INFORME sobre los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI-Alicante) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997, acompañado de la respuesta de la Oficina (98/C 406/10)

1.1. El presente informe va dirigido al Comité presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior, de conformidad con el apartado 2 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con la letra c) del apartado 2 c) del artículo 119 del Reglamento (CE) n° 40/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Esta responsabilidad incluye la elaboración y presentación de los estados financieros (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 138 del Reglamento (CE) n° 40/944. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal revisó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

1.4. Con la salvedad del hecho expuesto en el apartado 1.1, este examen ha permitido al Tribunal obtener las garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 y las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA DE ARMONIZACIÓN DEL MERCADO INTERIOR CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Programas informatizados de contabilidad

1.5. Aunque 1997 sea el cuarto ejercicio (tres de ellos completos) en el que la Oficina desarrolla sus actividades, la contabilidad presupuestaria continúa llevándose mediante una hoja de cálculo y no con un programa informatizado de contabilidad adecuado. El Tribunal ya había criticado la utilización de una hoja de cálculo en su informe de ejercicios anteriores (3). Asimismo, la Oficina debería implantar un sistema de contabilidad analítica que le permita conocer el coste real de los servicios que presta.

Otras observaciones

1.6. Los pagos (26,0 millones de ecus) tras la aprobación del tercer presupuesto rectificativo y suplementario no suponen más que el 48 % de los créditos del ejercicio (54,0 millones de ecus). El 48,5 % de estos créditos (26,2 millones de ecus) se prorrogó automáticamente al ejercicio 1998, y el 3,5 % (1,8 millones de ecus) se anuló.

1.7. El volumen de créditos prorrogados se debe principalmente a la práctica contable de la Oficina, que consiste en comprometer la totalidad de los gastos inherentes a cada solicitud de registro de marcas que recibe, en el momento de la constatación de los ingresos relativos a la misma. De acuerdo con este planteamiento, el saldo de estos compromisos al final del ejercicio se prorroga automáticamente al ejercicio siguiente, con independencia de la fecha en que se encarguen efectivamente los trabajos a cargo de la Oficina (investigación, traducción, publicación, etc.), o de que este encargo tenga lugar al final del ejercicio o no tenga lugar hasta el ejercicio siguiente. Esta práctica constituye una interpretación del reglamento que no respeta estrictamente los principios presupuestarios de anualidad y universalidad.

1.8. En cuanto a los créditos prorrogados de 1996 (14,5 millones de ecus), se observa que ha debido anularse el 27,6 % de los mismos (4,0 millones de ecus). Un gran porcentaje de las anulaciones (88,0 %) corresponde a gastos de traducción, franqueo y publicación. Si las prórrogas hubieran respondido a unos compromisos muy concretos, estas anulaciones no habrían debido producirse.

1.9. El artículo 13 del Reglamento financiero de la Oficina prevé la publicación del presupuesto en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. Sólo se hizo así con el presupuesto rectificativo y suplementario n° 3.

1.10. Una parte de los saldos de tesorería (0,35 millones de ecus, de un total de 42,50 millones de ecus) no se anotó en la contabilidad general hasta que se cerraron las cuentas. En efecto, en un primer momento, las entradas en caja se anotan en el programa informatizado de gestión de marcas (Euromarc), sin que se hiciera el asiento en la contabilidad general hasta que el pagador era identificado.

Sede

1.11. Con el fin de construir su futura sede, la Oficina firmó en 1997 un contrato con el Cosoami, la agencia intermediaria del Gobierno español. Si esta última no recibiese un número suficiente de solicitudes de registro de marca, no podrá llevarse a cabo la construcción más que con una subvención del presupuesto general. Con independencia del acuerdo del Comité presupuestario para poner en marcha esta operación, en cualquier caso, habría sido deseable que la Oficina obtuviera la conformidad de la Comisión antes de haber concluido el contrato con el Cosoami.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 29 de octubre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance financiero de los ejercicios 1996 y 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Fuente: Elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos establecidos por la Oficina.

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Fuente: Elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos establecidos por la Oficina.

(1) DO L 11 de 14.1.1994, p. 33.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 137 del Reglamento (CEE) n° 40/94, el 21 de enero de 1998 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 1997 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de dicha Oficina, al Parlamento Europeo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas. Dicho Tribunal las recibió el 27 de enero de 1998. Un resumen de estos estados financieros se acompaña al presente informe en los cuadros anexos.

(3) DO C 393 de 29.12.1997, p. 47.

(4) Este importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

RESPUESTA DE LA OFICINA

1.5. Programas informáticos de contabilidad

Por lo que se refiere a la contabilidad presupuestaria, la Comisión, contrariamente a lo que se había propuesto hacer, no estuvo en condiciones de poner a disposición de las agencias los distintos módulos del programa informático Sincom II. Por ello, la Oficina deberá introducir en la producción a partir de enero de 1999 el módulo de contabilidad presupuestario ISPS, desarrollado por la sociedad SAP por cuenta de la Comisión. Habida cuenta de las inversiones ya realizadas en el marco de la contabilidad general, esta acción supone un coste relativamente bajo.

Por lo que se refiere a la contabilidad analítica, los trabajos de introducción prosiguieron en 1998. La contabilidad analítica será operativa al final de 1998.

