INFORME sobre los estados financieros de la Agencia Europea de Medio Ambiente (AEE - Copenhague) (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas de la Agencia (97/C 393/05)

1.1. El presente Informe va dirigido al consejo de administración de la Agencia Europea de Medio Ambiente, de conformidad con el apartado 4 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea de Medio Ambiente correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con el apartado 1 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, la ejecución del presupuesto es competencia del Director Ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente Informe.

1.4. Las observaciones descritas en los apartados 1.6 a 1.15 denotan la existencia de prácticas contables que incumplen las disposiciones reglamentarias, así como de algunos importes cuya legitimidad no ha podido justificarse.

1.5. Con la salvedad de los hechos presentados en el apartado anterior, los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA DE MEDIO AMBIENTE (AEE - COPENHAGUE) EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria y general

1.6. Las cuentas se siguen llevando en dos sistemas contables distintos: un programa informático comercial para la contabilidad general y otra herramienta para la contabilidad presupuestaria. Este sistema doble exigiría cotejar ambas contabilidades a intervalos regulares (como mínimo, una vez al mes). Durante el ejercicio 1996, no se ha efectuado cotejo alguno. Además, en dicho ejercicio, el posible cotejo se ha visto complicado por el agrupamiento de gran parte de los asientos dentro de la contabilidad general (las diversas cuentas presupuestarias se han reagrupado en cinco grandes cuentas de gastos en la contabilidad general; también se han reagrupado en una sola cuenta de contabilidad general varias imputaciones extrapresupuestarias de diversas operaciones de crédito o de deudas con el personal).

1.7. Otra deficiencia de ese sistema contable es la imposibilidad de verificar a posteriori el nivel de créditos a lo largo del año, para comprobar que no se produce un rebasamiento de los créditos.

1.8. Además, se ha observado que en el balance (en el apartado de acreedores varios) figura un saldo de alrededor de 0,02 millones de ecus, sin que la Agencia nos haya podido facilitar los documentos justificativos pertinentes (véase el problema de agrupamiento mencionado en el apartado 1.6).

1.9. La contabilidad presupuestaria de la Agencia sigue sufriendo retrasos y no puede dar a los ordenadores de pagos ni al interventor las informaciones que éstos necesitan, respectivamente, antes de comprometerse jurídicamente ante terceros y de dar su visado a las propuestas de compromiso que se les remiten. A causa de ello, la Agencia se ha visto en la obligación de aplicar un sistema paralelo de control de la ejecución del presupuesto para no encontrarse, como sucedió durante el pasado ejercicio, en una situación de rebasamiento de los créditos (véase el Informe sobre la ejecución del presupuesto de 1995) y para que los ordenadores de pagos pudieran verificar en todo momento el nivel de compromiso de los créditos bajo su responsabilidad (incumplimiento de los artículos 58 y 59 de las normas de desarrollo del Reglamento financiero de la Comisión, que también son de aplicación en Copenhague, puesto que la Agencia no ha establecido sus propias normas de desarrollo).

1.10. Dado que, al parecer, el sistema Sincom 2 no estará disponible en un plazo razonable, convendría que la Agencia buscase una solución alternativa para disponer de un sistema contable eficaz.

1.11. La metodología seguida a lo largo del pasado ejercicio no estuvo de acuerdo con las normas de contabilidad ni con la normativa financiera de las Comunidades y ha desembocado en una presentación fuera de plazo de los estados financieros (balance de comprobación, balance, cuenta de gestión).

1.12. Tampoco son procedentes los métodos de la Dirección para elaborar y presentar los estados financieros.

1.13. Se concluye de las observaciones arriba mencionadas que urge mejorar la situación de la contabilidad.

Compromisos de 1995 no anotados en la contabilidad

1.14. A lo largo del ejercicio 1995, la Agencia presentó varios pedidos de bienes u obras mediante compromisos contables sin cerciorarse de que dispusiera de los fondos necesarios. Además, no se ha prorrogado ningún crédito y ha sido preciso ejecutar los pagos resultantes a partir de créditos del ejercicio 1996 (incumplimiento de los principios de anualidad presupuestaria).

Pagos de 1996 consignados en 1997

1.15. La imputación contable de varios pagos efectuados después del 15 de enero de 1997 se ha hecho indebidamente con cargo a los créditos corrientes de 1996, cuando deberían haberse realizado con cargo a los créditos prorrogados de 1996 a 1997.

Interventor

1.16. La observación de problemas graves en Copenhague vuelve a poner de manifiesto la necesidad de la presencia continua de un interventor.

