ÍNDICE "" ID="1">Introducción> ID="2">1.1 - 1.3 "> ID="1">Observaciones generales> ID="2">2.1 - 2.3 "> ID="1"> Separación de funciones> ID="2">2.1 "> ID="1"> Administración de anticipos> ID="2">2.2 - 2.3 "> ID="1">Observaciones sobre la ejecución presupuestaria y la cuenta de gestión > ID="2">3.1 - 3.13"> ID="1"> Transferencias de créditos> ID="2">3.1 - 3.4 "> ID="1"> Gastos> ID="2">3.5 - 3.8 "> ID="1"> Ingresos> ID="2">3.9 - 3.11"> ID="1"> Subvención asignada > ID="2">3.12 - 3.13"> ID="1">Observaciones sobre la contabilidad general y el balance> ID="2">4.1 - 4.3 "> ID="1"> Valores inmovilizados> ID="2">4.1 - 4.2 "> ID="1"> Diferencias de cambio y saldo del ejercicio> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusión> ID="2">5.1 - 5.3 " ID="2">Páginas" ID="1">Anexo: Ejercicio 1992 - Utilización de los créditos disponibles> ID="2">5"> ID="1">Respuestas del Centro> ID="2">6">

INFORME sobre las cuentas y la gestión del ejercicio 1992 del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop - Berlín) acompañado de las respuestas del Centro (94/C 28/01)

1. INTRODUCCIÓN

1.1. El Tribunal ha examinado las cuentas y la gestión financiera del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop-Berlín) correspondientes al ejercicio 1992, de conformidad con la reglamentación aplicable(1) ().

1.2. El procedimiento de revisión de las disposiciones financieras, basadas principalmente en el Reglamento Financiero de 25 de abril de 1973 aplicable al Presupuesto General de las Comunidades Europeas(2) (), fue iniciado por la Comisión en diciembre de 1990(3) (). Tras los dictámenes del Tribunal(4) () y del Parlamento Europeo(5) (), se presentaron las propuestas modificadas de la Comisión(6) () el 27 de marzo de 1992. El Consejo aprobó los reglamentos modificativos el 30 de junio de 1993(7) ().

1.3. Los créditos disponibles en el ejercicio 1992 ascendieron a 10,84 Mio ECU. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por importe de 8,95 Mio ECU y a prórrogas al ejercicio 1993 por valor de 1,67 Mio ECU, habiéndose anulado el saldo de 0,21 Mio ECU. Los créditos prorrogados del ejercicio precedente dieron lugar a pagos por valor de 1,82 Mio ECU y a anulaciones por valor de 0,25 Mio ECU. El cuadro adjunto al presente informe contiene un análisis por capítulos de la utilización de los créditos del ejercicio, así como de los créditos prorrogados de 1991.

2. OBSERVACIONES GENERALES

Separación de funciones

2.1. La separación de las funciones de ordenador de pagos y de contable prevista en el reglamento financiero sigue siendo insuficiente, debido a que los contables del Centro son también administradores de anticipos. Esta situación, que el Tribunal ya había señalado en su informe relativo al ejercicio 1991(8) (), se ha prolongado durante el ejercicio 1992.

Administración de anticipos

2.2. Los pagos efectuados sin visado previo del interventor por el procedimiento excepcional de administración de anticipos alcanzan todavía un 30,9 % del total en 1992, y un 49,7 % sin tener en cuenta las retribuciones, frente al 35,2 % y el 54,6 % respectivamente en 1991.

2.3. Contrariamente a las disposiciones del reglamento financiero y a pesar de las observaciones del Tribunal(9) (), las imputaciones presupuestarias resultantes de los pagos efectuados por la administración en 1992 todavía seguían registrándose en la contabilidad del Centro antes de la concesión del visado del interventor.

3. OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y LA CUENTA DE GESTIÓN

Transferencias de créditos

3.1. En su informe relativo al ejercicio 1990, el Tribunal comprobó que no se había aplicado la subdivisión del estado de ingresos y gastos del Centro en títulos y en capítulos dispuesta por el artículo 15 del reglamento financiero, sustituyéndose el concepto de «título» por el de «capítulo». De esta anomalía, que no desaparecerá hasta 1994, resulta una autonomía mayor que la prevista en lo que se refiere a las transferencias de los créditos, puesto que no se necesita la aprobación de la Comisión para las transferencias del tipo de las llamadas «en el interior de un capítulo».

