ET Euroopa Liidu Teataja L 329/68

KOMISJONI OTSUS,

13. november 2014,

mis käsitleb varajase hoiatamise süsteemi komisjoni eelarvevahendite käsutajatele ja rakendusametitele

(2014/792/EL)

EUROOPA KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,

võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrust (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, (1) eriti selle artikli 56 lõiget 1,

võttes arvesse nõukogu 18. veebruari 2008. aasta määrust (EÜ) nr 215/2008, mis käsitleb 10. Euroopa Arengufondi suhtes kohaldatavat finantsmäärust, (2) eriti selle artiklit 17,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. septembri 2013. aasta määrust (EL, Euratom) nr 883/2013, mis käsitleb Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdlusi ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1073/1999, (3) eriti selle artikli 7 lõiget 6 ja artiklit 11,

ning arvestades järgmist:

(1) Komisjon, kes vastutab Euroopa Liidu üldeelarve täitmise ja muude liidu hallatavate vahendite eest, võttes seejuures nõuetekohaselt arvesse määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklites 30–33 sätestatud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet, on kohustatud võitlema pettuste ja muu liidu finantshuve kahjustava ebaseadusliku tegevuse vastu. Selleks et tagada, et komisjoni ja rakendusametite eelarvevahendite käsutajad oleksid täielikult teadlikud liidu finantshuve ähvardavatest ohtudest, on vaja lisaks komisjoni otsusele C(2014)2784 (4) kehtestada sise-eeskirjad.

(2) Pettustega võitlemiseks ja liidu finantshuvide kaitsmiseks kasutab komisjon menetlusest kõrvalejätmise juhtumeid käsitlevat keskandmebaasi, millele osutatakse määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 108 ja komisjoni 17. detsembri 2008. aasta määruses (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 menetlusest kõrvalejätmise keskandmekogu kohta, (5) ning varajase hoiatamise süsteemi, millele osutatakse 16. detsembri 2008. aasta otsuses 2008/969/EÜ, Euratom, mis käsitleb varajase hoiatamise süsteemi komisjoni eelarvevahendite käsutajatele ja rakendusametitele (6). Kuni seadusandja finantsmääruse muudatusettepaneku (7) vastu võtab, on vaja tagada varajase hoiatamise süsteemi tõhus toimimine.

(3) Vahepealsel ajal peaks varajase hoiatamise süsteemi eesmärk jääma sisuliselt samaks. Süsteem peaks tagama, et komisjonis ja tema rakendusametites on võimalik varajase hoiatamise süsteemis registreeritud hoiatuste abil levitada piiratud kasutusega teavet isikute kohta, kes võivad kujutada ohtu liidu finantshuvidele ja mainele või mis tahes muudele liidu hallatavatele vahenditele.

(4) Arvestades, et rakendusametite direktorid on komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutajad tegevusassigneeringute kasutamisega seotud ülesannetes, peaks neil olema varajase hoiatamise süsteemile samasugune juurdepääs nagu haldus- ja tegevusassigneeringute haldamisega tegelevatel komisjoni talitustel.

(5) Arvestades, et liidu delegatsioonide juhid, toimides komisjoni edasivolitatud eelarvevahendite käsutajatena vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 56 lõikele 2, on komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutajad tegevusassigneeringute kasutamisega seotud ülesannetes, peaks neil olema varajase hoiatamise süsteemile samasugune juurdepääs nagu haldus- ja tegevusassigneeringute haldamisega tegelevatel komisjoni talitustel.

(6) Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) kohustus on Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. septembri 2013. aasta määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 (mis käsitleb Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdlusi ning millega tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EÜ) nr 1073/1999 ja nõukogu määrus (Euratom) nr 1074/1999) artikli 7 lõike 6 kohaselt anda komisjoni asjaomastele talitustele viivitamata teavet käimasolevastest juurdlustest, kui juurdluse käigus ilmneb, et liidu finantshuvide kaitsmiseks oleks vaja rakendada esialgset õiguskaitset. Samuti on OLAFil vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 artiklile 11 kohustus koostada juurdluse lõpetamisel aruanne ja anda vajaduse korral soovitusi meetmete kohta, mida eelkõige institutsioonidel tuleks võtta. Selleks et vastutav eelarvevahendite käsutaja saaks taotleda hoiatust, on vaja täpsustada, milline teave tuleb OLAFil komisjonile esitada.

(7) Selleks et OLAF saaks täita talle määrusega pandud juurdlusülesandeid ning tegeleda uurimistegevuse ja pettuse ärahoidmisega vastavalt määrusele (EL, Euratom) nr 883/2013, peaks tal olema juurdepääs varajase hoiatamise süsteemile.

(8) Lihtsustamise eesmärgil tuleks varajase hoiatamise süsteemi toimimist lihtsustada, hoiatuste kategooriaid vähendada, nende kohaldamisala täpsustada ning tagada, et nende nimetused oleksid iseenesestmõistetavad.

