Ettepanek: NÕUKOGU MÄÄRUS, millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





SELETUSKIRI 1. ETTEPANEKU TAUST 1.1. Üldine taust 1983. aasta veebruaris vastu võetud nõukogu määruse[1] kohaselt tuleb määruse artiklis 1 osutatud institutsioonidel moodustada ajalooline arhiiv ja teha 30 aasta vanused dokumendid avalikkusele kättesaadavaks. Vastavalt määrusele võib iga institutsioon hoida oma ajaloolist arhiivi tema jaoks kõige sobivamas kohas. 1984. aastal leppisid Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon kokku, et annavad oma ajaloolised arhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI), kus need tehakse üldsusele kättesaadavaks. Hiljem otsustasid ka Euroopa Kontrollikoda, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Investeerimispank anda oma arhiivi säilitamiseks EUI-le. Üleandmise tingimused on kindlaks määratud Euroopa Ühenduste (keda esindas komisjon) ja EUI vahelises 17. detsembri 1984. aasta lepingus. Itaalia valitsus annab alaliselt ja tasuta EUI käsutusse arhiivide säilitamiseks sobivad ruumid. See tagab, et üleantud arhiive säilitatakse ja kaitstakse vastavalt tunnustatud rahvusvaheliste standarditele. Institutsioonide ajaloolised arhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. 1.2 Ettepaneku eesmärk Ettepaneku eesmärk tugevdada EUI rolli ajalooliste arhiivide haldamisel. See annab EUI ja ELi vahelisele partnerlusele kindla õigusliku ja rahalise aluse. 1.3 Ettepaneku põhielemendid Ettepanekuga nähakse ette, et institutsioonid annavad oma ajaloolise arhiivi säilitamiseks üle EUI-le. Kõik institutsioonid peale Euroopa Kohtu ja Euroopa Keskpanga annavad EUI-le säilitamiseks oma ajaloolise arhiivi, mis on tehtud avalikkusele kättesaadavaks vastavalt kehtivale määrusele. Ettepanek ei mõjuta ajaloolise arhiivi omandiõigust, mis kuulub endiselt üleandnud institutsioonile, ega kehtivaid eeskirju, mille kohaselt on institutsioonidel õigus otsustada, millised 30 aasta vanused dokumendid tehakse avalikkusele kättesaadavaks. Tegevus- ja personalikulud, mis EUI-l tekivad seoses ajalooliste arhiivide haldamisega, kaetakse ELi üldeelarvest, välja arvatud arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoone(te) ja hoidlate hankimise ning nende sisseseadega seotud kulud. EUI võimaldab avalikkusele juurdepääsu ELi ajaloolistele arhiividele. Sellest olenemata võivad ka institutsioonid ise võimaldada üldsusele juurdepääsu oma ajaloolistele arhiividele. Ettepanekus tehakse vahet paberkandjal arhiividel ja digitaalarhiividel. Paberkandjal arhiivid antakse endiselt säilitamiseks üle EUI-le. EUI ei ole aga kohustatud säilitama digitaalarhiive selleks, et võimaldada neile juurdepääsu. Digitaalarhiivide pikaajalise säilitamise eest vastutab üleandev institutsioon. Ettepanekuga täpsustatakse EUI kohustust kaitsta institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid isikuandmeid. Vastavalt ettepanekule võtab iga institutsioon vastu määruse nr 354/83 rakenduseeskirjad, mis käsitlevad ajaloolistes arhiivides leiduvat isikuandmete säilitamist ja kaitset ning nende kättesaadavaks tegemist. 2. HUVITATUD ISIKUTEGA KONSULTEERIMISE TULEMUSED Käesoleva ettepaneku puhul ei ole mõju hindamine vajalik. Huvitatud kolmandate isikutega on konsulteeritud. EUI kui vastuvõttev asutus ja Itaalia kui vastuvõttev riik toetavad ettepanekut. Ettepaneku eesmärki toetavad ka ELi institutsioonide haldustalitused ja ELi asutuste võrgustik. Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank on palunud nende suhtes mitte kehtestada ajalooliste arhiivide EUI-le üleandmise kohustust, kuid nad ei välista võimalust, et annavad oma ajaloolised arhiivid EUI-le üle vabatahtlikult. Selline tava kehtib sarnaste asutuste ajalooliste arhiivide suhtes paljudes liikmesriikides. 