2000Q3614 — ET — 05.08.2006 — 008.001

Käesolev dokument on vaid dokumenteerimisvahend ja institutsioonid ei vastuta selle sisu eest

Muudetud:









▼B

KOMISJONI TÖÖKORD

(K(2000) 3614)







EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON, võttes arvesse Euroopa Söe- ja Teraseühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 16 võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut, eriti selle artikli 218 lõiget 2, võttes arvesse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingut, eriti selle artiklit 131, võttes arvesse Euroopa Liidu lepingut, eriti selle artikli 28 lõiget 1 ja artikli 41 lõiget 1, ON VASTU VÕTNUD TÖÖKORRA:







▼M8







I

PEATÜKK

KOMISJON







1.

JAGU

Üldsätted

Artikkel 1

Kollegiaalsus

Komisjon tegutseb kolleegiumina kooskõlas käesoleva kodukorra ja presidendi kehtestatud poliitiliste juhistega.

Artikkel 2

Prioriteedid ja tööprogramm

Komisjon määrab vastavalt presidendi kehtestatud poliitilistele juhistele oma mitmeaastased strateegilised eesmärgid ja aastase poliitilise strateegia, mille alusel võtab igal aastal vastu oma tööprogrammi ning järgmise aasta esialgse eelarveprojekti.

Artikkel 3

President

1. President võib määrata komisjoni liikmetele konkreetsed tegevusvaldkonnad, mille töö ettevalmistamise ning komisjoni otsuste elluviimise eest nad vastutavad.

President võib määratud ülesandeid igal ajal muuta.

2. President võib moodustada komisjoni liikmetest alalisi või ajutisi töörühmi, määrates nende esimehed ja koosseisu. Ta sätestab töörühmade volitused ning kinnitab nende töökorra.

3. President esindab komisjoni. Ta määrab komisjoni liikmed, kes aitavad teda selle ülesande täitmisel.

Artikkel 4

Otsustamismenetlused

Komisjoni otsused võetakse vastu:

a) komisjoni koosolekutel suulise menetluse teel või

b) kirjaliku menetluse teel artikli 12 kohaselt või

c) volitamise teel artikli 13 kohaselt või

d) delegeerimise teel artikli 14 kohaselt.







2.

JAGU

Komisjoni koosolekud

Artikkel 5

Koosolekute kokkukutsumine

1. Komisjoni koosolekud kutsub kokku president.

2. Komisjon koguneb üldjuhul vähemalt kord nädalas. Vajaduse korral peetakse lisakoosolekuid.

3. Komisjoni liikmed peavad kõikidel koosolekutel kohal olema. President otsustab, kas komisjoni liikmeid võib teatavatel juhtudel selle nõude täitmisest vabastada.

Artikkel 6

Komisjoni koosolekute päevakord

1. President võtab vastu iga koosoleku päevakorra.

2. Ilma, et see piiraks presidendi eesõigust päevakorda vastu võtta, tuleb kõik märkimisväärseid kulusid hõlmavad ettepanekud esitada kokkuleppel komisjoni eelarve eest vastutava liikmega.

3. Kui komisjoni liige teeb ettepaneku päevakorrapunkti lisamise kohta, teatab ta sellest presidendile nii, nagu komisjon on käesoleva kodukorra artiklis 28 ette nähtud rakenduseeskirjade kohaselt (edaspidi “rakenduseeskirjad”) sätestanud.

4. Päevakord ja vajalikud töödokumendid saadetakse komisjoni liikmetele, nagu komisjon on rakenduseeskirjades sätestanud.

5. Kui komisjoni liige taotleb päevakorrapunkti väljajätmist, lükatakse see presidendi nõusolekul edasi järgmise koosoleku päevakorda.

6. Komisjon võib presidendi ettepanekul arutada küsimusi, mis ei sisaldu päevakorras või millega kaasnevad töödokumendid saadeti laiali liiga hilja. Komisjon võib otsustada päevakorras sisalduvat punkti mitte arutada.

Artikkel 7

Kvoorum

Komisjoni kvoorumiks vajalik liikmete arv võrdub asutamislepingus sätestatud häälteenamuseks vajaliku liikmete arvuga.

Artikkel 8

Otsuste tegemine

1. Komisjon teeb otsuseid ühe või mitme liikme ettepaneku alusel.

2. Liikme taotluse korral korraldatakse hääletus. Hääletusele pannakse algselt esitatud ettepanek või vastutava(te) liikme(te) või presidendi poolt muudetud ettepanek.

3. Komisjoni otsus võetakse vastu, kui asutamislepingus sätestatud liikmete enamus hääletab otsuse poolt.

4. President teeb teatavaks arutelu tulemused, mis lisatakse koosoleku protokolli vastavalt artiklile 11.

Artikkel 9

Konfidentsiaalsus

Komisjoni koosolekud ei ole avalikud. Arutelud on konfidentsiaalsed.

Artikkel 10

Ametnike või muude isikute osalemine

1. Kui komisjon ei ole otsustanud teisiti, osalevad koosolekutel peasekretär ja presidendi kabinetiülem. Teiste isikute kohalviibimine määratakse kooskõlas rakenduseeskirjadega.

2. Komisjoni liikme puudumise korral võib koosolekul osaleda tema kabinetiülem, kes võib presidendi üleskutsel esitada puuduva liikme arvamuse.

3. Komisjon võib otsustada kuulata ära mis tahes muu isiku.

Artikkel 11

Protokoll

1. Iga komisjoni koosoleku kohta koostatakse protokoll.

2. Protokolli projekt esitatakse komisjonile kinnitamiseks järgmisel koosolekul. President ja peasekretär tunnistavad kinnitatud protokolli oma allkirjaga õigeks.







3.

JAGU

Muud otsustamismenetlused

Artikkel 12

Kirjalik otsustamismenetlus

1. Ühe või mitme komisjoni liikme esitatud eelnõu kohta teiste komisjoni liikmete nõusoleku saamine võib toimuda kirjaliku menetluse teel, tingimusel et eelnõu on eelnevalt heaks kiitnud õigusteenistus ning et artiklis 23 määratud tingimustel konsulteeritud talitused on eelnõuga nõus.

Heakskiitmise ja/või nõusoleku võib asendada kirjaliku “lõpliku vormistamise” menetluse raames tehtud kabinetiülemate kokkuleppega, nagu see sätestatakse rakenduseeskirjadega.

2. Kõikidele komisjoni liikmetele edastatakse kirjalikult komisjoni poolt rakenduseeskirjades sätestatud tingimustel eelnõu tekst, milles määratakse tähtaeg, mille jooksul peavad liikmed teatama kõikidest reservatsioonidest või muudatustest, mida nad teha soovivad.

3. Komisjoni iga liige võib kirjaliku menetluse käigus taotleda eelnõu arutamist. Selleks saadab ta presidendile vastavasisulise põhjendatud taotluse.

4. Eelnõu, mille peatamist ei ole ükski komisjoni liige taotlenud või sellist taotlust kirjalikuks menetluseks ette nähtud tähtaja lõpuni jõus hoidnud, loetakse komisjoni poolt vastu võetuks.

Artikkel 13

Otsustamismenetlus volitamiskorra alusel

1. Komisjon võib tingimusel, et ühise vastutuse põhimõtet järgitakse täielikult, volitada ühe või mitu komisjoniliiget võtma komisjoni nimel juhtimis- või haldusmeetmeid komisjoni määratavate piirangute ja tingimuste alusel.

2. Ka võib komisjon presidendi nõusolekul anda ühele või mitmele liikmele volituse võtta vastu õigusakti või muudele institutsioonidele esitatava ettepaneku lõppversioon, mille sisu on juba arutelude käigus kindlaks määratud.

3. Selliselt antud volitused võib edasi delegeerida peadirektoritele või talituste juhatajatele, välja arvatud juhul, kui see on volitamisotsuses selgelt keelatud.

4. Lõigete 1, 2 ja 3 sätteid kohaldatakse ilma, et see piiraks delegeerimiseeskirjade kohaldamist finantsküsimustes või ametisse nimetavale asutusele ja töölepingute sõlmimise volitustega asutusele antud volituste suhtes.

Artikkel 14

Otsustamismenetlus delegeerimiskorra alusel

Komisjon võib tingimusel, et ühise vastutuse põhimõtet järgitakse täielikult, delegeerida komisjoni nimel juhtimis- ja haldusmeetmete vastuvõtmise peadirektoritele ja talituste juhatajatele, kes tegutsevad komisjoni määratavate piirangute ja tingimuste alusel.

Artikkel 15

Lepingute sõlmimise ja toetuse eraldamise üksikotsuste edasi delegeerimine

Peadirektor või talituse juhataja, kellele on kooskõlas artiklitega 13 ja 14 rahastamisotsuste vastuvõtmise volitused edasi delegeeritud või delegeeritud, võib otsustada toetuse eraldamise või hankelepingu sõlmimise teatud üksikotsuseid omakorda edasi delegeerida pädevale direktorile või, vastutava komisjoni liikme nõusolekul, talituse juhatajale rakenduseeskirjades sätestatud piirangutega ja tingimustel.

Artikkel 16

Teave vastuvõetud otsuste kohta

Kirjaliku menetluse, volitamise või delegeerimise teel vastu võetud otsused registreeritakse päevakokkuvõttes, mis kantakse komisjoni järgmise koosoleku protokolli.







4.

JAGU

Otsustamismenetluste ühised sätted

Artikkel 17

Komisjoni vastu võetud õigusaktide õigsuse kinnitamine

1. Komisjoni poolt koosolekul vastu võetud õigusaktid lisatakse autentse(te)s keel(t)es lahutamatu osana kokkuvõttele, mis koostatakse sama koosoleku lõpus. President ja peasekretär tunnistavad õigusaktid viimasel kokkuvõtte lehel oma allkirjaga õigeks.

2. Artikli 12 ning artikli 13 lõigete 1 ja 2 kohaselt kirjaliku menetluse ja volitamise teel vastu võetud õigusaktid lisatakse autentse(te)s keel(t)es lahutamatu osana artiklis 16 osutatud päevakokkuvõttele. President ja peasekretär tunnistavad õigusaktid viimasel kokkuvõtte lehel oma allkirjaga õigeks.

3. Delegeerimise või edasidelegeerimise teel vastu võetud õigusaktid lisatakse autentse(te)s keel(t)es lahutamatu osana artiklis 16 osutatud päevakokkuvõttesse. Artikli 13 lõike 3 ning artiklite 14 ja 15 kohaselt delegeeritud või edasidelegeeritud volitustega ametnik tunnistab viimasel kokkuvõtte lehel õigusaktid oma allkirjaga õigeks.

4. Käesoleva kodukorra tähenduses on “õigusakt” iga EÜ asutamislepingu artiklis 249 ja Euratomi asutamislepingu artiklis 161 osutatud õigusakt.

5. Ilma et see piiraks nõukogu määruse (EÜ) nr 930/2004 ( 1 ) kohaldamist, tähendab käesolevas kodukorras “autentsed keeled” üldkohaldatavate aktide puhul Euroopa ühenduste ametlikke keeli ja teistel juhtudel selle riigi keelt või keeli, kellele akt on adresseeritud.







5.

JAGU

Komisjoni otsuste ettevalmistamine ja elluviimine

Artikkel 18

Komisjoni töörühmad

Komisjoni töörühmad aitavad kooskõlastada ja ette valmistada komisjoni tegevust vastavalt viimase seatud strateegilistele eesmärkidele ning presidendi kehtestatud volitustele ja poliitilistele juhistele.

Artikkel 19

Liikmete kabinetid ja suhted talitustega

1. Komisjoni liikmetel on oma kabinetid, mis aitavad neid nende ülesannete täitmisel ja komisjoni otsuste ettevalmistamisel. Kabinettide koosseisu käsitlevad eeskirjad kehtestab president.

2. Komisjoni liige kiidab heaks oma vastutusalasse kuuluvate talituste töökorralduse. Eelkõige tuleb töökorralduses täpsustada, kuidas komisjoni liige juhendab teda toetavat talitust, mis esitab talle korrapäraselt ülesannete täitmiseks vajalikku valdkondlikku teavet.

Artikkel 20

Peasekretär

1. Peasekretär aitab presidendil ette valmistada komisjoni tööd ja läbi viia koosolekuid. Ka aitab ta artikli 3 lõike 2 alusel loodud töörühmade esimehi koosolekute ettevalmistamisel ja läbiviimisel.

2. Peasekretär tagab otsustamismenetluste nõuetekohase rakendamise ja artiklis 4 osutatud otsuste jõustamise.

3. Peasekretär aitab artikli 23 kohaselt ettevalmistustööde käigus kooskõlastada talitustevahelist tegevust ning jälgib komisjonile esitatud dokumentide sisu ja vormi kvaliteeti.

4. Kui erijuhtumid välja arvata, võtab peasekretär kõik vajalikud meetmed, et tagada komisjoni õigusaktidest teatamine ja nende avaldamine Euroopa Liidu Teatajas ning komisjoni ja selle talituste dokumentide saatmine teistele Euroopa ühenduste institutsioonidele.

5. Peasekretär vastutab ametlike suhete eest teiste Euroopa ühenduste institutsioonidega, välja arvatud juhul, kui komisjon otsustab seda ülesannet ise täita või määrata see täitmiseks oma liikmetele või talitustele. Peasekretär jälgib teiste Euroopa ühenduste institutsioonide tööd ja teavitab sellest komisjoni.







II

PEATÜKK

KOMISJONI TALITUSED

Artikkel 21

Talituste ülesehitus

Komisjoni aitab ülesannete täitmisel haldusteenistus, mis koosneb eri peadirektoraatidest ja nende juurde kuuluvatest talitustest.

Peadirektoraadid ja nende juurde kuuluvad talitused jagatakse tavaliselt direktoraatideks ning direktoraadid üksusteks.

Artikkel 22

Eriülesanded ja eristruktuuride loomine

Komisjon võib erijuhtudel luua konkreetsete ülesannete täitmiseks eriotstarbelisi ametikohti ja struktuure ning määrata kindlaks nende kohustused ja töökorralduse.

Artikkel 23

Talitustevaheline koostöö ja kooskõlastustegevus

1. Komisjoni tegevuse tõhususe tagamiseks teevad talitused tihedat koostööd ning tegutsevad komisjoni otsuste ettevalmistamisel või elluviimisel juba algusest peale kooskõlastatult.

2. Algatuse ettevalmistamise eest vastutav talitus tagab ettevalmistustöö algusest peale tõhusa koostöö kõigi talituste vahel, kellel on algatuse suhtes tulenevalt oma pädevusvaldkonnast, tööülesannetest või teema laadist õiguspärane huvi.

3. Enne dokumendi esitamist komisjonile konsulteerib vastutav talitus rakenduseeskirjade kohaselt aegsasti talitustega, kellel on seoses eelnõuga õiguspärased huvid.

