Decisión no 64/2003 del Comité de las Regiones

de 11 de febrero de 2003

relativa al acceso público a los documentos del Comité de las Regiones

LA MESA DEL COMITÉ DE LAS REGIONES,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, y, en particular, los apartados 2 y 3 de su artículo 255,

Visto el Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión(1),

Visto el Reglamento interno del Comité de las Regiones, y, en particular, su artículo 35,

Considerando la Declaración común relativa al Reglamento (CE) n° 1049/2001, por la que el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión instan a las demás instituciones a adoptar unas normas internas relativas al acceso público a los documentos que tengan en cuenta los principios y limitaciones fijados por dicho Reglamento(2),

DECIDE:

Artículo 1

Ámbito de aplicación

Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos del Comité de las Regiones, con arreglo a los principios, condiciones y limitaciones que se establecen en el Reglamento (CE) n° 1049/2001 y a las disposiciones particulares previstas en la presente Decisión.

Artículo 2

Registro público de los documentos del Comité de las Regiones

1. En aplicación del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 se crea en la institución un registro de documentos.

2. Dicho registro contendrá las referencias de los documentos elaborados o recibidos por la institución a partir de la fecha de aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

3. En el sitio internet del Comité se publicarán los documentos por entero, sin perjuicio de lo dispuesto por el Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos(3) y por el artículo 16 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

Artículo 3

Inscripción de los documentos en el registro

1. Todo documento elaborado por la institución será inscrito en el registro cuanto antes. El Secretario General adoptará las medidas internas necesarias para garantizar la inscripción en el registro de todos los documentos elaborados por el Comité.

2. Tanto los documentos elaborados en el marco del procedimiento de consulta como los derivados de las demás actividades del Comité se inscribirán en el registro, bajo la responsabilidad del órgano o del servicio encargado de su redacción, en cuanto hayan sido depositados en éste o hayan sido publicados.

3. Los demás documentos elaborados por los servicios administrativos de la Secretaría General del Comité se inscribirán en el registro, de ser posible, en cuanto el servicio responsable lo autorice.

4. Todo documento remitido a la institución por un tercero en virtud del artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 será enviado por el Servicio de archivos-correo para su inscripción en el registro, salvo cuando se trate de un documento sensible a los efectos del artículo 9 de dicho Reglamento, en cuyo caso se aplicarán las limitaciones establecidas en dicho artículo.

Artículo 4

Documentos directamente accesibles

1. Todos los documentos elaborados o recibidos por el Comité en el marco del procedimiento de consulta deberán ser accesibles a los ciudadanos en formato electrónico, siempre que sea posible, sin perjuicio de las limitaciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. En este sentido, el Comité permitirá el acceso a todos los documentos consultivos a través del registro, de modo que los ciudadanos tengan acceso directo a los documentos en su totalidad.

3. El Comité permitirá el acceso electrónico a dicho registro a través de su sitio internet y garantizará una asistencia en línea a los ciudadanos sobre las modalidades de presentación de las solicitudes de acceso a los documentos.

4. Los demás documentos, especialmente los de contenido más político o estratégico, se harán directamente accesibles siempre que sea posible.

Artículo 5

Documentos accesibles previa solicitud

1. Los documentos elaborados o recibidos por el Comité fuera del procedimiento de consulta deberán ser accesibles a los ciudadanos a través del registro, siempre que sea posible y sin perjuicio de las limitaciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. Cuando la inscripción de un documento en el registro no permita un acceso directo al texto íntegro, ya sea porque el documento no esté disponible en formato electrónico o porque esté sujeto a las excepciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el solicitante podrá pedir el acceso al documento por escrito o mediante el formulario electrónico disponible en el sitio Internet. El Comité deberá conceder el acceso a los documentos o comunicar por escrito los motivos por los que se deniega el acceso total o parcial a éstos.

Artículo 6

La solicitud inicial

a) Presentación de la solicitud inicial

1) Las solicitudes de acceso a un documento se enviarán por escrito (por correo, fax o correo electrónico) a la Secretaría General del Comité o a la dirección del sitio Internet del Comité en una de las lenguas que figuran en el artículo 314 del Tratado CE.

2) La solicitud deberá estar formulada de forma suficientemente precisa e incluir los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y la dirección del solicitante.

3) Si una solicitud no es lo bastante precisa, la institución instará al solicitante a formularla con más claridad y le prestará la debida asistencia; en este caso, el plazo de respuesta empezará a contar únicamente a partir del momento en que la institución disponga de dicha información.

4) El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

b) Tramitación de la solicitud inicial

1) Toda solicitud de acceso a un documento que se halle en posesión del Comité será asignada por el servicio de correo el mismo día de su inscripción en el registro al servicio encargado de la gestión del registro, el cual deberá acusar recibo, redactar la respuesta y proporcionar el documento en el plazo previsto.

2) Cuando la solicitud corresponda a un documento elaborado por el Comité que se halle sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el servicio del registro se dirigirá al servicio u órgano autor del documento, el cual propondrá la tramitación adecuada en un plazo de cinco días laborables.

3) Cuando las dudas sobre la difusión afecten a documentos procedentes de terceros, el Comité consultará con éstos y les concederá un plazo de cinco días laborables para manifestarse con el fin de decidir si cabe aplicar una de las excepciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

4) Cuando se presente al Comité una solicitud de acceso que afecte a un documento que no ha sido aún divulgado por la institución de origen, el Comité concederá a la institución responsable del documento un plazo de cinco días laborables para manifestar eventuales reservas sobre la difusión del documento.

