ANEXO

NORMAS SOBRE LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y LOS PROCEDIMIENTOS CONEXOS DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE FINANCIACIÓN

(Versión 4)

ÍNDICE

Contexto y ámbito de aplicación

1. Introducción

2. Presentación

2.1. Convocatorias de propuestas

2.2. Comprobación de prepropuestas

2.3. Presentación de propuestas

2.4. Recepción por la Comisión

2.5. Comprobación de la admisibilidad

2.6. Comité de revisión de la admisibilidad

3. Evaluación de las propuestas

3.1. Función de los expertos

3.2. Nombramiento de expertos

3.3. Condiciones de nombramiento, código de conducta y conflictos de intereses

3.4. Observadores independientes

3.5. Criterios de evaluación

3.6. Puntuación de la propuesta

3.7. Mínimos y ponderaciones

3.8. Descripción detallada de la evaluación de la propuesta

3.9. Información a los proponentes

4. Finalización de los resultados de la evaluación

4.1. Lista ordenada de la Comisión

4.2. Lista de reserva de la Comisión

4.3. Desestimación de propuestas por la Comisión

5. Negociación y concesión de subvenciones

5.1. Negociación de propuestas

5.2. Concesión de subvenciones

5.3. Asistencia, consultas y recursos

5.4. Presentación de informes sobre los resultados de las convocatorias de propuestas

Anexo A. Procedimientos de Revisión Ética

Anexo B. Procedimientos aplicables a las acciones de IDT sensibles desde el punto de vista de la seguridad

Anexo C. Procedimientos de presentación y evaluación en dos fases

Anexo D. Convocatorias de presentación continua

Anexo E. Procedimientos para la presentación de propuestas en papel

Anexo F. Carta de nombramiento de experto independiente

Anexo G. Evaluación de propuestas presentadas al Programa Específico “Personas”

CONTEXTO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

En este documento se establecen la normas de la Comisión (1) sobre la presentación de propuestas, y los procedimientos conexos de evaluación y selección de propuestas, y de adjudicación de financiación (en lo sucesivo denominadas “las normas”), en relación con el Séptimo Programa Marco de la Comunidad Europea (2) de Acciones de Investigación, Desarrollo Tecnológico y Demostración, y el Séptimo Programa Marco de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (Euratom) de Acciones de Investigación y Formación en Materia Nuclear (3) (en lo sucesivo, “el 7o PM”), según lo establecido en las respectivas normas de participación de empresas, centros de investigación y universidades en las acciones de los séptimos programas marco, y de difusión de los resultados de la investigación (4) (en lo sucesivo, “Normas de participación CE” y “Normas de participación Euratom”). Se describen aquí los procedimientos básicos que seguirá la Comisión de conformidad con las mencionadas normas de participación, el Reglamento financiero de la Comunidad Europea aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (5) (en lo sucesivo, “el Reglamento financiero”) y su reglamento interno (6).

Estas normas no se aplican a: a) los procedimientos de contratación pública (7), b) una empresa común o cualquier otra estructura creada en virtud del artículo 187 o del artículo 185 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), o del artículo 45 del Tratado Euratom, c) las acciones directas ejecutadas por el Centro Común de Investigación (Joint Research Centre) de la Comisión Europea, ni d) al Programa Específico “Ideas”.

1. INTRODUCCIÓN

Las solicitudes de ayuda financiera acogidas al Séptimo Programa Marco (7o PM) se hacen generalmente mediante propuestas presentadas a la Comisión. En ellas se detallan el trabajo previsto, quiénes lo llevarán a cabo y cuánto costará.

La Comisión evalúa las propuestas a fin de seleccionar aquellas cuya calidad sea suficientemente alta para una posible financiación. Para que le presten asistencia en las evaluaciones de las propuestas, la Comisión nombra a expertos independientes (en lo sucesivo, “los expertos”).

A continuación, entra en negociación con los coordinadores de las propuestas que hayan superado la fase de evaluación y para las cuales haya presupuesto disponible.

Si las negociaciones dan fruto, el proyecto queda seleccionado y se concierta con los proponentes un acuerdo de subvención, que prevé una contribución de la Unión Europea o de Euratom.

Estas normas se basan en una serie de principios bien establecidos:

i) Excelencia: Los proyectos seleccionados para financiación deben demostrar que poseen una alta calidad en relación con los temas y criterios establecidos en las convocatorias de propuestas (8).

ii) Transparencia: Las decisiones de financiación deben basarse en normas y procedimientos claramente descritos, y los proponentes deben ser adecuadamente informados de los resultados de la evaluación de sus propuestas.

iii) Equidad e imparcialidad: Todas las propuestas presentadas a una convocatoria reciben el mismo trato. Todas ellas han de evaluarse imparcialmente según sus méritos, independientemente de su origen o de la identidad de los proponentes.

iv) Confidencialidad: Todas las propuestas y los datos, conocimientos y documentos relacionados con ellas que se transmitan a la Comisión tienen que tratarse de manera confidencial (9).

v) Eficiencia y rapidez: La evaluación, la adjudicación de financiación y la preparación de las subvenciones deben ser lo más rápidas posible, siempre que ello no merme la calidad de la evaluación y el respeto del marco jurídico.

vi) Consideraciones éticas y de seguridad: Cualquier propuesta que sea contraria a los principios éticos fundamentales (10), o que no cumpla los procedimientos pertinentes de seguridad (11), puede ser excluida en cualquier momento del proceso de evaluación, selección y adjudicación (véanse los anexos A y B).

Los programas de trabajo por los que se ejecutan los Programas Específicos pueden establecer criterios de evaluación específicos o detallar más la aplicación de los criterios de evaluación, lo cual se recogerá en las convocatorias de propuestas.

La convocatoria y la “Guía del proponente” pueden indicar con más detalle la manera en que deben ponerse en práctica estas normas y procedimientos y, en su caso, qué opciones deben seguirse.

El siguiente diagrama resume los distintos pasos que integran el proceso de presentación, evaluación y selección de propuestas:

2. PRESENTACIÓN

2.1. Convocatorias de propuestas

Las propuestas se presentan en respuesta a convocatorias de propuestas (“convocatorias”) (12). El contenido y el calendario de las convocatorias se establecen en los programas de trabajo. Los anuncios de convocatorias de propuestas se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea. Los “textos de las convocatorias” se publican en los sitios web de la Comisión e incluyen referencias a los temas de los programas de trabajo respecto a los que se invita a presentar propuestas, los presupuestos indicativos de la convocatoria y los regímenes de financiación disponibles, los plazos de presentación y los enlaces con el Servicio de Presentación Electrónica de Propuestas (SPEP) (véase la sección 2.3). Este sitio web da acceso a toda la información necesaria para los que deseen participar en la convocatoria. En particular, para cada convocatoria se preparan una o varias guías del proponente. En ellas se explica el proceso de presentación y también cómo los proponentes pueden buscar ayuda o información sobre cualquier cuestión relacionada con la convocatoria. Asimismo, se facilitan los datos para el contacto con los Puntos de Contacto Nacionales. También conviene señalar que se ha creado un servicio de asistencia técnica específico para las cuestiones relacionadas con el SPEP.

La convocatorias se consideran “abiertas” hasta el final del plazo especificado.

