Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (AESST - Bilbao) correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Agencia

(2000/C 373/01)

ÍNDICE

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OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (AESST - BILBAO) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. El importe total de los créditos definitivos concedidos para 1999 ascendió a 7,6 millones de EUR de los que 6,7 millones de EUR correspondían al presupuesto inicial. De dicho importe,

- 0,9 millones de EUR (12 %) no se utilizaron,

- 0,9 millones de EUR (12 %) fueron objeto de una prórroga no automática,

- 2,1 millones de EUR (28 %) fueron objeto de una prórroga automática.

En total, en 1999 la Agencia sólo utilizó la mitad de los créditos definitivos que se le habían asignado para el ejercicio.

6. La prórroga no automática de 0,9 millones de EUR se debe esencialmente a la concesión tardía, en noviembre de 1999, del presupuesto rectificativo y suplementario. Dada la importancia de los créditos de 1999 que han quedado sin utilizar, puede cuestionarse si está justificada la decisión de aumentar los recursos concedidos a la Agencia, o al menos su carácter tardío.

7. Las prórrogas automáticas ascendieron a 2,1 millones de EUR, proporcionalmente una situación casi idéntica al ejercicio anterior, de los que 1,9 millones de EUR, el 90 %, correspondían a créditos operativos (Título III). Cerca de dos tercios (63 %) de las prórrogas de créditos operativos correspondían a los centros temáticos, a estudios y a proyectos telemáticos.

8. El importe de los compromisos prorrogados automáticamente del ejercicio 1998 al ejercicio 1999 era de 1,9 millones de EUR, de los que 0,4 millones de EUR (el 21 %) fueron anulados al final de 1999. Con respecto a los créditos operativos del presupuesto (Título III), de un total de 1,7 millones de EUR de créditos prorrogados, 0,3 millones de EUR (el 18 %) fueron anulados, debido principalmente a unas malas previsiones de costes y al incumplimiento de las tareas previstas.

9. La amplitud y la persistencia de la infrautilización de los créditos muestran debilidades en el seguimiento por parte de la Agencia de su programa anual. La Agencia debería mejorar su sistema de seguimiento para reducir al mínimo las prórrogas de créditos y así respetar mejor el principio de anualidad.

Sistemas contables

10. La contabilidad presupuestaria se ha seguido llevando en 1999 a través de una hoja de cálculo (EXCEL), mientras que la contabilidad general todavía se elabora con un programa contable comercial. El sistema Sincom 2 (SI 2) no se instauró hasta enero de 2000.

11. De conformidad con el Reglamento financiero y sus normas de desarrollo, las conciliaciones bancarias y presupuestarias deben efectuarse mensualmente. Estas normas todavía no se aplican, pese a que la Agencia se comprometió el año pasado(3) a corregir la situación.

Imputación del IVA

12. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha(4), el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita a la Agencia a transponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 27 de septiembre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, el 20.3.2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 7.4.2000. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

(3) Véase el Informe anual 1998 (apartado 6, p. 4).

(4) Véase el apartado 2 bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

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Respuestas de la agencia

Habida cuenta de las observaciones del Tribunal, la Agencia presenta comentarios en relación a los siguientes apartados:

Contabilidad general y presupuestaria

6. La totalidad del importe de 900000 EUROS, que ha sido prorrogada, está destinada a financiar las actividades de la Semana Europea que la Agencia organizará a lo largo del 2000. Hasta el momento, la organización de este acontecimiento ha corrido a cargo de la propia Comisión Europea.

El Consejo de administración decidió, a principios de 1999, organizar este acontecimiento, a condición de disponer de un presupuesto adicional, ya que esto no estaba previsto en el Programa de Trabajo de la Agencia. El Parlamento Europeo aprobó este presupuesto adicional en junio de 1999 y el Consejo de administración adoptó a este efecto un presupuesto rectificativo en noviembre de 1999.

La prórroga no automática está plenamente justificada habida cuenta de que la Agencia ya había iniciado en 1999 el procedimiento de selección de proyectos financiados mediante una convocatoria de propuestas ("subvention exercise") publicada en el DOCE el 26 de octubre de 1999. Ya se han seleccionado los proyectos, que se ejecutarán a finales de este año.

Dada la falta de un acuerdo respecto a la prórroga no automática, la Agencia no pudo hacer frente a los gastos de la Semana Europea, ya que éstos no estaban cubiertos por los créditos presupuestarios de la Agencia para el ejercicio 2000.

Apartados 8, 9 y 10. La Agencia ha tomado nota de las correspondientes observaciones del Tribunal y presenta los siguientes comentarios:

a) Alrededor del 50 % está relacionado con las subvenciones a los respectivos contratos de los Centros de referencia y los Centros temáticos, ambos sujetos a una decisión del Consejo de administración tomada en su última reunión de noviembre de 1999. Habida cuenta de que los compromisos posteriores se aprueban en diciembre, las prórrogas -que se ajustan al artículo 6 del Reglamento financiero de la Agencia- son inevitables.

No obstante, la Agencia estudiará la posibilidad de adaptar el correspondiente proceso decisorio al principio de anualidad comprometiendo créditos durante el mismo ejercicio en el que se ejecutan y pagan las subvenciones y los contratos.

b) El resto está relacionado con los últimos pagos aún pendientes a 31 de diciembre, que se rigen habitualmente por el citado artículo.

c) Por último, en lo que se refiere a los créditos anulados, la Agencia coincide plenamente con la observación del Tribunal. No obstante, las anulaciones se refieren a créditos comprometidos para acciones que se cancelaron de común acuerdo con los contratistas.

11. La Agencia ha tomado nota de la correspondiente observación del Tribunal. La ejecución de los balances de comprobación mensuales se inició el 1 de enero de 2000.

12. La Agencia ha puesto en marcha los procedimientos de recaudación directa del IVA aplicable a los proveedores. Hasta la fecha, ya se ha recaudado un importe de 86144 euros.

Por otra parte, la Agencia seguirá la recomendación del Tribunal de Cuentas de modificar su Reglamento financiero con objeto de adaptarlo a las disposiciones en materia de IVA del Reglamento de 1999 por el que se modifica el Reglamento financiero de las Comunidades Europeas.