INFORME sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (OCVV-Angers) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997, acompañado de la respuesta de la Oficina (98/C 406/09)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales, de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con el artículo 110 del Reglamento (CEE) n° 2100/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de los estados financieros (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 112 del Reglamento (CEE) n° 2100/94. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

1.4. Dicho examen le ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Contabilidad presupuestaria y general

1.5. Los retrasos en el seguimiento contable de las operaciones, ya señalados el año anterior, aún no se han superado.

1.6. Durante todo el año, la contabilidad general ha sufrido un retraso de varios meses. El cotejo con la contabilidad presupuestaria no pudo realizarse hasta bastante después del cierre de esta última.

1.7. La totalidad de los ingresos del ejercicio se incluyó en una única orden de ingreso al final del ejercicio.

Actividades técnicas

1.8. El retraso existente en la instauración del procedimiento de comprobación de los requisitos referentes a las denominaciones de las variedades y, en especial, en la preparación de contratos con las respectivas oficinas nacionales impidió que varios cientos de nuevos títulos de protección suplementaria fueran expedidos en 1997.

1.9. El Consejo de Administración no ha adoptado aún una decisión sobre los elementos constitutivos ni sobre el método de cálculo de los costes de examen que deben servir de base para estimar de la remuneración de las oficinas encargadas de estos exámenes técnicos.

Otras observaciones

1.10. El presupuesto de la Oficina no se publicó en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

1.11. Todavía no se han aprobado las modalidades de ejecución del Reglamento financiero de la Oficina.

1.12. Aún no se ha publicado el informe anual correspondiente al ejercicio 1996.

Separación de funciones

1.13. Aunque se han observado mejorías, el principio de separación de funciones entre ordenador de pagos y contable no se respeta plenamente. La contable continúa colaborando en la elaboración o en el control previo de documentos presupuestarios (propuesta de compromiso, órdenes de pago, órdenes de ingreso y regularización de administración de anticipos).

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 5 de noviembre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance financiero al 31 de diciembre de 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

N.B.: Los importes se han redondeado en miles y representan el redondeo de cada importe exacto y no la suma de los redondeos.

Fuente: Elaborado por el Tribunal de Cuentas sobre la base de los datos establecidos por la Oficina.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) DO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CEE) n° 2100/94, el 27 de marzo de 1998 se elaboraron las cuentas de la totalidad de ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 1997 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de la Oficina, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; este último las recibió el 31 de marzo 1998. Un resumen de las mismas se acompaña al presente informe en los cuadros anexos.

RESPUESTA DE LA OFICINA

1. Retrasos en el seguimiento de contabilidad

Los retrasos sufridos en el plan de seguimiento de contabilidad en el año 1997 se deben a diversos factores como los cambios estructurales que la Oficina ha tenido siempre, los sucesivos cambios de sede y la rotación de personal consiguiente, la falta de programas informáticos de contabilidad (contabilidad general y contabilidad presupuestaria) adaptados a las obligaciones comunitarias (repetición de las entradas de datos contables), la limitación y la inestabilidad del personal, los procedimientos comunitarios debidos a la complejidad en la gestión del sistema de tasas y la rápida expansión del sistema de protección comunitaria de las obtenciones vegetales, etc.

En la actualidad está garantizado el seguimiento de contabilidad tanto por lo que respecta a la contabilidad presupuestaria como por lo que respecta a la contabilidad general. Se han desarrollado para la contabilidad general sistemas de automatización parcial de la entrada de datos y se han adoptado todas las medidas necesarias para la implantación en enero de 1999 del sistema SI 2 (contabilidad presupuestaria). Por otro lado, los trabajos de creación de un enlace informático entre la contabilidad y el programa de gestión técnica de los expedientes de protección (PVR), la contratación de un ayudante contable y la aplicación de un sistema de órdenes de ingreso mensuales se encuentran en fase de realización mientras que se llevan a cabo de manera regular las reconciliaciones contables.

2. Retrasos derivados de la actividad técnica

a) Contratos con las oficinas nacionales

La conclusión de contratos relativos a los exámenes de denominación ha sido tratada con las oficinas nacionales afectadas. Todas ellas han suscrito el contenido de los proyectos que se les han enviado. La versión final de los contratos se ha traducido de manera que las oficinas en cuestión puedan proceder a su firma en un breve plazo. En cualquier caso, estas oficinas ya han iniciado la elaboración de los exámenes sobre la base de las disposiciones previstas en los proyectos de contrato. En la actualidad, ya se ha recuperado el retraso registrado inicialmente por lo que respecta al plan de concesión de títulos.

b) Cálculo de los costes de examen

Sobre la base de una propuesta presentada por la Oficina, su Consejo de Administración aceptó en la reunión de abril de 1998 la selección, tras un concurso, de un experto financiero independiente que deberá evaluar el método de cálculo de los costes de los exámenes técnicos realizados por las diferentes oficinas, método que en gran parte ha sido elaborado por los servicios de la Oficina.

Durante la misma reunión, el Consejo de Administración de la Oficina prorrogó hasta el mes de diciembre de 1999 la validez de su acuerdo relativo al principio «in-out», según el cual el pago a la oficinas de examen por los trabajos realizados se efectúa sobre la base del importe de las tasas de examen que percibe la Oficina.

3. Otros documentos no publicados

a) Presupuesto de la Oficina

El presupuesto rectificativo 1998 de la Oficina, aprobado por el Consejo de Administración en su reunión extraordinaria del 10 de octubre de 1998, se publicará a finales del segundo semestre de 1998 por los servicios de la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas de Luxemburgo.

Con el fin de reducir los costes de publicación en el Diario Oficial de la Comunidades Europeas, varias agencias (Bilbao, Lisboa, Luxemburgo, Angers) han acordado la publicación conjunta de sus presupuestos, bajo la coordinación del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión.

La publicación del presupuesto rectificativo 1998 incluirá:

- la ejecución del presupuesto 1996,

- la ejecución del presupuesto 1997,

- el presupuesto inicial 1998,

- el presupuesto rectificativo 1998.

b) Modalidades de ejecución del Reglamento financiero

Está actualmente en preparación el proyecto de Reglamento relativo a las modalidades de ejecución del Reglamento financiero de la Oficina. Habida cuenta de las particularidades de la Oficina, y por tanto de su Reglamento financiero, la preparación de este proyecto de Reglamento debe llevarse a cabo con rigor y teniendo en cuenta la experiencia previa de las otras agencias autofinanciadas cuyo funcionamiento es similar al de la Oficina, es decir Alicante y Londres.

Este proyecto debería presentarse al Consejo de Administración de la Oficina en la reunión de diciembre de 1998.

c) Informe anual 1996

El proyecto de informe anual 1996 se ha traducido y enviado a la OPOCE para su publicación en el segundo semestre de 1998. Cabe destacar que, al contrario del informe anual 1995, el informe de 1996 incluye un importante anexo técnico.

4. Separación de funciones insuficiente

En la actualidad, y como consecuencia del aumento progresivo del personal de la Unidad Administrativa y Financiera, es posible aplicar plenamente el principio de separación de funciones. Las propuestas de compromiso, las órdenes de pago y las órdenes de ingreso (excepto para las tasas) en general las preparan los responsables financieros para la firma del ordenador.

En materia de administración de anticipos, son el administrador de anticipos y el administrador de anticipos adjunto quienes preparan los documentos relativos a las regularizaciones.

Por último, el servicio de contabilidad recibe la asistencia de un contable externo.