3.2. El volumen de las transferencias efectuadas en 1992 asciende a 718 000 ECUS, suponiendo un 6,7 % del presupuesto inicial, frente a un 8,2 % en 1991. Las transferencias de artículo a artículo en el interior del capítulo 1 ascienden al 2,6 % de los créditos iniciales. En el interior de los capítulos 2 y 3, la proporción de los créditos que han cambiado de asignación es respectivamente del 11,4 % y del 9,9 %.

3.3. De conformidad con la decisión del Consejo de Administración de 4 de diciembre de 1987, el director del Centro puede aprobar transferencias de créditos hasta un límite de 6 000 ECUS. Sin embargo, el director ha aprobado, en la decisión 12/92, una transferencia de 9 000 ECUS en la línea presupuestaria 214.

3.4. En los capítulos 2 y 3, se han aprobado numerosas transferencias, que a finales del año fueron anuladas por decisiones posteriores. Casi la mitad de los 385 000 ECUS que el Consejo de Administración había aprobado para transferencia se transfirieron de nuevo en sentido contrario unos meses más tarde. Estos movimientos no aparecen en la cuenta de gestión ya que se contabiliza el resultado neto de las transferencias de créditos.

Gastos

3.5. En 1992 el porcentaje de pagos es más elevado que en 1991 (83 % frente a 76 %) y los porcentajes de prórroga de créditos y de créditos anulados son más bajos (15 % frente a 20 % y 2 % frente a 4 % respectivamente). Las prórrogas de créditos para los gastos de operaciones se elevan al 30 % de los créditos iniciales, frente al 35,5 % en 1991. Sin embargo, de los 467 000 ECUS transferidos a los artículos 301 y 302 relativos a la difusión de los conocimientos y a las acciones para el desarrollo y la coordinación de la investigación, 399 765 ECUS, es decir el 86 %, se han prorrogado o anulado.

3.6. De las dos líneas presupuestarias mencionadas anteriormente, 301 y 302, se han comprometido respectivamente 349 000 ECUS y 361 000 ECUS el último día del ejercicio, lo que representa el 36 % y el 28 % de los créditos iniciales. Esta práctica de compromiso a final del año puede contravenir los principios de la buena gestión financiera.

3.7. El examen de una muestra de gastos ha permitido comprobar que el Centro firmó, en diciembre de 1992, un contrato de alrededor de 20 400 ECUS, para la constitución de un sistema de investigación textual multilinguee y su adaptación a las necesidades del Centro en general y a las necesidades de dos proyectos específicos. El compromiso se efectuó en concepto de los gastos operativos cuando se trataba de gastos de funcionamiento administrativo.

3.8. El Centro decidió en 1990 destinar uno de sus agentes al «Task Force» (Grupo de trabajo) Recursos Humanos (TFRH) de la Comisión para trabajar en el programa PHARE en los países del Este y en particular en Polonia. El agente firmó un contrato con la Comisión y recibió por este motivo los primeros pagos del sueldo sin que el Centro interrumpiese su sueldo anterior. Posteriormente se observó que una comisión de servicios del Cedefop al TFRH no era jurídicamente posible, el agente reintegró el dinero percibido a la Comisión y se anuló la comisión de servicios. Sin embargo, el agente ha continuado su trabajo para el programa PHARE hasta el último trimestre de 1992. El coste del proyecto para el Centro, incluido el sueldo del agente, se eleva a más de 350 000 ECUS durante todo el período, perteneciendo el 40 % a 1992. Esta actividad difícilmente se puede inscribir entre los cometidos del Centro, que debe aportar su ayuda a la Comisión para favorecer, a nivel comunitario, la promoción y el desarrollo de la formación y contribuir al establecimiento de una política común de formación profesional.

Ingresos

3.9. La Comisión abonó la subvención del ejercicio 1992 a cargo de el Presupuesto General de las Comunidades en cuatro tramos de 2 700 000 ECUS en marzo, junio, septiembre y diciembre, en fechas que correspondían aproximadamente a las solicitudes del Centro. El Tribunal debe recordar la observación de sus informes anteriores(10) (), en el sentido de que esta forma de pago constituye una infracción del artículo 26 del Reglamento Financiero que dispone que los pagos deben realizarse en la primera quincena de cada trimestre, y que deben adecuarse a las necesidades reales.

