Reglamento (CE) no 438/2001 de la Comisión

de 2 de marzo de 2001

por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales(1), y, en particular, el apartado 2 de su artículo 53,

Previa consulta al Comité previsto en el artículo 147 del Tratado,

Previa consulta al Comité de estructuras agrarias y desarrollo rural,

Previa consulta al Comité del sector de la pesca y de la acuicultura,

Considerando lo siguiente:

(1) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben adoptar determinadas medidas con el fin de garantizar que los Fondos comunitarios se utilicen eficaz y correctamente, y con arreglo al principio de una correcta gestión financiera.

(2) Con esta finalidad, los Estados miembros deben prever un asesoramiento adecuado con respecto a la organización de las funciones que competen a las autoridades de gestión y las autoridades pagadoras y que se especifican en los artículos 32 y 34 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.

(3) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben cooperar con la Comisión para que ésta se asegure del buen funcionamiento de sus sistemas de gestión y de control, y prestarle cuanta ayuda resulte necesaria para la realización de los controles, incluidos los realizados mediante muestreo.

(4) Con el fin de armonizar los criterios aplicables en la certificación de gastos con respecto a los cuales se pide la participación de los Fondos, de conformidad con lo dispuesto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, es necesario precisar el contenido de los certificados pertinentes y determinar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan

(5) Para que la Comisión pueda realizar los controles que se exigen en el apartado 2 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, los Estados miembros deberán proporcionarle, a petición suya, los datos que las autoridades de gestión necesiten con el fin de desempeñar las funciones de gestión, seguimiento y evaluación previstas en el citado Reglamento. Es necesario precisar el contenido de tales datos y el formato y los medios de transmisión de los ficheros informáticos cuando se faciliten datos en soporte electrónico con arreglo a la letra e) del apartado 3 del artículo 18 de dicho Reglamento. La Comisión debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos, tanto informatizados como de otro tipo.

(6) Es preciso sustituir el Reglamento (CE) n° 2064/97 de la Comisión, de 15 de octubre de 1997, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) n° 4253/88 del Consejo, en lo relativo al control financiero por los Estados miembros de las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales(2), modificado por el Reglamento (CE) n° 2406/98(3). No obstante deben seguir aplicándose las disposiciones del Reglamento (CE) n° 2064/97 a las ayudas otorgadas para el período de programación 1994-1999 en virtud del Reglamento (CEE) n° 2052/88 del Consejo(4), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 3193/94(5).

(7) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto, con respecto a los controles sobre el terreno de las ayudas estatales, en el artículo 22 del Reglamento (CE) n° 659/1999 del Consejo, de 22 de marzo de 1999, por el que se establecen disposiciones de aplicación del artículo 93 del Tratado CE(6).

(8) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(7).

(9) El Reglamento (CE) n° 1681/94 de la Comisión, de 11 de julio de 1994, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia(8), es aplicable a las intervenciones acordadas con arreglo al Reglamento (CE) n° 1260/1999, en virtud del párrafo segundo del artículo 54 y de la letra e) del apartado 1 del articulo 38 de dicho Reglamento.

(10) El presente Reglamento debe aplicarse de acuerdo con el principio de subsidiariedad al que se refiere el apartado 3 del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, y sin perjuicio del régimen institucional, jurídico y financiero del Estado miembro de que se trate, al que se refiere el último párrafo del apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento.

(11) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité para el desarrollo y la reconversión de las regiones.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

Ámbito de aplicación

Artículo 1

El presente Reglamento establece disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales que sean administradas por los Estados miembros.

CAPÍTULO II

Sistemas de gestión y control

Artículo 2

1. Los Estados miembro velarán por que las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios reciban las orientaciones adecuadas sobre la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar una gestión financiera correcta de los Fondos Estructurales en conformidad con las normas y principios generalmente aceptados, y en especial para garantizar la corrección, regularidad y admisibilidad de las solicitudes de pago de ayuda comunitaria.

2. A los efectos del presente Reglamento se entenderá por "órganos intermedios" cualesquiera organismos o servicios públicos o privados que actúen bajo la responsabilidad de las autoridades de gestión o las autoridades pagadoras o que desempeñen tareas en su nombre en relación con beneficiarios finales u organismos o empresas que realicen las operaciones.

Artículo 3

Los sistemas de gestión y control de las autoridades de gestión, de las autoridades pagadoras y de los órganos intermedios, teniendo en cuenta la proporcionalidad en relación con el volumen de concurso gestionado, deberán asegurar lo siguiente:

a) una definición y asignación claras y, en la medida que sea necesario para garantizar una buena gestión financiera, una separación adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate;

b) sistemas eficaces para garantizar que las funciones se realizan satisfactoriamente;

c) en el caso de los órganos intermedios, información a las autoridades competentes acerca de la realización de sus tareas y los medios empleados.

Artículo 4

Los sistemas de gestión y control incluirán procedimientos para verificar la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y de los gastos declarados, así como para garantizar el cumplimiento de las condiciones de la correspondiente decisión de la Comisión adoptada en virtud del artículo 28 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular, sobre la subvencionabilidad de los gastos para la ayuda procedente de los Fondos Estructurales en virtud de la intervención de que se trate, la contratación pública, las ayudas estatales (incluidas las normas sobre la acumulación de las ayudas), la protección del medio ambiente y la igualdad de oportunidades.

Los procedimientos deberán prever la conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones individuales in situ. La documentación deberá identificar el trabajo realizado, los resultados de las verificaciones así como las medidas tomadas como consecuencia de las anomalías detectadas. Cuando las verificaciones físicas o administrativas no sean exhaustivas, sino sobre muestras de operaciones, la documentación deberá identificar las operaciones seleccionadas y el método de selección.

