ET Euroopa Liidu Teataja C 182/3

EUROJUSTI ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE AKT,

23. juuni 2009,

millega kehtestatakse asutuse töökord

(ühehäälselt vastuvõetud ühise järelevalveasutuse üldkoosolekul 23. juunil 2009)

2010/C 182/03

ÜHINE JÄRELEVALVEASUTUS,

võttes arvesse nõukogu 28. veebruari 2002. aasta otsust, millega moodustatakse Eurojust, et tugevdada võitlust raskete kuritegude vastu (edaspidi „Eurojusti otsus”) (1), viimati muudetud 16. detsembril 2008 (2), eriti selle artiklit 23,

ning arvestades, et vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 1 liikmesriikide poolt ametisse nimetatud isikud võtavad vastu ühise järelevalveasutuse töökorra, on ühine järelevalveasutus

VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA TÖÖKORRA:

I JAOTIS

ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE ÜLESANDED JA VOLITUSED

Artikkel 1

Ülesanded

Ühisel järelevalveasutusel on Eurojusti otsuse artikli 17 lõike 4 punktis b, artikli 19 lõikes 8 ning artikli 23 lõigetes 1 ja 7 sätestatud ülesanded.

Artikkel 2

Volitused

1. Ühisel järelevalveasutusel on oma ülesannete täitmiseks talle Eurojusti otsusega antud volitused.

2. Eelkõige on ühisel järelevalveasutusel voli saada teavet Eurojustilt, tal on täielik juurdepääs kõikidele Eurojusti dokumentidele, ükskõik kas neid hoitakse paberkandjal või elektrooniliselt, ning ta saab igal ajal vaba juurdepääsu kõikidesse Eurojusti ametiruumidesse. See hõlmab teavet riistvara ja tarkvara kohta ning neile juurdepääsu, mil iganes on seda vaja ühise järelevalveasutuse ülesannete täitmiseks. Üksikasjad võib sätestada ühise järelevalveasutuse ja Eurojusti kolleegiumi vahelistes kokkulepetes.

II JAOTIS

ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE TÖÖKORD

Artikkel 3

Koosseis

1. Ühise järelevalveasutuse koosseis on reguleeritud Eurojusti otsuse artikli 23 lõigetega 1–5.

2. Liikmesriigi nimetatud kohtunikust saab alaline liige pärast seda, kui ta osutub valituks lõike 1 alusel liikmesriikide poolt nimetatud isikute üldkoosolekul, ning tema kui alalise liikme volituste kestus on kolm aastat. Igal aastal valitakse salajase hääletuse teel üks ühise järelevalveasutuse alaline liige. Ühise järelevalveasutuse eesistujaks saab liige, kellel kestab ametiaja kolmas aasta. Alalisi liikmeid võib tagasi valida.

3. Liikmesriikide nimetatud isikud, kes soovivad valituks osutuda, esitavad oma kandidatuuri kirjalikult ühise järelevalveasutuse sekretariaadile kümme päeva enne selle koosoleku toimumist, millel valimised läbi viiakse. Juhul kui kandidaadid puuduvad, käsitatakse valituna sellist liikmesriigi nimetatud isikut (või isikuid), kes on oma ametikohal kõige kauem teeninud, tingimusel et sellist huvi väljendatakse enne järgmist üldkoosolekut. Sellisel juhul viiakse läbi kirjalik menetlus vastavalt käesoleva töökorra artikli 6 lõikele 7 ning värskelt valitud liige võtab kõige kauem oma ametikohal teeninud isiku järelejäänud ametiajaks üle tema volitused. Kui ükski liikmesriikide nimetatud isik ei ole enne järgmist üldkoosolekut huvi ilmutanud, jääb ühise järelevalveasutuse liikmeks kõige kauem oma ametikohal teeninud isik kuni oma ametiaja lõpuni. Liikmesriikide nimetatud isikuid, kes ei ole oma kandidatuuri esitanud, loetakse selle menetluse teel valituks vaid üks kord. Juhul kui kõige kauem oma ametikohal teeninud isik on ühise järelevalveasutuse liige üks kord juba olnud ja teisi kandidaate ei ole, loetakse valituks järgmine kõige kauem teeninud isik.

4. Ühise järelevalveasutuse liikmed on sõltumatud, nad ei ole oma ülesannete täitmisel juhistega seotud ning nende suhtes kohaldatakse ainult seadust. Eelkõige ei tohi nad samal ajal olla mõne muu Eurojusti otsuse alusel loodud organi liikmed ega kuuluda Eurojusti personali hulka.

5. Ühise järelevalveasutuse liige, kes ei saa erandlikel asjaoludel koosolekul osaleda, võib määrata asendusliikme, kes vastab Eurojusti otsuse artikli 23 lõike 1 nõuetele. Käesolevast töökorrast liikmetele tulenevad õigused ja kohustused kehtivad täielikult ka asendusliikmete jaoks.

