RECOMENDACIÓN DE LA COMISIÓN de 22 de abril de 1997 sobre la mejora y simplificación de las condiciones para la creación de empresas (97/344/CE)

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Vista la Resolución del Consejo, de 10 de octubre de 1994, sobre el libre desarrollo de la dinámica y del poder innovador de las pequeñas y medianas empresas, incluidas las artesanales y las microempresas, en una economía abierta a la competencia (1),

Visto el informe presentado por la Comisión al Consejo Europeo de Madrid de 15 y 16 de diciembre de 1995, titulado «Las pequeñas y Medianas Empresas: Fuente Dinámica de Empleo, Crecimiento y Competitividad en la Unión Europea» (2),

Vista la Comunicación de la Comisión sobre un Programa integrado en favor de las PYME y del artesanado (3), y la Resolución del Consejo de 9 de diciembre de 1996 (4),

Vista la Resolución del Consejo, de 8 de julio de 1996, sobre la simplificación legislativa y administrativa en el ámbito del mercado interior (5),

Vista la Resolución legislativa del Parlamento Europeo, de 19 de septiembre de 1996, que contiene el dictamen del Parlamento Europeo sobre la propuesta de decisión relativa al Tercer Programa Plurianual en favor de las pequeñas y medianas empresas (PYME) de la Unión Europea (1997-2000) (6),

Visto el Plan de la Comisión, de acción para la innovación (7), que, entre otros aspectos, subraya que unas formalidades administrativas excesivas pueden tener efectos negativos sobre el potencial de innovación de las empresas,

Vista la Decisión 97/15/CE del Consejo, de 9 de diciembre de 1996, relativa al Tercer Programa Plurianual en favor de las pequeñas y medianas empresas (PYME) de la Unión Europea (1997-2000) (8),

Considerando lo que sigue:

I. INTRODUCCIÓN

(1) Según las organizaciones empresariales europeas, la principal prioridad es mejorar y simplificar el entorno empresarial, ya que actualmente las empresas deben operar en un entorno complejo y que cambia constantemente. Se han adoptado numerosas normativas en los últimos veinte años y, junto con los procedimientos administrativos, tienen un efecto acumulado sobre las empresas, que ahoga sus actividades cotidianas y afecta a su competitividad. Además, la carga es desproporcionada para las pequeñas empresas, que, en comparación con las grandes, no disponen de los recursos humanos y financieros necesarios (9). Y ya que está ampliamente reconocido que las PYME (10), tienen un mayor potencial de creación de puestos de trabajo, los poderes públicos deberían estudiar, como asunto prioritario, formas de reducir la carga administrativa que soportan esas empresas. Es vital animar y apoyar su potencial de crecimiento y de creación de puestos de trabajo.

II. UN MARCO PARA LA POLÍTICA DE SIMPLIFICACIÓN

(2) Las formalidades reglamentarias y administrativas se derivan principalmente de la legislación de los Estados miembros. Mediante la aplicación del principio de subsidiariedad, se adoptan decisiones y medidas a todos los niveles tanto nacional, como regional y local. El número de reglamentos adoptados por los Estados miembros es mucho más grande que el número de reglamentos y directivas comunitarias.

(3) Un marco para una política de simplificación implica, por tanto, una coordinación dentro de los servicios públicos, no sólo entre las administraciones centrales, sino también entre éstas y las autoridades locales. Francia, Portugal y el Reino Unido han puesto en marcha un departamento específico, bajo la responsabilidad directa del primer ministro, mientras que la mayor parte de los demás Estados miembros han creado un Comité consultivo, que no suele tener la misma autoridad. La simplificación es una tarea difícil y requiere autoridad y poder frente a los departamentos ministeriales, así como recursos financieros y humanos apropiados (11). Los funcionarios deberían sensibilizarse mediante campañas de información y los que se ocupan de asuntos relacionados con las PYME deberían recibir una formación apropiada (12). Hace falta un cambio de mentalidad dentro de las administraciones públicas para conseguir un comportamiento más orientado al cliente entre administraciones y empresas, y las administraciones públicas deberán preocuparse más por ayudar a la empresa que por controlarla (13). Por último, el éxito de una política de simplificación depende de una evaluación permanente y de un control sistemático de los resultados obtenidos, en consulta con las organizaciones empresariales.

III. EL ENTORNO REGLAMENTARIO

(4) Un entorno reglamentario difícil o complejo puede desalentar el espíritu empresarial y la creación de nuevas empresas. Más aún cuando una empresa decide desarrollar sus operaciones en otro Estado miembro donde no conoce tan bien la lengua, la cultura y el funcionamiento de la administración. Si nadie discute la necesidad de una reglamentación adecuada, el efecto acumulado de esa reglamentación, su complejidad y los costes de adaptación ocasionan problemas y pueden tener consecuencias desproporcionadas sobre las empresas en relación con el objetivo de la reglamentación. Al final, una reglamentación compleja y costosa es difícil de aplicar, provoca críticas y a menudo se elude.

(5) Los Estados miembros deben, por tanto, ser más conscientes de los efectos de la reglamentación sobre las empresas. El objetivo debería ser la detección de las mejoras necesarias, sin perder de vista que debe buscarse un equilibrio entre la necesidad de cambios y las cargas que soportan las empresas, porque éstas tienen que asimilar el cambio aunque sea positivo.

(6) Cuando proponga una nueva reglamentación, el legislador deberá tener un completo conocimiento de las consecuencias que dicha reglamentación tendrá sobre las empresas en términos de costes de adaptación y formalidades. Cuando sea necesario, deberán realizarse evaluaciones de las consecuencias sobre las empresas y análisis de los costes-beneficios en estrecha colaboración con la comunidad empresarial. Al hacerlo, el legislador deberá prestar una atención especial a las exigencias de conformidad para las PYME. Cuando las PYME pueden cumplir la normativa con un coste razonable, las grandes empresas también pueden hacerlo, mientras que, a la inversa, no ocurre necesariamente lo mismo. El principio de «pensar primero en los pequeños» («think small first») debería servir como test de tolerancia (14).

