NÕUKOGU OTSUS 2007/643/ÜVJP,

18. september 2007,

Euroopa Kaitseagentuuri finantseeskirjade ning hankelepingute sõlmimise eeskirjade ja Euroopa Kaitseagentuuri tegevuseelarvest rahalise toetuse andmise eeskirjade kohta

EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,

võttes arvesse nõukogu 12. juuli 2004. aasta ühismeedet 2004/551/ÜVJP Euroopa Kaitseagentuuri loomise kohta, (1) eriti selle artikli 18 lõiget 1,

ning arvestades järgmist:

ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE:

Artikkel 1

1. Lisas on esitatud Euroopa Kaitseagentuuri finantseeskirjad ning hankelepingute sõlmimise eeskirjad ja Euroopa Kaitseagentuuri tegevuseelarvest rahalise toetuse andmise eeskirjad. Nende eeskirjadega asendatakse otsuse 2004/658/ÜVJP lisas toodud sätted, mida on muudetud juhtorgani poolt (4).

2. Juhtorgan vaatab läbi ja võtab vajadusel vastu kõnealuste eeskirjade tehnilised muudatused, eelkõige, et tagada ühtsus asjaomaste ühenduse eeskirjadega. Nõukogule esitatakse heakskiitmiseks olulised muudatused seoses nende reguleerimisala ja eesmärgiga, eelarve- ja finantsjuhtimise põhimõtetega ning hankeid puudutavate üldsätetega ning samuti uued eeskirjad, millel on märkimisväärne mõju eelarvele.

Artikkel 2

Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval.

Artikkel 3

Käesolev otsus avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas.

(1) ELT L 245, 17.7.2004, lk 17.

(2) ELT L 300, 25.9.2004, lk 52.

(3) ELT L 305, 24.11.2005, lk 43.

(4) Juhtorgani 21. juuni 2005. aasta otsus 2005/06.

LISA

EUROOPA KAITSEAGENTUURI FINANTSEESKIRJAD

SISUKORD

REGULEERIMISALA:

I JAOTIS ÜLDEELARVE PÕHIMÕTTED

Artikkel 1 Üldeelarve

Artikkel 2 Tegevuseelarve

Artikkel 3 Finantsraamistik

Artikkel 4 Üldeelarve vastuvõtmine

Artikkel 5 Sihtotstarbeline tulu

Artikkel 6 Kulude juhtimine agentuuri poolt osalevate liikmesriikide nimel

Artikkel 7 Osamaksud

Artikkel 8 Eelarveülejääk

Artikkel 9 Eelarvepõhimõtted

Artikkel 10 Raamatupidamisarvestuse põhimõtted

Artikkel 11 Ülekandmine

Artikkel 12 Paranduseelarve

Artikkel 13 Muudetud eelarve

II JAOTIS ÜLDEELARVE TÄITMINE

1. PEATÜKK Finantspersonal

Artikkel 14 Ülesannete lahususe põhimõte

Artikkel 15 Eelarvevahendite käsutaja

Artikkel 16 Eelarvevahendite käsutaja kohustused

Artikkel 17 Algatamise ja kontrollimisega seotud ülesannete lahusus

Artikkel 18 Haldus- ja sisekontrollimenetlused

Artikkel 19 Peaarvepidaja

Artikkel 20 Peaarvepidaja kohustused

2. PEATÜKK Finantspersonali vastutus

Artikkel 21 Üldeeskirjad

Artikkel 22 Volitatud eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad

Artikkel 23 Peaarvepidajate suhtes kohaldatavad eeskirjad

3. PEATÜKK Tulud

Artikkel 24 Agentuuri tulude kasutatavaks tegemine

Artikkel 25 Saadaolevate summade eelarvestus

Artikkel 26 Saadaolevate summade kindlaksmääramine

Artikkel 27 Sissenõudmise kinnitamine

Artikkel 28 Rahaliste vahendite sissenõudmine

Artikkel 29 Viivitusintress

4. PEATÜKK Kulud

Artikkel 30 Üldpõhimõtted

Artikkel 31 Eelarvelise kulukohustuse määratlus

Artikkel 32 Kulukohustuste võtmise menetlus

Artikkel 33 Kulukohustuse kinnitamine

Artikkel 34 Kulude tõendamine

Artikkel 35 Kulude kinnitamine

Artikkel 36 Kulude maksmine

Artikkel 37 Maksetähtajad

5. PEATÜKK Infotehnoloogilised süsteemid

Artikkel 38 Raamatupidamistarkvara

6. PEATÜKK Siseaudit

Artikkel 39 Siseaudiitor

Artikkel 40 Siseaudiitori kohustused

III JAOTIS FINANTSARUANDED JA AASTAAUDIT

Artikkel 41 Aruannete esitamise ja eelarvekalender

Artikkel 42 Kvartaliaruanded

Artikkel 43 Audiitorite kolleegium

Artikkel 44 Aastaaudit

Artikkel 45 Lõppartikkel

REGULEERIMISALA:

Euroopa Kaitseagentuuri finantseeskirjad rakendavad ja täiendavad nõukogu 12. juuli 2004. aasta ühismeetme 2004/551/ÜVJP (Euroopa Kaitseagentuuri loomise kohta) (edaspidi „ühismeede”) artikleid finantsaspektide kohta (1).

I JAOTIS

ÜLDEELARVE PÕHIMÕTTED

Artikkel 1

Üldeelarve

1. Üldeelarve koosneb ühe eelarveaasta tuludest ja kuludest.

2. Üldeelarves arvestatakse täielikult nõukogu poolt heakskiidetud agentuuri finantsraamistikus sätestatud piiranguid vastavalt artiklile 3.

3. Kulud hõlmavad assigneeringuid personalile, toimimisele ja tegevusele ning määratlemata otstarbega assigneeringuid; tulud hõlmavad mitmesuguseid tulusid, sealhulgas töötajate töötasudelt mahaarvamisi ja agentuuri pangakontodelt teenitud intresse ning agentuuris osalevate liikmesriikide (edaspidi „osalevad liikmesriigid”) tasutud osamaksusid.

4. Halduseelarve on üldeelarve, väljaarvatud artiklis 2 määratletud tegevuseelarve.

Artikkel 2

Tegevuseelarve

1. Tegevuseelarve on üldeelarve osa ning hõlmab assigneeringuid, mida on vaja välisekspertide hankimiseks, eelkõige operatiivanalüüsiks, mis on oluline agentuuri ülesannete täitmise seisukohalt, ning konkreetseteks teadusuuringute ja tehnoloogiaga seotud tegevusteks kõikide osalevate liikmesriikide ühistes huvides, eelkõige tehniliste juhtumite lahendamiseks ja teostatavusuuringute eeluuringuteks.

2. Tegevjuht teavitab juhtorganit korrapäraselt jooksvatest ja edaspidistest tegevustest, mis viiakse ellu tegevuseelarve raames.

Artikkel 3

Finantsraamistik

Nõukogu, tegutsedes ühehäälselt, kinnitab iga kolme aasta järel agentuuri finantsraamistiku järgmiseks kolmeks aastaks. Finantsraamistik sätestab kokkulepitud prioriteedid ning kujutab endast õiguslikult siduvat ülemmäära. Esimene finantsraamistik hõlmab ajavahemikku 2007–2009.

Artikkel 4

Üldeelarve vastuvõtmine

1. Agentuuri juht esitab juhtorganile iga aasta 30. juuniks järgmise aasta üldeelarve projekti üldise kalkulatsiooni, arvestades täielikult finantsraamistikus sätestatud piiranguid.

