INFORME sobre los estados financieros y la gestión correspondientes al ejercicio 1996 de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) al que se adjuntan las respuestas de la Fundación (97/C 393/02)

ÍNDICE

Apartados Página

ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO DEL EJERCICIO 1996 1 - 4 11

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN 5 - 22 11

Introducción 5 - 7 11

Antecedentes 5 11

Alcance de la fiscalización 6 11

Información financiera 7 11

Seguimiento de observaciones anteriores 8 - 12 11

Separación de funciones 8 11

Administración de anticipos 9 11

Transferencias de créditos entre títulos 10 11

Gastos de misión 11 11

Contratos de estudios 12 12

Ejecución presupuestaria y cuenta de gestión 13 - 15 12

Transferencia de créditos 13 12

Prórrogas y anulaciones de créditos 14 12

Ingresos 15 12

Gestión del apartado de salud y seguridad 16 - 18 12

Coordinación con la agencia de Bilbao 16 - 17 12

Cooperación de la Fundación con la DGV/F 18 12

Conclusión 19 - 22 12

ANEXO - Cuadros 1 4 14

Respuestas de la Fundación 17

ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO DEL EJERCICIO 1996

1. El presente informe va dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo de conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (1), modificado por el apartado 4 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo (2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1996. De conformidad con el apartado 16 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo (3) por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo (4), la ejecución del presupuesto es competencia del consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros de conformidad con las disposiciones financieras establecidas en los apartados 52, 54 y 55 del artículo 1 Reglamento (CEE) n° 1949/93, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, se pide al Tribunal que examine estos estados financieros.

3. El Tribunal realizó su fiscalización siguiendo las normas internacionales de auditoría generalmente admitidas, en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario y, por lo tanto, efectuó controles de los documentos contables, así como otros procedimientos que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias.

4. En opinión del Tribunal, los estados financieros relativos al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1996 son fiables y las operaciones correspondientes son, en conjunto, legales y regulares.

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN

Introducción

Antecedentes

5. La Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) se creó en virtud del Reglamento (CEE) n° 1365/75 como un organismo adscrito de la Comunidad Europea, con el fin de «contribuir al establecimiento de mejores condiciones de vida y de trabajo mediante medidas tendentes a desarrollar y difundir los conocimientos adecuados para coadyuvar a esta evolución». La Fundación de Dublín comenzó a funcionar en 1976.

Alcance de la fiscalización

6. El Tribunal de Cuentas ha examinado las cuentas y la gestión financiera de la Fundación de Dublín relativos al ejercicio 1996, de conformidad con lo dispuesto en los Reglamentos pertinentes (5). También se examinó la cooperación con la Agencia Europea de Salud y Seguridad en el Trabajo de Bilbao y el apartado de salud y seguridad de la Dirección General V de la Comisión.

Información financiera

7. Los cuadros 1 y 2 resumen los estados financieros de la Fundación. Los créditos disponibles para el ejercicio 1996 ascendieron a 13,8 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a 10,5 millones de ecus de pagos y a 3,1 millones de ecus de prórrogas para el ejercicio 1997, cancelándose el saldo de 0,2 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior dieron lugar a 2,9 millones de ecus de pagos y a 0,1 millones de ecus de anulaciones. El cuadro 3 anexo al presente informe contiene un análisis por títulos de la utilización de los créditos del ejercicio y de los prorrogados de 1995.

Seguimiento de observaciones anteriores

Separación de funciones

8. La separación de funciones entre el Ordenador de pagos y el contable (6) sigue siendo suficiente, por lo que se incumple lo dispuesto en el apartado 15 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93, que modifica al Reglamento (CEE) n° 1417/76.

Administración de anticipos

9. El pasado año, el Tribunal recomendó que el recurso a la administración de anticipos se limitara a gastos en curso o de volumen reducido, donde el riesgo de irregularidades es relativamente escaso. En el momento de la fiscalización, abril de 1997, la Fundación aún no había definido por escrito, en colaboración con el interventor, cuáles son los gastos en curso y de volumen reducido.

Transferencias de créditos entre títulos

10. El Tribunal expresa su satisfacción por que no se hayan producido transferencias de créditos entre títulos durante 1996, situación que había suscitado sus críticas en años anteriores (7).

