„LISA

SUUNISED ANDMEKAITSE-EESKIRJADE RAKENDAMISEKS IMIs

1. IMI - HALDUSKOOSTÖÖ VAHEND

IMI on interneti teel juurdepääsetav tarkvararakendus, mille Euroopa Komisjon töötas välja koostöös liikmesriikidega. Selle põhieesmärk on toetada liikmesriike vastastikust abistamist ja halduskoostööd sätestavate ELi õigusaktide praktilisel rakendamisel. IMI ei ole teabe pikaajaliseks säilitamiseks ette nähtud andmebaas, vaid pigem tsentraliseeritud mehhanism, mis võimaldab Euroopa Majanduspiirkonna liikmesriikide haldusasutustel vahetada teavet andmete piiratud säilitustähtaegade jooksul.

IMI sisselogimise lehekülg

Praegu toetab IMI kutsekvalifikatsioonide direktiivi alusel toimuvat teabevahetust ning alates 2009. aasta lõpust toetab see ka teenuste direktiivi alusel peetavat teabevahetust. Edaspidi võidakse tuge laiendada muude siseturu õigusvaldkondadega seotud teabe vahetusele. Kõnealuste õigusvaldkondade ajakohastatud loetelu on igal ajal kättesaadav otsuse 2008/49/EÜ lisas. Seda lisa muudetakse aeg-ajalt. IMId ei saa kasutada teabevahetuseks kõnealuses lisas konkreetselt loetlemata õigusvaldkondades.

Näide kutsekvalifikatsioone käsitlevate pädevate asutustega seotud rakenduse kuvast

Riiklike haldusasutuste vaheline koostöö on siseturu tõhusaks toimimiseks ülimalt tähtis. Kui puudub praktiline halduskoostöö kord, ei saa Euroopa kodanikud kasutada selliseid siseturul kehtivaid põhiõigusi nagu näiteks asutamisvabadus teises liikmesriigis või vabadus osutada piiriüleseid teenuseid.

Näiteid

Berliinis elav sakslannast arst-resident abiellub prantslasega ning otsustab alustada uut elu Pariisis. Sakslannast arst soovib oma kutsetööd Prantsusmaal jätkata ning esitab oma kutsenimetused ja diplomid Prantsusmaa arstide liidule. Toimikut käsitleval isikul tekivad kahtlused ühe diplomi autentsuses ja ta kasutab IMId, et seda Berliinis asuvalt pädevalt asutuselt kontrollida.

Prantsusmaal tegutsev tööstuslikke puhastusteenuseid osutav Prantsuse ettevõte pakub puhastusteenuseid ka piiri taga, Kataloonia piirkonnas (Hispaania). Üks Hispaania vabaühendus esitab Kataloonia keskkonnateenistusele kaebuse, väites, et Prantsuse ettevõttel ei ole teatavate puhastusainete kasutamiseks vajalike erioskustega töötajaid. Kataloonia pädev asutus kasutab IMId, et uurida, kas puhastusettevõte tegutseb Prantsusmaal seaduslikult.

Halduskoostöö ELis ei ole lihtne ülesanne. Seda mõjutab keelebarjäär (ELil on 23 ametlikku keelt), piiriülese koostöö haldusmenetluste puudumine, erinevad haldusstruktuurid ja -kultuurid ning selgelt määratletud partnerite puudumine teistes liikmesriikides.

Kuigi siseturuseaduste tõhusa toimimise oma territooriumil peavad tagama liikmesriigid, usub komisjon, et liikmesriigid vajavad koostööd hõlbustavaid vahendeid. IMI kavandati just seda silmas pidades – teises liikmesriigis asjakohase pädeva asutuse kindlaksmääramiseks (otsingufunktsioon), teabevahetuse haldamiseks lihtsate ja ühtlustatud menetluste põhjal ning keelebarjääri kaotamiseks eelmääratletud ja -tõlgitud küsimuste kaudu.

Ekraanipildid, kus on näidatud küsimused kahe teabevahetuses osaleva pädeva asutuse keeles

2. SUUNISTE REGULEERIMISALA JA EESMÄRK

IMI kasutajad on oma pädevusaladel eksperdid, olgu tegemist kutseala reguleerivate eeskirjade või teenuste osutamisel kehtivate määrustega. Nad ei ole aga andmekaitseeksperdid ega pruugi alati olla piisavalt teadlikud nende enda riigi andmekaitsealaste õigusaktidega kehtestatud andmekaitsenõuetest.

Seepärast on soovitatav esitada IMI kasutajatele suunised, milles selgitatakse IMI toimimist andmekaitse seisukohast ning ka süsteemi sisse ehitatud kaitseabinõusid ja süsteemi kasutamisega seotud võimalikke riske (1).

Käesolevate suuniste eesmärk ei ole anda põhjalikku ülevaadet kõikidest IMIga seotud andmekaitseküsimustest, vaid pakkuda kasutajasõbralikku selgitust ehk nõuetele vastavuse raamistikku, mis oleks kõikidele IMI kasutajatele mõistetav. Vajaduse korral saavad IMI kasutajad alati täpsemaid juhtnööre ja abi liikmesriikide andmekaitseasutustelt. Kõnealuste asutuste loetelu on koos kontaktandmete ja veebilehtedega kättesaadav järgmisel aadressil:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm

3. ANDMEKAITSET SOODUSTAV KESKKOND

IMI väljatöötamisel võeti arvesse andmekaitsealaste õigusaktide nõudeid ning alates selle loomisest on süsteem andmekaitset soodustanud.

IMI kasutajatele võib kinnitada, et IMI on andmekaitse seisukohast usaldusväärne tarkvararakendus, ning seda väidet saab illustreerida mõne lihtsa näitega:

a) IMId kasutavad üksnes Euroopa Majanduspiirkonna riikide (ELi liikmesriigid ning Norra, Island ja Liechtenstein) pädevad asutused ning isikuandmeid ei edastata väljapoole EMPd;

b) Euroopa Komisjonil ja IMI koordinaatoritelsion (2) puudub juurdepääs spetsialistide või teenuseosutajate isikuandmetele, mida süsteemi kaudu vahetatakse;

c) üksnes teabenõudes osalevatel pädevatel asutustel on lubatud tutvuda teenuseosutaja isikuandmetega (3). Tegelikult on kaitse sedavõrd ulatuslik, et teabenõude adressaadil ei ole võimalik tutvuda teenuseosutaja isikuandmetega enne, kui ta on nõude ametlikult vastu võtnud; Näide teabenõudest enne, kui teabenõude saaja selle vastu võtab

d) kõik teabenõuetega seotud isikuandmed kustutatakse süsteemist automaatselt kuue kuu jooksul pärast teabevahetuse lõppu või isegi varem, kui asjaomased pädevad asutused seda taotlevad (täpsemad üksikasjad on esitatud säilitustähtaega käsitlevas 12. peatükis).

