Reglamento (CE) no 1386/2002 de la Comisión

de 29 de julio de 2002

por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1164/94 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control y el procedimiento para las correcciones financieras de las ayudas otorgadas con cargo al Fondo de Cohesión

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) n° 1164/94 del Consejo, de 16 de mayo de 1994, por el que se crea el Fondo de Cohesión(1), modificado por los Reglamentos (CE) nos 1264/1999 y 1265/1999(2), y, en particular, el apartado 4 de su artículo 12 y el apartado 4 del artículo H de su anexo II,

Considerando lo siguiente:

(1) El apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94 dispone que los Estados miembros deben adoptar determinadas medidas con el fin de garantizar que el Fondo de Cohesión se utilice eficaz y correctamente y con arreglo al principio de correcta gestión financiera.

(2) Con esta finalidad, los Estados miembros deben prever un asesoramiento adecuado con respecto a la organización de las funciones que competen a los organismos responsables de la ejecución de los proyectos, de la certificación de gastos, así como de la gestión y coordinación general de las operaciones del Fondo de Cohesión en el Estado miembro de que se trate.

(3) El Reglamento (CE) n° 1164/94 dispone que los Estados miembros deben cooperar con la Comisión para que ésta se asegure del buen funcionamiento de sus sistemas de gestión y control, y prestarle cuanta ayuda resulte necesaria para la realización de los controles, incluidos los realizados mediante muestreo.

(4) Con el fin de armonizar los criterios aplicables en la certificación de los gastos con respecto a los cuales se pide la participación del Fondo, es necesario precisar el contenido de los certificados pertinentes y determinar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan.

(5) Para que la Comisión pueda realizar los controles que se exigen en el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94, los Estados miembros deberán proporcionarle, a petición suya, los datos que los organismos responsables de la ejecución de los proyectos y de la gestión y coordinación general de las operaciones del Fondo de Cohesión necesitan con el fin de desempeñar las funciones de gestión, seguimiento y evaluación previstas en el citado Reglamento. Es necesario precisar el contenido de tales datos y el formato y los medios de transmisión de los ficheros informáticos cuando se faciliten datos en soporte electrónico. La Comisión debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos, tanto informatizados como los de otro tipo.

(6) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(3).

(7) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (CE) n° 1831/94 de la Comisión, de 26 de julio de 1994, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación del Fondo de Cohesión, así como a la organización de un sistema de información en este ámbito(4).

(8) Es necesario establecer condiciones de aplicación del procedimiento previsto en el artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, incluidas las relativas al cobro de lo indebido, al reintegro a la Comisión y a los intereses de demora.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

Objeto y ámbito de aplicación

Artículo 1

El presente Reglamento establece disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1164/94 en relación con los sistemas de gestión y control y el procedimiento para las correcciones financieras de las ayudas otorgadas con cargo al Fondo de Cohesión (en lo sucesivo, el "Fondo") para las acciones subvencionables previstas en el artículo 3 de dicho Reglamento y aprobadas por primera vez a partir del 1 de enero de 2000.

CAPÍTULO II

Sistemas de gestión y control

Artículo 2

1. Los Estados miembros velarán por que se impartan orientaciones adecuadas sobre la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar la correcta gestión del Fondo de Cohesión, en conformidad con las normas y principios generalmente aceptados a los organismos y autoridades siguientes:

a) los organismos responsables de la ejecución de los proyectos con arreglo a lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 10 del Reglamento (CE) n° 1164/94 (en lo sucesivo, "organismos de ejecución");

b) las autoridades u organismos responsables de la certificación de las declaraciones de gastos con respecto a los cuales se pide la participación del Fondo con arreglo a lo dispuesto en la letra d) del apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94 y del apartado 4 del artículo D del anexo II de dicho Reglamento, incluyendo, cuando en su caso sean diferentes, las autoridades u organismos designados con arreglo a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo D del anexo II del Reglamento (en lo sucesivo, "autoridades pagadoras");

c) las autoridades responsables de la gestión y coordinación general de las operaciones del Fondo de Cohesión en los Estados miembros (en lo sucesivo, "autoridades de gestión"); y

d) los organismos o servicios públicos o privados que actúen bajo la responsabilidad de las autoridades de gestión o las autoridades de pago o que desempeñen tareas en su nombre en relación con organismos de ejecución (en lo sucesivo, "órganos intermedios").

