute komitees vastuvõetavat seisukohta seoses põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse põhikirja, töö- ning finantskorraga (komisjoni esitatud) SELETUSKIRI 2000. aasta juunis sõlmitud Cotonou lepinguga nähakse ette, et AKV riikide asutuste suutlikkuse arendamiseks tuleb tugevdada ja ühtlustada põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse rolli, eriti teabehalduse osas, et hõlbustada juurdepääsu tehnikale, mis võimaldab põllumajandusliku tootlikkuse suurenemist, edendab turustus- ja toiduohutusvaldkonda ning maapiirkondade arengut. Cotonou lepingu III lisas sätestatakse, et keskuse põhikirja, töökorda, samuti rahandus- ning personalieeskirju tuleb ajakohastada. Liikmesriike kutsutakse üles alltoodud ettepanekut läbi vaatama. Samuti palutakse neil vastu võtta otsus AKV-EÜ suursaadikute komitees ühenduse võetava seisukoha kohta põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse põhikirja, töökorra ning finantskorra osas. Ettepanek NÕUKOGU OTSUS mis käsitleb AKV-EÜ suursaadikute komitees vastuvõetavat seisukohta seoses põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse põhikirja, töö- ning finantskorraga EUROOPA LIIDU NÕUKOGU, võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut, eelkõige selle artiklit 310 koostoimes artikli 300 lõike 2 teise lõiguga, võttes arvesse komisjoni ettepanekut,[1] ning arvestades järgmist: (1) Ühelt poolt Aafrika, Kariibi mere ja Vaikse ookeani piirkonna riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahel 23. juunil 2000. aastal Cotonous alla kirjutatud koostöölepingu,[2] eelkõige selle III lisa kohaselt tuleb kehtestada põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse, edaspidi „keskus”, põhikiri, töö- ja finantskord, ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE: Artikkel 1 AKV-EÜ suursaadikute komitees vastuvõetav seisukoht keskuse põhikirja ja töökorra osas põhineb I lisas esitatud AKV-EÜ saadikute komitee otsuse eelnõul. Artikkel 2 AKV-EÜ suursaadikute komitees vastuvõetav seisukoht keskuse finantskorra osas põhineb ühendus II lisas esitatud AKV-EÜ saadikute komitee otsuse eelnõul. Brüssel, Nõukogu nimel, eesistuja I LISA Eelnõu: AKV-EÜ SUURSAADIKUTE KOMITEE ……….. OTSUS nr ….., mis käsitleb põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse põhikirja ja töökorda AKV-EÜ SUURSAADIKUTE KOMITEE, võttes arvesse ühelt poolt Aafrika, Kariibi mere ja Vaikse ookeani piirkonna riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahel 23. juunil 2000. aastal Cotonous alla kirjutatud koostöölepingut,[3] edaspidi „leping”, eelkõige selle III lisa artikli 3 lõiget 4, võttes arvesse nõukogu raames kokku tulnud liikmesriikide valitsuste esindajate 12. septembril 2000. aastal allkirjastatud sisekokkulepet Cotonou lepingule lisatud finantsprotokolli raames antava abi rahastamise ning haldamise kohta, ning arvestades järgmist: (1) Cotonou lepingu III lisa artikli 3 lõike 4 kohaselt kehtestab suursaadikute komitee pärast lepingu allkirjastamist põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse, edaspidi „keskus”, põhikirja ja töökorra ning määrab selle järelevalveorganid. (2) Lepingule lisatud, privileege ja immuniteete käsitleva protokolli nr 2 artikli 1 teise lõigu kohaselt hõlmab leping keskuse töötajaskonda. (3) Tuleks luua haldusnõukogu, millel on lepingu III lisa artikli 3 lõike 4 punkti a kohaselt keskuse järelevalveorgani funktsioon, ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE OTSUSE: Artikkel 1 1. Keskus omab juriidilise isiku staatust ning sellest tulenevalt laienevad talle kõikides Cotonou lepingu osalisriikides kõik nimetatud staatusega kaasaskäivad õigused. 2. Keskuse töötajaskonnale antakse privileege ja immuniteete käsitlevas protokollis nr 2 ja lepingule lisatud VI ja VII deklaratsioonis osutatud privileegid, immuniteedid ja soodustused. 3. Keskus ei taotle oma tegevusega kasumit. 4. Keskuse peakontor asub ajutiselt Wageningenis (Madalmaad) ja omab filiaali Brüsselis. Artikkel 2 Keskuse funktsioonid on ära toodud lepingu III lisa artikli 3 lõigetes 1, 2 ja 3. Artikkel 3 1. Vastavalt lepingu III lisa artikli 3 lõigete 4 ja 5 sätetele valvab keskuse järele AKV-EÜ suursaadikute komitee, edaspidi „komitee”. 2. Artiklis 4 sätestatakse haldusnõukogu loomine. 