ET

Brüssel 30.5.2007

KOM(2007) 274 lõplik

KOMISJONI TEATIS

EUROOPA PARLAMENDILE, NÕUKOGULE JA EUROOPA KONTROLLIKOJALE

Komisjoni 2006. aasta haldustegevuse koondaruanne

KOMISJONI TEATIS

EUROOPA PARLAMENDILE, NÕUKOGULE JA EUROOPA KONTROLLIKOJALE

Komisjoni 2006. aasta haldustegevuse koondaruanne

1. Sissejuhatus

Iga peadirektor ja talituse juhataja annab igal aastal volinike kolleegiumile iga-aastase tegevusaruande vormis aru oma kohustuste täitmise kohta.

Käesoleva koondaruande vastuvõtmisega võtab komisjon poliitilise vastutuse oma peadirektorite ja talituste juhatajate haldustegevuse eest, toetudes nende aruannetes esitatud kinnitustele ja reservatsioonidele, kuid tunnistades, et mitmete nõrkade kohtade parandamiseks on vaja edasisi jõupingutusi. Koondaruanne täiendab komisjoni 2006. aasta poliitiliste saavutuste koondaruannet, mille komisjon võttis vastu 28. veebruaril 2007 [1].

Käesolevas teatises antakse ülevaade sellest, kuidas komisjon on oma halduskohustusi täitnud ja garantiist, mida annavad tema sisekontrollisüsteemid, ning võetakse kokku iga-aastaste tegevusaruannete järeldused. Teatises käsitletakse peadirektorite ja talituste juhatajate tehtud reservatsioone ja esitatakse esialgne analüüs selle kohta, kuidas nende aluseks olevaid puudusi saaks parandada. Lisaks käsitletakse iga-aastastes aruannetes esitatud laiemat nägemust ning tegeletakse mitmete valdkondadevaheliste küsimustega, mille on tõstatanud eelarve peadirektoraadi peadirektor, siseaudiitor, Euroopa Kontrollikoda, eelarve täitmise eest vastutav asutus või millele on tähelepanu juhtinud auditi järelevalvekomitee.

2. Aasta tegevusaruannetest saadud kinnitus

Pärast iga-aastaste tegevusaruannete läbivaatamist ja eelkõige pärast deklaratsioonide allkirjastamist peadirektorite ja talituste juhatajate poolt märgib komisjon, et kõik volitatud eelarvevahendite käsutajad andsid piisava kinnituse (kuigi mõningatel juhtudel reservatsioonidega) vahendite kasutamise asjakohasusele ning sellele, et rakendatud kontrollimenetlused annavad vajaliku tagatise nende aluseks olevate tehingute seaduslikkusele ja nõuetekohasusele. Nende kahe nõude täitmine tagab kinnitavate avalduste usaldusväärsuse.

Samas tõid volitatud eelarvevahendite käsutajad esile allesjäänud puudusi ja tegid asjakohastel juhtudel reservatsioone. Käesolevas jaos vaadeldakse tähtsamaid sisekontrolliga seotud küsimusi ja reservatsioone eelarve täitmise kontekstis.

Mõnel juhul erineb Euroopa Kontrollikoja hinnang kontrollisüsteemide poolt tagatava kinnituse kohta vastutavate peadirektorite antud kinnitusest. Osaliselt kajastab see erinevusi arvamustes veatüüpide ja vigade mõju kohta ning süsteemi puudujääkide hindamises, osaliselt erinevaid arusaamu finantskorrektsioonimehhanismide toimimisest, eelkõige asjaolust, et komisjoni vastutavad talitused rakendavad mitmeaastast süsteemi, mille raames võib ühel aastal tehtud vigu avastada ja parandada järgnevatel aastatel, samas kui asutamislepingu kohaselt peab kontrollikoda esitama arvamuse igal aastal.

Alati, kui Euroopa Kontrollikoja ja peadirektori arvamused lahknevad, peab peadirektor seda oma järgmise aasta tegevusaruandes selgitama.

2.1. Otsene tsentraliseeritud haldamine: keerukas süsteem, mille eest vastutab komisjon

Enamikku sisepoliitilistest meetmetest haldab komisjon vastavalt asjaomasele põhiõigusaktile või programmile. Kuigi 2007–2013 aasta programme käsitlevate õigusaktide osas on saavutatud teatavat edu, rakendatakse enamikku programme keerukas õiguslikus raamistikus, mis nõuab toetusesaajate esitatud tegelike abikõlblike kulude hüvitamist ja kus iga programmi kohta on suur hulk abisaajaid. Need asjaolud raskendavad komisjoni tööd, milles tuleb leida tasakaal piisava kontrollitaseme ja kontrollide maksumuse vahel.

Mitmes aastaaruandes on viidatud ühenduse toetuse saajate vigadele või ebajärjekindlusele otseste kuludena hüvitatavate personalikulude arvutamisel ja arvestamisel. Lisaks ilmneb mõningate peadirektoraatide aruannetest, et osa toetuse saajaid ei suuda personalikulusid asjakohaselt põhjendada. See on sagedane probleem, mille lahendamiseks kasutab komisjon rohkem ühekordseid summeeritud väljamakseid ja kindlasummalist rahastamist niivõrd, kuivõrd muudetud finantseeskirjad seda võimaldavad.

