El concepto de documento, que es objeto de una definición amplia en el artículo 3, letra a), del Reglamento no 1049/2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, abarca «todo contenido, sea cual fuere su soporte (escrito en versión papel o almacenado en forma electrónica, grabación sonora, visual o audiovisual) referentes a temas relativos a las políticas, acciones y decisiones que sean competencia de una institución» de la Unión. Esta definición se basa, en esencia, en la existencia de un contenido que se conserva y que puede ser objeto de reproducción o de consulta con posterioridad a su elaboración, precisándose, por un lado, que la naturaleza del soporte de almacenamiento, el tipo y la naturaleza del contenido almacenado, al igual que el tamaño, extensión, importancia o presentación de un contenido, carecen de importancia a efectos de determinar si un contenido está cubierto o no por dicha definición y, por otro lado, que la única limitación en cuanto al contenido que puede incluirse en la definición es el requisito de que dicho contenido se refiera a temas relativos a las políticas, acciones y decisiones que sean competencia de la institución de que se trate.

Deben calificarse de documentos que obran en poder de una institución, en el sentido del artículo 2, apartado 3, del Reglamento no 1049/2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, en relación con su artículo 3, letra a), los escritos redactados por un Estado miembro, presentados ante el Tribunal de Justicia en el marco de un recurso por incumplimiento con arreglo al artículo 258 TFUE y transmitidos a la Comisión parte en el proceso.

Esta conclusión no se desvirtúa por el hecho de que los escritos no estén dirigidos a la citada institución parte procesal, sino al Tribunal de Justicia, y de que la institución sólo haya recibido copias transmitidas por el Tribunal de Justicia. Pues bien, aunque, en virtud del artículo 2, apartado 3, del Reglamento no 1049/2001, sólo los documentos que obren en poder de una institución, es decir, los documentos por ella elaborados o recibidos y que estén en su posesión, están comprendidos en el ámbito de aplicación del referido Reglamento, no es menos cierto que esta disposición no supedita en absoluto la aplicación del citado Reglamento a los documentos recibidos por la institución al requisito de que el documento de que se trate se le haya dirigido y transmitido directamente por su autor. Del mismo modo, dado que el concepto de documento es objeto de una definición amplia en el artículo 3, letra a), del Reglamento no 1049/2001, basada en la existencia de un contenido conservado, procede considerar que carece de pertinencia sobre la existencia de un documento en el sentido de la citada disposición que los escritos en cuestión se hayan transmitido a la institución de que se trata en forma de copias y no en forma de originales.

Asimismo, de la amplia definición del concepto de documento y de la formulación y de la propia existencia, en el artículo 4, apartado 2, segundo guion, del Reglamento no 1049/2001, de una excepción relativa a la protección de los procedimientos judiciales resulta que el legislador de la Unión no quiso excluir la actividad contenciosa de las instituciones del derecho de acceso de los ciudadanos. Esta consideración se impone con mayor motivo por cuanto este Reglamento no excluye la actividad contenciosa de las instituciones de su ámbito de aplicación ni limita éste exclusivamente a su actividad administrativa. Por otra parte, dado que los escritos se transmiten a la Comisión en el marco de un recurso por incumplimiento, que ésta interpuso en el ejercicio de sus competencias a tenor del artículo 258 TFUE, la Comisión los recibió en el ejercicio de sus competencias.

Además, la inclusión, en el ámbito de aplicación del Reglamento no 1049/2001, de escritos presentados por un Estado miembro en el marco de un procedimiento judicial no perjudica el objetivo de las normas específicas relativas al acceso a los documentos referidos a los procedimientos judiciales. En efecto, la protección de los citados procedimientos puede, en su caso, garantizarse mediante la aplicación de la excepción prevista en el artículo 4, apartado 2, segundo guion, del Reglamento no 1049/2001, precisándose que puede tenerse en cuenta la inexistencia, en las normas específicas relativas a los tribunales de la Unión, de derecho de acceso de terceros a los escritos sometidos a los citados tribunales en el marco de un procedimiento judicial para interpretar la excepción relativa a la protección de los procedimientos judiciales.

(véanse los apartados 48 a 51, 53, 54, 57, 61, 104 y 105)