ET Euroopa Liidu Teataja L 344/12

KOMISJONI MÄÄRUS (EÜ, EURATOM) nr 1302/2008,

17. detsember 2008,

menetlusest kõrvalejätmise keskandmekogu kohta

EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse nõukogu 25. juuni 2002. aasta määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust, (1) eriti selle artiklit 95,

võttes arvesse nõukogu 18. veebruari 2008. aasta määrust (EÜ) nr 215/2008, mis käsitleb 10. Euroopa Arengufondi suhtes kohaldatavat finantsmäärust, (2) eriti selle artiklit 98,

ning arvestades järgmist:

(1) Komisjonil, kes vastutab Euroopa Liidu üldeelarve täitmise ja muude, ühenduste halduses olevate vahendite eest, lasub kohustus luua keskandmekogu ja seda hallata kooskõlas isikuandmete kaitset käsitlevate ühenduse eeskirjadega, eesmärgiga muuta finantsmääruses sätestatud kõrvalejätmismehhanism tõhusaks ja kaitsta ühenduste finantshuve. Eelkõige peaks andmekogu hõlmama ühenduse kõigi vahendite kasutamist sõltumatult kohaldatavast eelarve täitmise viisist.

(2) Finantsmäärusega pannakse institutsioonidele kohustused, mis käsitlevad lepingute sõlmimist kolmandate isikutega ja neile toetuste andmist ühenduse vahendite tsentraliseeritud haldamise raames. Eelkõige artiklis 93 ja artikli 114 lõikes 3 on sätestatud kohustus välistada kolmandate isikute osalemine hanke- või toetuse andmise menetluses, kui nad on ühes artikli 93 lõikes 1 nimetatud olukordadest. Artikliga 94 ja artikli 114 lõikega 3 on keelatud lepingu sõlmimine kolmandate isikutega või toetuse andmine kolmandatele isikutele, kes konkreetse hanke- või toetuse andmise menetluse ajal on olukorras, kus neil on huvide konflikt või kus nad on hanke- või toetuse andmise menetluses osalemiseks vajalike, institutsiooni nõutavate andmetena esitanud valeandmeid. Artiklis 96 ja artikli 114 lõikes 4 on täiendavalt sätestatud tellija võimalus määrata kolmandatele isikutele haldus- või rahalisi karistusi, eelkõige mis tahes ühenduse vahenditest toetuse saajate hulgast kõrvalejätmise näol ajavahemiku jooksul, mille asjaomane institutsioon määrab kindlaks vastavalt komisjoni 23. detsembri 2002. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 (millega kehtestatakse Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust käsitleva nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 üksikasjalikud rakenduseeskirjad) (3) artiklile 133a.

(3) Komisjoni 23. detsembri 2002. aasta määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 (raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele osutatakse Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust käsitleva nõukogu määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 artiklis 185) (4) artiklites 74 ja 75 nõutakse kõnealustelt asutustelt eespool nimetatud sätete kohaldamist.

(4) Komisjoni 21. septembri 2004. aasta määruse (EÜ) nr 1653/2004 (täitevasutuste standardfinantsmääruse vastuvõtmise kohta vastavalt nõukogu määrusele (EÜ) nr 58/2003, millega kehtestatakse nende täitevasutuste põhikiri, kellele usaldatakse teatavad ühenduse programmide juhtimisega seotud ülesanded) (5) artiklis 50 nõutakse täitevasutustelt nende tegevuseelarve täitmisel finantsmääruse eespool nimetatud sätete kohaldamist.

(5) Arvestades, et täitevasutused tegutsevad tegevusassigneeringute kasutamisel komisjoni volitatud eelarvevahendite käsutajatena ja kohaldavad finantsmäärust, peaks neile olema tagatud juurdepääs kõrvalejätmise andmekogule samal viisil kui komisjoni talitustel.

(6) Andmete kasutuse kindlaksmääramiseks tuleks sätestada kõrvalejätmise andmekogu eesmärgid ja otstarve.

