1995R1663 — ET — 16.10.2004 — 004.001

Käesolev dokument on vaid dokumenteerimisvahend ja institutsioonid ei vastuta selle sisu eest

Muudetud:









▼B

KOMISJONI MÄÄRUS (EÜ) nr 1663/95,

7. juuli 1995,

millega nähakse ette nõukogu määruse (EMÜ) nr 729/70 kohaldamise üksikasjalikud eeskirjad seoses EAGGF tagatisrahastu raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmisega







EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON, võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut, võttes arvesse nõukogu 21. aprilli 1970. aasta määrust (EMÜ) nr 729/70 ühise põllumajanduspoliitika rahastamise kohta, ( 1 ) viimati muudetud määrusega (EÜ) nr 1287/95, ( 2 ) eelkõige selle artikli 4 lõiget 6 ja artikli 5 lõiget 3, ning arvestades, et: ning arvestades, et: nõukogu määrusega (EÜ) nr 1287/95 sisse seatud raamatupidamisarvestuse kontrollimis- ja heakskiitmiskorra ümberkorraldamisel nähakse ette üksikasjalike eeskirjade sätestamine makseagentuuride volitamise ning nende aastaaruannete kontrollimise ja heakskiitmise kohta; EAGGF tagatisrahastu poolt rahastatavate meetmete arvus ja laadis ning informatsiooni talletamis- ja edastamismeetodites tehtud muudatuste tõttu tuleb läbi vaadata komisjonile raamatupidamisarvestuse kontrollimiseks ja heakskiitmiseks esitatava informatsiooni laad ja sisu; sellepärast tuleks kehtetuks tunnistada komisjoni määrus (EMÜ) nr 1723/72, ( 3 ) viimati muudetud määrusega (EMÜ) nr 295/88 ( 4 ); EAGGF komitee ei ole eesistuja määratud tähtaja jooksul arvamust avaldanud, ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:







Artikkel 1

1. Liikmesriik määrab tema poolt vastavalt määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõikele 2 volitatavate makseagentuuride piirarvu pärast konsulteerimist komisjoniga. Komisjon võib teada anda, kui see piirarv ei võimalda kinni pidada kõnesoleva määruse artikli 5 lõike 2 punktis b sätestatud tähtajast, või läbi viia fondi tegevuse läbipaistvat kontrolli. Komisjon informeerib fondikomiteed kõigi liikmesriikide volitatud makseagentuuridest.

2. Liikmesriik teatab komisjonile iga makseagentuuri puhul, milline ametiasutus või -asutused (“pädev asutus”) annab ja tühistab selle volitused ning määrab tähtaja vajalike kohanduste tegemiseks määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõike 4 tähenduses.

3. Enne makseagentuurile volituste andmist teeb pädev asutus kindlaks, et makseagentuuri haldus- ja arvestusmeetodid vastavad määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõike 1 punktis a esitatud nõudmistele. Pädeva ametiasutuse poolt rakendatavad volitamiskriteeriumid määrab kindlaks liikmesriik, võttes arvesse komisjoni juhiseid, mis on esitatud määruse lisas. Kui mõnda makseagentuuri tegevuse seisukohalt olulist kriteeriumi ei ole järgitud, kohaldatakse kõnesoleva määruse artikli 4 lõiget 4.

Volitamisotsus tehakse kontrolli alusel, mis hõlmab haldus- ja arvestustingimusi, sealhulgas neid, mis on ühenduse huvide kaitseks vastu võetud seoses ettemaksete, tagatiste, sekkumisvarude ja sissenõutavate summadega. Kontrollitakse eelkõige maksete tegemise korda, rahaliste varade kaitset, ►M4 infosüsteemide turvet ◄ , raamatupidamisdokumentide registreerimist, ülesannete jaotust ning sise- ja väliskontrolli asjakohasust EAGGF tagatisrahastu rahastatavate tehingute puhul.

4. Pärast seda, kui pädev asutus on kindlaks teinud, et kontrollitud maksegentuuri puhul on täidetud kõik olulised nõuded, annab ta makseagentuurile volitused. Vastasel korral edastab pädev asutus makseagentuurile juhised haldus- ja arvestusmeetodite kohta ning eelkõige nende tingimuste kohta, mida makseagentuur peab enne volituste saamist täitma. Haldus- ja arvestusmeetodites vajalike muudatuste tegemise ajaks võib anda ka tähtajalisi volitusi, mille kestus oleneb probleemi tõsidusest.