En particular, dichas orientaciones deberán permitir a los organismos y autoridades garantizar la exactitud, regularidad y admisibilidad de las solicitudes de ayuda comunitaria y asegurar la realización de los proyectos con arreglo a las condiciones establecidas en la decisión correspondiente y a los objetivos fijados.

2. A efectos del presente Reglamento, los "organismos de ejecución" incluirán, en el caso de que el organismo de ejecución no sea el destinatario último de la ayuda, los organismos o empresas implicados en la ejecución del proyecto, ya sea en calidad de concesionario, delegado, o cualquier otra.

3. A efectos del presente Reglamento, a excepción de que se diga otra cosa, se entenderá por "proyecto" cualquier proyecto individual, fase de un proyecto o grupo de proyectos a que se refiere el apartado 3 del artículo 1 del Reglamento (CE) n° 1164/94, o cualquier medida a que se refiere el apartado 2 del artículo 3 de dicho Reglamento, sobre el que recaiga una decisión conforme a lo dispuesto en el apartado 6 del artículo 10 del Reglamento (en lo sucesivo, "decisión de concesión").

Artículo 3

Los sistemas de gestión y de control de las autoridades de gestión, de las autoridades pagadoras, de los órganos intermedios y de los organismos de ejecución, teniendo en cuenta la proporcionalidad en relación con el volumen de ayuda gestionada, deberán asegurar lo siguiente:

a) una definición y asignación claras y, en la medida que sea necesario para garantizar una buena gestión, una separación adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate;

b) sistemas eficaces para garantizar que las funciones se realizan satisfactoriamente;

c) en el caso de los órganos intermedios, información a la autoridades competentes acerca de la realización de sus tareas y los medios empleados.

Artículo 4

1. Los sistemas de gestión y control a los que se refiere el artículo 3 incluirán procedimientos para verificar la realidad de los gastos declarados y la realización del proyecto, después de la fase de instrucción del mismo hasta la puesta en funcionamiento de la inversión financiada, de conformidad con las condiciones establecidas en la correspondiente decisión de concesión, con los objetivos fijados por el proyecto, y con las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular, sobre la subvencionabilidad de los gastos para la ayuda del Fondo, la protección del medio ambiente, los transportes, las redes transeuropeas, la competencia y la contratación pública.

Las verificaciones cubrirán todos los ámbitos de los cuales dependen la utilización eficaz de los fondos comprometidos, y que sean de naturaleza financiera, técnica o administrativa.

2. Los procedimientos deberán prever la conservación de la documentación relativa a la verificación de los proyectos in situ. La documentación deberá identificar el trabajo realizado, los resultados de las verificaciones, así como las medidas tomadas como consecuencia de las anomalías observadas. Cuando las verificaciones físicas o administrativas no sean exhaustivas, sino sobre muestras de los trabajos o transacciones, la documentación deberá identificar los trabajos y transacciones seleccionados y describir el método de selección.

Artículo 5

1. Los Estados miembros, con respecto a los proyectos del Fondo aprobados por primera vez a partir del 1 de enero de 2000, informarán a la Comisión, en el plazo de tres meses desde la entrada en vigor del presente Reglamento, sobre la organización de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios responsables de las operaciones del Fondo de Cohesión en sus respectivos países, sobre los sistemas de gestión y control de que dispongan esas autoridades y órganos, así como sobre las mejoras previstas basadas en el asesoramiento a que se refiere el apartado 1 del artículo 2.

2. La comunicación incluirá los datos siguientes respecto de cada autoridad de gestión y pagadora y cada órgano intermedio:

a) funciones que tenga encomendadas;

b) distribución de funciones entre sus servicios o dentro de los mismos, incluso entre la autoridad de gestión y pagadora cuando sean el mismo órgano;

c) procedimientos empleados para la verificación y recepción de los trabajos, y para la recepción, verificación y aprobación de las solicitudes de reembolso de los gastos, así como la autorización, ejecución y contabilización de los pagos a los beneficiarios;

d) disposiciones por las que se regula la auditoría de los sistemas de gestión y control.

