ACTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL de 1 de octubre de 1998 por el que establece su reglamento interno (1999/C 26/08)

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,

Visto el Convenio, basado en el artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea, por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol) (1) y, en particular, el apartado 7 de su artículo 28,

Considerando que corresponde al Consejo de administración adoptar por unanimidad su reglamento interno,

ESTABLECE EL REGLAMENTO INTERNO SIGUIENTE:

Artículo 1 Composición del Consejo de administración

1. Los miembros titulares o suplentes del Consejo de administración (en lo sucesivo denominados «los miembros»), tal como se indica en los apartados 2 y 3 del artículo 28 del Convenio Europol, estarán investidos de la autoridad necesaria en las materias que son competencia del Consejo de administración.

2. Durante la celebración de reuniones del Consejo de administración, sus miembros, el director de Europol y el representante de la Comisión de las Comunidades Europeas (denominada en lo sucesivo «la Comisión») podrán ser acompañados y asesorados por expertos, cuyo número máximo lo fijará el presidente del propio Consejo de administración.

3. Cada Estado miembro notificará al director de Europol y al secretario del Consejo de administración el nombramiento y cese de un miembro.

Artículo 2 Apoyo administrativo al Consejo de administración

1. El Consejo de administración tendrá el apoyo administrativo necesario para el cumplimiento de sus funciones. Dicho apoyo será prestado por Europol; para garantizar el buen funcionamiento del mismo, el Consejo de administración elegirá, entre el personal de Europol que no forme parte de su equipo de dirección, un secretario que reúna los requisitos establecidos por el propio Consejo, conforme a criterios de:

a) idoneidad para desempeñar el cargo;

b) nivel administrativo que establezca el Consejo de administración;

c) disponibilidad para desempeñar el cargo.

El secretario realizará las funciones que le encomiende el Consejo de administración, ante el cual responderá del cumplimiento de las mismas. No obstante, con el visto bueno del Consejo de administración y al amparo del mismo, podrá realizar otras funciones.

El Consejo de administración decidirá el tiempo de duración del secretario en el ejercicio de sus funciones y podrá revocar o renovar su designación.

2. Cada presidencia entrante supervisará la documentación del Consejo de administración, levantando al efecto un acta que someterá a la aprobación del propio Consejo en la primera reunión ordinaria.

Artículo 3 Presidencia del Consejo de administración

El presidente del Consejo de administración establecerá el orden del día provisional de las sesiones y presidirá las mismas.

Artículo 4 Funcionamiento del Consejo de administración

1. El Consejo de administración celebrará, al menos, una reunión ordinaria durante cada presidencia, mediante convocatoria de su presidente.

2. Cuando el presidente considere que concurren circunstancias que así lo aconsejen, podrá convocar una reunión del Consejo de administración, bien a iniciativa del presidente o de un tercio de los miembros del Consejo de administración. Cuando la reunión sea solicitada por un Estado miembro, por la Comisión o por el director de Europol, el presidente consultará con el resto de los miembros y si un tercio de los mismos está de acuerdo, procederá a su convocatoria.

En los casos mencionados en el párrafo anterior, el presidente deberá convocar la reunión a más tardar treinta días después de haber recibido la petición.

3. El Consejo de administración podrá convocar para ser escuchadas sobre algún punto del orden del día a personas particularmente cualificadas en los temas que se vayan a tratar.

4. Para aquellos asuntos en los que el Consejo de administración no estime necesario reunirse en pleno, podrá nombrar uno o varios comités ad hoc, cuyos miembros designará el propio Consejo de administración en número que estime oportuno para la realización de las tareas que se encomiende a esos comités. El presidente del Consejo de administración presidirá dichos comités, que serán disueltos una vez finalicen las tareas para las que fueron constituidos.

