REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

ÍNDICE

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EL COMITÉ DE VIGILANCIA,

Visto el apartado 6 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1073/1999 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de lucha contra el fraude (OLAF)(1),

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

TÍTULO I

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

Artículo 1

Cometidos

1. El Comité de vigilancia de la Oficina de lucha contra el fraude, en lo sucesivo OLAF, está encargado de reforzar la independencia de la Oficina frente a los Gobiernos, instituciones, órganos u organismos.

2. A estos efectos, el Comité de vigilancia ejercerá un control periódico de las funciones de investigación de la Oficina y reforzará la independencia del Director en el ejercicio de las competencias que le atribuye el Reglamento (CE) n° 1073/1999.

Artículo 2

Respeto de la legalidad

El Comité velará por que las actividades de la OLAF se lleven a cabo con pleno respeto de los derechos humanos y las libertades fundamentales, y de conformidad con los Tratados y el Derecho derivado, particularmente con el Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades y el Estatuto de los funcionarios.

Artículo 3

Modalidades

1. El control de la actividad de investigación se efectuará con arreglo a las modalidades siguientes:

a) examen de la información periódica proporcionada por el Director de la OLAF sobre las actividades de investigación;

b) acceso a todos los documentos y expedientes, así como a los datos almacenados por la OLAF;

c) recurso a verificaciones, peritajes o estudios;

d) posibilidad de oír a los representantes de las instituciones, órganos y organismos sobre la aplicación del artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1073/1999.

El Comité no interferirá en el desarrollo de las investigaciones en curso.

2. El Comité entregará sus dictámenes al Director a petición de éste o por iniciativa propia. Estos dictámenes se emitirán en las condiciones previstas en los artículos 21 a 24 del presente Reglamento interno, sin perjuicio, en su caso, de otras disposiciones que resulten aplicables.

3. El control de la aplicación de las disposiciones del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1073/1999 y de los artículos 286 y 287 del Tratado CE relativos a la confidencialidad y la protección de los datos correrá a cargo del Comité, en particular mediante un examen periódico de los procedimientos aplicados por la Oficina a estos efectos, e incluirá la aplicación de estas disposiciones entre los criterios de su control de las actividades de investigación.

Artículo 4

Medios de acción

1. A los efectos de la atribución de estas funciones, el Comité de vigilancia dispondrá de las competencias previstas por el Reglamento (CE) n° 1073/1999.

2. El Comité podrá presentar informes al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas dentro de los límites de sus atribuciones, sobre los resultados y efectos de las investigaciones efectuadas por la Oficina. Podrá dirigir igualmente a estas instituciones cualquier observación que considere útil para el funcionamiento de la Oficina.

3. El Comité dirigirá a las instituciones al menos un informe de actividades cada año.

4. El Comité evacuará las consultas y dictámenes previstos por el Reglamento (CE) n° 1073/1999, a instancia de la autoridad competente.

5. El Comité dispondrá de medios presupuestarios propios asignados en el presupuesto de la OLAF.

TÍTULO II

COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

Artículo 5

Estatuto del Comité de vigilancia

1. El Comité de vigilancia está integrado por cinco personalidades externas independientes designadas de común acuerdo por el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión en razón de sus competencias y dotadas de plenas garantías de independencia.

2. Los miembros del Comité de vigilancia ejercerán sus funciones con plena independencia. No solicitarán ni aceptarán instrucciones de ningún Gobierno ni institución, órgano u organismo.

Artículo 6

Duración del mandato de los miembros del Comité de vigilancia

1. La duración del mandato de los miembros será de tres años. El mandato podrá renovarse una vez.

2. A la expiración del mandato, los miembros del Comité seguirán en funciones hasta que se disponga la renovación de su mandato o su sustitución.

3. Cuando un miembro del Comité se vea impedido de ejercer sus funciones por el motivo que sea, deberá informar de ello al Presidente del Comité.

4. En caso de renuncia a su mandato, el miembro deberá informar al Comité de su decisión.

Artículo 7

Deontología

1. Los miembros darán cuenta al Comité de cualquier situación que pudiera perjudicar el principio de independencia de sus funciones enunciado en el artículo 5.

2. Los miembros se abstendrán de solicitar o aceptar cualquier mandato, en particular de las instituciones europeas, que pueda crear un conflicto de intereses.

