ES Diario Oficial de la Unión Europea C 96/1

DECISIÓN N o 12-2005

de 10 de marzo de 2005

relativa al acceso público a los documentos del Tribunal

(2005/C 96/01)

EL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO,

Visto su Reglamento interno (1) y, principalmente, su artículo 30,

Visto el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (2), y, en particular, su artículo 143, apartado 2, y su artículo 144, apartado 1,

Considerando lo siguiente:

El Tratado de la Unión Europea introduce el concepto de apertura en su artículo 1, párrafo segundo, en virtud del cual dicho Tratado constituye una nueva etapa en el proceso creador de una unión cada vez más estrecha entre los pueblos de Europa, en la cual las decisiones serán tomadas de la forma más abierta y próxima a los ciudadanos que sea posible;

En la Declaración conjunta (3) relativa al Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (4), el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión piden a las demás instituciones que adopten normas internas relativas al acceso del público a los documentos que tengan en cuenta los principios y límites del citado Reglamento;

Las disposiciones de la Decisión no 18/97 del Tribunal de Cuentas por la que se establecen normas internas relativas al tratamiento de las solicitudes de acceso a los documentos de que dispone el Tribunal (5) son anteriores al Reglamento (CE) no 1049/2001 y deberían revisarse teniendo en cuenta las disposiciones de dicho Reglamento y la jurisprudencia del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Primera Instancia de las Comunidades Europeas;

La apertura acentúa la legitimidad, eficacia y responsabilidad de la administración, lo que contribuye a reforzar los principios de la democracia. Con este fin deberían promoverse las buenas prácticas administrativas para el acceso a los documentos;

No obstante, determinados intereses públicos y privados deberían protegerse a través de excepciones al principio de acceso público a los documentos. En concreto, deben respetarse plenamente las normas internacionales de auditoría relativas a la naturaleza confidencial de la información de fiscalización,

DECIDE:

Artículo 1

Objeto

El objeto de la presente Decisión es definir las condiciones, límites y procedimientos en virtud de los cuales el Tribunal de Cuentas concederá el acceso público a los documentos que obren en su poder.

Artículo 2

Beneficiarios y ámbito de aplicación

1. En el contexto y los límites de las disposiciones fijadas en esta Decisión y de las normas internacionales que rigen la confidencialidad de la información de fiscalización, todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tiene derecho a acceder a los documentos del Tribunal de Cuentas, con arreglo a los principios, condiciones y límites que se definen en la presente Decisión.

2. Con arreglo a los mismos principios, condiciones y límites, el Tribunal de Cuentas podrá conceder el acceso a los documentos a toda persona física o jurídica que no resida o no tenga su domicilio social en un Estado miembro.

3. La presente Decisión será de aplicación a todos los documentos que obren en poder del Tribunal de Cuentas; es decir, los documentos elaborados o recibidos por esta institución y que estén en su posesión.

4. La presente Decisión se entenderá sin perjuicio de los derechos de acceso del público a los documentos que obren en poder del Tribunal de Cuentas como consecuencia de instrumentos de Derecho internacional o de actos comunitarios que apliquen tales instrumentos.

Artículo 3

Definiciones

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:

a) «documento», todo contenido, sea cual fuere su soporte (escrito en versión papel o almacenado en forma electrónica, grabación sonora, visual o audiovisual);

b) «terceros», toda persona física o jurídica, o entidad, exterior al Tribunal de Cuentas, incluidos los Estados miembros, las demás instituciones y órganos comunitarios o no comunitarios, y terceros países.

Artículo 4

Excepciones

1. El Tribunal de Cuentas denegará el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de:

a) el interés público, que engloba entre otros: — la seguridad pública, — la defensa y los asuntos militares, — las relaciones internacionales, — la política financiera, monetaria o económica de la Comunidad o de un Estado miembro;

b) la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con la legislación comunitaria sobre protección de los datos personales.

2. De conformidad con la obligación de confidencialidad prevista en el artículo 143, apartado 2, y en el artículo 144, apartado 1, del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, y con arreglo a las disposiciones pertinentes de otros instrumentos de la legislación comunitaria, el Tribunal de Cuentas denegará el acceso a sus observaciones de fiscalización. Asimismo, podrá denegar el acceso a los documentos utilizados para la preparación de estas observaciones.

3. El Tribunal de Cuentas denegará el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de:

— los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual,

— los procedimientos judiciales y el asesoramiento jurídico,

— las actividades de inspección, investigación y auditoría.

4. Se denegará el acceso a un documento elaborado por el Tribunal de Cuentas para su uso interno o recibido por él, relacionado con un asunto sobre el que no se haya tomado todavía una decisión, si su divulgación comprometiera el proceso de toma de decisiones del Tribunal de Cuentas.

Se denegará el acceso a un documento que contenga opiniones para uso interno, en el marco de deliberaciones o consultas previas en el Tribunal de Cuentas, incluso después de adoptada la decisión en cuestión, si la divulgación del documento comprometiera el proceso de toma de decisiones del Tribunal de Cuentas.

5. Cuando la solicitud se refiera a un documento que se halle en posesión del Tribunal de Cuentas, pero del cual éste no sea autor, el Tribunal de Cuentas acusará recibo de la solicitud e indicará la persona, institución u órgano al que ésta deberá dirigirse.

6. En el caso de que las excepciones previstas en este artículo se apliquen únicamente a determinadas partes del documento solicitado, las demás partes se divulgarán.

7. Las excepciones de este artículo serán de aplicación sin perjuicio de las disposiciones relativas a la apertura al público de los archivos históricos de las Comunidades establecidas en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) no 354/83 del Consejo (6).

