ES Diario Oficial de la Unión Europea C 45/2

ACTO No 29/2009 DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL DE EUROPOL

de 22 de junio de 2009

por el que establece su Reglamento interno

(Texto pertinente a efectos del EEE)

2010/C 45/02

LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL,

Vista la Decisión del Consejo por la que se crea la Oficina Europea de Policía (Europol) (en lo sucesivo «la Decisión de Europol») (1) y, en particular, el artículo 34, apartado 7, de la misma,

Considerando que compete a la Autoridad Común de Control, por mayoría de dos tercios de sus miembros, establecer su Reglamento interno;

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

ÍNDICE

TÍTULO I Funciones y competencias de la Autoridad Común de Control

Artículo 1 Funciones

Artículo 2 Competencias

Artículo 3 Comités

TÍTULO II Reglamento interno de la Autoridad Común de Control

Artículo 4 Composición

Artículo 5 Presidencia

Artículo 6 Métodos de trabajo

Artículo 7 Acceso público a los documentos

Artículo 8 Control de los locales y expertos

Artículo 9 Procedimiento en caso de infracción

Artículo 10 Actas

Artículo 11 Informe de actividad

TÍTULO III Reglamento interno del Comité de Recursos

Artículo 12 Funciones del Comité de Recursos

Artículo 13 Composición

Artículo 14 Independencia e imparcialidad

Artículo 15 Presidencia

Artículo 16 Representación

Artículo 17 Lenguas

Artículo 18 Instrucción del procedimiento

Artículo 19 Consideración preliminar

Artículo 20 Información adicional

Artículo 21 Acceso al expediente del procedimiento

Artículo 22 Audiencia

Artículo 23 Audiencia de testigos y peritos

Artículo 24 Declaraciones finales

Artículo 25 Actas

Artículo 26 Decisiones y confidencialidad

Artículo 27 Notificaciones

Artículo 28 Costas

Artículo 29 Garantías de procedimiento

TÍTULO IV Disposiciones finales

Artículo 30 Secretaría

Artículo 31 Confidencialidad

Artículo 32 Presupuesto y gastos

Artículo 33 Modificación del Reglamento interno

Artículo 34 Evaluación

Artículo 35 Entrada en vigor del Reglamento interno

TÍTULO I

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 1

Funciones

1. La Autoridad Común de Control tendrá por función examinar y vigilar, de acuerdo con la Decisión de Europol, la actividad de Europol a fin de garantizar que el almacenamiento, el tratamiento y la utilización de los datos de que disponga Europol no vulneran los derechos de las personas. La Autoridad Común de Control controlará además la licitud de la transmisión de los datos que procedan de Europol (frases primera y segunda del apartado 1 del artículo 34 de la Decisión de Europol).

2. A tal efecto, la Autoridad Común de Control desempeñará las funciones siguientes:

a) examen de las cuestiones relativas: — a la aplicación e interpretación de la Decisión de Europol relativa a las actividades de Europol en relación con el tratamiento y la utilización de datos personales (artículo 34, apartado 3, de la Decisión de Europol), — al control independiente efectuado por las autoridades nacionales de control de los Estados miembros (artículo 34, apartado 3, de la Decisión de Europol), — al ejercicio del derecho de información (artículo 34, apartado 3, de la Decisión de Europol), — a la elaboración de propuestas armonizadas con miras a hallar soluciones comunes a los problemas existentes (artículo 34, apartado 3, de la Decisión de Europol).

b) examen de las órdenes de creación de un fichero de trabajo de análisis (artículo 16, apartado 2, de la Decisión de Europol) y de las decisiones relativas a la conservación del mismo (artículo 16, apartado 3, de la Decisión de Europol);

c) examen de las disposiciones relativas a los mecanismos de control referidos a las consultas de los ficheros de datos automatizados de Europol utilizados para el tratamiento de datos personales (artículo 18 de la Decisión de Europol);

d) el examen, a petición de cualquier persona, de la legalidad y la precisión de la recogida, el almacenamiento, el tratamiento y el uso de datos personales efectuados por Europol (artículo 30, apartado 7, de la Decisión de Europol);

e) asesoramiento sobre: — el establecimiento de un nuevo sistema de tratamiento de datos personales (artículo 10, apartado 2, de la Decisión de Europol); — las medidas necesarias para la aplicación adecuada del artículo 25 de la Decisión de Europol (artículo 25, apartado 7, de la Decisión de Europol) — las condiciones relativas al tratamiento de los datos a los efectos citados en el artículo 10, apartado 4, de la Decisión de Europol (artículo 10, apartado 4, de la Decisión de Europol); — los procedimientos relativos a la forma de organización de la función de índice, incluidas las condiciones de acceso a dicha función contempladas en el artículo 15, apartado 4, de la Decisión de Europol (artículo 15, apartado 4, de la Decisión de Europol); — las normas de desarrollo relativas a los ficheros de trabajo de análisis mencionados en el artículo 14, apartado 1, de la Decisión de Europol (artículo 14, apartado 1, de la Decisión de Europol); — la normas de desarrollo que rigen las relaciones de Europol con las entidades citadas en el artículo 22, apartado 1, y el artículo 23, apartado 1, de la Decisión de Europol (artículo 26, apartado 1, letra b), de la Decisión de Europol); — las normas aplicables al contenido y a los procedimientos de celebración de memorandos de acuerdo citadas en el artículo 25, apartado 3, letra c), inciso ii) (artículo 26, apartado 2, de la Decisión de Europol); — los acuerdos o arreglos de trabajo con las instituciones, las agencias y los organismos de la Unión o de la Comunidad mencionados en el artículo 22, apartado 1, de la Decisión de Europol en lo que se refiere al intercambio de datos personales (artículo 22, apartado 2, de la Decisión de Europol); — los acuerdos mencionados en el artículo 23, apartado 2, de la Decisión de Europol en lo que se refiere al intercambio de datos personales (artículo 23, apartado 2, de la Decisión de Europol); — el memorando de acuerdo citado en el artículo 25, apartado 3, letra c), inciso ii), de la Decisión de Europol (artículo 25, apartado 3, letra c), inciso ii), de la Decisión de Europol);

