PREGUNTA ESCRITA E-1562/99

de Lucio Manisco (GUE/NGL) a la Comisión

(1 de septiembre de 1999)

Asunto: Evaluación de los proyectos del V Programa Marco de I&DT

La Comisión ha adjudicado a la empresa Wang la gestión de la evaluación de las propuestas para el Programa Marco de I&DT, pero ha firmado con retraso el contrato obligando de hecho en consecuencia a sus funcionarios, para poder llevar a cabo esta misión y a causa de las insuficiencias, a tareas que no corresponden a sus funciones, como el montaje de mesas, transporte de sillas de un edificio a otro, adquisición en IKEA de mesas y sillas.

1. ¿Cuánto ha costado este contrato?

2. ¿Es cierto que la sociedad adjudicataria utiliza gratuitamente los locales de la Comisión y cuánto cuesta a la Comisión el alquiler de estos locales?

3. ¿Por qué razón no ha firmado la Comisión a su debido tiempo el contrato con la Wang obligando así a sus direcciones a realizar las evaluaciones en condiciones como mínimo impropias?

4. Al haber organizado las evaluaciones sus propios funcionarios, ¿cómo piensa la Comisión recuperar la cuota destinada a la Wang por la gestión de las evaluaciones de 1999, si esta empresa no ha estado en condiciones de garantizar el servicio para la gestión de las evaluaciones del año en curso?

5. ¿A qué servicio y, en particular, a qué funcionario es imputable el retraso de la firma del contrato con la Wang y qué medidas piensa adoptar la Comisión ante los inconvenientes producidos?

6. ¿Cuánto habría costado la gestión de las evaluaciones si, como todos los años anteriores, hubieran sido efectuadas directamente por la Comisión?

7. ¿Es cierto que el sistema informático puesto a punto para la organización de las evaluaciones ha sido inadecuado?

Respuesta del Sr. Liikanen en nombre de la Comisión

(16 de noviembre de 1999)

La Comisión lleva a cabo la evaluación de propuestas basándose en las recomendaciones de expertos independientes. Cada propuesta es analizada por varios expertos, primero de manera individual y luego dentro de un grupo de evaluación. Por razones de confidencialidad y eficiencia, los expertos se desplazan a Bruselas o Luxemburgo para participar en un equipo de evaluación. La Comisión falicita la infraestructura adecuada (salas de reunión, equipo informático, asistencia administrativa...) y prepara los documentos para la recogida de los resultados de las evaluaciones individuales y de grupo, y de los informes de los expertos.

Basándose en los recursos disponibles para todo el Programa marco, pero también teniendo en cuenta las experiencias positivas del Programa Esprit durante el IV Programa Marco, en el V Programa Marco se ha optado por subcontratar a una empresa externa todos los trabajos relacionados con la evaluación que no afecten a la responsabilidad de la Comisión en el proceso de evaluación, es decir, la recogida de las propuestas, la codificación de los formularios, la custodia de las propuestas, la creación de documentos electrónicos para su posterior tratamiento por los sistemas de información de la Comisión y la preparación de informes.

La selección del subcontratista y el arrendamiento de un efidicio para alojar la plataforma de evaluación (salas de reunión, despachos de paso para el personal de la Comisión, espacio reservado para el prestador de servicios...) se llevan a acabo mediante el procedimiento normal de convocatoria abierta, según las normas aplicables a la contratación pública.

1. La remuneración según este contrato incluye tres conponentes: una parte fija para infraestructura (por ejemplo, 1,6 M para el año 2000), un componente variable por propuesta tratada (por ejemplo, 54 por propuesta de un socio único presentada por vía electrónica, 107 por el mismo tipo de propuesta presentada en papel, y 354 por una propuesta de varios socios y de más de 20 páginas de texto libre, presentada en papel), y un componente variable por día de experto evaluador trabajado en la instalación (5,4).

2. Para sus propias actividades, el prestador del servicio utiliza aproximadamente el 10 % de la superficie total (1 300 metros cuadrados) del edificio alquilado para la plataforma de evaluación. Por lo tanto, la mayor parte del edificio (casi 12 000 metros cuadrados) se destina a las salas de reunión, que normalmente acogen hasta 700 expertos durante las campañas de evaluación, y a los despachos de paso de la Comisión. Esta distribución del espacio se especificaba claramente en las condiciones de la convocatoria de propuestas.

3. Por razones obvias, el contrato con el prestador de servicios de evaluación tiene que firmarse al mismo tiempo o después del contrato de arrendamiento del edificio. El contrato del edificio se retrasó porque se consideró necesaria una segunda consulta interservicios tras la dimisión de la Comisión, a fin de aplicar prudentemente la directriz de la Comisión cesante que limitaba su actuación estrictamente a los asuntos en curso.

4. Como se ha explicado anteriormente (véase el punto 1), y en lo que se refiere a los costes variables, la Comisión sólo remunera a la empresa que asiste en la evaluación de los servicios aceptados y efectivamente prestados (basándose en número de propuestas o de días-experto acreditados).

Todas las partes reconocen que no fue óptimo el contexto en el que se recogieron, codificaron y entregaron a la Comisión las primeras propuestas, y en el que se organizaron las primeras campañas de evaluación (debido a la tardanza en la firma del contrato de arrendamiento y a las limitaciones impuestas a la ejecución del presupuesto de 1999). Algunas partes del edificio no estaban completamente preparadas para alojar a la empresa subcontratada y a los evaluadores, y algunas partes de la infraestructura informática todavía se encontraban en la fase de instalación.

En estas excepcionales circunstancias, sólo gracias a un gran esfuerzo conjunto de Wang y la Comisión fue posible llevar a cabo el proceso de evaluación de tal modo que pudieran realizarse las funciones importantes y mantenerse los plazos fundamentales.

5. La parte principal de la pregunta queda contestada en el punto 3. En conclusión, los retrasos derivados de las circunstancias imprevistas mencionadas no pueden atribuirse a un servicio o una persona en concreto.

6. En el IV Programa Marco las evaluaciones se llevaban a cabo generalmente en oficinas temporales y hoteles durante períodos de entre 3 y 6 meses. Para ello era necesario instalar y retirar infraestructuras, redes y mobiliario. Además, se contrataba personal temporal (tanto personal de gestión como administrativo). Los costes totales son difíciles de calcular, dado que los sistemas de contabilidad no permiten la agregación de estos costes, incluidos los numerosos gastos generales. En cuanto a costes, la Comisión considera que los costes internos (in-house) serían del mismo orden que los derivados de esta instalación común de evaluación.

7. Los sistemas informáticos utilizados para las evaluaciones iniciales eran perfectamente adecuados y han realizado el trabajo según lo previsto. sin embargo, su utilización quedó físicamente limitada por la falta de infraestructura. Ahora que está ya montada en el edificio la infraestructura de la red y la sala de ordenadores, los sistemas se están trasladando físicamente a la sala segura de ordenadores desde la cual podrán prestar servicio a los usuarios de todo el edificio.