[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel 21.6.2007

KOM(2007) 343 lõplik

KOMISJONI TEATIS

EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI AJAKOHASTAMIST KÄSITLEV EDUARUANNE 31. MÄRTSI 2007. AASTA SEISUGA

SISUKORD

EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI AJAKOHASTAMIST KÄSITLEV EDUARUANNE 31. MÄRTSI 2007 AASTA SEISUGA. 1

1. Sissejuhatus 3

2. Projekti rakendamine ajavahemikus aprillist 2006 kuni 31. märtsini 2007 3

3. Ajakohastatud raamatupidamissüsteemi rakendamine komisjonis 4

3.1. Raamatupidamise aastaaruanne 4

3.2. Koolitus 5

4. Raamatupidamisaruandluse kontrollikeskkond ja kohalike süsteemide heakskiitmine 5

4.1. Raamatupidamisaruandluse kvaliteet 5

4.2. Kohalike süsteemide heakskiitmine 6

5. Üldeelarve koostamiseks olulised infotehnoloogilised arendused 6

6. ABAC Delegations 8

7. Euroopa Arengufond (EAF) 9

8. ABACi rakendamine teistes institutsioonides ja ametites 10

9. Edasine areng 10

10. Kokkuvõte 10

I LISA: PLANEERIMINE KÕRGEMAL TASANDIL 12

II LISA: Süsteemi turvalisus ja sünkroniseerimine 13

1. ABACi raamatupidamisarvestus 13

2. ABAC Workflow 13

1. SISSEJUHATUS

Komisjon võttis 17. detsembril 2002. aastal vastu teatise Euroopa ühenduste raamatupidamissüsteemi ajakohastamise kohta[1]. 2005. aasta jaanuaris seati sisse tekkepõhine raamatupidamissüsteem. 2005. aasta raamatupidamisaruanded koostati vastavalt rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandarditele ja nende koostamisel järgiti finantsmäärusega kehtestatud tähtaegu.

Üleminek uuele raamatupidamissüsteemile võimaldab Euroopa Komisjonil oma rahaasju tõhusamalt ja järjepidevamalt kontrollida ning saada nende kohta paremat teavet.

Kontrollikoda hindas 2005. aasta raamatupidamisaruandeid hoolimata kahest reservatsioonist positiivselt ning eelarve täitmise eest vastutav asutus tervitas eelkõige seda, et komisjon suutis aastaaruande vastu võtta, pidades kinni finantsmääruses raamatupidamisaruannete koostamiseks ette nähtud lühendatud tähtaegadest.

Raamatupidamissüsteemi ajakohastamine ei ole aga veel lõppenud. Kõikide raamatupidamisstandardite täieliku järgimise saavutamine ja täielikult integreeritud infotehnoloogiasüsteemi sisseseadmine on aeganõudev protsess. Tekkepõhise raamatupidamissüsteemi väljaarendamist jätkati 2006. aastal ning kõnealune protsess jätkub ka 2007. ja 2008. aastal.

Komisjon on korrapäraselt esitanud aruandeid[2] edusammude kohta, mida on alates 2002. aastast tehtud süsteemi ajakohastamisel. Käesolevas teatises võetakse kokku edusammud, mis tehti ajakohastamisprojekti raames alates aprillist 2006 kuni 31. märtsini 2007. Sarnaselt eelmiste aruannetega edastatakse kõnealune aruanne eelarve täitmise eest vastutavate asutuste asjaomastele komisjonidele ja Euroopa Kontrollikojale.

2. PROJEKTI RAKENDAMINE AJAVAHEMIKUS APRILLIST 2006 KUNI 31. MÄRTSINI 2007

2006. aastal ja 2007. aasta esimeses kvartalis rakendati projekti kooskõlas 31. märtsi 2006. aasta eduaruande I lisas esitatud 2006.(2007. aasta projektikavaga. Käesolevale aruandele lisatud infotehnoloogiasüsteemide arendamise ja tõhustamise kava ajakohastati ning seda pikendati 2008. aastani. Kava hõlmab Euroopa Arengufondi ja ametite integreerimist ABACi süsteemi (tekkepõhine raamatupidamissüsteem), ühtse andmekogu loomist, infotehnoloogiasüsteemide paremat integreerimist ning raamatupidamisaruandluse kontrollikeskkonna ja tegevusaruandluse tõhustamist.

