Decisión de la Agencia Europea del Medio Ambiente

de 20 de marzo de 2000

que establece el Código de buena conducta administrativa de la Agencia

(2000/529/CE)

LA AGENCIA EUROPEA DEL MEDIO AMBIENTE,

Vistas las disposiciones sobre apertura del Tratado de Amsterdam y, en particular, el artículo 1 del Tratado de la Unión Europea y el artículo 21 del Tratado CE,

Vista la iniciativa adoptada por Roy Perry, ponente del informe anual de actividad de la Comisión de peticiones (ejercicio 1996-1997)(1), instando al establecimiento de un Código de buena conducta administrativa,

Vista la Resolución del Parlamento Europeo de 16 de julio de 1998 sobre el Informe anual de actividades (1997) del Defensor del Pueblo Europeo (C4-0270/98)(2),

Vista la investigación de oficio del Defensor del Pueblo Europeo sobre la existencia y el acceso público, en las distintas instituciones y organismos comunitarios, a un Código de buena conducta administrativa de los funcionarios en sus relaciones con el público,

Vista la Resolución del Parlamento Europeo de 15 de abril de 1999 sobre el informe anual de actividades (1998) del Defensor del Pueblo Europeo (C4-0138/99),

Visto el actual Código de conducta sobre el acceso del público a los documentos de la Comisión, anexo a la Decisión 94/90/CECA, CE, Euratom(3),

Considerando que el Tratado de Amsterdam ha introducido explícitamente el concepto de apertura en el Tratado de la Unión Europea, al afirmar que marca una nueva etapa en el proceso creador de una unión cada vez más estrecha en la cual las decisiones serán tomadas de la manera más abierta y próxima a los ciudadanos que sea posible;

Considerando que la Comisión Europea pretende asimismo reformar los procedimientos de la administración comunitaria para la plena aplicación de este concepto;

Considerando que, para que la administración se encuentre más próxima a los ciudadanos y para garantizar una mejor calidad de la misma, debería adoptarse un Código que contenga los principios básicos de buena conducta administrativa de los agentes en su trato con el público;

Considerando que un Código de tales características resultaría útil tanto para los agentes, por informarles de manera detallada de las normas de aplicación en el trato con el público, como para los ciudadanos, por poner en su conocimiento la norma de conducta que tienen derecho a esperar en su trato con las administraciones comunitarias;

Considerando que un Código de esta índole sólo puede ser eficaz si se trata de un documento públicamente accesible a los ciudadanos, publicado, por lo tanto, en forma de una decisión similar a la Decisión arriba mencionada sobre el acceso del público a los documentos de la Comisión;

Considerando que, en sus Resoluciones C4-0270/98 y C4-0138/99, el Parlamento Europeo acogió positivamente la iniciativa de un Código de buena conducta administrativa para las instituciones y organismos europeos, y destacó la urgente necesidad de que se elaborase tal Código a la mayor brevedad posible;

Considerando que el Parlamento Europeo subrayó asimismo la importancia de que tal Código fuera lo más parecido posible para todas las instituciones y organismos europeos y accesible a todos los ciudadanos europeos, y que se publicara en el Diario Oficial;

Considerando asimismo como fundamento jurídico de tal Código de conducta el Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, de 7 de mayo de 1990, por el que se crea la Agencia Europea del Medio Ambiente y la red europea de información y de observación sobre el medio ambiente, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 933/1999, y, en particular su artículo 17: "El personal de la Agencia estará sujeto a las normas y reglamentos aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas, al Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y el régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas" y la Decisión del consejo de administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente, de 21 de marzo de 1997, sobre el acceso del público a los documentos de la AEMA(4);

Considerando, pues, que resulta conveniente establecer un Código que rija los principios de buena conducta administrativa que deben respetar los miembros del personal de la AEMA en sus relaciones con el público, y que este Código sea accesible al público.

DECIDE:

Artículo 1

Disposición general

En sus relaciones con el público, el personal de la Agencia Europea del Medio Ambiente respetará los principios establecidos en la presente Decisión y que constituyen el Código de buena conducta administrativa, denominado en lo sucesivo "el Código".

Artículo 2

Ámbito de aplicación personal

1. El Código será aplicable a todos los funcionarios y otros agentes para los que rigen el Estatuto y el régimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas, en sus relaciones con el público. En lo sucesivo, el término "funcionario" se refiere tanto a los funcionarios como a los demás agentes.

