Põhivaldkonnad Põhiküsimused Parimale tavale vastavad soovitused Asjaomane sertifitseerimis-kriteerium

1. Vedude ja ekspordi haldamiseks eraldatud organisatsioonilised, tehnilised ja inimressursid Kui suur osa (protsentides) ettevõtja äritegevusest (aastasest käibest) sõltub loanõudega toodete ekspordist ja veost? Kui palju on aastas selliste toodete eksporti ja vedusid? Millised ettevõtja tegevused (nt hanked, kavandamine, projektide juhtimine, ekspedeerimine) on seotud ekspordi ja vedudega ning kuidas on korraldatud nende toimimine? Kas ettevõtja kasutab ekspordi ja vedude haldamiseks elektroonilist süsteemi? Mis on selle põhifunktsioonid? Nende küsimustega püütakse saada täiendavat teavet ettevõtja struktuuri kohta, mis on oluline ettevõtja ekspordi ja vedudega seotud tegevuse ja sellega seotud tegevuskorra mõju hindamisel.

Kui mitu inimest on tööle võetud üksnes ekspordi ja vedude haldamiseks või vastutavad selle eest lisaks muudele kohustustele? Selliseid inimesi peaks puhkusi, haigestumist jms silmas pidades alati olema vähemalt kaks.

Kas ettevõtja tutvustab töötajatele oma kirjalikku kohustust täita ekspordi-/veokontrolli eeskirju ning mis tahes asjakohaseid lõppkasutus- ja ekspordipiiranguid? Kas ettevõtja tutvustab töötajatele oma kirjalikku kohustust anda taotluse korral teavet toodete lõppkasutuse/lõppkasutajate kohta? Mõlemad kirjalikud kohustused tuleks lisada nõuetele vastavuse käsiraamatusse, mis peab olema kättesaadav ekspordi-/veokontrolli töötajatele; neid peaksid teadma ka kõik ekspordi-/veokontrolliga tegelevad töötajad (nt müügiosakond jm). Artikli 9 lõike 2 punktid d ja e

Kas ettevõtja on seni ekspordi-/veokontrolli eeskirjadest kinni pidanud? Ettevõtja peaks olema tõendatult täitnud ekspordi-/veokontrolli eeskirju. Artikli 9 lõike 2 punkt a

Kas ekspordi-/veokontrolli töötajatele väljastatakse nõuetele vastavuse käsiraamatuid ja kas neid ajakohastatakse? Nõuetele vastavuse käsiraamatud ekspordi-/veokontrolli töötajatele peaksid olema vähemalt elektroonilisel kujul (nt ettevõtja intranetis). Käsiraamatutes tuleks kirjeldada tegevus- ja töökorda, mida ekspordi-/veokontrolli töötajad peavad järgima. Ekspordi-/veokontrolli töötajatele tuleks kohe teatada käsiraamatu muudatustest, mis on seotud nende tööülesannetega, ning muudatuste jõustumisest. Artikli 9 lõike 2 punkt f

2. Vastutusahel Kirjeldage ekspordi ja vedudega seotud vastutusahelat. Vastutus ekspordi-/veokontrolli nõuetele vastavuse tagamise eest tuleks kindlaks määrata kirjalikult. Vastutusahelat kirjeldavaid dokumente (nt aruanded või organisatsiooni skeemid) tuleb hoida ajakohastena. Vastutusahela kirjeldus peaks sisaldama üksikasju vastutuse delegeerimise kohta ning korda, mida tuleb järgida direktiivi 2009/43/EÜ artikli 9 lõike 2 punktis c osutatud kõrgema juhtkonna esindaja äraolekul. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kas pädeval asutusel on alati võimalik selle kirjeldusega tutvuda? Pädeval asutusel peaks alati olema võimalus hõlpsalt tutvuda vastutusahela kirjeldusega ja mitte ainult sertifikaadi taotlemise ajal, vaid ka hilisema nõuetele vastavuse kontrolli ja kontrollkäikude ajal. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Missuguses ettevõtte osas toimub ekspordi ja vedude haldamine? Kas ekspordi-/veokontrolli haldus toimub igas kaubavahetusüksuses, peakontoris või eraldi osakonnas, sõltub ettevõtte suurusest ja struktuurist. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kuidas on ekspordi-/veokontrolli töötajad seotud ettevõtja muude funktsioonidega? Ekspordi-/veokontrolli töötajad peaksid olema võimalikult kaitstud huvikonfliktide eest. Neil peaks olema tehingu peatamise õigus. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kuidas on korraldatud ekspordi-/veokontrolli töötajate ja kõrgema juhtkonna esindaja suhtlemine, nt teabe vahetamise võimalus? Ekspordikontrolli töötajatel peaks olema võimalus pöörduda otse kõrgema juhtkonna esindaja poole, kui neil on vaja volitusi tehingu peatamiseks. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Nimetage kõrgemasse juhtkonda kuuluva ja isiklikult ekspordi ja vedude eest vastutava isiku muud vastutusvaldkonnad. Kõnealune kõrgema juhtkonna esindaja peaks olema ettevõtja juhtivametnik. Tema ametikoht ei tohiks tekitada huvikonflikti (nt ta ei tohiks olla samal ajal müügiosakonna juhataja vms). Artikli 9 lõike 2 punktid c ja f