(7) Los costes de adaptación que soportan las empresas derivados de reglamentaciones necesarias deberán compensarse por otras consideraciones de interés público, como por ejemplo, en los campos de la sanidad, la seguridad o el medio ambiente. Los Estados miembros deberían plantearse la introducción, cuando sea conveniente, de excepciones o trámites simplificados para ayudar a las PYME, que no reduzcan de manera inaceptable el objetivo de la reglamentación. Por ejemplo, en las reglamentaciones sobre impuestos, Derecho de sociedades, estadística o medio ambiente, la introducción de niveles límite o de menores exigencias en materia de control y declaración puede reducir significativamente la carga y los costes de adaptación para las PYME. No obstante, los niveles límite no deberían tener un efecto desincentivador sobre el crecimiento y tendrían que aplicarse con cierta flexibilidad. Por ejemplo, debería autorizarse a las empresas a permanecer en un régimen específico de PYME mientras su volumen de negocios no superase en un determinado porcentaje el nivel límite contemplado en dicho régimen (15).

IV. SIMPLIFICAR LAS FORMALIDADES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS

(8) Además de los principios generales que se mencionan más arriba, la Comisión desea destacar algunas prácticas que considera útiles para promover en los Estados miembros, ya que constituyen elementos importantes para facilitar la fase de creación de una empresa. Se trata en primer lugar de coordinar mejor entre los poderes públicos el proceso de creación y simplificar los procedimientos administrativos.

(9) Casi todos los Estados miembros exigen un cierto número de distintos tipos de registro (impuestos, seguridad social, estadísticas, registros mercantiles y de comercio, etc.). El número de puntos de contacto diferentes para las necesidades de registro varían de un Estado miembro a otro pero puede alcanzar fácilmente diez localizaciones distintas, lo cual consume mucho tiempo para el empresario, más incluso cuando hay que acudir varias veces al mismo sitio. Hay que rellenar un formulario en cada ventanilla y solicitar a menudo la misma información. La cantidad de formalidades y requisitos depende de la estructura legal elegida por la empresa. Las sociedades anónimas son las que requieren mayor cantidad de formalidades, por ejemplo, un Estado miembro impone veintitrés trámites y formularios diferentes (16). Las autorizaciones necesarias para la creación de una actividad las conceden también autoridades diferentes, lo que complica aún más el itinerario del nuevo empresario. El resultado es que hay que esperar a veces semanas, o incluso meses, antes de que la empresa pueda comenzar a funcionar. Este primer enfrentamiento con la burocracia, junto con el coste del registro, que varía de un Estado miembro a otro y que puede llegar a los 2 000 ecus (17), es muy desalentador y muestra el contexto en que se desarrollarán los futuros contactos entre la nueva empresa y la administración.

Puntos de contacto únicos

(10) La Comisión propone que los Estados miembros identifiquen urgentemente las formalidades a todos los niveles que se requieran cuando se cree una empresa y estudien los medios de coordinarlos y simplificarlos. Un buen ejemplo es el proyecto belga Auditform, que tiene por objetivo realizar el inventario de todos los trámites y formalidades administrativas que se imponen a las empresas, con objeto de evaluar su eficacia y las cargas que suponen para aquéllas. Otro ejemplo de coordinación puede encontrarse en Francia, en los Centros de Formalidades de las Empresas (Centres de formalités des entreprises - CFE) (18) y, en Alemania, en los «Gewerbeämter» alemanes. Estos sistemas se basan en el principio del punto de contacto o de comunicación único entre las empresas -según su tipo o su naturaleza- y los poderes públicos a todos los niveles.

(11) La experiencia muestra que las formalidades administrativas relativas a la creación de una empresa en los Estados miembros pueden arreglarse en un plazo de uno a cinco días, mientras que el plazo más largo de que tiene noticia la Comisión es de 120 días.

(12) Semejante punto de contacto único para las empresas en fase de arranque puede desempeñar un papel aún más importante si se convierte en intermediario para todas las formalidades que deben cumplirse durante la existencia de una empresa: cambio de dirección o de estatuto, transferencia de propiedad, cuestiones de empleo, permiso y licencias, etc. En Francia, por ejemplo, se están desarrollando unas discusiones para integrar en los CFE las formalidades relativas al empleo. Aunque la obtención de ese nivel de coordinación entre las administraciones públicas requiere mucha determinación y persuasión, la Comisión sabe por sus contactos con las empresas que se desea la creación de ese punto de contacto único.

Un formulario único de registro

(13) Otro elemento importante es la necesidad de racionalizar la recogida de las informaciones que se exige de las empresas, no sólo en la fase de arranque, sino también durante la fase de desarrollo. Francia tiene una experiencia interesante que puede compartir asimismo en este ámbito. Las informaciones solicitadas a una nueva empresa se incorporan a un cuestionario único gestionado por los CFE (19). Este cuestionario lo elabora el CERFA (20), que es la autoridad central responsable de todas las formalidades destinadas a recabar informaciones.

(14) Un formulario único es una simplificación importante para el nuevo empresario, ya que reúne todas las informaciones exigidas por cada administración para registrar la nueva empresa. La ventaja de este sistema es que las informaciones necesarias para las necesidades del registro se facilitan una sola vez y el CFE puede responder a las consultas relativas a la cumplimentación del formulario. El sistema francés de formulario único presenta, sin embargo, un inconveniente, ya que debe ir acompañado de justificantes cuya obtención y autentificación duran bastante tiempo. Las administraciones deberían evitar también enviar a las empresas recientemente registradas un gran número de formularios procedentes de distintos servicios, ya que ello limita considerablemente las ventajas del formulario único.