3. ETTEPANEKU ÕIGUSLIK KÜLG 3.1 Ettepaneku peamised sätted Ettepanekuga nähakse ette, et institutsioonide ajaloolised arhiivid antakse säilitamiseks üle Itaalias Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile, kus EUI teeb need avalikkusele kättesaadavaks. 3.2 Õiguslik alus Ettepaneku õiguslik alus on Euroopa Liidu toimimise lepingu artikkel 352. Nõukogu määrus nr 354/83 ja selle 2003. aasta muudatuse alus oli EÜ asutamislepingu artikkel 308 (hilisem Euroopa Liidu toimimise lepingu artikkel 352). Käesolev ettepanek ei mõjuta määruse nr 354/83 eesmärki – teha institutsioonide 30 aasta vanused arhiivid kättesaadavaks. Ettepanekus sätestatakse ainult see, et arhiivid antakse säilitamiseks EUI-le, kui asjaomased institutsioonid on need teinud avalikkusele kättesaadavaks vastavalt kehtivale määrusele. Kuna oma ajaloolise arhiivi annab EUI-le säilitamiseks enamik institutsioone, kes on selle teinud avalikkusele kättesaadavaks, on tegemist juba kujunenud olukorra ametliku vormistamisega. Euroopa Liidu lepingu artikli 3 lõikes 3 on sätestatud, et Liit austab muu hulgas oma rikkalikku kultuurilist mitmekesisust ning tagab Euroopa kultuuripärandi kaitse ja arendamise. Institutsioonide ajaloolised arhiivid moodustavad osa Euroopa kultuuripärandist ning nende avalikkusele kättesaadavaks tegemine vastaks eelkõige akadeemilistele, õppe- ja kultuurilistele eesmärkidele. Euroopa Liidul on pädevus võtta meetmeid, et toetada, koordineerida ja täiendada liikmesriikide tegevust asjaomastes valdkondades, kuid asutamislepingutes ei ole sätestatud tema pädevust seoses institutsioonide ajalooliste arhiividega. Mõne muu õigusliku aluse kasutamine tähendaks, et teha tuleks ettepanek uue määruse kohta ja sellest tulenevalt viia läbi uus arutelu nõukogu määruse nr 354/83 aluspõhimõtete ja sätete kohta. See aga lahkneks ettepaneku eespool osutatud eesmärgist. Uuriti ka võimalust kasutada ettepaneku alusena ELi toimimise lepingu artikli 15 lõiget 3, kuid see võimalus jäeti kõrvale järgmistel põhjustel. Ajalooliste arhiivide eesmärk on eelkõige valida välja kestva haldus-, ajaloolise ja tõendusväärtusega dokumendid, et säilitada ja teha kasutatavaks institutsioonide ajalooline pärand. Iga institutsioon teeb 30 aasta vanused ajaloolised dokumendid ja arhivaalid avalikkusele ennetavalt kättesaadavaks ja esitab täiendava teabe, mis avab nende organisatsioonilise ja funktsionaalse konteksti. Seda on rohkem kui ELi toimimise lepingu artikli 15 lõikes 3 sätestatud juurdepääsuõigus, mille eesmärk on eelkõige edendada head valitsemistava ja võimaldada üldsusel osaleda institutsioonide otsuste tegemise protsessis. ELi toimimise lepingu artikli 15 lõige 3 kärbiks ajalooliste arhiivide kasutatavaks tegemise eeskirjade kohaldamise ulatust, kuna Euroopa Keskpank, Euroopa Investeerimispank ja Euroopa Kohus, kes kuluvad määruse nr 354/83 kohaldamisalasse, kuuluksid selle kohaldamisalasse vaid niivõrd, kuivõrd nad täidavad haldusülesandeid. 3.3 Proportsionaalsuse põhimõte Ettepanek käsitleb institutsioonide ajalooliste arhiivide EUI-le säilitamiseks üleandmist ja üleandmise tingimusi. 3.4 Õigusakti valik Määrus on ainus õigusakt, mis pakub ELi ja EUI partnerlusele kindla õigusliku ja rahalise aluse. Ettepaneku eesmärk on kehtiva määruse mõningane muutmine. 