Reglamento (CE) no 2304/2002 de la Comisión

de 20 de diciembre de 2002

por el que se aplica la Decisión 2001/822/CE del Consejo, relativa a la asociación de los países y territorios de ultramar a la Comunidad Europea ("Decisión de Asociación Ultramar")

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Vista la Decisión 2001/822/CE del Consejo(1) y, en particular, su artículo 23,

Visto el Acuerdo interno entre los Representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, reunidos en el seno del Consejo, relativo a la financiación y gestión de las ayudas de la Comunidad en el marco del protocolo financiero del Acuerdo de asociación entre los Estados de África, del Caribe y del Pacífico y la Comunidad Europea y sus Estados miembros, firmado en Cotonú (Benín) el 23 de junio de 2000, y a la asignación de las ayudas financieras destinadas a los países y territorios de ultramar a los que se aplican las disposiciones de la cuarta parte del Tratado CE(2),

Visto el Reglamento del Consejo relativo a la reglamentación financiera del Fondo Europeo de Desarrollo(3) ("Reglamento financiero FED"),

Considerando lo siguiente:

(1) La Decisión 2001/822/CE ("Decisión de Asociación Ultramar") estipula que la Comisión deberá adoptar las medidas necesarias para la aplicación de la parte III y de los anexos II A a II D, en cooperación con los países y territorios de ultramar ("PTU") dentro del marco del procedimiento de asociación. En particular, el artículo 4 dispone que los PTU serán los principales responsables de la elaboración de los documentos únicos de programación ("DOCUP") y los programas de cooperación.

(2) Las disposiciones adoptadas por la Comisión en virtud del artículo 23 de la Decisión de Asociación Ultramar deben ser coherentes con los principios de sana gestión financiera, asociación, complementariedad y subsidiariedad y garantizar la responsabilización del proceso de desarrollo por parte de los PTU, así como la adecuada supervisión y auditoría por parte de los propios PTU y la Comisión.

(3) Habida cuenta de las necesidades, capacidades y limitaciones específicas de los PTU, la asistencia financiera a estos países podrá concederse en forma de ayudas al presupuesto, siempre y cuando la gestión por parte de los PTU del gasto público sea lo suficientemente transparente, responsable y eficaz. En este caso, los procedimientos de contratación pública en los PTU deberán satisfacer las normas del Reglamento financiero FED en materia de transparencia y apertura. La ayuda se concederá como apoyo para proyectos y programas cuando se considere que se garantizará así una aplicación más eficaz y segura.

(4) Deberán establecerse disposiciones para la elaboración del DOCUP, su seguimiento, auditoría, evaluación, revisión y aplicación, así como para la presentación de información y las correcciones de carácter financiero. Tales disposiciones deberán prever la participación de la Comisión en dichas actividades. Sin perjuicio de la necesaria adaptación a la situación específica de los PTU, deberán ser coherentes con las disposiciones correspondientes en vigor para los Fondos Estructurales con el fin de mejorar y facilitar la eficacia de la participación de la Comisión.

(5) Para facilitar la cooperación y la integración regionales entre los PTU y los países ACP, deberán, en principio, aplicarse las mismas las normas. No obstante, habida cuenta de la situación geográfica de algunos PTU, que en la práctica no pueden establecer una estrecha colaboración con países ACP o con otros PTU, deberá asimismo preverse la posibilidad de que los fondos regionales se asignen a petición de un solo PTU.

(6) Las medidas previstas en el presente Reglamento han sido objeto de consultas con los PTU.

(7) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité FED-PTU creado en virtud del artículo 24 de la Decisión de Asociación Ultramar.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

PARTE I

OBJETO Y PRINCIPIOS

Artículo 1

Objeto

En el presente Reglamento se establecen los procedimientos relativos a la programación, aplicación y control de la ayuda financiera comunitaria a los PTU gestionada por la Comisión con cargo del noveno Fondo Europeo de Desarrollo (FED), de conformidad con las disposiciones de la Decisión de Asociación Ultramar y del Reglamento financiero FED.

Artículo 2

Complementariedad y cooperación

1. La programación, ejecución, supervisión y evaluación del apoyo del FED se llevarán a cabo en estrecha consulta entre los PTU, los Estados miembros implicados y la Comisión.

2. Los PTU se asegurarán de que todos los protagonistas de la cooperación enumerados en los guiones segundo y tercero del apartado 1 del artículo 5 de la Decisión de Asociación Ultramar son convenientemente consultados durante el proceso de programación.

3. Los PTU, los Estados miembros implicados y la Comisión, fomentarán la coordinación y la coherencia, tanto entre las medidas adoptadas en virtud del presente Reglamento, como con las medidas adoptadas con cargo al presupuesto comunitario y las operaciones del Banco Europeo de Inversiones, de otras instituciones internacionales y de los Estados miembros implicados.

PARTE II

AYUDA PROGRAMABLE Y AYUDA NO PROGRAMABLE

CAPÍTULO I

Ayuda programable

Artículo 3

Programación territorial

Las operaciones financiadas con cargo a la ayuda no reembolsable en el marco de la Decisión de Asociación Ultramar, se programarán lo antes posible una vez haya entrado en vigor el presente Reglamento, mediante la adopción de un documento único de programación (DOCUP) según el modelo que figura en el anexo del presente Reglamento.