4. KES ON IMIS KES? ÜHINE VASTUTUS

IMI on hea näide ühistest töötlemistoimingutest ja ühisest vastutusest. Näiteks, kuigi isikuandmeid vahetavad üksnes liikmesriikide pädevad asutused, vastutab nende andmete säilitamise eest oma serverites Euroopa Komisjon. Kuigi Euroopa Komisjonil ei ole õigust nende isikuandmetega tutvuda, on ta süsteemihaldur, kes andmete kustutamist ja parandamist füüsiliselt teostab.

Teiste sõnadega öeldes ning kuna komisjonile ja liikmesriikidele on määratud eri vastutusalad:

a) vastutab iga pädev asutus ja iga IMI koordinaator omaenda andmetöötlustegevuse eest;

b) ei ole komisjon süsteemi kasutaja, vaid selle haldur, kes vastutab eeskätt süsteemi hoolduse ja turvalisuse eest (4);

c) IMI osalised jagavad vastutust seoses teavitamise ning andmetega tutvumise, vastuväidete esitamise ja andmete parandamise õigusega.

Selliste keeruliste ühise vastutuse juhtumite puhul nagu IMI tundub nõuetele vastavuse seisukohast olevat kõige tõhusam andmekaitse algusest peale süsteemi hõlmata (vt 13. peatüki „Koostöö riiklike andmekaitseasutuste ja Euroopa Andmekaitseinspektoriga” jagu „Käimasolev töö”) ning määratleda käesolevate suunistega ette nähtud nõuetele vastavuse raamistik. Raamistiku nõuete täitmise eest vastutavad kõik IMI osalised ja kasutajad.

5. IMI OSALISED JA KASUTAJAD

IMI koordinaatorid kinnitavad kõik IMId kasutavad osalised. Nii osalisi ja kasutajaid kui ka nende ülesandeid, õigusi ja kohustusi on üksikasjalikult kirjeldatud otsuse 2008/49/EÜ artiklites 6–12. Seepärast ei ole vaja neid küsimusi käesolevates suunistes korrata.

On oluline mõista, et IMI on väga paindlik süsteem, mis võimaldab liikmesriikidel määrata pädevatele asutustele ja koordinaatoritele kohustusi ja ülesandeid mitmel eri viisil, et need sobiksid nende konkreetse haldusstruktuuri ning õiguslike valdkondadega, mida halduskoostöö hõlmab.

Samuti on oluline pidada meeles, et IMI liikmesriikide kasutajad vastutavad paljude muude töötlemistoimingute eest. Andmekaitsenõuete täitmine IMIs ei pea olema põhjendamatult keeruline ega osutuma liigseks halduskoormuseks. Samas ei pea see olema süsteem, mida rakendatakse kõikide suhtes ühtemoodi.

Enamikul juhtudel peavad pädevad asutused lihtsalt teostama IMIs töötlemistoiminguid samade eeskirjade ja heade tavade alusel, mida nad vastutavate andmetöötlejatena oma erivajadustest ning oma liikmesriigi andmekaitsealasest õigusest lähtudes tavaliselt järgivad.

Samuti peaksid nad kasutama IMI raames pakutava andmekaitset soodustava keskkonna võimalusi. Näiteks õhutatakse neid taotlema vahetatud isikuandmete kustutamist IMIst juba enne kuuekuulise säilitamistähtaja möödumist, kui neil puudub vajadus teabevahetust IMIs jätkata.

6. ISIKUANDMETE IMIS VAHETAMISE ÕIGUSLIKUD ALUSED

Komisjon on võtnud vastu otsuse 2008/49/EÜ, milles sätestatakse IMI osaliste ja kasutajate ülesanded, õigused ja kohustused seoses IMI rakendamisega isikuandmete kaitse suhtes.

Mitte kogu IMIs vahetatava teabe puhul ei ole tegemist isikuandmetega. Näiteks võib vahetatav teave käsitleda juriidilisi isikuid (5) või ei pruugi küsimus ja vastus olla seotud ühegi kindla üksikisikuga (nt üldine küsimus selle kohta, kas teatav kutseala on asjaomases liikmesriigis reguleeritud).

Paljudel juhtudel on teabevahetus siiski seotud üksikisikutega ning seepärast peavad isikuandmete töötlemiseks olema õiguslikud alused. IMI kasutamine on sageli andmesubjekti huvides. Sellest hoolimata võivad pädevad asutused IMI kaudu andmeid vahetada ka siis, kui teabevahetus ei ole tingimata andmesubjekti huvides, tingimusel et sellist teabevahetust nõutakse konkreetsel õiguslikul alusel.

Direktiivi 95/46/EÜ artiklis 7 on loetletud isikuandmete töötlemise õiguslikud alused. IMIs toimuva andmevahetuse puhul on nendest olulisimad artikli 7 punktid c ja e.

I. Seadusjärgse kohustuse täitmine (artikli 7 punkt c)

Üldpõhimõttena on ELi liikmesriikidel kohustus teha üksteise ja ühenduse institutsioonidega koostööd. Halduskoostöö kohustus on selgelt ja konkreetselt sätestatud direktiivis 2005/36/EÜ (kutsekvalifikatsioonide tunnustamise direktiiv) ja direktiivis 2006/123/EÜ (teenuste direktiiv).

Kutsekvalifikatsioonide tunnustamise direktiivi artikli 56 lõigetes 1 ja 2 on sätestatud:

„1. Käesoleva direktiivi rakendamise lihtsustamiseks teevad vastuvõtva liikmesriigi ja päritoluliikmesriigi pädevad ametiasutused tihedat koostööd ja abistavad teineteist vastastikku. Nad tagavad vahetatava teabe konfidentsiaalsuse. 2. Vastuvõtva ja päritoluliikmesriigi pädevad ametiasutused vahetavad teavet rakendatud distsiplinaar- või kriminaalkaristuste kohta või iga muu tõsise ja erilise olukorra kohta, millel on tõenäoliselt tagajärjed käesoleva direktiivi alusel tegevusaladel tegutsemisele, arvestades Euroopa Parlamendi ja nõukogu 24. oktoobri 1995. aasta direktiivis 95/46/EÜ üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta (…) ja Euroopa Parlamendi ja nõukogu 12. juuli 2002. aasta direktiivis 2002/58/EÜ, milles käsitletakse isikuandmete töötlemist ja eraelu puutumatuse kaitset elektroonilise side sektoris (eraelu puutumatust ja elektroonilist sidet käsitlev direktiiv; EÜT L 201, 31.7.2002, lk 37), sätestatud isikuandmete kaitset käsitlevaid õigusakte.”

