Euroopa keskkonnaagentuuri otsus,

20. märts 2000,

millega kehtestatakse agentuuri hea haldustava eeskiri

(2000/529/EÜ)

EUROOPA KESKKONNAAGENTUUR,

võttes arvesse Amsterdami lepingu sätteid avatuse kohta ning eelkõige Euroopa Liidu lepingu artiklit 1 ning Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklit 21,

võttes arvesse petitsioonikomitee aastate 1996–1997 tegevust käsitleva aruande [1] ettekandja Roy Perry algatust, milles kutsutakse kehtestama hea haldustava eeskirja,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi 16. juuli 1998. aasta resolutsiooni Euroopa ombudsmani 1997. aasta tegevuse aastaaruande kohta (C4–0270/98), [2]

võttes arvesse Euroopa ombudsmani omaalgatuslikku uuringut seoses ametnike üldsusega suhtlemist käsitleva hea haldustava eeskirja olemasolu ning üldsusele kättesaadavusega erinevates ühenduse institutsioonides ja asutustes,

võttes arvesse Euroopa Parlamendi 15. aprilli 1999. aasta resolutsiooni Euroopa ombudsmani 1998. aasta tegevuse aastaaruande kohta (C4–0138/99),

võttes arvesse üldsuse juurdepääsu komisjoni dokumentidele käsitlevat olemasolevat käitumisjuhendit, mis sisaldub otsuses 94/90/ESTÜ, EÜ, Euratom, [3]

ning arvestades järgmist:

Amsterdami lepinguga lisati Euroopa Liidu lepingusse selgesõnaline avalikkuse põhimõte, sätestades, et see tähistab uue etapi algust senisest veelgi tihedama liidu loomisel, kus otsuseid tehakse nii avalikult ning kodanikulähedaselt kui võimalik;

ka Euroopa Komisjon püüab ühenduse haldusprotseduure reformida, et kõnealune põhimõte täielikult ellu rakendada;

halduse lähendamiseks kodanikele ning parema halduskvaliteedi tagamiseks tuleks vastu võtta eeskiri, mis sisaldab ametnikele üldsusega suhtlemisel kehtivaid hea haldustava aluspõhimõtteid;

kõnealune eeskiri on kasuks nii ametnikele, tehes neile üksikasjalikult selgeks, milliste normide alusel tuleb üldsusega suhelda, kui ka kodanikele, kellele see annab teabe käitumisstandardi kohta, mida neil ühenduse haldusorganitega suheldes on õigus oodata;

kõnealune eeskiri saab olla tõhus üksnes kodanikele avalikult kättesaadava dokumendina, seega avaldatuna otsuse vormis sarnaselt eespool nimetatud otsusele komisjoni dokumentidele avalikkuse juurdepääsu kohta;

oma resolutsioonides C4–0270/98 ja C4–0138/99 tervitas parlament Euroopa institutsioonide ja asutuste hea haldustava eeskirja algatust ning rõhutas edasilükkamatut vajadust kõnealuse eeskirja võimalikult kiire koostamise järele;

samavõrd olulisena rõhutas parlament, et nimetatud eeskiri peaks olema kõikide Euroopa institutsioonide ja asutuste puhul võimalikult ühetaoline, olema kättesaadav kõikidele Euroopa kodanikele ning see tuleks avaldada Euroopa Ühenduste Teatajas;

samuti on kõnealuse käitumiseeskirja konkreetseks õiguslikuks aluseks Euroopa Keskkonnaagentuuri ning Euroopa keskkonnateabe- ja vaatlusvõrgu loomist käsitlev nõukogu määrus (EMÜ) nr 1210/90, mida on muudetud nõukogu 29. aprilli 1999. aasta määrusega (EÜ) nr 933/1999, eelkõige selle artikkel 17 (agentuuri töötajate kohta kehtivad määrused ja eeskirjad, mida kohaldatakse Euroopa ühenduste ametnike ja teiste teenistujate suhtes), ühenduste muude teenistujate personalieeskirjad ja teenistustingimused ning Euroopa Keskkonnaagentuuri haldusnõukogu 21. märtsi 1997. aasta otsus, mis käsitleb üldsuse juurdepääsu Euroopa Keskkonnaagentuuri dokumentidele [4];

seepärast on soovitav kehtestada hea haldustava eeskiri, mida Euroopa Keskkonnaagentuuri töötajad peaksid järgima üldsusega suhtlemisel, ning kõnealune eeskiri üldsusele kättesaadavaks teha,