6. Huvide konflikti korral teatab asjaomane isik sellest huvist ning taandab ennast kõnealuses küsimuses aruteludes osalemisest ja otsuste tegemisest. Vajaduse korral võib kõnealuse liikme salajasel hääletusel koosolekust osavõtvate liikmete ühehäälse otsusega kõrvale kõrvaldada. Enne mis tahes kõrvaldamist kuulatakse ära asjaomase isiku seisukoht, kuid ta ei osale otsuse vastuvõtmisel. Kui isik ennast taandab või kui ta kõrvaldatakse, asendab teda tema asendusliige.

Artikkel 4

Üleminekukord

1. Selleks et kooskõlas muudetud Eurojusti otsuse artikli 23 lõikega 3 tööd alustada, valitakse kolm liiget esimesel üldkoosolekul, millel osalevad liikmesriikide poolt vastavalt artikli 23 lõikele 1 nimetatud isikud ning mis leiab aset pärast käesoleva otsuse jõustumist. Need kolm liiget asendavad kõnealusel kuupäeval ametis olnud kolmiku liikmed.

2. Liikmesriikide nimetatud isikud, kes soovivad valituks osutuda, esitavad oma kandidatuuri kirjalikult ühise järelevalveasutuse sekretariaadile kümme päeva enne selle koosoleku toimumist, millel valimised läbi viiakse. Kolm valimistel kõige enam hääli kogunud kandidaati saavad alalisteks liikmeteks.

3. Kõige enam hääli saanud isiku volitused kestavad kolm aastat ning ta on oma ametiaja kolmandal aastal eesistujaks; järgmise kõige enam hääli saanud isiku volitused kestavad kaks aastat ja ta on oma ametiaja teisel aastal eesistujaks; kolmanda kõige enam hääli saanud isiku volitused kestavad ühe aasta ja ta on eesistujaks sellel aastal.

4. Pärast nimetatud esimest valimistevooru toimuvad valimised igal aastal vastavalt käesoleva töökorra artikli 3 lõigetele 2 ja 3, et vahetada igal aastal välja üks liige.

Artikkel 5

Eesistuja

1. Ühise järelevalveasutuse eesistumine toimub vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikega 3.

2. 2. Eesistuja esindab ühist järelevalveasutust ja juhatab selle koosolekuid. Ta jälgib ühise järelevalveasutuse töö sujuvat toimimist. Eesistuja kutsub kokku ühise järelevalveasutuse koosolekud ja määrab kindlaks nende toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja. Eesistuja avab ja lõpetab koosolekud, koostab esialgse päevakorra ja tagab ühise järelevalveasutuse otsuste elluviimise.

3. Eesistuja puudumisel täidab eesistuja kohuseid kõige kauem ametis olnud järelevalveasutuse liige.

4. Ühise järelevalveasutuse töö ettevalmistamiseks mingis konkreetses küsimuses võib ühine järelevalveasutus eesistuja ettepanekul määrata oma liikmete hulgast ettekandja. Kiireloomulise küsimuse korral võib eesistuja ettekandja ametisse määrata omal algatusel. Sellisel juhul teatab ta sellest viivitamatult ühise järelevalveasutuse liikmetele.

5. Ühise järelevalveasutuse koosolekutele võib kutsuda osalema Eurojusti kolleegiumi, Eurojusti liikmeid või teisi isikuid.

Artikkel 6

Töömeetodid

1. Ühise järelevalveasutuse koosolekud toimuvad vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 1. Eurojusti president, kolleegium, haldusdirektor ja andmekaitseametnik võivad esitada päevakorda kaasatavaid küsimusi.

2. Välja arvatud eesistuja hinnangul kiireloomulistel juhtudel, edastatakse koosoleku kokkukutsumise teade aegsasti, et see jõuaks kohale vähemalt kaks nädalat enne koosolekut. Teade sisaldab esialgset päevakorda ning koosoleku jaoks vajalikke dokumente, välja arvatud juhul, kui kõnealuste dokumentide olemus seda ei võimalda. Lõplik päevakord võetakse vastu iga koosoleku alguses.

3. Ühise järelevalveasutuse koosolek on otsustusvõimeline, kui sellel osaleb vähemalt kaks alalist liiget. Otsused võetakse vastu vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 6.

4. Vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 11 ei ole ühise järelevalveasutuse koosolekud avalikud.

5. Ühise järelevalveasutuse koosolekud toimuvad järelevalveasutuse liikmete riikide ametlikes keeltes koostatud dokumentide ja kavandite alusel. Igal liikmel on siiski õigus nõuda tõlget enda keelde.

6. Ühine järelevalveasutus peab vajaduse korral ühendust Eurojusti andmekaitseametnikuga.

