DECISIÓN N.o 1/2020 DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA COMÚN SHIFT2RAIL

de 26 de marzo de 2020

relativa a las normas internas sobre las limitaciones de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la Empresa Común S2R

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA COMÚN SHIFT2RAIL (en lo sucesivo, la «Empresa Común S2R»),

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (1),

Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (2), y, en particular, su artículo 25,

Visto el Reglamento (UE) n.o 642/2014 del Consejo, de 16 junio de 2014, por el que se establece la Empresa Común S2R (3), y, en particular, el artículo 8 de los Estatutos anexos a este Reglamento,

Vistas las orientaciones del Supervisor Europeo de Protección de Datos sobre el artículo 25 del nuevo Reglamento y las normas internas,

Previa consulta al SEPD el 12 de noviembre de 2019, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725,

Vistas las recomendaciones del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) de 18 de diciembre de 2019,

Previa consulta al Comité de Personal de la Empresa Común S2R,

Considerando lo siguiente:

(1) Solo los actos jurídicos adoptados en virtud de los Tratados permiten limitar los derechos de los interesados. Cuando dichas limitaciones no puedan fundamentarse en actos jurídicos adoptados con arreglo a los Tratados, el Reglamento (UE) 2018/1725 contempla la posibilidad de incluir limitaciones en aspectos relacionados con las operaciones de la Empresa Común S2R por medio de normas internas, incluidas sus disposiciones sobre la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

(2) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, las limitaciones a la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, y también del artículo 4 de dicho Reglamento en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones que disponen los artículos 14 a 22, deben basarse en normas internas adoptadas por la Empresa Común S2R.

(3) En el marco de su funcionamiento administrativo, la Empresa Común S2R puede realizar investigaciones administrativas, tramitar procedimientos disciplinarios, llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), tramitar casos de denuncia de irregularidades, tramitar procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitar quejas internas y externas, realizar auditorías internas, emprender investigaciones a través del delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 y llevar a cabo investigaciones internas sobre la seguridad (informática).

(4) La Empresa Común S2R trata diversas categorías de datos personales, (como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos; y datos relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos) (4).

(5) La Empresa Común S2R, representada por su director ejecutivo, actúa como responsable del tratamiento de datos.

(6) Los datos personales se almacenan en un entorno electrónico o en papel de un modo seguro que impide el acceso ilícito a personas que no necesiten conocerlos y la transferencia ilícita a estas personas. Los datos personales tratados no se conservan durante un tiempo superior al necesario y al adecuado a los fines para los que se hubieran tratado, durante el período especificado en los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros de la Empresa Común S2R.

(7) Estas normas internas deben aplicarse a todas las operaciones de tratamiento de datos llevadas a cabo por la Empresa Común S2R en el ejercicio de sus investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades notificadas a la OLAF, procedimientos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitación de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones llevadas a cabo por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas a nivel interno o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

(8) Las normas internas deben aplicarse a las operaciones de tratamiento de datos efectuadas antes del inicio de los procedimientos citados anteriormente, durante dichos procedimientos y durante el seguimiento de la actuación consecutiva a los resultados de dichos procedimientos. También deben incluir la asistencia y la cooperación prestadas por la Empresa Común S2R a las autoridades nacionales y a las organizaciones internacionales al margen de sus investigaciones administrativas.

(9) En los casos en los que sean aplicables estas normas internas, la Empresa Común S2R debe justificar el carácter estrictamente necesario y proporcionado de las limitaciones en una sociedad democrática y respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales.

(10) En este contexto, la Empresa Común S2R debe respetar, en la máxima medida de lo posible, los derechos fundamentales de los interesados durante los procedimientos anteriores, en particular, los correspondientes al derecho a la comunicación de información, el acceso y la rectificación, el derecho a la supresión, la limitación del tratamiento, el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725.

(11) Sin embargo, la Empresa Común S2R puede verse obligada a limitar la comunicación de información al interesado y otros derechos del interesado para proteger, en particular, sus propias investigaciones, las investigaciones y los procedimientos de otras autoridades públicas y los derechos de otras personas relacionadas con sus investigaciones o con los procedimientos de otro tipo que se lleven a cabo.

