INFORME sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos (EMEA - Londres) (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas de la Agencia (97/C 393/03)

1.1. El presente Informe va dirigido al consejo de administración de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos, de conformidad con el apartado 10 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con el apartado 7 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93, la ejecución del presupuesto es competencia del Director Ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 11 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables en el ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente Informe.

1.4. Los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA EVALUACIÓN DE MEDICAMENTOS (EMEA - LONDRES) EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria

1.5. La contabilidad presupuestaria de la Agencia no permite garantizar el principio de intangibilidad de los asientos contables, ya que se pueden modificar a posteriori sin que sea posible detectarlo. Tampoco permite detectar posibles excesos de crédito.

1.6. El sistema actual no permite que el ordenador de pagos introduzca datos contables (propuesta de compromiso y orden de pago) en el ordenador. El contable anota dichos datos en la contabilidad pro memoria (bloqueo temporal) antes de recibir la aprobación y el visado del interventor. Dicha práctica no permite ofrecer una información precisa y en tiempo real sobre las cuentas. Dado que aún no es operativo el sistema Sincom 2, que debería sustituir al sistema de contabilidad actual, convendría buscar sin tardanza una solución alternativa.

Contabilidad general - analítica

1.7. El programa de contabilidad general que se emplea en la actualidad es insuficiente para las necesidades de la Agencia y no está integrado con el sistema de contabilidad presupuestaria. Por otro lado, la Agencia no dispone de un sistema de contabilidad analítica, indispensable para establecer si la tabla de cánones fijada por el Consejo (3) basta para cubrir los gastos de evaluación.

Utilización de los créditos

1.8. El importe de los créditos prorrogados de 1995 a 1996 asciende a 5,9 millones de ecus. De dicho importe, 1,7 millones de ecus (el 29 %) han sido anulados. También han sido anulados 0,9 millones de ecus de créditos de reutilización de 1995 no utilizados en 1996.

1.9. Únicamente se ha ejecutado el 79,6 % de los créditos corrientes [22,6 millones de ecus antes del presupuesto rectificativo y suplementario (PRS) y 17,9 millones de ecus tras la reducción debida a la aprobación de un presupuesto rectificativo], y el 20,7 % se ha anulado (4,7 millones de ecus). La razón principal ha sido la imposibilidad de contratar personal a su debido tiempo (únicamente se ha cubierto el 65 % de los puestos previstos), mientras que la segunda ha sido la disminución de las solicitudes de licencias y de los estudios correspondientes.

1.10. Los créditos prorrogados de 1996 a 1997 ascienden a 4,8 millones de ecus. De dicha suma, 1,7 millones y 2,8 millones de ecus corresponden, respectivamente, a los títulos II (gastos administrativos) y III (gastos operativos). En el título II, un importe de 1,1 millones de ecus corresponde a las compras de material de nueva tecnología. En el título III, 1,3 millones de ecus corresponden a los honorarios pagaderos a los examinadores durante el examen (iniciado en 1996 y finalizado en 1997) y 0,8 millones de ecus, a los medicamentos para uso humano.

Administración de anticipos

1.11. La pérdida de 0,02 millones de ecus en el año 1994 se ha anotado como gastos pendientes de regularización en 1995 y 1996, en contra de los principios contables.

Ingresos - Subvenciones - Recursos propios

1.12. Los ingresos totales realmente cobrados, 18,4 millones de ecus, representan el 81 % de la cantidad prevista en principio en el presupuesto.

1.13. Los cánones cobrados ascienden a 7 millones de ecus. Únicamente se ha podido cobrar y revisar el 73 % del importe previsto en principio. En el balance figuran 0,9 millones de ecus por cánones que aún no han sido revisados y consignados de acuerdo con el apartado 3 del artículo 5 del Reglamento financiero de la Agencia.

1.14. En 1997, la Agencia ha adoptado un nuevo sistema informático para los ingresos, que será examinado a lo largo de la próxima fiscalización.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 214 de 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 9 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93, las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia relativos al ejercicio financiero 1996 quedaron establecidas el 26 de marzo de 1997, fecha en la que fueron firmadas por el Director Ejecutivo de la Agencia y remitidas a la Comisión, al consejo de administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 31 de marzo de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente Informe.

