Disposiciones que garantizan la confidencialidad de determinados trabajos [apartado 3 del artículo 17 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, de 28 de noviembre de 1994, por el que se crea un Centro de traducción de los órganos de la Unión Europea]

(1999/C 295/04)

A. Antecedentes

1. El artículo 17 del Reglamento por el que se crea el Centro de Traducción establece lo siguiente:

"1. El personal del Centro estará sujeto a los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas.

2. Respecto de su personal, el Centro ejercerá las atribuciones conferidas a la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos.

3. El Consejo de administración, de acuerdo con la Comisión, adoptará las disposiciones de aplicación adecuadas, entre otras cosas, para garantizar el carácter confidencial de determinados trabajos."

2. En la reunión del Consejo de administración del Centro de Traducción celebrada en Luxemburgo el 20 de marzo de 1996, el Presidente del Consejo de administración pidió al representante de la Comisión que elaborara una propuesta para que el Consejo de administración la adoptara con arreglo al apartado 3 del artículo 17.

3. El 30 de noviembre de 1994 la Comisión adoptó una Decisión relativa a las medidas de seguridad aplicables a la información clasificada elaborada o transmitida en el marco de las actividades de la Unión Europea [Doc. C(94) 3282].

B. Propuesta

Visto el artículo 17 del Reglamento por el que se crea el Centro de Traducción y, en particular, su apartado 3,

Considerando que la Comisión de las Comunidades Europeas adoptó, el 30 de noviembre de 1994, una Decisión relativa a las medidas de seguridad aplicables a la información clasificada elaborada o transmitida en el marco de las actividades de la Unión Europea [doc. C(94) 3282];

Considerando que el apartado 1 del artículo 1 de dicha Decisión indica que "la presente Decisión establece los niveles de clasificación así como las medidas de seguridad a las cuales está sometida la información clasificada derivada de las actividades comunitarias y de los títulos V y VI del Tratado de la Unión Europea, procedan bien del interior de la institución, de otra institución, de un Estado miembro o de una organización internacional",

Considerando, no obstante, que la Decisión de la Comisión contiene aspectos que carecen de relevancia en el contexto del Centro de Traducción, o que requieren ciertas modificaciones para adaptarlos a las características especiales del Centro y de los organismos a los que atiende;

Considerando que las características especiales del Centro de Traducción requieren el establecimiento de disposiciones de aplicación complementarias;

Considerando que la Comisión ha manifestado su conformidad,

SE PIDE AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN QUE ADOPTE la Decisión siguiente:

Decisión del Consejo de administración del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea relativa a las disposiciones de aplicación necesarias para garantizar, entre otras cosas, la confidencialidad de determinados trabajos

EL CENTRO DE TRADUCCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA,

Considerando que el apartado 3 del artículo 17 del Reglamento por el que se crea el Centro de Traducción establece que el Consejo de administración del Centro adoptará disposiciones que, entre otras cosas, garanticen la confidencialidad de determinados trabajos;

Considerando que el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Decisión o de las disposiciones complementarias adoptadas por la Comisión y ratificadas por el Centro de Traducción podrá dar lugar a sanciones disciplinarias y, en casos graves, a sanciones penales;

Considerando que lo dispuesto en la presente Decisión debe observarse sin perjuicio de la obligación general de reserva que incumbe a los agentes y demás miembros del personal del Centro de Traducción respecto de los documentos no destinados expresamente al público,

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISION:

TÍTULO I - PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES DE PROTECCIÓN

Artículo 1

Ámbito de aplicación material

1. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 17 del Reglamento por el que se crea el Centro de Traducción, el personal del Centro está sujeto a los reglamentos y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Por consiguiente, dicho personal está sujeto a las disposiciones de la Decisión de la Comisión, de 30 de noviembre de 1994, relativa a las medidas de seguridad aplicables a la información clasificada elaborada o transmitida en el marco de las actividades de la Unión Europea [doc. C(94) 3282], salvo si tales disposiciones son modificadas o completadas por la presente Decisión.

2. El Director del Centro de Traducción garantizará la aplicación de las citadas disposiciones en todos los lugares de trabajo del Centro de Traducción.

Artículo 2

Disposiciones complementarias

Las medidas de seguridad establecidas en la presente Decisión deberán observarse sin perjuicio de las normas específicas que la Comisión o el Centro de Traducción pudieran adoptar.

