PREGUNTA ESCRITA E-3003/02

de Erik Meijer (GUE/NGL) a la Comisión

(23 de octubre de 2002)

Asunto: Calidad, eficacia y coste de los sistemas contables utilizados por la Comisión Europea

1. ¿Tiene todavía la Comisión un contrato de suministro de software para su sistema contable con la empresa de software alemana SAP?

2. ¿El sistema contable actual de la Comisión ha sido desarrollado por dos empresas distintas con arreglo a una serie de principios diferentes e incompatibles, en particular, en lo que se refiere a la partida doble? ¿Por qué?

3. ¿Ofreció SAP servicios de mantenimiento y formación? ¿Sigue ofreciéndolos?

4. ¿Se necesita a algún otro proveedor de software, al margen de SAP?

5. ¿Utiliza la Comisión un sistema de facturación único o sistemas distintos?

6. ¿El sistema SI 2 fue desarrollado por contables o por otros profesionales?

7. ¿Quién decidirá qué sistema informático debe utilizarse?

8. ¿Los sistemas han sido diseñados para adaptarse a los ordenadores o viceversa?

9. ¿Qué coste supuso desarrollar el sistema SI 2, en lugar de utilizar el sistema inicial SAP / R3, diseñado especialmente conforme a todas las necesidades de la Comisión?

10. ¿De cuántas licencias de SAP dispondrá la Comisión en un futuro próximo? ¿Es una cifra mayor o menor que la actual?

11. ¿Cuántas licencias serían necesarias para implantar el sistema SAP / R3 y cubrir todas las necesidades de la Comisión Europea en su conjunto, si éste fuese el único sistema?

12. ¿Qué inversión en licencias sería necesaria si la Comisión decidiese llevar a cabo lo expuesto en la pregunta 11?

13. ¿Cómo pretende la Comisión limitar los costes continuos que supone comprar y renovar los sistemas?

14. ¿Cómo pretende la Comisión conseguir unos resultados integrados más transparentes utilizando el sistema contable actual?

Respuesta de la Sra. Schreyer en nombre de la Comisión

(31 de enero de 2003)

1. y 3. Tras un anuncio de licitación (procedimiento abierto) publicado en el Diario Oficial(1), se celebró un contrato marco con la empresa SAP.

En julio de 2000, se celebró con esta empresa un nuevo contrato marco, siguiendo el procedimiento negociado, por un período de seis años.

El contrato cubre:

- la compra de licencias para utilizar los programas informáticos,

- el apoyo y el mantenimiento de los programas informáticos,

- la prestación de servicios con el fin de analizar las necesidades y asegurarse de que éstas se satisfacen mediante la formación y la asistencia técnica para la instalación de nuevas versiones y la supervisión del funcionamiento del sistema.

2. La estructura de los sistemas financieros de la Comisión está basada en dos componentes interconectados SAP R/3 (sistema contable oficial) y SI 2 (instrumento utilizado por los servicios de gasto para registrar sus transacciones). La versión de SAP R/3 utilizada por la Comisión fue desarrollada para ella por la empresa SAP, mientras que SI 2 fue desarrollado internamente por la Comisión y diseñado específicamente para ser asociado a SAP R/3. Ambos sistemas reflejan las normas y los principios que rigen las actividades de la Comisión.

SI 2 se diseñó como instrumento normalizado para permitir a los servicios de gasto registrar y aprobar sus transacciones antes de transferirlas al sistema contable oficial R/3, en el que tiene lugar el tratamiento contable. La contabilidad presupuestaria en SAP R/3 se basa en un método de partida única, mientras que el libro mayor en R/3 sigue el método de contabilización por partida doble.

4. La Comisión utiliza otros contratos marco de la Dirección General de Presupuestos y de la Dirección de Informática para contratar en el exterior la prestación de servicios de TI (desarrollo de aplicaciones, administradores de sistemas, apoyo del usuario, etc.) en el ámbito de SAP y para las otras tecnologías utilizadas en la Comisión.

