INFORME sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (AESS-Bilbao) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997, acompañado de la respuesta de la Agencia (98/C 406/03)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2062/94 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2062/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2062/94. El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

1.4. Dicho examen le ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Contabilidad presupuestaria y general

1.5. Como observó el Tribunal en su informe sobre los estados financieros de la Agencia correspondientes al ejercicio 1996 (3), ésta debía mejorar la contabilidad presupuestaria en determinados aspectos. Sin embargo, la fiscalización de las cuentas del ejercicio 1997 ha revelado que siguen existiendo deficiencias.

1.6. Durante el mencionado ejercicio, no se ha llevado contabilidad general alguna. El contable, un agente auxiliar cuya contratación no se realizó hasta noviembre de 1997, tuvo que reconstruir toda la situación patrimonial para poder elaborar el balance de fin de ejercicio, balance que, por otro lado, tuvo que rectificarse tras las comprobaciones del Tribunal.

1.7. La contabilidad presupuestaria continúa llevándose mediante una hoja de cálculo, y no con un programa informatizado de contabilidad adecuado, y además no resulta suficientemente detallada, limitándose a constituir un seguimiento rudimentario de las imputaciones presupuestarias.

Administración de anticipos

1.8. Casi el 46 % de los pagos del ejercicio (1,4 millones de ecus de un total de 3 millones de ecus) se ha efectuado por medio de la administración de anticipos de la Agencia. Dicha administración no se ha liquidado a intervalos regulares, por lo que en septiembre de 1997 se realizó en bloque una regularización parcial de los pagos por un importe total de 1,1 millones de ecus, si bien el límite de la administración estaba fijado en 25 000 ecus. Además, las órdenes de regularización sólo mencionaban el importe total gastado, sin precisar detalladamente las imputaciones presupuestarias correspondientes.

1.9. Deberían revisarse las decisiones sobre la creación de la administración de anticipos de la Agencia e incluir, en particular, la fijación de un límite concreto para los pagos.

Licitación pública

1.10. La Agencia debería recurrir a la licitación pública para llevar a cabo una nueva selección entre los contratistas a los que se dirigió durante su primera etapa mediante contratación directa o licitaciones restringidas.

Otras observaciones

1.11. En contra de lo dispuesto en el reglamento financiero de la Agencia, ni el presupuesto ni el cuadro de personal para el ejercicio 1997 se han publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

1.12. Por otro lado, el acta de la reunión celebrada en noviembre de 1996, durante la cual el Consejo de Administración examinó el proyecto de presupuesto de la Agencia, no menciona ni la aprobación de éste ni el contenido del documento aprobado.

1.13. Los pagos del ejercicio ascienden sólo al 46 % (1,94 millones de ecus) de los créditos corrientes (4,21 millones de ecus). Las anulaciones (1,15 millones de ecus, es decir, el 27,3 %) y las prórrogas de créditos a 1998 (1,12 millones de ecus, es decir, el 26,6 %) suponen por ello unos importes significativos para el presupuesto de la Agencia de 1997.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 5 de noviembre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance financiero de los ejercicios 1996 y 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Fuente: Elaborado por el Tribunal a partir de los datos proporcionados por la Agencia.

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(1) DO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2062/94 del Consejo, el 30 de marzo de 1998 se elaboraron las cuentas correspondientes al ejercicio 1997 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; este último las recibió el 3 de abril de 1998. Un resumen de las mismas se acompaña al presente informe en los cuadros anexos.

(3) DO C 393 de 29.12.1997, p. 58.

(4) Este importe se corresponde con el de los valores inmovilizados y de existencias.

RESPUESTA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO

1. Durante los días 30 de marzo a 3 de abril de 1998, el Tribunal de Cuentas visitó la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo y efectuó el control relativo al ejercicio 1997.

2. Con el fin de facilitar la tarea del Tribunal, se le entregaron las cuentas y todos los justificantes correspondientes. Se le presentaron asimismo los expedientes del personal y los contratos celebrados.

3. Mediante carta fechada el 15 de julio de 1998, el Tribunal puso en conocimiento de la Agencia sus principales observaciones con vistas a la elaboración del informe anual del Tribunal relativo a los documentos contables de la Agencia (ejercicio 1997).

