Reglamento (CE) no 2222/2000 de la Comisión

de 7 de junio de 2000

que establece normas financieras de aplicación del Reglamento (CE) n° 1268/1999 del Consejo relativo a la ayuda comunitaria para la aplicación de las medidas de preadhesión en los sectores de la agricultura y el desarrollo rural de los países candidatos de Europa Central y Oriental durante el período de preadhesión

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) n° 1268/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, relativo a la ayuda comunitaria para la aplicación de medidas de preadhesión en los sectores de la agricultura y el desarrollo rural de los países candidatos de Europa Central y Oriental durante el período de preadhesión(1), y, en particular, el apartado 2 de su artículo 9 y el apartado 2 de su artículo 12,

Considerando lo siguiente:

(1) El apartado 1 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1266/1999 del Consejo(2) relativo a la coordinación de la ayuda a los países candidatos en el marco de la estrategia de preadhesión, establece que la Comisión ejecutará la ayuda comunitaria de acuerdo con las normas del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas(3) y, en particular, con su artículo 114. El apartado 1 del artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1268/1999 dispone que la ayuda financiera deberá respetar los principios establecidos en el Reglamento (CE) n° 1258/1999 del Consejo, de 17 de mayo de 1999, relativo a la financiación de la política agrícola común(4). Aunque dicho Reglamento se aplica tanto a la sección de Orientación como a la sección de Garantía del Fondo Europeo de Orientación y de Garantía Agrícola, establece disposiciones específicas para la sección de Garantía, que se inscriben en el ámbito de aplicación del título VIII del Reglamento financiero.

(2) Está previsto que la aplicación de Sapard lleve consigo una consolidación de las instituciones en los países mencionados. En aplicación del Programa especial de adhesión para la agricultura y el desarrollo rural (Sapard), cada uno de los diez países candidatos mencionados en el apartado 1 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1268/1999 deberá encargarse del seguimiento de numerosos proyectos que, tomados individualmente, tendrán por lo general un alcance limitado desde el punto de vista financiero. Es aconsejable delegar en el país considerado las tareas de gestión, y el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999 prevé la posibilidad de atribuir la gestión al país candidato. Por consiguiente, la gestión de Sapard se llevará a cabo a través de agencias en los países candidatos en aplicación del enfoque descentralizado.

(3) Los criterios y condiciones mínimas para la gestión descentralizada prevista en el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999 se recogen en el anexo de dicho Reglamento. Esos criterios y condiciones son un reflejo de aquellos que deben cumplir los organismos pagadores para atenerse a las disposiciones relativas a la sección de Garantía del FEOGA previstas en el anexo del Reglamento (CE) n° 1663/95 de la Comisión(5), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 2245/1999(6). En consecuencia, la agencia que instituya cada uno de los países candidatos se organizará de conformidad con las disposiciones relativas a la sección de Garantía del FEOGA.

(4) Las disposiciones relativas a la sección de Garantía del FEOGA establecidas en el Reglamento (CE) n° 1663/95 abordan principalmente la función de pago. No obstante, además de esta función, las agencias de los países candidatos tendrán que desempeñar la de gestión, por lo que será necesario establecer asimismo los criterios oportunos en relación con esta última.

(5) Resulta oportuno prever la posibilidad de conceder una autorización provisional supeditada al cumplimiento de unos criterios mínimos o esenciales.

(6) A fin de que la Comisión pueda eximir de la aplicación del requisito de autorización previa, previsto en el apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999, y conferir al país candidato la gestión de la ayuda, será necesario aprobar la autorización nacional de la agencia Sapard en el país candidato.

(7) En la medida de lo posible, resulta conveniente servirse de las estructuras de los países candidatos que ya se están utilizando para efectuar determinadas transacciones financieras. En cada uno de estos países existe ya un Fondo nacional a través del cual se transfieren los fondos de Phare, y el inciso v) del apartado 2 del anexo del Reglamento (CE) n° 1266/1999 dispone que el ordenador de pagos nacional asumirá la plena responsabilidad financiera de la gestión de los fondos. Así pues, a efectos de aplicación del programa Sapard, resulta adecuado que el Fondo nacional sea en cada país candidato la autoridad competente que autorice la agencia Sapard y que supervise el ulterior cumplimiento de los criterios de autorización. El ordenador de pagos nacional servirá de enlace entre la Comisión y el país candidato para la comunicación de la información financiera.

(8) El Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales(7), establece en el apartado 2 de su artículo 31 que el primer compromiso se contraerá cuando la Comisión tome la decisión de autorizar la intervención. En este caso, y por lo que respecta a la contracción del compromiso presupuestario, este último sistema puede considerarse apropiado y aplicarse a Sapard mutatis mutandis.

(9) El apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999 prevé la ejecución de controles ex-post por parte de la Comisión. El procedimiento de liquidación de cuentas del FEOGA resulta un sistema eficaz para la auditoría de los pagos de las agencias descentralizadas y, en caso necesario, para recuperar los fondos abonados de forma irregular o indebida de los países candidatos.

(10) Las disposiciones de aplicación de Sapard se fijarán mediante acuerdos bilaterales celebrados entre la Comisión y cada uno de los países candidatos. Así pues, la Comisión elaborará con cada uno de los países candidatos un acuerdo de financiación plurianual en el que se establecerán las condiciones a que se supedita el empleo de las contribuciones realizadas con cargo al Sapard La contribución financiera de la Comunidad se fijará a través de acuerdos de financiación anuales.

