ANEXO

El manual SIRENE y otras medidas de ejecución para el Sistema de Información de Schengen de segunda generación (SIS II)

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 13

1. LOS SERVICIOS NACIONALES SIRENE Y LA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 15

1.1. Servicio Nacional SIRENE 15

1.2. Manual SIRENE 15

1.3. Apéndices del presente Manual SIRENE 15

1.4. Catálogo de recomendaciones y prácticas más idóneas para la correcta aplicación del acervo de Schengen (Sistema de Información de Schengen) 16

1.5. Función de los Servicios Nacionales SIRENE en la cooperación policial en la Unión Europea 16

1.5.1. Transferencia de datos e información complementaria del SIS II a terceros países u organizaciones internacionales 16

1.6. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE y Europol 16

1.7. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE y Eurojust 16

1.8. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE e Interpol 16

1.8.1. Prioridad de las descripciones del SIS II sobre las de Interpol 17

1.8.2. Elección del canal de comunicación 17

1.8.3. Uso y distribución de las descripciones de Interpol en los países Schengen 17

1.8.4. Respuesta positiva y supresión de una descripción 17

1.8.5. Mejora de la cooperación entre los Servicios Nacionales SIRENE y las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) de Interpol 17

1.9. Normas 17

1.9.1. Disponibilidad 17

1.9.2. Continuidad 17

1.9.3. Confidencialidad 17

1.9.4. Accesibilidad 17

1.10. Comunicaciones 18

1.10.1. Lengua de comunicación 18

1.10.2. Intercambio de datos entre los Servicios Nacionales SIRENE 18

1.10.3. Red, mensajes y buzones 18

1.10.4. Comunicación en circunstancias excepcionales 18

1.11. Directorio SIRENE (SAB) 19

1.12. Sistema de flujo de trabajo SIRENE 19

1.13. Plazos de respuesta 19

1.13.1. Indicación de la urgencia en los formularios SIRENE, incluida la comunicación urgente de una respuesta positiva 19

1.14. Normas de transliteración/de transcripción 19

1.15. Calidad de los datos 19

1.16. Ficheros 20

1.17. Personal 20

1.17.1. Jefes de los Servicios Nacionales SIRENE 20

1.17.2. Persona de contacto SIRENE (SIRCoP) 20

1.17.3. Conocimientos 21

1.17.4. Formación 21

1.17.5. Intercambio de personal 21

2. PROCEDIMIENTOS GENERALES 22

2.1. Definiciones 22

2.2. Descripciones múltiples (artículo 34, apartado 6, del Reglamento SIS II y artículo 49, apartado 6, de la Decisión SIS II) 22

2.2.1. Compatibilidad de las descripciones 22

2.2.2. Orden de prioridad de las descripciones 24

2.2.3. Control de la incompatibilidad e introducción de descripciones múltiples 24

2.2.4. Situación especial para el Reino Unido e Irlanda 26

2.3. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 27

2.4. Imposibilidad de seguir el procedimiento habitual tras la obtención de una respuesta positiva (artículo 48 de la Decisión SIS II y artículo 33 del Reglamento SIS II) 27

2.5. Procedimiento de comunicación de las coincidencias sobre impresiones dactilares al realizar la introducción inicial de impresiones dactilares o al realizar búsquedas utilizando impresiones dactilares 28

2.6. Tratamiento de la información para fines distintos de aquellos para los que se introdujo en el SIS II (artículo 46, apartado 5 de la Decisión SIS II) 28

2.7. Introducción de indicaciones 29

2.7.1. Introducción 29

2.7.2. Consulta a los Estados miembros para añadir una indicación 29

2.7.3. Solicitud de supresión de una indicación 29

2.8. Datos erróneos de hecho o de derecho (artículo 34 del Reglamento SIS II y artículo 49 de la Decisión SIS II) 30

2.9. Derecho de acceso y rectificación (artículos 41 del Reglamento SIS II y 58 de la Decisión SIS II) 30

2.9.1. Peticiones de acceso o de rectificación de datos 30

2.9.2. Intercambio de información sobre solicitudes de acceso a descripciones introducidas por otros Estados miembros 30

2.9.3. Intercambio de información sobre las solicitudes de rectificación o supresión de datos introducidos por otros Estados miembros 31

2.10. Supresión de una descripción cuando dejan de cumplirse las condiciones para mantenerla 31

2.11. Introducción de nombres propios 31

2.12. Distintas categorías de identidad 31

2.12.1. Usurpación de identidad (artículo 36 del Reglamento SIS II y artículo 51 de la Decisión SIS II) 32

2.12.2. Introducción de un alias 32

2.12.3. Información complementaria para averiguar la identidad de una persona 33

2.13. Intercambio de información en caso de conexión entre descripciones 33

2.13.1. Normas operativas 33

2.14. Formato y calidad de los datos biométricos en SIS II 33

2.14.1. Uso posterior de los datos intercambiados, incluido el archivo 34

2.14.2. Intercambio de huellas dactilares y fotografías 34

2.14.3. Requisitos técnicos 34

2.14.4. Formato y calidad de los datos biométricos 34

2.15. Tipos especiales de búsqueda 34

2.15.1. Búsqueda geográfica 34

2.15.2. Participación de unidades especiales de policía en búsquedas focalizadas (ELAF) 35

3. DESCRIPCIONES RELATIVAS A PERSONAS BUSCADAS PARA SU DETENCIÓN A EFECTOS DE ENTREGA O EXTRADICIÓN (ARTÍCULO 26 DE LA DECISIÓN SIS II) 35

3.1. Introducción de una descripción 35

3.2. Descripciones múltiples 36

3.3. Usurpación de identidad 36

3.4. Introducción de un alias 36

3.5. Envío de información complementaria a los Estados miembros 36

3.5.1. Información complementaria que deberá enviarse en relación con la detención preventiva 36

3.6. Introducción de una indicación 37

3.6.1. Solicitud de introducción sistemática de una indicación en las descripciones de personas buscadas para su detención a efectos de extradición cuando no se aplica la Decisión Marco 2002/584/JAI ( 1 ) 37

3.7. Actuación de los Servicios Nacionales SIRENE al recibir una descripción para la detención 37

3.8. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 37

3.9. Intercambio de información complementaria sobre la entrega o la extradición 38

3.10. Intercambio de información complementaria sobre el tránsito a través de otro Estado miembro 38

3.11. Supresión de descripciones en el momento de la entrega o la extradición 38

4. DESCRIPCIONES PARA LA DENEGACIÓN DE ENTRADA O DE ESTANCIA (ARTÍCULO 24 DEL REGLAMENTO SIS II) 38

4.1. Introducción de una descripción 39

4.2. Descripciones múltiples 39

4.3. Usurpación de identidad 39

4.4. Introducción de un alias 39

4.5. Intercambio de información durante la expedición de permisos de residencia o visados 39

4.5.1. Procedimientos especiales conforme a lo dispuesto en el artículo 25 del Convenio de Schengen 40

4.5.2. Procedimientos especiales conforme a lo dispuesto en el artículo 5, apartado 4, letras a) y c), del Código de Fronteras de Schengen 40

4.6. Normas comunes relativas a los procedimientos mencionados en la sección 4.5 41

4.7. Intercambio de información a raíz de una respuesta positiva y durante la denegación de entrada o la expulsión del espacio Schengen 41

4.8. Intercambio de información a raíz de una respuesta positiva sobre un nacional de un tercer país que disfrute del derecho de libre circulación 42

4.9. Intercambio de información cuando, en ausencia de respuesta positiva, un Estado miembro descubre la existencia de una descripción para la denegación de entrada a un nacional de un tercer país que disfruta del derecho de libre circulación 43

4.10. Supresión de descripciones para la denegación de entrada o de estancia 43

5. DESCRIPCIONES RELATIVAS A PERSONAS DESAPARECIDAS (ARTÍCULO 32 DE LA DECISIÓN SIS II) 43

5.1. Descripciones múltiples 43

5.2. Usurpación de identidad 43

5.3. Introducción de un alias 43

5.4. Introducción de una indicación 44

5.5. Facilitar información descriptiva detallada sobre menores desaparecidos y otras personas declaradas en situación de riesgo 44

5.6. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 45

5.7. Supresión de las descripciones sobre personas desaparecidas 45

5.7.1. Menores 45

5.7.2. Adultos para los que no se exigen medidas de protección 45

5.7.3. Adultos para los que se exigen medidas de protección 45

6. DESCRIPCIONES RELATIVAS A PERSONAS CUYA PRESENCIA SE NECESITA PARA QUE PRESTEN ASISTENCIA EN UN PROCEDIMIENTO JUDICIAL (ARTÍCULO 34 DE LA DECISIÓN SIS II) 46

6.1. Descripciones múltiples 46

6.2. Usurpación de identidad 46

6.3. Introducción de un alias 46

6.4. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 46

6.5. Supresión de descripciones de personas cuya presencia se necesita para que presten asistencia en un procedimiento judicial 46

7. DESCRIPCIONES A EFECTOS DE CONTROLES DISCRETOS O DE CONTROLES ESPECÍFICOS (ARTÍCULO 36 DE LA DECISIÓN SIS II) 46

7.1. Descripciones múltiples 46

7.2. Usurpación de identidad 47

7.3. Introducción de un alias 47

7.4. Información de otros Estados miembros al introducir descripciones 47

7.5. Cumplimentación de la rúbrica “tipo de delito” al introducir descripciones 47

7.6. Introducción de una indicación 47

7.7. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 47

7.8. Supresión de descripciones a efectos de controles discretos y específicos 48

7.9. Captación automática de matrículas (CAM) 48

8. DESCRIPCIONES DE OBJETOS PARA SU INCAUTACIÓN O UTILIZACIÓN COMO PRUEBAS (ARTÍCULO 38 DE LA DECISIÓN SIS II) 48

8.1. Descripciones múltiples 48

8.2. Descripciones de vehículos 48

8.2.1. Comprobación de la existencia de descripciones múltiples relativas a un vehículo 48

8.2.2. NIV repetidos 49

8.3. Intercambio de información en caso de respuesta positiva 49

8.4. Supresión de descripciones de objetos para su incautación o utilización como pruebas en un proceso penal 50

9. CAPTACIÓN AUTOMÁTICA DE MATRÍCULAS (CAM) 50

10. ESTADÍSTICAS 51

INTRODUCCIÓN

El espacio Schengen

El 14 de junio de 1985, los Gobiernos del Reino de Bélgica, la República Federal de Alemania, la República Francesa, el Gran Ducado de Luxemburgo y el Reino de los Países Bajos firmaron en el pequeño pueblo luxemburgués de Schengen un acuerdo cuyo objetivo era permitir “[…] el libre paso de las fronteras interiores para todos los nacionales de los Estados miembros y […] la libre circulación de mercancías y servicios”.

El 19 de junio de 1990 fue firmado el Convenio de Aplicación del Acuerdo de Schengen (2) por los cinco Estados miembros fundadores, al que posteriormente se adhirieron la República Italiana el 27 de noviembre de 1990, el Reino de España y la República Portuguesa el 25 de junio de 1991, la República Helénica el 6 de noviembre de 1992, la República de Austria el 28 de abril de 1995 y el Reino de Dinamarca, el Reino de Suecia y la República de Finlandia el 19 de diciembre de 1996.

