ET Euroopa Liidu Teataja C 37/19

EUROPOLI HALDUSNÕUKOGU

Töökord

(2018/C 37/06)

HALDUSNÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. mai 2016. aasta määrust (EL) 2016/794, mis käsitleb Euroopa Liidu Õiguskaitsekoostöö Ametit (Europol) ning millega asendatakse ja tunnistatakse kehtetuks nõukogu otsused 2009/371/JSK, 2009/934/JSK, 2009/935/JSK, 2009/936/JSK ja 2009/968/JSK (1) (edaspidi „Europoli määrus“), eriti selle artikli 11 lõike 1 punkti t,

ning arvestades järgmist:

(1) Europoli juhtimist tuleks parandada tõhususe suurendamise ja menetluste lihtsustamise abil.

(2) Europoli haldusnõukogus peaksid olema esindatud komisjon ja liikmesriigid, et ameti tegevust tõhusalt kontrollida.

(3) Haldusnõukogu võtab vastu oma töökorra, sealhulgas oma sekretariaadi ülesandeid ja toimimist käsitlevad sätted,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA TÖÖKORRA:

Artikkel 1

Haldusnõukogu koosseis

1. Haldusnõukokku kuulub üks esindaja igast liikmesriigist ja üks komisjoni esindaja. Igal esindajal on hääleõigus.

2. Igal haldusnõukogu liikmel on asendusliige. Asendusliige esindab täisliiget tema puudumise korral. Haldusnõukogu koosolekul võivad osaleda nii täisliige kui ka asendusliige.

3. Haldusnõukogu täisliikmed ja asendusliikmed nimetatakse ametisse, võttes arvesse nende teadmisi õiguskaitsekoostööst, samuti asjakohaseid juhtimis-, haldus- ja eelarvealaseid oskusi.

4. Samuti võetakse haldusnõukogus arvesse tasakaalustatud soolise esindatuse põhimõtet.

5. Ilma et see piiraks liikmesriikide ja komisjoni õigust oma liikme ja asendusliikme volitused lõpetada, on haldusnõukogu liikmesuse kestus neli aastat, mida võib pikendada.

6. Kõik haldusnõukogus esindatud osalised püüavad piirata oma esindajate vahetumist, et tagada haldusnõukogu töö järjepidevus.

7. Liikmesriigid ja komisjon teavitavad haldusnõukogu sekretariaati oma liikmete ja asendusliikmete ametisse nimetamisest ja nende töökohustuste lõpetamisest. Sekretariaat hoiab haldusnõukogu liikmete nimekirja ajakohasena.

Artikkel 2

Esimees ja aseesimees

1. Haldusnõukogu valib esimehe ja aseesimehe nende kolme liikmesriigi rühmast, kes on ühiselt koostanud nõukogu 18kuulise programmi. Nad on ametis 18 kuud vastavalt asjaomasele nõukogu programmile. Selle aja jooksul ei tegutse esimees haldusnõukogus oma liikmesriigi esindajana ja tal ei ole hääleõigust. Kui esimees või aseesimees lakkab olemast haldusnõukogu liige millal tahes oma ametiaja jooksul, lõpeb samas automaatselt ka tema ametiaeg esimehe või aseesimehena.

2. Esimees vastutab eelkõige haldusnõukogu tõhusa toimimise eest Europoli määruses sätestatud ülesannete täitmisel.

3. Kui esimehel ei ole võimalik oma kohustusi täita, asendab teda aseesimees.

4. Esimees ja aseesimees valitakse haldusnõukogu liikmete kahe kolmandiku häälteenamusega. Esimehe ja aseesimehe valimine toimub hiljemalt viimasel koosolekul enne nõukogu järgmise 18kuulise programmi algust, nagu on osutatud käesoleva töökorra artikli 2 lõikes 1.

5. Esimehe ja aseesimehe kandidaadid esitatakse sekretariaadile hiljemalt kakskümmend kalendripäeva enne selle koosoleku algust, mille ajal valimised toimuvad. Sekretariaat saadab kandidaatide teabe haldusnõukogu liikmetele hiljemalt neljateistkümne kalendripäeva jooksul enne haldusnõukogu koosolekut, mille ajal valimised toimuvad.

Artikkel 3

Haldusnõukogu koosolekud

1. Haldusnõukogu koosolekud kutsub kokku esimees. Haldusnõukogu teavitatakse korralise koosoleku toimumise kuupäevast hiljemalt eelmisel koosolekul.

2. Haldusnõukogul on aastas vähemalt kaks korralist koosolekut. Lisaks tuleb haldusnõukogu kokku esimehe algatusel, komisjoni taotlusel või vähemalt ühe kolmandiku liikmete taotlusel. Sellisel juhul kutsub esimees koosoleku kokku kolmekümne kalendripäeva jooksul alates taotluse saamisest või kiireloomulisel juhul neljateistkümne päeva jooksul.