(15) Debería animarse a las administraciones públicas a compartir la información, utilizar más las bases de datos y las tecnologías de la información disponibles y, en su caso, adaptar sus normativas sobre protección de datos (21). Se sobreentiende que esa información compartida se refiere a los datos no confidenciales. En Italia, la ley n° 241 de 1990 introdujo diferentes medidas de simplificación administrativa. Por ejemplo, establece que siempre que una persona invitada a facilitar informaciones específicas declare que esas informaciones se encuentran en documentos que están ya en poder de la administración que las solicita o en otro servicio de la administración ésta deberá obtener esa información por sus propios medios. De manera similar, en Dinamarca, se está preparando una propuesta legislativa que pretende prohibir a las administraciones públicas solicitar informaciones a una empresa si esas informaciones pueden obtenerse en otro lugar dentro de la administración. Aparentemente, se desprendería de esa disposición que las empresas estarían autorizadas a no dar curso a la solicitud si las informaciones requeridas ya se han proporcionado a otra administración.

Un número único de identificación

(16) De acuerdo con las propuestas relativas al punto de contacto único y al formulario único, un número de identificación único para las empresas es una medida de simplificación útil. Un sistema de ese tipo existe en Francia, Suecia, Portugal y Dinamarca (22). La principal ventaja para la empresa es que puede utilizar el mismo número en todos sus contactos con las distintas administraciones. Ese número único es también muy útil para los poderes públicos, ya que simplifica la gestión de las bases de datos y la información compartida.

Autorizaciones, licencias y permisos

(17) Aparte de las formalidades de registro más arriba mencionadas, una nueva empresa debe obtener una serie de autorizaciones que le den derecho a emprender una actividad o acceder a una profesión específica. Puede ser una autorización general para comenzar una actividad económica, como es el caso en Luxemburgo, o una autorización más concreta para desempeñar una profesión determinada, por ejemplo guía turístico, peluquero o agente de viajes. También suele ser necesario un permiso o una licencia para los trabajos de construcción, por motivos de protección del medio ambiente, por razones de salud y seguridad, etc. El tipo y la complejidad de las autorizaciones necesarias varían mucho de un Estado miembro a otro. A veces, deben cumplirse condiciones de establecimiento: buena reputación, solvencia, cualificaciones o experiencia profesional. La Comisión debe velar por garantizar la libertad general de establecimiento en el mercado único, especialmente mediante el reconocimiento mutuo de las cualificaciones profesionales y considera que los Estados miembros deberían revisar periódicamente y, en su caso, simplificar sus trámites de autorización para elevar al máximo el potencial de creación de nuevas empresas.

(18) La lentitud de los trámites, la necesidad de obtener autorizaciones y la cantidad de autoridades responsables diferentes pueden disuadir de crear una empresa. Italia ha adoptado dos leyes (23) que establecen, en términos generales, una serie de principios destinados a simplificar los trámites de autorización. Éstos comprenden la posibilidad de emprender una actividad económica sin autorización explícita según el principio de «silencio positivo» (24). Esto significa que si la administración en cuestión no toma ninguna decisión antes de un plazo determinado, se considera que se concede la autorización. En enero de 1996, Alemania adoptó una serie de leyes para acelerar los trámites de autorización con objeto de reducir la duración de los trámites de planificación. Se trataba de dar una imagen más atractiva de Alemania para la implantación de empresas y favorecer de esa manera la inversión y la creación de puestos de trabajo.

(19) Es difícil evaluar los resultados de las leyes italianas. Sin embargo, el Estado federado alemán de Baden-Wurtemberg, que adoptó medidas similares de simplificación en 1992, calificó de positiva la experiencia. Los principios en que se basan estas iniciativas relativas a las autorizaciones merecen que se fomenten en otros Estados miembros (véase el Anexo I). La simplificación de los trámites de autorización suele requerir un cambio en las prácticas de funcionamiento y en la cultura del servicio público, así como un movimiento hacia una mayor autorregulación por parte de las empresas.

(20) Las propuestas más arriba mencionadas deberían simplificar considerablemente el desarrollo de las actividades comerciales en la Comunidad. Será mucho más fácil para un empresario empezar a operar en otro Estado miembro si esa persona puede dirigirse a un punto de contacto único, sólo debe rellenar un formulario, recibe un número de identificación único en ese Estado miembro y se le conceden rápidamente las autorizaciones necesarias para dar comienzo a sus actividades. Además, el número de identificación único podría utilizarse en otros campos: por ejemplo, para el IVA, como ya ocurre en Francia; los demás Estados miembros podrían aprovechar esta medida de simplificación con relativa facilidad. Por último, esas medidas facilitarían enormemente el trabajo de las distintas organizaciones, tanto privadas como públicas, que asesoran a las empresas que desean emprender una actividad en la Comunidad.

V. FOMENTAR LAS NUEVAS EMPRESAS

(21) Hay otros ámbitos donde se pueden promover las mejores prácticas de un Estado miembro a otro. Los relacionados con la fiscalidad, la seguridad social, la contabilidad y la estadística, así como el Derecho de sociedades. Algunos Estados miembros (25) han introducido incentivos o medidas de simplificación en esos ámbitos, especialmente para estimular la creación de nuevas empresas y favorecer el autoempleo (véase el Anexo II). La mayor parte de esas medidas hacen referencia más a los primeros años de desarrollo de una empresa que a la fase de arranque. Son importantes ya que sólo un 80 % aproximadamente de las nuevas empresas subsisten al cabo de un año, sólo un 65 % sigue en actividad a los tres años y sólo un 50 % a los cinco años (26). Estas medidas son también importantes porque, muy a menudo, la legislación (fiscalidad, derecho de sociedades, cuestiones de empleo, etc.) desanima a los que desean crear una empresa. Por ejemplo, la contratación de un asalariado implica rellenar más de diez formularios distintos. Los requisitos en materia de conservación obligatoria de documentos varían de un sector de reglamentación a otro (27) y los trámites exigidos por el Derecho de sociedades para las juntas de accionistas suelen ser inadecuadas para las pequeñas empresas. Por ello, Alemania adoptó una legislación para simplificar los trámites en el seno de la «kleine Aktiengesellschaft» (28).

(22) En lo concerniente a la mejora del entorno fiscal, varios Estados miembros han introducido una forma de desgravación fiscal para PYME o nuevas empresas (29) (véase el Anexo III). Además, Francia, el Reino Unido y los Países Bajos han introducido exenciones fiscales para las personas físicas que inviertan en empresas en fase de arranque, a la manera de los «Business Angels» (30) en los Estados Unidos.