3. Los miembros se expresarán públicamente sobre las actividades del Comité y de la OLAF, ya sea por vía oral o escrita, con un espíritu de colegialidad.

4. Los miembros estarán obligados a respetar el secreto previsto en el artículo 287 del Tratado CE. Tratarán de manera confidencial las informaciones que lleguen a su conocimiento en el marco de su actividad. Continuarán sometidos a esta obligación después de cesar en sus funciones.

Artículo 8

Régimen disciplinario de los miembros del Comité de vigilancia

En caso de infracción de una de las obligaciones del artículo 7, podrá suspenderse a un miembro del Comité de vigilancia mediante votación secreta por mayoría de los votos expresados. El miembro interesado será oído antes de que se adopte la decisión, pero no participará en la deliberación. El Presidente del Comité informará de la decisión adoptada al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión.

Artículo 9

Protección jurídica

En el marco de sus actividades, los miembros del Comité de vigilancia gozarán de la protección jurídica de la Comunidad prevista en el artículo 288 del Tratado CE.

Artículo 10

Presidencia

1. El Comité elegirá en su seno un Presidente mediante votación por mayoría de sus miembros.

2. El Presidente será elegido por un período de un año. El mandato será renovable. La elección del Presidente se producirá en la última reunión presidida por su antecesor.

3. En el caso de que el Presidente se viera impedido de ejercer de forma duradera sus funciones por cualquier motivo, informará de ello a los miembros del Comité. En este caso, se procederá a la elección del nuevo presidente según las modalidades previstas en el apartado 1.

Artículo 11

Atribuciones del Presidente

1. El Presidente representará al Comité y presidirá sus reuniones. Velará por el buen desarrollo de sus trabajos. Convocará las reuniones del Comité y decidirá el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Elaborará el proyecto de orden del día y se ocupará de ejecutar las decisiones del Comité de vigilancia de la OLAF.

2. En caso de impedimento temporal, el Presidente podrá invitar a uno de sus miembros a que le sustituya.

3. En ausencia del Presidente y cuando no haya recurrido al procedimiento del apartado 2, ejercerá sus funciones el miembro de mayor edad.

4. El Presidente tendrá bajo su autoridad a la secretaría del Comité de vigilancia.

5. El Presidente será plenamente competente para mantener cualquier correspondencia relacionada con las actividades del Comité de vigilancia. El Presidente informará a los miembros del Comité sobre la correspondencia mantenida. Decidirá asimismo las materias que hayan de someterse a la deliberación de los miembros del Comité.

6. El Presidente o una mayoría de sus miembros podrá solicitar la presencia del Director o de su representante en una reunión. Podrá invitarse a participar en los trabajos del Comité sobre algún punto concreto de la reunión a cualquier representante de las instituciones, órganos u organismos de las Comunidades, de los Estados miembros o de Estados asociados.

Artículo 12

Reuniones

1. El Comité de vigilancia de la OLAF ejercerá sus competencias en reuniones colegiadas. Se reunirá al menos diez veces al año. Sólo podrá declararse válidamente reunido si se encuentran presentes la mayoría de sus miembros, es decir, tres. Se reunirá, además, a iniciativa del Presidente y cada vez que lo solicite la mayoría de sus miembros por escrito de forma motivada u oralmente durante una de las reuniones anteriores. El Director de la OLAF tendrá la facultad de proponer al Presidente del Comité la inclusión de puntos en el orden del día y la convocatoria del Comité de vigilancia. Sus propuestas se acompañarán de la documentación necesaria.

2. Salvo en los casos considerados urgentes por el Presidente, las convocatorias se remitirán con la antelación suficiente para que lleguen al menos una semana antes de la reunión. La convocatoria incluirá el proyecto de orden del día y los documentos necesarios para la reunión, salvo que lo impida la naturaleza de dichos documentos. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3. Cada uno de los miembros podrá solicitar al Presidente que se incluyan o se añadan puntos o cuestiones concretas al proyecto de orden del día.

Artículo 13

Procedimiento de votación

1. Las decisiones se adoptarán a propuesta del Presidente por mayoría simple. En caso de ausencia de un miembro y de empate de votos, o aún en el caso de que el Comité no pudiera constituir una mayoría, el presidente dispondrá de un voto de calidad.

