Aruanne Euroopa Keskpanga juhtimise tulemuslikkuse auditi kohta 2008. eelarveaastal: EKP tegevusharude tegevuse juhtimiseks kehtestatud süsteemid ja menetlused koos Euroopa Keskpanga vastustega

2010/C 159/01

SISUKORD

Lühendid

Sissejuhatus

Auditi ulatus ja lähenemisviis

Tähelepanekud

Kas tegevusharud planeerisid oma tegevust asjakohaselt?

Strateegiline/mitmeaastane planeerimine

Aastaplaanid/tööprogrammid

Iga-aastane planeerimisprotsess

Ressursside planeerimine

Kas tegevusharud tegid oma tegevuse üle piisavat järelevalvet?

Asutusesisene järelevalve

Aru andmine juhatusele

Peamised tulemusnäitajad

Kas tegevusharud andsid aru oma tegevusest ja hindasid oma tulemusi?

Aasta tulemuste hindamine

Lisaväärtuse ja mõju hindamine

Järeldused ja soovitused

Kas tegevusharud planeerisid oma tegevust asjakohaselt?

Kas tegevusharud tegid oma tegevuse üle piisavat järelevalvet?

Kas tegevusharud andsid aru oma tegevusest ja hindasid oma tulemuslikkust?

I lisa – Ülevaade Euroopa Kontrollikoja auditeeritud projektidest

II lisa – Konkreetsete auditikriteeriumide ja hinnangute ülevaade iga kontrollitud tegevusharu kohta

LÜHENDID

SISSEJUHATUS

Euroopa Keskpank (EKP) ja kõikide ELi liikmesriikide riiklikud keskpangad moodustavad Euroopa Keskpankade Süsteemi (EKPS). EKPSi põhieesmärk on säilitada hindade stabiilsus. Samuti toetab EKPS ühenduse üldist majanduspoliitikat, et kaasa aidata ühenduse eesmärkide saavutamisele (1) . EKP täidab oma põhikirjas (2) sätestatud ülesandeid ning vastutab oma tegevuse ja varade haldamise eest.

AUDITI ULATUS JA LÄHENEMISVIIS

Auditeerimiseks valiti kuus tegevusharu (vt 1. selgitus ) 15 tegevusharust, mis on kas direktoraadid või peadirektoraadid (8) . Valiku tegemisel lähtuti järgmistest kriteeriumidest: i) tegevuse iseloom, ii) eelarve ja personali suurus, iii) tugi- ja põhitegevusvaldkonnad (9) . Iga valitud tegevusharu lühike kirjeldus on toodud I lisas .

TÄHELEPANEKUD

Kas tegevusharud planeerisid oma tegevust asjakohaselt?

Strateegiline/mitmeaastane planeerimine

Protokolli artiklis 9 on sätestatud: „EKP tagab, et…EKPSle pandud ülesanded täidetakse kas tema…tegevuse kaudu või…riikide keskpankade tegevuse kaudu”. Kehtivas õiguslikus aluses on määratletud rida EKP ja riikide keskpankade funktsioone. On aga hulgaliselt valdkondi, kus ülesannete selge jaotus puudub. Sellistel juhtudel toimub ülesannete jagamine ja täpsete funktsioonide määratlemine kahepoolsete kokkulepete ja erikorra alusel. Seega mõjutab EKP strateegilist/mitmeaastast planeerimist EKP ja EKPS/eurosüsteemi ülesehitus (10) . See vähendab panga mõjusa strateegilise/mitmeaastase planeerimise ulatust.

Mitmeaastastes planeerimisdokumentides ei kajastunud inimressursid, ehkki need on üheks peamiseks takistuseks seatud eesmärkide saavutamisel. Avalike suhete direktoraat oli siiski alustanud projekti, kus seoti tegevus ressurssidega ning võeti eesmärgiks välja selgitada ja kasutusele võtta meetmed, mis võimaldaksid toime tulla kasvava töökoormusega olukorras, kus töötajate üldarv püsib stabiilne (12) (vt 2. selgitus ).

Aastaplaanid/tööprogrammid

Iga-aastane planeerimisprotsess

Aasta n aasta tööprogrammi ettevalmistamine algab aasta n-1 juunis. See langeb aasta n-1 tööprogrammi poolaasta tulemuste ülevaatamisega samale ajale. Samal ajal valmistatakse ette EKPSi statistikakomitee (15) ja selle töörühmade tööprogrammid. Statistikakomitee töö ja statistika peadirektoraadi vahel on tihe seos, mida tugevdab ka asjaolu, et statistika peadirektoraat juhib statistikakomiteed ja kõiki töörühmasid ning tagab neile sekretariaaditeenuse. Seega on tagatud planeeritud tegevuste järjepidevus ja kokkusobivus. Aasta n-1 lõpus toimub aasta n-1 tööprogrammi hindamine ja aasta n tööprogrammi kinnitamine.