4. Õigusteenistusega konsulteeritakse kõikide õigusaktide eelnõude või ettepanekute puhul ning kõikide dokumentide puhul, millel võivad olla õiguslikud tagajärjed.

Õigusteenistusega tuleb enne artiklites 12, 13 ja 14 osutatud otsustamismenetluste algatamist alati konsulteerida, välja arvatud otsused standardsete õigusaktide kohta, mille õigusteenistus on eelnevalt heaks kiitnud (korduvad õigusaktid). Artiklis 15 osutatud otsuste puhul ei ole konsulteerimine kohustuslik.

5. Peasekretäriga tuleb konsulteerida kõikide algatuste puhul:

a) millel on poliitiline tähtsus või

b) mis kuuluvad komisjoni aasta tööprogrammi või kehtivasse planeerimisvahendisse või

c) milles käsitletakse institutsioonilisi aspekte või

d) mille puhul tehakse mõju hindamine või avalik küsitlus.

6. Kui välja arvata artiklis 15 osutatud otsused, konsulteeritakse eelarve, töötajate ja haldamise eest vastutavate peadirektoraatidega kõikide dokumentide puhul, millel on potentsiaalne mõju eelarvele, rahalistele vahenditele, töötajatele või haldamisele. Samuti konsulteeritakse vajaduse korral pettusevastase võitluse eest vastutava talitusega.

7. Vastutav talitus püüab koostada ettepaneku, mille kohta on konsulteeritud talituste nõusolek. Ilma et see piiraks artikli 12 kohaldamist, lisab vastutav talitus eriarvamuste korral konsulteeritud talitustega need ettepanekule.







III

PEATÜKK

ASENDAMINE

Artikkel 24

Teenistuse järjepidevus

Komisjoni liikmed ja talitused peavad kindlustama teenistuse järjepidevuse, järgides presidendi vastuvõetud sellekohaseid sätteid.

Artikkel 25

Presidendi asendamine

Kui president ei saa oma ülesandeid täita, täidab neid üks asepresidentidest või komisjoni liige, kes valitakse presidendi poolt kehtestatud tähtsusjärjestuse alusel.

Artikkel 26

Peasekretäri asendamine

Kui peasekretär ei saa oma ülesandeid täita, täidab neid kohalolevatest kõige kauem ametis olnud asepeasekretär ja võrdse ametiaja korral see asepeasekretär, kes on kõige vanem, või komisjoni poolt määratud ametnik.

Kui asjaomast asepeasekretäri ei ole kohal või komisjon ei ole asendajat määranud, on asendajaks kohalolevatest ametnikest kõige kõrgema kategooria ja palgaastmega kõige kauem ametis olnud ametnik ja võrdse ametiaja korral see ametnik, kes on kõige vanem.

Artikkel 27

Juhtide asendamine

1. Kui peadirektor ei saa oma ülesandeid täita, täidab neid kohalolevatest kõige kõrgem asepeadirektor ja kui neid on mitu, siis see asepeadirektor, kes on vanem, või komisjoni poolt määratud ametnik.

Kui asjaomast asepeadirektorit ei ole kohal või komisjon ei ole asendajat määranud, on asendajaks kohalolevatest ametnikest kõige kõrgema kategooria ja palgaastmega kõige kauem ametis olnud ametnik ja võrdse ametiaja puhul see ametnik, kes on kõige vanem.

2. Kui üksuse juhata ei saa oma ülesandeid täita, täidab neid tema asetäitja või peadirektori määratud ametnik.

Kui üksuse juhataja asetäitjat ei ole kohal või komisjon ei ole asendajat määranud, on asendajaks kohalolevatest ametnikest kõige kõrgema kategooria ja palgaastmega kõige kauem ametis olnud ametnik ja võrdse ametiaja puhul see ametnik, kes on kõige vanem.

3. Kui mis tahes muu juhataja ei saa oma ülesandeid täita, määrab peadirektor komisjoni vastutava liikme nõusolekul vastutava ametniku, kes teda asendab. Kui asendajat ei ole määratud, on asendajaks kohalolevatest alluvatest kõige kõrgema kategooria ja palgaastmega kõige kauem ametis olnud ametnik ja võrdse ametiaja korral kõige vanem ametnik.







IV

PEATÜKK

LÕPPSÄTTED

Artikkel 28

Rakenduseeskirjad ja lisameetmed

Komisjon sätestab vajaduse korral käesoleva kodukorra rakenduseeskirjad.

Komisjon võib võtta komisjoni ja selle talituste tegevusega seoses lisameetmed, arvestades tehnika ja infotehnoloogia arengut.

Artikkel 29

Jõustumine

Käesolev kodukord jõustub 1. jaanuaril 2006.

▼B









LISA

HEA HALDUSTAVA EESKIRI EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJONI TÖÖTAJATELE ÜLDSUSEGA AMETIALASEL SUHTLEMISEL

Kvaliteetne teenus

Komisjonil ja selle töötajatel on kohustus teenida ühenduse huve ja seeläbi ka avalikke huve.

Avalikkus ootab õigustatult kvaliteetset teenust ja avatud, kättesaadavat ja nõuetekohaselt toimivat töökorraldust.

Kvaliteetse teenuse pakkumiseks peavad komisjon ja selle töötajad olema viisakad, objektiivsed ja erapooletud.

Eesmärk

Selleks, et komisjon saaks hea haldustavaga sätestatud kohustusi täita ja eelkõige avalikkusega suhtlemisel, kohustub komisjon järgima käesolevas eeskirjas sätestatud hea haldustava standardeid ning täitma neid oma igapäevases töös.

Reguleerimisala

Eeskiri on kohustuslik kõikidele töötajatele, kes on hõlmatud Euroopa Ühenduste ametnike personalieeskirjade ja muude teenistujate teenistustingimustega (edaspidi “personalieeskirjad”) ja teiste komisjoni ja selle töötajate suhteid reguleerivate sätetega, mida kohaldatakse Euroopa Ühenduste ametnike ja muude teenistujate suhtes. Eeskirjast peavad oma igapäevases töös siiski juhinduma ka komisjoni eraõiguslike lepingute alusel tööle võetud isikud, siseriiklikest avalikest teenistustest sinna ajutiselt tööle lähetatud eksperdid, praktikandid jt.

Komisjoni suhteid personaliga reguleeritakse ainult personalieeskirjadega.

1. ÜLDPÕHIMÕTTED

Avalikkusega suheldes austab komisjon järgmisi üldpõhimõtteid:

Õiguspärasus Komisjon tegutseb vastavalt õigusaktidele ning kohaldab ühenduse õigusaktides sätestatud eeskirju ja menetlust.

Mittediskrimineerimine ja võrdne kohtlemine Komisjon austab mittediskrimineerimise põhimõtet ja tagab eelkõige elanikele võrdse kohtlemise nende kodakondsusest, soost, rassist või etnilisest päritolust, usutunnistusest või veendumustest, puudest, vanusest või seksuaalsest sättumusest sõltumata. Seega peab sarnaste juhtumite käsitlemine olema põhjendatud konkreetse juhtumi asjassepuutuvate objektiivsete asjaoludega.

Proportsionaalsus Komisjon tagab, et võetud meetmed on proportsionaalsed taotletava eesmärgiga. Eelkõige peab komisjon tagama, et käesoleva eeskirja kohaldamine ei too haldussüsteemile või eelarvele kunagi kaasa loodetava kasuga võrreldes ebaproportsionaalset koormust.

Ühtsus Komisjon peab haldustava kohaldamisel olema järjepidev ning järgima oma tavapärast toimimist. Kõik selle põhimõtte erandid peavad olema asjakohaselt põhjendatud.

2. HEA HALDUSTAVA SUUNISED

Objektiivsus ja erapooletus

Töötajad tegutsevad alati objektiivselt ja erapooletult ühenduse huvides ja avalikkuse heaolu nimel. Nad tegutsevad komisjoni poolt kehtestatud poliitika raames iseseisvalt ning nende käitumine ei ole kunagi juhitud nende isiklikest või siseriiklikest huvidest või poliitilisest survest.

Teavitamis- ja haldusmenetlus

Kui isikud paluvad komisjoni haldusmenetluse kohta teavet, peavad töötajad tagama, et see teave esitatakse vastava protseduuri jaoks kindlaksmääratud tähtaja jooksul.

3. TEAVE HUVITATUD ISIKUTE ÕIGUSTE KOHTA

Kõikide nende isikute ärakuulamine, kelle huve küsimus vahetult puudutab

Kui ühenduse õigus sätestab, et huvitatud isikutel on õigus oma seisukohti esitada, tagavad komisjoni töötajad, et huvitatud isikutele antakse võimalus oma vaated teatavaks teha.

Otsuste põhjendamise kohustus

Komisjoni otsuses peavad olema selgelt esitatud otsuse tegemise põhjendused ning otsus tuleb edastada asjaomastele isikutele ja osapooltele.

Üldjuhul tuleb esitada otsuse tegemise täielik põhjendus. Kui samalaadsete otsustega seonduva suure isikute arvu tõttu ei ole siiski võimalik üksikute otsuste põhjendusi üksikasjalikult esitada, võib asjaomastele isikutele ja osapooltele saata ka standardvastused. Need standardvastused peaksid hõlmama vastuvõetud otsuste tegemise peamisi põhjusi. Lisaks sellele tuleb üksikasjalik põhjendus esitada sellele huvitatud isikule, kes põhjendust selgesõnaliselt nõudis.

Kohustus teavitada kaebuste esitamise võimalusest

Kui ühenduse õigus nii ette näeb, tuleb teatatud otsustes selgelt ära märkida, et otsust on võimalik edasi kaevata, samuti tuleb kirjeldada, kuidas kaebust esitada (märkida ära selle isiku või talituse nimi ja aadress, kellele kaebus tuleb esitada, ning kaebuse esitamise tähtaeg).

Vajaduse korral peaksid otsused osutama kohtumenetluse algatamise võimalusele ja/või võimalusele esitada kooskõlas Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikliga 230 või 195 kaebus Euroopa ombudsmanile.

4. KÜSIMUSTELE VASTAMINE

Komisjon kohustub vastama küsimustele kõige asjakohasemal viisil ja nii kiiresti kui võimalik.

Dokumentide taotlemine

Kui dokument on juba avaldatud, tuleks dokumenti taotlenud isik suunata Euroopa Ühenduste Ametlike Väljaannete Talituse müügiesindajate poole või dokumendi- või teabekeskuste poole, mis võimaldavad vaba juurdepääsu dokumentidele, näiteks infopunktid, Euroopa dokumentatsioonikeskused jne. Paljud dokumendid on samuti kergesti kättesaadavad elektroonilises vormis.

Dokumentidele juurdepääsu eeskirjad on sätestatud erimeetmes.

Kirjavahetus

Kooskõlas Euroopa Ühenduse asutamislepingu artikliga 21 vastab komisjon kirjadele samas keeles, milles oli kirjutatud talle suunatud kiri, tingimusel et tegemist oli ühega ühenduse ametlikest keeltest.

Komisjonile saadetud kirja vastus tuleb ära saata 15 päeva jooksul alates kuupäevast, millal vastutav komisjoni talitus kirja kätte sai. Vastus peaks sisaldama küsimuse eest vastutava isiku nime ning selgitama, kuidas on selle isikuga võimalik ühendust võtta.

Kui vastust ei ole võimalik 15 tööpäeva jooksul saata ja kui vastus nõuab täiendavat tööd, näiteks talitustevahelist konsulteerimist või tõlkimist, peab vastutav töötaja saatma alati vahevastuse, märkides selles täiendavat tööd arvesse võttes ja küsimuse pakilisuse ja keerukusega arvestades kuupäeva, millal adressaat võib vastust oodata.

Kui vastuse koostab mõni muu talitus kui see, millele kiri oli algselt adresseeritud, tuleb kirja esitajale teatada selle isiku nimi, kellele kiri on edasi suunatud, ja tema töökoha aadress.

Neid eeskirju ei kohaldata kirjavahetuse suhtes, mida võib pidada ebasobivaks, näiteks juhul, kui kiri on korduv, kuritahtlik ja/või mõttetu. Sellisel juhul jätab komisjon endale õiguse sellise kirjavahetuse jätkamine lõpetada.

Telefonikõned

Telefonikõnedele vastates peavad töötajad teatama oma nime või oma töökoha nimetuse. Nad peavad kõnedele vastama võimalikult kiiresti.

Küsimustele vastavad töötajad peavad andma teavet teemadel, mille eest nad otseselt vastutavad ning suunama teistel juhtudel helistaja asjakohasema allika juurde. Vajaduse korral peavad nad suunama kõne oma ülemusele või pidama temaga enne teabe andmist nõu.

Kui küsimus hõlmab valdkonda, mille eest töötaja otseselt vastutab, selgitab töötaja välja helistaja nime ning kontrollib enne teabe andmist, kas teave on juba avaldatud. Kui teavet ei ole veel avaldatud, võib töötaja leida, et teabe avaldamata jätmine on ühenduse huvides. Sellisel juhul peaks ta teabe palujale selgitama, et seda teavet ei ole võimalik avaldada, ning osutama sobival juhul personalieeskirjade artiklis 17 sätestatud konfidentsiaalsuskohustusele.

Vajaduse korral peaks töötaja paluma telefoni teel esitatud taotluste esitamist ka kirjalikult.

Elektronpost

Töötajad vastavad elektronkirjadele viivitamatult, järgides telefonikõnesid käsitlevas jaotises kirjeldatud suuniseid.

Kui elektronkiri on siiski oma olemuselt kirjaga samaväärne, käsitletakse seda samade suuniste alusel kui kirjavahetust ning selle puhul kehtivad samad tähtajad.

Teabenõuded meedialt

Kontaktide eest meediaga vastutab pressi- ja sidetalitus. Kui tehnilisi asju puudutavad küsimused kuuluvad nende konkreetsetesse vastutusaladesse, võivad töötajad siiski vastata meedia esitatud teabenõuetele.

5. ISIKUANDMETE KAITSE JA KONFIDENTSIAALNE TEAVE

Komisjon ja selle töötajad austavad eelkõige:

— eraelu puutumatuse ja isikuandmete kaitse eeskirju,

— Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklis 287 sätestatud kohustusi, eelkõige ametisaladustega seotud kohustusi,

— eeluurimise salastatuse eeskirju,

— personalieeskirjade artiklis 9 ning II ja III lisas sätestatud erinevate komiteede ja asutuste kohaldamisalasse kuuluvate küsimuste konfidentsiaalsust.

6. KAEBUSED

Euroopa Komisjon

Käesolevates eeskirjades sätestatud põhimõtete võimalikke rikkumisi käsitlevaid kaebusi on võimalik esitada Euroopa Ühenduste Komisjoni peasekretariaadile, ( 2 ) mis edastab kaebuse asjaomasele talitusele.

