MÕISTED

E-CV (elektrooniline elulookirjeldus) : Komisjoni personalihalduse teabesüsteemi osa, kuhu töötajad saavad sisestada teavet oma töökogemuste, hariduse ja oskuste kohta.

Edutamine : Üleviimine järgmisele palgaastmele.

EPSO (Euroopa Personalivaliku Amet) : EPSO korraldab ja haldab valikumenetlusi Euroopa Liidu institutsioonide nimel. Edukate kandidaatide töölevõtmise otsused teeb iga institutsioon ise.

E-õpe : Arvutipõhine õpe.

Formaalõpe : Teadlik, eesmärgistatud õppetegevus, nt juhendaja poolt läbiviidav koolitus või struktureeritud e-õpe.

Informaalne õpe : Õpe, mis ei ole formaalselt organiseeritud ega struktureeritud, nt juhendamine, õppimine töö käigus, kogemuste vahetamine kolleegidega.

Karjääriarendus : Karjääri kujundamine üksikisikute ja organisatsioonide poolt (nt töökohtadevahelise liikuvuse ja edutamise kaudu).

Karjäärinõustamine : Karjäärinõustamise eesmärk on aidata töötajail oma karjääri kujundada, andes nõu näiteks selle kohta, kuidas oma oskusi oma püüdluste elluviimiseks kõige paremini ära kasutada. Komisjonis tegeletakse karjäärinõustamisega kahel tasandil: kesktasandil karjäärinõustamise kesktalitus ning peadirektoraatide tasandil iga peadirektoraadi siseselt määratud karjäärinõustajad.

Koolitus : Teadmiste ja oskuste edastamine.

Koolituskava : Üksuse juhatajaga kokku lepitud nimekiri koolituskursustest, millel töötajal on kavas järgmisel aastal osaleda.

Koolituskoordinaator : Igas peadirektoraadis on õppe ja enesearenduse eest vastutava üksuse liige, kelle ülesanne on õppe- ja enesearenduspoliitika kavandamine ning elluviimine. Koolituskoordinaatorite koosolekuid korraldab regulaarselt personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

Liikuvus : Komisjoni ametnike liikumine ühelt töökohalt teisele peadirektoraadisiseselt või peadirektoraatide vahel.

Oskused : Suutlikkus ülesandeid edukalt täita.

Peadirektoraatide sisene liikuvus : Töökoha vahetamine peadirektoraadisiseselt.

Peadirektoraatide vaheline liikuvus : Liikumine ühest peadirektoraadist teise.

Personali tulemuskaart : Komisjoni dokument, kuhu kantakse mitmed personaliga (nii täidetud kui ka täitmata ametikohtadega) seotud näitajad.

Personaliarendus : Hõlmab koolitust, formaalõpet ja informaalset õpet, töökohtade vahelist liikuvust ja kõiki muid personalihalduse aspekte, mis on seotud töötajate teadmiste ja oskuste täiustamisega.

Puudulikud töötulemused : Töötaja kestev suutmatus oma tööülesannetega toime tulla, mis võib puudutada eesmärkide täitmist (tulemuslikkus) või rahuldava teenuse pakkumist (pädevus ja käitumine). Komisjoni hindamise kontekstis tähistas puudulikke töötulemusi kuni 2008. aastani alla 9,5 punkti jääv punktisumma ja aastatel 2009–2011 tulemuslikkuse tase IV.

Pädevus : Oskus või võime ülesanne edukalt sooritada.

Sertifitseerimine : Menetlus, mis võimaldab abiteenistujate (AST) tegevusüksusse kuuluvatel töötajatel minna üle administraatorite (AD) tegevusüksusse, kui nad on edukalt läbinud koolituse ja eksami.

Sõeluuring : Komisjoni haldus- ja põhiülesandeid täitvate töötajate vahekorra iga-aastane analüüs.

SYSLOG : Komisjoni koolituste haldamise teabesüsteem.

Teadmised : Faktide ja teabe tundmine.

Tegevusvõrgustik : Rühm ühiste huvidega inimesi, kes suhtlevad omavahel regulaarselt, et omandatud teadmisi teistega jagada.

Tulemuslikkuse tase : Üks viiest tulemuslikkuse tasemest, mis määratakse töötaja tulemuslikkuse, pädevuse ja tööalase käitumise iga-aastasel hindamisel.

Tööjõu planeerimise imitaator : Vahend, mis näitab varasematele andmetele tuginedes töötajate peadirektoraadist lahkumise tõenäosust.

Töökohtade ja oskuste planeerimise vahend : Väljatöötamisel olev vahend komisjoni tulevaste tööturu vajaduste väljaselgitamiseks.

Töökohtade teabesüsteem : Süsteem, mis näitab komisjoni iga töökoha kohta sellega seotud tööülesannete täitmiseks vajalikke töökogemusi, haridustaset ja oskuseid.

Õpikeskkond : Organisatsioonis loodud keskkond, mis julgustab töötajaid õppimisvõimalusi kasutama ja toetab neid uute oskuste töös rakendamisel.

Õppekava : Koolituskursuste kombinatsioon, mis on koostatud eesmärgiga võimaldada töötajatel järk-järgult oma teadmisi ja oskusi täiendada.

Õppimine ja enesearendamine : Teadmiste ja oskuste omandamise või täiendamise protsess.

Õppimis- ja enesearendusraamistik : Komisjoni dokument, mis käsitleb strateegilisi koolitusvajadusi ja kavandatud koolitustegevust.

KOKKUVÕTE

I. Komisjon sõltub eesmärkide saavutamisel oma 33000-liikmelisest personalist. Efektiivsete töötulemuste saavutamiseks tuleb personalil koolituse, informaalse õppe ja töökohtade vahelise liikuvuse abil omandada ja säilitada ajakohased oskused. Eriti oluline on see komisjoni puhul, kus alalised töötajad püsivad pikka aega ametis ja tööjõu voolavus on vähene (punktid 1–5).

II. Analüüsimaks, kui efektiivseid arenguvõimalusi komisjon oma töötajatele pakub, püstitati neli auditiküsimust (vt punktid 6–7):

a) Kas komisjon lähtub töötajate arendamisel organisatsiooni vajadustest?

b) Kas komisjon pakub töötajatele arenguvõimalusi?

c) Kas õpikeskkond motiveerib töötajaid oma oskusi arendama ja neid töökohal rakendama?

d) Kas komisjon hindab töötajate arendamiseks võetud meetmete mõjusust?

III. Komisjonil puudub piisav koondteave töötajate olemasolevate ning arendamist vajavate oskuste kohta. Uue hindamissüsteemi kasutuselevõtt 2012. aastal ja elektroonilise elulookirjelduse (e-CV) täiustamine on mõeldud parandama töötajate oskusi puudutava teabe kättesaadavust. Komisjoni personaliarengu strateegia ei näita veenvalt, kuidas enesearendusmeetmed organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa aitavad. Ka individuaalsetes koolituskavades puudus otsene seos organisatsiooni eesmärkidega. Mõne oskuse puudumisele ei pöörata piisavalt tähelepanu ja juhtivtöötajad on seisukohal, et osa enesearendusmeetmetest, nagu mõni keelekursus ja töökohavahetus, ei aita töötulemuste mõjusamaks muutmisele kaasa (vt punktid 8–21).

IV. Komisjon pakub töötajatele koolituse, informaalse õppe ja töökohtade vahelise liikuvuse kaudu arvukalt enesearendusvõimalusi. 2010. aastal said töötajad keskmiselt 6,9 päeva formaalõpet töötaja kohta ja informaalse õppega tegeleti keskmiselt neli päeva aastas. Aastail 2005–2010 läks mõnda teise peadirektoraati tööle keskmiselt 6% töötajaid aastas. Samuti on töötajatel head võimalused vahetada töökohta peadirektoraatidesiseselt (vt punktid 22–28).

V. Komisjon ei ole loonud piisavalt motiveerivat õpikeskkonda, mille abil arvukaid õppevõimalusi paremini ära kasutada (vt punktid 29–42):

a) komisjoni süsteemide abil ei tehta piisavat järelevalvet selle üle, kas töötajad osalevad kavandatud enesearendusmeetmetes. 2010. aastal osalesid töötajad ainult 35%-l kursustest, mis nende koolituskavas ette nähtud oli;

b) ehkki 2010. aastal osalesid komisjoni töötajad koolitustel keskmiselt 6,9 päeva, osales 30% töötajatest koolitustel alla kahe päeva aastas. Vanemaealised kõrgema palgaastme töötajad osalevad koolitustel üldiselt harvem;

c) keelekursustelt puudutakse sageli, samuti jäetakse need tihti pooleli;

d) ka komisjoni enda personal ja juhtivtöötajad viivad koolituskursusi läbi (16% üldisest ja IT-koolitusest), kuid mitte piisavalt, näitamaks, et organisatsioon omistab töötajate arendamisele suurt tähtsust;

e) omandatud oskuste tööl rakendamist toetatakse vaid piiratult;

f) kuni 2011. aastani kasutusel olnud hindamis- ja edutamissüsteem ei erista piisavalt tulemuslikke ja oma oskusi arendavaid töötajaid nendest, kes seda ei tee. Uue, 2012. aastal kasutusele võetud süsteemi eesmärk on töötajatel selgemini vahet teha ja mitte edutada neid, kelle tulemused on alla keskmise.

VI. Komisjon mõõdab töötajate rahulolu enesearendusmeetmetega. Ei kontrollita aga, kas töötajad on vajaliku koolituse läbinud. Samuti ei kontrollita, kas töötajad on omandanud uusi oskusi (välja arvatud keelekursuste ja sertifitseerimise eesmärgil korraldatava koolituse puhul). On tehtud mõningaid katseid hinnata enesearendusmeetmete kasulikkust töö seisukohast. See on aga enamjaolt põhinenud töötajate arvamustel. Juhtivtöötajatelt küsitakse harva arvamust nende alluvate läbitud koolituste mõjususe kohta ja objektiivseid näitajaid kasutatakse vähe. Komisjon ei hinda enesearendusmeetmete mõju organisatsiooni tulemustele. Seetõttu puudub komisjonil ka vajalik teave, mille abil näidata enesearendusmeetmete panust organisatsiooni eesmärkide saavutamisel või mille põhjal otsustada koolitus- ja arendusressursside suunamise üle (vt punktid 43–58).

VII. Nende tähelepanekute alusel soovitab kontrollikoda komisjonil (vt punktid 59–68):

a) tagada, et tema käsutuses oleks piisav koondteave töötajate praeguste ning tulevikus vaja minevate oskuste kohta, ning koostada strateegia, mis näitab veenvalt, kuidas koolitus ja arendus organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa aitab;

b) toetada seda protsessi, täiustades koolituste ja töökohavahetuste planeerimise süsteeme;

c) välja töötada süsteemid enesearendusmeetmetes osalemise jälgimiseks;

d) käsitleda puudulike töötulemuste probleemi ja soodustada olemasolevate arvukate enesearendusvõimaluste aktiivsemat kasutamist, tunnustades samal ajal töötajaid, kes arendavad nii enda kui teiste oskusi;

e) võimalusel testida ja kinnitada uute oskuste omandamist ning toetada nende rakendamist töös, korraldades koolitusjärgset tegevust;

f) hinnata, kui efektiivselt omandavad töötajad enesearendusmeetmete raames uusi oskusi, mida töös rakendada.

SISSEJUHATUS

1. Komisjon sõltub eesmärkide saavutamisel oma 33000-liikmelisest personalist [1]. Efektiivsete töötulemuste saavutamiseks tuleb personalil omandada ja säilitada ajakohased oskused. Eriti oluline on see komisjoni puhul, kus alalised töötajad, kes moodustavad 68% töötajaskonnast, püsivad pikka aega ametis ja tööjõu voolavus on vähene. Komisjon saab tähtajaliste lepingute alusel palgata teatud tüüpi töötajaid, kes toovad värskeid teadmisi [2]. Praeguses olukorras aga, kus personali arvu vähendatakse, peavad töötajad tegelema pideva isikliku ja tööalase enesearendamisega, et komisjoni eesmärkide saavutamisele võimalikult tõhusalt ja mõjusalt kaasa aidata.