1.6. Ver las explicaciones presentadas más abajo, en el apartado 1.7.

1.7. Prórroga de créditos

Los costes del procedimiento de registro de una marca son gastos ciertos a partir de la fecha de la presentación de la solicitud de marca, debido a las obligaciones que impone a la Oficina el RMC.

Una parte de estas prestaciones, como las traducciones, los informes de búsquedas nacionales y las publicaciones, es efectuada por organismos exteriores; su elección no compete a la Oficina. Así pues, se juzgó conveniente realizar el compromiso de los gastos correspondientes inmediatamente después de la percepción de las tasas de depósito.

La Oficina consideró que esta práctica, basada en prórrogas automáticas, respondía:

- al principio de anualidad, con las excepciones previstas en el Reglamento financiero, que permite efectuar prórrogas de crédito, y

- al principio de universalidad, en el sentido que ningún ingreso se destina a un gasto particular.

Por su misma especificidad, la Oficina es una agencia de propiedad industrial, por lo que sólo percibe tasas en contrapartida de los servicios que presta a los usuarios.

Debido a la afluencia inesperada en 1996 de 43 000 solicitudes de marcas en vez de las 15 000 estimadas en los medios profesionales autorizados y por la Comisión, la Oficina tuvo que hacer frente con suma premura a este volumen de solicitudes de marcas de manera secuencial. Inevitablemente, los plazos de realización de las distintas etapas del trámite de las solicitudes de marca se alargaron, lo que implicó en consecuencia prórrogas de créditos importantes al final de 1997, adoptadas sobre la base del artículo 6.2 del Reglamento financiero.

Conclusión: Habida cuenta de las observaciones del Tribunal de Cuentas, la OAMI tomará disposiciones para que en el futuro el plazo entre los compromisos de gasto relativos a cada fase de tramitación de las marcas y su realización sea el más corto posible.

1.8. Anulación de créditos

El volumen importante, en 1997, de anulaciones de créditos prorrogados del ejercicio 1996 (4 millones de ecus) corresponde principalmente a variaciones a la baja de los costes de traducción y publicación cuyo control no corresponde a la Oficina. La disminución de estos gastos está vinculada, en particular, al número medio de páginas traducidas y publicadas para cada solicitud de marca, que se estableció en 3 y en 1 en vez de en las 4,5 y 3 inicialmente previstas.

Además, las anulaciones de créditos constatadas están vinculadas a las circunstancias excepcionales que rodearon el lanzamiento de la actividad de la Oficina en 1996. La evolución de la situación antes mencionada en el apartado 1.7 tuvo por consecuencia que una parte de los créditos prorrogados del ejercicio 1996 a 1997 no pudo agotarse.

1.9. Publicación del presupuesto

Debido al calendario impuesto por el RMC en la materia, el presupuesto de la Oficina para 1997 se había preparado a finales de 1995, sobre la base de estimaciones relativas a la actividad de la Oficina que fueron totalmente superadas a partir de 1996. Por eso a principios del ejercicio 1997, la OAMI decidió presentar un presupuesto rectificativo y suplementario para 1997 que sería una verdadera refundición del presupuesto en su conjunto. Este presupuesto rectificativo y suplementario, más conforme a la realidad, y que recogía el impacto del número de depósitos efectivamente recibidos en 1996, se ha publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

En cuanto al presupuesto para 1998, se publicó efectivamente en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DO L 64 de 5.3.1998). La publicación del primer presupuesto rectificativo y suplementario para 1998 está en preparación y se producirá también en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

1.10. Contabilización de los pagos individuales

Para que los plazos de contabilización de los pagos recibidos sean lo más cortos posibles, la Oficina concede prioridad a la definición de las cuentas clientes y se esfuerza en reducir al mínimo los plazos (tres a cuatro días) de contabilización de los cobros en el sistema de contabilidad R-3 de SAP.

1.11. Sede de la Oficina

1) El procedimiento que ha llevado a la firma del convenio entre la OAMI y el Cosoami

Este convenio vincula a la OAMI con el consorcio denominado Cosoami, creado por las autoridades españolas (Ministerio de Industria, Generalitat de Valenciana, Diputación de la Provincia de Alicante y Ciudad de Alicante) en el marco del curso dado al acuerdo de 1994 entre el Gobierno español y la Comisión, sobre la puesta a disposición gratuita por España de una sede provisional para la Oficina y la adquisición por esta última de la futura sede definitiva.

2) Adquisición de la sede

Por lo que se refiere a la financiación de la construcción, los ingresos de la Oficina permitirán afrontarla, sobre la base de un número anual de presentaciones de solicitudes de marcas comprendido entre 27 000 y 30 000 con el posible recurso a la apertura de un crédito suscrito a tal efecto en 1998.

Si el número anual de depósitos llegase a disminuir hasta 25 000 en un período de varios ejercicios presupuestarios consecutivos, la Oficina debería solicitar, después de agotar el crédito, la concesión de una subvención comunitaria, eventualmente a partir de finales de 2003 o principio de 2004.

3) Consulta de la Comisión

El Comité presupuestario, tras escuchar las observaciones de la Comisión relativas al contrato establecido entre la OAMI y el Cosoami, decidió dar su acuerdo sobre la adquisición del edificio.