Peadirektor või talituse juht vastab kaebusele kirjalikult kahe kuu jooksul. Seejärel on kaebuse esitajal aega üks kuu, et kaevata kaebuse tulemus läbivaatamiseks edasi Euroopa Komisjoni peasekretärile. Peasekretär vastab läbivaatamistaotlusele ühe kuu jooksul.

Euroopa ombudsman

Vastavalt Euroopa Ühenduse asutamislepingu artiklile 195 ja Euroopa ombudsmani statuudile, võib kaebuse esitada ka Euroopa ombudsmanile.

▼M1

KOMISJONI TURVASÄTTED

Arvestades järgmist:

(1) Komisjoni tegevuse arendamiseks valdkondades, mis nõuavad teatavat konfidentsiaalsust, on asjakohane luua põhjalik turvasüsteem, edaspidi “EL salajane teave”, mida kohaldatakse komisjoni, teiste institutsioonide, Euroopa Ühenduse asutamislepingu või Euroopa Liidu lepinguga või nende alusel loodud talituste, ametite ja asutuste ning liikmesriikide ja Euroopa Liidu salastatud teabe saajatele.

(2) Tagamaks kõnealuse loodava turvasüsteemi tõhusust teeb komisjon Euroopa Liidu salastatud teabe kättesaadavaks ainult sellistele välisorganitele, mis tagavad kõikide vajalike meetmete kasutuselevõtu reeglite kohaldamiseks, mis vastavad rangelt käesolevatele sätetele.

(3) Käesolevate sätete rakendamine ei piira 31. juuli 1958. aasta määruse nr 3, millega rakendatakse Euroopa Aatomienergiaühenduse asutamislepingu artikkel 24, ( 3 ) nõukogu 11. juuni 1990. aasta määruse (EMÜ) nr 1588/90 statistiliselt konfidentsiaalsete andmete Euroopa Ühenduste Statistikaametile edastamise kohta ( 4 ) ja komisjoni 23. novembri 1995 lõpliku otsuse K(95) 1510 informaatikasüsteemide kaitsemise kohta kohaldamist.

(4) Komisjoni turvasüsteemi aluseks on nõukogu 19. märtsi 2001 aasta otsusega 2001/264/EÜ vastu võetud nõukogu julgeolekueeskirjad, ( 5 ) mille eesmärk on tagada liidu otsustamismenetluse sujuv toimimine.

(5) Komisjon rõhutab, et vajadusel tuleb Euroopa Liidu ja tema liikmesriikide huvide kaitsmiseks vajalike konfidentsiaalsusreeglite ja -standardite kohaldamisse kaasata ka teisi institutsioone.

(6) Komisjon tunnistab vajadust luua oma turvakontseptsioon, mis arvestab kõiki turvaelemente ja komisjoni kui institutsiooni eripära.

(7) Käesolevate sätete rakendamine ei piira asutamislepingu artikli 255 ja Euroopa Parlamendi ja nõukogu 30. mai 2001 määruse (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele ( 6 ) kohaldamist.







Artikkel 1

Komisjoni turvaeeskirjad on esitatud lisas.

Artikkel 2

1. Turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige võtab asjakohased meetmed, et tagada komisjoni ametnike, teiste teenistujate ning komisjonis lähetuses oleva personali poolt, samuti kõikjal komisjoni territooriumil, kaasa arvatud liidu ning komisjoni kolmandates riikides olevate delegatsioonide esindustes ja asutustes ning komisjoni välislepingupartnerite poolt Euroopa Liidu salastatud teabe käitlemisel komisjonis artiklis 1 nimetatud reeglitest kinnipidamine.

▼

Kui komisjoni ja välislepingupartneri või toetusesaaja vaheline leping või toetusleping sisaldab ELi salastatud teabe töötlemist välislepingupartneri või toetusesaaja tööruumides, peavad asjakohased meetmed, mida nimetatud lepingupartner või toetusesaaja peab võtma artiklis 1 osutatud eeskirjade täitmiseks ELi salastatud teabe töötlemisel, olema lepingu või toetuslepingu lahutamatu osa.

▼M1

2. Liikmesriikidel, teistel asutamislepingutega või nende alusel loodud institutsioonidel, ametitel, talitustel ja asutustel võimaldatakse saada Euroopa Liidu salastatud teavet tingimusel, et nad kindlustavad oma teenistustes ja territooriumil selle, et Euroopa Liidu salastatud teabe käitlemisel peetakse kinni reeglitest, mis on ranges vastavuses artiklis 1 nimetatud reeglitega, see kehtib eriti järgnevate puhul:

a) Euroopa Liidu juures olevate liikmesriikide alaliste esinduste liikmed ja komisjon või selle organite koosolekutel või muus komisjoni tegevuses osalevate riiklike delegatsioonide liikmed;

b) liikmesriikide valitsuste muud liikmed, kes käitlevad Euroopa Liidu salastatud teavet, olenemata sellest, kas nad tegutsevad liikmesriikide territooriumil või välismaal;

c) välislepingupartnerid ja lähetuses olevad töötajad, kes käitlevad Euroopa Liidu salastatud teavet.

Artikkel 3

Kolmandatel riikidel, rahvusvahelistel organisatsioonidel ja muudel asutustel võimaldatakse saada Euroopa Liidu salastatud teavet tingimusel, et nad tagavad, et selle teabe käitlemisel peetakse kinni reeglitest, mis on ranges vastavuses artiklis 1 nimetatud reeglitega.

Artikkel 4

Turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige võib võtta lisa II osas esitatud meetmeid, mis on vastavuses lisa I osas esitatud turvalisuse algpõhimõtete ja miinimumstandarditega.

Artikkel 5

Käesolevate sätetega asendatakse alates kohaldamiskuupäevast järgmised õigusaktid:

a) Komisjoni 30. novembri 1994. aasta otsus K(94) 3282 Euroopa Liidu tegevusega seoses loodud või edastatud salastatud teabele kohaldatavate turvameetmete kohta;

b) Komisjoni 25. veebruari 1999. aasta otsus K(99) 423 komisjonis hoitava salastatud teabele juurdepääsu korra kohta Euroopa Komisjoni ametnike ja teiste töötajate poolt.

Artikkel 6

Alates käesolevate sätete rakendamise kuupäevast kogu antud kuupäevani komisjonis hoitav salajane teave, välja arvatud Euratomi salajane teave:

a) kui see on loodud komisjonis, liigitatakse vaikimisi ümber kui “ ► RESTREINT UE ◄ ”, kui selle autor ei soovi seda 31. jaanuariks 2002 ümber liigitada. Sellisel juhul teavitab autor kõiki asjaomase dokumendi adressaate;

b) kui selle autor on väljastpoolt komisjoni, säilitatakse selle algne liigitus ja kui autor ei ole nõus selle salastatust kaotama ega teabe salastatuse taset vähendama, käsitletakse seda vastava tasandi Euroopa Liidu salastatud teabena.









LISA

TURVAEESKIRJAD

Sisukord I OSA: JULGEOLEKU ÜLDPÕHIMÕTTED JA MIINIMUMSTANDARDID 1. SISSEJUHATUS 2. ÜLDPÕHIMÕTTED 3. JULGEOLEKU ALUSED 4. TEABETURBE PÕHIMÕTTED 4.1. Eesmärgid 4.2. Määratlused 4.3. Saladuseks tunnistamine 4.4. Julgeolekumeetmete eesmärgid 5. JULGEOLEKUKORRALDUS 5.1. Ühised miinimumstandardid 5.2. Korraldus 6. TÖÖTAJATEGA SEOTUD JULGEOLEK 6.1. Töötajate julgeolekukontroll 6.2. Julgeolekukontrolli register 6.3. Töötajatele antavad julgeolekujuhendid 6.4. Juhtkonna vastutus 6.5. Töötajate julgeolekustaatus 7. FÜÜSILINE JULGEOLEK 7.1. Kaitsevajadus 7.2. Kontrollimine 7.3. Hoonete julgeolek 7.4. Situatsioonkavad 8. TEABETURVE 9. SABOTAAŽ JA KURITAHTLIKU KAHJUSTAMISE MUUDE VORMIDE KONTROLL 10. SALASTATUD TEABE AVALDAMINE KOLMANDATELE RIIKIDELE JA RAHVUSVAHELISTELE ORGANISATSIOONIDELE II OSA: KOMISJONI JULGEOLEKU KORRALDAMINE 11. TURVAKÜSIMUSTE EEST VASTUTAV KOMISJONI LIIGE 12. KOMISJONI JULGEOLEKUPOLIITIKA NÕUANDEKOMITEE 13. KOMISJONI JULGEOLEKUNÕUKOGU 14. KOMISJONI JULGEOLEKUBÜROO 15. JULGEOLEKUKONTROLL 16. SALASTATUSE KATEGOORIAD, JULGEOLEKUTÄHISED JA -TÄHISTUSED 16.1. Kategooriate tasandid 16.2. Julgeoleku tähised 16.3. Tähistused 16.4. Kategooriate kinnitamine 16.5. Julgeolekutähiste kinnitamine 17. SALASTATUSE KATEGOORIATE HALDAMINE 17.1. Üldine 17.2. Kategooriate rakendamine 17.3. Salastatuse taseme vähendamine ja kaotamine 18. FÜÜSILINE JULGEOLEK 18.1. Üldine 18.2. Turvanõuded 18.3. Füüsilised julgeolekumeetmed 18.3.1. Turvaalad 18.3.2. Haldustegevuse ala 18.3.3. Sisse- ja väljapääsu kontrollimine 18.3.4. Valvepatrullid 18.3.5. Turvakonteinerid ja turvakambrid 18.3.6. Lukud 18.3.7. Võtmete ja koodide järelevalve 18.3.8. Sissetungimise avastamise seadmed 18.3.9. Heakskiidetud seadmed 18.3.10. Koopiamasinate ja faksiseadmete füüsiline kaitse 18.4. Salajase jälgimise ja pealtkuulamise vastane kaitse 18.4.1. Salajane jälgimine 18.4.2. Pealtkuulamine 18.4.3. Elektrooniliste ja salvestusseadmete kasutamine 18.5. Tehniliselt kaitstud alad 19. TEADMISVAJADUSE PÕHIMÕTTE JA EUROOPA LIIDU PERSONALI JULGEOLEKUKONTROLLI KOHALDAMISE ÜLDEESKIRJAD 19.1. Üldine 19.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad 19.3. ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad 19.4. ► RESTREINT UE ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad 19.5. Personali üleviimine 19.6. Erijuhised 20. KOMISJONI AMETNIKE JA MUUDE TÖÖTAJATE JULGEOLEKUKONTROLLI KORD 21. EUROOPA LIIDU SALASTATUD DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, LEVITAMINE, EDASTAMINE, KULLERI ISIKLIK JULGEOLEK JA TÄIENDAVAD KOOPIAD VÕI TÕLKED NING VÄLJAVÕTTED 21.1. Koostamine 21.2. Levitamine 21.3. Euroopa Liidu salastatud teabe edastamine 21.3.1. Pakendid, kättesaamistõendid 21.3.2. Majasisene või majade grupi sisene edastamine 21.3.3. Riigisisene edastamine 21.3.4. Edastamine ühest riigist teise 21.3.5. ► RESTREINT UE ◄ dokumentide edastamine 21.4. Kulleri isiklik julgeolek 21.5. Elektroonilised ja muud tehnilised edastusvahendid 21.6. Euroopa Liidu salastatud teabe täiendavad koopiad ja tõlked ning väljavõtted sellistest dokumentidest 22. EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEABE REGISTRID, ÜLEVAATUSED, KONTROLLID, ARHIIVIS SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE 22.1. Euroopa Liidu salastatud teabe kohalikud registrid 22.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ register 22.2.1. Üldine 22.2.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ keskregister 22.2.3. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ allregistrid 22.3. Euroopa Liidu salastatud dokumentide inventuur, ülevaatus ja kontroll 22.4. Euroopa Liidu salastatud teabe arhiivis hoidmine 22.5. Euroopa Liidu salastatud dokumentide hävitamine 22.6. Hädaolukorras hävitamine 23. VÄLJASPOOL KOMISJONI TERRITOORIUMI PEETAVATE EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEAVET SISALDAVATE ERIKOHTUMISTE TURVAMEETMED 23.1. Üldine 23.2. Kohustused 23.2.1. Komisjoni julgeolekubüroo 23.2.2. Koosoleku julgeolekuametnik (MSO) 23.3. Julgeolekumeetmed 23.3.1. Turvaalad 23.3.2. Läbipääsuload 23.3.3. Foto- ja heliseadmete kontrollimine 23.3.4. Portfellide, kaasaskantavate arvutite ja pakkide kontrollimine 23.3.5. Tehniline julgeolek 23.3.6. Delegatsioonide dokumendid 23.3.7. Dokumentide turvaline hoidmine 23.3.8. Ametiruumide kontrollimine 23.3.9. Euroopa Liidu salastatud jäätmete kõrvaldamine 24. JULGEOLEKU RIKKUMINE JA EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEABE KAHJUSTAMINE 24.1. Määratlused 24.2. Julgeoleku rikkumisest teatamine 24.3. Õiguslikud meetmed 25. INFOTEHNOLOOGIA JA SIDESÜSTEEMIDE ABIL KÄIDELDAVA EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEABE KAITSMINE 25.1. Sissejuhatus 25.1.1. Üldine 25.1.2. Süsteeme ähvardavad ohud ja nende nõrgad kohad 25.1.3. Turvameetmete peamine eesmärk 25.1.4. Süsteemispetsiifiliste julgeolekunõuete loetelu (SSRS) 25.1.5. Turvalisuse tagamise toimimisviisid 25.2. Määratlused 25.3. Vastutus julgeolekuküsimustes 25.3.1. Üldine 25.3.2. Julgeoleku akrediteerimise ametiisik (SAA) 25.3.3. Teabeturbe ametiisik (IA) 25.3.4. Tehnilise süsteemi vastutav käitaja (TSO) 25.3.5. Teabeomanik (IO) 25.3.6. Kasutajad 25.3.7. Teabeturbe koolitus 25.4. Mittetehnilised julgeolekumeetmed 25.4.1. Personali julgeolek 25.4.2. Füüsiline julgeolek 25.4.3. Süsteemile juurdepääsu kontroll 25.5. Tehnilised julgeolekumeetmed 25.5.1. Teabeturve 25.5.2. Teabe kontroll ja aruandekohustus 25.5.3. Teisaldatavate elektrooniliste salvestusvahendite käitlemine ja kontroll 25.5.4. Elektrooniliste salvestusvahendite salastatuse kategooria kaotamine ja hävitamine 25.5.5. Teabeedastuse turve 25.5.6. Turvalisus installeerimisel ja radiatsiooniturvalisus 25.6. Julgeolek käitlemise ajal 25.6.1. Julgeolekuga seotud töökord (SecOPS) 25.6.2. Tarkvara kaitsmine / konfigureerimise juhtimine 25.6.3. Kahjuliku tarkvara / arvutiviiruste kontrollimine 25.6.4. Hooldus 25.7. Hanked 25.7.1. Üldine 25.7.2. Akrediteerimine 25.7.3. Hindamine ja sertifitseerimine 25.7.4. Julgeolekuomaduste jooksev kontroll pideva akrediteerimise jaoks 25.8. Ajutine või juhuslik kasutamine 25.8.1. Mikroarvutite/personaalarvutite turvalisus 25.8.2. Isiklike IT-seadmete kasutamine komisjoni ametlikuks tööks 25.8.3. Lepingupartnerite isiklike või liikmesriikide tarnitud IT-seadmete kasutamine komisjoni ametlikuks tööks 26. EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEABE AVALDAMINE KOLMANDATELE RIIKIDELE JA RAHVUSVAHELISTELE ORGANISATSIOONIDELE 26.1.1. Euroopa Liidu salastatud teabe avaldamist reguleerivad põhimõtted 26.1.2. Tasemed 26.1.3. Julgeolekulepped LIIDE 1: Siseriiklike salastatuse tasemete võrdlus LIIDE 2: Salastatuse kategooriate määramise praktiline juhend LIIDE 3: Juhtnöörid Euroopa Liidu salastatud teabe avaldamiseks kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele: 1. taseme koostöö LIIDE 4: Juhtnöörid Euroopa Liidu salastatud teabe avaldamiseks kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele: 2. taseme koostöö LIIDE 5: Juhtnöörid Euroopa Liidu salastatud teabe avaldamiseks kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele: 3. taseme koostöö LIIDE 6: Lühendite loetelu

