C 313/1

ET

Aruanne Euroopa Keskpanga 2005. eelarveaasta juhtimise tulemuslikkuse auditi kohta koos Euroopa Keskpanga vastustega

(2007/C 313/01)

SISSEJUHATUS

EKP UUED TEGEVUSRUUMID

EKP ehitab oma uued tegevusruumid Frankfurdis asuvasse „Grossmarkthallesse” (endine hulgimüügiladu). EKP uued, ligikaudu 186 000 ruutmeetri suurused tegevusruumid ühendavad ajaloolise väärtusega hooned umbes 185 meetri kõrguse kontorihoonega. Praegune eelarve on ligikaudu 850 miljonit eurot, sealhulgas ligikaudu 500 miljonit eurot ehitustööde kuludeks (2) .

Planeerimine ja organisatsiooniline ülesehitus

2001. aastal planeeriti projekti esialgne valmimine 2008. aasta kolmandasse kvartalisse. Pärast seda lükati valmimine edasi 2011. aasta lõppu (3) . Selle peamiseks põhjuseks on kahe algselt kavandamata etapi lisamine: kontrollimisetapp ja optimeerimisetapp. Kontrollimisetapp kestis kümme kuud, millele järgnes 13-kuuline optimeerimisetapp, mille jooksul vähenes projekti maksumus 30 %. Projekti lõpetamisega seotud viivitused põhjustavad siiski täiendavaid rendikulusid.

Riskijuhtimine, järelevalve, kontroll ja aruandlus

EKP on välja töötanud ja rakendanud asjakohase ja ühtse järelevalve, kontrolli ja aruandlusstrateegia.

Kuigi riskijuhtimise raamistik on kehtestatud, leiti riskijuhtimise osas mõned puudused riskiregistris. Augustiks 2006 oli kontrollikoda läbi vaadanud riskiregistri, mis loodi projekti NEP tarbeks ning mis sisaldas iga artikli üksikasjalikku kirjeldust, potentsiaalset mõju, tegevust, omanikku ja staatust. EKP järjestas riskiregistris üle saja potentsiaalse riski vastavalt tasanditele alates ühest (väike mõju ja tõenäosus) kuni kahekümne viieni (suur mõju ja tõenäosus).

Hanked

EKP üldised hankeid käsitlevad eeskirjad ja menetlused, mida kohaldati projektiga NEP seotud hanketegevuse osas, olid asjakohased. Nimetatud eeskirjad ei käsitlenud aga ametlikku apellatsiooniprotsessi ega määratlenud kriteeriume ebaharilikult madalate pakkumiste väljajätmiseks. Kuigi EKP eesmärk on täita ELi direktiivi (6) nõudeid, ei oldud piirmäärasid süstemaatiliselt ajakohastatud vastavalt direktiivi nõuetele.

Mitme pakkumise osas ei ole kättesaadaval tõendusmaterjali selle kohta, et alati saadi soodsaim pakkumine. Osa nimetatud pakkumiste puhul ei olnud pakutavate teenuste täpne maht piisavalt selge, pakkumised sisaldasid suuri kõrvalekaldeid ja läbirääkimisteks valitud pakkujatel võimaldati hiljem oma pakkumisi oluliselt muuta.

Järeldused ja soovitused

Kuigi projekti lõpetamise esialgne ajakava oli liiga optimistlik, siis üldiselt on EKP kehtestanud asjakohase organisatsioonilise ülesehituse oma praeguste vajaduste täitmiseks ja suutnud oluliselt vähendada üldist hinnangujärgset maksumust. EKP on seoses projektiga NEP loonud asjakohase järelevalve, kontrolli ja aruandlusraamistiku. Kuigi projekti NEP jaoks loodi spetsiaalne riskijuhtimisraamistik, leiti mõned puudused seoses riskiregistriga. Projekti põhipuudused esinesid projekti NEP hangete elluviimises, kuna mõnel juhul ei järgitud täiel määral EKP hankeid käsitlevaid eeskirju ja menetlusi.

PERSONALIAUDITI JÄRELKONTROLL

Üldise personaliraamistiku osas on toimunud märkimisväärne areng, eelkõige personali kommunikatsioonistrateegia määratlemise osas. Teised küsimused olid ikka veel rakendamisel, nt kõikide organisatsiooniüksuste peamiste tulemusnäitajate määratlemine. Lisaks lükati edasi 2008. aastasse töötajate puhkuste ja töölt puudumiste alaste andmete usaldusväärsuse ja täielikkuse tõhustamiseks loodava uue IT-süsteemi kasutuselevõtt. Osa konkreetseid suuniseid ja menetlusi oli veel koostamata, nt osalise tööajaga töötamise suunised ja distsiplinaarmenetluste eeskirjad.