2006. aastal tegid teadusuuringute, infoühiskonna ja meedia, ettevõtluse, energeetika ja transpordi peadirektoraadid reservatsioone seoses teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse viienda raamprogrammi alusel esitatud kulunõuete täpsusega. Komisjon märgib siiski, et vigade üldine finantsmõju on olulisuskriteeriumide seisukohalt vähene ning et viienda raamprogrammiga seotud väljamaksed on järk-järgult lõpule jõudmas.

Seoses teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse kuuenda raamprogrammiga teatasid nii teadusuuringute kui ka infoühiskonna peadirektoraadi peadirektorid, et 2006. aastal ei olnud järelkontrollidest saadud andmed piisavad, peamiselt seetõttu, et programmiperioodi alguses puudus nende kontrollide jaoks raamleping. Komisjon on neile kahele reservatsioonile reageerinud jõuliselt ja viivitamatult ning võtnud vastu tegevuskava, eesmärgiga:

– suurendada järelkontrollide ja sellega seotud ülesannetega tegelevate töötajate hulka. 2008. aasta poliitilises strateegias on sätestatud, et 2007. aastal täidetakse 38 uurimistegevusega seotud ametikohta, et tugevdada järelkontrolli uurimistegevusega seotud peadirektoraatides, ning 2008. aastal on võimalik veel 12 uue ametikoha lisamine;

– rakendada kõigis uurimistegevusega seotud osakondades ühine järelkontrollistrateegia ja metoodika ning uus ühtlustatud valimimeetod, mis tagaks mitmeaastase perioodi jooksul elanikkonna laialdase hõlmatuse statistiliselt usaldusväärse valimimetoodika abil. Strateegias rõhutatakse tähtsamate toetusesaajate püsivigade avastamist ja parandamist asjakohase representatiivse valimi põhjal;

– tugevdada uurimistegevusega seotud peadirektoraatides järelkontrollide koordineeritust ja integratsiooni, sh ühisauditite abil;

– teostada rohkem järelkontrolle ja parandada tasakaalu ühenduse kontrolliasutuste ja allhanke korras tehtava töö vahel. 2007. aastal teostab komisjon kuuenda raamprogrammi raames 300 järelkontrolli, samas kui 2006. aastal teostati 45 järelkontrolli;

– kehtestada juhatuse süsteemsem järelevalve järelkontrolli tulemuste üle ja vastavad järelmeetmed.

Auditi järelevalvekomitee on kutsunud uurimistegevusega seotud peadirektoraate üles tööd lihtsustama ning teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse seitsmendas raamprogrammis täielikult ära kasutama ühekordsete summeeritud väljamaksete ja kindlasummalise rahastamise võimalust.

Komisjon tuletab meelde, et kulunõuetes ilmnevad vead tulenevad peamiselt õigusraamistiku keerukusest, eelkõige toetusesaajatele esitatud nõudest esitada tegelikud personalikulud. Kõnealune nõue tekitab jätkuvalt probleeme seoses kuuenda raamprogrammi väljamaksetega, kuigi tugevdatud järelkontroll võimaldab kasutada järjest enam parandusmeetmeid, eelkõige püsivigade puhul; parandusmeetmed seisnevad audititulemuste rakendamises auditeerimata projektide suhtes ja leppetrahvi määramises juhul, kui auditeeritav ei paranda kõnealuseid püsivigu asjakohasel viisil.

Seitsmenda raamprogrammi väljamaksete puhul peaksid mõju avaldama kokkulepitud uued meetmed: kasutusele võetakse mitmes erinevas programmis osalevate toetusesaajate kuluarvestusmeetodite eelkontroll ning vajadusel kontrollitakse keskmisi personalikulusid, järgides usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet. Lisaks kasutavad seitsmenda raamprogrammi toetustesaajate palgatud audiitorite puhul kokkulepitud menetlusi, et tagada audititegevuse järjepidevus ja anda komisjonile alus, mille põhjal hinnata kulude abikõlblikkust ja eeskirjadele vastavust; sertifitseerijatelt ei nõuta enam arvamust kulude abikõlblikkuse kohta, vaid nad peavad esitama ainult faktidel põhinevat teavet, mille alusel komisjon otsustab kulude abikõlblikkuse üle.

2.2. Haldamine koostöös liikmesriikidega ja kaudne tsentraliseeritud haldamine: liikmesriikide rolli tugevdamine

Koostöös liikmesriikidega toimuva haldamise ja kaudse tsentraliseeritud haldamise korral on juhtimise ja kontrolli tase erinev. Komisjon saab kinnituse mitmest erinevast allikast, sealhulgas liikmesriikide ametiasutuste sertifikaatidest, iga-aastastest rakendus- ja kontrolliaruannetest, liikmesriikide või Euroopa Kontrollikoja audititulemustest ja muidugi komisjoni enda audititest.

Regionaalpoliitika, tööhõive, sotsiaalküsimuste ja võrdsete võimaluste ning põllumajanduse ja maaelu arendamise peadirektoraadi peadirektorid on esitanud reservatsioonid, sest nad pole saanud piisavat tagasisidet juhtimis- ja kontrollisüsteemide puuduste puhul, ennekõike Ühendkuningriigis, Hispaanias, Rootsis, Slovakkias, Sloveenias, Lätis, Itaalias, ja Kreekas teostatud programmide või meetmete osas ja ühenduse algatuse Interreg raames teostatavate programmide puhul. Kõigi kolme peadirektoraadi puhul on kõnealuste reservatsioonidega seotud risk võrdlemisi väike: küsimus on kinnituse puudumises teatavate aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kohta. Peadirektoraadid otsustasid teha reservatsioonid, sest liikmesriikide juhtimis- ja kontrollisüsteemide mitmetes olulistes elementides oli süsteemseid puudujääke. Nad märgivad, et asjaomased probleemid on eksisteerinud aastaid ja et vastutavad ametiasutused ei ole võtnud komisjoni nõutud parandusmeetmeid, mistõttu võib kannatada komisjoni maine.

