DECISIÓN DEL CONSEJO

de 3 de mayo de 1999

por el que se establece un Reglamento financiero que rige los aspectos presupuestarios de la gestión, por parte del Secretario General del Consejo, de los contratos celebrados por este último, en su calidad de representante de determinados Estados miembros, en lo que se refiere a la instalación y al funcionamiento del servidor de asistencia al usuario (Help Desk Server) de la Unidad de gestión y de la fase II de la red Sirene

(1999/323/CE)

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Vista la primera frase del párrafo segundo del apartado 1 del artículo 2 del Protocolo anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, por la que se integra el acervo de Schengen en el marco de la Unión Europea,

(1) Considerando que el Secretario General del Consejo ha sido autorizado, mediante Decisión 1999/322/CE del Consejo de 3 de mayo de 1999(1), a actuar, en el contexto de la integración del acervo de Schengen en el marco de la Unión Europea, como representante de determinados Estados miembros a efectos de la celebración de contratos relativos a la instalación y al funcionamiento del servidor de asistencia al usuario de la Unidad de gestión y de la fase II de la red Sirene y gestionar dichos contratos;

(2) Considerando que las obligaciones financieras resultantes de dichos contratos no están a cargo del presupuesto de las Comunidades Europeas y que, por lo tanto, no son de aplicación las disposiciones del Reglamento financiero, de 21 de diciembre de 1977, aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas(2);

(3) Considerando que, por lo tanto, es necesario establecer normas específicas para definir las modalidades relativas al establecimiento y a la ejecución del presupuesto necesario para cumplir las obligaciones resultantes de dichos contratos, al cobro de las contribuciones a cargo de los Estados de que se trata, así como a la rendición y a la verificación de cuentas,

DECIDE:

CAPÍTULO I

Principios generales

Artículo 1

A efectos del presente Reglamento financiero, el "presupuesto" es el acto por el que se disponen y autorizan previamente, para cada ejercicio, los ingresos y los gastos necesarios para cumplir las obligaciones resultantes de los contratos a los que se refiere la Decisión del Consejo de 3 de mayo de 1999.

Artículo 2

Por el presente Reglamento financiero se fijan las disposiciones relativas al establecimiento y a la ejecución del presupuesto.

Artículo 3

1. El presupuesto está subdividido en títulos en función de los contratos que deben gestionarse. El título relativo al contrato al que se refiere el apartado 1 del artículo 1 de la Decisión del Consejo de 3 de mayo de 1999 está subdividido en capítulos relativos, respectivamente, al presupuesto de instalación y al presupuesto de funcionamiento de la fase II de la red Sirene. En caso necesario, cada capítulo se subdividirá en artículos.

2. Los créditos consignados en cada título no podrán destinarse a otros títulos de gastos.

Artículo 4

1. Todos los ingresos y gastos se consignarán por su importe íntegro en el presupuesto y en las cuentas, sin compensación entre sí. El conjunto de ingresos cubrirá el conjunto de gastos.

2. El ejercicio presupuestario comenzará el 1 de enero y finalizará el 31 de diciembre.

3. Las contribuciones al presupuesto de los Estados a los que se refiere el artículo 21, las cuales se reciben antes del inicio del ejercicio al que corresponden, se contabilizarán en el presupuesto de dicho ejercicio.

4. Los gastos de un ejercicio se contabilizarán en ese mismo ejercicio, tomando como base los gastos cuyas órdenes de pago hayan sido recibidas por el interventor a más tardar el 31 de diciembre y que hayan sido abonados por el contable antes del 15 de enero siguiente.

CAPÍTULO II

Establecimiento del presupuesto

Artículo 5

1. El presupuesto se establecerá en euros.

2. El Secretario General del Consejo informará al Grupo "Sistema informático Schengen", denominado en lo sucesivo "el Grupo SIS", antes del 30 de septiembre acerca del anteproyecto de presupuesto, que irá acompañado de una exposición de motivos.

3. El Grupo SIS dará su parecer sobre dicho anteproyecto.

4. El Secretario General establecerá el proyecto de presupuesto y lo remitirá a más tardar el 31 de octubre a los Estados a los que se refiere el artículo 21.

5. Los Estados miembros a los que se refiere el artículo 21, reunidos en el seno del Consejo, adoptarán el presupuesto antes de que finalice el año.

6. La Decisión de adopción del presupuesto, debidamente notificada por el Secretario General a los Estados a los que se refiere el artículo 21, conlleva el carácter exigible de las contribuciones de dichos Estados.