Artículo 4

Preparación del DOCUP

1. Las autoridades competentes de los PTU elaborarán una propuesta de DOCUP tras celebrar consultas con la gama más amplia posible de partes interesadas en el proceso de desarrollo, basándose en la experiencia adquirida y en las mejores prácticas.

Las propuestas de DOCUP se adaptarán a las necesidades de cada PTU y responderán a sus circunstancias específicas. Priorizarán las actividades y fomentarán la responsabilización local de los programas de cooperación.

Las propuestas se presentarán a la Comisión a más tardar 12 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento.

2. Las propuestas de proyectos de DOCUP serán objeto de un intercambio de impresiones entre el PTU y el Estado miembro implicados y la Comisión, si procede, a través de la Delegación pertinente.

Los PTU proporcionarán toda la información necesaria, incluidos los resultados de cualquier estudio de viabilidad existente, para que la evaluación del proyecto de DOCUP por la Comisión sea lo más eficaz posible.

3. En particular, las autoridades de los PTU indicarán a la Comisión en la fase más temprana posible si requieren que la asignación financiera FED se proporcione en forma de apoyo presupuestario.

Se tomará nota de cualquier divergencia entre el análisis del propio país y el de la Comunidad.

Artículo 5

Evaluación del DOCUP por la Comisión

La Comisión evaluará la propuesta de DOCUP para determinar si contiene todos los elementos requeridos y es coherente con los objetivos de la Decisión de Asociación Ultramar, con el presente Reglamento y con las políticas comunitarias pertinentes. Informará al Banco Europeo de Inversiones sobre el proyecto de DOCUP recibido.

En particular, la Comisión decidirá si se debe conceder la ayuda financiera FED mediante apoyo presupuestario, siempre y cuando una evaluación preliminar de la transparencia, la responsabilización y la eficacia de la gestión del gasto público y de la apertura y transparencia de la contratación pública se ajusten a las normas establecidas en el Reglamento financiero FED, o si la ayuda se concede como apoyo a programas o proyectos.

Artículo 6

Programas regionales

1. La ayuda financiera para cooperación e integración regionales a que se refiere el inciso ii) de la letra a) del apartado 1 del artículo 1 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar se asignará basándose en propuestas de programas presentadas por uno o más PTU, de conformidad con el artículo 16 de la citada Decisión.

2. Las propuestas serán el resultado de un intercambio de impresiones entre la Comisión y los ordenadores territoriales de los PTU, designados con arreglo al artículo 14 del presente Reglamento, o sus representantes, así como, en su caso, consultando a los agentes no estatales seleccionables.

Las propuestas deberán presentarse a la Comisión el 30 de septiembre de 2003 a más tardar.

En su evaluación de las propuestas, la Comisión tendrá especialmente en cuenta el impacto previsto de la integración de los PTU beneficiarios en la región a la que pertenecen. Los compromisos de gastos deberán ir precedidos de una decisión de financiación de la Comisión relativa al apoyo de los proyectos y programas.

3. Cuando exista un remanente tras la primera asignación, podrán presentarse propuestas adicionales dos veces al año (excepto en casos de especial urgencia), y, por primera vez, a más tardar el 31 de diciembre de 2003 y el 30 de junio de 2004 respectivamente.

4. Con objeto de conseguir una dimensión adecuada y en aras de una mayor eficacia, los fondos regionales y territoriales podrán combinarse para financiar programas regionales con un acusado componente territorial.

5. Los artículos 8 y 16 a 30 se aplicarán, mutatis mutandis, a los programas regionales.

CAPÍTULO 2

Ayuda no programable

Artículo 7

Utilización de la reserva "C"

1. La Comisión asignará los recursos de la reserva "C" para los fines mencionados en las letras b) y c) del apartado 3 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, basándose en la revisión intermedia a que se refiere el apartado 2 del artículo 3 del anexo II de la citada Decisión. La Comisión adecuará en consecuencia las asignaciones orientativas a que se refiere el apartado 4 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, e informará de su decisión sobre las nuevas asignaciones a los PTU y a los Estados miembros.

2. Para comprometer los recursos a que se refieren el artículo 28 y el anexo II D de la Decisión de Asociación Ultramar, cualquier PTU que considere que satisface las condiciones para recibir la citada ayuda deberá presentar una solicitud debidamente cumplimentada utilizando los formularios puestos a disposición para ello por la Comisión, y proporcionar toda la información necesaria para la evaluación de la solicitud.

La solicitud se presentará a la Comisión, a más tardar, el 30 de abril del año siguiente a aquel para el que se requiere la ayuda adicional.

La Comisión informará de su decisión a los PTU en el plazo más breve posible.

PARTE III

EJECUCIÓN

CAPÍTULO 1

Procedimientos financieros

Artículo 8

Compromisos

1. La Comisión comprometerá los gastos de la ayuda financiera a los PTU de conformidad con el Reglamento financiero FED.

2. En el ámbito del DOCUP, los compromisos de gasto irán precedidos de una decisión de financiación de la Comisión sobre el apoyo presupuestario o el apoyo a proyectos y programas.

3. Fuera del ámbito del DOCUP, los gastos relacionados con la reserva "C" no asignada, reservada en virtud del apartado 3 del artículo 3 del anexo II A de la Decisión de Asociación Ultramar, serán comprometidos por la Comisión y aplicados de conformidad con los artículos 15 y 54 del Reglamento financiero FED.

