Regioonide komitee otsus,

17. september 1997,

üldsuse juurepääsu kohta regioonide komitee dokumentidele

REGIOONIDE KOMITEE BÜROO,

võttes arvesse Euroopa Liidu lepingut ja eriti selle lõppaktile lisatud deklaratsiooni 17

ning arvestades, et:

on vaja vastu võtta sätted üldsuse juurdepääsu kohta regioonide komitee (edaspidi komitee) dokumentidele;

need meetmed peavad olema kooskõlas komisjoni ja nõukogu 6. detsembril 1993 kokkulepitud ja vastuvõetud tegevusjuhendiga sel alal, et tagada tegevuse kooskõla ja järjepidevus institutsioonides vastavalt Euroopa Liidu lepingu artiklile C;

neid sätteid kohaldatakse komitee mis tahes dokumendile olenemata selle vormist, välja arvatud komisjonivälise isiku, organi või institutsiooni koostatud dokumendid;

komitee dokumentidele laiaulatusliku üldsuse juurdepääsu lubamise põhimõttele tuleb osana komitee töö läbipaistvamaks muutmisest siiski kehtestada erandid, eriti seoses üldsuse huvide, üksikisiku ja privaatsuse kaitsega;

käesoleva otsuse kohaldamisel võetakse arvesse salastatud teabe kaitse sätteid,

ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE:

Artikkel 1

1. Üldsusel on juurdepääs komitee dokumentidele otsuses sätestatud tingimustel.

2. Komitee dokument – mis tahes kirjalik tekst olenemata selle vormist, mis sisaldab olemasolevat teavet ja mis on komitee valduses vastavalt artikli 2 lõikele 2.

Artikkel 2

1. Komitee dokumendile juurdepääsu taotlus saadetakse kirjalikus vormis komitee peasekretärile. [1] See peab olema koostatud piisava täpsusega ja sisaldama teavet, mis võimaldab taotletud dokumendi või dokumendid identifitseerida. Vajaduse korral palutakse taotlejal esitada täiendavaid üksikasju.

2. Kui taotletud dokument oli koostatud füüsilise või juriidilise isiku, liikmesriigi, ühenduse muu institutsiooni või organi või muu siseriikliku või rahvusvahelise organi poolt, ei tohi avaldust saata komisjonile, vaid otse dokumendi autorile.

Artikkel 3

1. Taotleja saab juurdepääsu komitee dokumendile, et tutvuda sellega kohapeal või lasta omal kulul saata selle koopia. Trükitud dokumentide koopiate eest, mille maht ületab 30 lehte, võib komitee peasekretariaat nõuda tasu 10 eküüd, millele lisandub 0,036 eküüd iga lehe eest. Muul infokandjal esitatava teabe eest nõutav tasu määratakse kindlaks igal üksikjuhtumil eraldi, kuid see ei tohi ületada mõistlikku summat.

2. Peasekretariaadi asjakohased osakonnad püüavad leida õiglase lahenduse tegelemaks korduvate taotluste ja/või selliste taotlustega, mis käsitlevad väga mahukaid dokumente.

3. Kõigil, kellele antakse juurdepääs komitee dokumendile, on keelatud dokumenti paljundada või levitada kommertseesmärkidel läbi otsemüügi ilma peasekretariaadi eelneva loata.

Artikkel 4

1. Komitee dokumendile ei anta juurdepääsu, kui selle avaldamine võib õõnestada:

- üldsuse huvide kaitset (avalik julgeolek, rahvusvahelised suhted, rahanduslik stabiilsus, kohtumenetlused, kontrollid ja uurimised),

- üksikisiku ja privaatsuse kaitset,

- äri- ja tööstussaladuste kaitset,

- ühenduse finantshuvide kaitset,

- konfidentsiaalsuse kaitset, nagu seda nõuab füüsiline või juriidiline isik, kes andis dokumendis sisalduvat teavet, või vastavalt teavet andnud liikmesriigi õigusaktidele.

2. Komitee dokumendile juurdepääsu andmisest võidakse keelduda, et kaitsta komitee menetluste konfidentsiaalsust.

Artikkel 5

Komitee dokumendile juurdepääsu taotlused vaatab läbi peasekretariaadi asjakohane osakond, mis soovitab, missugust menetlust sellega seoses kasutada.

Artikkel 6

1. Asjakohase osakonna direktor või juhataja või nende nimel tegutsev ametnik teavitab taotlejat kirjalikult ühe kuu jooksul, kas avaldus on heaks kiidetud või kavatsetakse see tagasi lükata. Viimasel juhul teavitatakse taotlejat ka kavatsuse põhjustest ja et tal on üks kuu aega selleks, et teha peasekretariaadile otsuse läbivaatamiseks kordustaotlus, ja et kui ta seda ei tee, loetakse tema esialgne avaldus tagasivõetuks.

2. Dokumendile juurdepääsu taotlusele mittevastamine ühe kuu jooksul selle esitamisest loetakse juurdepääsu andmisest keeldumise kavatsuseks.

3. Eesistujal on õigus teha otsus kordustaotluste kohta. Ta võib selle õiguse delegeerida peasekretärile.

4. Otsustes kordustaotluste tagasilükkamise kohta, mis võetakse ühe kuu jooksul sellise taotluse esitamisest, esitatakse ka põhjused, millel otsus tugineb. Taotlejat teavitatakse otsusest võimalikult kiiresti kirjalikult ja samaaegselt teavitatakse teda Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikli 138e ja artikli 173 sisust vastavalt füüsiliste isikute poolt ombudsmanile esildise tegemise tingimuste ja komitee õigusaktide legaalsuse ülevaatamise kohta Euroopa Kohtu poolt.

5. Kordustaotlusele mittevastamine ühe kuu jooksul esitamisest loetakse selle tagasilükkamiseks.

6. Erandjuhtudel võib peasekretär, olles taotlejat enne seda teavitanud, punkti 1 esimeses lauses ja punktis 4 kehtestatud tähtaegu ühe kuu võrra pikendada.

Artikkel 7

Käesolevat otsust kohaldatakse vastavalt salastatud teavet käsitlevatele sätetele.

Artikkel 8

Peasekretär esitab iga kahe aasta järel büroole aruande kõnealuse otsuse rakendamise kohta.

Artikkel 9

Käesolev otsus jõustub selle allkirjastamise päeval.

Brüssel, 17. september 1997

Büroo nimel

president

Pasqual Maragall i Mira

[1] Euroopa Liidu regioonide komitee peasekretär, 79 Rue Belliard, 1040 Brüssel, Belgia.

--------------------------------------------------