5. Volituste tagasivõtmisel määrab liikmesriik vastavalt määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklis 4 ja käesoleva artikli lõigetes 3 ja 4 sätestatud tingimustele uue makseasutuse ning tagab, et abisaajatele tehtavad maksed ei katke.

6. Volikiri on kirjalik kinnitus selle kohta, et makseasutus vastab volituste saamiseks kehtestatud kriteeriumidele; vajaduse korral esitatakse selles juhiseid muudatuste tegemiseks teatava tähtaja jooksul. Volikiri edastatakse komisjonile.

7. Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõikes 3 ettenähtud teatamine toimub makseagentuurile esmakordsete volituste andmisel ja selle raames esitatakse iga makseagentuuri kohta järgmised andmed:

— agentuurile antud ülesanded,

— ülesannete jaotus asutuse üksuste vahel,

— suhted teiste riiklike ja eraasutustega, kes samuti vastutavad nende meetmete rakendamise eest, mille kulud kantakse fondi arvele,

— abisaajate nõuete vastuvõtmise, kontrollimise ja kinnitamise kord ning kulutuste kinnitamise, väljamaksmise ja arvestuse kord,

— sisekontrolli eeskirjad,

▼M4

— infosüsteemide turvet puudutavad sätted.

▼B

Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõike 4 kohaldamisel esitatav informatsioon sisaldab juhiseid, mis on seotud haldus- ja arvestustingimustega, muudatustega, mida makseagentuur peab tegema, et vältida volituste tagasivõtmist, ning rakendamiseks kehtestatud tähtajaga.

Artikkel 2

1. Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 4 lõike 1 punktis b nimetatud koordineeriv organ on liikmesriigi ainuesindajaks suhtlemisel komisjoniga kõigis EAGGF tagatisrahastuga seotud küsimustes, mis käsitlevad järgmisi valdkondi:

— ühenduse tekstide ja seonduvate juhiste edastamine makseagentuuridele ja nende rakendamise eest vastutavatele organitele,

— tekstide ja juhiste ühetaoline kohaldamine,

— käesolevas määruses ja määruses (EMÜ) nr 729/70 ettenähtud andmete edastamine komisjonile.

▼M3 —————

▼B

►M3 ————— ◄ Makseagentuur võib täita ka koordineeriva organi ülesandeid tingimusel, et need kaks vastutusvaldkonda hoitakse lahus. Koordineeriv organ võib oma ülesannete täitmisel paluda vastavalt oma riigis kehtivale korrale abi muudelt haldusorganitelt või ametitelt, eelkõige nendelt, kes tegelevad raamatupidamis- või tehniliste küsimustega.

2. Liikmesriik edastab komisjonile koordineeriva organi nime ja andmed põhikirjadokumendi kohta ning selle organi tegevusega seotud haldus-, arvestus- ja sisekontrollitingimused.

3. ►M2 ►M3 Käesoleva määruse artikli 4 lõike 1 punktis c ◄ nimetatud raamatupidamisinformatsiooni sisu ja vorm määratakse määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklis 13 sätestatud korras. ◄

Artikkel 3

1. Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 1 punktis b nimetatud tõendi koostab makseasutusest ja koordineerivast organist sõltumatult töötav tehniliselt pädev amet või organ (tõendeid väljastav organ).

Tõend põhineb menetluste ja tehingutevalimi kontrollimise tulemustel. Nende käigus kontrollitakse maksete vastavust ühenduse eeskirjadele ainult sel määral, mis puudutab makseagentuuride haldusstruktuuri valmisolekut tagada, et kõnealust vastavust on enne maksete tegemist kontrollitud.

Tõendeid väljastav organ viib kontrolli läbi kooskõlas rahvusvaheliselt tunnustatud kontrollistandarditega. Kontroll toimub nii iga eelarveaasta kestel kui ka pärast selle lõppu. Enne järgneva aasta 31. jaanuari koostab tõendeid väljastav organ tõendi ja ülevaate kontrolli tulemustest, mis sisaldab eelkõige arvamust selle kohta, kas komisjonile edastatavad aruanded on tõesed, täielikud ja korrektsed ning sisekontrollisüsteem toimib rahuldavalt.

▼M4

Hiljemalt 2008. eelarveaasta seisuga esitab sertifitseerimisasutus enne kolmandas punktis näidatud kuupäeva deklaratsiooni makseasutuse rakendatud infosüsteemide turbemeetmete kohta. Deklaratsioon põhineb käesoleva määruse lisa punkti 6 alapunktis vi viidatud valitud, rahvusvaheliselt tunnustatud turbestandardite kõnealusel eelarveaastal kehtivas redaktsioonis, mis on turbemeetmete aluseks ning näitab, kas turbemeetmeid kõnealusel eelarveaastal rakendati.

