ET Euroopa Liidu Teataja C 72/37

EUROPOLI DOKUMENTIDELE JUURDEPÄÄSU EESKIRI

(2007/C 72/17)

EUROPOLI HALDUSNÕUKOGU,

võttes arvesse Europoli konventsiooni, eriti selle artiklit 32a,

võttes arvesse Europoli direktori ettepanekut,

ning arvestades järgmist:

(1) Vastavalt Europoli konventsiooni artiklile 32a võtab haldusnõukogu Europoli direktori ettepaneku alusel ning oma liikmete kahe kolmandiku häälteenamusega vastu eeskirja, mis käsitleb juurdepääsu Europoli dokumentidele ELi kodanike ning nende füüsiliste ja juriidiliste isikute poolt, kes elavad või kelle registrijärgne asukoht on ELi liikmesriigis, võttes seejuures arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikli 255 alusel vastu võetud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele) sätestatud põhimõtteid ja piiranguid.

(2) Euroopa Liidu lepingu (edaspidi “ELi leping”) artikli 1 teises lõigus on talletatud avalikkuse põhimõte tõdemusega, et leping tähistab uut etappi Euroopa rahvaste üha tihedama liidu loomises, kus otsused tehakse nii avalikult kui võimalik ja nii kodanikulähedaselt kui võimalik.

(3) Avalikkus tagab demokraatlikus süsteemis halduse suurema seaduslikkuse, tõhususe ja vastutuse kodanike ees. Avalikkus aitab tugevdada ELi lepingu artiklis 6, Euroopa Ühenduse asutamislepingu (edaspidi “EÜ asutamisleping”) artiklis 255 ja Euroopa Liidu põhiõiguste harta artiklis 42 sätestatud põhimõtteid demokraatia ja põhiõiguste austamise kohta.

(4) Vastavalt ELi lepingu artikli 41 lõikele 1 kehtib juurdepääsuõigus ka dokumentide suhtes, mis käsitlevad politseikoostööd ja õigusalast koostööd kriminaalasjades.

(5) Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määruses (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni (1) dokumentidele (edaspidi “määrus 1049/2001”) on sätestatud Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele juurdepääsu käsitlevad üldpõhimõtted ja piirangud. Europoli konventsiooni artiklis 32a osutatakse kõnealuses määruses sätestatud põhimõtetele ja piirangutele.

(6) Põhimõtteliselt peaksid kõik dokumendid olema üldsusele kättesaadavad. Siiski tuleks teha erandeid, et kaitsta teatavaid avalikke ja erahuve. Europolil peaks olema õigus kaitsta vajaduse korral oma ülesannete täitmise suutlikkust.

(7) Juurdepääsuõiguse täieliku järgimise tagamiseks tuleks rakendada kahe-etapilist haldusmenetlust ning ombudsmanile kaebuse esitamise võimalust.

(8) Käesoleva eeskirja kohaldamine ei piira Europoli konventsiooni juurdepääsuõigust käsitleva artikli 19 kohaldamist,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA EESKIRJA:

Artikkel 1

Mõisted

Käesolevas eeskirjas kasutatakse järgmisi mõisteid:

a) Europoli dokument või dokument — sisu, mis olenemata selle teabekandjast (paberile kirjutatuna, elektroonilises vormis või heli-, visuaal- või audiovisuaalsalvestisena) käsitleb Europoli tegevuse, poliitika ja otsustega seotud küsimusi;

b) kolmas isik — iga füüsiline või juriidiline isik või iga üksus väljaspool Europoli, sealhulgas liikmesriigid, muud Euroopa Liidu institutsioonid, organid ja ametid, rahvusvahelised organisatsioonid ja kolmandad riigid;

c) Europoli salastatud dokumendid — dokumendid, mis sisaldavad teavet, mille suhtes tuleb rakendada täiendavaid turvameetmeid, ning mis vastavalt Europoli andmete salastatuse eeskirjadele on liigitatud järgmiselt: “Europol RESTRICTED ”(piiratud juurdepääsuga Europoli dokument), “Europol CONFIDENTIAL ”(konfidentsiaalne Europoli dokument), “Europol SECRET ”(salajane Europoli dokument) või “Europol TOP SECRET ”(ülisalajane Europoli dokument).

