MÕISTED

Avatud lähtekoodiga tarkvara : üldist tüüpi tarkvaralitsents, mille puhul lähtekood on üldsusele kättesaadav, autoriõigustega seotud piiranguid on vähe või puuduvad need üldse.

Avatud standard : igasugune teabeedastus-, ühendus- või vahetusprotokoll ja igasugune koostalitlusvõimeline andmevorming, mille tehnilised üksikasjad on avalikud ning mille juurdepääsule ja kasutamisele puuduvad piirangud.

DG INFSO : infoühiskonna ja meedia peadirektoraat.

DG REGIO : regionaalpoliitika peadirektoraat.

EIF : Euroopa koostalitlusvõime raamistik (European Interoperability Framework).

ERF : Euroopa Regionaalarengu Fond.

IDA : haldusasutustevaheline andmevahetus – programm, mille eesmärgiks on edendada liikmesriikide ja/või ühenduse haldusasutuste vahelise andmevahetuse üleeuroopaliste telemaatiliste võrkude arendamist ja toimimist.

IDABC : üleeuroopaliste e-valitsuse teenuste koostalitlusvõimeline osutamine riiklikele haldusasutustele, ettevõtetele ja kodanikele, IDA programmi jätkuprogramm.

ISA : uus programm perioodiks 2010–2015 – Euroopa haldusasutuste koostalitlusvõimealaste lahenduste jätkuprogramm.

Koostalitlusvõime : eri programmide suutlikkus edastada andmeid ühiste andmevahetusvormingute abil, lugeda ja kirjutada samu failivorminguid ja kasutada samu protokolle.

Lairiba : kiire andmeedastus, mille puhul ribalaiust kasutavad mitu signaali samaaegselt.

PLN : ametlik ISO 4217 standardile vastav Poola rahaühiku zloti tähis.

PMM : projektijuhtimise metoodika on protsessipõhine tõhusa projektijuhtimise meetod, mis võimaldab juhtida projekte selgelt määratletud raamistiku abil. See kirjeldab menetlusi projekti elluviimiseks vajalike ressursside ja tegevuste koordineerimiseks, andes suuniseid projekti kavandamiseks ja järelevalveks ning juhendab, kuidas toimida, kui projekti tuleb muudatuste tõttu kohandada.

SMART : Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely – täpsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajaliselt piiritletud.

KOKKUVÕTE

I. Aruandes käsitletud perioodil oli e-valitsus avaliku sektori haldusasutuste jaoks vahend kodanike, ettevõtete ja muude haldusasutuste halduskoormuse vähendamiseks. Samuti aitab e-valitsus parandada nende osutatavate teenuste kvaliteeti. See on kooskõlas Lissaboni konkurentsivõime ja uuendustegevuse alaste eesmärkide saavutamisega, siseturu takistuste vähendamisega, kodanike üleeuroopalise liikuvusega ning regionaalarenguga.

II. Kontrollikoja audit keskendus ERFi 2000–2006 programmitöö perioodi kulutustele neljas liikmesriigis: Prantsusmaal, Itaalias, Poolas ja Hispaanias. Kontrolli- koda uuris asjaomaseid strateegia- ja programmdokumente ning külastas 28 e-valitsust arendavat haldusprojekti. Tööd täiendas projektijuhtidest koostatud valimile saadetud veebiküsitlus.

III. Kontrollikoda kontrollis, kas need e-valitsuse projektid:

a) valiti vastavalt kaardistatud vajadustele;

b) olid hästi kavandatud ning kavakohaselt ellu viidud;

c) olid kasulikud ja kestvad.

IV. Kontrollikoda järeldas, et ERFi toetust saavad e-valitsuse projektid aitasid kaasa avalike elektrooniliste teenuste arengule. Vaatamata asjaolule, et suurem osa projektidest on tehniliselt toimivad, on saavutatud kasu eeldatust palju väiksem, sest projektitulemustele pöörati ebapiisavalt tähelepanu.

V. Täpsemalt öeldes leidis kontrollikoda, et:

a) Vaatamata asjaolule, et e-valitsuse kavandamine riiklikul tasandil programmitöö perioodi kestel paranes, ei keskendutud projektide elluviimisel varasemate strateegiate puuduste tõttu piisavalt e-valitsuse arendamise esmastele vajadustele.

b) Projektid saavutasid enamasti oma väljundid. Puuduliku kavandamise või tervikliku rakendamismetoodika puudumise tõttu saavutati tulemused aga sageli hilinemisega või vähendatud ulatuses.

c) Suurem osa auditeeritud projektidest olid tehnoloogiliselt veatud ning arendasid IT-rakendusi, mis osutavad elektroonilisi teenuseid avaliku sektori asutustele, ettevõtetele ja kodanikele. ERFi kaasrahastatud süsteeme hallati üldiselt asjakohaselt ning need olid majanduslikult jätkusuutlikud. Projektide tegelikku kasu aga ei mõõdetud ning seetõttu ei ole võimalik neid hinnata ega koguda teavet tulevaste projektide jaoks.

VI. Kontrollikoda esitab seega järgmised soovi- tused:

a) Liikmesriigid peaksid välja töötama kaar- distatud vajadustele põhinevad selgete eesmärkidega strateegiad ning vastutus peaks olema eesmärkide saavutamise eest vastutavate organite vahel selgelt jagatud.

b) Korraldusasutused peaksid valima ERFi toetust saavad e-valitsuse projektid nende tõenäoliste kulude ja oodatava tulu hindamise alusel.

c) Liikmesriikide korraldusasutused peaksid tagama, et ERFi toetuse saajateks valitud e-valitsuse projektid keskenduksid mitte ainult projektide väljunditele, vaid ka protsesside või organisatsiooni muutmisele, mis on vajalik väljatöötatud süsteemidest täieliku kasu saamiseks.

d) Korraldusasutused peaksid panema rõhku parima tava praktilisele rakendamisele ja soovitama tungivalt asjakohase projektijuhtimise metoodika kasutamist ERFi toetust saavate e-valitsuse projektide puhul.

e) Komisjon peaks tagama, et ERFi kaasrahastatavate projektide puhul võetakse arvesse üleeuroopalist koostalitlusvõimet edendavaid ELi põhimõtteid ja soovitusi (eelkõige EIFi põhimõtteid), et suurendada projektide Euroopa lisandväärtust ning lihtsustada edasist kogu ELi hõlmavat süsteemide integratsiooni.

f) E-valitsuse projekte valides peaksid korraldusasutused tagama, et rahastamisotsuse aluseks olevas tasuvusanalüüsis võetakse arvesse kõik olulised kulud, sealhulgas hoolduskulud.

g) Komisjon peaks tagama, et korraldusasutused kontrollivad ja hindavad projektide tulemusi ja mõju, et näidata ELi vahendite mõjusat kasutust ning anda olulist tagasisidet tulevaste programmide täiustamiseks.

SISSEJUHATUS

E-VALITSUSE DEFINITSIOON JA EESMÄRGID

1. Elektrooniline valitsus (e-valitsus) tähistab valitsuse ja kodanike (või ettevõtete) või erinevate riiklike haldusasutuste vahel tehtavaid elektroonilisi toiminguid. E-valitsus eeldab info- ja sidetehnoloogia kasutamist ning organisatsioonilisi muudatusi ja uusi oskusi, et osutada parema kvaliteediga avalikke teenuseid [1].

2. Riigiasutuste jaoks oli e-valitsus aruandes käsitletud perioodil vahend halduskoormuse ja ooteaegade vähendamiseks ning kulutasuvuse ja tootlikkuse parandamiseks. See on kooskõlas Lissaboni strateegia eesmärkidega konkurentsivõime ja uuendustegevuse alal, regionaalarengu edendamise ja siseturu takistuste vähendamisega. Ühtlasi lihtsustab see kodanike üleeuroopalist liikuvust.

