Informe

sobre los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI-Alicante) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Oficina

(2000/C 373/11)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe se dirige al Comité presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con la letra c) del apartado 2 del artículo 119 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo(2), la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Esta responsabilidad incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(3), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 138 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal ha revisado los documentos contables y aplicado los procedimientos de fiscalización oportunos con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal ha obtenido suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

4. Este examen ha permitido al Tribunal obtener las garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y de que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA DE ARMONIZACIÓN DEL MERCADO INTERIOR CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Reglamento financiero

5. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha(4), el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita a la Agencia a transponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación.

Contabilidad analítica

6. El Tribunal, en su Informe anterior, había señalado la falta de un sistema de contabilidad analítica. La Oficina lo está desarrollando, pero aún debe informatizarse para poder resultar operativo.

Balance financiero

Inventario

7. Al final del ejercicio se cotejaron los movimientos registrados en la contabilidad y en el registro de inventario. No obstante, en el transcurso del año, las responsabilidades del inventario general y del inventario informático se separaron. Debido a esta separación, y, una vez comparados, algunos bienes se clasificaron nuevamente, pasando del inventario general al inventario informático. Durante el año se utilizó un nuevo sistema para el inventario general.

8. Estos cambios en la gestión de los inventarios generaron diferencias en los totales de los mismos, entre la contabilidad y el registro de inventario. Durante la inspección, las diferencias no pudieron cifrarse con precisión, pero su magnitud no afecta la fiabilidad de las cuentas.

9. Debería efectuarse de manera más periódica el cotejo entre la contabilidad y el registro de inventario, con el fin de garantizar la equivalencia de estos registros.

Inmovilizado inmaterial

10. El inmovilizado inmaterial no está recogido en el registro de inventario. Según la Oficina, estos bienes corresponden a diferentes programas informáticos cubiertos por licencias. La Oficina debería restablecer el registro de inventario para el inmovilizado inmaterial y evaluar si estos bienes son aún válidos y si obedecen a las normas de inventario.

Recursos humanos

11. Como muestra el siguiente cuadro, el personal aumenta de manera regular e importante (véase también el apartado 15), aunque el incremento resulte menos rápido que el de indicadores representativos de la actividad de la Oficina(5). No obstante, la Oficina debería obrar con cautela y continuar sus esfuerzos para mejorar su productividad.

>SITIO PARA UN CUADRO>

12. Durante el ejercicio, la Oficina efectuó 196 contrataciones, de las que 60 proceden de transformaciones de contratos de empleo temporal en contratos de agente auxiliar y 53 contratos de agente auxiliar en contratos de agente temporal. Solamente 17 personas fueron contratadas tras la publicación de un puesto vacante.

13. El puesto de jefe del "Servicio de recursos humanos" no se ha ocupado nunca. Debido al personal total de 523 agentes (al final de 1999), sería deseable cubrir este puesto cuanto antes.

Edificio

14. Según las disposiciones contractuales, los trabajos deberían haberse finalizado en junio de 1999. En esta fecha tuvo lugar la inauguración oficial, pero, el traslado no tuvo lugar hasta junio de 2000.

15. El nuevo edificio, de un coste total de 23,6 millones de euros, tiene una capacidad de 400 personas y resulta ya insuficiente. En efecto, debido al incremento, muy satisfactorio, de depósitos de solicitud se prevé que, al final de 2001, la Oficina necesitará oficinas para 800 personas. En consecuencia, la mitad del personal ocupará oficinas dispersas en otros tres o cuatro edificios lo que, en conjunto, supone un alquiler mensual de más de 90000 euros.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

16. Durante el ejercicio, 73 expedientes sobrepasaron el umbral de 46000 euros, a partir del cual debe intervenir la CCCC: 26 con un importe total de 12,3 millones de euros, tras acuerdos directos; ocho, con un importe total de 1,6 millones de euros, tras procedimientos restringidos; siete, con un importe total de 1,4 millones de euros tras procedimientos negociados; 25 y 32, con un importe total de 32,2 millones de euros tras procedimientos abiertos. La Oficina debería aplicar de manera más rigurosa las normas de adjudicación de contratos, con el fin de garantizar la mayor competencia posible.

Procedimientos escritos

17. Durante el ejercicio 1999, la CCCC emitió varios dictámenes relativos a proyectos importantes mediante procedimientos escritos, por lo que no pudo desempeñar su papel de debate acerca de los proyectos. En relación con el contrato de mantenimiento de las instalaciones técnicas del nuevo edificio, la Oficina publicó una convocatoria de manifestación de interés en el Diario Oficial, al final de marzo de 1999, y las ofertas recibidas como respuesta se abrieron el 6 de mayo de 1999. El 8 de octubre de ese mismo año, el presidente de la CCCC solicitó a los miembros de dicha Comisión que emitieran su dictamen por escrito sobre un voluminoso informe que afectaba a un contrato de 1,6 millones de euros. Ahora bien, este expediente no correspondía a los casos de urgencia para los que está previsto el procedimiento escrito.

Compra de impresoras

18. Al final del ejercicio, la CCCC emitió un dictamen favorable a la compra de impresoras por un importe total de 190000 euros a una sola empresa, conforme a un contrato de suministros que técnicamente no puede separarse del contrato principal. Sin embargo, la compra de las impresoras normalizadas sí podría haberse separado del contrato principal.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 27 de septiembre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 11 de 14.1.1994, p. 33.