Artikkel 2

Eesmärk

Käesoleva eeskirja eesmärk on:

a) määrata kindlaks avalike ja erahuvidega põhjendatud põhimõtted, tingimused ja piirangud, millega reguleeritakse juurdepääsuõigust Europoli dokumentidele, nõnda et neile dokumentidele oleks tagatud võimalikult laiaulatuslik juurdepääs;

b) kehtestada eeskirjad, millega tagatakse kõnealuse õiguse võimalikult hõlbus kasutamine ning

c) soodustada head haldustava dokumentidele juurdepääsu tagamisel.

Artikkel 3

Juurdepääsuõigusega isikud ja reguleerimisala

1. Kõigil liidu kodanikel ning kõigil füüsilistel või juriidilistel isikutel, kelle elukoht või registrijärgne asukoht on mõnes liikmesriigis, on õigus tutvuda Europoli dokumentidega, arvestades käesolevas eeskirjas sätestatud põhimõtteid, tingimusi ja piiranguid.

2. Europol võib samu põhimõtteid, tingimusi ja piiranguid arvestades tagada dokumentidele juurdepääsu füüsilistele või juriidilistele isikutele, kelle elukoht või registrijärgne asukoht ei ole Euroopa Liidu liikmesriigis.

3. Käesolevat eeskirja kohaldatakse kõigi Europoli käsutuses olevate dokumentide suhtes, see tähendab Europoli koostatud või talle saadetud ning tema valduses olevate dokumentide suhtes seoses kõikide Europoli tegevusvaldkondadega.

4. Isikute suhtes, kes paluvad teavet, mis on seotud ainult nende isikuga, käesolevat eeskirja ei kohaldata. Sellistel juhtudel kasutatakse Europoli konventsiooni artiklis 19 nimetatud menetlust.

5. Ilma et see piiraks artikli 4 kohaldamist, tehakse dokumendid üldsusele kättesaadavaks kas kirjaliku taotluse alusel või otse elektroonilises vormis kooskõlas artikliga 11.

Artikkel 4

Erandid

1. Europol keelab juurdepääsu dokumentidele, mille avaldamine kahjustaks:

a) avalikke huve seoses: — avaliku julgeolekuga, — Europoli ülesannete nõuetekohase täitmisega, — kolmandate isikute uurimiste ja operatiivtegevusega, — kaitsepoliitiliste ja sõjaliste küsimustega, — rahvusvaheliste suhetega, — ühenduse või liikmesriigi finants-, raha- või majanduspoliitikaga,

b) eraelu puutumatust ja isikupuutumatust.

2. Europol keelab juurdepääsu dokumentidele, mille avaldamine kahjustaks:

— füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit,

— kohtumenetlust ja õigusnõustamist,

— muude kui lõike 1 punktis a nimetatud kontrollimiste, uurimiste või auditite eesmärki,

välja arvatud juhul, kui avaldamine teenib ülekaalukaid avalikke huve.

3. Juurdepääs keelatakse dokumendile, mille Europol on koostanud oma sisekasutuseks või mille Europol on saanud ning mis käsitleb küsimust, mille kohta Europol ei ole veel otsust teinud, kui sellise dokumendi avaldamine kahjustaks Europoli otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avaldamine teenib ülekaalukaid avalikke huve.

Juurdepääs dokumendile, mis sisaldab Europoli sisearutelude ja eelkonsultatsioonide käigus sisekasutuseks esitatud arvamusi, keelatakse isegi pärast otsuse tegemist, kui sellise dokumendi avaldamine kahjustaks Europoli otsustamisprotsessi, välja arvatud juhul, kui avaldamine teenib ülekaalukaid avalikke huve.

4. Dokumendi puhul, mis on kas täielikult või osaliselt saadud kolmandalt isikult, konsulteerib Europol asjaomase kolmanda isikuga, et hinnata, kas lõiget 1, 2 või 3 tuleks kohaldada. Kui kolmanda isiku dokument on saadud selliselt liikmesriigilt või kolmandalt riigilt või organisatsioonilt, kellega Europol on sõlminud koostöölepingu, ei avalikusta Europol dokumenti ilma asjaomase riigi või organisatsiooni kirjaliku nõusolekuta.

