2001R0438 — ET — 17.01.2003 — 001.001

Käesolev dokument on vaid dokumenteerimisvahend ja institutsioonid ei vastuta selle sisu eest

Muudetud:









▼B

KOMISJONI MÄÄRUS (EÜ) nr 438/2001,

2. märts 2001,

millega kehtestatakse nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 üksikasjalikud rakenduseeskirjad juhtimis- ja kontrollisüsteemi kohta seoses struktuurifondidest antava abiga







EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON, võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut, võttes arvesse nõukogu 21. juuni 1999. aasta määrust (EÜ) nr 1260/1999, millega nähakse ette üldsätted struktuurifondide kohta, ( 1 ) eriti selle artikli 53 lõiget 2, pärast konsulteerimist asutamislepingu artikli 147 alusel moodustatud komiteega, pärast konsulteerimist põllumajandusstruktuuride ja maaelu arengu komiteega, pärast konsulteerimist kalanduse ja akvakultuuri struktuurikomiteega ning arvestades järgmist: (1) Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikkel 38 nõuab, et liikmesriigid võtaksid rea meetmeid, mis kindlustaksid ühenduse vahendite tõhusa ja nõuetekohase kasutamise ning oleksid kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega. (2) Sel eesmärgil on liikmesriikidel vaja anda piisavad juhised määruse (EÜ) nr 1260/1999 artiklites 32 ja 34 sätestatud korraldusasutuse ja makseasutuse töö organiseerimiseks. (3) Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikkel 38 nõuab, et liikmesriigid teeksid komisjoniga koostööd, et tagada nende juhtimis- ja kontrollisüsteemide tõrgeteta toimimine, ning et anda komisjonile igakülgset abi kontrolli, sealhulgas pistelise kontrolli tegemisel. (4) Et ühtlustada norme, mille kohaselt tõendatakse kulutusi, mille puhul taotletakse määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõigete 3 ja 4 alusel fondidelt väljamakseid, peab sätestama selliste tõendite sisu ja kindlaks määrama nende aluseks oleva informatsiooni laadi ja kvaliteedi. (5) Selleks et võimaldada komisjonil määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõike 2 kohaselt kontrollida, peaksid liikmesriigid esitama talle nõudmise korral andmed, mida korraldusasutused nõuavad kõnealuses määruses esitatud juhtimise, seire ja hindamisega seotud nõuete täitmiseks. Tuleb sätestada selliste andmete sisu ning, kui andmed esitatakse nimetatud määruse artikli 18 lõike 3 punkti e kohaselt arvutifailide kujul, nende vorm ja edastusviis. Komisjon peaks tagama elektrooniliste ja muude andmete konfidentsiaalsuse ja turvalisuse. (6) Komisjoni 15. oktoobri 1997. aasta määrus (EÜ) nr 2064/97, millega kehtestatakse üksikasjalik kord nõukogu määruse (EMÜ) nr 4253/88 rakendamiseks liikmesriikide finantskontrolli suhtes struktuurifondide kaasfinantseeritavate meetmete üle, ( 2 ) muudetud määrusega (EÜ) nr 2406/98, ( 3 ) tuleks asendada. Määruse (EÜ) nr 2064/97 sätted peaksid siiski jätkuvalt kehtima 1994–999. aasta programmi raames antava abi suhtes nõukogu määruse (EMÜ) nr 2052/88 ( 4 ) alusel, mida on viimati muudetud määrusega (EÜ) nr 3193/94. ( 5 ) (7) Käesolev määrus ei tohiks piirata kohapealset seiret käsitlevate eeskirjade kohaldamist riigiabi valdkonnas, mis on sätestatud nõukogu 22. märtsi 1999. aasta määruse (EÜ) nr 659/1999 (millega nähakse ette EÜ asutamislepingu artikli 93 üksikasjalikud rakenduseeskirjad) ( 6 ) artiklis 22. (8) Käesoleva määruse kohaldamine ei tohiks piirata nõukogu 11. novembri 1996. aasta määruse (Euratom, EÜ) nr 2185/96 (mis käsitleb komisjoni kohapealset kontrolli ja inspekteerimist, et kaitsta Euroopa ühenduste finantshuve pettuste ja muu eeskirjade eiramise eest) ( 7 ) kohaldamist. (9) Komisjoni 11. juuli 1994. aasta määrust (EÜ) nr 1681/94 eeskirjade eiramise ja valesti makstud summade sissenõudmise kohta struktuuripoliitika rahastamisel ning infosüsteemi loomise kohta selles valdkonnas ( 8 ) kohaldatakse määruse (EÜ) nr 1260/1999 alusel antud abi suhtes kõnealuse määruse artikli 54 teise lõigu ja artikli 38 lõike 1 punkti e alusel. (10) Käesolevat määrust tuleks kohaldada määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 8 lõikes 3 osutatud subsidiaarsuspõhimõtte kohaselt piiramata asjaomase liikmesriigi institutsioonilise, õigus- ja finantssüsteemi kohaldamist, nagu sellele osutatakse selle määruse artikli 34 lõikes 1. (11) Käesoleva määrusega ette nähtud meetmed on kooskõlas piirkondade arengu ja ümberkorraldamise komitee arvamusega, ning arvestades järgmist: ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:







I PEATÜKK

Reguleerimisala

Artikkel 1

Käesolevas määruses sätestatakse määruse (EÜ) nr 1260/1999 üksikasjalikud rakenduseeskirjad juhtimis- ja kontrollisüsteemi kohta struktuurifondidest antava abi puhul, mida haldavad liikmesriigid.







II PEATÜKK

Juhtimis- ja kontrollisüsteem

Artikkel 2

1. Kõik liikmesriigid tagavad, et korraldus- ja makseasutused ning vahendusasutused saaksid piisavalt juhiseid vajaliku juhtimis- ja kontrollisüsteemi kehtestamiseks, et tagada struktuurifondide usaldusväärne finantsjuhtimine vastavalt üldtunnustatud põhimõtetele ja normidele ning eelkõige piisaval määral kindlustada ühenduse toetuse maksenõuete õigsus, korrapärasus ja õigustatus.

2. Käesolevas määruses tähendab “vahendusasutused” kõiki avalik-õiguslikke või eraõiguslikke asutusi või üksusi, kes tegutsevad korraldus- või makseasutuste alluvuses või täidavad nende nimel ülesandeid seoses lõplike abisaajate või tegevusi teostavate asutuste või äriühingutega.