Raamatupidamisandmete kvaliteedi tagamisel on tehtud edusamme kontrollikeskkonna tõhustamise valdkonnas. Raamatupidamise kontrollimist on tugevdatud ning kõik peadirektoraadid ja talitused on teinud märkimisväärseid edusamme 2006. aasta raamatupidamisaruannete koostamisel, andmete kontrollimisel, vajalike paranduste tegemisel ning eelarveaasta lõpus tekkepõhiste kulude arvestamisel ühtsetel ja kindlatel alustel. Peaarvepidaja märkis oma aruandes kohalike süsteemide heakskiitmise kohta 2006. aastal, et üldiselt on talitused võtnud asjakohaseid meetmeid eelmise aasta aruandes välja toodud oluliste, aga mitte otsustava tähtsusega probleemide lahendamiseks, ning tõi eelkõige esile edusamme nendes kahes peadirektoraadis, kelle puhul heakskiitmine 2005. aastal peatati. Lisaks sellele on komisjoni talitused püüdnud esmajärjekorras kõrvaldada puudusi, millele kontrollikoda osutas oma 2005. aasta aruandes. Esialgne 2006. aasta raamatupidamise aastaaruanne edastati Euroopa Kontrollikojale ja eelarvepädevatele institutsioonidele ettenähtud kuupäevaks ( 31. märtsiks 2007.

Märkimisväärset edu on saavutatud ABACi infotehnoloogiasüsteemi arendamisel. Delegatsioonide avansikontode integreerimine ABACi süsteemi lõpetati plaanikohaselt 2007. aasta jaanuaris. Möödunud aasta jooksul läksid ABACi süsteemile üle ka kaks institutsiooni ja kuus ametit; Euroopa Arengufondi raamatupidamisaruandluse integreerimiseks ABACi süsteemi on koostatud ajakohastatud projektikava ning komisjoni talitused valmistuvad kõnealust raamatupidamisaruandlust integreerima 2008. aasta jaanuaris. Ühtse andmekogu loomisel on saavutatud piisavat edu, et andmekogu saaks kasutada komisjoni 2006. aasta eelarvearuannete koostamisel ja aasta lõpus tehtavateks arvestusteks vajalike finantsaruannete ettevalmistamisel. Komisjoni talitused jätkavad infotehnoloogiasüsteemide täielikku integreerimist projektide Budget Control System (eelarvekontrolli süsteem ( BCS) ja Assets II kaudu.

3. AJAKOHASTATUD RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI RAKENDAMINE KOMISJONIS

3.1. Raamatupidamise aastaaruanne

EÜ 2005. aasta raamatupidamise aastaaruanne

Esimene tekkepõhisuse põhimõtte kohaselt koostatud EÜ esialgne raamatupidamise aastaaruanne esitati kontrollikojale finantsmäärusega kehtestatud kuupäevaks ( 31. märtsiks 2006. Kontrollikoda tegi auditi ja kontrollis kõnealust raamatupidamisaruannet. Komisjon võttis lõpliku raamatupidamisaruande vastu 20. juulil 2006. Kontrollikoda hindas aruannet positiivselt, märkides, et aruanne annab ( ehkki mõningate reservatsioonidega ( kõigis olulistes aspektides usaldusväärse ülevaate EÜ finantsolukorrast ja tulemustest 2005. aastal. Reservatsioonid hõlmasid netovara ülehindamist 314 miljoni euro võrra (ehk 0,5% kogu netovarast) ning piisava kinnituse puudumist hariduse ja kultuuri peadirektoraadi esitatud arvnäitajate puhul (nagu on märgitud asjaomase peadirektori iga-aastases tegevusaruandes).

Nõukogu tunnustas oma kinnitussoovituses asjaolu, et komisjon suutis raamatupidamise aastaaruande koostada ettenähtud lühikese ajavahemiku jooksul, ning et üleminek tekkepõhisele raamatupidamisarvestusele on olnud edukas. Samasugust tunnustust avaldas ka parlament oma kinnitusaruandes.

EÜ 2006. aasta raamatupidamise aastaaruanne

EÜ 2006. aasta esialgne raamatupidamise aastaaruanne edastati kontrollikojale 30. märtsil 2007. Kõnealust aruannet kontrollitakse, enne kui komisjon selle 2007. aasta juulis heaks kiidab. Tekkepõhise raamatupidamissüsteemi rakendamise esimesel kahel aastal tekkinud probleemide ja viivituste põhjal saadud õppetunnid peaksid võimaldama komisjonil tagada finantsteabe piisava kvaliteedi. Ükski peadirektor ega talituse juhataja ei teinud oma iga-aastases tegevusaruandes 2006. aasta raamatupidamisaruannete kohta reservatsioone.