2. A propuesta de un miembro, podrá recurrirse a un procedimiento de votación secreta.

Artículo 14

Métodos de trabajo

1. Las reuniones del Comité de vigilancia no serán públicas. Sus deliberaciones y la documentación de cualquier naturaleza que les sirvan de base, serán confidenciales, salvo que el Comité decida lo contrario.

2. Los documentos e informaciones presentados por el Director de la OLAF estarán sometidos a las disposiciones del artículo 287 del Tratado CE sobre la protección de la confidencialidad.

3. El Comité de vigilancia deliberará sobre la base de documentos y proyectos de dictamen, informes o decisiones.

4. Los documentos, proyectos de dictamen, de informe o de decisión se redactarán al menos en dos de las tres lenguas de trabajo adoptadas por el Comité. En caso de necesidad, cada uno de los miembros podrá pedir una traducción a su propia lengua de cualquier documento.

5. Los dictámenes, informes y decisiones del Comité de vigilancia se aprobarán en sesión plenaria.

6. Sin embargo, de manera excepcional, determinadas decisiones podrán adoptarse por procedimiento escrito en la medida en que el Comité haya aprobado el recurso a este procedimiento en una reunión anterior. En caso de urgencia, el Presidente estará facultado para tomar la iniciativa de un procedimiento escrito de consulta a los miembros. En cualquiera de ambos casos, el Presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros del Comité. Si los miembros no se oponen al proyecto de decisión en un plazo, especificado por el Presidente, de cinco días hábiles a partir de la recepción de la propuesta, ésta aprobada se considerará. Si un miembro, en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción del proyecto de decisión, solicita que sea objeto de deliberaciones en el Comité de vigilancia, el procedimiento de consulta escrito quedará suspendido

Artículo 15

Actas

1. Todas las reuniones del Comité de vigilancia serán recogidas en actas.

2. El proyecto de acta será elaborado por la secretaría bajo la dirección del Presidente y se someterá a los miembros del Comité de vigilancia para su aprobación en la reunión siguiente.

3. Cada uno de los miembros podrá proponer modificaciones al proyecto de acta en el momento de su aprobación. También podrán pedir que se una al acta cualquier declaración escrita o documento que consideren conveniente.

Artículo 16

Informe de actividades

1. De conformidad con el apartado 3 del artículo 4, el Comité de vigilancia elaborará al menos un informe de actividades anual con destino a las instituciones. Este informe de actividades expondrá las acciones desarrolladas según las competencias del Comité, así como una evaluación de las actividades de la OLAF.

2. El informe será presentado al Comité por uno o varios ponentes.

3. El informe podrá llevar adjunta una lista de los dictámenes que haya emitido el Comité.

4. El Comité de vigilancia publicará su informe de actividades en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas después de haberlo remitido al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión.

Artículo 17

Ponentes

1. Con objeto de preparar sus deliberaciones o sus trabajos el Comité podrá designar entre sus miembros, a propuesta del Presidente, uno o varios ponentes.

2. Si se tratara de una cuestión urgente, el Presidente podrá proceder de oficio a esta designación. En este caso, informará de ello inmediatamente a los miembros del Comité.

3. En lo que resulte necesario, el ponente gozará de la asistencia de la secretaría del Comité de vigilancia

Artículo 18

Verificación, estudios y peritajes

1. En el marco de sus competencias, el Comité de vigilancia podrá llevar a cabo cualquier verificación o encargar cualquier estudio, investigación o peritaje.

2. El Comité de vigilancia podrá designar uno o varios miembros para que realice estas verificaciones, estudios o investigaciones. En la medida en que el Comité (o el miembro del Comité designado) lo juzgue conveniente, podrá verse asistido de funcionarios o agentes de la OLAF, de las instituciones, órganos u organismos de las Comunidades.

3. Cuando el Presidente considere urgente un asunto, podrá designar de oficio a los citados miembros y peritos. En este caso, informará de ello inmediatamente a los miembros del Comité de vigilancia.

4. Los miembros encargados de proceder a verificaciones, estudios o investigaciones, informarán al Comité sobre los resultados de sus trabajos.

