ET Euroopa Liidu Teataja L 344/125

KOMISJONI OTSUS,

16. detsember 2008,

mis käsitleb varajase hoiatamise süsteemi komisjoni eelarvevahendite käsutajatele ja rakendusametitele

(2008/969/EÜ, Euratom)

EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse nõukogu 25. juuni 2002. aasta määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust, (1)

võttes arvesse nõukogu 18. veebruari 2008. aasta määrust (EÜ) nr 215/2008, mis käsitleb 10. Euroopa Arengufondi suhtes kohaldatavat finantsmäärust, (2)

ning arvestades järgmist:

(1) Komisjonil, kes vastutab Euroopa Liidu üldeelarve täitmise ja ühenduste hallatavate muude vahendite eest, võttes asjakohaselt arvesse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet, lasub kohustus võidelda pettuste ja muu ühenduste finantshuve kahjustava ebaseadusliku tegevuse vastu.

(2) Kehtiv varajase hoiatamise süsteemi käsitlev komisjoni otsus tuleks asendada käeoleva otsusega pärast nõukogu 25. juuni 2002. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust) artiklite 93–96 muutmist, komisjoni 23. detsembri 2002. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 (millega kehtestatakse Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust käsitleva nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 üksikasjalikud rakenduseeskirjad) asjaomaste sätete muutmist ja pärast Euroopa andmekaitseinspektori soovitusi. (3)

(3) Komisjoni 17. detsembri 2008 määrusega (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 (4) menetlusest väljajätmise keskandmekogu kohta luuakse andmekogu, milles sisalduvad asjakohased üksikasjad selliste kolmandate isikute kohta, kes on hankemenetlusest väljajätmist põhjustavas olukorras, ja antakse institutsioonidele, sealhulgas finantsmääruse artikli 1 teises taandes loetletutele, rakendusametitele, finantsmääruse artikliga 185 hõlmatud ühenduse ametitele, liikmesriikide ja kolmandate riikide ametiasutustele, rahvusvahelistele organisatsioonidele ja muudele eelarve täitmisel osalevatele asutustele juurdepääs nimetatud andmekogule.

(4) Varajase hoiatamise süsteemi eesmärk on tagada, et komisjonis ja tema rakendusametites on võimalik levitada piiratud kasutusega teavet kolmandaid isikute kohta, kes võivad kujutada ohtu ühenduste finantshuvidele ja mainele või mis tahes muudele ühenduste hallatavatele vahenditele.

(5) Arvestades, et rakendusametid on komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutajad tegevusassigneeringute kasutamisega seotud ülesannetes, peaks neil olema varajase hoiatamise süsteemile samasugune juurdepääs nagu haldus- ja tegevusassigneeringute haldamisega tegelevatel komisjoni talitustel.

(6) Euroopa Pettustevastasel Ametil (edaspidi „OLAF”) peaks olema juurdepääs varajase hoiatamise süsteemile, et ta saaks täita oma reguleerivaid juurdlusülesandeid ning tegeleda uurimistegevuse ja pettuse ärahoidmisega vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. mai 1999. aasta määruse (EÜ) nr 1073/1999 (Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdluste kohta) (5) artikli 1 lõikes 2 ja nõukogu 25. mai 1999. aasta määruse (Euratom) nr 1074/1999 (Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdluste kohta) (6) sätestatule.

(7) Peaarvepidaja peaks tagama varajase hoiatamise süsteemi haldamise. Vastutav eelarvevahendite käsutaja, OLAF ja siseauditi talitus peaksid vastutama hoiatuste sisestamise, muutmise ja eemaldamise taotluste esitamise eest. Et säilitada piisav kontrollitase, tuleks nimetatud taotlused teha sobival hierarhilisel tasandil.

(8) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määruses (EÜ) nr 45/2001 (üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta) (7) on sätestatud, et komisjon peab isikuandmete töötlemisel kinni pidama töötlemise seaduslikkuse nõuetest ja nõuetest, mis on seotud nende andmete edastamisega, ning et andmete töötlemisel peab toimuma eelkontroll, mida teostab Euroopa andmekaitseinspektor pärast teate saamist komisjoni andmekaitseametnikult.

(9) Andmekaitset käsitlevates sätetes tuleks näha ette nende isikute õigused, kelle andmed on varajase hoiatamise süsteemis või kelle andmed võidakse sinna kooskõlas Euroopa andmekaitseinspektori arvamusega sisestada. Seoses varajase hoiatamise süsteemi sisestatud andmetega peaks õigus saada teavet olema erinev füüsilistest isikutest kolmandate isikute puhul, kellel on suuremad andmekaitsealased õigused, ja juriidiliste isikute puhul.

(10) Teatavate andmekaitsealaste õiguste suhtes kohaldatakse määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklis 20 sätestatud erandeid, mille kasutamist tuleb kaaluda juhtumipõhiselt ja mida tuleb kohaldada ajutiselt. Nimetatud erandite kohaldamine peaks sõltuma ainult sellest talitusest, kes vastutab taotluse eest andmete sisestamiseks või muutmiseks, sealhulgas asjaomaste andmete parandamiseks või nende eemaldamiseks.

(11) Võttes arvesse, et finantsmääruse artiklis 94 kirjeldatud väljajätmised on seotud konkreetsete hanke- või toetusmenetlustega, ei peaks asjaomased hoiatused kuuluma kategooriasse W5, vaid uude kategooriasse, nimelt kategooriasse W1d, kusjuures kategooriasse W5 kuuluvad hoiatused peaksid märkima ainult kõikidest hanke- ja toetusmenetlustest väljajätmist põhjustavat olukorda.

