Decisión de la Comisión

de 5 de diciembre de 2001

por la que se modifica su Reglamento interno

[notificada con el número C(2001) 3714]

(2001/937/CE, CECA, Euratom)

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, el apartado 2 de su artículo 218,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero y, en particular, su artículo 16,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y, en particular, su artículo 131,

Visto el Tratado sobre la Unión Europea y, en particular, el apartado 1 de su artículo 28 y el apartado 1 de su artículo 41.

DECIDE:

Artículo 1

Las disposiciones relativas a la aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión(1), cuyo texto figura en el anexo de la presente Decisión, se añaden en forma de anexo al Reglamento interno de la Comisión.

Artículo 2

Se deroga la Decisión 94/90/CECA, CE, Euratom de la Comisión(2).

Artículo 3

La presente Decisión entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Hecho en Bruselas, el 5 de diciembre de 2001.

Por la Comisión

El Presidente

Romano Prodi

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 46 de 18.2.1994, p. 58.

ANEXO

Disposiciones relativas a la aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y el Consejo relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión

Considerando lo siguiente:

(1) De conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 255 del Tratado CE, el Parlamento Europeo y el Consejo han adoptado el Reglamento (CE) n° 1049/2001(1) relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión.

(2) En aplicación del apartado 3 del artículo 255 del Tratado, este Reglamento, por el que se establecen los principios generales y los límites que regulan el ejercicio del derecho de acceso a los documentos, prevé en su artículo 18 que cada Institución adapte su Reglamento interno a las disposiciones de dicho Reglamento.

Artículo 1

Beneficiarios

Los ciudadanos de la Unión, así como las personas físicas o jurídicas que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro ejercerán su derecho de acceso a los documentos de la Comisión en virtud de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 255 del Tratado y en el apartado 1 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 con arreglo a los procedimientos establecidos en las presentes disposiciones. Este derecho de acceso se refiere a los documentos que obren en poder de la Comisión, es decir, los que la Comisión ha elaborado o recibido y estén en su posesión.

En aplicación del apartado 2 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, tanto los ciudadanos de terceros países que no tengan su residencia en un Estado miembro como las personas jurídicas que no tengan su domicilio social en uno de los Estados miembros se beneficiarán del derecho de acceso a los documentos de la Comisión en las mismas condiciones que los beneficiarios citados en el apartado 1 del artículo 255 del Tratado.

No obstante, en virtud del apartado 1 del artículo 195 del Tratado, estas personas no tendrán la facultad de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo. En caso de que la Comisión les denegara total o parcialmente el acceso a un documento tras la presentación de una solicitud confirmatoria, sí podrán en cambio interponer un recurso ante el Tribunal de Primera Instancia de las Comunidades Europeas, de acuerdo con las disposiciones del párrafo cuarto del artículo 230 del Tratado.

Artículo 2

Solicitudes de acceso

Toda solicitud de acceso a un documento se enviará por correo, fax o correo electrónico a la Secretaría General de la Comisión, a la Dirección General o al Servicio competente. Las direcciones a las que deben enviarse las solicitudes aparecen publicadas en la guía práctica a que se refiere el artículo 8 de las presentes disposiciones.

La Comisión responderá a las solicitudes de acceso iniciales y confirmatorias dentro de los quince días laborables siguientes al registro de la solicitud. Cuando se trate de solicitudes complejas o voluminosas, este plazo podrá prolongarse quince días laborables. Toda prolongación del plazo deberá justificarse y comunicarse previamente al solicitante.

En caso de solicitud imprecisa contemplada en el apartado 2 del artículo 6 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la Comisión invitará al solicitante a proporcionar informaciones complementarias que permitan identificar los documentos solicitados; el plazo de respuesta sólo comenzará a correr una vez que la institución disponga de tales informaciones.

Toda decisión negativa, aún en el caso de que sea parcial, deberá indicar el motivo de la denegación sobre la base de una de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, debiendo asimismo informar al solicitante de las vías de recurso de que dispone.

Artículo 3

Tramitación de las solicitudes iniciales

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9 de las presentes disposiciones, se remitirá un acuse de recibo al solicitante una vez registrada su solicitud, salvo cuando la respuesta pueda enviarse a vuelta de correo.

