ANEXO 2A

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN

PILAR PILAR OBJETO DE EVALUACIÓN (1) 1. CONTROL INTERNO SÍ 2. CONTABILIDAD SÍ 3. AUDITORÍA EXTERNA SÍ 4. SUBVENCIONES SÍ/NO <suprimir el que no proceda> 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA SÍ/NO <suprimir el que no proceda> 6. INSTRUMENTOS FINANCIEROS ( 2 ) SÍ/NO <suprimir el que no proceda> 7. EXCLUSIÓN DEL ACCESO A LA FINANCIACIÓN SÍ 8. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LOS PERCEPTORES SÍ 9. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL SÍ Los pilares 1, 2, 3, 7, 8 y 9 siempre se someten a evaluación. Los pilares 4 a 6 pueden someterse a evaluación, en función de la naturaleza de las tareas de ejecución que se deban confiar.

FINALIDAD Y USO DEL PRESENTE DOCUMENTO

1. En una primera fase, se pedirá a la entidad que complete las preguntas pertinentes del anexo 2a y que presente el anexo 2a cumplimentado al órgano de contratación (si es distinto de la propia entidad) y al auditor. Atención: se ruega a la entidad que responda a las preguntas en que se indica «a cumplimentar por la entidad», o «ACPLE», en la columna titulada «Observaciones de la entidad». Las preguntas clave solo deben ser cumplimentadas por el auditor basándose en su criterio profesional y los procedimientos de evaluación y las pruebas realizadas. El órgano de contratación remitirá al auditor el cuestionario del anexo 2a debidamente cumplimentado, tan pronto como sea posible después de que el auditor haya sido contratado, pero antes de que los auditores inicien los procedimientos de evaluación.

2. En una segunda fase, el anexo 2a se convertirá en una herramienta de apoyo para que el auditor diseñe, planifique y lleve a cabo los procedimientos de evaluación y tenga en cuenta los criterios que la Comisión Europea considere que es esencial o importante que la entidad evaluada cumpla. El cuestionario cumplimentado constituye una fuente esencial de información y evidencia para el auditor. Sin embargo, no es en modo alguno la única fuente de la que se puede servir el auditor para planificar y llevar a cabo los procedimientos de evaluación y extraer conclusiones. Toda la información cumplimentada y facilitada por la entidad estará sujeta a los procedimientos de evaluación que el auditor considere necesario. El auditor no debe basarse en dicha información hasta que se haya cerciorado, mediante procedimientos de evaluación, de que la información sea lo suficientemente exacta y completa a efectos de la evaluación y llegue a conclusiones fundadas sobre cuestiones clave. Es por esto por lo que el auditor puede modificar, completar y añadir información en la columna de «Observaciones del auditor», cuando lo estime conveniente. El auditor también puede añadir preguntas adicionales si considera que ello es necesario para llegar a una conclusión fundada sobre cuestiones clave. Cómo cumplimentar la columna «Observaciones del auditor»: se recomienda encarecidamente que, en la medida de lo posible, el auditor se limite a observaciones y relatos resumidos para evitar textos largos en la columna «Observaciones del auditor». El auditor podrá adaptar el ancho o el largo de dicha columna para que haya espacio suficiente para la información y las observaciones. De forma alternativa, el auditor podrá usar archivos adjuntos (p. ej. relatos extensos y/o documentos de la entidad), a los que hará el correspondiente reenvío. El auditor es el responsable absoluto, en todo momento, del diseño, la planificación y la realización de los procedimientos de evaluación que considere necesarios para llegar a una conclusión respecto de cada pilar cubierto por la evaluación. El auditor debe tener en cuenta las circunstancias específicas del encargo y aplicar su criterio profesional a lo largo de todo el proceso de evaluación.

PILAR 1 – CONTROL INTERNO PREGUNTA CLAVE (nivel 1) Observaciones del auditor ¿Ha establecido la entidad, y garantiza el funcionamiento, en todos los aspectos materiales, de un sistema de control interno eficaz, eficiente y económico y en consonancia con los criterios establecidos por la Comisión Europea? Directrices Artículo 154 del Reglamento Financiero La Comisión podrá aceptar que los sistemas contables y los sistemas de control interno utilizados por personas y entidades a las que se haya encargado la ejecución de los fondos de la UE o garantías presupuestarias ofrezcan niveles equivalentes de protección de los intereses financieros de la Unión y de garantías razonables respecto de la consecución de los objetivos de la dirección.





PILAR 1 – CONTROL INTERNO 1. ENTORNO DE CONTROL: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Ofrece el entorno de control de la entidad una base adecuada para realizar controles internos en toda la organización? Nota: El entorno de control incluye las funciones de gobernanza y gestión y las actitudes, la sensibilización y las acciones de los responsables de la gobernanza y la gestión en relación con el control interno de la entidad y su importancia en la entidad. 1.1. Integridad y valores éticos . ¿Demuestra la dirección un compromiso de comunicar y defiende valores éticos y la integridad? 1.1.1. ¿Existe un código de conducta por escrito que se comunique a todo el personal o un manual para el personal que contenga disposiciones que fomenten comportamientos y valores éticos? ACPLE 1.1.2. ¿Comunica y resalta la dirección al personal la importancia de la integridad y de los valores éticos (comunicación desde los puestos superiores)? ACPLE 1.1.3. ¿Existen procedimientos (p. ej., sanciones disciplinarias, responsabilidad financiera y personal) para el personal que no cumpla las normas de integridad y los valores éticos? ACPLE 1.1.4. ¿Se han implantado procedimientos para hacer frente a posibles conflictos de intereses en los puestos de dirección? ACPLE 1.2. Estructura organizativa y atribución de autoridad y responsabilidad . ¿Cuenta la entidad con una estructura organizativa clara y adecuada y están claramente definidas las responsabilidades clave? 1.2.1. ¿Cuenta la entidad con una estructura organizativa clara (es decir, el marco en el que se planifican, ejecutan, controlan y revisan las actividades de la entidad para alcanzar sus objetivos) que contribuye a una buena gestión y gobernanza? ACPLE 1.2.2. ¿Cuál es la estructura de toma de decisiones y quién es la máxima autoridad de toma de decisiones? ACPLE 1.2.3. ¿Están las responsabilidades y las líneas jerárquicas de rendición de cuentas claramente definidas? Por ejemplo, ¿están claramente delimitadas las responsabilidades, autoridades y líneas jerárquicas de rendición de cuentas en los contratos de trabajo y/o los manuales operativos? ACPLE 1.2.4. ¿Se pueden consultar las descripciones de los puestos de trabajo? ACPLE 1.2.5. ¿Cómo se atribuyen la autoridad y la responsabilidad de las actividades operativas y cómo se establecen las líneas jerárquicas de rendición de cuentas y de autorización? ACPLE 1.2.6. ¿Cuáles son las políticas y prácticas relacionadas, por ejemplo, con la contratación, la orientación, la formación, la evaluación, el asesoramiento, los ascensos, la compensación y las medidas correctoras? ACPLE 1.3. Estructura de supervisión de la gobernanza . ¿Cuenta la entidad con una estructura adecuada de supervisión de la gobernanza? 1.3.1. ¿Existe un organismo de supervisión de la gobernanza (p. ej., autoridad de supervisión, comité de auditoría, órganos reguladores, consejo de administración, órgano ejecutivo) independiente de la dirección de la entidad? ACPLE 1.3.2. ¿Existen normas para el nombramiento, la remuneración y la dimisión de los miembros del organismo de supervisión de la gobernanza? ACPLE 1.3.3. De no haber organismo de supervisión de la gobernanza, ¿ha adoptado la dirección de la entidad medidas para cumplir sus responsabilidades de supervisión de la gobernanza? ACPLE 1.3.4. ¿Cuenta la entidad con una función de auditoría interna? En caso afirmativo, diríjase a la sección 5.2. ACPLE 1.3.5. En caso negativo, ¿cómo (esto es, por qué medios) ejercita la dirección la supervisión del desarrollo y realización del control interno? ACPLE 1.4. Proceso para atraer, desarrollar y retener a individuos competentes . ¿Demuestra la entidad un compromiso para atraer, desarrollar y retener a individuos competentes de conformidad con los objetivos? 1.4.1. ¿Cuenta la entidad con políticas y prácticas formales por escrito en materia de recursos humanos? ACPLE 1.4.2. ¿Cuenta la entidad con políticas de contratación y remuneración? ACPLE 1.4.3. ¿Cuenta la entidad con un sistema de valoración y desarrollo (que abarque tanto las necesidades de formación y desarrollo) del personal? ACPLE





PILAR 1 – CONTROL INTERNO 2. EVALUACIÓN DE RIESGOS: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Reconoce la entidad los riesgos, que pueden afectarle en su conjunto, para el cumplimiento de sus objetivos y se analizan los riesgos de tal modo que se determine cómo gestionarlos? 2.1. ¿Especifica la entidad sus objetivos con suficiente claridad como para que se puedan reconocer y valorar los riesgos en relación con los objetivos? 2.2. ¿Cuenta la entidad con procedimientos de evaluación de riesgos que permitan a la dirección reconocer, evaluar y solucionar cuestiones actuales o potenciales que puedan obstaculizar el logro de los objetivos de la entidad? ACPLE 2.3. ¿Se evalúan los riesgos por proyectos o en la entidad en su conjunto? ACPLE 2.4. ¿Están documentados los procedimientos de evaluación de riesgos? ACPLE 2.5. ¿Cuenta la entidad con un registro de riesgos? ACPLE 2.6. ¿Cuenta la entidad con procedimientos de evaluación de riesgos para: — reconocer hechos y riesgos que afecten al cumplimiento de sus objetivos, incluida la posibilidad de fraude? — analizar la importancia de los riesgos y la probabilidad de que se materialicen? — determinar las acciones y mecanismos de seguimiento necesarios para hacer frente a los riesgos? — implantar y modificar los controles con el fin de atender a los cambios de los riesgos reconocidos? ACPLE