(2) DO L 11 de 14.1.1994, p. 30.

(3) En aplicación del apartado 1 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/49 del Consejo, las cuentas de la totalidad de los ingresos y gastos de la Oficina para el ejercicio 1999 se establecieron el 28 de marzo de 2000 y, a continuación se transmitieron al Consejo de administración de la Oficina, al Parlamento Europeo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; este último las recibió el 31 de marzo de 2000. La versión resumida de estos estados financieros figura en los cuadros anexos a este Informe.

(4) Véase el apartado 2 bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

(5) Véase en este sentido el Informe anual relativo al ejercicio 1998 (DO C 372 de 22.12.1999, p. 62, apartado 12).

Cuadro 1

Balance financiero de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la oficina

5. En su próxima sesión, se propondrá al Comité presupuestario de la OAMI una modificación del Reglamento financiero de la Oficina que recoja la reciente adaptación de las disposiciones del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas.

6. La Oficina confirma la implantación del sistema de contabilidad analítico, cuyos primeros resultados se esperan para el 2o semestre del año 2000.

8. El error detectado por el Tribunal es un error de orden contable: no falta ningún bien en el inventario físico. De hecho, una serie de teléfonos móviles y de inversores, no se habían incluido en la lista de inventario. La Oficina ya ha adaptado su método de cotejo de las listas de inventario físico y contable.

9. La Oficina ha adoptado sus disposiciones para que los cotejos periódicos entre las listas de inventario físico y las listas de inventario contable se refieran en adelante al conjunto de los inmovilizados, y no sólo a los nuevos asientos del inventario.

10. La Oficina reflexiona en la actualidad sobre la forma de mejorar el método de inventario del inmovilizado inmaterial.

11. En 1999, el número de solicitudes de marcas presentadas aumentó en más de un 35 % con relación a 1998. La Oficina está obligada a adaptar su plantilla a esta evolución. Se esfuerza en:

- limitar el aumento al personal directamente implicado en la actividad productiva (alrededor del 80 % del total), y

- aumentar la productividad (del 13 % aproximadamente).

12. Por lo que se refiere a los puestos vacantes publicados por la Oficina en 1999, es necesario indicar:

- 24 puestos vacantes publicados en el marco de procedimientos de selección de agentes temporales (principalmente por medio de anuncios en periódicos u otras publicaciones);

- 98 puestos vacantes publicados como consecuencia de la organización de concursos por la OAMI (4 en 1999);

- 14 puestos vacantes publicados en las distintas instituciones comunitarias en virtud de la letra c) del apartado 1 del artículo 29 del Estatuto (transferencia).

Por último, la Oficina ha adoptado disposiciones para publicar en el futuro los puestos vacantes en su sitio Internet.

13. Se seleccionó a un jefe del servicio de "Personal y Administración Social".

14. En el momento de la inauguración oficial de la sede definitiva por el Gobierno español, en junio de 1999 [fecha fijada en el contrato de construcción, celebrado entre el promotor (autoridades españolas) y el constructor] quedaban numerosos trabajos por realizar. La Oficina no pudo acceder al edificio hasta el año 2000, y sólo lo ocupa efectivamente desde el 1 de julio de 2000.

15. El Comité presupuestario ha examinado en septiembre de 2000 el asunto de la Fase II, que aumentará la capacidad de la sede a 800 personas. Las obras podrían comenzar a principios de 2002, una vez celebrada la correspondiente licitación.

16. Desde su creación, la Oficina se ha visto obligada, para la celebración de numerosos contratos, a recurrir a acuerdos directos, porque las correspondientes licitaciones resultaron infructuosas.

En efecto, por una parte, la región donde la Oficina tiene su sede ofrece un tejido económico con frecuencia carente de empresas capaces de responder a las necesidades de la Oficina; y, por otra, las empresas que no operan en la región se muestran poco interesadas en invertir en ella con el único fin de responder a las necesidades de la Oficina.

17. En 1999, de los 5 procedimientos escritos iniciados en el seno de la CCCC (un 7,6 % del conjunto de los expedientes tratados por este órgano). Tres de ellos estuvieron motivados por la urgencia en la terminación de la sede definitiva.

18. El contrato de mantenimiento de las instalaciones técnicas se refiere a los equipamientos de la nueva sede (Fase I). Para poder llevar a cabo la recepción del edificio y de sus instalaciones era necesario disponer de antemano de suministro de energía. Para esto, la Oficina debía previamente tener suscrito un contrato de mantenimiento. Es la razón por la cual la Oficina se vio obligada a tratar este expediente con toda celeridad. En efecto, la Oficina debía reaccionar cuanto antes, pues visto que cada día de retraso imputable a la misma repercutía sobre los gastos de alquiler de los edificios.

19. La compra de impresoras "normalizadas" no es, en sí, un contrato técnicamente supeditado a otro. Sin embargo, la Oficina consideró que convenía considerar este contrato como un complemento del celebrado por la Comisión, para poder beneficiarse de las ventajosas condiciones que esta institución había obtenido de su proveedor, dado que las prescripciones técnicas del material que quería la Oficina eran idénticas a las del material de la Comisión. Esto se ajusta a la práctica que la Oficina ha seguido desde la fecha de su instalación en Alicante para los contratos de compra de material informático. De hecho, la Oficina ya ha pedido a la Comisión que tenga en cuenta sus necesidades en el marco de la nueva licitación que esta institución tiene intención de celebrar en el 2000.