(9) OLAFi edastatud teabel põhinevad kontrollhoiatused peaks tegema vastutav eelarvevahendite käsutaja pärast konsulteerimist eelarve peadirektoraadi ja õigustalitusega ning tihedas koostöös OLAFiga.

(10) Komisjoni vastutav eelarvevahendite käsutaja peaks tegema kõrvalejätmishoiatust käsitlevad ettepanekud, mida eelarve peadirektoraat ja õigustalitus peaksid vajaduse korral tsentraliseeritult hindama. Kui kõrvalejätmishoiatust käsitlev ettepanek tehakse OLAFi edastatud teabe põhjal, tuleks seda hinnata tihedas koostöös OLAFiga. Samasugust menetlust tuleks kohaldada siis, kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavandab mis tahes meedet, mis võiks kahjustada asjaomase isiku õigusi.

(11) Vastutav eelarvevahendite käsutaja peaks tihedas koostöös OLAFiga otsustama, milline mõju on vajalik, et kaitsta liidu finantshuve, ning OLAFit kõnealusest otsusest teavitama.

(12) Vastutav eelarvevahendite käsutaja peaks vastutama hoiatuste sisestamist, muutmist, eemaldamist või pikendamist käsitlevate taotluste esitamise eest. Piisava kontrollitaseme säilitamiseks tuleks nimetatud taotlused teha komisjoni otsuses C(2014)2784 kehtestatud hierarhilisel tasandil.

(13) Peaarvepidaja peaks hoolitsema varajase hoiatamise süsteemi tõhusaks rakendamiseks vajaliku tehnilise korra eest komisjoni keskse raamatupidamissüsteemi kaudu.

(14) Üksikasjalik teave sissenõudekorralduste ja arestimiskorralduste kohta tehakse komisjoni keskse raamatupidamissüsteemi kaudu kättesaadavaks komisjoni kõigile talitustele ja rakendusametitele. Kaotada tuleks otsuses 2008/969/EÜ, Euratom ette nähtud hoiatused W3a (arestimiskorraldus) ja W4 (sissenõudekorraldus). Kõnealune teave üksi ei õigusta hoiatuste süstemaatilist esitamist. Selleks et langetada otsus hoiatuse vajalikkuse kohta, peab vastutav eelarvevahendite käsutaja analüüsima juhtumi kõiki konkreetseid üksikasju.

(15) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määruses (EÜ) nr 45/2001 (üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta) (8) on sätestatud, et komisjon peab isikuandmete töötlemisel kinni pidama töötlemise seaduslikkuse nõuetest ja nõuetest, mis on seotud nende andmete edastamisega, ning et andmete töötlemisel peab toimuma eelkontroll, mida teostab Euroopa andmekaitseinspektor pärast teate saamist komisjoni andmekaitseametnikult.

(16) Andmekaitset käsitlevate sätetega tuleks ette näha nende isikute õigused, kelle andmed on sisestatud varajase hoiatamise süsteemi või kelle andmed võidakse sinna sisestada.

(17) Teatavate andmekaitsealaste õiguste puhul kohaldatakse määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklis 20 sätestatud erandeid, mille kasutamist tuleb analüüsida juhtumipõhiselt ja neid ajutiselt kohaldada. Asjaomase teabe sisestamise ja muutmise, sealhulgas parandamise ja eemaldamise taotluste eest vastutav talitus peaks otsustama nende erandite kohaldamise.

(18) Isikule, kelle kohta võidakse esitada kõrvalejätmishoiatus, tuleks anda võimalus oma seisukohti kirjalikult väljendada enne temaga seotud taotluse esitamist hoiatuse registreerimiseks varajase hoiatamise süsteemis. Sama võimalus tuleks anda, kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavandab mis tahes meedet, mis võiks kahjustada asjaomase isiku õigusi.

(19) Nimetatud võimaluse andmine tuleks erandkorras edasi lükata, kui seda on vaja mõjuvatel õiguslikel põhjustel, et kaitsta juurdluse või siseriikliku kohtumenetluse konfidentsiaalsust.

(20) Otsuse 2008/969/EÜ, Euratom kohaldamist tuleks jätkata kuni 1. juulini 2015, kui see on vajalik, et tagada Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 215 alusel vastu võetud piiravaid meetmeid käsitlevate määruste järgimine, kuni tekkepõhise raamatupidamisarvestuse süsteemis (ABAC) võetakse arvesse välispoliitika vahendite talituse asjaomases andmebaasis sisalduvat teavet. Sellistel juhtudel registreeritakse hoiatus W5b, millele viidatakse otsuses 2008/969/EÜ, Euratom.

(21) Otsuse 2008/969/EÜ, Euratom kohaldamist tuleks jätkata kuni 1. juulini 2015 hoiatuste W3a ja W4 suhtes ja neid tuleks kuni nimetatud ajani käsitada käesoleva otsuse 4. jao kohaldamisel kontrollhoiatuste tähenduses.

