Nõukogu määrus (EMÜ, EURATOM) nr 354/83,

1. veebruar 1983,

mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist

EUROOPA ÜHENDUSTE NÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Majandusühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 235,

võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 203,

võttes arvesse komisjoni ettepanekut, [1]

võttes arvesse Euroopa Parlamendi arvamust [2]

ning arvestades, et:

Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonid on oma ülesannete täitmisel koostanud ulatuslikud arhiivid; nimetatud arhiivid on kummagi juriidilisest isikust ühenduse vara;

nii liikmesriikide kui ka rahvusvaheliste organisatsioonide üldine tava on teha arhiivid teatava aja pärast avalikkusele kättesaadavaks; tuleks sätestada Euroopa ühenduste ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemise ühiseeskirjad;

mõned Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonide dokumendid ja arhivaalid asuvad füüsiliselt liikmesriikide arhiivides; liikmesriikides rakendatakse erinevaid eeskirju, et määrata kindlaks, millal ja mis tingimustel võib nende arhiive avalikkusele kättesaadavaks teha; tuleks takistada ühenduse institutsioonide salajaste dokumentide ja arhivaalide avalikkusele kättesaadavaks tegemist siseriiklike arhiivide kaudu käesolevas määruses sätestatud tingimustest leebematel tingimustel;

ühenduse arhiivide töötlemine ja nende kriitiline analüüs ei ole tähtis mitte üksnes ajaloouuringute seisukohalt tervikuna, vaid see hõlbustaks ühenduse toimimisega seotud organite tööd ja aitaks seeläbi kaasa ühenduste eesmärkide paremale saavutamisele;

asutamislepingutega ei ole ette nähtud erivolitusi sellekohaste ühiseeskirjade kehtestamiseks;

tuleb kindlaks määrata üksnes teatavad põhimõtted ning teha vajalike rakenduseeskirjade institutsioonisisene vastuvõtmine ühenduse iga institutsiooni ülesandeks,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

1. Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonid (edaspidi "institutsioonid") asutavad ajalooarhiivid ja teevad need avalikkusele kättesaadavaks käesolevas määruses sätestatud tingimustel pärast 30 aasta möödumist alates dokumendi või arhivaali arvelevõtmise kuupäevast. Käesolevas määruses käsitletakse majandus- ja sotsiaalkomiteed ning Euroopa Kontrollikoda samamoodi kui Euroopa Majandusühenduse asutamislepingu artikli 4 lõikes 1 ja Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artikli 3 lõikes 1 osutatud institutsioone.

2. Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:

a) ühenduse arhiivid – institutsioonidest pärinevad või institutsioonide, nende esindajate või teenistujate käest tööülesannete täitmisel saadud mis tahes liiki ning mis tahes kujul dokumendid ja arhivaalid, mis on seotud Euroopa Majandusühenduse ja/või Euroopa Aatomienergiaühenduse (edaspidi "Euroopa ühendused") tegevusega;

b) ajalooarhiivid – ühenduse arhiivide osa, mis käesoleva määruse artikliga 7 ettenähtud tingimustel on valitud alaliseks säilitamiseks.

3. Kõik dokumendid ja arhivaalid, mis on olnud avalikkusele vabalt kättesaadavad enne lõikes 1 sätestatud tähtaja lõppu, jäävad piiranguteta kättesaadavaks.

4. Pärast lõikes 1 sätestatud 30aastase tähtaja lõppu võivad ajalooarhiividele juurde pääseda kõik isikud, kes on esitanud sellekohase taotluse ning nõustuvad järgima vastavaid institutsioonide kehtestatud sisekorraeeskirju.

5. Ajalooarhiivides on juurdepääs koopiatele. Institutsioonid võivad siiski võimaldada juurdepääsu ka originaaldokumentidele või -arhivaalidele, kui kasutaja on oma erihuvi nõuetekohaselt põhjendanud.

Artikkel 2

Käesolevat määrust ei kohaldata Euroopa ühenduste personali käsitleva arhiivi ega üksikisikute era- ja tööelu käsitlevaid andmeid sisaldavate dokumentide ja arhivaalide suhtes.

Artikkel 3

1. Avalikkusele ei ole kättesaadavad järgmised dokumendid:

a) nõukogu 31. juuli 1958. aasta määruse nr 3 (Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artikli 24 rakendamise kohta) [3] artikli 10 kohaselt salajaseks tunnistatud dokumendid ja arhivaalid, mille salastatust ei ole kustutatud;

b) Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu VI peatüki kohaselt Euratomi Tarneagentuurile esitatud või selle sõlmitud lepingud;

c) Euroopa Ühenduste Kohtule otsustamiseks esitatud kohtuasju käsitlevad dokumendid ja arhivaalid.

