Lühendid ja mõisted

CREA : Rakendusametite regulatiivkomitee

DG : (Euroopa Komisjoni) peadirektoraat

DG BUDG : Eelarve peadirektoraat

DG ECFIN : Majandus- ja rahandusküsimuste peadirektoraat

DG ENTR : Ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraat

DG ENV : Keskkonna peadirektoraat

DG INFSO : Infoühiskonna ja meedia peadirektoraat

DG SANCO : Tervise- ja tarbijaküsimuste peadirektoraat

EACEA : Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutus

EACI : Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutus

EAHC : Tervise- ja Tarbijaküsimuste Rakendusamet (endine PHEA)

EL : Euroopa Liit

ERC : Euroopa Teadusnõukogu

ERCEA : Euroopa Teadusuuringute Nõukogu rakendusamet

IEEA : Aruka Energeetika Rakendusamet (muutus 2008. aastal pärast volituste pikendamist Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutuseks)

Mitmeaastane finantsraamistik : Sisaldab ELi eelarve finantsperspektiive, mis on jagatud kulurubriikideks. Praeguse perioodi (2007–2013) mitmeaastane finantsraamistik sisaldab järgmiseid rubriike: 1) Säästev kasv ja tööhõive, 2) Loodusressursside säilitamine ja haldamine, 3) Kodakondsus, vabadus, turvalisus ja õigus, 4) EL globaalse partnerina, 5) Haldus, 6) Hüvitised

PHEA : Rahvatervise Programmi Täitevamet (muutus 2008. aastal pärast volituste pikendamist uutele programmidele Tervise- ja Tarbijaküsimuste Rakendusametiks (EAHC))

Raammäärus : Nõukogu 19. detsembri 2002. aasta määrus (EÜ) nr 58/2003, millega kehtestatakse nende täitevasutuste põhikiri, kellele usaldatakse teatavad ühenduse programmide juhtimisega seotud ülesanded (ELT L 11, 16.1.2003, lk 1)

REA : Teadusuuringute Rakendusamet

TAO : Tehnilise abi büroo

TEN-T EA : Üleeuroopalise Transpordivõrgu Rakendusamet

Vastutav peadirektoraat : Rakendusametile delegeeritud ühenduse programmi eest vastutav komisjoni osakond

Kokkuvõte

I. Rakendusametid on komisjoni asutatud ühenduse asutused, millel on juriidilise isiku staatus. Neil on volitused viia ellu ELi kuluprogramme või nende osi. Komisjon vastutab siiski poliitiliste ülesannete ja delegeeritud tegevuste järelevalve eest.

II. Rakendusametid on ELi institutsioonilisel maastikul suhteliselt uus nähtus. 2003. aastast alates on loodud kuus rakendusametit, mis vastutavad 2013. aastaga lõppeval perioodil ligikaudu 32 miljardi euro suuruse rahastamispaketi haldamise eest. Töötajate ettenähtud arv 2009. aastal on 1 339. Peamiselt on tegemist lepinguliste töötajatega.

III. Kontrollikoja auditis hinnati, kas haldusülesannete delegeerimine rakendusametitele oli ELi eelarve täitmise seisukohalt mõistlik lahendus.

IV. Selleks kontrolliti auditi käigus eelkõige järgmist:

i) Kas rakendusameti loomise otsust toetas asjakohane vajaduste ja potentsiaalse kasu analüüs?

ii) Millist kasu on saadud rahalise säästu, parema teenuste osutamise kvaliteedi ja üldise tõhususe seisukohalt?

iii) Kas komisjon on täitnud mõjusalt oma järelevalverolli ameti tegevuste üle?

V. Kontrollikoda leidis, et:

i) rakendusametite asutamine oli ajendatud pigem komisjonisisestest tööhõivepiirangutest kui programmide endi põhiomadustest;

ii) õigusaktidega ettenähtud tasuvusanalüüsides, mis viidi läbi ametite loomise otsuse toetamiseks, ei võetud arvesse mitterahalisi aspekte ning jäeti tähelepanuta ka mõned olulised tegurid seoses kuludega. Esitatud ülevaade, mis rahalisest seisukohast oli kahtlemata positiivne, ei olnud siiski täiesti täpne. Tasuvusanalüüside panus otsustusprotsessi oli küllalt piiratud;

iii) saavutatud kasu alla võib liigitada tänu madalama palgaga lepinguliste töötajate ülekaalule saavutatud kulude kokkuhoiu (isegi arvestades lisakulusid uute kohtade loomiseks järelevalve ja toetuse valdkonnas nii komisjonis kui ametites). Siiski sõltub tegelik kokkuhoid esiteks komisjoni nende töötajate ümberpaigutusest, kes enne tegid ametite poolt ülevõetud tööd, ning teiseks lepinguliste töötajate kohtade likvideerimisest komisjoni vastavates programmivaldkondades. Usaldusväärse teabe puudumine delegeerimisele eelnevast olukorrast komisjonis ei võimalda kokkuhoiu ulatust kinnitada;

iv) kuna ametid on spetsialiseerunud eristatavatele ja konkreetselt määratletud ülesannetele, on nende teenuste osutamise kvaliteet parem ja seetõttu ka lepingute tähtajad lühemad, tehniliste ja finantsaruannete heakskiitmise menetlused kiiremad ja makseviivitused väiksemad. Lisaks võib välja tuua protsesside lihtsustamise ning suurenenud välissuhtluse ja tulemuste levitamise, mis aitavad kaasa ELi nähtavuse parandamisele. Teisalt ei ilmne aga värbamisprotsessi eeldatav paindlikkus;

v) komisjoni järelevalve ametite töö üle on üsna piiratud: aasta tööplaane (mille komisjon peab heaks kiitma) kasutatakse suunatud eesmärkide seadmiseks harva, järelevalves keskendutakse peamiselt ülesande täitmisega seotud näitajatele, mitte saavutatud tulemustele, aruanded piirduvad enamasti eelarve täitmisega ning neis ei mõõdeta tehtud edusamme mitme aasta lõikes ega määratleta parandusmeetmeid tulevikuks.

VI. Aruande peamiste soovituste kohaselt peaks komisjon:

i) üle vaatama menetlused ülesannete delegeerimise võimaluse väljaselgitamiseks ning ametite asutamiseks või laiendamiseks;

ii) parandama tasuvusanalüüside kvaliteeti, et neid oleks võimalik täielikult ja mõjusalt otsustusprotsessis kasutada;

iii) tagama asjakohase ja usaldusväärse ülevaate delegeeritud ülesannete täitmisega seotud töökoormusest ja produktiivsusest nii enne kui pärast ülesannete hajutamist;

iv) määratlema edutegurid, mis on aidanud rakendusametitel paremaid tulemusi saavutada, ning rakendama samu tegureid ka komisjonisiseselt hallatavate programmide puhul;

v) kontrollima ameteid, seades neile tulemustele suunatud kindlad eesmärgid, kasutades piiratud arvu asjakohaseid tulemusnäitajaid, mis on aluseks järgmise aasta eesmärkidele.

Sissejuhatus

1. Rakendusametid on komisjoni asutatud ühenduse asutused, millel on juriidilise isiku staatus. Nende ülesandeks on komisjoni poolt või selle järelevalve all viia ellu ELi programme või nende osi.

2. Juba viimased kaks aastakümmet on riikliku tasandi avaliku teenistuse reformi juhtmotiiviks olnud kuluprogrammide igapäevase halduse delegeerimine spetsiaalsetele ametitele [1]. Delegeerimisel on kaks peamist eesmärki: parandada teenuste osutamise kvaliteeti (bürokraatia vähendamise, suurema spetsialiseerumise ja konkreetsetele tulemustele pühendumise kaudu) ja võimaldada keskasutustel keskenduda oma põhitegevustele (nagu poliitika kavandamine ja järelevalve).

3. Rakendusametite asutamine ELi kontekstis muutus oluliseks 1999. aastal, kui komisjon koostas osana üldisest haldusreformist põhjaliku ülevaate oma hajutamispoliitikast [2]. Selle põhjuseks oli parlamendi väljendatud mure selle üle, et kuluprogrammide haldamise eest vastutas rohkem kui sada tehnilise abi bürood, mida juhtisid eraõiguslikud allhankijad [3].