3. La Comisión, en colaboración con el Estado miembro, comprobará a su satisfacción que los sistemas de gestión y control presentados con arreglo a los apartados 1 y 2 cumplen las normas exigidas en el Reglamento (CE) n° 1164/94 y en el presente Reglamento, e informará sobre los obstáculos que impidan lograr unas comprobaciones transparentes del funcionamiento del Fondo y que dificulten el cumplimiento de las funciones que le competen a la Comisión en virtud del artículo 274 del Tratado. La operatividad de los sistemas deberá examinarse periódicamente.

Artículo 6

1. Los sistemas de gestión y control deberán proporcionar una pista de auditoría suficiente.

2. Se considerará una pista de auditoría suficiente la que permita:

a) comparar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en posesión de los distintos niveles administrativos y de los organismos de ejecución;

b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos comunitarios y nacionales disponibles;

c) comprobar la exactitud de la información facilitada acerca de la realización del proyecto de conformidad con las condiciones establecidas en la decisión de concesión y con los objetivos fijados por el proyecto.

3. En el anexo I figura una descripción indicativa de la información necesaria para lograr una pista de auditoría suficiente.

4. La autoridad de gestión se asegurará de los extremos siguientes:

a) que se dispone de procedimientos para garantizar que todos los documentos relativos a gastos y pagos específicos efectuados, así como a trabajos y comprobaciones realizados, en relación con el proyecto, y que sean necesarios para una pista de auditoría suficiente, sean conservados con arreglo a lo dispuesto en el apartado 3 del artículo G del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94 y en el anexo I del presente Reglamento;

b) que se lleva un registro del servicio que los conserve y de su localización;

c) que se ponen estos documentos a disposición de las personas u organismos facultados para inspeccionar dichos documentos.

5. Estas personas u organismos que serán contemplados en la letra c) del apartado 4 serán:

a) el personal de las autoridades de gestión y pagadora, de los órganos intermedios y del organismo de ejecución que tramita las solicitudes de pago;

b) los servicios que realicen las auditorías de los sistemas de gestión y control;

c) la persona o el servicio de la autoridad de pago que se ocupa de certificar las solicitudes de pago intermedias e finales con arreglo a la letra d) del apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94 y a la letra d) del apartado 2 del artículo D del anexo II de dicho Reglamento, así como la persona o servicio que expide la declaración en virtud de la letra f) del apartado 1 del artículo 12 del Reglamento;

d) los funcionarios de los servicios de auditoría nacional y de la Comunidad Europea, que hayan sido comisionados para ello.

Podrán exigir que se les entreguen extractos o copias de los documentos o los registros contables contemplados en el apartado 4.

Artículo 7

La autoridad pagadora llevará una contabilidad de los importes recuperables de los pagos de ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se recuperen sin retrasos injustificados. Una vez efectuada la recuperación, ésta devolverá los pagos irregulares recuperados, junto con los intereses recibidos en concepto de demora, deduciendo los importes de que se trate de su siguiente declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión en relación al proyecto en cuestión. Para el caso de que el importe sea insuficiente, la Comisión podrá requerir que este importe en exceso sea reembolsado.

La autoridad pagadora presentará anualmente a la Comisión, en forma de anexo del cuarto informe trimestral sobre las recuperaciones previsto en el Reglamento (CE) n° 1831/94, una declaración de los importes pendientes de recuperación en esa fecha, clasificados según el año de incoación del procedimiento de recuperación.

CAPÍTULO III

Certificación de los gastos

Artículo 8

1. Los certificados de las declaraciones de gastos intermedias y finales a que se refieren la letra d) del apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94 y el cuarto guión de la letra d) del apartado 2 del artículo D del anexo II del mismo Reglamento los expedirá, según el modelo previsto en el anexo II del presente Reglamento, una persona o un servicio de la autoridad pagadora, que sea funcionalmente independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pago.

