INFORME SOBRE LAS CUENTAS Y LA GESTIÓN DEL EJERCICIO 1994 DEL CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL (CEDEFOP - BERLÍN), ACOMPAÑADO DE LA RESPUESTA DEL CENTRO

(95/C 354/01)

ÍNDICE

Apartados

Página

INTRODUCCIÓN

1.1 - 1.5

2

Antecedentes

1.1

2

Alcance del control

1.2

2

Traslado del Centro a Salónica

1.3 - 1.5

2

OBSERVACIONES GENERALES Y OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

2.1 - 2.8

2

Información financiera

2.1

2

Separación de funciones

2.2

2

Administración de anticipos

2.3

2

Transferencias de créditos

2.4 - 2.5

2

Prórrogas y anulaciones de créditos

2.6 - 2.8

3

OBSERVACIONES RELATIVAS A LA CUENTA DE GESTIÓN Y AL BALANCE

3.1 - 3.9

3

Ingresos

3.1

3

Gastos

3.2 - 3.6

3

Balance

3.7 - 3.9

4

CONCLUSIÓN

4.1 - 4.3

4

ANEXO

5

Respuesta del Consejo de Administración del Centro

6

1. INTRODUCCIÓN

Antecedentes

1.1. El Centro Europeo para el desarrollo de la formación profesional (Cedefop) es un organismo satélite de la Comunidad Europea creado por el Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo (1), que tiene como misión fomentar la formación profesional a nivel comunitario. El Cedefop, que comenzó a funcionar en Berlín en 1976, depende tanto de la Comisión como de su Consejo de Administración, encargados de su funcionamiento y su gestión. El Reglamento citado define la función del Centro como la de ayudar a «la Comisión a fin de fomentar, a nivel comunitario, la promoción y el desarrollo de la formación profesional y de la formación continua», contribuir «a la elaboración de una política común de formación profesional» y, en particular, fomentar «el intercambio de informaciones y experiencias». En el ámbito de la formación profesional, sus principales tareas consistirán en establecer una documentación, contribuir al desarrollo y a la coordinación de la investigación, garantizar la difusión de toda la documentación e información útiles, promover y apoyar las iniciativas que puedan facilitar un enfoque coordinado (en particular sobre el problema de la homogeneización de los niveles de formación profesional y el reconocimiento recíproco de los certificados y demás títulos) y constituir un lugar de encuentro y reunión para las partes interesadas.

Alcance del control

1.2. En 1994 el Tribunal realizó una auditoría financiera de las cuentas de 1993 y examinó la buena gestión financiera del período de 1987 a 1993. En 1995 el alcance del trabajo del Tribunal se limitó a una auditoría financiera de las cuentas de 1994.

Traslado del Centro a Salónica

1.3. En el Consejo Europeo de 29 de octubre de 1993, se decidió cambiar la sede del Cedefop de Berlín a Salónica, en Grecia [Decisión 93/C 323/01 del Consejo, de 29 de octubre de 1993 (DO n° C 323/1 de 30 de noviembre de 1993)].

1.4. El traslado a Salónica está previsto para septiembre de 1995. La sede permanente del Cedefop todavía no se ha construido, pero el Gobierno griego ha puesto un edificio a su disposición con carácter temporal hasta 1997-98, por un alquiler mensual de 22 000 ecus. El coste inicial del traslado a Salónica se evalúa en unos 4 000 000 de ecus. La mitad de dicho importe se incluye en el presupuesto de 1995.

1.5. En el momento del control (mayo de 1995) y según la información recabada por el Tribunal, 28 agentes estaban dispuestos a trasladarse al Centro de Salónica, 16 agentes todavía no habían tomado una decisión y 18 ya habían decidido que no querían irse de Berlín. Como 14 agentes ya han abandonado el Cedefop, será necesario contratar un número importante de agentes nuevos durante 1995-96, lo que probablemente tendrá importantes repercusiones en las actividades del Cedefop de dicho período.

