TRADUCCIÓN

Reglamento del personal del Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea(1)

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PREÁMBULO

El Instituto de Estudios de Seguridad es un organismo de la Unión Europea afiliado a las Organizaciones Coordinadas.

Artículo 1

El presente Reglamento define el estatuto, los derechos, deberes y responsabilidades de los miembros del personal del Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea, denominado en lo sucesivo "el Instituto".

El personal del Instituto estará compuesto por las personas físicas titulares de un contrato de agente o de personal temporal. En el título IV figuran las disposiciones específicas aplicables a los expertos designados, a los becarios y al personal en prácticas.

El Director del Instituto, previo dictamen conforme de la Junta Directiva, podrá introducir en el presente Reglamento las modificaciones que a la vista de su aplicación resulten necesarias.

El presente Reglamento será aplicable a todos los miembros del personal, salvo decisión contraria de la Junta Directiva por lo que respecta al personal ajeno al escalafón.

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 2

Disposiciones comunes aplicables al conjunto del personal

1. Autoridad

Los miembros del personal estarán sometidos a la autoridad del Director y le rendirán cuentas del desempeño de sus funciones. Se comprometerán a ejercer dichas funciones con la mayor diligencia y conciencia profesional.

2. Declaración

En el momento de aceptar su contratación en el Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea, todo miembro del personal deberá firmar la siguiente declaración: "Asumo el compromiso solemne de ejercer con la máxima lealtad, discreción y conciencia las funciones que se me confían en calidad de miembro del personal del Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea, y de desempeñar esas funciones atendiendo exclusivamente a los intereses del Instituto, sin solicitar ni recibir instrucciones para el ejercicio de mis atribuciones de ningún gobierno o autoridad exterior al Instituto.".

3. Conducta

En cualquier circunstancia, los miembros del personal deberán adaptar su conducta a su calidad de representantes del Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea. Se abstendrán de todo acto o actividad que pueda menoscabar de cualquier modo la dignidad de sus funciones o la reputación del Instituto.

4. Responsabilidad pecuniaria

Podrá exigirse a todo miembro del personal que compense total o parcialmente al Instituto de Estudios de Seguridad cualquier pérdida financiera motivada por su negligencia o por la inobservancia voluntaria por su parte de una norma o procedimiento aprobados por la Junta Directiva o por el Director.

5. Seguridad

Desde el momento de su entrada en funciones, los miembros del personal deberán tomar conocimiento de la reglamentación de seguridad del Instituto. Firmarán una declaración en tal sentido y comprometerán su responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en caso de inobservancia de dicha reglamentación.

a) Podrá solicitarse para cualquier miembro del personal, inclusive el personal temporal, becarios y personal en prácticas, una habilitación para tratar documentos clasificados en razón de las funciones de su competencia. El responsable de seguridad del Instituto dirigirá esta solicitud a las autoridades competentes. En espera de la habilitación oficial, el Director podrá conceder una habilitación provisional.

b) Los miembros del personal informarán directamente al responsable de seguridad del Instituto de cualquier incidente relacionado con la presunta pérdida o divulgación de un documento clasificado.

TÍTULO II

ESTATUTO APLICABLE A LOS AGENTES

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

Artículo 3

Disposiciones generales aplicables a los agentes

Se entenderá por agente del Instituto toda persona física titular de un contrato previsto en el capítulo II y que ocupe un puesto de trabajo cuya dotación presupuestaria esté incluida en el cuadro de personal anejo al presupuesto anual del Instituto.

1. Privilegios e inmunidades

Los privilegios y las inmunidades de que gozan los agentes se confieren exclusivamente en interés del Instituto de Estudios de Seguridad de la Unión Europea y no para su conveniencia personal. Los interesados no están dispensados por tales privilegios e inmunidades de cumplir sus obligaciones privadas ni de observar las leyes y los reglamentos de policía del Estado de acogida.

Siempre que se cuestionen estos privilegios e inmunidades, el agente interesado deberá comunicarlo inmediatamente al Director. En caso de infracción de la legislación local y si lo estima necesario, el Director podrá decidir la supresión de los privilegios o inmunidades.

2. Asistencia e indemnización

El Instituto asistirá a los agentes que reciban amenazas, injurias, difamaciones o perjuicios por su condición de tales o como consecuencia del ejercicio de sus funciones actuales en el Instituto. Podrá reparar los daños materiales sufridos por el agente por esta causa siempre que:

- éste no los haya originado intencionadamente o por negligencia,

- no haya podido obtener resarcimiento,

- subrogue en el Instituto sus derechos frente a terceros, en particular las compañías de seguros.

Toda decisión en este sentido que pueda implicar la actuación del Instituto o comprometer su intervención financiera será responsabilidad del Director, que tendrá una facultad discrecional de apreciación de las circunstancias del hecho, el tipo de asistencia que deberá prestarse y, en su caso, la cuantía de la indemnización que se concederá.

3. Derechos de propiedad

Serán propiedad del Instituto todos los derechos, incluida la titularidad, los derechos de autor y la patente correspondientes a cualquier trabajo realizado por un agente en el desempeño de sus funciones oficiales en el centro.

4. Actividades externas

a) Norma general

De no contar con el acuerdo previo del Director, los agentes no podrán:

- efectuar declaraciones públicas, en especial a organismos de información pública, relativas a las actividades del Instituto,

- pronunciar conferencias ni ejercer actividades docentes relacionadas directamente con sus funciones en el Instituto,

- aceptar honorarios o retribuciones por las actividades mencionadas en el inciso anterior,

- aceptar condecoraciones o distinciones honoríficas, ni las ventajas materiales correspondientes,

frente a cualquier organismo o persona ajena al Instituto.

b) Caso particular de los responsables de investigación

La función de responsable de investigación incluye el establecimiento de relaciones con organismos y personas ajenos al Instituto. Por consiguiente, previo acuerdo del Director, los responsables de investigación estarán facultados para pronunciar conferencias, intervenir en los medios de comunicación y divulgar publicaciones.

5. Candidatura para un cargo público electivo o una función pública o política

Todo agente que desee presentarse como candidato a un cargo público electivo o una función pública o política deberá declarar su intención al Director.

A partir de la fecha en que declare el inicio de su campaña electoral, el agente pasará a la situación de excedencia voluntaria.

En caso de que acepte la función o el cargo al que haya presentado su candidatura, deberá solicitar la rescisión de su contrato, que no dará lugar a indemnización por despido.

En caso de que no acepte la función o el cargo, el agente tendrá derecho a reincorporarse a su puesto de trabajo presupuestario en las mismas condiciones de retribución y antigüedad de que disfrutaba en el momento de iniciar su excedencia voluntaria.

El tiempo transcurrido en situación de excedencia voluntaria dará lugar a una interrupción de la antigüedad y no generará derechos a pensión. El agente podrá ser sustituido por personal temporal durante dicho período.

CAPÍTULO II

RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN Y CONTRATOS DE LOS AGENTES

Artículo 4

Régimen de contratación

1. El Director aprobará los anuncios descriptivos de plazas vacantes, con excepción del de su propia categoría. El Instituto se hará cargo de la difusión de estos anuncios de plazas vacantes.

2. En principio, no podrán admitirse candidaturas de personas de menos de 20 años o de más de 60 años de edad.

3. No podrá admitirse la candidatura de parientes cercanos por filiación o por afinidad de un miembro del personal. Con carácter excepcional y previa autorización del Director se podrán hacer excepciones a esta norma, con la condición de que ninguno de los interesados sea subordinado del otro.

4. La contratación de agentes estará limitada a los nacionales de países miembros de la Unión Europea.

5. Los agentes entrarán en funciones en el primer escalón del grado correspondiente a su puesto. No obstante, cuando las circunstancias lo justifiquen, el Director podrá acordar un escalón superior.

6. El Director determinará para qué puestos se requerirá la realización de un examen u oposición, así como las pruebas que deberán superar los candidatos a dichos puestos para ser contratados. El Director nombrará a los miembros de los tribunales de examen o de oposición de entre los miembros del personal del Instituto, a los que podrá sumarse un examinador externo.

7. Los gastos de viaje y alojamiento de los candidatos convocados para una entrevista o un examen en la sede del Instituto se reembolsarán en las mismas condiciones aplicadas a los agentes enviados en misión(2).

Artículo 5

Límite de edad para el servicio activo

El límite de edad queda fijado en el final del mes en que el agente cumpla 65 años. El Director podrá autorizar excepciones a esta norma sin superar los 12 meses complementarios.

Artículo 6

Exámenes médicos

1. La contratación de los agentes se confirmará cuando un médico acreditado por el Instituto haya certificado que el candidato posee la aptitud física para desempeñar sus funciones y que no padece ninguna minusvalía o enfermedad que pueda suponer un peligro o un inconveniente para los restantes miembros del personal.

2. Los agentes deberán someterse anualmente a un examen médico de control.

3. A tal efecto, el médico acreditado por el Instituto desempeñará las funciones de perito y asesorará al Director acerca de la posible incapacidad de un agente para seguir desempeñando sus funciones.

4. En caso de que el resultado de un examen anual u ocasional revele que el interesado no sigue reuniendo las condiciones para el ejercicio de sus funciones, su contrato quedará rescindido en un plazo de tres meses y se convocará a la Comisión de invalidez para que determine sus derechos a pensión de invalidez.

Artículo 7

Contratos y duración de los contratos

1. Contratos iniciales

Salvo disposiciones especiales aplicables a los contratos del Director y de los responsables de investigación, los contratos iniciales propuestos por el Instituto serán de tres años. El Director, con el acuerdo del agente, podrá renovar dichos contratos por una duración igual o inferior.

2. Período de prueba

Todo contrato inicial conllevará un período de prueba de 6 meses desde la fecha de entrada en funciones.

