Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni peasekretäride ja euroopa kohtu kohtusekretäri ning kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee peasekretäride ja euroopa ombudsmani esindaja otsus,

25. juuli 2002,

Euroopa ühenduste personalivaliku ameti organisatsiooni ja tegevuse kohta

(2002/621/EÜ)

EUROOPA PARLAMENDI, NÕUKOGU JA KOMISJONI PEASEKRETÄRID JA KOHTU KOHTUSEKRETÄR NING KONTROLLIKOJA, MAJANDUS- JA SOTSIAALKOMITEE NING REGIOONIDE KOMITEE PEASEKRETÄRID JA EUROOPA OMBUDSMANI ESINDAJA,

võttes arvesse Euroopa ühenduste ametnike personalieeskirju ning Euroopa ühenduste muude teenistujate töötingimusi, mis on kehtestatud nõukogu määrusega (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68, [1]

arvestades Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, kohtu, kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee ning Euroopa ombudsmani 25. juuli 2002. aasta otsust Euroopa ühenduste personalivaliku ameti asutamise kohta ja eelkõige selle artiklit 5 [2]

ning arvestades järgmist:

(1) Personalieeskirjade artikli 27 kohaselt on institutsioonid kohustatud tagama, et tööle võetakse võimalikult pädevaid, tõhusaid ja usaldusväärseid ametnikke ühenduste liikmesriikide kodanike hulgast geograafiliselt võimalikult laiast piirkonnast ilma, et tehtaks vahet nende rassi, poliitiliste, filosoofiliste või religioossete tõekspidamiste, soo või seksuaalse sättumuse alusel ning sõltumata nende perekonnaseisust või perekondlikust olukorrast.

(2) Personalieeskirjade III lisa artikli 1 lõike 1 kolmandas lõigus määratletakse ühtse ühiskomisjoni volitused ning kõnealuse lisa artikli 3 teises lõigus viis, kuidas määratakse ametisse valikukomisjoni liikmed avalike konkursside korraldamiseks,

ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE OTSUSE:

Artikkel 1

Ameti ülesanded

1. Amet korraldab optimaalsete professionaalsete ja majanduslike tingimuste kohaselt avalikke konkursse ametnike töölevõtmiseks Euroopa ühenduste institutsioonidesse. Amet koostab konkursi läbinud kandidaatide nimekirjad, mis võimaldavad institutsioonidel tööle võtta kõrge kvalifikatsiooniga ja nende vajadustele vastavaid töötajaid.

2. Konkreetselt on ameti ülesanded järgmised:

a) korraldada üksikute institutsioonide palvel avalikke konkursse eesmärgiga koostada nõuetele vastavate kandidaatide nimekirjad ametnike ametisse nimetamiseks. Konkursse korraldatakse vastavalt personalieeskirjadele ja artikli 6 lõikes c määratletud ühtlustatud kriteeriumidele ning juhatuse poolt vastuvõetud tööprogrammile;

b) teha tihedat koostööd institutsioonidega selleks, et hinnata institutsioonide poolt esitatavat tulevast personalivajadust ja ette valmistada ning rakendada konkursikava kõnealuste vajaduste õigeaegseks rahuldamiseks;

c) töötada välja valikumeetodid ja -tehnikad parima tava alusel ja kooskõlas institutsioonide töötajate eri kategooriatele kehtestatud kvalifikatsiooninõuetega;

d) hallata ja kontrollida institutsioonide ühiste konkursside põhjal koostatud nõuetele vastavate kandidaatide nimekirjade kasutamist;

e) esitada institutsioonidele aastaaruanded oma tegevuse kohta.

Artikkel 2

Institutsioonide kohustused

Iga institutsiooni ametisse nimetav asutus annab ameti käsutusse piisaval arvul valikukomisjoni liikmeid, eksamineerijaid ja järelevalvajaid kvoodi järgi, mille on kinnitanud juhatus artikli 6 lõike i alusel, võimaldamaks valikumenetluste sujuvat teostamist vastavalt personalieeskirjade III lisa artiklile 3.

Artikkel 3

Muud teenused

1. Amet võib mõne organisatsiooni, ameti või asutuse ning ameti juhataja vahelisel kokkuleppel organiseerida valikumenetlusi töötajate töölevõtmiseks kõnealustesse organisatsioonidesse, ametitesse või asutustesse. Enne kõnealuse kokkuleppe sõlmimist hangib ameti juhataja juhatuse kooskõlastuse. Lepingud peavad sisaldama andmeid ameti poolt osutatavate teenuste rahastamispõhimõtete kohta.

2. Amet võib vastava palve korral osutada üksikutele institutsioonidele, organisatsioonidele, ametitele ja asutustele tehnilist abi nende sisekonkursside korraldamisel.