Posteriormente, a partir del 26 de marzo de 1995, el acervo de Schengen se aplicó plenamente en Bélgica, Alemania, Francia, Luxemburgo, los Países Bajos, España y Portugal (3). A partir del 31 de marzo de 1998, en Austria e Italia (4); a partir del 26 de marzo de 2000 en Grecia (5); y finalmente, a partir del 25 de marzo de 2001, el acervo de Schengen era íntegramente aplicable en Noruega, Islandia, Suecia, Dinamarca y Finlandia (6).

El Reino Unido e Irlanda solamente participan en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen, de conformidad con la Decisión 2000/365/CE y la Decisión 2002/192/CE, respectivamente.

En el caso del Reino Unido, las disposiciones en las que el Reino Unido ha deseado participar (con la excepción del SIS) son aplicables a partir del 1 de enero de 2005 (7).

En 1999 se incorporó el acervo de Schengen al marco jurídico de la Unión Europea mediante una serie de protocolos adjuntos al Tratado de Ámsterdam (8). El 12 de mayo de 1999 se aprobó una Decisión del Consejo por la que se especificaba, de conformidad con las disposiciones pertinentes del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y del Tratado de la Unión Europea, la base jurídica de cada una de las disposiciones o decisiones que constituyen el acervo de Schengen.

A partir del 1 de mayo de 2004, las disposiciones del acervo de Schengen integradas en el marco de la Unión Europea por el Protocolo anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea (denominado en lo sucesivo “el Protocolo de Schengen”) y los actos que lo desarrollan o están relacionados con él de otro modo son vinculantes para la República Checa, la República de Estonia, la República de Letonia, la República de Lituania, Hungría, la República de Malta, la República de Polonia, la República de Eslovenia y la República de Eslovaquia. Estos Estados miembros se convirtieron en miembros de pleno derecho del espacio Schengen el 21 de diciembre de 2007.

Chipre es parte signataria del Convenio de Aplicación del Acuerdo de Schengen, pero disfruta de una excepción con arreglo a su Acta de adhesión de 2003.

La República de Bulgaria y Rumanía se adhirieron a la Unión Europea el 1 de enero de 2007; a partir de esa fecha, el acervo de Schengen y los actos que lo desarrollan o están relacionados con él de otro modo son vinculantes para estos países, con la excepción que disponen sus Actas de Adhesión de 2005.

El 1 de julio de 2013, Croacia ingresó en la Unión Europea. Aplica el acervo de Schengen, con la excepción establecida en el Acta de Adhesión de 2011.

Algunas disposiciones del acervo de Schengen se aplican a partir de la adhesión de los nuevos Estados miembros a la UE. Otras disposiciones únicamente se aplicarán en estos Estados miembros con arreglo a una Decisión del Consejo a tal efecto. Por último, el Consejo adopta una decisión sobre la supresión de los controles fronterizos, después de verificar que en el Estado miembro de que se trate se cumplen las condiciones necesarias para la aplicación de todas las partes del acervo en cuestión, de conformidad con los procedimientos de evaluación de Schengen aplicables y previa consulta al Parlamento Europeo.

Otros países europeos se han adherido al espacio Schengen. El Reino de Noruega y la República de Islandia celebraron un Acuerdo de Asociación con los Estados miembros el 18 de mayo de 1999 (9) para quedar asociados a este Convenio.

En 2004, la Confederación Suiza firmó un Acuerdo con la Unión Europea y la Comunidad Europea referente a su asociación a la ejecución, la aplicación y el desarrollo del acervo de Schengen (10), en virtud del cual se convirtió en miembro del espacio Schengen a partir del 12 de diciembre de 2008.

Sobre la base del Protocolo entre la Unión Europea, la Comunidad Europea, la Confederación Suiza y el Principado de Liechtenstein sobre la adhesión del Principado de Liechtenstein al Acuerdo entre la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de la Confederación Suiza a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen (11), firmado en 2008, el Principado de Liechtenstein se convirtió en miembro del espacio Schengen el 19 de diciembre de 2011.

El Sistema de Información de Schengen de segunda generación (SIS II)

El SIS II, establecido por el Reglamento (CE) n.o 1987/2006 (Reglamento SIS II) y de la Decisión 2007/533/JAI (Decisión SIS II), (en lo sucesivo denominados conjuntamente: “instrumentos jurídicos del SIS II”), así como del Reglamento (CE) n.o 1986/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo (12), constituye un sistema de información común que permite a las autoridades competentes de los Estados miembros cooperar intercambiando información, y constituye un instrumento esencial para la aplicación de las disposiciones del acervo de Schengen que se han integrado en el marco de la Unión Europea. Estos instrumentos entraron en vigor el 9 de abril de 2013 y derogaron el título IV del Convenio de aplicación del Acuerdo de Schengen. El SIS II sustituye al Sistema de Información de Schengen de primera generación que comenzó a funcionar en 1995 y se amplió en 2005 y 2007.

La finalidad del SIS II, según lo establecido en el artículo 1 de los instrumentos jurídicos del SIS II, es “[…] garantizar un alto nivel de seguridad en el espacio de libertad, seguridad y justicia de la Unión Europea, incluidos el mantenimiento de la seguridad pública y del orden público y la salvaguardia de la seguridad en el territorio de los Estados miembros, y aplicar las disposiciones del título IV de la Tercera parte del Tratado CE [ahora título V de la Tercera Parte del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea] relativas a la circulación de personas en dicho territorio, con la ayuda de la información transmitida por este sistema.”

Con arreglo a los instrumentos jurídicos del SIS II, a través de un procedimiento de consulta automatizado, el SIS II permitirá el acceso a descripciones de personas y objetos a las siguientes autoridades:

a) autoridades responsables de los controles fronterizos, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/399 del Parlamento Europeo y del Consejo (13);

b) autoridades que coordinan y realizan los controles policiales y aduaneros en el interior del país;

c) autoridades judiciales nacionales y autoridades responsables de su coordinación;

d) autoridades responsables de la expedición de visados, autoridades centrales responsables del examen de las solicitudes de visado, y autoridades responsables de la expedición de permisos de residencia y de la administración de la legislación referente a los nacionales de terceros país en el contexto de la aplicación de la normativa de la Unión sobre la circulación de personas;

e) autoridades responsables de la expedición de los certificados de matriculación de vehículos [de conformidad con el Reglamento (CE) n.o 1986/2006].

De conformidad con la Decisión SIS II, Europol y Eurojust también tienen acceso a determinadas categorías de descripciones.

El SIS II está integrado por los siguientes componentes:

1) un sistema central (SIS II Central) compuesto por: a) una unidad de apoyo técnico (CS-SIS) que contiene una base de datos (base de datos del SIS II); b) una interfaz nacional uniforme (NI-SIS);

2) un sistema nacional (N.SIS II) en cada Estado miembro, compuesto por los sistemas de datos nacionales que se comunican con el SIS Central II. El N.SIS II puede contener un fichero de datos (copia nacional) que incluya una copia total o parcial de la base de datos del SIS II;

3) una infraestructura de comunicación entre la CS-SIS y la NI-SIS que provee una red virtual codificada dedicada a los datos del SIS II y al intercambio de datos entre los Servicios Nacionales SIRENE que se define más adelante.

1. LOS SERVICIOS NACIONALES SIRENE Y LA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

1.1. Servicio Nacional SIRENE

El SIS II solo contiene la información imprescindible (es decir, las descripciones) para identificar a una persona o un objeto y tomar las medidas necesarias. Con arreglo a los instrumentos jurídicos del SIS II, los Estados miembros también intercambiarán, bilateral o multilateralmente, la información complementaria sobre las descripciones que sea necesaria para la aplicación de determinadas disposiciones previstas en los instrumentos jurídicos del SIS II y para el correcto funcionamiento del SIS II.

A la estructura creada para proceder al intercambio de información complementaria se le denomina “SIRENE”, que corresponde a las siglas de la definición de la estructura en inglés: Supplementary Information Request at the National Entries (solicitud de información complementaria a la entrada nacional).

Cada uno de los Estados miembros creará un “Servicio Nacional SIRENE” de conformidad con una disposición común (artículo 7, apartado 2) de los instrumentos jurídicos del SIS II, que servirá de punto de contacto único para los demás Estados miembros, permanentemente operativo las 24 horas del día, todos los días de la semana, con el fin de intercambiar información complementaria sobre la introducción de descripciones y de permitir tomar las medidas adecuadas en caso de que personas y objetos que se hayan introducido en el SIS II sean localizados tras la obtención de una respuesta positiva. Entre las actividades principales de los servicios nacionales SIRENE (14) figura el asegurar el intercambio de toda la información complementaria de conformidad con las disposiciones del presente Manual SIRENE, tal como prevé el artículo 8 común de los instrumentos jurídicos del SIS II para los fines siguientes:

a) que los Estados miembros puedan consultarse o informarse entre sí al introducir una descripción (por ejemplo al introducir descripciones con vistas a una detención);

b) tras la obtención de una respuesta positiva, emprender la acción adecuada (por ejemplo, descubrir una descripción);

c) cuando no pueda realizarse la acción requerida (por ejemplo, cuando se introduzca una indicación de validez);

d) al tratar de la calidad de los datos del SIS II (por ejemplo, datos introducidos ilegalmente o inexactos de hecho), incluida la validación de las descripciones emitidas y la verificación de las descripciones recibidas, cuando así lo prevea la legislación nacional;

e) al tratar de la compatibilidad y prioridad de las descripciones (por ejemplo, al comprobar la existencia de una descripción múltiple);

f) al tratar de los derechos de los interesados, en particular el derecho de acceso a los datos. Se insta a los Estados miembros a organizar de forma estructurada todos los organismos nacionales responsables de la cooperación policial internacional, incluidos los Servicios Nacionales SIRENE, con el fin de evitar conflictos de competencias y la duplicación del trabajo.

1.2. Manual SIRENE

El Manual SIRENE es un conjunto de instrucciones que describen en detalle las normas y los procedimientos que regulan el intercambio bilateral y multilateral de la información complementaria.

1.3. Apéndices del presente Manual SIRENE

Dado que algunas normas de carácter técnico tienen un impacto directo en el trabajo de los usuarios en los Estados miembros, incluidos los Servicios Nacionales SIRENE, es conveniente incluir dichas normas en el Manual SIRENE. Por lo tanto, los apéndices del presente Manual recogen, entre otras cosas, normas de transcripción, cuadros de códigos, formas de comunicación de la información complementaria y otras medidas técnicas de ejecución del tratamiento de datos.

1.4. Catálogo de recomendaciones y prácticas más idóneas para la correcta aplicación del acervo de Schengen (Sistema de Información de Schengen)

El catálogo ofrece a los Estados miembros recomendaciones jurídicamente no vinculantes y las prácticas más idóneas a la luz de la experiencia. Sirve además de instrumento de referencia para la evaluación de la correcta aplicación de los instrumentos jurídicos del SIS II. Por consiguiente, deberá seguirse siempre que sea posible.

1.5. Función de los Servicios Nacionales SIRENE en la cooperación policial en la Unión Europea

El intercambio de información complementaria no afectará a las funciones atribuidas a los Servicios Nacionales SIRENE en materia de cooperación policial internacional por la normativa nacional de aplicación de otros instrumentos jurídicos de la Unión Europea.

Podrán confiarse cometidos adicionales a los Servicios Nacionales SIRENE mediante la normativa nacional de aplicación de la Decisión Marco 2006/960/JAI, los artículos 39 y 46 del Convenio de Schengen, en la medida en que no hayan sido sustituidos por la Decisión Marco 2006/960/JAI, los artículos 40 o 41 del Convenio de Schengen, o si la información corresponde al ámbito de la asistencia judicial mutua.

