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REGLAMENTO DE LA COMISION

de 30 de junio de 1975

sobre modalidades de ejecucion de determinadas disposiciones del Reglamento Financiero de 25 de abril de 1973

( 75/375/Euratom , CECA , CEE )

LA COMISION DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS ,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carboon y del Acero y , en particular , su articulo 78 quater y septies ,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Economica Europea y , en particular , sus articulos 205 y 209 ,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energia Atomica y , en particular , sus articulos 179 y 183 ,

Visto el Reglamento del Consejo , de 25 de abril de 1973 , sobre el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades ( 1 ) y , en particular , su articulo 118 , previa consulta al Parlamento Europeo y al Consejo ,

Visto el dictamen del Tribunal de Justicia y del Comité Economico y Social ,

Considerando que determinadas disposiciones de los articulos 18 , 19 , 23 , 40 , 41 , 42 , 45 , 49 , 56 , 57 , 59 , 62 , 64 , 67 , 68 , 74 , 78 y 103 del Reglamento financiero de 25 de abril de 1973 , prevén expresamente modalidades de ejecucion ;

Considerando que el establecimiento de las modalidades en cuestion no se opone al ulterior establecimiento de otras modalidades de ejecucion que no estan previstas formalmente por las disposiciones del Reglamento financiero , pero que podria manifestarse oportuno posteriormente ,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO :

TITULO I

DELEGACIONES

( articulo 18 del Reglamento financiero )

Articulo 1

Los actos por los que se conceden delegaciones , de conformidad con las disposiciones del articulo 18 del Reglamento financiero , designaran los agentes de la institucion habilitados para firmar en lugar del delegante .

En estos actos , se hara referencia a las disposiciones del reglamento interior mencionado en el tercer parrafo del articulo 18 del Reglamento financiero , que determina las condiciones para la delegacion de poderes .

Articulo 2

Estos actos , acompanados de un ejemplar de la firma del agente que ha recibido la delegacion , seran notificados :

- al delegado ,

- al contable , que no podra efectuar ningun pago ordenado por agentes no habilitados ,

- al interventor , a quien incumbira en particular la comprobacion de la legalidad y de la regularidad de los ingresos y de los gastos ,

- a los ordenadores , solo en aquellos casos en que se trate , bien de delegaciones otorgadas por el interventor o el contable , o bien de delegaciones otorgadas por los ordenadores subdelegados en el marco de los poderes recibidos ,

- a la comision de control .

Los actos mediante los cuales se ponga fin a las delegaciones , se notificaran en las mismas condiciones .

Articulo 3

En todos los casos , el acto de delegacion precisara los limites en los que los delegados quedan autorizados para establecer titulos recaudatorios , propuestas de compromiso de gastos y de titulos de pago , los numeros de articulo y partida a que se refiere la delegacion y , eventualmente , la duracion de la delegacion .

Articulo 4

De conformidad con las disposiciones del Reglamento financiero y del presente Reglamento , cada institucion establecera las medidas de gestion de créditos que estime necesarias para la correcta ejecucion de su seccion correspondiente del presupuesto .

TITULO II

NORMAS APLICABLES AL INTERVENTOR E INTERVENTORES SUBORDINADOS

( articulo 19 del Reglamento financiero )

Articulo 5

Cada institucion nombrara , mediante decision motivada , un interventor , que sera el funcionario encargado del control del compromiso y de ordenar todos los gastos , asi como de controlar todos los ingresos imputables al presupuesto de las Comunidades , cuya institucion sea el ordenador .

Articulo 6

La institucion podra nombrar uno o varios interventores subordinados , bajo la responsabilidad jerarquica del interventor , quien determinara las delegaciones que les otorgue . Tendran , en el marco de sus delegaciones , la responsabilidad de los visados que realicen .

Articulo 7

El interventor y los interventores subordinados seran elegidos obligatoriamente por la institucion , de entre los nacionales de los Estados miembros , en razon de su particular competencia .

Articulo 8

La institucion pondra a disposicion del interventor los servicios necesarios para el correcto cumplimiento de su funcion de control .

Articulo 9

Todas las decisiones relativas a las delegaciones y subdelegaciones concedidas por el interventor o los interventores subordinados , se ajustaran a las disposiciones de los articulos 1 a 3 anteriores .

Articulo 10

En el ejercicio de sus funciones de control , el interventor gozara de total independencia y solo sera responsable ante la institucion . No podra recibir ninguna instruccion relativa al ejercicio de las funciones que le fueron asignadas por su nombramiento , en virtud de las disposiciones del Reglamento financiero .

Estas disposiciones se aplicaran igualmente a los interventores subordinados , dentro de los limites de la delegacion recibida de su superior jerarquico , el interventor .

Articulo 11

El interventor podra hacer , en cualquier momento y en relacion con cualquier tema que tenga implicaciones financieras , informes a la institucion y , en particular , por lo que se refiere a la correcta gestion financiera .

Articulo 12

El interventor y los interventores subordinados tendran acceso a todos los documentos justificativos y a cualesquier otros documentos referentes a los gastos e ingresos que se han de controlar . Podran efectuar controles en las dependencias correspondientes .

Articulo 13

La responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en su caso , del interventor y de los interventores subordinados , en el sentido del articulo 77 del Reglamento financiero , solo podra ser cuestionada por la misma institucion y en las condiciones que a continuacion se prevén .