2. Agentuuri juht esitab iga aasta 30. septembriks juhtorganile üldeelarve projekti. Projekt sisaldab:

a) assigneeringud, mida on vaja: i) agentuuri jooksvateks, personali- ja koosolekukuludeks; ii) välisekspertide hankimiseks, eelkõige operatiivanalüüsiks, mis on oluline agentuuri ülesannete täitmise seisukohalt, ning konkreetseteks teadusuuringute ja tehnoloogiaga seotud tegevusteks kõikide osalevate liikmesriikide ühistes huvides, eelkõige tehniliste juhtumite lahendamiseks ja teostatavusuuringute eeluuringuteks;

b) kulude katmiseks vajatavate tulude prognoosi.

3. Juhtorgani ülesandeks on tagada, et lõike 2 punkti a alapunktis ii osundatud assigneeringud moodustavad märkimisväärse osa lõikes 2 osundatud assigneeringute kogusummast. Nimetatud assigneeringud peegeldavad tegelikke vajadusi ja võimaldavad agentuuri operatiivfunktsiooni teostamist.

4. Üldeelarve projektile lisatakse üksikasjalik ametikohtade loetelu ja üksikasjalikud põhjendused.

5. Juhtorgan võib ühehäälselt otsustada, et üldeelarve projekt hõlmab lisaks ka mõnda konkreetset projekti või programmi, kui see on selgelt kõigi osalevate liikmesriikide ühistes huvides.

6. Assigneeringud liigitatakse jaotistesse ja peatükkidesse, rühmitades kulutused liikide või eesmärkide kaupa, jagades need vajadusel omakorda artikliteks.

7. Iga jaotis võib sisaldada „määratlemata otstarbega assigneeringute” peatükki. Sellised assigneeringud kirjendatakse, kui eksisteerib tõsine alu kahelda vajalike assigneeringute summas või kirjendatud assigneeringute kasutamise ulatuses.

8. Tulud hõlmavad järgmist:

a) muu tulu;

b) agentuuris osalevate liikmesriikide poolt kogurahvatulu skaala alusel tasumisele kuuluvad osamaksud.

Üldeelarve projekt sisaldab ridu, millele on kirjendatud sihtotstarbelised tulud ja võimaluse korral märgitud ka ettenähtud summad.

9. Juhtorgan võtab üldeelarve projekti vastu iga aasta 31. detsembriks agentuuri finantsraamistiku raames. Selle käigus on juhtorgani eesistujaks agentuuri juht või tema poolt määratud esindaja nõukogu peasekretariaadist või temalt selleks kutse saanud juhtorgani liige. Tegevjuht teatab, et eelarve on vastu võetud ja teavitab sellest osalevaid liikmesriike.

10. Kui eelarveaasta alguses ei ole veel üldeelarve projekti vastu võetud, siis ei või üheski kuus kulutada suuremat summat kui üks kaheteistkümnendik eelneva eelarveaasta eelarveassigneeringutest ükskõik millise eelarvepeatüki või muu alajaotuse osas. See kord ei anna siiski agentuuri käsutusse assigneeringuid üle ühe kaheteistkümnendiku nendest, mis on ette nähtud koostatavas üldeelarve projektis. Juhtorgan võib tegevjuhi ettepanekul kvalifitseeritud häälteenamusega heaks kiita ühte kaheteistkümnendikku eelarve osa ületavaid kulukohustusi. Tegevjuht võib nõuda selle lõike alusel lubatud assigneeringute katmiseks vajalikke osamakseid, mis tuleb tasuda 30 päeva jooksul alates osamaksunõude väljasaatmisest.

Artikkel 5

Sihtotstarbeline tulu

1. Agentuur võib oma üldeelarvesse sihtotstarbelise tuluna vastu võtta rahalist toetust konkreetsel eesmärgil, et katta muid kulusid kui artikli 4 lõike 2 punkti a alapunktis i osutatud kulud:

a) Euroopa Liidu üldeelarvest, järgides igal üksikjuhul eraldi täielikult sellele kohaldatavaid reegleid, menetlusi ja otsustusprotsessi;

b) osalevatelt liikmesriikidelt, kolmandatelt riikidelt ja muudelt kolmandatelt isikutelt.

2. Sihtotstarbelist tulu võib kasutada üksnes sellele tulule määratud otstarbel.

Artikkel 6

Kulude juhtimine agentuuri poolt osalevate liikmesriikide nimel

1. Juhtorgan võib tegevjuhi või osaleva liikmesriigi ettepanekul otsustada, et osalevad liikmesriigid võivad agentuurile teha lepingulisel alusel ülesandeks teatavate toimingute haldamise ja finantsjuhtimise agentuuri töövaldkonna piires.

2. Juhtorgan võib oma otsusega volitada agentuuri sõlmima lepinguid teatavate osalevate liikmesriikide nimel. Juhtorgan võib agentuuri volitada nendelt osalevatelt liikmesriikidelt eelnevalt vajalikke rahalisi vahendeid koguma, et sõlmitud lepingutest kinni pidada.

Artikkel 7

Osamaksud

1. Osamaksude kindlaksmääramine kogurahvatulu (KRT) skaala põhjal.

1.1. Kui on võimalik kohaldada kogurahvatulu skaalat, määratakse osalevate osamaksukohuslaste liikmesriikide osamaksude jaotus kooskõlas Euroopa Liidu lepingu artikli 28 lõikes 3 sätestatud rahvamajanduse kogutoodangu järgi määratud skaalaga ning kooskõlas nõukogu 29. septembri 2000. aasta otsusega 2000/597/EÜ, Euratom Euroopa ühenduste omavahendite süsteemi kohta, (2) või muu nõukogu otsusega, millega see võidakse tühistada.

1.2. Iga osamaksu arvutamiseks kasutatakse Euroopa ühenduste viimati vastuvõetud eelarvele lisatud tabeli „Kokkuvõte üldeelarve rahastamisest omavahendite liikide ja liikmesriikide kaupa”„Kogurahvatulu omavahendite” veerus toodud andmeid. Iga osaleva osamaksukohuslase liikmesriigi osamaks on võrdeline selle liikmesriigi kogurahvatulu osaga osalevate osamaksukohuslaste liikmesriikide kogurahvatulude koondsummast.

2. Osamaksete tegemise ajakava

2.1. Osalevad liikmesriigid teevad Euroopa Liidu üldeelarve rahastamiseks ettenähtud osamaksed kolme võrdse osamaksena asjakohase eelarveaasta 15. veebruariks, 15. juuniks ja 15. oktoobriks.

2.2. Paranduseelarve vastuvõtmise korral teevad asjaomased osalevad liikmesriigid vajalikud osamaksed 60 päeva jooksul alates osamaksunõude väljasaatmisest.

2.3. Iga osalev liikmesriik tasub oma osamakse tegemisega seotud pangakulud.

Artikkel 8

Eelarveülejääk

Tulude ja kulude vahest tulenevat eelarveaasta eelarve ülejääki käsitletakse kui osalevate liikmesriikide krediiti ning see tagastatakse neile mahaarvamisena järgmise eelarveaasta kolmandast osamaksust (15. oktoober).

Artikkel 9

Eelarvepõhimõtted

1. Eurodes koostatud eelarve sätestab ja kinnitab igaks eelarveaastaks kõik agentuuri hallatavad tulud ja kulud.

2. Eelarvesse kirjendatud assigneeringud kinnitatakse üheks eelarveaastaks, mis algab 1. jaanuaril ja lõpeb sama aasta 31. detsembril.