Cuando un Servicio Nacional SIRENE reciba de otro Servicio Nacional SIRENE una solicitud que esté fuera de su competencia según el Derecho nacional, deberá transmitirla inmediatamente a la autoridad competente e informar de ello al Servicio Nacional SIRENE requirente. Si fuera preciso, prestará ayuda al Servicio Nacional SIRENE requirente para facilitar la comunicación.

1.5.1. Transferencia de datos e información complementaria del SIS II a terceros países u organizaciones internacionales

Según el artículo 39 del Reglamento SIS II y el artículo 54 de la Decisión SIS II, los datos tratados en el SIS II en virtud de estos dos instrumentos jurídicos no se transferirán a terceros países ni a organizaciones internacionales ni se pondrán a disposición de estos. Esta prohibición se aplicará a la transmisión de información complementaria a terceros países u organizaciones internacionales. El artículo 55 de la Decisión SIS II establece una excepción a esta regla general por lo que respecta al intercambio de datos con Interpol sobre los pasaportes robados, sustraídos, extraviados o anulados, en las condiciones fijadas en este artículo.

1.6. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE y Europol

Europol tiene derecho de acceso a y de consulta directa de los datos introducidos en el SIS II, de conformidad con los artículos 26, 36 y 38 de la Decisión SIS II. Europol podrá pedir más información a los Estados miembros en cuestión de conformidad con lo dispuesto en la Decisión Europol (15). De conformidad con la legislación nacional, se recomienda encarecidamente la cooperación con la unidad nacional de Europol para garantizar que el Servicio Nacional SIRENE sea informado de cualquier intercambio de información complementaria entre Europol y la unidad nacional de Europol en relación con las descripciones del SIS II. En casos excepcionales en que la comunicación a nivel nacional de las descripciones del SIS II la efectúe la unidad nacional de Europol, todas las partes de la comunicación, especialmente el Servicio Nacional SIRENE, deberían tener conocimiento de este hecho para evitar cualquier confusión.

1.7. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE y Eurojust

Los miembros nacionales de Eurojust y sus asistentes tienen derecho a acceder y realizar consultas de datos directamente en el SIS II con arreglo a los artículos 26, 32, 34 y 38 de la Decisión SIS II. De conformidad con la legislación nacional, se establecerá una cooperación con ellos para garantizar el intercambio fluido de información en caso de respuesta positiva. En particular, el Servicio Nacional SIRENE debería ser el punto de contacto para los miembros nacionales de Eurojust y sus asistentes en lo que respecta a la información complementaria relativa a las descripciones contenidas en el SIS II.

1.8. Relaciones entre los Servicios Nacionales SIRENE e Interpol (16)

La función del SIS II no es sustituir ni reproducir la función de Interpol. Aunque las tareas pueden coincidir, los principios rectores de actuación y cooperación entre los Estados miembros de Schengen difieren sustancialmente de las tareas de Interpol. Por lo tanto, es necesario establecer normas de cooperación entre los Servicios Nacionales SIRENE y las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) a nivel nacional.

Se aplicarán los siguientes principios:

1.8.1. Prioridad de las descripciones del SIS II sobre las de Interpol

En lo que respecta a las descripciones introducidas por los Estados miembros, las descripciones del SIS II y el intercambio de cualquier información sobre dichas descripciones tendrán siempre prioridad sobre las descripciones y la información intercambiada a través de Interpol. Ello será de máxima importancia cuando no coincidan las descripciones de uno y otro.

1.8.2. Elección del canal de comunicación

Se respetará el principio de prioridad de las descripciones de Schengen sobre las de Interpol introducidas por los Estados miembros, y se garantizará que las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) de los Estados miembros cumplan este precepto. Una vez creada una descripción en el SIS II, corresponderá a los Servicios Nacionales SIRENE comunicar cualquier información relacionada con la misma, el motivo de su creación y la ejecución de la acción requerida. Si un Estado miembro desea cambiar de canal de comunicación, deberá consultar antes a los demás Estados miembros, pero solo será posible realizar dicho cambio de canal en casos específicos.

1.8.3. Uso y distribución de las descripciones de Interpol en los países Schengen

Habida cuenta de la prioridad de las descripciones del SIS II sobre las de Interpol, el uso de estas se restringirá a casos excepcionales, por ejemplo, cuando no esté previsto en instrumentos jurídicos del SIS II o no sea posible desde el punto de vista técnico crear una descripción en el SIS II o cuando no se disponga de toda la información necesaria para crearla. Deberán evitarse las descripciones paralelas en el SIS II e Interpol en el espacio Schengen. Las descripciones difundidas por Interpol que abarquen asimismo el espacio Schengen o parte de este deberán mencionar el texto siguiente: “A excepción de los Estados Schengen”.

1.8.4. Respuesta positiva y supresión de una descripción

A fin de garantizar la función del sistema SIRENE como coordinador de la verificación de la calidad de la información introducida en el SIS II, los Estados miembros velarán por que los Servicios Nacionales SIRENE y las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) de Interpol se mantengan mutuamente informados de las respuestas positivas y de la supresión de descripciones.

1.8.5. Mejora de la cooperación entre los Servicios Nacionales SIRENE y las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) de Interpol

De conformidad con la legislación nacional, corresponderá a cada Estado miembro tomar las medidas que considere oportunas para garantizar la efectividad del intercambio de información a nivel nacional entre su Servicio Nacional SIRENE y las Oficinas Centrales Nacionales (OCN) de Interpol.

1.9. Normas

Las normas que regulan la cooperación a través de los Servicios Nacionales SIRENE son las siguientes:

1.9.1. Disponibilidad

Cada Servicio Nacional SIRENE estará operativo las 24 horas del día, todos los días de la semana, con el fin de poder reaccionar dentro del plazo tal como se exige en el punto 1.13. También se podrá acceder al asesoramiento técnico y jurídico, al apoyo y a la búsqueda de soluciones las 24 horas del día, todos los días de la semana.

1.9.2. Continuidad

Cada Servicio Nacional SIRENE creará una estructura interna que garantice la continuidad de la gestión, del personal y de la infraestructura técnica.

1.9.3. Confidencialidad

De conformidad con el artículo 11 de los instrumentos jurídicos del SIS II, se aplicarán las normas nacionales sobre el secreto profesional u otras obligaciones equivalentes de confidencialidad a todo el personal que trabaje en los Servicios Nacionales SIRENE. Esta obligación seguirá siendo aplicable después del cese en el cargo o el empleo de los miembros de dicho personal.

1.9.4. Accesibilidad

Para cumplir su obligación de facilitar información complementaria, el personal de SIRENE tendrá acceso directo o indirecto al asesoramiento de expertos y a toda la información nacional pertinente.

1.10. Comunicaciones

1.10.1. Lengua de comunicación

En aras de la mayor eficacia posible en la comunicación bilateral entre los Servicios Nacionales SIRENE, se empleará una lengua conocida de ambas partes.

1.10.2. Intercambio de datos entre los Servicios Nacionales SIRENE

Las especificaciones técnicas relativas al intercambio de información entre los Servicios Nacionales SIRENE figuran en el documento “Intercambio de datos entre los Servicios Nacionales SIRENE (DEBS)”. Estas instrucciones deberán respetarse.

1.10.3. Red, mensajes y buzones

Los Servicios Nacionales SIRENE utilizarán una red virtual cifrada dedicada exclusivamente a los datos del SIS II y al intercambio de información complementaria entre los Servicios Nacionales SIRENE, tal como se indica en el artículo 4, apartado 1, letra c), y el artículo 8, apartado 1, comunes a los instrumentos jurídicos del SIS II. Solo cuando este canal no esté disponible, se optará por otro modo de comunicación suficientemente seguro y adecuado. Solo cuando dicho canal no esté disponible podrá utilizarse otro medio adecuado y seguro de comunicación. El canal se elegirá en cada caso, según las posibilidades técnicas y los requisitos de seguridad y calidad que deba reunir la comunicación.

Se distinguirán dos tipos de mensajes escritos: texto libre y formularios normalizados. En el apéndice 3 se describen los formularios utilizados entre los Servicios Nacionales SIRENE y se imparten directrices sobre el contenido previsto de las rúbricas, indicando su carácter obligatorio u optativo.

En la red anteriormente mencionada habrá cuatro buzones electrónicos distintos para mensajes de texto libre y formularios SIRENE.

Buzón electrónico Dirección de correo electrónico Objeto Operativo oper@xx.SIRENEmail2.eu Se utiliza para el intercambio de formularios y ficheros adjuntos entre los Servicios Nacionales SIRENE Técnico tech@xx.SIRENEmail2.eu Se utiliza para el intercambio de mensajes electrónicos entre el personal técnico de apoyo de los Servicios Nacionales SIRENE Jefe de SIRENE director@xx.SIRENEmail2.eu Se utiliza para el intercambio de mensajes electrónicos con los jefes de los Servicios Nacionales SIRENE Correo electrónico message@xx.SIRENEmail2.eu Se utiliza para el intercambio de mensajes de contenido libre entre los Servicios Nacionales SIRENE

A efectos de ensayo, existe un segundo dominio (17) (testxx.sirenemail2.eu) en el que cualquiera de los buzones del cuadro anterior podrá ser replicado con fines de prueba sin que ello afecte al intercambio de mensajes en directo ni al flujo de trabajo.

Se aplicarán las normas detalladas sobre los buzones SIRENE y la transmisión de los formularios SIRENE descritos en DEBS.

El sistema del flujo de trabajo SIRENE (véase la sección 1.12) supervisará los buzones operativo y de correo electrónico (“oper” y “message”) para detectar formularios, mensajes electrónicos y anexos relacionados. Los mensajes urgentes se enviarán únicamente al buzón operativo.

1.10.4. Comunicación en circunstancias excepcionales

En caso de que no se disponga de los canales de comunicación normales y sea necesario, por ejemplo, enviar formularios normalizados por fax, se aplicará el procedimiento descrito en DEBS.

1.11. Directorio SIRENE (SAB)

Los datos de contacto de los Servicios Nacionales SIRENE y la información pertinente para la comunicación y cooperación mutuas se recogen y facilitan en el Directorio SIRENE (SAB). La Comisión actualizará el SAB y publicará esa actualización al menos dos veces al año. Cada Servicio Nacional SIRENE se asegurará de que:

a) la información del SAB no se difunda a terceros;

b) el personal SIRENE conozca y utilice el SAB;

c) toda actualización de la información contenida en el SAB se facilite sin demora a la Comisión.

1.12. Sistema de flujo de trabajo SIRENE

La gestión eficaz de la carga de trabajo de los Servicios Nacionales SIRENE puede lograrse mejor si cada uno de estos Servicios dispone de un sistema informático de gestión (sistema de flujo de trabajo) que permita un alto grado de automatización de la gestión del flujo diario de datos.

El Sistema Nacional SIRENE podrá disponer, en otro lugar, de un ordenador y una base de datos de seguridad para su flujo de trabajo en casos de emergencia grave en los Servicios Nacionales SIRENE. Esto requiere disponer de suficiente suministro eléctrico y comunicaciones.

Deberá prestarse el apoyo informático adecuado al flujo de trabajo SIRENE a fin de garantizar una amplia disponibilidad del mismo.