(7) Euroopa Pettustevastasel Ametil (OLAF) peaks olema kõrvalejätmise andmekogule juurdepääs, et täita talle määrusega pandud juurdlusülesandeid ning viia ellu luuretegevust ja tõkestada pettust vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. mai 1999. aasta määruse (EÜ) nr 1073/1999 (Euroopa Pettustevastase Ameti juurdluste kohta) (6) artikli 1 lõikele 2 ja nõukogu 25. mai 1999. aasta määrusele (Euratom) nr 1074/1999 (Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) juurdluste kohta). (7)

(8) Komisjoni peaarvepidaja peaks tagama kõrvalejätmise andmekogu haldamise ja tal peaks olema õigus kogus olevaid andmeid muuta. Taotlused kõrvalejätmishoiatuste sisestamiseks andmekogusse peaks esitama asjaomane komisjoni talitus või muud institutsioonid.

(9) Kõrvalejätmise andmekogu juurdepääsu eeskirjades tuleks teha vahet ühest küljest komisjoni talitustel, täitevasutustel ning kõigil institutsioonidel ja ühenduse asutustel, kes kasutavad komisjoni raamatupidamisarvestuse süsteemi (edaspidi „ABAC”), mis võimaldab otsejuurdepääsu hoiatustele, ning teisest küljest muudel institutsioonidel, rakendusasutustel ja -organitel, kellel sellist juurdepääsu ei ole. Seetõttu peaks nimetatud institutsioonide juurdepääs toimuma kindlaksmääratud kontaktpunktide kaudu ning rakendusasutuste või -organite juurdepääs sidepunktide kaudu.

(10) Juurdepääsu kõrvalejätmise andmekogule peaks olema võimalik piirata juhtudel, kui rakendusasutused või -organid haldavad vahendeid äärmiselt tsentraliseeritult ja nende juurdepääs kõrvalejätmise andmekogule ei ole seetõttu asjakohane, või kui juurdepääs tuleb keelata andmekaitsega seonduvatel põhjustel.

(11) Kontaktpunktide ja sidepunktide vastutusala konkreetseks määratlemiseks tuleks kindlaks määrata nende ülesanded.

(12) Kuna institutsioonid peaksid kasutama ühist andmekogu, tuleks andmevoog suunata otse komisjoni peaarvepidajale.

(13) Et kaitsta ühenduste finantshuve ajavahemikul, mis jääb finantsmääruse artikli 93 lõike 1 alusel konkreetse hanke- või toetuse andmise menetluse kohta langetatud kõrvalejätmisotsuse ja kõrvalejätmise kestuse kindlaksmääramise vahele, peaks kõrvalejätmise kestuse kindlaks määraval institutsioonil olema võimalik taotleda kõrvalejätmishoiatuse esialgset registreerimist.

(14) Et vältida aegunud hoiatusi, eelkõige hoiatusi üksuste kohta, mis on likvideeritud, tuleks finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktide a ja d alusel kõrvalejätmist käsitlevad hoiatused viie aasta möödumise järel automaatselt kustutada.

(15) Võttes arvesse, et finantsmääruse artikli 94 alusel toimuv kõrvalejätmine on seotud konkreetse hanke- või toetuse andmise menetlusega, mitte kõrvalejätmist tingiva üldise olukorraga, mida käsitletakse artikli 93 lõikes 1, tuleks sellisel juhul registreerimise ajavahemikku piirata ja hoiatused kustutada automaatselt.

(16) Üksikasjalikult tuleks sätestada rakendusasutuste või -organite antaval teabel põhinevate taotluste puhul kohaldatav menetlus, mis kehtib kõigi eelarve täitmise viiside, välja arvatud otsese tsentraliseeritud haldamise suhtes.

(17) Üksikasjalikult tuleks sätestada, mil määral rakendusasutused või -organid vastutavad andmete eest, mida nende sidepunkt või peaarvepidaja edastab komisjoni vastutavale talitusele, sealhulgas andmete parandamise, ajakohastamise ja kustutamise eest.

(18) Üksikasjalikult eeskirjade tagamiseks tuleks sätestada, et kõigil juhtudel, mil rakendusasutus või -organ ei määra rakenduseeskirjade artikli 133a lõike 1 alusel kindlaks kõrvalejätmise kestust, peaks kõrvalejätmise kestust käsitleva otsuse ette valmistama komisjoni vastutav talitus ja selle peaks vastu võtma komisjon.

(19) Üksikasjalikult tuleks kirjeldada kõrvalejätmise andmekogu volitatud kasutajate vahel liikuva teabe voogu; iga hoiatuse puhul tuleks kindlaks määrata sellega tegelevad kontaktisikud, kes annavad asjaomase hoiatuse kohta teavet kõrvalejätmise andmekogu volitatud kasutajatele.