Eelarveaastate kohta, mis eelnevad sellele, mille suhtes koostatakse esimene deklaratsioon makseasutuse infosüsteemide turbe kohta, lisab sertifitseerimisasutus oma järelduste aruandesse hindamissüsteemi kasutades kommentaarid ning esialgsed järeldused makseasutuse poolt rakendatud infosüsteemide turbe meetmete kohta. Aruanne põhineb käesoleva määruse lisa punkti 6 alapunktis vi viidatud valitud, rahvusvaheliselt tunnustatud turbestandardite kõnealusel eelarveaastal kehtival redaktsioonil, mis on turbemeetmete aluseks ning näitab, millises ulatuses turbemeetmeid kõnealusel eelarveaastal rakendati.

▼B

2. Kui volitused antakse rohkem kui ühele makseagentuurile, võib liikmesriik lähtuda tõenditest, mille on välja andnud volitatavate makseagentuuride aruandeid tõendanud amet või organ, kui liikmesriigil on tagatis selle kohta, et läbiviidud kontrolli maht ja standardid vastavad lõikes 1 sätestatud nõuetele.

3. Lõikes 1 nimetatud ülevaade sisaldab informatsiooni selle kohta:

— kas makseagentuuride menetluste, eelkõige volitamiskriteeriumidega on tagatud, et tegevused, mille kulud kantakse fondi arvele, vastavad ühenduse eeskirjadele, ja milliseid soovitusi on antud selle süsteemi tõhustamiseks,

— kas käesoleva määruse artikli 4 lõike 1 punktis a nimetatud aastaaruanded on kooskõlas makseagentuuride raamatupidamisdokumentide ja registritega,

— kas artiklis 5 ette nähtud kuludeklaratsioonides ja sekkumistegevuse kokkuvõtetes on fondi poolt rahastatavaid meetmeid kajastatud terviklikult, täpselt ja tõepäraselt,

— kas ühenduse finantshuvid seoses ettemaksete, tagatiste, sekkumisvarude ja sissenõutavate summadega on korralikult kaitstud,

— kas makseagentuur on järginud talle süsteemi tõhustamiseks antud soovitusi.

Ülevaatele lisatakse informatsioon kontrolli läbiviijate arvu ja kvalifikatsiooni, tehtud tööde, läbivaadatud tehingute arvu, saadud tulemuste tähtsuse ja usaldusväärsuse, avastatud puuduste ja nende kõrvaldamiseks antud soovituste kohta ning nii tõendava organi kohta kui ka nende makseagentuurisiseste ja -väliste kontrolliorganite töö kohta, kellelt tõendav organ on osaliselt või täielikult saanud ülevaates esitatud andmed.

Artikkel 4

1. Raamatupidamisarvestuse kontrollimiseks ja heakskiitmiseks vastavalt määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punktile b peavad liikmesriigid komisjonile saatma:

a) aastaaruanded kulutuste kohta, mis on kantud fondi tagatisrahastu arvele, ning kõigi ametite ja organite poolt vastavalt kõnesoleva määruse artikli 5 lõikele 1 koostatud aruanded;

b) tõendava organi või tõendavate organite poolt koostatud tõendid ja aruanded;

▼M3

c) kõik statistika ja kontrolli jaoks vajalikud raamatupidamisandmed, mille sisu ja vorm on sätestatud käesoleva määruse artikli 2 lõike 3 alusel.

▼M4

2. Lõikes 1 nimetatud dokumendid ja raamatupidamisalane informatsioon esitatakse komisjonile vastavale eelarveaastale järgneva aasta 10. veebruariks. Lõike 1 punktides a ja b nimetatud dokumendid esitatakse ühes eksemplaris koos elektroonilise koopiaga.

▼B

3. Komisjoni taotluse korral või liikmesriigi algatusel võib komisjonile saata lisainformatsiooni asjassepuutuvate raamatupidamisarvestuste kontrollimise ja heakskiitmise kohta tähtaja jooksul, mille komisjon määrab lähtuvalt informatsiooni edastamiseks vajalikust töömahust. Sellise informatsiooni puudumisel võib komisjon aruanded kontrollida ja heaks kiita andmete alusel, mis on tema käsutusse antud kõnesoleva tähtaja lõpuks.

4. Komisjon võib rahuldada põhjendatud taotlused informatsiooni edastamise tähtaja pikendamiseks, kui need esitatakse talle enne selle tähtaja lõppu.

