4.3.Haldusosakond saadab heakskiidetud reisitaotluse volitatud reisibüroole ja tagastab selle hiljem reisijale. Transpordiühendus annab reisibüroole korralduse mitte väljastada ega kätte anda pileteid enne, kui on heakskiidetud reisitaotluse faksiga kätte saanud. Sama menetlust kohaldatakse rongipiletite suhtes. Kui reisibüroo kaudu ei ole võimalik saada rongipileteid, võivad töötajad osta rongipiletid ise ja need hüvitatakse hüvitamistaotluse esitamisel.

3.7.Töötajatel on lubatud lisada erasihtkohti ametireisi marsruuti üksnes juhul, kui direktor on selleks nõuetekohaselt loa andnud. Kui erasihtkoha lisamise tõttu kulud suurenevad, peab töötaja maksma ametireisi marsruudi ja muudetud marsruudi hinna vahe.

3.5.Kui autoreis on lubatud, soovitatakse töötajal kasutada transpordiühenduse pakutavaid autorenditeenuseid. Transpordiühendus tagab suurima võimaliku kindlustuskatte. Kui kindlustusega kõike riske ei kaeta, katab need transpordiühendus. Transpordiühendus ei vastuta juhul, kui kindlustus ei kata kahju, kaotust või vargust.

3.2.Lennureis toimub kõige otsemat marsruuti mööda madalaima võimaliku hinnaga. Kui reisikuupäevad viitavad nädalavahetuse lisamisele APEX-soodushinna saamiseks, on töötajal õigus täiendavale päevarahale, tingimusel et APEX-soodushind on madalaim olemasolev piletihind ja lõppkokkuvõttes on võimalik kulusid kokku hoida.

Ametireisi võib katkestada teenistusvajaduste, vääramatu jõu või tõsiste isiklike põhjuste tõttu, mida direktor on tunnustanud. Katkestuse peab direktor eelnevalt heaks kiitma, välja arvatud äärmiselt pakilistel juhtudel või kui direktoriga ei ole võimalik ühendust võtta. Kõik kulud, mis tulenevad direktori poolt eespool nimetatud põhjustel heaks kiidetud katkestusest, katab transpordiühendus ja need hüvitatakse ametireisi osana.

Töötaja vastutab kõigi reisi planeerimise käigus, reisil olles ja reisiaruannet koostades tehtud avalduste korrektsuse ja täielikkuse eest. Ilma et see piiraks transpordiühenduse personalieeskirjades sätestatut, vastutab töötaja mis tahes põhjendamatuna tunduva summa või eksimuse eest.

2.Transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor püüab eelkõige tagada, et koosolekud korraldatakse nii, et eksperdid saaksid kasutada kõige soodsamaid sõiduhindu. Erilise rangusega kontrollib transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor ebaharilikult kallite lennukulude hüvitamise taotlusi. Tal on õigus teostada vajalikku kontrolli ja nõuda eksperdilt kontrolli jaoks vajalikke tõendeid. Samuti on tal põhjendatud juhtudel õigus vähendada hüvitist eksperdi töö- või elukohast koosoleku toimumise paika toimuva tavapärase reisi maksumuseni.

1.Kõigil ekspertidel on õigus sõidukulude hüvitamisele kutses märgitud kohast (töökoha või kodune aadress) koosoleku toimumise kohta, eeldusel et kasutatud on vahemaad silmas pidades kõige sobivamat transpordivahendit. Üldiselt on selleks alla 400 km pikkuse reisi korral (üks suund, vastavalt ametlikule vahemaale raudteemarsruudil) rongireis esimeses klassis ja üle 400 km pikkuse vahemaa korral lennureis turistiklassis. Kui lennureis sisaldab lendu, mis kestab 4 tundi või kauem, hüvitatakse äriklassi pileti maksumus.

(b)valitsuse tasandi eksperdid on isikud, kes on kutsutud riigi, piirkonna või kohaliku omavalitsuse esindajana mõnest ELi liikmesriigist või Kagu-Euroopa osalisriigist või kelle mõni eespool nimetud asutus on selleks volitanud.

