ET Euroopa Liidu Teataja C 402/13

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduskomitee töökord

2012/C 402/05

EUROOPA LIIDU VÄLJAANNETE TALITUSE KORRALDUSKOMITEE (edaspidi „korralduskomitee”),

võttes arvesse Euroopa Liidu Väljaannete Talituse (edaspidi „talitus”) korraldust ja toimimist käsitleva 26. juuni 2009. aasta otsuse 2009/496/EÜ, Euratom (1) (mida on muudetud otsusega 2012/368/EL, Euratom (2)) artikli 6 lõiget 4,

ON VASTU VÕTNUD JÄRGMISE TÖÖKORRA:

Artikkel 1

Koosseis

1. Korralduskomitee koosneb täisliikmetest; kõik otsuse 2009/496 artikli 2 lõikes 7 määratletud institutsioonid (edaspidi „institutsioonid”), kes on alla kirjutanud väljaannete talituse korraldust ja toimimist käsitlevale otsusele, nimetavad ühe liikme.

2. Täisliige võib nimetada ühe või mitu esindajat. Ta edastab esindaja(te) nime(d) kirjalikult väljaannete talitusele, kes tegutseb korralduskomitee sekretariaadina.

3. Euroopa Keskpank osaleb korralduskomitee töös vaatlejana. Euroopa Keskpank edastab oma esindaja(te) nime(d) kirjalikult väljaannete talitusele.

Artikkel 2

Eesistuja

1. Korralduskomitee eesistuja on mõni esindaja järgmistest institutsioonidest:

— Euroopa Parlament,

— Euroopa Ülemkogu,

— Euroopa Liidu Nõukogu,

— Euroopa Komisjon,

— Euroopa Liidu Kohus,

— Euroopa Kontrollikoda,

— Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee,

— Regioonide Komitee.

2. Korralduskomitees esindatud institutsioonid määravad täisliikmete hulgast kaheks aastaks korralduskomitee eesistuja. Eesistuja ametiaeg algab 1. augustil.

Artikkel 3

Koosoleku kokkukutsumine

1. Korralduskomitee tuleb kokku vähemalt neli korda aastas eesistuja algatusel või mõne liikme või talituse direktori taotlusel.

2. Koosolekud peetakse talituse ruumes, kui korralduskomitee ei otsusta teisiti.

3. Korralduskomitee koosolekud ei ole avalikud.

Artikkel 4

Päevakord

1. Eesistuja koostab päevakorra projekti talituse direktori ettepanekul. Sinna tuleb kanda kõik korralduskomitee liikmete soovitud küsimused.

2. Päevakorras tehakse vahet võetavate meetmete eelnõudel, mille kohta korralduskomiteelt soovitakse arvamust või nõusolekut, ja punktidel, mis esitatakse teadmiseks või lihtsalt aruteluks.

3. Päevakord võetakse vastu koosoleku alguses korralduskomitee liikmete lihthäälteenamusega.

4. Päevakorda võib lisada koosoleku käigus uue punkti kõikide korralduskomitee liikmete nõusolekul.

Artikkel 5

Dokumentide edastamine

1. Talituse direktor saadab koosolekul osalemise kutse, päevakorra kavandi ja seonduvad töödokumendid korralduskomitee liikmetele.

2. Eelmises lõikes mainitud dokumendid saadetakse korralduskomitee liikmetele kaks nädalat enne koosoleku toimumise kuupäeva.

3. Pakilistel juhtudel ja kui meetmeid on vaja võtta kiiresti, võib eesistuja kas komitee liikme või talituse direktori taotlusel või omal algatusel lühendada eelmises lõikes osutatud tähtaega kuni kolme kalendripäevani enne koosoleku toimumise kuupäeva.

4. Äärmiselt pakilistel juhtudel võib eesistuja jätta lõigetes 2 ja 3 sätestatud tähtajad arvestamata.

Artikkel 6

Esindatus ja kvoorum

1. Korralduskomitee on otsustusvõimeline, kui iga institutsioon on esindatud täisliikmega, või kui see ei ole võimalik, siis vastavalt artikli 1 lõikele 2 nõuetekohaselt määratud esindajatega.

2. Korralduskomitee võib liikmete eelneval ühisel kokkuleppel erandkorras siiski koguneda, kui mitte rohkem kui kahe institutsiooni täisliikmed või nende esindajad ei osale koosolekul. Sellisel juhul peavad puuduvad liikmed eesistujale eelnevalt kirjalikult teatama, kellele volitused delegeeritakse. Ühel kohal viibival liikmel võivad olla vaid ühe puuduva liikme poolt delegeeritud volitused.

3. Häälteenamus saavutatakse, kui viis korralduskomitee liiget kiidavad komitees käsitlemiseks esitatud otsuse heaks.

4. Hääletamisest hoidumine ei takista vastu võtmast otsuseid, mille jaoks on nõutav ühehäälsus.

Artikkel 7

Töörühmad

1. Kui komitee ei otsusta teisiti, võib korralduskomitee eriküsimuste arutamiseks luua töörühmi, kus osaleb talituse direktor või tema esindaja.

