INFORME sobre los estados financieros y la gestión correspondientes al ejercicio 1996 del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop - Salónica) al que se adjuntan las respuestas del Centro (97/C 393/01)

ÍNDICE

Apartados Página

ESTADOS FINANCIEROS DEL CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL DEL EJERCICIO 1996 1 - 4 2

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN 5 - 29 2

Introducción 5 - 8 2

Antecedentes 5 - 6 2

Alcance de la fiscalización 7 2

Información financiera 8 2

Observaciones sobre la ejecución presupuestaria 9 - 13 2

Separación de funciones 9 2

Administración de anticipos 10 2

Transferencias de créditos 11 - 12 2

Prórrogas y anulaciones de créditos 13 3

Observaciones sobre la cuenta de gestión y el balance financiero 14 - 21 3

Ingresos 14 - 15 3

Gastos 16 - 17 3

Balance financiero 18 - 20 3

Fiscalización de los edificios del Centro y situación del personal 21 - 26 3

Edificios provisionales 21 3

Edificios permanentes 22 - 23 3

Personal 24 - 26 4

Conclusión 27 - 29 4

ANEXO - Cuadros 1 4 5

Respuestas del Centro 8

ESTADOS FINANCIEROS DEL CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL DEL EJERCICIO 1996

1. El presente informe va dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo, de conformidad con el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo (1), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1946/93 del Consejo (2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1996. De conformidad con el apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo (3), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo (4), la ejecución presupuestaria es competencia del consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros de conformidad con las disposiciones financieras establecidas en los artículos 65, 67 y 68 del Reglamento (CEE) n° 1948/93, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, se pide al Tribunal de Cuentas que examine estos estados financieros.

3. El Tribunal realizó su fiscalización siguiendo las normas de auditoría generalmente admitidas, en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario y, por lo tanto, efectuó controles de los documentos contables, así como otros procedimientos que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias.

4. En opinión del Tribunal, los estados financieros relativos al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1996 son fiables y las operaciones correspondientes son, en conjunto, legales y regulares.

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN

Introducción

Antecedentes

5. El Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop) se creó en virtud del Reglamento n° 337/75 como un organismo adscrito a la Comunidad Europea, con el fin de promover la formación profesional a nivel comunitario. El Cedefop comenzó a funcionar en Berlín en 1976 y se trasladó a Salónica en 1995.

6. El mismo reglamento define su función como la de ayudar «a la Comisión a fin de fomentar, a nivel comunitario, la promoción y el desarrollo de la formación profesional y de la formación continua», contribuir «a la elaboración de una política común de formación profesional» y fomentar especialmente «el intercambio de informaciones y de experiencias». Sus principales funciones en el ámbito de la formación profesional son «establecer una documentación, contribuir al desarrollo y a la coordinación de la investigación, garantizar la difusión de toda la documentación e información útiles, promover y apoyar las iniciativas que puedan facilitar un enfoque homogéneo (en particular sobre el problema de la homogeneización de los niveles de formación profesional y el reconocimiento recíproco de los certificados) y constituir un lugar de encuentro y reunión para todas las partes interesadas».

Alcance de la fiscalización

7. El Tribunal ha llevado a cabo una auditoría financiera de las cuentas de 1996 y ha examinado las decisiones del Centro con respecto a sus locales provisionales y permanentes, así como la situación del personal.

Información financiera

8. Los cuadros 1 y 2 resumen los estados financieros del Centro. Los créditos disponibles para el ejercicio 1996 ascendieron a 14,8 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a 11,4 millones de ecus de pagos y a 2,1 millones de ecus de prórrogas para el ejercicio 1997, anulándose el saldo de 1,3 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior dieron lugar a 4,2 millones de ecus de pagos y 0,6 millones de ecus de anulaciones. El cuadro 3 del presente Informe contiene un análisis de la utilización de los créditos de 1996, así como de los prorrogados de 1995.

Observaciones sobre la ejecución presupuestaria

Separación de funciones

9. El Centro ha establecido procedimientos idóneos para separar las funciones del Ordenador de pagos, del contable y del administrador de anticipos (8).

