LISA

Vastastikuse kindlustusmehhanismi eeskirjad ja menetlused

SISUKORD

1. TAUST 11

1.2. Mehhanismi eelarvestruktuur, mehhanismi haldamisega seotud kulud ja mehhanismi haldamisel osalevad isikud 11

1.2.1. Mehhanismi eriomane eelarvestruktuur 11

1.2.2. Eelarvevahendite käsutajad 11

1.2.3. Mehhanismi haldamiseks komisjoni määratud talitus 12

1.2.4. Mehhanismi peaarvepidaja 12

1.2.5. Finantsvarade haldur 13

1.2.6. Vastastikuse kindlustusmehhanismi talitustevaheline töörühm 13

2. MEHHANISMI TEHTAVAD OSAMAKSED 13

2.1. Menetlus nr 1 – Osamakse 13

3. MEHHANISMI OSAMAKSETE TAGASTAMINE 14

3.1. Üldeeskirjad 14

3.2. Menetlus nr 2 – Tagastamine 14

3.2.1. Menetlus 2a – Täielik tagasimakse toetusesaajatele 14

3.2.2. Menetlus 2b – Täielik tagasimakse asjakohasele eelarvereale 14

3.2.3. Menetlus 2c – Osaline tagasimakse juriidilistele isikutele ja asjaomasele eelarvereale 14

4. MEHHANISMI SEKKUMINE (KOHUSTUSTE TÄITMATAJÄTMINE) 15

4.1. Sissejuhatus 15

4.2. Menetlus nr 3 – Mehhanismi sekkumine 15

4.2.1. Menetlus 3a – Mehhanismi sekkumine käimasolevatesse meetmetesse (otsene ülekanne konsortsiumile) 15

4.2.2. Menetlus 3b – Muud mehhanismi sekkumised (ülekanne eelarvereale) 16

5. RAAMATUPIDAMISSÜSTEEM 17

5.1. Raamatupidamise aastaaruanne 17

5.2. Elektrooniline raamatupidamissüsteem 18

5.3. Maksete tegemine 18

5.4. Tulude kogumine ja võlgade sissenõudmine 18

5.5. GF01 pangakontode haldamine 18

SISSEJUHATUS

Käesolevas lisas sätestatakse eeskirjad ja menetlused kõigi talituste jaoks, mis on seotud vastastikuse kindlustusmehhanismi (edaspidi „mehhanism“) toimimise ja haldamisega.

Käesolevaid eeskirju ja menetlusi kohaldatakse meetmete suhtes, mida rahastatakse seitsmendast raamprogrammist (1) (edaspidi „FP7“), programmist „Horisont 2020“ (2) (edaspidi „H2020“), programmist „Euroopa horisont“ (3) (edaspidi „HE“) ning Euratomi teadus- ja koolitusprogrammist (4) (edaspidi „Euratomi programmid“).

Mehhanismi suunistesse lisatakse põhjalik kasutusjuhend FP7, H2020, HE ja Euratomi programmide meetmete rakendamise eest vastutavatele töötajatele.

1. TAUST

1.2. Mehhanismi eelarvestruktuur, mehhanismi haldamisega seotud kulud ja mehhanismi haldamisel osalevad isikud

1.2.1. Mehhanismi eriomane eelarvestruktuur

Kuigi mehhanism ei ole juriidiline isik, on sel struktuur ning raamatupidamis- ja eelarvesüsteem (äriühingu kood „GF01“), mis on komisjoni (äriühingu kood „BG32“) või muude liidu asutuste omadest sõltumatu.

1.2.2. Eelarvevahendite käsutajad

Komisjon on mehhanismi eelarvevahendite käsutaja.

Käesoleva otsuse tähenduses on järgmised isikud mehhanismi tegevuse puhul „volitatud eelarvevahendite käsutajad“, kellest igaüks vastutab FP7, H2020, HE või Euratomi programmide eelarve selle osa täitmise eest, mida nad rakendavad:

— komisjoni eri peadirektoraatide peadirektorid;

— Euratomi programmide puhul teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraadi peadirektor;

— rakendusametite direktorid;

— isikud, kellel on samaväärne ametikoht üksustes, kellele on delegeeritud eelarve täitmisega seotud ülesanded, näiteks ühisettevõtete ja muude asjaomaste rahastamisasutuste tegevdirektorid, tingimusel et mehhanismi tegevusega seotud ülesanded on delegeeritud finantsmääruse (5) artikli 154 kohaselt ja vastavalt mehhanismis osalemise tingimustele, mis on sätestatud eelarve täitmisega seotud ülesannete andmist käsitlevas õigusaktis.

Volitatud eelarvevahendite käsutajad vastutavad enda hallatavates toetuslepingutes sätestatud mehhanismi tehtava osamakse kinnipidamise eest igast esialgsest eelmaksest.