PILAR 1 – CONTROL INTERNO 3. ACTIVIDADES DE CONTROL: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿lleva a cabo la entidad actividades de control eficaces y eficientes? 3.1. General ¿Cuenta la entidad con políticas y prácticas formales y por escrito en materia de actividades de control? 3.1.1. ¿Lleva a cabo la entidad actividades de control — sirviéndose de políticas y prácticas formales y por escrito? — que contribuyen a reducir a niveles aceptables los riesgos al logro de los objetivos de la entidad? — pertinentes, esto es, basadas en una evaluación de los riesgos y de los controles necesarios para gestionar dichos riesgos? ACPLE 3.1.2. ¿Tratan las actividades de control realizadas por la entidad los aspectos clave siguientes — fiabilidad de la contabilidad y la información (véase la sección 4 «Información y comunicación»); — salvaguardia de los activos y de la información; — cumplimiento de las normas en los procesos de contratación pública y en otros procesos que conlleven gastos; — prevención, detección y corrección de errores, fraudes e irregularidades? ACPLE 3.2. Separación de funciones: general ¿Existe una separación de funciones eficaz para las siguientes labores: — ordenador de pagos (esto es, quien autoriza las transacciones de naturaleza operativa y/o financiera) y contable (esto es, quien tiene autoridad para ejecutar los pagos); — autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones; — supervisión operativa y financiera? 3.2.1. ¿Está establecida formalmente la separación de funciones, por ejemplo, en un manual operativo o de procedimientos? ACPLE 3.3. Salvaguardia de la información: documentación, clasificación y registro ¿Cuenta la entidad con procedimientos adecuados y eficaces de documentación, clasificación y registro así como controles sobre la exhaustividad y la exactitud de la información? 3.3.1. ¿Cuáles son las características principales de los sistemas de clasificación de la entidad (electrónico, en papel, instrucciones operativas, uso de bases de datos y sistemas de clasificación electrónicos)? ACPLE 3.3.2. Señale y documente las características clave del sistema o procedimientos de clasificación. ACPLE 3.3.3. ¿Cuenta la entidad con una política o procedimientos específicos para la documentación y clasificación de los procesos relativos a las subvenciones, la contratación pública y los instrumentos financieros? Nota: pueden resultar de aplicación requisitos específicos, como la transparencia y la confidencialidad. ACPLE 3.4. Tratamiento de la información y sistemas informáticos . ¿Cuenta la entidad con procedimientos y controles eficaces respecto de los sistemas informáticos que garanticen la integridad de la información y la seguridad de los datos que tratan dichos sistemas? 3.4.1. ¿Cuenta la entidad con políticas y controles formales y por escrito en materia de sistemas informáticos? ACPLE 3.4.2. ¿Cuenta la entidad con procedimientos adecuados y eficaces para la iniciación, aprobación, registro, tratamiento y comunicación de las transacciones? 3.4.3. ¿Aplica la entidad una combinación adecuada de elementos manuales y automatizados en materia de control interno, teniendo en cuenta la naturaleza y complejidad de la utilización por parte de la entidad de sistemas informáticos y tratamiento de la información? 3.4.4. ¿Incluyen los controles de los sistemas informáticos de la entidad controles de solicitudes e informáticos generales y eficaces? Directrices relativas a los sistemas informáticos Los procesos operativos/de las actividades de la entidad dan lugar a transacciones iniciadas, registradas, tratadas y comunicadas por el sistema de información, que puede manejarse manualmente o por ordenador, o mediante una combinación de procedimientos manuales e informáticos. ¿Existe una separación de funciones adecuada de las labores contables clave, es decir, la iniciación, la aprobación, el registro, el tratamiento (es decir, la transferencia al libro mayor) y la elaboración de informes en los estados financieros? El uso de la informática afecta a la manera en que se ejecutan las actividades de control. Los controles de los sistemas informáticos son eficaces cuando garantizan la integridad de la información y la seguridad de los datos que tratan dichos sistemas, e incluyen controles de solicitudes e informáticos generales y eficaces. Los controles informáticos generales son políticas y procedimientos que se refieren a muchas solicitudes y contribuyen al funcionamiento eficaz de los controles de las solicitudes. Se aplican a los entornos de las unidades centrales (mainframe), de las unidades menores (miniframe) y de usuario final. Los controles informáticos generales que garantizan la integridad de la información y la seguridad de los datos incluyen, por lo general, controles sobre los aspectos siguientes: — operaciones de red y de centros de datos; — adquisición, cambio y mantenimiento de software de sistemas; — cambio de programas; — seguridad del acceso; — adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de solicitudes. Los controles de las solicitudes son procedimientos manuales o automatizados que suelen funcionar a nivel de procesos operativos y que se aplican al tratamiento de transacciones por solicitudes individuales. Los controles de las solicitudes pueden ser de detección o de prevención y están diseñados para garantizar la integridad de los registros contables. En consecuencia, los controles de las solicitudes se refieren a procedimientos utilizados para iniciar, registrar, tratar y comunicar las transacciones u otros datos financieros. Estos controles ayudan a garantizar que las transacciones se hayan producido, estén autorizadas y se registren y traten de forma exhaustiva y exacta. Algunos ejemplos son controles de la edición de los datos introducidos, los controles de secuencias numéricas con seguimiento manual de los informes de excepción o la corrección en el momento de introducción de los datos. El uso de elementos manuales o automatizados en el control interno también afecta a la manera en que se inician, registran, tratan y comunican las transacciones: — Los controles en un sistema manual pueden incluir procedimientos como las aprobaciones y revisiones de las transacciones, y conciliaciones y seguimiento de partidas conciliadas. De forma alternativa, una entidad puede utilizar procedimientos automatizados para iniciar, registrar, tratar y comunicar transacciones, en cuyo caso los registros en formato electrónico sustituyen a los documentos en papel. — Los controles en los sistemas informáticos consisten en una combinación de controles automatizados (por ejemplo, controles integrados en programas de ordenador) y controles manuales. Los controles manuales pueden ser independientes de la informática, utilizar la información elaborada con herramientas informáticas o limitarse a seguir el funcionamiento eficaz de las herramientas informáticas y los controles automatizados, y a gestionar las excepciones. Cuando se utilice la informática para iniciar, registrar, tratar o notificar transacciones u otros datos financieros para su inclusión en los estados financieros, los sistemas y programas podrán incluir controles relacionados con las correspondientes afirmaciones sobre cuentas materiales o ser esenciales para el funcionamiento eficaz de los controles manuales que dependan de la informática. La combinación de elementos manuales y automatizados de una entidad en materia de control interno varía en función de la naturaleza y complejidad del uso de la informática que haga la entidad. 3.5. Prevención, detección y corrección de errores, fraudes e irregularidades ¿Cuenta la entidad con procedimientos adecuados y eficaces para la prevención, detección y corrección de errores, fraudes e irregularidades? 3.5.1. ¿Tiene en cuenta la entidad la posibilidad de errores, fraudes e irregularidades al evaluar los riesgos para el logro de los objetivos? ACPLE 3.5.2. ¿Reconoce la entidad los puestos (delicados) con riesgo de colusión (p. ej., funciones bancarias y de gestión de caja, de contratación pública y adquisiciones) y existen medidas de supervisión del mismo (p. ej., rotación de funciones o controles adicionales)? ACPLE 3.5.3. ¿Existe procedimientos para informar sobre errores, fraudes e irregularidades, y hacer un seguimiento de los mismos? ACPLE 3.6. Salvaguarda del activo inmovilizado ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión de activos inmovilizados e intangibles adecuado y eficaz que garantice la salvaguardia de los activos inmovilizados e intangibles y rastree los activos inmovilizados a efectos de la contabilidad financiera, el mantenimiento preventivo y la disuasión de robo? 3.6.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de gestión de activos? ACPLE 3.6.2. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de gestión de activos de la entidad, es decir, prácticas y procedimientos para la adquisición y gestión de terrenos y edificios, maquinaria, vehículos, equipo y activos intangibles (p. ej., derechos de propiedad intelectual, licencias). Nota: debe prestarse atención especial a las normas de contratación pública aplicables a la adquisición de activos inmovilizados e intangibles (véase el pilar 5 «Contratación pública»). Directrices Explicar el procedimiento anterior con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en el sistema de gestión de activos de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: funciones y responsabilidades (separación de funciones) relativas a la gestión de los procedimientos de adquisición y compra de activos, registro de activos (utilización de registros de activos, cuadernos de circulación de vehículos), controles y procedimientos para el acceso, procedimientos de control y seguimiento, procedimientos de salvaguardia y de acceso, enajenación de activos y transferencia de activos. 3.7. Salvaguardia de existencias y cuentas pendientes de cobro y deudas ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión de existencias (suministros, mercancías y materiales) adecuado y eficaz que garantice la salvaguardia de las existencias y rastree dichas existencias a efectos de la contabilidad financiera, el mantenimiento preventivo y la disuasión de robo? ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión adecuado y eficaz que garantice la conciliación de los pagos con las cuentas pendientes de cobro y las deudas? 3.7.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de gestión de existencias? ACPLE 3.7.2. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de gestión de existencias de la entidad (prácticas y procedimientos para la adquisición, compra y gestión de suministros tales como materiales, herramientas, recambios y material de oficina). Nota: debe prestarse atención especial a las normas de contratación pública aplicables a la adquisición de suministros, mercancías y materiales (véase el pilar 5 «Contratación pública»). Directrices Explicar el procedimiento anterior con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en el sistema de gestión de existencias de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: i) funciones y responsabilidades relativas a la gestión de las existencias, los procedimientos de adquisición y compra y los inventarios de existencias; ii) salvaguardias, acceso y utilización; iii) los procedimientos de control y seguimiento, el inventariado y las conciliaciones; iv) utilización y eliminación de existencias. 3.8. Gestión bancaria y custodia bancaria del efectivo ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión bancaria adecuado y eficaz que garantice la salvaguardia de las cuentas bancarias y que permita contabilizar correctamente el efectivo ingresado y el utilizado? 3.8.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de gestión bancaria? ACPLE 3.8.2. ¿Realiza la entidad de forma periódica (al menos una vez al mes) conciliaciones de datos contables de la contabilidad de la entidad (libro mayor, libro de caja) con los datos de cuentas bancarias, y de tal modo que no se dejen sin explicar las diferencias materiales? 3.8.3. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de gestión bancaria de la entidad (prácticas y procedimientos para la gestión de las cuentas bancarias). Directrices Explicar el procedimiento anterior con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en los procedimientos de gestión bancaria de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: funciones y responsabilidades (separación de funciones, uso de una función diferenciada de tesorería) relativas a la gestión de las cuentas bancarias, tipos de cuentas (p. ej., cuenta remunerada, con divisas), uso de procedimientos de doble firma, conciliaciones bancarias periódicas, supervisión y control, uso cuentas bancarias específicas/independientes para proyectos, políticas de tesorería. 3.9. Gestión de caja y custodia del efectivo ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión de caja adecuado y eficaz que garantice la salvaguardia del efectivo (de caja menor) y que permita contabilizar correctamente el efectivo ingresado y el utilizado? 3.9.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de gestión de caja? ACPLE 3.9.2. ¿Realiza la entidad de forma periódica (al menos una vez al mes) conciliaciones de los datos contables de su contabilidad (libro mayor, libro de caja) con los datos de las cuentas bancarias, y de tal modo que no se dejen sin explicar las diferencias materiales? 3.9.3. ¿Existen procedimientos apropiados para la tenencia de efectivo y los arqueos de caja? 3.9.5. ¿Liquida y concilia la entidad cuentas de espera y anticipos (esto es, de pagos en efectivo ya realizados) de los que no se hayan registrado gastos, al menos una vez al mes en los 30 días anteriores a la finalización de cada mes? Dichos anticipos podrán consistir en anticipos para viajes y fondos de anticipos operativos (3). También podrán consistir en transferencias a otras entidades, que tengan la calificación de gastos cuando se realicen, aun cuando se deba informar periódicamente sobre las partes afectadas de estas transferencias. 3.9.6. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de gestión de caja de la entidad (prácticas y procedimientos para la gestión de caja). Directrices Explicar el procedimiento anterior con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en los procedimientos de gestión de caja de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: funciones y responsabilidades (separación de funciones, derechos de acceso, uso de una función diferenciada de tesorería) relativas a la gestión de caja; procedimientos para la manipulación de efectivo y límites de efectivo que se puede conservar; conciliaciones y arqueos periódicos de la caja menor; gestión de los anticipos en efectivo (uso, autorización, límites, seguimiento y liquidación). 3.10. Contratación. ¿Cuenta la entidad con procedimientos adecuados y eficaces para la contratación de personal (tanto permanente como temporal)? 3.10.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de contratación? ACPLE 3.10.2. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de contratación de la entidad (prácticas y procedimientos para la gestión de los expatriados, el personal local y otro tipo de personal). 3.10.3. Describir paso a paso el proceso de contratación, desde la aprobación del procedimiento de selección hasta la firma del contrato de trabajo. Directrices Explicar los procedimientos anteriores con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en los procedimientos de contratación de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: funciones y responsabilidades relativas a la gestión del personal; procedimientos de selección y aprobación; determinación y aprobación de los salarios, complementos y otras condiciones de empleo; uso de contratos laborales; descripción de los puestos de trabajo. 3.11. Gestión de las nóminas y del tiempo. ¿Cuenta la entidad con un sistema de gestión de las nóminas y del tiempo adecuado y eficaz? 3.11.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de su sistema de gestión de las nóminas y del tiempo? ACPLE 3.11.2. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de gestión de las nóminas y del tiempo de la entidad, esto es, las prácticas y procedimientos para la gestión de las nóminas y del tiempo. 3.11.3. ¿Están vinculadas directamente la base de datos sobre el personal (4) y las nóminas para garantizar la congruencia de los datos? ¿Se realizan conciliaciones de forma periódica (en principio, una vez al mes)? 3.11.4. ¿Están vinculados los sistemas de gestión del tiempo y de las nóminas para garantizar el cálculo correcto de los salarios y remuneraciones, cuando proceda? 3.11.5. ¿Está restringida la autoridad para cambar los registros y las nómicas, y se pueden consultar las pistas de auditoría? 3.11.6. ¿Existen procedimientos (de aprobación) adecuados para los cambios en los expedientes del personal? 3.11.7. ¿Existen procedimientos para detectar deficiencias en el control y/o trabajadores fantasma? Por ejemplo: ¿realiza una estructura de autoridad interna las auditorías de nóminas (anuales)? 3.11.8. ¿Cuenta la entidad con un sistema para imputar personal, salarios y gastos conexos a los proyectos? 3.11.9. ¿Qué principios (esto es, probabilidad de los supuestos básicos empleados y claves de reparto) usa la entidad para imputar los salarios y demás gastos relacionados con los salarios a los proyectos? ¿Cómo se aprueba y registra el tiempo que dedica el personal a cada proyecto? Directrices Explicar los procedimientos anteriores con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en los sistemas de gestión de las nóminas y del tiempo de la entidad. Entre las cuestiones pertinentes cabe citar las siguientes: funciones y responsabilidades relativas a la gestión de las nóminas y del tiempo; registro, cálculo y aprobación de los salarios y sus componentes (fijos/variables, horas extra, seguridad social). Debe prestarse atención especial al sistema de gestión del tiempo de la entidad: registros horarios (uso de registros de asistencia) y procedimientos conexos; procedimientos de supervisión, control y aprobación. 3.12. Controles de otros complementos y gastos relacionados con los salarios . ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces de los demás complementos y gastos relacionados con los salarios? Pregunta clave (nivel 3): 3.12.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de sus controles de otros complementos y gastos relacionados con los salarios? ACPLE 3.12.2. ¿Qué procedimientos y controles se han implantado para calcular y abonar las indemnizaciones por viaje y alojamiento (esto es, dietas)? 3.12.3. ¿Qué procedimientos y controles se han implantado para calcular y abonar los gastos de formación y desarrollo del personal? 3.13. Contratación de servicios y costes de los servicios. ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces para la contratación de servicios y para la contabilidad de los costes de los servicios? 3.13.1. ¿Qué procedimientos ha implantado la entidad para contratar servicios de proveedores de servicios externos (p. ej., estudios e investigaciones; actividades de publicidad, promoción, publicación y visibilidad; evaluaciones; auditoría, contabilidad y servicios jurídicos; asistencia técnica; traducción e interpretación; organización de conferencias y seminarios; acciones de visibilidad)? Nota: debe prestarse atención especial a las normas de contratación pública aplicables a la contratación de servicios (véase el pilar 5 «Contratación pública»). ACPLE 3.14. Controles de gastos de otros gastos (distintos de los salariales). ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces de otros gastos (distintos de los salariales)? Nota: se incluyen todos los costes distintos de los salarios, los complementos y gastos relacionados con los salarios y los costes de los servicios. Algunos ejemplos son: costes de oficina como el arrendamiento de inmuebles, los materiales fungibles y los suministros de oficina; los costes de suministros básicos (electricidad, agua, gas y combustible); los impuestos y gravámenes (p. ej., tasas por basuras y saneamiento); la limpieza y el mantenimiento; las telecomunicaciones (teléfono, fax, internet); los seguros; la administración y contabilidad; el uso de impresoras. 3.14.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de sus controles de otros gastos (distintos de los salariales)? ACPLE 3.14.2. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del sistema de control de gastos de la entidad (prácticas y procedimientos para el control de los gastos). Directrices Explicar los procedimientos anteriores con descripciones del material de base pertinente (p. ej., sistemas, diagramas de flujo, manuales, etc.), o referencias a este, y señalar cualquier deficiencia en los procedimientos para el control de los gastos de la entidad. Algunos aspectos pertinentes son: las funciones y responsabilidades en materia de control de los gastos; los procedimientos de gestión que garanticen que el control de los gastos se ciñe a los procedimientos de la entidad; la autorización y aprobación del gasto; realización de comparaciones periódicas concretas de los gastos con el presupuesto. 3.15. Seguimiento de los resultados operativos. ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces de los resultados operativos? 3.15.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos de seguimiento de los resultados operativos? ACPLE 3.15.2. ¿Qué medidas ha implantado la entidad para revisar los resultados operativos, esto es, el progreso realizado en la ejecución de las actividades y proyectos? ACPLE 3.15.3. ¿Ha adoptado la entidad normas de calidad (p. ej., ISO)? ACPLE 3.15.4. Si no se aplican normas externas, ¿existen normas internas? ACPLE 3.15.5. ¿Cuenta la entidad con procedimientos para la evaluación de los resultados operativos (antes, durante y después de la ejecución)? ACPLE 3.15.6. ¿Quién (personal interno o externo) realiza estas evaluaciones y cómo se comunican los resultados de estas y se les da seguimiento? ACPLE 3.16. Cumplimiento de los reglamentos y normas para el uso de fondos. ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos de la UE para la financiación de actividades y proyectos de la entidad? 3.16.1. ¿Cuenta la entidad con una descripción o manual de procedimientos para garantizar el cumplimiento de los reglamentos y normas para el uso de fondos? ACPLE 3.16.2. ¿Cuenta la entidad con controles y procedimientos que garantice que los gastos realmente contraídos y los ingresos realmente recibidos en actividades y proyectos se ajustan a las normas aplicables, esto es, las condiciones establecidas en los contratos y acuerdos? 3.16.3. ¿Cuenta la entidad con procedimientos que garanticen que las normas y condiciones específicas se conozcan y respeten? Dichas normas y condiciones pueden referirse a, por ejemplo, la admisibilidad de los gastos, las normas de contratación pública (véase el pilar 5), las normas de origen, los normas de visibilidad de las acciones financiadas por la UE, y las normas sobre la transmisión de activos al cierre de un proyecto.