Durante dicho período, el Instituto o el propio agente podrán rescindir el contrato advirtiendo de ello con un mes de antelación, sin que la rescisión dé lugar a indemnización por despido.

Al término del período de prueba o antes de su conclusión se notificará al agente por escrito la confirmación de su contrato inicial o bien su rescisión.

El período de prueba es parte integrante de la duración del contrato inicial, y genera derechos de antigüedad y de pensión.

3. Rescisión de contratos

En las situaciones contempladas en el anexo I, y por iniciativa del Instituto o del propio agente, se podrá rescindir o no renovar un contrato:

a) Por iniciativa del Instituto

i) Previa notificación con seis meses de antelación, por los siguientes motivos:

- supresión del puesto presupuestario ocupado por el agente,

- modificación de la naturaleza o de las funciones correspondientes al puesto,

- ineptitud profesional del agente certificada debidamente en dos calificaciones anuales sucesivas,

- incapacidad física del agente sobrevenida durante la vigencia del contrato.

ii) Previa notificación con un máximo de un mes de antelación a raíz de un procedimiento disciplinario que haya determinado la falta o la responsabilidad del agente con arreglo a lo dispuesto en el capítulo VII.

b) Por iniciativa del propio agente, previa notificación con tres meses de antelación por cualquier motivo personal que no estará obligado a mencionar.

4. Indemnización por despido

Salvo si obedece a motivos disciplinarios, la rescisión o la no renovación de un contrato por iniciativa del Instituto dará lugar:

1) para los agentes que hayan cumplido más de 10 años de servicio, a la liquidación de los derechos a pensión diferida, acompañada del pago de una indemnización por despido con arreglo a lo dispuesto en el anexo I;

2) para los agentes que hayan cumplido menos de 10 años de servicio, al pago de una asignación por cese en el servicio, con una indemnización por despido para los agentes cuya duración de contrato se haya reducido mediante rescisión, con arreglo a lo dispuesto en el anexo I;

3) para los agentes cuyo contrato se haya rescindido por incapacidad física y cuya invalidez permanente haya sido acreditada por una comisión de invalidez, a la atribución de una pensión de invalidez con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento aplicable a las pensiones.

La rescisión o la no renovación de un contrato por iniciativa del propio agente no da derecho a indemnización por despido(3).

5. Reducción del plazo de notificación para la rescisión del contrato

Cuando las necesidades del servicio así lo requieran, podrá reducirse la duración del plazo de notificación a que se refiere la letra a) del apartado 3; en tal caso, el agente tendrá derecho al pago de una cantidad complementaria equivalente a la retribución y los complementos que habría percibido entre la fecha de expiración efectiva de su contrato y la fecha de conclusión de un plazo de notificación de seis meses.

No se aplicará esta disposición en caso de rescisión por motivos disciplinarios.

6. Caso particular de los responsables de investigación

Los responsables de investigación del Instituto serán titulares de contratos de tres años no renovables. No obstante, el Director podrá conceder una o más prórrogas, cuya duración total no podrá superar los 24 meses.

CAPÍTULO III

RETRIBUCIÓN Y COMPLEMENTOS

Artículo 8

Disposiciones generales

La retribución abonada a los agentes del Instituto consistirá en el sueldo base, la indemnización por expatriación y complementos de carácter familiar y social.

De esta retribución se deducirán las contribuciones y gravámenes que deba pagar el agente por los conceptos de impuesto interno, régimen de pensiones y régimen de previsión social.

El importe que deba percibir el agente se acreditará en su cuenta corriente en el curso de la última semana laborable del mes.

Las modificaciones de la situación personal del agente que puedan tener repercusiones pecuniarias se tendrán en cuenta a efectos de la retribución del mes en que se haya comunicado el hecho a la administración, sin efecto retroactivo sobre las retribuciones ya abonadas.

Artículo 9

Sueldo base

El sueldo base neto corresponderá al importe consignado para el grado y el escalón de cada agente en el baremo aprobado anualmente por la Junta Directiva.

El sueldo base bruto corresponderá al sueldo base neto más el importe del impuesto interno que deba abonar el agente.

Artículo 10

Indemnización por expatriación

Esta indemnización se abonará a los agentes de los grados A, L y B que, en el momento de su contratación inicial, no posean la nacionalidad del Estado en cuyo territorio esté situado su lugar de destino permanente y que no hayan residido en dicho territorio de forma ininterrumpida en los tres años anteriores.

Dejará de abonarse esta indemnización en caso de que se destine a un agente en el país cuya nacionalidad posea.

La cuantía de la indemnización se fijará con arreglo a lo dispuesto en el anexo II.

En caso de que un agente sea contratado por el Instituto inmediatamente después de haber trabajado en el país en que ejerce sus funciones para otra organización internacional o para una administración, los años de servicio prestados a su empleador precedente se asimilarán al mismo número de años de servicio en el Instituto a efectos del derecho a la indemnización y de su importe.

Artículo 11

Complementos de carácter familiar y social

Los siguientes complementos retributivos se añadirán mensualmente al sueldo base.

1. Asignación familiar

Esta asignación:

a) se abonará a todo agente casado, así como a todo agente viudo, divorciado, separado legalmente o soltero que tenga al menos una persona dependiente conforme a lo dispuesto en el anexo III del presente Reglamento;

b) tendrá una cuantía equivalente al 6 % del sueldo base neto;

c) se reducirá en el caso de los agentes casados que no tengan personas dependientes y cuyo cónyuge ejerza una actividad profesional retribuida; en este caso, la asignación será igual a la diferencia entre el sueldo base neto correspondiente al grado B3, escalón 1, incrementado en el valor de la asignación a la que teóricamente tendría derecho el agente, por una parte, y el importe de los ingresos profesionales del cónyuge, por otra. En caso de que este segundo importe sea igual o superior al primero, el agente no percibirá la asignación;

d) no se abonará a los agentes cuyo cónyuge sea a su vez miembro de una organización internacional y cuyo sueldo base supere al del agente en cuestión.

2. Asignación por hijo o persona dependiente

Esta asignación:

a) se abonará al agente que asuma con carácter principal y permanente los gastos de manutención de un hijo reconocido legalmente, de algún otro miembro de su familia en cumplimiento de una obligación legal o judicial, o de un menor huérfano de padre y madre cuya tutela ejerza;

b) tendrá una cuantía global por cada persona dependiente que se fijará cada año en el baremo aprobado por la Junta Directiva;

c) en caso de que ambos cónyuges trabajen en organizaciones internacionales, se abonará al cónyuge que perciba la asignación familiar u otro complemento equivalente.

Las definiciones y las condiciones de concesión de esta asignación figuran en el anexo III.

3. Asignación por escolaridad

Los agentes que perciban la asignación familiar y cuyos hijos dependientes, en el sentido de lo dispuesto en el anexo III estén escolarizados en un centro de enseñanza primaria, secundaria o superior(4) tendrán derecho a una asignación anual por escolaridad. Esta asignación será igual al doble de la cuantía mensual de la asignación por hijo. Se abonará por cada hijo en un pago único al comienzo del curso lectivo. El interesado deberá facilitar a la administración los justificantes necesarios al inicio de cada curso.

4. Asignación por hijo o persona dependiente con minusvalía

a) Esta asignación se abonará al agente que asuma con carácter principal y permanente los gastos de manutención de un hijo o de una persona dependiente con minusvalía. Este hijo o persona dependiente deberá cumplir los criterios y requisitos establecidos en el anexo III.

b) Las condiciones de concesión y de pago de esta asignación se definen en el anexo IV.

5. Asignación de vivienda

a) Esta asignación se abonará mensualmente a los agentes de los grados B, C, A1 y L1 que estén domiciliados en una vivienda arrendada o subarrendada por cuyo alquiler -con exclusión de los gastos domésticos que en el país de residencia se consideren responsabilidad del inquilino- paguen una fracción de su retribución que supere un importe fijado a tanto alzado.

b) El sistema de cálculo de esta asignación se establece en el anexo V.

c) El agente que perciba una asignación de vivienda deberá comunicar inmediatamente al Jefe de la Administración y de Personal cualquier modificación de su situación que pueda modificar su derecho a la asignación.

d) No se abonará esta asignación a los agentes:

- que perciban una ventaja análoga con cargo a las autoridades del país del que sean nacionales;

- cuyo cónyuge sea agente de otra organización internacional y perciba una asignación análoga.

Artículo 12

Indemnización por suplencia

El Director podrá conceder una indemnización por suplencia a un agente que deba asumir, en interés del servicio y por un plazo determinado, una parte o la totalidad de las responsabilidades de un agente de grado superior. El importe de esta indemnización será equivalente al de dos escalones adicionales del grado del interesado, y se hará efectiva una vez transcurrido un plazo de un mes de servicio continuo en el puesto de grado superior.

Artículo 13

Indemnización por gastos de instalación

1. Se abonará una indemnización por gastos de instalación a los agentes cuyo lugar de residencia está situado a más de 100 kilómetros o 60 millas del lugar de trabajo en el momento en que hayan aceptado un puesto de trabajo en el Instituto.

2. El importe de esta indemnización será igual al sueldo base de 30 días.

3. La indemnización por gastos de instalación se abonará al agente desde el momento en que asuma sus funciones en el Instituto.

4. Todo agente que cese voluntariamente en sus funciones antes de que transcurra un plazo de dos años deberá devolver la mitad de la indemnización por gastos de instalación.

5. Con carácter excepcional, el Director podrá autorizar excepciones a esta disposición si considera que su aplicación estricta podría acarrear consecuencias especialmente penosas para el interesado.

Artículo 14

Retenciones

1. Impuesto interno

El impuesto interno será igual al 40 % del sueldo base correspondiente al grado y escalón del agente. Su cuantía se sumará al sueldo base neto para obtener el sueldo base bruto. La cuantía de este impuesto constituirá una retención mensual que figurará como débito en las hojas de haberes.