2. Avalikkusele ei ole kättesaadavad dokumendid ja arhivaalid, mida vastavalt institutsioonide eeskirjadele ja tavadele käsitletakse konfidentsiaalsena või mis on salajased, kui nende salastatust ei ole kustutatud kooskõlas artikliga 5.

Artikkel 4

1. Dokumente ja arhivaale, mis pärast mõnele institutsioonile esitamist loetakse ameti- või ärisaladuse hoidmise kohustuse alla kuuluvaks, ei tehta avalikkusele kättesaadavaks pärast 30aastase tähtaja lõppu, välja arvatud juhul, kui dokumendi või arhivaali kohta teate saanud institutsioon on eelnevalt teavitanud asjaomast isikut või organisatsiooni oma kavatsusest need avalikkusele kättesaadavaks teha ning kui nimetatud isik või organisatsioon ei esita sellele vastuväidet artiklis 9 osutatud rakenduseeskirjadega ettenähtud tähtaja jooksul.

2. Lõiget 1 kohaldatakse ka institutsiooni koostatud dokumentide ja arhivaalide suhtes, mis sisaldavad ameti- või ärisaladusena käsitletavat informatsiooni.

Artikkel 5

1. Selleks et tagada artikli 1 lõikes 1 sätestatud 30aastase tähtaja järgimine, kontrollivad institutsioonid aegsasti ja mitte hiljem kui 25 aastat pärast dokumendi või arhivaali arvelevõtmist kõiki konfidentsiaalseid või salajasi dokumente ja arhivaale, et otsustada, kas kustutada salastatus või mitte. Dokumente ja arhivaale, mille salastatust esimese kontrolli käigus ei kustutatud, kontrollitakse uuesti korrapäraselt vähemalt iga viie aasta järel.

2. Teiselt liikmesriigilt või institutsioonilt saadud dokumentide ja arhivaalide puhul järgivad institutsioonid nende kehtestatud salastatuse nõuet. Tagamaks ühenduse arhiivide võimalikult laiaulatuslik kättesaadavus, võivad institutsioonid ja liikmesriigid siiski kokku leppida dokumentide ja arhivaalide salastatuse kustutamise korras vastavalt ühisel kokkuleppel vastuvõetud kriteeriumidele.

Artikkel 6

1. Liikmesriigid hoiduvad avalikkusele kättesaadavaks tegemast artiklites 1—5 sätestatud tingimustest leebematel tingimustel oma avalikes arhiivides füüsiliselt hoitavaid institutsioonide salajaseks tunnistatud dokumente ja arhivaale, mille salastatust ei ole kustutatud.

2. Lõiget 1 kohaldatakse ka liikmesriikide nende dokumentide ja arhivaalide suhtes, mis kajastavad täielikult või osaliselt kõnealuses lõikes osutatud dokumentide sisu.

Artikkel 7

Institutsioonid annavad ajalooarhiivile üle kõik oma üldarhiivis säilitatavad dokumendid ja arhivaalid hiljemalt 15 aasta jooksul pärast nende koostamist. Vastavalt artikli 9 kohaselt institutsioonide kehtestatud kriteeriumidele toimub esialgne sorteerimine, et eraldada säilitamisele kuuluvad dokumendid ja arhivaalid nendest, millel halduslik või ajalooline väärtus puudub.

Artikkel 8

1. Iga institutsioon võib hoida oma ajalooarhiive tema jaoks kõige sobivamas kohas.

2. Taotluse korral annavad institutsioonid liikmesriikidele ja teistele institutsioonidele oma ajalooarhiivide mikrovormide täieliku komplekti, kuivõrd need on käesoleva määruse kohaselt avalikkusele kättesaadavad, tingimusel et asjaomane liikmesriik ei ole see, kus kõnealune institutsioon asub, ja et nimetatud institutsioonid ei asuks ühes ja samas liikmesriigis.

Artikkel 9

Institutsioonisiseselt võib iga institutsioon vastu võtta käesoleva määruse üksikasjalikud rakenduseeskirjad.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.

Brüssel, 1. veebruar 1983

Nõukogu nimel

eesistuja

O. Schlecht

[1] EÜT C 132, 2.6.1981, lk 6.

[2] EÜT C 327, 14.12.1981, lk 45.

[3] EÜT 17, 6.10.1958, lk 406/58.

--------------------------------------------------