3. Keskus teeb tihedat koostööd lepingus või sellele lisatud deklaratsioonides osutatud institutsioonide ja organitega; vajadusel kasutab keskus piirkondlike või rahvusvaheliste institutsioonide abi (eelkõige nende abi, mis asuvad ühenduse või AKV riikide territooriumil ning tegelevad põllumajanduse ja maapiirkondade arenguga). 4. Haldusnõukogu algatusel kontrollitakse süstemaatiliselt keskuse tegevust. Artikkel 4 1. Loodav haldusnõukogu vastutab tehniliselt, halduslikult ja rahanduslikult kogu keskuse tegevuse toetamise, järelevalve ja kontrolli eest. 2.1. Haldusnõukogu koosneb kuuest võrdseid õigusi omavast liikmest , kellel on tõendatud pikaajaline põllumajanduse ja maapiirkondade arenguga seotud institutsioonide juhtimise kogemus. Soovitatavalt omavad nad isiklikku tehnilist/teaduslikku või põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud teabehalduse või -levi alast kvalifikatsiooni. 2.2. Asjaomased isikud valivad nõutud kvalifikatsioonile vastavuse alusel lepingu osalisriikide kodanike hulgast välja haldusnõukogu liikmed. Nende ametissenimetamise kinnitab suursaadikute komitee. Komitee nimetab kõnealused kuus isikut ametisse maksimaalselt viieks aastaks, kusjuures ametiaja poole peal tehakse nende tegevusest vaheülevaade. 2.3. Haldusnõukogu tööd jälgib vaatlejana üks Euroopa Komisjoni, üks Euroopa Liidu Nõukogu peasekretariaadi ja üks AKV sekretariaadi esindaja. 2.4. Vastavalt keskuse töökorraeeskirjadele valivad haldusnõukogu liikmed maksimaalselt viieks aastaks ametisse esimehe ja aseesimehe. Esimeheks saab olla keskuse juhataja ametikohta mittehoidva poole esindaja (AKV või EÜ). Aseesimeheks saab olla haldusnõukogu esimehe ametikohta mittehoidva poole (AKV või EÜ) esindaja. 2.5. Haldusnõukogu otsuste vastuvõtmiseks on vajalik kohalviibivate liikmete (või keda esindatakse töökorraeeskirjades sätestatud viisil) lihthäälteenamus. Igal haldusnõukogu liikmel on üks hääl. Häälte võrdsuse korral on otsustavaks esimehe hääl. 2.6. Koosolekud on konfidentsiaalsed ja nende kohta koostatakse protokoll. 3.1. Haldusnõukogu tagab keskuse tegevuse pideva järelevalve. Aastas peetakse kuni neli koosolekut. Koosoleku võib ühtlasi kokku kutsuda iga kord, kui see on vajalik haldusnõukogule seatud ülesannete täitmise seisukohalt ningokkukutsujaks võib olla suursaadikute komitee, haldusnõukogu esimees või keskuse juhataja. 3.2. Keskuse juhatajal on haldusnõukogu töös nõuandev roll. Keskus täidab haldusnõukogu sekretariaadi ülesandeid. Eriküsimuste lahendamiseks on haldusnõukogul õigus konsulteerida teiste keskuse juhatuse või töötajaskonna liikmete ja/või välisekspertidega. 3.3. Haldusnõukogu: a) nõustab ja toetab keskuse juhatajat asutuse haldamise osas ning tagab komitee sätestatud eeskirjade ja eesmärkide sihipärase täitmise; b) keskuse juhataja ettepanekul: i) võtab vastu keskuse üldstrateegilise plaani ning esitab selle heakskiidu saamiseks komiteele; ii) kinnitab aastased ja mitmeaastased tegevusprogrammid; iii) kinnitab asutuse struktuuri, personalipoliitika ja alluvusstruktuuri; iv) kinnitab uute töötajate töölevõtu ning olemasolevate töötajate lepingute uuendamise, pikendamise või katkestamise; v) kinnitab keskuse aastaeelarve; vi) võtab vastu audiitorbüroo tehtud auditi alusel raamatupidamise aastaaruanded; vii) kinnitab aastaaruanded ning edastab need komiteele, et viimane saaks kontrollida keskuse tegevuse vastavust kõnealusele keskusele lepingus ja üldstrateegias seatud eesmärkidele; c) vajadusel teavitab komiteed keskuse töös ettetulnud mis tahes olulistest küsimustest 3.4. Haldusnõukogu on komitee ees vastutav. 4. Haldusnõukogu annab nõusoleku keskuse juhataja osutatud audiitorbüroole kõnealuse keskuse raamatupidamise aastaaruannete auditeerimiseks. 5. Haldusnõukogu kehtestab oma töökorra. Artikkel 5 1. Suursaadikute komitee nimetab maksimaalselt viieks aastaks ametisse keskuse juhataja. Komitee annab kaasesimeestele volitused juhatajaga töölepingu sõlmimiseks. Kõnealuse lepingu sõlmimisel ja täitmisel järgitakse keskuse töötajaskonnale kehtestatud eeskirju. Suursaadikute komiteel on õigus vastu võtta kõiki vajalikke keskuse juhatajat puudutavaid otsuseid. 2. Keskuse juriidiliseks esindajaks on selle juhataja, kelle ülesandeks on suursaadikute komitee määratletud suuniste elluviimine. Juhataja vastutab nimetatud komitee ees. 3. Juhataja esitab pärast haldusnõukogult heakskiidu saamist komiteele kinnitamiseks keskuse tööplaani ja aastaeelarve, mille koostamisel on ta lähtunud artiklis 2 osutatud eesmärkidest. 