Artikkel 3

Korraldus- ja makseasutuste ning vahendusasutuste juhtimis- ja kontrollisüsteemid näevad proportsionaalsuse alusel ning vastavalt nende poolt hallatava abi mahule ette järgmist:

a) ülesannete selge kindlaksmääramine, jaotamine ning, kui see on vajalik usaldusväärse finantstegevuse tagamiseks, ülesannete piisav eraldamine asjaomase organisatsiooni piires;

b) tõhusad süsteemid, et tagada ülesannete rahuldav täitmine;

c) vahendusasutuste puhul aruandlus vastutavale asutusele ülesannete täitmise ja selleks kasutatud vahendite kohta.

Artikkel 4

Juhtimis- ja kontrollisüsteemid sisaldavad menetlust, mille kohaselt kontrollitakse kaasfinantseeritud toodete üleandmist ja teenuste osutamist ning deklareeritud kulude vastavust tegelikkusele ning tagatakse määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 28 alusel vastava komisjoni otsuse tingimuste ning kohaldatavate siseriiklike ning ühenduse normide täitmine, eelkõige kulude vastavus struktuurifondidest toetuse saamise tingimustele seoses asjaomase abiliigi ning riigihangete, riigiabi (sealhulgas abi kumuleerumist käsitlevate eeskirjade), keskkonnakaitse ja võrdsete võimalustega.

Menetlused nõuavad üksiktegevuste kontrolli dokumenteerimist kohapeal. Dokumentides näidatakse tehtud töö, kontrolli tulemused ning lahknevuste suhtes võetud meetmed. Kui füüsiline või halduskontroll ei hõlma kõiki tegevusi, vaid ainult nende valimit, tuleb dokumentides märkida, millised tegevused valiti, ja kirjeldada valikumeetodit.

Artikkel 5

1. Liikmesriigid teatavad iga abiliigi puhul komisjonile kolme kuu jooksul alates abi heakskiitmisest või käesoleva määruse jõustumisest, olenevalt sellest, kumb neist kahest on hilisem, korraldus- ja makseasutuste ning vahendusasutuste korraldusest, neis asutustes kehtivast juhtimis- ja kontrollisüsteemist ning artikli 2 lõikes 1 osutatud juhiste kohaselt kavandatavatest edasiarendustest.

2. Selline teade sisaldab iga korraldus- ja makseasutuse ning vahendusasutuse kohta järgmist teavet:

a) neile antud ülesanded;

b) ülesannete jaotus osakondade vahel või nende piires, sealhulgas korraldusasutuse ja makseasutuse vahel, kui tegemist on ühe ja sama asutusega;

c) kord, mille alusel kulude tasumise nõudeid vastu võetakse, kontrollitakse ja kinnitatakse ning mille alusel abisaajatele tehtavad maksed kinnitatakse, sooritatakse ja raamatupidamisarvestusse kantakse; ja

d) juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise kord.

3. Kui üks ja sama süsteem kehtib rohkem kui ühe abiliigi suhtes, võib edastada ühise süsteemi kirjelduse.

Artikkel 6

Koostöös liikmesriigiga veendub komisjon, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid, millest on teatatud artikli 5 kohaselt, vastavad määruse (EÜ) nr 1260/1999 ja käesoleva määruse nõuetele, ning annab teada kõigest, mis takistab fondide tegevuse kontrolli läbipaistvust ja asutamislepingu artiklist 274 tulenevate komisjoni ülesannete täitmist. Süsteemide toimimine vaadatakse korrapäraselt üle.

Artikkel 7

1. Liikmesriikide juhtimis-ja kontrollisüsteemid tagavad piisava kontrolljälje.

2. Kontrolljälg loetakse piisavaks, kui see võimaldab:

a) komisjonile esitatud tõendatud kogusummade võrdlemist üksikkulude dokumentatsiooniga ja tõendavate dokumentidega eri haldustasanditel ja lõplike abisaajate tasandil, sealhulgas, kui viimased ei ole summade lõppsaajad, tegevusi teostavate asutuste või äriühingute tasandil; ja

b) kontrollida eraldisi ja ülekandeid, mis on tehtud olemasolevatest ühenduse ja liikmesriigi rahastamisvahenditest.

Suunav kirjeldus piisava kontrolljälje andmeid puudutavate nõuete kohta on esitatud I lisas.

▼M1

2a.

a) Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõikes 6 nimetatud kulude ja kontrolliga seotud tõendavad dokumendid on järgmised: — dokumendid, mis käsitlevad tehtud ja deklareeritud erikulusid ja abi raames tehtud makseid ning mis on nõutavad piisava kontrolljälje jaoks, sealhulgas dokumendid, mis tõendavad kaasfinantseeritavate toodete tegelikku tarnimist või teenuste tegelikku osutamist; — aruanded ja dokumendid, mis on seotud käesoleva määruse artiklite 4, 9, 10 ja 15 alusel tehtud kontrollidega. — Pädevad siseriiklikud asutused otsustavad, milline organ peab nõutava aja jooksul dokumente säilitama.

b) Dokumente tuleb säilitada kas originaalidena või üldtunnustatud andmekandjatel. Üldtunnustatud andmekandjad on eelkõige: — originaaldokumentide valguskoopiad; — originaaldokumentide mikrofišid; — originaaldokumentide elektroonilised versioonid optilistel andmekandjatel (nagu CD-ROM, kõvaketas või magnetketas); — üksnes elektroonilises versioonis dokumendid. Menetluse, millega tunnistatakse üldtunnustatud andmekandjatel säilitatavate dokumentide vastavust originaaldokumendile, näevad ette siseriiklikud ametiasutused ja see tagab, et säilitatavad versioonid on kooskõlas siseriiklike juriidiliste nõuetega ja neid saab kontrollimisel kasutada. Kui dokumendid on üksnes elektroonilises versioonis, peavad arvutisüsteemid, milles neid säilitatakse, vastama tunnustatud turvanormidele, mis tagavad, et säilitatavad dokumendid on kooskõlas siseriiklike juriidiliste nõuetega ja neid saab kontrollimisel kasutada.

▼B

3. Korraldusasutus tagab, et:

▼M1

a) on olemas kord, mille kohaselt tagatakse, et lõikes 2a nimetatud dokumente säilitatakse vastavalt määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõikele 6 ning vastavalt käesoleva määruse I lisale;

▼B

b) neid säilitavate asutuste ja nende asukohtade kohta peetakse arvestust;

c) need dokumendid esitatakse kontrollimiseks isikutele ja asutustele, kellel on tavaliselt õigus selliste dokumentidega tutvuda. Sellised isikud ja asutused on: i) korraldus- ja makseasutuse ning maksenõudeid töötlevate vahendusasutuste personal; ii) juhtimis- ja kontrollisüsteeme auditeerivad üksused; iii) isik või makseasutuse osakond, kes määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõigete 3 ja 4 alusel vastutab vahe- ja lõppmaksete kontrolli eest ning isik või osakond, kes annab välja artikli 38 lõike 1 punkti f kohase deklaratsiooni; ja iv) siseriiklike auditeerimisasutuste ja Euroopa Ühenduse volitatud ametnikud.