Artículo 19

Secretaría

1. El Comité de vigilancia dispondrá de una secretaría para que le asista en el ejercicio de sus funciones. La secretaría será un órgano permanente cuyo personal será designado por el Director de la OLAF a propuesta del Presidente del Comité de vigilancia.

2. Los miembros del personal de la secretaría estarán sometidos a la autoridad del Presidente del Comité de vigilancia y no aceptarán instrucción alguna de ninguna otra autoridad. Los miembros del personal de la secretaría no desempeñarán ninguna otra actividad sin la autorización del Presidente del Comité de vigilancia.

3. El personal de la secretaría estará obligado a tratar de manera confidencial las informaciones que lleguen a su conocimiento. Seguirá sometido a su obligación después de haber cesado en sus funciones. En caso de que un miembro de la secretaría infringiera la obligación de secreto, el Presidente del Comité de vigilancia invitará al Director de la OLAF a iniciar un procedimiento disciplinario en las condiciones previstas por el Estatuto de los funcionarios.

4. La sede de la secretaría será fijada por decisión del Presidente del Comité de vigilancia.

5. La secretaría contribuirá a que se desarrollen eficazmente las funciones atribuidas al Comité de vigilancia. A este respecto, asistirá al Presidente en la preparación y desarrollo de las reuniones, elaborará un proyecto de orden del día de cada una de ellas, se encargará de la información y documentación de los miembros del Comité en todos sus ámbitos de actividad, asistirá a los miembros, en particular en el ejercicio de sus funciones como ponentes, y participará, bajo la autoridad del Presidente, en la redacción de los textos.

6. El reparto de actividades en la secretaría y la firma de las órdenes de misión de su personal estarán a cargo del responsable de la secretaría.

7. Los gastos del Comité estarán a cargo del responsable de la secretaría, que dispondrá a estos efectos de la correspondiente habilitación.

TÍTULO III

RELACIONES DEL COMITÉ CON EL DIRECTOR DE LA OLAF

Artículo 20

Procedimiento de dictamen sobre la designación del Director

1. La totalidad de los expedientes de candidatura remitidos a la Comisión como respuesta a la convocatoria en el apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1073/1999 se remitirá en el plazo más breve posible al Presidente del Comité de vigilancia.

2. Los expedientes recibidos se pondrán a disposición de los cinco miembros del Comité.

3. El Comité de vigilancia aprobará un proyecto de lista de los candidatos que dispongan de las calificaciones necesarias y que puedan ser objeto de un dictamen favorable.

4. El dictamen tendrá una exposición de motivos, en la que podrán exponerse los criterios adoptados por el Comité para evaluar las calificaciones necesarias. El proyecto de lista se someterá a votación.

5. Al término del procedimiento, el Presidente establecerá la lista de los candidatos que dispongan de las calificaciones necesarias y hayan recibido el informe favorable del Comité de vigilancia.

6. Si ningún candidato hubiera recibido un dictamen favorable o si, a propuesta de un miembro, el Comité de vigilancia así lo decidiera, el Presidente informará a la Comisión de la votación desfavorable del Comité sobre la lista presentada.

7. El dictamen emitido se remitirá a la Comisión para que lo transmita al Parlamento y al Consejo.

Artículo 21

Participación del Director de la OLAF en los trabajos del Comité

1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 11, el Director de la OLAF podrá ser invitado a participar en los trabajos relacionados con su actividad. Los puntos que le interesen especialmente quedarán señalados en el proyecto de orden del día de las reuniones del Comité de vigilancia que se le comunicará obligatoriamente.

2. En caso de impedimento y a iniciativa del Director de la OLAF podrá autorizarse que le represente uno de sus colaboradores designado al efecto.

Artículo 22

Seguimiento de las informaciones proporcionadas por el Director de la OLAF

1. En su informe de actividades, el Comité evaluará la aplicación del programa de trabajo de la OLAF.

2. En cada una de sus reuniones, el Comité examinará las comunicaciones e informaciones del Director de la OLAF. Procederá a cualquier verificación que considere necesaria para el ejercicio de su control basándose en una información adecuada del Director.

3. El Comité de vigilancia examinará las razones que no permitan concluir cualquier investigación lleve iniciada más de nueve meses, así como el plazo previsible necesario para su conclusión.