2. Retención por cotización al régimen de pensiones

Se efectuará una deducción mensual de las retribuciones de los agentes por este concepto, equivalente al 8,3 % del sueldo base neto, cuyo importe se abonará al presupuesto de pensiones del Instituto.

3. Retención por cotización al régimen de seguridad social

Se efectuará una deducción mensual de las retribuciones de los agentes por este concepto, equivalente al 5,5 % del sueldo base neto; su importe, sumado a la parte patronal, se abonará al organismo de recaudación competente de la seguridad social local (U.R.S.S.A.F.).

4. Retención por contribución al seguro complementario

Se efectuará una deducción mensual de las retribuciones de los agentes por este concepto. Esta retención representará un porcentaje del sueldo base neto; dicho porcentaje se fijará al comienzo de cada año para los 12 meses siguientes, mediante acuerdo entre el Instituto y la compañía de seguros encargada del régimen. La cuantía de estas retenciones se añadirá al importe de la cotización patronal y se abonará a final de año a la compañía encargada de este seguro.

Artículo 15

Anticipos y reembolso de anticipos sobre la retribución

1. Si no se opone a ello el Director, y siempre que la situación de tesorería lo permita, el Jefe de la Administración y de Personal del Instituto podrá conceder anticipos sobre la retribución, gravados con intereses, a los agentes que presenten una solicitud justificada.

2. El importe de estos anticipos no podrá superar el equivalente a 3 meses de sueldo base neto.

3. El reembolso se efectuará mediante deducción mensual de la retribución del agente interesado, y los anticipos deberán haberse reembolsado en su totalidad en el momento de abonarse la paga del último mes del ejercicio presupuestario.

CAPÍTULO IV

GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

Artículo 16

Instalación y regreso

1. Los agentes tendrán derecho al reembolso de los gastos de viaje ocasionados por ellos mismos y por los miembros de su familia que convivan habitualmente con ellos desde la localidad en la que estuvieran destinados en el momento de su nombramiento hasta la localidad en que tenga su sede el Instituto.

2. Tendrán este mismo derecho cuando cesen definitivamente en sus funciones y regresen al país en que estuvieran destinados antes de su nombramiento.

3. Los reembolsos se efectuarán con arreglo a lo dispuesto en la sección I del anexo VI.

Artículo 17

Transporte de mobiliario y enseres

1. Los agentes tendrán derecho al reembolso de sus gastos de transporte de mobiliario y enseres desde la localidad en la que estuvieran destinados en el momento de su nombramiento hasta la localidad en que tenga su sede el Instituto.

Tendrán este mismo derecho cuando cesen definitivamente en sus funciones y regresen al país en que estuvieran destinados antes de su nombramiento.

2. El reembolso de estos gastos abarcará el traslado del mobiliario y enseres personales del agente, con exclusión de automóviles, embarcaciones u otros medios de transporte, excluidas las primas de seguros y con las limitaciones de peso y volumen definidas en el anexo VI.

Se efectuarán los reembolsos al propio agente, previa presentación de una factura certificada por él.

Artículo 18

Misiones

Los agentes destinados en el Instituto tendrán derecho al reembolso de los gastos ocasionados por las misiones que desempeñen por orden del Director(5).

Los reembolsos corresponderán a los gastos de viaje propiamente dichos y a los gastos de alojamiento y complementos del alojamiento en la localidad a la que sean enviados los agentes. Los requisitos, baremos y modalidades de estos reembolsos figuran en el anexo VII.

CAPÍTULO V

FUNCIONAMIENTO INTERNO

Artículo 19

Horarios y jornada de trabajo

Para todos los miembros del personal, la duración normal del trabajo será de 40 horas por semana, que se prestarán entre las 9.00 h. del lunes y las 17.00 h. del viernes.

El Director podrá autorizar horarios adaptados o diferenciados en función de la situación personal del agente o de condicionantes específicos de su trabajo.

En caso de que así lo requieran circunstancias excepcionales según la apreciación del Director, podrá exigirse a determinados agentes que trabajen el sábado. En tal caso, las horas trabajadas en estas condiciones darán derecho a la recuperación del mismo número de horas en un día de semana.

Artículo 20

Días festivos e inhábiles

Los días festivos e inhábiles en el país de acogida lo serán igualmente en el Instituto. En el caso de Francia se trata de los siguientes:

a) Año Nuevo (1 de enero)

b) Lunes de Pascua

c) Fiesta del Trabajo (1 de mayo)

d) Fiesta de la Victoria (8 de mayo)

e) Jueves de la Ascensión

f) Lunes de Pentecostés

g) Fiesta Nacional (14 de julio)

h) Día de la Asunción (15 de agosto)

i) Día de Todos los Santos (1 de noviembre)

j) Fiesta del Armisticio (11 de noviembre)

k) Día de Navidad (25 de diciembre).

Esos días inhábiles no se computarán en el cálculo de vacaciones y licencias del personal.

En caso de que alguno de esos días caiga en sábado o domingo, el Director podrá decidir dar carácter de inhábil a otro día que en ese caso no se computará.

Artículo 21

Vacaciones y licencias

1. Vacaciones anuales

a) Derechos

Los agentes tendrán derecho a vacaciones retribuidas a razón de 2,5 días hábiles por mes de servicio prestado. Esta dotación se calculará por años civiles.

Los agentes contratados entre el 1 de abril y el 30 de julio tendrán derecho a 15 días de vacaciones adelantadas sobre su dotación anual en caso de que deban tomar las vacaciones después de esta última fecha.

El agente que, con fecha de 31 de diciembre, disponga de un remanente de vacaciones no disfrutadas por necesidades perentorias del servicio, el Director o su suplente podrán autorizar el traslado al año siguiente de la totalidad o de una parte de dicho remanente. En cualquier caso, la dotación trasladada al año siguiente que no se haya disfrutado antes del 31 de marzo quedará anulada.

b) Procedimiento administrativo

El agente que desee tomar vacaciones dentro de la dotación definida en la letra a) deberá obtener la autorización previa del Director o de su suplente.

A tal efecto, llevará una contabilidad de vacaciones y licencias el servicio administrativo del Instituto, al que deberá dirigirse el agente para solicitar un impreso de petición de vacaciones. En dicho documento figurará el número de días de vacaciones que le restan al agente hasta final de año.

El agente cumplimentará los epígrafes siguientes:

- número de días solicitados,

- día y hora de partida,

- día y hora de regreso,

- país en el que transcurrirán sus vacaciones,

- domicilio durante las vacaciones (optativo),

- número de teléfono durante las vacaciones (si se dispone de él).

Una vez firmado el impreso de petición de vacaciones por el Director o por su suplente, el agente lo entregará al servicio administrativo para su archivo en el expediente personal del agente.

c) Vacaciones no disfrutadas en el momento del cese de funciones

Las vacaciones que no se hayan disfrutado en la fecha de cese de funciones quedarán anuladas. No obstante, y previa justificación escrita del Director que atestigüe que dichas vacaciones no pudieron disfrutarse por necesidades perentorias del servicio, el agente que se encuentre en esta situación tendrá derecho a una indemnización compensatoria de una sesentava parte del sueldo base neto por día de vacaciones sin utilizar.

2. Excedencias voluntarias

A petición de un agente y sin superar el límite de 15 días consecutivos, el Director podrá conceder una excedencia voluntaria.

Esta situación no dará lugar a interrupción de la antigüedad en el grado ni de los derechos de pensión.

No obstante, se deducirá de la retribución del interesado la totalidad de las retenciones por cotización al régimen de pensiones y de previsión social como si el agente hubiera percibido su retribución normal durante el período de excedencia voluntaria.

3. Enfermedad, maternidad y otras licencias especiales

Además de las vacaciones anuales, se concederán licencias especiales en caso de enfermedad, de maternidad o de circunstancias excepcionales.

Las disposiciones que deberán adoptarse en tales casos y las condiciones de estas licencias figuran en el anexo VIII.

Artículo 22

Vacaciones en el lugar de origen

Los miembros del personal que perciben la indemnización por expatriación podrán solicitar, por cada período de tres años de servicio, el reembolso de un viaje anual de ida y vuelta al país del que sean nacionales, para sí mismos y los miembros de su familia que convivan con él.

En tal caso, la administración, previa evaluación del medio de transporte más económico, reembolsará los gastos de viaje en las condiciones establecidas en el anexo VIII.

Las vacaciones en el lugar de origen darán derecho a una dotación complementaria de 5 días que se añadirán a la dotación anual.

CAPÍTULO VI

EVALUACIÓN Y ASCENSOS

Artículo 23

Disposiciones generales

1. Se llevará a cabo una evaluación anual de la actividad de todos los agentes del Instituto, con excepción del Director, a más tardar el 15 de diciembre.

En la evaluación se efectuará una apreciación de la calidad relativa de los agentes que permitirá a la autoridad felicitarlos o, por el contrario, señalarles sus deficiencias y lagunas para que puedan mejorar el servicio prestado.

2. La evaluación versará sobre los siguientes criterios:

a) asiduidad y puntualidad,

b) calidad y rapidez de ejecución del trabajo,

c) espíritu de iniciativa,

d) corrección en el trato y relaciones humanas.

Cada uno de los criterios se calificará con una nota de 0 a 5. El conjunto se recapitulará en una ficha de evaluación anual que se archivará en el expediente individual del agente.

Artículo 24

Procedimiento

1. El Director designará a los agentes que se encargarán de proponer la evaluación del personal que actúe total o parcialmente bajo sus órdenes.

