ES Diario Oficial de la Unión Europea L 362/1

REGLAMENTO DELEGADO (UE) N o 1268/2012 DE LA COMISIÓN

de 29 de octubre de 2012

sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (1), y, en particular, sus artículos 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 y 209,

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (2), ha sido sustancialmente modificado y sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»). Es preciso, por tanto, adaptar el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3) al Reglamento Financiero. En aras de la claridad, es preciso sustituir el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.

(2) De conformidad con el artículo 290 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») un acto legislativo podrá delegar en la Comisión los poderes para adoptar actos no legislativos únicamente a fin de completar o modificar determinados elementos no esenciales del acto legislativo. Por consiguiente, algunas de las disposiciones que figuran en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 se han incorporado al Reglamento Financiero. Tales disposiciones no deben incluirse, por consiguiente, en el presente Reglamento.

(3) Durante sus trabajos preparatorios, la Comisión ha llevado a cabo consultas apropiadas, también con expertos, y ha garantizado una transmisión simultánea, oportuna y apropiada de los documentos pertinentes al Parlamento Europeo y al Consejo.

(4) Respecto de los principios presupuestarios y, en particular, del principio de unidad, la simplificación de las normas que rigen la generación y la recuperación de los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación y, en particular, la supresión de la obligación impuesta a los perceptores de subvenciones de generar tales intereses, hacen obsoletas las disposiciones relativas al ámbito de aplicación y las condiciones del cobro de los intereses. En los casos en que se siga imponiendo tal obligación a entidades a las que se hayan confiado tareas de ejecución presupuestaria, las normas que rigen la determinación, la utilización y la contabilización de los intereses devengados deben incluirse en los convenios de delegación con tales entidades. Cuando los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación se adeuden a la Unión sobre la base de estos convenios, tales intereses se ingresarán en el presupuesto como ingresos afectados.

(5) Por lo que hace al principio de anualidad, es importante aclarar el significado de «créditos anuales» y las fases preparatorias del procedimiento de compromiso que, si han sido completadas a 31 de diciembre, pueden permitir la prórroga de los créditos de compromiso.

(6) Por lo que se refiere al principio de unidad de cuenta, es procedente determinar con precisión los tipos de cambio que vayan a utilizarse para la conversión entre el euro y las otras monedas para atender las necesidades de tesorería y de contabilidad. Además, debe mejorar la transparencia en la contabilización de los resultados de tales operaciones de conversión de divisas. Tras la introducción del euro, debe suprimirse la obligación de la Comisión de facilitar información a los Estados miembros sobre las transferencias de tesorería efectuadas entre las distintas monedas.

(7) En lo que respecta a las excepciones al principio de universalidad, es importante precisar, de un lado, el tratamiento presupuestario que debe darse a los ingresos afectados, y en particular a las contribuciones de los Estados miembros o de terceros países a determinados programas de la Unión y, de otro, las limitaciones existentes en materia de compensación entre ingresos y gastos. En concreto, habida cuenta de la práctica actual, es necesario aclarar por motivos de seguridad jurídica que, como regla general, los ingresos afectados deben generar automáticamente créditos de pago y de compromiso tan pronto como la institución empiece a percibir los ingresos. También es necesario especificar los casos en que, con carácter excepcional, los ingresos afectados pueden ponerse a disposición antes de que la institución haya recibido efectivamente los ingresos.

(8) Respecto del principio de especialidad, es conveniente definir con precisión el cálculo del porcentaje de créditos que las instituciones están autorizadas a transferir en virtud de su autonomía. El Parlamento Europeo y el Consejo deben recibir información completa mediante una explicación detallada de las solicitudes de transferencias que deben presentárseles.

(9) Por lo que se refiere al principio de buena gestión financiera, es procedente determinar los objetivos y la periodicidad mínima de las evaluaciones previas, intermedias y a posteriori de los programas y actividades, así como la información que debe recogerse en la ficha de financiación legislativa.

(10) En lo que respecta al principio de transparencia, la publicación de los datos nominales de los perceptores afectados y de las sumas precisas percibidas por ellos mejora la transparencia en relación con la utilización de los fondos de que se trate. Poner a disposición del público esa información refuerza el control público sobre la utilización que se da a ese dinero y contribuye a la utilización óptima de los fondos públicos. Al mismo tiempo, cuando los perceptores sean personas físicas, tal publicación está sujeta a las normas sobre protección de datos personales. Por consiguiente, solo deben publicarse datos personales si es necesario y proporcional con respecto al objetivo legítimo perseguido.

(11) La información sobre el uso de los fondos de la Unión debe publicarse en un sitio internet de las instituciones y debe incluir, como mínimo, el nombre, la localidad, el importe y la finalidad de los fondos. Tal información debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero, en particular el tipo y la importancia de la concesión.

(12) El nombre y la localidad de los perceptores de fondos de la Unión debe publicarse en caso de premios, subvenciones y contratos adjudicados mediante la apertura de un procedimiento público abierto a la competencia, como es el caso, en particular, de los concursos, las convocatorias de propuestas y las licitaciones, en el pleno respeto de los principios del TFUE, y, en concreto, de los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación. Por otra parte, dicha publicación debe contribuir al control de los procedimientos públicos de selección por parte de los participantes rechazados.

(13) La publicación de datos personales relativos a personas físicas no debe prolongarse más allá del tiempo en que el perceptor use los fondos, por lo que tales datos deben eliminarse después de dos años. Lo mismo debe aplicarse a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.

(14) En la mayoría de los casos contemplados en el presente Reglamento, la publicación se refiere a las personas jurídicas.

(15) Cuando ataña a personas físicas, solo debe contemplarse tal publicación si se respeta el principio de proporcionalidad entre la cuantía de la suma concedida y la necesidad de controlar la mejor utilización de los fondos. Cuando ataña a personas físicas, la publicación de la región a nivel NUTS 2 es coherente con el objetivo de publicación de los perceptores y garantiza la igualdad de trato entre Estados miembros de tamaños diferentes, al tiempo que respeta el derecho del perceptor a la privacidad y, en particular, la protección de sus datos personales.

(16) La información relativa a las becas y otras ayudas directas abonadas a las personas físicas más necesitadas debe seguir estando exenta de publicación.

(17) Con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de igualdad de trato entre los perceptores, la publicación de la información relativa a las personas físicas también debe garantizarse en consonancia con la obligación de los Estados miembros de velar por una amplia transparencia de los contratos de cuantía superior al límite establecido en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre la coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios (4).

(18) El nombre y la localidad del perceptor y la cuantía y finalidad de los fondos no deben publicarse si ello pudiera poner en peligro la integridad del perceptor, tal como se reconoce en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales legítimos del perceptor.

(19) La nomenclatura presupuestaria debe proporcionar la claridad y transparencia necesaria para el proceso presupuestario.

(20) Deben definirse asimismo los actos que puedan constituir un conflicto de intereses.

(21) En lo tocante a la gestión indirecta, es necesario establecer el marco de tal delegación de competencias y el contenido del convenio de delegación. Cualquier entidad o persona en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto debe garantizar un nivel de protección de los intereses financieros de la Unión equivalente al exigido en el Reglamento Financiero. Deben definirse las condiciones en las que la Comisión puede aceptar que los sistemas, normas y procedimientos de tales entidades o personas son equivalentes a los suyos a fin de garantizar la buena gestión financiera de los fondos de la Unión por las entidades en las que se hayan delegado competencias de ejecución.

(22) A las agencias ejecutivas, cuyo control seguirá asumiendo la Comisión, se les debe reconocer la condición de ordenadores delegados de esa institución en relación con la ejecución del presupuesto de la Unión.

(23) En el caso de gestión indirecta con organizaciones internacionales, deben determinarse las organizaciones que pueden optar a este tipo de gestión.

(24) Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en organismos públicos o en organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público, deben definirse las condiciones de su designación.

(25) En relación con la gestión indirecta es necesario establecer normas detalladas para los procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y para la exclusión de la financiación de la Unión de los gastos para los que se hayan efectuado desembolsos contraviniendo las normas aplicables.

(26) Las entidades de Derecho privado que realicen trabajos preparatorios o accesorios por cuenta de la Comisión deben ser seleccionadas según los procedimientos de adjudicación de contratos públicos.

(27) Por lo que respecta al papel de los agentes financieros, la reforma de la gestión financiera, junto con la supresión de los controles previos centralizados, potencia las responsabilidades de los ordenadores en todas las operaciones de ingresos y gastos, en particular en lo que se refiere a los sistemas de control interno. En adelante se debe informar al Parlamento Europeo y al Consejo del nombramiento o cese en sus funciones de los ordenadores delegados. Por consiguiente, deben definirse las funciones, responsabilidades y principios procedimentales a los que hay que atenerse. La internalización de los controles previos implica, en particular, una distinción clara entre las funciones relativas al inicio de las operaciones de ejecución presupuestaria y las relativas a la verificación de tales operaciones. Además, cada institución debe adoptar un código de normas profesionales aplicable al personal encargado de las verificaciones previas y a posteriori. Es necesario asimismo establecer que se ha de rendir cuenta de las responsabilidades asumidas en un informe anual destinado a la institución que sea responsable, entre otras cosas, de las verificaciones a posteriori. Deben conservarse los documentos justificativos correspondientes a las operaciones realizadas. Por último, los distintos tipos de procedimiento negociado para la adjudicación de contratos públicos, habida cuenta de que tales contratos representan excepciones a los procedimientos de adjudicación habituales, deben ser objeto de un informe especial dirigido a la institución y de una comunicación al Parlamento Europeo y al Consejo.