Administración de anticipos

10. Una elevada proporción (en 1996, 74 %, incluidos salarios) de los pagos sigue efectuándose antes de obtener la aprobación del interventor. El año pasado (5) el Tribunal recomendó que el recurso a la administración de anticipos se limitara a gastos en curso o de volumen reducido, donde el riesgo de irregularidades es relativamente escaso. El consejo de administración dictó una decisión donde se define el tipo de gastos que pueden pagarse mediante administración de anticipos, que entró en vigor el 1 de enero de 1997.

Transferencias de créditos

11. El importe de las transferencias de créditos entre distintas líneas presupuestarias en 1996 fue de 891 600 ecus (6 % del presupuesto inicial), frente a los 922 000 de ecus de 1995.

12. Previa consulta y aprobación de los distintos servicios de la Comisión (DG IX, DG XIX y DG XX), el Centro transfirió 30 000 ecus de la línea presupuestaria 1 1 7 6 «Otras prestaciones y trabajos de mecanografía encomendados a terceros» a una nueva línea presupuestaria 1 1 1 0 «Auxiliares», y 40 000 ecus de la línea presupuestaria 1 1 0 0 «Sueldos base» a una nueva línea presupuestaria 1 1 1 2 «Agentes locales». Estas nuevas líneas presupuestarias fueron creadas por el Centro. El Tribunal reconoce las razones alegadas para efectuar las transferencias, pero advierte que son contrarias a la letra b) del apartado 4 del artículo 21 del Reglamento (CEE) n° 1948/93, que establece: «Sólo se podrán dotar de créditos mediante transferencia las líneas presupuestarias para las que el estado de gastos autorice un crédito o lleve la mención pro memoria». Las mismas líneas presupuestarias también se hallan incluidas en el presupuesto de 1997 con la aprobación de la autoridad presupuestaria.

Prórrogas y anulaciones de créditos

13. El volumen de créditos prorrogados disminuyó en 1996. Casi el 77 % de los créditos definitivos para 1996 fueron pagados en ese ejercicio, frente al 61 % de 1995. El porcentaje de compromisos contraídos y prorrogados a 1997 fue del 14 % (28 % en 1995). El porcentaje de anulaciones fue del 9 %, frente al 10 % de 1995. El cuadro 4 presenta las prórrogas del presupuesto inicial de 1996 por títulos y su utilización posterior.

Observaciones sobre la cuenta de gestión y el balance financiero

Ingresos

14. La subvención comunitaria destinada al Centro para 1996 fue de 14 625 000 ecus. El importe efectivamente solicitado y recibido por el Centro fue de 14 410 000 ecus.

15. En 1996, por primera vez, Noruega e Islandia pagaron al Centro 96 135 ecus como contribución por su participación en el Programa de trabajo.

Gastos

16. El artículo 46 del Reglamento (CEE) n° 1416/76, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93, establece que los contratos pueden celebrarse por concierto directo cuando su importe no sea superior al límite de 12 000 ecus. En el caso de al menos 17 contratos de estudios y cinco adquisiciones de valores inmovilizados, los importes eran superiores al límite señalado sin que se hubiera seguido el procedimiento de licitación descrito en el artículo 45 del Reglamento. No obstante, todos los pagos fueron aprobados por el interventor.

17. El estudio de los retrasos en la presentación del trabajo en que incurrieron los contratistas en 1996 puso de manifiesto que el 55 % de ellos no respetaron el plazo establecido en el contrato. En ninguna de las actas de las reuniones de gestores constaba que se hubiera estudiado el cumplimiento de los plazos contractuales por los contratistas.

Balance financiero

18. El Centro elaboró un inventario actualizado, como prevé el artículo 52 del Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo (8). Los valores inmovilizados de 1 443 431 ecus registrados en el balance financiero de 1996 representan el coste histórico de materiales y mobiliario.

19. Al final del ejercicio el saldo de tesorería del Centro ascendía a 4,1 millones de ecus, frente a los 5,9 millones de ecus de 1995. El Centro vuelve a asumir la gestión de saldos de tesorería importantes. El Tribunal recomienda al Centro que efectúe sus retiradas trimestrales de fondos de la Comisión con arreglo a sus necesidades reales de tesorería.