4. Juhataja annab haldusnõukogule regulaarselt teavet keskuse tegevuse kohta. 5. Pärast haldusnõukogult vastava nõusoleku saamist esitab juhataja komiteele üheksa kuu jooksul iga-aastase ülevaate keskuse tegevusest ja bilansist 6. Juhataja vastutab keskuse töö korraldamise ja juhtimise eest. Ta annab haldusnõukogule teada, milliseid meetmeid on keskuse töökorra alusel kõnealuse keskusega seotud sätete rakendamiseks võetud. Artikkel 6 Keskuse eelarvet rahastatakse vastavalt lepingu juurde kuuluva finantsprotokolli I lisa sätetele. Eelarvet võib rahastada ka muudest allikatest. Artikkel 7 Haldusnõukogu soovitusel võib komitee käesolevaid töökorraeeskirju muuta. Artikkel 8 AKV riigid, ühendus ja selle liikmesriigid võivad oma pädevuse piires võtta käesoleva otsuse täitmiseks vajalikke meetmeid. Artikkel 8a Käesoleva otsusega asendatakse ja tunnistatakse kehtetuks AKV-EMÜ suursaadikute komitee 19. aprilli 1991. aasta otsus nr 1/91 põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse töökorra kohta ja AKV-EMÜ suursaadikute komitee 19. aprilli 1991. aasta otsus nr 3/91, milles määratletakse põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse nõuandekomitee staatus ja töökord. Artikkel 9 Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval. Brüssel, AKV-EÜ suursaadikute komitee nimel eesistuja II LISA Eelnõu: AKV-EÜ SUURSAADIKUTE KOMITEE……….. OTSUS nr …., mis käsitlebpõllumajanduse ja maapiirkondadega seotud tehnilise keskuse finantskorda AKV-EÜ SUURSAADIKUTE KOMITEE, võttes arvesse ühelt poolt Aafrika, Kariibi mere ja Vaikse ookeani piirkonna riikide ning teiselt poolt Euroopa Ühenduse ja selle liikmesriikide vahel 23. juunil 2000. aastal Cotonous alla kirjutatud partnerluslepingut, edaspidi „leping”, eelkõige selle III lisa artikli 3 lõike 4 punkte b ja d,[4] võttes arvesse nõukogu raames kokkutulnud liikmesriikide valitsuste esindajate 12. septembril 2000. aastal allakirjutatud sisekokkulepet Cotonou lepingule lisatud finantsprotokolli raames antava abi rahastamise ning haldamise kohta, võttes arvesse üheksanda Euroopa Arengufondi suhtes kohaldatavat finantsmäärust,[5] võttes arvesse komisjoni ettepanekut, mis on koostatud koostöös põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud tehnilise keskusega, ning arvestades järgmist: - suursaadikute komitee peab pärast lepingu allkirjastamist kehtestama põllumajanduse ja maapiirkondadega seotud koostöö tehnilise keskuse, edaspidi „keskus”, finantskorra; - suursaadikute komitee peab määratlema keskuse eelarve vastuvõtmise korra, ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE PÕLLUMAJANDUSE JA MAAPIIRKONDADEGA SEOTUD KOOSTÖÖKESKUSELE KOHALDATAVA FINANTSMÄÄRUSE: I. ÜLDPÕHIMÕTTED ÜHTSUSE, EELARVE ÕIGSUSE, TASAKAALU JA ARVESTUSÜHIKU PÕHIMÕTTED Artikkel 1 1. Kõik tulud ja kulud peavad põhinema iga eelarveaasta kohta koostataval arvestuslikul tööplaanil ning kajastuma keskuse eelarves. 2. Eelarves kajastatavad tulud ja kulud peavad olema tasakaalus. Artikkel 2 Eelarve koostatakse ja seda täidetakse eurodes ning arved koostatakse samuti eurodes. Likviidsuse tagamiseks lubatakse keskusel siiski teostada operatsioone ELi ja AKV liikmesriikide rahvusvääringutes. Artikkel 3 1. Keskuse tuludeks on Euroopa Arengufondi, edaspidi „EAF”, abi, palkadest kinnipeetavad maksud, honorarid, keskuse makstavad lisatasud ning mitmesugused muud tulud. 2. Tulud võivad tuleneda ka keskuse muude rahastajate abist. 3. Cotonou lepingu III lisas osutatud tegevuste kaasrahastamise korral on keskusel õigus käsutada ka kolmandate isikute rahalisi vahendeid. Kõnealustele vahenditele kohaldatavad finantssätted tuuakse ära käesolevate töökorraeeskirjade artiklis 34. Artikkel 4 Kulude eelarvestus sisaldab keskuse töö- ja tegevuskulusid. Eelarves tuleb need selgelt eristada. Artikkel 5 1. Eelarveaasta algab iga aasta 1. jaanuaril ja lõpeb sama aasta 31. detsembril. 2. Eelarvesse kirjendatud assigneeringud on määratud kasutamiseks eelarveaasta jooksul. a) Kui siiski eelarveaasta 31. detsembriks pole lõpule viidud muidu nõuetekohaselt täidetud kulukohustusi, kantakse assigneeringud automaatselt üle järgnevasse eelarveaastasse. Sel viisil üle kantud assigneeringud märgitakse jooksva eelarveaasta raamatupidamisarvestuses selgelt ära. b) Eelarveaasta lõpuks täidetud kulukohustused kantakse vastavalt AKV-EÜ koostöölepingule iga viie aasta tagant keskuse kassasse tagasi. 