EÜ on kohustunud püüdma järjepidevalt parandada raamatupidamisaruannetes esitatavate andmete kvaliteeti ning aruannete vormi ja loetavust. 2006. aasta raamatupidamisaruannetes on esitatud rohkem teavet kulude sissenõudmise ja finantskorrektsioonide kohta, et muuta aruanded huvipakkuvamaks nii sidusrühmadele kui ka ülejäänud lugejatele.

3.2. Koolitus

2006. aastal jätkati olulisi jõupingutusi personalikoolituse valdkonnas; peamised saavutused kõnealuses valdkonnas on järgmised:

- Brüsselis ja Luxembourgis korraldati komisjoni töötajatele ligikaudu 4000 ABACi alast koolituspäeva (üks koolituspäev on ühe isiku osalus ühel koolituspäeval);

- rahulolu koolituse kvaliteediga suurenes 2006. aastal 94%-ni võrreldes 2005. aasta 91%-ga ning 2006. aastal hindas 38% koolitusel osalenutest kursust hindega "väga hea", samas kui 2005. aastal andis kursusele samasuguse hinde 32% osalenutest;

- delegatsioonides töötavale komisjoni personalile korraldati projekti ABAC Delegations rakendamise ettevalmistusena 2300 ABACi alast koolituspäeva ning

- teiste institutsioonide töötajatele ja ametite personalile korraldati ABACi kasutuselevõtmise toetuseks 1000 ABACi alast koolituspäeva.

Peamine eesmärk 2007. aastal on jätkata kvaliteetsete koolituskursuste korraldamist kogu maailmas asuvatele komisjoni töötajatele ning samuti teiste institutsioonide ja ametite töötajatele. 2007. ja 2008. aastal kavatsetakse raamatupidamiskoolituse valdkonnas teha eriti suuri jõupingutusi.

4. RAAMATUPIDAMISARUANDLUSE KONTROLLIKESKKOND JA KOHALIKE SÜSTEEMIDE HEAKSKIITMINE

4.1. Raamatupidamisaruandluse kvaliteet

Raamatupidamisarvestuse uue raamistiku vastuvõtmise tulemusena paluti igal peadirektoraadil ja talitusel tagada hästi toimiv raamatupidamiskord, mis aitaks saavutada raamatupidamisandmete hea kvaliteedi.

Peaarvepidaja personal kontrollis mitmel korral 2006. aasta raamatupidamisaruannetes esitatavate andmete kvaliteeti ja korraldas vajalike kontrollimiste ning lõpetamis- ja sulgemismenetluste arutamiseks kohtumisi kõikide peadirektoraatide raamatupidamiskorrespondentidega. Kõikidele peadirektoraatidele edastati eelolevate kontrollimiste loetelu koos selgitustega.

Kõikide peadirektoraatide raamatupidamiskeskkonna parandamiseks keskmise pikkusega perioodil töötati 2006. aastal välja kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekt. Projekti eesmärk on tutvustada eelarvevahendeid käsutavatele talitustele neile kättesaadavaks tehtud vahendeid ja kontrolle, mis võimaldavad neil tagada nende tehinguid kajastava kvaliteetse raamatupidamisaruandluse. Projekti raames määrati kindlaks peamiste finantsjuhtimises osalejate, eelkõige raamatupidamiskorrespondendi kohustused ja vastutus. Projekti esitleti kõikide peadirektoraatide juhtkonnale ning nüüd on raamatupidamiskorrespondendi koht ametlikult integreeritud iga peadirektoraadi struktuuri. Eelarve peadirektoraat koostas mitmed suunised ja praktilised juhendid ning esitles neid peadirektoraatidele. Kõnealustesse praktilistesse juhenditesse on integreeritud 2006. aasta assigneeringute sulgemiseks kasutatud loendid ja tehtud kontrollid.

Pärast seda, kui kvaliteetse raamatupidamisaruandluse projekti oli katsetatud valitud peadirektoraatides, alustati 2007. aasta märtsis selle rakendamist kõikides peadirektoraatides, ning 2007. aasta jooksul soovitakse välja selgitada vajalikud meetmed. Projekti edule on takistuseks kvalifitseeritud raamatupidajate vähesus. Komisjon püüab kõnealust probleemi lahendada ja kuulutab välja erikonkursid.

4.2. Kohalike süsteemide heakskiitmine

Raamatupidamissüsteemi otse või kohalike infotehnoloogiasüsteemide kaudu sisestatud andmete kvaliteet sõltub kontrollikeskkonnast, mille on kehtestanud iga eelarvevahendite käsutaja. Eelarve peadirektoraadi heakskiitmisega tegelev üksus jälgib kvaliteedinõuete järgimise tagamiseks kõikides peadirektoraatides ja talitustes tehtavaid kontrollimisi.

