1.Nagu on sätestatud artikli 102 lõikes 4, toimuvad ühisnõukogu kohtumised korrapäraste ajavahemike järel, mis ei ole pikemad kui kaks (2) aastat, ja erandkorras, kui olukord seda nõuab või kui lepinguosalised on selles kokku leppinud.

2.Kui ühisnõukogul on lepingust tulenev õigus võtta vastu otsuseid või soovitusi, on selliste aktide pealkiri kohtumise aruandes vastavalt „Otsus“ või „Soovitus“. Ühisnõukogu sekretariaat lisab igale vastuvõetud otsusele või soovitusele seerianumbri, vastuvõtmise kuupäeva ja teema kirjelduse. Igas otsuses või soovituses on sätestatud selle jõustumise kuupäev.

5.Ühisnõukogu eesistuja võib kõigi lepinguosaliste nõusolekul kutsuda oma kohtumisele eksperte, et need esitaksid teavet konkreetsete teemade kohta.

Kui ühisnõukogu arutelude aluseks on kirjalikud tõendavad dokumendid, nummerdatakse need ja ühisnõukogu sekretariaat edastab need ühisnõukogu dokumentidena.

4.Nagu on ette nähtud lepingu artikli 103 lõikega 2, on kaubandus- ja arengukomitee eesistujaks vaheldumisi Euroopa Komisjoni ja SADC majanduspartnerluslepingu riigi kõrgem ametnik. Kaubandus- ja arengukomitee esimest istungit juhatavad Euroopa Komisjoni ja SADC majanduspartnerluslepingu riigi kõrgem ametnik koos.

TOIMIMINE

Artikkel 5

Dokumendid

Kui kaubandus- ja arengukomitee arutelude aluseks on kirjalikud tõendavad dokumendid, nummerdatakse need ning kaubandus- ja arengukomitee sekretariaat edastab need kaubandus- ja arengukomitee dokumentidena.

Artikkel 6

Kohtumistest teatamine ja päevakord

1.Sekretariaat teavitab lepinguosalisi istungi kokkukutsumisest ja palub esitada päevakorda puudutavad ettepanekud hiljemalt 30 päeva enne istungit. Kiireloomulise ja/või ettenägematu olukorra puhul võidakse kohtumine korraldada lühikese etteteatamisega.

2.Kaubandus- ja arengukomitee sekretariaat koostab iga istungi esialgse päevakorra. Sekretariaat edastab selle kaubandus- ja arengukomitee eesistujale ja liikmetele hiljemalt neliteist (14) päeva enne istungi algust.

3.Esialgne päevakord sisaldab punkte, mille lepinguosalised on kaubandus- ja arengukomitee sekretariaadil palunud päevakorda lisada.

4.Kaubandus- ja arengukomitee võtab päevakorra vastu iga istungi alguses. Punkte, mida ei ole esialgses päevakorras esitatud, võib lepinguosaliste kokkuleppel päevakorda lisada.

5.Kaubandus- ja arengukomitee eesistuja võib kõigi lepinguosaliste nõusolekul kutsuda oma istungile eksperte, et need esitaksid teavet konkreetsete teemade kohta.

Artikkel 7

Kohtumise aruanne

Kui lepinguosalised ei ole kokku leppinud teisiti, koostab kaubandus- ja arengukomitee sekretariaat aruande, mis võetakse vastu iga istungi lõpus.

Artikkel 8

Otsused ja soovitused

1.Nagu on ette nähtud lepingu artikli 103 lõikega 6, võtab kaubandus- ja arengukomitee vastu otsuseid või soovitusi konsensuse alusel käesolevas lepingus sätestatud juhtudel või juhul, kui ühisnõukogu on teda selleks volitanud.

2.Kui kaubandus- ja arengukomiteel on lepingust tulenev õigus võtta vastu otsuseid või soovitusi või juhul, kui ühisnõukogu on teda selleks volitanud, on selliste aktide pealkiri istungi aruandes vastavalt „Otsus“ või „Soovitus“. Kaubandus- ja arengukomitee sekretariaat lisab igale vastuvõetud otsusele või soovitusele seerianumbri, vastuvõtmise kuupäeva ja teema kirjelduse. Igas otsuses või soovituses on sätestatud selle jõustumise kuupäev.

3.Kui mõni SADC majanduspartnerluslepingu riik ei osale kohtumisel, edastab sekretariaat sellele riigile kohtumise otsused ja/või soovitused. Asjaomane SADC majanduspartnerluslepingu riik esitab kümne (10) kalendripäeva jooksul alates otsuste ja/või soovituste saatmisest kirjaliku vastuse, milles märgib need otsused ja/või soovitused, millega ta ei nõustu, ja esitab põhjused. Kui kümne (10) kalendripäeva jooksul ei esitata eespool nimetatud kirjalikku vastust, loetakse otsused ja/või soovitused vastuvõetuks. Kui otsuste/soovitustega ei ole nõus SADC majanduspartnerluslepingu riik, kes ei osalenud istungil, kohaldatakse lõike 4 kohast menetlust.

4.Istungitevahelisel ajal võib kaubandus- ja arengukomitee võtta vastu otsuseid ja soovitusi kirjaliku menetluse teel või elektrooniliste vahendite abil, kui mõlemad lepinguosalised sellega nõustuvad. Kirjalik menetlus hõlmab teadete vahetamist lepinguosaliste esindajate vahel.