La institucion , por decision motivada , abrira una investigacion . Esta decision se notificara al interesado y , si fuera un interventor subordinado , al interventor . La institucion podra encargar la investigacion , bajo su directa responsabilidad , a uno o varios funcionarios de grado igual o superior al del agente concernido y siempre que no ejerzan las funciones de interventor , ordenador o de contable . Durante la investigacion , el interesado y , si fuera un interventor subordinado , el interventor , habran de ser oios obligatoriamente .

El informe de la investigacion se comunicara al interesado y , si fuera un interventor subordinado , al interventor . Posteriormente la institucion oira al interesado en relacion con ese informe .

La institucion tomara , en base al informe y a la audiencia del interesado , bien una decision motivada de descargo del interesado , o bien una decision motivada de conformidad con las disposiciones de los articulos 22 y 86 a 89 del estatuto . Las decisiones que conlleven sanciones disciplinarias y/o pecuniarias , se notificaran al interesado y se comunicaran , a titulo informativo , a las demas instituciones , a la comision de control , y , si fuera un interventor subordinado , al interventor .

El interesado podra interponer recurso ante el Tribunal de Justicia , en las condiciones previstas en el estatuto .

Articulo 14

No obstante las vias de recurso abiertas por el estatuto y el régimen aplicable a los otros agentes , los interventores y los interventores subordinados tendran abierto un recurso ante el Tribunal de Justicia por cualquier acto relativo al ejercicio de su funcion de control . Este recurso habra de interponerse en un plazo de tres meses a partir del dia de la notificacion del acto de que se trate .

Las disposiciones del parrafo anterior se aplicaran al recurso interpuesto por la institucion contra su interventor o sus interventores subordinados .

El recurso se instruira y juzgara en las condiciones previstas en el apartado 5 del articulo 91 del estatuto .

TITULO III

REGISTRO DE LOS TITULOS RECAUDATORIOS

( articulo 23 del Reglamento financiero )

Articulo 15

Cualquier acto que devengue un crédito debera constar en un titulo recaudatorio que se sometera al visado del interventor y al registro por el contable , antes de su notificacion al deudor .

Articulo 16

Cuando un acto o una decision que generen un crédito , no pueda ser acompanado de un documento que reconozca tal crédito , debido a la imposibilidad de determinar inmediatamente su importe , ese acto o decision se sometera previamente al visado del interventor y se comunicara al contable .

Articulo 17

Cualquier cobro debera notificarse , en el plazo mas breve , al ordenador y al interventor . Cuando este cobro no resultase de un titulo recaudatorio establecido de acuerdo con el articulo 15 , el ordenador debera establecer este titulo inmediatamente .

Articulo 18

El registro en las cuentas presupuestarias de los titulos recaudatorios y de los cobros correspondientes , se efectuara por la contabilidad central de la institucion para garantizar la completa vigilancia de todos los créditos de la institucion , que permita en particular comprobar :

- las medidas tomadas que podrian engendrar un crédito ;

- los importes de los créditos a cobrar ;

- la fecha de vencimiento de esos créditos ;

- los créditos cobrados ;

- los cobros que no han tenido lugar , a pesar de que los créditos hayan vencido .

Articulo 19

La contabilidad central debera estar organizada de tal forma que garantice al interventor poder comprobar , en cualquier momento , la exactitud del registro de los cobros en tramite y de los titulos recaudatorios , y de poder proceder de esta manera a las comprobaciones que le impone el articulo 23 del Reglamento financiero .

TITULO IV

COMPROMISO DE LOS GASTOS

( articulo 40 del Reglamento financiero )

Articulo 20

Antes de tomar una medida que pueda implicar un gasto , el ordenador competente debera solicitar al interventor una propuesta de compromiso . En principio , esta propuesta se establecera de acuerdo con un formulario que habra de ser aprobado , de mutuo acuerdo , por el ordenador , el contable y el interventor . Esta propuesta de compromiso incluira las menciones previstas en el articulo 41 del Reglamento financiero .

Articulo 21

Los proyectos de decision de caracter general ( 2 ) de la institucion , que impliquen una obligacion de un gasto , seran equivalentes a las medidas que puedan implicar un gasto .

Articulo 22

Si una decision de principio tomada por la institucion debe preceder a un compromiso de gasto , el proyecto de esta decision sera , en primer lugar , sometido al visado del interventor . Tras la adopcion del proyecto por la institucion , se reservaran los créditos que correspondan al gasto previsto .

En el momento del compromiso del gasto , tras el visado del interventor , los créditos reservados se liberaran para cubrir asi el acto de compromiso correspondiente .

El proyecto de acto de compromiso , realizado de conformidad con la decision de gasto , sera objeto de una propuesta de compromiso que se sometera al visado previo del interventor , y se registrara a continuacion como crédito comprometido y deducido de los créditos anteriormente reservados .

Articulo 23

Los compromisos provisionales , tal como los contempla el apartado 1 del articulo 40 del Reglamento financiero , se limitaran estrictamente a los gastos corrientes . Los compromisos individuales cubiertos por tales compromisos provisionales , no deberan someterse individualmente al visado del interventor .

En el caso de compromisos provisionales , el ordenador estara obligado a comprobar , bajo su responsabilidad , que los compromisos individuales no sobrepasen el compromiso provisional que cubre a aquéllos .

Estos compromisos provisionales solo podran originar prorrogas de oficio de los créditos en las condiciones previstas en el articulo 6 del Reglamento financiero , cuando al término del ejercicio , correspondan a obligaciones financieras efectivamente contraidas antes de las fechas limite fijadas por el Reglamento financiero .