(28) El Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 debe adaptarse a fin de tener en cuenta el doble papel del jefe de delegación como ordenador subdelegado para el Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, «el SEAE») y, en lo que se refiere a los créditos de operaciones, para la Comisión.

(29) Con vistas a clarificar las responsabilidades, es importante asimismo definir con precisión las funciones y responsabilidades del contable relativas a los sistemas contables, la gestión de la tesorería y la gestión de las cuentas bancarias y de los ficheros de terceros. Deben establecerse igualmente las modalidades del cese del contable en sus funciones.

(30) Deben regularse asimismo las condiciones en que podrá recurrirse a las administraciones de anticipos, un sistema de gestión excepcional frente a los procedimientos presupuestarios ordinarios, y deben precisarse las funciones y responsabilidades no solo de los administradores de anticipos, sino también de los ordenadores y contables en relación con el control de las administraciones de anticipos. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o al cese en funciones. En aras de la eficiencia, en las delegaciones solo debe crearse una administración de anticipos para los créditos de las secciones del presupuesto correspondientes a la Comisión y al SEAE. Es necesario introducir la posibilidad de utilizar tarjetas de débito vinculadas a las administraciones de anticipos a fin de facilitar los pagos, en particular en las delegaciones y representaciones de la Unión, y de evitar los riesgos asociados con el manejo de efectivo.

(31) Una vez definidas las funciones y responsabilidades de cada agente financiero, no podría cuestionarse, sin embargo, su responsabilidad, sino en las condiciones previstas en el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. La instancia especializada en irregularidades financieras creada en cada institución ha demostrado ser un mecanismo eficiente para determinar si ha habido irregularidades financieras y debe, por lo tanto, mantenerse. Es necesario establecer el procedimiento por el cual los ordenadores podrán recabar confirmación de una instrucción que consideren irregular o contraria al principio de buena gestión financiera, y quedar así exentos de cualquier responsabilidad.

(32) En materia de ingresos, al margen del caso particular que suponen los recursos propios que están incluidos en el ámbito de aplicación de la Decisión 2007/436/CE, Euratom del Consejo, de 7 de junio de 2007, relativa al sistema de recursos propios de las Comunidades (5), es conveniente precisar las funciones y controles que corresponden a los ordenadores en las diferentes etapas del procedimiento: elaboración de las previsiones de títulos de crédito, orden de ingreso, envío de la nota de adeudo en la que se informa al deudor del devengo de un título de crédito, cálculo de los eventuales intereses de demora y, finalmente, si procede, decisión de renuncia al cobro del título de crédito de acuerdo con criterios que garanticen el respeto del principio de buena gestión financiera a fin de garantizar la eficiencia en el cobro de ingresos.

(33) Es necesario especificar el papel del contable en el cobro de los ingresos y en la posible concesión de moratorias para el pago de los gastos. El contable debe disponer asimismo de un cierto margen de flexibilidad a la hora de cobrar los pagos, por ejemplo la posibilidad de compensar las deudas directamente o, en circunstancias excepcionales, de eximir de la obligación de depositar una garantía de reembolso de una deuda cuando el deudor se muestre dispuesto y tenga la capacidad de efectuar el pago dentro del plazo de la moratoria, pero no pueda depositar tal garantía, teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad.

(34) Con el fin de garantizar la gestión de los activos, asegurando al mismo tiempo la obtención de una remuneración financiera, es necesario invertir las cantidades recibidas con carácter temporal, como, por ejemplo, las multas impugnadas, en activos financieros, y determinar la afectación de los intereses devengados por dichas inversiones.

(35) A fin de garantizar que la Comisión dispone de toda la información necesaria para la adopción de las decisiones de financiación, es necesario establecer los requisitos mínimos respecto al contenido de las decisiones de financiación relativas a subvenciones, adjudicación de contratos, fondos fiduciarios, premios e instrumentos financieros.

(36) En lo que respecta a los gastos, debe definirse la articulación entre las decisiones de financiación, los compromisos globales y los compromisos individuales, así como las características de estas distintas etapas, a fin de establecer un marco claro para las distintas etapas de la ejecución presupuestaria.

(37) Es necesario aclarar la relación entre las operaciones de liquidación, ordenamiento y pago y los controles que ha de llevar a cabo el ordenador al liquidar los gastos con el «páguese». Conviene especificar los documentos justificativos acreditativos de los pagos y establecer las normas de liquidación de los pagos de prefinanciación y de los pagos intermedios.

(38) Deben fijarse normas detalladas para la aplicación de los plazos relativos a las operaciones de liquidación y pago, teniendo en cuenta la Directiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de febrero de 2011, sobre la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (6), con el fin de asegurar que no se produzca una demora injustificada en los pagos a los perceptores.

(39) En lo tocante a la auditoría interna, conviene definir el procedimiento de nombramiento del auditor y garantizar su independencia en el seno de la institución que lo haya nombrado y a la que debe rendir cuenta de su trabajo. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o cese en funciones a fin de garantizar la transparencia respecto al Parlamento Europeo y al Consejo.

(40) Las normas sobre contratación pública deben basarse en la Directiva 2004/18/CE. Es necesario definir las distintos tipos de procedimientos, las medidas de publicación y de publicidad que les son aplicables, las condiciones en las que se puede recurrir a un determinado tipo de procedimiento y las características principales de los procedimientos existentes, la especificación de los criterios de selección y adjudicación, las normas relativas al acceso a los documentos de licitación y a la comunicación con los licitadores o candidatos y, en los casos en que la Comisión adjudique contratos por cuenta propia, los límites aplicables y las normas para calcular el valor de los contratos que esté previsto adjudicar.

(41) La finalidad de los procedimientos de adjudicación de contratos es satisfacer, en las mejores condiciones posibles, las necesidades de las instituciones, garantizando al mismo tiempo la igualdad de acceso a los contratos públicos y el cumplimiento de los principios de transparencia y no discriminación. Con miras a garantizar no solo la transparencia y la igualdad de trato entre candidatos y licitadores, sino también la plena responsabilidad de los ordenadores en la decisión final, procede establecer el procedimiento de apertura y evaluación de las ofertas y solicitudes de participación, desde el nombramiento de un comité hasta la decisión de adjudicación, motivada y documentada, decisión que corresponde en última instancia al órgano de contratación.

(42) Habida cuenta de la experiencia adquirida, conviene establecer un nuevo procedimiento de adjudicación de contratos de cuantía media. Es necesario permitir el uso de la «lista de vendedores» en las mismas condiciones que la «convocatoria de manifestaciones de interés» actual, puesto que dicha lista prevé una reducción de la carga administrativa que pesa sobre los posibles licitadores.

(43) A fin de proteger los intereses financieros de la Unión durante la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir a las entidades que aportan capacidad financiera en los contratos públicos que sean responsables solidarios de la ejecución del contrato correspondiente.

(44) Con el fin de proteger los intereses financieros de la Unión y de garantizar el control de la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir al contratista que realice él mismo directamente determinadas funciones decisivas.

(45) A fin de garantizar la ejecución de un contrato respetando las normas profesionales más rigurosas, es necesario prever la posibilidad de rechazar a los licitadores que pudieran tener conflictos de intereses.

(46) Habida cuenta de que la exigencia de garantías financieras ya no es automática, es necesario establecer los criterios con arreglo a los cuales se podrán exigir tales garantías.

(47) Es necesario precisar el ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones, en especial en relación con el tipo de acción o de organismo de interés general europeo que puede ser subvencionado, así como con los tipos de compromisos jurídicos que pueden utilizarse para cubrir las subvenciones. En relación con tales compromisos jurídicos, deben especificase los criterios para elegir entre acuerdos y decisiones, el contenido mínimo de estos y la posibilidad de celebrar un convenio o una decisión de subvención específicos en el contexto de asociaciones marco, con el fin de garantizar la igualdad de trato y evitar restringir el acceso a la financiación de la Unión.

(48) El ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones también debe tener en cuenta la introducción en el Reglamento Financiero, por una parte, de títulos específicos sobre los premios y los instrumentos financieros y, por otra, de las normas esenciales aplicables a las subvenciones, los costes subvencionables, la supresión del principio de degresividad, el uso de formas simplificadas de subvenciones (cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos) y la supresión de la obligación de presentar garantías para los pagos de prefinanciación.

(49) Los avances hacia el intercambio electrónico de información y la presentación electrónica de documentos, que constituyen una importante medida de simplificación, deben ir acompañados de condiciones claras para la aceptación de los sistemas que se vayan a utilizar, con el fin de establecer un entorno jurídicamente sólido.

(50) Los principios de no producción de beneficios y de cofinanciación deben revisarse en consonancia con las aclaraciones y medidas de simplificación introducidas en el Reglamento Financiero. En particular, en aras de una mayor claridad, es necesario establecer normas detalladas sobre los tipos de ingresos que deben retenerse en consideración al principio de no producción de beneficios, así como las formas de cofinanciación exterior y de contribuciones en especie.

(51) En lo que respecta al principio de transparencia, debe autorizarse la adopción y publicación de programas de trabajo plurianuales, ya que estos tienen un valor añadido para los solicitantes, que pueden anticipar más fácilmente las convocatorias de propuestas y prepararse mejor al respecto. En este contexto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo podrán considerarse decisiones de financiación. Con el fin de garantizar la transparencia, es necesario igualmente publicar convocatorias de propuestas, salvo en casos de urgencia o cuando la acción solo pueda ser ejecutada por una única entidad. Es preciso especificar el contenido mínimo de tal publicación.

