Informe

sobre los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Cedefop - Salónica) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas del Centro

(2000/C 373/05)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo, de conformidad con el artículo 12 del Reglamento (CEE) n° 337/75 del Consejo(1), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1946/93(2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CEE) n° 1416/76 del Consejo(3), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1948/93(4), la ejecución presupuestaria es competencia del Consejo de administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(5), de conformidad con las disposiciones financieras internas establecidas en los artículos 65, 67 y 68 del Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76. De conformidad con el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Tribunal de Cuentas debe examinar dichos estados financieros.

3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expone.

4. Este examen ha permitido al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES RELATIVAS A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL CENTRO EUROPEO PARA EL DESARROLLO DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL (CEDEFOP - SALÓNICA) CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. Los créditos definitivos del ejercicio, tras la aprobación de un presupuesto rectificativo y suplementario de 0,3 millones de euros en septiembre de 1999, se elevan a 15,2 millones de euros, de los que 14,5 millones de euros (es decir un 95 %) se comprometieron y 0,7 millones de euros (es decir, un 5 %) se anularon al 31 de diciembre de 1999(6).

6. Las prórrogas de créditos se elevan a 3,7 millones de euros (es decir un 26 % de los compromisos) y afectan principalmente al título III por valor de 2,2 millones de euros y al título II por valor de 1 millón de euros (financiación del último tramo del nuevo edificio del Cedefop). A modo de comparación, los créditos prorrogados del ejercicio 1998 al ejercicio 1999 se elevan a 3,9 millones de euros. De este importe fue preciso anular 0,6 millones de euros (es decir, un 15 %), principalmente en el título III.

Contabilidad general y presupuestaria

7. El Centro había previsto(7) poner a punto un nuevo sistema de contabilidad, FIBUS, para el final de 1999, de manera que pudiera utilizarse después del primer semestre de 2000. Tras un control específico sobre este proyecto y a la espera de poder proceder a una evaluación completa, se señala al Centro que es necesario probar en profundidad las capacidades de dicho sistema antes de ponerlo efectivamente en servicio.

Administración de anticipos

8. Aunque el recurso a la administración de anticipos disminuyó claramente con respecto al ejercicio anterior(8), el Centro continuó efectuando así una parte importante de sus pagos, es decir 2, 6 millones de euros (o sea, un 23 %), en 1999. Se pide al Centro que continúe esforzándose por reducir aún más la utilización de esta forma de pago y, en consecuencia, los riesgos que implica.

Imputación del IVA

9. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con el IVA incluido. Este impuesto podía, tras el reembolso, ser objeto de una nueva utilización. Pero a partir de esta fecha(9), el Reglamento financiero general impone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita al Centro a transponer estas nuevas modalidades en su propia normativa.

10. El Centro no pudo efectuar un cotejo exhaustivo entre sus solicitudes de recuperación del IVA y sus datos contables. Además, deberían haberse establecido órdenes de cobro al mismo tiempo que las solicitudes de recuperación.

11. Las operaciones relativas a la recuperación del IVA abonado en 1999 comenzaron en mayo de 2000. En aras de la buena gestión, sería deseable que la preparación de las solicitudes de recuperación se organizara de manera que ésta se pueda realizar lo más rápidamente posible.

Edificio

12. En la construcción de su edificio, el Centro debió pagar un importe inferior a 1,2 millones de euros en relación al coste previsto inicialmente, gracias a circunstancias favorables (tipo de cambio, condiciones contractuales). Este importe fue destinado por el Centro a la realización de equipos complementarios no planeados en el acuerdo con las autoridades griegas. Dada la importancia de este ahorro en el gasto previsto en un principio para el edificio (6,8 millones de euros) y por razones de buena gestión y transparencia frente a la autoridad presupuestaria, el Centro debería haber comunicado sus intenciones no sólo al Parlamento, sino también al Consejo.

Contratos

13. De los equipos complementarios mencionados en el apartado 12, dos, de un valor de unos 195000 y 136000 euros, respectivamente, fueron objeto de contratos celebrados directamente con la autorización de la oficina ejecutiva del Consejo de administración. La naturaleza de los trabajos (equipos de cocina y trabajos suplementarios relativos a la seguridad) no justifica el recurso a un procedimiento de contratación directa y el motivo de urgencia no debería ser admitido, ya que la ausencia de tales equipos no afecta a la utilización principal del equipo. Ahora bien, el valor de cada uno de ellos resulta superior al límite, por encima del cual el reglamento financiero exige consultar una Comisión consultiva de compras y contratos (46000 euros), con independencia del procedimiento de adquisición previsto.

14. El examen de los contratos para proyectos informáticos sacó a la luz las debilidades siguientes: falta de consulta del servicio informático, imprecisión de los objetivos que debían lograrse e incumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros, así como de los procedimientos de licitación. Además, la fiscalización de la ejecución de los proyectos basados en Internet mostró que las hipótesis en las que se basan las decisiones no estaban bien fundadas o resultaban inadecuadas. Se pide al Centro que continúe sus esfuerzos para gestionar sus proyectos informáticos conforme a las normas y adoptarlos en función de los desarrollos intervenidos desde concepción.

