ES Diario Oficial de la Unión Europea L 342/57

DECISIÓN (UE) 2015/2463 DE LA COMISIÓN

de 18 de diciembre de 2015

relativa al reglamento interno del panel a que se refiere el artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1),

Visto el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 de la Comisión, de 29 de octubre de 2012, sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (2), y, en particular, su artículo 144,

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 establece un panel que ha de evaluar de forma centralizada las situaciones contempladas en su artículo 106, apartado 1, y adoptar las recomendaciones pertinentes (en lo sucesivo, «el panel»).

(2) El artículo 108, apartado 7, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 establece la composición del panel y dispone que este estará asistido por una secretaría permanente proporcionada por la Comisión.

(3) El artículo 144 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 regula la organización y la composición del panel, el procedimiento para designar a su presidente y la manera de gestionar los conflictos de intereses. El artículo 144, apartado 5, prevé que la Comisión establecerá el reglamento interno del panel.

(4) Procede especificar el procedimiento relativo a la designación y la destitución del presidente, y establecer disposiciones sobre su suplencia cuando no esté presente o no pueda atender a sus obligaciones.

(5) Es preciso establecer normas detalladas sobre la composición del panel en cada caso concreto, en particular sobre la designación de los dos miembros permanentes, de sus suplentes y del miembro adicional en representación del ordenador.

(6) En interés de la buena administración del panel, es conveniente precisar las funciones de apoyo que debe realizar la secretaría en el marco de sus trabajos.

(7) Debe precisarse mejor el procedimiento para presentar un caso ante el panel, en particular por lo que se refiere al contenido mínimo de la petición del ordenador.

(8) En interés de los operadores económicos, es necesario precisar las disposiciones prácticas para garantizar que se respeta su derecho a ser oídos.

(9) Procede especificar las disposiciones prácticas de una estrecha cooperación entre el panel y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), a la luz de los acuerdos administrativos de cooperación e intercambio oportuno de información entre la Comisión y la OLAF.

(10) Conviene precisar las normas relativas a la adopción de las recomendaciones del panel.

(11) El tratamiento de los datos personales por el panel y su secretaría se llevará a cabo de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (3).

(12) Debe aplicarse el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4) a las recomendaciones adoptadas por el panel.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1

Objeto

La presente Decisión establece el reglamento interno del panel a que se refiere el artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el panel»).

Artículo 2

Designación y destitución del presidente

1. El presidente del panel será designado por la Comisión de conformidad con el artículo 144 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.

2. Si el presidente dejare de reunir las condiciones necesarias para el ejercicio de sus funciones, podrá ser destituido por la Comisión.

Artículo 3

Suplencia del presidente

1. El presidente tendrá un suplente, que lo sustituirá cuando aquel no esté presente o no pueda atender a sus obligaciones. El suplente del presidente será designado por la Comisión de conformidad con lo dispuesto en el artículo 144 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.

2. Cuando no estén presentes ni el presidente ni su suplente, o no puedan atender a sus obligaciones, actuará como suplente el miembro permanente de mayor antigüedad (5), designado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4. En tal caso, el miembro permanente que actúe como suplente del presidente será sustituido por su suplente designado de conformidad con lo dispuesto en dicho artículo 4.

Artículo 4

Designación de los miembros del panel y sus suplentes

1. El director del Servicio Financiero Central de la Dirección General de Presupuestos será uno de los dos miembros permanentes del panel a que se refiere el artículo 144, apartado 2, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012. El director general de Presupuestos designará a un funcionario de grado AD 11 o superior como su suplente.

El director general de Presupuestos designará al segundo miembro permanente y a su suplente ad personam entre los funcionarios que tengan como mínimo el grado AD 14 y AD 11, respectivamente.

2. El miembro adicional en representación del ordenador solicitante, tal como se menciona en el artículo 144, apartado 2, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, será designado de conformidad con el reglamento interno y las normas administrativas internas de la institución, agencia, oficina u organismo en cuestión, con arreglo al artículo 65, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

Artículo 5

Designación de observadores y cooperación con la OLAF

1. Los observadores no participarán en la adopción de las recomendaciones del panel contemplada en el artículo 13.

2. Tendrán condición de observadores los representantes de las siguientes entidades:

a) el Servicio Jurídico de la Comisión;

b) la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), si la petición del ordenador se basa, entre otras cosas, en la información transmitida por la OLAF;

c) los ordenadores (excepto el ordenador solicitante) de la Comisión, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, de otra institución o de cualquier otra oficina, organismo o agencia europeos que estén interesados en el asunto presentado al panel, así como

d) cualquier otra entidad invitada por el presidente.