Nad võivad nõuda, et neile antaks käesolevas lõikes osutatud dokumentide ja raamatupidamisandmiku väljavõtted või koopiad.

Artikkel 8

Korraldus- või makseasutus peab raamatupidamisarvestust ühenduse abist juba sooritatud maksetest tagasinõudmisele kuuluvate summade kohta ning tagab, et summad nõutakse tagasi ilma põhjendamatu viivituseta. Pärast summade tagasinõudmist tagastab makseasutus eeskirju eirates makstud summad koos viivisega, arvates asjakohased summad maha oma järgmisest kuluaruandest ja komisjonile esitatavast maksetaotlusest või, kui see ei ole piisav, makstes summad ühendusele tagasi. Makseasutus saadab komisjonile üks kord aastas määruse (EÜ) nr 1681/94 alusel ette nähtud neljanda tagasimaksete kvartaliaruande lisana aruande kõnealusel kuupäeval tagasinõudmist ootavate summade kohta tagasinõudmismenetluse algatamise aasta kaupa.







III PEATÜKK

Kulude tõendamine

Artikkel 9

1. Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõigetes 3 ja 4 osutatud kulude vahe- ja lõpparuannete tõendi koostab oma tegevuses maksenõudeid kinnitavatest üksustest sõltumatu isik või makseasutuse osakond II lisas ette nähtud vormis.

2. Enne kuluaruande tõendamist veendub makseasutus, et järgmised tingimused on täidetud:

a) korraldusasutus ja vahendusasutused on täitnud määruse (EÜ) nr 1260/1999, eelkõige selle artikli 38 lõike 1 punktide c ja e ning artikli 32 lõigete 3 ja 4 nõudmised ning järginud kõnealuse määruse artikli 28 alusel tehtud komisjoni otsuses sätestatud tingimusi;

b) kuluaruanne hõlmab üksnes kulutusi, mis: i) on tegelikult tehtud otsuses maksete abikõlblikkusperioodi jooksul lõplike abisaajate poolt komisjoni määruse (EÜ) nr 1685/2000 ( 9 ) lisas eeskirja nr 1 punktide 1.2, 1.3 ja 2 tähenduses ja mida võib tõendada maksekviitungite või samaväärse tõendusjõuga raamatupidamisdokumentidega; ii) mis on tekkinud tegevuste käigus, mis on valitud asjaomase abiliigi raames toetuse saamiseks vastavalt selle valikukriteeriumidele ja -korrale ning mille suhtes on kogu kulude tekkimise aja vältel kehtinud ühenduse eeskirjad; ja iii) tulenevad meetmetest, mille suhtes komisjon on kogu riigiabi ametlikult kinnitanud, kui see on asjakohane.

3. Et enne kuluaruande esitamist komisjonile saaks alati arvesse võtta kontrollisüsteemi ja kontrolljälje piisavust, tagab korraldusasutus, et makseasutust teavitatakse korraldusasutuses ja vahendusasutustes kehtivast korrast, mille kohaselt:

a) kontrollitakse kaasfinantseeritavate toodete üleandmist ja teenuste osutamist ning deklareeritud kulude vastavust tegelikkusele;

b) tagatakse kehtivate eeskirjade järgimine; ja

c) jäetakse kontrolljälg.

4. Juhtudel, mil korraldusasutus ja makseasutus on sama asutus või kuuluvad sama asutuse juurde, tagab see asutus, et kohaldatakse korda, mis tagab lõigetes 2 ja 3 sätestatud menetlustega võrdväärsed kontrollistandardid.







IV PEATÜKK

Tegevuse pisteline kontroll

Artikkel 10

1. Liikmesriigid organiseerivad asjakohastel valimi võtmise põhimõtetel põhineva tegevuse pistelise kontrolli, mille eesmärk on eelkõige:

a) kontrollida kohapeal juhtimis- ja kontrollisüsteemi tõhusust;

b) kontrollida riskianalüüsi põhjal valikuliselt eri tasanditel esitatavaid kuludeklaratsioone.

2. Enne abi lõpetamist tehtav kontroll hõlmab vähemalt 5 % abikõlblikest kogukuludest ning põhineb lõikes 3 esitatud nõuetele vastaval heakskiidetud tegevuste esinduslikul valimil. Liikmesriigid püüavad kontrollimise jaotada ühtlaselt kogu asjassepuutuvale ajavahemikule. Nad tagavad ülesannete kohase lahususe sellise kontrolli ning tegevuste teostamise või maksemenetluste vahel.

3. Kontrollitavate tegevuste valimi tegemisel võetakse arvesse:

a) vajadust kontrollida asjakohast valikut eri liiki ja ulatusega tegevustest;

b) kõiki liikmesriikide või ühenduse kontrolli käigus avastatud ohutegureid;

c) tegevuste koondumist teatavate vahendusasutuste või teatavate lõplike abisaajate alla, nii et peamisi vahendusasutusi ja lõplikke abisaajaid kontrollitakse vähemalt üks kord enne iga abi lõpetamist.

Artikkel 11

Kontrolli käigus püüavad liikmesriigid kontrollida:

a) juhtimis- ja kontrollisüsteemide praktilist rakendamist ja tõhusust;

b) piisava hulga raamatupidamisdokumentide puhul nende vastavust vahendusasutuste, lõplike abisaajate ning tegevusi teostavate asutuste või äriühingute valduses olevatele tõendavatele dokumentidele;

c) piisava kontrolljälje olemasolu;

d) piisava hulga kululiikide puhul vastavate kulude laadi ja ajastuse vastavust ühenduse nõuetele, tegevuse heakskiidetud välistele tunnustele ja tegelikult tehtud töödele;

e) kas tegevust kasutatakse või kavatsetakse kasutada nii, nagu on kirjeldatud taotluses ühenduse kaasfinantseerimise kohta;

f) kas ühenduse rahaline toetus jääb määruse (EÜ) nr 1260/1999 artiklis 29 ja muudes ühenduse kehtivates sätetes ettenähtud piiresse ning kas seda makstakse lõplikele abisaajatele kärbete ja põhjendamatute viivitusteta;

g) kas liikmesriigi vastav kaasfinantseerimine on tegelikult tehtud kasutatavaks, ja

h) kas kaasfinantseeritavad tegevused on ellu viidud vastavalt ühenduse eeskirjadele ja poliitikale, nagu nõuab määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikkel 12.