Artículo 5

1. Los Estados miembros informarán a la Comisión, respecto de cada intervención, y en un plazo de tres meses desde la fecha más tardía entre la de aprobación de la intervención y la de entrada en vigor del presente Reglamento, sobre la organización de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios, sobre los sistemas de gestión y control de que dispongan esas autoridades y órganos, así como sobre las mejoras previstas basadas en el asesoramiento a que se refiere el apartado 1 del artículo 2.

2. La comunicación incluirá los datos siguientes respecto de cada autoridad de gestión, cada autoridad pagadora y cada órgano intermedio:

a) funciones que tenga encomendadas;

b) distribución de funciones entre sus servicios o categorías de personal, incluso entre la autoridad de gestión y pagadora cuando sean el mismo órgano;

c) procedimientos empleados para la recepción, verificación y aprobación de las solicitudes de reembolso de los gastos, así como para la autorización, ejecución y contabilización de los pagos a los beneficiarios;

d) disposiciones por las que se regula la auditoría de los sistemas de gestión y control.

3. Cuando se aplique un sistema común a varias intervenciones, podrá comunicarse una descripción de ese sistema.

Artículo 6

La Comisión, en colaboración con los Estados miembros, comprobará a su satisfacción que los sistemas de gestión y control presentados al amparo del artículo 5 cumplen las normas exigidas en el Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el presente Reglamento e informará sobre los obstáculos que impidan lograr unas comprobaciones transparentes del funcionamiento de los Fondos y que dificulten el cumplimiento de las funciones que le competen a la Comisión en virtud del artículo 274 del Tratado. La operatividad de los sistemas deberá examinarse periódicamente.

Artículo 7

1. Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros deberán proporcionar una pista de auditoría suficiente.

2. Se considerará una pista de auditoría suficiente la que permita:

a) comparar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en posesión de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios finales, incluidos, cuando éstos no sean los destinatarios últimos de la ayuda, los organismos o empresas que realicen las operaciones; y

b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos nacionales y comunitarios disponibles.

En el anexo I figura una descripción indicativa de la información necesaria para lograr una pista de auditoría suficiente.

3. La autoridad de gestión se asegurará de los extremos siguientes:

a) que se dispone de procedimientos para garantizar que todos los documentos relacionados con los gastos y los pagos específicos efectuados con ocasión de la intervención y necesarios para obtener una pista de auditoría suficiente se ajusten a lo establecido en el apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el anexo I del presente Reglamento;

b) que se lleva un registro del servicio que los conserve y de su localización; y

c) que se ponen estos documentos a disposición de las personas y organismos que normalmente están facultados para inspeccionar este tipo de documentos.

Estas personas u organismos serán:

i) el personal de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios que tramita las solicitudes de pago,

ii) los servicios que realizan las auditorías de los sistemas de gestión y control,

iii) la persona o el servicio de la autoridad pagadora que se ocupa de certificar las solicitudes de los pagos intermedios y finales con arreglo a los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y la persona o servicio que expide la declaración en virtud de la letra f) del apartado 1 del artículo 38, y

iv) los funcionarios de los servicios de auditoría nacionales y de la Comunidad Europea que hayan sido comisionados para ello.

Podrán exigir que se les entreguen extractos o copias de los documentos o los registros contables a que se refiere el presente apartado.

Artículo 8

La autoridad de gestión o la autoridad pagadora llevará una contabilidad de los importes recuperables de los pagos de ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se recuperen sin retrasos injustificados. Una vez efectuada la recuperación, la autoridad pagadora devolverá los pagos irregulares recuperados, junto con los intereses recibidos en concepto de demora, deduciendo los importes de que se trate de su siguiente declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión, o, si ello fuera insuficiente, efectuando un reintegro a la Comunidad. La autoridad pagadora presentará anualmente a la Comisión, en forma de anexo del cuarto informe trimestral sobre las recuperaciones previsto en el Reglamento (CE) n° 1681/94, una declaración de los importes pendientes de recuperación en esa fecha, clasificados según el año de incoación del procedimiento de recuperación.

CAPÍTULO III

Certificación de gastos

Artículo 9

1. Los certificados de las declaraciones de gastos intermedios y finales a que se refieren los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 los expedirá, según el modelo previsto en el anexo II, una persona o un servicio de la autoridad pagadora que sea funcionalmente independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pago.

2. Antes de certificar una declaración de gastos determinada, la autoridad pagadora comprobará a su satisfacción que se han cumplido los siguientes requisitos:

a) que la autoridad de gestión y los órganos intermedios han cumplido los requisitos del Reglamento (CE) n° 1260/1999, en particular de las letras c) y e) del apartado 1 de su artículo 38 y los apartados 3 y 4 de su artículo 32, y las condiciones de la decisión de la Comisión previstas en el artículo 28 de dicho Reglamento; y

b) que la declaración de gastos sólo comprende gastos:

i) que se hayan efectivamente realizado dentro del período subvencionable establecido por la decisión en forma de gasto por los beneficiarios finales a efectos de los puntos 1.2, 1.3 y 2 de la regla 1 del anexo del Reglamento (CE) n° 1685/2000 de la Comisión(9), y que estén justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente,

ii) correspondientes a operaciones seleccionadas para recibir financiación de la intervención en cuestión de conformidad con sus criterios y procedimientos de selección y que han cumplido las normas comunitarias durante todo el período en el que se realizaron los gastos, y

iii) correspondientes, en su caso, a medidas respecto de las cuales toda la ayuda estatal ha sido autorizada formalmente por la Comisión.

3. A fin que la suficiencia del sistema de control y de la pista de auditoría pueda tenerse siempre en cuenta antes de que se presente una declaración de gastos a la Comisión, la autoridad de gestión velará por que la autoridad pagadora sea informada de los procedimientos utilizados por ella y por los órganos intermedios para:

a) comprobar la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y la realidad del gasto declarado;

b) garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable; y

c) mantener una pista de auditoría.