2. Töötajad saavad oma oskusi säilitada ja arendada koolituse, informaalse õppe ja töökohavahetuste abil. 2010. aastal eraldas komisjon väljastpoolt komisjoni palgatud koolitajate ja õppematerjalide kulude katteks 26,6 miljonit eurot [3]. Lisaks hõlmasid 2010. aasta koolitus- ja arendustegevuse investeeringud 230000 koolitusel osalemise päeva ning 310 töötaja täistööaja ekvivalenti seoses koolituskursuste haldamise ja läbiviimisega ning töötajate tööalase arenguga.

3. Personalihalduse eest vastutava peadirektoraadi (personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat) ülesanne on välja selgitada komisjoni kui terviku strateegilised õppe- ja arenguvajadused. Ühtlasi vastutab peadirektoraat töötajatele korraldatavate koolituskursuste, sealhulgas keelekursuste, haldamise eest. Üldisele koolitus- ja arengustrateegiale tuginedes töötavad peadirektoraadid välja oma koolitus- ja arenguraamistiku ja haldavad oma töötajatele suunatud koolituspakkumist. Keskastme juhtide (üksuste juhatajate) ülesanne on välja selgitada oma töötajate arenguvajadused.

4. Töötajatelt oodatakse aktiivset koolitusprogrammis osalemist ja oma potentsiaali arendamist. Vastutus koolituse eest jaguneb töötaja ja institutsiooni vahel [4].

5. 2000. aasta valges raamatus komisjoni reformimise kohta [5] rõhutati õppe ja arengu tähtsust ning selle põhjal koostati järgmised võtmetähtsusega strateegilised dokumendid:

a) 2002. aasta otsus personalikoolituse kohta, milles võeti eesmärk suurendada koolituspäevade arvu aasta kohta 2,5 päevalt 2000. aastal 10 päevale 2005. aastal;

b) 2002. aasta liikuvussuunised [6], milles rõhutati töökohtadevahelise liikuvuse tähtsust nii üksikisiku arengu seisukohalt kui organisatsiooni eesmärkide saavutamisel;

c) uued, 2004. aasta personalieeskirjad [7], millega võeti kasutusele karjääristruktuur, mille eesmärk on pakkuda töötajatele selgemaid stiimuleid heade töötulemuste saavutamiseks.

AUDITI LÄHENEMISVIIS JA ULATUS

6. Auditiga kontrolliti, kui mõjusaid arenguvõimalusi komisjon oma töötajatele koolituse, informaalse õppe ja töökohtadevahelise liikuvuse näol pakub ning mil määral on mainitud meetmed kooskõlastatud organisatsiooni eesmärkidega. Kontrollikoda tõstatas järgmised auditiküsimused:

a) Kas komisjon lähtub töötajate arendamisel organisatsiooni vajadustest?

b) Kas komisjon pakub töötajatele arenguvõimalusi?

c) Kas õpikeskkond motiveerib töötajaid oma oskusi arendama ja neid töökohal rakendama?

d) Kas komisjon hindab töötajate arendamiseks võetud meetmete mõjusust?

7. Auditi aluseks olid:

a) komisjoni personaliarenduspoliitika, -menetluste ja -vahenditega seotud dokumentide läbivaatamine;

b) struktureeritud intervjuud personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadi ja veel viie peadirektoraadi (teabevahetuse peadirektoraat, arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid, keskkonna peadirektoraat, infoühiskonna ja meedia peadirektoraat ning regionaalpoliitika peadirektoraat) töötajatega. Intervjuusid täiendasid kirjalikud märkmed asjaomaste peadirektoraatidega kokkulepitud kohtumistelt. Kõnealused viis peadirektoraati valiti komisjoni erinevatest tegevusvaldkondadest, et anda süsteemidest ja arvamustest statistiliselt esinduslik läbilõige;

c) 227 keskastme juhi (peamiselt üksuste juhatajate) küsitlemine viies mainitud peadirektoraadis. Küsitluses sooviti teada nende arvamust personaliarenduse eri aspektide kohta. Küsitlusele vastas 127 juhti (56%), mis moodustab 10% komisjoni kõigist keskastme juhtidest. Lisaks analüüsiti auditi käigus komisjoni enda korraldatud töötajate arvamusküsitluse tulemusi. Küsitlust korraldatakse iga kahe aasta tagant; kõige uuem pärineb 2010. aastast [8];

d) komisjoni personalihaldussüsteemidest saadud personaliarenduse eri aspekte käsitlevate andmete analüüs;

e) komisjoni personaliarendamist käsitlevate varasemate hinnangute ülevaatamine.

TÄHELEPANEKUD

KOMISJONIL EI OLE PIISAVALT KOONDTEAVET, ET PERSONALIARENDUS ORGANISATSIOONI VAJADUSTEGA TÄPSESSE VASTAVUSSE VIIA

8. Personaliarenduse organisatsiooni vajadustega vastavusse viimiseks peab komisjon omama usaldusväärset teavet olemasolevate oskuste kohta, aga ka praeguste ja tulevaste ülesannete lahendamiseks vajalike oskuste kohta. Selline teave on vajalik strateegia väljatöötamiseks, mis seostaks enesearendusmeetmed poliitikaeesmärkidega. Strateegia annab raamistiku töötajate arengumeetmete planeerimiseks. Seetõttu uuriti auditiga, kas komisjonil on töötajate oskuste kohta piisavat teavet, mis võimaldab välja töötada personaliarenduse strateegia ja individuaalsed arengu kavad, mis oleksid kooskõlas organisatsiooni vajadustega.

KOMISJON TÄIUSTAB JÄRK-JÄRGULT SÜSTEEME, MILLE ABIL SAADA OLEMASOLEVATE JA VAJAMINEVATE OSKUSTE KOHTA KOONDTEAVET

9. Komisjonil on töötajate olemasolevate oskuste kohta teabe hankimiseks kolm peamist süsteemi:

a) töölevõtmisel tehtud hindamine: töölevõtmise käigus hindab Euroopa Personalivaliku Amet (EPSO) kõigi komisjoni uute töötajate oskusi kaheksas valdkonnas. Hindamise tulemused kantakse nn oskuste passi;

b) iga-aastane hindamine: töötajate tööalast käitumist, pädevust ja tulemuslikkust hinnatakse kogu nende teenistuskäigu vältel iga-aastases hindamisaruandes [9]. Alates 2012. aasta jaanuarist kasutatakse uut hindamissüsteemi;

c) elektrooniline elulookirjeldus (e-CV): töötajad võivad praegusest ja eelmistest töökohtadest omandatud teadmised, oskused ja kogemused kirja panna oma e-CVsse. See annab teavet nende potentsiaali kohta täita erinevaid ülesandeid.

10. Neid süsteeme ei ole võimalik omavahel ühendada, et saada komisjoni töötajate oskustest usaldusväärne koondpilt. EPSO oskuste passi koostatakse alates 2010. aastast töölevõetud töötajate kohta. Selles on oskused kategoriseeritud teisel viisil kui kuni 2011. aastani kasutusel olnud iga-aastases hindamisaruandes (vt joonis 1). Seetõttu passi hindamise käigus ei ajakohastata ega täiendata. Komisjon kasutab uues, alates 2012. aastast rakendatavas hindamismenetluses samasugust kaheksale oskuste valdkonnale tuginevat raamistikku mis EPSO, mis võimaldab kahte vahendit omavahel paremini vastavusse viia.

JOONIS 1

KUNI 2011. AASTANI KASUTUSEL OLNUD IGA-AASTASES HINDAMISARUANDES KÄSITLETUD OSKUSTE ÜLESEHITUS JA EPSO UUTE TÖÖTAJATE OSKUSTE PASS

Allikas: komisjoni iga-aastases hindamisaruandes ja EPSO oskuste passis kasutatud kriteeriumide Euroopa Kontrollikoja poolne analüüs.

Kuni 2011. aastani kasutusel olnud hindamisaruanne | EPSO uute töötajate oskuste pass |

Tulemuslikkus | Töö organiseerimine ja planeerimine | Prioriteetide seadmise ja organiseerimise oskus |

Tulemuslik töötamine ja kvaliteedi tagamine | Kvaliteedi ja tulemuste tagamise oskus |

Pädevus | Erialased oskused | |

Suuline ja kirjalik suhtlemine | Suhtlemisoskus |

Suhtlemine koosolekutel |

Läbirääkimisoskus | |

Probleemide analüüsimine ja lahenduste leidmine | Analüüsi- ja probleemide lahendamise oskus |

Töökeskkonnaga arvestamine | |

Inimeste juhtimine | |

Käitumine | Meeskonnatöö | Meeskonnatöö oskus |

Teenistusvalmidus | |

Tööle pühendumine | |

Isiklik areng töö kontekstis | Õppimis- ja enesearendamisvõime |

Juhtimisoskus | Juhtimisoskus |

| Pingetaluvus |

11. Kuni 2011. aastani kasutusel olnud iga-aastase hindamis- ja edutamissüsteemiga:

a) anti töötajale punkte, mille alusel toimus edutamine (tõusmine järgmisele palgaastmele), kui töötaja oli kogunud teatava kindlaksmääratud arvu edutamispunkte. Keskendumine edutamisele vähendab hindamise suunatust tulemuslikkusele [10];

b) ei selgitatud usaldusväärsel viisil välja puudulike töötulemustega töötajaid [11]. Alates 2004. aastast on hindamissüsteemiga kindlaks tehtud ainult 37 puudulike töötulemuste juhtumit (puudutab 28 töötajat). 2010. aastal, kui hinnati ligikaudu 21700 alalist töötajat, oli puudulike töötulemuste juhtumeid kolm. Viide sellele, et tegelikkuses esineb puudlikke töötulemusi sagedamini, on asjaolu, et 32% auditiküsitlusele vastanud keskastme juhtidest kinnitas, et on puudulike töötulemustega kokku puutunud.

12. E-CV põhjal saab teha põhjendatud otsuseid töökohtadevahelise liikuvuse kohta ning selle kaudu võimaldada töötajal asuda töökohale, kus ta saab oma oskusi rakendada või edasi arendada. Selline vahend on eriti oluline põhjusel, et ainult pool töökohavahetustest toimub vaba ametikoha kohta avaldatud teate alusel [12]. E-CV võib täiendada mitteametlikest võrgustikest ja isiklikest kontaktidest saadavat teavet. Ehkki e-CV on alates 2007. aastast olnud komisjoni inimkapitali andmebaas [13], ei ole komisjon selle jaoks välja töötanud lihtsat ja tõhusat otsingumootorit, seda ametlikult käivitanud ega palunud töötajatel seda täita. 2010. aasta lõpus oli ainult 25% töötajatest oma e-CV täitnud. Neist vaid 20% võimaldas juurdepääsu kõigile komisjoni juhtivtöötajatele. Järelikult on juhtivtöötajatel juurdepääs ainult 5% töötajate e-CVdele.

13. Komisjonil on mitu vahendit, mille abil saavad peadirektoraadid välja selgitada, milliseid oskusi on neil vaja olemasolevate ja tulevaste ülesannete lahendamiseks. Vahendite hulka kuuluvad tööjõu planeerimise imitaator, personali tulemuskaart, sõeluuring ja töökohtade teabesüsteem (vahendite lühikirjeldust vt mõistete alt). Praegu keskenduvad mainitud vahendid aga töötajatega seotud arvnäitajatele ja peadirektoraatidel puuduvad süsteemid, mille abil välja selgitada tulevikus vajaminevad oskused. Komisjonis on väljatöötamisel töökohtade ja oskuste planeerimise vahend (ei ole veel käigus) eesmärgiga aidata peadirektoraatidel koostada strateegilised personalikavad, milles määratakse kindlaks tegevusalaste prioriteetide saavutamiseks vajalikud oskused.

