Reglamento (CE) no 2355/2002 de la Comisión

de 27 de diciembre de 2002

que modifica el Reglamento (CE) n° 438/2001, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales(1), modificado por el Reglamento (CE) n° 1447/2001(2), y, en particular, el apartado 2 de su artículo 53,

Previa consulta al Comité previsto en el artículo 147 del Tratado,

Previa consulta al Comité de estructuras agrarias y desarrollo rural,

Previa consulta al Comité del sector de la pesca y de la acuicultura,

Considerando lo siguiente:

(1) El apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 exige a las autoridades competentes de los Estados miembros que mantengan a disposición de la Comisión todos los justificantes relativos a los gastos y controles correspondientes a una determinada intervención, durante un período de tres años a contar desde la fecha de pago por la Comisión del saldo final, excepto cuando se haya decidido otra cosa en los acuerdos administrativos bilaterales.

(2) Es conveniente detallar el tipo de documentos justificantes que engloba esta obligación, la forma en que podrán conservarse y la obligación para determinar los organismos que deberán conservarlos.

(3) Dado que dichos documentos forman parte de la pista de auditoría a que se refiere el artículo 7 del Reglamento (CE) n° 438/2001(3), resulta oportuno añadir en este artículo las disposiciones necesarias en relación con la conservación de los documentos.

(4) Las disposiciones en materia de conservación de los documentos se entenderán sin perjuicio de otras normas comunitarias o nacionales específicas.

(5) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité para el desarrollo y la reconversión de las regiones.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

El artículo 7 del Reglamento (CE) n° 438/2001 quedará modificado de la siguiente manera:

a) Tras el apartado 2 se añadirá el siguiente apartado:

"2bis a) Los justificantes relativos a los gastos y controles a que se refiere el apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 comprenderán

- documentos relativos a los gastos específicos efectuados y declarados y los pagos realizados en relación con la intervención, que sean precisos para disponer de una pista de auditoría suficiente, incluidos documentos que prueben la entrega efectiva de los productos o la prestación efectiva de los servicios cofinanciados,

- informes y documentos relativos a los controles efectuados de conformidad con los artículos 4, 9, 10 y 15 del presente Reglamento.

Las autoridades nacionales competentes fijarán procedimientos para determinar el organismo que deberá conservar los documentos durante el período prescrito de conservación.

b) Los documentos deberán ser originales o conservarse en soportes de datos comúnmente aceptados.

Se considerarán soportes de datos comúnmente aceptados los siguientes:

- fotocopias de documentos originales,

- microfichas de documentos originales,

- versiones electrónicas de documentos originales en soportes ópticos de datos (CD-ROM, disco duro o disco magnético),

- documentos existentes únicamente en versión electrónica en CD-ROM, disco duro o disco magnético.

Las autoridades nacionales establecerán el procedimiento para certificar la conformidad de los originales con los documentos conservados en soportes de datos generalmente aceptados. Dicho procedimiento deberá ofrecer garantías suficientes de que las versiones conservadas cumplen las exigencias jurídicas nacionales y son fiables a efectos de auditoría. En caso de que los documentos existan únicamente en versión electrónica, el sistema informático en el que se conservan las versiones electrónicas deberá cumplir las normas de seguridad aceptadas y garantizar que los documentos cumplen las exigencias jurídicas nacionales y son fiables a efectos de auditoría."

b) El texto de la letra a) del apartado 3 se sustituirá por el siguiente:

"a) que existen procedimientos para garantizar que los documentos a que se refiere el apartado 2 bis se conserven con arreglo a lo exigido en el apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y a lo dispuesto en el anexo I del presente Reglamento;"

Artículo 2

El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 27 de diciembre de 2002.

Por la Comisión

Michel Barnier

Miembro de la Comisión

(1) DO L 161 de 26.6.1999, p. 1.

(2) DO L 139 de 29.7.2001, p. 1.

(3) DO L 63 de 3.3.2001, p. 21.