(52) Como las condiciones de admisibilidad en relación con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) pagado por los beneficiarios pueden inducir a error y suscitar posturas divergentes, es necesario garantizar que los conceptos de IVA no recuperable y de personas que no tienen la condición de sujetos pasivos a tenor del artículo 13, apartado 1, de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (7), se entienden y utilizan de manera coherente, haciendo referencia a las actividades que engloban tales conceptos.

(53) Con el fin de garantizar la transparencia, la igualdad de trato de los solicitantes y una mayor responsabilización de los ordenadores, es necesario establecer el procedimiento de concesión, desde la presentación de la solicitud de subvención, para lo cual la Comisión debe haber facilitado un mínimo de información a los solicitantes, hasta su evaluación a la luz de los criterios de admisibilidad, selección y concesión previamente especificados, antes de que el ordenador competente tome su decisión final, debidamente documentada. Es preciso establecer normas detalladas sobre la composición y las funciones del comité encargado de evaluar si las propuestas siguen los criterios de selección y concesión, así como las posibilidades de ponerse en contacto con los solicitantes durante el procedimiento de concesión o invitarlos a adaptar sus propuestas. Tales posibilidades deben reflejar adecuadamente los requisitos en materia de buena administración introducidos en el Reglamento Financiero y deben incluir las condiciones en las que las propuestas pueden adaptarse antes de la firma de los convenios de subvención o de la notificación de las decisiones de subvención, garantizando al mismo tiempo la igualdad de trato de los solicitantes y el cumplimiento del principio en virtud del cual la iniciativa de las acciones corresponde únicamente a los solicitantes.

(54) Habida cuenta de que el Reglamento Financiero facilita y amplía el uso de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos, deben precisarse las definiciones de tales formas simplificadas de subvenciones. En particular, es necesario aclarar que con ellas se pretende, al igual que con cualquier otra forma de subvención, cubrir categorías de costes subvencionables e indicar que sus importes no tienen por qué determinarse necesariamente ex ante, lo que es especialmente pertinente cuando se determinan sobre la base de las prácticas de contabilidad de costes habituales del beneficiario. También es preciso garantizar la estabilidad de las normas de financiación en el marco de un programa específico. A tal fin, debe autorizarse la utilización de las formas simplificadas de subvenciones durante toda la duración del programa. A efectos estadísticos, metodológicos o de detección y prevención del fraude, es necesario tener acceso a la información contable de carácter general de los beneficiarios, aun cuando estos se financien por medio de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos. Sin embargo, estas verificaciones no deben utilizarse para poner en tela de juicio los valores unitarios de las cantidades fijas únicas, los costes unitarios y los tipos fijos ya acordados.

(55) La buena gestión financiera requiere que la Comisión exija garantías para protegerse. En la fase de solicitud de subvención, previendo auditorías financieras en el caso de solicitudes de importes más importantes; al proceder al pago de la prefinanciación, si los riesgos tal como han sido evaluados por el ordenador así lo justifican, exigiendo garantías financieras por adelantado; y en la fase de pago intermedio o de pago del saldo, previendo la presentación de certificados establecidos por auditores para las solicitudes de pago que atañan a las cantidades más importantes y que presenten mayor riesgo.

(56) Deben aclararse las condiciones y los procedimientos de suspensión y reducción de las subvenciones, con el fin de definir mejor los motivos de suspensión o de reducción, facilitar información adecuada a los beneficiarios y garantizar que estos tienen la posibilidad de ejercer su derecho de defensa en cualquier momento.

(57) La buena gestión de los fondos de la Unión requiere asimismo que los propios beneficiarios de las subvenciones usen las subvenciones de la Unión con economía y eficiencia. En particular, deben ser subvencionables los costes de los contratos adjudicados por los beneficiarios para la ejecución de la acción a condición de que dichos contratos de ejecución se adjudiquen a la oferta económicamente más ventajosa.

(58) Habida cuenta de la flexibilización en el Reglamento Financiero de las restricciones que limitan el recurso a la ayuda financiera a terceros, se hace necesario establecer las disposiciones mínimas que deben acordarse en el convenio de subvención o que deben insertarse en la decisión de subvención para diferenciar claramente la concesión de ayuda financiera a terceros por parte de un beneficiario y la ejecución de funciones presupuestarias por parte de un delegatario en régimen de gestión indirecta.

(59) Las competencias para imponer sanciones a los beneficiarios de subvenciones se deben adaptar a las existentes en el ámbito de la contratación pública, dado que son de la misma naturaleza y deben estar sujetas a las mismas normas en términos de eficacia y proporcionalidad.

(60) Los premios deben respetar los principios de transparencia e igualdad de trato, de la misma forma que las subvenciones. En tal contexto, han de definirse igualmente las características mínimas de los programas de trabajo y de los concursos, teniendo en cuenta los requisitos correspondientes a las subvenciones. En concreto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo pueden considerarse decisiones de financiación, así como el contenido mínimo de las normas que rigen los concursos, en particular las condiciones para abonar el premio a los ganadores en caso de concesión, y los medios de publicación apropiados.

(61) El cumplimiento de los principios de transparencia y de igualdad de trato requiere asimismo el establecimiento de un procedimiento de concesión claramente definido, desde la presentación de las candidaturas hasta la notificación al ganador, pasando por la información a los candidatos. Dicho procedimiento debe incluir la evaluación de las candidaturas por un grupo de expertos nombrado por el ordenador competente, utilizando los criterios de concesión anunciados en las normas del concurso a fin de garantizar la competencia y la neutralidad en la evaluación de las candidaturas. Basándose en sus recomendaciones, corresponde al ordenador competente tomar la decisión final sobre la concesión del premio, ya que la responsabilidad de la ejecución presupuestaria recae siempre en la Comisión.

(62) A fin de garantizar una ejecución armonizada de los distintos instrumentos financieros en la Comisión, el marco general recogido en el título VIII del Reglamento Financiero debe completarse con normas detalladas que regulen la gestión de los instrumentos financieros, en particular disposiciones relativas a la selección de entidades encargadas de la aplicación de dichos instrumentos, el contenido de los convenios de delegación, los costes y las tasas de gestión y las cuentas fiduciarias.

(63) Deben definirse las normas para la selección de los intermediarios financieros y los perceptores finales, en particular cuando los instrumentos financieros se gestionan directamente en casos excepcionales, a través de instrumentos de inversión específicos u otros mecanismos de entrega, garantizando así la eficiencia en el gasto de los fondos de la Unión.

(64) Es preciso definir las condiciones para el uso de los instrumentos financieros, incluido el efecto palanca y el marco de supervisión. También es necesario garantizar que los instrumentos financieros se ejecutan sobre la base de una sólida evaluación previa, lo que permite a la Comisión diseñarlos específicamente para responder a deficiencias del mercado y a situaciones de inversión infraóptimas.

(65) Por lo que se refiere a la teneduría y rendición de cuentas, los principios contables generalmente admitidos en los que debe basarse la elaboración de los estados financieros se definen en las normas contables de la Unión. Estas normas contables también especifican las condiciones necesarias para consignar una operación en las cuentas, así como las normas para valorar el activo y el pasivo y para constituir provisiones, a fin de velar por que la información se presenta correctamente y es completa y exacta.

(66) En materia de contabilidad, es conveniente precisar que el contable de cada institución debe acreditar documentalmente la organización de las cuentas y el procedimiento contable de su institución y definir las condiciones a que deben ajustarse los sistemas contables informatizados, en particular a fin de garantizar la seguridad de acceso y una pista de auditoría respecto de las eventuales modificaciones introducidas en los sistemas.

(67) Por lo que se refiere a la teneduría de las cuentas, es necesario precisar los principios aplicables a los libros contables, al balance de comprobación, a la reconciliación periódica de los saldos de dicho balance y al inventario, así como definir los elementos del plan contable aprobado por el contable de la Comisión. Deben definirse las normas aplicables al registro de las operaciones, en particular el método de partida doble, las normas de conversión de las operaciones no expresadas en euros y los documentos justificativos de los asientos contables. También debe especificarse el contenido de los registros contables.

(68) Es necesario definir las normas relativas al inventario del inmovilizado y aclarar las respectivas responsabilidades en este ámbito de los contables y ordenadores, así como las normas aplicables en caso de reventa de inmovilizaciones consignadas en el inventario, con miras a una gestión eficaz de los activos.

(69) En lo tocante a las acciones exteriores, el presente Reglamento, en consonancia con el Reglamento Financiero, debe establecer excepciones que reflejen las particularidades operativas de tal sector, sobre todo en materia de contratación pública y concesión de subvenciones, especialmente porque estos procedimientos son llevados a cabo por las autoridades de los terceros países que reciben ayuda financiera de la Unión. Por lo que hace a la contratación pública, tales diferencias deben guardar relación principalmente con los tipos de procedimientos y los umbrales a partir de los cuales son aplicables. Por lo que se refiere a las subvenciones, debe permitirse, en determinados casos, la plena financiación, principalmente para tener en cuenta la reducida capacidad de cofinanciación de los beneficiarios.

(70) Es necesario establecer disposiciones detalladas relativas a la utilización de la ayuda presupuestaria, especificando las condiciones en las que puede utilizarse y la obligación de los socios de facilitar a la Comisión información oportuna y fiable para evaluar el cumplimiento de tales condiciones.