3. Iga eelarve tulud ja kulud on tasakaalus. Kõik tulud ja kulud kirjendatakse asjakohasesse eelarvesse täies mahus neid vastastikku korrigeerimata.

4. Eelarve sisaldab liigendatud assigneeringuid, mis koosnevad kulukohustuste assigneeringutest ja maksete assigneeringutest, ning liigendamata assigneeringuid.

5. Kulukohustuste assigneeringud hõlmavad jooksval eelarveaastal võetud juriidiliste kohustuste koguväärtust. Kulukohustusi võib siiski teha tervikuna või aastaste osamaksetena. Kulukohustused kirjendatakse kontodele kuni 31. detsembrini võetud juriidiliste kulukohustuste alusel.

6. Maksete assigneeringud hõlmavad makseid, mis tehakse jooksval eelarveaastal ja/või eelmistel eelarveaastatel võetud juriidiliste kohustuste täitmiseks. Maksed kirjendatakse kontodele kuni 31. detsembrini võetud eelarveliste kohustuste alusel.

7. Eelarveaasta tulud kirjendatakse kõnealuse eelarveaasta kontodele selle jooksul laekunud summade alusel.

8. Tulusid ei või sisse nõuda ega kulusid maksta, kui neid ei ole kirjendatud mõnele eelarvereale; tulusid võib sisse nõuda ning kulusid maksta kirjendatud assigneeringute piires.

9. Assigneeringuid kasutatakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt ehk säästlikult, tõhusalt ja mõjusalt.

10. Varade ja amortisatsiooni käsitlemine: eelarve mõistes kaetakse kõik varade soetamisega seotud kulud eelarvest nii, nagu need tekivad; amortisatsioonikulu ei kohaldata.

Artikkel 10

Raamatupidamisarvestuse põhimõtted

1. Raamatupidamisaruanded koostatakse üldtunnustatud arvestuspõhimõtete kohaselt, milleks on:

a) jätkuvuseeldus, mis tähendab, et agentuuri käsitletakse sellisena, nagu see oleks asutatud määramata ajaks;

b) konservatiivsus, mis tähendab, et varasid ja tulusid ei hinnata suuremaks ning kohustusi ja kulusid ei hinnata väiksemaks;

c) raamatupidamisarvestusmeetodite järjepidevus, mis tähendab, et raamatupidamisaruannete komponentide struktuuri, arvestusmeetodeid ja raamatupidamiskorda ei või ühest eelarveaastast teise minnes muuta. Peaarvepidaja peab järgima raamatupidamisarvestusmeetodite järjepidevuse põhimõtet ning sellest võib erandit teha üksnes erakorralistel asjaoludel, eelkõige kui muudatus tehakse raamatupidamistehingute parema esitamise jaoks;

d) teabe võrreldavus, mis tähendab, et iga raamatupidamisaruande punkti juurde märgitakse vastava punkti summa eelmisel eelarveaastal. Kui muudetakse mõne raamatupidamisaruande komponendi struktuuri või esitusviisi, muudetakse eelmise eelarveaasta vastavad summad võrreldavaks ja liigitatakse uuesti;

e) olulisus, mis tähendab, et kõik taotletava teabe puhul olulised toimingud võetakse raamatupidamisaruandes arvesse. Olulisust hinnatakse eelkõige seoses tehingu laadi või sellega seotud summa alusel;

f) brutopõhimõte, mis tähendab, et saadaolevaid summasid ja võlgu ega kulusid ja tulusid ei või omavahel tasaarvestada, välja arvatud juhul, kui kulud ja tulud tulenevad samast tehingust, samalaadsetest tehingutest või tehingu turvamistoimingust ja kui need üksikult ei ole suured;

g) reaalsus, mis tähendab, et raamatupidamisaruandes registreeritud raamatupidamissündmused esitatakse nende majandusliku laadi alusel;

h) tekkepõhine raamatupidamisarvestus, mis tähendab, et tehingud ja sündmused kantakse raamatupidamisarvestusse nende toimumise ajal, mitte summade tegeliku maksmise või tagasisaamise ajal;

i) varade ja mahakantud vara dokumenteeritus, mis tähendab, et agentuur peab inventarinimestikke, milles näidatakse kogu materiaalse, immateriaalse ja finantsvara, sealhulgas mahakantud vara kogus ja väärtus.

2. Kui peaarvepidaja leiab erandkorras, et tuleks teha sisuline erand mõnest lõikes 1 määratletud raamatupidamisarvestuse põhimõttest, peab kõnealusest erandist teavitama koos nõuetekohaste põhjendustega.

Artikkel 11

Ülekandmine

1. Assigneeringud, mida ei ole kasutatud selle eelarveaasta lõpuks, mille eelarves need on kavandatud, annulleeritakse.

2. Siiski võib eelarveaasta lõpuks veel sidumata jäänud kulukohustuste assigneeringutest üle kanda summasid, mis vastavad kulukohustuste assigneeringutele, mille kulukohustuste võtmise menetluse ettevalmistusetappidest on suurem osa, nimelt potentsiaalsete töövõtjate valimine, viidud 31. detsembriks lõpule. Seejärel võib need summad siduda järgneva aasta 31. märtsini.

3. Maksete assigneeringutest võib üle kanda summad, mida on vaja olemasolevate kulukohustuste või nende kulukohustuste katmiseks, mis on seotud ülekantud kulukohustuste assigneeringutega, kui järgneva eelarveaasta asjakohastel ridadel ettenähtud assigneeringud ei kata vajadust. Eriassigneeringuid kantakse üle üksnes üks kord.

4. Reservi arvatud assigneeringuid ja personalikuludeks mõeldud assigneeringuid ei või üle kanda.

5. Kasutamata sihtotstarbeline tulu ja sellisest artiklis 5 osutatud tulust tulenevad assigneeringud, mis on kasutatavad 31. detsembril, kantakse automaatselt üle ja neid võib kasutada üksnes sellele tulule määratud otstarbel. Kõigepealt tuleb kasutada neid assigneeringuid, mis vastavad ülekantud sihtotstarbelisele tulule.

6. Tegevjuht esitab juhtorganile igal aastal 15. veebruariks ettepaneku ülekandmise kohta. Juhtorgan teeb oma otsuse 15. märtsiks.

Artikkel 12

Paranduseelarve

1. Vältimatute, erandlike või ettenägematute asjaolude korral võib tegevjuht esitada paranduseelarve projekti, pidades kinni artiklis 3 määratletud finantsraamistikus sätestatud piiridest.

2. Paranduseelarve projekt koostatakse, esitatakse ja võetakse vastu ning sellest teavitatakse üldeelarvega sarnase korra kohaselt, pidades kinni finantsraamistikus sätestatud piiridest. Juhtorgan võtab tegutsedes arvesse olukorra kiireloomulisust.

3. Juhul kui finantsraamistikus sätestatud piire loetakse erandlike ja ettenägematute asjaolude tõttu ebapiisavateks, võttes samuti arvesse artikli 4 lõikes 2 ja 3 sätestatud reegleid, esitab juhtorgan paranduseelarve nõukogule ühehäälseks vastuvõtmiseks.

Artikkel 13

Muudetud eelarve

1. Vajadusel võib tegevjuht esitada juhtorganile jooksva eelarveaasta muudetud eelarve, mis põhineb esimese üheksa kuu jooksul tegelikult tekkinud kuludel ja nimetatud eelarveaasta lõpuni prognoositud kuludel vastuvõetud eelarve piirides.