4. Cuando la autoridad de gestión y la autoridad pagadora sean o pertenezcan al mismo organismo, este último se cerciorará de que se apliquen procedimientos que ofrezcan unos requisitos de control equivalentes a los previstos en los apartados 2 y 3.

CAPÍTULO IV

Controles por muestreo

Artículo 10

1. Los Estados miembros organizarán controles de las operaciones basándose en una muestra suficiente, con el fin de:

a) comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control existentes;

b) comprobar selectivamente, en función de análisis de riesgos, las declaraciones de gastos realizadas en los diferentes niveles de que se trate.

2. Los controles realizados antes del término de cada intervención incluirán al menos el 5 % del gasto subvencionable total y se basarán en una muestra representativa de las operaciones aprobadas, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3. Los Estados miembros procurarán distribuir regularmente los controles a lo largo del período en cuestión. Asimismo garantizarán una adecuada separación de funciones entre los controles y los procedimientos de ejecución o de pago relativos a esas operaciones.

3. Para la selección de la muestra de operaciones que deban ser objeto de controles se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) la necesidad de controlar operaciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;

b) cualesquiera factores de riesgo que hayan sido determinados mediante controles nacionales o comunitarios;

c) la concentración de operaciones en determinados órganos intermedios y determinados beneficiarios finales, de modo que los principales órganos intermedios y beneficiarios finales se sometan al menos a un control antes del término de cada intervención.

Artículo 11

Mediante los controles, los Estados miembros procurarán verificar lo siguiente:

a) la aplicación práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control;

b) respecto de un número suficiente de documentos contables, la correspondencia de éstos con los justificantes que estén en posesión de los organismos intermedios, de los beneficiarios finales y, de los organismos o empresas que realicen las operaciones;

c) la existencia de una pista de auditoría suficiente;

d) respecto de un número suficiente de gastos, que la naturaleza de éstos y el momento en que se realizaron se ajustan a las disposiciones comunitarias y guardan relación con los pliegos de condiciones aprobados de la operación y con las obras efectivamente realizadas;

e) que el destino efectivo o previsto de la operación se ajusta a la descripción efectuada en la solicitud de cofinanciación comunitaria;

f) que las contribuciones financieras comunitarias están dentro de los límites previstos en el artículo 29 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y cualesquiera otras disposiciones comunitarias aplicables y se abonan a los beneficiarios finales sin reducciones ni retrasos injustificados;

g) que se ha aportado efectivamente la cofinanciación nacional pertinente; y

h) que las operaciones cofinanciadas se han realizado de acuerdo con las normas y políticas comunitarias como dispone el artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.

Artículo 12

Los controles deberán determinar si los problemas que surjan son sistemáticos y comportan un riesgo para otras operaciones realizadas por el mismo beneficiario final o administradas por la misma autoridad de gestión u órgano intermedio. Deberán asimismo determinar las causas de tales situaciones, los exámenes complementarios que puedan exigirse y las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.

Artículo 13

Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, y por primera vez el 30 de junio de 2001, acerca de la aplicación de los artículos 10 a 12 durante el año natural anterior y, además, completarán o actualizarán en su caso la descripción de los sistemas de gestión y control que hayan comunicado con arreglo al artículo 5.

Artículo 14

Las disposiciones del presente Capítulo se aplicarán, mutatis mutandis, a los importes recuperables a que se refiere el artículo 8.

CAPÍTULO V

Declaración al término de la intervención

Artículo 15

La persona o el servicio designado para establecer las declaraciones al término de la intervención a que se refiere la letra f) del apartado 1 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 tendrá una función independiente:

a) de la autoridad de gestión designada;

b) del servicio o de la persona de la autoridad pagadora encargado de expedir los certificados contemplados en el apartado 1 del artículo 9;

c) de los órganos intermedios.

Efectuará su examen de acuerdo con normas de auditoría aceptadas internacionalmente. Las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios le facilitarán toda la información exigida y le permitirán acceder a todos los registros y justificantes necesarios para establecer la declaración.

Artículo 16

Las declaraciones se basarán en un examen de los sistemas de gestión y control, de los controles ya realizados y, en caso necesario, en un control sobre una muestra adicional de transacciones. La persona o el servicio que expida la declaración realizará todas las comprobaciones necesarias para obtener garantías suficientes de que el certificado de gastos es correcto y de que las transacciones subyacentes son legales y regulares.

Las declaraciones se establecerán basándose en el modelo indicativo que figura en el anexo III e irán acompañadas de un informe que incluya todos los datos pertinentes en los que se base la declaración y de un resumen de las conclusiones de los controles efectuados por los órganos nacionales y comunitarios a los cuales la persona o el servicio que la establezca haya tenido acceso.

Artículo 17

Si la comprobación de importantes fallos de gestión o control o de una frecuencia elevada de irregularidades no permite garantizar plenamente la validez de la solicitud de pago del saldo y del certificado final de gastos, la declaración mencionará estas circunstancias e incluirá una evaluación de la amplitud del problema y de sus repercusiones financieras.

En tal caso, la Comisión podrá pedir que se realice un nuevo control con el fin de determinar y corregir las irregularidades en un plazo determinado.

CAPÍTULO VI

Forma y contenido de la información contable que se debe conservar y comunicar a la Comisión previa solicitud

Artículo 18

1. Las informaciones contables de las operaciones a las que hace referencia el anexo I deberán, en la medida de lo posible, presentarse en forma de registros informáticos. Dichas informaciones deberán ponerse a disposición a la Comisión previa solicitud específica de forma que le permita efectuar controles documentales y físicos, sin perjuicio de las obligaciones en materia de comunicación de las actualizaciones de los planes de financiación prevista en la letra c) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las informaciones financieras del articulo 32 de dicho Reglamento.