2. Una vez presentadas todas las propuestas, el Director convocará un Consejo de Ascensos presidido por él mismo, en el que participarán todos los agentes que hayan propuesto una o más evaluaciones. El Jefe de la Administración y de Personal asistirá a todas las sesiones del Consejo de Ascensos, disponiendo de voz y voto en lo referente al personal bajo sus órdenes y de capacidad consultiva respecto a los demás.

3. Basándose en el dictamen del Jefe de la Administración, el Director aprobará la evaluación definitiva de cada agente y hará levantar acta, que firmarán todos los miembros del Comité de Ascensos.

4. El Director -o su suplente si fuera necesario- mantendrá una entrevista personal con cada agente, normalmente durante una sesión del Consejo de Ascensos. Se le dará a conocer su evaluación anual. El agente firmará la ficha de evaluación, certificando con ello su conocimiento de la misma.

5. La evaluación anual es un acto administrativo de régimen interior que no podrá recurrirse ante ninguna instancia.

Artículo 25

Consecuencias y resultados de las evaluaciones

1. Una calificación excepcionalmente buena podrá dar lugar a una subida excepcional de escalón -o inclusive a un ascenso al grado superior- de escalafón, si la partida presupuestaria lo permite.

2. Dos calificaciones insuficientes consecutivas darán lugar al mantenimiento en el escalafón en que se encuentre el agente por un año más.

3. Dos o más calificaciones insuficientes podrán justificar la no renovación del contrato del agente cuando éste llegue a su vencimiento.

CAPÍTULO VII

PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO

Artículo 26

Definiciones

1. Todo incumplimiento, voluntario o por negligencia, de las obligaciones de un agente o antiguo agente en virtud del Reglamento del personal dará lugar a una sanción disciplinaria simple, pecuniaria o estatutaria, con independencia de las obligaciones de reparación que puedan aplicársele de conformidad con el apartado 4 del artículo 2 y el artículo 27 del presente Reglamento.

a) Las sanciones disciplinarias simples podrán consistir en:

- el apercibimiento verbal,

- la amonestación por escrito.

b) Las sanciones pecuniarias podrán consistir en:

- la supresión de un aumento anual de sueldo,

- la reducción inmediata de escalón dentro del mismo grado.

c) Las sanciones estatutarias podrán consistir en:

- la suspensión temporal de funciones con privación total o parcial de retribución,

- el despido, que implicará la rescisión del contrato, acompañado de la supresión total o parcial de la indemnización por despido y que podrá acompañarse o no de una disminución de las prestaciones del régimen de pensiones o de su suspensión temporal.

Las sanciones serán impuestas por el Director; las sanciones disciplinarias simples podrán ser impuestas por el Jefe de la Administración y de Personal por delegación del Director, excepto en caso de reunión de un Consejo de disciplina(6).

2. En caso de imputación de una falta grave a un agente, si el Director considera que a primera vista dicha imputación es fundada y que el mantenimiento del interesado en sus funciones durante la investigación resultaría perjudicial para el Instituto, se podrá aplicar inmediatamente al agente una medida de suspensión con o sin sueldo, por decisión del Director, en espera del resultado de la investigación.

Artículo 27

Reparaciones

Podrá exigirse a todo agente que compense total o parcialmente al Instituto cualquier perjuicio causado por una negligencia grave o un acto deliberado que haya cometido. En caso de que el agente haya cesado en sus funciones en el Instituto, podrá obtenerse esta reparación mediante la supresión de un porcentaje de las prestaciones correspondientes al régimen de pensiones que podrá llegar hasta el 70 % del importe de la pensión.

Artículo 28

Pliego de cargos

Todo agente al que se pretenda imponer una sanción con arreglo a lo dispuesto en el artículo 26 deberá ser informado de ello en un plazo de 2 días completos desde el momento de la presentación de la propuesta de sanción en la mesa del Director o del Jefe de la Administración y de Personal. Se adjuntarán a esta notificación los documentos relativos a los hechos imputados y la totalidad de los informes a él referidos.

Artículo 29

Consejo de disciplina

En el plazo de cinco días hábiles siguientes a la notificación efectuada con arreglo al artículo 28, el interesado podrá solicitar por escrito que examine su caso un Consejo de disciplina, que el Director deberá convocar en el plazo de cinco días. El Consejo de disciplina se reunirá en el curso de la semana siguiente a la fecha de emisión de la convocatoria.

La composición y el funcionamiento del Consejo de disciplina figuran en el anexo IX.

El dictamen del Consejo de disciplina no tendrá carácter vinculante para el Director.

CAPÍTULO VIII

RECURSOS Y COMISIÓN DE RECURSOS

Artículo 30

Impugnación de una decisión por parte de un agente

Los agentes y antiguos agentes, o incluso sus derechohabientes, podrán presentar reclamaciones contra las decisiones del Director. Ni la presentación de una reclamación ni los procedimientos que de ella se deriven tendrán carácter suspensivo de la ejecución de la medida impugnada.

1. Recurso de reposición

Se entiende por recurso de reposición el acto mediante el cual el agente que se considera perjudicado en sus derechos derivados del presente Reglamento dirige al Director del Instituto una solicitud motivada rogándole que rectifique la decisión que considera lesiva de sus derechos.

El Director acusará recibo de este recurso y dará su respuesta dentro de los 5 días completos siguientes a la recepción del mismo.

Si la respuesta fuere denegatoria, el agente podrá solicitar la intervención del árbitro letrado. Dicha intervención no será obligatoria.

2. Arbitraje

El árbitro letrado será un jurista competente e independiente, designado por el Director durante un período de 3 años renovable.

El Director y el agente interesado le transmitirán todos los documentos que considere necesarios para el estudio del litigio.

Dará a conocer sus conclusiones en el plazo de 15 días a partir del momento en que se le haya sometido el litigio.

Dichas conclusiones no tendrán carácter vinculante para el Director ni para el agente.

Los gastos ocasionados por el arbitraje correrán a cargo del Instituto en caso de que el Director desestime sus conclusiones; en caso de que el agente rechace dichas conclusiones, correrá a su cargo el 50 % de los gastos.

3. Recurso contencioso

Una vez agotada la primera vía de recurso (recurso de reposición), el agente podrá interponer recurso contencioso ante la Comisión de recursos del Instituto.

La composición, el funcionamiento y el procedimiento de esta instancia se describen en el anexo X.

4. Resoluciones de la comisión de recursos

Las resoluciones de la comisión de recursos serán inapelables y tendrán carácter ejecutivo para ambas partes.

a) La comisión podrá anular o confirmar la decisión impugnada.

b) Con carácter accesorio, la comisión podrá también condenar al Instituto a reparar los perjuicios materiales ocasionados al agente desde el día en que comenzó a surtir efectos la decisión anulada.

c) Asimismo, podrá decidir que el Instituto reembolse -hasta un límite que decidirá la propia comisión- los gastos justificados en que haya incurrido el demandante así como los gastos de transporte y alojamiento de los testigos que hayan sido oídos. Dichos gastos se calcularán con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18 y en el anexo VII del presente Reglamento.

CAPÍTULO IX

PENSIONES

La totalidad de las normas y condiciones aplicables a estas cuestiones figura en el "Reglamento general de pensiones" del Instituto de Estudios de Seguridad, que se ajusta al régimen de pensiones de las Organizaciones Coordinadas.

El Reglamento general de pensiones es parte integrante del Reglamento del personal del Instituto. Lo dispuesto en los siguientes artículos 31 a 36 no es sino una exposición sucinta de las principales disposiciones del régimen de pensiones, cuyo texto es el único auténtico.

Artículo 31

Indemnización por cese en el servicio

1. Todo agente que cese en sus funciones antes de haber cumplido 10 años de servicio en el Instituto(7) tendrá derecho a una indemnización por cese en el servicio (de conformidad con el Reglamento de pensiones).

2. Esta indemnización constará de dos componentes:

- un primer componente que resulta de multiplicar el 150 % del último sueldo base neto por el número de años (o fracciones de años) de servicio;

- el reembolso de todas las sumas retenidas de su sueldo mensual en concepto de cotización al régimen de pensiones, incrementado en un 4 % de interés compuesto anual.

Artículo 32

Pensión de jubilación

1. Todo agente que haya cumplido más de 10 años de servicio efectivo en el Instituto(8) tendrá derecho a una pensión de jubilación. En cuanto cumpla los 60 años de edad, el agente podrá hacer valer su derecho a pensión inmediata y percibirla. Antes de dicha edad, el pago de la pensión quedará diferido.

2. La cuantía de la pensión será proporcional al número de años de servicio efectuados, y se abonará mensualmente al agente en forma de renta vitalicia.

3. Salvo decisión excepcional del Director, todo agente percibirá automáticamente una pensión a partir del momento en que haya cumplido 65 años de edad, siempre que haya prestado al menos diez años de servicio.

Artículo 33

Pensión de invalidez

1. En aplicación de lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 6 del presente Reglamento, todo agente al que se haya reconocido una invalidez permanente que le impida de forma total el ejercicio de las funciones inherentes a su puesto tendrá derecho a una pensión de invalidez.

2. La cuantía de la pensión de invalidez será igual a la de la pensión de jubilación a la que el agente habría tenido derecho al alcanzar el límite de edad estatutario de haber continuado prestando servicio hasta esa edad, sin serle exigible el mínimo de 10 años de servicio a que se refiere el apartado 1 del artículo anterior. La pensión se abonará mensualmente al agente en forma de renta vitalicia a partir del primer mes siguiente a la fecha en que se haya reconocido oficialmente la invalidez.

Artículo 34

Pensión de viudedad

1. En caso de fallecimiento de un agente en servicio activo, su cónyuge superviviente tendrá derecho a una pensión de viudedad.

2. La cuantía de esta pensión se abonará mensualmente al viudo o a la viuda del agente en forma de renta vitalicia a partir del primer mes siguiente a la fecha a la fecha de defunción del agente en servicio activo(9).

