Informe

sobre los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales (OCVV-Angers) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Oficina

(2000/C 373/10)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe va dirigido al Consejo de administración de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales, de conformidad con el apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CEE) n° 2100/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina Comunitaria de Variedades Vegetales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el artículo 110 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 112 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo(3). El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

4. Dicho examen le ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA COMUNITARIA DE VARIEDADES VEGETALES (OCCV-ANGERS) CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. Los créditos definitivos de la Oficina correspondientes al ejercicio 1999, es decir 8,2 millones de euros, se repartieron como sigue: 3,7 millones de euros se utilizaron (o sea, un 45 %) durante el ejercicio, 3,1 millones de euros (o sea, un 38 %) se prorrogaron, automáticamente, al ejercicio 2000 y 1,4 millones de euros (o sea, un 17 %) se anularon al 31 de diciembre de 1999.

6. Los gastos principales del ejercicio están constituidos por gastos de personal (2,5 millones de euros) y de funcionamiento (0,5 millones de euros), mientras que las prórrogas se refieren principalmente a las instalaciones de la futura sede de la Oficina (1,4 millones de euros), así como el coste de los exámenes técnicos pendientes de realizarse sobre las variedades en vías de protección (1,3 millones de euros).

7. Los créditos prorrogados automáticamente del ejercicio 1998 al ejercicio 1999, es decir, 1,6 millones de euros, se utilizaron casi exclusivamente en relación con los títulos 1 y 2 del presupuesto (gastos de personal y de funcionamiento), mientras que, debido a una reglamentación financiera inadaptada (véanse, más adelante, los apartados 11 y 12), una masa importante de créditos operativos prorrogados (0,6 millones de euros de un total de 1,3 millones de euros) debió anularse al 31 de diciembre de 1999.

Sistemas contables

8. Como la aplicación Sincom 2 (SI 2), común a varios organismos descentralizados, no se realizó hasta el 31 de enero de 2000, la contabilidad presupuestaria y la contabilidad general de la Oficina continuaron llevándose respectivamente, hasta el 31 de diciembre de 1999, a través de una hoja de cálculo y de un programa contable disponible en el mercado. Dado el riesgo de errores e incoherencias relacionados con el uso de estas distintas herramientas, el Tribunal mantiene las observaciones que ya había efectuado sobre esta cuestión(4), sobre todo si se tiene en cuenta que, contrariamente a las disposiciones del apartado 4 del artículo 123, de las modalidades de ejecución de su Reglamento financiero, la Oficina no efectúa aún la conciliación mensual de sus asientos contables.

Reglamentación financiera

Reglamentación relativa a las tasas

9. La reglamentación relativa a las tasas(5) no exige el pago de la tasa relativa al primer período vegetativo hasta un mes después del inicio de los exámenes y, por tanto, no permite a la Oficina poseer una garantía en relación con el cobro efectivo de la tasa correspondiente a los trabajos encargados a los centros de examen. Con objeto de racionalizar el procedimiento de tramitación de las solicitudes, debería modificarse el Reglamento de la Oficina para permitir la percepción previa de la tasa de examen.

Imputación del IVA

10. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado puede ser reutilizado. Desde entonces(6), el Reglamento financiero general impone que los gastos se imputen sin IVA. El Tribunal pide a la Oficina que trasponga estas nuevas modalidades en su nueva reglamentación.

Compromisos financieros pendientes durante varios ejercicios

11. Habida cuenta de la duración del ciclo de algunos exámenes técnicos (que pueden extenderse sobre un período de cuatro años), algunos exámenes o informes solicitados por la Oficina durante un ejercicio determinado y que han sido objeto de un compromiso de gasto en relación con este mismo ejercicio, no están finalizados, ni facturados, al 31 de diciembre del ejercicio n+ 1, fecha en la que los créditos prorrogados con esta finalidad deben, obligatoriamente, anularse. En este caso es necesario realizar un nuevo compromiso financiero, consignado a cargo del presupuesto del ejercicio n+ 2, para cubrir los compromisos jurídicos anteriormente suscritos por la Oficina.

12. Esta situación, de hecho ya descrita en el informe de gestión de la Oficina, se extiende todos los años. Su consecuencia, entre otras cosas, es que en los estados financieros, los compromisos contables de la Oficina al 31 de diciembre de 1999 están subevaluados en 0,5 millones de euros (contra 0,2 millones de euros al 31 de diciembre de 1998). La Oficina debería adaptar su Reglamento financiero para tener más en cuenta los límites a sus actividades y mejorar la transparencia de sus cuentas.

Habilitación de la nueva sede de la Oficina

13. Si bien, conforme a las previsiones iniciales, la Oficina debía poder tomar posesión de su nueva sede el final del primer semestre de 1999, la posesión efectiva no se produjo hasta octubre de 2000. El retraso de la fecha de la mudanza implica el pago de alquileres suplementarios por un importe más de 100000 euros.

Prestaciones familiares francesas

14. En Francia la legislación prevé el pago de prestaciones familiares a todos los residentes en territorio nacional con, al menos, dos hijos a su cargo. Las autoridades nacionales confirmaran a la Oficina que es este país quien debe pagar prioritariamente el conjunto de dichas prestaciones a los funcionarios europeos. La Oficina debería continuar esforzándose para que esta disposición resulte efectiva y, de esta forma, disminuir los gastos que ahora corren a cargo del presupuesto de la OCVV.