(20) Erisättega tuleks hõlmata juhud, mil kolmandate isikute esitatud tõendid ei ole kooskõlas kõrvalejätmise andmekogus sisalduvate andmetega, et tagada kõnealuste andmete õigsus ja ajakohasus.

(21) Kindlaks tuleks määrata sobilik raamistik, et võimaldada heade tavade vahetamist institutsioonide vahel ja tegeleda kõrvalejätmise andmekogu kasutamisega seotud küsimustega.

(22) Kõrvalejätmise andmekogu kasutamisega seonduvaid isikuandmeid töödeldakse kooskõlas liikmesriikide suhtes kohaldatava Euroopa Parlamendi ja nõukogu 24. oktoobri 1995. aasta direktiiviga 95/46/EÜ üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise kohta (8) ning Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta, (9) mida kohaldatakse täielikult.

(23) Käesoleva määruse koostamisel on täielikult arvesse võetud Euroopa andmekaitseinspektori arvamust. Lisaks on määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud, Euroopa andmekaitseinspektor peab sellist töötlemist eelnevalt kontrollima, kui komisjoni andmekaitseametnik on talle sellest teatanud.

(24) Selguse huvides tuleks andmekaitset käsitlevates sätetes täpsustada nende isikute õigused, kelle andmed kõrvalejätmise andmekogusse sisestatakse või kelle andmeid võidakse sellesse sisestada. Füüsilisi ja juriidilisi isikuid, keda käsitlevaid andmeid sisestatakse kõrvalejätmise andmekogusse, peaks sellest teavitama,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

Artikkel 1

Sisu

1. Käesoleva määrusega luuakse määruse (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (edaspidi „finantsmäärus”) artiklis 95 osutatud keskandmekogu (edaspidi „kõrvalejätmise andmekogu”).

2. Kõrvalejätmise andmekogus sisalduvaid andmeid tohib kasutada ainult finantsmääruse artiklite 93–96 ja 114, määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artiklite 133–134b ning määruse (EÜ) nr 215/2008 artiklite 96–99 ja 110 kohaldamise eesmärgil.

3. OLAF tohib andmeid kasutada juurdlusteks vastavalt määrusele (EÜ) nr 1073/1999 ja nõukogu määrusele (Euratom) nr 1074/1999 ning luuretegevuseks ja pettuste tõkestamiseks, sealhulgas riskianalüüsiks.

Artikkel 2

Mõisted

Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:

1) „institutsioonid” on Euroopa Parlament, nõukogu, komisjon, Euroopa Kohus, kontrollikoda, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee, Regioonide Komitee, ombudsman, Euroopa andmekaitseinspektor ning finantsmääruse artikli 185 lõikes 1 osutatud täitevasutused ja -organid;

2) „rakendusasutus või -organ” on liikmesriikide ja kolmandate riikide asutused, rahvusvahelised organisatsioonid ja muud asutused, kes osalevad eelarve täitmisel kooskõlas finantsmääruse artiklitega 53 ja 54, välja arvatud nimetatud määruse artikli 185 lõikes 1 osutatud täitevasutused ja -organid. Liikmesriigid võivad anda käesolevas määruses sätestatud ülesanded muudele siseriiklikele ametiasutustele, kes samastatakse rakendusasutuste või -organitega.

3) „kolmandad isikud” on taotlejad, pakkujad, töövõtjad, tarnijad, teenuseosutajad ja nende alltöövõtjad ning toetuste taotlejad, toetuste saajad, sealhulgas otsetoetuste saajad, toetuste saajate töövõtjad ja üksused, kes saavad finantsmääruse artikli 120 alusel rahalist toetust ühenduselt toetust saavalt abisaajalt.

Artikkel 3

Kõrvalejätmishoiatus

Kõrvalejätmishoiatus sisaldab järgnevaid andmeid:

a) teave kolmandate isikute kohta, kes on ühes finantsmääruse artikli 93 lõikes 1, artiklis 94, artikli 96 lõike 1 punktis b või lõike 2 punktis a nimetatud olukordadest;

b) teave isikute kohta, kellel on volitused esindada juriidilist isikut, teha tema eest otsuseid või teda kontrollida ning kes on ühes finantsmääruse artikli 93 lõikes 1, artiklis 94, artikli 96 lõike 1 punktis b või lõike 2 punktis a nimetatud olukordadest;

c) punktis a osutatud kolmandate isikute või punktis b osutatud isikute kõrvalejätmise alused ning vajadusel süüdimõistva kohtuotsuse liik ja kõrvalejätmise kestus.