Según los objetivos de la convocatoria, en el programa de trabajo y la convocatoria puede distinguirse entre diferentes tipos de proyectos en colaboración, distintas formas de “Investigación en beneficio de grupos específicos” y diversos tipos de acciones de coordinación y apoyo.

En la convocatoria se especifica también si debe seguirse un procedimiento de presentación y evaluación en una o en dos fases. En este último caso, los proponentes tienen que presentar primero propuestas esquemáticas o resumidas. Solo se invitará a presentar propuestas completas a la segunda fase a los proponentes cuyas propuestas hayan superado la primera fase (13) (véase el anexo C para más información sobre este procedimiento).

El ordenador competente puede nombrar por subdelegación un “coordinador de convocatoria” para cada una de ellas. Esta persona actúa como punto de contacto para cuestiones prácticas relacionadas con la convocatoria y se encarga de la planificación y organización general del procedimiento de recepción y evaluación de propuestas.

Además, se nombra a uno o más funcionarios de la Comisión responsables de dar instrucciones sobre cómo tratar cualquier cuestión sensible que pueda surgir en el curso de procedimiento de presentación y evaluación, incluidas las referentes a posibles conflictos de intereses (véase la sección 3.3).

2.2. Comprobación de prepropuestas

Cuando esté justificado por el carácter de la convocatoria, la Comisión puede ofrecer un servicio de asesoría de prepropuestas de carácter no oficial. Su finalidad es asesorar a los posibles proponentes sobre si su propuesta parece admisible y entra en el ámbito de aplicación de la convocatoria. En su caso, se da más información sobre este servicio en la correspondiente “Guía del proponente”.

2.3. Presentación de propuestas

Las propuestas se presentan por vía electrónica (14) a través del SPEP (Servicio de Presentación Electrónica de Propuestas), basado en la web.

Cuando la propuesta es de un consorcio, solo está autorizado a presentarla el coordinador de la propuesta (acreditado mediante una identificación de usuario y una contraseña).

Todos los datos de la propuesta y el acuerdo de los proponentes con las condiciones de uso del sistema y con las de evaluación deben prepararse y cargarse antes del inicio de la presentación de la propuesta.

El EPPS efectúa una serie de comprobaciones básicas, entre ellas la completitud de la propuesta, la coherencia interna de los datos, la ausencia de virus y la conformidad con las limitaciones de tamaño y los tipos de archivo especificados. El EPPS solo permite al proponente la presentación, tras la terminación de estas comprobaciones, que no sustituyen a las de admisibilidad formal, descritas en la sección 2.5, La presentación se considera realizada en el momento en que el coordinador de la propuesta inicia el proceso final de presentación, indicado por el SEP, y no antes.

Las propuestas presentadas a través del SEP se introducen en bases de datos después del cierre de la convocatoria. La Comisión no tiene acceso a la propuesta hasta que ha vencido el plazo de la convocatoria (o hasta la fecha provisional de separación, en el caso de los sistemas de presentación continua, descritos en el anexo D).

Las propuestas enviadas en papel (excepto en los casos descritos en el anexo E y siguiendo el procedimiento en él indicado), en soportes extraíbles de almacenamiento electrónico (por ejemplo, CD-ROM y disquete), por correo electrónico o por fax no se considerarán recibidas por la Comisión.

En la “Guía del proponente” correspondiente se detalla el procedimiento para la retirada de propuestas. La Comisión no toma en consideración posteriormente ninguna propuesta retirada.

Si se recibe más de un ejemplar de la misma propuesta antes del final del plazo de la convocatoria solo se tendrá en cuenta el más reciente, para comprobar la admisibilidad y para la posible evaluación.

Todas las propuestas se archivan en todo momento con garantías de seguridad. Tras la terminación de la evaluación y de cualquier negociación posterior, se destruyen todos los ejemplares excepto los requeridos para archivo o auditoría.

2.4. Recepción por la Comisión

La fecha y la hora de recepción de la última versión de las propuestas presentadas quedan registradas. Tras el cierre de la convocatoria (o la fecha provisional de separación, en el caso de los sistemas de presentación continua), se envía al coordinador de la propuesta por correo electrónico un acuse de recibo en el que se indica lo siguiente:

— título, acrónimo e identificador único de la propuesta (número de propuesta),

— nombre del programa o actividad o campo de investigación, y referencia de la convocatoria a la que se ha presentado la propuesta,

— fecha y hora de recepción (fijadas en la fecha límite de la convocatoria para las propuestas presentadas electrónicamente).

Normalmente no se produce ningún contacto más sobre las propuestas entre la Comisión y los proponentes hasta la terminación de la evaluación, salvo en el caso de las propuestas sujetas a audiencia del proponente (véase la sección 3.8). Sin embargo, la Comisión puede ponerse en contacto con un proponente (normalmente a través del coordinador) a fin de aclarar cuestiones como la admisibilidad (véase la sección 2.5).

2.5. Comprobación de la admisibilidad

Únicamente pueden ser seleccionadas para evaluación las propuestas que cumplen todos los criterios de admisión. Estos criterios se aplican rigurosamente. Si se trata de un proceso de presentación de propuestas en dos fases, se efectúa la comprobación en cada una de ellas. A continuación se enumeran los criterios de admisión aplicados a todas las propuestas presentadas en respuesta a una convocatoria (15).

— Recepción de las propuestas por la Comisión antes de la fecha y hora límite fijadas en la convocatoria, si procede.

— Cumplimiento de las condiciones mínimas (como el número de participantes) establecidas en la convocatoria de propuestas.

— Completitud de la propuesta, es decir, presencia de todos los formularios administrativos requeridos y de la descripción de la propuesta (N.B.: Corresponde a los expertos apreciar si la información contenida en la propuesta es completa; los controles de admisión solo se aplican a la presentación de las partes adecuadas de la propuesta).

— Ámbito de la convocatoria: El contenido de la propuesta debe referirse a los temas y los regímenes de financiación establecidos en la parte del programa de trabajo a la que se refiere la convocatoria. Las propuestas solo se consideran inadmisibles en razón de su ámbito de aplicación en casos muy evidentes.

Si durante la fase de evaluación, o antes o después de la misma, se evidencia que una propuesta no responde a uno o más de los criterios de admisión, esta será declarada inadmisible por la Comisión y quedará inmediatamente excluida del proceso. Cuando exista duda sobre la admisibilidad de una propuesta, la Comisión se reserva el derecho de seguir adelante con la evaluación mientras se adopta una decisión definitiva al respecto. El hecho de ser evaluada en estas circunstancias no constituye prueba de que la propuesta sea admisible.

2.6. Comité de revisión de la admisibilidad

Si la cuestión de la admisibilidad no queda del todo clara y se considera necesaria una revisión más exhaustiva del expediente, el coordinador de la convocatoria podrá convocar un Comité de revisión de la admisibilidad interno.

La misión del Comité es asegurar un interpretación jurídica coherente de estos casos y un trato igual a todos los solicitantes.

El mencionado Comité, compuesto por personal de la Comisión con los conocimientos requeridos en asuntos jurídicos, aspectos científicos y tecnológicos, o sistemas de información, estará presidido por el coordinador de la convocatoria. El Comité examinará la propuesta y, si es necesario, las circunstancias de su presentación; además, aportará asesoramiento especializado en el que basar la decisión de si procede evaluar la propuesta o considerarla admisible o inadmisible y, consiguientemente, aceptarla o rechazarla. El Comité podrá ponerse en contacto con el proponente para aclarar cuestiones concretas.

