Informe

sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (Angers) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas de la Oficina

(1999/C 372/10)

ÍNDICE

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Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (en adelante "la Oficina"), de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Oficina correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998. De conformidad con el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94, la ejecución presupuestaria es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables, y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones relativas a la ejecución del presupuesto de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998

Nuevos edificios

5. En 1998, la Oficina adquirió un palacete, clasificado parcialmente como monumento histórico, que se halla situado en el centro de la ciudad de Angers, y que hasta hacía poco tiempo se había utilizado como hotel-restaurante.

La configuración interna del edificio y la carencia de funcionalidad de algunos locales no permiten albergar a los alrededor de treinta agentes de la Oficina. Por ello, hubo que adquirir más espacio para oficinas en un inmueble situado en la parte trasera del palacete. Ambos edificios suponen una superficie total de 1150 m2, de la cual sólo una parte podrá utilizarse para oficinas. Para que el palacete, que se utilizaba como hotel-restaurante, pueda dedicarse a oficinas, es necesario reformar por completo su interior. Un estudio preliminar evaluó el importe de las obras necesarias en 0,8 millones de euros, cantidad consignada en el presupuesto de 1999. El proyecto inicial del arquitecto escogido finalmente asciende a alrededor de 1,3 millones de euros, lo que supone un aumento del 61 % respecto a la estimación aprobada en la decisión de compra.

El importe total estimado de la operación se desglosa de la manera siguiente:

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El presupuesto de la Oficina en realidad se hará cargo del importe restante una vez deducido el remanente de la subvención de 1,524 millones de euros concedida por las autoridades locales para cubrir los gastos de establecimiento de la Oficina en Angers. Al 31 de diciembre de 1998, ya se habían utilizado 0,172 millones de euros con motivo de la ocupación de los actuales locales de la Oficina.

Dado el tipo de obras de transformación, es necesario que la Oficina vigile con atención el respeto del presupuesto previsto.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

6. La CCCC está compuesta por tres agentes temporales de la Oficina, a los que se añade, en calidad de observador, un representante del interventor. La mayor parte de los proyectos de decisión sometidos a la CCCC provienen del Presidente de la Oficina, que determina las operaciones que hay que realizar y la empresa adjudicataria. Cuando el interventor sea el Presidente de la Oficina, sería deseable que confíe a un gestor la presentación del expediente a la CCCC.

Cursos de idiomas

7. En el ejercicio 1998, los gastos referentes a los cursos de idiomas impartidos a los agentes y a los miembros de sus familias ascendió a 48524 ecus. Una única empresa ha sido la que ha impartido y facturado dichos cursos. El importe superaba el umbral a partir del cual la CCCC es competente, por lo que el asunto le fue remitido. El Presidente de la Oficina presentó a la CCCC un proyecto de decisión insuficientemente motivado por el que tenía intención de que la misma empresa siguiera impartiendo los cursos de todos los idiomas, sin establecer límite temporal alguno.

Política de personal

8. El total de los efectivos permanentes de la Oficina se compone de agentes temporales, de los que sólo tres cuentan con contratos de duración indeterminada. Se recurre de manera importante a la contratación de personal temporal. Los gastos relacionados con este tipo de empleo ascendieron a 136382 ecus, lo que supone un aumento del 67 % respecto al ejercicio anterior. A pesar de numerosos esfuerzos, la Oficina halla dificultades para la contratación de personal administrativo mediante contratos temporales de corta duración intentando guardar un equilibro entre las distintas nacionalidades.

Misiones y reembolso de gastos a los peritos y a los miembros del Consejo de administración

9. La Oficina reembolsa una parte de los gastos de los peritos o de los miembros del Consejo de administración a sus cuentas personales. En el caso de los peritos y miembros del Consejo de administración, la norma debería ser que los gastos se reembolsaran a las autoridades nacionales, debiéndose justificar debidamente toda excepción.

10. Por otra parte, siempre deberían presentarse los billetes, también en caso de viaje en tren, y deberían sellarse para indicar claramente que son objeto de un reembolso. En caso de viaje en avión, debería enviarse a la Oficina la tarjeta de embarque.

