ET Euroopa Liidu Teataja C 45/2

EUROPOLI ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE AKT nr 29/2009,

22. juuni 2009,

millega kehtestatakse asutuse töökord

(EMPs kohaldatav tekst)

2010/C 45/02

ÜHINE JÄRELEVALVEASUTUS,

võttes arvesse nõukogu otsust, millega asutatakse Euroopa Politseiamet (Europol), (edaspidi „Europoli otsus”), (1) eelkõige selle artikli 34 lõiget 7,

ning arvestades, et ühine järelevalveasutus võib oma liikmete kahekolmandikulise häälteenamusega kehtestada asutuse töökorra,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA TÖÖKORRA:

SISUKORD

I JAOTIS Ühise järelevalveasutuse ülesanded ja volitused

Artikkel 1 Ülesanded

Artikkel 2 Volitused

Artikkel 3 Komiteed

II JAOTIS Ühise järelevalveasutuse töökord

Artikkel 4 Liikmed

Artikkel 5 Esimees

Artikkel 6 Töömeetodid

Artikkel 7 Avalikkuse juurdepääs dokumentidele

Artikkel 8 Kohapealne kontroll ja eksperdid

Artikkel 9 Menetlus rikkumiste korral

Artikkel 10 Protokoll

Artikkel 1 Tegevusaruanne

III JAOTIS Apellatsioonikomitee töökord

Artikkel 12 Apellatsioonikomitee ülesanded

Artikkel 13 Liikmed

Artikkel 14 Sõltumatus ja erapooletus

Artikkel 15 Esimees

Artikkel 16 Esindamine

Artikkel 17 Keeled

Artikkel 18 Menetluse algatamine

Artikkel 19 Esialgne läbivaatamine

Artikkel 20 Lisateave

Artikkel 21 Juurdepääs menetlustoimikule

Artikkel 22 Ärakuulamine

Artikkel 23 Tunnistajate ja ekspertide ärakuulamine

Artikkel 24 Lõppsõna

Artikkel 25 Protokoll

Artikkel 26 Otsused ja konfidentsiaalsus

Artikkel 27 Teavitamine

Artikkel 28 Kulud

Artikkel 29 Nõuetekohane menetlus

IV JAOTIS Lõppsätted

Artikkel 30 Sekretariaat

Artikkel 31 Konfidentsiaalsus

Artikkel 32 Eelarve ja kulud

Artikkel 33 Töökorra muutmine

Artikkel 34 Hindamine

Artikkel 35 Töökorra jõustumine

I JAOTIS

ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE ÜLESANDED JA VOLITUSED

Artikkel 1

Ülesanded

1. Ühise järelevalveasutuse ülesanne on vastavalt Europoli otsusele Europoli tegevuse jälgimine ja kontrollimine eesmärgiga tagada, et Europoli valduses olevate andmete säilitamine, töötlemine ja kasutamine ei kahjustaks isiku õigusi. Peale selle jälgib ühine järelevalveasutus Europolist pärinevate andmete edastamise lubatavust (Europoli otsuse artikli 34 lõike 1 esimene ja teine lause).

2. Sel eesmärgil on ühisel järelevalveasutusel järgmised konkreetsed ülesanded:

a) järgmiste teemadega seotud küsimuste uurimine: — Europoli otsuse rakendamine ja tõlgendamine seoses Europoli tegevusega isikuandmete töötlemisel ja kasutamisel (Europoli otsuse artikli 34 lõige 3); — liikmesriikide järelevalveasutuste tehtav sõltumatu kontroll (Europoli otsuse artikli 34 lõige 3); — juurdepääsu saamise õiguse kasutamine (Europoli otsuse artikli 34 lõige 3); — kooskõlastatud ettepanekute koostamine ühiste lahenduste leidmiseks olemasolevatele probleemidele (Europoli otsuse artikli 34 lõige 3);

b) analüüsimiseks koostatud tööfaili avamise korralduste (Europoli otsuse artikli 16 lõige 2) ja faili jätkamise otsuste (Europoli otsuse artikli 16 lõige 3) läbivaatamine;

c) sätete läbivaatamine, mis käsitlevad kõikidest Europoli isikuandmete töötlemiseks kasutatavatest automaatsetest andmefailidest tehtud väljavõtete kontrollimise mehhanisme (Europoli otsuse artikkel 18);

d) Europoli poolt isikuandmete võimaliku kogumise, säilitamise, töötlemise ja kasutamise seaduslikkuse ja nõuetekohasuse kontrollimine isiku taotluse alusel (Europoli otsuse artikli 30 lõige 7);

e) nõustamine järgmistes küsimustes: — uue isikuandmete töötlemise süsteemi loomine (Europoli otsuse artikli 10 lõige 2); — Europoli otsuse artikli 25 nõuetekohaseks kohaldamiseks vajalikud meetmed (Europoli otsuse artikli 25 lõige 7); — Europoli otsuse artikli 10 lõikes 4 osutatud eesmärgil andmete töötlemisega seotud tingimused (Europoli otsuse artikli 10 lõige 4); — Europoli otsuse artikli 15 lõikes 4 osutatud indeksisüsteemi loomise kord, sealhulgas indeksisüsteemile juurdepääsu tingimused (Europoli otsuse artikli 15 lõige 4); — Europoli otsuse artikli 14 lõikes 1 osutatud analüüsimiseks koostatud tööfailide rakenduseeskirjad (Europoli otsuse artikli 14 lõige 1); — rakenduseeskirjad, mis reguleerivad Europoli suhteid Europoli otsuse artikli 22 lõikes 1 ja artikli 23 lõikes 1 osutatud osapooltega (Europoli otsuse artikli 26 lõike 1 punkt b); — eeskirjad, mis reguleerivad artikli 25 lõike 3 punkti c alapunktis ii osutatud vastastikuse mõistmise memorandumi sisu ja sõlmimise korda (Europoli otsuse artikli 26 lõige 2); — isikuandmete vahetamise kokkulepped või töökorrad Europoli otsuse artikli 22 lõikes 1 osutatud Euroopa Liidu või Euroopa Ühenduse institutsioonide, organite, ametkondade ja asutustega (Europoli otsuse artikli 22 lõige 2); — Europoli otsuse artikli 23 lõikes 2 osutatud kokkulepped, mis käsitlevad isikuandmete vahetamist (Europoli otsuse artikli 23 lõige 2); — Europoli otsuse artikli 25 lõike 3 punkti c alapunktis ii osutatud vastastikuse mõistmise memorandum (Europoli otsuse artikli 25 lõike 3 punkti c alapunkt ii);