KESKNE ÜLALT-ALLA-STRATEEGIA EI NÄITA VEENVALT, KUIDAS ARENGUMEETMED ORGANISATSIOONI EESMÄRKIDE SAAVUTAMISELE KAASA AITAVAD

14. Viimane õppimist käsitlev mitmeaastane strateegiadokument on 2002. aasta otsus personalikoolituse kohta. Praegu on ettevalmistamisel strateegia aastateks 2012–2015. Samuti koostab komisjon igal aastal õppe- ja arenguraamistiku. Viimastes keskendutakse kvantitatiivsetele eesmärkidele, milleks on 7,5 formaalõppe päeva [14] ja 2,5 informaalse õppe päeva aastas. Eesmärgid ei ole tihedalt seotud komisjoni poliitika eesmärkidega. Näiteks ei käsitleta neis keeleõppe, mis moodustab koolituspakkumisest ühe kolmandiku, eesmärke lähtuvalt organisatsiooni tegevusalastest vajadustest. Peadirektoraatides koostatavates iga-aastastes õppe- ja arenguraamistikes on koolituse ja organisatsiooni eesmärgid omavahel tihedamini seotud. Nendes selgitatakse, kuidas aitab peadirektoraadi tasandil korraldatav detsentraliseeritud koolitus kaasa peadirektoraadi eesmärkide saavutamisele.

15. Töökohtadevaheline liikuvus annab töötajatele võimaluse oma oskusi arendada ja uusi oskusi omandada. 2002. aasta liikuvussuunistes rõhutati, et töökohtadevaheline liikuvus on vajalik nii organisatsioonile kui üksikisikule. Komisjon on mitmel aastal [15] tunnistanud vajadust aktiivsema liikuvuse poliitika järele, mis arvestaks ka organisatsiooni vajadusi, mitte üksnes töötajate eelistusi [16].

16. Puudub aga mitmeaastane kava personali arendamiseks liikuvuse kaudu, et sel moel organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa aidata. Mõningaid algatusi liikuvuse paremaks ühendamiseks organisatsiooni vajadustega on siiski tehtud. Näiteks regionaalpoliitika peadirektoraat kavandab tööalase arengu komisjoni loomist, mille ülesanne on töökohtadevaheline liikuvus poliitikaeesmärkidega vastavusse viia, täites vabad töökohad viisil, mis kõige paremini vastab teenistuse huvidele.

ALT-ÜLES-PLANEERIMINE KOOLITUSVESTLUSTE, KOOLITUSKAVADE JA KARJÄÄRINÕUSTAMISE VORMIS EI OLE OTSESELT SUUNATUD ORGANISATSIOONI EESMÄRKIDELE

17. Keskastme juhtidel on oluline roll selle tagamisel, et töötajate koolituse ja enesearendusega seotud taotlused oleksid kooskõlas organisatsiooni vajadustega. Juhid arutavad koos töötajatega nende koolitusvajadusi kord aastas tehtava hindamise käigus, mille tulemusel koostatakse individuaalne koolituskava (vt joonis 2). Mõne ametikoha jaoks on koostatud soovituslik õppekava, milles loetletakse soovitatavad ja vabatahtlikud koolituskursused.

18. Keskastme juhtide auditiküsitlus näitas, et 90% vastanute hinnangul võeti koolituskavades arvesse nii üksikisiku kui organisatsiooni vajadusi. 2010. aasta töötajate arvamusküsitlusele vastanutest 75% leidis, et koolituspakkumine vastab nende vajadustele [17]. Mis puudutab aga organisatsiooni vajadusi, siis keskastme juhtide auditiküsitlusest selgus, et vastajate hinnangul oli personalihindamisealasest koolitusest rohkem abi saavutatud tulemuste hindamisel kui tulevaste vajaduste väljaselgitamisel. Ainult 44% vastanutest leidis, et personalihindamise koolitusest oli abi töötajate koolituskavade koostamisel. 2010. aasta töötajate arvamusküsitluse kohaselt oli ainult 42% töötajatest nõus väitega, et nende ülemus toetas neid koolitus- ja arengualaste vajaduste väljaselgitamisel [18].

JOONIS 2

KOOLITUSE PLANEERIMISE SÜSTEEMID

+++++ TIFF +++++

Allikas: kontrollikoda komisjoni menetluste põhjal.

19. Leiti tõendeid selle kohta, et mõni koolitusvorm ei ole organisatsiooni vajadustega tihedalt seotud:

a) keeleõpe moodustab ettenähtud koolituspäevadest ühe kolmandiku (vt punkt 14). Keskastme juhtide auditiküsitlusest selgus, et 36% vastanute hinnangul ei aidanud keeleõpe töötajatel oma tööd paremini teha (IT-koolituse puhul oli sama meelt 12% ja üldkoolituse puhul 14% vastanutest). Joonisel 3 on näidatud aastatel 2004–2010 eri keelekursustel osalenute arv. Töös kõige sagedamini kasutatavad keeled on prantsuse ja inglise keel, ja nende keelte kursustel osalejad moodustasid kõigist keeleõppijatest vastavalt 35% ja 18%. Teiste keelte valdamise kasulikkus ei avaldu töö seisukohalt nii otseselt ega vahetult, kuigi võib tulla kasuks keskmises või pikas perspektiivis;

JOONIS 3

AASTATEL 2004–2010 KEELEKURSUSTEL OSALENUD

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

b) ehkki koolituskataloogis toodud kursused on mõeldud üldiste koolitusvajaduste rahuldamiseks, võivad töötajad eelistada nende jaoks atraktiivsemaid kursusi sellistele, mis vastavad nende tegelikele vajadustele (nt mõttekaardi tehnika või meeskonnatöö koolitus finantsmenetlusi käsitleva koolituse asemel). 2012. aastal loobus komisjon koolituskavade kasutamisest. Selle asemel on aasta hindamisaruandesse lisatud koolitust puudutav osa. Nii on võimalik välja selgitada koolitussuund tulevikuks, selle asemel et valida kataloogist konkreetsed kursused, millel järgmisel aastal osaleda. See on mõeldud seose tugevdamiseks organisatsiooni eesmärkidega;

c) viiest intervjueeritud peadirektoraadist kahes kasutavad ülemused koolitust mõnikord teatava "pehme kompensatsioonina" ning selleks, et hüvitada piiratud karjääri tegemise väljavaateid;

d) ainult 56% delegatsioonide töötajatest leidis, et pakutavad koolitused vastavad nende vajadustele [19]; komisjonis tervikuna oli seda meelt 75% töötajatest (vt punkt 18). Kontrollikoja eriaruandes nr 1/2011 rõhutati oskusteabe puudumist delegatsioonides makromajanduse, riigi rahanduse juhtimise, tervishoiu ja hariduse vallas hoolimata mainitud valdkondade tähtsusest aastatuhande arengueesmärkide saavutamisel ja vaesuse vähendamisel [20].

20. Kuivõrd puudub strateegia personali arendamiseks töökohtadevahelise liikuvuse kaudu, on juhtivtöötajatel ja karjäärinõustamistalitustel oluline roll töökohtade vahetamise kooskõlla viimiseks organisatsiooni vajadustega. Ehkki iga-aastase hindamise käigus on töötajal võimalik oma ülemusega tulevikuplaanidest rääkida, ei jää sellest jälge karjääriarengu kava näol. Sellist kava saaks koos e-CVga kasutada töökohtadevahelise liikuvuse kohta põhjendatud otsuste tegemiseks.

21. Kuigi töötajad, kes on kasutanud karjäärinõustamise kesktalituse teenuseid, on nõustamise kvaliteediga üldiselt rahul [21], ei ole enamik töötajaid pakutavatest teenustest teadlik [22]. Komisjon on käivitanud ka koolitusprogrammi töökohavahetuse hõlbustamiseks, milles 2010. aastal osales 150 töötajat (samas kui igal aastal vahetab töökohta ligikaudu 3000 töötajat). Mõnes peadirektoraadis, nagu teabevahetuse peadirektoraat (vt 1. selgitus), tegutseb peadirektoraadisisene karjäärinõustamise üksus (ReLOP). Viiest intervjueeritud peadirektoraadist kolmes on aga üksuse koosseis äärmiselt väike (nt arengu ja koostöö peadirektoraadis – EuropeAid ning infoühiskonna ja meedia peadirektoraadis vastab töötajate arv 0,1-le täistööajaga töötajale; keskkonna peadirektoraadis on vastav näitaja 0,2), üksusel puudub teave nõudluse ja pakkumise kohta, see tegeleb peamiselt probleemsete juhtudega ning ei ole mõeldud liikuvuse toetamiseks. Seetõttu kavandavad ja suunavad komisjoni töötajad oma teenistuskäiku töökoha vahetamise kaudu tavaliselt ise, mis toob kaasa ohu, et töökohtadevaheline liikuvus ei vasta organisatsiooni vajadustele.

1. SELGITUS

KARJÄÄRINÕUSTAMINE TEABEVAHETUSE PEADIREKTORAADIS

Teabevahetuse peadirektoraadis töötab kaks karjäärinõustajat, kes pakuvad ennetavalt erinevaid nõustamisteenuseid ja korraldavad seminare. Karjäärinõustamine on kavandatud üldise karjääriarenduse ühe osana, mitte üksnes konfliktijärgsete kiireloomuliste probleemide lahendamiseks. 2009. aastal kasutas karjäärinõustamisteenust ligikaudu 90 teabevahetuse peadirektoraadi töötajat ja 2010. aastal 80 töötajat.

Karjäärinõustamise käigus antakse erapooletuid ja konfidentsiaalseid nõuandeid ning juhiseid selle kohta, kuidas:

a) oma oskusi paremini kasutada või neid täiendada;

b) enda tugevad ja nõrgad küljed välja selgitada;

c) uute ülesannetega toime tulla;

d) CVd koostada;

e) motivatsioonikirja kirjutada;

f) töövestluseks valmistuda.

Lisaks individuaalsele nõustamisele korraldab karjäärinõustamisüksus ka kollektiivseid üritusi, nagu karjäärinõustamisseminarid rotatsioonis (kohustuslik töökohtadevaheline liikumine) osalevatele töötajatele ja seminarid naistele, kes soovivad asuda juhtivale töökohale.

Samuti on karjäärinõustamisüksus uute töötajate jaoks moodustanud nn vastuvõtumeeskonna, mis võtab uute töötajatega ühendust ja jagab neile saabumisel teavet, samuti vestleb nendega mõni kuu ja seejärel aasta pärast tööleasumist.

Karjäärinõustamisüksus võtab kohustuslikus töökohavahetusskeemis osalejatega ühendust 14 kuud enne kindlaksmääratud töökohavahetuse kuupäeva, et välja selgitada nende eelistused. Karjäärinõustajad soovitavad asjaomastel töötajatel oma e-CVd uuendada ja kui töötajad asuvad Brüsselis, teevad ettepaneku kohtuda. Samuti teavitab karjäärinõustamisüksus komisjoni peakorteri töötajaid edaspidi esindustes vabanevatest töökohtadest. Töökohavahetusskeemi mõjususe hindamiseks võtab karjäärinõustamisüksus töötajatega ühendust veidi pärast töökohavahetust ning seejärel üheksa kuu pärast, et vestelda nende motivatsioonist ja uuele töökohale sisseelamisest.

Allikas: kontrollikoda teabevahetuse peadirektoraadis tehtud intervjuude põhjal.

KOMISJON PAKUB TÖÖTAJATELE HULGALISELT ENESEARENDUSVÕIMALUSI

22. Selleks, et töötajad saaksid ennast arendada, peab neil olema juurdepääs vajalikule koolitusele ja töökohavahetuse võimalustele. Seetõttu uuriti auditiga, kas komisjon pakkus oma töötajatele piisavaid õppe- ja arenguvõimalusi.