Artikkel 5

▼M3

1. Artikli 4 lõike 1 punktis a nimetatud aastaaruanded sisaldavad:

a) ühenduse eelarve punktide ja alapunktide kaupa summeeritud kulutusi;

b) punktide ja alapunktide kaupa koostatud tabelit erinevuste kohta aastaaruandes deklareeritud kulude ja nende kulude vahel, mis on deklareeritud sama aja kohta igakuistes deklaratsioonides komisjoni määruse (EÜ) nr 296/96 artikli 3 lõikes 5 nimetatud dokumendis; sellega peab olema kaasas selgitus iga erinevuse kohta alapunktide kaupa;

c) määruse (EÜ) nr 296/96 artikli 3 lõike 6a punktis a osutatud tabelit majandusaasta lõpu kohta;

d) kokkuvõtet sekkumistegevusest ning teatist sekkumisvarude koguste ja paiknemise kohta eelarveaasta lõpus;

e) kinnitust selle kohta, et üksikasjalikke andmeid sekkumisvarude kõigi ümberpaigutuste kohta säilitatakse makseasutuse elektroonilises andmepangas;

f) määruse (EÜ) nr 296/96 artikli 3 lõike 6a punktis b osutatud tabeleid majandusaasta lõpu kohta.

▼B

2. Käesoleva määruse artikli 4 lõike 1 punktis a nimetatud aruanded sisaldavad iga koordineeriva organi ja makseagentuuri kohta järgmist informatsiooni:

— asjassepuutuva eelarveaastaga seonduvad erandlikud tehingud ja tehnilised raskused,

— kõik olulised muudatused, mis on tehtud pärast viimast artikli 1 lõikes 7 kirjeldatud informatsiooni edastamist.

Artikkel 6

EAGGF tagatisrahastu poolt rahastatavate kulutuste ja hüvitatavate summadega seonduvad tõendavad dokumendid peavad jääma komisjonile kättesaadavaks vähemalt kolme aasta jooksul pärast seda aastat, kui komisjon kontrollis ja kiitis heaks vastava eelarveaasta aruanded või, kui otsust raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiidu kohta menetletakse Euroopa Ühenduste Kohtus, vähemalt aasta jooksul pärast nimetatud menetluse lõppu.

Artikkel 7

▼M1

1. Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punktis b sätestatud otsustes raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise kohta tuleb kindlaks määrata igas liikmesriigis vastaval eelarveaastal tehtav kulutuste määr, mille EAGGF arvele kandmine kinnitatakse kõnealuse määruse artikli 5 lõike 1 punktis b osutatud raamatupidamisaruannete alusel, ning vastava eelarveaasta ettemaksete vähendamised ja peatamised, sealhulgas komisjoni määruse (EÜ) nr 296/96 ( 5 ) artikli 4 lõike 3 teises lõigus osutatud vähendamised, ilma et see piiraks kõnesoleva artikli lõike 2 punkti c kohaselt hiljem tehtud otsuste kohaldamist.

Lõikes 1 osutatud raamatupidamisaruannete kontrollimise ja heakskiitmise otsuste kohaselt liikmesriikidelt tagasi nõutavad või liikmesriikidele makstavad summad määratakse kindlaks, lahutades vastaval eelarveaastal tehtud ettemaksed samaks aastaks lõike 1 kohaselt kinnitatud kulutustest. Need summad lahutatakse kulutustega seotud ettemaksetest, mida makstakse alates teisest kuust pärast seda kuud, kui jõustus otsus raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise kohta, või need liidetakse kõnesolevatele ettemaksetele.

▼B

2. Komisjon teatab enne asjassepuutuvale eelarveaastale järgneva aasta 31. märtsi asjaomasele liikmesriigile tema poolt esitatud informatsiooni kontrollimise tulemustest ja lisab oma muudatusettepanekud.

3. Kui komisjon ei saa asjaomasest liikmesriigist tulenevatel põhjustel selle liikmesriigi raamatupidamisarvestust enne järgneva aasta 30. aprilli kontrollida ja heaks kiita, teatab komisjon liikmesriigile lisauurimistest, mida ta kavatseb teha vastavalt määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklile 9.

Artikkel 8

▼M2

1. Kui komisjon on uurimise põhjal leidnud, et tehtud kulutused ei ole ühenduse eeskirjadega kooskõlas, teatab ta oma kontrollimise tulemustest asjaomasele liikmesriigile ning lisab parandusmeetmed, mis on vajalikud edaspidi eeskirjadele vastavuse tagamiseks.

