ET Euroopa Liidu Teataja L 171/90

KOMISJONI MÄÄRUS (EÜ) nr 885/2006,

21. juuni 2006,

millega nähakse ette nõukogu määruse (EÜ) nr 1290/2005 kohaldamise üksikasjalikud eeskirjad seoses makseasutuste ja teiste organite akrediteerimise ning EAGFi ja EAFRD raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega

EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON,

võttes arvese Euroopa Ühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse nõukogu 21. juuni 2005. aasta määrust (EÜ) nr 1290/2005 ühise põllumajanduspoliitika rahastamise kohta, (1) eriti selle artiklit 42,

ning arvestades järgmist:

(1) Pärast määruse (EÜ) nr 1290/2005 vastuvõtmist tuleb kehtestada uued üksikasjalikud eeskirjad seoses makseasutuste ja teiste organite akrediteerimise ning Euroopa Põllumajanduse Tagatisfondi (edaspidi “EAGF”) ja Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi (edaspidi “EAFRD”) raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega. Seetõttu tuleks kehtetuks tunnistada komisjoni 7. juuli 1995. aasta määrus (EÜ) nr 1663/95, millega nähakse ette nõukogu määruse (EMÜ) nr 729/70 kohaldamise üksikasjalikud eeskirjad seoses EAGGFi tagatisrahastu raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega, (2) ning asendada see uue määrusega.

(2) Makseasutusi võivad liikmesriigid akrediteerida üksnes juhul, kui need vastavad teatavatele ühenduse tasandil kehtestatud miinimumnõuetele. Need nõuded peavad hõlmama nelja põhivaldkonda: sisekeskkond, juhtimismeetmed, teave ja teabe edastamine ning järelevalve. Liikmesriikidel peab olema võimalik kehtestada täiendavaid akrediteerimiskriteeriume, lähtudes makseasutustele iseloomulikest tunnusjoontest.

(3) Liikmesriigid on kohustatud pidevalt kontrollima makseasutusi ja looma teabevahetussüsteemi võimalikeks eeskirjade eiramise juhtudeks. Selliste juhtude lahendamiseks tuleb kehtestada kindel menetluskord, millega nähakse muu hulgas ette kohustus koostada kava tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks kindlaksmääratava tähtaja jooksul. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 31 kohast raamatupidamisarvestuse vastavuse kontrollimise menetlust tuleks kohaldada nende makseasutuste kulude suhtes, mille akrediteeringu on liikmesriik säilitanud, isegi kui nad ei ole puuduste kõrvaldamise kava ettenähtud tähtajaks rakendanud.

(4) Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 8 lõike 1 punkti c alapunktis iii osutatud kinnitava avalduse sisule ning vormile tuleb kehtestada üksikasjalikud nõuded.

(5) Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikes 3 osutatud koordineeriva asutuse rolli tuleb selgitada ning kehtestada selle akrediteerimiskriteeriumid.

(6) Selleks et määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklis 7 osutatud sertifitseerimisasutuste koostatud tõenditest ning aruannetest oleks komisjonil abi raamatupidamisarvestuse kontrollimisel ja heakskiitmisel, tuleb täpsustada nende sisu.

(7) Selleks et võimaldada komisjonil määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 30 kohaselt raamatupidamisarvestust kontrollida ja heaks kiita, on vaja täpsustada makseasutuste raamatupidamise aastaaruannete sisu ning kindlaks määrata kuupäev kõnealuste aruannete ja teiste asjaomaste dokumentide esitamiseks komisjonile. Lisaks tuleks selgitada, kui kaua peavad makseasutused säilitama kulusid ja sihtotstarbelisi tulusid tõendavaid alusdokumente komisjoni jaoks.

(8) Samuti peab olema täpsustatud, et makseasutuste poolt kohustuslikus korras edastatud raamatupidamisandmete vormi ja sisu nõuded kehtestab komisjon. Seoses sellega on asjakohane lisada käesolevasse määrusesse eeskirjad selliste raamatupidamisandmete kasutamise kohta, mis on praegu sätestatud komisjoni 25. oktoobri 1999. aasta määruses (EÜ) nr 2390/1999, millega nähakse ette määruse (EÜ) nr 1663/95 kohaldamise üksikasjalikud eeskirjad nende raamatupidamisandmete vormi ja sisu kohta, mille liikmesriigid peavad tegema komisjonile kättesaadavaks seoses EAGGFi tagatisrahastu raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega. (3) Seetõttu tuleb määrus (EÜ) nr 2390/1999 tunnistada kehtetuks.

(9) Nii määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikliga 30 ette nähtud raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise kui ka kõnealuse määruse artiklis 31 sätestatud vastavuse kontrolli kohta tuleb kehtestada üksikasjalikud sätted, sealhulgas meetod, mille kohaselt asjaomased summad tuleb vastavalt asjaoludele kas lahutada ühest järgmistena liikmesriigile tehtavatest maksetest või sellele liita.

(10) Komisjoni 1. juuli 1994. aasta otsusega 94/442/EÜ, millega seatakse sisse lepitusmenetlus Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatisrahastu raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise raames, (4) on loodud vastavuse kontrolli menetlemise raames lepitusorgan ning kehtestatud selle koosseis ja tegevuse eeskirjad. Lihtsustamise huvides tuleks lisada kõnealused eeskirjad käesolevasse määrusesse ja vajaduse korral neid ajakohastada. Seetõttu tuleb otsus 94/442/EÜ tunnistada kehtetuks.

(11) Kui määruse (EÜ) nr 1663/95 alusel akrediteeritud makseasutus võtab endale pärast 16. oktoobrit 2006 kohustusi valdkondades, mille eest ta enne kõnealust kuupäeva ei ole vastutanud, on vaja uut, käesolevas määruses sätestatud kriteeriumidele vastavat akrediteeringut, mis hõlmab kõnesolevaid uusi valdkondi. Üleminekumeetmena peaks olema võimalik kohandada akrediteeringut enne 16. oktoobrit 2007.

(12) Käesolevas määruses sätestatud meetmed on kooskõlas põllumajandusfondide komitee arvamusega,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

1. PEATÜKK

MAKSEASUTUSED JA TEISED ASUTUSED VÕI ORGANID

Artikkel 1

Makseasutuste akrediteerimine

1. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikes 1 määratletud makseasutuse halduskorraldus ja sisekontrollisüsteem peab akrediteeringu saamiseks vastama käesoleva määruse I lisas sätestatud kriteeriumidele (edaspidi “akrediteerimiskriteeriumid”) järgmistes punktides:

a) Sisekeskkond;

b) kontrollitegevus;

c) teave ja selle edastamine;

d) järelevalve.

Liikmesriigid võivad kehtestada täiendavaid akrediteerimiskriteeriume, mis võtavad arvesse makseasutuse suurust, kohustusi ja teisi iseärasusi.

2. Liikmesriik määrab igale makseasutusele ministeeriumi tasemel ametiasutuse, kes on pädev makseasutust akrediteerima ja akrediteeringu tühistama ning täitma teisi talle käesoleva määrusega pandud ülesandeid (edaspidi “pädev asutus”). Liikmesriik teavitab sellest komisjoni.

3. Pädev asutus teeb vormikohase otsuse makseasutuse akrediteerimise kohta akrediteerimiskriteeriumide kontrolli tulemuste alusel.

Kontrolli teostab akrediteeritavast makseasutusest sõltumatu organ ja kontroll hõlmab eelkõige maksete kinnitamise ja tegemise, ühenduse eelarve kaitse, infosüsteemide turbe, raamatupidamisandmete säilitamise, tööjaotuse ning sise- ja väliskontrolli jaotuse korraldust seoses Euroopa Põllumajanduse Tagatisfondi (EAGF) ja Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi (EAFRD) rahastatud tehingutega.

