ET Euroopa Liidu Teataja C 321/1

Euroopa Ombudsmani otsus rakendussätete vastuvõtmise kohta

(2016/C 321/01)

Artikkel 1

Mõisted

Käesolevates rakendussätetes kasutatakse järgmisi mõisteid:

a) „institutsioon“– Euroopa Liidu institutsioon, organ, asutus või talitus;

b) „põhikiri“– Euroopa Parlamendi otsus ombudsmani ülesannete täitmist reguleeriva korra ja üldtingimuste kohta (1);

c) „ombudsman“– isik, kelle valib Euroopa Parlament vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 228;

d) „sekretariaat“– koosneb ombudsmani abistavatest ametnikest ja muudest teenistujatest;

e) „dokument“– mis tahes sisu mis tahes andmekandjal (paberile kirjutatuna, elektroonilisel kujul või heli-, visuaal- või audiovisuaalsalvestisena).

Artikkel 2

Kaebuste vastuvõtmine

2.1. Ombudsman võtab vastu kaebused, mis on esitatud kirjalikult, kas elektrooniliselt või paberil. Ombudsman võtab asjakohaseid meetmeid, et puudega inimesed saaksid kasutada oma õigust esitada ombudsmanile kaebusi.

2.2. Kaebuse esitaja märgib kaebuses ära teabe, mida ta peab konfidentsiaalseks. Mis tahes teabe konfidentsiaalseks märkimine kaebuse esitaja poolt ei takista ombudsmanil selle teabe edastamist asjaomasele institutsioonile uurimise eesmärgil.

2.3. Ombudsman käsitab kaebusena ka petitsiooni, mille Euroopa Parlament on petitsiooni esitaja nõusolekul ombudsmanile edastanud.

2.4. Sobivatel juhtudel ning kaebuse esitaja nõusolekul võib ombudsman edastada kaebuse mõnele teisele pädevale institutsioonile.

Artikkel 3

Kaebuste esmane läbivaatamine

3.1. Ombudsman teeb kindlaks, kas kaebus kuulub tema pädevusse, ja kui kuulub, siis kas see on vastuvõetav vastavalt põhikirja artiklile 2. Et ombudsman saaks seda kindlaks teha, võib sekretariaat paluda kaebuse esitajal esitada lisateavet või -dokumente.

3.2. Kui kaebus ei kuulu ombudsmani pädevusse või on vastuvõetamatu, sulgeb ombudsman kaebuse toimiku.

3.3. Ombudsman otsustab, kas menetlemisse võetud kaebuse puhul on uurimise algatamiseks piisavalt alust. Kui ombudsman leiab, et uurimise algatamiseks ei ole alust, sulgeb ombudsman kaebuse toimiku.

Artikkel 4

Teabe kogumine uurimise käigus

4.1. Kui ombudsman leiab, et uurimise algatamiseks on alust, tutvub ta uurimise alla kuuluvate kaebuse esitaja väidetega.

4.2. Ombudsman võib paluda asjaomast institutsiooni esitada nende väidete kohta vastuse. Ombudsman võib ka paluda, et asjaomane institutsioon esitaks vastuses oma seisukohad väidete konkreetsete aspektide ning kaebusest tulenevate või sellega seotud asjaolude kohta.

4.3. Ombudsman võib paluda institutsioonil edastada talle teavet või dokumente. Ombudsman võib tutvuda vastavate dokumentidega ka pärast asjaomase institutsiooniga konsulteerimist.

4.4. Institutsiooni vastused artikli 4 lõigetes 2 ja 3 osutatud küsimuste kohta esitatakse ombudsmani kindlaks määratud ajavahemiku jooksul, mis tavaliselt ei ületa kolme kuud. Vastuse esitamise täpne tähtaeg peab olema mõistlik, võttes arvesse uurimise keerukust ja pakilisust. Kui ombudsman leiab, et uurimine pakub üldsusele huvi, on vastuse esitamise tähtaeg võimalikult lühike. Kui asjaomasel institutsioonil ei ole võimalik ombudsmanile määratud tähtajaks vastata, esitab ta pikenduse saamiseks põhjendatud taotluse.