8. Sin perjuicio de las excepciones previstas en este artículo, el Tribunal de Cuentas podrá decidir conceder el acceso a un documento, en su totalidad o en parte, cuando su divulgación revista un interés público superior.

Artículo 5

Solicitudes

Las solicitudes de acceso a un documento deberán formularse en cualquier forma escrita (7), ya sea copia impresa o formato electrónico, en una de las lenguas a que se refiere el artículo 314 del Tratado CE (8) y de manera lo suficientemente precisa para permitir que el Tribunal de Cuentas identifique el documento de que se trate. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

Artículo 6

Tramitación de las solicitudes iniciales

1. El Director de Relaciones Exteriores se encargará de las solicitudes de acceso a los documentos. El Director enviará un acuse de recibo al solicitante, examinará la solicitud y decidirá el curso que se habrá de dar a la misma.

2. En función del asunto objeto de la solicitud, el Director de Relaciones Exteriores informará y, en su caso, consultará al Miembro interesado, al Secretario General, al Servicio Jurídico o al Supervisor de Protección de Datos antes de tomar una decisión sobre la divulgación del documento solicitado.

3. Las solicitudes de acceso a los documentos se tramitarán con prontitud. En el plazo de 15 días laborables a partir del registro de la solicitud, el Tribunal de Cuentas o bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al artículo 9, o bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho de solicitar al Tribunal que reconsidere su postura de conformidad con el artículo 7.

4. Si se tratara de una solicitud correspondiente a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el Tribunal de Cuentas podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso y apropiado con el solicitante. En tales casos, el plazo previsto en el apartado 3 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

Artículo 7

Reconsideración

1. En caso de denegación total o parcial, el solicitante podrá, en un plazo de 15 días laborables a partir de la recepción de la respuesta del Tribunal de Cuentas, solicitar al Tribunal que reconsidere su postura.

2. La ausencia de respuesta del Tribunal de Cuentas en el plazo establecido también dará derecho al solicitante a tramitar una petición de reconsideración.

Artículo 8

Tramitación de las peticiones de reconsideración

1. Las peticiones de reconsideración se transmitirán al Presidente del Tribunal de Cuentas. En función del asunto de que se trate, el Presidente del Tribunal de Cuentas consultará al Miembro interesado o al Secretario General y, en su caso, podrá consultar al Servicio Jurídico o al Supervisor de Protección de Datos antes de tomar una decisión sobre la divulgación del documento solicitado.

2. Las peticiones de reconsideración se tramitarán con prontitud. En el plazo de 15 días laborables a partir del registro de la petición, el Tribunal de Cuentas o bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al artículo 9, o bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos para la denegación total o parcial. En caso de denegación total o parcial, el Tribunal de Cuentas deberá informar al solicitante de los recursos de que dispone, a saber, el recurso judicial contra el Tribunal de Cuentas y/o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 230 y 195 del Tratado CE, respectivamente.

3. Con carácter excepcional, por ejemplo, en el caso de que la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 2 podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen los motivos por los que se ha decidido ampliar el plazo.

4. La ausencia de respuesta del Tribunal de Cuentas en el plazo establecido se considerará una respuesta denegatoria y dará derecho al solicitante a utilizar los recursos a que se hace referencia en el apartado 2.

Artículo 9

Acceso tras la presentación de una solicitud

1. El solicitante podrá consultar los documentos a los que el Tribunal de Cuentas haya concedido acceso bien en la sede del Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, bien mediante entrega de una copia que, en caso de estar disponible, podrá ser una copia electrónica. En el primer caso, la fecha y la hora de la consulta serán acordadas entre el solicitante y el Director de Relaciones Exteriores.

2. Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias. Estos gastos no excederán el coste real de la realización y del envío de las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios electrónicos serán gratuitos.

3. Si un documento es de acceso público, el Tribunal de Cuentas podrá cumplir su obligación de facilitar el acceso al documento solicitado informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

4. Los documentos se proporcionarán en la versión y formato existentes (incluidos los formatos electrónicos y otros), tomando en consideración la preferencia del solicitante. El Tribunal no tiene la obligación de crear un nuevo documento o de recabar información a petición del solicitante.

Artículo 10

Reproducción de documentos

1. Los documentos divulgados conforme a esta Decisión no serán reproducidos ni se hará uso de los mismos con fines comerciales sin la autorización previa por escrito del Tribunal de Cuentas.

2. La presente Decisión se aplicará sin perjuicio de las normas vigentes sobre los derechos de autor que puedan limitar el derecho de terceros a reproducir o hacer uso de los documentos que se les faciliten.

Artículo 11

Disposiciones finales

1. Se revoca la Decisión no 18/97 del Tribunal de Cuentas, de 20 de febrero de 1997.

2. La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.

3. Entrará en vigor el primer día del mes siguiente al de su aprobación.

Hecho en Luxemburgo, el 10 de marzo de 2005. Por el Tribunal de Cuentas Hubert WEBER Presidente

(1) DO L 18 de 20.1.2005, p. 1.

(2) DO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(3) DO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(4) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(5) DO C 295 de 23.9.1998, p. 1.

(6) Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 del Consejo, cuya última modificación la constituye el Reglamento (CEE, Euratom) no 1700/2003 (DO L 243 de 27.9.2003, p. 1).

(7) Se enviará al Tribunal de Cuentas Europeo, Director de Relaciones Exteriores, 12 rue Alcide de Gasperi, L-1615 Luxemburgo. Fax (352) 43 93 42; correo electrónico: Euraud@eca.eu.int.

(8) Actualmente, las lenguas alemana, checa, danesa, eslovaca, eslovena, española, estonia, finesa, francesa, griega, húngara, inglesa, irlandesa, italiana, letona, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa y sueca.