Articulo 24

Si para determinadas medidas que pueden causar un gasto , éste no pudiese todavia cuantificarse exactamente en el momento en que la propuesta de compromiso correspondiente haya de presentarse al interventor y comunicarse al contable , el ordenador hara una evaluacion del gasto previsto y precisara , en su propuesta de compromiso , los elementos en que se basa esa evaluacion .

Articulo 25

Todas las propuestas de compromiso deberan someterse al interventor con la antelacion suficiente para que puedan ser tenidas en cuenta sus observaciones .

Articulo 26

Las propuestas de compromiso de los gastos se acompanaran de todos los documentos justificativos y , llegado el caso , de cualquier otro documento necesario que permita al interventor proceder a las comprobaciones requeridas , asi como de cualquier otra informacion que por su naturaleza permita al interventor evaluar la operacion desde el punto de vista de la correcta gestion financiera .

TITULO V

REGISTRO DE LAS PROPUESTAS DE COMPROMISO DE GASTO TRAS EL VISADO DEL INTERVENTOR

( articulo 41 del Reglamento financiero )

Articulo 27

La contabilidad central de la institucion llevara el registro de las propuestas de compromiso que debera permitir comprobar , en cualquier momento , cuales son , por partidas o rubricas presupuestarias , los créditos reservados , el importe de los compromisos contraidos , los pagos correspondientes realizados , los pagos todavia no realizados , asi como los créditos disponibles .

Articulo 28

La contabilidad central debera organizarse de forma que garantice que el interventor pueda comprobar la exactitud del registro de los compromisos y pagos , con el fin de poder verificar , en cualquier momento , los créditos que ya han sido utilizados e informar a los ordenadores al respecto .

TITULO VI

VISADO DE LAS PROPUESTAS DE COMPROMISO DE GASTO

( articulo 42 del Reglamento financiero )

Articulo 29

Sin perjuicio de lo dispuesto en el Articulo 30 , el visado se extendera mediante la firma del interventor o del interventor subordinado , en la propuesta de compromiso . Ademas , se pondra un sello con la inscripcion " visado del interventor " y la indicacion de la fecha del visado .

Articulo 30

En caso de urgencia , el visado podra extenderse mediante nota , telex o cualquier otro medio que demuestre inequivocamente que la propuesta de compromiso de que se trate ha sido visada .

Articulo 31

El visado que haya sido extendido servira como certificacion para todos los elementos enumerados en las letras a ) a d ) del articulo 42 del Reglamento financiero .

Articulo 32

Si la autoridad superior de la institucion , en aplicacion del articulo 43 del Reglamento financiero , hiciese caso omiso del rechazo de visado por parte del interventor , esta decision se remitira al ordenador , quien devolvera la propuesta de compromiso junto con esta decision , al interventor . La propuesta de compromiso junto con la decision de hacer caso omiso , se registrara de acuerdo con las disposiciones del articulo 41 del Reglamento financiero .

Articulo 33

Si el interventor juzgase insuficientes o incompletos los documentos justificativos citados en los articulos 45 y 49 del Reglamento financiero , y precisados en los articulos 34 a 40 que a continuacion siguen , aplazara su visado y devolvera la propuesta al ordenador precisando la naturaleza de los justificantes solicitados .

TITULO VII

DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS

( articulos 45 y 49 del Reglamento financiero )

Articulo 34

En los suministros en general , se considerara como justificante valido en particular :

- la factura expedida por el proveedor , acompanada en su caso , de uno de los ejemplares del acto del que se desprenda la obligacion de la Comunidad ( ejemplo : orden de pedido o contrato ) .

En cualquier caso , el documento que expida el proveedor indicara :

- la naturaleza y la cantidad de los suministros o , en su caso , la descripcion de los servicios prestados correspondientes ,

- el precio unitario y el precio total ,

- la mencion de la exencion de tasas e impuestos ; eventualmente el importe de las tasas , impuestos o derechos de aduanas relativos al suministro e incluidos en el precio .

Este documento debera contener , ademas , las indicaciones introducidas por el ordenador o por el funcionario por él habilitado , en las que se haga constar :

- la correcta y efectiva recepcion del suministro , asi como la fecha y lugar en que se produjo ,

- la anotacion del suministro en el inventario cuando asi se exija ,

- la comprobacion de todos los elementos de la factura ,

- el dictamen de la Comision consultiva de compras y mercados , cuando sea preceptivo .

Estas mismas indicaciones podran figurar en un certificado de recepcion .

Articulo 35

En las prestaciones de servicios , se considerara de modo especial como documento justificativo valido , la factura ( o memoria ) expedida por la persona que presta el servicio .

Este documento debera :

- mencionar la naturaleza de la prestacion , en su caso , el precio unitario , el precio total y la indicacion de la exencion de tasas e impuestos o , en la medida de lo posible , el importe de los impuestos y tasas que graven la prestacion y se incluyan en el precio ;

- incluir la mencion " pagadero " , introducida por el ordenador o el agente que éste haya habilitado , que certifique la correcta ejecucion del servicio y la comprobacion de todos los elementos de la factura ( o memoria ) .