Komisjoni teates viidatakse käesolevale määrusele. Liikmesriik vastab kahe kuu jooksul ning komisjon võib vastavalt sellele oma seisukohti muuta. Põhjendatud juhul võib komisjon vastamistähtaega pikendada.

Pärast vastamistähtaja möödumist kutsub komisjon liikmesriigi kahepoolsetele läbirääkimistele, mille käigus pooled püüavad kokku leppida vajalikes meetmetes ning eeskirjade rikkumise raskuse ja ühendusele tekitatud rahalise kahju hindamises. Pärast neid läbirääkimisi ning tähtaja möödumist, mille komisjon on määranud pärast liikmesriikidega konsulteerimist lisateabe esitamiseks läbirääkimiste järel, või juhul kui liikmesriik ei võta läbirääkimiskutset vastu komisjoni määratud tähtaja jooksul, teeb komisjon liikmesriigile ametlikult teatavaks oma seisukoha, viidates komisjoni otsusele 94/442/EÜ. ( 6 ) Teade sisaldab hinnangut nende kulutuste kohta, mis komisjon kavatseb määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punkti c alusel ühenduse rahastamisest välja arvata, ilma et see piiraks käesoleva lõike neljanda lõigu kohaldamist.

Liikmesriik teatab komisjonile võimalikult kiiresti ühenduse eeskirjade järgimise tagamiseks võetavatest parandusmeetmetest ja nende jõustumise kuupäeva. Komisjon võtab vajaduse korral määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punkti c alusel vastu otsuse või mitu otsust ühenduse eeskirjade rikkumisega seotud kulutuste ühenduse rahastamisest väljajätmise kohta kuni parandusmeetmete jõustumiseni.

▼B

2. Määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punktis c nimetatud otsused tehakse pärast lepitusorgani poolt vastavalt direktiivi 94/442/EÜ sätetele koostatud aruannete läbivaatamist.

3. Ühenduse rahastamise vähendamised, millele on viidatud määruse (EMÜ) nr 729/70 artikli 5 lõike 2 punktis c, tehakse nimetatud artikli kohaselt tehtud otsusele järgneva teise kuu ettemaksetest. Komisjon võib liikmesriigi taotluse korral pärast konsulteerimist fondikomiteega ja vähendamise tähtsusest lähtuvalt määrata ka mõne teise aja.

Artikkel 9

Määrus (EMÜ) nr 1723/72 tunnistatakse kehtetuks alates 16. oktoobrist 1995.

Seda kohaldatakse siiski kuni EAGGF 1995. eelarveaastani esitatud raamatupidamisarvestuse kontrollimisel ja heakskiitmisel.

Artikkel 10

Käesolev määrus jõustub seitsmendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Ühenduste Teatajas.

Määrust kohaldatakse 16. oktoobril 1995 algavast eelarveaastast.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.









LISA

Juhised makseagentuuri volitamiskriteeriumide määramiseks

Volitamiskriteeriumides tuleb ette näha, et maksegentuur tagab oma halduskorralduse ja sisekontrolli süsteemi korrektse toimimise ning dokumentide hoidmise vastavalt määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklile 4. Lihtsustatud kriteeriumide kohaldamine on õigustatud ainult väikese tegevusulatusega makseagentuuri puhul. Kui ei järgita makseagentuuri tegevuse seisukohalt olulise tähtsusega kriteeriume, kohaldatakse kõnesoleva määruse artikli 4 lõiget 4.

1. Makseagentuuri (edaspidi “agentuur”) asutamine on formaalne akt, millega sätestatakse agentuuri pädevus, kohustused ja ülesanded eelkõige seoses määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklites 2 ja 3 määratletud EAGGF tagatisrahastu rahastatavate kulutustega ning agentuuri haldusstruktuur.

2. Agentuuril on seoses EAGGF tagatisrahastu kulutustega kolm põhiülesannet. i) Maksete kinnitamine: selle ülesande eesmärgiks on kindlaks määrata taotlejale makstav summa kooskõlas ühenduse eeskirjadega. ii) Maksete tegemine: selle ülesande eesmärgiks on anda agentuuri pankadele või vajaduse korral riigikassaosakonnale korraldus kinnitatud summade maksmise kohta taotlejale (või tema volitatud isikule). ▼M4 iii) Maksearvestus: selle ülesande eesmärgiks on registreerida kõik maksed EAGGF kulutuste kohta tavaliselt infosüsteemi vormis peetavas asutuse eraldi raamatupidamisregistris ja perioodiliselt ette valmistada kulutuste kokkuvõtted, sealhulgas kuu- ja aastaaruanded komisjonile. Raamatupidamisregistrisse kantakse ka fondi poolt rahastatavad vahendid, eelkõige need, mis on seotud sekkumisvarude, tasaarveldamata ettemaksete ja võlglastega. ▼B