(12) Selleks et kaitsta ühenduste finantshuve, esitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja enne, kui komisjon teeb otsuse, mis käsitleb finantsmääruse artikli 96 kohaldamist, taotluse menetlusest väljajätmist käsitleva hoiatuse esialgse registreerimise kohta, kui kolmanda isiku käitumine sisaldab raskeid eksimusi ametialaste käitumisreeglite vastu finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punkti c tähenduses, tagamaks, et lepinguid või toetusi ei antaks kolmandatele isikutele kehtiva karistusmenetluse ajal.

(13) Komisjon peab kinni pidama mitmest nõukogu määrustest, millega rakendatakse Euroopa Liidu lepingu artikli 15 alusel vastu võetud ühiseid seisukohti (ühine välis- ja julgeolekupoliitika), mille kohaselt on otseselt või kaudselt keelatud anda mis tahes rahalisi vahendeid ja majandusressursse määrustes nimetatud füüsiliste või juriidiliste isikute, rühmituste või üksuste käsutusse või nende toetuseks,

ON TEINUD JÄRGMISE OTSUSE:

1. JAGU

ÜLDSÄTTED

Artikkel 1

Sisu

Käesoleva otsusega luuakse komisjoni varajase hoiatamise süsteem seoses Euroopa Liidu üldeelarve täitmise ja ühenduste hallatavate muude vahendite rakendamisega.

Artikkel 2

Mõisted

Käesolevas otsuses kasutatakse järgmisi mõisteid:

— „kolmandad isikud”: taotlejad, pakkujad, töövõtjad, tarnijad, teenuseosutajad ja nende alltöövõtjad, samuti toetuse taotlejad, abisaajad, abisaajate töövõtjad ja üksused, kes saavad toetust ühenduse toetuse saajalt vastavalt finantsmääruse artiklile 120.

— „vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja”: finantsmääruse artikli 59 tähenduses komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutaja, kes vastutab kooskõlas sise-eeskirjadega Euroopa ühenduste üldeelarve täitmise eest (edaspidi „eelarve”), sealhulgas rakendusametite direktorid ja edasi volitatud eelarvevahendite käsutajad finantsmääruse artikli 59 tähenduses, kes täidavad direktori ülesandeid.

Artikkel 3

Varajase hoiatamise süsteemi hoiatused

1. Varajase hoiatamise süsteemi hoiatused sisaldavad järgmisi andmeid:

a) teavet, mille põhjal tehakse kindlaks kolmandad isikud, kes kujutavad endast ohtu ühenduse finantshuvidele ja mainele või mis tahes muudele ühenduse hallatavatele vahenditele, kuna nad on pannud toime pettusi või raskeid haldusrikkumisi või kuna neid selles kahtlustatakse, või kelle suhtes on antud välja arestimise otsus või märkimisväärne sissenõudeotsus, või kes on finantsmääruse või ühise välis- ja julgeolekupoliitikaga seotud finantspiirangute kohaselt jäetud välja hanke- või toetusmenetlusest;

b) teavet, mis käsitleb isikuid, kellel on volitused esindada ja kontrollida kolmandatest isikutest juriidilisi üksusi ning võtta nende nimel vastu otsuseid, kui need isikud kujutavad endast ohtu ühenduse finantshuvidele ja mainele või mis tahes muudele ühenduse hallatavatele vahenditele punktis a loetletud põhjustel;

c) hoiatuse tüüpi ja põhjendust, miks punktis a nimetatud kolmandad isikud või punktis b nimetatud isikud endast ohtu kujutavad, ning vajaduse korral hoiatuse kestust ja kontaktisikut.

2. Ilma et see mõjutaks määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 1 lõikeid 2 ja 3, võib varajase hoiatamise süsteemis sisalduvaid andmeid kasutada ainult eelarve täitmise või mis tahes muude ühenduse hallatavate vahendite rakendamise eesmärkidel, sealhulgas toetus- ja hankemenetlustes ja kolmandatele isikutele tehtud väljamaksetes.

Euroopa Pettustevastane Amet (edaspidi „OLAF”) võib vastavalt määrusele (EÜ) nr 1073/1999 ja määrusele (Euratom) nr 1074/1999 nimetatud andmeid kasutada oma juurdlustes ning uurimistegevuses ja pettuse ärahoidmisel, sealhulgas riskianalüüside koostamisel.

Artikkel 4

Varajase hoiatamise süsteemi haldamine

1. Komisjoni peaarvepidaja või tema alluvad, kellele ta on finantsmääruse artikli 62 kohaselt delegeerinud teatavad ülesanded, (edaspidi „peaarvepidaja”) tagab varajase hoiatamise süsteemi haldamise ja teeb vajalikud tehnilised korraldused.

Peaarvepidaja sisestab, muudab ja eemaldab hoiatusi varajase hoiatamise süsteemis vastavalt vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja, OLAFi või siseauditi talituse taotlustele.

2. Peaarvepidaja võtab vastu tehniliste küljega seonduvad rakendusmeetmed ja määratleb tugimenetlused, sealhulgas turvalisuse valdkonnas.

Peaarvepidaja teavitab nimetatud meetmetest komisjoni talitusi ja rakendusameteid.