3. Koosolekud toimuvad Europoli peakorteris, kui haldusnõukogu esimees ei otsusta teisiti.

Artikkel 4

Koosolekute päevakord

1. Haldusnõukogu esimees koostab iga koosoleku päevakorra kavandi. Haldusnõukogu sekretär edastab päevakorra kavandi liikmetele ja tegevdirektorile vähemalt neliteist kalendripäeva enne koosolekut. Erakorralise koosoleku kokkukutsumise korral edastatakse päevakorra kavand koosolekule eelneva nädala jooksul.

2. Päevakorra kavand sisaldab liikmete või tegevdirektori tõstatatud küsimusi, tingimusel et asjakohased dokumendid on esimehele kättesaadavad vähemalt kuusteist kalendripäeva enne koosolekut.

3. Päevakorra kavandisse võib lisada üksnes küsimusi, mille kohta on liikmetele ja tegevdirektorile edastatud asjakohased dokumendid hiljemalt päevakorra kavandi laialisaatmise kuupäevaks, kui esimees ei otsusta teisiti.

4. Haldusnõukogu võtab päevakorra vastu koosoleku alguses.

Artikkel 5

Osalemine ja arutelud

1. Kolm neljandikku haldusnõukogu liikmetest moodustab kvoorumi. Kvoorumi puudumisel lõpetab esimees koosoleku ja kutsub järgmise koosoleku kokku nii kiiresti kui võimalik. Teisel koosolekul moodustab kvoorumi kaks kolmandikku liikmetest. Kvoorumis ei arvestata oma häält delegeerivaid liikmeid.

2. Tegevdirektor osaleb haldusnõukogu aruteludes.

3. Haldusnõukogu võib kutsuda oma koosolekutel hääleõiguseta liikmena osalema iga isiku, kelle arvamus võib olla arutelus oluline, sealhulgas vajaduse korral parlamentaarse ühiskontrolli töörühma esindaja.

4. Haldusnõukogu liikmed ja asendusliikmed võivad kasutada koosolekutel nõustajate või ekspertide abi.

5. Esimees juhib koosolekut, andes eesõiguse liikmetele, kes soovivad tõstatada menetlusliku või eelisjärjekorras käsitletava küsimuse.

6. Esimehe ettepanekul või liikme taotlusel võib haldusnõukogu kohtuda suletud istungil, määrates kindlaks koosolekul osalemise.

7. Koosolekud viiakse läbi kooskõlas ametisisese keelekorraldusega, nagu haldusnõukogu on vastavalt Europoli määruse artikli 64 lõikele 2 otsustanud.

Artikkel 6

Hääletamise eeskirjad

1. Haldusnõukogu võtab otsused vastu liikmete häälteenamusega, kui Europoli määruses ei ole sätestatud teisiti.

2. Haldusnõukogu liikmete kahe kolmandiku häälteenamust on vaja järgmistel juhtudel:

a. Europoli mitme aasta programmdokumendi ja järgmise aasta tööprogrammi vastuvõtmine;

b. Europoli aastaeelarve vastuvõtmine;

c. esimehe ja aseesimehe valimine;

d. otsus Europoli ja liikmesriikide vahelises vaidlusküsimuses, mis käsitleb seda, kellel on lõplik vastutus hüvitise maksmise eest üksikisikule, kes on kandnud kahju andmete ebaseadusliku töötlemistoimingu tagajärjel;

e. otsus seoses ettepanekutega, mis esitatakse nõukogule tegevdirektori ja tegevdirektori asetäitja ametisse nimetamise, ametiaja pikendamise või ametist tagandamise kohta;

f. otsused Europoli sisemise keelekorralduse kohta.

3. Igal liikmel on üks hääl. Hääleõigusega liikme puudumisel võib tema asendusliige kasutada tema hääleõigust.

4. Iga liige võib delegeerida oma hääle teisele haldusnõukogu liikmele. Iga liige võib saada volituse alusel hääletamiseks teiselt liikmelt vaid ühe hääle. Oma häält delegeeriv liige teatab esimehele kirjalikult tema eest hääletama volitatud liikme nime ja mis tahes hääletamispiirangu.

5. Tegevdirektor ei osale hääletamisel.

6. Haldusnõukogu hääletamise algatab esimees, kes seab küsimuse hääletusele ka ükskõik millise liikme taotlusel, kui enamik liikmetest on sellega nõus.