(12) Cuando la Empresa Común S2R estudie aplicar una limitación, debe sopesar el riesgo para los derechos y las libertades del interesado, en particular, el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la Empresa Común S2R, por ejemplo, mediante la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

(13) En consecuencia, la Empresa Común S2R puede restringir la información a efectos de proteger la investigación y los derechos y libertades fundamentales de otros interesados.

(14) La Empresa Común S2R debe controlar de manera periódica que se cumplan las condiciones que justifiquen la aplicación de la limitación y levantar esta en cuanto dejen de resultar aplicables.

(15) El responsable del tratamiento debe realizar la notificación pertinente al delegado de protección de datos en el momento del aplazamiento y durante las revisiones.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación 1. La presente decisión establece las normas relativas a las condiciones en virtud de las cuales la Empresa Común S2R, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2, puede limitar el ejercicio de los derechos consagrados en los artículos 14 a 21, 35 y 36, así como la aplicación del artículo 4 del mismo, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725. 2. En el marco del funcionamiento administrativo de la Empresa Común S2R, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la oficina del programa a los efectos de llevar a cabo investigaciones administrativas, procedimientos disciplinarios, actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitaciones de casos de denuncia de irregularidades, procedimientos (formales e informales) en casos de acoso, tramitaciones de quejas internas y externas, auditorías internas, investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en línea con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE). 3. Las categorías de datos de que se trata son los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos; así como los datos relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos. 4. Cuando la Empresa Común S2R ejerza sus funciones en relación con los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

Artículo 2 Especificación del responsable del tratamiento El responsable del tratamiento en las operaciones de tratamiento será la Empresa Común S2R, representada por su director ejecutivo.

Artículo 3 Especificación de las salvaguardias 1. Para prevenir el uso indebido de los datos personales, el acceso ilícito a estos o la transferencia ilícita de dichos datos, la Empresa Común S2R aplicará las salvaguardias siguientes: a) Los documentos en papel deberán conservarse en armarios protegidos a los que únicamente pueda acceder el personal autorizado. b) Todos los datos en formato electrónico deberán almacenarse en una aplicación informática segura que respete las normas de seguridad de la Empresa Común S2R y en carpetas electrónicas específicas a las que únicamente pueda acceder el personal autorizado. Deberán concederse de manera individualizada los niveles de acceso adecuados. c) La base de datos estará protegida por contraseña en virtud de un sistema de autenticación única y conectada automáticamente al identificador y la contraseña del usuario, e incorporará técnicas de «seudonimización» y/o «cifrado» cuando resulten pertinentes. Queda estrictamente prohibida la sustitución de los usuarios. Los registros electrónicos se conservarán de manera segura para salvaguardar la confidencialidad y la privacidad de los datos que contengan. d) Todas las personas que dispongan de acceso a los datos quedarán sujetas a una obligación de confidencialidad. 2. Con arreglo a lo dispuesto en el artículo 6, apartado 3, las salvaguardias a que hace referencia el apartado 1 deberán ser objeto de revisión periódica. 3. El período de conservación de los datos personales al que se refiere el artículo 1, apartado 3, se indicará en los correspondientes avisos de protección de datos, declaraciones de confidencialidad o registros mencionados en el artículo 7, apartado 1. El período de conservación no superará en ningún caso el necesario ni el adecuado para los fines que justifiquen el tratamiento de los datos. (5)