(71) En cuanto a los fondos fiduciarios de la Unión, es necesario especificar los principios aplicables a la contribución de la Unión a los fondos fiduciarios de la Unión, así como a las contribuciones de los demás donantes, definir las normas contables y de información del fondo fiduciario de la Unión, en particular en relación con los intereses vencidos en la cuenta bancaria del fondo fiduciario, aclarar las responsabilidades respectivas de los agentes financieros y del consejo de administración del fondo fiduciario, así como definir las obligaciones de auditoría externa. Es preciso asimismo garantizar una representación equitativa de los donantes participantes en el consejo del fondo fiduciario y el voto positivo obligatorio de la Comisión para la utilización de los fondos.

(72) Con el fin de simplificar los procedimientos de contratación pública en el marco de la acciones exteriores, se han modificado algunos umbrales y se han añadido y adaptado otros umbrales y procedimientos de gestión procedentes de las disposiciones comunes.

(73) Como en el caso de las subvenciones, las condiciones para establecer excepciones al principio de cofinanciación deben racionalizarse en consonancia con el Reglamento Financiero.

(74) A fin de garantizar una buena gestión de los créditos de la Unión, es igualmente necesario precisar las precondiciones y las normas que han de incluirse en los convenios cuando la gestión de los créditos es descentralizada o si se recurre a administraciones de anticipos.

(75) Conviene definir las oficinas europeas y establecer normas específicas para la Oficina de Publicaciones y disposiciones que faculten al contable de la Comisión a delegar algunas de sus funciones en el personal de tales oficinas. Conviene definir igualmente los procedimientos operativos de las cuentas bancarias que se puede autorizar a abrir a las oficinas europeas en nombre de la Comisión.

(76) Por analogía con la publicación de la información sobre los perceptores de fondos de la Unión, debe publicarse la lista de expertos a que se refiere el artículo 204 del Reglamento Financiero seleccionados mediante una convocatoria de manifestaciones de interés y el objeto de sus funciones. También debe hacerse pública su remuneración cuando su cuantía exceda de 15 000 EUR.

(77) Debe complementarse el nuevo procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero, en especial por lo que respecta al tipo de costes que debe someterse a los umbrales establecidos en dicho artículo. Es necesario establecer normas detalladas sobre los proyectos inmobiliarios en las delegaciones de la Unión Europea habida cuenta de sus características específicas, en particular en casos de urgencia. Conviene establecer que los edificios residenciales, a saber, en las delegaciones, que deben ser alquilados o adquiridos en un breve plazo, deben quedar excluidos del procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero. La adquisición de terrenos gratuitamente o a un precio simbólico no debe estar sujeta al procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero ya que ello no supone en sí mismo una carga adicional para el presupuesto.

(78) A fin de garantizar la coherencia con las disposiciones del Reglamento Financiero es necesario establecer disposiciones transitorias. Además, con el fin de garantizar la coherencia con las bases jurídicas sectoriales, procede aplazar la aplicación de las disposiciones sobre los modos de gestión y los instrumentos financieros hasta el 1 de enero de 2014.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

PRIMERA PARTE

DISPOSICIONES COMUNES

TÍTULO I

OBJETO

Artículo 1

Objeto

El presente Reglamento establece las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»).

TÍTULO II

DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

CAPÍTULO 1

Principios de unidad y de veracidad presupuestaria

Artículo 2

Contabilidad de los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación

(artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero)

Cuando se adeuden intereses al presupuesto, los convenios concluidos con las personas o entidades enumeradas en los incisos ii) a viii) del artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero dispondrán que las prefinanciaciones se paguen en cuentas o subcuentas bancarias que permitan identificar los fondos y sus correspondientes intereses. En caso contrario, los métodos contables de los perceptores o intermediarios deben permitir identificar los fondos pagados por la Unión y los intereses u otros beneficios generados por tales fondos.

Las disposiciones del presente Reglamento relativas a los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación se entenderán sin prejuicio de la consignación de las prefinanciaciones en el activo de los estados financieros, como disponen las normas contables contempladas en el artículo 143 del Reglamento Financiero.

CAPÍTULO 2

Principio de anualidad

Artículo 3

Créditos para el ejercicio presupuestario

(artículo 11, apartado 3, del Reglamento Financiero)

Los créditos de compromiso y los créditos de pago autorizados para el ejercicio financiero se compondrán de:

a) los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos;

b) los créditos prorrogados;

c) los créditos reconstituidos con arreglo a los artículos 178 y 182 del Reglamento Financiero;

d) los créditos procedentes de los pagos de prefinanciación que hayan sido reembolsados de conformidad con el artículo 177, apartado 3, del Reglamento Financiero;

e) los créditos habilitados a raíz de la percepción de los ingresos afectados durante el ejercicio presupuestario en curso o en anteriores ejercicios que aún no se hubieran utilizado.

Artículo 4

Anulación y prórroga de créditos

(artículo 13, apartado 2, del Reglamento Financiero)

1. Los créditos de compromiso y los créditos no disociados relacionados con proyectos inmobiliarios a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero únicamente podrán ser prorrogados si sus importes no hubieran podido ser comprometidos antes del 31 de diciembre del ejercicio presupuestario por motivos no imputables al ordenador y si los preparativos estuvieran lo suficientemente avanzados como para poder pensar razonablemente que tales importes podrán comprometerse hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente, o el 31 de diciembre en caso de proyectos inmobiliarios.

2. Los preparativos a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, que han de estar ultimados a 31 de diciembre del ejercicio presupuestario para poder ser prorrogados al ejercicio siguiente, son en concreto:

a) en caso de compromisos globales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, la aprobación de una decisión de financiación o la finalización, a más tardar en esa fecha, de las consultas a los servicios correspondientes de cada institución, con vistas a la adopción de la decisión;

b) en caso de compromisos individuales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, el cierre de la fase de selección de los contratistas, beneficiarios, ganadores de premios o delegatarios potenciales.

3. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero que no se hubieran comprometido a 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios, serán anulados automáticamente.

La Comisión informará al Parlamento Europeo y al Consejo de los créditos así anulados en el plazo de un mes tras la anulación de conformidad con el párrafo primero.

4. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero podrán utilizarse hasta el 31 de diciembre del ejercicio presupuestario siguiente.

5. Los créditos prorrogados de conformidad con los apartados 1 a 4 se registrarán como tales en la contabilidad.

CAPÍTULO 3

Principio de unidad de cuenta

Artículo 5

Tipo de conversión entre el euro y otras monedas

(artículo 19 del Reglamento Financiero)

1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales, la conversión efectuada por el ordenador competente se efectuará utilizando el tipo de cambio diario del euro publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.

Cuando la conversión entre el euro y otra moneda deba ser efectuada por los contratistas o beneficiarios, serán de aplicación las disposiciones específicas de conversión recogidas en contratos públicos, convenios de subvención y convenios de financiación.

2. Con el fin de evitar que las operaciones de conversión monetaria tengan un impacto significativo en el nivel de cofinanciación de la Unión o repercutan negativamente en el presupuesto de la Unión, las disposiciones específicas relativas a la conversión mencionadas en el apartado 1 habrán de prever, en su caso, un tipo de cambio entre el euro y otras monedas calculado utilizando la media del tipo de cambio diario en un período dado.

3. Si el tipo de cambio diario del euro frente a una determinada moneda no apareciera publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea, el ordenador competente utilizará el tipo contable contemplado en el apartado 4.

4. A efectos de la contabilidad a la que se hace referencia en los artículos 151 a 156 del Reglamento Financiero y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 240 del presente Reglamento, la conversión entre el euro y otra moneda se efectuará utilizando el tipo contable mensual del euro. El contable de la Comisión fijará este tipo contable sirviéndose de cualquier fuente de información que considere fidedigna en función del tipo de cambio del penúltimo día laborable del mes anterior al mes cuyo tipo de cambio vaya a fijarse.

5. Los resultados de las operaciones de cambio de moneda a que se refiere el apartado 4 del presente artículo se consignarán en una rúbrica separada en las cuentas de la institución de que se trate.

El párrafo primero del presente apartado se aplicará, mutatis mutandis, a los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento Financiero.

Artículo 6

Tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas

(artículo 19 del Reglamento Financiero)

1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales o de contratos públicos, convenios de subvención o decisiones de subvención específicos y convenios de financiación, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será, en el caso de que la conversión sea efectuada por el ordenador competente, el correspondiente a la fecha en que el servicio de ordenación expida la orden de pago o de ingreso.

2. En el caso de las administraciones de anticipos en euros, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas vendrá determinado por la fecha del pago efectuado por el banco.

3. Para la regularización de las cuentas de anticipos en moneda nacional a que se refiere el artículo 19 del Reglamento Financiero, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será el correspondiente al mes en que se hubiera efectuado el gasto desde la cuenta de anticipos de que se trate.

4. Para el reembolso de los gastos a tanto alzado o de los gastos derivados del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y del régimen aplicable a otros agentes de la Unión Europea (en adelante, «el Estatuto»), cuyo importe tenga un límite máximo y se pague en una moneda distinta del euro, el tipo de cambio aplicable será el que esté en vigor en el momento en que nace el derecho.