Tanto el acuse de recibo como la respuesta se enviarán por escrito, en su caso por vía electrónica.

El solicitante será informado del curso reservado a su solicitud bien por el Director General o el Jefe de Servicio al que competa la solicitud, bien por un director designado al efecto por la Secretaría General, bien por un director designado por la OLAF en caso de solicitud referente a documentos relativos a las actividades de la OLAF contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 2 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Comisión(2), por la que se instituye la OLAF, bien por el funcionario que designen al efecto.

Toda respuesta total o parcialmente negativa deberá informar al solicitante de su derecho a presentar, en el plazo de quince días laborables a contar desde la recepción de la respuesta, una solicitud confirmatoria ante el Secretario General de la Comisión, o ante el Director de la OLAF cuando la solicitud confirmatoria se refiera a documentos relativos a las actividades de la OLAF contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 2 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom.

Artículo 4

Tramitación de las solicitudes confirmatorias

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento interno de la Comisión, la facultad de adoptar las decisiones relativas a las solicitudes confirmatorias se delega en el Secretario General. No obstante, cuando la solicitud confirmatoria se refiera a documentos relativos a las actividades de la OLAF contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 2 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom, la decisión se delegará en el Director de la OLAF.

La Dirección General o el Servicio asistirán a la Secretaría General en la preparación de la decisión.

La decisión será adoptada por el Secretario General o por el Director de la OLAF previo acuerdo del Servicio Jurídico.

La decisión se comunicará al solicitante por escrito, en su caso por vía electrónica, informándole de su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de Primera Instancia, o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo.

Artículo 5

Consultas

1. Cuando la Comisión reciba una solicitud de acceso a un documento que obre en su poder pero emane de un tercero, la Dirección General o el Servicio depositarios del documento comprobarán la aplicabilidad de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001. Si el documento solicitado está clasificado en virtud de las normas de seguridad de la Comisión, será de aplicación el artículo 6 de las presentes disposiciones.

2. Si, al término de este examen, la Dirección General o el Servicio depositarios consideraran que el acceso al documento solicitado debe denegarse en virtud de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la respuesta negativa se enviará al solicitante sin previa consulta del tercero autor del documento.

3. La Dirección General o el Servicio depositarios darán curso favorable a la solicitud sin consultar previamente al tercero autor del documento cuando:

a) El documento solicitado ya haya sido divulgado por su autor o en virtud del Reglamento o de disposiciones similares.

b) La divulgación, eventualmente parcial, de su contenido no afecte manifiestamente a ninguno de los intereses contemplados en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

4. En todos los demás casos, se consultará al tercero autor del documento. En particular, cuando la solicitud de acceso se refiera a un documento que emane de un Estado miembro, la Dirección General o el Servicio depositarios consultarán a la autoridad de origen cuando:

a) El documento haya sido transmitido a la Comisión antes de la fecha de entrada en vigor del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

b) El Estado miembro haya pedido a la Comisión que no divulgue el documento sin su previo consentimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

5. El tercer autor del documento al que se haya consultado dispondrá de un plazo de respuesta que no podrá ser inferior a cinco días laborables, pero que deberá permitir a la Comisión respetar sus propios plazos de respuesta. A falta de respuesta en el plazo fijado, o cuando el tercero en cuestión resulte inencontrable o inidentificable, la Comisión resolverá con arreglo al régimen de excepciones del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, teniendo en cuenta los intereses legítimos del tercero sobre la base de los elementos disponibles.

6. En caso de que la Comisión tenga previsto otorgar el acceso a un documento en contra de la voluntad explícita de su autor, informará a éste de su intención de divulgar el documento en un plazo de diez días laborables, y le informará de las vías de recurso de que dispone para oponerse a esta divulgación.

7. Cuando un Estado miembro reciba una solicitud de acceso a un documento que emane de la Comisión, aquél podrá dirigirse a efectos de consulta a la Secretaría General, quien se encargará de determinar cuál es la Dirección General o el Servicio responsable del documento en la Comisión. La Dirección general o el Servicio autor del documento responderá a esta solicitud tras consultar a la Secretaría General.