Artículo 4 Motivos que justifican las limitaciones 1. La Empresa Común S2R solo adoptará limitaciones para salvaguardar: a) la seguridad nacional, el orden público o la defensa de los Estados miembros; b) la prevención, investigación, detección y enjuiciamiento de infracciones penales o la ejecución de sanciones penales, incluida la protección frente a amenazas a la seguridad pública y su prevención; c) otros objetivos importantes de interés público general de la Unión o de un Estado miembro, en particular los objetivos de la política exterior y de seguridad común de la Unión o un interés económico o financiero importante de la Unión o de un Estado miembro, inclusive en los ámbitos fiscal, presupuestario y monetario, la sanidad pública y la seguridad social; d) la seguridad interna de las instituciones y organismos de la Unión, incluida la de sus redes de comunicación electrónica; e) la prevención, la investigación, la detección y el enjuiciamiento de infracciones de normas deontológicas en las profesiones reguladas; f) una función de supervisión, inspección o reglamentación vinculada, incluso ocasionalmente, con el ejercicio de la autoridad pública en los casos enunciados en las letras a) a c); g) la protección del interesado o de los derechos y las libertades de terceros; h) la ejecución de demandas civiles. 2. Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1, la Empresa Común S2R podrá aplicar limitaciones en las siguientes circunstancias: a) en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión o demás instituciones, órganos, agencias y organismos de la Unión: — cuando dicho servicio de la Comisión o institución, órgano u organismo de la Unión esté facultado para limitar el ejercicio de los citados derechos sobre la base de otros actos jurídicos contemplados en el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, o de conformidad con el capítulo IX de dicho Reglamento o con los actos fundacionales de otras instituciones, órganos, agencias y organismos de la Unión; — cuando la finalidad de dicha limitación impuesta por dicho servicio de la Comisión o institución, órgano, agencia u organismo de la Unión se pudiera ver comprometida en caso de que la Empresa Común S2R no aplicara una limitación equivalente en relación con los datos personales en cuestión; b) en relación con los datos personales compartidos con las autoridades competentes de los Estados miembros: — cuando dichas autoridades competentes de los Estados miembros estén facultadas para limitar el ejercicio de los citados derechos sobre la base de los actos a que se refiere el artículo 23 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), o con arreglo a las medidas nacionales de transposición del artículo 13, apartado 3, del artículo 15, apartado 3, o del artículo 16, apartado 3, de la Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo (7); — cuando la finalidad de dicha limitación impuesta por dicha autoridad competente se pudiera ver comprometida en caso de que la Empresa Común S2R no aplicara una limitación equivalente en relación con los datos personales en cuestión; c) en relación con los datos personales compartidos con terceros países u organizaciones internacionales, cuando existan pruebas claras de que el ejercicio de esos derechos y el cumplimiento de esas obligaciones podrían comprometer la cooperación de la Empresa Común S2R con los terceros países o las organizaciones internacionales en el desempeño de sus funciones. Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en el párrafo 1, letras a) y b), la Empresa Común S2R consultará a los servicios pertinentes de la Comisión; a las instituciones, órganos y organismos pertinentes de la Unión; o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la Empresa Común S2R resulte evidente que la aplicación de una limitación esté prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letras.

Artículo 5 Limitaciones y derechos de los interesados 1. En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar los siguientes derechos, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las operaciones de tratamiento previstas en el artículo 1, apartado 2, y en el siguiente apartado 2: a) el derecho a la información; b) el derecho de acceso; c) el derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos; d) el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado; e) el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas. 2. En los casos debidamente justificados y a fin de salvaguardar los fines citados en el artículo 4, apartado 1, el responsable del tratamiento podrá aplicar limitaciones en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento a que hace referencia el artículo 1, apartado 2: a) la realización de investigaciones administrativas y los procedimientos disciplinarios; b) las actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF; c) los procedimientos de denuncia de irregularidades; d) los procedimientos (formales e informales) en casos de acoso; e) las tramitaciones de quejas internas y externas; f) las auditorías internas; g) las investigaciones realizadas por el delegado de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725; h) las investigaciones sobre la seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE); i) en el marco de la gestión de subvenciones o el procedimiento de licitación, tras la fecha límite de la convocatoria de propuestas o la fecha límite para la presentación de ofertas. 3. En el contexto de los procedimientos por casos de acoso, los derechos mencionados en el apartado 1 podrán limitarse en las mismas condiciones, con la salvedad del derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado a que hace referencia el apartado 1, letra d). 4. En el contexto de un procedimiento de licitación o de gestión de subvenciones, los derechos mencionados en el apartado 1 podrán limitarse en las mismas condiciones, con la salvedad del derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos a que hace referencia el apartado 1, letra c). 5. En casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación del tratamiento de datos, con las salvedades previstas en los apartados 3 y 4. 6. Cuando la Empresa Común S2R limite, en todo o en parte, la aplicación de los derechos a que se refieren los apartados 1, 3, 4 y 5, adoptará las medidas contempladas en los artículos 6 y 7 de la presente decisión. 7. Cuando los interesados soliciten acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una operación de tratamiento determinada, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la Empresa Común S2R circunscribirá su evaluación de la solicitud únicamente a dichos datos personales.