4. MÕJU EELARVELE Ettepanek muuta ajalooliste arhiivide EUI-le säilitamiseks üleandmine kohustuslikuks ei mõjuta eelarvet lühiajalises ega keskpikas perspektiivis. Pikas perspektiivis avalduv mõju eelarvele ei ole tõenäoliselt märkimisväärne. Kolm suurimat institutsiooni – Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon, kuid ka Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee, Euroopa Kontrollikoja ja Euroopa Investeerimispank on oma ajaloolisi arhiive juba EUI-le säilitamiseks üle andnud. Arhiivide haldamist Firenzes on rahastatud ELi eelarvest alates ajast, kui arhiive hakati EUI-le üle andma, st juba üle veerandi sajandi. Finantsselgituse kohaselt rahastamist jätkatakse. Kulud, mis EUI-l tekivad seoses tööga, mida ta teeb üleandva institutsiooni arhiiviga, kannab üleandev institutsioon. EUIs arhiivide säilitamiseks vajalike ruumide ja arhiive haldavate töötajate bürooruumidega seotud kulud katab Itaalia valitsus. Käesoleva muudatuse tulemusel suureneb üleandvate institutsioonide arv. Kuna aga üleandmiskohustus hõlmab vaid avalikkusele kättesaadavaks tehtud 30 aasta vanuseid dokumente ja arhivaale, kulub veel palju aega, enne kui ettepanek hakkab mõjutama institutsioone, kes oma arhiivi veel EUI-le üle ei ole andnud. Lisaks sellele, kuna digitaalarhiivid aina kasvavad, siis nende töötlemine ja neile juurdepääsu andmine EUIs võimaldab saavutada mastaabisäästu. 2012/0221 (APP) Ettepanek: NÕUKOGU MÄÄRUS, millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile EUROOPA LIIDU NÕUKOGU, võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut, eriti selle artiklit 352, võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut, olles edastanud õigusakti eelnõu riikide parlamentidele, võttes arvesse Euroopa Parlamendi nõusolekut, olles konsulteerinud Euroopa andmekaitseinspektoriga, toimides seadusandliku erimenetluse kohaselt ning arvestades järgmist: (1) Vastavalt nõukogu 1. veebruari 1983. aasta määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooliste arhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist,[2] institutsioonide ja asutuste ajaloolised arhiivid säilitatakse ja võimaluse korral tehakse avalikkusele kättesaadavaks pärast 30 aasta möödumist. (2) Kohustus luua ajalooline arhiiv ja teha see võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks kehtib kõigi määruse nr 354/83 artiklis 1 osutatud institutsioonide suhtes. (3) Määruses nr 354/83 on sätestatud, et iga institutsioon võib hoida oma ajaloolist arhiivi tema jaoks kõige sobivamas kohas. (4) 1984. aastal otsustasid Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon, et annavad oma ajaloolised arhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI), kus need tehakse avalikkusele kättesaadavaks. Selleks kirjutati 17. detsembril 1984 alla Euroopa ühenduste (keda esindas komisjon) ja Firenzes asuva Euroopa Ülikooli Instituudi vaheline leping. (5) Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Kontrollikoda on ühinenud 17. detsembri 1984. aasta üleandmislepinguga. Euroopa Investeerimispank annab oma ajaloolise arhiivi EUI-le üle vastavalt EUI-ga 1. juulil 2005 allakirjutatud eraldi kokkuleppele ja panga korralduskomitees 7. oktoobril 2005 vastu võetud ajaloolise arhiivi eeskirjadele[3]. (6) Itaalia valitsus on andnud alaliselt ja tasuta EUI käsutusse sobivad ruumid, et tagada üleantud arhiivide säilitamine ja kaitsmine vastavalt tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning luua võimalus neid kohapeal kasutada. (7) Institutsioonide ajaloolised arhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. EUI on tunnustatud akadeemiline teadus- ja õppekeskus, kus peatähelepanu pööratakse Euroopale ja Euroopa integratsioonile. Instituudil on peaaegu 30 aasta pikkune institutsioonide ajalooliste arhiivide haldamise kogemus, tal on kaasaegsed, spetsiaalselt arhiivide säilitamiseks ja uurimiseks ettenähtud hoidlad ja teadustööks ettenähtud ruumid ning tal on institutsioonide arhiivikeskusena rahvusvaheline maine. (8) Institutsioonide ajalooliste arhiivide edasiseks üleandmiseks EUI-le on vaja kindlat õiguslikku alust, mis kajastaks EUI kui institutsioonide partneri rolli ajalooliste arhiivide haldajana. (9) Euroopa Kohtu ja Euroopa Keskpanga tegevuse laadist tulenevalt jäetakse nende suhtes kehtestamata kohustus anda ajaloolised arhiivid käesoleva määruse alusel üle EUI-le. Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajaloolise arhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult. (10) Käesolevat määrust tuleks kohaldada kõigi muude institutsioonide suhtes. See ei mõjuta institutsioonide kohustust teha oma ajalooline arhiiv üldsusele kättesaadavaks ega institutsioonide omandiõigust oma ajaloolise arhiivi suhtes. (11) Institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid isikuandmeid tuleks töödelda vastavalt määrusele nr 45/2001[4]. (12) EUId võib institutsioonide arhiivide haldamise eest rahaliselt toetada. (13) Seepärast tuleb määrust nr 354/83 vastavalt muuta, ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE: Artikkel 1 Määrust (EÜ, Euratom) nr 354/83 muudetakse järgmiselt: 1. Artikli 8 lõige 1 asendatakse järgmisega: „1. Institutsioonid, välja arvatud Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikooli Instituudile (EUI) Firenzes üle oma ajaloolisse arhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.” 2. Artiklisse 8 lisatakse järgmised lõiked: „3. Euroopa Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajaloolise arhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult. 4. Institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat omandiõigust ega kaitset, mis on sätestatud aluslepingule lisatud Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide protokolli artiklis 2. 5. EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama tunnustatud rahvusvahelistele arhiivide füüsilise kaitse standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises hoidlas. 6. Igal üleandval asutusel on õigus nõuda teavet oma arhiivi EUI poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida. 7. EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajaloolised arhiivid avalikkusele kasutatavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele kättesaadavaks teha oma ajaloolise arhiivi muu versiooni. 8. Kooskõlas nõukogu määrusega nr 1605/2002 võib EUI-le anda rahalist toetust ajalooliste arhiivide haldamiseks, tingimusel et eelarvepädev asutus teeb asjakohasel eelarvereal kättesaadavaks vajalikud assigneeringud. Arhiivide haldamisega seotud kulud kannavad üleandvad institutsioonid proportsionaalselt. Toetust ei anta arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoone(te) ja hoidlate hankimise ning nende sisseseadega seotud kuludele. 9. EUI töötleb institutsioonide ajaloolistes arhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas määrusega nr 45/2001. EUI on volitatud töötleja vastavalt osutatud määruse artiklile 2, täites üleandnud institutsiooni juhiseid. 10. Euroopa andmekaitseinspektoril on järelevalvepädevus institutsioonide üleantud ajaloolistes arhiivides olevate isikuandmete EUI poolse töötlemise suhtes.” 3. Artikli 9 lõige 1 asendatakse järgmisega: „Iga institutsioon võtab vastu sise-eeskirjad käesoleva määruse rakendamiseks. Nende hulka kuuluvad ajaloolistes arhiivides olevate isikuandmete säilitamise, avalikkusele kättesaadavaks tegemise ja kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid üldsusele kättesaadavaks elektrooniliselt. Samuti säilitavad nad dokumente erivajadusi rahuldaval kujul kättesaadavana (pimedate kiri, suur kiri ja salvestised).” 