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El anexo XI se sustituye por el siguiente: «ANEXO XI NORMAS DE ADMISIBILIDAD DE LOS GASTOS FONDO DE INTEGRACIÓN I. Principios generales I.1. Principios básicos 1. De conformidad con el acto de base, los gastos serán admisibles si: a) se inscriben en el ámbito y los objetivos del Fondo, tal como estos se describen en los artículos 1, 2 y 3 del acto de base; b) corresponden a las acciones subvencionables enumeradas en el artículo 4 del acto de base; c) son necesarios para realizar las actividades del proyecto y forman parte de los programas anuales y plurianuales aprobados por la Comisión; d) son razonables y cumplen los principios de buena gestión financiera y, en especial, de rentabilidad y eficacia de costes; e) recaen en el beneficiario final o en los socios del proyecto, que se establecerán y registrarán en un Estado miembro, salvo en el caso de las organizaciones internacionales del sector público creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones, el Comité internacional de la Cruz Roja (CICR) y la Federación Internacional de las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. En lo que respecta al artículo 39, apartado 2, de la presente Decisión, las normas aplicables al beneficiario final se aplicarán, mutatis mutandis, a los socios en el proyecto; f) están vinculados a los grupos de destinatarios mencionados en el marco del acto de base; g) se generan con arreglo a las disposiciones específicas del convenio de subvención. 2. En el caso de acciones plurianuales en el sentido del artículo 13, apartado 6, del acto de base, solo la parte de la acción cofinanciada por un programa anual se considera proyecto a efectos de la aplicación de las normas de admisibilidad. 3. Los proyectos apoyados por el Fondo no serán financiados por otras fuentes cubiertas por el presupuesto comunitario. Los proyectos apoyados por el Fondo se cofinanciarán con fuentes públicas o privadas. I.2. Presupuesto del proyecto El presupuesto del proyecto se presentará como sigue: Gastos Ingresos + Costes directos (CD) + Costes indirectos (porcentaje fijo de CD, definido en el convenio de subvención) + Contribución de la CE (definida como el importe inferior de los tres indicados en el artículo 12 de la presente Decisión) + Contribución del beneficiario final y los socios del proyecto + Contribución de terceros + Ingresos generados por el proyecto = Total Costes Subvencionables (TCS) = Total Ingresos totales (TI) El presupuesto será equilibrado: los costes subvencionables totales serán iguales a los ingresos totales. I.3. Ingresos y principio de no rentabilidad 1. Los proyectos apoyados por el Fondo deben ser de carácter no rentable. Si al final del proyecto los ingresos, incluidos los generados por el proyecto, son superiores a los gastos, la contribución del Fondo al proyecto se reducirá en consecuencia. Todas las fuentes de ingresos del proyecto deben registrarse en las cuentas del beneficiario o en los documentos fiscales, y ser identificables y controlables. 2. Los ingresos del proyecto procederán de todas las contribuciones financieras concedidas al proyecto por el Fondo, de fuentes públicas o privadas, incluida la contribución del propio beneficiario, y de los ingresos generados por el proyecto. A efectos de la presente norma, se entenderá por “ingresos generados por el proyecto” los ingresos percibidos por el proyecto durante el período de subvencionabilidad a que se refiere el punto I.4, procedentes de las ventas, alquileres y servicios, tasas de inscripción, cánones y otros ingresos equivalentes. 3. La contribución comunitaria derivada de la aplicación del principio de no rentabilidad, tal como se recoge en el artículo 12, letra c), de la presente Decisión, será el “coste subvencionable total” menos la “contribución procedente de terceros” y los «ingresos generados por el proyecto». I.4. Período de admisibilidad 1. Los costes relativos a un proyecto deben generarse y los pagos respectivos (salvo la amortización) efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de elegibilidad concluye el 30 de junio del año N (2) + 2, lo cual significa que los costes relativos a un proyecto deben generarse antes de esta fecha. 2. Se prevé una excepción al período de elegibilidad mencionado en el apartado 1 en el caso de: a) proyectos subvencionados en el marco del programa anual 2007, de conformidad con el artículo 33, apartado 3, del acto de base; b) asistencia técnica a los Estados miembros (en relación con el punto IV.3). I.5. Contabilización de gastos 1. Los gastos corresponderán a los pagos efectuados por el beneficiario final. Los pagos se harán en forma de transacciones financieras (en efectivo), salvo la amortización. 2. Por lo general, los gastos se justificarán mediante facturas oficiales. Cuando esto no sea posible, los gastos se justificarán mediante documentos contables o documentos justificativos de valor probatorio equivalente. 