Decisión del Comité Económico y Social Europeo

de 1 de julio de 2003

relativa al acceso público a los documentos del Comité Económico y Social Europeo

(2003/603/CE)

EL SECRETARIO GENERAL,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, y, en particular, los apartados 2 y 3 de su artículo 255,

Visto el Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión(1),

Visto el Reglamento Interno del Comité Económico y Social Europeo (CESE), y, en particular, los apartados 1 y 2 de su artículo 64,

Vistas las medidas adoptadas por el Parlamento Europeo, el Consejo, la Comisión y el Comité de las Regiones sobre el acceso público a los documentos oficiales,

Considerando la Declaración común relativa al Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo de 30 de mayo de 2001(2), por la que el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión instan a las demás instituciones a adoptar unas normas internas relativas al acceso público a los documentos que tengan en cuenta los principios y limitaciones fijados por dicho Reglamento;

Considerando el contenido de la Decisión de la Mesa del CESE, de 27 de mayo de 1997, relativa al acceso del público a los documentos del CESE(3),

DECIDE:

TÍTULO I REGISTRO PÚBLICO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO (CESE)

Artículo 1

Ámbito de aplicación

Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos del Comité Económico y Social Europeo, con arreglo a los principios, condiciones y limitaciones que se establecen en el Reglamento (CE) n° 1049/2001 y a las disposiciones particulares previstas en la presente Decisión.

Artículo 2

Creación

1. Por analogía con las disposiciones del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 se crea en la institución un registro público de los documentos del Comité Económico y Social Europeo.

2. Dicho registro contendrá los dictámenes aprobados por el CESE y los proyectos de dictamen aprobados por sus secciones especializadas, así como los documentos que figuran en el anexo. Podrá contener también otras decisiones o documentos elaborados por el Comité o referencias relativas a los documentos elaborados o recibidos por la institución a partir del 3 de diciembre de 2001, fecha de aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

3. Sin perjuicio de lo dispuesto por el Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos(4) y por el artículo 16 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, en el sitio Internet del Comité se publicarán los documentos por entero.

Artículo 3

Inscripción de los documentos en el registro

1. Los documentos mencionados en el apartado 2 del artículo 2 serán inscritos en el registro cuanto antes. La Dirección de Asuntos Generales adoptará las medidas de ejecución internas necesarias para garantizar dicha inscripción.

2. Tanto los documentos elaborados en el marco del procedimiento de consulta como los derivados de las demás actividades del Comité se inscribirán en el registro en cuanto hayan sido depositados en éste o hayan sido publicados, bajo la responsabilidad del órgano o de la dirección responsable de la gestión del documento.

3. Todo documento remitido a la institución por un tercero en virtud del artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 podrá inscribirse en el registro, salvo cuando se trate de un documento sensible a los efectos del artículo 9 de dicho Reglamento, en cuyo caso se aplicarán las limitaciones establecidas en dicho artículo.

Artículo 4

Documentos directamente accesibles

1. Todos los documentos elaborados por el Comité en el marco del procedimiento de consulta deberán ser accesibles a los ciudadanos en formato electrónico, siempre que sea posible, sin perjuicio de las limitaciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. En este sentido, el Comité permitirá el acceso a todos sus dictámenes a través del registro, de modo que los ciudadanos tengan acceso directo a los documentos en su totalidad.

3. El Comité permitirá el acceso electrónico a dicho registro a través de su sitio Internet y garantizará una asistencia en línea a los ciudadanos sobre las modalidades de presentación de las solicitudes de acceso a los documentos.

4. Los demás documentos, especialmente los de contenido más político o estratégico, se harán directamente accesibles siempre que sea posible.