PILAR 1: CONTROL INTERNO 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: preguntas/criterios Directrices La entidad necesita información para llevar a cabo sus labores de control interno para contribuir al cumplimiento de sus objetivos. La dirección de la entidad consigue o genera y usa información pertinente y de calidad de fuentes internas y externas para contribuir al funcionamiento de otros componentes del control interno. Informes internos (información y comunicación internas) Estos informes abarcan los informes financieros y los informes para la dirección de la entidad sobre aspectos cualitativos de la ejecución de las actividades y proyectos dentro de la entidad. Informes externos (información y comunicación externas) Se pueden distinguir dos flujos de información y comunicación externas: — Informes externos destinados a terceros: informes financieros e informes para partes interesadas externas sobre aspectos cuantitativos y cualitativos de la ejecución de las actividades y proyectos de la entidad. Se trata, fundamentalmente, de los estados financieros anuales de la entidad y su rendición de cuentas ante las partes interesadas (externas). — Informes externos destinados a la entidad: informes financieros e informes para la entidad sobre aspectos cuantitativos y cualitativos de la ejecución de las actividades y proyectos por parte de beneficiarios de subvenciones. Se trata de los flujos de información de los beneficiarios de subvenciones a la entidad y su rendición de cuentas ante la entidad. Los informes se basan en normas y condiciones específicas establecidas por la entidad para cumplir los requisitos (incluidos los relativos a los informes) para acceder a financiación que determinan la UE y otros donantes. Estos flujos de información constituyen un elemento esencial del control interno. Los dos tipos de informe externos antes mencionados se tratan en el pilar 2 «Contabilidad».