(22) Käesoleva otsuse rakendamine eeldab, et varajase hoiatamise süsteemi toimimist hinnatakse korrapäraselt ja et see aitab tõhusalt kaasa liidu finantshuvide kaitsmisele.

ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE:

1. JAGU

ÜLDSÄTTED

Artikkel 1

Reguleerimisese, reguleerimisala ja eesmärk

1. Käesoleva otsusega luuakse komisjoni ja rakendusametite eelarvevahendite käsutajatele kasutamiseks varajase hoiatamise süsteem, kui nad täidavad Euroopa Liidu üldeelarvet ja rakendavad muid liidu hallatavaid vahendeid.

2. Varajase hoiatamise süsteem aitab kaitsta liidu finantshuve ja mainet, võidelda pettustega ja tagada usaldusväärne finantsjuhtimine.

3. Varajase hoiatamise süsteemi eesmärk on

a) teavitada hoiatuste registreerimise kaudu komisjoni ja rakendusametite vastutavaid eelarvevahendite käsutajaid isikutest, kes võivad ohustada liidu finantshuvisid ja mainet või muid liidu hallatavaid vahendeid, ning

b) võimaldada vastutaval eelarvevahendite käsutajal viia hoiatusi aluseks võttes läbi kontrollimisi või võtta vajalikke meetmeid, sealhulgas neid, millele on viidatud 4. jaos.

4. Teabe eesmärk on tagada

a) ohtude ärahoidmine kontrollimiste abil, mis tuginevad varajasele teabele isiku kohta, keda kahtlustatakse järgmises või kellega seoses on leitud järgmist: — olulised vead või eeskirjade eiramine, — ametialane väärkäitumine, — lepingu oluline rikkumine või — delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 141 viidatud pettus, korruptsioon või mis tahes muu liidu finantshuve kahjustav ebaseaduslik tegevus (9);

b) isiku menetlusest kõrvalejätmine Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 (mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002) artikli 106 lõike 1 ja artikli 109 lõike 1 tähenduses.

Artikkel 2

Mõisted

Käesolevas otsuses kasutatakse järgmisi mõisteid:

a) „peaarvepidaja”– komisjoni peaarvepidaja või tema alluv, kellele peaarvepidaja on määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 69 kohaselt delegeerinud teatavad ülesanded;

b) „vastutav eelarvevahendite käsutaja”– määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 65 tähenduses komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutaja, kes vastutab vastavalt sise-eeskirjadele Euroopa Liidu üldeelarve (edaspidi „eelarve”) täitmise eest, kaasa arvatud rakendusametite direktorid, nimetatud määruse artiklis 65 osutatud edasivolitatud eelarvevahendite käsutajaid, kes täidavad direktori ülesandeid, ning liidu delegatsioonide juhid, kes tegutsevad komisjoni edasivolitatud eelarvevahendite käsutajatena vastavalt kõnealuse määruse artikli 56 lõikele 2;

c) „andmesubjekt”– Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määruses (EÜ) nr 45/2001 (üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta) osutatud tuvastatav isik;

d) „järeldused”– juriidilise kohustuse täitmise käigus avastatud või kontrollikoja, pettustevastase ameti (OLAF) või siseauditi talituse auditite või juurdluste või mis tahes muu vastutava eelarvevahendite käsutaja vastutusel läbi viidud kontrolli või auditi käigus kindlaks tehtud faktid;

e) „juriidiline kohustus”– komisjoni määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 esimese osa V–VIII jaotise ja teise osa kohaselt võetud kohustus;

f) „isik”– järgmine mis tahes füüsiline või juriidiline isik või ühendus, mis ei ole juriidiline isik:

— vahendite saaja määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 2 punkti i tähenduses,

— taotleja või pakkuja,

— toetuse taotleja,

— auhinnakonkursil osaleja,

— välisekspert määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 204 tähenduses,

— isik, kellel on volitused esindada määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõike 1 punktides b ja e osutatud juriidilisi isikuid, teha nende eest otsuseid või neid kontrollida;

g) „ametialane väärkäitumine”– isiku kutseala õigusnormide, eeskirjade või eetikanormide rikkumine ning mis tahes eksimuslik käitumine, mis mõjutab kutseala usaldusväärsust;

h) „alltöövõtja”– ettevõtja, kelle taotleja või pakkuja või töövõtja pakub välja lepingu ühe osa täitmiseks, ilma et hankijal oleks sellega otsest juriidilist kohustust;

i) „oluline viga või eeskirjade eiramine”– oluline viga või eeskirjade eiramine delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artikli 166 lõike 2 tähenduses;

j) „hoiatuse kontaktisik”– isik, kes vastutab hoiatusega tegelemise eest kuni selle eemaldamiseni taotluse eest vastutavas talituses.

Artikkel 3

Varajase hoiatamise süsteemi toimimine

1. Peaarvepidaja hoolitseb varajase hoiatamise süsteemi tõhusa toimimise jaoks vajaliku tehnilise korra ja süsteemi järelevalve eest.