2. La Comisión acordará con cada Estado miembro el contenido de los datos informáticos que deban poner a disposición con arreglo al apartado 1, los medios de comunicación de los datos y la duración del período necesario para poner a punto el sistema informático exigido, teniendo cuenta el acuerdo a que se refiere la letra e) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999. En los anexos IV y V indican el alcance de las informaciones que pueden ser solicitadas así como las especificaciones técnicas preferidas por la Comisión para la transmisión de ficheros informáticos.

3. A petición escrita de la Comisión, los Estados miembros le presentarán los datos mencionados en el apartado 1 en un plazo de diez días hábiles tras la recepción de la solicitud. Podrá convenirse un plazo diferente entre la Comisión y los Estados miembros, en particular cuando los datos no estén disponibles en registros informáticos.

4. La Comisión garantizará la confidencialidad y la seguridad de los datos enviados por los Estados miembros o recogidos por ella durante la realización de inspecciones sobre el terreno, de conformidad con el artículo 287 del Tratado y las normas de la Comisión sobre la utilización de la información y el acceso a ella.

5. Sin perjuicio de las normativas nacionales pertinentes, los funcionarios de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos preparados con vistas a los controles previstos en el presente Reglamento o tras la realización de tales controles, así como a los datos mantenidos, e incluso los almacenados en los sistemas informáticos.

CAPÍTULO VII

Disposiciones generales y finales

Artículo 19

En los supuestos de formas de intervención en las que haya beneficiarios en más de un Estado miembro, los Estados miembros de que se trate deberán acordar con los otros las disposiciones comunes necesarias para asegurar una buena gestión financiera, teniendo en cuenta las normativas nacionales, e informarán a la Comisión de esas disposiciones. La Comisión y los Estados miembros de que se trate se prestarán la ayuda administrativa necesaria.

Artículo 20

Las disposiciones del presente Reglamento se entenderán sin perjuicio de la obligación de los Estados miembros, de conformidad con Reglamento (CE) n° 1260/1999, de comunicar a la Comisión las informaciones necesarias que le permitan evaluar los planes, incluidas las informaciones sobre las medidas tomadas en relación con el apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento, ni para el derecho de la Comisión de solicitar las informaciones complementarias necesarias antes de adoptar las decisiones previstas en el artículo 28 del Reglamento.

Artículo 21

Las disposiciones del presente Reglamento no constituirán obstáculo para que los Estados miembros apliquen normas más estrictas que las establecidas en el mismo.

Artículo 22

Queda derogado el Reglamento (CE) n° 2064/97.

No obstante, sus disposiciones seguirán siendo aplicables a las intervenciones acordadas para el período de programación 1994-1999, con arreglo al Reglamento (CEE) n° 2052/88.

Artículo 23

El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 2 de marzo de 2001.

Por la Comisión

Michel Barnier

Miembro de la Comisión

(1) DO L 161 de 26.6.1999, p. 1.

(2) DO L 290 de 23.10.1997, p. 1.

(3) DO L 298 de 7.11.1998, p. 15.

(4) DO L 185 de 15.7.1988, p. 9.

(5) DO L 337 de 24.12.1994, p. 11.

(6) DO L 83 de 27.3.1999, p. 1.

(7) DO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(8) DO L 178 de 12.7.1994, p. 43.

(9) DO L 193 de 29.7.2000, p. 39.

ANEXO I

LISTA INDICATIVA DE LA INFORMACIÓN EXIGIDA PARA LA PISTA DE AUDITORÍA SUFICIENTE (artículo 7)

La pista de auditoría será suficiente, de acuerdo con el apartado 2 del artículo 7, cuando respecto de una intervención determinada se cumpla lo siguiente:

1) Los registros contables que lleven las instancias de gestión apropiadas facilitarán información pormenorizada sobre los gastos efectivamente realizados para cada operación cofinanciada por los beneficiarios finales, incluidos, cuando éstos no sean los destinatarios últimos de la ayuda, los organismos o empresas que realicen las operaciones. Dichos registros indicarán la fecha de su creación, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha y el método de pago. Se adjuntarán los documentos necesarios (facturas, etc.).

2) Tratándose de partidas de gastos que sólo se refieran parcialmente a una operación cofinanciada, se demostrará la exactitud de la distribución del gasto entre la operación cofinanciada y las demás operaciones. Lo mismo se aplicará a otros tipos de gastos considerados subvencionables únicamente dentro de ciertos límites o en proporción a otros costes.

3) El pliego de condiciones y el plan de financiación de la operación, los informes de situación y los documentos relativos a la autorización de la ayuda y a los procedimientos de licitación y otorgamiento de contratos, así como los informes de las verificaciones realizadas sobre los bienes y servicios objeto de cofinanciación, se conservarán también en las instancias de gestión apropiadas.

4) En las declaraciones sobre los gastos realizados efectivamente en operaciones cofinanciadas, que se presenten a órganos intermedios situados entre el beneficiario final o el organismo o empresa que lleve a cabo la operación y la autoridad pagadora, la información a que se refiere el punto 1 se reunirá en una declaración pormenorizada de gastos que agrupe, por cada operación, todas las partidas de gasto con el fin de calcular el importe total certificado. Las declaraciones pormenorizadas de gastos constituirán los justificantes de los registros contables de los órganos intermedios.

5) Los órganos intermedios conservarán registros contables de cada operación y de los importes totales de los gastos certificados por los beneficiarios finales. Los órganos intermedios que informen directamente a la autoridad pagadora designada en virtud de la letra o) del artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 le presentarán una lista de las operaciones aprobadas por cada intervención en la que se especifique de manera detallada cada una de las operaciones, indicando el beneficiario final, la fecha de aprobación de la subvención, los importes comprometidos y pagados, el periodo de gastos y los gastos totales por medida y subprograma o prioridad. Esta información constituirá la documentación justificativa de los registros contables de la autoridad pagadora y será la base para la preparación de las declaraciones de gastos que deban presentarse a la Comisión.