3. Selleks, et vältida nn elektrooniliste tõkete [2] tekkimist, soovitas komisjon Euroopa ametiasutustel pidada kinni mitmest üldpõhimõttest, mis on ära toodud 2004. aasta novembris avaldatud Euroopa koostalitlusvõime raamistikus (EIF) [3].

LISSABONI STRATEEGIA, eEUROOPA JA I2010

4. 2000. aastal toimunud Euroopa Ülemkogu Lissaboni istungil seati kõrge eesmärk saada maailma kõige konkurentsivõimelisemaks ja dünaamilisemaks majandussüsteemiks ning teadvustati vajadust kasutada uue majanduse ja eriti interneti pakutavaid võimalusi.

5. Euroopa Komisjon käivitas perioodiks 2000–2005 kaks järjestikust eEuroopa tegevuskava, mille eesmärgiks oli edendada teenuseid, rakendusi ja veebilehtede sisu, mis hõlmaksid nii veebipõhiseid avalikke teenuseid kui ka e-ettevõtlust. Ka pidid tegevuskavad tegelema lairiba-infrastruktuuri ja turvameetmete puuduste kõrvaldamisega. Nimetatud tegevusi pidi toetama heade tavade levitamine ning võrdlusuuringud [4] info- ja sidetehnoloogia arengutaseme kohta liikmesriikides.

6. Komisjon pidas e-valitsust algusest peale [5] oluliseks ning avalike teenuste ümberkorraldamine sai info- ja sidetehnoloogia poliitika alustalaks. Pärast eEuroopa 2002. aasta tegevuskava avaldas komisjon teatise [6], milles selgitas lähemalt tegevus- kavas sisalduvaid e-valitsuse meetmeid ning kirjeldas üksik- asjalikult vajalikke samme avalike teenuste ümberkorraldamiseks info- ja sidetehnoloogia abil.

7. 2005. aastal asendati eEuroopa tegevuskava uue strateegilise raamistikuga i2010 (Euroopa infoühiskond 2010), mis hõlmas laiemaid poliitilisi suundi [7]. Uuendatud strateegiline raamistik pani veelgi rohkem rõhku e-valitsusele. Vastavalt hiljutistele uuringutele [8] on tõepoolest olemas tugev seos kaasaegse ja tõhusa avaliku halduse ning riikliku konkurentsivõime ja uuendustegevuse vahel. 2006. aasta komisjoni teatis [9] kirjeldas varasemaid saavutusi ning seadis e-valitsuse poliitikale uued eesmärgid. Liikmesriikide ja teiste sidusrühmade poliitiline pühendumine on sellise tegevuse puhul oluline ning liikmesriigid kirjutasid selle märgiks konverentsidel [10] alla mitmele deklaratsioonile. Esimene oluline õigusakt [11], teenuste direktiiv (vt 1. selgitus) avaldati 2006. aastal ning pidi jõustuma 2009. aas- tal ja selles nõutakse ettevõtetele mõeldud teatud avalike teenuste elektrooniliselt kättesaadavaks tegemist.

8. Tegevuskavadega samaaegselt töötas komisjon välja mitu algatust [12] mitmes valdkonnas. Algatuste eesmärkideks oli näiteks tehnoloogiliste kitsaskohtade kõrvaldamine ja heade tavade vahetamise hõlbustamine. Spetsiifilisemate programmide ja algatuste seas väärib eraldi väljatoomist IDABC [13] programm, mis lihtsustas liikmesriikide ja komisjoni koostööd ühiste koos- talitlusstandardite väljatöötamiseks [14].

1. SELGITUS

TEENUSTE DIREKTIIV

Direktiiv sätestab, et liikmesriigid peavad lihtsustama menetlusi ja formaalsusi, millest teenusepakkujad peavad kinni pidama. Eelkõige nõutakse selles liikmesriikidelt õigustamatu ja ebaproportsionaalse halduskoormuse kõrvaldamist ning märkimisväärseid lihtsustamisi järgnevas:

ettevõtte loomine, st juhud, mil füüsiline või juriidiline isik soovib asutada püsiva tegevuskohaga ettevõtte liikmesriigis; ja

teenuste piiriülene osutamine, st juhud, mil ettevõte soovib osutada teenuseid piiriüleselt teises liikmesriigis ilma sinna püsiva tegevuskohaga ettevõtet rajamata.

Direktiivi kohaselt on liikmesriigid kohustatud rajama "ühtsed kontaktipunktid", mille kaudu teenusepakkujad saaksid kogu asjakohase teabe ning kus oleks võimalik ajada korda kõik formaalsused, ilma et oleks vaja võtta ühendust mitme ametiasutusega. Ühtsed kontaktipunktid peavad olema kättesaadavad vahemaa tagant ja elektrooniliste vahendite kaudu.

ELi RAHALINE TOETUS

9. 2000–2006 programmitöö perioodiks eraldati infoühiskonnale ELi toetust ligikaudu 11 miljardit eurot [15]. Perioodi eesmärkideks oli muu hulgas uute turvaliste tehnoloogiate, infrastruktuuriliste võimaluste ja piirkondadevahelise lairibaühenduse arendamine. ERFi toetus kattis sellest 6,7 miljardit eurot (61%). E-valitsuse meetmete kohta koondandmed puuduvad.

ERFi JUHTIMISE PÕHIMÕTTED PROGRAMMITÖÖ PERIOODIL 2000–2006

10. ERFi juhtimissüsteem järgib subsidiaarsuse ja partnerluse põhimõtteid [16], mille kohaselt vastutus ja haldus on jagatud Euroopa Komisjoni ja liikmesriikide valitsuste vahel. Joonisel 1 on lihtsustatud kujul esitatud ERFi kaasrahastatud tegevuste kavandamine ja rakendamisprotsess auditeeritud programmitöö perioodil 2000–2006.

11. Liikmesriigid koostasid mitmeaastased kavad pärast dialoogi asjaomaste riigiasutuste ja majanduspartnerite ning tööturu osapooltega. Liikmesriigid määratlesid kavade laiemad prioriteedid ning pärast läbirääkimisi kiitis komisjon kõik programmdokumendid heaks. Meetmete üldine kirjeldus lisati rakenduskavadesse, üksikasjalike meetmete ja projektide valiku tegid liikmesriigid.

12. Kavad sisaldavad programmitööperioodil rakendatavaid kindlaks määratud ja heaks kiidetud prioriteete. Iga rakenduskava või ühtne programmdokument sisaldab programmitäiendit, milles kirjeldatakse üksikasjalikult kava meetmeid. Meetmed võivad hõlmata ka erimeetmeid e-valitsuse arenguks.

JOONIS 1

ERFI LIHTSUSTATUD JUHTIMISPROTSESS PERIOODIL 2000–2006

+++++ TIFF +++++

AUDITI ULATUS JA LÄHENEMISVIIS

13. Auditi peamine eesmärk oli hinnata, kas ERFi toetust saavad auditeeritud e-valitsuse haldusprojektid:

a) valiti vastavalt kaardistatud vajadustele;

b) on hästi kavandatud ja kavakohaselt ellu viidud;

c) on kasulikud ja kestvad.

14. Kontrollikoja audit keskendus programmitöö perioodile 2000–2006 ning neljale liikmesriigile: Prantsusmaa, Itaalia, Poola ja Hispaania. Need neli riiki said kokku 3 miljardit eurot (45%) ERFi infoühiskonnale eraldatud toetusest.