Peaarvepidaja sisestab, muudab, pikendab ja eemaldab varajase hoiatamise süsteemi hoiatusi, mida on taotlenud vastutav eelarvevahendite käsutaja.

2. Peaarvepidaja võtab vastu tehniliste aspektidega seonduvad rakendusmeetmed ja määrab kindlaks nendega seotud menetlused, sealhulgas turvalisuse valdkonnas.

Peaarvepidaja teavitab nimetatud meetmetest komisjoni talitusi ja rakendusameteid.

Artikkel 4

Õigus hoiatust taotleda, muuta, pikendada või eemaldada ja vastavasisuline menetlus

1. Hoiatuse registreerimist, muutmist, pikendamist või eemaldamist võib taotleda üksnes vastutav eelarvevahendite käsutaja.

2. Vastutav eelarvevahendite käsutaja esitab taotluse hoiatuse registreerimiseks, muutmiseks, pikendamiseks või eemaldamiseks peaarvepidajale. Vastutav eelarvevahendite käsutaja kasutab selleks käesoleva otsuse lisas olevat vormi.

3. Artiklis 8 osutatud hoiatuse kontaktisik kontrollib enne taotluse peaarvepidajale edastamist, et artiklites 11 või 12 esitatud nõuded oleksid täidetud.

Artikkel 5

Juurdepääs varajase hoiatamise süsteemile

Komisjoni talitustel ja rakendusametitel on komisjoni keskse raamatupidamissüsteemi kaudu olemas otsene juurdepääs varajase hoiatamise süsteemis sisalduvale teabele.

Komisjoni talitused või rakendusametid, kes vastutavad kohtsüsteemi eest, võivad kasutada seda süsteemi juurdepääsuks varajase hoiatamise süsteemis sisalduvale teabele tingimusel, et tagatakse kooskõla kohtsüsteemi ja keskse raamatupidamissüsteemi andmete vahel.

Artikkel 6

Varajase hoiatamise süsteemi kasutamine

Varajase hoiatamise süsteemis säilitatavat teavet võib kasutada üksnes liidu eelarve täitmise või muude liidu hallatavate vahendite rakendamise otstarbel. See ei mõjuta määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 1 lõikes 2 ja 3 osutatud menetlusest kõrvalejätmise keskandmekogus (edaspidi „kõrvalejätmise keskandmebaas”) sisalduvat teavet (10).

OLAF võib kasutada varajase hoiatamise süsteemis ja kõrvalejätmise keskandmebaasis sisalduvat teavet juurdlusülesannete täitmiseks vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. septembri 2013. aasta määrusele (EL, Euratom) nr 883/2013, mis käsitleb OLAFi juurdlusi ja millega tunnistatakse kehtestuks määrus (EÜ) nr 1073/1999 (edaspidi „OLAFi määrus”), ning pettuste ärahoidmiseks, sealhulgas riskianalüüside koostamiseks.

Artikkel 7

Varajase hoiatamise süsteemis päringu tegemise ajastus

Vastutav eelarvevahendite käsutaja kontrollib, kas varajase hoiatamise süsteemis on isiku kohta hoiatusi järgmistel etappidel:

a) enne individuaalse eelarvelise kulukohustuse võtmist;

b) enne üldise eelarvelise kulukohustuse võtmist, kui isik on selles etapis teada;

c) esialgsete eelarveliste kulukohustuste korral enne sellise juriidilise kohustuse võtmist, mis annab õiguse hilisematele maksetele, välja arvatud siis, kui see puudutab personalikulude maksmist ning kohtumistel ja konkurssidel osalemisega seotud sõidukulude hüvitamist;

d) hanke- või toetusmenetluste, auhinnakonkursside ja osalemiskutsete korral hiljemalt enne lepingu sõlmimise otsuse tegemist;

e) hankemenetluse korral, kui hankija piirab nende taotlejate arvu, keda kutsutakse pakkumust esitama, enne taotlejate lõplikku valikut;

f) enne maksete tegemist, välja arvatud siis, kui see puudutab personalikulude maksmist ning kohtumistel ja konkurssidel osalemisega seotud sõidukulude hüvitamist.

Artikkel 8

Hoiatuse kontaktisik

Hoiatuse kontaktisik:

a) koostab taotluse hoiatuse registreerimiseks;

b) edastab taotluse ja muu hoiatusega seotud teabe peaarvepidajale;

c) annab teavet, mis võimaldab teistel vastutavatel eelarvevahendite käsutajatel viia läbi kontrollimisi või teha otsuseid 4. jaos osutatud mõju kohta.