Retraso en la determinación de los coste de examen

15. El apartado 1 del artículo 93 de las normas de ejecución relativas al procedimiento ante la Oficina(7), establece que "[...] antes del 27de abril de 1997, el Consejo de administración determinará los métodos uniformes para calcular los coste y los elementos uniformes de los costes, que se aplicarán en todas las oficinas de examen". La Oficina no inició estos trabajos hasta el último trimestre de 1999 y, según la decisión del Consejo de administración de los días 28 y 29 de septiembre de 1999, deberían haberse finalizado antes del 31 de diciembre de 2000, es decir más de tres años después del plazo fijado por el Reglamento(8).

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 27 de septiembre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 227, 1.9.1994, p. 27.

(2) En aplicación del apartado 2 del artículo 111 del Reglamento (CE) n° 2100/94 del Consejo, las cuentas de la totalidad de los ingresos y los gastos de la Oficina correspondientes al ejercicio 1999 se establecieron el 14 de abril de 2000 y, a continuación, se transmitieron al Consejo de administración de dicha Oficina, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; éste último las recibió el 25 de abril de 2000. Una versión abreviada del balance al 31 de diciembre de 1998 y al 31 de diciembre de 1999, así como de la cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1999 figura en los cuadros 1 y 2, al final de este Informe.

(3) DO L 227 de 1.9.1994, p. 28.

(4) Informes sobre los estados financieros de la OCVV correspondientes a los ejercicios 1995, 1996 y 1997 (apartados 1.5 y 1.6 del DO C 393 de 29.12.1997, p. 52 y apartado 1.6 del DO C 406 de 28.12.1998, p. 49).

(5) Véase el apartado 2 del artículo 8 del Reglamento (CE) n°1238/95 del Consejo, de 31 de mayo de1995 (DO L 121 de 1.6.1995, p. 31).

(6) Véase el apartado 2bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

(7) Reglamento (CE) n° 1239/95 de la Comisión (DO L 121 de 1.6.1995, p. 37).

(8) Véase el apartado 11 del Informe relativo al ejercicio 1998 (DO C 372 de 22.12.1999, p. 57).

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la Oficina

8. Sistemas contables

La Oficina instaló el sistema SI2, desarrollado sobre la base el sistema Sincom utilizado por la Comisión, en diciembre 1998. Para el ejercicio 1999, las cuentas se han registrado sobre hoja de cálculo (Excel) así como en SI2 en cuanto a contabilidad presupuestaria, y con Expert M en materia de contabilidad general.

Por lo que se refiere a las conciliaciones mensuales, la Oficina desarrolló e instaló un procedimiento sobre el particular, que se aplica desde entonces.

9. Normativa relativa a los impuestos

La modificación propuesta ya fue efectuada por la entrada en vigor del Reglamento (CE) n° 329/2000 de la Comisión de 11 de febrero de 2000.

10. Consignación del IVA

La Oficina adoptó las medidas necesarias para transponer las nuevas disposiciones comunitarias en cuanto a consignaciones de gastos y reembolsos de IVA en su propio Reglamento financiero. Su Consejo de administración podrá adoptar este proyecto de enmienda después de haber recibido los comentarios del Tribunal de Cuentas.

11 y 12. Reglamento financiero y tasas de examen

La Oficina adoptó las medidas necesarias para establecer un proyecto de modificación de su Reglamento financiero con el fin de poder mejorar la gestión de los gastos de exámenes técnicos. Este proyecto tiene por objeto permitir a la Oficina prorrogar varios años créditos jurídicamente contraidos para garantizar los gastos relativos a las indemnizaciones a pagar a las Oficinas de examen para la realización de los exámenes técnicos.

13. Adaptación de la nueva sede de la oficina

La adaptación de la nueva sede definitiva de la Oficina ha registrado un retraso importante, por las razones siguientes:

- complejidad de los procedimientos de contratos públicos impuestos por las normativa comunitaria,

- complejidad de los procedimientos franceses en cuanto a obtención de licencia de obras,

- resultado infructuoso de algunos concursos,

- dificultades en cuanto a calidad de los prestadores de servicios.

14. Prestaciones familiares francesas

La Oficina toma nota de los comentarios del Tribunal. En estricto cumplimiento de las disposiciones del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas y del Estatuto así como de la jurisprudencia del Tribunal de Justicia sobre este tema (sentencia n°186/85), va a proseguir sus gestiones para aprovechar el enfoque sugerido por las autoridades francesas.

15. Retraso en la determinación de los métodos de costes del examen técnico

Sobre la base de un mandato específico otorgado por el Consejo de administración, en 1996 el Presidente de la OCVV, constituyó un grupo de expertos con la misión de preparar un proyecto de método uniforme de cálculo de los costes. Una primera reunión de este grupo tuvo lugar el 26 de noviembre de 1996. Después de la celebración de varias reuniones, el grupo concluyó que, para poder terminar el proyecto, era necesario recurrir a un peritaje externo. El Consejo de administración validó también esta conclusión.

Dado que el concurso lanzado para poder proceder a la selección de un contable externo no dio resultado, el Presidente contrató a un contable como miembro del personal temporal de la Oficina y cuya tarea principal es coordinar y apoyar las actividades de dicho Grupo de Trabajo. Una propuesta de método uniforme de cálculo de los costes debería poder presentarse al Consejo de administración en su sesión de octubre de 2000. En esta misma sesión se presentará al Consejo de administración una propuesta establecida a iniciativa de la Oficina sobre modificación de los costes de los exámenes DHS.

Según revelaron cálculos recientes, el nivel de remuneración establecido sobre la base del principio "in-out" aplicado hasta ahora por la Oficina, se sitúa en la mayoría de los casos por debajo del nivel de los costes reales generados. Por esta razón, el plazo transcurrido para la adopción de los métodos de cálculo de los costes no tuvo ningún efecto negativo sobre las finanzas de la Oficina.