4. Kui pädev asutus ei ole veendunud makseasutuse vastavuses akrediteerimiskriteeriumidele, edastab see makseasutusele juhised, milles täpsustab, millised tingimused peab makseasutus enne akrediteeringu saamist täitma.

Makseasutuse võib nõutud muudatuste elluviimiseni ajutiselt akrediteerida ajaks, mille pikkuse kindlaksmääramisel võetakse arvesse tuvastatud probleemi tõsidust, kuid kõige rohkem 12 kuuks. Asjaomase liikmesriigi taotlusel võib komisjon seda tähtaega nõuetekohaselt põhjendatud juhul pikendada.

5. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 8 lõike 1 punktis a sätestatud teave edastatakse kohe pärast makseasutuse esmakordset akrediteerimist ning igal juhul enne makseasutuse tehtud kulude kandmist EAGFi või EAFRD arvele. Samal ajal peab esitama järgmised deklaratsioonid ja dokumendid, mis käsitlevad:

a) makseasutusel lasuvaid kohustusi;

b) kohustuste jaotust makseasutuse osakondade vahel;

c) makseasutuse suhet teiste avalik- või eraõiguslike asutustega, mis vastutavad meetmete rakendamise eest, mille alusel makseasutus kannab kulud EAGFi ja EAFRD arvele;

d) menetluskorda, millest lähtudes korraldatakse abisaajate nõuete kogumine, kontrollimine ja valideerimine ning kulude kinnitamine, tasumine ja arvestamine;

e) infosüsteemide turvet käsitlevaid sätteid.

6. Komisjon teatab igas liikmesriigis akrediteeritud makseasutuste andmed põllumajandusfondide komiteele.

Artikkel 2

Akrediteeringu läbivaatamine

1. Pädev asutus teostab pidevat järelevalvet oma vastutusalas olevate makseasutuste üle eelkõige tõendite ja aruannete alusel, mille sertifitseerimisasutus on koostanud vastavalt artikli 5 lõigetele 3 ja 4, ning võtab meetmeid tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks. Pädev asutus teavitab komisjoni kirjalikult iga kolme aasta järel järelevalve tulemustest ja märgib, kas makseasutused vastavad jätkuvalt akrediteerimiskriteeriumidele.

2. Liikmesriigid kehtestavad süsteemi, mis tagab igasuguse teabe, mis viitab sellele, et makseasutus ei vasta akrediteerimiskriteeriumidele, viivitamata edastamise pädevale asutusele.

3. Kui akrediteeritud makseasutus ei vasta enam ühele või mitmele akrediteerimiskriteeriumile või vastab sellele niivõrd puudulikult, et see mõjutab makseasutuse võimet täita määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikes 1 sätestatud ülesandeid, kohaldab pädev asutus makseasutuse akrediteeringu suhtes katseaega ja koostab tuvastatud puuduste kõrvaldamise kava, määrates vastavalt probleemi tõsidusele tähtaja, mis ei tohi olla pikem kui 12 kuud alates kuupäevast, mil akrediteeringu suhtes on kehtestatud katseaeg. Asjaomase liikmesriigi taotlusel võib komisjon seda tähtaega nõuetekohaselt põhjendatud juhul pikendada.

4. Pädev asutus teavitab komisjoni kõikidest lõike 3 alusel koostatud kavadest ning nende rakendamisest.

5. Kui akrediteering tühistatakse, akrediteerib pädev asutus vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikele 2 ja käesoleva määruse artiklile 1 viivitamata mõne teise makseasutuse, et tagada katkematu maksete tegemine abisaajatele.

6. Kui komisjon leiab, et pädev asutus ei ole täitnud oma kohustust koostada puuduste kõrvaldamise kava vastavalt lõikele 3 või et makseasutus on jätkuvalt akrediteeritud, kuigi kõnealust kava täielikult ei täidetud kindlaksmääratud tähtajaks, taotleb ta määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikliga 31 ette nähtud vastavuse kontrolli teostamist kõigi ülejäänud puuduste kindlakstegemiseks.

Artikkel 3

Kinnitav avaldus

1. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 8 lõike 1 punkti c alapunktis iii märgitud kinnitav avaldus tuleb koostada õigeaegselt, et sertifitseerimisasutus saaks anda käesoleva määruse artikli 5 lõike 4 teise lõigu punktis b osutatud arvamuse.

Kinnitav avaldus peab olema kooskõlas II lisaga ning võib sisaldada reservatsioone, milles määratakse kindlaks võimaliku finantsmõju suurus. Sel juhul peab avaldus sisaldama puuduste kõrvaldamise kava ning selle rakendamise täpset ajakava.

2. Kinnitav avaldus tugineb toimiva juhtimis- ja kontrollisüsteemi aastaringsele tõhusale järelevalvele.

Artikkel 4

Koordineeriv asutus

1. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikes 3 märgitud koordineeriv asutus on komisjoni ainuesindaja suhtlemisel asjaomase liikmesriigiga kõigis EAGFi ja EAFRDga seotud küsimustes, mis käsitlevad järgmisi valdkondi:

a) ühenduse dokumentide ja seonduvate suuniste edastamine makseasutustele ja nende rakendamise eest vastutavatele organitele, samuti kõnealuste dokumentide ja suuniste ühetaolise kohaldamise edendamine;

b) määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklites 6 ja 8 märgitud teabe edastamine komisjonile;

c) kõigi statistika ja kontrolli jaoks vajalike raamatupidamisandmete kättesaadavaks tegemine komisjonile.

2. Makseasutus võib täita ka koordineeriva asutuse ülesandeid tingimusel, et need kaks vastutusvaldkonda hoitakse lahus.

3. Koordineeriv asutus võib oma ülesannete täitmisel paluda vastavalt riiklikule korrale abi muudelt, eelkõige raamatupidamis- või tehniliste küsimustega tegelevatelt haldusasutustelt või -üksustelt.

4. Asjaomane liikmesriik teeb ministeeriumi tasemel ametliku otsuse koordineeriva asutuse akrediteerimise kohta, kui ta on ise veendunud, et asutuse halduskorraldus tagab selle asutuse piisava suutlikkuse täita määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõike 3 teises lõigus osutatud ülesandeid.

Akrediteeringu saamiseks peab koordineeriv asutus kehtestama menetluskorra, mis tagab, et:

a) kõik komisjonile esitatavad deklaratsioonid põhinevad nõuetekohaselt volitatud allikatest saadud teabel;

b) deklaratsioonid on enne komisjonile edastamist nõuetekohaselt kinnitatud;

c) komisjonile edastatud teavet toetab nõuetekohane kontrolljälg;

d) saadud ja edastatud teave säilitatakse kas paberkandjal või elektroonilisel kujul.

5. Koordineeriva asutuse käes olevate elektrooniliste andmete konfidentsiaalsus, terviklikkus ja kättesaadavus tagatakse iga üksiku koordineeriva asutuse haldusstruktuurile, personalile ja tehnoloogilisele keskkonnale kohandatud meetmetega. Finants- ja tehnoloogilised meetmed peavad olema vastavuses tegeliku riskitasemega.

6. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõike 3 esimese lõiguga ja artikli 8 lõike 1 punktiga a ette nähtud teated edastatakse kohe pärast koordineeriva asutuse esmakordset akrediteerimist ja igal juhul enne koordineeriva asutuse vastutuses olevate kulude kandmist EAGFi või EAFRD arvele. Sellega koos esitatakse asutuse akrediteerimistõend, samuti teave asutuse tegevusega seotud haldus-, raamatupidamis- ja sisekontrollitingimuste kohta.

Artikkel 5

Sertifitseerimine

1. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklis 7 osutatud sertifitseerimisasutuse määrab pädev asutus. Sertifitseerimisasutus peab oma tegevuses olema sõltumatu asjaomasest makseasutusest ja koordineerivast asutusest ning tal peab olema vajalik tehniline pädevus.

