DECISIÓN DEL COMITÉ DE LAS REGIONES de 17 de septiembre de 1997 relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones

LA MESA DEL COMITÉ DE LAS REGIONES,

Visto el Tratado de la Unión Europea y, en particular, la Declaración n° 17 de su Acta final,

Considerando que es menester adoptar normas que regulen el acceso público a los documentos del Comité de las Regiones (en adelante «el Comité»);

Considerando que estas medidas deben estar en armonía con el código de conducta acordado y adoptado el 6 de diciembre de 1993 por la Comisión y el Consejo con el fin de garantizar la coherencia y la continuidad de las acciones de las instituciones de conformidad con el artículo C del Tratado de la Unión Europea;

Considerando que estas normas son aplicables a todo documento en poder del Comité, sea cual fuere su soporte y con exclusión de los documentos escritos por personas, órganos o instituciones ajenos a él;

Considerando que, no obstante, el principio de ofrecer al público un acceso amplio a los documentos del Comité, como parte de una mayor transparencia de su labor, ha de estar sujeto a excepciones, en especial en lo que respecta a la protección del interés público, de las personas y de la intimidad;

Considerando que esta Decisión debe aplicarse sin detrimento de las disposiciones que regulan la protección de la información clasificada,

DECIDE:

Artículo 1

1. El público tendrá acceso a los documentos del Comité, sin perjuicio de las condiciones establecidas en la presente Decisión.

2. Por «documento del Comité» se entenderá todo escrito, sea cual fuere su soporte, que contenga datos existentes y que esté en poder del Comité, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 2.

Artículo 2

1. Las solicitudes de acceso a los documentos del Comité se remitirán por escrito al Secretario General del Comité (1). Deberán formularse de manera suficientemente precisa y contener información que permita identificar el documento o los documentos de que se trate. En caso necesario se pedirá al solicitante que precise más su solicitud.

2. Cuando el autor del documento sea una persona física o jurídica, un Estado miembro, otra institución u órgano comunitario u otro organismo nacional o internacional, la solicitud deberá dirigirse, no al Comité, sino directamente al autor.

Artículo 3

1. El acceso a los documentos del Comité se efectuará, bien mediante consulta in situ, bien mediante el envío de una copia, que pagará el interesado. La Secretaría General del Comité podrá cargar una tasa de 10 ecus, más 0,036 ecus por hoja de papel, en el caso de que las copias de los documentos impresos excedan de las treinta páginas. La tarifa correspondiente a información en otros formatos se establecerá según los casos, pero siempre dentro de los límites de lo razonable.

2. En el caso de solicitudes reiteradas o de documentos muy extensos, los servicios competentes de la Secretaría General procurarán hallar una solución adecuada.

3. Los documentos facilitados por el Comité no podrán ser reproducidos ni difundidos con fines comerciales por venta directa sin autorización previa del Secretario General.

Artículo 4

1. El Comité no autorizará el acceso a documentos cuya divulgación pueda suponer un perjuicio para:

- la protección del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales, actividades de inspección e investigación),

- la protección del individuo y de la intimidad,

- la protección del secreto comercial e industrial,

- la protección de los intereses financieros de la Comunidad,

- la protección de la confidencialidad que haya solicitado la persona física o jurídica de la que proceda toda o parte de la información contenida en el documento o que requiera la legislación del Estado miembro que haya proporcionado la información.

2. El Comité podrá denegar el acceso al documento con el fin de salvaguardar el carácter confidencial de sus deliberaciones.

Artículo 5

Las solicitudes de acceso a los documentos del Comité serán examinadas por los servicios competentes de la Secretaría General, que propondrán el curso de acción que consideren procedente.

Artículo 6

1. El Director o Jefe de División competente, u otro funcionario en nombre suyo, informarán por escrito al solicitante, en el plazo de un mes, bien de la aprobación de la solicitud, bien de la intención de denegarla. En este último caso se comunicarán al solicitante los motivos y se le señalará que dispone de un plazo de un mes para presentar al Secretario General una solicitud confirmativa para que se revise la decisión adoptada y que, de no hacerlo, se considerará que renuncia a su solicitud inicial.

2. Transcurrido un mes a partir de la fecha de recepción de la solicitud de acceso a un documento, la ausencia de respuesta equivaldrá a la intención de denegarla.

3. El Presidente estará facultado para decidir acerca de las solicitudes confirmativas. Podrá delegar esta facultad en el Secretario General.

4. La decisión de denegar una solicitud confirmativa se adoptará en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud y en ella se especificarán los motivos en que se basa. La decisión se notificará por escrito al solicitante en el plazo más breve posible, informándole al mismo tiempo del contenido de los artículos 138 E y 173 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, referentes a las vías de recurso ante el Defensor del Pueblo por parte de personas físicas y al control de la legalidad de los actos del Comité por parte del Tribunal de Justicia, respectivamente.

5. La ausencia de respuesta a una solicitud confirmativa en el plazo de un mes a partir de la fecha de la solicitud equivaldrá a su denegación.

6. Excepcionalmente, el Secretario General, previa notificación al solicitante, podrá prolongar en un mes los plazos establecidos en la primera frase del apartado 1 y en el apartado 4.

Artículo 7

La presente Decisión se aplicará sin perjuicio de las disposiciones que regulan la protección de la información confidencial.

Artículo 8

El Secretario General elevará cada dos años a la Mesa un informe sobre la aplicación de la presente Decisión.

Artículo 9

La presente Decisión tendrá efecto a partir de la fecha de su firma.

Hecho en Bruselas, el 17 de septiembre de 1997.

Por la Mesa

El Presidente

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) Secretario General del Comité de las Regiones de la Unión Europea, Rue Belliard/Belliardstraat 79, B-1040 Bruxelles/Brussel.