Lisa

TRANSPORDIÜHENDUSE SUHTES KOHALDATAVATE FINANTSEESKIRJADE JA AUDITEERIMISKORRA

1. PREAMBUL

Käesolevat lisa kohaldatakse transpordiühenduse alalise sekretariaadi (edaspidi „sekretariaat“) suhtes, kui sekretariaat hangib ise kaupu, ehitustöid või teenuseid, mille maksumus jääb allapoole Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivis 2014/24/EL sätestatud piirmäära. See ei hõlma selliseid toiminguid nagu töötajate töölevõtmine, mille suhtes kohaldatakse muid eeskirju.

2. 1. JAGU

2.1. Kohaldamisala ja lepingute suhtes kohaldatavad põhimõtted

Kõik sekretariaadi läbiviidavad hankemenetlused peavad olema kooskõlas järgmiste eelarvepõhimõtetega: läbipaistvus, proportsionaalsus, võrdne kohtlemine ja mittediskrimineerimine ning usaldusväärne finantsjuhtimine. See tagab ettevõtjate vahel ausa konkurentsi.

Lepingud kavandatakse selgelt kindlaks määratud eesmärkide alusel, mis aitavad saavutada transpordiühenduse asutamise lepingu (edaspidi „asutamisleping“) ja selle alusel loodud organite eesmärke ning võimaldavad sekretariaadil täita oma ülesandeid vastavalt asutamislepingu artiklile 28.

Lepingu hinnangulise maksumuse kindlaksmääramisel ei ole eesmärgiks hoida kõrvale kohaldatavate eeskirjade täitmisest ning lepingut ei jagata sellisel eesmärgil osadeks.

Sekretariaat jagab lepingu asjakohasel juhul osadeks, võttes nõuetekohaselt arvesse laialdase konkurentsi põhimõtet.

Sekretariaat ei kasuta raamlepinguid nõuetevastaselt ega sellisel viisil, millega kavatsetakse konkurentsi takistada, piirata või moonutada või seda tegelikult tehakse.

Üldiselt võivad hankemenetlustes osaleda kõik Euroopa Liidu liikmesriigi, Euroopa Majanduspiirkonna liikmesriigi või asutamislepingule alla kirjutanud Kagu-Euroopa osalisriigi kodanikest füüsilised isikud ja kõik juriidilised isikud, kelle tegelik asukoht on nimetatud riikides. Nende kolmandate riikide kodanikest füüsilised isikud ja kõik juriidilised isikud, kes asuvad sellises kolmandas riigis, millel on liiduga hangete valdkonnas erikokkulepe, võivad hankemenetluses osaleda sellises kokkuleppes sätestatud tingimustel. Osaleda võivad ka rahvusvahelised organisatsioonid.

Kõigi hankemenetluse etappidega seotud dokumendid säilitatakse ja koostatakse aruanded, mis lisatakse hanketoimikusse, et tagada läbipaistvus ja auditeeritavus.

Sekretariaadil ei ole enne lepingu allkirjastamist ettevõtja suhtes õiguslikult siduvaid kohustusi. See tehakse selgeks igasuguses ettevõtjatega toimuvas suhtluses. Sekretariaat võib kuni lepingu allkirjastamiseni menetluse tühistada, ilma et pakkujatel oleks õigust saada hüvitist. Tühistamisotsust tuleb põhjendada ja pakkujaid tuleb teavitada kirjalikult 15 päeva jooksul alates kõnealuse otsuse tegemise päevast.

Töövõtjatele usaldatud ülesanded ei tohi hõlmata avaliku võimu teostamist ega eelarve täitmisega seotud ülesandeid.

Direktiivis 2014/24/EL sätestatud piirmäärast allapoole jääva maksumusega hankeid võib korraldada järgmist liiki ostude puhul:

— „teenused“ – hõlmab kõiki asjade hankelepingute, ehitustööde hankelepingute ja kinnisvaralepingutega hõlmamata intellektuaalse omandiga seotud või muid teenuseid;

— „asjad“ – hõlmab kaupade ostmist, liisimist, üürimist või järelmaksuga ostmist koos väljaostuvõimalusega või ilma selleta (sealhulgas ka kohaletoomist, paigaldamist ja hooldust), ning

— „ehitustööd“ – hõlmab sekretariaadi kindlaksmääratud nõuetele vastava ehitustöö tegemist või ehitustöö tegemist koos projekteerimisega. „Ehitustöö“ all mõistetakse üld- või tsiviilehitustööde tulemust tervikuna, mis on iseenesest piisav, et täita mõnda majanduslikku või tehnilist funktsiooni.