Artikkel 4

Kõrvalejätmise andmekogu haldamine

1. Komisjoni peaarvepidaja või tema alluvad, kellele on seoses finantsmääruse artikli 62 kohaldamisega delegeeritud teatavad ülesanded (edaspidi „komisjoni peaarvepidaja”) tagab kõrvalejätmise andmekogu haldamise ja võtab vajalikud tehnilised meetmed.

Komisjoni peaarvepidaja sisestab, muudab ja kustutab kõrvalejätmishoiatusi institutsioonide taotluste alusel.

2. Komisjoni peaarvepidaja võtab vastu tehnilise küljega seonduvad rakendusmeetmed ja määratleb tugimenetlused, sealhulgas turvalisuse valdkonnas.

Ta teavitab nimetatud meetmetest komisjoni talitusi ja täitevasutusi ning vajadusel muude institutsioonide kontaktpunkte, mis on määratud kooskõlas artikli 6 lõikega 1, või sidepunkte, mis on määratud kooskõlas artikli 7 lõikega 2.

Artikkel 5

Juurdepääs kõrvalejätmise andmekogule

1. Institutsioonidel, välja arvatud komisjonil ja täitevasutustel, on kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele otsejuurdepääs komisjoni raamatupidamisarvestuse süsteemi (ABAC) või kontaktpunktide kaudu.

2. Rakendusasutustel või -organitel, kes haldavad vahendeid koostöös liikmesriikidega, ning liikmesriikide avalik-õiguslikel asutustel, kes haldavad vahendeid kaudse tsentraliseeritud haldamise teel, on juurdepääs kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele sidepunktide kaudu.

3. Rakendusasutustel või -organitel, kes haldavad vahendeid kaudse tsentraliseeritud, detsentraliseeritud või rahvusvaheliste organisatsioonidega ühiselt teostatava täitmise teel, on juurdepääs kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele sidepunktide kaudu, kui nad tõendavad komisjoni vastutavale talitusele, et nad kohaldavad piisavaid andmekaitsemeetmeid, mis on kehtestatud vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 2342/2002 artikli 134a lõike 4 teisele lõigule sõlmitud kokkulepetele.

Rakendusasutustele või -organitele ei anta siiski kõrvalejätmise andmekogule juurdepääsu ühelgi alljärgnevatest juhtudest:

a) komisjoni vastutav talitus ei ole kätte saanud esimeses lõigus nimetatud tõendeid;

b) komisjoni vastutaval talitusel on tõendeid, et rakendusasutused või -organid ei rakenda piisavaid andmekaitsemeetmeid;

c) komisjoni vastutav talitus on seisukohal, et komisjonipoolset eelkontrolli hõlmava piiratud detsentraliseerimise juhtudel ei oleks juurdepääsu andmine asjakohane.

Kui juurdepääsu andmisest kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele keeldutakse, võtavad komisjoni vastutavad talitused asjakohaseid meetmeid, et tagada ühenduste finantshuvide kaitse vähemalt samal tasemel. Nimetatud meetmete raames kontrollib komisjoni vastutav talitus enne toetuse andmist või lepingu sõlmimist, et asjaomasele kolmandale isikule ei ole esitatud kõrvalejätmishoiatust.

4. Komisjoni talituste ja täitevasutuste juurdepääs kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele on sätestatud komisjoni otsuses 2008/969/EÜ, Euratom. (10)

Artikkel 6

Kontaktpunktid ja volitatud kasutajad institutsioonides

1. Iga institutsioon, välja arvatud komisjon ja täitevasutused, määravad kontaktpunkti, kes vastutab kõigi kõrvalejätmise andmekoguga seonduvate küsimuste eest ja edastavad vastutavate isikute nimed komisjoni peaarvepidajale.

2. Kontaktpunktid võivad anda juurdepääsu kõrvalejätmise andmekogus sisalduvatele andmetele volitatud kasutajatele, kelleks on need institutsiooni töötajad, kelle tööülesannete nõuetekohaseks täitmiseks on hädavajalik juurdepääs nimetatud andmekogule. Iga kontaktpunkt peab volitatud kasutajate registrit ja annab komisjonile selle taotlusel registrile juurdepääsu.