(11) Con objeto de proteger los intereses financieros de la Comunidad, los países candidatos estarán sujetos a obligaciones similares a las de los Estados miembros por lo que respecta a los controles efectuados por los funcionarios de la Comunidad sobre los fondos de Sapard.

(12) Las medidas previstas en este Reglamento están en consonancia con el acuerdo del Comité de gestión del FEOGA.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

Ámbito de aplicación del presente Reglamento

1. El presente Reglamento fija las condiciones de atribución de la gestión de la ayuda prevista en el Reglamento (CE) n° 1268/1999 a las agencias de los diez países candidatos mencionados en el apartado 1 del artículo 1 de dicho Reglamento en virtud de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999.

2. La Comisión tiene previsto exigir a los países candidatos el respeto de dichas condiciones incluyéndolas en los acuerdos financieros negociados con cada uno de ellos.

Artículo 2

Definiciones

A efectos de lo dispuesto en el presente Reglamento, se entenderá por:

a) "países candidatos": aquéllos enumerados en el apartado 1 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1268/1999;

b) "fondo nacional": el organismo designado por el país candidato y situado bajo la autoridad del ordenador de pagos nacional que asume la plena responsabilidad financiera de la gestión de los fondos; actúa como autoridad competente. El ordenador de pagos nacional sirve de enlace en la transmisión de información financiera de la Comisión al país candidato, y viceversa;

c) "autoridad competente": el organismo del país candidato encargado de:

i) otorgar, controlar y retirar la autorización a la agencia Sapard a los fines del apartado 2 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1663/95, y

ii) designar un organismo de certificación;

d) "agencia Sapard": el organismo instituido por el país candidato, que opera bajo su responsabilidad y que desempeña dos funciones: una de gestión y otra de pago. Sólo puede autorizarse una agencia Sapard por país candidato;

e) "organismo de certificación": el órgano independiente de la agencia Sapard encargado de expedir la certificación de cuentas, informar sobre los sistemas de gestión y control y comprobar los elementos de cofinanciación;

f) "acuerdo de financiación plurianual": aquel en el que se especifican las normas aplicables a la cofinanciación en el marco de Sapard;

g) "acuerdo de financiación anual": aquel por el que se fija la asignación financiera para el año considerado, tomando como base los créditos consignados en el presupuesto comunitario y por el que se amplían o modifican, en caso necesario, las disposiciones, previstas en el acuerdo de financiación plurianual;

h) "cuenta en euros Sapard": la cuenta abierta por el ordenador de pagos nacional, bajo su responsabilidad, en una entidad financiera o del Tesoro, que devenga intereses en unas condiciones normales de mercado y que tiene por objeto la recepción de los pagos mencionados en el artículo 8; se utiliza exclusivamente para las operaciones realizadas en relación con Sapard y se expresa en euros;

i) "ejercicio financiero": el año civil comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

CAPÍTULO 2

ATRIBUCIÓN DE LA GESTIÓN

Artículo 3

Atribución de la gestión de la ayuda

1. Antes de decidir la atribución de la gestión de la ayuda a los países candidatos. La Comisión comprobará el cumplimiento de las condiciones previstas en el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1266/1999, denominadas en lo sucesivo "las condiciones", así como de las disposiciones de los artículos 4 a 6 y del anexo del presente Reglamento.

A fin de determinar el efectivo cumplimiento de las condiciones y disposiciones mencionadas en el párrafo primero, la Comisión:

- examinará las estructuras y procedimientos del fondo nacional relacionados con la aplicación del programa Sapard y los de la agencia Sapard y, en su caso, las estructuras y procedimientos de otros organismos en que se hayan delegado funciones con arreglo al apartado 4 del artículo 4, el apartado 3 del artículo 5 y el apartado 2 del artículo 6,

- llevará a cabo comprobaciones sobre el terreno.

2. La decisión de conferir la gestión a una agencia tendrá carácter provisional y se supeditará al cumplimiento de las condiciones y de las funciones y criterios establecidos en el anexo del presente Reglamento y de las disposiciones de los artículos 4 a 6.

3. La Comisión deberá controlar el cumplimiento permanente de las condiciones y disposiciones previstas en el anexo. Si en algún momento se observara que han dejado de cumplirse dichas condiciones, la Comisión revocará de forma inmediata su decisión y:

- se abstendrá de contraer cualquier nueva obligación financiera,

- dejará de transferir fondos de la Comunidad al país candidato de que se trate, y,

- cuando resulte adecuado, aplicará correcciones financieras a dicho país.

Artículo 4

Tareas desempeñadas por la autoridad competente

1. Las tareas desempeñadas por la autoridad competente incluirán aquellas establecidas en los apartados 3, 4, 6 y 7 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1663/95, mutatis mutandis. Podrá concederse una autorización provisional por un período que se fijará en función de la gravedad del problema, previa introducción de los cambios oportunos en las disposiciones administrativas y contables.

2. La decisión de autorización de la agencia Sapard por parte de la autoridad competente deberá basarse en un examen de los procedimientos y estructuras administrativos, de pago, de control y contables, incluidas las normas que regulan la selección de proyectos, las licitaciones y la contratación y en el respeto de las normas de contratación con arreglo a los criterios expuestos en el anexo. El mencionado examen se llevará a cabo aplicando normas de auditoría reconocidas internacionalmente. En caso de que se prevea conceder una autorización provisional, se exigirá un cumplimiento satisfactorio de las disposiciones del anexo, en particular, de las obligaciones relacionadas con los procedimientos escritos, la separación de funciones, la aprobación previa de los proyectos y los controles anteriores a los pagos, los procedimientos de pago, los procedimientos contables, la seguridad informática, la auditoría interna y, cuando proceda, con la disposiciones sobre contratación pública.