f) la redacción de informes de actividad a intervalos regulares (artículo 34, apartado 6, de la Decisión de Europol);

g) la cooperación, cuando sea necesario, con otras autoridades de supervisión para el cumplimiento de sus funciones y para contribuir a mejorar la coherencia de la aplicación de las normas y procedimientos del tratamiento de datos (artículo 34, apartado 5, de la Decisión de Europol).

Artículo 2

Competencias

1. Para el desempeño de sus funciones, la Autoridad Común de Control tendrá las competencias establecidas en la Decisión de Europol.

2. En particular, la Autoridad Común de Control estará autorizada a obtener información de Europol, tendrá acceso a todos los documentos y expedientes, así como a los datos almacenados por Europol, y se le concederá libre acceso en todo momento a todas las instalaciones de Europol (artículo 34, apartado 2, de la Decisión de Europol), lo que incluye el acceso a y la información sobre los equipos y programas informáticos, siempre que resulte necesario para el cumplimiento de las funciones de la Autoridad Común de Control. Los detalles podrán concretarse mediante acuerdos entre la Autoridad Común de Control y el Consejo de administración de Europol.

Artículo 3

Comités

1. La Autoridad Común de Control creará el comité al que se refiere el artículo 34, apartado 8, de la Decisión de Europol.

2. La Autoridad Común de Control podrá crear una o varias comisiones internas y determinar su composición y mandato (artículo 34, apartado 9, de la Decisión de Europol).

TÍTULO II

REGLAMENTO INTERNO DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 4

Composición

1. La Autoridad Común de Control estará integrada como máximo por dos miembros o representantes de cada una de las autoridades nacionales de control, que constituirán una delegación. Cada miembro podrá tener un suplente. Los miembros de la Autoridad Común de Control y sus suplentes serán nombrados por cada Estado miembro por períodos de cinco años (artículo 34, apartado 1, de la Decisión de Europol), que podrán renovarse.

2. Los miembros de la Autoridad Común de Control y sus suplentes serán independientes, no estarán sujetos a instrucciones en el desempeño de sus funciones y sólo estarán sometidos a la ley. En particular, no serán al mismo tiempo miembros de otro órgano creado en virtud de la Decisión de Europol, ni miembros del personal de Europol.

En caso de que surja un conflicto de intereses, la persona afectada declarará ese interés y se abstendrá de participar en la discusión y en la decisión correspondientes. Podrá, si fuese necesario, ser excluida por mayoría de los votos emitidos en votación secreta por las delegaciones que asistan a la reunión. La persona de que se trate será escuchada antes de la exclusión, pero no tomará parte en la decisión. Si la persona se retira o es excluida, podrá ser sustituida por su suplente.

3. Sólo podrán nombrarse miembros de la Autoridad Común de Control o suplentes de éstos a personas que posean las capacidades exigidas (artículo 34, apartado 1, de la Decisión de Europol). Se prestará especial atención a los requisitos necesarios con respecto al Comité de recursos.

4. Cuando un miembro de la Autoridad Común de Control no pueda asistir a una reunión podrá ser representado por su suplente.

5. La pertenencia de una persona a la Autoridad Común de Control terminará con su dimisión o con su cese como miembro o representante de la autoridad nacional de control, a menos que el Estados miembro de que se trate le renueve el nombramiento. El nombramiento de un miembro únicamente podrá revocarse de conformidad con la legislación nacional. Esta disposición se aplicará también a los suplentes.

Artículo 5

Presidencia

1. La Autoridad Común de Control elegirá a un presidente y a un vicepresidente entre sus miembros por mayoría de dos tercios de los votos emitidos en votación secreta por las delegaciones que asistan a la reunión. El vicepresidente no podrá ser miembro de la delegación del presidente. Si ninguno de los candidatos logra la mayoría requerida en primera votación, se celebrará una segunda votación para elegir entre los dos candidatos que hayan obtenido mayor número de votos. El presidente y el vicepresidente serán elegidos por un mandato de dos años. Podrán ser reelegidos para un segundo mandato de un año.