6) En el caso de los beneficiarios finales que informen directamente a la autoridad pagadora, las declaraciones pormenorizadas de gastos a que se refiere el punto 4 constituirán los justificantes de los registros contables de la autoridad pagadora, la cual es responsable de la elaboración de la lista de operaciones cofinanciadas a que se refiere el punto 5.

7) Cuando haya más de un órgano intermedio entre el beneficiario final o el organismo o empresa que lleve a cabo la operación y la autoridad pagadora, cada órgano intermedio pedirá al órgano inferior, para su ámbito de responsabilidad, declaraciones pormenorizadas de gastos que utilizará como justificantes de sus propios registros contables, en función de los cuales facilitará al órgano superior al menos un resumen de los gastos efectuados para cada operación.

8) En el caso de envío informatizado de datos contables, todas las autoridades u órganos interesados deberán obtener de los niveles inferiores suficiente información que les permita justificar sus registros contables y las sumas notificadas a los niveles superiores, de modo que se garantice una pista de auditoría satisfactoria desde los importes totales notificados a la Comisión hasta las partidas de gastos y los justificantes de los beneficiarios finales y de los órganos y empresas que realicen las operaciones.

ANEXO II

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ANEXO III

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ANEXO IV

1. INFORMACIÓN SOBRE OPERACIONES QUE DEBE FACILITARSE A LA COMISIÓN SI ASÍ LO SOLICITA PARA LA REALIZACIÓN DE CONTROLES DOCUMENTALES Y SOBRE EL TERRENO

Entre los datos solicitados podrán incluirse los siguientes, cuyo contenido preciso será objeto de un acuerdo con el Estado miembro respecto del Fondo en cuestión (regional, social, sección de orientación del FEOGA, pesca). Los números de campo representan la estructura de registro preferida cuando se compilen ficheros informáticos para enviarlos a la Comisión(1).

A. DATOS SOBRE OPERACIONES (según la decisión de aprobación de ayuda)

Campo 1. Código CCI del programa operativo o del documento único de programación: (véase "Código común de identificación")

Campo 2. Nombre del programa operativo o del documento único de programación

Campo 3. Código de la prioridad (o asistencia técnica)

Campo 4. Nombre de la prioridad (o asistencia técnica)

Campo 5. Código del componente del programa (medida, submedida, actuación, etc.)

Campo 6. Nombre del componente del programa (medida, submedida, actuación, etc.)

Campo 7. Fondo Estructural

Campo 8. Autoridad pagadora

Campo 9. Autoridad de gestión

Campo 10. Organismo u organismos intermedios (que no sean la autoridad de gestión) a los que el beneficiario final declara el gasto

Campo 11. Código de la operación(2)

Campo 12. Nombre de la operación

Campo 13. Nombre de la región o zona donde se ubica o realiza la operación

Campo 14. Código de región o zona

Campo 15. Breve descripción de la operación

Campo 16. Inicio del período de vigencia del gasto

Campo 17. Fin del período de vigencia del gasto

Campo 18. Organismo que aprueba la ayuda(3)

Campo 19. Fecha de aprobación

Campo 20. Número de referencia del beneficiario final(4)

Campo 21. Número de referencia del organismo o empresa responsable ante el beneficiario final de la realización de la operación (si no es el beneficiario final)

Campo 22. Moneda (si no es en euros)

Campo 23. Coste total de la operación(5)

Campo 24. Coste total subvencionable de la operación(6)

Campo 25. Gasto para cofinanciación(7)

Campo 26. Contribución comunitaria

Campo 27. Contribución comunitaria en % (si se registra además del campo 26)

Campo 28. Financiación pública nacional

Campo 29. Financiación pública nacional central

Campo 30. Financiación pública nacional regional

Campo 31. Financiación pública nacional local

Campo 32. Otra financiación pública nacional

Campo 33. Financiación privada

Campo 34. Financiación del BEI

Campo 35. Otra financiación

Campo 36. Intervención por categoría y subcategoría de acuerdo con la sección 3 del presente anexo

Campo 37. Situación en zonas urbanas o rurales(8)

Campo 38. Efectos en el medio ambiente(9)

Campo 39. Efectos en la igualdad de oportunidades(10)

Campo 40. Indicador(11)

Campo 41. Unidad de medida del indicador

Campo 42. Valor de objetivo del indicador de la operación.

B. GASTO DECLARADO DE LA OPERACIÓN

La información solicitada podrá limitarse a los registros de gasto declarado por operación por el beneficiario final (sección 1). Mediante acuerdo con el Estado miembro, la información solicitada podrá referirse a registros de pagos individuales efectuados por el beneficiario final o por el organismo o la empresa que realice la operación, si no es el beneficiario final (sección 2).

1. Gasto declarado por el beneficiario final para su inclusión en las declaraciones de gasto a la Comisión

Campo 43. Código de la operación (= campo 11)

Campo 44. Nombre de la operación (= campo 12)

Campo 45. Número de referencia de la solicitud de pago

Campo 46. Gasto declarado subvencionable con vistas a la cofinanciación

Campo 47. Contribución comunitaria

Campo 48. Contribución comunitaria en % (si se registra además del campo 47)

Campo 49. Financiación pública nacional

Campo 50. Financiación pública nacional central

Campo 51. Financiación pública nacional regional

Campo 52. Financiación pública nacional local

Campo 53. Otra financiación pública nacional

Campo 54. Financiación privada

Campo 55. Financiación del BEI

Campo 56. Otra financiación

Campo 57. Nombre del organismo que declara el gasto si no es el beneficiario final(12)