7. Kõikide haldusnõukogu vastuvõetud otsuste korral märgitakse ära häälte jagunemine. Otsusele lisatakse märkus, kus esitatakse vähemusse jäänute soovi korral nende arvamused. Hääletatakse käe tõstmisega või – kui käe tõstmise tulemus vaidlustatakse – korraldatakse nimeline hääletamine.

8. Otsuste ja ametissenimetamiste hääletus on salajane, kui seda soovib mõni liikmetest või kui esimees nii otsustab. Salajase hääletuse korral loeb esimees, keda abistab kaks liiget, hääled kokku ja teeb tulemuse kohe teatavaks. Esimehe loal võivad liikmed oma häält lühidalt põhjendada.

9. Haldusnõukogu võib teha otsuseid ka kirjaliku menetluse teel, kooskõlas käesoleva töökorra artikliga 7.

Artikkel 7

Kirjalik menetlus

1. Kui esimees leiab, et asjaolud seda nõuavad, võib ta ärgitada haldusnõukogu tegema otsust või esitama arvamust teatud küsimuses kirjaliku menetluse kaudu. Kui kirjaliku menetluse kasutamise ettepanekut ei otsustatud koosolekul, võivad liikmed esitada esimehele oma kirjalikud vastuväited.

2. Kui ei ole märgitud teisiti, võetakse kirjalik menetlus vastu vaikiva nõusoleku menetluse kaudu.

3. Kirjalik menetlus kestab tavakorras neliteist kalendripäeva, kui esimees ei otsusta küsimuste kiireloomulisuse tõttu teisiti. Haldusnõukogu liikme väljendatud arvamus tehakse teistele liikmetele kättesaadavaks.

4. Sekretariaat teavitab haldusnõukogu viivitamatult kirjaliku menetluse tulemusest.

5. Kirjaliku menetlusega vastuvõetud otsused protokollitakse järgmisel haldusnõukogu koosolekul.

Artikkel 8

Koosolekute protokollid

1. Esimehe juhatusel koostab sekretariaat haldusnõukogu koosoleku protokolli kavandi, mis sisaldab järgmist:

a. arutelude aruanne;

b. haldusnõukogus vastuvõetud otsused, märkides ära häälte jagunemise, sealhulgas volituse alusel hääletanute nimekiri, kui toimus ametlik hääletus;

c. haldusnõukogule esitatud dokumendid;

d. osalejate nimekiri.

2. Haldusnõukogu kiidab protokolli kavandi heaks kas kirjaliku menetlusega või järgmisel koosolekul. Protokolli kavand esitatakse haldusnõukogule heakskiitmiseks üksnes juhul, kui see edastati liikmetele vähemalt kaks nädalat enne koosolekut. Protokolli kavand edastatakse ka tegevdirektorile.

3. Protokolli kavandi muudatusettepanekud esitatakse kirjalikult sekretariaadile, kui vastuvõtmine toimub kirjaliku menetlusega, või need esitatakse selle koosoleku alguses, kus neid hakatakse vastu võtma.

4. Kinnitatud protokolli allkirjastavad esimees ja haldusnõukogu sekretär.

Artikkel 9

Haldusnõukogu töörühmad

1. Haldusnõukogu võib moodustada mis tahes oma pädevusse kuuluva küsimuse arutamiseks töörühmi, määrates kindlaks nende töövaldkonna ja ülesanded.

2. Haldusnõukogu liikmed on esindatud töörühmades, mida juhatab haldusnõukogu liige või haldusnõukogu nimetatud vanemekspert. Töörühma esimehe ametisse nimetamise menetlus on sätestatud käesoleva töökorra artiklis 2. Haldusnõukogu esindajad kohustuvad töörühmade töös aktiivselt osalema.

3. Europoli kutsutakse töörühmade koosolekutest osa võtma. Koosolekutele võidakse kutsuda ka eksperte.

4. Töörühmades tehakse järgmist:

a. arutatakse ja täpsustatakse haldusnõukogule esitatavaid ettepanekuid;

b. töörühma töö põhineb suulisel teabel või dokumentidel, mis esitatakse vähemalt kaks nädalat enne koosolekut, kui esimees ei otsusta teisiti;

c. töörühmad annavad vajadusel haldusnõukogule aru esimeeste kaudu;

d. esimeest abistab haldusnõukogu sekretariaat;

e. töörühmad saadetakse töö lõpetamisel laiali. Kui töörühmade tegutsemisaeg on pikk, vaatab haldusnõukogu korrapäraselt üle nende töö jätkamise vajaduse.

Artikkel 10

Konfidentsiaalsus

Ilma et see piiraks käesoleva töökorra artikli 11 kohaldamist, on haldusnõukogu menetlused ja arutelud hõlmatud ametisaladuse hoidmise kohustusega, nagu on sätestatud Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklis 339, välja arvatud juhul, kui haldusnõukogu otsustab teisiti. Koosolekutel osalevad liikmed ja muud isikud on isegi pärast oma ametiaja lõppemist selle kohustusega seotud.