Samuti vastutavad nad i) mehhanismi osamaksete tagastamise eest toetusesaajatele, ii) mehhanismi sekkumiste, sealhulgas maksete ja sissenõudmiste eest. Seega on nad volitatud eelarvevahendite käsutajad ka GF01 raamatupidamissüsteemis.

Nad vastutavad täielikult selle eest, et nende hallatavaid vahendeid kasutatakse nõuetekohaselt ning et nende kontrolli all olevad kulud on seaduslikud ja korrektsed.

1.2.3. Mehhanismi haldamiseks komisjoni määratud talitus

Teadusuuringute ja innovatsiooni peadirektoraat kui määratud talitus vastutab mehhanismi finantstehingute usaldusväärse finantsjuhtimise seire ja järelevalve eest. See ei vabasta volitatud eelarvevahendite käsutajaid nende isiklikust vastutusest.

Eelkõige peab määratud talitus:

— kandma toetusesaajate osamaksed eriomaselt eelarveväliselt BG32 kontolt üle GF01 (6) pangakontole;

— kandma osamaksed GF01 pangakontolt üle finantsvarade haldurile;

— jälgima, et GF01 pangakontol on piisavalt likviidsust, et kiiresti vastata tagasimakse- ja sekkumistaotlustele;

— esitama regulaarselt mehhanismi peaarvepidajale kogu teabe, mida on vaja tema ülesannete täitmiseks;

— tagama finantsvarade haldurile või finantsvarade haldurilt üle kantud summade üksikasjaliku seire ja järelkontrolli;

— esitama korrapäraselt finantsvarade haldurile asjaomastelt talitustelt saadud teabel põhineva osamaksete ja tagasimaksete voogude prognoosi ning muu finantsvarade halduri poolt tema ülesannete täitmiseks põhjendatult nõutava teabe;

— esitama volitatud eelarvevahendite käsutajatele kord kvartalis aruande mehhanismi finantsseisundi kohta;

— jälgima mehhanismi olukorda ja arengut, et komisjon saaks vajaduse korral võtta asjakohaseid leevendusmeetmeid, et võimaldada mehhanismil jätkata sekkumist liidu finantshuvide kaitseks ja maksta toetusesaajatele lõppmakse tegemisel osamaksed tagasi;

— kontrollima tagantjärele, et volitatud eelarvevahendite käsutajad on igast esialgsest eelmaksest pidanud nõuetekohaselt kinni mehhanismi osamaksed ning et osamakse on võrdne toetuslepingus täpsustatud protsendimääraga, mida kohaldatakse toetuslepingus märgitud maksimaalse toetussumma suhtes;

— kinnitama või lükkama tagasi volitatud eelarvevahendite käsutajate poolt heaks kiidetud tehingud pärast nende nõuetekohasuse ja korrektsuse kontrollimist. Kui tehingu võimaluse suhtes ollakse eriarvamusel, esitab määratud talitus enne tehingu kinnitamist mittesiduva arvamuse;

— juhtima punktis 1.2.6 nimetatud mehhanismi talitustevahelist töörühma;

— tagama, et mehhanismi suuniste sisu on ajakohane;

— abistama asjaomase volitatud eelarvevahendite käsutaja finantsametnikke.

1.2.4. Mehhanismi peaarvepidaja

Mehhanismi peaarvepidaja täidab oma ülesandeid vastavalt põhimõtetele, mis on sätestatud komisjoni peaarvepidaja ülesannete ja kohustuste hartas (7).

Mehhanismi eriomane raamatupidamissüsteem on osa komisjoni raamatupidamissüsteemist. Selle raamatupidamine erineb aga liidu üldeelarve omast.

Punktis 1.2.5 osutatud määratud talitus ja finantsvarade haldur esitavad mehhanismi peaarvepidajale kogu teabe, mis on vajalik selleks, et koostada raamatupidamisaruanded, mis peavad andma mehhanismi varadest ja kohustustest õige ja õiglase ülevaate. Mehhanismi peaarvepidaja võib saadud teavet kontrollida ja teha mis tahes täiendavaid kontrolle, mida peetakse vajalikuks enne raamatupidamisaruannete allkirjastamist. Mehhanismi peaarvepidaja võib esitada reservatsioone, täpsustades nende laadi ja ulatuse.

1.2.5. Finantsvarade haldur

Eelarve peadirektoraat kui finantsvarade haldur haldab mehhanismi varasid vastavalt teenustaseme kokkuleppele, mille ta määratud talitusega sõlmib.