PILAR 1: CONTROL INTERNO 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (continuación): preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Cuenta la entidad con controles y procedimientos que garanticen una elaboración de informes fiables (destinados tanto a uso interno como externo) de acuerdo con las normas y requisitos aplicables? 4.1. Informes internos ¿Cuenta la entidad con controles adecuados y eficaces para garantizar que los informes internos proporcionan información pertinente y de calidad a la dirección? 4.1.1. ¿Consigue o genera y usa la entidad información pertinente y de calidad (de fuentes internas y/o externas) para preparar los informes para la dirección? ACPLE 4.1.2. ¿Recibe la dirección de la entidad informes periódicos (mensuales, trimestrales) sobre los progresos en los objetivos, actividades y proyectos? ACPLE 4.1.3. ¿Contiene la información los aspectos cualitativos de la ejecución, tales como los indicadores de resultados, el estado de la ejecución y los retrasos, y los problemas y cuestiones clave? ACPLE 4.1.4. ¿Contiene la información los aspectos financieros, tales como las comparaciones concretas con el presupuesto y los análisis de los gastos contraídos en cada actividad/proyecto? ACPLE 4.1.5. ¿Comunica la entidad internamente la información necesaria para contribuir al funcionamiento del control interno, entre otros aspectos los objetivos y responsabilidades relativos al control interno? ACPLE 4.2. Informes externos (destinados a terceros): estados financieros ¿Prepara y presenta la entidad estados financieros anuales fiables y que se ajusten a las normas internacionales aplicables? 4.2.1. ¿Prepara y presenta la entidad estados financieros anuales fiables? Fiables, en el sentido de que los estados financieros: — presenten de forma fidedigna la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad; — reflejan el fondo económico de las transacciones, otros eventos y condiciones, y no simplemente su forma legal; — sean neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos; — sean prudentes, y — sean exhaustivos en todos sus aspectos materiales. Directrices Los estados financieros de cierre de ejercicio son una condición crítica para la transparencia. La capacidad de elaborar estados financieros de cierre de ejercicio de manera oportuna es un indicador clave de lo bien que funciona un sistema contable, y de la calidad de los asientos. Para ser útiles y contribuir a la transparencia, los estados financieros debe ser comprensibles para quien los lea y reflejar las transacciones, los activos y los pasivos de forma transparente y coherente. Esta es la finalidad de las normas sobre informes financieros. Algunos países tienen normas propias sobre los informes financieros en el sector público, establecidas por el Gobierno u otro organismo autorizado. Para que se admitan de forma general, estas normas nacionales se adaptan a las normas internacionales, como las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP); algunas de estas normas son pertinentes para los países que adoptan sistemas de contabilidad de devengo y otras, para los sistemas de caja. 4.2.2. ¿Cumple la información financiera presentada en los estados financieros las siguientes características, que la hacen útil para los usuarios? — Pertinencia: la información financiera debe ser pertinente para la toma de decisiones de los usuarios. — Materialidad: debe hacerse hincapié en la información financiera que afecte en principio a las decisiones de los usuarios. — Imagen fiel: la información financiera debe ofrecer una imagen fidedigna y estar exenta de inexactitudes. — Comparabilidad: debe poder compararse la información financiera de distintos períodos y organizaciones. — Verificabilidad: la información debe reflejar el aspecto económico de las actividades de la entidad. — Oportunidad: la comunicación de la información financiera no debe retrasarse en exceso. — Comprensibilidad: los usuarios con un conocimiento razonable de las actividades de la entidad deben poder entender la información financiera. 4.2.3. ¿Prepara y presenta la entidad estados financieros anuales que se ajusten a las normas internacionales aplicables? ¿Cuál es el marco aplicable en materia de informes financieros? ¿Qué normas y reglamentos básicos tiene que respetar la entidad al preparar y presentar sus estados financieros anuales? ACPLE 4.2.4. Otras buenas prácticas de comunicación ¿Contienen los estados financieros de la entidad la información siguiente? — La dirección de la entidad, su forma jurídica y la jurisdicción a la que está sometida; — la naturaleza de las operaciones de la entidad y sus actividades principales; — una referencia al marco legal y regulador que rige las operaciones de la entidad; — el nombre y la identidad de la entidad mayoritaria (en su caso); — comparaciones concretas con el presupuesto de los créditos/compromisos y el desembolso; — datos sobre las fuente de financiación (importes recibidos/a cobrar e identidad de los proveedores de dichos fondos); — declaraciones sobre la situación financiera y el rendimiento financiero por tipo de actividad, programa, proyecto, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros respecto del período cubierto por los estados financieros. 4.2.5. ¿Respeta la entidad las normas nacionales de contabilidad (incluidas las relativas a los informes financieros) que son de aplicación en el país en que esté establecida? Por ejemplo: dentro del Banco Mundial, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y la Asociación Internacional de Fomento (AIF) respetan los Principios Contables Generalmente Aceptados de Estados Unidos (PCGA de EE.UU.). 4.2.6. ¿Respeta la entidad las normas internacionales de contabilidad (incluidas las relativas a los informes financieros) o las normas y políticas que prescriben convenios y reglamentaciones específicos? — Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSAS) — Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) [International Financial Reporting Standards (IFRS)] — Otros convenios y normas específicos como, por ejemplo, las normas contabilidad del sistema de Naciones Unidas. ACPLE 4.2.7. ¿Cuál es el criterio contable de preparación y presentación de los estados financieros de la entidad: — principio de devengo — principio de caja — principio de caja o del devengo modificados (esto es, mixto)? Nota a pie de página: «Principio de devengo»: criterio de contabilidad según el cual las transacciones y demás hechos se reconocen cuando se producen (y no cuando se recibe o paga dinero o un equivalente a este). Por tanto, las transacciones y hechos se consignan en los asientos contables y se reconocen en los estados financieros de los períodos a los que se refieren. Se reconocen, conforme al principio de devengo, los activos, los pasivos, los activos netos/patrimonio, los ingresos y los gastos. ACPLE 4.2.8. ¿Qué periodo temporal usa la entidad como ejercicio financiero? ACPLE 4.2.9. ¿Incluyen los estados financieros de la entidad los siguientes componentes: — declaración de las variaciones en la declaración de los activos netos/el patrimonio de la situación financiera (también conocida como balance de situación o estado patrimonial); — declaración del rendimiento financiero (también conocida como estado de ingresos y gastos, cuenta de pérdidas y ganancias, estado financiero o cuenta de resultados); — estado de cambios en los activos netos/el patrimonio; — estado de flujos de tesorería; y — políticas contables y notas anexas a los estados financieros? ACPLE 4.2.10 ¿Se someten a auditoría externa los estados financieros de la entidad a los 6 meses del fin del ejercicio financiero? ACPLE 4.3. Informes externos (destinados a terceros): informes específicos para donantes/proveedores de fondos ¿Cuenta la entidad con procedimientos que permitan informar de manera adecuada y oportuna a los donantes/proveedores de fondos (incluida la Comisión Europea) sobre el uso de los fondos que se destinan a proyectos, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros? 4.3.1. ¿Cuenta la entidad con procedimientos específicos y exclusivos para informar sobre actividades, proyectos o fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros financiados por la UE u otros donantes? ACPLE 4.4. Informes externos destinados a la entidad: informes de subdelegados y beneficiarios de subvenciones ¿Adopta la entidad medidas adecuadas para garantizar, en un grado razonable, que los beneficiarios de subvenciones presentan informes fiables de manera oportuna sobre el uso de los fondos que les proporciona la entidad? 4.4.1. ¿Cuenta la entidad con procedimientos específicos y exclusivos para informar sobre actividades, proyectos, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros financiados por la UE u otros donantes? ACPLE 4.4.2. ¿Establece la entidad condiciones para que los beneficiarios de subvenciones presenten informes sobre los aspectos financieros y cualitativos de la ejecución de actividades, proyectos, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros? ACPLE 4.4.3. ¿Se comunican de forma clara y apropiada las condiciones para la presentación de informes (p. ej., uso del mandato y de las directrices (en línea), instrucciones, folletos)? — ¿Cuáles son las principales condiciones para la presentación de informes? — ¿Son vinculantes estas condiciones? Por ejemplo: ¿se establecen las condiciones en (anexos de) acuerdos o contratos celebrados por la entidad con los beneficiarios de subvenciones? — ¿Se explican las consecuencias del incumplimiento de dichas condiciones (p. ej., las normas sobre la admisibilidad de los gastos)? ACPLE 4.4.4. ¿Supervisa o verifica la entidad si se respetan las condiciones para la presentación de informes? ACPLE 4.4.5. ¿Recibe y revisa la entidad los informes de situación que presentan los beneficiarios de subvenciones periódicamente? ACPLE 4.4.6. ¿Da respuesta la entidad a las cuestiones derivadas de la revisión de dichos informes de forma eficaz y oportuna? Algunas de estas cuestiones pueden ser: las diferencias significativas halladas en comparaciones concretas de los gastos con el presupuesto, las partidas de gastos inusuales, (posibles) gastos inadmisibles, los retrasos en la ejecución del proyecto o la existencia de actividades del proyecto no ejecutadas según lo previsto. ACPLE





PILAR 1: CONTROL INTERNO 5. SEGUIMIENTO: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Realiza la entidad un seguimiento (de los componentes) de su sistema de control interno de forma periódica y eficaz? 5.1. Seguimiento (de los componentes) del sistema de control interno (si la entidad no cuenta con una función de auditoría interna) En el caso de que la entidad no cuente con una función de auditoría interna, ¿dispone de medidas adecuadas y eficaces para hacer un seguimiento del control interno? 5.1.1. ¿Cuáles son las principales actividades que realiza la entidad para hacer un seguimiento (de los componentes) de su sistema de control interno? ACPLE 5.1.2. ¿Cómo inicia la entidad las medidas correctoras de las deficiencias (de los componentes) de su sistema de control interno)? ACPLE 5.2. Función de auditoría interna. ¿Cuenta la entidad con una función de auditoría interna eficaz? 5.2.1. Normas y carta de auditoría interna ¿Cumple la función de auditoría interna las normas profesionales internacionales y el código deontológico publicados por el Instituto de Auditores Internos (www.theiia.org)? ACPLE Directrices Es necesario que la dirección reciba comentarios periódicos y adecuados sobre el funcionamiento de los sistemas de control interno mediante una función de auditoría interna o una función equivalente de seguimiento de sistemas. En algunos países, las funciones de auditoría interna solo se ocupan de la auditoría previa de las transacciones, que se considera parte de las actividades de control interno. 5.2.2. Normas y carta de auditoría interna (continuación) ¿Ha adoptado la función de auditoría interna una carta de auditoría interna que sea coherente con la definición de auditoría interna, el código deontológico y las normas que ha emitido el Instituto de Auditores Internos? Nota a pie de página: una carta de auditoría interna es un documento que establece la finalidad, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna. La carta de auditoría interna: i) establece el lugar que ocupa la actividad de auditoría interna en la organización, especialmente la naturaleza de la relación de información funcional que tiene con el consejo de administración el director de auditoría; ii) autoriza el acceso a los registros y a los bienes inmuebles y el contacto con el personal que sean pertinentes para la realización de los encargos; y iii) determina el alcance de las actividades de auditoría interna. La aprobación definitiva de la carta de auditoría interna corresponde a la alta dirección de la entidad o, en su caso, a un organismo de supervisión (comité de auditoría). ACPLE 5.2.3. Independencia ¿Cómo se integra la función de auditoría interna en la estructura organizativa de la entidad? ACPLE 5.2.4. Independencia ¿Es independiente la función de auditoría interna, esto es, está exenta de condiciones que cuestionen su capacidad para cumplir sus responsabilidades de auditoría interna de forma imparcial? ACPLE 5.2.5. Independencia (continuación) ¿Tiene el director de auditoría/jefe de la función de auditoría interna un contacto directo e ilimitado con la alta dirección y, en su caso, con el organismo de supervisión? ACPLE 5.2.6. Objetivos y ámbito del trabajo ¿Cuál es la naturaleza de las responsabilidades de la función de auditoría interna? ACPLE 5.2.7. Objetivos y ámbito del trabajo (continuación) ¿Qué actividades realiza, o debe realizar, la función de auditoría interna? ACPLE 5.2.8. Objetivos y ámbito del trabajo ¿Define la carta de auditoría interna la naturaleza de los servicios (de fiabilidad) prestados a la entidad? Nota: los servicios de fiabilidad consisten en la evaluación objetiva de evidencias por parte del auditor interno para ofrecer un dictamen o conclusiones independientes sobre una entidad, operación, función, proceso, sistema u otro aspecto. La naturaleza y el alcance del encargo de fiabilidad los determinan las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. ACPLE 5.2.9. Objetivos y ámbito del trabajo ¿Prepara la función de auditoría interna una evaluación de riesgos de las actividades y/o funciones organizativas (p. ej., departamentos, unidades, etc.)? Nota: las evidencias de una función de auditoría interna eficaz (o de un seguimiento de sistemas) deberían también hacer hincapié en los ámbitos de mayor riesgo. ACPLE 5.2.10. Objetivos y ámbito del trabajo ¿Elabora la función de auditoría interna un plan de auditoría multianual (normalmente de tres años), así como planes operativos anuales? ¿Quién selecciona y aprueba los temas de auditoría y cómo? ACPLE 5.2.11. Objetivos y ámbito del trabajo (continuación) ¿Incorporan estos planes una gama suficiente de tipos de auditoría, particularmente de auditorías de conformidad, financieras, de nóminas, de sistemas, informáticas, judiciales y de rendimiento? ACPLE 5.2.12. Objetivos y ámbito del trabajo ¿Es operativa la auditoría interna respecto de todas las actividades que gestiona la entidad? ACPLE 5.2.13. Presentación de informes ¿Se finalizan y emiten los informes de auditoría interna con arreglo a un calendario fijo y se envían a la alta dirección y al organismo de supervisión o al comité de auditoría, según proceda? ACPLE 5.2.14. Presentación de informes (continuación) ¿Presenta periódicamente (esto es, mensualmente, trimestralmente, etc.) la función de auditoría interna informes de situación a la dirección de la entidad y al organismo de supervisión o al comité de auditoría, según proceda? ACPLE 5.2.15. Seguimiento de las constataciones y recomendaciones de la auditoría interna ¿Se comunican (a la alta dirección de la entidad y al organismo de supervisión o al comité de auditoría, según proceda) y resuelven debidamente las constataciones y recomendaciones de la auditoría interna? ACPLE 5.2.16. Seguimiento de las constataciones y recomendaciones de la auditoría interna ¿Da respuesta la dirección de la entidad a las constataciones de la auditoría interna con prontitud? ACPLE 5.2.17. Seguimiento de las constataciones y recomendaciones de la auditoría interna ¿Se aplican las recomendaciones de la auditoría interna de manera oportuna e integral? Nota: las evidencias de una función de auditoría interna eficaz (o de un seguimiento de sistemas) deberían también hacer hincapié en las medidas adoptadas por la dirección en relación con las constataciones de la auditoría interna. Esta cuestión resulta de máxima importancia dado que desatender las constataciones desvirtúa por completo la razón de ser de la función de auditoría interna. ACPLE 5.3. Afirmación de la dirección sobre la eficacia del sistema de control interno ¿Afirma la dirección de la entidad la eficacia del sistema de control interno? 5.3.1. ¿Incluye la dirección un informe sobre la eficacia de su sistema de control interno (esto es, un informe de control interno) en los estados financieros anuales o el informe anual de la entidad? En caso afirmativo, revísense los informes de control interno de la entidad de los últimos 3 años y el informe del auditor independiente relativo a la afirmación de la dirección sobre la eficacia del sistema de control interno. En caso afirmativo, ¿qué tipo de opinión (con o sin salvedades) expresaron los auditores externos sobre la afirmación de la dirección sobre la eficacia del sistema de control interno? ACPLE





