Informe

sobre los Estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea (CTOU - Luxemburgo) correspondiente al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas del Centro

(2000/C 373/04)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 15 del Reglamento (CE) n° 2965/94. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA (CTOU - LUXEMBURGO) CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1998

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. El aumento durante el ejercicio de las solicitudes de traducción permitió un incremento importante de los ingresos anotados en el presupuesto, que pasó de los 13,6 millones de euros previstos inicialmente a 17,3 millones de euros, es decir un 27 % más. Los ingresos previstos se liquidaron y, fueron cobrados, prácticamente en su totalidad, por un valor de 14 millones de euros.

6. En virtud del principio de equilibrio del presupuesto del Centro, los ingresos del ejercicio permitieron compromisos por valor de 17,3 millones de euros, de los cuales 14,1 millones de euros, es decir un 82 %, se comprometieron efectivamente y el resto fue anulado. Fue necesario prorrogar al ejercicio siguiente compromisos contraídos en 1999 con créditos de 1999 por valor de 3,1 millones de euros, es decir un 22 %.

7. El nivel de incremento de los ingresos y la importancia relativa de las prórrogas y anulaciones de créditos muestra la necesidad que el Centro tiene de afinar sus previsiones en lo que se refiere a cubrir puestos de trabajo y aprobar costes de facturación más realistas (véase el apartado 9), así como de desarrollar más la concertación con las instituciones y organismos comunitarios que constituyen sus clientes.

8. En relación con los compromisos prorrogados del ejercicio anterior, es decir 2,5 millones de euros, se utilizaron 1,9 millones de euros, es decir un 76 % y el saldo restante fue anulado.

Contabilidad analítica

9. El Tribunal había observado en su Informe sobre el ejercicio 1998(3) una diferencia importante entre el coste previsto de una página traducida y el coste real. Dicha diferencia obliga a realizar devoluciones importantes. Esta situación se reprodujo en 1999, año durante el que las páginas traducidas se facturaron a razón de 74 euros por página, es decir un importe superior en un 15,5 % a la última estimación disponible del coste de 64 euros por página.

10. Unas estimaciones más precisas y más realistas permitirían disminuir las devoluciones a los organismos comunitarios clientes del Centro y facilitarían la gestión de su tesorería. Por ello, el Tribunal vuelve a expresar el deseo de que el CTOU se dote de una contabilidad analítica que permita conocer, por organismo y por tipo de prestación, el coste real de los diferentes servicios que ofrece.

Inventario

11. El inventario contiene anomalías en la numeración de los artículos. Además, el valor de determinados equipos que figuran en el libro de inventario no está recogido en el balance. Igualmente, el Centro no pudo cotejar el balance y el inventario al cierre del ejercicio. Si bien estas anomalías no afectan a la fiabilidad de las cuentas, se pide al Centro que lleve su inventario con más rigor y efectúe, al menos una vez al año, un cotejo exhaustivo entre su contabilidad y su libro de inventario.

Adjudicación de contratos

12. En el contexto de la evaluación de una oferta de traducción, según la documentación contenida en los expedientes de la CCCC, el informe presentado a dicha comisión estimaba que se había concedido la misma importancia al factor precio y al factor calidad. El examen del método de cálculo utilizado para clasificar las diferentes ofertas muestra que, en realidad, el factor calidad resultaba ampliamente preponderante.

13. En relación con esta misma licitación, para la que se habían obtenido 38 respuestas, los precios indicados entre casos en la ficha de evaluación eran diferentes de los mencionados en sus propuestas, lo que lleva a errores de clasificación. Debería prestarse una atención especial a los procedimientos de evaluación, con objeto de evitar que ésta se vea alterada por errores.

14. Al inicio de 1998, el Centro había adjudicado, tras consultar con la CCCC, un contrato de 68245 euros para un proyecto informático de gestión de los traductores independientes. Con vistas a ampliar el proyecto, el Centro adjudicó un contrato suplementario de 146375 euros en diciembre de 1998, que debería ejecutarse, sobre todo, en 1999. Para definir las condiciones del segundo contrato, el Centro se basó en un contrato marco adjudicado por la Comisión, como en el caso del primer contrato. Este segundo contrato se adjudicó directamente sin contar con el dictamen de la CCCC. Por otra parte, la falta de examen por la CCCC de la ampliación del proyecto no permite garantizar la justificación de los costes suplementarios en relación con los objetivos de dicha ampliación.

Locales

15. La situación observada por el Tribunal en 1997(4) y en 1998(5) no varió en 1999: el Centro continúa ocupando locales puestos a su disposición por las autoridades luxemburguesas, sin que las condiciones de ocupación de los mismos (importe del posible alquiler, superficies y equipos alquilados, duración del contrato de arrendamiento, etc.) hayan sido objeto de un acuerdo entre las partes. Sería deseable que se firmara un acuerdo en toda regla, para clarificar la situación, especialmente en los estados financieros del Centro.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 11 y 12 de octubre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) De conformidad con el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2965/94 del Consejo, el 2 de marzo de 2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Centro correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración del Centro, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 3 de marzo de 2000. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

(3) DO C 372 de 22.12.1999, apartado 7, p. 20.

(4) DO C 406 de 28.12.1998, apartado 1.13, p. 33.

(5) DO C 372 de 22.12.1999, apartado 18, p. 20.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del Centro

Análisis de la ejecución presupuestaria

Apartados 5, 6, 7 y 8

Desde 1997, el Centro elabora durante cada ejercicio, presupuestos rectificativos y suplementarios (PRS), para adaptar su presupuesto al volumen creciente de sus actividades.

En 1999, el PRS permitió adaptar el presupuesto al incremento inesperado de encargos de trabajo, pero igualmente, como se señala en la introducción general, permitió reducir el precio provisional por página de 79 euros a 74 euros, es decir, una reducción del 6,5 %.