1.13. Plazos de respuesta

El Servicio Nacional SIRENE responderá lo antes posible a las solicitudes de información sobre descripciones, coincidencias y procedimientos de respuesta positiva cursadas por otros Estados miembros a través de sus Servicios Nacionales SIRENE. En ningún caso podrá el plazo máximo de respuesta superar las 12 horas. (Véase también la sección 1.13.1 sobre la indicación de la urgencia en los formularios SIRENE).

Las prioridades de tramitación deberán establecerse todos los días en función del tipo de descripción y de la importancia del caso.

1.13.1. Indicación de la urgencia en los formularios SIRENE, incluida la comunicación urgente de una respuesta positiva

Los formularios SIRENE que deban ser tramitados por el Servicio Nacional SIRENE con la máxima prioridad podrán llevar la mención “URGENTE” en la rúbrica 311 (“Aviso importante”), seguida de los motivos de urgencia. Los motivos de urgencia deberán explicarse en las rúbricas adecuadas de los formularios SIRENE. Cuando se requiera una respuesta urgente también podrá utilizarse la notificación o la comunicación telefónica.

Cuando las circunstancias de una respuesta positiva sobre una descripción así lo requieran, como en casos de auténtica urgencia o de gran importancia, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro autor de la localización comunicará, cuando proceda, al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador la respuesta positiva por teléfono después de enviarle un formulario G.

1.14. Normas de transliteración/de transcripción

Las definiciones y normas de transliteración y transcripción figuran en el apéndice 1. Deberán respetarse en la comunicación entre los Servicios Nacionales SIRENE (véase también la sección 2.11 sobre la introducción de nombres propios).

1.15. Calidad de los datos

De conformidad con el artículo 7, apartado 2, de los instrumentos jurídicos del SIS II, los Servicios Nacionales SIRENE coordinarán la verificación de la calidad de la información introducida en el SIS II. Estos Servicios deberán tener las competencias nacionales necesarias para desempeñar esa función. Por tanto, deberá establecerse a escala nacional una forma adecuada de control de calidad de los datos, incluido un control de la relación entre descripciones y resultados positivos, y del contenido de los datos.

Para permitir a cada Servicio Nacional SIRENE realizar su función de coordinador de la verificación de la calidad de los datos, deberán contar con el apoyo tecnológico necesario y los derechos adecuados en los sistemas.

Asimismo, habrá que establecer unas normas nacionales para la formación de los usuarios sobre los principios de calidad de los datos y su práctica, en colaboración con los Servicios Nacionales SIRENE.

Los Estados miembros podrán pedir al personal de los Servicios Nacionales SIRENE que participe en la formación de las autoridades que introducen descripciones, haciendo hincapié en la calidad de los datos y en la optimización del uso del SIS II.

Por lo que se refiere a las impresiones dactilares cargadas en el SIS II, la responsabilidad principal de la calidad de los datos recaerá en las oficinas de impresiones dactilares a nivel nacional. El papel de los Servicios Nacionales SIRENE, como coordinador de la verificación de la calidad de los datos, será estar en contacto con las oficinas de impresiones dactilares, sobre todo con respecto a los problemas identificados en la calidad de las impresiones dactilares cargadas.

Con objeto de que los datos en el SIS II se mantengan actualizados, en consonancia con las correspondencias del SIS-AFIS, el Servicio Nacional SIRENE tomará las medidas necesarias para garantizar la rápida actualización de datos alfanuméricos en las descripciones; bien por el propio Servicio Nacional SIRENE, o poniéndose en contacto con la autoridad pertinente en la que se creó la descripción. Esto incluirá actividades tales como la inclusión de alias o corrección de datos de identidad.

1.16. Ficheros

a) Cada Estado miembro tomará sus propias disposiciones para almacenar información.

b) El Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador pondrá toda la información disponible sobre sus propias descripciones a disposición de los demás Estados miembros, incluida una referencia a la decisión que dio lugar a la descripción.

c) Los ficheros de los Servicios Nacionales SIRENE deberán ser de fácil y rápido acceso para que se puedan respetar los brevísimos plazos establecidos para transmitir la información.

d) De conformidad con el artículo 12, apartado 4, de los instrumentos jurídicos del SIS II, los datos personales, conservados en ficheros por el Servicio Nacional SIRENE a resultas de un intercambio de información, se conservarán únicamente el tiempo necesario para lograr los objetivos para los que fueron suministrados. Por regla general, esta información se suprimirá inmediatamente después de que se haya suprimido la descripción correspondiente del SIS II, y en cualquier caso, como muy tarde, un año después. Sin embargo, los datos relativos a una descripción particular que un Estado miembro haya introducido, o a una descripción con respecto a la cual se hayan tomado medidas en su territorio, podrán conservarse por más tiempo de conformidad con la legislación nacional.

e) La información complementaria enviada por otros Estados miembros se almacenará según la legislación nacional de protección de datos del Estado miembro receptor; el artículo 12 común de los instrumentos jurídicos del SIS II, la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (18), y la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo (19), también se aplican.

f) La información sobre la usurpación de identidad se suprimirá tras la supresión de la descripción correspondiente.

g) El acceso a los archivos se registrará, controlará y restringirá al personal designado.

1.17. Personal

El alto nivel de experiencia que se requerirá del personal implica que este tendrá que ser capaz de tomar iniciativas y gestionar con eficacia cualquier tipo de caso. Por lo tanto, sería conveniente limitar al máximo la rotación de personal, lo cual requiere el apoyo inequívoco de la administración en favor de un ambiente de trabajo autónomo. Los Estados miembros adoptarán las medidas necesarias para evitar la pérdida de cualificaciones y experiencia causada por la rotación del personal.

1.17.1. Jefes de los Servicios Nacionales SIRENE

Los jefes de cada uno de los Servicios Nacionales SIRENE se reunirán al menos dos veces al año para evaluar la calidad de la cooperación entre sus servicios, tomar las eventuales medidas organizativas o técnicas necesarias en caso de dificultades y adoptar, si procede, los procedimientos que se impongan. La organización de la reunión de los jefes de los Servicios Nacionales SIRENE corresponde al Estado miembro que ejerce la Presidencia del Consejo de la Unión Europea.

1.17.2. Persona de contacto SIRENE (SIRCoP)

En los casos en que los procedimientos corrientes resulten insuficientes, la persona de contacto SIRENE (SIRCoP) podrá ocuparse de los expedientes cuya tramitación sea compleja, problemática o sensible y pueda requerir cierta garantía de calidad o contacto a más largo plazo con otro Servicio Nacional SIRENE para resolver el asunto. La SIRCoP no está concebida para los casos urgentes, en los que se recurrirá, en principio, a los servicios de recepción accesibles durante las 24 horas del día, todos los días de la semana.

La SIRCoP podrá formular propuestas para mejorar la calidad y describir las opciones para resolver estos problemas a largo plazo.

Como norma general, la SIRCoP puede ser contactada por otra SIRCoP solo durante las horas de oficina.

Se llevará a cabo una evaluación anual en el marco de la presentación de informes estadísticos anuales, que se recogen en el apéndice 5, basándose en los siguientes indicadores:

a) número de intervenciones de la SIRCoP por Estado miembro;

b) motivo de la toma de contacto;

c) resultado de las intervenciones sobre la base de la información disponible durante el período de referencia.

1.17.3. Conocimientos

La preparación lingüística del personal de los Servicios Nacionales SIRENE deberá cubrir el mayor número de lenguas posible, de modo que dicho personal pueda comunicarse con todos los Servicios Nacionales SIRENE.

Asimismo, el personal deberá tener los conocimientos necesarios sobre:

— cuestiones jurídicas nacionales, europeas e internacionales,

— los servicios con funciones coercitivas de su Estado, y

— los sistemas judiciales y de inmigración nacionales y europeos.

Deberá tener asimismo la autoridad necesaria para poder hacerse cargo con total independencia de cualquier asunto.

El personal que esté de servicio fuera de las horas de oficina deberá tener las mismas competencias, los mismos conocimientos y la misma responsabilidad que el personal habitual, así como la posibilidad de recurrir en todo momento a la ayuda de expertos.

En los Servicios Nacionales SIRENE se requerirán conocimientos jurídicos tanto para tramitar expedientes ordinarios como otros de carácter más excepcional. Según los casos, dichos conocimientos podrán ser aportados por el propio personal o facilitados por expertos de las autoridades judiciales nacionales.

1.17.4. Formación

A nivel nacional

A nivel nacional habrá que facilitar al personal una formación suficiente que le garantice la cualificación que exige el presente Manual. Antes de quedar autorizado a tratar los datos almacenados en SIS II, el personal recibirá la formación adecuada sobre normas de seguridad y protección de datos y será informado de los delitos y sanciones penales aplicables.

A nivel europeo

Los cursos de formación comunes se organizarán por lo menos una vez al año con el fin de mejorar la cooperación entre los Servicios Nacionales SIRENE de modo que el personal pueda reunirse con colegas de otros Servicios Nacionales SIRENE, intercambiar información sobre los métodos de trabajo nacionales y crear un corpus de conocimientos homogéneo y coherente. Con ello se conseguirá además concienciar al personal de la importancia de su trabajo y de la necesidad de una solidaridad mutua que garantice la seguridad común de los Estados miembros.

La formación se impartirá de conformidad con el Manual de formadores SIRENE.

El artículo 3 del Reglamento (UE) n.o 1077/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo (20) establece que la Agencia Europea para la gestión operativa de sistemas informáticos de gran magnitud en el espacio de libertad, seguridad y justicia (la Agencia) desempeña las funciones relacionadas con la formación sobre el uso técnico de SIS II, en particular para el personal de SIRENE.

1.17.5. Intercambio de personal

Los Servicios Nacionales SIRENE también podrán considerar la posibilidad de intercambiar personal con otros Servicios Nacionales SIRENE al menos una vez al año. En principio, tales intercambios deberán propiciar la familiarización con los métodos de trabajo y la organización de otros Servicios Nacionales SIRENE, y fomentar los contactos personales con colegas de otros Estados miembros.

2. PROCEDIMIENTOS GENERALES

Los procedimientos que se describen a continuación son aplicables a todas las categorías de descripciones. Los procedimientos específicos de cada categoría de descripción figuran en las partes correspondientes del presente Manual.

2.1. Definiciones

— “Estado miembro informador”: Estado miembro que ha introducido la descripción en el SIS II.

— “Estado miembro de ejecución”: Estado miembro que adopta las medidas necesarias tras una respuesta positiva.

— “Servicio Nacional SIRENE informador”: Servicio SIRENE de un Estado miembro que tiene las huellas dactilares o las fotografías de una persona sobre la que otro Estado miembro ha introducido una descripción.

— “Respuesta positiva”: se produce una respuesta positiva en el SIS II cuando:

a) un usuario realiza una búsqueda;

b) la búsqueda pone de manifiesto la existencia de una descripción extranjera en el SIS II;

c) los datos relativos a la descripción en el SIS II coinciden con los datos que se buscan, y

e) como consecuencia de la respuesta positiva, se requieren nuevas medidas.

— “Coincidencia”: se produce una coincidencia en el SIS II cuando:

a) se realiza una búsqueda de impresiones dactilares en los datos del SIS-AFIS;

b) se recibe una notificación de SIS II, que indica una posible coincidencia, y

c) la coincidencia se confirma con arreglo a los procedimientos nacionales de verificación de impresiones dactilares.

Asimismo, podrán solicitarse otras acciones a raíz de una coincidencia, a fin de verificar la identidad de la persona y establecer los alias.

