1983R0354 — ET — 26.03.2015 — 002.001

Käesolev dokument on vaid dokumenteerimisvahend ja institutsioonid ei vastuta selle sisu eest

Muudetud:









▼B

NÕUKOGU MÄÄRUS (EMÜ, EURATOM) nr 354/83,

1. veebruar 1983,

mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist







EUROOPA ÜHENDUSTE NÕUKOGU, võttes arvesse Euroopa Majandusühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 235, võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 203, võttes arvesse komisjoni ettepanekut, ( 1 ) võttes arvesse Euroopa Parlamendi arvamust ( 2 ) ning arvestades, et: ning arvestades, et: Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonid on oma ülesannete täitmisel koostanud ulatuslikud arhiivid; nimetatud arhiivid on kummagi juriidilisest isikust ühenduse vara; nii liikmesriikide kui ka rahvusvaheliste organisatsioonide üldine tava on teha arhiivid teatava aja pärast avalikkusele kättesaadavaks; tuleks sätestada Euroopa ühenduste ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemise ühiseeskirjad; mõned Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonide dokumendid ja arhivaalid asuvad füüsiliselt liikmesriikide arhiivides; liikmesriikides rakendatakse erinevaid eeskirju, et määrata kindlaks, millal ja mis tingimustel võib nende arhiive avalikkusele kättesaadavaks teha; tuleks takistada ühenduse institutsioonide salajaste dokumentide ja arhivaalide avalikkusele kättesaadavaks tegemist siseriiklike arhiivide kaudu käesolevas määruses sätestatud tingimustest leebematel tingimustel; ühenduse arhiivide töötlemine ja nende kriitiline analüüs ei ole tähtis mitte üksnes ajaloouuringute seisukohalt tervikuna, vaid see hõlbustaks ühenduse toimimisega seotud organite tööd ja aitaks seeläbi kaasa ühenduste eesmärkide paremale saavutamisele; asutamislepingutega ei ole ette nähtud erivolitusi sellekohaste ühiseeskirjade kehtestamiseks; tuleb kindlaks määrata üksnes teatavad põhimõtted ning teha vajalike rakenduseeskirjade institutsioonisisene vastuvõtmine ühenduse iga institutsiooni ülesandeks, ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:







▼M1

Artikkel 1

1. Selle määrusega püütakse tagada, et ajaloolise või haldusliku väärtusega dokumendid säilitataks ning tehtaks üldsusele võimalikult kättesaadavaks.

Selleks asutavad kõik Euroopa Ühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse institutsioonid, Euroopa majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee, seadusandja poolt loodud asutused ja samalaadsed organid (edaspidi „institutsioonid”) oma ajalooarhiivid ning teevad need üldsusele kättesaadavaks käesolevas määruses sätestatud tingimustel pärast 30 aasta möödumist dokumendi koostamise kuupäevast.

2. Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:

(a) Euroopa ühenduste institutsioonide arhiivid – kõik institutsioonidest pärinevad või institutsioonide, nende esindajate või teenistujate käest tööülesannete täitmisel saadud igat liiki ning igasugusel kujul dokumendid, mis on seotud Euroopa Ühenduse ja/või Euroopa Aatomienergiaühenduse (edaspidi „Euroopa ühendused”) tegevusega;

(b) Euroopa ühenduste institutsioonide ajalooarhiivid – Euroopa ühenduste institutsioonide arhiivide see osa, mis artikliga 7 ettenähtud tingimustel on valitud alaliseks säilitamiseks.

3. Kõik enne lõikes 1 ettenähtud tähtaja möödumist üldsusele kättesaadavad dokumendid jäävad piiranguteta kättesaadavaks.

▼B

4. Pärast lõikes 1 sätestatud 30aastase tähtaja lõppu võivad ajalooarhiividele juurde pääseda kõik isikud, kes on esitanud sellekohase taotluse ning nõustuvad järgima vastavaid institutsioonide kehtestatud sisekorraeeskirju.

5. Ajalooarhiivides on juurdepääs koopiatele. Institutsioonid võivad siiski võimaldada juurdepääsu ka originaaldokumentidele või -arhivaalidele, kui kasutaja on oma erihuvi nõuetekohaselt põhjendanud.