4. Lisatakse lisa vastavalt käesoleva määruse lisale. Artikkel 2 Määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas. Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides. Brüssel, Nõukogu nimel eesistuja LISA Lisatakse järgmine lisa: „Lisa Institutsioonide ajalooliste arhiivide Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli instituudile üleandmise kord 1. Mittedigitaalse arhiivi puhul antakse EUI-le alatiseks säilitamiseks üle originaaldokumendid ning mikrovormid ja/või digitaalne koopia. Digitaalarhiivi puhul võimaldatakse EUI-le pidev juurdepääs dokumentidele, et ta saaks täita oma kohustust teha ajaloolised arhiivid üldsusele ühes kohas kättesaadavaks ja soodustada nende kasutamist. Digitaalarhiivi alalise säilitamise eest vastutab üleandnud asutus. 2. Üleandmine toimub osadena igal aastal ning võimalust mööda vastavalt institutsioonide tavapärasele arhiivikorrastamise korrale. 3. Õiguslikel ja halduslikel põhjustel võivad üleandvad institutsioonid jätta EUI-le üle andmata teatavaid originaaldokumente. Sel juhul annavad nad üle mikrovormid või digitaalse koopia. 4. Üleandvale institutsioonile jääb omandiõigus arhiivi suhtes ja ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud dokumentide ja toimikute koosseisu eest. EUI ei muuda arhiivisisest liigitust, mille on loonud institutsioon, ega kõrvalda ega muuda dokument ega toimikuid. 5. Institutsiooni taotlusel tagastab EUI institutsioonile mis tahes tema üleantud originaaldokumendid ja -toimikud. Institutsioonid tagastavad originaaldokumendid EUI-le niipea, kui nad neid enam ei vaja. 6. EUI teavitab üleandnud institutsiooni viivitamata asjaoludest, mis võivad ohustada üleantud arhiivi puutumatust.” FINANTSSELGITUS 1. ETTEPANEKU/ALGATUSE RAAMISTIK 1.1. Ettepaneku/algatuse nimetus: 1.2. Asjaomased poliitikavaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise struktuurile 1.3. Ettepaneku/algatuse liik 1.4. Eesmärgid 1.5. Ettepaneku/algatuse põhjendus 1.6. Meetme kestus ja finantsmõju 1.7. Ettenähtud eelarve täitmise viisid 2. HALDUSMEETMED 2.1. Järelevalve ja aruandluse eeskirjad 2.2. Haldus- ja kontrollisüsteemid 2.3. Pettuse ja eeskirjade eiramise ärahoidmise meetmed 3. ETTEPANEKU/ALGATUSE HINNANGULINE FINANTSMÕJU 3.1. Mitmeaastase finantsraamistiku rubriigid ja kulude eelarveread, millele mõju avaldub 3.2. Hinnanguline mõju kuludele 3.2.1. Üldine hinnanguline mõju kuludele 3.2.2. Hinnanguline mõju tegevusassigneeringutele 3.2.3. Hinnanguline mõju haldusassigneeringutele 3.2.4. Kooskõla kehtiva mitmeaastase finantsraamistikuga 3.2.5. Kolmandate isikute rahaline osalus 3.3. Hinnanguline mõju tuludele FINANTSSELGITUS 1. ETTEPANEKU/ALGATUSE RAAMISTIK 1.1. Ettepaneku/algatuse nimetus: Nõukogu määrus, millega muudetakse määrust (EMÜ/Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb Euroopa institutsioonide ajalooliste arhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli Instituudile 1.2. Asjaomased poliitikavaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise(ABM/ABB[5]) struktuurile Suhted kodanikuühiskonnaga, avatus ja teave 1.3. Ettepaneku/algatuse liik Ettepanek käsitleb olemasoleva meetme pikendamist. 1.4. Eesmärgid 1.4.1. Komisjoni mitmeaastased strateegilised eesmärgid, mida ettepaneku/algatuse kaudu täidetakse Ettepaneku eesmärk on reguleerida ja luua kindel alus juba olemasolevale partnerlusele EUIga institutsioonide ajaloolise arhiivide haldamise ja juurdepääsu võimaldamise valdkonnas. Ajaloolised arhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada neile juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. 