Retraso en la determinación de los costes de examen

11. Respecto del procedimiento ante la Oficina, el Reglamento de base(3) dispone que "[...] antes del 27 de abril de 1997, el Consejo de administración determinará los métodos uniformes para calcular los costes y los elementos uniformes de los costes, que se aplicarán en todas las oficinas de examen". El Consejo de administración aún no ha tomado tal decisión. Se ha pospuesto varias veces la fecha límite, inicialmente fijada en el 27 de abril de 1997. La última decisión a este respecto se tomó en el Consejo de administración del 7 y 8 de abril de 1998, que retrasó la fecha límite al 31 de diciembre de 1999.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 11 de noviembre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 1.

(2) De conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94, el 26 de marzo de 1999 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 1998 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 30 de marzo de 1999. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

(3) Reglamento (CE) n° 1239/95 de la Comisión (DO L 121 de 1.6.1995, p. 37).

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998 y 1997

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1997

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Respuestas de la Oficina

Nuevos edificios (punto 5)

La superficie total de los dos edificios adquiridos por la Oficina es de 1150 m2.

La superficie útil para oficinas es de 418 m2 en el primer edificio, y de 188 m2 en el segundo. La superficie restante constituye diversos espacios funcionales destinados a salas de reunión, sala de espera, salas de archivos, locales técnicos, sanitarios y pasillos.

Por lo que respecta a los trabajos de acondicionamiento, la Oficina velará por que se respeten escrupulosamente los criterios de buena gestión enunciados en el artículo 2 de su Reglamento financiero.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC) (punto 6)

Excepto en aquellos casos excepcionales que pueden justificar una presentación de los expedientes a la CCCC por el propio Presidente de la Oficina, éstos le serán presentados por un gestor de la unidad administrativa y financiera de la Oficina, según se venía haciendo anteriormente.

Cursos de lenguas (punto 7)

En el caso a que hace referencia el Tribunal de Cuentas, el proyecto de decisión presentado a la CCCC estaba motivado por la buena experiencia mantenida con el prestador de servicios (cursos de lenguas) y el precio atractivo de los mismos.

Considerando las observaciones efectuadas por la CCCC, los contratos firmados con este prestador de servicios (contratos de duración limitada) han sido renovados únicamente después de que los beneficiarios realizaran una evaluación regular de los cursos (calidad de la empresa y de los profesores, contenidos y calidad de los cursos). Por otra parte, se ha comprobado mediante exámenes periódicos el nivel de aprendizaje lingüístico de los usuarios, a fin de comprobar los progresos realizados.

No obstante, con el fin de limitar la duración de los cursos de lenguas impartidos a los familiares de los agentes, el Presidente de la Oficina introducirá la noción de duración máxima de la disponibilidad de estos cursos.

Política de personal (punto 8)

Actualmente están representadas once nacionalidades en la Oficina.

Mediante su nueva política de personal, la Oficina tiene previsto limitar progresivamente su recurso a los agentes contratados a través de agencias de trabajo temporal, prolongar los contratos de los agentes temporales, y organizar, de conformidad con los procedimientos prescritos por el Estatuto, concursos de titularización para ciertos puestos capitales de la Oficina.

Misiones y devolución de los gastos a expertos y miembros del Consejo de administración (puntos 9 y 10)

La Oficina se compromete a seguir el procedimiento de devolución de gastos prescrito por el Tribunal de Cuentas.

Demoras en la determinación de los costes del examen técnico (punto 11)

Se publicó una convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés destinada a contratar a una empresa de contabilidad especializada en la elaboración de métodos de cálculo de costes de los exámenes técnicos aplicables a todas las oficinas de examen. Esta convocatoria no obtuvo resultados válidos.

Por consiguiente, la Oficina ha contratado, en calidad de agente temporal, a un experto contable (auditor) para realizar dicha labor. En su reunión de los días 28 y 29 de septiembre pasado, el Consejo de administración ha decidido prorrogar hasta el 1 de enero de 2001 el pago de los ensayos técnicos realizados a petición de la Oficina de acuerdo con el principio del in/out (la tasa de examen recibida por parte del solicitante se transfiere íntegramente a la oficina de examen que haya realizado los ensayos relativos a la variedad en cuestión). En opinión de la Oficina, el importe de las tasas de examen representa, por término medio, el montante real del coste de los ensayos.