3. 2. JAGU

3.1. Raamlepingud ja avalikustamine

3.1.1. Raamlepingud ja erilepingud

Hankija ja ühe või mitme ettevõtja vahel sõlmitakse raamleping, et kehtestada põhitingimused, mida kohaldatakse teatava ajavahemiku jooksul sõlmitavate erilepingute seeria suhtes, eelkõige seoses nende kestuse, eseme ja hinna, lepingu täitmise tingimuste ning kavandatavate kogustega. Raamlepingu allkirjastamine ei kohusta eelarvevahendite käsutajat ostu sooritama.

3.1.2. Asutamislepingu finantseeskirjade artiklis 49 osutatud piirmääradest allapoole jääva maksumusega lepingute sõlmimise menetluste avalikustamine ja selle viisid

Lepinguid, mille maksumus ületab 20 000 eurot, kuid jääb allapoole direktiivis 2014/24/EL osutatud piirmäärasid, käsitatakse keskmise maksumusega lepingutena. Sekretariaat kasutab lihtsustatud hankemenetlust ja peab kutsuma osalema vähemalt viis taotlejat/pakkujat. Osalemiskutse avaldatakse sekretariaadi veebisaidil vähemalt üks kuu enne kavandatava hankemenetluse algust.

Lepingut, mille maksumus on kuni 20 000 eurot, käsitatakse madala maksumusega lepinguna. Kasutatakse lihtsustatud hankemenetlust ja sekretariaat peab kutsuma osalema vähemalt kolm valitud taotlejat/pakkujat. Punkti 3.1.2 kohane eelnev avalikustamine ei ole kohustuslik.

Kuni 2 500 euro suuruseid makseid kuluartiklite eest võidakse teha lihtsalt arve alusel ilma eelneva pakkumuse vastuvõtmiseta.

Sekretariaat avaldab iga aasta 31. märtsiks oma veebisaidil hankekava, mis sisaldab loetelu jooksvaks aastaks kavandatud hangetest, mille maksumus ületab 20 000 eurot. Loetelus esitatakse hangete ese, hinnanguline maksumus ja eeldatav algusaeg.

4. 3. JAGU

4.1. Keskmise ja madala maksumusega hangete menetlused

4.1.1. Esialgne turu-uuring

Hankija võib hankemenetluse ettevalmistamiseks teha esialgse turuanalüüsi.

4.1.2. Hankedokumendid

Hankedokumendid sisaldavad vähemalt järgmist:

a) eelteade, kui see on kohaldatav;

b) pakkumuse esitamise ettepanek;

c) hanke tingimused, sealhulgas tehniline kirjeldus ja asjakohased kriteeriumid;

d) lepingu projekt.

Sekretariaat määrab hankedokumentides kindlaks hankemenetluse eseme, kirjeldades oma vajadusi ning hangitavate ehitustööde, asjade või teenuste laadi. Hankedokumendid peavad sisaldama kõiki tingimusi ja andmeid, mida taotlejatel on vaja teada pakkumuse esitamiseks: järgitav menetlus, esitatavad dokumendid, menetlusest kõrvalejätmise, valiku- ja hindamiskriteeriumid ning lepingu kestus ja eeldatav maksumus. Sekretariaat märgib samuti, millised on miinimumnõuded, millele kõik pakkumused peavad vastama. Miinimumnõuded hõlmavad kohustust järgida lepingute täitmisel keskkonna-, sotsiaal- ja tööõigusest tulenevaid kohustusi, mis on sätestatud liidu või siseriiklikus õiguses, kollektiivlepingutes või kohaldatavates rahvusvahelistes sotsiaalvaldkonna ja keskkonnaalastes konventsioonides, mis on loetletud direktiivi 2014/24/EL X lisas.

Alapunktides b–d nimetatud kolm dokumenti võib saata võimalikele taotlejatele/pakkujatele e-postiga.

