“VI LISA

JUHISED AUDIITORKONTROLLI TEGEMISEKS

Kui üks asjaomastest rahvusvahelistest standardiorganisatsioonidest on vastu võtnud audiitorkontrolli standardid, juhised või soovitused, siis vaatavad/vaatab lepinguosalised uuesti läbi käesoleva lisa sisu ja teevad/teeb vajalikud muudatused.

Üldsätted

1. Mõisted

Käesolevas lisas kasutatakse järgmisi mõisteid:

1.1. auditeerimine – tulemuste hindamine;

1.2. auditeeritav – eksportiv lepinguosaline, kelle kontrolliprogrammi auditeeritakse;

1.3. audiitor – importiv lepinguosaline, kes teostab audiitorkontrolli;

1.4. ettevõte – loomade või loomsete toodete töötlemisettevõte;

1.5. rajatis – muu koht, v.a töötlemisettevõte, kus loomi või loomseid tooteid võidakse käidelda, v.a müügisaalid;

1.6. loomatervishoiu uuring – teabe kogumiseks või kontrollimiseks läbiviidud kohapealne kontrollkülastus, mis on seotud teatava piirkonna tingimuste või staatusega ühe või mitme III lisas määratletud loomahaiguse osas.

2. Üldpõhimõtted

2.1. Audiitor ja auditeeritav peaksid tegema koostööd audiitorkontrolli läbiviimisel käesolevas lisas esitatud sätete kohaselt. Audiitorirühma peaksid kuuluma nii audiitori kui auditeeritava esindajad ja auditeeritav peaks määrama personali, kes vastutab auditeerimise hõlbustamise eest. Erisüsteemide ja -kavadega auditeerimiste läbiviimiseks võivad olla vajalikud erinevad kutseoskused.

Teavet kogutakse küsitluste, dokumentide ja registrite läbivaatamise ning kohapealsete kontrollkülastuste teel. Teabesse lisatakse kontrollimise muudatused, mis on tehtud kokkuleppe vastuvõtmise või viimase auditi järgselt. Teavet võib kinnitada muudesse allikatesse tehtavate päringute ja kontrollimise kaudu; kaasa arvatud füüsiline vaatlus, mõõtmised, proovid ja registreeritud andmed. Auditeerimise käigus kogutud teave tuleb dokumenteerida.

2.2. Auditeerimiste eesmärgiks tuleks seada pigem auditeeritava jõustamis- ja kontrolliprogrammi tõhususe kontrollimine kui üksikute loomade, toidupartiide või ettevõtete tagasilükkamine. Käesoleva kokkuleppega reguleeritavat auditeeritava jõustamis- ja kontrolliprogrammi tuleb asjakohasel viisil hinnata.

2.2.1. Kõiki kokkuleppe kohaselt korraldatavaid auditeid hinnatakse eksportiva lepinguosalise standardite või eksportiva ja importiva lepinguosalise kombineeritud standardite ning vajadusel konkreetse auditi eritingimuste alusel. Kõnesolevad standardid ja vastavad eritingimused on esitatud V lisa artiklis 6.

2.2.2. Kohapealsed auditid, mis toimuvad esialgse võrdväärsuse määramise käigus, viiakse läbi üksnes eksportiva riigi standarditest lähtudes, kusjuures edaspidised kohapealsed auditid, mille eesmärgiks on kontrollida eelnevalt kehtestatud võrdväärsustingimuse tulemust, viiakse läbi eksportiva lepinguosalise standardite kohaselt ja kasutades neid importiva lepinguosalise asjakohaseid standardeid, mille võrdväärsus ei ole kindlaks määratud ning mille kohta nõuetele vastavust tuleb kinnitada; lisaks võimalikud kokkulepitud eritingimused, mis on esitatud V lisas.