15. Audititöö hõlmas järgnevat:

a) Komisjoni e-valitsuse alase strateegilise raamistiku läbi- vaatamine.

b) Asjaomaste riiklike ja piirkondlike e-valitsuse strateegiadokumentide (periood 2000–2006) kontrollimine auditeeritud riikides, lisaks riiklike arengukavade, asjakohaste rakenduskavade ja programmitäiendite analüüs.

c) Külastused riiklikesse ja piirkondlikesse ametiasutustesse, kes vastutavad e-valitsuse arendamise ja projektide valiku eest külastatud liikmesriikides.

d) Kontrolliti 28 piirkondlikku projekti, mis said kokku toetusi 216,9 miljonit eurot, ERFi toetus sellest oli 127,7 miljonit eurot. Keskmise külastatud e-valitsuse projekti maksumus oli 7,8 miljonit eurot, millest ERFi toetus moodustas keskmiselt 4,5 miljonit eurot. 10 projekti maht jäi alla ühe miljoni euro, nelja kõige suurema projekti maksumuseks oli 27–50 miljonit eurot. Kontrollitud projektide liikide kohta vt tabel ja 2. selgitus.

e) Saadeti veebiküsitlus ERFi kaasrahastatud e-valitsuse projektide 363-le projektijuhile külastatud liikmesriikides. Vastused saadi 212 projektijuhilt (58,4%).

TABEL

KOHAPEAL KÜLASTATUD E-VALITSUSE PROJEKTIDE LIIGID

Projekti liik | Hispaania | Prantsusmaa | Itaalia | Poola | Kokku |

Geoinfosüsteem | 1 | 3 | 3 | 1 | 8 |

Töövoo süsteem | 3 | 1 | 2 | 4 | 10 |

Maksuteenused | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |

Referentsandmebaas | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |

Muu | 2 | 3 | 1 | 0 | 6 |

Kokku | 7 | 7 | 7 | 7 | 28 |

2. SELGITUS

NÄITEID E-VALITSUSE TEENUSEID OSUTAVATEST PROJEKTIDEST

Geoinfosüsteem (GIS) – Toskaana piirkond, Itaalia

Toskaana piirkonna ühtse programmdokumendi projektide üheks eesmärgiks oli töötada välja GIS, mis oleks veebis kättesaadav kodanikele, ametiasutustele ja spetsialistidele. Selleks toetas Firenze provintsivalitsus hüdrogeoloogiaga seotud ruumiliste andmete andmebaasi rajamist ning tarkvara väljatöötamist põhja- ja pinnavee kasutamise juhtimiseks. Eesmärgiks oli ka hallata veebipõhiselt põhjavee otsimistaotluste esitamist ja lubade väljastamist.

Töökorraldus – Warmia i Mazury piirkond, Poola

Projekti peamine eesmärk oli luua veebiportaal, mis võimaldaks elektroonilist kontakti avalikkuse ja 112 ametiasutuse vahel. Kohaliku halduse kolme tasandi jaoks töötati välja elektroonilised dokumentide liikumise menetlused, eesmärgiga parandada töö tõhusust ja samas tagada haldusasutuse käsitletud andmete täielik koostalitlusvõime.

TÄHELEPANEKUD

KAS PROJEKTID VALITI VASTAVALT KAARDISTATUD VAJADUSTELE?

16. E-valitsuse eesmärk on parandada kodanike, ettevõtete ja muude haldusasutuste juurdepääsu riiklikele teenustele ja teabele. Sellega kaasneb ka teenuste kvaliteedi paranemine ning suurem mõjusus ja tõhusus.

17. Eesmärgi teostamiseks tuleb vajadustele tuginedes koostada üldine strateegia, määrata strateegia prioriteedid ning võtta arvesse selle tõenäolised kulud ja tulud.

18. Kontrollikoda uuris, kas:

a) riiklik või piirkondlik strateegiline raamistik oli koostatud kaardistatud vajaduste põhjal ja tuginedes olemasolevate IT-süsteemide abil saadud teabele ning Euroopa Komisjoni väljastatud suuniste alusel;

b) projektide valikumenetlused põhinevad järjepidevatel ja ühtsetel valikukriteeriumidel, mis võtavad arvesse kõige pakilisemaid vajadusi ning loovad sidusrühmadele lisandväärtust ja kas üksikute projektide eesmärgid on kooskõlas strateegilise raamistiku prioriteetidega.

ALGSED STRATEEGIAD EI PÕHINENUD KAARDISTATUD VAJADUSTEL

19. Perioodil 2000–2006 muutusid suhtlustrendid, telefoni- ja paberipõhiselt suhtluselt mindi üle interneti ja lairibaühenduse laialdasele kasutamisele. Mitu riiki hakkasid ka oma haldusasutusi vastavalt kohandama.

20. Euroopa Liidus seadis eEuroopa tegevuskava prioriteediks e-valitsusega seotud algatused, mis ühendasid piirkondlikku konkurentsivõimet ja mõjusat avalikku haldust. Kogu perioodi vältel kohustusid liikmesriigid ministrite deklaratsiooniga tegema ettepanekuid asjakohaste riikliku tasandi meetmete kohta ning koostama eEuroopa algatusega kooskõlas olevad riiklikud strateegiad.

21. Programmitöö perioodi alguses olid külastatud liikmesriikides e-valitsuse strateegiad valmistatud ette üldiste deklaratsioonidena, mis ei tuginenud tegelikele kaardistatud vajadustele.

22. Kontrollikoda kontrollis külastatud liikmesriikides asjakohaseid strateegiadokumente ning tuvastas järgmised puudused:

a) Kodanike, ettevõtete ja haldusasutuste vajadused ei olnud eelnevalt määratletud, strateegilised eesmärgid olid liiga üldised ning konkreetsed sihtarvud puudusid. Tegelike vajaduste analüüs oli ebapiisav. Näiteks teatud riikides puudus elektroonilisi tehinguid võimaldav vajalik õiguslik raamistik.

b) Vastutus eesmärkide saavutamise eest ei olnud selgelt vastavate ametiasutuste vahel jagatud (vt 3. selgitus) või ei olnud asutustel piisavalt volitusi nende mõjusaks elluviimiseks. Puudusid ka kontrollisüsteemid, mis takistas õigeaegsete parandusmeetmete võtmist ja kasulike kogemuste saamist tulevaste paranduste jaoks.

3. SELGITUS

NÄIDE VASTUTUSE EBASELGEST JAGAMISEST

Strateegia "e-Poola aastateks 2004–2006"

Strateegia peamine puudus oli kõikidel juhtudel vastutusvaldkondade ebaselge jagamine. Ministeeriumidele ja agentuuridele jagati 83 konkreetset ülesannet ning nendest 30 puhul vastutas ülesande elluviimise eest rohkem kui üks asutus. Neil juhtudel ei antud aga juhiseid selle kohta, kes peab vastutama koordineerimise eest. Viimases strateegia hindamise dokumendis toodi välja ministeeriumidevaheline ebapiisav koordineerimine ja koostöö kui üks eesmärkide saavutamist takistanud tegur.

23. Varasemate strateegiate võrdlus auditeeritud perioodi lõpus koostatud strateegiatega näitab selgelt kvaliteedi mõningast paranemist. Lisaks seadsid mõned riigid e-valitsuse prioriteediks, mõistes, et see on moodus avaliku halduse kaasajastamiseks. Liikmesriigi tasandil said aga projekti elluviimise eest vastutavad ametiasutused väga vähe metoodilist tuge, eriti projektijuhtimise tehnikate ja tehnilise juhendamise osas. 4. selgituses on toodud näide reaalselt osutatud metoodilisest toest.