2. El presidente representará a la Autoridad Común de Control y presidirá sus reuniones. Cuidará de su correcto funcionamiento. Convocará las reuniones de la Autoridad Común de Control y determinará el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Abrirá y clausurará las reuniones. Elaborará el orden del día provisional y velará por la ejecución de las decisiones tomadas por la Autoridad Común de Control.

3. El vicepresidente actuará como presidente si éste no puede asistir. En caso de ausencia del vicepresidente actuará como tal el miembro de mayor edad. Hasta la elección del presidente, el miembro de mayor edad convocará y presidirá la primera reunión de la Autoridad Común de Control.

4. Con objeto de preparar su trabajo sobre un tema determinado, la Autoridad Común de Control podrá nombrar de entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes. Cuando se trate de un asunto urgente, dicho nombramiento podrá hacerlo el presidente en virtud de sus competencias. En tal caso informará inmediatamente de ello a los miembros de la Autoridad Común de Control.

5. El presidente o una mayoría de las delegaciones podrán solicitar la asistencia del director de Europol a las reuniones e invitar a miembros del personal de Europol, expertos nacionales, funcionarios de enlace y otras personas, a que asistan a las reuniones.

Artículo 6

Métodos de trabajo

1. La Autoridad Común de Control se reunirá al menos cuatro veces al año. Se reunirá además por iniciativa del presidente y siempre que tres delegaciones, como mínimo, presenten una propuesta escrita motivada o formulen una propuesta oral en una reunión anterior. El presidente del Consejo de administración y el director de Europol podrán proponer la inclusión de puntos en el orden del día y la convocatoria de la Autoridad Común de Control.

2. Con excepción de aquellos casos que el presidente considere urgentes, la convocatoria se comunicará de forma que llegue al menos dos semanas antes de la reunión. La convocatoria incluirá el orden del día provisional y, a menos que la naturaleza de los documentos no lo permita, los documentos necesarios para la reunión. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3. Las reuniones de la Autoridad Común de Control sólo serán efectivas si asisten, como mínimo, dos tercios de las delegaciones. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de las delegaciones que asistan a la reunión, salvo disposición en contrario del presente Reglamento interno. Cada delegación tendrá derecho a un voto. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad.

4. Las reuniones de la Autoridad Común de Control no serán públicas. No obstante, sus documentos serán accesibles al público de conformidad con el artículo 7.

5. La Autoridad Común de Control celebrará sus reuniones basándose en documentos y proyectos redactados en todas las lenguas oficiales de las instituciones de las Comunidades Europeas. Solamente en caso de urgencia podrán admitirse excepciones a esta disposición; sin embargo, las delegaciones tendrán derecho a pedir una traducción a su propia lengua.

6. Las decisiones de la Autoridad Común de Control podrán tomarse por procedimiento escrito siempre que las delegaciones hayan aprobado este procedimiento en una reunión. En casos urgentes, el presidente podrá iniciar el procedimiento escrito. En ambos casos el presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros de la Autoridad Común de Control. Si las delegaciones no recusan el proyecto de decisión, traducido a las respectivas lenguas oficiales, dentro de un plazo especificado por el presidente de al menos catorce días a partir de la recepción, se considerará adoptada la propuesta. Si en un plazo de cinco días hábiles desde la recepción del proyecto de decisión una delegación solicita que la Autoridad Común de Control lo someta a debate oral, el procedimiento escrito se interrumpirá.

Artículo 7

Acceso público a los documentos

1. Cualquier persona física o jurídica tiene derecho a acceder a los documentos de la Autoridad Común de Control, con arreglo a los principios, condiciones y límites que se definen en el presente artículo.

2. Este artículo no se aplica a los documentos relativos a los recursos interpuestos ante el Comité creado de acuerdo con el artículo 34, apartado 8 de la Decisión de Europol.

3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 4 y 5, los documentos serán accesibles al público, bien previa solicitud por escrito, bien directamente en forma electrónica.

4. La Autoridad Común de Control denegará el acceso a un documento si tal denegación se revelara necesaria a fin de:

a) proteger la seguridad y el orden público de los Estados miembros o combatir el delito;

b) proteger los derechos y libertades de terceros,

c) permitir a Europol cumplir debidamente sus funciones;

d) permitir a la Autoridad Común de Control cumplir debidamente sus funciones;

consideraciones éstas que no podrán supeditarse a los intereses del solicitante.

5. Cuando obre en poder de la Autoridad Común de Control un documento recibido de una tercera parte o que contenga información sobre una tercera parte, la Autoridad Común de Control habrá de consultar a dicha tercera parte si procede aplicar una excepción con arreglo al apartado 4, a menos que sea evidente la conveniencia o no de que el documento sea divulgado. El acceso a los documentos recibidos de Europol estará igualmente sujeto a las normas sobre protección del secreto a que se refiere el artículo 40, apartado 1, de la Decisión de Europol.

6. Si las excepciones se aplicaran tan sólo a algunas partes del documento solicitado, se divulgará el resto del documento.

7. Las solicitudes de acceso a un documento deberán formularse en cualquier formato escrito, incluido el electrónico, en una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión Europea y de manera lo suficientemente precisa para permitir a la Autoridad Común de Control identificar el documento de que se trata. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

8. Si una solicitud no es lo suficientemente precisa, la Autoridad Común de Control pedirá al solicitante que aclare la solicitud, y le ayudará a hacerlo.