Artikkel 12

Kontrolli käigus tehakse kindlaks, kas avastatud probleemid on süstemaatilist laadi ja kas need võivad ohustada teisi sama lõpliku abisaaja teostatavaid või sama vahendusasutuse hallatavaid tegevusi. Samuti selgitatakse kontrolli käigus välja selliste olukordade põhjused ja edasise uurimise vajalikkus ning määratakse asjakohased parandus- ja ennetusmeetmed.

Artikkel 13

Liikmesriigid teatavad komisjonile igal aastal 30. juuniks ning esmakordselt 30. juuniks 2001 artiklite 10–12 kohaldamisjuhtudest eelmise kalendriaasta jooksul, lisades sellele vajalikud täiendused või ajakohastused oma artikli 5 alusel edastatud juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjelduses.

Artikkel 14

Käesoleva peatüki sätteid kohaldatakse mutatis mutandis artiklis 8 osutatud tagasinõudmisele kuuluvate summade suhtes.







V PEATÜKK

Abi lõpetamise deklaratsioon

Artikkel 15

Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 38 lõike 1 punkti f alusel abi lõpetamise deklaratsioone välja andma määratud isik või talitus on oma töös sõltumatu:

a) määratud korraldusasutusest;

b) isikust või makseasutuse osakonnast, kes vastutab artikli 9 lõikes 1 osutatud tõendite koostamise eest;

c) vahendusasutustest.

Ta viib kontrolli läbi kooskõlas rahvusvaheliselt tunnustatud auditistandarditega. Korraldus- ja makseasutus ning vahendusasutused annavad talle kogu nõutava informatsiooni ning juurdepääsu dokumentidele ja tõendusmaterjalile, mida on vaja deklaratsiooni koostamiseks.

Artikkel 16

Deklaratsioonide aluseks on tutvumine juhtimis- ja kontrollisüsteemiga, juba toimunud kontrollide järeldustega ning vajaduse korral tehingute täiendava pistelise kontrolli tulemustega. Deklaratsiooni välja andev isik või asutus teeb kõik vajalikud järelepärimised, et olla piisavalt kindel, et tõendatav kuluaruanne on õige ja et selle aluseks olevad tehingud on seaduslikud ja nõuetekohased.

Deklaratsioonid koostatakse III lisas esitatud näidise põhjal ja neile lisatakse aruanne, mis sisaldab kogu asjakohast teavet deklaratsiooni põhjenduseks, sealhulgas kokkuvõtte kõikidest deklarandile kättesaadavatest siseriiklike ja ühenduse asutuste tehtud kontrollide tulemustest.

Artikkel 17

Kui juhtimis- või kontrollisüsteemi märkimisväärsed puudused või sage eeskirjade eiramine ei võimalda anda positiivset üldhinnangut lõppmaksetaotluse ja lõpliku kuludeklaratsiooni põhjendatuse kohta, viidatakse deklaratsioonis ka nendele asjaoludele ning antakse hinnang probleemi tõsidusele ja finantsmõjule.

Sel juhul võib komisjon nõuda lisakontrolli, et avastada ja lõpetada eeskirjade eiramine teatava tähtaja jooksul.







VI PEATÜKK

Raamatupidamisandmed, mida tuleb säilitada ja nõudmisel komisjonile edastada; nende vorm ja sisu

Artikkel 18

1. I lisas osutatud raamatupidamisandmikku tegevuste kohta hoitakse võimaluse korral elektroonilisel kujul. See andmik esitatakse komisjonile konkreetse nõudmise korral dokumentide kontrolli ja kohapealse kontrolli jaoks, ilma et see piiraks nõuet edastada määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 18 lõike 3 punkti c alusel ajakohastatud finantseerimisprogramme ja kõnealuse määruse artikli 32 alusel finantsteavet.

2. Komisjon lepib iga liikmesriigiga kokku talle lõike 1 alusel esitatava elektroonilise andmiku sisu ja selle edastamisviisi ning tähtaja, mida on vaja tarvilike arvutisüsteemide väljaarendamiseks, võttes arvesse määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 18 lõike 3 punktis e osutatud kokkulepet. Teabe ulatus, mida võib nõuda, ja soovitavad tehnilised näitajad arvutifailide saatmiseks komisjonile on näidatud IV ja V lisas.

3. Komisjoni kirjaliku taotluse korral esitavad liikmesriigid talle lõikes 1 osutatud dokumentatsiooni 10 tööpäeva jooksul alates taotluse saamise päevast. Komisjon ja liikmesriik võivad kokku leppida teistsuguse tähtaja, eriti juhul, kui dokumendid ei ole elektroonilisel kujul kättesaadavad.

4. Komisjon tagab liikmesriigi poolt edastatud või kohapealse kontrolli käigus kogutud informatsiooni konfidentsiaalsuse ja turvalisuse vastavalt asutamislepingu artiklile 287 ning teabe kasutamist ja teabele juurdepääsu käsitlevatele komisjoni eeskirjadele.

5. Kui liikmesriigi vastavatest seadustest ei tulene teisiti, on komisjoni ametnikel õigus tutvuda kõigi dokumentidega, mis on koostatud seoses käesoleva määruse alusel tehtava kontrolliga või selle alusel, ning kõigi säilitatud andmetega, sealhulgas arvutisüsteemides salvestatud andmed.







VII PEATÜKK

Üld- ja lõppsätted

Artikkel 19

Selliste abivormide puhul, mille saajad on rohkem kui ühes liikmesriigis, lepivad asjaomased liikmesriigid omavahel kokku usaldusväärse finantsjuhtimise tagamiseks vajaliku ühise korra, võttes arvesse siseriiklikku õigust, ning informeerivad kokkulepitud korrast komisjoni. Komisjon ja asjaomased liikmesriigid osutavad üksteisele vajalikku haldusabi.

Artikkel 20

Käesoleva määruse sätted ei piira määrusest (EÜ) nr 1260/1999 tulenevat liikmesriikide kohustust anda komisjonile programmide hindamiseks piisavalt teavet, sealhulgas teavet meetmete kohta, mida on võetud määruse artikli 34 lõiget 1 rakendades, ega komisjoni õigust nõuda täiendavat teavet enne määruse artikli 28 alusel otsuste tegemist.

Artikkel 21

Käesoleva määruse sätted ei takista liikmesriike kohaldamast rangemaid eeskirju, kui on ette nähtud käesolevas määruses.