Articulo 36

Por lo que respecta a los contratos de estudio e investigacion , se consideraran como documentos justificativos validos :

a ) un ejemplar del contrato y de los posibles apéndices , que se adjuntaran al primer mandamiento de pago ;

b ) cualquier documento que , conforme a las disposiciones de indole financiera que figuren en los contratos , justifique los pagos correspondientes ( solicitud del contratante , facturas , textos de los comités de gestion en caso de contratos de asociacion y cualquier otro documento que justifique los gastos ) . El ultimo pago debera ir acompanado , obligatoriamente , de una certificacion en la que el ordenador acredite el " servicio realizado " .

Articulo 37

En lo referente a los gastos de personal , se consideraran como documentos justificativos :

a ) Para las mensualidades :

- la lista completa del personal , en la que se precisaran cada uno de los elementos de la remuneracion . Esta lista se adjuntara al titulo de pago ,

- un formulario ( ficha personal ) que recogera , en su caso , cualquier modificacion de cualquier elemento de la remuneracion . Este formulario se redactara en base a las decisiones que se hayan tomado en cada caso concreto ,

- si se tratase de contratacion de empleados o de nombramientos , se acompanara copia certificada conforme de tal decision con la liquidacion del primer salario ;

b ) Para las otras remuneraciones :

( personal remunerado por horas o por dias )

- una relacion firmada por el ordenador que indique los dias y horas de presencia ;

c ) Para las horas extraordinarias :

- una relacion firmada por el funcionario habilitado , que certifique las prestaciones suplementarias efectuadas por el agente ;

d ) Para los gastos de mision :

- la orden de viaje debidamente firmada por la autoridad competente ,

- la " especificacion de los gastos de mision " que indique , en concreto , el lugar de mision , la fecha y hora de salida y llegada al lugar donde aquélla se lleve a cabo , los gastos de transporte , los gastos de estancia , los otros gastos debidamente autorizados , previa entrega de los documentos justificativos . Este documento especificativo sera firmado por el encargado de la mision y por la autoridad jerarquica que haya recibido la delegacion ;

e ) Para los otros gastos de personal :

- los documentos justificativos que hagan referencia a la decision en base a la cual se fundamenta el gasto y que contengan todos los elementos de calculo .

Articulo 38

En todo compromiso cuya ejecucion origine pagos fraccionados , se adjuntara al primer titulo de pago una copia certificada y conforme del contrato . En los posteriores titulos de pago se hara referencia a este documento y a los pagos anteriores .

Articulo 39

Cuando varios pagos se basen en un unico documento justificativo , todos los titulos de pago incluiran una referencia al documento original .

Articulo 40

Salvo en los casos anteriormente previstos , cuando un documento justificativo original no pueda presentarse , podra ser sustituido por una copia certificada conforme expedida por el ordenador , quien vendra obligado a exponer los motivos por los cuales el original no ha podido ser presentado , y certificar que el pago no ha tenido lugar .

TITULO VIII

CUENTAS BANCARIAS Y CUENTAS CORRIENTES POSTALES

( articulo 57 del Reglamento financiero )

Articulo 41

Para efectuar operaciones financieras , las instituciones podran abrir cuentas bancarias y/o cuentas corrientes postales en los paises de la Comunidad y , en su caso , en terceros paises .

Articulo 42

La institucion también podra ser titular de cuentas en los bancos emisores de cada Estado miembro o en la institucion financiera autorizada .

Articulo 43

La institucion comunicara a todos los organismos financieros en los que se han abierto cuentas , los nombres y las muestras de las firmas de los agentes por ella designados y habilitados para abrir cuentas y para disponer de las mismas .

Articulo 44

Para disponer de estas cuentas se exigira conjuntamente las firmas de dos agentes debidamente habilitados , de los cuales uno sera necesariamente el contable , el contable subordinado o el administrador de anticipos .

Articulo 45

Por regla general , los siguientes pagos habran de realizarse por cheque o por transferencia postal o bancaria :

- las remuneraciones mensuales de los funcionarios y otros agentes ,

- los gastos por suministros o por prestaciones superiores a 100 unidades de cuenta .

TITULO IX

ADMINISTRACION DE LOS ANTICIPOS

( articulo 57 del Reglamento financiero )

Articulo 46

La creacion de las administraciones de anticipos obedecera a una decision de las autoridades definidas en el articulo 18 del Reglamento financiero , a propuesta del ordenador y previo dictamen favorable del contable y del interventor .

Articulo 47

El nombramiento de un administrador de anticipos se realizara mediante decision de las autoridades definidas en el articulo 18 del Reglamento financiero , a propuesta del ordenador y previo dictamen favorable del contable .

Esta decision indicara las responsabilidades del administrador de anticipos .

Articulo 48

Las decisiones previstas en los articulos 46 y 47 se comunicaran a los ordenadores , al interventor , al contable y a la comision de control .

Articulo 49

La decision sobre la creacion de una administracion de anticipos , determinara en concreto :

a ) el importe maximo del anticipo que puede ser concedido ;

b ) la apertura , eventualmente , de una cuenta bancaria y/o de una cuenta corriente postal a nombre de la institucion interesada ;

c ) la naturaleza y el importe maximo de cada gasto que pueda ser pagado sin autorizacion previa ;

d ) la periodicidad y las modalidades de presentacion de los documentos justificativos ;

e ) las modalidades de la posible reconstitucion del anticipo ;

f ) el plazo para la regularizacion de las operaciones de la administracion de anticipos .

Articulo 50

Cada administrador de anticipos respondera ante el ordenador de la puesta a disposicion de los créditos , y ante el contable de la ejecucion de los pagos .

Articulo 51

El administrador llevara una contabilidad de los fondos de que dispone y de los gastos efectuados , de acuerdo con las instrucciones del contable .