3. El derecho a la pensión de viudedad se extinguirá el último día del mes en que se produzca la defunción de su beneficiario o en que éste deje de cumplir las condiciones que le dan derecho a dicha pensión.

Artículo 35

Pensión de orfandad o de persona dependiente

1. En caso de fallecimiento de un agente en servicio activo o que hubiere adquirido el derecho a una pensión de invalidez o de jubilación inmediata o diferida, sus hijos u otras personas dependientes de él tendrán derecho a una pensión en las condiciones descritas en el Reglamento general de pensiones.

2. Se considerarán dependientes los hijos y las personas que cumplan las condiciones definidas en el anexo III del Reglamento del personal. Este derecho se hará extensivo a los hijos que nazcan hasta 300 días después del fallecimiento del agente.

3. El derecho a pensión se extinguirá el último día del mes en que el hijo o la persona dependiente deje de cumplir las condiciones de concesión de la asignación por hijo o persona dependiente.

Las pensiones de jubilación y de invalidez contempladas en artículos anteriores revertirán en los cónyuges supervivientes en las condiciones previstas en el Reglamento de pensiones.

Artículo 36

Pensiones provisionales

1. En caso de desaparición de un agente en servicio activo o titular de una pensión de jubilación o de invalidez en circunstancias que permitan presumir su fallecimiento, su cónyuge y las personas consideradas como sus dependientes podrán obtener a título provisional la liquidación de la pensión de viudedad o de orfandad, según el caso, cuando hubiera transcurrido más de un año desde el día de la desaparición del agente.

2. Lo dispuesto en el apartado 1 se aplicará igualmente a las personas consideradas como dependientes del cónyuge beneficiario de una pensión de viudedad que hubiera desaparecido desde hace más de un año.

3. Las pensiones provisionales contempladas en los dos apartados anteriores se convertirán en pensiones definitivas cuando se declare oficialmente el fallecimiento del agente (o del cónyuge) o cuando se declare la ausencia legal en virtud de una resolución judicial con autoridad de cosa juzgada.

TÍTULO III

DISPOSICIONES APLICABLES AL PERSONAL TEMPORAL

Artículo 37

Disposiciones estatutarias

Tendrán la consideración de personal temporal los trabajadores auxiliares contratados, en principio, por un período breve. Estos no tendrán la consideración de agentes internacionales y estarán íntegramente sujetos a las leyes y normativas del Estado de acogida y del Estado cuya nacionalidad posean.

1. El personal temporal estará compuesto por trabajadores que no ocupen puestos presupuestarios definidos en el cuadro de personal del Instituto.

2. Estos trabajadores estarán sujetos a lo dispuesto en el título I y a las siguientes disposiciones del título II:

- Capítulo I: apartados 2 (Asistencia e indemnización), 4 (Actividades externas) y 5 (Candidatura para un cargo público electivo o una función pública o política) del artículo 3.

- Capítulo II: artículos 5 (Límite de edad para el servicio activo) y 6 (Exámenes médicos).

- Capítulo III: artículo 15 (Anticipos sobre la retribución).

- Capítulo IV: artículos 17 (Transporte de mobiliario y enseres) y 18 (Misiones).

- Capítulo V: artículos 19 (Horarios y jornada de trabajo) y 20 (Días festivos e inhábiles).

- Capítulo VII: artículo 27 (Reparaciones).

- Capítulo VIII (Recursos) - a reserva de lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 40.

Artículo 38

Contratos

Los contratos del personal temporal tendrán una duración de 1 a 6 meses, y podrán renovarse en las mismas condiciones. Tanto el Instituto como el trabajador podrán denunciar dichos contratos notificándolo con una antelación de 10 días completos.

Artículo 39

Retribución

1. La retribución del personal temporal se fijará por contrato y consistirá en un salario mensual neto, sin ningún tipo de indemnización o complemento, con independencia de la situación familiar y social del interesado.

2. De esta cuantía fija se deducirán las aportaciones sociales correspondientes al trabajador, bien por el concepto de seguro privado completo o bien por el de seguro complementario en caso de que el trabajador esté afiliado ya a un régimen de seguro de enfermedad.

3. Dado que el personal temporal no estará acogido al régimen de pensiones de los agentes, no se efectuarán retenciones sobre el salario por dicho concepto.

4. Se aplicará a la retribución del personal temporal, al comienzo de cada año, el mismo porcentaje de aumento que la Junta Directiva conceda a los agentes.

Artículo 40

Disposiciones especiales

1. Gastos de instalación y de regreso al término del contrato

El personal temporal no tendrá derecho al reembolso de sus gastos de instalación ni de los gastos de traslado de su familia.

2. Vacaciones

El personal temporal tendrá derecho a 1,5 día de vacaciones por mes de servicio.

3. Litigios

Los litigios internos en materia de derechos y retribuciones del personal temporal se resolverán mediante las vías y recursos descritos en los artículos 30 y 31 del presente Reglamento.

Respecto de todos los demás litigios serán competentes los órganos jurisdiccionales de derecho común del Estado de acogida.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES APLICABLES A LOS EXPERTOS, BECARIOS Y PERSONAL EN PRÁCTICAS

Artículo 41

Disposiciones estatutarias y financieras

1. Los expertos, becarios y personal en prácticas tendrán la consideración de "visitantes" del Instituto. Estarán sujetos a lo dispuesto en el título I del presente Reglamento, del que tomarán conocimiento en el momento de su entrada en funciones.

2. Su retribución se fijará de manera global desde el comienzo de su actividad en el Instituto; se abonará en fracciones sucesivas, determinadas por el Director, en función del resultado de los estudios y trabajos para los que se hayan solicitado o aceptado sus servicios.

3. Los expertos designados y los becarios tendrán derecho al reembolso de los gastos de viaje ocasionados por ellos mismos, con exclusión de cualquier otra persona, en el momento de su llegada al Instituto y de su partida. Con carácter excepcional, el Director podrá decidir la concesión de este reembolso a un trabajador en prácticas.

(1) Adoptado por el Consejo, mediante procedimiento escrito, en virtud del artículo 8 de la Acción común n° 2001/554/PESC del Consejo, de 20 de julio de 2001 (DO L 200 de 25.7.2001, p. 1).

(2) Véase el anexo VIII del presente Reglamento.

(3) Las normas sobre devengo y cómputo de las indemnizaciones por desempleo figuran en el anexo I.

(4) Es decir, con exclusión de los parvularios o centros similares.

(5) Estos reembolsos corresponderán a gastos y no constituirán un complemento retributivo.

(6) En cuyo caso el propio Director impondrá la sanción.

(7) Los años de servicio efectuados anteriormente en otra Organización Coordinada se tendrán en cuenta a efectos de la adquisición de este derecho siempre que el agente no haya percibido ya esta indemnización en su destino anterior.

(8) Los años de servicio efectuados anteriormente en otra Organización Coordinada se tendrán en cuenta a efectos de la adquisición de este derecho siempre que el agente haya sido contratado por el Instituto no más de 6 meses después de haber cesado en sus funciones en la otra organización.

(9) O a partir de la fecha en que deje de pagarse la retribución del agente fallecido.

ANEXO I

INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO

Referencias:

a) Artículo 7 del Reglamento.

b) anexo V del 78o informe del Comité de Coordinación de expertos presupuestarios de los Gobiernos (agosto de 1972).

1. Circunstancias de atribución de la indemnización

Podrá abonarse una indemnización por despido(1) a un agente cuyo contrato sea rescindido en los siguientes casos:

a) supresión del puesto presupuestario;

b) modificación de la naturaleza o del nivel del puesto de trabajo con motivo de la cual el agente titular deje de reunir las cualificaciones necesarias para su desempeño;

c) retirada de la Junta Directiva del Estado miembro cuya nacionalidad posea el agente;

d) traslado de la sede del Instituto a más de 100 km o 60 millas de la localidad en la que fue contratado el agente, y negativa de éste al traslado, siempre que su contrato no prevea tal posibilidad;

e) retirada de la acreditación de seguridad(2) del agente por motivos que no sean disciplinarios.

No procederá conceder esta indemnización en caso de que:

f) el agente haya obtenido un puesto de trabajo del mismo grado en el Instituto;

g) el agente haya obtenido un puesto de trabajo en otra organización internacional en la misma localidad;

h) el agente sea funcionario de un Estado miembro y haya podido reincorporarse con retribución a su administración nacional en un plazo de 30 días desde la rescisión de su contrato por el Instituto;

i) el contrato del agente haya sido rescindido con motivo de un procedimiento disciplinario.

2. Indemnización de los agentes que hayan cumplido menos de 10 años de servicio en el Instituto(3)

En caso de que el contrato en curso de dichos agentes no haya expirado, tendrán derecho a una indemnización igual al 50 % de su retribución mensual neta multiplicada por el número de meses(4) que resten hasta el término de su contrato, con un máximo de 5 meses de retribución. Se entenderá por retribución neta el sueldo base más todos los complementos e indemnizaciones abonados mensualmente.

3. Indemnización de los agentes que hayan cumplido más de 10 años de servicio en el Instituto(5).

Dichos agentes tendrán derecho a una indemnización igual al 100 % de su retribución neta mensual sin indemnización por expatriación por año de servicio en el Instituto(6), con un máximo de 24 mensualidades. La cuantía de la indemnización no podrá representar un número de meses(7) superior al período que le reste al interesado para alcanzar el límite de edad previsto en el artículo 5 del presente Reglamento.

(1) Distinta de la asignación por cese en el servicio, que representa sencillamente la liquidación de los derechos a pensión.

(2) En caso de que el puesto que ocupe requiera esta habilitación.