2. Sertifitseerimisasutus kontrollib asjaomast makseasutust kooskõlas rahvusvaheliselt tunnustatud auditistandarditega, võttes arvesse komisjoni kehtestatud suuniseid kõnealuste standardite kohaldamise kohta.

Sertifitseerimisasutus korraldab kontrolli nii iga eelarveaasta jooksul kui ka pärast selle lõppu.

3. Sertifitseerimisasutus koostab tõendi, mis sisaldab eelkõige arvamust selle kohta, kas komisjonile edastatavad aruanded on tõesed, täielikud ja korrektsed ning kas sisekontrollisüsteem toimib rahuldavalt.

Tõend põhineb menetluskorra ja tehingute valimi kontrollimise tulemustel. Kontrollimine hõlmab makseasutuse haldusstruktuuri ainult seoses sellega, kas ta on võimeline tagama, et ühenduse eeskirjadele vastavust kontrollitakse enne maksete tegemist.

4. Sertifitseerimisasutus koostab aruande tulemuste kohta. Kõnealune aruanne hõlmab delegeeritud või riikliku tolliasutuse täidetavaid ülesandeid. Aruandes tuleb märkida, kas:

a) makseasutus vastab akrediteerimiskriteeriumidele;

b) makseasutuse menetluskorraga on mõistlikult tagatud, et EAGFi ja EAFRD rahastatavad kulud on tehtud vastavalt ühenduse eeskirjadele, ning milliseid soovitusi on vajaduse korral nende tõhustamiseks antud ja järgitud;

c) artikli 6 lõikes 1 osutatud raamatupidamise aastaaruanded on kooskõlas makseasutuse raamatupidamisdokumentide ja -registritega;

d) kuludeklaratsioonides ja sekkumistegevuse kokkuvõtetes on EAGFi ja EAFRD rahastatavaid meetmeid valdavalt kajastatud tõeselt, täielikult ja korrektselt;

e) ühenduse finantshuvid seoses ettemaksete, tagatiste, sekkumisvarude ja sissenõutavate summadega on nõuetekohaselt kaitstud.

Aruandele lisatakse:

a) teave kontrolli läbiviijate arvu ja kvalifikatsiooni, tehtud tööde, läbivaadatud tehingute arvu, saadud tulemuste tähtsuse ja usaldusväärsuse, kõikide avastatud puuduste ja nende kõrvaldamiseks antud soovituste kohta ning nii sertifitseerimisasutuse kui ka nende makseasutusesiseste ja -väliste kontrolliorganite tegevuse kohta, kellelt sertifitseerimisasutus on osaliselt või täielikult saanud aruandes esitatud andmed;

b) arvamus määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 8 lõike 1 punkti c alapunktis iii osutatud kinnitava avalduse kohta.

2. PEATÜKK

RAAMATUPIDAMISARVESTUSE KONTROLLIMINE JA HEAKSKIITMINE

Artikkel 6

Aastaaruannete sisu

Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 8 lõike 1 punkti c alapunktis iii osutatud raamatupidamise aastaaruandes peavad kajastuma:

a) määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklis 34 osutatud sihtotstarbelised tulud;

b) EAGFi kulud summeerituna ühenduse eelarve punktide ja alapunktide kaupa;

c) EAFRD kulud programmide ja meetmete kaupa;

d) teave kulude ja sihtotstarbeliste tulude kohta või kinnitus selle kohta, et iga tehingu üksikasjalikke andmeid säilitatakse komisjoni käsutuses olevas elektroonilises andmebaasis;

e) punktide ja alapunktide kaupa või EAFRD puhul programmide ja meetmete kaupa koostatud tabel erinevuste kohta aastaaruandes deklareeritud kulude ja sihtotstarbeliste tulude ning nende kulude ja sihtotstarbeliste kulude vahel, mis on deklareeritud sama aja kohta dokumentides, millele osutatakse komisjoni 21. juuni 2006. aasta määruse (EÜ) nr 883/2006 (milles sätestatakse nõukogu määruse (EÜ) nr 1290/2005 üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses makseasutuste raamatupidamisarvestuse, kulu- ja tuludeklaratsioonide ning EAGFi ja EAFRD rahastatavate kulude hüvitamise tingimustega) (5) artikli 4 lõike 1 punktis c seoses EAGFiga ja kõnealuse määruse artikli 16 lõikes 2 seoses EAFRDga, ning selgitus iga erinevuse kohta;

f) menetluse tulemusel tagasinõutavate summade tabel vastavalt III lisas esitatud näidisele;

g) kokkuvõte sekkumistegevusest ning teatis sekkumisvarude koguste ja paiknemise kohta eelarveaasta lõpus;

h) kinnitus selle kohta, et üksikasjalikke andmeid sekkumisvarude kõigi ümberpaigutuste kohta säilitatakse makseasutuse elektroonilises andmebaasis.

Artikkel 7

Teabe edastamine

1. Raamatupidamisarvestuse kontrollimiseks ja heakskiitmiseks vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklile 30 peavad liikmesriigid komisjonile saatma:

a) raamatupidamise aastaaruande kirjed, nagu on osutatud käesoleva määruse artiklis 6;

b) sertifitseerimisasutuse või -asutuste koostatud tõendid ja aruanded, millele on osutatud käesoleva määruse artikli 5 lõigetes 3 ja 4;

c) kõiki statistika ja kontrolli jaoks vajalikke raamatupidamisandmeid kajastava täieliku dokumentatsiooni;

d) käesoleva määruse artiklis 3 osutatud kinnitava avalduse või kinnitavad avaldused.

2. Lõikes 1 osutatud dokumendid ja raamatupidamisandmed esitatakse komisjonile hiljemalt kõnesolevates dokumentides ja andmetes käsitletavale eelarveaastale järgneva aasta 1. veebruariks. Kõnealuse lõike punktides a, b ja d osutatud dokumendid esitatakse ühes eksemplaris koos elektroonilise koopiaga, vastavalt vormile ja tingimustele, mille kehtestab komisjon vastavalt määruse (EÜ) nr 883/2006 artiklile 18.

3. Komisjoni taotlusel või liikmesriigi algatusel võib komisjonile saata lisateavet asjaomase raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise kohta tähtaja jooksul, mille komisjon määrab kindlaks teabe edastamiseks vajalikust töömahust lähtuvalt. Sellise teabe puudumisel võib komisjon aruandeid kontrollida ja need heaks kiita tema käsutuses olevate andmete alusel.

4. Komisjon võib rahuldada põhjendatud taotluse pikendada teabe edastamise tähtaega, kui see esitatakse talle enne selle tähtaja lõppu.

5. Kui liikmesriik on akrediteerinud rohkem kui ühe makseasutuse, saadab ta komisjonile asjaomasele eelarveaastale järgneva aasta 15. veebruariks ka kokkuvõtte, mille on koostanud koordineeriv asutus, kes esitab ülevaate artiklis 3 osutatud kinnitavatest avaldustest ja artikli 5 lõikes 3 osutatud tõenditest.

Artikkel 8

Raamatupidamisandmete vorm ja sisu

1. Artikli 7 lõike 1 punktis c osutatud raamatupidamisandmete vorm ja sisu ning nende komisjonile edastamise viis määratakse määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 41 lõikes 2 osutatud korras.

2. Komisjon kasutab raamatupidamisandmeid ainult selleks, et:

a) täita oma ülesandeid raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise raames vastavalt määrusele (EÜ) nr 1290/2005;

b) jälgida põllumajandussaaduste ja -toodete valdkonna arengut ja koostada prognoose.

Euroopa Kontrollikojal ja Euroopa Pettustevastasel Ametil (OLAF) on oma ülesannete täitmiseks juurdepääs kõnealusele teabele.

3. Kogutud raamatupidamisandmetes sisalduvaid isikuandmeid töödeldakse üksnes lõikes 2 nimetatud eesmärgil. Kui komisjon kasutab raamatupidamisandmeid lõike 2 punktis b osutatud eesmärgil, muudab komisjon sellised andmed anonüümseks ning töötleb neid kõiki koos.