Artículo 6 Necesidad y proporcionalidad de las limitaciones 1. Toda limitación adoptada en virtud del artículo 4 deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados y el respeto del contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática. 2. Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. La prueba también se llevará a cabo en el contexto de la revisión periódica, una vez se haya evaluado si continúan siendo aplicables los fundamentos de hecho y de derecho en los que se basa la limitación. Esta se documentará con una nota interna de evaluación para cumplir con la obligación de rendir cuentas en cada caso. 3. Las limitaciones tendrán carácter temporal. Seguirán aplicándose mientras persistan los motivos que las justifiquen. Se levantarán, en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no anula el efecto de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de los demás interesados. La Empresa Común S2R revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación o el procedimiento pertinentes. Posteriormente, el responsable del tratamiento deberá supervisar cada seis meses la necesidad de mantener cualquier limitación. 4. Cuando la Empresa Común S2R aplique, total o parcialmente, las limitaciones a que se refiere el artículo 4 de la presente decisión, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al apartado 1 anterior, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación. La consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes deberán registrarse. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

Artículo 7 Obligación de información 1. En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la Empresa Común S2R, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la Empresa Común S2R incluirá información sobre la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, las razones de la limitación y la posible duración de esta. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 6, apartado 4, cuando resulte proporcionado, la Empresa Común S2R también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito. 2. Cuando la Empresa Común S2R limite, en todo o en parte, los derechos previstos en el artículo 5, informará al interesado sobre la limitación y sobre los principales motivos de la misma, así como sobre la posibilidad de presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos o de interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea. La comunicación de la información mencionada en el apartado 2 anterior podrá aplazarse, omitirse o denegarse cuando pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

Artículo 8 Revisión por parte del responsable de la protección de datos 1. La Empresa Común S2R informará a su delegado de protección de datos (en lo sucesivo, «DPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación, de conformidad con la presente decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al DPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al DPD. 2. El DPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al DPD el resultado de la revisión solicitada. 3. El DPD deberá participar a lo largo de todo el procedimiento. El responsable del tratamiento notificará al DPD el levantamiento de las limitaciones.

Artículo 9 Entrada en vigor La presente decisión entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Hecho en Bruselas, el 26 de marzo de 2020. Por el Consejo de Administración de la Empresa Común S2R El Presidente Henrik HOLOLEI

(1) DO C 202 de 7.6.2016, p. 47.

(2) DO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

(3) DO L 177 de 17.6.2014, p. 9.

(4) En caso de corresponsabilidad por el tratamiento, los datos deben tratarse de conformidad con los objetivos y los medios establecidos en el correspondiente acuerdo entre los corresponsables del tratamiento, con arreglo a los términos previstos en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2018/1725.

(5) La política de conservación de la Empresa Común S2R se basa en la conservación de los expedientes en la Comisión, regulada por la Lista común de conservación, un documento normativo —cuya última versión es el documento SEC(2019)900— en forma de calendario de conservación que establece los períodos de conservación de los distintos tipos de expedientes de la Comisión.

(6) Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) (DO L 119 de 4.5.2016, p. 1).

(7) Directiva (UE) 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, y a la libre circulación de dichos datos y por la que se deroga la Decisión Marco 2008/977/JAI del Consejo (DO L 119 de 4.5.2016, p. 89).