3. Agentuuril on tavaliselt kaks talitust, ilma et see piiraks punktis 4 sätestatud delegeerimist. i) Sisekontrollitalitus: nimetatud talituse või sellega samaväärse korra eesmärk on tagada agentuuri tõhus sisekontrollisüsteem; sisekontrollitalitus ei sõltu agentuuri teistest talitustest ja annab aru agentuuri juhtkonnale. ii) Tehniline talitus: selle talituse eesmärgiks on kontrollida fakte, millel põhinevad taotlejatele tehtavad maksed, näiteks toodete, elusloomade, maa jms kvaliteedi ja omaduste kohta ning tarnekuupäeva, teiseks tooteks ümbertöötamise ja täiendava tehnilise kontrolli kohta. Nimetatud faktide kontrollimine toimub kontrolli- ja inspekteerimissüsteemi kaudu. Tehnilise talituse põhiülesanne on kõnesoleva kontrollisüsteemi järelevalve.

4. Kinnitamise ►M4 tehnilise talituse ja/või infosüsteemide halduse ◄ ülesanded võib osaliselt või täielikult delegeerida teistele organitele, kui on täidetud järgmised tingimused. i) Kõnesolevate organite ülesanded ja kohustused, eelkõige need, mis on seotud ühenduse eeskirjade järgimise kontrollimise ja järelevalvega, on selgelt määratletud. ii) Organitel on tõhus süsteem, mis aitab neil tagada ülesannete rahuldava täitmise. iii) Organid kinnitavad agentuurile selgesõnaliselt, et nad täidavad oma ülesandeid, ja annavad ülevaate selleks kasutatavatest vahenditest. iv) Agentuuri informeeritakse läbiviidud kontrolli tulemustest regulaarselt ja õigeaegselt, nii et selle tõhusust saaks hinnata enne nõuete rahuldamist. Tehtud tööd kirjeldatakse üksikasjalikult iga nõudega või nõuete rühmaga kaasas käivas aruandes või vajaduse korral kogu eelarveaastat hõlmavas aruandes. Aruandega koos esitatakse tõendused heakskiidetud nõuete põhjendatuse ning tehtud tööde laadi, ulatuse ja piiride kohta. Kui füüsiline või halduskontroll ei hõlma kõiki nõudeid, vaid ainult nende valimit, tuleb märkida, millised nõuded valiti, kirjeldada valikumeetodit ning anda ülevaade kõigi inspekteerimiste tulemustest ja meetmetest, mida on võetud vasturääkivuste ja eeskirjaeiramiste suhtes. Agentuurile esitatavad tõendavad dokumendid peavad andma piisava tagatise selle kohta, et kõigi heakskiidetud nõuete põhjendatust on kontrollitud. v) Kui heakskiidetud nõuete ja läbiviidud kontrollidega seotud dokumente säilitavad teised organid, näevad need organid ja agentuur ette korra, mis tagab, et agentuuri poolt tehtud makseid puudutavate dokumentide asukoht registreeritakse, ja neid dokumente võib agentuuri ametiruumides inspekteerimiseks esitada selliste isikute ja organite taotluse korral, kellel on tavaliselt õigus neid inspekteerida. Nende isikute hulka kuuluvad: — agentuuri töötajad, kes selle nõudega tegelevad, — agentuuri sisekontrollitalitus, — organ, mis kinnitab agentuuri aastaaruande õigsust, — Euroopa Liidu volitatud ametnikud.

▼M2

4a. Kui kaasrahastatavate meetmete puhul tuleb teha palju väikesi makseid, võib komisjoni eelneval nõusolekul delegeerida abi taotlejatele tehtavad maksed teistele organitele. Makseasutus ja kõnealune organ peavad sõlmima kirjaliku kokkuleppe, milles määratakse kindlaks makseasutusele esitatava teabe laad ja tõendavad dokumendid ning nende esitamise tähtaeg; makseasutus peab saama nende andmete ja dokumentide abil täita vähemalt volitamiskriteeriume ning järgida kuu- ja aastaaruannete esitamise tähtaegu. Makseasutus vastutab asjakohaste rahaliste vahendite tõhusa juhtimise ning raamatupidamisdokumentide ajakohastamise eest. Makseasutuse, tõendeid väljastava organi ja Euroopa Liidu volitatud esindajatel on õigus uurida kõiki eespool nimetatud organi käsutuses olevaid tõendeid ja kontrollida abi taotlejaid.