4. SELGITUS

NÄIDE METOODILISEST TOEST

2003. aasta juunis loodud Itaalia riiklik avaliku sektori infosüsteemide keskus (Italian National Centre for the Information Systems in the Public Sector (CNIPA)) on Itaalia avaliku halduse ja innovatsiooni ministeeriumi haldusalasse kuuluv avaliku sektori haldusasutus.

CNIPA vastutab ministeeriumi koostatud e-valitsuse plaanide elluviimise eest, täpsemalt on tema ülesanded järgnevad:

a) eeskirjade, standardite ja tehniliste suuniste jõustamine info- ja sidetehnoloogia kasutusele võtmiseks avalikus halduses;

b) kohalike, piirkondlike ja riiklike haldusasutuste kavandatud projektide hindamine ja järelevalve;

c) arvamuste koostamine avaliku sektori haldusasutustele projektide strateegilise sidususe kohta.

PROJEKTIVALIKUL HINNATI HARVA SEDA, KAS VALITUD PROJEKTID ON MAJANDUSLIKULT KÕIGE SOODSAMAD

24. ERFi juhtimise eest vastutavad riiklikud ametiasutused korraldasid ja viisid läbi projektide valikumenetlused ning tavaliselt kasutati ühte alltoodud mudelitest:

a) Mudel A – tehti projektide eelvalik, projektidele anti nimed ning nende ulatus näidati ära ERFi programmdokumentides (näiteks programmitäiendis).

b) Mudel B – projektikonkursi järel valiti projektid konkur- si alusel, toetus määrati projektile, mis vastas kõige paremini meetme eesmärkidele. Konkreetsed rahasummad eraldati meetmetele nagu elektroonilise avaliku halduse arendamine.

25. Kontrollikoda analüüsis 28 projekti, mis valiti kahe menetluse alusel (11 A, 17 B):

a) Tsentraliseeritud lähenemine (Mudel A), mille puhul ERFi toetus antakse nime saanud projektidele juba ette. Tasuvusanalüüsile pöörati vähe tähelepanu ja sageli puudus ametlik toetuse määramise kord.

b) Teine lähenemine (Mudel B) oli kavandatud parima projekti valimiseks. Võeti arvesse programmdokumentides määratletud prioriteetseid teemasid ja sõltumatud eksperdid võrdlesid projektide sisu. Poolas oli tasuvusanalüüs taotlusmenetluse kohustuslik osa. Valiku eest vastutavad asutused ei pannud paika menetluse üldist ajakava, määrates kindlaks vaid taotluste esitamise kuupäeva. Kui taotlejaid oli palju, esines taotluste hindamisel pikki viivitusi ja Poolas tuli nelja projekti alguskuupäeva pika valikumenetluse tõttu edasi lükata.

26. Ametivõimud valisid mõnikord eesmärkide, ulatuse ja potentsiaalsete kasutajate arvu osas ambitsioonikaid projekte, asjakohaselt kontrollimata, kas projekti elluviijad suudavad keerukat IT-projekti juhtida ja kas neil on piisavalt sobiva kvalifikatsiooniga töötajaid. Ühe Poolas läbiviidud projekti puhul määrati esimene projektijuht ametisse 2006. aastal, 17 kuud pärast toetuse määramist. 2007. aasta jooksul vastutasid töö eest viis erinevat projektijuhti ning projekti kontrolliva juhtkomitee koosseisu muudeti neli korda. Selline stabiilsuse puudumine märgiti siseauditi aruandes projekti viivituste osaliseks põhjuseks. Ühe Itaalia projekti lõplikus hindamisaruandes nimetati elluviimise viibimise põhjuseks muudatusi projekti juhtimisrühmas ja koordineerimise puudumist projektis osalevate kohalike asutuste vahel.

27. Suurem osa projekte, mis oma algseid eesmärke ei täitnud, olid väga keerukad nii projektiga seotud sidusrühmade arvu kui ka pakutud teenuste osas. Selline olukord koos vajadusega lõpetada projekt enne programmi lõppemist viis mõnel juhul projektide ulatuse olulise vähendamiseni (vt punkt 39).

KAS PROJEKTID OLID HÄSTI KAVANDATUD JA KAVAKOHASELT ELLU VIIDUD?

28. E-valitsuse projekt, nagu igasugune IT-projekt, peab olema üksikasjalikult kavandatud, et tagada selle sujuv elluviimine. Kava peab sisaldama selgeid eesmärke ja projekti elluviimiseks vajalike tegevuste põhjalikku kirjeldust ning hinnangut selleks kuluva aja ja ressursidega seotud piirangute kohta.

29. Kontrollikoja eesmärk oli hinnata, kas projektid viidi ellu nii, nagu algselt kavandatud, ning leida suuremate kõrvalekallete põhjused. Iga auditeeritud projekti juures kontrolliti projekti põhielemente:

a) Kavandamine ja ülesehitus – erilist tähelepanu pöörati projekti eesmärkide ja sihtide asjakohasele püstitusele SMART-kriteeriumide ning hea tava (nagu tunnustatud projektijuhtimise metoodika) kasutamise abil.

b) Euroopa koostalitlusvõime raamistiku põhimõtete järgimine – kontrolliti, kas projekti kavandamisel võeti arvesse EIFi põhimõtteid.

c) Rakendamine – kontrolliti aja juhtimist, eelarvejuhtimist ja projekti ulatust.

d) Kasutusvalmidus – kohapealsete külastuste käigus kontrolliti projekti varade (näiteks IT tarkvara, serverid, platvormid) ning kavandatud teenuste olemasolu.

PROJEKTIDE EESMÄRGID OLID LIIGA ÜLDISED NING PROJEKTIDE KAVANDAMISEL EI ARVESTATUD PIISAVALT MITTETEHNILISTE KÜSIMUSTEGA

30. Üksikasjalike projektieesmärkide määratlemine oli nõutav eeltingimus ERFi toetust taotlevatele riigiasutustele. Tavaliselt koostati projektid aga ERFi programmdokumentides sisalduvate üldiste riiklike või piirkondlike strateegiate ja eesmärkide alusel. Projektide lisandväärtust määratleti harva, sest tasuvusanalüüse ei tehtud (erandiks olid Poolas ellu viidud projektid).

31. Projektide dokumenteerimise kvaliteet varieerus märgatavalt projektide kaupa ning äärmuslikel juhtudel ei olnud dokumentatsioon kontrollimiseks kättesaadav. Vastutavad ametnikud ei olnud näiteks seadnud dokumenteerimise miinimumstandardeid.

32. Suurema osa külastatud projektide puhul olid määratletud eesmärgid liiga üldised ja kvantifitseerimata. Näiteks oli seatud selline ebamäärane eesmärk nagu teenuste kvaliteedi parandamine. Kui eesmärgid olidki määratletud, olid need peamiselt seotud väljunditega (näiteks ostetud serverite arv), mitte ei keskendunud kasule, mida saab üksus või lõppkasutaja (näiteks osakonna jooksvate kulude vähendamine x% võrra). Küsitlusele vastanud projektijuhtide sõnul (joonis 2) olid mõjunäitajad määratletud ainult 42% projektide puhul.

JOONIS 2

MILLIST TÜÜPI PROJEKTIEESMÄRGID PÜSTITATI?

+++++ TIFF +++++

Väljundite ja tulemustega seotud eesmärgid olid enamasti selgelt määratletud, kuid mõjuga seotud eesmärke oli seatud harva.

Allikas: Euroopa Kontrollikoja küsitlus.