Una “coincidencia” puede ir seguida de una “respuesta positiva” en circunstancias en que la búsqueda en el SIS-AFIS se haya realizado en el transcurso de un control por parte del usuario final y se haya confirmado la coincidencia.

— “Indicación”: suspensión de la validez a nivel nacional que puede añadirse a las descripciones para la detención, a las descripciones sobre personas desaparecidas y a las descripciones a efectos de controles, cuando un Estado miembro considera que hacer efectiva una descripción es incompatible con su Derecho nacional, sus obligaciones internacionales o intereses nacionales esenciales. Cuando se añada una indicación a una descripción, la medida que deba adoptarse como consecuencia de la descripción no deberá ejecutarse en el territorio de dicho Estado miembro.

2.2. Descripciones múltiples (artículo 34, apartado 6, del Reglamento SIS II y artículo 49, apartado 6, de la Decisión SIS II)

Cada Estado miembro podrá introducir en el SIS II una única descripción por persona u objeto.

Por tanto, en la medida de lo posible y cuando sea necesario, deberán mantenerse disponibles a nivel nacional las descripciones subsiguientes de la misma persona u objeto para que puedan ser introducidas una vez expire o se suprima la primera descripción.

Varios Estados miembros pueden introducir descripciones sobre los mismos sujetos. Es fundamental que ello no cree confusión entre los usuarios y que estén claras las medidas que procederá tomar antes de introducir una descripción, así como el procedimiento que deberá seguirse cuando se produzca una respuesta positiva. Por lo tanto, se establecerá una serie de procedimientos para detectar descripciones múltiples y unas normas de prioridad para introducirlas en el SIS II.

Todo ello requerirá:

— controles previos a la introducción de una descripción para determinar si el sujeto ya figura en el SIS II,

— consulta a los demás Estados miembros cuando la introducción de una descripción pueda causar múltiples descripciones incompatibles.

2.2.1. Compatibilidad de las descripciones

Varios Estados miembros podrán introducir una descripción sobre una misma persona u objeto si las descripciones son compatibles entre sí.

Los Estados miembros podrán apartarse de las normas de compatibilidad cuando presenten una descripción a efectos de control discreto o específico, especialmente en casos de descripciones introducidas a efectos de la seguridad nacional. Esta excepción se entenderá sin perjuicio del orden de prioridad de las descripciones ni del procedimiento de consulta establecido en la sección 2.2.2.

Cuadro de compatibilidad de las descripciones sobre personas

Orden de prioridad Descripción para la detención Descripción a efectos de denegación de entrada Descripción de persona desaparecida (protección) Descripción a efectos de control específico — acción inmediata Descripción a efectos de control específico Descripción a efectos de control discreto Descripción a efectos de control discreto — acción inmediata Descripción relativa a personas desaparecidas (paradero) Descripción a efectos de un procedimiento judicial Descripción para la detención sí sí sí no no no no sí sí Descripción a efectos de denegación de entrada sí sí no no no no no no no Descripción de persona desaparecida (protección) (protección) sí no sí no no no no sí sí Descripción a efectos de control específico — acción inmediata no no no sí sí no no no no Descripción a efectos de control específico no no no sí sí no no no no Descripción a efectos de control discreto — acción inmediata no no no no no sí sí no no Descripción a efectos de control discreto no no no no no sí sí no no Descripción relativa a personas desaparecidas (paradero) (paradero) sí no sí no no no no sí sí Descripción a efectos de un procedimiento judicial sí no sí no no no no sí sí





Cuadro de compatibilidad de las descripciones sobre objetos

Orden de prioridad Descripción para la utilización como prueba Documento invalidado a efectos de viaje Descripción para la incautación Descripción a efectos de control específico — acción inmediata Descripción a efectos de control específico Descripción a efectos de control discreto — acción inmediata Descripción a efectos de control discreto Descripción para la utilización como prueba sí sí sí no no no no Documento invalidado a efectos de viaje sí sí sí no no no no Descripción para la incautación sí sí sí no no no no Descripción a efectos de control específico — acción inmediata no no no sí sí no no Descripción a efectos de control específico no no no sí sí no no Descripción a efectos de control discreto — acción inmediata no no no no no sí sí Descripción a efectos de control discreto no no no no no sí sí

2.2.2. Orden de prioridad de las descripciones

En caso de descripciones incompatibles, el orden de prioridad de las descripciones de personas será el siguiente:

— detención a efectos de entrega o extradición (artículo 26 de la Decisión),

— denegación de entrada o de estancia en el territorio Schengen (artículo 24 del Reglamento),

— puesta bajo protección (artículo 32 de la Decisión),

— controles específicos — acción inmediata (artículo 36 de la Decisión),

— controles específicos (artículo 36 de la Decisión),

— controles discretos — acción inmediata (artículo 36 de la Decisión),

— controles discretos (artículo 36 de la Decisión),

— comunicación del lugar de residencia o del domicilio (artículos 32 y 34 de la Decisión).

El orden de prioridad de las descripciones de objetos será el siguiente:

— utilización como prueba (artículo 38 de la Decisión),

— confiscación de un documento invalidado a efectos de viaje (artículo 38 de la Decisión),

— incautación (artículo 38 de la Decisión),

— control específico — acción inmediata (artículo 36 de la Decisión),

— control específico (artículo 36 de la Decisión),

— control discreto — acción inmediata (artículo 36 de la Decisión),

— control discreto (artículo 36 de la Decisión).

Si así lo requiere el interés nacional, se podrán establecer excepciones a este orden de prioridad previa consulta de los Estados miembros.

2.2.3. Control de la incompatibilidad e introducción de descripciones múltiples

Con el fin de evitar las descripciones múltiples incompatibles, es importante distinguir con precisión las personas u objetos que presentan características similares. Será fundamental que los Servicios Nacionales SIRENE se consulten y colaboren entre sí, y que cada Estado miembro establezca los procedimientos técnicos que considere apropiados para que se detecten tales casos antes de que se introduzca descripción alguna en el sistema.

Con la introducción de la funcionalidad en el SIS II para la identificación de personas a partir de sus impresiones dactilares, hay una mayor probabilidad de descubrir descripciones existentes de la misma persona que tenga diferentes identidades (véase también la sección 1.15). En consecuencia, también deberá recurrirse a la consulta y la cooperación cuando se produzca una coincidencia en el momento de la introducción de un registro de impresiones dactilares. Cuando esto ocurra, se seguirá el procedimiento que se describe a continuación. Además, cuando se ponga de manifiesto una identidad con un alias, se seguirá el procedimiento descrito en la sección 2.12.2.

El Servicio Nacional SIRENE velará por que solo se mantenga una descripción en el SIS II con arreglo al procedimiento nacional en caso de que un Estado miembro desee establecer una nueva descripción y esta sea incompatible con otra descripción ya introducida por el mismo Estado miembro.

Para comprobar la existencia de múltiples descripciones de la misma persona u objeto, se aplicará el procedimiento siguiente:

a) se compararán los criterios obligatorios de identidad cuando se determine la existencia de descripciones múltiples: i) sobre una persona: — apellidos, — nombre, — fecha de nacimiento, — género, — datos sobre impresiones dactilares (cuando estén disponibles); ii) sobre un vehículo: — número de bastidor, — número de matrícula y país de matriculación, — marca, — modelo, iii) sobre una aeronave: — categoría de la aeronave, — número de registro ICAO, iv) sobre un barco: — categoría de la embarcación, — número de cascos, — número de identificación exterior del barco (no obligatorio, pero puede usarse), v) sobre un contenedor: — número BIC (21).

b) En caso de introducción de una nueva descripción de un vehículo o un objeto con un número de bastidor o de matrícula, véanse los procedimientos previstos en la sección 8.2.1.

c) Para otros objetos, las rúbricas más apropiadas para comprobar la existencia de descripciones múltiples son las rúbricas obligatorias, que se utilizarán para la comparación automática realizada por el sistema.

Los procedimientos descritos en la sección 8.2.1. (comprobación de la existencia de descripciones múltiples sobre un vehículo) se utilizarán para distinguir entre otras categorías de objetos en el SIS II cuando resulte evidente que dos objetos similares tienen el mismo número de serie.

Si resulta que se trata de dos personas u objetos distintos, el Servicio Nacional SIRENE aprobará la solicitud para introducir la nueva descripción (22).

Si el control de la existencia de descripciones múltiples pone de manifiesto que los datos detallados son idénticos y se refieren a la misma persona u objeto, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que desee introducir una nueva descripción consultará al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador en el caso de que las descripciones sean incompatibles.

Para comprobar la compatibilidad de las descripciones se aplicará el siguiente procedimiento:

a) antes de introducir una descripción, descripción o tras recibir una notificación del SIS-AFIS de una posible coincidencia en la primera introducción de las impresiones dactilares asociadas con una descripción, es obligatorio realizar un control que garantice que no existen descripciones incompatibles;

b) si existe otra descripción que sea compatible y no existe ninguna coincidencia de las impresiones dactilares, no es necesario que los Servicios Nacionales SIRENE se consulten entre sí;

c) si existe otra descripción que sea compatible, y esta circunstancia queda acreditada por la coincidencia de las impresiones dactilares, los Servicios Nacionales SIRENE solo se consultarán con el fin de verificar la identidad y establecer alias previamente desconocidos. No obstante, si fuera necesario aclarar que la descripción se refiere a la misma persona, el Servicio Nacional SIRENE consultará al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador utilizando el formulario L. Los procedimientos de información y consulta sobre coincidencia de impresiones dactilares se describen en la sección 2.5. Los procedimientos de la sección 2.5 cubren las coincidencias obtenidas en la carga inicial de impresiones dactilares y las coincidencias obtenidas mediante búsquedas realizadas utilizando las impresiones dactilares, por ejemplo en una comisaría de policía;

d) si las descripciones son incompatibles, los Servicios Nacionales SIRENE se consultarán entre sí utilizando un formulario E para introducir en última instancia una única descripción;

e) las descripciones para la detención se introducirán inmediatamente sin aguardar el resultado de las consultas con otros Estados miembros;

f) si a raíz de una consulta se concede prioridad a una descripción que resulta ser incompatible con otras ya introducidas, los Estados miembros responsables de esas otras descripciones las retirarán una vez introducida la nueva. Cualquier conflicto será solventado por los Estados miembros a través de los Servicios Nacionales SIRENE;

g) los Estados miembros que no hayan podido introducir una descripción podrán solicitar ser notificados por el CS-SIS acerca de la supresión de la descripción;

h) el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que no haya podido introducir la descripción podrá solicitar al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que haya introducido la descripción que le informe acerca de las respuestas positivas que se produzcan respecto de esta descripción.

2.2.4. Situación especial para el Reino Unido e Irlanda

El Reino Unido e Irlanda no participan en el Reglamento SIS II, por lo que no pueden acceder a las descripciones a efectos de denegación de entrada o de estancia (artículos 24 y 26 del Reglamento SIS II). No obstante, han de estar vinculados por las normas sobre compatibilidad de las descripciones que figuran en el apartado 2.2 y, en concreto, deben aplicar el procedimiento establecido en la sección 2.2.3.