1.4.2. Erieesmärgid ning asjaomased tegevusvaldkonnad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise süsteemile Erieesmärk nr 25.02.01.01 Asjaomased tegevusalad vastavalt tegevuspõhise juhtimise ja eelarvestamise süsteemile: Suhted kodanikuühiskonnaga, avatus ja teave Üleeuroopalist huvi pakkuvad institutsioonid / Euroopa Liidu ajaloolised arhiivid 1.4.3. Oodatavad tulemused ja mõju Partnerlus EUIga annab lisaväärtust institutsioonide ajaloolistele arhiividele ning parandab arhiividele juurdepääsu võimaldamist ja nende kasutamist. 1.4.4. Tulemus- ja mõjunäitajad (1) Institutsioonide poolt Firenzes asuvale EUI-le üleantud arhiivid (2) Euroopa Liidu rajamisele kaasa aidanud üksikisikute, avalik-õiguslike ja erasektori organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud era- ja isikuarhiivide EUIsse vastuvõtmine ja kirjeldamine (3) Arhiivijuhtide ja -nimistute, allikapublikatsioonide ja muude uurimisvahendite ettevalmistamine ja avaldamine (4) EUIs kasutatav uurimissaal ja selle sisseseade (5) Interneti kaudu kasutatavaks tehtud nimistud ja arhiivid (6) Uurimissaali külastajad (7) Institutsioonide ajalooliste arhiivide kasutamise edendamise meetmed 1.5. Ettepaneku/algatuse põhjendus 1.5.1. Lühi- või pikaajalises perspektiivis täidetavad vajadused Firenzes asuvale Euroopa Ülikooli instituudile üleantud institutsioonide ajalooliste arhiivide haldamine ja avalikkusele kättesaadavaks tegemine. 1.5.2. Euroopa Liidu meetme lisaväärtus EUIga sõlmitud partnerluse eesmärk on edendada institutsioonide ajalooliste arhiividele juurdepääsu võimaldamist ja nende kasutamist. Institutsioonide arhiivide väärtust suurendab juba üksnes nende ühte kohta kogumine. See võimaldab ka EUI-l pakkuda lisaväärtust, luues eri arhiivide vahel ristseoseid, luues vajalikke otsivahendeid ja muid uurimist soodustavaid vahendeid ning võimaldades avalikkusele juurdepääsu arhiividele kohapeal ja interneti kaudu. 1.5.3. Samalaadsetest kogemustest saadud õppetunnid Vastavalt Euroopa ühenduste ja Euroopa Ülikooli Firenzes asuva instituudi (EUI) vahelisele 17. detsembri 1984. aasta lepingule annavad kuus institutsiooni ajaloolise arhiivi üle EUI-le. Üleandmist käsitlev 1984. aasta leping on aga vananenud ja seetõttu tuleb EUIga sõlmitud partnerlus rajada kindlamale õiguslikule ja rahalisele alusele. 1.5.4. Kooskõla ja võimalik koostoime muude asjaomaste meetmetega Ei kohaldata 1.6. Meetme kestus ja finantsmõju Piiramatu kestusega ettepanek 1.7. Ettenähtud eelarve täitmise viisid[6] Otsene tsentraliseeritud eelarve täitmine komisjoni poolt 2. HALDUSMEETMED 2.1. Järelevalve ja aruandluse eeskirjad EUI esitab igaks kalendriaastaks komisjonile arutamiseks tööprogrammi projekti, sealhulgas täidetud ametikohtade loetelu asjaomase aasta ning eelmise ja järgmise aasta 31. detsembri seisuga. Tööprogramm esitatakse eelneva aasta veebruaris. Pärast üleandvate institutsioonide vahelisi konsultatsioone lepivad komisjon ja EUI kokku tööprogrammi ning see lisatakse iga-aastasele toetuslepingule. Komisjon jälgib tööprogrammi elluviimist. EUI esitab iga-aastase tegevusaruande ajalooliste arhiivide kohta pärast iga kalendriaasta lõppu. 2.2. Haldus- ja kontrollisüsteemid 2.2.1. Tuvastatud ohud Üleantud paberkandjal arhiive ei ähvarda peaaegu mingid ohud. Itaalia valitsus on andnud spetsiaalse arhiivihoidla, mis vastab rangeimatele arhivaalide pikaajalise säilitamise rahvusvahelistele standarditele. 