PILAR 2 – CONTABILIDAD PREGUNTA CLAVE (nivel 1) Observaciones del auditor ¿Usa la entidad un sistema contable que proporciona, en todos los aspectos importantes, información exacta, completa y fiable, y a su debido tiempo, basado en las normas nacionales y/o internacionales de contabilidad y en consonancia con los criterios establecidos por la Comisión Europea? Directrices Las políticas contables son los principios específicos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de estados financieros. Que la base sea fiable quiere decir que la entidad aplica políticas contables pertinentes para la toma de decisiones de los usuarios, y que los estados financieros: — presenten de forma fidedigna la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad; — reflejan el fondo económico de las transacciones, otros eventos y condiciones, y no simplemente su forma legal; — sean neutrales, es decir, libres de prejuicios o sesgos; — sean prudentes, y — sean exhaustivos en todos sus aspectos materiales. Artículo 154 del Reglamento Financiero La Comisión podrá aceptar que los sistemas contables y los sistemas de control interno utilizados por personas y entidades en las que se vayan a delegar competencias de ejecución presupuestaria por cuenta de la Comisión ofrecen niveles equivalentes de protección de los intereses financieros de la Unión y de garantías razonables respecto de la consecución de los objetivos de gestión.





PILAR 2: CONTABILIDAD 1. SISTEMA Y POLÍTICAS CONTABLES: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor 1. Sistema y políticas contables Pregunta clave (nivel 2): ¿Usa la entidad un sistema contable adecuado y cuenta con políticas contables claras y por escrito? 1.1. ¿Aplica la entidad políticas contables que: — son pertinentes para la toma de decisiones de los usuarios y qué ofrecen una base fiable para la elaboración de los estados financieros de la entidad? — respetan las normas nacionales y/o internacionales de contabilidad aplicables o las normas o políticas contables que establecen los convenios y reglamentaciones específicos? 1.2. ¿Cuenta la entidad con un manual de políticas y procedimientos contables, en particular descripciones de los procedimientos contables de los distintos tipos de transacciones financieras y contables? ACPLE 1.3. ¿Lleva la entidad un sistema de contabilidad doble? Nota: Un sistema de contabilidad doble es un conjunto de reglas para registrar información financiera en un sistema de contabilidad financiera con arreglo al cual cada transacción o hecho modifica al menos dos cuentas nominales distintas del libro mayor. ACPLE 1.4. ¿Cuenta la entidad con un plan contable que refleje apropiadamente sus operaciones y actividades? ACPLE 1.5. ¿Realiza la entidad de forma periódica conciliaciones bancarias y de caja, cuando procede? ACPLE 1.6. ¿Realiza la entidad de forma periódica conciliaciones y liquidaciones de cuentas de espera y anticipos? ¿Se llevan cuentas separadas (en el libro mayor) para la contabilidad del abono de los anticipos y pagos finales de los distintos proyectos? Nota: para que la información financiera sea fiable es preciso examinar y verificar constantemente las prácticas de registro. Esta es una parte importante del control interno y una de las claves para lograr que la dirección y los informes externos cuenten con una información de calidad. Para que la información sea fiable es preciso realizar conciliaciones oportunas y frecuentes de los datos de distintas fuentes. ACPLE 1.7. ¿Permite el sistema contable tratar y presentar la información contable y financiera sobre proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros específicos, estén financiados o no por la propia entidad y/o mediante fuentes externas (como la Comisión Europea), y elaborar informes sobre aquella? ACPLE 1.8. ¿Puede garantizar la entidad una pista contable de las transacciones (ingresos y gastos) sobre proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros específicos, estén financiados o no por la propia entidad y/o mediante fuentes externas (como la Comisión Europea)? ACPLE 1.9. ¿Cómo abonan las organizaciones externas (p. ej., la Comisión Europea) los anticipos a la entidad para financiar proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros específicos contabilizados en los asientos contables de la entidad? ACPLE 1.10. ¿Cuenta la entidad con procedimientos para la liquidación de los anticipos pagados por ella a los beneficiarios de subvenciones (p. ej., se liquidan los anticipos sobre la base de los informes de auditoría relativos al uso de los fondos que presentan los beneficiarios de subvenciones)?





PILAR 2: CONTABILIDAD 2. PRESUPUESTACIÓN: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor 2. Presupuestación Pregunta clave (nivel 2): ¿Cuenta la entidad con un sistema y procedimientos presupuestarios que le permitan tener presupuestos fiables y transparentes de sus operaciones y actividades? 2.1. ¿Están formalizados los procedimientos presupuestarios (p. ej., mediantes circulares o manuales presupuestarios)? ACPLE 2.2. ¿Con qué frecuencia se preparan los presupuestos (anual, semestral, trimestral)? ACPLE 2.3. ¿Cuáles son las figuras clave del proceso presupuestario? ACPLE 2.4. ¿Qué contabilidad y otras fuentes de datos se utilizan? ACPLE 2.5. ¿Cuenta la entidad con un sistema de clasificación presupuestaria (algunos criterios de clasificación pueden ser: gasto operativo o de capital; presupuestación por actividades o por funciones; clasificación analítica; clasificación por proyecto o parte de un proyecto)? ACPLE 2.6. ¿Ofrecen los presupuestos una imagen coherente y clara de los gastos estimados/presupuestados de acuerdo con las actividades, operaciones y proyectos de la entidad? ACPLE 2.7. ¿Son los presupuestos transparentes y exhaustivos y reflejan apropiadamente las operaciones de la entidad? 2.8. ¿Se utilizan supuestos para preparar los presupuestos y calcular los gastos presupuestados y estimados posibles? ¿Se basan las claves de asignación de gastos, que se utilizan para el cálculo de los datos de costes presupuestarios, en principios y supuestos lógicos, coherentes y verosímiles? 2.9. ¿Son los datos presupuestarios pertinentes y fiables de modo que sean de verdadera utilidad para la dirección y/u otros usuarios? ACPLE 2.10. ¿Quién aprueba los presupuestos y cómo? ACPLE 2.11. ¿Puede el sistema contable producir informes exhaustivos del gasto real contraído comparado con el presupuesto inicial? ACPLE 2.12. ¿Se elaboran de forma periódica (trimestral, semestral, etc.) los informes que reflejan los gastos reales totales comparados con los gastos totales presupuestados originalmente, y se emiten en un tiempo razonable (1 mes) tras la finalización del período? ACPLE 2.13. ¿Se examinan y explican apropiadamente las diferencias entre el gasto real y el presupuestado originalmente? ACPLE 2.14. En los casos en que la composición del gasto varía significativamente respecto del presupuesto original, ¿se aprueba dichas variaciones apropiadamente? ACPLE 2.15. ¿Contabilizan los informes de ejecución presupuestaria los gastos derivados de transferencias a partes (p. ej., oficinas en otros lugares) de las entidad que operan de forma autónoma/independiente respecto de la sede de la entidad? ACPLE