(3) DO L 35 de 15. 2. 1995.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>

SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) El importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

RESPUESTAS DE LA EMEA

1.5. En ausencia de un sistema comercial informatizado que satisfaga las exigencias del Reglamento financiero, y hasta que esté disponible el nuevo sistema Sincom 2 desarrollado por la Comisión, que cada Agencia está adaptando a sus necesidades, esta Agencia gestiona su contabilidad presupuestaria mediante el programa informático «Excel». Este programa garantiza que la información necesaria para la buena gestión del presupuesto esté siempre disponible, y proporciona a la dirección de la Agencia información oportuna y actualizada. El programa controla los créditos presupuestarios, los compromisos, los pedidos, los bloqueos de créditos, y los pagos. El sistema existente muestra aquellas operaciones que sobrepasan los créditos presupuestarios.

El justificante de cada partida introducida en el sistema presupuestario es el documento firmado por el ordenador de pagos. Lleva el visado del interventor y es tratado por la contabilidad. Es cierto que el sistema utilizado por la Agencia aún no está completamente informatizado, y dado que el sistema no conserva en su memoria los cambios de registro, permite, en principio, efectuar modificaciones sin que éstas dejen huella alguna en la contabilidad general. No obstante, hay que señalar que todos los compromisos, liberaciones, órdenes de pagos, etc. se preparan y clasifican conforme a los reglamentos, y que en anexo figuran los justificantes necesarios. Con el nuevo sistema no será posible realizar cambios a posteriori sin dejar huella.

1.6. La EMEA, al igual que la mayor parte de las Agencias, espera que los trabajos relativos al proyecto Sincom 2 estén terminados en 1997 a fin de disponer del mismo. El nuevo sistema permitirá una mejor integración de la contabilidad general con la contabilidad presupuestaria. Hace dos años la EMEA lanzó, junto con las demás Agencias, una licitación pública para adquirir programas informáticos de contabilidad, con resultados decepcionantes. La EMEA cuenta con poder disponer, a finales de 1997, del sistema Sincom 2 adaptado a sus propias necesidades.

1.7. El 5 de febrero de 1997 el consejo de administración aprobó un informe relativo al coste de las actividades operacionales, que ha sido transmitido a la Comisión. La Agencia está organizando su sistema contable para incluir en él la contabilidad analítica. Por otra parte, se ha empezado a utilizar un programa piloto para el registro electrónico de las actividades.

1.8. El importe de 0,9 millones de ecus de créditos de reutilización de 1995 no utilizados en 1996 se refiere en particular al artículo 204 (arreglo de los locales). Dado que estos créditos no pueden ser transferidos y que los arreglos no han sido importantes en 1996, la cantidad en cuestión ha sido anulada.

1.11. En el artículo 5 del Reglamento financiero se estipula que los gastos de un ejercicio se contabilizarán en ese mismo ejercicio, tomando como base los gastos cuya orden haya llegado al interventor hasta el 31 de diciembre, y cuyo pago haya sido efectuado hasta el 15 de enero siguiente. Como consecuencia de una interpretación imprecisa de esta disposición, en 1994 se imputó la cantidad de 16 915,22 ecus a la administración de anticipos. Después de debatir este asunto con los inspectores del Tribunal de Cuentas, se regularizó la cantidad con cargo al presupuesto de 1997.

1.13. Si bien es cierto que, en cuanto disponga de más experiencia en este ámbito, la Agencia podrá mejorar sus previsiones respecto al volumen de expedientes por recibir, teniendo en cuenta igualmente el ritmo estacional de su presentación, también lo es que, en el futuro, la Agencia no estará en disposición de formular con un año de antelación una previsión exacta de las intenciones de la industria farmacéutica y, por lo tanto, de los ingresos previstos.

Estas incertidumbres inducen a la Agencia a adoptar una política prudente en materia de gastos.