2. Tegevjuht võib teha ümberpaigutusi ühest jaotisest teise ühtekokku kuni 10 % ulatuses eelarveaasta assigneeringutest, või ühest peatükist teise või ühest artiklist teise.

3. Kolm nädalat enne lõikes 2 osutatud ümberpaigutuste tegemist teatab tegevjuht juhtorganile oma kavatsustest. Kui mõni osalev liikmesriik esitab kõnealuse aja jooksul mõjuvaid põhjusi, teeb juhtorgan oma otsuse.

4. Tegevjuht võib artiklite vahel teha ümberpaigutusi ning esitada juhtorganile ettepanekuid muude ümberpaigutuste kohta.

II JAOTIS

ÜLDEELARVE TÄITMINE

1. PEATÜKK

Finantspersonal

Artikkel 14

Ülesannete lahususe põhimõte

Eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja ülesanded on lahutatud ja neid ei või omavahel ühendada.

Artikkel 15

Eelarvevahendite käsutaja

1. Tegevjuht täidab agentuuri nimel eelarvevahendite käsutaja ülesandeid.

2. Agentuur määrab oma sisehalduseeskirjades asjakohase tasandi töötajad, keda tegevjuht võib volitada agentuuri kodukorras sisalduvate tingimuste kohaselt täitma eelarvevahendite käsutaja ülesandeid, ning delegeeritavate volituste ulatuse.

3. Eelarvevahendite käsutaja volitused delegeeritakse üksnes töötajatele, kelle agentuur on võtnud tähtajaliste lepingute alusel tööle otse ja kes on valitud välja osalevate liikmesriikide kodanike seast vastavalt nõukogu ühismeetme 2004/551/ÜVJP artikli 11 lõike 3 punktile 3.1.

4. Volitatud eelarvevahendite käsutajad võivad tegutseda üksnes volikirjas sätestatud ulatuses. Vastutavat volitatud eelarvevahendite käsutajat võib tema ülesannete täitmisel abistada üks või mitu töötajat, kellele usaldatakse eelarvevahendite käsutaja vastutusel teatavate eelarve täitmiseks ja raamatupidamisaruandluseks vajalike toimingute tegemine.

Artikkel 16

Eelarvevahendite käsutaja kohustused

1. Eelarvevahendite käsutaja vastutab tulude ja kulude usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete, sealhulgas säästlikkuse, tõhususe ja mõjususe põhimõtte kohase haldamise ning seaduslikkuse ja korrakohasuse tagamise eest.

2. Kulude tegemisel võtab volitatud eelarvevahendite käsutaja eelarvelisi ja juriidilisi kulukohustusi, tõendab kulusid ja kinnitab makseid ning valmistab ette assigneeringute kasutamist.

3. Tulude teostamine hõlmab saadaolevate summade eelarvestuste koostamist, nõuete kindlaksmääramist ja sissenõudekorralduste väljastamist. See võib hõlmata ka kindlaksmääratud nõuetest loobumist.

4. Juhtimiskeskkonna ja rahastatavate meetmete laadiga seotud ohte asjakohaselt arvesse võttes kehtestab volitatud eelarvevahendite käsutaja agentuuri vastuvõetud miinimumnõuete kohaselt organisatsioonilise struktuuri ja oma ülesannete täitmiseks kohandatud juhtimis- ja sisekontrollimenetlused, sealhulgas vajaduse korral järelkontrollimise. Enne toimingu heakskiitmist kontrollitakse selle teostus- ja finantsaspekte; kontrollijaks ei või olla toimingu algatanud isik. Toimingu algatamine ning selle eel- ja järelkontrollimine on eraldiseisvad ülesanded.

5. Kõikidel töötajatel, kes vastutavad finantstoimingute kontrollimise eest, peavad olema vajalikud kutseoskused. Nad täidavad agentuuri kutsestandardeid.

6. Kui töötaja, kes osaleb finantsjuhtimises ja tehingute kontrollimises, leiab, et otsus, mille täitmist või millega nõustumist tema ülemus temalt nõuab, on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete või kutse-eeskirjadega, mida ta peab täitma, teatab ta sellest eelarvevahendite käsutajale kirjalikult. Kui viimane ei võta meetmeid, siis teatab töötaja kirjalikult artikli 22 lõikes 3 osutatud toimkonnale. Agentuuri huve kahjustada võiva õigusvastase tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral teatab eelarvevahendite käsutaja sellest kohaldatava õigusega määratud asutustele või organitele.

7. Eelarvevahendite käsutaja annab juhtorganile oma ülesannete täitmisest aru iga-aastase tegevusaruande vormis, millele on lisatud finants- ja juhtimisteave. Aruandes võrreldakse tegevuse tulemusi seatud eesmärkidega ja esitatakse tegevusega seotud riskid ning kirjeldatakse käsutusse antud vahendite kasutamist ja sisekontrollisüsteemi toimimist. Siseaudiitor tutvub aastaaruande ja muude üksikasjalike andmetega.

Artikkel 17

Algatamise ja kontrollimisega seotud ülesannete lahusus

1. Toimingu algatamise all mõistetakse kõiki toiminguid, mida tavaliselt teevad artikli 16 lõikes 4 ja 5 nimetatud töötajad ja millega valmistatakse ette eelarve täitmist, mida teostab volitatud pädev eelarvevahendite käsutaja.

2. Toimingu eelkontrollimise all mõistetakse kõiki eelkontrollimisi, mille on välja töötanud vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja, et kontrollida eelkontrollimise teostus- ja finantsaspekte.

3. Iga toimingu puhul tuleb teha vähemalt eelkontroll. Selle kontrolli eesmärk on kindlaks teha, et:

a) kulud ja tulud on asjakohased ja vastavad kohaldatavatele eeskirjadele, eelkõige eelarve ja asjakohaste õigusaktide eeskirjadele ning kõikidele asjakohaste asutamislepingute rakendamisega seotud vastuvõetud aktidele, kohaldatavatele õigusaktidele ning vajaduse korral lepingu tingimustele;

b) kohaldatakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.

4. Dokumentide järelkontrollimise ja vajadusel kohapealse kontrollimisega tehakse kindlaks, et eelarvest rahastatud toimingud on nõuetekohaselt teostatud ning et eelkõige lõikes 3 nimetatud kriteeriumid on täidetud. Neid kontrollimisi võib korraldada riskianalüüsi kasutades valimimeetodi alusel.

5. Lõigetes 2 ja 4 nimetatud kontrollimiste eest vastutavad ametnikud ja muud töötajad ei või täita lõikes 1 nimetatud töötajate vastutusel olevaid algatamisega seotud ülesandeid ega olla nende alluvad.

Artikkel 18

Haldus- ja sisekontrollimenetlused

Haldus- ja sisekontrollisüsteemide ja -menetluste eesmärk on:

a) saavutada agentuuri poliitika, programmide ja meetmete eesmärgid usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt;

b) täita ELi õiguse sätteid ja agentuuri kehtestatud kontrollistandardeid;

c) kaitsta agentuuri vara ja teavet;

d) ennetada ja avastada eeskirjade eiramist, eksimusi ja pettust;

e) teha kindlaks ja ennetada haldusega seotud riske;

f) tagada usaldusväärse finants- ja haldusteabe koostamine;

g) säilitada tõendavaid dokumente, mis on seotud eelarve täitmise ja eelarve täitmise meetmetega ning tulenevad nendest;

h) säilitada dokumente, mis on seotud agentuuri nõutud eeltagatistega, ja pidada nende asjakohaseks kontrollimiseks päevikut.