(3) O 10 años de servicios ininterrumpidos acumulados entre el Instituto y otra organización internacional.

(4) O fracciones de mes, expresadas en treintavos.

(5) O 10 años de servicios ininterrumpidos acumulados entre el Instituto y otra organización internacional.

(6) O 10 años de servicios ininterrumpidos acumulados entre el Instituto y otra organización internacional.

(7) O fracciones de mes, expresadas en treintavos.

ANEXO II

INDEMNIZACIÓN POR EXPATRIACIÓN

1. Los agentes contemplados en el artículo 10 del Reglamento del personal percibirán mensualmente una indemnización por expatriación cuya cuantía se fijará del siguiente modo:

a) Para los agentes que tengan derecho a la asignación familiar:

- en el 18 % del sueldo de referencia durante los diez primeros años de servicio,

- en el 17 % del sueldo de referencia durante el undécimo año de servicio,

- en el 16 % del sueldo de referencia durante el duodécimo año de servicio,

- en el 15 % del sueldo de referencia a partir del decimocuarto año de servicio.

b) Para los agentes que no tengan derecho a la asignación familiar:

- en el 14 % del sueldo de referencia durante los diez primeros años de servicio,

- en el 13 % del sueldo de referencia durante el undécimo año de servicio,

- en el 12 % del sueldo de referencia durante el duodécimo año de servicio,

- en el 11 % del sueldo de referencia a partir del decimocuarto año de servicio.

2. El sueldo de referencia que se tendrá en cuenta será el sueldo base neto correspondiente al primer escalón del grado del agente.

3. El importe mínimo de la asignación por expatriación se calculará en función del primer escalón del grado B3.

ANEXO III

CONCEPTO DE HIJO Y DE PERSONA DEPENDIENTE

1. Hijos dependientes

a) Se considerará que un hijo legítimo, un hijo natural reconocido legalmente o un hijo adoptivo es dependiente del agente cuando éste asume de forma permanente su manutención y educación y el hijo convive de forma permanente con el agente o vive en la misma localidad en que esté destinado el agente o en que se encuentre el domicilio del otro cónyuge.

b) El agente interesado deberá presentar al servicio administrativo copia de los documentos legales que den fe de la dependencia material efectiva del hijo.

c) No tendrá la consideración de hijo dependiente del agente:

- el hijo que haya cumplido 26 años de edad;

- el que antes de dicha edad perciba un salario, una renta u honorarios a título personal;

- cuando el agente o el cónyuge que tenga la custodia del hijo perciba una asignación de igual naturaleza pagada con arreglo a la normativa nacional del país de acogida o del país cuya nacionalidad posea.

d) El servicio administrativo podrá exigir y recabar cualquier documento oficial o notarial que considere necesario para acreditar el derecho a las prestaciones correspondientes.

2. Personas dependientes

a) Se podrá considerar que una persona distinta de los hijos a que se refiere el apartado 1 es dependiente del agente si se cumplen las siguientes condiciones:

- que se trate de un ascendiente o de un pariente colateral directo o por afinidad;

- que dicha persona conviva de forma permanente con el agente o con su cónyuge o esté alojada habitualmente en una estructura de acogida especializada por motivos de salud;

- que dicha persona no disponga de recursos propios suficientes para subvenir a sus necesidades.

b) El agente interesado deberá presentar al servicio administrativo copia de los documentos legales que den fe de la dependencia material efectiva de la persona.

c) El servicio administrativo podrá exigir y recabar cualquier documento oficial o notarial que considere necesario para acreditar el derecho a las prestaciones correspondientes.

ANEXO IV

PERSONAS DEPENDIENTES CON MINUSVALÍA

1. Se considerará que presenta minusvalía toda persona con una afección que le produzca incapacidad de carácter grave y permanente, de lo que dé fe un certificado médico, y que requiera cuidados especializados o una vigilancia especial cuya prestación no sea gratuita, o bien una educación o formación especializadas.

2. La decisión de atribución de la asignación corresponderá al Director. Para ello, recabará el dictamen de una comisión que constituirá a tal efecto, de la que formará parte al menos un médico. En su decisión, el Director fijará el plazo durante el cual se atribuirá la asignación, que podrá ser revisado.

3. La afectación severa y crónica de las facultades físicas o mentales constituirá el criterio de apreciación de las afecciones que dan derecho a la aplicación de lo dispuesto en el presente Reglamento.

De tal manera, podrá considerarse que presentan minusvalía las personas dependientes que padezcan:

- una afección grave o crónica del sistema nervioso central o periférico de cualquier etiología: encefalopatías, miopatías y parálisis de tipo periférico,

- una afección grave del aparato locomotor,

- una afección grave de uno o varios sistemas sensoriales,

- una enfermedad mental crónica e invalidante.

Esta lista no es exhaustiva, sino de carácter indicativo, y no podrá utilizarse como base para evaluar el porcentaje de afectación o de incapacidad.

4. La cuantía de la asignación será igual a la de la asignación por hijo dependiente y adicional a la misma.

5. En caso de que el agente o su familia percibieran una asignación de igual naturaleza con cargo a un régimen nacional o internacional, la asignación abonada por el Instituto será igual a la diferencia entre el importe previsto en el presente Reglamento y el abonado con cargo a dicho régimen nacional o internacional.

ANEXO V

ASIGNACIÓN DE VIVIENDA

1. La cuantía de la asignación de vivienda será igual a un porcentaje de la diferencia entre el importe real del alquiler pagado por el agente, previa deducción de todos los gastos contemplados en la letra a) del apartado 5 del artículo 11, y un importe global que represente:

a) el 15 % del sueldo base neto para los agentes de los grados C y B hasta el grado B4 inclusive,

b) el 20 % del sueldo base neto para los agentes de los grados B5 y B6,

c) el 22 % del sueldo base neto para los agentes de los grados A1 y L1.

2. El importe de este porcentaje será igual a:

a) el 50 % para los agentes solteros y los agentes casados sin personas dependientes,

b) el 55 % para los agentes con una persona dependiente,

c) el 60 % para los agentes con dos o más personas dependientes.

3. El límite máximo de esta asignación será de:

a) el 10 % del sueldo base neto del interesado en el caso de los agentes de los grados C a B4,

b) el 15 % del sueldo base neto para los agentes de los grados B5, B6, A1 y L1.

Se entenderá por sueldo base neto el sueldo base efectivo tal y como figura en el baremo anual aprobado por la Junta Directiva, con exclusión de cualquier otro elemento positivo o negativo integrado en la retribución.

ANEXO VI

GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE DE MOBILIARIO Y ENSERES

SECCIÓN I - Gastos de viaje del agente y los miembros de su familia entre el lugar de residencia y el lugar de trabajo

1. Los agentes cuyo lugar de residencia esté situado a más de 100 kilómetros o 60 millas del lugar de trabajo tendrán derecho, en las condiciones establecidas en el artículo 22 del Reglamento, al reembolso de los gastos de viaje en que hayan incurrido efectivamente:

a) en el momento de su entrada en funciones, con motivo de su traslado desde el lugar de residencia al lugar de trabajo;

b) en caso de traslado del lugar de trabajo en el que fueron contratados a otro lugar de trabajo situado a más de 100 kilómetros o 60 millas;

c) en el momento de su cese en el servicio:

- con motivo de su traslado desde el lugar de trabajo al lugar en que residían en el momento de su entrada en funciones;

- o bien con motivo de su traslado desde el lugar de trabajo a un lugar de residencia distinto del mencionado en el inciso anterior, a condición de que la cuantía de los gastos que deban reembolsarse no sea mayor.

2. Se denegará total o parcialmente el reembolso de los gastos de viaje previsto en el apartado 1 en los siguientes casos:

a) en caso de que no se generara el derecho en el momento de la entrada en funciones;

b) en caso de que algún gobierno u otra autoridad sufragara total o parcialmente dichos gastos;

c) en el momento del cese en el servicio, si no se efectuara el viaje en un plazo de tres meses desde el cese de funciones o si no se presentara la solicitud a la administración dentro de los 30 días siguientes al traslado;

d) en el momento del cese en el servicio, en caso de que el interesado hubiera dimitido antes de cumplir doce meses de servicio en el Instituto.

3. Los agentes que cumplan las condiciones mencionadas en los dos apartados anteriores y que perciban la asignación familiar tendrán derecho además:

a) al reembolso de los gastos de viaje ocasionados efectivamente por el traslado de su cónyuge o de sus hijos dependientes cuando se reúnan con el agente en el lugar de trabajo;

b) al reembolso de los gastos de viaje ocasionados efectivamente por el traslado de su cónyuge o de sus hijos dependientes con ocasión del traslado del lugar de trabajo del agente a otro lugar de trabajo situado a más de 100 kilómetros o 60 millas, siempre que dicho traslado sea de duración indeterminada y superior a dos meses;

c) al reembolso de los gastos de viaje ocasionados efectivamente por el traslado de su cónyuge o de sus hijos dependientes en el momento de su cese en el servicio, con la salvedad de que podrá denegarse el reembolso si el miembro del personal hubiera dimitido antes de cumplir doce meses de servicio en el Instituto.

4. Los cónyuges y los hijos dependientes(1) se asimilarán a agentes del mismo grado que el interesado.

SECCIÓN II - Transporte del mobiliario y enseres de los agentes

1. Los agentes cuyo lugar de residencia esté situado a más de 100 kilómetros o 60 millas del lugar de trabajo tendrán derecho al reembolso de los gastos ocasionados efectivamente por el transporte de su mobiliario y enseres en los siguientes casos:

a) con motivo de su entrada en funciones;

b) en caso de traslado, por una duración indeterminada superior a dos meses, del lugar de trabajo a otro lugar de trabajo situado a más de 100 kilómetros o 60 millas;

c) en el momento de su cese en el servicio, con la salvedad de que podrá denegarse el reembolso si el agente hubiera dimitido antes de cumplir doce meses de servicio en el Instituto.

