LISA

ELI SUUNISED ETTEVÕTTESISESTE NÕUETELE VASTAVUSE PROGRAMMIDE KOHTA KAHESUGUSE KASUTUSEGA KAUPADEGA KAUPLEMISE KONTROLLIMISEKS

SISSEJUHATUS

Tõhus kontroll kahesuguse kasutusega kaupadega (tooted, tarkvara ja tehnoloogia) kauplemise üle on oluline massihävitusrelvade levikuga ja tavarelvade destabiliseeriva koondumisega seotud riskide vastu võitlemisel. Kahesuguse kasutusega kaupadega tegelevad ettevõtted on kohustatud järgima Euroopa Liidu ja selle liikmesriikide õigus- ja haldusnormide alusel kehtestatud strateegilise kaubanduse kontrolli nõudeid (1). Nad peavad hoiduma osalemast tehingutes, mille puhul kahtlustatakse, et kaupu võidakse kasutada massihävitusrelvade levitamiseks.

Võttes arvesse kiiret teaduslikku ja tehnoloogilist arengut, praeguste tarneahelate keerukust ja valitsusväliste osalejate üha kasvavat tähtsust, sõltub tõhus kaubanduse kontroll suurel määral ettevõtte (2) teadlikkusest ja aktiivsetest jõupingutustest kaubanduspiirangute järgimisel. Selleks loovad ettevõtted tavaliselt sisekorra ja -menetlused, mida tuntakse ka ettevõttesisese nõuetele vastavuse programmina (ICP), et tagada kooskõla kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli käsitlevate ELi ja riiklike õigusnormidega. Nende põhimõtete ja menetluste kohaldamisala ja ulatus sõltub tavaliselt konkreetse ettevõtte suurusest ja äritegevusest.

Selleks et toetada ettevõtteid rangete ELi ja siseriiklike õigusnormide täitmise tagamisel, luuakse käesolevate suunistega raamistik kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli mõju kindlakstegemiseks ja haldamiseks ning sellega seotud riskide leevendamiseks. Tõhusa ICP loomiseks keskendutakse suunistes seitsmele põhielemendile. Iga põhielementi on täpsemalt tutvustatud osas „Mida oodatakse?“, kus on kirjeldatud iga põhielemendi eesmärki, ja osas „Millised on võetavad sammud?“, kus täpsustatakse võetavad meetmed ja kirjeldatakse võimalikke lahendusi nõuetele vastavuse menetluste väljatöötamiseks või nende rakendamiseks. Käesoleva dokumendi lõpus on esitatud rida kasulikke küsimusi ettevõtte ICP kohta ning loetelu kõrvalesuunamise riskist märku andvatest näitajatest ja ohumärkidest, mis viitavad kahtlastele päringutele või tellimustele.

ELi suunised ettevõttesiseste nõuetele vastavuse programmide kohta kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollimiseks töötati välja võttes arvesse olemasolevaid ekspordikontrolli nõudeid ja eelkõige järgmist:

— 2011. aasta Wassenaari kokkuleppe dokument „Best Practice Guidelines on Internal Compliance Programmes for Dual-Use Goods and Technologies“ (3),

— tuumatarneriikide grupi dokument „Best Practice Guide for Industry“ (4),

— komisjoni soovituse 2011/24/EL (5) ICP elemendid,

— Neljanda Wiesbadeni konverentsi (2015) dokument „Private Sector Engagement in Strategic Trade Controls: Recommendations for Effective Approaches on United Nations Security Council Resolution 1540 (2004) Implementation“,

— Ameerika Ühendriikide 2017. aasta ekspordikontrolli ja sellega seotud piirijulgeolekuprogrammi ICP juhendi veebisait (6).

Suunised sisaldavad seitset põhielementi, mida ei tohiks käsitada ammendava loeteluna, samuti ei ole need järjestatud olulisuse järgi. Need on mõeldud ettevõtte kohandatud ICP nurgakivideks ning nende eesmärk on aidata ettevõtetel leida kõige asjakohasemaid vahendeid ja menetlusi kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolliga seotud ELi ja siseriiklike õigusnormide täitmiseks. Asjaomaste ettevõtete puhul eeldatakse, et nad juba kohaldavad ekspordikontrolli suhtes mitmeid põhimõtteid ja menetlusi. Kõnealuste ettevõtete puhul võiks põhielementide struktuur lihtsustada nende nõuetele vastavuse tagamise meetodi võrdlemist. Ettevõtte nõuetele vastavuse tagamise meetod, mis hõlmab põhimõtteid ja sisemenetlusi vähemalt kõikide põhielementide jaoks, peaks olema kooskõlas ELi kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli ICP suunistega. Kui ettevõte on kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemist käsitlevat nõuetele vastavuse tagamise meetodit välja töötamas, siis põhielementide struktuur annab üldise kondikava nõuete täitmiseks.

Üldiselt on ICP väljatöötamise kõige olulisem aspekt, et see peab olema ettevõtte organisatsiooni ja tegevuse seisukohast oluline ning tagama, et siseprotsessid on kergesti mõistetavad ja järgitavad, ning hõlmama igapäevaseid toiminguid ja menetlusi. ICP individuaalsed nõuded ja tunnused sõltuvad ettevõtte konkreetse äritegevuse mahust, struktuurist ja ulatusest, aga ka tema kaupade strateegilisest olemusest ja võimalikust lõppkasutusest või -kasutajatest, klientide geograafilisest paiknemisest ja sisemiste ekspordiprotsesside keerukusest. Seepärast on oluline rõhutada, et käesolevate suuniste väljatöötamisel kaaluti süstemaatiliselt võimalikke rakendamisega seotud probleeme väikeste ja keskmise suurusega ettevõtjate jaoks.