5. Kui mõni eranditest hõlmab ainult osa dokumendist, avalikustatakse dokumendi ülejäänud osad.

6. Lõigetes 1–3 sätestatud erandeid kohaldatakse üksnes nii kaua, kuni kaitse on dokumendi sisust lähtuvalt õigustatud. Erandeid võib kohaldada maksimaalselt 30 aasta jooksul. Dokumentide puhul, mille suhtes kehtivad eraelu puutumatuse või ärihuvidega seonduvad erandid, ning Europoli salastatud dokumentide puhul võib vajaduse korral jätkata kõnealuste erandite kohaldamist ka pärast nimetatud tähtaja lõppu.

Artikkel 5

Nende liikmesriikide ja kolmandate riikide või organisatsioonide valduses olevad Europoli dokumendid, kellega Europol on sõlminud koostöölepingu

Kui liikmesriik või kolmas riik või organisatsioon, kellega Europol on sõlminud koostöölepingu, saab taotluse tema valduses oleva dokumendi kohta, mis on pärit Europolilt, hoolitseb Europol selle eest, et asjaomane kolmas isik konsulteeriks Europoliga, et teha otsus, mis ei sea ohtu käesoleva eeskirja eesmärkide saavutamist. Europol hoolitseb ka selle eest, et kolmandad riigid või organisatsioonid, kellega Europol on sõlminud koostöölepingu, ei avalikustaks asjakohast dokumenti ilma Europoli kirjaliku nõusolekuta. Europol tagab, et kõnealune kohustus on kajastatud Europoli ja kolmandate riikide või organisatsioonide vahel sõlmitud koostöölepingutes.

Liikmesriikidel on lisaks võimalus suunata taotlus Europolile.

Artikkel 6

Taotlused

1. Dokumentidele juurdepääsu taotlusi võib esitada mis tahes kirjalikus vormis, sealhulgas elektroonilises vormis, ühes Europoli konventsiooni artikli 33 lõikes 1 nimetatud keeltest ning piisava täpsusega, mis võimaldab Europolil dokumenti kindlaks teha. Taotleja ei ole kohustatud taotlust põhjendama.

2. Kui taotlus ei ole piisavalt täpne, palub Europol taotlejal esitada lisateavet, mis võimaldab kindlaks teha, millistele dokumentidele juurdepääsu palutakse; artiklis 7 kindlaks määratud vastamise tähtaega hakatakse arvestama alles hetkest, mil Europol saab kätte kõnealuse lisateabe.

3. Kui taotlus käsitleb väga pikka dokumenti või väga mitmeid dokumente, võib Europol taotlejaga nõu pidada, et leida õiglane lahendus.

4. Europol annab kodanikele teavet ja abi selle kohta, kuidas ja kuhu tuleb dokumentidele juurdepääsu taotlused esitada. Suunised esitatakse Europoli veebisaidil.

Artikkel 7

Esialgsete taotluste käsitlemine

1. Dokumendile juurdepääsu taotlust käsitletakse viivitamata. Taotlejale saadetakse kinnitus taotluse kättesaamise kohta. 30 tööpäeva jooksul alates taotluse registreerimisest Europol kas võimaldab juurdepääsu taotletud dokumendile ja tagab selle juurdepääsu nimetatud ajavahemiku jooksul kooskõlas artikliga 10 või esitab kirjalikus vastuses osalise või täieliku keeldumise põhjused ning teatab taotlejale tema õigusest esitada kordustaotlus vastavalt käesoleva artikli lõikele 3.

2. Erandjuhtudel, näiteks kui taotlus käsitleb väga pikka dokumenti või väga mitmeid dokumente, võib lõikes 1 sätestatud tähtaega pikendada 30 tööpäeva võrra tingimusel, et taotlejale teatatakse sellest ette ja esitatakse pikendamise üksikasjalik põhjendus.

3. Osalise või täieliku keeldumise korral võib taotleja 30 tööpäeva jooksul alates Europoli vastuse saamisest esitada kordustaotluse, milles ta palub Europolil oma seisukoht läbi vaadata.

4. Kui Europol ettenähtud tähtaja jooksul ei vasta, on taotlejal õigus esitada kordustaotlus.

Artikkel 8

Kordustaotluste käsitlemine

1. Kordustaotlust käsitletakse viivitamata. 30 tööpäeva jooksul alates kordustaotluse registreerimisest Europol kas võimaldab juurdepääsu taotletud dokumendile ja tagab selle juurdepääsu nimetatud ajavahemiku jooksul kooskõlas artikliga 10 või esitab kirjalikus vastuses osalise või täieliku keeldumise põhjused.

