KOMISJONI RAKENDUSMÄÄRUS (EL) 2015/341,

20. veebruar 2015,

millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 223/2014 üksikasjalikud rakenduseeskirjad teatava teabe komisjonile esitamise näidiste kohta

EUROOPA KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. märtsi 2014. aasta määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, (1) eriti selle artikli 35 lõiget 7, artikli 41 lõiget 4 ja artikli 49 lõiget 3,

ning arvestades järgmist:

Komisjoni rakendusmäärusega (EL) nr 463/2014 (2) on kehtestatud programmide ettevalmistamiseks vajalikud sätted. Enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondist rahastatavate programmide rakendamise tagamiseks on vaja kehtestada määruse (EL) nr 223/2014 kohaldamiseks täiendavad sätted. Tervikliku ülevaate saamise ja nende sätete kättesaadavuse hõlbustamiseks tuleks need kehtestada ühes rakendusaktis.

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

Korraldusasutusele ja sertifitseerimisasutusele kehtestatud ülesannete ja menetluste kirjelduse näidis

1. Korraldusasutusele ja vajaduse korral sertifitseerimisasutusele kehtestatud ülesannete ja kehtivate menetluste kirjeldus koostatakse vastavalt käesoleva määruse I lisas esitatud näidisele.

2. Kui mitme enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondist rahastatud rakenduskava puhul kehtib ühine süsteem, võib koostada lõikes 1 osutatud ühise ülesannete ja kehtivate menetluste kirjelduse.

Artikkel 2

Sõltumatu auditeerimisasutuse aruande näidis

1. Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 35 lõikes 2 osutatud auditeerimisasutuse auditiaruanne koostatakse vastavalt käesoleva määruse II lisas esitatud näidisele.

2. Kui mitme enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondist rahastatud rakenduskava puhul kehtib ühine süsteem, võib koostada lõikes 1 osutatud ühise auditiaruande.

Artikkel 3

Sõltumatu auditeerimisasutuse auditiarvamuse näidis

1. Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 35 lõikes 2 osutatud sõltumatu auditeerimisasutuse auditiarvamus koostatakse vastavalt käesoleva määruse III lisas esitatud näidisele.

2. Kui mitme enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondist rahastatud rakenduskava puhul kehtib ühine süsteem, võib koostada lõikes 1 osutatud ühise auditiarvamuse.

Artikkel 4

Maksetaotluse näidis

Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 41 lõikes 4 osutatud maksetaotlus koostatakse vastavalt käesoleva määruse IV lisas esitatud näidisele.

Artikkel 5

Raamatupidamise aastaaruande näidis

Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 49 lõikes 1 osutatud raamatupidamise aastaaruanded tuleb esitada komisjonile vastavalt käesoleva määruse V lisas esitatud näidisele.

Artikkel 6

Jõustumine

Käesolev määrus jõustub kahekümnendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

(1) ELT L 72, 12.3.2014, lk 1.

(2) Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 463/2014, 5. mai 2014, millega kehtestatakse vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusele (EL) nr 223/2014 (mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks) liikmesriikide ja komisjoni vahelise elektroonilise andmevahetussüsteemi suhtes kohaldatavad tingimused (ELT L 134, 7.5.2014, lk 32).

(3) Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv 95/46/EÜ, 24. oktoober 1995, üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta (EÜT L 281, 23.11.1995, lk 31).

(4) Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 45/2001, 18. detsember 2000, üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1).

Tagamine, et on olemas süsteem, milles kirjendatakse ja talletatakse elektroonilisel kujul iga tegevuse raamatupidamisandmikud ning mis toetab kõiki andmeid, mida on vaja maksetaotluste ja raamatupidamise aastaaruannete koostamiseks, sealhulgas tagasinõutavate summade, tagasinõutud summade ning tegevuse või rakenduskava kogu toetuse või selle osa tühistamise järel tühistatud summade andmikud, nagu on sätestatud määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punktis d ja artikli 49 lõike 1 punktis b.

Tagamine, et eelmises punktis nimetatud andmed kogutakse, sisestatakse ja talletatakse süsteemis ning II rakenduskavaga toetatud tegevuste puhul on andmed näitajate kohta võimaluse korral liigendatud soo kaupa, nagu on nõutud määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktiga e.

Kui see on kohaldatav, selliste menetluste kirjeldus, mida sertifitseerimisasutus võtab seoses liikmesriigi poolt määruse (EL) nr 223/2014 artikli 30 lõike 3 kohaselt enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondiga seotud kaebuste läbivaatamiseks sätestatud tõhusa korra ulatuse, eeskirjade ja menetlustega (4) .

Määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 (3) artikli 59 lõikes 5 (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punkt b) osutatud raamatupidamisaruannete koostamiseks kehtestatud menetluste kirjeldus. Kord, millega tõendatakse raamatupidamise aastaaruannete terviklikkust, täpsust ja õigsust ning seda, et arvestuskannetesse kantud kulud vastavad kohaldatavale õigusele (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punkt c), võttes arvesse kõikide kontrollide ja auditite tulemusi.

3.2.1. Üksuste organisatsioonilise struktuuri skeem ja ülesannete kirjeldused (sh kava vajalike oskustega asjakohaste inimressursside eraldamiseks). See teave hõlmab ka vahendusasutusi, millele on delegeeritud mõned ülesanded.

Kui see on kohaldatav, selliste menetluste kirjeldus, mida korraldusasutus võtab seoses liikmesriigi poolt määruse (EL) nr 223/2014 artikli 30 lõike 3 kohaselt enim puudust kannatavate isikute jaoks loodud Euroopa abifondiga seotud kaebuste läbivaatamiseks sätestatud tõhusa korra ulatuse, eeskirjade ja menetlustega (1) .

Nende menetluste kirjeldus, millega toimub toetusesaajate esitatud maksetaotluste vastuvõtmine, kontrollimine ja valideerimine ning millega kiidetakse heaks, tehakse ja kantakse raamatupidamisarvestusse maksed toetusesaajatele (hõlmab menetlusi, mida kasutavad vahendusasutused juhtudel, kui maksetaotluste menetlemine on delegeeritud), et pidada kinni määruse (EL) nr 223/2014 artikli 42 lõikes 2 sätestatud 90päevasest tähtajast toetusesaajatele maksete tegemiseks.

Menetlused tegevuste kontrollimiseks (kooskõlas määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõigetes 4–7 sätestatud nõuetega), sealhulgas selleks, et tagada tegevuste vastavus liidu põhimõtetele (nagu põhimõtetele seoses soolise võrdõiguslikkuse edendamisega, diskrimineerimiskeeluga, puuetega inimeste juurdepääsetavusega, riigihankega, keskkonnaeeskirjadega, eelkõige toidu raiskamise vastaste eeskirjadega, tarbijatele mõeldud toodete ohutusega ja rahvatervisega), ning selliseid kontrolle teostavate asutuste või organite nimed. Kirjeldus peab hõlmama haldusjuhtimise kontrolle toetusesaajate iga hüvitamistaotluse kohta ja tegevuse kohapealseid kontrolle, mida võib teha valimi põhjal. Juhtudel, kus haldusjuhtimise kontrollid on delegeeritud vahendusasutustele, peaks kirjeldus sisaldama menetlusi, mida vahendusasutused kohaldavad nende kontrollide suhtes, ja menetlusi, mida kohaldab korraldusasutus selleks, et teha vahendusasutustele delegeeritud ülesannete tulemuslikkuse suhtes järelevalvet. Kontrollide sagedus ja ulatus peab olema võrdeline tegevusele eraldatava avaliku sektori toetuse summaga ning juhtimis- ja kontrollisüsteemi tervikuna ohustava riski tasemega, mille on auditeerimisasutus kontrollide ning auditite käigus kindlaks teinud.

Menetlused, millega tagatakse, et toetusesaajale esitatakse dokument, milles kirjeldatakse iga tegevuse jaoks sätestatud toetustingimusi, sealhulgas menetlused, millega tagatakse, et toetusesaajad kasutavad eraldi raamatupidamissüsteemi või vastavaid raamatupidamiskoode tegevusega seotud kõigi tehingute kohta.

Menetlused tegevuste hindamiseks, valimiseks ja heakskiitmiseks ning selleks, et tagada kogu rakendusperioodiks tegevuste vastavus kohaldatavatele õigusnormidele (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõige 3), ning menetlused, millega tagatakse, et tegevusi ei valita, kui need on tegelikult lõpetatud või täielikult rakendatud enne, kui toetusesaaja taotleb rahastamist (sealhulgas menetlused, mida kasutavad vahendusasutused juhtudel, kus tegevuste hindamine, valimine ja heakskiitmine on delegeeritud).

Menetlused süsteemi jaoks, et koguda, kirjendada ja salvestada elektroonilisel kujul andmeid iga tegevuse kohta, mis on vajalik seire, hindamise, finantsjuhtimise, kontrollimise ja auditi jaoks, sealhulgas vajaduse korral andmed üksikosalejate kohta ja näitajaid puudutavate andmete liigendamine soo alusel, kui see on vajalik.