4.1.3. Pakkumuse esitamise ettepanek

Pakkumuse esitamise ettepanekus:

a) täpsustatakse pakkumuste esitamise eeskirjad, sealhulgas eelkõige tingimus säilitada pakkumuste konfidentsiaalsus kuni avamiseni, pakkumuste vastuvõtmise lõppkuupäev ja -kellaaeg ning aadress, millele pakkumused peab saatma või kohale toimetama, või elektroonilise esitamise korral internetiaadress;

b) märgitakse, et pakkumuse esitamine tähendab nõustumist hankedokumentides kehtestatud tingimustega ning et selline pakkumus on töövõtja suhtes, kellega leping sõlmitakse, kogu lepingu täitmise aja jooksul siduv;

c) täpsustatakse ajavahemik, mille kestel pakkumus kehtib ja mille jooksul seda ei või mingil viisil muuta;

d) keelatakse igasugused hankija ja pakkuja vahelised kontaktid hankemenetluse ajal, välja arvatud erandkorras hankedokumentides sätestatud tingimustel, ning kui on ette nähtud kohapealne tutvumine, täpsustatakse selle kord;

e) täpsustatakse vahendid, mille abil tõendada pakkumuste vastuvõtmise tähtajast kinnipidamist, ning

f) märgitakse, et pakkumuse esitamine tähendab nõustumist menetluse tulemuste elektroonilise teatavakstegemisega.

4.1.4. Hanke tingimused

Hanke tingimused sisaldavad järgmist:

a) menetlusest kõrvalejätmise ja valikukriteeriumid;

b) hindamiskriteeriumid ja nende suhteline osakaal, või juhul, kui osakaalu kindlaksmääramine ei ole objektiivsetel põhjustel võimalik, hindamiskriteeriumite kahanev tähtsuse järjekord, mida kohaldatakse ka alternatiivsete lahenduste suhtes, kui need on hanketeates lubatud;

c) punktis 4.1.6 osutatud tehniline kirjeldus ning

d) pakkujatele seatud nõue märkida oma asukohariik ja esitada selle kohta kõnealuse riigi õiguse kohaselt tavapäraselt tunnustatavad tõendavad dokumendid.

4.1.5. Lepingu projekt

Lepingu projekt sisaldab vähemalt järgmist:

a) lepinguosaliste andmed;

b) hanke ese;

c) lepingu kestus;

d) maksetingimused;

e) tagatisega seotud nõuded (kui kohaldatav);

f) andmekaitsenõuded;

g) intellektuaalomandi õigused;

h) lepingu suhtes kohaldatav õigus ja vaidluste lahendamiseks pädev kohus.

4.1.6. Tehniline kirjeldus

Tehniline kirjeldus on põhjalik, selge ja täpne ning sellega ei takistata põhjendamatult pakkujatevahelist konkurentsi. Selles määratakse kindlaks (asjakohasel juhul osade kaupa) asjade, teenuste või ehitustööde nõutavad omadused, võttes arvesse otstarvet, mille sekretariaat on neile ette näinud. Tehniline kirjeldus on hangitavate teenuste, asjade ja ehitustööde eesmärgiga ja/või eelarvega proportsionaalne.

Tehnilises kirjelduses ei viidata konkreetse kaubamärgiga või päritoluga toodetele ega kirjeldata selliseid tooteid ning tehnilise kirjeldusega ei või põhjendamatult takistada pakkujatevahelist konkurentsi.

Tehniline kirjeldus sisaldab vähemalt järgmist:

a) menetlusest kõrvalejätmise ja valikukriteeriumid;

b) hindamiskriteeriumid;

c) hankemenetluses osalemiseks vajalikud tõendid;

d) hankemenetluse ese;

e) taustteave;

f) ülesannete liik;

g) ehitustööde ulatus;

h) kestus ja oodatavad tulemused;

i) eeldused ja riskid;

j) logistika ja ajastus;

k) nõuded ning

l) aruanded ja lepingu täitmise järelevalve.

Tehnilist kirjeldust kasutatakse lepingu täitmise ajal töövõtja volitusena. See esitatakse sõlmitava lepingu lisas.

4.1.7. Menetlusest kõrvalejätmise kriteeriumid

Neid kriteeriume kohaldatakse kõikides hankemenetlustes ja need tuleb teatavaks teha. Kriteeriume ei või menetluse käigus muuta.

Menetlusest kõrvalejätmise kriteeriumide alusel tehakse kindlaks, kas ettevõtja võib hankemenetluses osaleda või kas temaga võib lepingu sõlmida. Võimalikud pakkujad peavad kirjalikult kinnitama, et nad ei ole üheski menetlusest kõrvalejätmist põhjustavas olukorras. Kinnitus tuleb allkirjastada ja kuupäevastada. Sekretariaat esitab kirjaliku kinnituse vormi.

Kohaldatakse määruse (EL, Euratom) 2018/1046 artikli 136 lõiget 1 ja artikli 137 lõikeid 1–4, milles käsitletakse menetlusest kõrvalejätmise kriteeriume ja otsuseid ning menetlusest kõrvalejätmist põhjustava olukorra puudumise kinnitust ja tõendeid.

