ERIARUANNE nr 9/2006

komisjoni, parlamendi ja nõukogu kirjaliku tõlke kulude kohta koos institutsioonide vastustega

(vastavalt EÜ asutamislepingu artikli 248 lõike 4 teisele lõigule)

(2006/C 284/01)

SISUKORD

LÜHENDID

Institutsioonide vastused

LÜHENDIDCIEQ Välistõlgete hindamise ühiskomisjon (Comité interinstitutionnel pour l’évaluation de la qualité des traductions externes)CRE Parlamendiistungite stenogramm (Compte rendu in extenso)EL Euroopa LiitEL-15 keeled laienemiseelse Euroopa Liidu 15 liikmesriigi ametlikud keeledEL-10 keeled Euroopa Liiduga liitunud 10 uue liikmesriigi ametlikud keeledELT Euroopa Liidu TeatajaEPSO Euroopa Personalivaliku Amet (European Personnel Selection Office)EÜT Euroopa Ühenduste TeatajaICTI Institutsioonidevaheline kirjaliku ja suulise tõlke komitee (Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation)

KOMMENTEERITUD KOKKUVÕTE

Euroopa Liidu institutsiooni ametliku ja töökeele staatus on kahekümne ühel keelel. Igal ELi institutsioonil on oma tõlketeenistus. Oma tegevuse laadi tõttu vajavad kirjaliku tõlke teenuseid kõige enam komisjon, parlament ja nõukogu. Nõudluse ebaühtlase jaotuse tõttu aasta lõikes, samuti EL-10 keelte siseressursside ajutise ebapiisavuse tõttu vajavad Euroopa Liidu institutsioonid lisaks koosseisulistele tõlkijatele ka asutuseväliste tõlkijate teenuseid.

Kas institutsioonid on suutnud kirjaliku tõlke kulud kontrolli all hoida?

Kas nõudlus kirjaliku tõlke järele on rahuldatud ja kas on olemas menetlused, mille abil vältida tarbetuid tõlkeid?

Auditis ilmnes, et institutsioonid rakendavad kasvava tõlkenõudluse rahuldamiseks erinevaid lähenemisviise. Nii komisjon kui nõukogu on võtnud vajalikke meetmeid vähendamaks kõikidesse keeltesse tõlgitavate dokumentide arvu. Siiski ei reguleeri suurt osa tõlketellimustest igas institutsioonis vastuvõetud tõlkesuunised ning ühelgi institutsioonil ei ole tõlgete tellimiseks selget ja ühtset menetlust.

Ühelgi tõlketeenistusel ei ole vahendit kliendirahulolu mõõtmiseks ega menetlusi tegelemaks kvaliteeti puudutavate kaebustega. Üksnes komisjonil on olemas kvaliteedikontrolli suunised. Kvaliteedinäitajad, nagu ühel leheküljel leitud vigade arv, on kasutusel parlamendis, kuid mitte komisjonis ega nõukogus.

Ükski institutsioon ei olnud välja arvutanud oma kirjaliku tõlke kogukulusid ega tõlkelehekülje keskmist maksumust, välja arvatud komisjon 2002. aasta osas. Kontrollikoja tehtud arvutus näitab, et 2003. aastal olid kirjaliku tõlke kogukulud parlamendil ja nõukogul kummalgi ligikaudu 100 miljonit eurot ning komisjonil 215 miljonit eurot. Tulenevalt ametlike keelte arvu suurenemisest pärast 2004. aasta mais toimunud ELi laienemist on kirjaliku tõlke maksumus 2005. aastal tõusnud parlamendis ligikaudu 128 miljonit euroni, nõukogus 126 miljoni euroni ja komisjonis 257 miljoni euroni. 2003. aastal oli ühe lehekülje keskmine maksumus parlamendis ja komisjonis 150 eurot ning nõukogus 254 eurot. 2005. aastal tõusis lehekülje keskmine maksumus komisjonis 194 euroni ja nõukogus 276 euroni, kuid langes parlamendis 119 euroni. Sisetõlge on kulukam kui välistõlge, kuid neid on raske omavahel võrrelda, kuna välistõlkijatele saadetakse teistsugust tüüpi tekste ning sisetõlke kvaliteeti peetakse paremaks.

Komisjon ja nõukogu on küll edukalt vähendanud nõudmist tõlgete järele EL-15 keeltesse, kuid see on kaasa toonud ka ressursside ülejäägi ja alla keskmise produktiivsuse. Kontrollikoda märkas siiski suuri erinevusi eri institutsioonide eri keeleüksuste produktiivsuses ja väljastpoolt tellitavate tõlgete osakaalus.

ELi tõlketeenistused on alates 1995. aastast suurendanud koostööd teatud valdkondades, nagu töötajate värbamine, terminibaasi loomine, IT-vahendite hankimine jne. Kontrollikoja hinnangul saaks kulusid vähendada, tõhustades institutsioonidevahelist koostööd veelgi, eelkõige tagades, et ühe institutsiooni vabad ressursid tehakse kättesaadavaks teistele institutsioonidele ja nii vähendatakse välistõlgete mahtu. Prognooside puudumine ja ebapiisav teave olemasolevate tõlkeressursside kohta muudab institutsioonide jaoks keeruliseks teiste institutsioonide ajutiselt vabanenud ressursse täiel määral kasutada.

Auditeeritud tõlketeenistuste käsutuses on tänapäevased IT-vahendid, kuid neid ei kasutata järjepidevalt. Parlamendis on IT-vahendite tegelik kasutamine eri tõlkeüksustes väga erinev. EL-15 keelte osas kasutati neid nõukogus 2004. aastal väga vähe, komisjoni kohta puudusid auditi läbiviimise ajal aga andmed. Tõlgete tõhusust ja ühtlustatust saaks parandada, kui kasutada rohkem IT-vahendeid, tööd paremini planeerida, tõlgete tellimisel rangemalt tähtaegu järgida ja välistõlgete tellimist hoolikamalt kontrollida, et vältida välistõlkijate kasutamist koosseisuliste tõlkijate olemasolul. Lisaks tuleks rakendada pidevat järelevalvet tulemusnäitajate kasutamise ja adekvaatset juhtimisteavet tagavate menetluste kaudu.

SISSEJUHATUS

Euroopa Liit toimib mitmekeelses keskkonnas, kus kõikide liikmesriikide keeli koheldakse võrdselt. Euroopa Ühenduse institutsioonides töötab erineva keeleoskuse tasemega töötajaid kõigist liikmesriikidest. Praktilistel põhjustel on institutsioonides kõige sagedamini kasutatavate keelte arvu vähendatud, (1) aga liikmesriikidesse saadetavad ja sealt saabuvad dokumendid on koostatud vastava liikmesriigi ametlikus keeles. Väljasaadetavate ja saabuvate dokumentide tõlkimine on seega keskse tähtsusega institutsioonide töö ladusaks korralduseks ning suhtlemiseks liikmesriikide ja nende kodanikega.

Õiguslik raamistik

Vastavalt Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklile 290 ja nõukogu määrusele nr 1/1958, (2) mida ajakohastatakse pärast iga laienemist, on 21 keelele antud institutsioonide ametliku ja töökeele staatus (3) . Mainitud määruses on hiljem kehtestatud mõnele ELi dokumentide laiale kategooriale (4) kehtiv keelekasutuse kord, kuid selles võimaldatakse ka institutsioonidel oma kodukorras määratleda konkreetsetel juhtudel kasutatavad keeled. See säte võimaldab kohandada keelekorraldust iga institutsiooni erivajadustele (vt I lisa).

ELi institutsioonide tõlketeenistuste ülesehitus

Igal institutsioonil on oma tõlketeenistus: parlamendil kirjaliku tõlke ja väljaannete peadirektoraat, komisjonil kirjaliku tõlke peadirektoraat ja nõukogul direktoraat A III (kirjalik tõlge ja dokumentide koostamine). Euroopa Kohtul ja Euroopa Kontrollikojal, nagu ka Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomiteel ja Regioonide komiteel, on samuti oma tõlketeenistus. ELi agentuuride tõlkevajadused katab Luxembourgis asuv tõlkekeskus (5) .

2005. aastal töötas koosseisulisi tõlkijaid komisjonis ligikaudu 1 450 (pluss ca 600 abitöötajat), parlamendis ligikaudu 550 (pluss ca 380 abitöötajat) ja nõukogus 660 (pluss ca 330 abitöötajat). Nõudlus tõlgete järele on aasta lõikes ebaühtlane ja mõned ELi institutsioonid kasutavad kulutuste piiramiseks või suure nõudluse rahuldamiseks välistõlkijaid, kes on valitud pakkumismenetluste teel.

Auditi ulatus ja lähenemisviis

Kas institutsioonid on suutnud kirjaliku tõlke kulud kontrolli all hoida?

Kas nõudlus kirjaliku tõlke järele on rahuldatud ja kas on olemas menetlused, mille abil vältida tarbetuid tõlkeid?

TÄHELEPANEKUD

Tõlkenõudluse täitmise ja tarbetute tõlgete vältimise tagamiseks rakendatud menetlused

Ressursside tõhusa kasutamise tagamiseks tuleks teha ainult selliseid tõlkeid, mis on vajalikud ja piisavalt olulised institutsiooni efektiivseks toimimiseks. Vaja on selgeid suuniseid, et kehtestada kriteeriumid tekstidele, mille tõlkeid võib tellida. Kontrollikoda analüüsis, millises ulatuses sellised suunised eksisteerivad, milline on nende kvaliteet ja kuidas neid rakendatakse.

Tõlgete tellimist reguleerivad sisesuunised

Kolmes institutsioonis kehtestatud suunistes on ära toodud üksnes dokumenditüübid, mille tõlkimine on kohustuslik (kas kõikidesse või ainult teatud keeltesse). Välja arvatud nõukogu põhidokumentide hulka mittekuuluvad dokumendid, (10) mille kohta võeti 2003. aastal vastu otsus neid EL-10 keeltesse mitte tõlkida, on ebaselge, milliseid dokumente ei tuleks tõlkida.

Tõlketellimuste esitamise süsteemile on juurdepääs rohkem kui tuhandel töötajal komisjonis, 800 töötajal parlamendis ja enamikul nõukogu haldustöötajatest. See suurendab koos puudulike suunistega ebaoluliste või tarbetute tõlgete tellimise riski.

