INFORME sobre las cuentas y la gestión del ejercicio 1993 de la Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo (Fundación de Dublín) al que se adjuntan las respuestas de la Fundación (94/C 387/01)

1. INTRODUCCIÓN 1.1. El Tribunal de Cuentas ha examinado las cuentas y la gestión financiera de la Fundación de Dublín correspondientes al ejercicio 1993, de conformidad con la reglamentación aplicable (1).

1.2. Los créditos disponibles en el ejercicio 1993 ascendieron a 11,5 Mio ECU. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por valor de 8,3 Mio ECU y a prórrogas al ejercicio 1994 por valor de 2,9 Mio ECU, habiéndose anulado el saldo de 0,3 Mio ECU. Los créditos prorrogados del ejercicio precedente dieron lugar a pagos por valor de 1,7 Mio ECU y a anulaciones por valor de 0,2 Mio ECU. El Anexo adjunto al presente informe contiene un análisis por capítulos de la utilización de los créditos del ejercicio y de los créditos prorrogados de 1992.

2. SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES PREVIAS

Separación de funciones

2.1. La separación de las funciones de ordenador de pagos y contable mencionada en el Informe Anual de 1992 (2) sigue siendo insuficiente. La Fundación contará con un nuevo sistema contable informatizado que garantizará que los pagos de la administración de anticipos sean autorizados por el Interventor antes de contabilizarlos en el sistema contable y espera que se producirá una separación adecuada de las funciones. Sin embargo, el sistema probablemente no será operativo antes de finales de 1994.

Administración de anticipos

2.2. Los pagos efectuados mediante la administración de anticipos aumentaron del 29,5 % de 1992 al 40 % en 1993 (sin tener en cuenta los sueldos). A pesar de las críticas previas del Tribunal de una utilización tan masiva del sistema de anticipos [véase el apartado 2.2 del Informe Anual del Tribunal de 1992 (3)], el Interventor de la Comisión (competente con respecto a la Fundación) decidió que la Fundación (y el Centro de Berlín) debería utilizar más aún dicho sistema incrementando el techo de 2 000 ecus a 10 000 ecus por operación.

Subvención del Gobierno irlandés

2.3. El tercer y último tramo de 100 000 IRL (124 719,23 ecus) destinado a la financiación del nuevo edificio se abonó en mayo de 1993 y, como los dos anteriores, este ingreso se inscribió en el balance deduciendo los gastos correspondientes [véanse los apartados 3.8 y 3.9 del Informe Anual del Tribunal de 1992 (4)]. Dicha práctica incumple lo dispuesto en el artículo 4 del reglamento financiero de la Fundación, que establece que para efectuar cualquier ingreso habrá que imputarlo en una de las partidas del estado de los ingresos y los gastos.

3. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y CUENTA DE GESTIÓN

Transferencias de créditos

3.1. El valor de las transferencias de créditos (en cifras netas) entre las diferentes líneas presupuestarias (artículos y partidas) efectuadas en 1993 ascendían a 2 227 600 ecus, el 19 % del presupuesto. Más de 1 Mio ECU (el 46 %) de estas transferencias se efectuaron en el último trimestre de 1993. En el caso de 14 líneas presupuestarias que mostraban transferencias negativas de 182 000 ecus a final de año, los importes son netos y están compuestos tanto de transferencias negativas como positivas, 622 500 ecus positivos y 804 500 ecus negativos: lo mismo ocurre con las líneas presupuestarias con una cifra positiva neta de 408 800 ecus (992 300 ecus positivos y 583 500 ecus negativos).

Prórrogas y anulaciones de créditos

3.2. Del total del presupuesto, se utilizó el 73 % de los créditos de pago, pero sólo el 54 % se utilizó para el título 3 «Gastos de operaciones». El Anexo muestra las prórrogas del presupuesto 1993 por títulos. Las prórrogas del título 3 representaban el 43 % de los créditos iniciales. En lo que se refiere a la línea presupuestaria «Estudios y proyectos piloto relativos a las condiciones de vida y de trabajo», se prorrogó el 71 % de los créditos iniciales. Durante el último trimestre de 1993 aproximadamente 400 000 ecus se transfirieron a la línea presupuestaria «Publicación de resultados de estudios» y se comprometieron, representando el total prorrogado para esta línea presupuestaria 460 908 ecus.

3.3. Aunque sólo se había anulado el 2,6 % (299 056 ecus) de los créditos de 1993, el elevado volumen de prórrogas [un incremento de 1,9 Mio ECU (17,6 %) en 1992 a 2,8 Mio ECU (25 %) en 1993] unido al también elevado volumen de transferencias (véase el apartado 3.1) suscita dudas sobre el principio de anualidad.

