Nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1700/2003,

22. september 2003,

millega muudetakse määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide üldsusele kättesaadavaks tegemist

EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 308,

võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 203,

võttes arvesse komisjoni ettepanekut,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi arvamust

ning arvestades järgmist:

(1) Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikkel 255 annab igale liidu kodanikule ning igale füüsilisele ja juriidilisele isikule, kes elab või kelle registrijärgne asukoht on mõnes liikmesriigis, juurdepääsuõiguse Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele.

(2) Üldpõhimõtted ja piirangud, mis reguleerivad üldsuse juurdepääsuõigust Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele, on ette nähtud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EÜ) nr 1049/2001. [1]

(3) Määruses (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsuõiguse kohta sätestatud erandeid kohaldatakse maksimaalselt 30 aasta jooksul, sõltumata kohast, kus neid dokumente hoitakse. Erandeid, mis käsitlevad eraelu puutumatust ja ärihuve, ning tundliku sisuga dokumente kohta käivaid erisätteid võib sellegipoolest vajaduse korral kohaldada ka pärast selle tähtaja lõppu.

(4) Nõukogu määrus (EMÜ, Euratom) nr 354/83 [2] näeb ette, et teatavatele dokumendikategooriatele ei võimaldata üldsuse juurdepääsu ka 30 aastat pärast nende dokumentide koostamist. Vastavalt määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 18 lõikele 2 on vaja nimetatud erandid viia kooskõlla selles määruses ettenähtud juurdepääsuõiguse kohta sätestatud eranditega.

(5) Määruse (EMÜ, Euratom) nr 354/83 kohaldamisel tuleks Euroopa majandus- ja sotsiaalkomiteed, regioonide komiteed ja ühenduse seadusandja poolt loodud samalaadseid asutusi ning organeid käsitleda samaväärsena Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikli 7 lõikes 1 nimetatud institutsioonidega.

(6) Seetõttu tuleks määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 vastavalt muuta,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

Käesolevaga muudetakse määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 järgmiselt.

1. Artikli 1 lõiked 1, 2 ja 3 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 1

1. Selle määrusega püütakse tagada, et ajaloolise või haldusliku väärtusega dokumendid säilitataks ning tehtaks üldsusele võimalikult kättesaadavaks.

Selleks asutavad kõik Euroopa Ühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonid, Euroopa majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee, seadusandja poolt loodud asutused ja samalaadsed organid (edaspidi "institutsioonid") oma ajalooarhiivid ning teevad need üldsusele kättesaadavaks käesolevas määruses sätestatud tingimustel pärast 30 aasta möödumist dokumendi koostamise kuupäevast.

2. Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:

(a) Euroopa ühenduste institutsioonide arhiivid – kõik institutsioonidest pärinevad või institutsioonide, nende esindajate või teenistujate käest tööülesannete täitmisel saadud igat liiki ning igasugusel kujul dokumendid, mis on seotud Euroopa Ühenduse ja/või Euroopa Aatomienergiaühenduse (edaspidi "Euroopa ühendused") tegevusega;

(b) Euroopa ühenduste institutsioonide ajalooarhiivid – Euroopa ühenduste institutsioonide arhiivide see osa, mis artikliga 7 ettenähtud tingimustel on valitud alaliseks säilitamiseks.

3. Kõik enne lõikes 1 ettenähtud tähtaja möödumist üldsusele kättesaadavad dokumendid jäävad piiranguteta kättesaadavaks."

2. Artikkel 2 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 2

1. Dokumentide puhul, mille suhtes kehtivad erandid ning mis käsitlevad eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, määratletuna Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määruse (EÜ) nr 1049/2001 (üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele) [**] EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43. artikli 4 lõike 1 punktis b, või füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit, määratletuna määruse nr 1049/2001 artikli 4 lõike 2 esimeses taandes, võib erandite kohaldamist jätkata terve või osa dokumendi suhtes ka pärast 30 aasta möödumist, kui nende kohaldamise tingimused on täidetud.