KOMISJONI PAKUB PALJU KOOLITUSI

23. Komisjon pakub hulgaliselt formaalõppe võimalusi. Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat korraldab keelekursusi kogu komisjoni personalile. Tema ülesanne on korraldada ka üldkoolitust (mis hõlmab näiteks personalipoliitikat, isiklikku arengut ja finantsmenetlusi), kui seda peetakse kõige mõjusamaks või asjakohasemaks lähenemisviisiks [23]. Lisaks korraldavad peadirektoraadid ise koolitusi peamiselt oma töötajatele. Informaatika peadirektoraat on peadirektoraat, mis vastutab IT-koolituse eest, ja Euroopa haldusjuhtimise kooli (EAS) [24] ülesanne on korraldada sissejuhatavat koolitust ning sertifitseerimise ja juhtimise alast koolitust. Joonisel 4 on näidatud koolitajapäevade ja osalejapäevade arv kolmes peamises koolituskategoorias (üldkoolitus, IT-koolitus ja keeleõpe [25]), mida korraldatakse nii tsentraalselt kui peadirektoraatide tasandil.

JOONIS 4

KOOLITAJAPÄEVAD JA OSALEJAPÄEVAD 2010. AASTAL

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

24. E-õpet arendatakse nii tsentraalsel (personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat) kui peadirektoraadi tasandil (teised peadirektoraadid). Tihti kombineeritakse seda juhendamise või klassiruumis toimuvate aruteludega parima tava väljaselgitamiseks. Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat on moodustanud kolmeliikmelise rühma, et anda kesktasandil e-õppe kohta juhiseid. Kogu komisjonis moodustas e-õpe 2010. aastal 0,7% osalejapäevadest (236000 päevast 1700). Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat pakub erinevaid e-õppe kursusi nn pehmete oskuste arendamiseks ning võimaldab e-õpet ka mõne keelekursuse puhul. Arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid pakub arvukalt e-õppe kursusi delegatsioonide töötajatele ja e-õpe moodustas peadirektoraadi osalejapäevadest 2010. aastal 6%, mis on 3% rohkem kui 2009. aastal.

25. Koolitusi koordineerib koolituskoordinaatorite võrgustik, mis peab koosolekuid iga kuue nädala tagant. Peadirektoraatide koolitused on tihti avatud ka teiste peadirektoraatide töötajatele (näiteks regionaalpoliitika peadirektoraadi koolituskursuste osavõtjatest 20% on teiste peadirektoraatide töötajad). Arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid võimaldab enda koolitustel osaleda mitte ainult teiste peadirektoraatide, vaid ka teiste ELi institutsioonide ja rahvusvaheliste organisatsioonide töötajatel (vt 2. selgitus). Koordineerimise ulatus on siiski kõikuv ja seda takistavad praktilised piirangud. Näiteks teabevahetuse peadirektoraat võimaldab enda korraldatud ja finantseeritud koolituskursustel osaleda ainult oma töötajatel, hoolimata teiste peadirektoraatide huvist kursuste vastu. Samuti puudub peadirektoraatidel komisjoni koolituste haldamise arvutisüsteemis Syslog juurdepääs kõigi teiste peadirektoraatide korraldatud kursuste andmetele. Seetõttu ei ole neil võimalik Syslogis kontrollida, kas kursus, mille nad kavatsevad välja töötada, on juba olemas.

2. SELGITUS

KOOSTÖÖ TEISTE ORGANISATSIOONIDEGA

Arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid teeb koostööd teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega ühise rahastajate pädevuse arendamise võrgustiku (Train4Dev) kaudu. Võrgustik loodi 2003. aastal ja sinna kuulub ligikaudu 30 olulisemat arenguabi organisatsiooni. Võrgustiku eesmärk on parandada abi mõjusust tänu paremale rahastajatevahelisele koostööle pädevuse arendamise ja koolituse alal. Võrgustik töötab välja ja korraldab ühiseid koolitusi arenguabi andmise seisukohalt olulistel teemadel. Osa liikmete korraldatavatest kursustest on avatud ka teiste liikmesorganisatsioonide personalile.

Allikas: kontrollikoda arengu ja koostöö peadirektoraadis – EuropeAid tehtud intervjuude põhjal.

26. Aastatel 2005–2009 osalesid komisjoni töötajad keskmiselt ligi kaheksal formaalõppe päeval aastas (vt joonis 5). 2010. aastal oli keskmine 6,9 päeva (sellest 3,5 üldkoolituse päeva, 2,7 keeleõppe päeva ja 0,7 IT-koolituse päeva). 2010. aasta madalamad näitajad vastavad viimase aja suundumusele lühendada üksikkursuste kestust, et vähendada töölt eemalviibimist.

27. Üldkoolitust, keeleõpet ja IT-koolitust hõlmava formaalõppe täiendamiseks soodustab komisjon ka informaalset õpet (nt juhendamine, õppimine töö käigus, kogemuste vahetamine kolleegidega ja iseseisev õpe õppekeskuses [26]). Eesmärgiks seatud kümme koolituspäeva aastas sisaldab 2,5 informaalse õppe päeva (vt punkt 14). Ehkki informaalset õpet Syslogi ei salvestata, selgus keskastme juhtide auditiküsitlusest, et vastanud osalesid 2010. aastal keskmiselt ca viis päeva informaalses õppetegevuses [27]. Nende vastanute andmetel, kes oskasid nimetada hinnangulise arvu, osalesid nende töötajad informaalses õppes keskmiselt neli päeva aastas.

JOONIS 5

KESKMINE KOOLITUSPÄEVADE ARV TÖÖTAJA KOHTA

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

TÖÖKOHA VAHETUS PAKUB TÖÖTAJATELE VÕIMALUSE ENNAST ARENDADA

28. Komisjoni töötajatel on võimalus karjääri arendamiseks töökohtadevahelise liikuvuse kaudu. 2002. aasta liikuvussuunistes julgustatakse töötajaid iga viie aasta tagant töökohta vahetama, mis teeks liikuvuse määraks keskmiselt 20% aastas. Aastatel 2005–2010 oli peadirektoraatide vahelise liikuvuse määr umbes 6% (ligikaudu 1400 töötajat) aastas [28]. Statistilisi andmeid peadirektoraadisiseste töökohavahetuste kohta ei ole saadaval. Kõige uuem liikuvuse aruanne (aastast 2007) näitab aga, et peadirektoraatide sisene liikuvus moodustab üldisest liikuvusest ca 60% [29], mis teeks peadirektoraatide vahelise liikuvuse määraks 9%. Sellest tulenevalt on üldine liikuvuse määr 15%, mis näitab rahuldavat liikumist soovitusliku 20% suunas.

KOMISJON EI OLE LOONUD PIISAVALT MOTIVEERIVAT ÕPIKESKKONDA, MILLE ABIL ÕPPEVÕIMALUSI PAREMINI ÄRA KASUTADA

29. Ehkki komisjon pakub enesearendamiseks arvukalt võimalusi, ei tähenda see automaatselt, et töötajad neid võimalusi kasutavad. Lisaks ei tõesta pelgalt koolitusel osalemine oskuste paranemist ega pruugi töö efektiivsust mõjutada. Seetõttu uuriti auditis, mil määral kasutasid töötajad enesearendusvõimalusi reaalselt ja kas komisjon toetas uute oskuste rakendamist töökohal. Samuti uuriti, kas komisjon motiveeris töötajaid enesearendusvõimalusi kasutama, kontrollides osalemist ja tunnustades vajalikul määral töötajaid, kes näitasid üles tahet ennast arendada.

ENESEARENDUSVÕIMALUSI KASUTATAKSE ERINEVAL MÄÄRAL

TÖÖTAJAD OSALEVAD 35%-L OMA KOOLITUSKAVAS MÄRGITUD KURSUSTEST

30. 2010. aastal osalesid töötajad ainult 35%-l kursustest, mis olid nende koolituskavas ette nähtud. Komisjon oletab, et see tuleneb osaliselt asjaolust, et töötajad osalevad teistel, mitte koolituskavva kantud kursustel, mis vastavad samadele eesmärkidele. Samuti muutuvad töötajate koolitusvajadused aasta jooksul näiteks töökohavahetuse või ülesannete muutumise tõttu. Sellegipoolest on koolituskavas väljendatud koolitusvajaduste ja tegelikkuses läbitud koolituse vahel suur erinevus. 2010. aasta töötajate arvamusküsitlusele vastanutest nõustus ainult 58% väitega, et nende ülemus toetab neid koolituskavas kokkulepitud koolituskursustel osalemisel [30] (langus võrreldes 79%-ga 2008. aastal).

KEELEKURSUSTELT PUUDUTAKSE SAGELI JA TIHTI JÄETAKSE NEED POOLELI

31. 2010. aastal olid kursustelt puudumise [31] näitajad järgmised: 9% üldkoolituse, 11% IT-koolituse ja 29% keelekursuste puhul. Näitajad on püsinud alates 2005. aastast samal tasemel. Üheks põhjuseks, miks keelekursustelt sageli puudutakse, on nende kestus (intensiivkursus kestab kaks nädalat ja kaks korda nädalas toimuv kursus neli kuud). Samuti peeti keelekursusi keskastme juhtide auditiküsitlusele vastanute poolt kõige vähem kasulikuks koolituseks (vt joonis 6). Keelekursustelt puudumise vähendamiseks soovitati 2003. aasta institutsioonidevahelises keeleõppe hindamises lubada keelekursusel osalemist ainult siis, kui keelt läheb töös vaja [32]. Ebavajalikul koolitusel osalemine põhjustab tarbetuid kulusid nii osaleja kulutatud aja kui koolitajale makstava tasu näol.

32. 2010. aastal jättis 23% keelekursustel osalejatest kursuse pooleli [33]. Poolelijätmise määr on seda suurem, mida kauem kursus kestab, olles üle 15 nädala kestvate kaks korda nädalas toimuvate kursuste puhul 28% (vt joonis 7) [34]. Kursuse poolelijätmine ja tundidest puudumine suurendab koolituskulusid osaleja kohta. 2011. aasta lõpus käivitas komisjon e-õppe katseprojekti, et võimaldada viie keele paindlikumat õpet, mis on osaliselt mõeldud keelekursustelt puudumise ja nende poolelijätmise probleemi lahendamiseks.

JOONIS 6

HINNANG KOOLITUSKURSUSTE KASULIKKUSELE JA NEIST PUUDUMISE MÄÄRAD

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat ning auditiküsitlus.

JOONIS 7

KURSUSE POOLELIJÄTMINE ON SAGEDASEM PIKEMA KESTUSEGA KURSUSTE PUHUL (2010)

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

VANEMAEALISED KÕRGEMAL PALGAASTMEL OLEVAD TÖÖTAJAD KASUTAVAD ENESEARENDUSVÕIMALUSI HARVEMINI

33. Ehkki 2010. aastal osalesid komisjoni töötajad koolitustel keskmiselt 6,9 päeva (vt punkt 26), osales 30% töötajatest koolitustel vähem kui kaks päeva. Joonisel 8 on näidatud komisjoni töötajate koolituspäevade vahemik 2010. aastal.

34. Joonistelt 9 ja 10 on näha, et suurema osa koolitustel osalejatest moodustavad nooremad, madalamal palgaastmel olevad töötajad. Komisjoni tööle asudes tuleb neil läbida uutele töötajatele mõeldud sissejuhatavad kursused. Komisjoni vanemaealised ja kõrgemal palgaastmel olevad töötajad osalevad koolitustel harvem. Samuti on osa vanemaealiste töötajate sõnul neil keeruline leida teisi töökohti, kuhu liikuda [35]. Komisjoni 2008. aasta vanemaealiste töötajate hindamises toodi välja asjaolu, et viiekümnendates eluaastates mittejuhtival ametikohal, kuid kõrgel palgaastmel olevaid töötajaid on keeruline juhtida ja motiveerida. Personalieeskirjade muutmise ettepanekus kavandatav tööea pikendamine [36] suurendab veelgi vajadust motiveerida vanemaealisi töötajaid oma oskusi edasi arendama.