3. La autoridad competente controlará la autorización y la retirará de forma inmediata en caso de que dejen de cumplirse los requisitos necesarios, informando de ello sin demora a la Comisión.

4. La autoridad competente podrá delegar la tarea de examen mencionada en el apartado 2 en otros organismos siempre que éstos puedan desempeñarla de forma eficaz. En todos los casos, la responsabilidad última será asumida por el ordenador de pagos nacional.

Artículo 5

Tareas desempeñadas por la agencia Sapard

1. La función de gestión de la agencia Sapard comprenderá las siguientes actividades:

- convocatoria de solicitudes,

- selección de proyectos,

- examen de las solicitudes de autorización de los proyectos a la luz de las especificaciones y demás requisitos exigidos, de su admisibilidad y del contenido del Programa especial de adhesión para la agricultura y el desarrollo rural (Sapard), denominado, en lo sucesivo "el programa", incluidas, en su caso, las disposiciones sobre contratación pública,

- fijación de las obligaciones contractuales entre la agencia y los posibles beneficiarios y expedición de las autorizaciones para el inicio de los trabajos,

- realización de controles sobre el terreno antes y después de la autorización del proyecto,

- seguimiento del desarrollo de los proyectos en marcha,

- información sobre el progreso en relación con las medidas aplicadas, a la luz de una serie de indicadores.

2. La función de pago de la agencia Sapard comprenderá las siguientes actividades:

- control de las solicitudes de pago,

- realización de controles sobre el terreno a fin de evaluar si se cumplen las condiciones de subvencionabilidad,

- autorización de pagos,

- ejecución de pagos,

- contabilización de los compromisos y los pagos,

- cuando convenga, control de los beneficiarios tras el pago de la ayuda a fin de determinar si se siguen cumpliendo las condiciones fijadas para su concesión.

3. Las funciones de gestión y de pago no tendrán que desempeñarse forzosamente en el marco de una única estructura administrativa, sino que podrán ser realizadas por diversos organismos, siempre que se cumpla lo dispuesto en el punto 2.3 del anexo. Sin embargo, la ejecución de pagos y la contabilización de compromisos y pagos no podrán delegarse en ningún caso. La autorización de proyectos, los controles sobre el terreno y los procedimientos de pago estarán sujetos a la oportuna separación de funciones.

4. Todo cambio que se prevea introducir en la gestión o pago de la agencia Sapard una vez concedida su acreditación deberá ser sometido por la autoridad competente a la consideración de la Comisión.

5. Cuando la agencia Sapard no desempeñe simultáneamente las funciones de la autoridad de gestión prevista en el artículo 9 del Reglamento (CE) n° 2759/1999 de la Comisión(8), comunicará a dicha autoridad la información que juzgue necesaria para el desempeño de sus tareas.

Artículo 6

Tareas desempeñadas por el organismo de certificación

1. Las tareas del organismo de certificación comprenderán:

- la certificación de cuentas anuales de la agencia Sapard así como de la cuenta en euros Sapard,

- la elaboración de un informe anual sobre la idoneidad de los sistemas de gestión y control de la agencia Sapard para garantizar la conformidad del gasto con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 8,

- la comprobación de la existencia y exactitud del elemento de cofinanciación nacional previsto en el apartado 1 del artículo 9.

2. El organismo de certificación ejecutará estas tareas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1663/95 y en las orientaciones fijadas por la Comisión. Cuando el organismo designado sea el Tribunal de Cuentas o un organismo equivalente, éste podrá delegar parcial o totalmente el examen previsto en el apartado 1 del artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1663/95 en otros organismos, siempre que estos últimos puedan desempeñar eficazmente la tarea encomendada. En todos los casos, la responsabilidad última será asumida por el organismo de certificación.

3. La certificación de cuentas anuales y el informe de auditoría previstos en el apartado 1 del artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1663/95 y en el apartado 1 del artículo 13 del presente Reglamento se elaborarán antes del 15 de abril del ejercicio siguiente y se comunicarán a la Comisión el 30 de abril, a más tardar.

CAPÍTULO 3

PAGO Y CONTROL

Artículo 7

Compromisos presupuestarios

1. La decisión de la Comisión por la que se autoriza la firma de cada uno de los acuerdos de financiación anual dará lugar al compromiso de los créditos en el presupuesto de la Comunidad.

2. Sólo podrá procederse a la firma del primer acuerdo de financiación anual en nombre de la Comisión si:

- el programa ya ha sido aprobado por ella, y

- ambas partes han firmado el acuerdo de financiación plurianual.

3. La Comisión liberará la parte de un compromiso que no haya sido utilizada, en virtud de lo dispuesto en el párrafo segundo del apartado 2 del artículo 31 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 10.

Artículo 8

Pagos de la Comisión

1. Únicamente será objeto de cofinanciación comunitaria la ayuda Sapard concedida con arreglo a lo previsto en el programa aprobado por la Comisión, en los acuerdos de financiación plurianual y anual, y de acuerdo con lo dispuesto en la decisión de la Comisión prevista en el apartado 1 del artículo 3.

2. Los pagos se abonarán en euros en la cuenta en euros Sapard y de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 1, el párrafo segundo del apartado 2, el apartado 3, a excepción de las letras a), d) y de los párrafos penúltimo y antepenúltimo, y con arreglo a las letras a) y b) del apartado 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.

