PREGUNTA ESCRITA E-2393/00

de Richard Howitt (PSE) a la Comisión

(13 de julio de 2000)

Asunto: Unidad de auditoría del SCRE

¿Podría decir la Comisión cuál es el mandato y los procedimientos operativos de la Unidad de Auditoría del SCRE (Servicio Común de Relaciones Exteriores) y clarificar en particular los puntos siguientes?

1. ¿Qué opina la Comisión acerca del valor de una clara separación de funciones de auditoría, de política y ejecutiva en el interior de los servicios?

2. ¿Se considera que la Unidad es un servicio de auditoría independiente y, en caso afirmativo, qué medidas se adoptan para garantizar que lo sea en la práctica?

3. ¿Qué procedimientos existen para hacer un seguimiento del trabajo de la Unidad de Auditoría y para garantizar que lleva a cabo sus funciones de manera adecuada y respetando estrictamente su mandato y los procedimientos operativos?

4. ¿Qué medidas se adoptan para salvaguardar los derechos de los beneficiarios de las subvenciones de la Comisión durante un ejercicio de auditoría llevado a cabo por la Unidad de Auditoría del SCRE?

5. ¿Facilita la Comisión a los auditados por escrito el mandato para el ejercicio de auditoría, una explicación clara de los derechos que les asisten durante el proceso de auditoría y al principio de dicho ejercicio así como una copia del informe de auditoría una vez terminado? En caso negativo, ¿por qué razón? ¿Qué derecho de apelación tienen los auditados con respecto a los resultados de una auditoría y a la interpretación que la Comisión hace de los mismos?

6. ¿Qué medidas se adoptan para garantizar que los auditados dispongan de información adecuada y de tiempo suficiente para poder responder a los resultados de la auditoría, para discutir estos resultados con la Comisión y para decidir acerca de las medidas que cabe adoptar para remediar la situación?

7. Con respecto al seguimiento de un ejercicio de auditoría, ¿distingue la Comisión entre casos, por una parte, en los que aplicará una política de medidas unilaterales e inmediatas con respecto a los auditados y, por otra, casos en los que esperará primero a ponerse de acuerdo con los auditados con respecto a un plan de medidas correctoras antes de que los resultados puedan afectar la gestión de subvenciones a los auditados por parte de la Comisión? En caso afirmativo, ¿cuáles son los criterios que se aplican para hacer esta distinción y qué medidas se adoptan para garantizar que dichos criterios se respetan escrupulosamente?

Respuesta del Sr. Patten en nombre de la Comisión

(28 de septiembre de 2000)

Como tal vez sabe Su Señoría, la Comisión se halla en este momento llevando a cabo una reforma radical de su gestión administrativa y financiera. Dos elementos centrales de esta reforma serán el aumento de la autonomía de los Ordenadores Nacionales delegados en las Direcciones Generales y servicios, que será simultánea con la exigencia de que apliquen los controles internos que resulten apropiados, y la creación de un servicio de auditoría interna para analizar la eficacia de estos controles internos e informar al respecto.

Dentro de la reforma también está previsto crear una función de auditoría en cada una de las Direcciones Generales y de los servicios. Además de aconsejar al Director General o al Jefe del servicio de que se trate en lo relativo a las posibles mejoras del sistema de control interno, el servicio de auditoría también se encargaría de la auditoría de los proyectos y actividades de financiación que reciben fondos de la Comisión. En algunos servicios, como por ejemplo el Servicio común de relaciones exteriores, las unidades de auditoría existentes llevan ya a cabo una parte de esta actividad.

Las auditorías de las subvenciones concedidas y de los proyectos financiados se realizan con arreglo a las condiciones que estipulan los contratos que rigen las subvenciones con fondos comunitarios. Siempre se envía una carta en la que se informa al beneficiario que va a llevarse a cabo una auditoría.

Si los auditores de la Comisión determinan que los fondos comunitarios han sido concedidos basándose en datos inexactos suministrados por el beneficiario, o que no se han utilizado con arreglo a las condiciones y normas contractuales, se informaría al respecto a los Ordenadores Nacionales delegados, que decidirían sobre las acciones que hubieran de tomarse.

El informe de auditoría es un documento interno y confidencial al que tienen acceso los servicios de la Comisión afectados. En algunos casos, cuando resulta apropiado, el servicio de gestión que viene al caso puede dar a conocer dicho informe, en todo o en parte, al contratista beneficiario con el fin de recabar de éste una reacción y una explicación.