Menetlusest kõrvalejätmise kriteeriumidele vastavust kontrollitakse kriteeriumi täitmise/mittetäitmise põhimõttel ning kontrollimise võimaldamiseks tuleb esitada asjakohased nõutavad tõendid.

4.1.8. Valikukriteeriumid

4.1.8.1. Valikukriteeriumide alusel tehakse kindlaks, kas pakkujal on lepingu täitmiseks vajalik suutlikkus. Selleks peavad valikukriteeriumid olema selged, mittediskrimineerivad, asjakohased ning lepingu eseme ja maksumusega proportsionaalsed. Sekretariaadi kehtestatavad kriteeriumid peavad olema ka sellised, et nendele vastavust on lihtne kontrollida.

4.1.8.2. Hankija määrab hankedokumentides kindlaks valikukriteeriumid, suutlikkuse miinimumtasemed ja tõendid, mida selle suutlikkuse tõendamiseks nõutakse. Kõik nõuded on seotud ja proportsionaalsed lepingu esemega.

4.1.8.3. Hankija näeb hankedokumentides ette, kuidas ettevõtjate rühmad peavad valikukriteeriume täitma.

4.1.8.4. Kui leping on jaotatud osadeks, võib hankija kehtestada suutlikkuse miinimumtasemed iga osa kohta. Kui mitme osa kohta sõlmitakse leping sama töövõtjaga, võib hankija kehtestada täiendavad suutlikkuse miinimumtasemed.

4.1.8.5. Seoses suutlikkusega tegeleda kutsetööga võib hankija nõuda, et ettevõtja täidaks vähemalt ühe järgmistest tingimustest: a) ettevõtja on kantud mõnda kutse- või äriregistrisse, välja arvatud juhul, kui ettevõtjaks on rahvusvaheline organisatsioon; b) teenuslepingute puhul sellise loa olemasolu, mis tõendab, et ettevõtja võib oma asukohariigis lepingut täita või et ta kuulub teatavasse kutseorganisatsiooni.

4.1.8.6. Hankemenetluses osalemise taotlusi või pakkumusi vastu võttes aktsepteerib hankija kirjalikku kinnitust, milles kinnitatakse, et taotleja või pakkuja täidab valikukriteeriumeid.

4.1.8.7. Hankija võib menetluse jooksul igal ajal paluda taotlejatel ja pakkujatel esitada ajakohastatud kinnituse või kõik tõendavad dokumendid või osa nendest, kui see on menetluse nõuetekohaseks läbiviimiseks vajalik.

4.1.8.8. Hankija nõuab taotlejatelt või edukatelt pakkujatelt ajakohaste tõendavate dokumentide esitamist, välja arvatud juhul, kui ta on kõnealused dokumendid mõne teise menetluse jaoks juba saanud, tingimusel et dokumendid on endiselt ajakohased, või kui tal on dokumentidele tasuta juurdepääs riikliku andmebaasi kaudu.

4.1.8.9. Hankija võib sõltuvalt oma riskianalüüsist otsustada ettevõtjate õigusliku, regulatiivse, finants-, majandus-, tehnilise ja kutsealase suutlikkuse kohta tõendeid mitte nõuda menetlustes, mille tulemusena sõlmitakse leping, mille maksumus ei ületa punktis 3.1.2 osutatud piirmäärasid.

4.1.8.10. Kui hankija otsustab ettevõtjate õigusliku, regulatiivse, finants-, majandus-, tehnilise ja kutsealase suutlikkuse kohta tõendeid mitte nõuda, siis eelmakseid ei tehta, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel.

4.1.8.11. Kui see on asjakohane, võib ettevõtja konkreetse lepingu puhul tugineda teiste üksuste suutlikkusele, olenemata nendevaheliste suhete õiguslikust laadist. Sel juhul peab ta hankijale tõendama, et tema käsutuses on lepingu täitmiseks vajalikud vahendid, esitades sellistelt üksustelt saadud vastava kinnituse.

4.1.8.12. Seoses tehnilise ja kutsealase suutlikkuse kriteeriumidega tugineb ettevõtja teiste üksuste suutlikkusele üksnes juhul, kui need üksused teevad selliseid ehitustöid või osutavad selliseid teenuseid, mille jaoks selline suutlikkus on nõutav.

4.1.8.13. Kui ettevõtja tugineb teiste üksuste suutlikkusele seoses majandusliku ja finantssuutlikkusega seotud kriteeriumidega, võib hankija nõuda, et ettevõtja ja kõnealused üksused vastutavad lepingu täitmise eest ühiselt.