3. La Comisión efectuará un anticipo a cuenta, en la cuenta en euros Sapard. Dicho pago, que podrá realizarse en más de una entrega, no deberá sobrepasar el 49 % de la primera asignación anual para el país candidato en cuestión, establecida en el anexo de la Decisión 1999/595/CE de la Comisión(9). El pago sólo se efectuará a condición de que la autorización de la agencia Sapard haya sido objeto de la decisión prevista en el apartado 1 del artículo 3 y una vez celebrados los acuerdos de financiación plurianual y anual. En caso de que en los 18 meses siguientes a la fecha de abono del pago la Comisión no hubiera recibido ninguna solicitud de pago de acuerdo con lo dispuesto en eI artículo 10, dicho pago será objeto de reembolso.

4. Los pagos sucesivos se efectuarán de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.

5. La Comunidad no cofinanciará los gastos de cambio, las comisiones bancarias ni los riesgos cambiarios.

Artículo 9

Pagos efectuados por la agencia Sapard

1. Los pagos de la agencia Sapard al beneficiario:

- se efectuarán en moneda nacional y se adeudarán, según proceda, en la cuenta en euros Sapard. Por regla general, la orden u órdenes de pago al beneficiario o beneficiarios se emitirán en los cinco días siguientes al citado adeudo,

- se basarán en las declaraciones de los gastos en que haya incurrido el beneficiario. Las citadas declaraciones incluirán sólo los proyectos seleccionados y el gasto efectuado desde la fecha en que la Comisión adoptara la decisión contemplada en el apartado 1 del artículo 3.

Normalmente, la contribución de la Comunidad se efectuará de forma simultánea a la contribución nacional. Sin embargo, cuando se trate de beneficiarios del sector público, la contribución nacional podrá efectuarse previamente a la comunitaria.

2. La agencia Sapard deberá poder determinar la contribución pública total a las ayudas individuales y a las subvenciones de los proyectos.

3. La agencia Sapard llevará un registro de cada pago en el que deberá constar, como mínimo, la siguiente información:

- importe en moneda nacional,

- importe equivalente en euros.

4. Todo sobrepago, es decir, las cantidades que rebasen el importe adeudado, señalado por la agencia Sapard, se contabilizará inmediatamente en la cuenta en euros Sapard y se sustraerá de las solicitudes de pago a la Comisión contempladas en el artículo 10.

5. El saldo final de la ayuda se abonará con arreglo a lo previsto en las letras a) y b) del apartado 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, una vez se hayan adoptado las decisiones mencionadas en los artículos 13 y 14.

6. La agencia Sapard velará por que las solicitudes de pago de los beneficiarios se tramiten a su debido tiempo. Cuando transcurran más de tres meses entre la recepción de todos los documentos justificativos y la emisión de la orden de pago, la cofinanciación comunitaria podrá reducirse, según lo previsto en el apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 296/96 de la Comisión(10).

Artículo 10

Solicitudes de pago a la Comunidad Europea

1. La Comisión atenderá únicamente las solicitudes de pago elaboradas trimestralmente por la agencia Sapard, presentadas siguiendo un modelo establecido por la Comisión y remitidas por el ordenador de pagos nacional a esta última en el mes siguiente al término de cada trimestre. Sin embargo, podrán remitirse solicitudes adicionales siempre y cuando lo justifique el riesgo de que el saldo neto en la cuenta en euros Sapard se agote antes de que se hayan tramitado las siguientes solicitudes trimestrales.

2. En la solicitud figurarán como mínimo los siguientes datos:

- el importe abonado por la agencia Sapard a los beneficiarios durante el trimestre precedente, expresado en moneda nacional y en euros, y desglosado por medida y por contribución nacional y comunitaria,

- el saldo de los fondos comunitarios en la cuenta en euros Sapard tras el adeudo más reciente,

- información detallada sobre las deudas pendientes de cobro.

3. La Comisión comprobará si las solicitudes de pago cumplen las condiciones fijadas en las letras b), c), e) y f) del apartado 3 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.

4. La Comisión reembolsará los gastos declarados en las solicitudes de pago, en principio, en los dos meses siguientes a la recepción de una solicitud de pago aceptable, supeditando este reembolso a la comprobación mencionada en el apar- tado 3.

Artículo 11

Tipo de cambio e intereses

1. La conversión entre el euro y la moneda nacional se hará al tipo de cambio publicado por el Banco Central Europeo:

- cuando se trate de pagos efectuados por la agencia Sapard, el penúltimo día hábil de la Comisión del mes anterior a aquel del registro del gasto en las cuentas de la agencia Sapard. La fecha de emisión de la orden de pago al beneficiario será la indicada en las cuentas,

- cuando se trate de sobrepagos de la agencia Sapard, el penúltimo día hábil de la Comisión del mes anterior a aquel en que se haya constatado el sobrepago,

- cuando se trate de importes fijados por las decisiones de liquidación de cuentas y de conformidad de la liquidación, el penúltimo día hábil de la Comisión del mes anterior al mes en que se haya adoptado la decisión.

2. Cuando se incumplan los plazos previstos en el apartado 5 del artículo 13 y en el apartado 4 del artículo 14, los posibles importes pendientes devengarán intereses a un tipo igual al tipo euribor para los depósitos a tres meses publicados por el Banco Central Europeo, más 1,5 puntos porcentuales. El tipo será la media mensual del mes en que se haya notificado la decisión mencionada en estos artículos.