2.3. Auditeeritav peab audiitorile dokumenteeritud programmi abil tõestama, et standarditele vastatakse järjepidevalt.

2.4. Auditeerimise sagedus peaks põhinema eksportiva lepinguosalise suutlikkusel jõustamis- ja kontrolliprogrammi täita. Vähese suutlikkuse korral tuleks auditeerida sagedamini, näiteks selleks, et kontrollida, kas puudulik suutlikkus on paranenud.

2.4.1. Auditite sageduse määramiseks kasutatav teave võib muuhulgas sisaldada järgmist:

— epidemioloogiline analüüs,

— eelnevate auditite tulemused,

— veterinaarse piirikontrolli tulemused (k.a importsaadetiste proovide kogumise ja analüüsi tulemused),

— periood alates viimasest auditist,

— kaubanduse maht,

— rahvatervise seire tulemused,

— loomahaigustest (nimekiri) vaba,

— keskkonna- ja geograafilised tegurid.

2.5. Auditeerimised ja neil põhinevad otsused tuleb teha läbipaistvalt ja järjekindlalt.

Audiitor peab:

2.5.1. tagama, et auditi järeldused põhineks objektiivsel tõendusmaterjalil või andmetel ning vaatlustulemustel, mille täpsust ja usaldusväärsust saab kontrollida;

2.5.2. jääma kõrvale huvide konfliktist ja väärmõjudest;

2.5.3. tagama, et auditeerimismenetlus viiakse läbi eesmärgiga — kontrollida, et eksportiv lepinguosaline järgib eelnevalt tunnustatud võrdväärsustingimusi, ning — selgitada auditeeritava jaoks välja valdkonnad, kus võiks sisse viia parandusi, et tõhustada auditeeritava dokumenteeritud kontrolliprogrammi, nii et see hakkaks järgima või jätkaks edaspidi võrdväärsustingimuste järgimist, mis on vajalikud importiva lepinguosalise asjakohasele kaitsetasemele vastamiseks;

2.5.4. tagama, et kõik auditi käigus saadud dokumendid ja registrid säilitatakse ning neid kaitstakse vastavalt lepinguosaliste kokkuleppele ning kummagi lepinguosalise suhtes kohaldatavatele õigusnormidele;

2.5.5. tagama ärisaladuse hoidmise vastavalt kummagi lepinguosalise suhtes kohaldatavatele õigusnormidele.

Auditeeritav peab:

2.5.6. andma auditi ulatuses õigeaegselt audiitori poolt nõutud teavet auditi ajal või 20 tööpäeva jooksul pärast seda, et tagada auditi eesmärkide saavutamine;

2.5.7. tegema koostööd audiitoriga ja aitama teda tööülesannete täitmisel ning auditi eesmärkide saavutamisel, sealhulgas: — teavitama auditiga seotud töötajaid selle eesmärkidest, — määrama sobiva kvalifikatsiooniga töötajad audiitorrühma saatma, — võimaldama audiitorrühmale vajalikke vahendeid, et tagada auditi tõhus läbiviimine, — võimaldama audiitori nõudmisel talle ligipääsu paikadesse ja dokumentidele, mis on auditeerimiseks vajalikud.

2.6. Loomatervishoiu uuringud

Loomatervishoiu uuringuid teostatakse eesmärgiga koguda vajalikku epidemioloogilist ja muud teavet haiguse olukorra kohta konkreetses piirkonnas (kas liikmesriigis/riigis, liikmesriigi osas/riigi osas või enam kui ühe liikmesriigi/riigi osades). Loomatervishoiu uuringu võib läbi viia üks lepinguosaline (käesolevas dokumendisnimetatud “importiv” lepinguosaline), et toetada teise lepinguosalise (käesolevad dokumendis nimetatud “eksportiv” lepinguosaline) esialgset otsust haiguse olukorra kohta konkreetses piirkonnas (nt konkreetse haiguse puudumise esmakordne kinnitamine), või tehakse seda pärast haiguse puhkemist.