2. Antes de certificar cualquier declaración de gastos, la autoridad pagadora comprobará a su satisfacción que se hayan cumplido los siguientes requisitos:

a) que la autoridad de gestión, los órganos intermedios y el organismo de ejecución hayan cumplido los requisitos del Reglamento (CE) n° 1164/94, en particular de las letras c) y e) del apartado 1 de su artículo 12 y de las letras b) y d) del apartado 2 del artículo D de su anexo II, y las condiciones de la decisión de concesión;

b) que la declaración de gastos sólo comprenda gastos:

i) que se hayan efectivamente realizado durante el período subvencionable establecido por la decisión de concesión, y puedan ser justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente;

ii) que se refieran a trabajos que no estuvieran materialmente terminados en el momento de la presentación de la solicitud de ayuda;

iii) que estén justificados por el estado de desarrollo o la conclusión del proyecto, realizado de conformidad con las condiciones establecidas en la decisión de concesión y con los objetivos fijados por el proyecto.

3. A fin que la suficiencia del sistema de control y de la pista de auditoría pueda tenerse siempre en cuenta antes de que se presente una declaración de gastos a la Comisión, la autoridad de gestión velará por que la autoridad pagadora sea informada de los procedimientos utilizados por ella y por los órganos intermedios y el organismo de ejecución para:

a) comprobar la realidad del gasto declarado y la realización del proyecto de conformidad con las condiciones establecidas en la correspondiente decisión de concesión y con los objetivos fijados por el proyecto;

b) garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable;

c) mantener una pista de auditoría.

4. Cuando la autoridad de gestión y la autoridad pagadora sean o pertenezcan al mismo organismo, este organismo se cerciorará de que se apliquen procedimientos que ofrezcan unos requisitos de control equivalentes a los previstos en los apartados 2 y 3.

CAPÍTULO IV

Controles por muestreo

Artículo 9

1. Los Estados miembros organizarán controles de los proyectos basándose en una muestra adecuada, con el fin, en particular, de:

a) comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control existentes;

b) comprobar selectivamente, en función del análisis de riesgos, las declaraciones de gastos realizadas en los diferentes niveles de que se trate.

2. Los controles realizados para el período 2000-2006 incluirán al menos el 15 % del gasto subvencionable total realizado para los proyectos aprobados por primera vez durante este período. Este porcentaje puede ser reducido a "prorrata" de los gastos ya realizados antes de la entrada en vigor del presente Reglamento. Los controles se basarán en un muestra representativa de las transacciones teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3.

Los Estados miembros procurarán distribuir regularmente los controles a lo largo del período en cuestión. Asimismo garantizarán una adecuada separación de funciones entre los controles y los procedimientos de ejecución y de pago relativos a los proyectos.

3. Para la selección de la muestra de transacciones que deban ser objeto de controles se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) la necesidad de controlar proyectos de naturaleza y amplitud suficientemente variados;

b) cualesquiera factores de riesgo que hayan sido determinados mediante controles nacionales o comunitarios;

c) la necesidad de asegurarse que los diferentes tipos de organismos implicados en la gestión y en la ejecución de los proyectos, así como que los dos ámbitos de intervención (transporte y medio ambiente), sean controlados de forma adecuada.

Artículo 10

Mediante los controles, los Estados miembros procurarán verificar lo siguiente:

a) la aplicación práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control;

b) la ejecución de los proyectos de conformidad con las condiciones en la decisión de concesión y con los objetivos fijados por los proyectos;

c) respecto de un número suficiente de documentos contables, la correspondencia de éstos con los justificantes que estén en posesión de los órganos intermedios, y del organismo de ejecución;

d) la existencia de una pista de auditoría suficiente;

e) respecto de un número suficiente de gastos, que la naturaleza de éstos y el momento en que se realizaron se ajustan a las disposiciones comunitarias y guardan relación con los pliegos de condiciones aprobados del proyecto y con las obras efectivamente realizadas;

f) que se ha aportado efectivamente la cofinanciación nacional pertinente; y

g) que los proyectos cofinanciados se han realizado de acuerdo con las normas y políticas comunitarias, como dispone el artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1164/94.

Artículo 11

Los controles deberán determinar si los problemas que surjan son sistémicos y comportan un riesgo para otros proyectos o todos los proyectos realizados por el mismo organismo de ejecución o en el correspondiente Estado miembro. Deberán asimismo determinar las causas de tales situaciones, los exámenes complementarios que puedan exigirse y las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.

