LISA

EESKIRJAD TAOTLUSTE ESITAMISE NING NENDEGA SEOTUD HINDAMIS-, VALIKU- JA TOETUSE MÄÄRAMISE MENETLUSTE KOHTA

(4. versioon)

SISUKORD

Taust ja kohaldamisala

1. Sissejuhatus

2. Taotluste esitamine

2.1. Konkursikutsed

2.2. Esitamiseelne kontroll

2.3. Taotluste esitamine

2.4. Taotluste laekumine komisjonile

2.5. Abikõlblikkuse kontrollimine

2.6. Abikõlblikkuse läbivaatamise komisjon

3. Taotluste hindamine

3.1. Ekspertide roll

3.2. Ekspertide nimetamine

3.3. Nimetamise tingimused, käitumisjuhend ja huvide konflikt

3.4. Sõltumatud vaatlejad

3.5. Hindamiskriteeriumid

3.6. Taotlustele hindepunktide andmine

3.7. Künnised ja kaalutegurid

3.8. Taotluste hindamise üksikasjalik kirjeldus

3.9. Taotlejatele antav tagasiside

4. Hindamistulemuste lõplik vormistamine

4.1. Komisjoni paremusjärjestus

4.2. Komisjoni reservloetelu

4.3. Komisjoni tagasilükkavad otsused

5. Läbirääkimised ja toetuse määramine

5.1. Taotluste üle läbirääkimiste pidamine

5.2. Toetuse määramine

5.3. Abi, päringud ja vaidlustamine

5.4. Konkursi tulemustest teatamine

A lisa. Eetikakontrolli kord

B lisa. Julgeoleku seisukohast tundlike teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse meetmete käsitlemine

C lisa. Taotluste kahes etapis esitamise ja hindamise kord

D lisa. Taotluste pideva esitamise kord

E lisa. Pabertaotluse esitamise kord

F lisa. Sõltumatu eksperdi töölevõtu käskkiri

G lisa. Eriprogrammi „Inimesed” raames esitatud taotluste hindamine

TAUST JA KOHALDAMISALA

Käesoleva dokumendiga kehtestab komisjon (1) eeskirjad Euroopa Ühenduse teadusuuringute, tehnoloogiaarenduse ja tutvustamistegevuse seitsmenda raamprogrammi (2007–2013) (2) ja Euroopa Aatomienergiaühenduse (Euratom) tuumaenergiaalase teadus- ja koolitustegevuse seitsmenda raamprogrammi (2007–2011) (3) (edaspidi „seitsmes raamprogramm”) kaudsete meetmetega seotud taotluste esitamise ning nendega seotud hindamis-, valiku- ja toetuse määramise menetluste kohta (edaspidi „eeskirjad”) kooskõlas ettevõtete, uurimiskeskuste ja ülikoolide vastavate seitsmenda raamprogrammi meetmetes osalemise ning uurimistulemuste levitamise eeskirjadega (4) (edaspidi „EÜ osalemiseeskirjad” ja „Euratomi osalemiseeskirjad”). Dokumendis kirjeldatakse põhimenetlusi, mida komisjon järgib vastavalt osalemiseeskirjadele, Euroopa Ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavale finantsmäärusele (5) (edaspidi „finantsmäärus”) ja komisjoni töökorrale (6).

Käesolevaid eeskirju ei kohaldata a) riigihankemenetluste, (7) b) ühisettevõtete või mis tahes muude vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklitele 187 või 185 või Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artiklile 45 loodud üksuste, c) Euroopa Komisjoni Teadusuuringute Ühiskeskuse otseste meetmete ja d) eriprogrammi „Ideed” suhtes.

1. SISSEJUHATUS

Taotlused finantstoetuse saamiseks seitsmenda raamprogrammi raames esitatakse üldiselt komisjonile esitatava projektitaotluse vormis. Taotlusesse märgitakse kavandatavate tööde üksikasjad, tegijad ja maksumus.

Komisjon hindab taotlusi, et teha kindlaks need projektitaotlused, mis on võimaliku rahastamise jaoks piisavalt kvaliteetsed. Komisjon määrab sõltumatud eksperdid (edaspidi „eksperdid”), kes abistavad teda taotluste hindamisel.

Komisjon alustab läbirääkimisi nende taotluste koordinaatoritega, mis saavad positiivse hinnangu ja mille jaoks on olemas rahalised vahendid.

Kui läbirääkimised on edukad, valitakse projekt välja ja taotlejaga sõlmitakse toetusleping Euroopa Liidu või Euroopa Aatomienergiaühenduse finantstoetuse saamiseks.

Eeskirjade aluseks on mitu kindlat põhimõtet:

i) tipptase: rahastamiseks väljavalitud projektid peavad olema kvaliteetsed ja vastama konkursikutses esitatud teemadele ja kriteeriumidele (8);

ii) läbipaistvus: rahastamisotsused peavad põhinema selgetel eeskirjadel ja menetlustel ning taotlejatele tuleb anda asjakohast tagasisidet nende projektide hindamise tulemuste kohta;

iii) õiglus ja erapooletus: kõiki konkursile esitatud taotlusi käsitletakse võrdväärselt. Neid hinnatakse erapooletult nende kvaliteedi alusel, olenemata nende päritolust või taotleja isikust;

iv) konfidentsiaalsus: kõiki taotlusi ja koos nendega komisjonile edastatud andmeid, teavet ja dokumente käsitatakse konfidentsiaalsena (9);

v) tõhusus ja kiirus: hindamine, toetuse määramine ja ettevalmistamine peab toimuma võimalikult kiiresti ning samas tuleb säilitada hindamise kvaliteet ning järgida õigusraamistikku;

vi) eetilised ja julgeolekukaalutlused: iga taotluse, mis on vastuolus eetiliste aluspõhimõtetega (10) või mis ei järgi asjaomast julgeolekumenetlust (11) võib hindamis-, valiku- või toetuse määramise protsessist igal ajal välja jätta (vt A ja B lisa).

Eriprogrammide rakendamise tööprogrammides võib sätestada hindamise erikriteeriumid või hindamiskriteeriumide kohaldamise täiendavad üksikasjad, mis esitatakse ka konkursikutses.

Konkursikutses ja sellega seotud taotluse esitamise juhendis võib üksikasjalikumalt kirjeldada, kuidas neid eeskirju ja menetlusi rakendatakse ja vajaduse korral seda, milliseid valikuvõimalusi tuleb kasutada.

Taotluste esitamis-, hindamis- ja valikumenetluse eri etapid on kokkuvõtlikult esitatud järgmisel joonisel:

2. TAOTLUSTE ESITAMINE

2.1. Konkursikutsed

Taotlused esitatakse konkursikutsete alusel (12). Konkursside sisu ja ajakava sätestatakse tööprogrammides. Teated konkursikutsete kohta avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas. Konkursikutse tekst avaldatakse komisjoni veebisaidil (veebisaitidel) ja selles nimetatakse tööprogrammi teemad, mida käsitlevaid taotlusi oodatakse, soovituslik eelarve, kasutatav rahastamiskava, taotluse esitamise tähtaeg ja lingid elektroonilisele taotluste esitamise süsteemile (EPSS) (vt punkt 2.3). See veebisait sisaldab kogu teavet, mis on vajalik neile, kes soovivad taotlust esitada. Eelkõige koostatakse iga konkursi jaoks üks taotluste esitamise juhend või mitu taotluste esitamise juhendit. Selles juhendis selgitatakse, kuidas tuleb taotlusi esitada ja kuidas taotlejad saavad paluda abi või küsida teavet kõikide konkursiga seotud küsimuste kohta. Juhendis on esitatud liikmesriikide kontaktpunktide ja komisjoni seitsmenda raamprogrammi teabetalituse kontaktandmed. Elektroonilise taotluste esitamise süsteemiga seotud küsimuste jaoks on loodud spetsiaalne kasutajatugi.

Konkurss on avatud kuni määratud kuupäevani.

Sõltuvalt konkursi eesmärkidest võidakse tööprogrammis ja konkursikutses eristada eri liiki koostööprojekte, kava „Teadusuuringud konkreetsete rühmade toetamiseks” eri vorme ja eri liiki kooskõlastus- ning toetusmeetmeid.