Heakskiitmisega tegelev üksus kontrollis 2006. aastal asjaomase kontrolliprogrammi raames sügavuti üheksat süsteemi, mille eelarvevahendite käsutajad olid loonud raamatupidamisandmete hankimiseks või nende tõendamiseks vastavalt finantsmääruse artikli 61 lõike 1 punktile e. Seega kontrolliti aastatel 2005(2006 kokku 22 talitust ning suuremat osa komisjoni kuludest.

Lisaks sellele kontrolliti teatavate olulise tähtsusega talituste esitatud sulgemisandmete (need andmed on olulised tekkepõhiste raamatupidamisaruannete koostamisel) kvaliteeti, et tagada nende usaldusväärsus ja paikapidavus. Alates 1. juunist 2006 võeti kasutusele ka eelteatamise menetlus, mille raames antakse eelnevalt teada muudatustest, mida soovitakse teha kohalikesse süsteemidesse (infotehnoloogia- ja haldussüsteemidesse). Kõnealune menetlus võimaldab peaarvepidajal enne muudatuste sisseviimist põhjalikult kaaluda nende kokkusobivust heakskiitmise kriteeriumidega.

Heakskiitmisega tegelev üksus viis peadirektoraatides lõpule kogu 2006. aastaks planeeritud töö. Eduaruandes, milles käsitleti ajavahemikku kuni 2006. aasta juuni lõpuni, märgiti, et üldiselt on talitused võtnud asjakohaseid meetmeid eelmisel aastal esile toodud oluliste, aga mitte otsustava tähtsusega probleemide lahendamiseks. 20. märtsil 2007 vastuvõetud 2006. aasta lõpparuandes kinnitati eelnevat ja toodi ühtlasi esile märkimisväärseid edusamme nendes kahes peadirektoraadis (koostöötalitus EuropeAid (AIDCO) ning hariduse ja kultuuri peadirektoraat), kelle puhul heakskiitmine 2005. aastal peatati. Kuna kõnealuste peadirektoraatide kohalikesse infotehnoloogiasüsteemidesse asjakohaste muudatuste tegemiseks kulub paratamatult aega, ei saanud peaarvepidaja eelarveaastal 2006 nende süsteeme heaks kiita, aga mõlemad süsteemid on plaanis heaks kiita 2007. aastal. Välissuhete peadirektoraadi infotehnoloogiaprojekt ABAC Delegations , mille abil peaks olema võimalik kõrvaldada 2005. aastal tuvastatud puudujääke, käivitus 2007. aastal.

5. ÜLDEELARVE KOOSTAMISEKS OLULISED INFOTEHNOLOOGILISED ARENDUSED

Infotehnoloogia arenduskava eesmärk on pakkuda võimalusi finantsaruannete ja kontrollimise parandamiseks ning eri moodulite paremaks integreerimiseks.

- ABACi täiendused

ABACi mooduleid on järjepidevalt parandatud 2006. aasta juunis ja novembris ning 2007. aasta jaanuaris ja märtsis edastatud uute versioonide kaudu. Juunikuu versioonis täiendati ABAC Workflow Java versiooni kahe mooduliga: kohustused ja inbox . Novembrikuu versiooniga installeeriti uus vahend juriidiliste isikute auditeerimise tagasiulatuvaks jälgimiseks.

2007. aasta alguses edastatud eriversiooni eesmärk oli käivitada projekt ABAC Delegations ja asendada vastava mooduliga kohalikud Relexi süsteemid. Kõnealuse mooduli väljatöötamiseks kulutati suur hulk aruandeperioodiks eraldatud vahendeid. 2007. aasta märtsikuu versiooniga installeeriti delegatsioonides uued Asset-moodulid ning ühendati need arvemoodulitega.

2006. aasta keskel installeeriti SAP-süsteemi versioonitäiend (versioon 5.0). Kõnealune protsess oli keeruline ja põhjustas eelkõige aasta lõpus hulgaliselt lisatööd, kuna hulka kõnealuse valdkonna programme kasutati EÜ keskkonnas esimest korda. Kõnealune täiendus on oluline ECFINi tegevuste puhul, kuna tagab raamatupidamisaruannete täieliku vastavuse rahvusvahelistele standarditele, ning täiendus on oluline ka SAP-BCSi kavandatava uuendamise seisukohast.