4.1.8.14. Hankija võib nõuda pakkujalt teavet kõigi lepingu osade kohta, mille suhtes pakkuja soovib sõlmida allhankelepinguid, ja selle kohta, kes on alltöövõtjad.

4.1.8.15. Ehitustööde või teenuste puhul, mida tehakse või osutatakse hankija otsese järelevalve alla kuuluvas kohas, nõuab hankija, et töövõtja teataks talle kõigi lepingu täitmisega seotud alltöövõtjate nimed, kontaktandmed ja seaduslikud esindajad, kaasa arvatud igasuguse alltöövõtjate muutuse.

4.1.8.16. Hankija kontrollib, kas need üksused, kelle suutlikkusele ettevõtja kavatseb tugineda, ja juhul kui alltöövõtt moodustab olulise osa lepingust, siis alltöövõtjad, keda kavatsetakse kasutada, vastavad asjaomastele valikukriteeriumidele. Hankija nõuab, et ettevõtja asendaks üksuse või alltöövõtja, kes ei vasta asjaomasele valikukriteeriumile.

4.1.8.17. Seoses ehitustöölepingute ja teenuslepingute ning tarnelepingutega seotud kohaletoomis- ja paigaldamistoimingutega võib hankija nõuda, et teatavaid olulisi ülesandeid täidaks pakkuja ise, või kui pakkumuse on esitanud ettevõtjate rühm, siis selle rühma liige.

4.1.8.18. Hankija ei tohi nõuda, et pakkumuse või hankemenetluses osalemise taotluse esitamiseks peab ettevõtjate rühm vastama teatavale kindlale õiguslikule vormile, kuid valitud ettevõtjate rühmalt võidakse nõuda, et ta valiks kindlaksmääratud õigusliku vormi pärast temaga lepingu sõlmimist, kui selline muutus on vajalik lepingu nõuetekohaseks täitmiseks.

4.1.8.19. Valikukriteeriumidele vastavust kontrollitakse kriteeriumi täitmise/mittetäitmise põhimõttel.

4.1.8.20. Valikukriteeriume kohaldatakse kogu lepingu täitmise ajal, st töövõtja peab neid kriteeriume igal ajal täitma.

4.1.9. Majanduslik ja finantssuutlikkus

Tagamaks, et ettevõtjatel on lepingu täitmiseks vajalik majanduslik ja finantssuutlikkus, võib hankija nõuda eelkõige, et:

a) ettevõtjatel oleks teatav minimaalne aastakäive, sealhulgas teatav miinimumkäive lepinguga hõlmatud valdkonnas;

b) ettevõtjad esitaksid teabe oma raamatupidamise aastaaruannete kohta, milles on näidatud varade ja kohustuste suhtarvud, ning

c) ettevõtjatel oleks asjakohasel tasemel ametialane vastutuskindlustus.

Esimese lõigu alapunkti a kohaldamisel ei või minimaalne aastakäive olla suurem kui lepingu kahekordne hinnanguline aastane maksumus, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, mis on seotud hanke olemusega ja mida hankija selgitab hankedokumentides.

Esimese lõigu alapunkti b kohaldamisel selgitab hankija kõnealuste suhtarvude suhtes kohaldatavaid meetodeid ja kriteeriume hankedokumentides.

Hankija määrab hankedokumentides kindlaks tõendid, mille ettevõtjad peavad oma majandusliku ja finantssuutlikkuse tõendamiseks esitama. Ta võib nõuda eelkõige ühte või mitut järgmist dokumenti:

a) asjakohane pangaõiend või vajaduse korral ametialase vastutuskindlustuse tõend;

b) kuni viimase kolme lõpetatud majandusaasta finantsaruanded või nende väljavõtted;

c) väljavõte ettevõtja kuni viimase kolme majandusaasta kogukäibe ja vajaduse korral lepinguga hõlmatud valdkonna käibe kohta.

Kui ettevõtja ei saa hankija nõutud dokumente mõjuval põhjusel esitada, võib ta tõendada oma majanduslikku ja finantssuutlikkust mis tahes muu dokumendiga, mida hankija peab asjakohaseks.

4.1.10. Tehniline ja kutsealane suutlikkus

Hankija kontrollib, et taotlejad või pakkujad vastavad tehnilise ja kutsealase suutlikkuse seisukohast minimaalsetele valikukriteeriumidele kooskõlas järgmiste lõikudega.