Vastutuse välistamine

Käesolevad suunised ei ole siduvad ja neid ei tohiks käsitada juriidilise nõuandena. Käesolevad suunised ei piira otsuste tegemist lubade kohta, mille eest vastutavad pädevad asutused määruse (EÜ) nr 428/2009 kohaselt.

Kui soovite käesoleva dokumendi sisu kohta anda tagasisidet, võtke palun ühendust oma pädeva asutusega (vt 3. lisa).

ELi KAHESUGUSE KASUTUSEGA KAUPADEGA KAUPLEMISE KONTROLLI ICP SUUNISED

Kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli ICP puhul on olulised järgmised põhielemendid.

1. Kõrgema juhtkonna pühendumus nõuete täitmisele

2. Organisatsiooni struktuur, ülesanded ja vahendid

3. Koolitus ja teadlikkuse suurendamine

4. Tehingute järelevalve protsess ja menetlused

5. Tulemuslikkuse hindamine, auditid, aruandlus ja parandusmeetmed

6. Registrite pidamine ja dokumendid

7. Füüsiline julgeolek ja infoturve

Iga põhielemendi puhul on osas „Mida oodatakse“? kirjeldatud ICPga seotud eesmärki. Osas „Millised on võetavad sammud?“ täpsustatakse võetavad meetmed ja kirjeldatakse võimalikke lahendusi nõuetele vastavuse menetluste arendamiseks või nende rakendamiseks.

Seda silmas pidades peaksid kahesuguse kasutusega kaupadega tegelevad ettevõtted lähtuma ICPde väljatöötamisel kõnealustest põhielementidest. Iga ettevõte peaks oma kohandatud ICP raames kirjeldama, kuidas ta rakendab asjaomaseid põhielemente, võttes arvesse konkreetseid asjaolusid.

Seda tehes peaksid kõik kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemises osalevad ettevõtted kaaluma eelkõige osas „Millised on võetavad sammud?“ esitatud meetmeid, kuigi ettevõtted võivad nendest meetmetest kõrvale kalduda, kui selleks on ettevõttepõhiseid põhjuseid.

RISKIHINDAMINE

ICP tuleb kohandada äri suuruse, struktuuri ja ulatusega ning eelkõige ettevõtte konkreetse äritegevusega ja sellega seotud riskidega. Kui ettevõte soovib töötada välja või vaadata läbi oma kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli nõuetele vastavuse programmi, on soovitatav alustada riskihindamisega, et määrata kindlaks oma konkreetne kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise riskiprofiil. See aitab ettevõttel saada teavet, milline osa tema tegevusest peab kuuluma ICP alla ja kohandada ICP ettevõtte konkreetse olukorraga.

Riskihindamisel tuleks hoolikalt hinnata tooteportfelli, kliendibaasi ja äritegevust, mida kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontroll mõjutab või võib mõjutada. Ettevõte peaks tegema kindlaks asjakohased nõrgad kohad ja riskid, et nende riskide maandamist saaks käsitleda ICP raames. Kuigi riskihindamisega ei ole võimalik tuvastada kõiki nõrku kohti ja riske, millega ettevõte võib tulevikus kokku puutuda, annab see parema aluse oma ICP väljatöötamiseks või läbivaatamiseks.

Sageli on ettevõtetel juba olemas sisekontrollimenetlused ja seetõttu ei pea nad ICPde kavandamisel nullist alustama. Riskihindamine toetab ettevõtet olemasolevate tegevuspõhimõtete ja menetluste hindamisel ekspordikontrolliga seotud riskide seisukohast ning aitab vajaduse korral leida meetmed nende kohandamiseks. Olemasolevate põhimõtete ja ekspordikontrolli nõuete vahelise koostoime edendamine on veel üks samm, mida tuleks algusest peale arvesse võtta. Näiteks on hea tava lisada viited ekspordikontrolli põhimõtetele ja nõuetele ettevõtte tegevusjuhisesse, kui see on olemas.

Riskihindamise tulemused mõjutavad ettevõtte konkreetsete vastavusmenetluste väljatöötamiseks või rakendamiseks vajalikke meetmeid ja asjakohaseid lahendusi.

Ettevõte võib üritada võimalikult palju kasutada üldisi, kontsernisiseseid ICP lahendusi, kuid peab alati järgima kõiki kehtivaid ELi ja liikmesriikide õigusnorme.

VOLITATUD ETTEVÕTJA (7)

Kui ettevõttel on kehtiv volitatud ettevõtja luba, võib ICP väljatöötamise või läbivaatamise eesmärgil arvesse võtta ettevõtte asjaomaste tollitoimingute nõuetele vastavuse hindamist.

Võttes arvesse, et tolliasutused on teie ettevõtte tollimenetlusi ja -protseduure kontrollinud, võib volitatud ettevõtja staatus olla kasulik ICP põhielementidega seotud menetluste kehtestamise või läbivaatamise seisukohast, nagu registrite pidamine ja füüsiline julgeolek.