- BCS (eelarvekontrolli süsteem)

SAP-FM-mooduli uue versiooniga BCS asendatakse praegu eelarve keskseks haldamiseks kasutatav versioon (FBS). Uus versioon võimaldab inkorporeerida kohalikud eelarveread ning seega saavad osakonnad oma eelarvet põhjalikumalt hallata.

2006. aastal käivitati BCSi süsteemile ülemineku raames kaks projekti: esimesel etapil oli plaanis asendada praegu vahendite keskseks haldamiseks kasutatav SAP-moodul uue versiooniga BCS ning teisel etapil oli töö eesmärk kanda BCSi süsteemi üle „kohalikud read”, st eelarve kohaliku haldamise funktsioonid, mis on praegu kättesaadavad ABAC Workflow `s ega kajastu SAPis.

Esimesel etapil konfigureeriti BCSi süsteemi nii, et see toetaks olulisemaid ELis kasutatavaid funktsioone, ning see võeti edukalt kasutusele Rahvatervise Programmi Rakendusameti (PHEA) raamatupidamises. Kuna BCS tuleb ABAC Workflow' ga asjakohaselt integreerida, lükati selle kasutamine üldeelarve täitmisel 2007. aasta aprillilt edasi 2007. aasta oktoobrile. BCSile üleminekut aastavahetusel (st 2008. aasta alguses) takistavad tehnilised probleemid. Välja töötatakse BCSile üleminekut hõlbustavad vahendid ning kohaliku süsteemi kasutajaid teavitatakse aegsasti muudatustest, mis tuleb teha ABAC Workflow kaudu edastatavates andmetes.

Euroopa Arengufond (vt allpool 7. jagu) läheb oma raamatupidamisarvestuses SAP-BCSi süsteemile üle 2008. aastal.

BCSi projekti teise etapi kavandamine algas 2006. aastal ja jätkub ka praegu. Arvestades eelarve kohaliku haldamise funktsioonide potentsiaalset suurt mõju ABACi struktuurile, tuleks enne realistliku tegevuskava koostamist ja rakendamiskuupäeva kindlaksmääramist kõiki asjakohaseid küsimusi põhjalikult analüüsida.

- ABAC Assets II (ehk SAM)

Eelarve peadirektoraat hindab praegu võimalust integreerida ABAC-süsteemi täielikult moodul Supply and Asset Management ja asendada seega ABAC Assets , millel on eraldi Syslog-süsteem. Kõnealune protsess on edukas; testimiskeskkonnaks on valitud Brüsselis asuv infrastruktuuri- ja logistikatalitus (OIB) ning testimistulemuste põhjal kaalutakse sellise lahenduse eesmärgipärasust, teostatavust ja majanduslikku tõhusust. 13. märtsil 2007 tutvustati eelarve peadirektoraadile ja OIB-le mooduli Supply and Asset Management esialgset demoversiooni ning selle põhjal tehti otsus jätkata järgmise etapiga, milleks on kontseptsiooni tõendamise põhjalik analüüs. Kui käesoleva aasta jooksul otsustatakse uus süsteem kõikjal kasutusele võtta, tuleb süsteemi täiendada nii, et see kataks kõigi võimalike kasutajate vajadused. Süsteem käivitub esialgu 2008. aastal OIB-s.

- ABAC Assets I ja ABAC Contracts

Komisjon jätkab projekti ABAC Assets I täiendamist ja vajalikku parandamist kuni projekti Assets II testimise tulemuste selgumiseni ning samuti jätkab komisjon projekti ABAC Contracts täiendamist ja parandamist seni, kuni õigus-, vabadus- ja turvalisusküsimuste peadirektoraadi kogemused SAP- grantor -mooduliga võimaldavad luua aluse pikaajalisele arendusstrateegiale.

- Ühtne andmekogu

Ühtse andmekogu projekti hakati arendama 2006. aasta juunis. Iga valdkonna jaoks kavandati eraldi etapid. Esimesed kaks analüüsitavat valdkonda olid eelarve täitmine (assigneeringud ( kulukohustused ( maksed ( SAP/FM) ja raamatupidamisarvestuse üldised aspektid (arved ( SAP/FI).

2006. aasta lõpuks saavutatud edusammud võimaldasid peadirektoraatidel ja talitustel saada ühtsest andmekogust aruannete esialgsed versioonid ning see hõlbustas neil sulgemisandmete ettevalmistamist aastaaruande jaoks. Ühtset andmekogu kasutati ka 2006. aasta raamatupidamisaruandes sisalduva iga-aastase eelarvearuande ning komisjoni kõikide peadirektoraatide ja talituste iga-aastasetele tegevusaruannetele lisatavate eelarvearuannete koostamiseks.