3. Un representante del Servicio Jurídico asistirá a todas las reuniones del panel. El Servicio Jurídico será informado de todos los procedimientos escritos contemplados en el artículo 10, y podrá presentar observaciones orales o por escrito. Deberá hacerlo si el presidente así lo solicita.

4. Cuando, con arreglo al apartado 2, letra b), la OLAF tenga estatuto de observador, cooperará estrechamente con el panel, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), respetando plenamente los derechos fundamentales y de procedimiento, y la protección de los denunciantes de irregularidades. En este tipo de casos, sus representantes podrán asistir a todas las reuniones del panel y participar en todos los procedimientos orales y escritos a que se refieren los artículos 9 y 10 mediante observaciones orales o por escrito y deberán hacerlo cuando sean invitados por el presidente.

En otros casos, podrá invitarse a la OLAF a facilitar la información o el asesoramiento pertinentes, cuando el presidente lo considere apropiado para la protección de los intereses financieros de la Unión.

5. Los ordenadores con estatuto de observadores con arreglo al apartado 2, letra c), deberán asistir a todas las reuniones del panel. Serán informados de todos los procedimientos escritos a que se refiere el artículo 10 y podrán presentar observaciones orales y por escrito.

6. Podrán asistir a las reuniones del panel otros observadores cuando sean invitados por el presidente, y podrán presentar observaciones orales y por escrito previa invitación del presidente.

Artículo 6

Prevención y gestión de los conflictos de intereses

1. Todo miembro u observador cuya participación en las deliberaciones del panel plantee un conflicto de intereses con respecto a un punto concreto del orden del día deberá informar de ello a la presidencia y a la secretaría sin demora y, en cualquier caso, antes del comienzo de las deliberaciones.

2. En caso de que se constate un conflicto de intereses, el miembro o el observador deberán renunciar a su participación y abstenerse de debatir el punto del orden del día y de participar en las deliberaciones, el consenso o la votación, según proceda.

3. Los miembros y los observadores deberán firmar una declaración de ausencia de conflicto de intereses antes del comienzo de las deliberaciones del panel sobre un caso concreto.

4. En caso de que el presidente se halle en una situación de conflicto de intereses con respecto a un punto concreto del orden del día, deberá informar de ello a la secretaría y renunciar a su participación. En tales casos, el presidente será sustituido por su suplente.

5. Los apartados 1, 2 y 3 se aplicarán mutatis mutandis al suplente del presidente, a los suplentes y a los miembros de la secretaría del panel.

Artículo 7

Secretaría permanente

1. La Dirección General de Presupuestos se encargará de la secretaría del panel, que estará adscrita administrativamente a aquella.

2. Las labores de secretaría se llevarán a cabo según lo establecido en el artículo 144 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012. En particular, la secretaría:

a) comprobará que las peticiones de remisión de un asunto al panel estén completas antes de transmitirlas al presidente y a los miembros;

b) identificará a cualesquiera otros ordenadores afectados por el asunto que podrían ser propuestos como posibles observadores;

c) identificará los casos en que la OLAF debería ser invitada a facilitar la información o el asesoramiento pertinentes tal como se prevé en el artículo 5, apartado 4, párrafo segundo;

d) elaborará el orden del día de las reuniones del panel bajo la responsabilidad del presidente, y lo enviará a los miembros y a los observadores;

e) asistirá a las deliberaciones del panel y elaborará las actas de cada reunión;

f) enviará las notificaciones a los operadores económicos y a otros ordenadores afectados de conformidad con el artículo 108, apartado 8, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;

g) comunicará al ordenador solicitante la recomendación adoptada por el panel;

h) gestionará las solicitudes de acceso a los documentos del panel, en especial sus recomendaciones, de conformidad con el Reglamento (CE) no 1049/2001.

Artículo 8

Remisión de asuntos al panel

1. El panel se reunirá a petición de cualquier ordenador de la Comisión, de otra institución, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, o de otra oficina, organismo o agencia europeos.

2. La petición se enviará a la secretaría por correo electrónico cifrado a la dirección Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, de conformidad con las normas vigentes en la Comisión en materia de cifrado.

3. Cuando el ordenador tenga conocimiento de la información a que se refieren el artículo 106, apartado 2, y el artículo 108, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, deberá someter el asunto al panel en un plazo máximo de dos meses después de que esta información haya sido puesta en su conocimiento, salvo en casos debidamente justificados.

