INFORME sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos (EMEA-Londres), al que se adjuntan las respuestas de la Agencia (97/C 81/03)

(Período del 1 de septiembre de 1994 al 31 de diciembre de 1995)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos, de conformidad con el apartado 10 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, de 22 de julio de 1993 (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos correspondientes a los ejercicios 1994 y 1995. De conformidad con el apartado 7 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, la ejecución del presupuesto es competencia del Director Ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 11 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. El presente informe constituye la primera fiscalización de la Agencia.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables en el ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables así como otros procedimientos de fiscalización, estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros de los ejercicios 1994 y 1995 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas.

Principales observaciones sobre la ejecución presupuestaria de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos en los ejercicios 1994 y 1995

Subvención de la Comisión

1.5. Durante el ejercicio 1995, la Agencia recibió el importe de la subvención de la Comisión (10,1 millones de ecus) sin emitir las órdenes de ingreso correspondientes.

Contabilidad presupuestaria

1.6. Durante el ejercicio, hasta agosto de 1995, no existía un libro diario relativo a los compromisos y los pagos. Al final del ejercicio, la Agencia constituyó un sistema de contabilidad. El Tribunal detectó que dicho sistema permite cambios de registros a posteriori sin que aparezca ninguna huella de dichas modificaciones. Dicha falta de antecedentes de los compromisos provocó un exceso de los créditos disponibles (incumplimiento de los artículos 29, 35, y 36 del Reglamento Financiero de la Agencia), a pesar de que el Director ejecutivo presentó un presupuesto rectificativo aprobado posteriormente por el Consejo de Administración (transferencias entre capítulos).

Administración de anticipos

1.7. La Agencia utilizó, hasta agosto de 1995, una administración de anticipos para todos los pagos. Dicha utilización suplementaria de las administraciones no es conforme al artículo 45 del Reglamento Financiero de la Agencia que prevé dicho procedimiento solamente para algunas categorías de gastos.

1.8. Además, la Agencia no comenzó a regularizar dichos gastos hasta septiembre de 1995. A la fecha del cierre de 31 de diciembre de 1995, quedaban todavía unos 937 000 ecus pendientes de regularización.

Contabilidad general

1.9. Debido a la utilización de la administración de anticipos, las escrituras contables y presupuestarias no se efectuaron hasta en septiembre y diciembre de 1995. Dicho procedimiento no es conforme con las prácticas contables.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 26 de septiembre de 1996.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>SITIO PARA UN CUADRO>

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(1) DO L 214, 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Según lo dispuesto en el artículo 57.9 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia relativos al ejercicio financiero 1995 quedaron establecidas el 31 de marzo de 1996, fecha en la que las cuentas fueron firmadas por el Director ejecutivo de la Agencia y remitidas a la Comisión, al Consejo de Administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 9 de abril de 1996. La versión resumida de dichos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente informe.

RESPUESTAS DE LA AGENCIA

1.6. Los sistemas de contabilidad financiera existentes en el mercado no tienen en cuenta las particularidades de la reglamentación financiera de la Comunidad, razón por la cual en 1995 las Agencias convocaron una licitación para un sistema adaptado a sus necesidades. A la espera de la implantación del nuevo sistema, la Agencia trabaja con una aplicación de hoja de cálculo (spreadsheet).

Es cierto que dicho sistema permite cambios de registro a posteriori sin que aparezca rastro alguno de las modificaciones en la contabilidad presupuestaria. No obstante, dichos cambios figuran en la contabilidad general. Además, todos los compromisos, liberaciones, órdenes de pago, etc., se clasificaron de acuerdo con las reglas, adjuntando los necesarios documentos justificativos. En lo sustancial, se documentan todas las operaciones presupuestarias.

Por lo que respecta al rebasamiento de los créditos disponibles, y a la espera de la instalación del nuevo sistema contable, se han adoptado las medidas adecuadas para evitar este tipo de errores.

1.7. Durante el período inicial, y a la espera del nombramiento del Interventor, resultaba indispensable una administración de anticipos para el buen funcionamiento de la Agencia, procedimiento que ha permitido ejecutar la decisión de los Estados Miembros de desarrollar la Agencia con celeridad. A partir de la entrada en funciones del Interventor, ha dejado de recurrirse gradualmente a la administración de anticipos, para abandonar dicho procedimiento a finales de julio de 1995.

1.8. A 31 de diciembre de 1995 se había regularizado el 75 % de la administración de anticipos. Aun siendo considerable el importe residual para regularización en 1996, la Agencia ha obtenido unos resultados satisfactorios y se ha hecho todo lo que se ha podido en unas circunstancias difíciles.