Mõnes komisjoni peadirektoraadis autoriseerib tõlketellimused koordineerimisüksuse juhataja. Teistes komisjoni peadirektoraatides ning mõnes parlamendi ja nõukogu peadirektoraadis autoriseeritakse tõlketellimus üksuse tasemel või saadetakse see otse tõlketeenistuse planeerimisüksusele, ilma eelneva autoriseeringu või kontrollita. Sellistel juhtudel on tõlketeenistuse planeerimisüksus ainsaks filtriks, mis selgitab välja ja lükkab tagasi institutsiooni jaoks vähetähtsad tõlketellimused (11) . Planeerimisüksustel on aga selliste otsuste tegemiseks vaid piiratud teave.

Parlamendi mitmekeelsuse eeskiri (vt I lisa) “sätestab rakendamisjuhendi, märkides ära prioriteedid juhuks, kui olemasolev tõlkevõimsus ei võimalda katta kõiki vajadusi”. Selles öeldakse, et “kasutaja on pädev oma tõlkevajaduste kindlaksmääramisel” (artikli 1 lõiked 1 ja 5). Seega, kui tellimus ei ole vastuolus tegevusjuhendiga, ei pea planeerimisüksus dokumendi tõlkimise vajadust ega taotletud sihtkeelte arvu küsitavaks, isegi kui on selge, et tähtaega ei ole võimalik järgida (ja tõlke kasutamine on seega ebatõenäoline).

Tõlketellimuste täitmise suutlikkus

Erinevalt ELi institutsioonide tõlketeenistustest suutsid mõned suured institutsioonidele allhankeid tegevad erasektori tõlkefirmad alates 2004. aastast tõlkida kõigisse kümnesse ELi uude keelde ja neist keeltest. See saavutati uutesse liikmesriikidesse esinduste rajamisega. Komisjon on piiratud määral kasutanud oma uutes liikmesriikides asuvate esinduste tõlkijaid kui lepingulisi töötajaid, kuid on otsustanud selle 2006. aastal praktilistel halduspõhjustel suuremas osas lõpetada.

Tõlgitud lehekülgede arvu kasv

1. diagrammist nähtub, et viimastel aastatel on institutsioonid suutnud tõlkemahu kasvu piirata (13) . Nõukogus 2003. aastal ja komisjonis 2004. aastal vastu võetud rangemad vastuvõtukriteeriumid peatasid eelmiste aastate kasvutrendi. Tõlkemahu vähenemine kõigis institutsioonides 2004. aastal tulenes aga ka parlamendivalimistest põhjustatud seadusandliku tegevuse aeglustumisest ja komisjoni reformimisest, samuti EL-10 keeltesse tehtavate tõlgete mahajäämusest.

1. tabel näitab, et täieliku mitmekeelsuse põhimõtet rakendavas parlamendis ja nõukogus on kõigi keelte tõlkemaht peaaegu ühesugune. EL-10 keelte väiksema mahu põhjuseks on ressursside piiratus. Ainult inglise keele üksustel on teistest vähem tellimusi, kuna nüüdseks koostatakse nõukogus ligikaudu kolmveerand ja parlamendis ligi pool originaaldokumentidest inglise keeles. Komisjonis tehakse aga selget vahet menetluskeeltel (inglise, prantsuse ja saksa keel) ja teistel keeltel, mille järele on nõudlus tunduvalt väiksem. Vastupidiselt parlamendile ja nõukogule ei ole komisjoni inglise keele üksustel vähem tööd kui teistel, sest suur osa dokumentidest, mis saabuvad komisjoni väljastpoolt asutust, tuleb tõlkida menetluskeeltesse.

1. tabel

Tõlkemaht sihtkeele kohta (tuhat lehekülge)

Institutsioonide rakendatud praktilised meetmed tõlkemahu piiramiseks

Komisjon

Selleks et kasutajad ei telliks dokumendi täistõlget lihtsalt sellest aru saamiseks, pakub kirjaliku tõlke peadirektoraat alternatiivseid teenuseid, nagu kirjalikud või suulised kokkuvõtted, elektrooniline tõlkefoorum (lihtsustatud süsteem väga lühikesteks tõlgeteks) ja mõne keelekombinatsiooni puhul toimetatud masintõlked. Auditis ilmnes aga, et kliendid ei olnud piisavalt teadlikud neist võimalustest, mis moodustavad ainult väikese osa kirjaliku tõlke peadirektoraadi kõigist töödest. Sel põhjusel võttis kirjaliku tõlke peadirektoraat 2005. aastal meetmeid erinevate olemasolevate teenuste nähtavuse parandamiseks.

Parlament

Nõukogu

Eri institutsioonide lähenemisviisid tõlkenõudluse piiramiseks on kooskõlastamata ja seega ka omavahel vastuolus. Näiteks parlamendis tõlgitakse praegu kõik kirjalikud küsimused EL-15 keeltesse ja komisjoni vastused on kättesaadavad ainult kahes menetluskeeles ning küsimuse esitanud Euroopa Parlamendi liikme keeles.

Kvaliteedikontroll

Kontrollid tõlgete piisava kvaliteedi tagamiseks

Teisalt ei liigita parlament ja nõukogu tõlkeid kvaliteedikategooriatesse ning nende kvaliteedikontrolli menetlused on vähem struktureeritud. Selle tulemusel on toimetamises suuri erinevusi; juristid-lingvistid toimetavad siiski õigusakte alati enne nende avaldamist.

Kontrollikoja 2004. aasta lõpus läbiviidud kliendirahulolu küsitlusest selgus, et tõlgete kvaliteeti EL-15 keeltesse, nagu ka tõlketellimuste haldamise korda peeti üldiselt rahuldavaks. Mõned komisjoni peadirektoraadid teatasid siiski kvaliteediprobleemidest seoses mõningate kirjaliku tõlke peadirektoraadi tõlgetega EL-15 keeltesse. See puudutas eelkõige erialaterminite ebatäpsust ning välistõlgete kõikuvat kvaliteeti. Nõukogu peadirektoraat A III teatas ka mõningatest kvaliteediprobleemidest seoses komisjoni esitatud seadusandlike ettepanekutega.

Välistõlgete kvaliteeti hindavad koosseisulised tõlkijad skaalal 1–10. Kui kvaliteedikontrolliga selgub, et välistõlke kvaliteet on ebapiisav, saadetakse tõlge tõlkijale tagasi või toimetab selle põhjalikult mõni koosseisuline tõlkija. Tõlked, mis on saanud hindeks 6/10 või vähem, esitatakse sõltumatule institutsioonidevahelisele tõlkekvaliteedi hindamise komisjonile CIEQ (17) . CIEQ soovitas 40 % komisjoni poolt 2004. aastal esitatud juhtudest lepingu kas täielikult või osaliselt lõpetada.

Õigeaegsus ja muud kliendirahulolu elemendid

Mõned kontrollikoja auditi käigus küsitletud komisjoni peadirektoraadid teatasid siiski, et kirjaliku tõlke peadirektoraadi seatud tähtajad ei ole alati kooskõlas juriidiliste kohustuste või peadirektoraatide vajadustega. Seetõttu tõlgivad administraatorid (mittelingvistid) tihti kiireloomulisi lühikesi dokumente ise (nn hallid tõlked) või saadavad teatud dokumendid otse välistõlkijatele (vt ka punktid 54 ja 75). See on küll pragmaatiline lahendus, kuid näitab samas suutmatust nõudlust rahuldada ning raskendab oluliselt komisjoni tõlkefunktsiooni haldamist tervikuna.

Tõlgete maksumus ja tõhusus

Kirjaliku tõlke maksumus

Kulukalkulatsioon

Tegevuspõhine eelarvestamine on vahend, mille abil “suurendada läbipaistvust eelarve haldamisel lähtuvalt usaldusväärse finantsjuhtimise eesmärkidest ning eeskätt tõhususest ja mõjususest” (18) . Tegevuse kulude arvessevõtmine on selle tulemuslikkuse kontrollimise seisukohalt keskse tähtsusega. Parlamendi mitmekeelsuse eeskirja artikli 12 lõikes 1 sätestatakse, et “kirjaliku tõlke teenistused teavitavad kasutajaid iga kolme kuu järel /…/ tellitud keeleteenuste maksumusest, mis võrreldavuse tagamiseks arvutatakse /…/”. Seda sätet ei ole aga täidetud. Nõukogu peasekretariaat ei ole kunagi arvutanud kirjaliku tõlke maksumust.

2. tabel

Sisetõlke kogumaksumus

3. tabel

Välistõlke kogumaksumus

4. tabel

Kirjaliku tõlke hinnanguline kogumaksumus; sise- ja välistõlge

Kuluanalüüs

Tõlkelehekülje hind on arvutatud tagantjärele ja see kehtib ainult 2003. aasta nõudluse ja mahu kohta. Kuna suurem osa tõlkekuludest on püsikulud (parlamendis 87 %, komisjonis 91 % ja nõukogus 97 %), siis väikese nõudlusega aastatel tõlkelehekülje maksumus mõistagi suureneb. 2004. aastal vähenes komisjonis EL-15 keeltesse tõlkimise maht peaaegu 25 %, mille tõttu vähenes tootlikkus 20 %, sest välistõlke mahu vähendamine ei olnud piisav koosseisuliste tõlkijate täiel määral rakendamiseks. 2003. aastal oli komisjoni ja parlamendi sisetõlke lehekülje maksumus võrreldavas suurusjärgus, nõukogu oma aga tunduvalt kõrgem, mis suuresti tulenes madalamast tootlikkusest ning sekretariaaditeenuste ja hoonete suurematest kuludest. Kuna nõukogul on piisavalt koosseisulisi töötajaid vältimaks välistõlgete tellimist EL-15 keeltesse, oli tõlkelehekülje kogumaksumuse osas vahe veelgi suurem.

2003. aastal oli välistõlke lehekülje hinnanguline kogumaksumus 35 % väiksem kui parlamendi sisetõlke maksumus (100 eurot vs 154 eurot) ja 25 % väiksem kui komisjoni sisetõlke maksumus (120 eurot vs 160 eurot). Nendes andmetes ei kajastu aga sise- ja välistõlke erinev olemus – asutusesiseselt tõlgitakse nõudlikumaid ja aeganõudvamaid tekste, nagu õigusaktid ja avaldamisele kuuluvad dokumendid. Samuti peavad koosseisulised tõlkijad täitma muid keelealaseid ülesandeid, mistõttu nad ei saa täielikult tõlkimisele pühenduda (vt punkt 76). Nii EL-15 kui EL-10 keelte puhul on parlamendi poolt välistõlke eest makstud hind keskmiselt 12 % kõrgem kui hind, mida maksis komisjoni kirjaliku tõlke peadirektoraat (23) .