Konkursikutses täpsustatakse ka seda, kas taotlused tuleb esitada ja kas hindamine toimub ühes või kahes etapis. Viimasel juhul esitavad taotlejad algul lühendatud või skemaatilise taotluse. Teises etapis palutakse esitada täielik taotlus ainult neil taotlejatel, kelle taotlus sai esimeses etapis positiivse hinnangu (13) (vt menetluse üksikasjade kohta C lisa).

Vastutav edasivolitatud eelarvevahendite käsutaja nimetab ametisse konkursi koordinaatori. Kõnealune isik tegutseb kontaktisikuna, kes vastab konkursiga seotud praktilistele küsimustele ja tagab taotluste vastuvõtmise ja hindamise üldise kavandamise ja korraldamise.

Lisaks nimetatakse ametisse üks või mitu komisjoni ametnikku, kelle ülesandeks on anda juhtnööre taotluste esitamisel ja hindamisel tekkida võivate tundlike küsimuste, sealhulgas võimaliku huvide konfliktiga seotud küsimuste käsitlemiseks (vt punkt 3.3).

2.2. Esitamiseelne kontroll

Kui konkursi laad seda nõuab, võib komisjon pakkuda võimalust teha mitteametlik nõuandev esitamiseelne kontroll. Selle eesmärk on teavitada potentsiaalseid taotlejaid sellest, kas nende projekt näib olevat abikõlblik ja vastavat konkursi tingimustele. Vajaduse korral sätestatakse esitamiseelse kontrolli menetluse üksikasjad asjaomases taotluse esitamise juhendis.

2.3. Taotluste esitamine

Taotlused esitatakse elektrooniliselt (14) veebipõhise elektroonilise taotluste esitamise süsteemi kaudu (EPSS).

Kui taotlejad on moodustanud taotluse esitamiseks konsortsiumi, on taotluse esitamise õigus ainult taotluse koordinaatoril (kes tuvastatakse kasutajatunnuse ja salasõna abil).

Kõik taotluse andmed tuleb ette valmistada ja üles laadida ning elektroonilise taotluste esitamise süsteemi kasutamise tingimuste ja taotluste hindamise tingimustega tuleb taotlejal nõustuda enne taotluse esitamist.

Elektrooniline taotluste esitamise süsteem kontrollib mitmel korral põhiandmeid, sealhulgas seda, kas taotlus on täielik, kas selles esitatud andmed on kooskõlalised, kas see võib olla nakatunud viirusega ja kas on kinni peetud ettenähtud failitüüpidest ja nende suuruse piirangutest. Elektrooniline taotluste esitamise süsteem laseb taotlejal taotluse esitada alles pärast kõnealust kontrolli, mis ei asenda punktis 2.5 kirjeldatud ametlikku abikõlblikkuse kontrolli. Taotluse esitamine toimub hetkel, kui taotluse koordinaator alustab vastavalt elektroonilise taotluste esitamise süsteemi juhtnööridele lõplikku esitamisprotsessi, ja mitte enne seda.

Elektroonilise taotluste esitamise süsteemi kaudu esitatud taotlused sisestatakse andmebaasi pärast taotluste esitamise tähtpäeva möödumist. Komisjon ei saa tutvuda taotlustega enne taotluste esitamise tähtpäeva möödumist (või D lisas kirjeldatud taotluste pideva esitamise korra rakendamise puhul enne vahetähtpäeva möödumist).

Paberil (välja arvatud E lisas kirjeldatud menetluse kasutamisel ja seal kirjeldatud juhtudel), teisaldataval elektroonilisel andmekandjal (nt CD-ROM või diskett), e-posti või faksi teel saadetud taotlusi ei peeta komisjonile esitatuks.

Koordinaatori poolt taotluse tagasivõtmise kord esitatakse asjaomases taotluste esitamise juhendis. Tagasivõetud taotlust komisjon hiljem arvesse ei võta.

Kui sama taotlus esitatakse enne taotluste esitamise tähtaega mitu korda, kontrollitakse üksnes kõige viimasena esitatud taotluse abikõlblikkust ja hinnatakse üksnes viimast taotlust.

Taotlusi hoitakse kogu aeg ohututes tingimustes. Kui hindamine ja sellele järgnenud läbirääkimised on lõppenud, hävitatakse kõik eksemplarid, mida ei vajata arhiveerimise ja/või auditeerimise eesmärgil.

2.4. Taotluste laekumine komisjonile

Esitatud taotluste viimase versiooni laekumise kuupäev ja kellaaeg registreeritakse. Pärast taotluste esitamise tähtpäeva (või taotluste pideva esitamise korra rakendamise puhul vahetähtpäeva) möödumist saadetakse taotluse koordinaatorile taotluse laekumise kohta e-posti teel teade, mis sisaldab järgmist:

— projekti pealkiri, akronüüm ja kordumatu tunnuskood (taotluse number);

— programmi ja/või tegevuse/uurimisvaldkonna nimi ja selle konkursi tunnuskood, mille jaoks taotlus on esitatud;

— laekumise kuupäev ja kellaaeg (mis elektrooniliselt esitatud taotluste korral on konkursi lõpptähtpäev).

Komisjon ja taotlejad harilikult enne hindamise lõppu omavahel taotluse teemal enam ühendust ei võta, välja arvatud taotluste puhul, millega seoses korraldatakse ärakuulamisi (vt punkt 3.8). Komisjon võib siiski taotlejaga (tavaliselt koordinaatori kaudu) ühendust võtta, näiteks abikõlblikkuse küsimuse selgitamiseks (vt punkt 2.5).

2.5. Abikõlblikkuse kontrollimine

Selleks et taotlused pääseksid edasi hindamisetappi, peavad need vastama kõikidele abikõlblikkuskriteeriumidele. Kõnealuseid kriteeriume kohaldatakse rangelt. Kui taotlused esitatakse kahes etapis, kontrollitakse abikõlblikkust mõlemas etapis. Kõiki konkursile esitatud taotlusi kontrollitakse järgmiste abikõlblikkuskriteeriumide alusel (15):

— kas komisjon sai taotluse kätte enne konkursikutses nimetatud tähtpäeva ja vajaduse korral asjaomaseks kellaajaks;

— kas taotlus vastab konkursikutses nimetatud miinimumtingimustele (näiteks taotlejate arv);

— taotluse terviklikkus, st kõigi nõutavate dokumendivormide ja taotluse kirjelduse olemasolu (NB! Taotluses esitatud teabe terviklikkust hindavad eksperdid; abikõlblikkuse kontroll hõlmab ainult taotluse nõuetekohaste osade olemasolu kontrolli);

— konkursi ulatus: taotluse sisu peab vastama konkursi tööprogrammi vastavas osas nimetatud teema(de)le ja rahastamiskava(de)le. Taotlust peetakse ulatuse alusel abikõlbmatuks üksnes selgete juhtumite korral.

Kui juba enne hindamisetappi, selle ajal või pärast seda saab selgeks, et ühte või mitut abikõlblikkuskriteeriumi ei ole täidetud, tunnistab komisjon taotluse abikõlbmatuks ja see jäetakse edaspidisest läbivaatamisest kõrvale. Kui taotluse abikõlblikkuse suhtes on kahtlusi, jätab komisjon endale õiguse jätkata hindamist, kuni lõplikku otsust abikõlblikkuse kohta ei ole tehtud. Taotluse hindamine sellistel asjaoludel ei tõenda selle abikõlblikkust.

2.6. Abikõlblikkuse läbivaatamise komisjon

Kui abikõlblikkuse suhtes puudub selgus ja peetakse vajalikuks juhtumi põhjalikumat läbivaatamist, võib konkursi koordinaator kokku kutsuda asutusesisese abikõlblikkuse läbivaatamise komisjoni.

Selle komisjoni ülesandeks on tagada selliste juhtumite järjekindel õiguslik tõlgendamine ja taotlejate võrdne kohtlemine.