3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

3.1. Función de los expertos

La Comisión evalúa las propuestas con la ayuda de expertos independientes (16) para asegurar que solo se seleccionen para financiación las de mayor calidad. Dada la amplitud y diversidad de los campos de investigación cubiertos por los programas marco, estos expertos son externos a la Comisión.

Puede invitarse a los expertos a realizar la evaluación, total o parcialmente, bien en su domicilio o lugar de trabajo (“evaluación a distancia”), bien en los locales de la Comisión.

Ocasionalmente, cuando los empleados de la Comisión cuenten con los conocimientos especializados pertinentes, estos podrá trabajar como expertos junto con los expertos externos. Estos expertos internos se añadirán al número mínimo requerido por la convocatoria [véase la sección 3.8.b)] (17).

La única excepción al recurso a expertos se acepta en el caso de las acciones de coordinación y apoyo a las que se refiere el artículo 14 de las normas de participación CE y el artículo 13 de las normas de participación Euratom equivalentes, pues en estos casos solo se nombran expertos si la Comisión lo considera adecuado (18).

3.2. Nombramiento de expertos

Los expertos deben poseer las competencias y conocimientos pertinentes en los campos de actividad en los que se solicite su asistencia. Asimismo, deben poseer una gran experiencia profesional, adquirida en el sector público o en el privado, en uno o más de los ámbitos o actividades siguientes: investigación en los campos científicos y tecnológicos pertinentes; administración, gestión o evaluación de proyectos; explotación de los resultados de los proyectos de investigación y desarrollo tecnológico; transferencia de tecnologías e innovación; cooperación internacional en ciencia y tecnología; y desarrollo de recursos humanos. Dichos expertos podrán ser ciudadanos de países que no sean los Estados miembros o los países asociados a los programas marco.

La Comisión creará una base de datos de expertos con los datos de los candidatos adecuados basándose en las convocatorias de solicitudes publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea. Se lanzará una convocatoria destinada a individuos y otra a organizaciones pertinentes, como las agencias nacionales de investigación, las instituciones de investigación y las empresas.

La Comisión, si procede, podrá incluir en la base de datos, en cualquier momento, a cualquier persona que cuente con las competencias adecuadas, aunque no figure en las listas obtenidas a partir de las convocatorias mencionadas. Los expertos de la base de datos podrán ser invitados a asistir a la Comisión en relación con actividades distintas de la evaluación de propuestas de investigación, si han indicado que están dispuestos a efectuar estas tareas. La base de datos podrá ponerse a disposición, cuando lo soliciten, de los organismos de financiación de la investigación con una misión de servicio público, de los Estados miembros y los países asociados a los programas marco, y de otras estructuras creadas conforme al Tratado mediante las cuales se ejecuten las actividades de investigación de la UE. Las Decisiones sobre la concesión de dicho acceso las tomará el Director General de la DG de Investigación e Innovación o su representante o representantes. La base de datos también podrá ser utilizada por el Centro Común de Investigación (Joint Research Centre) de la Comisión para la selección de expertos en apoyo de actividades realizadas como acciones directas (19).

Para evaluar las propuestas presentadas en respuesta a una convocatoria, la Comisión elabora una lista de los expertos adecuados (así como una lista de reserva, si es preciso). Las listas se confeccionarán principalmente aplicando como criterios de selección:

— un alto nivel de conocimientos, y

— una gama de competencias adecuada.

Siempre y cuando se cumplan las condiciones anteriores, también podrán tenerse en cuenta otros criterios, como:

— un equilibrio adecuado entre los expertos procedentes de medios universitarios e industriales y los usuarios,

— un equilibrio razonable entre sexos (20),

— una distribución razonable de los orígenes geográficos de los expertos (21),

— una rotación regular de expertos (22).

Al crear las listas de expertos, la Comisión también tendrá en cuenta, según proceda, su capacidad de apreciar la dimensión industrial o social, y la importancia política de los temas cubiertos por la convocatoria. Los expertos deberán poseer también las competencias lingüísticas que exija la evaluación de las propuestas.

En aquellos casos en que los expertos independientes deben tratar información confidencial, es necesaria, para su nombramiento, la correspondiente habilitación de seguridad (23).

La decisión sobre la lista de expertos que se utilizará en las sesiones de evaluación la toma el ordenador delegado competente por delegación o las personas en las que haya delegado oficialmente. Los nombres de los expertos asignados a las distintas propuestas no se harán públicos. Sin embargo, una vez al año, la Comisión publicará en internet la lista de los expertos que han trabajado para los programas marco y para cada programa específico.

3.3. Condiciones de nombramiento, código de conducta y conflictos de intereses

La Comisión acordará con cada experto “una carta de nombramiento”, basada en el modelo del anexo F.

La carta de nombramiento vincula al experto a un código de conducta, establece las disposiciones esenciales sobre confidencialidad y especifica, en particular, la descripción del trabajo, las condiciones de pago y el reembolso de los gastos (véase el anexo F).

Al nombrar a un experto, la Comisión (24) debe tomar todas las medidas necesarias para asegurar que no esté afectado por un conflicto de intereses en relación con las propuestas sobre las que deba pronunciarse. A tal fin, se pide a los expertos que firmen una declaración en la que manifiesten la ausencia de conflictos de intereses en el momento de su nombramiento (véase el anexo F) y se comprometan a advertir a la Comisión de su existencia y naturaleza, en el caso de que surja tal conflicto en el curso de su misión. En caso de ser advertida al respecto, la Comisión adoptará las medidas necesarias para suprimir el conflicto de intereses. Además, se pide a todos los expertos que confirmen que, en el momento de la evaluación, no tienen ningún conflicto de intereses respecto a cada propuesta que se les solicite que examinen.

En la declaración debe distinguirse entre conflictos de intereses “excluyentes” y “potenciales”.

Cuando el experto comunica que existe un conflicto de intereses excluyente o la Comisión así lo constate basándose en cualquier fuente de información disponible, el experto no puede evaluar la propuesta en cuestión (grupo de consenso), ni tomar parte en ningún grupo de revisión (incluidas las posibles audiencias) cuando la propuesta se someta a consideración (25).

Normalmente se considera que los expertos empleados por alguna de las organizaciones proponentes se encuentran en una situación de conflicto de intereses “excluyente”. Sin embargo, cuando está justificado por la necesidad de nombrar a los mejores expertos disponibles y por la cantidad limitada de expertos cualificados, la Comisión puede invitar a los expertos mencionados a tomar parte en la sesión del grupo de revisión, si trabajan en un departamento/laboratorio/instituto distinto de aquel en el que deba ejecutarse el trabajo, y si los organismos constituyentes operan con un alto nivel de autonomía. En este caso, el experto debe abstenerse de participar en la discusión (o el foro electrónico) si el grupo discute en detalle la propuesta relacionada con la organización en cuestión. Estos expertos no tomarán parte en ninguna audiencia, si la propuesta en cuestión llega a la fase de audiencia.