Teenuste direktiivi artikli 28 lõigetes 1 ja 6 on sätestatud:

„1. Liikmesriigid osutavad üksteisele vastastikust abi ja võtavad kõik meetmed liikmesriikidevaheliseks tõhusaks koostööks, et tagada teenuseosutajate ja nende poolt osutatavate teenuste järelevalve. (…) 6. Liikmesriigid vastavad teiste liikmesriikide ja komisjoni esitatud teabenõuetele elektrooniliste sidevahendite abil ja võimalikult lühikese perioodi jooksul.”

Teenuste direktiivi artikli 34 lõikes 1 on sätestatud:

„1. Komisjon võtab koostöös liikmesriikidega kasutusele elektroonilise süsteemi teabe vahetamiseks liikmesriikide vahel, võttes arvesse olemasolevaid teabesüsteeme.”

II. Üldiste huvidega seotud ülesande täitmine või vastutavale andmetöötlejale ülesandeks tehtud avaliku võimu teostamine (artikli 7 punkt e)

IMI osalised ja kasutajad täidavad üldiste huvidega seotud ülesandeid või teostavad neile ülesandeks tehtud avalikku võimu. IMI koordinaator kinnitab kõik IMIs tehtud kanded, olles eelnevalt veendunud, et asjaomane pädev asutus täidab üldiste huvidega seotud ülesandeid (näiteks arstide või veterinaararstide organisatsioonid, kes tagavad, et nende liikmed vastavad eetikanormidele või täidavad sanitaareeskirju) või teostab talle ülesandeks tehtud avalikku võimu (näiteks haridusministeeriumid, kes tagavad, et keskkooliõpetajatel on nõuetekohased kvalifikatsioonid).

Eelnevast lähtudes võib IMId kasutada isikuandmete vahetamiseks kutsekvalifikatsioonide tunnustamise ja teenuste direktiivide alusel nende direktiivide sätetes kehtestatud eesmärkidel. Muude siseturgu käsitlevate õigusaktidega seotud teavet IMIs vahetada ei saa. Kui IMI kasutusala peaks mingil etapil laienema muudele õigusaktidele, kantakse vastavad viited asjakohastele ühenduse õigusaktidele otsuse 2008/49/EÜ lisasse.

7. KOHALDATAV ÕIGUS JA ASJAKOHANE JÄRELEVALVE

Kohaldatavad andmekaitsealased õigusnormid sõltuvad IMI osalisest või kasutajast. Euroopa Komisjoni puhul kohaldatakse näiteks andmekaitsemäärust (EÜ) nr 45/2001. Riikliku kasutaja (nt pädeva asutuse) puhul on kohaldatavaks õiguseks riiklikud andmekaitsealased õigusnormid, mis peavad vastama direktiivile 95/46/EÜ (andmekaitsedirektiiv).

Kõnealune direktiiv ja määrus (EÜ) nr 45/2001 (6). tagavad Euroopa Liidule kindla andmekaitsealase õigusraamistiku. Andmekaitsedirektiiv võimaldab liikmesriikidele teatavat paindlikkust. Seepärast soovitatakse riiklikel IMI koordinaatoritel arutada käesolevaid suuniseid oma riigi andmekaitseasutustega, näiteks seoses üksikisikutele edastatava teabe üksikasjadega (vt 9. peatükk) või kohustusega teavitada andmekaitseasutusi teatavatest andmetöötlustoimingutest.

Direktiiv 95/46/EÜ on siseturgu käsitlev direktiiv, millel on kahetine eesmärk. Riiklike andmekaitsealaste õigusaktide ühtlustamise eesmärk on tagada kõrgetasemeline andmekaitse ja samas kaitsta üksikisikute põhiõigusi ning võimaldada seeläbi ka isikuandmete vaba liikumist liikmesriikide vahel. Seepärast ei tohiks riiklikud eripärad IMI kasutamisele ning muude ühenduse õigusaktidega nõutud teabe vahetamisele avaldada mingit praktilist või olulist mõju..

Üks ELi andmekaitsealase õigusraamistiku olulisemaid tunnuseid on sõltumatute avalik-õiguslike andmekaitseasutuste teostatav järelevalve. Selle tulemusel võivad kodanikud nendele asutustele kaebusi esitada, et lahendada oma andmekaitsega seotud probleemid kiirelt ja kohtuväliselt. Riigi tasandil toimuva isikuandmete töötlemise üle teostavad järelevalvet riiklikud andmekaitseasutused ning isikuandmete töötlemise üle Euroopa institutsioonides teostab järelevalvet Euroopa Andmekaitseinspektor. Sellest tulenevalt teostab Euroopa Komisjoni üle järelevalvet Euroopa Andmekaitseinspektor ning teiste IMI kasutajate üle asjaomased riiklikud andmekaitseasutused. Täpsemad üksikasjad kaebuste või andmesubjektide taotluste käsitlemise kohta on esitatud andmetega tutvumise ja andmete parandamise õigust käsitlevas 10. peatükis ning andmekaitseasutuste ja Euroopa Andmekaitseinspektoriga tehtavat koostööd käsitlevas 13. peatükis.

8. TEABEVAHETUSE SUHTES KOHALDATAVAD ANDMEKAITSEPÕHIMÕTTED

EÜ õiguse alusel võib isikuandmeid töödelda üksnes teatavatel tingimustel (vt 6. peatükk „Isikuandmete IMIs vahetamise õiguslikud alused”) ning kooskõlas põhimõtetega, mida andmekaitsedirektiivis nimetatakse andmete kvaliteediga seotud põhimõteteks (vt direktiivi artikkel 6).

Vastutavad andmetöötlejad peaksid koguma isikuandmeid ainult seaduslikel ja kindlatel eesmärkidel ning nad ei tohi neid töödelda muudel eesmärkidel, mis ei vasta andmete kogumise ajal väljendatutele. Tüüpiline näide mittevastava eesmärgi kohta on see, kui pädev asutus müüb teenuste direktiivi alusel rändajaist spetsialistide juhtumite käsitlemiseks kogutud aadressiandmed edasi eraettevõtetele turustamise eesmärgil kasutamiseks.

Peale selle peab isikuandmete töötlemine olema andmete kogumise eesmärkidega proportsionaalne (piisav, asjakohane ja mitte liialdatud) ning vastutav töötleja peab ühtlasi võtma mõistlikke meetmeid, et tagada andmete ajakohastamine ning kustutamine või anonüümseks muutmine, kui andmesubjekti kindlaksmääramine ei ole enam vajalik. Andmete kvaliteediga seotud põhimõtted on head teabehalduspõhimõtted, sest toimivas infosüsteemis ei hoita ilma kindla põhjuseta gigabaitide kaupa andmeid, mis kiiresti aeguvad ja oma usaldusväärsuse kaotavad. Toimivas elektroonilises infosüsteemis tuleks koguda üksnes eelnevalt määratletud eesmärkide täitmiseks vajalikke andmeid ning neid tuleks ajakohastada, et tagada nende täielik usaldusväärsus.