Articulo 52

El administrador de anticipos adoptara todas las disposiciones necesarias para garantizar los fondos puestos a su disposicion .

Articulo 53

Con independencia del control que realice el interventor , el contable procedera , por su cuenta o por medio de un contable subordinado , generalmente en las dependencias correspondientes y de forma imprevista , al control de la existencia de los fondos confiados a los administradores de anticipos y a la comprobacion de la llevanza de contabilidad .

Articulo 54

El contable y el interventor se informaran mutuamente de los resultados de sus comprobaciones y las comunicaran al ordenador .

TITULO X

PROCEDIMIENTOS PARA CONVOCAR OFERTAS COMPETITIVAS

( SUBASTA Y CONCURSO )

( articulo 59 del Reglamento financiero )

Articulo 55

Las convocatorias de ofertas competitivas tomaran la forma , en la medida de lo posible , de un formulario o texto tipo .

Articulo 56

Las bases de los concursos contendran , en particular , las indicaciones que se refieran :

a ) a las modalidades de deposito y presentacion de ofertas , en concreto la posible exigencia de rellenar un formulario tipo de respuesta ;

b ) a la aplicacion del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades , asi como las referencias al pliego de condiciones generales aplicables al contrato de que se trate ( suministros , obras , prestaciones o publicaciones ) y , en su caso , al documento relativo a las condiciones especificas del contrato ;

c ) a una clausula segun la cual la presentacion de una oferta equivale a aceptar el pliego al que se refiere ;

d ) a las condiciones de visita , que deberan precisarse con detalle cuando una visita sobre el terreno haya sido prevista ;

e ) al periodo de validez de las ofertas durante el cual el licitante estara obligado a mantener todas las condiciones de su oferta ;

f ) a las sanciones previstas por no respetar las clausulas del contrato ;

g ) a los enunciados que habran de contener las facturas ( o sus documentos justificativos correspondientes ) de acuerdo con las disposiciones del Titulo VII ;

h ) a la prohibicion de cualquier contacto entre la institucion y el licitante , salvo y a titulo excepcional , cuando se den las condiciones siguientes :

1 . Antes de concluir el plazo de presentacion de ofertas :

- Por iniciativa de los suministradores :

Podra ser comunicada a éstos informacion que tenga por unico objetivo explicitar la naturaleza del concurso .

- Por iniciativa de la institucion :

Si los servicios de la institucion se apercibiesen de un error , de una imprecision , de una omision o de cualquier otra insuficiencia material en la redaccion del texto del concurso , podran informar de ello a los interesados pero exactamente en las mismas condiciones a las del concurso .

2 . Tras la apertura de los pliegos de ofertas y a iniciativa de los servicios de la institucion :

La institucion podra tomar la iniciativa de ponerse en contacto con los licitantes cuando una oferta diese lugar a solicitudes de aclaracion , o cuando se trate de corregir errores materiales manifiestos contenidos en la redaccion de la oferta .

Articulo 57

En todos los casos en que hayan tenido lugar contactos en las condiciones arriba previstas ( letra h del articulo 56 ) , se redactara una " nota para el expediente " y se hara mencion del contacto o contactos en el informe que ulteriormente se sometera a la Comision consultiva de compras y contratos .

Articulo 58

El pliego de las condiciones generales aplicables al contrato considerado , se adjuntara a las bases del concurso . Llegado el caso se adjuntara también un documento que recoja las condiciones especificas del contrato .

Articulo 59

El plazo para la presentacion de las ofertas se fijara de acuerdo con la naturaleza del contrato , en funcion del tiempo que se estime necesario para preparar la respuesta a la convocatoria del concurso .

Articulo 60

El envio de las ofertas se hara a eleccion de los licitadores :

- bien por correo :

la convocatoria del concurso debera precisar en tal caso que se tendra en cuenta la fecha de envio al correo , de la que dara fe el sello de correos . Los envios por correo habran de ir necesariamente certificados .

- bien presentandolas en los servicios de la institucion :

en este caso la convocatoria del concurso indicara el dia y la hora limites de presentacion de pliegos , y precisara el servicio al que deberan ser remitidos contra recibo fechado y firmado .

En ambos casos , la fecha sera la misma .

Con el fin de mantener el secreto y de evitar cualquier dificultad , en la convocatoria del concurso figurara la siguiente mencion :

" El envio debera ser realizado en doble sobre . Los dos sobres iran cerrados . El interior llevara , ademas de la indicacion del servicio destinatario , como se indica en la convocatoria del concurso , la mencion " concurso - no abrir por el servicio de correo " . Si se utilizan sobres autoadhesivos , se cerraran con cinta adhesiva sobre la cual firmara el remitente . "

Articulo 61

Todos los pliegos de ofertas deberan ser abiertos .

Se eliminaran los que no correspondan a las exigencias especificadas en la convocatoria del concurso .

Articulo 62

Todos los licitadores seran informados de la decision tomada respecto de sus ofertas .