1. Kõrgema juhtkonna pühendumus nõuete täitmisele

Tõhus ICP kajastab ülalt-alla protsessi, mille puhul ettevõtte kõrgem juhtkond peab nõuetele vastavuse kohustuste ja kultuuri edendamist oluliseks ja legitiimseks ning eraldab selleks organisatoorsed, inim- ja tehnilised ressursid.

Mida oodatakse?

Kõrgema tasandi juhtkonna pühendumuse eesmärk on luua kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollimiseks nõuete täitmise juhtimine (juhtimine eeskuju kaudu) ja ettevõtte vastavuskultuur.

Kirjalik avaldus, millega kõrgem juhtkond toetab ettevõttesiseseid vastavusmenetlusi, edendab ettevõtte teadlikkust kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli eesmärkidest ning vastavust asjakohastele ELi ja liikmesriikide õigusnormidele.

Selline pühendumus näitab kõrgema juhtkonna selget, tugevat ja pidevat kaasatust ning toetust. Selle tulemuseks on piisavad organisatoorsed, inim- ja tehnilised ressursid, et ettevõte saaks täita oma nõuetele vastavuse kohustusi. Juhtkond suhtleb selgelt ja regulaarselt töötajatega ettevõtte pühendumusest, et edendada nõuetele vastavuse kultuuri.

Millised on võetavad sammud?

Töötage välja pühendumuse avaldus, milles kinnitatakse, et ettevõte järgib kõiki ELi ja liikmesriikide kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli käsitlevaid õigusnorme.

Määrake kindlaks juhtkonna konkreetsed nõuetele vastavuse ootused ja rõhutage tõhusate vastavusmenetluste tähtsust ja väärtust (8).

Teavitage pühendumuse avaldusest selgelt ja korrapäraselt kõiki töötajaid (ka neid, kes ei ole kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolliga seotud), et edendada nõuete täitmise kultuuri (9).

2. Organisatsiooni struktuur, ülesanded ja vahendid

Nõuete täitmise menetluste tõhusaks väljatöötamiseks ja rakendamiseks on olulised piisavad organisatsioonilised, inim- ja tehnilised ressursid. Kui organisatsiooniline struktuur on ebaselge ja ülesanded ei ole üheselt määratletud, võib ICP puhul ilmneda probleeme seoses järelevalve puudumise ja määratlemata rollidega. Tugev struktuur aitab organisatsioonidel lahendada probleeme, kui need tekivad, ja hoida ära autoriseerimata tehingute toimumist.

Mida oodatakse?

Ettevõttel on kirjalikult sätestatud organisatsiooniline struktuur (näiteks organisatsiooni skeem), mis võimaldab teostada sisemisi nõuete täitmise kontrolle. Selles on kindlaks määratud isik(ud), kellel lasub üldine kohustus tagada, et ettevõte täidab nõuete täitmisega seotud kohustusi. Pidage meeles, et mõnes liikmesriigis peab see olema kõrgema juhtkonna liige.

Kõik nõuete täitmisega seotud funktsioonid, kohustused ja ülesanded on piiritletud, määratud ja omavahel seotud viisil, mis kinnitab juhtkonnale, et ettevõte täidab nõudeid. Kui see on asjakohane või isegi vajalik, võib ekspordikontrolliga seotud funktsioone ja/või ülesandeid (kuid mitte üldist vastutust) delegeerida majandusüksuse sees või jagada kahe või enama äriühingu vahel ELis.

Ettevõte täidab kõik kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemisega seotud töökohad töötajatega, kellel on tõendatavalt nõutavad oskused. Vähemalt üks isik ettevõttes (mitte tingimata üksi) täidab kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollifunktsiooni. Seda funktsiooni võivad ELis tegutsevad äriühingud jagada tingimusel, et säilitatakse asjakohane kontrollitase. Pidage meeles, et mõnes ELi liikmesriigis ei pruugi see olla võimalik, kuna riiklikud ekspordikontrolli käsitlevad õigusaktid nõuavad selleks otstarbeks isiku määramist kohapeal.

Kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollitöötajad peaksid olema võimalikult kaitstud huvide konflikti eest. Kõnealustel töötajatel on õigus vahetult aru anda isiku(te)le, kellel on üldine vastutus kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli eest, ning neil peaks lisaks olema õigus tehinguid peatada.

Kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollitöötajatel peab olema juurdepääs asjakohastele õigusaktidele, sealhulgas kõige uuematele kontrollitavate kaupade loeteludele ning embargo või sanktsioonide all olevate sihtkohtade ja üksuste loeteludele. Kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolliga seotud asjakohased toimingulised ja organisatsioonilised protsessid ja menetlused dokumenteeritakse, kogutakse kokku ja jaotatakse kõikidele asjaomastele töötajatele.

Ettevõtte dokumenteeritud protsesside ja menetluste kogum (mis on esitatud nt nõuete täitmise juhendis) peab olema ajakohane. Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja äritegevuse mahust peaks kaaluma vajadust IT-toe järele sisemiste nõuetele vastavuse menetluste puhul.

Millised on võetavad sammud?

Määrake kindlaks kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollitöötajate arv, võttes arvesse õiguslikke ja tehnilisi aspekte. Määrake ettevõttes vähemalt üks isik vastutavaks kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise eest ning tagage, et tema puudumise korral (nt haigus, puhkus jne) saab ülesande täita samavõrra kvalifitseeritud asendaja. Olenevalt tellimuste keskmisest mahust võib kõnealune isik täita kahesuguse kasutusega kaupade ekspordi kontrolliga seotud tööülesandeid osalise tööajaga.

