INFORME sobre los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT - Lisboa) (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas del Observatorio (97/C 393/06)

1.1. El presente Informe va dirigido al consejo de administración del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías, de conformidad con el apartado 11 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con el apartado 8 del artículo 11, del Reglamento (CEE) n° 302/93, la ejecución del presupuesto es competencia del Director Ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2), de conformidad con el apartado 10 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93, modificado por el Reglamento (CE) n° 3294/94 (3). El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente Informe.

1.4. Las observaciones descritas en los apartados 1.14, 1.15, 1.17 y 1.18 denotan la existencia de prácticas contables que incumplen las disposiciones reglamentarias, así como de algunos importes cuya legitimidad no ha podido verificarse al realizar los controles.

1.5. Con la salvedad de los hechos presentados en el apartado anterior, los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL OBSERVATORIO EUROPEO DE LA DROGA Y LAS TOXICOMANÍAS EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria

1.6. A pesar de que 1996 es el tercer ejercicio de actividad del Observatorio, su servicio contable sigue sin disponer de un verdadero programa informático de contabilidad presupuestaria. El seguimiento de la ejecución presupuestaria se realiza empleando una herramienta que no constituye un verdadero sistema contable (posibilidad de modificar los asientos sin dejar huella alguna, ausencia de vínculos con la contabilidad general, etc.).

Contabilidad general

1.7. Los controles efectuados han permitido observar importantes retrasos en la anotación de datos en la contabilidad general. Además, no se ha realizado el cotejo mensual entre la contabilidad general y la presupuestaria, previsto en el párrafo segundo del apartado 4 del artículo 136 de las normas de desarrollo del Reglamento financiero general.

1.8. No se ha sometido a un seguimiento contable el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA) cuyo reembolso se ha solicitado. El saldo que figura en el balance del final del ejercicio (0,21 millones de ecus) no se ha contabilizado hasta el cierre de las cuentas.

1.9. En el Observatorio, únicamente el contable conoce el procedimiento contable seguido (mecanismos contables, funcionamiento del programa informático utilizado, localización de documentos contables, etc.). Esta situación podría ocasionar problemas administrativos en caso de ausencia del contable.

1.10. Asimismo, el contable desempeña las funciones de gestor, administrador de anticipos y responsable de firmar la mención «páguese» en las facturas (incumplimiento del apartado 1 del artículo 15 de las normas de desarrollo del Reglamento financiero general).

1.11. Habida cuenta de las observaciones contenidas en el Informe, la situación de la contabilidad debe mejorarse con la mayor rapidez posible.

Contratos y CCCC

1.12. Al no contar la comisión consultiva de compras y contratos (CCCC) del Observatorio con un representante del gabinete jurídico, su composición no está de acuerdo con las disposiciones del Reglamento financiero de aplicación al presupuesto general de las Comunidades Europeas (apartado 1 del artículo 64).

1.13. Gran parte de los contratos controlados han sido otorgados por contratación directa o tras una licitación restringida (a veces, sin el requisito previo de una convocatoria de manifestaciones de interés). Además, en la mayoría de los contratos controlados, el plazo para la presentación de ofertas es demasiado breve (alrededor de catorce días).

Subvención del Gobierno portugués

1.14. En 1996, el coste de las obras de acondicionamiento rebasó el importe de la subvención concedida por el Gobierno portugués en 1995. En contra de la normativa financiera aplicable, ese déficit ha sido financiado por el Observatorio fuera del presupuesto y con cargo a sus propios fondos.

1.15. El derecho de crédito neto ante el Gobierno portugués que aparece en el balance carece de fundamento. En realidad, corresponde a los gastos de acondicionamiento que se habrían debido imputar al presupuesto.

Estados financieros del ejercicio 1996 (balance y cuenta de gestión)

1.16. El control de los estados financieros del ejercicio 1996 ha puesto de manifiesto la existencia de diversos errores, la mayoría de los cuales se han corregido gracias a las recomendaciones de los auditores del Tribunal (a excepción de las observaciones de los apartados 1.14 y 1.15).

1.17. El servicio contable del Observatorio ha anotado pagos en la contabilidad presupuestaria por un importe total de 0,04 millones de ecus, lo que ha anulado las diferencias existentes entre la contabilidad presupuestaria y la general. Los documentos justificativos recibidos al efectuar el control no han permitido establecer la legitimidad de tales asientos.

1.18. Asimismo, el Observatorio no ha justificado la legitimidad de un importe de alrededor de 0,1 millones de ecus repartido entre diversas partidas del balance (en el pasivo y el activo).