Artikkel 22

Määrus (EÜ) nr 2064/97 tunnistatakse kehtetuks.

Selle sätteid kohaldatakse siiski jätkuvalt määruse (EMÜ) nr 2052/88 alusel 1994–1999. aasta programmi raames antud abi suhtes.

Artikkel 23

Käesolev määrus jõustub seitsmendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Ühenduste Teatajas.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.









I LISA

SUUNAV KIRJELDUS PIISAVA KONTROLLJÄLJE ANDMEID PUUDUTAVATE NÕUETE KOHTA

(Artikkel 7)

Artikli 7 lõikes 2 osutatud piisav kontrolljälg on teatava abi puhul olemas järgmistel juhtudel.

1. Kohasel juhtimistasandil säilitatav raamatupidamisandmik annab üksikasjalikku teavet tegeliku kulu kohta, mida on igas kaasfinantseeritavas tegevuses kandnud lõplikud abisaajad, sealhulgas ka tegevust elluviivad asutused ja äriühingud, kui abisaajad ei ole abisummade lõppsaajad. Raamatupidamisdokumentidel on näidatud nende koostamise kuupäev, iga kuluartikli summa, täiendavate dokumentide laad ning maksekuupäev ja -meetod. Neile lisatakse vajalikud dokumentaalsed tõendid (nt arved).

2. Kuluartiklite puhul, mis on üksnes osaliselt seotud kaasfinantseeritava tegevusega, on täpselt näidatud kulude jaotumine kaasfinantseeritava tegevuse ja muude tegevuste vahel. Sama kehtib sellist tüüpi kulude kohta, mida peetakse abikõlblikuks üksnes teatud piires või teatud suhtes teiste kuludega.

3. Kohasel juhtimistasandil säilitatakse ka tegevuse tehnilisi näitajaid ja finantseerimiskava, arenguaruandeid, dokumente toetuste andmise ning pakkumismenetluste ja ilma pakkumismenetluseta toimuva lepingute sõlmimise kohta, samuti kaasfinantseeritavate toodete ja teenuste kontrollakte.

4. Selleks, et deklareerida kaasfinantseeritavates tegevustes tegelikku kulu lõpliku abisaaja või tegevust teostava asutuse või äriühingu ja makseasutuse vahel olevale vahendusasutusele, koondatakse punktis 1 osutatud teave iga tegevuse puhul üksikasjalikuks kuluaruandeks, mis hõlmab kõiki üksikuid kuluartikleid, mille alusel saadakse tõendatud kogusumma. Need üksikasjalikud kuluaruanded on vahendusasutuste raamatupidamisandmiku tõendavateks dokumentideks.

5. Vahendusasutused säilitavad raamatupidamisdokumente iga tegevuse kohta ja lõplike abisaajate poolt tõendatud kulude kogusumma kohta. Määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 9 punkti o alusel makseasutusele aru andes esitavad vahendusasutused talle iga abi raames heaks kiidetud tegevuste nimekirja, näidates täpselt ära iga tegevuse ja lõpliku abisaaja, toetuse kinnitamise kuupäeva, maksekohustused ja väljamakstud summad ning kulude ajavahemiku ja kogukulu järjestatuna meetmete kaupa ja allprogrammide või prioriteedi järgi. Need andmed on määratud asutuse raamatupidamisandmiku tõendavateks dokumentideks ja nende alusel koostatakse komisjonile esitatavad kuludeklaratsioonid.

6. Kui lõplikud abisaajad annavad aru otse makseasutusele, on punktis 4 osutatud üksikasjalik kuluaruanne lõikes 5 osutatud kaasfinantseeritavate tegevuste nimekirja koostamise eest vastutava makseasutuse raamatupidamisandmiku tõendavaks dokumendiks.

7. Kui lõpliku abisaaja või tegevust teostava asutuse või äriühingu ning makseasutuse vahel on mitu vahendusasutust, nõuab iga vastutusvaldkonna vahendusasutus madalamalt tasandilt üksikasjalikke kuluaruandeid tõendavateks dokumentideks oma raamatupidamisandmikule, millest ta esitab kõrgemale tasandile vähemalt iga tegevuse kogukulust kokkuvõtte.

8. Raamatupidamisandmete elektroonilise edastamise korral saavad kõik asjassepuutuvad asutused madalamalt tasandilt piisavalt informatsiooni oma raamatupidamisandmiku ja kõrgemale tasandile esitatavate summade tõendamiseks, mille abil tagatakse piisav kontrolljälg, alustades komisjonile esitatavatest kogusummadest ning lõpetades üksikute kululiikidega ning lõplike abisaajate ja tegevust teostavate asutuste ja äriühingute tasandi tõendavate dokumentidega.









II LISA









III LISA









IV LISA

1. NÕUDMISE KORRAL KOMISJONILE DOKUMENTIDE KONTROLLI JA KOHAPEALSE KONTROLLI JAOKS ESITATAVA INFORMATSIOONI ULATUS

Nõutavad andmed võivad hõlmata järgmist, kusjuures täpne sisu tuleb liikmesriigiga iga asjaomase fondi jaoks (Regionaalarengu Fond, Sotsiaalfond, EAGGF Arendusrahastu, Kalanduse Arendusrahastu) kokku leppida. Väljade numbrid näitavad soovitavat kirje ülesehitust arvutifailide koostamisel komisjonile esitamiseks. ( 10 )

A. ANDMED TEGEVUSE KOHTA (vastavalt abi heakskiitmise otsusele)

1. väli. Rakenduskava/ühtse programmdokumendi CCI kood (vt “Code commun d'identification”)

2. väli. Rakenduskava/ühtse programmdokumendi nimi

3. väli. Prioriteedi (või tehnilise abi) kood

4. väli. Prioriteedi (või tehnilise abi) nimi

5. väli. Programmi osa (meetme, allmeetme, tegevuse) kood

6. väli. Programmi osa (meetme, allmeetme, tegevuse) nimi

7. väli. Struktuurifond

8. väli. Makseasutus

9. väli. Korraldusasutus

10. väli. Vahendusasutus või -asutused (v.a korraldusasutus), kellele lõplik abisaaja kulusid deklareerib

11. väli. Tegevuse kood ( 11 )

12. väli. Tegevuse nimi

13. väli. Piirkond, kus tegevus toimub

14. väli. Piirkonna või ala kood

15. väli. Tegevuse lühikirjeldus

16. väli. Kulude abikõlblikkusperioodi algus

17. väli. Kulude abikõlblikkusperioodi lõpp

18. väli. Toetuse kinnitanud asutus ( 12 )

19. väli. Kinnituse kuupäev

20. väli. Lõpliku abisaaja viitenumber ( 13 )

