Decisión del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social y del Comité de las Regiones

de 20 de julio de 2000

relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas

(2000/459/CE, CECA, Euratom)

EL PARLAMENTO EUROPEO,

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

EL TRIBUNAL DE JUSTICIA,

EL TRIBUNAL DE CUENTAS,

EL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL,

EL COMITÉ DE LAS REGIONES,

Visto el Tratado de la Unión Europea,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,

Considerando lo siguiente:

(1) El artículo 8 de la Decisión de los Representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, de 8 de abril de 1965, relativa a la instalación provisional de determinadas instituciones y de determinados servicios de las Comunidades(1), preveía la instalación en Luxemburgo de una Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo denominada "la Oficina"). Esta disposición fue aplicada mediante la Decisión 69/13/Euratom, CECA, CEE(2), modificada por la Decisión 80/443/CEE, Euratom, CECA(3).

(2) El Reglamento financiero, de 21 de diciembre de 1977, aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas(4), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2779/98 del Consejo(5), prevé disposiciones particulares relativas al funcionamiento de la Oficina.

(3) Es necesaria una adaptación del marco reglamentario de la Oficina para tener en cuenta la evolución de las prácticas en materia de competencias atribuidas a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos.

(4) El ámbito de la edición ha conocido una evolución tecnológica considerable que debe ser tenida en cuenta para el funcionamiento de la Oficina.

(5) La Decisión 69/13/Euratom, CECA, CEE ha sido modificada de manera sustancial. Con ocasión de nuevas modificaciones conviene, en aras de la claridad, proceder a la refundición de dicha Decisión.

DECIDEN:

Artículo 1

La Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo denominada "la Oficina") tendrá como objeto asegurar, en las mejores condiciones técnicas y financieras y bajo la responsabilidad de las instituciones de las Comunidades Europeas, la edición de las publicaciones de éstas y de sus servicios.

Artículo 2

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:

1) "edición", la producción y difusión de publicaciones, bajo todas las formas y presentaciones y por cualquier procedimiento, actual o futuro;

2) "instituciones", el Parlamento Europeo, el Consejo, la Comisión, el Tribunal de Justicia, el Tribunal de Cuentas, el Comité Económico y Social y el Comité de las Regiones;

3) "órganos y organismos", los órganos y organismos instituidos por los Tratados o sobre la base de éstos.

Artículo 3

1. La Oficina garantizará la ejecución, por sí misma o a través de empresas, de las tareas siguientes:

a) la edición del Diario Oficial de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo denominado "el Diario Oficial");

b) la edición de otras publicaciones de las instituciones de las Comunidades Europeas o de sus servicios, sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 2 y 3;

c) a petición suya, la edición de publicaciones procedentes de los órganos y organismos.

2. Los documentos de carácter interno podrán ser producidos y difundidos por cada institución.

3. En casos excepcionales, las instituciones, órganos y organismos podrán proceder a la edición de publicaciones sin intervención de la Oficina, cuando la intervención de éstas implique un aumento sensible de las cargas financieras o cuando, por razones técnicas, la Oficina no pueda responder a las condiciones urgentes que requerirían la producción y difusión en plazos muy breves de una publicación. Informarán de ello sin demora al Comité de dirección.

4. La ejecución de las tareas de la Oficina incluirá, en particular, las operaciones siguientes:

a) reagrupación de los documentos que deben publicarse;

b) preparación y comprobación de los textos y otros elementos respetando las indicaciones proporcionadas por las instituciones, órganos y organismos;

c) adjudicación de contratos a los proveedores;

d) impresión de los trabajos urgentes o de escasa tirada;

e) vigilancia de la ejecución de los trabajos;

f) control de calidad;

g) seguimiento financiero de los contratos con los proveedores;

h) recepciones cualitativa y cuantitativa;

i) control contable, incluyendo el establecimiento de la orden de pago y la expedición de un certificado de acuerdo con el Reglamento financiero;

j) catalogación y archivado de las publicaciones;

k) gestión de la venta;

l) ejecución de la difusión.

Además, la Oficina proporcionará a las instituciones, órganos y organismos todas las indicaciones técnicas, financieras y comerciales útiles para sus proyectos de edición y les asistirá en la elaboración de los contratos marco.