Piiritlege selgelt ja määrake kõik nõuete täitmisega seotud funktsioonid, kohustused ja ülesanded, näiteks organisatsiooni skeemis. Võimaluse korral määratlege selgelt asendamisega seotud funktsioonid.

Veenduge, et kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli organisatsioonisisene struktuur on kogu organisatsioonis teada ja et nende ülesannete kohta käivaid sisedokumente ajakohastatakse ja jagatakse töötajatele korrapäraselt. Tehke ettevõtte sees teatavaks kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli eest vastutava isiku kontaktandmed. Kui kauplemise kontrolli ülesandeid tellitakse allhanke korras, tuleb korraldada suhtlemine ja teabevahetus selle ettevõttega.

Määratlege kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemisega tegelevate juriidiliste ja tehniliste töötajate jaoks vajalikud teadmised ja oskused. Soovitatakse koostada ametijuhendid.

Tagage, et kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollitöötajad oleksid võimalikult kaitstud huvide konflikti eest. Sõltuvalt ettevõtte suurusest võib nõuete täitmise eest vastutavaks määrata sobiva osakonna või üksuse. Näiteks: isikud, kes teevad lõpliku otsuse selle kohta, kas kaupu saab saata, ei ole müügiosakonna, vaid õigusosakonna töötajad. Võimaldage kõnealustel töötajatel tegutseda ekspertidena, kes viivad ettevõtte otsusteni, mis päädivad nõuetele vastavate tehingutega.

Dokumenteerige ja jagage kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise põhimõtted ja menetlused kõigile asjaomastele töötajatele.

Koguge dokumenteeritud põhimõtted ja menetlused kokku ning kaaluge nende avaldamist nõuetele vastavuse juhendina.

3. Koolitus ja teadlikkuse suurendamine

Kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli alane koolitus ja teadlikkuse suurendamine on oluline selleks, et töötajad saaksid oma ülesandeid nõuetekohaselt täita ja võtta nõuetele vastavuse kohustusi tõsiselt.

Mida oodatakse?

Ettevõte tagab koolituse kaudu, et kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollitöötajad on teadlikud kõigist asjakohastest ekspordikontrolli eeskirjadest, samuti ettevõtte ICPst ja kõigist nende muudatustest. Sobivad koolitused on näiteks välisseminarid, pädevate asutuste pakutavatel teabeüritustel osalemine, asutusesisesed koolitused jne.

Lisaks suurendab ettevõte töötajate teadlikkust kõigil asjaomastel tasanditel.

Millised on võetavad sammud?

Pakkuge kohustuslikku ja korrapärast koolitust kõigile kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemisega tegelevatele töötajatele, et tagada vajalikud teadmised eeskirjade ja ettevõtte ICP täitmiseks.

Tagage koolitusega, et kõik asjaomased töötajad on teadlikud kõigist asjakohastest kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli käsitlevatest õigusnormidest, põhimõtetest ja kontroll-lehtedest ning nende kõigist muudatustest niipea, kui pädevad asutused on need avalikustanud. Võimaluse korral kaaluge vajaduspõhiseid koolitusi.

Töötage välja üldise teadlikkuse tõstmise meetmed kõigile töötajatele ning erikoolitused, näiteks ostmise, inseneritöö, projektijuhtimise, kaupade saatmise, kliendisuhete ja arvete esitamise valdkonnas.

Kaaluge, kui see on asjakohane, kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollimiseks mõeldud riiklike või ELi koolituste kasutamist.

Võtke võimaluse korral oma eksporditeadlikkuse tõstmise või koolitusprogrammides arvesse tulemuslikkuse hindamise, auditite, aruandluse ja parandusmeetmete käigus saadud kogemusi.

4. Tehingute järelevalve protsess ja menetlused

Operatiivse rakendamise seisukohast on ICP kõige olulisem element tehingute järelevalve. See element sisaldab ettevõtte sisemeetmeid, millega tagatakse, et tehinguid ei tehta ilma nõutava litsentsita ega asjakohaseid kaubanduspiiranguid või -keelde rikkudes.

Tehingute järelevalve menetlustega kogutakse ja analüüsitakse asjakohast teavet kauba klassifitseerimise, tehingu riskihindamise, loa kindlaksmääramise ja kohaldamise ning loa saamise järgse kontrolli kohta.

Tehingute järelevalve meetmed võimaldavad ettevõttel töötada välja ja säilitada teatav hoolsusstandard seoses kahtlaste päringute või tellimuste käsitlemisega.

Mida oodatakse?

Ettevõte kehtestab menetluse, et hinnata, kas kahesuguse kasutusega kaupadega seotud tehingu suhtes kohaldatakse riiklikku või ELi kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli ning määrab kindlaks kohaldatavad protsessid ja menetlused. Korduvate tehingute puhul tuleb tehingute järelevalvet teostada korrapäraselt.

See põhielement jaguneb järgmiselt:

— kaupade, tarkvara ja tehnoloogia klassifitseerimine;

— tehingute riskihindamine, sealhulgas — kontrollid kaubandusega seotud embargode või sanktsioonidega hõlmatud või tundlike sihtkohtade ja üksuste (10) suhtes; — väidetava lõppkasutuse ja seotud osaliste uurimine; — kõrvalesuunamise riski hindamine; — lauskontroll loetlemata kahesuguse kasutusega kaupade puhul;

— vajaduse korral loanõuete ja -taotluste kindlaksmääramine, sealhulgas vahendamise, edasitoimetamise ja transiidi puhul ning

— loa saamise järgsed kontrollid, sealhulgas saadetiste ja loa tingimustele vastavuse kontroll.