4. Asjaomased isikud adresseerivad igasugused isikuandmete töötlemist käsitlevad järelepärimised komisjonile vastavalt IV lisas sätestatud korrale.

5. Komisjon tagab raamatupidamisandmete konfidentsiaalsuse ja säilitamise turvalisuse.

Artikkel 9

Raamatupidamisandmete säilitamine

1. EAGFi rahastatud kulusid ja talle laekuvaid sihtotstarbelisi tulusid tõendavad alusdokumendid peavad olema komisjonile kättesaadavad vähemalt kolm aastat pärast aastat, millal komisjon määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 30 kohaselt asjaomase eelarveaasta aruandeid kontrollis ja need heaks kiitis.

2. EAFRD rahastatud kulusid ja talle laekuvaid sihtotstarbelisi tulusid tõendavad alusdokumendid peavad olema komisjonile kättesaadavad vähemalt kolm aastat pärast aastat, millal makseasutus tegi lõppmakse.

3. Eeskirjade eiramise või hooletuse korral peavad lõigetes 1 ja 2 osutatud tõendavad alusdokumendid olema komisjonile kättesaadavad vähemalt kolm aastat pärast aastat, millal summad on abisaajatelt täielikult tagasi nõutud ja EAGFi või EAFRD arvele kantud või millal määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 32 lõike 5 või artikli 33 lõike 8 kohaselt määratakse kindlaks summade tagasinõudmata jätmise finantstagajärjed.

4. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikliga 31 ette nähtud vastavuse kontrolli korral peavad käesoleva artikli lõigetes 1 ja 2 osutatud alusdokumendid olema komisjonile kättesaadavad vähemalt üks aasta pärast selle kontrolli lõpetamise aastat või, kui vastavuse kontrolli otsust menetletakse Euroopa Kohtus, üks aasta pärast nimetatud menetluse lõpetamise aastat.

Artikkel 10

Raamatupidamisarvestuse kontrollimine ja heakskiitmine

1. Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklis 30 osutatud otsuses raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise kohta tuleb sätestada igas liikmesriigis vastaval eelarveaastal tehtud kulutuste määr, mida käesoleva määruse artiklis 6 osutatud raamatupidamise aastaaruannete alusel võib kanda EAGFi ja EAFRD arvele, ning kõik vähendamised ja peatamised vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklitele 17 ja 27.

EAGFi puhul määratakse kindlaks ka summad, mida ühendus ja asjaomane liikmesriik rahastavad määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 32 lõike 5 kohaselt.

EAFRD puhul peavad raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsuses määratud summad sisaldama vahendeid, mida asjaomased liikmesriigid võivad määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 33 lõike 3 punkti c kohaselt uuesti kasutada.

2. EAGFi puhul saadakse summa, mida raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsuse tulemusel tuleb liikmesriigilt tagasi nõuda või liikmesriigile maksta, lahutades vastaval eelarveaastal tehtud kuumaksed lõike 1 kohaselt sama aasta kohta kinnitatud kuludest. Komisjon lahutab kõnealuse summa sellisest kuumaksest või liidab summa sellisele kuumaksele, mis on seotud raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsusele järgneval teisel kuul tehtud kulutustega.

EAFRD puhul saadakse summa, mida raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsuse tulemusel tuleb liikmesriigilt tagasi nõuda või liikmesriigile maksta, lahutades vastaval eelarveaastal tehtud vahemaksed lõike 1 kohaselt sama aasta kohta kinnitatud kuludest. Komisjon lahutab selle summa järgmisest vahe- või lõppmaksest või liidab selle järgmisele vahe- või lõppmaksele.

3. Komisjon teatab asjaomasele liikmesriigile hiljemalt enne eelarveaastale järgneva aasta 31. märtsi tema esitatud teabe kontrollimise tulemused ja lisab oma muudatusettepanekud.

4. Kui komisjon ei saa asjaomasest liikmesriigist tulenevatel põhjustel selle liikmesriigi raamatupidamisarvestust enne järgneva aasta 30. aprilli kontrollida ja heaks kiita, teavitab komisjon liikmesriiki lisakontrollidest, mida ta kavatseb teha vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklile 37.

5. Käesolevat artiklit kohaldatakse mutatis mutandis sihtotstarbeliste tulude suhtes määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 34 tähenduses.

Artikkel 11

Vastavuse kontroll

1. Kui komisjon tuvastab tänu uurimisele, et tehtud kulutused ei ole ühenduse eeskirjadega kooskõlas, edastab ta kontrollimise tulemused asjaomasele liikmesriigile ning lisab vajalikud parandusmeetmed, et edaspidi tagada eeskirjadele vastavus.

Teates osutatakse käesolevale artiklile. Liikmesriik teatab kahe kuu jooksul teate kättesaamisest ning komisjon võib vastavalt sellele oma seisukohti muuta. Põhjendatud juhtudel võib komisjon vastamistähtaega pikendada.

Pärast vastamistähtaja möödumist kutsub komisjon liikmesriigi kahepoolsetele läbirääkimistele, mille käigus püüavad pooled kokku leppida vajalikes meetmetes ning eeskirjade rikkumise tõsiduse ja ühendusele tekitatud rahalise kahju hindamises.

2. Liikmesriik edastab kahe kuu jooksul pärast lõike 1 kolmandas lõigus osutatud kahepoolsete läbirääkimiste protokolli kättesaamist nendel läbirääkimistel nõutud andmed või kogu muu teabe, mida ta peab edasise uurimise jaoks kasulikuks.

Põhjendatud juhtudel ja liikmesriigi põhjendatud taotlusel võib komisjon lubada esimeses lõigus osutatud tähtaega pikendada. Taotlus tuleb komisjonile adresseerida enne kõnealuse tähtaja möödumist.

Komisjon edastab pärast esimeses lõigus osutatud tähtaja möödumist liikmesriigile ametlikult järeldused, mis on tehtud vastavuse kontrolli raames saadud teabe alusel. Järeldustes esitatakse hinnang nende kulude kohta, mida komisjon kavatseb määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 31 alusel ühenduse rahastamisest välja jätta, ning viide käesoleva määruse artikli 16 lõikele 1.

3. Liikmesriik teatab komisjonile ühenduse eeskirjade järgimise tagamiseks võetavad parandusmeetmed ja nende jõustumise kuupäeva.

Komisjon võtab pärast lepitusorgani poolt vastavalt käesoleva määruse 3. peatükile koostatud aruande analüüsimist vajaduse korral määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 31 alusel vastu otsuse või mitu otsust ühenduse eeskirjade rikkumisega seotud kulude väljajätmise kohta ühenduse rahastamisest seni, kuni liikmesriik on parandusmeetmed tulemuslikult rakendanud.

Kui teabe hilinenud esitamine on erandlike asjaolude tõttu põhjendatud, võib komisjon ühenduse rahastamisest väljajäetavate kulude hindamisel võtta arvesse kõiki andmeid, mida liikmesriik edastab pärast lõikes 2 osutatud tähtaja möödumist, kui see on ühenduse eelarvele põhjustatud kahju paremaks hindamiseks vajalik.

4. EAGFi puhul teeb komisjon ühenduse rahastamisest mahaarvamise määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 31 kohaselt tehtud otsusele järgneval teisel kuul tehtud kulutustega seotud kuumaksetest.

EAFRD puhul teeb komisjon ühenduse rahastamisest mahaarvamise järgmisest vahemaksest või lõppmaksest.

Komisjon võib liikmesriigi taotlusel pärast konsulteerimist põllumajandusfondide komiteega ja mahaarvamise tähtsusest lähtuvalt määrata ka mõne teise aja mahaarvamise tegemiseks.

5. Käesolevat artiklit kohaldatakse mutatis mutandis sihtotstarbeliste tulude suhtes määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 34 tähenduses.