Kõnealuste andmete kvaliteeti käsitlevate põhimõtete kohaldamisest IMI toimimise suhtes tulenevad järgmised soovitused:

1) IMI kasutamine peab rangelt piirduma kohaldatavates õigusaktides kehtestatud eesmärkidega (nt põhjendatud kahtluse korral või mis tahes muul kohaldatavate õigusaktidega ette nähtud põhjusel). Seega peab olema täiesti selge, et kuigi IMIst saab eelduste kohaselt tavapärane vahend teabevahetuseks pädevate asutuste vahel, ei tohi IMId süstemaatiliselt kasutada rändajaist spetsialistide või teenuseosutajate taustakontrolliks.

2) Teabenõude esitanud pädev asutus peab esitama üksnes need isikuandmed, mida teabenõudele vastav pädev asutus vajab kõnealuse isiku üheseks tuvastamiseks või küsimustele vastamiseks. Näiteks kui rändajast spetsialisti on võimalik tuvastada tema nime ja kutseregistri registreerimisnumbri järgi, ei peaks olema vajadust esitada tema isikukoodi.

3) IMI kasutajad peaksid hoolikalt valima, milliseid küsimusi esitada, ja mitte küsima rohkem, kui on tingimata vajalik. Asi ei ole siin mitte ainult andmete kvaliteeti käsitlevates põhimõtetes, vaid ka halduskoormuse vähendamises. Läbipaistvuse eesmärgil on IMI veebilehel (7) avaldatud eelmääratletud küsimused.. Millised on delikaatsed andmed (8) ? Need on andmed, mis paljastavad rassilise või etnilise päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused, ametiühingusse kuulumise, tervisliku seisundi, seksuaalelu, õigusrikkumised, süüdimõistvad kohtuotsused või turvameetmed. Mõnes liikmesriigis võidakse delikaatseteks andmeteks lugeda ka haldussanktsioone või kohtuotsuseid käsitlevat teavet.

4) Pädevad asutused peavad olema eriti valvsad, kui teabevahetus on seotud delikaatsete andmetega. Delikaatseid andmeid on võimalik vahetada üksnes väga piiratud asjaoludel. Kõige olulisemad nõuded seoses delikaatsete andmete IMIs töötlemisega on järgmised: a) Delikaatsete andmete töötlemine on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks (vt andmekaitsedirektiivi artikli 8 lõike 2 punkt e ja asjaomased riikliku õiguse sätted). Seda võidakse kohaldada sellise IMIs toimuva andmevahetuse suhtes, mille puhul rändajast spetsialist või teenuseosutaja nõuab oma õigust teises liikmesriigis oma kutsealal töötada või oma asukoht seal registreerida. Pädevad asutused peavad iga juhtumi puhul hoolikalt hindama, kas delikaatsete andmete kasutamine on sellise õiguse kindlaksmääramiseks tõepoolest tingimata vajalik. Teatavate IMIs vahetatavate delikaatsete andmete kohta võtsid liikmesriigid kutsekvalifikatsioonide direktiivis ja teenuste direktiivis vastu erisätted: 1. Kutsekvalifikatsioonide tunnustamise direktiivi artikli 56 lõikes 2 on sätestatud, et „vastuvõtva ja päritoluliikmesriigi pädevad ametiasutused vahetavad teavet rakendatud distsiplinaar- või kriminaalkaristuste kohta või iga muu tõsise ja erilise olukorra kohta, millel on tõenäoliselt tagajärjed käesoleva direktiivi alusel tegevusaladel tegutsemisele, arvestades (…) isikuandmete kaitset käsitlevaid õigusakte”. 2. Teenuste direktiivi artikliga 33 nähakse ette rändajast teenuseosutaja hea mainega seotud teabe vahetamise erieeskirjad: „Liikmesriigid esitavad teise liikmesriigi pädeva asutuse taotlusel teabe, kooskõlas nende siseriikliku õigusega, (…) distsiplinaar- või haldusmeetmete või (…) kriminaalkaristuste ning (…) maksejõuetuse või pankrotiga seoses tehtud otsuste kohta (…)” b) Andmesubjekt annab oma selgesõnalise nõusoleku. Kui halduskoostöö on andmesubjekti huvides, ei pruugi olla keeruline saada andmesubjekti selgesõnalist nõusolekut isikuandmete töötlemiseks.

5) Äärmiselt ettevaatlik tuleb olla karistusregistritega seotud teabe puhul, mille täpsus ja ajakohasus on ülimalt olulised. Seepärast tuleks lisaks muude käesolevas soovituses osutatud ning andmekaitsedirektiivis ja andmekaitsemääruses sätestatud põhimõtete järgimisele (9) küsida seda liiki teavet üksnes siis, kui see on ühenduse asjakohaste õigusaktide alusel lubatud ja kui see on taotlusega otseselt seotud konkreetses küsimuses otsuse tegemiseks tingimata vajalik. Teisisõnu peab töötlemine olema otseselt seotud kutsealal tegutsemise või teenuse osutamisega ning vajalik selleks, et kontrollida asjakohase direktiivi sätete täitmist. IMI kasutajad peaksid alati meeles pidama, et paljudel juhtudel ei pea otsuse tegemiseks vajalik teave konkreetselt osutama rändajast spetsialisti või teenuseosutaja karistusregistrile. Tegelikult puudutab vaid väike hulk IMI küsimustest (10) karistusregistreid või muid delikaatseid andmeid. Kui see piiratud arv juhtumeid välja jätta, peaks delikaatsete andmete vahetamine toimuma üksnes erandkorras, kui delikaatsed andmed on kindlatel asjaoludel seotud kõnealusel kutsealal tegutsemisega ning õigusnõuete koostamiseks tingimata vajalikud. Pädevad asutused ei tohi IMId kasutada rändajaist spetsialistide võimalike eelnevate kriminaalkaristuste pidevaks kontrollimiseks, sest see ei vasta IMI eesmärgile. Kõik õigusrikkumisi või distsiplinaarmeetmeid käsitlevad päringud peavad olema seotud asjaomase kutseala või teenusega ega tohi puudutada mingeid muid rändajast spetsialisti suhtes tema päritoluriigis kohaldatud distsiplinaarmeetmeid või õigusrikkumisi, mida rändajast spetsialist võib oma päritoluriigis olla toime pannud. Näiteks selleks, et määrata kindlaks, kas arst on arstide liidu liige ning kas tal on seal hea maine, ei pea teabenõuet esitav pädev asutus teadma, kas tema karistusregister hõlmab liikluseeskirjade rikkumist, sest selline rikkumine ei takistaks tal oma päritoluriigis arstina töötamist.