Créditos prorrogados

1.19. Los créditos prorrogados a 1997 ascienden a 2,56 millones de ecus (2,43 millones de ecus en prórrogas automáticas y 0,13 millones de ecus en prórrogas no automáticas), es decir, el 42,6 % del presupuesto de 1996 (6,01 millones de ecus).

1.20. La mayoría de las prórrogas de créditos se han producido en líneas presupuestarias ligadas al pago de los gastos operativos del Observatorio.

Bancos

1.21. El Observatorio utiliza la cuenta intermedia «Transferencias en curso» para contabilizar sus movimientos de tesorería. El saldo de dicha cuenta debería conciliarse mensualmente, de conformidad con la normativa reglamentaria. En la fecha de la fiscalización no se había efectuado esa conciliación. Las informaciones ofrecidas posteriormente sobre los movimientos que componían el saldo del final del ejercicio de esta cuenta y su liquidación demostraron que algunos de tales movimientos, por un importe total de 0,06 millones de ecus, seguían pendientes al final del mes de mayo de 1997 (ese importe forma parte del saldo indicado en el apartado 1.18).

Observaciones sobre los estados financieros del final del ejercicio

1.22. El importe de la subvención de la Comisión no percibido al final del ejercicio, que figura en el activo del balance del final del ejercicio (0,16 millones de ecus), no debería formar parte de los ingresos del ejercicio, ya que el Reglamento financiero del Observatorio dispone en el apartado 2 de su artículo 5 que «Los ingresos de cualquier ejercicio se contabilizarán como correspondientes al ejercicio durante el cual hayan sido percibidos». El saldo de esas cuentas debería figurar en el pasivo del balance en la cuenta de regularización.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 36 de 12. 2. 1993, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93, las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio relativos al ejercicio financiero 1996 quedaron establecidas el 26 de marzo de 1997, fecha en la que fueron firmadas por el Director del Observatorio y remitidas a la Comisión, al consejo de administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 31 de marzo de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente Informe.

(3) DO L 341 de 30. 12. 1994, p. 7.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

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SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por el Observatorio.

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(1) El importe se corresponde con el de los valores inmovilizados y de los valores de explotación.

RESPUESTAS DEL OBSERVATORIO DE LA DROGA Y LAS TOXICOMANÍAS

1.4 y 1.5. El Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT) toma buena nota de la observación general del Tribunal por la que constata la fiabilidad de los estados financieros y la legalidad y regularidad de las operaciones, y se esforzará por subsanar los defectos puntuales mencionados en el apartado 1.4.

1.6. El OEDT está plenamente de acuerdo con el Tribunal respecto a su observación relativa a la inexistencia de una verdadera herramienta para la contabilidad presupuestaria. Desde principios de 1995 la OEDT, conjuntamente con las demás agencias, está buscando una solución que le permita disponer de un programa verdaderamente adecuado a la contabilidad presupuestaria. Una manifestación de interés publicada con este efecto por el conjunto de las agencias en 1995 no dio lamentablemente ningún resultado válido.

En este contexto, las agencias han previsto adaptar el sistema Sincom 2, cuya utilización está siendo examinada por la Comisión Europea. Dado que este sistema se considera demasiado «pesado» en relación a las dimensiones de las agencias, el Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop) ha decidido proceder él mismo a adaptaciones que se consideran esenciales para las necesidades de las agencias, iniciativa que es apoyada por el OEDT.

Debido al desarrollo de este nuevo proceso, el OEDT estima que dispondrá de un verdadero sistema de contabilidad presupuestaria en 1998.

1.7 a 1.11. El OEDT está de acuerdo con las observaciones del Tribunal relativas a la contabilidad general. En efecto, durante el ejercicio 1996, la capacidad operacional de los servicios administrativos del Observatorio se ha visto muy limitada. Durante todo el primer semestre únicamente ha habido dos agentes para garantizar las tareas relativas a la administración: la gestión de personal, la gestión de los contratos, la ejecución presupuestaria, los pagos y la contabilidad. Esta situación ha supuesto necesariamente retrasos en el registro de los datos proporcionados a la contabilidad general y no ha permitido el cotejo contable ni el registro mensual del IVA. Los recursos humanos disponibles tampoco permitían evitar la acumulación de funciones en la persona del contable.

A lo largo de 1996 el OEDT ha tomado las iniciativas necesarias para mejorar esta situación y dotarse de los recursos humanos adecuados para garantizar una gestión financiera saneada. De esta forma, el Departamento de administration, finanzas y logística ha sido creado y progresivamente dotado del personal necesario para llevar a cabo las diversas tareas relativas al principio de separación de funciones.