Artículo 9

Pagadores delegados

Las instituciones financieras de los PTU en las que la Comisión abra cuentas con arreglo a lo dispuesto en la sección 4 del capítulo 3 del título III de la parte I del Reglamento financiero FED para aplicar la cooperación con los PTU, realizarán las funciones de "pagadores delegados".

Los fondos depositados con los pagadores delegados en la Comunidad devengarán intereses.

Los pagadores delegados no recibirán remuneración alguna por sus servicios ni deberán abonarse intereses por el depósito de los fondos.

CAPÍTULO 2

Contratos

Artículo 10

Reglamentación general de los contratos

1. Los procedimientos por los que se regirá la adjudicación de los contratos se determinarán en los acuerdos de financiación.

2. Cuando se conceda ayuda financiera en forma de apoyo presupuestario serán aplicables los procedimientos de contratación pública del PTU en cuestión.

3. En los demás casos, la adjudicación del contrato se regirá por las disposiciones de la letra l) del apartado 1 del artículo 75 del Reglamento financiero FED.

Artículo 11

Régimen fiscal y aduanero

1. Los PTU aplicarán a los contratos para la ejecución de programas o proyectos financiados por el FED un régimen fiscal y aduanero no menos favorable que los que se apliquen a los Estados más favorecidos o a las organizaciones internacionales de desarrollo con las que tengan relación. A efectos de la determinación del régimen aplicable a la nación más favorecida, no se tendrán en cuenta los regímenes aplicados por el PTU interesado a los demás PTU o Estados ACP o a otros países en desarrollo.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1, se aplicará el siguiente régimen a los contratos financiados por la Comunidad:

a) los contratos no estarán sujetos ni a los derechos de timbre y registro ni a las exacciones fiscales de efecto equivalente que existan o se creen en el futuro en el PTU beneficiario, no obstante, estos contratos se registrarán con arreglo a la legislación vigente en el PTU y el registro podrá dar lugar a la percepción de una tasa por la prestación de este servicio;

b) los beneficios y/o los ingresos resultantes de la ejecución de los contratos se gravarán de acuerdo con el régimen fiscal del PTU de que se trate, siempre que las personas físicas o jurídicas que hayan realizado dichos beneficios o ingresos tengan una sede permanente en dicho territorio o que la duración de la ejecución del contrato sea superior a seis meses;

c) las empresas que deban importar material profesional para la ejecución de los contratos de obras gozarán, si lo solicitan, del régimen de admisión temporal, tal como se defina en la legislación del PTU beneficiario respecto de dicho material;

d) todo material profesional necesario para la ejecución de las tareas definidas en los contratos de servicios será admitido temporalmente en los PTU beneficiarios con arreglo a su legislación nacional, con exención de derechos fiscales, derechos de entrada, derechos de aduana, impuestos y demás gravámenes de efecto equivalente, siempre que los citados derechos y gravámenes no se exijan por la prestación de los servicios;

e) las importaciones en el marco de la ejecución de un contrato de suministros se admitirán en el PTU beneficiario con exención de derechos de aduana, derechos de entrada, gravámenes o derechos fiscales de efecto equivalente, celebrándose el contrato de suministros originarios del PTU en cuestión basándose en el precio franco fábrica de los mismos, al que podrán añadirse, en su caso, los derechos fiscales aplicables a dichos suministros en el PTU correspondiente;

f) las compras de carburantes, lubricantes y aglutinantes hidrocarbonados, así como, en general, de todos los productos que se utilicen en la realización de un contrato de obras, se considerarán hechas en el mercado local y estarán sujetas al régimen fiscal aplicable en virtud de la legislación nacional vigente en el PTU beneficiario, y

g) la importación de efectos y objetos personales, de uso personal y doméstico, por las personas físicas, distintas de las contratadas a nivel local, encargadas de la ejecución de las tareas definidas en un contrato de servicios, o por los miembros de sus familias, se efectuará de acuerdo con la legislación nacional vigente en el PTU beneficiario, con exención de derechos de aduana o de entrada, gravámenes y otros derechos fiscales de efecto equivalente.

3. Cualquier cuestión no mencionada en los apartados 1 y 2 en materia de régimen fiscal y aduanero, permanece sujeta a la legislación nacional del PTU afectado.

CAPÍTULO 3

Agentes encargados de la gestión y la ejecución

Artículo 12

Procedimientos de ejecución

Sin perjuicio de los procedimientos para la aplicación del apoyo presupuestario a que se refieren el apartado 2 del artículo 8 y el apartado 2 del artículo 10, los programas y proyectos financiados en virtud del presente Reglamento se ejecutarán con arreglo a lo dispuesto en los artículos 13, 14 y 15.

Artículo 13

Delegaciones

1. Cuando la Comisión esté representada por una Delegación bajo la autoridad de un jefe de Delegación, informará al PTU afectado en consecuencia. En tal caso, las disposiciones aplicables del Reglamento financiero FED son las correspondientes al apartado 2 de su artículo 22 y su artículo 67 sobre los ordenadores de pagos y los contables subdelegados.