(23) La simplificación de la fiscalidad también es un campo que necesita reformas, si se tienen en cuenta la pérdida de tiempo y la complejidad que representan los numerosos impuestos que deben pagarse, los distintos plazos de pago, los largos retrasos para las devoluciones de impuestos, el uso de timbres y demás procedimientos administrativos largos y molestos.

(24) Según la Comisión, las obligaciones fiscales se van a simplificar substancialmente mediante la aplicación de las propuestas formuladas en su programa para la introducción de un nuevo sistema común de IVA (31). Los costes de adaptación a las obligaciones fiscales que soportan todas las empresas deberían reducirse gracias a esas propuestas, con una mayor ventaja, proporcionalmente, para las PYME. A este respecto, el elemento más significativo de las propuestas es el principio de lugar de imposición único. Esto quiere decir que una empresa que ejerza actividades en varios Estados miembros se vería gravada para la totalidad de sus actividades en varios Estados miembro donde esté radicada, lo cual eliminaría la necesidad de tratar con diversas administraciones fiscales. Por otro lado, esta reforma iría acompañada de una revisión radical de las obligaciones en materia de declaración y contabilidad, lo que permitiría conseguir un mejor equilibrio entre las necesidades de la administración fiscal y las de la empresa.

(25) En el sistema de IVA actual, existen posibilidades de aligerar la carga impuesta a las PYME. La mayor parte de los Estados miembros eximen a las microempresas de la obligación del IVA, aunque el límite de la exención es muy variable: por ejemplo, un volumen de negocios de 2 500 ecus en Dinamarca y de 56 850 ecus en el Reino Unido.

(26) Para las empresas sujetas al IVA, la frecuencia de las declaraciones y pagos del mismo puede constituir una pesada carga. Algunos Estados miembros han introducido medidas de simplificación como son la declaración anual del IVA para las pequeñas empresas o un plazo de pago idéntico al plazo de declaración. Cuando el pago es mensual, las pequeñas empresas suelen pagar el IVA a partir de facturas aún no pagadas por su cliente. Por esa razón, muchos Estados miembros sólo exigen el pago trimestralmente y, para las microempresas, anualmente (32). Además, algunos Estados miembros permiten a las pequeñas empresas pagar el IVA tras haber recibido el pago del cliente en lugar de en el momento de elaboración de la factura («cash accounting») (33). El Parlamento Europeo ha publicado un documento de trabajo sobre las consecuencias de las obligaciones relativas al IVA y a Intrastat para las PYME (34) que da una visión de las posibles medidas, incluido el paso a un sistema de declaraciones trimestrales de IVA.

(27) Las obligaciones administrativas derivadas del comercio intracomunitario constituyen otro ámbito donde pueden introducirse simplificaciones. Francia e Italia han integrado la obligación Intrastat y la declaración recapitulativa que exige la Sexta Directiva del Consejo sobre el IVA (35). Eso significa que las empresas no tienen que cumplimentar más que un solo formulario, que pueden usar las dos administraciones competentes. Los sistemas francés e italiano no son ideales actualmente, ya que los dos pueden requerir declaraciones mensuales para la declaración combinada Intrastat/IVA y el límite por debajo del cual están exentas las PYME es aún muy bajo. Otra simplificación se refiere a la consolidación de los plazos adoptados para la entrega de las declaraciones Intrastat y las declaraciones recapitulativas del IVA tras la aplicación de diferentes tipos de reglamentaciones. En la medida en que los Estados miembros sigan aplicando diferentes plazos para las declaraciones Instrastat y las declaraciones recapitulativas del IVA, así como límites diferentes, se les invita a armonizar estos requisitos y a adoptar declaraciones trimestrales o anuales para las PYME.

(28) Los Estados miembros deberían examinar las ventajas de una cooperación específica entre los departamentos de seguridad social y de impuestos. Dichos departamentos interactúan constantemente con las empresas y son responsables de la mayor parte de obligaciones administrativas impuestas a las empresas. Ese tipo de cooperación podría dar lugar a la utilización de un número de identificación común para las dos administraciones, un intercambio de informaciones y criterios, la fijación de plazos idénticos de pago o el cobro del impuesto sobre la renta y las cotizaciones de seguridad social mediante un único sistema (36). Como el empleo es la primera prioridad de la Comunidad y de los gobiernos de los Estados miembros, es fundamental que los poderes públicos dediquen tiempo a examinar las razones por las que los empresarios no se animan a contratar. Los Estados miembros deberían adoptar las medidas necesarias para eliminar las cargas administrativas asociadas a la contratación (37) y fomentar un mercado de trabajo más flexible (38).

(29) Algunos Estados miembros también han introducido sistemas para que las empresas que contratan a uno o más empleados por primera vez (39) obtengan descuentos o incluso exenciones en sus cotizaciones a la seguridad social.

(30) La mayor parte de los Estados miembros tienen reglamentaciones que limitan el acceso a determinadas profesiones, lo cual constituye a menudo una barrera para su desempeño (por ejemplo: peluquero, fontanero, agente de viajes, taxista, etc.). Con frecuencia, esas regulaciones las han reclamado las propias empresas como protección contra operadores incompetentes o clandestinos. La Comisión recomienda que se revisen esas reglamentaciones caso por caso y se evalúen, para determinar si existe un equilibrio adecuado entre la protección de los consumidores y la necesaria competencia.

(31) Las microempresas y, especialmente, las empresas individuales se enfrentan a problemas específicos y representan probablemente la categoría de PYME que sufre, proporcionalmente, más cargas administrativas y reglamentaciones, porque deben hacer frente en solitario a la legislación aplicable y a las cargas administrativas correspondientes. Junto con los riesgos financieros y la falta de seguridad social, esta situación desanima a muchos jóvenes a la hora de crear su propia empresa. Algunos Estados miembros han abordado específicamente este problema y han aprobado incentivos fiscales, simplificaciones contables y regímenes de pensiones para animar a los jóvenes y a los desempleados a crear sus propias empresas (40).