Ingresos

3.4. La subvención comunitaria destinada a la Fundación para el ejercicio 1993 era de 11 240 000 ecus. Los importes efectivamente solicitados y recibidos fueron de 2 Mio ECU el 19 de marzo de 1993, 2 Mio ECU el 5 de julio de 1993 y 6 563 971 ecus el 24 de septiembre de 1993, suponiendo un total de 10 563 971 ecus. El saldo de 676 029 ecus representa el excedente del ejercicio 1992. Al igual que en años anteriores, esta forma de financiación no es conforme con el artículo 26 del reglamento financiero de la Fundación que prescribe que el pago deberá entregarse «en la primera quincena de cada trimestre . . . y en función de las necesidades reales». Desde el punto de vista de la Fundación, esta forma de pago refleja sus verdaderas necesidades de liquidez, en cuyo caso debería modificarse en consecuencia el reglamento financiero.

4. BALANCE

Activo Fijo

4.1. El asiento del balance relativo al mobiliario (1 140 884,14 ecus) procede del listado proporcionado por el sistema de inventario informatizado que es independiente del sistema contable. En teoría, dicho sistema debería tener en cuenta todos los artículos declarados obsoletos (y por lo tanto amortizados) y los retirados. El examen del artículo 500, «Producto de la venta de bienes muebles e inmuebles», reveló que no sucedía así. El espacio de tiempo que transcurre entre el registro de las retiradas en las cuentas y la actualización del inventario es demasiado largo. Se debería prestar mayor atención a la conciliación de los dos sistemas al final del ejercicio. La Fundación debería verificar que las retiradas y artículos obsoletos han sido deducidos en lo que respecta a 1993 y debería modificar en consecuencia el asiento correspondiente del balance.

5. GESTIÓN FINANCIERA

Alcance de la fiscalización

5.1. El control se centró en el seguimiento del Informe precedente del Tribunal sobre la gestión financiera (Informe sobre las cuentas de 1986) y en un estudio del proyecto de medio ambiente urbano de la Fundación, del que uno de los elementos era la organización de un congreso sobre las innovaciones urbanas, celebrado en Sevilla (del 6 al 8 de octubre de 1993). La fiscalización se llevó a cabo en el contexto de las decisiones adoptadas por el Consejo Europeo en octubre de 1993 con el fin de crear una serie de nuevos organismos en diferentes países de la UE, cuyas competencias coinciden en algunos casos con la tarea llevada a cabo hasta ahora por la Fundación, en particular en lo referente a la protección del medio ambiente, la salud y seguridad en el trabajo.

5.2. En el informe sobre las cuentas de 1986 se efectuaron las siguientes observaciones:

a) En 1984 el Parlamento Europeo dividió el presupuesto operativo de la Fundación en una proporción 40 %/60 % entre condiciones de vida y condiciones de trabajo (Hasta que en 1993 el Parlamento Europeo suprimió esta separación artificial).

b) No existía ningún vínculo preciso entre el presupuesto anual y el programa de trabajo, el coste de este último sólo se establecía tras la fijación del presupuesto.

c) El seguimiento y el control de los proyectos debería mejorarse mediante la introducción de un sistema de planificación y control de todos los aspectos que intervienen en la vida de un proyecto. Los gastos de personal no se imputan a los proyectos.

d) La Fundación debería estudiar otros medios de obtener ingresos, en particular mediante la cofinanciación.

Los avances realizados con referencia a cada uno de estos problemas se tratan a continuación en los epígrafes correspondientes.

El programa anual

5.3. En noviembre el Consejo de Administración aprueba el programa de trabajo anual, antes de la aprobación del presupuesto de la Fundación por el Consejo y el Parlamento en diciembre. Los importes finalmente asignados a proyectos cada año se incluyen en las previsiones financieras presentadas al Consejo de Administración, pero no se publican ni en el programa de trabajo anual ni en el programa cuatrienal.

Gestión de los proyectos

5.4. El número de proyectos en curso continúa creciendo. Se pasó de 21 en 1986 a 32 en 1993, mientras que el número de gestores de proyectos pasó de cinco a nueve en el mismo período. El Director ha introducido la figura de los coordinadores que actúan como jefes de investigación con rango de primus inter pares. Todavía no se ha definido su función precisa. Los cambios en la propia naturaleza de los proyectos y la consiguiente carga de trabajo implican que los gestores de proyectos no disponen de tiempo para prestar toda la atención que desearían a la determinación precisa de los objetivos del proyecto, a la planificación detallada y a la ejecución de los mismos. Existe el riesgo de que al destinar recursos limitados a un ámbito en continua expansión se pueda comprometer la calidad y utilidad del trabajo «investigación» de la Fundación.