33. Projektide kavandamisel keskenduti peamiselt tehnilistele aspektidele, jättes sageli tähelepanuta olulised küsimused nagu haldusmenetluste ümberkujundamine uute tehnoloogiate paremaks kasutamiseks. See omakorda vähendas projektide potentsiaalset mõju.

34. Osakondadevahelise puuduliku koordineerimise ja organisatsiooniliste küsimustega (nagu näiteks eri projektidega seotud menetluste ja töövoo ümberkorraldamine) mittetegelemise tulemuseks olid menetluste dubleerimine, viivitused projektide rakendamisel, probleemid andmevahetusega ning mõnel juhul ka projektid, mida ei arendatud eeldatud viisil, alakasutatud projektid või hoopis projektide pooleli jätmine (vt 5., 7. ja 9. selgitus).

PROJEKTID OLID ENAMASTI EIFi PÕHIMÕTETEGA KOOSKÕLAS

35. Euroopa koostalitlusvõime raamistik (EIF) avaldati novembris 2004 ja selles määratletakse suunised e-valitsuse teenustele, et haldusasutused, ettevõtted ja kodanikud saaksid suhelda piiriüleselt üleeuroopalises kontekstis. Selleks, et teada saada, millises ulatuses suuniste soovitusi järgiti, külastati kohapeal 15 projekti, mille elluviimist alustati 2005. aastal või hiljem.

5. SELGITUS

NÄIDE EBAPIISAVAST KOORDINEERIMISEST JA SELLE MÕJUST

Integreeritud lairibaplatvorm – Sitsiilia, Itaalia

Projekti üks eesmärkidest oli turistidele mõeldud veebiportaali kavandamine. Portaal oli kavandatud sisaldama interaktiivseid võimalusi nagu puhkusepakettide broneerimine ja nende eest tasumine interneti kaudu.

Piirkonna haldusasutuse eri direktoraatide vahelise koordineerimise puudumine põhjustas suuri viivitusi ja projekti ulatuse vähendamist, sest osa kavandatud võimalustest jäi ellu viimata.

36. Kontrollikoda hindas projekte vastavalt sellele, kas need olid kooskõlas järgmiste põhimõtetega:

a) Kättesaadavus – juurdepääs toimus peamiselt interneti kaudu ja mõnel juhul kasutati ka muid teabekanaleid, nagu näiteks mobiiltelefon. Suurem osa projekte kasutas veebilehtede ja liideste kavandamiseks soovitatud suuniseid [17].

b) Mitmekeelsus – klienditeenused piirdusid enamasti riigikeele/-keeltega ning ainult 17% edastasid infot rohkem kui ühes keeles.

c) Turvalisus ja privaatsus – kontrollikoda leidis, et andmete turvalisuse ja privaatsusega seotud küsimusi võeti nõuete- kohaselt arvesse ning turvalisuse tase oli kooskõlas asjaomaste õigusaktidega.

d) Avatud standardite ja avatud lähtekoodiga tarkvara kasutamine – avatud standardite kasutamine on levinud ja paljud projektid moodustasid ja kasutasid andmeid mitmesugustes avatud formaatides. Avatud lähtekoodiga tarkvara kasutatakse väga sageli, sest see võimaldab IT-töövõtjatel pakkuda konkurentsivõimelisemat hinda. Kontrollitud süsteeme arendati kaubanduslike ja avatud lähtekoodiga lahenduste kombineerimise abil.

SUUREM OSA PROJEKTE EI OLNUD KAVAKOHASED

37. Kontrollikoda vaatas läbi kõigi 28 külastatud projekti dokumentatsiooni ja hindas projektide edenemist kavaga võrreldes, rakendusmenetlusi ning projektijuhtimise kvaliteeti.

38. Suurem osa külastatud projekte saavutas kavandatud väljundid, kuid 82% (23) projektidest ei viidud ellu vastavalt toetustaotluses esitatud kavale (joonis 3). Peamised kõrvalekallete põhjused on järgmised:

a) Kavandamine ja ülesehitus – ebapiisava või ebatäpse kavandamise tulemusena tuli projekti teostamise käigus tegeleda selliste probleemidega nagu näiteks eesmärkide ja kohustuste täpsustamine või täiendava personali värbamine.

b) Menetlused – teatud menetlused olid aeganõudvamad kui algselt kavandatud, peamiselt hangete või koordineerimisega seotud küsimuste puhul. Esines ka üldiseid viivitusi, mille põhjustasid bürokraatia, projektimeeskonna eba- piisavad volitused või juriidilised probleemid.

JOONIS 3

KAS PROJEKT VIIDI ELLU ÕIGEAEGSELT?

+++++ TIFF +++++

Õigeaegselt lõpetati vaid 35% projektidest ning 17% projektide elluviimine hilines rohkem kui ühe aasta.

Allikas: Euroopa Kontrollikoja küsitlus.

c) Personal – nendest vähestest haldusasutustest, kes otsustasid süsteemid ise välja töötada, ei olnud kahel IT-projektide juhtimise alal kogenud töötajaid. Seetõttu viibis projektide elluviimine ja põhipersonali voolavus oli suur.

d) Välised tegurid – tähtaegu mõjutavad tegurid, mille üle projekti toetusesaajatel puudus kontroll (töövõtjate käitumine ja nende suutlikkus tooteid tarnida, muudatused siseriiklikus õigusraamistikus).

39. Suurem osa viivitusi olid lühemad kui üks aasta, ei mõjutanud projektiväljundeid ega suurendanud märkimisväärselt kogukulusid, kuna suurem osa lepinguid sisaldas kulude suurenemise eest kaitsvat fikseeritud hinna klauslit. Ühest aastast pikemad viivitused koos vajadusega projekt enne kava sulgemist lõpule viia avaldasid aga negatiivset mõju osale projektidest, viies sageli projekti ulatuse vähendamisele (vt 6. selgitus).

40. 28-st külastatud projektist 10 (36%) puhul kasutati projektijuhtimise metoodikat. Küsitluse tulemustest ilmnes, et ainult 23% projektidest viidi ellu projektijuhtimise metoodika põhi- mõtteid kasutades. Kontrollikoda leidis, et 50% külastatud projektidest, mille puhul oli kasutatud tunnustatud projekti- juhtimise metoodikat, lõpetati õigeaegselt ning 90% puhul peeti kinni eelarvest. Nendest 18 projektist, mille puhul ei kasutatud projektijuhtimise metoodikat, lõpetati õigeaegselt vaid 22% ja eelarvest peeti kinni 56% puhul.

6. SELGITUS

NÄIDE VIIVITUSTEST TINGITUD ULATUSE VÄHENDAMISEST

Elektroonilise kontori toimingud – Kanaari saared, Hispaania

Programmitöö perioodi 2000–2006 eeskirjade kohaselt tuli kõik ERFi kaasrahastatud projektid lõpetada 2008. aasta lõpuks. Puuduliku kavandamise tõttu tekkis projekti elluviimisel viieaastane viivitus, mistõttu oli oht, et ERFi toetus tuleb tagasi maksta. Vältimaks ELi kaasrahastamise kaotust, muudeti märkimisväärselt projekti algset ulatust. Kuigi projekt pidi hõlmama enam kui 50 toimingu elektrooniliseks muutmist, otsustasid projektijuhid keskenduda kahele peamisele, mis hõlmasid ligikaudu 75% käsitletud toimikute koguarvust.

41. Ühel sellisel juhul tähendas ebapiisav tähelepanu organisatsioonilistele küsimustele seda, et välja töötatud IT-süsteemi ei olnud võimalik kasutada. Süsteemi sisestatavate andmete saamiseks vajalikele lepingutele ei kirjutatud õigeaegselt alla ning seetõttu oli tehniliselt toimiv süsteem kasutu.

