DECISIÓN No 359/83/CECA DE LA COMISIÓN de 8 de febrero de 1983 relativa a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero y, en particular, el párrafo primero del artículo 95,

Visto el dictamen del Comité consultivo,

Visto el dictamen del Parlamento Europeo (1),

Visto el dictamen conforme del Consejo, emitido por unanimidad,

Considerando que, en el cumplimiento de su misión, la Comunidad Europea del Carbón y del Acero ha reunido una vasta colección de archivos procedentes de sus instituciones; que estos archivos constituyen un bien de la Comunidad, dotada de personalidad jurídica;

Considerando que una parte de estos documentos y unidades archivísticas que emanan de la Comunidad se halla físicamente en los archivos de los Estados miembros; que éstos aplican normas diferentes sobre los plazos y condiciones de acceso del público a sus archivos;

Considerando que es una práctica corriente, tanto en los Estados miembros como en las organizaciones internacionales, abrir al público los archivos transcurrido un determinado número de años;

Considerando que la explotación y el análisis crítico de los archivos de la Comunidad no sólo serían de utilidad para la investigación histórica en general, sino que podrían, al mismo tiempo, orientar y facilitar las actividades de los interesados y contribuir así a una mejor consecución de los objetivos de la Comunidad; que, para conseguir los objetivos de la Comunidad, es, por consiguiente, necesario que se establezcan normas comunes relativas a la apertura de los archivos históricos de la Comunidad al público;

Considerando que conviene evitar que los documentos y unidades archivísticas clasificados de las instituciones comunitarias sean accesibles al público por medio de los archivos nacionales en condiciones menos estrictas que las previstas en la presente Decisión;

Considerando que conviene limitarse a fijar determinados principios esenciales y dejar que cada institución adopte las normas que resulten necesarias para la aplicación de estos principios en el plano interno,

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1

1. Las instituciones de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero crearán archivos históricos y los abrirán al público, en las condiciones fijadas en la presente Decisión, una vez transcurrido un plazo de treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos y unidades archivísticas. Para la aplicación de la presente Decisión, el Comité consultivo y el Tribunal de Cuentas serán asimilados a las instituciones mencionadas en el artículo 7 del Tratado.

2. A efectos de aplicación de la presente Decisión:

a) por «archivos de la Comunidad» se entenderá el conjunto de documentos y unidades archivísticas de topo tipo, cualesquiera que fueren su forma y el medio utilizado, elaborados o recibidos por una de las instituciones, uno de sus representantes, o uno de sus agentes en el ejercicio de sus funciones, que se refieran a las actividades de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero;

b) por «archivos históricos» se entenderá la parte de los archivos de la Comunidad que haya sido seleccionada, en las condiciones previstas en el artículo 7 de la presente Decisión, para ser objeto de una conservación permanente.

3. Los documentos y unidades archivísticas de libre comunicación antes de transcurrir el plazo previsto en el apartado 1 seguirán siendo accesibles al público sin restricción alguna.

4. Transcurrido el plazo previsto en el apartado 1, se autorizará el acceso a los archivos históricos a toda persona que así lo solicite y que acepte someterse a las normas internas adoptadas al respecto por cada institución.

5. Los archivos históricos serán accesibles en forma de copias. Sin embargo, las instituciones podrán permitir el acceso a los originales de los documentos o de las unidades archivísticas si el usuario demuestra tener un interés particular, debidamente justificado.

Artículo 2

La presente Decisión no se aplicará a los expedientes de personal de la Comunidad ni a los documentos y unidades archivísticas que contengan información sobre la vida privada o profesional de una persona determinada.

Artículo 3

1. El público no tendrá acceso a los documentos y unidades archivísticas relativos a los asuntos sometidos a la jurisdicción del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas.

2. El público tampoco tendrá acceso a los documentos y unidades archivísticas que, según las normas y prácticas establecidas, a este respecto, dentro de cada institución, sean considerados como confidenciales o pertenecientes a una categoría más rigurosamente protegida, a menos que hayan perdido su carácter de clasificados de conformidad con el artículo 5.

Artículo 4

1. Los documentos y unidades archivísticas que, en el momento en que sean puestos en conocimiento de una institución, estén amparados por el secreto profesional o de empresa no serán accesibles al público transcurrido el plazo de treinta años, a menos que la institución que tenga conocimiento de tales documentos o unidades archivísticas haya informado antes a la persona o empresa de que se trate de su intención de hacerlos accesibles al público y con tal que dicha persona o empresa no haya formulado objeción alguna en un plazo estipulado en las modalidades de aplicación a que se refiere el artículo 9.

2. El apartado 1 se aplicará también a los documentos y unidades archivísticas redactados por una institución y que contengan información amparada por el secreto profesional o de empresa.

Artículo 5

1. A fin de garantizar el respeto del plazo de treinta años previsto en el apartado 1 del artículo 1, cada institución procederá, a su debido tiempo, a más tardar, durante el vigésimo quinto año siguiente a la fecha de su elaboración, al examen de los documentos y unidades archivísticas que sean considerados todavía como confidenciales o pertenecientes a una categoría más rigurosamente protegida, con miras a decidir acerca de su eventual calificación como no clasificados. Los documentos y unidades archivísticas que no hayan perdido su carácter de clasificados en el primer examen serán reexaminados periódicamente, por lo menos cada cinco años.

2. Por lo que respecta a los documentos y unidades archivísticas que emanen de un Estado miembro o de una institución, las instituciones respetarán la clasificación establecida por tal Estado o institución. Sin embargo, para asegurar el mayor acceso posible a los archivos de la Comunidad, las instituciones y los Estados miembros podrán acordar procedimientos para calificar estos documentos y unidades archivísticas como no clasificados con arreglo a unos criterios fijados de común acuerdo.

Artículo 6

1. Los Estados miembros se abstendrán de hacer accesibles al público, en condiciones menos estrictas que las previstas en los artículos 1 a 5, los documentos y unidades archivísticas que emanen de las instituciones y se hallen físicamente en sus archivos públicos, y que hayan sido sometidos a una clasificación y no hayan perdido el carácter de clasificados.

2. El apartado 1 se aplicará también a los documentos y unidades archivísticas de los Estados miembros que reproduzcan total o parcialmente el contenido de los documentos contemplados en este apartado.

Artículo 7

A más tardar quince años después de su elaboración, cada institución transmitirá a los archivos históricos los documentos y unidades archivísticas contenidos en sus archivos corrientes. Con arreglo a los criterios que establezca cada institución de conformidad con el artículo 9, estos documentos y unidades archivísticas serán luego objeto de una selección para separar los documentos y unidades archivísticas que deben conservarse de aquellos desprovistos de interés administrativo o histórico.

Artículo 8

1. Cada institución podrá depositar sus archivos históricos en el lugar que considere más apropiado.

2. Cada institución pondrá a disposición de los Estados miembros y de las demás instituciones que lo soliciten, siempre que no se trate del Estado miembro donde se halle aquélla o de instituciones que se hallen en el mismo Estado miembro, un juego completo de copias en microforma de sus archivos históricos, en la medida en que éstos sean accesibles al público en virtud de la presente Decisión.

Artículo 9

Cada institución estará facultada para establecer en el plano interno las modalidades de aplicación de la presente Decisión.

La presente Decisión será obligatoria en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Estrasburgo, el 8 de febrero de 1983.

Por la Comisión

El Presidente

Gaston THORN

(1) DO no C 327 de 14. 12. 1981, p. 45.