ON VASTU VÕTNUD JÄRGNEVA OTSUSE:

Artikkel 1

Üldsäte

Avalikkusega suhtlemisel järgivad Euroopa Keskkonnaagentuuri töötajad käesolevas otsuses sätestatud põhimõtteid, mis moodustavad hea haldustava eeskirja (edaspidi "eeskiri").

Artikkel 2

Reguleerimisalasse kuuluvad isikud

1. Eeskirja kohaldatakse avalikkusega suhtlemisel kõikide ametnike ja muude teenistujate puhul, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju ja teenistustingimusi. Edaspidi hõlmab mõiste "ametnikud" nii ametnikke kui ka muid teenistujaid.

2. Euroopa Keskkonnaagentuur võtab vajalikud meetmed, et tagada käesoleva eeskirja sätete kohaldamine ka teiste tema heaks töötavate isikute, näiteks eraõiguslike lepingute alusel tööle võetud isikute, siseriiklikes asutustes ühendusepidamisega tegelevate ekspertide ning praktikantide suhtes.

3. Mõiste "avalikkus" hõlmab füüsilisi ja juriidilisi isikuid, olenemata sellest, kas nende elukoht või registrijärgne asukoht on liikmesriigis või mitte.

Artikkel 3

Reguleerimisalasse kuuluvad suhted

1. Käesolev eeskiri sisaldab hea haldustava üldpõhimõtteid, mida kohaldatakse Euroopa Keskkonnaagentuuri ametnike mis tahes suhete suhtes avalikkusega, kui neid ei reguleerita erinormidega.

2. Käesolevas eeskirjas sätestatud põhimõtteid ei kohaldata Euroopa Keskkonnaagentuuri ja tema töötajate vaheliste suhete suhtes. Neid suhteid reguleerivad personalieeskirjad.

Artikkel 4

Õiguspärasus

Ametnik tegutseb vastavalt õigusaktidele ning järgib ühenduse õigusaktides sätestatud eeskirju ja korda. Eelkõige peab ametnik silmas, et üksikisikute õigusi mõjutavad otsused põhineksid õigusaktidel ning nende sisu oleks õigusaktidega kooskõlas.

Artikkel 5

Diskrimineerimisest hoidumine

1. Avalikkuselt saadud taotluste menetlemisel ja otsuste tegemisel tagab ametnik võrdse kohtlemise põhimõttest kinnipidamise. Samade küsimuste puhul koheldakse isikuid samaväärselt.

2. Kui kohtlemine on erinev, tagab ametnik, et see oleks põhjendatud konkreetse juhtumi asjassepuutuvate objektiivsete asjaoludega.

3. Eelkõige väldib ametnik isikute põhjendamatut diskrimineerimist rahvuse, soo, rassilise või etnilise päritolu, usutunnistuse või veendumuste, puude, vanuse või seksuaalse sättumuse alusel.

Artikkel 6

Proportsionaalsus

1. Otsuseid tehes tagab ametnik, et võetavad meetmed on proportsioonis taotletava eesmärgiga. Eelkõige hoidub ametnik kodanike õiguste piiramisest või neile nõudmiste esitamisest, kui kõnealused piirangud või nõudmised ei ole mõistlikus seoses eesmärgiga, mida meetmega taotletakse.

2. Otsuste tegemisel tagab ametnik üksikisiku huvide ja avaliku huvi tasakaalustatuse.

Artikkel 7

Võimu kuritarvitamisest hoidumine

Volitusi kasutatakse üksnes eesmärgil, milleks need on asjassepuutuvate sätetega antud. Eelkõige väldib ametnik kõnealuste volituste kasutamist eesmärgil, mis ei tulene õigusaktidest või ei lähtu konkreetsest avalikust huvist.