Ressursside planeerimine

Kas tegevusharud tegid oma tegevuse üle piisavat järelevalvet?

Asutusesisene järelevalve

Asutusesisene järelevalve peaks hõlmama menetlusi ja süsteeme, mille eesmärk on anda regulaarset ja täpset teavet aasta tööprogrammi elluviimise ja eesmärkide saavutamise ulatuse kohta. Menetlustega tuleks õigeaegselt määratleda kõik probleemid või raskused, et oleks võimalik võtta parandusmeetmeid.

Iga tegevusharu kõrgema juhtkonna tasandil peetavad kohtumised (18) on tegevuste järelevalve ülekaalukalt kõige tähtsamaks menetluseks. Nimetatud kohtumisi täiendavad osakondade koosolekud, mis on tegevuste üle veelgi hoolikama järelevalve tegemise ja töötajate töökoormusest ülevaate saamise peamiseks menetluseks. Lisaks ülalmainitule korraldatakse korrapäraseid kohtumisi tihedamini üksuste tasandil. Nimetatud tasandil kasutatakse erinevaid järelevalvemenetlusi ja -süsteeme, hindamaks, kas ülesannete täitmisel järgitakse kehtestatud tähtaegu.

Aru andmine juhatusele

Peamised tulemusnäitajad

Peamiste tulemusnäitajate raamistik on pärast kasutusele võtmist oluliselt edasi arenenud täielikkuse, selguse ja üldise kvaliteedi poolest. 2009. aasta peamised tulemusnäitajad on selgelt seotud kogu EKP-d hõlmavate eesmärkidega, mis on määratletud presidendi kirjas, ning igal peamisel tulemusnäitajal on mõõdetav eesmärk. Peamised tulemusnäitajad hõlmavad erinevaid tulemuslikkuse mõõtmise aspekte, nagu ressursside kasutus, saavutatud väljund ja tegevuste mõju ning üldiselt täidavad nad RACER kriteeriume (23) .

Kas tegevusharud andsid aru oma tegevusest ja hindasid oma tulemusi?

Aasta tulemuste hindamine

EKP kesktasandil koostatakse kaks peamist aastaaruannet, mis sisaldavad teataval määral erinevate tegevusharude aasta tulemuste hindamist. Need on EKP aastaaruanne (25) ning personali, eelarve ja organisatsiooni peadirektoraadi poolt aasta lõpu seisuga koostatav eelarve järelevalve aruanne (26) . Ei EKPSi ja EKP põhikirja käsitlevas protokollis ega EKP kodukorras ole ette nähtud muid nõukogule esitatavaid aruandeid, milles aasta tulemusi hinnataks.

Lisaks EKPSi aasta tegevusele ja rahapoliitikale esitatakse 2008. aasta aastaaruandes valikuliselt teavet erinevate tegevusharude aasta tegevuse kohta. Näiteks sisaldab aruanne peatükke statistika, majandusuuringute ja välissuhtluse kohta. Aasta tegevust puudutav teave on peamiselt mõeldud organisatsioonivälistele sidusrühmadele. Aruandes viidatakse vaid põgusalt edusammudele, mis on tehtud võrreldes iga-aastaste ja keskpika perspektiivi eesmärkidega, ning ressursside kasutamisele.

Viie muu kontrollitud tegevusharu (28) puhul tuleb kõikide tegevuste katmiseks hinnata ja võrrelda mitmeid dokumente; seos planeerimisdokumentidega ei ole alati selgelt kehtestatud. Seetõttu on keeruline hinnata, kas kõik kavandatud tegevused on ellu viidud.

Lisaväärtuse ja mõju hindamine

Mõju mõõtmine ja lisaväärtuse hindamine sisalduvad mõningal määral teatavates peamistes tulemusnäitajates. Lisaks on EKP teinud mõju ja lisaväärtuse hindamiseks mitmeid algatusi. Viimase viie aasta hindamised on järgmised:

5. selgitus – Peamised teadusuuringute läbivaatamisega seotud soovitused

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

Kas tegevusharud planeerisid oma tegevust asjakohaselt?