Artikkel 5

Hoiatuste registreerimise, muutmise või eemaldamise taotlused

1. Kõik taotlused hoiatuste registreerimise, nende muutmise või eemaldamise kohta tehakse peaarvepidajale.

Ainult vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja, peadirektor, OLAFi direktor või siseauditi talitus võivad kõnealuse taotluse esitada. Selleks kasutavad nad lisas esitatud vormi.

2. Talitus, kes on teinud kindlaks, et kolmas isik on ühes artiklis 9 kirjeldatud olukordadest, saadab peaarvepidajale varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse taotluse koos koopiaga artiklis 7 nimetatud varajase hoiatamise süsteemi ametnikule isegi siis, kui kolmanda isiku kohta on varajase hoiatamise süsteemis hoiatus juba olemas.

3. Lõikes 2 kirjeldatud menetluse kohaselt teavitab varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse taotluse teinud talitus peaarvepidajat lisas esitatud vormi kasutades:

a) kõigist muutustest asjaomastes varajase hoiatamise süsteemi hoiatustes sisalduvas teabes;

b) varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse eemaldamisest, kui hoiatuse aluseks olnud põhjust enam ei ole.

Hoiatuse kontaktisiku muutusest võib siiski teavitada registreeritud teate teel.

4. Talitus, kes esitas taotluse varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse registreerimiseks, vastutab ka kooskõlastamismeetmete eest, mida võetakse eelarve täitmisega seoses kõnealuse hoiatuse alusel kooskõlas artiklitega 15–22.

5. Hoiatuste tegemine isikute kohta, kellel on volitused esindada ja kontrollida kolmandatest isikutest juriidilisi üksusi ning võtta nende nimel vastu otsuseid, vajab täiendavat taotlust, mis on erinev asjaomase juriidilise isiku vastu suunatud taotlusest.

Artikkel 6

Varajase hoiatamise süsteemi kasutamine ja juurdepääs sellele

1. Komisjoni talitustel ja rakendusametitel on komisjoni tekkepõhise raamatupidamise süsteemi (ABAC) kaudu olemas vahetu juurdepääs varajase hoiatamise süsteemis sisalduvale teabele.

Komisjoni talitused või rakendusametid, kes vastutavad kohtsüsteemi eest, võivad kasutada seda süsteemi juurdepääsuks varajase hoiatamise süsteemis sisalduvatele andmetele tingimusel, et on kindlustatud kooskõla kohtsüsteemi ja tekkepõhise raamatupidamise süsteemi andmete vahel.

2. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal kontrollivad, kas varajase hoiatamise süsteemis on kolmandate isikute kohta hoiatusi, järgmistel juhtudel:

a) individuaalsete eelarveliste kulukohustuste korral enne nende kohustuste võtmist;

b) üldiste eelarveliste kulukohustuste korral enne individuaalse juriidilise kohustuse registreerimist üldise eelarvelise kulukohustuse raames;

c) esialgsete eelarveliste kulukohustuste korral enne sellise juriidilise kohustuse täitmist, mis annab õiguse hilisematele maksetele.

Kui punktis c osutatud kulukohustused katavad personalikulude maksmise ning koosolekutel ja konkurssidel osalemisega seotud lähetuskulude hüvitamise, ei kehti varajase hoiatamise süsteemis registreeritud hoiatuste eelneva kontrollimise kohustus.

Hanke- või toetusmenetluste puhul kontrollib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal hiljemalt enne lepingu sõlmimise otsust, kas varajase hoiatamise süsteemis on hoiatus.

Kui aga asutus, kellega leping sõlmitakse, piirab nende taotlejate arvu, keda ta kutsus osa võtma pakkumisest või osalema väljakuulutamisega piiratud menetluses, võistlevatel läbirääkimistel või läbirääkimistega menetluses, tuleb sellised kontrollimised teha enne taotlejate lõplikku valimist.

Eelnevaks heakskiitmiseks esitatud alltöövõtjate puhul võib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal riskianalüüsi põhjal otsustada jätta kontrollimata hoiatuse olemasolu varajase hoiatamise süsteemis.

3. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal kontrollivad järgmistes olukordades vastavalt lõikele 2, kas varajase hoiatamise süsteemis on hoiatus, mis käsitleb isikut, kellel on volitused esindada ja kontrollida asjaomaseid kolmandaid isikuid ning võtta nende nimel vastu otsuseid:

a) kui vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal otsustavad, et selline kontrollimine on riskianalüüsi põhjal vajalik;

b) kui dokumendid, mida vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal on taotlenud tõestamaks, et asjaomane kolmas isik ei ole üheski artikli 93 lõikes 1 kirjeldatud olukorras, viitavad nimetatud isikutele.

4. Artikli 3 lõike 1 punktis c viidatud konkreetne hoiatuse kontaktisik teeb taotlusel vastutavale volitatud eelarvevahendite käsutajale või tema personalile kättesaadavaks kogu asjaomase teabe. Seoses väljajätmist käsitlevate hoiatustega kohaldatakse määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artiklit 12.

5. Lõikeid 2-4 kohaldatakse ka avansikontode suhtes, mille kulud ületavad 300 eurot. Sellisel juhul kontrollib avansikontode haldaja talle antud teabe põhjal enne kolmanda isikuga seotud juriidilise kohustuse võtmist, kas varajase hoiatamise süsteemis on hoiatus.

Artikkel 7

Varajase hoiatamise süsteemi ametnikud

1. OLAFi või siseauditi talituse peadirektor ja iga volitatud eelarvevahendite käsutaja määravad vähemalt ühe oma alluvuses oleva ametniku või ajutise personali liikme varajase hoiatamise süsteemi ametnikuks.