Campo 58. Fecha de contabilización (fecha de creación del registro)(13)

Campo 59. Ubicación de los justificantes pormenorizados de la solicitud presentada por el beneficiario final(14)

Campo 60. Inicio del período en el que se realiza el gasto

Campo 61. Final del período en el que se realiza el gasto

Campo 62. Ingresos deducidos del gasto declarado, en su caso

Campo 63. Correcciones financieras deducidas de la solicitud, en su caso

Campo 64. Gasto declarado y certificado por la autoridad pagadora (euros)

Campo 65. Fecha de la declaración del gasto por la autoridad pagadora

Campo 66. Índice o índices en euros aplicados(15)

Campo 67. Fecha de cualquier verificación sobre el terreno

Campo 68. Organismo que realiza la verificación sobre el terreno

Campo 69. Indicador(16) (= 40)

Campo 70. Unidad de medida del indicador (= 41)

Campo 71. Grado de consecución del objetivo por operación en la fecha de declaración ( %)

Campo 72. Grado de consecución del objetivo por operación en la fecha de declaración comparado con los avances previstos de acuerdo con el plan inicial (%)

2. Datos sobre pagos individuales efectuados por el beneficiario final o el organismo o la empresa que realicen la operación (mediante acuerdo)

Campo 73. Importe del pago

Campo 74. Número de referencia del pago

Campo 75. Fecha del pago(17)

Campo 76. Fecha de contabilización(18)

Campo 77. Ubicación de los justificantes pormenorizados para el pago por el beneficiario final(19)

Campo 78. Beneficiario (proveedor de bienes y servicios; contratista): nombre

Campo 79. Beneficiario: número de referencia.

2. CLASIFICACIÓN DE LOS ÁMBITOS DE INTERVENCIÓN

A. Ámbitos de intervención

La lista de los ámbitos de intervención de los Fondos Estructurales que figura a continuación se basa en el artículo 36 del Reglamento (CE) no 1260/1999 y se ha elaborado para ayudar a los servicios de la Comisión a informar sobre las actividades de esos Fondos.

Además de utilizarse en los informes anuales sobre los Fondos Estructurales y de contribuir a una comunicación más transparente sobre las políticas comunitarias, ese tipo de información desglosada por categorías es necesaria para que la Comisión pueda dar respuesta a las peticiones de información que recibe de las instituciones comunitarias, de los Estados miembros y de los ciudadanos.

Esta clasificación por categorías forma parte de las actividades de gestión e información relacionadas con los programas y no tiene por objeto sustituir a la clasificación en la que se basan las prioridades de los programas o los efectos específicos determinados y medidos durante los ejercicios de evaluación.

Al concebir las medidas que se incluirán en los programas de los Fondos Estructurales, los Estados miembros conservan la posibilidad de utilizar una clasificación que se adapte mejor a su propia situación nacional y regional, que podrá basarse, si así lo desean, en la clasificación de la Comisión. Ahora bien, es importante que la Comisión esté en condiciones de elaborar resúmenes sobre las actividades de los Fondos en función de los diferentes ámbitos de intervención. Así, el complemento de programación debe mostrar el vínculo entre cada medida y la correspondiente categoría de la lista de la Comisión. Este vínculo podría conseguirse, por ejemplo, aplicando el código apropiado a cada medida o aclarando la correspondencia entre los códigos nacionales y las categorías de la Comisión. Además, este vínculo debería aparecer en los informes anuales sobre la aplicación de los programas.

La lista, que no es nueva, se basa en las catorce categorías básicas utilizadas por los Estados miembros en los programas del objetivo no 1 durante el ejercicio de adicionalidad del período de programación anterior.

B. Información adicional

En el contexto de la gestión financiera de las operaciones, la Comisión ha indicado el tipo de información que deben facilitar los Estados miembros. En concreto se trata de saber si un proyecto:

1) se sitúa en una zona a) urbana, b) rural o c) carece de delimitación geográfica;

2) se centra fundamentalmente en el medio ambiente, b) es positivo en materia de medio ambiente, c) es neutro en materia de medio ambiente;

3) se centra principalmente en la igualdad entre ambos sexos, b) es positivo en lo tocante a la igualdad entre hombres y mujeres o c) es neutro respecto a esa igualdad.

La existencia de esa información en el contexto de la gestión financiera y la exigencia de utilizar la clasificación siguiente permitirá a la Comisión satisfacer las necesidades de los ciudadanos europeos.

3. CLASIFICACIÓN

1. Entorno productivo

11 Agricultura

111 Inversiones en las explotaciones agrarias

112 Instalación de jóvenes agricultores

113 Formación profesional específica para la agricultura

114 Mejora de la transformación y comercialización de los productos agrícolas

12 Silvicultura

121 Inversiones en silvicultura

122 Mejora de la cosecha, transformación y comercialización de productos forestales

123 Fomento de nuevas salidas comerciales para la utilización y la comercialización de productos forestales

124 Creación de asociaciones de silvicultores

125 Reconstitución del potencial de producción silvícola dañado por catástrofes naturales e introducción de mecanismos de prevención

126 Forestación de terrenos no agrícolas

127 Mejora y conservación de la estabilidad ecológica de los bosques protegidos

128 Formación profesional específica para la silvicultura

13 Promoción de la adaptación y el desarrollo de las zonas rurales

1301 Mejora del suelo

1302 Concentración parcelaria

1303 Creación de servicios de sustitución en las explotaciones y servicios de ayuda a la gestión

1304 Comercialización de productos agrícolas de calidad

1305 Servicios básicos para la economía y población rurales

1306 Renovación y desarrollo de pueblos y protección y conservación del patrimonio rural

1307 Diversificación de las actividades agrícolas y de actividades próximas a la agricultura, con el fin de crear actividades múltiples o ingresos adicionales