5. La decisión de publicación seguirá siendo competencia exclusiva de cada institución, órgano u organismo.

Artículo 4

1. Se crea un Comité de dirección de la Oficina. Cada institución dispondrá de un voto en el mismo.

2. El Comité de dirección se reunirá a iniciativa de su Presidente o a petición de una institución y, al menos, semestralmente.

3. Salvo disposición en sentido contrario, las decisiones del Comité de dirección se tomarán por mayoría simple. No obstante, sin perjuicio de las disposiciones del apartado 5 del artículo 3, cuando el Comité deba tomar una decisión particular con respecto a la publicación de un texto propio a una de las instituciones, esta mayoría deberá incluir el voto de la institución afectada.

Artículo 5

1. El Comité de dirección ejercerá, en el interés común de las instituciones, órganos y organismos, las funciones siguientes:

a) decidir, por unanimidad, las normas de funcionamiento de la Oficina;

b) fijar, por unanimidad, las directrices de la política general de venta y difusión gratuita;

c) enviar a las instituciones, órganos y organismos toda sugerencia susceptible de facilitar el buen funcionamiento de la Oficina;

d) preparar, en el marco del procedimiento presupuestario y sobre la base de un proyecto elaborado por el Director de la Oficina, una previsión de los ingresos y gastos de la Oficina, que transmitirá a la Comisión para el establecimiento de la previsión de ingresos y gastos de la Comisión; en este mismo marco, propondrá a la Comisión las adaptaciones que juzgue necesario aportar al cuadro de personal de la Oficina;

e) fijar la naturaleza y los precios de las prestaciones adicionales a título oneroso que la Oficina podrá prestar a las instituciones, órganos y organismos;

f) fijar la naturaleza de las prestaciones para las cuales la Oficina podrá recurrir a la subcontratación;

g) establecer, sobre la base de un proyecto elaborado por el Director, un informe anual de gestión relativo en especial, a la luz de la contabilidad analítica, a todos las partidas de ingresos y gastos referidas a los trabajos efectuados y las prestaciones ejecutadas por la Oficina; antes del 1 de mayo de cada año presentará a las instituciones el informe sobre el ejercicio anterior;

h) participar en el nombramiento de determinados funcionarios en las condiciones fijadas en el artículo 6.

2. Por lo que se refiere al Diario Oficial, el Comité de dirección ejercerá, en especial, las competencias siguientes:

a) instar, ante las instancias competentes de cada institución, la adopción de las decisiones de principio que las instituciones usuarias del Diario Oficial deban aplicar conjuntamente y velar por la ejecución de las decisiones adoptadas;

b) formular propuestas de mejora de la estructura y presentación del Diario Oficial;

c) formular propuestas a las instituciones sobre la armonización de la presentación de los textos que deban publicarse;

d) examinar las dificultades que surjan en las operaciones corrientes de edición del Diario Oficial y formular, en el marco de la Oficina, las instrucciones necesarias y, para las instituciones, recomendaciones con el fin de superarlas;

e) decidir por unanimidad si, y según qué modalidades, las publicaciones que no procedan de las instituciones pueden efectuarse en el Diario Oficial. No obstante, esta disposición no será aplicable a las publicaciones ejecutadas de acuerdo con disposiciones del Derecho comunitario;

f) podrá pedir a la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 133 del Reglamento financiero, abrir una cuenta bancaria con el fin de administrar un fondo de operaciones para financiar las operaciones confiadas a proveedores necesarias para la edición del Diario Oficial.

3. El Comité de dirección adoptará por unanimidad su reglamento interno después de haberlo presentado a las instituciones. Designará a su propio Presidente.

Artículo 6

1. Las competencias de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos serán ejercidas por la Comisión en lo que respecta a los funcionarios o agentes de grados A 1, A 2, A 3 y LA 3 y en las condiciones recogidas a continuación.

La Comisión procederá al nombramiento de los funcionarios de grados A 1, A 2, A 3 y LA 3 previo dictamen favorable del Comité de dirección. Respecto los grados A 1 y A 2, este dictamen deberá emitirse por unanimidad.

El Comité de Dirección estará estrechamente asociado a los procedimientos pertinentes, en su caso, antes del nombramiento de los funcionarios y agentes de grados A 1, A 2, A 3 y LA 3, en particular a la publicación del anuncio de vacante, al examen de las candidaturas y a la designación de los jurados de los concursos.