3. Los intereses devengados por la cuenta en euros Sapard se utilizarán exclusivamente para la ejecución del programa. Dichos intereses no estarán sujetos a una reducción por cargas, salvo en los casos en que éstas sean de carácter fiscal.

Artículo 12

Medidas a iniciativa de la Comisión

La Comisión, en los casos en que no haya concedido al país candidato la asignación total anual prevista en el apartado 4 del artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1268/1999, decidirá el empleo del importe no asignado con arreglo a decisiones específicas.

Artículo 13

Decisión de liquidación de cuentas

1. Sin perjuicio de las decisiones mencionadas en el artículo 14, el país candidato elaborará, para cada ejercicio financiero, una declaración anual presentada con arreglo a un modelo establecido por la Comisión, acompañada de un certificado y un informe de auditoría, tal como exige la letra b) del apartado 1 del artículo 6 del Reglamento (CE) n° 1258/1999, el artículo 4, las letras a), c) y e) del apartado 1 y el apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CE) n° 1663/95. El ordenador de pagos nacional remitirá dicha declaración a la Comisión.

2. Los documentos mencionados en el apartado 1 deberán obrar en poder de la Comisión a más tardar el 30 de abril del año siguiente al ejercicio financiero considerado.

Serán de aplicación las disposiciones previstas en la primera y penúltima frases del apartado 1, la letra c) del apartado 2 y los apartados 3 y 4 del artículo 7 del Reglamento (CE) n° 296/96. Para el ejercicio financiero "n" se tendrán en cuenta todas las operaciones registradas en las cuentas de la agencia Sapard durante ese ejercicio financiero "n".

3. Antes del 30 de septiembre del año siguiente al ejercicio financiero considerado, la Comisión liquidará la cuenta de la agencia Sapard de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1258/1999 y en el artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1663/95 (esta actuación se denominará, en lo sucesivo, "la decisión de liquidación de cuentas"). La decisión de liquidación de cuentas abarcará asimismo la liquidación de la cuenta en euros Sapard. También se liquidará el importe que haya de abonarse en la cuenta en euros Sapard, en virtud de lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 9 y la segunda frase del apartado 3 del artículo 11.

4. La Comisión comunicará al país candidato considerado los resultados del examen de la información remitida antes del 31 de julio siguiente al término del ejercicio financiero. Si por motivos imputables al país candidato la Comisión no pudiera liquidar las cuentas de este último antes del 30 de septiembre, notificará al país candidato las investigaciones ulteriores que tenga previsto emprender.

5. Normalmente, el importe que resulte de la decisión de liquidación de cuentas se sumará o deducirá de uno de los pagos que la Comisión efectúe ulteriormente al país candidato. No obstante, en los casos en que el importe que deba deducirse fijado por la citada decisión sea superior al importe de los posibles pagos ulteriores, el importe excedentario se le reconocerá a la Comisión en euros en los dos meses siguientes a la notificación de esa decisión. No obstante, la Comisión podrá decidir, caso por caso, que cualquier importe que le sea reconocido se compense con los pagos que la Comisión tenga que abonar al país candidato en virtud de cualquier instrumento comunitario.

Artículo 14

Decisión de conformidad de la liquidación

1. La Comisión adoptará una decisión sobre los gastos que deban excluirse de la cofinanciación comunitaria en caso de que constate que el gasto no se ha efectuado de conformidad con las normas contempladas en el párrafo segundo del apartado 1 del artículo 8, denominada, en lo sucesivo, "decisión de conformidad de la liquidación".

2. Los procedimientos relativos a la conformidad de la liquidación se desarrollarán con arreglo a los mecanismos y procedimientos vigentes para la aplicación del apartado 4 del artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1258/1999 y del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1663/95.

3. La corrección financiera puede entrañar la aplicación de correcciones a tanto alzado cuando la agencia Sapard no haya concebido o llevado a cabo correctamente los controles y la negativa a compensar la corrección financiera prevista con el gasto destinado a otros proyectos.

4. El importe que deba recuperarse en virtud de la decisión de conformidad de la liquidación prevista en el apartado 1 se comunicará al ordenador de pagos nacional, que garantizará el abono del mismo en euros a la Comisión en los dos meses siguientes a la notificación de la decisión. El importe fijado en dicha decisión no se reasignará al programa Sapard. No obstante, la Comisión podrá decidir, caso por caso, que cualquier importe que le sea reconocido se compense con los pagos que la Comisión tenga que abonar al país candidato en virtud de cualquier instrumento comunitario.

Artículo 15

Disposiciones sobre archivo y control

1. La agencia Sapard y el Fondo nacional mantendrán sus documentos a disposición de la Comisión por un período de cinco años a partir de la fecha en que se haya realizado el pago definitivo al beneficiario.

2. Cuando se lleven a cabo controles en virtud de lo dispuesto en el Reglamento (CE) n° 1268/1999, las disposiciones del Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo(11) así como los apartados 1 y 2 del artículo 8 y los apartados 1 y 2 del artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1258/1999 se aplicarán, mutatis mutandis, a la ejecución del programa Sapard.

3. Los países candidatos estarán obligados a aplicar lo dispuesto en el Reglamento (CE) n° 1681/94 de la Comisión(12) con respecto a las irregularidades y la organización de un sistema de información en este ámbito.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 7 de junio de 2000.

Por la Comisión

Franz Fischler

Miembro de la Comisión

(1) DO L 161 de 26.6.1999, p. 87.

(2) DO L 161 de 26.6.1999, p. 68.