4.5. Ombudsman võib uurimise alla kuuluvate küsimuste selgitamiseks paluda asjaomaselt institutsioonilt kokkusaamist.

4.6. Ombudsman võib nõuda institutsiooni ametnikelt või muudelt teenistujatelt tunnistuste andmist vastavalt põhikirjas sätestatud eeskirjadele. Ombudsman võib otsustada, et isik esitab tunnistusi konfidentsiaalselt.

4.7. Ombudsman võib uurimise tegemiseks nõuda liikmesriigilt selle alalise esinduse kaudu institutsiooni väidetava haldusomavoli kohta teavet või dokumente vastavalt põhikirjas sätestatud eeskirjadele.

4.8. Kui institutsioon või liikmesriik esitab ombudsmanile teavet või dokumente vastavalt artikli 4 lõigetele 2, 3, 5 või 7, märgivad nad selgelt ära kogu teabe, mida nad peavad konfidentsiaalseks. Ombudsman ei avalda konfidentsiaalset teavet kaebuse esitajale ega üldsusele ilma asjaomase institutsiooni või liikmesriigi eelneva nõusolekuta.

4.9. Kui institutsioon või liikmesriik ei anna ombudsmanile artikli 4 lõigetes 2, 3, 5 või 7 kirjeldatud abi, tuletab ombudsman asjaomasele institutsioonile või liikmesriigile meelde, miks see abi vajalik on. Kui pärast asjaomase institutsiooni või liikmesriigiga toimunud arutelu ei jõuta ombudsmani rahuldava lahenduseni, teavitab ombudsman sellest Euroopa Parlamenti ja palub sobivate meetmete võtmist.

4.10. Ombudsman võib uurimise huvides paluda kaebuse esitajal või kolmandal isikul esitada teavet või dokumente või selgitada juba esitatud teavet või dokumente. Ombudsman võib ka nõuda kaebuse esitajaga kokkusaamist, et selgitada uurimise alla kuuluvaid küsimusi.

4.11. Ombudsman võib tellida mis tahes uuringuid ja eksperdiarvamusi, mida ta peab uurimise jaoks asjakohaseks.

Artikkel 5

Lahendusettepanekud

5.1. Kui ombudsman leiab, et kaebuse saab rahuldada, püüab ta leida koos asjaomase institutsiooniga juhtumile lahenduse.

5.2. Asjaomane institutsioon vastab ombudsmani lahendusettepanekule kindlaks määratud ajavahemiku jooksul, mis tavaliselt ei ületa kolme kuud. Vastuse esitamise täpne tähtaeg peab olema mõistlik, võttes arvesse uurimise keerukust ja pakilisust. Kui ombudsman leiab, et uurimine pakub üldsusele huvi, on vastuse esitamise tähtaeg võimalikult lühike. Kui asjaomasel institutsioonil ei ole võimalik ombudsmanile määratud tähtajaks vastata, esitab ta pikenduse saamiseks põhjendatud taotluse.

5.3. Ombudsman esitab kaebuse esitajale lahendusettepaneku koopia ja pärast seda, kui ta on saanud asjaomaselt institutsioonilt lahendusettepanekule vastuse, ka vastuse koopia. Kaebuse esitaja võib esitada ombudsmanile oma märkused ühe kuu jooksul.

Artikkel 6

Järeldused ja soovitused

6.1. Ombudsman võib teha uurimise käigus parandusettepanekuid uurimisega seotud küsimustes.

6.2. Kui ombudsman haldusomavoli ei tuvasta, kui leitakse lahendus või kui täiendav uurimine ei ole põhjendatud, lõpetab ombudsman uurimise otsusega, milles ta esitab oma järeldused. Ombudsman saadab otsuse kaebuse esitajale ja asjaomasele institutsioonile.