Tõlkeprotsessi tõhusus

5. tabel

Tõlketähtaeg

Nõudluse prognoos

Nõudluse täpne prognoosimine on eriti oluline siseressursside maksimaalse kasutuse tagamise seisukohast. Lühikeses perspektiivis ei säästa välistõlgete tellimine alati kulusid, hoolimata näiliselt madalamast hinnast. Kuna sisetõIke kulud on enamasti püsikulud (vt punktid 51–52), on sisetõlke lisalehekülje marginaalkulu (või lisakulu) väga väike, samas kui välistõlke lehekülje marginaalkulu on märkimisväärne. Seetõttu tuleks välistõlkeid tellida vaid juhtudel, kui siseressurssidest ei piisa. See nõuab head süsteemi nõudluse prognoosimiseks.

Tähtaegade järgimine

Parlamendi 2004. aasta mitmekeelsuse eeskirjas on tõlke tellimise üldtähtajaks (24) sätestatud 10 päeva. Seda tähtaega järgis selle esimese kehtimisaasta jooksul ainult umbes pool tõlgete tellijatest. Seega on suurem osa tõlgetest võimalik esitada alles vahetult enne koosoleku algust.

Planeerimine

Kontrollikoja tehtud 2003. aasta kirjaliku tõlke kogukulude arvutuste põhjal on kolme institutsiooni planeerimiskulud ligikaudu 4,8 miljonit eurot, mis moodustab ca 1 % kirjaliku tõlke kogukuludest (vt 2. tabel). Planeerimine on veel üks moodus siseressursside võimalikult efektiivseks kasutamiseks (vt punkt 56).

Sise- ja välisressursside tõhus kasutamine

Eelkäsitlemine

Et vältida juba tõlgitud tekstide uuesti tõlkimist, paluvad tõlketeenistused tõlgete tellijatel viidata samalaadsetele varem tõlgitud dokumentidele ja/või märkida ära muudatused võrreldes juba tõlgitud dokumendi eelmise versiooniga. Et aga sellised viited on tihti ära jäetud või puudulikud, peavad planeerimisüksused neid andmebaasidest otsima. Tellimuste ja tõlgitud tekstide süstematiseerimine ei ole piisavalt täpne, et otsing annaks võimalikult häid tulemusi. Olukord on eriti keeruline parlamendis, kus dokumendid on salvestatud erinevatesse andmebaasidesse ja võrgustikesse ning tõlketeenistustel puudub tõlgitud tekstide terviklik kogu.

Tõlkeüksuste töömeetodid

Üksuste juhatajad vastutavad tõlketööde koosseisulistele tõlkijatele jagamise eest. Kõik keeleüksused on erineva ülesehitusega – mõned on jagatud spetsialiseerunud tõlkijate rühmadeks, teistes tõlgitakse tekstid vastavalt nende saabumise järjekorrale. Komisjoni kirjaliku tõlke peadirektoraadis ja nõukogu peadirektoraadis A III on mõlemas keskselt väljatöötatud vahendid, mis näitavad konkreetsete tõlkijate kättesaadavust. Kõik keeleüksused neid vahendeid aga järjepidevalt ei kasuta. Parlamendis sellised vahendid puuduvad. Mõned osakonnajuhatajad kasutavad tabeleid, teised jagavad töö käsitsi laiali.

Kõik tõlkeüksused koosnevad tõlkijatest ja abitöötajatest. Viimaste ülesandeks on viidete otsimine, trükkimine, vormindamine, dokumentide arhiveerimine jne. Nõukogus (26) ja parlamendis on ligikaudu üks sekretär kahe tõlkija kohta, komisjonis aga vaid üks sekretär nelja või viie tõlkija kohta.

Ehkki kõik kolm institutsiooni on vastu võtnud põhimõtted, millega soodustatakse moodsa tehnoloogia kasutamist, ning kulutanud 2003. aastal 23,7 miljonit eurot IT-vahenditele (kogumaksumus, kaasa arvatud litsentsid, vt 4. tabel), võib tegelikkuses iga tõlkija oma ülemuse vaikival nõusolekul otsustada arvutipõhiste tõlkevahendite (Translator's Workbench), otsinguvahendite (nt Euramis ja IATE) ja kõnetuvastustarkvara (alternatiivina trükkimisele) kasutamise üle. Parlamendis on selliseid vahendeid kasutavate tõlkijate ja abitöötajate suhtarv eri üksustes väga erinev (10 % ja 90 % vahel). Nõukogus kasutatakse IT-vahendeid vaid vähesel määral. Komisjonis on kolmest institutsioonist kõige tänapäevasemad IT-vahendid, kuid nende kasutamise kohta puuduvad andmed.

Alates 2003. aastast on umbes sada komisjoni 1 100 tõlkijast teinud kaugtööd. Vastavalt kirjaliku tõlke peadirektoraadi hindamisaruandele (27) võimaldab praegune meetod puhast kulusäästu ligikaudu 10 000 eurot tõlkija kohta aastas, peamiselt tänu tootlikkuse suurenemisele. Parlamendis teeb kaugtööd 430 tõlkijast 26 ning ka nõukogu on alustanud selles valdkonnas kaht katseprojekti.

Välistõlgete tellimine

Nii parlamendis kui komisjonis saadetakse automaatselt osa tõlkeid välistõlkijatele, kontrollimata vabade siseressursside olemasolu mõne või kõikide keelte osas. 2003–2004 võtsid mõlemad institutsioonid vastu eesmärgi suurendada välistõlkijatele saadetavate tõlgete osakaalu vastavalt 30 ja 40 protsendile, et toime tulla üldise nõudluse eeldatava kasvuga ning võttes arvesse välistõlke väiksemat maksumust (võrreldes täiendavate täisajaga töötavate tõlkijate värbamisega). Nõudluse strukturaalse languse tõttu 2004. aastal peatas komisjoni kirjaliku tõlke peadirektoraat eesmärgi täitmise ja parlament väljastas juhised mitte saata valimisperioodil välistõlkijatele muid tõlkeid peale CRE (28) . Ehkki EL-15 keeleüksuste üldine töökoormus oli 2004. aastal ligikaudu 20 % väiksem kui 2003. aastal, jäi välistõlkijate kasutamise protsent parlamendis peaaegu muutumatuks (32,5 % 2003. aastal ja 32 % 2004. aastal) (vt 6. tabel). Erinevused EL-10 keelte välistõlgete tellimise suhtarvus aastatel 2004 ja 2005 parlamendi, komisjoni ja nõukogu vahel tulenevad peamiselt sellest, et parlament oli 2004. aastal teistest edukam EL-10 keelte koosseisuliste tõlkijate värbamisel. Seadusandlike tekstide vähenemise ja väiksema tõlkemahu tõttu suudeti parlamendis tõlkida suuremal arvul tekste EL-10 keeltesse asutusesiseselt (vt ka punktid 20 ja 25).

6. tabel

Välistõlgete osakaal 2003., 2004. ja 2005. aastal

Produktiivsus

Auditis vaadeldi kolme institutsiooni produktiivsust aastatel 2000–2005, et võrrelda nende tulemusi aja lõikes. Produktiivsuse arvutamiseks kasutati täistööaja mõistet, mille kohaselt tõlkimiseks kasutatud aeg on aeg, millal tõlkija on reaalselt kontoritööks kättesaadav. Kuna paljudel juhtudel hõlmab see aeg ka muid tegevusi peale tõlkimise (koolitused, juhtimistegevus, kvaliteedikontroll, teiste talituste koostatud dokumentide korrektuuri lugemine jne), on täistööajal põhinev produktiivsus vaid üldine näitaja. Institutsioonide ja ühe institutsiooni keeleüksuste vahelistesse võrdlustesse tuleks suhtuda ettevaatusega. Samuti tuleks täpselt välja selgitada erinevuste põhjused ning analüüsida võimalikke piiravaid tegureid, et hinnata juhtkonna otsese sekkumise võimalust.

Produktiivsus, mida määratletakse kui asutusesiseselt tõlgitud standardlehekülgede arvu iga täistööajaga töötava koosseisulise tõlkija kohta, on eri keeleosakondade ja institutsioonide vahel väga erinev. EL-10 keeleüksuste produktiivsus on üldjuhul kõigis institutsioonides väiksem suurema koolitusvajaduse, väheste kogemuste ja väiksema tõlkemälu tõttu (mis piirab arvutipõhist tõlkimist), samuti seetõttu, et välistõlgete toimetamisele kulub rohkem aega.

ELi institutsioonide tõlketeenistuste produktiivsus on tunduvalt väiksem kui erasektori oma (30) . Viimase suurem produktiivsus tuleneb peamiselt tekstide laadist (vähe seadusandlikke tekste), samuti IT-vahendite laialdasest kasutamisest. Ehkki välistõlkijatele saadetakse lihtsamaid tekste, peetakse nende tõlgete kvaliteeti halvemaks ning nende toimetamine on töömahukam kui asutusesiseselt tõlgitud dokumentide puhul. Mitmele tõlkebüroole on seega tõlgete ebarahuldava kvaliteedi tõttu leping üles öeldud (vt punkt 43). Siiski on välistõlge vabade siseressursside puudumisel suurema produktiivsuse ja madalamate palkade tõttu tunduvalt kulusäästlikum kui täiendavate koosseisuliste töötajate palkamine, isegi kui kaudsed kulud (planeerimine, pakkumismenetlused, maksete teostamine, kvaliteedikontroll jne) arvesse võtta.

7. tabel

Keskmine tõlkelehekülgede arv ühe tõlkija kohta (täistööajaga töötajad)

Komisjon

Kirjaliku tõlke peadirektoraadi produktiivsust, mis enamikul aastatel on olnud parlamendi omast mõnevõrra väiksem, võib osaliselt seletada komisjoni rolliga õigusloome protsessi algatajana. See eeldab põhjalikumat toimetamist ning juhtivat rolli terminoloogia ja andmebaaside väljatöötamisel, mida saavad kasutada ka teised institutsioonid. Lisaks tegeleb komisjoni tõlkepersonal muu keelealase tööga, mis ei väljendu päevas tõlgitud lehekülgede arvus.

Aastatel 2003–2005 langes EL-15 keelte keskmine produktiivsus rohkem kui 20 % võrra. Enamiku menetluskeelte hulka mittekuuluvate EL-15 keelte produktiivsus langes vähem kui nelja leheküljeni päevas. Langus on põhjustatud menetluskeelte hulka mittekuuluvate keelte üksuste töökoormuse vähenemisest, mis on viinud ressursside ülejäägini. Selle probleemiga tuleks tegeleda, võttes arvesse ilma kirjaliku tõlke peadirektoraadi osaluseta otse välistõlkijatele saadetavate tõlgete määra (vt punkt 75).