CAPÍTULO 4

Principio de universalidad

Artículo 7

Estructura de acomodo de los ingresos afectados y provisión de los créditos correspondientes

(artículo 21 del Reglamento Financiero)

1. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 9 y 10, la estructura para acomodo de los ingresos afectados incluirá:

a) en el estado de ingresos de la sección de cada institución, una línea presupuestaria en la que se consignen estos ingresos;

b) en el estado de gastos, los comentarios presupuestarios, incluidos los comentarios generales, mostrarán las líneas en las que pueden consignarse los créditos habilitados correspondientes a los ingresos afectados.

En el caso mencionado en la letra a) del párrafo primero, la línea llevará la mención pro memoria y los ingresos estimados se mostrarán para información en los comentarios.

2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados, ya se trate de créditos de compromiso o de créditos de pago, se habilitarán automáticamente cuando la institución haya recibido los ingresos, salvo en cualquiera de los casos siguientes:

a) en los casos previstos en el artículo 181, apartado 2, y en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero;

b) en el caso previsto en el artículo 21, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero, para los Estados miembros cuando el convenio de contribución esté expresado en euros.

En el caso a que se refiere la letra b) del párrafo primero, podrán habilitarse créditos de compromiso en el momento de la firma por el Estado miembro del convenio de contribución.

Artículo 8

Contribuciones de los Estados miembros a programas de investigación

[artículo 21, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero]

1. Las contribuciones financieras de los Estados miembros a determinados programas complementarios de investigación, contempladas en el artículo 5 del Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 del Consejo (8), se abonarán:

a) las siete doceavas partes del importe que figure en el presupuesto, a más tardar el 31 de enero del ejercicio presupuestario en curso;

b) las cinco doceavas partes restantes, a más tardar el 15 de julio del ejercicio presupuestario en curso.

2. Si el presupuesto no se hubiera aprobado definitivamente antes de comenzar el ejercicio presupuestario, las contribuciones previstas en el apartado 1 se efectuarán tomando como base el importe fijado en el presupuesto del ejercicio anterior.

3. Las contribuciones o pagos suplementarios que los Estados miembros adeuden al presupuesto deberán registrarse en la cuenta o cuentas de la Comisión en el plazo de 30 días naturales a partir de la reclamación de los fondos.

4. Los pagos efectuados se anotarán en la cuenta prevista en el Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 y quedarán sujetos a las condiciones contempladas en dicho Reglamento.

Artículo 9

Ingresos afectados procedentes de la participación de los Estados AELC en determinados programas de la Unión

[artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero]

1. La estructura presupuestaria para dar acomodo a la participación de los Estados miembros de la Asociación Europea de Libre Comercio (en lo sucesivo, «los Estados AELC») en determinados programas de la Unión será la siguiente:

a) en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria para dar acomodo al importe total de la contribución de los Estados AELC, en el ejercicio presupuestario considerado;

b) en el estado de gastos: i) en los comentarios de las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC se hará referencia «a título informativo» al importe estimado de la participación, ii) en un anexo, que formará parte integrante del presupuesto, se recogerán todas las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC.

A efectos de la letra a) del párrafo primero, el importe estimado se indicará en los comentarios del presupuesto.

El anexo mencionado en el párrafo primero, letra b), inciso ii), refleja y forma parte de la estructura prevista para dar acomodo de los créditos correspondientes a dicha participación, según lo previsto en el apartado 2, y para permitir la ejecución de los gastos.

2. En virtud del artículo 82 del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo (en lo sucesivo, «el Acuerdo EEE»), los importes correspondientes a la participación anual de los Estados AELC —tal y como fueran confirmados a la Comisión por el Comité Mixto del Espacio Económico Europeo con arreglo al artículo 1, apartado 5, del Protocolo 32 anejo al Acuerdo EEE— darán lugar a la provisión, al comienzo del ejercicio presupuestario, de los importes íntegros de los créditos de compromiso y los créditos de pago correspondientes.

3. Si, durante el ejercicio presupuestario, se habilitaran créditos suplementarios en las líneas presupuestarias en las que participen los Estados AELC sin que estos puedan adaptar consecuentemente su contribución durante el ejercicio en cuestión a efectos de respetar el «factor de proporcionalidad» a que se refiere el artículo 82 del Acuerdo EEE, la Comisión quedará facultada para prefinanciar con los recursos de tesorería, provisional y excepcionalmente, la cuota correspondiente de los Estados AELC. Cuando se habiliten tales créditos suplementarios, la Comisión recurrirá, cuanto antes, a las contribuciones correspondientes de los Estados AELC. La Comisión informará anualmente al Parlamento Europeo y al Consejo de las decisiones adoptadas en este sentido.

La prefinanciación quedará regularizada lo antes posible en el presupuesto del ejercicio presupuestario siguiente.

4. De conformidad con el artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero, las contribuciones financieras de los Estados AELC constituirán ingresos afectados externos. El contable habrá de adoptar las medidas adecuadas para asegurar que la utilización de los ingresos procedentes de tales contribuciones y la de los créditos correspondientes se supervisa separadamente.

La Comisión hará referencia separadamente, en el informe contemplado en el artículo 150, apartado 2, del Reglamento Financiero, al estado de ejecución de los ingresos y gastos correspondiente a la participación de los Estados AELC.

Artículo 10

Producto de las sanciones a los Estados miembros a los que se declare en situación de déficit excesivo

[artículo 21, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]

La estructura presupuestaria para dar acomodo a los importes de las sanciones a que se refiere la sección 4 del Reglamento (CE) no 1467/97 del Consejo (9) será la siguiente:

a) en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria en la que se consignarán los intereses de los referidos importes;

b) de modo paralelo y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 77 del Reglamento Financiero, la consignación de tales importes en el estado de ingresos dará lugar a que se habiliten, en el estado de gastos, créditos de compromiso y créditos de pago.

Los créditos a que se refiere la letra b) del párrafo primero serán ejecutados de conformidad con el artículo 20 del Reglamento Financiero.

Artículo 11

Cargas que acarrea la aceptación de liberalidades en favor de la Unión

(artículo 22 del Reglamento Financiero]

A efectos de la autorización del Parlamento Europeo y del Consejo a que se hace referencia en el artículo 22, apartado 2, del Reglamento Financiero, la Comisión estimará y explicará debidamente las cargas financieras, incluidos los gastos de seguimiento ocasionados por la aceptación de liberalidades realizadas en favor de la Unión.

Artículo 12

Cuentas de cargas fiscales recuperables

(artículo 23, apartado 3, del Reglamento Financiero)

Las cargas fiscales que deba pagar la Unión en cumplimiento del artículo 23, apartado 2, y apartado 3, letra a), del Reglamento Financiero se anotarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.

CAPÍTULO 5

Principio de especialidad

Artículo 13

Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por instituciones distintas de la Comisión

(artículo 25 del Reglamento Financiero)

1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 25 del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.

2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.

No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la institución en cuestión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.

Artículo 14

Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por la Comisión

(artículo 26 del Reglamento Financiero)

1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.

2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen o de destino de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.

No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la Comisión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.

Artículo 15

Gastos de administración

(artículo 26 del Reglamento Financiero)

Los gastos contemplados en el artículo 26, apartado 1, párrafo primero, letra b), del Reglamento Financiero cubrirán, para cada política, los elementos recogidos en el artículo 44, apartado 3, del Reglamento Financiero.

Artículo 16

Justificación de las solicitudes de transferencias de créditos

(artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero)

Las propuestas de transferencias y cualquier información destinada al Parlamento Europeo y al Consejo sobre las transferencias efectuadas de conformidad con los artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, tanto para las líneas a las que se transferirán los créditos, como para las líneas desde las que se transfieran.

Artículo 17

Justificación de las solicitudes de transferencias procedentes de la reserva para ayudas de emergencia

(artículo 29 del Reglamento Financiero)

Las propuestas de transferencias que tengan por objeto utilizar la reserva para ayudas de emergencia a que se refiere el artículo 29 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre:

a) en lo que respecta a la línea a la que se hará la transferencia, los datos más recientes disponibles sobre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario;

b) en lo que respecta a las líneas correspondientes a acciones exteriores, la ejecución de los créditos hasta finales del mes anterior a la solicitud de transferencia y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, incluida una comparación con las previsiones iniciales;

c) un análisis de las posibilidades de reafectación de los créditos.

CAPÍTULO 6

Principio de buena gestión financiera

Artículo 18

Evaluación

(artículo 30 del Reglamento Financiero)

1. Toda propuesta de programa o actividad que ocasione gastos presupuestarios será objeto de una evaluación previa que abordará:

a) las necesidades que se pretende cubrir a corto o largo plazo;

b) el valor añadido de la intervención de la Unión;

c) los objetivos estratégicos y de gestión que deben alcanzarse, que incluirán las medidas necesarias para proteger los intereses financieros de la Unión en el ámbito de la prevención, detección, investigación y reparación del fraude, así como las correspondientes sanciones;

d) las opciones de acción existentes, incluidos los riesgos que acarrean;

e) los resultados y efectos esperados, en particular las consecuencias económicas, sociales y medioambientales, y los indicadores y modalidades de evaluación necesarios para medirlos;

f) el método de aplicación más adecuado a la opción u opciones preferidas;

g) la coherencia interna del programa o de la actividad propuestos y sus relaciones con otros instrumentos pertinentes;

h) el volumen de los créditos, de los recursos humanos y de los demás gastos administrativos que deban asignarse teniendo debidamente en cuenta el principio de coste-eficacia;

i) las conclusiones extraídas de experiencias similares ya realizadas.

