DECISIÓN (UE) 2019/154 DE LA COMISIÓN

de 30 de enero de 2019

por la que se establecen normas internas acerca de la limitación del derecho de acceso de los interesados a su expediente médico

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, y en particular su artículo 249, apartado 1,

Considerando lo siguiente:

(1) Con arreglo al artículo 26 bis del Estatuto de los funcionarios y los artículos 16 y 91 del régimen aplicable a los otros agentes, los funcionarios y agentes tendrán derecho a consultar su expediente médico en las condiciones que las autoridades facultadas para proceder a los nombramientos de las instituciones determinen.

(2) Desde 2004, el acceso a los expedientes médicos se regula por la Conclusión 221/04 de los Jefes de Administración (1) y no permite el acceso directo de los interesados a todos los documentos de naturaleza psicológica o psiquiátrica que les conciernen. Esa limitación general no implica un análisis caso por caso.

(3) Con objeto de cumplir lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo (2), las limitaciones del acceso a dichos documentos aprobadas por la Comisión deben ser proporcionadas y adoptarse tras un análisis caso por caso.

(4) Si bien debe concederse a los interesados el acceso al expediente médico en la máxima extensión posible, las limitaciones fundamentadas en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 pueden ser necesarias, en algunos casos, para proteger la salud del miembro del personal o los intereses legítimos de terceros. El médico asesor, que actúa en nombre de la Comisión, debe motivar cualquier limitación de ese tipo, y la motivación debe integrarse en el expediente médico del miembro del personal de que se trate.

(5) Los datos personales se almacenan en entornos físicos y electrónicos seguros que impiden el acceso o la transferencia ilícita de datos a personas que no deban conocerlos.

(6) Los plazos de conservación aplicables al tratamiento de expedientes médicos se establecen en la lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea (3).

(7) El responsable de protección de datos de la Comisión Europea debe realizar una revisión independiente de la aplicación de las limitaciones, a fin de garantizar el cumplimiento de la presente Decisión.

(8) El Supervisor Europeo de Protección de Datos emitió su dictamen el 10 de diciembre de 2018.

(9) El Reglamento (UE) 2018/1725 sustituye al Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4), sin período transitorio, a partir de la fecha de su entrada en vigor. El Reglamento (CE) n.o 45/2001 brindaba la posibilidad de limitar determinados derechos. A fin de evitar poner en peligro los derechos de los interesados, la presente Decisión debe aplicarse a partir de la fecha de entrada en vigor del Reglamento (UE) 2018/1725.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación 1. La presente Decisión establece las condiciones en las que la Comisión puede limitar la aplicación del artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), de dicho Reglamento. 2. La presente Decisión es aplicable al acceso a los datos médicos personales tratados por la Comisión con arreglo a los artículos 26 bis, 33, 59, 72, 73 y 78 del Estatuto de los funcionarios y los artículos 1, 13 y 15 de su anexo VIII y a los artículos 13, 16, 28, 32, 33, 83, 91, 95, 100, 101 y 102 del régimen aplicable a los otros agentes.

Artículo 2 Limitaciones aplicables 1. En las condiciones establecidas en los artículos 3 a 5, la Comisión podrá limitar, caso por caso, el derecho de los interesados a acceder directamente a los datos médicos personales de naturaleza psicológica o psiquiátrica que les conciernan y que sean tratados por la Comisión, cuando el acceso a esos datos pueda suponer un riesgo para la salud del interesado. Esta limitación será proporcionada a lo estrictamente necesario para proteger al interesado. 2. Se concederá el acceso a la información a que se refiere el apartado 1 a un médico elegido por el interesado. 3. En esos casos, el servicio médico rembolsará al interesado, previa solicitud, la parte del coste de la consulta con el médico al que se haya concedido acceso al expediente médico que no haya sido reembolsada por el Régimen Común de Seguro de Enfermedad (RCSE). El reembolso no excederá de la diferencia entre el límite máximo establecido en las disposiciones generales de ejecución relativas al reembolso de los gastos médicos (5) y el importe reembolsado al interesado por el Régimen Común de Seguro de Enfermedad de conformidad con esas normas. 4. Dicho reembolso por el servicio médico estará supeditado a la condición de que no se haya concedido ya el acceso a los mismos datos. 5. En las condiciones establecidas en los artículos 3 a 5 de la presente Decisión, la Comisión podrá limitar, caso por caso y de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, el derecho de acceso de los interesados a los datos médicos personales en su poder cuando el ejercicio de ese derecho vaya a afectar negativamente a los derechos y libertades del interesado o de otros interesados.