TEGEVUSJUHISED

Auditi ettevalmistamine

3. Eelnev ettevalmistamine

3.1. Auditi programm

Selleks, et tagada auditite piisav ettevalmistus ja võimalikult tõhus läbiviimine, peavad lepinguosalised:

— võtma vastu esialgse auditi programmi, mis kataks vajadusel 12-kuulise perioodi, arvestades muu hulgas ka kokkuleppe VI lisa punktis 2.4 kirjeldatud analüüsi ning V lisas sätestatud toiminguid; nimetatud esialgne programm tuleb kuue kuu möödudes üle vaadata ning võtta vastu jooksva auditi programm,

— võimalikult varases etapis, soovitavalt 60 päeva varem, kinnitama oma kavatsust läbi viia esialgses programmis ette nähtud auditid,

— võimalikult varases etapis teavitama auditeeritavat kõigist esialgses programmis tehtavatest muudatustest,

— vahetama teavet väljaspool kokkuleppe kohaldamisala läbiviidavate auditite programmide kohta, mis võib olla vajalik või asjakohane lõike 6.3 sätete rakendamiseks.

3.2. Auditi algatamine

Tavapäraselt algatatakse audit järgmistel alustel:

— esialgses programmis kindlaksmääratud auditid,

— auditeeritava soovil tehtavad auditid,

— kummagi lepinguosalise õigustatud nõudmisel läbiviidavad auditid, nt tulenevalt kummagi poole tõsisest murest seoses tekkivate või hiljuti tuvastatud riskidega inimeste või loomade tervisele.

Kõikidel juhtudel peab audiitor auditeeritavat vajalikul määral teavitama kavatsetavast auditist, et võimaldada viimasel teha vajalikke ettevalmistusi auditi rahuldavaks teostamiseks. Etteteatamisaja pikkus tuleneb rahva- ja loomatervishoiuga seotud auditi pakilisusest.

Audiitori teated auditeeritavale

3.3. Auditile eelnev tegevus

3.3.1. Auditi kava ettevalmistamine

Auditeeritavaga konsulteerides peab audiitor ette valmistama auditi kava ning esitama selle auditeeritavale piisava ajavaruga enne auditi algust, soovitavalt 60 päeva enne auditi plaanitavat alguskuupäeva, et võimaldada auditeeritaval teavet koguda. Audit peab olema kavandatud paindlikult, et rõhuasetustes oleks võimalik teha muudatusi, arvestades enne auditit ja selle käigus kogutud teabega.

Auditi kava peab hõlmama järgmist:

— auditeerimise objekt, põhjalikkus ja ulatus,

— auditeerimise eesmärgid,

— V lisas sätestatud standardite kindlaksmääramine, mille alusel audit korraldatakse. Täpsemalt on need eksportiva lepinguosalise standardid, kui audit toimub auditeeritava kontrollprogrammi täitmise esialgse kohapealse hindamisena, mis on võrdväärsuse tingimuse täitmise kontrolli osa, või eksportiva ja importiva lepinguosalise standardite kombinatsioon, mida on muudetud vastavate V lisas sätestatud eritingimustega, kui hilisem audit viiakse läbi eelnevalt tuvastatud võrdväärsuse tingimuse olemasolu kontrollimiseks,

— auditi kuupäev ja koht ning külastatavate ettevõtete või rajatiste tüübid, et oleks võimalik valida sobivad audiitorrühma liikmed,

— ajakava kuni lõpparuande esitamiseni (kaasa arvatud),

— auditi läbiviimise ja auditi aruande keel või keeled,

— audiitorrühma liikmed, sh audiitorrühma juht,

— ametiisikutega kohtumise ja ettevõtete või rajatiste külastamise ajakava, sh vajadusel etteteatamata külastused,

— ärisaladuse hoidmise ja huvikonfliktide vältimise sätted.