2. OBSERVACIONES GENERALES Y OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Información financiera

2.1. Los créditos disponibles en el ejercicio 1994 ascendieron a 11,10 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por valor de 8,08 millones de ecus y a prórrogas al ejercicio 1995 por valor de 2,45 millones de ecus, habiéndose anulado el saldo de 0,57 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio precedente dieron lugar a pagos por valor de 2,65 millones de ecus y a anulaciones por valor de 0,37 millones de ecus. El Anexo del presente informe presenta un análisis de la utilización de los créditos a cargo del ejercicio financiero en cuestión así como de los créditos prorrogados de 1993.

Separación de funciones

2.2. A comienzos de 1994 un contable adjunto y un administrador de anticipos adjunto fueron contratados a tiempo parcial. Así se siguieron las observaciones formuladas por el Tribunal en Informes anteriores (2).

Administración de anticipos

2.3. Los pagos efectuados mediante el procedimiento de administración de anticipos, es decir, sin visado previo del interventor, representaron el 57,8 % de los créditos definitivos de 1994, suponiendo un ligero aumento del porcentaje en relación al 55,1 % registrado en 1993. Casi la mitad de los pagos efectuados mediante la administración de anticipos tuvieron lugar en el último cuatrimestre del año, efectuándose el 16 % del total en diciembre.

Transferencias de créditos

2.4. El importe total de las transferencias de créditos entre las diferentes líneas presupuestarias (títulos, capítulos, artículos y partidas) efectuadas en 1994 ascendió a 1 211 000 ecus, el 10,9 % del presupuesto inicial, frente al 8,4 % en 1993 y el 6,7 % en 1992. En el interior del título 1 (Personal), se transfirió un 4,9 % de los créditos (542 000 ecus); en el interior de los títulos 2 y 3 la proporción de los créditos transferidos supuso 194 000 ecus (un 1,8 %) y 475 000 ecus (un 4,3 %) respectivamente. Una tercera parte del total de las transferencias (399 000 ecus) se efectuó durante los dos últimos meses de 1994 frente a un 83 % en 1993. El volumen de las transferencias indica que el programa de trabajo no se aplicó como estaba previsto.

2.5. En el Reglamento del Consejo (3) no están previstas las transferencias entre títulos. Sin embargo, el Consejo de Administración propuso a la Comisión que aprobase diez transferencias entre títulos, por un total de 282 000 ecus.

Prórrogas y anulaciones de créditos

2.6. La práctica consistente en efectuar prórrogas importantes de créditos, ya observada en años anteriores, ha continuado en 1994. El porcentaje de utilización durante el año de los créditos definitivos de 1994 alcanzó casi el 73 %, frente al 69 % en 1993. El porcentaje de los compromisos contraídos y prorrogados a 1995 fue del 23 % (frente al 25 % en 1993); el de las anulaciones de créditos fue del 5 %, frente al 6 % en 1993. El cuadro 1 muestra las prórrogas del presupuesto inicial de 1994 desglosadas por títulos y su posterior utilización.

>SITIO PARA UN CUADRO>

2.7. Las prórrogas del presupuesto 1994 a 1995 relativas a los gastos de funcionamiento administrativo representaban el 36 %, frente al 19 % del año anterior. Aunque este incremento se deba en parte a la prórroga de gastos por el inminente traslado del Centro a Salónica, plantea cuestiones sobre el realismo de la planificación de los gastos.

2.8. Las prórrogas de créditos correspondientes a los gastos de operaciones representaron el 40 % de los créditos iniciales, frente al 47 % en 1993. La anulación del 3 % de los créditos relativos a gastos de operaciones, significa que el Centro utilizó solamente el 57 % de su presupuesto operativo en 1994. A finales del primer trimestre de 1995, solamente se había utilizado el 44 % de las prórrogas del título 3 de 1994.

3. OBSERVACIONES RELATIVAS A LA CUENTA DE GESTIÓN Y AL BALANCE

Ingresos

3.1. La subvención pendiente correspondiente al ejercicio 1994 y con cargo al presupuesto general de las Comunidades Europeas fue abonada por la Comisión en tres tramos: 2 500 000 ecus el 23 de marzo de 1994, 2 600 000 ecus el 5 de mayo de 1994 y 5 900 000 ecus el 9 de septiembre de 1994. El Tribunal reitera la observación realizada en sus Informes anteriores (4), de que esta forma de abonar la subvención no es conforme con el artículo 26 de las normas financieras aplicables al Centro, que dispone el abono dentro de la primera quincena de cada trimestre y en función de las necesidades reales.