VI. CONCLUSIONES

(32) El intercambio de las mejores prácticas sobre mejora y simplificación del entorno para las nuevas empresas ha mostrado que los poderes públicos y los representantes de las empresas tienen un gran interés por las medidas de simplificación que se han experimentado en otros lugares. Aunque iniciativas similares de simplificación de los Estados miembros se aplican de forma diferente y el entorno reglamentario para la creación de empresas varía ampliamente de un Estado miembro a otro, es posible identificar determinadas prácticas que pueden utilizarse como puntos de referencia por los demás Estados miembros. Se han identificado algunos principios generales, que deberían presentarse a los Estados miembros y demás partes interesadas. Los Estados miembros deben pues adoptar medidas concretas destinadas a reducir y simplificar las cargas administrativas y reglamentarias que soportan las nuevas empresas y que tengan el efecto práctico de ahorrar tiempo y reducir los costes que se imponen a estas empresas,

RECOMIENDA:

Artículo 1

Objetivos

Los Estados miembros deberán adoptar las medidas necesarias para mejorar y simplificar el entorno en que se desenvuelven las empresas, especialmente en el momento de su creación y durante sus primeros años de desarrollo, estimulando su potencial de innovación y favoreciendo el crecimiento de las empresas y la consiguiente creación de puestos de trabajo.

Se invita a los Estados miembros a adoptar las medidas más apropiadas para reorganizar, simplificar y actualizar sus propios sistemas administrativos, legales y fiscales, con objeto de:

a) mejorar las relaciones entre la administración y la comunidad empresarial, para estar más orientados hacia el cliente, reducir el tiempo que consume el tratamiento de las solicitudes procedentes de las empresas y conceder las autorizaciones dentro de un plazo determinado;

b) apoyar a las empresas que están iniciando su actividad, mediante un entorno reglamentario favorable y modificar, enmendar o derogar las normas existentes que obstaculicen la creación de empresas y sus primeros años de existencia.

Artículo 2

Marco para una política de simplificación

Es necesaria una política coherente a largo plazo, para llevar a la práctica con éxito medidas de simplificación y garantizar una eficaz coordinación entre las administraciones públicas. A este fin, la Comisión recomienda que los Estados miembros y los poderes públicos a todos los niveles elaboren, en consulta con la comunidad empresarial, una política de simplificación, que se comprometen decididamente a aplicar y que comprenderá:

a) la creación de un departamento o unidad específica al nivel necesario para coordinar la política y medidas de simplificación;

b) la información y la formación apropiadas de los funcionarios para desarrollar una actitud de servicio hacia las empresas, mejorando de esa forma la relación entre las administraciones públicas y las empresas.

Artículo 3

Entorno reglamentario

1. La repercusión de la reglamentación sobre las empresas, especialmente las PYME, deberá evaluarse continuamente, en consulta permanente con la comunidad empresarial, y, en particular:

a) los Estados miembros deberán aplicar el principio «think small first», que tiene en cuenta los intereses de las PYME en la primera fase del examen de una nueva reglamentación y de los procedimientos administrativos que la acompañan;

b) en caso necesario, podrán introducirse excepciones, limitaciones o procedimientos simplificados en favor de las PYME. No obstante, las limitaciones deberán permitir la flexibilidad necesaria para evitar efectos disuasorios sobre el crecimiento;

c) los efectos de la reglamentación y los procedimientos administrativos sobre las empresas deberán evaluarse, cuando sea conveniente, con la asistencia de un comité compuesto de representantes de los gobiernos y de las empresas.

2. Los Estados miembros deberán tomar en consideración la posibilidad de introducir un procedimiento de evaluación sistemático, para valorar los efectos de las propuestas de reglamentación sobre las empresas, a fin de garantizar un equilibrio apropiado entre los objetivos y los medios y una comprensión adecuada de los costes de adaptación y de las cargas administrativas.

3. Los sistemas de evaluación de los efectos sobre las empresas deberán incluir un análisis apropiado de la relación coste-eficacia o coste-beneficios, y deberán establecerse procedimientos de consulta en profundidad con las organizaciones representativas de las empresas, incluidas las PYME.

Artículo 4

Simplificar las formalidades en la fase de arranque de una empresa

1. Los procedimientos administrativos exigidos para crear una nueva empresa deberán simplificarse y su práctica deberá ser más sencilla, a fin de que las empresas puedan beneficiarse de un servicio más rápido y más eficaz y sean apoyadas en su nueva actividad. La Comisión recomienda, por lo tanto, que los Estados miembros o los poderes públicos, al nivel apropiado, examinen las ventajas que ofrecen las siguientes medidas:

a) Introducción de un formulario de registro único de empresas.

b) Establecimiento de puntos de contacto únicos donde las empresas puedan presentar el formulario de registro único mencionado en la letra a). Dichos puntos de contacto se encargarán de transmitir la información contenida en la solicitud a todos los demás departamentos administrativos, en un plazo fijo de uno o dos días laborables.

c) Introducción de un sistema en el que una empresa se identifique mediante un número único, que pueda utilizar en sus contactos con cualquier departamento público o de la administración.

d) Garantía de que los distintos departamentos de la administración evitarán introducir formularios o puntos de contacto superfluos o repetidos.

e) Posibilidad para las empresas de rechazar una solicitud de información no confidencial, si dicha información está disponible en otro departamento de la administración.

f) Utilización al máximo de tecnología de la información y bases de datos, para la transmisión y autentificación de la información facilitada y la difusión de información entre las administraciones, siempre que se tomen las medidas apropiadas para proteger los datos de carácter privado.

g) Fijación de objetivos claros en términos de plazos para el tratamiento de las solicitudes de las empresas y la concesión de licencias y autorizaciones.

h) Introducción, cuando sea conveniente, de un sistema en el que se considere automáticamente concedida toda solicitud si la administración no ha respondido en un plazo determinado.

2. Se invita asimismo a los Estados miembros a examinar la posibilidad de ampliar el ámbito de aplicación de los puntos de contacto, para cubrir no sólo la fase de arranque sino también el ciclo vital completo de una empresa y todas las relaciones administrativas entre los poderes públicos y la empresa.