Tehingute järelevalve protsessi käigus tekkinud kahtluse korral, eelkõige seoses väidetava lõppkasutuse ja seotud osaliste uurimise või kõrvalesuunamise riski hindamise tulemustega, konsulteerige palun pädeva asutusega selles ELi liikmesriigis, kus teie ettevõte on asutatud.

Tehingute järelevalvet võib teha käsitsi või automaatselt, sõltuvalt teie ettevõtte vajadustest ja olemasolevatest vahenditest.

Millised on võetavad sammud?

Kaupade klassifitseerimine

Kaupade klassifitseerimiseks tuleb otsustada, kas kaubad on loetletud. Selleks võrreldakse kauba tehnilisi omadusi ELi ja riiklike kahesuguse kasutusega kaupade loeteludega. Vajaduse korral tehke kindaks, kas kauba suhtes kohaldatakse ELi või teie ettevõtte asukohajärgse ELi liikmesriigi kehtestatud piiravaid meetmeid (sealhulgas sanktsioone).

Kahesuguse kasutusega kaubad (füüsiline toode, tarkvara või tehnoloogia) võivad vajada luba erinevatel põhjustel.

Pöörake erilist tähelepanu kahesuguse kasutusega komponentide ja varuosade klassifitseerimisele ning sellise kahesuguse kasutusega tarkvara ja tehnoloogia klassifitseerimisele, mida saab edastada e-posti teel või teha kättesaadavaks näiteks välismaise pilveteenuse kaudu.

Koguge teavet teie kahesuguse kasutusega kaupade võimaliku väärkasutuse kohta, näiteks seoses sõjaliste tavarelvade või massihävitusrelvade levikuga. Jagage seda teavet ettevõtte sees.

Soovitatav on küsida tarnija(te)lt teavet teie ettevõtte töödeldavate või koostatavate materjalide, komponentide ja allsüsteemide klassifitseerimise kohta kahesuguse kasutusega kaubaks, ka tootmises kasutatavate masinate puhul. Teie ettevõtte ülesanne on siiski kontrollida tarnija(te)lt saadud klassifikatsiooni.

Vastavalt kahesuguse kasutusega kaupade määruse (EÜ) nr 428/2009 artikli 22 lõikele 10 märkige (viitega asjakohastele õigusaktidele) ELi siseseid vedusid käsitlevates äridokumentides, et tehing hõlmab kahesuguse kasutusega kaupu ja neid kontrollitakse, kui neid eksporditakse EList.

Tehingute riskihindamine

Kontrollid embargode või sanktsioonidega hõlmatud või tundlike sihtkohtade ja üksuste suhtes

Kontrollige, et ühegi osalise (vahendajad, ostja, kaubasaaja või lõppkasutaja) suhtes ei kohaldata piiravaid meetmeid (sanktsioone), uurides ajakohastatud sanktsioonide loetelusid (11).

Väidetava lõppkasutuse ja seotud osaliste uurimine

Tundke oma kliente ja nendepoolset toodete lõppkasutust.

Tutvuge pädeva asutuse esitatud teabega lõppkasutuse aruandeid käsitlevate ELi ja riiklike eeskirjade ja nõuete kohta. Isegi kui puudub riiklik kohustus esitada nõuetekohaselt täidetud ja allkirjastatud lõppkasutuse aruanne, võib see olla kasulik vahend lõppkasutaja/kaubasaaja usaldusväärsuse kontrollimiseks ning saadavat teavet võib kasutada selleks, et määrata kindlaks, kas loetlemata kahesuguse kasutusega kaupade puhul on vaja luba, kui on kindlaks tehtud lõppkasutuse probleemid määruse (EÜ) nr 428/2009 (12) artikli 4 tingimuste kohaselt.

Olge valvsad kõrvalesuunamise riskist märku andvate näitajate ja kahtlaste päringute või tellimuste osas, nt hinnake, kas märgitud lõppkasutus on kooskõlas lõppkasutaja tegevuse ja/või turgudega. 2. lisas on esitatud küsimuste loetelu, mis toetab väidetava lõppkasutuse ja seotud osaliste tausta uurimist.

Kõrvalesuunamise riski hindamine

Olge valvsad kõrvalesuunamise riskist märku andvate näitajate ja kahtlaste päringute või tellimuste osas. 2. lisas on esitatud küsimuste loetelu, mis toetab kõrvalesuunamise riski hindamist.

Pöörake erilist tähelepanu loetlemata kahesuguse kasutusega kaupade lauskontrollile, kui väidetava lõppkasutuse ja seotud osaliste uurimine või kõrvalesuunamise riski hindamine annab teavet, mis on määruse (EÜ) nr 428/2009 artikli 4 tingimuste kohaselt murettekitav.

Lauskontroll loetlemata kahesuguse kasutusega kaupade puhul

Tagage, et ettevõte on kehtestanud korra, millega teha kindlaks, kas ta on teadlik teabe olemasolust väidetava lõppkasutusega seotud probleemide kohta (määruse (EÜ) nr 428/2009 artikli 4 tingimuste kohaselt). Kui eksportija on sellest teadlik, tagab ettevõte, et eksport ei toimu pädevat asutust teavitamata ja ilma, et oleks saadud pädeva asutuse lõplik otsus.

