Informe

sobre los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop - Salónica) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas del Centro

(1999/C 372/05)

ÍNDICE

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Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo, de conformidad con el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo(1), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1946/93(2) del Consejo.

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998. De conformidad con el apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo(3), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93(4), del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(5), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en los artículos 65, 67 y 68 del Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones relativas a la ejecución presupuestaria del Centro Europeo para el desarrollo de la Formación Profesional correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998

Contabilidad general y presupuestaria

5. En la actualidad, el Centro utiliza un sistema antiguo y complicado para la preparación del presupuesto y del balance. Pese a sus esfuerzos, el Centro todavía no desarrollado por completo ni ha instalado el sistema FIBUS (sistema adaptado a sus necesidades). Además de los retrasos en su implantación y de la falta de validación del mismo, dicho sistema carece de documentación, y sólo lo conoce la persona que lo ha creado. Los importes dedicados al desarrollo de dicho sistema durante los dos últimos años ascienden a alrededor de 0,2 millones de ecus.

Administración de anticipos

6. El Centro sigue realizando sus pagos (especialmente los correspondientes al título I) mediante la administración de anticipos (6 millones de ecus). Sería deseable que se utilizara menos dicho sistema.

Edificio

7. Según las últimas informaciones procedentes del Centro, el Gobierno griego transferirá gratuitamente la propiedad del terreno sobre el que se halla el Centro una vez terminadas las obras del edificio.

Órdenes de cobro

8. En el futuro, el Centro debería preparar todas las órdenes de cobro de los ingresos en el momento en que el crédito sea exigible.

Personal

9. La determinación de los derechos financieros de los agentes no es sistemáticamente objeto de una decisión específica de la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos (AFPN).

10. Además, como la administración no había reexaminado sistemáticamente los derechos adquiridos, el Tribunal halló que:

a) los expedientes personales no siempre contienen determinadas informaciones indispensables para el cálculo de los derechos;

b) algunas prestaciones pueden ser abonadas con posterioridad a la finalización del período de concesión de las mismas o sin documentos justificativos.

IVA

11. Cuando se realizó la fiscalización (mayo de 1999), las solicitudes de devolución del IVA para el año 1998 no estaban preparadas.

Contratos

12. Sería necesaria la reorganización de lo referente a las licitaciones y la gestión de contratos. Algunas licitaciones se convocaron con retraso.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 11 de noviembre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) DO L 164 de 24.6.1976, p. 1..

(4) DO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) De conformidad con el artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1948/93, que modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76, el 29 de marzo de 1999 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Centro correspondientes al ejercicio 1998 y, a continuación, se remitieron a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 30 de marzo de 1999. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998 y 1997

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1997

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RESPUESTAS DEL CENTRO

El Cedefop considera que este informe preliminar tiene un carácter generalmente positivo y desea manifestar su gratitud por ello al Tribunal de Cuentas. La naturaleza de las observaciones del Tribunal permite al Consejo de administración del Centro responder directamente. El Consejo de administración seguirá la estructura de las observaciones y conclusiones del Tribunal. La numeración de los apartados anotados corresponde a la utilizada en el informe del Tribunal.

Contabilidad general y presupuestaria

5. El Centro aceleró sensiblemente y acentuó sus esfuerzos para la conclusión de este proyecto desde el pasado año. Se desplegaron todos los medios necesarios, incluso los relativos a personal, para permitir la puesta en funcionamiento experimental del nuevo sistema a finales de 1999. La fase de pruebas para su perfeccionamiento está actualmente en curso. La aplicación paralela con el sistema actual debería cubrir el primer semestre del año 2000; así pues, FIBUS se aplicará de manera plena y exclusiva a partir del verano de 2000. A lo largo de este procedimiento, está garantizada la colaboración constante con los servicios competentes de la Comisión (en particular, el control financiero).

Administración de anticipos

6. El Centro ya adoptó las medidas necesarias para disminuir los pagos realizados por la administración de anticipos. En efecto, desde febrero de 1999 los salarios son pagados por la contabilidad, lo que tiene como efecto reducir casi a la mitad el volumen de las transacciones que pasan por la administración de anticipos.

Órdenes de ingreso

8. El Centro ha tomado nota de las observaciones del Tribunal y ya ha adoptado las disposiciones pertinentes en este sentido. En efecto, a partir de ahora se crearán fichas Excel para todos los estos casos, y ello hasta el momento en que FIBUS haya cubierto también este aspecto y sea plenamente operativo.

Personal

9. Con el fin de garantizar la aplicación sistemática de las recomendaciones del Tribunal, el Director decidió que la administración se encargara en adelante de crear las fichas de fijación de derechos del personal, que se transmitirán a continuación, bajo la responsabilidad del Jefe de la administración, a la AFPN (Director) para su firma. Se clasificarán en una sección especial del expediente individual, con el fin de mejorar la accesibilidad y la transparencia.

10. Las informaciones y elementos justificantes mencionados por el Tribunal están de hecho a disposición de la administración, que garantizará más regularmente su seguimiento y actualización. La gestión del personal se actualizará más a menudo, por medio de una comprobación de la exactitud de los datos de todo el personal. Como se indica anteriormente, los derechos individuales (incluidos los financieros) serán objeto de decisiones formales, que se revisarán anualmente.

IVA

11. La mayoría de las solicitudes de reembolso del IVA para 1998 (aproximadamente 90 % del total) se introdujo a lo largo del mes de junio de 1999. Debido a los procedimientos especiales adoptados, subsiste un pequeño retraso con relación a Bélgica, los Países Bajos y España, pero se reabsorberá durante el verano de 1999.

Contratos

12. Esta necesidad de cambio ya fue reconocida por el Centro, que procedió al final de 1998 a la contratación de un especialista en este ámbito con una larga carrera comunitaria sobre el particular. La reorganización comenzó teniendo con objetivo la instauración de una unidad de gestión de contratos en la administración. Está en desarrollo un sistema electrónico potente, en particular con objeto de mejorar la gestión y el seguimiento de los contratos de estudio, y su integración en FIBUS está actualmente avanzada.

Desde la creación de la nueva unidad de gestión de contratos (a principios de 1999), se dió prioridad a todos los concursos relativos al empleo exclusivo del nuevo edificio a partir de septiembre de 1999 (dos de los cuales se referían al equipamiento - equipamiento audiovisual de conferencias y sistemas de seguridad -, otros dos a las prestaciones de servicios a largo plazo - limpieza y seguridad - y otro a la realización del traslado), con el fin de reabsorber el retraso indicado por el Tribunal. En los próximos meses se lanzarán otros concursos, relacionados con un nuevo sondeo de mercado para servicios prestados continuamente desde la instalación del Cedefop en Salónica (banco, agencia de viajes, servicios de mensajería, etc.).

Por último, la responsabilidad administrativa de supervisión y mantenimiento de un enfoque coherente en la ejecución de todos los contratos de funcionamiento y prestación de servicios de carácter horizontal, incluidos los de documentación, publicaciones, informática, etc., volverá de nuevo progresivamente a esta nueva unidad, que cubrirá así todo este aspecto de las operaciones.