I OSA: JULGEOLEKU ÜLDPÕHIMÕTTED JA MIINIMUMSTANDARDID

1. SISSEJUHATUS

Käesolevate sätetega kehtestatakse julgeoleku üldpõhimõtted ja miinimumstandardid, mida tuleb järgida komisjoni kõikides töökohtades asjakohasel viisil ja samuti kõigil Euroopa Liidu salastatud teabe saajatel, et tagada turvalisus ja et kõik võivad olla kindlad, et ühised kaitsestandardid on rakendatud.

2. ÜLDPÕHIMÕTTED

Komisjoni julgeolekupoliitika on komisjoni üldise sisemise halduspoliitika lahutamatu osa ja seega põhineb see komisjoni üldist poliitikat juhtivatel põhimõtetel.

Nende põhimõtete hulka kuuluvad seaduslikkus, läbipaistvus, vastutavus ja subsidiaarsus (proportsionaalsus).

Seaduslikkus tähistab vajadust püsida julgeolekufunktsioonide täitmisel rangelt õiguslikus raamistikus ning vajadust olla vastavuses õigusnormidega. Samuti tähendab see, et julgeolekualased kohustused peavad põhinema asjakohastel õigusnormidel. Personalieeskirjade sätted kehtivad täies mahus, eriti artikkel 17, mis käsitleb personali konfidentsiaalsuskohustust komisjoni teabe suhtes, ja VI jaotis distsiplinaarmeetmete kohta. Samuti tähendab see seda, et komisjoni vastutusalas toimuvate julgeoleku rikkumistega tuleb tegeleda vastavalt komisjoni distsiplinaarmeetmete poliitikale ning vastavalt komisjoni koostööpoliitikale liikmesriikidega kriminaalõiguse valdkonnas.

Läbipaistvus tähistab selguse vajadust kõikide julgeolekueeskirjade ja sätete suhtes, vajadust tasakaalu järele erinevate teenuste ja erinevate valdkondade vahel (füüsiline julgeolek versus teabekaitse jne) ning vajadust järjepideva ja struktureeritud teadliku julgeolekupoliitika järele. Samuti määratleb see vajaduse selgete, kirjalike juhtnööride järele julgeolekumeetmete rakendamiseks.

Vastutavus tähendab, et julgeolekualased kohustused on selgelt määratletud. Lisaks tähistab see vajadust regulaarselt kontrollida, kas neid kohustusi täidetakse korrektselt.

Subsidiaarsus või proportsionaalsus tähendab, et turvalisus organiseeritakse kõige madalamal võimalikul tasemel ning võimalikult lähedal peadirektoraatidele ja komisjoni talitustele. Samuti tähistab see seda, et julgeolekumeetmed piirduvad ainult nende elementidega, mis seda tõeliselt vajavad. Ja samuti tähendab see seda, et julgeolekumeetmed on vastavuses kaitstavate huvidega ning tegeliku või potentsiaalse ohuga nendele huvidele, võimaldades kaitset, mis põhjustab väikseima võimaliku katkestuse.

3. JULGEOLEKU ALUSED

Kindla julgeoleku aluseks on järgmised seigad:

a) igas liikmesriigis on siseriiklik julgeolekuorganisatsioon, kes vastutab järgmiste asjaolude eest: 1. spionaaži, sabotaaži, terrorismi ja muu õõnestava tegevuse kohta luureandmete kogumine ja talletamine, ning 2. valitsustele ja nende kaudu komisjonile teabe andmine julgeolekuohtude olemuse kohta ja nõuandmine, milliste vahenditega nende ohtude eest kaitsta;

b) igas liikmesriigis ja komisjonis on tehniline teabeturbeasutus või ametiisik (INFOSEC authority), kes vastutab koostöö eest asjaomase julgeolekuasutusega seoses teabega julgeolekuohtude tehniliste külgede kohta ja nõuannetega, milliste vahenditega nende ohtude eest kaitsta;

c) valitsusasutused ja Euroopa institutsioonide asjaomased ametid teevad regulaarselt koostööd, et vastavalt vajadusele määrata kindlaks ja soovitada: 1. milliseid isikuid, vahendeid ja millist teavet on vaja kaitsta, ning 2. ühised kaitsestandardid;

d) komisjoni julgeolekubüroo teeb tihedat koostööd teiste Euroopa institutsioonide julgeolekuametitega ja NATO Julgeolekubürooga (NOS).

4. TEABETURBE PÕHIMÕTTED

4.1. Eesmärgid

Teabeturbe peamised eesmärgid on järgmised:

a) kaitsta Euroopa Liidu salastatud teavet spionaaži, kahjustamise ja loata avaldamise eest;

b) kaitsta side- ja teabesüsteemides ning -võrkudes käideldavat Euroopa Liidu teavet konfidentsiaalsuse, terviklikkuse ja kättesaadavuse ohtuseadmise eest;

c) kaitsta Euroopa Liidu teavet sisaldavaid komisjoni rajatisi sabotaaži ja kuritahtliku kahjustamise eest;

d) kaitse ebaõnnestumise korral hinnata tekitatud kahju, piirata selle tagajärgi ja võtta vajalikke heastamismeetmeid.

4.2. Määratlused

Käesolevates eeskirjades kasutatakse järgmisi mõisteid.

a) Mõiste “Euroopa Liidu salastatud teave” tähendab igasugust teavet ja materjali, mille ilma loata avaldamine võib eri määral kahjustada Euroopa Liidu huve või ühte või mitut Euroopa Liidu liikmesriiki, kui selline teave on pärit Euroopa Liidust või saadud tema liikmesriikidelt, kolmandatelt riikidelt või rahvusvahelistelt organisatsioonidelt.

b) Mõiste “dokument” tähendab igasugust kirja, märkust, protokolli, aruannet, memorandumit, signaali/sõnumit, visandit, fotot, slaidi, filmi, kaarti, skeemi, plaani, kausta, šablooni, koopiapaberit, kirjutusmasina- ja printerilinti, magnetlinti, kassetti, arvutiketast, CD-ROMi või muud füüsiliselt eksisteerivat andmekandjat.

c) Mõiste “materjal” tähendab eespool punktis b määratletud dokumente ja kõiki valmistatud või valmistamisel olevaid seadmeid.

d) Mõiste “teadmisvajadus” tähendab individuaalse töötaja vajadust pääseda ligi Euroopa Liidu salastatud teabele, et töötada või täita tööülesannet.

e) “Autoriseerimine” tähendab komisjoni presidendi otsust võimaldada isikule juurdepääs kuni teatava taseme Euroopa Liidu salastatud teabele, mis põhineb julgeolekukontrolli positiivsel tulemusel, milleni on jõudnud siseriiklik julgeolekuasutus vastavalt siseriiklikele õigusnormidele.

f) Mõiste “saladuseks tunnistamine” tähendab sobiva turvaastme määramist teabele, mille loata avaldamine võib teataval määral kahjustada komisjoni või liikmesriigi huve.

g) Mõiste “salastatuse kategooria alandamine” (déclassement) tähendab salastatuse taseme alandamist.

h) Mõiste “salastatuse kategooria kaotamine” (déclassification) tähendab igasuguse salastatuse kõrvaldamist.

i) Mõiste “koostaja” tähendab salastatud dokumendi nõuetekohaselt volitatud autorit. Komisjonis võivad osakondade juhid volitada oma personali koostama Euroopa Liidu salastatud dokumente.

j) Mõiste “komisjoni osakonnad” tähendab komisjoni osakondasid ja talitusi, muu hulgas komisjoni liikmete kabinetid, kõikides töökohtades, kaasa arvatud Teadusuuringute Ühiskeskuse esindustes ja asutustes liidus ning komisjoni delegatsioonides kolmandates riikides.

4.3. Saladuseks tunnistamine

a) Salastatuse puhul eeldab kaitstava teabe ja kaitstavate materjalide valik ning vajaliku kaitsetaseme hindamine hoolikust ja kogemusi. On äärmiselt oluline, et kaitse tase vastaks konkreetse kaitstava teabe või kaitstava materjali julgeoleku olulisusele. Teabe sujuva liikumise tagamiseks tuleb võtta meetmeid, mis välistaksid nii üle- kui alasalastamise.

b) Salastamissüsteem on see vahend, mille abil saab kõnealused põhimõtted ellu viia; samalaadset salastamissüsteemi tuleb järgida spionaaži, sabotaaži, terrorismi ja muude ohtude kohta vastulöökide kavandamise ja korraldamise puhul, nii et kõige rohkem kaitstaks kõige olulisemaid salastatud teavet sisaldavaid rajatisi ja kõige tundlikumaid kohti neis rajatistes.

c) Vastutus teabe salastamise eest lasub ainuisikuliselt vastava teabe koostajal.

d) Salastatuse tase võib põhineda ainult vastava teabe sisul.

e) Kui on rühmitatud mitu teabe osa, rakendatakse tervikule sellist salastatuse taset, mis on vähemalt sama kõrge kui kõige kõrgema salastatuse tasemega osa oma. Siiski võib teabe kogumikule omistada kõrgema salastatuse taseme kui selle osade oma.

f) Salastatus määratakse ainult siis, kui see on vajalik, ja nii kauaks, kui see on vajalik.

4.4. Julgeolekumeetmete eesmärgid

Julgeolekumeetmed:

a) laienevad kõigile isikutele, kellel on juurdepääs salastatud teabele, salastatud teabe kandjatele, kõigile sellist teavet sisaldavatele ruumidele ja olulistele rajatistele;

b) peavad olema kavandatud nii, et oleks võimalik avastada isikuid, kelle positsioon võib seada ohtu salastatud teabe ja sellist teavet sisaldavate oluliste rajatiste julgeoleku, ning tagada nende kõrvaldamine või viimine teisele tööle.

c) takistavad loata isikute juurdepääsu salastatud teabele ja rajatistele, mis sisaldavad sellist teavet;

d) tagavad salastatud teabe levitamise ainult teadmisvajaduse põhimõttest lähtudes, mis on esmatähtis julgeoleku kõigi aspektide seisukohast;

e) tagavad igasuguse teabe terviklikkuse (st välditakse rikkumist, loata muutmist ja kustutamist) ja kättesaadavuse (st ei takistata nende isikute juurdepääsu, kellel on seda vaja ja kellel on selleks luba, olenemata sellest, kas teave on salastatud või salastamata, ja eriti siis, kui selline teave on salvestatud või seda töödeldakse või edastatakse elektromagnetilisel kujul.

5. JULGEOLEKUKORRALDUS

5.1. Ühised miinimumstandardid

Komisjon tagab, et kõik Euroopa Liidu salastatud teabe saajad nii institutsioonisiseselt kui selle võimu piires, nt kõik osakonnad ja lepingupartnerid, järgivad ühtseid julgeoleku miinimumstandardeid, et Euroopa Liidu salastatud teavet oleks võimalik edastada kindla teadmisega, et seda käideldakse samasuguse hoolega. Sellised miinimumstandardid hõlmavad töötajate julgeolekukontrolli kriteeriume ja Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmise korda.

Komisjon võimaldab välisorganisatsioonidel juurdepääsu Euroopa Liidu salastatud teabele ainult tingimusel, et need kindlustavad Euroopa Liidu salastatud teabe käitlemisel vähemalt selliste meetmete kasutuselevõtu, mis vastab käesolevatele miinimumstandarditele.

▼

Selliseid miinimumstandardeid tuleb kohaldada ka juhul, kui komisjon annab lepingu või toetuslepinguga välistele tööstus- või muudele üksustele ülesandeid, mis on seotud ELi salastatud teabega ja/või sisaldavad selle kasutamist: need ühised miinimumstandardid on esitatud II osa 27. jaos.

▼M1

5.2. Korraldus

Komisjonis on julgeolek korraldatud kahel tasandil:

a) komisjoni kui terviku tasandil on komisjoni julgeolekubüroo koos julgeoleku akrediteerimise asutuse või ametiisikuga (SAA), kes tegutseb ka salastatuse küsimuste eest vastutava ametnikuna (Crypto Authority, CrA) ning TEMPEST ametivõimuna, teabeturbe asutus või ametiisik (INFOSEC, IA) ja üks või enam Euroopa Liidu salastatud teabe keskregistrit, igaühes üks või mitu registri kontrollametnikku (RCO);

b) komisjoni osakondade tasandil vastutab/vastutavad julgeoleku eest üks või mitu kohalikku julgeolekuametnikku (LSO), üks või mitu keskset informaatikaturbe ametnikku (CISO), kohalikku informaatikaturbe ametnikku (LISO) ja kohalikud Euroopa Liidu salastatud teabe registrid ühe või enama registri kontrollametnikuga;

c) kesksed julgeolekuasutused annavad tegutsemisjuhised kohaliku tasandi julgeolekuasutustele.