3.3.2. Kokkulepe auditeeritavaga auditi kava ja kuupäevade suhtes.

Kui auditeeritaval on vastuväiteid mõnele auditi kava sättele, tuleb neist audiitorit otsekohe teavitada, tavaliselt 10 tööpäeva jooksul pärast auditi kava kättesaamist. Audiitor ja auditeeritav peavad vastuväidetele leidma ühise lahenduse. Enne auditit või auditi ajal saadud teabe põhjal kavandatavad muudatused auditi kavas peab muudatusi esitav lepinguosaline teisele edastama võimalikult kiiresti.

3.3.3. Auditeeritavalt vajalike dokumentide saamine

Enne auditit võib audiitor nõuda auditeeritavalt auditi ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks asjakohaseid dokumente, näiteks:

— õigusaktid, asjakohased tehnilised standardid ja spetsifikatsioonid,

— auditeeritava juhtimisstruktuur,

— auditeeritava reguleerivad funktsioonid ja volitused, jõustamismeetmete tulemused,

— auditeeritavalt nõusoleku saamise menetlused,

— kontrollprogramme puudutavad üksikasjad, sealhulgas töödokumentide koopiad, käsiraamatud ja samalaadsed tegevusjuhendid.

Audiitor võib auditeeritavalt nõuda selgitust kõigi esitatud dokumentide kohta.

Auditi läbiviimine

4. Sissejuhatav koosolek

Auditeeritav ja audiitor peavad korraldama sissejuhatava koosoleku eelnevalt kokkulepitud kohas. Kui auditit puudutavaid küsimusi on vajalik või asjakohane selgitada, võib auditi sissejuhatava koosoleku, kus osalevad Euroopa Komisjoni audiitorrühmad, pidada Washington DCs. Sissejuhatava koosoleku, kus osalevad Ameerika Ühendriikide audiitorrühmad, võib pidada Brüsselis, Belgias või Grange’is, Iiri Vabariigis. Muudel juhtudel võib sissejuhatavaid koosolekuid läbi viia vastavates EL liikmesriikide pealinnades või Ameerika Ühendriikide linnades, nii et see oleks konkreetse auditi seisukohast mugav ja praktiline. Olenemata sissejuhatava koosoleku toimumise kohast, peab seda juhatama auditeeritava pädeva(te) asutus(t)e vastav esindaja. Sissejuhatava koosoleku eesmärgiks on:

— tutvustada auditeeritavale audiitorrühma,

— kinnitada auditeerimise objekt, põhjalikkus, ulatus, auditeerimisstandardid ja eesmärgid,

— tutvustada auditeerimisel kasutatavaid töömeetodeid ja menetlusi,

— kinnitada ametlikud audiitorrühma ja auditeeritava vahelised teavitamiskanalid auditi toimumise ajaks, sealjuures määrata kindlaks, milliste ametiasutuste esindajad saadavad audiitorrühma igal kohapealsel kontrollkülastusel,

— kinnitada, milliseid riiklikke ja mitte-riiklikke asutusi külastatakse,

— kinnitada tootmisettevõtetesse ja -rajatistesse toimuvates külastustes osalevate või neid külastusi jälgivate audiitorrühma liikmete arv ja rollid,

— kinnitada auditeeritavaga lõppkoosoleku ja võimalike vahepealsete koosolekute aeg, koht ja toimumispaik,

— kinnitada reisi- ja majutuskorraldus,

— kinnitada, et audiitorrühmale vajalikud ressursid ja vahendid oleksid neile kättesaadavad,

— kinnitada kasutatavad aruandlusmeetodid,

— nõuda lisadokumente, mille vajalikkus auditi läbiviimiseks on auditile eelnevas etapis kindlaks tehtud,

— vastata kõigile auditeeritava küsimustele, mis tekivad seoses auditeerimisprotsessiga.