(1) Artikli 27 lõikes 2 sätestatakse: „Asutamislepingu artikli 248 sätted puudutavad üksnes EKP juhtimise tulemuslikkuse hindamist.” Euroopa Keskpanka puudutavad institutsioonilised sätted on toodud EÜ asutamislepingu artiklis 110.

(2) 2005. aasta hindade alusel.

(3) Projekti edenemist kajastav ajakava on esitatud lisas.

(4) Näiteks järjekorras 4. kohal olev risk „Ühe suuremahulise tehingu tegemine 2011. aasta detsembris ei ole põhiülesannetest tulenevalt võimalik” on vähem kriitiline ja moodustab lisariski 13. kohal olevale riskile „Uude hoonesse kolimine on edasi lükatud (mis tahes põhjusel) — olemasolevaid üürilepinguid tuleb pikendada — aja/kulude pikendamine”.

(5) Näiteks paigutati „töövõtjate/alltöövõtjate ebaseadusliku töö” risk 43. kohale.

(6) Euroopa riigihangete direktiiv (Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv 2004/18/EÜ ehitustööde riigihankelepingute, asjade riigihankelepingute ja teenuste riigihankelepingute sõlmimise korra kooskõlastamise kohta, mis oleks tulnud rakendada hiljemalt 31. jaanuariks 2006) ei ole otseselt kohaldatav, kuna direktiivid on adresseeritud liikmesriikidele.

EUROOPA KESKPANGA VASTUSED

Euroopa Keskpank (EKP) tervitab Euroopa Kontrollikoja aruannet 2005. eelarveaasta kohta ja hindab seda, et kontrollikoda tunnustab EKP poolt praeguste vajaduste katteks loodud piisavat organisatsioonilist struktuuri EKP uute hoonete projekti elluviimiseks ning samuti asjakohase ja tervikliku järelevalve-, kontrolli- ja aruandlusraamistiku olemasolu. Ühtlasi on EKP-l hea meel märkida, et kontrollikoda hindab piisavaks EKP üldisi hanke-eeskirju ja uute hoonete projektiga seotud hankemenetlusi.

EKP võtab arvesse kontrollikoja tähelepanekuid ja parandusettepanekuid. Allpool on esitatud EKP märkused konkreetsete lõigete kohta.

Lõiked 7 kuni 9: EKP uute hoonete ehitusega seotud riskide loendit täiendatakse pidevalt ja vaadatakse korrapäraselt läbi. EKP on võtnud arvesse kontrollikoja tähelepanekuid ja juba ka neist lähtudes tegutsenud.

Lõige 10: EKP on oma ametlikus otsuses avaldanud ajakohastatud hanke-eeskirjad (EKP 3. juuli 2007. aasta otsus hanke-eeskirjade sätestamise kohta). Otsuses on kehtestatud edasikaebamise ametlik kord, määratletud tavapäratult madala hinnaga pakkumiste mõiste ning ajakohastatud piirmäärasid kooskõlas ELi direktiiviga, millel otsus põhineb. Direktiivis tehtavaid võimalikke muudatusi jälgitakse pidevalt, et tagada vajaduse korral nende kohaldamine.

Lõige 11: EKP avaldab hankedokumentides (avalike pakkumiste korral pakkumiskutses ning kolme/viie pakkumisega menetluste korral hinnapäringus) alati selged ja arusaadavad põhilised hindamiskriteeriumid. Ühel juhul ei vastanud hindamisaruande sõnastus täpselt avaldatud hindamiskriteeriumitele. Punktide andmine põhineb avaldatud kriteeriumitel.

Lõige 12: Pakkumisprotsessi tavapärane dokumentatsioon hõlmab üldjuhul üksikasjalikke hindamisaruandeid, tehnilisi hinnanguid, hinnakalkulatsioone, läbirääkimiste protokolle ning hankekomitee koosolekute dokumente. Need annavad ülevaate protsessist ning tõendavad soodsaimate pakkumiste väljavalimist.

Lõige 13: Kogu hankeprotsess viidi läbi EKP töötajate tervikliku järelevalve all. EKP-välise projektijuhi ülesanded piirdusid hindamisprotsessi toetamise, korraldamise ja dokumenteerimisega. Kõik hankeotsused tegi EKP. Ajakohastatud dokumenteerimisnõuetega tagatakse nüüdsest, et EKP kontroll pakkumisprotsessi üle on selgelt tõendatud.

Personaliauditi järelkontroll: EKP kavatseb otsusekindlalt jätkata oma üldise personalipoliitika võtmevaldkondade elluviimist.