42. Teine tegur, mis mõjutab e-valitsuse projektide tulemusel loodud süsteemide kasutamist, oli juhtkonnapoolne valmisolek kasutada uusi lahendusi ja teenuseid. Süsteemid pakkusid sageli uusi funktsioone, mis olid ametiasutuste tavapäraselt pakutavatest paremad, nagu näiteks elektroonilised riigihanked või personaalsed kasutajaprofiilid. Sellised võimalused moodustavad uute elektrooniliste süsteemide peamise lisandväärtuse ning muudavad võimalikuks avaliku halduse kaasajastamise. Siiski jäid mõnel juhul uue tehnoloogia pakutavad eelised kasutamata (vt 7. selgitus).

7. SELGITUS

NÄIDE IT-SÜSTEEMI KASUTAMATA FUNKTSIOONIDEST

Meresõiduameti internetiportaal, Gdynia, Poola

Arvutisüsteem kavandati võimaldama meresõiduameti klientidele elektroonilisi teenuseid. Süsteem sisaldas hankemoodulit, mis võimaldas esitada pakkumusi elektrooniliselt. Teostatavusuuringust selgus, et elektroonilise hankemenetluse mõju oleks positiivne ning eesmärgiks seati 30 veebioksjoni korraldamine aastas. Vaatamata süsteemi täielikule rakendamisele ei olnud auditikülastuse ajaks korraldatud ühtegi oksjonit.

KAS PROJEKTID ON KASULIKUD JA KESTVAD?

43. IT-toote hooldus tähendab meetmeid, mida on vaja selle toote toetamiseks tema olelusringi vältel. Meetmete hulka kuuluvad olulisemate töötajate koolitamine ja nt tehnilise tugikeskuse kaudu kasutajatele antav tugi.

44. Selle auditi osa puhul keskendus kontrollikoda järgmistele teemadele:

a) Kasulikkus – kontrolliti projekti lõppfaasi, keskendudes sellele, kui kasulikud olid projektiväljundid, ning hinnati uute teenuste tegelikku kasutuselevõttu ja projekti majanduslikku kasu.

b) Hooldus – hinnati asjakohast projektide hooldust lähitulevikus ilma ELi sekkumiseta ning projektide majanduslikku ja tegevuslikku jätkusuutlikust hoolduse seisukohast.

EELDATUD KASU ON OSALISELT SAAVUTATUD

45. Peaaegu kõik auditeeritud projektid [18] käivitati veidi aega pärast nende valmimist, asendades ja digitaliseerides seejuures mitu olemasolevat sisemenetlust. Vaatamata väljundite saavutamisele ei õnnestunud projektidel sugugi alati paremate tulemuste või positiivse mõju saavutamine (joonis 4).

JOONIS 4

KAS KÕIK TAOTLUSES ESITATUD EESMÄRGID ON SAAVUTATUD?

+++++ TIFF +++++

Üldiselt saavutati väljunditega seotud eesmärgid, kuid tulemuste ja mõju eesmärkide osas saavutati vähem edu.

Allikas: Euroopa Kontrollikoja küsitlus.

46. On selge, et avaliku sektori haldusasutused on huvitatud e-teenuste arendamisest, kuid ettevõtete ja üldsuse huvi on olnud väiksem kui projektitaotlustes eeldati. Kontrollikoda on seisukohal, et sellel on mitu põhjust. Küsitletud projektide elluviijad tõid need ka välja:

a) Elektrooniline identifitseerimine – suurem osa ametiasutuste osutatavatest teenustest nõuab identifitseerimist. Digitaalsete teenuste jaoks on tavaliselt nõutav elektrooniline identifitseerimine, kuid selle kasutustase varieerub riigiti. Teatud liikmesriikides, nagu näiteks Hispaanias, on elektrooniline allkiri lisatud riiklikule ID-kaardile, mistõttu võib selle kasutamisel saada takistuseks juurdepääs ID-kaardi lugejale. Poolas aga müüakse e-allkirja eraldi sertifikaadina ja seega võib selle maksumus piirata juurdepääsu digitaalsetele teenustele.

b) Õigusraamistik – paberipõhised tehingud on osa meie halduskultuurist. Õigusaktides nõutakse endiselt paberil originaaldokumentide esitamist, mis muudab võimatuks taotluste täies mahus elektroonilise käsitlemise ning vähendab elektroonilise suhtlemise potentsiaalset kasu.

c) Juurdepääs – kuigi see ei ole probleemiks kõikides riikides ja linnades, mõjutab puudulik juurdepääs arvutitele ja lairibavõrkudele endiselt teenuste kasutuselevõttu. Samuti võib nõudlust elektrooniliste teenuste järele mõjutada elanike arvutioskus.

47. Küsitletud projektide elluviijate sõnul on kasu eriti märgatav organisatsioonides, kus IT-süsteemidega asendati oluline osa nende standardmenetlustest ning kus neid süsteeme kasutab enamik põhitegevusega hõivatud osakondi. Projektide elluviijate välja toodud eelised olid järgnevad (joonis 5):

a) Menetluste lihtsustamine – IT-süsteemid võimaldavad kasutada ühtset juurdepääsu või kontaktpunkti, mille kaudu suunatakse taotlused automaatselt organisatsiooni vastavatele töötajatele ning seeläbi on lõppkasutajal juurdepääs lihtsam.

b) Parem juhtumite seire – tõhusad arvutirakendused on ametiasutustele hea järelevalvevahend. Põhjalik teave töökoormuse ja olemasolevate ressursside kohta võimaldab täpsemat kavandamist ja inimressursi tõhusamat kasutamist.

c) Ajasääst – juurdepääs tsentraliseeritud toimikutele ja digitaalsetele dokumentidele võimaldab kiiremini vastata ega lase tekkida viivitusi dokumendiringluses. Samuti lihtsustab see juurdepääsu nii kasutatavatele kui ka arhiveeritud toimikutele (vt 8. selgitus).

d) Uued teabeedastuskanalid – internet ja e-post avasid uued teabeedastuskanalid infovahetuseks ning andsid üldsusele mugavama ja kasutajasõbralikuma juurdepääsu teenustele.

8. SELGITUS

NÄIDE TÕHUSUSE SUURENEMISEST

Łódźi linna maatükkide infosüsteem – V etapp, Poola

Projekt hõlmas kaasaegse geoinfo teabeportaali ja andmebaaside süsteemi rajamist, et veebi kaudu oleks võimalik saada teavet maatükkide ja kinnisvara kohta Łódźis.

Juhtkonna arvutuste kohaselt suurenes projekti tulemusel märgatavalt tõhusus (osakonnast sõltuvalt 20–52%), hinnanguliselt saadi 2009. aastal rahalist kasu ligikaudu 4,5 miljonit Poola zlotti (u1,1 miljonit eurot). See oli suurem kui 2009. aasta teostatavusuuringus prognoositud 3,2 miljonit zlotti (u 0,8 miljonit eurot).

48. Kontrollikoda on siiski seisukohal, et üldiselt pöörati võimalikule projektist saadavale kasule ebapiisavalt tähelepanu ning täiustatud tehnoloogia eeliseid ei kasutatud täies mahus. Ühe Itaalia projekti puhul kasutati väljatöötatud tarkvara ainult sisehalduse eesmärkidel, kuigi projekti kavandatud eesmärk oli elektrooniliste teenuste jõudmine lõppkasutajani. Lisaks kasutati Poolas ja Prantsusmaal külastatud teatud projektide puhul paralleelselt IT-põhiste töövoosüsteemidega ka paberpõhiseid menetlusi, kusjuures lõppkuupäeva ei olnud paika pandud. Selle tulemusel tehti topelttööd ja vähenes IT-arenduse potentsiaalne kasu.