Artikkel 8

Erapooletus ja sõltumatus

1. Ametnik on erapooletu ja sõltumatu. Ametnik hoidub igasugusest isikuid kahjustavast meelevaldsest tegevusest ega rakenda ka mis tahes alustel põhinevat sooduskohtlemist.

2. Ametniku tegevust ei tohi mõjutada mis tahes liiki välised tegurid, sealhulgas poliitilised mõjud, ega isiklikud huvid.

3. Ametnik hoidub osalemast mis tahes otsuste tegemisel, mis mõjutavad tema isiklikke, tema perekonna, sugulaste, sõprade ja tuttavate huve.

Artikkel 9

Objektiivsus

Otsustamisel võtab ametnik arvesse asjassepuutuvaid tegureid ning omistab neist igaühele otsuses nõuetekohase kaalu, jättes samas arvestamata mis tahes mitteseonduvad asjaolud.

Artikkel 10

Õiguspärased ootused ja järjekindlus

1. Ametnik on oma haldustegevuses ning Euroopa Keskkonnaagentuuri haldustegevuses järjekindel. Ametnik järgib institutsiooni tavapärast haldustava, kui konkreetse juhtumi puhul ei ole õiguslikku alust kõnealusest tavast kõrvalekaldumiseks.

2. Ametnik võtab arvesse isikute õiguspäraseid ja mõistlikke ootusi, mis tulenevad Euroopa Keskkonnaagentuuri varasemast tegevusest.

Artikkel 11

Õiglus

Ametnik tegutseb õiglaselt ja mõistlikult.

Artikkel 12

Viisakus

1. Ametnik on avalikkusega suheldes teenistusvalmis, täpne, viisakas ning kättesaadav. Kirjadele, telefonikõnedele ja e-kirjadele vastates püüab ametnik olla võimalikult abivalmis ning anda vastused esitatud küsimustele.

2. Kui konkreetne küsimus ei kuulu ametniku pädevusse, suunab ta kodaniku asjassepuutuva ametniku juurde.

3. Kui aset leiab isiku õigusi või huve kahjustav eksimus, vabandab ametnik selle toimumise pärast.

Artikkel 13

Kirjadele vastamine kodaniku keeles

Ametnik tagab, et igale liidu kodanikule või isikule, kes saadab Euroopa Keskkonnaagentuurile kirja mõnes asutamislepingu keeles, vastatakse samas keeles.

Artikkel 14

Vastuvõtuteatis ja pädeva ametniku teatamine

1. Iga institutsioonile saabunud kaebuse kohta saadetakse kahe nädala jooksul kättesaamisteatis, välja arvatud juhul, kui kõnealuse ajavahemiku jooksul ei ole võimalik sisulist vastust saata.

2. Vastuses või kättesaamisteatises märgitakse küsimusega tegeleva ametniku nimi ja telefoninumber ning teenistus, milles ta töötab.

3. Kättesaamisteatist ega vastust ei ole tarvis saata juhtudel, kui kirjad või kaebused on kuritahtlikud, mille tunnuseks on nende suur arv, korduvus või sisutus.

Artikkel 15

Institutsiooni pädevasse teenistusse suunamise kohustus

1. Kui Euroopa Keskkonnaagentuurile saadetav kaebus on adresseeritud või edastatakse programmile või üksusele, kelle pädevusse see ei kuulu, tagavad agentuuri teenistused toimiku viivitamatu edastamise Euroopa Keskkonnaagentuuri pädevale teenistusele.

2. Teenistus, kellele kiri või kaebus algselt saabus, teatab üleandmisest kirja või kaebuse esitajale ning teatab selle ametniku nime ja telefoninumbri, kellele toimik edastati.

3. Kui Euroopa Keskkonnaagentuurile adresseeritakse kiri või kaebus, mille käsitlemine ei kuulu Euroopa keskkonnaagentuuri pädevusse, tagavad selle talitused kirja edastamise pädevale Euroopa asutusele ning teevad kirja või kaebuse esitajale teatavaks, kellele toimik edastati.