Gastos

3.2. Se ha observado un aumento significativo de los compromisos en varias líneas presupuestarias (véase el cuadro 2):

>SITIO PARA UN CUADRO>

3.3. Se ha observado una disminución significativa de los compromisos en el presupuesto operativo (título 3), en particular en las cinco líneas presupuestarias que figuran en el cuadro 3:

>SITIO PARA UN CUADRO>

3.4. No todos estos aumentos y disminuciones de compromisos se explican por el nivel de actividad inferior durante 1994 debido al inminente traslado a Salónica.

3.5. Un agente se benefició de una indemnización de instalación equivalente a dos meses de sueldo, en virtud del artículo 20 del Estatuto, sin que se encontrase ninguna prueba de su traslado de Salónica.

3.6. De conformidad con el artículo 46 del Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, se podrá contratar por concierto directo cuando el importe del contrato no sobrepase el límite de 10 000 ecus. En varias ocasiones, se celebraron contratos por un importe superior a dicho límite sin someterse al procedimiento de licitación descrito en el artículo 45 del Reglamento citado.

Balance

3.7. El activo fijo registrado en el balance por un importe de 1,3 millones de ecus representa el valor del material y del mobiliario al precio de compra. Si estos bienes se venden debido al traslado a Salónica, el valor de la realización no corresponderá probablemente al que figura en el balance.

3.8. Los ingresos pendientes de recuperación del ejercicio anterior inscritos en el balance incluyen una deuda no saldada de una factura de 1991. A menos que el Cedefop tenga buenas razones para creer que este importe se recuperará, debería pasarse a pérdidas y ganancias. Los responsables de la gestion del Cedefop deben analizar si es necesario supervisar los procedimientos de revisión de los importes devengados y de seguimiento de las deudas pendientes.

3.9. Al final del ejercicio, los saldos de tesorería mantenidos por el Centro ascendían a 3,3 millones de ecus y el Centro había recibido su último abono de 5,9 millones de ecus de la Comisión el 9 de septiembre. Por lo tanto, el Centro asume la responsabilidad de gestionar saldos importantes de tesorería, tarea para la que apenas posee las competencias necesarias. El Centro debería evitar que se reprodujera esta situación y efectuar sus retiradas trimestrales de la Comisión tomando más en consideración sus necesidades reales de tesorería.

4. CONCLUSIÓN

4.1. La administración de anticipos se utiliza cada vez con mayor frecuencia.

4.2. El Reglamento del Consejo no prevé la transferencia entre títulos. No obstante, la Comisión aprobó algunas tras proponerlas el Consejo de Administración.

4.3. El Tribunal reitera la observación efectuada en informes anteriores, de que la forma de abono de la Comisión al Centro no cumple con las normas financieras aplicables. Como resultado, el Centro mantiene con frecuencia importantes saldos de tesorería. Esta situación podría evitarse mediante retiradas trimestrales de la Comisión que reflejasen mejor sus necesidades reales de tesorería.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 30 de noviembre de 1995.

Por el Tribunal de Cuentas

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo, de 10 de febrero de 1975 (DO n° L 39 de 13. 2. 1975, p. 1).

(2) Informes Anuales del Tribunal relativos a los ejercicios 1991, 1992 y 1993.

(3) Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93 de 30 de junio de 1993.

(4) Informes Anuales del Tribunal relativos a los ejercicios 1990, 1991 y 1992.

ANEXO

>SITIO PARA UN CUADRO>

RESPUESTA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO

En 1995 el Tribunal limitó su trabajo al objetivo de control económico de las cuentas en 1994. El Consejo procederá por tanto a una respuesta breve en los siguientes términos.

1.3. A la información que el apartado contiene puede añadirse la decisión formal del Consejo de Ministros del 15 de mayo de 1994 por la que se establece que la sede del Centro será Salónica a partir del 1 de septiembre de 1995. El Consejo de Ministros, alentado por el Parlamento Europeo y el Comité Económico y Social, solicitó la instauración de medidas convenientes de acompañamiento social.