TITULO XI

CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO DE LA COMISION CONSULTIVA DE COMPRAS Y CONTRATOS ( CCCC )

( articulos 62 y 103 del Reglamento financiero )

Articulo 63

Se solicitara a titulo consultivo dictamen de la Comision consultiva de compras y contratos , en las condiciones establecidas por los articulos 62 , 63 y 103 del Reglamento financiero , sobre :

a ) todos los proyectos de contratos de obras , de suministros o de prestacion de servicios , de importe superior a los indicados en los articulos 62 y 103 del Reglamento financiero , asi como sobre los proyectos de adquisiciones inmobiliarias cualquiera que sea su importe ;

b ) los proyectos de clausulas accesorias a los contratos mencionadas en el parrafo anterior , en todos los casos en que tales clausulas accesorias tuviesen como efecto modificar el importe del contrato inicial ;

c ) los proyectos de clausulas accesorias por las cuales el importe global de contratos ya concluidos , que era en un principio inferior a los limites senlados en la letra a ) del presente articulo , es elevado por encima de esos limites ;

d ) los formularios y textos tipo referentes a las convocatorias de ofertas competitivas y los proyectos que prevean separarse ostensiblemente de esos textos tipo ;

e ) los proyectos de convocatoria de ofertas competitivas que presenten una importancia o caracteristicas peculiares ;

f ) las cuestiones que se planteen con motivo de la conclusion o ejecucion de los contratos ( anulacion de pedidos , solicitudes de rebaja de sanciones de demora , excepciones a las disposiciones de los pliegos de cargas y de condiciones generales ... ) , cuando la cuestion sea lo suficientemente grave como para motivar una solicitud de dictamen ;

g ) a instancia del ordenador competente o de un miembro de la Comision consultiva de compras y contratos , los proyectos de contrato de importe inferior al fijado en la letra a ) del presente articulo , cuando estime que esos contratos plantean cuestiones de principio o presentan un caracter particular .

Articulo 64

La Comision consultiva de compras y contratos formulara :

a ) recomendaciones sobre la politica general de suministros dentro o fuera de la Comunidad y procedera o encargara , en su caso , las investigaciones y estudios correspondientes ;

b ) recomendaciones en cuanto a la definicion de las condiciones generales de compras y contratos .

Articulo 65

Los expedientes sometidos a dictamen de la Comision consultiva de compras y contratos iran acompanados de un informe redactado y presentado por el funcionario responsable o por un suplente designado por el ordenador .

Articulo 66

Cada asunto sera objeto de un dictamen que sera firmado por el presidente . Este dictamen se comunicara a los servicios interesados .

Articulo 67

Cada Comision consultiva de compras y contratos adoptara su reglamento interior . El texto se comunicara a las comisiones consultivas de compras y contratos de las otras instituciones .

TITULO XII

CONSTITUCION DE UNA FIANZA PREVIA EN GARANTIA DE LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS

( articulo 64 del Reglamento financiero )

Articulo 68

Cuando en garantia de la ejecucion de los contratos , se exija de los suministradores o empresarios la constitucion de una fianza previa , tal fianza debera constituir , en principio , en un pago a la institucion en la misma moneda que la indicada para el pago de los suministros u obras .

Articulo 69

Esta fianza podra ser substituida por la garantia de una fianza personal y solidaria de un tercero , autorizada por la institucion .

Articulo 70

En apoyo de la primera orden de pago en ejecucion de un contrato que exija la constitucion de una fianza , los documentos justificativos habituales se completaran mediante una copia certificada y conformada por el contable del recibo expedido al momento del pago de la fianza , o mediante una copia certificada y conformada por el contable , de la declaracion recibida del establecimiento o del tercero que conceda su garantia .

Articulo 71

Las fianzas se devolveran , o se liberaran aquéllas que las sustituyan , en las condiciones fijadas por las disposiciones referentes a los contratos , salvo en los casos de inejecucion o de demora previstos por el ultimo parrafo del articulo 64 del Reglamento financiero .

TITULO XIII

FIJACION DEL VALOR A PARTIR DEL CUAL LOS BIENES MUEBLES HAN DE INSCRIBIRSE OBLIGATORIAMENTE EN EL INVENTARIO

( articulo 67 del Reglamento financiero )

Articulo 72

Se anotaran en el inventario todos los bienes muebles :

- que tengan un valor de compra igual o superior a 30 unidades de cuenta ( 100 unidades de cuenta para los bienes muebles de caracter cientifico o técnico ( 1 ) , y

- cuya vida util sea superior a 1 ano ( 2 anos para los bienes muebles de caracter cientifico o técnico ( 3 ) , y

- que no tengan caracter de bien consumible .

TITULO XIV

PUBLICIDAD PARA LA VENTA DE BIENES MUEBLES

( articulo 68 del Reglamento financiero )

Articulo 73

Las ventas de bienes muebles seran objeto :

a ) de una publicidad local apropiada cuando el valor unitario de compra sea superior a 2 000 unidades de cuenta . Si este valor fuese inferior a 2 000 unidades de cuenta , no se requerira publicidad alguna ;

b ) de un anuncio de venta publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas , cuando el valor unitario de compra sea igual o superior a 100 000 unidades de cuenta . Podra realizarse una publicidad apropiada en la prensa de los Estados miembros .

Cuando en razon del coste de la publicidad , la operacion no presente especiales ventajas , podra renunciarse a esa publicidad .

TITULO XV

CONDICIONES DE ELABORACION Y FUNCIONAMIENTO DEL PLAN CONTABLE

( articulo 74 del Reglamento financiero )

Articulo 74

Elaboracion del plan contable

El plan contable consta de dos partes distintas :

- la contabilidad presupuestaria ,

- la contabilidad general .

Articulo 75

Contabilidad presupuestaria

1 . La contabilidad presupuestaria registrara en cada subdivision del presupuesto :

- los derechos devengados y los cobros del ejercicio ,

- los compromisos y los pagos del ejercicio .