Como se señala en la respuesta del Centro a las observaciones del Tribunal de Cuentas relativas al ejercicio 1998, el Centro ha establecido un sistema de consulta con las instituciones y los órganos clientes, con el objeto de elaborar previsiones lo más realistas posibles. No obstante, hay que tener en cuenta que una parte relevante de los trabajos de traducción del Centro está vinculada a la evolución de la actividad económica en el sector privado, factor de difícil previsión incluso para nuestro clientes.

Por lo tanto, el Director propone adoptar, en el marco de una posible revisión de las modalidades de funcionamiento del Centro, instrumentos más flexibles, que permitan una gestión presupuestaria capaz de reaccionar eficazmente ante las variaciones del volumen de trabajo.

Contabilidad analítica

Apartado 9

El Centro calcula el precio provisional por página en su presupuesto, por un lado sobre la base del volumen de trabajo previsto por sus clientes, y por otro lado sobre la base de los gastos previsibles que permitan hacer frente a dicha carga de trabajo.

Cuando se aprobó el presupuesto rectificativo y suplementario de 1999, se efectuó una revisión de los precios. Por está razón se han facturado las páginas traducidas a 74 euros en vez de 79 euros, con efectos retroactivos a partir del 1 de enero de 1999.

Como consecuencia de la recomendación del Tribunal en su Informe sobre el ejercicio 1997, el Centro decidió llevar a cabo una reforma de su Reglamento financiero, mediante la inserción del artículo 26 bis que permite consignar el saldo de cada ejercicio en el presupuesto del ejercicio siguiente. Esta reforma evita las devoluciones resultantes de la diferencia entre el precio de facturación y el coste real, registradas después del cierre del ejercicio.

Apartado 10

A partir del 1 de enero de 2000, el Centro ha adoptado un sistema de códigos analíticos para todas las operaciones presupuestarias del sistema contable del programa SI2, y prepara, en este momento, informes analíticos que permitan sacar el mejor partido de dicha información. Al final del ejercicio 2000, el Centro dispondrá de los datos y estadísticas analíticas necesarios para efectuar estimaciones más precisas.

Inventario

Apartado 11

Hasta finales de 1999, el Centro llevaba su inventario en forma de hoja de cálculo. Este sistema tiene sus limitaciones y su ineficacia ha quedado probada. Por lo tanto el Centro ha instalado el sistema ELS (SIC - Inventario), utilizado y desarrollado por la Comisión. Esta base de datos utiliza un sistema de códigos de barra.

En enero de 2000 se efectuó la migración al nuevo sistema, que está a punto de terminarse. En el momento de la visita del Tribunal de Cuentas Europeo, el sistema todavía estaba en fase de instalación, de forma que el programa informático de facilitación de información todavía no había entrado en funcionamiento. Esta es la razón de que se constatasen ciertas incoherencias. Gracias al nuevo sistema el Centro podrá llevar su inventario con mucho más rigor.

Adjudicación de contratos

Apartado 12

Los contratos en cuestión fueron adjudicados sobre la base de la oferta económicamente más ventajosa, de conformidad con los criterios de atribución establecidos en el pliego de condiciones.

La CCCC del Centro, en su 12ª reunión de 12 de agosto de 1999, examinó está cuestión y emitió un dictamen favorable, aunque recomendaba que: "la evaluación de las ofertas se efectúe mediante un sistema más transparente basado en la comparación calidad/precio. Se debería elaborar un cuadro comparativo de las ofertas más detallado ".

Apartado 13

Durante la preparación de dichos contratos, la sección competente constató que los precios propuestos por dos licitadores seleccionados para traducciones del inglés al griego, utilizados para calcular la clasificación de los contratantes habían sido invertidos en la hoja de cálculo. Dicho error fue corregido antes de que se firmase el contrato.

Actualmente el Centro estudia las posibilidades de reorganizar dichos servicios, de manera que, entre otras cosas, se mejore la gestión de las licitaciones.

Apartado 14

Esta cuestión fue examinada en la 3ª reunión de la CCCC de 29 de enero de 1998, que emitió un dictamen favorable sobre la utilización del contrato marco DI/0041700 de la Comisión y sobre el primer convenio específico.

El segundo contrato se basa en el mismo contrato marco de la Comisión, cuyo uso fue aprobado por la CCCC del Centro. Por consiguiente, no se trata realmente de una adjudicación directa, puesto que el contrato marco fue elaborado como consecuencia de una licitación interinstitucional.

Desde 1998, fecha en que se planteó esta cuestión, los servicios y la CCCC del Centro han mejorado sus modalidades de funcionamiento y el seguimiento de expedientes es más minucioso. Para evitar una utilización abusiva de contratos marco de otras instituciones, el Centro, y en particular el Departamento "Informática", ha publicado desde mediados de 1998 varias convocatorias de manifestaciones de interés para establecer listas de proveedores.

Locales

Apartado 15

Esta cuestión ha sido examinada en todas las reuniones del Consejo de administración celebradas en 1999 y en 2000, y el Director y el Presidente del Consejo de administración han manifestado en diversas ocasiones, por escrito y oralmente, a las autoridades del Gran Ducado la inquietud creciente de los clientes y del Consejo de administración ante la ausencia de avances. No obstante, las autoridades luxemburguesas todavía no han propuesto ninguna solución concreta.

Como se señala en la respuesta a las observaciones del Tribunal de 1997 y 1998, el Centro ha enviado propuestas de contrato de arrendamiento, así como proyectos de acuerdo de sede y de seguridad, y a pesar de los numerosos llamamientos dirigidos a las autoridades luxemburguesas, no se ha obtenido respuesta alguna.