INFORME SOBRE LAS CUENTAS Y LA GESTIÓN DEL EJERCICIO 1994 DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO (FUNDACIÓN DE DUBLÍN), ACOMPAÑADO DE LA RESPUESTA DE LA FUNDACIÓN

(95/C 354/02)

ÍNDICE

Apartados

Página

INTRODUCCIÓN

1.1 - 1.4

9

Antecedentes

1.1 - 1.3

9

Alcance del control

1.4

9

SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES ANTERIORES

2.1 - 2.3

9

Separación de funciones

2.1

9

Administración de anticipos

2.2

9

Sistema de inventario informatizado

2.3

9

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y CUENTA DE GESTIÓN

3.1 - 3.8

9

Transferencias de créditos

3.1 - 3.3

9

Prórrogas y anulaciones de créditos

3.4 - 3.6

9

Ingresos

3.7

10

Gastos de misión

3.8

10

BALANCE

4.1 - 4.2

10

Activo circulante

4.1 - 4.2

10

CONCLUSIÓN

5.1 - 5.3

10

ANEXO

11

Respuesta de la Fundación

12

1. INTRODUCCIÓN

Antecedentes

1.1. La Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo (la Fundación) se creó en virtud del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (1) como un organismo satélite de la Comunidad Europea. La Fundación, que comenzó a funcionar en Dublín en 1976, depende tanto de la Comisión como de su Consejo de Administración para su funcionamiento y administración. La Fundación tiene como misión contribuir al establecimiento de mejores condiciones de vida y de trabajo, mediante medidas tendentes a desarrollar y difundir los conocimientos adecuados para coadyuvar a esta evolución.

1.2. El Tribunal de Cuentas ha examinado las cuentas y la gestión financiera de la Fundación de Dublín correspondientes al ejercicio 1994, de conformidad con la reglamentación aplicable (1).

1.3. Los créditos disponibles en el ejercicio 1994 ascendieron a 11,6 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por valor de 8,3 millones de ecus y a prórrogas al ejercicio 1995 por un importe de 2,1 millones de ecus, habiéndose anulado el saldo de 1,2 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio precedente dieron lugar a pagos por valor de 2,6 millones de ecus y a anulaciones por valor de 0,3 millones de ecus. El anexo adjunto al presente informe contiene un análisis por títulos de la utilización de los créditos del ejercicio y de los créditos prorrogados de 1993.

Alcance del control

1.4. En 1995 el alcance del trabajo del Tribunal se limitó a una auditoría financiera de las cuentas de 1994.

2. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES ANTERIORES

Separación de funciones

2.1. La separación de las funciones del ordenador de pagos y del contable sigue siendo insuficiente. La Fundación espera poder llevar a cabo la sustitución del sistema contable informatizado por uno nuevo que resolverá este problema. Se han mantenido conversaciones para garantizar que el nuevo sistema sea el mismo en todos los organismos satélites. La Comisión debería dar prioridad a la provisión e instalación de un sistema uniforme en todos los organismos afectados.

Administración de anticipos

2.2. Un porcentaje elevado de los pagos se efectúa antes de ser usados por el interventor. Durante el ejercicio, el 76 % de los pagos (excluyendo los sueldos) se efectuaron a través de la administración de anticipos. El Interventor (DG XX) decidió que, debido a la carga de trabajo adicional ocasionada por la creación de ocho organismos satélites la Fundación debería utilizar en mayor medida el sistema de administración de anticipos.

Sistema de inventario informatizado

2.3. El personal de la Fundación actualizó los registros durante 1994, eliminando muchos artículos obsoletos. El total al final del ejercicio concordaba con lo inscrito en las cuentas. Las recomendaciones anteriores del Tribunal se han seguido.

3. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y CUENTA DE GESTIÓN

Transferencias de créditos

3.1. El valor de las transferencias de créditos entre las diferentes líneas presupuestarias en 1994 fue de 756 000 ecus (el 6,5 % de los créditos contabilizados en el presupuesto), cantidad menor que los 2 227 600 ecus (19 %) de 1993.

3.2. En 1994 se efectuaron transferencias entre títulos con la aprobación del Consejo de Administración y de la Comisión, lo que es contrario a lo dispuesto en el Reglamento (CEE) n° 1417/76 de la Comisión, de 1 de junio de 1976, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, y, en particular el apartado 3 del artículo 21 que regula las transferencias de créditos.

3.3. Se efectuaron transferencias netas de 250 000 ecus del título 1 (gastos de personal), asignando 46 000 ecus al título 2 (gastos administrativos) y 204 000 ecus al título 3 (gastos de operaciones). Además, como todas las transferencias entre títulos, se efectuaron en el último trimestre del ejercicio, parece que se efectuaron para hacer posibles las prórrogas de estos créditos, exceptuando los correspondientes al título 1 [artículo 6.1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo].