▼B

5. Agentuuri haldusstruktuuris tuleb ette näha maksete kinnitamise, teostamise ja arvestuse lahusus ning nende tegevuste eest vastutavad eri haldusüksused, kelle ülesanded on määratletud organisatsiooni struktuuris. Haldusstruktuuris võib ette näha, et tehnilise talituse ülesandeid täidab vajaduse korral maksete kinnitamise eest vastutav talitus. Maksete tegemise eest vastutaval haldusüksusel või kõnealuse üksuse järelevalveüksusel peab olema võimalus kasutada dokumentaalseid tõendeid nõuete heakskiitmise kohta ning ettenähtud haldus- ja füüsilise kontrolli kohta. Teabe ja tõendid võib esitada käesoleva lisa punkti 4 alapunktis iv kirjeldatud kokkuvõtlikus vormis ja need võib saata elektroonilisel kujul.

6. Agentuur võtab vastu järgmise korra või samaväärsete tagatistega korra. i) Agentuur sätestab kirjalikult nõuete vastuvõtmise, registreerimise ja käsitlemise üksikasjalikud eeskirjad, mis sisaldavad kõigi kasutatavate dokumentide kirjeldust. ii) Ülesanded jagatakse nii, et iga ametnik täidab EAGGF arvele kantavate kulutuste kinnitamisel, väljamaksmisel või arvestamisel ainult ühte funktsiooni ning et iga ametniku tööd valvaks mõni teine ametnik. Iga ametniku ülesanded ja tema otsustamisõiguse rahaline ülempiir määratakse kindlaks kirjalikult. Vastavalt vajadusele tuleb töötajaid koolitada ning ette näha strateegilistel ametikohtadel töötavate isikute korrapärane vahetamine või nende tegevuse tõhustatud järelevalve. ►M2 Tuleb võtta asjakohaseid meetmeid, et vältida huvide konflikti juhul, kui vastutaval või strateegilisel ametikohal töötav isik, kes tegeleb fondile esitatud nõuete kontrollimise, heakskiitmise ja väljamaksmisega, täidab väljaspool makseasutust ka muid ülesandeid. ◄ iii) Iga maksete kinnitamise eest vastutav ametnik saab kontroll-lehe, mis sisaldab üksikasjalikke andmeid läbiviidavate kontrollide kohta, ning peab nõuet tõendavatele dokumentidele lisama tõendi nende kontrollide läbiviimise kohta. Selle tõendi võib esitada elektroonilisel kujul vastavalt lõikes vi kirjeldatud tingimustele. Tõendil peab olema märge selle kohta, et tööd on kontrollinud kõrgemalseisev ametnik. iv) Maksenõue kinnitatakse alles pärast seda, kui on kontrollitud selle vastavust ühenduse eeskirjadele. Nimetatud kontroll hõlmab nõude esitamisega seotud konkreetset meedet käsitlevas määruses ette nähtud kontrolli ning määruse (EMÜ) nr 729/70 artiklis 8 nimetatud kontrolli pettuste ja eeskirjaeiramiste vältimiseks ja avastamiseks eelkõige seoses olemasolevate ohtudega. Läbiviidavaid kontrolle kirjeldatakse kontroll-lehel ja nende läbiviimist tuleb tõendada iga nõude või nõuete rühma puhul. v) Ettenähtud kord peab tagama, et makse tehakse ainult maksetaotlejale või makstakse tema pangaarvele või selleks volitatud isikule. Makse tehakse agentuuri panga kaudu või vajaduse korral riigikassaosakonna kaudu või posti teel saadetava tšeki kaudu viie tööpäeva jooksul kulutuste kandmisest EAGGF arvele. Tuleb ette näha kord, mis tagab, et kõik maksed, mille puhul ei ole ülekannet tehtud või tšekki sularahaks vahetatud, makstakse fondile tagasi. Sularahas makseid ei tehta. Maksete kinnitamise eest vastutava ametniku ja/või tema ülevaataja heakskiidu võib esitada elektroonilisel kujul, kui on tagatud selleks vajalike seadmete turvalisus ning heakskiidu allkirjastanud isiku andmed säilitatakse elektroonilisel kujul. ▼M4 vi) Infosüsteemide turve põhineb kriteeriumidel, mis on sätestatud ühes järgmistest rahvusvaheliselt tunnustatud standardite redaktsioonidest, mida kohaldatakse vastaval eelarveaastal: — International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799), — Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT etalonturbe juhend (BSI), — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). Makseasutus valib ühe esimeses lõigus viidatud rahvusvahelistest standarditest oma infosüsteemide turbe aluseks. Turbemeetmed tuleks kohandada iga üksiku makseasutuse haldusstruktuuri, personali ja tehniliste tingimustega. Rahalised ja tehnilised vahendid peaksid olema vastavuses tegelikult tekkivate ohtudega. ▼B vii) Agentuuris kehtiv kord peab tagama, et kõik ühenduse eeskirjade ja eelkõige kehtivate abimäärade muudatused registreeritakse ning juhiseid, andmebaase ja kontroll-lehti ajakohastatakse õigel ajal.