Kõnealust komisjoni, kuhu kuuluvad Euroopa Komisjoni ametnikud, kes on pädevad õigusküsimustes, teadus- ja tehnikaküsimustes ja/või infosüsteemide alal, juhib konkursi koordinaator. Kõnealune komisjon uurib taotluse ja vajaduse korral ka selle esitamisega seotud asjaolusid ning annab erialast nõu, et toetada otsust selle kohta, kas lubada taotlust hindamisele või kas taotlus tuleks abikõlblikkuskriteeriumide põhjal tagasi lükata või mitte. Komisjon võib mõne konkreetse küsimuse selgitamiseks võtta ühendust taotlejaga.

3. TAOTLUSTE HINDAMINE

3.1. Ekspertide roll

Komisjon kasutab taotluste hindamisel sõltumatute (16) ekspertide abi, tagamaks, et rahastamiseks valitakse ainult kõige kvaliteetsemad projektid. Kuna raamprogrammid hõlmavad väga ulatuslikke ja mitmekülgseid uurimisvaldkondi, valitakse eksperdid väljastpoolt komisjoni.

Ekspertidel võidakse paluda hinnata taotlusi täielikult või osaliselt oma kodus või töökohas (kaughindamine) või komisjoni tööruumides.

Vahel, kui komisjoni töötajad omavad asjaomaseid erialaseid teadmisi, võivad nad töötada ekspertidena koos välisekspertidega. Kõik siseeksperdid töötavad lisaks miinimumarvule ekspertidele, kes on vajalikud konkursi korraldamiseks (vt punkti 3.8 alapunkt b) (17).

Ainus erand ekspertide kasutamises tehakse seoses EÜ osalemiseeskirjade artiklis 14 ja Euratomi osalemiseeskirjade artiklis 13 viidatud koordineerimis- ja toetusmeetmetega, mille puhul nimetatakse sõltumatud eksperdid üksnes siis, kui komisjon peab seda asjakohaseks (18).

3.2. Ekspertide nimetamine

Ekspertidelt nõutakse oskusi ja teadmisi tegevusvaldkondades, milles neilt abi palutakse. Neil peab olema kõrgetasemeline töökogemus avalikus või erasektoris ühes või mitmes järgmises tegevusvaldkonnas: teadusuuringud asjaomases teadus- või tehnikavaldkonnas, projektide haldamine, juhtimine või hindamine, teadus- ja tehnoloogiaarendusprojektide tulemuste kasutamine, tehnosiire ja innovatsioon, rahvusvaheline teadus- ja tehnikaalane koostöö, inimressursside arendamine. Ekspertideks võivad olla muude riikide kui liikmesriikide või raamprogrammiga ühinenud riikide kodanikud.

Komisjon loob Euroopa Liidu Teatajas avaldatud konkursikutsete põhjal ekspertide andmebaasi, mis sisaldab sobivate kandidaatide andmeid. Üks konkurss on mõeldud üksikisikutele ja teine asjaomastele organisatsioonidele, näiteks riiklikele teadusagentuuridele, teadusasutustele ja ettevõtetele.

Komisjon võib vajaduse korral lisada igal ajal andmebaasi iga asjakohaste oskustega isiku väljastpoolt nimekirja, mis on koostatud eespool nimetatud konkursikutsete alusel. Andmebaasis nimetatud eksperte võib kutsuda aitama komisjoni muudes teadusprojektide hindamisega mitteseotud tegevustes, kui nad on avaldanud valmisolekut selliseid ülesandeid täita. Taotluse korral lubatakse andmebaasi kasutada teadusuuringuid rahastavatel asutustel, kes täidavad liikmesriikides ja seitsmenda raamprogrammiga ühinenud riikides avaliku teenindamise ülesannet, ning muudel ELi teadustegevusega tegelevatel üksustel, mis on asutatud kooskõlas Euroopa Liidu toimimise lepinguga. Juurdepääsu võimaldamise otsuse teeb teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraadi peadirektor või tema esindaja(d). Andmebaasi võib kasutada ka Euroopa Komisjoni Teadusuuringute Ühiskeskus, et valida eksperdid otseste meetmetena tehtava teadustegevuse toetamiseks (19).

Konkursile esitatud taotluste hindamiseks koostab komisjon sobivate ekspertide nimekirja (sealhulgas vajaduse korral reservnimekirja). Nimekiri koostatakse peamiselt järgmiste kriteeriumide alusel:

— asjatundlikkus,

— asjakohased oskused.

Kui eelnimetatud tingimused on täidetud, võetakse arvesse ka muid kriteeriume:

— akadeemiliste ja tööstusringkondade teadmiste ja kasutajate sobiv tasakaal,

— mõistlik sooline tasakaal (20),

— mõistlik geograafilise päritolu jaotus (21),

— ekspertide korrapärane rotatsioon (22).

Ekspertide nimekirja koostades võtab komisjon vajaduse korral arvesse ka nende suutlikkust hinnata konkursi teemade tööstuslikku ja/või ühiskondlikku mõõdet ja poliitilist tähtsust. Ekspertidel peab olema ka taotluste hindamiseks vajalik keelteoskus.

Kui eksperdid peavad tegelema salastatud teabega, tuleb enne nende nimetamist teha asjakohane julgeolekukontroll (23).

Hindamisel kasutatavate ekspertide üle otsustab asjaomane edasivolitatud eelarvevahendite käsutaja või nõuetekohaselt nimetatud delegaat. Ekspertide nimesid, kes määratakse konkreetseid taotlusi hindama, ei avalikustata. Kord aastas avaldab komisjon siiski Internetis seitsmendas raamprogrammis ja igas eriprogrammis osalenud ekspertide nimed.

3.3. Nimetamise tingimused, käitumisjuhend ja huvide konflikt

Komisjon koostab iga eksperdi jaoks F lisas esitatud näidise põhjal töölevõtmise käskkirja.

Töölevõtu käskkiri kohustab eksperti järgima käitumisjuhendit; selles on esitatud konfidentsiaalsuse põhitingimused ja eelkõige töö kirjeldus, tasustamise ning kulude hüvitamise tingimused (vt F lisa).

Ekspertide nimetamisel peab komisjon (24) võtma kõik vajalikud meetmed, vältimaks huvide konflikti seoses taotlustega, mille kohta ekspert peab esitama arvamuse. Seetõttu peavad eksperdid allkirjastama vastava avaldusele, milles nad kinnitavad, et nende eksperdiks nimetamise ajal neil sellist huvide konflikti ei ole (vt F lisa) ja kui ülesannete täitmise ajal peaks selline huvide konflikt tekkima, siis kohustuvad nad sellest ja konflikti olemusest komisjoni teavitama. Kui komisjonile on teatatud huvide konfliktist, peab ta võtma kõik vajalikud meetmed selle kõrvaldamiseks. Lisaks peavad kõik eksperdid kinnitama, et neil puudub hindamise ajal uuritava taotlusega seoses huvide konflikt.

Avalduses tehakse vahet diskvalifitseerival ja võimalikul huvide konfliktil.

Kui ekspert teatab või komisjon teeb mis tahes kättesaadavale teabeallikale tuginedes kindlaks, et eksisteerib diskvalifitseeriv huvide konflikt, ei tohi ekspert asjaomast taotlust hinnata (konsensuse otsimise rühm) ega osaleda hindamiskomisjoni aruteludel (sealhulgas võimalikel ärakuulamistel), kus taotlust arutatakse (25).

Tavaliselt esineb diskvalifitseeriv huvide konflikt ekspertide puhul, kes töötavad taotluse esitanud organisatsioonis. Kui see on põhjendatud nõudega nimetada parimad olemasolevad eksperdid ja kvalifitseeritud ekspertide arv on piiratud, võib komisjon siiski otsustada kutsuda sellise eksperdi osalema hindamiskomisjoni istungil, kui see ekspert töötab osakonnas/laboris/instituudis, mis ei ole seotud tehtava tööga, ja kui asjaomased asutused tegutsevad üksteisest sõltumatult. Ekspert hoidub osalemast aruteludes (või võrgufoorumites), kui hindamiskomisjon arutab üksikasjalikult asjaomase organisatsiooniga seotud taotlust. Kui vastav taotlus jõuab ärakuulamise etappi, siis sellised eksperdid ühelgi ärakuulamisel ei osale.