▼M1

Artikkel 2

1. Dokumentide puhul, mille suhtes kehtivad erandid ning mis käsitlevad eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, määratletuna Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001. aasta määruse (EÜ) nr 1049/2001 (üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele) ( 3 ) artikli 4 lõike 1 punktis b, või füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit, määratletuna määruse nr 1049/2001 artikli 4 lõike 2 esimeses taandes, võib erandite kohaldamist jätkata terve või osa dokumendi suhtes ka pärast 30 aasta möödumist, kui nende kohaldamise tingimused on täidetud.

2. Erandi alla kuuluvaid dokumente, mis käsitlevad eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, määratletuna määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 4 lõike 1 punktis b, sealhulgas Euroopa ühenduste teenistujaid käsitleva arhiivi, võib avalikustada kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta, ( 4 ) eelkõige kooskõlas selle artiklitega 4 ja 5.

3. Enne selliste dokumentide üldsusele kättesaadavaks tegemist, mis avalikustatuna võivad kahjustada füüsilise või juriidilise isiku ärihuve, sealhulgas intellektuaalomandit, määratletuna määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 4 lõikes 2 esimeses taandes, teavitab institutsioon asjaomast isikut vastavalt iga institutsiooni poolt kindlaksmääratavatele eeskirjadele kavatsusest teha kõnealused dokumendid üldsusele kättesaadavaks. Dokumente ei tehta kättesaadavaks, kui institutsioon asjaomase isiku märkusi arvestades leiab, et nende avalikustamine kahjustaks ärihuve, välja arvatud juhul, kui avalikustamine teenib ülekaalukaid üldisi huve.

4. Tundliku sisuga dokumendid määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 9 tähenduses on kättesaadavad nimetatud artiklis ettenähtud piirides.

Artikkel 3

Üldsusele ei avata juurdepääsu dokumentidele, mis on nõukogu 31. juuli 1958. aasta määruse nr 3 (Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artikli 24 rakendamise kohta) ( 5 ) artikli 10 kohaselt tunnistatud salajaseks ja mille salastatust ei ole kustutatud.

▼M1 —————

▼M1

Artikkel 5

Selleks et tagada artikli 1 lõikes 1 sätestatud 30aastase tähtaja järgimine, kontrollivad institutsioonid aegsasti ja mitte hiljem kui 25 aastat pärast dokumendi koostamist kõiki dokumente, mis on vastavalt asjaomase institutsiooni eeskirjadele salajaseks tunnistatud, et otsustada, kas salastatus kustutada või mitte. Dokumente, mille salastatust esimese kontrolli käigus ei kustutatud, kontrollitakse uuesti korrapäraselt vähemalt iga viie aasta järel.

Artikkel 6

Kui pärast artikli 1 lõikes 1 ettenähtud 30aastase perioodi möödumist kavatseb liikmesriik teha üldsusele kättesaadavaks institutsioonidest pärinevad dokumendid, mille suhtes kehtib artikkel 2 või 3, konsulteerib ta asjaomase institutsiooniga, et teha otsus, mis ei sea ohtu käesoleva määruse eesmärkide saavutamist.

Artikkel 7

Institutsioonid annavad ajalooarhiivile üle kõik oma üldarhiivis säilitatavad dokumendid hiljemalt 15 aastat pärast nende koostamist. Vastavalt kriteeriumidele, mis institutsioonid kehtestavad artikli 9 kohaselt, toimub esialgne sorteerimine, et eraldada säilitamisele kuuluvad dokumendid nendest, millel halduslik või ajalooline väärtus puudub.

▼B

Artikkel 8

▼M2

1. Kõik institutsioonid, välja arvatud Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI) Firenzes üle oma ajalooarhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.

Olenemata esimesest lõigust, võivad üleandvad institutsioonid jätta õiguslikel ja halduslikel põhjustel EUI-le üle andmata teatavaid originaaldokumente. Sel juhul annavad nad üle nende dokumentide mikrovormid või digitaalse koopia.

▼B

2. Taotluse korral annavad institutsioonid liikmesriikidele ja teistele institutsioonidele oma ajalooarhiivide mikrovormide täieliku komplekti, kuivõrd need on käesoleva määruse kohaselt avalikkusele kättesaadavad, tingimusel et asjaomane liikmesriik ei ole see, kus kõnealune institutsioon asub, ja et nimetatud institutsioonid ei asuks ühes ja samas liikmesriigis.

▼M2

3. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.

4. Arhiivid jäävad neid üleandnud institutsiooni omandisse ning samuti jääb institutsioonile ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud dokumentide ja toimikute koosseisu eest.

