DECISIÓN N° 18/97 por la que se establecen normas internas relativas al tratamiento de las solicitudes de acceso a los documentos de que dispone el Tribunal (98/C 295/01)

EL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO,

Vista la declaración relativa al derecho de acceso a la información anexa al Acta final del Tratado sobre la Unión Europea, que subraya que la transparencia del proceso de decisión refuerza el carácter democrático de las instituciones, así como la confianza del público en la Administración,

Vistas las conclusiones de los Consejos Europeos de Birmingham y Edimburgo en favor de una Comunidad más próxima a sus ciudadanos,

Visto el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas y, principalmente, su artículo 88,

Estimando deseable dotarse de normas internas sobre el tratamiento de las solicitudes de acceso a los documentos de que dispone el Tribunal;

Teniendo en cuenta las disposiciones del Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (1);

Considerando que las presentes normas internas entran en el marco de la política de comunicación e información de las Comunidades Europeas;

Considerando que dichas normas deberán aplicarse en el pleno respeto de las disposiciones relativas a la confidencialidad de determinada información,

DECIDE:

Artículo 1 Principio general

En el contexto y los límites de las disposiciones fijadas en las presentes reglas internas y las normas que rigen la confidencialidad de los trabajos de fiscalización, el público tendrá acceso a los documentos del Tribunal de Cuentas, en cualquiera que sea su soporte.

Artículo 2 Tratamiento de las solicitudes en primera instancia

1. La solicitud de acceso a un documento deberá estar redactada y formulada con la suficiente precisión. Deberá contener, especialmente, los elementos que permitan identificar el o los documentos mencionados.

2. Toda solicitud recibida en el Tribunal de Cuentas se transmitirá al Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico, con copia al Presidente y al Secretario General. Previa consulta al Miembro del Tribunal interesado, el Director examinará la admisibilidad de la solicitud y decidirá el curso que se habrá de dar a la misma.

3. En su caso, el Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico invitará al solicitante a ser más preciso en su petición. Dicha invitación se efectuará en un plazo de un mes a partir de la fecha de recepción de la solicitud.

4. Se accederá a los documentos bien mediante una consulta en el propio Tribunal, bien mediante el envío de una copia, cuyos costes correrán a cargo del solicitante. La consulta tendrá lugar en la sede del Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, una vez acordada la fecha y la hora entre el solicitante y el Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico. Por la entrega de la copia en papel de un documento que no exceda de treinta páginas, el solicitante abonará un canon de 10 ecus, más 0,05 ecus por cada página adicional, añadiéndose los eventuales gastos de expedición. Los gastos correspondientes a otros medios de información se decidirán caso por caso y se comunicarán previamente al solicitante.

5. El Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico informará al solicitante por escrito, en un plazo de un mes a partir de la fecha de recepción de la solicitud, del curso que se ha dado a la misma. El Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico, en contacto con los solicitantes, encontrará una solución razonable para dar curso a las peticiones reiteradas o que se refieran a documentos voluminosos. Toda denegación de una solicitud deberá justificarse y se indicará al solicitante que dispone de un plazo de un mes para recurrir esta decisión. Una vez fijado este plazo sin que hubiere presentado recurso, se considerará que ha renunciado a su petición.

6. La persona a quien se facilite un documento no podrá reproducirlo ni difundirlo, salvo con autorización previa por escrito del Tribunal de Cuentas.

Artículo 3 Tratamiento de los recursos correspondientes a solicitudes denegadas en primera instancia

1. Todo recurso dirigido al Tribunal de Cuentas se transmitirá a su Presidente, con copia al Secretario General y al Director de Relaciones Exteriores y del Servicio Jurídico.

2. El Presidente del Tribunal de Cuentas, que consultará con el Grupo ADAR y el Miembro del Tribunal competente en la materia de que se trate, está facultado para tomar decisiones sobre los recursos.

3. La respuesta en la que se notifica la decisión adoptada a raíz de la interposición de un recurso deberá emitirse en un plazo de dos meses a partir de la formulación de éste. Deberá estar adecuadamente justificada e indicar las posibles vías de recurso: los recursos jurisdiccionales y la reclamación al Defensor del Pueblo, previstos respectivamente en los artículos 173 y 138 E del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Artículo 4 Casos específicos y excepciones

1. Cuando la solicitud se refiera a un documento que se halle en posesión del Tribunal de Cuentas, pero del cual éste no sea autor, el Tribunal de Cuentas acusará recibo de la solicitud e indicará la persona, institución u órgano al que ésta deberá dirigirse.

2. Cuando el documento solicitado haya sido publicado o vaya a publicarse en un plazo inferior a doce meses, se invitará al solicitante a dirigirse a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas en Luxemburgo.

3. El Tribunal de Cuentas podrá denegar el acceso a los documentos basándose en los criterios siguientes:

a) la protección del interés público (por ejemplo, seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, procedimientos jurisdiccionales, actividad de inspección y de investigación);

b) la protección del individuo y de la vida privada (en particular, todos los datos personales relativos a los funcionarios y agentes del Tribunal de Cuentas);

c) la protección del secreto en materia comercial o industrial;

d) la protección de los intereses financieros de las Comunidades;

e) la protección de la confidencialidad a petición de la persona física o jurídica que haya facilitado la información o de la confidencialidad exigida por la legislación del Estado miembro que haya facilitado la información.

4. De conformidad con la obligación de confidencialidad establecida en el apartado 1 del artículo 88 del Reglamento financiero, el Tribunal de Cuentas denegará el acceso a cualquier documento que contenga observaciones de fiscalización.

5. El Tribunal de Cuentas podrá asimismo denegar el acceso para garantizar la protección del carácter secreto de sus deliberaciones. En general, y salvo decisión contraria del Tribunal, denegará el acceso a cualquier documento relativo a sus métodos de trabajo.

Artículo 5 Entrada en vigor

La presente Decisión fue aprobada por el Tribunal de Cuentas en su 543a reunión el día 20 de febrero de 1997. Entrará en vigor el primer día del mes siguiente al de su aprobación, es decir, el 1 de marzo de 1997.

Hecho en Luxemburgo, el 7 de abril de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 43 de 15.2.1983, p. 1.