Et hinnata rakendusametite tööd, on kindlaks määratud põhilised tulemusnäitajad, mida pidevalt jälgitakse. Kolm aastat pärast ameti loomist ja seejärel iga kolme aasta järel peab komisjon hindama, kas amet toimib hästi. Komisjon hindab, kas kulude-tulude eelanalüüsis prognoositud tulemused on saavutatud. Selle põhjal saab komisjon kindlaks teha võimalikud parandamist vajavad valdkonnad ja vaadata vajaduse korral läbi delegeeritavate ülesannete ulatuse.

2013. aastal tehtud kulude-tulude analüüsis leiti, et teatavate programmijuhtimisülesannete delegeerimine rakendusametitele on kulutõhusam kui nende täitmine komisjonis. Analüüsis eeldati, et sidusamate programmiportfellide parem vastavusse viimine rakendusametite põhipädevustega ja identiteediga annaks märkimisväärset kvalitatiivset kasu. Samuti prognoositi, et ELi eri programmide juhtimise koondamise kaudu saadaks kasu koostoimest, lihtsustamisest ja mastaabisäästust.

Oma eesmärkide saavutamiseks viivad ametid ellu toetuste andmise ja hankemenetlusi, haldavad lepinguid ning rakendavad vajalikke eelarvemenetlusi. Peale selle pakuvad ametid tuge programmide rakendamisel, näiteks programmi rakendamist käsitleva teabe kogumisel, töötlemisel ja kättesaadavaks tegemisel. Nad jälgivad projektide edenemist ja mõju. Nad teavitavad võimalikke taotlejaid rahastamisvõimalustest ning toetavad taotlejaid ja abisaajaid menetluste kohaldamisel. Nad teavitavad komisjoni programmide rakendamisest, projektide tulemustest ja mõjust. Juhtimisülesannete allhange peaks siiski jääma asutamislepinguga ettenähtud institutsionaalse süsteemi poolt seatud piiresse. See tähendab, et asutamislepinguga institutsioonidele antud ülesannete osas, mis nõuavad poliitiliste valikute täideviimisel kaalutlusõigust, ei tohi allhanget korraldada. Samuti tuleks allhanke kohta teha kulude-tulude analüüs.

Otse juhitavate programmide puhul otsustas komisjon 2003. aastal, et asjakohane oleks delegeerida teatavate ülesannete haldamine mõne programmi rakendamisel rakendusametitele ja võimaldada komisjonil samal ajal keskenduda oma põhiülesannetele. Need ametid loodi eriüksustena, kes täidavad konkreetseid ülesandeid asjaomaste projektide eluea jooksul, täidavad eelarvet ning esitavad poliitikakujundajatele asjakohast teavet. Rakendusametid on iseseisvad üksused, mis tegutsevad komisjoni järelevalve all.

Hinnangutes käsitletakse 2014.–2016. aastat CHAFEA, INEA ja EASME puhul, 2015.–2017. aastat EACEA puhul ning 2015. aasta keskpaika kuni 2018. aasta keskpaika ERCEA ja REA puhul. Hindamisperioodid on erinevad, kuna ametid loodi eri aegadel.

Tulemused

Üldiselt näitasid hindamised, et kõik kuus rakendusametit olid analüüsitud ajavahemikul tõhusad ja tulemuslikud. Nad täitsid oma eesmärgid ning suurema osa põhiliste tulemusnäitajatega seotud eesmärkidest. Nad olid võimelised tulema toime keeruliste tingimustega, sealhulgas uute volitustega, portfelli, organisatsioonilise struktuuri ja juhtimise muudatustega, samuti väga suure töökoormusega perioodidega ja piiratud arvu töötajatega. Küsitletud sidusrühmad andsid üldjoontes väga positiivse hinnangu rakendusametite ja komisjoni talituste vahelisele suhtele, mis võimaldab komisjonil keskenduda oma põhiülesannetele ning olla kursis programmide rakendamisega ja tulemustega. Ametitega kokkupuutuvad abisaajad ja eksperdid andsid ametitele väga positiivse hinnangu ning ametite töötajad olid üldiselt rahul rakendusametite kui tööandjatega.