Artículo 3

Información clasificada

1. A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por "información clasificada" cualquier forma de información cuya divulgación no autorizada pueda perjudicar los intereses fundamentales de la Unión Europea, de uno o varios Estados miembros, de una organización internacional, o de los órganos y las agencias atendidos por el Centro de Traducción y que, por ello, debe protegerse con las medidas de seguridad adecuadas.

2. Por "información" se entenderá cualquier información, ya sea escrita, oral u óptica, cualquiera que sea su soporte: papel, cinta magnética o magnetoscópica, red de transmisión, procedimiento técnico o físico. A los efectos de la presente Decisión, el concepto de "información clasificada" se entenderá exclusivamente por referencia a su contexto.

3. Cuando la información no esté recogida por escrito, la protección de la información clasificada podrá requerir normas específicas según la naturaleza del soporte, en particular para grabaciones sonoras y visuales, microfilmes, cintas cinematográficas o magnetoscópicas o soportes informáticos. A tal fin, el Director del Centro someterá a la aprobación del Consejo de administración medidas de protección complementarias.

4. La información mencionada en los anteriores apartados 1 y 2 conservará su carácter de clasificada incluso cuando se halle en una fase preparatoria o su destino sea únicamente provisional.

Artículo 4

Categorias de clasificación

Para las informaciones clasificadas, el Centro de Traducción utilizará la clasificación siguiente:

a) MUY SECRETA: su divulgación no autorizada podría acarrear consecuencias extremadamente graves para los intereses esenciales de la Unión Europea, de uno o varios Estados miembros o de otra organización, en particular los órganos y agencias atendidos por el Centro de Traducción;

b) SECRETA: su divulgación no autorizada podría acarrear consecuencias muy graves para los intereses esenciales de la Unión Europea, de uno o varios Estados miembros o de otra organización, en particular los órganos y agencias atendidos por el Centro de Traducción;

c) CONFIDENCIAL: su divulgación no autorizada podría acarrear consecuencias graves para los intereses esenciales de la Unión Europea, de uno o varios Estados miembros o de otra organización, en particular los órganos y agencias atendidos por el Centro de Traducción;

d) RESTRINGIDA: su divulgación no autorizada podría acarrear consecuencias perjudiciales para los intereses esenciales de la Unión Europea, de uno o varios Estados miembros o de otra organización, en particular los órganos y agencias atendidos por el Centro de Traducción.

TÍTULO II - DISPOSICIONES DE PROCEDIMIENTO

Artículo 5

Atribución de las catégorias de clasificación

1. La capacidad de atribuir o de hacer atribuir una clasificación a la información transmitida al Centro de Traducción por los órganos y agencias por él atendidos estará reservada al órgano o a la agencia que transmita tal información.

2. El Centro de Traducción atribuirá a todas las versiones lingüísticas elaboradas a partir de la información original la misma clasificación que haya atribuido el órgano o la agencia a la información original.

3. El Centro de Traducción respetará la clasificación atribuida por el órgano o la agencia de origen y observará las medidas establecidas en la presente Decisión acerca de las diversas categorías de clasificación.

Artículo 6

Ámbito de aplicación personal

1. Todo agente o miembro del personal del Centro de Traducción que, por cualquier razón, tenga acceso a información clasificada elaborada en el Centro o a él transmitida, deberá observar las medidas de seguridad establecidas en la presente Decisión.

2. Toda empresa o sociedad, incluidos los contratistas, que trabaje para el Centro de Traducción y cuyo personal tenga la posibilidad, por razones de trabajo, de conocer información clasificada, deberá respetar las obligaciones derivadas de la presente Decisión e imponer dichas obligaciones a todos los miembros de su personal que se vean afectados. Las citadas obligaciones se incluirán por escrito en los contratos celebrados entre dichas empresas y el Centro de Traducción.

Artículo 7

Acceso a la información clasificada

1. Las personas designadas en el artículo 6 que, en razón de sus funciones o de las necesidades del servicio, necesiten conocer o manejar información clasificada, serán las únicas autorizadas para acceder a ella y poseerla.

2. Para acceder a información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL, las personas contempladas en el apartado 1 deberán estar especialmente autorizadas a tal efecto con arreglo al artículo 8.