Prórrogas y anulaciones de créditos

3.4. En enero de 1995 el Interventor se negó a aprobar compromisos de 1994 por valor de 303 000 ecus alegando que estaban vinculados al ejercicio 1995, y de 538 280 ecus por estar relacionados con contratos de estudio que no habían sido sometidos al procedimiento de licitación. Estos importen tuvieron por lo tanto que anularse. Durante el ejercicio se estableció un nuevo procedimiento de licitación para la adjudicación de contratos de estudio que se aplicará en 1995.

3.5. El porcentaje de pagos supone un 72 % de la totalidad de las cuentas, pero sólo alcanza el 49 % en el título 3 «gastos de operaciones». El cuadro 1 muestra las prórrogas del presupuesto 1994, por títulos, y su posterior utilización en 1995. Las prórrogas del título 3 ascendieron al 34 % de los créditos iniciales. En marzo de 1995, sólo se había utilizado el 29 % de las prórrogas. La línea presupuestaria «estudios y proyecto piloto relativos a las condiciones de vida y de trabajo» mostraba créditos iniciales por valor de 1,9 millones de ecus, de los que sólo se hicieron efectivos pagos por valor de 408 951 ecus. Se efectuaron transferencias por valor de 171 00 ecus a esta línea presupuestaria durante el ejercicio, se prorrogaron finalmente 1,17 millones de ecus y se cancelaron otros 538 655 ecus.

>SITIO PARA UN CUADRO>

3.6. El principal objetivo del presupuesto es mostrar las necesidades de financiación de la Fundación en el ejercicio de que se trate. En 1994 los créditos contabilizados en el presupuesto totalizaron 11,6 millones de ecus y los fondos recibidos para satisfacer los gastos derivados de estos créditos totalizaron 11,2 millones de ecus. Los pagos a cargo del ejercicio ascendieron a 8,3 millones de ecus y al final del mismo la Fundación se encontró con un saldo de tesorería superior a 4,7 millones de ecus, superior a la mitad de los pagos del ejercicio. De este modo, el presupuesto anual de la Fundación tiene poco que ver con sus necesidades reales de tesorería, llevándole a mantener elevados saldos de tesorería durante todo el año sin que exista una necesidad inmediata. Esta situación debería evitarse y la Fundación debería hacer que las transferencias trimestrales que recibe de la Comisión se adaptasen más a sus necesidades reales de tesorería.

Ingresos

3.7. La subvención comunitaria destinada a la Fundación para el ejercicio 1994 fue de 11,2 millones de ecus. El importe efectivamente solicitado y recibido fue de 1,5 millones de ecus el 6. 4. 1994, 2,5 millones de ecus el 7. 7. 1994 y 6,9 millones de ecus el 10. 10. 1994, es decir un total de 10,9 millones de ecus. El saldo de 0,3 millones de ecus representa el excedente prorrogado al final del ejercicio 1993. Como en años anteriores, esta forma de financiación no es conforme con el artículo 26 del Reglamento financiero de la Fundación, que dispone que la subvención se entregue en la primera quincena de cada trimestre y en función de las necesidades reales.

Gastos de misión

3.8. Un análisis de las solicitudes de los gastos de misiones reveló que se realizaron 170 misiones a Bruselas. Debería plantearse si todas estas misiones a Bruselas están justificadas y encontrar medios de comunicación alternativos para reducir el nivel de gastos de misión.

4. BALANCE

Activo circulante

4.1. Todos los importes inscritos bajo esta denominación estaban justificados documentalmente.

4.2. En el IVA pendiente de recuperación están incluidos dos partidas por un total de 32 216 ecus que han estado pendientes durante más de tres años. Al final de cada ejercicio se remitió un aviso recordatorio a los servicios afectados de los Estados miembros, sin recibirse respuesta alguna. Es preciso aplicar medidas de gestión para resolver esta situación.

5. CONCLUSIÓN

5.1. La administración de anticipos se emplea cada vez más.

5.2. El Reglamento del Consejo no prevé la posibilidad de efectuar transferencias entre títulos. A pesar de ello, el Consejo de Administración las ha propuesto y la Comisión las ha aceptado.

5.3. El Tribunal repite la observación formulada en informes anteriores de que los pagos de la Comisión a la Fundación no cumplen la normativa financiera vigente. Por ello, la Fundación se encuentra en ocasiones con excedentes de Tesorería importantes. Esta situación podría evitarse si las retiradas trimestrales de fondos de la Comisión reflejaran más adecuadamente las necesidades reales de tesorería.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 30 de noviembre de 1995.

Por el Tribunal de Cuentas

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) - Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975, relativo a la creación de la Fundación, DO L 139 de 30 de mayo de 1975, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, DO L 181, de 23 de julio de 1993.

- Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, relativo a las disposiciones fiancieras aplicables a la Fundación, DO L 164, de 24 de junio de 1976, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, DO L 181 de 23 de julio de 1993.

ANEXO

>SITIO PARA UN CUADRO>

RESPUESTA DE LA FUNDACIÓN

2.2. y 5.1. Se hizo un mayor uso de la administración de anticipos a solicitud del Control Financiero por razones de eficiencia en función de los costes. El sistema utilizado anteriormente generaba costes de mensajería significativos, así como retrasos. También requería frecuentes misiones por parte de Control Financiero.