Artículo 6

1. En caso de que el presupuesto no se hubiere adoptado con carácter definitivo a principios del ejercicio:

- las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente, por capítulos, dentro del límite de la doceava parte del total de los créditos autorizados en cada uno de los títulos del presupuesto para el ejercicio anterior,

- se podrán solicitar contribuciones de los Estados miembros a que se refiere el artículo 21 dentro del límite mensual de una doceava parte de las contribuciones abonadas en virtud del último presupuesto aprobado regularmente.

2. La decisión de recurrir a cada doceava parte en gastos e ingresos, dentro del límite de las tres doceavas partes de los importes consignados en el último presupuesto regularmente adoptado, será tomada por el Secretario General, que la comunicará por carta a los Estados miembros a los que se refiere el artículo 21.

3. De superarse el límite de las tres doceavas partes de los importes consignados en el último presupuesto regularmente adoptado, la decisión de autorizar pagos y solicitar contribuciones será tomada por los Estados miembros a los que se refiere el artículo 21 reunidos en el seno del Consejo.

4. La adopción definitiva del presupuesto pondrá fin, con carácter inmediato, a la aplicación de las disposiciones que hayan podido tomarse en virtud de los párrafos anteriores.

Artículo 7

1. Los posibles proyectos de presupuestos suplementarios o rectificativos se presentarán, estudiarán y aprobarán según la misma forma y el mismo procedimiento que el presupuesto cuyas previsiones modifican.

2. Cada año se presentará un presupuesto rectificativo dentro de un plazo de un mes a partir de la fecha de cierre de cuentas previsto en el apartado 1 del artículo 25, cuyo objetivo es consignar el saldo de ejecución del ejercicio anterior, en ingresos si es positivo y en gastos si es negativo.

Artículo 8

El presupuesto será accesible al público.

CAPÍTULO III

Ejecución del presupuesto y contabilidad

Artículo 9

La ejecución del presupuesto se realizará con arreglo al principio de la separación entre el ordenador y el contable. Las funciones de ordenador, de contable y de interventor financiero serán incompatibles entre sí.

Artículo 10

1. La función de ordenador de ingresos y gastos será ejercida por un director general de la Secretaría General del Consejo. El ordenador ejecutará el presupuesto en nombre de la Secretaría General y dentro de los límites de los créditos asignados. Podrá delegar sus poderes en un director.

2. El ordenador podrá decidir acerca de las transferencias de artículo a artículo dentro de cada capítulo. Podrá, con el acuerdo del Grupo SIS, decidir acerca de las transferencias de capítulo a capítulo dentro de un mismo título. El Grupo SIS dará su acuerdo con arreglo a las mismas condiciones que las adoptadas para emitir su dictamen sobre el presupuesto.

Artículo 11

La función de interventor será ejercida por el interventor financiero del Consejo según las normas aplicables a la función de este último.

Artículo 12

El cobro de los ingresos y el pago de los gastos serán realizados por un contable adscrito a la Dirección General A de la Secretaría General del Consejo.

Artículo 13

1. Para el cobro de cualquier crédito devengado en virtud del artículo 21, será necesaria una orden de ingreso expedida por el ordenador. Las órdenes de ingreso se transmitirán al contable, que las presentará al interventor financiero para su visto bueno.

2. El visto bueno del interventor tendrá por objeto comprobar:

- la exactitud de la imputación presupuestaria,

- la regularidad y la conformidad de la orden de ingreso respecto de las disposiciones aplicables,

- la regularidad de los documentos justificativos,

- la exactitud de la designación de la autoridad competente del Estado deudor,

- la consignación de la fecha de vencimiento,

- la exactitud del importe y de la divisa.

3. El contable se hará cargo de las órdenes de ingreso debidamente establecidas.

Artículo 14

1. Cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto deberá ir precedida de una propuesta de compromiso por parte del ordenador dirigida al contable; en dicha propuesta deberán figurar el objeto del gasto, su cuantía, su imputación presupuestaria y la designación del acreedor. El contable presentará la propuesta al interventor financiero para solicitar su visto bueno.

2. El visto bueno del interventor financiero tendrá por objeto comprobar:

- la conformidad de la presentación de la propuesta de compromiso con el apartado 1,

- la exactitud de la imputación presupuestaria,

- la disponibilidad de los créditos en el presupuesto,

- la regularidad y la conformidad del gasto respecto de las disposiciones aplicables.

Artículo 15

1. La liquidación de un gasto por el ordenador tendrá por objeto:

- comprobar la existencia de los derechos del acreedor,

- determinar o comprobar la realidad y el importe de la deuda,

- comprobar las condiciones del carácter exigible del pago,

- comprobar la conformidad con la orden de prestaciones de servicios o de compra.