f) korrapäraste tegevusaruannete koostamine (Europoli otsuse artikli 34 lõige 6);

g) koostöö, mida ühine järelevalveasutus vajaduse korral teeb teiste järelevalveasutustega oma ülesannete täitmiseks ning järjepidevuse parandamisele kaasaaitamiseks andmetöötluseeskirjade ja -korra kohaldamisel (Europoli otsuse artikli 34 lõige 5).

Artikkel 2

Volitused

1. Ühisel järelevalveasutusel on oma ülesannete täitmiseks talle Europoli otsusega antud volitused.

2. Eelkõige on ühisel järelevalveasutusel voli saada teavet Europolilt, talle tuleb võimaldada juurdepääs kõikidele dokumentidele ja paberkandjatele, samuti Europoli säilitatavatele andmetele, ning ta saab igal ajal vaba juurdepääsu kõikidesse Europoli ametiruumidesse (Europoli otsuse artikli 34 lõige 2). See hõlmab teavet riistvara ja tarkvara kohta ning neile juurdepääsu, mil iganes on seda vaja ühise järelevalveasutuse ülesannete täitmiseks. Üksikasjad võib sätestada ühise järelevalveasutuse ja Europoli haldusnõukogu vahelistes kokkulepetes.

Artikkel 3

Komiteed

1. Ühine järelevalveasutus moodustab Europoli otsuse artikli 34 lõikega 8 sätestatud komitee.

2. Ta võib moodustada ühe või mitu muud sisekomiteed ning määrata kindlaks nende koosseisu ja lähtetingimused (Europoli otsuse artikli 34 lõige 9).

II JAOTIS

ÜHISE JÄRELEVALVEASUTUSE TÖÖKORD

Artikkel 4

Liikmed

1. Ühine järelevalveasutus koosneb kõige rohkem kahest iga sõltumatu riikliku järelevalveasutuse liikmest või esindajast, kes moodustavad delegatsiooni. Igal liikmel võib olla asendusliige. Iga liikmesriik määrab ühise järelevalveasutuse liikmed ja nende asendusliikmed ametisse viieks aastaks (Europoli otsuse artikli 34 lõige 1) ning seda ametiaega võib pikendada.

2. Ühise järelevalveasutuse liikmed ja nende asendusliikmed on sõltumatud, nad ei ole oma ülesannete täitmisel juhistega seotud ning nende suhtes kohaldatakse ainult seadust. Eelkõige ei tohi nad samal ajal olla mõne muu Europoli otsuse alusel loodud organi liikmed ega kuuluda Europoli personali hulka.

Huvide konflikti korral teatab asjaomane isik sellest huvist ning taandab ennast kõnealuses küsimuses aruteludes osalemisest ja otsuste tegemisest. Vajaduse korral võib kõnealuse liikme salajasel hääletusel koosolekust osavõtvate delegatsioonide häälteenamusega kõrvaldada. Enne mis tahes kõrvaldamist kuulatakse ära asjaomase isiku seisukoht, kuid ta ei osale otsuse vastuvõtmisel. Kui isik ennast taandab või kui ta kõrvaldatakse, võib teda asendada tema asendusliige.

3. Ühise järelevalveasutuse liikmeteks või nende asendusliikmeteks võib määrata ainult vajalike oskustega isikuid (Europoli otsuse artikli 34 lõige 1). Erilist tähelepanu pööratakse apellatsiooninõukokku kuulumise nõuetele.

4. Ühise järelevalveasutuse liiget, kes ei saa koosolekul osaleda, võib esindada tema asendusliige.

5. Ühise järelevalveasutuse liikme volitused lõpevad asjaomase isiku tagasiastumisel. Samuti lõpevad need siis, kui asjaomane isik lõpetab tegevuse riikliku järelevalveasutuse liikme või esindajana, välja arvatud juhul, kui asjaomane liikmesriik tema ametiaega pikendab. Liikme ametisse määramist võib tühistada ainult vastavalt riiklikule õigusele. Käesolevat sätet kohaldatakse ka asendusliikmete suhtes.

Artikkel 5

Esimees

1. Ühine järelevalveasutus valib salajasel hääletusel oma liikmete hulgast koosolekul osalevate delegatsioonide kahekolmandikulise häälteenamusega esimehe ja aseesimehe. Aseesimees ei tohi kuuluda esimehega samasse delegatsiooni. Kui ükski kandidaat ei saa esimeses hääletusvoorus nõutavat häälteenamust, toimub teine voor kahe enim hääli saanud kandidaadi vahel. Esimees ja aseesimees valitakse ametisse kaheks aastaks. Neid on võimalik tagasi valida veel üheks aastaks.

2. Esimees esindab ühist järelevalveasutust ja juhatab selle koosolekuid. Ta jälgib ühise järelevalveasutuse töö sujuvat toimimist. Esimees kutsub kokku ühise järelevalveasutuse koosolekud ja määrab kindlaks nende toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja. Esimees avab ja lõpetab koosolekud, koostab esialgse päevakorra ja tagab ühise järelevalveasutuse otsuste elluviimise.

3. Kui esimees ei saa oma ülesandeid täita, võtab tema koha üle aseesimees. Aseesimehe puudumisel täidab aseesimehe ülesandeid ühise järelevalveasutuse vanimaealine liige. Vanim liige kutsub ka kokku ühise järelevalveasutuse esimese koosoleku ja juhatab seda kuni esimehe valimiseni.