2. El jefe de Delegación, en estrecha cooperación con el ordenador territorial:

a) previa solicitud del PTU en cuestión, participará y proporcionará asistencia en la preparación de proyectos y programas y en la negociación de contratos de asistencia técnica;

b) participará en la evaluación de proyectos y programas, en la preparación de los expedientes de las licitaciones, en la búsqueda de medios que puedan simplificar la evaluación de los proyectos y programas y los procedimientos de ejecución;

c) preparará las propuestas de financiación;

d) aprobará, antes de que el ordenador territorial publique la convocatoria, la documentación de las licitaciones locales y de los contratos de ayuda de urgencia, en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que reciba dicha documentación del ordenador territorial;

e) asistirá a la apertura de las ofertas y recibirá copia de las mismas y de los resultados de su escrutinio;

f) aprobará, en un plazo de 30 días, las propuestas del ordenador territorial relativas a la adjudicación de las licitaciones locales, los contratos de mutuo acuerdo, los contratos de ayuda de urgencia, los contratos de servicios y de obras de un valor inferior a 5 millones de euros y los contratos de suministros de un valor inferior a 1 millón de euros;

g) en el caso de todos los demás contratos no incluidos en el apartado anterior, aprobará, en un plazo de 30 días, la propuesta del ordenador territorial relativa a adjudicación del contrato siempre que:

i) la oferta seleccionada sea la más ventajosa de las que reúnen las condiciones requeridas en la documentación de licitación,

ii) la oferta seleccionada responda a los criterios de selección establecidos en dicha documentación, y que

iii) el importe de la oferta seleccionada no sea superior a los créditos reservados para ese contrato;

h) cuando no se cumplan las condiciones contempladas en la letra g) anterior, remitirá la propuesta al ordenador principal, el cual se pronunciará en un plazo de 60 días a partir de la fecha en que la haya recibido del jefe de la Delegación. Cuando el importe de la oferta seleccionada sea superior a los créditos destinados al contrato, el ordenador principal, una vez aprobado el contrato, comprometerá los fondos necesarios;

i) aprobará los contratos y los presupuestos cuando se trate de contratos en régimen de gestión administrativa, sus cláusulas adicionales o las autorizaciones de pago emitidas por el ordenador territorial;

j) se asegurará de que los proyectos y programas financiados con recursos del Fondo administrados por la Comisión se ejecutan correctamente desde el punto de vista financiero y técnico;

k) colaborará regularmente en las actividades de evaluación con las autoridades de los PTU en que represente a la Comisión;

l) comunicará al PTU toda información y documentación pertinente sobre los procedimientos de puesta en práctica de la cooperación para la financiación del desarrollo, en particular en lo referente a los criterios de valoración y evaluación de las ofertas, e

m) informará regularmente a las autoridades del PTU sobre las actividades comunitarias que puedan interesar directamente la cooperación entre la Comunidad y el PTU.

3. Si se confían al Jefe de la Delegación competencias administrativas o financieras adicionales a las descritas en el presente artículo, los ordenadores territoriales deberán ser notificados de ello.

Artículo 14

Ordenador territorial

1. El Gobierno de cada PTU designará a un ordenador territorial que lo representará en todas las operaciones financiadas con los recursos del Fondo administrados por la Comisión y el Banco. El ordenador territorial podrá delegar una parte de sus atribuciones, debiendo comunicarlo al ordenador principal.

2. Las funciones del ordenador territorial serán las siguientes:

a) será responsable, en estrecha colaboración con el jefe de la Delegación, de la preparación, presentación y evaluación de los proyectos y programas;

b) en estrecha colaboración con el jefe de la Delegación, convocará las licitaciones, recibirá las ofertas, tanto locales como internacionales (abiertas y restringidas), presidirá el escrutinio de las mismas, determinará el resultado de dicho escrutinio, firmará los contratos y las cláusulas adicionales modificativas y aprobará los gastos;

c) antes de publicar las convocatorias de licitaciones locales, presentará la documentación de la licitación al jefe de la Delegación para que la apruebe en un plazo de 30 días;

d) concluirá la evaluación de las ofertas dentro del plazo de validez de estas últimas, teniendo en cuenta el plazo necesario para la aprobación de los contratos;

e) comunicará al jefe de la Delegación el resultado del escrutinio de las ofertas, junto con una propuesta de adjudicación del contrato, para su aprobación dentro del plazo establecido en la letra f) del artículo 15;

f) procederá a la liquidación y a la autorización de los gastos dentro de los límites de los fondos que le hayan sido asignados, y

g) durante las operaciones de ejecución, tomará las medidas de adaptación necesarias para garantizar, desde el punto de vista económico y técnico, la correcta ejecución de los proyectos y programas aprobados.

3. Durante las operaciones de ejecución y siempre y cuando informe al jefe de la Delegación, el ordenador territorial estará facultado para tomar decisiones con respecto a:

a) los ajustes de detalle y modificaciones técnicas, siempre que no afecten a las soluciones técnicas elegidas y se mantengan dentro de los límites de la reserva para adaptaciones;

b) las modificaciones de los presupuestos durante la ejecución;

c) las transferencias de una a otra partida dentro de un presupuesto;

d) los cambios de emplazamiento en los proyectos o programas de unidades múltiples que estén justificados por razones técnicas, económicas o sociales;

e) la aplicación o remisión de las penalizaciones por retraso;

f) las actas de levantamiento de las fianzas;

g) las compras en el mercado local sin consideración del origen;

h) la utilización de materiales y maquinaria no originarios del PTU, de los Estados miembros o de los Estados ACP, siempre que en los PTU, los Estados miembros o los Estados ACP, no se fabriquen materiales y maquinaria comparables;

i) la subcontratación;

j) las recepciones definitivas siempre que el jefe de la Delegación asista a las recepciones provisionales, vise las actas correspondientes y, en su caso, asista a las recepciones definitivas, en particular cuando el alcance de las reservas formuladas en el momento de la recepción provisional requiera trabajos de adecuación importantes, y

k) la contratación de consultores y de otros expertos en asistencia técnica.