5) De no recibir respuesta en un plazo de cinco días laborables, el Comité procederá a su tramitación.

c) Plazo de respuesta

1) En un plazo de 15 días laborables a partir de la inscripción de la solicitud, el servicio encargado del registro concederá el acceso al documento solicitado y lo proporcionará.

2) Cuando el Comité no pueda dar acceso al documento solicitado, comunicará al solicitante por escrito los motivos por los que se deniega el acceso total o parcial al mismo y le informará de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

3) En ese caso, el solicitante dispondrá de un plazo de 15 días laborables a contar a partir de la recepción de la respuesta para presentar la solicitud confirmatoria.

4) Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el punto 1 de la presente letra podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

5) La ausencia de respuesta por parte del Comité en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

6) El plazo de 15 días laborables establecido por el artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 empezará a contar a partir de la fecha de inscripción en el registro de la solicitud inicial.

d) Autoridad competente

1) Las solicitudes iniciales serán tramitadas por el jefe del servicio responsable de supervisar la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos.

2) Las respuestas positivas a las solicitudes iniciales serán remitidas al solicitante por el jefe del servicio responsable de supervisar la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos.

3) El Secretario General podrá decidir, a propuesta del servicio u órgano autor del documento, la denegación de una solicitud inicial, debidamente motivada.

4) El Secretario General podrá consultar en todo momento al servicio jurídico o al delegado para la protección de datos.

Artículo 7

La solicitud confirmatoria

a) Presentación de la solicitud confirmatoria

1) La solicitud confirmatoria se enviará por escrito al Comité en un plazo de 15 días laborables a partir de la recepción de la respuesta por la que se deniega total o parcialmente el acceso al documento solicitado o en ausencia de respuesta a la solicitud inicial.

2) La solicitud confirmatoria deberá formularse respetando las mismas exigencias formales previstas para la solicitud inicial.

b) Tramitación y plazo de respuesta

1) Las solicitudes confirmatorias se tramitarán según las modalidades previstas en la letra b) del artículo 6 de la presente Decisión.

2) El Comité concederá el acceso al documento o comunicará por escrito los motivos por los que se deniega su acceso total o parcial en un plazo de 15 días laborables a partir de la inscripción de la solicitud en el registro.

3) Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

c) Autoridad competente

1) Corresponderá al Presidente del Comité responder a las solicitudes confirmatorias.

2) El Presidente podrá consultar al servicio jurídico o al delegado para la protección de datos, quien deberá emitir su dictamen en un plazo de tres días laborables.

Artículo 8

Presentación de recurso tras la solicitud confirmatoria

1. Cuando el Comité deniegue el acceso total o parcial a un documento solicitado, informará al solicitante de las posibilidades de recurrir dicha decisión, a saber: interponer un recurso judicial contra la institución o presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, en las condiciones previstas por los artículos 230 y 195 del Tratado.

2. La falta de respuesta en el plazo previsto se considerará como una respuesta negativa y habilitará al solicitante para presentar un recurso o una reclamación según lo dispuesto en el apartado 1 del presente artículo.

Artículo 9

Entrega de los documentos y coste

a) Entrega

1) Los documentos se entregarán en papel o en soporte electrónico, tomando plenamente en consideración la preferencia del solicitante.

2) Si el Comité u otra institución ya ha divulgado el documento y este es de fácil acceso, el Comité podrá proporcionar acceso al mismo informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

b) Coste de la respuesta

1) Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias. No obstante, dichos gastos no podrán exceder el coste real de la operación.

2) La consulta será obligatoriamente gratuita cuando se realice in situ, cuando el número de copias sea inferior a 20 páginas A4 y en caso de acceso directo en formato electrónico o a través del registro.

c) Solicitud de documentos de gran extensión

1) La entrega de documentos que excedan de las 20 páginas A4 estará sujeta al pago de un importe de 10 euros (EUR) más 0, 030 euros (EUR) por página.

2) Este importe podrá ser modificado por una decisión del Secretario General.

3) El Secretario General determinará los gastos correspondientes a otros medios de transmisión, sin que éstos puedan en ningún caso exceder el coste real de la operación.

4) En caso de solicitud reiterada o de solicitudes sucesivas de documentos de gran extensión o de gran número de documentos, la institución podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso con el solicitante.

5) La presente Decisión no afectará a los documentos publicados, que están sujetos a su propio sistema de precios.

d) Coste adicional de traducción

Cuando el solicitante pida la traducción a un idioma distinto de aquellos en los que el documento esté disponible, se aplicará la tarifa vigente en la institución para las traducciones externas.

Artículo 10

Disposición final

La presente Decisión anula la Decisión n° 165/1997 de la Mesa del Comité de las Regiones de 17 de septiembre de 1997 relativa al acceso del público a los documentos del Comité.

Artículo 11

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. La decisión relativa a la entrada en funcionamiento del registro de documentos será aplicable a partir del 1 de junio de 2003.

El Secretario General será el responsable de su ejecución.

Hecho en Bruselas, el 11 de febrero de 2003.

Por la Mesa

El Presidente

Albert Bore

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(3) DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.