7. Ühise järelevalveasutuse otsuseid võib vastu võtta kirjaliku menetluse teel, tingimusel et kõik liikmed on selle menetluse heaks kiitnud. Kiireloomulistel juhtudel võib eesistuja algatada kirjaliku menetluse. Mõlemal juhul edastab eesistuja otsuse eelnõu ühise järelevalveasutuse liikmetele. Kui liikmed ei esita otsuse eelnõu suhtes vastuväiteid eesistuja poolt kindlaksmääratud ajavahemikul, mille kestus on vähemalt 14 päeva alates eelnõu kättesaamisest, loetakse asjaomane ettepanek vastuvõetuks. Kui mõni liige esitab viie tööpäeva jooksul pärast otsuse eelnõu kättesaamist taotluse selle suuliseks aruteluks ühises järelevalveasutuses, siis kirjalik menetlus katkestatakse.

Artikkel 7

Kohapealne kontroll ja eksperdid

1. Oma volituste raames vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 1 võib ühine järelevalveasutus teha Eurojustis andmekaitsekontrolle.

2. Ühine järelevalveasutus võib määrata kõnealuseid kontrolle tegema ühe või mitu liiget. Ühise järelevalveasutuse hinnangul asjakohastel juhtudel võivad neid liikmeid abistada eksperdid. Eksperdid pärinevad riiklikest järelevalveasutustest ja valitsusasutustest, välja arvatud juhul, kui selliseid eksperte ei leita. Kõik eksperdid peavad täitma neile oma riikliku õiguse ja Eurojusti eeskirjade alusel kohaldatavaid turvanõudeid.

3. Ühine järelevalveasutus ja selle sekretariaat saab kasutada nõukogu otsusega 2000/641/JSK asutatud sekretariaadi teadmisi (3).

4. Kui olukord on eesistuja hinnangul kiireloomuline, võib ta sellised liikmed ja eksperdid ametisse määrata omal algatusel. Sellisel juhul teatab ta sellest viivitamatult ühise järelevalveasutuse liikmetele.

5. Ühise järelevalveasutuse liikmed, kellele kontrollimine on tehtud ülesandeks, esitavad ühisele järelevalveasutusele oma töö tulemuste kohta aruande.

Artikkel 8

Menetlus rikkumiste korral

Kui ühine järelevalveasutus tuvastab, et isikuandmete säilitamisel, töötlemisel või kasutamisel rikutakse Eurojusti otsuse sätteid, teatab ta sellest Eurojustile ning palub kirjalikult vastata määratud tähtaja jooksul. Käesoleva töökorra kohaselt vastuvõetud ühise järelevalveasutuse otsuse täitmata jätmist käsitatakse Eurojusti otsuse rikkumisena. Seega on ühise järelevalveasutuse otsused lõplikud ja Eurojustile siduvad.

Artikkel 9

Protokollimine

Kõik ühise järelevalveasutuse koosolekud protokollitakse. Sekretariaat koostab eesistuja juhatusel protokolli kavandi ning esitab selle vastuvõtmiseks ühise järelevalveasutuse järgmisel koosolekul. Iga koosolekul osaleja võib esitada ettepanekuid protokolli kavandi muutmiseks.

Artikkel 10

Tegevusaruanne

1. Ühine järelevalveasutus esitab nõukogule igal aastal tegevusaruande vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 12. See aruanne koostatakse iga aasta esimesel poolaastal eelnenud aasta kohta. Vähemalt üks kuu enne tegevusaruande saatmist nõukogule, on Eurojustil võimalus esitada oma arvamus, mis lisatakse aruandele.

2. Ühine järelevalveasutus otsustab, kas avalikustada oma tegevusaruanne või mitte, ja määrab avalikustamise otsuse korral kindlaks selle avalikustamise viisi.

III JAOTIS

TÄIENDAVAD TÖÖKORRA EESKIRJAD SEOSES KAEBUSTEGA

Artikkel 11

Ühise järelevalveasutuse ülesanded

1. Ühine järelevalveasutus vaatab kaebused läbi Eurojusti otsuse artikli 23 lõikes 7 ettenähtud korras.

2. Ühine järelevalveasutus võtab lõikes 1 osutatud küsimustes vastu lõplikud otsused.

Artikkel 12

Ajutised liikmed

1. Kui liikmesriigist, kust kaebuse objektiks olevad isikuandmed pärinevad, ei ole järelevalveasutuses ühtegi liiget esindatud, tegutseb nimetatud liikmesriigi poolt vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 1–3 nimetatud isik ühises järelevalveasutuses ajutise kohtunikuna kaebuse läbivaatamise jooksul.

2. Käesolevast töökorrast liikmetele tulenevad õigused ja kohustused kehtivad täielikult ka ajutiste liikmete jaoks.

Artikkel 13

Esindamine

Kaebuse esitajat võib abistada või esindada advokaat või muu nõustaja. Ühine järelevalveasutus võib advokaadi või nõustaja raske eksimuse korral menetlusest kõrvaldada. Kui advokaat või nõustaja on menetlusest kõrvaldatud, määrab eesistuja asjaomase poole jaoks tähtaja, et võimaldada tal määrata uus advokaat või nõustaja; kõnealuse tähtajani menetlus peatatakse. Ühise järelevalveasutuse nõudmisel esitab advokaat või nõustaja kaebuse esitaja nõuetekohase volituse.