4. El ordenador territorial también estará facultado para:

a) establecer y, tras obtener la aprobación del Comité de seguimiento, presentar a la Comisión el informe anual de ejecución;

b) realizar la revisión intermedia mencionada en el artículo 22;

c) asegurarse de que todos los organismos que intervienen en la gestión y aplicación del FED mantienen un sistema de contabilidad separada o una codificación contable adecuada de todas las transacciones relativas a la ayuda, y

d) adoptar cualquier medida necesaria para garantizar la aplicación de los artículos 16, 19, 24 y 30.

5. Al presentar el informe anual de ejecución mencionado en el artículo 21, la Comisión y el ordenador territorial revisarán los resultados principales del año anterior.

Tras esta revisión, la Comisión podrá hacer observaciones al ordenador territorial. El ordenador territorial informará a la Comisión de cualquier medida adoptada relacionada con dichas observaciones. Si, en casos debidamente motivados, la Comisión estima que las medidas adoptadas no son suficientes, podrá dirigir al PTU y al ordenador territorial recomendaciones de ajustes para mejorar la eficacia de las medidas de seguimiento o de gestión, junto con los motivos de la recomendación.

Al recibir las recomendaciones, el ordenador territorial demostrará subsiguientemente las disposiciones adoptadas para mejorar las medidas de supervisión o de gestión, o explicará por qué no se han adoptado tales disposiciones.

Artículo 15

Agentes regionales

1. Las propuestas de programas regionales deberán presentarlas:

a) al menos dos ordenadores territoriales de PTU, o

b) excepcionalmente, un ordenador territorial de PTU cuando sólo un PTU participe en una acción mencionada en las letras b) a e) del apartado 1 del artículo 16 de la Decisión de Asociación Ultramar.

2. Los programas regionales serán ejecutados por el Ordenador Territorial o por el organismo territorial designado en la propuesta.

PARTE IV

SEGUIMIENTO, REVISIÓN, AUDITORÍA Y EVALUACIÓN

CAPÍTULO 1

Seguimiento

Artículo 16

Responsabilidad de los PTU

1. Sin perjuicio de la responsabilidad de la Comisión en la aplicación de la ayuda financiera comunitaria, los PTU serán responsables en primera instancia del control financiero de tal ayuda.

Con este fin, el ordenador territorial:

a) establecerá y aplicará sistemas de gestión y de control de forma tal que se garantice que los fondos comunitarios se están utilizando correcta y eficazmente, debiendo los oportunos controles financieros internos y externos realizarse, con arreglo a normas de auditoría internacionalmente aceptadas, por la autoridad de control financiero competente, que deberá gozar de independencia para el desempeño de esta función;

b) proporcionará a la Comisión la descripción de estos sistemas;

c) garantizará que la ayuda se gestiona de conformidad con toda la normativa comunitaria aplicable y que los fondos puestos a su disposición se utilizan de acuerdo con los principios de una sana gestión financiera;

d) certificará que las declaraciones de gastos presentadas a la Comisión son exactas y proceden de sistemas de contabilidad basados en justificantes verificables;

e) presentará a la Comisión al término de cada período de programación una declaración establecida por una persona o un servicio funcionalmente independiente de la autoridad responsable de la gestión, debiendo en esta declaración resumirse las conclusiones de los controles efectuados durante los años anteriores y pronunciarse sobre la validez de la solicitud de pago del saldo restante, así como sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones registradas en el certificado final de gastos, pudiendo también el PTU adjuntar sus propios comentarios a este certificado si lo estima necesario;

f) colaborará con la Comisión para garantizar que los recursos del FED se utilizan con arreglo a los principios una sana gestión financiera;

g) evitará, detectará y corregirá las irregularidades, las notificará a la Comisión, con arreglo a las normas, y mantendrá a la Comisión informada del progreso de los procedimientos administrativos y legales;

h) recuperará los fondos perdidos como consecuencia de una irregularidad comprobada, aplicando, cuando proceda, intereses de demora;

i) adoptará todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de las disposiciones del Programa orientativo y, entre otras cosas, el cumplimiento del calendario de compromisos y pagos acordado en la programación, e

j) investigará las causas de los retrasos de ejecución y propondrá las medidas adecuadas para remediar la situación.

2. Se enviarán anualmente a la Comisión un plan de auditoría y un resumen de las conclusiones de las auditorías efectuadas.

Los informes de auditoría estarán a la disposición de la Comisión.

Artículo 17

Coordinación

1. La Comisión y los PTU, representados por el ordenador territorial, cooperarán entre sí y coordinarán los planes, métodos y ejecución de los controles con objeto de optimizar la utilidad de los mismos. Se comunicarán sin demora los resultados de los controles efectuados.