9. Si la solicitud se refiere a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, la Autoridad Común de Control podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso y equitativo con el solicitante.

10. La Autoridad Común de Control ayudará e informará a los ciudadanos sobre cómo y dónde pueden presentar solicitudes de acceso a los documentos.

11. La Autoridad Común de Control tramitará con prontitud las solicitudes de acceso a los documentos y enviará un acuse de recibo al solicitante. En el plazo de 20 días laborables a partir del registro de la solicitud, el Presidente de la Autoridad Común de Control o bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al apartado 14 dentro de ese plazo, o bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho de presentar una solicitud de seguimiento conforme a lo dispuesto en el apartado 13 del presente artículo.

12. En casos excepcionales, por ejemplo de una solicitud relativa a un documento muy extenso, o cuando haya que consultar a terceros, podrá ampliarse en 20 días laborables el plazo contemplado en el apartado 11, siempre y cuando que se informe previamente al solicitante y se detallen suficientemente los motivos.

13. En un plazo de 20 días laborables tras haber recibido una denegación total o parcial del acceso por parte de la Autoridad Común de Control, el solicitante podrá presentar una solicitud subsiguiente pidiendo a la misma que reconsidere su postura.

14. El acceso a los documentos se efectuará, bien mediante consulta in situ, bien mediante entrega de una copia que podrá ser, cuando existan los medios, copia electrónica, si así lo prefiere el solicitante. Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias de 20 o más páginas A4, sin que éstos excedan nunca el coste real de la realización y del envío de las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios electrónicos será gratuito.

15. Si la Autoridad Común de Control u otras instituciones ya han divulgado el documento y éste es de fácil acceso, la Autoridad Común de Control podrá cumplir su obligación de facilitar el acceso a los documentos informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

Artículo 8

Control de los locales y expertos

1. En el marco de sus competencias con arreglo al artículo 34 de la Decisión de Europol, la Autoridad Común de Control podrá llevar a cabo controles sobre la protección de datos en Europol.

2. La Autoridad Común de Control podrá nombrar a uno o más miembros para que efectúen dichos controles. Cuando la Autoridad Común de Control lo estime necesario, dichos miembros podrán ser asistidos por expertos elegidos únicamente entre los que figuren en una lista de expertos que la Autoridad Común de Control habrá elaborado de antemano y comunicado a Europol. Los expertos de dicha lista procederán de las autoridades nacionales de control y de organismos gubernativos, a menos que no se pueda contar con tales expertos. Todos los expertos tendrán que reunir los requisitos de seguridad aplicables conforme a su legislación nacional.

3. Cuando el presidente considere que un asunto es urgente, podrá nombrar, en virtud de sus competencias, a dichos miembros y expertos. En este caso informará inmediatamente a los miembros de la Autoridad Común de Control.

4. Los miembros de la Autoridad Común de Control encargados de un control informarán a la Autoridad Común de Control de los resultados de su labor.

Artículo 9

Procedimiento en caso de infracción

Si la Autoridad Común de Control advierte que se han infringido las disposiciones de la Decisión de Europol sobre el almacenamiento, el tratamiento o la utilización de datos personales, informará de ello al director de Europol y le solicitará por escrito que responda en un plazo determinado. Si la Autoridad Común de Control considera que la respuesta es insuficiente o que no se ha recibido en el plazo oportuno, o si surge cualquier otra dificultad, someterá la cuestión por escrito al Consejo de administración (artículo 34, apartado 4, del Convenio Europol). El incumplimiento de una resolución definitiva del Comité de recursos se considerará como una violación de la Decisión de Europol.

Artículo 10

Actas

Se levantará acta de todas las reuniones de la Autoridad Común de Control. La Secretaría, bajo la dirección del presidente, preparará los proyectos de acta, que se someterán a la Autoridad Común de Control para que los apruebe en su siguiente reunión. Cada miembro tendrá derecho a hacer que se modifique el proyecto de acta para que refleje los comentarios efectuados por dicho miembro en la reunión.

Artículo 11

Informe de actividad

1. La Autoridad Común de Control elaborará informes de actividad al menos una vez cada dos años. Al menos un mes antes de remitir al Parlamento Europeo y al Consejo el informe de actividad, el Consejo de administración podrá formular su posición, que se adjuntará al informe (artículo 34, apartado 6, de la Decisión de Europol).

2. El informe de actividad la Autoridad Común de Control se remitirá a la comisión competente del Parlamento Europeo al tiempo que se envíe al Consejo.

3. La Autoridad Común de Control publicará su informe de actividad.

TÍTULO III

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE RECURSOS

Artículo 12

Funciones del Comité de Recursos

1. El Comité de Recursos (denominado en lo sucesivo «el Comité») examinará los recursos a que se refiere el artículo 32 de la Decisión de Europol.

2. El Comité adoptará decisiones finales con respecto a las materias mencionadas en el apartado 1.

3. Además de las competencias mencionadas en el artículo 2, apartado 2, el Comité tendrá las competencias que se disponen en el presente capítulo.