(3) DO L 356 de 31.12.1977, p. 1.

(4) DO L 160 de 26.6.1999, p. 103.

(5) DO L 158 de 8.7.1995, p. 6.

(6) DO L 273 de 23.10.1999, p. 5.

(7) DO L 161 de 26.6.1999, p. 1.

(8) DO L 331 de 23.12.1999, p. 51.

(9) DO L 226 de 27.8.1999, p. 23.

(10) DO L 39 de 17.2.1996, p. 5.

(11) DO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(12) DO L 178 de 12.7.1994, p. 43.

ANEXO

FUNCIONES Y CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN DE LA AGENCIA SAPARD

1. FUNCIONES

En relación con el gasto del programa Sapard, la agencia Sapard desempeñará, principalmente, las siguientes funciones:

1.1. Autorización de compromisos y pagos: el objetivo de esta función es la determinación del importe que deberá pagarse a un solicitante de conformidad con las disposiciones del acuerdo de financiación, en particular, de las relacionadas con la admisibilidad de las solicitudes de autorización o de pago, el cumplimiento de los compromisos contraídos en relación con la autorización de proyectos y los procedimientos de licitación y contratación, así como la verificación del trabajo efectuado o de los servicios suministrados.

1.2. Ejecución de pagos: esta función tiene por objeto la emisión de una orden dirigida a los organismos pagadores de la agencia, o en determinados casos, a un servicio de pagos del Gobierno, con vistas al pago de la cantidad autorizada al solicitante (o a su cesionario).

1.3. Contabilidad de compromisos y pagos: el objetivo de esta función es el registro de los compromisos y los pagos, por separado, en los libros de contabilidad donde se consigna el gasto del programa Sapard, normalmente, por medios electrónicos, y la preparación de las cuentas recapitulativas de gastos periódicas, incluidas las declaraciones periódica y anual a la Comisión Europea. Los libros de contabilidad registrarán asimismo los datos relativos a la deuda pendiente de cobro.

1.4. Control: dicha función tiene por objeto la comprobación de los hechos en que se basan las solicitudes a fin de analizar si se atienen a las disposiciones del acuerdo de financiación y cumplen las condiciones que exige el compromiso. Esta función incluirá, en su caso, controles previos a la selección de proyectos, nuevas mediciones, controles sobre la cantidad y calidad de los bienes y servicios suministrados, análisis o controles de muestras, controles previos a los pagos y verificación de cualquier disposición específica mencionada en el acuerdo de financiación en relación con la subvencionabilidad del gasto. A fin de determinar dicha subvencionabilidad, los controles requerirán, cuando proceda, exámenes de carácter técnico que podrán implicar una evaluación económica y financiera y controles específicos de tipo agrícola, técnico o científico.

1.5. Información: el objetivo de esta función es asegurar que el progreso de cada proyecto y medida se comunica de forma que quede garantizada una aplicación eficaz y efectiva.

2. CRITERIOS

2.1. La estructura administrativa de la agencia preverá la separación de las tres funciones de autorización de los proyectos y los pagos, ejecución y contabilización de los pagos, cada una de las cuales deberá ser responsabilidad de una subunidad administrativa separada, cuyas competencias se definirán en un organigrama.

2.2. La agencia Sapard aplicará los procedimientos siguientes u otros que ofrezcan garantías equivalentes:

2.2.1. La agencia establecerá por escrito procedimientos detallados relativos a la recepción, registro y tratamiento de las solicitudes de autorización de proyectos y de pago, facturas, documentos justificativos e informes de control; incluyendo la descripción de todos los documentos a utilizar.

Dichos procedimientos garantizarán la tramitación exclusiva de aquellas solicitudes de autorización de proyectos o de pago seleccionadas que cumplan los criterios establecidos.

2.2.2. La separación de funciones estará estructurada de tal forma que un funcionario, en toda circunstancia y en relación con cualquier proyecto, sea competente solamente para las tareas derivadas de una de las siguientes atribuciones: autorización de los proyectos, autorización de los pagos, pago o contabilización de los importes, y además, ningún funcionario desempeñará una de estas funciones sin que su trabajo sea supervisado por un segundo funcionario. Las responsabilidades de cada funcionario se definirán por escrito, delimitándose sus límites competenciales en materia financiera. La formación de personal será la apropiada y se aplicará una estrategia de rotación del personal destinado en puestos de especial responsabilidad o, en su defecto, se incrementará la supervisión.

2.2.3. Cada funcionario responsable de la función de autorización tendrá a su disposición una lista exhaustiva de las comprobaciones que deba efectuar, e incluirá entre los documentos justificativos de la solicitud su certificación de que se ha procedido a tales controles. La certificación podrá realizarse por medios electrónicos de acuerdo con las condiciones establecidas en el punto 2.2.6.

Deberá quedar constancia de que el trabajo realizado ha sido revisado por un funcionario de mayor grado. El análisis, la evaluación y la aprobación de los proyectos deberán quedar plasmados por escrito. El análisis de los proyectos deberá guiarse por el principio del logro de una gestión sana y eficaz.

2.2.4. Las solicitudes sólo se autorizarán una vez que se hayan efectuado controles suficientes para comprobar su conformidad con lo dispuesto en el acuerdo de financiación y con el contenido del programa Sapard. Entre estos controles, figurarán los exigidos por la normativa que regule la medida específica correspondiente a la solicitud de ayuda, y los necesarios para prevenir y detectar posibles fraudes e irregularidades teniendo especialmente en cuenta los riesgos existentes.