Personal

15. El Tribunal había señalado en 1998(10) la falta de decisiones formales de la AIPN sobre la fijación de derechos financieros de los agentes. En 1999 las medidas anunciadas por el Centro no pudieron realizarse por completo. Además, en algunos casos, no se respetan las disposiciones del Estatuto, que prevén que el personal sea calificado, al menos, una vez cada dos años.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 26 de octubre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) DO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) DO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) De conformidad con el artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1948/93 del Consejo, que modifica el Reglamento (CEE) n° 1416/76, el 29.03.2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y los gastos del Centro correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 5.4.2000. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

(6) No obstante, en abril de 2000 se autorizó una prórroga automática de 0,55 millones de euros reduciendose a sólo 0,15 millones de euros el importe de los créditos de 1999 efectivamente anulados.

(7) Véase la respuesta al apartado 5 del Informe relativo al ejercicio 1998 (DO C 372 de 22.12.1999), p. 27.

(8) DO C 372 de 22.12.1999, apartado 6, p. 27.

(9) Véase el apartado 2 bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

(10) DO C 372 de 22.12.1999, apartados 9 y 10, p. 27.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del centro

Apartado 8

Como consecuencia de las recomendaciones del Tribunal, el Cedefop ha continuado su tarea, consistente en reducir en la medida de lo posible los pagos mediante cuentas de anticipo: durante los tres primeros trimestres del año 2000, las cantidades implicadas no superaron la cantidad de 20000 euros al mes.

Apartado 9

El Centro elaborará un memorándum sobre las actualizaciones y mejoras que deban incorporarse a la revisión de su Reglamento financiero general. Dicho memorándum será transmitido a la Comisión, de manera que la misma pueda remitir a la autoridad legislativa las propuestas que considere procedentes.

Apartados 10 y 11

En 1999, el exceso de trabajo impuesto a la unidad financiera del Cedefop, mediante la terminación del nuevo edificio y la finalización del sistema Fibus, retrasó la tramitación completa de ciertos expedientes. En 2000, se han adoptado las medidas necesarias para subsanar dichos retrasos y evitar que se vuelvan a producir.

Apartado 12

Gracias a los esfuerzos coordinados de las distintas partes interesadas (Gobierno griego, Comisión y Cedefop), la construcción del edificio en la forma inicialmente prevista ha permitido un ahorro sustancial. Se ha decidido de común acuerdo asignar dichas cantidades a la realización de las obras complementarias, que contribuirán a reforzar y optimizar la funcionalidad y la seguridad del edificio.

Se ha mantenido informada a la autoridad presupuestaria de dichos avances. El Cedefop subraya que a falta de una comunicación oficial, el Consejo recibió de los representantes del Centro todas las informaciones relativas a dichas obras complementarias y a su justificación, en el marco de los debates con el Comité presupuestario.

Apartado 13

Las obras en cuestión corresponden a equipos cuya necesidad se desprende de informaciones no disponibles en la fase inicial. Por motivos de ahorro y para garantizar la funcionalidad óptima inmediata del nuevo edificio, el Cedefop ha juzgado conveniente, en estas circunstancias particulares, proceder por medio de adjudicación directa. La Oficina ejecutiva emitió una opinión favorable sobre ambos expedientes, considerando que, técnicamente, dichos trabajos adicionales no pueden separarse del contrato principal.

Además, el Cedefop recuerda que ha sido su Reglamento financiero el que ha asignado a su Consejo de administración y a la Oficina ejecutiva del mismo competencias normalmente atribuidas a las CCCC. El Cedefop planteará los problemas ocasionados por esta situación en el memorándum que pretende dirigir a la Comisión sobre la revisión de su Reglamento financiero (véase la respuesta al apartado 9).

Apartado 14

Resulta inevitable que en proyectos informáticos con una envergadura y una complejidad como los emprendidos por el Cedefop, que se desarrollan durante varios años, se presenten problemas desde el principio, y que las evoluciones extremadamente rápidas en el ámbito de la informática dejen obsoletas las hipótesis iniciales, lo cual conduce en ciertos casos a errores en su gestión. Durante años, aprovechando la experiencia adquirida y tomando en consideración las observaciones del Tribunal, el Cedefop ha reforzado los procedimientos de gestión y de desarrollo de sus proyectos informáticos, y continuará su tarea en dicha materia para optimizar los resultados ya obtenidos. El Cedefop desea subrayar que la creación en 1999 de una unidad de gestión de los contratos, que desde el 1 de enero de 2000 examina sistemáticamente todos los contratos, constituirá una contribución segura a dicha mejora.

Apartado 15

En 1999, el Cedefop comenzó a revisar los datos relativos a los derechos financieros del personal. Una vez confirmados dichos datos, serán incorporados a los expedientes individuales y al módulo de gestión de personal del sistema Fibus. Además, desde principios del año 2000, se han puesto en marcha procedimientos para verificar anualmente dichos datos y, si procede, actualizarlos. Respecto a la calificación, el Cedefop adoptó en 2000 las medidas necesarias para regularizar los expedientes de los agentes afectados y para que, a partir del año 2000, la calificación de los agentes se efectúe sistemáticamente cada dos años.