6.3. Kui ombudsman tuvastab haldusomavoli, annab ta asjaomasele institutsioonile asjakohase(d) soovituse(d) vastavalt põhikirja artikli 3 lõikele 6 ning palub institutsioonil esitada kolme kuu jooksul soovitus(t)e kohta arvamus. Arvamuses peab olema märgitud, kas ja kuidas on institutsioon soovitust (soovitusi) järginud või kavatseb järgida. Ombudsman edastab arvamuse kaebuse esitajale, kes võib esitada selle kohta märkusi ühe kuu jooksul.

6.4. Kui ombudsmanile saab teatavaks, et tema uuritava juhtumiga seoses algatatakse kohtumenetlus, lõpetab ta juhtumi uurimise ja teavitab sellest kaebuse esitajat ja institutsiooni.

Artikkel 7

Haldusomavoli tuvastanud uurimise lõpetamine ja ettekanded parlamendile

7.1. Pärast asjaomase institutsiooni arvamuse ja kaebaja poolt käesoleva otsuse artikli 6 lõike 3 kohaselt esitatud märkuste analüüsimist võib ombudsman uurimise lõpetada, esitades lõplikud järeldused.

7.2. Ombudsman annab Euroopa Parlamendile oma uurimistest korrapäraselt aru, sealhulgas aastaaruande esitamise teel.

7.3. Ombudsman võib esitada Euroopa Parlamendile eriettekande mis tahes uurimise kohta, mille käigus ta tuvastab haldusomavoli ja mis pakub ombudsmani arvates märkimisväärset avalikku huvi.

Artikkel 8

Omaalgatuslikud uurimised

8.1. Ombudsman algatab omaalgatusliku uurimise, kui ta leiab, et selleks on piisavalt alust.

8.2. Menetluskord, mida kohaldatakse kaebuste alusel algatatud uurimiste korral, laieneb asjakohases ulatuses ka omaalgatuslikele uurimistele.

Artikkel 9

Menetluskord

9.1. Kui ombudsman peab seda vajalikuks, võib ta võtta meetmeid, millega tagatakse kaebuse menetlemine eelisjärjekorras, võttes arvesse strateegilisi eesmärke.

9.2. Ombudsman hoiab kaebuse esitajat vajalikus ulatuses kursis uurimise käiguga. Kui ombudsman peab vajalikuks selgitada kaebuse esitajale institutsiooni vastuse mis tahes aspekte, võib ta edastada kaebuse esitajale asjaomase institutsiooni vastuse. Kui ombudsman nii otsustab, võib ta esitada kaebuse esitajale ka institutsioonile saadetud kirja koopia, milles küsib vastust.

9.3. Ombudsman võib avalikustada mittekonfidentsiaalse teabe uurimise käigu kohta. Ombudsman võib eelkõige üldsusele huvi pakkuvate uurimiste korral avaldada institutsioonidele või liikmesriikidele saadetud kirjad ja neile saadud vastused.

9.4. Ombudsman säilitab institutsioonilt või liikmesriigilt uurimise käigus saadud ning selle institutsiooni või liikmesriigi poolt konfidentsiaalseks kuulutatud dokumendid seni, kuni uurimine kestab ja mis tahes läbivaatamistaotluse tähtaeg ei ole möödunud. Ombudsman võib nõuda institutsioonilt või liikmesriigilt selliste dokumentide säilitamist vähemalt viis aastat pärast teate saatmist, milles ombudsman teatab, et ta neid dokumente enam ei säilita.

9.5. Kaebuse esitajal on õigus tutvuda ombudsmani poolt tema kaebuse kohta peetava toimikuga, esitades läbivaatamistaotluse vastavalt käesoleva otsuse artiklile 10, välja arvatud institutsiooni, liikmesriigi või ombudsmani poolt konfidentsiaalseks kuulutatud dokumendid ja mis tahes muu toimikus sisalduv konfidentsiaalne teave.