20. El balance financiero incluye un importe de 483 308 ecus correspondientes a «IVA pendiente de recuperación», de los que 251 434 ecus corresponden al ejercicio 1995, pero que aún no se han recuperado debido al traslado a Salónica. El Tribunal pide al Centro que adopte las medidas necesarias para recuperar este importe lo antes posible. Con respecto al «IVA pendiente de recuperación» de 1996, se recomienda al Centro que facilite a las autoridades fiscales todos los datos relativos a este procedimiento para evitar la anulación de fondos o retrasos excesivos en el reembolso.

Fiscalización de los edificios del Centro y situación del personal

Edificios provisionales

21. Como observó el Tribunal el año pasado (8), el Centro tuvo que invertir 120 000 ecus en equipamiento de los locales para que el edificio provisional fuese operativo y apto para «su inmediata utilización». En el momento de la fiscalización (mayo de 1997) el Centro explicó que este gasto se efectuó para mejorar las condiciones con vistas a su funcionamiento eficaz, pero no pudo explicar quién debía correr con dicho gasto.

Edificios permanentes

22. El Centro y el Estado griego firmaron el 22 de junio de 1995 un acuerdo de base para la construcción del edificio permanente. Según dicho acuerdo, el Centro pagará al Estado griego 6 879 750 ecus en cuatro plazos de 1 719 937 ecus cada uno. Los dos primeros fueron pagados el 1 de septiembre de 1995 y el 1 de septiembre de 1996 y el tercer pago vence el 1 de septiembre de 1997. Este tercer plazo debe ser aprobado por la autoridad presupuestaria y el último será pagado a la entrega del edificio.

23. Si la autoridad presupuestaria da su aprobación antes del 1 de septiembre de 1997, el Centro habrá pagado al Estado griego 5 159 811 ecus para la construcción del edificio permanente. Se había previsto que dicha construcción comenzara el 30 de marzo de 1997. En el momento de la fiscalización (mayo de 1997), el procedimiento de licitación, que está gestionado por las autoridades griegas, aún no había concluido ni se habían firmado contratos, por lo que no era posible fiscalizar datos financieros ni ningún presupuesto en relación con esta inversión.

Personal

24. En 1996, el cuadro del personal autoriza 81 puestos (permanentes y temporales) distribuidos en: 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C y 3 D. En el momento de la fiscalización (mayo de 1997), se encontraban efectivamente trabajando en Salónica 78 personas, de las que 60 eran funcionarios y agentes temporales (25 A/LA, 10 B, 23 C y 2 D), siete expertos nacionales, cinco agentes locales, tres auxiliares, dos interinos y un becario.

25. Otras tres personas se encuentran trabajando en la oficina del Cedefop de Bruselas, una persona se halla en comisión de servicio en Eurostat para trabajar en un proyecto de cooperación, tres personas aún seguían en Berlín, cuatro agentes se hallan en situación de excedencia voluntaria (CCP) y una persona lleva muchos meses enferma. Durante 1996 se ha contratado gran número de nuevos agentes.

26. El Tribunal ha sido informado de una investigación efectuada por las autoridades fiscales griegas que, entre otros asuntos, están examinando pagos de impuestos y seguridad social correspondientes al personal local puesto a disposición del Cedefop por una empresa de Salónica.

Conclusión

27. En el caso de al menos 17 contratos de estudios y cinco adquisiciones de valores inmovilizados, se celebraron contratos por importes superiores al límite de 12 000 ecus sin que se siguiera el procedimiento de licitación descrito en el artículo 45 del Reglamento (CEE) n° 1416/76, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93 (véase el apartado 16).

28. El Centro vuelve a mantener importantes saldos de tesorería. Esta situación debería evitarse efectuando retiradas trimestrales de fondos de la Comisión en función de las necesidades reales de tesorería (véase el apartado 20).

29. Se recomienda al Centro que se asegure de que las obras de los locales permanentes avanzan de conformidad con lo establecido en el contrato (véase el apartado 24).