2.2.2. Ettenähtud kontrollimeetodid EUIga sõlmitud partnerluslepingutega on loodud raamistik eelarve ja tööprogrammi läbiarutamiseks, läbivaatamiseks ja hindamiseks. Igal üleandval asutusel on õigus nõuda teavet oma arhiivi EUI poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida. 2.3. Pettuse ja eeskirjade eiramise ärahoidmise meetmed ELi toimimise lepingu artikli 287 lõikes 3 on ette nähtud kontrollikoja pädevus kontrollida kõiki füüsilisi ja juriidilisi isikuid, kellele on tehtud makseid ELi eelarvest. Komisjoni ja OLAFi pädevust ELi finantshuvisid kahjustava pettuse vastase võitluse valdkonnas reguleerivad erisätted (s.t nõukogu ja Euroopa Parlamendi määrused nr 2185/96 ja nr 1073/1999) ning nõukogu määrus nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust. Vastavalt viimasena nimetatud määruse artikli 120 lõikele 3 sätestatakse igas toetuslepingus või toetuse andmise otsuses selgesõnaliselt komisjoni ja kontrollikoja õigus kontrollida dokumente ja teha kohapealseid kontrolle kõigi töövõtjate ja alltöövõtjate puhul, keda EL on rahastanud. 3. ETTEPANEKU/ALGATUSE HINNANGULINE FINANTSMÕJU 3.1. Mitmeaastase finantsraamistiku rubriigid ja kulude eelarveread, millele mõju avaldub · Olemasolevad eelarveread Järjestage mitmeaastase finantsraamistiku rubriikide kaupa ja iga rubriigi sees eelarveridade kaupa. Mitme-aastase finants-raamistiku rubriik || Eelarverida || Assigneeringute liik || Rahaline osalus Euroopa Liidu ajalooarhiivid || Liigendatud/ liigendamata ([7]) || EFTA[8] riigid || Kandidaatriigid[9] || Kolman­dad riigid || Rahaline osalus finantsmääruse artikli 18 lõike 1 punkti aa tähenduses 5 Haldus || 25 02 01 01 || Liigendatud || EI || EI || EI || EI 3.2. Hinnanguline mõju kuludele 3.2.1. Üldine hinnanguline mõju kuludele miljonites eurodes (kolm kohta pärast koma) Mitmeaastase finantsraamistiku rubriik || 5 || „Halduskulud” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || KOKKU 2013–2019 Peadirektoraat: peasekretariaat ||  Personalikulud || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Lähetused || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25 02 01 01 Liidu ajalooarhiivid || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 Peasekretariaat KOKKU || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGI 5 assigneeringud KOKKU || (Kulukohustuste kogusumma = maksete kogusumma) || || || || || || || || Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIKIDE 1−5 assigneeringud KOKKU || Kulukohustused || || || || || || || || Maksed || || || || || || || || 3.2.2. Hinnanguline mõju tegevusassigneeringutele Ettepanek/algatus ei hõlma tegevusassigneeringute kasutamist 3.2.3. Hinnanguline mõju haldusassigneeringutele 3.2.3.1. Ülevaade Ettepanek/algatus hõlmab haldusassigneeringute kasutamist, mis toimub järgmiselt: miljonites eurodes (kolm kohta pärast koma) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 – || KOKKU Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIK 5 || || || || || || || || Personalikulud || || || || || || || || Muud halduskulud || || || || || || || || Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIK 5 kokku || || || || || || || || Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGIST 5[11] välja jäävad kulud || || || || || || || || Personalikulud || || || || || || || || Muud kulud halduskulud || || || || || || || || Mitmeaastase finantsraamistiku RUBRIIGIST 5 välja jäävad kulud KOKKU || || || || || || || || KOKKU || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Haldusressursi vajadused kaetakse summast, mida saab eraldada juhtivale peadirektoraadile iga-aastase menetluse raames, pidades silmas kehtivaid eelarvelisi piiranguid. 