3. Los gastos deben ser identificables y verificables. Además: a) se inscribirán en los documentos contables del beneficiario final; b) se determinarán con arreglo a las normas contables aplicables en el país donde esté establecido el beneficiario final y a las prácticas contables habituales del beneficiario final en materia de costes, y c) se declararán de conformidad con los requisitos de la legislación social y fiscal aplicable. 4. En caso necesario, los beneficiarios finales deberán conservar copias certificadas de los documentos contables que justifiquen los ingresos y gastos que hayan generado los socios del proyecto de que se trate. 5. El almacenamiento y tratamiento de los documentos contemplados en los apartados 2 a 4 deberá cumplir la legislación nacional sobre protección de datos. I.6. Ámbito territorial 1. Los gastos de las acciones descritas en el artículo 4 del acto de base: a) deben ser generados por los beneficiarios finales definidos en el punto I.1.e), y b) dentro del territorio de los Estados miembros, con la excepción de las acciones anteriores al viaje a las que se refiere el artículo 4, apartado 1, letra c), del acto de base, cuyos gastos pueden generarse en el territorio de los Estados miembros o en el país de origen. 2. Los socios del proyecto que estén registrados y establecidos en terceros países solo podrán participar en los proyectos a título gratuito, salvo en el caso de las organizaciones internacionales del sector público creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones, el Comité internacional de la Cruz Roja (CICR) y la Federación Internacional de las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. II. Categorías de costes seleccionables (a nivel del proyecto) II.1. Costes directos subvencionables Los costes directos subvencionables de los proyectos son los costes que, con arreglo a las condiciones generales de elegibilidad establecidas en la parte I, se definen como costes específicos directamente relacionados con la ejecución del proyecto. Los costes directos se incluirán en el presupuesto total estimado del proyecto. Serán subvencionables los siguientes costes directos: II.1.1. Costes de personal 1. Los costes del personal destinado al proyecto, que incluyen los salarios reales más los gastos de la seguridad social y demás gastos obligatorios, son subvencionables siempre que correspondan a la política habitual del beneficiario en materia de remuneración. 2. En el caso de las organizaciones internacionales, los gastos admisibles de personal pueden incluir las provisiones destinadas a cubrir las obligaciones y derechos legales relacionados con la remuneración. 3. Los costes salariales correspondientes del personal de los organismos públicos son admisibles en la medida en que correspondan al coste de actividades que el organismo público afectado no llevaría a cabo si no se emprendiera el proyecto en cuestión; dicho personal se enviará en comisión de servicio o se asignará a la realización del proyecto por decisión escrita del beneficiario final. 4. Los gastos de personal deberán detallarse en el presupuesto estimativo, indicando las funciones y el número de empleados. II.1.2. Gastos de viaje y estancia 1. Los gastos de viaje y estancia son admisibles como gastos directos del personal o de las otras personas que participen en las actividades del proyecto y cuyo viaje sea necesario para la ejecución del proyecto. 2. Los gastos de viaje serán subvencionables sobre la base de los costes reales. Los porcentajes de reembolso se calcularán sobre la base de la forma más barata de transporte colectivo y, por lo general, solo se permitirán vuelos para trayectos superiores a 800 kilómetros (ida y vuelta), o cuando el destino geográfico justifique el viaje por avión. En los casos en que se utilice un vehículo privado, el reembolso se hará normalmente bien sobre la base del coste correspondiente al transporte público, bien sobre la base de las tarifas abonadas por kilómetro con arreglo a las normas oficiales publicadas en el Estado miembro de que se trate o a las utilizadas por el beneficiario final. 3. Las dietas serán subvencionables sobre la base de costes reales o de una dieta diaria. Cuando una organización tenga sus propios baremos de dietas diarias (gastos de estancia) estos deberán aplicarse dentro de los límites establecidos por el Estado miembro según la legislación y la práctica nacionales. Se entiende que las dietas cubren el transporte local (incluidos los taxis), el alojamiento, las comidas, las llamadas telefónicas locales y los extras. II.1.3. Equipos II.1.3.1. Normas generales 1. Los coses de adquisición de equipos solo son subvencionables si son esenciales para la ejecución del proyecto. Los equipos tendrán las características técnicas necesarias para el proyecto y cumplirán las normas y requisitos pertinentes. 