4. Ühise järelevalveasutuse töö ettevalmistamiseks mingis konkreetses küsimuses võib ühine järelevalveasutus esimehe ettepanekul määrata oma liikmete hulgast ühe või mitu ettekandjat. Kiireloomulise küsimuse korral võib esimees ettekandja ametisse määrata omal algatusel. Sellisel juhul teatab ta sellest viivitamatult ühise järelevalveasutuse liikmetele.

5. Esimees või delegatsioonide enamus võivad taotleda Europoli direktori osalemist koosolekutel ning kutsuda seal osalema Europoli töötajaid, riiklikke eksperte, kontaktametnikke ja muid isikud.

Artikkel 6

Töömeetodid

1. Ühine järelevalveasutus tuleb kokku vähemalt neli korda aastas. Lisaks tuleb ta kokku esimehe algatusel ning siis, kui vähemalt kolm delegatsiooni esitavad kirjaliku põhjendatud ettepaneku või teevad eelmisel koosolekul suulise ettepaneku. Haldusnõukogu esimees ja Europoli direktor võivad esitada päevakorda kaasatavaid küsimusi ning teha ühise järelevalveasutuse kokkukutsumise ettepaneku.

2. Välja arvatud esimehe hinnangul kiireloomulistel juhtudel, edastatakse koosoleku kokkukutsumise teade aegsasti, et see jõuaks kohale vähemalt kaks nädalat enne koosolekut. Teade peab sisaldama esialgset päevakorda ning koosoleku jaoks vajalikke dokumente, välja arvatud juhul, kui kõnealuste dokumentide olemus seda ei võimalda. Lõplik päevakord võetakse vastu iga koosoleku alguses.

3. Ühise järelevalveasutuse koosolek on otsustusvõimeline, kui sellel osaleb vähemalt kaks kolmandikku delegatsioonidest. Otsused võetakse vastu osalevate delegatsioonide lihthäälteenamusega, välja arvatud juhul, kui käesolevas töökorras on sätestatud teisiti. Igal delegatsioonil on üks hääl. Häälte võrdse jagunemise korral otsustab esimehe hääl.

4. Ühise järelevalveasutuse koosolekud ei ole avalikud. Selle dokumendid on siiski avalikkusele kättesaadavad vastavalt artiklile 7.

5. Ühise järelevalveasutuse koosolekud toimuvad Euroopa Liidu institutsioonide kõikides ametlikes keeltes koostatud dokumentide ja kavandite alusel. Sellest eeskirjast võib teha erandeid ainult kiireloomulistel juhtudel. Igal delegatsioonil on siiski õigus nõuda tõlget enda keelde.

6. Ühise järelevalveasutuse otsuseid võib vastu võtta kirjaliku menetluse teel, tingimusel et kõik delegatsioonid on selle menetluse koosolekul heaks kiitnud. Kiireloomulistel juhtudel võib esimees algatada kirjaliku menetluse. Mõlemal juhul edastab esimees otsuse eelnõu ühise järelevalveasutuse liikmetele. Kui delegatsioonid ei esita vastavatesse ametlikesse keeltesse tõlgitud otsuse eelnõu suhtes vastuväiteid esimehe poolt kindlaksmääratud ajavahemikul vähemalt 14 päeva jooksul pärast eelnõu kättesaamist, loetakse asjaomane ettepanek vastuvõetuks. Kui mõni delegatsioon esitab viie tööpäeva jooksul pärast otsuse eelnõu kättesaamist taotluse selle suuliseks aruteluks ühises järelevalveasutuses, siis kirjalik menetlus katkestatakse.

Artikkel 7

Avalikkuse juurdepääs dokumentidele

1. Igal füüsilisel või juriidilisel isikul on õigus pääseda juurde ühise järelevalveasutuse dokumentidele vastavalt käesolevas artiklis määratletud põhimõtetele, tingimustele ja piirangutele.

2. Käesolevast artiklist moodustavad erandi Europoli otsuse artikli 34 lõike 8 kohaselt moodustatud komiteele esitatud apellatsioonkaebustega seotud dokumendid.

3. Ilma et see piiraks lõikeid 4 ja 5, tagatakse avalikkuse juurdepääs dokumentidele kas kirjaliku taotluse alusel või otse elektroonilises vormis.

4. Ühine järelevalveasutus võib keelata juurdepääsu dokumentidele juhul, kui keeldumine on vajalik järgmistel eesmärkidel:

a) kaitsta liikmesriikide julgeolekut ja avalikku korda või ennetada kuritegevust;

b) kaitsta kolmandate isikute õigusi ja vabadusi;

c) võimaldada Europolil nõuetekohaselt oma ülesandeid täita;

d) võimaldada ühisel järelevalveasutusel nõuetekohaselt oma ülesandeid täita;

taotleja huvid ei saa olla nendest kaalutlustest tähtsamad.

5. Kolmandalt isikult saadud või kolmandat isikut puudutava teabega dokumendi korral konsulteerib ühine järelevalveasutus kolmanda isikuga, et hinnata, kas lõikes 4 määratletud erandid on kohaldatavad, välja arvatud juhul, kui on selge, et dokument tuleb või ei tule avalikustada. Europolilt saadud dokumentidele juurdepääsu suhtes kohaldatakse ka Europoli otsuse artikli 40 lõikes 1 osutatud konfidentsiaalsuse eeskirju.

6. Kui erandid kehtivad ainult osale soovitud dokumendist, avalikustatakse ülejäänud dokument.

7. Dokumendile juurdepääsuks taotlused tehakse mis tahes kirjalikus vormis, sealhulgas elektrooniliselt, ühes Euroopa Liidu institutsioonide ametlikus keeles ning piisavalt täpses sõnastuses, et ühine järelevalveasutus saaks dokumendi tuvastada. Taotleja ei ole kohustatud taotlust põhjendama.