2. JAGU

VARAJASE HOIATAMISE SÜSTEEMI SISESTATUD TEAVE

Artikkel 9

Hoiatuste kategooriad

1. Varajase hoiatamise süsteemi hoiatused jaotatakse kahte kategooriasse:

a) „kontrollhoiatus”– kui isikut kahtlustatakse delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 141 osutatud pettuses, korruptsioonis või mis tahes muus liidu finantshuve kahjustavas ebaseadusliku tegevuses, olulistes vigades või eeskirjade eiramises, ametialases väärkäitumises või lepingu olulises rikkumises või kui tema kohta on tehtud sellealaseid järeldusi;

b) „kõrvalejätmishoiatus”– kui isik jäetakse menetlusest kõrvale vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõikes 1 ja artikli 109 lõikes 1 sätestatud kõrvalejätmise põhjustele.

2. Isiku kohta võib erinevatel põhjustel registreerida erinevaid hoiatusi.

Artikkel 10

Varajase hoiatamise süsteemi hoiatustes sisalduv teave

Varajase hoiatamise süsteemi hoiatused sisaldavad järgmisi andmeid:

a) isiku andmed;

b) hoiatuse laad;

c) hoiatuse kestus;

d) põhjendus, miks isik ohustab liidu finantshuve ja mainet või muid liidu hallatavaid vahendeid;

e) ärakuulamismenetlusega seotud teave;

f) vastutava eelarvevahendite käsutaja nimi;

g) käesoleva otsuse artiklis 8 osutatud hoiatuse kontaktisiku nimi.

Artikkel 11

Kontrollhoiatused

1. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib taotleda kontrollhoiatust, kui täidetud on üks järgmistest tingimustest:

a) OLAF on määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 kohaselt teavitanud vastutavat eelarvevahendite käsutajat, kui juurdluse käigus ilmneb, et võib olla vaja võtta meetmeid liidu finantshuvide kaitsmiseks;

b) Euroopa Kontrollikoda on edastanud komisjonile või siseauditi talitus on edastanud vastutavale eelarvevahendite käsutajale teabe, mis osutab delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 141 viidatud pettusele, korruptsioonile või muule liidu finantshuve kahjustavale ebaseaduslikule tegevusele, või olulistele vigadele, eeskirjade eiramisele, ametialasele väärkäitumisele või leping olulisele rikkumisele, millega isik on seotud;

c) vastutav eelarvevahendite käsutaja on viinud läbi kontrollimise või auditi, mis osutab delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 141 viidatud pettusele, korruptsioonile või muule ebaseaduslikule tegevusele, või olulistele vigadele, eeskirjade eiramisele, ametialasele väärkäitumisele või lepingu olulisele rikkumisele, millega isik on seotud, või on teda teavitatud sellise kontrolli või auditi läbiviimisest.

2. Kontrollhoiatus kehtib maksimaalselt üks aasta. See eemaldatakse, kui taotletakse kõrvalejätmishoiatust, või kui kontrollimine ei ole enam vajalik.

3. Lõikes 2 osutatud perioodi lõpus eemaldatakse kontrollhoiatus automaatselt.

4. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib taotleda kontrollhoiatuse pikendamist, kui OLAF annab teada, et lõikes 1 osutatud juurdlustel põhinevad järeldused ei ole veel tehtud, kuid juurdluste käik õigustab kontrollhoiatuse jätkumise. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib esitada taotluse kontrollhoiatuse pikendamiseks ka siis, kui lõike 1 punktides b ja c sätestatud tingimused on endiselt täidetud.

5. Vastutav eelarvevahendite käsutaja põhjendab hoiatuse pikendamise vajalikkust liidu finantshuvide ja maine seisukohast.

6. Pikendamist käsitatakse kui uut kontrollhoiatuse taotlust.

Artikkel 12

Kõrvalejätmishoiatus

1. Vastutav eelarvevahendite käsutaja taotleb kõrvalejätmishoiatust määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõikes 1 või artikli 109 lõikes 1 osutatud juhtudel.

2. Kõrvalejätmishoiatus eemaldatakse kõrvalejätmise perioodi lõpus.

3. Varajase hoiatamise süsteemi sisestatud kõrvalejätmishoiatus sisestatakse automaatselt ka kõrvalejätmise juhtumeid käsitlevasse keskandmebaasi.

Artikkel 13

OLAFi edastatud teave

Kui OLAF edastab teavet vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 artikli 7 lõikele 6, et aidata vastutaval eelarvevahendite käsutajal otsustada, kas Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmiseks oleks vaja rakendada esialgset õiguskaitset, või vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 artiklile 11, sisaldab see teave järgmist:

a) asjaomase isiku nimi;

b) ülevaade juhtumi asjaoludest ja juurdluse käigus kindlakstehtud ohtudest. Ülevaade peab olema piisav selleks, et isikut saaks käesoleva otsuse artikli 16 alusel nõuetekohaselt ära kuulata;

c) mis tahes soovitavad konfidentsiaalsusalased erimeetmed, eelkõige juhul, kui on vaja rakendada liikmesriigi õigusasutuste või välisjuurdluse puhul liikmesriigi asutuse pädevusse kuuluvaid juurdlusmeetmeid kooskõlas juurdluse suhtes kohaldatavate siseriiklike eeskirjadega.