Artículo 6

Tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos reservados

Cuando una solicitud de acceso se refiera a un documento sensible a tenor del apartado 1 del artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, o a otro documento reservado en virtud de las normas de seguridad de la Comisión, dicha solicitud será tramitada por funcionarios autorizados a tener conocimiento del documento en cuestión.

Toda decisión por la que se deniegue el acceso a la totalidad o parte de un documento reservado deberá justificarse sobre la base de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001. En el caso de que el acceso al documento solicitado no pudiera denegarse sobre la base de tales excepciones, el funcionario encargado de tramitar la solicitud procederá a desclasificar el citado documento antes de transmitirlo al solicitante.

No obstante, se precisará el consentimiento de la autoridad de origen para otorgar acceso a un documento sensible.

Artículo 7

Ejercicio del derecho de acceso

Los documentos se enviarán por correo, fax o, en su caso, por correo electrónico, según la solicitud. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Esta consulta será gratuita.

Cuando el documento haya sido publicado, la respuesta consistirá en facilitar las referencias de publicación y/o el lugar en que puede accederse al documento y, en su caso, la dirección del documento en el sitio EUROPA.

Cuando el volumen de los documentos solicitados supere las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 euros por página, más los gastos de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso por caso, evitando que excedan de un importe razonable.

Artículo 8

Medidas por las que se facilita el acceso a los documentos

1. La cobertura del registro previsto en el artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 se ampliará gradualmente. Dicha cobertura aparecerá indicada en la página principal del sitio EUROPA.

El registro contendrá el título del documento (en las lenguas en que esté disponible), la signatura y demás referencias útiles, así como una indicación de su autor y la fecha de su creación o adopción.

Una página de ayuda (en todas las lenguas oficiales) informará al público de la forma en que es posible obtener el documento. Si el documento está publicado, se incluirá un enlace con el texto íntegro.

2. La Comisión elaborará una guía práctica destinada a informar al público de los derechos que le amparan en virtud del Reglamento (CE) n° 1049/2001. Esta guía se difundirá en todas las lenguas oficiales en el sitio EUROPA, así como en forma de folleto.

Artículo 9

Documentos directamente accesibles por el público

1. Las disposiciones del presente artículo sólo se aplicarán a los documentos redactados o recibidos tras la fecha de aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. Los siguientes documentos se facilitarán automáticamente previa petición y, en la medida de lo posible, estarán directamente accesibles por vía electrónica:

a) los órdenes del día de las reuniones de la Comisión,

b) las actas ordinarias de las reuniones de la Comisión, una vez aprobadas,

c) los textos adoptados por la Comisión destinados a su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas,

d) los documentos originarios de terceros ya divulgados por su autor o con su consentimiento,

e) los documentos ya divulgados en respuesta a una solicitud previa.

3. En la medida en que sea evidente que no puede aplicárseles ninguna de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, podrán divulgarse los siguientes documentos, a ser posible por vía electrónica, siempre que no reflejen opiniones o posiciones individuales:

a) Tras la aprobación de una propuesta de acto del Consejo o del Parlamento Europeo y el Consejo, los documentos preparatorios de estas propuestas sometidos al Colegio durante el proceso de adopción.

b) Tras la adopción de un acto por la Comisión en virtud de los poderes de ejecución que le son conferidos, los documentos preparatorios de estos actos sometidos al Colegio durante el proceso de adopción.

c) Tras la adopción por la Comisión de un acto en virtud de sus propios poderes, así como de una comunicación, de un informe o de un documento de trabajo, los documentos preparatorios de estos documentos sometidos al Colegio durante el proceso de adopción.

Artículo 10

Organización interna

Competerá a los Directores Generales y Jefes de Servicio decidir el curso que deba darse a las solicitudes iniciales. En este sentido, designarán a un funcionario para que tramite las solicitudes de acceso y coordine la posición de su Dirección General o su Servicio.

Las respuestas a las solicitudes iniciales se comunicarán para información a la Secretaría General.

Las solicitudes confirmatorias se comunicarán para información a la Dirección General o al Servicio que haya respondido a la solicitud inicial.

La Secretaría General garantizará la correcta coordinación y la aplicación uniforme de estas normas por las Direcciones Generales y Servicios de la Comisión. Facilitarán a tal efecto todas las orientaciones y directrices necesarias.

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 136 de 31.5.1999, p. 20.