Informe

relativo a los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente (AEMA - Copenhague) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998, acompañado de las respuestas de la Agencia

(1999/C 372/02)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

Opinión del Tribunal

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente, de conformidad con el apartado 4 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, la ejecución presupuestaria es competencia del Director ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. Dicho examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales corrrespondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Principales observaciones relativas a la ejecución presupuestaria de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998

Contabilidad general (SI X) y presupuestaria (SI 2)

5. Durante las distintas fases del sistema SI 2 (nueva versión), la Agencia no sólo dependió excesivamente de expertos externos, sino que, para poner en marcha nuevos mecanismos, gastó importes del orden de 110000 ecus. Si se hubiera puesto en marcha el acuerdo de asistencia común (common support agreement) antes de enero de 1999, dichos importes podrían haber sido compartidos por varias agencias, llegado el caso.

6. Durante el procedimiento de evaluación, se observó que se había puesto en marcha el sistema antes de la conclusión de todas las pruebas preliminares necesarias. En parte, se debe a las insuficiencias de los programas informáticos de la Comisión. Se efectuaron varias intervenciones y correcciones manuales. Es indispensable la realización de un acuerdo de nivel de asistencia técnica (service level agreement) con la Comisión.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

7. En cuanto a los procedimientos de la CCCC relativos a la introducción del sistema SI 2, se observó un retraso inexplicable de cinco meses tras la evaluación de la licitación restringida. Por otra parte, se estimó mal el tiempo necesario para la finalización del trabajo, a lo que se añade el que los procedimientos seguidos para la elección del contratante no están completamente justificados.

Contratos con los centros temáticos

8. En lo referente a los documentos justificativos "gastos analíticos" (analytical expenses) de los contratos, el Tribunal observó que en los casos examinados no se efectuó ningún control interno de conformidad con el artículo 8 de las cláusulas de los contratos relativas a las subvenciones a los centros temáticos.

Publicación

9. La Agencia no publicó en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas ni su presupuesto ni el cuadro de su plantilla, contrariamente a lo establecido en el artículo 13 de su Reglamento financiero.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de los días 24 y 25 de noviembre de 1999.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 120 de 11.5.1990, p. 1.

(2) De conformidad con el apartado 3 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90, el 20 de abril de 1999 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 1998 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 26 de abril de 1999. En los cuadros anexos al presente informe se hallará un resumen de las mismas.

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1998 y 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1998 y 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

RESPUESTAS DE LA AGENCIA

Sistemas de contabilidad general (SI X) y presupuestaria (SI 2)

Punto 5:

Si bien es cierto que el common support agreement ("acuerdo de asistencia común") no se puso en marcha hasta principios de 1999 (con la participación de siete agencias), se ha de hacer constar que:

- el desarrollo conjunto en este ámbito entre las agencias tuvo su punto de partida en 1995 con una licitación conjunta, con la participación de los servicios de la Comisión Europea (DG XX), y continúa desde entonces,

- la AEMA, como lo sabrán los funcionarios en misión del Tribunal, ha recurrido activamente a este desarrollo conjunto, manteniendo al mínimo posible tanto el nivel de conocimientos adicionales o específicos como la cuantía de los correspondientes recursos financieros.

Punto 6:

Aunque tales observaciones sean ciertas, parecen reflejar una actitud crítica con respecto a lo que, en opinión de la AEMA, ha constituido hasta el momento un buen método operacional para actuar (que quizás sea la única forma de proceder en las circunstancias actuales), puesto que ha incluido:

- una prueba paralela del SI 2 a lo largo de 1998 hasta que pasó a convertirse en el sistema presupuestario de la AEMA en enero de 1999 (funcionó de modo correcto y estable). Resultó necesario proceder a intervenciones (o ajustes) manuales como consecuencia de las limitaciones y los errores del programa informático. Sin embargo, no se modificaron los créditos o pagos existentes y tampoco se crearon nuevos, y

- se llegará próximamente a un service level agreement ("acuerdo entre los servicios de las agencias") entre la Comisión y la Fundación Europea de Formación de Turín, en nombre de las siete agencias, incluida la AEMA, que se sumaron a un acuerdo de asistencia común.

Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC)

Punto 7:

En opinión de la AEMA, el proceso se ha desarrollado en su conjunto con arreglo a los procedimientos y las mejoras prácticas:

- la evaluación del trabajo necesario se realizó en 1997 sobre la base de la escasa información disponible y con el apoyo de los servicios de la Comisión Europea. Debido a una serie de motivos imprevistos, se transmitió inmediatamente una evaluación consolidada y actualizada a la CCCC,

- se publicó un anuncio de invitación a manifestación de interés en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. Se dirigió una licitación restringida a 38 empresas, y en el proceso de selección se aplicaron los criterios de adjudicación publicados en la misma. En lo sucesivo, la Agencia se esforzará por mejorar los procedimientos de evaluación relativos a la selección final del candidato elegido y ya se ha introducido un sistema de calificación más contrastado para las evaluaciones.

Contratos con los centros temáticos

Punto 8:

Se efectuó el control, aunque no se haya dejado constancia de ello en los expedientes. Durante todo el año, se revisaron y se comprobaron constantemente los documentos justificativos relativos a los gastos derivados de los contratos con los centros temáticos europeos (algunos pagos no se efectuaron por no haberse entregado los correspondientes trabajos), pero tampoco se dejó constancia de ello en los expedientes. Los directores de proyectos ya disponen de instrucciones específicas relativas al sistema de control interno.

Publicación del presupuesto de la AEMA

Punto 9:

- La Agencia sólo publicó su presupuesto para 1998 en su sitio Internet (alrededor de 5 millones de visitas por año y 360000 usuarios por año). Se siguieron los puntos de vista expresados en 1998 por el Comité presupuestario del Parlamento Europeo, en una reunión con los directores de las agencias, en el sentido de que los presupuestos de la segunda generación de agencias no deberían publicarse necesariamente en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas; su publicación en Internet sería más eficiente (menor coste y mayor difusión).

- En 1999, la AEMA volvió a publicar su presupuesto en Internet. Como consecuencia de lo expuesto en el Informe del Tribunal de Cuentas y con el fin de respetar al pie de la letra su Reglamento financiero, la AEMA también publicará su presupuesto para 1999 en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas junto con las otras seis agencias (para reducir los costes). No obstante, habida cuenta de los puntos de vista del Parla mento Europeo y la experiencia adquirida por la Agencia, se ha de evaluar lo siguiente:

- el método alternativo más rentable para difundir la información presupuestaria, también entre el público en general. Dicho método podría incluir la publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas de un resumen y una referencia al sitio Internet de la AEMA, en el que se puede acceder a la versión íntegra del presupuesto y al organigrama,

- la forma más apropiada de reflejar dicha publicación en las cláusulas del Reglamento financiero de la AEMA, adaptando sus disposiciones de modo rentable a las posibilidades que brinda la tecnología de la información.