JOONIS 8

2010. AASTA KOOLITUSPÄEVADE VAHEMIK

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

JOONIS 9

KOOLITUSPÄEVADE JAGUNEMINE 2010. AASTAL VANUSERÜHMADE KAUPA

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

JOONIS 10

KOOLITUSPÄEVADE JAGUNEMINE 2010. AASTAL PALGAASTMETE KAUPA (MIDA SUUREM ON AD NUMBER, SEDA KÕRGEM ON PALGAASTE)

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

KOMISJONI SÜSTEEMID EI ANNA PIISAVAT TEAVET TÖÖTAJATE ENESEARENDUSMEETMETES OSALEMISE KOHTA

35. Syslog ei sisalda teavet kohustuslike kursuste kohta, mis puudutavad näiteks äsja juhikohale asunuid või uusi töötajaid. Viiest küsitletud peadirektoraadist kontrollitakse ainult regionaalpoliitika peadirektoraadis, kas töötajad on end registreerinud ja osalevad kursustel, mis on nende jaoks kohustuslikud [37]. Auditiküsitlusest selgus, et kõik regionaalpoliitika peadirektoraadi juhtivtöötajad olid läbinud uute juhtivtöötajate kohustuslikud koolituskursused, samas kui viie peadirektoraadi peale kokku oli puudumise määr keskmiselt 28% [38].

36. Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat jälgib töötajate liikumist peadirektoraatide vahel, kuid mitte nendesiseselt [39]. Aruandeid liikuvuse kohta koostati kuni 2007. aastani ja need sisaldasid teavet peadirektoraatidevahelise liikuvuse kohta. Iga-aastase personaliaruande osa, mis käsitleb liikuvust, peadirektoraatidevahelist liikuvust ei hõlma.

KOMISJONI ENDA TÖÖTAJAD EI OSALE PIISAVALT KOOLITUSKURSUSTE LÄBIVIIMISES EGA JUHENDAMISTEGEVUSES

37. Organisatsiooni enda töötajate osalemine koolituskursuste läbiviimises näitab, millist väärtust omistab organisatsioon enesetäiendamisele [40]. Samuti võib see anda koolitusele praktilisema suuna, mis muudab selle keskastme juhtide auditiküsitlusele vastanute hinnangul efektiivsemaks. Kui töötaja viib ise koolituskursuse läbi, peab ta oma teadmisi ajakohastama, mistõttu on koolituse läbiviimine ühtlasi ka enesetäiendamine. Auditiküsitlusele vastanud juhtivtöötajad viisid 2010. aastal ise koolitust läbi keskmiselt 0,8 päeva aastas, mis vastab 1200 päevale komisjonis tervikuna. Komisjoni töötajad viisid läbi veel lisaks 1800 koolituspäeva. Kokku viisid komisjoni juhtivatel ja muudel ametikohtadel olevad töötajad läbi 16% kõigist üldise ja IT-koolituse koolituspäevadest (vt joonis 4). Peadirektoraatide vahel on mõningaid erinevusi. Näiteks regionaalpoliitika peadirektoraadis ning infoühiskonna ja meedia peadirektoraadis viivad suurema osa peadirektoraadisisestest kursustest läbi peadirektoraadi enda töötajad. 2010. aasta arvamusküsitluses vastas ainult 27% jaatavalt küsimusele, kas nende ülemus juhendab neid regulaarselt [41].

KOMISJON TOETAB OMANDATUD OSKUSTE TÖÖL RAKENDAMIST ÜKSNES PIIRATULT

38. Iga-aastane personalihindamine annab töötajale ja tema ülemusele võimaluse analüüsida läbitud koolituskursuste kasulikkust. Uute oskuste rakendamist töös toetatakse ja koolitusjärgseid meetmeid õpitu kinnistamiseks pakutakse aga vaid üksikute programmide raames (vt 3. selgituses toodud näiteid).

39. 2010. aasta töötajate arvamusküsitluses vastas ainult 45% töötajatest jaatavalt küsimusele, kas nende ülemus toetab neid õpitu töös rakendamisel (langus võrreldes 61%-ga 2008. aastal). Vaid 25% töötajatest vastas, et nende peadirektoraadis toetatakse õpitu rakendamist aktiivselt [42]. Üksnes 18 % keskastme juhtide auditiküsitlusele vastanutest oli osalenud juhtimisalase koolituse kinnistamiseks mõeldud koolitusjärgsetes meetmetes. 53 % avaldas soovi rohkem sellistes meetmetes osaleda, et omandatud teadmisi efektiivsemalt töös rakendada.

3. SELGITUS

NÄITEID KOOLITUSJÄRGSETEST MEETMETEST ÕPITU KINNISTAMISEKS JA RAKENDAMISEKS

Juhtimisoskuste arendamise välisprogrammis tehakse koostööd erinevate majanduskõrgkoolidega. Osalejad peavad täitma koolituseelse küsimustiku, hindamislehe kohe pärast koolituse lõppu ja veel ühe hindamislehe, kui koolitusest on möödunud kolm kuud. Nendes küsitakse, kuidas kavatseb osaleja rakendada või on juba rakendanud õpitut oma igapäevases töös ja mil määral on koolitus tema töötulemusi parandanud.

Läbirääkimisalases koolitussuunas osalejad kohtuvad koolitajaga individuaalselt pärast esimest viiepäevast seminari, et anda tagasisidet. Pärast läbirääkimisalaste algkursuste läbimist saavad nad nn läbirääkijate klubi liikmeks ja võivad osaleda edasijõudnute kursustel. Läbirääkijate klubi liikmetele saadetakse teavet läbirääkimisalaste koolituste ning läbirääkimisoskusi käsitleva kirjanduse kohta.

Arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid on võtnud eesmärgiks saata koolitusjärgseid sõnumeid pikema perioodi jooksul, et õpitut kinnistada ja soodustada omandatud oskuste aktiivset kasutamist. Koolituskursused on praktilise suunitlusega, asetades rõhu koolituse sisu rakendatavusele, kuna organisatsiooni efektiivseks toimimiseks peavad töötajad omandatud oskusi ja teadmisi oma töös kasutama.

Allikas: kontrollikoda personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraadis ning arengu ja koostöö peadirektoraadis – EuropeAidis tehtud intervjuude põhjal.

KOMISJON EI TUNNUSTA PIISAVALT TÖÖTAJAID, KES OMANDAVAD JA RAKENDAVAD UUSI OSKUSI

40. Uute oskuste omandamine ja rakendamine peaks töötaja tulemuslikkust parandama. 2000. aastal käivitunud haldusreformi üks eesmärke oli toetuda edutamisel senisest enam töötaja tulemustele [43]. Sellest hoolimata põhines edutamine kuni 2011. aastani jätkuvalt elementidel, mis ei ole seotud üksnes tulemustega, ja seda järgmistel põhjustel:

a) personalieeskirjadega on ette nähtud teatud osa töötajate edutamine pärast teatud aja möödumist [44];

b) kuni 2011. aastani kasutusel olnud edutamissüsteem põhines punktide jagamisel vastavalt saavutatud tulemuslikkuse tasemele. Saadud punktid kandusid üle järgmisse aastasse ja edutamine toimus teatud punktiarvu kogumisel.

41. Lisaks peavad juhtivtöötajad puudulike töötulemuste vastu võetavaid meetmeid ebaefektiivseks:

a) keskastme juhtide auditiküsitlusest selgus, et ainult 11% vastanutest pidas puudulike töötulemuste väljaselgitamise ja nendega tegelemise meetmeid efektiivseks;

b) ainult 32% oli veendunud, et saab puudulike töötulemuste probleemi lahendamiseks vajalikku toetust;

c) mitmes keskastme juhtide auditiküsitluse vabas vormis kommentaaris rõhutati puudulike töötulemuste tõttu võetavate meetmete ebaefektiivsust;

d) personalihindamise käigus jäävad puudulike töötulemustega töötajad väga tihti välja selgitamata (vt punkt 11);

e) juhtivtöötajad kirjeldasid juhtumeid, kus nad andsid puudulike töötulemustega töötaja ülesanded teistele töötajatele ja lihtsustasid nende liikumist teisele töökohale. Juhul, kui puudulike töötulemustega töötaja on enda jaoks ebasobival ametikohal või põhjustab ebakonstruktiivset tööõhkkonda, võib töökohavahetus probleemi lahendada, kuid see võib ka probleemi lihtsalt mujale suunata;

f) kuni 2011. aastani kehtinud hindamis- ja edutamissüsteemis oli võimalik puudulike töötulemustega töötajaid vajaliku punktiarvu kogumisel edutada, kui nende puudulikke töötulemusi hindamissüsteemis ametlikult välja ei toodud [45]. See võib vähendada teiste töötajate motiveeritust [46].

42. Heade ja puudulike töötulemuste ebapiisava eristamise tõttu vähendas kuni 2011. aastani kasutusel olnud endine edutamissüsteem töötajate motivatsiooni oma oskusi ajakohasel tasemel hoida [47]. Lisaks on personalieeskirjade säte, mis näeb ette täiendõppe arvessevõtmist edutamisel, vähe mõju avaldanud [48]. Ehkki teoreetiliselt saab edutamissüsteemi abil tunnustada väljapaistvaid töötulemusi igas valdkonnas, ei tunnustata tegelikkuses piisavalt pühendumist õppimisele ja enesearendamisele, mis kaasneb uute oskuste rakendamise, koolituskursuste läbiviimise või töökoha vahetamisega. Ainult 17% auditiküsitlusele vastanutest vastas jaatavalt küsimusele, kas töötaja pühendumist õppimisele tunnustatakse hindamisaruandes antavate hinnete näol. Ainult 6% vastas jaatavalt küsimusele, kas töötaja pühendumist õppimisele tunnustatakse tema kiirema edutamise kaudu.

KOMISJON HINDAB HARVA ENESEARENDUSMEETMETE MÕJUSUST, EHKKI MÕÕDAB NENDE TÖÖTAJATE RAHULOLU

43. Enesearendusmeetmete kohta on vaja usaldusväärset teavet, et näidata nende osa organisatsiooni eesmärkide saavutamisel ja teha põhjendatud otsuseid õppe- ja arendusressursside suunamise kohta. Seetõttu uuriti auditis, kas komisjon hindas meetmete mõjusust Kirkpatricku metoodika [49] nelja tasandi alusel, mis on toodud joonisel 11.

JOONIS 11

KIRKPATRICKU NELI KOOLITUSE HINDAMISE TASANDIT

+++++ TIFF +++++

HINDAMISEL MÕÕDETAKSE TÖÖTAJATE RAHULOLU ENESEARENDUSMEETMETEGA

44. Komisjon saadab kursusest osavõtjatele kohe pärast selle lõppemist hindamisküsimustiku. Küsimustikule vastamise määr on ca 80%. 2010. aasta vastused näitavad, et üldise koolitusega on rahul 78%, IT-koolitusega 76% ja keelekursustega 85% töötajatest [50]. Kursuste korraldajad ja alltöövõtjad saavad Syslogi kaudu vastuste kokkuvõtte. Nad võivad saada ka vahetut tagasisidet osalejatelt või koolitajatelt. Seejärel võivad kursuse korraldajad kriitikat arvesse võtta, muutes näiteks kursuse sisu või vahetades koolitajat. Keelekursuste suhtes kehtib komisjoni ja alltöövõtja vahel kokkulepitud eraldi kaebuste käsitlemise menetlus.

45. Komisjon mõõdab töötajate rahulolu töökohtadevahelise liikuvusega töötajate arvamusküsitluse abil, mida korraldatakse iga kahe aasta tagant. 2010. aasta küsitlusest selgus, et ainult 34% töötajatest oli töökohavahetuse võimalustega rahul [51]. Komisjoni vanemaealiste töötajate kaasatuse ja motiveerituse hindamises rõhutati raskusi, mida osa üle 50-aastastest töötajatest uue töökoha otsimisel on kogenud [52].

46. Lisaks väljendavad töötajate rahulolu üldisemad näitajad, mida koolitus ja töökohavahetus mõjutavad. Sellisteks näitajateks on näiteks vastused personali rahulolu-uuringutele, tööjõu voolavus ja haiguspäevade arv. Töötajate rahulolu näitajad sõltuvad aga paljudest teguritest (nt töö sisu, töötingimused, juhtimisstiil ja töötasu) ja töötajatele pakutavate enesearendusmeetmete osa ei saa teistest teguritest eraldada.