Ametnik esitab peaarvepidajale määratud isikute loetelu ja selle muudatused.

2. Varajase hoiatamise süsteemi ametnik võib kontrollida loetelu kõigist sellistest kolmandatest isikutest või isikutest, kellel on volitused esindada ja kontrollida kolmandaid isikuid ning võtta nende nimel vastu otsuseid, kelle kohta varajase hoiatamise süsteemis on registreeritud hoiatus. Varajase hoiatamise süsteemiga seoses tagab ta ühenduse talituse ja peaarvepidaja vahel. Samuti aitab ametnik talitusel edastada teavet talituse taotletud varajase hoiatamise süsteemi hoiatuste kohta ja nende hoiatuste põhjal võetavate meetmete kohta.

3. Peaarvepidaja avaldab ja ajakohastab korrapäraselt eelarve peadirektoraadi siseveebisaidil asuvat varajase hoiatamise süsteemi ametnike loetelu.

Artikkel 8

Andmekaitse ja andmesubjektide õigused

1. Pakkumiskutsete puhul ja kutsete puudumisel enne lepingu sõlmimist või toetuse andmist teavitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal kolmandaid isikuid neid käsitlevatest andmetest, mida võidakse sisestada varajase hoiatamise süsteemi, ja üksustest, kellele neid andmeid võidakse edastada. Kui kolmandad isikud on juriidilised üksused, teavitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal isikuid, kellel on volitused esindada ja kontrollida nimetatud üksusi ning võtta nende nimel vastu otsuseid.

2. Talitus, kes esitas taotluse varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse registreerimiseks, on vastutav suhtluse eest selle füüsilise või juriidilise isikuga, kelle andmed varajase hoiatamise süsteemi sisestati (edaspidi „asjaomane andmesubjekt”):

a) talitus teavitab asjaomast andmesubjekti vahetult temaga seotud kategooria W5a väljajätmishoiatuse aktiveerimis-, ajakohastamis- ja eemaldamistaotlusest ja selle põhjustest;

b) talitus vastab asjaomastelt andmesubjektidelt saadud taotlustele, mis on seotud ebaõigete või -täielike isikuandmete parandamisega, ja kõigile muudele nimetatud andmesubjektide esitatud taotlustele või küsimustele.

Siiski võib hoiatuse registreerimist taotlenud talitus otsustada kohaldada määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 20 lõikes 1 sätestatud piiranguid.

3. Ilma et see mõjutaks lõikes 2 sätestatud teavitamisnõudeid, võib nõuetekohaselt tuvastatav füüsiline isik taotleda peaarvepidajalt teavet selle kohta, kas ta on varajase hoiatamise süsteemis registreeritud või mitte.

Sõltuvalt varajase hoiatamise süsteemis hoiatuse registreerimist taotlenud talituse otsusest, mis käsitleb määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 20 lõikes 1 sätestatud piirangute kohaldamist, teavitab peaarvepidaja isikut kirjalikult või elektrooniliselt sellest, kas ta on varajase hoiatamise süsteemis registreeritud.

Kui isik on registreeritud, lisab peaarvepidaja nimetatud isikut käsitlevad varajase hoiatamise süsteemis säilitatavad andmed. Peaarvepidaja teavitab asjaomasest hoiatusest talitust, kes tegi taotluse hoiatuse registreerimiseks.

4. Eemaldatud hoiatused on kättesaadavad ainult auditeerimis- ja juurdluseesmärkidel ega ole nähtavad kõigile varajase hoiatamise süsteemi kasutajatele.

Füüsilistele isikutele viitavad hoiatustes sisalduvad isikuandmed jäävad pärast hoiatuse eemaldamist sellistel eesmärkidel kättesaadavaks ainult viieks aastaks.

2. JAGU

VARAJASE HOIATAMISE SÜSTEEMI SISESTATUD TEAVE

Artikkel 9

Hoiatuste kategooriad

Sõltuvalt registreerimist taotleva talituse käsutuses olevate asjaolude laadist või raskusastmest jaotatakse varajase hoiatamise süsteemi hoiatused järgmisse viide kategooriasse:

1) W1 – kui teave annab piisavalt põhjust uskuda, et seoses kolmanda isikuga registreeritakse tõenäoliselt pettuse või raske haldusrikkumisega seotud leiud, või kui pärast kolmanda isiku väljajätmist kooskõlas finantsmääruse artikliga 94 tuleb võtta ettevaatusabinõusid;

2) W2 – kui kolmanda isikuga seoses on leitud raskeid haldusrikkumisi või pettusi;

3) W3 – kui kolmanda isiku suhtes on käimas õiguslik menetlus, mis hõlmab arestimise otsust või kohtumenetlust seoses raskete haldusrikkumiste või pettusega;

4) W4 – kui kolmanda isiku suhtes on komisjon andnud välja sissenõudekorralduse, mis ületab teatava summa ja mille maksetähtaeg on märkimisväärselt ületatud;

5) W5 – kui kolmas isik on vastavalt finantsmäärusele või ühise välis- ja julgeolekupoliitikaga seotud finantspiirangute määramist käsitlevatele nõukogu määrustele väljajätmist põhjustavas olukorras.

