4.Lepinguosalised tagavad, et lepinguosaline, kelle kord on olla ühiskomitee eesistuja, korraldab oma eesistumise aastal ühiskomitee iga-aastase koosoleku vastavalt käesoleva töökorra artikli 4 lõigetele 1 ja 2.

2.Kumbki lepinguosaline on kordamööda ühiskomitee eesistuja. Seda lepinguosalist, kelle kord on olla eesistuja, esindab kõrgem ametnik, kes on ühiskomitee eesistuja. Eesistuja volitus esindada lepinguosalist kehtib kuni kuupäevani, mil lepinguosaline, kelle kord on olla eesistuja, teatab teisele lepinguosalisele uuest eesistujast.

(c)tehtud otsused, antud soovitused, kokkulepitud seisukohad ja konkreetsetes küsimustes vastu võetud otsused.

4.Protokolli kantakse kõigi selliste ühiskomitee otsuste loetelu, mis on tehtud pärast ühiskomitee viimast koosolekut kirjaliku menetluse teel vastavalt artikli 9 lõikele 2.

5.Protokolli lisasse kantakse ka kõigi ühiskomitee koosolekul osalenud isikute nimed, ametinimetused ja ametikohad.

6.Sekretär täpsustab protokolli kavandit laekunud märkuste alusel ning lepinguosalised kiidavad läbivaadatud protokolli kavandi heaks 30 päeva jooksul alates koosoleku toimumise kuupäevast või muul lepinguosaliste kokkulepitud kuupäeval. Pärast heakskiitmist koostab sekretariaat protokolli kaks originaaleksemplari ning kumbki lepinguosaline saab protokolli ühe originaaleksemplari.

ARTIKKEL 9

Otsused ja soovitused

1.Ühiskomitee võib vastu võtta otsuseid ja soovitusi kõikides kokkuleppega ettenähtud küsimustes. Kooskõlas kokkuleppe artikli 31 lõikega 1 ja artikli 32 lõikega 2 võetakse ühiskomitee otsused ja soovitused vastu konsensuse alusel.

2.Koosolekutevahelisel ajal võib ühiskomitee otsuseid ja soovitusi vastu võtta kirjaliku menetluse teel.

3.Otsuse või soovituse eelnõu teksti esitab ettepaneku teinud lepinguosalise sekretariaadi liige kirjalikult teise lepinguosalise sekretariaadi liikmele ühiskomitee töökeeles. Teisel lepinguosalisel on aega üks kuu või ettepaneku teinud lepinguosalise määratud pikem ajavahemik, et väljendada oma nõusolekut otsuse või soovituse eelnõuga. Kui teine lepinguosaline ei väljenda oma nõusolekut, arutatakse kavandatud otsust või soovitust ja see võidakse vastu võtta ühiskomitee järgmisel koosolekul. Otsuse või soovituse eelnõu loetakse vastuvõetuks, kui teine lepinguosaline on väljendanud oma nõusolekut, ning see kantakse artikli 8 lõike 3 kohaselt ühiskomitee koosoleku protokolli.

4.Kui ühiskomiteel on lepingust tulenev õigus võtta vastu otsuseid või soovitusi, nimetatakse need vastavalt „otsuseks” või „soovituseks”. Ühiskomitee sekretariaat lisab kõigile otsustele ja soovitustele järjekorranumbri ja vastuvõtmise kuupäeva ning sisu kirjelduse. Igas otsuses ja soovituses sätestatakse selle jõustumise kuupäev.

5.Ühiskomitee vastu võetud otsused ja soovitused koostatakse kahes eksemplaris, kinnitatakse lepinguosaliste poolt ja edastatakse kummalegi lepinguosalisele.

ARTIKKEL 10

Läbipaistvus

1.Lepinguosalised võivad kokku leppida, et koosolekud on avalikud.

2.Kumbki lepinguosaline võib otsustada, kas avaldada ühiskomitee otsused ja soovitused oma ametlikus väljaandes või veebis.

3.Kõiki lepinguosalise esitatud dokumente tuleks käsitada konfidentsiaalsena, kui eesistuja ja teise lepinguosalise esindaja ühiskomitees ei otsusta teisiti.

4.Ühiskomitee koosolekute esialgsed päevakorrad avalikustatakse enne koosoleku toimumist. Koosolekute protokollid avalikustatakse pärast nende heakskiitmist vastavalt artiklile 8.

5.Lõigetes 2–4 nimetatud dokumendid avalikustatakse kooskõlas kummagi lepinguosalise kohaldatavate isikukandmete kaitse normidega.

ARTIKKEL 11

Keeled