2. En la propuesta se establecerán las modalidades de supervisión, información y evaluación, teniendo debidamente en cuenta las responsabilidades respectivas de todas las instancias administrativas que participen en la ejecución del programa o de la actividad propuestos.

3. Todos los programas o actividades, incluidos los proyectos piloto y las acciones preparatorias, en los que los recursos movilizados sean superiores a 5 000 000 EUR, serán objeto de una evaluación intermedia y/o a posteriori de los recursos humanos y financieros asignados y de los resultados obtenidos, con el fin de verificar su coherencia con los objetivos fijados, y ello del modo siguiente:

a) se efectuará una evaluación periódica de los resultados obtenidos en la realización de los programas plurianuales de acuerdo con un calendario que permita tener en cuenta las conclusiones de dichas evaluaciones para cualquier decisión de renovación, modificación o suspensión de los programas;

b) al menos una vez cada seis años, las actividades que se financien anualmente serán objeto de una evaluación para comprobar los resultados obtenidos.

Las letras a) y b) del párrafo primero no serán aplicables a cada proyecto o acción que se lleven a cabo en el marco de tales actividades, en los que dicha obligación pueda cumplirse con los informes finales remitidos por los organismos que hayan ejecutado la acción.

4. Las evaluaciones mencionadas en los apartados 1 y 3 serán proporcionales a los recursos movilizados y a los efectos del programa y de la actividad en cuestión.

Artículo 19

Ficha de financiación

(artículo 31 del Reglamento Financiero)

La ficha de financiación deberá contener datos financieros y económicos para que el Legislador pueda valorar si es necesaria una intervención de la Unión. Deberá recoger información apropiada sobre la coherencia con otras actividades de la Unión y cualquier posible sinergia.

Cuando se trate de acciones plurianuales, la ficha de financiación incluirá el calendario previsible de las necesidades anuales de créditos y de personal, personal externo inclusive, así como una evaluación de su incidencia financiera a medio plazo.

CAPÍTULO 7

Principio de transparencia

Artículo 20

Publicación provisional del presupuesto

(artículo 34 del Reglamento Financiero)

Con la mayor brevedad posible y a más tardar cuatro semanas después de la aprobación final del presupuesto, se publicarán en todas las lenguas las cifras detalladas definitivas del presupuesto en el sitio internet de las instituciones, a iniciativa de la Comisión, a la espera de la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Artículo 21

Publicación de información sobre el valor y los perceptores de fondos de la Unión

(artículo 35 del Reglamento Financiero)

1. La información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión directa se publicará en un sitio internet de las instituciones de la Unión a más tardar el 30 de junio del año siguiente al ejercicio presupuestario en que se concedieron.

Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.

2. La información que figura a continuación se publicará a menos que se disponga otra cosa en el presente Reglamento y en las normas sectoriales, teniendo en cuenta los criterios fijados en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero:

a) el nombre del perceptor;

b) la localidad del perceptor;

c) el importe concedido;

d) la naturaleza y finalidad de la medida.

A efectos de la letra b), por «localidad» se entenderá:

i) la dirección del perceptor, cuando este sea una persona jurídica,

ii) la región a nivel NUTS 2, cuando el perceptor sea una persona física.

En lo que respecta a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se eliminará dos años después del fin del ejercicio presupuestario en el que se hayan concedido los fondos. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.

3. La información mencionada en el apartado 2 solo se publicará en relación con los premios, subvenciones y contratos que hayan sido concedidos o adjudicados como resultado de concursos, procedimientos de concesión de subvenciones o procedimientos de contratación pública. La información no se publicará en relación con:

a) las becas concedidas a personas físicas y otras ayudas directas pagadas a las personas físicas más necesitadas a que se refiere el artículo 125, apartado 4, letra c), del Reglamento Financiero;

b) los contratos de cuantía inferior a la contemplada en el artículo 137, apartado 2, del presente Reglamento.

4. No se procederá a la publicación si la divulgación de la información pudiera amenazar los derechos y libertades de las personas en cuestión, tal y como están protegidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales de los perceptores.

Artículo 22

Enlace con la publicación de información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión indirecta

(artículo 35 del Reglamento Financiero)

Cuando la gestión de los fondos de la Unión se delegue en las autoridades y organismos a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, los convenios de delegación deberán exigir que la información a que se refiere el artículo 21, apartados 2 y 3, sea publicada, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por las autoridades y organismos en los que hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto en su sitio web.

El sitio internet de las instituciones de la Unión deberá contener una referencia al menos a la dirección del sitio web en que puede encontrarse dicha información, si no se publica directamente en la sección especializada del sitio internet de las instituciones de la Unión.

Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.

El artículo 21, apartados 2 a 4, se aplicarán a la publicación a que se refiere el párrafo primero del presente artículo.

TÍTULO III

DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

Artículo 23

Programación financiera

(artículo 38 del Reglamento Financiero)

La programación financiera a que se refiere el artículo 38 del Reglamento Financiero se estructurará por categoría de gastos, ámbito político y línea presupuestaria. La programación financiera completa englobará todas las categorías de gasto, salvo en los campos de la agricultura, de la política de cohesión y de la administración, para los cuales solo se facilitarán datos abreviados.

Artículo 24

Proyectos de presupuesto rectificativo

(artículo 41, apartado 1, del Reglamento Financiero)

A los proyectos de presupuestos rectificativos se adjuntarán justificaciones y los datos sobre la ejecución presupuestaria del ejercicio anterior y del ejercicio en curso disponibles en el momento de la elaboración de los mismos.

Artículo 25

Nomenclatura del presupuesto

(artículo 44 del Reglamento Financiero)

La nomenclatura del presupuesto se ajustará a los principios de especialidad, transparencia y buena gestión financiera. Deberá proporcionar la claridad y la transparencia necesarias para el proceso presupuestario, facilitando la identificación de los principales objetivos, tal como se reflejan en las bases jurídicas correspondientes, haciendo posible decisiones sobre las prioridades políticas y permitiendo una aplicación eficiente y eficaz.

Artículo 26

Gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado

[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso v), del Reglamento Financiero]

A efectos de establecer el presupuesto, los gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado se determinarán de la siguiente forma:

a) compromisos: compromisos contabilizados durante el ejercicio presupuestario con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3;

b) pagos: pagos efectuados durante el ejercicio presupuestario, es decir, aquellos pagos cuya orden de ejecución se ha remitido al banco, con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3.

Artículo 27

Comentarios presupuestarios

[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso vi), del Reglamento Financiero]

En los comentarios presupuestarios se recogerán los siguientes datos:

a) las referencias del acto de base, cuando este exista;

b) todas las explicaciones adecuadas sobre la naturaleza y finalidad de los créditos.

Artículo 28

Plantilla de personal

[artículo 49, apartado 1, letra c), inciso i), del Reglamento Financiero]

El personal de la Agencia de Abastecimiento figurará de modo diferenciado en la plantilla de personal de la Comisión.

TÍTULO IV

DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

CAPÍTULO 1

Disposiciones generales

Artículo 29

Información sobre transferencias de datos personales para fines de auditoría

(artículo 53 del Reglamento Financiero)

En toda convocatoria prevista en relación con subvenciones, contratos públicos o premios gestionada en régimen de gestión directa, los beneficiarios, candidatos, licitadores y participantes potenciales, serán informados de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (10) de que, para salvaguardar los intereses financieros de la Unión, sus datos personales podrán transferirse a los servicios de auditoría interna, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la instancia especializada en irregularidades financieras o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (en lo sucesivo, «la OLAF»), así como entre los ordenadores de la Comisión y las agencias ejecutivas.

Artículo 30

Medidas preparatorias en el campo de la política exterior y de seguridad común

[artículo 54, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]

La financiación de las medidas acordadas por el Consejo para la preparación de las operaciones de gestión de crisis de la Unión en virtud del título V del Tratado de la Unión Europea abarcará los costes marginales originados directamente por el despliegue específico de una misión o equipo en el que participe, entre otros, personal de las instituciones de la Unión, incluidos los gastos de los seguros de alto riesgo, los gastos de viajes y alojamiento, y las dietas.

Artículo 31

Competencias específicas de la Comisión conferidas por los Tratados

[artículo 54, apartado 2, letra d), del Reglamento Financiero]

1. Los artículos del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:

a) artículo 154 (diálogo social);

b) artículo 156 (estudios, dictámenes y consultas en materia social);

c) artículos 159 y 161 (informes específicos sobre la situación social);

d) artículo 168, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de protección de la salud);

e) artículo 171, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de redes transeuropeas);

f) artículo 173, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en el sector industrial);

g) artículo 175, párrafo segundo (informe sobre los avances realizados en la consecución de la cohesión económica, social y territorial);

h) artículo 181, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de investigación y desarrollo tecnológico);

i) artículo 190 (informe sobre las actividades realizadas en materia de investigación y desarrollo tecnológico);

j) artículo 210, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación de las políticas en materia de cooperación al desarrollo);

k) artículo 214, apartado 6 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de medidas de ayuda humanitaria).

2. Los artículos del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (en lo sucesivo, «el Tratado Euratom») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:

a) artículo 70 (apoyo financiero, dentro de los límites previstos en el presupuesto, en campañas de prospección minera en los territorios de los Estados miembros);

b) artículos 77 a 85.

3. Las listas que figuran en los apartados 1 y 2 podrán ser completadas, en su caso, cuando se presente el proyecto de presupuesto, con una indicación de los artículos de que se trate y de los importes correspondientes.