3. PEATÜKK

LEPITUSMENETLUS

Artikkel 12

Lepitusorgan

Määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikliga 31 ette nähtud vastavuse kontrolli jaoks luuakse komisjoni juures lepitusorgan. Selle ülesanne on:

a) vaadata läbi kõik juhtumid, mille on lepitusorganile esitanud liikmesriik, kes on saanud komisjonilt käesoleva määruse artikli 11 lõike 2 kolmanda lõigu kohase ametliku teate, sealhulgas hinnangulised kulud, mille komisjon kavatseb ühenduse rahastamisest välja jätta;

b) püüda lähendada komisjoni ja asjaomase liikmesriigi lahknevaid seisukohti;

c) koostada uurimise lõpus lepitustegevuse tulemuste aruanne, millele lisatakse organi arvates vajalikud märkused, kui kõik vaidlusküsimused või osa neist jäävad lahendamata.

Artikkel 13

Lepitusorgani koosseis

1. Lepitusorgan koosneb viiest liikmest, kes valitakse tunnustatud isikute hulgast, kelle sõltumatus on igati tagatud ja kes on pädevad ühise põllumajanduspoliitika, sealhulgas maaelu arengu rahastamise asjus või finantsauditi-alases töös.

Nad peavad olema eri liikmesriikide kodanikud.

2. Komisjon määrab eesistuja, liikmed ja asendusliikmed ametisse esialgu kolmeks aastaks pärast konsulteerimist põllumajandusfondide komiteega.

Ametiaega võib pikendada korraga üksnes ühe aasta võrra ja sellest tuleb teavitada põllumajandusfondide komiteed. Kui nimetatav eesistuja on juba lepitusorgani liige, on tema esialgne ametiaeg eesistujana kolm aastat.

Eesistuja, liikmete ja asendusliikmete nimed avaldatakse Euroopa Liidu Teataja C-seerias.

3. Lepitusorgani liikmete töö tasustatakse, võttes arvesse aega, mis neil tuleb ülesandele pühendada. Side- ja transpordikulud hüvitatakse vastavalt kehtivatele eeskirjadele.

4. Eesistuja ja liikmed jäävad pärast ametiaja lõppu ametisse, kuni nad asendatakse või uuesti ametisse nimetatakse.

5. Komisjon võib pärast konsulteerimist põllumajandusfondide komiteega vabastada ametist liikme, kes ei vasta enam lepitusorganis kohustuste täitmiseks esitatavatele tingimustele või keda mingil põhjusel ei saada kätte määramata aja jooksul.

Ülejäänud aja ametiajast, milleks liige ametisse määrati, asendab teda sellisel juhul asendusliige ning sellest teatatakse põllumajandusfondide komiteele.

Kui eesistuja ametiaeg lõpetatakse, määrab komisjon pärast konsulteerimist põllumajandusfondide komiteega liikme, kes täidab eesistuja kohustusi ülejäänud aja ametiajast, milleks eesistuja ametisse määrati.

Artikkel 14

Lepitusorgani sõltumatus

1. Lepitusorgani liikmed täidavad oma ülesandeid sõltumatult, taotlemata ja võtmata vastu juhiseid valitsustelt või asutustelt.

Liige ei osale lepitusorgani töös ega kirjuta alla aruandele, kui ta on varasemas ametis olnud isiklikult seotud käsitletava juhtumiga.

2. Ilma et see piiraks asutamislepingu artikli 287 kohaldamist, ei avalikusta lepitusorgani liikmed teavet, mis on neile teatavaks saanud lepitusorganis töötamise ajal. Nimetatud teave on konfidentsiaalne ning selle kohta kehtib ametisaladuse hoidmise kohustus.

Artikkel 15

Töökord

1. Lepitusorgani istungid toimuvad komisjoni asukohas. Töö valmistab ette ja korraldab eesistuja. Tema puudumisel ja ilma et see piiraks artikli 13 lõike 5 esimese lõigu kohaldamist, täidab eesistuja kohustusi vanim liige.

Lepitusorganile osutab sekretariaaditeenuseid komisjon.

2. Ilma et see piiraks artikli 14 lõike 1 teise lõigu kohaldamist, tuleb aruanded heaks kiita kohalviibivate liikmete absoluutse häälteenamusega; organ on otsustusvõimeline, kui kohal on vähemalt kolm liiget.

Aruandele kirjutavad alla eesistuja ja liikmed, kes on nõupidamistest osa võtnud. Aruannetele annab kaasallkirja sekretariaadi liige.

Artikkel 16

Lepitusmenetlus

1. Liikmesriik peab esitama juhtumi lepitusorganile läbivaatamiseks kolmekümne tööpäeva jooksul pärast seda, kui ta on saanud komisjonilt artikli 11 lõike 2 kolmandas lõigus osutatud ametliku teate, ja saadab põhistatud lepitustaotluse lepitusorgani sekretariaadile.

Järgitava menetluskorra ja sekretariaadi aadressi teatab liikmesriikidele põllumajandusfondide komitee.

2. Lepitustaotlus võetakse vastu üksnes juhul, kui summa, mida komisjoni teatele vastavalt kavatsetakse ühenduse rahastamisest välja jätta:

a) on üle ühe miljoni euro või

b) moodustab vähemalt 25 % liikmesriigi kogukulutustest aasta jooksul asjaomase eelarverubriigi raames.

Kui liikmesriik on asja varasema arutamise käigus põhjendatult väitnud, et juhtum on seotud ühenduse eeskirjade kohaldamise põhimõttelise küsimusega, võib lepitusorgani eesistuja tunnistada lepitustaotluse vastuvõetavaks. Taotlust ei võeta vastu, kui küsimus on üksnes õiguslikus tõlgenduses.

3. Lepitusorgan viib läbi uurimise nii mitteametlikult ja kiiresti kui võimalik toimikus esitatud tõendusmaterjali ning komisjoni ja asjaomaste riigiasutuste erapooletu ärakuulamise põhjal.

4. Kui lepitusorgan nelja kuu jooksul pärast juhtumi esitamist ei suuda komisjoni ja liikmesriigi seisukohti lepitada, peetakse lepitusmenetlus ebaõnnestunuks. Artikli 12 punktis c osutatud aruandes esitatakse põhjendused, miks seisukohti ei suudetud lepitada. Seal märgitakse, kas menetluse käigus jõuti osalisele kokkuleppele.

Aruanne saadetakse:

a) asjaomasele liikmesriigile;

b) komisjonile;

c) teistele liikmesriikidele põllumajandusfondide komitee raames.

4. PEATÜKK

ÜLEMINEKU- JA LÕPPSÄTTED

Artikkel 17

Üleminekusätted

1. Kui määruse (EÜ) nr 1663/95 kohaselt akrediteeritud makseasutus võtab kohustuse kulude suhtes, mille eest ta varem ei vastutanud, viiakse hiljemalt 16. oktoobriks 2007 läbi käesoleva määruse artikli 1 lõikega 3 ette nähtud kontrollimine ja uus akrediteerimine, mis on vajalik kõnealuste uute kohustuste tõttu.

2. Artikli 5 lõike 4 kohases sertifitseerimisasutuse aruandes 2007. eelarveaasta kohta esitatakse seoses infosüsteemide turbega hindamissüsteemi kasutades ainult märkused ning esialgsed järeldused makseasutuse rakendatud meetmete kohta. Märkused põhinevad I lisa punkti 3 alapunktis B osutatud rahvusvaheliselt tunnustatud turbestandardite kehtival redaktsioonil ning näitavad, millises ulatuses turbemeetmeid rakendati.

Artikkel 18

Kehtetuks tunnistamine

1. Määrused (EÜ) nr 1663/95 ja (EÜ) nr 2390/1999 ning otsus 94/442/EÜ tunnistatakse kehtetuks alates 16. oktoobrist 2006. Määruse (EÜ) nr 1663/95 kohaldamist jätkatakse siiski 2006. eelarveaasta suhtes seoses raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega nõukogu määruse (EÜ) nr 1258/1999 (6) artikli 7 lõike 3 alusel.