Nõuetekohaselt põhjendatud erandjuhtudel võivad eespool nimetatud olukorras olevad eksperdid osaleda ka asjaomast taotlust hindava konsensuse otsimise rühma töös. Komisjon teavitab teisi kõnealusesse rühma kuuluvaid eksperte asjaomase eksperdi osalemisest.

Kui ekspert teatab või komisjon saab muul viisil teada võimalikust huvide konfliktist, kaalub komisjon juhtumi asjaolusid ja teeb enda käsutuses olevale objektiivsele teabele tuginedes otsuse tegeliku huvide konflikti olemasolu kohta (26). Kui tuvastatakse tegelik huvide konflikt, välistatakse koostöö asjaomase eksperdiga samamoodi kui diskvalifitseeriva konflikti korral. Muudel juhtudel võib komisjon juhtumi konkreetsetest asjaoludest sõltuvalt ja sellega seotud riske nõuetekohaselt arvesse võttes otsustada lubada eksperdil taotlust hinnata. Ekspert peab allkirjastama vastava avalduse, milles ta kinnitab, et ta tegutseb erapooletult.

Komisjon võib võtta asjakohaseid meetmeid huvide konflikti vältimiseks. Eksperdi rolli võidakse piirata hindamiskomisjoni tööga. Sellisel juhul peab ekspert ajaks, kui hindamiskomisjon arutab huvide konfliktiga seotud konkreetse taotluse juhtumit, ruumist (või võrgufoorumist) lahkuma.

Kui konflikt, mida varem ei kahtlustatud, ilmneb hindamise käigus, peab ekspert sellest kohe asjaomasele komisjoni ametnikule teatama. Kui leitakse, et tegemist on diskvalifitseeriva konfliktiga, peab ekspert loobuma asjaomase taotluse edasisest hindamisest. Kõnealuse eksperdi varasemaid märkusi ja hinnanguid asjaomase taotluse kohta arvesse ei võeta. Vajaduse korral vahetatakse ekspert välja.

Kui ekspert varjab teadlikult diskvalifitseerivat või võimalikku huvide konflikti ja see avastatakse hindamise käigus, kõrvaldatakse ekspert kohe tegevusest ja kohaldatakse töölevõtu käskkirjaga ja/või finantsmääruses ja selle rakenduseeskirjades ettenähtud sanktsioone. Kõik konsensuse otsimise rühmad, milles ekspert on osalenud, tunnistatakse kehtetuks ning asjaomast taotlust (asjaomaseid taotlusi) hinnatakse uuesti.

Analoogselt finantsmääruse rakenduseeskirjade artikli 265a lõikega 3 võib eksperdipoolset käitumisjuhendi rikkumist või muud tõsist eksimust pidada raskeks ametialaseks eksimuseks ja see võib viia kõnealuse eksperdi eemaldamiseni nimekirjast, mis on koostatud pärast finantsmääruse artiklis 179a sätestatud konkursikutse avaldamist. Pärast eemaldamist kustutatakse eksperdi andmed andmebaasist ja tõkestatakse tema uuesti registreerimine ajavahemiku jooksul, milleks ta on eemaldatud.

3.4. Sõltumatud vaatlejad

Ulatusliku läbipaistvuse tagamiseks võib komisjon nimetada sõltumatud eksperdid, kes tegutsevad hindamisprotsessi vaatlejatena (edaspidi „vaatlejad”), st hindavad seda toimimise ja teostamise seisukohast. Nende ülesanne on anda komisjonile sõltumatut nõu kõikide hindamisetappide teostamise ja õigluse kohta ning selle kohta, kuidas ekspertidest hindajad kohaldavad hindamiskriteeriume ja kuidas saaks menetlusi täiustada. Nad kontrollivad, kas järgitakse eeskirjades sätestatud või nimetatud menetlusi, ja edastavad tulemused ning soovitused komisjonile. Samuti soovitatakse neil pidada mitteametlikke arutelusid hindamises osalevate komisjoni ametnikega ja teha komisjonile ettepanekuid võimalike täiustuste kohta, mida saaks kohe praktikas rakendada. Oma tegevuse käigus ei tohiks nad siiski avaldada oma seisukohti hinnatavate taotluste või nende kohta esitatud eksperdiarvamuste kohta.

Seetõttu ei pea vaatlejad olema asjatundjad hinnatavate taotluste valdkonnas. See, kui vaatlejal ei ole põhjalikke teadmisi konkreetsest teaduse ja tehnoloogia valdkonnast, on isegi kasulik, et vältida vastuolusid hindamise tulemusi ja hindamisprotsessi toimimist käsitlevate arvamuste vahel. Igal juhul tohi nad väljendada oma seisukohti seoses uuritavate taotluste või ekspertide arvamustega nende taotluste kohta.

Vaatlejad kaasatakse alates hindamise algusest, mil komisjon instrueerib eksperte. Kui osa hindamisest toimub väljapool komisjoni tööruume (edaspidi „kaughindamine”), võib vaatleja hinnata seda etappi hiljem Brüsselis (või mujal asuvas hindamiskeskuses) ekspertidega korraldatavate arutelude põhjal.

Komisjon teavitab programmikomiteed vaatlejateks valitud ekspertidest ja nende pädevusest ning vaatlejate töö tulemustest ning võib avaldada nende aruande kokkuvõtte.

Vaatlejad peavad täitma samu konfidentsiaalsus- ja huvide konflikti vältimise nõudeid nagu eksperdid ja allkirjastama samasuguse avalduse (vt F lisa). Neil on keelatud avaldada taotluste üksikasju, taotlusi läbivaatavate ekspertide nimesid ja hindamiskomisjonide arutelude sisu. Vaatlejad peavad järgima töölevõtu käskkirjale lisatud käitumisjuhendit.

3.5. Hindamiskriteeriumid

Komisjon, keda vajaduse korral abistavad eksperdid, hindab kõikide abikõlblike taotluste vastavust konkursi hindamiskriteeriumidele.

Üksikasjalikud hindamiskriteeriumid ja alakriteeriumid (27) ning nendega seotud kaalutegurid ja künnised on sätestatud tööprogrammis eriprogrammide põhimõtete ja osalemiseeskirjades esitatud kriteeriumide alusel. Kriteeriumid hõlmavad valiku- ja toetuse andmise kriteeriume finantsmääruse (artikkel 115) ja selle rakenduseeskirjade (28) (artiklid 176 ja 177) tähenduses.

Kriteeriumide kohaldamist selgitatakse täiendavalt konkursikutses ja vastavas taotluste esitamise juhendis.

3.6. Taotlustele hindepunktide andmine

Eksperdid uurivad iga hindamiskriteeriumiga seotud asjaolusid ja annavad neile punkte skaalal nullist viieni. Anda võib ka pool punkti.

Iga uuritava kriteeriumi eest antakse punkte järgmiselt:

0 – taotlus ei vasta uuritavale kriteeriumile või seda ei saa puuduva või puuduliku teabe tõttu hinnata;

1 – kehv. Taotlus ei vasta piisavalt kriteeriumile või selles esineb tõsiseid puudusi;

2 – rahuldav. Kuigi taotlus vastab üldjoontes kriteeriumile, esineb selles olulisi puudusi;

3 – hea. Taotlus vastab hästi kriteeriumile, kuigi on vaja teha parandusi;

4 – väga hea. Taotlus vastab väga hästi kriteeriumile, kuid siiski on võimalik teha mõningaid parandusi;

5 – suurepärane. Taotlus vastab täielikult kõikidele olulistele asjaomase kriteeriumi tahkudele. Puudused on tähtsusetud.

3.7. Künnised ja kaalutegurid

Künnised

Künnised kehtestatakse mõne või kõikide kriteeriumide jaoks ja kõik taotlused, mis ei saavuta künnisväärtust, lükatakse tagasi. Lisaks võib kehtestada üldise künnise. Iga kriteeriumi puhul kohaldatavad künnised ja üldine künnis nähakse ette tööprogrammis ja konkursikutses.

Kui taotlus ei saavuta kriteeriumi jaoks kehtestatud künnist, võib taotluse hindamise peatada.