2. Al menos una vez al año se examinará y evaluará lo siguiente:

a) los resultados de los controles realizados por los PTU y la Comisión;

b) las posibles observaciones de los demás organismos o instituciones de control nacionales o comunitarios;

c) las consecuencias financieras de toda irregularidad comprobada, las medidas ya adoptadas o todavía necesarias para corregirla y, cuando proceda, las modificaciones de los sistemas de gestión y control.

3. Tras el examen y evaluación mencionados en el apartado 2, y sin perjuicio de las medidas que deben ser tomadas inmediatamente por los PTU en virtud del artículo 16, la Comisión podrá formular observaciones, en particular en lo que se refiere al impacto financiero de cualquier irregularidad detectada.

Estas observaciones se dirigirán al ordenador territorial del PTU afectado e irán acompañadas, en su caso, de la solicitud de adopción de medidas correctoras para poner remedio a las carencias constatadas en la gestión y para hacer frente a las irregularidades detectadas que no hayan sido ya corregidas.

Los PTU tendrán la oportunidad de hacer comentarios sobre estas observaciones.

Artículo 18

Comités de seguimiento

1. Un Comité de seguimiento supervisará la aplicación de cada DOCUP.

Las autoridades del PTU establecerán un Comité de seguimiento, a más tardar, tres meses después de la aprobación del DOCUP.

2. El Comité de seguimiento estará presidido por el ordenador territorial o por su representante.

Un representante de la Comisión y, cuando proceda, del Banco Europeo de Inversiones, podrá participar con carácter consultivo en los trabajos del Comité.

Estarán representados en el Comité las autoridades o entidades designados por el PTU, la Comisión, el Estado en cuestión y, en su caso, el Banco Europeo de Inversiones y/o cualquier otra institución financiera que participe en la financiación. En los casos en que las autoridades regionales o locales y las empresas privadas sean responsables de la ejecución de un proyecto y cuando estén directamente afectadas por un proyecto, también estarán representadas en dichos Comités.

3. El Comité de seguimiento elaborará su propio reglamento interno en el marco del régimen institucional, jurídico y financiero del PTU interesado, en concertación con el ordenador territorial.

4. Para las reuniones del Comité de seguimiento, el ordenador territorial presentará informes de situación con arreglo al modelo normalizado proporcionado por la Comisión. Dichos informes deberán recibirse en la Comisión 15 días laborables antes de la reunión programada.

5. Para comprobar la eficacia y calidad de la aplicación de la ayuda, el Comité de supervisión:

a) examinará periódicamente los progresos realizados para alcanzar los objetivos específicos del DOCUP;

b) examinará la revisión intermedia mencionada en el artículo 22 antes de su envío a la Comisión;

c) estudiará y aprobará los informes anuales y finales de ejecución antes de su envío a la Comisión;

d) estudiará y aprobará toda propuesta de modificación del contenido del DOCUP.

Artículo 19

Indicadores de seguimiento

El ordenador territorial y el Comité de seguimiento realizarán los controles de seguimiento refiriéndose a los indicadores especificados en el DOCUP.

En estos indicadores se tendrá en cuenta la metodología orientativa puesta a disposición por la Comisión.

Se referirán a la tipología específica de los proyectos y a sus objetivos y mostrarán:

a) los insumos, el producto, los resultados y, en la medida de lo posible, el impacto;

b) la fase de la ayuda que se ha alcanzado en términos ejecución material práctica;

c) la situación del plan de financiación.

CAPÍTULO 2

Revisión

Artículo 20

Proceso de revisión

1. La cooperación financiera será lo suficientemente flexible como para garantizar que las operaciones se ajustan permanentemente a los objetivos de la Decisión de Asociación Ultramar y toman en consideración cualquier cambio que se produzca en la situación económica, las prioridades o los objetivos del PTU correspondiente, en especial por medio del informe anual de ejecución y de la revisión intermedia o, en su caso, anual, del DOCUP a que hace referencia el apartado 5 del artículo 21.

2. En las circunstancias excepcionales mencionadas en las disposiciones relativas a la ayuda humanitaria y la ayuda de urgencia, la revisión se podrá llevar a cabo a petición de cualquiera de las Partes.

Artículo 21

Informe anual de ejecución

1. El ordenador territorial presentará informes anuales de ejecución a la Comisión dentro de un plazo de tres meses al final de cada año completo de ejecución, a partir de la adopción del DOCUP.

2. El informe anual de ejecución relativo al DOCUP consistirá en una evaluación conjunta de la ejecución del programa y tendrá en cuenta los resultados de las actividades pertinentes de seguimiento y evaluación.

3. Este informe se elaborará a nivel local y lo completarán conjuntamente el ordenador territorial, el Comité de seguimiento y, si procede, el Jefe de la Delegación en cuestión, dentro de un plazo de 60 días.

4. En particular, contendrá una evaluación de:

a) los resultados conseguidos en el sector o sectores de concentración de la ayuda medidos en relación con los objetivos fijados, los indicadores de impacto y los compromisos de política sectorial;

b) los proyectos y programas no incluidos en el sector o sectores de concentración ni en el marco de los programas plurianuales;

c) la utilización de los recursos destinados a los agentes no estatales;

d) la ejecución efectiva de las operaciones en curso y la medida en la que se ha respetado el calendario de compromisos y pagos, y

e) cualquier posible prórroga de la programación para los años venideros.

5. En su caso, se llevará a cabo una revisión anual sobre la base del informe con ocasión de una reunión de asociación, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Decisión de Asociación Ultramar.