Otsuse 94/442/EÜ kohaselt ametisse määratud lepitusorgani eesistuja, liikmed ja asendusliikmed säilitavad oma ametikoha ametiaja lõpuni või asendamiseni.

2. Viiteid lõikes 1 kehtetuks tunnistatud õigusaktidele tõlgendatakse kui viiteid käesolevale määrusele ja neid loetakse vastavalt V lisas esitatud vastavustabelile.

Artikkel 19

Jõustumine ja kohaldamine

Jõustumine Käesolev määrus jõustub seitsmendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

Seda kohaldatakse alates 16. oktoobrist 2006. Artikleid 3 ja 5, artikli 6 punkte a–e, g ja h ning artikleid 7 ja 10 kohaldatakse üksnes 2007. eelarveaasta ja järgmiste eelarveaastate kulude ja sihtotstarbeliste tulude suhtes.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides. Brüssel, 21. juuni 2006. Komisjoni nimel komisjoni liige Mariann FISCHER BOEL

(1) ELT L 209, 11.8.2005, lk 1. Määrust on muudetud määrusega (EÜ) nr 320/2006 (ELT L 58, 28.2.2006, lk 42).

(2) EÜT L 158, 8.7.1995, lk 6. Määrust on viimati muudetud määrusega (EÜ) nr 465/2005 (ELT L 77, 23.3.2005, lk 6).

(3) EÜT L 295, 16.11.1999, lk 1. Määrust on viimati muudetud määrusega (EÜ) nr 1359/2005 (ELT L 214, 19.8.2005, lk 11).

(4) EÜT L 182, 16.7.1994, lk 45. Otsust on viimati muudetud otsusega 2001/535/EÜ (EÜT L 193, 17.7.2001, lk 25).

(5) Vt käesoleva Euroopa Liidu Teataja lk 1.

(6) EÜT L 160, 26.6.1999, lk 103.