1.17. La otra consecuencia importante es el considerable retraso en las autorizaciones (visados) de los compromisos y pagos debidos a los gastos del título III (gastos operativos), causado por la obligación de enviar a Bruselas la documentación pertinente.

Créditos prorrogados - Contratos

1.18. El porcentaje de créditos prorrogados sigue siendo muy elevado (93,1 % para los créditos del título III).

1.19. Gran parte de los contratos se firman al final del ejercicio.

1.20. La utilización de licitaciones restringidas es demasiado frecuente.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 120 de 11. 5. 1990, p. 4.

(2) El apartado 3 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 dispone que las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia relativos al ejercicio financiero 1996 queden establecidas antes del 31 de marzo de 1997. Dichas cuentas fueron firmadas por el Director Ejecutivo de la Agencia y remitidas a la Comisión, al consejo de administración y al Tribunal de Cuentas el 26 de marzo de 1997, y fueron recibidas por el Tribunal el 31 de marzo de 1997. La versión resumida de dichos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente Informe.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

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SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) El importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

(2) El saldo negativo del resultado y de los capitales propios no constituye una pérdida de capital. Es consecuencia de la aplicación del Reglamento financiero a los ingresos (solamente los cobros) y los gastos (pagos más créditos prorrogados).

(3) En los estados financieros del ejercicio 1995, la contrapartida de la subvención de la Comisión pendiente de pago al final del ejercicio forma parte de los ingresos. A partir del ejercicio 1996, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias, dicha contrapartida figura en el pasivo del balance.

RESPUESTAS DE LA AGENCIA EUROPEA DE MEDIO AMBIENTE

Contabilidad presupuestaria y general

Apartado 1.6 - Sistemas presupuestario y contable

La Agencia se resiente de la falta de un sistema presupuestario y contable integrado y automático. Este es un problema común a las nuevas Agencias, ya que ninguno de los programas existentes en el mercado satisface las necesidades de las Agencias. En el pasado, las Agencias intentaron crear conjuntamente un sistema integrado común de presupuesto y contabilidad, pero esta iniciativa decayó en favor del nuevo sistema Sincom 2/SI2 de la Comisión; sin embargo, su creación estuvo marcada por importantes retrasos.

Por consiguiente, la Agencia intentó superar esta carencia de un sistema integrado con una solución temporal utilizando dos programas informáticos (no integrados) existentes en el mercado.

Hasta la fecha, la Agencia ha acusado las consecuencias de los retrasos de la Comisión en la creación de Sincom 2/SI2. En estas circunstancias, la Agencia tuvo que operar en 1996 (y 1997) sin un sistema presupuestario y contable integrado, circunstancia que subrayó con frecuencia.

Durante 1997, la Agencia siguió con interés el desarrollo de SI2, recientemente alentador, pero a la vista de los reiterados retrasos del SI2 registrados en el pasado, y de la recomendación del Tribunal de Cuentas (apartado 1.10), la Agencia realizó paralelamente un análisis detallado de los paquetes informáticos existentes en el mercado, incluidas las modificaciones necesarias. Para 1998 la Agencia prevé utilizar SI2.

Apartado 1.6 - Agrupación de cuentas

La Agencia llevará a efecto la recomendación del Tribunal de Cuentas de reconciliación mensual; sin embargo, en razón de los grandes retrasos en el cierre contable de 1996, se hará la reconciliación para los seis primeros meses de 1997 y para los 9 primeros meses de 1997. Para 1998 se prevé la reconciliación mensual.

Desde enero de 1997, las cuentas presupuestarias ya no se agrupan en cuentas de gasto de la contabilidad general; cada cuenta presupuestaria tiene su correspondiente cuenta de gasto en la contabilidad general. Las cargas no presupuestarias tienen sus cuentas correspondientes y no están agrupadas.

Apartado 1.7

Las necesidades del nuevo sistema presupuestario y contable integrado y automatizado de la Agencia, antes descrito, incluyen la capacidad de comprobar los niveles de afectación a posteriori. Por consiguiente, un sistema de funcionalidad completa incluirá esta característica.

Apartado 1.8

Con la ayuda de la Comisión, la Agencia podría aclarar el saldo de + 20 000 ecus en el balance financiero respecto de los cuales no se pudo aportar los documentos de apoyo correspondientes en el momento de la auditoría. La corrección de los errores de imputación cometidos durante 1996, así como la imputación correcta de los pagos efectuados después del 15 de junio de 1997, dio lugar a una disminución de dicho saldo en 2 000 ecus.

