ES Diario Oficial de la Unión Europea L 134/1

REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) 2015/840 DE LA COMISIÓN

de 29 de mayo de 2015

sobre los controles efectuados por las autoridades responsables con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración e Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia, y a la gestión de crisis

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración e Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia, y a la gestión de crisis (1), y, en particular, su artículo 27, apartado 5,

Considerando lo siguiente:

(1) Compete a las autoridades responsables la gestión y el control del gasto en virtud del Reglamento (UE) no 514/2014. Para ello, deben llevar a cabo controles administrativos y sobre el terreno.

(2) Los controles administrativos efectuados por las autoridades responsables deben consistir, en primer lugar, en el examen de las declaraciones financieras remitidas por los beneficiarios. Un control más detallado de los distintos justificantes solo debe llevarse a cabo cuando ese análisis revele discrepancias o irregularidades. Para garantizar un nivel suficiente de garantía, reduciendo al mismo tiempo la carga administrativa, también es importante aclarar las circunstancias en que la autoridad responsable podrá confiar en un certificado de auditoría.

(3) Los controles sobre el terreno deben cubrir tanto los aspectos operativos como los financieros y pueden tener que efectuarse en distintas fases de un proyecto. Por lo tanto, resulta necesario definir el ámbito de aplicación de cada tipo de control sobre el terreno, a fin de garantizar que se efectúan de la manera más eficaz.

(4) Los controles operativos sobre el terreno deben llevarse durante la fase de ejecución de los proyectos para que puedan adoptarse las medidas correctivas oportunas. Tales controles deben aplicarse tanto a una muestra de proyectos que estén aún en curso en el primer día del ejercicio financiero correspondiente como a los proyectos que comiencen durante dicho ejercicio.

(5) Con el fin de garantizar un nivel suficiente de garantía, reduciendo al mismo tiempo la carga administrativa, es preciso determinar las circunstancias en las que el riesgo de error se considera irrelevante y, en consecuencia, puede reducirse el número de controles financieros sobre el terreno. Sin embargo, también es necesario especificar las medidas que se han de adoptar si el porcentaje de error es significativo, a fin de obtener garantías suficientes de la legalidad y regularidad del gasto de la Unión.

(6) Deben aclararse los principales elementos de los controles sobre el terreno. En particular, las autoridades responsables deben verificar la naturaleza no lucrativa de los proyectos financiados por los programas nacionales. Deben comprobar que los proyectos no reciben doble financiación de los gastos al amparo de los programas nacionales ni de otros programas de la Unión durante todos los períodos de programación, incluida la financiación de las agencias.

(7) Los justificantes deben conservarse durante un período de tiempo determinado después de la realización de cada proyecto, a fin de permitir que las autoridades responsables, la Comisión (incluida la OLAF) y el Tribunal de Cuentas Europeo puedan efectuar sus controles.

(8) A fin de garantizar su aplicación tan pronto como se aprueben los programas nacionales, el presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

(9) El Reino Unido e Irlanda están vinculados por el Reglamento (UE) no 514/2014 y, en consecuencia, están sujetos al presente Reglamento.

(10) Sin perjuicio de lo dispuesto en el considerando 47 del Reglamento (UE) no 514/2014, Dinamarca no está vinculada por el Reglamento (UE) no 514/2014 ni por el presente Reglamento.

(11) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité para los Fondos de Asilo, Migración e Integración y de Seguridad Interior.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

Controles administrativos

1. La autoridad responsable llevará a cabo controles administrativos de todas las declaraciones financieras remitidas por los beneficiarios con el objeto de recibir financiación de la Unión, de conformidad con los convenios de subvención definidos en el artículo 1, letra d), del Reglamento Delegado (UE) no 1042/2014 de la Comisión (2) (en lo sucesivo, «las declaraciones financieras»). Estos controles deberán incluir, como mínimo, los elementos siguientes:

a) controles dirigidos a confirmar la corrección formal y la exactitud aritmética de las declaraciones financieras;

b) controles para confirmar que el proyecto ha alcanzado los objetivos establecidos en el convenio de subvención o que se están registrando progresos hacia la consecución de esos objetivos;

c) un estudio analítico para evaluar la pertinencia de los gastos declarados en las declaraciones financieras y el cumplimiento de los requisitos establecidos en el convenio de subvención y la normativa nacional y de la Unión aplicable.

2. Si los controles administrativos pusieran de manifiesto la existencia de incoherencias o irregularidades, la autoridad responsable llevará a cabo controles en profundidad con el fin de evaluar la legalidad y regularidad de los gastos, en particular mediante la revisión de una muestra de justificantes.