ELi eelarvet ohustava finantsriski katteks on koostatud probleemide lahendamiseks täpsed tegevuskavad, millega nõutakse liikmesriikide vastutavatelt asutustelt parandusmeetmete võtmist. Vajadusel kohaldatakse finantskorrektsioone, eriti juhul, kui liikmesriigid ise ei tee vajalikke korrektsioone, et vältida riski seoses ühenduse maksetega. Teatud juhtudel võib neid korrektsioone teha mõõdetavate eeskirjade rikkumiste ülekandmise teel üksikutest toimikutest laiemasse konteksti, kui on tõenäoline, et sarnastel juhtumitel võib ette tulla palju selliseid rikkumisi. Süsteemsete puuduste puhul võib teha kindla määraga korrektsioone. Teatud juhtudel kaaluti maksete peatamist, alustati peatamisega või viidi see lõpule juba 2006. aasta eelarvet täites.

Komisjon on seadnud prioriteediks lahendada probleemid, mis käsitlevad ühtse haldus- ja kontrollisüsteemi ebapiisavat rakendamist Kreekas, ja mille kohta on esitatud reservatsioone juba alates 2002. aastast. Aastateks 1999–2006 määrati Kreekale finantskorrektsioone kogusummas 479 miljonit [2] eurot, millega kaeti leitud puudustest tulenev finantsrisk. Selliseid korrektsioone määratakse nii kaua, kui vaja. 2007. aasta märtsis tegi komisjon ettepaneku parandada määrust ühise põllumajanduspoliitika rahastamise kohta [3] nii, et komisjonil oleksid tõsiste ja püsivate puuduste korral tõhusamad võimalused vähendada või peatada liikmesriigile tehtavaid makseid. Selleks on liikmesriikide ametiasutused koostanud üksikasjaliku tegevuskava, mille järgimist komisjon järjepidevalt kontrollib.

Vastavalt eduaruandele, mis käsitleb komisjoni tegevuskava ühtse sisekontrolli raamistiku loomiseks [4] ja iga-aastastele tegevusaruannetele, on komisjon teinud jõupingutusi ühtsete auditeerimispõhimõtete rakendamiseks koostöös liikmesriikidega toimuva haldamise raames. Näiteks on komisjon parandanud järelevalveülesannete määratlust ning tugevdanud kontrolli makseid tegevate ja sertifitseerivate asutuste üle. Struktuurifondide puhul on komisjon võtnud meetmeid auditistandardite koordineerimiseks ja parimate tavade levitamiseks. Võttes eeskujuks Madalmaade esimest riiklikku deklaratsiooni ELi vahendite kulutamise kohta Madalmaades, toetab komisjon jätkuvalt ka erinevaid siseriiklikke algatusi, mis on seotud liikmesriikide deklaratsioonidega ELi vahendite kasutamise kohta. Muudetud finantsmääruses on selle kohta sätestatud, et liikmesriigid peavad asjakohasel riiklikul tasandil esitama aastakokkuvõtte tehtud audititest ja deklaratsioonidest. Põllumajanduses kehtestati see nõue valdkondlike õigusaktidega juba 2006. aastal [5].

Arvestades struktuurifondide mitmeaastast iseloomu, teostab komisjon järelevalvet kogu programmiperioodi vältel, programmi kavandamisest kuni selle lõpetamiseni. Seetõttu toimivad kontrollisüsteemid mitmeaastases raamistikus ning puudusi avastatakse ja neid parandatakse kogu programmiperioodi jooksul. Samal alusel kaalutakse ka piisava kinnituse andmist kulude seaduslikkusele ja nõuetekohasusele. Vastavalt eduaruandele, mis käsitleb komisjoni tegevuskava ühtse sisekontrolli raamistiku loomiseks, hinnatakse mitmeaastaste korrektsioonisüsteemide tõhusust 2007. aastal.

Õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadi peadirektor on avastanud puudusi mõningates Itaalia haldus- ja kontrollisüsteemides ning hariduse ja kultuuri peadirektoraadi peadirektor on leidnud puudusi mõningates kaudse tsentraliseeritud haldamisega seotud asutustes. Komisjon tugevdab järelevalvet. Esimesel juhul peatati maksed kogu 2006. aastaks. Teisel juhul kasutas komisjon elukestva õppe programmi ja programmi "Aktiivsed noored" sätteid, et kehtestada uued eeskirjad [6] siseriiklike ametiasutuste määramise ja määramise tühistamise, riigi ametiasutuste esitatavate eelkinnituste ning iga-aastaste kinnitavate deklaratsioonide ja ühtsete auditeerimispõhimõtete kohta. Lisaks antakse riigi ametiasutustele paremad juhised ja neile pakutakse konkreetset väljaõpet. Lihtsustavad meetmed, näiteks kindlate määrade laialdasem kasutamine, peaks veariski eeldatavasti vähendama.