Kui pädevad asutused teavitavad eksportijat sellest, et on olemas teave väidetava lõppkasutusega seotud probleemide kohta (määruse (EÜ) nr 428/2009 artikli 4 tingimuste kohaselt), peab ettevõttel olema kehtestatud kord, millega tagatakse teabe kiire liikumine ja ekspordi viivitamatu peatamine. Tuleb tagada, et eksport ei toimuks ilma pädeva asutuse loata.

Loa olemasolu kindlakstegemine ja loa taotlemine, sealhulgas vahendamise, edasitoimetamise ja transiidi puhul

Veenduge, et teie ettevõttel on pädeva ekspordikontrolliasutuse kontaktandmed.

Koguge ja levitage teavet erinevate loaliikide (sh individuaalsed, üld- ja koondload) ja kontrollitavate tegevuste (sealhulgas eksport, vahendamine, edasitoimetamine ja transiit) kohta ning loataotlemise korra kohta, mis on seotud kohaldatava ELi ja riikliku kontrolliga kahesuguse kasutusega kaupade puhul.

Olge teadlikud kontrollitavatest ekspordiliikidest, mis ei ole nii ilmsed (nt eksport pilveteenuse või isikliku pagasi kaudu), ja kahesuguse kasutusega kauba kontrollimeetmetest muude tegevuste puhul peale ekspordi, nagu tehniline abi või vahendamine.

Loa saamise järgsed kontrollid, sealhulgas saadetiste ja loa tingimustele vastavuse kontroll

Enne saadetise tegelikku saatmist tuleks teha lõplik kontroll, et kõik nõuetele vastavuse tagamise etapid oleksid nõuetekohaselt läbitud. See on sobiv hetk kontrollimaks, kas kaubad on õigesti klassifitseeritud, kas on tuvastatud ohumärgid, kas üksuste uurimine oli tõhus ja kas saadetise jaoks on olemas kehtiv luba.

Lõpptehingu riskihindamine on vajalik juhul, kui vahepeal on asjakohaseid õigusakte muudetud, näiteks kaup on nüüd kantud kahesuguse kasutusega kaupade loetellu või lõppkasutaja suhtes on võetud sanktsioone.

Rakendage menetlust, millega saadetis peatatakse või pannakse ootele, kui mõni nõuetest ei ole täidetud või kui on esinenud mõni ohumärk. Kõnealused kaubad peaks ekspordiks vabastama üksnes nõuetele vastavuse eest vastutav isik.

Veenduge, et loa tingimused on täidetud (sealhulgas aruandlus).

Pange tähele, et kõik muudatused eksportiva ettevõtte andmetes (nt nimi, aadress ja õiguslik seisund), lõppkasutaja ja/või vahendajate andmetes ning lubatud kaupade andmetes võivad mõjutada loa kehtivust.

5. Tulemuslikkuse hindamine, auditid, aruandlus ja parandusmeetmed

ICP ei ole staatiline meetmete kogum ning seetõttu tuleb see läbi vaadata ja seda testida, kui see osutub vajalikuks nõuetele vastavuse tagamiseks.

Tulemuslikkuse hindamine ja auditid näitavad, kas ICP rakendamine on tõhus ning kooskõlas kohaldatavate riiklike ja ELi ekspordikontrollinõuetega.

Hästi toimival ICP-l on selge aruandluskord töötajate teavitamise ja eskalatsioonitegevuse kohta, kui on tekkinud nõuete rikkumise kahtlus või rikkumine on tuvastatud. Usaldusväärse vastavuskultuuri osana peavad töötajad tundma end enesekindlalt ja julgelt, kui nad tõstatavad heauskselt küsimusi või annavad teada muredest seoses nõuetele vastavusega.

Tulemuslikkuse hindamised, auditid ja aruandlusmenetlused on kavandatud selleks, et avastada vastuolusid ning täpsustada ja muuta menetlusi juhul, kui nendega kaasneb (võib kaasneda) nõuete rikkumine.

Mida oodatakse?

Ettevõte töötab välja tulemuslikkuse hindamise menetlused, et kontrollida ettevõtte igapäevast vastavustööd ja seda, kas ekspordikontrollitoiminguid rakendatakse vastavalt ICP nõuetele. Tulemuslikkuse hindamine ettevõtte sees võimaldab rikkumise juhtude varajast avastamist ning kahju ohjamise järelmeetmete väljatöötamist. Tulemuslikkuse hindamine vähendab seega ettevõtte riske.

Ettevõttel on olemas auditite läbiviimise kord, mis hõlmab süstemaatilisi, suunatud ja dokumenteeritud kontrolle, kinnitamaks, et ICPd rakendatakse nõuetekohaselt. Auditeid võib teha ettevõttesiseselt või kasutades kvalifitseeritud välisaudiitoreid.

Aruandlus on kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemisega tegeleva personali ja teiste asjaomaste töötajate jaoks kehtestatud kord seoses teavitamis- ja eskalatsioonimeetmetega, mida võetakse kahesuguse kasutusega kaupadega seotud nõuete rikkumise kahtluse või tuvastatud juhtumite korral. See ei osuta välisele aruandekohustusele, nt juhul, kui teie ettevõte on registreeritud liidu üldise ekspordiloa kasutamiseks vastavalt määrusele (EÜ) nr 428/2009.

