ARUANNE

ITERi ja tuumasünteesienergeetika arendamise Euroopa ühisettevõtte 31. detsembril 2008. lõppenud eelarveaasta raamatupidamise aastaaruande kohta koos ühisettevõtte vastustega

2009/C 310/01

SISUKORD

SISSEJUHATUS

Ühisettevõtte liikmeteks on Euroopa Aatomienergiaühendus (Euratom), mida esindab Euroopa Komisjon, Euratomi liikmesriigid ja teised riigid, kes on sõlminud Euratomiga koostöölepingu juhitava termotuumasünteesi alal ning kes on avaldanud soovi liikmeks saada (seisuga 31. detsember 2008: Šveits).

KINNITAV AVALDUS

Direktori kohustused

Eelarvevahendite käsutajana täidab direktor eelarvet nii tulude kui ka kulude osas ühisettevõtte finantseeskirjade kohaselt, ( 8 ) omal vastutusel ja heakskiidetud assigneeringute piires ( 9 ) . Direktor kehtestab organisatsiooni struktuuri ja sobiva haldus- ja sisekontrolli süsteemi ning -protseduurid, et koostada lõplik raamatupidamise aastaaruanne, ( 10 ) milles ei esine pettusest või vigadest tingitud olulisi väärkajastamisi; samuti on direktori ülesanne tagada, et mainitud aruande aluseks olevad tehingud on seaduslikud ja korrektsed.

Kontrollikoja kohustused

Kontrollikoda viis auditi läbi kooskõlas IFAC ja ISSAI ( 11 ) rahvusvaheliste auditistandardite ja eetikanormidega. Nende standardite kohaselt peab kontrollikoda järgima eetikanõudeid ning auditi kavandama ja läbi viima selleks, et saada piisav kindlus selle kohta, et raamatupidamise aastaaruanne ei sisalda olulisi väärkajastamisi ja selle aluseks olevad tehingud on seaduslikud ja korrektsed.

Kontrollikoda on seisukohal, et kogutud auditi tõendusmaterjal on piisav ja asjakohane järgnevate järeldusotsuste esitamiseks.

JÄRELDUSOTSUS RAAMATUPIDAMISE AASTAARUANDE USALDUSVÄÄRSUSE KOHTA

Järeldusotsusraamatupidamise aastaaruande aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsuse kohta

TÄHELEPANEKUD EELARVE HALDAMISE JA FINANTSJUHTIMISE KOHTA

Eelarve täitmine

MUUD KÜSIMUSED

Sisekontrollisüsteemid

Ühisettevõte on käivitusetapis ning ei olnud 2008. aasta jooksul veel oma sisekontrolli- ja finantsteabesüsteeme täielikult rakendanud. Aasta lõpuks ei olnud süsteemide aluseks olevad äriprotsessid veel peaarvepidaja poolt ametlikult vormistatud ega kinnitatud, kuigi ühisettevõtte finantsmääruses on see ette nähtud.

Eelkõige vajab tööd IT protsesside ja tegevuste dokumenteerimine ning IT riskide kaardistamine. Ühisettevõte ei olnud 2008. aastaks välja töötanud tegevuse järjepidevuse kava ja andmekaitsepoliitikat.

Ühisettevõtte finantsmäärus

Kontrollikoda leidis siiski mitmeid küsimusi, mille puhul ta peab vajalikuks ITERi finantsmäärusesse muudatuste tegemist, et tõhustada ühisettevõtte finantsraamistikku. Eelkõige peaks ühisettevõtte finantsmäärus sisaldama rangemaid reegleid teadusuuringute toetuste andmiseks ning samuti peaks see sisaldama sätet ühisettevõtte auditeerimise kohta komisjoni siseauditi talituse poolt kooskõlas teiste ühenduse asutuste puhul kohaldatavate menetlustega.

Liikmete osamaksude hilinemine

Aasta tegevusaruanne

ÜHISETTEVÕTTE VASTUSED

Eelarve täitmine

Punkt 16

F4E leiab, et kontrollikoja mainitud alakulutamine oli tingitud sellest, et F4E tegutses esimest aastat Euroopa Komisjonist majanduslikult sõltumatult, samuti viivitustest ITERi rahvusvahelise organisatsiooni ja Euratomi tuumasünteesiprogrammi käivitamises tervikuna. Loomisel on korralise aruandluse mehhanismid. Sisekontrollistandardite tegevuskava raames määratakse kindlaks lisajärelevalve ja -aruandluse kord, et eelarve täitmise kontrolli veelgi karmistada.

Sisekontrollisüsteemid

Punktid 17–19

F4E on nõus kontrollikoja märkustega ühisettevõtte sisekontrollikeskkonna küpsuse kohta esimesel tegutsemisaastal. F4E saab nüüd kinnitada, et 1. juulil 2009 asus ametisse sisekontrolör. Koostatud on sisekontrollistandardite rakendamise tegevuskava, millega käsitletakse ka infotehnoloogia valdkonnas kindlaks tehtud probleeme, ning kavas on luua töörühm, mis koordineerib ja kontrollib tegevuskava rakendamist ja esitab selle kohta aruandeid. Peale selle on ametisse nimetatud andmekaitseametnik ning talitluspidevuse ja andmetaaste kava edasiseks täiendamiseks on võetud vajalikke meetmeid.