6. TÖÖTAJATEGA SEOTUD JULGEOLEK

6.1. Töötajate julgeolekukontroll

Kui keegi taotleb juurdepääsu kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või rangemasse kategooriasse kuuluvale salastatud teabele, peab ta enne sellise juurdepääsu saamist läbima julgeolekukontrolli. Samasuguse julgeolekukontrolli peavad läbima ka need isikud, kelle tööülesannete hulka kuulub salastatud teavet sisaldavate side- ja teabesüsteemide tehniline käitamine või hooldamine. Kõnealuse julgeolekukontrolliga tuleb kindlaks teha, kas asjaomane isik:

a) on vaieldamatult lojaalne;

b) on sellise iseloomu ja otsustusvõimega, et see ei sea kahtluse alla tema ausust salastatud teabe käitlemisel; või

c) võib olla vastuvõtlik välissurvele või muude allikate survele.

Julgeolekukontrolli käigus pööratakse eriti üksikasjalikku tähelepanu isikutele:

d) kellele antakse juurdepääs ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ teabele;

e) kes töötavad ametikohal, kus on pidev juurdepääs märkimisväärsele hulgale teabele, mis kuulub kategooriasse ► SECRET UE ◄ ;

f) kelle tööülesannetega kaasneb erijuurdepääs kaitstud side- või infosüsteemidele ja sellega ka võimalus pääseda ilma loata juurde suurele hulgale Euroopa Liidu salastatud teabele või tekitada tehnilise sabotaažiga tõsist kahju kõnealusele ülesandele.

Punktides d, e ja f kirjeldatud juhtudel kasutatakse võimalikult suures ulatuses taustauuringute tehnikat.

Kui tööle võetakse inimesed, kellel ei ole teadmisvajadust, kuid kellel võib asjaolude tõttu olla juurdepääs Euroopa Liidu salastatud teabele (nt käskjalad, turvatöötajad, hooldustöötajad ja koristajad jt), peavad nad enne läbima nõuetekohase julgeolekukontrolli.

6.2. Julgeolekukontrolli register

Kõik komisjoni osakonnad, mis käitlevad Euroopa Liidu salastatud teavet või mille ruumides on kaitstud side- või infosüsteemid, peavad nendega tegelevate isikute julgeolekusertifikaatide kohta registrit. Vajadusel kontrollitakse iga julgeolekusertifikaati tagamaks, et see on vastavuses asjaomase isiku käsilolevate ülesannetega; seda kontrollitakse eelisjärjekorras uuesti alati, kui saadakse uut teavet, mis näitab, et asjaomase isiku töö salastatud teabega ei ole enam kooskõlas julgeolekuhuvidega. Komisjoni osakonna kohalik julgeolekuametnik peab oma vastutuspiirkonnas väljastatud julgeolekusertifikaatide kohta registrit.

6.3. Töötajatele antavad julgeolekujuhendid

Kõikidele töötajatele, kellel on oma ametikoha tõttu juurdepääs salastatud teabele, antakse tööleasumisel ja regulaarsete vaheaegade järel põhjalikud juhtnöörid julgeoleku vajalikkuse ja selle saavutamise korra kohta. Nimetatud töötajad peavad kirjalikult kinnitama, et nad on käesolevad julgeolekusätted läbi lugenud ja mõistavad neid täielikult.

6.4. Juhtkonna vastutus

Juhtkond on kohustatud teadma, kes nende töötajatest tegelevad oma töö käigus salastatud teabega või kellel on juurdepääs kaitstud side- ja teabesüsteemidele, ning registreerima kõik vahejuhtumid ja tõenäolised nõrgad kohad, mis võivad mõjutada julgeolekut, ja neist teatama.

6.5. Töötajate julgeolekustaatus

Tuleb kehtestada kord tagamaks, et juhul, kui mõne isiku kohta saadakse teada teda kahjustavat teavet, tehakse kindlaks, kas see isik töötab salastatud teabega või kas tal on juurdepääs kaitstud side- või teabesüsteemidele, ja sellest teavitatakse komisjoni julgeolekubürood. Kui tehakse kindlaks, et sellise isiku näol on tegemist ohuga julgeolekule, tagandatakse või kõrvaldatakse ta nende tööülesannete täitmiselt, millega seoses ta võib julgeoleku ohtu seada.

7. FÜÜSILINE JULGEOLEK

7.1. Kaitsevajadus

Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmise tagamiseks rakendatavate füüsiliste julgeolekumeetmete tase on proportsionaalne teabe ja materjali salastatuse taseme, hulga ja neile suunatud ohuga. Kõik Euroopa Liidu salastatud teabe valdajad järgivad kõnealuse teabe salastatuse taseme määramisel ühtseid tavasid ja peavad kaitset vajava teabe ja materjali säilitamisel, edastamisel ja hävitamisel kinni ühistest kaitsestandarditest.

7.2. Kontrollimine

Enne kui Euroopa Liidu salastatud teavet sisaldav koht jäetakse järelevalveta, peab sellise teabe eest vastutav isik tagama, et teavet säilitatakse turvaliselt ja kõik turvaseadmed (lukud, häireseadmed jms) on aktiveeritud. Pärast tööpäeva lõppu toimub täiendav sõltumatu kontroll.

7.3. Hoonete julgeolek

Hooned, kus on Euroopa Liidu salastatud teavet või kaitstud side- ja teabesüsteeme, peavad olema kaitstud loata juurdepääsu eest. Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmise viis (nt trellitatud aknad, ukselukud, uksevalve, juurdepääsu kontrollimise automaatsüsteemid, turvakontrollid ja valvepatrullid, häiresüsteemid, sissetungimise avastamise süsteemid ja valvekoerad) sõltub järgmisest:

a) kaitstava teabe ja materjali salastatuse tase, maht ja asukoht hoones;

b) sellise teabe ja materjali turvakonteinerite kvaliteet; ja

c) hoone füüsilised omadused ja asukoht.

Side- ja teabesüsteemide kaitsmise viis sõltub samuti sellest, kui väärtuslikuks asjaomast teavet peetakse ja kui suurt kahju võib tekitada julgeoleku ohtu sattumine, sellest, millised on hoone füüsilised omadused ja hoone asukoht, ning sellest, milline on süsteemi asukoht hoones.

7.4. Situatsioonkavad

Tuleb ette valmistada üksikasjalikud kavad salastatud teabe kaitsmiseks kohaliku või riikliku hädaolukorra puhul.

8. TEABETURVE

Teabeturve (INFOSEC) on seotud selliste julgeolekumeetmete kindlaksmääramise ja rakendamisega, millega kaitstakse side-, teabe- või muudes elektroonilistes süsteemides töödeldavat, salvestatavat või edastatavat Euroopa Liidu salastatud teavet juhuslike või tahtlike toimingute eest, mis võiksid kahjustada teabe salastatust, terviklikkust või kättesaadavust. Võetakse piisavad vastumeetmed selleks, et välistada volitamata kasutajate juurdepääs Euroopa Liidu salastatud teabele, volitatud kasutajate juurdepääsu tõkestamine Euroopa Liidu salastatud teabele ja Euroopa Liidu salastatud teabe rikkumine, loata muutmine ja loata kustutamine.

9. SABOTAAŽ JA KURITAHTLIKU KAHJUSTAMISE MUUDE VORMIDE KONTROLL

Salastatud teavet sisaldavate oluliste rajatiste kaitseks võetud füüsilised ettevaatusabinõud on parim julgeolekutagatis sabotaaži ja kuritahtliku kahjustamise muude vormide vastu ning seda ei saa asendada ainult töötajate julgeolekukontrolli läbiviimisega. Pädeval siseriiklikul ametiasutusel palutakse hankida luureandmeid spionaaži, sabotaaži, terrorismi ja muu õõnestava tegevuse kohta.

10. SALASTATUD TEABE AVALDAMINE KOLMANDATELE RIIKIDELE JA RAHVUSVAHELISTELE ORGANISATSIOONIDELE

Komisjonist pärit Euroopa Liidu salastatud teabe avaldamise kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile otsustab komisjoni kolleegium. Kui teave, mida soovitakse avaldada, ei ole pärit komisjonist, küsib komisjon avaldamiseks kõigepealt teabe koostajate nõusolekut. Kui teabe koostajat ei ole võimalik kindlaks teha, võtab komisjon vastutuse teabe eest endale.

Kui komisjon saab kolmandatelt riikidelt, rahvusvahelistelt organisatsioonidelt või muudelt kolmandatelt isikutelt salastatud teavet, kaitstakse kõnealust teavet selle salastatuse taseme kohaselt ja pidades kinni standarditest, mis on samaväärsed käesolevate sätetega Euroopa Liidu salastatud teabe jaoks kehtestatutega, või rangematest standarditest, kui seda eeldab teabe avaldanud kolmas isik. Võib korraldada vastastikuseid kontrollimisi.

Eeltoodud põhimõtteid kohaldatakse vastavalt II osa 26. jaos ja liidetes 3, 4 ning 5 esitatud detailsetele sätetele.

II OSA: KOMISJONI JULGEOLEKU KORRALDAMINE

11. TURVAKÜSIMUSTE EEST VASTUTAV KOMISJONI LIIGE

Turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige:

a) viib ellu komisjoni julgeolekupoliitikat;

b) uurib julgeolekuprobleeme, mille komisjon või selle pädevad organid talle on edastanud;

c) uurib tihedas koostöös liikmesriikide julgeolekuasutustega (või muude asjakohaste asutustega) küsimusi, mis toovad kaasa muutusi komisjoni julgeolekupoliitikas.

Konkreetselt lasub turvaküsimuste eest vastutaval komisjoni liikmel vastutus:

a) koordineerida kõiki komisjoni toimingutega seotud julgeolekuküsimusi;

b) adresseerida liikmesriikide määratud asutustele liikmesriikide julgeolekuasutustele esitatud taotlused komisjonis töötavate isikute julgeolekukontrolli läbimise kohta 20. jao kohaselt;

c) uurida või tellida uurimine iga Euroopa Liidu salastatud teabe lekke kohta, mis esimesest pilgust usutava süütõendi alusel on komisjonis aset leidnud;

d) nõuda, et asjaomased julgeolekuasutused algataksid uurimise, kui ilmneb, et Euroopa Liidu salastatud teabe leke on toimunud väljaspool komisjoni, ning koordineerida uurimist, kui uurimisega on seotud mitu julgeolekuasutust;

e) vaadata regulaarselt läbi Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmiseks võetud julgeolekukord;

f) säilitada tihedaid sidemeid kõigi asjaomaste julgeolekuasutustega, et tagada julgeoleku üldine koordineerimine;

g) jälgida pidevalt komisjoni julgeolekupõhimõtteid ja -korda ning teha vajadusel asjakohaseid ettepanekuid. Seoses sellega esitab turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige komisjonile aastase uurimisplaani, mis on koostatud komisjoni julgeolekutalituses.

12. KOMISJONI JULGEOLEKUPOLIITIKA NÕUANDEKOMITEE

Luuakse komisjoni julgeolekupoliitika nõuandekomitee. See koosneb turvaküsimuste eest vastutavast komisjoni liikmest või tema delegaadist, kes tegutseb esimehena, ning iga liikmesriigi julgeolekuasutuse esindajatest. Teiste Euroopa institutsioonide esindajaid võib samuti kutsuda. Kui arutatakse Euroopa ühenduste ja Euroopa Liidu detsentraliseeritud asutustega seotud küsimusi, võib komitee istungitele kutsuda ka nimetatud asutuste esindajad.

Komisjoni julgeolekupoliitika nõuandekomitee tuleb kokku komitee esimehe või mis tahes selle liikme kutsel. Komitee ülesandeks on uurida ja hinnata kõiki asjakohaseid julgeolekuküsimusi ning vajadusel teha komisjonile ettepanekuid.

13. KOMISJONI JULGEOLEKUNÕUKOGU

Luuakse komisjoni julgeolekunõukogu. See koosneb peasekretärist, kes tegutseb esimehena, ning õigustalituse, personali ja halduse peadirektoraadi, välissuhete peadirektoraadi, justiits- ja siseküsimuste peadirektoraadi peadirektoritest ja teadusuuringute ühiskeskuse ning sisekontrolli talituse ja komisjoni julgeolekubüroo juhtidest. Kutsuda võib ka teisi komisjoni ametnikke. Selle töövaldkonda kuulub turvameetmete hindamine komisjonis ja selles valdkonnas ettepanekute tegemine turvaküsimuste eest vastutavale komisjoni liikmele.

14. KOMISJONI JULGEOLEKUBÜROO

11. jaos mainitud kohustuste täitmiseks on turvaküsimuste eest vastutava komisjoni liikme käsutuses julgeolekumeetmete koordineerimiseks, kontrollimiseks ja rakendamiseks komisjoni julgeolekubüroo.

Komisjoni julgeolekubüroo juht on turvaküsimuste eest vastutava komisjoni liikme peamiseks nõunikuks julgeolekuküsimustes ning tegutseb julgeolekupoliitika nõuandekomitee sekretärina. Seoses sellega juhib ta julgeolekueeskirjade ajakohastamist ning koordineerib julgeolekumeetmeid liikmesriikide pädevate asutustega ja vajadusel ka rahvusvaheliste organisatsioonidega, mis on komisjoniga seotud julgeolekukokkulepete alusel. Sellisel juhul tegutseb ta kontaktametnikuna.

Komisjoni julgeolekubüroo juhataja vastutab infotehnoloogiasüsteemide ja -võrkude akrediteerimise eest komisjonis. Komisjoni julgeolekubüroo juhataja otsustab kooskõlas asjaomase liikmesriigi julgeolekuasutusega nende infotehnoloogiasüsteemide ja -võrkude akrediteerimise, mis hõlmavad ühest küljest komisjoni ja teisest küljest mis tahes muud Euroopa Liidu salastatud teabe saajat.

15. JULGEOLEKUKONTROLL

Komisjoni julgeolekubüroo vaatab regulaarselt läbi Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmiseks võetud julgeolekukorra.

Komisjoni julgeolekubürood võivad selle ülesande täitmisel abistada teiste Euroopa Liidu institutsioonide julgeolekuteenistused, kes hoiavad Euroopa Liidu salastatud teavet, või liikmesriikide julgeolekuasutused ( 7 ).

Liikmesriigi palvel võib Euroopa Liidu salastatud teavet komisjonis kontrollida vastava liikmesriigi julgeolekuasutus ühiselt koos komisjoni julgeolekutalitusega ja vastastikusel kokkuleppel.

16. SALASTATUSE KATEGOORIAD, JULGEOLEKUTÄHISED JA -TÄHISTUSED

16.1. Kategooriate tasandid ( 8 )

Teave on salastatud järgnevatel tasanditel (vt ka 2. liide):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : seda kategooriat kasutatakse ainult sellise teabe ja materjali puhul, mille loata avaldamine võib väga tõsiselt kahjustada Euroopa Liidu või ühe või mitme Euroopa Liidu liikmesriigi olulisi huve.