2. La Agencia Europea del Medio Ambiente adoptará las medidas necesarias para garantizar que las disposiciones establecidas en el presente Código se apliquen también a otras personas que trabajen para ella, como personas contratadas bajo la modalidad de contratos de Derecho privado, expertos de administraciones nacionales en comisión de servicios y becarios.

3. El término "público" se refiere a personas físicas y jurídicas, independientemente de que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro o no.

Artículo 3

Ámbito de aplicación material

1. El presente Código contiene los principios generales de buena conducta administrativa aplicables a todas las relaciones de los funcionarios de la Agencia Europea del Medio Ambiente con el público, salvo que existan disposiciones específicas para las mismas.

2. Los principios establecidos en el presente Código no son aplicables a las relaciones entre la Agencia Europea del Medio Ambiente y sus funcionarios. Dichas relaciones se rigen por lo estipulado en el Estatuto.

Artículo 4

Legalidad

El funcionario actuará de conformidad con la legislación y aplicará las normas y procedimientos establecidos en la legislación comunitaria. En particular, el funcionario velará por que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de los ciudadanos estén basadas en la ley y por que su contenido cumpla la legislación.

Artículo 5

Ausencia de discriminación

1. Al tramitar las solicitudes del público y al adoptar decisiones, el funcionario garantizará el respeto del principio de igualdad de trato. Los miembros del público que se encuentren en la misma situación serán tratados de una manera similar.

2. De producirse alguna diferencia de trato, el funcionario garantizará que se encuentra justificada por las características pertinentes objetivas del caso en concreto.

3. En particular, el funcionario evitará toda discriminación injustificada entre miembros del público sobre la base de nacionalidad, sexo, raza u origen étnico, religión o creencias, discapacidad, edad u orientación sexual.

Artículo 6

Proporcionalidad

1. Al adoptar decisiones, el funcionario garantizará que las medidas adoptadas sean proporcionales al objetivo que se persigue. En particular, el funcionario evitará restringir los derechos de los ciudadanos o imponerles cargas cuando estas restricciones o cargas no sean razonables con respecto al objetivo perseguido.

2. Al adoptar decisiones, el funcionario observará un justo equilibrio entre los intereses de las personas privadas y el interés público general.

Artículo 7

Ausencia de abuso de poder

Los poderes se ejercerán únicamente con la finalidad para los que han sido otorgados por las disposiciones pertinentes. En particular, el funcionario evitará utilizar dichos poderes para objetivos que no posean fundamento legal o que no estén motivados por un interés público.

Artículo 8

Imparcialidad e independencia

1. El funcionario será imparcial e independiente. El funcionario se abstendrá de toda acción arbitraria que afecte adversamente a los miembros del público, así como de cualquier trato preferente por cualesquiera motivos.

2. El funcionario no se guiará por influencias exteriores de índole alguna, incluidas influencias políticas, ni por intereses personales.

3. El funcionario se abstendrá de ser involucrado en la adopción de una decisión sobre un asunto que afecte a sus propios intereses o a los de su familia, parientes, amigos y conocidos.

Artículo 9

Objetividad

Al adoptar decisiones, el funcionario tendrá en cuenta los factores relevantes y otorgará a cada uno de los mismos su propia importancia en la decisión, excluyendo de su consideración todo elemento irrelevante.

Artículo 10

Legítimas expectativas y coherencia

1. El funcionario será coherente en su propia práctica administrativa, así como con la actuación administrativa de la Agencia Europea del Medio Ambiente. El funcionario seguirá las prácticas administrativas normales de la Institución, salvo que existan razones fundadas para apartarse de tales prácticas en un caso individual.

2. El funcionario respetará las legítimas y razonables expectativas de los miembros del público a la luz de la actuación de la Agencia Europea del Medio Ambiente en el pasado.

Artículo 11

Equidad

El funcionario actuará de manera equitativa y razonable.

Artículo 12

Cortesía

1. El funcionario será diligente, correcto, cortés y accesible en sus relaciones con el público. Al responder a la correspondencia, llamadas telefónicas y correo electrónico, el funcionario tratará en la mayor medida posible de ser servicial y responder a las preguntas que se le planteen.

2. En caso de que el funcionario no sea competente para el asunto de que se trate, dirigirá al ciudadano al funcionario adecuado.

3. De producirse un error que afecte negativamente a los derechos o intereses de un miembro del público, el funcionario presentará sus excusas.