La Comisión también utiliza programas informáticos SWIFT (SWIFT-Alliance) para complementar a SAP en la emisión de pagos a través de la red interbancaria SWIFT.

5. Todos los pagos (incluidos los pagos de facturas) se tratan mediante el sistema Sincom2.

6. El responsable del proyecto Sincom2 fue el jefe de la unidad de contabilidad, de modo que SI 2 se desarrolló teniendo presentes las necesidades de los contables.

7. En primer lugar, el contable fijará las normas contables que se han de establecer. Basándose en estas normas y en los requisitos especificados por otros usuarios del sistema, el equipo encargado del proyecto hará una propuesta a la Comisión sobre el sistema que debe aplicarse para respetar estas normas y requisitos.

8. Las normas financieras y contables que rigen la actuación de la Comisión se establecen en el Reglamento financiero y en sus normas de desarrollo. Estas normas deben ser respetadas por los sistemas que se instalan. Los principios y normas contables son fijados por el contable y se tienen en cuenta a la hora de diseñar el sistema.

9. Los costes de desarrollo SI 2 son los siguientes:

- coste de desarrollo inicial (1994-1997) 1 500 000 euros

- coste de desarrollo anual 250 000 euros

- coste de mantenimiento anual 370 000 euros

Estos costes no se ven afectados por el número de usuarios (actualmente, 4 000).

10. Según los resultados del proyecto de modernización del sistema contable y las decisiones que deben tomarse sobre la estructura de los sistemas de información financiera, el orden de usuarios de SAP podría variar significativamente en el futuro.

11 En teoría, para todo el personal de la Comisión si y cubrir todas las necesidades significa sustituir todas las aplicaciones existentes de TI. Si se trata de utilizar el sistema para la gestión financiera y la contabilidad, serían necesarias alrededor de 4 000 licencias.

12. El precio de las licencias de SAP (contrato marco BUDG/2000/01) varía entre aproximadamente 1 400 euros (consulta solamente) y 2 500 euros según el tipo de usuario y el perfil del usuario.

Este importe debe pagarse el primer año, tras lo cual habrá de pagarse una cuota de mantenimiento anual del 17 %.

Se obtiene un descuento en función del volumen del pedido.

Al precio de las licencias hay que añadir los costes siguientes:

- Reorganización para adaptar todos los procedimientos conforme a las posibilidades ofrecidas por el paquete estándar;

- Conversión de datos para todos los sistemas;

- Suministro de formación, documentación y ayuda al usuario;

- Infraestructura técnica y servidores en el Centro de cálculo.

13. La Comisión procura obtener el mejor ratio calidad/precio al negociar el precio y las especificaciones de los nuevos sistemas. Los sistemas son flexibles, lo que significa que pueden modificarse para adaptarse a un entorno cambiante sin tener que incurrir en costes indebidos. No es exacto decir que existe una compra y renovación continuas de los sistemas. Sincom1 tuvo que ser sustituido debido a que no era compatible con los dígitos del año 2000, uno de los paquetes de programas informáticos empleados (Millenium) ya no era mantenido por el proveedor, la contabilización de ingresos no era gestionada por Sincom1, y el sistema se componía de cinco módulos diferentes que procedían de proveedores distintos y utilizaban tecnología diferente. Sincom2 sustituyó a Sincom1 a partir de 1997.

La Comisión prevé ahora el desarrollo para 2005 de un sistema contable integrado que respalde el paso a una contabilidad basada en el principio del devengo.

14. Las cuentas presupuestarias proporcionan a la autoridad presupuestaria una presentación transparente, que compara el presupuesto votado con los gastos e ingresos efectuados cada semana. Así pues, éste también será un importante instrumento de información en el futuro. El sistema contable integrado basado en el principio del devengo se está desarrollando y mejorará la información sobre la situación financiera. Las medidas y decisiones para esta reforma figuran en la reciente comunicación de la Comisión sobre la modernización del sistema contable, que se ha enviado al Parlamento.

(1) DO C 54 de 22.2.1994.