5. Institutsioonide ajalooarhiivide üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat kaitset, mis on sätestatud Euroopa Liidu lepingule ja Euroopa Liidu toimimise lepingule lisatud protokolli nr 7 (Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide kohta) artiklis 2.

6. EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama arhiivide füüsilise kaitse tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises hoidlas.

7. EUI kannab ainuvastutust personali eest, kelle ülesandeks on EUI-le üleantud liidu ajalooarhiivide haldamine. EUI tagab, et ajalooarhiivide haldamiseks määratud personalil on olemas vajalik kutsekvalifikatsioon kõnealuses valdkonnas töötamiseks.

8. Igal üleandval institutsioonil on õigus saada teavet oma arhiivi EUI-poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida.

9. EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele kättesaadavaks teha ka oma ajalooarhiivi koopia.

10. Liidu ajalooarhiivide haldamisega seotud kulusid rahastatakse kõikide üleandvate institutsioonide poolt asjaomasele eelarvereale tehtavate maksetega eelarvepädeva institutsiooni poolt kättesaadavaks tehtud iga-aastaste assigneeringute piires kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ( 6 ). Kõnealused rahalised maksed ei hõlma arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoonete ja hoidlate hankimise ning nende kohandamisega seotud kulusid.

Esimeses lõigus nimetatud maksete suurus on proportsionaalne üleandvate institutsioonide asjaomaste ametikohtade loeteluga. Osamaksed arvutatakse ümber, kui EUI-le annavad oma ajalooarhiive üle täiendavad institutsioonid või vähemalt iga viie aasta tagant.

11. EUI tegutseb töötlejana vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklile 2, täites üleandva institutsiooni juhiseid. EUI töötleb institutsioonide ajalooarhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas kõnealuses määruses kehtestatud tagatistega.

12. Euroopa andmekaitseinspektoril on jätkuvalt järelevalvepädevus institutsioonide üle seoses EUI-le üleantud ajalooarhiivides sisalduvate isikuandmete töötlemisega.

▼M1

Artikkel 9

▼M2

1. Iga institutsioon võtab käesoleva määruse rakendamiseks vastu sise-eeskirjad. Nende hulka kuuluvad ajalooarhiivide säilitamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning nendes sisalduvate isikuandmete kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid avalikkusele kättesaadavaks elektrooniliselt, sh digiteeritud ja juba algselt digitaalkujul olevad arhiivid, ning lihtsustavad nende kasutamist internetis. Samuti säilitavad nad erivajadusi rahuldaval kujul olemasolevaid dokumente (pimedate kiri, suur kiri või salvestised).

▼M1

2. Kõik institutsioonid avaldavad igal aastal teavet oma ajalooarhiiviga seotud tegevuse kohta.

▼M2

3. Komisjon sõlmib üleandvate institutsioonide nimel EUI-ga partnerluse raamlepingu. Kõnealune partnerluse raamleping hõlmab institutsioonide ja EUI vastastikulist rolli ja vastastikulisi kohustusi ning samuti EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevaid üksikasjalikke sätteid.

▼B

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.

▼M2









LISA

INSTITUTSIOONIDE AJALOOARHIIVIDE FIRENZES ASUVALE EUROOPA ÜLIKOOL-INSTITUUDILE ÜLEANDMISE KORD

1. Mittedigitaalse arhiivi puhul antakse EUI-le alatiseks säilitamiseks üle originaaldokumendid ning nende mikrovormid ja/või digitaalne koopia. Digitaalarhiivi puhul võimaldatakse EUI-le pidev juurdepääs dokumentidele, et ta saaks täita oma kohustust teha ajalooarhiivid avalikkusele ühes kohas kättesaadavaks ja soodustada nende kasutamist. Digitaalarhiivi alalise säilitamise eest vastutab üleandev asutus.

2. Üleandmine toimub osadena igal aastal ning võimalust mööda vastavalt institutsioonide tavapärasele arhiivikorrastamise korrale.

3. EUI ei muuda arhiivisisest liigitust, mille on loonud üleandev institutsioon, ei kõrvalda ega muuda dokumente ega toimikuid.

4. Institutsiooni taotlusel tagastab EUI üleandvale institutsioonile mis tahes tema üleantud originaaldokumendid ja -toimikud. Institutsioonid tagastavad originaaldokumendid EUI-le niipea, kui nad neid enam ei vaja.

5. EUI teavitab üleandvat institutsiooni viivitamata asjaoludest, mis võivad ohustada nende poolt üleantud arhiivi puutumatust.