Tegevusharudes võeti eelarve planeerimisel arvesse vajaminevaid ressursse. Puudub aga ametlik seos tegevusharude strateegiakavades ja aasta planeerimisdokumentides seatud eesmärkide ja tegevuse ning selle saavutamiseks vajalike inim- ja finantsressursside vahel. Lisaks võib sellise süsteemi puudumine, mille abil määratakse kindlaks, võetakse vastu ja rakendatakse EKP juhtimise parimaid tavasid kogu organisatsioonis, suurendada ohtu, et mõned tegevusharud on vähem mõjusad ja tõhusad, kui need tegelikult võiksid olla.

Soovitused

EKP peaks veelgi tõhustama oma tegevusharude iga-aastast planeerimist, täpsustades seda, kuidas on strateegia seotud aasta tööprogrammiga. See omakorda peaks siduma aasta eesmärgid konkreetse tegevuse ja soovitavate tulemustega. Samuti tuleks määrata ametlikult kindlaks nende eesmärkide saavutamiseks vajalikud ressursid.

Kas tegevusharud tegid oma tegevuse üle piisavat järelevalvet?

Soovitused

Kas tegevusharud andsid aru oma tegevusest ja hindasid oma tulemuslikkust?

On tehtud mitu olulist ja asjakohast hindamist, milles antakse kasulikku teavet tegevusharude juhtkonnale. Puudub aga süstemaatiline lähenemisviis, mis hõlmaks mitmeaastase kava alusel kõiki EKP põhitegevusi. See suurendab ohtu, et vajadusel ei võeta parandusmeetmeid.

Soovitused

(1) Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 127 lõige 1.

(2) EKPSi ja EKP põhikiri on lisatud ELTL-le protokollina.

(3) Artikli 27 lõikes 2 sätestatakse: „Käesoleva lepingu artikli 287 sätteid kohaldatakse ainult EKP juhtimise efektiivsuse kontrollimiseks”. Euroopa Keskpanka puudutavad institutsioonilised sätted on toodud Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklites 282–284.

(4) EKPSi ja EKP põhikirja käsitleva protokolli artikli 9 lõige 3. Nõukogu koosneb kuuest juhatuse liikmest ja euroala riikide keskpankade juhatajatest. Juhatusse kuuluvad president, asepresident ja neli liiget.

(5) EKPSi ja EKP põhikirja käsitleva protokolli artikli 12 lõige 1.

(6) Euroopa Keskpanga 19. veebruari 2004. aasta otsuse (EKP/2004/2), millega võetakse vastu Euroopa Keskpanga kodukord, artikli 10 lõige 2 (ELT L 80, 18.3.2004, lk 33).

(7) Euroopa Keskpanga 19. veebruari 2004. aasta otsuse, millega võetakse vastu Euroopa Keskpanga kodukord, artikli 15 lõige 1.

(8) Need kolm tegevusharu, mis ei ole ei direktoraadid ega peadirektoraadid, on: juhatuse nõunik, EKP esindus Washingtonis ja Target 2 programm (T2S). Nende suhtelisest väiksusest tulenevalt neid ei auditeeritud.

(9) Käesolev audit ei hõlma halduse peadirektoraati, personali, eelarve ja organisatsiooni peadirektoraati, infosüsteemide peadirektoraati ning finantsstabiilsuse ja järelevalve direktoraati, mida oli hiljuti kontrollikoja või EKP siseauditi poolt auditeeritud.

(10) Mõistega „eurosüsteem” tähistatakse EKPSi osa, mille moodustavad EKP ja euro kasutusele võtnud liikmesriikide keskpangad. Eurosüsteemis võetakse täielikult arvesse detsentraliseerimise põhimõtet. Riikide keskpangad täidavad peaaegu kõiki eurosüsteemi põhiülesandeid, sh teevad enamikku rahapoliitika toimingutest, väljastavad ja käitlevad euro pangatähti ning koguvad statistilisi andmeid.

(11) Üheks erandiks oli majanduse peadirektoraadi alla kuuluv eelarvepoliitika osakond, kes koostas 2007. aastal äriplaani, milles kehtestati järgmise kahe aasta strateegilised prioriteedid. Äriplaanis kirjeldati osakonna missiooni, mandaati ja koosseisu ning samuti kasutatavaid ressursse.

(12) EKP eesmärk on stabiilse personali üldarvu saavutamine keskpikas perspektiivis ja täiendavate personaliressursside taotluste käsitlemine vaid erijuhtudel.