La aplicación de procedimientos de administración de anticipos a todos los costes que permiten el uso de compromisos provisionales ha reducido los costes de gestión y los retrasos. También ha otorgado un papel más significativo al Ordenador en la gestión del gasto presupuestario.

3.2. y 5.2. Con anterioridad a 1994, en consideración a las cantidades relativamente pequeñas registradas, los créditos se clasificaban sólo por capítulo, artículo y partida, y las disposiciones financieras preveían las transferencias entre capítulos. Las disposiciones financieras, en consecuencia, estipulaban la plena transferibilidad entre todos los elementos del presupuesto de la Fundación. El hecho de que, desde el 1 de enero de 1994, a instancias del Tribunal, la Fundación clasifique ahora además los créditos por título, no parece que haga nulo el principio que subyace a las disposiciones financieras, es decir, el de la plena transferibilidad de los créditos.

3.3. Debe observarse que algunos elementos de los créditos del Título 1 se pueden prorrogar al ejercicio siguiente de plena conformidad con el artículo 6.1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo.

3.4. Publicaciones: los 303 000 ecus se referían a compromisos en favor de la Oficina de Publicaciones Oficiales en relación con la ejecución del programa de publicaciones de la Fundación para el año 1994. Estos compromisos fueron presentados para la obtención del visto bueno el 20 de diciembre de 1994. Con anterioridad, los documentos de este tipo obtenían siempre el visto bueno del interventor.

El 12 de enero de 1995, el interventor se negó a aprobar los compromisos, basándose en que, «por tratarse de costes cuyo compromiso contractual debe efectuarse en 1995, no puede incurrirse en ellos durante el ejercicio de 1994, de acuerdo con las disposiciones financieras».

La Fundación sostiene que dichos compromisos cumplían los requisitos de las disposiciones financieras en lo que respecta a los contratos que la Fundación deseaba concluir con la Oficina de Publicaciones Oficiales antes de que finalizara el ejercicio de 1994 y, por lo tanto, de acuerdo con la práctica establecida, deberían haber obtenido el visto bueno.

Contratos de estudio: en su reunión del 25 de marzo de 1994, el Consejo de Administración de la Fundación aprobó la aplicación de un nuevo procedimiento basado en la convocatoria de ofertas marco para la adjudicación de los contratos de estudio. Al aprobar el nuevo procedimiento, el Consejo de Administración, reconociendo que se necesitaría hasta un año para su aplicación, subrayó que no debían producirse retrasos en la ejecución del programa de trabajo para 1994 y que se seguiría aplicando la práctica vigente hasta el momento durante un período transitorio. La adopción de este nuevo procedimiento se había discutido con Control Financiero.

La práctica hasta entonces vigente cosistía en la utilización del procedimiento de convocatoria de ofertas únicamente para trabajos muy específicos. En la mayoría de los casos, los contratos se otorgaban por adjudicación directa (artículo 46 de las disposiciones financieras), previa consulta a los miembros del Consejo de Administración. Este procedimiento había demostrado ser eficiente, económico y transparente.

El 24 de enero de 1995 el interventor remitió una nota denegando el visto bueno de los contratos presentados el 20 de diciembre de 1994, por un monto de 538 280 ecus, basándose en que «la Fundación ha publicado una invitación a la presentación de declaraciones de interés, y deben utilizarse los resultados de esta invitación aunque no se haya ultimado el procedimiento de selección. La referencia al artículo 46 no es pertinente en este caso.».

La Fundación sostiene que, no obstante el hecho de que Control Financiero deseara modificar la práctica establecida para el otorgamiento delos contratos, se debería permitir un período de transición, como se había desprendido de las conversaciones entre la Fundación y Control Financiero. Posteriormente, todos los contratos que se volvieron a presentar para la obtención del visto bueno en el marco del presupuesto de 1995 fueron aprobados.

3.6. y 5.3. En los últimos años, de conformidad con recomendaciones anteriores del Tribunal de Cuentas, la Fundación ha solicitado pagos de su subvención para cubrir compromisos con cargo al ejercicio. Esto ha hecho que al final del mismo surjan saldos de tesorería por encima de las necesidades de operación. Este procedimiento se va a revisar para garantizar que las solicitudes de pagos de la subvención obedezcan a necesidades reales de tesorería.

3.7. Tras las medidas adoptadas por la Comisión, el momento de los pagos se encuentra ahora en consonancia con las disposiciones financieras. La cuestión relativa a los montos de los pagos se ha planteado y dilucidado en el punto 3.6.

3.8. Tanto en el campo administrativo como en el de operaciones, la Fundación mantiene un estrecho contacto con los servicios de la Comisión. La Fundación se esfuerza por garantizar que todas las misiones, incluidas las destinadas a Bruselas, se lleven a cabo únicamente cuando son absolutamente necesarias. No obstante, la Fundación está examinando medios alternativos de comunicación para determinar si se pueden reducir los costes.

4.2. Se han adoptado medidas adecuadas con respecto a las dos partidas de que se trata.

5.1., 5.2. y 5.3.Véanse las observaciones anteriores.