Artikkel 10

Hoiatus W1

1. OLAF taotleb hoiatuse W1a aktiveerimist, kui tal on oma juurdlustegevuse varajases järgus piisavalt põhjust uskuda, et kolmandate isikutega, eriti ühenduse vahenditest abi saavate või abi saanud isikutega seoses registreeritakse tõenäoliselt leiud raskete haldusrikkumiste või pettuse kohta. OLAF teavitab kõnealusest taotlusest asjaomase talituse varajase hoiatamise süsteemi ametnikku.

2. OLAF ja siseauditi talitus taotlevad hoiatuse W1b aktiveerimist, kui nende juurdlustegevus annab piisavalt põhjust uskuda, et kolmandate isikutega, eriti ühenduse vahenditest abi saavate või abi saanud isikutega seoses registreeritakse tõenäoliselt lõplike leidudena rasked haldusrikkumised või pettus. Nad teavitavad kõnealusest taotlusest asjaomase talituse varajase hoiatamise süsteemi ametnikku.

3. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja esitab taotluse hoiatuse W1c aktiveerimiseks, kui kontrollikoja või vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja siseauditi üksuse juurdlustegevus või muu tema korraldatud või talle teadaolev audit või juurdlus annab piisavalt põhjust uskuda, et kolmandate isikutega, eriti tema vastutusel ühenduse vahenditest abi saavate või abi saanud isikutega seoses registreeritakse tõenäoliselt lõplike leidudena rasked haldusrikkumised või pettus.

4. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja esitab taotluse hoiatuse W1d aktiveerimiseks, kui ta jätab taotleja, pakkuja või toetuse taotleja välja lepingu sõlmimisest või toetuse andmisest menetluse kaudu, mis on kooskõlas finantsmääruse artikli 94 punktidega a või b.

Vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 10 lõikele 4 registreeritud väljajätmishoiatusi käsitletakse varajase hoiatamise süsteemis W1d hoiatustena.

5. Hoiatus W1 jääb aktiivseks maksimaalselt kuueks kuuks. See eemaldatakse automaatselt. Kui varajase hoiatamise süsteemi hoiatus on ka edaspidi vajalik ja seda ei saa nimetatud perioodi jooksul asendada muud tüüpi hoiatusega, tuleb teha uus taotlus.

Artikkel 11

Hoiatus W2

1. OLAF ja siseauditi talitus esitavad taotluse hoiatuse W2a aktiveerimiseks, kui nende juurdlused viivad sellise raske haldusrikkumise või pettuse leidmiseni, mis on seotud kolmandate isikutega, kes saavad või on saanud toetust ühenduse vahenditest.

2. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja teeb taotluse hoiatuse W2b aktiveerimiseks, kui Euroopa Kontrollikoda või vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja siseauditi üksuse juurdlustegevus või muu tema korraldatud või talle teadaolev audit või juurdlus on toonud kaasa kirjalikke leide raskete haldusrikkumiste või pettuse kohta, mis on seotud kolmandate isikutega, eelkõige nendega, kes on saanud või saavad kasu vastutatud volitatud eelarvevahendite käsutaja vastutada olevatest ühenduse vahenditest.

3. Hoiatus W2 jääb aktiivseks maksimaalselt kuueks kuuks. See eemaldatakse automaatselt. Kui varajase hoiatamise süsteemi hoiatus on ka edaspidi vajalik ja seda ei saa nimetatud perioodi jooksul asendada muud tüüpi hoiatusega, tuleb teha uus taotlus.

Artikkel 12

Hoiatus W3

1. Peaarvepidaja sisestab hoiatuse W3a, kui saab peasekretariaadilt teate, mis sisaldab kolmanda isiku suhtes välja antud arestimise otsust.

2. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja teeb taotluse hoiatuse W3b aktiveerimiseks, kui kolmandate isikute suhtes, eelkõige nende suhtes, kes saavad või on saanud toetust tema vastutada olevatest ühenduse vahenditest, on teadaolevalt algatatud kohtumenetlus seoses raskete haldusrikkumiste või pettusega.

Kui OLAFi juhitud juurdlustegevus viib kohtumenetluseni või kui OLAF pakub selliste menetluste puhul abi või järelmeetmete võtmist, teeb OLAF taotluse vastava hoiatuse W3b aktiveerimiseks.

3. Hoiatus W3 jääb aktiivseks, kuni võetakse vastu res judicata jõudu omav kohtuotsus või kuni juhtum leiab muu lahenduse.

Artikkel 13

Hoiatus W4

1. Peaarvepidaja sisestab hoiatuse W4 nende kolmandate isikute suhtes, kelle suhtes komisjon on esitanud sissenõudekorralduse, mis ületab teatavat summat ja mille maksetähtaeg on märkimisväärselt ületatud.

2. Peaarvepidaja kehtestab sisesuunised, mis käsitlevad W4 hoiatuste registreerimiseks asjakohaste summade künniste ja tähtaegade määramist.

3. Hoiatus W4 kehtib, kuni võlg on tasumata. Peaarvepidaja eemaldab hoiatuse, kui võlg on tasutud.

Artikkel 14

Hoiatus W5

1. Vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 10 lõigetele 1-3 registreeritud väljajätmist käsitlevaid hoiatusi käsitletakse varajase hoiatamise süsteemis W5a hoiatustena.

