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REGLAMENTO ( CEE , EURATOM ) N * 354/83 DEL CONSEJO

de 1 de febrero de 1983

relativo a la apertura al publico de los archivos historicos de la Comunidad Economica Europea y de la Comunidad Europea de la Energia Atomica .

LA COMISION DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS ,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Economica Europea y , en particular , su articulo 235 ,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energia Atomica y , en particular , su articulo 203 ,

Vista la propuesta de la Comision ( 1 ) ,

Visto el dictamen del Parlamento Europeo ( 2 )

Considerando que , en el cumplimiento de su mision , las instituciones de la Comunidad Economica Europea y de la Comunidad Europea de la Energia Atomica han reunido una vasta coleccion de archivos ; que estos archivos constituyen un bien de estas Comunidades , dotada cada una de ellas de personalidad juridica ;

Considerando que es una practica corriente , tanto en los Estados miembros como en las organizaciones internacionales , abrir al publico los archivos transcurrido un determinado numero de anos ; que conviene establecer normas comunes relativas a la apertura al publico de los archivos historicos de las Comunidades Europeas ;

Considerando que una parte de estos documentos y unidades archivisticas que emanan de las instituciones de la Comunidad Economica Europea y de la Comunidad Europea de la Energia Atomica se halla fisicamente en los archivos de los Estados miembros ; que éstos aplican normas diferentes sobre los plazos y condiciones de acceso del publico a sus archivos ; que conviene evitar que los documentos y unidades archivisticas clasificados que emanen de las instituciones comunitarias sean accesibles al publico por medio de los archivos nacionales en condiciones menos estrictas que las previstas en el presente Reglamento ;

Considerando que la explotacion y el analisis critico de los archivos de las Comunidades Europeas , no solo son de utilidad para la investigacion historico en general , sino que pueden , al mismo tiempo , facilitar las actividades de los medios interesados en los asuntos comunitarios y contribuir asi a una mejor consecucion de todos los objetivos de las Comunidades .

CONSIDERANDO que los Tratados no han previsto poderes de accion especificos para establecer normas comunes en la materia ;

CONSIDERANDO que conviene limitarse a fijar determinados principios esenciales y dejar que cada institucion comunitaria determine las modalidades necesarias para la aplicacion de estos principios en el plano interno ,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO :

Articulo 1

1 . Las instituciones de la Comunidad Economica Europea y de la Comunidad Europea de la Energia Atomica , denominadas en adelante " instituciones " , crearan archivos histiricos y los abriran al publico , en las condiciones fijadas en el presente Reglamento , una vez transcurrido un plazo de treinta anos a partir de la fecha de elaboracion de los documentos y unidades archivisticas . Para la aplicacion del presente Reglamento , el Comité economico y social y el Tribunal de Cuentas seran asimilados a las instituciones mencionadas en el apartado 1 del articulo 4 del Tratado constitutivo de la Comunidad Economica Europea y en el apartado 1 del articulo 3 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energia Atomica .

2 . A efectos de aplicacion del presente Reglamento :

a ) por " archivos de las Comunidades Europeas " se entendera el conjunto de documentos y unidades archivisticas de todo tipo , cualesquiera que fueren su forma y el medio utilizado , elaborados o recibidos por una de las instituciones , uno de sus representantes , o uno de sus agentes en el ejercicio de sus funciones , que se refieran a las actividades de la Comunidad Economica Europea y/o de la Comunidad Europea de la Energia Atomica , denominadas en adelante " Comunidades Europeas " ;

b ) por " archivos historicos " se entendera la parte de los archivos de las Comunidades Europeas que haya sido seleccionada , en las condiciones previstas en el articulo 7 del presente Reglamento , para ser objeto de una conservacion permanente .

3 . Los documentos y unidades archivisticas de libre comunicacion antes de transcurrir el plazo previsto en el apartado 1 seguiran siendo accesibles al publico sin restriccion alguna .

4 . Transcurrido el plazo de treinta anos previsto en el apartado 1 , se autorizara el acceso a los archivos historicos a toda persona que asi lo solicite y que acepte someterse a las normas internas adoptadas al respecto por cada institucion .

5 . Los archivos historicos seran accesibles en forma de copias . Sin embargo , las instituciones podran permitir el acceso a los originales de los documentos o de las unidades archivisticas si el usuario demuestra tener un interés particular , debidamente justificado .

Articulo 2

El presente Reglamento no se aplicara a los expedientes de personal de las Comunidades Europeas ni a los documentos y unidades archivisticas que contengan informacion sobre la vida privada o profesional de una persona determinada .