3. Las solicitudes presentadas por terceros para acceder a la información transmitida al Centro de Traducción por los órganos y las agencias atendidos por el Centro deberán dirigirse al órgano o a la agencia que hayan transmitido la información original, que son los propietarios de la misma. Esta obligación será igualmente aplicable a todas las versiones lingüísticas elaboradas por el Centro de Traducción a partir de la información original que se haya transmitido.

Artículo 8

Autorizaciones

1. El Consejo de administración del Centro de Traducción habilitará al Director del Centro para conceder y retirar las autorizaciones necesarias para acceder a la información clasificada a las personas que hayan sido objeto de una investigación de seguridad por parte de las autoridades nacionales competentes.

2. Las autorizaciones expirarán de forma automática cuando la persona autorizada deje de estar al servicio del Centro de Traducción o finalice su contrato.

Artículo 9

Investigación de seguridad

1. La investigación de seguridad la efectuará el Estado miembro de la nacionalidad de la persona en cuestión con el acuerdo de ésta, a petición del Centro de Traducción. Si dicha persona no posee ninguna nacionalidad comunitaria, efectuará la investigación el Estado miembro en que la persona tenga su domicilio o residencia habitual.

2. El procedimiento de investigación de seguridad se regirá por las normas y formalidades pertinentes aplicables en el Estado miembro de que se trate.

TÍTULO III - ESTRUCTURAS

Artículo 10

Agentes de seguridad

1. El responsable de la aplicación de la presente Decisión será un agente de seguridad. El Director del Centro de Traducción podrá designarse a sí mismo o a un agente de rango apropiado a tal fin.

2. El agente de seguridad estará encargado, en particular, de lo siguiente:

a) tener al día la lista de todas las personas del Centro autorizadas a acceder a la información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA y CONFIDENCIAL;

b) comprobar el registro, la reproducción, el envío, la conservación de documentos en caso necesario y la destrucción de la información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA y CONFICENCIAL. Deberá disponerse de un lugar convenientemente protegido a tal fin;

c) asegurarse de la aplicación de las medidas materiales de protección;

d) coordinar las medidas adoptadas para la aplicación de la presente Decisión;

e) proceder a las investigaciones y comprobaciones necesarias para garantizar la aplicación de los procedimientos y de las medidas de seguridad;

f) investigar las infracciones de las normas de seguridad e informar lo antes posible al Director del Centro de Traducción y, en casos graves, al Presidente del Consejo de administración;

g) estudiar los medios apropiados para mejorar las condiciones de seguridad;

h) informar al personal acerca de sus deberes en materia de protección de la confidencialidad y de aplicación de las medidas de seguridad;

i) coordinar los procedimientos de investigación de seguridad contemplados en el artículo 9.

3. El agente de seguridad estará autorizado a acceder a la información clasificada en las condiciones establecidas en los artículos 7 y 8 de la presente Decisión.

TÍTULO IV - TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA

Artículo 11

Indicaciones distintivas de la información clasificada

1. La clasificación atribuida a la información clasificada deberá indicarse de la manera siguiente:

- MUY SECRETA y SECRETA: mediante sellado bien visible en la parte superior e inferior de cada página o mediante una indicación equivalente, como puede ser una banda oblicua sobre toda la superficie de la página,

- CONFIDENCIAL: mediante sellado bien visible en cada página o mediante una indicación equivalente, como puede ser una banda oblicua sobre toda la superficie de la página,

- RESTRINGIDA: mediante la fijación, en la portada y en la primera página, de la mención "RESTRINGIDO".

2. En caso de clasificación temporal, la información llevará, en un lugar apropiado, la fecha en la que podrá considerarse desclasificada o la fórmula equivalente de desclasificación.

3. Cada ejemplar de una información clasificada MUY SECRETA o SECRETA deberá llevar un número de serie para identificar su origen y destinatario. Dicho número de serie figurará en la portada.

4. Si se modifica la clasificación de una información, ésta deberá marcarse debidamente para que indique la nueva clasificación.

5. Las referencias a la información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL, incluyendo las referencias informatizadas, deberán reducirse al mínimo, y no revelarán, en ningún caso, ni su contenido ni su destino.

Artículo 12

Registro, envío y manejo de información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL

1. Toda información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL deberá ser inscrita en un registro central por el agente de seguridad contemplado en el artículo 10. Dicha inscripción deberá permitir lo siguiente:

- determinar inmediatamente la lista de personas que han consultado o han tenido en su posesión tal información,

- identificar en todo momento al poseedor de cada uno de los ejemplares.

