REGLAS DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN (98/C 46/07)

En su séptima reunión, de 17 de noviembre de 1997, el consejo de administración del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea ha adoptado las siguientes reglas para el acceso a los documentos del Centro de Traducción.

1. Introducción

El Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea fue creado por el Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo (DO L 314 de 7.12.1994), modificado por el Reglamento (CE) n° 2610/95 (DO L 268 de 10.11.1995) para prestar los servicios de traducción necesarios para el funcionamiento de los organismos siguientes:

- Agencia Europea del Medio Ambiente,

- Fundación Europea de Formación,

- Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías,

- Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos,

- Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo,

- Oficina de Armonización del Mercado Interior (marcas, diseños y modelos),

- Oficina Europea de Policía (Europol) y Unidad de Drogas de Europol,

- Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales.

Eventualmente, pueden recurrir también a los servicios del Centro de Traducción los demás organismos creados por el Consejo, así como las instituciones y órganos de la Unión Europea que ya disponen de su propio servicio de traducción.

2. Tipos de documentos

Así definido el cometido del Centro de Traducción, es obvio que éste no está llamado a tomar iniciativas políticas sino, simplemente, a traducir los documentos con origen en otras instituciones y órganos de la Unión. Por consiguiente, puede manejar dos tipos de documentos:

a) documentos que no tienen su origen en el Centro de Traducción sino que proceden de otro organismo o de otra institución: en relación a este tipo de documentos, el solicitante de información deberá remitirse siempre a su autor, tanto para la versión original como para las versiones traducidas;

b) documentos cuyo autor es el Centro de Traducción: para este tipo de documentos, serán de aplicación las reglas siguientes.

3. Documentos del Centro de Traducción

En este caso se trata de documentos originarios del Centro de Traducción, de los cuales puede ser considerado propietario, y no simple depositario.

En relación a estos documentos, la regla general es conceder su acceso a los interesados, salvo si contienen informaciones relativas a los ámbitos citados en el punto 4.

Para tener acceso a un documento del Centro de Traducción, el solicitante debe dirigir una petición por escrito en cualquiera de la lenguas oficiales de la Unión al Director del Centro, que es el responsable de la tramitación de éstas peticiones y de dar una respuesta por escrito en el plazo de un mes a partir de la fecha de registro de la solicitud; esta respuesta estará redactada en todos los casos en la lengua de trabajo de la Unión utilizada por el solicitante.

Los documentos solicitados serán enviados por correo al solicitante, o bien entregados para su consulta en las oficinas del Centro, previa cita.

4. Excepciones

No se concederá acceso a los documentos cuya divulgación pudiese afectar:

- a la protección del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales, inspecciones y encuestas),

- a la protección del individuo y de la vida privada (los expedientes personales; los informes, dictámenes y valoraciones efectuados con carácter confidencial con vistas a la contratación o nombramiento; las informaciones personales sobre cualquier persona -incluso fallecida- o un documento cuya divulgación pudiese constituir o facilitar un atentado a la vida privada),

- la protección del secreto comercial e industrial (las informaciones o confidencias comerciales, los secretos comerciales o la propiedad intelectual cuya divulgación no autorizada pudiese afectar a la posición competitiva de terceros; las informaciones industriales, financieras y comerciales, incluidas las relativas a relaciones de negocios, informaciones sobre costes u ofertas a raíz de adjudicaciones),

- a la protección de los intereses financieros de la Comunidad,

- a la protección de la confidencialidad exigida por la persona física o jurídica que ha proporcionado las informaciones o exigida por la legislación del Estado miembro que ha proporcionado las informaciones,

- a la protección del carácter confidencial de las deliberaciones internas del Centro de Traducción (órdenes del día y actas de las reuniones del consejo de administración y de las reuniones internas; informes de misión, informes de evolución, notas de reflexión, memoranda, notas de briefing; los dictámenes internos de los servicios del Centro de Traducción).

5. Procedimiento de examen

Si un solicitante no ha recibido respuesta del Centro de Traducción en el plazo de un mes desde el registro de su petición de acceso o no se considera satisfecho por la respuesta negativa a ésta, dispone de un mes, a contar desde la fecha de recepción de la respuesta, para presentar al Presidente del Consejo de administración una solicitud de reexamen. Expirado este plazo, se considerará retirada la solicitud.

Si la respuesta denegatoria del acceso se confirma a raíz del reexamen de la petición, se informará de ello al solicitante por escrito en el plazo de un mes. El Centro de Traducción justificará su posición y le comunicará las vías de recurso, en particular la posibilidad de dirigirse al Defensor del Pueblo Europeo.

6. Varios

Para cualquier otra cuestión relativa al acceso a los documentos del Centro de Traducción no contemplada explícitamente en estas reglas, serán aplicables por analogía al Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea las normas en vigor en la Comisión Europea.