Volitatud kasutajad võivad ise kasutada kõrvalejätmise andmekogu võrgus.

3. Institutsioon võtab piisavad turvameetmed, et hoida ära teabe sattumine kolmandate isikute kätte või selle kopeerimine nende poolt.

Artikkel 7

Sidepunktid ja volitatud kasutajad rakendusasutustes ja -organites

1. Sidepunktid vastutavad suhete eest komisjoniga kõigis kõrvalejätmise andmekoguga seotud küsimustes.

2. Iga liikmesriik nimetab ühe sidepunkti vahendite jaoks, mida ta haldab vastavalt finantsmääruse artikli 53 punktile b koostöös komisjoniga ja vahendite jaoks, mida haldavad vastavalt artikli 54 lõigu 2 punktile c tema avalik-õiguslikud asutused kaudse tsentraliseeritud haldamise teel. Erandkorras ja nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib komisjon heaks kiita rohkem kui ühe sidepunkti liikmesriigi kohta.

3. Iga kolmas riik, kes haldab vahendeid vastavalt finantsmääruse artikli 53 punktile b detsentraliseeritult, määrab komisjoni vastutava talituse taotlusel sidepunkti.

Iga rakendusorgan, kes haldab vahendeid vastavalt finantsmääruse artikli 53 punktile c komisjoni ja rahvusvahelise organisatsiooni ühise halduse raames või vastavalt artikli 54 lõigu 2 punktidele b, c või d kaudse tsentraliseeritud haldamise teel, välja arvatud siseriiklik avalik-õiguslik asutus, määrab komisjoni vastutava talituse taotlusel sidepunkti.

Komisjoni vastutav talitus ei taotle sidepunkti määramist aga juhul, kui selline sidepunkt on juba olemas.

Kui komisjoni vastutav talitus tühistab sidepunkti juurdepääsu kõrvalejätmise andmekogule, teavitab ta sellest komisjoni peaarvepidajat.

4. Iga liikmesriik ja iga lõikes 3 nimetatud asutus või organ edastab oma vastava sidepunkti eest vastutavate isikute nimed komisjoni peaarvepidajale. Komisjoni peaarvepidaja avaldab sidepunkte kasutavate kolmandate riikide ja rakendusorganite nimekirja komisjoni siseveebisaidil.

5. Sidepunktid annavad rakendusasutustele ja -organitele juurdepääsu andmekogus sisalduvale teabele.

Rakendusasutused ja -organid võivad oma personali hulgast nimetada volitatud kasutajad. Selliste volitatud kasutajate hulk on piiratud nende isikutega, kelle tööülesannete nõuetekohaseks täitmiseks on hädavajalik juurdepääs nimetatud andmekogule. Iga rakendusasutus ja -organ peab volitatud kasutajate registrit ja annab komisjonile selle taotlusel registrile juurdepääsu.

Eelarve täitmise või Euroopa Arengufondiga seotud lepingute sõlmimise eesmärgil võivad volitatud kasutajad ise kasutada kõrvalejätmise andmekogu võrgus. Kui võrgus kasutamine ei ole võimalik, võib volitatud kasutaja saada allalaaditud andmeid. Viimasena nimetatud juhul uuendatakse andmeid vähemalt kord kuus.

6. Sidepunkti nimetanud asutus või organ või volitatud kasutajad võtavad piisavad turvameetmed, et hoida ära teabe sattumine kolmandate isikute kätte või selle kopeerimine nende poolt.

Artikkel 8

Institutsioonide taotlused

1. Kõik kõrvalejätmishoiatuste registreerimise, parandamise, ajakohastamise ja kustutamise taotlused saadetakse komisjoni peaarvepidajale.

Selliseid taotlusi võivad esitada ainult institutsioonid. Sel otstarbel kasutavad vastutavad komisjoni talitused ja täitevasutused otsuse 2008/969/EÜ, Euratom lisas esitatud vorme ning muude institutsioonide kontaktpunktid käesoleva määruse I lisas esitatud vorme.

2. Igas kõrvalejätmishoiatuse registreerimise taotluses kinnitab vastutav komisjoni talitus või täitevasutus, et edastatav teave on saadud ja edastatakse vastavalt määrusele (EÜ) nr 45/2001, ning teatab kõnealuse hoiatusega tegeleva kontaktisiku nime, kes võtab enda kanda käesoleva määruse artiklis 12 sätestatud ülesanded.