3. Amet korraldab institutsioonide palvel muude teenistujate valimist eesmärgiga koostada nõuetele vastavate kandidaatide nimekirju ja/või andmebaase, mida vastavad institutsioonid võivad kasutada muude teenistujate töölevõtmiseks.

4. Nimetatud tegevused kaasatakse ameti tööprogrammi vastavalt artikli 6 punktile f eeldusel, et kõnealune institutsioon on vastava palve esitanud õigeks ajaks.

Artikkel 4

Kaebused ja nõuded

1. Ameti juhataja täidab ametisse nimetavale asutusele personalieeskirjade artikli 90 kohaselt antud volitusi ameti ülesannetega seotud kõigi nõuete või kaebuste suhtes.

2. Kui ameti juhataja kavatseb kõnealuste kaebuste korral kinnitada esialgset otsust, konsulteerib ta vastavas küsimuses juhatuse esimehega.

3. Amet vastab Euroopa ombudsmani kõigile ettepanekutele, mis käsitlevad käesoleva otsusega reguleeritavat vastutusvaldkonda.

Artikkel 5

Juhatus

1. Asutatakse ameti juhatus, millesse iga institutsioon nimetab ühe liikme ning institutsioonide personalikomiteed määravad konsensuse alusel kolm järelevalvaja staatusega esindajat.

2. Juhatus valib endale kaheks aastaks esimehe lihthäälteenamuse alusel oma liikmete seast.

3. Juhatus võtab lihthäälteenamuse alusel vastu oma töökorra pärast seda, kui need on esitatud institutsioonidele.

4. Juhatus tuleb kokku esimehe algatusel või vähemalt ühe liikme nõudel.

5. Kui juhatus otsustab lihthäälteenamuse põhimõttel, on igal institutsioonil üks hääl. Kui hääled jagunevad võrdselt, on otsustav hääl esimehel.

6. Kui juhatus otsustab kvalifitseeritud häälteenamuse alusel, jagunevad hääled institutsioonide vahel järgmiselt: komisjon — 18 häält; Euroopa Parlament — 7 häält; nõukogu — 7 häält; kohus — 3 häält; kontrollikoda — 2 häält; majandus- ja sotsiaalkomitee — 2 häält; regioonide komitee — 2 häält; Euroopa ombudsman — 1 hääl. Kvalifitseeritud häälteenamuse saavutamiseks peab poolthääli olema 24.

Artikkel 6

Juhatuse ülesanded

Juhatus täidab institutsioonide ühishuvide järgimiseks järgmisi ülesandeid:

a) kinnitab kvalifitseeritud häälteenamuse alusel ameti töökorraldust reguleerivad eeskirjad;

b) kinnitab ameti juhataja ettepanekul ja lihthäälteenamuse alusel ameti organisatsioonilise struktuuri;

c) kinnitab ameti juhataja ettepanekul ja kvalifitseeritud häälteenamuse alusel ning vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni peasekretäride ja kohtu kohtusekretäri ning kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee peasekretäride ning Euroopa ombudsmani esindaja vahel sõlmitud lepingule ühise valiku- ja töölevõtustrateegia ühised põhimõtted ning vastavalt nõuetele vastavate kandidaatide nimekirjade haldamise põhimõtetele ja personalieeskirjade asjakohastele sätetele need põhimõtted, mis reguleerivad ameti poolt järgitavat valimisstrateegiat;

d) koostab lihthäälteenamuse alusel, eelarvemenetluse raames ja ameti juhataja eelnõu põhjal ameti tulude ja kulude kalkulatsiooni ning saadab selle komisjonile, kes koostab komisjoni tulude ja kulude kalkulatsiooni. Samal ajal esitab amet komisjonile ettepanekud ameti poolt vajalikuks peetavate muudatuste tegemiseks ameti ametikohtade loetelus;

e) kinnitab lihthäälteenamuse alusel selliste lisateenuste tüübid ja hinnad, mida amet võib institutsioonidele, organisatsioonidele, ametitele ja asutustele vastava tasu eest osutada, samuti tingimused, mille korral amet võib kõnealuseid teenuseid pakkuda;

f) kinnitab ameti juhataja ettepanekul ja ühehäälse otsusega tööprogramm ning eelkõige korraldatavate konkursside kava ja ajagraafiku. Tööprogrammi hõlmab ka teenuseid, mis ei ole seotud institutsioonidele, organisatsioonidele, ametitele ja asutustele avalike konkursside organiseerimisega;

g) kinnitab kvalifitseeritud häälteenamuse alusel ja ameti juhataja eelnõu põhjal aastaaruande, mis hõlmab kõiki tulu- ja kululiike ameti poolt teostatud tööde ja osutatud teenuste kohta. Igal aastal saadab amet hiljemalt 1. maiks institutsioonidele eelmise majandusaasta aruande, mis on koostatud analüütilise arvestuse põhimõttel;

h) kinnitab lihthäälteenamuse alusel igale institutsioonile muutuvate ja otseste kulude õiglase ja tasakaalustatud jaotuse ning uuendab seda kord kolme aasta jooksul;

i) lepib lihthäälteenamuse alusel ja ametisse nimetamise vajaduste põhjal kokku reeglite suhtes, mida järgides iga institutsioon määrab ameti käsutusse sobival arvul juhatuse liikmeid, eksamineerijaid ja järelevalvajaid;

j) kinnitab lihthäälteenamuse alusel tingimused, mille täitmisel amet võib anda oma nõusoleku sellele, et institutsioonid korraldavad oma konkursse vastavalt institutsioonide otsuse artikli 2 lõikele 1.