Parandusmeetmed on meetmete kogum, millega tagatakse ICP nõuetekohane rakendamine ja vastavusmenetluste kindlakstehtud nõrkade kohtade kõrvaldamine.

Millised on võetavad sammud?

Nähke igapäevase tegevuse osana ette pistelise kontrolli mehhanismid ettevõttes toimuva kaubanduse kontrolli töövoo jälgimiseks, et tagada mis tahes rikkumiste avastamine varases etapis. Teine lähenemisviis on kasutada „nelja silma“ põhimõtet, mille puhul teine inimene vaatab läbi kaubanduskontrolli käsitlevad otsused ja kontrollib neid.

Töötage välja ja viige läbi auditeid, et kontrollida ICP ülesehitust, asjakohasust ja tõhusust.

Tagage, et kõik ICP aspektid kaasatakse auditisse.

Veenduge, et töötajad tunnevad end enesekindlalt ja julgelt, kui nad tõstatavad heauskselt küsimusi või annavad teada muredest seoses nõuetele vastavusega.

Kehtestage rikkumisest teatamise ja eskalatsioonimenetlused, mis reguleeriks töötajate tegevust juhul, kui on toimunud kahesuguse kasutusega kaupadega seotud nõuete rikkumine või on selle kahtlus. Seda võivad teha ka kolmandad isikud.

Dokumenteerige kõik kahesuguse kasutusega kaupade kontrolli käsitlevate riiklike ja ELi õigusaktide ja seotud parandusmeetmete võimalikud rikkumiskahtlused kirjalikult.

Võtke tõhusad parandusmeetmed, et kohandada ekspordikontrollitoiminguid või ICP-d vastavalt tulemuslikkuse hindamise, ICP süsteemiauditi või aruandluse tulemustele. Neid tulemusi, sealhulgas menetluste ja parandusmeetmete läbivaatamist, soovitatakse jagada kahesuguse kasutusega kaupade kontrollitöötajate ja juhtkonnaga. Kui parandusmeetmed on rakendatud, soovitatakse muudetud menetlused edastada kõikidele asjaomastele töötajatele.

Arutelu pädeva asutusega võib aidata kaasa kahju kontrollimisele ja võimalikele viiside leidmisele ettevõtte ekspordikontrolli tugevdamiseks.

6. Registrite pidamine ja dokumendid

Teie ettevõtte nõuetele vastavuse tagamiseks tehtavate jõupingutuste jaoks on oluline, et kahesuguse kasutusega kaupade kontrolliga seotud andmed oleksid proportsionaalsed, täpsed ja jälgitavad. Põhjalik registrisüsteem aitab teie ettevõttel läbi viia tulemuslikkuse hindamisi ja auditeid, mis on kooskõlas ELi ja/või riiklike dokumentide säilitamise nõuetega, ning hõlbustab koostööd pädevate asutustega kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise üle teostatava kontrolli puhul.

Mida oodatakse?

Registrite pidamine on kahesuguse kasutusega kaupadega seotud tegevust käsitlevate õiguslike dokumentide säilitamise, haldamise ja jälgitavuse menetluste ja suuniste kogum. Teatavate dokumentide säilitamise nõue tuleneb seadusest, kuid teie ettevõtte huvides võib olla pidada registrit mõnede muude dokumentide kohta (nt sisedokument, milles kirjeldatakse kauba liigitamise tehnilist otsust). Kui kõik vajalikud andmed on nõuetekohaselt kogutud ja dokumenteeritud, võimaldab see kahesuguse kasutusega kaupade igapäevaste kontrollitegevuste ja ka perioodiliste auditite käigus tõhusamat otsingut ja dokumentide kättesaamist.

Millised on võetavad sammud?

Kontrollige registrite pidamise õiguslikke nõudeid (hoidmisperiood, dokumentide sisu jne) asjaomases ELi liikmesriigis ja selle liikmesriigi õigusaktides, kus ettevõte on asutatud.

Et kõik asjakohased dokumendid oleksid käepärast, kaaluge registrite pidamise nõuete kindlaksmääramist vahendajatega, sealhulgas ekspediitorite ja turustajatega sõlmitavates lepingutes.

Looge kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrollimiseks sobiv registreerimis- ja otsingusüsteem. Toimivad märgendamis- ja otsingufunktsioonid on olulised nii paber- kui ka e-süsteemide puhul.

Veenduge, et ekspordikontrolliga seotud dokumente säilitatakse järjepidevalt ja et neid on võimalik pädevale asutusele või muudele kolmandatele isikutele kontrollimiseks või auditeerimiseks viivitamata kättesaadavaks teha.

Soovitatav on säilitada varasem kirjavahetus pädeva asutusega, samuti seoses lõppkasutuse või -kasutajate kontrolliga loetlemata kahesuguse kasutusega kaupade puhul ja tehnilise klassifitseerimise alase nõu puhul.

7. Füüsiline julgeolek ja infoturve

Kahesuguse kasutusega kaupadega, sealhulgas tarkvara ja tehnoloogiaga kauplemise kontroll toimub riikliku ja rahvusvahelise julgeoleku ning välispoliitika eesmärkide tõttu. Seetõttu peaksid kahesuguse kasutusega kaubad olema nende tundlikkuse tõttu kaitstud. Ajakohased turvameetmed aitaksid vähendada riske, mis on seotud kontrollitavate kaupade loata kõrvaldamise või neile juurdepääsu saamisega. Füüsilise julgeoleku meetmed on olulised, kuid kontrollitava elektroonilise tarkvara või tehnoloogia olemusest tulenevalt võib kahesuguse kasutusega kauplemise eeskirjade järgimise tagamine olla eriti keeruline ning nõuda ka infoturbe meetmete võtmist.