Hankija määrab hankedokumentides kindlaks tõendid, mille ettevõtjad peavad oma tehnilise ja kutsealase suutlikkuse tõendamiseks esitama. Ta võib nõuda ühte või mitut järgmist dokumenti:

a) ehitustööde puhul: i) kohaletoomist või paigaldamist eeldavate asjade või teenuste puhul teave lepingu täitmise eest vastutavate isikute hariduse, kutsekvalifikatsiooni, oskuste, kogemuste ja oskusteabe kohta, sealhulgas: 1) viimase kolme aasta jooksul osutatud põhiliste teenuste ja tarnitud asjade loetelu, mis sisaldab maksumusi, kuupäevi ning avalik-õiguslike või eraõiguslike klientide andmeid ning millele lisatakse taotluse korral kliendi antud kinnitused; 2) viimase viie aasta jooksul tehtud ehitustööde loetelu, millele on lisatud tõendid tähtsamate tööde nõuetekohase teostamise kohta; 3) kinnitus tehnilise varustuse, töövahendite ja seadmete kohta, mis on ettevõtjale teenuste või ehitustööde hankelepingu täitmiseks kättesaadavad; 4) ettevõtjale kvaliteedi tagamiseks kättesaadavate tehniliste seadmete ja vahendite kirjeldus ning olemasolevate uurimis- ja arendussüsteemide kirjeldus; 5) viide ettevõtjale kättesaadavate tehniliste töötajate või tehniliste üksuste kohta sõltumata sellest, kas nad kuuluvad otse ettevõtjale või mitte, eelkõige kvaliteedikontrolli eest vastutavate isikute või üksuste kohta;

b) asjade puhul: i) näidised, kirjeldused või autentsed fotod või ametlike kvaliteedikontrolliasutuste või pädevaks tunnistatud ametite koostatud tõendid, mis kinnitavad toodete vastavust, viidates selgelt teatavatele tehnilistele kirjeldustele või standarditele;

c) ehitustööde või teenuste puhul: i) tõend ettevõtja töötajate ja juhtkonna liikmete aasta keskmise arvu kohta viimasel kolmel aastal; ii) märge tarneahela juhtimise ja jälgimise süsteemide kohta, mida ettevõtja saab lepingu täitmisel kasutada; iii) märge keskkonnajuhtimismeetmete kohta, mida ettevõtja saab lepingu täitmisel rakendada.

Alapunktide a ja b kohaldamisel võib hankija piisava konkurentsi tagamiseks vajaduse korral märkida, et arvesse võetakse tõendeid ka rohkem kui kolme aasta eest tehtud oluliste tarnete ja osutatud teenuste kohta.

Alapunkti c kohaldamisel võib hankija piisava konkurentsi tagamiseks vajaduse korral märkida, et arvesse võetakse tõendeid ka rohkem kui viie aasta eest tehtud oluliste ehitustööde kohta.

Hankija võib järeldada, et ettevõtjal ei ole nõutavat kutsealast suutlikkust lepingu täitmiseks asjakohaste kvaliteedinormide kohaselt, kui hankija on kindlaks teinud, et ettevõtjal esineb huvide konflikt, mis võib lepingu täitmist negatiivselt mõjutada.

4.1.11. Hindamiskriteeriumid

Hindamiskriteeriumide alusel hinnatakse pakkumuse tehnilist ja finantsosa, et valida majanduslikult soodsaim pakkumus, mis on kas madalaima hinnaga või parima hinna ja kvaliteedi suhtega pakkumus, olles eelnevalt kontrollinud, et pakkumus vastab hankedokumentides esitatud miinimumnõuetele.

Sekretariaat märgib hankedokumendis, kuidas iga kriteeriumi hinnatakse, ning iga kvaliteedikriteeriumi ja hinna suhtelise osakaalu (kui kasutatakse kvaliteedi ja hinna kaalumise valemit).

Kvaliteedikriteeriumide hulka võivad kuuluda sellised elemendid nagu tehnilised eelised, esteetilised ja funktsionaalsed omadused, ligipääsetavus, arvestamine kõikide kasutajatega, sotsiaalsed, keskkondlikud ja innovaatilised omadused, tootmis-, tarne- või kauplemisprotsess ja ehitustööde, asjade või teenuste olelusringi mis tahes etapi spetsiifilised protsessid, lepingut täitma määratud töötajate töökorraldus, müügijärgne hooldus ja tehniline abi või kättetoimetamise tingimused, nagu kättetoimetamise kuupäev, protsess ja periood või paigaldamise periood.

Hankija märgib hankedokumentides suhtelise osakaalu, mille ta annab igale valitud kriteeriumile majanduslikult soodsaima pakkumuse kindlakstegemisel, välja arvatud juhul, kui see tehakse kindlaks madalaima hinna alusel. Neid osakaalusid võib väljendada ligikaudsel viisil asjakohase maksimaalse vahemikuna.