5.5. Aunque no existe un proyecto de presupuesto como tal, se realizan las previsiones de los costes de contratos, reuniones, interpretación y traducción. Cada mes, todas las inscripciones en las partidas correspondientes se examinan y registran manualmente en un formulario de control del presupuesto para cada proyecto. Los totales de cada partida del proyecto se añaden a los gastos acumulados y se inscriben en las fichas de «previsiones, solicitudes y variaciones del proyecto» que se envían a los gestores del proyecto. Dado que los gastos de interpretación y traducción no están planificados ni influenciados por ellos, la función de seguimiento de los gestores de proyectos está de hecho limitada a los gastos correspondientes a los contratos y a las reuniones.

5.6. Aunque los hombres-días que los gestores de los proyectos necesitan se calculen en la fase de planificación, no se registra el tiempo real destinado a cada proyecto. En consecuencia, no hay un mecanismo para asignar los costes salariales a los proyectos. Los gastos de misión no se asignan a los proyectos, salvo cuando se trata de agentes temporales. Los hombres-días y los gastos de misión pueden ser importantes, como muestra el ejemplo de un gestor de proyecto que se trasladó nueve meses a los Estados Unidos para trabajar en un proyecto relativo a las personas de edad, para el que los gastos de misión previstos ascendían por sí solos a 32 168 ecus. Los gastos de impresión y de publicación no se asignan a proyectos particulares, aunque existe un método que permitiría hacerlo. El coste registrado de un proyecto es bastante inferior a su coste real. Ante la falta de una visión más exacta de los costes reales, el valor del seguimiento financiero actual de los proyectos es limitado.

5.7. Los gestores de los proyectos deberían ser responsables del seguimiento y del control de todos los gastos identificables de sus proyectos, incluidos los de personal, misiones y publicación. Cada coordinador debería garantizar un seguimiento de los resultados de su unidad y tomar medidas correctoras si fuese necesario. También sería útil disponer de datos financieros más completos para la toma de decisiones sobre la atribución de recursos a los proyectos. Con este fin, los proyectos también deberían ser objeto de un seguimiento hasta su término y no de un seguimiento anual como ocurre actualmente; además, el sistema de numeración de los proyectos/contratos no debería continuar modificándose todos los años. Los datos financieros deberían formar parte de los programas de trabajo, es decir que las fichas de los programas deberían incluir una sección reservada a los aspectos financieros. Además, el Informe Anual debería incluir información sobre los costes de los proyectos para el ejercicio y así desde el principio; actualmente, solamente figura el valor de los contratos atribuidos durante el año.

Evaluación de los proyectos

5.8. El procedimiento de evaluación de proyectos utilizado por la Fundación fue aprobado por el Consejo de Administración en 1986. Los objetivos fijados por el procedimiento no hacen referencia a la rentabilidad y se desdeñan completamente los aspectos financieros.

5.9. Las reuniones destinadas a la evaluación de los proyectos o más en particular de sus productos finales se celebran normalmente en Bruselas, los participantes son representantes de los diferentes grupos que constituyen el Consejo de Administración (directivos, Comisión, Gobiernos miembros, empresarios y trabajadores) y otros expertos en caso necesario. El jefe de investigación redacta un resumen de estas discusiones, que se incluye en el prólogo del informe. Los informes de evaluación se adjuntan al informe sobre el avance de los trabajos presentado por el Director al Consejo cada trimestre.

5.10. En el momento de la fiscalización, el informe trimestral más reciente relativo al avance de los trabajos se refería al primer trimestre de 1993 pero no contenía ningún informe de evaluación. El examen de un informe de evaluación precedente (septiembre de 1992) reveló que 11 personas (de las que 8 venían del extranjero) asistieron a la reunión organizada en Bruselas. El único documento disponible al final de esta reunión se reducía a dos párrafos en los que no se hace referencia al coste del proyecto. El Tribunal considera que cada proyecto debería evaluarse de modo independiente en función de los objetivos iniciales, y los resultados de las evaluaciones deberían utilizarse para la selección de los investigadores contratados para trabajar en proyectos posteriores.

Otras fuentes de ingresos

5.11. Desde 1986 el importe de las ventas de publicaciones se ha multiplicado por diez, pasando de 3 193 ecus a 31 886 ecus en el período 1992-1993. Todas las ventas se han efectuado a través de los puntos de venta de la Oficina de Publicaciones. En algunos casos la Fundación se asocia a editoriales privadas que pagan los gastos de impresión, o autoriza a organizaciones a publicar sin ningún gasto para ella. La Fundación considera que las operaciones de publicación conjunta le permiten ahorrar entre 60 000 y 80 000 ecus anuales. Por otra parte, cuando la Fundación no utiliza su centro de conferencias, lo alquila, y así el año pasado obtuvo alrededor de 7 500 ecus en concepto de alquiler.