Artikkel 7

Töötajate ametisse nimetamine

1. Ametit juhib juhataja, kelle komisjon nimetab ametisse pärast seda, kui juhatus on lihthäälteenamuse alusel väljendanud pooldavat suhtumist. Juhatus osaleb vahetult menetlustes, mida tuleb enne ameti juhataja ametisse nimetamist järgida, ning eelkõige vaba ametikoha teate koostamisel ja laekunud avalduste käsitlemisel.

2. Ameti juhil on volitused ameti töötajate ametisse nimetamiseks.

3. Komisjon, kui ametisse nimetatakse ameti juhataja, ja ameti juhataja, kui ametisse nimetatakse töötajaid, keda on volitatud ametisse nimetama ameti juhataja, teavitab juhatust ametnike või muude teenistujate ametisse nimetamistest, sõlmitud lepingutest, edutamistest ja töötajate kohta algatatud distsiplinaarmenetlustest.

4. Ühenduse institutsioonide ametnikke teavitatakse ametis vabanenud ametikohtadest kohe, kui ametisse nimetav asutus otsustab kõnealused ametikohad täita.

5. Ameti juhataja nimetatakse ametisse viieks aastaks ja tema ametisoleku tähtaega võib seejärel veel viieks aastaks pikendada.

Artikkel 8

Ameti juhataja ülesanded; personalihaldus

1. Ameti juhataja vastutab ameti sujuva toimimise eest. Ameti juhataja tegutseb juhatuse poolt antava vastutusala piires ja juhatuse alluvuses. Juhataja tagab juhatusele sekretariaadi, teavitab juhatust oma ülesannete täitmisest ning teeb juhatusele ettepanekuid ameti sujuvamaks toimimiseks.

2. Personalijuhtimisega, näiteks palkadega, puhkustega, haigustega, õnnetusjuhtumi- ja pensionikindlustusega seotud haldusmenetlusi tuleb teostada samadel tingimustel kui komisjoni ametnike ja teenistujate puhul. Esitatud loetelu ei ole täielik ja amet võib kokkuleppel komisjoniga täiendada loetelu muude valdkondadega.

Artikkel 9

Rahastamine

1. Ametile ettenähtud eraldised, mille kogusumma kantakse komisjoniga seotud eelarveosas olevasse eraldi jaotisse, kirjeldatakse detailselt kõnealuse eelarveosa lisas. Nimetatud lisa esitatakse tulude ja kulude eelarvestuse kujul, mis on jaotatud samamoodi kui eelarveosad.

2. Ameti ametikohtade loetelu esitatakse komisjoni ametikohtade loetelu lisana.

3. Komisjon annab juhatuse ettepanekul oma volitused ametile ettenähtud ja lisasse kantud eraldiste suhtes üle ameti juhatajale ning kehtestab volituse üleandmise piirid ja tingimused. Majandusaasta lõpul teavitab juhatus eelarvepädevat institutsiooni ameti poolt osutatud muudest teenustest saadud tulude jaotusest vastava eelarvejao lisas.

4. Ameti raamatupidamises järgitakse komisjoni peaarvepidaja koostatud arvestuseeskirju ja -meetodeid. Amet peab eraldi arvestust tasuliste teenuste osutamisest saadud tulude kohta.

Artikkel 10

Otsuse ülevaatamine

Käesolev otsus vaadatakse üle pärast kolme aasta möödumist ameti asutamisest.

Artikkel 11

Jõustumine

Käesolev otsus jõustub selle avaldamise päeval Euroopa Ühenduste Teatajas.

Euroopa Parlamendi nimel

peasekretär

J. Priestley

Komisjoni nimel

peasekretär

D. O'Sullivan

Euroopa Kontrollikoja nimel

peasekretär

M. Hervé

Regioonide komitee nimel

peasekretär

V. Falcone

Nõukogu nimel

asepeasekretär

P. De Boissieu

Euroopa Kohtu nimel

kohtusekretär

R. Grass

Majandus- ja sotsiaalkomitee nimel

peasekretär

P. Venturini

Euroopa ombudsman

J. Søderman

[1] EÜT L 56, 4.3.1968, lk 1.

[2] EÜT L 197, 26.7.2002, lk 53.

--------------------------------------------------