Teenustaseme kokkuleppes määratakse kindlaks suhe määratud talituse ja finantsvarade halduri vahel ning mehhanismi investeerimiseeskirjad, mille koostamisel on võetud sihiks leida sobiv tasakaal investeerimisriski vastuvõetava taseme ja mehhanismi pikaajalise rahalise elujõulisuse vahel (8).

Finantsvarade haldur jälgib vahendeid kooskõlas teenustaseme kokkuleppes sätestatud eeskirjadega ja esitab määratud talitusele kogu asjakohase teabe, mis on seotud tema volitustega.

1.2.6. Vastastikuse kindlustusmehhanismi talitustevaheline töörühm

Vastastikuse kindlustusmehhanismi talitustevaheline töörühm (edaspidi „ISG-MIM“ (Inter-Service Group of the Mutual Insurance Mechanism)) koosneb mehhanismi tegevuses osalevate peadirektoraatide, rakendusametite ja ühisettevõtete esindajatest. Selle liikmete hulka kuuluvad ka komisjoni õigustalituse, eelarve peadirektoraadi ja ühise õigusnõustamistalituse esindaja.

ISG-MIMi juhatab selleks määratud talitus. Töörühmal on nõuandev roll.

2. MEHHANISMI TEHTAVAD OSAMAKSED

Kooskõlas asjaomase toetuslepinguga peetakse osamakse täielikult kinni esialgsest eelmaksest. Kui ELi toetussummat suurendatakse muudatuse teel, kohaldatakse täiendavat vastavat kinnipidamist kui mehhanismi osamakset (9).

2.1. Menetlus nr 1 – Osamakse

1. etapp

Toetuslepingu sõlmimisel peab volitatud eelarvevahendite käsutaja eelmaksest kinni protsentuaalse osamakse, nagu toetuslepingus on sätestatud.

Asjaomane finantstoimingute algataja sisestab eelmaksekorralduse (10) (edaspidi „maksekorraldus“) oma raamatupidamissüsteemi. Asjaomane finantstoimingute algataja kirjendab selle maksekorralduse summa sellise osa, mis on ette nähtud mehhanismi jaoks, oma raamatupidamissüsteemis eriomasele eelarvevälisele kontole.

Maksekorraldus peab vastama eelarvevahendite käsutaja asjaomasele menetlusele ja maksekorralduse täidab asjaomane peaarvepidaja (11).

2. etapp

Määratud talitus kannab kumulatiivsete osamaksete kogusumma korrapäraselt eriomastelt eelarvevälistelt kontodelt maksekorralduse vahendusel GF01 raamatupidamissüsteemi (12).

Maksekorraldust kontrollib finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud määratud talituse edasivolitatud eelarvevahendite käsutaja, ja maksekorralduse täidab komisjoni peaarvepidaja.

3. etapp

Määratud talitus annab maksekorralduse vahendusel loa osamaksete ülekandmiseks GF01 raamatupidamissüsteemist mehhanismi finantsvarade haldurile ning tagab, et GF01 pangakontol on piisavalt likviidsust, et vastata tagasimakse- ja sekkumistaotlustele.

Seda maksekorraldust kontrollib finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud määratud talituse volitatud eelarvevahendite käsutaja, ja maksekorralduse täidab mehhanismi peaarvepidaja.

Määratud talitus kontrollib tagantjärele, kas volitatud eelarvevahendite käsutaja on mehhanismi osamakse õigesti arvutanud ja esialgsest eelmaksest kinni pidanud. Vea avastamise korral teavitab määratud talitus vastutavat volitatud eelarvevahendite käsutajat, kes parandab summa.

3. MEHHANISMI OSAMAKSETE TAGASTAMINE

3.1. Üldeeskirjad

Määruse (EL) 2021/695 artikli 37 lõike 4 kohaselt tuleb mehhanismile üle kantud osamakse lõppmakse tegemise ajal toetusesaajatele tagastada. Tagastatav summa sisaldab viivist kinnipidamise eest, kui see on asjakohane, kuid mitte intresse, mille on tekitanud mehhanism.

Kui lõppmakse arvutuse tulemus ei õigusta algse osamakse või selle osa tagasimaksmist toetusesaajatele, tuleb kogu osamakse või vastav osa tagastada asjaomasele eelarvereale, kust esialgne kulukohustus heaks kiideti.

3.2. Menetlus nr 2 – Tagastamine

Osamaksed tagastatakse vastavalt järgmisele kolmele menetlusele.

3.2.1. Menetlus 2a – Täielik tagasimakse toetusesaajatele

Kui lõppmakse arvutuse tulemus õigustab esialgse osamakse täielikku tagasimaksmist, maksab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja osamakse meetme koordinaatori kaudu toetusesaajatele tagasi.