KOMISJON EI ANALÜÜSI DETAILSELT, MIKS TÖÖTAJAD EI OLE KAVANDATUD KOOLITUSKURSUSTEL OSALENUD, EGA KONTROLLI ÜLDJUHUL UUTE OSKUSTE OMANDAMIST (VÄLJA ARVATUD KEELEKURSUSTE JA SERTIFITSEERIMISE EESMÄRGIL KORRALDATAVA KOOLITUSE PUHUL)

47. Töötajate individuaalsed koolituskavad näitasid, mil määral loodetakse täiendõppe abil kaasa aidata selle tagamisele, et komisjonil oleksid oma eesmärkide täitmiseks vajalikud oskused. Hindamaks, kas koolitusvajadused on täidetud, peab komisjonil olema teave selle kohta, kas:

a) töötajad osalevad oma koolituskavas planeeritud kursustel;

b) töötajad on reaalselt uusi oskusi omandanud.

48. 2010. aastal ei osalenud töötajad 65%-l oma koolituskavas märgitud kursustest. See näitab koolituskavades kindlaksmääratud koolitusvajaduste mittetäitmise taset tegelikust kõrgemana (vt punkt 30). Komisjon ei ole aga detailselt analüüsinud kursustel mitteosalemise põhjuseid, et välja selgitada koolituskavades väljatoodud vajaduste mittetäitmise tegelik ulatus.

49. Uusi teadmisi ja oskusi testitakse peamiselt keelekursuste ning sertifitseerimise eesmärgil korraldatava koolituse (mille läbimisel võivad abiteenistujate tegevusüksusse kuuluvad töötajad pääseda administraatorite tegevusüksusse) puhul. 2010. aastal läbis testi edukalt 94% keelekursustest osavõtjaid ning 65% sertifitseerimise eesmärgil korraldatud koolitusest osavõtjaid. 23% keelekursustest osavõtjatest jättis aga kursuse pooleli. Seega omandas ainult 72% kursustele registreerinutest uued teadmised, mille oli eesmärgiks võtnud (vt joonis 7). Muud tüüpi koolituskursustel tavaliselt ei testita, kas osalejad on uusi teadmisi ja oskusi omandanud, ehkki institutsioonide vahel käivad arutelud hindamisviisi kasutusele võtmiseks, mis hõlmaks üldise ja IT-koolituse puhul rohkem teste omandatud teadmiste kontrollimiseks. Ka arengu ja koostöö peadirektoraat – EuropeAid on mõningate e-õppe kursuste puhul katsetanud eel- ja järeltestimist [53].

VÄHE ON PROOVITUD HINNATA ENESEARENDUSMEETMETE KASULIKKUST TÖÖ SEISUKOHAST

50. Hinnangud koolituse kasulikkusele töö seisukohast on erinevad. Pea direktoraatide hinnangul on nende tasandil korraldatud kursused rohkem suunatud töö tõhususe ja mõjususe suurendamisele, komisjoni tasandil korraldatavad kursused keskenduvad aga rohkem isiklikule arengule ja avaldavad tööle vähem mõju. Personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat leiab aga, et osa peadirektoraatides korraldatavatest koolitustest, näiteks rühmaõpe, avaldab tööle piiratud mõju.

51. Pärast koolituskursuse lõppu osalejatele saadetavad hindamislehed sisaldavad mitu küsimust selle kohta, kas osavõtjal on enda hinnangul võimalik õpitut töös rakendada [54]. Lisaks on olnud mõningaid katseid välja selgitada, kas neil on tegelikkuses võimalik olnud õpitut praktikas ellu viia. Näiteks:

a) 2010. aasta töötajate arvamusküsitluses küsiti, kas töötajatel oli võimalik koolitusel omandatud teadmisi oma igapäevatöös rakendada (70% vastas jaatavalt) [55];

b) juhtimisoskuste arendamise välisprogrammi puhul toimub hindamine nii kohe pärast kursust kui kolme kuu pärast. Viimases küsitakse osalejatelt, kas ja kuidas nad on õpitut töös rakendanud;

c) uued töötajad, kes oma kahel esimesel tööpäeval osalevad sissejuhatavatel kursustel, ei pea täitma üldist Syslogi hindamislehte. Selle asemel saadetakse neile mõni kuu pärast koolituskursust küsimustik, kus palutakse hinnata ettekannete või käsitletud koolitusteemade kasulikkust;

d) hindamislehtede täiustamise projekti raames on välja pakutud mitu küsimust, mille abil mõõta koolituse mõju kolm kuni kuus kuud pärast kursuse lõppu;

e) keskkonna peadirektoraadis asetatakse peadirektoraadisiseste kursuste hindamisel rõhk järjest enam omandatud teadmiste ja nende rakendamisvõimaluste hindamisele (vt 4. selgitus);

f) sertifitseerimise eesmärgil korraldatava koolituse puhul saadab Euroopa haldusjuhtimise kool sertifitseeritud töötajatele 6–9 kuud pärast nende AD-ametikohale nimetamist küsimustiku, milles küsitakse, kui sageli on nad koolitusel omandatud oskusi rakendanud. 67% vastas, et rakendab omandatud oskusi sageli ja 74% vastanute sõnul aitas koolitus kaasa nende üleminekule abiteenistujate tegevusüksusest administraatorite tegevusüksusse [56].

52. Katsed hinnata õpitu kasulikkust töö seisukohast põhinevad enamasti osalejate arvamusel. Ehkki juhtivöötajatel on oluline roll selle tagamisel, et koolitus vastaks organisatsiooni vajadustele (vt punkt 17), küsitakse harva nende arvamust töötajate läbitud koolituse kasulikkuse kohta. Auditiküsitlusele vastanutest ainult 13% sõnul on neilt alluvate läbitud koolituskursuste mõjususe kohta arvamust küsitud ning üksnes 10% vastanutest leidis, et nende arvamust võeti arvesse.

4. SELGITUS

KESKKONNA PEADIREKTORAADI MEETMED OMANDATUD TEADMISTE JA NENDE RAKENDAMISVÕIMALUSTE HINDAMISEKS

Keskkonna peadirektoraat on välja töötanud oma hindamislehed, mis keskenduvad osaleja rahulolu asemel omandatud teadmistele ja nende kasutamisele.

Mõjutamisoskuse koolitusest osa võtta soovijatel palutakse enne kursusele minekut osalemine oma üksuse juhatajaga läbi arutada.

Keskkonna peadirektoraadi strateegilise juhtimise kursuse lõpus palutakse osalejatel teha ettekanne mõnel kursusel käsitletud teemal, arendada väljapakutud ideid edasi ja käsitleda nende elluviimise võimalusi. See annab osavõtjatele võimaluse arutleda selle üle, kuidas õpitut praktikas rakendada.

Ka keskkonna peadirektoraadi siseste koolitajate enesekindluse tõstmiseks ning juhendamis- ja õpetamisoskuste parandamiseks korraldatava kursuse lõpus peavad osalejad ettekande ning saavad koolitajalt individuaalset tagasisidet.

Teadvustamaks osavõtjatele uute teadmiste omandamise ja nende rakendamise vajalikkust, on kõigi kursuste puhul ette nähtud järgmised elemendid:

a) osavõtja ja üksuse juhataja vaheline vestlus kursuse eesmärkidest;

b) kursuse ühe osa pühendamine sellele, kuidas õpitut praktikas rakendada;

c) kursuse teemade edasine käsitlemine, mis võib toimuda erineval kujul, nagu kursuse järgne vestlus üksuse juhatajaga, tegevuskava koostamine, järelkoolitus või ettekanne, nagu strateegilise juhtimise kursuse puhul.

Allikas: kontrollikoda keskkonna peadirektoraadis tehtud intervjuude põhjal.

53. Osalejate arvamuse küsimine koolituse väärtuslikkuse kohta ei ole aga usaldusväärne vahend, asendamaks ülemuste arvamuse küsimist koolituse kasulikkuse kohta töö seisukohast. Näiteks jooniselt 12 on näha, et 85% osalejate hinnangul vastas keeleõpe nende 2010. aasta eesmärkidele, samas kui 64% auditiküsitlusele vastanud juhtivtöötajatest leidis, et keeleõpe aitas nende töötajatel oma tööd paremini teha.

54. Lisaks kasutatakse koolituse mõjususe hindamisel harva objektiivseid näitajaid. Näite ühe sellise näitaja kasutamisest võib tuua sertifitseerimise eesmärgil korraldatavast koolitusest, kus komisjon peab arvet eksami edukalt läbinud kandidaatide üle, kes seejärel administraatori (AD) ametikohale määratakse. See näitab koolituse kasulikkust töö seisukohast (vt joonis 13).

55. Samuti saaks kasutusele võtta näitajad, millega hinnata komisjonipoolset järelmeetmete kasutamist töötajate toetamiseks õpitu rakendamisel. Sellised järelmeetmed võiksid hõlmata kursusejärgseid vestlusi ülemusega, osalejate hinnanguid kursusele kuus kuud pärast selle lõppu ning tegevusvõrgustikke, juhendamist ja nõustamist.

56. Samuti on komisjonil vähe teavet töötajate ja juhtivtöötajate arvamuse kohta, aga ka objektiivsetel näitajatel põhinevat teavet selle kohta, mis puudutab töökohtadevahelise liikuvuse mõju tööle. Töökohavahetuste mõjususe hindamiseks teabevahetuse peadirektoraadis võtavad karjäärinõustajad töötajaga pärast töökoha vahetust ning seejärel üheksa kuu pärast ühendust, et vestelda tema motivatsioonist ja uuele töökohale sisseelamisest (vt 1. selgitus).

57. Teistes peadirektoraatides puudusid ressursid koolitusjärgsete vestluste pidamiseks, et hinnata töökohavahetuste mõjusust. Töökohtadevahelise liikuvuse otstarve on võimaldada töötajatel oma oskusi arendada, et aidata kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele. Kui aga kogenud töötaja selle käigus oma töökohta vahetab, on oht, et teda ei asendata viisil, mis aitaks organisatsiooni eesmärke saavutada. Ainult 33% keskastme juhtide auditiküsitlusele vastanutest pidas töötajate asendamise menetlusi efektiivseks.

JOONIS 12

OSALEJATE JA NENDE ÜLEMUSTE HINNANG KOOLITUSE MÕJUSUSELE

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat (töötajate arvamus) ning auditiküsitlus (juhtivtöötajate arvamus).

JOONIS 13

SERTIFITSEERIMIST TAOTLENUTE EDUKUSE MÄÄR

+++++ TIFF +++++

Allikas: personalihalduse ja julgeoleku peadirektoraat.

KOMISJON EI HINDA ENESEARENDUSMEETMETE MÕJU ORGANISATSIOONI TULEMUSTELE

58. Komisjon ei hinda koolituse ja töökohavahetuste mõju organisatsiooni tulemuste saavutamisele. Seetõttu puudub komisjonil vajalik teave selliste juhtude väljaselgitamiseks ja uurimiseks, kus koolitusse investeerimine ei ole tulemuslikkust parandanud ega aidanud eesmärke saavutada. Vajaliku teabe olemasolul saaks komisjon teha oma õppe- ja arengu strateegias asjakohaseid muudatusi. Komisjonil oleks otstarbekas võtta erinevate enesearendusmeetmete mõju hindamiseks kasutusele sellised näitajad nagu:

a) vigadeta käsitletud tehingute arv või IT-kasutajatoele tehtud telefonikõnede arv, mille abil mõõta finantstehingute või IT-menetluste alase koolituse mõju;

b) üksuse saavutatud tulemused ja selle töötajate motiveeritus, mõõtmaks juhtimisalase koolituse mõju;

c) muutused dokumentide kvaliteedis, mille abil mõõta haldusdokumentide koostamise alase koolituse mõju;

d) töökohta vahetanud töötajate töö hulk ja kvaliteet, mõõtmaks töökohtadevahelise liikuvuse mõju.