3. Siseauditid

a) Pisteline kontroll Kui sageli tehakse pistelist kontrolli? Ettevõtjasisest nõuetele vastavuse programmi ja igapäevast töökorda tuleks pisteliselt (ette teatamata) kontrollida. Artikli 9 lõike 2 punkt f

b) siseauditid Kui sageli tehakse siseauditeid? Ideaaljuhul üks kord aastas ja vähemalt iga kolme aasta tagant. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kui suurt osa (protsentides) ekspordist/vedudest kontrollitakse? Sõltuvalt eksporditehingute/vedude arvust vähemalt 1 % ja soovitavalt kuni 20 %. See suhtarv võib iga auditi ajal erineda.

Kes kontrollib teeb? Võimalik vastus peaks olema üks järgmistest: — ekspordi-/veokontrolli vastutusahela juhtivametnik, — kvaliteedijuht, — finantsjuht või raamatupidaja, — keskastme või kõrgem ametnik, kes on vähemalt taseme võrra kõrgemal ekspordi-/veokontrolli töötajate igapäevasest tööst.

Mida nendel audititel kontrollitakse? Auditid peaksid andma vastuse vähemalt järgmistele küsimustele: — Kas kehtivatest ekspordipiirangutest peetakse kinni? — Kas on kehtestatud ja ajakohastatud menetlused, millega tagatakse, et kõiki ekspordi- ja veokontrolli eeskirju täidetakse? — Kas pakutakse korrapärast koolitust töötajate teadlikkuse suurendamiseks? — Kas dokumendid on hõlpsalt kättesaadavad? — Kas need dokumendid on põhjalikud? — Kas need dokumendid hõlmavad kõiki impordi, ekspordi ja vedudega ning liikmesriiki jäävate toodetega seotud aspekte? — Kas on olemas teave asjaomaste toodete ajaloo kohta alates lähtekohast kuni sihtkohani?

c) auditite planeerimine, tõhusus ja järelmeetmed Kuidas tagate, et audit hõlmab esinduslikku osa saadetistest? Audit peaks hõlmama vähemalt üht saadetist kliendi või sihtkoha kohta või vähemalt üht saadetist iga projekti kohta. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kas ettevõtja on seadnud sisse siseauditite programmi? Sisse tuleks seada siseauditite programm, millega tagatakse, et auditid hõlmavad esinduslikku osa saadetistest.

Kas siseauditite käigus avastatud mittevastavused parandatakse süstemaatiliselt? Kas selleks võetud meetmeid dokumenteeritakse? Ettevõtjad peaksid täpselt dokumenteerima siseauditi käigus tekkinud mis tahes mittevastavuse kahtluse, soovitatud meetmed mittevastavuse kõrvaldamiseks ning hinnangu nimetatud meetmete tõhususele mittevastavuse kõrvaldamisel.

4. Üldise teadlikkuse suurendamine

4.1. Tegevuskord ja töökorraldus Kuidas aitab ettevõtjasisene tegevuskord suurendada üldist teadlikkust ja minimeerida ekspordi-/veokontrolliga seotud riske? Tegevuskord ja töökorraldus peaksid olema kirjalikud ning andma juhiseid järgmise kohta: — kogu ekspordi/vedudega seotud protsess alates tellimuse saamisest, ekspordi-/veokontrolli eeskirjade kehtivuse kontrollimisest, asjaomaste ekspordi-/veokontrolli eeskirjade täitmisest kuni saadetise väljasaatmiseni või üleandmiseni (viimane vastavuse kontrollimine peab toimuma enne väljasaatmist või üleandmist); — loa tingimuste täitmise kontrollimine; — suhtlemine väliste osapooltega ja teatavatel juhtudel teiste huvitatud osakondadega ettevõtja struktuuris, nagu näiteks õigus- ja müügiosakond; — kõigi selliste töötajate tegevuse koordineerimine, kes tegelevad ekspordi-/veokontrolliga või on sellega kuidagi seotud (nt müügitöötajatele tuleks anda korraldus teatada ekspordi-/veokontrolli töötajatele mis tahes kahtlustest; samuti tuleks neile teatada, et tellimuse töötlemine on võimalik alles siis, kui ekspordi-/veokontrolli töötajad on selleks andnud omapoolse kinnituse); — koordineerimine ja võimalik teabevahetus pädevate asutustega (nt võimalikest kahtlastest tellimustest teatamine, võimalik vabatahtliku avalikustamise poliitika jne). Artikli 9 lõike 2 punkt f