Artículo 13

Composición

1. El Comité estará compuesto por un miembro de cada una de las delegaciones que componen la Autoridad Común de Control. Cada miembro tendrá un suplente. Los miembros del Comité y sus suplentes serán nombrados por períodos de cinco años por la Autoridad Común de Control, previa designación de la delegación correspondiente. Su mandato será renovable

2. Los miembros del Comité y sus suplentes deberán poseer las capacidades exigidas para examinar y decidir sobre los recursos a que se refiere el artículo 12, apartado 1; dichas capacidades deberán incluir, entre otras cosas, conocimientos y experiencia jurídica, experiencia en resolución de litigios y experiencia en cuestiones de protección de datos.

3. Cuando un miembro del Comité no pueda asistir a una reunión podrá ser representado por su suplente.

4. La pertenencia de una persona al Comité terminará con su dimisión o con su cese como miembro de la Autoridad Común de Control. Esta disposición se aplicará también a los suplentes.

Artículo 14

Independencia e imparcialidad

1. Los miembros del Comité serán independientes e imparciales, no estarán sujetos a instrucciones de la Autoridad Común de Control ni de nadie, en el ejercicio de sus funciones y sólo estarán sometidos a la ley. Mientras dure su mandato no podrán dedicarse a actividad alguna que sea incompatible con su independencia e imparcialidad como miembros del Comité ni con su necesaria disponibilidad al servicio del Comité. Las actividades que se lleven o se hayan llevado a cabo en nombre de la autoridad nacional de control no se considerarán incompatibles con la pertenencia al Comité. Las disposiciones del presente apartado se aplicarán también a los suplentes.

2. Cuando un miembro del Comité o un suplente haya estado implicado en un asunto de tal manera que puedan suscitarse serias dudas sobre su imparcialidad, o si surge cualquier otra circunstancia que pueda perjudicar la adecuada resolución de un recurso, el miembro o suplente declarará que se encuentra en esa situación y se retirará del asunto.

3. Si un miembro o suplente es recusado por una parte por motivos relacionados con lo dispuesto en los apartados 1 y 2, el Comité oirá a la persona de que se trate y a las otras partes y luego decidirá sobre la impugnación, en ausencia de dicha persona, mediante votación secreta.

4. Si una persona se retira o queda excluida del asunto en virtud del apartado 3, será sustituida por su suplente.

Artículo 15

Presidencia

1. El Comité elegirá entre sus miembros un presidente y un vicepresidente, por mayoría de dos tercios de los votos emitidos en votación secreta por los miembros que asistan a la reunión. Si ninguno de los candidatos logra la mayoría requerida en primera votación, se celebrará una segunda votación para elegir entre los dos candidatos que hayan obtenido mayor número de votos. Ni el presidente ni el vicepresidente de la Autoridad Común de Control podrán ser elegidos ni presidente ni vicepresidente del Comité. Tampoco podrán pertenecer los dos a la misma delegación. El presidente y el vicepresidente serán elegidos para un mandato de dos años. Podrán ser reelegidos para un segundo mandato de un año.

2. El Presidente presidirá las reuniones del Comité. Supervisará el adecuado funcionamiento del Comité. Convocará las reuniones del Comité y fijará la sede, la fecha y la hora de dichas reuniones. Preparará el orden del día provisional.

3. Cuando el presidente no pueda asistir a una reunión lo suplirá el vicepresidente. En ausencia del vicepresidente, actuará como tal el miembro de mayor edad. Hasta la elección del presidente, la primera reunión del Comité será convocada y presidida por el miembro de mayor edad.

4. Con objeto de preparar sus deliberaciones, el Comité podrá nombrar de entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes. En ese caso, el miembro al que se nombre ponente será, en principio, del Estado miembro del que proceda el demandante o, si el demandante no procede de un Estado miembro, del Estado miembro con el que más relación tenga el caso. Cuando se trate de un asunto urgente, el nombramiento podrá hacerlo el presidente en virtud de sus competencias. En tal caso, informará inmediatamente de ello a los miembros del Comité. El ponente examinará el recurso y someterá al Comité un informe sobre su admisibilidad y una propuesta para la prosecución del procedimiento, en particular por lo que se refiere a las medidas preparatorias que sean necesarias.

Artículo 16

Representación

El demandante podrá estar asistido o representado por un abogado u otro asesor. El Comité podrá excluir del procedimiento a un abogado o asesor en caso de falta grave. En caso de que un abogado o asesor sea excluido, el presidente fijará un plazo para que la parte afectada pueda designar otro abogado o asesor; el procedimiento se suspenderá hasta la expiración de dicho plazo. El abogado o asesor deberá presentar una autorización adecuada del demandante en caso de que le sea requerida por el Comité.

Artículo 17

Lenguas

1. El procedimiento se desarrollará en una de las lenguas oficiales de las instituciones de las Comunidades Europeas. El demandante elegirá la lengua oficial en la cual deba desarrollarse el procedimiento. La lengua del procedimiento se utilizará en las declaraciones orales y en la documentación escrita de las partes, así como en las actas y decisiones del Comité.