5. Dokumentide revisjon

5.1. Dokumentide revisjon võib hõlmata näiteks järgmist:

— nõuete täitmise programme käsitlevad andmed,

— kontrolli- ja siseauditiaruanded,

— tõendid parandusmeetmete ja sanktsioonide kohta,

— nõuete täitmiseks võetud meetmeid käsitlevad andmed,

— proovivõtmise kavasid ja nende tulemusi,

— kontrolliga seotud dokumente,

— reguleerivaid menetlusi, mida auditeeritav järgib.

5.2. Kui audit toimub pärast võrdväärsuse kindlakstegemist, võib dokumentide revisjon hõlmata ka kontrolli- ja sertifitseerimissüsteemi asjakohaste muudatuste läbivaatamist pärast võrdväärsuse kindlakstegemist või eelmise auditi toimumist.

5.3. Auditeeritav teeb dokumentide revisjoni käigus audiitoriga igakülgset koostööd ja aitab tagada audiitorile ligipääsu nõutud dokumentidele ja registreeritud andmetele.

6. Kohapealne kontroll

6.1. Audiitori otsus kohapealse kontrolli läbiviimise ja ulatuse kohta peab võtma arvesse selliseid tegureid nagu näiteks asjassepuutuv piirkond, kõnealuse sektori või eksportiva riigi nõuete ajalugu eelnevate auditite ja/või piiril tehtud veterinaarkontrollide (sealhulgas proovide ja importsaadetiste analüüsitulemused) alusel, tootmismaht ja impordi- või ekspordimaht, muudatused infrastruktuuris ning riiklike kontrolli- ja sertifitseerimissüsteemide iseloom ja toimimine.

6.2. Kohapealne kontroll võib hõlmata külaskäike tootmis- ja valmistamisruumidesse, rajatistesse toidu töötlemise ja ladustamise ruumidesse ja kontroll-laboritesse punktis 5.1 osutatud dokumentides sisalduva teabe täpsuse kontrollimiseks.

6.3. Ettevõtete või rajatiste kontrollimisel viib auditeeritav läbi ettevõtete või rajatiste kontrolli auditeeritava tavamenetluse kohaselt ja audiitor osaleb tavaliselt vaatlejana, kuigi ta võib vajaduse korral kontrollida muid tegevuse aspekte. Ajaliste piirangute tõttu võib audiitor otsustada, et ta ei jälgi auditeeritava läbiviidavat kontrolli kogu selle ulatuses, vaid kontrollib konkreetseid inspekteerimistavasid auditeeritava kontrollipersonali küsitlemise teel väljaspool kontrollitavaid ruume.

6.4. Auditeeritav teeb kohapealse kontrolli käigus audiitoriga igakülgset koostööd ja hõlbustab audiitori sissepääsu ettevõtetesse ja rajatistesse, kus teostatakse kohapealset kontrolli.

6.5. Kui kohapealse kontrolli käigus avastatakse tõsine potentsiaalne või tegelik oht inimeste või loomade tervisele, peab audiitor sellisest hinnangust otsekohe teavitama auditeeritavat, kes peab võtma asjakohaseid meetmeid tuvastatud ja kinnitust leidnud ohu kõrvaldamiseks.

7. Järelaudit

Eelnenud auditi puuduste kõrvaldamise kontrollimiseks võib läbi viia järelauditi.

8. Töödokumendid

Töödokumendid võivad hõlmata hinnatavate üksikasjade kontrollnimekirja, näiteks järgmisi dokumente:

— õigusaktid,

— kontrolli- ja sertifitseerimisteenistuste struktuur ja toimimine,

— ettevõtte ja rajatiste struktuur, asendiplaan, toimingud ja tööprotseduurid,

— tervishoiustatistika, proovivõtuplaanid ja tulemused,

— nõuete täitmise meetmed ja menetluskord,

— aruandluse ja kaebuste esitamise menetlused,

— koolituskavad.