3. La autoridad responsable podrá exigir que el beneficiario obtenga un certificado de auditoría y un informe de auditoría que abarque todos los aspectos mencionados en las letras a) y c) del apartado 1, expedido por un auditor independiente. En ese caso, la autoridad responsable deberá establecer el alcance de los controles que ha de efectuar el auditor independiente, así como la plantilla del informe de auditoría.

Artículo 2

Principios generales de los controles sobre el terreno

La autoridad responsable efectuará controles financieros y operativos sobre el terreno.

Los controles sobre el terreno se efectuarán sobre la base de los documentos y registros que obren en poder de los beneficiarios de los proyectos.

Se podrán efectuar controles sobre el terreno sin previo aviso, de conformidad con el Derecho nacional, en caso de que el nivel de garantía pudiera verse afectado por un aviso previo.

Artículo 3

Controles financieros sobre el terreno

1. Los controles financieros sobre el terreno tendrán por objeto proporcionar un nivel suficiente de garantía en cuanto a la legalidad y la regularidad de las operaciones y de los contratos subyacentes a las declaraciones financieras.

2. La autoridad responsable se asegurará de que:

a) los gastos relacionados con las declaraciones financieras corresponden a los registros contables y justificantes que obren en poder de los beneficiarios del proyecto;

b) los gastos relacionados con las declaraciones financieras cumplen los requisitos de admisibilidad establecidos en el convenio de subvención y la normativa nacional y de la Unión aplicable;

c) las fuentes de financiación son conformes al artículo 16, apartado 2, del Reglamento (UE) no 514/2014.

3. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 4, apartado 2, del presente Reglamento, los controles sobre el terreno cubrirán un mínimo del 10 % de la contribución de la Unión a los proyectos declarados como finalizados en las cuentas anuales a que se refiere el artículo 39 del Reglamento (UE) no 514/2014.

Artículo 4

Condiciones para la reducción o el aumento de los controles financieros sobre el terreno

1. La autoridad responsable determinará el nivel del porcentaje de error en la contribución de la Unión controlada en las cuentas anuales a que se refiere el artículo 39 de Reglamento (UE) no 514/2014 para el ejercicio N.

2. La autoridad responsable podrá reducir el alcance de los controles sobre el terreno en el siguiente ejercicio financiero N + 1 cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:

a) el porcentaje de error sea inferior al 2 % de la contribución de la Unión controlada en las cuentas anuales para el ejercicio N;

b) los controles financieros sobre el terreno efectuados desde el inicio del programa nacional cubran como mínimo el 10 % de la contribución acumulada de la Unión a todos los proyectos declarados como finalizados en las cuentas anuales desde el inicio del programa.

3. En los casos en que el porcentaje de error sea igual o superior al 2 % de la contribución de la Unión controlada en las cuentas anuales para el ejercicio financiero N, la autoridad responsable deberá analizar la importancia de este porcentaje de error a fin de establecer la entidad y el impacto de los errores, y determinar si dicho porcentaje es representativo del conjunto de pagos declarados. La autoridad responsable adoptará las medidas correctivas y preventivas necesarias, incluidos controles adicionales, y presentará los resultados de dicho análisis en el resumen anual a que se refiere el artículo 59, apartado 5, párrafo primero, letra b), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (3).

Los controles financieros sobre el terreno para el ejercicio financiero siguiente (N + 1) deberán cubrir un porcentaje de la contribución acumulada de la Unión a los proyectos declarados finalizados en las cuentas anuales para el ejercicio financiero N + 1 que sea superior al porcentaje correspondiente del ejercicio financiero N. Este mayor porcentaje no será inferior al 10 %. Además, los controles financieros sobre el terreno del ejercicio financiero N + 1 efectuados desde el inicio del programa nacional cubrirán como mínimo el 10 % de la contribución acumulada de la Unión a todos los proyectos declarados como finalizados en las cuentas anuales desde el inicio del programa.

Si el porcentaje de error resultante del aumento de los controles realizados en el ejercicio financiero N + 1 fuera inferior al 2 %, la autoridad responsable efectuará en el ejercicio financiero siguiente (N + 2) controles financieros sobre el terreno de un mínimo del 10 % de la contribución de la Unión a los proyectos declarados como finalizados en las cuentas anuales para el ejercicio N + 2.