3.10. Por otra parte, como ya señaló el Tribunal en sus informes anteriores(11) (), el devengo y cobro de los ingresos del Centro se efectúan sin emisión de propuestas ni de órdenes de ingreso, por lo tanto sin visado previo del interventor, y no se lleva una contabilidad de los derechos devengados. En consecuencia, los importes indicados en el cuadro de los ingresos bajo la denominación «derechos devengados del ejercicio» no representan la totalidad de los derechos: una parte de los créditos recogidos en el activo del balance y en el pasivo bajo la denominación «ingresos pendientes de cobro» deberían contabilizarse de modo que figurasen «las sumas pendientes de cobro», en particular los intereses devengados sobre cuentas bancarias que suponen 15 000 ECUS al 31 de diciembre de 1992.

3.11. El importe de los derechos devengados indicado en el cuadro de los ingresos de la cuenta de gestión del Centro en concepto de la subvención de las CE se calculó a partir del total de los compromisos de gastos, de modo que figurase bajo la denominación «importes pendientes de reembolso 1993» el resultado del ejercicio es decir 308 278 ECUS. De hecho el importe pendiente de reembolso corresponde al saldo del ejercicio, es decir 556 815 ECUS (salvo lo expuesto en el apartado 4.3), como aparece en el balance.

Subvención asignada

3.12. En marzo de 1992, el Consejo de Administración del Centro decidió aceptar una subvención de 370 000 FF (aproximadamente 53 200 ECUS) del Consejo Regional del Norte Pas de Calais (Francia) como contribución a la organización de un seminario internacional en Lille sobre el tema Recomendaciones a los creadores de empresas y gerentes de pequeñas y medianas empresas. En el marco de los convenios celebrados, el Centro recibió un anticipo del 50 % (es decir 27 500 ECUS) y se revirtió al organizador del seminario en septiembre de 1992.

3.13. El cobro y el pago de esta cantidad por el Centro se registraron en su contabilidad general en una cuenta abierta específicamente, pero no en las cuentas presupuestarias, de modo que no aparecen en la cuenta de gestión, ni en los ingresos ni en los gastos. A pesar de haber recibido el visado del interventor, estas operaciones no son conformes con el artículo 4 del Reglamento Financiero que prescribe que «no se podrá efectuar ningún ingreso ni gasto sin imputarlo a un artículo del estado de ingresos y gastos». Es conveniente que el Centro establezca un procedimiento que permita el respeto del Reglamento sin añadir demasiadas dificultades administrativas.

4. OBSERVACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD GENERAL Y EL BALANCE

Valores inmovilizados

4.1. La contabilidad de los inmovilizados se basa en datos globales extraídos del sistema informatizado de inventario, y no en el registro sistemático del valor de las adquisiciones y retiradas. Este procedimiento no garantiza que el valor contable corresponda a las existencias reales. Así al final de 1992 el importe de los inmovilizados (al igual que el de los capitales propios en el pasivo del balance) se infravaloró en al menos 21 500 ECUS.

4.2. El Tribunal recuerda nuevamente la necesidad de un inventario contable permanente(12) (), que permita cuadrar el inventario físico y la contabilidad de cada año.

Diferencias de cambio y saldo del ejercicio

4.3. El Centro abrió en 1992 una cuenta bancaria en ECUS. Dado que la contabilidad se lleva en DM, el descenso de la cotización del ECU durante el año ha provocado una diferencia importante al final del ejercicio entre los haberes reales en ECUS y su contravalor en DM en la contabilidad. Esta diferencia se ha registrado en el activo del balance bajo el título «diferencias de cambio» por un total de 99 640 ECUS. El Centro debería haber ajustado los saldos contables en DM al tipo de cambio del 31 de diciembre de 1992 y contabilizar el resultado como diferencia de cambio. Esta operación hubiera producido el efecto de reducir el saldo en el ejercicio, que figura en la cuenta de gestión y en el balance como de 556 815 ECUS, a 457 175 ECUS.