8. Kui taotlus ei ole piisavalt selgesõnaline, palub ühine järelevalveasutus taotlejal oma taotlust täpsustada ning aitab taotlejal seda teha.

9. Kui taotlus puudutab väga pikka dokumenti või suurt arvu dokumente, võib ühine järelevalveasutus pidada mitteametlike kanalite kaudu taotlejaga nõu, et leida mõistlik lahendus.

10. Ühine järelevalveasutus teatab kodanikele, kuidas ja kuhu esitada dokumentidele juurdepääsu taotlusi, ning abistab neid taotluste esitamisel.

11. Ühine järelevalveasutus registreerib juurdepääsutaotluse dokumendile viivitamata ja saadab taotlejale kinnituse. 20 tööpäeva jooksul alates taotluse registreerimisest annab ühise järelevalveasutuse esimees kas loa juurdepääsuks nõutud dokumendile ning tagab selle aja jooksul juurdepääsu vastavalt lõikele 14 või esitab kirjalikult osalise või täieliku keeldumise põhjused ning teatab taotlejale tema õiguse esitada kordustaotlus vastavalt lõikele 13.

12. Erandjuhtudel, näiteks taotluse korral, mis puudutab väga pikka dokumenti, või juhul, kui tuleb konsulteerida kolmanda isikuga, võib lõikes 11 määratletud tähtaega pikendada 20 tööpäeva võrra, eeldusel et sellest teatatakse taotlejale ette ning esitatakse üksikasjalik põhjendus.

13. Osalise või täieliku keeldumise korral võib taotleja 20 tööpäeva jooksul pärast ühise järelevalveasutuse vastuse saamist esitada ühisele järelevalveasutusele kordustaotluse selle seisukoha uuesti läbivaatamiseks.

14. Juurdepääs dokumendile võimaldatakse taotlejale vastavalt tema eelistusele kas kohapeal või saadetakse talle dokumendi koopia, võimaluse korral elektroonilises vormis. Taotlejalt võidakse nõuda koopiate tegemise ja saatmise kulude tasumist 20 või enama A4-lehekülje korral, kuid see tasu ei tohi ületada koopiate tegemise ja saatmise tegelikku maksumust. Dokumentidega tutvumine kohapeal, koopiad alla 20 A4-lehekülje ning otsene juurdepääs elektroonilises vormis on tasuta.

15. Kui ühine järelevalveasutus või muu asutus on dokumendi juba avalikustanud ning see on taotlejale kergesti ligipääsetav, siis võib ühine järelevalveasutus oma kohustuse täitmiseks taotlejale teatada, kuidas nõutud dokumenti saada.

Artikkel 8

Kohapealne kontroll ja eksperdid

1. Oma volituste raames vastavalt Europoli otsuse artiklile 34 võib ühine järelevalveasutus teha Europolis andmekaitsekontrolle.

2. Ühine järelevalveasutus võib määrata kõnealuseid kontrolle tegema ühe või mitu liiget. Ühise järelevalveasutuse hinnangul asjakohastel juhtudel võivad neid liikmeid abistada eksperdid, kes on valitud ühise järelevalveasutuse poolt eelnevalt koostatud ja Europolile edastatud ekspertide nimekirjast. Nimekirja kantud eksperdid peavad pärinema riiklikest järelevalveasutustest ja valitsusasutustest, välja arvatud juhul, kui selliseid eksperte ei leita. Kõik eksperdid peavad täitma neile oma riikliku õiguse alusel kohaldatavaid turvanõudeid.

3. Kui olukord on esimehe hinnangul kiireloomuline, võib ta sellised liikmed ja eksperdid ametisse määrata omal algatusel. Sellisel juhul teatab ta sellest viivitamatult ühise järelevalveasutuse liikmetele.

4. Ühise järelevalveasutuse liikmed, kellele on tehtud ülesandeks kontrollimine, esitavad ühisele järelevalveasutusele oma töö tulemuste kohta aruande.

Artikkel 9

Menetlus rikkumiste korral

Kui ühine järelevalveasutus tuvastab, et isikuandmete säilitamisel, töötlemisel või kasutamisel rikutakse Europoli otsuse sätteid, teatab ta sellest Europoli direktorile ning palub tal kirjalikult vastata määratud tähtaja jooksul. Kui ühise järelevalveasutuse hinnangul ei ole direktori vastus piisav või õigeks ajaks esitatud või kui ilmnevad mis tahes muud raskused, teatab ühine järelevalveasutus sellest kirjalikult haldusnõukogule (Europoli otsuse artikli 34 lõige 4). Apellatsioonikomitee lõpliku otsuse täitmata jätmist käsitletakse Europoli otsuse rikkumisena.

Artikkel 10

Protokoll

Kõik ühise järelevalveasutuse koosolekud protokollitakse. Sekretariaat koostab esimehe juhatusel protokolli kavandi ning esitab selle vastuvõtmiseks ühise järelevalveasutuse järgmisel koosolekul. Igal liikmel on õigus lasta protokolli kavandit muuta, et kajastada tema poolt koosolekul tehtud märkusi.

Artikkel 11

Tegevusaruanne

1. Ühine järelevalveasutus koostab tegevusaruande vähemalt kord kahe aasta tagant. Vähemalt üks kuu enne tegevusaruande edastamist Euroopa Parlamendile ja nõukogule on haldusnõukogul võimalus esitada märkusi, mis lisatakse aruandele (Europoli otsuse artikli 34 lõige 6).

2. Ühise järelevalveasutuse tegevusaruanne esitatakse asjaomasele Euroopa Parlamendi komisjonile samal ajal, kui see saadetakse nõukogule.

3. Ühine järelevalveasutus avalikustab oma tegevusaruande.

III JAOTIS

APELLATSIOONIKOMITEE TÖÖKORD

Artikkel 12

Apellatsioonikomitee ülesanded

1. Apellatsioonikomitee (edaspidi „komitee”) vaatab läbi Europoli otsuse artikli 32 alusel esitatud apellatsioonkaebused.