Artículo 13

Respuesta a cartas en la lengua del ciudadano

El funcionario garantizará que todo ciudadano de la Unión o cualquier miembro del público que se dirija por escrito a la Agencia Europea del Medio Ambiente en una de las lenguas del Tratado reciba una respuesta en esta misma lengua.

Artículo 14

Acuse de recibo e indicación del funcionario competente

1. Toda carta o reclamación dirigida a la Agencia será objeto de un acuse de recibo en el plazo de dos semanas, excepto en el caso de que en ese período pudiera enviarse una contestación pertinente.

2. La contestación o el acuse de recibo indicarán el nombre y el número de teléfono del funcionario que se esté ocupando del asunto, así como del servicio al que dicho funcionario pertenezca.

3. No será necesario enviar un acuse de recibo o una respuesta en aquellos casos en los que las cartas o reclamaciones resulten impertinentes por su número excesivo o su carácter repetitivo o absurdo.

Artículo 15

Obligación de remisión al servicio competente de la Institución

1. En caso de que se dirija o transmita una carta o reclamación a la Agencia Europea del Medio Ambiente a un programa o una unidad que no sean competentes para tramitarla, sus servicios garantizarán que el expediente en cuestión se remita sin demora al servicio competente de la Agencia Europea del Medio Ambiente.

2. El servicio que originariamente recibió la carta o la reclamación notificará el autor de esta remisión e indicará el nombre y el número de teléfono del funcionario al que se ha transmitido el expediente.

3. Si se dirige una carta a la Agencia Europea del Medio Ambiente para la que la Agencia no sea competente, sus servicios se encargarán de que sea transmitida al organismo europeo pertinente e informarán al remitente de a quién se ha transferido su expediente.

Artículo 16

Derecho a ser oído y a hacer observaciones

1. En aquellos casos que incumban a los derechos o intereses de ciudadanos, el funcionario garantizará que, en todas las fases del proceso de toma de decisiones, se respeten los derechos a la defensa.

2. Todo miembro del público tendrá derecho, en aquellos casos en los que deba adoptarse una decisión que afecte a sus derechos o intereses, a presentar comentarios por escrito y, en caso necesario, a presentar observaciones orales, con anterioridad a la adopción de la decisión.

Artículo 17

Plazo razonable para la adopción de decisiones

1. El funcionario garantizará que una decisión sobre toda solicitud o reclamación dirigida a la Institución se adopte en un plazo razonable, sin demora y, en cualquier caso, antes de transcurrido un período de dos meses a partir de la fecha de recepción. Esta misma norma se aplicará a la respuesta a cartas de miembros del público.

2. En caso de que una solicitud o reclamación dirigida a la Agencia Europea del Medio Ambiente no pueda, por la complejidad de los asuntos que plantee, decidirse dentro del plazo mencionado anteriormente, el funcionario informará al autor de la misma a la mayor brevedad posible. En este caso, deberá notificarse al autor de la solicitud o reclamación una decisión definitiva en el plazo más breve posible.

Artículo 18

Deber de indicar los motivos de las decisiones

1. Toda decisión de la Agencia Europea de Medio Ambiente que pueda afectar adversamente a los derechos o intereses de una persona privada deberá indicar los motivos en los que esté basada, exponiendo claramente los hechos pertinentes y el fundamento jurídico de la decisión.

2. El funcionario evitará adoptar decisiones basadas en motivos breves o vagos o que no contengan un razonamiento individual.

3. En el caso de que, debido al gran número de personas afectadas por decisiones similares, no resultara posible comunicar detalladamente los motivos de la decisión, procediéndose por lo tanto a respuestas de tipo normalizado, el agente, en una fase subsiguiente, facilitará al ciudadano que expresamente lo solicite un razonamiento individual.

Artículo 19

Indicación de las posibilidades de apelación

1. Una decisión de la Agencia que pueda afectar adversamente a los derechos e intereses de una persona particular contendrá una indicación de las posibilidades de apelación existentes con respecto a tal decisión. En particular, indicará la naturaleza de los recursos, los organismos ante los que pueden ejercerse, así como los plazos en los que deben ejercerse.

2. En particular, las decisiones remitirán a la posibilidad de recursos judiciales y reclamaciones al Defensor del Pueblo en las condiciones previstas en los artículos 230 y 195, respectivamente, del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Artículo 20

Notificación de la decisión

1. El funcionario garantizará que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de personas individuales se notifiquen por escrito, tan pronto como se haya adoptado la decisión, a la persona o personas afectadas.