1308 Gestión de los recursos hídricos agrícolas

1309 Desarrollo y mejora de la infraestructura relacionada con el desarrollo de la agricultura

1310 Incentivo de actividades turísticas

1311 Incentivo de la artesanía en las explotaciones agrarias

1312 Protección del medio ambiente en relación con el suelo, la silvicultura y la conservación del paisaje, así como la mejora del bienestar de los animales

1313 Reconstitución del potencial de producción agrícola dañado por catástrofes naturales e introducción de mecanismos de prevención adecuados

1314 Ingeniería financiera

14 Pesca

141 Reajuste del esfuerzo pesquero

142 Renovación y modernización de la flota pesquera

143 Transformación, comercialización y promoción de los productos de la pesca

144 Acuicultura

145 Equipamiento de los puertos pesqueros y protección y desarrollo de los recursos pesqueros

146 Medidas socioeconómicas y ayudas al cese temporal de actividad y otras compensaciones financieras

147 Medidas a cargo de profesionales, la pequeña pesca costera y la pesca interior

148 Medidas financiadas por otros Fondos Estructurales (FEDER, FSE)

15 Ayudas a las grandes organizaciones empresariales

151 Inversiones materiales (instalaciones y equipos, cofinanciación de las ayudas estatales)

152 Tecnologías ecológicas, tecnologías para energías limpias y económicas

153 Servicios de asesoría a las empresas (incluidas internacionalización, exportación y gestión medioambiental, adquisición de tecnología)

154 Servicios a los interesados (seguridad e higiene, atención a personas dependientes)

155 Ingeniería financiera

16 Ayudas a las PYME y a las empresas artesanales

161 Inversiones materiales (instalaciones y equipos, cofinanciación de ayudas estatales)

162 Tecnologías ecológicas, tecnologías para energías limpias y económicas

163 Servicios de asesoría a las empresas (información, planes empresariales, servicios de asesoría, comercialización, gestión, diseño, internacionalización, exportación, gestión medioambiental y adquisición de tecnología)

164 Servicios comunes a las empresas (parques empresariales, viveros de empresas, animación, servicios de promoción, creación de redes, conferencias, ferias comerciales)

165 Ingeniería financiera

166 Servicios de apoyo a la economía social (atención a personas dependientes, seguridad e higiene, actividades culturales)

167 Formación profesional específica para las PYME y el artesanado

17 Turismo

171 Inversiones materiales (centros de información, alojamientos, restauración e instalaciones)

172 Inversiones inmateriales (desarrollo y prestación de servicios turísticos, actividades deportivas, culturales y recreativas, patrimonio)

173 Servicios comunes a las empresas del sector turístico (incluidas las actividades de promoción, creación de redes, conferencias y ferias comerciales)

174 Formación profesional específica para el turismo

18 Investigación, desarrollo tecnológico e innovación (I+DTI)

181 Proyectos de investigación en universidades y centros de investigación

182 Innovación y transferencia de tecnología, creación de redes y asociaciones entre empresas y/o centros de investigación

183 Infraestructuras de I+DTI

184 Formación de investigadores

2. Recursos humanos

21 Políticas del mercado laboral

22 Integración social

23 Fomento de la educación y de la formación profesional no vinculadas a un sector específico (individuos, empresas)

24 Adaptabilidad, espíritu de empresa e innovación, tecnologías de la información y comunicación (individuos, empresas)

25 Medidas positivas en favor de las mujeres en el mercado laboral

3. Infraestructuras básicas

31 Infraestructuras de transportes

311 Ferrocarril

312 Carreteras

3121 Carreteras nacionales

3122 Carreteras regionales/locales

3123 Carriles para bicicletas

313 Autopistas

314 Aeropuertos

315 Puertos

316 Vías navegables

317 Transportes urbanos

318 Transportes multimodales

319 Sistemas de transporte inteligentes

32 Infraestructuras de telecomunicaciones y sociedad de la información

321 Infraestructuras básicas

322 Tecnologías de la información y de la comunicación (incluidas seguridad y prevención de riesgos)

323 Servicios y aplicaciones para el ciudadano (sanidad, administración, educación)

324 Servicios y aplicaciones para las PYME (comercio y transacciones electrónicos, educación, formación, establecimiento de redes)

33 Infraestructuras energéticas (producción y distribución)

331 Electricidad, gas, derivados del petróleo y combustibles sólidos

332 Fuentes de energía renovables (solar, eólica, hidroeléctrica, biomasa)

333 Eficacia energética, producción combinada, control de la energía

34 Infraestructuras medioambientales (incluidos los recursos hídricos)

341 Atmósfera

342 Ruido

343 Residuos urbanos e industriales (incluidos los residuos clínicos y los peligrosos)

344 Agua potable (recogida, almacenamiento, distribución y tratamiento)

345 Aguas residuales y depuración

35 Ordenación y rehabilitación

351 Mejora y rehabilitación de zonas industriales y militares

352 Rehabilitación de zonas urbanas

353 Protección, mejora y regeneración del medio ambiente

354 Preservación y restauración de bienes culturales

36 Infraestructuras sociales y sanitarias

4. Varios

41 Asistencia técnica y medidas innovadoras (FEDER, FSE, FEOGA, IFOP)

411 Preparación, ejecución, seguimiento, publicidad

412 Evaluación

413 Estudios

414 Medidas innovadoras

415 Información al ciudadano.

(1) Véanse las instrucciones para la compilación de ficheros informáticos en el punto 2 del anexo V.