2. Se aplicarán los siguientes límites al reembolso de los gastos de transporte del mobiliario y enseres, con inclusión del embalaje(2):

a) Agentes que perciben la asignación familiar:

>SITIO PARA UN CUADRO>

más 750 kg o 5 m3 por cada hijo que conviva con el agente.

b) Agentes que no perciban la asignación familiar:

>SITIO PARA UN CUADRO>

Para acogerse a lo dispuesto en la presente sección, los agentes deberán someter a la aprobación previa del Jefe de la Administración y de Personal al menos dos presupuestos de empresas diferentes relativos a los gastos de transporte previstos, así como un inventario de su mobiliario y enseres.(3) Sólo se concederá el reembolso hasta el límite del derecho generado y a tenor del presupuesto más bajo.

3. Los agentes sólo podrán solicitar el reembolso previsto en la presente sección en caso de que no los sufrague total o parcialmente algún gobierno u otra autoridad.

(1) O personas dependientes con arreglo a lo dispuesto en el anexo IV.

(2) Los reembolsos no incluirán los gastos de seguro del mobiliario y enseres.

(3) Ambos presupuestos deberán referirse al mismo peso (o volumen cúbico) y a la misma distancia.

ANEXO VII

GASTOS DE MISIÓN

Los agentes que deban efectuar viajes al servicio del Instituto en virtud de una orden de misión tendrán derecho al reembolso total de sus gastos de transporte y al pago de dietas representativas de los gastos de estancia fuera del lugar de trabajo en virtud de lo dispuesto en el artículo 18 del Reglamento.

SECCIÓN I - Medios de transporte

Los desplazamientos de los agentes que desempeñen una misión se efectuarán utilizando los medios de transporte más económicos, a reserva de las excepciones previstas en la presente sección(1).

Se considerarán como medios de transporte de derecho común el avión y el ferrocarril. No obstante, el Director podrá autorizar a un agente que desempeñe una misión oficial a utilizar un vehículo particular o de servicio, en particular en caso de que un médico certifique la imposibilidad del agente de viajar en avión por razones médicas y de que el transporte ferroviario sea inexistente o su duración o su precio sean excesivos.

En caso de que un agente que desempeñe una misión oficial, tras haber recibido la correspondiente autorización, prefiera utilizar un medio de transporte que no sea el más económico, se aplicarán las siguientes normas:

- Se reembolsará exclusivamente el precio del viaje por el medio de transporte más económico.

- Las dietas se abonarán exclusivamente por el período que habría durado el viaje si hubiera utilizado el medio de transporte más económico.

- En caso de que, con motivo de esta opción del agente, la duración del viaje se viera incrementada en algunos días hábiles, se deducirán éstos de las vacaciones anuales.

1. Viajes aéreos

Salvo autorización excepcional del Director, todos los agentes viajarán en clase "turista" o equivalente.

2. Viajes ferroviarios

a) Los agentes de los grados A y L viajarán en primera clase.

b) Los agentes de los grados B y C viajarán en segunda clase.

c) Los viajes que requieran un trayecto nocturno de más de 6 horas justificarán el reembolso de los suplementos de "literas" pero no de "coche cama". En caso de utilizarse esta categoría, el gasto se reembolsará a los agentes a tenor de las tarifas de "literas" de 1a o de 2a clase, según su grado.

d) El Director podrá autorizar a determinados agentes a viajar en compañía de miembros del personal de grados superiores con miras a facilitar el desempeño de la misión oficial; en tal caso, el reembolso de los gastos de viaje se efectuará para todos los agentes con arreglo a la tarifa más elevada.

3. Viajes por carretera - Utilización de vehículos particulares

a) En interés del Instituto se podrá autorizar a los agentes a utilizar un vehículo particular. En tal caso, tendrán derecho a una indemnización por kilómetro calculada en función del itinerario habitual más corto. Con independencia del país en que se desarrolle la misión, esta indemnización se calculará en función del importe aplicable en el país en que esté establecido el Instituto; el importe vigente se indicará en una circular administrativa(2).

b) Si se autorizara al agente a transportar a otros agentes del Instituto, se le concederá una indemnización complementaria por kilómetro, igual al 10 % de la indemnización por kilómetro, por cada pasajero transportado(3); en caso de que la utilización de un itinerario conlleve gastos especiales (como el pago de peaje o el transporte del automóvil en un transbordador o contenedor), podrán reembolsarse dichos gastos previa presentación de justificantes, con excepción de cualquier gasto de transporte aéreo.

c) Los agentes que utilicen su vehículo particular deberán justificar previamente que han suscrito un contrato de seguro respecto de los daños que pudieran ocasionarse a terceros en caso de accidente, y en especial a los pasajeros transportados.

d) En caso de accidente, el Instituto no abonará ningún reembolso por los daños materiales sufridos.

SECCIÓN II - Dietas de los agentes en régimen de misión

1. Los agentes en régimen de misión tendrán derecho al pago de dietas cuya cuantía fijará anualmente la Junta Directiva. Los importes de las dietas para misiones en los países miembros de las Organizaciones Coordinadas se expresarán en la moneda local.

No obstante, el Director podrá autorizar:

a) la fijación de importes especiales para los países en que el costo de la vida sea superior o inferior a los índices habituales;

b) el pago de dietas más elevadas que las que corresponderían normalmente a un miembro del personal si es preciso para facilitar la misión oficial;

c) el pago de dietas en caso de baja por enfermedad en el curso de una misión, salvo que ésta se efectúe en la localidad del domicilio familiar del agente.

2. Las dietas se calcularán del siguiente modo:

a) los agentes tendrán derecho a tantas veces la cuantía diaria de las dietas como períodos de 24 horas cuente la duración de su misión(4);

b) no se devengarán dietas por los períodos inferiores a 4 horas;

c) en el caso de misiones de duración comprendida entre 4 y 8 horas, los agentes interesados percibirán la cuarta parte de la dieta diaria; se aplicará la misma regla para cualquier período comprendido entre 4 y 8 horas que supere un período completo de 24 horas;

d) en el caso de misiones de duración igual o superior a 8 horas que no impliquen alojamiento en un hotel, los agentes interesados percibirán la mitad de la dieta diaria; se aplicará la misma regla para cualquier período comprendido entre 8 y 24 horas que supere un período completo de 24 horas;

e) cuando la misión implique necesariamente el alojamiento en un hotel, podrá concederse a los agentes interesados la totalidad de la dieta diaria;

f) en el cálculo de las dietas, con el fin de tener en cuenta la duración del transporte hacia la estación principal o hasta el aeropuerto, se incrementará la duración real del viaje en un cantidad fija de:

- 2 horas para los transportes ferroviarios,

- 3 horas para los transportes aéreos.

3. Reducción de las dietas

Se reducirán las dietas:

a) cuando el viaje incluya las comidas o el alojamiento nocturno: en un 15 % por cada una de las principales comidas y en un 50 % por el alojamiento nocturno previsto en la cuantía de las dietas;

b) con motivo de la duración del trayecto, en tres décimas partes para los agentes que efectúen viajes nocturnos en barco, en litera o cabina, por ferrocarril o por vía aérea;

c) en tres décimas partes cuando los agentes sean enviados a desempeñar una misión en el lugar de su domicilio oficial y su familia todavía resida allí;

d) en tres cuartas partes, cuando facilite el alojamiento en el lugar de destino un organismo ajeno al Instituto.

4. Complementos de las dietas

Se prevé que las dietas cubran la totalidad de los gastos en que pueda incurrir el agente en el desempeño de una misión, con excepción de los gastos que se indican a continuación, que podrán dar lugar a un reembolso complementario:

a) importes abonados por la obtención de visados y otros gastos similares ocasionados por un viaje en misión oficial;

b) costes de transporte del exceso de equipaje por autorización expresa del Director;

c) gastos de envío y de correspondencia telegráfica y telefónica de larga distancia ocasionados por motivos de servicio;

d) gastos de recepción ocasionados al agente en las condiciones que determine el Director;

e) gastos de taxi, siempre que medie autorización previa del Director y previa presentación de los justificantes correspondientes.

Cuando, en determinadas circunstancias, los gastos de alojamiento representen más del 60 % del importe de las dietas, el Instituto podrá conceder un reembolso parcial o total de la diferencia, previa presentación de los justificantes correspondientes y siempre que se determine que tales gastos adicionales eran inevitables. El importe de este reembolso no podrá superar el 30 % de las dietas.

(1) Estas disposiciones podrán hacerse extensivas al personal temporal, por decisión del Director.

(2) El importe total que se abone no podrá superar el que el Instituto habría debido pagar de otro modo.

(3) En tal caso, no se reembolsará ningún gasto de viaje a los agentes que viajen como "pasajeros".

(4) La computación de estos períodos se hará desde la fecha y hora de salida del Instituto o del domicilio hasta la fecha y hora de llegada al Instituto o al domicilio. En caso de que el agente se encontrare de vacaciones o con licencia antes de iniciar la misión, la fecha y hora que se computarán serán las del inicio de la actividad; en caso de que el agente tomara vacaciones o una licencia al término de la misión, la fecha y hora que se computarán serán las del final de la actividad.