Komisjon parandab järelevalvet riiklike ametiasutuste üle, suurendades ELi vahendeid kaudse tsentraliseeritud haldamise raames haldavate riiklike ametiasutuste vastutust ning kehtestades kontrolli ja auditite jaoks puuduste parandamiseks ühtsed auditeerimispõhimõtted.

2.3. Haldamine koostöös rahvusvaheliste organisatsioonidega

Koostöös rahvusvaheliste organisatsioonidega toimuvale haldusele moodustavad kindla tugiraamistiku neile organisatsioonidele delegeeritud haldusülesanded, struktureeritud kokkulepped asjaomaste rahvusvaheliste organisatsioonidega ja eelkõige 2003. aasta aprillis komisjoni ja ÜRO sekretariaadi vahel sõlmitud finants- ja haldusraamistiku leping, millega järgnevatel aastatel liitus ka hulk spetsialiseeritud asutusi. Praegu on käimas töö konkreetsete sätete selgitamiseks.

Kuna selle mehhanismi kaudu hallatavate EÜ vahendite hulk suureneb, tugevdab komisjon järelevalvet ÜRO asutustega ühiselt hallatavate vahendite üle. See on kooskõlas komisjoni siseaudiitori arvamusega lepingu rakendamise kohta.

Finantseeskirjade muutmisel kasutusele võetud raamistik on selgem ning võimaldab paremat järelevalvet ja tagatisi rahvusvahelistele organisatsioonidele ühise haldamise raames usaldatud ülesannete täitmisel.

Varasem reservatsioon seoses ELi panusega ÜRO Kosovo missiooni (IV sammas) tühistus seoses 2006. aastal tehtud tagasimaksetega ja ÜROga sõlmitud uue lepinguga, milles selgitatakse vastutuse jaotumist.

EÜ ja ÜRO vahelisest finants- ja haldusraamistiku lepingust on saanud väga oluline tugiraamistik EÜ–ÜRO partnerluses, kus koostöö toimub paljude eri partnerite vahel. Kuna tegemist on suhteliselt uue dokumendiga, on lepingu osapooled loonud ühiseid töörühmi rakendusküsimustega tegelemiseks, samas kui koolitusalgatusi ja ühtseid juhiseid aruandluse, kontrolli ja nähtavuse kohta arutatakse praegu komisjonis ja ÜROs.

2.4. Kokkuvõte

Komisjon märgib, et 2006. aastal esitasid 15 peadirektorit kokku 20 reservatsiooni (2005. aastal tehti 31 reservatsiooni). Komisjoni arvates näitab see, et minevikus leitud olulisi kontrollialaseid puudusi on asjakohaselt parandatud ja et komisjon on 2006. aastal teinud jätkuvaid edusamme oma haldustegevuse optimeerimisel.

Volitatud eelarvevahendite käsutajad on kohustunud kõigi reservatsioonide jaoks vastu võtma asjakohase tegevuskava, millega püütakse asjaomased puudused kõrvaldada. Komisjoni volinikud jälgivad parandusmeetmete rakendamist.

On väga oluline, et vahendavad asutused, kes haldavad komisjoni nimel või koostöös komisjoniga ELi eraldisi, annaksid piisava kinnituse tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kohta. Kui tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse osas ilmneb märkimisväärseid puudusi, on väga tähtis, et parandusmeetmete kehtestamist käsitlevaid õigusnorme, näiteks tagasimaksed, maksete peatamine ja finantskorrektsioonid, rakendatakse süstemaatiliselt.

3. Valdkondadevahelised küsimused

3.1. Juhtimine

· Juhtimisaruanne

Siseaudiitor leidis, et komisjoni valitsemistava püsib kindlal alusel. Kuid ta tegi siiski ettepaneku muuta see läbipaistvamaks. Komisjon toetab tema ettepanekut ja teeb Europa veebilehel lühikese tekstina kättesaadavaks juhtimisaruande, mille eesmärk on tutvustada sidusrühmadele ja kodanikele komisjoni erinevaid osalejaid, ülesandeid ja aruandlusmehhanisme.

· Välisteenuse kasutamine ja ametid

Täitevameteid käsitletakse käesoleva koondaruande 3. lisas.

1970ndatest aastatest alates on loodud 30 reguleerivat ametit. 2005. aasta veebruaris [7] esitas komisjon institutsioonidevahelise kokkuleppe eelnõu, millega luuakse ühtne raamistik Euroopa Liidu reguleerivate ametite loomise, struktuuri, tegevuse, hindamise ja kontrollimise kohta. Läbirääkimised küll takerdusid, kuid sisulisi arutelusid alustati nõukogus uuesti 2006. aasta lõpus.

·

Lihtsustamine

Pärast 2005. aasta detsembri reformialase eduaruande [8] esitamist tõi komisjon välja mitmeid lihtsustamist ja ühtlustamist vajavaid valdkondi, näiteks inimressursside eraldamine, sisemine koordineerimine, sisekontrollistandardid, finantsjuhtimine ja IT-vahendid, ning määratles prioriteedid. Maikuus võttis komisjon vastu personalijuhtimise menetluste lihtsustamist käsitleva teatise ja asutas töörühma, mille ülesandeks on konsulteerida töötajatega ja teha ettepanekuid haldusmenetluste lihtsustamiseks ja töötajatele pakutavate teenuste parandamiseks. Mitmed kesksed talitused on katseprojektina alustanud sisemiste mõjuanalüüside teostamist. See võib laieneda kõigile uutele või muudetud tööprotsessidele, et tagada nende lihtsus, tõhusus ja tulemuslikkus ning vältida tarbetut halduskoormust.