21. väli. Asutuse või äriühingu viitenumber, kes vastutab lõpliku abisaaja ees tegevuse teostamise eest (kui see ei ole lõplik abisaaja ise)

22. väli. Vääring (kui see ei ole euro)

23. väli. Tegevuse kogumaksumus ( 14 )

24. väli. Tegevuse abikõlblik kogumaksumus ( 15 )

25. väli. Kaasfinantseeritavad kulud ( 16 )

26. väli. Ühenduse toetus

27. väli. Ühenduse toetus protsentides (kui see on kirjendatud lisaks 26. väljale)

28. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering

29. väli. Siseriiklik keskvalitsuse finantseering

30. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering regionaalsel tasandil

31. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering kohalikul tasandil

32. väli. Muu siseriiklik avaliku sektori finantseering

33. väli. Erasektori finantseering

34. väli. EIP finantseering

35. väli. Muu finantseering

36. väli. Sekkumine kategooriate ja alamkategooriate kaupa vastavalt käesoleva lisa 3. jaotisele

37. väli. Asukoht linna- või maapiirkonnas ( 17 )

38. väli. Mõju keskkonnale ( 18 )

39. väli. Toime seoses võrdsete võimalustega ( 19 )

40. väli. Näitaja ( 20 )

41. väli. Näitaja mõõtühik

42. väli. Näitaja sihtväärtus tegevuse jaoks

B. TEGEVUSE DEKLAREERITUD KULUD

Nõutav informatsioon võib piirduda kulude sissekannetega, mille lõplik abisaaja on iga tegevuse kohta esitanud (1. jaotis). Kokkuleppel liikmesriigiga võib nõutav informatsioon olla seotud lõpliku abisaaja või tegevust teostava asutuse või äriühingu, kes ei ole lõplik abisaaja, üksikute maksete sissekannetega (2. jaotis).

1. Lõpliku abisaaja poolt deklareeritud kulutused komisjonile esitatavasse kuludeklaratsiooni sissekandmiseks

43. väli. Tegevuse kood (= 11. väli)

44. väli. Tegevuse nimi (= 12. väli)

45. väli. Nõude viitenumber

46. väli. Kaasfinantseerimiseks kõlblikuks tunnistatud kulutused

47. väli. Ühenduse toetus

48. väli. Ühenduse toetus protsentides (kui see on kirjendatud lisaks 47. väljale)

49. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering

50. väli. Siseriiklik keskvalitsuse finantseering

51. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering regionaalsel tasandil

52. väli. Siseriiklik avaliku sektori finantseering kohalikul tasandil

53. väli. Muu siseriiklik avaliku sektori finantseering

54. väli. Erasektori finantseering

55. väli. EIP finantseering

56. väli. Muu finantseering

57. väli. Kulusid deklareeriva asutuse nimi, kui see ei ole lõplik abisaaja ( 21 )

58. väli. Kande kuupäev (raamatupidamiskande tegemise kuupäev) ( 22 )

59. väli. Lõpliku abisaaja nõuet tõendavate üksikasjalike dokumentide asukoht ( 23 )

60. väli. Kulude tekkimise perioodi algus

61. väli. Kulude tekkimise perioodi lõpp

62. väli. Deklareeritud kuludest maha arvatud tulud, kui neid on

63. väli. Nõudest maha arvatud finantskorrektsioonid, kui neid on

64. väli. Makseasutuse poolt deklareeritud ja tõendatud kulud (eurodes)

65. väli. Makseasutuse kuludeklaratsiooni kuupäev

66. väli. Kohaldatud eurokurss või -kursid ( 24 )

67. väli. Kohapealse kontrolli kuupäev

68. väli. Kohapealset kontrolli teostav asutus

69. väli. Näitaja ( 25 ) (= 40)

70. väli. Näitaja mõõtühik (= 41)

71. väli. Tegevuse eesmärgi saavutamise määr deklaratsiooni esitamise kuupäeval (%)

72. väli. Tegevuse eesmärgi saavutamise määr deklaratsiooni esitamise kuupäeval võrreldes esialgse plaani kohaselt kavandatuga (%)

2. Andmed lõpliku abisaaja või tegevust teostava asutuse või äriühingu üksikute väljamaksete kohta (kokkuleppel)

73. väli. Maksesumma

74. väli. Makse viitenumber

75. väli. Makse kuupäev ( 26 )

76. väli. Raamatupidamiskande kuupäev ( 27 )

77. väli. Lõpliku abisaaja väljamakseid tõendavate üksikasjalike dokumentide asukoht ( 28 )

78. väli. Makse saaja (kaupade või teenuste tarnija; tööettevõtja): nimi

79. väli. Makse saaja: viitenumber

2. SEKKUMISVALDKONDADE KLASSIFITSEERIMINE

A. Sekkumisvaldkonnad

Allpool esitatud struktuurifondide sekkumisvaldkondade loetelu põhineb määruse (EÜ) nr 1260/1999 artiklil 36 ja on koostatud selleks, et aidata komisjoni talitusi aruandluses struktuurifondide tegevuse kohta.

Sellist kategoriseeritud informatsiooni ei kasutata mitte üksnes struktuurifondide aastaaruannetes ja ühenduse eri poliitikavaldkondi käsitlevates teadaannetes, vaid see on vajalik ka, et komisjon saaks vastata EÜ institutsioonide, liikmesriikide ja üldsuse teabenõuetele.

Selline kategooriateks jaotamine on osa programmidega seotud juhtimis- ja informatsioonialasest tegevusest ega ole mõeldud asendama jaotust, millel põhinevad programmi prioriteedid, ega teatavaid hindamise käigus kindlaks tehtud ja mõõdetud mõjusid.

Struktuurifondide programmide raames meetmeid kavandades jääb liikmesriikidele võimalus kasutada klassifikatsiooni, mis on nende oma siseriikliku ja piirkondliku olukorra jaoks sobivaim, ning kui nad seda soovivad, võib see põhineda komisjoni klassifikatsioonil. Siiski on tähtis, et komisjon võiks koostada kokkuvõtteid fondide tegevusest mitmesugustes sekkumisvaldkondades. Seetõttu peaks programmitäiendis olema näidatud seos iga meetme ja komisjoni valdkondade loetelu vastava kategooria vahel. Seda seost saab näidata näiteks nii, et igale meetmele lisatakse vastav kood, või selgitatakse siseriiklike koodide ja komisjoni kategooriate vahelist vastavust. See seos peaks olema näidatud ka programmi rakendamise aastaaruannetes.