Artikkel 14

Keeled

1. Menetlus toimub ühes Euroopa Liidu institutsioonide ametlikus keeles. Ametliku keele, milles menetlus toimub, valib kaebuse esitaja. Menetluskeelt kasutatakse osapoolte suulistes sõnavõttudes ja kirjalikes dokumentides ning ühise järelevalveasutuse protokollides ja otsustes.

2. Muus keeles koostatud dokumentidele lisatakse tõlge menetluskeelde. Kui dokumendid on pikad, võib esitatav tõlge piirduda väljavõtete või kokkuvõtetega. Ühine järelevalveasutus võib igal ajal nõuda omal algatusel või ühe poole taotluse alusel täielikku tõlget.

3. Vajaduse korral võimaldatakse igale ühise järelevalveasutuse liikmele ja pooltele suulist ja kirjalikku tõlget. Ühise järelevalveasutuse otsused tõlgitakse kõikidesse Euroopa Liidu institutsioonide ametlikesse keeltesse.

4. Kui kaebuse esitajale ei ole mõistetav ükski Euroopa Liidu institutsioonide ametlik keel, võib kaebuse esitada muus keeles. Kaebuse esitaja peab esitama sellest kokkuvõtte ühes ametlikus keeles. Eesistuja või ettekandja saavad kaebuse valitud keelde tõlgituna.

Artikkel 15

Menetluse algatamine

1. Apellatsioonkaebus esitatakse kirjalikult ühise järelevalveasutuse sekretariaadile 30 päeva jooksul pärast seda, kui kaebuse esitaja sai kätte Eurojusti otsuse.

2. Kaebuse esitaja toob esile kaebuse põhisisu. Peab olema selge, kes kaebuse esitab, mille üle ta kaebab ja mis alusel. Kaebusega koos tuleb esitada kõik kättesaadavad lisadokumendid. Apellatsioonkaebuse esitaja võib kaebuse igal ajal tagasi võtta.

3. Sekretariaat kinnitab kaebuse kättesaamist nelja nädala jooksul ning annab menetluse käigus üldteavet.

4. Kui kaebus ei vasta nõuetele, palub sekretariaat kaebuse esitajal mis tahes puudused nelja nädala jooksul kõrvaldada

5. Nõuetele mittevastavad apellatsioonkaebused lükkab ühine järelevalveasutus eesistuja või ettekandja ettepanekul tagasi.

Artikkel 16

Esialgne läbivaatamine

1. Kui kaebus on nõuetekohane, vaatab ühine järelevalveasutus selle läbi.

2. Kaebuse koopia edastatakse Eurojustile märkuste tegemiseks, mis tuleb esitada nelja nädala jooksul; seda tähtaega on võimalik kahe nädala võrra pikendada.

3. Ühine järelevalveasutus võib paluda Eurojusti kolleegiumil nimetada kaebuse jaoks esindaja. Kaebuse esitajale antakse sellest otsusest teada. Asjaomastele liikmesriikidele saadetakse koopia kaebuse esitaja märkustest omapoolsete märkuste tegemiseks nelja nädala jooksul; seda tähtaega on võimalik kahe nädala võrra pikendada.

4. Pärast märkuste kättesaamist või tähtaegade möödumist käsitleb ühine järelevalveasutus kaebust kolme kuu jooksul.

Artikkel 17

Täiendav teave

1. Ühine järelevalveasutus võib küsida kaebuse esitajalt, Eurojustilt või muudelt organitelt teavet, tõendeid või kommentaare. Pooled võivad teha ühisele järelevalveasutusele ettepanekuid tõendite kogumise kohta või taotleda tõendite vastuvõetavaks tunnistamist. Ühine järelevalveasutus järgib kõnealuseid ettepanekuid ja taotlusi asjaomase juhtumi läbivaatamiseks vajalikus ulatuses.

2. Ühine järelevalveasutus võib ka otsustada teha uurimise Eurojustis kohapeal. Samuti kohaldatakse artiklit 6. Sellisel juhul teavitatakse kaebuse esitajat või tema nõustajat uurimise tulemusest.

Artikkel 18

Juurdepääs menetlustoimikule

1. Kõikidel pooltel on soovi korral juurdepääs menetlustoimikule ning nad võivad ühise järelevalveasutuse sekretariaadil paluda esitada neile nende omal kulul väljavõtteid või koopiaid. Juurdepääsu ei anta, kui selleks esineb mõni Eurojusti artikli 19 lõikes 4 nimetatud põhjus või kui tuleb kaitsta kolmandate isikute õigusi ja vabadusi.

