Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (Viena), correspondientes al período que va del 1 de mayo al 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas del Observatorio

(1999/C 372/09)

ÍNDICE

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Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (en adelante "el Observatorio"), de conformidad con el apartado 11 del artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1035/97 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio correspondientes a su primer ejercicio presupuestario, que se inició el 1 de mayo y finalizó el 31 de diciembre de 1998. Según el apartado 8 del artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1035/97, se ejecutó el presupuesto bajo la responsabilidad del Director, que también incluyó la elaboración y presentación de los estados financieros(2) de acuerdo con las disposiciones financieras internas, tal como está previsto en el apartado 12 del artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1035/97. El artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea establece la obligación del Tribunal de Cuentas de examinar dichas cuentas.

3. El Tribunal ha realizado su fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que son una adaptación a las características específicas del contexto comunitario de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas. Así pues, el Tribunal llevó a cabo todos los controles de los registros contables y demás procedimientos de fiscalización que consideró convenientes. Mediante la fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. Este examen ha permitido al Tribunal obtener pruebas razonables de que las cuentas del ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1998 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones relativas a la ejecución del presupuesto del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (Viena) correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1998

Contabilidad presupuestaria y general

5. El Observatorio no ha establecido todavía ningún sistema contable adecuado a las disposiciones vigentes. Debe establecerse un sistema de tal tipo sin más dilación, de forma que el Observatorio pueda implantar un sistema contable preciso que abarque tanto la contabilidad general como la presupuestaria.

Prórrogas

6. La documentación que justifica las cantidades prorrogadas es insuficiente al referirse la mayoría de las prórrogas a compromisos provisionales.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

7. En 1998, el Observatorio desarrolló su labor en locales provisionales. En la actualidad se han hallado locales permanentes. Para poder tomar decisiones de inversión correctas respecto a las instalaciones permanentes, es necesario establecer una CCCC en el Observatorio.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 13 y 14 de octubre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 151 de 10.6.1997, p. 1.

(2) Como establece el apartado 10 del artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 1035/97, las cuentas de los ingresos y de los gastos del Observatorio del ejercicio 1998 fueron elaboradas el 18 de marzo de 1999, y fueron presentadas al Consejo de administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 19 de marzo de 1999. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998

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Cuadro 2

Cuenta de gestión del ejercicio 1998

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Respuestas del Observatorio

Partida 5: Contabilidad presupuestaria y general

Hasta el 1 de julio de 1999, el número de agentes estatutarios se limitó a cuatro (dos A, un B y un C), incluido el Director, debido al tiempo que ha durado el procedimiento de selección del personal del Observatorio. En marzo de 1999, el Consejo de administración nombró a un contable (el agente del grado B), para un período transitorio, hasta que se cubra el correspondiente puesto vacante. El procedimiento de selección ya se encuentra en su etapa final y la entrada en funciones del contable está prevista para las próximas semanas.

Por otra parte, en el mes de junio el Consejo de administración decidió iniciar el examen técnico destinado a introducir en el Observatorio el sistema común SI2 para el sistema financiero y contable. Hasta la realización de dicho examen, el Observatorio utilizará un programa informático adecuado a su sistema contable.

Partida 6: Prórrogas

Desde mediados de julio hasta finales de septiembre de 1998, el Director era el único agente estatutario del Observatorio. La transferencia del conjunto de las cuentas financieras, anteriormente bajo la responsabilidad de la Comisión Europea, tardó varias semanas, por lo que durante este período el Observatorio se vio obligado a cubrir la fase inicial con compromisos provisionales. La regularización se llevó a cabo a principios de 1999.

Partida 7: Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

En lo que se refiere al limitado número de agentes del Observatorio y a la necesidad de delimitar las responsabilidades, no pudo crearse una CCCC hasta el mes de julio de 1999. El Consejo de administración deberá tomar una decisión, en su reunión de septiembre de 1999, sobre la constitución oficial de esta CCCC. Durante el período transitorio, el Observatorio se vio obligado a crear una CCCC ad hoc con objeto de preparar las decisiones que deberán tomarse en relación con los locales permanentes.