DECISIÓN N° 9/97 relativa al acceso público a los documentos administrativos del Instituto Monetario Europeo (IME)

EL CONSEJO DEL INSTITUTO MONETARIO EUROPEO,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 109 F,

Visto el Estatuto del IME y, en particular, su artículo 9,

Considerando que la declaración relativa al derecho de acceso a la información anexa al Acta final del Tratado de la Unión Europea subraya que la transparencia del proceso decisión refuerza el carácter democrático de las instituciones y la confianza del público en la administración;

Considerando que el Defensor del pueblo europeo ha publicado una decisión a raíz de la indagación, por iniciativa propia, del acceso público a los documentos (1); que las recomendaciones de esta Decisión son aplicables al IME únicamente en relación con los documentos administrativos;

Considerando que es oportuno fijar los principios que regirán el acceso a los documentos administrativos del IME;

Considerando que en los Consejos europeos de Birmingham y Edimburgo se acordaron una serie de principios para acercar más la Comunidad a sus ciudadanos;

Considerando que en el Consejo europeo de Copenhague se reafirmó el principio de dar a los ciudadanos el mayor acceso posible a la información;

Considerando que los ciudadanos tienen un interés legítimo en la organización y funcionamiento de las instituciones y organismos subvencionados con fondos públicos;

Considerando que el apartado 1 del artículo 10 del Estatuto del IME señala que las actas de las reuniones del Consejo serán confidenciales y que éste puede decidir, por unanimidad, hacer público el resultado de sus deliberaciones;

Considerando que el apartado 1 del artículo 11 de las Reglas de procedimiento del IME señala que las actas del Consejo y de cualquier comité o grupo creado por éste serán confidenciales a menos que el Consejo, por decisión unánime, autorice al Presidente a difundir el resultado de sus deliberaciones;

Considerando que el apartado 2 del artículo 11 de las Reglas de procedimiento del IME establece que todos los documentos elaborados por el IME serán confidenciales a menos que el Consejo del IME adopte una decisión en contrario;

Considerando que esta Decisión es un elemento adicional de la política de información y comunicación del IME; y que una normativa clara puede propiciar una buena administración, al ayudar a los funcionarios a abordar de manera exacta y puntual las peticiones de documentos del público;

Considerando que el IME, antes de conceder el acceso a cualquier documento que contenga información obtenida del banco central de un Estado miembro, lo consultará con dicho banco central;

Considerando que, de conformidad con el apartado 5 artículo 9 del Estatuto del IME, el Presidente del IME es responsable de la gestión cotidiana del IME;

Considerando que esta decisión no constituye un precedente para la posición del Banco Central Europeo sobre el particular,

DECIDE:

Artículo 1

1. El público tendrá acceso a los documentos administrativos del IME según lo dispuesto en esta Decisión.

2. «Documento administrativo del IME» significa cualquier registro, sea cual sea su soporte, que contenga datos actuales y que esté relacionado con la organización y funcionamiento actuales del IME.

Artículo 2

La solicitud de acceso a un documento administrativo del IME será enviada por escrito al IME (2). Los servicios del IME se esforzarán por acceder a la solicitud. Si ésta no se hace de forma suficientemente precisa o no contiene información que permita la identificación del documento solicitado, los servicios del IME pedirán al solicitante que complete la solicitud aportando detalles adicionales.

Artículo 3

1. Un solicitante tendrá acceso a un documento administrativo del IME bien consultándolo en los locales del IME o mediante el envío de un ejemplar a su costa. El Presidente puede fijar una tasa razonable para el acceso, para sufragar los costes de tramitar la solicitud.

2. Los servicios del IME se esforzarán en encontrar una solución equitativa para hacer frente a las reiteradas solicitudes del mismo documento administrativo por un mismo solicitante, así como las relativas a un gran número de documentos o a documentos administrativos muy extensos.

3. Nadie a quien se haya dado acceso a un documento administrativo del IME de conformidad con este artículo puede reproducirlo o difundirlo con fines comerciales por venta directa sin previa autorización del IME, que puede retirarse sin que sea obligada la justificación.

Artículo 4

No se concederá acceso a un documento administrativo del IME cuando su difusión pueda poner en peligro:

- la protección del interés público, en particular de la seguridad pública, las relaciones internacionales, la estabilidad monetaria y de los tipos de cambio, de las actuaciones judiciales, las inspecciones e investigaciones,

- la protección del individuo y de la privacidad,

- la protección de los derechos de propiedad intelectual y del secreto comercial, bancario e industrial,

- la protección de los intereses financieros del IME,

- la protección de la confidencialidad solicitada por la personal física o jurídica que proporcionó cualquier información contenida en el documento o exigida por la legislación aplicable a esa persona.

Artículo 5

1. Los servicios del IME se esforzarán por tramitar la solicitud en un plazo razonable. Al menos en el curso de un mes, el secretario general del IME informará al solicitante por escrito o bien la aprobación de la solicitud o la intención de rechazarla. En este último caso, se informará también al solicitante del fundamento de esta intención, así como de que éste dispone de un mes para solicitar una reconsideración de la decisión, a falta de lo cual se estimará que desiste de la solicitud original.

2. La no respuesta a una solicitud transcurrido un mes desde el rechazo será equivalente al rechazo, excepto cuando el solicitante formule una nueva solicitud, según se indica antes, en el curso del mes siguiente.

3. El Consejo del IME tomará una decisión en relación con una nueva solicitud en el plazo de un mes desde su recepción.

4. Cualquier decisión de rechazar una nueva solicitud indicará las razones en que se basa. Se notificará al solicitante de la decisión por escrito lo más pronto posible y, al mismo tiempo, del contenido del apartado 9 del artículo 109 F, del artículo 138 E y del artículo 173 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, relativos, respectivamente, a las condiciones de recurso al Defensor del pueblo europeo por las personas físicas y al examen por el Tribunal de Justicia de la legalidad de los actos del IME.

5. La falta de respuesta en el plazo de un mes tras remitir la nueva solicitud será equivalente al rechazo de la misma.

Artículo 6

El Presidente adoptará todas las medidas necesarias para aplicar esta Decisión.

Artículo 7

La presente Decisión entrará en vigor el 3 de junio de 1997.

Hecho en Frankfurt, el 3 de junio de 1997.

Por el Consejo del IME

El Presidente

Alexandre LAMFALUSSY

(1) 616/PUBAC/F/IJH de 20 de diciembre de 1996.

(2) Dirigida al secretario general del Instituto Monetario Europeo, Kaiserstraße 29, D-60311 Frankfurt am Main.