En casos excepcionales y debidamente justificados, los expertos en las circunstancias descritas anteriormente pueden participar también en el grupo de consenso para la propuesta en cuestión. La Comisión informará a los demás expertos del grupo respecto a la afiliación del experto en cuestión.

Cuando el experto informa de que existe un conflicto de intereses potencial o este conflicto llega a conocimiento de la Comisión por cualquier otro medio, esta analiza las circunstancias del caso y decide, basándose en los elementos objetivos de la información a su disposición, respecto a la existencia de un conflicto de intereses efectivo (26). Si se determina que se trata de un conflicto efectivo, el experto queda excluido de la misma manera que en un caso de conflicto excluyente. En los demás casos, según las circunstancias concretas del caso y teniendo debidamente en cuenta los riesgos correspondientes, la Comisión puede permitir al experto que participe en la evaluación. En este caso, el experto debe firmar una declaración en la que confirme que actuará con imparcialidad.

La Comisión podrá tomar las medidas adecuadas para evitar un conflicto de intereses. La función del experto podrá quedar limitada al grupo de revisión. En tal caso, el experto tendrá que abandonar la sala (o el foro electrónico) cuando el grupo debata el caso concreto de la propuesta en la que se plantee el conflicto.

Si, en el transcurso de la evaluación, se pone de manifiesto un conflicto cuya existencia hasta entonces no se había sospechado, el experto deberá anunciarlo de inmediato a un funcionario de la Comisión. Si finalmente se concluye que el conflicto es excluyente, el experto deberá abstenerse de participar en el resto de la evaluación de la propuesta. En ese caso, se anularán las observaciones y las puntuaciones que haya aportado anteriormente a la propuesta en cuestión. En caso necesario, se sustituirá al experto.

Si, durante la evaluación, se descubre que un experto oculta a sabiendas un conflicto de intereses excluyente o potencial, ese experto quedará inmediatamente excluido y se aplicarán las sanciones indicadas en la carta de nombramiento o el Reglamento financiero y sus normas de desarrollo. Cualquier grupo de consenso en el que haya participado se declarará nulo y sin efecto, y las propuestas afectadas se evaluarán de nuevo.

Por analogía con el artículo 265 bis, apartado 3, de las normas de desarrollo del Reglamento financiero, cualquier infracción del código de conducta u otra falta grave del experto podrá calificarse de falta profesional grave y dar lugar a su exclusión de la lista de expertos preparada tras la convocatoria de manifestaciones de interés prevista en el artículo 179 bis del Reglamento financiero. A raíz de esa exclusión, el experto será eliminado de la base de datos, en la que tendrá prohibido volver a inscribirse mientras dure la exclusión.

3.4. Observadores independientes

A fin de asegurar un alto nivel de transparencia, la Comisión puede nombrar a expertos independientes en calidad de observadores (en lo sucesivo, “observadores”) del proceso de evaluación desde el punto de vista de su funcionamiento y ejecución. Su función consiste en dar asesoramiento independiente a la Comisión respecto a la realización y la equidad de todas las fases de las sesiones de evaluación, las maneras en que los expertos evaluadores aplicarán los criterios de evaluación y en qué se podrían mejorar los procedimientos. Como tales, verifican que los procedimientos establecidos o indicados en estas normas se cumplen y comunican sus conclusiones al respecto a la Comisión. Además, se alienta a los observadores a mantener conversaciones extraoficiales con los funcionarios de la Comisión que intervienen en las sesiones de evaluación y a proponer cualquier posible mejora inmediatamente realizable. Sin embargo, en el marco de su trabajo, no deben opinar sobre las propuestas en curso de evaluación ni sobre los dictámenes emitidos al respecto por los expertos.

Con este fin, no es necesario que los observadores tengan conocimientos especializados en el campo de las propuestas evaluadas. Incluso se considera preferible evitar los observadores que tengan un conocimiento demasiado profundo del correspondiente campo de ciencia y tecnología, para evitar conflictos entre sus opiniones sobre el resultado de la evaluación y el funcionamiento de las sesiones. En cualquier caso, no deben opinar sobre las propuestas examinadas ni sobre los dictámenes emitidos al respecto por los expertos.

Se invita a los observadores a estar presentes desde el principio de las sesiones de evaluación, momento en que los expertos reciben instrucciones de la Comisión. Cuando una parte de la evaluación tiene lugar fuera de los locales de la Comisión (“evaluación a distancia”), el observador puede evaluar esa fase tras su terminación basándose en el debate con los expertos una vez reunidos en Bruselas (u otro lugar de evaluación centralizado).

La Comisión informa a los comités de programa de cuáles son los expertos elegidos como observadores, y de sus mandatos, así como de las conclusiones de estos observadores; además, puede hacerse público un resumen de su informe.

Los observadores tienen que respetar las mismas obligaciones que los expertos en cuanto a confidencialidad y ausencia de conflictos de intereses, y firman la misma declaración a tal efecto (véase el anexo F). Les está prohibido revelar detalles referentes a las propuestas, a los expertos encargados de examinarlas o a los debates en los grupos de evaluación. Asimismo, tienen que respetar un código de conducta anejo a su carta de nombramiento.

3.5. Criterios de evaluación

La Comisión, asistida por expertos, cuando así está previsto, evalúa todas las propuestas admisibles para comprobar si satisfacen los criterios de evaluación aplicables a la convocatoria.

Los criterios y subcriterios detallados para la evaluación (27), y las ponderaciones y mínimos conexos, se establecen en los programas de trabajo, basándose en los principios expuestos en los programas específicos y en los criterios establecidos en las normas de participación. Se entiende que los criterios de selección y adjudicación son los definidos como tales en el Reglamento financiero (artículo 115) y sus normas de desarrollo (28) (artículos 176 y 177).

La manera en que deben aplicarse se explica con más detalle en la convocatoria de propuestas y en la correspondiente “Guía del proponente”.

3.6. Puntuación de la propuesta

Los expertos estudian las cuestiones que deben considerarse respecto a cada criterio de evaluación y les dan una puntuación según una escala de 0 a 5. Pueden darse puntuaciones con medios puntos.

Para cada criterio examinado, las puntuaciones indican las siguientes valoraciones:

0 — La propuesta no satisface el criterio examinado o no puede evaluarse por carecerse de información o ser esta incompleta.

1 — Mediocre: El criterio se cumple de manera inadecuada o se dan deficiencias inherentes graves.

2 — Aceptable: Aunque la propuesta cumple el criterio en líneas generales, tiene deficiencias significativas.

3 — Buena: La propuesta cumple el criterio correctamente, aunque serían necesarias algunas mejoras.

4 — Muy buena: La propuesta cumple el criterio muy bien, aunque serían posibles todavía algunas mejoras.

5 — Excelente: La propuesta cumple a plena satisfacción todos los aspectos pertinentes del criterio en cuestión. Las posibles insuficiencias son de poca importancia.

3.7. Mínimos y ponderaciones

Mínimos

Se establecen mínimos para la totalidad o parte de los criterios, de modo que se rechazan las propuestas que no alcancen las puntuaciones mínimas exigidas. También puede fijarse un mínimo global. En el programa de trabajo se indican los mínimos aplicables a cada criterio y el posible mínimo global.

Si la propuesta no alcanza un mínimo para un criterio determinado, puede ponerse fin a su evaluación.