Loetelu ei ole uus, vaid põhineb 14 põhikategoorial, mida kasutati eelmisel programmiperioodil eesmärgi 1 programmides täiendavuspõhimõtte rakendamisel.

B. Lisateave

Tegevuse finantsjuhtimise kontekstis on komisjon näidanud, mis liiki informatsiooni peab liikmesriik talle kättesaadavaks tegema, nimelt:

1. kas tegevuse asukoht on a) linn, b) maakoht, c) geograafiliselt piiritlemata;

2. kas tegevus a) keskendub peamiselt keskkonnale, b) on keskkonnasõbralik, c) on keskkonna seisukohalt neutraalne.

3. kas tegevus a) keskendub peamiselt sugude võrdõiguslikkuse edendamisele, b) on meeste ja naiste võrdõiguslikkuse seisukohalt positiivne või c) on sellise võrdõiguslikkuse seisukohalt neutraalne.

Sellise informatsiooni kättesaadavus finantsjuhtimise kontekstis ja nõue kasutada alljärgnevat klassifikatsiooni võimaldab komisjonil täita Euroopa kodanike vajadusi.

3. KLASSIFIKATSIOON

1. Majandusvaldkond

11 Põllumajandus

111 Investeeringud põllumajandusettevõtetesse

112 Noorte põllumajandustootjate starditoetus

113 Põllumajandusalane kutseõpe

114 Põllumajandustoodete töötlemise ja turustamise parandamine

12 Metsandus

121 Investeeringud metsandusettevõtetesse

122 Metsasaaduste kogumise, töötlemise ja turustamise parandamine

123 Uute võimaluste loomine metsasaaduste kasutamiseks ja turustamiseks

124 Metsaomanike ühenduste loomine

125 Loodusõnnetuste poolt kahjustatud metsandusliku tootmispotentsiaali taastamine ning asjakohaste ennetusmeetmete kasutuselevõtmine

126 Mittepõllumajandusliku maa harimine

127 Kaitsealuste metsaalade ökoloogilise stabiilsuse parandamine ja säilitamine

128 Metsandusalane kutseõpe

13 Maapiirkondade kohandamise ja arengu edendamine

1301 Maaparandus

1302 Ümberkruntimine

1303 Põllumajandusettevõtete asendus- ja juhtimisteenuste loomine

1304 Kvaliteetsete põllumajandustoodete turustamine

1305 Põhiteenuste osutamine maapiirkondade majandusele ja rahvastikule

1306 Külade renoveerimine ja arendamine ning maapiirkondade kultuuripärandi kaitsmine ja säilitamine

1307 Põllumajandustegevuse ja põllumajandusele lähedaste tegevuste mitmekesistamine täiendava tegevuse ja alternatiivse sissetuleku tagamiseks

1308 Põllumajanduse veevarude majandamine

1309 Põllumajanduse arenguga seotud infrastruktuuri arendamine ja parandamine

1310 Turismi edendamine

1311 Põllumajandusettevõtetes käsitöönduse edendamine

1312 Keskkonnakaitse seoses põllu- ja metsamajanduse, maastikukaitse ning loomade heaolutingimuste parandamisega

1313 Loodusõnnetuste poolt kahjustatud põllumajandusliku tootmispotentsiaali taastamine ning asjakohaste ennetusmeetmete kasutuselevõtmine

1314 Uus finantskorraldus

14 Kalandus

141 Püügikoormuse korrigeerimine

142 Kalalaevastiku uuendamine ja moderniseerimine

143 Kalandustoodete töötlemine, turustamine ja müügiedendus

144 Akvakultuur

145 Kalasadama sisseseade ning vee-elusressursside kaitse ja arendamine

146 Sotsiaalmajanduslikud meetmed ja toetused tegevuse ajutise katkestamise korral ning muud rahalised hüvitised

147 Erialased meetmed, väikesemahuline rannapüük ja kalapüük sisevetel

148 Muudest struktuurifondidest (ERF, ESF) finantseeritavad meetmed

15 Toetused suurettevõtetele

151 Investeeringud füüsilisse kapitali (seadmed ja rajatised, riigiabi kaasfinantseerimine)

152 Keskkonnasõbralikud tehnoloogiad, puhtad ja ökonoomsed energeetikatehnoloogiad

153 Ettevõtluse nõustamisteenused (sh internatsionaliseerimine, ekspordi- ja keskkonnajuhtimine, tehnoloogiate sisseostmine)

154 Teenused huvirühmadele (tervisekaitse, ülalpeetavate hooldamine)

155 Uus finantskorraldus

16 Toetused väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele ning käsitööndusettevõtetele

161 Investeeringud füüsilisse kapitali (seadmed ja rajatised, riigiabi kaasfinantseerimine)

162 Keskkonnasõbralikud tehnoloogiad, puhtad ja ökonoomsed energeetikatehnoloogiad

163 Ettevõtluse nõustamisteenused (teave, äriplaanide koostamine, nõustamisteenused, turustamine, juhtimine, tootekujundus, internatsionaliseerimine, eksport, keskkonnajuhtimine, tehnoloogiate sisseostmine)

164 Ühisteenused ettevõtetele (ettevõtluspargid, asutamiskeskused, stimuleerimine, müügiedendusteenused, koostöövõrkude loomine, konverentsid, messid)

165 Uus finantskorraldus

166 Teenused vabatahtlikus/kolmandas sektoris (ülalpeetavate hooldamisteenused, tervisekaitse, kultuuritegevus)

167 Väikeettevõtlus- ja käsitööndusalane kutseõpe

17 Turism

171 Investeeringud materiaalsetesse väärtustesse (teabekeskused, turistide majutamine, toitlustamine, rajatised)

172 Investeeringud immateriaalsetesse väärtustesse (turismiteenuste väljaarendamine ja osutamine, spordi-, kultuuri- ja vabaajaüritused, kultuuripärand)

173 Ühisteenused turismindusettevõtetele (sh müügiedendustegevus, koostöövõrkude loomine, konverentsid ja messid)

174 Turismindusalane kutseõpe

18 Teadusuuringud, tehnoloogiaarendus ja innovaatika

181 Ülikoolidel ja uurimisinstituutidel põhinevad teadustööprojektid

182 Innovaatika ja tehnosiire, ettevõtete ja/või uurimisinstituutide vaheliste koostöövõrkude ja partnerlussuhete loomine

183 Teadusuuringute, tehnoloogiaarenduse ja innovaatikaga seotud infrastruktuur

184 Teadurite kutseõpe

2. Inimressursid

21 Tööturupoliitika

22 Sotsiaalne hõlvamine

23 Üld- ja kutsehariduse väljaarendamine, mis ei ole seotud konkreetse sektoriga (üksikisikud, äriühingud)