Finantsjuhtimise muudetud eeskirjad (muudetud finantsmäärus ja selle rakenduseeskirjad) sisaldasid järgmisi lihtsustusi: lihtsustatud nõuded dokumentidele väikeste toetuste ja lepingute puhul; mitterahaliste sissemaksete vormis toimuva kaasrahastamise (näiteks toetusesaaja välispartnerite poolt tehtav tasustamata töö) lihtsustamine; võimalus loobuda finantstagatiste esitamise nõudest konkreetset juhtumit käsitleva riskianalüüsi alusel; kõrgem künnis, mille ületamisel toetust saavad organisatsioonid peavad esitama välisaudiitori poolt antud sertifikaadi; läbipaistvuse põhimõtte laiendamine kõikide ühenduse vahendite saajate avalikustamise kaudu, hoolimata sellest, missugune üksus või asutus on eelarve täitmisega seotud.

Seadusandlike lihtsustuste hulk pole siiski olnud nii suur, kui oleks võinud loota. Kuna järgmine programmiperiood algab mõne aja pärast, võiksid talitused juba teha ettevalmistusi lihtsustuste jätkumiseks tulevikus.

· Läbipaistvusalgatus

Vastavalt Euroopa läbipaistvusalgatusele avaldatakse liikmesriikidega ühiselt hallatavatest vahenditest makstava toetuse saajate andmed. Komisjon on seisukohal, et finantsasjade läbipaistvus on ELi vahendite kasutamisel oluline vastutus tagav element.

· Talitluspidevuse juhtimine

2006. aastal esitleti komisjoni talitluspidevuse juhtimise töödokument [9], mille eesmärk on aidata säilitada peamisi teenuseid tegevuskatkestuste puhul.

· Eetika

Komisjon korraldas osana laiemast eetika ja usaldusväärsuse alase teadlikkuse suurendamise kampaaniast oma töötajatele eetikapäeva.

·

Siseaudit

2006. aasta märtsis esitas siseaudiitor esimese ülevaatliku aruande auditisoovituste järelmeetmetest, mis näitab, et hoolimata teatavast edust on pool olulistest ja väga tähtsatest soovitustest jäänud enne kehtestatud tähtaegu rakendamata. Auditi järelevalvekomitee, mille esmane ülesanne on anda volinike kolleegiumile igal aastal aru komisjoni talituste poolt siseaudiitori soovituste kohaselt võetud järelmeetmete kohta, juhtis kabinettide tähelepanu sellele, et mõned osakonnad on järelmeetmete rakendamisel maha jäänud, ning palus neil jälgida kõnealuste meetmete rakendamist oma osakondades. 2007. aastal tugevdab auditi järelevalvekomitee selles osas oma järelevalvet.

Komisjon märgib, et auditeeritavad on koostanud tegevuskavad kõigi siseauditi talituse soovituste kohta, ning et kõnealused tegevuskavad on suures osas ellu viidud. Komisjon toetub auditisoovituste õigeaegse rakendamise tagamisel 2006. aastal saavutatud edusammudele, et tagada auditisoovituste õigeaegne rakendamine. Komisjon toetab dialoogi auditeerijate ja auditeeritavate vahel. See peaks edendama üksteisemõistmist, tagama, et audiitor esitab kindlad soovitused ning julgustama talitusi audiitori soovitusi õigeaegselt rakendama.

Oma 2006. aasta aruandes rõhutas siseaudiitor koordineerituma auditikavandamise vajadust ja toetas jätkuvaid jõupingutusi, mida tehakse komisjoni osakondade siseauditi üksuste professionaalsuse suurendamiseks. Komisjoni siseauditi üksusi tugevdatakse jätkuvalt ja need aitavad tagada institutsiooni tehingute suuremat kindlust.

Kokkuvõte

Komisjon on seisukohal, et tema juhtimisstruktuurid on saavutanud piisava stabiilsuse ja küpsuse ning kavatseb esitada juhtimisaruande. Samas jätkab komisjon jõupingutusi suurema läbipaistvuse, tõhususe ja lihtsuse suunas. Täitevametid, mille üle komisjon teostab ranget järelevalvet, on sellesse juhtimissüsteemi täielikult integreeritud. Sellest hoolimata peab komisjon reguleerivate ametite ühtse juhtimisraamistiku loomist poliitiliselt väga tähtsaks. Komisjon toetab siseaudiitori jõupingutusi esitada 2007.–2009. aasta planeerimistsükli lõpuks oma esimene üldarvamus komisjoni sisekontrollisüsteemide kohta ja julgustab kõrgetasemelist koostööd siseauditi üksuste ja siseaudiitori vahel.

3.2. Sisekontrollisüsteemid ja tulemusjuhtimine

· Komisjoni sisekontrolliraamistik

2006. aastal jätkas komisjon oma sisekontrolliraamistiku täiustamist. Sisekontrollistandardite jätkuva läbivaatamise eesmärk on tagada üksikutes osakondades suurem selgus, lihtsus ja tingimustega kohanemine, et suurendada nende tõhusust.

Ülevaates, mis käsitleb sisekontrolli olukorda komisjoni peadirektoraatides ja talitustes, märgiti, et 2006. aastal tehti märkimisväärseid edusamme sisekontrollistruktuuride ja –tavade rakendamisel, kuid ka seda, et haldusteabe, õigusaktide lihtsustamise, kontrollistrateegiate ja aastaaruannete kvaliteedi valdkonnas on vajalikud lisameetmed. Siseaudiitor soovitas lisameetmeid järelkontrollide, infotehnoloogia ja uute raamatupidamiseeskirjade rakendamise ning lepingute haldamise valdkonnas.