Artikkel 19

Peaarvepidaja

Agentuur nimetab ametisse peaarvepidaja töötajate hulgast, kelle agentuur on võtnud tähtajaliste lepingute alusel tööle otse ja kes on valitud välja osalevate liikmesriikide kodanike seast vastavalt nõukogu ühismeetme 2004/551/ÜVJP artikli 11 lõike 3 punktile 3.1. Juhtorgan nimetab peaarvepidaja ametisse tema eripädevuse alusel, mida tõendab kutsekvalifikatsioon või sellega samaväärsed erialased töökogemused.

Artikkel 20

Peaarvepidaja kohustused

1. Peaarvepidaja vastutab agentuuris:

a) maksete nõuetekohase sooritamise, tulude kogumise ja kinnitatud saadaolevate summade, sealhulgas artiklis 29 määratletud viivise sissenõudmise eest;

b) raamatupidamisaruannete koostamise ja esitamise eest;

c) kontode hooldamise eest;

d) raamatupidamiseeskirjade ja -metoodika ning kontoplaani kehtestamise eest;

e) raamatupidamisarvestuse süsteemide kehtestamise ja kinnitamise ning vajaduse korral selliste eelarvevahendite käsutaja kehtestatud süsteemide kinnitamise eest, mis on mõeldud raamatupidamisandmete koostamiseks või põhjendamiseks;

f) sularahahalduse eest.

2. Peaarvepidaja hangib eelarvevahendite käsutajatelt kogu vajaliku teabe, mida on vaja agentuuri varasid ja eelarve täitmist tõeselt kajastavate raamatupidamisaruannete koostamiseks, kusjuures eelarvevahendite käsutajad tagavad sellise teabe usaldusväärsuse.

3. Üksnes peaarvepidajal on õigus hallata raha ja muud vara. Ta vastutab nende säilimise eest.

4. Peaarvepidaja võib oma kohustuste täitmisel delegeerida teatavaid ülesandeid alluvatele, kelle agentuur on võtnud tähtajaliste lepingute alusel tööle otse ja kes on valitud välja osalevate liikmesriikide kodanike seast vastavalt nõukogu ühismeetme 2004/551/ÜVJP artikli 11 lõike 3 punktile 3.1. Volikirjas täpsustatakse volitatutele usaldatud ülesanded.

2. PEATÜKK

Finantspersonali vastutus

Artikkel 21

Üldeeskirjad

1. Ilma et see piiraks distsiplinaarmeetmete võtmist, võib volitatud eelarvevahendite käsutajad ametisse nimetanud asutus nende volitamise ajutiselt või lõplikult tühistada.

2. Ilma et see piiraks distsiplinaarmeetmete võtmist, võib peaarvepidaja ametisse nimetanud organ igal ajal ajutiselt või lõplikult peatada tema ametivolitused.

3. Käesoleva peatüki sätted ei piira kriminaalvastutust, mida võidakse käeolevas artiklis osutatud isikute suhtes kohaldada siseriikliku õiguse ja samuti asjakohaste kehtivate sätete alusel, mis käsitlevad Euroopa ühenduste finantshuvide kaitset ja võitlust Euroopa ühenduste ametnikke või osalevate liikmesriikide ametnikke hõlmava korruptsiooni vastu.

4. Eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja suhtes võib rakendada distsiplinaarmeetmeid ja esitada rahalise hüvitamise nõudeid. Agentuuri huve kahjustada võiva õigusvastase tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral suunatakse küsimus kohaldatava õigusega määratud asutustele või organitele.

Artikkel 22

Volitatud eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad

1. Eelarvevahendite käsutajat võidakse kohustada täielikult või osaliselt hüvitama kahju, mis agentuur on kandnud raske rikkumise tagajärjel, mis ta on toime pannud oma ülesannete täitmisel või seoses nende täitmisega, eriti kui ta määrab kindlaks sissenõutavaid summasid, väljastab sissenõudekorraldusi, võtab kulukohustusi või allkirjastab maksekorraldusi käesolevaid finantseeskirju eirates. Sama kehtib juhul, kui ta paneb toime raske rikkumise, mis seisneb selles, et ta ei koosta dokumenti, mis tõendab saadaolevat summat, või selles, et ta ei väljasta sissenõudekorraldust või viivitab selle väljastamisega põhjendamatult, või selles, et ta ei väljasta maksekorraldust või viivitab selle väljastamisega põhjendamatult, mistõttu kolmas isik võib esitada agentuuri vastu hagi.

2. Kui volitatud eelarvevahendite käsutaja leiab, et tal palutakse teha otsus, mis on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega, teatab ta sellest volitajale kirjalikult. Kui volitaja annab volitatud eelarvevahendite käsutajale põhjendatud ja kirjalikud juhised kõnealuse otsuse tegemiseks, ei võeta eelarvevahendite käsutajat vastutusele. Agentuuri huve kahjustada võiva õigusvastase tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral teatab volitatud eelarvevahendite käsutaja sellest kohaldatava õigusega määratud asutustele või organitele.

3. Agentuur moodustab sõltumatult tegutseva finantsrikkumiste uurimise toimkonna, kes teeb kindlaks, kas on toimunud finantsrikkumine ja missugused on võimalikud tagajärjed. Selle toimkonna arvamuse põhjal otsustab agentuur, kas algatada menetlus distsiplinaarvastutuse kohaldamiseks või kohustada asjaosalisi hüvitist maksma. Kui toimkond avastab süsteemseid probleeme, saadab ta aruande koos soovitustega eelarvevahendite käsutajale ja volitatud eelarvevahendite käsutajale, tingimusel et viimane ei ole asjaosaline, ning siseaudiitorile.

Artikkel 23

Peaarvepidajate suhtes kohaldatavad eeskirjad

Peaarvepidajalt võib nõuda, et ta hüvitaks tervikuna või osaliselt agentuuri kahju, mis tuleneb tema kohustuste täitmisel või seoses nende täitmisega toimunud raskest üleastumisest. Teda võib vastutusele võtta eeskätt järgmistel juhtudel:

a) kui tema valduses olev raha, vara või dokumendid lähevad kaduma või kahjustuvad;

b) kui ta muudab alusetult pangakontosid;

c) kui tema sissenõutavad või makstavad summad ei ole kooskõlas vastavate sissenõude- või maksekorraldustega;

d) kui ta ei nõua sisse saadaolevat tulu.

3. PEATÜKK

Tulud

Artikkel 24

Agentuuri tulude kasutatavaks tegemine

Euroopa Liidu üldeelarvesse kirjendatakse eurodes muust tulust ja osalevate liikmesriikide osamaksetest moodustuv arvestuslik tulu. Osalevate liikmesriikide osamaksud katavad üldeelarvesse kirjendatud kõik assigneeringud pärast muu tulu mahaarvestamist.

Artikkel 25

Saadaolevate summade eelarvestus

1. Vastutav eelarvevahendite käsutaja koostab saadaolevate summade eelarvestuse kõikide meetmete või olukordade kohta, millest võib tuleneda agentuurile võlgnetav summa või mis võivad seda summat muuta.