24 Tööjõu paindlikkus, ettevõtlus, innovaatika, info- ja sidetehnoloogia (üksikisikud, äriühingud)

25 Positiivsed tööturumeetmed naiste jaoks

3. Alusinfrastruktuur

31 Transpordiinfrastruktuur

311 Raudteed

312 Maanteed

3121 Riigimaanteed

3122 Piirkondlikud/kohalikud maanteed

3123 Jalgrattateed

313 Kiirteed

314 Lennujaamad

315 Sadamad

316 Veeteed

317 Linnatransport

318 Mitmeliigiline transport

319 Intelligentsed transpordisüsteemid

32 Telekommunikatsiooni infrastruktuur ja infoühiskond

321 Alusinfrastruktuur

322 Info- ja sidetehnoloogia (sh andmekaitse ja turvalise andmeedastuse alased meetmed)

323 Teenused ja rakendused kodanike jaoks (tervishoid, haldus, haridus)

324 Teenused ja rakendused väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele (e-kaubandus ja elektroonilised tehingud, haridus ja koolitus, koostöövõrkude loomine)

33 Energeetika infrastruktuur (tootmine ja jaotamine)

331 Elekter, gaas, naftasaadused, tahked kütused

332 Taastuvad energiaressursid (elektrienergia tootmine päikese-, tuule-, veejõul, biomassist)

333 Energiakasutuse tõhusus, koostootmine, energiajärelevalve

34 Keskkonna (sh vee-) infrastruktuur

341 Õhk

342 Müra

343 Olme- ja tööstusjäätmed (sh haiglajäätmed, ohtlikud jäätmed)

344 Joogivesi (kogumine, hoiustamine, puhastamine, jaotamine)

345 Kanalisatsioon ja reoveepuhastus

35 Ruumiline planeerimine ja saneerimine

351 Tööstus- ja sõjaväeobjektide moderniseerimine ja saneerimine

352 Linnapiirkondade saneerimine

353 Looduskeskkonna kaitse, parendamine ja regenereerimine

354 Kultuuripärandi säilitamine ja taastamine

36 Sotsiaal- ja tervisekaitse infrastruktuur

4. Muu

41 Tehniline abi ja uuenduslikud meetmed (ERF, ESF, EAGGF, FIFG)

411 Planeerimine, rakendamine, seire, reklaam

412 Hindamine

413 Uurimistööd

414 Uuenduslikud meetmed

415 Üldsuse informeerimine









V LISA

SOOVITAVAD TEHNILISED NÄITAJAD ARVUTIFAILIDE EDASTAMISEKS KOMISJONILE

1. Edastusviisid

Kasutada võib enamikku praegu kasutusel olevaid edastusviise, kui on eelnev kokkulepe komisjoniga. Alljärgnev on soovitavate vahendite mittetäielik nimekiri.

1. Magnetkandjal: — diskett: 3,5 tolli 1,4 Mb (Dos/Windows) — ZIP-formaadis kokkupakkimine vabatahtlik. — DAT kassett — 4 mm DDS-1 (90 m) — CD-ROM (WORM)

2. Elektrooniline failiedastus — vahetu elektronpostiside — kuni 5 Mb failide puhul — ZIP-formaadis kokkupakkimine vabatahtlik — FTP-failiedastus — ZIP-formaadis kokkupakkimine vabatahtlik.

2. Soovitav standard väljavõtte tegemiseks liikmesriikide arvutifailidest

Soovitaval standardfailil on järgmised tunnused:

1. Iga kirje algab kolmetähelise koodiga, mis tähistab antud kirjes olevat informatsiooni. Kirjeid on kaht liiki: a) kirjed tegevuse kohta, mis algavad koodiga “PRJ” ja sisaldavad üldinfot tegevuse kohta. Kirje atribuudid (väljad 1–42) on toodud IV lisa punktis 1. A. b) kulukirjed, mis algavad koodiga “PAY” ja sisaldavad üksikasjalikku infot tegevuse deklareeritud kulude kohta. Kirje atribuudid (väljad 43-79) on toodud IV lisa punktis 1. B.

2. PRJ-kirjetele, mis sisaldavad infot tegevuse kohta, järgneb vahetult mitu PAY-kirjet, mis sisaldavad informatsiooni tegevuse kulude kohta, või siis on PRJ- ja PAY-kirjed esitatud eraldi failides.

3. Väljad eraldatakse semikooloniga (“;”). Kaks järjestikust semikoolonit näitavad, et väljal puuduvad andmed (“tühi väli”).

4. Kirjed on erineva pikkusega. Iga kirje lõppeb koodiga “CR LF” ehk “Carriage return — Line feed” (“Tagasijooks — reavahetus”; kuueteistkümnendsüsteemis “0D 0A”).

5. Fail esitatakse ASCII koodis.

6. Numbriliste andmeväljade puhul: a) Kümnendkohtade eraldusmärk: b) Vajaduse korral kantakse vasakule sümbol (“+” või “—”), mille järele kirjutatakse arv ilma tühikuta. c) Kümnendkohtade arv on kindlaks määratud. d) Numbrite vahele ei jäeta tühikuid; tuhandete vahele ei jäeta tühikuid.

7. Kuupäeva väli: “PPKKAAAA” (kuupäev kahekohaliselt, kuu kahekohaliselt, aasta neljakohaliselt).

8. Tekstiformaadis esitatud andmeid ei tohi panna jutumärkidesse. Tekstiformaadis andmete puhul ei tohi kasutada semikoolonit.

9. Kõik väljad: välja algusse ega lõppu tühikut ei jäeta.

10. Eespool toodud reeglitele vastavad failid näevad välja nii (näide): PRJ;1999FI161D0002;Eesmärk 1 Ida-Soome;2;Ettevõtluse arendamine;l;Investeeringutoetus;… PAY;1234;Joensuu ettevõtluspark;2315;103300;51650;50 % …

11. Kreekakeelsetes failides tuleb kasutada kas ELOT-928 või ISO 8859-7 kodeeringut.

3. Dokumentatsioon

Kõigile failidele tuleb lisada järgmised kontrollsummad:

1. kirjete arv

2. kogusumma

3. iga abi vahesummade summa

Kõigi koodiga tähistatud väljade jaoks lisatakse failile koodide tähendused.

Arvutifailis olevate kirjete summa abiliigi kaupa ja allprogrammi (prioriteedi) kaupa peab vastama komisjonile teabenõudes näidatud perioodi kohta esitatud maksedeklaratsioonidele. Lahknevusi tuleb selgitada failile lisatud märkuses.