Articulo 3

1 . El publico no tendra acceso a :

a ) los documentos y unidades archivisticas que hayan sido clasificadas bajo uno de los regimenes de secreto previstos en el articulo 10 del Reglamento n * 3 del Consejo , de 31 de julio de 1958 , por el que se aplica el articulo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energia Atomica ( 3 ) , y que no hayan perdido el caracter de clasificados ;

b ) los contratos sometidos a la Agencia de Abastecimiento de la Euratom o suscritos por ella en virtud de las disposiciones del Capitulo VI del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energia Atomica ;

c ) los documentos y unidades archivisticas relativos a los asuntos sometidos a la jurisdiccion del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas .

2 . El publico tampoco tendra acceso a los documentos y unidades archivisticas que , segun las demas normas y practicas establecidas , a este respecto , dentro de cada institucion , sean considerados como confidenciales o pertenecientes a una categoria mas rigurosamente protegida , a menos que hayan perdido su caracter de clasificados de conformidad con el articulo 5 .

Articulo 4

1 . Los documentos y unidades archivisticas que , en el momento en que sean puestos en conocimiento de una institucion , estén amparados por el secreto profesional o de empresa no seran accesibles al publico transcurrido el plazo de treinta anos , a menos que la institucion que tenga conocimiento de tales documentos o unidades archivisticas haya informado antes a la persona o empresa de que se trate de su intencion de hacerlos accesibles al publico y con tal que dicha persona o empresa no haya formulado objecion alguna en un plazo estipulado en las modalidades de aplicacion que se refiere el articulo 9 .

2 . El apartado 1 se aplicara también a los documentos y unidades archivisticas redactados por una institucion y que contengan informacion amparada por el secreto profesional o de empresa .

Articulo 5

1 . A fin de garantizar el respeto del plazo de treinta anos previsto en el apartado 1 del articulo 1 , cada institucion procedera , a su debido tiempo , a mas tardar , durante el vigésimo quinto ano siguiente a la fecha de su elaboracion , al examen de los documentos y unidades archivisticas que sean considerados todavia como confidenciales o pertenecientes a una categoria mas rigurosamente protegida , con miras a decidir acerca de su eventual calificacion como no clasificados . Los documentos y unidades archivisticas que no hayan perdido su caracter de clasificados en el primer examen seran reexaminados periodicamente , por lo menos cada cinco anos .

2 . Por lo que respecta a los documentos y unidades archivisticas que emanen de un Estado miembro o de una institucion , las instituciones respetaran la clasificacion establecida por tal Estado o institucion . Sin embargo , para asegurar el mayor acceso posible a los archivos de las Comunidades Europeas , las instituciones y los Estados miembros podran acordar procedimientos para calificar estos documentos y unidades archivisticas como no clasificadas con arreglo a unos criterios fijados de comun acuerdo .

Articulo 6

1 . Los Estados miembros se abstendran de hacer accesibles al publico , en condiciones menos estrictas que las previstas en los articulos 1 a 5 , los documentos y unidades archivisticas que emanen de las instituciones y se hallen fisicamente en sus archivos publicos , y que hayan sido sometidos a una clasificion y no hayan perdido el caracter de clasificados .

2 . El apartado 1 se aplicara también a los documentos y unidades archivisticas de los Estados miembros que reproduzcan total o parcialmente el contenido de los documentos contemplados en este apartado .

Articulo 7

A mas tardar , quince anos después de su elaboracion , cada institucion transmitira a los archivos historicos los documentos y unidades archivisticas contenidos en sus archivos corrientes . Con arreglo a los criterios que establezca cada institucion de conformidad con el articulo 9 , estos documentos y unidades archivisticas seran luego objeto de una seleccion para separar los documentos y unidades archivisticas que deben conservarse de aquellos desprovistos de interés administrativo e historico .

Articulo 8

1 . Cada institucion depositara sus archivos historicos en el lugar que considere mas apropiado .

2 . Cada institucion pondra a disposicion de los Estados miembros y de las demas instituciones que lo soliciten , siempre que no se trate del Estado miembro donde se halle aquélla o de instituciones que se hallen en el mismo Estado miembro , un juego completo de copias en microforma de sus archivos historicos , en la medida en que éstos sean accesibles al publico en virtud el presente Reglamento .

Articulo 9

Cada institucion estara facultada para establecer en el plano interno las modalidades de aplicacion del presente Reglamento .

El presente Reglamento sera obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro .

Hecho en Bruselas , el 1 de febrero de 1983 .

Por el Consejo

El Presidente

O . SCHLECHT

( 1 ) DO n * C 132 de 2 . 6 . 1981 , p . 6 .

( 2 ) DO n * C 327 de 14 . 12 . 1981 , p . 45 .

( 3 ) DO n * 17 de 6 . 10 . 1958 , p . 406/58 .