3. Kui eelarve ei ole enne eelarveaasta algust lõplikult vastu võetud, on juhatajal keskuse töö jätkamise huvides õigus lubada teha kulutusi kuu kaupa, tingimusel et viimased ei ületa ühte kaheteistkümnendikku eelmisel eelarveaastal kinnitatud vastavast assigneeringust. Tegevuskulude ettemaksete puhul kvartali kohta, mis kinnitati eelnevaks eelarveaastaks, võib maksekohustusi täita assigneeringu kaupa, tingimusel, et maksed ei ületa veerandit eelnevaks eelarveaastaks kinnitatud assigneeringute kogumahust. USALDUSVÄÄRSE FINANTSJUHTIMISE PÕHIMÕTTED Artikkel 6 1. EAFi poolt antavat abi kasutatakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt ehk säästlikult, tõhusalt ja mõjusalt. 2. Säästlikkus tähendab, et vahendid, mida institutsioon oma tegevuses kasutab, tehakse kättesaadavaks õigel ajal ning et nende kogus ja laad on sobivad ning nende hind võimalikult väike. Tõhusus tähendab parimat võimalikku suhet kasutatud vahendite ja saavutatud tulemuste vahel. Mõjusus tähendab seatud eesmärkide ja kavandatud tulemuste saavutamist 3. Eelarvega hõlmatud tegevusvaldkondadele seatakse täpsed ja mõõdetavad eesmärgid. EAFi vahenditest rahastatavate projektide puhul tuleb lähtuda eelkontrollist. II. EELARVE KOOSTAMINE Artikkel 7 1. Keskusele finantsprotokollis seatud strateegilise plaani ja üldeelarve põhjal töötab juhataja välja aastase tööplaani ja sinna juurde kuuluva eelarve projekti. Projekt tuleb suursaadikute komiteele, edaspidi „komitee”, edastada hiljemalt täitmisele eelneva aasta 1. juuliks. 2. Keskus edastab tööplaani ja eelarve projekti koopia Euroopa Komisjonile, seejärel algatab komisjon heakskiidu saamiseks vajalikud menetlused. 3. Eelarve võtab vastu suursaadikute komitee. Artikkel 8 1. Euroopa Arengufondi abi maksekord on sätestatud keskuse ja komisjoni allkirjastatud toetuslepingus. 2. Auditeeritud raamatupidamisaruannete alusel tagastab keskus EAFile iga eelneva eelarveaasta abi, mille assigneeringud on tühistatud. 3. Eelarve liigitatakse vastavalt kulude ja tulude liigile või otstarbele jaotisteks (eelarverubriigid), peatükkideks, artikliteks ja punktideks. Artikkel 9 Vajadusel koostab juhataja lisa- või paranduseelarve projekti, mis vaadatakse läbi ja kinnitatakse samadel alustel ning samade menetluste kaudu kui esialgne eelarveprojekt. III. EELARVE TÄITMINE Artikkel 10 1. Juhataja on vastutav eelarve täitmise eest keskusele määratud assigneeringute piires. Ta on eelarve haldamise osas komitee ees vastutav. 2. Juhataja lähtub eelarveassigneeringute kasutamisel artiklis 6 esitatud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetest. Artikkel 11 1. Ühtegi sissetuleku ega väljaminekuga seotud toimingut ei või teostada muul viisil kui konkreetse eelarveartikli alusel. Ükski kulukohustus ega maksekorraldus ei tohi ületada jooksvaks eelarveaastaks määratud assigneeringute ulatust. 2. Raamatupidamisarvestusse on kulud ja tulud kirjendatud täies mahus ja nad ei tohi kattuda. Erandina käesolevast reeglistikust võib ettenähtud summadest maha arvata: a) lepinguosalistele, sealhulgas hankelepinguosalistele, määratud trahvid, b) põhjendamatult makstud summade korrigeerimine, mida võib teha mahaarvamisena sama liiki uuest maksest samale maksesaajale, mis tehakse sellel eelarveaastal ning sellest jaotisest, peatükist ja artiklist, mille arvelt ülemäärane makse tehti, c) sõidukite, materjalide ja seadmete väärtus, mida on arvesse võetud uute samalaadsete kaupade soetamisel; inventeerimishinnanguks kirjendatakse kaupade ostuhinnad kontodesse algse soetamismaksumusena. d) arvetest maha arvestatud hinnaalandused ja tagasimaksed. Veelkord erandina käesolevast reeglistikust võib põhikuluga samal eelarvereal märgituna taaskasutada järgmiseid summasid: a) tulu, mis on saadud valesti makstud summade tagasimaksetest; b) saadud kindlustusmaksed; c) uuendatavate sõidukite, materjalide ja seadmete müügist saadud tulu; d) väljaannete ja filmide müügist saadud tulu; e) eelarve täitmisel täheldatud valuutakursi muutused, mille puhul võidakse rakendada kompensatsioone; positiivne või negatiivne lõppsaldo kajastub raamatupidamisaruandes. Artikkel 12 Eelarvejagude vahelised ümberpaigutused peavad saama komitee heakskiidu. Peatükkide vahelised või peatükisisesed ümberpaigutused otsustab juhataja ning teavitab nendest komiteed. Artikkel 13 Keskuse tulud laekuvad ühele või mitmele keskuse nimel avatud pangakontole. IV. FINANTSKONTROLL Artikkel 14 1. Rahastatavate tegevuste laadiga seotud ohte arvesse võttes kehtestab juhataja (volitatud eelarvevahendite käsutaja) keskuse vastuvõetud põhieeskirjade kohaselt organisatsioonilise struktuuri ja oma ülesannete täitmiseks kohandatud haldus- ja sisekontrollimenetlused, sealhulgas vajaduse korral järelkontrollimise. Enne toimingu heakskiitmist kontrollitakse selle teostus- ja finantsaspekte, kusjuures kontrollijaks ei või olla toimingu algatanud isik. Teostamine ja kontrollimine on eraldiseisvad ülesanded. 