Artículo 22

Revisión intermedia

1. Se organizará una revisión intermedia para examinar los resultados iniciales del DOCUP, su pertinencia y hasta qué punto se han logrado los objetivos previstos.

Se evaluará asimismo la utilización de los recursos financieros y el funcionamiento del seguimiento y de la ejecución.

2. La revisión intermedia se realizará bajo la responsabilidad de la Comisión, en cooperación con el ordenador territorial y el Estado miembro implicado.

Normalmente, la realizará un evaluador independiente, entre 24 y 36 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento, debiendo ser presentada al Comité de seguimiento y posteriormente enviada a la Comisión. Podrá establecerse un plazo distinto en el DOCUP, en particular en cuanto a los indicadores adoptados cuando se trate de apoyo presupuestario.

3. La Comisión examinará la importancia y calidad de la revisión basándose en los criterios definidos en el DOCUP, incluso por lo que se refiere a la asignación financiera del FED.

CAPÍTULO 3

Auditorías

Artículo 23

Auditorías

1. Sin perjuicio de los controles llevados a cabo por los países beneficiarios, la Comisión y Tribunal de Cuentas podrán, mediante su propio personal o representantes debidamente autorizados, realizar auditorías técnicas o financieras in situ, incluidos los controles por muestreo y auditorías finales de las operaciones financiadas por el FED y de los sistemas de gestión y de control, con un preaviso mínimo de un día.

La Comisión informará de ello al PTU de que se trate, para obtener toda la ayuda necesaria. En estos controles podrán participar funcionarios o agentes del PTU implicado. La Comisión podrá pedir al PTU en cuestión que efectúe un control in situ para comprobar la regularidad de una o más operaciones. En estos controles podrán participar funcionarios o agentes de la Comisión.

2. Los países beneficiarios asistirán a los servicios de la Comisión y del Tribunal de Cuentas en la realización de auditorías relativas a la utilización de recursos del FED.

Artículo 24

Pistas de auditoría

1. Los sistemas de gestión y control de los PTU deberán proporcionar suficiente fiscalización para seguir la pista en las auditorías, de conformidad con las condiciones establecidas en cada convenio de financiación.

2. Existirá suficiente fiscalización o pistas de auditoría cuando:

a) los registros contables que mantengan las instancias de gestión apropiadas proporcionen información detallada de los gastos realmente incurridos en las operaciones financiadas por el FED, debiendo dichos registros indicar la fecha de su creación, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha y el método de pago, adjuntándose asimismo las pruebas documentales necesarias (facturas, etc.);

b) el pliego de condiciones y el plan de financiación de la operación, los informes de situación y los documentos relativos a la autorización de la ayuda y a los procedimientos de licitación y concesión de contratos, así como los informes de las inspecciones realizadas de los bienes y servicios financiados, sean también conservados en las instancias de gestión apropiadas;

c) en el caso de envío informatizado de datos contables, todas las autoridades u órganos interesados deberán obtener de los niveles inferiores información suficiente que les permita justificar sus registros contables y los importes notificados a los niveles superiores, de modo que se garantice una pista de auditoría suficiente desde los importes totales notificados a la Comisión hasta las partidas de gastos y los justificantes a nivel de los beneficiarios finales y de los órganos y empresas que realicen las operaciones.

3. El ordenador territorial adoptará las medidas necesarias para la aplicación del presente artículo.

CAPÍTULO 4

Evaluación

Artículo 25

Evaluación

1. La evaluación del DOCUP incluirá la utilización de recursos, la eficacia de la ayuda y su impacto, y formulará conclusiones y recomendaciones, utilizando principalmente los resultados de las evaluaciones ya disponibles.

Se centrará en los factores que hayan contribuido al éxito o al fracaso de la actuación, así como en los logros y resultados, incluida su durabilidad.

2. Las evaluaciones del DOCUP serán la responsabilidad de la Comisión, en coordinación con el Comité de seguimiento.

3. El programa de evaluación deberá resumirse en el DOCUP.

Las evaluaciones deberán, en particular:

a) proporcionar evaluaciones periódicas e independientes de las operaciones y actividades con cargo al Fondo, comparando los resultados y objetivos previstos con los logros reales, y así

b) permitir que los PTU, los Estados miembros y la Comisión se beneficien de las enseñanzas derivadas de la experiencia anterior para la concepción y ejecución de políticas y operaciones futuras.

4. Los resultados de las evaluaciones se harán públicos.

Artículo 26

Procedimientos de evaluación

Sin perjuicio de las evaluaciones realizadas por el PTU o la Comisión, las evaluaciones de programas, proyectos u otras actividades que pongan en práctica el DOCUP podrán ser realizados conjuntamente por el PTU y la Comisión, en cooperación con el Estado miembro afectado.

PARTE V

MODIFICACIONES DE CARÁCTER FINANCIERO

Artículo 27

Modificación de las asignaciones con cargo al FED

Sobre la base de los resultados del seguimiento, las auditorías y las evaluaciones y teniendo en cuenta las observaciones del Comité de seguimiento, la Comisión podrá ajustar los montantes y condiciones del DOCUP inicial a iniciativa propia o basándose en una propuesta del PTU implicado, a la luz de las necesidades existentes y del funcionamiento del PTU.

Tal modificación se producirá normalmente con motivo de la revisión intermedia, con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 24 de la Decisión de Asociación Ultramar, entre 24 y 36 meses después de la entrada en vigor del presente Reglamento, o, de existir irregularidades, en el plazo más breve posible.