2. Los documentos escritos en una lengua distinta de la lengua del procedimiento irán acompañados de una traducción a la lengua del procedimiento. En caso de documentos extensos, la traducción presentada podrá limitarse a extractos o resúmenes. En virtud de sus competencias o a solicitud de una parte, el Comité podrá requerir una traducción completa en cualquier momento.

3. Cuando sea necesario, se proporcionarán gratuitamente servicios de interpretación y traducciones a cada miembro del Comité y a las partes. Las decisiones del Comité se traducirán a todas las lenguas oficiales de la Unión Europea.

4. Cuando el demandante no conozca ninguna de las lenguas oficiales de las instituciones de las Comunidades Europeas, podrá presentar la reclamación en otra lengua. El demandante estará obligado a presentar un resumen en una de las lenguas oficiales. El presidente o el ponente deberán encargarse de que la reclamación se traduzca a la lengua elegida.

Artículo 18

Instrucción del procedimiento

1. El recurso deberá interponerse mediante la presentación de una reclamación escrita en la Secretaría de la Autoridad Común de Control en un plazo de tres meses a partir de la recepción, por parte del demandante, de la decisión de Europol. En ausencia de decisión, el recurso deberá interponerse en los tres meses siguientes a la expiración del plazo a que se refieren el apartado artículo 30, apartado 3, y el artículo 31, apartado 5, de la Decisión de Europol. Toda duda con respecto al cumplimiento de los plazos se resolverá en favor del demandante.

2. El demandante deberá exponer sucintamente el fundamento de su reclamación. Debe quedar claro quién reclama, cuál es el objeto de la reclamación y en qué se funda. La reclamación deberá ir acompañada de cualquier documentación que la justifique. El demandante podrá retirar su reclamación en cualquier momento.

3. La Secretaría acusará recibo de la reclamación dentro de un plazo de cuatro semanas y facilitará información general sobre el curso del procedimiento.

4. Si la reclamación no reúne los requisitos establecidos en las frases primera y segunda del anterior apartado 2 y en la segunda frase del artículo 17, apartado 4, la Secretaría invitará al demandante a que rectifique cualquier omisión en el plazo de cuatro semanas.

5. Los recursos que no cumplan los requisitos serán desestimados por el Comité a propuesta del presidente o del ponente. Podrán aceptarse los recursos que no cumplan el plazo mencionado en el apartado 1 cuando se den circunstancias especiales que justifiquen el retraso.

Artículo 19

Consideración preliminar

1. Si la reclamación cumple los requisitos, el Comité la examinará basándose en las siguientes disposiciones y teniendo en cuenta la Decisión de Europol, especialmente sus artículos 30, 31 y 32.

2. Se transmitirá una copia de la reclamación a Europol para que formule sus observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

3. En caso de que un recurso se relacione con una decisión con arreglo a lo dispuesto en los artículos 30 y 31 de la Decisión de Europol, el Comité consultará a las autoridades nacionales de control o al órgano jurisdiccional competente del Estado miembro que haya sido el origen de los datos, o bien al Estado miembro directamente afectado.

4. El Comité podrá decidir, atendiendo a las circunstancias de cada caso, hacer intervenir, además, en el procedimiento del recurso a una o varias unidades nacionales. El demandante y Europol serán informados de dicha decisión. Se transmitirá una copia de las observaciones de Europol y del demandante a las unidades nacionales afectadas, para que puedan formular sus propias observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

5. Cuando se hayan recibido las observaciones o hayan expirado los plazos, una vez recibida la información mencionada en los artículos 20, 22, 23 y 24, el Comité deberá ver la reclamación en los tres meses siguientes.

Artículo 20

Información adicional

1. El Comité podrá pedir al demandante, a Europol, a las unidades nacionales, a las autoridades nacionales de control o a cualquier otra autoridad, que transmitan información, pruebas u observaciones al Comité. Las partes tendrán derecho a hacer sugerencias al Comité acerca de la obtención de pruebas o a solicitar la admisión de pruebas. El Comité aceptará tales sugerencias y solicitudes de admisión en la medida necesaria para el examen del caso.

2. El Comité podrá decidir también que se lleve a cabo una investigación en los locales de Europol. Será asimismo de aplicación el artículo 8.

Artículo 21

Acceso al expediente del procedimiento

1. Todas las partes que lo deseen tendrán acceso al expediente del procedimiento y podrán pedir a la Secretaría de la Autoridad Común de Control que les proporcione extractos o fotocopias, que correrán por cuenta de quien los haya solicitado. Se denegará el acceso cuando sea necesario para:

— permitir a Europol cumplir debidamente sus funciones,

— proteger la seguridad y el orden público de los Estados miembros o efectuar la prevención del delito,

— garantizar que no se pondrá en peligro ninguna investigación nacional,

— proteger los derechos y libertades de terceros,

consideraciones que no pueden supeditarse a los intereses de la persona afectada.

2. Europol, las unidades nacionales y las autoridades nacionales de control podrán indicar en qué medida la información que faciliten no debe transmitirse al demandante, así como las razones de esta restricción. El Comité podrá solicitar que se aduzcan más razones. Si el Comité considera que las razones son aceptables, la información en cuestión será retenida. El Comité sólo podrá resolver en sentido contrario por falta de razones aceptables y si en su seno hay unanimidad al respecto. En tal caso el Comité podrá acordar que se ponga a disposición del demandante un resumen o que se le facilite cierta información.