2. Eurojust võib osutada, mis ulatuses ei peaks tema esitatav teave olema kaebuse esitajale kättesaadav, ning põhjendab sellist piirangut. Ühine järelevalveasutus võib paluda lisapõhjendusi. Asjaomane teave eemaldatakse ulatuses, mida ühine järelevalveasutus peab toodud põhjenduste korral kohaseks. Ühine järelevalveasutus võib teisiti otsustada üksnes vastuvõetavate põhjenduste puudumise korral. Sellisel juhul võib ühine järelevalveasutus nõuda kaebuse esitajale kokkuvõtte kättesaadavaks tegemist või teatud teabe esitamist.

Artikkel 19

Ärakuulamine

1. Kui pooled seda soovivad, kuulab ühine järelevalveasutus seisukohad ära. Ühine järelevalveasutus teatab pooltele nõuetekohaselt nende õigusest olla ära kuulatud. Kõnealust õigust teostatakse kirjalikult. Ühe menetluspoole taotluse korral teeb ühine järelevalveasutus otsuse suulise ärakuulamise korraldamiseks juhtumi uurimiseks vajalikus ulatuses. Ühine järelevalveasutus teatab pooltele nõuetekohaselt nende õigusest nõuda suulist ärakuulamist. Kõikidele pooltele teatatakse õigeks ajaks suulise ärakuulamise toimumisest ning neil on õigus selle juures viibida.

2. Suuline ärakuulamine on avalik, välja arvatud juhul, kui ühine järelevalveasutus otsustab kas omal algatusel või ühe poole taotlusel kuulutada see täiesti või osaliselt kinniseks avaliku turvalisuse huvides, eelkõige Eurojusti otsuse artikli 19 lõikes 4 osutatud põhjustel, või seda sooviva isiku privaatsuse kaitsmiseks või ulatuses, mis on ühise järelevalveasutuse arvates rangelt vajalik konkreetsetel asjaoludel, mil avalikustamine võiks kahjustada asjaomase kaebuse nõuetekohast hindamist. Kui Eurojust taotleb avalikkuse menetlusest kõrvalejätmist, võib alaline järelevalveasutus otsustada teisiti ainult juhul, kui ei ole esitatud ühtegi esimeses lauses osutatud põhjendust.

3. Ühine järelevalveasutus võib otsustada ühe poole taotlusel või omal algatusel kuulata üks pool ära teiste poolte juuresolekuta, kui see on vajalik eesmärgil tagada Eurojusti töö nõuetekohane toimimine, liikmesriigi julgeolek või kaitsta kaebuse esitaja või kolmanda isiku huve. Pooltele, kes ärakuulamisel ei viibi, teatatakse nende äraolekul toimunud menetlustest.

Artikkel 20

Tunnistajate ja ekspertide ärakuulamine

1. Ühine järelevalveasutus võib otsustada ühe poole taotlusel või omal algatusel kuulata ära tunnistajad. Kõigile asjaomastele pooltele ja tunnistajatele teatatakse ärakuulamisest õigeks ajaks. Samuti kohaldatakse artikli 19 lõikeid 2 ja 3.

2. Tunnistajatel, keda ühine järelevalveasutus on teavitanud, on õigus reisi- ja elamiskulude hüvitamisele kooskõlas Eurojusti töötajate suhtes kohaldatavate vastavate eeskirjadega ning saamata jäänud tulu hüvitamisele ulatuses, mida ühine järelevalveasutus peab õiglaseks. Neile võib teha vajalikke ettemakseid.

3. Ühise järelevalveasutuse liikmed võivad esitada tunnistajatele küsimusi. Pooled võivad esitada tunnistajatele küsimusi eesistuja loal. Enne ärakuulamise algust tuletab eesistuja tunnistajatele meelde, et nad peavad rääkima tõtt. Tunnistajal on õigus keelduda küsimustele vastamast.

4. Ühine järelevalveasutus võib määrata ametisse eksperdi ning määrata kindlaks tema volitused ja õiguse töötasule. Ühine järelevalveasutus võib otsustada eksperdi ära kuulata. Samuti kohaldatakse tunnistajate ärakuulamist käsitlevaid eeskirju.

Artikkel 21

Lõppsõna

Enne lõpliku otsuse vastuvõtmist palub komitee kõikidel pooltel esitada lõplikud märkused.

Artikkel 22

Apellatsioonimenetluse protokollimine

1. Ühine järelevalveasutus protokollib apellatsioonimenetluse, kajastades kõiki ärakuulamisi ning nende käigus tehtud avaldusi. Pooled võivad taotleda, et teatud dokumendid või avaldused lisataks protokolli täielikult või osaliselt. Eesistuja allkirjastab protokollid, need edastatakse pooltele ning lisatakse asjaomase juhtumi toimikusse. Artikli 19 lõikes 2 või artikli 20 lõikes 1 osutatud juhtudel kehtestab ühine järelevalveasutus piirangud.