2. Kui töötaja, kes osaleb finantsjuhtimises ja tehingute kontrollimises, leiab, et otsus, mille täitmist või millega nõustumist tema ülemus temalt nõuab, on eeskirjadevastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete või kutse-eeskirjadega, teavitab ta sellest oma ülemust kirjalikult. Kui ülemus siiski nõuab, et töötaja otsust täidaks, teavitab ta sellest töötajat kirjalikult. Seejärel võib töötaja anda juhtunust teada juhatajale. Kui mõistliku aja jooksul – olenevalt küsimuse kiireloomulisusest ja tähtsusest, kuid mitte hiljem kui kuue nädala jooksul – ei võeta ühtegi meedet, teavitab töötaja sellest suursaadikute komiteed. Samad eeskirjad kehtivad olukorras, kus finantsjuhtimises ja tehingute kontrollimises osalev töötaja leiab, et mõne selle valdkonna toimingu puhul on tegemist eeskirjade rikkumise või õigusvastase tegevuse või pettusega. V. EELARVE HALDAMINE Artikkel 15 1. Keskuse eelarvet haldavad ülesannete lahususe põhimõttest lähtudes eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja. Assigneeringute kasutamist haldab juhataja ning üksnes temal on õigus võtta kulukohustusi, kindlaks määrata nõudeid ja väljastada sissenõude- ja maksekorraldusi. 2. Sissenõude- ja maksetoiminguid teostab peaarvepidaja. 3. Eelarvevahendite käsutaja ei täida peaarvepidaja ülesandeid. Artikkel 16 1. Mis tahes meetmele, mille tulemusel võtab keskus endale kulukohustusi, peab eelnema menetlus, mis seisneb originaaldokumentidega tõestatud eelarvestuse esitamises siseaudiitorile eelkontrolli teostamiseks. 2. Jooksvate kulude katteks võib teha ajutisi makseid. 3. Maksekohustused ja -korraldused kajastatakse raamatupidamises. Artikkel 17 1. Kulude tõendamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja: a) kontrollib kreeditori nõude õigsust, b) määrab kindlaks nõude seisu ja summa või kontrollib seda, c) kontrollib nõudele vastavuse tingimusi. 2. Mis tahes kulude tõendamine põhineb dokumentidel, mis tõendavad, et kreeditoril on nõudeõigus, ning vajaduse korral, et teenused on osutatud, tarned on tegelikult kohale toimetatud või töö tegelikult teostatud, või muudel maksmist põhjendavatel dokumentidel. Kõiki makseotsuseid peab kinnitama pädev eelarvevahendite käsutaja. Artikkel 18 1. Kulude kinnitamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja annab peaarvepidajale maksekorraldusega käsu maksta välja tõendatud kuluartikkel. 2. Maksekorraldusele lisatakse tõendavate dokumentide originaalid. Dokumentides tuleb esitada või neile lisada tõendus selle kohta, et makstud summa on õige, tarne on kätte saadud ja teenus osutatud. 3. Tõendavate dokumentide originaalid võib vajaduse korral asendada eelarvevahendite käsutaja tõestatud koopiatega. 4. Maksekorraldused edastatakse eelkontrolli teostamiseks siseaudiitorile. 5. Maksekorraldusele lisatakse vajadusel tõend, et vara on kantud inventarinimestikku. Artikkel 19 1. Maksmine on viimane toiming, mis vabastab keskuse oma kohustustest kreeditoride ees. 2. Peaarvepidaja teeb makse kasutatavate vahendite piires. Aineliste vigade ilmnemise, väljamakse kehtivuse vaidlustamise või finantsmääruses ettenähtud vorminõuete eiramise korral peatab peaarvepidaja makse tegemise. Ta teavitab sellest viivitamatult eelarvevahendite käsutajat ja põhjendab oma otsust. Makse peatamisel võib juhataja omal vastutusel kirjalikult nõuda kõnealuse makse tegemist. Artikkel 20 1. Maksed tehakse peamiselt posti või panga kaudu – eelistatavalt ülekandega, põhjendatud juhtudel tšekiga. Ülekanded sooritatakse eurodes, välja arvatud erandjuhtudel, mille on tõendanud ja kinnitanud keskus. 2. Pangatšekkidele ning posti ja panga ülekandekorraldustele peavad alla kirjutama peaarvepidaja ja eelarvevahendite käsutaja või nende esindajad. 3. Põhjendatud juhtudel võib juhataja anda nõusoleku sularahamakseteks. Mis tahes sularahamakse kohta väljastatakse vastav kviitung. 