Hindamine võib toimuda mitmes etapis ja eri kriteeriume võivad hinnata eri eksperdid. Kui hindamine toimub mitme järjestikuse etapina, siis taotlus, mis ei ületa künnist, järgmisse etappi ei pääse. Sellised taotlused lükatakse kohe tagasi.

Kaalutegurid

Rahastamiskavade ja konkursside eripära tõttu võidakse kriteeriume kaaluda. Iga kriteeriumi puhul kasutatavad kaalutegurid nähakse ette tööprogrammis ja konkursikutses.

3.8. Taotluste hindamise üksikasjalik kirjeldus (29)

a) Ekspertide instrueerimine

Komisjon vastutab ekspertide hindamiseelse instrueerimise eest. Ekspertide instrueerimine hõlmab hindamisprotsessi ja -menetlusi ning kohaldatavaid hindamiskriteeriume ja asjaomaste uurimisteemade sisu ning eeldatavat mõju. Instrueerimisel hoiatatakse ka konfidentsiaalsusnõude rikkumise, erapoolikuse ja huvide konflikti varjamise eest.

Erilist tähelepanu pööratakse nende ekspertide instrueerimisele, kes ei tööta kohapeal ja kelle jaoks võib olla vaja materjale eraldi kohandada (nt CD-ROMid, Interneti-esitlused). Kõikide ekspertidega ollakse tihedas kontaktis, et abistada neid küsimuste tekkimisel.

b) Taotluste individuaalne hindamine

Taotlust hindab vähemalt kolm eksperti. Tippkeskuste võrgustikega seotud taotluste hindamisel ja muudel vastavas taotluste esitamise juhendis sätestatud juhtudel kasutatakse vähemalt viit eksperti.

Hindamise esimeses etapis töötab iga ekspert eraldi ja annab iga kriteeriumi eest punkte ning põhjendab antud punkte vastavalt tööprogrammis ja konkursikutses kirjeldatule.

Samuti märgivad eksperdid ära selle, kui taotlus:

— ei vasta üldse konkursikutse tingimustele;

— on seotud tundlike eetikaküsimustega;

— vajab julgeolekukaalutlustel täiendavat kontrollimist (vt B lisa).

Kaughindamise kasutamisel edastab komisjon igale eksperdile hinnatavate taotluste koopiad. Seda võib teha, saates paberkoopiad posti teel või kulleriga või edastades taotluse elektrooniliselt.

Antud hindepunktide põhjendamine

Eksperdid peavad enda antud hindepunkte põhjendama. Põhjendused peavad olema kooskõlas iga antud punktiga ja nende alusel toimuvad arutelud konsensuse leidmiseks ning koostatakse vastav konsensusaruanne.

Individuaalse hindamise tulemused

Pärast taotluse individuaalset hindamist koostab ekspert hindamisaruande, kinnitades oma hindepunkti ja hinnangut. Kaughindamise puhul edastatakse tulemused komisjonile posti teel või elektrooniliselt. Eksperdi individuaalset hindamisaruannet ei tohi hiljem muuta. Individuaalsele hindamisaruandele alla kirjutades (või seda elektrooniliselt kinnitades) kinnitab ekspert, et tal puudub selle konkreetse taotluse hindamisel huvide konflikt.

Mõnikord võidakse eksperdilt paluda ainult individuaalse hinnangu andmist. Sellisel juhul edastatakse individuaalse hindamise aruanne konsensuse otsimise etapis (vt allpool) osalevatele ekspertidele konsensusaruande koostamisel arvesse võtmiseks.

Kui kõik taotlust individuaalselt hinnanud eksperdid leiavad, et see ei vasta konkursi tingimustele, võidakse taotlus tunnistada abikõlbmatuks ja seda konsensuse otsimise etappi mitte saata.

c) Konsensus

Pärast seda, kui kõik eksperdid, kellele taotlus on edastatud, on lõpetanud individuaalse hindamise, toimub konsensushindamine, mis väljendab ekspertide ühist seisukohta.

Tavaliselt korraldatakse antud hindepunktide arutamiseks ja märkuste ettevalmistamiseks konsensuskoosolek (või võrgufoorum).

Konsensusarutelu juhib komisjoni esindaja (edaspidi „arutelu juhataja”). Arutelu juhataja ülesanne on saavutada ekspertide eri arvamuste arutamisel konsensus, ilma et eelistataks või tõrjutaks ühtki konkreetset taotlust või organisatsiooni, ja tagada kõikide taotluste õiglane ja erapooletu hindamine vastavalt nõutavatele hindamiskriteeriumidele.

Rühma arutelu juhataja võib nimetada eksperdi, kes vastutab konsensusaruande koostamise eest (edaspidi „raportöör”).

Eksperdid püüavad jõuda konsensuseni iga hinnatud kriteeriumi eest antava hindepunkti ja seda põhjendavate märkuste suhtes. Märkused peavad olema sobivad taotluse koordinaatorile tagasiside andmiseks. Hindepunktid ja märkused esitatakse konsensusaruandes.

Vajaduse korral jõutakse ühisele seisukohale tingimustele vastavuse, eetika ja julgeoleku küsimustes, nagu on mainitud eespool alapunktis b.

Kui konsensusarutelu käigus ilmneb, et ekspertidel ei ole mõnes taotluse aspektis võimalik jõuda ühisele seisukohale, võib hindamise eest vastutav komisjoni ametnik paluda taotlust hinnata veel kolmel eksperdil.

Konsensuse otsimise etapi tulemus

Konsensuse otsimise etapi tulemuseks on konsensusaruanne, millele kirjutavad alla (või mille kinnitavad elektrooniliselt) arutelu juhataja ja kõik eksperdid või vähemalt arutelu juhataja ja raportöör. Arutelu juhataja tagab, et konsensusaruanne kajastab saavutatud konsensust, mis väljendatakse hindepunktide ja märkustena. Juhul kui konsensusele ei ole võimalik jõuda, esitatakse aruandes ekspertide enamuse arvamus ja ka konkreetse eksperdi (konkreetsete ekspertide) eriarvamused (võimaluse korral eraldi lisas).

Komisjon võtab vajalikke meetmeid, et tagada konsensusaruannete kvaliteet, pöörates tähelepanu eelkõige sellele, et aruanne oleks selge, kooskõlaline ja nõuetekohaselt üksikasjalik. Kui aruandesse tuleb teha olulisi muudatusi, saadetakse see tagasi asjaomastele ekspertidele.

Konsensuse otsimise etapp lõppeb konsensusaruande allkirjastamisega (või elektroonilise kinnitamisega).

Uuesti esitatud taotluse hindamine

Kui taotlus on varem komisjonile seitsmenda raamprogrammi raames esitatud, annab arutelu juhataja ekspertidele konsensuse otsimise etapis eelmise hindamisaruande kokkuvõtte (vt allpool), kui eelmine hindamine toimus võrreldavatel tingimustel (st tööprogrammi teemad ja kriteeriumid olid enam-vähem samad). Vajaduse korral palutakse ekspertidel põhjendada selgelt oma hindepunkti ja märkusi, kui need erinevad märkimisväärselt eelmisele taotlusele antud hindepunktidest ja märkustest.

d) Hindamiskomisjonipoolne hindamine

Tegemist on viimase etapiga, milles osalevad eksperdid. See võimaldab neil pärast konsensuse otsimise etapi tulemuste läbivaatamist sõnastada oma soovitused komisjonile. Selle etapi praktiline korraldus määratakse kindlaks vastavalt konkursi laadile ja esitatud taotluste arvule.

Mõne konkursi või konkursi osa puhul võidakse kõikidel ekspertidel paluda uurida kõiki taotlusi ja teha lõplik läbivaatamine konsensusaruande koostamise ajal. Seega moodustavad eksperdid hindamiskomisjoni.

Muudel juhtudel võivad hindamiskomisjoni kuuluda konsensuse otsimise etapis osalevad eksperdid, uued eksperdid või mõlemad. Moodustada võib ühe hindamiskomisjoni, mis tegeleb terve konkursiga, või mitu hindamiskomisjoni, mis tegelevad eri meetmete, teemade või rahastamiskavadega.