PILAR 2: CONTABILIDAD 3. CONTABILIDAD Y PRESUPUESTACIÓN PARA PROYECTOS, ACTIVIDADES, FONDOS (FIDUCIARIOS) E INSTRUMENTOS FINANCIEROS Y GARANTÍAS PRESUPUESTARIAS ESPECÍFICOS: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Las preguntas de esta sección tienen por finalidad evaluar si el sistema de contabilidad de la entidad genera informes fiables y oportunos sobre el uso de los fondos para proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros específicos por parte de la entidad y/o de los beneficiarios de subvenciones (5). Los usuarios de estos informes son la dirección de la entidad y/o partes externas que haya aportado financiación (como la Comisión Europea). 3. Contabilidad y presupuestación para proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros Pregunta clave (nivel 2): ¿Cuenta la entidad con procedimientos contables y presupuestarios que permitan informar de manera adecuada y oportuna a los donantes/proveedores de fondos (incluida la Comisión Europea) sobre el uso de los fondos que proporcionan para proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros, y con capacidad y procesos implantados para elaborar estados financieros (6)? 3.1. ¿Cuenta la entidad con procedimientos y un sistema contables que permitan generar información fiable y pertinente para la preparación de informes (con información financiera y cualitativa) y estados financieros de las actividades, proyectos, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros financiados por la UE u otros donantes? ACPLE 3.2. ¿Permite el sistema contable de la entidad la generación de informes financieros para proyectos, actividades, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros específicos, o la generación de datos contables agregados que puedan usarse directamente para elaborar informes financieros o estados financieros? ACPLE Directrices El sistema de información de una identidad incluye, por lo general, el uso de anotaciones normalizadas, que es obligatorio realizar de forma periódica para registrar las transacciones. Algunos ejemplos pueden ser los asientos de los costes salariales en el libro mayor. El proceso de presentación de informes financieros de una entidad también incluye el uso de anotaciones no normalizadas para registrar las transacciones o los ajustes inusuales o extraordinarios. Estas pueden resultar necesarias para contabilizar costes (incluida la imputación de costes) relativos a un proyecto específico que no abarquen los procedimientos y anotaciones contables estándar. En los sistemas de libro mayor físico, se pueden detectar dichas anotaciones no normalizadas mediante la inspección de los libros, diarios y documentación justificativa. 3.3. ¿En qué medida necesita la entidad hacer anotaciones adicionales, ajustar anotaciones y/o realizar otros procesos o manipulaciones manuales de los datos financieros y de costes para preparar informes exhaustivos y fiables? ACPLE 3.4. ¿En qué medida usa la entidad cuadros de situación y/o de imputación (de costes) en los que se consigne la información reflejada en las cuentas del libro mayor y/o en las cuentas de costes de la entidad en relación con proyectos específicos? ACPLE 3.5. ¿En qué medida usa la entidad programas informáticos al margen (p. ej. aplicaciones de hojas de cálculo como MS Excel) de sus programas contables habituales, con los que elabora informes financieros? ACPLE 3.6. Deberá alcanzarse una comprensión suficiente del modo en que se contabiliza la información financiera (esto es, gastos) de los proyectos en el sistema contable de la entidad (esto es, supuestos clave, principios de asignación, etc.) y la manera en que se obtiene y se incluye (ajustes automáticos/manuales) en los informes financieros. ACPLE 3.7. ¿Cuenta la entidad con procedimientos y un sistema contables que permitan generar información fiable y pertinente para la preparación de presupuestos relativos a actividades, proyectos, fondos (fiduciarios) e instrumentos financieros financiados? Nota: en principio, estas mismas preguntas son de aplicación al proceso presupuestario general de la entidad. ACPLE





PILAR 3 – AUDITORÍA EXTERNA INDEPENDIENTE PREGUNTA CLAVE (nivel 1) Observaciones del auditor ¿Está sujeta la entidad a una auditoría externa independiente, que debe realizar un servicio de auditoría funcionalmente independiente de la entidad, respecto de todos los aspectos importantes y en consonancia con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas y los criterios establecidos por la Comisión Europea? Directrices Contar con una auditoría externa de calidad es un requisito esencial para dar transparencia al uso de los recursos por parte la entidad, especialmente los fondos que proporcionan los donantes. Son elementos clave de una auditoría externa de calidad: los objetivos y el alcance de la auditoría, y la sujeción a normas de auditoría adecuadas, incluidas las relativas a la independencia del auditor externo, esto es, la entidad fiscalizadora nacional.





PILAR 3 – AUDITORÍA EXTERNA INDEPENDIENTE 1. MARCO REGULADOR: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿cuenta la entidad con un marco regulador claro para la auditoría externa? 1.1 ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa llevada a cabo por una sociedad independiente y profesional de auditoría externa (sector privado) de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría? En caso afirmativo, respóndase a las preguntas 2.1 (Principios) y 3 (Procedimientos de auditoría externa). ACPLE 1.2 ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa llevada a cabo por una entidad fiscalizadora nacional (sector público) de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría? En caso afirmativo, respóndase a las preguntas de la sección 3. En caso afirmativo, respóndase a las preguntas 2.2 (Principios) y 3 (Procedimientos de auditoría externa). ACPLE 1.3 ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa llevada a cabo por un organismo de auditoría o de supervisión externo que opere en virtud de un marco regulador o institucionalizado específico (p. ej., un auditor externo de la ONU), de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría? En caso afirmativo, respóndase a las preguntas de la sección 4. En caso afirmativo, respóndase a las preguntas 2.3 (Principios) y 3 (Procedimientos de auditoría externa). ACPLE





PILAR 3: AUDITORÍA EXTERNA INDEPENDIENTE 2. PRINCIPIOS: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor 2.1. La auditoría externa la lleva a cabo una sociedad independiente y profesional de auditoría externa (sector privado) de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría. Pregunta clave (nivel 2): ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa: — realizada por una sociedad de auditoría externa profesional independiente respecto de la entidad y que cumpla los principios ético-profesionales fundamentales, entre los que figuran la integridad, la objetividad, la competencia y diligencia profesionales, la confidencialidad y el comportamiento profesional? — realizada de conformidad con normas de auditoría equivalentes a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB)? 2.1.1. ¿Realiza la auditoría una sociedad de auditoría externa profesional que esté inscrita como miembro en algún organismo nacional de contabilidad o auditoría? ¿Es el organismo nacional de contabilidad o auditoría un miembro de la IFAC? 2.1.2. ¿Se realiza la auditoría de conformidad con las normas nacionales de auditoría aplicables y se ajustan dichas normas a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB)? 2.1.3. ¿Se rige el auditor que realiza la auditoría por un código deontológico que establece los principios éticos fundamentales para auditores relativos a la integridad, objetividad, independencia, competencia y diligencia profesionales, confidencialidad, comportamiento profesional y normas técnicas? ¿Se ajusta el código deontológico al Código de Ética para Profesionales de la Contabilidad publicado por el Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contables (IESBA)? 2.1.4. ¿Se respeta plenamente el principio fundamental de independencia? 2.2. La auditoría externa la lleva a cabo una entidad fiscalizadora nacional (sector público) de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría. Pregunta clave (nivel 2): ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa: — realizada por una entidad fiscalizadora nacional o una entidad fiscalizadora superior (p. ej., un tribunal nacional de cuentas o un organismo equivalente) que sea independiente respecto de la entidad y que cumpla los principios ético-profesionales fundamentales, entre los que figuran la integridad, la objetividad, la competencia y diligencia profesionales, la confidencialidad y el comportamiento profesional? — realizada de conformidad con normas de contabilidad equivalentes a los principios, normas y directrices emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)? 2.2.1. ¿Realiza la auditoría una entidad fiscalizadora nacional que es miembro de la INTOSAI? 2.2.2. ¿Se realiza la auditoría de conformidad con las normas nacionales de auditoría aplicables y se ajustan dichas normas a las normas de la INTOSAI? 2.2.3. ¿Se rige el auditor que realiza la auditoría por un código deontológico que establece los principios éticos fundamentales para auditores relativos a la integridad, objetividad, independencia, competencia y diligencia profesionales, confidencialidad, comportamiento profesional y normas técnicas? ¿Se ajusta este código deontológico al Código de Ética de la INTOSAI (ISSAI 30) u otro equivalente? 2.2.4. ¿Se respeta plenamente el principio fundamental de independencia? 2.3. La auditoría externa la lleva a cabo un organismo de auditoría o supervisión externo que opere en virtud de un marco regulador o institucionalizado específico (p. ej., un auditor externo de la ONU) y que sea independiente respecto de la entidad, de conformidad con normas equivalentes a las normas internacionales de auditoría. Pregunta clave (nivel 2): ¿Está la entidad sujeta a una auditoría externa: — realizada por un organismo de auditoría o supervisión externo independiente respecto de la entidad y que cumpla los principios ético-profesionales fundamentales, entre los que figuran la integridad, la objetividad, la competencia y diligencia profesionales, la confidencialidad y el comportamiento profesional? — realizada de conformidad con normas de auditoría equivalentes a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) o las normas INTOSAI? 2.3.1. ¿Realiza la auditoría un organismo de auditoría o de supervisión externo que opere en virtud de un marco regulador o institucionalizado específico? Hágase una descripción breve de este marco. 2.3.2. ¿Se realiza la auditoría de conformidad con normas de auditoría equivalentes a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) o las normas INTOSAI? 2.3.3. ¿Se rige el auditor que realiza la auditoría por un código deontológico que establece los principios éticos fundamentales para auditores relativos a la integridad, objetividad, independencia, competencia y diligencia profesionales, confidencialidad, comportamiento profesional y normas técnicas? ¿Se ajusta el código deontológico a los principios del Código de Ética para Profesionales de la Contabilidad publicado por el Consejo de Normas Internacionales de Ética para Contables (IESBA), el Código de Ética de la INTOSAI (ISSAI 30) u otro equivalente? 2.3.4. ¿Se respeta plenamente el principio fundamental de independencia?





PILAR 3: AUDITORÍA EXTERNA INDEPENDIENTE 3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA EXTERNA: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Está la entidad sujeta a procedimientos de auditoría externa adecuados? 2.1. ¿Qué tipo(s) de auditoría externa aplica la entidad (p. ej., auditorías anuales de los estados financieros de la entidad, auditorías de conformidad y otras auditorías)? ¿Cuáles son los objetivos y el alcance de estas auditorías? ¿Abarcan las auditorías también los aspectos de legalidad y regularidad relacionados con los fondos concedidos por la Comisión Europea y/u otros proveedores de fondos? ¿Con qué frecuencia se realizan las auditorías? ¿A quién presenta el auditor su informe? ACPLE 2.2. ¿Qué auditor(es) realiza(n) estas auditorías (véase 1. Marco regulador)? ACPLE 2.3. ¿Al cabo de cuántos meses desde el final del ejercicio financiero de la entidad se emite el informe de auditoría sobre sus estados financieros? ¿Qué tipo de opinión de auditoría se emitió sobre los estados financieros en los últimos 3 años? ACPLE 2.4. ¿Se comunican (a la alta dirección de la entidad y al organismo de supervisión o al comité de auditoría, según proceda) y resuelven debidamente las constataciones y recomendaciones de las auditorías externas? ACPLE 2.5. ¿Da respuesta la dirección de la entidad a las constataciones de la auditoría externa con prontitud? ACPLE 2.6. ¿Se aplican las recomendaciones de la auditoría externa a tiempo y en su totalidad? ACPLE