2. Hoiatus W5b registreeritakse selle komisjoni talituse taotlusel, kes vastutab õiguse eest, mis on seotud füüsiliste või juriidiliste isikute, rühmituste või üksustega, keda on nimetatud vastavalt nõukogu määrusele, mis käsitleb ühise välis- ja julgeolekupoliitikaga seotud finantspiirangute määramist, kuni piirang kehtib asjaomase isiku, rühmituse või üksuse suhtes. Hoiatuses viidatakse finantspiirangute määramist käsitlevale määrusele või asjaomasele rakendusaktile.

3. Väljajätmist käsitlevate hoiatuste registreerimise suhtes kohaldatakse järgmisi eeskirju:

a) Kui vastutav eelarvevahendite käsutaja kavandab kolmanda isiku väljajätmist, kohaldades finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punkte a–e, annab ta asjaomasele kolmandale isikule võimaluse oma seisukohti kirjalikult väljendada. Kolmandale isikule antakse selleks vähemalt 14 kalendripäeva. Enne kolmanda isiku väljajätmist artikli 93 lõike 1 punkti c kohaselt konsulteerib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja õigustalituse ja eelarve peadirektoraadiga. Sõltuvalt komisjoni võimalikust otsusest väljajätmise kestuse kohta esitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja kooskõlas määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 9 lõikega 2 taotluse väljajätmist käsitleva hoiatuse esialgseks registreerimiseks ja suunab juhtumi võimalikult kiiresti komisjonile. Ühenduste finantshuvide kaitseks võib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja teha taotluse väljajätmist käsitleva hoiatuse W5a esialgseks registreerimiseks enne, kui annab asjaomasele kolmandale isikule võimaluse oma seisukohtade väljendamiseks. Teise võimalusena võib ta teha taotluse hoiatuse W2 registreerimiseks.

b) Kui vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja kavandab finantsmääruse artikli 96 kohase menetluse algatamist, annab ta asjaomasele kolmandale isikule võimaluse oma seisukohti kirjalikult väljendada. Kolmandale isikule antakse selleks vähemalt 14 kalendripäeva. Pärast õigustalituse ja eelarve peadirektoraadiga konsulteerimist ja sõltuvalt komisjoni otsusest halduskaristuse kohta teeb vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja kooskõlas määruse (EÜ, Euratom) nr 1302/2008 artikli 9 lõikega 2 taotluse väljajätmist käsitleva hoiatuse W5a esialgseks registreerimiseks, kui kolmanda isiku käitumine sisaldab raskeid eksimusi ametialaste käitumisreeglite vastu finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punkti c tähenduses.

c) Igas taotluses hoiatuse W5a lõplikuks registreerimiseks vastavalt finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktidele b, c, e või f täpsustatakse väljajätmise kestus, mille on kindlaks määranud komisjon.

3. JAGU

VARAJASE HOIATAMISE SÜSTEEMI HOIATUSTE MÕJU EELARVE TÄITMISELE

Artikkel 15

Varajase hoiatamise süsteemi hoiatuste mõju eelarvetehingutele

1. Peaarvepidaja peatab kõik maksed toetuse saajale, kelle kohta on registreeritud hoiatus W2, W3, W4 või W5. Peaarvepidaja teavitab vastutavat volitatud eelarvevahendite käsutajat ja palub tal esitada põhjused, miks makse tuleks teha vaatamata varajase hoiatamise süsteemi kategooriasse W2, W3b ja W5a kuuluva hoiatuse olemasolule.

2. Välja arvatud hoiatuse W5b või ennetavale arestimise otsusele järgneva hoiatuse W3a puhul, tehakse viivitamatult maksed, mis osutuvad tegelikult võlgnetavateks makseteks pärast seda, kui neid on kontrollinud vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja maksetähtaja peatamise käigus vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artikli 106 lõikele 4 või vastavalt lepingu sõlmimise või toetuse andmise tingimustele, mida on nimetatud artikli 18 lõike 1 punktis b või artikli 22 lõike 1 punktis a.

Siiski võib peaarvepidaja vabastada peatatud makse ainult vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja võlgnetava makse tegemist käsitleva põhjendatud kinnituse saamisel. Nimetatud kinnituse puudumisel jääb makse peatatuks ja maksekorraldus saadetakse vajaduse korral tagasi vastutavale volitatud eelarvevahendite käsutajale.

Kui makse vabastati pärast hoiatust W4 tasaarvestuse teel kooskõlas finantsmääruse artikliga 73 ja määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artikliga 83 või kui makse tehti pärast täitmisele kuuluvat arestimise otsust, koostab peaarvepidaja nõuetekohaselt registreeritud teate.

3. Kolmanda isikuga, kelle kohta on olemas hoiatus W5, ei tohi siduda ühtegi individuaalset eelarvelist kohustust, temaga seoses registreerida ühtegi individuaalset juriidilist kohustust eelarve raamatupidamisarvestuses, mis põhineb üldistel kulukohustustel, ega sõlmida temaga ühtegi juriidilist kohustust, mis põhineb esialgsetel kulukohustustel.

Artikkel 16

Hoiatuse W1 mõju

Hoiatus W1 registreeritakse ainult teabe eesmärgil ja sellega ei pruugi kaasneda muud mõju peale tugevdatud järelevalvemeetmete.