JOONIS 5

MILLIST KASU SAADI PROJEKTIDEST JA KES SAID KASU?

+++++ TIFF +++++

Projektijuhtide sõnul tõid projektid kasutajatele mitmesugust kasu.

Allikas: Euroopa Kontrollikoja küsitlus.

49. Kuna puudub projektide järelevalve ning tegeliku kasu mõõtmine, ei ole võimalik kindlaks määrata, millises ulatuses parandasid uued teenused avaliku halduse kvaliteeti. Valimis oli vaid üks projekt, mille puhul oli võimalik kvantifitseerida eraldatud toetusest tulenev konkreetne kasu. Ilma sellise mõõtmiseta ei ole võimalik koguda tagasisidet ning lähevad kaduma projektidest saadud kogemused, mille abil oleks võimalik tulevasi projekte paremini kavandada.

SUUREMAL OSAL JUHTUDEST TAGATI PROJEKTI HOOLDUS

50. Oluline enamus projektidest tagas väljatöötatud süsteemidele asjakohase tehnilise ja organisatsioonilise (näiteks tugiteenus) hoolduse. Tavaliselt tegeles ühest kuni kolme aastani kestval garantiiperioodil hoolduse ja ajakohastamisega töövõtja. Pärast seda perioodi hooldas IT-süsteeme ettevõtte enda IT-osakond või telliti hooldusteenust väljast vastavalt sellele, kas ettevõttel endal oli IT-personal olemas või mitte. Küsitluse tulemused annavad sarnase pildi nagu projektide külastamine (joonis 6).

JOONIS 6

KAS TEIE IT-TOOTEL ON KEHTIV HOOLDUSLEPING?

+++++ TIFF +++++

86% projektide hoolduse tagas kas ettevõttesisene IT-osakond või osteti hooldusteenus väljast.

Allikas: Euroopa Kontrollikoja küsitlus.

51. Kui tasuvusanalüüs hõlmas kogu projekti olelusringi, sisaldas eelarve ka hoolduskulusid. Sellistel juhtudel ei olnud projekti jätkusuutlikkus ohus, sest abisaajad olid vajalike ressursside eest hoolitsenud. Kolmel juhul seadis aga hoolduskulude alahindamine ohtu projekti elluviimise või jätkamise. Hooldus- kulude eelarvesse lisamata jätmine tähendas seda, et abisaa- jad ei suutnud katta tegevuskulusid tervikuna või osaliselt ning ühel juhul tuli projekt seetõttu pärast garantiiaja lõppemist lõpetada (vt 9. selgitus).

9. SELGITUS

HOOLDUSKULUDE MÕJU PROJEKTI JÄTKUSUUTLIKKUSELE

e-valitsus: teeninduskeskus kodanikele ja ettevõtetele ning infrastruktuuriteenused, Sitsiilia, Itaalia

Projekti eesmärk oli luua tehniline infrastruktuur, mida jagaksid 57 osalevat asutust, ning võtta kasutusele mitu IT-rakendust paljude e-valitsuse teenuste ühiseks haldamiseks.

Süsteem töötati välja ning võeti 2007. aasta aprillis kasutusele. Kuna hoolduskulusid ja nende jagunemist osalevate asutuste vahel ei olnud kavandamisetapis arvesse võetud, tuli rakendus 2008. aasta mais sulgeda.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

52. Kontrollikoda järeldas, et ERFi toetust saavad e-valitsuse projektid on aidanud kaasa elektrooniliste avalike teenuste arengule neljas valitud liikmesriigis. Vaatamata asjaolule, et suurem osa projekte on tehniliselt toimivad, on ebapiisava projekti- tulemustele keskendumise tõttu saavutatud kasu eeldatust palju väiksem.

53. Alltoodud soovitused on asjakohased Euroopa Komisjoni jaoks, kes vastutab eelarve täitmise ja usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete järgimise eest, ning liikmesriikide korraldusasutuste jaoks e-valitsuse tegevuste kontekstis ülejäänud programmitöö perioodiks 2007–2013 ja edasiste e-valitsuse või muude sarnaste kavade koostamiseks.

54. Kontrollikoja järeldused ja soovitused iga auditi alaküsimuse kohta on järgmised:

KAS KAASRAHASTATUD PROJEKTID VALITI VASTAVALT KAARDISTATUD VAJADUSTELE?

55. Vaatamata asjaolule, et e-valitsuse kavandamine riiklikul tasandil paranes programmitöö perioodil 2000–2006, tähendasid puudused varajastes strateegiates seda, et kaasrahastatud projektid ei olnud suunatud e-valitsuse arendamise esmastele vajadustele.

56. Selle peamised põhjused on järgmised:

a) Esimesed e-valitsuse strateegiad koostati peamiselt poliitiliste deklaratsioonide, mitte vajaduste põhjaliku hindamise alusel. Selle tulemusena ei olnud strateegiad ja nende eesmärgid suunatud kõige olulisematele ja pakilisematele küsimustele, mille abil oleks saanud algatada ja edendada e-valitsuse arendamist (vt punkt 20).

b) Kui projektide eelvalik tehti tsentraliseeritult, hinnati projektide kulusid ja tulusid ning nende võimalikku mõju ja tulemusi harva või ei hinnatud üldse (vt punkt 25).

c) Juhtudel, mil ei võetud piisavalt arvesse projektiga töötajate e-valitsuse projektide kavakohase elluviimise suutlikkust (nii oskusi kui ka ressursse), tuli seetõttu projektide ulatust märgatavalt vähendada (vt punkt 26).

1. SOOVITUS

a) Liikmesriigid peaksid välja töötama e-valitsuse strateegiad, mis põhinevad kaardistatud vajadustel ja millel on selged eesmärgid ning ülesanded on jagatud eesmärkide saavutamise eest vastutavate asutuste vahel.

b) Korraldusasutused peaksid valima ERFi toetust saavad e-valitsuse projektid välja nende tõenäoliste kulude ja tulude hindamise alusel.

KAS PROJEKTID ON HÄSTI KAVANDATUD JA KAVAKOHASELT ELLU VIIDUD?

57. Auditeeritud projektid saavutasid tulemusi elektrooniliste avalike teenuste kättesaadavamaks muutmise osas ja tehniliste vahendite kasutuselevõtu osas riigiasutustes.

58. Projektide väljundid küll üldiselt saavutati, kuid sageli hilinemisega või vähendatud ulatuses, põhjuseks puudulik kavandamine või rakendusmetoodika puudmine. Peamised tuvastatud süstemaatilised probleemid olid järgmised:

a) Suurem osa projekti elluviijatest ei määratlenud ega kvantifitseerinud projektist saadavat kasu ja selle tõttu seati eesmärgid vaid väljundite osas. Sellest tulenevalt saavutati projekti eeldatav kasu (vt punkt 32) täies mahus harva ning uue tehnoloogia kõiki pakutavaid võimalusi ei kasutatud täielikult. See vähendas projektide potentsiaalset kasu lõppkasutajale (vt punkt 46). Organisatsiooniliste ja haldusalaste probleemide lahendamine (kui nendega tegeleti) oli keerulisem kui tehniliste probleemide lahendamine (vt punktid 33 ja 34).

b) Mitmel juhul mõjutas projekti elluviimist negatiivselt lisaks ebapiisavale kavandamisele ka projektijuhtimise metoodika puudumine, mis põhjustas viivitusi või projekti ulatuse muutmist. Need külastatud projektid, mille puhul kasutati projektijuhtimise metoodikat, saavutasid paremaid tulemusi õigeaegse lõpetamise ja eelarve piirides püsimise osas (vt punkt 40).

c) Projektide kavandamisel võeti asjakohaselt arvesse EIFi põhimõtteid, kuid tuleks kaaluda ka teenuste pakkumist rohkem kui ühes keeles, kui sellest on abi olulistele kasutajarühmadele (vt punkt 36).