F4E käivitas 2008. aastal ka kvaliteeditagamissüsteemi. Alustatud on kõikide asjakohaste tegevusprotsesside kaardistamist.

Punkt 20

F4E võtab teadmiseks kontrollikoja märkuse kuuel konkreetsel juhul eelarveliste kulukohustuste puudumise kohta enne õiguslike kohustuste võtmist, mis tulenesid Euratomi kohustustest seoses ITERi rahvusvahelise lepingu ja Jaapaniga sõlmitud lepinguga.

Need kuus juhtu on F4E ja ITERi organisatsiooni või Jaapani kohaliku asutusega sõlmitud rahvusvahelised mitmeaastased kokkulepped, millega rakendatakse Euratomi eespool osutatud rahvusvahelisi kohustusi.

Kontrollikoja selles küsimuses esitatud märkuste käsitlemiseks küsib F4E nõu juhatuse liikmetelt, eelkõige Euratomilt. Kõnealuste erilepingute puhul mõjutaks eelarveliste kulukohustuste võtmine enne mainitud kokkulepete sõlmimist tugevasti F4E suutlikkust täita Euratomi rahvusvahelisi kohustusi, sest eraldatav summa võib ületada praeguses raamprogrammis ette nähtud eelarvet.

F4E on nõus kontrollikoja märkusega ühe juhu kohta, mille puhul algatati väljakuulutamisega läbirääkimistega pakkumismenetlus. Seejuures tuleb siiski märkida, et kõnealust meedet kasutati erandkorras. F4E dokumenteeris nõuetekohaselt oma otsuse standardmenetlust mitte järgida ja kehtestas seejuures võimalike negatiivsete mõjude minimeerimise kava. Mõjude minimeerimise kava rakendati edukalt ja vahepeal on olukorda parandatud.

F4E finantseeskirjad

Punktid 21–23

F4Es on loodud töörühm, mille ülesanne on regulaarselt analüüsida vajadust muuta F4E finantseeskirju ja nende rakenduseeskirju, et tugevdada finantsraamistikku, võttes seejuures arvesse F4E eriomast tööstuslikku ja institutsioonilist keskkonda. Töörühm analüüsib kontrollikoja märkusi, et pakkuda komisjonile ja juhatusele välja muudatused.

Liikmemaksude tasumise hilinemine

Punkt 24

F4E on kontrollikoja märkusega nõus. 2008. aasta liikmemaksude sissenõudmisega seotud viivitused on tingitud siiski üleminekuperioodist, enne kui F4E sai 2008. aasta 18. märtsil komisjonist majanduslikult sõltumatuks.

Punkt 25

F4E on kontrollikoja märkusega nõus. Arvestades aga, et 2008. aasta oli esimene aasta, millal F4E liikmetelt nõuti iga-aastase liikmemaksu tasumist, vajas enamik liikmesriike natuke aega, et kehtestada selle erimaksu tasumiseks vajalikud sisemenetlused.

Praeguseks on kõik F4E liikmed 2008. aasta liikmemaksu tasunud.

F4E juhatus tuletas 2009. aasta märtsis toimunud üheksandal koosolekul kõikidele liikmetele meelde, et liikmemaks tuleb tasuda õigel ajal.

Iga-aastane tegevusaruanne

Punktid 26–27

F4E on nõus kontrollikoja esialgsete järeldustega iga-aastase tegevusaruande hilinemise ning sisekontrollisüsteemi mõjususe ja tõhususe hinnangu, samuti tulemuste ja eesmärkide ning kindlaksmääratud ajakava üksikasjaliku võrdluse puudumise kohta.

Hilinemine on tingitud peamiselt asjaolust, et F4E juhatuse koosolek toimus alles F4E finantseeskirjades kindlaks määratud tähtpäeval. Pealegi ei kiitnud juhatus iga-aastast tegevusaruannet heaks 9. juulil toimunud koosolekul, vaid alles 14. septembri koosolekul.

Selleks et tagada edaspidi iga-aastase tegevusaruande õigeaegne heakskiitmine, palub F4E korraldada juhatuse koosoleku juuni alguses ning kehtestab juhatuse ja selle allasutustega menetluse, et koostada piisavalt aegsasti otsus iga-aastase tegevusaruande ning sellega seotud analüüsi ja hinnangu heakskiitmise kohta.

Kuna F4Es oli aruandlusperioodil liiga vähe töötajaid ja ühisettevõte ei olnud täielikult toimiv, olid tööprogrammi rakendamiseks kättesaadavad üksnes algelised juhtimisnäitajad ning riskihindamisi ei olnud veel tehtud. Neid puudusi käsitleb F4E järgmise aasta tegevusaruandes, arvestades, et välja töötatakse sisearuandluse kord ja kõikides F4E peamistes tegevusvaldkondades valmistatakse ette riskihindamised.

Kehtestatud on sisekontrollistandardite rakendamise tegevuskava, milles nähakse muu hulgas ette riskihindamise alustamine, samuti sisekontrolli keskkonna mõjususe ja tõhususe iga-aastane ülevaatamine. Vahepeal on tööle võetud sisekontrolör, kes auditeerimis- ja nõustamistegevusega aitab eelarvevahendite käsutajal tagada sisekontrollisüsteemi tõhusust ja selle rakendamisel osakondade tulemuslikkust.