2. Kõikide ühise järelevalveasutuse koosolekute suhtes, millest pooled osa ei võta, kohaldatakse ka artiklit 9.

Artikkel 23

Otsused ja konfidentsiaalsus

1. Otsused võetakse vastu koosolekul osalevate liikmete lihthäälteenamusega, välja arvatud juhul, kui käesolevas töökorras on sätestatud teisiti. Häälte võrdse jagunemise korral otsustab eesistuja hääl. Kõik lõpliku otsuse vastuvõtmisel osalevad isikud peavad olema viibinud suulisel ärakuulamisel, kui see on toimunud.

2. Ühise järelevalveasutuse arutelud on konfidentsiaalsed.

3. Ühise järelevalveasutuse lõplikus otsuses võivad olla esindatud poolte ja nende esindajate nimed, otsuse vastuvõtmisel osalevate ühise järelevalveasutuse liikmete nimed, otsuse teatavakstegemise kuupäev, otsuse resolutiivosa, asjaomase juhtumi asjaolude lühike kokkuvõte ning otsuse põhjendused. Lõplik otsus edastatakse pooltele ning avalikustatakse.

Artikkel 24

Teatised

Pooli, tunnistajaid ja eksperte teavitatakse viisil, mis tagab mõistlikul viisil, et nad on nõuetekohaselt teavitatud, ning on vajadusel kontrollitav.

Artikkel 25

Kulud

1. Lõplikus otsuses otsustab ühine järelevalveasutus menetluskulude suuruse. Ühise järelevalveasutuse menetlus on tasuta. Kui kaebus kas tervenisti või osaliselt rahuldatakse, hüvitab Eurojust ühise järelevalveasutuse hinnangul õiglases ulatuses kulud, mida kaebaja apellatsioonkaebuse esitamisel ja läbivaatamisel kandis.

2. Kui kaebuse esitajal ei ole võimalik kanda kõiki menetluskulusid või osa neist, võib ta taotluse korral igal ajal saada toetust kulude kandmiseks. Taotluse esitamisel tuleb lisada dokumendid, mis tõendavad taotleja halba majanduslikku olukorda. Ühine järelevalveasutus võib toetusest igal ajal loobuda, kui menetluse käigus muutuvad selle andmise aluseks olnud tingimused. Kui toetuse andmine heaks kiidetakse, kaetakse kulud ühise järelevalveasutuse eelarvest. Õigluse huvides võib lõplikus otsuses mõnelt poolelt nõuda tehtud ettemaksete Eurojusti eelarvesse tagasimaksmist. Taotlust sisse andes kinnitab kaebuse esitaja oma nõusolekut kulud tagasi maksta, kui seda nõutakse lõplikus otsuses.

Artikkel 26

Nõuetekohane menetlus

Käesolevas töökorras sätestamata juhtudel viib ühine järelevalveasutus oma menetlused läbi vastavalt nõuetekohase menetluse üldpõhimõtetele.

IV JAOTIS

KOLMNADAD RIIGID JA KOLMANDAD ISIKUD

Artikkel 27

Eurojusti lähetatud sidekohtunikud kolmandates riikides

1. Eurojust teavitab ühist järelevalveasutust korrapäraselt oma kavatsusest alustada kolmanda riigiga läbirääkimisi Eurojusti sidekohtuniku lähetamiseks sellesse riiki. Ühine järelevalveasutus võib soovi korral teha Eurojustile tähelepanekuid asjade arengu osas.

2. Selleks et teostada järelevalvet Eurojusti lähetatud sidekohtunike tegevuste üle, nagu on osutatud muudetud Eurojusti otsuse artikli 27a lõikes 5, edastatakse ka ühisele järelevalveasutusele selliste sidekohtunike poolt Eurojusti kolleegiumile esitatud aruanded ja muu asjakohane teave.

3. Kolmandate riikidega sõlmitavates lepingutes, mis käsitlevad sidekohtunike lähetamist kolmandasse riiki, sätestatakse ühise järelevalveasutuse õigus saada juurdepääs kolmandasse riiki lähetatud Eurojusti sidekohtuniku käsutuses olevatele andmetele ja tema kasutatavatele ruumidele.

V JAOTIS

LÕPPSÄTTED

Artikkel 28

Sekretariaat

1. Ühist järelevalveasutust abistab tema ülesannete täitmisel tema sekretariaat, mis asub Eurojusti peakorteris. Sekretariaat on alaline organ ning selle liikmed võetakse tööle üksnes pädevuse alusel. Sekretariaadi töötajad tegutsevad üksnes ühise järelevalveasutuse parimates huvides, on Eurojustist täielikult sõltumatud ega võta ühise järelevalveasutuse ülesannete täitmisel vastu juhiseid üheltki teiselt asutuselt. Sekretariaati tööle võtmine toimub ühise järelevalveasutuse ettepanekul. Sekretariaadi töötajad ei tee muud tööd ilma ühise järelevalveasutuse eesistuja loata.