El Congreso de Sevilla

Antecedentes

5.12. La Fundación de Dublín organizó este congreso en el contexto de su proyecto sobre las «Innovaciones para la mejora del medio ambiente urbano» iniciado en 1993. Los objetivos del proyecto consisten en poner en evidencia visiones, técnicas y actuaciones innovadoras que puedan hacer el medio urbano habitable . . . y movilizar los interlocutores sociales para conseguir que la ciudad del siglo XXI sea habitable. La primera fase consiste en pasar revista brevemente a los proyectos innovadores elaborados en los diferentes países de la UE. Los resultados de esta primera fase se transmitieron en el curso del congreso, en el que un representante del Tribunal asistía en calidad de observador. El Tribunal reconoce que se trata sólo de uno de los numerosos congresos organizados por la Fundación fuera de Irlanda y por lo tanto las observaciones formuladas no pueden generalizarse sistemáticamente.

Elaboración del presupuesto y control de los costes

5.13. Dado que la Fundación asigna sus recursos financieros a «proyectos», no había ningún presupuesto específico previsto para el congreso. El proyecto de innovación en materia de urbanismo del que el congreso formaba parte, tenía una asignación inicial en 1993 de 150 000 ecus que fue aumentada durante el año hasta 179 219 ecus. La Fundación cifra el coste del congreso en 91 000 ecus. Esta cantidad no incluye las horas de trabajo del personal de la Fundación, los gastos de viaje y de estancia de los miembros de ésta que asistieron al congreso (7 000 ecus) y los costes de publicación del informe principal (20 000 ecus). Se realiza una previsión independiente que incluye tanto el coste de las reuniones como el de la interpretación, aun cuando el coste de esta última puede ser considerable; el de este congreso ascendió a 9 789 ecus. También se incurrió en costes elevados por las comidas ofrecidas a los participantes, y la subvención por persona alcanzaba más de 100 IRL (125 ecus). Si el congreso se hubiese celebrado en los locales de la Fundación, los gastos de restauración se hubieran reducido a la mitad aproximadamente. La Fundación realizó una comparación interna, de los costes del congreso de Sevilla y los de otros dos congresos. Este estudio muestra que el coste de los viajes y el alojamiento (incluidas las comidas) por participante en el congreso de Sevilla fue superior en un 15 % y 37 % respectivamente. Al contrario de lo que normalmente sucede, el cuestionario tipo «organización de reuniones», que permite recoger información detallada sobre los costes aproximados, no se utilizó para Sevilla.

Tema y presentación

5.14. El jefe de investigación seleccionó jóvenes urbanistas procedentes de todos los Estados miembros para preparar informes nacionales sobre innovaciones urbanas. En todos los casos, se solicitó la aprobación de los representantes de los Gobiernos en el Consejo de Administración.

5.15. La Fundación invitó a los jóvenes urbanistas a presentar oralmente sus proyectos. La calidad de las presentaciones fue variable, y en algunos casos, las exposiciones se acortaron desafortunadamente para permitir el examen de asuntos cuyo interés era discutible a la vista del tema del congreso, como la sesión dedicada al proyecto Expo 92 (Cartuja) que ya había sido objeto de un examen suficientemente profundo durante la sesión de apertura así como de una visita.

5.16. A pesar de que se había designado a un ponente general para formular las conclusiones y las recomendaciones que surgieran del congreso, no se reservó en el programa ningún momento para estudiar las enseñanzas que podían extraerse de la información presentada. En su resumen de los debates, el ponente general ni siquiera intentó abordar estos aspectos. Al final del congreso no se efectuó ninguna evaluación de la documentación presentada ni de los resultados. Dado que el congreso absorbió más de la mitad del presupuesto destinado en 1993 al proyecto de innovación en materia de urbanismo, es lamentable que no se haya obtenido un resultado más significativo.

6. CONCLUSIONES

6.1. La próxima creación de una serie de nuevos organismos en diferentes lugares de la UE, con competencias estrechamente relacionadas con las de la Fundación, representa un reto importante para todos los que trabajan en la gestión de ésta. Su función y atribuciones deberán volver a examinarse y definirse para distinguirlas, por una parte, de las de la Comisión y, por otra, de las de los nuevos organismos. Sólo cuando esto se haya efectuado de un modo eficaz, la Fundación podrá contribuir adecuadamente al trabajo de la UE, y se podrá evitar que las mismas tareas sean efectuadas por otros organismos de la Unión situadas en los Estados miembros.