4. Kui raamatupidamisarvestust peetakse arvutisüsteemide abil, võib allkirju anda elektrooniliselt või digitaalselt. 5. Tegelike vahetuskursside puudumisel on eurodes teostatavate maksete kalkuleerimiseks või sissenõuete tegemiseks AKV riikide omavääringutes ümberarvestuskursiks kurss, mis kehtis esimesel tööpäeval pärast toimingu tegelikku toimumist (keskuse kontosid haldavas pangas või postkontoris registreeritud kuupäev). Artikkel 21 1. Teatavate sisekorra rakenduseeskirjades sätestatud kululiikide maksmiseks võib keskuse seatud tingimustel avada avansikontosid. 2. Vastavate dokumentide eest vastutava töötaja ettepaneku järgselt võtab juhataja ainuisikuliselt vastu avansikontode avamise otsuse. Kõik avansikontode avamise ettepanekud peavad enne juhataja kätte jõudmist saama peaarvepidaja kinnituse. 3. Avansikontode avamise otsused peavad sisaldama järgmist: a) avansikontode haldajate andmed, b) avansikontode haldajate vastutus, c) kõigi kululiikide laad ja maksimaalsumma, samuti tähtajad, d) avansiliste maksete lubatud maksimaalsumma, e) tõendavate dokumentide esitamise viis ja tähtaeg. 4. Eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja võtavad vajalikud meetmed, et tagada lubatud avansiliste maksete tegemine täpsete summadena ja nõutud tähtaegadeks. Artikkel 22 1. Keskuse eelarvesse kirjendatud assigneeringuid käsutab juhataja. 2. Juhataja võib delegeerida eelarve täitmisega seotud volitused oma alluvuses töötavale ametnikule. Volituste delegeerimise otsuses peab ära märkima selle delegeerimise piirid, sealhulgas ajalised. Artikkel 23 1. Juhataja nimetab ametisse peaarvepidaja, kes vastutab järgmiste ülesannete eest: a) maksete nõuetekohane sooritamine, tulude kogumine ja kinnitatud saadaolevate summade sissenõudmine; b) raamatupidamisaruannete koostamine ja esitamine artikli 25 kohaselt; c) raamatupidamisarvestus artikli 25 kohaselt; d) raamatupidamisarvestuse korra ja meetodite ning kontoplaani kehtestamine; e) raamatupidamisarvestuse süsteemide kehtestamine ja heakskiitmine ning vajaduse korral selliste eelarvevahendite käsutaja sisseseatud süsteemide kehtestamine, mis on mõeldud raamatupidamisandmete koostamiseks või põhjendamiseks; f) sularahahaldus. 2. Peaarvepidaja hangib eelarvevahendite käsutajalt kogu vajaliku teabe, mida on vaja keskuse varasid ja eelarve täitmist tõeselt kajastavate raamatupidamisaruannete koostamiseks, kusjuures eelarvevahendite käsutaja tagab teabe usaldusväärsuse. 3. Vastavalt käesoleva artikli lõikele 1 ja artiklile 21 on üksnes peaarvepidajal õigus hallata raha ja muud vara. Ta vastutab nende säilitamise eest. 4. Peaarvepidaja võib oma ülesannete täitmisel delegeerida teatavad ülesanded keskuse personali hulka kuuluvale ja peaarvepidajale otseselt alluvale töötajale. Volikirjas tuuakse ära volitatutele usaldatud ülesanded, nende õigused ja kohustused. Artikkel 24 1. Kõikide keskuse saadaolevate summade kohta koostab eelarvevahendite käsutaja sissenõudekorralduse. 2. Peaarvepidaja võtab endale vastutuse eelarvevahendite käsutajalt talle edastatud sissenõudekorralduste osas. 3. Peaarvepidajale või avansikontode haldajale tehtud mis tahes sularahamakse kohta väljastatakse vastav kviitung. VI. RAAMATUPIDAMINE, ARUANDLUS JA RAAMATUPIDAMISARVESTUSE KONTROLL, AUDITEERIMINE, KONTROLLIKODA, OLAF Artikkel 25 1. Raamatupidamisaruandlus toimub eurodes ja kalendriaasta põhjal kahekordse kirjendamise meetodil. Selles peavad kajastuma täielikult aruandeperioodi kulud ja tulud 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini ning aruandlus peab põhinema vastavatel tõendavatel dokumentidel. Eelarveaasta lõpuks kontod suletakse, et koostada keskuse raamatupidamise aastaaruanne. 2. Raamatupidamiskirjeid tehakse kontoplaani alusel, mille liigenduses eristatakse selgelt bilansikontosid ning eelarve kulu- ja tulukontosid. Need kirjed võivad olla tehtud arvestusraamatutesse või -lehtedele, mille alusel on võimalik koostada üldine kuubilanss. Kõik avansilised maksed kirjendatakse ajutisele kontole ja reguleeritakse hiljemalt maksmisele järgneva eelarveaasta jooksul; nende hulka ei kuulu korrapärased avansilised maksed. 