2. Komitee võtab lõikes 1 osutatud küsimustes vastu lõplikud otsused.

3. Peale artikli 2 lõikes 2 osutatud volituste on komiteel käesolevas peatükis sätestatud volitused.

Artikkel 13

Liikmed

1. Komiteesse kuulub üks kvalifitseeritud liige igast ühise järelevalveasutuse delegatsioonist. Igal liikmel võib olla asendusliige. Ühine järelevalveasutus määrab asjaomase delegatsiooni ettepanekul komitee liikmed ja asendusliikmed ametisse viieks aastaks ning seda ametiaega võib pikendada.

2. Komitee liikmetel ja asendusliikmetel peab olema vajalik kvalifikatsioon artikli 12 lõikes 1 osutatud apellatsioonkaebuste läbivaatamiseks ja nende suhtes otsuste vastuvõtmiseks, muuhulgas õigusvaldkonna pädevus ning kogemused konfliktide lahendamisel ja andmekaitseküsimustes.

3. Komitee liiget, kes ei saa koosolekul osaleda, võib esindada tema asendusliige.

4. Komitee liikme volitused lõpevad, kui asjaomane isik astub tagasi või ei ole enam ühise järelevalveasutuse liige. Käesoleva lõike sätteid kohaldatakse ka asendusliikmete suhtes.

Artikkel 14

Sõltumatus ja erapooletus

1. Komitee liikmed on sõltumatud ja erapooletud, ei ole oma ülesannete täitmisel seotud ühise järelevalveasutuse ega mis tahes muu asutuse juhistega ning nende suhtes kohaldatakse ainult seadust. Ametiaja vältel ei tohi nad olla seotud mis tahes tegevusega, mis ei sobi kokku nende sõltumatuse ja erapooletusega komitee liikmetena või komitee jaoks nõutava kättesaadavusega. Riikliku järelevalveasutuse nimel tehtavaid või tehtud tegevusi ei loeta komitee tööga kokkusobimatuks. Käesoleva lõike sätteid kohaldatakse ka asendusliikmete suhtes.

2. Kui komitee liige või asendusliige on seotud mõne juhtumiga viisil, mis tekitab tõsiseid kahtlusi tema erapooletuse suhtes, või kui ilmnevad mis tahes muud asjaolud, mis võiksid kahjustada kaebuse kohta õiglase otsuse vastuvõtmist, teatab ta sellest asjaolust ja taandab ennast asjaomase juhtumi uurimisest.

3. Kui liikme või asendusliikme osalemine vaidlustatakse lõigetega 1 ja 2 seonduvatel põhjustel, kuulab komitee ära asjaomase isiku ja teised pooled ning võtab seejärel vaidlustamise kohta vastu otsuse salajase hääletuse teel, mille juures ei viibi asjaomane isik.

4. Kui komitee liige taandab ennast või kui ta arvatakse välja mingi juhtumi uurimisest lõike 3 alusel, asendab teda asendusliige.

Artikkel 15

Esimees

1. Komitee valib oma liikmete hulgast esimehe ja aseesimehe salajasel hääletusel koosolekul osalevate liikmete kahekolmandikulise häälteenamusega. Kui ükski kandidaat ei saa esimeses hääletusvoorus nõutavat häälteenamust, toimub teine voor kahe enim hääli saanud kandidaadi vahel. Apellatsioonikomitee esimeheks ega aseesimeheks ei või valida ühise järelevalveasutuse esimeest ega aseesimeest, ka ei või nad kuuluda samasse delegatsiooni. Esimees ja aseesimees valitakse ametisse kaheks aastaks. Neid on võimalik tagasi valida veel üheks aastaks.

2. Esimees juhatab apellatsioonikomitee koosolekuid. Ta jälgib, et apellatsioonikomitee töö oleks sujuv ja nõuetekohane. Esimees kutsub kokku komitee koosolekud, määrab kindlaks nende toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja ning koostab koosolekute esialgse päevakorra.

3. Kui esimees ei saa oma ülesandeid täita, võtab tema koha üle aseesimees. Aseesimehe puudumisel täidab aseesimehe ülesandeid apellatsioonikomitee vanimaealine liige. Vanim liige kutsub ka kokku komitee esimese koosoleku ning juhatab seda kuni esimehe valimiseni.

4. Oma otsuste ettevalmistamiseks võib komitee määrata esimehe ettepanekul liikmete hulgast ühe või mitu ettekandjat. Sellistel juhtudel kehtib põhimõte, et ettekandjaks määratud liige peab pärinema liikmesriigist, kust on pärit kaebuse esitaja, kui aga kaebus on esitatud kolmandast riigist, siis sellest liikmesriigist, millega asjaomane juhtum on kõige tihedamalt seotud. Kiireloomulise küsimuse korral võib esimees määrata ettekandja ametisse omal algatusel. Sellisel juhul teatab ta sellest viivitamata komitee liikmetele. Ettekandja vaatab kaebuse läbi, esitab komiteele aruande selle vastuvõetavuse kohta ning teeb ettepaneku edasiseks menetluseks, eelkõige seoses vajalike ettevalmistusmeetmetega.

Artikkel 16

Esindamine

Kaebuse esitajat võib abistada või esindada advokaat või muu nõustaja. Komitee võib advokaadi või nõustaja raske eksimuse korral menetlusest kõrvaldada. Kui advokaat või nõustaja on menetlusest kõrvaldatud, määrab esimees asjaomase poole jaoks tähtaja, et võimaldada tal määrata uus advokaat või nõustaja; kõnealuse tähtajani menetlus peatatakse. Komitee nõudmisel esitab advokaat või nõustaja kaebuse esitaja nõuetekohase volituse.

Artikkel 17

Keeled

1. Menetlus toimub ühes Euroopa Liidu institutsioonide ametlikus keeles. Ametliku keele, milles menetlus toimub, valib kaebuse esitaja. Menetluskeelt kasutatakse osapoolte suulistes sõnavõttudes ja kirjalikes dokumentides ning komitee protokollides ja otsustes.