Hinnale või maksumusele antav osakaal ei või teiste kriteeriumidega võrreldes olla selline, et see muudaks hinna või maksumuse mõju ebaoluliseks.

Kui osakaale ei ole objektiivsetel põhjustel võimalik kasutada, esitab hankija kriteeriumid kahanevas tähtsuse järjekorras.

Hankija võib ette näha minimaalsed kvaliteeditasemed. Neist kvaliteeditasemetest allapoole jäävad pakkumused lükatakse tagasi.

4.1.12. Tähtajad

Pakkumuste laekumise tähtajad

Madala maksumusega lepingu puhul on pakkumuste laekumise tähtaeg vähemalt kümme kalendripäeva alates päevast, mis järgneb päevale, mil võimalikele pakkujatele saadeti pakkumuse esitamise ettepanek.

Keskmise maksumusega lepingu puhul on pakkumuste laekumise tähtaeg vähemalt 15 kalendripäeva alates päevast, mis järgneb päevale, mil võimalikele pakkujatele saadeti pakkumuse esitamise ettepanek.

Tähtajad kiireloomulistel juhtudel

Kiireloomulistel juhtudel võib minimaalset tähtaega lühendada, kui see on asjakohaselt põhjendatud ja dokumenteeritud.

4.1.13. Pakkumuste avamine

Eelarvevahendite käsutaja otsustab, milline on sobiv kord pakkumuste avamiseks hindamiskomisjonis. Avamise eest vastutav(ad) isik(ud) kontrollib/kontrollivad, kas pakkumused on esitatud tähtajaks.

Menetlust kohaldatakse ka juhul, kui kõik kutsutud taotlejad pakkumust ei esita, tingimusel et vähemalt üks pakkumus vastab kõigile kriteeriumidele.

Erandkorras, kui pärast kõnealuse esialgse menetluse lõpuleviimist ei ole ühtegi pakkumust või sobivat pakkumust esitatud, võib menetlust ühe kutsutud taotleja osalemisel korrata, tingimusel et algseid hankedokumente oluliselt ei muudeta.

4.1.14. Pakkumuste hindamine

Pakkumused avab ja neid hindab eelarvevahendite käsutaja poolt ametlikult ja viivitamata määratud hindamiskomisjon.

Hindamiskomisjon tuleb määrata keskmise maksumusega lepingute jaoks. Madala maksumusega lepingute puhul võib hindamiskomisjoni moodustada, kui saadud on rohkem kui üks pakkumus. Hindamiskomisjoni peab kuuluma vähemalt kolm hindajat.

Hindamise sisu kajastatakse hindamisaruandes, millele kirjutavad alla kõik hindamiskomisjoni liikmed ja mis peaks olema lepingu sõlmimise otsusest eraldi dokument (selle alusel antakse pakkujale tagasisidet). Hindamisaruanne peaks sisaldama järeldust lepingu sõlmimise kohta.

Pakkumusi tuleb hinnata õigeaegselt, et menetluse saaks lõpule viia pakkumuste kehtivusaja jooksul. Kui hindamine on lõpule viidud, võib eelarvevahendite käsutaja teha lepingu sõlmimise otsuse.

4.1.15. Suhtlus pakkujatega

Ettevõtjad saavad väljendada oma huvi või küsida teavet algatatud hankemenetluse kohta, kirjutades selleks ette nähtud üldpostkasti aadressile.

Sekretariaadi ja võimalike pakkujate vaheline suhtlus on kogu menetluse vältel keelatud, välja arvatud erandlikel asjaoludel, st pakkumuste esitamise etapis.

Pakkumuste esitamise etapis on suhtlus pakkujatega erandkorras lubatud järgmistel juhtudel: sekretariaat võib ettevõtjate taotlusel esitada lisateavet üksnes hankedokumentide selgitamiseks; sekretariaat võib omal algatusel teavitada huvitatud isikuid, kui ta avastab hankedokumentides vea, ebatäpsuse, väljajätu või muu tehnilise vea. Kui sekretariaat peab hankedokumente oluliselt muutma, pikendab ta pakkumuste või osalemistaotluste laekumise tähtaega, et pakkujad saaksid muudatusi arvesse võtta.

Suhtlus peab alati toimuma kirjalikult (soovitavalt elektrooniliselt, et tagada kiire vastamine ja vältida postiteenustega seotud probleemidest põhjustatud viivituste ohtu).