4. 2000. aastal kinnitati reformi puudutavas valges raamatus [4] komisjoni vajadust keskenduda uuesti oma põhiülesannetele, hajutades osa haldustegevusest, kui hajutamine:

a) on mõjusam ja kulusäästlikum viis saada asjaomaseid teenuseid või kaupu;

b) ei hõlma kaalutlusõiguse kasutamist (st sellega ei kaasne poliitiliste valikute tegemist);

c) on sellisena põhjendatud, mitte ei kompenseeri komisjoni töötajate vähesust.

5. Lisaks nõuti valges raamatus, et hajutamisotsus peaks olema langetatud ühtsetel alustel kogu Euroopa Komisjonis, nii et sarnastel juhtudel kasutataks sarnaseid vahendeid [5]. Haldusülesannete hajutamine hõlmaks ka "uut tüüpi rakendusorganite kasutamist, mida juhiks komisjoni personal" [6]; ehk teisisõnu rakendusameteid.

6. Tehnilise abi bürood kaotati seega järk-järgult. Mõnede (peamiselt välisabiga seotud) programmide haldamise võttis üle komisjon ning selleks palgati märkimisväärne hulk lepingulisi töötajaid, osa programme lõpetati ning osa anti üle rakendusametitele [7].

7. 2002. aasta finantsmäärus näeb ette rakendusametite loomise [8]. Nende positsioon on määratletud ühise õigusraamistiku abil [9]. Rakendusametid asutab komisjon pärast liikmesriikide poolset kinnitust regulatiivkomitee menetluse abil [10]. Otsuse tegemisel osaleb ka Euroopa Parlament, esitades arvamuse kavandatava ameti vajalikkuse kohta.

8. Alates 2003. aastast on asutatud kuus rakendusametit (vt tabel 1).

9. Kontrollikoja auditi ajal toimisid kuuest ametist neli (EACI, EAHC, EACEA ja TEN-T EA, viimane alates aprillist 2008).

Tabel 1

Alates 2003. aastast asutatud rakendusametid

Rakendusametid | Kogu mitmeaastase finantsraamistiku 2007–2013 all juhitav eelarve (miljardit eurot) | Algne ja lõplik ametiaja kestus | Töötajate arv (täistööajaga üksused), 2009. a eelarve | Hallatud programmid [] | Logo |

+++++ TIFF +++++

Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutus (EACI), endine IEEA | 1,7 | 1.12.2004 – 31.12.2008 (pikendatud kuni 31.12.2015) | 147 | Viib osaliselt ellu konkurentsivõime ja uuendustegevuse raamprogrammi ja programmi Marco Polo II | |

+++++ TIFF +++++

Tervise- ja Tarbijaküsimuste Rakendusamet (EAHC), endine PHEA | 0,5 | 1.1.2005 – 31.12.2010 (pikendatud kuni 31.12.2015) | 50 | Viib ellu Euroopa Liidu rahvatervise programmi, tarbijapoliitika programmi ja algatust "Parem koolitus ohutuma toidu nimel" | |

+++++ TIFF +++++

Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutus (EACEA), Brüssel | 3,7 | 1.1.2005 – 31.12.2008 (pikendatud kuni 31.12.2013) | 394 | Viib ellu programme ja tegevusi hariduse ja koolituse, kodanikuaktiivsuse, noorsoo, audiovisuaalvaldkonna ja kultuuri alal | |

+++++ TIFF +++++

Üleeuroopalise Transpordivõrgu Rakendusamet (TEN-T EA) | 8,0 | 26.10.2006 – 31.12.2008 (pikendatud kuni 31.12.2015) | 99 | Viib ellu üleeuroopalise transpordivõrgu programmi | |

+++++ TIFF +++++

Teadusuuringute Rakendusamet (REA) | 6,5 | 1.1.2008 – 31.12.2017 | 349 | Viib ellu programmi "Inimesed" ja osaliselt programme "Suutlikkus" ja "Koostöö" seitsmenda raamprogrammi raames. Viib läbi suurt osa seitsmendat raamprogrammi toetavaid teenuseid | |

+++++ TIFF +++++

Euroopa Teadusnõukogu Rakendusamet (ERCEA) | 7,5 | 1.1.2008 – 31.12.2017 | 300 | Viib ellu programmi IDEAS seitsmenda raamprogrammi raames | |

| 27,9 | | 1339 | | |

10. Mitmel juhul oli ameti algset mandaati pikendatud:

a) EACEA volitusi on pikendatud neli korda, et tegeleda perioodi 2007–2013 uue põlvkonna programmidega ja lisada hariduse valdkonda uusi programme;

b) PHEA on nüüd EAHC, lisatud on tarbijapoliitika programm perioodiks 2007–2013 [11] ja uude tervise programmi perioodiks 2008–2013 [12] on lisatud toiduohutuse alane koolitusprogramm;

c) IEEA on nüüd EACI, aruka energeetika programmile on lisatud osa konkurentsivõime ja uuendustegevuse programmist ja programm Marco Polo II.

11. Rakendusametid viivad praeguse mitmeaastase finantsraamistiku (2007–2013) raames ellu ELi kuluprogramme kogumaksumusega 27,9 miljardit eurot. Võttes arvesse ka eelmise mitmeaastase finantsraamistiku ülesanded, tuleb kogusummaks ligikaudu 32 miljardit eurot.

12. Rakendusametite halduseelarve tuleb nende juhitavate programmide rahastamispaketist. Vastavad assigneeringud on seega väljaspool vahendite ülemäära, mis on määratud mitmeaastase finantsraamistiku 5. rubriigis, mis hõlmab ELi institutsioonide üldisi halduskulusid.

13. Komisjon vastutab rakendusametite tegevuse järelevalve eest. Ametite direktorid, nagu ka juhtivkomiteede liikmed, määratakse ametisse komisjoni poolt [13]. Ametite aasta tegevusaruanded lisatakse vastutavate peadirektoraatide aruannetele.

14. Rakendusametid erinevad mitmeti nn reguleerivatest ametitest, mida on peamiselt asutatud alates 1990. aastatest eesmärgiga tegeleda ELi tasandil siseturu laienemisega seotud reguleerimisülesannetega [14]. Peamine erinevus seisneb selles, et rakendusametid viivad ellu kuluprogramme ja sõltuvad otseselt komisjonist, sellal kui reguleerivad ametid tagavad peamiselt ühtsed eeskirjad ja teenused ning tegutsevad liikmesriikide esindajatest koosneva haldusnõukogu juhtimisel (üksikasjalikum teave II lisas).

Auditi ulatus ja lähenemisviis

15. Auditi üldeesmärk oli hinnata, kas haldusülesannete delegeerimine rakendusametitele oli mõistlik vahend ELi eelarve täitmiseks.

16. Selleks esitati kolm küsimust:

a) Kas rakendusameti loomise otsust toetas asjakohane vajaduste ja potentsiaalse kasu analüüs?

b) Millist kasu on saadud rahalise säästu, parema teenuste osutamise kvaliteedi ja üldise tõhususe seisukohalt?

c) Kas komisjon on täitnud mõjusalt oma järelevalverolli?

17. Audit viidi läbi ajavahemikul aprill–november 2008. Auditi tõendusmaterjal koguti kõikides rakendusametites ja komisjonis läbi viidud dokumentaalsete analüüside, toimikute ülevaatamise ja intervjuude abil. Eesmärkide seadmisel ja tulemuslikkuse mõõtmisel kasutati võrdlusnäitajatena riiklikke häid tavasid.

Auditi tähelepanekud

Rakendusametite loomine

Rakendusametite asutamine oli peamiselt ajendatud komisjonisisestest tööhõivepiirangutest

18. Nagu raammääruses [15] märgitud, oli täitmisülesannete sisseostmise põhjuseks rakendusametite puhul võimalus pakkuda paremat teenust ning suuremat tõhusust ning komisjoni puhul võimalus keskenduda peamiselt oma institutsioonilistele ülesannetele, nagu poliitikakujundamine ja strateegiline juhtimine. Konkreetsed põhjused rakendusameti loomiseks tuleks paika panna nende põhimõtete alusel läbiviidud vajaduste hindamise abil.