Mida oodatakse?

Füüsiline julgeolek ja infoturve tähistavad sisemenetlusi, mille eesmärk on tagada, et töötajad, töövõtjad, tarnijad või külastajad ei saaks kahesuguse kasutusega kaupadele loata juurdepääsu ning välistatud oleks nende kõrvaldamine. Nende menetluste abil töötatakse ettevõttes välja turvakultuur ja tagatakse, et kahesuguse kasutusega kaubad, sealhulgas tarkvara ja tehnoloogia, ei lähe kaotsi, seda ei varastata ega ekspordita ilma kehtiva loata.

Millised on võetavad sammud?

Füüsiline julgeolek

Veenduge vastavalt ettevõtte riskihindamisele, et kahesuguse kasutusega kaubad on kaitstud töötajate või kolmandate isikute poolt loata kõrvaldamise eest. Kaaluda võiks näiteks kaupade füüsilist kaitsmist, piiratud juurdepääsuga alade loomist ja juurdepääsu- või väljumiskontrolli.

Infoturve

Kehtestage põhilised kaitsemeetmed ja menetlused, et tagada kontrollitava kahesuguse kasutusega tarkvara või tehnoloogia turvaline säilitamine ja kättesaadavus elektroonilises vormingus, sealhulgas viirusetõrje, failide krüpteerimine, kontrolljäljed ja logifailid, kasutajate juurdepääsu kontroll ja tulemüür. Kui see on teie ettevõtte puhul asjakohane, siis kaaluge kaitsemeetmete võtmist, kui tarkvara või tehnoloogia laaditakse üles pilve, seda talletatakse pilves või seda edastatakse pilve kaudu.

(1) Määrus (EÜ) nr 428/2009.

(2) Käesolevas dokumendis tuleks mõistet „ettevõte“ mõista laias tähenduses. See hõlmab teadusuuringutega tegelevaid, akadeemilisi ja muid üksusi, mis määruse (EÜ) nr 428/2009 kohaselt kvalifitseeruvad eksportijateks. Käesolevates suunistes ei esitata (praeguses etapis) konkreetseid nõuandeid eri sektorite ja osalejate kohta.

(3) Vt ka https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Vt ka http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Komisjoni 11. jaanuari 2011. aasta soovitus 2011/24/EL kaitseettevõtjate sertifitseerimise kohta kaitseotstarbeliste toodete ühendusesisese veo tingimuste lihtsustamist käsitleva Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2009/43/EÜ artikli 9 alusel (ELT L 11, 15.1.2011, lk 62).

(6) Vt ka http://icpguidelines.com

(7) Vt ka https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) Pühendumuse avalduses võiks näiteks väita, et ükski ettevõtte nimel tegutsev isik ei tohi mitte mingil juhul võimaldada kaupade eksporti, vahendamist, transiiti või edasitoimetamisest ELi ja liikmesriikide kahesuguse kasutusega kaupadega kauplemise kontrolli käsitlevate õigusnormide vastaselt. Ekspordikontrolli vajalikkusest arusaamise parandamiseks võib avalduses lühidalt kirjeldada selle eesmärke. Samuti võiks rõhutada, kui oluline on ekspordikontrolli nõuete järgimine, nii et töötajad mõistaksid võimalikke rikkumisi, kuna neid on teavitatud autoriseerimata tehingutega seotud riskidest ja nende võimalikest tagajärgedest (kriminaalõiguslikud tagajärjed, mainekahju, finantskahju, distsiplinaarvastutus jne) ettevõttele ja tehingutega seotud töötajatele. Juhtkonna pühendumus nõuete täitmisele peaks soovitatavalt olema võimalikult lihtne.

(9) Ettevõtted võiksid samuti kaaluda avalduse avaldamist veebisaitidel ja muude kommertskanalite kaudu, et teavitada kolmandaid isikuid ettevõtte pühendumusest ekspordikontrolli nõuete täitmisele.

(10) „Tundlikud sihtkohad ja üksused“ ei ole üksnes embargo või sanktsioonide all olevad sihtkohad, vaid ka muud sihtkohad, kuhu (teatavate) kahesuguse kasutusega kaupade saatmine võib konkreetsetel juhtudel olla kriitiline, näiteks massihävitusrelvade leviku tõkestamise või inimõigustega seotud probleemide tõttu, nagu on kindlaks määranud pädev asutus. Pange tähele, et seoses inimõigustega võib kohaldada ka muid määrusi, nt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) 2019/125 (ELT L 30, 31.1.2019, lk 1), millega kehtestatakse kontroll selliste kaupade ekspordi üle, mida võidakse kasutada surmanuhtluse täideviimiseks või piinamiseks.

(11) Konsolideeritud ELi sanktsioonide loetelu (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) ja ELi sanktsioonide kaart (https://www.sanctionsmap.eu) võivad teid aidata sanktsioonide uurimisel.

(12) Kui teie klient ei ole teadlik lõppkasutuse aruande vajalikkusest, kaaluge (üheleheküljelise) kaaskirja koostamist, milles selgitatakse kahesuguse kasutusega kaupade kontrolli põhialuseid ja märgitakse, et nõutav dokument kiirendab loa taotlemist või võib selleks olla isegi kohustuslik.