2 . Se abriran cuentas distintas para seguir separadamente la utilizacion de los créditos prorrogados y el cobro de los remanentes que faltan por cobrar .

3 . Las cuentas podran ser detalladas con el fin de establecer resultados analiticos .

4 . Las cuentas se llevaran en libros , fichas o con la ayuda de cualquier medio mecanografico .

Articulo 76

Contabilidad general

1 . La contabilidad general permitira establecer la situacion activa y pasiva de la institucion .

2 . El plan contable de la contabilidad general se realizara de acuerdo con un sistema de clasificacion decimal .

3 . El cuadro contable incluira al menos las clases siguientes :

Clase 1 : cuentas de capitales permanentes ,

Clase 2 : cuentas de valores inmobilizados ,

Clase 3 : cuentas de existencias ,

Clase 4 : cuentas de terceros ,

Clase 5 : cuentas financieras ,

Clase 6 : cuentas de gastos ,

Clase 7 : cuentas de ingresos ,

Clase 8 : cuentas de resultados .

4 . Cada clase incluira grupos ( con dos cifras ) que estaran divididos en subgrupos ( con 3 cifras ) que a su vez se subdiviran en cuentas ( con 5 cifras ) .

5 . La clase 4 " cuentas de terceros " registrara todas las operaciones referentes a las relaciones con terceros y las escrituras de regularizacion .

Los grupos principales de la clase 4 seran los siguientes :

- anticipos al personal ,

- cuentas entre instituciones ,

- deudores y acreedores diversos ,

- fondos que se han de transferir ,

- ingresos y gastos que se han de imputar ,

- cuentas de orden para volver a utilizar ,

- cuentas de compensacion ,

- servicios con contabilizacion diferenciada ( fondo de enfermedad ) ,

- cuentas de orden para transferencias de material cientifico y técnico entre objetivos de investigacion e inversion .

6 . La clase 5 " cuentas financieras " registrara los movimientos de valores , las operaciones de caja , bancos y oficinas de cuentas corrientes postales , las operaciones que realicen los contables subordinados y los administradores de anticipos .

Los grupos principales de la clase 5 seran los siguientes :

- titulos y valores de deposito ,

- cajas ,

- cuentas bancarias ,

- cuentas postales ,

- contables subordinados ,

- administradores de anticipos .

7 . La clase 6 " cuentas de gastos " registrara el importe bruto de los gastos inscritos en la contabilidad presupuestaria .

Se abriran cuentas distintas para los gastos que se refieran :

- a los créditos del ejercicio corriente ,

- a los créditos prorrogados en virtud de la letra b ) del apartado 1 del articulo 6 del Reglamento financiero ,

- a los créditos prorrogados en virtud de la letra c ) del apartado 1 del articulo 6 del Reglamento financiero .

8 . La clase 7 " cuentas de ingresos " registrara el importe bruto de los derechos devengados e inscritos en la contabilidad presupuestaria .

Se abriran cuentas distintas para los derechos devengados :

- en el ejercicio corriente ,

- que faltan por cobrar de ejercicios precedentes .

9 . La clase 8 " cuentas de resultados " recogera los resultados del ejercicio :

- remanentes que falten por cobrar o importes recibidos en exceso ,

- Estados miembros deudores o acreedores ,

- excedente del ejercicio .

10 . Cada institucion establecera un plan contable en funcion del cuadro contable que ha quedado definido . Abrira grupos , subgrupos y cuentas , de acuerdo con las necesidades particulares de su gestion .

Articulo 77

Funcionamiento del plan contable

1 . La contabilidad general se llevara por anos civiles con arreglo al método llamado de " partida doble " .

2 . Las cuentas se llevaran en libros , en fichas , o con la ayuda de cualquier medio mecanografico .

3 . La contabilidad permitira establecer un balance general de cuentas , es decir la relacion de todas las cuentas de activo y pasivo de la institucion , incluidas las cuentas saldadas con , para cada una de ellas :

- el numero de cuenta ,

- el enunciado ,

- el total de las deudas ,

- el total de los créditos ,

- el saldo .

4 . La contabilidad permitira el analisis detallado de los saldos de las cuentas de terceros .

5 . Las cuentas corrientes de las otras instituciones se liquidaran periodicamente .

6 . Las cuentas de espera se examinaran permanentemente y se liquidaran en los plazos mas breves posibles y , a mas tardar , dentro de los plazos previstos en el articulo 73 del Reglamento financiero .

7 . Las cuentas de orden para nuevo empleo permitiran seguir las operaciones de reinversion de los ingresos previstos en la letra b ) del articulo 22 del Reglamento financiero y establecer el estado previsto en los apartados 1 y 2 , in fine del articulo 82 del Reglamento financiero .

8 . Las cuentas financieras ( bancarias y postales ) se llevaran en divisas y en la moneda en que se lleve la contabilidad .

9 . La contabilidad del Centro comun de investigacion se incluira en la contabilidad general de la Comision .

TITULO XVI

EL SEGURO DE LOS CONTABLES , CONTABLES SUBORDINADOS Y ADMINISTRADORES DE ANTICIPOS - INDEMNIZACION ESPECIAL

LA DETERMINACION DE LAS CATEGORIAS DE LOS FUNCIONARIOS O AGENTES SUSCEPTIBLES DE SER NOMBRADOS CONTABLES O ADMINISTRADORES DE ANTICIPOS

( articulo 78 del Reglamento financiero )

Articulo 78

El contable sera nombrado por cada institucion de entre los funcionarios que con categoria A y B sean nacionales de los Estados miembros .