19. Hiljuti eelarve peadirektoraadi poolt avaldatud üldistes suunistes [16] toodi esile peamised tegurid, millel vajaduste hindamine peaks põhinema:

a) komisjoni vajadus keskenduda poliitikakujundamise ja järelevalvega seotud seadusandlikele ja strateegilistele, sealhulgas ka ühenduse programmidega seotud ülesannetele;

b) selge vahe poliitika kavandamise (mis on komisjoni põhiülesanne) ja tehniliste projektide elluviimise vahel, mis ei ole seotud poliitilisi valikuid hõlmava kaalutlusõiguse kasutamisega;

c) vajadus kõrgetasemeliste tehniliste eriteadmiste järele terve projektitsükli jooksul;

d) võimalus mastaabisäästuks kõrge spetsialiseerumise taseme kaudu või sarnaste programmide ja tegevuste ametisisese ümberjagamise kaudu;

e) vajadus viia läbi teatud tegevusi suurema nähtavusega.

20. Kontrollikoda hindas seda, kuidas komisjon oli neid põhimõtteid rakendanud ning kuidas määratlenud võimalikud ülesannete üleandmist edendavad tegurid vastavalt programmide olemusele ja eripäradele. Need sünergia loomisele kaasa aitavad eripärad on näiteks tehnilise pädevuse nõutav tase, aeganõudvate ülesannete ühtlustamise võimalus ja sarnaste tegevuste grupeerimine.

21. Kontrollikoda leidis, et peamiselt oli ametite loomise algatajaks komisjon ja ajendiks praktilised probleemid, eriti vajadus kompenseerida tehnilise abi büroode kaotamist ja jätkata nende hallatavaid programme, kuigi mitmeaastases finantsraamistikus paika pandud komisjoni halduseelarve ülempiiriga seoses ei olnud saadaval uusi ressursse (vt punkt 12). Vaatamata valges raamatus ja suunisdokumentides esitatud kavatsustele oli töötajate vähesus (nii arvuline kui erialane) komisjonis hajutamise peamiseks põhjuseks (vt 1. selgitus). Hiljutised dokumendid kinnitavad, et komisjonis on jätkuvalt tavaks kaaluda uute rakendusametite loomise võimalust siis, kui tegemist on ressursside vähesusega [17].

1. selgitus

Tasuvusanalüüsis seoses Marco Polo programmiga (mida viis ellu EACI) on selgelt öeldud, et põhjus programmi elluviimise delegeerimiseks rakendusametile oli piisava inimressursi puudumine komisjonis.

PHEAl olid seoses lisaressursside vajadusega tervise- ja tarbijaküsimuste peadirektoraadis pärast endise vastava tehnilise abi büroo kaotamist tõsised rakendusprobleemid ja üha sagedamini esines viivitusi maksete tegemisel. Selle tulemusena nõudsid nõukogu ja Euroopa Parlament uue rahvatervise programmi vastuvõtmisel 2002. aastal, et programmi elluviimiseks tuleb võtta kasutusele "asjakohased struktuuriabinõud". See oli argument, mis toetas PHEA asutamist.

Personali vähesusele keskendumine on ka tekitanud ühe programmi siseselt hulgaliselt erinevaid rakendusviise. Konkurentsivõime ja uuendustegevuse raamprogrammi alla kuuluvat kolme eriprogrammi hallatakse mitmel moel: Euroopa aruka energeetika programmi haldab jätkuvalt peamiselt EACI. Info- ja sidetehnoloogia poliitika toetusprogrammi puhul otsustas komisjon jätta programmi infoühiskonna ja meedia peadirektoraadi haldusalasse. Ettevõtluse ja uuendustegevuse programmi puhul delegeeris ettevõtluse ja tööstuse peadirektoraat suurema osa oma osast EACI-le ja keskkonna peadirektoraat delegeeris ettevõtluse ja uuendustegevuse programmi keskkonnahoidlikud innovatsiooniprojektid. Majandus- ja rahandusküsimuste peadirektoraadi osa puhul ettevõtluse ja uuendustegevuse programmist nägi konkurentsivõime ja innovatsiooni raamprogrammi õiguslik alus ette selle programmi rahaliste vahendite rakendamise Euroopa Investeerimisfondi poolt.

Tasuvusanalüüside osa otsustamisprotsessis on väike

22. Raammääruse kohaselt peab rakendusameti loomine põhinema tasuvusanalüüsil [18], mis põhjendab allhanget ning võtab arvesse mitmeid tegureid, nagu kooskõlastamis- ja kontrollikulud, mõju komisjoni inimressurssidele, allhanke korras täidetavate ülesannete tõhusus ja paindlikkus, kasutatavate protseduuride lihtsustamine, allhanke korras teostatava tegevuse lähedus lõplikele abisaajatele, ühenduse kui asjaomase ühenduse programmi elluviija nähtavus ning vajadus hoida komisjoni sees nõuetekohast oskusteabe taset [19].

23. Kontrollikoda hindas rakendusametite asutamist toetavate tasuvusanalüüside kvaliteeti, analüüsides, kas kõiki asjakohaseid tegureid on piisavalt arvesse võetud.

24. Kontrollikoda leidis, et üldiselt piirdusid tasuvusanalüüsid rahaliste aspektidega ning ei võtnud arvesse teisi punktis 22 esitatud allhanget põhjendavaid tegureid. Esikohal oli kokkuhoid, mis tulenes odavama lepingulise tööjõu kasutamisest alaliste ametnike asemel [20]. Suurema tulemuslikkuse ja tõhususe kasvu aspektidega arvestati harva, kuigi selliste elementide kaasamine analüüsi oleks võinud ametite loomise vajaduse tõendamisele kaasa aidata. Sellisena olid aga analüüsid pigem kulude võrdlused kui tasuvusanalüüsid.

25. Kulude koha pealt puudusid teatud ametite toimimise ja likvideerimisega seotud elemendid. Seega ei võetud üldse arvesse või ei võetud piisavalt korrektselt arvesse kulusid, mis olid seotud lisapersonaliga, mida vajati komisjonis ametite järelevalveks ja ametites horisontaalsete ülesannete täitmiseks. Erandiks oli siin TEN-T EA. Ka ei oldud arvestatud kuludega programmide jätkamisele ameti määratud elueast kauem.

26. Lisaks alahinnati uue ameti asutamiseks vajaminevat aega ja analüüsides ei arvestatud komisjoni ja ametite tegevuste kattumisega seonduvaid üleviimiskulusid, kuigi oli teada, et amet saavutab tegevusliku autonoomsuse alles kahe aasta möödumisel [21]. PHEA puhul olid üleviimiskulud analüüsi lisatud, aga esialgne prognoos, mille kohaselt pidi ameti tegevus käivituma kolme kuni kuue kuu jooksul, oli liiga optimistlik [22].

27. Lisaks on analüüsides ebatäpseid elemente. Esiteks kasutatakse võrdlustes tavaliselt ainult ühte keskmist ühiku maksumust lepinguliste töötajate eri kategooriate jaoks, kuigi tegelikkuses on töötajatel erinev palgaaste ja seega ka kulud on erinevad [23]. Nimetatud keskmine põhineb komisjoni personali koosseisul, kus on ülekaalus madalama palgaastmega töötajad, erinevalt ametite värvatavatest (spetsialiseerunud) töötajatest, ning selle tulemusena hinnatakse ametite kulusid tegelikust väiksemaks.

28. Teiseks ei toetanud ameti personali vajaduste arvestamise hinnanguid ja vajadustest tulenevat mõju komisjoni inimressurssidele (seoses alles jäetud alaliste ametikohtade ning ümberjagatud ja likvideeritud ametikohtadega) usaldusväärsed andmed töökoormuse ja produktiivsuse kohta (välja arvatud TEN-T EA puhul). See mitte ainult ei ohusta protsessi täpsust, vaid takistab ka kasu tegeliku taseme mõjusat järelhindamist (nagu selgitatud allpool punktis 37).

29. Enamikul juhtudel ei mõjuta ameti asutamist pooldavat järeldust tasuvusanalüüside korrigeerimine ülaltoodud puuduseid arvestades (pidades silmas märkimisväärset säästu personalikuludelt): erandiks on kõige väiksem amet (PHEA – nüüd EAHC), kus puhtalt rahanduslike argumentide kokkuvõte oleks võinud seada kahtluse alla soovituse ameti asutamist jätkata. Sellegipoolest on tasuvusanalüüside puuduseks see, et need ei anna rahuldavat ülevaadet rahalistest tagajärgedest ja muudest eelistest seoses tõhususe ja mõjususega.