5. CONCLUSIÓN

5.1. La instauración en el Cedefop de procedimientos administrativos conformes al Reglamento Financiero debe continuarse, en particular en lo que se refiere a la separación de las funciones de ordenador de pagos y contable. El Tribunal invita nuevamente al Centro a establecer la contabilidad de los derechos devengados prescrita por el Reglamento Financiero, como el Centro se había comprometido en sus respuestas al informe del Tribunal relativo al ejercicio 1991.

5.2. Los compromisos tardíos así como el nivel relativamente elevado de las prórrogas de créditos y de las anulaciones de créditos prorrogados indican que el aumento del presupuesto (16 % en 1991 y 4 % en 1992) no es fácilmente absorbido por el Centro.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 4 de noviembre de 1993.

Por el Tribunal de Cuentas André J. MIDDELHOEK Presidente

(1)() - Apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CEE) no 337/75 del Consejo, de 10 de febrero de 1975, por el que se crea un Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional, DO L 39 de 13.2.1975.

- Artículo 69 del Reglamento (CEE) no 1416/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, por el que se establecen las normas financieras aplicables al Cedefop, DO L 164 de 24.6.1976.

(2)() Derogado en 1977 y sustituido por el Reglamento Financiero de 21 de diciembre de 1977, DO L 356 de 31.12.1977, modificado por último por el Reglamento (EURATOM, CECA, CEE) no 610/90 del Consejo de 13 de marzo de 1990, DO L 70 de 16.3.1990.

(3)() Propuestas de reglamentos del Consejo presentadas el 17.12.1990, DO C 23 de 31.1.1991.

(4)() Dictámenes del Tribunal no 3/91 y 4/91 de 11 de abril de 1991, DO C 152 de 10.6.1991.

(5)() Dictamen del Parlamento de 13 de diciembre de 1991, DO C 13 de 20.1.1992.

(6)() DO C 130 de 21.5.1992.

(7)() - Reglamento (CEE) no 1946/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) no 337/75 por el que se crea un Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional, L 181 de 23.7.1993.

- Reglamento (CEE) no 1948/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) no 1416/76, por el que se establecen las normas financieras aplicables al Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional, L 181 de 23.7.1993.

(8)() Informe Anual relativo al ejercicio 1991 (apartados 2.1 y 2.2).

(9)() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1989 (apartado 2.5) y 1991 (apartado 2.6).

(10)() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1989 (apartados 4.1 y 4.2), 1990 (apartado 3.8) y 1991 (apartado 3.7).

(11)() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1990 (apartado 3.7) y 1991 (apartado 2.3).

(12)() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1990 (apartado 4.3) y 1991 (apartado 4.2).

ANEXO

Cedefop - Ejercicio 1992 - Utilización de los créditos disponibles "(1 000 ECU)">Capítulo"> ID="1">5 098> ID="2">4 937 > ID="3">87 > ID="4">74 > ID="5">178> ID="6">153 > ID="7">25 "> ID="2">(96,8 %)> ID="3">(1,7 %)> ID="4">(1,5 %)> ID="6">(86 %)> ID="7">(14 %)"> ID="1">1 030> ID="2">798 > ID="3">169 > ID="4">63 > ID="5">201> ID="6">189 > ID="7">12"> ID="2">(77,5 %)> ID="3">(16,4 %)> ID="4">(6,1 %)> ID="6">(94 %)> ID="7">(6 %)"> ID="1">4 700> ID="2">3 211 > ID="3">1 414 > ID="4">75 > ID="5">1 692> ID="6">1 475 > ID="7">217"> ID="2">(68,3 %)> ID="3">(30,1 %)> ID="4">(1,6 %)> ID="6">(87,2 %)> ID="7">(12,8 %)"> ID="1">10> ID="2">7 > ID="3">-> ID="4">3 > ID="5">-> ID="6">-> ID="7">-"> ID="2">(70 %)> ID="4">(30 %)"> ID="1">10 838> ID="2">8 953 > ID="3">1 670 > ID="4">215 > ID="5">2 071> ID="6">1 817 > ID="7">254 "> ID="2">(82,6 %)> ID="3">(15,4 %)> ID="4">(2 %)> ID="6">(87,7 %)> ID="7">(12,3 %)">

RESPUESTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO A LAS OBSERVACIONES DEL TRIBUNAL DE CUENTAS SOBRE LAS CUENTAS Y LA GESTIÓN DEL EJERCICIO 1992

2.1. Tal y como ha precisado el Centro en sus respuestas a los informes del Tribunal en 1989 (punto 2.3), 1990 (punto 2.1) y 1991 (punto 2.2), la separación de las funciones de contable y de administrador de anticipos exigen un incremento del personal destinado a la contabilidad. Habiéndose cubierto ya un nuevo puesto en 1993, se ha previsto dicha separación de funciones hacia finales de dicho ejercicio.