2. El agente de seguridad asumirá la responsabilidad de esa información clasificada previa recepción de un formulario firmado por la persona habilitada por el órgano o la agencia de origen.

3. Cada transmisión de una información clasificada MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL deberá inscribirse previamente en el registro establecido al efecto.

4. Ni los agentes ni las demás personas contempladas en el artículo 6 podrán tener información MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL que no haya sido registrada por el agente de seguridad de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10.

Artículo 13

Envío

El envío y la recepción de información con las clasificaciones MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL deberán efectuarse obligatoriamente a través del agente de seguridad del Centro de Traducción contemplado en el artículo 10. Los documentos clasificados se enviarán de la manera siguiente:

- MUY SECRETO: Por valija diplomática. En este caso el documento deberá ir en dos sobres y solamente el sobre interior llevará la mención de la categoría de clasificación.

- SECRETO/CONFIDENCIAL: Por correo certificado con acuse de recibo. En este caso el documento se introducirá en dos sobres, de los que sólo el interior llevará la mención de la categoría de clasificación.

- RESTRINGIDO: Por correo ordinario en sobre sellado.

Artículo 14

Transmisión de información clasificada por telecomunicaciones

El Director del Centro someterá a la aprobación del Consejo de administración a los seis meses de la presente Decisión medidas de protección complementarias para la transmisión de información clasificada por telecomunicaciones, teniendo en cuenta la Recomendación del Consejo sobre los criterios comunes de evaluación de la seguridad de la tecnología de la información.

Artículo 15

Disposiciones especiales para la protección de la información clasificada

Cuando circunstancias especiales impidan la aplicación de cualquiera de las disposiciones de la presente Decisión, el agente de seguridad del Centro de Traducción tomará o hará tomar las medidas apropiadas para garantizar un nivel de protección equivalente al previsto en la presente Decisión.

TÍTULO V - DISPOSICIONES FINALES

Artículo 16

Procedimiento en caso de infracción de la presente Decisión

1. Toda persona al servicio del Centro de Traducción cuyas funciones le den acceso a información clasificada deberá ser informada por el Director del Centro o el agente de seguridad de que todo incumplimiento de las obligaciones derivadas de la presente Decisión podrá dar lugar a sanciones disciplinarias y, en su caso, a las acciones correspondientes de acuerdo con la jurisdicción nacional.

2. Toda persona que compruebe o presuma que una información clasificada se ha extraviado o revelado, o que se ha cometido una infracción de la presente Decisión o de una medida de seguridad, avisará inmediatamente al agente de seguridad, quien a su vez informará al Director del Centro.

3. En cuanto se sospeche que una información clasificada MUY SECRETA, SECRETA o CONFIDENCIAL ha llegado a conocimiento de una persona no autorizada, se informará inmediatamente al Director del Centro para que examine los hechos.

4. Si se confirma la presunta infracción mencionada en los apartados 2 ó 3, el Director o el agente de seguridad por él designado emprenderá las gestiones apropiadas ante los agentes competentes para reducir al mínimo el periuicio causado e impedir que se repita.

5. Si se comete una infracción grave de una medida de seguridad que afecte a información procedente de un Estado miembro, de otra institución o de una organización internacional, y en particular un organismo o una agencia atendidos por el Centro de Traducción, se les informará de lo ocurrido.

6. El agente o miembro del personal que, aun después de cesar en sus funciones, incumpla, voluntariamente o por negligencia, las obligaciones que le incumben en virtud de la presente Decisión será objeto de sanción disciplinaria con arreglo al Estatuto de los funcionarios y, en su caso, de las acciones correspondientes de acuerdo con la jurisdicción nacional.

Artículo 17

Medidas adicionales

Si una agencia, oficina u organismo adopta disposiciones propias relativas a la confidencialidad, el Centro de Traducción y la agencia, oficina u organismo en cuestión adoptarán las medidas necesarias para asegurar la concordancia de ambos conjuntos normativos. Cualesquiera medidas adicionales exigidas en aplicación del presente artículo se someterán a la aprobación del Consejo de administración del Centro de Traducción y se adjuntarán como anexo a estas disposiciones de aplicación.

Artículo 18

Aplicación

La presente Decisión será aplicable a partir del 22 de marzo de 1999.

Hecho en Luxemburgo, el 22 de marzo de 1999.

Por el Consejo de administración

Colette FLESCH