2. Vastutav eelarvevahendite käsutaja väljastab nende summade sissenõudmise korralduse.

Artikkel 26

Saadaolevate summade kindlaksmääramine

1. Saadaoleva summa kindlaksmääramine on toiming, millega volitatud eelarvevahendite käsutaja:

a) kontrollib võla olemasolu;

b) määrab kindlaks võla olemasolu ja suuruse või kontrollib seda;

c) kontrollib võla maksmisele kuulumise tingimusi.

2. Agentuuri tulu ja kõik saadaolevad summad, mis on kindlasummalised ja kuuluvad maksmisele, määratakse kindlaks peaarvepidajale antavas sissenõudekorralduses, millele järgneb võlgnikule saadetav võlateade; mõlemad koostab vastutav eelarvevahendite käsutaja.

3. Valesti makstud summad nõutakse tagasi.

Artikkel 27

Sissenõudmise kinnitamine

1. Sissenõudmise kinnitamine on toiming, millega vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja annab peaarvepidajale sissenõudekorralduse väljastamise teel käsu nõuda sisse saadaolev summa, mille esimesena nimetatu on kindlaks määranud.

2. Agentuur võib kindlaks määrata teistelt isikutelt, peale riikide, saadaolevaid summasid otsusega, mille täitmise suhtes kohaldatakse selles riigis kehtivaid tsiviilkohtupidamisnorme, mille territooriumil kõnealune menetlus aset leiab.

Artikkel 28

Rahaliste vahendite sissenõudmine

1. Peaarvepidaja täidab sissenõudekorraldusi, mis käsitlevad vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja nõuetekohaselt kindlaksmääratud saadaolevaid summasid. Ta hoolitseb selle eest, et agentuur saab oma tulu ja et selle õigusi kaitstakse.

Peaarvepidaja nõuab sisse summad vastavalt agentuuri nõuetele.

2. Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavatseb loobuda kindlaksmääratud saadaoleva summa sissenõudmisest, tagab ta, et loobumine on korrakohane ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise ja proportsionaalsuse põhimõttega rakenduseeskirjades sätestatud korra ja tingimuste kohaselt. Loobumisotsust põhjendatakse.

Artikkel 29

Viivitusintress

1. Kõikide maksetähtpäevaks maksmata summade pealt arvestatakse viivist lõigete 2 ja 3 kohaselt.

2. Maksetähtpäevaks maksmata saadaolevate summade viivisemäär on määr, mida Euroopa Keskpank kohaldab oma peamiste refinantseerimistoimingute suhtes ja mis on avaldatud maksetähtpäeva kuu esimesel kalendripäeval Euroopa Liidu Teataja C-seerias ning mida suurendatakse:

a) seitsme protsendi võrra, kui saadaolev summa tuleneb riigihanke tarne- ja teenuslepingust;

b) kolme ja poole protsendi võrra kõikidel muudel juhtudel.

3. Viivist arvutatakse alates võlateatises nimetatud maksetähtpäevale järgnevast kalendripäevast kuni kalendripäevani, mil võlg on täielikult makstud.

4. Kõik osalised tagasimaksed katavad kõigepealt lõigete 2 ja 3 kohaselt määratud viivise.

5. Trahvide puhul, kui võlgnik esitab finantstagatise, mille peaarvepidaja kinnitab ajutise makse asemel, on maksetähtpäevast kohaldatav viivisemäär lõikes 2 nimetatud määr, mida suurendatakse ainult 1,5 protsendi võrra.

6. Osalevad liikmesriigid saavad viivitusintresside vältimiseks seoses oma osamaksudega agentuurilt allkirjastatud algsed osamaksunõuded hiljemalt 30 päeva enne osamakse tegemiseks määratud kuupäevi, mis on määratud kindlaks artikli 7 lõikes 2.1.

4. PEATÜKK

Kulud

Artikkel 30

Üldpõhimõtted

1. Iga kuluartikkel võetakse, tõendatakse, kinnitatakse ja makstakse.

2. Kulukohustuse võtmisele eelneb rahastamisotsus, mille teeb agentuur või asutused, kelle agentuur on selleks volitanud.

Artikkel 31

Eelarvelise kulukohustuse määratlus

1. Eelarveliste kulukohustuste võtmine on toiming, millega seotakse assigneering, mida on vaja hilisemateks makseteks, et täita juriidilist kohustust. Juriidilise kohustuse võtmine on toiming, mille abil eelarvevahendite käsutaja võtab kohustuse või kinnitab kohustust, millest tuleneb kulu. Eelarvelise kulukohustuse ja juriidilise kohustuse võtab üks ja sama eelarvevahendite käsutaja, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, nagu sätestatud rakenduseeskirjades.

2. Eelarveline kulukohustus on individuaalne, kui makse saaja ja kulu suurus on teada. Eelarveline kulukohustus on üldine, kui vähemalt üks individuaalse kohustuse tunnustest on kindlaks määramata. Eelarveline kulukohustus on esialgne, kui see on mõeldud jooksvate halduskulude katmiseks ja kui summa või makse lõplikud saajad ei ole teada.

3. Eelarvelised kulukohustused, mis on seotud rohkem kui üht eelarveaastat hõlmavate meetmetega, võib jaotada mitme eelarveaasta peale aastasteks osamakseteks üksnes aluseks oleva õigusaktiga ettenähtud juhtudel ja halduskulude puhul. Kui eelarveline kulukohustus on niiviisi aastasteks osamakseteks jagatud, sätestatakse see juriidilises kohustuses, välja arvatud personalikulude puhul.

Artikkel 32

Kulukohustuste võtmise menetlus

1. Iga meetme puhul, mis võib põhjustada eelarvest tehtava kulutuse, peab vastutav eelarvevahendite käsutaja esmalt võtma eelarvelise kulukohustuse enne juriidilise kohustuse võtmist kolmandate isikute suhtes.

2. Üldised eelarvelised kulukohustused hõlmavad n + 1 aasta 31. detsembrini võetud vastavate individuaalsete juriidiliste kohustuste koguväärtust.

Kui artikli 31 lõikest 3 ei tulene teisiti, võetakse individuaalsete või esialgsete eelarveliste kulukohustustega seotud individuaalsed juriidilised kohustused hiljemalt n aasta 31. detsembril.

Esimeses ja teises lõigus osutatud tähtpäevade möödumisel tühistab vastutav eelarvevahendite käsutaja kasutamata jäänud osaga seotud eelarvelised kulukohustused.

Enne üldise kulukohustuse alusel võetud individuaalse juriidilise kohustuse allakirjutamist kirjendab vastutav eelarvevahendite käsutaja selle summa eelarve raamatupidamisarvestusse ja arvab selle maha üldisest kulukohustusest.

3. Juriidilistel kohustustel, mis on võetud seoses meetmetega, mis hõlmavad rohkem kui ühte eelarveaastat, ja vastavatel eelarvelistel kulukohustustel on täitmise lõpptähtpäev, mis on kehtestatud kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega, välja arvatud juhul, kui tegemist on personalikuludega.

Kõnealuste kulukohustuste osad, mida ei ole täidetud kuue kuu jooksul kõnealusest lõppkuupäevast, tühistatakse ning asjakohased assigneeringud annulleeritakse.

Kui juriidilise kohustuse põhjal ei ole kolme aasta möödudes tehtud makset, tühistab vastutav eelarvevahendite käsutaja selle.

Artikkel 33

Kulukohustuse kinnitamine

1. Eelarvelise kulukohustuse võtmisel tagab vastutav eelarvevahendite käsutaja, et:

a) kulud on kirjendatud õigesse eelarvepunkti;

b) assigneeringud on kasutatavad;

c) kulud on kooskõlas asutamislepingute, eelarve, käesolevate sätete ja kohaldatavate õigusaktidega;

d) on järgitud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.