Üksuste produktiivsuses on endiselt suuri erinevusi, ehkki kirjaliku tõlke peadirektoraat võttis kasutusele nn paindlikkusmehhanismi, mis võimaldab ühe keeleosakonna siseselt kanda tõlketöid üksusest, mille töökoormus on ajutiselt keskmisest suurem, üle teisele üksusele (32) . Erinevusi võib peamiselt seletada asjaoluga, et erinevaid poliitikavaldkondi puudutavate ja eri keeleüksuste pädevusse kuuluvate tekstide tõlkimise järele on erinev nõudlus. Kirjaliku tõlke peadirektoraadi üksuste produktiivsuse erinevus on pärast laienemist veelgi suurenenud. 2005. aasta kõige produktiivsema üksuse produktiivsus oli kaks korda suurem kõige väiksema produktiivsusega üksuse omast.

Parlament

Parlamendi inglise ja prantsuse keele tõlkeüksuste produktiivsus on stabiilselt alla keskmise (5–20 % võrra, olenevalt aastast), samas kui produktiivsuse erinevused teiste EL-15 keelte vahel on kõige rohkem 10 %. Seda seletab prantsuse keele üksuse keskmisest suurem tõlkijate arv ning välistõlgete määr. Inglise keele üksuse tõlgete järele on väiksem nõudlus, sest enamik sisedokumente koostatakse inglise keeles. Välistõlgete määr ja ressursside ülejääk sõltuvad langetatavatest juhtimisotsustest.

Nõukogu

Nõukogu produktiivsus oli stabiilselt väiksem kui komisjoni ja parlamendi oma. See on põhjustatud erilist tähelepanu nõudvate seadusdokumentide suurest arvust ja väga kõikuvast nõudlusest (2003. aastal ulatus töökoormus vähem kui 1 000 leheküljest kuni rohkem kui 7 000 leheküljeni päevas).

Ressursside ülejäägi probleemi lahendamiseks on peadirektoraat A III vastu võtnud pikaajalise tegevuskava eesmärgiga vähendada EL-15 keeleüksuste tõlkijate ja sekretäride arvu ca 50 täistööajaga tõlkijalt 2002. aastal 25-le 2015. aastal. (33) . Kava eesmärgi saavutamine on aga pikaajaline protsess, sest nõukogu hinnangul on asutusesiseselt ühelt töökohalt teisele asumise võimalused piiratud ja institutsioonide-vaheline liikuvus väike.

Tõlkeprotsessi jälgimine tulemusnäitajate abil

Institutsioonide põhiline tõlkestatistika koostatakse tsentraalselt ja selles keskendutakse tõlkemahule üksuse kohta. Statistilisi andmeid kasutavad regulaarselt halduse ja ressurssidega tegelevad üksused, kuid nende kasutamine tõlkeüksuste juhatajate poolt igapäevase kontrolli otstarbeks on väga erinev ja osa üksuste juhatajatest on selleks välja töötanud oma süsteemid.

Institutsioonidevaheline koostöö

Kontrollikoja analüüs pakkumise ja nõudluse laadi ja ajastuse kohta näitab, et kui kõigil institutsioonidel on strukturaalseid raskusi vastuvõetava kvaliteedi ja piisavas mahus tõlkimisega EL-10 keeltesse, siis EL-15 keelte osas esinevad selged erinevused. Näiteks komisjoni kirjaliku tõlke peadirektoraadi inglise keele tõlkijatel on kõigist keeleüksustest suurim töökoormus (vt punkt 86), nõukogus ja parlamendis aga kõige väiksem. Kuna nõukogu ja parlamendi tööd mõjutavad väga lühikesed tähtajad ja kõikuv nõudlus, esineb neil periooditi ka ajutisi vabu ressursse (vt punkt 84).

Töökoormuse tasakaalustamiseks moodustatud töörühma järelduste põhjal alustati 1. jaanuaril 2005 katseprojekti. 2005. aastal tõlgiti ühes projektis osalevas institutsioonis mõne teise institutsiooni tellimusel 3 763 lehekülge (ehk 63 % esitatud tellimustest). See on vaid 0,2 % kõigi osalevate institutsioonide töökoormuse kogumahust, samas kui üle 20 % samast töökoormusest langeb välistõlkijatele. Säästu võib hinnata 150 000 eurole (35) . Kuna vabu ressursse on kokku tunduvalt rohkem kui katreprojekti raames teistele institutsioonidele kättesaadavaks tehti, siis on ka potentsiaalne sääst suurem.

Töökoormuse tasakaalustamise praeguse süsteemi nõrkuseks on asjaolu, et sellest jäetakse välja üldjuhul välistõlkijatele saadetavad dokumendid, samuti tõlked EL-10 keeltesse. Lisaks ei informeeri institutsioonid üksteist piisavalt vabadest ressurssidest ning neil puudub reaalne stiimul või kohustus teise institutsiooni tõlketellimuse täitmiseks. Kui komisjoni kirjaliku tõlke peadirektoraadi EL-15 menetluskeelte hulka mittekuuluvate keelte üksuste sisetõlkijad oleksid olnud 2005. aastal sama produktiivsed kui 2003. aastal, oleksid nad iga EL-15 keele kohta vähemalt 10 000 lehekülge rohkem tõlkinud. 2005. aastal tellisid parlament ja mitu komisjoni peadirektoraati sarnasel arvul välistõlkeid samades keeltes dokumentidele, mis ei olnud kiireloomulised ja mille oleks võinud tõlkida mõni teine institutsioon. Nii oleks olnud võimalik vältida välistõlgete eest tehtud makseid kogusummas ligikaudu 11 miljonit eurot (36) .

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

Tõlkenõudluse täitmise ja tarbetute tõlgete vältimise tagamiseks rakendatavad menetlused

Auditis selgus, et nõudlust tõlgete järele EL-15 keeltesse suudetakse üldiselt rahuldada. Väikeste riikide liitumine ELiga on aga tekitanud suure nõudluse väikestel tõlketurgudel, kus pakkumine on üsna piiratud. EL-10 keelte koosseisuliste tõlkijate leidmiseks korraldatud EPSO konkursid ei ole olnud edukad, mille tagajärjeks on uute liikmesriikide tõlkijate vähesus. Seetõttu ei olnud institutsioonid esimese liitumisjärgse aasta jooksul võimelised täitma uute keelte tõlkevajadusi (vt punktid 19–23).

Üldjuhul suutsid institutsioonid tõlkekulud kontrolli all hoida hoolimata ametlike keelte arvu suurenemisest 11-lt 21-le (kaasa arvatud iiri keel) alates 2004. aasta maist (vt punktid 25–36). Komisjon ja nõukogu tegid märkimisväärseid pingutusi vähendamaks kõigisse keeltesse tõlgitavate dokumentide arvu, parlament on aga tõlkemahu vähendamisel olnud vähem aktiivne, piirates ainult tõlgitavate dokumentide suurust, võtmata arvesse nende arvu ja liiki (vt punkt 32).

Tõlgete õigeaegsuse ja oma otstarbele vastava kvaliteedi tagamiseks rakendatud menetlused

Kirjaliku tõlke kulud ja tõhusus

Sisetõlge on kulukam kui välistõlge, kuid neid on keeruline võrrelda, sest tekstitüübid on erinevad, sisetõlke kvaliteeti peetakse paremaks, mõningate dokumentide sisetõlkele on eriti parlamendi ja nõukogu töömeetoditest tulenevalt kehtestatud lühikesed tähtajad ning välistõlkeid tuleb toimetada (vt punkt 52).

Töökoormuse reguleerimine on võtmetähtsusega küsimus. Tõlkemahu vähendamine toob kaasa ajutise ressursside ülejäägi, väiksema produktiivsuse ja keskmiste tõlkekulude suurenemise. Kontrollikoja auditis ilmnes aga, et mõnel tõlkeüksusel olid nii madalad produktiivsuse näitajad kui keskmisest suurem välistõlgete protsent (vt punktid 73–74). Töökoormuse prognooside (planeerimise) puudumine muudab keerulisemaks teiste institutsioonide ajutiselt vabanenud ressursside täiel määral kasutamise (vt punktid 91–95 ja 56–66).

Soovitus: Suuremat rõhku tuleks panna juhtimis- ja planeerimisprotsessile, et töökoormust ühtlasemalt hajutada ning lihtsustada institutsioonidevahelise koostöö tõhustamist. Planeerimisüksustele tuleks regulaarselt saata usaldusväärseid prognoose tulevaste tõlketööde kohta ning institutsioonid peaksid üksteist teavitama vabadest siseressurssidest.Vabu siseressursse tuleks kasutada komisjoni peadirektoraatide (mitte kirjaliku tõlke peadirektoraat) ja teiste institutsioonide poolt välistõlkijatelt tellitavate tõlgete vähendamiseks, laiendades 2005. aasta jaanuaris alustatud katseprojekti institutsioonidevahelisele koostööle. Institutsioonidevaheline arvete süsteem võiks anda ajutise või struktuurist tingitud ressursside ülejäägiga institutsioonidele stiimuli teha teistega koostööd.Nõukogus tuleks teha edasisi jõupingutusi, et kohandada töö strukturaalsele ressursside ülejäägile. Kaaluda tuleks võimalust leida töötajatele muid tööülesandeid väljaspool tõlketeenistust või rakendada personalieeskirjade muid sätteid, kuna praeguse tegevuskava kohaselt on praegune ressursside ülejääk võimalik likvideerida alles 2015. aastaks.

(1) Üldjuhul on töökeelteks inglise, prantsuse ja saksa keel.

(2) Nõukogu 15. aprilli 1958. aasta määrus nr 1, millega määratakse kindlaks Euroopa Majandusühenduses kasutatavad keeled (EÜT 17, 6.10.1958, lk 385/58), muudetud.

(3) Hispaania, tšehhi, taani, saksa, eesti, kreeka, inglise, prantsuse, iiri, itaalia, läti, leedu, ungari, malta, hollandi, poola, portugali, slovaki, sloveeni, soome ja rootsi keel. Alates 18. juunist 2005 on iiri keel ELi 21. ametlik keel, ehkki nõukogu määruse (EÜ) nr 920/2005 (ELT L 156, 18.6.2005, lk 3) kohaldamist on osaliselt edasi lükatud kuni 1. jaanuarini 2007.