Kõrvalejätmishoiatuse registreerimise taotlemisel kinnitavad kontaktpunktid, et edastatav teave on saadud ja edastatakse vastavalt määrusele (EÜ) nr 45/2001. Kontaktpunktid võtavad enda kanda kõnealuse hoiatusega tegeleva kontaktisiku kohustused.

3. Kuni kõrvalejätmise kestust käsitleva otsuse tegemiseni taotleb iga institutsioon kõrvalejätmishoiatuse esialgset registreerimist.

4. Komisjoni vastutav talitus või muu institutsioon, kes on taotlenud kõrvalejätmishoiatuse registreerimist, vastutab nimetatud hoiatuse parandamise, ajakohastamise ja kustutamise taotlemise eest.

Artikkel 9

Rakendusasutustelt ja -organitelt saadud teabel põhinevad taotlused

1. Sidepunktid edastavad rakendusasutustelt ja -organitelt saadud teabe finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktis e osutatud kõrvalejätmisega seotud olukordade kohta komisjoni peaarvepidajale, kes edastab nimetatud teabe programmi, meetme või õigusakti eest vastutavale ja asutuse või organi poolt kindlaks määratud komisjoni talitusele. Sidepunktid edastavad ka rakendusasutuse või -organi kinnituse, et nende edastatav teave on saadud ja edastatakse vastavalt direktiivis 95/46/EÜ sätestatud põhimõtetele.

Sel otstarbel kasutavad sidepunktid käesoleva määruse II lisas esitatud vormi.

2. Lõikes 1 osutatud teabe saamisel taotleb komisjoni vastutav talitus komisjoni peaarvepidajalt, et ta sisestaks kõrvalejätmishoiatuse kõrvalejätmise andmekogusse ajavahemikuks, mille on kindlaks määranud rakendusasutus või -organ ja mille maksimaalne kestus on sätestatud finantsmääruse artikli 93 lõikes 3.

Kui kestust ei ole kindlaks määratud, taotleb komisjoni vastutav talitus vastavalt käesoleva määruse artikli 10 lõikele 2 esialgset registreerimist, kuni komisjon teeb kestuse kohta otsuse. Komisjoni vastutav talitus suunab asja nii ruttu kui võimalik komisjonile otsustamiseks.

3. Edastatud andmete eest vastutab rakendusasutus või -organ. Ta teavitab viivitamata komisjoni vastutavat talitust sidepunkti kaudu sellest, kas edastatavat teavet tuleb parandada, ajakohastada või see kustutada.

Sel otstarbel kasutavad rakendusasutused ja -organid ning sidepunktid käesoleva määruse II lisas esitatud vormi.

Ajakohastatud teabe saamisel taotleb komisjoni vastutav talitus komisjoni peaarvepidajalt vastava kõrvalejätmishoiatuse parandamist, ajakohastamist või kustutamist.

Artikkel 10

Kõrvalejätmise andmekogu kande kehtivusaeg

1. Finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktide b, c, e ja f alusel toimuvat kõrvalejätmist käsitlevad hoiatused registreeritakse ajavahemikuks, mille määrab kindlaks taotlev institutsioon ja mis on taotluses täpsustatud.

2. Artikli 8 lõike 3 alusel esitatud taotlusel põhinev kõrvalejätmishoiatus registreeritakse esialgu kolme kuu pikkuseks ajavahemikuks. Esialgset registreerimist võib taotlusel ühe korra pikendada.

Artikli 9 lõike 2 teises lõigus osutatud taotlustel põhineva kõrvalejätmishoiatuse esialgse registreerimise ajavahemikku võib erandjuhtudel pikendada veel kolme kuu võrra.

3. Finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktide a või d alusel kõrvalejätmist käsitlevad hoiatused registreeritakse viieaastaseks ajavahemikuks.

4. Finantsmääruse artikli 94 punktide a ja b alusel konkreetse lepingu sõlmimise või toetuse andmise menetlusest kõrvalejätmist käsitlevad hoiatused registreeritakse kuuekuuliseks ajavahemikuks.

Artikkel 11

Kõrvalejätmishoiatuste kustutamine

Kõrvalejätmishoiatused kustutatakse artiklis 10 sätestatud tähtaja möödumisel automaatselt.