Gastos de misión

11. Se han realizado mejoras para reforzar tanto los controles como el seguimiento de los resultados de las misiones. La Fundación debería continuar sus esfuerzos para garantizar que:

- se prepare un informe de todas las misiones en el que se indique el calendario de las reuniones, las personas entrevistadas y los resultados de las reuniones. El informe deberá ser revisado por un superior y archivarse en un registro centralizado;

- siempre que sea posible, deberá organizarse más de una reunión cuando se efectúen misiones en Bruselas para evitar que los mismos agentes tengan que ir a dicha ciudad en semanas sucesivas;

- se tomen seriamente en consideración otros medios de comunicación, como teleconferencias, especialmente cuando la comunicación se establezca con personas de Bruselas ya conocidas.

Contratos de estudios

12. El equipo de auditores del Tribunal ha efectuado un seguimiento de la observación formulada el año pasado con respecto a los retrasos en la presentación del trabajo en que incurren los contratistas. En las actas de las reuniones de gestores de programas no constaba que se hubieran revisado los plazos de presentación de informes. En el cuadro 4 figura un resumen de la información facilitada por la Fundación durante la fiscalización, que demuestra la necesidad de que se formalicen los procedimientos de seguimiento.

Ejecución presupuestaria y cuenta de gestión

Transferencia de créditos

13. El importe de las transferencias de créditos entre líneas presupuestarias en 1996 ascendió a 1 366 000 ecus (9,9 % de los créditos inscritos en el presupuesto), frente a los 1 494 000 ecus (11,9 %) de 1995.

Prórrogas y anulaciones de créditos

14. El cuadro 3 muestra que el porcentaje de pagos es del 76 % con respecto al total de la cuenta, pero sólo del 55 % en el caso del título 3, «Gastos de operaciones». Este dato refleja la misma tendencia de años anteriores y se debe a que, en general, los estudios se pagan en tres plazos durante el período previsto en sus contratos.

Ingresos

15. La subvención comunitaria destinada a la Fundación para 1996 fue de 13,4 millones de ecus. El importe efectivamente solicitado y recibido fue de 12 895 632 ecus. Los fondos se solicitaron de conformidad con los reglamentos del Consejo y eran acordes con las previsiones de «cash flow», tal como había recomendado anteriormente el Tribunal.

Gestión del apartado de salud y seguridad

Coordinación con la agencia de Bilbao

16. La Agencia Europea de Salud y Seguridad en el Trabajo de Bilbao comenzó sus actividades en septiembre de 1996. El punto «Salud y Seguridad» formaba parte del programa de trabajo de la Fundación para 1996, pero fue sustituido por «Salud y Bienestar» en el programa de trabajo para 1997. Es urgente que ambos organismos adscritos a la Comisión acuerden un memorándum de entendimiento claro y detallado (actualmente en proceso de negociación), que deberá facilitar al máximo la cooperación y evitar que se solapen las actividades.

17. Ya existen contactos formales en el nivel administrativo, principalmente mediante la presencia de cada director, en calidad de observador, en las reuniones del consejo de administración de la otra agencia. Estos contactos deben ampliarse al nivel del director de Investigación para garantizar una coordinación plena.

Cooperación de la Fundación con la DGV/F

18. La Dirección F de la DGV, «Salud pública y seguridad en el Trabajo» recurre a parte de la investigación llevada a cabo por la Fundación en este ámbito especializado. Manteniendo la actual independencia del consejo de administración de la Fundación, es necesario procurar que el trabajo de ésta tenga la mayor utilidad posible para la DGV/F tanto por contenido como por oportunidad en el tiempo. La DGV/F no puede asistir a todas las reuniones sobre contratos de estudios específicos. Sería, pues, útil celebrar reuniones periódicas para debatir todos los estudios que puedan interesar a la DGV/F.

Conclusión

19. La separación de funciones entre el contable y el ordenador de pagos es insuficiente (véase el apartado 8).

20. Debería regularizarse el recurso a la administración de anticipos (véase el apartado 9).

21. Deberían intensificarse los controles de los gastos de misión y el seguimiento de los contratos de estudios (véanse los apartados 11 y 12).

22. Debe reforzarse la cooperación y la comunicación con la agencia de Bilbao y la DG V/F en los ámbitos «Salud y Seguridad en el trabajo» y «Salud y Bienestar» (véanse los apartados 16 a 18).

El presente informe fue aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 12 y 13 de noviembre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 139, 30. 5. 1975, p. 1.

(2) DO L 181, 23. 7. 1993, p. 13.

(3) DO L 181, 23. 7. 1993, p. 26.

(4) DO L 164, 24. 6. 1976, p. 16.