2. Muus keeles koostatud dokumentidele lisatakse tõlge menetluskeelde. Kui dokumendid on pikad, võib esitatav tõlge piirduda väljavõtete või kokkuvõtetega. Komitee võib igal ajal nõuda omal algatusel või ühe poole taotluse alusel täielikku tõlget.

3. Vajaduse korral võimaldatakse igale komitee liikmele ja pooltele tasuta suulist ja kirjalikku tõlget. Komitee otsused tõlgitakse kõikidesse Euroopa Liidu institutsioonide ametlikesse keeltesse.

4. Kui kaebuse esitajale ei ole mõistetav ükski Euroopa Liidu institutsioonide ametlik keel, võib kaebuse esitada muus keeles. Kaebuse esitaja peab esitama sellest kokkuvõtte ühes ametlikus keeles. Esimees või ettekandja saavad kaebuse valitud keelde tõlgituna.

Artikkel 18

Menetluse algatamine

1. Apellatsioonkaebus esitatakse kirjalikult ühise järelevalveasutuse sekretariaadile kolme kuu jooksul pärast seda, kui kaebuse esitaja sai kätte Europoli tehtud otsuse. Kui otsust ei ole, esitatakse kaebus kolme kuu jooksul pärast Europoli otsuse artikli 30 lõikes 3 ja artikli 31 lõikes 5 osutatud asjakohaste tähtaegade lõppemist. Mis tahes kahtlusi tähtaegade järgimise osas tõlgendatakse kaebuse esitaja kasuks.

2. Kaebuse esitaja toob esile kaebuse põhisisu. Peab olema selge, kes kaebuse esitab, mille üle ta kaebab ja mis alusel. Kaebusega koos tuleb esitada kõik kättesaadavad lisadokumendid. Apellatsioonkaebuse esitaja võib kaebuse igal ajal tagasi võtta.

3. Sekretariaat kinnitab kaebuse kättesaamist nelja nädala jooksul ning annab menetluse käigu üldteavet.

4. Kui kaebus ei vasta lõike 2 esimeses ja teises lauses ning artikli 17 lõike 4 teises lauses sätestatud nõuetele, palub sekretariaat kaebuse esitajal mis tahes puudused nelja nädala jooksul kõrvaldada.

5. Nõuetele mittevastavad apellatsioonkaebused lükkab komitee esimehe või ettekandja ettepanekul tagasi. Kaebuse, mis ei vasta lõikes 1 osutatud tähtaegadele, võib võtta vastu, kui viivitus on põhjendatav eriliste asjaoludega.

Artikkel 19

Esialgne läbivaatamine

1. Kui kaebus on nõuetekohane, vaatab komitee selle allpool esitatud sätete alusel läbi, võttes arvesse Europoli otsust, eelkõige selle artikleid 30, 31 ja 32.

2. Kaebuse koopia edastatakse Europolile märkuste tegemiseks, mis tuleb esitada nelja nädala jooksul; seda tähtaega on võimalik kahe nädala võrra pikendada.

3. Kui apellatsioonkaebus puudutab Europoli otsuse artiklis 30 või 31 osutatud otsust, konsulteerib komitee selle liikmesriigi järelevalveasutuse või pädeva kohtuasutusega, kust andmed pärinevad, või otseselt seotud liikmesriigiga.

4. Komitee võib iga üksikjuhtumi korral eraldi otsustada kaasata apellatsioonimenetlusse lisaks ühe või mitu riiklikku üksust. Kõnealusest otsusest teatatakse kaebuse esitajale ja Europolile. Asjaomastele riiklikele üksustele saadetakse koopia Europoli ja kaebuse esitaja märkustest omapoolsete märkuste tegemiseks nelja nädala jooksul; seda tähtaega on võimalik kahe nädala võrra pikendada.

5. Pärast märkuste kättesaamist või tähtaegade möödumist ning pärast artiklites 20, 22, 23 ja 24 osutatud teabe kättesaamist käsitleb komitee asjaomast kaebust kolme kuu jooksul.

Artikkel 20

Lisateave

1. Komitee võib küsida kaebuse esitajalt, Europolilt, riiklikelt üksustelt, riiklikelt järelevalveasutustelt või muudelt organitelt teavet, tõendeid või kommentaare. Pooled võivad komiteele teha ettepanekuid tõendite kogumise kohta või taotleda tõendite vastuvõetavaks tunnistamist. Komitee järgib kõnealuseid ettepanekuid ja taotlusi asjaomase juhtumi läbivaatamiseks vajalikus ulatuses.

2. Komitee võib ka otsustada teha uurimise Europolis kohapeal. Samuti kohaldatakse artiklit 8.

Artikkel 21

Juurdepääs menetlustoimikule

1. Kõikidel pooltel on soovi korral juurdepääs menetlustoimikule ning nad võivad ühise järelevalveasutuse sekretariaadil paluda esitada neile nende omal kulul väljavõtteid või koopiaid. Menetlustoimikule keelatakse juurdepääs, kui selline keeldumine on vajalik järgmistel eesmärkidel:

— võimaldada Europolil nõuetekohaselt oma ülesandeid täita;

— kaitsta liikmesriikide julgeolekut ja avalikku korda või ennetada kuritegevust;

— tagada, et ei kahjustataks ühtegi riiklikku uurimist;

— kaitsta kolmandate isikute õigusi ja vabadusi;

arvesse võetakse asjaomase isiku huvisid.

2. Europol, riiklikud üksused ja järelevalveasutused võivad osutada, mis ulatuses ei peaks nende esitatav teave olema kaebuse esitajale kättesaadav, ning põhjendavad sellist piirangut. Komitee võib paluda lisapõhjendusi. Asjaomane teave eemaldatakse ulatuses, mida komitee peab toodud põhjenduste korral kohaseks. Komitee võib teisiti otsustada üksnes vastuvõetavate põhjenduste puudumise korral ning ainult ühehäälselt. Sellisel juhul võib komitee nõuda kaebuse esitajale kokkuvõtte kättesaadavaks tegemist või teatud teabe esitamist.

