INFORME sobre los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT-Lisboa), al que se adjuntan las respuestas del Observatorio (97/C 81/07)

(Período del 1 de noviembre de 1994 al 31 de diciembre de 1995)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías, de conformidad con el apartado 11 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, de 8 de febrero de 1993 (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías correspondientes a los ejercicios 1994 y 1995. Conforme al artículo 11.8 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo (2), la ejecución del presupuesto es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (3), de conformidad con el artículo 11.10 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo (4), modificado por el Reglamento (CE) n° 3294/94 del Consejo, de 22 de diciembre de 1994 (5). El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. El presente informe constituye la primera fiscalización del Observatorio.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables así como otros procedimientos de fiscalización, estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros de los ejercicios 1994 y 1995 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas.

Principales observaciones sobre la ejecución presupestaria del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías en los ejercicios 1994 y 1995

Subvención de la Comisión

1.5. Durante el ejercicio 1995, el Observatorio emitió una orden de ingreso y recibió solamente el 57 % (3 millones de ecus) de la subvención. En opinión del Tribunal, el Observatorio debería haber emitido también una orden de ingreso por los 2,3 millones de ecus incluidos en el balance (5,3 millones de ecus en total) para poder hacer frente a los compromisos prorrogados al ejercicio 1996 (2,8 millones de ecus).

Subvención del Gobierno portugués

1.6. Un importe de 614 015 ecus, (incluidos los intereses) puestos a disposición del Observatorio por el Gobierno portugués para la ejecución de los trabajos de acondicionamiento de la sede, no figura entre los ingresos recogidos en el presupuesto, sino solamente en el balance.

Contabilidad presupuestaria

1.7. El sistema actual permite cambios de los registros a posteriori sin que aparezca ninguna huella de dichas modificaciones. El sistema puede dar lugar a posibles excesos de créditos.

Administración de anticipos

1.8. Durante el ejercicio 1995, el Observatorio realizó una gran parte (45 %) de sus gastos a través de las administraciones de anticipos. La utilización sistemática de dichas administraciones no es conforme al artículo 43 del Reglamento Financiero del Observatorio, que prevé este procedimiento solamente para algunas categorías de gastos. Además, la regularización de dichos gastos se retrasó debido al envío de los documentos justificativos al interventor en Bruselas.

Prórrogas de créditos

1.9. Se han prorrogado importes considerables de 1995 a 1996, 2,8 millones de ecus, el 52 % del presupuesto del Observatorio. La mayor parte afecta a los gastos relativos a Reitox (Red europea de información de la droga y las toxicomanías) (36,7 %), los estudios, las consultas y la formación (30,5 %). Tuvieron que anularse los créditos prorrogados de 1994 a 1995 (8 % de los créditos prorrogados, 0,368 millones de un total de 4,607 millones de ecus).

Separación de funciones

1.10. Teniendo en cuenta que las diferentes tareas de gestión son ejecutadas por las mismas personas, la separación de funciones no está garantizada (por ejemplo: administrador de anticipos y contable, gestión de personal y gestión de contratos).

Interventor

1.11. Debido a la situación existente, la designación de un interventor sobre el terreno podría mejorar el sistema de control interno.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 28 de octubre de 1996.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>SITIO PARA UN CUADRO>

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(1) DO L 36, de 12. 2. 1993, p. 5.

(2) DO L 36, de 12. 2. 1993, p. 1.

(3) Contrariamente a lo dispuesto en el artículo 11.10 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, las cuentas de todos los ingresos y los gastos del Observatorio del ejercicio financiero 1995 quedaron establecidas el 15 de abril de 1996, fecha en la que las cuentas fueron firmadas por el Director del Observatorio y remitidas a la Comisión, al Consejo de Administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 28 de junio de 1996. La versión resumida de dichos estados financieros se expone en los cuadros anexos al presente informe.

(4) DO L 341, de 30. 12. 1994, p. 7.

RESPUESTAS DEL OBSERVATORIO

Los comentarios siguientes se refieren a las principales observaciones del Tribunal de Cuentas relativas a la ejecución presupuestaria del OEDT en los ejercicios de 1994 y 1995 (puntos 1.5 a 1.11 de las observaciones del Tribunal de Cuentas).

Desde un punto de vista general hay que destacar que 1995 representó el primer año de actividad del OEDT, un organismo que no disponía aún de la infraestructura material y de los recursos humanos necesarios para el desempeño óptimo de sus tareas.

a) Subvención de la Comisión (punto 1.5 observaciones TdC)

Por lo que respecta al ejercicio de 1995, el OEDT emitió una orden de ingreso inicial de 4 millones de ecus, debido a que la autoridad presupuestaria había puesto en la reserva la parte restante de los créditos establecidos de conformidad con la subvención.