Hindamiskomisjoni roll

Hindamiskomisjoni põhiülesanne on uurida ja võrrelda asjaomase valdkonna konsensusaruandeid, kontrollida konsensusarutelude käigus antud hindepunktide ja tehtud märkuste kooskõla ja teha vajaduse korral ettepanek panna uued hindepunktid või vaadata läbi märkused.

Hindamiskomisjoni ülesanded võivad hõlmata ka järgmist:

— künnise ületanud taotluste esitajate ärakuulamine (vt allpool);

— selliste juhtumite lahendamine, kus konsensusaruandes esitati vähemuse arvamus;

— ettepaneku tegemine sama arvu punkte saanud taotluste järjestamiseks (ainult vajaduse korral, võttes arvesse olemasolevat eelarvet või muid tööprogrammis sätestatud konkursitingimusi);

— ettepanekute tegemine taotluste võimalikuks koondamiseks või ühendamiseks.

Hindamiskomisjoni juhib komisjon või komisjoni nimetatud ekspert. Mõlemal juhul tagab komisjon taotluste õiglase ja võrdse käsitlemise hindamiskomisjoni aruteludel. Hindamiskomisjoni nõuande koostamiseks võidakse nimetada ka hindamiskomisjoni raportöör (kelleks võib olla ka hindamiskomisjoni esimees).

Taotlejate ärakuulamine

Taotlejate ärakuulamise võib korraldada hindamiskomisjoni arutelude osana. Ärakuulamine on eriti kasulik konkursside või konkursiosade puhul, kuhu laekub taotlusi, mis on seotud suuremahuliste integreerivate koostööprojektide ja/või tippkeskuste võrgustikega.

Kui korraldatakse ärakuulamine, saadetakse kutse nende taotluste koordinaatoritele, mille konsensuslik hindepunkt on individuaalsetest ja üldistest künnistest kõrgem. Mõne konkursi puhul võidakse kutse saata ka nende taotluste esitajatele, mis ületavad individuaalse künnise, kuid mitte üldist künnist.

Mõlemal juhul järgitakse kõikide konkursile või tööprogrammi soovituslikule eelarvereale vastavale konkursi osale esitatud taotlustega seoses järjekindlalt kutse saatmise tingimust.

Ärakuulamisel antakse taotluse kohta täiendavaid selgitusi ja see aitab hindamiskomisjonil taotlusele lõplikku hinnangut ja hindepunkti anda. Ärakuulamise eesmärk on aidata ekspertidel taotlusi paremini mõista, kuid mitte muuta või parandada taotlust ennast. Seega ei paluta taotlejatel oma taotlust esitleda, vaid selgitada neile eelnevalt esitatud küsimusi.

Kui taotluse kohta tekib konkreetseid küsimusi, mille selgitamiseks on vaja eriteadmisi, võib sellise taotluse puhul korraldatud ärakuulamisele kutsuda täiendavaid eksperte. Sellisel juhul palutakse täiendavatel ekspertidel kommenteerida ainult konkreetset küsimust, milles nad on pädevad, mitte taotlust tervikuna.

Kui taotluse esitanud konsortsium ei osale ärakuulamisel, vaid vastab neile saadetud küsimustele kirjalikult, võetakse nende kirjalikke vastuseid arvesse. Kui konsortsium jätab küsimustele vastamata ega osale ärakuulamisel, annab hindamiskomisjon taotlusele lõpliku hindepunkti ja esitab selle kohta märkused ainult algselt esitatud materjalide põhjal.

Mõnikord võib kogu ärakuulamine toimuda kirjaliku menetlusena.

Ärakuulamise võib korraldada ka telefoni teel või videokonverentsina.

Ärakuulamise konkreetset korraldust kirjeldatakse taotluste esitamise juhendis.

Hindamiskomisjonipoolse hindamise tulemused

Hindamiskomisjonipoolse hindamise tulemuseks on aruanne, mis põhimõtteliselt sisaldab järgmist:

— kokkuvõttev hindamisaruanne iga taotluse kohta, sealhulgas märkused ja hindepunktid, mille puhul on arvesse võetud ka ärakuulamisi. Vajaduse korral kirjeldatakse eetikaküsimusi ja julgeolekukaalutlusi;

— nende taotluste loetelu, mis on ületanud kõik künnised, koos iga künnise ületanud taotluse lõpliku hindepunktiga ja hindamiskomisjoni soovitustega taotluste paremusjärjestuse kohta;

— loetelu hinnatud taotlustest, mis ei saavutanud üht või mitut künnist;

— hindamise käigus abikõlbmatuks tunnistatud taotluste loetelu;

— ärakuulamise protokoll (vajaduse korral);

— hindamiskomisjoni muude soovituste kokkuvõte.

Kui sama hindamiskomisjon on hinnanud konkursi eri osade (näiteks eri rahastamiskavade või eri teemade, millele on tööprogrammis eraldatud eraldiseisvad soovituslikud eelarved) raames esitatud taotlusi, võib aruanne sisaldada mitut loetelu.

Kokkuvõtlik hindamisaruanne, milles hindamiskomisjoni kuuluvad eksperdid on kokku leppinud, võib sisaldada soovitusi juba väga hea hinnangu saanud taotluse edasiseks täiustamiseks.

Nende soovituste eesmärk on kavandatud töö tõhustamine, näiteks meetodite üksikasjade muutmise või ülemäärase töö eemaldamise abil. Eksperdid selgitavad kõikide muudatuste võimalikku mõju töökoormusele ja -vahenditele ja võivad ära märkida mõju eelarvele. Samuti võivad eksperdid soovitada töökoormust ja/või eelarvet vähendada ilma sisu muutmata, kui vähendamine on põhjendatud.

Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib hindamiskomisjon anda soovituse taotlused ühendada või rahastada teatud vahe-eesmärgi saavutamiseni võimalusega saada täiendavaid vahendeid pärast hilisemat konkursikutset.

Vajaduse korral võivad eksperdid soovitada rahastada projekte, mis vajavad julgeolekuga seotud teadusuuringuteks ja tehnoloogiaarenduseks rohkem rahalisi vahendeid, tingimusel et see on põhjendatud võimekuse arendamisega valdkondades, kus turg ja turul esinevate probleemide oht on väga väike, ja projekte, mis vajavad seadmete kiirendatud arendamist uutele ohtudele reageerimise eesmärgil (30).

Hindamiskomisjoni aruandele kirjutavad alla vähemalt kolm hindamiskomisjoni kuuluvat eksperti, sealhulgas hindamiskomisjoni raportöör (kui mõni ekspert on selleks nimetatud) ja esimees.

3.9. Taotlejatele antav tagasiside

Komisjon saadab iga hinnatud taotluse koordinaatorile elektroonilisel teel kirja („esialgne teade”). Kirjale lisatakse kokkuvõtlik hindamisaruanne, välja arvatud C lisas kirjeldatud kaheetapilise menetluse esimese etapi edukalt läbinud taotlejatele. Kirja ja kokkuvõtliku hindamisaruande võib saata ka paberil. Eesmärk on anda taotlejatele kiiret tagasisidet selle kohta, kuidas eksperdid nende taotlust hindasid. Selles etapis ei saa komisjon siiski anda veel lubadusi võimaliku väljavalimise ja rahastamise kohta.

Taotluste esitamise juhendis esitatakse kõnealuste kirjade eeldatav saatmiskuupäev (31).

Komisjon ei muuda hindamiskomisjoni aruande osaks olevaid kokkuvõtlikke hindamisaruandeid, välja arvatud juhul, kui on vaja parandada nende loetavust või kõrvaldada erandkorras faktilised vead või ebakohased märkused, mis võisid varasema ülelugemise ajal kahe silma vahele jääda. Hindepunkte ei muudeta kunagi. Kokkuvõtlik hindamisaruanne kajastab ekspertide üksmeelset arvamust, sealhulgas hindamiskomisjoni lõplikku hinnangut. See sisaldab kõikide kriteeriumide kohta tehtud märkusi ja antud hindepunkte ja üldhinnet ning vajaduse korral üldisi märkusi. Märkustes tuleb piisavalt ja selgelt põhjendada hindeid ja vajaduse korral anda soovitusi taotluse muutmiseks, kui taotluse üle hakatakse läbirääkimisi pidama. Erandjuhtudel võidakse ära märkida taotluste koondamise või teiste taotlustega liitmise võimalused.