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) si el Reino Unido o Irlanda introducen una descripción que es potencialmente incompatible con otra ya existente sobre la denegación de entrada o de estancia de conformidad con la sección 2.2.1, el SIS II Central notificará a estos dos Estados miembros la posible incompatibilidad comunicando tan solo la identificación Schengen de la descripción existente;

b) si se notifica la posible incompatibilidad de una descripción introducida por el Reino Unido o Irlanda con una descripción para la denegación de entrada o de estancia introducida por otro Estado miembro, el Servicio Nacional SIRENE del Reino Unido o de Irlanda entablará una consulta con el Estado miembro informador utilizando el mensaje de contenido libre y suprimirá la descripción potencialmente incompatible durante la consulta;

c) dependiendo del resultado de la consulta, el Reino Unido o Irlanda podrán volver a introducir la descripción que haya demostrado ser compatible.

2.3. Intercambio de información en caso de respuesta positiva

Si el usuario necesita información complementaria después de producirse una respuesta positiva, el Servicio Nacional SIRENE se pondrá en contacto sin demora con el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador y solicitará la información necesaria. En su caso, los Servicios Nacionales SIRENE actuarán como intermediarios entre las autoridades nacionales, y proporcionarán e intercambiarán la información complementaria en relación con la descripción en cuestión.

Salvo que se disponga lo contrario, se comunicará al Estado miembro informador la respuesta positiva y su resultado (véase también la sección 1.13.1 sobre la indicación de urgencia).

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) sin perjuicio de lo dispuesto en la sección 2.4 del presente Manual, una respuesta positiva relativa a un individuo o un objeto sobre el que se haya introducido una descripción se comunicará, en principio, al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador por medio de un formulario G;

b) al comunicar al Estado miembro informador una respuesta positiva, se indicará en la rúbrica 090 del formulario G el artículo aplicable de los instrumentos jurídicos del SIS II, así como la información adicional que sea necesaria (por ejemplo, MENOR). El formulario G contendrá la mayor información posible sobre la descripción, incluidas las medidas adoptadas, en la rúbrica 088. Se podrá solicitar información complementaria al Estado miembro informador en la rúbrica 089;

c) si el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución desea facilitar más información después del envío de un formulario G, lo hará utilizando un formulario M;

d) en caso necesario, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador comunicará a continuación toda la información específica pertinente e indicará las medidas concretas que solicita que adopte el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución. En cuanto al procedimiento de comunicación de las coincidencias sobre impresiones dactilares, véase la sección 2.5 y especialmente la letra f) en relación con las respuestas positivas que se correspondan con las coincidencias. En cuanto al procedimiento de comunicación de respuestas positivas a través de los sistemas de Captación Automática de Matrículas (CAM), véase la sección 9.

2.4. Imposibilidad de seguir el procedimiento habitual tras la obtención de una respuesta positiva (artículo 48 de la Decisión SIS II y artículo 33 del Reglamento SIS II)

De conformidad con el artículo 48 de la Decisión SIS II y el artículo 33 del Reglamento SIS II, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) el Estado miembro que, según toda la información disponible, no pueda seguir el procedimiento informará inmediatamente al Estado miembro informador a través de su Servicio Nacional SIRENE de que no puede adoptar las medidas necesarias y de los motivos, en la rúbrica 083 de un formulario H;

b) los Estados miembros afectados podrán acordar las medidas que se deban adoptar de conformidad con sus propias leyes nacionales y los instrumentos jurídicos del SIS II. En cuanto al procedimiento de comunicación de las coincidencias sobre impresiones dactilares, véase la sección 2.5 y especialmente la letra f) en relación con las respuestas positivas que se correspondan con las coincidencias.

2.5. Procedimiento de comunicación de las coincidencias sobre impresiones dactilares al realizar la introducción inicial de impresiones dactilares o al realizar búsquedas utilizando impresiones dactilares

Se aplicará el siguiente procedimiento para las coincidencias del SIS-AFIS (antes de que se detecte una respuesta positiva) [en caso de respuesta positiva, véase la letra f) a continuación]:

a) cuando se logre una posible coincidencia en el SIS II a partir de una búsqueda de impresiones dactilares de la persona con las impresiones dactilares almacenadas en el SIS II, se aplicarán los procedimientos y la legislación nacionales para la comprobación de la coincidencia;

b) una vez verificada la coincidencia, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que hay obtenido la coincidencia informará a todos los demás Servicios Nacionales SIRENE afectados, utilizando un formulario L, acerca de la coincidencia y la posible necesidad de actualizar los datos alfanuméricos en el SIS II;

c) al notificar al Estado miembro informador de una coincidencia, en la rúbrica 083 del formulario L se indicará el artículo aplicable de los instrumentos jurídicos del SIS II, incluida una indicación en que se mencione “coincidencia SIS-AFIS”. Cuando el Estado miembro que haya obtenido la coincidencia considere que el caso es “urgente”, deberá indicarse este extremo, utilizando este término, en la rúbrica 311 (Aviso importante) explicando la naturaleza de la urgencia. El formulario L proporcionará toda la información disponible, incluido el lugar, la fecha y las razones de la toma de impresiones dactilares. Deberá adjuntarse una fotografía del sujeto si se dispone de ella. Si el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución desea facilitar más información después del envío del formulario L inicial, esto se llevará a cabo utilizando un formulario M. Si se obtiene una coincidencia con más de una descripción, los números de identificación Schengen de todas las descripciones con las que se obtenga una coincidencia se incluirán en la rúbrica 083 del formulario L;

d) los Servicios Nacionales SIRENE que reciban tal información comprobarán los datos de los que sean responsables y adoptarán las medidas necesarias para garantizar la actualización de los datos alfanuméricos, tal como se describe en el punto 1.15;

e) en caso necesario, el Servicio Nacional SIRENE que reciba la notificación de una coincidencia a través de un formulario L enviará toda la información específica y pertinente, e indicará las medidas concretas que solicita al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución que adopte;

f) los procedimientos expuestos en el apartado 2.3 (posibilidad de actuar) y el apartado 2.4 (imposibilidad de actuar), se aplicarán en caso de respuestas positivas resultantes de coincidencias con impresiones dactilares. Cuando sea evidente que el envío del formulario L en el procedimiento descrito en las letras a) a e) supra coincide con el envío de un formulario G o H a raíz de una respuesta positiva, solo se enviará el formulario G o H. Los formularios G o H deberán incluir la indicación de “respuesta positiva obtenida a través de SIS-AFIS” en la rúbrica 086 (formulario G) o 083 (formulario H) y cualquier información complementaria relativa a la identidad o alias previamente desconocidos en la rúbrica 090 (formulario G) o 083 (formulario H).

2.6. Tratamiento de la información para fines distintos de aquellos para los que se introdujo en el SIS II (artículo 46, apartado 5 de la Decisión SIS II)

Los datos contenidos en el SIS II solo podrán tratarse para los fines establecidos para cada categoría de descripción.

Sin embargo, previa autorización del Estado miembro informador, los datos podrán tratarse para un fin distinto de aquel para el que se introdujeron, a fin de evitar una amenaza grave e inminente para el orden y la seguridad públicos o bien por razones graves de seguridad nacional o con vistas a prevenir un hecho delictivo grave.

Si un Estado miembro desea tratar datos del SIS II para fines distintos de aquellos para los que se introdujeron, el intercambio de información se ajustará al procedimiento siguiente:

a) a través de su Servicio Nacional SIRENE, el Estado miembro que quiera utilizar los datos para un fin distinto explicará al Estado miembro informador los motivos utilizando un formulario I;

b) el Estado miembro informador estudiará sin demora la posibilidad de acceder a esta petición y comunicará su decisión al otro Estado miembro, utilizando un formulario M, a través de su Servicio Nacional SIRENE;

c) si fuera necesario, el Estado miembro informador podrá condicionar su autorización al cumplimiento de una serie de requisitos en materia de utilización de los datos. Esa autorización se enviará utilizando un formulario M. Una vez obtenida la autorización del Estado miembro informador, el otro Estado miembro solo utilizará los datos para la finalidad para la que obtuvo dicha autorización, y tendrá en cuenta las condiciones fijadas por el Estado miembro informador.

2.7. Introducción de indicaciones

2.7.1. Introducción

a) El artículo 24 de la Decisión SIS II prevé que los Estados miembros podrán exigir una indicación en los siguientes casos: i) Si un Estado miembro considera que hacer efectiva una descripción introducida de conformidad con los artículos 26, 32 o 36 de la Decisión SIS II es incompatible con su Derecho nacional, con sus obligaciones internacionales o con intereses nacionales esenciales, podrá exigir posteriormente que se añada a dicha descripción una indicación destinada a impedir que se ejecute en su territorio la medida que debía adoptarse como consecuencia de la descripción. La indicación la añadirá el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador. ii) A fin de que los Estados miembros puedan pedir que se añada una indicación a una descripción introducida con arreglo al artículo 26, se notificará automáticamente a los Estados miembros toda nueva descripción de esta categoría mediante el intercambio de información complementaria. iii) Cuando, en casos particularmente urgentes y graves, el Estado miembro informador solicite la ejecución de la acción, el Estado miembro de ejecución examinará si puede o no permitir que se retire la indicación añadida a instancia suya; en caso afirmativo, adoptará las medidas necesarias para garantizar que se realice inmediatamente la acción requerida.

b) Existe un procedimiento alternativo únicamente para las descripciones a efectos de detención (véase la sección 3.6).

c) Cuando se añade una indicación a las descripciones de personas desaparecidas y las descripciones a efectos de controles discretos o de controles específicos, la descripción no aparecerá en pantalla cuando el usuario consulte el sistema.

d) Sin perjuicio de lo dispuesto en la sección 3.6.1, un Estado miembro no podrá solicitar una indicación únicamente sobre la base de que un Estado miembro determinado es el Estado miembro informador. Las indicaciones solo deberán ser solicitadas caso por caso.

2.7.2. Consulta a los Estados miembros para añadir una indicación

Una indicación solo se añadirá a instancia de o con el acuerdo de otro Estado miembro.

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) si un Estado miembro desea añadir una indicación, lo solicitará al Estado miembro informador a través de un formulario F, exponiéndole los motivos. Para ello se utilizará la rúbrica 071, explicando en la rúbrica 080 los motivos por los que se añade la indicación. Para más información complementaria sobre la descripción se utilizará la rúbrica 083;

b) el Estado miembro que haya introducido la descripción añadirá inmediatamente la indicación solicitada;

c) una vez intercambiada la información, según la información proporcionada en el proceso de consulta por el Estado miembro que solicita la indicación, puede ser necesario modificar o suprimir la descripción, o la petición puede retirarse sin haberse modificado la descripción.

2.7.3. Solicitud de supresión de una indicación

Los Estados miembros solicitarán la supresión de una indicación previamente solicitada cuando el motivo de la indicación ya no exista. Esto puede ocurrir si la legislación nacional ha cambiado o si un nuevo intercambio de información sobre el caso revela que ya no concurren las circunstancias mencionadas en el artículo 24, apartado 1, o en el artículo 25 de la Decisión SIS II.

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) el Servicio Nacional SIRENE que previamente solicitó que se añadiera una indicación pedirá al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador que suprima la indicación, utilizando un formulario F. Se utilizará la rúbrica 075 a este efecto (23). Para más detalles sobre el Derecho nacional se utilizará la rúbrica 080 y, en su caso, para la información complementaria sobre el motivo de supresión de la indicación y más información complementaria sobre la descripción, se utilizará la rúbrica 083;

b) el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador suprimirá inmediatamente la indicación.