30. Tegelikkuses ei leidnud kontrollikoda ühtegi juhtu, kus tasuvusanalüüsi alusel oleks soovitatud rakendusameti asutamisest loobuda. Siiski ei järgnenud kõikidele positiivsetele soovitustele rakendusameti loomine [24], sest lõppotsus põhines põhjalikumal poolt- ja vastuargumentide hindamisel. Seetõttu ei andnud tasuvusanalüüsid protsessile olulist lisaväärtust ning ei andnud ka piisavat alust, mis võimaldanuks otsusetegijatel kujundada arvamust erinevate alternatiivide kohta.

Saavutatud kasu

Kokkuhoid madalama personalikulu pealt, aga üldine kvantifitseerimine keeruline

31. Rahalise kasu osas eeldab komisjon, et kokkuhoid saavutatakse selle läbi, et ametitesse värvatakse 75 % ulatuses lepingulisi töötajaid alaliste ametnike asemel [25].

32. Tegelikkuses võimaldati ametitele 2009. aasta esialgses eelarves kokku 1339 ametikohta, millest 1227 olid äsja loodud (941 lepingulist, 256 ajutist töötajat ja 30 riigieksperti) [26]. Seega on lepingulisi töötajaid tegelikult 70 %. Eeldades, et keskmine palgavahe iga ametikoha kohta on umbes 50 %, on selge, et olulisel määral tuleb rahaline kasu algusest peale madalama palgaga töötajate ülekaalust, võrreldes töötajatega, kes oleks võetud tööle komisjoni.

33. Siiski on mõned ebakindlad tegurid, mille tõttu on raske määratleda täpset kokkuhoitud summat. Esiteks, isegi kui eeldada, et komisjon värbas täpselt sama palju töötajaid kui ametid, ei võta hüpotees "kõik komisjoni alalised ametnikud" arvesse seda, et värvata võidi (vähemalt) mõned lepingulised töötajad. Teiseks näitavad tegelikud personalikulude andmed, mis on ühe ameti kohta saadaval, et keskmine kulu lepingulistele töötajatele on ligikaudu 10 % suurem kui see, mida komisjon üldistel eesmärkidel kasutab (vt 2. selgitus) [27]. Seda põhjustab asjaolu, et ametite lepingulised töötajad on peamiselt kõrge palgaastmega, samas kui komisjoni keskmine kulu kajastab komisjoni personali koosseisu, kus on ülekaalus madalama palgaastmega töötajad. Paremate võrdlustulemuste nimel oleks vaja keskmine personalikulu diferentseerida vastavalt personali palgaastmele [28].

34. Lisaks tuleb personalikulude kokkuhoiust maha arvata vastutavate peadirektoraatide uute järelevalvetegevustega seotud lisakulu ja iga ameti horisontaalsete tegevustega seotud üldkulud [29]. Komisjoni andmetel on sellistele järelevalve- ja toetusülesannetele määratud personali osakaal 13–14 % ametite kogu personalist [30].

35. Teisest küljest sõltub kokkuhoid eelnevalt otse komisjoni talituste poolt hallatud programmide puhul sellest, kui edukalt on ametitele üle antud tööd eelnevalt teinud töötajad ümber paigutatud ja kas komisjoni vastavate programmivaldkondade lepingulised ametikohad on likvideeritud [31].

2. selgitus

Seadusandlike ettepanekute jaoks kasutab eelarve peadirektoraat keskmist ühikukulu, mis on kavandatud komisjoni jaoks tervikuna järgmiselt:

122000 eurot aastas alalistele/ajutistele ametnikele ja

64000 eurot lepingulistele töötajatele.

Lepinguliste töötajate värbamine alaliste ametnike asemel võimaldaks seega teoreetiliselt 50-protsendilist kokkuhoidu inimese kohta.

36. Pärast kuue rakendusameti loomist plaanis komisjon vabastada 267 töötajat (159 alalist + 108 lepingulist) vastavates peadirektoraatides. Nendest oli 2009. aasta 1. jaanuariks reaalselt vabastatud 209 (131 alalist + 78 lepingulist) (vt tabel 2). ERCEA jaoks ei kavandata ühegi töötaja vabastamist, sest kõik delegeeritavad tegevused on uued.

37. Nende plaanide asjakohasust ei saa siiski tõendada, sest puudub usaldusväärne teave hajutamiseelsest olukorrast komisjonis seoses ametite poolt üle võetud programmidele määratud personaliga või töökoormuse jagunemisest poliitikaga seotud tegevusteks (mis jäävad komisjoni haldusse) ja täitmisülesanneteks. Samuti puuduvad komisjonil samasugused andmed hetkel peadirektoraatides sarnaseid ülesandeid täitva personali suuruse kohta.

38. Seoses sellega märgib kontrollikoda, et ametite tegevuseelarve eraldi esitamine ühenduse üldeelarves on suurendanud läbipaistvust. Seeläbi on võimalik saada programmide elluviimiseks vajalike ressursside (ja nendega seonduvate kulude) kohta asjakohast teavet, mis ei ole tingimata kättesaadav, kui komisjon neid ise ellu viib.

39. Isegi ülaltoodud ebakindlaid tegureid arvestades on sääst siiski märkimisväärne.

Tabel 2

Vabanenud ametikohad

| 2012. aasaks vabastatavate töötajate koguarv | 1.1.2009 tegelikult vabastatud töötajate arv [100] |

Alalised ametikohad | Lepingulised töötajad | Alalised ametikohad | Lepingulised töötajad |

EACEA | 15 | 18 | 30 | 18 |

IEEA/EACI | 28 | 5 | 30 | 0 |

PHEA/EAHC | 22 | 0 | 15 | 0 |

TEN-T EA | 56 | 6 | 56 | 6 |

ERCEA | 0 | 0 | 0 | 0 |

REA | 38 | 79 | 0 | 54 |

Kokku | 159 | 108 | 131 | 78 |

Parem teenuste osutamise kvaliteet

40. Parem teenuste osutamise kvaliteet on üks eeliseid, mida loodeti saavutada piiratud ja täpselt määratletud ülesannete koondamisest ühte ametisse (spetsialiseerumise faktor).

41. Kontrollikoda hindas programmi elluviimise haldusaspekte, kasutades kvantitatiivseid näitajaid ametite tulemuslikkuse võrdlemiseks komisjoni tulemuslikkusega enne hajutamist. See hõlmas taotluste ja lepingute sõlmimise hindamist, töövõtja tulemuste järelevalvet ja maksemenetlusi. Arvesse võeti ka teisi, kvalitatiivse loomuga aspekte.

42. Auditist ilmnes, et rakendusametite tulemused on üldiselt paremad kui nende vastutavate peadirektoraatide omad enne hajutamist. Seda näitavad järgmised asjaolud (vt 3. selgitus):

a) lühem lepingute sõlmimise aeg (ettepanekute hindamine ja läbirääkimine);

b) kiiremad heakskiitmise menetlused nii projektide tehniliste kui finantsaruannete puhul;

c) lühem makseaeg (maksetaotlusest maksmiseni).

3. selgitus

Näiteks vähenes rahvatervise programmi lepingu sõlmimise aeg 345 päevalt vastutava peadirektoraadi haldamise ajal 219 päevani; makseperiood vähenes 503 päevalt 91 päevani ning tehniliste ja finantsaruannete heakskiitmiseks kulunud aeg vähenes 90 päevalt 42le.

43. Lisaks lihtsustasid ametid ka haldusmenetlusi, vähendades seeläbi taotlejate ja projekti elluviijate halduskoormust (vt 4. selgitus).

44. Auditi käigus leiti ka, et ametid parandasid teabeedastust potentsiaalsetele taotlejatele ning tagasid tulemuste levitamise laiemale avalikkusele, suurendades seeläbi ka ELi tegevuste nähtavust. Ametid korraldavad nii otse kui riigi teabekeskuste kaudu mitmeid üritusi (teabepäevi, teabekoosolekuid, seminare), et teavitada võimalikke abisaajaid uutest programmidest, juhendada neid menetluste etappides ning anda teavet eelnevate programmide kohta.