6.2. Se han efectuado algunos avances en la diversificación de las fuentes de financiación pero las críticas formuladas por el Tribunal en 1986 sobre el sistema de seguimiento de los proyectos de la Fundación permanecen vigentes. El Tribunal cuenta con la Fundación para que garantice, sobre una base de continuidad, que el programa se gestione para hacer un mejor uso de sus limitados recursos. Para ayudar al personal en esta tarea, deberán realizarse mejoras en el sistema de evaluación de costes y de control de los proyectos, incluidos los gastos asignados al personal y los costes de publicación. También deberá revisarse el procedimiento de evaluación. Cuando los proyectos tengan una duración superior a un año, sus costes totales deberán tenerse en cuenta desde el principio para garantizar que los proyectos seleccionados contribuirán al máximo a alcanzar los objetivos de la Fundación.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 24 de noviembre de 1994.

Por el Tribunal de Cuentas Europeo

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Reglamento (CEE) no 1365/75 del Consejo, relativo a la creación de la Fundación, DO no L 139 de 30. 5. 1975, modificado por el Reglamento (CEE) no 1947/93 del Consejo, DO no L 181 de 23. 7. 1993.

Reglamento (CEE) no 1417/76, de 1 de junio de 1976, relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación, DO no L 164 de 24. 6. 1976, modificado por el Reglamento (CEE) no 1949/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, DO no L 181 de 23. 7. 1993.(2) Informe sobre las cuentas y la gestión del ejercicio 1992 de la Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo (Fundación de Dublín), DO no C 28 de 31. 1. 1994.

ANEXO

Fundación de Dublín - Ejercicio 1993 - Utilización de los créditos disponibles "(1 000 ecus) "" ID="1">1. Gastos de personal > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9) > ID="4">140 (3) > ID="5">141 (3) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9) > ID="8">15 (22) "> ID="1">2. Gastos de funcionamiento administrativo > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (74,1) > ID="4">341 (24) > ID="5">21 (0,7) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5) > ID="8">37 (11,2) "> ID="1">3. Gastos de operaciones (1) > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3) > ID="4">2 374 (43,2) > ID="5">136 (2,5) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9) > ID="8">151 (10,1) "> ID="1">Total > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6) > ID="4">2 855 (24,8) > ID="5">299 (2,6) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3) > ID="8">203 (10,7) "">

(1) Ya no se distingue entre condiciones de vida y condiciones de trabajo: en lo sucesivo estarán agrupadas en el mismo capítulo.

OBSERVACIONES DE LA FUNDACIÓN REFERENTES AL PROYECTO DE INFORME DEL TRIBUNAL DE CUENTAS SOBRE LAS CUENTAS DEL EJERCICIO 1993

Separación de funciones (Apartado 2.1) La Fundación toma nota de la indicación del Tribunal en el sentido de que la separación completa de las funciones depende de la instalación de un nuevo sistema contable informatizado, cuyo diseño todavía está siendo examinado por la Comisión.

Administración de anticipos (Apartado 2.2) Con relación al límite de 10 000 ecus por operación, debe señalarse que la administración de anticipos de la Fundación está sujeta a un límite global de 900 000 IRL.

Subvención del Gobierno irlandés (Apartado 2.3) Como se explicó al Tribunal en anteriores respuestas referentes a la financiación del nuevo edificio, la práctica seguida por la Fundación fue recomendada oralmente por la Comisión y es similar a la que siguió en dos ocasiones el CEDEFOP en Berlín cuando el Senado de esta ciudad realizó su aportación para los edificios de dicho organismo.

Prórrogas y anulaciones de créditos (Apartados 3.2 y 3.3) a) La línea presupuestaria «Estudios y proyectos piloto relativos a las condiciones de vida y de trabajo» se refiere principalmente a contratos de estudio iniciados en el marco del actual programa de trabajo anual y que han de ejecutarse en el período siguiente de unos 12 meses. Al firmar estos contratos, se realiza un primer pago del 30 %; no obstante, la Fundación se compromete a abonar la cantidad completa. La prórroga automática para el año siguiente se ajusta plenamente a lo dispuesto en la letra d) del apartado 1 del artículo 6 del reglamento financiero.

b) La transferencia y los compromisos relativos a la línea presupuestaria «Publicación de resultados de estudios» se realizaron para optimizar el uso eficiente de la financiación disponible, de conformidad con lo dispuesto en el reglamento financiero; los fondos se emplearon principalmente en tareas realizadas por la Oficina de Publicaciones por encargo de la Fundación, para difundir los resultados del programa de trabajo del año en curso a medida que estaban disponibles según lo planificado.

c) La Fundación observa estrictamente el principio de anualidad en el contexto del Reglamento del Consejo relativo a la creación de la Fundación, que exige que las perspectivas de cada año se aprueben el 31 de marzo del año anterior, y que el anteproyecto del programa de trabajo esté preparado el 1 de julio del año anterior. El Consejo de Administración aprueba el programa a finales de noviembre, dos o tres semanas antes de que se fije la subvención de la autoridad presupuestaria. Durante más de diez años, el porcentaje de prórrogas utilizadas ha sido siempre de un orden de magnitud del 90 %.