Artículo 5

Estimular a las empresas en sus primeros años de desarrollo

1. Las obligaciones fiscales, sociales, medioambientales y estadísticas que obstaculizan el establecimiento y los primeros años de desarrollo de una empresa deberán atenuarse o suprimirse. Se invita a los Estados miembros a adoptar las siguientes medidas:

a) Examinar todas las mejoras posibles en el tratamiento fiscal de las empresas recientemente establecidas.

b) Adoptar las medidas fiscales apropiadas para estimular la inversión exterior en el momento de la creación de la empresa (por ejemplo: el concepto de «Business Angel»).

c) Aliviar las cotizaciones patronales a la seguridad social, al menos durante cierto período, cuando se contraten empleados.

d) Examinar las posibles mejoras de las disposiciones administrativas o legales que pueden desanimar a las empresas a la hora de contratar personal, a fin de fomentar un mercado laboral más flexible.

e) Establecer un diálogo entre los departamentos de seguridad social y de impuestos con objeto de crear un intermediario coordinado con las empresas.

f) Examinar las distintas exigencias en materia de declaración a las que están sujetas las PYME, como por ejemplo la naturaleza de las declaraciones, su frecuencia y el período de tiempo durante el que deben conservarse los documentos para simplificar y consolidar esas exigencias todo lo posible.

g) Examinar las disposiciones administrativas o legales existentes, con el fin de simplificar o suprimir las que limiten indebidamente el acceso a determinadas profesiones.

2. Se invita a los Estados miembros a reducir los efectos de las obligaciones relativas al IVA o a INTRASTAT sobre las PYME. Debería permitirse a las pequeñas empresas la declaración trimestral del IVA y debería ofrecerse una exención del IVA opcional.

3. Se invita a los Estados miembros a examinar las maneras de mejorar la situación de las microempresas, especialmente las empresas de autónomos, en los campos de la fiscalidad, la seguridad social y los regímenes de pensión.

Artículo 6

Coordinación a nivel comunitario

1. La Comisión persistirá en su función coordinadora con los Estados miembros y las organizaciones empresariales europeas dentro del marco de los trabajos del Grupo sobre la mejora y simplificación del entorno de las empresas, con el fin de seleccionar modelos de referencia de las mejores prácticas.

2. Para permitir a la Comisión la evaluación de los logros conseguidos, se invita a los Estados miembros a comunicar a la Comisión, anualmente, las medidas adoptadas con objeto de llevar a la práctica la presente Recomendación.

La Comisión mantendrá enteramente informada a la red europea de Centros europeos de información empresarial sobre los mencionados logros para que pueda facilitar información a las empresas que deban cumplir formalidades administrativas en otros Estados miembros.

Artículo 7

Los destinatarios de la presente Recomendación serán los Estados miembros.

Hecho en Bruselas, el 22 de abril de 1997.

Por la Comisión

Christos PAPOUTSIS

Miembro de la Comisión

(1) DO n° C 294 de 22. 10. 1994, p. 6.

(2) SEC(95) 2087, Comisión Europea, DG XXIII, 1995.

(3) COM(96) 329 de 9. 7. 1996.

(4) DO n° C 18 de 17. 1. 1997, p. 1.

(5) DO n° C 224 de 1. 8. 1996, p. 5.

(6) DO n° C 320 de 28. 10. 1996, p. 163.

(7) COM(96) 589 de 20. 11. 1996.

(8) DO n° L 6 de 10. 1. 1997, p. 25.

(9) Según tres estudios, el coste medio de las cargas administrativas es entre 6 y 30 veces más elevado para las PYME que para las grandes empresas (EIM: «Administratieve lasten bedrijven 1993»; G. Barbieri y V. Lo Moro: «Utenti e Pubblica Amministrazione», il Mulino, 1996; Institut für Mittelstandforschung: «Bürokratie - ein Kostenfaktor: eine Belastungsuntersuchung bei mittelständischen Unternehmen», 1995).

(10) Definidas en la Recomendación de la Comisión, de 3 de abril de 1996, sobre la definición de pequeñas y medianas empresas, DO n° L 107 de 30. 4. 1996 p. 4.

(11) Un ejemplo interesante es la «Deregulation Unit» del Reino Unido, que se encarga de coordinar la política de desregulación entre los distintos departamentos ministeriales y garantizar que se tenga en cuenta el punto de vista de la Comunidad empresarial y que se reduzcan al mínimo los gastos de conformidad y las cargas administrativas. La Unidad está bajo la responsabilidad del viceprimer ministro y del Gabinete del primer ministro, lo cual le da la autoridad necesaria ante los demás departamentos ministeriales.

(12) En Bélgica, el VIZO, Instituto flamenco para los empresarios autónomos, es un organismo público fundado en 1991 con el objeto de promover y estimular un espíritu empresarial libre y creativo, especialmente a través de la formación y la simplificación administrativa. El VIZO asesora, realiza estudios y emprende iniciativas para reforzar la sensibilización de las personas implicadas, a la vez que desarrolla métodos y técnicas para simplificar las tareas administrativas. Por ejemplo, el VIZO ha organizado un curso de formación para funcionarios que se ocupan de asuntos relacionados con las PYME en la administración flamenca. El objetivo es permitir que esos funcionarios conozcan los principios y técnicas básicos que se aplican en la simplificación y mejora de los servicios y demostrar cómo pueden ejercer ellos mismos de iniciadores dentro de su administración.

(13) El municipio danés de Korsoer es un municipio con una población de 20 000 habitantes. Ha creado un departamento de desarrollo que actúa de interlocutor de asesoramiento y ofrece sus conocimientos y su experiencia a las empresas. Ello implica a la vez la formación del personal y una serie de cambios en la organización del servicio para poder responder a las demandas. El departamento funciona como órgano de coordinación con las autoridades locales para todas las cuestiones relativas a las empresas.