7. Ettemaksete kohta tehakse märkus raamatupidamisregistrisse ning võetakse vastu kord, mis tagab, et: i) tagatisi võetakse vastu ainult sellistelt asjakohaste asutuste poolt heaks kiidetud rahaasutustelt, mis täidavad määruses (EMÜ) nr 2220/85 ( 7 ) sätestatud tingimusi ja annavad vabastamiseni või nõude esitamiseni kehtivaid tagatisi, mis makstakse välja agentuuri lihtsa taotluse korral; ii) ettemaksed tasaarvestatakse kindlaksmääratud tähtaja jooksul, selgitatakse välja tähtaegselt tasaarvestamata ettemaksed ja nõutakse viivitamata tagatisi; iii) ettemaksete tasaarvestamist kontrollivad makseid kinnitavad ametnikud samal viisil nagu makseidki.

8. Sekkumisvarude kohta peetava arvestuse puhul tuleb tagada, et kogused ja nendega seotud kulud töödeldakse ja registreeritakse vastavalt korrektselt ja viivitamatult kava reguleerivatele eeskirjadele identifitseeritavate partiide ja õigete aruannete kaupa igal etapil alates pakkumise vastuvõtmisest kuni toote tegeliku üleandmiseni ning et kõigis ladudes hoitavaid varusid ja nende kogust on võimalik igal ajal kindlaks määrata. Varusid kontrollivad regulaarselt ladustajatest sõltumatud isikud, organid või talitused.

9. Arvestuse kord peab tagama, et kuu- ja aastaaruanded on terviklikud, korrektsed ja esitatakse õigel ajal ning et kõik vead ja puudujäägid avastatakse ja korrigeeritakse, eelkõige kontrolli ja vastavusse viimise kaudu maksimaalselt iga kolme kuu järel.

10. Sisekontrollitalitus peab kontrollima, kas agentuuri poolt kehtestatud kord tagab, et ühenduse eeskirjade järgimist kontrollitakse ning et aruanded on korrektsed, terviklikud ja esitatakse õigel ajal. Kontrollimisel võib piirduda teatavate meetmetega ja tehingute valimiga, kui kontrollimiskavas on ette nähtud, et kõiki olulisi valdkondi ja maksete kinnitamise eest vastutavaid asutusi kontrollitakse maksimaalselt iga viie aasta järel. Talituse töö toimub kooskõlas rahvusvahelisel tasandil vastuvõetud standarditega, töö käik dokumenteeritakse ning tulemused esitatakse aruannete ja soovitustena agentuuri juhtkonnale. Kontrollimiskavad ja aruanded peavad olema kättesaadavad tõendeid väljastavale organile ja Euroopa Liidu ametnikele, kes on volitatud tegema finantskontrolli, ning neid tohib kasutada ainult sisekontrolli tõhususe hindamiseks.

11. Kõiki eespool nimetatud lõikeid kohaldatakse mutatis mutandis“negatiivsete kulude” (lõivud, kaotatud tagatised, tagastatud maksed jne) suhtes, mida agentuur peab sisse nõudma EAGGF tagatisrahastu nimel. Agentuur peab eelkõige sisse seadma süsteemi EAGGFi saada olevate summade väljaselgitamiseks ja kõigi võlgnevuste kandmiseks võlgnike registrisse enne nende kättesaamist. Võlgnike register vaadatakse regulaarselt läbi, et võtta meetmeid tähtajaks tasumata võlgade sissenõudmiseks. Agentuur võib anda teatavate negatiivsete kulutuste kategooriate sissenõudmise ülesande teistele organitele vastavalt punktis 4 sätestatud tingimustele, mida vajaduse korral kohandatakse, ja tingimusel, et need teised organid esitavad agentuurile regulaarselt vähemalt iga kuu kohta aruande kõigi välja selgitatud tulude ja saadud summade kohta.

12. Agentuur peab tagama, et kõik vastu võetud nõuded vaadatakse viivitamata läbi.