ANEXO VIII

ENFERMEDAD, MATERNIDAD Y OTRAS LICENCIAS ESPECIALES

1. Ausencias y licencias por enfermedad

a) Los agentes que estén ausentes más de tres días consecutivos por motivos de enfermedad o accidente deberán presentar un certificado médico en el plazo de tres días desde el cese en sus tareas.

b) Las ausencias por motivos de enfermedad o accidente de duración igual o inferior a tres días para las que no se presente un certificado médico, podrán dar lugar, en caso de que superen los nueve días hábiles en el curso del mismo año civil, a una reducción equivalente de las vacaciones anuales a las que tenga derecho el interesado, o en caso de que hubiera agotado su derecho a vacaciones, a una retención equivalente sobre su retribución.

c) Los agentes que estén ausentes por motivos de enfermedad o accidente tendrán derecho a una licencia por enfermedad y a la totalidad de su retribución y complementos durante un plazo máximo de trece semanas consecutivas, a condición de que presenten un certificado médico. Deberán reembolsar a la UE las prestaciones de enfermedad de que hayan disfrutado durante este período en virtud de la legislación de seguridad social vigente en el país de acogida.

d) El Director podrá decidir considerar que las ausencias frecuentes de corta duración por motivos de enfermedad justifican la rescisión del contrato.

e) El Director del Instituto podrá exigir en cualquier momento que se efectúe un examen médico al interesado.

f) El Director podrá decidir considerar que una ausencia continua por motivos de enfermedad o accidente de duración superior a trece semanas consecutivas justifica la rescisión del contrato.

2. Enfermedades contagiosas, vacunación y accidentes

a) Todo agente que contraiga una enfermedad contagiosa deberá ausentarse del lugar de trabajo y notificar inmediatamente su enfermedad al Jefe de la Administración y de Personal. En caso de declararse una enfermedad contagiosa en la familia o allegados de un miembro del personal, éste deberá advertir inmediatamente de ello al Jefe de la Administración y de Personal y someterse a las precauciones higiénicas que éste le indique. Todo miembro del personal que haya estado en contacto con una persona afectada por una enfermedad contagiosa y que por tal motivo deba ausentarse del lugar de trabajo tendrá derecho a la totalidad de su retribución, sin que su ausencia constituya permiso por enfermedad ni se deduzca de sus vacaciones anuales.

b) Los agentes deberán recibir las vacunaciones o inoculaciones preventivas que se consideren necesarias.

c) Cualquier accidente que sufra un agente en su lugar de trabajo o fuera de él, por escasa que parezca su importancia en el momento, deberá ser comunicado lo antes posible por el interesado al Jefe de la Administración y de Personal, junto con los nombres y señas de los posibles testigos.

3. Licencias especiales y por maternidad

a) El Director podrá conceder licencias especiales retribuidas total o parcialmente -que no superarán los diez días hábiles por año- o excedencias voluntarias con el mismo límite de diez días hábiles por años, por motivos personales, excepcionales o urgentes.

b) Se concederá a los agentes una licencia especial de cinco días hábiles con retribución completa, con ocasión de su matrimonio. Se concederá a los agentes una licencia de igual duración con motivo del fallecimiento de su cónyuge, de un descendiente directo o de un ascendiente directo.

c) Previa presentación del certificado médico correspondiente, se concederá a las agentes una licencia por maternidad con retribución completa que no constituirá licencia por enfermedad ni se deducirá de las vacaciones anuales. Esta licencia por maternidad tendrá una duración de dieciséis semanas y dará comienzo seis semanas antes de la fecha prevista del parto; En caso de que el parto se produzca después de la fecha prevista, se prolongará la licencia hasta que haya transcurrido un período de diez semanas desde el momento del parto.

Los agentes interesados reembolsarán a la UE la parte de las prestaciones de maternidad a las que tengan derecho por el mismo período en virtud del régimen de seguridad social francés.

ANEXO IX

COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CONSEJOS DE DISCIPLINA

1. Composición del Consejo de disciplina

El Consejo de disciplina estará compuesto del siguiente modo:

a) un agente de grado A o L, designado por el Director y distinto del Jefe de la Administración y de Personal o del superior jerárquico del interesado, que actuará como presidente,

b) un agente designado por el Director,

c) un agente del mismo grado que el interesado, designado por éste,

d) el Jefe de la Administración y de Personal, en calidad de asesor jurídico y sin derecho a voto.

2. Funcionamiento

a) El Consejo de disciplina tomará nota de todos los documentos necesarios para el estudio del caso que se le someta. Oirá al interesado a petición de éste, que podrá contar para ello con la asistencia o la representación de un agente del Instituto. El Consejo de disciplina oirá igualmente a cualquier otra persona que decida convocar.

b) Las reuniones del Consejo de disciplina no serán públicas. Los miembros de este Consejo guardarán secreta toda la información que reciban en el curso de la instrucción y la relativa a sus deliberaciones.

c) El Consejo de disciplina dirigirá al Director un dictamen motivado que versará sobre la procedencia de la sanción y sobre el nivel de la misma.

ANEXO X

COMISIÓN DE RECURSOS

A. Competencias

La Comisión de recursos será competente para resolver los litigios que pudieran motivar la infracción del presente Reglamento o los contratos a que se refiere el artículo 7. A tal efecto conocerá de las reclamaciones presentadas por los agentes o antiguos agentes, o por sus derechohabientes, contra una decisión del Director.

B. Composición y estatuto

a) La Comisión de recursos estará compuesta por un presidente y dos miembros, que podrán ser sustituidos por suplentes. El presidente o uno de los miembros, así como su suplente, deberán poseer formación jurídica.

b) El presidente, su suplente, los miembros y sus suplentes serán designados por la Junta Directiva por un período de dos años, y no serán miembros del personal del Instituto. En caso de indisponibilidad de alguno de ellos se efectuará una nueva designación por la parte restante del mandato.

c) Para que sus actuaciones sean válidas deberán estar presentes en la Comisión de recursos el presidente o su suplente y dos miembros titulares o suplentes.

d) Los miembros de la Comisión ejercerán sus funciones con plena independencia.

e) La Junta Directiva fijará la retribución del presidente, de los miembros y de sus suplentes.

f) La Comisión de recursos adoptará su reglamento interno sin perjuicio de lo dispuesto en el presente título.

C. Secretaría de la Comisión

a) El Director designará al secretario de la Comisión de recursos de entre el personal del Instituto.

b) En ejercicio de sus funciones, el secretario de la Comisión actuará como registrador y no estará sujeto a otra autoridad que la de la Comisión.

D. Incoación de recursos

a) Sólo se admitirán recursos ante la Comisión en caso de que el demandante no haya obtenido satisfacción previamente mediante un recurso de reposición presentado al Director.

b) El demandante dispondrá de un plazo de veinte días -contados desde la notificación de la decisión que considere lesiva o desde la fecha de oposición a las conclusiones del árbitro letrado- para presentar una solicitud por escrito con objeto de que la Comisión de recursos anule o modifique esa decisión. La solicitud se dirigirá al Jefe de la Administración y de Personal del Instituto, que acusará recibo al agente e iniciará el procedimiento de reunión de la Comisión.

c) Los recursos deberán presentarse en la secretaría de la Comisión en un plazo de dos meses desde la notificación de la decisión impugnada. No obstante, en casos excepcionales, especialmente en materia de pensiones, la Comisión podrá admitir a trámite recursos presentados en el plazo de un año desde la notificación de la decisión impugnada.

d) Los recursos deberán presentarse por escrito, deberán contener todas los motivos invocados por el interesado y acompañarse de los justificantes correspondientes.

e) Los recursos no tendrán efecto suspensivo.

E. Instrucción de los recursos

a) Los recursos se comunicarán inmediatamente al Director, que presentará sus observaciones por escrito. En el plazo de un mes desde la fecha de presentación del recurso se transmitirá una copia de dichas observaciones al secretario de la Comisión, así como al demandante, que dispondrá de un plazo de veinte días para presentar una réplica por escrito, de la que el secretario de la Comisión transmitirá copia inmediatamente al Director.

b) El secretario se encargará de comunicar a los miembros de la Comisión los recursos, los escritos y documentos justificativos presentados, las observaciones del Director y, en su caso, la réplica del interesado, dentro de los tres meses siguientes a la presentación de la reclamación y al menos quince días antes de la sesión en que serán examinados.

F. Convocatoria de la Comisión

La Comisión de recursos se reunirá previa convocatoria de su presidente. En principio, deberá estudiar los recursos que se le sometan en un plazo de cuatro meses desde su presentación.

G. Procedimiento ante la Comisión

a) Las sesiones de la Comisión de recursos no serán públicas, salvo que ésta decida otra cosa. Las deliberaciones de la Comisión serán secretas.

b) Tanto el Director o su representante como el recurrente asistirán a los debates y podrán exponer verbalmente cualquier argumento en apoyo de los motivos invocados en sus escritos.

c) La Comisión de recursos podrá exigir que se le transmita cualquier documento que considere de utilidad para estudiar los recursos que se le hayan presentado. Todo documento que se transmita a la Comisión se comunicará asimismo al Director y al recurrente.

d) La Comisión de recursos oirá a las partes y a todos los testigos cuyas declaraciones considere de utilidad en la controversia. Todo miembro del personal que sea citado como testigo estará obligado a comparecer ante la Comisión y no podrá negarse a facilitar la información requerida.

e) Toda persona que haya asistido a una sesión de la Comisión deberá guardar el máximo secreto sobre toda la información que reciba durante los debates y sobre las opiniones expresadas en los mismos.

H. Resolución definitiva y fallo de la Comisión de recursos

a) En circunstancias excepcionales y a título cautelar, la Comisión podrá decidir que se suspenda la aplicación de la medida impugnada hasta que recaiga la resolución definitiva que se prevé a continuación.

b) Las resoluciones de la Comisión se adoptarán por mayoría de votos. Se emitirán por escrito con exposición de los motivos. Tendrán carácter inapelable y ejecutivo para ambas partes un día completo después de su notificación.

c) No obstante, en caso de error material podrá interponerse recurso de rectificación contra las mismas. Los recursos de rectificación deberán presentarse en un plazo de seis meses desde el momento en que se constate el error.