Ingresos (Apartado 3.4) La Fundación ha llamado nuevamente la atención de la Comisión sobre la cuestión de la periodificación incorrecta de los pagos de la subvención. Se considera que en la actualidad están adoptándose medidas para resolver este problema.

Activo fijo (Apartado 4.1) Los dos sistemas se conciliaron totalmente al final del ejercicio. Se han adoptado medidas para reducir el tiempo necesario para registrar las retiradas en el sistema de inventario. Los asientos del balance de fin del ejercicio relativos al inventario reflejarán, por tanto, las retiradas llevadas a cabo durante el ejercicio presupuestario.

Alcance de la fiscalización (Apartado 5.1) a) Se toma nota de que, aparte del seguimiento de su informe sobre las cuentas de 1986, el Tribunal centró el control en un acto (el congreso de Sevilla), que, como se ha explicado al Tribunal, tuvo, por diversas razones, un carácter muy atípico en el marco de las actividades de la Fundación. El congreso fue innovador y exploratorio, y reunió a jóvenes urbanistas, expertos y responsables de la formulación de políticas. Formaba parte de un programa continuo que ha seguido desarrollándose en 1994 a partir de las enseñanzas obtenidas en Sevilla y en congresos anteriores. Se trata sólo de uno de los varios programas que abordan cuestiones urbanas.

b) El Tribunal se refiere a las decisiones adoptadas por el Consejo Europeo el 29 de octubre de 1993 para la creación de nuevos organismos. El programa de la Fundación se formuló conociendo la evolución relativa a esos organismos y en consulta con representantes de la Comisión y con otras personas competentes a fin de garantizar el carácter complementario del trabajo de la propia Fundación en relación con las actividades de los citados organismos a medida que se definan.

El programa anual (Apartado 5.3) Las previsiones financieras aprobadas por el Consejo de Administración y presentadas a las autoridades presupuestarias se basan en datos sobre la financiación anual que necesita la Fundación para seguir adelante con cada una de sus actividades en virtud de su programa cuatrienal. Dichas previsiones se ajustan una vez que se conocen las decisiones finales de las autoridades presupuestarias; el presupuesto de la Fundación se publica en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Gestión de los proyectos (Apartado 5.4) El establecimiento de coordinadores de grupo se considera una medida necesaria y natural en una Sección de Investigación que está en expansión, se enfrenta a una demanda cada vez mayor de asesoramiento e información y ha de integrar en su organización expertos nacionales destacados, stagiaires y otros agentes temporales.

Los objetivos fijados a los nuevos grupos están relacionados con la creación de una estructura que permita identificar intereses comunes en el desarrollo del programa de trabajo de la Fundación, determinar los requisitos referentes al personal de apoyo, asumir de forma eficiente la representación de cada uno de los grupos y de sus distintos intereses en las reuniones, identificar otras funciones de la Fundación y desarrollar vínculos eficientes con el grupo de investigación.

El papel del coordinador se ha definido claramente desde un principio, y consiste en:

- facilitar el trabajo del grupo como equipo;

- representar al grupo en las reuniones de dirección;

- gestionar los recursos de secretaría del grupo.

La Fundación considera que la nueva estructura garantiza una mayor calidad y utilidad de sus trabajos en respuesta a los cambios que han tenido lugar en las demandas desde 1986.

(Apartados 5.5, 5.6 y 5.7) i) La Fundación introdujo en 1993 un nuevo sistema de previsión y de seguimiento de los proyectos, y designó a un miembro del personal para que lo desarrollase y ejecutase bajo la dependencia del Director adjunto, que es el responsable del seguimiento y control de los costes del programa de trabajo en relación con el presupuesto, incluida la traducción y los demás costes. Los distintos proyectos son objeto de seguimiento por los directores correspondientes, que informan mensualmente al respecto. Esta división de responsabilidades refleja la naturaleza de las actividades de la Fundación. La Dirección de la Fundación está convencida de que este enfoque proporciona una buena visión global de los aspectos financieros de la ejecución del programa de trabajo, y de que se dispone de información suficiente para garantizar un seguimiento regular y detallado de los costes. Los sistemas en los que se basa este enfoque se perfeccionan constantemente.

ii) Los hombres-días se calculan en las fichas de los programas de forma proporcionada, como mecanismo de control para que los directores de los programas planifiquen la distribución de su carga de trabajo anual. En este sentido, el sistema funciona bien. Con todo, las actividades de los directores de investigación no se limitan a la dirección de proyectos. La tarea principal de la Fundación consiste en prestar información y asesoramiento a las instituciones de la Comunidad sobre objetivos y directrices previsibles, presentando, en particular, información científica y datos técnicos. Para responder a las solicitudes de información de este tipo, puede ocurrir que los directores de proyectos necesiten recurrir a distintos proyectos o a trabajos anteriores, o relacionarse con fuentes externas a la Fundación. Esto significa que sería inadecuado registrar sólo el tiempo de los proyectos actuales. La Fundación estudiará si existe otra forma de registro del tiempo que pueda favorecer la gestión de sus trabajos.