(5) Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975 relativo a la creación de la Fundación (DO L 139 de 30. 5. 1975), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo, de 30 de julio de 1993 (DO L 181 de 23. 7. 1993).

Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976 (DO L 164 de 24. 6. 1976) relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993 (DO L 181 de 23. 7. 1993).

(6) Informe anual sobre la Fundación de Dublín 1995, apartado 8.

(7) Informe anual sobre la Fundación de Dublín 1995, apartado 10 e Informe anual sobre la Fundación de Dublín 1994, apartado 3.2.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE AL 31 DE DICIEMBRE DE 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Elaborado por el Tribunal a partir de los datos proporcionados por la Fundación de Dublín.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

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RESPUESTAS DE LA FUNDACIÓN

Separación de funciones

8. La Fundación desea llamar la atención del Tribunal sobre el hecho de que las funciones del Ordenador de pagos y el contable las desempeñan dos personas distintas de forma independiente. Con respecto a la separación de funciones queda un solo problema por resolver, que se circunscribe a la introducción de datos en el sistema contable. Este problema quedará resuelto una vez se haga entrega a la Fundación de un nuevo sistema. La Fundación se halla en contacto con los servicios de la Comisión para determinar si el sistema SINCOM2 de ésta podría ajustarse a sus necesidades contables.

Administración de anticipos

9. Durante 1996, el recurso a la administración de anticipos por parte de la Fundación se limitó, de hecho, de conformidad con la recomendación del Tribunal, a los gastos en curso o menores. En junio de 1997, la Fundación definió por escrito, en colaboración con el interventor, cuáles son estos gastos.

Gastos de misión

11. En 1996 la Fundación perfeccionó sus procedimientos en lo que respecta a los informes de las misiones. Se seguirá adelante con este proceso teniendo para ello en cuenta las sugerencias del Tribunal. La Fundación procura siempre que durante cada misión se celebre el número óptimo de reuniones. Se toma nota, no obstante, de las observaciones del Tribunal sobre las misiones a Bruselas.

Tras la conclusión con éxito de un programa piloto en 1996, la Fundación ha procedido a la instalación de un equipo de teleconferencia. Al final del período de prueba establecido, se evaluará la utilización del mismo y, sobre la base de un análisis de costes, se decidirá si conviene adquirir un equipo de videoconferencia más grande y complejo.

Contratos de estudio

12. Si bien en las actas de las reuniones de gestores de programas no se ha hecho constar cuál es la situación en lo que se refiere al respeto de los plazos de los contratos, esta cuestión se discute en todas las reuniones en relación con cada contrato, tras lo cual se adoptan las medidas pertinentes. Por lo que respecta a la consignación de la situación, la Fundación está poniendo en marcha actualmente un nuevo sistema para formalizar los procedimientos de seguimiento a fin de ofrecer un cuadro más veraz.

Coordinación con la Agencia de Bilbao

16. La Fundación considera el memorándum de entendimiento que se está negociando en la actualidad una cuestión prioritaria. También se han empezado a establecer contactos a nivel de directores de investigación. Estos contactos se intensificarán en consonancia con cualquier incremento de actividades por parte de la Agencia de Bilbao.

Cooperación de la Fundación con la DG V/F

18. La Fundación es muy consciente de la necesidad de que sus investigaciones sean de utilidad para el trabajo de la DG V. La Comisión está representada en el consejo de administración de la Fundación por el director general adjunto de la DG V. Se han establecido relaciones de trabajo de distintos tipos con las direcciones de la DG V, incluida la mutua participación en grupos de trabajo en los casos procedentes. En concreto, a través de la oficina del director de la DG V/F, la Fundación mantiene contactos periódicos con funcionarios de sus distintas unidades. En el marco de las actividades operativas de la Fundación está prevista la presentación de los distintos aspectos de sus investigaciones a los funcionarios de la DG V. También se mantiene informado del programa de la Fundación y de sus resultados al Comité consultivo sobre seguridad, higiene y protección de la salud en el lugar de trabajo de Luxemburgo. Más en general, la Fundación proporciona de forma continua a la DG V documentación pertinente sobre los resultados de sus programas de trabajo. Se toma nota de la observación del Tribunal de que la DG V/F a menudo no puede asistir a reuniones organizadas en conexión con contratos de estudios concretos. La Fundación está plenamente dispuesta a recibir sugerencias alternativas de la DG V/F en relación con la utilización de las investigaciones que la Fundación lleva a cabo.