2. Sekretariaat töötab ühise järelevalveasutuse eesistuja juhatusel vastavalt ühise järelevalveasutuse sätestatud eeskirjadele. Kõnealuste ülesannete täitmisel tegutseb sekretariaat ühise järelevalveasutuse eesistuja juhatusel. Sekretariaat peab registrit kaebuste ja kõikide muude dokumentide kohta.

3. Sekretariaat tagab, et ühise järelevalveasutuse töös arvestatakse ka Eurojusti otsuse artiklis 25 sätestatud kohustusi.

4. Ühise järelevalveasutuse sekretariaat saab kasutada nõukogu otsusega 2000/641/JSK asutatud sekretariaadi teadmisi.

Artikkel 29

Ametisaladuse hoidmise kohustus

1. Ühise järelevalveasutuse liikmed, eksperdid ja sekretariaadi töötajad peavad oma tegevuse käigus saadud mis tahes asjaolusid puudutavat teavet käsitlema konfidentsiaalsel viisil, välja arvatud juhul, kui ülesande nõuetekohane täitmine nõuab teisiti. See kohustus kehtib ka pärast seda, kui nad asjaomase tegevuse on lõpetanud.

2. Ametisse nimetamisel kinnitavad ühise järelevalveasutuse liikmed, eksperdid ja sekretariaadi töötajad, et nad nõustuvad kõnealuste kohustustega.

3. Konfidentsiaalsusnõude rikkumise korral võib ühise järelevalveasutuse liikme liikmelisuse peatada salajasel hääletusel ühise järelevalveasutuse koosolekul osalevate liikmete ühehäälse otsusega. Asjaomase isiku seisukoht kuulatakse eelnevalt ära, kuid ta ei osale otsuse vastuvõtmisel.

Artikkel 30

Eelarve ja kulud

1. Sekretariaat koostab ühise järelevalveasutuse sekretariaadi aastaeelarve ettepanekud, mis esitatakse heakskiitmisel kolleegiumile.

2. Ühine järelevalveasutus otsustab talle eraldatud ja sekretariaadi hallatava eelarve väljamaksed vastavalt Eurojusti finantsmäärusele.

3. Ühise järelevalveasutuse kulud, sealhulgas selle liikmete kulud, mis on vajalikud nende ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks, kantakse ühise järelevalveasutuse eelarvest.

Artikkel 31

Töökorra muutmine

Käesoleva töökorra muudatused võetakse vastu vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikes 9 sätestatud menetlusele.

Artikkel 32

Üldsuse juurdepääs dokumentidele

1. Igal füüsilisel ja juriidilisel isikul on õigus juurdepääsule ühise järelevalveasutuse dokumentidele vastavalt käesolevas artiklis määratletud põhimõtetele, tingimustele ja piirangutele.

2. Käesolevat artiklit kohaldatakse kõikide ühise järelevalveasutuse hallatavate dokumentide, s.t kõikide ühise järelevalveasutuse koostatud, tema poolt saadud ja tema valduses olevate dokumentide suhtes.

3. Ilma et see piiraks käesoleva artikli lõigete 4 ja 5 kohaldamist, tagatakse avalikkuse juurdepääs dokumentidele kas kirjaliku taotluse alusel või otse elektroonilises vormis.

4. Ühine järelevalveasutus keelab juurdepääsu dokumentidele, mille avalikustamine kahjustaks:

a) avalikke huve seoses: — avaliku turvalisuse ja eeluurimisega; — kaitsepoliitiliste ja sõjaliste küsimustega; — rahvusvaheliste suhetega; — ühenduse või liikmesriigi finants-, raha- või majanduspoliitikaga; — Eurojusti ülesannete täitmist võitluse tugevdamisel raskete kuritegude vastu; — siseriiklike uurimistega, mille puhul kasutatakse Eurojusti abi;

b) eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, eelkõige kooskõlas isikuandmete kaitset käsitlevate eeskirjadega.

5. Ühine järelevalveasutus keelab juurdepääsu dokumentidele, mille avalikustamine kahjustaks:

— füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit,

— kohtumenetlust ja õigusnõustamist,

— uurimiseesmärke, uurimisi ja auditeid, välja arvatud juhul, kui avalikustamiseks on ülekaalukas üldine huvi.

6. Juurdepääsu ühise järelevalveasutuse koostatud sisekasutuseks mõeldud või tema poolt saadud dokumendile, mis on seotud küsimusega, milles ühine järelevalveasutus ei ole otsust veel teinud, ei anta, kui dokumendi avalikustamine kahjustaks tõsiselt otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avalikustamiseks on ülekaalukas üldine huvi.