Artículo 22

Audiencia

1. El Comité oirá a las partes si lo piden. El Comité informará en la debida forma a las partes de su derecho de ser oídas. Este derecho se ejercerá por escrito. A instancia de una de las partes del procedimiento, el Comité podrá decidir que se celebre una vista, en la medida en que se considere necesaria para examinar el caso. El Comité informará debidamente a las partes de su derecho de solicitar una vista. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y éstas tendrán derecho a estar presentes.

2. La vista será pública a menos que el Comité decida, en virtud de sus competencias o a instancia de una de las partes, excluir total o parcialmente al público cuando lo exijan los intereses de la seguridad pública, sobre todo por los motivos a que se refiere el artículo 30, apartado 5, de la Decisión de Europol, o la protección de la intimidad de un individuo o en el grado estrictamente necesario, a juicio del Comité, en circunstancias especiales en que la publicidad pueda perjudicar la debida resolución del recurso. Si un Estado miembro, que sea parte en el procedimiento o Europol solicitan que se excluya al público de la vista, el Comité sólo podrá resolver en contrario si estima que no concurren las razones mencionadas en la primera frase y si en su seno hay unanimidad al respecto.

3. El Comité podrá decidir, a instancia de una parte o por iniciativa propia, oír a una parte sin que otras partes estén presentes, cuando lo considere necesario para garantizar el correcto funcionamiento de Europol, para proteger la seguridad de un Estado miembro, los intereses del demandante o de terceros. Las partes ausentes serán informadas de las actuaciones que hayan tenido lugar en su ausencia.

Artículo 23

Audiencia de testigos y peritos

1. El Comité podrá decidir, a instancia de parte o por iniciativa propia, oír a testigos. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y testigos en cuestión. Se aplicará también lo dispuesto el artículo 22, apartados 2 y 3.

2. Los testigos citados por el Comité tendrán derecho al reembolso de todos sus gastos de viaje y alojamiento y a que se les indemnice, en el grado que el Comité considere equitativo, por los ingresos que hayan dejado de percibir. Podrán cobrar los anticipos necesarios. Todos los pagos se efectuarán con cargo al presupuesto de la Autoridad Común de Control.

3. Los testigos serán oídos por el Comité. Los miembros del Comité podrán hacerles preguntas. Previa autorización del presidente, las partes podrán hacer preguntas a los testigos. Antes de que comience la vista, el presidente recordará a los testigos que deben decir la verdad.

4. El Comité podrá nombrar un perito y definir su cometido. El perito tendrá derecho a ser remunerado por su trabajo. El Comité podrá decidir oír al perito. Se aplicarán igualmente las normas relativas a la declaración de los testigos.

Artículo 24

Declaraciones finales

Antes de tomar una decisión final, el Comité invitará a todas las partes a que presenten sus observaciones finales.

Artículo 25

Actas

1. El Comité levantará acta de sus actuaciones y recogerá en ellas el desarrollo de cada vista y las declaraciones realizadas en ella. Las partes podrán solicitar que consten en acta la totalidad o parte de determinados documentos o declaraciones. El acta será firmada por el presidente, se remitirá a las partes y se adjuntará al expediente del caso. En los casos a que se refieren el artículo 22, apartado 2, o el artículo 23, apartado 1, el Comité impondrá restricciones.

2. Las disposiciones del artículo 9 se aplicarán igualmente a todas las reuniones del Comité a las que no asistan las partes.

Artículo 26

Decisiones y confidencialidad

1. Las reuniones del Comité sólo serán válidas si asisten cuatro quintos de los miembros o sus suplentes.

2. Las decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros o suplentes que asistan a la reunión, salvo disposición en contrario del presente Reglamento interno o de la Decisión de Europol. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. Todas las personas que participen en la decisión final deberán haber asistido a una vista.

3. Las deliberaciones del Comité serán confidenciales.

4. La decisión final del Comité recogerá los nombres de las partes y de sus representantes, los nombres de los miembros del Comité que hayan participado en la decisión, la fecha en que se haya hecho pública, la parte dispositiva de la decisión, una exposición sucinta de los hechos del caso y los motivos de la decisión. La decisión final se dará a conocer en una reunión pública y se transmitirá a las partes. Se remitirá una copia de dicha decisión a la Autoridad Común de Control.

Artículo 27

Notificaciones

Las notificaciones y otras comunicaciones a las partes, testigos y peritos se harán por medios que garanticen, dentro de lo razonable, que éstos han sido debidamente informados y que puede, en caso necesario, comprobarse.

Artículo 28

Costas

1. El Comité incluirá en su decisión final una decisión sobre las costas del procedimiento. El procedimiento ante el Comité será gratuito. Si se admite el recurso, en su totalidad o en parte, los gastos que haya ocasionado al demandante la presentación y tramitación de la reclamación correrán por cuenta de Europol en la medida en que el Comité lo considere justo.