Artículo 12

En virtud de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo G del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, los Estados miembros comunicarán a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, y por primera vez el 30 de junio de 2003, acerca de la aplicación de los artículos 9, 10 y 11 del presente Reglamento durante el año natural anterior, y completarán o actualizarán en su caso la descripción de los sistemas de gestión y control que hayan comunicado con arreglo al apartado 1 del artículo 5.

CAPÍTULO V

Declaración al término de los proyectos

Artículo 13

La persona o el servicio designado para establecer las declaraciones al término de los proyectos a que se refiere la letra f) del apartado 1 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94, tendrá una función independiente:

a) de la autoridad de gestión, del organismo de ejecución y de los órganos intermedios;

b) de la persona o servicio de la autoridad pagadora encargado de expedir los certificados contempladas en el apartado 1 del artículo 8.

Efectuará su examen de acuerdo con normas de auditoría aceptadas internacionalmente. El organismo de ejecución, las autoridades de gestión y pagadoras y los órganos intermedios le facilitarán toda la información exigida y le permitirán acceder a todos los registros y justificantes necesarios para establecer la declaración.

Artículo 14

Las declaraciones se basarán en un examen de los sistemas de gestión y control, de las conclusiones de los controles ya realizados y, en caso necesario, en un control sobre una muestra adicional de transacciones, así como del informe final elaborado con arreglo a lo dispuesto en el apartado 4 del artículo F del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94. La persona o el servicio que expida la declaración realizará todas las comprobaciones necesarias para obtener garantías suficientes de que el certificado de gastos es correcto, de que las transacciones subyacentes son legales y regulares, y de que el proyecto se ha realizado de conformidad con las condiciones establecidas en la decisión de concesión y los objetivos fijados por el proyecto.

Las declaraciones se establecerán basándose en el modelo indicativo que figura en el anexo III e irán acompañadas de un informe que incluya todos los datos pertinentes en los que se base la declaración, y de un resumen de las conclusiones de todos los controles efectuados por los organismos nacionales y comunitarios a los cuales la persona o el servicio que la establezca haya tenido acceso.

Artículo 15

Si la comprobación de importantes fallos de gestión o control o de una frecuencia elevada de irregularidades o la persistencia de dudas en cuanto a la realización correcta del proyecto no permiten pronunciarse de forma globalmente positiva sobre la validez de la solicitud de pago del saldo y del certificado final de gastos, la declaración mencionará estas circunstancias e incluirá una evaluación de la amplitud del problema y de sus repercusiones financieras.

En tal caso, la Comisión podrá pedir que se realice un nuevo control con el fin de determinar y corregir las irregularidades en un plazo determinado.

CAPÍTULO VI

Forma y contenido de la información contable que se debe conservar y comunicar a la Comisión previa solicitud

Artículo 16

1. Las informaciones contables de los proyectos a las que hace referencia el anexo I deberán, en la medida de lo posible, presentarse en forma de registros informáticos. Dichas informaciones deberán ponerse a disposición de la Comisión previa solicitud específica de la misma, de forma que le permita efectuar controles documentales y físicos, sin perjuicio de la obligación de presentar informes anuales prevista en el apartado 4 del artículo F del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94.

2. La Comisión acordará con cada Estado miembro el contenido de los datos informáticos que deban poner a disposición con arreglo al apartado 1, los medios de comunicación de los datos y la duración del período necesario para poner a punto el sistema informático exigido. En los anexos IV y V indican el alcance de las informaciones que pueden ser solicitadas así como las especificaciones técnicas preferidas por la Comisión para la transmisión de ficheros informáticos.

3. A petición escrita de la Comisión, los Estados miembros le presentarán los datos mencionados en el apartado 1 en un plazo de diez días hábiles tras la recepción de la solicitud. Podrá convenirse un plazo diferente entre la Comisión y los Estados miembros, en particular cuando los datos no estén disponibles en soporte informático.

4. La Comisión garantizará la confidencialidad y la seguridad de los datos enviados por los Estados miembros o recogidos por ella durante la realización de inspecciones sobre el terreno, de conformidad con el artículo 287 del Tratado.

