Informe

sobre los estados financieros y la gestión de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Fundación

(2000/C 373/07)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe va dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo de conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo(1), modificado por el apartado 4 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo(2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 16 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo(3), por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo(4), la ejecución presupuestaria es competencia del Consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(5), de conformidad con las disposiciones financieras internas establecidas en los apartados 52, 54 y 55 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo. De conformidad con el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Tribunal de Cuentas debe examinar dichos estados financieros.

3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expone.

4. Con las reservas emitidas en el apartado 6, este examen ha permitido al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES REFERENTES A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO (FUNDACIÓN DE DUBLÍN) CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Ejecución presupuestaria

5. El presupuesto de 1999 se eleva a 14,8 millones de euros que, en comparación con los 14 millones de euros de 1998, representan un aumento del 6 %. De este importe, se han comprometido 14,5 millones de euros de los cuales 3,6 millones de euros han sido prorrogados al año 2000 y 0,3 millones de euros han sido anulados.

6. Prácticamente la totalidad de las prórrogas de compromisos, 3,4 millones de euros, es decir, un 94 % de las prórrogas, concierne al Título III que agrupa las actividades operativas de la Fundación. Sin embargo, en el caso de tres compromisos, el importe total que ha de prorrogarse, es decir, 0,5 millones de euros, ha sido determinado en función de los créditos disponibles y no en función de los importes reales de los pedidos efectivamente efectuados al 31 de diciembre de 1999. Este procedimiento refleja una práctica no conforme con el Reglamento financiero.

7. La realización tardía de los procedimientos de elaboración de los contratos y las dificultades para finalizar a su debido tiempo las actividades correspondientes, no han permitido a la Fundación administrar con el rigor deseado los créditos disponibles. Así, los importes prorrogados han aumentado en más de un 12 % en relación con el año anterior. En lo que respecta a los gastos operativos, los créditos prorrogados sobrepasan ampliamente los pagos del ejercicio.

8. La magnitud y la persistencia de la subutilización de los créditos del ejercicio ponen de manifiesto debilidades en el seguimiento por la Fundación de su programa anual. La Fundación debería mejorar el sistema de seguimiento de sus actividades con el fin de minimizar las prórrogas de créditos y, de este modo, respetar mejor el principio de anualidad.

Sistemas de contabilidades presupuestaria y general

9. Al final del primer trimestre de 2000, la Fundación todavía no había tomado las medidas necesarias para que resultase operativo el sistema de contabilidad presupuestaria SI2.

10. El sistema de contabilidad general utilizado hasta entonces por la Fundación fue puesto fuera de servicio en febrero de 2000. Desde entonces, la contabilidad se lleva manualmente a pesar de la complicación y riesgos que ello implica. En el mes de marzo de 2000, la Fundación todavía no había tomado ninguna medida para solventar esta situación.

Administración de anticipos

11. Los importes pagados mediante administración de anticipos representan un 20 % de los importes pagados en 1999, de los cuales 1,2 millones de euros en concepto de gastos de personal, 0,6 millones de euros en concepto de gastos administrativos y 1,1 millones de euros en el de gastos operativos. El Tribunal recuerda que, en virtud del Reglamento financiero, sólo se debe recurrir a esta modalidad de pago de forma excepcional debido a los riesgos inherentes a su gestión. Además, el Tribunal vuelve a expresar su deseo de que la Fundación reduzca al mínimo el recurso a la administración de anticipos y de que se limite a los procedimientos normales de pago.

Imputación del IVA

12. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con el IVA incluido. Este impuesto podía, tras el reembolso, ser objeto de una nueva utilización. Pero a partir de esta fecha(6), el Reglamento financiero general impone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita a la Fundación a transponer estas nuevas modalidades en su propia normativa.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 27 de septiembre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) DO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) DO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) En aplicación del artículo 16 del Reglamento (CE) n° 1365/75 del Consejo, modificado por el Reglamento (CE) n° 1947/93, las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Fundación del ejercicio 1999 fueron elaboradas el 28.3.2000, y remitidas seguidamente al Consejo de administración de la Fundación, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que recibió dichas cuentas el 3.4.2000. Un resumen de dichos estados financieros se adjunta al presente Informe.

(6) Véase el apartado 2 bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p.1).

Cuadro 1

Balance al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la fundación

6. Tras analizar los documentos pertinentes, resulta evidente que las prórrogas en cuestión correspondían a las órdenes de pedido enviadas por la Fundación antes de la finalización del ejercicio financiero, en función de las necesidades específicas de ésta en cuanto a bienes y servicios dentro de la puesta en marcha de su programa de trabajo. Las órdenes de pedido prorrogadas para los tres compromisos eran provisionales. La Fundación examinará el problema e intentará evitar que vuelva a reproducirse.

7. Tal y como indica el Tribunal, solamente el 6 % de las prórrogas correspondían al Título 1 (Personal) y al Título 2 (Administración), lo que supone 236000 euros. El nivel de los créditos prorrogados correspondientes al Título 3 (3404000 euros) es consecuencia natural de la relación del ciclo presupuestario anual de la Fundación con su ciclo operativo (que comprende la concepción del programa, su lanzamiento, el diseño de las líneas básicas del programa, los concursos, el diseño detallado del proyecto y su puesta en marcha). Los créditos están, en general, totalmente comprometidos al final del ejercicio financiero y el proyecto está terminado y contabilizado al final del ejercicio financiero siguiente.

8. Una vez completado un programa de reorganización y un examen de los procedimientos de control y de participación, la Fundación espera mejorar el calendario de utilización de los créditos disponibles y reducir al mismo tiempo el nivel de las prórrogas.

9. La Fundación señala que, tras haber recurrido a los servicios técnicos especializados de la Comisión, el sistema de contabilidad presupuestaria SI2 se encuentra operativo en 2000. Desde su puesta en marcha este sistema funciona de forma satisfactoria.

10. El sistema provisional de contabilidad general utilizado por la Fundación en 1999 y durante la auditoría del Tribunal se apoyaba sobre el programa informático Excel. La Fundación examina en la actualidad la posibilidad de instalar un sistema de contabilidad general totalmente informatizado ("Sage"). Está previsto adaptar este conjunto, a fin de responder a las especificaciones necesarias para las operaciones de transferencia electrónica de fondos en Irlanda.

11. Durante los últimos años la Fundación ha intentado mejorar sus procedimientos administrativos, con objeto de reducir el recurso a la administración de anticipos. Como muestran los documentos de la Fundación, el recurso a la administración de anticipos se ha reducido del modo siguiente:

- 1997: la administración de anticipos representaba el 40 % de los gastos totales, sin incluir los salarios.

- 1998: la administración de anticipos representaba el 37 % de los gastos totales, sin incluir los salarios.

- 1999: la administración de anticipos representaba el 21 % de los gastos totales, sin incluir los salarios.

De acuerdo con la recomendación dada por el Tribunal, la Fundación intentará limitar al máximo el recurso a esta práctica.

12. La Fundación comunicará este problema al servicio pertinente de la Comisión, con objeto de que, en su caso, se prevea realizar la modificación correspondiente del Reglamento financiero de la Fundación.