4.1.1. Tegevuskord ja töökorraldus: enne loa saamist (1)

a) embargod Kuidas võtab ettevõtja arvesse embargosid? Juhuks, kui saadetis kavatsetakse saata embargo alla pandud sihtkohta, peaksid ettevõtjal olemas olema reeglid, mille järgi kontrollitakse asjakohaseid embargonõudeid. Kontrollida tuleks vähemalt: — embargoga kehtestatud tarnekeelde; — saadetavate toodete vastavust embargo alla pandud toodete nimistule; — täiendava loa nõutavust teatavate teenuste puhul, nagu näiteks tehniline abi. Artikli 9 lõike 2 punkt f

b) sanktsioonide loetelud Kuidas võtab ettevõtja arvesse sanktsioonide loetelusid? Tarne saajast füüsiliste ja juriidiliste isikute nimesid tuleks võrrelda asjakohaste sanktsioonide loeteludega. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kui suur kokkulangevus (protsent) peab olema, et isik loetaks sanktsioonide loetelu põhjal tuvastatuks? Mis nõudeid tuleb täita, kui isik leitakse sanktsioonide loetelust? Koostada tuleks kirjalikud juhised selle kohta, kuidas käituda võimalike kokkulangevuste ja loetelust tuvastatud isikute puhul (nt kokkulangevuse leidmise korral tuleb sellest teatada pädevale asutusele).

c) loetellu kantud toodete kontrollimine (tooted, mis on kantud ekspordi-/veokontrolli loetellu ja mille puhul on seetõttu vajalik loa olemasolu) Küsimused ettevõtjasisese korra kohta, millega tagatakse, et loetellu kantud toodet ei ekspordita ega veeta ilma loata: Artikli 9 lõike 2 punkt f

1) Kas on olemas elektrooniline andmetöötlussüsteem, mis salvestab ettevõtja vastuvõetud või valmistatud toodete liigid? Toodete liigid tuleks salvestada elektroonilisse andmetöötlussüsteemi (ainult juhul, kui see juba kasutusel on). Kontrolliloetelude muudatused peaksid kohe süsteemis kajastuma.

2) Kuidas liigitatakse ja dokumenteeritakse kõiki loanõudega tooteid ja kes vastutab selle eest? Kuidas tagatakse, et toodete liigitust ajakohastatakse pidevalt, ning kuidas seda dokumenteeritakse? Toodete liigitamise ja dokumenteerimise eest peaksid vastutama ekspordi-/veokontrolli töötajad, konsulteerides vajaduse korral tehniliste ekspertidega.

3) Kuidas hinnatakse toodete lõppkasutust ja vastuvõtjate usaldusväärsust? Vastuvõtjate usaldusväärsuse kontrollimise eest peaksid vastutama ekspordi-/veokontrolli töötajad, pöörates erilist tähelepanu toodete lõppkasutusele ja diversiooniohule. Kui ekspordi-/veokontrolli töötajad saavad teada, et toodete vastuvõtja on rikkunud ekspordi-/veokontrolli eeskirju, peaksid nad sellest teatama pädevale asutusele. Saaja heausksuse kontrollimine on eriti oluline juhul, kui klient on uus või kui tema isik ei ole täpselt tuvastatud või kui toodete deklareeritud lõppkasutuse suhtes on kahtlusi (nt kui tellitakse ebaharilikke koguseid, palutakse erakorralisi ja ebaharilikke veoteekondi jms).

d) immateriaalne tehnoloogiasiire Kuidas tagab ettevõtja immateriaalse tehnoloogiasiirde nõuete täitmise (nt e-posti ja intraneti juurdepääsetavus välismaalt)? Ettevõtja peaks e-posti, faksi, intraneti või interneti teel toimuva immateriaalse tehnoloogiasiirde kohta olema välja andnud selged kirjalikud juhised. Tehnoloogia tarne või siire ei tohiks toimuda enne, kui on välja selgitatud loanõude küsimus ning – kui tegemist on luba vajava tehnoloogiaga – on saadud luba selle siirdeks. Artikli 9 lõike 2 punkt f

e) tehniline abi Kuidas tagab ettevõtja tehnilise abi nõuete täitmise? Tehnilise abi nõuete täitmise kord peaks kehtima: — väliskülaliste/välistöötajate suhtes; — välismaale lähetatud oma töötajate (nt tehnikud) suhtes; — konverentside ja seminaride suhtes, kus osalevad väliskülalised või kui need toimuvad välismaal. Artikli 9 lõike 2 punkt f