iii) Una misma misión puede implicar la intervención del director de un programa en congresos y su participación en trabajos de difusión, en trabajos administrativos y en trabajos de contratación; la asignación de los costes de esa misión a distintos proyectos sería artificiosa. Así, la serie de misiones en Estados Unidos mencionada por el Tribunal tenía una importante dimensión de formación del personal; estaba relacionada con cuatro proyectos del programa de la Fundación entonces en curso; se utilizó como elemento importante en la definición del programa futuro y permitió establecer contactos con distintos expertos que contribuyeron posteriormente, sin costes adicionales, a los trabajos de la Fundación.

iv) En el futuro, los gastos de publicación se registrarán en el coste de los proyectos. El seguimiento de los proyectos hasta su término será posible ahora que la Fundación ha adoptado un sistema invariable de numeración de los mismos. No obstante, según la complejidad de las cuestiones tratadas, es posible que los proyectos que abarquen un largo período de tiempo no sean continuos (pueden unirse a otros o dividirse). Por esta razón, no se considera adecuada la propuesta del Tribunal en relación con el informe anual.

Evaluación de los proyectos (Apartados 5.8, 5.9 y 5.10) i) De conformidad con las observaciones del Tribunal, el Director invitará al Consejo de Administración a que indique la información financiera cuya consideración podría ser útil en los distintos procedimientos de evaluación. El procedimiento descrito por el Tribunal es el empleado para la evaluación de informes de síntesis; no es un procedimiento de «evaluación de proyectos».

ii) El formato de los informes resultantes de las reuniones de evaluación de los informes de síntesis se modificó a fines de 1992 (el informe de septiempre de 1992 era anterior a esta fecha). El resultado principal de las reuniones es sin duda la decisión de publicar el informe evaluado, haya sido aprobado o modificado. El Tribunal puede observar que, con anterioridad a la evaluación del informe de síntesis por el Consejo de Administración, todos los informes relativos a los contratos de estudio son evaluados por los directores de investigación, y se prepara una evaluación por escrito (que en caso necesario incluye una referencia a los aspectos financieros), que es aprobada por la Dirección antes del pago final. Los resultados de estos procesos de evaluación ofrecen una fuente básica de información para la selección de contratistas para trabajos posteriores.

Otras fuentes de ingresos (Apartado 5.11) La Fundación inició en 1993 un plan para que trabajaran en la Fundación expertos nacionales destacados. El primero de ellos empezó a trabajar en septiembre de 1993, y otros tres lo hicieron en 1994. Sus salarios han sido abonados por los empresarios de origen, compensando así los costes que de otro modo se habrían contraído mediante la subcontratación.

El Congreso de Sevilla Elaboración del presupuesto y control de los costes (Apartado 5.13) i) El enfoque general del control de los gastos y la revisión de las previsiones en el marco de los totales del presupuesto se describe en los apartados sobre gestión de los proyectos (5.5 a 5.7).

ii) La Fundación fija los lugares de sus reuniones tratando de encontrar la solución más económica y, al mismo tiempo, teniendo en cuenta otras consideraciones y ventajas, tales como la oportunidad de ampliar la difusión de sus trabajos en los Estados miembros. Esta última consideración puede implicar una compensación de los costes en que se incurra.

iii) La Fundación reconoce que en Sevilla los costes de las comidas superaron el promedio, debido a decisiones urgentes que hubo que adoptar como consecuencia de problemas organizativos con las autoridades locales. Sólo en estas circunstancias excepcionales se autorizaron tales costes. Por otra parte, sin ningún gasto para la Fundación, la ciudad ofreció los dos primeros lugares de reunión y la Asociación de Empresarios el tercero, al mismo tiempo que prestaba otros servicios.

iv) La Fundación es consciente de las diferencias de costes entre los distintos lugares de reunión. Según un análisis de más de 600 participantes, el coste medio por participante en una reunión (normalmente de dos días de duración e incluidos viaje, dietas, comidas, interpretación y gastos varios) es de 650 ecus en Bruselas (y otros lugares centrales), de 850 ecus en Dublín y de 1 000 ecus en otros lugares periféricos. En el caso de Sevilla, el gasto real del congreso de 3 días de duración, para 80 participantes, fue de 76 215 ecus, frente al coste de 66 965 ecus de un congreso de 2 días, también con 80 participantes, celebrado en Dublín. Estas cifras se ajustan a los promedios mencionados anteriormente.