Andmete edasine töötlemine ja väljaspool IMId säilitamine

IMI kasutamine hõlmab sageli algandmete andmist mõne muu teatavas liikmesriigis toimuva töötlemistoimingu jaoks (näiteks teenuse osutamise taotluse käsitlemiseks või teatava tegevuse litsentsimiseks). Seepärast on tavaline, et pädevad asutused nendel eesmärkidel kogutud andmeid veel töötlevad. IMI kaudu saadavate ja väljaspool süsteemi töödeldavate andmete suhtes kehtivad samamoodi riiklikud andmekaitsealased õigusaktid. Seepärast tuleb veenduda, et:

— selline lisatöötlemine ei ole vastuolus andmete kogumise ja IMIs toimunud teabevahetuse eesmärkidega;

— selline lisatöötlemine on vajalik ja proportsionaalne (piisav, asjakohane ja mitte liialdatud) eesmärkidega, mille jaoks andmeid IMIs algselt koguti;

— võetakse mõistlikke meetmeid andmete ajakohastamiseks ning mittevajalikuks muutunud andmete kustutamiseks;

— kui IMIs olevaid andmeid avalikustatakse kolmandale osapoolele, tuleb andmesubjekti andmete õiglase töötlemise tagamiseks sellest asjaolust teavitada, välja arvatud juhul, kui see on võimatu või eeldab ülemääraseid jõupingutusi või kui selliste andmete avalikustamine on õigusaktides selgelt sätestatud (vt andmekaitsedirektiivi 95/46/EÜ artikli 11 lõige 2). Võttes arvesse seda, et andmete avalikustamist võidakse nõuda ainult ühe asjaomase liikmesriigi õigusaktides ning et see asjaolu ei pruugi seega olla mujal laialdaselt teada, soovitab komisjon püüda andmesubjekte teavitada ka siis, kui avalikustamine on õigusnormides selgelt sätestatud.

9. ANDMESUBJEKTIDE TEAVITAMINE

Kõigi andmekaitsekavade puhul seisneb üks tugisambaid selles, et vastutavad andmetöötlejad teavitavad andmesubjekte töötlemistoimingutest, mida nende isikuandmetega kavatsetakse teostada.

Andmekaitsedirektiivi artiklis 10 on sätestatud, et andmete kogumise ajal tuleb andmesubjektile esitada vähemalt vastutava töötleja andmed, teave andmete töötlemise eesmärgi ning andmete vastuvõtja või vastuvõtjate kategooriate kohta, teave selle kohta, kas küsimustele vastamine on kohustuslik ning millised on vastamata jätmise võimalikud tagajärjed, samuti andmetega tutvumise ja nende parandamise õiguse kohta.

Seepärast peab pädev asutus üksikisikult andmete kogumisel andmesubjektile teatama, et andmed võidakse sisestada IMIsse muude liikmesriikide haldusasutuste teavitamiseks tema taotlusega seotud eesmärkidel ning et vajaduse korral peaks andmesubjekt taotlema mõnelt taotlusega seotud pädevalt asutuselt õigust vahetatavate andmetega tutvuda või neid muuta (täpsemad üksikasjad on esitatud andmetega tutvumise ja andmete parandamise õigust käsitlevas 10. peatükis).

Iga pädev asutus otsustab ise, kuidas sellist teavet andmesubjektidele edastada. Kuna enamik pädevaid asutusi (kui mitte kõik) teostab IMIs toimuva teabevahetuse kõrval ka muid töötlemistoiminguid, võib üksikisikuid vajaduse korral teavitada samamoodi, nagu seda tehakse samalaadse teabe edastamisel muude riikliku õiguse alusel toimuvate töötlemistoimingute kohta (nt viidates sellele kirjavahetuses andmesubjektidega ja/või veebilehtedel).

Teabe esitamine andmekaitsedirektiivis

Andmekaitsedirektiivi artikli 10 kohaselt tuleb üksikisikule esitada teavet vähemalt järgmiste asjaolude kohta, kui ta nendest juba teadlik pole:

a) vastutava(te) töötleja(te) andmed (andmeid koguv pädev asutus ja muude liikmesriikide asjaomased asutused);

b) andmete töötlemise eesmärk (teabevahetus muude asutustega seoses rändajast spetsialisti või teenuseosutaja taotlusega);

c) täiendav teave, kuivõrd see on vajalik andmete õiglase töötlemise tagamiseks või kui täiendava teabe esitamist nõutakse riigi õigusaktidega, näiteks: 1) andmete vastuvõtjad või vastuvõtjate kategooriad; 2) isiku enda kohta käivate andmetega tutvumise ja nende parandamise õiguse olemasolu, kuidas seda õigust kasutada ning riigi õigusaktidest tulenevad erandid selle õigusega seoses; 3) õigus õiguskaitsele (nt õigus pöörduda kohtusse ja nõuda kahjude hüvitamist); 4) säilitustähtaeg; 5) turvameetmed; 6) lingid asjakohastele dokumentidele ja veebilehtedele, sealhulgas komisjoni IMI veebilehele.

Andmekaitsedirektiiviga nähakse ette kaks juhtu, mille puhul tuleb andmesubjektidele teavet esitada: kui andmeid kogutakse nende endi käest ning kui andmed on saadud kelleltki teiselt. Viimaseks juhuks sisaldab direktiivi artikkel 11 siiski nn mõistliku tõlgendamise põhimõtet, mille kohaselt ei ole selline teavitamine nõutav, kui sellega kaasnevad ülemäärased jõupingutused või kui andmete salvestamine või avalikustamine on õigusaktides selgelt sätestatud (nagu IMIs toimuva teabevahetuse puhul), kuigi seejärel sätestatakse direktiivis, et sellistel juhtudel „näevad liikmesriigid ette vajalikud tagatised”.

Seepärast võib pädevatel asutustel olla vajalik andmesubjektide teavitamist oma vastavate riiklike andmekaitsealaste õigusaktide põhjal kohandada, konsulteerides näiteks riiklike IMI koordinaatorite ja riiklike andmekaitseasutustega. Soovitatav on kasutada mitmetasandilist lähenemisviisi, edastades põhiteabe andmete kogumisel (nt pädevatele asutustele esitatavatel taotlusvormidel) koos viitega sellele, kust andmesubjektidel oleks huvi korral võimalik leida põhjalikumat teavet.

Teise, üksikasjalikuma teavitamistasandi puhul saab andmesubjekte tõhusalt teavitada muu hulgas oma isikuandmete kaitse poliitika või isikuandmete kaitse eeskirja avaldamisega veebilehtedel.

Kui pädevatel asutustel on sellised isikuandmete kaitse eeskirjad juba olemas, peaksid nad neid ajakohastama või täiendama, et need viitaksid konkreetselt IMIs toimuvale isikuandmete vahetamisele. Vastasel juhul peaksid pädevad asutused otsustama, kas IMI kasutamine ja kogutavate isikuandmete maht õigustavad elektroonilise isikuandmete kaitse eeskirja koostamist.