Artículo 28

Suspensión de pagos

1. La Comisión suspenderá los pagos y, declarando su motivación, pedirá a los PTU que presenten sus observaciones y, en su caso, realicen las correcciones oportunas, dentro de un plazo de tiempo determinado, si, tras completar las controles necesarios, concluye que:

a) un PTU no han cumplido con sus obligaciones, o

b) la totalidad o parte del DOCUP no justifica parte o toda la contribución del FED, o

c) existen deficiencias significativas en los sistemas de gestión o de control que puedan conducir a irregularidades sistemáticas.

2. El plazo en el que el PTU implicado podrá responder a una petición de presentar sus observaciones y, en su caso, realizar correcciones, será de dos meses, excepto en casos debidamente justificados en que un plazo más largo podrá ser acordado por la Comisión.

3. Si el PTU opone objeciones a las observaciones formuladas por la Comisión, el PTU y el Estado miembro implicado serán invitados por la Comisión a una reunión de asociación en la que todas las partes intentarán alcanzar un acuerdo sobre las observaciones y las conclusiones que deben derivarse de ellas.

Siempre que un PTU oponga objeciones a las observaciones hechas por la Comisión y se celebre una reunión de asociación ad hoc, el plazo de tres meses mencionado en el apartado 5 para que la Comisión adopte una decisión se contará a partir de la fecha de la reunión de asociación.

4. Cuando la Comisión proponga correcciones financieras, se ofrecerá al PTU la oportunidad de demostrar, mediante un examen de los expedientes en cuestión, que la amplitud real de la irregularidad era inferior a la estimada por la Comisión.

Salvo en casos debidamente justificados, el plazo otorgado para dicho examen no podrá ser superior a otros dos meses después del período de dos meses mencionado en el apartado 1.

La Comisión tomará en consideración cualquier prueba presentada por el PTU dentro de los plazos fijados.

5. Al final del período establecido en el apartado 2, la Comisión, caso de no haberse llegado a ningún acuerdo y de que el PTU no haya realizado las correcciones, tendrá en cuenta toda observación formulada por el PTU y por los Estados miembros y decidirá en el plazo de tres meses:

a) reducir los pagos, o

b) hacer las correcciones financieras requeridas cancelando la totalidad o parte de la asignación del FED.

6. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 1 a 5, la Comisión, tras haber procedido a la oportuna comprobación, podrá suspender la totalidad o parte de un pago intermedio si constata que el gasto en cuestión está relacionado con una irregularidad grave que no ha sido corregida y que es necesaria una actuación inmediata.

La Comisión informará de la actuación y de su motivación al PTU. Si tras cinco meses subsisten las razones que dieron lugar a la suspensión o el PTU afectado no ha notificado a la Comisión las medidas adoptadas para corregir las irregularidades graves, se aplicarán las disposiciones del artículo 30.

Artículo 29

Restituciones y reembolsos

1. Todo reembolso debido a la Comisión deberá hacerse efectivo, a más tardar, en la fecha de vencimiento indicada en la orden de reembolso emitida con arreglo al artículo 45 del Reglamento financiero FED. Dicha fecha de vencimiento será el último día del segundo mes siguiente al de la emisión de la orden de reembolso.

2. Todo retraso en la devolución dará lugar al pago de intereses de demora, que comenzarán a devengar a partir de la fecha de vencimiento indicada en el apartado 1 y finalizarán en la fecha de pago efectivo. El tipo de dichos intereses se situará un punto y medio por encima del tipo aplicado por el Banco Central Europeo en sus operaciones principales de refinanciación al primer día hábil del mes al que corresponda la fecha de vencimiento.

3. El ordenador territorial mantendrá la contabilidad de los importes restituibles de los pagos de la ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se restituyan sin retrasos injustificados.

El beneficiario reembolsará todo importe que deba restituirse, junto con los intereses adeudados en concepto de demora, deduciendo los importes en cuestión de su próxima declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión, o, si este montante no fuera suficiente, reembolsando a la Comunidad el montante adeudado.

El ordenador territorial enviará anualmente a la Comisión una declaración de las cantidades pendientes de restituir hasta la fecha, clasificadas según el año en que se iniciaron los procedimientos de restitución.

PARTE VI

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 30

Información y publicidad

1. Los PTU garantizarán que se da una publicidad adecuada a los programas del FED con objeto de:

a) dar a conocer al público en general el papel desempeñado por la Comunidad en relación con esos programas;

b) dar a conocer a los beneficiarios potenciales y a las organizaciones profesionales las posibilidades que ofrecen.

2. Los países beneficiarios se asegurarán, en particular, de que se erigen paneles fácilmente visibles indicando materialmente los proyectos financiados por la Comunidad, con el logotipo de la Comunidad, y de que los representantes de las instituciones comunitarias participan debidamente en las actividades públicas más importantes relacionadas con programas financiados con cargo al FED.

Artículo 31

Entrada en vigor

El presente Reglamento entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 20 de diciembre de 2002.

Por la Comisión

Poul Nielson

Miembro de la Comisión

(1) DO L 314 de 30.11.2001, p. 1.

(2) DO L 317 de 15.12.2002, p. 355.

(3) COM(2002) 290 final, de 11 de junio de 2002.