Igasugune pakkuja taotlusel esitatud lisateave ja sekretariaadi algatusel esitatud teave tuleb teha kõikidele pakkujatele samaaegselt kättesaadavaks ning samal viisil nagu hankedokumendid.

Pakkujad võivad küsida lisateavet kuni neli kalendripäeva enne pakkumuste laekumise tähtaega. Sekretariaat esitab nõutud teabe võimalikult kiiresti ja mitte hiljem kui kolm kalendripäeva enne pakkumuste laekumise tähtaega.

Kui teave esitatakse hiljem kui kolm kalendripäeva enne pakkumuste laekumise tähtaega, pikendab sekretariaat kõnealust tähtaega.

Sekretariaadil ei ole kohustust vastata lisateabe taotlustele, mis on esitatud vähem kui neli kalendripäeva enne pakkumuste laekumise tähtaega, kuid ta võib seda teha, kui see on võimalik. Kui lisateabe taotluste esitamise tähtaeg langeb riigipühale, pühapäevale või laupäevale, lõpeb kõnealune ajavahemik järgmise tööpäeva viimase tunni möödumisel.

Hea halduse põhimõtte kohaselt tuleb võtta ühendust pakkujatega, et küsida puuduvaid andmeid või dokumente seoses menetlusest kõrvalejätmise või valikukriteeriumidega või puuduvaid allkirju. Sellistel juhtudel pakkujaga ühendust võtmata jätmist tuleb asjakohaselt põhjendada ja see dokumenteerida hanketoimikussse lisatava märkega. Pakkumuse selgitamise taotluse tulemusena ei või juba esitatud pakkumuse sisu või hind siiski muutuda.

4.1.16. Hindamistulemused ja lepingu sõlmimise otsus

Pärast hindamist otsustab eelarvevahendite käsutaja kooskõlas hankedokumentides kindlaks määratud valiku- ja hindamiskriteeriumidega, kellega leping sõlmitakse, ning allkirjastab lepingu sõlmimise otsuse.

Sekretariaat teavitab edukat pakkujat ja mitteedukaid pakkujaid otsuse tegemise alustest ning käesolevate eeskirjade punktis 4.1.18 osutatud ooteaegade kestusest. Pärast ooteaja möödumist võib eelarvevahendite käsutaja eduka pakkujaga lepingu sõlmida. Edukas pakkuja kirjutab lepingule esimesena alla.

4.1.17. Taotlejate ja pakkujate teavitamine

Eelarveaasta jooksul sõlmitud lepingud, mille maksumus jääb 20 001 euro ja direktiivis 2014/24/EL osutatud piirmäära vahele, tuleb avaldada sekretariaadi veebisaidil enne järgmise aasta 30. juunit.

4.1.18. Lepingu allkirjastamisele eelnev ooteaeg

Rohkem kui ühe pakkujaga menetlustes kohaldatakse vähemalt seitsme kalendripäeva pikkust ooteaega. Ooteaeg algab järgmisel päeval pärast seda, kui kõigile pakkujatele (edukale pakkujale ja mitteedukatele pakkujatele) teatatakse elektrooniliselt valikumenetluse tulemusest. Eelarvevahendite käsutaja ei allkirjasta lepingut enne ooteaja lõppu.

Sekretariaat võib vajaduse korral lepingu allkirjastamise peatada täiendavaks kontrollimiseks, kui see on õigustatud mitteedukatelt pakkujatelt ooteaja jooksul saadud taotluste või märkuste alusel või sellel ajavahemikul saadud mis tahes muu asjakohase teabe alusel.

4.1.19. Hankemenetluse tühistamine

Sekretariaat võib enne lepingu allkirjastamist menetluse tühistada, ilma et taotlejatel või pakkujatel oleks õigust nõuda hüvitist.

Tühistamisotsus tehakse, kui lepingut ei sõlmita (nt kuna ükski pakkumus ei olnud vastuvõetav, ükski pakkumus ei vastanud valikukriteeriumidele või tehnilisele kirjeldusele, ükski pakkumus ei saanud minimaalseid kvaliteedipunkte jne), hankemenetluse tinginud vajadusi enam pole (nt poliitikaprioriteetide muutumise tõttu) või kui eeldatava lepingu rahastamine ei ole tagatud.

Tühistamisotsusele kirjutab alla eelarvevahendite käsutaja.

Hiljemalt 15 päeva jooksul pärast tühistamisotsuse allkirjastamist teavitab sekretariaat kõiki pakkujaid kirjalikult (e-posti või posti teel) tühistamise põhjustest.