I LISA AKREDITEERIMISKRITEERIUMID 1. Sisekeskkond A) Organisatsiooniline struktuur Asutusel peab olema organisatsiooniline struktuur, mis võimaldab tal seoses EAGFi ja EAFRD kulutustega täita järgmisi ülesandeid: i) maksete kinnitamine ja kontrollimine, et teha kindlaks, kas taotlejale makstav summa on kooskõlas ühenduse eeskirjadega, hõlmates eelkõige haldus- ja kohapealseid kontrolle; ii) maksete tegemine kinnitatud summade maksmiseks taotlejale (või tema volitatud isikule) või maaelu arengu korral ühenduse kaasfinantseeritud osa maksmiseks; iii) maksearvestus, et registreerida kõik maksed EAGFi ja EAFRD kulutuste kohta infosüsteemi vormis peetavas asutuse eraldi raamatupidamisarvestuses ja perioodiliselt ette valmistada kulutuste kokkuvõtted, sealhulgas komisjonile esitatavad kuu-, kvartali- (EAFRD jaoks) ja aastaaruanded. Raamatupidamisarvestusse kantakse ka fondide rahastatavad vahendid, eelkõige need, mis on seotud sekkumisvarude, tasaarveldamata ettemaksete, tagatiste ja võlglastega. Asutuse organisatsioonilises struktuuris sätestatakse õiguste ja vastutuse selge jaotus organisatsiooni kõikidel tasanditel ning nende esimeses lõigus osutatud kolme ülesande lahusus, millest tulenev vastutus on määratletud organisatsioonilise struktuuri skeemis. Skeem peab hõlmama tehnilisi talitusi ja punktis 4 osutatud sisekontrollitalitust. B) Inimressursside standard Asutus peab tagama järgmised standardid: i) tegevuseks eraldatakse piisavalt inimressursse ja tagatakse tegevuse eri tasanditel nõutavate tehniliste oskuste olemasolu; ii) ülesanded jagatakse selliselt, et iga ametnik täidab EAGFi või EAFRD arvele kantavate kulude kinnitamisel, väljamaksmisel või arvestamisel ainult ühte funktsiooni ning et ükski ametnik ei täida üht neist ülesannetest ilma, et tema tööd kontrolliks mõni teine ametnik; iii) iga ametniku ülesanded, sealhulgas tema otsustamisõiguse rahaline ülempiir, määratakse kindlaks kirjalikult; iv) töötajaid koolitatakse igal tegevustasandil vastavalt vajadusele ja nähakse ette strateegilistel ametikohtadel töötavate isikute korrapärane vahetumine või nende tegevuse tõhustatud kontroll; v) võetakse asjakohaseid meetmeid, et vältida huvide konflikti juhul, kui vastutaval või strateegilisel ametikohal töötav isik, kes tegeleb nõuete kontrollimise, heakskiitmise, väljamaksmise ja arvestamisega, täidab väljaspool makseasutust ka muid ülesandeid. C) Kohustuste delegeerimine Kui mõni makseasutuse ülesanne delegeeritakse vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 6 lõikele 1 mõnele teisele asutusele või organile, peavad olema täidetud järgmised tingimused: i) makseasutus ja kõnealune asutus või organ sõlmivad kirjaliku kokkuleppe, milles määratakse kindlaks makseasutusele esitatava teabe laad ja tõendavad dokumendid ning nende esitamise tähtaeg. Kokkulepe peab võimaldama makseasutusel täita akrediteerimiskriteeriume; ii) makseasutus jääb igal juhul vastutavaks asjaomaste fondide tõhusa juhtimise eest; iii) on selgelt määratletud teise asutuse või organi ülesanded ja kohustused, eelkõige need, mis on seotud ühenduse eeskirjade järgimise kontrollimise ja järelevalvega; iv) makseasutus tagab, et kõnealuses asutuses või organis on toimivad süsteemid, mis kindlustavad ülesannete rahuldava täitmise; v) asutus või organ kinnitab makseasutusele sõnaselgelt, et see täidab oma kohustusi, ja annab ülevaate selleks kasutatavatest vahenditest; vi) makseasutus vaatab delegeeritud ülesanded perioodiliselt läbi, et tagada nende rahuldav täitmine ja ühenduse eeskirjade järgimine; Eespool sätestatud tingimusi kohaldatakse mutatis mutandis riiklike tolliasutuste nende ülesannete suhtes, mis on seotud põllumajanduskuludega. 2. Kontrollitegevus A) Nõuete heakskiitmise kord Makseasutus kehtestab korra, mille kohaselt: i) asutus sätestab nõuete vastuvõtmise, registreerimise ja käsitlemise üksikasjaliku korra, mis sisaldab kõigi kasutatavate dokumentide kirjeldust; ii) iga maksete kinnitamise eest vastutav ametnik saab nõutavate kontrollide kohta üksikasjaliku kontrollküsimustiku ning lisab nõuet tõendavatele dokumentidele tõendi nende kontrollide läbiviimise kohta. Selle tõendi võib esitada elektroonilisel kujul. Tõendil peab olema märge selle kohta, et tööd on kontrollinud kõrgemalseisev ametnik; iii) maksenõue kinnitatakse alles pärast seda, kui on piisavalt kontrollitud selle vastavust ühenduse eeskirjadele. Kontrollimine hõlmab nõude esitamisega seotud konkreetset meedet käsitlevas määruses ette nähtud kontrolle ning määruse (EÜ) nr 1290/2005 artiklis 9 nimetatud kontrolle pettuste ja eeskirjade eiramise vältimiseks ja avastamiseks eelkõige seoses võetud riskidega. EAFRD puhul tuleb lisaks ette näha kord, millega kontrollitakse abi eraldamise kriteeriumide ning ühenduse eeskirjade, eelkõige riigihanke eeskirjade ja keskkonnanõuete järgimist; iv) asutuse juhtkonda teavitatakse asjakohasel tasandil läbiviidud kontrolli tulemustest korrapäraselt ja õigeaegselt, et selle piisavust saaks hinnata enne nõuete rahuldamist; v) tehtud tööd kirjeldatakse üksikasjalikult iga nõudega või nõuete rühmaga kaasnevas aruandes või vajaduse korral üht turustusaastat hõlmavas aruandes. Aruandega koos esitatakse tõendusmaterjal heakskiidetud nõuete abikõlblikkuse ning tehtud tööde laadi, ulatuse ja piiride kohta. EAFRD puhul on lisaks vajalik kinnitus, et on järgitud abi eraldamise kriteeriume ning kõiki asjaomaseid ühenduse eeskirju, eelkõige riigihanke eeskirju ja keskkonnanõudeid. Kui füüsiline või halduskontroll ei hõlma kõiki nõudeid, vaid ainult nende valimit, tuleb märkida, millised nõuded valiti, kirjeldada valikumeetodit ning anda ülevaade kõigi inspekteerimiste tulemustest ja meetmetest, mida on võetud seoses vasturääkivuste ja eeskirjade eiramisega. Tõendavad dokumendid peavad andma piisava tagatise selle kohta, et kõigi heakskiidetud nõuete abikõlblikkust on nõuetekohaselt kontrollitud; vi) kui heakskiidetud nõuete ja läbiviidud kontrollidega seotud dokumente (paberkandjal või elektroonilisel kujul) säilitavad teised asutused või organid, näevad nii kõnealused asutused või organid kui ka makseasutus ette korra, millega tagatakse, et makseasutuse tehtud makseid käsitlevate dokumentide asukoht registreeritakse. B) Maksekord Asutus kehtestab vajaliku korra, millega tagatakse, et makse tehakse ainult taotleja või tema volitatud isiku pangakontole. Makse tehakse asutuse panga kaudu või vajaduse korral riigikassa osakonna kaudu viie tööpäeva jooksul kulude kandmisest EAGFi või EAFRD kontole. 2007. ja 2008. eelarveaasta eest võib tasuda ka maksekorraldusega. Tuleb kehtestada kord, millega tagatakse, et kõik maksed, mille puhul ei ole ülekannet tehtud, makstakse fondidele tagasi. Sularahas makseid ei tehta. Maksete kinnitamise eest vastutava ametniku ja/või tema ülevaataja heakskiidu võib esitada elektroonilisel kujul, kui on tagatud selleks vajalike seadmete turvalisus ning heakskiidu allkirjastanud isiku andmed säilitatakse elektroonilisel kujul. C) Raamatupidamisarvestuse kord Makseasutus kehtestab korra, mille kohaselt: i) raamatupidamisarvestuse kord peab tagama, et kuu-, kvartali- (EAFRD jaoks) ja aastaaruanded on terviklikud, korrektsed ja esitatakse õigel ajal ning et kõik vead ja puudujäägid avastatakse ja korrigeeritakse eelkõige regulaarselt toimuva kontrolli ja vastavusse viimise kaudu; ii) sekkumisvarude kohta peetava arvestuse puhul tuleb tagada, et kogused ja nendega seotud kulud töödeldakse ja registreeritakse identifitseeritavate partiide ja õigete aruannete kaupa õigusaktidega sätestatud korras korrektselt ja viivitamata igal etapil alates pakkumise vastuvõtmisest kuni toote tegeliku üleandmiseni, ning et kõigis ladudes hoitavate varude kogust ja laadi on võimalik igal ajal kindlaks määrata. D) Ettemaksete ja tagatiste arvestamise kord Ettemaksed näidatakse raamatupidamis- või allregistrites eraldi. Kehtestatakse kord, millega tagatakse, et: i) tagatisi võetakse vastu ainult sellistelt asjakohaste asutuste heakskiidetud finantsasutustelt, mis täidavad komisjoni määruses (EMÜ) nr 2220/85 (1) sätestatud tingimusi ja mille asjaomased asutused on heaks kiitnud ning mis annavad vabastamiseni või nõude esitamiseni kehtivaid tagatisi, mis makstakse välja asutuse lihttaotluse korral; ii) ettemaksed tasaarvestatakse kindlaksmääratud tähtaja jooksul; tähtaegselt tasaarvestamata ettemaksed selgitatakse välja, nõudes viivitamata tagatiste esitamist. E) Võlgade arvestamise kord Kõiki punktides A–D nimetatud kriteeriume kohaldatakse mutatis mutandis lõivude, minetatud tagatiste, tagastatud maksete, sihtotstarbeliste tulude jne suhtes, mida asutus peab sisse nõudma EAGFi ja EAFRD nimel. Asutus peab eelkõige kehtestama süsteemi kõigi saadaolevate summade väljaselgitamiseks ja kõigi selliste võlgnevuste kandmiseks võlgnike registrisse enne nende kättesaamist. Võlgnike register vaadatakse korrapäraselt läbi, et võtta meetmeid tähtajaks tasumata võlgade sissenõudmiseks. F) Kontrolljälg Piisavalt üksikasjaliku kontrolljälje pidevaks tagamiseks peab asutuses olema kättesaadav nõuete heakskiitmist, arvestamist ja väljamaksmist ning ettemaksete, tagatiste ja võlgade käsitlemist tõendavate dokumentidega seotud teave. 3. Teave ja selle edastamine A) Teabe edastamine Asutus kehtestab vajaliku korra, et tagada kõikide ühenduse eeskirjade ja eelkõige kehtivate abimäärade muudatuste registreerimine ning juhiste, andmebaaside ja kontrollküsimustike ajakohastamine õigel ajal. B) Infosüsteemide turve Infosüsteemide turve põhineb kriteeriumidel, mis on sätestatud ühes järgmistest rahvusvaheliselt tunnustatud standarditest vastaval eelarveaastal kehtivas redaktsioonis: i) International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practise for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799), ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI), iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT). Makseasutus valib ühe esimeses lõigus osutatud rahvusvahelistest standarditest oma infosüsteemide turbe aluseks. Turbemeetmed tuleks kohandada iga üksiku makseasutuse haldusstruktuuri, personali ja tehniliste tingimustega. Rahalised ja tehnilised vahendid peaksid olema vastavuses tegelike ohtudega. 4. Järelevalve A) Pidev järelevalve tänu sisekontrollile Sisekontroll peab hõlmama vähemalt järgmisi valdkondi: i) tehniliste talituste ning selliste volitatud asutuste või organite töö järelevalve, mis vastutavad kontrolli ja muude ülesannete läbiviimise eest, et tagada määruste, suuniste ja ettenähtud korra nõuetekohane rakendamine; ii) süsteemimuudatuste läbiviimise algatamine kontrollisüsteemide üldiseks täiustamiseks; iii) asutusele esitatud nõuete ja taotluste, samuti muu sellise teabe läbivaatamine, mille alusel võib kahtlustada eeskirjade eiramist. Pidev järelevalve põhineb makseasutuse tavalisel, korduval tegevusel. Piisavalt üksikasjaliku kontrolljälje tagamiseks tuleb asutuse igapäevategevuse ja kontrollide üle teostada kõikidel tasanditel pidevat järelevalvet. B) Eraldi hindamine tänu sisekontrollitalitusele Asutus kehtestab järgmise sellekohase korra: i) sisekontrollitalitus on asutuse teistest allüksustest sõltumatu ja annab aru asutuse direktorile; ii) sisekontrollitalitus kontrollib, kas asutuse kehtestatud kord tagab ühenduse eeskirjade järgimise kontrolli ning aruannete korrektse, tervikliku ja õigeaegse esitamise. Kontrollimisel võib piirduda teatavate meetmetega ja tehingute valimiga, kui kontrollimiskavaga on ette nähtud, et kõiki olulisi valdkondi, sealhulgas maksete kinnitamise eest vastutavaid asutusi kontrollitakse maksimaalselt iga viie aasta järel; iii) talituse töö toimub kooskõlas rahvusvaheliste standarditega, töö käik dokumenteeritakse ning tulemused esitatakse aruannete ja soovitustena asutuse kõrgemale juhtkonnale. (1) EÜT L 205, 3.8.1985, lk 5.