Artikkel 17

Hoiatuste W2, W3b või W4 mõju lepingu sõlmimise või toetuse andmise menetlustele

1. Kui ajal, mil vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal kontrollib varajase hoiatamise süsteemi kooskõlas artikli 6 lõike 2 punktiga a, on registreeritud hoiatus W2, W3b või W4, siis teavitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja (kui menetluskäik seda võimaldab) asjaomase lepingu sõlmimise või toetuse andmisega seotud hindamiskomisjoni sellise hoiatuse olemasolust, kuna sellise hoiatuse olemasolu kujutab endast uut asjaolu, mis vajab uurimist lepingu või toetuse valikukriteeriumitega seoses. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja võtab kogu nimetatud teavet arvesse, eelkõige juhul, kui varajase hoiatamise süsteemis registreeritud kolmas isik on hindamiskomisjoni nimekirja eesotsas.

2. Kui kolmas isik, kelle suhtes on registreeritud hoiatus W2, W3b või W4, on hindamiskomisjoni nimekirja eesotsas, teeb vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja (võttes asjakohaselt arvesse kohustust kaitsta ühenduse finantshuve ja mainet, hoiatuse põhjenduse laadi ja raskusastet, lepingu või toetuse summat ja kestust ning võimaluse korral rakendamise kiireloomulisust) ühe järgmistest otsustest:

a) sõlmida kolmanda isikuga leping või anda talle toetus sõltumata registreerimisest varajase hoiatamise süsteemis ja tagada, et võetakse tugevdatud järelevalvemeetmeid;

b) kui nimetatud hoiatuse olemasolu annab objektiivselt alust seada kahtluse alla algne hinnang valiku- ja toetuse andmise kriteeriumitele vastamise kohta, tehakse otsus sõlmida leping teise pakkujaga või anda toetus teisele taotlejale sellise valiku- ja toetuse andmise kriteeriumitele vastamist käsitleva hinnangu põhjal, mis ei ole hindamiskomisjoni koostatud ja milles nimetatud otsust asjakohaselt põhjendatakse;

c) lõpetada menetlus lepingut sõlmimata, põhjendades menetluse lõpetamist asjakohaselt pakkujale antud teabes.

Kui vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja otsustab lõpetada menetluse vastavalt punktile c, võib lepingu sõlmimiseks uue menetluse kaudu kasutada piiratud menetlust nende tähtaegade piires, mis on kiireloomuliste juhtude jaoks sätestatud määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artiklis 142.

Artikkel 18

Hoiatuste W2, W3b ja W4 mõju olemasolevatele lepingutele või menetlustele

1. Kui hoiatus W2, W3b või W4 on registreeritud põhjusel, mis on seotud olemasoleva lepingu täitmise või toetuse andmisega või asjaomase toetuse andmise menetlusega, võib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja (pärast asjakohast arvestamist kaasnevate riskidega, hoiatuse laadi ja põhjendustega ning mõjuga, mis neil tõenäoliselt on lepingu täitmisele, eelkõige seoses selle summa, kestuse ja vajaduse korral rakendamise kiireloomulisusega) võtta ühe või mitu järgmist meedet:

a) ta võib otsustada lubada töövõtjal või toetuse saajal jätkata lepingu täitmist või toetuse saamist kooskõlas ette nähtud tugevdatud järelevalvemeetmetega;

b) ta võib peatada maksetähtaja vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artikli 106 lõikele 4 selleks, et teha täiendavaid kontrollimisi, et leida enne täiendavate maksete tegemist kinnitust, kas kulud vastavad maksetingimustele, ja seejärel teha tegelikult võlgnetavad maksed;

c) ta võib peatada lepingu täitmise või toetuse andmise vastavalt finantsmääruse artiklitele 103 ja 119;

d) ta võib asjakohaste sätete olemasolu korral tühistada lepingu või toetuse.

2. Kui hoiatus W2, W3b või W4 on registreeritud põhjusel, mis ei ole seotud olemasoleva lepingu või toetusega või asjaomase toetuse andmise menetlusega, võib vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja (sõltuvalt laadist ja mõjust, mis hoiatusel on olemasoleva lepingu täitmisele või toetuse andmisele ja pärast asjakohast kaasnevate riskide, sealhulgas kohtuvaidluste kaalumist) võtta järgmisi meetmeid:

a) kohaldada üht või enamat võimalust, millele on viidatud lõike 1 punktides a ja b;

b) tühistada leping või toetuse andmine, kui on olemas asjakohane säte, mis lubab tühistamist uute asjaolude ilmnemisel, kui need asjaolud annavad alust tegelikule usalduse kaotusele komisjoni poolt ja kujutavad endast ohtu ühenduste mainele.

Artikkel 19

Hoiatuse W3a mõju

1. Kui kolmanda isiku suhtes on olemas hoiatus W3a, mis on seotud ennetava arestimise otsusega, peatab peaarvepidaja kõik maksed kuni peamise võlausaldaja nõuet käsitleva kohtuotsuseni, kui see on kohaldatava riikliku õiguse järgi vajalik. Kui ennetav arestimise otsus on vastavalt piiratud kohtuotsusele kindla summaga, peatab peaarvepidaja maksed selles summas.

2. Kui kolmanda isiku suhtes on olemas hoiatus W3a, mis on seotud täitmisele kuuluva arestimise otsusega, siis teeb vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja või tema personal tihedas koostöös peaarvepidajaga sellele isikule, kelle kasuks arestimisotsus tehti, arestitud summale vastava makse, mille komisjon või rakendusamet oleks pidanud algselt maksma arestimisotsuse saanud isikule.

3. Lõikeid 2 ja 3 kohaldatakse, välja arvatud juhul, kui arestimisotsuse täitmine segaks tõenäoliselt komisjoni või rakendusameti sujuvat tööd. Sellisel juhul rakendab peaarvepidaja privileegide ja immuniteetide protokolli artiklit 1.

