Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (AESST - Bilbao) correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas de la Agencia

(1999/C 372/01)

ÍNDICE

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Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo correspondientes al ejercicio presupuestario que finalizó el 31 de diciembre de 1998. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2062/94. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal ha realizado la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones relativas a la ejecución presupuestaria de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (AESST - Bilbao) correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998

Estados financieros y contabilidad

5. La Agencia no aportó documentos que permitieran justificar un saldo de 5000 ecus que figura en el pasivo del balance de cierre del ejercicio en la partida "acreedores varios".

6. El servicio de contabilidad de la Agencia debería realizar cierres contables periódicos, así como los cotejos y análisis de los distintos saldos previstos por las modalidades de ejecución de su Reglamento financiero.

Ejecución del presupuesto/principio de anualidad

7. Del total de 1,05 millones de ecus de créditos prorrogados automáticamente correspondientes al ejercicio 1997, sólo se utilizaron 0,65 millones de ecus, es decir, el 62 %. Del 38 % restante, se anularon 0,4 millones de ecus. El importe total de las anulaciones no respeta la naturaleza de las prórrogas automáticas, que deberían corresponder a obligaciones frente a terceros no satisfechas al final del ejercicio.

8. El análisis de los compromisos prorrogados automáticamente al ejercicio 1999 (1,9 millones de ecus) no permitió verificar la corrección de algunas de dichas prórrogas. La práctica utilizada por la Agencia en materia de prórroga de créditos no se ajusta al principio de anualidad consagrado por su Reglamento financiero.

IVA

9. La Agencia aún no ha obtenido la devolución del IVA pagado durante los ejercicios 1996 y 1997 (145000 ecus).

Licitaciones/Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

10. Para recibir una mayor cantidad de ofertas, el plazo de presentación de las mismas debería ser de, al menos, cuarenta días. Los criterios estipulados en las licitaciones deberían estar claramente definidos y servir de base a las evaluaciones de la CCCC.

Sede

11. El propietario consiguió una garantía bancaria para asegurar el cumplimiento por parte de la Agencia de las obligaciones del contrato de arrendamiento. En general, tal tipo de garantía no es necesario para un organismo de la Unión Europea. Para evitar una prórroga de dicha garantía, sería útil entablar nuevas negociaciones antes del vencimiento de la misma.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 7 de octubre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94, el 25 de marzo de 1999 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 1998 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 9 de abril de 1999. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados financieros.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998 y 1997

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1997

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Respuestas de la Agencia

1. Durante los días 14 a 18 de diciembre de 1998 y 3 a 7 de mayo de 1999, el Tribunal de Cuentas visitó la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo y efectuó el control relativo al ejercicio 1998.

2. Con el fin de facilitar la tarea del Tribunal, se le entregaron las cuentas y todos los justificantes correspondientes. Se presentaron asimismo los expedientes del personal y los contratos celebrados.

3. Mediante carta fechada el 24 de junio de 1999, el Tribunal puso en conocimiento de la Agencia una serie de observaciones que, en su opinión, deberían incluirse en su Informe relativo a los estados financieros de la Agencia para el ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998. El Tribunal pidió a la Agencia que le hiciera llegar sus comentarios sobre tales observaciones.

4. La Agencia está en condiciones de presentar comentarios en relación a los puntos siguientes:

Estados financieros y contabilidad

5. Observación relativa a terceros acreedores

El saldo de las cuentas "Proveedores" indicado por el Tribunal de Cuentas, que representa un importe de 5000 ecus (3 % del total de las cuentas "Proveedores"), está constituido por algún impagado, cuya identificación se hace difícil por la importante cantidad de movimientos soportados por la cuenta "Proveedores". La Agencia se compromete a proporcionar al cierre del ejercicio 1999 la situación por proveedor de la cuenta "Acreedores varios" que aparece en el Balance. Esta medida se sitúa en el marco de los avances alcanzados durante el ejercicio 1998 - 1999.

6. Observación relativa a los cierres mensuales

Por lo que se refiere a los cierres mensuales, la observación del Tribunal de Cuentas es aprobada plenamente y se concretizará mediante el establecimiento de procedimientos y medios adecuados durante el ejercicio 1999.

Ejecución del presupuesto/principio de anualidad

7. Las anulaciones se refieren a créditos comprometidos para acciones que se cancelaron de común acuerdo con los terceros contratistas, por lo que no ha quedado sin satisfacer ninguna obligación frente a los mismos. Otras anulaciones se refieren a créditos comprometidos para cubrir el último pago de los contratos con los centros de referencia y que no se realizaron debido al retraso en la ejecución de los proyectos. Estos últimos pagos se cubrirán con créditos comprometidos con cargo al presupuesto 1999.

8. En el futuro, la Agencia se esforzará por no prorrogar más créditos en las condiciones indicadas por el Tribunal.

IVA

9. Según el dictamen de la administración fiscal española, la Agencia está abordando los procedimientos de recaudación directamente ante los proveedores. Antes de que finalice el año se prevé obtener las primeras devoluciones.

Licitaciones/Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

10. La Agencia seguirá las recomendaciones del Tribunal a este respecto, previendo plazos de presentación de ofertas de al menos cuarenta días para todas las licitaciones que deban someterse al dictamen de la CCCC.

Sede

11. El contrato de arrendamiento se somete a la legislación española y a los usos locales que prevén la constitución de una garantía bancaria. Para dar curso a la recomendación del Tribunal, esta Agencia planteará esta condición del arrendamiento en la posible negociación para la renovación del mismo a finales del año 2000.