(4) Eelkõige Euroopa Liidu Teatajas avaldatavad dokumendid (19, 20 või 21 ametlikus keeles vastavalt malta ja iiri keelele kohaldatavatele piirangutele) ning liikmesriigile või selle liikmesriigi jurisdiktsiooni alla kuuluvale isikule saadetavad dokumendid (asjassepuutuva riigi keeles).

(5) Luxembourgis asuv tõlkekeskus kasutab enamasti välistõlkijate tehtud tõlkeid. Keskuses töötab ca 80 (2004. aastal) koosseisulist tõlkijat, kes tegelevad peamiselt ELi agentuuride jaoks tellitud välistõlgete toimetamise ning piiratud määral teiste ELi institutsioonide tellitud tekstide tõlkimisega.

(6) Iga osakond koosneb 3–6 üksusest, mis on spetsialiseerunud erinevatele poliitikatele (või valdkondadele); kokku on üksusi 77.

(7) Arv sisaldab kirjaliku tõlke peadirektoraadi, kuid mitte teiste peadirektoraatide poolt tellitud välistõlkeid, kuna selle kohta puuduvad usaldusväärsed ja täielikud andmed.

(8) Ühtlustatud määratlus: trükitud originaalteksti 1 500 tähemärki (lähtekeeles), ilma tühikuteta. Olemasolevate tekstide muudetud versioonide puhul loeb kirjaliku tõlke peadirektoraat kokku muudetud tähemärgid ja lisab saadud arvule teatava protsendi (50 % sisetõlgetele ja 30 % välistõlgetele), et arvestada muudatuste originaalteksti sisseviimisega seonduvat lisatööd. Parlament kasutab veidi teistsugust meetodit – loetakse kokku terve muudetud lõigu tähemärgid, ilma 50 % lisamata. Saadud lehekülgede arv ümardatakse iga dokumendi puhul lähima täisarvuni.

(9) Kontrollikoda kohandas nõukogu ametlikke tootmisandmeid teiste institutsioonide omadega, et neid oleks võimalik võrrelda.

(10) Vt I lisa 9. joonealune märkus.

(11) Komisjoni 2006. aasta esialgses eelarveprojektis on sätestatud, et põhidokumentide hulka mittekuuluvaid dokumente võib hinnata vastavalt tegelikele vajadustele kooskõlas 26. mai 2004. aasta otsusega kirjaliku tõlke pakkumise ja nõudluse kohta (SEK(2004) 638).

(12) Vt I lisa 9. joonealune märkus.

(13) Tõlgitud lehekülgede arv annab kõikide institutsioonide osas võrreldavat teavet, kuid see erineb veidi nõudlusest planeerimisüksuste poolt tagasi lükatud tellimuste ning tellimuse esitamisest tõlke valmimiseni kuluva aja tõttu. Esitatud arvud ei hõlma “halle tõlkeid” ega vahetut välistõlgete tellimist, mis on eriti olulisel kohal komisjonis, kuid mille kohta puuduvad ammendavad andmed.

(14) Komisjoni menetluskeeled on inglise, prantsuse ja saksa keel.

(15) Nõuandekomiteed, korralduskomiteed ja regulatiivkomiteed, mida reguleeritakse nõukogu 28. juuni 1999. aasta otsusega 1999/468/EÜ, millega kehtestatakse komisjoni rakendusvolituste kasutamise menetlused (EÜT L 184, 17.7.1999, lk 23) ja millega asendatakse nõukogu 13. juuli 1987. aasta otsus 87/373/EMÜ (EÜT L 197, 18.7.1987, lk 33).

(16) Näiteks avaldamiseks mõeldud või juriidilised tekstid peavad olema parema tõlkekvaliteediga (ja nõuavad seega rohkem ressursse) kui sisekasutuseks mõeldud dokumendid.

(17) CIEQ: Comité Interinstitutionnel d’Evaluation de la Qualité des Traductions Externes.

(18) Vt nõukogu 25. juuni 2002. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 14. põhjendus (EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1).

(19) 2004. ja 2005. aastal olid kulud tunduvalt suuremad, nagu selgitatakse punktis 53, kuid neid aastaid iseloomustas väiksem tõhusus, mille tingis üleminek 11 keelega süsteemilt 21 keelega süsteemile.

(20) Personalijuhtimine, koolitus, rahandus jne.

Allikas: kontrollikoda.

(21) Personalijuhtimine, koolitus, rahandus jne.

Allikas: kontrollikoda.

(22) Personalijuhtimine, koolitus, rahandus jne.

Allikas: kontrollikoda.

(23) Uute keelte osas ulatuvad hinnaerinevused 15 protsendist leedu keele puhul kuni 38 protsendini läti keele puhul. 12 % suurust keskmist hinnaerinevust (vt 4. tabel) võib osaliselt seletada erinevate lepingutingimustega. Nimelt on parlamendi töövõtja kohustatud kõik tõlked vastu võtma ning peab kirjalike küsimuste puhul töötama väga lühikeste tähtaegadega.

(24) Tõlke tellimise tähtaeg on tõlketeenistusele tellitud tõlke tegemiseks antud minimaalne aeg, mida ei saa enam lühendada.

(25) Dokumendi tõlkimise töömahukus sõltub mitmest tegurist, nagu tõlgitavate sõnade arv (leheküljed võivad sisaldada erineva pikkusega tekste; tõlkida tuleb ainult varem tõlgitud teksti muudatused), dokumendi tehniline keerukus ja tõlgitud alus- või viiteteksti olemasolu.

(26) Pärast sekretäride poolt tõlkeprotsessiga mitteseotud tegevustele kulutatud aja mahaarvamist.

(27) Euroopa Komisjoni tõlkedirektoraadi hindamisaruanne kaugtöö katseprojekti kohta tõlketeenistuses, Brüssel, 6.10.2003.

(28) CRE = “Compte rendu in Extenso”: istungite stenogrammid, mis moodustasid ca 18 % parlamendi aastate 2003–2005 tõlkemahust.

(29) Euroopa Parlamendi fraktsioonid tellivad mõnikord tõlke välistõlkijalt otse, kui planeerimisüksus on nende tellimused tagasi lükanud (kui tellimused ületavad nädala normi ehk 15 lehekülge).

(30) Vt ka PricewaterhouseCoopers, Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Regioonide Komitee, “Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes” (Euroopa Liidu institutsioonide tõlketeenistuste produktiivsuse võrdlev analüüs), Brüssel, 4. august 2000, lk 24: “Tuleb märkida, et eraettevõtte tõlkija produktiivsus on ca 8–10 lehekülge päevas, võtmata arvesse tõlkemälu abil tehtavaid tõlkeid (üks lehekülg vastab 350 sõnale)”. (350 sõna = 2 100 tähemärki = 1,4 standardlehekülge.)

(31) Nõukogu: kuni 2004. a (k.a) ainult EL-15 keeled.

Allikas: kontrollikoda.

(32) Näiteks inglise keele osakonnas oli kõige hõivatuma üksuse produktiivsus 2004. aasta esimesel poolel 65 % suurem kui väikseima töökoormusega üksuse oma.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.05.2002, 11. jagu: peadirektoraadi A III reform.

(34) Komisjon aga pakkujate nimekirja praktiliselt ei kasutanud ja korraldas ise pakkumiskutse.

(35) Arvestades, et muutuvkulud on 40 eurot lehekülje kohta.

(36) Võttes arvesse ainult välistõlke muutuvkulud, mis on hinnanguliselt 40 eurot lehekülje kohta.

(9) Nõukogu põhidokumendid on järgmised: õigusaktide eelnõud teatavates otsustavates etappides; nõukogu päevakorrad, A-punktide märkused ja nende lisad; nõukogu päevakorras vastuvõtmiseks või arutluseks esitatud dokumendid; õigustalituse arvamused; nõukogu protokollid; nõukogu vastused Euroopa Parlamendi kirjalikele küsimustele ja suulistele küsimustele, mille üle on toimunud mõttevahetus; eesistujariigi poolt Euroopa Liidu nimel tehtavad avaldused; nõukogu istungiteks koostatud pressiteated; kirjaliku menetluse teleksid; liikmesriikide ametiasutuste kasutamiseks mõeldud juhendid; Euroopa Ülemkogu eesistujariigi järeldused.

(6) Euroopa Komisjon, peasekretariaat, Euroopa Liidu tuleviku ja institutsionaalsete küsimuste töörühma juht, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO, 23/06/2004, TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242).

Nõukogule ja selle ettevalmistavatele organitele dokumentide koostamise juhendi (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies) lisas on loetletud põhidokumendid, mis tuleb tõlkida kõigisse keeltesse (9) . Nagu juhendis sätestatud, ei tõlgita sellest loetelust välja jäävaid dokumente EL-10 keeltesse. Neid võib valikuliselt tõlkida EL-15 keeltesse, kui peadirektoraadi A III töökoormus seda võimaldab ja kodukorras kehtestatud tähtaegu järgitakse. Peadirektoraadil A III on õigus keelduda iga dokumendi tõlkimisest, mida loetelus ei ole.

Suurima sihtkeelte arvuga dokumendid on muudatusettepanekud, raportite projektid ja arvamuste projektid. Kõigil muudel dokumenditüüpidel on sihtkeeli üks (peamiselt inglise keel) kuni neli. Auditi jaoks koostatud 8. tabelis antakse ülevaade parlamendis tõlgitavatest dokumenditüüpidest.

Parlamendi kodukorra artiklis 138 sätestatakse, et “kõik parlamendi dokumendid peavad olema koostatud ametlikes keeltes”. Artiklis 150 sätestatakse, et “muudatusettepanekut ei panda parlamendis hääletusele enne, kui see on trükitud ning kättesaadavaks tehtud kõigis ametlikes keeltes, kui parlament ei otsusta teisiti. Parlament ei või võtta vastu teistsugust otsust, kui vastu on vähemalt 37 parlamendiliiget”.

2004. aasta juunis väljastatud peasekretariaadi teatises (6) tõdetakse, et ainult piiratud arvu liikmesriikidele suunatud rakendusmeetmete osas piisab, kui need tõlgitakse vastavatesse keeltesse ning kui Euroopa Liidu Teatajas avaldatakse teatis, millega teavitatakse otsuse vastuvõtmisest ning veebilehest, kus saab sellega tutvuda. Dokumendi täies mahus kõigisse keeltesse tõlkimine on vajalik ainult siis, kui selle jõustumise õiguslikuks eeltingimuseks on selle avaldamine Euroopa Liidu Teatajas (st Euroopa Parlamendi ja nõukogu kaasotsustamismenetlusega vastu võetud määrused, direktiivid ja otsused ning kõigile liikmesriikidele suunatud komisjoni määrused ja direktiivid, mitte aga komisjoni otsused).