2. La elección entre arrendamiento financiero, alquiler o compra, deberá basarse en la opción menos costosa. No obstante, cuando el arrendamiento financiero o el alquiler no sean posibles por la breve duración del proyecto o la rápida amortización del valor, se aceptará la compra. II.1.3.2. Alquiler y arrendamiento financiero Los gastos de alquiler y de las operaciones de arrendamiento financiero podrán cofinanciarse siempre que se respeten las normas establecidas en el Estado miembro, la práctica y la legislación nacionales, así como el período de duración del alquiler o del arrendamiento financiero para fines del proyecto. II.1.3.3. Compra 1. Si los equipos se compran durante el período de duración del proyecto, el presupuesto deberá precisar si incluye el coste total o solo la parte de la amortización de los equipos que corresponda al período de tiempo en que se usaron para el proyecto y al porcentaje de uso real en el mismo. Dicho porcentaje se calculará según las normas nacionales aplicables. 2. Los equipos comprados antes del período de duración del proyecto pero utilizados para fines del proyecto son subvencionables sobre la base de la amortización. No obstante, estos costes no serán subvencionables si los equipos se compraron inicialmente mediante una ayuda comunitaria. 3. En cuanto a los artículos con un coste inferior a 20 000 EUR, será admisible el coste total de compra, siempre que los equipos se adquieran con anterioridad a los últimos tres meses del proyecto. Los artículos de un coste igual o superior a 20 000 EUR, solo serán admisibles sobre la base de la amortización. II.1.4. Bienes inmuebles II.1.4.1. Normas generales Los bienes inmuebles deberán tener las características técnicas necesarias para el proyecto y cumplir las normas y reglamentos aplicables. II.1.4.2. Alquiler El alquiler de un inmueble puede cofinanciarse cuando existe una relación clara entre el alquiler y los objetivos del proyecto, en las condiciones que se exponen a continuación y sin perjuicio de la aplicación de normas nacionales más estrictas: a) el inmueble no se ha comprado mediante una ayuda comunitaria; b) el inmueble solo se utiliza para la ejecución del proyecto. En caso contrario, solo será admisible la parte de los costes correspondiente al uso destinado al proyecto. II.1.5. Bienes fungibles, suministros y servicios generales Los costes de bienes fungibles, suministros y servicios generales son subvencionables siempre que se puedan determinar y sean directamente necesarios para la ejecución del proyecto. II.1.6. Subcontratación 1. Como norma general, los beneficiarios finales deberán tener la capacidad de gestionar por sí mismos los proyectos. El importe correspondiente a las tareas que se vayan a subcontratar en el ámbito del proyecto deberá indicarse claramente en el acuerdo de subvención. 2. Los gastos relativos a los subcontratos siguientes no serán cofinanciados por el Fondo: a) subcontratación de tareas relacionadas con la gestión global del proyecto; b) subcontratación que se añade al coste del proyecto sin aportar el valor añadido proporcional al mismo; c) subcontratación con intermediarios o consultores en que el pago consiste en un porcentaje del coste total del proyecto, a menos que dicho pago lo justifique el beneficiario final con referencia al valor real de las obras realizadas o los servicios prestados. 3. Para todos los subcontratos, los subcontratistas se comprometerán a suministrar a los organismos de auditoría y control toda la información necesaria sobre las actividades subcontratadas. II.1.7. Costes directamente derivados de los requisitos de la cofinanciación de la Unión Los costes necesarios para cumplir los requisitos de cofinanciación de la Unión, como los costes de publicidad, transparencia, evaluación del proyecto, auditoría externa, garantías bancarias, costes de traducción, etc., son costes directos subvencionables. II.1.8. Honorarios de expertos Los honorarios por asesoramiento jurídico, los gastos notariales y los honorarios de peritos técnicos y financieros, son subvencionables. II.1.9. Gastos específicos relacionados con los nacionales de terceros países que están incluidos en el ámbito de aplicación del Fondo 1. A los efectos de la ayuda, las compras realizadas por el beneficiario final para los nacionales de terceros países que están incluidos en el ámbito de aplicación del Fondo tal como se define en el acto de base y los reembolsos por parte del beneficiario final de los gastos efectuados por dichas personas son subvencionables bajo las siguientes condiciones especiales: a) el beneficiario final deberá conservar, durante el período previsto en el artículo 41 del acto de base, la información y los justificantes que demuestren que los nacionales de terceros países que reciben esa ayuda están