Registreerimist taotlenud institutsioon taotleb kõrvalejätmishoiatuse kustutamist enne tähtaja möödumist juhul, kui kolmas isik ei ole enam kõrvalejätmist tinginud olukorras, eelkõige artikli 10 lõikes 3 nimetatud juhtudel või pärast kõrvalejätmise registreerimist avastatud ilmsete vigade korral.

Artikkel 12

Koostöö

1. Käesoleva määruse artikli 8 lõikes 2 nimetatud hoiatusega tegelev kontaktisik esitab kirjalikult või elektrooniliselt kogu kättesaadava asjaomase teabe, mis on vajalik selleks, et taotlev institutsioon saaks langetada finantsmääruse artikli 93 lõike 1 kohaseid kõrvalejätmisotsuseid või et rakendusasutused või -organid saaksid võtta seda arvesse eelarve täitmisega seotud lepingute sõlmimisel.

2. Kui institutsiooni valduses olevad tunnistused või tõendid ei ole kooskõlas registreeritud kõrvalejätmishoiatusega, teavitab asjaomane institutsioon viivitamata kõnealuse hoiatusega tegelevat kontaktisikut. Hoiatusega tegelev kontaktisik ja vajadusel asjaomane sidepunkt võtavad asjakohased meetmed.

3. Kui rakendusasutuse või -organi valduses olevad tunnistused või tõendid ei ole kooskõlas registreeritud kõrvalejätmishoiatusega, teavitab asutus või organ oma sidepunkti kaudu kõnealuse hoiatusega tegelevat kontaktisikut. Hoiatusega tegelev kontaktisik ja vajadusel asjaomane sidepunkt võtavad asjakohased meetmed.

4. Komisjoni peaarvepidaja ja muude institutsioonide kontaktpunktid jagavad korrapäraselt omavahel häid tavasid.

Kõrvalejätmise andmekoguga seonduvaid küsimusi arutatakse rakendusasutuse või -organi ja komisjoni vastutava talituse vaheliste koosolekute raames.

Artikkel 13

Andmekaitse

1. Pakkumiskutsetes või nende puudumisel enne lepingute sõlmimist või toetuste andmist teavitavad institutsioonid ning rakendusasutused ja -organid kolmandaid isikuid neid käsitlevast teabest, mida võidakse kõrvalejätmise andmekogusse sisestada, ja üksustest, kellele kõnealuseid andmeid võidakse edastada. Kui kolmandad isikud on juriidilised isikud, teavitavad institutsioonid ning rakendusasutused ja -organid ka isikuid, kellel on volitused esindada juriidilist isikut, teha tema eest otsuseid või teda kontrollida.

2. Kõrvalejätmishoiatuse registreerimist taotlev institutsioon vastutab suhete eest füüsilise või juriidilise isikuga, kelle andmed kõrvalejätmise andmekogusse sisestatakse (edaspidi „asjaomane andmesubjekt”).

Institutsioon teavitab asjaomast andmesubjekti kõigist teda otseselt käsitlevate kõrvalejätmishoiatuste aktiveerimise, ajakohastamise ja kustutamise taotlustest ning põhjendab kõnealuseid taotlusi.

Institutsioon vastab ka asjaomaste andmesubjektide taotlustele ebatäpsete või mittetäielike isikuandmete parandamiseks ning nimetatud subjektide kõigile muudele taotlustele või küsimustele.

Asjaomaste andmesubjektide taotlusi või küsimusi seoses rakendusasutuste ja -organite antud teabega käsitlevad nimetatud asutused ja organid. Komisjoni vastutav talitus edastab sellised taotlused ja küsimused asjaomasele sidepunktile ning teavitab sellest asjaomast andmesubjekti.

3. Ilma et see piiraks lõikes 2 esitatud teavitamiskohust käsitlevate sätete kohaldamist, võib nõuetekohaselt tuvastatud füüsiline isik taotleda teavet selle kohta, kas kõrvalejätmise andmekogus on registreeritud teda käsitlevaid andmeid.

Komisjoni peaarvepidaja teavitab isikut kirjalikult või elektrooniliselt sellest, kas ta on kõrvalejätmise andmekogus registreeritud. Kui isik on registreeritud, lisab komisjoni peaarvepidaja vastusele kõrvalejätmise andmekogusse salvestatud nimetatud isikut käsitlevad andmed. Ta teavitab sellest hoiatust taotlenud institutsiooni.