Puede decidirse dividir una evaluación en varias etapas con la posibilidad de que distintos expertos examinen criterios diferentes. Si la evaluación se efectúa en varias etapas sucesivas, las propuestas que no alcancen una puntuación mínima no pueden pasar a la etapa siguiente y pueden encuadrarse de inmediato en la categoría de desestimadas.

Ponderación

Según la naturaleza de los regímenes de financiación y de la convocatoria, puede decidirse ponderar los criterios. Las ponderaciones que deben aplicarse a cada criterio se establecen en el programa de trabajo y la convocatoria.

3.8. Descripción detallada de la evaluación de la propuesta (29)

a) Instrucciones a los expertos

La Comisión es responsable de impartir instrucciones a los expertos antes de las sesiones de evaluación. Estas instrucciones se refieren a los procesos y procedimientos de evaluación, así como a los criterios de evaluación aplicables, y al contenido y los efectos previstos de los temas de investigación considerados. Se hacen también advertencias concretas sobre confidencialidad, imparcialidad y ocultación de conflictos de intereses.

Se presta especial atención a las instrucciones para los expertos que trabajan a distancia, casos en los que puede requerirse material especialmente adaptado (por ejemplo, discos CD-ROM, presentaciones en línea). Se mantiene estrecho contacto con los expertos para prestarles asistencia respecto a cualquier consulta.

b) Evaluación individual de las propuestas

Las propuestas son evaluadas por un mínimo de tres expertos. Las referentes a redes de excelencia son evaluadas por un mínimo de cinco expertos. Este mínimo se aplicará también en otros casos especificados en la “Guía del solicitante”.

En la fase inicial de la evaluación cada experto trabaja por su cuenta, da puntuaciones y hace observaciones para cada criterio descrito en el programa de trabajo y la convocatoria.

Asimismo, el experto indica si la propuesta

— entra totalmente en el ámbito de la convocatoria de propuestas,

— trata cuestiones éticas sensibles,

— requiere un análisis más a fondo respecto a cuestiones de seguridad (véase el anexo B).

Cuando se recurre a la evaluación a distancia, la Comisión remite copias de las propuestas que deben examinarse a cada uno de los expertos. Para ello, pueden enviarse ejemplares en papel por correo o servicio de mensajería o bien dar acceso a la propuesta por vía electrónica.

Justificación de la puntuación

Los expertos han de aportar observaciones respecto a cada una de sus puntuaciones. Estas observaciones tienen que concordar con las puntuaciones otorgadas y sirven de punto de partida de los debates para llegar a un consenso y del correspondiente informe de consenso.

Resultado de la evaluación individual

Tras la evaluación individual de la propuesta, el experto elabora un informe al respecto en el que confirma su lectura y su valoración. Si la evaluación es a distancia, los resultados se comunican a la Comisión por correo o por vía electrónica. El informe del experto acerca de la evaluación individual no puede modificarse posteriormente. Al firmar (o aprobar por medios electrónicos) el informe de la evaluación individual, el experto ha de confirmar que no se encuentra en situación de conflicto de intereses con respecto a la evaluación de la propuesta en cuestión.

En algunos casos, puede solicitarse a los expertos que realicen solamente la evaluación individual. En este caso, su informe de esta evaluación se remite a los expertos participantes en la fase de consenso (véase más adelante) para que lo tengan en cuenta a la hora de preparar el informe de consenso.

Si todos los expertos individuales coinciden en que una propuesta queda fuera del campo de aplicación correspondiente, puede considerarse que no es admisible y que no puede pasar a la fase de consenso.

c) Consenso

Una vez que todos los expertos a los que se ha asignado una propuesta han terminado sus evaluaciones individuales, se pasa a una evaluación de consenso, que recoge los puntos de vista comunes.

Para ello se requiere normalmente una reunión de consenso (o un foro electrónico) a fin de discutir las puntuaciones concedidas y preparar las observaciones.

El debate para llegar a un consenso estará moderado por un representante de la Comisión (“el moderador”). La función del moderador es llegar a un consenso entre los distintos puntos de vista de los expertos, sin prejuicios a favor o en contra de propuestas u organizaciones determinadas, y asegurar una evaluación justa y equitativa de cada propuesta de acuerdo con los criterios de evaluación requeridos.

El moderador del grupo puede designar a un experto responsable de redactar el informe de consenso (“el ponente”).

Los expertos procuran alcanzar una puntuación de consenso respecto a cada uno de los criterios que se haya evaluado y redactar observaciones adecuadas que justifiquen las puntuaciones. Las observaciones deberán ser adecuadas para su comunicación al coordinador de la propuesta. Las puntuaciones y observaciones se recogen en un informe de consenso.

En su caso, los expertos también llegan a un punto de vista común sobre las cuestiones de alcance, ética y seguridad, tratadas en la fase b) anterior.

Si durante el debate para llegar a un consenso resulta imposible que los expertos se pongan de acuerdo sobre algún aspecto de la propuesta, el funcionario de la Comisión responsable de la evaluación puede solicitar que examinen la propuesta tres expertos más, como máximo.

Resultado del consenso

El resultado de la fase de consenso es el informe de consenso, firmado (o aprobado electrónicamente) por el moderador y por todos los expertos o, como mínimo, por el moderador y el “ponente”. El moderador es responsable de asegurar que el informe de consenso recoge el consenso alcanzado, consistente en puntuaciones y observaciones. Cuando es imposible llegar a un consenso, el informe da cuenta de la opinión mayoritaria de los expertos, pero recoge, asimismo, las eventuales opiniones divergentes, posiblemente en un anexo.

La Comisión toma las medidas necesarias para asegurar la calidad de los informes de consenso, prestando especial atención a la claridad, la coherencia y el nivel de detalle adecuado. Si se requieren cambios importantes, los informes se devuelven a los expertos correspondientes.

La firma (o aprobación electrónica) del informe de consenso pone fin a la fase de consenso.

Evaluación de una propuesta ya presentada anteriormente

En el caso de las propuestas que ya han sido presentadas anteriormente a la Comisión dentro del 7o PM, el moderador entrega a los expertos el informe resumido de evaluación anterior (véase a continuación) en la fase de consenso, si la evaluación previa se ha hecho en condiciones comparables (por ejemplo, temas y criterios del programa de trabajo similares en general). Cuando las puntuaciones y observaciones difieran considerablemente de las correspondientes a la propuesta anterior, los expertos han de justificarlas claramente.

d) Grupo de Revisión

Esta es la fase final en la que participan los expertos. En ella formulan sus recomendaciones a la Comisión, habiendo tenido conocimiento de los resultados de la fase de consenso. Las disposiciones prácticas al respecto se determinan a la luz del carácter de la convocatoria y del número de propuestas presentadas a ella.

Para una propuesta determinada, o parte de una propuesta, puede hacerse que todos los expertos examinen todas las propuestas, y llevar a cabo la revisión final al mismo tiempo que preparan los informes de consenso. Así, se considera que estos expertos constituyen el grupo.

De no ser así, se creará un nuevo grupo que podrá comprender a expertos participantes en la fase de consenso, expertos nuevos o una mezcla de ambos. Podrá haber un grupo que cubra toda la convocatoria o varios grupos que cubran las diferentes actividades, temas o regímenes de financiación.