incluidos en el ámbito de aplicación del Fondo tal como se define en el acto de base; b) el beneficiario final deberá conservar los justificantes de la ayuda aportada a los nacionales de terceros países (tales como las facturas y los recibos) durante el período previsto en el artículo 41 del acto de base. 2. En el caso de acciones que requieran la asistencia de personas que pertenezcan al grupo destinatario (por ejemplo, los cursos de formación), podrán distribuirse pequeños incentivos en metálico como ayuda complementaria a condición de que el total no ascienda a más de 25 000 EUR por proyecto y de que se distribuya por persona en cada acontecimiento, curso, etc. El beneficiario final conservará una lista de las personas, la hora y la fecha del pago y efectuará un seguimiento adecuado para evitar cualquier doble financiación y uso incorrecto de los fondos. II.2. Costes indirectos subvencionables 1. Los costes indirectos subvencionables de la acción son los costes que, en cumplimiento de las condiciones de admisibilidad contempladas en el punto I.1.1, no pueden definirse como costes específicos directamente vinculados a la realización del proyecto. 2. No obstante lo dispuesto en los puntos I.1.1.e) y I.5, los costes indirectos en los que se haya incurrido para la realización de la acción podrán subvencionarse mediante una financiación a tanto alzado de un máximo del 7 % del importe total de los costes directos subvencionables. 3. Las organizaciones que reciban una subvención de funcionamiento del presupuesto de la Unión no podrán incluir costes indirectos en su presupuesto estimativo. III. Gastos no subvencionables Los costes siguientes no serán subvencionables: a) el IVA, excepto cuando el beneficiario final justifique que no puede recuperarlo; b) rendimientos del capital, cargas de la deuda y del servicio de la deuda, intereses deudores, comisiones de cambio, pérdidas de cambio, provisiones para pérdidas o posibles deudas futuras, intereses adeudados, créditos de dudoso cobro, multas, sanciones económicas, gastos de pleitos y gastos excesivos e imprudentes; c) gastos de representación exclusivos del personal del proyecto; se admiten los gastos de recepción razonables para acontecimientos sociales justificados por el proyecto tales como un acto al final del proyecto o reuniones del equipo de dirección del proyecto; d) costes declarados por el beneficiario y cubiertos por otro proyecto o programa de trabajo que reciban una subvención comunitaria; e) compra de terrenos, y compra, construcción y renovación de bienes inmuebles; f) contribuciones en especie. IV. Asistencia técnica a iniciativa de los Estados miembros 1. Todos los costes necesarios para la aplicación del Fondo por la autoridad responsable, la autoridad delegada, la autoridad de auditoría, la autoridad de certificación, o por otros organismos que cooperen en las tareas enumeradas en el apartado 2 serán subvencionables en concepto de asistencia técnica, dentro de los límites que se especifican en el artículo 15 del acto de base. 2. Esto incluye las siguientes medidas: a) gatos de preparación, selección, evaluación, gestión y seguimiento de las acciones; b) gastos de auditoría y controles in situ de las acciones o los proyectos; c) gastos de evaluación de las acciones o los proyectos; d) gastos de información, difusión y transparencia en relación con las acciones; e) gastos de adquisición, instalación y mantenimiento de sistemas informáticos para la gestión, el seguimiento y la evaluación de los Fondos; f) gastos relativos a las reuniones de los comités y subcomités de control de la ejecución de las acciones. Estos gastos también podrán incluir los costes de expertos y otros participantes en tales comités, incluidos los participantes de terceros países, siempre que su presencia sea esencial para la ejecución eficaz de las acciones; g) gastos destinados a reforzar la capacidad administrativa para la aplicación del Fondo. 3. Las actividades de asistencia técnica deben realizarse y los pagos respectivos efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de admisibilidad se extiende hasta la fecha límite de presentación del informe final de ejecución del programa anual. 4. Las licitaciones deberán celebrarse con arreglo a las normas nacionales de contratación pública establecidas en el Estado miembro. 5. Los Estados miembros podrán aplicar medidas de asistencia técnica para este Fondo junto con medidas de asistencia técnica para todos o alguno de los cuatro Fondos. No obstante, en tal caso solo la parte de los costes utilizada en la ejecución de la medida común correspondiente a este Fondo podrá optar a la financiación por este Fondo, y los Estados miembros garantizarán que: a) la parte de costes de las medidas comunes se impute al Fondo correspondiente, de forma razonable y controlable, y b) no exista doble financiación de los costes.»