Artikkel 11

Läbipaistvus

1. Europol avaldab oma veebilehel haldusnõukogu liikmete nimekirja.

2. Haldusnõukogu liikmed esitavad sekretariaadile huvide deklaratsiooni, mis avalikustatakse Europoli veebilehel kooskõlas haldusnõukogu liikmete huvide konfliktide vältimise ja haldamise sise-eeskirjadega.

3. Sekretariaat avaldab Europoli veebilehel haldusnõukogu koosolekute tulemuste kokkuvõtted esimehe loal ja konsulteerides haldusnõukoguga kooskõlas Europoli määruse artikli 65 lõikega 4. Selliste kokkuvõtete avaldamisest loobutakse või avaldamist piiratakse kas ajutiselt või alaliselt, kui selline avaldamine võib ohustada Europoli ülesannete täitmist, võttes arvesse Europoli vaikimis- ja konfidentsiaalsuskohustust ning operatiivset olemust.

4. Haldusnõukogu dokumentidele juurdepääsu suhtes kohaldatakse üksikasjalikke eeskirju, mis käsitlevad Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EÜ) nr 1049/2001 (2) kohaldamist seoses Europoli dokumentidega.

Artikkel 12

Haldusnõukogu dokumentatsioon

1. Sekretariaat haldab juhatuse dokumentatsiooni elektroonilist ja paberkandjal peetavat arhiivi.

2. Iga ametisse määratud esimees kontrollib üle haldusnõukogu dokumentatsiooni ning koostab ülevaatedokumendi, mis esitatakse haldusnõukogule heakskiitmiseks esimesel korralisel koosolekul.

Artikkel 13

Haldusnõukogu sekretariaat

1. Haldusnõukogu toetab sekretariaat, kelle töö tagab Europol.

2. Haldusnõukogu nimetab ametisse sekretäri, kelle suhtes kehtivad Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjad ning liidu muude teenistujate teenistustingimused ja kes annab oma ülesannete täitmisest aru üksnes haldusnõukogule.

3. Sekretariaat täidab esimehe korraldusi ja vastutab tema ees oma ülesannete täitmise eest. Sekretariaat teeb eelkõige järgmist:

a) osaleb aktiivselt ja pidevalt haldusnõukogu, sealhulgas selle töörühmade töö korraldamises, koordineerimises ja töö järjepidevuse tagamises esimehe juhtimisel ja suunamisel;

b) toetab esimeest tema ülesannete täitmisel;

c) osutab haldusnõukogule abi, mida see vajab oma ülesannete täitmiseks;

d) vastutab muude ülesannete täitmise eest, mis haldusnõukogu või esimees on talle seadnud Europoli huvides.

Artikkel 14

Kirjavahetus

Haldusnõukogule adresseeritud kirjad edastatakse haldusnõukogu esimehele tutvumiseks ning nendega tegeleb sekretariaat.

Artikkel 15

Kulude hüvitamine

1. Europol kannab haldusnõukogu esimehe ja tema moodustatud töörühmade reisi- ja majutuskulud.

2. Europol katab haldusnõukogu liikmesriiki esindava liikme ja asendusliikme ning iga delegatsiooni kohta kahe eksperdi reisikulud. Iga delegatsioon tasub oma liikmete ja ekspertide majutuskulud. Teiste ekspertide kulud katab vastav delegatsioon.

3. Europol katab kooskõlas käesoleva töökorra artikli 5 lõikega 3, artikli 5 lõikega 4 ja artikli 9 lõikega 3 haldusnõukogu nõustama kutsutud ekspertide reisi- ja majutuskulud. Europol ei kata parlamentaarse ühiskontrolli töörühma määratud esindaja osalus kulusid.

4. Haldusnõukogu töörühmade koosolekute puhul katab Europol delegatsiooni kohta ühe esindaja reisikulud. Iga delegatsioon tasub oma esindajate ja ekspertide majutuskulud.

Artikkel 16

Lõppsätted

1. Käesolev töökord jõustub samal kuupäeval, millal hakatakse kohaldama Europoli määrust.

2. Europoli haldusnõukogu 30. novembri 2011. aasta otsus, millega kehtestatakse haldusnõukogu töökord, tunnistatakse kehtetuks ja asendatakse käesoleva töökorraga.

3. Haldusnõukogu vaatab kõik töökorda muutmise ettepanekud läbi Europoli määruse artikli 11 lõike 1 punkti t alusel.

Haag, 13. detsember 2016 Haldusnõukogu nimel esimees Arie IJZERMAN

(1) ELT L 135, 24.5.2016, lk 53.

(2) EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43.