INFORME sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (OCVV - Angers) (ejercicios 1995 y 1996), al que se adjuntan las respuestas de la Oficina (97/C 393/09)

1.1. El presente Informe va dirigido al Consejo de Administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales, de conformidad con el apartado segundo del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, de 27 de julio de 1994 (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes a los ejercicios 1995 y 1996. De conformidad con el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94. El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. El presente informe constituye la primera fiscalización de la Oficina.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros de los ejercicios 1995 y 1996 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES EN LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

Ausencia de herramienta informática eficaz

1.5. Las diversas aplicaciones informáticas utilizadas para la gestión de la Oficina se han adquirido sin tener un enfoque global sobre sus necesidades actuales y futuras. Además, no existe vínculo alguno entre los diferentes programas informáticos utilizados, como tampoco entre los programas de contabilidad general y de contabilidad presupuestaria. Esto obliga a introducir los datos repetidas veces, lo cual resta eficacia a la gestión de la Oficina.

1.6. El sistema de contabilidad presupuestaria no permite garantizar el principio de intangibilidad de los asientos contables, ya que es posible efectuar a posteriori cualquier modificación.

Interventor

1.7. El artículo 111 del reglamento de base de la Oficina dispone que ésta debe designar a su interventor. En el día de hoy, el control financiero corre a cargo de la DG XX de la Comisión, sin que haya sido designada oficialmente.

Ausencia de CCCC

1.8. El artículo 63 del Reglamento financiero de aplicación al presupuesto general de la Unión dispone que: «Los contratos que superen un importe fijado (. . .) quedarán sometidos (. . .) al dictamen de una comisión consultiva de compras y contratos». En la Oficina no se ha constituido una comisión de este tipo.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 227 de 1. 9. 1994, p. 27.

(2) Según lo dispuesto en el artículo 111.2 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, las cuentas de todos los ingresos y gastos del ejercicio presupuestario 1996 quedaron establecidas el 20 de marzo de 1997, fecha en la que fueron firmadas por el Director del Centro y remitidas a la Comisión, al Consejo de Administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 4 de abril de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente informe.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>

SITIO PARA UN CUADRO>

Observación: No se ha podido contabilizar con cargo al ejercicio cerrado una orden de ingreso de 300 000 ecus, emitida por la Comisión a final de 1996 y correspondiente a la subvención abonada a la Oficina por su puesta en marcha en 1995. Por ello, esta deuda con la Comisión no aparece en el balance.

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Oficina.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) Este importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

RESPUESTAS DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES

Las principales observaciones que el Tribunal formula en este documento referidas a la ejecución del presupuesto de los citados ejercicios son la falta de:

1. una herramienta informática eficaz para la gestión de la contabilidad general y presupuestaria,

2. nombramiento formal de interventor,

3. creación de una verdadera CCCC en la Oficina.

Con respecto a estas observaciones, la Oficina formula los siguientes comentarios:

1. Falta de una herramienta eficaz

La contabilidad general de la Oficina se ha efectuado, desde su fase inicial, con la ayuda de un programa «Expert M» (cobol), y la contabilidad presupuestaria con un programa realizado por el equipo informático de la Fundación Europea para la Formación de Turín (Excel). Ante la disposición común de las agencias comunitarias a crear un sistema presupuestario y contable armonizado, no se creó ninguna interfaz entre estos sistemas.

Así pues, la Oficina, en el deseo de mejorar la calidad y seguridad de su sistema presupuestario y contable, así como de facilitar las modalidades de comunicación con las autoridades financieras correspondientes (interventor financiero y Tribunal de Cuentas), ha participado directamente, en 1995, 1996 y 1997, con la mayoría de las restantes agencias, en la búsqueda común de un sistema contable integrado y armonizado [seguimiento común del anuncio de contrato publicado en el DO C 342 de 1995 (p. 16); apertura y análisis común de plicas; constatación de resultado negativo del anuncio de contrato; seguimiento común de nuevas búsquedas relativas a los sistemas Syncom 2, Oracle, SAP, etc.; seguimiento de las realizaciones recientes; etc.]. Dicha búsqueda prosigue aún en la actualidad.

En el plano interno, la Oficina ha encontrado soluciones reales para hacer frente a esta situación: análisis de las necesidades reales en el plano informático efectuado por un consultor independiente; contratación provisional de un especialista informático para mejorar la calidad del sistema transitorio (red, seguridad, establecimiento de enlaces entre los sistemas contables y técnicos de la Oficina, mejora del sistema de entrada de datos contables), creación de un «grupo informático» en el seno de la Oficina, y publicación de una oferta de empleo para un puesto de informático destinado a la Oficina.

2. Interventor

El reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, de 24 de julio de 1994, dispone en su artículo 111 que el Consejo de Administración de la Oficina debe nombrar un interventor.

Los presupuestos aprobados por el Consejo de Administración de la Oficina para 1995, 1996 y 1997 han contemplado siempre un puesto de interventor en sus respectivas plantillas. Hasta la fecha, y dado el tamaño de la Oficina y a la vista de las discusiones que ello ha suscitado en el seno de la Comisión y del Parlamento Europeo, el Consejo de Administración de la Oficina no ha nombrado formalmente a ningún interventor. No obstante, durante todo este período, la DG XX de la Comisión, a raíz de un acuerdo informal, ha asumido y asegurado las tareas de intervención de la Oficina.

3. Ausencia de CCCC

3.1. En 1996, no se había creado aún una comisión consultiva de compras y contratos (CCCC) en la Oficina.

La constitución de dicha comisión se recoge en el proyecto de Reglamento financiero de la Oficina actualmente sujeto a examen del Tribunal de Cuentas, de conformidad con el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94.

Sin embargo, cabe señalar que en la actualidad (1997) se ha creado una CCCC provisional en la Oficina.

3.2. Con respecto a 1995 cabe recordar que:

a) el Presidente de la Oficina no había sido aún nombrado por el Consejo, y es el Presidente del Consejo de Administración de la OCVV quien ha tenido que hacer las veces de mandatario para el puesto de Presidente de la OCVV;

b) ninguna compra o contrato relevante ha superado el umbral de intervención previsto por el Reglamento financiero de las instituciones comunitarias.

3.3. Con respecto a 1996, cabe recordar que:

a) el Presidente de la Oficina no entró en funciones hasta el 1 de agosto de 1996, y el mandatario había ejercido sus funciones como mandatario de la OCVV hasta el 31 de julio de 1996;

b) ninguna compra o contrato relevante ha superado el umbral de intervención previsto por el Reglamento financiero general de las instituciones comunitarias.

Como conclusión cabe decir que la falta de una CCCC no ha tenido un efecto negativo en el plano financiero para la buena gestión financiera de la Oficina. Asimismo, siempre se ha solicitado el acuerdo previo y conjunto del Presidente de la Oficina y del Presidente del Consejo de Administración para efectuar todo gasto importante.