Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (Viena) correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1999 acompañados de las respuestas del Observatorio

(2000/C 373/09)

ÍNDICE

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OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Observatorio Europeo del Racismo y la Xenofobia (en adelante "el Observatorio"), de conformidad con el apartado 11 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio correspondientes al ejercicio que se cerró el 31 de diciembre de 1999. Según el apartado 8 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo, se ejecutó el presupuesto bajo la responsabilidad del Director, que también es responsable de la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de acuerdo con las disposiciones financieras internas, tal como está previsto en el apartado 12 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo. El artículo 248 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea establece la obligación del Tribunal de Cuentas de examinar dichas cuentas.

3. El Tribunal ha realizado su fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que son una adaptación a las características específicas del contexto comunitario de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas. Así pues, el Tribunal llevó a cabo todos los controles de los registros contables y demás procedimientos de fiscalización que consideró convenientes. Mediante la fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. Este examen ha permitido al Tribunal obtener pruebas razonables de que las cuentas del ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1999 son fiables. Sin embargo, se observó un número importante de errores en las operaciones subyacentes (véase el apartado 8), debido, especialmente, a debilidades del sistema de control interno.

PRINCIPALES OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL OBSERVATORIO EUROPEO DEL RACISMO Y LA XENOFOBIA (VIENA) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 3,9 millones de euros, de los que se comprometieron 2,8 millones de euros: el saldo fue anulado, a excepción de 0,3 millones de euros, que fueron objeto de una prórroga no automática. Los compromisos, por valor de 2,8 millones de euros, dieron lugar a 1,8 millones de euros en concepto de pagos y a 1,0 millones de euros en prórrogas al ejercicio siguiente. Estas prórrogas afectan, esencialmente, a los gastos administrativos (mobiliario y equipos informáticos) y a gastos de funcionamiento (organización de conferencias). La cuantía de las prórrogas, más de dos tercios de los compromisos, debería llevar al Observatorio a realizar un seguimiento más atento de sus actividades, con objeto de minimizar dichas prórrogas.

Contabilidad presupuestaria y general

6. El Observatorio llevó su contabilidad a través de una hoja de cálculo, con todos los riesgos que implica este tipo de herramienta. Aún no se ha instalado un sistema contable informatizado para llevar la contabilidad general. Además, el Tribunal observó numerosos errores en las cuentas que debieron haber sido corregidos antes de su cierre. El Observatorio debe intentar disponer, lo antes posible, de sistemas contables fiables y completos. Estos sistemas deberían, respetando los principios de buena gestión financiera, tener en cuenta la evolución de la reglamentación prevista y el volumen de las operaciones que deben tratarse.

Imputación del IVA

7. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha(3), el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita al Observatorio a transponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación.

Contratos

8. El examen de los compromisos del ejercicio desveló una mala aplicación de las normas en vigor: en total, un 25 % del importe de los compromisos, es decir 0,7 millones de euros, contiene errores. Estas últimas afectan al título I - Gastos de personal - por un importe de 0,2 millones de euros (falta de contratos debidamente formalizados), al título II - Gastos administrativos- por un importe de 0,3 millones de euros (falta de contratos debidamente formalizados y de consulta del mercado) y al título III - Gastos de funcionamiento- por un importe de 0,2 millones de euros (elección indebida de los contratantes, hojas de pedido inexistentes o erróneas).

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 26 de octubre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1035/97 del Consejo, el 10.3.2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 21.4.2000. En los cuadros adjuntos al presente Informe se hallará un resumen de dichos estados.

(3) Véase el apartado 2bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al Presupuesto General de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Cuadro 1

Balance de los ejercicios 1999 y 1998(1)

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Cuadro 2

Balances de los ejercicios 1999 y 1998(1)

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del Observatorio

5. El Observatorio está de acuerdo con el Tribunal respecto al elevado importe de los pagos aplazados. Esto se debe principalmente a la dificultad de iniciar actividades durante el primer semestre de 1999, por causa de la ausencia de locales adecuados y de la duración del procedimiento de contratación de personal. Desde principios de 2000, en el marco del nuevo programa de trabajo anual, se han aplicado las correcciones necesarias.

6. Como consecuencia de la tardía designación del contable a finales de 1999, los sistemas informáticos de contabilidad y ejecución presupuestaria no se pudieron instalar hasta el 2000. Para la selección de los sistemas se tomó en consideración la experiencia de otros organismos descentralizados de la Unión, así como los avances previstos del Reglamento financiero.

7. Para la elaboración del proyecto de modificación de sus normas financieras, el Observatorio tomó en consideración las adaptaciones del sistema del IVA. A finales de 2000 se presentarán dichas modificaciones al Consejo de administración, con notificación previa al Tribunal de Cuentas y al Control Financiero.

8. - En 1999, el Observatorio tenía contratado cierto número de personal provisional antes de que los funcionarios asumieran sus tareas, y está de acuerdo con el Tribunal en que no se había preparado ningún contrato ad-hoc. Respecto al gasto del título 2, se elaboraron unas expectativas de mercado para el equipo TI y para el mobiliario de los locales; el Observatorio obtuvo el dictamen favorable de la CCCC.

- Respecto al gasto del título 3, el Observatorio admite que se iniciaron algunos proyectos sin concurso general, pero que, no obstante, fueron presentados al Consejo de administración para su aprobación previa. El Observatorio también admite que la documentación presentada para algunos proyectos no era suficiente.

- Ya se han adoptado las medidas necesarias para evitar que esta situación se reproduzca en el futuro.