(13) Välja arvatud avalike suhete direktoraat, mis viis organisatsiooni arendamise projekti käigus läbi põhjaliku tegevuste tähtsuse järjekorda seadmise.

(14) Statistika peadirektoraat ja teadusuuringute peadirektoraat.

(15) Statistikakomitee nõustab EKP-d koostöös riikide keskpankadega kogutava statistilise teabe kavandamisel ja koostamisel.

(16) Statistika peadirektoraat ja majandusuuringute peadirektoraat.

(17) Kõikide tegevusharude puhul on personalikulud nende eelarveliste kulutuste kõige suuremaks osaks.

(18) Kohtumisi korraldatakse iganädalaselt statistika peadirektoraadis ja avalike suhete direktoraadis; kolm korda kuus majanduse peadirektoraadis; kaks korda kuus majandusuuringute peadirektoraadis ning sekretariaadi ja keeleteenuste peadirektoraadis ning iga kolme või nelja nädala tagant rahvusvaheliste ja Euroopa suhete peadirektoraadis.

(19) Statistika peadirektoraat korraldab kohtumisi kaks korda nädalas; rahvusvaheliste ja Euroopa suhete peadirektoraat ning sekretariaadi ja keeleteenuste peadirektoraat korra kuus; majanduse peadirektoraat, avalike suhete direktoraat ja majandusuuringute peadirektoraat korrapäraselt ja vastavalt vajadusele.

(20) Statistika peadirektoraadi kohtumised dokumenteeritakse, koostatakse nende päevakava ja protokoll ning tegevuspunktid sisestatakse andmebaasi, mis võimaldab ülesannete täitmist jälgida.

(21) RACER tähendab relevant (asjakohased), accepted (vastuvõetavad), credible (usaldusväärsed), easy (lihtsad) ja robust (kindlad).

(22) Näiteks: tegevusharu eelarve täitmine, siseauditi osakonna soovituste elluviimine, hindamisankeetide õigeaegne täitmine ja koolituskursustel osalemine.

(23) Kõik tegevusharud on kehtestanud peamised tulemusnäitajad, mille arv jääb vahemikku alates kümnest näitajast majanduse peadirektoraadis kuni 24ni majandusuuringute peadirektoraadis.

(24) Statistika peadirektoraadis, sekretariaadi ja keeleteenuste peadirektoraadis, majanduse peadirektoraadis ning avalike suhete direktoraadis tehakse kontrolli kaks korda aastas.

(25) EKP-l on aruandekohustus ning ta peab saatma Euroopa Parlamendile, nõukogule, komisjonile ja Euroopa Ülemkogule EKPSi eelmise ja jooksva aasta tegevust ning rahapoliitikat käsitleva aastaaruande. Nõukogu võtab aastaaruande vastu (EKP kodukorra artikkel 16.1).

(26) Aasta lõpu seisuga koostatav järelevalvearuanne sisaldab teavet aasta eelarve täitmise kohta. Aruanne esitatakse nõukogule ja EKPSi eelarvekomiteele.

(27) Saavutuste kokkuvõtteid koostavad statistika peadirektoraat, rahvusvaheliste ja Euroopa suhete peadirektoraat ning avalike suhete direktoraat. Sekretariaadi ja keeleteenuste peadirektoraadi tegevust käsitletakse otsuseid tegevate üksuste ja keeleosakondade puhul eraldi. Majanduse peadirektoraadi ja majandusuuringute peadirektoraadi tegevus on kokku võetud rahapoliitika väljatöötamise jaos.

(28) Sekretariaadi ja keeleteenuste peadirektoraat, avalike suhete direktoraat, majanduse peadirektoraat, rahvusvaheliste ja Euroopa suhete peadirektoraat, majandusuuringute peadirektoraat. Suuremat osa majandusuuringute peadirektoraadi tegevusest käsitletakse siiski uuringute koordineerimiskomitee iga-aastases järelhindamisaruandes, nagu kirjeldatud 4. selgituses .

(29) Uuringute koordineerimiskomitee moodustati selleks, et koordineerida EKP uurimistegevust, mida viivad ellu mitmed tegevusharud, nt majanduse peadirektoraat, rahvusvaheliste ja Euroopa suhete peadirektoraat jne.