Función del grupo

La principal función del grupo es examinar y comparar los informes de consenso de un campo determinado, comprobar la concordancia entre las puntuaciones y las observaciones decididas durante el debate de consenso y, si es necesario, proponer un nuevo conjunto de puntuaciones o una revisión de las observaciones.

Entre las tareas del grupo también pueden figurar:

— las audiencias de los proponentes de las propuestas que hayan alcanzado los mínimos (véase a continuación),

— la resolución de los casos en que se haya consignado una opinión minoritaria discrepante en el informe de consenso,

— la recomendación de un orden de prioridad para las propuestas con la misma puntuación (solo si es necesario, teniendo en cuenta el presupuesto disponible u otras condiciones de la convocatoria establecidas en el programa de trabajo), y

— la presentación de recomendaciones sobre la posible agrupación o combinación de propuestas.

El grupo está presidido bien por la Comisión, bien por un experto nombrado por esta. En cualquiera de los dos casos, la Comisión garantiza un tratamiento justo e igual de las propuestas en los grupos de debate. Asimismo, puede nombrarse un “ponente” (que podrá ser también el presidente del grupo) para redactar el dictamen del grupo.

Audiencias de los solicitantes

Como parte de las deliberaciones del grupo pueden organizarse audiencias de los proponentes. Las audiencias pueden ser especialmente útiles en las convocatorias, o partes de convocatorias, que atraigan redes de excelencia o proyectos en colaboración integradores a gran escala.

Cuando se celebran audiencias, se envían invitaciones a los coordinadores de las propuestas que tengan puntuaciones de consenso por encima de los mínimos para cada criterio y los globales. En algunas convocatorias puede ampliarse la invitación a los representantes de las propuestas que hayan alcanzado los mínimos para cada criterio pero no el mínimo global.

En cualquiera de los dos casos, la condición para enviar invitaciones se aplica de manera coherente a todas las propuestas presentadas a la convocatoria, o parte de la convocatoria, correspondientes a una determinada línea presupuestaria indicativa del programa de trabajo.

Estas audiencias sirven para clarificar más las propuestas y ayudar al grupo a establecer sus puntuaciones y clasificaciones definitivas. Con ellas se pretende que los expertos puedan comprender mejor una propuesta, pero en ningún caso modificarla o mejorarla. Por ello, no se invita a los proponentes a presentar su propuesta, sino a explicarla y aclararla en función de las preguntas que se les hayan formulado de antemano.

Cualquier cuestión planteada por una propuesta que exija competencias específicas puede abordarse invitando a otros expertos adecuados a la audiencia correspondiente. En este caso, dichos expertos son invitados a pronunciarse solo sobre la cuestión concreta respecto a la que son competentes, no sobre el conjunto de la propuesta.

Si el consorcio que ha presentado una propuesta no acude a la audiencia, pero responde por escrito a las preguntas que le hayan sido enviadas, se tiene en cuenta dicha respuesta escrita. Si un consorcio no responde a las preguntas ni asiste a la audición, el grupo establece la puntuación y las observaciones definitivas con respecto a la propuesta basándose tan solo en el material presentado inicialmente.

En algunas circunstancias, la audiencia puede efectuarse en su totalidad mediante un procedimiento por escrito.

Las audiencias pueden llevarse a cabo, bien por vía telefónica, bien por videoconferencia.

En la “Guía del proponente” se describen los procedimientos concretos de las audiencias.

Resultados de la revisión del grupo

El resultado de la revisión del grupo consiste en un informe que recoge principalmente:

— un informe resumido de evaluación (IRE) para cada propuesta, en el que se incluyen las observaciones y puntuaciones, y se tienen en cuenta las audiencias; si procede, se recogen cualquier cuestión ética y cualquier consideración de seguridad señaladas,

— una lista de las propuestas que satisfacen todos los mínimos, junto con la puntuación final de cada una de ellas y las recomendaciones del grupo respecto al orden de prioridad,

— una lista de las propuestas evaluadas que no han alcanzado uno o varios de los mínimos,

— una lista de las propuestas que se han considerado inadmisibles durante la evaluación,

— un registro de las audiencias (si procede),

— un resumen de cualquier otra recomendación del grupo.

Si el mismo grupo ha examinado propuestas presentadas a distintas partes de una convocatoria (por ejemplo, regímenes de financiación o temas diferentes a los que se hayan asignado presupuestos indicativos distintos en el programa de trabajo), el informe puede contener las listas múltiples correspondientes.

Los informes de evaluación resumidos acordados por los expertos del grupo pueden incluir recomendaciones de nuevas mejoras de una propuesta que ya haya obtenido una alta clasificación.

Estas recomendaciones tienen por objeto una ejecución más eficiente del trabajo propuesto, por ejemplo, mediante la modificación de detalles de la metodología o la eliminación de grupos de tareas (“work packages”) superfluos. Los expertos indicarán el impacto probable en cuanto a esfuerzo y equipo y también podrán indicar el impacto en el presupuesto de estos cambios. Asimismo, podrán proponer una reducción del esfuerzo o el presupuesto sin cambio en el contenido, si están bien fundamentados los motivos para tal reducción.

En casos debidamente justificados, el grupo puede recomendar una fusión de propuestas o una financiación hasta un cierto hito, con la posibilidad de conceder financiación complementaria tras una convocatoria de propuestas posterior.

Si procede, los expertos hacen recomendaciones sobre la financiación de los proyectos para los que se solicita un nivel de reembolso más alto por tratarse de actividades de investigación y desarrollo relacionadas con la seguridad, cuando ello esté justificado por el desarrollo de capacidades en ámbitos con un tamaño de mercado limitado y un riesgo de “fracaso del mercado”, y también en caso de actividades de desarrollo acelerado de equipos en respuesta a amenazas nuevas (30).

El informe del grupo ha de ir firmado, al menos, por tres expertos del grupo, entre ellos el “ponente” (si se hubiese nombrado como tal a uno de ellos) y el presidente.

3.9. Información a los proponentes

La Comisión envía al coordinador de cada propuesta evaluada una carta (“carta de información inicial”) por vía electrónica. La carta tiene que ir acompañada de un informe resumido de evaluación, excepto cuando se trate de proponentes que hayan superado la primera fase de un procedimiento en dos fases, según lo indicado en el anexo C. La carta y el IRE también puede enviarse en papel. Con este envío se pretende dar a los proponentes rápidamente una indicación de cómo han evaluado su propuesta los expertos. Sin embargo, en esta fase, la Comisión no puede comprometerse respecto a su posible selección y financiación.

La “Guía del proponente” ha de indicar la fecha prevista para el envío de estas cartas (31).

La Comisión no modifica el informe resumido de evaluación que forma parte del informe del grupo, excepto si es necesario para mejorar su legibilidad o, excepcionalmente, para suprimir cualquier error factual o comentario inadecuado que haya pasado inadvertido en revisiones anteriores. Las puntuaciones no se modifican nunca. El informe resumido de evaluación expresa el consenso alcanzado por los expertos, incluida la revisión final por el grupo, y contiene los comentarios y puntuaciones sobre cada criterio y la puntuación global, además de aportar comentarios generales según proceda. Las observaciones recogidas deben aportar una justificación clara y suficiente de la puntuación y, si procede, las posibles recomendaciones de modificación de la propuesta en caso de que esta sea seleccionada para iniciar negociaciones. En casos excepcionales, pueden indicarse las posibilidades de agrupación o combinación con otras propuestas.