· Riskijuhtimine

2006. aastal tegi komisjon olulisi edusamme riskijuhtimise integreerimisel strateegilisse planeerimisse: iga-aastastes halduskavades on esitatud riskianalüüside tulemused ja iga-aastased tegevusaruanded näitavad, kas need riskid realiseerusid aasta jooksul, kuidas neid juhiti ja missugused on jääkohud ja miks. Tehakse jõupingutusi riskide ühtse kirjeldamise suunas ja selleks, et tagada, et riskijuhtimise tegevuskavade viivitamatu koostamine ja rakendamine. Komisjon on kehtestanud vastastikuse eksperdihinnangu korra, et avastada, hinnata ja juhtida valdkondadevahelisi riske, mida saavad üksikute talituste asemel mitu talitust koos. Kõnealune protsess põhineb riskijuhtimismeetoditel, mis on esitatud teatises, mis käsitleb komisjoni talituste tõhusat ja ühtset riskijuhtimist [10], ja 2006. aastal teostatud katseprojektil.

· Tulemusjuhtimine

Talitustele iga-aastaste tegevuskavade ja -aruannete ettevalmistamiseks antud juhistes rõhutati tulemuste tähtsust toetusesaajatele ja sidusrühmadele ning komisjoni tegevuse olulisust ELi ühiskonnale laiemalt.

Teenistuste 2006. aasta tegevusaruannete jaoks töötati välja ülevaatlik vorm, mis võimaldab kontrollistruktuure ja kinnituse aluseks olevaid tõendeid ühtselt esitada, kuid kõik direktoraadid ja talitused pole seda veel kasutusse võtnud. Aja jooksul peaks see vorm suurendama teadlikkust kontrollistruktuuridest ja kinnituse aluseks olevatest tõenditest ning aitama avastada puudusi ja määratleda parandusmeetmeid.

Kuigi üha rohkem talitusi esitab oma 2006. aasta tegevusaruandes seaduslikkus-, nõuetekohasus- ja tulemusnäitajaid, tuleb selliste näitajate väljatöötamiseks tehtavaid jõupingutusi jätkata ka edaspidi, et tagada ühtne lähenemine kõigis talitustes.

Iga-aastaste tegevusaruannete kvaliteeti tuleb veelgi parandada: eelkõige tuleb kontrollistrateegiate ja tulemuste kohta anda selge ja lihtne selgitus, tegevuskavad ja nende eeldatav mõju tuleb esitada üksikasjalikult.

· Tegevuskava ühtse sisekontrolli raamistiku loomiseks

Tegevuskava rakendamine on seni olnud põhijoontes edukas. Kuigi mõningate meetmete puhul on olnud viivitusi, on komisjon seisukohal, et ta suudab eesmärgi siiski saavutada ning panna 2007. aasta lõpuks paika põhimõtted veariski nõuetekohaseks juhtimiseks ja suurema kinnituse tagamiseks, nagu on tegevuskavas kavandatud. Meetmete tulemused on järk-järgult nähtavad ja tõendatavad, eelkõige läbipaistvama ja selgema kontrollimeetodi kaudu. Vigade tõhusama parandamise ja ärahoidmisega peaks kaasnema veamäära vähenemine.

Kogemustest lähtudes on suurema kindluse tagamiseks mitmeid meetmeid täiustatud. Keskendutakse otsesele tsentraliseeritud haldamisele. Kontrollide käigus tuleb põhjalikult uurida kulude-tulude-riskide suhet. Ühtse sisekontrolliraamistiku aluspõhimõtted on kehtestatud 2007. aasta lõpuks ning mõju, mida nad avaldavad kindlusele, hakkab tasapisi ilmnema. Kuid siiski on veel mitmeid märkimisväärseid probleeme, mis on välja toodud eduaruandes ühtse sisekontrolli raamistiku loomist käsitleva komisjoni tegevuskava kohta.

Võetakse meetmeid järelkontrollide osatähtsuse suurendamiseks mitmes valdkonnas ning jälgitakse rangelt tegevuskavades esitatud parandusmeetmeid ja edusamme. Teabevahetuse peadirektoraadi peadirektor on siiski esitanud reservatsiooni süstemaatilise struktureeritud järelkontrollisüsteemi puudumise kohta; viimase loomist 2007. aastal tuleb komisjonil veel hinnata.

Tõhusama kontrolliga peab kaasnema ühtlustatum lähenemine kõigis sama tegevusvaldkonna talitustes, nagu see on kombeks uurimistegevuse ja struktuurifondide valdkonnas.

Struktuurifondide valdkonnas toimub järk-järgult suurem koordineerimine, mille raames ühtlustatakse ka valimi koostamise meetodid, mida liikmesriigid kasutavad programmiperioodil 2007–2013.

Järelkontrollivõrgustik osutus 2006. aastal kasulikuks heade tavade vahetamisel üksikute kontrolliüksuste vahel. Võrgustikus arutatud peamised küsimused olid piisavat kinnitust võimaldavate valimi koostamise strateegiate kujundamine, kontrollide järelmeetmed ja võimalikud lähenemisviisid sanktsioonide kehtestamisele.