2.2.1. Üksuste organisatsioonilise struktuuri skeem ja ülesannete kirjeldused (sh kava vajalike oskustega asjakohaste inimressursside määramiseks). See teave hõlmab ka vahendusasutusi, millele on delegeeritud mõned ülesanded.

1.3.4. Kui on kohaldatav määruse (EL) nr 223/2014 artikli 31 lõige 5, märkida, kuidas on tagatud auditeerimisasutuse ja korraldus-/sertifitseerimisasutuste vahelise ülesannete lahususe põhimõte.

II LISA

Sõltumatu auditeerimisasutuse aruande näidis määruse (EL) nr 223/2014 artikli 35 lõike 2 kohaselt

1. Sissejuhatus

1.1. Määrata kindlaks aruande eesmärk, s.o tuua välja korraldusasutuse ja sertifitseerimisasutuse määruse (EL) nr 223/2014 IV lisas sätestatud sisekontrollikeskkonna, riskijuhtimise, juhtimis- ja kontrollitegevuse ning seirega seotud määramiskriteeriumidele vastavuse hindamise tulemused, et väljendada arvamust nende määramiskriteeriumidele vastamise kohta.

1.2. Määrata kindlaks aruande ulatus, s.o hõlmatud organ(id), nimelt korraldusasutus ja sertifitseerimisasutus (ja kui see on asjakohane, siis nende asutuste delegeeritud ülesanded) ning nende vastavus määruse (EL) nr 223/2014 IV lisas sätestatud sisekontrollikeskkonna, riskijuhtimise, juhtimis- ja kontrollitegevuse ning seirega seotud määramiskriteeriumidele seoses hõlmatud kavadega.

1.3. Nimetada asutus, kes on aruande koostanud („sõltumatu auditeerimisasutus”), ja täpsustada, kas see on auditeerimisasutus hõlmatud rakenduskava(de) jaoks.

1.4. Märkida, kuidas on tagatud, et sõltumatu auditeerimisasutus on oma ülesannetes korraldus- ja sertifitseerimisasutustest sõltumatu (vt määruse (EL) nr 223/2014 artikli 35 lõige 2).

2. Töö metoodika ja ulatus

2.1. Märkida auditi periood ja ajakava (kuupäev, korraldusasutuses ja vajaduse korral sertifitseerimisasutuses kehtestatud ülesannete ja menetluste lõplik kirjeldus selle kohta, millal sõltumatu auditeerimisasutus sai kätte formaalse süsteemide kirjelduse, auditi alguse ja lõpu kuupäev ning eraldatud vahendid).

2.2. Täpsustada a) muude auditeerimisasutuste tehtud audititöö kasutamise ulatus ja b) sellise audititöö suhtes tehtud töö adekvaatsuse kvaliteedikontroll.

2.3. Kirjeldada tööd, mida on tehtud selleks, et hinnata kooskõlas määruse (EL) nr 223/2014 artikli 35 lõikega 2, kas [liikmesriigi] määratavad korraldus- ja sertifitseerimisasutused täidavad määruse (EL) nr 223/2014 IV lisas sätestatud sisekontrollikeskkonna, riskijuhtimise, juhtimis- ja kontrollitegevuse ning seirega seotud kriteeriume, käsitledes muu hulgas järgmisi elemente.

2.3.1. Korraldusasutuses ja, kui see on asjakohane, sertifitseerimisasutuses kehtestatud ülesannete ja menetluste kirjelduse kontrollimine vastavalt käesoleva määruse I lisas määratletud näidisele.

2.3.2. Muude asjaomaste süsteemi käsitlevate dokumentide kontrollimine; märkida seaduste, ministri aktide ringkirjade, sisemenetluse/muude käsiraamatute, suuniste ja/või kontroll-lehtede läbivaatamine.

2.3.3. Intervjuud töötajatega peamistes asutustes (sh vahendusasutused, kui see on asjakohane). Lisada valikumeetodi kirjeldus ja valikukriteeriumid, milliseid teemasid käsitleti, kui palju intervjuusid toimus ja kellega on vesteldud.

2.3.4. Teabesüsteemidega seotud kirjelduse ja menetluste ülevaade, mis hõlmab eriti määruse (EL) nr 223/2014 IV lisas sätestatud nõudeid ja kinnitust, et need süsteemid toimivad ja on sisse seatud selleks, et tagada: i) piisav kontrolljälg; ii) isikuandmete kaitse; iii) andmete terviklikkus, kättesaadavus ja autentsus; iv) usaldusväärne, täpne ja täielik teave rakenduskava rakendamise kohta (kooskõlas määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktiga a), iga tegevuse kohta seire, hindamise, finantsjuhtimise, kontrollimise ja auditi jaoks vajalikud andmed (kooskõlas määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktidega d ja e) ning maksetaotluste ja raamatupidamisaruannete koostamiseks vajalikud andmed (nagu on nõutud määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punktidega d, g ja h).