(30) Mõju hindamisel kasutatakse punktisüsteemi, mis põhineb teadusuuringute peadirektoraadi kõrgema juhtkonna kehtestatud kriteeriumidel. Selline süsteem võeti kasutusele töötajate teaduslike publikatsioonide hindamiseks. Süsteemi eesmärk on luua töötajatele õiged stiimulid kvaliteetsete ja asjakohaste teadusuuringute teostamiseks. Mida kõrgema rahvusvahelise reitinguga majandusajakirjas uuringud avaldatakse, seda rohkem punkte süsteemi alusel saadakse.

Statistika peadirektoraat arendab, koostab ja levitab statistilisi andmeid, näitajaid ja metaandmeid, mida on vaja seoses rahapoliitika ja teiste EKP ülesannetega. Peadirektoraat arendab, haldab ja kasutab ka statistikavahendeid, andmebaase ja menetlusi selleks, et koguda, hallata, koostada, levitada ja vahetada andmeid. Peadirektoraat määratleb ka EKP kasutatud mõisteid ning tegeleb klassifitseerimise ja statistika sesoonse korrigeerimisega. Peadirektoraat koostab statistikat ja täiendavat teavet, mis on kättesaadav avalikkusele ja turul osalejatele.

Mitmeaastases plaanis püstitatakse eesmärgid, mis on seatud tähtsuse järjekorda, on täpsed, ajaliselt piiritletud ja mille puhul võetakse arvesse nende saavutamiseks vajalikud ressursid

EUROOPA KESKPANGA VASTUS

Euroopa Keskpank (EKP) tervitab Euroopa Kontrollikoja aruannet 2008. eelarveaasta kohta ning hindab kontrollikoja tähelepanekuid ja parandusettepanekuid. Ühtlasi võtab EKP arvesse Euroopa Kontrollikoja järeldusi, et kõik vaadeldud tegevusharud i) andsid oma panuse EKP planeerimisprotsessi, määratledes strateegilised eesmärgid; ii) seadsid aasta eesmärgid ja määratlesid tulemuslikkuse mõõtmiseks peamised tulemusnäitajad kooskõlas EKP üldeesmärkide ja tegevusharu strateegiliste prioriteetidega; ning iii) kehtestasid menetlused ja töötasid välja asjakohased süsteemid oma tegevuse regulaarseks jälgimiseks.

EKP võtab arvesse kontrollikoja tähelepanekuid ja parandusettepanekuid. Allpool on esitatud EKP märkused konkreetsete punktide ja viie soovituse kohta.

Punktid 4 ja 33

Ehkki iga tegevusharu annab aru ühele juhatuse liikmele, tuleb märkida, et EKP tegevusharude eest vastutab juhatus ühiselt.

Punktid 12 ja 17

Punktides 12 ja 17 kinnitab kontrollikoda, et ei protokollis EKPSi ja EKP põhikirja kohta ega EKP otsuses oma kodukorra kohta ei nõuta selgesõnaliselt aastaplaani (või strateegilist/mitmeaastast planeerimist käsitlevate dokumentide) koostamist.

Sellest hoolimata on EKP järk-järgult välja töötanud tulemuslikkuse juhtimise süsteemi, mis põhineb: i) EKP mandaadil, nagu see on sätestatud Euroopa Liidu toimimise lepingus; ii) nõukogu ja juhatuse otsustel; iii) presidendi iga-aastasel kirjal EKP töötajatele, mis on samuti suunatud keskpikale perspektiivile; ning iv) tegevusharude strateegilistel kavadel. Strateegilised kavad hõlmavad tegevusharude (operatsiooniliste ja strateegiliste) eesmärkidega seotud peamisi tulemusnäitajaid ja tegevusharu juhatuse määratletud ülesandeid. 2008. aastal otsustati kehtestada aastased eesmärgid. 2009. aastal sätestati pikemaajalised eesmärgid, mida täiustatakse koostöös tegevusharudega, et tagada suunatus keskpikale perspektiivile. Juhatus kiidab heaks tegevusharude strateegilised kavad ja peamised tulemusnäitajad.

Lisaks töötati välja keskpika tähtajaga kava, mis keskendub peamiselt kulumõjuritele, et suurendada eelarve prognoositavust ja edendada keskpika perspektiivi rakendamist ressursside planeerimisel.

Tulemuslikkuse juhtimise süsteemi raames on mitmed tegevusharud juba koostanud tööprogrammid vastavalt oma vajadustele, nagu kontrollikoda II lisas kinnitab. Need programmid on selgelt seotud teiste kavadega, näiteks EKPSi/eurosüsteemi komiteede tööprogrammidega, otsustusorganite istungite päevakordadega ning teiste tegevusharude planeerimise ja kavadega (nt majandusettevaated).