Ühtne andmekogu avatakse eelduste kohaselt kõikidele peadirektoraatidele kasutamiseks 2007. aasta juunis. Andmekogusse lisatakse järk-järgult uusi funktsioone ja täiendusi, et muuta see täielikult kasutuskõlblikuks 2008. aasta lõpuks. Seni jätkatakse olemasoleva andmekogu infrastruktuuri kasutamist.

- Infotehnoloogia arendamine

Infotehnoloogia arendamisprotsessi on tõhustatud andmete modelleerimise tehnikate kasutuselevõtu ja andmesõnastiku koostamise abil. Eesmärk on tagada, et praegused ja tulevased arendused oleksid täielikult dokumenteeritud, et tarkvara oleks võimalikult tõhus ning et andmete arhiveerimise põhimõtetest saadaks õigesti aru. Kõnealuse töö esimesel etapil valiti katsetamiseks tulude valdkond ning 31. märtsiks 2007 on selles saavutatud märkimisväärset edu. Käesoleva aruande II lisas tutvustatakse edusamme, mida on tehtud süsteemile turvalise juurdepääsu loomisel ning ABACi süsteemis talletatavate andmete sidususe tagamisel.

6. ABAC DELEGATIONS

Eelarve peadirektoraat, välissuhete peadirektoraat ja informaatika peadirektoraat tegid 2006. aastal ühiseid jõupingutusi delegatsioonide avansikontodelt tehtavate tehingute integreerimiseks ABACi süsteemi 2007. aastaks. Välissuhete peadirektoraadi delegatsioonide kohalikku süsteemi ei olnud võimalik heaks kiita, kuna kõnealune süsteem ei võimalda pidada tekkepõhist raamatupidamisarvestust.

ABACi mooduleid kohandati nii, et need oleksid Interneti-põhised ning et nende abil saaks hallata delegatsioonide avansikontode kaudu tehtud kohalikke makseid ja väiksemaid kulutusi.

Programm ABAC-Assets muudeti samuti Interneti-põhiseks ja seda kohandati nii, et välissuhete peadirektoraadi delegatsioonidel ja teabevahetuse peadirektoraadi esindustel oleks võimalik hallata ja kirjendada kesksüsteemis oma põhivara. ABAC Workflow avati kõikidele delegatsioonidele kasutamiseks 8. jaanuaril 2007 ning ABAC Assets 26. märtsil 2007. Kõnealuste moodulite alast koolitust pakuti kõikide delegatsioonide nendele töötajatele, kes tegelevad finantshalduse valdkonna oluliste ülesannete täitmisega.

Eespool kirjeldatud edusammud aitasid leevendada peamist lahendamata probleemi ja integreerida kesksüsteemi komisjoni keskusest eemal asuvad arvukad väikesed talitused (delegatsioonid ja esindused), kes haldavad ühenduse vahendeid detsentraliseeritult. Seega võimaldatakse neil nüüd järgida kehtivaid raamatupidamiseeskirju ja -meetodeid.

7. EUROOPA ARENGUFOND (EAF)

Euroopa Arengufondi raamatupidamisarvestuse IT-platvormi tuleb samuti ajakohastada, kuna EAFi raamatupidamiseeskirjad erinevad üldeelarve suhtes kehtivatest raamatupidamiseeskirjadest.

EAFi raamatupidamiseeskirju uuendati 2005. aastal ning EAFi olemasolevat infotehnoloogiasüsteemi OLAS soovitakse asendada ABACi ja koostöötalituses EuropeAid üldeelarve haldamiseks kasutatava kohaliku infotehnoloogiasüsteemi CRIS kombinatsiooniga. Kõnealust kahte süsteemi kohandatakse praegu EAFi vajadustele.

EAFi keskse ABAC-komponendi väljatöötamine on üldjoontes lõpetatud ja komponenti testiti 2006. aasta keskel. Uue infotehnoloogiasüsteemi (ABAC(FED) rakendamine on praegu kavandatud 2008. jaanuariks. Süsteemi CRIS kohandamiseks üldeelarve suhtes kehtivate raamatupidamiseeskirjadega vajas koostöötalitus EuropeAid lisa-aastat. Koostöötalitus kohustub seadma kõnealuse projekti 2007. aastal oma töös esikohale. Projektikava on ajakohastatud ning eriti suurt tähelepanu on pööratud sellele, et uuele platvormile üleminek ja andmed oleksid kvaliteetsed. Tulevaste kasutajate koolitamine AKV riikides asuvas 46 delegatsioonis on ülesanne, mis tuleb veel lahendada.