Artículo 5 Orden del día

1. El presidente del Consejo de administración fijará el orden del día provisional de cada sesión. Este será enviado por el secretario a los demás miembros, a la Comisión y al director de Europol, al menos catorce días antes del comienzo de la sesión. Cuando se convoque una reunión extraordinaria, el orden del día será remitido dentro de la semana precedente a la celebración de la reunión.

2. El orden del día provisional comprenderá los puntos cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Consejo de administración, por la Comisión o por el director de Europol, siempre que la documentación correspondiente haya llegado a la sede de Europol al menos dieciséis días antes del comienzo de dicha reunión.

3. Sólo podrán incluirse en el orden del día los puntos cuya correspondiente documentación se haya enviado a los miembros, a la Comisión y al director de Europol, a más tardar en la fecha de envío del orden del día.

4. Al comienzo de cada sesión el Consejo de administración aprobará por mayoría simple el orden del día.

Artículo 6 Deliberaciones del Consejo de administración

1. El quórum supondrá la presencia de tres cuartas partes de los miembros del Consejo de administración. En ausencia de quórum, el presidente dará por finalizada la reunión y convocará otra lo antes posible. Para esta segunda reunión el quórum supondrá la presencia de dos tercios de los miembros del Consejo de administración.

2. El presidente dirigirá la sesión, dando prioridad a quienes deseen plantear una cuestión de procedimiento o un asunto preliminar.

3. Salvo decisión en contrario adoptada por unanimidad por el Consejo de administración, y motivada por la urgencia, el Consejo de administración deliberará y decidirá únicamente sobre la base de los documentos y proyectos establecidos en las lenguas oficiales de la Unión Europea.

Artículo 7 Votaciones en las sesiones del Consejo de administración

1. El Consejo de administración procederá a la votación a iniciativa de su presidente, quien deberá además iniciar un procedimiento de votación a instancia de cualquiera de los miembros del Consejo de administración, siempre que la mayoría de los mismos se pronuncie en tal sentido.

2. El voto sólo podrá delegarse en el miembro suplente que represente al Estado de que se trate.

3. La distribución de los votos se indicará para cada decisión que el Consejo de administración adopte. Una nota que mencione las opiniones emitidas por la minoría acompañará a la decisión cuando la minoría así lo solicite. Los votos se emitirán a mano alzada o por convocatoria nominal si el resultado de una votación a mano alzada resultara impugnado.

4. A petición de uno de los miembros o si el presidente así lo decidiera, las decisiones y los nombramientos se realizarán mediante votación secreta. En caso de votación secreta, el presidente, asistido por otros dos miembros del Consejo de administración, procederá al cómputo de los votos. El presidente, comunicará inmediatamente los resultados. El presidente podrá autorizar a cualquier miembro a que informe brevemente de los motivos de su voto.

Artículo 8 Adopción de acuerdos

1. Para la aprobación de aquellos acuerdos alcanzados por el Consejo de administración y en los que el Convenio Europol o los actos adoptados para su aplicación no exijan unanimidad ni mayoría cualificada de dos tercios, bastará la mayoría simple.

En las decisiones o acuerdos que adopte el Consejo de administración se hará constar la distribución de los votos emitidos, salvo que la votación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7, haya sido secreta.

2. Para la creación de comités ad hoc por el Consejo de administración, será necesario el acuerdo de dos tercios de sus miembros presentes.

3. Las mociones para someter o no alguna cuestión a la aprobación del Consejo de administración estarán sujetas a votación antes de entrar a tratar el fondo del asunto.

4. La moción que incluya varias cuestiones deberá dividirse en partes individuales cuando así se solicite.

5. Cuando varias mociones se refieran a una misma cuestión, se someterá a votación en primer lugar la moción de mayor alcance entre todas ellas. Si se tratara de modificaciones, se someterá a votación en primer lugar la modificación que más se aleje del texto inicial. Si se tratara de modificar una modificación, se someterá primero a votación el texto de mayor alcance. La votación final se realizará sobre la versión del texto resultante de las votaciones previas.