Ehkki komiteemenetluse komiteed kuuluvad komisjoni struktuuri (3) ja nende töö suhtes kohaldatakse nõukogu 15. aprilli 1958. aasta määrust nr 1, (4) on töökorra standardeeskirjades. (5) teadlikult välditud otsest viidet keelekasutuse korrale, et iga komitee saaks leida parima lahenduse lähtuvalt oma tegelikest vajadustest. Dokumendid, mis tuleb hiljem igal juhul ära tõlkida (eelkõige meetmete eelnõud, mille lõplik versioon tuleb avaldada Euroopa Liidu Teatajas), tõlgitakse põhimõtteliselt juba komitee koosolekuteks.

Komisjoni töökorras (1) on sätestatud, et kõik komisjoni poolt vastu võetud õigusaktid lisatakse kokkuvõttele (suulise menetluse korral) või päeva kokkuvõttele (kirjaliku menetluse, volituste suurendamise ja delegeerimismenetluse korral) (2) autentses keeles või autentsetes keeltes, st Euroopa ühenduste ametlikes keeltes üldkohaldatavate aktide puhul ja teistel juhtudel selle riigi keeles või keeltes, millele akt suunatud on (töökorra artikkel 18).

Kontrollikoja arvutatud lehekülje maksumus ei ole mitmekeelsuse põhimõtte rakendamise kogumaksumus, kuna see ei sisalda juristide-lingvistide poolt tehtava toimetamistöö kulusid ega dokumentide 20 keeles avaldamisega seotud lisakulusid. Kuna õigusloome protsessi käigus tõlgitakse sama õigusakti mitu järjestikust versiooni, on vastuvõetud õigusakti tegelik maksumus mitu korda suurem kui käesoleva aruande 2. tabelis toodud lehekülje maksumus. Näiteks võib tuua Euroopa põhiseaduse, millest tõlgiti 15 versiooni.

EL-10 keelte väljajätmine on vaid ajutine. Kui EL-10 üksused on saavutanud personali täitumuse, osalevad nad samadel alustel nagu EL-15 keeled.

EP ei saa kinnitada kontrollikoja järeldust nimetatud kahe üksuse väiksema tootlikkuse osas, kuna nimetatud üksuste teatud ülesannete sisu ja olemus erineb muude üksuste omast ja see erinevus tingib inimressursside suurema kasutamise. Tõsiasi, et inglise ja prantsuse üksused toodavad keskmisest vähem institutsioonisiseselt tõlgitud lehekülgi, on selgitatav nende releekeelest tuleneva rolliga originaaldokumentides vähem kasutatavatest keeltest tõlkimiseks, läbivaadatavate ja redigeeritavate originaaldokumentide suurema mahuga, transkribeeritavate ja läbivaadatavate stenogrammide suurema mahuga ning teatud uute üksuste juhtimise ja koolitamisega EL-10 keeltes. Lisaks teostab inglise üksus alates 2005. aasta sügisest koos tekstide esitamise bürooga originaaldokumentide süstemaatilist kontrollimist.

Mis puudutab välistõlgete määra stabiilsust, siis vastuolu üldise töökoormuse vähenemisega on vaid näiline. Põhjus, miks välistõlgete keskmine määr ei ole hoolimata töökoormuse vähenemisest peaaegu üldse muutunud, on töökoormuse suur koondumine aasta esimesse poolde, mis tingis välistõlgete vajaduse suurenemise nimetatud perioodil.

On tähtis korrigeerida märkust, mis puudutab prantsuse üksuse sisemise suutlikkuse kasutamist. Prantsuse üksuse suutlikkust ei ole alakasutatud, vaid seda on kasutatud muude, täiendavate ülesannete täitmiseks. Prantsuse üksust on eriti kasutatud poola ja leedu uute üksuste loomiseks ja juhtimiseks ning EL-10 keeltest tõlkimiseks läbiviidavateks keeletundideks. Täiendavate ülesannete hulgas on prantsuse üksus pidanud muu hulgas tagama releekeele rolli muudesse keeltesse, samuti on seda kasutatud täiskogu istungite stenogrammi ning majandus- ja rahandusteemalise dialoogi transkriptsiooniks ja läbivaatamiseks.

On tõsi, et arvuti kasutamine ei ole veel ühtlaselt jaotunud ja et töömeetodid on vahel erinevad. See on eriti seotud suurte erinevustega personali vanuses. Sellegipoolest on tõlkija individuaalne tootlikkus tänu kauem töötanud tõlkijate suuremale kogemusele võrdlemisi ühtlane. Uue tehnoloogia paremast kasutamisest huvitatud EP juhatus tegi peasekretärile ülesandeks esitada juhatusele antud teemat käsitlev aruanne ja EP teenistused tegelevad sellega praegu.

Suhe on üks kahele EL-15 keelte puhul. EL-10 keelte puhul on sekretäride/tõlkijate suhe praegu ligikaudu 0,7 kahele ja see ei tohiks ületada suhet 0,8 kahele.

EP algatas uut juhtimissüsteemi (T-Flow) käsitleva ettevalmistava uuringu. Nimetatud süsteem, mis võimaldab vastata kontrollikoja poolt esile toodud probleemidele, on hetkel arenguetapis ja see valmib 2006. aasta sügisel.

Statistika eesmärk on tulemuslikkuse näitajate loomine, et võimaldada juhtkonnale kohaste meetmete võtmist.

Isegi kui puudub kasutajate rahulolu taseme mõõtmise konkreetne vahend, on siiski olemas kaebuste esitamise menetlus koos sinna juurde kuuluva ankeediga. Tuleb lisada, et nn kliendid ELi institutsioonides ja eriti parlamendiliikmed asuvad piisavalt lähedal peasekretariaadile, mis tagab neile võimaluse väljendada oma võimalikku rahulolematust igal ajal ja ilma erimenetluseta.

Tähtis on märkida, et EP kontrollid põhinevad süstemaatiliselt kõikidel veatüüpidel, sealhulgas täpse terminoloogia kasutamisel.

EP arvamuse kohaselt on lähenemine asjakohane, kuna see vastab iga institutsiooni konkreetsetele vajadustele ja kuna nimetatud vajadused on erinevates institutsioonides erinevad.

Euroopa Parlamendis on uutest keeltest tõlkinud peaaegu alati tõlkijad, kelle jaoks sihtkeel on nende emakeel.

Süsteem muudetakse kättesaadavaks vaid tellimuse esitanud teenistuse vastutava ametniku taotlusel. Sellegipoolest tuleb GEPRO arvutisüsteemi uuendamise (ITMS-projekt) kontekstis kõik praegused juurdepääsuload uuendada ja nende arvu võimaluste piires vähendada. Mis puudutab kontrollikoja tõstatatud ohu võimalust, siis parlamendi arvates on see eespool nimetatud sätetega kehtestatud piirangute tõttu minimaalne.

Isegi kui mitmekeelsuse eeskiri ei ole reguleerimissüsteem, luuakse sellega siiski tõlke taotlusi esitavate organite hierarhia, määratletakse eelistused erinevate õigusloomega seotud menetluste raames nii institutsioonisisesele kui -välisele tõlkimisele kuuluvate dokumendikategooriate osas, samuti taotletavate keelte eelistusjärjekord, täpsustatakse tõlke taotluste esitamistähtajad ja tõlgitavate tekstide pikkus. Eeskirjas määratletakse samuti tingimused, mille alusel rahuldatakse eriloa alusel taotlused, mille on esitanud volitatud kasutajate nimekirja mitte kuuluvad asutused. Nimetatud taotlused esitatakse seejärel juhatusele ja luba väljastatakse vaid juhul, kui kõnealune dokument on parlamendi tegevuse seisukohast oluline.

NÕUKOGU VASTUSED

ÜLDISED MÄRKUSED

Nõukogu peasekretariaat tervitab esimest auditit kirjaliku tõlke kulude kohta mõnedes ELi institutsioonides ning tunnistab selle kasulikkust. Peasekretariaat juhib tähelepanu asjaolule, et auditi käigus kritiseeritud aspekte puudutavad muudatused on juba rakendatud või neid kaalutakse tõlkeosakonnas aktiivselt.

Peasekretariaat soovib siiski rõhutada, et laienemist kui olulist väljakutset silmas pidades hakati kogu selle struktuuris kasutama kontrollitud lähenemisviisi, mis kiideti 2002. aastal heaks kõige kõrgemal poliitilisel tasandil ning mis võimaldas piirata laienemise eelarvelist mõju selle halduskuludele.

Tõlkimise valdkonnas oleks seega eelmiste laienemiste puhul kasutatud lähenemisviis toonud kaasa töötajate hulga suurenemise tõlkeosakonnas 765 uue ametniku võrra, kuid eespool mainitud kontrollitud lähenemisviis tagab asjaomaste meetmete täieliku rakendamise korral ametnike arvu olulise vähenemise. Praeguse kohanemise ja ümberkujunemise perioodi lõpuks töötab peasekretariaadis 25 liikmesriigiga liidu jaoks vähem tõlkijaid (551), kui neid oli 15 liikmesriigiga liidus (578).

See tulemus saavutatakse muu hulgas järgmiste meetmete abil: vaid poliitilises ja seadusandlikus protsessis olemuslikuks peetavate dokumentide (nn põhidokumendid) tõlkimine, tõlketeenuste põhjaliku ratsionaliseerimise rakendamine ning nõukogu dokumentide koostamist, sisu, registrit ja pikkust käsitlevate suuniste vastuvõtmine. Sellega on nõukogu peasekretariaat olnud teenäitajaks teistele institutsioonidele.

Peasekretariaat tunnistab, et selle lähenemisviisi tulemusena on praegu probleemiks EL-15 tõlkeüksuste liigne suurus, kuid rõhutab, et see olukord on mööduv ja mitte-struktuurne. Seetõttu leiab peasekretariaat, et seda tuleks hinnata dünaamilisest aspektist, võttes kohaselt arvesse vaieldamatut keskpika perioodi ja pikaajalist tulu, mis halduskulude piiramise seisukohast tekib.