5. Sin perjuicio de la normativa nacional pertinente, los funcionarios de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos preparados con vistas a los controles previstos en el presente Reglamento o tras la realización de tales controles, así como a los datos mantenidos, e incluso los almacenados en los sistemas informáticos.

CAPÍTULO VII

Correcciones financieras

Artículo 17

1. El importe de las correcciones financieras efectuadas por la Comisión de conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, destinadas a subsanar irregularidades esporádicas o sistemáticas, será evaluado, siempre que sea posible o factible, basándose en expedientes individuales y será equivalente al importe del gasto que se haya imputado incorrectamente al Fondo, de acuerdo con el principio de proporcionalidad.

2. Cuando no sea posible o factible cuantificar el importe del gasto irregular de forma precisa o cuando sea desproporcionado suprimir el gasto en cuestión en su totalidad, y la Comisión, como consecuencia base sus correcciones financieras en una extrapolación o en un tanto alzado, procederá ésta del siguiente modo:

a) en el supuesto de extrapolación, usará una muestra representativa de transacciones con conclusiones similares;

b) en el supuesto de tanto alzado, apreciará la importancia del incumplimiento de la normativa así como la extensión y las consecuencias financieras de las deficiencias en los sistemas de gestión y control que, en su caso, hayan llevado a la irregularidad observada.

3. Cuando la Comisión base su opinión en hechos comprobados por auditores que no pertenezcan a sus propios servicios, establecerá sus propias conclusiones por lo que respecta a las consecuencias financieras tras examinar las medidas adoptadas por el Estado miembro de que se trate de conformidad con los apartados 1 y 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1164/94 y el apartado 1 del artículo G del anexo II del dicho Reglamento, los informes facilitados en virtud del Reglamento (CE) n° 1831/94, y todas las respuestas recibidas del Estado miembro.

Artículo 18

1. El Estado miembro de que se trate dispondrá de un plazo de dos meses para responder a la solicitud de presentación de observaciones con arreglo a lo dispuesto en el párrafo primero del apartado 1 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, excepto en casos debidamente justificados en los que un plazo mayor pueda ser acordado por la Comisión.

2. En los casos en que la Comisión proponga correcciones financieras por extrapolación o a tanto alzado, se brindará a los Estados miembros la oportunidad de demostrar, mediante un examen de los expedientes correspondientes, que el alcance real de la irregularidad ha sido inferior que la evaluación de la Comisión. El Estado miembro, de acuerdo con la Comisión, podrá limitar el alcance del examen a una parte o a una muestra apropiadas de los expedientes en cuestión.

Salvo en casos debidamente justificados, el plazo otorgado para dicho examen no podrá ser superior a otros dos meses después del período de dos meses mencionado en el apartado 1. El resultado de dicho examen se analizará con arreglo al párrafo segundo del apartado 1 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94. La Comisión tomará en consideración cualquier prueba presentada por el Estado miembro en los plazos fijados.

3. Cuando el Estado miembro no está de acuerdo con las observaciones efectuadas por la Comisión, y se celebra una reunión en virtud del párrafo segundo del apartado 1 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, el plazo de tres meses en el que la Comisión decidirá con arreglo al apartado 2 del artículo H del anexo II de dicho Reglamento comenzará a contar a partir de la fecha de la mencionada reunión.

Artículo 19

En los casos en que la Comisión haya suspendido los pagos en virtud del apartado 2 del artículo G del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94, la Comisión y el Estado miembro se esforzarán en alcanzar un acuerdo, respetando los procedimientos y en los plazos establecidos en los apartados 1 y 2 del artículo 18 del presente Reglamento. Si no se alcanzase dicho acuerdo, se aplicará lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 18.

Artículo 20

1. Toda devolución a la Comisión con arreglo al apartado 3 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94 se efectuará dentro del plazo establecido en la orden de ingreso emitida de conformidad con el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. Dicho plazo finalizará el último día del segundo mes siguiente al de la expedición de la orden de ingreso.

2. Todo retraso en la devolución dará lugar al pago de intereses de demora, comenzando en la fecha indicada en el apartado 1 y finalizando en la fecha de pago efectivo. El tipo de dicho interés se situará un punto y medio por encima del tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de refinanciación al primer día del mes al que corresponda esa fecha.