Tratándose de propuestas desestimadas por no alcanzar uno de los mínimos de la evaluación, podría ocurrir que las observaciones contenidas en el informe resumido de evaluación estuvieran completas solo para los criterios examinados hasta el momento en que se comprobó que no se alcanzaba dicho mínimo.

Los coordinadores de las propuestas consideradas inadmisibles deben ser informados de los motivos que hayan justificado tal decisión.

Asimismo, los coordinadores de las propuestas rechazadas por consideraciones de seguridad deben ser informados de los motivos que hayan justificado tal decisión.

4. FINALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

En esta fase, el personal de la Comisión revisa los resultados de la evaluación efectuada por los expertos y hace su propia evaluación de las propuestas; especialmente, debe revisar la contribución financiera de la Unión o de Euratom, basándose en el asesoramiento de estos expertos.

4.1. Lista ordenada de la Comisión

Las propuestas se clasificarán según los resultados de la evaluación. Las decisiones sobre la financiación se basarán en esta clasificación (32).

El servicio responsable confecciona la lista definitiva de propuestas que podrían ser financiadas, a partir de las que hayan superado los mínimos de evaluación, basándose en los resultados de la evaluación de los expertos. Se toman debidamente en cuenta las puntuaciones recibidas y cualquier consejo de los expertos. También se tienen en cuenta el presupuesto disponible, los objetivos estratégicos del programa y las políticas de la Unión o de Euratom, así como el equilibrio general entre las propuestas que deban financiarse.

El número de propuestas de la lista depende del presupuesto disponible. Las propuestas se clasifican por orden de prioridad, a menos que se disponga de presupuesto suficiente para financiar todas las propuestas que hayan superado los mínimos necesarios.

Por regla general, la Comisión sigue el orden de prioridad de las propuestas indicado por los expertos. En casos excepcionales y debidamente justificados y autorizados a un nivel adecuado, puede asignarse a una propuesta un lugar diferente del indicado por los expertos. En este caso, deben especificarse los motivos por los que se haya establecido ese orden de prioridad.

Para cada una de las propuestas, se determina una propuesta de contribución financiera de la Unión o de Euratom, basándose en las observaciones de los expertos y en los propios análisis de los servicios. Pueden hacerse recortes presupuestarios, aunque estos recortes no podrán tener por objeto apoyar otros proyectos que, de otro modo, no habrían sido financiados.

A continuación el servicio responsable consulta a los otros servicios y Direcciones Generales respecto a la lista de propuestas que tiene intención de seleccionar para financiación, indicando también la contribución de la Unión o Euratom prevista para cada propuesta. Puede confeccionarse una lista de reserva (véase a continuación).

La consulta interna también trata cualquier aspecto que deba modificarse durante la negociación, según el asesoramiento de los expertos. Entre estos aspectos cabe citar la inclusión de condiciones especiales sobre fusión de propuestas o financiación condicional, sugeridas por los expertos (véase la sección 3.8).

Tras esta consulta interna, se establece la lista definitiva de la Comisión, que sigue un orden de prioridad, y los mandatos de negociación. Si la consulta revela que hay trabajos muy similares que ya se financian en otros ámbitos o que una propuesta daría lugar a trabajos manifiestamente contrarios a las políticas de la Unión o de Euratom, puede ocurrir que un proyecto originalmente presentado para financiación por el servicio responsable no aparezca en la lista definitiva de la Comisión.

4.2. Lista de reserva de la Comisión

La lista de las propuestas que pasarán a la fase de negociación tiene en cuenta el presupuesto disponible (que figura en la convocatoria de propuestas). Puede mantenerse en reserva una serie de propuestas para cubrir eventualidades como el fracaso de las negociaciones sobre los proyectos, la retirada de propuestas, los ahorros presupuestarios acordados durante la negociación o la disponibilidad de presupuestos adicionales de otras fuentes de financiación.

Los coordinadores de las propuestas en lista de reserva tienen que recibir confirmación de que podrían ofrecérseles negociaciones conducentes a la preparación de un acuerdo de subvención, pero solo en caso de contar con más financiación. Dicha confirmación podría indicar una fecha transcurrida la cual no es probable ya que tenga lugar tal oferta.

Cuando se ha agotado el presupuesto de una convocatoria determinada, se informa de ello a los coordinadores de las propuestas no financiadas de la lista de reserva, y estas son rechazadas (véase a continuación).

4.3. Desestimación de propuestas por la Comisión

La Comisión decide formalmente rechazar las propuestas que se consideran inadmisibles (tanto antes como durante la negociación) o que no han superado los mínimos de los criterios de evaluación, así como las que, por clasificarse por debajo de un lugar determinado, no pueden financiarse al ser insuficiente el presupuesto disponible. La Comisión puede rechazar todas las propuestas por debajo de un determinado lugar en la clasificación, independientemente de la disponibilidad de presupuesto y de las observaciones de los expertos, si considera que el nivel de calidad es insuficiente para merecer apoyo. Asimismo, puede rechazar propuestas por motivos éticos, tras una revisión ética (véase el anexo A), o por motivos de seguridad, tras el procedimiento descrito en el anexo B.

La Comisión, después de adoptar la decisión de desestimar una propuesta, informa de ello por escrito a su coordinador. En la correspondiente carta deben explicarse las razones de la desestimación.

La Comisión no rechazará las propuestas que sean objeto de un procedimiento de recurso (véase la sección 5.3).

5. NEGOCIACIÓN Y CONCESIÓN DE SUBVENCIONES

5.1. Negociación de propuestas

A continuación, se invita a iniciar negociaciones a los coordinadores de las propuestas que no han sido desestimadas y para las cuales se dispone de financiación. Si ello se produce antes de que se hayan establecido definitivamente la lista de clasificación de la Comisión y los mandatos de negociación, la invitación deja claro que podría resultar necesario poner fin a las negociaciones o modificar el mandato, según los resultados de la consulta con otros servicios.

La Comisión puede estar asistida por expertos durante la negociación, posiblemente por los que hayan participado en la fase de evaluación.

Además de las cuestiones planteadas en el informe de evaluación resumido, los participantes pueden recibir solicitudes de más información administrativa, jurídica, técnica y financiera, necesaria para la preparación de un acuerdo de subvención (33). La Comisión puede solicitar cambios, que podrían incluir modificaciones del presupuesto, de acuerdo con el mandato de negociación indicado anteriormente (sección 4.1). En este caso, ha de justificar todos los cambios solicitados.

Los cambios en los aspectos científicos y de gestión cubrirían, en particular, las revisiones del trabajo propuesto establecidas en el mandato de negociación descrito en la sección 4.1. Los aspectos jurídicos, por su parte, incluirían, en particular, la verificación de la existencia y el régimen jurídico de los participantes, la revisión de cualquier cláusula particular del acuerdo de subvención, o cualquier condición requerida para el proyecto, así como otros aspectos relacionados con la elaboración del acuerdo de subvención definitivo (como, por ejemplo, la fecha de inicio del proyecto, el calendario de presentación de informes y otros requisitos jurídicos). Los aspectos financieros cubrirían la fijación de la contribución de la CE, hasta un máximo, la cuantía de la prefinanciación, el desglose estimado del presupuesto y de la contribución financiera de la Unión o de Euratom por actividad y por participante, y la evaluación de la capacidad financiera del coordinador y, en caso necesario, de cualquier otro participante.