Peasekretariaat juhib samuti tähelepanu asjaolule, et olles seadusandlikus protsessis viimaseks lüliks enne õigusaktide heakskiitmist ja avaldamist 20 keeles, peab nõukogu (kaasotsustamismenetluse puhul koos Euroopa Parlamendiga) tagama, et nõukogu vastuvõetud õigusaktid oleksid parima võimaliku kvaliteediga, nagu liikmesriigid seda on korduvalt soovinud. Samad põhimõtted kehtivad ka nõukogu poliitikadokumentide puhul.

Nimetatud kvaliteedi ja ühtsuse tagamiseks vajalik kvaliteedikontrollimenetlus toob loomulikult kaasa lisakulusid. Erinevalt teistest institutsioonidest, mis saavad teatavate dokumentide puhul kasutada kulude vähendamiseks laialdaselt tõlkebüroode teenuseid, pole see nõukogu peasekretariaadi puhul võimalik, sest sisetõlgete tegemine on sellise kvaliteedi tagamiseks parim ja kulutõhusaim viis. Vajadus tagada avaldatavate tekstide hea kvaliteet mõjutab tõlkimise kulusid nõukogus olulisel määral.

Peasekretariaat tegeleb tõlkijate liiga suure arvu probleemiga proaktiivselt ning kasutades mitmesuguseid meetmeid, mis käsitlevad samaaegselt probleemi kõiki aspekte. Lisaks tõsiasjale, et asendatud pole tõlkijaid ja sekretäre, kes lahkusid üheksast EL-15 tõlkeüksusest (st kõik üksused peale inglise ja prantsuse üksuse) pärast 2002. aastat, on tõlkeosakonna töötajaid ergutatud aktiivselt kandideerima vabadele töökohtadele teistes peadirektoraatides ja direktoraatides. Loomisel on eriotstarbeline töökoha muutmise programm, mis hõlmab asjakohaste ametikohtade kindlaksmääramist, uutele ametiülesannetele suunatud koolitust ning muutustega seotud motiveerimist.

Lisaks osaleb peasekretariaat aktiivselt institutsioonidevahelises töökoormuse tasakaalustamise projektis netopanustajana ning kaalub ka institutsioonidevahelist liikuvust ja muid võimalikke personalieeskirjades ette nähtud meetmeid.

Seetõttu on peasekretariaat kindel, et aruandes välja toodud puudused, eelkõige ajutist laadi puudused, kõrvaldatakse edukalt ning et peasekretariaat täidab tõhusalt oma ülesanded enda toimimisele seatud piirides.

KOMMENTAARID KONTROLLIKOJA AUDITI TULEMUSTE KOHTA

KOKKUVÕTE

III. Ehkki peasekretariaadil puuduvad kirjalikud suunised tõlkimise kohta, tagab koordineerimise ja tootmise üksus (keskkoordinatsioon) tõlgete kontrollitud tootmise.

IV. Probleemid, mis esinesid 2004. aastal EL-10 tõlkeüksustes, tulenesid raskustest töötajate värbamisel (vt kommentaare punktis 19). Tõlgete kvaliteet ja õigeaegne valmimine paranes 2005. aastal oluliselt. Olukorra paranemine peegeldus 2006. aastal tõlkebüroodele saadetavate tõlketellimuste vähenemises.

V. Alates 2005. aasta teisest poolest on keskkoordinatsiooni juhataja olnud tihedas kontaktis alaliste esindustega, eelkõige EL-10 liikmesriikide esindustega, eesmärgiga: a) saada tagasisidet — tõlgete kvaliteedi kohta, — tõlgitud dokumentide hulga kohta, — nimetatud dokumentide koosolekutel kättesaadavuse kohta, — ühelt poolt koordineerimise ja tootmise üksuse ning tõlkerühmade vaheliste suhete ning teiselt poolt alaliste esinduste ja siseriiklike ametiasutuste vaheliste suhete kohta; b) vahetada teavet — nõukogu toimimise, täpsemalt dokumentide ringluse kohta, — tõlkerühmade olukorra kohta, eeskätt töötajate osas, — üldiste küsimuste kohta, nagu terminoloogia, tähtajad jne. Lähemal ajal luuakse elektrooniline kirjakast, kuhu koondatakse kõik delegatsioonidelt saadud kommentaarid ning mis annab ülevaate nõukogus toodetavate dokumentide tajutavast kvaliteedist ja parandab sünergiat tõlkerühmade ja delegatsioonide vahel. Delegatsioone teavitati sellest 5. mail 2006.

VI. Nõukogu peasekretariaat kavatseb luua süsteemi, mis võimaldaks kirjaliku tõlke kulusid pidevalt läbi vaadata. Nõukogu peasekretariaadi tõlgete kulukuse tingivad siiski teatud põhjused, mida käsitletakse üksikasjalikumalt mujal käesolevas dokumendis: nõukogu töö ja selle tähtaegadega seotud iseärasused, vajadus tagada õigusaktide kohane kvaliteet tootmisketi lõpuosas ning ajutised struktuursed põhjused, mis on seotud direktoraadi ümberkorraldamisega.

VII. Peasekretariaat kavatseb vähendada liigset töötajate arvu, näiteks institutsioonisisese töökoha vahetamise kaudu (liikumine teistesse peadirektoraatidesse) ja institutsioonidevahelise liikumise kaudu (teiste institutsioonide tõlkeosakondadesse). Lisaks analüüsib peadirektoraat kõiki personalieeskirjades ette nähtud võimalusi.

VIII. Peasekretariaat on oluline panustaja töökoormuse tasakaalustamise süsteemi ning selles tõlgiti 2005. aastal 55 % selle süsteemi kaudu tõlgitud lehekülgede koguarvust.

IX. Peasekretariaat töötas 2004. ja 2005. aastal välja moodsa tehnika kasutamist puudutava ühtse strateegia. Kõik uued tõlkeüksused on töötanud olemasolevate IT-vahenditega alates nende loomisest; nn vanade keelte üksuste puhul on elluviimisel strateegia, mis hõlmab kohaste IT-vahendite väljatöötamist.

SISSEJUHATUS

6. Nõukogu peasekretariaadis pole tõlkeosakonna juurde liidetud välistõlgetega tegelevat üksust ega IT-üksust. Seetõttu on peasekretariaadi struktuur lihtsam kui teistes institutsioonides.

TÄHELEPANEKUD

13. Nõukogu peasekretariaadis on kehtestatud läbipaistvad menetlused, ehkki neid võiks lihtsustada. Tuleks märkida, et tõlgete tellimise õiguse omajad on peasekretariaadis kindlaks määratud ning koordinatsioonile teada. Samuti on põhidokumentide loetelu vormis selgelt kindlaks määratud, mis tüüpi dokumente tuleks tõlkida.

14. Nõukogu peasekretariaat soovib vältida erineva lähenemisviisi kasutamist EL-10 ja EL-15 keelte puhul, kuna see võiks tuua kaasa süüdistusi diskrimineerimise kohta.

15. Kontrollikoja järeldused tõlketellimuste esitamise kohta on korrektsed. Tellimuste vastuvõtmine sõltub siiski olemasolevast kontrollstruktuurist.

16. Nõukogus kontrollib keskkoordinatsioon, mis vahendab tõlkeosakonnale esitatud tellimusi, enne teksti saatmist ühele või kõigile 20 tõlkeüksusele alati, kas tõlkimine on kohane. Probleemide korral sekkub keskkoordinatsiooni juhataja ning järgneda võivad isegi kontaktid eesistujariigiga. Keskkoordinatsioon, täpsemalt koordinatsioon ja keelekoordinatsioon on pidevas kontaktis peadirektoraatidega ning vähemal määral ka eesistujariigiga ning see võimaldab neil anda informeeritud hinnanguid selle kohta, kas tõlkimine on kohane, ning seada tõlketööd ebapiisavate tõlkeressursside korral eelisjärjekorda.

18. Tõlketellimuste vastuvõtmine või nende tagasilükkamine on koordinatsiooni (eriti Tour de Contrôle'i) ülesanne. Nõukogu arvates on olukord rahuldav. Siiski on võimalik seda paremaks muuta. Täpsemaks analüüsiks võib teha statistikat keeldumiste kohta, välja arvatud juhtkonna kontrolli osas. Tõlketellimuste vastuvõtmisega seoses pole meetmeid vaja võtta. Asjaolu, et “tõlketellimuse vastuvõtmine (1) sõltus sagedamini olemasolevatest tõlkeressurssidest kui tegelikest vajadustest” on vältimatu: — kuna teatavates tõlkeüksustes on töötajaid liiga palju või liiga vähe, — ületundide minimeerimise poliitika tõttu, — tõlkimise erineva kiiruse tõttu (EL-10 vs. EL-15 keeled). Tõlgetest, mis on tõesti vajalikud, ei keelduta kunagi.

19. EPSO kaudu toimuv värbamine on osutunud sobivate kandidaatide vähesuse tõttu oodatust raskemaks vaatamata institutsioonide suurtele jõupingutustele suurendada liikmesriikide ja teiste osaliste teadlikkust sellest probleemist.

20. Puudujääke värbamisega seotud eesmärkide saavutamisel ei saa panna üksikute institutsioonide süüks. Kahjuks kestab see olukord (säilib töötajate puudujääk) ka edaspidi (pärast 2006. aasta lõppu) mitte ainult tõlkijate, vaid ka tõlkeüksuste juhatajate, kvaliteedikontrollide ja sekretäride osas.

23. Vastab tõele, et väga vähesed tõlkijad EL-15 tõlkeüksustes (v.a inglise ja prantsuse üksused) oskavad uute liikmesriikide keeli. See tuleneb teadlikult ja kaalutletult tehtud poliitilisest otsusest, mille eesmärk oli suurendada ametlike keelte arvu 11-lt 20-le ilma töötajate arvu vastava suurenemiseta. 2004. aasta laienemise ettevalmistamise käigus on peasekretariaat organiseerinud inglise ja prantsuse tõlkeüksuste tõlkijatele ühe või mitme uue liikmesriigi keele õpetamist ning see on loonud järgnevas tabelis esitatud olukorra (22. mai 2006. aasta seisuga). Uute liikmesriikide keelte valdamine inglise (EN) ja prantsuse (FR) tõlkeüksustes (olukord 22. mai 2006. aasta seisuga) CS ET HU LT LV MT PL SK SL FR 2 0 1 0 0 0 3 0 0 EN 4 3 4 2 3 0 2 4 4 Kokku 6 3 5 2 3 0 5 4 4 Sellele lisaks uurib peasekretariaat muid võimalusi katta kõik ametlikud keeled, sealhulgas retour'i kasutamist (hõlmab tõlkimist tõlkija emakeelest inglise ja prantsuse keelde).