El presente informe fue aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 12 y 13 de noviembre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 39, 13. 2. 1975, p. 1.

(2) DO L 181, 23. 7. 1993, p. 11.

(3) DO L 164, 24. 6. 1976, p. 1.

(4) DO L 181, 23. 7. 1993, p. 15.

(5) Informe sobre los estados financieros y gestión del ejercicio 1995 del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop - Salónica).

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE AL 31 DE DICIEMBRE DE 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Elaborado por el Tribunal a partir de los datos proporcionados por el Cedefop.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

RESPUESTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL CEDEFOP

La naturaleza de las observaciones del Tribunal de Cuentas posibilita al consejo de administración del Centro reaccionar de manera directa a las mismas. El Consejo seguirá para ello la estructura de las observaciones y conclusiones del Tribunal. La numeración de los apartados comentados concuerda con la empleada en el informe del Tribunal.

12. El Centro agradece al Tribunal la comprensión mostrada por las mencionadas transferencias, que resultaron necesarias para su correcto funcionamiento en el contexto griego, y resalta la naturaleza excepcional de estas operaciones, que no volverán a producirse bajo circunstancias actualmente ya normales.

16. Con respecto al procedimiento de licitación, han de tomarse en consideración los siguientes puntos:

a) Algunos contratos en vigor proceden de antiguas convocatorias a manifestaciones de interés y licitaciones. En el caso de la red documental, en la que la mayoría de los contratos superan los 12 000 ecus, éstos se concertaron en casi todos los casos con las mismas instituciones especializadas que en años precedentes. Este trabajo requiere un alto grado de continuidad, y una licitación anual acarreará la posibilidad de cambios frecuentes entre los contratistas, lo que será muy pernicioso e ineficaz, debido a la necesidad de efectuar una formación y un periodo de introducción. No obstante, se procede a evaluar cuidadosamente el rendimiento de cada contrato, y se ha decidido convocar una licitación (utilizando la convocatoria a manifestaciones de interés recientemente difundida por el Centro) para los casos en que no se considere satisfactorio dicho rendimiento.

b) Los contratos para redactar las nuevas monografías sobre los sistemas de formación profesional en los Estados miembros (o para actualizar las existentes) se rigen por las reglas habituales, es decir, se organizará una licitación restringida. En el caso de las monografías, esta lista restringida se elabora mediante consulta a los miembros del consejo de administración. Una excepción a esta regla se acordó durante 1995 y 1996, para las monografías sobre los nuevos Estados miembros y países del EEE, al estimarse más adecuado tomar directamente la decisión tras simple consulta a los miembros del consejo de administración.

Tal y como se había previsto, el Centro difundió una convocatoria general a presentación de manifestaciones de interés para la participación en redes y en contratos de estudio. Dicha convocatoria se publicó en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas C 214 de 16. 7. 1997, p. 15, y los resultados de la misma se están evaluando en la actualidad.

17. Los retrasos en la ejecución de transacciones relativas a los contratos acordados derivan en muchos casos de procedimientos administrativos defectuosos, particularmente de la no presentación oportuna por los contratistas de las facturas necesarias para efectuar los pagos. También se produjeron en ocasiones retrasos en la firma de contratos, lo que obligó a comenzar los trabajos respectivos meses más tarde de la fecha prevista, lo que a su vez prolongó los efectos de espera previa. En otros casos los retrasos se debieron a la necesidad de efectar consultas intensas y largas entre el contratista y el Cedefop una vez elaborado el proyecto de informe del contratista. Cuando la institución contratista cofinancia por sí misma la actividad o recauda fondos de otra fuente, el Cedefop no siempre puede dictar el calendario. Éste es el caso, sobre todo, cuando el precio que paga el Cedefop es inferior al que el mercado pueda establecer para el trabajo previsto.

Sin embargo, el Cedefop intentará evitar los retrasos. En caso de retrasos excesivos, el Centro señalará a los contratistas que éstos pueden acarrearles serios inconvenientes, entendiendo por ello la perspectiva de futuras colaboraciones. La nueva lista de personas e instituciones interesadas, que se elaborará como resultado de la reciente convocatoria a manifestaciones de interés, ampliará las opciones del Centro para la futura adjudicación de contratos y hará más sencillo el insistir en que los contratistas y sus instituciones cumplan estrictamente las normas y el calendario establecidos. Se mantendrá una orientación de tipo comercial.