4.1.2. Tegevuskord ja töökorraldus: loa taotlemise etapp Kuidas ettevõtja tagab, et tema loataotlused on nõuetekohaselt täidetud? Ettevõtjatel peaks olema valmidus järgida täiel määral oma asukohariigis kehtivat loa taotlemise menetlust. Artikli 9 lõike 2 punkt f

4.1.3. Tegevuskord ja töökorraldus: pärast loa taotlemist Kuidas tagab ettevõtja loatingimuste täitmise? Viimane ekspordi-/veokontrolli nõuete täitmise kontroll tuleks teha enne saadetise väljasaatmist, et tagada vastavus loa tingimustele ja nõuetele. Artikli 9 lõike 2 punkt f

4.2. Ekspordi-/veokontrolli töötajate teadlikkuse suurendamine ja nende koolitamine Milline teave on kättesaadav kõigile ekspordi-/veokontrolliga seotud töötajatele ning ekspordi-/veokontrolli töötajatele? Kõigile peaks olema kättesaadavad ekspordi-/veokontrolli tegevuskord ja töökorraldus. Tegevuskord ja töökorraldus peaksid ajakohasena sisalduma nõuetele vastavuse käsiraamatus, mis on kättesaadav ekspordi-/veokontrolli töötajatele. Tegevuskord ja töökorraldus peaksid täpselt kirjeldama nõuete täitmist ekspordi-/veokontrolli protsessis alates tellimuse saamisest, ekspordi-/veokontrolli eeskirjade kehtivuse kontrollimisest ja nende täitmisest kuni saadetise väljasaatmiseni või üleandmiseni. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kui sageli täiendatakse ekspordi-/veokontrolli töötajate teadmisi? Teadmiste täiendamine peaks toimuma siis, kui muudetakse riiklikke või liidu ekspordikontrolli käsitlevaid õigusakte ja menetlusi, kuid vähemalt kord aastas. Lisaks iga-aastasele teadmiste täiendamisele soovitatakse töötajatele kättesaadavaks teha ekspordi-/veokontrollialaste õigusaktidega seotud materjalid ja erialased ajakirjad, kui neid on.

Kuidas täiendatakse ekspordi-/veokontrolli töötajate teadmisi? Koolitamine võib toimuda mitmesugusel kujul, nagu näiteks: — välisseminarid; — pädevate asutuste pakutavatel teabekoosolekutel osalemine; — välised või interneti-koolitusüritused.

5. Füüsiline ja tehniline julgeolek Kas teie ettevõttel on asjaomase valitsusasutuse julgeolekuluba? Palun täpsustage. Tõenäoliselt nõuab iga liikmesriigi kaitseministeerium vms asutus teatavat julgeolekugarantiid ettevõtjalt, kes töötab tema nimel. Piisav võib olla ka lihtsalt asjaolu, et ettevõtjal on julgeolekuluba. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kui ettevõtjal ei ole sellist ametlikku julgeolekuluba, siis milliseid julgeolekumeetmeid rakendatakse ekspordi-/veokontrolli dokumentide ja tegevuse kaitsmiseks? Hooned peaksid olema ümbritsetud taraga. Sissepääs peaks olema valvega. Hooned peaksid olema pideva valve all, kaasa arvatud töövälisel ajal. Kauba vastuvõtmiseks ja üleandmiseks võib olla eraldi sissepääs, mis on põhitootmisalast eemal. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Milliseid turvameetmeid rakendatakse tarkvara ja tehnoloogia kaitseks? Süsteem peaks olema kaitstud paroolidega ja tulemüüriga. Ettevõtja sisevõrk peaks olema kaitstud loata juurdepääsu eest. Elektroonilisi seadmeid (süle- ja taskuarvutid jms), mida viiakse ettevõtja territooriumilt välja või välismaale, ning projekti raames või muudel asjaoludel saadetavaid e-kirju tuleks kontrollida. Artikli 9 lõike 2 punkt f

6. Arvepidamine eksporditehingute ja vedude üle ja nende jälgitavus Kuidas dokumenteerite toodete tarnija poolt teile edastatud ekspordipiiranguid? Ettevõtjad peaksid valima ühe järgmistest võimalustest: — elektrooniline fail või e-posti kataloog; — projektipõhised kataloogid; — tarnijapõhised kataloogid; — eraldi kataloogis piirangute kohta; — tellimuste süsteemis. Artikli 9 lõike 2 punkt f

Kuidas viite ekspordipiirangud kokku hilisemate vedude või ekspordiga? Võimalik vastus peaks olema üks või mitu järgmistest: — elektroonilises failis või e-posti kataloogis, kuhu kantakse toote importimise ja edasise liikumise andmed; — ettevõtja ärijuhtimissüsteemis; — projekti- või tarnijapõhistes kataloogides, kus kõiki andmeid hoitakse koos; — kataloogisüsteemiga sarnane arhiveerimissüsteem. Artikli 9 lõike 2 punkt f