26. Inglise tõlkeüksus osaleb ulatuslikult töökoormuse tasakaalustamise süsteemis. Siiski tuleb märkida, et isegi kui inglise tõlkeüksuses on töötajaid mõnevõrra liigselt, kuna eesmärk on tagada kõigi ametlike keelte valdamine selles tõlkeüksuses, tuleks seda olukorda võrrelda kuludega, mis tulenesid eelmisest süsteemist, milles iga keeleüksus oli võimeline tõlkima igast ametlikust keelest (ligikaudu minimaalselt kuus tõlkijat iga ELi keele oskusega), ehkki enamikust neist keeltest oli vaja tõlkida vaid 1 % algdokumentide lehekülgede koguarvust. Sellegipoolest on peasekretariaat alati märkinud, et vaatab oma poliitika (minimaalselt kahe aasta) kogemuste valguses läbi. Nimetatud läbivaatamine toimub 2006. aasta teises pooles ja/või 2007. aasta alguses.

35. Keskkoordinatsioon kontrollib kinnipidamist “verstapostide” poliitikast, hinnates tõlkimise vajadust teatavas etapis ning jättes teatavate dokumentide tõlketellimused rahuldamata. Olemasolevate ressursside ja ajaliste piirangute alusel tagab keelekoordinatsioon kohase hulga verstapostiks olevate dokumendiversioonide tõlkimise. Keelekoordinatsioon võtab verstapostiks olevate dokumentide tõlkimise üle otsustamisel arvesse mitmesuguseid käegakatsumatuid elemente, nagu teksti poliitiline tähtsus, selle prioriteetsus eesistujariigi programmis ning ajalised piirangud.

38. Teatavatel juhtudel, mil tuleb leida tasakaal õigeaegse esitamise ja kvaliteedi vahel, teeb keelekoordinatsioon ettepanekuid teksti toimetamata jätmise kohta. See saab toimuda ainult vaheetappides. Kuna aga nõukogu tõlgib ainult põhidokumente, on tavaliselt nõutav väga hea kvaliteet.

39. Peasekretariaadis on keeleüksuste tasandil loomisel kvaliteedikontrolli menetlus ning hiljuti on kasutusele võetud ametlik menetlus kvaliteediga seotud kaebuste käsitlemiseks ning klientidele tõlgete kohta tagasiside andmise võimaldamiseks.

40. Vt kommentaari punkti 39 kohta.

41. Nõukogu peasekretariaadil on hea meel tõdeda, et kontrollikoda tunnistab peasekretariaadi klientide rahulolu pakutava teenuse kvaliteediga. Siiski ollakse valmis looma kvaliteedi tagamiseks ühtlustatud menetlusi.

42. Üldine tagasiside uute liikmesriikide delegatsioonidelt on praegu samuti üldiselt rahuldav. Probleemiks on välistõlgete toimetamine. Välistõlkeid tellitakse tõlkijate vähesuse tõttu ning nende toimetamine vähendaks sellise tellimise kasulikkust (väärtuslike ressursside kasutamine toimetamise eesmärgil).

44. Nõukogu analüüsib keskkoordinatsioonis toimuvate statistiliste arengute raames, kuidas hinnata kinnipidamist tõlketööde tähtaegadest. Kodukorraga kooskõlas olevad põhidokumendid on siiski alati valmis koosolekuks, milleks neid on vaja.

46. Selle põhjuseks oli töötajate suur puudujääk asjaomastes keeleüksustes. Puuduvad siiski tõendid selle kohta, nagu oleks mis tahes õigusaktide vastuvõtmine dokumentide puudumise tõttu edasi lükkunud.

47. Peasekretariaat kavatseb selle auditi jooksul saadud kogemustele tuginedes luua süsteemi kirjaliku tõlke kulude pidevaks läbivaatamiseks. Samuti kaalutakse võimalust saata peadirektoraatidele ja eesistujariigile korrapäraselt teatavate tõlketööde maksumus, eriti selliste tõlketööde puhul, millega kaasneb liigne ületundide tegemine.

51. Kuna nõukogu on seadusandliku protsessi viimaseks lüliks, on tal eriline vastutus vastu võetud (ja avaldatud) teksti kvaliteedi eest. Kvaliteedil on oma hind ning see mõjutab tõlkijate tootlikkust. Lisaks, nagu eespool selgitatud, pole kohane saata seadusandlikke ja poliitiliselt tundlikke dokumente tõlkebüroodele. Just sel põhjusel on peasekretariaadi üldiseks poliitikaks vältida välistõlgete kasutamist.

53. b) Nõukogu loob menetluse jälgimaks selliste tellimuste osakaalu, mille puhul ei peeta kinni tõlgete esitamise tähtaegadest, ning nimetatud puudujäägi põhjuseid, pidades ühtlasi silmas punkti 44 kohta esitatud kommentaaris mainitud aspekte. e) Nõukogu loob menetluse jälgimaks, milline on tõlkimiseks kohustuslike põhidokumentide osakaal tõlgitavate dokumentide koguarvust. f) Nõukogu loob menetluse saamaks lisateavet tõlgete kohta, mis polnud vajalikud originaali edaspidi tehtud muudatuste tõttu.

56. Kontrollikoja argument korrektsete prognooside kohta on õige, kuid praktikas on tõlketalituste jaoks sageli võimatu neid teha. Näiteks sõltuvad edusammud õigusaktide menetlemisel nõukogus tulemustest, mis saavutatakse erinevates töörühmades, komiteedes ja nõukogu istungitel ning mõnikord isegi kahepoolsetel kohtumistel.

61. 25 tõlkijast koosnev isikkoosseis põhineb prognoositaval tavalisel töökoormusel, mis omakorda tugineb põhidokumentide poliitikale. Töökoormuse suurenemine või tipnemine iga eesistumisperioodi lõpus lahendatakse, rakendades tõlkeüksustes palju rangemat töökorraldust, pidades läbirääkimisi tähtaegade suhtes ning – kõige olulisema aspektina – kasutades tööpäeva lõpus ning erandjuhtudel ka nädalavahetusel ja riigipühade ajal ületunde. Asjaolu, et nõukogu tõlked esitatakse vaid veidi aega enne koosolekut, tuleneb sellest, et 62 % nõukogu dokumentide tähtaeg on alla 72 tunni. Seetõttu on vältimatu tõlgete kättesaadavus alles vahetult enne koosoleku algust.

64. Õige, kuid neil on piisavalt kogemusi, et teada, millised on tippkoormusega perioodid, ning enamikus tõlkeüksustes aitavad neid täisajaga koordinaatoritena tegutsevad tõlkijad. Nii tõlkeüksuse juhatajat kui ka koordinaatorit teavitab pidevalt keskkoordinatsioon. Nõukogus, mis töötab ainult lühikeste tähtaegadega, on tähtaegu puudutavate ettepanekute tegemine jäetud keskkoordinatsioonile, kellel on üldine ülevaade töökoormusest.

65. Nõukogu on muutnud lehekülgede lugemisel põhinevat töökoormuse hindamise süsteemi ning kasutab nüüd kaalutud standardlehekülgede ehk nn netolehekülgede süsteemi.

67. Seda ülesannet täidab keskkoordinatsioon, kasutades tehnilisi vahendeid.

69. Nõukogu on teinud sellel rindel märkimisväärseid edusamme alates auditiga hõlmatud ajavahemikust ning sekretäride ja tõlkijate vaheline suhtarv paraneb jätkuvalt.

70. Nõukogu on investeerinud palju aega IT-vahendite kasutamise optimeerimisse. Praegu viiakse ellu rakendusplaani, mis hõlmab IT-vahendite väljaarendamist (EURAMIS ja asutusesisesed vahendid), koolitusprogrammi ning spetsiaalse TRADOSega tegeleva üksuse loomist keskkoordinatsioonis. Nõukogu kavatseb siiski luua statistiliste näitajate süsteemi, et jälgida TRADOSe kasutamist tõlkeosakonnas.

78. Erasektor muretseb kvaliteedi ja ühtsuse pärast vähem kui ELi institutsioonid. Institutsioonide üldised kogemused, mida kinnitab välistõlgete hindamise ühiskomisjoni (CIEQ) töö, näitavad, et õigusakte ei tohiks tõlkebüroodele saata. Nõukogu kogemuste kohaselt pole isegi tekstide saatmine tõlkebüroodele nõukogus toimuvate läbirääkimiste varajastes faasides (töörühma tasandil) olnud järgnevate tekstiversioonide tõlkimisel kuigi palju abiks.

85. Institutsioonisiseseks töökoha vahetamiseks on väga vähe võimalusi. Tõlkijad moodustavad ligikaudu 66 % nõukogu AD-kategooria töötajatest (790 tõlkijat ilma juristide-lingvistideta ning 450 muud ametnikku). Ühtlasi tuleks märkida, et kaheksas keeleüksuses, kus töötajaid on liiga palju, kuulub väga suur osa töötajaid vanusevahemikku 55–65 aastat. Vanusevahemikku 55–65 aastat kuuluvate töötajate osakaal keeleüksustes DA DE EL ES NL FI PT IT Ülejääk 12 25 15 16 12 19 18 18 55–65 15 8 11 10 10 8 15 12 Suure arvu tõlkijate ümberkoolitamine ja muudele ametikohtadele üleviimine on keeruline, kuna tõlkijatel on erialane keeleline taust. Sellegipoolest kavatseb nõukogu otsida mis tahes võimalusi üleviimiseks nii nõukogus kui ka institutsioonidevaheliselt. Asjakohaseid meetmeid juba võetakse.

86. Lisaks kontrollikoja aruandes märgitud ülesannetele abistab inglise tõlkeüksus otseselt ka eesistujariiki (üks tõlkija töötab eesistujariigi juures) ja teisi peadirektoraate.

88. Mainitud tulemusnäitajaid ja statistikat rakendatakse järk-järgult niipea, kui töövoo arendamiseks olemasolevad vahendid võimaldavad vajalikku süsteemi parendamist.

90. Nõukogu kasutatavat statistikat muudeti 2005. aastal, et see peegeldaks teiste institutsioonide praktikat. 2003. ja 2004. aasta statistikat parandati tagasiulatuvalt, et viia see kooskõlla uute arvestusmeetoditega.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

105. Nõukogu keskkoordinatsioon püüab prognoosida tõlkimisega seotud töökoormust ning seda vastavalt planeerida. Sellega püüab keskkoordinatsioon poliitiliste piirangute raames tasakaalustada töökoormust ja tõlkeressursse.

(1) Muud kui põhidokumendid.