Oluline on rõhutada, et ehkki infotehnoloogiasüsteemide arendamine jätkub, koostati EAFi 2005. ja 2006. aasta raamatupidamisaruanded juba vastavalt tekkepõhise raamatupidamisaruandluse põhimõttele. Olemasolevast IT-raamatupidamissüsteemist (OLAS) saadud raamatupidamisandmeid kohandati vastavalt vajadusele nii, et nende põhjal oleks võimalik pidada tekkepõhist arvestust. EAFi peaarvepidaja muutis eelarvevahendite käsutajalt saadud lisateabe põhjal vajalikul määral kassapõhiseid andmeid.

8. ABACI RAKENDAMINE TEISTES INSTITUTSIOONIDES JA AMETITES

2006. aasta jooksul ühendati ABACi süsteemiga kolm rakendusametit (Aruka Energeetika Rakendusamet (IEEA), Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Rakendusamet (EACEA) ja Rahvatervise Programmi Rakendusamet (PHEA)), kolm reguleerivat ametit (Euroopa Meresõiduohutuse Amet (EMSA), Galileo ja Frontex) ning kaks komiteed (Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Regioonide Komitee)[3]. 2007. aastal hakkavad ABACi süsteemi kasutama veel üheksa ametit ning 2008. aastal peaks sellega liituma kuus reguleerivat ametit.

Iga ameti või komitee jaoks luuakse ABACi süsteemis oma finants- ja raamatupidamiskeskkond ning ametite või komiteede peaarvepidajad vastutavad oma asutuste raamatupidamisarvestuse eest ning maksete tegemise eest.

Kuna mitmed reguleerivad ametid kasutavad oma raamatupidamisarvestuse tegemiseks endiselt komisjoni Si2-süsteemi versiooni, nõustus komisjon toetama Si2-süsteemi nii kaua, kuni kõik selle kasutajad on integreeritud ABACi süsteemi.

9. EDASINE ARENG

Ajakohastamisprojekti tegevuskava on 2007. aastaks täiendatud ja seda on pikendatud 2008. aastani. Eelolevatel kuudel keskenduvad peamised infotehnoloogilised arendused EAFi raamatupidamisaruandluse integreerimisele, BCS-mooduli rakendamisele, ühtse andmekogu loomise lõpuleviimisele, tulude haldamiseks mõeldud tõhustatud Interneti-põhise mooduli väljatöötamisele, turvalisuse suurendamisele ja SAPi mooduli Supply and Asset Management (SAM) võimalikule kasutuselevõtule Brüsselis asuvas infrastruktuuri- ja logistikatalituses (OIB).

Lisaks sellele hõlmavad infotehnoloogilised arendused kasutajasõbralikkuse ja finantsaruandluse funktsioonide parandamist ning pikemas perspektiivis koostalitlusvõime tõhustamist, kohalike süsteemide tugevamat integreerimist ning kasutajatuge pakkuvate ja finantsjuhtimist toetavate lisavahendite väljatöötamist. Raamatupidamisarvestuse raamistikus keskendutakse finantsmenetlustes osalejate ülesannete ja vastutuse kindlaksmääramisele, raamatupidamisandmete ja tegevusaruannete kvaliteedi parandamisele ning samuti püütakse tagada, et kõik volitatud eelarvevahendite käsutajad järgiksid kohalike süsteemide kontrollimisel heakskiitmise kriteeriume.

10. KOKKUVÕTE

Euroopa Komisjoni üleminek uuele raamatupidamissüsteemile on toimunud tekkepõhisuse põhimõtte kohase raamatupidamise aastaaruande koostamiseks ettenähtud tähtaegade raames ning raamatupidamisaruanded vastavad kõigis olulistes punktides rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandarditele. Komisjoni välisaudiitorid ja eelarve täitmise eest vastutavad asutused on tehtud edusammudega rahul.