Kokkuvõte

Komisjon on seisukohal, et iga tegevusvaldkonna kohta tuleks välja töötada terviklik sisekontrollisüsteem, milles oleksid ühendatud erinevad kontrollielemendid ja -tasemed. Tuleb tagada majanduslikult tõhus tasakaal erinevate kontrollimeetmete vahel ning kontrollimise tulemusi tuleb korralikult jälgida ja võtta avastatud puuduste kõrvaldamiseks kooskõlastatud meetmeid.

Komisjon jälgib rangelt terviklike kontrollistrateegiate ja –meetodite rakendamist ning tagab, et ühe tegevusvaldkonna talitused rakendaksid järelkontrolli suhtes ühtset lähenemist, mis tähendab, et: (1) kontrollistrateegiad on ametlikult vormistatud ja sisaldavad täpseid eesmärke; (2) kõigi tasandite kontrollitulemused koondatakse selge järelevalve ja aruandluse abil ühte; (3) osalejate vastutus, sealhulgas ka talitustevaheline sünergia, on selge ja toimiv.

Komisjon tagab, et kõik volitatud eelarvevahendite käsutajad järgivad täielikult vormi kasutamise nõuet ning loovad seega oma 2007. aasta tegevusaruannetes selgema seose kontrollisüsteemide ja kinnituse vahel, ning võtavad vastavalt kavandatule kinnituse toetamiseks kasutusele tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse näitajad.

Komisjon jätkab teabevahetuse peadirektori loodud struktureeritud järelkontrollisüsteemi toimimise ning uurimistegevusega seotud direktoraatide järelkontrolliks koostatud tegevuskava täitmise järelevalvet.

3.3. Finantsjuhtimine

· Raamatupidamisaruandlus

Komisjonil on hea meel märkida, et kontrollikoda tegi 2005. aasta raamatupidamisaruandluse kohta positiivse kinnitava avalduse koos reservatsioonidega. Tegemist oli uue tekkepõhise raamatupidamissüsteemi alusel tehtud esimese kinnitava avaldusega.

Edusammud jätkuvad ka uute raamatupidamiseeskirjade kohaldamisel 2006. aasta raamatupidamisaruandes. Seoses raamatupidamisandmete kvaliteedi kinnitamisega on edusamme tehtud kontrollikeskkonna parandamisel. Peaarvepidaja märkis seoses kohalike süsteemide valideerimisega 2006. aastal, et üldiselt olid talitused tema eelmise aasta aruandes tõstatatud probleemide lahendamiseks võtnud asjakohaseid meetmeid, ning tõstis esile märkimisväärseid edusamme kahes peadirektoraadis, mille valideerimine 2005. aastal peatati.

ELi delegatsioonide halduskulude kohta eelnevatel aastatel tehtud reservatsioonid võis tühistada tänu tekkepõhise raamatupidamisarvestuse kasutuselevõtmisele delegatsioonides 2007. aasta jaanuaris, ja tänu sisekontrolli paranemisele.

2006. aasta lõplik raamatupidamisaruanne on esimene, mille allkirjastamisega peaarvepidaja tõendab, et ta on põhjendatult kindel selles, et need annavad institutsiooni finantsolukorrast piisavalt tõese ja erapooletu ülevaate.

· Lepingute haldamine

2006. aastal tehtud auditites leidis siseaudiitor mõningaid valdkondi, kus on vaja parandada lepingute haldamist. 2006. aasta detsembris loodud talitustevaheline töörühm on pakkunud välja uued meetodid Brüsseli ehitushankelepingute jaoks. Ka muudetud finantsmäärusega lihtsustatakse menetluslikke ja dokumentidega seotud nõudeid madala maksumusega lepingute puhul.

Kokkuvõte

Komisjon märgib, et tekkepõhise raamatupidamissüsteemi kasutuselevõtt on suurendanud läbipaistvust ja usaldusväärsust. Selles on esitatud hulk konkreetseid meetmeid, mida võetakse toetusesaajate ja lepinguosaliste kohta käivate eeskirjade lihtsustamiseks.

3.4. Inimressursid

· Ühtne inimressursistrateegia

Siseaudiitor rõhutab, et inimressursside tõhusaks jaotamiseks on oluline pikaajaline inimressursside juhtimise strateegia.

Komisjon parandab inimressursside jaotamist, määrates ennetavalt kindlaks nii praeguse kui ka tulevase personali pädevuse ja osakondade vajadused. Komisjon võttis kasutusele kõigile komisjoni töötajatele suunatud pideva erialase täiendamise programmi, mille eesmärk on pädevate töötajate leidmine, arendamine ja hoidmine.

Personaliandmete kogumine ja hindamine on samuti oluline osa strateegilisest inimressursside juhtimisest. Selleks on komisjon välja töötanud süsteemid, mille abil saab vastata väljastpoolt tulnud järelepärimistele inimressursside kasutamise kohta.

Vastavalt parlamendi järelepärimisele 2006. aastal esitas komisjon aruande [SEK(2007) 530], mis sisaldab inimressursside prognoositava vajaduse analüüsi kuni aastani 2013 ja milles jõutakse järeldusele, et kõik prioriteetsed vajadused väljaspool laienemist kaetakse personali ümberpaigutamisega talituste sees või vahel.