8.1. Tõendavad dokumendid

Auditi tulemusi, järeldusi ja soovitusi tõendavad dokumendid peavad olema võimalikult standardsed, et muuta auditi teostamine ja selle tulemuste esitlemine ühtlaseks, läbipaistvaks ja usaldusväärseks. Tõendavad dokumendid võivad sisaldada asjakohaseid märgukirju või muud taustateavet hinnatavate üksikasjade kohta.

9. Lõppkoosolek

Samuti kui sissejuhatavat koosolekut, võib lõppkoosolekut pidada nii auditeeritavale kui audiitorile sobivas kohas. Lõppkoosolekut peaks juhatama auditeeritava pädeva(te) asutus(t)e asjaomane esindaja.

Lõppkoosoleku eesmärgiks on:

— taaskinnitada auditeerimise objekt, põhjalikkus, ulatus, standardid ja eesmärgid,

— tuletada auditeeritavale meelde, et audit põhineb süsteemi valikulisel kontrollimisel ning selle eesmärgiks ei ole kajastada kõiki süsteemi puudujääke,

— teavitada auditeeritavat audiitori esialgsetest seisukohtadest ja/või anda ülevaade audiitori töö tulemustest,

— esitada kindlakstehtud sisuliste puuduste üksikasjad koos vastavate objektiivsete andmetega,

— anda vajalikke lisaselgitusi, et tagada auditeeritava arusaamine sisuliste puuduste olemusest,

— kinnitada, et auditi kõik üksikasjad esitatakse auditiaruandes ning et auditeeritaval on võimalus aruannet kommenteerida,

— võimaldada auditeeritaval kommenteerida auditi tulemusi või anda selgitusi.

Auditijärgne tegevus

10. Auditiaruanne

Auditiaruanne peab andma auditi tulemustest tasakaalustatud pildi ning sisaldama järeldusi ja soovitusi, mis täpselt peegeldavad neid tulemusi. Tavaliselt hõlmab see järgmist:

— auditeerimise objekt, põhjalikkus, ulatus, standardid ja eesmärgid,

— auditi kava üksikasjad,

— võrdlusdokumentide nimetamine, mida kasutati auditeerimise alusena,

— audiitori hinnang tulemustele, lähtudes standarditest, mille põhjal auditit teostati,

— auditeeritava ja audiitori vaheliste lahkarvamuste valdkonnad,

— audiitori soovitused sisuliste puuduste parandamiseks,

— vastukaja tulemuste esitamisele, sealhulgas kindlaksmääratud puuduste parandamiseks võetud meetmed.

10.1. Auditiaruande ettevalmistamisel ja selle levitamisel tuleb kinni pidada ärisaladuse hoidmise põhimõttest. Auditile eelnevalt teavitab kumbki lepinguosaline teist oma riigi õigusaktidest ja menetlustest, mis kaitsevad ärisaladust ja muud teavet, mida üks või teine lepinguosaline võib pidada diskreetseks. Kumbki lepinguosaline peab täielikult kinni ka oma riigis kehtivatest konfidentsiaalse teabe kaitsmise nõuetest. Juhul kui lepinguosaliste kaitstava teabe olemus on märkimisväärselt erinev, teevad lepinguosalised need erinevused enne auditit kindlaks ning lepivad järgitavate menetluste osas kokku.

10.2. Aruande eelnõu tuleb auditeeritavale ära saata kokkuleppes kindlaksmääratud aja jooksul. Auditeeritav võib 60 päeva jooksul esitada oma kommentaarid ning kirjeldada kõiki parandusteks võetud või võetavaid konkreetseid parandusmeetmeid võrdväärsuse tagamise alustamiseks või jätkamiseks, koos nende meetmete lõpuleviimise kavandatavate kuupäevadega.