45. Rohkem näiteid on toodud III lisas.

4. selgitus

Näiteks lihtsustas EACEA pakkumiskutseid ja taotlusvorme, läks üle elektroonilisele taotluste esitamisele, muutis valikukriteeriumid selgemaks, vähendas lepingu lisade arvu, laiendas ühekordsete määrade ja summade kasutamist ning lihtsustas aruandluskohustusi.

5. selgitus

Kõiki EACI tegevusi toetab teavitamiskava, milles on iga programmi puhul määratletud, milline tegevus on aasta igasse perioodi ette nähtud. Iga programmi jaoks kavandatakse veebileht, logo, infovoldikud ja uudisteated. Varasemas aruandes (eriaruanne nr 7/2008 – perioodi 2003–2006 arukas energeetika) märkis kontrollikoda, et nendel algatustel oli positiivne mõju taotlejate rahulolu tasemele.

46. Seoses olemasolevate ametite volituste pikendamisega saavutati sünergia, kasutades juba varem sarnaste programmide jaoks välja töötatud vahendeid. See käib eriti teabeedastusvahendite kohta, mida kasutati pakkumiskutsete edastamiseks ja võimalike taotlejate teavitamiseks ning ekspertide leidmise ja haldamise menetlustes ning lepingute haldamisel.

Töölevõtmise valdkonnas tõhususe suurenemine piiratud

47. Rakendusametid pidid ka suurendama tõhusust, kui personali palkamine muutub paindlikumaks, ametid suudavad äratada huvi kõrgelt kvalifitseeritud töötajate hulgas ja personal on stabiilsem.

48. Esimese punktiga seoses on lepinguliste töötajate palkamist võimalik kergemini kohaldada ameti erivajadustega. Piisava arvu töötajate valimine osutus siiski raskemaks, kui komisjon oli eeldanud. Personali palkamisega seotud probleemid ongi ametite aeglase käivitumise peamiseks põhjuseks (vt punkt 26).

49. Direktori ametissemääramine oli aeganõudev ettevõtmine ning sobiva kandidaadi leidmiseks kulus keskmiselt kaheksa kuud [32]. Raamatupidaja ametikoha puhul tuli muuta eeskirja, mille kohaselt pidi peaarvepidaja olema komisjoni poolt lähetusse saadetud ametnik [33], sest ei EACI ega PHEA jaoks ei leitud sobivat kandidaati.

50. Eriteadmiste ja kogemustega personali palkamine osutus samuti eeldatust aeganõudvamaks ülesandeks. Ametid kasutavad sama kandidaatide nimekirja mida komisjongi, ning ametikohtade loetelud peab lisaks vastutavale peadirektoraadile heaks kiitma ka personali ja halduse peadirektoraat. Lisaks värvatakse ajutistele ametikohtadele ametites komisjoniga võrreldes madalama palgaastmega töötajaid ning lepingulistelt töötajatelt nõutakse pikemat kogemust kui komisjonis sarnast tööd tegevatelt lepingulistelt töötajatelt. See vähendab ametikohtade atraktiivsust, vaatamata pikendamisvõimalusega lepingutele, erinevalt komisjonist, kus lepinguliste töötajate puhul on maksimaalne lepingu kestus kolm aastat.

51. Ametid võivad kasutada ka tööjõudu vahendava asutuse kaudu saadud töötajaid. Selliseid töötajaid on palju EACEAs, kuhu on palgatud keskmiselt 55 ajutist töötajat aastas. See lahendus võimaldab küll suuremat paindlikkust suure koormuse perioodil toimetulemiseks, kuid selliste töötajate suur arv annab tunnistust tõsisematest värbamisprobleemidest ning on vastuolus kogenud ja stabiilse personali ootustega.

Komisjoni järelevalve ametite üle

Keskendumine eelarve täitmisele

52. Nagu eelpool öeldud (punkt 13), vastutab komisjon rakendusametite tegevuse järelevalve eest [34]. Järelevalve peaks hõlmama selgete prioriteetide ja tulemustele suunatud eesmärkide määratlemist komisjoni poolt heakskiidetud aasta tööplaanides ning ameti tegevuse hindamist iga-aastase tegevusaruande alusel [35].

53. Kontrollikoda hindas ametite aasta tööplaanide kasutamist eesmärkide seadmise vahendina, perioodiks 2006–2008 seatud tulemusnäitajate asjakohasust ning 2006. ja 2007. aasta aruandluse kvaliteeti.

54. Aasta tööplaanide ajakava ei võimalda komisjonil neid ametite prioriteetide ja eesmärkide määratlemiseks kasutada. Rakendusametite raammääruses nõutakse ametite aasta tööplaanide vastuvõtmist hiljemalt iga aasta alguseks [36], samas kui ametitele delegeeritud ühenduse programmide aasta tööplaanid võetakse finantsmääruse kohaselt vastu alles aasta esimeseks kvartaliks. Selline kalender ei ole sobiv järjepidevuse tagamiseks. Tegelikkuses (välja arvatud EAHC) kiitis komisjon aasta tööplaanid heaks hilinemisega aasta keskel (EACI, 2008), aasta lõpus (EACEA, 2007 ja 2008) või üldse mitte (EACEA, 2006).

55. Mis puutub aasta tööplaanide sisusse, siis on rakendusametitele üldiselt määratud ülesanded, millel puuduvad tulemustele suunatud eesmärgid ning nendega seotud sihid.

56. Ametite aasta töökavades on liiga palju näitajaid (52st kuni 109ni 2008. aastal, vt joonis 1), sellal kui hea riiklik tava näeb ette piiratud arvu peamiste näitajate kasutamist.

57. Lisaks on kasutatud näitajad peamiselt seotud haldustegevustega (ülesanded ja töökoormus), mitte hallatud programmide tulemustega. Ainult piiratud arv näitajaid on mõeldud saavutuste võrdlemiseks eesmärkidega (mõjusus) ning puuduvad näitajad kasutatud ressursside ja saavutatud tulemuste omavaheliseks võrdlemiseks (tõhusus).

Joonis 1

Näitajate arv ja liik aasta tööplaanides

+++++ TIFF +++++

58. Aruandlus piirdub enamasti eelarveandmetega (näiteks kulukohustuste assigneeringute kasutusmäär ja makseviivitused). Aasta tegevusaruanded ei ole alati kooskõlas aasta tööplaanide näitajatega, neis ei võrrelda süstemaatiliselt aasta tööplaanides seatud kõiki eesmärke tulemustega ning ei viidata aastatega tehtud edusammudele ega tulevikus vajaminevatele parandusmeetmetele.

59. Punktides 54–58 ära toodud puuduste tõttu ei ole komisjoni kontroll ametite tegevuse üle täielikult mõjus. Tegevustasandil toimuvad regulaarselt komisjoni ja ametite töötajate vahel mitteametlikud kohtumised (mida lihtsustab ka asutuste geograafiline lähedus). Kui see ka tagab suhtluse igapäevaste haldusküsimuste teemadel, ei asenda see siiski selgetel tulemuslikkuse mõõtmise vahenditel ja aruannetel põhinevat hästistruktureeritud suhtlust.

60. See on oluline ka pikemas perspektiivis komisjoni strateegiliste funktsioonide (põhitegevuse) jaoks, mille puhul on vajalik omada teadmisi projektide elluviimisest kohapeal (eriti poliitikavaldkondade puhul, mis toetuvad uute algatuste väljatöötamisel olulisel määral tõendusmaterjalil põhinevatele projektitulemustele).

Järeldus ja soovitused

61. Kontrollikoja audit näitas, et kuue alates 2003. aastast asutatud rakendusameti loomise peamiseks ajendiks oli vajadus kompenseerida töötajate vähesust komisjonis.

62. Komisjon kasutas ära praktilist võimalust rakendusametite loomiseks, tegeledes probleemidega siis, kui need tekkisid. Samas on komisjoni enda suunistes esitatud süstemaatilisem lähenemine ametite loomiseks, ning ei ole optimaalne kaaluda ametite loomist ainult siis, kui selleks sunnib personali vähesus või muud välised piirangud.

63. Ametite loomise otsustega kaasnevates tasuvusanalüüsides keskenduti kulude võrdlusele, neis ei võetud arvesse muud asjakohast kasu ning puudusid toetavad andmed töökoormuse ja produktiivsuse kohta. Lisaks oli osa kulusid valesti hinnatud. Tasuvusanalüüside lisaväärtus otsustamisprotsessis oli piiratud.