Artikkel 16

Õigus anda selgitusi ning esitada arvamusi

1. Juhtudel, mis puudutavad üksikisikute õigusi, tagab ametnik kaitseõiguse teostatavuse kõikides otsustamismenetluse etappides.

2. Igal isikul, kelle õigusi või huve mõjutavat otsust teha kavatsetakse, on õigus enne otsuse tegemist esitada kirjalikke arvamusi ning vajaduse korral suulisi märkusi.

Artikkel 17

Mõistlik otsustamistähtaeg

1. Ametnik tagab, et iga institutsioonile saadetud taotluse või kaebuse suhtes tehakse otsus mõistliku aja jooksul, viivitamata ning igal juhul hiljemalt kahe kuu jooksul alates kättesaamisest. Sama reegel kehtib ka isikute kirjadele vastamisel.

2. Kui Euroopa Keskkonnaagentuurile saabunud taotluse või kaebuse suhtes ei ole selles tõstatatud küsimuse keerukuse tõttu võimalik teha otsust eespool nimetatud tähtaja jooksul, teatab ametnik sellest esimesel võimalusel taotluse või kaebuse esitajale. Sellisel juhul tehakse lõplik otsus taotluse või kaebuse esitajale teatavaks lühima võimaliku aja jooksul.

Artikkel 18

Otsuste põhjendamise kohustus

1. Iga Euroopa Keskkonnaagentuuri otsus, mis võib kahjustada eraisiku õigusi, peab sisaldama põhjendusi, kus on märgitud selgelt asjassepuutuvad asjaolud ning otsuse õiguslik alus.

2. Ametnik hoidub tegemast otsuseid ebapiisavatel või ebakindlatel alustel ning konkreetset põhjendust mittesisaldavaid otsuseid.

3. Kui samalaadsete otsustega seonduvast suurest isikuteringist tulenevatel põhjustel ei ole võimalik esitada otsuse üksikasjalikku põhjendust ning seetõttu saadetakse standardvastused, tagab ametnik, et kodanikule, kes seda selgesõnaliselt nõuab, esitatakse hiljem konkreetne põhjendus.

Artikkel 19

Edasikaebamise võimalustele osutamine

1. Euroopa Keskkonnaagentuuri otsuses, mis võib kahjustada eraisiku õigusi või huve, tuleb osutada otsuse vaidlustamiseks ettenähtud edasikaebamisvõimalustele. Eelkõige märgitakse ära õiguskaitsevahendite liik, asutused, kus neid saab kasutada, ning nende kasutamise tähtajad.

2. Eelkõige viidatakse otsustes võimalusele pöörduda kohtusse ning esitada kaebusi ombudsmanile, nagu on sätestatud vastavalt Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklites 230 ja 195.

Artikkel 20

Otsusest teatamine

1. Ametnik tagab, et eraisikute õigusi või huve mõjutavad otsused tehakse asjassepuutuvale isikule või asjassepuutuvatele isikutele kirjalikult teatavaks kohe pärast otsuse vastuvõtmist.

2. Ametnik hoidub otsust muudele allikatele avaldamast enne, kui on teavitatud asjassepuutuvat isikut või asjassepuutuvaid isikuid.

Artikkel 21

Andmekaitse

1. Kodaniku isikuandmeid käsitlev ametnik järgib direktiivis 95/46/EÜ üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta sätestatud põhimõtteid.

2. Eelkõige hoidub ametnik töötlemast isikuandmeid õigusvastasel eesmärgil ning edastamast kõnealuseid andmeid selleks volitamata isikutele.

Artikkel 22

Teabenõuded

1. Ametnik annab tema vastutusalasse kuuluvas küsimuses isikutele teavet, mida nad taotlevad. Ametnik jälgib, et edastatav teave on selge ja arusaadav.

2. Kui suuline teabenõue on käsitlemiseks liiga keerukas või liiga üldine, soovitab ametnik asjassepuutuval isikul teabenõue kirjalikult vormistada.