Finantstoimingute algataja algatab ABACi (13) GF01 raamatupidamissüsteemis maksekorralduse meetme koordinaatori kasuks. Seejärel kontrollib maksekorraldust finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning maksekorralduse kinnitab määratud talitus ABACi SAPis (14) ja täidab mehhanismi peaarvepidaja.

Vea avastamise korral lükkab määratud talitus tehingu ABACi SAPis tagasi ja teavitab asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat.

3.2.2. Menetlus 2b – Täielik tagasimakse asjakohasele eelarvereale

Kui lõppmakse arvutuse tulemus pärast kohaldatava toetuslepingu nõuete arvessevõtmist ei õigusta esialgse osamakse mis tahes osa tagasimaksmist toetusesaajatele, maksab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja selle täielikult tagasi eelarvereale, millelt esialgne makse tehti.

Selleks lubab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja esitada oma raamatupidamissüsteemis mehhanismi vastu sissenõudekorralduse (edaspidi „sissenõudekorraldus“). Kui asjaomane peaarvepidaja on sissenõudekorralduse kinnitanud, algatab finantstoimingute algataja GF01 raamatupidamissüsteemis maksekorralduse.

Finantstoimingute algataja algatab ABACi GF01 raamatupidamissüsteemis maksekorralduse selle eelarverea kasuks, millelt esialgne makse tehti. Seejärel kontrollib maksekorraldust finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning maksekorralduse kinnitab määratud talitus ABACi SAPis ja täidab mehhanismi peaarvepidaja.

Vea avastamise korral lükkab määratud talitus tehingu ABACi SAPis tagasi ja teavitab asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat.

3.2.3. Menetlus 2c – Osaline tagasimakse juriidilistele isikutele ja asjaomasele eelarvereale

Kui lõppmakse arvutuse tulemus õigustab esialgse osamakse osalist tagasimaksmist toetusesaajatele, maksab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja osalise summa meetme koordinaatorile tagasi.

Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja maksab ülejäänud summa tagasi eelarvereale, millelt esialgne makse tehti.

Selleks lubab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja esitada oma raamatupidamissüsteemis mehhanismi vastu sissenõudekorralduse. Kui asjaomane peaarvepidaja on sissenõudekorralduse kinnitanud, algatab finantstoimingute algataja ABACi GF01 raamatupidamissüsteemis kaks maksekorraldust. Üks maksekorraldus algatatakse eelarverea ja teine meetme koordinaatori kasuks. Seejärel kontrollib mõlemat maksekorraldust finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning maksekorralduse kinnitab määratud talitus ABACi SAPis ja täidab mehhanismi peaarvepidaja.

Vea avastamise korral lükkab määratud talitus tehingu ABACi SAPis tagasi ja teavitab asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat.

4. MEHHANISMI SEKKUMINE (KOHUSTUSTE TÄITMATAJÄTMINE)

4.1. Sissejuhatus

Kui toetusesaaja (sealhulgas koordinaator) jätab kohustused täitmata, st ei maksa võlateates kindlaks määratud summat täielikult või osaliselt tähtajaks, ning kui puuduvad tagatised või muud võimalikud kinnipidamise allikad, kaalub asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja kooskõlas asjakohaste lepingusätetega (FP7, H2020, Euratomi programm või HE) mehhanismi sekkumise alustamist. Mehhanismi sekkumised ei mõjuta halduskaristusi ega -meetmeid, mida võidakse kohaldada kohustused täitmata jätnud juriidilise isiku suhtes finantsmääruse alusel.

Välja arvatud juhul, kui mehhanismi sekkumised tulenevad H2020 toetuslepingu sättest, ei saa juhul, kui mehhanismi loodav finantstulu ei ole kohustuste täitmata jätmise katmiseks piisav, mehhanism sekkuda ning komisjon, rakendusamet, ühisettevõte või liidu asjaomane asutus peab tasumisele kuuluva summa sisse nõudma otse toetusesaajalt või võimaluse korral temaga seotud üksuselt / seotud kolmandalt isikult.

Mehhanismi sekkumist ei saa algatada:

— sissenõudekorralduste puhul, mis on väljastatud pärast lõppmakse tegemist;

— sissenõudekorralduste puhul, mis on väljastatud juriidilise isiku võlgnetavate leppetrahvide ja/või rahaliste karistuste sissenõudmiseks.

Kui asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja väljastab pärast lõppmakse tegemist koordinaatori vastu sissenõudekorralduse jaotamata eelmaksete, vahemaksete või lõppmaksete summade kohta, siis mehhanism ei sekku.