19. El consejo de administración observa las mejoras producidas en 1996 y considera posible lograr aún más progresos, a lo que destinará sus esfuerzos. El Centro ha perfeccionado sus operaciones acompañando cada retirada trimestral de fondos de la Comisión de una declaración detallada sobre la oferta corriente de fondos para pagos y los pagos que se esperan en los próximos cuatro meses. La diferencia entre ambas cantidades muestra el saldo de la demanda real, evitándose en consecuencia un saldo permanente excesivo de fondos al contado en la tesorería.

20. Tras el informe del Tribunal de Cuentas y su insistencia en la recuperación, el Centro procedió a tomar las medidas necesarias inmediatamente. Se han remitido las anotaciones correspondientes para reclamar a la hacienda alemana los impuestos sobre el valor añadido (IVA) pagados en 1995 y 1996 por el Centro. El Centro ha establecido asímismo contacto con las autoridades fiscales griegas competentes y se ha informado detalladamente sobre el procedimiento y la presentación adecuada de anotaciones para reclamar el IVA pagado en años anteriores. Mientras tanto, las anotaciones sobre los ejercicios de 1995 y 1996 ya se han preparado y remitido a las autoridades.

21. El Centro desea señalar que:

- los locales temporales, urgentemente acondicionados, no son una solución óptima (por ejemplo, la superficie disponible es sólo aproximadamente >NUM>1/

>DEN>3

de la del futuro edificio);

- el traslado del Cedefop hizo surgir nuevas necesidades (en particular, inversiones en las estructuras para el equipamiento electrónico);

- ni el convenio inicial ni la legislación griega establecen claramente sobre quién han de recaer dichos costes. Una consulta jurídica ha confirmado la existencia de esta incertidumbre. El Centro tuvo que efectuar estos cambios para poder operar con eficacia en dichos locales. El Centro reconoce que hubiera sido mejor llegar a un acuerdo claro antes de efectuar toda inversión adicional. La instancia propietaria ha tomado nota de estas inversiones adicionales del Cedefop y ha demostrado una actitud generosa en lo relativo a otros temas (por ejemplo, salas extra de reunión). El Centro intentará asimismo obtener una compensación en la liquidación final del actual contrato de alquiler.

23. El Centro coincide en que el período preparatorio ha sido muy largo, pero está convencido de que el proceso avanzará ahora con rapidez. El calendario presentado por la administración griega para el periodo futuro es el siguiente:

>SITIO PARA UN CUADRO>

El Centro confía en que la autoridad presupuestaria retire la reserva prevista para el presupuesto de 1997 y que el Centro sea capaz de cumplir con sus obligaciones contractuales frente al gobierno griego. Esperamos que las obras avancen lo bastante para pagar el tercer plazo antes de finales de 1997. Ello tiene además una importancia particular, porque en el proyecto de presupuesto para 1998 no se ha previsto ningún otro pago de plazo.

24 25. Es cierto que hay muchas nuevas contrataciones de personal y diversas personas que trabajan en el Centro disfrutando de diferentes contratos en los puestos más altos del escalafón. Las medidas sociales vinculadas al traslado se han dado por finalizadas en mayo de 1997, y el consejo de administración evaluará la situación del personal a finales de 1997.

26. Esperamos que los resultados de esta investigación no tengan consecuencia alguna para el Centro.

27. Como hemos explicado, se ha difundido con éxito una nueva convocatoria a presentar manifestaciones de interés.

28. Esta situación ha ido mejorando durante los últimos años y esperamos que esta buena tendencia se confirme durante 1997.

29. El Centro ha hecho y continuará haciendo todo lo posible para garantizar la construcción de un edificio de alta calidad y compensar así adecuadamente los fondos invertidos. Los costes del nuevo edificio podran resultar inferiores a los inicialmente calculados. Las perspectivas de avance son buenas (véase el apartado 23).