Punkt 15

Keskpika tähtajaga kava, mis koostatakse juhatuse jaoks igal aastal koostöös eri tegevusharudega, võttes aluseks nende keskpikad strateegilised eesmärgid ja prioriteedid, keskendub nii kulumõjuritele kui ka ressursside planeerimisele keskpikas perspektiivis. Seega on EKP seisukohal, et nimetatud ressursid on seotud iga tegevusharu keskpikkade strateegiliste eesmärkidega.

Punkt 22

On oluline märkida, et peamiste tegevusharude tegevus on määratletud Euroopa Liidu toimimise lepingus ning EKPSi ja EKP põhikirjas ning lähtub nendest. Lisaks kohandavad tegevusharud oma tegevust ning seavad uusi prioriteete EKP otsustusorganite (st juhatus ja nõukogu) nõudel ja välisarengust tulenevalt. Iseäranis puudutas see kontrollikoja poolt auditeeritud 2008. aastat, mil euroala ja maailmamajandust tervikuna tabas tõsiseim kriis pärast Teist maailmasõda. Tugifunktsioonidega seoses on käivitatud pangasisesed kasutaja rahulolu-uuringud, et teha kindlaks sidusrühmade vajadused ja ootused. Seega on EKP seisukohal, et prioriteetide seadmisel, planeerimisel ning tegevusharude tegevuses ja selle jälgimisel võetakse arvesse sidusrühmade vajadusi ja ootusi.

Punkt 28

Korrapärastel kohtumistel personali, eelarve ja organisatsiooni peadirektoraadi eelarve-, kontrolli- ja organisatsiooniarenduse osakonnaga arutavad tegevusharude juhid ja eelarveüksuste juhatajad eri tegevusharude edusamme ja ülesannete täitmist ning vajalikke muutusi ressursside kasutamises, mis on tingitud edasilükkamistest või uutest tegevustest. Kui eelarve järelevalve aruanne keskendub eelarve täitmisele, siis nimetatud kohtumised täidavad ühtlasi foorumi rolli, võimaldades jälgida tegevuse arengut ja edusamme.

Punktid 31 ja 41

EKP aastaaruandes teavitatakse avalikkust EKP tegevusest ja edusammudest. Aasta lõpus koostatavas eelarve järelevalve aruandes antakse lisaks ülevaade finants- ja inimressursside kavandatud ning tegelikust kasutamisest iga funktsiooni lõikes (jaotatud vastavalt eurosüsteemi funktsioonide mudelile). Kuna eelarve koostamise käigus jaotatakse funktsioonidele ressursse seatud strateegiliste eesmärkide kohaselt (tuletatakse tegevusharude strateegiliste eesmärkide ja ressursside põhjal), hinnatakse nimetatud aruandes muu hulgas nende eesmärkide saavutamist. Finantsandmeid täiendab kvalitatiivne hinnang, tuues välja vaatlusaluse aasta peamised saavutused, mida saab võrrelda eelarves määratletud põhisuundadega. Seega on EKP seisukohal, et eesmärkide täitmisel saavutatud edusammud on juba dokumenteeritud.

Punktid 33 ja 52

EKP on seisukohal, et iganädalased koosolekud ja korrapärane dialoog juhatuse liikmete ja tegevusharude juhtide vahel aitavad tõhusa juhtimise tagamisele kaasa paremini kui mahukad kvartali- või poolaastaaruanded. Iga juhatuse liige (koos vastava tegevusharu juhiga) vastutab tema pädevusse kuuluva tegevusharu tegevuse jälgimise eest (1) ja otsustab, millised küsimused tuleb saata arutamiseks kogu juhatusele. Regulaarse järelevalveprotsessi raames toimuvad korrapäraselt kahepoolsed järelevalvealased kohtumised tegevusharude juhtide ja vastavate juhatuse liikmete vahel. Need kohtumised on ühildatud iga-aastase ja vahepealse planeerimisprotsessi kõigi etappidega (inimressurssidega seotud planeerimine ja prioriteetide seadmine, eelarve planeerimine, peamiste tulemusnäitajatega seotud aruandlus, kasutaja rahulolu-uuringud, otsustusorganite päevakavade planeerimise ja järelevalve protsess jne) ning pakuvad võimalust esitada tegevusharude kavasid ja eesmärke, aru anda edusammudest ja saavutustest ning läbi rääkida ja kooskõlastada vajalikke muudatusi. Arutatavatest teemadest antakse eelnevalt teada ja valmistatakse ette vajalikud dokumendid.