4. La Agencia está en condiciones de presentar comentarios en relación a los siguientes puntos:

Contabilidad presupuestaria y general

1.5. y 1.7. Por cuanto se refiere a la utilización del programa Excel para la contabilidad presupuestaria, la Agencia reconoce que el sistema que actualmente se utiliza tiene sus puntos débiles; no obstante, cabe destacar que las agencias llevan a cabo en la actualidad una acción común para aplicar el programa Sincom 2 facilitado por la Comisión Europea. En tales condiciones, no hubiera sido oportuno instalar un sistema específico.

1.6. Tal y como sugirió el Tribunal de Cuentas, se contrató al contable a finales del ejercicio, a mediados de noviembre de 1997. Este plazo explica la ausencia de contabilidad general en 1997. El contable tuvo que reconstituir las operaciones financieras del ejercicio basándose principalmente en los movimientos de tesorería. En este contexto, la auditoría del Tribunal, que había sido efectuada para el ejercicio 1996, permitió proceder algunos ajustes pertinentes.

En la actualidad, la Agencia lleva al día su contabilidad general.

Anticipos

1.8. Por lo que se refiere a la administración de anticipos, se contrató al personal administrativo necesario en mayo de 1997, lo que explica la regularización global del mes de septiembre. Desde entonces, se ha nombrado a un nuevo administrador de anticipos. Se ha reducido a la mitad el importe de dicha administración y las partidas presupuestarias que en ella figuran cubren solamente los gastos que han de ser obligatoriamente domiciliados, o cuyo pago es urgente e imprevisible.

Licitación

1.10. La Agencia se esfuerza en seguir la recomendación del Tribunal de recurrir a la libre competencia. En este sentido, publicó en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas dos convocatorias de manifestaciones de interés (suministro de bienes, prestación de servicios y asistencia técnica y cooperación en la ejecución de su programa de trabajo) y tres concurso abiertos (vigilancia, agencia de viajes y servicios de recepcionista-telefonista) y, por último, organizó varios concursos restringidos (seguridad, helpdesk, selección de personal, formación, recepcionista, almacenamiento del material, servicio médico y seguros de viajes).

Otras observaciones

1.11. Con el fin de no repetir esta situación con el presupuesto de 1998 y ajustarse al Reglamento financiero y de reducir los muy elevados costes de publicación (entre 35 000 y 50 000 ecus), la Agencia tomó la iniciativa de realizar una publicación conjunta del presupuesto de varias Agencias. En este sentido, ha pedido a la OPOCE que le comunique el precio y calendario de esta publicación conjunta para seis Agencias.

La Agencia se preocupó por dar la mayor publicidad a su presupuesto divulgándolo a través de internet (http://www.eu-osha.es).

1.12. Es cierto que ningún documento demuestra que el Consejo de Administración de la Agencia aprobara el presupuesto para 1996. Con el fin de evitar tales observaciones se acordó en la reunión de la Mesa del Consejo de Administración, celebrada los días 5 y 6 de junio de 1997, que las actas de las reuniones incluirán, junto con la descripción de las deliberaciones de la reunión, un documento donde se expliciten las decisiones formales adoptadas, con el fin de facilitar su localización.

1.13. El insuficiente gasto de créditos, importante, se debe en el caso del título I a que los procedimientos de contratación del personal, iniciados en 1997, no finalizaron hasta 1998. Desde un punto vista económico, es lógico que los gastos de personal durante el ejercicio 1997 hayan sido inferiores a las previsiones contempladas en el presupuesto.

Por lo que se refiere al título II, la discrepancia entre los compromisos y los pagos se justifica, en particular, por los pedidos de equipos informáticos y seguridad, que tuvieron lugar a final de ejercicio y habrían de pagarse en 1998.

El nivel de consumo del título III, gastos operativos, es consecuencia directa de la situación del personal en 1997. No obstante, el nivel de los compromisos fue muy elevado, y la ejecución de los contratos relativos a los estudios y proyectos piloto sobre la seguridad y la salud en el trabajo continuará a lo largo del año 1998.

5. La Agencia desea insistir en que tendrá en cuenta todas las observaciones del Tribunal para respetar íntegramente las normas derivadas de las normativas financieras y de otras a las cuales debe supeditar todas sus acciones.