Artículo 3 Derecho de acceso de los interesados 1. Cuando la Comisión limite, total o parcialmente, el derecho de acceso de los interesados a sus datos médicos personales, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, informará al interesado en cuestión, en su respuesta a la solicitud de acceso, por escrito y sin demora injustificada, de la limitación aplicada y de los principales motivos que la sustenten. La Comisión también informará al interesado de la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. 2. La comunicación de información sobre los motivos de la limitación contemplada en el apartado 1 podrá diferirse, omitirse o denegarse en la medida en que ponga en peligro el objetivo de la limitación. 3. La Comisión consignará los motivos de la limitación conforme a lo dispuesto en el artículo 5. 4. Cuando el derecho de acceso se limite total o parcialmente, el interesado ejercerá su derecho de acceso a través de la mediación del Supervisor Europeo de Protección de Datos, de conformidad con el artículo 25, apartados 6, 7 y 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

Artículo 4 Consignación y registro de las limitaciones 1. La Comisión consignará los motivos de cualquier limitación aplicada con arreglo a la presente Decisión, incluida la evaluación de la necesidad y proporcionalidad de la limitación, teniendo en cuenta los aspectos pertinentes previstos en el artículo 25, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725. Con ese fin, la consignación indicará el modo en que el ejercicio del derecho supondría un riesgo para la salud del interesado o afectaría negativamente a los derechos y libertades de otros interesados. 2. La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de Derecho subyacentes se registrarán en el expediente médico pertinente.

Artículo 5 Duración de las limitaciones 1. Las limitaciones contempladas en el artículo 2 seguirán siendo aplicables mientras lo sigan siendo los motivos que las justifiquen. 2. Cuando dejen de ser aplicables los motivos que justifiquen una limitación y el interesado solicite de nuevo el acceso a los datos médicos personales en cuestión, la Comisión suspenderá la limitación y comunicará los motivos principales de la limitación al interesado. Al mismo tiempo, la Comisión informará al interesado sobre la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o de interponer un recurso judicial ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

Artículo 6 Revisión por parte del responsable de protección de datos de la Comisión Europea 1. El responsable de protección de datos será informado, sin demora injustificada, cada vez que se limiten los derechos de los interesados con arreglo a lo dispuesto en la presente Decisión. A petición del responsable de protección de datos, se facilitará a este el acceso a las consignaciones y a todos los documentos que contengan los elementos de hecho y de Derecho subyacentes. 2. El responsable de protección de datos podrá solicitar que se examine la limitación. El responsable de protección de datos será informado por escrito sobre el resultado de la revisión solicitada.

Artículo 7 Entrada en vigor La presente Decisión entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 11 de diciembre de 2018.

Hecho en Bruselas, el 30 de enero de 2019. Por la Comisión El Presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) La conclusión fue adoptada por los Jefes de Administración en su 236.a reunión, el 19 de febrero de 2004.

(2) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).

(3) Lista común de conservación de expedientes de la Comisión Europea, SEC(2007) 970 de 4 de julio de 2007, actualizada y complementada por SEC(2012) 713 de 17 de diciembre de 2012.

(4) Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

(5) Decisión C(2007) 3195 de la Comisión, de 2 de julio de 2007, por la que se fijan las disposiciones generales de ejecución relativas al reembolso de los gastos médicos.