Considerando los procedimientos de contratación y la recuperación de los retrasos, estos progresos únicamente empezarán a producir resultados visibles en el ejercicio 1997.

1.12. El OEDT no está sometido a las disposiciones del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, sino a las disposiciones de su propia reglamentación financiera, adoptadas previo dictamen del Tribunal de Cuenteas, de conformidad con el artículo 11 de su Reglamento fundacional.

Estas disposiciones (véase el artículo 88 de las modalidades de ejecución del Reglamento financiero del OEDT) regulan la composición de la CCCC del OEDT. Por otra parte, en ellas se dispone que entre los miembros de la misma figura el Jefe de la Administración del Observatorio. A éste, en su calidad de responsable jerárquico de los asuntos jurídicos dentro del OEDT, se le considera «representante del servicio encargado de los asuntos jurídicos», cuy presencia en la CCCC está recomendada por el artículo 64 del Reglamento financiero de aplicación al presupuesto general de las Comunidades Europeas. No obstante, el OEDT está dispuesto a estudiar la posibilidad de incluir en la CCCC al agente que se encarga directamente de los asuntos jurídicos relativos a los contratos y compras.

1.13. El OEDT está de acuerdo con las observaciones del Tribunal. En efecto, en la fase inicial, el OEDT ha tenido que hacer frente a necesidades urgentes (servicios de seguridad, limpieza, seguros, etc.) para los que ha firmado contratos en entendimiento directo con las empresas que ya proporcionaban prestaciones a la Oficina de la Comisión en Lisboa (como resultado de las convocatorias de manifestaciones de interés publicadas regularmente por la Comisión).

Por lo que respecta al plazo para la presentación de ofertas, el OEDT, de conformidad con las observaciones del Tribunal, lo amplió a cuatro semanas en 1997.

1.14 y 1.15. El OEDT está de acuerdo con las observaciones del Tribunal. El problema planteado deriva del hecho que la subvención del Gobierno portugués había sido contabilizada en 1995 fuera del presupuesto. El OEDT reconoce que hubiese sido más correcto integrarlo en el presupuesto. En cambio, por lo que hace a los trabajos suplementarios que exceden a esta subvención, serán imputados a presupuesto de 1997.

1.16. Los comentarios del OEDT a los apartados 1.7 a 1.11 relativos a la contabilidad general son asimismo aplicables a las observaciones relativas a los estados financieros.

1.17. Las diferencias entre la contabilidad presupuestaria y la contabilidad general citadas por el Tribunal de Cuentas han sido regularizadas tras la realización de los estados financieros definitivos. El OEDT dispone de todas las piezas justificativas de estos registros, cuyo fundamento podrá ser comprobado por el Tribunal en su próxima auditoría.

1.18. El OEDT dispone ahora de todas las piezas de apoyo a las imputaciones hechas tanto en la contabilidad presupuestaria como en la contabilidad general. El OEDT estima que, en la próxima auditoría, el Tribunal podrá comprobar el fundamento de los registros efectuados.

1.19 y 1.20. El primer año de funcionamiento efectivo del OEDT (1996), ha estado marcado por retrasos importantes, principalmente debidos a la tardía aprobación por el consejo de administración de los programas de trabajo correspondientes. En particular, el programa de trabajo operativo 1995 1996 fue aprobado por el consejo de administración en su reunión de noviembre de 1995, obligando al OEDT a ejecutar con carácter prioritario, en 1996, el presupuesto prorrogado de 1995. Este efecto de bola de nieve se prolongó hasta 1997, a pesar de la corrección progresiva de este pesado lastre inicial.

No fue así posible iniciar la ejecución del programa operativo de 1996 hasta el último trimestre de 1996.

Las prórrogas en cuestión se refieren en su mayor parte a créditos de pago (prórrogas automáticas) y en menor medida a créditos comprometidos (prórrogas no automáticas). A pesar de ello, el OEDT llegó a comprometer 5,826 millones de ecus en 1996, es decir, el 97 % del presupuesto disponible.

1.21. La falta de aproximación mensual de la cuenta «Transferencias en curso» se debe a los retrasos existentes en la contabilidad general examinados en el apartado 1.7.

En cuanto a los movimientos «en suspenso» citados por el Tribunal, el OEDT dispone ya de toda la documentación justificativa y estima que, en la próxima auditoría, el Tribunal podrá comprobar la justificación de los registros efectuados.

1.22. El OEDT concuerda con las observaciones del Tribunal. El balance de 1997 será presentado de conformidad con ello.