JÄRELDUSED JA SOOVITUSED

KOMISJON PEAKS TÖÖTAJATE ENESEARENDUSVÕIMALUSED ORGANISATSIOONI VAJADUSTEGA TÄPSESSE VASTAVUSSE VIIMA

59. Komisjonil puudub piisav koondteave töötajate oskuste kohta, mille põhjal planeerida töötajate enesearendusmeetmeid kooskõlas organisatsiooni vajadustega. Kuni 2011. aastani kasutusel olnud iga-aastased hindamisaruanded ei olnud usaldusväärsed allikad töötajate olemasolevate oskuste kohta teabe saamiseks, samuti ei kajastatud neis usaldusväärsel viisil puudulikke töötulemusi. E-CV on olnud komisjoni personalihalduse teabesüsteemi osa juba alates 2007. aastast, kuid vahendi kasutegur on piiratud, kuna sel puudub tõhus otsingumootor ja komisjoni juhtivtöötajatel on juurdepääs ainult 5% töötajate e-CVdele. Süsteemid, mis on mõeldud edaspidiste ülesannete täitmiseks vajalike ressursside väljaselgitamiseks, keskenduvad vajaminevate oskuste asemel pigem vajalikule töötajate arvule. 2012. aastal kasutusele võetud uus personali hindamise süsteem ja e-CV edasiarendamine on meetmed, mille abil püütakse töötajate oskuste alast teavet täiustada (vt punktid 8–13).

60. Nn ülalt-alla-koolitusstrateegia ei näita veenvalt, kuidas see komisjoni poliitikaeesmärkide saavutamisele kaasa aitab. Puudub strateegia töötajate enesearenduseks töökohtadevahelise liikuvuse kaudu, ehkki algatusi liikuvuse paremaks ühendamiseks organisatsiooni vajadustega on siiski tehtud (vt punktid 14–16).

61. Individuaalsed koolitusvajadused kanti töötaja koolituskavva, mis lepitakse kokku kord aastas toimuvas töötaja ja üksuse juhataja vahelises vestluses. Tavaliselt kavandavad töötajad oma töökohavahetust ise, tehes seda asutusesisese tööturu kontekstis, kus teavet töötajate oskuste ja vabade töökohtade kohta napib. Osa enesearendusmeetmetest, nagu mõni keelekursus ja töökohavahetused, ei vasta organisatsiooni vajadustele (vt punktid 17–21).

1. SOOVITUS

Enesearendusmeetmete organisatsiooni vajadustega paremasse vastavusse viimiseks peaks komisjon:

a) kindlaks määrama organisatsiooni jaoks kõige olulisemad põhioskused ja hindama töötajaid selle alusel nii töölevõtmisel kui ka regulaarselt nende teenistuskäigu jooksul;

b) välja selgitama oskused, mis on vajalikud edaspidiste ülesannete täitmiseks, toetudes prognoosile organisatsiooni tuleviku kohta keskpikas perspektiivis;

c) koostama mitmeaastase personaliarengu strateegia, mis näitaks veenvalt, kuidas töötajate täiendõpe ja töökohtadevaheline liikuvus organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa aitavad, täites lünga olemasolevate oskuste ning praeguste ja tulevaste ülesannete täitmiseks vajalike oskuste vahel.

2. SOOVITUS

Kirjeldatud protsessi toetamiseks peaks komisjon:

a) tagama, et kõik töötajad täidavad oma e-CV;

b) muutma e-CV osaks iga-aastasest töötaja ja ülemuse vahel koolitus- ja arendusvajaduste üle peetavast vestlusest, tagamaks et e-CV sisaldab kõige uuemaid andmeid;

c) võtma vajalikke meetmeid, et tagada juhtivtöötajatele asjakohane juurdepääs e-CVdele;

d) arendama e-CV süsteemi jaoks välja tõhusa otsingumootori;

e) e-CVd täiel määral kasutama ning arvestama seda teadete avaldamisel vabade töökohtade kohta, et parandada sobivate kandidaatide väljaselgitamist;

f) toetama töötajaid koolitusvajaduste väljaselgitamisel, enne kui seostada need konkreetsete koolituskursustega;

g) töötajate täiendõppe, sealhulgas keeleõppe, heaks kiitma siis, kui see on teenistuse huvides;

h) toetama töötajaid pikaajaliste karjääriarengukavade koostamisel, võttes arvesse vastava peadirektoraadi, komisjoni ja teiste ELi institutsioonide laiemat huvi;

i) toetama töötajate töökohavahetust paremini nähtava karjäärinõustamisfunktsiooni abil, mis annab töötajatele nõu enesearendusvõimaluste ja enda oskuste rakendamise kohta parimal moel.

KOMISJON PAKUB TÖÖTAJATELE HULGALISELT ENESEARENDUSVÕIMALUSI

62. Komisjon pakub töötajatele formaalõppe, informaalse õppe ja töökohtadevahelise liikuvuse kaudu arvukalt enesearendusvõimalusi. 2010. aastal osalesid töötajad formaalõppes keskmiselt 6,9 päeval. Informaalset õpet ei registreerita, kuid auditiküsitlusele vastanud juhtivtöötajate hinnangul tegelesid töötajad informaalse õppega keskmiselt neli päeva aastas. Igal aastal läheb 6% töötajaid tööle mõnda teise peadirektoraati, samuti on töötajatel head võimalused töökoha vahetamiseks peadirektoraadisiseselt (vt punktid 22–28).

Komisjon peaks parandama oma õpikeskkonda, mis võimaldaks õppevõimalusi paremini ära kasutada

63. Komisjon ei ole loonud piisavalt motiveerivat õpikeskkonda, mis võimaldaks arvukaid õppevõimalusi paremini ära kasutada. Joonis 14 näitab, kuidas arvukatest enesearendusvõimalustest saadavat kasu vähendab kõikuv osalejate arv, piiratud toetus uute oskuste töös rakendamisele ja oma oskusi arendavate töötajate ebapiisav tunnustamine.

JOONIS 14

KOMISJON EI OLE LOONUD PIISAVALT MOTIVEERIVAT ÕPIKESKKONDA, MIS VÕIMALDAKS ÕPPEVÕIMALUSI PAREMINI ÄRA KASUTADA

+++++ TIFF +++++

64. 2010. aastal osalesid töötajad ainult 35%-l nende koolituskavas ette nähtud kursustest. Ehkki 2010. aastal osalesid komisjoni töötajad koolitustel keskmiselt 6,9 päeva, osales 30% töötajatest koolitustel alla kahe päeva aastas. Vanemaealised kõrgema palgaastme töötajad osalevad koolitustel üldiselt harvemini kui madalamal palgaastmel olevad nooremad töötajad. Lisaks puudutakse keelekursustelt sageli, samuti jäetakse need tihti pooleli. Komisjon ei tee piisavat järelevalvet selle üle, kas töötajad osalevad kavandatud koolituskursustel, ega jälgi enam peadirektoraadisisest liikuvust. Komisjoni enda personal ja juhtivtöötajad viivad koolituskursusi läbi, kuid mitte piisaval määral, näitamaks, et organisatsioon omistab töötajate arendamisele asjakohast tähtsust (vt punktid 29–37).

65. Komisjon toetab omandatud oskuste töös rakendamist üldjuhul vaid piiratud määral (vt punktid 38–39).

66. Kuni 2011. aastani kasutusel olnud edutamissüsteem ei eristanud piisavalt tulemuslikke ja oma oskusi arendavaid töötajaid vähem tulemuslikest ja nendest töötajatest, kes oma oskusi ei arenda. Tunnustuse puudumine suurendab ohtu, et töötajad ei ole motiveeritud kasutama olemasolevaid arvukaid enesearendusvõimalusi. Uue, 2012. aastal kasutusele võetud süsteemi abil püütakse tulemuslikel ja vähem tulemuslikel töötajatel selgemini vahet teha ja välistada alla keskmiste töötulemustega töötajate edutamine (vt punktid 40–42).

3. SOOVITUS

Komisjon peaks oma süsteeme edasi arendama, et teha paremini järelevalvet selle üle:

a) kas töötajad on läbinud neile kohustuslikud koolituskursused;

b) kui palju toimub töökohavahetusi peadirektoraadisiseselt.

4. SOOVITUS

Komisjon peaks julgustama kõiki töötajaid olemasolevaid arvukaid enesearendusvõimalusi kasutama:

a) tunnustades hindamis- ja edutamissüsteemi kaudu rohkem neid töötajaid, kes nii enda kui (nt koolitusi läbi viies) teiste oskusi arendavad;

b) käsitledes puudulike töötulemuste probleemi ja pakkudes puudulike töötulemustega töötaja vahetule ülemusele võimalikult vara asjakohast tuge, et võtta meetmeid töötaja oskuste parandamiseks;

c) kasutades iga-aastast koolitusvajaduste üle peetavat vestlust selleks, et julgustada vanemaealisi kõrgema palgaastme töötajaid säilitama oma oskusi ajakohasel tasemel ning jagama oma teadmisi ja kogemusi teistega.

5. SOOVITUS

Komisjon peaks võimalusel testima ja kinnitama uute oskuste omandamist ning toetama nende rakendamist töös, pakkudes koolitusjärgseid meetmeid.

KOMISJON PEAKS ENESEARENDUSMEETMETE MÕJUSUST PAREMINI HINDAMA

67. Komisjon mõõdab töötajate rahulolu enesearendusmeetmetega eelkõige küsimustike abil, mis saadetakse kursusest osavõtnutele pärast selle lõppemist. Lisaks saab komisjon üldisemat teavet töötajate rahulolu kohta koolituse ja töökohavahetustega iga kahe aasta tagant korraldatavast personali rahulolu uuringust.

68. Komisjon ei analüüsi aga koolituskavadesse kantud kursustel puudumise põhjuseid ega vajaduste täitmata jätmise tegelikku ulatust. Samuti ei kontrollita, kas töötajad on uusi oskusi omandanud (siin moodustab suurima erandi keeleõpe). Katsed hinnata uute oskuste kasutamist töös põhinevad enamasti osalejate arvamusel. Juhtivtöötajatelt küsitakse harva arvamust nende alluvate läbitud koolituskursuste mõjususe või töökohtadevahelise liikuvuse mõju kohta. Komisjon kasutab harva objektiivseid näitajaid, mille abil näidata enesearendusmeetmete kasulikkust ja nende panust organisatsiooni tulemuste saavutamisel. Seetõttu puudub komisjonil ka vajalik teave, mille põhjal otsustada koolitus- ja arendusressursside suunamise üle (vt punktid 43–58).

6. SOOVITUS

Komisjon peaks enesearendusmeetmete mõjusust paremini hindama. Hindamine peaks sisaldama järgnevat:

a) objektiivsed näitajad enesearendusmeetmete osa kohta organisatsiooni eesmärkide saavutamisel;

b) täitmata koolitusvajaduste ulatuse analüüs;

c) testid, mille abil kontrollida uute oskuste omandamist;

d) näitajad mõõtmaks osalemist koolitusjärgsetes meetmetes, mille eesmärk on toetada töötajaid õpitu rakendamisel töös;

e) juhtivtöötajate analüüs enesearendusmeetmete mõjususe kohta;

f) töötajate hinnangud enesearendusmeetmete kasulikkuse kohta töö seisukohalt.

IV auditikoda, mida juhib kontrollikoja liige Louis GALEA, võttis käesoleva aruande vastu 22. mai 2012. aasta koosolekul Luxembourgis.

Kontrollikoja nimel

+++++ TIFF +++++

president

Vítor Manuel da Silva Caldeira

[1] Komisjoni personal põhiarvudes, 2011. 1. juunil 2011 oli komisjoni personali suurus 32949 töötajat, kellest 22526 olid ametnikud, 1402 ajutised teenistujad, 5871 lepingulised töötajad, 2022 kohalikud töötajad, 54 erinõunikud ja 1074 siseriikliku õiguse alusel töötavad töötajad. 22526 ametnikust 12032 olid administraatorid (AD tegevusüksus), kellest 1502 olid juhtivtöötajad, ja 10494 abiteenistujad (AST tegevusüksus).