4. El Comité examinará los casos en que una institución, órgano u organismo no haya dado cumplimiento a recomendaciones formuladas por el Director de la oficina sobre la base de la copia de sus observaciones. En tal ocasión, el Comité examinará las situaciones de obstrucción, obstaculización o impedimento a que se haya enfrentado la actividad de los investigadores de la OLAF. El Comité de vigilancia remitirá si procede al Director de la OLAF o de la institución, órgano u organismo interesado un dictamen motivado.

5. Los casos en que sea necesaria la transmisión de asuntos a las autoridades judiciales de un Estado miembro serán examinados sobre la base de las informaciones proporcionadas por el Director de la OLAF, con anterioridad a la comunicación a dichas autoridades. El seguimiento se efectuará igualmente sobre la base de las informaciones transmitidas por el Director.

6. Cuando un funcionario o agente de las Comunidades formule una reclamación ante el Director de la OLAF en el marco de control de legalidad al que se refiere el artículo 14 del Reglamento (CE) n° 1073/1999, el Director informará de ello al Comité.

7. El Comité examinará las propuestas del Director de la OLAF que tengan por objeto la preparación de las iniciativas legislativas y reglamentarias de la Comisión destinadas a mejorar la lucha contra el fraude o a contribuir a una mejor protección de los intereses financieros de las Comunidades.

Artículo 23

Independencia y procedimiento disciplinario contra el Director de la OLAF

1. El Director de la OLAF informará al Comité de cualquier medida, instrucción, amenaza o promesa que pudiera menoscabar su independencia. El Comité de vigilancia, por iniciativa propia o del Director de la OLAF, emitirá un dictamen al respecto.

2. En el caso de que el Director de la OLAF se viera sometido a una acción o amenaza de acción disciplinaria de cualquier tipo por parte de la Comisión, presentará cualquier información que considere procedente al Comité de vigilancia.

3. El Comité de vigilancia emitirá un dictamen cuando sea consultado por la Comisión en virtud de lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1073/1999.

Artículo 24

Confidencialidad y tratamiento de datos de carácter personal

1. El Comité de vigilancia velará por la aplicación de las disposiciones del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1073/1999.

2. El Comité de vigilancia podrá decidir, a iniciativa propia o a la de Director de la OLAF, emitir un dictamen.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES DE CARÁCTER PRESUPUESTARIO

Artículo 25

Presupuesto

1. El Comité emitirá un dictamen sobre el anteproyecto presentado por el Director de la OLAF a la Dirección General de Presupuestos de la Comisión.

2. El Director de la OLAF presentará al Comité un informe periódico sobre la ejecución del presupuesto.

3. La secretaría preparará propuestas del presupuesto anual para el funcionamiento del Comité de vigilancia. Estas propuestas se transmitirán al Director de la OLAF previa aprobación por el Comité. El presupuesto del Comité ser una sección autónoma en el presupuesto de la OLAF.

4. Los gastos correspondientes al Comité de vigilancia, necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones, se imputarán al presupuesto del Comité de conformidad con las normas aprobadas por el mismo. Los gastos se efectuarán en el marco de la habilitación prevista en el apartado 7 del artículo 19 y según lo dispuesto en el Reglamento financiero.

TÍTULO V

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 26

Evaluación y modificación del Reglamento interno

1. El presente Reglamento interno será evaluado por el Comité de vigilancia a los dos años de su entrada en vigor.

2. Cualquiera de los miembros del Comité podrá presentar en todo momento propuestas de modificación por escrito a su presidente para que se sometan a votación en la reunión siguiente según el procedimiento de votación establecido en el artículo 13.

Artículo 27

Entrada en vigor del Reglamento interno, informe de evaluación y publicidad

1. El Reglamento interno entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación por el Comité de vigilancia.

2. El dictamen del Comité sobre la evaluación de las actividades de la Oficina al que se refiere el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 1073/1999 se incluirá en el orden del día de la primera reunión del mes de enero de 2002.

3. Una vez que esté aprobado, el reglamento interior se publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Hecho en Bruselas, el 17 de noviembre de 1999.

Por el Comité de vigilancia de la OLAF

La Presidenta

Mireille DELMAS-MARTY

(1) DO L 136 de 31.5.1999, p. 1.