► SECRET UE ◄ : seda kategooriat kasutatakse ainult sellise teabe ja materjali puhul, mille loata avaldamine võib tõsiselt kahjustada Euroopa Liidu või ühe või mitme Euroopa Liidu liikmesriigi olulisi huve.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : seda kategooriat kasutatakse sellise teabe ja materjali puhul, mille loata avaldamine võib kahjustada Euroopa Liidu või ühe või mitme Euroopa Liidu liikmesriigi olulisi huve.

► RESTREINT UE ◄ : seda kategooriat kasutatakse sellise teabe ja materjali puhul, mille loata avaldamine võib negatiivselt mõjutada Euroopa Liidu või ühe või mitme Euroopa Liidu liikmesriigi huve.

Muud kategooriad on keelatud.

16.2. Julgeoleku tähised

Salastatuse kategooria kehtivuse piiramiseks (salastatud teabe jaoks tähendab see automaatset salastatuse kategooria alandamist või kaotamist) võib kasutada kokkuleppelist julgeolekutähist. Selleks tähiseks võib olla kas “UNTIL… (aeg/kuupäev)” või “UNTIL… (sündmus)”.

Täiendavaid julgeolekutähiseid, näiteks tähistust CRYPTO ja muid Euroopa Liidus tunnustatud julgeolekutähiseid kasutatakse siis, kui peale salastatuse kategooria on vaja veel tähistada piiratud levikut ja erikäitlemist.

Julgeolekutähiseid kasutatakse ainult koos salastatuse kategooriaga.

16.3. Tähistused

Tähistust võib kasutada dokumendi valdkonna või konkreetse teadmisvajaduse põhimõttel levitamise täpsustamiseks, või (mittesalastatud teabe korral) selleks, et tähistada embargo lõppu.

Tähistus ei ole salastatuse kategooria ja seda ei tohi selle asemel kasutada.

Tähistust ESDP kasutatakse dokumentidel ja nende koopiatel, kui neis käsitletakse Euroopa Liidu või ühe või mitme Euroopa Liidu liikmesriigi julgeolekut ja kaitset või sõjalise või mittesõjalise kriisi ohjamist.

16.4. Kategooriate kinnitamine

Salastatuse kategooriad kinnitatakse järgmiselt:

a) kategooriasse ► RESTREINT UE ◄ kuuluvatele dokumentidele mehaaniliste või elektrooniliste vahenditega;

b) kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvatele dokumentidele mehaaniliste vahenditega või käsitsi või trükkides eelnevalt templiga varustatud ja registreeritud paberile;

c) kategooriatesse ► SECRET UE ◄ ja ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvatele dokumentidele mehaaniliste vahenditega või käsitsi.

16.5. Julgeolekutähiste kinnitamine

Julgeolekutähised kinnitatakse otse salastatuse kategooria alla, kasutades samasid vahendeid, mida kasutati salastatuse kategooria kinnitamiseks.

17. SALASTATUSE KATEGOORIATE HALDAMINE

17.1. Üldine

Teave salastatakse ainult siis, kui see on vajalik. Salastatuse kategooria peab olema selgelt ja täpselt märgitud ning see säilib seni, kuni teavet on vaja kaitsta.

Teabe salastatuse kategooria ja selle hilisema alandamise või kaotamise eest vastutab ainult teabe looja.

Komisjoni ametnikud ja muud teenistujad määravad salastatuse kategooria, alandavad seda või kaotavad selle kas oma osakonnajuhataja juhtnööride kohaselt või kokkuleppel temaga.

Salastatud dokumentide käitlemise üksikasjalik kord on koostatud nii, et oleks tagatud selliste dokumentide kaitse neis sisalduva teabe kohaselt.

Isikute arv, kes on volitatud koostama ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kategooriaga dokumente, tuleb hoida võimalikult väiksena ning nende nimed on kirjas komisjoni julgeolekubüroos koostatud nimekirjas.

17.2. Kategooriate rakendamine

Dokumendi salastatuse kategooria määratakse dokumendi sisu delikaatsuse põhjal, võttes arvesse 16. jaos esitatud määratlust. Salastatuse kategooriaid tuleb kasutada korrektselt ja mõõdukalt. See kehtib eriti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ salastatuse kategooria kohta.

Salastatava dokumendi looja peab kinni eespool sätestatud eeskirjadest ega lase dokumendile anda liiga kõrget või liiga madalat salastatuse kategooriat.

Salastatuse kategooriate määramise praktiline juhend on esitatud liites 2.

Ühe dokumendi eri leheküljed, lõiked, jaotised, lisad, liited, manused ja täiendused võivad vajada eri salastatuse kategooriat ning need ka tähistatakse vastavalt. Kogu dokumendi salastatuse kategooria määratakse selle osa järgi, mille salastatuse kategooria on kõige kõrgem.

Kui dokumentidele on lisatud kiri või teade, määratakse selle salastatuse kategooria kindlaks selle dokumendi järgi, mille salastatuse kategooria on kõige rangem. Koostaja peab selgelt tähistama sellise kirja või teate salastatuse kategooria juhul, kui see lahutatakse lisatud dokumentidest.

Avalikkuse juurdepääsu reguleeritakse endiselt määrusega (EÜ) nr 1049/2001.

17.3. Salastatuse taseme vähendamine ja kaotamine

Euroopa Liidu salastatud dokumentide salastatuse kategooriat võib alandada või sellise kategooria kaotada ainult dokumendi koostaja loal ja vajadusel pärast arutelu muude huvitatud pooltega. Salastatuse kategooria alandamist või kaotamist tuleb kinnitada kirjalikult. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et dokumendi adressaate teavitatakse muudatustest, ning need adressaadid omakorda vastutavad selle eest, et muudatustest teavitatakse järgmisi adressaate, kellele nemad on saatnud kõnealuse dokumendi või selle koopia.

Võimaluse korral määravad dokumentide koostajad salastatud dokumentidele kuupäeva, ajavahemiku või sündmuse, millal võib salastatuse kategooriat alandada või selle kaotada. Kui see ei ole võimalik, vaatavad nad dokumendid hiljemalt iga viie aasta järel läbi, et teha kindlaks, kas esialgne salastatuse kategooria on endiselt vajalik.

18. FÜÜSILINE JULGEOLEK

18.1. Üldine

Füüsilise julgeoleku meetmete peamisteks eesmärkideks on takistada volitamata isikute juurdepääsu Euroopa Liidu salastatud teabele ja/või materjalile, takistada seadmete ja muu vara vargust ning kahjustamist ja hoida ära personali, muude töötajate ja külastajate ahistamist ning mis tahes agressiooni.

18.2. Turvanõuded

Kõiki kohti, piirkondi, hooneid, ruume, side- ja teabesüsteeme jms, kus säilitatakse ja käideldakse Euroopa Liidu salastatud teavet, kaitstakse asjakohaste füüsiliste julgeolekumeetmetega.

Vajaliku füüsilise julgeoleku ulatuse kindlaksmääramisel võetakse arvesse asjaomased tegurid, näiteks:

a) teabe ja/või materjali salastatuse kategooria;

b) olemasoleva teabe hulk ja vorm (nt trükitud või elektrooniliselt salvestatud);

c) kohapeal antud hinnang ohule, mida näiteks sabotaaži, terrorismi ja muude õõnestavate ja/või kriminaalsete toimingute tõttu kujutavad endast luureteenistused, kelle töö on suunatud Euroopa Liidule, liikmesriikidele ja/või muudele institutsioonidele või kolmandatele isikutele, kelle valduses on Euroopa Liidu salastatud teavet.

Kohaldatavate füüsiliste julgeolekumeetmete eesmärk on:

a) välistada salajane või jõuga sissetung;

b) hoida ära, takistada ja avastada ebalojaalsete töötajate toimingud;

c) takistada nende juurdepääs Euroopa Liidu salastatud teabele, kellel ei ole teadmisvajadust.

18.3. Füüsilised julgeolekumeetmed

18.3.1. Turvaalad

Alad, kus käideldakse ja hoitakse salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvat teavet, tuleb korraldada ja üles ehitada nii, et need vastaksid ühele järgmistest.

a) I klassi turvaala: ala, kus käideldakse või hoitakse salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvat teavet ja kus alale sisenemine tähendab põhimõtteliselt juurdepääsu salastatud teabele. Sellise ala puhul on nõutavad: i) selgelt määratletud ja kaitstud piirid, millesse sisenemist ja millest väljumist alati kontrollitakse; ii) sisenemise kontrollsüsteem, mis võimaldab alale siseneda ainult neil isikutel, kes on läbinud julgeolekukontrolli ja kellel on selleks eriluba; iii) kõnealusel alal tavaliselt hoitava teabe salastatuse kategooria täpsustamine, st täpsustatakse teave, millele saadakse juurdepääs alale sisenemisega.

b) II klassi turvaala: ala, kus käideldakse või hoitakse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvat teavet nii, et seda on volitamata isikute juurdepääsu eest võimalik kaitsta sisekontrollivahendite abil, näiteks hoone, kus asuvad talitused, kus pidevalt käideldakse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvat teavet. Sellise ala puhul on nõutavad: i) selgelt määratletud ja kaitstud piirid, millesse sisenemist ja millest väljumist alati kontrollitakse; ii) sisenemise kontrollsüsteem, mis võimaldab alale ilma saatjata siseneda ainult neil isikutel, kes on läbinud julgeolekukontrolli ja kellel on selleks eriluba. Kõigi teiste isikute puhul nähakse ette saatja või samaväärse kontrolli läbimine, et välistada loata juurdepääs Euroopa Liidu salastatud teabele ja kontrollimatu sissepääs aladele, kus kasutatakse tehnilist julgeolekukontrolli. Alasid, kus töötajad ei viibi ööpäev läbi, kontrollitakse kohe pärast tavalise tööaja lõppu, et tagada Euroopa Liidu salastatud teabe nõuetekohane kaitstus.

18.3.2. Haldustegevuse ala

I ja II klassi turvaalade ümber või ees võib luua madalama julgeolekuga haldustegevuse ala. Sellise ala piir peab olema visuaalselt selgelt tähistatud, et oleks võimalik töötajaid ja sõidukeid kontrollida. Sellistel aladel võib käidelda ja hoida ainult salastatuse kategooriasse ► RESTREINT UE ◄ kuuluvat ja mittesalastatud teavet.

18.3.3. Sisse- ja väljapääsu kontrollimine

I ja II klassi turvaalade sisse- ja väljapääsu kontrollib läbipääsulubade või isikutuvastuse süsteem, mida rakendatakse kogu personalile, kes tavaliselt nendel aladel töötavad. Loata juurdepääsu välistamiseks Euroopa Liidu salastatud teabele tuleb luua ka külastajate kontrollimise süsteem. Läbipääsulubade süsteemi võib täiendada automaattuvastusega, mida käsitatakse valvureid täiendava, kuid mitte neid asendava vahendina. Kui ohtude hinnangus toimub muudatusi, võib sellega kaasneda sisse- ja väljapääsu kontrollimise meetmete karmistamine näiteks silmapaistvate isikute külaskäigu ajal.

18.3.4. Valvepatrullid

Väljaspool tavapärast tööaega patrullitakse I ja II klassi turvaaladel, et kaitsta Euroopa Liidu varasid rikkumise, kahjustamise ja hävimise eest. Patrullimissagedus määratakse kindlaks kohalike asjaolude põhjal, kuid see võiks olla vähemalt kord kahe tunni jooksul.

18.3.5. Turvakonteinerid ja turvakambrid

Euroopa Liidu salastatud teabe säilitamiseks kasutatakse kolme liiki konteinereid:

— A klass: konteinerid, mis on salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluva teabe säilitamiseks I või II klassi turvaalal siseriiklikult heaks kiidetud,

— B klass: konteinerid, mis on salastatuse kategooriatesse ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluva teabe säilitamiseks I või II klassi turvaalal siseriiklikult heaks kiidetud,

— C klass: kontorimööbel, mis sobib vaid salastatuse kategooriasse ► RESTREINT UE ◄ kuuluva teabe säilitamiseks.

Julgeoleku Akrediteerimise Asutus peab sertifitseerima I või II klassi turvaalale ehitatud turvakambrite ja kõigi selliste I klassi turvaalade, kus salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse salastatuse kategooriasse kuuluvat teavet säilitatakse lahtistel riiulitel või kus see on skeemidel, kaartidel vms välja pandud, seinte, põrandate ja lagede ning lukkudega uste puhul tuleb kinnitada, et need pakuvad samaväärset kaitset kui samasse salastatuse kategooriasse kuuluva teabe säilitamiseks heakskiidetud klassi turvakonteinerid.

18.3.6. Lukud

Euroopa Liidu salastatud teabe säilitamiseks kasutatavate turvakonteinerite ja turvakambrite lukud peavad vastama järgmistele standarditele:

— A rühm: siseriiklikult heaks kiidetud A klassi konteinerite jaoks,

— B rühm: siseriiklikult heaks kiidetud B klassi konteinerite jaoks,

— C rühm: sobib ainult C klassi kuuluva talituse mööbli jaoks.

18.3.7. Võtmete ja koodide järelevalve

Turvakonteinerite võtmeid ei tohi komisjoni hoonetest välja viia. Isikud, kellel on vaja teada turvakonteinerite koode, peavad need pähe õppima. Hädaolukordadeks on asjaomase komisjoni osakonna kohaliku julgeolekuametniku vastutusel varuvõtmed ja kõigi koodide kirjalik register; koode hoitakse eraldi pitseeritud läbipaistmatutes ümbrikes. Võtmeid, varuvõtmeid ja koode hoitakse eraldi turvakonteinerites. Kõnealuste võtmete ja koodide kaitse peaks olema sama range kui materjali kaitse, millele nendega on võimalik juurde pääseda.

Turvakonteinerite koode teadvate inimeste arv peab olema võimalikult väike. Koode muudetakse:

a) uue konteineri saabumisel;

b) iga personalimuutuse korral;

c) iga kord, kui on toimunud julgeoleku rikkumine või kui seda kahtlustatakse;

d) soovitatavalt iga kuue kuu järel ja vähemalt iga 12 kuu järel.

18.3.8. Sissetungimise avastamise seadmed

Kui Euroopa Liidu salastatud teabe kaitsmiseks kasutatakse häiresüsteeme, valvekaameraid ja muid elektrilisi seadmeid, tuleb kasutada tagavaravooluallikat, mis tagaks süsteemi töötamise ka siis, kui voolu saamine peavooluallikast katkeb. Peale selle on oluline, et selliste süsteemide riketest või nende töö segamisest antaks valvetöötajatele teada häire või muu usaldusväärse hoiatusega.