2.8. Datos erróneos de hecho o de derecho (artículo 34 del Reglamento SIS II y artículo 49 de la Decisión SIS II)

Si resulta que de hecho o de derecho los datos almacenados en el SIS II son incorrectos o han sido introducidos ilícitamente, el intercambio de información complementaria tendrá lugar conforme a las normas enunciadas en el artículo 34, apartado 2, del Reglamento SIS II y el artículo 49, apartado 2, de la Decisión SIS II, que prevén que el Estado miembro informador será el único autorizado para modificar, completar, rectificar, actualizar o suprimir los datos que haya introducido.

El Estado miembro que detecte un error en los datos o que descubra que estos han sido introducidos ilícitamente, lo notificará al Estado miembro informador a través de su Servicio Nacional SIRENE, cuanto antes, y a más tardar diez días naturales después de detectar el error. Para el intercambio de información se utilizará un formulario J.

a) Según el resultado de las consultas, el Estado miembro informador tendrá que suprimir o corregir los datos, aplicando el procedimiento que proceda a nivel nacional para corregir el error.

b) Si no se alcanza un acuerdo en el plazo de dos meses, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que haya detectado el error o que haya detectado que los datos se han almacenado ilegalmente aconsejará a la autoridad responsable de su país que remita el asunto al Supervisor Europeo de Protección de Datos, que, conjuntamente con las autoridades nacionales de supervisión, actuará como mediador.

2.9. Derecho de acceso y rectificación (artículos 41 del Reglamento SIS II y 58 de la Decisión SIS II)

2.9.1. Peticiones de acceso o de rectificación de datos

Sin perjuicio de lo previsto en la legislación nacional, cuando se deba informar a las autoridades nacionales de una solicitud de acceso o rectificación de datos, el intercambio de información tendrá lugar con arreglo a las normas siguientes:

a) cada uno de los Servicios Nacionales SIRENE aplicará su normativa nacional sobre el derecho de acceso a los datos personales. Según los casos y la normativa aplicable, los Servicios Nacionales SIRENE transmitirán a las autoridades nacionales competentes las solicitudes que se les remitan de acceso o de rectificación de datos o se pronunciarán sobre dichas solicitudes en la medida en que estén habilitados para ello;

b) si así lo solicitan las autoridades nacionales competentes, los Servicios Nacionales SIRENE de los Estados miembros interesados, de conformidad con sus legislaciones nacionales, les remitirán la información pertinente sobre el ejercicio del derecho de acceso a los datos.

2.9.2. Intercambio de información sobre solicitudes de acceso a descripciones introducidas por otros Estados miembros

La información sobre las solicitudes de acceso a descripciones introducidas en el SIS II por otro Estado miembro se intercambiará a través de los Servicios Nacionales SIRENE, utilizando un formulario K para las personas o un formulario M para los objetos.

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) la solicitud de acceso se transmitirá al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador tan pronto como sea posible, a fin de que este pueda pronunciarse;

b) el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador comunicará su postura al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro receptor de la solicitud de acceso;

c) la respuesta del Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador tendrá en cuenta los plazos fijados para la tramitación de la misma por el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que recibió la solicitud de acceso;

d) el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que reciba una solicitud de acceso, corrección o supresión presentada por una persona adoptará todas las medidas necesarias para garantizar una respuesta oportuna.

Si el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador comunica su postura al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro que recibió la solicitud de acceso, este Servicio Nacional SIRENE, con arreglo a la legislación nacional y dentro de los límites de sus competencias, se pronunciará sobre la solicitud o garantizará que dicha postura se transmita a la autoridad competente para pronunciarse sobre la petición lo antes posible.

2.9.3. Intercambio de información sobre las solicitudes de rectificación o supresión de datos introducidos por otros Estados miembros

Cuando una persona solicita la rectificación o la supresión de sus datos, esto solo podrá hacerlo el Estado miembro informador. Si la persona se dirige a un Estado miembro distinto del que introdujo la descripción, los Servicios Nacionales SIRENE del Estado miembro requerido informarán al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador por medio de un formulario K y se aplicará el procedimiento descrito en la sección 2.9.2.

2.10. Supresión de una descripción cuando dejan de cumplirse las condiciones para mantenerla

Las descripciones introducidas en SIS II se conservarán únicamente el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se introdujeron.

En cuanto dejen de cumplirse las condiciones para mantener la descripción, el Estado miembro informador la suprimirá sin demora. Si la descripción tiene fecha de caducidad, la supresión se producirá automáticamente en el CS-SIS. De producirse una respuesta positiva, se aplicarán los procedimientos particulares descritos en las secciones 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.8 y 8.4.

El mensaje del CS-SIS sobre la supresión de la descripción será tramitado automáticamente por el N.SIS II.

Los Estados miembros pueden acogerse a la notificación automática de la supresión de una descripción.

2.11. Introducción de nombres propios

Dentro de las limitaciones impuestas por los sistemas nacionales en relación con la introducción y disponibilidad de datos, los nombres propios (nombres y apellidos) se introducirán en el SIS II en el formato (caracteres y ortografía) utilizado en los documentos de viaje oficiales de conformidad con las normas de la OACI sobre documentos de viaje, que también se utilizan en las funcionalidades de transliteración y transcripción del SIS II Central. En el intercambio de información complementaria, los Servicios Nacionales SIRENE utilizarán los nombres propios tal como han sido introducidos en el SIS II. Tanto los usuarios como los Servicios Nacionales SIRENE de los Estados miembros informadores utilizarán, por regla general, caracteres latinos para introducir datos en el SIS II, sin perjuicio de las normas de transliteración y transcripción establecidas en el apéndice 1.

Cuando sea necesario intercambiar información complementaria sobre una persona que no es objeto de una descripción pero puede estar relacionada con ella (por ejemplo, una persona que acompañe a un menor desaparecido), la presentación y la ortografía del nombre se atendrán a las normas establecidas en el apéndice 1 y se escribirán en caracteres latinos y formato original, si el Estado miembro que facilita la información también es capaz de introducir caracteres especiales en el formato original.

2.12. Distintas categorías de identidad

Identidad confirmada

Una identidad confirmada significa que la identidad ha sido confirmada sobre la base de documentos de identidad auténticos, mediante el pasaporte o mediante declaración de las autoridades competentes.

Identidad no confirmada

Una identidad no confirmada significa que no hay suficiente prueba de identidad.

Usurpación de identidad

La usurpación de identidad (nombre y apellidos, fecha de nacimiento) se produce cuando una persona, introducida en el SIS II, utiliza la identidad de otra persona real. Ello ocurre cuando se hace uso de un documento en perjuicio de su verdadero titular.

Alias

Un alias es una identidad supuesta utilizada por una persona a la que se conoce con otras identidades.

2.12.1. Usurpación de identidad (artículo 36 del Reglamento SIS II y artículo 51 de la Decisión SIS II)

Dada la complejidad de los casos de usurpación de identidad, al tener conocimiento de que una persona sobre la que existe una descripción en el SIS II está usurpando la identidad de otra persona, el Estado miembro informador comprobará si es necesario mantener la identidad usurpada en la descripción del SIS II.

Con el consentimiento expreso de la persona y tan pronto como se determine que existe usurpación de identidad de una persona, se añadirán datos adicionales a la descripción en el SIS II con el fin de evitar las consecuencias negativas de la identificación errónea. La persona cuya identidad haya sido usurpada podrá, con arreglo a los procedimientos nacionales, proporcionar a las autoridades competentes la información especificada en el artículo 36, apartado 3, del Reglamento SIS II y en el artículo 51, apartado 3, de la Decisión SIS II. Cualquier persona cuya identidad se haya usurpado tendrá derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de la información.

El Estado miembro informador es el encargado de incluir la indicación “usurpación de identidad” en la descripción y de introducir datos adicionales de la víctima de la usurpación de identidad, como fotografías, impresiones dactilares e información sobre cualquier documento de identidad válido.

Cuando un Estado miembro descubra que una descripción de una persona introducida por otro Estado miembro está relacionada con un caso de usurpación de identidad, y haya quedado comprobada la usurpación de identidad de la persona, lo comunicará al Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador utilizando un formulario Q, a fin de que la identidad usurpada pueda utilizarse en la descripción del SIS II.

Teniendo en cuenta la finalidad de la introducción de datos de esta naturaleza, cuando se disponga de fotografías y huellas dactilares de la persona cuya identidad ha sido usurpada, estas deberán añadirse a la descripción. Para que exista un caso de usurpación de identidad, los datos detallados de una persona inocente deben coincidir con una identidad existente en una descripción. El formulario Q debe contener los datos de identidad, incluido el número de alias, procedentes de la descripción, a fin de que el Estado miembro informador pueda comprobar la identidad de la descripción a la que se refiere el formulario. Las rúbricas obligatorias para rellenar un formulario Q en tales casos se indican en el apéndice 3.

Únicamente se podrá hacer uso de los datos, incluidos los de las impresiones dactilares, de la persona cuya identidad haya sido usurpada si es para averiguar la identidad de la persona que está siendo controlada y en absoluto para ningún otro fin. La información sobre la identidad usurpada, incluidas las impresiones dactilares y las fotografías, se suprimirá al mismo tiempo que la descripción, o antes si la persona interesada así lo solicita.

2.12.2. Introducción de un alias

A fin de evitar la introducción de descripciones incompatibles de cualquier categoría debido a un alias, de evitar problemas a las víctimas inocentes y para garantizar la calidad adecuada de los datos, los Estados miembros interesados se informarán mutuamente de los alias e intercambiarán toda la información pertinente sobre la verdadera identidad del sujeto buscado. Este es especialmente el caso cuando una búsqueda llevada a cabo con las impresiones dactilares indica que ya existe una descripción en el SIS II, pero los datos de identidad en la descripción existente parecen indicar que se ha utilizado un alias, bien por el sujeto de la descripción original o de la nueva descripción

La responsabilidad de introducir un alias corresponderá al Estado miembro informador. Si otro Estado miembro descubre un alias, lo comunicará al Estado miembro informador utilizando un formulario L.

2.12.3. Información complementaria para averiguar la identidad de una persona

El Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador también podrá, si los datos del SIS II son insuficientes, facilitar más información previa consulta, por propia iniciativa o a instancia de otro Estado miembro, a fin de ayudar a comprobar la identidad de una persona. Para ello se utilizará un formulario L (y sus anexos). Se trata, en particular, de averiguar lo siguiente:

— el origen del pasaporte o del documento de identidad en posesión de la persona buscada,

— el número, fecha, lugar y autoridad de expedición del pasaporte o del documento de identidad y fecha de caducidad,

— la descripción de la persona buscada,

— apellidos y nombre de la madre y del padre de la persona buscada,

— otras posibles grafías del nombre y los apellidos de la persona buscada,

— fotografías y huellas dactilares, si se dispone de ellas,

— última dirección conocida.

En la medida de lo posible, esta información estará disponible en los Servicios Nacionales SIRENE o les será inmediata y permanentemente accesible para su rápida transmisión.

El objetivo común es minimizar el riesgo de detener por error a alguien cuyas señas de identidad sean similares a las de la persona sobre la que se ha introducido una descripción en el sistema.

2.13. Intercambio de información en caso de conexión entre descripciones

El efecto de estas conexiones será establecer una relación entre dos o más descripciones.