1. soovitus

Komisjon peaks üle vaatama menetlused ülesannete delegeerimise võimaluse väljaselgitamiseks ning ametite asutamiseks või laiendamiseks.

Komisjon peaks tagama täielikumad tasuvusanalüüsid, et need toetaksid otsustamisprotsessi täielikult ja tõhusalt.

64. Rahaline sääst tuleneb selgelt sellest, et palgatakse komisjoni ametnikega võrreldes madalama palgaastmega lepingulisi töötajaid. Säästu täpset suurust pole aga võimalik kindlaks teha. Ametite vajatavaid töökohti ning komisjonis hajutamise tulemusel vabastatavaid töökohti puudutavate plaanide asjakohasust ei ole võimalik hinnata, kuna puuduvad usaldusväärsed andmed hajutamiseelse olukorra kohta komisjonis.

65. Kuna rakendusametid spetsialiseeruvad täpselt määratletud ülesannetele, on nende teenuste osutamise kvaliteet parem kui vastutavate peadirektoraatide oma. Nad sõlmivad lepinguid, teevad makseid ning esitavad tehnilisi ja finantsaruandeid kiiremini. Samuti on nad parandanud protsesse ning suurendanud välissuhtlust ja tulemuste levitamist, aidates seeläbi kaasa ELi nähtavuse parandamisele. Teisest küljest leidis kontrollikoda siiski jäikust värbamisprotsessis, mis võib takistada eeldatud tõhususe suurenemist.

2. soovitus

Selleks, et täielikult hinnata rakendusametite toodud kasu, peaks komisjon enda jaoks tagama asjakohased ja usaldusväärsed andmed delegeeritud ülesannete täitmisega seotud töökoormuse ja produktiivsuse kohta nii enne kui pärast hajutamist. See on oluline ka selleks, et teha kindlaks olemasolevate ametite suutlikkus lisaülesannetega toime tulla.

Komisjonil soovitatakse ka määratleda edutegurid, mis on aidanud rakendusametitel paremaid tulemusi saavutada ning rakendada samu tegureid ka komisjonisiseselt hallatavate programmide puhul.

Komisjon peaks ka kaaluma, millised meetmed võtta ametite töötajate värbamise lihtsustamiseks.

66. Komisjoni järelevalve ametite töö üle ei ole täielikult mõjus. Aasta tööplaanide ajakava ei võimalda komisjonil neid kasutada ametite prioriteetide ja eesmärkide määratlemiseks. Rakendusametitele määratakse üldiselt ülesanded, millel puudub tulemustele suunatud kindel eesmärk. Järelevalves kasutatakse küll paljusid näitajaid, kuid see piirdub haldustegevusega ning tähelepanu ei pöörata mõjususe ja tõhususe peamistele aspektidele. Aruandlusnõuded sisaldavad vaid lihtsaid eelarvelisi andmeid.

3. soovitus

Järelevalve ametite üle peaks toimuma konkreetsemalt tulemuste alusel. Aasta tööplaanide vastuvõtmise ajakava peaks olema järjepidevam. Komisjon peaks seadma SMART eesmärgid ning jälgima nende saavutamist piiratud arvu peamiste tulemusnäitajate abil, mille alusel pannakse paika järgmise aasta eesmärgid. See on oluline ka pikemas perspektiivis komisjoni strateegiliste funktsioonide (põhitegevuse) jaoks, mille puhul on vajalik omada teadmisi projektide elluviimisest kohapeal ning tõendusmaterjalil põhinevatest projektitulemustest.

Kontrollikoda võttis käesoleva eriaruande vastu 15. ja 16. juuli 2009. aasta istungil Luxembourgis.

Kontrollikoja nimel

+++++ TIFF +++++

president

Vítor Manuel da Silva Caldeira

[1] See on alates 1990. aastate algusest olnud osa parema juhtimistava kaasajastamiskavast Ühendkuningriigis, Kanadas ja Uus-Meremaal. Hiljem on eeskuju järginud ka muud Euroopa riigid (Rootsi, Prantsusmaa, Saksamaa ja Itaalia).

[2] Komisjoni hajutamispoliitikat käsitlevad suunised, Schreyeri ja Kinnocki teatis, SEK(1999) 2051/7, 14. detsember 1999.

[3] Tehnilise abi büroosid kritiseeriti eriti järgmistel põhjustel: ülesanded olid ebaselgelt määratletud, komisjonipoolne järelevalve tegevuse üle oli puudulik, eelarve läbipaistvus oli ohus, sest tehnilise abi büroode haldusassigneeringute katmiseks kasutati tegevusassigneeringuid ja asjakohaseid aruandlusnõudeid eirati. Vt Euroopa Parlament, "Parlamendi eelarvekomisjoni töödokumendid 10, 11 ja 12 tehnilise abi büroode tuleviku kohta: järelevalve või likvideerimine?", 4.11.1999.

[4] "Komisjoni uuendamine" – valge raamat – I osa, KOM(2000) 200 lõplik/2, 5.4.2000.

[5] "Komisjoni uuendamine", lk 11.

[6] "Komisjoni uuendamine", lk 11.

[7] Kuus 2000. aastal olemasolevast 126st tehnilise abi büroost asendati rakendusametitega (kolm EACEAga, üks EAHCga, kaks EACIga).

[8] Nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1) artikli 54 lõike 2 punkt a ja artikkel 55.

[9] Määrus (EÜ) nr 58/2003.

[10] Seda tehakse täitevasutuste regulatiivkomitee (CREA) kaudu (sätestatud raammääruse artiklis 24), mis koosneb liikmesriikide esindajatest ning mida juhib komisjoni esindaja.

[] Üksikasjalikum teave ametite hallatavatest programmidest on I lisas.

[11] Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsus nr 1926/2006/EÜ (ELT L 404, 30.12.2006, lk 39).

[12] Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsus nr 1350/2007/EÜ (ELT L 301, 20.11.2007, lk 3).

[13] Raammääruse (EÜ) nr 58/2003 artikkel 7 ja sellele järgnevad artiklid.

[14] Kontrollikoda avaldas hiljuti aruande reguleerivate ametite tulemuslikkusest. Vt Eriaruanne nr 5/2008 – Euroopa Liidu ametid: tulemuslikkus.

[15] Vt eriti raammääruse (EÜ) nr 58/2003 preambuli põhjendused 4–6.

[16] SEK(2006) 662 lõplik, 31. mai 2006, "Suunised Euroopa ühenduste üldeelarvest rahastatavate rakendusametite asutamiseks ja haldamiseks".

[17] SEK(2007) 530, "Komisjoni aruanne komisjoni inimressursside kavandamise ja optimeerimise kohta ELi prioriteetide saavutamiseks", lk 15, ja KOM(2008) 135 lõplik, "Euroopa ametid – edasised sammud", lk 3. Ressursside ülevaatamisel ei ilmnenud vajadust uute rakendusametite järele lähitulevikus. Siiski kavandati piiratud arvu muude programmide hajutamist olemasolevate rakendusametite vahel.

[18] Meetod, mille abil võrreldakse kõiki sekkumisega kaasnevaid kulusid ja tulusid, et määrata kindlaks, kas tulud ületavad kulud ja kui nii, siis milline on see suhe.

[19] Raammääruse 58/2003 artikkel 3. Raammääruse artikkel 25 näeb ette selliste analüüside läbiviimise iga kolme aasta tagant seoses välise hindamisaktiga, mis koostatakse iga ameti tegevuste kohta.

[20] Vastavalt Euroopa Parlamendi varasemale teatele peab rakendusametite personal koosnema 75 % lepingulistest töötajatest ja 25 % komisjoni poolt lähetusse saadetud ametnikest ja ajutistest töötajatest (vt parlamendi eelarvekomisjoni töödokumendid 10, 11 ja 12, 4.11.1999, lk 25). TEN-T EA puhul eeldati aga tasuvusanalüüsis, et personali koosseisus oleks 55 % lepingulisi töötajaid ja 45 % ametnikke ja ajutisi töötajaid. Personali koosseisu (60 % lepingulisi töötajaid ja 40 % ametnikke) võeti arvesse EACEA tasuvusanalüüsis seoses välissuhetega seonduvate programmi tegevussuundadega (EMECW, TEMPUS, EM II tegevus 2).