Artikkel 22

Ärakuulamine

1. Kui pooled seda soovivad, kuulab komitee nende seisukohad ära. Komitee teatab pooltele nõuetekohaselt nende õigusest olla ära kuulatud. Kõnealust õigust teostatakse kirjalikult. Ühe menetluspoole taotluse korral teeb komitee otsuse suulise ärakuulamise korraldamiseks juhtumi uurimiseks vajalikus ulatuses. Komitee teatab pooltele nõuetekohaselt nende õigusest nõuda suulist ärakuulamist. Kõikidele pooltele teatatakse õigeks ajaks suulise ärakuulamise toimumisest ning neil on õigus selle juures viibida.

2. Suuline ärakuulamine on avalik, välja arvatud juhul, kui komitee otsustab kas omal algatusel või ühe poole taotlusel kuulutada see täiesti või osaliselt kinniseks avaliku julgeoleku huvides, eelkõige Europoli otsuse artikli 30 lõikes 5 osutatud põhjustel, või seda sooviva isiku privaatsuse kaitsmiseks või ulatuses, mis on komitee arvates rangelt vajalik konkreetsetel asjaoludel, mil avalikkus võiks kahjustada asjaomase kaebuse nõuetekohast hindamist. Kui menetluses osalev liikmesriik või Europol taotleb avalikkuse menetlusest kõrvalejätmist, võib komitee otsustada teisiti ainult juhul, kui ei ole esitatud ühtegi esimeses lauses osutatud põhjendust, ning ainult ühehäälselt.

3. Komitee võib otsustada ühe poole taotlusel või omal algatusel kuulata üks pool ära teiste poolte juuresolekuta, kui see on vajalik eesmärgil tagada Europoli töö nõuetekohane toimimine, liikmesriigi julgeolek või kaitsta kaebuse esitaja või kolmanda isiku huve. Pooltele, kes ärakuulamisel ei viibi, teatatakse nende äraolekul toimunud menetlustest.

Artikkel 23

Tunnistajate ja ekspertide ärakuulamine

1. Komitee võib otsustada ühe poole taotlusel või omal algatusel kuulata ära tunnistajad. Kõigile asjaomastele pooltele ja tunnistajatele teatatakse ärakuulamisest õigeks ajaks. Samuti kohaldatakse artikli 22 lõikeid 2 ja 3.

2. Tunnistajatele, keda komitee on teavitanud, hüvitatakse reisi- ja elamiskulud ning saamata jäänud tulu ulatuses, mida komitee peab õiglaseks. Neile võib teha vajalikke ettemakseid. Kõik maksed tehakse ühise järelevalveasutuse eelarvest.

3. Tunnistajad kuulab ära komitee. Komitee liikmed võivad esitada tunnistajatele küsimusi. Pooled võivad esitada tunnistajatele küsimusi esimehe loal. Enne ärakuulamise algust tuletab esimees tunnistajatele meelde, et nad peavad rääkima tõtt.

4. Komitee võib määrata ametisse eksperdi ning määratleda tema volitused. Ekspert saab oma töö eest tasu. Komitee võib otsustada eksperdi ära kuulata. Samuti kohaldatakse tunnistajate ärakuulamist käsitlevaid eeskirju.

Artikkel 24

Lõppsõna

Enne lõpliku otsuse vastuvõtmist palub komitee kõikidel pooltel esitada lõplikud märkused.

Artikkel 25

Protokoll

1. Komitee protokollib oma menetlused, kajastades kõiki ärakuulamisi ning nende käigus tehtud avaldusi. Pooled võivad taotleda, et teatud dokumendid või avaldused lisataks protokolli täielikult või osaliselt. Esimees allkirjastab protokollid, need edastatakse pooltele ning lisatakse asjaomase juhtumi toimikusse. Artikli 22 lõikes 2 või artikli 23 lõikes 1 osutatud juhtudel kehtestab komitee piirangud.

2. Kõikide komitee koosolekute suhtes, millest pooled osa ei võta, kohaldatakse ka artiklit 9.

Artikkel 26

Otsused ja konfidentsiaalsus

1. Kõik komitee koosolekud on otsustusvõimelised üksnes siis, kui nendest võtab osa neli viiendikku liikmetest või asendusliikmetest.

2. Otsused võetakse vastu koosolekul osalevate liikmete või asendusliikmete lihthäälteenamusega, välja arvatud siis, kui käesolevas töökorras või Europoli otsuses on sätestatud teisiti. Häälte võrdse jagunemise korral otsustab esimehe hääl. Kõik lõpliku otsuse vastuvõtmisel osalevad isikud peavad olema viibinud suulisel ärakuulamisel.

3. Komitee arutelud peavad jääma konfidentsiaalseteks.

4. Komitee lõplikus otsuses peavad olema esitatud poolte ja nende esindajate nimed, otsuse vastuvõtmisel osalevate komitee liikmete nimed, otsuse teatavakstegemise kuupäev, otsuse resolutiivosa, asjaomase juhtumi asjaolude lühike kokkuvõte ning otsuse põhjendused. Lõplik otsus tehakse teatavaks avalikul istungil ning edastatakse pooltele. Otsuse koopia edastatakse ühisele järelevalveasutusele.

Artikkel 27

Teavitamine

Pooli, tunnistajaid ja eksperte teavitatakse viisil, mis tagab mõistlikul viisil, et nad on nõuetekohaselt teavitatud, ning on vajadusel kontrollitav.

Artikkel 28

Kulud

1. Lõplikus otsuses otsustab komitee menetluskulude suuruse. Komitee menetlus on tasuta. Kui kaebus kas tervenisti või osaliselt rahuldatakse, hüvitab Europol komitee hinnangul õiglases ulatuses kulud, mida kaebaja apellatsioonkaebuse esitamisel ja läbivaatamisel kandis.