Los contables subordinados seran nombrados por cada institucion de entre los funcionarios que con categoria A y B sean nacionales de los Estados miembros .

Los funcionarios de categoria C podran ser nombrados contables subordinados cuando manejen fondos regularmente . Sin embargo , estos funcionarios no estaran habilitados para firmar en calidad de contables subordinados , en el sentido del articulo 56 del Reglamento financiero .

Los administradores de anticipos se elegiran entre los funcionarios de categoria A , B o C o , en caso de necesidad , entre los " otros agentes " de nivel equivalente a esas categorias .

Articulo 79

El contable , los contables subordinados y los administradores de anticipos se aseguraran , a través de la institucion , contra los riesgos financieros inherentes a su cargo .

Articulo 80

Las primas de este seguro seran pagadas directamente al asegurador por la institucion .

Articulo 81

Sin perjuicio de :

- lo dispuesto en los articulos 86 al 89 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y del régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades ,

- lo dispuesto en el articulo 78 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas ,

- sus derechos al cobro frente a terceros ,

la institucion tomara a su cargo los riesgos y los importes de los déficits no cubiertos por los aseguradores , en la medida en que las sumas que figuren en el crédito de la cuenta de garantia , a nombre del funcionario cuya responsabilidad esté comprometida , no sean suficientes para cubrir el déficit .

Articulo 82

El importe de la indemnizacion especial mencionada en el articulo 78 del Reglamento financiero sera cada mes de :

- 60 unidades de cuenta para el contable ,

- 40 unidades de cuenta para los contables subordinados ,

- 20 unidades de cuenta para los administradores de anticipos cuando el importe de la administracion sea al menos igual o superior a 1 000 unidades de cuenta y cuya duracion sea igual o superior a 30 dias consecutivos .

La fecha efectiva para la atribucion de la indemnizacion es la de la entrada en vigor del nuevo Reglamento financiero , es decir el 1 de mayo de 1973 .

Articulo 83

La institucion abrira una cuenta bancaria de garantia a nombre de cada beneficiario , en el lugar donde el contable ejerza sus funciones . La indemnizacion , a que se refiere el articulo 82 , se abonara mensualmente en esa cuenta , la cual se cargara por el importe del déficit del que haya sido declarado responsable el interesado por la institucion que le nombro , siempre y cuando esos déficits no hayan sido cubiertos por los reembolsos de las companias aseguradoras .

Articulo 84

El saldo acreedor de la cuenta de garantia se transferira al interesado o a sus derechohabientes , una vez que haya cesado en sus funciones de contable , contable subordinado o administrador de anticipos , tras la decision de las autoridades definidas en el articulo 18 del Reglamento financiero y haber obtenido la liberacion de responsabilidad mencionada en el articulo 80 del Reglamento financiero , tras dictamen favorable del contable , salvo en lo que le afecte directamente , y del interventor .

Se tomaran las medidas necesarias para que la cuenta de garantia solo pueda ser adeudada mediante dos firmas , una de las cuales sera la del contable .

En ningun caso la firma del interesado podra ser utilizada para adeudar la cuenta .

TITULO XVII

DISPOSICIONES GENERALES Y FINALES

Articulo 85

Los importes globales previstos en los articulos 45 , 72 , 73 y 82 , se modificaran en funcion de las variaciones del indice de precios al consumo en Bélgica , siendo el indice de referencia el del ano 1971 ( base 100 ) , siempre que la amplitud de esa variacion llegue :

- al 50 % si se trata de los importes mencionados en los articulos 45 , 72 y 73 ,

- al 10 % si se trata de los importes mencionados en el articulo 82 .

La Comision establecera los nuevos importes , redondeados en la unidad de cuenta inmediatamente inferior o superior , y los comunicara a las otras instituciones .

Articulo 86

Las modalidades precedentes no seran obstaculo a la aplicacion de las disposiciones particulares del Reglamento financiero aprobadas por el Fondo Social Europeo ( Titulo VIII del Reglamento financiero ) , el Fondo Europeo de Orientacion y de Garantia Agricola ( Titulo IX del Reglamento financiero ) , el Fondo Europeo de Desarrollo Regional ( Titulo X bis del Reglamento financiero ( 4 ) , y la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas ( Anexo I del Reglamento financiero ) .

Articulo 87

Las instituciones informaran a la comision de control , en un plazo de 6 meses a partir de la entrada en vigor del presente Reglamento , de las disposiciones que hayan adoptado para su aplicacion .

Articulo 88

Las presentes modalidades de ejecucion del Reglamento financiero seran de aplicacion a partir del 1 de julio de 1975 .

Hecho en Bruselas , el 30 de junio de 1975 .

Por la Comision

El Presidente

François-Xavier ORTOLI

( 1 ) DO n * L 116 de 1 . 5 . 1973 .

( 2 ) El sentido que habra que dar a esta expresion es el siguiente : " Cualquier medida que por su naturaleza implique , por si misma , un gasto , sin que sea necesaria una nueva decision . "

( 3 ) Definidos en el marco del Centro Comun de Investigacion por el " Glosario de instrucciones referentes a los Inventarios " ( doc . 13.131/XV/68-F y la " Nomenclatura de materiales - parte general " ( doc . EUR/C/5115/65-F y puestas al dia ) .

( 4 ) DO n * L 73 de 21 . 3 . 1975 , p . 46 .