Vaatamata sellele positiivsele üldpildile tehti eraldi hindamiste käigus kindlaks hulk probleeme ja nendega seotud puudujääke. Need probleemid on seotud järgmisega: 1) rakendusametite eesmärkide saavutamine; 2) asjaolu, et mitu ametit juhivad sama programmi osi; 3) programmiportfellide mitmekesisus; 4) suhe vastutavate peadirektoraatidega; 5) suhe abisaajatega; 6) kulutõhusus; 7) personalijuhtimine ja 8) volituste muutumine. Järgnevates peatükkides käsitletakse neid kaheksat probleemi üksikasjalikult. Komisjon võtab saadud õppetunde arvesse, kui ta valmistub 2021.–2027. aasta mitmeaastase finantsraamistiku programmidega seotud ülesandeid rakendusametitele delegeerima.

1.Head tulemused (peaaegu kõigi) põhiliste tulemusnäitajate puhul

Üldiselt juhtisid kuus rakendusametit delegeeritud programme tõhusalt ning saavutasid enamiku põhiliste tulemusnäitajate puhul väga head tulemused. Rakendusametite näitajad iseloomustavad finantsjuhtimist, eelkõige õigeaegset hindamist ja toetuste määramist – teavitamiseni, lepingute sõlmimiseni ja toetuste andmiseni kuluv aeg ning maksete tegemine õigel ajal. Mõni amet saavutas järjekindlalt kõik õigeaegse hindamise, toetuslepingute sõlmimise ja maksete tegemisega seotud eesmärgid või suurema osa neist (REA, ERCEA, EACEA, CHAFEA) või isegi ületas eesmärke (INEA maksete tegemiseni kuluva aja puhul). Vaid üksikud rakendusametid ei saavutanud mõnda eesmärki – EASME programmitöö perioodi alguses ja INEA ühel aastal (2015) seoses maksete tegemiseni kuluva ajaga ühe eelmise programmitöö perioodi programmi puhul. Peale selle täitsid mitu ametit igal aastal täielikult oma tegevuseelarve – REA, ERCEA. Tänu sellisele tõhusale finantsjuhtimisele võib mõne tulemusnäitaja puhul olla võimalik seada kõrgemaid eesmärke.

Seoses tehingute seaduslikkuse ja korrektsusega leiti, et 2014.–2020. aasta programmide veamäärad on madalamad kui eelneva põlvkonna programmide puhul (2007–2013). Ametid juhivad aga endiselt 2007.–2013. aasta programmide projekte ning hindamisperioodil olid kolme ameti – REA, EASME ja EACEA – iga-aastastes tegevusaruannetes 2007.–2013. aasta programmide kohta endiselt alles reservatsioonid seoses veamääradega, mis ületavad 2 % suurust olulisuse künnist. See on varasemast ajast pärit probleem, mis kaob järk-järgult, kui kõik nende programmide projektid on lõpetatud. Ainult ühel praeguse programmitöö perioodi programmil – väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate programmil COSME – oli ajutiselt kõrge veamäär, mis eeldas rakendusametilt (EASME-lt) 2018. aastal reservatsiooni esitamist. Rakendusamet on kehtestanud parandusmeetmed, mis parandasid olukorda, ning 2019. aastal reservatsiooni enam ei esitatud.

Hindamiste käigus tehti kindlaks, et infotehnoloogiavahendite ja menetluste täiustamine oli üks põhiteguritest, mis aitas kaasa ametite põhiliste tulemusnäitajate paranemisele. Uute infotehnoloogiavahendite kasutuselevõtuga parandas CHAFEA tegevuse tõhusust ning võimaldas ülesandeid oma projektijuhtimissüsteemide alusel paremini täita. ERCEA ja REA rakendatud haldusalased lihtsustused – üleminek elektroonilisele aruandlusele ja osaliselt automatiseeritud töövoogudele – parandasid tõhusust. EACEA lihtsustas ja ühtlustas oma sisekorda ja programmijuhtimise korda veelgi. INEA parandas ja lihtsustas maksemenetlusi.