3. JAGU

HOIATUSE REGISTREERIMISE MENETLUSSÄTTED

Artikkel 14

Kesktalitustega seoses kontrollhoiatustega toimuv eelnev konsulteerimine

Enne kui vastutav eelarvevahendite käsutaja langetab vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 artikli 7 lõikele 6 ja artiklile 11 OLAFilt saadud teabe põhjal otsuse kontrollhoiatuse registreerimise kohta, konsulteerib ta eelarve peadirektoraadi (keskse finantstalituse) ja vajaduse korral õigustalitusega, tehes seejuures OLAFiga määruse (EL, Euratom) nr 883/2013 kohaselt tihedalt koostööd.

Artikkel 15

Kõrvalejätmishoiatuste hindamine — kesktalitused

Enne seda, kui vastutava eelarvevahendite käsutaja ettepanekul esitatakse kõrvalejätmishoiatuse taotlus artikli 106 lõike 1 punktides b, c ja e ning artikli 109 lõikes 1 osutatud juhtudel ja selle asjakohane kestus, viivad eelarve peadirektoraat ja õigustalitus läbi tsentraliseeritud hindamise. Kui vastutava eelarvevahendite käsutaja ettepanekul taotletav kõrvalejätmishoiatus põhineb OLAFi esitatud teabel, toimub kõnealune hindamine tihedas koostöös OLAFiga.

Artikkel 16

Õigus olla ära kuulatud

1. Hoiatuste registreerimise suhtes kohaldatakse järgmisi eeskirju.

a) Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavandab kõrvalejätmishoiatuse registreerimist või mis tahes meedet, mis võib kahjustada asjaomase isiku õigusi, annab ta kõigepealt asjaomasele isikule võimaluse oma seisukohti kirjalikult väljendada. Vastutav eelarvevahendite käsutaja annab kõnealusele isikule selleks vähemalt 14 kalendripäeva. Samal ajal teavitab vastutav eelarvevahendite käsutaja isikut sellest, et vastuse puudumisel hoiatus registreeritakse. Vajaduse korral annab vastutav eelarvevahendite käsutaja isikule võimaluse väljendada oma seisukohti OLAFi esitatud teabe põhjal.

b) Kui isik esitab seisukohad, mis ei muuda vastutava eelarvevahendite käsutaja hinnangut, esitab vastutav eelarvevahendite käsutaja taotluse hoiatuse aktiveerimiseks. Kui isik esitab seisukohad, mis vastutava eelarvevahendite käsutaja arvates muudavad hoiatuse ebaproportsionaalseks või tarbetuks, hoiatust ei aktiveerita ja isikut teavitatakse sellest. Peaarvepidaja saadab vastavalt olukorrale vastutavale eelarvevahendite käsutajale kinnituse hoiatuse registreerimise kohta varajase hoiatamise süsteemis.

c) Vastutav eelarvevahendite käsutaja teavitab isikut hoiatuse aktiveerimisest ja selle kestusest. See ei ole vajalik, kui isik ei ole vastanud kutsele väljendada oma seisukohti kirjalikult.

2. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib esitada taotluse kõrvalejätmishoiatuse registreerimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõike 1 punktis e osutatud juhtudel kuni kõrvalejätmise kestust käsitleva otsuse tegemiseni juba enne seda, kui ta on andnud isikule võimaluse seisukohtade väljendamiseks. Vastutav eelarvevahendite käsutaja annab isikule võimaluse väljendada oma seisukohti kõrvalejätmise kestuse üle.

3. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib esitada taotluse kõrvalejätmishoiatuse registreerimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõike 1 punktis a osutatud olukordades juba enne seda, kui ta on andnud isikule võimaluse seisukohtade väljendamiseks, kui tal oma ametlik dokument, mis olukorda kinnitab. Vastutav eelarvevahendite käsutaja teavitab isikut kõrvalejätmishoiatuse registreerimisest.

4. Vastutav eelarvevahendite käsutaja võib erandkorras lükata edasi isikule kirjalikult seisukohtade esitamiseks võimaluse andmist enne taotluse esitamist kõrvalejätmishoiatuse registreerimiseks või enne mis tahes meedet, mis võib kahjustada asjaomase isiku õigusi, kui on mõjuvad õiguslikud põhjused, et kaitsta juurdluse või riikliku kohtumenetluse konfidentsiaalsust, ning jätkata samal ajal hoiatuse registreerimist.

5. Kui OLAF teavitab vastutavat eelarvevahendite käsutajat vastavalt artiklile 13, märgib ta, kas juurdluse või riikliku kohtumenetluse konfidentsiaalsus vajab kaitsmist ja kas isikule antavat võimalust seisukohtade väljendamiseks tuleb edasi lükata.

6. Isikule antakse võimalus väljendada oma seisukohti niipea, kui juurdluse või riikliku kohtumenetluse kaitsmist käsitlevaid põhjuseid enam ei ole.