2. Las competencias de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos por lo que se refiere a los funcionarios y agentes citados en el apartado 1 serán ejercidas por la Comisión, que podrá delegar sus competencias en el Director de la Oficina.

La Comisión o el Director de la Oficina, en caso de haber recibido la delegación de poderes de nombramiento, informarán al Comité de dirección de los nombramientos, de la firma de los contratos, de las promociones o de la incoación de procedimientos disciplinarios referidos a funcionarios o agentes distintos de los citados en el apartado 1. Si la Comisión no hubiera delegado en el Director de la Oficina el poder de nombramiento por lo que se refiere a dichos funcionarios y agentes, los procedimientos serán ejecutados por la Comisión a propuesta del Director.

3. Los procedimientos administrativos relativos a los actos mencionados en los apartados 1 y 2 así como la gestión corriente del personal, en particular en lo relativo a jubilación, seguro de enfermedad, accidentes laborales, salarios y permisos, se ejecutarán en las mismas condiciones que para los agentes de la Comisión destinados en Luxemburgo.

4. Las vacantes de empleos en la Oficina se pondrán a su debido tiempo en conocimiento de los funcionarios de todas las instituciones de las Comunidades.

Artículo 7

1. Los créditos de la Oficina, cuyo importe total se inscribirá en una línea presupuestaria particular dentro de la sección del presupuesto correspondiente a la Comisión, figurarán con todo detalle en un anexo de dicha sección.

Este anexo se presentará en forma de estado de ingresos y gastos, subdividido de la misma manera que las secciones del presupuesto.

2. Los empleos adjudicados a la Oficina se enumerarán en un anexo del cuadro de personal de la Comisión.

3. Cada institución, órgano y organismo seguirá siendo el ordenador para los créditos correspondientes a los "gastos de publicación" de su presupuesto. Los gastos causados por la difusión gratuita de publicaciones correrán a cargo de la institución, órgano u organismo en cuestión. El Comité de dirección definirá las modalidades de cooperación contable entre la Oficina y las instituciones, órganos y organismos.

4. Las prestaciones proporcionadas por la Oficina con carácter oneroso serán objeto de una facturación en las condiciones fijadas por el Comité de dirección. Al cierre del ejercicio del Comité de dirección informará a la autoridad presupuestaria del detalle de los importes así recuperados en el anexo de la línea presupuestaria.

5. La Oficina llevará una contabilidad separada de la venta del Diario Oficial y de las publicaciones. Los ingresos netos de venta se abonarán a las instituciones, órganos y organismos después del cierre del ejercicio.

Por ingresos netos de venta se entiende: el total de los importes facturados descontados los gastos de gestión, de cobro y bancarios.

Artículo 8

El director de la Oficina será, bajo la autoridad del Comité de dirección y dentro del límite de las competencias de éste, responsable del buen funcionamiento de la Oficina. Ejercerá las funciones de Secretario del Comité de dirección, dará cuenta a éste de la ejecución de sus funciones y la presentará todas las sugerencias que estime necesarias para el buen funcionamiento de la Oficina. Dispondrá de poder jerárquico sobre el personal de la Oficina. En caso de ausencia o impedimento del Director y por derogación de lo dispuesto en las normas sobre sustitución, sus funciones serán ejercidas por un funcionario de la Oficina designado por el Comité de dirección.

Artículo 9

Se deroga la Decisión 69/13/Euratom, CECA, CEE.

Las referencias a la Decisión derogada se entenderán como hechas a la presente Decisión.

Hecho en Bruselas y en Luxemburgo, el 20 de julio de 2000.

Por el Parlamento Europeo

La Presidenta

N. Fontaine

Por el Consejo

El Presidente

F. Parly

Por la Comisión

El Presidente

R. Prodi

Por el Tribunal de Justicia

El Presidente

G. C. Rodríguez Iglesias

Por el Tribunal de Cuentas

El Presidente

J. O. Karlsson

Por el Comité Económico y Social

La Presidenta

B. Rangoni Machiavelli

Por el Comité de las Regiones

El Presidente

J. Chabert

(1) DO 152 de 13.7.1967, p. 18.

(2) DO L 13 de 18.1.1969, p. 19.

(3) DO L 107 de 25.4.1980, p. 44.

(4) DO L 356 de 31.12.1977, p. 1.

(5) DO L 347 de 23.12.1998, p. 3.