A propuesta de la Comisión, el Consejo de Ministros decidió ofrecer al personal permanente del Cedefop la oportunidad de funcionarizarse [Reglamento n° (CE) 251/95]. El Consejo de Administración del Centro aceptó el Acuerdo Marco y sus medidas sociales convenidas entre el Director y el personal, decidiendo el 27 de enero de 1995 que el Cedefop se hallaría de facto en Salónica a partir del 1 de septiembre de 1995.

1.5. En el momento de producirse el traslado, treinta y cinco personas contratadas por el Centro acompañaron a éste a Salónica, junto con dos traductores del Comité Económico y Social, que habían efectuado un «intercambio práctico» con los traductores del Centro, y tres agentes fueron destinados a la oficina del Cedefop en Bruselas para optimizar la cooperación con la Comisión Europea y otras instituciones interlocutoras del Centro en esa ciudad.

Cinco agentes fueron destinados a Bruselas como nuevo «lieu d'affectation» y cuatro a Luxemburgo, a fin de darles la ocasión de integrarse en los servicios de la Comisión (intentando aplicar la movilidad), y todos ellos continúan efectuando labores correspondientes al Programa de Trabajo del Centro. Otros dos agentes se trasladaron a París y Turín, respectivamente. Diecisiete personas permanecieron en Berlín por motivos de orden personal y/o social, de conformidad con las medidas previstas en el Acuerdo Marco. La Comisión ha preparado un proyecto de jubilación anticipada que podría aplicarse a un total de diecisiete personas. La aplicación de estas medidas sociales será muy útil para resolver definitivamente determinados casos de particular dificultad.

2.1. El Consejo de Administración ha invitado al Director a tomar las medidas necesarias para impedir que esta situación se repita en los próximos años.

2.3. A petición del Control Financiero, se hizo un mayor uso de la administración de anticipos con el fin de mejorar la relación costes/beneficios. El sistema anterior conllevaba altos costes postales y provocaba retrasos, haciendo además necesaria la intervención del Control Financiero con mayor frecuencia.

La aplicación de la administración de anticipos para todos los gastos que puedan implicar compromisos provisionales ha reducido los costes de gestión y ha abreviado los plazos.

2.4. El Consejo de Administración admite que el volumen de transferencias de créditos resultó excesivo. Los principales motivos de las transferencias fueron los planes de traslado a Salónica y la entrada en funciones de un nuevo Director y un nuevo Subdirector. También las importantes inversiones decididas en nuevas tecnologías contribuyeron en buena medida a ello.

2.7. Es intención del Consejo de Administración planificar los gastos de manera más realista y llevar a cabo el Programa de Trabajo con mayor conformidad al presupuesto. En 1996 se efectuará un control de la ejecución paralela del presupuesto y el Programa de Trabajo, unido a un sistema avanzado de información sobre la gestión. El Consejo de Administración coincide con la opinión del Tribunal y ha tomado las medidas adecuadas para garantizar un flujo estable de la información sobre todos los asuntos con repercusiones presupuestarias.

3.1. La Comisión reconoce que no pudo cumplir en 1994 la norma relativa a la transferencia de la subvención por plazos trimestrales durante las dos primeras semanas del trimestre, si bien ha tomado las medidas necesarias para cumplir en el futuro con dicha norma. Excepto para la transferencia del primer importe (pago registrado por la Comisión el 30 de enero), para el cual resulta necesario asegurar el compromiso de la subvención, en 1995 la Comisión ha ordenado los pagos al Cedefop de forma que los fondos llegaron al Centro durante la primera quincena del trimestre (registro del pago del segundo trimestre el día 10 de abril, del tercer trimestre el 21 de junio y del cuarto trimestre el 27 de septiembre).

3.5. Aun cuando el Centro ha efectuado estos pagos de conformidad con su reglamento de personal, procederá a investigar la cuestión.

3.7. Esta cuestión se tomará en cuenta con relación al traslado a Salónica.

3.8. El Consejo de Administración coincide con el Tribunal.

3.9. El Consejo de Administración ha invitado al Director a tomar en el marco de sus facultades las medidas necesarias para evitar esta situación en los próximos años.