Artículo 5

Documentos accesibles previa solicitud

1. Los documentos elaborados por el CESE fuera del procedimiento de consulta, así como otros documentos de interés recibidos por el Comité, podrán ser directamente accesibles a los ciudadanos a través del registro, siempre que sea posible y sin perjuicio de las limitaciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. Cuando la inscripción de un documento en el registro no permita un acceso directo al texto íntegro, ya sea porque el documento no esté disponible en formato electrónico o porque esté sujeto a las excepciones previstas por los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el solicitante podrá pedir el acceso al documento por escrito o mediante el formulario electrónico disponible en el sitio Internet. El Comité podrá conceder el acceso a los documentos o comunicar por escrito los motivos por los que se deniega el acceso total o parcial a éstos.

TÍTULO II LA SOLICITUD INICIAL

Artículo 6

Presentación de la solicitud inicial

1. Las solicitudes de acceso a un documento se enviarán por escrito (por correo, fax o correo electrónico) a la Secretaría General del Comité o a la dirección del sitio Internet del Comité en una de las lenguas que figuran en el artículo 314 del Tratado CE.

2. La solicitud deberá estar formulada de forma suficientemente precisa e incluir los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y la dirección del solicitante.

3. Si una solicitud no es lo bastante precisa, la institución instará al solicitante a formularla con más claridad y le prestará la debida asistencia a tal fin; en este caso, el plazo de respuesta empezará a contar únicamente a partir del momento en que la institución disponga de dicha información.

4. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

Artículo 7

Tramitación de la solicitud inicial

1. Toda solicitud de acceso a un documento que se halle en posesión del Comité será tramitada el mismo día de su inscripción por el servicio de correo y archivos, el cual deberá acusar recibo, redactar la respuesta y proporcionar el documento en el plazo previsto.

2. Cuando la solicitud corresponda a un documento elaborado por el Comité que se halle sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el servicio de correo y archivos se dirigirá al servicio u órgano autor del documento, el cual propondrá la tramitación adecuada en un plazo de cinco días laborables.

3. Cuando las dudas sobre la difusión afecten a documentos procedentes de terceros, el Comité consultará con éstos y les concederá un plazo de cinco días laborables para manifestarse con el fin de decidir si cabe aplicar una de las excepciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001. De no recibir respuesta en el plazo de cinco días laborables, el Comité continuará la tramitación de la solicitud.

Artículo 8

Plazo de respuesta

1. En un plazo de 15 días laborables a partir de la inscripción de la solicitud, el servicio de correo y archivos concederá el acceso al documento solicitado y lo proporcionará.

2. Cuando el Comité no pueda dar acceso al documento solicitado, comunicará al solicitante por escrito los motivos por los que se deniega el acceso total o parcial al mismo y le informará de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

3. En ese caso, el solicitante dispondrá de un plazo de 15 días laborables a contar a partir de la recepción de la respuesta para presentar una solicitud confirmatoria.

4. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 del presente artículo podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

5. La ausencia de respuesta por parte del Comité en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

Artículo 9

Autoridades competentes

1. Las solicitudes iniciales serán tramitadas por el servicio de correo y archivos.

2. Las respuestas positivas a las solicitudes iniciales serán remitidas al solicitante por el Director responsable del servicio mencionado en el apartado 1 del presente artículo. Podrá delegar este poder.

3. El mismo Director podrá decidir, a propuesta del servicio de correo y archivos o del órgano autor del documento, la denegación de una solicitud inicial, debidamente motivada.

4. El Director podrá consultar en todo momento al servicio jurídico o al delegado para la protección de datos.

TÍTULO III LA SOLICITUD CONFIRMATORIA Y EL RECURSO

Artículo 10

Presentación de la solicitud confirmatoria

1. La solicitud confirmatoria se enviará por escrito al Comité en un plazo de 15 días laborables a partir de la recepción de la respuesta por la que se deniega total o parcialmente el acceso al documento solicitado o en ausencia de respuesta a la solicitud inicial.

2. La solicitud confirmatoria deberá formularse respetando las mismas exigencias formales previstas para la solicitud inicial.

Artículo 11

Tramitación y plazo de respuesta

1. Las solicitudes confirmatorias se tramitarán según las modalidades previstas en el artículo 7 de la presente Decisión.