[21] 2005. aastal tunnistas komisjon: "Kõige olulisem õppetund on see, et rakendusameti kavandamiseks ja loomiseks vajaminevat aega ei tohiks alahinnata. Esimeste asutatud ametite järgi otsustades on näha, et komisjoni otsusest amet asutada kuni ameti täieliku toimimiseni kulub umbes kaks aastat." (teemadokument SG.C.2 D (2005) 11582, osa 4).

[22] Ameti asutamise otsusest ameti täieliku toimimiseni kulus aega peaaegu kaks aastat. PHEA puhul kulus selleks 24,5 kuud, EACI puhul 24 kuud, TEN-T EA puhul 18 kuud, EACEA puhul 12 kuud. REA ja ERCEA eeldatakse olevat toimivad 2009. aasta keskel, mis teeb ajakuluks 19,5 kuud.

[23] Ainult EACEA kasutas mitmeid määrasid, et võtta arvesse personali jagunemist palgaastme kaupa.

[24] Nii oli see näiteks kavandatava Eurostati rakendusameti puhul.

[25] Vaata joonealust märkust 20. Seda protsendimäära kohaldatakse kõikide ametite puhul, välja arvatud TEN-T EA, mille jaoks on lubatud 65 % lepingulisi ja 35 % ajutisi ja lähetatud töötajaid.

[26] Allikas: 2009. aasta üldeelarve. Ülejäänud 112 ametikohta (täistööajaga töötajad) kuuluvad ametitesse lähetatud komisjoni töötajatele (nn külmutatud ametikohad): need vähendavad omakorda vastavalt komisjoni eelarve haldusassigneeringuid, nii et kasule need mõju ei avalda. Ajutiste ametikohtade osas võib eeldada, et kulu oleks sama tööandjast (komisjon või ametid) sõltumata, nii et ka nende mõju kasule võib lugeda neutraalseks. Arvestuses ei võeta arvesse eelnevalt tehnilise abi büroodesse tööle võetud inimesi.

[27] Vt näiteks hiljutist EACEA vahehindamisaruannet (punkt 64).

[28] Vt ka punkt 27.

[29] Vastutavates peadirektoraatides on töötajad, kes tegelevad konkreetselt ametite järelevalvega. Teisest küljest on kõikidel rakendusametitel direktor, andmekaitseinspektor, siseaudiitor ja raamatupidaja.

[30] See protsendimäär on vähenenud seoses ametite suurenemisega, mis on võimaldanud mastaabisäästu.

[31] Raammääruse (EÜ) nr 58/2003 artikli 13 lõike 6 punkt c.

[100] Allikas: Töödokument – 2010. eelarveaasta esialgse eelarveprojekti III osa – KOM(2009) 300.

[32] See oli peamine vaheetapp, sest direktor on vastutav ülejäänud personali värbamise eest.

[33] Komisjoni 21. septembri 2004. aasta määruse (EÜ) nr 1653/2004 täitevasutuste standardfinantsmääruse kohta artikkel 30 (EÜT L 297, 22.9.2004, lk 6), mida muudeti komisjoni määrusega (EÜ) nr 1821/2005 (ELT L 293, 9.11.2005, lk 10): raamatupidajat tohib nüüdsest värvata eraturult.

[34] Rakendusametite finantsmääruse artikkel 20. Üldisemalt Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatava finantsmääruse artikli 54 lõige 1 (Nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002), "Delegeeritavad täitmisülesanded peavad olema selgelt määratletud ja nende kasutamise järele tuleb valvata täies ulatuses".

[35] Rakendusametite raammääruse artikkel 9 lõige 2 sätestab, et aasta tööplaan peab sisaldama üksikasjalikke eesmärke ja tulemusnäitajaid. Oma arvamuses nr 8/2001 (EÜT C 345, 6.12.2001, lk 1) rakendusametite kohta on kontrollikoda juba rõhutanud, et "kui tööplaan aasta alguses vastu võetakse, tuleb ametil võtta vastu ka selged eesmärgid koos tulemusnäitajatega, mille abil hinnata, kui hästi amet oma ülesandeid täidab". Kontrollikoda rõhutas ka, et aasta tegevusaruanded "peaksid sisaldama piisavalt teavet ja analüüse, et hinnata asjaomase ameti eesmärkide saavutamise ulatust ning ameti haldamise tõhusust".

[36] Rakendusametite raammääruse artikli 9 lõige 2.

--------------------------------------------------

I LISA

ÜKSIKASJALIK ÜLEVAADE RAKENDUSAMETITE HALLATAVATEST PROJEKTIDEST JA EELARVETEST

Rakendusamet | Vastutav peadirektoraat | Programmid | Rakendusametis mitmeaastase finantsraamistiku 2007–2013 all hallatud summa (miljonites eurodes) |

Konkurentsivõime ja Uuendustegevuse Täitevasutus (EACI, eelnevalt IEEA) | DG TREN | Konkurentsivõime ja innovatsiooni raamprogramm (Euroopa aruka energeetika programm 2007–2013) | 690,60 |

DG ENTR | Konkurentsivõime ja innovatsiooni raamprogramm (ettevõtluse ja uuendustegevuse programm) | 375,80 |

DG ENV | Konkurentsivõime ja innovatsiooni raamprogramm (ettevõtluse ja uuendustegevuse programm: ökoinnovatsioon) | 181,00 |

DG INFSO | Konkurentsivõime ja innovatsiooni raamprogramm (Info- ja kommunikatsioonipoliitika programm) EACI ei halda | 0,00 |

DG TREN | MARCO POLO II | 450,00 |

| | Kokku 2007–2013 | 1697,40 |

| | | |

Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutus (EACEA) | DG EAC | Elukestev õpe | 728,66 |

DG EAC | Aktiivsed noored | 130,13 |

DG EAC | Kultuur | 320,88 |

DG EAC | Kodanike Euroopa | 177,18 |

DG INFSO | Meedia 2007 | 696,97 |

AIDCO | Erasmus Mundus 2004–2008 | 182,34 |

DG EAC | Erasmus Mundus 2009–2013 (tegevused 1 ja 3) | 467,01 |

AIDCO | Erasmus Mundus 2009–2013 (tegevus 2) | 336,00 |

DG RELEX | Erasmus Mundus 2009–2013 (tegevus 2) | 19,00 |

DG ELARG | Erasmus Mundus 2009–2013 (tegevus 2) | 57,00 |

DG ELARG | Erasmus Mundus – ühinemiseelne rahastamisvahend windows 2009–2013 | 37,50 |

DG AIDCO | Erasmus Mundus programmi väliskoostöö Aasia ja Ladina-Ameerikaga, arengukoostöö rahastamisvahend 2008 | 47,82 |

DG AIDCO | Koostöö Kesk-Aasia ja Kesk-Ida riikides, arengukoostöö rahastamisvahend 2007–2008 | 15,39 |

DG AIDCO | Euroopa naabrus- ja partnerluspoliitikaga seotud finantskoostöö Vahemere maade ja Ida-Euroopa riikidega | 61,99 |

DG EAC | USA ja ELi vaheline kõrg- ja kutseharidusalane koostöö 2006–2013 | 38,53 |

DG EAC | Kanada ja ELi vaheline kõrg- ja kutseharidusalane koostöö 2006–2013 | 16,50 |

DG RELEX | Kahepoolsed haridusprojektid (ICI) | 13,67 |

DG ELARG | Erasmus Mundus, koostöö Balkani riikidega, ühinemiseelse abi rahastamisvahend 2007 | 4,00 |

DG ELARG | Erasmus Mundus, väliskoostöö, ühinemiseelse abi rahastamisvahend 2008 | 6,00 |

DG AIDCO | Tempus IV tegevus | 204,20 |

DG ELARG | Tempus IV tegevus | 94,50 |

| | Kokku | 3655,27 |

EAHC Tervise- ja Tarbijaküsimuste Rakendusamet (endine PHEA) | DG SANCO | Rahvatervise programm 2008–2013 | 325,20 |

DG SANCO | Tarbijapoliitika programm 2007–2013 | 101,50 |

DG SANCO | Algatus "Parem koolitus ohutuma toidu nimel" | 70,80 |

| | Kokku | 497,50 |

| | | |

Üleeuroopalise Transpordivõrgu Rakendusamet (TEN-T EA) | DG TREN | Üleeuroopaline transpordivõrk | 8013,00 |

| | | |

Teadusuuringute Rakendusamet (REA) | DG RTD | Programm "Inimesed" (sh Marie Curie stipendiumid) ja osaliselt programm "Suutlikkus" (VKEde huvides läbiviidavad teadusuuringud) seitsmenda raamprogrammi raames | 6500,00 |