4.2. Menetlus nr 3 – Mehhanismi sekkumine

4.2.1. Menetlus 3a – Mehhanismi sekkumine käimasolevatesse meetmetesse (otsene ülekanne konsortsiumile)

Juhul kui konsortsiumi toetusesaaja (sealhulgas koordinaator) lõpetab tegevuse käimasoleva meetme ajal (edaspidi „kohustusi mittetäitev toetusesaaja“) ja kui kohustusi mittetäitev toetusesaaja ei maksa konsortsiumile tagasi alusetult saadud summasid, siis mehhanism sekkub, makstes sellised summad koordinaatorile (kui kohustusi mittetäitev toetusesaaja on koordinaator, maksab selle üksuse poolt tasumisele kuuluva summa uuele koordinaatorile mehhanism), juhul kui on täidetud järgmised kumulatiivsed tingimused:

(a) meede on veel pooleli (15);

(b) asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja leiab, et sekkumine on vajalik ja asjakohane selleks, et konsortsium saaks meetme edukalt lõpule viia;

(c) ülejäänud konsortsium nõustub rakendama meedet samadel eesmärkidel;

(d) allkirjastatakse toetuslepingu muudatus, millega lõpetatakse kohustusi mittetäitva toetusesaaja (või koordinaatori) tegevus;

(e) kui kohustusi mittetäitev toetusesaaja on koordinaator, määratakse allesjäänud toetusesaajate nõusolekul uus koordinaator.

Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja vastutab kõnealuste tingimuste täitmise kontrollimise eest.

Seda menetlust ei kohaldata koordinaatori poolt jaotamata eel- või vahemaksete summade suhtes.

Selleks et kontrollida ja jälgida tehingu nõuetekohasust, korrektsust ja võimalust, kontrollib määratud talitus kõnealuste tingimuste täitmist ja lükkab tehingu tagasi, kui tingimused ei ole täidetud. Kui määratud talitus lükkab tehingu tagasi, teavitab ta selle põhjustest asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat. Kui määratud talitus leiab, et punktis b sätestatud tingimus ei ole täidetud, esitab ta volitatud eelarvevahendite käsutajale adresseeritud teate kaudu mittesiduva arvamuse. Kui volitatud eelarvevahendite käsutaja sellega ei nõustu, kinnitab ta oma seisukohta kirjalikult põhjendatud vastuses.

Iga sekkumise puhul võib määratud talitus taotleda juurdepääsu haldus- ja finantstoimikutele.

1. etapp

Asjaomase volitatud eelarvevahendite käsutaja finantstoimingute algataja algatab GF01 raamatupidamissüsteemis koordinaatori (või uue koordinaatori) kasuks maksekorralduse summas, mille maksekohustusi mittetäitev toetusesaaja on alusetult saanud. Seejärel kontrollib maksekorraldust finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning kui määratud talitus kinnitab maksekorralduse ABACi SAPis, siis selle täidab mehhanismi peaarvepidaja.

Õiguslikust seisukohast teeb makse komisjon, rakendusamet, ühisettevõte või muu asjaomane rahastamisasutus, isegi kui makse teeb mehhanismi peaarvepidaja GF01 konto kaudu.

2. etapp

Samal ajal algatab asjaomase volitatud eelarvevahendite käsutaja finantstoimingute algataja komisjoni, rakendusameti, ühisettevõtte või muu rahastamisasutuse nimel GF01 raamatupidamissüsteemis maksekohustusi mittetäitva toetusesaaja vastu sissenõudekorralduse ning peab märkima mehhanismi pangakonto. Seejärel kontrollib sissenõudekorraldust finantskontrolli ametnik, kelle on volitanud asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning kui määratud talitus kinnitab sissenõudekorralduse ABACi SAPis, siis selle täidab mehhanismi peaarvepidaja, kes tagab ka järelkontrolli.

Kui kuulutatakse välja kohustusi mittetäitva toetusesaaja pankrot või maksejõuetus või ta on lõpetamisel või likvideerimisel, peab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja saatma esimesel võimalusel likvideerijale võladeklaratsiooni (16). Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja peab saatma likvideerijale ka vastava võlateate.

4.2.2. Menetlus 3b – Muud mehhanismi sekkumised (ülekanne eelarvereale)

Seda menetlust kohaldatakse järgmistel juhtudel, kui esitatud võlateateid ei ole järgitud:

a) toetusesaaja (sealhulgas koordinaatori) (17) tegevuse lõpetamine enne lõppmakse tegemist, kui menetlust 3a ei kohaldata;

b) koordinaatori tegevuse lõpetamine enne lõppmakse tegemist, kuna koordinaator ei jaotanud eelmakset ega ühtegi vahemakset teistele konsortsiumi toetusesaajatele;

c) tekkinud on võlg, mis tuleneb „negatiivsest lõppmaksest“.