Tema y presentación (Apartado 5.15) Los objetivos principales de este congreso eran establecer un intercambio de conocimientos entre los jóvenes urbanistas, otros expertos en este ámbito y los responsables de la formulación de políticas; ayudar a los jóvenes urbanistas a extraer enseñanzas de la experiencia y a situar sus aportaciones en un contexto, y apoyar a la Fundación en el desarrollo de su programa.

(Apartado 5.16) El ponente general, al final de congreso, intentó reunir los mensajes de interés más inmediatos surgidos de las intensas sesiones. Como se había previsto, el director de investigación mantuvo con posterioridad amplios debates con los participantes clave, para garantizar que las enseñanzas obtenidas se asimilaran plenamente y se reflejaran en el acta final que ha sido ahora publicada.

El proyecto sobre «Innovaciones en el medio ambiente urbano» no concluyó con el congreso de Sevilla. Por el contrario, los resultados principales y más eficaces de este congreso se reflejan en el desarrollo del proyecto en el marco del programa de trabajo para 1994 de la Fundación.

Conclusiones (Apartado 6.1) i) Los objetivos y tareas de la Fundación se establecen en el Reglamento (CEE) no 1365/75 del Consejo, de mayo de 1975. No se han modificado al establecerse nuevos organismos y otras organizaciones de la Unión Europea, cuyos objetivos y competencias son distintos de los que corresponden a la Fundación.

ii) La complementariedad de los trabajos de la Fundación en relación con los de la Comisión está garantizada por la representación de funcionarios de las DG V, XI y XII de ésta en el Consejo de Administración de aquélla, por los debates pormenorizados sobre el programa celebrados anualmente entre los directivos de la Fundación y los Directores competentes de la Comisión, y por la participación de una y otra en los organismos consultivos y de dirección de los proyectos. (Todos los grupos consultivos que se ocupan de los programas de la Fundación cuentan con representantes de la Comisión. A la inversa, al menos 12 grupos de trabajo de la Comisión cuentan con personal de la Fundación.)

iii) La Fundación está firmemente convencida de que es posible lograr la complementariedad de sus trabajos con los de los nuevos organismos, como ocurrió desde un principio con el CEDEFOP. Concretamente, el reglamento de la nueva Agencia Europea de Salud y Seguridad en el Trabajo incluye varias disposiciones en las que se prevé el mantenimiento de estrechos vínculos con la Fundación. Antes de la entrada en funcionamiento de la agencia, la Fundación ha mantenido contactos regulares con las unidades pertinentes de la DG V. El Parlamento Europeo solicitó a la Fundación en 1993 (y de nuevo en 1994) que realizara estudios preliminares con vistas a la creación de esta agencia. Existe un acuerdo entre la Dirección correspondiente de la DG V y la Fundación sobre las propuestas que han de presentarse a los respectivos Consejos de Administración en relación con el modo de transferir a la nueva agencia éstas y otras actividades afines.

iv) La Fundación ha mantenido continuos debates con la task force que se ocupa de la nueva Agencia de Medio Ambiente sobre la posible relación entre el programa de la Fundación y el de la agencia. Los trabajos de la Fundación, de carácter socioeconómico, se distinguen claramente del principal objetivo de los trabajos de la agencia.

v) En términos más generales, el Consejo de Administración de la Fundación, en noviembre de 1993, acordó estudiar las tareas de la Fundación a la luz de las conclusiones de la reunión del Consejo de Ministros de octubre de 1993; el Libro Verde sobre el futuro de la política social europea, las respuestas a las cuestiones que planteaba y las conclusiones del Libro Blanco resultante: «Política social europea: Un paso adelante para la Unión»; la creación de nuevas agencias; la ampliación de la Unión Europea, y otras nuevas demandas planteadas a la Fundación. El programa de trabajo para 1995 tendrá en cuenta estos aspectos.

(Apartado 6.2) La Fundación ha desarrollado activamente en los últimos años sus procedimientos de planificación financiera, de elaboración de presupuestos, de seguimiento y de control, en respuesta al rápido crecimiento de sus operaciones y de conformidad con anteriores propuestas del Tribunal. Es evidente que durante este período el crecimiento de la producción ha superado notablemente el incremento de los recursos. La Fundación seguirá desarrollando sus procedimientos. El Tribunal alude en su informe al procedimiento de evaluación de los informes de síntesis. Debe señalarse que la Fundación cuenta con diferentes procedimientos de evaluación, que se examinan y perfeccionan constantemente. Al preparar sus programas anuales, calcula ya los costes de los proyectos para los años futuros en el marco del programa cuatrienal. La Fundación acogería favorablemente un debate con el Tribunal sobre las nuevas medidas prácticas que podrían adoptarse para mejorar la eficiencia contando con los recursos disponibles.