DG ENTR | Programm "Koostöö", teemad "Kosmos" ja "Julgeolek" (mitme partneriga projektid) seitsmenda raamprogrammi raames | |

| Seitsmendat raamprogrammi toetavad teenused neljale teadusuuringute peadirektoraadile (RTD, ENTR, INFSO, TREN): taotluste esitamine ja hindamine, ekspertidele maksmine, taotlejate esitatud juriidilise ja finantsdokumentatsiooni kinnitamine, kasutajatoe teenused päringuteks seitsmenda raamprogrammi kohta | |

| | | |

Euroopa Teadusnõukogu Rakendusamet (ERCEA) | DG RTD | Programm "Ideed" seitsmenda raamprogrammi raames 2007–2013 | 7510,00 |

| | | |

Rakendusametite poolt 2007–2013 mitmeaastase finantsraamistiku all hallatud programmide koguarv | 27873,17 |

--------------------------------------------------

II LISA

RAKENDUSAMETITE JA REGULEERIVATE AMETITE ERINEVUSED

| Rakendusametid | Reguleerivad ametid |

Asutamine | Asutatakse komisjoni poolt regulatiivkomitee menetluse alusel | Asutatakse nõukogu või nõukogu ja parlamendi poolt |

Õiguslik alus | Programmi põhiõigusakt Komisjoni otsus nõukogu määruse (EÜ) nr 58/2003 alusel | Nõukogu määrus või parlamendi ja nõukogu määrus |

Järelevalve | Järelevalvet teostab komisjon | Järelevalvet teostab liikmesriikide, komisjoni ja vahel ka muude huvirühmade esindajatest koosnev nõukogu |

Asukoht | Brüssel/Luxembourg (komisjoni peamaja lähedal) | Asukoha otsustab nõukogu |

Kohaldamisala | Konkreetse kuluprogrammiga seotud täitmis- ja haldusülesanded | Mitmesugune abi liikmesriikidele ja komisjonile (näiteks ühtsete siduvate eeskirjade vastuvõtmine, tehniliste/teaduslike arvamuste esitamine, ülevaatusaruannete koostamine, võrkude loomine ja teabevahetus) ja abi ühenduse õigusaktide rakendamisel |

Eluaeg | Piiratud | Üldiselt piiramatu, kuid sõltub õiguslikust alusest |

Eelarve | Eelarve kuulub tervikuna programmi rahastamispaketti | Kombinatsioon EÜ toetustest ja omafinantseeringust |

Eelarve täitmisele heakskiidu andmine | Halduseelarvele on vajalik eraldi heakskiidu andmine, tegevuskulud kuuluvad komisjonile antava üldise heakskiidu alla | Oma eelarvele on vajalik eraldi heakskiidu andmine (haldus- ja tegevuskulud) |

--------------------------------------------------

III LISA

LIHTSUSTAMISE, TEABEEDASTUSE, NÄHTAVUSE JA TULEMUSTE LEVITAMISEGA SEOSES VÕETUD MEETMED

| EACI | EACEA | EACH |

Menetluste lihtsustamine | Lihtsustamismeetmed olid peamiselt suunatud lõplikele abisaajatele: Nõutavate pangagarantiide vähendamineTehniliste aruannete aruandlusperioodi pikendamineKontrollitõendite/audititõendite läve korrigeerimine eraõiguslikele asutusteleTaotluste elektrooniline esitamineTaotluste, suuniste ja valikukriteeriumide lihtsustamineTeine eelrahastamine tõendatud kantud kuludel põhineva vahemakse asemelKindlaksmääratud summade kasutamineEkspertide ja projektide eriandmebaaside loomine | Lihtsustamismeetmeid võeti projektitsükli mitmetes etappides, näiteks: Vormide, suuniste ja valikukriteeriumide lihtsustamineTaotlusvormide arvu ja vajaminevate dokumentide arvu vähendamineVandega kinnitatud avalduste kasutamine põhjalike finantsdokumentide asemelStandardsete abi arvutamise vormide kasutamine ExcelisMitmeaastaste pakkumiskutsete ja permanentsete programmijuhiste (noored, kodakondsus, kultuur) kasutuselevõttLaiendatud otsuste kasutamine kahepoolsete toetuslepingute asemelAstmeline üleminek elektroonilistele taotluste esitamisele (kodakondsuse alal juba kasutuses); eesmärk: laiendada elukestva õppe programmile aastal 2008 ja kõikidele EACEA programmidele 2009.−2010. aastaksLõpparuannete ja abisaajate aruandlusetapi kohustuste lihtsustamineKindlasummaliste ja ühekordsete maksete laiendatud kasutamine, peamiselt kodakondsuse ja noorte tegevusaladel | Lihtsustamismeetmeid võeti ametisiseselt: Tsentraliseeritud organisatsiooniline struktuur, mis vastab komisjoni standardsele raharingluse mudelile 4 (finantstehingute täielik tsentraliseerimine)Sujuvam ja koordineeritum valikumenetlus, mis tagab parema kvaliteediEriandmebaaside loomine ekspertidele, projektidele ja taotlejateleÜksikasjalikud käsiraamatud selgete reeglite ja hästi selgitatud kriteeriumidega |

Teabeedastus | Toimivad postkastid päringutele vastamiseksTeavitamiskavas määratletakse aasta jooksul iga programmi ja võrgustiku jaoks kavandatud tegevusedIga programmi jaoks kavandatud veebileht, logo, plakatid, infovoldikud ja uudisteated | Toimivad postkastid päringutele vastamiseksTelefoninumbrite avaldamine veebilehel ja pakkumiskutsetes, et saada tagasisidet ja suuniseidKoostöö riikide teabekeskustega teabe edastamiseks programmide kohta | Asjakohane kasutajatugi, mis juhendab võimalikke taotlejaid (250 e-maili ja 80 telefonikõnet 2008. aastal)Koostöö riikide teabekeskustega teabe jagamisel programmide kohtaAsjakohane veebileht, millel teavitatakse pakkumiskutsetest ja vajalikest taotlusvormidestInfopakettide, CD-de ja plakatite koostamine |

Ühenduse nähtavus ühenduse programmide edendajana | Üle 30 infopäeva aastasTeemakohane veebileht, millel ligikaudu 200000 külastust pakkumiskutsete jaotisesRiiklike infopäevade korraldamine lisaks Euroopa infopäevadele Brüsselis | Korraldati mitmeid infopäevi/teabeüritusi/seminare (näiteks elukestva õppe programmi ja kultuuri infopäevad, meediafestivalid, avakoosolekud eluaegse õppe projekti elluviijatega, aastakoosolekud Erasmus Munduse konsorsiumidega)Riiklike teabekeskuste korraldatud ürituste toetamineTeemakohane veebileht, mida külastati 2008. aastal enam kui 300000 korda | 16 infopäeva üle terve Euroopa (2 400 osalejat)Teemakohane veebileht, mille külastuste arv aina suureneb2007. aastal korraldati 23 tehnilist koosolekut ekspertide rühmadega (kutsuti 1600 inimest)Teemakohase võrgustiku loomine (riiklikud teabekeskused) teabevahetuseks programmide kohta |

Projekti tulemuste levitamine | Projektide faktilehtede avaldamine veebilehelProjektiteemaliste brošüüride avaldamine ja videoreportaažid valitud teemadelProjektide näidiste esitlemine infopäevadel | Valikutulemuste avaldamine veebilehel kohe pärast valikuotsuse tegemist, millele järgneb individuaalne tulemustest teavitamineIndividuaalne teavitamine valituks mitteosutumise põhjustestParimate tavade ja kogumike avaldamine veebilehelProjektide aruandlusest kogutud teabe levitamine avalikkuseleAmeti osalemine tulemuste levitamise vahendite väljatöötamisel (EVE-projekt) | Oluliselt paranenud edukatele ja mitteedukatele taotlejatele saadetud tagasisideSuunised taotlejateleSuunised abisaajatele, kuidas lõppmakse ette valmistada |

--------------------------------------------------