1. etapp

Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja väljastab toetusesaaja või koordinaatori vastu oma raamatupidamissüsteemis sissenõudekorralduse võlgnetava summa sissenõudmiseks (kooskõlas asjaomase toetuslepinguga).

2. etapp

Kui võlateadet ei hüvitata kindlaksmääratud tähtaja jooksul täielikult või osaliselt ja kui asjaomase peaarvepidaja poolset tasaarvestust ei ole võimalik täielikult või osaliselt teha, peab peaarvepidaja teavitama asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat.

Seejärel algatab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja GF01 raamatupidamissüsteemis maksekorralduse, et tasuda kogu võlateates esitatud summa või osa sellest, kontrollib seda ja annab selle täitmiseks loa. Kui määratud talitus on maksekorralduse ABACi SAPis kinnitanud, täidab selle mehhanismi peaarvepidaja.

3. etapp

Samal ajal algatab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja kohustusi mittetäitva toetusesaaja vastu GF01 raamatupidamissüsteemis uue sissenõudekorralduse, kontrollib seda ja annab selle täitmiseks loa. Kui määratud talitus on sissenõudekorralduse ABACi SAPis kinnitanud, täidab selle mehhanismi peaarvepidaja, kes tagab selle järelkontrolli ja võtab finantsmääruses sätestatud meetmed, et tagada võlgnetava summa sissenõudmine.

Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja esitab komisjoni, rakendusameti, ühisettevõtte või muu asjaomase rahastamisasutuse nimel mehhanismi kasuks uue võlateate, mis lihtsalt asendab algse võlateate, jättes alles sama maksekuupäeva ja intressimäära ning teavitades nõuetekohaselt võlgnikku.

Kui toetusesaaja järgib võlateadet, kantakse vahendid koos kogunenud viivisega GF01 pangakontole.

Kui toetusesaaja võlateadet ei järgi, võib olla võimalik kasutada muid võimalusi kõnealuste vahendite sissenõudmiseks, näiteks tasaarvestada maksmisele kuuluvad summad, võtta toetusesaajaga seotud üksused vastutusele (18) või nõuda vahendid vajaduse korral (19) sisse sundkorras, või rahastamisasutuste puhul mis tahes muid asjakohaseid meetmeid, mis on ette nähtud kooskõlas rahastamisasutuse eeskirjade ja menetlusega.

2. ja 3. etapi puhul: selleks et kontrollida ja jälgida tehingu (maksekorralduse ja sissenõudekorralduse) nõuetekohasust ja korrektsust, võib määratud talitus taotleda juurdepääsu haldus- ja finantstoimikutele. Vea avastamise korral lükkab määratud talitus tehingu tagasi ja teavitab asjaomast volitatud eelarvevahendite käsutajat.

Märkused peatüki 4.2 kohta

1. Usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaldamisel ja liidu finantshuvide kaitsmiseks peaks volitatud eelarvevahendite käsutaja kontrollima, kas konsortsium või selle liikmed on täitnud oma kohustuse teavitada õigeaegselt (vastavalt toetuslepingule / annoteeritud toetuslepingule) sellest, et koordinaator ei jaotanud eelmakset või vahemakset. Eelkõige peab asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja niipea, kui ta on sellise teabe kätte saanud, võtma viivitamata kõik võimalikud meetmed, et peatada mis tahes edasised maksed kohustusi mittetäitvale koordinaatorile. Asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja võiks ka kaaluda, kas mis tahes viivitused selles teabes, mille tagajärjel tekib liidu eelarvele täiendav finantsrisk (st edasine makse), tuleb omistada konsortsiumi liikmetele.

2. Kui konsortsiumi liikmed teatavad mittejaotamisest põhjendamatu viivitusega, peab volitatud eelarvevahendite käsutaja selleks, et algatada mehhanismi sekkumine eelkõige kõnealuse summa mis tahes osa vähendamiseks, tasaarvestamiseks või hüvitamiseks, saama piisava kinnituse selle kohta, et koordinaator ei sõlminud mis tahes kahe- või mitmepoolset lepingut ühegi maksest ilma jäänud toetusesaajaga. Volitatud eelarvevahendite käsutaja võib vajaduse korral nõuda koordinaatorilt ja/või toetusesaajatelt tõendit ülekandmise või vastuvõtmise kohta.

3. Kohaldatakse üksnes punkti 4.2.2 suhtes. Kui kuulutatakse välja toetusesaaja pankrot või maksejõuetus või ta on lõpetamisel või likvideerimisel, algatab komisjon, rakendusamet, ühisettevõte või muu rahastamisasutuse volitatud eelarvevahendite käsutaja viivitamata mehhanismi sekkumise enne võlateates kindlaksmääratud tähtaega (1. etapp). Kui sissenõudekorraldus on väljastatud GF01-s või selle saab väljastada enne mis tahes tähtaega, tuleks toetusesaajale saata ainult sellele sissenõudekorraldusele vastav võlateade, mille koopia saadetakse likvideerijale komisjoni, rakendusameti, ühisettevõtte või muu asjaomase rahastamisasutuse nimel ja mehhanismi kasuks.

