DECISIÓN DEL CONSEJO DE DIRECCIÓN relativa al acceso del público a los documentos de la Fundación Europea para la Formación (97/C 369/11)

(Texto pertinente a los fines del EEE)

EL CONSEJO DE DIRECCIÓN DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA FORMACIÓN,

Vista la Declaración relativa al derecho de acceso a la información que figura como anexo al Acta final del Tratado de la Unión Europea y que hace hincapié en que la transparencia del proceso de adopción de decisiones refuerza la naturaleza democrática de la instituciones y la confianza del público en la administración,

Vistas las conclusiones que han permitido a los Consejos Europeos de Birmingham y Edimburgo alcanzar un acuerdo sobre los principios destinados a promover una Comunidad más próxima a sus ciudadanos,

Vistas las conclusiones del Consejo Europeo de Copenhague, en las que se reafirma el principio de permitir a los ciudadanos el mayor acceso posible a la información y se solicita a la Comisión y al Consejo que adopten en un breve plazo las medidas necesarias de manera que se lleve a la práctica este principio,

Considerando que dichos principios no vulneran las disposiciones pertinentes relativas al acceso a los archivos que afectan directamente a las personas que tienen un particular interés en los mismos;

Considerando que estos principios deberán aplicarse en total conformidad con las disposiciones relativas a la información clasificada;

Considerando que esta decisión constituye un elemento adicional en la política de información y de comunicación de la Fundación Europea para la Formación,

HA DECIDIDO LO SIGUIENTE:

Artículo 1

El público tendrá el mayor acceso posible a los documentos en poder de la Fundación Europea para la Formación (en adelante «la Fundación»).

Se entiende por «documento» todo texto escrito, independientemente de su soporte, que contenga datos actuales y que esté en poder de la Fundación.

La presente Decisión no se aplica a los documentos de la Fundación que publica la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas.

Artículo 2

1. Todas las solicitudes de acceso a los documentos deberán presentarse por escrito al Director de la Fundación.

Las solicitudes deben formularse de manera suficientemente clara y deberán incluir información que permita identificar el documento o documentos en cuestión.

Si fuera necesario, el Director pedirá al solicitante que ofrezca preciones adicionales.

2. El Director informará al solicitante por escrito, en un plazo de un mes, si se ha aceptado su solicitud.

Si un documento de la Fundación hace referencia a actividades emprendidas en el marco de un acuerdo que la Fundación ha celebrado con un Estado miembro, una institución o un órgano comunitario o cualquier otro órgano nacional o internacional, será necesario solicitar su permiso antes de tomar cualquier decisión.

3. La ausencia de respuesta a una solicitud de acceso a documentos en un plazo igual a un mes equivalente a la denegación de la solicitud.

4. Si el Director decide denegar una solicitud, deberán explicarse las razones de esta decisión, así como los medios de compensación existentes, es decir, los procedimientos, jurídicos y las demandas que pueden plantearse ante el Defensor del Pueblo Europeo en virtud de las disposiciones que figuran en el artículo 138 E del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

5. El solicitante podrá acceder a los documentos mediante consulta en los archivos o bien mediante copia, por cuya recepción deberá abonar los gastos correspondientes. Se solicitarán unos honorarios que no podrán superar un importe razonable.

Si un solicitante desea consultar un documento en los archivos, la Fundación hará lo posible para complacerle.

6. Previa consulta con los solicitantes, la Fundación buscará una solución justa para tratar las solicitudes repetitivas y/o aquellas que hagan referencia a documentos de gran tamaño.

7. La Fundación podrá determinar que una persona a la que se haga entrega de un documento no estará autorizada a reproducir o hacer circular dicho documento con fines comerciales sin su autorización previa.

8. Cuando el documento en poder de la Fundación hayo sido elaborado por una persona natural o jurídica, un Estado miembro, una institución o un órgano comunitario o cualquier otro órgano nacional o internacional, la solicitud deberá enviarse al autor.

Artículo 3

La Fundación rechazará el acceso a todo documento cuya divulgación pueda perjudicar:

- la protección del interés público (en particular, la seguridad pública, las relaciones internacionales, la estabilidad monetaria, los procesos judiciales, las inspecciones y las investigaciones),

- la protección del individuo y de su vida privada,

- la protección del secreto comercial e industrial,

- la protección de los interesses financieros de la Comunidad,

- la protección de la confidencialidad tal como lo exijan las personas naturales o jurídicas que hayan suministrado la información o tal como la exija la legislación del Estado miembro que haya suministrado la información.

La Fundación podrá asimismo rechazar el acceso a los documentos con el fin de proteger sus intereses en relación con el carácter confidencial de sus operaciones.

Artículo 4

La presente decisión en vigor a partir del 1 de noviembre de 1997. Se publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y será accesible al público.

Hecho en Turín, el 27 de octubre de 1997.

Por el Consejo de

Dirección de la Fundación

Europea para la Formación

Thomas O'DWYER