3. Una corrección financiera con arreglo al apartado 2 del artículo H del anexo II del Reglamento (CE) n° 1164/94 no constituirá obstáculo para que el Estado miembro cumpla con su obligación de recuperar los importes, de acuerdo con lo previsto en la letra h) del apartado 1 del artículo 12 de dicho Reglamento.

4. Cuando deban recuperarse importes como consecuencia de una irregularidad, el servicio u organismo competente incoará los procedimientos de recuperación y lo notificará al organismo de ejecución y a las autoridades de gestión y pagadora.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones generales y finales

Artículo 21

Las disposiciones del presente Reglamento no constituirán obstáculo para que los Estados miembros apliquen normas nacionales más estrictas que las establecidas en el mismo.

Artículo 22

El presente Reglamento no afectará a las obligaciones de los Estados miembros, en relación a los proyectos aprobados por primera vez antes del 1 de enero de 2000, de comprobar que los proyectos se han realizado correctamente, prevenir y perseguir las irregularidades, y recuperar los importes perdidos como resultado de irregularidad o negligencia.

Artículo 23

El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 29 de julio de 2002.

Por la Comisión

Michel Barnier

Miembro de la Comisión

(1) DO L 130 de 25.5.1994, p. 1.

(2) DO L 161 de 26.6.1999, p. 57 y 62.

(3) DO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(4) DO L 191 de 27.7.1994, p. 9.

ANEXO I

LISTA INDICATIVA DE LA INFORMACIÓN EXIGIDA PARA UNA PISTA DE AUDITORÍA SUFICIENTE

(artículo 6)

La pista de auditoría será suficiente, de acuerdo con el apartado 2 del artículo 6, cuando respecto a un proyecto determinado o bien a un proyecto individual dentro de un grupo de proyectos:

1) Los registros contables que lleven las instancias de gestión apropiadas facilitan información pormenorizada sobre los gastos efectivamente realizados en el proyecto cofinanciado por el organismo de ejecución, incluidos, cuando éste no sea el destinatario último de la ayuda, por los organismos o empresas que intervengan, en la ejecución del proyecto, ya sea en calidad de concesionario, delegado o en cualquier otra. Dichos registros indicarán la fecha de su creación, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha y el método de pago. Se adjuntarán los documentos necesarios (facturas, etc.).

2) Tratándose de partidas de gastos que sólo se refieran parcialmente al proyecto cofinanciado, se demuestre la exactitud de la distribución del gasto entre el proyecto cofinanciado y las demás operaciones. Lo mismo se aplicará a otros tipos de gastos considerados subvencionables únicamente dentro de ciertos límites o en proporción a otros costes.

3) El pliego de condiciones y el plan de financiación del proyecto, los informes de situación y los documentos relativos a los procedimientos de licitación y otorgamiento de contratos, así como los informes de las verificaciones realizadas sobre la ejecución del proyecto de conformidad con el artículo 4 del presente Reglamento, se conservan también en las instancias de la gestión apropiadas.

4) En las declaraciones sobre los gastos realizados efectivamente en el proyecto cofinanciado a la autoridad pagadora, la información a que se refiere el punto 1 se reúne en una declaración pormenorizada de gastos, desglosada por categoría de gastos. Las declaraciones pormenorizadas de gastos constituirán los justificantes de los registros contables de la autoridad pagadora y la base para la preparación de las declaraciones de gastos a enviar a la Comisión.

5) Cuando haya un o más de un órgano intermediario entre el organismo de ejecución o los organismos o empresas implicadas en la ejecución del proyecto y la autoridad pagadora, cada órgano intermediario pide al órgano inferior, para su ámbito de responsabilidad, declaraciones pormenorizadas de gastos que utilizará como justificantes de sus propios registros contables, en función de los cuales facilitará al órgano superior al menos un resumen de los gastos efectuados para cada proyecto.

6) En el caso de envío informatizado de datos contables, todas las autoridades u órganos interesados obtienen de los niveles inferiores suficiente información que les permita justificar sus registros contables y las sumas notificadas a los niveles superiores, de modo que se garantice una pista de auditoría suficiente desde los importes totales notificados a la Comisión hasta las partidas de gastos y los justificantes del organismo de ejecución y demás organismos y empresas que intervengan en la ejecución del proyecto.