Lisaks esitatakse kord aastas juhatusele konsolideeritud aruanne edusammude kohta peamiste tulemusnäitajatega seotud eesmärkide täitmisel. Juhatus omakorda esitab korrapäraseid järelevalvearuandeid (poolaastaprognoos ja aasta lõpus koostatav eelarve järelevalve aruanne) nõukogule. EKP tegevusest ja saavutustest teavitatakse ja antakse aru ka aastaaruandes. Lisaks saadetakse juhatusele korrapäraseid eduaruandeid põhitegevuste kohta.

Lõpetuseks soovib EKP märkida, et sekretariaadi hallatav päevakavade planeerimise andmebaas on põhjalik planeerimise ja järelevalve vahend, mis võimaldab vajaduse korral koostada eduaruandeid ja annab juhatusele võimaluse jätkata tõhusalt teemade käsitlemist.

Seega on EKP seisukohal, et korrapärase aruandluse esitamiseks juhatusele on kehtestatud asjakohased nõuded ja tavad.

Punkt 37

Peamiste tulemusnäitajate struktuuri saab kasutada – ja seda ka tehakse – nii tegevusharude tegevuse kontrollimiseks kui ka hindamiseks. Kogu EKPd hõlmavate peamiste tulemusnäitajate puhul on võimalik keskenduda küsimustele, mis puudutavad organisatsiooni tervikuna. Seetõttu kasutatakse peamisi tulemusnäitajaid nii kõrgemale juhtkonnale teabe edastamiseks kui ka tegevusharude ülesannete täitmise kontrollimiseks.

Punktid 48 ja 55

Nagu vastuses 5. soovitusele selgitati, on EKP veendunud, et kõnealused hindamised on välja töötatud ja läbi viidud nõuetekohaselt ning hinnatud on selleks kõige asjakohasemaid tegevusharusid. Praeguseks teostatud hindamiste arvu silmas pidades (nt nullpõhine eelarvestamine, mitmed organisatsiooni arendamise projektid ja nendele järgnenud meetmed) leiab EKP, et puudub suurenenud oht, et ei võeta vajalikke parandusmeetmeid.

Punkt 51

Eri tegevusharude/osakondade juhtimisstruktuur koos väljakujunenud juhtimis-, planeerimis- ja järelevalvetavadega on piisavalt kindel, et tagada tõhus toimimine ja mõjus ressursside jaotamine tegevustele. Kogu EKPs seatakse igas eelarveetapis tegevuste puhul korrapäraselt uusi prioriteete. Lisaks hindab EKP eelarvet eelarvekomitee, kuhu kuuluvad eurosüsteemi esindajad. Nagu osutati vastuses 1. ja 2. soovitusele, peaks formaalsema protsessi kasutamine aasta tööprogrammides aitama veelgi paremini dokumenteerida ressursside jaotamist eesmärkide täitmiseks. Seega puudub EKP arvates suurenenud oht, et mõned tegevusharud on vähem mõjusad ja tõhusad, kui need tegelikult võiksid olla.

1. ja 2. soovitus

Jätkuks esimese kümne tegevusaasta püsivale arengule kavatseb EKP võtta aasta tööprogrammides kasutusele formaalsema protsessi. Selleks koostatakse 2010. aasta esimesel poolel esialgne kavand, mida täiustatakse 2010. aastast 2011. aasta alguseni toimuvate valitud tegevusharusid hõlmavate katseetappide käigus eesmärgiga rakendada protsess kogu EKPs 2011. aasta keskpaigaks. Tööprogrammid võimaldavad tegevusharudel muu hulgas: i) siduda eelnevalt kokku lepitud funktsioonid (vastavalt eurosüsteemi funktsioonide mudelile) strateegiliste eesmärkidega; ja ii) tuua üksikasjalikult välja nende funktsioonidega seotud tulemused ning planeerida kaasnevaid inim- ja finantsressursse.

Nimetatud tööprogrammide arendamisel ja koostamisel 2010. aasta jooksul püüab EKP eelkõige kavandatud katseetappide, aga ka spetsiaalselt selleks korraldatud strateegiaalase koolituse käigus välja töötada häid juhtimistavasid, mida saaks rakendada kõigis tegevusharudes.

Seega aktsepteerib EKP mõlemat soovitust.