4. Ilma et see piiraks lõikes 2 esitatud teavitamiskohust käsitlevate sätete kohaldamist, võib nõuetekohaselt volitatud juriidilise isiku esindaja taotleda teavet selle kohta, kas juriidiline isik on kõrvalejätmise andmekogus registreeritud.

Komisjoni peaarvepidaja teavitab esindajat kirjalikult või elektrooniliselt sellest, kas juriidiline isik on kõrvalejätmise andmekogus registreeritud. Kui isik on registreeritud, lisab komisjoni peaarvepidaja vastusele kõrvalejätmise andmekogusse salvestatud nimetatud isikut käsitlevad andmed. Ta teavitab sellest hoiatust taotlenud institutsiooni.

5. Juurdepääs kustutatud hoiatustele on lubatud ainult auditi ja juurdluseesmärkidel ning kustutatud hoiatused ei ole andmekogu kasutajatele nähtavad.

Juurdepääs füüsilisi isikuid käsitlevates kõrvalejätmishoiatustes sisalduvatele isikuandmetele on nimetatud eesmärkidel lubatud ainult viie aasta jooksul pärast hoiatuse kustutamist.

Artikkel 14

Üleminekusätted

1. Rakendusasutused ja -organid annavad teavet üksnes pärast 1. jaanuari 2009 langetatud otsuste kohta.

2. Enne käesoleva määruse jõustumise kuupäeva finantsmääruse artikli 95 alusel registreeritud hoiatused, mis on nimetatud kuupäeval jõus, kujutavad endast kõrvalejätmishoiatusi ja sisestatakse otse kõrvalejätmise andmekogusse.

3. Kui asjaomast kolmandat isikut ei ole teavitatud lõigus 2 osutatud kõrvalejätmishoiatuse registreerimisest, teavitab registreerimist taotlenud komisjoni talitus või institutsioon kolmandat isikut ühe kuu jooksul alates käesoleva määruse jõustumise kuupäevast sellest, et isikut käsitlevad andmed on sisestatud kõrvalejätmise andmekogusse.

4. Lõigus 2 osutatud kõrvalejätmishoiatuse registreerimist taotlenud komisjoni vastutav talitus või muu institutsioon vastutavad käesoleva määruse alusel nimetatud hoiatuse muutmise või kustutamise taotlemise eest.

5. Enne 1. maid 2007 finantsmääruse artikli 93 lõike 1 punktide b ja e alusel komisjoni talituse või täitevasutuse otsusest tuleneva kõrvalejätmise puhul võetakse kõrvalejätmise perioodi kestuse määramisel arvesse siseriikliku õiguse kohast karistusregistri kannete kehtivusperioodi.

Sellisel juhul on kõrvalejätmise kestus maksimaalselt neli aastat alates kohtuotsuse teatavaks tegemise kuupäevast. Kui nimetatud ajavahemik on möödunud, taotleb vastutav komisjoni talitus või täitevasutus hoiatuse kustutamist.

Artikkel 15

Jõustumine

Käesolev määrus jõustub Euroopa Liidu Teatajas avaldamise päeval.

Käesolevat määrust kohaldatakse alates 1. jaanuarist 2009.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides. Brüssel, 17. detsember 2008 Komisjoni nimel komisjoni liige Dalia GRYBAUSKAITĖ

(1) EÜT L 248, 16.9.2002, lk 1.

(2) ELT L 78, 19.3.2008, lk 1.

(3) EÜT L 357, 31.12.2002, lk 1.

(4) EÜT L 357, 31.12.2002, lk 72.

(5) ELT L 297, 22.9.2004, lk 6.

(6) EÜT L 136, 31.5.1999, lk 1.

(7) EÜT L 136, 31.5.1999, lk 8.

(8) EÜT L 281, 23.11.1995, lk 31.

(9) EÜT L 8, 12.1.2001, lk 1.

(10) Vt käesoleva Euroopa Liidu Teataja lk 125.

I LISA Institutsiooni (välja arvatud komisjoni või täitevasutuse) taotlus andmete sisestamiseks kõrvalejätmise andmekogusse, nende muutmiseks või kustutamiseks Taotlus tuleb saata kooskõlas salastatud teabe suhtes kehtiva menetlusega vastavalt institutsiooni kehtestatud eeskirjadele. Taotlus tuleb saata ühes suletud ümbrikus. European Commission Directorate-General Budget Accounting Officer of the Commission BRE2 13/505 B-1049 BRUXELLES