(a)erasektori eksperdid on isikud, kes esindavad kodanikuühiskonda või töötavad mõne eraorganisatsiooni heaks ning on kutsutud transpordiühenduse koosolekule esitama oma isiklikke teadmisi või esindama oma organisatsiooni konkreetses valdkonnas, kuid ei kaitse konkreetse riigi huve;

4.Ekspertidel, kes peavad veetma ühe või mitu ööd koosoleku toimumise kohas, sest koosoleku ajad ei sobitu lennu- või rongiaegadega, on õigus ka majutustoetusele. Majutustoetuse suurus on 100,00 eurot öö kohta. Ööde arv ei tohi ületada koosolekupäevade arvu + üks päev.

5.Erandkorras võib maksta täiendavat majutustoetust ja/või päevaraha, kui viibimisaja pikendamine võimaldab eksperdil saada seoses transpordiga hinnasoodustust, mis ületab nimetatud toetuse ja/või päevaraha summa.

6.Kui tegemist on väga kõrgetasemelise eksperdiga, võib päevaraha ja/või majutustoetust transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktori põhjendatud otsuse alusel suurendada 50 % võrra.

ARTIKKEL 5

Kui artiklis 4 sätestatud hüvitis on puudega eksperdi kõiki tema puudest tulenevaid kulusid või teda saatva isikuga seotud kulusid arvesse võttes selgelt ebapiisav, hüvitatakse kulud transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktori nõudmise korral esitatud tõendavate dokumentide alusel.

ARTIKKEL 6

1.Kui koosolekukutses ja koosoleku korraldamise taotluses ei ole ette nähtud teisiti, on erasektori ekspertidel õigus saada päevaraha koosoleku iga päeva eest ja vajaduse korral majutustoetust tingimusel, et nad on esitanud kirjaliku kinnituse, et nad ei saa sama koosoleku külastuse eest samalaadset hüvitist või samalaadseid hüvitisi mõnelt teiselt institutsioonilt. Transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor tagab, et koosolekukutse ja koosoleku korraldamise taotluse sisu on kooskõlas.

2.Valitsuse tasandi eksperdid saavad päevaraha koosoleku iga päeva eest ja vajaduse korral majutustoetust tingimusel, et nii on ette nähtud komitee või töörühma kodukorras ja nad on esitanud kirjaliku kinnituse, et nad ei saa sama koosoleku külastuse eest samalaadset hüvitist või samalaadseid hüvitisi oma asutuse haldusosakonnalt.

3.Transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor võib põhjendatud otsusega ja tõendavate dokumentide esitamise alusel lubada, et hüvitatakse kulud, mida kutsutud eksperdid on pidanud kandma seoses kirjalikult saabunud erijuhistega.

4.Kõik reisi- ja majutuskulude hüvitamise ja/või päevaraha maksed kantakse ühele ja samale pangakontole.

5.Valitsuse tasandi ekspertide kuluhüvitised makstakse valitsuse, mõne ministeeriumi või avalik-õigusliku asutuse nimel olevale kontole välja arvatud juhul kui valitsus, ministeerium või avalik-õiguslik asutus on teinud erandi.

ARTIKKEL 7

1.Koosolekul osalevate ekspertide maksimaalne arv, olenemata sellest, kas neil on õigus saada kuluhüvitisi või mitte, on üks ekspert Kagu-Euroopa osalisriigi ja ELi liikmesriigi kohta valitsuse tasandi ekspertide korral ja erasektori ekspertide arv peab olema võrdne valitsuse tasandi ekspertide arvuga.

2.Juhul kui mitu komiteed või töörühma korraldavad ühise koosoleku, võib transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor sellest eeskirjast kõrvale kalduda, tehes põhjendatud otsuse.

ARTIKKEL 8

1.Maksekorraldus koostamisel on aluseks kulude hüvitamise taotlus, mille ekspert ning eksperdi kohalviibimise tõendamise eest vastutav koosoleku sekretär on nõuetekohaselt täitnud ja allkirjastanud.

2.Eksperdid peavad esitama koosoleku sekretärile kulude hüvitamiseks vajalikud dokumendid kirja, faksi või e-kirja teel, millel märgitud kuupäev ei ole hilisem kui 30 päeva koosoleku lõpust.

3.Transpordiühenduse alaline sekretariaat hüvitab ekspertide kulud 30 kalendripäeva jooksul.

4.Kui lõikes 2 sätestatud tingimusi ei täideta, ei ole transpordiühendus kohustatud reisikulusid hüvitama ega päevaraha või muid toetusi maksma, välja arvatud juhul, kui ekspert esitab nõuetekohase põhjenduse, mille transpordiühenduse alalise sekretariaadi direktor on põhjendatud otsusega heaks kiitnud.