Kui IMId kasutatakse peamiselt pisteliselt, võib olla piisav, kui üksikisikuid teavitatakse IMIst lühidalt üksnes andmete kogumise ajal ning vajaduse tekkides ka hiljem. Kui pädev asutus ei esita andmesubjektile konkreetselt IMIga seotud isikuandmete kaitse eeskirja, peaks pädev asutus sellisel juhul selgelt osutama, kust andmesubjektil on võimalik saada põhjalikumat teavet, näiteks riikliku IMI koordinaatori veebilehelt või komisjoni IMI veebilehelt.

Komisjoni IMI veebilehe andmekaitset käsitlevas jaos (11) on esitatud komisjoni isikuandmete kaitse eeskiri seoses IMIga. Samuti sisaldab see andmesubjektidele mõeldud lisateavet selle kohta, kuidas kasutada oma õigusi ja saada vajaduse korral abi riiklikelt pädevatelt asutustelt või andmekaitseasutustelt.

Olulistel IMI osalistel, kes käsitlevad suurt hulka teabenõudeid, soovitatakse tungivalt avaldada oma veebilehel isikuandmete kaitse poliitika. Kõnealune isikuandmete kaitse poliitika peaks sisaldama linki komisjoni IMI veebilehe andmekaitset käsitlevale lehele. Teised pädevad asutused, kes käsitlevad väiksemat arvu teabenõudeid, võivad peaasjalikult kasutada komisjoni IMI veebilehe linki.

Riiklikud IMI koordinaatorid peaksid pädevaid asutusi abistama. See võib hõlmata abi isikuandmete kaitse eeskirja näidiste koostamisel, mida riiklikud pädevad asutused saaksid mallina kasutada. Teise võimalusena võiks riiklik koordinaator koostada ja avaldada internetis ühise riikliku isikuandmete kaitse eeskirja ning kõik pädevad asutused võiksid andmesubjektidega lävimisel neile lihtsalt asjaomase lingi edastada (nt taotlusvormidel või muudel andmesubjektidele esitatavatel dokumentidel).

EUROOPA KOMISJONI ISIKUANDMETE KAITSE EESKIRI

Siseturu infosüsteem (IMI)

1. IMI eesmärgid ja osalised

IMI süsteemi eesmärk on aidata kaasa liikmesriikide haldusasutuste koostööle ja vastastikusele abistamisele, et tagada siseturu nõuetekohane toimimine ning isikute ja teenuste vaba liikumine. Süsteem võimaldab EMP riikide asutuste vahelist teabevahetust, mis hõlmab ka teatavaid isikuandmeid.

Käesolevas isikuandmete kaitse eeskirjas käsitletakse IMI süsteemi seda osa, mille eest vastutab Euroopa Komisjon, s.o IMI riiklike koordinaatorite kui süsteemi esmaste kasutajate isikuandmete kogumist, registreerimist, säilitamist ja hävitamist ning teiste IMI kasutajate ja nende isikute isikuandmete säilitamist ja hävitamist (kuid mitte kogumist, otsingut või andmetega tutvumist), kelle kohta teavet süsteemis edastatakse. Eeskiri ei hõlma liikmesriikide haldusalas toimuvat andmete töötlemist.

2. Milliseid õigusakte kohaldatakse?

Euroopa Komisjoni haldusalas toimub andmete töötlemine vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusele (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta.

Samuti kohaldatakse komisjoni 12. detsembri 2007. aasta otsust 2008/49/EÜ siseturu infosüsteemi (IMI) rakendamise kohta seoses isikuandmete kaitsega.

3. Milliseid andmeid komisjon IMI süsteemis töötleb?

Komisjon kogub riiklike IMI koordinaatorite kui süsteemi esmaste kasutajate selliseid vajalikke kontaktandmeid nagu nimi, ametitelefon, faks ja e-posti aadress. Nendele isikuandmetele lisaks säilitatakse komisjoni serveris ka volitatud IMI koordinaatorite ja pädevate asutuste süsteemikasutajate isikuandmeid.

Tehnilistel põhjustel säilitatakse komisjoni serveris teabevahetuse subjektide isikuandmeid.

4. Mis on andmete IMI süsteemis töötlemise eesmärk?

IMI käivitamiseks ja käigushoidmiseks on riiklike IMI koordinaatorite kontaktandmed äärmiselt vajalikud. Komisjon peab IMI süsteemi haldamisel liikmesriikidega tõhusa koostöö huvides nendele andmetele juurde pääsema.

Liikmesriikide asutustevahelise teabevahetuse subjektide isikuandmete ajutise säilitamise korral on IMI süsteemis andmete töötlemise eesmärk parandada ja tõhustada liikmesriikide pädevate asutuste vahelist koostööd. Seda tehakse vastavalt ühenduse vastuvõetud õigusaktidele, et parandada siseturu toimimist, kui on vajadus saada teisest liikmesriigist täiendavat teavet seoses ajutise piiriülese teenuste osutamise või teenuseosutaja asutamisega teises liikmesriigis.

5. Kellel on juurdepääs andmetele?

Vastavalt otsuse 2008/49/EÜ artikli 12 lõikele 7 on komisjoni alluvuses töötavatel kohalikel andmehalduritel juurdepääs riiklike IMI koordinaatorite alluvuses töötavate kohalike andmehaldurite isikuandmetele. Komisjoni töötajatel ei ole juurdepääsu teabevahetuse subjektide isikuandmetele.

6. Kui kaua teie andmeid säilitatakse?

Koordinaatorite ja pädevatest asutustest pärit kasutajate isikuandmeid säilitatakse nii kaua, kuni need isikud on IMI süsteemi kasutajad.

Kõik pädevate asutuste vahel edastatavad ja IMI süsteemis töödeldavad isikuandmed kustutab komisjon automaatselt, kui teabevahetuse ametlikust sulgemisest on möödunud kuus kuud. Statistika huvides säilitatakse IMI süsteemis teabevahetuse sisu, kuid isikuandmed muudetakse anonüümseks. Konkreetses teabevahetuses osalev pädev asutus võib igal ajal pärast päringu sulgemist paluda komisjonil spetsiifilised isikuandmed kustutada. Komisjon täidab sellise palve kümne tööpäeva jooksul sõltuvalt teise asjassepuutuva pädeva asutuse nõusolekust.

7. Milliseid turvameetmeid kasutatakse volitamata juurdepääsu tõkestamiseks?

IMI süsteem on kaitstud mitmete tehniliste meetmetega. Juurdepääs andmebaasi eri tasanditele on turvatud salasõnaga ning täiendava numbrilise koodiga, nagu kasutatakse personaalarvuti vahendusel internetipanka sisenemisel. IMI süsteemis on juurdepääs isikuandmetele tagatud ainult piiratud arvule isikutele, nagu kirjeldatakse eespool punktis 5 „Kellel on juurdepääs andmetele?”. Süsteemi kaitseb ka turvaline internetiprotokoll https.