2. El ordenador podrá hacer efectuar las comprobaciones bajo su responsabilidad.

Artículo 16

1. El ordenador dará al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la orden de pagar un gasto cuya liquidación haya efectuado.

2. En las órdenes de pago deberán figurar:

- el ejercicio en que vaya a imputarse el pago,

- el título, el capítulo y el artículo del presupuesto,

- el importe de la suma que deba pagarse expresado en cifras y letras, con indicación de la divisa,

- el nombre y la dirección del beneficiario;

- la finalidad del gasto,

- el método de pago,

- el número y la fecha del visto bueno de los compromisos correspondientes.

3. La orden de pago llevará la fecha indicada por el ordenador y su firma.

4. El contable presentará la orden de pago, acompañada de los justificantes originales, al interventor financiero para solicitar su visto bueno.

5. El visto bueno tendrá por objeto comprobar:

- la regularidad de la emisión de la orden de pago,

- la conformidad de la orden de pago con el compromiso de gasto y la exactitud de su importe,

- la exactitud de la imputación presupuestaria,

- la disponibilidad de los créditos en el título o en el artículo de que se trate en el presupuesto,

- la regularidad de los documentos justificativos,

- la exactitud de la designación del beneficiario.

6. Todo gasto deberá estar cubierto previamente por las contribuciones de los Estados a los que se refiere el artículo 21 o, en su defecto, por un crédito bancario. De recurrirse a una financiación bancaria previa por falta de pago, los costes se repartirán entre los Estados que hayan incumplido, proporcionalmente a las contribuciones que no hayan abonado y habida cuenta de la duración de los retrasos.

Artículo 17

Los pagos se efectuarán a través de una cuenta bancaria abierta específicamente a tal efecto a nombre de la Secretaría General del Consejo. Para las órdenes de transferencias bancarias será necesaria la firma conjunta de dos funcionarios designados por el Secretario General, de los cuales uno será necesariamente el contable.

Artículo 18

En caso de que el interventor financiero deniegue el visto bueno a que se refieren los artículos 13, 14 o 16, y si el ordenador mantuviese su propuesta, se informará de ello al Secretario General. Excepto en los casos en que se cuestione la disponibilidad de los créditos, éste podrá, mediante una decisión debidamente motivada, no tener en cuenta dicha denegación de visto bueno y confirmar la orden de ingreso, el compromiso de gasto o la orden de pago. El Secretario General informará de ello, en el plazo de un mes, al Tribunal de Cuentas. Dicha Decisión tendrá carácter ejecutivo a partir de la fecha de la denegación del visto bueno.

Artículo 19

La responsabilidad disciplinaria del ordenador, del interventor financiero y del contable en caso de incumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento financiero será la que prevé el Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas.

Artículo 20

La contabilidad se llevará por año civil según el procedimiento llamado "de partida doble". En ella se consignará la totalidad de los ingresos y de los gastos ocurridos en el transcurso del ejercicio presupuestario.

CAPÍTULO IV

Contribuciones de los Estados

Artículo 21

1. Los ingresos del presupuesto se constituirán mediante las contribuciones financieras de los Estados miembros siguientes: Austria, Bélgica, Alemania, Dinamarca, España, Finlandia, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Portugal y Suecia, así como por Islandia y Noruega.

2. Las contribuciones financieras de dichos Estados, fijadas por el presupuesto, se expresarán en euros.

Artículo 22

Los Estados a los que se refiere el artículo 21 pondrán a disposición del Secretario General sus contribuciones financieras, con arreglo al reparto que figura a continuación:

El reparto de las contribuciones entre los Estados miembros a los que se refiere el artículo 21, por un lado, e Islandia y Noruega, por otro ("los demás Estados") se determinará, anualmente, sobre la base de la parte correspondiente a cada Estado miembro afectado y a los demás Estados en el total de los productos interiores brutos (PIB) del año anterior de todos los Estados mencionados en el artículo 21. El reparto de las contribuciones entre los Estados miembros afectados se determinará, anualmente, una vez deducidas las contribuciones de los demás Estados, en función de la parte del recurso IVA de cada uno de dichos Estados miembros en el total del recurso IVA de la Comunidad Europea, tal como se haya adoptado con motivo de la última rectificación del presupuesto de las Comunidades realizada en el curso del ejercicio precedente.

Artículo 23

1. El Secretario General dirigirá por carta las solicitudes de contribución a cada uno de los Estados mencionados en el artículo 21, a través de las administraciones nacionales cuyos datos le hayan sido comunicados.