Artículo 32

Actos susceptibles de constituir un conflicto de intereses y procedimiento

(artículo 57 del Reglamento Financiero)

1. Los actos susceptibles de estar viciados por un conflicto de intereses, a tenor del artículo 57, apartado 2, del Reglamento Financiero, podrán revestir, entre otros, alguna de las siguientes formas, sin perjuicio de su cualificación como actividades ilícitas en virtud del artículo 141:

a) la concesión, a sí mismo o a otros, de ventajas injustificadas directas o indirectas;

b) la negativa a conceder a un beneficiario los derechos o ventajas a que tuviera derecho;

c) la ejecución de actos indebidos o abusivos, o la omisión de ejecutar actos obligatorios.

Otros actos que podrían estar viciados por un conflicto de intereses son aquellos que pueden obstaculizar el desempeño imparcial y objetivo de las funciones de una persona como, por ejemplo, la participación en un comité de evaluación en relación con un procedimiento de concesión de subvención o de adjudicación de contrato, cuando la persona pudiera, directa o indirectamente, beneficiarse económicamente del resultado de tales procedimientos.

2. Se presumirá la existencia de conflicto de intereses si un solicitante, candidato o licitador es miembro del personal cubierto por el Estatuto, a menos que su participación en el procedimiento hubiera sido autorizada previamente por su superior jerárquico.

3. En caso de conflicto de intereses, el ordenador delegado tomará las medidas adecuadas para evitar cualquier influencia indebida de la persona en cuestión en el proceso o procedimiento de que se trate.

CAPÍTULO 2

Métodos de ejecución

Sección 1

Disposiciones generales

Artículo 33

Modo de gestión

(artículo 58 del Reglamento Financiero)

El sistema contable de la Comisión identificará el modo de gestión y, para cada modo de gestión, el tipo de persona o entidad enumerada en el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto.

En lo que respecta a la gestión directa por parte de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero, el sistema contable distinguirá la gestión según competa a los siguientes agentes:

a) servicios de la Comisión;

b) agencias ejecutivas;

c) jefes de las delegaciones de la Unión;

d) fondos fiduciarios a que se refiere el artículo 187 del Reglamento Financiero.

Sección 2

Gestión directa

Artículo 34

Gestión directa

[artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero]

Cuando la Comisión ejecute el presupuesto directamente a través de sus servicios, las tareas de ejecución serán efectuadas por los agentes financieros a tenor de lo dispuesto en los artículos 64 a 75 del Reglamento Financiero y según las condiciones previstas en el presente Reglamento.

Artículo 35

Ejercicio de las competencias delegadas en las agencias ejecutivas

[artículo 58, apartado 1, letra a), y artículo 62 del Reglamento Financiero]

1. En la decisión de delegación de competencias en las agencias ejecutivas se autorizará a las mismas la condición de ordenador delegado a efectos de ejecutar los créditos correspondientes al programa de la Unión cuya gestión se les hubiera confiado.

2. El acto de delegación de la Comisión incluirá al menos las disposiciones contempladas en el artículo 40, letras a) a d) y letra h). Deberá ser aceptado formalmente por escrito por el director por cuenta de la agencia ejecutiva correspondiente.

Artículo 36

Cumplimiento de las normas sobre contratación pública

(artículo 63 del Reglamento Financiero)

Cuando la Comisión delegue competencias en organismos privados en virtud del artículo 63, apartado 2, del Reglamento Financiero, deberá concluir un contrato con arreglo al título V de la primera parte y al capítulo 3 del título IV de la segunda parte del Reglamento Financiero.

Sección 3

Gestión compartida con los Estados miembros

Artículo 37

Disposiciones específicas relativas a la gestión compartida con los Estados miembros — Medidas destinadas a fomentar las mejores prácticas

(artículo 59 del Reglamento Financiero)

La Comisión creará un registro de organismos responsables de las actividades de gestión, certificación y auditoría en virtud de los reglamentos sectoriales.

A fin de promover las mejores prácticas en la ejecución de los Fondos Estructurales, el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural, el Fondo Europeo Agrícola de Garantía y el Fondo Europeo de Pesca, la Comisión podrá poner a disposición de los organismos responsables de las actividades de gestión y control, con carácter informativo, una guía metodológica en la que se recoja su propio planteamiento y su propia estrategia de control, incluidas listas de control y ejemplos de mejores prácticas. Se procederá a la actualización de esta guía cada vez que resulte necesario.

Sección 4

Gestión indirecta

Artículo 38

Equivalencia de los sistemas, normas y procedimientos en régimen de gestión indirecta

(artículo 60 del Reglamento Financiero)

1. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a la contratación pública son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:

a) respetan los principios de competencia amplia entre licitadores a fin de obtener la mejor relación coste/beneficios, y los procedimientos negociados se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados;

b) aseguran la transparencia, con una publicación previa adecuada, en particular de las licitaciones, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los contratistas;

c) garantizan la igualdad de trato, la proporcionalidad y la no discriminación;

d) previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de contratación.

La legislación nacional de los Estados miembros o de terceros países por la que se transpone la Directiva 2004/18/CE será considerada equivalente a las normas que aplican las instituciones de conformidad con el Reglamento Financiero.

2. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a las subvenciones son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:

a) respetan los principios de proporcionalidad, buena gestión financiera, igualdad de trato y no discriminación;

b) aseguran la transparencia, con una publicación adecuada de las convocatorias de propuestas, mientras que los procedimientos de concesión directa se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los beneficiarios teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad;

c) previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de concesión;

d) disponen que las subvenciones no podrán acumularse ni ser concedidas con carácter retroactivo; que deberán, en general, implicar una cofinanciación; y que no podrán tener por objeto o efecto producir rentabilidad alguna en favor del beneficiario.

3. La Comisión podrá aceptar que los sistemas contables y los sistemas de control interno utilizados por personas y entidades en las que se vayan a delegar competencias de ejecución presupuestaria por cuenta de la Comisión ofrecen niveles equivalentes de protección de los intereses financieros de la Unión y de garantías razonables respecto de la consecución de los objetivos de gestión si cumplen con los principios establecidos en el artículo 32 del Reglamento Financiero.

Artículo 39

Evaluación previa de las normas y procedimientos de las personas y entidades en régimen de gestión indirecta

(artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero)

A efectos de la evaluación previa de conformidad con el artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otro ordenador, a condición de que sus conclusiones sean pertinentes para los riesgos específicos que entrañan las competencias que se vayan a delegar, en particular su naturaleza y las cantidades en juego.

El ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otros donantes en la medida en que esta evaluación hubiera sido hecha atendiendo a condiciones equivalentes a las aplicables a la gestión indirecta establecidas en el artículo 60 del Reglamento Financiero.

Artículo 40

Contenido del convenio por el que se delegan en personas y entidades competencias de ejecución del presupuesto

(artículos 61, apartado 3, del Reglamento Financiero)

Los convenios de delegación deberán incluir disposiciones detalladas que garanticen la protección de los intereses financieros de la Unión y la transparencia de las operaciones llevadas a cabo. Incluirán al menos los siguientes elementos:

a) una definición clara de las funciones asignadas y de los límites de estas, en particular en lo que respecta a la modificación de las competencias delegadas, la condonación de las deudas y el uso de los fondos reembolsados o no utilizados;

b) las condiciones y modalidades de ejecución de las funciones, las responsabilidades y la organización de los controles que se vayan a llevar a cabo, incluida la evaluación de los programas;

c) las condiciones aplicables a los pagos de la contribución de la Unión, en particular el reembolso de los costes contraídos en relación con la ejecución, así como la remuneración de la entidad delegataria, junto con las normas sobre los documentos justificativos requeridos para justificar los pagos;

d) las normas relativas a la presentación de informes a la Comisión sobre la forma de ejecutar las funciones, los resultados esperados, las irregularidades cometidas y las medidas adoptadas, las condiciones en las que pueden suspenderse o interrumpirse los pagos, así como las condiciones en las que cesará tal ejecución;

e) el plazo en el que deberán firmarse los diferentes contratos y convenios por los que se aplica el convenio de delegación, que deberá ser proporcional a la naturaleza de las competencias delegadas;

f) las normas que permiten a la persona o entidad excluir de la participación en los procedimientos de concesión de subvenciones o premios o de adjudicación de contratos, o de la concesión de subvenciones o premios o de la adjudicación de contratos a las entidades que se hallen incursas en una de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, letras a), b) y e), y en el artículo 107, letras a) y b), del Reglamento Financiero;

g) disposiciones detalladas sobre el control que podrá llevar a cabo la Comisión, así como las disposiciones por las que se concede a la Comisión, a la OLAF y al Tribunal de Cuentas acceso a la información necesaria para el desempeño de sus funciones, así como la competencia para proceder a auditorías e investigaciones, en particular controles in situ;

h) disposiciones que prevean: i) el compromiso de la entidad delegataria de informar sin demora a la Comisión de cualquier fraude cometido en la gestión de fondos de la Unión, así como de las medidas adoptadas, ii) la designación de un punto de contacto que estará dotado con las competencias apropiadas para cooperar directamente con la OLAF a fin de facilitar las actividades operativas de esta última;

i) las condiciones de utilización de cuentas bancarias y de los intereses devengados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero;

j) disposiciones que garanticen la visibilidad de la acción de la Unión en relación con las demás actividades del organismo.