Taotluste puhul, mis lükatakse tagasi seetõttu, et need ei ületanud hindamiskünnist, võivad kokkuvõtlikus hindamisaruandes sisalduvad märkused olla täielikud ainult nende kriteeriumide kohta, mida uuriti kuni selle kriteeriumini, mille puhul künnis jäi ületamata.

Abikõlbmatuks tunnistatud taotluste koordinaatoreid teavitatakse sellise otsuse põhjustest.

Julgeolekukaalutlustel tagasi lükatud taotluste koordinaatoreid teavitatakse sellise otsuse põhjustest.

4. HINDAMISTULEMUSTE LÕPLIK VORMISTAMINE

Selles etapis vaatavad komisjoni töötajad ekspertide hindamistulemused läbi ja annavad ekspertide nõuandeid järgides taotlustele oma hinnangu, eelkõige hinnangu Euroopa Liidu või Euratomi-poolse rahastamise kohta.

4.1. Komisjoni paremusjärjestus

Taotlused järjestatakse vastavalt hindamistulemustele. Rahastamisotsused tehakse selle paremusjärjestuse alusel (32).

Vastutav talitus koostab ekspertide hinnangu põhjal hindamiskünnise ületanud taotlustest võimalike toetust saavate projektide lõpliku loetelu. Arvesse võetakse antud hindepunkte ja ekspertide nõuandeid. Samuti võetakse arvesse olemasolevat eelarvet, programmi strateegilisi eesmärke, Euroopa Liidu või Euratomi poliitikat ja rahastatavate projektide vahelist üldist tasakaalu.

Loetellu kantavate taotluste arv sõltub olemasoleva eelarve suurusest. Taotlused reastatakse paremuse alusel, välja arvatud juhul, kui eelarve on piisav, et rahastada kõiki vajalikud künnised ületanud projekte.

Üldjuhul järgib komisjon ekspertide soovitatud taotluste paremusjärjestust. Erandjuhtudel, mis peavad olema nõuetekohaselt põhjendatud ja asjakohasel tasandil heaks kiidetud, võib taotlused järjestada teisiti, kui eksperdid soovitasid. Esitatakse järjestuse põhjendused.

Iga taotluse puhul määratakse ekspertide märkustele ja talituse enda analüüsile tuginedes kindlaks soovituslik Euroopa Liidu või Euratomi rahaline panus. Eelarvekärped on võimalikud, kuid neid ei tehta selleks, et toetada täiendavaid projekte, mida muidu ei rahastataks.

Seejärel arutab vastutav talitus muude huvitatud talituste ja peadirektoraatidega nende projektide taotluste loetelu, mida ta kavatseb rahastamiseks välja valida, sealhulgas iga projekti soovituslikku Euroopa Liidu või Euratomi rahalist toetust. Koostada võidakse reservloetelu (vt allpool).

Sisekonsultatsioonide ajal käsitletakse ka asjaolusid, mida tuleks ekspertide soovituste kohaselt läbirääkimiste käigus muuta. Siia võivad kuuluda taotluste ühendamise eritingimused või ekspertide soovitatud tingimuslik rahastamine (vt punkt 3.8).

Pärast sisekonsultatsioone koostatakse komisjoni lõplik paremusjärjestus ja antakse volitus läbirääkimiste alustamiseks. Kui konsultatsioonide käigus ilmneb, et väga sarnast tööd juba kusagil rahastatakse või kui projekti käigus toimuv tegevus oleks ilmselgelt vastuolus Euroopa Liidu või Euratomi poliitikaga, on võimalik, et projekti, mille vastutav talitus esitas algselt rahastamiseks, ei kanta komisjoni lõplikku paremusjärjestusse.

4.2. Komisjoni reservloetelu

Nende projektide loetelu koostamisel, mille rahastamiseks alustatakse läbirääkimisi, võetakse arvesse olemasolevat eelarvet (mis on esitatud konkursikutses). Mitmeid taotlusi võidakse hoida varuks juhuks, kui näiteks projekti üle peetavad läbirääkimised nurjuvad, mõni taotlus võetakse tagasi, läbirääkimiste käigus lepitakse kokku eelarve vähendamises või muudest allikatest saadakse täiendavaid vahendeid.

Varuks jäetud taotluste koordinaatoritele saadetakse kinnitus, et nendega võidakse alustada läbirääkimisi toetuslepingu sõlmimise üle, kuid ainult juhul, kui selleks leitakse täiendavaid vahendeid. Sellises kinnituses võidakse ära märkida ka kuupäev, pärast mida läbirääkimispakkumisi tõenäoliselt enam ei tehta.

Kui konkreetse konkursi eelarve on ära kulutatud, teatatakse sellest reservloetelus olevate rahastamata taotluste koordinaatoritele ja taotlused lükatakse tagasi (vt allpool).

4.3. Komisjoni tagasilükkavad otsused

Komisjon teeb ametliku tagasilükkava otsuse taotluste kohta, mis kuulutati abikõlbmatuks (kas enne hindamist või hindamise käigus), mis ei saavutanud hindamiskriteeriumide puhul kehtestatud künnist ja mida ei saa rahastada, sest nad ei saavuta paremusjärjestuses vajalikku kohta ja kuna olemasolev eelarve ei ole piisav. Komisjon võib tagasi lükata kõik paremusjärjestuses teatud kohast tagapool olevad taotlused sõltumata olemasolevast eelarvest ja ekspertide märkustest, kui ta leiab, et nende kvaliteet ei ole toetamiseks piisav. Komisjon võib taotluse tagasi lükata ka eetilistel põhjustel pärast eetikakontrolli (vt A lisa) või julgeolekukaalutlustel pärast B lisas kirjeldatud menetlust.

Pärast taotluse tagasilükkamist teavitatakse tagasilükatud taotluse koordinaatorit kirjalikult komisjoni otsusest. Kirjas esitatakse ka tagasilükkamise põhjused.

Komisjon ei lükka tagasi taotlusi, mille suhtes on algatatud vaidlustusmenetlus (vt punkt 5.3).

5. LÄBIRÄÄKIMISED JA TOETUSE MÄÄRAMINE

5.1. Taotluste üle läbirääkimiste pidamine

Nende taotluste koordinaatorid, mida tagasi ei lükatud ja mille jaoks on olemas rahalised vahendid, kutsutakse läbirääkimistele. Kui see toimub enne, kui on koostatud komisjoni paremusjärjestus ja antud volitused läbirääkimiste alustamiseks, selgitatakse kutses, et läbirääkimised võidakse lõpetada või läbirääkimisvolitusi muuta, kui see on pärast teiste talitustega konsulteerimist vajalik.

Komisjoni võivad läbirääkimistel abistada eksperdid, sh ka need, kes osalesid hindamisetapis.

Lisaks kokkuvõtlikus hindamisaruandes tõstatatud küsimustele võidakse taotlejatelt nõuda täiendavat haldus-, õigus-, tehnilist ja finantsteavet, mis on vajalik toetuslepingu koostamiseks (33). Komisjon võib nõuda muudatuste tegemist, sealhulgas eelarve muutmist kooskõlas eespool nimetatud läbirääkimisvolitustega (punkt 4.1). Komisjon põhjendab kõiki nõutud muudatusi.

Juhtimist ja teaduslikke aspekte käsitlevad muudatused hõlmavad eelkõige punktis 4.1 kirjeldatud läbirääkimisvolitustega ette nähtud kavandatud töö muudatusi. Õiguslikud aspektid hõlmavad eelkõige osalejate olemasolu ja õigusliku seisundi kontrollimist, toetuslepingu eritingimuste läbivaatamist või projekti tingimusi ja muid lõpliku toetuslepingu koostamisega seotud aspekte (sealhulgas projekti alguskuupäev, aruannete esitamise ajakava ja muud õiguslikud nõuded). Finantsaspektid hõlmavad EÜ toetuse suuruse kindlaksmääramist kuni kehtestatud maksimummäärani, eelfinantseerimise summat, eelarve hinnangulist jaotumist ja Euroopa Liidu või Euratomi rahalist toetust meetmete ja osalejate kaupa ning vajaduse korral koordinaatori ja muude osalejate finantssuutlikkuse hindamist.