3. Keskus koostab igal aastal hiljemalt 30. aprilliks tulude ja kulude ning bilansi aruande. Bilansis kajastub keskuse varaline olukord bilansi koostamisele eelnenud raamatupidamisaasta 31. detsembri seisuga. Tulude ja kulude aruanne koosneb järgmistest dokumentidest: a) tulude tabel, milles on esitatud: - eelarveaastaks kavandatud Euroopa Arengufondist saadavad tulud, mis põhinevad jooksvaks aastaks kinnitatud assigneeringutel ja varasematest eelarveaastatest ülekantud assigneeringutel; - palkadest kinnipeetavad tegelikud maksud ja intressitulud; - muud tegelikud tulud; b) kulude tabel, milles on esitatud: - eelmistest eelarveaastatest ülekantud assigneeringutega seotud kulukohustused; - eelarveaastaks n võetud või täitmisele kuuluvad kulukohustused; - vallasvara, seadmete jm inventariga seotud makseid kajastav koondtabel; - kulukohustused, mille ülekandmine järgmisesse eelarveaastasse on lubatud; c) järgmised andmed finantsaruannetest: - rakendatavad raamatupidamispõhimõtted; - koondtabelid eelnevate ja jooksva aasta võetud, makstud, tühistatud või ülekantud assigneeringutest; - finantsaruannete kirjetele lisatud üksikasjalikud märkmed ja kalkulatsioonid. 4. Iga kvartali kohta koostatakse finantsaruanne, mis kajastab jooksva eelarve täitmist ning ülekantud assigneeringute kasutamist. Peaarvepidaja kinnitab aruande ning seejärel edastatakse see haldusnõukogule. Artikkel 26 Välisaudit Keskuse haldusnõukogu sõlmib maksimaalselt kolmeks aastaks lepingu audiitorfirmaga, mis valitakse avaliku hanke korras keskuse juhataja määratud tingimustel. Välisaudiitorid kontrollivad keskuse arveraamatuid ja varalist seisu, teevad kindlaks, kas inventarinimistud ja bilansid on korrektselt ja heas usus koostatud ning kas keskuse raamatupidamist kajastav teave on õige. Raamatupidamist kajastavate dokumentide põhjal ning vajadusel kohapeal teostatava auditi ülesandeks on tagada tulude ja kulude aruande seaduslikkus ja korrakohasus ning kvaliteetne finantsjuhtimine. Iga eelarveaasta lõpus esitavad audiitorid oma ülesannete täitmisest haldusnõukogule vastava aruande. Seda tuleb teha hiljemalt kõnealusele eelarveaastale järgneva aasta 1. oktoobriks. Kõnealuse aruande ning finantsaruannete põhjal annab haldusnõukogu keskuse juhatajale eelarve täitmiseks heakskiidu. Artikkel 27 Vastavalt üheksanda EAFi finantsmäärusele võivad komisjon (ühenduse nimel), Kontrollikoda ja Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) kontrollida keskusele EAFi poolt antava abi kasutamist. Kontrollikoda võib kontrollida kulude ja tulude seaduslikkust ja korrakohasust, samuti Cotonou lepingu ning üheksandale EAFile kohaldatava finantsmääruse sätete järgimist. VII. EELARVEVAHENDITE KÄSUTAJATE, PEAARVEPIDAJATE JA AVANSIKONTODE HALDAJATE VASTUTUS Artikkel 28 Kui eelarvevahendite käsutaja määrab kindlaks sissenõutavaid makse, väljastab sissenõudekorraldusi, võtab kulukohustusi või allkirjastab maksekorraldusi käesoleva finantsmääruse vastaselt, kannab ta distsiplinaarvastutust ning peab vajaduse korral hüvitama kahju. Sama kord kehtib ka siis, kui eelarvevahendite käsutaja ei dokumenteeri võlanõuet või ei väljasta sissenõudekorraldust või teeb seda ilma mõjuva põhjuseta hilinenult. Eelarvevahendite käsutaja kannab kõnealust vastutust üksnes juhul, kui on tegemist tahtliku vea või tõestatava tõsise hooletusega. Artikkel 29 1. Kõik arvepidajad kannavad distsiplinaarvastutust ja peavad vajaduse korral hüvitama kahju, kui nad on teinud makseid, mis on vastuolus artikliga 19. Nad kannavad distsiplinaarvastutust ja peavad hüvitama kahju nende vastutusel oleva raha, vara ja dokumentide kadumise või kahjustumise korral, kui selle on põhjustanud nende tahtlik viga või tõestatav tõsine hooletus. Samadel tingimustel vastutavad nad ka pangakontode kasutamise ja haldamise kohta saadud korralduste korrektse täitmise eest, eelkõige juhul, kui: a) nende esitatud nõuded või tehtud maksed ei vasta asjassepuutuval sissenõude- või maksekorraldusel märgitud summale; b) nad teevad maksed mõnele teisele isikule kui õigustatud maksesaaja. 