18.3.9. Heakskiidetud seadmed

Komisjoni julgeolekubüroo haldab ajakohaseid nimekirju turvaseadmete tüüpide ja mudelite kaupa, mis on heaks kiidetud salastatud teabe kaitsmiseks erinevates kirjeldatud olukordades ja erinevatel tingimustel. Komisjoni julgeolekubüroo nimekirjad põhinevad muu hulgas liikmesriikide julgeolekuasutustelt saadud teabel.

18.3.10. Koopiamasinate ja faksiseadmete füüsiline kaitse

Koopiamasinaid ja faksiseadmeid kaitstakse füüsiliselt sellises ulatuses, nagu on vaja tagamaks, et neid võivad kasutada salastatud teabe töötlemiseks ainult selleks volitatud isikud ja et kõiki salastatud tooteid kontrollitakse nõuetekohaselt.

18.4. Salajase jälgimise ja pealtkuulamise vastane kaitse

18.4.1. Salajane jälgimine

Nii päeval kui ka öösel võetakse kõik vajalikud meetmed tagamaks, et selleks volitamata isikud ei näe Euroopa Liidu salastatud teavet ka mitte juhuslikult.

18.4.2. Pealtkuulamine

Kui esineb selline oht, tuleb talitusi ja alasid, kus regulaarselt arutletakse salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluva teabe üle, kaitsta nii tahtliku kui ka tahtmatu pealtkuulamise eest. Sellise pealtkuulamise ohu hindamise eest vastutab komisjoni julgeolekubüroo, kes võib vajadusel enne konsulteerida liikmesriikide julgeolekuasutustega.

18.4.3. Elektrooniliste ja salvestusseadmete kasutamine

Keelatud on mobiiltelefonide, isiklike arvutite, salvestusseadmete, kaamerate ja teiste elektrooniliste või salvestusseadmete sissetoomine turvaaladele või tehniliselt kaitstud aladele ilma eelneva komisjoni julgeolekubüroo juhataja loata.

Tahtmatu pealtkuulamise vastu võetavate kaitsemeetmete (näiteks seinte, uste, põrandate ja lagede heliisolatsioon, paljastava kiirguse mõõtmine) ja tahtliku pealtkuulamise vastu võetavate kaitsemeetmete (näiteks mikrofonide otsimine) kindlaksmääramiseks võib komisjoni julgeolekubüroo nõuda liikmesriikide julgeolekuasutuste abi.

Samuti võivad liikmesriigi julgeolekuasutuse tehnilise julgeoleku spetsialistid komisjoni julgeolekubüroo juhataja taotluse põhjal vajadusel kontrollida kõiki sideseadmeid ja elektrilisi või elektroonilisi bürooseadmeid, mida kasutatakse salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või kõrgemasse salastatuse kategooriasse kuuluvatel koosolekutel.

18.5. Tehniliselt kaitstud alad

Teatavad alad võib määrata tehniliselt kaitstud aladeks. Neile aladele sisenemisel läbitakse erikontroll. Kui sellistel aladel ei ole inimesi, on need alad heakskiidetud viisil lukustatud ning kõiki võtmeid käsitatakse turvavõtmetena. Sellistel aladel toimub regulaarselt füüsiline kontroll, mis võetakse ette ka iga loata sisenemise või sellise sisenemise kahtluse järel.

Seadmete ja mööbli üle peetakse üksikasjalikku arvestust, et jälgida nende asukoha muutust. Sellisele alale ei tohi tuua ühtegi mööblieset ega seadet enne, kui erikoolitusega julgeolekutöötaja on selle hoolikalt üle kontrollinud, et tuvastada võimalike pealtkuulamisvahendite olemasolu. Üldiselt on sideliinide paigaldamine ilma eelneva asjaomase asutuse loata tehniliselt kaitstud aladele keelatud.

19. TEADMISVAJADUSE PÕHIMÕTTE JA EUROOPA LIIDU PERSONALI JULGEOLEKUKONTROLLI KOHALDAMISE ÜLDEESKIRJAD

19.1. Üldine

Luba pääseda juurde Euroopa Liidu salastatud teabele antakse ainult neile isikutele, kellel on teadmisvajadus seoses oma ülesannete ja kohustuste täitmisega. Luba pääseda juurde salastatuse kategooriatesse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvale teabele antakse ainult isikutele, kes on läbinud nõuetekohase julgeolekukontrolli.

Vastutus “teadmisvajaduse” määratlemise eest lasub sellel osakonnal, milles kõnealune isik tööle hakkab.

Töötajate julgeolekukontrolli taotlemine on iga osakonna kohustus.

Pärast julgeolekukontrolli läbimist antakse välja Euroopa Liidu isiklik julgeolekusertifikaat, millel on kirjas, millisesse salastatuse kategooriasse kuuluvale teabele on asjaomasel isikul juurdepääs, ja sertifikaadi kehtivusaeg.

Kui Euroopa Liidu isiklik julgeolekusertifikaat annab loa juurdepääsuks teatavasse salastatuse kategooriasse kuuluvale teabele, on sertifikaadi valdajal õigus juurdepääsuks ka madalamasse salastatuse kategooriasse kuuluvale teabele.

Kui isikud, kellega tuleb Euroopa Liidu salastatud teabe üle aru pidada või kellele tuleb sellist teavet näidata, ei ole ametnikud ega muud töötajad, vaid näiteks välislepingupartnerid, eksperdid või konsultandid, peavad nad läbima Euroopa Liidu isikliku julgeolekukontrolli seoses Euroopa Liidu salastatud teabega ning neile tuleb tutvustada nende julgeolekuga seotud vastutust.

Avalikkuse juurdepääsu reguleeritakse endiselt määrusega (EÜ) nr 1049/2001.

19.2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad

Kõik isikud, kes soovivad salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvale teabele juurdepääsu, peavad sellisele teabele juurdepääsu saamiseks kõigepealt läbima julgeolekukontrolli.

Turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige määrab kindlaks kõik isikud, kellelt nõutakse juurdepääsu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kategooriasse kuuluvale teabele ning peab nende inimeste kohta nõuetekohast ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ registrit. See register luuakse ja seda hoitakse komisjoni julgeolekubüroos.

Enne salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvale teabele juurdepääsu saamist kirjutavad kõik isikud alla tunnistusele selle kohta, et neile on tutvustatud komisjoni julgeolekukorda ning nad mõistavad täielikult oma kohustust kaitsta salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvat teavet ja tagajärgi, mis on Euroopa Liidu eeskirjade ja siseriiklike õigusaktidega ette nähtud juhuks, kui salastatud teave satub kas tahtlikult või hooletuse tõttu volitamata isikute kätte.

Kui isikutel on salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvale teabele juurdepääs koosolekutel või muudel sellistel üritustel, teavitab selle üksuse või organi pädev kontrolliametnik, kus kõnealused isikud töötavad, koosoleku korraldajat sellest, et asjaomastel isikutel on luba sellisele teabele juurdepääsuks.

Kui isiku töökohustused ei eelda enam salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvale teabele juurdepääsu, kustutatakse kõnealuse isiku nimi salastatuse kategooria ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nimekirjast. Lisaks juhitakse selliste isikute tähelepanu veel kord nende erikohustustele seoses salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluva teabe kaitsmisega. Sellised isikud kirjutavad alla deklaratsioonile selle kohta, et nad ei kasuta ega edasta nende käsutuses olnud teavet, mis kuulub salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

19.3. ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad

Kõik isikud, kes soovivad salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvale teabele juurdepääsu, peavad kõigepealt läbima vastava taseme julgeolekukontrolli.

Kõigile isikutele, kellele antakse salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvale teabele juurdepääs, tutvustatakse asjakohaseid julgeolekusätteid ja nad peavad olema kursis nende rikkumise tagajärgedega.

Kui isikutel on salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvale teabele juurdepääs koosolekutel või muudel sellistel üritustel, teavitab selle organi julgeolekuametnik, kus kõnealune isik töötab, koosoleku korraldajat sellest, et asjaomastel isikutel on luba juurdepääsuks sellisele teabele.

19.4. ► RESTREINT UE ◄ teabele juurdepääsu erieeskirjad

Kõigile isikutele, kellel on salastatuse kategooriasse ► RESTREINT UE ◄ kuuluvale teabele juurdepääs, tutvustatakse käesolevaid julgeolekueeskirju ja nende rikkumise tagajärgi.

19.5. Personali üleviimine

Kui töötaja lahkub töökohalt, kus tema tegevus hõlmas Euroopa Liidu salastatud teabe käitlemist, jälgib registripidaja kõnealuse materjali nõuetekohast üleandmist lahkuvalt ametnikult saabuvale ametnikule.

Kui personaliliige viiakse üle teisele töökohale, kus tema tegevus hõlmab Euroopa Liidu salastatud materjali käitlemist, instrueerib kohalik julgeolekuametnik teda vastavalt.

19.6. Erijuhised

Isikuid, kes peavad käitlema Euroopa Liidu salastatud teavet, tuleks kõigepealt tööülesannete täitmisele asumisel ja pärast seda regulaarselt teavitada järgmisest:

a) ebadiskreetsetest vestlustest tulenev oht julgeolekule;

b) ettevaatusabinõud, mida tuleb suhetes meediaga ja erihuvigruppide esindajatega tarvitusele võtta;

c) oht, mida kujutavad endast luureteenistuste Euroopa Liidule ja selle liikmesriikidele suunatud toimingud seoses Euroopa Liidu salastatud teabe ja toimingutega;

d) kohustus teatada viivitamata asjaomasele julgeolekuasutusele kõigist lähenemistest või teguviisidest, mis võivad anda alust kahtlustada spionaaži, ja muudest ebatavalistest julgeolekuga seotud asjaoludest.

Kui isikud puutuvad sageli kokku selliste riikide esindajatega, mille luureteenistuste tegevus võib olla suunatud Euroopa Liidu ja liikmesriikide vastu seoses Euroopa Liidu salastatud teabe ja toimingutega, tutvustatakse neile lühidalt eri luureteenistustes teadaolevalt kasutatavat tehnikat.

Komisjonil ei ole julgeolekueeskirju Euroopa Liidu salastatud teabele juurdepääsu omavate isikute erareiside kohta, olenemata sellise reisi sihtkohast. Komisjoni julgeolekubüroo tutvustab oma vastutusalasse kuuluvatele ametnikele ja muudele teenistujatele siiski neid eeskirju, mida nende suhtes võidakse reisimisel kohaldada.

20. KOMISJONI AMETNIKE JA MUUDE TÖÖTAJATE JULGEOLEKUKONTROLLI KORD

a) Juurdepääs komisjoni valduses olevale salastatud teabele antakse ainult sellistele komisjoni ametnikele ja muudele töötajatele või muudele komisjonis töötavatele isikutele, kes oma ülesannete või teenistusnõuete tõttu peavad sellist teavet teadma või kasutama.

b) Juurdepääsuks salastatuse kategooriatesse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvale teabele peavad eelpool punktis a osutatud isikud saama loa käesoleva jao punktides c ja d osutatud korra kohaselt.

c) Luba antakse ainult isikutele, kes on läbinud liikmesriigi pädeva julgeolekuasutuse julgeolekukontrolli punktides i kuni n osutatud korra kohaselt.

d) Komisjoni julgeolekubüroo juhataja vastutab punktides a, b ja c osutatud lubade andmise eest.

e) Tema annab loa pärast seda, kui on saanud punktides i kuni n osutatud korra kohaselt tehtud julgeolekukontrolli põhjal liikmesriigi pädeva julgeolekuasutuse koostatud seisukoha.

f) Komisjoni julgeolekubüroo haldab ajakohastatud loetelu kõikidest delikaatsetest ametikohtadest, mille on esitanud asjaomased komisjoni osakonnad, ja kõikidest isikutest, kellele on antud (ajutine) luba.

g) Luba, mille kehtivusaeg on viis aastat, ei tohi kehtida kauem kui tööülesanne, mille põhjal luba anti. Seda võib uuendada punktis e osutatud korras.

h) Komisjoni julgeolekubüroo juhataja tühistab loa, kui tema arvates on selleks õigustatud alus. Loa tühistamise otsusest teatatakse asjaomasele isikule, kes võib paluda, et tema seisukohad kuulaks ära komisjoni julgeolekubüroo juht ja pädev siseriiklik asutus.

i) Julgeolekukontroll toimub koostöös asjaomase isikuga ja komisjoni julgeolekubüroo juhataja taotlusel. Pädev siseriiklik julgeolekukontrolli asutus on selle liikmesriigi vastav asutus, mille kodanik kõnealune isik on. Kui kõnealune isik ei ole ühegi Euroopa Liidu liikmesriigi kodanik, taotleb komisjoni julgeolekubüroo juhataja julgeolekukontrolli sellelt Euroopa Liidu liikmesriigilt, mis on kõnealuse isiku alaliseks või tavaliseks asukohaks.

j) Julgeolekukontrolli raames peab asjaomane isik täitma isikliku infolehe.

k) Komisjoni julgeolekubüroo juhataja täpsustab oma taotluses, millist liiki ja millise salastatuse tasemega teabe võib asjaomasele isikule kättesaadavaks teha, et pädev siseriiklik asutus saaks teostada julgeolekukontrolli ja esitada oma seisukoha seoses kõnealusele isikule antava loa tasemega.

l) Kogu julgeolekukontrolli protsessi suhtes, kaasa arvatud selle tulemused, kohaldatakse kõnealuses liikmesriigis kehtivaid asjaomaseid õigusnorme, sealhulgas kaebusi käsitlevaid õigusnorme.

m) Kui liikmesriigi pädevate asutuste seisukoht on positiivne, võib komisjoni julgeolekubüroo juhataja anda kõnealusele isikule loa.

n) Pädeva siseriikliku asutuse negatiivsest seisukohast teatatakse asjaomasele isikule, kes võib paluda, et komisjoni julgeolekubüroo juhataja kuulaks ära tema selgitused. Kui komisjoni julgeolekubüroo juhataja peab seda vajalikuks, võib ta paluda, et pädevad siseriiklikud asutused annaksid oma võimete piires täiendavaid selgitusi. Kui kinnitatakse negatiivset seisukohta, siis luba ei anta.

o) Kõigile isikutele, kellele antakse punktides d ja e osutatud luba, antakse loa väljaandmisel ja pärast seda regulaarsete ajavahemike järel vajalikud juhtnöörid salastatud teabe kaitsmise ja sellise kaitse tagamise vahendite kohta. Sellised isikud kirjutavad alla deklaratsioonile, milles nad kinnitavad, et on saanud juhtnöörid ja kohustuvad neid järgima.

p) Komisjoni julgeolekubüroo juhataja võtab käesoleva jao rakendamiseks kõik vajalikud meetmed, eelkõige seoses eeskirjadega, mis reguleerivad juurdepääsu loa saanud isikute nimekirjale.

q) Erandkorras, kui teenistus seda eeldab, võib komisjoni julgeolekubüroo juhataja pärast pädevatele siseriiklikele asutustele teatamist ja tingimusel, et nimetatud asutused ei ole selle teatise kohta kuu aja jooksul märkusi teinud, anda enne punktis i osutatud julgeolekukontrolli tulemuste selgumist kuni kuueks kuuks ajutise loa.

r) Niiviisi antud ajutised load ei anna juurdepääsu salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvale teabele; juurdepääs nimetatud kategooriasse kuuluvale teabele antakse ainult ametnikele, kes on positiivsete tulemustega läbinud julgeolekukontrolli punkti i kohaselt. Kuni julgeolekukontrolli tulemuste selgumiseni võib ametnikele, kes peavad julgeolekukontrolli läbima salastatuse kategooria ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ jaoks, anda ajutise loa juurdepääsuks teabele, mis kuulub salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või madalamatesse kategooriatesse.