2. Erandi alla kuuluvaid dokumente, mis käsitlevad eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, määratletuna määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 4 lõike 1 punktis b, sealhulgas Euroopa ühenduste teenistujaid käsitleva arhiivi, võib avalikustada kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta, [**] EÜT L 8, 12.1.2002, lk 1. eelkõige kooskõlas selle artiklitega 4 ja 5.

3. Enne selliste dokumentide üldsusele kättesaadavaks tegemist, mis avalikustatuna võivad kahjustada füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit, määratletuna määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 4 lõikes 2 esimeses taandes, teavitab institutsioon asjaomast isikut vastavalt iga institutsiooni poolt kindlaksmääratavatele eeskirjadele kavatsusest teha kõnealused dokumendid üldsusele kättesaadavaks. Dokumente ei tehta kättesaadavaks, kui institutsioon asjaomase isiku märkusi arvestades leiab, et nende avalikustamine kahjustaks ärihuve, välja arvatud juhul, kui avalikustamine teenib ülekaalukaid üldisi huve.

4. Tundliku sisuga dokumendid määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 9 tähenduses on kättesaadavad nimetatud artiklis ettenähtud piirides."

3. Artikkel 3 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 3

Üldsusele ei avata juurdepääsu dokumentidele, mis on nõukogu 31. juuli 1958. aasta määruse nr 3 (Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artikli 24 rakendamise kohta) [*] EÜT 17, 6.10.1958, lk 406/58. artikli 10 kohaselt tunnistatud salajaseks ja mille salastatust ei ole kustutatud."

4. Artikkel 4 tunnistatakse kehtetuks.

5. Artikkel 5 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 5

Selleks et tagada artikli 1 lõikes 1 sätestatud 30aastase tähtaja järgimine, kontrollivad institutsioonid aegsasti ja mitte hiljem kui 25 aastat pärast dokumendi koostamist kõiki dokumente, mis on vastavalt asjaomase institutsiooni eeskirjadele salajaseks tunnistatud, et otsustada, kas salastatus kustutada või mitte. Dokumente, mille salastatust esimese kontrolli käigus ei kustutatud, kontrollitakse uuesti korrapäraselt vähemalt iga viie aasta järel."

6. Artikkel 6 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 6

Kui pärast artikli 1 lõikes 1 ettenähtud 30aastase perioodi möödumist kavatseb liikmesriik teha üldsusele kättesaadavaks institutsioonidest pärinevad dokumendid, mille suhtes kehtib artikkel 2 või 3, konsulteerib ta asjaomase institutsiooniga, et teha otsus, mis ei sea ohtu käesoleva määruse eesmärkide saavutamist."

7. Artikkel 7 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 7

Institutsioonid annavad ajalooarhiivile üle kõik oma üldarhiivis säilitatavad dokumendid hiljemalt 15 aastat pärast nende koostamist. Vastavalt kriteeriumidele, mis institutsioonid kehtestavad artikli 9 kohaselt, toimub esialgne sorteerimine, et eraldada säilitamisele kuuluvad dokumendid nendest, millel halduslik või ajalooline väärtus puudub."

8. Artikkel 9 asendatakse järgmisega:

"Artikkel 9

1. Iga institutsioon võib vastu võtta siseeeskirjad käesoleva määruse rakendamiseks. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid üldsusele kättesaadavaks elektrooniliselt. Samuti säilitavad nad dokumente erivajadusi rahuldaval kujul kättesaadavana (pimedate kiri, suur kiri või salvestused).

2. Kõik institutsioonid avaldavad igal aastal teavet oma ajalooarhiiviga seotud tegevuse kohta."

Artikkel 2

Käesolev määrus jõustub kahekümnendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.

Brüssel, 22. september 2003

Nõukogu nimel

eesistuja

F. Frattini

[1] EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43.

[2] EÜT L 43, 15.2.1983, lk 1.

--------------------------------------------------