Informe

sobre los estados financieros de la Fundación Europea de Formación (FEF - Turín) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas de la Fundación

(1999/C 372/06)

ÍNDICE

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Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de dirección de la Fundación Europea de Formación, de conformidad con el apartado 4 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea de Formación correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998. De conformidad con el apartado 1 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de acuerdo con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó su fiscalización siguiendo sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones sobre la ejecución presupuestaria de la Fundación Europea de Formación correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998

Subvenciones extrapresupuestarias - Phare, Tacis y MEDA

5. En el marco de los fondos Phare y Tacis, asignados al programa Tempus, la Fundación gestiona fondos que la Comisión ha puesto a su disposición. Los importes correspondientes (aproximadamente 395 millones de ecus en 1998) no están registrados en el presupuesto de la Fundación, sino en una contabilidad aparte [véase el Informe anual específico de 1997(3)]. Por otro lado, el saldo (35,8 millones de ecus el 31 de diciembre de 1998) de una treintena de cuentas bancarias que la Fundación utiliza para gestionar dichos programas no figura en los estados financieros de la Fundación. Tras conversaciones con el Tribunal y la Comisión, la Fundación ha acordado publicar tales informaciones en un anexo a su presupuesto a partir de 1999.

6. La Fundación no ha publicado su presupuesto ni el cuadro de su plantilla en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, contrariamente a lo establecido en el artículo 13 de su Reglamento Financiero.

7. El Reglamento de la Fundación fue modificado en julio de 1998 para incluir el programa MEDA (acciones mediterráneas).

Contabilidad general (SI X) y presupuestaria (SI 2)

8. La introducción del sistema presupuestario SI 2 ha mejorado en conjunto los procedimientos de control interno.

9. En la fase de evaluación del sistema SI 2, se constató que dicho sistema se implantó antes de la finalización de todas las pruebas (program and system testing and data validation). Por consiguiente, durante el año hubo que resolver varios problemas, y el servicio informático tuvo que intervenir varias veces y efectuar correcciones manuales en los programas y la base de datos.

10. Además, debería realizarse un convenio de asistencia técnica (service level agreement) con la Comisión para establecer las responsabilidades correspondientes y el nivel de responsabilidad de las distintas partes.

11. A partir del ejercicio 2000, el sistema SI 2 incluirá la contabilidad general.

Créditos prorrogados

12. Los créditos prorrogados de 1998 a 1999 ascienden a 3,5 millones de ecus, es decir, al 23 % del presupuesto de la Fundación. Se refieren principalmente al título III, por un importe de 2,6 millones de ecus. La mayor parte de las prórrogas están relacionadas con los observatorios nacionales y la formación profesional.

13. Una cantidad significativa de prórrogas está vinculada a 28 contratos (valor total: 0,8 millones de ecus) cuya entrada en vigor o cuya firma tuvo lugar durante noviembre y diciembre de 1998. En total, en 1998 se firmaron 67 contratos de servicio, financiados por valor de 1,6 millones de ecus con el presupuesto de la Fundación, lo que revela cierto desequilibrio en la organización y programación de las actividades de la Fundación.

14. Un control exhaustivo de los créditos prorrogados de 1998 a 1999 sobre los compromisos de la partida "puntos focales nacionales" muestra que siete compromisos, por valor total de 0,22 millones de ecus, es decir, el 48,7 % de las prórrogas de dicha partida, se refieren exclusivamente a gastos que se expondrán en el ejercicio 1999. Se puede constatar lo mismo a partir de una muestra suplementaria de cuatro informes, por valor total de 0,06 millones de ecus, referidos a otras partidas del título III del presupuesto de la Fundación. Puede deducirse que no se ha respetado el principio de anualidad presupuestaria, lo que va contra de las normas de la Fundación. El 31 de diciembre de 1998 se deberían haber anulado todos los importes indebidamente prorrogados.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 7 de octubre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 131 de 23.5.1990, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90, el 31 de marzo de 1999 se elaboraron las cuentas de la totalidad de ingresos y gastos de la Fundación correspondientes al ejercicio 1998 y, a continuación, se remitieron al Consejo de dirección de la Fundación, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 6 de abril de 1999. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) DO C 406 de 28.12.1998, p. 38.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998 y 1997

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1997

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Respuestas de la Fundación

Subvenciones extrapresupuestarias - Phare, Tacis, Tempus y MEDA

Se confirma que la Fundación, tras un intercambio de ideas con el Tribunal de Cuentas y la Comisión, está incluyendo actualmente todos los fondos recibidos a través de los convenios con la Comisión en un anexo al presupuesto. Ello mejora la transparencia y permite una revisión completa de los fondos manejados por la Fundación.

La Fundación publicó su presupuesto completo de 1998 en Internet. Además, ha publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas la información de que puede encontrarse el presupuesto completo en Internet. La Comisión y el Parlamento Europeo alentaron dicha medida, porque mantiene e incluso amplía la publicidad y el acceso en igualdad de condiciones de todos los ciudadanos europeos al presupuesto, lo cual constituye claramente el objetivo del artículo 13 del Reglamento financiero. Al mismo tiempo, ello ha supuesto un considerable ahorro de costes para la Fundación, lo cual es muy importante si se tienen en cuenta las crecientes restricciones presupuestarias.

Contabilidad general (SI X) y contabilidad presupuestaria (SI 2)

Estamos de acuerdo en que, en términos globales, SI 2 ha mejorado la contabilidad y el control presupuestario. Asimismo es correcto afirmar que el sistema anterior, basado en EXCEL, se ha mantenido hasta finales de año. El propio Tribunal de Cuentas menciona diversas deficiencias que aún subsisten actualmente en el sistema SI 2. La experiencia adquirida a final de año, unida a los continuos esfuerzos de los expertos de desarrollo dará lugar a un resultado mejor el presente año, y evitará las intervenciones manuales del tipo mencionado por el Tribunal de Cuentas. Así pues, se ha registrado un considerable avance, que aumentará en el futuro.

Se ha preparado y negociado un acuerdo de servicios con la DG XIX (el proveedor de sistemas). Se espera su pronta firma, no sólo con la Fundación sino también con las demás agencias que participan en el servicio de soporte común del SI 2.

Se están aplicando todos los esfuerzos necesarios para ampliar el SI 2 a la contabilidad general y, a pesar del reducido período de tiempo restante, asegurar el inicio de su aplicación en enero de 2000.

Créditos prorrogados

Los comentarios del Tribunal de Cuentas relativos a la anualidad del presupuesto se comprenden bien. Si bien son diversas las explicaciones de las dificultades para cumplir este principio [aprobación tardía del presupuesto (este año sólo en el mes de marzo), procedimientos complejos, ciclos de compras dilatados], la Fundación se compromete firmemente a respetar el principio de anualidad del presupuesto. En cualquier caso, se optimizarán los procesos de planificación y ejecución para reducir el número de actividades iniciadas a final del año. Hay que señalar que el principio se refiere a actividades recogidas en el presupuesto nuclear de la Fundación, mientras que muchas actividades sujetas a "convenios" tienen una perspectiva plurianual, algo mucho más adecuado para el tipo de actividades en que participamos.