Artículo 9 Actas de las reuniones

1. Se levantará acta de cada reunión del Consejo de administración e incluirá:

- lista de los asistentes,

- informe de los debates,

- decisiones adoptadas por el Consejo de administración con indicación de la distribución de los votos por cada votación realizada.

2. El Consejo de administración aprobará el acta en su reunión siguiente.

El proyecto de acta sólo se someterá a la aprobación del Consejo de administración si hubiera sido enviado a los miembros con al menos cuatro semanas de antelación en relación con la reunión siguiente. Igualmente, el proyecto de acta será remitido al director de Europol y al representante de la Comisión en el caso de aquellas reuniones a las que asista. El acta de las reuniones a las que no asista el representante de la Comisión se le comunicará previa decisión del Consejo de administración.

3. En el supuesto de que ese documento no hubiera sido enviado a tiempo, se aplazaría su aprobación a la reunión siguiente del Consejo de administración.

En la hipótesis de que dos reuniones del Consejo de administración resultaran muy espaciadas, los miembros del Consejo de administración podrán formular sus observaciones o su acuerdo mediante procedimiento escrito.

4. Las propuestas de modificación del proyecto de acta deberán ser presentadas por escrito al presidente como muy tarde dos horas antes del inicio de la reunión en que deba ser aprobado el documento.

5. El acta aprobada será firmada por el presidente del Consejo de administración y por el secretario.

Artículo 10 Informe anual

1. El Consejo de administración aprobará por unanimidad el informe anual sobre las actividades de Europol dentro del primer semestre del siguiente año natural.

En el semestre anterior, el Consejo de administración aprobará el informe de previsión de las actividades de Europol a que hace referencia el apartado 10 del artículo 28 del Convenio Europol.

Ambos informes serán elaborados por la dirección de Europol con el tiempo suficiente para cumplir los plazos establecidos en los párrafos anteriores.

2. El informe deberá incluir las secciones siguientes:

A. Introducción

B. Grado de cumplimiento de los objetivos durante el año

- Actividades desarrolladas

- Costes presupuestarios

- Recursos humanos y técnicos necesarios

C. Estudio de los objetivos previstos para el futuro

- Costes a corto plazo

- Costes a medio plazo

D. Conclusiones.

3. De acuerdo con lo establecido en el artículo 34 del Convenio Europol, el Consejo de administración aprobará un informe anual especial dentro del primer trimestre de cada año con un extracto de las secciones A y B mencionadas en el apartado 2, informe que la Presidencia del Consejo deberá remitir al Parlamento Europeo.

Artículo 11 Correspondencia

La correspondencia dirigida al Consejo de administración se remitirá a la sede de Europol, a la atención del presidente del Consejo de administración. La gestión de la misma corresponderá al secretario.

Artículo 12 Gastos de los participantes en el Consejo de administración

1. Europol se hará cargo de los gastos de desplazamiento de los miembros del Consejo de administración y de los expertos que asistan a las reuniones, hasta un límite de dos expertos por Estado miembro. Cada Estado miembro se hará cargo de los gastos de alojamiento de sus miembros y expertos. Los gastos de otros expertos correrán a cargo de los Estados miembros.

2. De acuerdo con lo establecido en el apartado 3 del artículo 4 del presente reglamento interno, los gastos de los expertos invitados para asesorar al Consejo de administración correrán a cargo de Europol.

Artículo 13 Entrada en vigor del reglamento interno

El presente reglamento interno entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación por el Consejo de administración.

Artículo 14 Revisión del reglamento interno

En caso de revisión del presente reglamento interno, el secretario hará llegar la versión actualizada a todos los miembros del Consejo de administración, al director de Europol y a la Comisión. El nuevo reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación.

Hecho en La Haya, el 1 de octubre de 1998.

Por el Consejo de administración

El Presidente

K. RUSO

(1) DO C 316 de 27.11.1995, p. 1.