[2] Tähtajaline leping sõlmitakse ajutiste töötajatega, lepinguliste töötajatega, kohalike töötajatega, erinõunikega ja töötajatega, kes töötavad siseriikliku õiguse alusel.

[3] 2010. aasta koolituseelarve oli 31,1 miljonit eurot, millest 4,5 miljonit eurot maksti teistele institutsioonidele. 2011. aastal vähendati seda 5% võrra (29,7 miljonile eurole) ja 2012. aastal veel 11% võrra (26,3 miljonile eurole).

[4] Komisjoni 7. mai 2002. aasta otsus E(2002) 729 personalikoolituse kohta.

[5] KOM(2000) 200 (lõplik), 5. aprill 2000.

[6] Liikuvussuunised, teatis komisjonile, SEK(2002) 146, 12. veebruar 2002.

[7] Nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 723/2004, 22. märts 2004, millega muudetakse Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirju ja Euroopa ühenduste muude teenistujate teenistustingimusi (ELT L 124, 27.4.2004, lk 1).

[8] Komisjoni töötajate arvamusküsitlus 2010.

[9] Määruse (EÜ, Euratom) nr 723/2004 I lisa artikkel 43.

[10] Edutamispunktide andmine võib põhineda pigem sellel, kui lähedal töötaja edutamisele on, kui tulemuste objektiivsel hindamisel. Peadirektoraadi edutatud töötajate arvu suurendamiseks võidakse anda töötajatele edutamispunkte, mida nad ei ole ära teeninud. Osa keskastme juhtide auditiküsitlusele vastanutest rõhutas objektiivse hindamise keerulisust, kuna hindamist mõjutab edutamissüsteemi ülesehitus.

[11] Puudulikud töötulemused vastavad tulemuslikkuse tasemele IV. Komisjoni otsuses K(2008) 3028, 18. juuni 2008, mis käsitleb personalieeskirjade artikli 45 rakendamise üldsätteid, määratletakse tulemuslikkuse tasemed järgnevalt:

- tulemuslikkuse tase IA: pidevalt ületas tulemuslikkusele, pädevusele ja tööalasele käitumisele seatud ootusi;

- tulemuslikkuse tase IB: tihti ületas ootusi:

- tulemuslikkuse tase II: vastas täielikult ootustele;

- tulemuslikkuse tase III: vastas osaliselt ootustele;

- tulemuslikkuse tase IV: ei vastanud ootustele.

[12] Kõige uuem liikuvuse aruanne (aastast 2007) näitab, et töökohavahetustest poolte (2700-st 1350) puhul oli tegemist personalieeskirjade artikli 7 alusel tehtud üleviimisega teisele töökohale, mitte artikli 29 alusel avaldatud vabade töökohtade täitmisega.

[13] Euroopa Komisjoni inimressursside aruanne 2011, lk 73.

[14] 7,5 formaalõppe päevast on ette nähtud 3,5 päeva üldkoolituseks, 1,5 päeva IT-koolituseks ja 2,5 päeva keeleõppeks.

[15] Liikuvuse poliitika rakendamine komisjonis – 2006. aasta eduaruanne, juuli 2007. Liikuvuse poliitika rakendamine komisjonis – 2005. aasta eduaruanne, juuli 2006.

[16] Euroopa Komisjoni personaliaruanne 2011, lk 74–75, ja siseauditi talituse koostatud personalijuhtimise aruanne 2006.

[17] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 31.

[18] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 25.

[19] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 164.

[20] Eriaruande nr 1/2011 ("Kas komisjonipoolse välisabi korraldamise üleandmine peakorterilt delegatsioonidele on parandanud abi andmist?") punkt 44 (http://eca.europa.eu).

[21] 2009. aasta oktoobrist kuni 2010. aasta märtsini toimunud kliendirahulolu uuringu kohaselt oli 88% kesktalituse klientidest teenustega rahul ja 72% leidis, et tänu vestluse käigus saadud nõuannetele muutus nende olukord selgemaks.

[22] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlusest selgus, et 67% töötajatest ei olnud kesktalituse pakutavatest teenustest teadlikud.

[23] Õppe- ja arendusüksuse koosseisu kuulub 65 töötajat (55 Brüsselis ja 10 Luxembourgis). Selle peamine ülesanne on korraldada üld- ja keeleõpet, mida suures osas tellitakse väljastpoolt. 2008. aastal kasutas üksus 14,3 miljonit eurot 4000 koolituskursuse korraldamiseks, mis hõlmas ligikaudu 133000 osalejapäeva (ca 25% kõigist komisjoni koolituskursustest ja 50% osalejapäevadest).

[24] Euroopa haldusjuhtimise kool alustas ametlikult tööd 2005. aastal. Kooli ülesanne on pakkuda kõrgetasemelist koolitust ja õppimisvõimalusi, mis vastavad kõigi ELi institutsioonide ja nende töötajate vajadustele.

[25] Keeleõpet korraldatakse kõigile ELi institutsioonidele, seetõttu on lisaks komisjoni töötajatele osalejaid ka teistest institutsioonidest, keda joonisel 4 esitatud arvud ei hõlma.

[26] Brüsselis ja Luxembourgis asuvad õppekeskused pakuvad arvukalt erinevaid õppematerjale, mida saab kasutada koha peal või koju laenutada.

[27] Näiteks juhtimisoskuste arendamise välisprogrammis osalejad jagavad omandatud teadmisi lõunavaheajal toimuvatel Management Matters Live´i loengutel, kirjutavad artikli Management Matters Live´i igakuisesse väljaandesse või teevad video kanalile Learning Channel. Programmis Fellowships Programme osalejad tutvustavad oma uurimistööd videokonverentsi vahendusel enda ülikoolist. Tagasi tulles koostavad nad oma uurimistöö põhjal aruande.

[28] Arvud ei hõlma liikumist seoses komisjoni uue koosseisu tööleasumisel toimunud talituste ümberkorraldamisega, mis mõjutas ca 1730 töökohta (Euroopa Komisjoni eelarveaasta 2012 üldeelarve esialgne projekt: töödokumendi II osa: komisjoni inimressursid, lk 67).

[29] Liikuvuspoliitika elluviimine komisjonis, 2006. aasta eduaruanne, juuli 2007.

[30] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 25.

[31] Puudujaks märgitakse need, kes on end kursusele registreerinud, kuid kes kas või osaliselt sellest puuduvad. Keelekursuste puhul märgitakse puudujad iga tund eraldi.

[32] Hindamises selgus, et neljandik ülemustest andis heakskiidu sellise keele õppimiseks, mis ei kuulunud töös kasutatavate põhikeelte hulka.

[33] Osaleja arvatakse automaatselt keelekursusel osalejate hulgast välja, kui ta on teatud arvu kordi keeletunnist puudunud.

[34] Kaks korda nädalas toimuvad kursused moodustasid 2010. aastal kõigist keelekursustest 48%.

[35] Komisjoni vanemaealiste (üle 50-aastaste) töötajate kaasatuse ja motiveerituse hindamine, november 2008, kokkuvõte, punkt vii.

[36] KOM(2011) 890 (lõplik), 13. detsember 2011, ettepanek: Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus, millega muudetakse Euroopa Liidu ametnike personalieeskirju ja Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimusi.

[37] Sisekontrolli standardi nr 4 (personali hindamine ja arendamine) kohaselt peab juhtkond tagama, et iga töötaja läbiks vähemalt kohustuslikud koolituskursused, mis on määratletud komisjoni ja peadirektoraadi strateegilistes raamistikes.

[38] Neist 26% olid töötanud üksuse juhatajana alla aasta ja ei pruukinud seega koolitust veel läbinud olla. 31% oli töötanud üksuse juhatajana üle nelja aasta ja seega võidi neid mitte enam "uuteks juhtivtöötajateks" liigitada. Ülejäänud 43% olid töötanud üksuse juhatajana ühest kuni kolme aastani, mistõttu oleksid nad pidanud läbima kogu kohustusliku koolitusprogrammi.

[39] Sisekontrolli standard nr 3 (töökohtade täitmine ja tööalane liikuvus) näeb ette liikuvuse jälgimist, tagamaks, et õige inimene nimetatakse õigel ajal õigele ametikohale.

[40] 2000. aasta valges raamatus, mis käsitleb komisjoni reformi, soovitatakse komisjoni enda töötajatel rohkem koolituskursusi läbi viia, kuna see aitab edendada õppekultuuri.

[41] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 25.

[42] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 25.

[43] Komisjoni reform: valge raamat – II osa: tegevuskava, lk 28.

[44] Määruse (EÜ, Euratom) nr 723/2004 I lisa, personalieeskirjade lisa IB ja komisjoni 18. juuni 2008. aasta otsus K(2008) 3028 personalieeskirjade artikli 45 rakendamise üldsätete kohta, punkt 7.

[45] Kuni 2011. aastani kehtinud hindamis- ja edutamissüsteemis vastasid puudulikud töötulemused tulemuslikkuse tasemele IV.

[46] Alates 2012. aastast kehtiva hindamissüsteemiga püütakse tagada, et alla keskmiste töötulemustega töötajaid ei edutata. Saadud edutamispunkte ei kanta üle järgmisse aastasse ja edutamine ei toimu enam teatud punktiarvu alusel.

[47] Töötajate rahulolematust hindamis- ja edutamissüsteemiga väljendab edutamispunktide vastu esitatud kaebuste arv. 2010. aastal esitati ligikaudu 3400 kaebust, mis moodustab 21700 aruandest 16%.

[48] Personalieeskirjade artikkel 24a: "Ühendused hõlbustavad ametnike täiendõpet sel määral, mil see on vajalik teenistusüksuse laitmatuks toimimiseks ja on kooskõlas teenistusüksuse enda huvidega. Sellist täiendõpet võetakse arvesse nende ametialasel edutamisel." Lisaks näevad ühised hindamisstandardid ette, et uute teadmiste ja oskuste omandamist täiendõppe teel tuleks käsitleda tööalase käitumise ühe osana.

[49] Donald Kirkpatrick tutvustas oma hindamisteooriat esmakordselt 1959. aastal. Uuematest töödest vt Donald Kirkpatrick ja James Kirkpatrick, Evaluating Training Programmes – The Four Levels, 2006. Nelja tasandi mudelit kasutatakse koolituses laialdaselt. Kontrollikoda valis Kirkpatricku mudeli hindamise liigendamiseks.

[50] Töötajate arvamusküsitluses mõõdetakse ka töötajate rahulolu koolitusega ning selle kohaselt on 74% töötajatest rahul komisjoni tasandi koolitustega ja 71% peadirektoraatide koolitustega (2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 34).

[51] 2010. aasta töötajate arvamusküsitlus, lk 45.

[52] Komisjoni vanemaealiste (üle 50-aastaste) töötajate kaasatuse ja motiveerituse hindamine, november 2008, kokkuvõte, punkt vii.

[53] E-õppe rakenduses Blackboard saab teha testi läbimise osalejale kohustuslikuks, enne kui ta koolituse järgmisse tsüklisse lubatakse.

[54] Esimene väide, mida osavõtjatel palutakse hinnata, on: "Kursus oli minu töö seisukohast asjakohane." Hindamisleht sisaldab ka tühja lahtrit, kus saab vastata küsimusele: "Millist abi või toetust Te vajaksite, et õpitut oma töös rakendada?" Ka küsimus "Kui kasulik oli koolituskursus teie täiendõppe eesmärkide saavutamise seisukohast?" võib kajastada vastava koolituse otstarbekust, pidades silmas tööülesandeid.

[55] 2010. aasta töötajate arvamusküsitluses paluti töötajatel hinnata eri tüüpi koolituskursuste kasulikkust töö seisukohast. Vastanutest 73% pidas kasulikuks üldist koolitust, 78% IT-koolitust ja 76% keeleõpet.

[56] Euroopa haldusjuhtimise kooli 2011. aasta tegevusaruanne.

--------------------------------------------------