8. Juurdepääs oma isikuandmetele

Liikmesriigi IMI koordinaator pääseb juurde oma isikuandmetele, võttes ühendust vastavalt punktis 10 esitatud teabele.

9. Lisateave

Lisaks isikuandmete kaitsele kohaldatakse olulise õigusalase teabe sätteid (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_en.htm).

Kui arvate, et teie isikuandmed on IMIs, ning soovite saada neile juurdepääsu või taotleda nende kustutamist või muutmist, võite ühendust võtta haldusala esindaja või kutseorganisatsiooniga, kellega olite ühenduses, või mis tahes muu IMI kasutajaga, kes oli päringuga seotud. Kui te ei ole saadud vastusega rahul, võite kas ühendust võtta mõne teise kaasatud IMI kasutajaga või esitada kaebuse ühe päringuga seotud IMI kasutaja andmekaitseasutusele, mis pakub teile tasuta abi. Andmekaitseasutuste nimekirja leiate järgmiselt aadressilt:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm

Palun pange tähele, et mõnel juhul võivad riiklikud õigusaktid sisaldada oma isikuandmetele juurdepääsu õigust käsitlevaid erandeid.

10. Kontaktisikud

IMI süsteemi haldab Euroopa Komisjoni siseturu peadirektoraadi üksus E.3. Vastutav isik (vastutav töötleja) on üksuse juhataja Nicholas Leapman. IMI kontaktaadress:

European Commission Internal Market and Services Directorate General Unit E.3 B-1049 Brussels markt-imi-dataprotection@ec.europa.eu

Kui soovite esitada kaebust seoses andmete töötlemisega komisjoni poolt, võtke ühendust Euroopa Andmekaitseinspektoriga:

European Data Protection Supervisor (EDPS) Rue Wiertz 60 (MO 63) B-1047 Brussels telefon: +32 2 283 19 00 faks: +32 2 283 19 50 edps@edps.europa.eu

10. ANDMETEGA TUTVUMISE JA NENDE PARANDAMISE ÕIGUS

Ülimalt tähtis on läbipaistvus andmesubjekti suhtes. Selle saavutamiseks tuleb talle anda esiteks eelmises peatükis käsitletud teavet ja teiseks õigus tutvuda oma isikuandmetega ning vajaduse korral õigus lasta neid andmeid kustutada, parandada või need sulgeda, kui tegemist on ebatäpsete või ebaseaduslikult töödeldud andmetega.

Paljusid ühistesse töötlemistoimingutesse ja ühisesse vastutusse kaasatud osalisi ja kasutajaid hõlmava IMI süsteemi keerukus nõuab ühest lähenemisviisi andmesubjektile. Andmesubjektid ei tunne – ega peagi tundma – ühiste töötlemistoimingute või IMI toimimise tehnilist külge.

Seepärast tuleb rakendada selget ja lihtsat lähenemisviisi: üldeeskirjana, mille suhtes kehtivad üksnes põhjendatud ning andmesubjekti ja kõikide teiste asjassepuutuvate osapoolte vahel kokkulepitud erandid, on andmesubjektidel võimalik kasutada oma õigust andmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada, pöördudes selleks mõne teabenõudes osaleva pädeva asutuse poole. Ükski pädev asutus ei tohiks juurdepääsu lubamisest, andmete parandamisest või kustutamisest keelduda põhjusel, et tema ei ole andmeid süsteemi sisestanud või et andmesubjekt peaks võtma ühendust mõne muu pädeva asutusega. Taotluse saanud pädev asutus peab selle läbi vaatama ning selle rahuldama või tagasi lükkama vastavalt taotluse asjaoludele ning oma riigi andmekaitsealastele õigussätetele. Kui see on vajalik ja asjakohane, võib pädev asutus enne otsuse tegemist võtta ühendust teiste pädevate asutustega. Kui pädevatel asutustel tekib lahkarvamusi, peaksid nad õigeaegse ja tõhusa kokkuleppe saavutamiseks kaasama vastavad andmekaitseasutused.

Kui andmesubjekt ei ole tehtud otsusega rahul, võib ta võtta ühendust mõne muu teabevahetuses osaleva pädeva asutusega või talle kõige sobivama pädeva asutuse riikliku andmekaitseasutusega, näiteks oma asukohariigi andmekaitseasutuse, omaenda riigi andmekaitseasutuse või oma töökohajärgse riigi andmekaitseasutusega. Kui see on vajalik ja asjakohane, peaksid pädevad asutused kaebuse käsitlemiseks omavahel koostööd tegema (vt andmekaitsedirektiivi artikkel 28).

Tuleb rõhutada, et andmesubjektidel on alati õigus algatada mis tahes ajal kohtumenetlus ja taotleda vajaduse korral kahju hüvitamist (vt andmekaitsedirektiivi artiklid 22 ja 23 ning riiklike õigusaktide vastavad sätted).

Andmekaitsedirektiivi artikli 12 punktis c on sätestatud, et vastutav töötleja teatab kolmandatele isikutele, kellele andmed on avalikustatud, kõigist parandustest, kustutamistest või sulgemistest, kui see ei ole võimatu või kui sellega ei kaasne ülemääraseid jõupingutusi. See kehtib ka väljaspool IMId täiendavalt töödeldud teabe kohta.

Artikli 29 alusel asutatud töörühma ja Euroopa Andmekaitseinspektori soovitustest lähtudes töötab komisjon praegu välja IMI funktsiooni (kooskõlas juba toimiva menetlusega, mis võimaldab andmeid pädeva asutuse taotlusel ennetähtaegselt kustutada, vt 12. peatükk) andmete elektrooniliseks muutmiseks koos asjaomaste pädevate asutuste automaatse teavitamisega. See on tehniliselt üsna keerukas, mistõttu on tehtud ettepanek, et kui tekib vajadus isikuandmeid muuta, peaks pädev asutus kuni kõnealuse funktsiooni käivitamiseni suunama sellised parandustaotlused otse Euroopa Komisjoni IMI vastutavale töötlejale (vt eespool „Euroopa Komisjoni isikuandmete kaitse eeskiri”).

Andmekaitsedirektiivi ja selle rakendamiseks kehtestatud riiklike õigusaktidega antakse andmesubjektidele ka õigus oma andmete töötlemise kohta vastuväiteid esitada ning lasta põhjendatud vastuväite korral andmete töötlemine peatada. Kui teiega võtab ühendust andmesubjekt, kellel on vastuväiteid oma andmete töötlemise kohta, pöörduge palun oma riikliku andmekaitseasutuse poole, et saada täpsemat teavet selle kohta, kuidas kõnealune vastuväite esitamise õigus teie liikmesriigis toimib.