(14) En el marco de su tarea, la «Deregulation Unit» del Reino Unido es responsable de que la nueva reglamentación y los nuevos procedimientos administrativos sólo se introduzcan cuando sean estrictamente necesarios. Antes de crear cualquier nueva normativa, el gobierno deberá valorar su coste para las empresas y publicar los resultados. Los ministerios deberán asegurarse de que el coste esté justificado por los beneficios. Como las PYME son más vulnerables al exceso de reglamentación y a los papeleos burocráticos, los ministerios deberán llevar a cabo asimismo el test de tolerancia para las empresas pequeñas. Esto quiere decir que deberá consultarse a las empresas pequeñas a cada nueva reglamentación para asegurarse de que serán capaces de afrontarla. En Alemania, se ha decidido recientemente efectuar una evaluación similar en relación con las cargas administrativas impuestas por una nueva legislación, especialmente en el caso de las PYME.

(15) Un buen ejemplo de esto es el plan británico de contabilidad anual para el IVA cuyo límite superior de 300 000 libras esterlinas es flexible en la medida en que las empresas puedan seguir dentro del régimen mientras su volumen de negocios no supere las 375 000 libras esterlinas.

(16) Estudio de Logotech titulado «Étude comparative des dispositions légales et administratives nécessaires pour la formation de PME dans six pays de l'Union européenne» (F, D, GR, I, IRL, UK) y CD-ROM IDEM de la Cámara de Comercio e Industria de París.

(17) Ibidem.

(18) Los «Centres de formalités des entreprises» se crearon en Francia en 1981, con objeto de simplificar algunas de las formalidades legales, fiscales, sociales y estadísticas que debe cumplir una empresa en determinados momentos de su existencia, sobre todo en la fase de creación o arranque. El CFE funciona como punto de entrada único para diferentes administraciones como el registro de comercio local, el departamento fiscal, las administraciones de la seguridad social y de pensiones, el instituto de estadística, etc. Una vez que la empresa ha facilitado las informaciones requeridas al CFE, éste las transmite a las demás administraciones implicadas, especialmente al Instituto nacional de estadística y estudios económicos (INSEE). EL INSEE desempeña también un importante papel en la medida en que es responsable del registro mercantil nacional y atribuye un número de identificación nacional a las nuevas empresas.

(19) Los cuestionarios franceses M0 y P0 (uno para empresarios individuales y el otro para sociedades) expedidos por el Centro de registro y revisión de formularios administrativos (CERFA) recogen, en una sola página, todas las informaciones requeridas por cualquier administración para registrar la nueva empresa y aplicarle las reglas. El solicitante debe adjuntar al cuestionario rellenado cierto número de documentos, que pueden ser originales o copias compulsadas. Normalmente, se trata de partidas de nacimiento y certificados de nacionalidad (para las personas físicas y los miembros de asociaciones) y estatutos (para las personas jurídicas); también pueden ser certificados de registro preliminar para las profesiones sujetas a reglamentación.

(20) CERFA: Centre d'enregistrement et de révision des formulaires administratifs/Centro de registro y revisión de formularios.

(21) En Italia, por ejemplo, el registro mercantil, administrado por las Cámaras de Comercio, da informaciones sobre todas las empresas (nombre, dirección, estatutos y cuentas anuales). Una parte de esas informaciones se conservaba anteriormente en papel en la sede del tribunal local. El nuevo registro presenta, en una sola base de datos, las informaciones relativas a las empresas que deberían utilizar sistemáticamente las administraciones públicas. Ello no debería plantear ningún problema en relación con los principios de la protección de datos. Véase asimismo la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (DO n° L 281 de 23. 11. 1995, p. 31).

(22) En Suecia existe un número de identificación único desde 1975. Ese número lo utiliza la empresa desde su creación hasta su desaparición. La sociedad puede conservar el número aunque cambie de nombre y se utiliza con fines administrativos en campos como la fiscalidad, los seguros, la banca y las telecomunicaciones. En Francia, se estableció por decreto el número único «SIREN» en 1974.

(23) Ley n° 241 de 1990 y Ley de Presupuestos n° 537 de 1993.

(24) Según la Comisión, esta posibilidad no cubriría las autorizaciones en campos como las emisiones de sustancias peligrosas. En ese caso y de acuerdo con la legislación comunitaria y nacional, es necesaria una autorización explícita en el propio interés de la actividad.

(25) En el marco de la política danesa de «creación de nuevas empresas», el gobierno danés ha propuesto un plan de actuación que incluye medidas destinadas a aligerar las cargas administrativas:

- suprimiendo o simplificando las reglamentaciones administrativas existentes;

- suprimiendo o simplificando los gravámenes e impuestos;

- creando un punto de información único;

- desarrollando nuevos procedimientos para evaluar las consecuencias administrativas de la nueva legislación.

(26) Las empresas en Europa - Cuarto informe, p. 62.

(27) Según una publicación titulada «Überprüfung von administrativen Pflichten für Unternehmen» de la Comisión independiente alemana «Rechts- und Verwaltungsvereinfachung des Bundes», llamada «Commission Waffenschmidt» (Ministerio del Interior, 1994), existe toda una serie de requisitos sobre la conservación de documentos. Por ejemplo, en el campo de la administración del personal y los salarios, la publicación indica que se podrían aligerar las condiciones para la conservación de 119 documentos distintos.

(28) Véase, asimismo, la letra b) del artículo 4 de la Recomendación de la Comisión, de 7 de diciembre de 1994, sobre la transmisión de las pequeñas y medianas empresas (DO n° L 385 de 31. 12. 1994, p. 14).

(29) En Bélgica, un sistema de impuesto de sociedades reducido se aplica a las PYME. Siempre que se cumplan ciertas condiciones, una sociedad cuyos beneficios imponibles no pasen de 25 733 ecus debe pagar un impuesto del 28,84 % en lugar del impuesto normal del 40,17 %. Por otra parte, el sistema de pago anticipado del impuesto sobre la renta permite cierta flexibilidad para las personas menores de 35 años que creen una empresa por primera vez como independientes o sean miembros activos de una sociedad. Esas personas no pagan sanciones durante los tres primeros meses en caso de que no abonen los pagos anticipados o lo hagan insuficientemente.