10.3. Lõpparuande teksti muudatused, mis tehakse pädeva asutuse kommentaaride põhjal, peavad piirduma faktiliste ebatäpsuste korrigeerimisega. Samas võib auditeeritava teisi kommentaare aruandes eraldi märkida, juhul kui need selgitavad aruande sisu. Kõik auditeeritava esitatud arvamused tuleks igal juhul lõpparuande juurde lisada.

11. Parandusmeetmete järelkontroll

Võrdväärsuse tagamiseks vajalike parandusmeetmete kontroll varieerub vastavalt esialgse puuduse olemusele. Auditeeritava teostatud parandusmeetmete kontroll võib sisaldada järgmist:

— auditeeritava pakutud tagatiste läbivaatus,

— auditeeritava esitatud dokumentide läbivaatus,

— järelauditid,

— esitatud parandusmeetmete läbivaatamine järgmise auditi käigus.

Järelaudit on sarnane tavapärasele auditile, kuid selle ülesandeks on kinnitada, et auditeeritava võetud meetmed on suunatud tuvastatud puuduste kõrvaldamisele. Parandusmeetmeid käsitlevat järelauditi aruannet tuleb ette valmistada ja levitada samamoodi kui esialgset auditiaruannet.

Loomatervishoiu uuringud

12. Loomatervishoiu uuringud

12.1. Üldpõhimõtted

Kõik loomatervishoiu uuringus osalejad peavad tegema koostööd uuringu avatud ja läbipaistva teostamise nimel, et kõik vajalikud menetlused võimalikult kiiresti lõpule viia.

12.2. Menetlused

12.2.1. Loomatervishoiu uuringu kavandamine ning uuringu algatamine

Enamasti võetakse kõnealune uuring ette eksportiva lepinguosalise nõudmisel. Loomatervishoiu uuringu tulemused peavad pakkuma olulist teavet haigusriski kohta, mis on seotud kaupade ekspordiga nimetatud piirkonnast. Importiv lepinguosaline teatab viivitamata kõnealuse nõude vastuvõtmisest ning määrab kontaktisiku, kes hakkab eksportiva lepinguosalise esindajatega tihedalt koostööd tegema. Vajalike kohapealsete kontrollkäikude ajakava koostavad kõik lepinguosalised ühiselt võimalikult kiiresti.

Mõne III lisas nimetatud haiguse puhkemise korral ning kaitsemeetmete ja piirkondadeks jaotamise kohaldamisel võib importiv lepinguosaline nõuda loomatervishoiu uuringu läbiviimist enne, kui võib jätkata kauplemist toodetega, mis võivad olla haigusest mõjutatud. Selleks, et kaubandust häiritaks minimaalselt, ning võimaldamaks haigusvabade toodete tunnustamist või kindlaksmääramist või meetmete võtmist riskide vähendamiseks, peavad nii importiva kui eksportiva lepinguosalise esindajad kavandama uuringu toimumise võimalikult lähedasele ajale. Kontrollkülastuse planeerimine sõltub puhangu kontrolli alla saamisest, kuid lepinguosalised peavad läbirääkimisi alustama võimalikult varases etapis.

12.2.2. Kontrollkäikudele eelnev tegevus

Importiv lepinguosaline määrab otseses suhtlemises eksportiva lepinguosalisega kindlaks kohapealse kontrollkäikude piirkonnad, samuti ettevõtete tüübid. Mõlemad lepinguosalised peavad vastastikku nõu, et valmistada ette uuringute kava, mis katab järgmisi punkte:

— kohapealse kontrollkäigu kavandatav kuupäev,

— külastatavad piirkonnad ja eri liiki teave, mida on vaja koguda,

— uuringurühma liikmete nimed, sealhulgas uuringurühma juhi nimi,

— ametnikega kohtumiste ning farmide ja muude paikade külastuste ajakava,

— konkreetsed dokumendid, mida nõutakse uuringu käigus, nt haiguste kõrvaldamist ja kontrolli käsitlevad õigusaktid, järelevalve- ja seireandmed, päritolu ja liikumise jälgimise aruanded, vaktsineerimisregistrid, kui vaktsineerimisi on teostatud, kõnealuse haiguspuhangu või hiljutiste haiguspuhangute epidemioloogilised andmed, laboriaruanded jne,

— eksportiva lepinguosalise asjakohaste kontaktisikute nimed (kaasa arvatud kõikide asjassepuutuvate liikmesriikide/osariikide vastavate teenistuste esindajad), samuti mõlema lepinguosalise vastutavad reguleerivad asutused.