2. El funcionario se abstendrá de comunicar la decisión a otras fuentes antes de que la persona o personas afectadas hayan sido informadas.

Artículo 21

Protección de datos

1. El funcionario que maneje datos personales referentes a un ciudadano respetará los principios establecidos en la Directiva 95/46/CE relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

2. En particular, el funcionario evitará el tratamiento de datos personales con fines no justificados o la transmisión de tales datos a personas no autorizadas.

Artículo 22

Solicitudes de información

1. El funcionario, cuando sea responsable del asunto de que se trate, facilitará a los miembros del público la información que soliciten. El funcionario velará por que la información que se comunique resulte clara y comprensible.

2. En caso de que una solicitud oral de información sea demasiado complicada o demasiado extensa para ser tratada, el funcionario indicará a la persona afectada que formule su petición por escrito.

3. En caso de que, por su confidencialidad, un funcionario no pudiera revelar la información solicitada, de conformidad con el artículo 18 del presente Código indicará a la persona afectada los motivos por los que no pueda comunicar la información.

4. En caso de solicitudes de información sobre cuestiones de las que no sea responsable, el funcionario dirigirá a la persona que presente la solicitud a la persona competente, indicándole su nombre y número de teléfono. En caso de solicitudes de información que afecten a otra Institución u organismo comunitario, el funcionario dirigirá al peticionario a dicha Institución u organismo.

5. En su caso, el funcionario, dependiendo del tema de la solicitud, dirigirá a la persona que trate de obtener la información al servicio de la Institución competente para facilitar información al público.

Artículo 23

Solicitudes de acceso público a documentos

1. En relación con las solicitudes de acceso a los documentos de la Agencia Europea del Medio Ambiente, el funcionario permitirá el acceso a estos documentos de conformidad con la Decisión del consejo de administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente, de 21 de marzo de 1997, respecto al acceso del público a los documentos de la AEMA(5).

2. Si el funcionario no puede satisfacer una petición oral de acceso a documentos, indicará al ciudadano que la formule por escrito.

Artículo 24

Mantenimiento de archivos adecuados

Los departamentos de la Agencia Europea del Medio Ambiente mantendrán adecuados archivos de su correspondencia de entrada y salida, de los documentos que reciban y de las medidas que adopten.

Artículo 25

Acceso público al Código

1. La Agencia Europea del Medio Ambiente adoptará las medidas necesarias para garantizar que el presente Código reciba la más amplia publicidad posible entre los ciudadanos. En concreto, garantizará la difusión de un folleto titulado "Código de buena conducta administrativa de la Agencia Europea del Medio Ambiente", que contendrá una presentación del Código y el texto completo del mismo en un anexo.

2. La Agencia Europea del Medio Ambiente facilitará una copia del presente Código a cualquier ciudadano que lo solicite.

Artículo 26

Derecho a reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo

Cualquier incumplimiento por parte de un funcionario de los principios establecidos en el presente Código podrá ser objeto de una reclamación al Defensor del Pueblo Europeo, de conformidad con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo(6).

Artículo 27

Revisión

La presente Decisión se revisará transcurrido un plazo de dos años a partir de su entrada en vigor. Para preparar dicha revisión, en 2002 el Director ejecutivo remitirá al Defensor del Pueblo Europeo un informe sobre la puesta en práctica de esta Decisión durante el período 2000-2002.

Artículo 28

Entrada en vigor

Con fecha de 20 de marzo de 2000, el consejo de administración aprueba la presente Decisión, que entrará en vigor el 20 de junio de 2000 tras su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Hecho en Copenhague, el 20 de marzo de 2000.

Por el consejo de administración de la AEMA

Kees Zoeteman

Presidente

Por la Agencia Europea del Medio Ambiente

Domingo Jiménez-Beltrán

Director ejecutivo

(1) A4 - 0190/97.

(2) DO C 292 de 21.9.1998, p. 168.

(3) DO L 46 de 18.2.1994, p. 58.

(4) DO C 282 de 18.9.1997, p. 5.

(5) Véase la nota 4.

(6) Decisión 94/262/CECA, CE, Euratom del Parlamento Europeo, de 9 de marzo de 1994, sobre los reglamentos y condiciones generales que regulan el desempeño de las funciones del Defensor del Pueblo, (DO L 113 de 4.5.1994, p. 15).