(30) Comunicación de la Comisión sobre la mejora del entorno fiscal de las pequeñas y medianas empresas. (DO n° C 187, de 9. 7. 1994, p. 5, punto 6.).

(31) COM (96) 328 de 22. 7. 1996.

(32) El «Annual Accounting Scheme» británico permite una declaración de IVA cada año (en lugar de cada trimestre). El límite superior de 300 000 libras esterlinas es flexible, ya que las empresas pueden seguir beneficiándose del sistema mientras su volumen de negocios no pase de 375 000 libras esterlinas.

(33) El «Cash Accounting Scheme» británico permite a las PYME con un volumen de negocios inferior a 350 000 libras esterlinas declarar el IVA a partir de los pagos efectivamente pagados en lugar de a partir de los importes facturados. Alemania dispone de un sistema similar. Véase la letra a) del apartado 3 del artículo 2 de la Recomendación de la Comisión relativa a los plazos de pago en las transacciones comerciales, de 12 de mayo de 1995 (DO n° L 127 de 10. 6. 1995, p. 19).

(34) Parlamento Europeo. Dirección General de Estudios, Serie Asuntos económicos W-25, 5-1996.

(35) DO n° L 145 de 13. 7. 1977, p. 1.

(36) En el Reino Unido y en Irlanda, los impuestos y las cotizaciones de seguridad social dependen de distintos departamentos pero se cobran conjuntamente mediante el sistema PAYE de retención a cuenta.

(37) Desde enero de 1996, las empresas francesas sólo deben rellenar un formulario («déclaration d'embauche unique») para contratar a un asalariado en lugar de los once anteriores. También está previsto un punto de contacto único para gestionar todas las formalidades relativas a las cotizaciones de seguridad social. Además, se está desarrollando un proyecto piloto para ver si es posible financiar puestos de trabajo estacionales o a tiempo parcial en las empresas mediante un «cheque de servicio». No hace falta contrato y las formalidades administrativas no son excesivas, ya que el cheque es a la vez un medio de pago y el instrumento para informar a las administraciones competentes.

(38) Alemania ha elevado el límite por debajo del cual no es aplicable la ley sobre despido improcedente de cinco a diez empleados con objeto de incrementar la propensión de las microempresas a contratar personal.

(39) En Bélgica, el «Plan Plus Un» otorga descuentos en las cotizaciones de seguridad social a las empresas que contratan a un primer empleado. Las cotizaciones de seguridad social no se pagan durante el primer año y están previstos descuentos del 75 % y del 50 % para el segundo y tercer año respectivamente. Un sistema similar existe cuando se contrata a un segundo o a un tercer empleado («Plan plus-deux, plus-trois»). El «Plan Avantage à l'embauche» contempla descuentos en las cotizaciones patronales a la seguridad social en caso de contratación de parados de larga duración.

(40) En Bélgica y en Finlandia, por ejemplo, los trabajadores autónomos que creen una empresa por primera vez pueden conservar su derecho a las prestaciones de desempleo. En Francia, los trabajadores autónomos pueden beneficiarse de reglas contables simplificadas, que están armonizadas con las exigencias fiscales. Como resultado, hay que tener un solo libro contable en lugar de tres.

ANEXO I

SIETE PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA UNA RÁPIDA AUTORIZACIÓN

- La decisión deberá «centralizarse» en un único punto (por ejemplo, el punto de contacto único).

- Cuando sea conveniente, deberá aplicarse el principio de «quien calla otorga».

- Las autoridades competentes deberán operar con sistemas de gestión rigurosos; especialmente:

- se nombrará una persona específicamente encargada de los trámites de autorización, que será responsable de que se lleva a cabo a su debido tiempo;

- para la cumplimentación de los trámites, se fijará un plazo que será vinculante para las autoridades que deben tomar una decisión. Salvo que se especifique lo contrario, dicho plazo deberá ser de 30 días;

- se asesorará al empresario antes incluso de que haya presentado la solicitud. Ello incluye asesoramiento sobre el tipo y el alcance de los documentos necesarios para la solicitud.

- Las autoridades competentes para la autorización deberán disponer de personal y recursos apropiados para poder gestionar los procedimientos con rapidez. Se adoptarán provisiones para garantizar un reparto flexible de recursos humanos en caso de procedimientos de autorización relativos a proyectos de amplio alcance.

- Las autoridades competentes para la autorización deberán celebrar discusiones periódicas con sus «clientes», para obtener información sobre la situación de los procedimientos, identificar los puntos débiles en los procedimientos de autorización y recibir sugerencias para mejorar.

- Las autoridades centrales deberán apoyar a las autoridades locales competentes para la autorización cuando éstas estén tramitando procedimientos administrativos complicados. Una manera especialmente eficaz de hacerlo es elaborando normas internas, líneas maestras y listas de comprobación claras.

- Las disposiciones legales en que las autoridades basan sus decisiones deben permitir que la autorización sea lo más rápida posible.

ANEXO II

MEJORA DEL ENTORNO EMPRESARIAL: LAS MEJORES PRÁCTICAS PARA LA FASE DE ARRANQUE

Compendio de medidas adoptadas por los Estados miembros

A. COORDINACIÓN DE LAS POLÍTICAS

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A. COORDINACIÓN DE LAS POLÍTICAS (continuación)

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B. REGISTRO DE SOCIEDADES Y FORMULARIOS

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B. REGISTRO DE SOCIEDADES Y FORMULARIOS (continuación)

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C. SIMPLIFICACIÓN DE LA REGLAMENTACIÓN Y EXCEPCIONES PARA LAS PYME

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C. SIMPLIFICACIÓN DE LA REGLAMENTACIÓN Y EXCEPCIONES PARA LAS PYME (continuación)

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D. FLEXIBILIDAD DEL MERCADO DE TRABAJO

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D. FLEXIBILIDAD DEL MERCADO DE TRABAJO (continuación)

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ANEXO III

SIMPLIFICACIÓN DE LA FISCALIDAD EN LOS ESTADOS MIEMBROS

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