· Uute ametnike värbamine EL 10 liikmesriikidest

Aastateks 2004–2006 kavandatud EL 10 liikmesriikidega seotud ambitsioonikad töölevõtmise eesmärgid saavutati 2006. aastal halduspersonali osas täielikult ja keskastme juhtide osas peaaegu täielikult (77% eesmärgist). Tippjuhtide töölevõtmine on kulgenud rahuldavalt. Mõningate töötajaprofiilide või rahvuste puhul ei jõutud eesmärgini seetõttu, et konkursil osales vähe kandidaate. Euroopa Personalivaliku Talitus tegeleb praegu teavitamis- ja kommunikatsioonistrateegia parandamisega. Komisjon on loonud järelevalvemehhanismi, EL 12 riike hõlmavate töölevõtmise eesmärkide täitmise tagamiseks 2007. aastal.

Järeldus

Komisjon kohustub saavutama EL 12 riike hõlmavad ametnike töölevõtmise eesmärgid. Komisjon on välja selgitanud oma tulevased vajadused ning jätkab jõupingutusi tõhusat ja kaasaegset haldust ohustavate tulevaste probleemide ennetamisel.

3.5. Infotehnoloogia

Juba teist korda tehti reservatsioon seoses infotehnoloogiakeskuste hoonete infrastruktuuri ebakohasusega, mille puhul on ohustatud pigem tegevuste järjepidevus kui tehingute seaduslikkus ja nõuetekohasus. Lisaks viitas siseaudiitor vajadusele parandada hooneid, andmeturvalisust, katastroofivalmidust ja tegevuste järjepidevust. Teine tõstatatud küsimus oli infotehnoloogiaprojektide kavandamine, mille kohta võeti vastu otsus optimeerida tulude-kulude suhet projektide prioriteetide kindlaksmääramise kaudu.

Komisjon on täielikult pühendunud mitmeaastase strateegia rakendamisele, et tagada andme- ja telekommunikatsioonikeskuste turvalisus nii Brüsselis kui ka Luksemburgis. Leevendavaid meetmeid kavatsetakse rakendada 2007. aastal.

4. Järeldused

Komisjon on seisukohal, et sisekontrollisüsteemid on paigas ning annavad 2006. aasta tegevusaruannetes kirjeldatud piirides piisava kinnituse nende tehingute seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kohta, mille eest komisjon EÜ asutamislepingu artikli 274 alusel kannab täielikku vastutust. Komisjon tunnistab siiski, et vaja on täiendavaid jõupingutusi, et kõrvaldada mitmed puudused, eelkõige need, mis toodi esile volitatud eelarvevahendite käsutajate reservatsioonides.

Komisjon tagab, et volitatud eelarvevahendite käsutajad jätkavad oma jõupingutusi, et aastaaruannetega kaasnevates deklaratsioonides antud piisav kinnitus põhineks asjakohastel sisekontrollisüsteemidel.

LISA 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action.On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing.A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing.Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action.Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

| | The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed.Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed.A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action.Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis.The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing.The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action.Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services).Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action.For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing.2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86).Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing.Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied.Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

| | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action.The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

| | To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed.Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing.In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing.During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing.Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing.DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States.Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing.DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing.The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing.In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits.All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing.A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

LISA 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

DG | | Réserves 2006 | | Réserves 2005 | | Réserves 2004 | | Réserves 2003 | | Réserves 2002 |

AGRI | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 2 | 1, Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidtate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits; 2. Excessive potential abnormal RAL; 3. Excessive payment delays; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants; 5. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

ECFIN | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to 3rd countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association | 0 | 0 |

ELARG | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to 3rd countries; 2. Internal financial management |

COMM | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - | | - |

PMO | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation | | - |

OIB | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. | | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | | 51 | |

LISA3

Summary of the Annual Activity Reports of executive agencies

With the support of the legislative authority, the Commission has undertaken as part of its financial and administrative reform a major readjustment of its externalisation policy. This has involved the introduction of clear rules for the devolution of responsibilities to private bodies and for their transparency as well as the gradual dismantling of all former technical assistance offices. Following the recast of the Financial Regulation in 2002, externalisation has been rationalised in particular with the use of executive agencies to implement specific programmes under indirect centralised management.

Four executive agencies have so far been created: the Intelligent Energy Executive Agency (IEEA) (which later became the Executive Agency for Competitiveness and Innovation), the Public Health Executive Agency (PHEA), the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA) and the Trans-European Transport Network Executive Agency. Three of these executive agencies were or became operational in 2006.

The Commission carried out a cost-benefit analysis prior to their creation and will draw up an evaluation report on the first three years of operation.

The Annual Activity Reports show that the breakdown of staff employed by the executive agencies in 2006 was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

IEEA | 16 | 25 | | 41 |

PHEA | 8 | 17 | | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

· The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies [11]; it is further set out in the act of delegation itself.

· Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

· The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

· The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

· Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

· Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards. In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

LISA 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

LISA5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006

(Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

| 23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] 2006. aasta auditiaruandes esitatud 451 miljoni euro suurust summat on ajakohastatud, selles sisalduvad nüüd ka Kreekale komisjoni 18. aprilli 2007. aasta otsusega 2007/243/EÜ (ELT L 106, 24.4.2007, lk 55) määratud korrektsioonid.

[3] Nõukogu määrus nr 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 ja SEK(2007) 311.

[5] Nõukogu määrus nr 1290/2005 ja komisjoni määruse (EÜ) nr 885/2006 artikli 7 lõige 5.

[6] Komisjoni otsus K(2007) 1807, 26. aprill 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003

--------------------------------------------------