2. Avansikontode haldaja kannab distsiplinaarvastutust ja peab vajaduse korral hüvitama kahju, kui: a) ta ei suuda nõuetekohaste dokumentide abil tõendada enda tehtud makseid; b) ta teeb makse mõnele teisele isikule kui õigustatud maksesaaja. Ta kannab distsiplinaarvastutust ja peab hüvitama kahju tema vastutusel oleva raha, vara ja dokumentide kadumise või kahjustumise korral, kui selle on põhjustanud tema tahtlik viga või tõestatav tõsine hooletus. Artikkel 30 1. Arvepidajad ja avansikontode haldajad kindlustavad end käesolevast artiklist tulenevate riskide vastu. Keskus katab seonduvad kindlustuskulud. Keskus määrab kindlaks nende ametikohtade kategooriad, millele vastavaid töötajaid võib peaarvepidajana või avansikontode haldajana ametisse nimetada ning määrab kõnealuste isikute poolt tehtud kulude hüvitamise tingimused, kindlustamaks end ohtude eest, mida nende amet võib kaasa tuua. 2. Arvepidajatele ja avansikontode haldajatele määratakse erihüvitised. Nende suurus tuuakse välja keskuse koostatud ja haldusnõukogu heakskiidetud määruses. Hüvitistele vastavad summad kantakse iga kuu kontole, mille keskus on iga nimetatud töötaja nimel avanud, et luua tagatisfond panga või kassa rahaliste vahendite puudujäägi katteks, mille eest nimetatud isik võib olla vastutav, kui neid puudujääke ei kata kindlustusseltside tagasimaksed. Nende garantiikontode kreeditsaldo makstakse asjaomasele isikule välja tema ametikohustuste lõppemisel niipea, kui ta on vastutusest vabastatud. 3. Juhataja peab kahe aasta jooksul alates finantsaruande esitamisest suursaadikute komiteele tegema välisauditite põhjal otsuse arvepidajate või avansikontode haldajate vastutusest vabastamise kohta selle institutsiooniga seotud tehingute puhul. Artikkel 31 Eelarvevahendite käsutaja, peaarvepidaja ja avansikontode haldaja rahaline ning distsiplinaarvastutus on määratud keskuse töötajaskonnale kohalduvates personalieeskirjades sätestatud korra kohaselt. Artikkel 32 Huvide vastuolu Eelarve täitmises ei tohi osaleda töötaja, kelle isiklikud huvid võivad keskuse huvidega vastuollu sattuda. Sellise vastuolu tekkimisel peab asjaomane osaleja hoiduma mis tahes meetmetest ja suunama asja oma otsesele ülemusele. Huvide vastuoluga on tegemist siis, kui eelarve täitmises osaleja ülesannete erapooletut täitmist ohustavad perekondlikud või isiklikud sidemed, poliitilised või rahvuslikud sümpaatiad või majanduslikud huvid või muud põhjused, mis tulenevad ühistest huvidest abisaajaga. VI II. ÜLDSÄTTED Artikkel 33 Hankemenetlused tuleb läbi viia vastavalt AKV-EÜ ministrite nõukogu kinnitatud ehitus-, tarne- ja teenushangete korraldamise üldeeskirjadele.(*) (*) (AKV-EÜ ministrite nõukogu 7. oktoobri 2002. aasta otsus nr 2/2002 Cotonou lepingu lisa IV artiklite 28, 29 ja 30 rakendamise kohta – ELT L320/1) Artikkel 34 Kolmanda isiku konto haldamine 1. Oma volituste kohaselt võib keskus hallata kolmandate isikute kontosid. Rahaliste vahendite loetelu esitatakse keskuse eelarve lisas. 2. Kõnealuste rahaliste vahendite haldamisel võetakse arvesse kehtivat finantsmäärust. 3. Kõnealuste rahaliste vahendite haldamisel peetakse eraldi arvestusraamatuid. 4. Keskuse poolt kolmanda isiku kontol hallatava mõlema fondi finantsdokumentatsioon sisaldab bilanssi ning kulude ja tulude aruannet asjaomase eelarveaasta 31. detsembri seisuga. Neid kontrollitakse vastavalt keskuse ja kolmanda isiku allkirjastatud lepingu sätetele. Selliste sätete puudumisel teostatavad kontrolli keskuse välisaudiitorid. 5. Kõnealused finantsaruanded esitatakse keskuse finantsaruannete lisas. Artikkel 35 1. Keskusele kuuluv vallas- ja kinnisvara kantakse jooksvalt inventarinimestikku. Nimetatud nimestikku kantakse ainult selline vallasvara, mille väärtus on vähemalt 350 eurot. Enne makse tegemist märgitakse inventarinumber vastavale arvele. 2. Vallasvara ja tehnika müügist, mille väärtus artikli kohta on üle 350 euro, tuleb avalikult teada anda. 3. Inventarinimestikku kantud vara võõrandamise, mahakandmise, rentimise, kaotsimineku, varastamise või mõne muu põhjuse tõttu puudumise korral koostatakse seletuskiri, millele kirjutavad alla juhataja ja kõnesoleva vara eest vastutav isik. 4. Keskuse valduses oleva inventari vastavust inventarinimestikule tuleb regulaarselt kontrollida. Seda tehakse välisauditi raames. Artikkel 36 AKV riigid, ühendus ja selle liikmesriigid võtavad oma pädevuse piires käesoleva otsuse rakendamiseks vajalikud meetmed. Artikkel 36a Keskuse finantsmäärust käsitlev 19. aprilli 1991. aasta otsus nr 2/91 tunnistatakse kehtetuks. Artikkel 37 Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval. Brüssel, Suursaadikute komitee nimel esimees [1] ELT C […], […], lk […]. [2] EÜT L 317, 15.12.2000, lk 3. [3] EÜT L 317, 15.12.2000, lk 3. Lepingut on muudetud AKV-EÜ ministrite nõukogu otsusega nr 1/2003 (ELT L 141, 7.6.2003, lk 25). [4] EÜT L 317, 15.12.2000, lk 3. [5] ELT L 83/1, 1.4.2003.