Uuringukava koostamine tuleb lõpule viia enne uuringurühma lahkumist ning edastada kõigile loomatervishoiu uuringuga seotud lepinguosalistele.

12.2.3. Uuringu läbiviimine

12.2.3.1. Sissejuhatav koosolek

Sissejuhatav koosolek tuleb pidada kõigi lepinguosaliste esindajate osavõtul. Nimetatud koosolekul vaatab uuringut teostav lepinguosaline läbi uuringukava ja kinnitab, et vajalikud ettevalmistused uuringu teostamiseks on tehtud.

Sissejuhatava koosoleku toimumise koht määratakse kindlaks uuringukavas ning võõrustajateks võivad olla vastavate reguleerivate asutuste esindajad.

Kõnealuse sissejuhatava koosoleku eesmärk on:

— tutvustada uuringurühma eksportiva lepinguosalise esindajatele,

— tuua välja põhilised uuringuvaldkonnad ja järgitavad menetlused,

— kinnitada ametlikud uuringurühma ja eksportiva lepinguosaline esindajate vahelised teavitamiskanalid,

— kinnitada ajakava ja külastatavad paigad,

— kinnitada lõppkoosoleku kuupäev, kellaaeg ja toimumispaik,

— kinnitada reisi- ja majutuskorraldus,

— kinnitada, et uuringurühmale vajalikud vahendid ja dokumendid on neile kättesaadavad,

— vastata eksportiva lepinguosalise esindajate võimalikele küsimustele seoses uuringuga.

12.2.3.2. Uuringu dokumenteerimine

Uuringut läbiviivad ametnikud peavad oma uuringutulemuste ja vastuvõtva lepinguosalise esindajate poolt esitatud dokumentide kohta kirjalikku registrit, kus on ära toodud külastatud paigad, sh farmid, samuti uuringu käigus küsitletud ametnike nimed ja ametikohad.

12.2.3.3. Lõppkoosolek

Lõppkoosolek peetakse mõlema lepinguosalise esindajate vahel. Koosoleku toimumise koht määratakse kindlaks uuringukavas ning võõrustajateks võivad olla vastavate reguleerivate asutuste esindajad.

Lõppkoosoleku eesmärk on:

— vaadata üle põhilised uuringuvaldkonnad ja järgitavad menetlused,

— anda eksportiva lepinguosalise esindajatele võimalus selgitada võimalikke uuringuga või esitatud dokumentidega seotud küsimusi,

— määrata kindlaks hindamise lõpuleviimiseks nõutav lisateave,

— vastata võimalikele küsimustele seoses hindamise ja sellele järgnevate toimingutega,

— kehtestada esialgne ajakava loomatervishoiu uuringu hindamiseks ja/või aruande esitamiseks eksportivale lepinguosalisele.

12.2.4. Hindamine

Hindamine peaks olema teaduspõhine, läbipaistev ning kooskõlas asjakohaste rahvusvaheliste standardite ja importiva lepinguosalise teostatud samalaadsete hindamistega.

Sõltuvalt importiva lepinguosalise menetlustest võib hinnangu ja/või aruande avalikustada. Eksportiva lepinguosalise kommentaarid hinnangu ja/või aruande kohta peavad lähtuma importiva lepinguosalise olemasolevatest reguleerivatest nõuetest.”