2. Kui kaebuse esitajal ei ole võimalik kanda kõiki menetluskulusid või osa neist, võib ta taotluse korral igal ajal saada toetust kulude kandmiseks. Taotluse esitamisel tuleb lisada dokumendid, mis tõendavad taotleja halba majanduslikku olukorda. Komitee võib toetusest igal ajal loobuda, kui menetluse käigus muutuvad selle andmise aluseks olnud tingimused. Kui toetuse andmine heaks kiidetakse, kaetakse kulud ühise järelevalveasutuse eelarvest. Õigluse huvides võib lõplikus otsuses mõnelt poolelt nõuda tehtud ettemaksete ühise järelevalveasutuse eelarvesse tagasimaksmist. Taotlust sisse andes kinnitab kaebuse esitaja oma nõusolekut kulud tagasi maksta, kui seda nõutakse lõplikus otsuses.

Artikkel 29

Nõuetekohane menetlus

Käesolevates eeskirjades sätestamata juhtudel korraldab komitee menetluse vastavalt Euroopa Liidu lepingu artikli 6 lõikes 2 osutatud ühenduse õiguse üldpõhimõtetele.

IV JAOTIS

LÕPPSÄTTED

Artikkel 30

Sekretariaat

1. Ülesannete täitmisel abistab ühist järelevalveasutust selle peakorteris asuv sekretariaat. Sekretariaat on alaline organ ning selle liikmed võetakse tööle üksnes pädevuse alusel. Sekretariaadi töötajad tegutsevad üksnes ühise järelevalveasutuse parimates huvides, on Europolist täielikult sõltumatud ega võta vastu juhiseid üheltki teiselt asutuselt. Sekretariaati tööle võtmine või lähetamine toimub ühise järelevalveasutuse ettepanekul. Sekretariaadi töötajad ei tee muud tööd ilma ühise järelevalveasutuse esimehe loata.

2. Sekretariaat töötab ühise järelevalveasutuse esimehe juhatusel vastavalt ühise järelevalveasutuse sätestatud eeskirjadele. Sekretariaat osutab teenuseid ka apellatsioonikomiteele. Kõnealuste ülesannete täitmisel tegutseb sekretariaat apellatsioonikomitee esimehe juhatusel. Sekretariaat peab registrit kaebuste ja kõikide muude dokumentide kohta.

3. Sekretariaat tagab, et ühise järelevalveasutuse töös arvestatakse ka Europoli otsuse artiklis 41 sätestatud kohustusi.

Artikkel 31

Konfidentsiaalsus

1. Ühise järelevalveasutuse liikmed, asendusliikmed, eksperdid ja sekretariaadi töötajad peavad oma tegevuse käigus saadud mis tahes teavet käsitlema konfidentsiaalsel viisil, välja arvatud juhul, kui ülesande nõuetekohane täitmine nõuab teisiti. See kohustus kehtib ka pärast seda, kui nad asjaomase tegevuse on lõpetanud.

2. Ametisse nimetamisel kinnitavad ühise järelevalveasutuse liikmed, asendusliikmed, eksperdid ja sekretariaadi töötajad, et nad nõustuvad kõnealuste kohustustega.

3. Konfidentsiaalsusnõude rikkumise korral võib ühise järelevalveasutuse liikme või tema asendusliikme liikmelisuse peatada salajasel hääletusel ühise järelevalveasutuse koosolekul osalevate delegatsioonide kahekolmandikulise häälteenamusega. Asjaomase isiku seisukoht kuulatakse eelnevalt ära, kuid ta ei osale otsuse vastuvõtmisel. Käesolevat sätet kohaldatakse samuti apellatsioonikomitee suhtes, kui konfidentsiaalsusnõude rikkumine on seotud selle komitee tööga. Viimasel juhul teavitatakse viivitamata ühist järelevalveasutust.

Liikmelisuse peatamise korral asub asjaomase liikme kohale tema asendusliige. Liikmelisuse peatamisest teatatakse riiklikule järelevalveasutusele, kes on vastutav peatatud liikmelisusega liikme määramise eest.

Artikkel 32

Eelarve ja kulud

1. Sekretariaat koostab ühise järelevalveasutuse aastaeelarve ettepanekud, mis heakskiitmisel edastatakse haldusnõukogule enne Europoli otsuse artikli 34 lõikes 10 nõutavat konsulteerimist.

2. Ühine järelevalveasutus otsustab talle eraldatud eelarve väljamaksed. Eelarvet haldab sekretariaat.

3. Ühise järelevalveasutuse ja apellatsioonikomitee kulud, sealhulgas apellatsioonikomitee liikmete ja nende asendusliikmete kulud, mis on vajalikud nende ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks, kantakse ühise järelevalveasutuse eelarvest vastavalt viimase poolt koostatud eeskirjadele.

Artikkel 33

Töökorra muutmine

Käesoleva töökorra muudatused võtab ühine järelevalveasutus vastu oma liikmete kahekolmandikulise häälteenamusega ning need edastatakse nõukogule heakskiitmiseks, kes teeb otsuse kvalifitseeritud häälteenamusega (Europoli otsuse artikli 34 lõige 7).

Artikkel 34

Hindamine

Ühine järelevalveasutus hindab käesolevat töökorda ajavahemikus üks kuni kolm aastat pärast selle jõustumist.

Artikkel 35

Töökorra jõustumine

Käesolev töökord jõustub üks päev pärast selle heakskiitmist nõukogu poolt vastavalt Europoli otsuse artikli 34 lõikele 7.

Brüssel, 22. juuni 2009 Ühise järelevalveasutuse nimel esimees David SMITH Liikmesriigid on kokku leppinud, et Europoli ühise järelevalveasutuse liikmesus (liikme või asendusliikmena) ei või eelkõige lõppeda enne ametiaja lõppemist põhjustel, mis on seotud tööülesannete täitmisega apellatsioonikomitees.

(1) ELT L 121, 15.5.2009, lk 37.