El OEDT comparte plenamente el dictamen del Tribunal de Cuentas sobre la oportunidad de emitir una orden de ingreso para la totalidad de los créditos recogidos en el balance, de conformidad con la subvención en cuestión, y procedió de esta manera para el ejercicio de 1996.

b) Subvención del Gobierno portugués (punto 1.6 observaciones TdC)

El OEDT actuó de acuerdo con las indicaciones recibidas del interventor de la Comisión (que es el interventor del OEDT).

c) Contabilidad presupuestaria (punto 1.7 observaciones TdC)

Como la mayoría de las agencias descentralizadas, en su fase inicial el OEDT ha seguido las indicaciones al efecto proporcionadas por la Comisión Europea, con el fin de permitir a las agencias hacer frente inmediatamente a las exigencias urgentes en este contexto.

Sin embargo el OEDT es consciente de la naturaleza provisional del sistema en cuestión (que se basa en ficheros EXCEL) y de la necesidad de dotarse de un sistema de contabilidad presupuestaria más eficaz.

En este contexto, las agencias descentralizadas (incluido el OEDT), bajo la coordinación de la Fundación para la Formación Profesional de Turín, presentaron a finales de diciembre de 1995 una licitación al objeto de dotarse de un sistema informático integrado de contabilidad presupuestaria y general. Ante el fracaso de esta iniciativa, a falta de ofertas convenientes, la Comisión Europea y las agencias descentralizadas (incluido el OEDT) acordaron la utilización por éstas, a partir del 1. 1. 1997, de SINCOM 2, el sistema informático de contabilidad presupuestaria desarrollado por los servicios de la Comisión.

Antes de finalizar 1996 el OEDT procederá a ensayar este sistema.

d) Administración de anticipos (punto 1.8 observaciones TdC)

De acuerdo con el artículo 43 del Reglamento financiero del OEDT y el espíritu del artículo 54 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, así como del artículo 82 de las modalidades de ejecución de éste (de acuerdo con el "ratio" del artículo 142 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas), el OEDT utilizó, inicialmente, la administración de anticipos para las categorías de gastos contempladas en el artículo 54 de las modalidades de ejecución antedichas.

En cuanto al porcentaje (45 %) de los gastos efectuados en 1995 mediante administración de anticipos, hay que considerar que durante este ejercicio "de arranque" los gastos de funcionamiento (entre los cuales figuran los gastos susceptibles de ser realizados mediante administración de anticipos) fueron ampliamente mayores que los gastos operativos [cfr. el punto e) siguiente].

El reequilibrado progresivo de la incidencia de los gastos de funcionamiento en relación con los gastos operativos registrado a partir de 1996, así como la creación de un sistema de programación financiera [cfr. punto e) siguiente], van a permitir una reducción significativa de la utilización de la administración de anticipos.

e) Créditos prorrogados (punto 1.9 observaciones TdC)

La casi totalidad de los créditos en cuestión se refieren al título III del presupuesto del OEDT, relativo al desempeño de las funciones de éste.

Dado que el personal científico del OEDT destinado a desplegar las actividades comprendidas por este título no empezó a entrar en servicio hasta octubre de 1995 y, sobre todo, que el Consejo de administración del OEDT adoptó a mediados de noviembre de 1995 el programa de actividades para 1995-1996, que regula el soporte financiero de estas actividades para 1995, se decidió prorrogar los créditos en cuestión con el fin de garantizar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades antedichas que no pudieron llevarse a cabo durante 1995.

Para los ejercicios siguientes, el OEDT aplica un dispositivo de programación y de seguimiento de la ejecución de su presupuesto y de su programa de trabajo, destinado a mejorar la utilización de los recursos asignados, y a limitar las prórrogas de crédito a casos excepcionales.

f) Separación de funciones (punto 1.10 observaciones TdC)

Los muy limitados recursos humanos de que dispuso el OEDT en 1994 y en 1995 no le permitieron garantizar plenamente la aplicación del principio de separación de las funciones tal y como señala el Tribunal de Cuentas.

Sin embargo, se ha respetado plenamente la separación de funciones impuesta por el artículo 16 del Reglamento financiero del OEDT en relación con las funciones de ordenador, interventor y contable.

El OEDT se esfuerza por garantizar la separación de las funciones en la ejecución de las distintas tareas de gestión citadas.

En este contexto, tiene en cuenta, en la medida de lo posible, las exigencias señaladas a este respecto por el Tribunal de Cuentas en la definición de sus necesidades de recursos humanos a corto plazo, con el fin de garantizar que las tareas de gestión mencionadas por el Tribunal (administrador de anticipos, contable, gestión del personal y gestión de los contratos) sean desempeñadas por personas diferentes.

Se presentarán algunas propuestas en este sentido al Consejo de administración del OEDT.

g) Interventor (punto 1.11 observaciones TdC)

El Consejo de administración del OEDT, con motivo de la aprobación del Reglamento financiero de éste en junio de 1995, se pronunció negativamente respecto a la delegación de las funciones de interventor a un agente del OEDT (en particular, a raíz de la oposición de la Comisión Europea).

Por lo demás, al ser el interventor de la Comisión Europea el interventor del OEDT, la viabilidad de una eventual asignación de un interventor in situ incumbiría a la Comisión y debería examinarse en el contexto del enfoque general seguido por las demás agencias descentralizadas.