3. ja 4. soovitus

Nagu vastuses punktidele 33 ja 52 toonitati, toimuvad juhatuse liikmete ja nende vastutusalasse kuuluvate tegevusharude juhtide vahel aruandluse ja järelevalve eesmärgil korrapäraselt kahepoolsed kohtumised, kus juhatuse liikmele esitletakse tegevusharu plaane, eesmärke, edusamme ja saavutusi ning arutatakse ja kooskõlastatakse vajalikke muudatusi.

Lisaks toimuvad korrapärased kohtumised eelarve-, kontrolli- ja organisatsiooniarenduse osakonnaga, kus tegevusharude juhid ja teised eelarveüksuste juhatajad arutavad muudatusi vajalikes ressurssides, edasilükkamisi, uusi tegevusi ja võimalike uute prioriteetide seadmist kogu aasta vältel. See annab ülevaate eri valdkondade arengust, võimaldab kontrollida aasta tegevuse elluviimisel tehtud edusamme ja on aluseks muudatustele, mida algsetes kavades tuleb teha. Selle ülevaate põhjal koostatakse hiljem poolaastaprognoos.

Samal ajal kontrollivad projekte ja investeeringuid korrapäraselt projektide juhtkomitee ja juhtrühm ning EKPSi/eurosüsteemi komiteed, kui projektid ja investeeringud puudutavad kogu EKPSi ja eurosüsteemi. Kord aastas esitatakse juhatusele konsolideeritud aruanne edusammude kohta peamiste tulemusnäitajatega seotud eesmärkide täitmisel. Nagu eespool mainitud, esitab juhatus omakorda korrapäraseid järelevalvearuandeid (poolaastaprognoos ja aasta lõpus koostatav eelarve järelevalve aruanne) nõukogule. EKP tegevusest ja saavutustest teavitatakse ja antakse aru ka aastaaruandes. Lisaks saadetakse juhatusele korrapäraseid eduaruandeid põhitegevuste kohta.

Lõpetuseks märgitakse, et sekretariaadi hallatav päevakavade planeerimise andmebaas on põhjalik planeerimise ja järelevalve vahend, mis võimaldab vajaduse korral koostada eduaruandeid ja annab juhatusele võimaluse jätkata tõhusalt teemade käsitlemist.

Kuna EKP kavatseb hakata kasutama aasta tööprogrammides formaalsemat protsessi (vt vastus 1. soovitusele) ning see parandab veelgi tegevusharude aruandlust tehtud edusammude ja strateegiliste eesmärkide saavutamise kohta, siis aktsepteeritakse 3. ja 4. soovitust osaliselt.

5. soovitus

Kontrollikoja aruandes (punkt 47) kinnitatakse järgmist: „Lisaks on EKP teinud mõju ja lisaväärtuse hindamiseks mitmeid algatusi.”. Need hõlmavad nullpõhist eelarvestamist, organisatsiooni arendamise projekte, pangasiseseid kasutaja rahulolu-uuringuid, avaliku arvamuse jälgimise ja hindamise küsitlusi ning võrdlusaluste määramist. Organisatsiooni arendamise projektid on kavandatud ja struktureeritud algatused, mille eesmärk on hinnata ja nõustada, kuidas protsesse või tegevusharusid edendada ja/või ümber kujundada.

EKP on veendunud, et kõnealused hindamised on välja töötatud ja läbi viidud nõuetekohaselt ning hinnatud on selleks kõige asjakohasemaid tegevusharusid (2). Seda vahendit saab juhatus kasutada ka edaspidi.

Seega on EKP seisukohal, et kõnealune soovitus on juba täidetud. Nimetatud hindamissüsteem on juba kasutusel ja toimib EKP arvates tõhusalt.

Soovituste täitmine

5. soovitus on juba täidetud. 1. ja 2. soovitus ning vastuses nimetatud määral ka 3. ja 4. soovitus täidetakse 2010. ja 2011. aastal.

(1) Juhatuse liikmete ja nende vastutusalasse kuuluvate tegevusharude juhtide vahel toimuvad korrapäraselt kahepoolsed kohtumised.

(2) Organisatsiooni arendamise projekte on läbi viidud avalike suhete direktoraadis, halduse peadirektoraadis (hoonete haldamise projekt), infosüsteemide peadirektoraadis (infosüsteemide strateegiline läbivaatamine), finantsstabiilsuse peadirektoraadis (seoses Euroopa Süsteemsete Riskide Nõukogu asutamisega) ja turutehingute peadirektoraadis.