Toetusi ei tohi määrata potentsiaalsetele osalejatele, kes toetuse määramise menetluse ajal on finantsmääruse artiklites 93 ja 94 nimetatud olukorras (mis on seotud näiteks pankrotiga, süüdimõistmisega, raske ametialase rikkumisega, sotsiaalkindlustuskohustustega, muude ebaseaduslike tegevustega, varasema lepingu rikkumisega, huvide konfliktiga, pettusega).

Iga potentsiaalne osaleja, kes on mõne Euroopa Liidu või Euratomi programmi meetme rakendamisel eiranud eeskirju, võidakse valikumenetlusest igal ajal kõrvaldada, võttes nõuetekohaselt arvesse proportsionaalsuse põhimõtet. Taotlusi, mis on vastuolus eetika aluspõhimõtetega või ei vasta tööprogrammis või konkursikutses sätestatud tingimustele, rahastamiseks välja ei valita (34).

Kooskõlas määruse (EÜ) nr 1083/2006 artikli 54 lõikega 5 ei saa seitsmenda raamprogrammi raames kaasfinantseeritud kulutused toetust struktuurifondidest.

Selles etapis tegeletakse ka projektide ühendamise korraldamisega ja vajaduse korral selgitatakse ning lahendatakse eetikaprobleeme (vt A lisa) või julgeolekukaalutlusi (vt B lisa).

Kui ilmneb, et konsortsiumi nimel tegutseva koordinaatoriga ei ole võimalik kokkuleppele jõuda mõistliku tähtaja jooksul, mille komisjon kehtestab läbirääkimiste etapis tekkinud küsimuste lahendamiseks, võidakse läbirääkimised lõpetada ja taotlus komisjoni otsusega tagasi lükata.

Komisjon võib läbirääkimised lõpetada, kui koordinaator teeb ettepaneku muuta projekti eesmärke, teaduslikku ja tehnilist sisu, konsortsiumi koosseisu või muid asjaolusid niivõrd, et see erineb märkimisväärselt hinnatud taotlusest, või teeb seda viisil, mis ei ole kooskõlas läbirääkimisvolitustega.

Läbirääkimised reservloetelus olevate taotluste üle võivad alata pärast seda, kui on selge, et on olemas piisav eelarve ühe või mitme sellise projekti rahastamiseks. Sõltuvalt eelarvevahendite olemasolust peaksid läbirääkimised algama reservloetelus paremuselt esimeste taotluste üle ja jätkuma vastavalt lõplikule järjestusele.

5.2. Toetuse määramine

Kui läbirääkimised on edukad (st pärast seda, kui taotlejatega on lõplikult kokku lepitud toetuslepingu üksikasjades ja kõik vajalikud kontrollid on tehtud), lõpetab komisjon oma sisemised finants- ja õigusmenetlused, eriprogrammis ette nähtud programmikomiteega konsulteerimise menetluse ja võtab vastu vastava valikuotsuse. Pärast valikuotsuse vastuvõtmist määratakse toetus komisjoni ning koordinaatori ja muude osalejate vahel sõlmitava ametliku toetuslepinguga.

5.3. Abi, päringud ja vaidlustamine

Taotluste esitamise juhendis selgitatakse, kuidas taotlejad saavad taotleda abi või teavetkõigis konkursikutse ja sellele järgnevate menetlustega seotud küsimuses. Esitatakse nii riikliku kontaktpunkti kui ka komisjoni kasutajatoe kontaktandmed. Luuakse spetsiaalne kasutajatugi elektroonilise taotluste esitamise süsteemiga seotud probleemide lahendamiseks.

Punktis 3.9 viidatud „esialgses teates” esitatakse aadress, kuhu saab saata kõik konkreetse hindamise tulemusi käsitlevad küsimused.

Teates esitatakse ka aadress, mida tuleb kasutada, kui koordinaator on veendunud, et tema taotluse käsitlemisel esines puudusi ja need puudused mõjutasid kahjulikult hindamisprotsessi tulemusi. Teates esitatakse vaiete esitamise tähtaeg, s.o üks kuu pärast komisjoni esialgse teate väljasaatmise kuupäeva. Koordinaator peab märkima konkursi nimetuse ja tunnuskoodi, projekti numbri (kui see on olemas), nimetuse ja akronüümi ja esitama väidetavate puuduste täieliku kirjelduse. Teates kirjeldatakse, kuidas esitada vaiet (nt spetsiaalse veebisaidi kaudu).

Seejärel kutsutakse kokku asutusesisene vaiete läbivaatamise komisjon (edaspidi „vaidekomisjon”), kes uurib koordinaatorite poolt enne eespool nimetatud tähtpäeva saabumist esitatud juhtumeid, kasutades esialgses teates kirjeldatud meetodit. Vaideid, mis ei vasta nendele tingimustele või ei käsitle konkreetse taotluse hindamist või abikõlblikkuse kontrolli, ei arutata.

Vaidekomisjon võib kohtuda eri koosseisus, sõltuvalt asjaomasest konkursist. Vaidekomisjoni ülesandeks on tagada asjaomaste päringute sidus õiguslik tõlgendamine ja taotlejate võrdne kohtlemine. Vaidekomisjon esitab arvamuse hindamisprotsessi rakendamise kohta, tuginedes olemasolevale taotluse ja selle hindamisega seotud teabele. Vaidekomisjon tegutseb sõltumatult. Vaidekomisjon ise taotlust ei hinda. Kui vaidekomisjon leiab, et abikõlblikkuse kontrollimisel või hindamisprotsessis esines puudusi, mis on tõenäoliselt mõjutanud otsust projekti rahastamise kohta, võib ta teha ettepaneku, et sõltumatud eksperdid hindavad täiendavalt kogu taotlust või osa sellest. Komisjon ei sea kahtluse alla nõuetekohase kvalifikatsiooniga ekspertide otsust.

Vaidekomisjon moodustatakse komisjoni töötajatest, kes on pädevad õigus- ja menetlusküsimustes ning teaduslikku ja tehnilist sisu ja/või infosüsteeme käsitlevates küsimustes; vaidekomisjoni koosseis varieerub sõltuvalt juhtumitest, mida tal palutakse arutada. Vaidekomisjoni juhib ametnik, kes töötab talituses, mis ei vastuta konkursi eest. Vaidekomisjoni kuulub ka konkursi koordinaator (või muu konkursi eest vastutavast talitusest määratud isik).

Kui vaidekomisjonil palutakse arutada abikõlblikkusega seotud küsimusi, võib ta küsida nõu (või kaasata liikmeid) punktis 2.6 nimetatud abikõlblikkuse läbivaatamise komisjonist.

Läbivaatamise tulemusi arvesse võttes soovitab vaidekomisjon konkursi eest vastutavale eelarvevahendite käsutajale edasisi meetmeid.

Vaide esitajatele saadetakse esialgne vastus hiljemalt kolm nädalat pärast eespool nimetatud vaide esitamise tähtpäeva. Kõnealuses esialgses vastuses on märgitud, millal saadetakse lõplik vastus.

Vaidlustusmenetlus ei asenda kõikide komisjoni meetmete suhtes kohaldatavaid kanaleid, näiteks komisjoni peasekretariaati heade haldustavade rikkumise korral (avalikud suhted); Euroopa Ombudsmani haldusomavoli korral; Euroopa Liidu Kohut üksikisikute või juriidiliste isikutega seotud otsuste korral. Kõnealuseid kanaleid võivad kasutada ka taotlejad, kes soovivad esitada vaide pärast eespool nimetatud tähtpäeva möödumist.

5.4. Konkursi tulemustest teatamine

Komisjon esitab programmikomiteele statistilised andmed konkursi tulemuste kohta kooskõlas eriprogrammide „Koostöö” ja „Võimekus” V lisaga ja eriprogrammi „Inimesed” II lisaga.