No pueden concederse subvenciones a posibles participantes que, en el momento en que esté en curso un procedimiento de concesión de subvenciones, se hallan en una de las situaciones indicadas en los artículo 93 y 94 del Reglamento financiero (referentes, por ejemplo, a quiebras, condenas, faltas profesionales graves, incumplimiento de las obligaciones respecto a la seguridad social, otras actividades ilegales, incumplimientos de contrato previos, conflictos de intereses y falsedad de las declaraciones).

En cualquier momento puede excluirse de la selección a los posibles participantes que hayan cometido alguna irregularidad en la ejecución de cualquier otra acción de la Unión o de Euratom, teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad. No se seleccionará ninguna propuesta que contravenga los principios éticos fundamentales o que no cumpla las condiciones establecidas en el programa de trabajo o en la convocatoria de propuestas (34).

De conformidad con el artículo 54, apartado 5, del Reglamento (CE) no 1803/2006, ninguna propuesta cofinanciada por el 7o PM puede recibir ayuda de los Fondos Estructurales.

En esta fase se tratan también los aspectos relacionados con la fusión de proyectos, y, si es necesario, se abordan y clasifican las cuestiones éticas (véase el anexo A) o las consideraciones de seguridad (véase el anexo B).

Si resulta imposible llegar a un acuerdo con un coordinador que actúe en representación de un consorcio, en un plazo razonable que la Comisión podrá imponer respecto a cualquier cuestión tratada durante la fase de negociación, esta puede poner fin a las negociaciones y desestimar la propuesta.

La Comisión puede poner fin a las negociaciones si el coordinador propone modificar el proyecto en lo que se refiere a los objetivos, los contenidos científicos y tecnológicos, la composición del consorcio y otros aspectos, en la medida en que dicho proyecto resulte significativamente diferente de la propuesta evaluada o no se ajuste al mandato de negociación.

La negociación de las propuestas de la lista de reserva podrá iniciarse cuando esté claro que se cuenta con presupuesto suficiente para financiar uno o más de estos proyectos. A reserva de la disponibilidad de presupuesto, se entablarán negociaciones con las propuestas situadas al principio de la lista de reserva, debiendo seguirse el orden de la clasificación definitiva.

5.2. Concesión de subvenciones

Si las negociaciones concluyen con éxito (es decir, una vez concretados los detalles del acuerdo de subvención con los proponentes y efectuadas todas la comprobaciones necesarias), la Comisión lleva a término sus procedimientos jurídicos y financieros, así como el procedimiento de consulta del comité de programa previsto en el Programa Específico, y adopta la correspondiente decisión de selección. Una vez adoptada la decisión de selección, se concede una subvención, mediante un acuerdo de subvención formal entre, por una parte, la Comisión y, por otra, el coordinador y los demás participantes.

5.3. Asistencia, consultas y recursos

En la “Guía del proponente” debe explicarse cómo los proponentes pueden pedir asistencia o información sobre cualquier cuestión relacionada con una convocatoria de propuestas y los consiguientes procedimientos. Debe darse información detallada tanto sobre los puntos de contacto nacionales como sobre el servicio de asistencia de la Comisión. Se montará un servicio de asistencia especializada para las cuestiones relacionadas con el sistema electrónico de presentación de propuestas (EPSS).

Además, la “carta de información inicial” mencionada en la sección 3.9 ha de indicar una dirección para cualquier cuestión relativa a los resultados de una evaluación determinada.

La carta también ha de indicar una dirección que deberá usar el coordinador si considera que ha habido deficiencias en el tratamiento de su propuesta y que estas han afectado al resultado del proceso de evaluación. La carta especificará un plazo para la recepción de estas reclamaciones, que será de un mes a partir de la fecha de envío de la carta de la Comisión. El coordinador debe especificar el nombre y la referencia de la convocatoria, el número (si lo hay), la denominación y la sigla de la propuesta, y una descripción completa de las deficiencias alegadas. En la carta se describirá el método para la presentación de la reclamación (por ejemplo, a través de un sitio web).

A continuación se convoca un Comité de revisión interna de la evaluación (“Comité de recurso”) para examinar los casos presentados por los coordinadores, dentro del plazo mencionado, utilizando el método indicado en la carta de información inicial. No se tomarán en consideración las reclamaciones que no cumplan estas condiciones o no se refieran a las comprobaciones de la evaluación o la admisibilidad de una propuesta determinada.

Las reuniones del Comité pueden adoptar diferentes configuraciones, según las convocatorias de que se traten. La función del Comité es asegurar una interpretación jurídica coherente de estas solicitudes y un trato igual a todos los solicitantes. El Comité aporta las opiniones de especialistas sobre la ejecución del proceso de evaluación, basándose en toda la información disponible acerca de la propuesta y su evaluación, y trabaja de manera independiente. El Comité mismo no evalúa la propuesta. Si considera que ha habido un fallo en la comprobación de la admisibilidad o en el proceso de evaluación que es probable que haya afectado a la decisión de financiar o no financiar la propuesta, puede proponer una nueva evaluación de toda la propuesta o parte de ella por expertos independientes. El Comité no deberá poner en cuestión el juicio de los grupos de expertos debidamente cualificados.

El Comité está compuesto de personal de la Comisión con los conocimientos requeridos en asuntos jurídicos y procedimentales, contenido científico y técnico, o sistemas de información. Su composición variará según los casos que deba tratar. Estará presidido por un funcionario de un servicio distinto del responsable de la convocatoria. El coordinador de la convocatoria (u otra persona designada perteneciente al servicio responsable de la convocatoria) ha de ser un miembro del Comité.

Si el Comité se ve en la obligación de considerar cuestiones de admisibilidad, puede solicitar el asesoramiento del Comité de revisión de la admisibilidad mencionado en la sección 2.6 (o cooptar a miembros de este).

A la luz de su revisión, el comité recomendará al ordenador competente responsable de la convocatoria cómo debe proceder.

En el plazo de las tres semanas siguientes a la fecha en que finalice el plazo mencionado para presentar solicitudes de recurso, se enviará una respuesta inicial a los reclamantes. En la respuesta inicial se indicará cuándo se dará una respuesta definitiva.

El procedimiento de recurso no sustituye a los canales habituales aplicables a las acciones de la Comisión, como los siguientes: la Secretaría General de la Comisión, por infracción del código de buena administración (relaciones con el público); el Defensor del Pueblo Europeo, por “mala gestión”; el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, por una decisión que afecte a una persona o entidad jurídica. Estos canales también pueden ser utilizados por los proponentes que deseen presentar una reclamación después del plazo mencionado.

5.4. Presentación de informes sobre los resultados de las convocatorias de propuestas

La Comisión facilitará información estadística al comité de programa sobre los resultados de las convocatorias de propuestas, con arreglo a lo dispuesto en el anexo V de los Programas Específicos “Cooperación” y “Capacidades”, y con el anexo II del Programa Específico “Personas”.