Artículo 41

Declaración de fiabilidad y estado de conformidad

(artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero)

Cuando se trate de acciones que finalizan antes de que concluya el ejercicio presupuestario de que se trate, el informe final de la persona o entidad delegataria para tal acción podrá sustituir a la declaración de fiabilidad contemplada en el artículo 60, apartado 5, letra b), del Reglamento Financiero, siempre que se presente antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio presupuestario de que se trate.

Cuando organizaciones internacionales y terceros países ejecuten acciones no plurianuales cuya duración se limite a 18 meses, el estado de conformidad a que se refiere el artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero podrá incorporarse al informe final.

Artículo 42

Procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y exclusión de la financiación de la Unión de los gastos incurridos en incumplimiento de la normativa aplicable a la gestión indirecta

[artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero]

1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas recogidas en la normativa sectorial, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero incluirán:

a) exámenes documentales y, cuando proceda, controles in situ efectuados por la Comisión;

b) el establecimiento por la Comisión, en su caso en el marco de procedimientos contradictorios con las autoridades y organismos y después de que estas autoridades y organismos hayan sido informados, del importe de los gastos reconocidos como aceptados;

c) cuando proceda, el cálculo por la Comisión de las correcciones financieras;

d) la recaudación o reembolso por la Comisión del saldo resultante de la diferencia entre los gastos aceptados y las cantidades ya abonadas a las autoridades u organismos.

A efectos del párrafo primero, letra d), la Comisión procederá a la recaudación de las cantidades adeudadas preferiblemente mediante compensación como dispone el artículo 87.

2. Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en una entidad que ejecute una acción en la que intervengan varios donantes, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero consistirán en verificar que la cantidad correspondiente a la abonada por la Comisión para la acción en cuestión ha sido destinada por la entidad a dicha acción y que los gastos han sido efectuados de conformidad con las obligaciones impuestas en el convenio firmado con la entidad.

A efectos del presente Reglamento, se entenderá por «acción en la que intervienen varios donantes» cualquier acción en la que los fondos de la Unión se combinen con los de al menos otro donante.

Artículo 43

Disposiciones específicas en materia de gestión indirecta con organizaciones internacionales

[artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), y artículo 188 del Reglamento Financiero]

1. Las organizaciones internacionales a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), del Reglamento Financiero serán las siguientes:

a) las organizaciones públicas internacionales creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones;

b) el Comité Internacional de la Cruz Roja;

c) la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja;

d) otras organizaciones sin ánimo de lucro asimiladas a organizaciones internacionales en virtud de una decisión de la Comisión.

2. Cuando la Comisión ejecute el presupuesto en régimen de gestión indirecta con organizaciones internacionales, serán de aplicación los convenios de verificación concluidos con ellas.

Artículo 44

Designación de los organismos de Derecho público o de los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público

[artículo 58, apartado 1, letra c), incisos v) y vi), del Reglamento Financiero]

1. Los organismos de Derecho público o los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público estarán sujetos al Derecho del Estado miembro o del país en el que se hayan constituido.

2. En caso de gestión por red que requiera la designación de al menos un organismo o entidad por Estado miembro o país concernido, tal designación corresponderá al Estado miembro o país en cuestión de conformidad con el acto de base.

En todos los demás casos, la Comisión designará a dichos organismos o entidades de consuno con los Estados miembros o países de que se trate.

CAPÍTULO 3

Agentes financieros

Sección 1

Derechos y obligaciones de los agentes financieros

Artículo 45

Derechos y obligaciones de los agentes financieros

(artículo 64 del Reglamento Financiero)

1. Cada institución pondrá a disposición de cada agente financiero los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y una carta en la que se describan con todo detalle sus funciones, derechos y obligaciones.

2. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.

Sección 2

El ordenador

Artículo 46

Asistencia a los ordenadores delegados y subdelegados

(artículo 65 del Reglamento Financiero)

Los ordenadores competentes podrán ser asistidos, en el ámbito de sus funciones, por personal encargado de efectuar, bajo su responsabilidad, determinadas operaciones necesarias para la ejecución del presupuesto y la presentación de la información financiera y de gestión. A fin de evitar todo conflicto de intereses, el personal que asista a los ordenadores delegados o subdelegados estará sujeto a las obligaciones contempladas en el artículo 57 del Reglamento Financiero.

Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero podrán ser asistidos en sus funciones por personal de la Comisión.

Artículo 47

Disposiciones internas reguladoras de las delegaciones

(artículo 65 del Reglamento Financiero)

De conformidad con el Reglamento Financiero y el presente Reglamento, cada institución adoptará en sus normas internas las medidas de gestión de créditos que considere necesarias para la buena ejecución de su sección del presupuesto.

Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.

Artículo 48

Custodia de los documentos justificativos por los ordenadores

(artículo 66, apartado 2, del Reglamento Financiero)

El ordenador implantará sistemas en soporte papel o sistemas electrónicos para la custodia de los originales de los documentos justificativos relacionados con la ejecución presupuestaria y consecutivos a ella, así como los referentes a las medidas de ejecución presupuestaria. Los sistemas deberán disponer:

a) que tales documentos deben estar numerados;

b) que tales documentos deben estar fechados;

c) que la teneduría de los registros, que pueden ser informatizados, se lleve a cabo de forma que se indique la localización exacta de tales documentos;

d) que tales documentos se custodian durante un período de al menos cinco años a contar desde la fecha de aprobación de la gestión presupuestaria por parte del Parlamento Europeo del ejercicio a que tales documentos se refieren;

e) que se custodian los documentos relativos a las garantías sobre las prefinanciaciones exigidas en favor de la institución y se establece un calendario que permita un seguimiento adecuado de tales garantías.

Los documentos referentes a operaciones que no se hayan ultimado se conservarán, aunque haya transcurrido el período previsto en la letra d) del párrafo primero, hasta el final del año siguiente al de ultimación de dichas operaciones.

Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico.

Artículo 49

Controles previos y a posteriori

(artículo 66, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero)

1. Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de operaciones efectuadas normalmente por el personal contemplado en el artículo 46 y que son preparatorias de la adopción de los actos de ejecución presupuestaria por parte del ordenador competente.

2. Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma.

3. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible.

El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.

El objeto de los controles previos será constatar:

a) la idoneidad y conformidad de los ingresos y gastos con las disposiciones aplicables, en especial con la normativa presupuestaria y otras normas pertinentes, así como con cualquier acto adoptado en cumplimiento de los Tratados o reglamentos y, cuando proceda, las condiciones contractuales;

b) la aplicación del principio de buena gestión financiera contemplado en el capítulo 7 del título II de la primera parte del Reglamento Financiero.

A efectos de los controles, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.

4. Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.

Mediante los controles a posteriori se verificará la correcta ejecución de las operaciones financiadas con cargo al presupuesto y, en particular, el cumplimiento de los criterios a que se refiere el apartado 3.

Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador delegado al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. El ordenador delegado tomará medidas para abordar estos problemas.

El análisis del riesgo a que se refiere el artículo 66, apartado 6, del Reglamento Financiero se examinará atendiendo a los resultados de los controles y demás información pertinente.

En caso de programas plurianuales, el ordenador delegado establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual.

Artículo 50

Código de normas profesionales

(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 5, del Reglamento Financiero)

1. Los miembros del personal nombrados por el ordenador competente para verificar las operaciones financieras serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditadas por un título o experiencia profesional apropiada, o tras un programa de formación adecuado.

2. Cada institución elaborará un código de normas profesionales en el que se defina en materia de control interno:

a) el grado de competencia técnica y financiera exigido a los miembros del personal contemplados en el apartado 1;

b) la obligación de que tales miembros del personal asistan a cursos de formación continua;

c) las misiones, cometidos y funciones encomendados a los mismos;

d) las normas de conducta que deben seguir, en particular, las relativas a deontología e integridad, así como los derechos que les asisten.

3. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos al código de normas profesionales de la Comisión a que se refiere el apartado 2 del presente artículo para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.

4. Corresponderá a cada institución crear las estructuras adecuadas para divulgar entre los servicios de ordenación y actualizar periódicamente la adecuada información sobre las normas de control, así como los métodos y técnicas disponibles al efecto.

Artículo 51

Falta de diligencia del ordenador delegado

(artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero)

Se entenderá por «falta de diligencia del ordenador», a que se refiere el artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, la ausencia de respuesta en un plazo razonable en función de las circunstancias del caso y, en todo caso, en un plazo no superior a un mes.

Artículo 52

Transmisión de información financiera y de gestión al contable

(artículo 66 del Reglamento Financiero)

El ordenador delegado transmitirá al contable, de conformidad con las normas adoptadas por este último, la información financiera y de gestión necesaria para que el contable pueda llevar a cabo su cometido.

El contable será informado por el ordenador, de manera regular, y en todo caso al cierre de las cuentas, de los datos financieros pertinentes de las cuentas fiduciarias, de modo que el uso de los fondos de la Unión quede reflejado en la contabilidad de la Unión.

Artículo 53

Informe sobre los procedimientos negociados

(artículo 66 del Reglamento Financiero)

Los ordenadores delegados registrarán, para cada ejercicio presupuestario, los contratos concluidos mediante los procedimientos negociados a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letras a) a g), el artículo 135, apartado 1, letras a) a d), y los artículos 266, 268 y 270 del presente Reglamento. Si la proporción de procedimientos negociados en comparación con el número de contratos adjudicados por el mismo ordenador delegado es sensiblemente mayor que en años anteriores o si tal proporción es notablemente superior a la media registrada en la instit