Artikkel 20

Hoiatuse W4 mõju

1. Kui kolmanda isiku suhtes on olemas hoiatus W4, uurib peaarvepidaja süstemaatiliselt võimalust ühenduse saadaolevate summade tasaarvestuseks nimetatud kolmanda isiku võlgnetava maksega kooskõlas finantsmääruse artikliga 73 ja määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artikliga 83.

2. Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja võtab enne kolmandale isikule uue lepingu või toetuse andmist seda teavet arvesse.

Artikkel 21

Hoiatuse W5 mõju lepingute sõlmimise ja toetuste andmise menetlustele

Vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja jätab kooskõlas finantsmääruse artikliga 93 ja artikli 114 lõikega 3 või ühise välis- ja julgeolekupoliitikaga seotud finantspiirangute määramist käsitleva nõukogu määrusega väljajätmise kriteeriumite hindamise järgus hanke- või toetusmenetlusest välja kolmanda isiku, kelle kohta on olemas hoiatus W5.

Artikkel 22

Hoiatuse W5 erimõju olemasolevatele lepingutele või toetustele

1. Kui hoiatus W5a on registreeritud põhjusel, mis tõenäoliselt mõjutab juba allakirjastatud lepingut ja toetuse andmist, võtab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja järgmisi meetmeid:

a) kui lepingu või toetuse tingimused lubavad ja kui hoiatuse W5 põhjus on seotud olemasoleva lepingu täitmise või toetuse andmisega: i) peatab maksed, et kontrollida, teha tegelikult võlgnetavad maksed ja nõuda tagasi põhjendamatult makstud summad, võimaluse korral tehes tasaarvestuse võlgnetava summaga; ii) tühistab lepingu või toetuse andmise.

b) kõigil muudel juhtudel kohaldab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja võimalusi, millele on viidatud artikli 18 lõikes 1.

2. Kui nõukogu määrustes, millega rakendatakse Euroopa Liidu lepingu artikli 15 alusel vastu võetud ühiseid seisukohti, millel hoiatused W5b põhinevad, ei ole sätestatud teisiti, kehtivad järgmised eeskirjad:

a) rahalisi vahendeid ei anta otseselt ega kaudselt asjaomases nõukogu määruses loetletud füüsiliste või juriidiliste isikute, rühmituste või üksuste käsutusse ega nende toetuseks;

b) majandusressursse ei anta otseselt ega kaudselt asjaomases nõukogu määruses loetletud füüsiliste või juriidiliste isikute, rühmituste või üksuste käsutusse ega nende toetuseks.

Artikkel 23

Üleandmine komisjonile

Eritingimustel, sealhulgas olukordades, millega kaasneb oht mainele või poliitilist laadi oht, ja kus artiklitega 15–22 ei nähta ette asjakohast lahendust, suunab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja juhtumi komisjoni liikmele, kes vastutab asjaomase poliitikavaldkonna eest ja kes seejärel võib suunata juhtumi komisjonile.

Peasekretariaati teavitatakse kõigist asjaomastest sammudest.

4. JAGU

ÜLEMINEKU- JA LÕPPSÄTTED

Artikkel 24

Üleminekusätted

1. Talitus, kes tegi taotluse varajase hoiatamise süsteemi hoiatuse registreerimiseks enne käesoleva otsuse vastuvõtmist, on vastutav tema taotlusel registreeritud hoiatuste muutmise ja eemaldamise eest vastavalt käesolevale otsusele.

2. Vastutava volitatud eelarvevahendite käsutaja finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktide b ja e kohase otsuse alusel enne 1. maid 2007 toimunud väljajätmiste puhul arvestatakse väljajätmise kestuse puhul riikliku õiguse kohast karistusregistri kehtivusaega. Selliste väljajätmiste kestus on alates kohtuotsuse väljakuulutamisest maksimaalselt neli aastat. Kui maksimaalne kestus on möödunud, esitab vastutav volitatud eelarvevahendite käsutaja taotluse hoiatuse eemaldamiseks.

Artikkel 25

Varajase hoiatamise süsteemi käsitleva otsuse kehtetuks tunnistamine

Käesolevaga tunnistatakse komisjoni otsus K(2004) 193/3, (8) mis käsitleb varajase hoiatamise süsteemi, alates 1. jaanuarist 2009 kehtetuks.

Artikkel 26

Taotlus

Käesolevat otsust kohaldatakse alates 1. jaanuarist 2009.

Artikkel 27

Avaldamine

Käesolev otsus avaldatakse teavitamise eesmärgil Euroopa Liidu Teatajas.

Otsus lisatakse Euroopa ühenduste üldeelarve täitmise sise-eeskirjadele.

Brüssel, 16. detsember 2008 Komisjoni nimel komisjoni liige Dalia GRYBAUSKAITĖ

(1) EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1.

(2) ELT L 78, 19.3.2008, lk 1.

(3) Euroopa andmekaitseinspektori arvamus komisjoni andmekaitseametnikult saadud varajase hoiatamise süsteemi eelkontrolli käsitleva teate kohta, juhtum nr 2005/120, 6.12.2006.

(4) Vt käesoleva Euroopa Liidu Teataja lk 12.

(5) EÜT L 136, 31.5.1999, lk 1.

(6) EÜT L 136, 31.5.1999, lk 8.

(7) EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1.

(8) Euroopa Liidu Teatajas avaldamata.