2. Juriidilise kohustuse kirjendamisel tagab vastutav eelarvevahendite käsutaja, et:

a) kohustus on kaetud vastava eelarvelise kulukohustusega;

b) kulud on korrakohased ja kooskõlas asutamislepingute, eelarve, käesolevate sätete ja kohaldatavate õigusaktidega;

c) on järgitud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.

Artikkel 34

Kulude tõendamine

Kulude tõendamine on toiming, mille käigus vastutav eelarvevahendite käsutaja:

a) kontrollib kreeditori nõudeõigust;

b) määrab kindlaks nõude seisu ja summa või kontrollib seda;

c) kontrollib nõude tasumisele vastavuse tingimusi.

Artikkel 35

Kulude kinnitamine

Kulude kinnitamine on toiming, mille käigus vastutav eelarvevahendite käsutaja, olles kindlaks teinud, et assigneeringud on kasutatavad, annab maksekorralduse väljastamise teel peaarvepidajale korralduse teha kulutus, mille esimesena nimetatu on tõendanud.

Artikkel 36

Kulude maksmine

1. Maksmine toimub siis, kui tõendatakse, et asjakohane meede on kooskõlas põhiõigusakti või lepingu sätetega, ja see hõlmab üht või mitut järgmistest toimingutest:

a) kogu maksmisele kuuluva summa tasumine;

b) ühe või mitme vahemakse tasumine.

2. Lõikes 1 nimetatud eri liiki maksed eristatakse raamatupidamisarvestuses nende tegemise ajal.

3. Peaarvepidaja tasub kulud kasutatavate vahendite piires.

Artikkel 37

Maksetähtajad

1. Maksmisele kuuluvad summad makstakse neljakümne viie kalendripäeva jooksul alates kinnitatud maksetaotluse registreerimise kuupäevast vastutava eelarvevahendite käsutaja volitatud talituses. Maksekuupäevaks loetakse kuupäeva, mil agentuuri kontot debiteeritakse.

Maksetaotlust ei kinnitata, kui täitmata on vähemalt üks oluline nõue.

2. Kui lõikes 1 ei ole ette nähtud teisiti, on teenus- või tarnelepingute maksetega seoses osutatud lõikes nimetatud makseperiood kolmkümmend kalendripäeva.

3. Selliste lepingute ja kokkulepete korral, mille puhul sõltub maksmine aruande kinnitamisest, algab lõigetes 1 ja 2 nimetatud makseperiood alles kõnealuse aruande otsesest (sellest makse saajale teatades) või kaudsest (sest lepingus ettenähtud kinnitamisaeg on lõppenud, ilma et seda oleks makse saajale saadetud ametliku dokumendiga peatatud) kinnitamisest.

Kinnitamiseks lubatud aeg ei või ületada:

a) 20 kalendripäeva tavaliste kauba- või teenuslepingute puhul;

b) 45 kalendripäeva muude lepingute ja kokkulepete puhul;

c) 60 kalendripäeva selliste lepingute puhul, mis on seotud tehniliste teenustega, mida on eriti keeruline hinnata.

4. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib maksetähtaja igal ajal lõikes 1 nimetatud perioodi jooksul peatada, teatades kreeditoridele, et maksetaotlust ei saa kinnitada, kuna summat ei ole vaja maksta või ei ole esitatud asjakohaseid tõendavaid dokumente. Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja saab teavet, mis seab kahtluse alla maksetaotluses esitatud kulude vastavuse maksmistingimustele, võib eelarvevahendite käsutaja maksetähtaja peatada, et täiendava kontrolli, sealhulgas kohapealse kontrolli abil enne maksmist teha kindlaks, kas kulud vastavad tegelikult maksmistingimustele. Eelarvevahendite käsutaja teavitab kõnealust makse saajat nii kiiresti kui võimalik.

Järelejäänud maksetähtaeg hakkab uuesti kulgema alates kuupäevast, mil esimest korda registreeritakse nõuetekohaselt vormistatud maksetaotlus.

5. Lõigetes 1 ja 2 nimetatud tähtaja lõppemisel võib kreeditor kahe kuu jooksul hilinenud makse saamisest nõuda viivist järgmiste sätete kohaselt:

a) viivise määraks on artikli 29 lõike 2 esimeses lõigus nimetatud määrad;

b) viivist makstakse ajavahemiku eest, mis algab maksetähtpäevale järgneval kalendripäeval ja lõpeb maksmiskuupäeval.

Käesoleva lõike esimest lõiku ei kohaldata osalevate liikmesriikide suhtes.

5. PEATÜKK

Infotehnoloogilised süsteemid

Artikkel 38

Raamatupidamistarkvara

1. Agentuuri raamatupidamistarkvara kajastab käesolevates finantseeskirjades sätestatud põhimõtteid.

2. Dokumente võib allkirjastada turvalise elektroonilise menetluse käigus.

6. PEATÜKK

Siseaudit

Artikkel 39

Siseaudiitor

1. Agentuur näeb ette siseauditi ülesande, mida tuleb täita asjakohaste rahvusvaheliste standardite kohaselt. Agentuuri nimetatud siseaudiitor vastutab agentuuri ees eelarve täitmise süsteemide ja menetluste nõuetekohase toimimise kontrollimise eest. Siseaudiitoriks ei või olla eelarvevahendite käsutaja ega peaarvepidaja.

2. Agentuur kehtestab siseaudiitori suhtes kohaldatavad erisätted, mis on sellised, et oleks tagatud tema täielik sõltumatus oma ülesannete täitmisel ja oleks kindlaks määratud tema vastutus.

Artikkel 40

Siseaudiitori kohustused

1. Siseaudiitor nõustab agentuuri riskide juhtimisel, esitades sõltumatuid arvamusi juhtimis- ja kontrollsüsteemide taseme kohta ning andes soovitusi toimingute teostamistingimuste parandamiseks ja usaldusväärse finantsjuhtimise edendamiseks.

Siseaudiitori ülesanne on eelkõige:

a) hinnata sisehaldussüsteemide sobivust ja tõhusust ning talituste tegevust tegevuspõhimõtete, programmide ja meetmete rakendamisel, lähtudes nendega seotud riskidest;

b) hinnata eelarve täitmise toimingute suhtes kohaldatavate sisekontrolli- ja -auditisüsteemide sobivust ja taset.

2. Siseaudiitori tegevusvaldkond hõlmab kõiki agentuuri toiminguid ja talitusi. Tal on täielik ja piiramatu juurdepääs igasugusele teabele, mis on vajalik, et ta saaks oma ülesandeid – vajaduse korral kohapeal – täita.

3. Siseaudiitor annab oma tähelepanekutest ja soovitustest aru agentuurile. Agentuur tagab auditite põhjal tehtud soovituste järgimise. Siseaudiitor esitab agentuurile ka siseauditi aastaaruande, milles on märgitud tehtud siseauditite arv ja liik, antud soovitused ja nende soovituste põhjal võetud meetmed.

4. Igal aastal esitab tegevjuht juhtorganile aruande, milles võetakse kokku tehtud siseauditite arv ja liik, antud soovitused ja nende soovituste põhjal võetud meetmed.