2. Töörühmad annavad aru korralduskomiteele. Sel eesmärgil võivad nad määrata raportööri.

Artikkel 8

Kolmandate isikute kaasamine

1. Talituse direktor osaleb koosolekutel, kui korralduskomitee ei otsusta teisiti.

2. Korralduskomitee eesistuja võib korralduskomitee koosolekutele kutsuda komisjoni personali ja halduse peadirektoraadi esindaja tema pädevusse kuuluvate küsimuste käsitlemisel.

3. Korralduskomitee võib mõne liikme või talituse direktori taotluse korral või eesistuja algatusel kutsuda konkreetsete küsimuste arutamiseks koosolekule eksperte.

4. Eksperdid ei osale korralduskomitee aruteludes.

Artikkel 9

Kirjalik menetlus

1. Üldjuhul teeb korralduskomitee otsuseid koosolekul. Korralduskomitee liikmete nõusoleku saamiseks selliste ettepanekute kohta, mille on teinud liikmed ise või talituse direktor, võib aga kasutada kirjalikku menetlust.

2. Selleks edastab talituse direktor eesistuja nõusolekul ettepaneku korralduskomitee liikmetele. Kõik liikmed, kes ei ole määratud tähtaja jooksul esitanud reservatsioone või võimalikke muudatusettepanekuid, loetakse ettepanekuga nõustunuks. Tähtaeg on 10 tööpäeva; seda võib üks kord korralduskomitee liikme taotlusel pikendada maksimaalselt 10 tööpäeva võrra. Kiireloomuliste küsimuste puhul on kõnealune tähtaeg viis tööpäeva.

3. Kui korralduskomitee liige nõuab ettepaneku arutamist koosolekul, lõpetatakse kirjalik menetlus tulemusele jõudmata; eesistuja kutsub korralduskomitee kokku esimesel võimalusel.

4. Komitee käsitab vastuvõetuna ettepanekut, mille kohta ei ole ükski korralduskomitee liige esitanud või säilitanud reservatsioone esialgse või pikendatud tähtaja möödumisel.

Artikkel 10

Sekretariaaditeenused

Talituse direktoraat tagab korralduskomiteele ja vajaduse korral käesoleva määruse artikli 7 kohaselt loodud töörühmadele sekretariaaditeenused.

Artikkel 11

Koosolekute protokollid

1. Eesistuja juhatusel koostatakse iga koosoleku kohta protokolli kavand, mis sisaldab ettepanekute kohta avaldatud arvamusi ja korralduskomitee tehtud otsuseid. Personaliküsimusi ja muid konfidentsiaalseid küsimusi käsitlev protokoll esitatakse eraldi lisas.

2. Protokolli kavand esitatakse korralduskomitee liikmetele kinnitamiseks järgneval koosolekul või käesoleva määruse artiklis 9 osutatud kirjaliku menetluse teel. Liikmed saadavad oma võimalikud märkused protokolli kohta eesistujale kirjalikult. Komiteele antakse nendest märkustest teada. Lahkarvamuste korral arutab komitee esitatud muudatusi. Lahkarvamuse püsides lisatakse esitatud muudatused protokollile.

Artikkel 12

Läbipaistvus

1. Dokumentide üldsusele kättesaadavust käsitlevad põhimõtted ja tingimused on samad, mida kohaldatakse Euroopa Komisjoni dokumentide suhtes.

2. Kui taotlus esitatakse korralduskomitee dokumendi kohta, edastatakse see korralduskomitee liikmetele.

Artikkel 13

Korralduskomitee otsuste rakendamine

1. Eesistuja või komitee nimel tegutsev talituse direktor teavitab korralduskomitee otsustest institutsioone või asjaomaseid isikuid.

2. Korralduskomitee otsustab ühehäälselt volituste delegeerimise talituse direktorile. Vajaduse korral palub talituse direktor institutsioonide pädevate ametnike arvamust ja annab korralduskomiteele aru tehtud otsustest.

Artikkel 14

Iga-aastane tegevusaruanne

1. Talituse direktor esitab korralduskomiteele igal aastal hiljemalt 31. märtsiks iga-aastase tegevusaruande kavandi vastavalt väljaannete talituse korralduse ja toimimise otsuse artikli 7 lõike 1 punktis c sätestatud tingimustele.

2. Iga-aastane tegevusaruanne sisaldab üksikasjalikku teavet järgmiste punktide kohta:

— korralduskomitee töö,

— suhted institutsioonide ja teiste organisatsioonidega,

— talituse tegevus,

— personalijuhtimine,

— eelarvehaldus ja finantsjuhtimine,

— infrastruktuur,

— riskianalüüs,

— kokkuvõte siseauditi tööst,

— kokkuvõte hindamisalasest tööst.

Aruande alguses on eesistuja sissejuhatus, kokkuvõte ja kokkuvõte peamistest näitajatest.

Artikkel 15

Käesolev kodukord jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

(1) ELT L 168, 30.6.2009, lk 41.

(2) ELT L 179, 11.7.2012, lk 15.