Siseauditi talitus kavandab oma audititöö riskihindamise ja suutlikkuse analüüsi põhjal. See on nõutud tema juhendi ja rahvusvaheliste standardite alusel ning see aitab tagada auditikava tõhusa ja tulemusliku rakendamise. Auditikava rakendamist kontrollitakse korrapäraselt ja vajaduse korral tehakse kohandusi. 2018. aastal korraldas siseauditi talitus põhjaliku riskihindamise, mille tulemusena koostati strateegiline mitmeaastane auditikava aastateks 2019–2021 ning iga-aastane auditikava 2019. aastaks.

Siseauditi talitus esitab aruandeid ja on talitluslikult vastutav auditi järelevalvekomitee ees. Auditi järelevalvekomitee aitab volinike kolleegiumil täita aluslepingutest, finantsmäärusest ja muudest õigusaktidest tulenevaid kohustusi. Selleks teeb ta järgmist: i) tagab siseauditi talituse sõltumatuse; ii) jälgib siseauditi töö kvaliteeti; iii) tagab, et komisjoni talitused võtavad siseauditi ja välisauditi soovitusi nõuetekohaselt arvesse ning iv) tagab nende soovituste asjakohase järelkontrolli. Sellisel viisil aitab auditi järelevalvekomitee suurendada komisjoni tulemuslikkust ja tõhusust oma eesmärkide saavutamisel. Komitee hõlbustab ka volinike kolleegiumi järelevalvet komisjoni juhtimise, riskijuhtimise ja sisekontrolli tavade üle. 2018. aasta jaanuaris avaldas siseaudiitor auditiaruande komisjoni juhtimise kohta. Kõnealuses aruandes leiti, et on vaja proportsionaalseid parandusmeetmeid, mis on muu hulgas seotud riskijuhtimise, finantsaruandluse ja institutsionaalsete (järelevalve)asutuste volitustega. Auditi järelevalvekomitee juhendit ajakohastati 2018. aasta novembris kõnealuse auditiga seoses komisjoni võetud järelmeetmete osana.

Siseauditi talituse sõltumatus on sätestatud finantsmääruses ( ) ja komisjoni vastuvõetud ametijuhendis ( ). Kõnealuses juhendis on sätestatud, et objektiivsuse tagamiseks ja huvide konflikti vältimiseks peavad siseauditi talituse audiitorid säilitama oma sõltumatuse seoses kontrollitavate tegevuste ja toimingutega. Kui nende sõltumatus või objektiivsus on faktiliselt või näiliselt kahjustatud, siis tuleb avaldada selle kahjustuse üksikasjad. Kui siseaudiitor peab seda vajalikuks, võib ta pöörduda otse komisjoni presidendi ja/või volinike kolleegiumi poole.

Siseauditi talituse missioon on suurendada ja kaitsta organisatsioonilist väärtust, pakkudes riskipõhiseid ja objektiivseid usaldatavustasemeid, nõuandeid ja teadmisi. Siseauditi talitus aitab komisjonil saavutada oma eesmärke süstemaatilise, distsiplineeritud lähenemisviisi abil, et hinnata ja suurendada riskijuhtimis-, kontrolli- ja juhtimisprotsesside tulemuslikkust. Tema ülesanneteks on hinnata ja anda asjakohaseid soovitusi riskijuhtimis-, kontrolli- ja juhtimisprotsessi täiustamiseks, et saavutada kolm järgmist eesmärki: i) asjakohase eetika ja väärtuste edendamine organisatsioonis; ii) tulemusliku organisatsioonilise tulemusjuhtimise ja vastutuse tagamine ning iii) riskide ja kontrolliga seotud teabe tulemuslik edastamine organisatsiooni asjaomastele üksustele. Seda tehes soovib siseauditi talitus edendada komisjonis ja selle talitustes tõhusat ning tulemuslikku juhtimist.

1 572 (81 %) soovitust kõigist siseauditi talituse poolt ajavahemikus 2014–2018 antud heakskiidetud soovitustest (kokku kiideti heaks 1 938) olid auditeeritavate hinnangul 31. jaanuari 2019. aasta tähtaja seisuga täidetud ( ). Järelikult 366 soovitust (19 %) olid sellel kuupäeval veel täitmata.