ANEXO II

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Anexo de la declaración de gastos: importes recuperados desde la última certificación de gastos incluidos en la presente declaración de gastos

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ANEXO III

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ANEXO IV

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ANEXO V

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PREFERIDAS PARA LA TRANSMISIÓN A LA COMISIÓN DE LOS FICHEROS INFORMÁTICOS

1. MEDIOS DE TRANSMISIÓN

La mayoría de los medios utilizados actualmente pueden ser empleados, sobre la base de un acuerdo con la Comisión. Una lista no exhaustiva de los medios preferidos por la Comisión se adjunta a continuación:

1.1. Soportes magnéticos

- Disco flexible 3,5 pulgadas 1,4 Mb (Dos/Windows)

compresión optativa en formato (ZIP).

- Cartucho DAT

4 mm DDS-1 (90 m).

- CD-ROM (WORM).

1.2. Transmisión electrónica de ficheros

- Comunicación directa mediante correo electrónico

ficheros de 5 Mb o menos

compresión optativa en formato (ZIP).

- Transmisión mediante FTP

compresión optativa en formato (ZIP).

2. NORMA PREFERIDA PARA LA ELABORACIÓN DE EXTRACTOS DE LOS FICHEROS INFORMÁTICOS DE QUE DISPONEN LOS ESTADOS MIEMBROS

La norma preferida para los ficheros tiene las características siguientes:

1) Todo registro comenzará con un código de tres caracteres que permita identificar la información que contiene. Hay dos tipos de registros:

1.a) los registros sobre el proyecto, que se identifican mediante el código "PRJ", incluyen información general sobre el proyecto. Sus atributos (campos 1 a 30) se describen en el punto 1.A del anexo IV;

1.b) los registros de gasto que se identifican mediante el código "PAY", incluyen información pormenorizada sobre los gastos declarados del proyecto. Sus atributos (campos 31 a 64) se describen en el punto 1.B del anexo IV.

2) Los registros "PRJ" que contengan información sobre el proyecto irán seguidos inmediamente de varios registros "PAY" con información sobre los gastos declarados del proyecto, o bien se suministran ficheros separados para los registros PRJ y PAY.

3) Los campos irán separados por punto y coma (";"). Dos puntos y coma seguidos indican que no hay datos para ese campo ("campo vacío").

4) Los registros tendrán una longitud variable. Cada registro se terminará por un código "CR LF" o "Retroceso del carro - Nueva línea" (en hexadecimal: "0D 0A").

5) El fichero estará codificado en ASCII.

6) Campos numéricos que representen importes

a) símbolo decimal: ".";

b) el signo "+" o "-" se colocará en el extremo izquierdo e irá inmediatamente seguido de las cifras;

c) número fijo de decimales;

d) no habrá espacios entre los dígitos ni entre los millares.

7) Campos de fecha: "DDMMAAAA" (día: 2 dígitos, mes: 2 dígitos, año: 4 dígitos).

8) Los datos de tipo texto no irán entrecomillados (" "). Obviamente, no se utilizará el signo separador ";" en estos datos.

9) Para todos los campos: no se insertará espacio al comienzo o final del campo.

10) Los ficheros que se ajusten a normas anteriores se asemejarán a los ejemplos siguientes:

PRJ; 2001 E16COE001;Estación de depuración de la Región de Dublín - Estadio V; 29122000;Ministerio de Hacienda;Municipio de Dublín;...

PAY; 2001E16COE001;Estación de depuración de la Región de Dublin - Estadio V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11) Para los ficheros procedentes de Grecia será preceptiva la codificación ELOT-928 o ISO 8859-7.

3. DOCUMENTACIÓN

Cada fichero deberá ir acompañado de los totales de control respecto de lo siguiente:

1) número de registros;

2) importe total;

3) suma de los subtotales del proyecto.

El significado de los códigos utilizados con los campos se añadirá al fichero.

El importe de los registros del fichero informático por proyecto deberá corresponder a las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión en relación con el período definido en la solicitud de información. Cualquier discrepancia deberá justificarse en una nota adjunta al fichero.