En el marco de la función de autorización, las solicitudes serán objeto de controles a fin de determinar el respeto de las condiciones fijadas, su admisibilidad, la exhaustividad y exactitud de los documentos justificativos que las acompañan, la fecha de recepción, etc.

Los controles que vayan a realizarse figurarán en una lista, y su ejecución deberá ser certificada para cada solicitud o grupo de solicitudes.

Por lo que respecta a los bienes y servicios entregados, el control constará de dos partes:

- un control documental, a fin de asegurarse de que los datos sobre la cantidad, calidad y precio de los bienes y servicios que figuran en la factura coinciden con los de los solicitados,

- un control material, con objeto de garantizar que la cantidad y calidad de los bienes y servicios se corresponden con las que figuran en la factura o solicitud.

Dicho control también podrá llevarse a cabo de forma sistemática durante la entrega de los bienes o servicios, es decir, cuando se efectúen los pagos iniciales o intermedios.

2.2.5. Los procedimientos deberán garantizar que el pago se realice exclusivamente al beneficiario, o en su cuenta bancaria o en la de su cesionario. El pago será ejecutado por el organismo pagador de la agencia, o, en su caso, por un servicio de pagos del Gobierno, o mediante cheque expedido por correo, dentro de los 5 días laborables siguientes a la fecha del adeudo de los fondos en la cuenta bancaria Sapard. Se establecerán los procedimientos necesarios para garantizar que todos los pagos para los que no se haya llevado a cabo la transferencia correspondiente, o los cheques que no hayan sido cobrados, sean restituidos a la cuenta en euros Sapard. No se realizarán pagos en efectivo. La autorización del funcionario facultado y/o de su supervisor podrá realizarse por medios electrónicos siempre y cuando se garantice un grado adecuado de seguridad, y se introduzca la identidad del firmante en los registros electrónicos.

2.2.6. Cuando el tratamiento de solicitudes o facturas se lleve a cabo mediante un sistema informático, el acceso a dicho sistema estará protegido y controlado de tal manera que:

- toda la información introducida en el sistema sea convenientemente verificada para garantizar que los errores en la introducción de datos se detectan y corrigen,

- solamente puedan introducir, modificar o verificar los datos mediante un código de acceso los funcionarios debidamente autorizados,

- la identidad de cada funcionario responsable de introducir o modificar los datos o programas deberá figurar en un registro de operaciones. Los códigos de acceso deberán cambiarse regularmente para evitar abusos. Los sistemas informáticos deberán protegerse del acceso no autorizado mediante controles materiales, y la información deberá conservarse en copias de seguridad guardadas en lugares separados y protegidos. La introducción de información deberá ser objeto de controles lógicos dirigidos a detectar toda información incoherente o de carácter excepcional.

2.2.7. Los procedimientos deberán garantizar el registro de los cambios que se produzca en los tipos y condiciones, así como la oportuna actualización de las instrucciones, bases de datos y listas de control.

2.3. La función de autorización y control podrá delegarse total o parcialmente en otros organismos siempre que:

2.3.1. Las responsabilidades y obligaciones de estos otros organismos, especialmente las relativas al control y a la verificación de la conformidad con lo dispuesto en el acuerdo de financiación, estén claramente definidas.

2.3.2. Los organismos dispongan de sistemas eficaces que aseguren el cumplimiento de sus responsabilidades de manera satisfactoria.

2.3.3. Los organismos confirmen explícitamente a la agencia que cumplen realmente con sus responsabilidades y especifiquen los medios utilizados a tal fin.

2.3.4. La agencia Sapard deberá ser informada regular y oportunamente de los resultados de los controles efectuados, de tal manera que antes de proceder a la autorización o liquidación de una solicitud o al pago de una factura pueda determinar que se han realizado los suficientes controles. El trabajo efectuado será descrito detalladamente en un informe que acompañará cada solicitud o grupo de solicitudes o, cuando se considere oportuno, en un informe relativo a un determinado año. El informe irá acompañado de una certificación de admisibilidad de las solicitudes aprobadas y de la naturaleza, alcance y límites del trabajo realizado. Se especificarán los controles materiales o administrativos efectuados, describiendo el método utilizado para llevarlos a cabo, y se informará de los resultados de todas las inspecciones y medidas adoptadas en relación con las discrepancias e irregularidades detectadas. Deberán presentarse a la agencia justificantes que garanticen suficientemente que se han llevado a cabo todos los controles necesarios para comprobar la admisibilidad de las solicitudes o facturas autorizadas.

2.3.5. Antes de la autorización del proyecto y del pago del gasto, la agencia Sapard deberá asegurarse de que los demás organismos han aplicado procedimientos que se ajustan a los criterios establecidos en el presente anexo.

2.3.6. Habrá que definir y documentar debidamente los criterios aplicados en la evaluación de las solicitudes y en el establecimiento de su orden de prioridad.

2.3.7. En caso de que los documentos relativos a las solicitudes autorizadas, el gasto comprometido y los controles efectuados queden en poder de otros organismos, tanto la agencia como esos organismos establecerán un procedimiento destinado a garantizar que la localización de cuanto documento resulte relevante para los pagos específicos efectuados por la agencia esté debidamente registrada, y que estos documentos se pongan a disposición en caso de inspección en las oficinas de la agencia a petición de las personas y órganos normalmente habilitados para controlar tales documentos, esto es:

- el personal de la agencia encargado de tramitar la solicitud,

- el servicio de control interno de la agencia,

- el organismo encargado de certificar la declaración anual de la agencia,

- los funcionarios comisionados por la Unión Europea.

