DECISIÓN DEL CONSEJO de 20 de diciembre de 1993 relativa al acceso del público a los documentos del Consejo (93/731/CE)

EL CONSEJO,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, el apartado 3 del artículo 151,

Visto su Reglamento interno y, en particular, su artículo 22,

Considerando que el 6 de diciembre de 1993 el Consejo y la Comisión aprobaron un código de conducta relativo al acceso del público a los documentos del Consejo y de la Comisión, en el que deciden, de común acuerdo, los principios que deben regir dicho acceso;

Considerando que procede adoptar disposiciones para que el Consejo aplique dichos principios;

Considerando que estas disposiciones deben aplicarse a cualquier documento que posea el Consejo, independientemente del soporte en el que figure, con excepción de los documentos cuyo autor sea una persona, organismo o institución ajeno al Consejo;

Considerando que el principio de acceso general del público a los documentos del Consejo, que se inscribe en al aumento de transparencia de los trabajos de esta institución, debe acompañarse, no obstante, de excepciones destinadas, sobre todo, a proteger el interés público, el individuo y la intimidad;

Considerando que, en aras de la racionalización y de la eficacia, procede disponer que el secretario general del Consejo forme en nombre del Consejo y con su autorización, las respuestas a las solicitudes de acceso a los documentos, salvo en los casos en que el Consejo deba pronunciarse sobre una solicitud de confirmación;

Considerando que las disposiciones de la presente Decisión se aplicarán respetando las disposiciones reguladoras de la protección de la información reservada,

DECIDE:

Artículo 1

1. El público tendrá acceso a los documentos del Consejo en las condiciones que se establecen en la presente Decisión.

2. Por documento del Consejo se entenderá todo escrito, sea cual fuere su soporte, que contenga datos y que obre en poder de esta institución, sin perjuicio del apartado 2 del artículo 2.

Artículo 2

1. La solicitud de acceso a un documento del Consejo deberá dirigirse por escrito al presidente, a la sede del Consejo (1). Deberá estar formulada con la suficiente precisión y contener, en particular, los elementos necesarios para identificar el documento o documentos solicitados. Si fuere necesario, se pedirá al solicitante que precise más su solicitud.

2. Cuando el documento solicitado tenga por autor a una persona física o jurídica, un Estado miembro, otra institución u órgano comunitario o cualquier otro organismo nacional o internacional, la solicitud no deberá ir dirigida al Consejo, sino directamente al autor del documento.

Artículo 3

1. El acceso a un documento del Consejo se efectuará, bien mediante consulta in situ del documento solicitado, bien mediante entrega de una copia del documento con cargo al solicitante. El secretario general fijará el importe de la tasa.

2. Los servicios competentes de la Secretaría general tratarán de hallar una solución equitativa para dar curso a las solicitudes reiteradas y a las que se refieran a documentos voluminosos.

3. La persona a la que se conceda el acceso a un documento del Consejo no podrá reproducir, difundir o utilizar dicho documento con fines comerciales, por venta directa, sin autorización previa del secretario general.

Artículo 4

1. No podrá concederse el acceso a un documento del Consejo cuando su divulgación pudiera menoscabar:

- la protección del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, procedimientos judiciales, actividades de inspección e investigación),

- la protección del individuo y de la intimidad,

- la protección del secreto en materia comercial e industrial,

- la protección de los intereses financieros de la Comunidad,

- la protección de la cofidencialidad solicitada por la persona física o jurídica que haya proporcionado alguno de los datos contenidos en ese documento o exigida por la legislación del Estado miembro que haya facilitado alguno de los datos.

2. El acceso a un documento del Consejo podrá denegarse para proteger el secreto de las deliberaciones del Consejo.

Artículo 5

El secretario general responderá en nombre del Consejo a las solicitudes de acceso a los documentos del Consejo, salvo en los casos contemplados en el apartado 3 del artículo 7, en los que será el Consejo quien dé respuesta.

Artículo 6

Todas las solicitudes de acceso a documentos del Consejo serán examinadas por los servicios competentes de la Secretaría general, que propondrán el curso que deba darse a cada solicitud.

Artículo 7

1. Los servicios competentes de la Secretaría general informarán por escrito al solicitante en el plazo de un mes, bien del curso positivo que va a darse a su solicitud, bien de su intención de darle una respuesta negativa. En este último caso, también informarán al solicitante de los motivos de tal intención y de que dispone de un plazo de un mes para presentar una solicitud de confirmación destinada a obtener la revisión de esta postura; si el solicitante no hace uso de esta posibilidad se entenderá que ha renunciado a su solicitud inicial.

2. La falta de respuesta a una solicitud en el mes siguiente a la presentación de la misma se entenderá como decisión de denegación, excepto en caso de que el solicitante presente, en el mes siguiente, la solicitud de confirmación anteriormente citada.

3. La decisión de denegar una solicitud de confirmación que deberá producirse en el mes siguiente a la presentación de dicha solicitud, se motivará debidamente. Se pondrá en conocimiento del solicitante a la mayor brevedad y por escrito, informándole además del contenido de las disposiciones de los artículos 138 E y 173 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, relativos respectivamente a las condiciones de acceso al Defensor del Pueblo por parte de las personas físicas y al control de la legalidad de los actos del Consejo por el Tribunal de Justicia.

4. La falta de respuesta en el mes siguiente a la presentación de la solicitud de confirmación se entenderá como decisión de denegación.

Artículo 8

La presente Decisión se aplicará respetando las disposiciones que regulan la protección de la información reservada.

Artículo 9

La presente Decisión será objeto de revisión después de dos años de experiencia. Con vistas a dicha revisión, el secretario general presentará en 1996 un informe sobre la aplicación de ésta durante los años 1994 y 1995.

Artículo 10

La presente Decisión será aplicable a partir del 1 de enero de 1994.

Hecho en Bruselas, el 20 de diciembre de 1993.

Por el Consejo

El Presidente

W. CLAES

(1) Sr. secretario general del Consejo de la Unión Europea, 170, rue de la Loi, B-1048 Bruselas.