Nendest 366-st täitmata soovitusest ( ) on üks hinnatud kriitilise tähtsusega olevaks ( ) ja 135 väga oluliseks ning 103 neist on hilinenud (st neid ei ole rakendatud algselt kokkulepitud rakendamiskuupäevaks). Need hilinenud soovitused moodustavad 1 938-st heaks kiidetud soovitusest 5,3 %. Nendest 103-st hilinenud soovitusest on 18 väga olulist soovitust hilinenud palju (pikemaks hilinemiseks loetakse olukorda, kus soovitus on rohkem kui kuus kuud pärast algset rakendamiskuupäeva endiselt täitmata). Need moodustavad üksnes 2,9 % ajavahemikus 2014–2018 heaks kiidetud kriitilise tähtsusega ja väga oluliste heaks kiidetud soovituste koguarvust (võrreldes 2,0 %-ga eelmisel aruandeperioodil). Väga oluliste auditisoovituste arv, mis on üle kuue kuu hilinenud, on viimastel aastatel märkimisväärselt vähenenud (keskmiselt 28 soovitusest ajavahemikus 2015. aasta juunist kuni 2016. aasta oktoobrini kuni keskmiselt 15 soovituseni alates 2017. aasta jaanuarist). Töö nende soovituste rakendamiseks on käimas ja auditi järelevalvekomitee jälgib seda jätkuvalt tähelepanelikult.

Üldiselt peab siseauditi talitus auditi soovituste rakendamist rahuldavaks ja võrreldavaks eelmiste aruandeperioodidega. Selline hetkeolukord osutab asjaolule, et komisjoni talitused on väga oluliste soovituste rakendamisel hoolsad ja maandavad seega siseauditi talituse tuvastatud riske. Siiski tuleb pöörata tähelepanu teatavatele väga oluliseks liigitatud soovitustele, mille täitmisega on pikalt hilinetud (st rohkem kui kuus kuud).

Nende väga oluliste ja pikalt hilinenud soovituste kokkuvõte on esitatud käesolevale aruandele lisatud komisjoni talituste töödokumendis (3. jagu).

4.2018. aastal tehtud audititööl põhinevad järeldused

4.1.Järeldused tulemusauditite kohta

Selleks et panustada komisjoni tulemuspõhisesse töökultuuri ja tema suuremasse keskendumisse kulutõhususele, korraldas siseauditi talitus 2018. aastal kahte tüüpi auditeid: tulemusauditeid ( ) ja olulisi tulemusaspekte sisaldavaid auditeid (kõikehõlmavad auditid). Mõlemat tüüpi auditite korraldamine oli osa siseauditi talituse 2016.–2018. aasta strateegilisest auditikavast.

Siseauditi talitus on kooskõlas oma metoodika ja parima tavaga käsitlenud tulemuslikkust kaudselt. Ta teeb seda nii, et hindab, kas ja kuidas on juhtkond sisse seadnud kontrollisüsteemid, mille eesmärk on mõõta juhtkonna tegevuse tulemuslikkust (tõhusust ja tulemuslikkust) ja tagada sellega seoses kindlus. Selle lähenemisviisiga soovib siseauditi talitus tagada, et peadirektoraatidel ja talitustel oleksid asjakohased tulemusraamistikud ja tulemuste mõõtmise vahendid, põhinäitajad ja järelevalvesüsteemid. Seda osaliselt põhjusel, et mitmes õiguslikus aluses on sätestatud eesmärgid, mis on ulatuslikumad sellest, mida komisjon suudab üksi saavutada. See tähendab, et SMART-eesmärgid ja -näitajad ( ) tuleb kõigepealt kehtestada komisjoni tasandil. Kõnealuste eesmärkide ja näitajate eesmärk on võimalikult hästi eristada komisjoni konkreetne panus panusest, mille annavad muud olulised osalejad, kes ELi eesmärke rakendada ja saavutada aitavad (liikmesriigid, piirkonnad, kolmandad riigid, rahvusvahelised organisatsioonid jne).