2.3.8. La agencia Sapard celebrará acuerdos por escrito con los organismos en que haya delegado funciones. En dichos acuerdos deberán definirse claramente las funciones que vaya a desempeñar el organismo delegado, así como el tipo de documentos justificativos y de informes que habrán de remitirse a la agencia Sapard en los plazos fijados al efecto. Todo este sistema, incluidas las funciones delegadas en otros organismos, deberá hacerse constar en un organigrama.

Dichos acuerdos autorizarán el acceso de los funcionarios de la Comisión, del Tribunal de Cuentas y de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude a la información en poder de estos organismos delegados, así como la investigación de las solicitudes, que puede incluir la realización de controles sobre los proyectos y los beneficiarios de la ayuda.

2.4. Los procedimientos contables deberán garantizar que las declaraciones de gastos a la Comisión sean íntegras, precisas (proyecto o título de la cuenta correctos) y realizadas en los plazos adecuados, y que se detecte o corrija cualquier error u omisión, especialmente a través de controles y conciliaciones llevadas a cabo a intervalos no superiores a tres meses.

Los procedimientos contables de la agencia Sapard deberán garantizar la capacidad del sistema de contabilidad para ofrecer, en euros y en moneda nacional, por oficina regional y en relación con cada proyecto, contrato, medida o submedida, el coste total, el gasto comprometido, los pagos a cuenta y los saldos. Se fijarán plazos para la cancelación de los compromisos en los casos en que el trabajo no se haya acabado con arreglo al calendario establecido. Dichas cancelaciones deberán quedar oportunamente registradas en la contabilidad.

2.5. La agencia Sapard dispondrá de un servicio de auditoría interna. El objetivo de dicho servicio, o procedimiento equivalente, es asegurar el funcionamiento eficaz del sistema de control interno de la agencia. Este servicio será independiente de los demás departamentos de la agencia y rendirá cuentas directamente a los órganos de dirección de la misma. El servicio de auditoría interna comprobará si los procedimientos adoptados por la agencia son adecuados, de modo que garanticen el cumplimiento del programa y del acuerdo de financiación y que la contabilidad sea precisa, completa y se efectúe en su debido momento. Las comprobaciones podrán limitarse a las medidas o submedidas seleccionadas y a algunas muestras de las transacciones, siempre que exista un plan de auditoría que asegure que queden cubiertos todos los sectores importantes, incluidos los departamentos o servicios responsables de la autorización y aquéllos en los que se han delegado funciones, durante un periodo no superior a tres años. El trabajo del servicio de control se desempeñará de acuerdo con normas de auditoría internacionalmente aceptadas, quedará registrado en documentos de trabajo y se plasmará en informes y recomendaciones dirigidos a los órganos de dirección de la agencia. Los planes e informes de auditoría deberán ponerse a disposición del Organismo de certificación y de los funcionarios comisionados por la Unión Europea para la realización de auditorías financieras con el único objeto de evaluar la efectividad de la función de auditoría interna.

2.6. Las normas sobre contratación pública de servicios, obras y suministros en el país candidato deberán ajustarse a las establecidas en la Guía de la Comisión(1) titulada "Contratos de servicios, suministros y obras celebrados en el marco de la cooperación comunitaria para terceros países", a excepción del requisito de autorización previa por parte de la Comisión.

2.7. Los servicios, obras suministros y equipos suministrados por empresas privadas deberán ser originarios de la Comunidad o de los países mencionados en el apartado 1 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1268/1999. Esta norma se aplica asimismo a los suministros y equipos adquiridos por el contratista para contratos de obras o servicios si dichos suministros y equipos van a pasar a pertenecer al proyecto una vez se haya completado el contrato.

2.8. Por lo que respecta, en particular a las garantías extinguidas, reembolsos de pagos, etc, la agencia establecerá un sistema de reconocimiento de todas las cantidades adeudadas a la cuenta en euros Sapard y un sistema de registro de todas estas deudas en un libro mayor de deudores antes de su cobro. El libro mayor de deudores se inspeccionará periódicamente con objeto de adoptar las medidas necesarias para la recaudación de las deudas vencidas.

2.9. La agencia Sapard pondrá en conocimiento de todos los posibles operadores o gestores de proyectos la disponibilidad de la ayuda a fin de contar con una base de candidatos potenciales lo más amplia posible. Previamente al lanzamiento del Programa, se elaborarán impresos de solicitud normalizados que incluirán instrucciones claras para su cumplimentación e información sobre las condiciones que deben reunirse para acogerse a la ayuda.

2.10. Tramitación de las solicitudes de los beneficiarios en su debido momento.

2.11. La agencia Sapard establecerá un sistema adecuado a fin de informar sobre el progreso de cada proyecto o medida en relación con una serie de indicadores definidos con antelación. En caso necesario, y previa autorización del comité de seguimiento, dichos indicadores se revisarán.

En caso de que se produzcan retrasos en el logro de los objetivos fijados con antelación, habrá que adoptar las medidas oportunas. Se guardará constancia de todas las medidas adoptadas.

Se empleará un sistema de información sobre la gestión apropiado que permita elaborar con rapidez los informes de información sobre los proyectos y medidas. Previa solicitud, dichos informes se pondrán a disposición de la autoridad. de gestión, el organismo de coordinación y la Comisión.

(1) SEC(1999) 1801 final: "Contratos de servicios, suministros y obras celebrados en el marco de la cooperación comunitaria para terceros países".