11. ANDMETE TURVALISUS

IMI turvalisuse tagamiseks kasutatakse hulka korralduslikke ja tehnilisi meetmeid, mis sarnanevad teatavate personaalarvuti vahendusel internetipanka sisenemisel kasutatavate meetmetega. Interneti kaudu toimuv teabevahetus IMIs on kaitstud spetsiaalse turvalise internetiprotokolliga https. IMId kaitsvad tehnilised meetmed peavad olema koostalitlusvõimelised kogu Euroopa Liidus. Süsteemi tehnilise kaitstuse arendamist jätkatakse seoses tehnika taseme ning selliste meetmete elluviimise kuludega (vt direktiivi 95/46/EÜ artikkel 17 ja määruse (EÜ) nr 45/2001 artikkel 22).

Täpsem teave Euroopa Komisjoni kasutatavate infosüsteemide turvalisusega seotud eeskirjade kohta on esitatud komisjoni otsuses K(2006) 3602, mis on kättesaadav IMI veebilehe andmekaitset käsitlevas jaos:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/data_protection_en.html

12. SÄILITUSTÄHTAEG

Säilitustähtaega käsitlevad eeskirjad on sätestatud otsuse 2008/49/EÜ artiklites 4 ja 5.

Üldreeglina kustutatakse kõik teabevahetuses sisalduvad isikuandmed automaatselt kuue kuu jooksul pärast teabevahetuse ametlikku lõppu. Praegu teeb komisjon süsteemis teatavaid muudatusi (meeldetuletused ja kiireloomuliste küsimuste loetelud), mille eesmärk on saavutada teabenõuete võimalikult kiire ametlik lõpetamine.

Samuti on pädeval asutusel võimalus taotleda isikuandmete kustutamist enne kuuekuulise tähtaja möödumist. Kui teine asjaomane pädev asutus sellega nõus on, reageerib komisjon sellistele taotlustele kümne tööpäeva jooksul.

Pädevad asutused peaksid teadma seda, et isikuandmete kustutamist saab taotleda elektrooniliselt, valides vastava lõpetatud teabenõude ja vajutades nuppu „Isikuandmete eemaldamise taotlemine”.

Ekraanipilt pädeva asutuse võimalusest taotleda isikuandmete ennetähtaegset eemaldamist

Ekraanipilt, kus näitlikustatud pädevalt asutuselt isikuandmete ennetähtaegseks eemaldamiseks nõusoleku taotlemist

Komisjon teeb süsteemis ka teatavaid täiustusi, näiteks automaatsed meeldetuletused vastuste vastuvõtmiseks või teabenõuete ametlikuks lõpetamiseks juhul, kui neile on saadud rahuldav vastus.

Samuti on oluline meelde tuletada, et juhtudel, kui pädevad asutused säilitavad mis tahes isikuandmeid väljaspool IMId, kehtivad riiklikud andmekaitse-eeskirjad.

13. KOOSTÖÖ RIIKLIKE ANDMEKAITSEASUTUSTE JA EUROOPA ANDMEKAITSEINSPEKTORIGA

Riiklikest andmekaitseasutustest ja Euroopa Andmekaitseinspektorist moodustuv võrgustik on üks meie andmekaitsesüsteemi tõhusa toimimise olulisemaid tagatisi. Pädevad asutused saavad neile tugineda ning küsida nõu alati, kui tuleb tegemist teha keeruliste küsimustega, mida käesolevates suunistes ei käsitleta. Siinkohal on riiklikel IMI koordinaatoritel täita oluline roll. Andmekaitseasutuste kontaktandmete loetelu on kättesaadav IMI veebilehe andmekaitset käsitlevas jaos.

Pädevad asutused peavad olema teadlikud ka sellest, et enne IMIs osalemist võib osutuda vajalikuks oma vastavaid andmekaitseasutusi sellest teavitada. Mõnes liikmesriigis võib olla vaja saada eelnev luba. Vajaduse korral peaksid IMI koordinaatorid andmekaitseasutustega ühenduse võtmist aktiivselt toetama.

Käimasolev töö

2009. aasta jooksul tehakse IMI tulevases versioonis järgmised andmekaitset soodustavad täiustused:

a) kui teabevahetus on seotud delikaatsete andmetega (nt terviseandmed, karistusregistrid või distsiplinaarmeetmed), esitatakse meeldetuletus selle kohta, et vahetatavad andmed on delikaatsed ning et juhtumi käsitleja peaks seda teavet küsima ainult siis, kui see on tingimata vajalik ning otseselt seotud kutsealal tegutsemise või asjaomase teenuse osutamisega;

b) luuakse elektrooniline menetlus ebaseaduslikult töödeldud või ebatäpsete andmete parandamiseks, kustutamiseks või sulgemiseks (kooskõlas juba toimiva menetlusega, mis võimaldab andmeid pädeva asutuse taotlusel ennetähtaegselt kustutada);

c) luuakse automaatsed meeldetuletused ja kiireloomuliste küsimuste loetelud, et võtta vastused vastu nii, et teabenõuded ei jääks avatuks kauemaks kui vajalik;

d) asjakohased meetmed toimetulekuks teenuste direktiivist tulenevate uute teabevoogudega, see tähendab hoiatusmehhanismi ja üksikjuhtumipõhiste eranditega. Peamiselt kasutatakse nende meetmete puhul üldiseks teabevahetuseks ette nähtud lähenemisviisi, näiteks meeldetuletused teabevoogude delikaatsuse kohta, meeldetuletused hoiatuste võimalikult kiireks sulgemiseks ning võimalikud viisid üksikisikute teavitamiseks teabevahetusest ja nende õigusest andmetega tutvuda ning lasta need vajaduse korral sulgeda, kustutada või parandada. On võimalik, et kehtestada tuleb teisigi andmekaitsemehhanisme. Nende väljatöötamisel peetakse nõu Euroopa Andmekaitseinspektoriga.

14. ÜLEVAATAMISKLAUSEL

IMI on uudne infosüsteem, mille väljatöötamine on veel pooleli. Süsteemi täiustamiseks kogub komisjon pidevalt teavet koordinaatoritelt ja pädevatelt asutustelt ning seepärast on tõenäoline, et lähikuudel viiakse ellu muudatusi. Mõni neist muudatustest ei pruugi andmekaitset mõjutada, mõni aga küll.

Seepärast ei ole käesolevad suunised lõplikud ning neid tuleb IMI igapäevase toimimise põhjal ajakohastada. Hiljemalt ühe aasta möödumisel käesoleva soovituse vastuvõtmisest koostab komisjon aruande, milles hinnatakse olukorda ja muu hulgas võimalust võtta vastu veel üks õigusakt.”