Apartado 1.9

El retraso en la contabilidad presupuestaria observado en 1996 está ahora absorbido. El contable mantiene al día las cuentas presupuestarias y generales, y los agentes autorizadores pueden utilizar dicha información como base de sus decisiones antes de asumir compromisos. El interventor no tiene aún acceso a esta información; sin embargo, está previsto dar acceso al interventor al sistema integrado antes descrito. El acceso del interventor incluirá su aprobación en la forma de un visado electrónico.

En 1996, la Agencia compensó con un sistema paralelo: a) la falta de un sistema integrado de control y ejecución del presupuesto, y b) el hecho de que la contabilidad no estuviese actualizada ni centralizada. Esta medida de compensación contribuyó a evitar el sobregasto; sin embargo, la Agencia reconoce la ineficacia de este enfoque. En 1997, la contabilidad está centralizada y actualizada; por ello, ya no es necesario dicho sistema paralelo.

Apartado 1.10

La Agencia ha seguido este consejo y ha realizado un detallado análisis de los sistemas alternativos existentes en el mercado y que podría utilizar con las modificaciones pertinentes, como se indicó antes. A la vista de: a) el reciente avance en la interfaz de usuario SI2 de la Comisión; b) la presentación de Turín de un sistema automatizado específico de la Agencia con el uso de SI2 en 1998, y c) los potenciales beneficios de la normalización de las Agencias y la eficacia resultante, la Agencia utilizará SI2 para su sistema presupuestario y contable integrado y automatizado.

Apartado 1.11

Se ha dado la instrucción al contable de que cumpla y observe estrictamente las disposiciones contables y el Reglamento financiero. Ello unido a las mejoras antes descritas permitirá al contable preparar y presentar la ficha financiera en el plazo previsto.

Apartado 1.12

El Tribunal ha comunicado detalladamente al Director Ejecutivo los problemas observados y las posibles soluciones a aplicar. El Director Ejecutivo seguirá garantizando la ejecución y aplicación de las medidas enumeradas en esta respuesta y recibirá regularmente notificaciones del contable. Además, se reforzarán los recursos contables de la Agencia. El Director Ejecutivo informará formalmente al consejo de administración sobre estas medidas correctivas.

Apartado 1.13

Según se señaló antes, la Agencia ha aplicado ya varias medidas correctivas y prevé introducir su sistema presupuestario y contable integrado y automatizado -la mejora más importante- en 1998.

Compromisos de 1995 no anotados en la contabilidad

Apartado 1.14

El origen del problema está en el sobregasto de 1995. En 1996, no tuvo lugar sobregasto porque la Agencia utilizó sistemas paralelos para el presupuesto y la contabilidad. Las mejoras descritas evitarán el sobregasto en el futuro, asegurando con ello el cumplimiento del principio de anualidad.

Pagos de 1996 consignados en 1997

Apartado 1.15

Estos errores se han corregido y se reflejan en la versión final de las fichas financieras de la Agencia de 1996. La corrección de estos errores contribuyó a la reducción del saldo inexplicable de 20 000 ecus en el balance financiero.

Interventor

Apartado 1.16

La Agencia estaría complacida en contar con el interventor en la sede. Ello no sólo reduciría los retrasos sino, más importante aún, daría a la Agencia la posibilidad de beneficiarse de consejo y asesoramiento diario y en la sede.

Apartado 1.17

Según se indicó anteriormente, la Agencia preferiría que el interventor estuviese en la sede. Por lo que respecta a facilitar la autorización del interventor, el sistema integrado permitirá al interventor el acceso a los datos financieros de la Agencia y la información conexa, así como otorgar un visado electrónico; aunque no lo eliminaría totalmente, ello reduciría el envío de documentos a Bruselas.

Transferencia de créditos - Contratos

Apartado 1.18

En 1995, el 93,1 % de los créditos del título III fueron transferidos al año siguiente, principalmente en razón de las dificultades asociadas a la creación de la Agencia. En 1996, estas transferencias se redujeron al 79,8 % y en 1997 se prevé una reducción adicional. Sin embargo, cabe señalar también que muchos pagos tendrán que hacerse siempre al año siguiente, pues numerosos contratos incluidos en el título III terminan al año siguiente.

Apartado 1.19

La ejecución del presupuesto se supervisa minuciosamente y se aplican esfuerzos para reducir el volumen de transacciones al final del ejercicio.

Apartado 1.20

La Agencia se esforzará en subrayar más las licitaciones generales.