(2) Una "operación" es un proyecto o actuación realizada por el "beneficiario final" o, cuando éste no sea el destinatario último de los fondos, por un organismo o empresa actuando bajo su responsabilidad, que afecta a actividades semejantes y que normalmente es objeto de una única decisión de aprobación de ayuda. Se exige información sobre cada operación en lugar de información agregada sobre las actividades de los beneficiarios finales que no se encarguen directamente de las operaciones [véase el anexo I del presente Reglamento y los puntos 1.2, 1.3 y 2 de la regla 1 del anexo al Reglamento (CE) no 1685/2000 sobre elegibilidad del gasto]. Sin embargo, en los casos de regímenes de ayudas con múltiples pequeños beneficiarios, el envío de la información agregada puede ser acordada.

(3) Véase el punto 3 del anexo I.

(4) Tal como se designan en el párrafo tercero del apartado 1 del artículo 32 del Reglamento (CE) no 1260/1999 para la declaración del gasto.

(5) Incluidos los costes no subvencionables excluidos de la base utilizada para calcular la financiación pública.

(6) Costes incluidos en la base utilizada para calcular la financiación pública.

(7) Apartado 2 del artículo 29 del Reglamento (CE) no 1260/1999.

(8) La situación de la operación es a) urbana, b) rural o c) no está geográficamente delimitada.

(9) La operación a) tiene el medio ambiente como objetivo principal, b) es favorable para el medio ambiente, c) es neutra para el medio ambiente.

(10) La operación a) tiene la igualdad de sexos como objetivo principal, b) es positiva en cuanto a la igualdad entre el hombre y la mujer o c) es neutra en lo relativo a esa igualdad.

(11) Deben señalarse los indicadores principales (previo acuerdo con el Estado miembro).

(12) Si el beneficiario final declara el gasto a organismos intermedios o a la autoridad de gestión, que a su vez pasan la solicitud a la autoridad pagadora, la Comisión podrá solicitar datos sobre las declaraciones de gasto en cada nivel para efectuar el seguimiento de la pista de auditoría (véase el punto 5 del anexo I).

(13) Punto 1 del anexo I.

(14) Pista de auditoría: punto 8 del anexo I.

(15) Señálese el índice aplicado por cada importe declarado por el beneficiario final, si se han efectuado varias declaraciones.

(16) Principales indicadores de seguimiento que deben señalarse (previo acuerdo con el Estado miembro).

(17) Punto 1 del anexo I.

(18) Punto 1 del anexo I.

(19) Punto 8 del anexo I.

ANEXO V

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PREFERIDAS PARA LA TRANSMISIÓN A LA COMISIÓN DE LOS FICHEROS INFORMÁTICOS

1. Medios de transmisión

La mayoría de los medios utilizados actualmente pueden ser empleados, sobre la base de un acuerdo con la Comisión. Una lista no exhaustiva de los medios preferidos por la Comisión para la transmisión se adjunta a continuación:

1) Soportes magnéticos

- Disco flexible: 3,5 pulgadas 1,4 Mb (Dos/Windows)

compresión optativa en formato ZIP

- Cartucho DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

2) Transmisión electrónica de ficheros

- comunicación directa mediante correo electrónico

ficheros de 5 Mb o menos

compresión optativa en formato ZIP

- transmisión mediante FTP

compresión optativa en formato ZIP.

2. Norma preferida para la elaboración de extractos de los ficheros informáticos de que disponen los Estados miembros

La norma preferida para los ficheros tiene las características siguientes:

1) Todo registro comenzará con un código de tres caracteres que permita identificar la información que contiene. Hay dos tipos de registros:

a) los registros de operación, que se identifican mediante el código "PRJ", incluyen información general sobre las operaciones. Sus atributos (campos 1 a 42) se describen en el punto 1.A del anexo IV;

b) los registros de gasto, que se identifican mediante el código "PAY", incluyen información pormenorizada sobre los gastos relativos a las operaciones. Sus atributos (campos 43 a 79) se describen en el punto 1.B del anexo IV.

2) Los registros "PRJ" que contenga información de una operación irán seguidos inmediatamente de varios registros "PAY" que incluyan información sobre los gastos relativos a esa operación, o bien se suministran ficheros separados para los registros "PRJ" y "PAY".

3) Los campos irán separados por un punto y coma (";"). Dos puntos y coma seguidos indica que no hay datos para ese campo ("campo vacío").

4) Los registros tendrán una longitud variable; cada registro se terminará por un código "CR LF" o "Retroceso del carro - Nueva línea" (en hexadecimal: "0D 0A").

5) El fichero estará codificado en ASCII.

6) Campos numéricos que representen importes:

a) símbolo decimal: ".";

b) en caso necesario, el signo ("+" o "-") se colocará en el extremo izquierdo e irá inmediatamente seguido de las cifras;

c) número fijo de decimales;

d) no habrá espacios entre los dígitos ni entre los millares.

7) Campos de fecha: "DDMMAAAA" (día: 2 dígitos, mes: 2 dígitos, año: 4 dígitos).

8) Los datos de tipo texto no irán entrecomillados (""). Obviamente, no se utilizará el signo separador ";" en estos datos.

9) Para todos los campos: no se insertará ningún espacio al comienzo o final del campo.

10) Los ficheros que se ajusten a las normas anteriores se asemejarán a los ejemplos siguientes:

PRJ;1999FI161DO002;Objetivo 1 Eastern Finland;2;Desarrollo Empresarial;1;Ayuda a la Inversión;...

PAY;1234;Parque de Empresas Joensuu;2315;103300;51650;50 %; ...

11) Para los ficheros procedentes de Grecia será perceptiva la codificación ELOT-928 o ISO 8859-7.

3. Documentación

Cada fichero deberá ir acompañado de los totales de control respecto de lo siguiente:

1) número de registros

2) importe total

3) importe de los subtotales de cada intervención.

El significado de los códigos utilizados con los campos se añadirá al fichero.

El importe de los registros del fichero informático por intervención y subprograma (prioridad) deberá corresponder a las declaraciones de pago presentadas a la Comisión. Cualquier discrepancia deberá justificarse en una nota adjunta al fichero.