Projekti ei tohi aga siinkohal lõpetada. Raamatupidamisprotsessi tuleb jätkuvalt täiendada ja edasi arendada. Peamised eesmärgid on:

- kehtestada igas peadirektoraadis ja talituses menetlused ja kontrollimeetodid, mis aitavad tagada raamatupidamisandmete püsivalt head kvaliteeti. Selleks peaks iga peadirektoraat ja talitus eelkõige tagama, et raamatupidamiskorrespondendi koht asutuse hierarhias annaks talle piisavad volitused mõjutada raharingluse tõhusust ja omada juurdepääsu aastaaruande koostamiseks vajalikule teabele;

- parandada komisjoni ja liikmesriikide sissenõutud summade kajastamist ja kõnealuseid summasid käsitlevat aruandlust;

- lõpetada olemasolevate süsteemide heakskiitmine koostöötalituses EuropeAid (AIDCO) ning hariduse ja kultuuri peadirektoraadis (EAC) ning kiita heaks uued infotehnoloogiasüsteemid, mida kasutatakse välissuhete peadirektoraadis (RELEX) ja mida on plaanis kasutusele võtta ka hariduse ja kultuuri peadirektoraadis ning teistes peadirektoraatides;

- inkorporeerida ABACi süsteemi EAFi raamatupidamisaruandlus ja koolitada 46 asjaomase delegatsiooni töötajaid;

- integreerida ABACi süsteemi hulk välisasutusi, s.o ametid ja komisjonid, ning pakkuda neile vastavat koolitust ja vajalikku toetust ning

- optimeerida infotehnoloogiasüsteemide integreerimist ning pakkuda süsteemide kasutajatele vahendeid nende käsutuses olevate rahaliste vahendite haldamiseks ja vahendeid kajastavaks aruandluseks.

Järgnevaks kaheks aastaks tehtud projektikava abil püütakse saavutada eespool loetletud eesmärgid ning komisjon pühendub jätkuvalt kõrge raamatupidamisstandardi saavutamisele avalikus sektoris.

I LISA: PLANEERIMINE KÕRGEMAL TASANDIL

[pic]

II LISA: SÜSTEEMI TURVALISUS JA SÜNKRONISEERIMINE

1. ABACi raamatupidamisarvestus

2006. aastal liitusid ABACi süsteemiga kolm rakendusametit, kolm reguleerivat ametit ja kaks komiteed. Vajalikud arendused ja turvasüsteemid töötati välja piisavalt vara, et tagada igale raamatupidajale eraldi tehingud (maksed, kontode vastavuse kontrollimine, tehingute kinnitamine ja kirjendamisperioodide haldamine).

2006. aasta juulis SAPi täiendati ja versiooni 4.7 asemele installeeriti versioon 5.0. Täiendamise järel tuli täies ulatuses läbi vaadata olemasolevad juurdepääsuõigused, eesmärgiga tagada, et versioon 5.0 oleks vähemalt sama turvaline kui eelmine versioon. Kõnealune äärmiselt oluline läbivaatamine lõpetati edukalt ja versioonile 5.0 üleminek kulges tõrgeteta.

2006. aasta teisel poolel töötati välja spetsiifilised arendused ja turvaeeskirjad, et hõlbustada peadirektoraatide raamatupidamisekspertidel aasta lõpus kontode sulgemist. Kõik direktoraadid registreerisid oma 2006. eelarveaasta sulgemisandmed esimest korda juba 2007. aasta alguses.

Eelarve peadirektoraadi juurdepääsu ABACi raamatupidamissüsteemile (SAP) hakati läbi vaatama 2005. aastal. Läbivaatamist jätkati 2006. aastal ja see lõpetatakse eeldatavasti 2007. aastal. Läbivaatamise esmatähtis osa ( infotehnoloogia ekspertide juurdepääsuõiguste läbivaatamine ( viidi edukalt lõpule 2006. aasta veebruaris.

2. ABAC Workflow

Programmis ABAC Workflow alustati turvastruktuuride ümberkujundamist ja edusamme tehti mitmes punktis, näiteks tehniliste kasutajate ja õiguste ülekandmise mehhanismi läbivaatamine ning auditeerimise tagasiulatuv jälgimine.

Esmajärjekorras võeti turvameetmed delegatsioonide integreerimiseks programmi ABAC Workflow . Avansikontode haldajate jaoks töötati välja uus moodul ning loodi ka muid täiendavaid arendusi eraldi tehingute tagamiseks üle saja delegatsiooni raamatupidajatele. Kõnealuse projekti läbiviimiseks tehti 2006. aastal märkimisväärseid jõupingutusi. Delegatsioonid kasutavad programmi ABAC Workflow alates 2007. aasta jaanuarist.

[1] KOM (2002) 755.

[2] 30. juunil 2003 (SEK(2003) 790), 31. detsembril 2003 (SEK(2004) 118), 30. juunil 2004 (KOM(2004) 565), 31. jaanuaril 2005 (KOM(2005) 90), 31. märtsil 2006 (KOM(2006) 358).

[3] Kõnealuseid komiteesid käsitletakse institutsioonidena kooskõlas finantsmääruse artikliga 1.