II LISA KINNITAV AVALDUS Mina, …, … makseasutuse direktor, esitan nimetatud makseasutuse raamatupidamisarvestuse eelarveaasta 16.10.xx kuni 15.10.xx+1 kohta. Tuginedes oma hinnangule ja enda käsutuses olevale teabele, muu hulgas sisekontrollitalituse töö tulemustele, kinnitan, et: — esitatud aruanded annavad minule teadaolevalt tõese, täieliku ja korrektse ülevaate eespool nimetatud eelarveaasta kuludest ja tuludest. Aruannetes on kajastatud eelkõige kõik mulle teadaolevad võlad, ettemaksed, tagatised ja varud ning kõik seoses EAGFi ja EAFRDga sissenõutud tulud on nõuetekohaselt kantud asjaomaste fondide arvele, — olen kehtestanud süsteemi, millega tagatakse piisavalt eelarvekirjete aluseks olevate tehingute õiguspärasus ja korrektsus, sealhulgas see, et nõuete vastuvõetavuse hindamise ja maaelu arenguks abi eraldamise korra juhtimine, kontrollimine ja dokumenteerimine on ühenduse eeskirjadega kooskõlas. [Selle kinnitusega seoses tuleb siiski arvestada järgmisi reservatsioone:] Lisaks kinnitan, et minule teadaolevalt ei ole jäänud avaldamata ühtegi asjaolu, mis võiks ühenduse finantshuvi kahjustada. Allkiri

III LISA TAGASINÕUTAVATE SUMMADE NÄIDISTABELID Liikmesriigid esitavad iga makseasutuse kohta artikli 6 punktis f osutatud teabe järgmiste tabelite abil: Tabel 1. Viimasel eelarveaastal EAGFi eeskirjade eiramisega seotud tagasinõudmismenetluste ülevaade – haldusmenetlused 2007. aastal esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo 15. oktoober 2005 Tagasinõutud summad (2006) Korrigeeritud summad (2006) (1) Lootusetuteks tunnistatud kontrollitud ja heakskiidetud summad kokku Tagasinõudmisele kuuluvad summad (15. oktoober 2006) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 Kokku

2008. aastal ja järgmistel aastatel esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo n–1 aasta 15. oktoober Tagasinõutud summad (n aasta) Korrigeeritud summad (n aasta) (2) Lootusetuks tunnistatud summad (n aasta) Tagasinõudmisele kuuluvad summad (n aasta 15. oktoober) < n–4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N Kokku Tabel 2. Viimasel eelarveaastal EAGF eeskirjade eiramisega seotud tagasinõudmismenetluste ülevaade – kohtumenetlused 2007. aastal esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo 15. oktoober 2005 Tagasinõutud summad (2006) Korrigeeritud summad (2006) (4) Lootusetuteks tunnistatud kontrollitud ja heakskiidetud summad kokku Tagasinõudmisele kuuluvad summad (15. oktoober 2006) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Kokku

2008. aastal ja järgmistel aastatel esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo n–1 aasta 15. oktoober Tagasinõutud summad (n aasta) Korrigeeritud summad (n aasta) (5) Lootusetuks tunnistatud summad (n aasta) Tagasinõudmisele kuuluvad summad (n aasta 15. oktoober) < n–8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N Kokku Rakendades määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 32 lõike 5 viiendat lõiku, kohaldatakse tabeleid 1 ja 2 mutatis mutandis. Tabel 3. Viimasel eelarveaastal EAFRD eeskirjade eiramisega seotud tagasinõudmismenetluste ülevaade – haldusmenetlused 2008. aastal ja järgmistel aastatel esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo n–1 aasta 15. oktoober Tagasinõutud summad (n aasta) Korrigeeritud summad (n aasta) (7) Lootusetuks tunnistatud summad (n aasta) Tagasinõudmisele kuuluvad summad (n aasta 15. oktoober) 2007 2008 2009 2010 2016+4 Kokku

Tabel 4. Viimasel eelarveaastal EAFRD eeskirjade eiramisega seotud tagasinõudmismenetluste ülevaade – kohtumenetlused 2008. aastal ja järgmistel aastatel esitatav tabel: a b c d e f Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Saldo n–1 aasta 15. oktoober Tagasinõutud summad (n aasta) Korrigeeritud summad (n aasta) (8) Lootusetuks tunnistatud summad (n aasta) Tagasinõudmisele kuuluvad summad (n aasta 15. oktoober) 2007 2008 2009 2010 2016+8 Kokku Rakendades määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 33 lõike 8 teist lõiku, kohaldatakse tabeleid 3 ja 4 mutatis mutandis. Liikmesriigid on kohustatud esitama tabelid 5 ja 6 elektrooniliselt formaadis, mille kehtestab komisjon kord aastas enne 15. oktoobrit. Tabel 5. EAGFi eeskirjade eiramise üksikjuhtumite summad a b c d e f g h i j k l m Identifitseerimisnumber Vajaduse korral EKLi identifitseerimine (9) Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Kuulub kohtumenetluses käsitlemisele Algsumma Korrigeeritud summad kokku (kogu tagasinõudmisperiood) Tagasinõutud summad kokku (kogu tagasinõudmisperiood) Lootusetuks tunnistatud summad (kogu tagasinõudmisperiood) Lootusetuks tunnistamise kuupäev Summa, mis on tagasinõudmisel Lootuse tuks tunnistamise põhjused Korrigeeritud summa (n eelarveaastal) Tagasinõutud summa (n eelarveaastal) jah/ei jah/ei jah/ei jah/ei

Tabel 6. EAFRD eeskirjade eiramise üksikjuhtumite summad a b c d e f g h i j k l m Identifitseerimisnumber Vajaduse korral EKLi identifitseerimine (10) Eeskirjade eiramise tuvastamise eelarveaasta Kuulub kohtumenetluses käsitlemisele Algsumma Korrigeeritud summad kokku (kogu tagasinõudmisperiood) Tagasinõutud summad kokku (kogu tagasinõudmisperiood) Lootusetuks tunnistatud summad (kogu tagasinõudmisperiood) Lootusetuks tunnistamise kuupäev Summa, mis on tagasinõudmisel Lootuse tuks tunnista mise põhjused Korrigeeritud summa (n eelarveaastal) Tagasinõutud summa (n eelarveaastal) jah/ei jah/ei jah/ei jah/ei (1) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (2) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (3) Sellel real tuleb näidata tagasinõutud summad ja/või korrigeerimine vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 32 lõike 5 kolmandale ja neljandale lõigule. (4) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (5) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (6) Sellel real tuleb näidata tagasinõutud summad ja/või korrigeerimine vastavalt määruse (EÜ) nr 1290/2005 artikli 32 lõike 5 kolmandale ja neljandale lõigule. (7) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (8) Sealhulgas korrigeerimine, mis tuleneb haldusmenetluse muutumisest kohtumenetluseks. (9) See on seotud nõukogu määruse (EMÜ) nr 595/91 (EÜT L 67, 14.3.1991, lk 11) alusel teatatud juhtumite spetsiifilise identifitseerimisega. (10) See on seotud nõukogu määruse (EMÜ) nr 595/91 (EÜT L 67, 14.3.1991, lk 11) alusel teatatud juhtumite spetsiifilise identifitseerimisega.

IV LISA ARTIKLI 8 LÕIKES 4 OSUTATUD JÄRELEPÄRIMISTE EDASTAMINE Artikli 8 lõikes 4 osutatud järelepärimised saadetakse ühel järgmistest aadressidest: — European Commission, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brussels; — AGRI-J1@cec.eu.int.