Artikkel 17

Andmekaitse ja andmesubjektide õigused

1. Vastutav eelarvevahendite käsutaja teavitab andmesubjekte, et neid käsitlevad andmed võidakse sisestada varajase hoiatamise süsteemi, ning teeb neile teatavaks, kellele neid andmeid võidakse edastada. Selline üldine teave lisatakse kirjalikult eelkõige pakkumis-, projektikonkursi- ja auhinnakonkursi kutsetesse, ja kui need puuduvad, tehakse see teave teatavaks enne lepingute sõlmimist või toetuste andmist.

2. Vastutav eelarvevahendite käsutaja, kes esitab taotluse hoiatuse registreerimiseks, vastutab suhtluse eest selle isikuga, kelle andmed varajase hoiatamise süsteemi sisestati. Ta vastab asjaomaselt isikult saadud taotlustele, mis on seotud ebaõigete või -täielike isikuandmete parandamisega, ja kõigile muudele kõnealuse isiku esitatud taotlustele või küsimustele.

3. Samuti võib isik taotleda peaarvepidajalt kirjalikult teavet selle kohta, kas ta on registreeritud varajase hoiatamise süsteemis.

Peaarvepidaja esitab selle teabe, välja arvatud siis, kui vastutav eelarvevahendite käsutaja otsustab, vastavalt vajadusele kokkuleppel OLAFiga, et kehtivad määruse nr 45/2001 artikli 20 lõike 1 kohased piirangud.

4. Eemaldatud hoiatused on kättesaadavad ainult auditeerimis- ja juurdluseesmärkidel ega ole nähtavad kõigile varajase hoiatamise süsteemi kasutajatele.

Füüsilistele isikutele viitavad hoiatustes sisalduvad isikuandmed jäävad pärast hoiatuse eemaldamist sellistel eesmärkidel kättesaadavaks ainult viieks aastaks.

Artikkel 18

Hoiatuse läbivaatamine

Kui isik, kelle kohta on varajase hoiatamise süsteemis registreeritud hoiatus, esitab uusi andmeid, mis tõendavad, et hoiatuse registreerimise põhjuseid enam ei ole, esitab vastutav eelarvevahendite käsutaja taotluse hoiatuse eemaldamiseks.

Isik, kelle kohta on varajase hoiatamise süsteemis registreeritud kõrvalejätmishoiatus, võib esitada kaebuse ombudsmanile ja taotleda kohtulikku kontrolli.

4. JAGU

HOIATUSTE MÕJU

Artikkel 19

Mõju käsitlevad üldeeskirjad

1. Vastutav eelarvevahendite käsutaja palub hoiatuse kontaktisikul esitada talle kogu vajalik teave, mis võimaldab tal teha otsuseid käesolevas jaos sätestatud mõju kohta.

2. Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja esitab artikli 11 kohase taotluse kontrollhoiatuse registreerimiseks OLAFilt saadud teabe põhjal, järgib vastutav eelarvevahendite käsutaja käesoleva otsuse artiklites 14 või 15 kindlaks määratud menetlust ning teeb otsuse mõju kohta tihedas koostöös OLAFiga vastavalt määrusele (EL, Euratom) nr 883/2013.

3. Hoiatuse mõju üle otsustamisel võtab vastutav eelarvevahendite käsutaja kõikide hoiatuste puhul arvesse järgmisi kriteeriume:

a) oht liidu finantshuvidele ja mainele;

b) juriidilise kohustuse summa ja kestus;

c) juriidilise kohustuse täitmise kiireloomulisus;

d) asjaolude laad;

e) asjaolude tõsidus ja

f) juriidilise kohustuse täitmise võimalik mõju.

Kõrvalejätmishoiatuste puhul võtab vastutav eelarvevahendite käsutaja arvesse ka kõrvalejätmise põhjuste laadi ja tõsidust ning vajadust tagada teenuse järjepidevus.

4. Igal juhul põhjendab vastutav eelarvevahendite käsutaja mõju käsitlevat otsust kirjalikult.

Artikkel 20

Kontrollhoiatuste mõju

1. Hanke- või toetusmenetluste või auhinnakonkursside puhul võib kõnealune kontroll hõlmata järgmist:

a) vastutav eelarvevahendite käsutaja võib vastavalt hanke- või toetusmenetluses või auhinnakonkursis sätestatule nõuda täiendavaid tõendavaid dokumente;

b) toetusmenetluse puhul koostatakse eelmakset käsitlev riskianalüüs.

2. Juriidilise kohustuse puhul võib kõnealune kontroll hõlmata järgmist:

a) tegevuse vastavus juriidilisele kohustusele, kaasa arvatud tähtaegadest kinnipidamine ja tulemuste sisu;

b) olemasolevate toetuste puhul kontrollitakse enne makse sooritamist kulude rahastamiskõlblikkust, auditi ja kohapealsete kontrollide teostamist.