4. La petición del ordenador por la que se remite un asunto al panel deberá incluir la información requerida en el artículo 108, apartado 8, letra a), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012. El ordenador también podrá transmitir toda la información pertinente, en particular los informes de la OLAF en los que esta transmite la información de conformidad con el artículo 7, apartado 6, y el artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.

5. Solo una petición acompañada de la información mencionada en el apartado 4 dará lugar al inicio del plazo previsto en el artículo 108, apartado 8, letra f), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

6. La extensión de la petición no será superior a diez páginas, excluidos los anexos, excepto en casos especialmente complejos desde un punto de vista jurídico o fáctico.

Artículo 9

Convocatoria de una reunión

El presidente del panel convocará una reunión del panel con el fin de:

a) establecer la calificación jurídica preliminar, tal como se contempla en el artículo 108, apartado 8, letra b), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;

b) adoptar una recomendación con arreglo al artículo 108, apartado 9, de dicho Reglamento.

Artículo 10

Procedimiento escrito

1. Por iniciativa del presidente o a petición de un miembro del panel, se podrá establecer la calificación jurídica preliminar y adoptar la recomendación mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro del panel y/o su presidente podrán oponerse a la utilización del procedimiento escrito. En tales casos, el presidente convocará una reunión del panel en un plazo razonable.

2. El presidente fijará el plazo para el procedimiento escrito en función de la urgencia de la cuestión de que se trate, teniendo debidamente en cuenta los plazos a que se refiere el artículo 12.

Artículo 11

Derecho a presentar observaciones por escrito

1. El panel deberá garantizar el derecho del operador económico interesado a presentar observaciones de conformidad con el artículo 108, apartado 8, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

2. Para divulgar la información procedente de las investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, o relacionada con aquellas, será necesario el acuerdo de la OLAF, que se facilitará en el marco del procedimiento oral y escrito a que se refiere el artículo 5, apartado 4.

3. Si la petición del ordenador se basa en la información transmitida por la OLAF, y a fin de garantizar que no se vea afectada la confidencialidad de las investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF y de las investigaciones o procedimientos judiciales nacionales, cuando la OLAF tenga conocimiento de estos, el panel consultará a la Oficina antes de emitir la notificación al operador económico a que se hace referencia en el artículo 108, apartado 8, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

4. El operador económico deberá presentar sus observaciones a la secretaría por escrito y en formato electrónico por correo electrónico a Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu en forma de simple fichero informático producido con un programa de tratamiento de texto.

5. La extensión de la las observaciones escritas no será superior a diez páginas, excluidos los anexos, excepto en casos especialmente complejos desde un punto de vista jurídico o fáctico.

Artículo 12

Plazos aplicables

1. Los plazos aplicables para que el panel adopte su recomendación serán los establecidos en el artículo 108, apartado 8, letra f), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.

2. En particular, la necesidad de traducir las observaciones presentadas por el operador económico puede dar lugar a casos excepcionales y debidamente justificados en que pueda ampliarse el plazo para que el panel adopte su recomendación.

Artículo 13

Adopción de la recomendación

El panel procurará llegar a un consenso.

Si no se alcanzare el consenso, el asunto se someterá a votación en la que:

a) el presidente dispondrá de un voto;

b) los dos miembros permanentes dispondrán conjuntamente de un voto;

c) el miembro adicional en representación del ordenador solicitante dispondrá de un voto.

La posición del panel deberá ser aprobada por mayoría absoluta.

Artículo 14

Notificación de la recomendación

1. El panel notificará al ordenador solicitante su recomendación sin demora.

2. El panel notificará al mismo tiempo su recomendación a los observadores, en su caso, y a la OLAF cuando el asunto se base en la información transmitida por la OLAF.

Artículo 15

Confidencialidad de las deliberaciones

Las deliberaciones del panel serán y permanecerán secretas.

Artículo 16

Protección de los datos de carácter personal

El tratamiento de los datos personales por parte del panel y de su secretaría deberá atenerse a lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 45/2001.

Artículo 17

Disposiciones transitorias

En espera del nombramiento del presidente y de su suplente, el miembro permanente de mayor antigüedad desempeñará la función de presidente del panel.

Artículo 18

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Hecho en Bruselas, el 18 de diciembre de 2015. Por la Comisión El Presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) DO L 298 de 26.10.2012, p. 1.

(2) DO L 362 de 31.12.2012, p. 1.

(3) Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

(4) Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

(5) Se aplicarán las normas de la Comisión en materia de antigüedad.

(6) Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1).