2. El Comité concederá el acceso al documento o comunicará por escrito los motivos por los que se deniega su acceso total o parcial en un plazo de 15 días laborables a partir de la inscripción de la solicitud confirmatoria.

3. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

Artículo 12

Autoridad competente

1. Corresponderá al Secretario General del Comité responder a las solicitudes confirmatorias. Este poder podrá ser delegado.

2. El Secretario General podrá consultar al servicio jurídico o al delegado para la protección de datos, quien deberá emitir su dictamen en un plazo de tres días laborables.

Artículo 13

Presentación de recurso tras la solicitud confirmatoria

1. Cuando el CESE deniegue el acceso total o parcial a un documento solicitado, informará al solicitante de las posibilidades de recurrir dicha decisión, a saber: interponer un recurso judicial contra la institución o presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, en las condiciones previstas por los artículos 195 y 230 del Tratado CE.

2. La falta de respuesta en el plazo previsto se considerará como una respuesta negativa y habilitará al solicitante para presentar un recurso o una reclamación según lo dispuesto en el apartado 1 del presente artículo.

TÍTULO IV ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS Y COSTE DE LA RESPUESTA

Artículo 14

Entrega

1. Los documentos se entregarán en papel o en soporte electrónico, tomando plenamente en consideración la preferencia del solicitante.

2. Si el Comité u otra institución ya ha divulgado el documento y este es de fácil acceso, el Comité podrá proporcionar acceso al mismo informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

Artículo 15

Coste de la respuesta

1. Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias. No obstante, dichos gastos no podrán exceder el coste real de la operación.

2. La consulta será obligatoriamente gratuita cuando se realice in situ, cuando el número de copias sea inferior a 20 páginas A4 y en caso de acceso directo en formato electrónico o a través del registro.

Artículo 16

Coste adicional de traducción

Los documentos se entregarán en los idiomas en los que estén disponibles. No obstante, el solicitante podrá pedir la traducción a otro idioma oficial de la Unión. En este caso, se aplicará la tarifa vigente en la institución para las traducciones externas.

Artículo 17

Solicitud de documentos de gran extensión

1. La entrega de documentos que excedan de las 20 páginas A4 estará sujeta al pago de un importe de 10 euros más 0,030 euros por página.

2. Este importe podrá ser modificado por una decisión de la autoridad mencionada en el apartado 2 del artículo 9.

3. La autoridad mencionada en el apartado 2 del artículo 9 determinará los gastos correspondientes a otros medios de transmisión, sin que éstos puedan en ningún caso exceder el coste real de la operación.

4. En caso de solicitud reiterada o de solicitudes sucesivas de documentos de gran extensión o de gran número de documentos, la institución podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso con el solicitante.

5. La presente Decisión no afectará a los documentos publicados, que están sujetos a su propio sistema de precios.

Artículo 18

Disposición final

La presente Decisión anula la Decisión de la Mesa del CESE de 27 de mayo de 1997 relativa al acceso del público a los documentos del Comité.

Artículo 19

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. La Decisión relativa a la entrada en funcionamiento del registro de documentos será aplicable a partir del 1 de agosto de 2003.

El Director de Asuntos Generales será el responsable de su ejecución.

Hecho en Bruselas, el 1 de julio de 2003.

El Secretario General

Patrick Venturini

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(3) DO L 339 de 10.12.1997, p. 18.

(4) DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

ANEXO

Lista de documentos del CESE accesibles al público a través del registro

Dictámenes del Comité

Dictámenes de las secciones especializadas

Folletos

Boletines

Comunicados de prensa

Actas de las deliberaciones de los dictámenes aprobados en el Pleno

Notas informativas de los dictámenes de iniciativa

Notas informativas de las nuevas consultas

Notas informativas de documentos informativos

Notas informativas de los plenos

Actas de las secciones especializadas y de los plenos

Informes de actividad

Documentos informativos

Resoluciones