21. EUROOPA LIIDU SALASTATUD DOKUMENTIDE KOOSTAMINE, LEVITAMINE, EDASTAMINE, KULLERI ISIKLIK JULGEOLEK JA TÄIENDAVAD KOOPIAD VÕI TÕLKED NING VÄLJAVÕTTED

21.1. Koostamine

1. Euroopa Liidu salastatuse kategooriaid kasutatakse 16. jao sätete kohaselt ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ ja sellest rangemad salastatuse kategooriad peavad olema märgitud iga lehe keskel ülemises ja alumises servas ning kõik lehed peavad olema nummerdatud. Igale Euroopa Liidu salastatud dokumendile peab olema märgitud viitenumber ja kuupäev. Kui tegemist on salastatuse kategooriatesse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ja ► SECRET UE ◄ kuuluvate dokumentidega, peab kõnealune viitenumber olema märgitud igale lehele. Kui dokumente levitatakse mitme koopiana, peab iga koopia esilehel olema kirjas koopia number ja dokumendi lehekülgede arv. Kui tegemist on salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või rangemasse kategooriasse kuuluva dokumendiga, peab dokumendi esimesel lehel olema nimekiri kõigi lisade ja lisatud dokumentide kohta.

2. Salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvaid dokumente võivad trükkida, tõlkida, säilitada, neist koopiaid teha, neid magnetkujul paljundada või neist mikrofilme teha ainult isikud, kes on läbinud julgeolekukontrolli seoses juurdepääsuga vähemalt sellesse salastatuse kategooriasse kuuluvatele dokumentidele, kuhu kuulub asjaomane dokument.

3. Sätted, mis reguleerivad salastatud dokumentide koostamist arvutiga, on ette nähtud 25. jaos.

21.2. Levitamine

1. Euroopa Liidu salastatud teavet levitatakse ainult isikutele, kellel on vastav teadmisvajadus ja kes on läbinud asjakohase julgeolekukontrolli. Dokumendi koostaja määrab kindlaks esialgse levitamise.

2. ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kategooriasse kuuluvaid dokumente levitatakse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ registrite kaudu (vt 22. jagu, lõige 2). Kui tegemist on salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvate sõnumitega, võib pädev register volitada sidekeskuse juhatajat tegema adressaatide loetelus märgitud hulga koopiaid.

3. Esialgne adressaat võib salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ ja madalamatesse salastatuse kategooriatesse kuuluvaid dokumente edastada teistele adressaatidele teadmisvajaduse põhjal. Dokumendi koostanud asutus või ametiisik annab siiski selgelt teada kõigist piirangutest, mida ta soovib kohaldada. Selliste piirangute kehtestamise korral võivad adressaadid dokumente edasi levitada ainult dokumendi koostanud asutuse või ametiisiku loal.

4. Kõik dokumendid, mis kuuluvad salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse salastatuse kategooriasse, kantakse peadirektoraati või talitusse saabumisel ja sealt lahkumisel osakonna kohalikku Euroopa Liidu salastatud teabe registrisse. Registrisse kantavad andmed (viitenumber, kuupäev ja vajadusel koopia number) peavad võimaldama dokumente kindlaks teha ning need tuleb kanda logiraamatusse või spetsiaalsele kaitstud andmekandjale (vt 22. jagu lõige 1).

21.3. Euroopa Liidu salastatud teabe edastamine

21.3.1. Pakendid, kättesaamistõendid

1. Salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse salastatuse kategooriasse kuuluvaid dokumente edastatakse tugevates ja läbipaistmatutes kahekordsetes ümbrikes. Sisemisele ümbrikule märgitakse vajalik Euroopa Liidu salastatuse kategooria ning võimaluse korral saaja täielik ametinimetus ja aadress.

2. Kui ümbrik ei ole adresseeritud konkreetsele isikule, võib sisemise ümbriku avada ja selles olevate dokumentide vastuvõtmist kinnitada ainult registri kontrolliametnik (vt 22. jagu lõige 1). Sellisel juhul märgitakse asjaomases registris (vt 22. jagu lõige 1) ümbriku saabumine logiraamatusse ning sisemise ümbriku võib avada ja selles olevate dokumentide vastuvõtmist kinnitada vaid isik, kellele see on adresseeritud.

3. Sisemisse ümbrikusse tuleb panna kättesaamistõendi vorm. Kättesaamistõend ei ole salastatud ning sellele peaks olema märgitud dokumendi viitenumber, kuupäev ja koopia number, kuid sellele ei tohi kunagi kirjutada dokumendis käsitletavat teemat.

4. Sisemine ümbrik pannakse välimisse ümbrikusse, millel on kättesaamistõendi jaoks kirjas paki number. Mingil juhul ei tohi välimisele ümbrikule märkida salastatuse kategooriat.

5. Salastatuse kategooriasse ► CONFIDENTIEL UE ◄ ja kõrgematesse kategooriatesse kuuluvate dokumentide puhul antakse kullerile või virgatsile paki numbri vastu kättesaamistõend.

21.3.2. Majasisene või majade grupi sisene edastamine

Ühe hoone või hoonerühma piires võib salastatud dokumente transportida pitseeritud ümbrikus, millel on kirjas ainult adressaadi nimi, kui sellist ümbrikut transpordib isik, kes on läbinud julgeolekukontrolli seoses vastava kategooria salastatud dokumentidega.

21.3.3. Riigisisene edastamine

1. Ühe riigi piires tuleks salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvaid dokumente saata ainult ametliku kullerteenuse vahendusel või isikutega, kellel on luba juurdepääsuks salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvatele dokumentidele.

2. Kui salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvate dokumentide edastamiseks väljapoole ühe hoone või hoonerühma piire kasutatakse kullerteenust, tuleb täita käesolevas peatükis sisalduvaid sätteid pakendamise ja kättesaamistõendite kohta. Kättetoimetamisüksustel peab olema piisavalt töötajaid tagamaks, et salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvaid dokumente sisaldavad pakid on kogu aeg vastutava ametniku otsese järelevalve all.

3. Erandkorras võivad ametnikud, kes ei ole kullerid, viia salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvaid dokumente hoonest või hoonerühmast välja, et neid kasutada kohalikul koosolekul või arutelul, kui: a) dokumentide kandjal on luba juurdepääsuks kõnealustele salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvatele dokumentidele; b) transpordiliik vastab eeskirjadele, mis reguleerivad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kategooriasse kuuluvate dokumentide edastamist; c) ametnik ei jäta salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvaid dokumente mingil juhul järelevalveta; d) nähakse ette kord sel viisil edastatavate dokumentide loetelu andmiseks salastatuse kategooria ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ registrisse, kus nimetatud dokumente hoitakse, ja nende dokumentide kontrollimiseks nimetatud loetelu alusel pärast tagasitoomist.

4. Ühe riigi piires võib salastatuse kategooriatesse ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvaid dokumente saata kas postiga, kui selline edastamisviis on siseriiklike õigusnormidega lubatud ja vastab nende õigusnormide sätetele, või selliste kullerteenistuste või isikute kaudu, kes on läbinud julgeolekukontrolli seoses juurdepääsuga Euroopa Liidu salastatud teabele.

5. Komisjoni julgeolekubüroo koostab juhised Euroopa Liidu salastatud dokumentide kaasaskandmise kohta põhinedes nendele eeskirjadele. Dokumentide transportijad peavad sellised juhtnöörid läbi lugema ja neile alla kirjutama. Eelkõige tuleb sellistes juhtnöörides sätestada, et mingil juhul ei või: a) dokumendid lahkuda nende vedaja valdusest, kui nad ei ole turvaliselt hoiule antud 18. jao sätete kohaselt; b) jätta dokumente järelevalveta ühissõidukis või eraautos või sellistes kohtades nagu restoranid ja hotellid. Selliseid dokumente ei tohi hoida hotelli seifis ega jätta järelevalveta hotellituppa; c) lugeda avalikus kohas, näiteks õhusõidukis või rongis.

21.3.4. Edastamine ühest riigist teise

1. Salastatuse ► CONFIDENTIEL UE ◄ või kõrgemasse kategooriasse kuuluvat materjali toimetatakse edasi Euroopa Liidu diplomaatilisi või sõjaväe kullerteenuseid kasutades.

2. Salastatuse kategooriatesse ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluva materjali isiklikku transportimist võib lubada, kui transporditingimused tagavad, et selline materjal ei või sattuda volitamata isikute kätte.

3. Turvaküsimuste eest vastutav komisjoni liige võib lubada isikutel materjali transportida, kui diplomaatilise või sõjaväe kullerteenistuse abi ei ole võimalik kasutada või kui selliste kullerteenistuste kasutamine tooks kaasa viivituse, mis kahjustaks Euroopa Liidu toiminguid, ning kui kavandatud adressaadil on kõnealust materjali kiiresti vaja. Komisjoni julgeolekubüroo koostab juhtnöörid, mis käsitlevad salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või madalamasse kategooriasse kuuluva materjali rahvusvahelist transportimist isikute poolt, kes ei tööta diplomaatilises ega sõjaväe kullerteenistuses. Sellistes juhtnöörides tuleb sätestada järgmised nõuded: a) dokumentide transportija on läbinud nõuetekohase julgeolekukontrolli; b) kõigi sel viisil transporditavate materjalide kohta peetakse arvet asjaomases osakonnas või registris; c) Euroopa Liidu materjale sisaldavad pakid või kotid peavad olema varustatud ametliku pitseriga, et välistada või piirata nende läbivaatamist tollis, ning tunnussiltide ja juhtnööridega paki või koti leidjale; d) materjali transportijal on kõigis Euroopa Liidu liikmesriikides tunnustatud kulleritunnistus ja/või töökäsk, mis lubavad tal nõuetekohaselt tähistatud pakki transportida; e) maismaal reisides ei tohi läbida kolmandaid riike ega ületada nende riikide piire, kui materjali saatev riik ei ole saanud asjaomaselt kolmandalt riigilt konkreetset garantiid; f) materjali transportija reis peab sihtkoha, läbitava marsruudi ja kasutatavate transpordivahendite poolest vastama Euroopa Liidu eeskirjadele või kui siseriiklikud õigusnormid on sellises küsimuses rangemad, siis neile õigusnormidele; g) materjal peab olema kogu aeg selle transportija valduses, kuni see antakse hoiule 18. jao turvalist säilitamist käsitlevate sätete kohaselt; h) materjali ei tohi jätta järelevalveta ühissõidukis või eraautos või sellistes kohtades nagu restoranid ja hotellid. Sellist materjali ei tohi hoida hotelli seifis ega jätta järelevalveta hotellituppa; i) kui transporditava materjali hulka kuuluvad ka dokumendid, ei tohi neid lugeda avalikus kohas (nt lennukis, rongis jms kohas).

4. Salastatud materjali transportiv isik peab läbi lugema ja allkirjastama julgeolekujuhendid, mis sisaldavad vähemalt eespool loetletud juhtnööre ja korda, mida tuleb järgida hädaolukorras või juhul, kui toll või lennujaama julgeolekuametnikud soovivad kontrollida salastatud materjali sisaldavat pakki.

21.3.5. ► RESTREINT UE ◄ dokumentide edastamine

Salastatuse kategooriasse ► RESTREINT UE ◄ kuuluvate dokumentide edasitoimetamiseks ei nähta ette erisätteid, kuid nende dokumentide edasitoimetamisel tuleks tagada, et nad ei satu volitamata isikute kätte.

21.4. Kulleri isiklik julgeolek

Kui virgatsit või kullerit kavatsetakse kasutada salastatuse kategooriatesse ► SECRET UE ◄ ja ► CONFIDENTIEL UE ◄ kuuluvate dokumentide vedamiseks, peab ta läbima nõuetekohase julgeolekukontrolli.

21.5. Elektroonilised ja muud tehnilised edastusvahendid

1. Sideturbe julgeolekumeetmete eesmärk on tagada Euroopa Liidu salastatud teabe turvaline edastamine. Sellise Euroopa Liidu salastatud teabe edastamise üksikasjalikke eeskirju käsitletakse 25. jaos.

2. Salastatuse kategooriatesse ► CONFIDENTIEL UE ◄ ja ► SECRET UE ◄ kuuluvat teavet võib edastada ainult akrediteeritud sidekeskuste, -võrkude ja/või -terminalide ja -süsteemide kaudu.

21.6. Euroopa Liidu salastatud teabe täiendavad koopiad ja tõlked ning väljavõtted sellistest dokumentidest

1. Salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvatest dokumentidest võib teha koopiaid või selliseid dokumente tõlkida ainult dokumendi koostaja loal.

2. Kui isik, kes ei ole läbinud julgeolekukontrolli salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluva teabe jaoks, vajab teavet, mis sisaldub salastatuse kategooriasse ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ kuuluvas dokumendis, kuid ei kuulu nimetatud salastatuse kategooriasse, võib salastatuse kategooria ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ registri juhataja (vt 22. jagu lõige 2) anda loa teha kõnealusest dokumendist vajaliku hulga väljavõtteid. Samal ajal võtab asjaomase registri juhataja vajalikud meetmed tagamaks, et nimetatud väljavõtetele antakse asjakohane salastatuse tase.

3. Adressaat võib salastatuse kategooriasse ► SECRET UE ◄ või madalamasse kategooriasse kuuluvaid dokumente paljundada või tõlkida käesolevate julgeolekusätete kohaselt ja tingimusel, et selline tegevus on rangelt kooskõlas teadmisvajaduse põhimõttega. Esialgse dokumendi suhtes rakendatavaid julgeolekumeetmeid rakendatakse ka selle dokumendi paljunduste ja/või tõlgete suhtes.

22. EUROOPA LIIDU SALASTATUD TEABE REGISTRID, ÜLEVAATUSED, KONTROLLID, ARHIIVIS SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE

22.1. Euroopa Liidu salastatud teabe kohalikud registrid

1. Komisjonis, vajadusel igas osakonnas, vastutab üks või mitu kohalikku Euroopa Liidu salastatud teabe regis