2. Si un demandante no puede sufragar la totalidad o una parte de los gastos del procedimiento, podrá solicitar, en cualquier momento, ayuda para hacerles frente. Cuando presente su solicitud, el demandante adjuntará documentación que demuestre que necesita asistencia. El Comité podrá retirar la ayuda en cualquier momento si durante el procedimiento dejan de cumplirse las condiciones en virtud de las cuales le fue concedida. De aprobarse la concesión de la ayuda, los gastos se sufragarán con cargo al presupuesto de la Autoridad Común de Control. Cuando sea justo, en la decisión final podrá exigirse a una parte que reintegre al presupuesto de la Autoridad Común de Control los anticipos recibidos. Al presentar su solicitud, el demandante deberá declarar que acepta reintegrar las costas si la decisión final lo exige.

Artículo 29

Garantías de procedimiento

En los casos no previstos en las presentes disposiciones, el Comité procederá de acuerdo con los principios generales del Derecho comunitario a que se hace referencia en el artículo 6, apartado 2, del Tratado de la Unión Europea.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 30

Secretaría

1. La Autoridad Común de Control contará, en su sede, con una Secretaría que la asista en el cumplimiento de su cometido. La Secretaría será un cuerpo permanente cuyos miembros serán contratados exclusivamente en función de su competencia. Los miembros de la Secretaría sólo actuarán en defensa de los intereses de la Autoridad Común de Control, serán plenamente independientes de Europol y no aceptarán instrucciones de ninguna otra autoridad. La contratación y la adscripción de personal a la Secretaría se llevará a cabo a propuesta de la Autoridad Común de Control. El personal de la Secretaría no desempeñará otras funciones sin el permiso del presidente de la Autoridad Común de Control.

2. La Secretaría actuará bajo la dirección del presidente de la Autoridad Común de Control de acuerdo con las normas establecidas por la Autoridad Común de Control. La Secretaría prestará también sus servicios al Comité de recursos; para estas funciones estará bajo la dirección del presidente de dicho Comité. La Secretaría llevará un registro de los recursos y de todos los demás documentos.

3. La Secretaría garantizará que las obligaciones contraídas en virtud del artículo 41 de la Decisión de Europol se respeten también en el desempeño de las funciones de la Autoridad Común de Control.

Artículo 31

Confidencialidad

1. Los miembros de la Autoridad Común de Control, los suplentes, los peritos y los miembros de la Secretaría tendrán la obligación de tratar de manera confidencial los datos que conozcan en el ejercicio de su actividad, a menos que el correcto desempeño de sus funciones exija que actúen de otra manera. Esta obligación continuará aplicándose también cuando cesen en sus funciones.

2. En el momento de su nombramiento, los miembros de la Autoridad Común de Control, los suplentes, los peritos y los miembros de la Secretaría declararán que aceptan estas obligaciones.

3. El miembro o suplente de la Autoridad Común de Control que incumpla la obligación de confidencialidad podrá ser suspendido por decisión tomada en votación secreta por mayoría de dos tercios de los votos emitidos por las delegaciones que asistan a una reunión de la Autoridad Común de Control. Con anterioridad, se oirá al interesado, que no tomará parte en la decisión. Esta disposición se aplicará al Comité de recursos cuando el incumplimiento de la obligación de confidencialidad se refiera al trabajo de dicho Comité. En este caso, se informará sin demora a la Autoridad Común de Control.

En caso de suspensión, el puesto del miembro suspendidoserá ocupado por su suplente. Lasuspensión se comunicará a la Autoridad Común de Control responsible del nombramiento del miembro suspendido.

Artículo 32

Presupuesto y gastos

1. La Secretaría elaborará propuestas de presupuesto anual para la Autoridad Común de Control, que, tras su aprobación, serán transmitidas al Consejo de administración con antelación a la consulta a que se refiere el artículo 34, apartado 10, de la Decisión de Europol.

2. La Autoridad Común de Control decidirá que se efectúen los pagos a cargo del presupuesto que le haya sido asignado, que será administrado por la Secretaría.

3. Los gastos de la Autoridad Común de Control y del Comité de recursos, incluidos los correspondientes a los miembros del Comité y a sus suplentes, que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones, se sufragarán con cargo al presupuesto de la Autoridad Común de Control de acuerdo con las normas establecidas por la misma.

Artículo 33

Modificación del Reglamento interno

Las modificaciones del presente Reglamento interno deberán ser adoptadas por unanimidad por la Autoridad Común de Control y serán presentadas al Consejo, que deberá aprobarlas por unanimidad (artículo 34, apartado 7, de la Decisión.

Artículo 34

Evaluación

La Autoridad Común de Control evaluará el presente Reglamento interno entre uno y tres años después de su entrada en vigor.

Artículo 35

Entrada en vigor del Reglamento interno

El presente Reglamento interno entrará en vigor el día siguiente al de su aprobación por el Consejo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 34, apartado 7, de la Decisión de Europol.

Hecho en Bruselas, el 22 de junio de 2009. Por la Autoridad Común de Control El Presidente David SMITH Los Estados miembros convienen en que la destitución de un miembro titular o suplente de la Autoridad Común de Control antes del término del mandato no podrá producirse por motivos vinculados al ejercicio de sus funciones en el Comité de recursos.

(1) DO L 121, 15.5.2009, p. 37.