Un Estado miembro podrá crear una conexión entre las descripciones que introduzca en el SIS II, y solo este Estado miembro podrá modificar y suprimir la conexión. Las conexiones solo serán visibles para los usuarios que dispongan de derechos de acceso que les permitan visualizar al menos dos descripciones de la conexión. Los Estados miembros garantizarán que únicamente las personas autorizadas puedan acceder a las conexiones.

2.13.1. Normas operativas

Las conexiones entre descripciones no requieren procedimientos especiales para el intercambio de información complementaria. Sin embargo, se observarán los siguientes principios:

En caso de respuesta positiva sobre dos o más descripciones conectadas, el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución enviará un formulario G para cada una de ellas indicando en la rúbrica 086 que se enviarán otros formularios G sobre las descripciones conectadas.

No se enviará ningún formulario para las descripciones que, aunque hayan estado conectadas a una descripción sobre la que se ha producido una respuesta positiva, no hayan sido objeto de respuesta positiva. No obstante, si hay una descripción conectada a efectos de entrega/extradición o de una persona desaparecida (para su propia protección o prevenir amenazas), la comunicación de este descubrimiento se llevará a cabo utilizando un formulario M, si procede y se dispone de la información.

2.14. Formato y calidad de los datos biométricos en SIS II

De conformidad con artículo 23, apartado 2, de la Decisión SIS II, las fotografías y las huellas dactilares de la persona se añadirán a la descripción cuando estén disponibles.

Los Servicios Nacionales SIRENE podrán intercambiar fotografías y huellas dactilares a fin de completar la descripción o de apoyar la ejecución de la medida que deba adoptarse. Cuando un Estado miembro tenga una fotografía o huellas dactilares de una persona respecto de la que otro Estado miembro haya introducido una descripción, podrá enviar las fotografías y las huellas dactilares como anexos para permitir al Estado miembro informador completar la descripción.

Este intercambio se realizará sin perjuicio de los intercambios en el marco de la cooperación policial en aplicación de la Decisión Marco 2006/960/JAI.

2.14.1. Uso posterior de los datos intercambiados, incluido el archivo

Los instrumentos jurídicos del SIS II establecen limitaciones a la utilización de los datos facilitados para las descripciones del SIS II. El uso posterior de fotografías y huellas dactilares intercambiadas, incluido su archivo, deberá respetar las disposiciones vigentes de los instrumentos jurídicos del SIS II, las disposiciones nacionales aplicables en materia de protección de datos, de conformidad con la Directiva 95/46/CE y con la Decisión Marco 2008/977/JAI.

Cualquier almacenamiento de huellas dactilares a nivel nacional cumplirá plenamente las normas de SIS II relativas a la protección de datos. Los Estados miembros mantendrán las bases de datos sobre huellas dactilares descargados de CS-SIS separados de los datos sobre huellas dactilares nacionales, y esos datos se suprimirán al mismo tiempo que las descripciones e informaciones complementarias correspondientes.

2.14.2. Intercambio de huellas dactilares y fotografías

Se aplicará el procedimiento siguiente:

a) el Servicio Nacional SIRENE informador enviará un formulario L por la vía electrónica habitual, indicando en la rúbrica 083 de un formulario L que se envían las huellas dactilares y las fotografías para completar una descripción en el SIS II;

b) el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador añadirá las huellas dactilares o las fotografías a la descripción del SIS II o las enviará a la autoridad competente para completar la descripción.

2.14.3. Requisitos técnicos

Las huellas dactilares y las fotografías se recogerán y transmitirán de conformidad con las normas definidas en las disposiciones de aplicación para la introducción de datos biométricos en el SIS II.

Todos los servicios nacionales SIRENE deberán cumplir esas normas técnicas.

2.14.4. Formato y calidad de los datos biométricos

Todos los datos biométricos que se introduzcan en el sistema serán sometidos a un control de calidad específico para garantizar un nivel de calidad mínimo común a todos los usuarios del SIS II.

Antes de su introducción, se realizarán controles a nivel nacional para asegurarse de que:

a) los datos dactiloscópicos y el correspondiente archivo NIST son compatibles en todos los aspectos con las disposiciones de la Decisión de Ejecución (UE) 2016/1345 de la Comisión (24) sobre las normas mínimas de calidad de los datos de los registros de impresiones dactilares en el marco del Sistema de Información de Schengen de segunda generación (SIS II), el anexo a las mismas y las normas técnicas adoptadas en el Comité a que se refiere el artículo 51 del Reglamento SIS II y artículo 67 de la Decisión SIS II;

b) las fotografías, que solamente se utilizarán para confirmar la identidad de una persona que haya sido localizada a resultas de una consulta alfanumérica realizada en el SIS II, cumplen los siguientes requisitos: las fotografías frontales de cara serán, en la medida de lo posible, de 3:4 o de 4:5. Cuando sea posible, se utilizará una resolución de al menos 480 × 600 píxeles con una intensidad de color de 24 bits. Si la imagen se obtiene mediante escaneo, el tamaño de imagen será, en la medida de lo posible, menor de 200 kilobytes.

2.15. Tipos especiales de búsqueda

2.15.1. Búsqueda geográfica

La búsqueda geográfica es la que se realiza cuando un Estado miembro dispone de indicios claros sobre el paradero de la persona o del objeto de una descripción en una zona geográfica limitada.

Las búsquedas geográficas en el espacio Schengen se realizarán sobre la base de una descripción del SIS II. Cuando se conozca el paradero de la persona o del objeto, la rúbrica 311 (Aviso importante) podrá rellenarse indicando la búsqueda geográfica y seleccionando los países de que se trate. Además, si el paradero es conocido en el momento de introducir una descripción para la detención, la rúbrica 061 de un formulario A incluirá la información sobre el paradero de la persona buscada. En los demás casos, incluida la comunicación del paradero de objetos, se utilizará un formulario M (rúbrica 083). Se deberán introducir en el SIS II todas las descripciones de personas objeto de una orden de búsqueda con el fin de garantizar que las solicitudes de detención preventiva puedan ser inmediatamente ejecutables (artículo 9, apartado 3, de la Decisión Marco 2002/584/JAI).

Cuando el objeto de una búsqueda geográfica esté situado en un lugar distinto del indicado en la búsqueda geográfica del Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador, se comunicará este hecho, utilizando un formulario M, al (a los) Estado(s) miembro(s) que participa(n) en la zona de búsqueda para que pongan fin a los trabajos correspondientes.

2.15.2. Participación de unidades especiales de policía en búsquedas focalizadas (ELAF)

Los Servicios Nacionales SIRENE de los Estados miembros requeridos también pueden recurrir a las búsquedas focalizadas que realizan las unidades especiales de policía (Equipo de Localización Activa de Fugitivos, ELAF). La descripción del SIS II no debe ser sustituida por la cooperación internacional entre las mencionadas unidades de policía. Esta cooperación no debe solaparse con la función del Servicio Nacional SIRENE como punto central de búsquedas a través del SIS II.

Se cooperará para garantizar que el Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro informador sea informado por las unidades nacionales de policía ELAF de cualquier operación en curso que pueda estar relacionada con una descripción introducida en el SIS II. Dicha oficina SIRENE facilitará esta información, si procede, a las demás oficinas SIRENE. Cualquier operación coordinada de la REELAF (Red Europea de Equipos de Localización Activa de Fugitivos) que implique la cooperación de las oficinas SIRENE deberán notificarse previamente a la oficina SIRENE.

Las oficinas SIRENE garantizarán un flujo rápido de información complementaria, incluida la información sobre descripciones, a las unidades especiales de policía (ELAF) que intervengan en la investigación.

3. DESCRIPCIONES RELATIVAS A PERSONAS BUSCADAS PARA SU DETENCIÓN A EFECTOS DE ENTREGA O EXTRADICIÓN (ARTÍCULO 26 DE LA DECISIÓN SIS II)

3.1. Introducción de una descripción

La mayoría de las descripciones para la detención irán acompañadas de una orden de detención europea. No obstante, una descripción para la detención también permite la detención preventiva antes de obtener la solicitud de extradición con arreglo al artículo 16 del Convenio Europeo de Extradición.

La orden de detención europea o la solicitud de extradición serán emitidas por una autoridad judicial competente para dictarlas en el Estado miembro informador.

Al introducir una descripción para la detención a efectos de entrega, se introducirá en el SIS II una copia de la orden de detención europea original. También podrá introducirse una traducción de la orden de detención europea en una o varias lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

Además, las fotografías y las huellas dactilares de la persona se añadirán a la descripción cuando estén disponibles.

La información pertinente, incluida la orden de detención europea o la solicitud de extradición, suministrada sobre las personas buscadas para su detención a efectos de entrega o extradición, estará disponible para el Servicio Nacional SIRENE cuando se introduzca la descripción. Habrá que comprobar que la información está completa y ha sido correctamente presentada.

Los Estados miembros podrán introducir más de una orden de detención europea por cada descripción para la detención. Es responsabilidad del Estado miembro informador suprimir la orden de detención europea que deje de ser válida, comprobar si hay otras órdenes de detención europeas adjuntas a la descripción y ampliar la descripción en caso necesario.

Además de la orden de detención europea adjuntada por el Estado miembro a una descripción, se podrán adjuntar traducciones de la orden de detención europea, en caso necesario, en ficheros binarios separados.

Para los documentos escaneados que deban adjuntarse a las descripciones, en la medida de lo posible, se utilizará una resolución mínima de 150 DPI.

3.2. Descripciones múltiples

Por lo que respecta a los procedimientos generales, véase la sección 2.2.

Además, se aplicarán las siguientes normas:

Varios Estados miembros podrán introducir una descripción para la detención sobre la misma persona. Si dos o más Estados miembros introducen una descripción sobre la misma persona y dicha detención se produce, corresponderá a la autoridad judicial del Estado miembro en el que se haya practicado la detención decidir qué orden ejecutar. El Servicio Nacional SIRENE del Estado miembro de ejecución enviará un formulario G a cada Estado miembro interesado.

3.3. Usurpación de identidad

Véase el procedimiento general en la sección 2.12.1.

3.4. Introducción de un alias

Véase el procedimiento general en la sección 2.12.2.

En el caso de las descripciones para la detención, el Servicio Nacional SIRENE utilizará la rúbrica 011 de un formulario A (25) (en el momento de introducción de la descripción) o posteriormente un formulario M, al informar a los otros Estados miembros de los alias relacionados con las descripciones para la detención, cuando el Servicio Nacional SIRENE disponga de esta información.

3.5. Envío de información complementaria a los Estados miembros

Cuando se introduzca una descripción, se enviará información complementaria relativa a la descripción a todos los Estados miembros.

La información mencionada en la sección 3.5.1 se enviará a los otros Servicios Nacionales SIRENE por medio del formulario A, al mismo tiempo que se introduce la descripción. Cualquier otra información que se precise a efectos de identificación se enviará previa consulta o a instancia de otro Estado miembro.

Cuando existan varias órdenes de detención europeas o solicitudes de extradición relativas a la misma persona, se rellenarán formularios A distintos para cada orden de detención europea o solicitud de extradición.

La orden de detención europea, la solicitud de extradición y el formulario A [en particular, la sección e) de la orden de detención europea, “Descripción de las circunstancias, incluidos lugar y fecha, en que se cometieron la infracción o infracciones”, y las rúbricas 042, 043, 044 y 045, “Descripción de las circunstancias”] deberán incluir la suficiente información para que los Servicios Nacionales SIRENE puedan comprobar la descripción. El apéndice 3 presenta la información necesaria y su relación con las rúbricas de la orden de detención europea.

Si una orden