Artículo 5

Controles operativos sobre el terreno

1. Al efectuar los controles operativos sobre el terreno, la autoridad responsable comprobará que el proyecto en cuestión se está ejecutando con arreglo a lo dispuesto en el convenio de subvención. En particular, deberá comprobar que los indicadores que hayan comunicado los beneficiarios son fidedignos y que el proyecto se está ejecutando sin retrasos indebidos.

2. Los controles operativos sobre el terreno efectuados en el ejercicio financiero N cubrirán un mínimo del 20 % del número de proyectos que se estén ejecutando durante dicho ejercicio financiero, según lo declarado en las cuentas anuales a que se refiere el artículo 39 del Reglamento (UE) no 514/2014.

Artículo 6

Metodología de muestras para los controles sobre el terreno

La autoridad responsable deberá efectuar controles sobre el terreno de una muestra de proyectos que represente una combinación adecuada de distintos tipos y tamaños de proyectos, operaciones, beneficiarios y modos de ejecución. La muestra deberá tener en cuenta cualquier factor de riesgo, así como los aspectos de la relación coste-beneficio de los controles.

Artículo 7

Informes de control

1. La autoridad responsable elaborará un informe sobre cada uno de los controles administrativos y sobre el terreno, en el que figurarán los datos siguientes:

a) identificación completa del proyecto y su convenio de subvención correspondiente;

b) nombre y dirección del responsable del control;

c) nombre del beneficiario;

d) tipo de control (administrativo, financiero u operativo sobre el terreno o combinación de varios);

e) en caso necesario, ámbito de aplicación de los controles;

f) gastos que entran en el ámbito del control y gastos (muestra) comprobados realmente;

g) importe de los gastos considerados no subvencionables, y

h) descripción de los principales resultados, deficiencias, errores e irregularidades, controles adicionales y análisis efectuados, recomendaciones y medidas correctivas propuestas y reacción del beneficiario.

2. El informe de control podrá presentarse en forma de lista de comprobación.

Artículo 8

Condiciones específicas

Si la autoridad responsable actúa como órgano de ejecución con arreglo al artículo 8 del Reglamento Delegado (UE) no 1042/2014, los controles administrativos y sobre el terreno contemplados en los artículos 1 y 2 del presente Reglamento los llevará a cabo una entidad o una persona funcionalmente independiente de las personas o entidades que gestionen los proyectos.

Artículo 9

Conservación de los justificantes

1. La autoridad responsable se cerciorará de que todos los registros, documentos y metadatos relativos a los gastos declarados y los ingresos asignados, así como a las auditorías y los controles realizados, se mantengan a disposición de la Comisión (incluida la OLAF) y del Tribunal de Cuentas Europeo durante al menos los cuatro años siguientes al ejercicio en el que se haya declarado el pago final.

A tal efecto, la autoridad responsable deberá establecer normas relativas a la conservación de registros, documentos y metadatos por parte de los beneficiarios.

2. Si la autoridad responsable interesada detectara irregularidades, los documentos justificativos a que se refiere el apartado 1 se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos los tres años siguientes al año en que la totalidad de los importes en cuestión hayan sido recuperados de los beneficiarios e imputados al programa nacional.

3. Si se incoara un procedimiento de liquidación de conformidad con el artículo 47 del Reglamento (UE) no 514/2014, los justificantes a que se hace referencia en el apartado 1 del presente artículo se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos un año a partir del año en que haya concluido dicho procedimiento.

4. Si una decisión de conformidad fuera objeto de actuaciones judiciales ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, los justificantes pertinentes se mantendrán a disposición de la Comisión durante al menos un año a partir del año en el que hayan concluido dichas actuaciones.

5. Los justificantes a que se refieren los apartados 1, 2, 3 y 4 se mantendrán a disposición de la Comisión, en papel o en formato electrónico.

Los documentos solo se podrán conservar exclusivamente en formato electrónico si la legislación nacional del Estado miembro interesado permite el uso de documentos electrónicos como prueba de las operaciones subyacentes en los procedimientos judiciales nacionales.

6. Los Estados miembros podrán prever un período más largo de conservación de dichos justificantes.

Artículo 10

El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro de conformidad con los Tratados. Hecho en Bruselas, el 29 de mayo de 2015. Por la Comisión El Presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) DO L 150 de 20.5.2014, p. 112.

(2) Reglamento Delegado (UE) no 1042/2014 de la Comisión, de 25 de julio de 2014, por el que se completa el Reglamento (UE) no 514/2014 por lo que se refiere a la designación y a las responsabilidades en materia de gestión y control de las autoridades responsables y al estatus y a las obligaciones de las autoridades de auditoría (DO L 289 de 3.10.2014, p. 3).

(3) Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1).