Artikkel 21

Õigus olla pärast kontrollhoiatust ära kuulatud

Käesoleva otsuse artiklis 15 sätestatud menetlust ja käesoleva otsuse artiklis 16 sätestatud õigust olla ära kuulatud kohaldatakse ka siis, kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavandab pärast kontrollhoiatuse esitamist mis tahes meedet, mis võiks kahjustada asjaomase isiku õigusi.

Artikkel 22

Kõrvalejätmishoiatuste mõju menetlustele ja juriidilistele kohustustele

1. Hanke- või toetusmenetluste või auhinnakonkursside puhul jätab vastutav eelarvevahendite käsutaja hanke- või toetusmenetlusest välja isiku, kelle kohta on esitatud kõrvalejätmishoiatus, välja arvatud siis, kui määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõikes 2 sätestatud tingimused on täidetud ja kui isik on monopoolses olukorras.

2. Olemasolevate juriidiliste kohustuste puhul teeb vastutav eelarvevahendite käsutaja mõju käsitleva otsuse, sealhulgas:

a) lepingu täitmise või toetuse andmise jätkamine ning asjakohaste kontrollide tegemine;

b) maksetähtaja arvestamise peatamine vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 92 lõikele 2;

c) maksete peatamine vastavalt delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklile 208;

d) lepingu täitmise või toetuse andmise peatamine vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklile 116 ja artikli 135 lõikele 5;

e) juriidilise kohustuse lõpetamine, kui juriidilise kohustuse sättes nähakse ette selle lõpetamine teabe põhjal, mille alusel hoiatus registreeriti.

3. Kui isik on alltöövõtja, nõuab vastutav eelarvevahendite käsutaja taotlejalt, pakkujalt või töövõtjalt alltöövõtja asendamist.

Artikkel 23

Kõrvalejätmishoiatuste mõju eelarvetehingutele

1. Kõrvalejätmishoiatuste puhul kinnitab vastutav eelarvevahendite käsutaja vajaduse korral raamatupidamissüsteemis, et makse tuleks teha vaatamata hoiatuse olemasolule.

2. Kõrvalejätmishoiatuse registreerimise korral ei võeta ühtegi individuaalset eelarvelist kulukohustust, ei registreerita ühtegi üldistel kulukohustustel põhinevat individuaalset juriidilist kohustust eelarve raamatupidamisarvestuses ega sõlmita ühtegi esialgsetel kulukohustustel põhinevat juriidilist kohustust, välja arvatud siis, kui isik on monopoolses olukorras määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 106 lõikes 2 sätestatud tingimuste kohaselt.

5. JAGU

LÕPPSÄTTED

Artikkel 24

Kehtetuks tunnistamine

Tunnistatakse kehtetuks komisjoni otsus 2008/969/EÜ, mis käsitleb varajase hoiatamise süsteemi komisjoni eelarvevahendite käsutajatele ja rakendusametitele.

Artikkel 25

Üleminekusätted

1. Otsuse 2008/969/EÜ, Euratom kohaselt registreeritud kõrvalejätmishoiatused jäävad aktiivseks kuni nende kehtivusaja lõpuni vastavalt kõnealusele otsusele.

2. Otsuse 2008/969/EÜ, Euratom kohaselt registreeritud hoiatusi W1, W2 ja W3b käsitatakse kontrollhoiatustena käesoleva otsuse tähenduses.

3. Hoiatuste W3a ja W4 registreerimist jätkatakse kuni 1. juulini 2015 vastavalt otsuses 2008/969/EÜ, Euratom sätestatud tingimustele. Käesoleva otsuse 4. jao kohaldamise eesmärgil käsitatakse hoiatusi W3a ja W4 kontrollhoiatustena käesoleva otsuse tähenduses. Otsust 2008/969/EÜ, Euratom kohaldatakse jätkuvalt hoiatuste W5b suhtes kuni 1. juulini 2015.

Artikkel 26

Avaldamine

Käesolev otsus avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas.

Brüssel, 13. november 2014 Komisjoni nimel komisjoni liige Kristalina GEORGIEVA

(1) ELT L 298, 26.10.2012, lk 1.

(2) ELT L 78, 19.3.2008, lk 1.

(3) ELT L 248, 18.9.2013, lk 1.

(4) Komisjoni otsus C(2014)2784, 30. aprill 2014, Euroopa Liidu üldeelarve täitmise sise-eeskirjade kohta (komisjoni käsitlev jagu), mis on mõeldud komisjoni talitustele.

(5) ELT L 344, 20.12.2008, lk 12.

(6) ELT L 344, 20.12.2008, lk 125.

(7) COM(2014) 358, 18.6.2014.

(8) EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1.

(9) Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1268/2012, 29. oktoober 2012, mis käsitleb Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 (mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju) kohaldamise eeskirju, ELT L 362, 31.12.2012, lk 1.

(10) Komisjoni määrus (EÜ, Euratom) nr 1302/2008, 17. detsember 2008, menetlusest kõrvalejätmise keskandmekogu kohta, ELT L 344, 20.12.2008, lk 12.