Juurdepääsu ühise järelevalveasutuse koostatud dokumendile, mis sisaldab sisekasutuseks esitatud arvamusi osana ühise järelevalveasutuse aruteludest ja eelkonsultatsioonidest, ei anta isegi pärast otsuse tegemist, kui dokumendi avalikustamine kahjustaks tõsiselt ühise järelevalveasutuse otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avalikustamiseks on ülekaalukas üldine huvi.

7. Kolmandate isikute dokumentide puhul konsulteerib ühine järelevalveasutus kolmanda isikuga, et hinnata, kas tuleks kohaldada lõike 4 või 5 erandit, välja arvatud juhul, kui on ilmne, et dokument tuleb avalikustada või et seda ei tohi avalikustada. Liikmesriik võib taotleda, et ühine järelevalveasutus ei avalikustaks kõnealusest liikmesriigist pärit dokumenti ilma tema eelneva nõusolekuta.

8. Kui mõni eranditest hõlmab ainult osa dokumendist, avalikustatakse dokumendi ülejäänud osad.

9. Taotlused dokumendile juurdepääsuks tehakse kirjalikult, sealhulgas elektroonilises vormis, ühes ametlikus keeles ning piisavalt täpses sõnastuses, et ühine järelevalveasutus saaks dokumenti tuvastada. Taotleja ei ole kohustatud taotlust põhjendama.

10. Kui taotlus ei ole piisavalt selgesõnaline, siis palub ühine järelevalveasutus taotlejal oma taotlust selgitada ning aitab taotlejal seda teha.

11. Kui taotlus puudutab väga pikka dokumenti või suurt arvu dokumente, võib ühine järelevalveasutus mitteformaalseid kanaleid pidi taotlejaga nõu pidada mõistliku lahenduse leidmiseks.

12. Ühine järelevalveasutus informeerib kodanikke, kuidas ja kus esitada taotlusi dokumentidele juurdepääsuks ning abistab neid selle tegemisel.

13. Dokumendile juurdepääsu taotlus lahendatakse viivitamata. Taotlejale saadetakse kinnitus taotluse kättesaamise kohta. 30 tööpäeva jooksul alates taotluse registreerimisest annab ühise järelevalveasutuse eesistuja kas loa juurdepääsuks nõutud dokumendile ning tagab selle aja jooksul juurdepääsu vastavalt käesoleva artikli lõikele 15 või esitab kirjalikult osalise või täieliku keeldumise põhjused ning teatab taotlejale tema õiguse esitada kordustaotlus vastavalt käesoleva artikli lõikele 14.

14. Osalise või täieliku keeldumise korral võib taotleja 30 tööpäeva jooksul ühise järelevalveasutuse vastuse saamisest arvates esitada kordustaotluse, milles palub ühisel järelevalveasutusel oma seisukoht läbi vaadata.

15. Juurdepääs dokumendile võimaldatakse taotlejale vastavalt tema eelistusele kas tutvumise teel kohapeal või saadetakse talle dokumendi koopia, võimalusel elektroonilises vormis. Taotlejalt võib nõuda koopia tegemis- ja saatmiskulude tasumist. See tasu ei tohi ületada koopiate tegemise ja saatmise tegelikku maksumust. Dokumentidega tutvumine kohapeal, koopiad alla 20 A4 lehekülje ning otsene juurdepääs elektroonilises vormis on tasuta.

16. Kui ühine järelevalveasutus, Eurojust või muu asutus on dokumendi juba avalikustanud ning see on taotlejale kergesti ligipääsetav, siis võib ühine järelevalveasutus täita dokumendile juurdepääsu andmise kohustuse, teavitades taotlejat sellest, kuidas nõutud dokumenti saada.

17. Dokumendid edastatakse kehtivas versioonis ja olemasolevas vormingus, arvestades täielukult taotleja eelistusi.

Artikkel 33

Hindamine

Ühine järelevalveasutus hindab käesolevat töökorda ajavahemikus üks kuni kolm aastat pärast selle jõustumist ja vastavalt saadud kogemustele.

Artikkel 34

Töökorra jõustumine

Käesolev töökord jõustub üks päev pärast selle vastuvõtmist vastavalt Eurojusti otsuse artikli 23 lõikele 9.

Haag, 23. juuni 2009 Ühise järelevalveasutuse nimel eesistuja Josef RAKOVSKÝ

(1) EÜT L 63, 6.3.2002, lk 1.

(2) ELT L 138, 4.6.2009, lk 14.

(3) Nõukogu otsus, 17. oktoober 2000, 2000/641/JSK, millega asutatakse Euroopa Politseiameti loomise konventsiooni (Europoli konventsiooni), infotehnoloogia tollialase kasutamise konventsiooni ja ühispiiridel kontrolli järkjärgulist kaotamist käsitleva Schengeni lepingu rakenduskonventsiooniga (Schengeni konventsiooniga) loodud andmekaitse ühiste järelevalveorganite sekretariaat (EÜT L 271, 24.10.2000, lk 1).