3.2. Las transferencias de créditos dentro de los capítulos han disminuido de un 15,4 % en 1991 a un 11,41 % en 1992, en el capítulo 2, y han aumentado del 6,1 % al 9,94 % dentro del capítulo 3.

3.3. La transferencia de un total de 9 000 ECUS de 2 líneas de crédito distintas se debía a una interpretación errónea a las disposiciones en vigor. Se han tomado ya las medidas necesarias para evitar la repetición del hecho.

3.6. Dentro del Programa de trabajo 1992 figuraba también una nueva edición de la «Guía de los sistemas de formación profesional en la CE». Los trabajos preparatorios de dicho documento sólo pudieron concluirse a finales de dicho ejercicio, y por lo tanto los créditos para la impresión del documento sólo pudieron comprometerse en dicho momento.

3.7. El capítulo 2 del estado de ingresos y gastos del Centro no incluye ninguna línea presupuestaria a la que hubiera podido imputarse el gasto en cuestión. Se reconsiderará esta cuestión dentro de la revisión de la nomenclatura presupuestaria de 1994, solicitada por el Tribunal.

3.8. A solicitud de la Comisión, el Centro puso uno de sus agentes a disposición de la Comisión durante el último trimestre de 1989. Seguidamente, pudo observarse que este traslado no resulta compatible con el régimen aplicable al personal del Centro, y se revocó dicha Comisión de Servicios. De todas formas, teniendo en cuenta la importancia de las actividades efectuadas en Polonia, el Consejo de Administración decidió también a solicitud de la Comisión enviar a la gente en cuestión a Polonia en misión de larga duración. El Consejo de Administración y la Comisión consideraron que dicha actividad correspondía a la misión del Centro de «asistir a la Comisión».

3.9. De conformidad con las observaciones del Tribunal, el Centro ha solicitado a la Comisión que le transfiera las partes de la subvención de 1993 en función de sus necesidades reales y de forma que los pagós puedan tener lugar dentro del plazo establecido en el artículo 26 de las disposiciones financieras aplicables al Centro.

3.10. Tal y como el Centro ha precisado en sus respuestas a los informes del Tribunal de 1990 (punto 3.7) y 1991 (punto 2.3), las propuestas de compromiso y las órdenes de ingreso dependían de la modificación del software de la contabilidad, prevista en 1992. Una vez concluida dicha modificación, desde inicios de 1993 se ha procedido a efectuar propuestas de compromiso y órdenes de ingreso.

3.11. La respuesta a este punto puede extrapolarse del punto anterior.

3.12 - 3.13. El cobro y el pago de la subvención del Conseil régional Nord-Pas de Calais quedaron registrados en la contabilidad general y no en las cuentas presupuestarias, a fin de evitar a la correspondiente reducción de la subvención procediente de la CE. Al efecto, la autoridad presupuestaria había recomendado en diversas ocasiones que el Centro intentase incrementar sus ingresos procedentes de fuentes distintas a la CE. De todas formas la observación del Tribunal es correcta, y el Centro deberá en el futuro imputar todo ingreso de este tipo en una línea presupuestaria.

4.1 - 4.2. La modificación de los software de la contabilidad efectuada durante el primer trimestre de 1993, corresponde al deseo del Tribunal.

4.3. La corrección de la imputación de 99 640 ECUS se efectuará en el balance 1993.

5.1. El Centro reitera su posición de 1989, 1990 y 1991 y observa que, al haberse cumplido las condiciones necesarias, la separación de funciones que deseaba el Tribunal se efectuará a finales del ejercicio de 1993.

5.2. La creación de un puesto de asistente administrativo a la dirección para la ejecución presupuestaria del Programa de Trabajo pretende sobre todo garantizar una distribución más equilibrada de los gastos de operaciones durante el ejercicio.