Hinnangud näitavad, et rakendusametid on kehtestanud asjakohased protsessid ja menetlused ning et neil on sisekontrollisüsteemid, mis aitavad parandada tõhusust ja tulemuslikkust. Ametid on välja töötanud ranged sisekontrollistandardid (välja arvatud EACEA, kes märkis 2017. ja 2018. aastal, et tema sisekontrollisüsteem toimis osaliselt), sealhulgas finants- ja inimressursside haldamise valdkonnas. Nad on seadnud sisse palju kontrolli- ja aruandlusmehhanisme, mis võimaldavad eesmärkide täitmisel tehtud edusamme hoolikalt jälgida ning toimingute suhtes avalduvaid riske vältida ning õigel ajal ja tõhusalt leevendada.

EACEAt käsitlevas hinnangus juhiti tähelepanu olulistele puudujääkidele, mis tehti kindlaks siseauditi talituse kahes auditis toetuste haldamise kohta – alates konkursikutsest kuni lepingute sõlmimiseni ja alates projektide järelevalvest kuni maksmiseni. Need puudujäägid olid muu hulgas seotud ameti valikumenetluse korralduse ja rakendamisega programmide „Erasmus+“ ja „Loov Euroopa“ puhul. Auditisoovituste kohaselt on vaja meetmeid võtta seoses toetuste kontrollikeskkonnaga, hindamisprotsessiga, hindamiskomiteedega ja ekspertide rolliga ning ka lepingute sõlmimise etapiga. Nende küsimustega tegelemiseks koostas amet kummagi auditi põhjal tegevuskava ja viis selle ellu ning muutis oma ettepanekute hindamise menetlust. Üks peamistest meetmetest, mis ameti uus juhtkond võttis, oli ulatuslik organisatsiooniline muudatus ameti sisekontrolli raamistiku täiustamiseks ja selle struktuuri parandamiseks. Olukord on nüüd paranenud – siseauditi talitus on esimese auditiga seotud soovitused (alates konkursikutsest kuni lepingute sõlmimiseni) täidetuks lugenud. Seega ei esitanud amet oma 2019. aasta tegevusaruandes enam sisekontrolliga seotud puudujääke käsitlevat reservatsiooni. Seoses teise auditiga (alates projektide järelevalvest kuni maksmiseni) eeldatakse, et siseauditi talitus loeb kõik veel täitmata soovitused täidetuks 2020. aasta keskpaigaks. Komisjon ja eelkõige EACEA eest vastutavad peadirektoraadid jälgisid tähelepanelikult, kuidas selgemaks muudetud ja tõhustatud järelevalvemehhanismide kaudu on rakendatud sisekontrolli tugevdamise meetmeid.

2.Mitu ametit juhivad üht ELi programmi – kuidas tagada ühetaoline rakendamine

2014. aasta järgsel ajavahemikul juhib teadusuuringute programmi „Horisont 2020“ mitu rakendusametit. „Horisont 2020“ on rahaeraldiste poolest suurim rakendusametitele delegeeritud programm. 2013. aastal otsustas komisjon delegeerida programmi „Horisont 2020“ eri osad neljale eri ametile – REA, ERCEA, INEA ja EASME. Et tagada programmi „Horisont 2020“ ühtne rakendamine, loodi 2014. aastal ühine tugikeskus (nüüd ühine rakenduskeskus), mis asub ühes komisjoni talituses (teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraat). Selle eesmärk on pakkuda programmiga tegelevatele komisjoni peadirektoraatidele, rakendusametitele ja ühisettevõtetele ühtset tuge tegevusprotsessides, mis on seotud toetuste haldamisega, infotehnoloogiaga, auditi-, andmehaldus- ja õigusteenustega.