3.2.3.2. Hinnanguline personalivajadus Ettepanek hõlmab personali kasutamist, mis toimub järgmiselt: hinnanguline väärtus täisarvuna (või maksimaalselt ühe kohaga pärast koma) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Ametikohtade loeteluga ette nähtud ametikohad (ametnikud ja ajutised töötajad) 25 01 01 01 (komisjoni peakorteris ja esindustes) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (delegatsioonides) || || || || || || || XX 01 05 01 (kaudne teadustegevus) || || || || || || || 10 01 05 01 (otsene teadustegevus) || || || || || || ||  Koosseisuväline personal (täistööajale taandatud töötajad)[12] XX 01 02 01 (üldvahenditest rahastatavad lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud) || || || || || || || XX 01 02 02 (lepingulised töötajad, renditööjõud, noored eksperdid, kohalikud töötajad ja riikide lähetatud eksperdid delegatsioonides) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - peakorteris[14] || || || || || || || - delegatsioonides || || || || || || || XX 01 05 02 (lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud kaudse teadustegevuse valdkonnas) || || || || || || || 10 01 05 02 (lepingulised töötajad, riikide lähetatud eksperdid ja renditööjõud otsese teadustegevuse valdkonnas) || || || || || || || Muud eelarveread (täpsustage) || || || || || || || KOKKU || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX osutab asjaomasele poliitikavaldkonnale või eelarvejaotisele. Personalivajadused kaetakse juba meedet haldavate peadirektoraadi töötajatega ja/või töötajate ümberpaigutamise teel peadirektoraadi siseselt. Vajaduse korral võidakse personali täiendada meedet haldavale peadirektoraadile iga-aastase vahendite eraldamise menetluse käigus, arvestades olemasolevate eelarvepiirangutega. Ülesannete kirjeldus: Ametnikud ja ajutised töötajad || Partnerluse ja toetuslepingute ettevalmistamine. Eelarvetaotluse koostamine. Tööprogrammi ja kulude järelevalve. Võimalikud järelhindamised. Koosseisuvälised töötajad || ------ 3.2.4. Kooskõla kehtiva mitmeaastase finantsraamistikuga Ettepanek on kooskõlas kehtiva mitmeaastase finantsraamistikuga. 3.2.5. Kolmandate isikute rahaline osalus Ettepanek ei hõlma kolmandate isikute poolset kaasrahastamist 3.3. Hinnanguline mõju tuludele Ettepanekul puudub finantsmõju tuludele. [1] Nõukogu määrus (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mida on muudetud 22. septembri 2003. aasta määrusega (EÜ, Euratom) nr 1700/2003. Vaata EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1; ELT L 243, 27.9.2003, lk 1. [2] EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1. [3] ELT C 289, 22.11.2005, lk 12–13. [4] EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1. [5] ABM – tegevuspõhine juhtimine; ABB – tegevuspõhine eelarvestamine. [6] Eelarve täitmise viise selgitatakse koos viidetega finantsmäärusele veebisaidil BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Liigendatud assigneeringud / liigendamata assigneeringud. [8] EFTA – Euroopa Vabakaubanduse Assotsiatsioon. [9] Kandidaatriigid ja vajaduse korral Lääne-Balkani potentsiaalsed kandidaatriigid. [10] Eeldatakse, et kulude mõju muutus jätkub samas tempos ka pärast 2019. aastat. [11] Tehniline ja/või haldusabi ning ELi programmide ja/või meetmete rakendamiseks antava toetusega seotud kulud (endised B..A read), otsene teadustegevus, kaudne teadustegevus. [12] Lepingulised töötajad, renditööjõud, noored eksperdid delegatsioonides, kohalikud töötajad, riikide lähetatud eksperdid. [13] Tegevusassigneeringutest rahastatavate koosseisuväliste töötajate ülempiiri arvestades (endised B..A read). [14] Peamiselt struktuurifondid, Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfond (EAFRD) ja Euroopa Kalandusfond (EKF).