2. SOOVITUS

a) Liikmesriikide korraldusasutused peaksid tagama, et ERFi rahastamiseks valitud e-valitsuse projektid keskenduksid mitte ainult projekti väljunditele, vaid ka protsesside või organisatsiooni muutmisele, et välja töötatud süsteeme täielikult kasutada.

b) Korraldusasutused peaksid panema rõhku parima tava rakendamisele ning soovitama tungivalt asjakohase projektijuhtimise metoodika kasutamist ERFi toetust saavate e-valitsuse projektide puhul.

c) Komisjon peaks tagama, et ERFi toetust saavate projektide puhul arvestatakse üleeuroopalist koostalitlust võimaldavate ELi põhimõtete ja soovitustega, eriti EIFi põhimõtetega. Sel moel on võimalik suurendada projektidest saadavat Euroopa lisandväärtust ja hõlbustada edasist süsteemide integreerimist kogu ELis.

KAS PROJEKTID ON KASULIKUD JA KESTVAD?

59. Suurem osa auditeeritud projekte oli tehnoloogiliselt toimivad ja välja töötatud IT-rakendused pakkusid elektroonilisi teenuseid avaliku sektori asutustele, kodanikele ja ettevõtetele. Üldiselt olid ERFi kaasrahastatud süsteemid asjakohaselt hooldatud ja majanduslikult jätkusuutlikud.

60. Paljud projektid ei võimaldanud siiski lõppkasutajatele kogu eeldatud kasu ning tulemuste täpne kvantifitseerimine ei olnud enamasti võimalik. Selle põhjused olid järgnevad:

a) Organisatsioonid ei konfigureerinud enamasti oma protsesse või struktuure nii, et uute süsteemide loodud võimalusi optimaalselt kasutada. Mõnel juhul tehti lisatööd, hoides paralleelselt käigus sama menetlust nii paberil kui ka elektrooniliselt (vt punkt 48).

b) Hoolduskulude alahindamine või nendega üldse mitte- arvestamine raskendas projektide majanduslikku olukorda ja kolmel juhul ohustas nende jätkumist (vt punkt 51).

c) Projektide järelevalve, mis oleks võimaldanud saada projektitulemustega seotud juhtimisteavet, oli vähene või puudus üldse. Selliste andmete puudumine muudab võimatuks projektide asjakohase hindamise ning takistab kogemuste saamist, mille abil oleks võimalik tulevasi e-valitsuse projekte paremini kavandada (vt punkt 49).

3. SOOVITUS

a) E-valitsuse projekte valides peaksid korraldusasutused tagama, et kõik olulised kulud, sealhulgas hooldus- kulud, on arvesse võetud tasuvusanalüüsis, mis peaks olema üheks rahastamisotsuse tingimuseks.

b) Komisjon peaks tagama, et korraldusasutused kontrollivad ja hindavad projektitulemusi ja mõjusid, et näidata ELi vahendite mõjusat kasutamist ning saada olulist tagasisidet tulevaste programmide kavandamise parandamiseks.

II auditikoda, mida juhib kontrollikoja liige Morten LEVYSOHN, võttis käesoleva aruande vastu 13. juuli 2011. aasta koosolekul Luxembourgis.

Kontrollikoja nimel

+++++ TIFF +++++

president

Vítor Manuel da Silva Caldeira

[1] "E-valitsuse roll Euroopa tulevikus", KOM(2003) 567 (lõplik), 26.9.2003, lk 7.

[2] Näiteks IT-süsteemide vahelise koostalitlusvõime puudumine võib takistada haldusteabe vahetamist.

[3] 15 liikmesriiki kiitsid Euroopa koostalitlusvõime raamistiku heaks 2002. aasta juunis. Raamistikku toetasid ka 24.11.2005 koostatud Manchesteri deklaratsioon ja 19.9.2007 koostatud Lissaboni deklaratsioon.

[4] http://ec.europa.eu/agriculture/publi/caprep/prospects2008/index_en.htm.

[5] E-Euroopa 2002: mõju ja prioriteedid, KOM(2001) 140 (lõplik), 13.3.2001.

[6] KOM(2003) 567 (lõplik).

[7] i2010 – Euroopa infoühiskond majanduskasvu ja tööhõive eest, KOM(2005) 229 (lõplik), 1.6.2005.

[8] Maailma majandusfoorumi ülemaailmse konkurentsivõime aruanded – http://www.weforum.org/reports-results?fq=report%5Ereport_type%3A%22Competitiveness%22, Citizen Advantage: Enhancing economic competitiveness through e-government – http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/apcity/unpan022639.pdf.

[9] Algatusse i2010 kuuluva e-valitsuse tegevuskava: Euroopa e-valitsuse loomise kiirendamine ühiseks hüvanguks, KOM(2006) 173 (lõplik), 25.4.2006.

[10] Brüsselis (2001), Comos (2003), Manchesteris (2005) ja Lissabonis (2007) ühehäälselt vastu võetud ministrite deklaratsioonid.

[11] Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv 2006/123/EÜ, 12. detsember 2006, teenuste kohta siseturul (ELT L 376, 27.12.2006, lk 36).

[12] Programmid nagu Modinis, eTEN, IDABC, CIP-PSP, ePractice.eu.

[13] Euroopa Parlamendi ja nõukogu 21. aprilli 2004. aasta otsus 2004/387/EÜ üleeuroopaliste e-valitsuse teenuste koostalitlusvõimelise osutamise kohta riiklikele haldusasutustele, ettevõtetele ja kodanikele (IDABC) (ELT L 181, 18.5.2004, lk 25). Programm lõppes 2009. aastal.

[14] IDABC keskendus rohkem avaliku halduse digitaliseerimisele, selle jätkuprogrammi ISA eesmärk on arendada edasi üldiseid vahendeid ja ühiseid teenuseid, mida huvitatud liikmesriigid saaksid otse kasutada. Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. septembri 2009. aasta otsus nr 922/2009/EÜ Euroopa haldusasutuste koosvõimealaste lahenduste (ISA) kohta.

[15] Kontrollikoja arvutuse aluseks on komisjoni avaldatud teave veebilehel www.europa.eu.

[16] Programmitööperioodil 2000–2006 põhines struktuurifondide ja Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastamine järgmistel õigusaktidel: nõukogu 21. juuni 1999. aasta määrus (EÜ) nr 1260/1999, millega nähakse ette üldsätted struktuurifondide kohta (EÜT L 162, 26.6.1999, lk 1), ning Euroopa Parlamendi ja nõukogu 12. juuli 1999. aasta määrus (EÜ) nr 1783/1999 Euroopa Regionaalarengu Fondi kohta (EÜT L 213, 13.8.1999, lk 1).

[17] Veebikonsortsium (W3C) on rahvusvaheline kogukond, mis töötab välja standardeid võrgu pikaajalise kasvu tagamiseks (www.w3.org/standards/).

[18] Ainsaks erandiks olid kaks juhtumit, mille puhul koordineerimisprobleemide ja projekti isevastutuse puudulikkuse tõttu lükati süsteemide kasutamine määramata ajaks edasi või loobuti sellest üldse.

--------------------------------------------------