2.3.5. Juhul kui korraldusasutus või sertifitseerimisasutus on ülesanded delegeerinud muudele asutustele, kirjeldada teostatud auditeerimist, et tõendada, et korraldus- ja/või sertifitseerimisasutus on hinnanud kõnealuste asutuste suutlikkust delegeeritud ülesandeid täita, et nendes vahendusasutustes on kehtestatud piisav järelevalvekord ja muu asjakohane audititöö.

2.4. Märkida, kas enne käesoleva aruande väljaandmist on toimunud ärakuulamismenetlusi, ja märkida asjaomased asutused/organid.

2.5. Kinnitada, et töö on tehtud, võttes arvesse rahvusvaheliselt tunnustatud auditistandardeid.

2.6. Määrata kindlaks, kas esines ulatuse piiramist, (1) eelkõige sellist, mis mõjutaks sõltumatu auditeerimisasutuse arvamust.

3. Hindamise tulemused iga asutuse/süsteemi kohta

3.1. Täita iga asutuse/süsteemi kohta tabel

Komisjoni viitenumber või süsteem (komisjoni viitenumbrite rühm) Asjaomane asutus (korraldus- või sertifitseerimisasutus) Kirjelduse täielikkus ja täpsus (Jah/Ei) Järeldus (märkusteta, märkustega, eitav) Mõjutatud määramiskriteeriumid Mõjutatud funktsioonide ja menetluste kirjelduse osa Puudused Soovitused/parandusmeetmed Asjaomase asutusega kokkulepitud parandusmeetmete rakendamise ajakava Komisjoni viitenumber x Korraldusasutus Sertifitseerimisasutus Süsteem y Korraldusasutus Sertifitseerimisasutus

3.2. Esitada hindamise tulemused valdkondade kohta, millest kõik ei ole eespool esitatud tabeliga hõlmatud, sealhulgas, kuid mitte üksnes:

3.2.1. Menetlused määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 punktis a (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punkt b) osutatud raamatupidamisaruannete koostamiseks.

3.2.2. Raamatupidamisarvestuse täielikkuse, täpsuse ja õigsuse tõendamise kord ning kord, kuidas tõendada, et raamatupidamisse kirjendatud kulud vastavad kohaldatavale seadusele ja on tehtud seoses rakenduskava suhtes kohaldatavatele kriteeriumidele vastavalt rahastamiseks valitud tegevusega ja on vastavuses kohaldatava seadusega (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 33 punkt c).

3.2.3. Kehtestatud menetlused, millega tagatakse tõhusad ja proportsionaalsed pettusevastased meetmed, võttes arvesse kindlaksmääratud riske (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 4 punkt c).

3.2.4. Raamistik, millega tagatakse, et vajaduse korral toimub asjakohane riskijuhtimine, eelkõige juhul, kui juhtimis- ja kontrollisüsteemi muudetakse märkimisväärselt (määruse (EL) nr 223/2014 IV lisa punkt 2).

3.2.5. Liidu vahendite haldaja kinnituse ja lõplike auditite ja kontrollide ning tuvastatud puuduste aastaaruande koostamise kord (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 4 punkt e).

3.2.6. Seire, hindamise, finantsjuhtimise, kontrollimise ja auditi jaoks iga tegevuse kohta andmete, sealhulgas näitajate ja väljundite kohta andmete kogumise, kirjendamise ja elektroonilisel kujul talletamise kord (määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktid d ja e).

3.2.7. Raamistik, millega tagatakse vahendusasutustele ülesannete delegeerimise korral nende vastavate vastutusalade ja kohustuste määratlemine, nende delegeeritud ülesannete täitmiseks vajaliku suutlikkuse kontrollimine ja aruandluskorra olemasolu (määruse (EL) nr 223/2014 IV lisa punkti 1 alapunkt ii).

(1) Ulatuse piiramine: üksus võib vahel audiitori töö ulatust piirata (näiteks kui töölevõtutingimustes on täpsustatud, et audiitor ei korralda auditimenetlust, mida audiitor peab vajalikuks). Ulatuse piiramine võib olla tingitud teatavatest asjaoludest. See võib samuti osutuda vajalikuks, kui üksuse raamatupidamiskirjed on audiitori arvates ebaadekvaatsed või kui audiitor ei ole võimeline teostama auditimenetlust, mida peetakse soovitavaks.