Ühelgi juhul ei tehta koordinaatorile rohkem makseid enne, kui selline olukord on lahendatud.

5. RAAMATUPIDAMISSÜSTEEM

5.1. Raamatupidamise aastaaruanne

Raamatupidamisaruanded peavad vastama kohaldatavatele eeskirjadele, olema täpsed ja terviklikud ning andma õige ja õiglase ülevaate mehhanismi varadest, finantsseisundist ja eelarveaasta tulemist.

Mehhanismi peaarvepidaja kehtestab raamatupidamisarvestuse korra ja kontoplaani.

5.2. Elektrooniline raamatupidamissüsteem

Mehhanismi peaarvepidaja koostab raamatupidamistarkvara funktsionaalsed kirjeldused ja tagab, et need vastavad raamatupidamiseeskirjadele ja -tavadele, ning teeb seda enne selle süsteemi kasutuselevõttu.

Volitatud eelarvevahendite käsutajad ja määratud talitused kasutavad maksete tegemiseks, tulude kogumiseks ja võlgade sissenõudmiseks keskset ABACi WORKFLOW-süsteemi. ABACi SAP-ACCOUNTING-süsteemi kasutatakse raamatupidamisarvestuse pidamiseks ning raamatupidamisaruannete koostamiseks ja esitamiseks.

Kasutatavas raamatupidamissüsteemis ja raamatupidamiskorras tuleb arvesse võtta käesoleva lisa punktides 2, 3 ja 4 kirjeldatud mehhanismi eriomaseid menetlusi.

5.3. Maksete tegemine

Makseid teeb mehhanismi peaarvepidaja olemasolevate vahendite piires.

Mehhanismi peaarvepidaja võib teha makseid pangaülekandega ainult juhul, kui toetusesaaja pangaandmed ja tema isikusamasuse kinnitus (või selle muudatused) on eelnevalt kantud komisjoni kesksesse kolmandate isikute andmebaasi.

5.4. Tulude kogumine ja võlgade sissenõudmine

Mehhanismi peaarvepidaja vastutab sissenõudekorralduste eest, mille on koostanud asjaomane volitatud eelarvevahendite käsutaja, ning tegutseb nõuetekohase hoolsusega, et tagada nende täitmine.

Kui võlga ei ole võlateates määratud tähtajaks tagasi makstud, rakendab mehhanismi peaarvepidaja kohtueelset sissenõudmismenetlust, saates võlgnikule meeldetuletusi ja märgukirju.

Mehhanismi peaarvepidaja arvutab ja nõuab sisse viivise vastavalt võlateates esitatud sätetele.

Vajaduse korral võib mehhanismi peaarvepidaja nõuda võla sisse tasaarvestuse teel või eelnevalt esitatud tagatise realiseerimise teel (FP7 meetmete puhul) pärast asjaomase volitatud eelarvevahendite käsutaja ja kohustusi mittetäitva toetusesaaja teavitamist.

Kui võlga ei ole kohtueelse menetluse käigus sisse nõutud, siis mehhanismi peaarvepidaja kas:

— palub asjaomasel volitatud eelarvevahendite käsutajal koostada täitmisele pööratav otsus kooskõlas finantsmääruse artikliga 100 või,

— kui sissenõudekorraldust ei ole võimalik täitmisele pööratavaks otsuseks vormistada, teeb komisjoni asjaomasele talitusele ülesandeks taotleda täitmisele pööramise korraldus kohtu kaudu, kui see on kooskõlas sise-eeskirjadega (20).

Mehhanismi peaarvepidaja võib anda võlgnikule maksmiseks lisatähtaja, kui võlgnik kohustub tasuma tasumisele kuuluva viivise ning esitab põhisumma ja viivise kohta tagatise.

Vajaduse korral võib mehhanismi peaarvepidaja menetluse mis tahes etapis võtta meetmeid liidu finantshuvide kaitseks.

5.5. GF01 pangakontode haldamine

Mehhanismi peaarvepidajal on õigus hallata pangakontosid, mida kasutatakse maksete tegemiseks ja tulude kogumiseks. Mehhanismi peaarvepidaja vastutab nendele kontodele hoiustatud vahendite kaitsmise eest.

Vähemalt kord kuus peab mehhanismi peaarvepidaja kontrollima, kas raamatupidamissüsteemi kantud summad vastavad pangakontodel olevatele summadele. Mehhanismi peaarvepidaja peab avastatud erinevusi uurima ja need vajaduse korral parandama.