PILAR 4 – SUBVENCIONES PREGUNTA CLAVE (nivel 1) Observaciones del auditor ¿Aplica la entidad normas y procedimientos adecuados a la concesión de fondos de la UE por medio de subvenciones en consonancia con los criterios establecidos por la Comisión Europea? Directrices La entidad puede celebrar contratos de subvención directamente con los beneficiarios de subvenciones (7). Una subvención es una contribución financiera en forma de donación que se concede a un beneficiario específico para financiar actividades llevadas a cabo por este o para financiar el funcionamiento (esto es, los gastos de funcionamiento) del mismo. La entidad debe contar con procedimientos que garanticen, de forma razonable, que estos beneficiarios de subvenciones cumplen los requisitos de control interno, contabilidad y auditoría externa. Los principios de un sistema de subvenciones deben figurar en un marco legal y regulador transparente y bien definido que establezca claramente políticas, procedimientos, contabilidad y controles adecuados. Si bien el sistema de subvenciones funciona con arreglo a su propio marco, se beneficia del entorno general de control, en particular del acceso a la información, los controles internos que gestiona la entidad, el sistema contable de esta y la auditoría externa. La Comisión puede considerar adecuados las normas y procedimientos sobre subvenciones si se cumplen las condiciones siguientes: a) respetan los principios de proporcionalidad, buena gestión financiera, igualdad de trato y no discriminación; b) garantizan la transparencia, publicando adecuadamente la convocatoria de propuestas y limitando el uso de los procedimientos de concesión directa cuando se trate de importes razonables o esté debidamente justificado; c) previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de concesión;





PILAR 4 – SUBVENCIONES 1. MARCO LEGAL Y REGULADOR: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Cuenta la entidad con un marco legal y regulador claro para la concesión de subvenciones? 1.1. ¿Qué tipo de subvenciones concede la entidad? ¿Define adecuadamente el marco el término «subvenciones» y las formas de estas (p. ej., importe máximo, porcentaje respecto del coste total (admisible) de la acción, financiación mediante sumas a tanto alzado, etc.)? ACPLE 1.2. En relación con las subvenciones concedidas a raíz de una convocatoria de propuestas, ¿existen directrices para los solicitantes de subvenciones y describen claramente dichas directrices las normas y procedimientos que se aplican desde la solicitud hasta la concesión de la subvención? — ¿Están publicadas estas directrices y se pueden consultar con facilidad? — ¿Describen las directrices claramente las actividades/acciones y los principios (véase más adelante) y cuestiones clave, como las normas de admisibilidad y los justificantes requeridos? — ¿Incluyen las directrices documentos tales como los formularios para solicitar una subvención y las plantillas de presupuesto de una acción? — ¿Existen vías reparadoras de fácil uso, transparentes, no discriminatorias, eficientes y eficaces? ¿Se informa a los beneficiarios/solicitantes de sus derechos a lo largo de todo el proceso? ACPLE 1.3. ¿Usa la entidad modelos normalizados para los contratos de subvención? ¿Están diseñados los modelos de contrato de tal modo que se definan claramente las acciones/actividades? ¿Están identificados todos los beneficiarios en los contratos? ¿Especifican los contratos, al menos, el objeto, los beneficiaros, la duración, el importe máximo financiado, el presupuesto de la acción o el programa de trabajo, y las responsabilidades de los beneficiarios? ACPLE 1.4. ¿Establecen claramente los contratos las condiciones, normas y criterios que deben respetarse? Cuando se concede una subvención a varias entidades, ¿establecen claramente los contratos de subvención las obligaciones y responsabilidades del coordinador, de haberlo, y de los demás beneficiarios, así como las condiciones para añadir o suprimir beneficiarios? Las modificaciones de los contratos de subvención no pueden afectar a la decisión de concesión de la subvención o a la igualdad de trato de los solicitantes, en su caso. ¿Se respetan estos criterios? ¿Existen normas básicas de admisibilidad de los gastos (p. ej., gastos reales contraídos por el beneficiario de la subvención)? ACPLE





PILAR 4: SUBVENCIONES 2. PRINCIPIOS: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿están integrados los principios siguientes en los procedimientos, normas y criterios del sistema de concesión de subvenciones de la entidad: transparencia, igualdad de trato, criterios de admisibilidad y conflictos de intereses? Estos principios deben integrarse en los procedimientos, normas y criterios del sistema de concesión de subvenciones de la entidad de conformidad con el principio general de proporcionalidad. Los principios no tienen valor absoluto; existe un número reducido de excepciones a los mismos, que surten efecto siempre que se esgriman de forma clara y sean razonables y estén justificadas. 2.1. Transparencia: ¿se publican las convocatorias de propuestas con gran difusión y de forma que sean fácilmente consultables? ¿Tienen los solicitantes de subvenciones tiempo suficiente para presentar las propuestas? 2.2. Igualdad de trato: ¿evalúan las convocatorias de propuestas un comité de evaluación imparcial y que se basa en criterios claros y públicos? ¿Se realizan las selecciones y concesiones únicamente con arreglo a las solicitudes? ¿Está permitido comunicarse con los solicitantes de subvenciones en estas fases? 2.3.1. Criterios de admisibilidad: ¿cuenta el sistema de concesión de subvenciones con criterios de admisibilidad transparentes y no discriminatorios? ¿Están publicados estos criterios de admisibilidad y se pueden consultar con facilidad? 2.3.2. Criterios de admisibilidad: ¿existen criterios de admisibilidad para los solicitantes de subvenciones (p. ej., estatus legal y administrativo y normas sobre nacionalidad)? 2.3.3. Criterios de admisibilidad: ¿existen criterios de admisibilidad para las acciones financiadas con subvenciones (p. ej., tipos de actividades, sectores, temas o áreas geográficas abarcados por la subvención)? 2.5. Evitar la doble financiación: ¿cuenta el sistema de concesión de subvenciones con normas que especifiquen que un mismo coste no puede financiarse dos veces en el marco de una misma acción? 2.6. Evitar conflictos de intereses: ¿cuenta el sistema de concesión de subvenciones con normas y procedimientos para prevenir los conflictos de intereses en todo el proceso de concesión de subvenciones?