2. En dicha carta se recordarán los elementos siguientes:

- la decisión de adopción del presupuesto o, en caso de recurso al artículo 6, la decisión de solicitar las contribuciones por doceava parte provisional,

- el importe que debe transferir cada Estado, calculado en euros en función de la clave de reparto a la que se refiere el artículo 22,

- los datos necesarios para la transferencia de la contribución.

3. Las contribuciones se transferirán a la cuenta bancaria a la que se refiere el artículo 17.

4. Serán pagaderas en euros.

Artículo 24

1. Los Estados mencionados en el artículo 21 deberán transferir un 25 % de su contribución a más tardar el 15 de febrero, y otro tanto el 1 de abril, el 1 de julio y el 1 de octubre.

2. Si un Estado hubiere incumplido sus obligaciones financieras, las normas comunitarias en vigor sobre los intereses de demora en la transferencia de las participaciones en el presupuesto comunitario le serán aplicables por analogía.

CAPÍTULO V

Rendición y verificación de cuentas

Artículo 25

1. El Secretario General establecerá, en un plazo de dos meses a partir del periodo de ejecución del presupuesto, una cuenta de gestión y un balance financiero, y los transmitirá al Grupo SIS.

2. La cuenta de gestión abarcará la totalidad de las operaciones de ingresos y de gastos relativas al ejercicio transcurrido. Será presentado en la misma forma y según las mismas subdivisiones que el presupuesto.

3. Dicha cuenta irá acompañada de:

- un estado de cuentas en el que figurará la situación de cada uno de los Estados a los que se refiere el artículo 21 en lo relativo a su contribución financiera, y

- la situación de las transferencias de créditos.

4. El balance financiero reflejará el activo y el pasivo del presupuesto al 31 de diciembre del ejercicio transcurrido.

Artículo 26

1. Se invitará al Tribunal de Cuentas a que lleve a cabo la verificación de las cuentas.

2. El Secretario General comunicará al Tribunal de Cuentas, en un plazo de quince días a partir del período previsto en el apartado 1 del artículo 25, la cuenta de gestión y el balance.

3. La verificación que deberá efectuar el Tribunal de Cuentas tendrá por objeto comprobar la legalidad y la regularidad de los ingresos y de los gastos habida cuenta de los contratos que deben gestionarse, del presupuesto y del presente Reglamento financiero.

4. El Secretario General concederá al Tribunal de Cuentas todas las facilidades que éste considere necesarias para llevar a cabo su función.

Artículo 27

La cuenta de gestión, el balance financiero y el informe del Tribunal de Cuentas acompañado de las posibles observaciones del Secretario General, serán presentados antes del 1 de julio a los Estados mencionados en el artículo 21. Estos últimos, reunidos en Consejo, aprobarán la gestión del Secretario General en la ejecución del presupuesto.

CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

Artículo 28

La aplicación a las disposiciones del acervo de Schengen relativas al sistema de información Schengen a un Estado distinto de los Estados a los que se refiere el artículo 21, denominado en lo sucesivo "el otro Estado", supondrá:

- una redistribución de las partes alícuotas de los Estados mencionados en el artículo 21 en las condiciones previstas en el artículo 22,

- un ajuste de las contribuciones de los Estados mencionados en el artículo 21 a fin de imputar al otro Estado su contribución al funcionamiento de la fase II de Sirene para la totalidad del ejercicio en curso,

- un ajuste de las contribuciones de los Estados mencionados en el artículo 21 a efectos de imputar al otro Estado una fracción de los costes anteriormente sufragados para la instalación de la fase II de Sirene. Dicha fracción se calculará tomando en cuenta la parte del recurso IVA del otro Estado en el total del recurso IVA de las Comunidades Europeas, para los ejercicios presupuestarios anteriores que hayan generado gastos necesarios para la instalación de la fase II de Sirene. La contribución de dicha fracción dará lugar a una "nota de crédito" en favor de los Estados designados en el artículo 21 en función de su parte alícuota calculada según el artículo 22. Éstos podrán optar por asignar el importe a la parte alícuota que les corresponde en el presupuesto de funcionamiento o solicitar el reembolso.

Artículo 29

El presente Reglamento financiero se aplicará mutatis mutandis para la ejecución de los ingresos y de los gastos necesarios para cumplir las obligaciones resultantes de los contratos a los que se refiere el artículo 1 de la Decisión del Consejo de 3 de mayo de 1999 para el período que quede por transcurrir del ejercicio durante el cual entre en vigor.

Artículo 30

1. La presente Decisión será publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

2. Surtirá efecto el día de su adopción.

Hecho en Bruselas, el 3 de mayo de 1999.

Por el Consejo

El Presidente

J. FISCHER

(1) Véase la página 49 del presente Diario Oficial.

(2) DO L 356 de 31.12.1977, p. 1.