III JAOTIS

FINANTSARUANDED JA AASTAAUDIT

Artikkel 41

Aruannete esitamise ja eelarvekalender

Agentuur esitab juhtorganile järgmised dokumendid:

a) 15. veebruariks artikli 11 kohase ettepaneku ülekandmise kohta;

b) 30. juuniks artikli 4 lõike 1 kohase järgmise aasta üldeelarve projekti üldise kalkulatsiooni;

c) 30. septembriks artikli 4 lõike 9 kohase järgmise eelarveaasta üldeelarve projekti;

d) vajaduse korral pärast eelarveaasta üheksat esimest kuud artikli 13 kohase jooksva eelarveaasta muudetud eelarve;

e) artikli 42 kohased kvartaliaruanded;

f) artikli 2 kohased aruanded tegevuseelarve kohta;

g) 1. septembril artikli 44 kohase auditeeritud finantsaruande, mis on heaks kiidetud juhtorgani poolt.

Artikkel 42

Kvartaliaruanded

Tegevjuht esitab iga kolme kuu järel juhtorganile aruande tulude ja kulude teostamise kohta eelnenud kolme kuu jooksul ja alates eelarveaasta algusest.

Artikkel 43

Audiitorite kolleegium

1. Agentuuri poolt hallatavate kulude ja tulude, sealhulgas haldus- ja tegevuseelarve välisaudit viiakse läbi pärast iga eelarveaasta lõppu.

2. Audiitorite kolleegiumisse kuulub kolmest erinevast osalevast liikmesriigist kolm audiitorit, keda toetab vajadusel personal, kes tegutseb nende vastutusel.

3. Audiitorite kolleegiumi liikmed määratakse kolme järjestikuse auditi ajaks. Erandiks on esialgsed liikmed, kes määratakse vastavalt kolmeks, kaheks ja üheks auditiks. Tagatakse õiglane rotatsioon nende osalevate liikmesriikide vahel, kes soovivad saata audiitoreid.

4. Juhtorgan nimetab ametisse audiitorite kolleegiumi osalevate liikmesriikide soovitatud kandidaatide seast. Kandidaadid võiksid olla osaleva liikmesriigi riikliku kõrgema auditeerimisasutuse liikmed ja pakkuda oma turvalisuse ja sõltumatuse kohta piisavaid tagatisi. Nad peavad olema vajaduse korral kättesaadavad ülesannete täitmiseks agentuuri nimel. Nende ülesannete täitmisel:

a) maksab kolleegiumi liikmetele jätkuvalt palka nende päritoluriigi auditeerimisasutus ja nad saavad agentuurilt ainult hüvitusi lähetuskulude eest vastavalt eeskirjadele, mis kehtivad sama astme Euroopa Ühenduste ametnikele;

b) taotlevad ja saavad nad juhiseid ainult juhtorganilt; audiitorite kolleegium ja selle liikmed on oma auditeerimisvolituste piires täiesti sõltumatud ja vastutavad üksnes välisauditi läbiviimise eest;

c) annavad nad oma ülesannetest aru ainult juhtorganile;

d) kontrollivad nad, kas agentuuri hallatavad tulud ja kulud on teostatud kooskõlas kehtivate õigusaktide ja usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete ning säästlikkuse, mõjususe ja tõhususe põhimõtetega.

5. Audiitorite kolleegium valib igal aastal järgnevaks eelarveaastaks endale esimehe. Kolleegium võtab vastu selle liikmete läbi viidud audititele kehtivad eeskirjad, mis on kooskõlas kõige kõrgemate rahvusvaheliste nõuetega auditeerimise kohta. Audiitorite kolleegium kiidab oma liikmete koostatud auditiaruanded heaks enne tegevjuhile ja juhtorganile edastamist.

6. Audiitorid tagavad, et nad peavad kinni sellise teabe salastatusest ja kaitsevad andmeid, mis neile nende auditeerimisülesande käigus teatavaks saavad, kooskõlas kõnealuse teabele ja andmetele kehtivate eeskirjadega.

7. Audiitoritel on viivitamatult ja ilma sellest eelnevalt teatamata juurdepääs kõnealuste tulude ja kuludega seotud dokumentidele, sealhulgas artiklis 22 nimetatud kirjalikele dokumentidele, ja kõigi andmekandjate sisule ning ruumidele, kus nimetatud dokumente ja andmekandjaid hoitakse. Nad võivad teha koopiaid. Agentuuri tulude ja kulude teostamisega tegelevad isikud pakuvad tegevjuhile ja kõnealuste kulude auditeerimise eest vastutavatele isikutele nende ülesanne täitmise juures vajalikku abi. Auditiga seotud kulud kaetakse agentuuri üldeelarvest.

8. Juhtorgan võib tegevjuhi või liikmesriigi ettepanekul millal tahes määrata täiendavalt välisaudiitorid, kelle ülesanded ja töölevõtmise tingimused ta kindlaks määrab.

Artikkel 44

Aastaaudit

1. Tegevjuht esitab iga-aastase finantsaruande projekti eelarveaastale järgneva aasta 31. märtsiks audiitorite kolleegiumile läbivaatamiseks ja arvamuse esitamiseks.

Euroopa Kaitseagentuuri finantsaruanne koosneb erinevatest osadest, eelkõige sisaldab see järgmist:

a) tegevusaruanne, milles kirjeldatakse eelarveaasta peamisi aspekte;

b) raamatupidamise aruanne, milles näidatakse iga agentuuri hallatava eelarve kohta assigneeringud, võetud kulukohustused ja makstud kulud ning mitmesugused tulud ning osalevatelt liikmesriikidelt ja muudelt osapooltelt laekunud tulud;

c) eelarveaasta lõpu seisuga bilanss, milles näidatakse agentuurile kuuluvad varad ja kohustused, võttes arvesse amortisatsiooni ja müüki.

2. Audiitorite kolleegium esitab eelarveaastale järgneva aasta 15. juuniks tegevjuhile oma iga-aastase auditiaruande, mis sisaldab kolleegiumi arvamust ja tähelepanekuid lõikes 1 nimetatud finantsaruande projekti kohta.

3. Tegevjuht esitab eelarveaastale järgneva aasta 15. juuliks juhtorganile auditeeritud finantsaruande ja auditiaruande, millele on lisatud tema vastused.

4. Juhtorgan kiidab eelarveaastale järgneva aasta 1. septembriks heaks auditeeritud finantsaruande ning tegevjuhi ja peaarvepidaja tegevuse eelarve täitmisel eelarveaasta jooksul.

5. Pärast seda, kui juhtorgan on kiitnud heaks auditeeritud finantsaruande, teavitatakse selle avaldamisest Euroopa Liidu Teatajas.

6. Peaarvepidaja säilitab kõik raamatupidamisaruanded ja varaloendid viie aasta jooksul alates kuupäevast, mil anti kõnealuse heakskiit eelarve täitmisele.

Artikkel 45

Lõppartikkel

Käesolevad finantseeskirjad ei mõjuta osalevate liikmesriikide meetmeid, mis on võetud Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikli 296 või Euroopa Parlamendi ja nõukogu 31. mai 2004. aasta direktiivi 2004/18/EÜ (ehitustööde riigihankelepingute, asjade riigihankelepingute ja teenuste riigihankelepingute sõlmimise korra kooskõlastamise kohta) (3) artikli 10 ja 14 kohaselt.

(1) ELT L 245, 17.7.2004, lk 17.

(2) EÜT L 253, 7.10.2000, lk 42.

(3) ELT L 134, 30.4.2004, lk 114. Direktiivi on viimati muudetud nõukogu direktiiviga 2006/97/EÜ (ELT L 363, 20.12.2006, lk 107).