(1) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2006. aasta otsus nr 1982/2006/EÜ, mis käsitleb Euroopa Ühenduse teadusuuringute, tehnoloogiaarenduse ja tutvustamistegevuse seitsmendat raamprogrammi (2007–2013) (ELT L 412, 30.12.2006, lk 1).

(2) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. detsembri 2013. aasta määrus (EL) nr 1291/2013, millega luuakse teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogramm „Horisont 2020“ aastateks 2014–2020 ning tunnistatakse kehtetuks otsus nr 1982/2006/EÜ (ELT L 347, 20.12.2013, lk 104).

(3) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 28. aprilli 2021. aasta määrus (EL) 2021/695, millega luuakse teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogramm „Euroopa horisont“ ja kehtestatakse selle osalemis- ja levitamisreeglid ning tunnistatakse kehtetuks määrused (EL) nr 1290/2013 ja (EL) nr 1291/2013 ( ELT L 170, 12.5.2021, lk 1 ).

(4) Nõukogu 10. mai 2021. aasta määrus (Euratom) 2021/765, millega luuakse teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogrammi „Euroopa horisont“ täiendav Euroopa Aatomienergiaühenduse teadus- ja koolitusprogramm aastateks 2021–2025 ning tunnistatakse kehtetuks määrus (Euratom) 2018/1563 (ELT L 167I, 12.5.2021, lk 81).

(5) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrus (EL, Euratom) 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid ja millega muudetakse määrusi (EL) nr 1296/2013, (EL) nr 1301/2013, (EL) nr 1303/2013, (EL) nr 1304/2013, (EL) nr 1309/2013, (EL) nr 1316/2013, (EL) nr 223/2014 ja (EL) nr 283/2014 ja otsust nr 541/2014/EL ning tunnistatakse kehtetuks määrus (EL, Euratom) nr 966/2012. (ELT L 193, 30.7.2018, lk 1).

(6) Välja arvatud EUSPA (endine GSA), EIT, ühisettevõtted.

(7) Komisjoni 3. augusti 2018. aasta otsus C(2018) 5120 final, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve täitmise sise-eeskirju (Euroopa Komisjoni käsitlev jagu), mis on mõeldud komisjoni talitustele, 15. lisa – finantsjuhtimises osalejate harta, 3. osa – komisjoni peaarvepidaja ülesannete ja kohustuste harta.

(8) On kokku lepitud, et mehhanismi varade haldamine hõlmab liidu eelarvega investeerimisriski võtmist, mis tähendab, et tulevastest turutingimustest ja tulevasest turukäitumisest sõltuvalt võib investeeringutasuvus olla negatiivne või positiivne.

(9) Välja arvatud HE MSCA programm.

(10) Iga käesolevas lisas sisalduv viide maksekorraldusele hõlmab vaikimisi ka sellega seotud maksetaotlust (maksetaotlusi).

(11) Ühisettevõtted ja muud rahastamisasutused tagavad, et maksekorralduse täidab nende peaarvepidaja.

(12) GSA, EIT, ühisettevõtted ja muud asjaomased rahastamisasutused kannavad mehhanismi osamaksed otse GF01 raamatupidamissüsteemi.

(13) ABAC (Accrual Based Accounting ehk tekkepõhise arvestuse süsteem) on Euroopa Komisjoni IT-finantssüsteemi akronüüm.

(14) SAP tähistab ABACis raamatupidamismoodulit.

(15) Meetme kestus määratakse kindlaks toetuslepingus.

(16) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 20. mai 2015. aasta määrus (EL) 2015/848 maksejõuetusmenetluse kohta (ELT L 141, 5.6.2015, lk 19).

(17) Koordinaatori puhul katab see osa saadud rahalistest vahenditest, mis on seotud tema enda kuludega, mitte ei ole mõeldud eelmaksete/vahemaksete jaotamiseks konsortsiumi liikmetele.

(18) H2020 ja HE meetmete puhul, kui see on toetuslepingu alusel asjakohane.

(19) Sisemenetluse sätted, mis käsitlevad otsesest eelarve täitmisest tulenevate sissenõutavate summade sissenõudmist ning trahvide, kindlasummaliste maksete ja karistusmaksete sissenõudmist vastavalt aluslepingutele (3. augusti 2018. aasta otsus C(2018) 5119 final).

(20) Komisjoni 3. augusti 2018. aasta otsus C(2018) 5119 final sisemenetluse sätete kohta, mis käsitlevad otsesest eelarve täitmisest tulenevate sissenõutavate summade sissenõudmist ning trahvide, kindlasummaliste maksete ja karistusmaksete sissenõudmist vastavalt aluslepingutele.