Järgmistes punktides kirjeldatakse siseauditi talituse järeldusi 2018. aastal tehtud auditite erinevate tulemuslikkusega seotud aspektide kohta.

4.1.1.Komisjoni peadirektoraatide, talituste ja rakendusametite tulemuslikkus: horisontaalsed protsessid

4.1.1.1. Sünergia ja tõhususe läbivaatamine

Suur osa 2018. aasta siseaudititest keskendus ressursside tõhusale ja tulemuslikule kasutamisele komisjoni eri peadirektoraatides ja talitustes.

Komisjoni oluline algatus selles valdkonnas on 2016. aastal algatatud sünergia ja tõhususe läbivaatamine ( ). Selle kaugeleulatuva algatuse eesmärk oli muuta komisjonis töötamise viise, saavutada tõhususe kasv tugifunktsioonides ja vabastada vahendid ümberpaigutamiseks suurima poliitilise tähtsusega valdkondadesse. Siseauditi talituse auditi käigus tunnistati, et sünergia ja tõhususe läbivaatamise algatus on komisjoni jaoks suur katsumus. Algatusega võeti kasutusele uued ja uudsed mõtteviisid ning probleemide lahenduskäigud. Eelkõige aitab valdkonnajuhi lähenemisviisi valdkondadeülene mõju lahti saada kapseldunud mõtteviisist ja julgustada mõtlema ühtsemal viisil. Pärast algatuse käivitamist seisti silmitsi väga keerulise perioodiga, mida oligi oodata algatuse ambitsioonika olemuse tõttu. Siseauditi talitus märgib, et pärast algusaega on tehtud edusamme ja ühiseid jõupingutusi alusraamistiku puuduste kõrvaldamiseks. Nende eesmärk on kehtestada jõulisemad protsessid ja anda uut hoogu algatusele olukorras, kus ootused on jätkuvalt väga suured, pidades eelkõige silmas praeguse komisjoni volituste lõppu ja uue komisjoni ametissemääramist 2019. aastal. Paljud algsed proovikivid, nagu i) keskse juhtimise puudumine põhiküsimustes; ii) säästude stabiilsuse ja võimalikkuse tagamine; iii) eelarveküsimused; iv) tulemusliku järelevalve puudumine ning v) ebapiisavalt ühine lähenemisviis, on praegu lahendamisel. Jätkuvalt on siiski ees ootamas märkimisväärne hulk tööd, et realiseerida kestlik ja tõeline sünergia ja tõhusus ning saavutada sünergia ja tõhususe läbivaatamise 2016. aasta teatises sätestatud eesmärgid õigeks ajaks. Juba tehtud edusammude ärakasutamiseks ning sünergia ja tõhususe läbivaatamise lisamiseks komisjoni töökultuuri on vaja veel rohkem ära teha.

Auditi käigus leiti ka, et institutsiooni tasandil peaksid kesktalitused määrama kindlaks selged kriteeriumid säästude kindlaksmääramiseks ning jälgima tähelepanelikult eesmärgi saavutamise suunas tehtud edusamme ja valdkondade juhid peaksid looma asjakohased kvaliteedimehhanismid, et näidata oma teenuste kvaliteeti klientidest peadirektoraatidele ja võtta vajadusel parandusmeetmeid. Siseauditi talituse soovitusi selles kontekstis tuleb vaadelda kui proportsionaalseid parandusi, mille eesmärk on aidata tagada, et sünergia ja tõhususe läbivaatamise algatus on lõppkokkuvõttes eesmärkide saavutamisel edukas. Pärast siseauditi talituse auditit andis komisjon 2019. aasta aprillis välja uue teatise sünergia ja tõhususe algatuse kohta ( ).

4.1.1.2. Juhtimisprotsessid

2017. aastal teatas siseauditi talitus komisjoni juhtimisprotsessides tuvastatud mitmetest puudustest. Pärast siseauditi talituse antud soovitusi avaldas komisjon 2018. aasta novembris mitu teatist ja otsust (juhtimise pakett), et käsitleda siseauditi talituse tuvastatud probleeme ja ajakohastada komisjoni juhtimiskorda institutsiooni tasandil.