PILAR 4: SUBVENCIONES 3. PROCEDIMIENTOS DE CONCESIÓN DE SUBVENCIONES: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la concesión de subvenciones? 3.1. Publicación de convocatorias de propuestas : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la publicación de convocatorias de propuestas? 3.1.1. ¿Se publican las convocatorias de propuestas en medios nacionales/internacionales (p. ej., prensa, internet, etc.)? ACPLE 3.1.2. ¿Pueden los solicitantes de subvenciones consultar con facilidad los documentos pertinentes (p. ej., en páginas web)? Algunos de estos documentos pertinentes pueden ser: directrices para solicitantes que incluyan criterios importantes como las normas de admisibilidad de los solicitantes, las acciones y el gasto; formularios de solicitud de subvenciones; plantillas del acuerdo o contrato de subvención y de los anexos. ACPLE 3.1.3. ¿Ofrece el sistema de concesión de subvenciones la posibilidad de conceder subvenciones sin una convocatoria de propuestas (esto es, mediante concesión directa)? ¿Están las condiciones para el uso del procedimiento de concesión directa rigurosamente definidas y limitadas a situaciones excepcionales y debidamente justificadas, como, por ejemplo, las subvenciones a países beneficiarios, las situaciones de crisis o de monopolio y otros supuestos similares? ACPLE 3.1.4. ¿Ofrece el sistema de concesión de subvenciones una función de información y apoyo (p. ej., se organizan sesiones informativas con los posibles solicitantes o existe un punto de contacto/servicio de asistencia, un apartado de preguntas frecuentes o manuales)? — ¿Pueden los solicitantes de subvenciones enviar preguntas una vez publicada la convocatoria de propuestas y antes del final de plazo de presentación de las propuestas? — ¿Se comunican las preguntas de un solicitante al resto de solicitantes? ACPLE 3.2. Envío de propuestas : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para el envío de propuestas? 3.2.1. ¿Cuenta la entidad con procedimientos para la recepción, el registro y la conservación de las propuestas que envían los solicitantes de subvenciones? ¿Usa la entidad sistemas electrónicos/informáticos para registrar y tramitar las solicitudes de subvenciones? ¿Se han implantado medidas y controles que garanticen la integridad, disponibilidad y, en su caso, confidencialidad de los documentos, así como la protección de los datos de carácter personal? ACPLE 3.2.2. ¿Se comunican los plazos de envío de las propuestas a los solicitantes de subvenciones? ACPLE 3.3. Seguridad y confidencialidad de las propuestas : ¿aplica la entidad normas y procedimientos que garanticen la seguridad y la confidencialidad de las propuestas? 3.3.1. ¿Cuenta el sistema de concesión de subvenciones con normas que garanticen la seguridad y la confidencialidad de las propuestas enviadas, en particular: — garantizando que se adoptan medidas para la seguridad y el archivo de las propuestas (p. ej., llevando un registro de documentos, numerando todos los documentos o contando con una zona central de archivo para todos los documentos), así como limitando el acceso a los documentos; y — examinando las cuestiones relativas a la seguridad electrónica y contando con procedimientos documentados para el archivo y la comunicación electrónicos (p. ej., las propuestas enviadas electrónicamente no se pueden consultar antes de que finalice el plazo; el sistema tiene la capacidad de rechazar automáticamente las propuestas tardías). ACPLE 3.4. Recepción, registro y apertura de las propuestas : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la recepción, el registro y la apertura de las propuestas? 3.4.1. ¿Establece el sistema de concesión de subvenciones procedimientos para la apertura de las propuestas, en particular: — contar con un comité de evaluación que abra y autentique las propuestas lo antes posible después del plazo previsto; — especificar los criterios para el nombramiento de los miembros de dicho comité; — realizar la apertura de propuestas en un contexto en el que la información básica sobre las propuestas sea visible y se consigne en acta; — especificar de forma clara las circunstancias clave que invalidarán las propuestas (p. ej., que no sean válidas las propuestas recibidas después de que finalice el plazo, a menos que ello se deba a un error de la entidad que concede la subvención; criterios de admisibilidad de los licitadores); — garantizar que cualquier aclaración de las propuestas enviadas no dé lugar a modificaciones de fondo después de que finalice el plazo de envío; y — garantizar que se elabore un informe claro y formal de todas las propuestas recibidas antes de transmitirlas a los encargados de su evaluación? ACPLE 3.5. Procedimientos de selección y evaluación: ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la selección y la evaluación de propuestas? 3.5.1. Responsables/Comité de evaluación (las directrices relativas al comité de evaluación se pueden ver en la sección de contratación pública) — Los procedimientos de selección y evaluación, ¿corren a cargo de más de un responsable de evaluación o, preferiblemente, de un comité? — ¿Se especifican los criterios para el nombramiento del comité de evaluación? Dependiendo del valor de las propuestas y del nivel de riesgo, el comité podría incluir no solo funcionarios de distintos departamentos sin subordinación jerárquica, sino también posiblemente expertos externos. — ¿Están descritos el cometido, las funciones, la composición y las normas de funcionamiento de los comités de evaluación? ¿Están claramente descritas las responsabilidades del presidente sin derecho a voto y de los miembros con derecho a voto del comité? — ¿Existen procedimientos para la conservación y la consulta de los documentos (confidenciales) de las propuestas? — ¿Están los funcionarios encargados de la evaluación libres de conflictos de intereses (por ejemplo, a través de la divulgación obligatoria) y están sujetos a requisitos de confidencialidad? En el caso de un comité de evaluación, la integridad y las consideraciones profesionales deben tenerse en cuenta en la selección de los miembros. — ¿Se incluyen todos los aspectos pertinentes de la evaluación en un informe escrito firmado por los responsables/el comité de evaluación? ACPLE 3.5.2. Controles formales y administrativos ¿Se someten las propuestas a controles formales y administrativos ejecutados por el comité de evaluación u otros responsables? En este último caso, los resultados de su labor han de ser revisados por el comité. ¿Se centran estos controles en la cumplimentación integral y correcta del formulario de solicitud de subvenciones y en el envío de todos los justificantes exigidos? ¿Pueden dar lugar estos controles a la denegación de la solicitud, lo que significa que la propuesta no será objeto de evaluación? ¿Pueden los solicitantes aportar, dentro del plazo establecido, las aclaraciones o la información o los justificantes que falten? ACPLE 3.5.3. Admisibilidad ¿Se someten las propuestas a controles de admisibilidad ejecutados por el comité de evaluación u otros responsables? En este último caso, los resultados de su labor han de ser revisados por el comité. ¿Se realizan estos controles sobre la base de una lista de criterios de admisibilidad? Nota: algunos de estos criterios pueden ser criterios de admisibilidad de los solicitantes de subvenciones (p. ej., estatus legal y administrativo y normas sobre nacionalidad y motivos para la exclusión) y criterios de admisibilidad para las acciones financiadas mediante subvenciones (p. ej., tipos de actividades, sectores, temas o áreas geográficas abarcados por la subvención)? ¿Conllevan estos controles una revisión de los justificantes exigidos? ¿Pueden dar lugar estos controles a la denegación de la solicitud, lo que significa que la propuesta no será objeto de evaluación? ACPLE 3.5.4. Capacidad financiera y operativa ¿Se someten las propuestas a controles de la capacidad financiera y operativa ejecutados por el comité de evaluación u otros responsables? En este último caso, los resultados de su labor han de ser revisados por el comité. ¿Se realizan estos controles sobre la base de una lista de criterios? ¿Ofrece el sistema de concesión de subvenciones criterios claros, objetivos y no discriminatorios para evaluar que los solicitantes tengan una capacidad financiera y operativa suficiente? ¿Son estos criterios especificados y notificados en las convocatorias de propuestas? Nota: Por «capacidad financiera» se entiende la disponibilidad de fuentes de financiación estables y suficientes para garantizar los resultados operativos a lo largo de todo el período de duración de la acción. Por «capacidad operativa» se entiende la competencia, las capacidades, cualificaciones y experiencia profesionales de que se dispone para completar la acción propuesta. Las evaluaciones se pueden realizar sobre la base de los justificantes de la propuesta, como los estados financieros y los informes de auditoría, y de las pruebas de las acciones completadas por el solicitante. ¿Pueden dar lugar estos controles a la denegación de la solicitud, lo que significa que la propuesta no será objeto de evaluación? ACPLE 3.5.5. Diseño y contenido de la acción ¿Ofrece el sistema de concesión de subvenciones procedimientos, normas y criterios claros para la evaluación de las propuestas conforme a los objetivos fijados? Algunas cuestiones clave pueden ser: el diseño de la acción, las prioridades, el tipo de actividades, los aspectos relativos a la calidad, el impacto esperado, la sostenibilidad, la eficiencia y la eficacia, o la visibilidad. ¿Se usa un cuadro de evaluación que recoja todos los criterios de evaluación pertinentes? ¿Incorporan los cuadros de evaluación una puntuación de los aspectos clave de la evaluación? ACPLE 3.5.6. Conclusiones del comité de evaluación ¿Elabora y firma el comité de evaluación un informe de evaluación de todas las propuestas, ordenadas por la puntuación que se hayan obtenido? ¿Se adjuntan a dicho informe los cuadros de evaluación cumplimentados? ¿Proporcionan estos informes conclusiones claras respecto de los solicitantes a los que se les concede y a los que no se les concede la subvención? ACPLE 3.6. Concesión de subvenciones : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la concesión de subvenciones? 3.6.1. ¿Se toma la decisión de concesión de una subvención a un nivel jerárquico adecuado (p. ej., propuesta del comité de evaluación y decisión formal de la alta dirección de la entidad)? ACPLE 3.6.2. ¿Existe un formulario adecuado para las decisiones de concesión de subvención (hay plantillas disponibles)? ¿Especifican las decisiones de concesión de subvención: el importe total financiado; los datos del beneficiario de la subvención; el título/la descripción de la acción/actividad; cuando proceda, los motivos de la concesión, especialmente si no coinciden con el dictamen del comité de evaluación; los nombres de los solicitantes rechazados y los motivos del rechazo de su solicitud? ACPLE 3.6.3. ¿Se toman decisiones específicas respecto de las solicitudes no seleccionadas? ACPLE 3.7. Notificación y publicación tras la concesión : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la notificación y la publicación de la concesión de subvenciones? 3.7.1. Notificación de la concesión de la subvención a los solicitantes ¿Se notifica por escrito a los solicitantes seleccionados la concesión de la subvención y los datos pertinentes (p. ej., al menos el importe de la financiación) al poco tiempo de que se tome la decisión de concesión de la subvención? ¿Se notifica por escrito a los solicitantes no seleccionados la concesión de la subvención al poco tiempo de que se tome la decisión de concesión de la subvención, y se comunican los motivos del rechazo de su solicitud? ACPLE 3.8. Contratos de subvención : ¿aplica la entidad normas y procedimientos adecuados para la celebración de contratos de subvención? 3.8.1. ¿Celebra la entidad contratos de subvención con solicitantes/beneficiarios al poco tiempo de que se tome la decisión de concesión de la subvención? ACPLE 3.8.2. ¿Incorporan los contratos de subvención condiciones y normales para el pago de las subvenciones, como justificantes obligatorios o la suspensión/resolución/minoración de las subvenciones en caso de ejecución deficiente/parcial/tardía? ¿Se otorga a los beneficiarios la oportunidad de realizar observaciones sobre estas cuestiones? ACPLE 3.8.3. ¿Cuenta la entidad con procedimientos para verificar que los costes declarados por los beneficiarios en sus solicitudes de pago (p. ej., una declaración que tenga forma de informe financiero) son reales, exactos y admisibles y están adecuadamente registrados, de conformidad con las condiciones del contrato de subvención? ACPLE 3.8.4. ¿Cuenta la entidad con: — procedimientos para suspender o resolver anticipadamente la ejecución de la subvención o los pagos de la misma, o la participación del beneficiario si se producen irregularidades, fraude o incumplimiento de las condiciones contractuales? — normas y procedimientos adecuados para recuperar los fondos pagados indebidamente, incluyendo, cuando proceda, la incoación de procedimientos judiciales o la presentación de reclamaciones contra los beneficiarios de subvenciones ante el órgano de contratación o la Comisión Europea? ACPLE 3.8.5. ¿Establecen los contratos de subvención requisitos de control interno, contabilidad (en particular, informes financieros) y auditoría externa? ACPLE 3.8.6. ¿Cuenta la entidad con procedimientos que garanticen, de forma razonable, que los beneficiarios de subvenciones cumplen los requisitos (contractuales) de control interno, contabilidad y auditoría externa?





PILAR 5 – CONTRATACIÓN PÚBLICA PREGUNTA CLAVE (nivel 1) Observaciones del auditor ¿Aplica la entidad normas y procedimientos adecuados, en todos los aspectos materiales, para proporcionar financiación con cargo a los fondos de la UE por medio de contratos públicos en consonancia con los criterios establecidos por la Comisión Europea? Directrices Los principios de un sistema de contratación pública deben establecerse en un marco legal y regulador bien definido y transparente que establezca claramente políticas, procedimientos, responsabilidad y controles adecuados. Uno de los principios clave establecidos por este marco legal es el uso de la transparencia y la competencia como medio para obtener unos precios y una relación calidad-precio global justos y razonables. Si bien el sistema de contratación pública funciona dentro de su propio marco, se beneficia del entorno general de control, incluido el acceso público a la información, los controles internos realizados por la entidad, el sistema de contabilidad de la entidad y la auditoría externa. Principios en el artículo 154 del Reglamento Financiero La Comisión podrá aceptar que las normas y procedimientos de contratación pública son adecuados si se cumplen las siguientes condiciones: a) respetan los principios de competencia amplia entre licitadores a fin de obtener la mejor relación calidad-precio, y los procedimientos negociados se limitan a importes razonables o están debidamente justificados; b) aseguran la transparencia, con una publicación previa adecuada, en particular de las licitaciones, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los contratistas; c) garantizan la igualdad de trato, la proporcionalidad y la no discriminación; d) previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de contratación pública; e) aplican procedimientos de revisión adecuados, normas para recuperar fondos indebidamente pagados y normas de exclusión del acceso a la financiación (los motivos de exclusión deben evaluarse en el marco del pilar de exclusión). El Derecho nacional de los Estados miembros o de terceros países por el que se transpone la Directiva 2004/24/UE (por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE) será considerado equivalente a las normas que aplican las instituciones de conformidad con el Reglamento Financiero.





PILAR 5: CONTRATACIÓN PÚBLICA 1. MARCO LEGAL Y REGULADOR: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Cuenta la entidad con un marco legal y regulador claro para la contratación pública? 1.1. ¿Está el marco legal y regulador organizado jerárquicamente y está claramente establecido su orden de prelación? ACPLE 1.2. ¿Puede el público acceder fácil y gratuitamente a través de medios adecuados? ACPLE 1.3. ¿Se aplica a todas las contrataciones públicas realizadas? ACPLE 1.4. ¿Qué tipos de contratos públicos (p. ej., obras, servicios y suministros) están regulados por este marco? ACPLE





PILAR 5: CONTRATACIÓN PÚBLICA 2. PRINCIPIOS: preguntas/criterios Observaciones de la entidad Observaciones del auditor Pregunta clave (nivel 2): ¿Están integrados los principios siguientes en los procedimientos, normas y criterios del sistema de contratación pública de la entidad: transparencia, igualdad de trato, acceso público a la información sobre contratación pública, evitar conflictos de intereses y uso de procedimientos de licitación competitivos y del criterio de la oferta con la mejor relación calidad-precio? Estos principios deben integrarse en los procedimientos, normas y criterios del sistema de contratación pública de la entidad de conformidad con el principio general de proporcionalidad. Los principios no tienen valor absoluto y pueden preverse un número reducido de excepciones a los mismos, que surten efecto siempre que se esgriman de forma clara y sean razonables y estén justificadas. 2.1. Transparencia. ¿Ofrece el sistema de contratación pública un grado adecuado de transparencia en todo el ciclo de contratación (licitación, evaluación, adjudicación y resolución de litigios) a fin de promover un trato justo y equitativo para los licitadores, es decir, los posibles proveedores y contratistas? 2.2.1. Igualdad de trato. ¿Establece el sistema de contratación pública procedimientos que garanticen que todos los licitadores admisibles tengan las mismas oportunidades de competir y que garanticen la no discriminación? ACPLE 2.2.2. Igualdad de trato. ¿Contiene el sistema de contratación pública dis