9.6. Ombudsman võtab vastu eeskirjad üldsuse juurepääsu kohta dokumentidele vastavalt määrusele (EÜ) nr 1049/2001 (2).

9.7. Ombudsman võib kaebuse esitaja või kolmanda isiku õiguslike huvide kaitseks salastada kaebuses või teistes dokumentides sisalduva teabe ka omal algatusel.

9.8. Ombudsman käsitleb kuritahtlikku teabevahetust ja kaebusi, mis kujutavad endast menetluse kuritarvitamist, vastavalt selleks vastuvõetud suunistele.

9.9. Ombudsman võib lõpetada uurimise kaebuse esitaja palvel. See ei takista ombudsmani algatamast kaebuse sisu käsitlevat omaalgatuslikku uurimist.

9.10. Ombudsman võib lõpetada uurimise, kui kaebuse esitaja ei esita nõutud teavet või märkusi.

Artikkel 10

Läbivaatamistaotlused

10.1. Kaebuse esitajal on õigus taotleda käesoleva otsuse artikli 3 lõigete 2 ja 3 kohaselt tehtud otsuse ja uurimist lõpetava otsuse järelduste läbivaatamist, välja arvatud haldusomavoli tuvastamisel.

10.2. Üksikasjalikud eeskirjad läbivaatamistaotluste ombudsmanipoolse menetlemise kohta sätestatakse ombudsmani otsuses.

Artikkel 11

Kaebuste menetlemise delegeerimine

Ombudsman võib delegeerida kaebuste menetlemise protsessi teatud osad sekretariaadile. Sekretariaat teavitab kaebuse esindajat õigusest taotleda ombudsmanilt sekretariaadi tehtud otsuste läbivaatamist.

Artikkel 12

Koostöö liikmesriikide ombudsmanide ning teiste sarnaste ametiasutustega

Ombudsman võib teha koostööd liikmesriikide ombudsmanide ning teiste sarnaste ametiasutustega, sealhulgas Euroopa ombudsmanide võrgustiku kaudu.

Artikkel 13

Keeled

13.1. Ombudsmanile võib kirjutada igaüks asutamislepingu mis tahes keeles ja kõigis ombudsmani pädevuses olevates küsimustes. Ombudsman vastab samas asutamislepingu keeles.

13.2. Ombudsmanile võib esitada kaebuse asutamislepingu mis tahes keeles. Ombudsman suhtleb kaebuse esitajaga samas keeles.

13.3. Erandjuhtudel võib ombudsman nõuda, et institutsioon esitaks asjaomaste dokumentide koopiad kaebuse keeles. Sellise nõudmise esitamisel tegutseb ombudsman proportsionaalselt kaebuse esitaja vajadustega ja mõistlikult institutsiooni vahendeid silmas pidades.

Artikkel 14

Jõustumine

14.1. Ombudsman tühistab 8. juulil 2002 vastu võetud rakendussätted, mida muudeti 5. aprillil 2004 ja 3. detsembril 2008.

14.2. Käesolev otsus jõustub 1. septembril 2016. Otsust kohaldatakse kõikide sel kuupäeval pooleliolevate uurimiste, kõikide sel kuupäeval algatatavate uurimiste ja mis tahes kaebuste suhtes, mille kohta ei ole ombudsman selleks kuupäevaks veel seisukohta võtnud.

14.3. Ombudsman teavitab käesolevast otsusest Euroopa Parlamendi presidenti.

14.4. Ombudsman avaldab käesoleva otsuse Euroopa Liidu Teatajas ja ombudsmani veebilehel.

Strasbourg, 20. juuli 2016 Emily O'REILLY Euroopa Ombudsman

(1) Vastu võetud parlamendi poolt 9. märtsil 1994 (EÜT L 113, 4.5.1994, lk 15), muudetud parlamendi 14. märtsi 2002. aasta otsusega (EÜT L 92, 9.4.2002, lk 13) ja 18. juuni 2008. aasta otsusega (ELT L 189, 17.7.2008, lk 25).

(2) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele (EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43).