3. Kui ametnik ei saa taotletavat teavet avaldada konfidentsiaalsusnõuete tõttu, teeb ta vastavalt käesoleva eeskirja artiklile 18 asjassepuutuvale isikule teatavaks põhjused, miks ta ei saa teavet anda.

4. Teabenõuete puhul, mis ei kuulu tema pädevusse, suunab ametnik taotleja pädeva isiku juurde ning teatab tema nime ja telefoninumbri. Teabenõuete puhul, mis seonduvad ühenduse mõne muu institutsiooni või asutusega, suunab ametnik taotleja sellesse institutsiooni või asutusse.

5. Vajaduse korral ning olenevalt teabenõude sisust suunab ametnik teavet taotleva isiku teenistusse või institutsiooni, kes vastutab avalikkuse teavitamise eest.

Artikkel 23

Dokumentidele avalikkuse juurdepääsu taotlused

1. Euroopa Keskkonnaagentuuri dokumentidele juurdepääsu taotluste puhul võimaldab ametnik juurdepääsu kõnealustele dokumentidele vastavalt Euroopa Keskkonnaagentuuri haldusnõukogu 21. märtsi 1997. aasta otsusele, mis käsitleb avalikkuse juurdepääsu Euroopa Keskkonnaagentuuri dokumentidele. [5]

2. Kui ametnikul ei ole võimalik rahuldada suulist dokumentidele juurdepääsu taotlust, soovitatakse kodanikul vormistada see kirjalikult.

Artikkel 24

Nõuetekohaste registrite pidamine

Euroopa Keskkonnaagentuuri talitused peavad nõuetekohaseid registreid oma sissetulevate ja väljaminevate kirjade, saadud dokumentide ning võetud meetmete kohta.

Artikkel 25

Eeskirja avalikkusele kättesaadavus

1. Euroopa Keskkonnaagentuur võtab vajalikud meetmed, et tagada käesoleva eeskirja võimalikult laialdane avalikkusele teatavakstegemine. Eelkõige tagab ta, et levitataks brošüüri "Euroopa Keskkonnaagentuuri hea haldustava eeskiri", mis sisaldab käesoleva eeskirja tutvustust ning selle lisas esitatud täisteksti.

2. Euroopa Keskkonnaagentuur annab käesoleva eeskirja koopia igale kodanikule, kes seda taotleb.

Artikkel 26

Euroopa ombudsmanile kaebamise õigus

Kui ametnik ei järgi käesolevas eeskirjas sätestatud põhimõtteid, võib esitada kaebuse Euroopa ombudsmanile vastavalt Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklile 195 ning Euroopa ombudsmani statuudile [6].

Artikkel 27

Ülevaatamine

Käesolev otsus vaadatakse üle kaheaastase kohaldamise järel. Aastal 2002 esitab tegevdirektor kõnealuse ülevaatamise ettevalmistamiseks Euroopa ombudsmanile aruande käesoleva otsuse rakendamise kohta ajavahemikus 2000–2002.

Artikkel 28

Jõustumine

Euroopa Keskkonnaagentuuri haldusnõukogu võttis käesoleva otsuse vastu 20. märtsil 2000 ning see jõustub 20. juunil 2000 pärast Euroopa Ühenduste Teatajas avaldamist.

Kopenhaagen, 20. märts 2000

Euroopa Keskkonnaagentuuri haldusnõukogu nimel

esimees

Kees Zoeteman

Euroopa Keskkonnaagentuuri nimel

tegevdirektor

Domingo Jiménez-beltrán

[1] A4–0190/97.

[2] EÜT C 292, 21.9.1998, lk 168.

[3] EÜT L 46, 18.2.1994, lk 58.

[4] EÜT C 282, 18.9.1997, lk 5.

[5] Vt 4. joonealust märkust.

[6] Euroopa Parlamendi 9. märtsi 1994. aasta otsus 94/262/ESTÜ, EÜ, Euratom Euroopa ombudsmani tööülesannete täitmist reguleerivate määruste ja üldeeskirjade kohta (EÜT L 113, 4.5.1994, lk 15).

--------------------------------------------------