2. Erandjuhtudel, näiteks kui taotlus käsitleb väga pikka dokumenti või väga mitmeid dokumente, võib lõikes 1 sätestatud tähtaega pikendada 30 tööpäeva võrra tingimusel, et taotlejale teatatakse sellest ette ja esitatakse tähtaja pikendamise põhjused.

Artikkel 9

Salastatud Europoli dokumendid

1. Artiklites 7 ja 8 sätestatud korras esitatud taotlusi pääseda juurde Europoli salastatud dokumentidele käsitlevad üksnes need Europoli töötajad, kellel on vastavalt Europoli turvalisuse käsiraamatu sätetele õigus asjakohaste dokumentidega tutvuda.

2. Europoli salastatud dokumentidele ei tohi olla juurdepääs automaatselt keelatud. Iga salastatud dokumenti analüüsitakse, et teha kindlaks, kas dokumendi suhtes tuleks kohaldada mõnda artiklis 4 sätestatud erandit. Salastatud dokumente ei avalikustata enne, kui nende salastatus on tühistatud kooskõlas andmete salastatuse eeskirja artikliga10. Juurdepääsu suhtes kolmandate isikute salastatud dokumentidele kohaldatakse artikli 4 lõikes 4 nimetatud konsulteerimismehhanismi.

3. Kui Europol otsustab juurdepääsu salastatud dokumendile kas osaliselt või täielikult keelata, esitab Europol oma otsuse põhjused viisil, mis ei kahjusta artikli 4 alusel kaitsmisele kuuluvaid huve.

Artikkel 10

Taotluse alusel võimaldatav juurdepääs

1. Taotlejale võimaldatakse juurdepääs dokumentidele koopia, sealhulgas võimaluse korral elektroonilise koopia saatmise teel, vastavalt taotleja eelistusele. Koopiad alla 20 A4-formaadis leheküljest koosnevatest dokumentidest ja vahetu juurdepääs elektroonilises vormis on tasuta. Muudel juhtudel peab taotleja tasuma koopiate tegemise ja saatmise kulud.

2. Kui Europol või asjaomane kolmas isik on dokumendi juba avalikustanud ja see on taotlejale hõlpsasti kättesaadav, võib Europol täita dokumentidele juurdepääsu tagamise kohustuse sellega, et ta teatab taotlejale, kuidas soovitud dokumenti hankida.

3. Dokumendid esitatakse nende olemasolevas redaktsioonis ja vormis (sealhulgas elektrooniliselt või alternatiivses vormis, näiteks rahvusvahelises pimedate kirjas, suures kirjas või lindil) ning olemasolevas keeleversioonis, võttes arvesse taotleja soove.

Artikkel 11

Vahetu juurdepääs elektroonilises vormis

1. Europol võimaldab juurdepääsu üldsusele kättesaadavate dokumentide registrile ja teeb võimaluste piires dokumendid vahetult juurdepääsetavaks elektroonilises vormis.

2. Eelkõige tuleks teha vahetult juurdepääsetavaks seadusandlikud dokumendid, see tähendab dokumendid, mis on koostatud või saadud õiguslikult siduvate õigusaktide vastuvõtmismenetluse käigus, kui artiklist 4 ei tulene teisiti.

Artikkel 12

Rakendamine

Käesoleva eeskirja rakendamine sõltub Europoli direktori otsusest, milles määratakse eelkõige kindlaks, milline on Europoli organite osa dokumentide üldsusele juurdepääsetavaks tegemise taotluste käsitlemisel.

Artikkel 13

Teavitamine

Europol võtab vajalikud meetmed üldsuse teavitamiseks tema õigustest käesoleva eeskirja alusel.

Artikkel 14

Dokumentide paljundamine

Käesoleva eeskirja kohaldamine ei piira mis tahes kehtivate autoriõigusealaste eeskirjade kohaldamist, mis võivad piirata kolmanda isiku õigust paljundada või kasutada avalikustatud dokumente.

Artikkel 15

Jõustumine

Käesolev eeskiri jõustub 19. aprillil 2007.

Haag, 20. märts 2007 Hans-Jürgen FÖRSTER haldusnõukogu esimees

(1) EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43.