Decisión de 21 de marzo de 1997 sobre el acceso del público a los documentos de la Agencia Europea del Medio Ambiente (97/C 282/04)

Memorando explicativo

1. De conformidad con el Reglamento (CEE) 1210/90 del Consejo, de 7 de mayo de 1990, sobre la creación de una Agencia Europea del Medio Ambiente y de la red europea de información y de observación sobre el medio ambiente (1), una de las tareas de la Agencia es «garantizar una buena información al público sobre la situación del medio ambiente» apartado 2 del artículo 1. En virtud de esta declaración general, la Agencia es responsable de garantizar «una amplia difusión de informaciones fiables sobre el medio ambiente» [inciso vi) del artículo 2].

2. Considerando que el libre acceso a la información existente sobre medio ambiente en manos de las autoridades públicas de los Estados miembros mejorará la protección ambiental, el acceso a los documentos de los Estados miembros se ha garantizado mediante la Directiva 90/313/CEE del Consejo, de 7 de junio de 1990, sobre la libertad de acceso a la información sobre el medio ambiente (2).

3. El 6 de diciembre de 1993, el Consejo y la Comisión de la Unión Europea aprobaron un código de conducta relativo al acceso del público a los documentos del Consejo y de la Comisión (3). Poco después, ambas instituciones, y en aplicación de este código de conducta, adoptaron decisiones sobre el acceso del público a sus respectivos documentos (4).

4. Hasta ahora la Agencia ha aplicado la Decisión de la Comisión por analogía. Sin embargo, al habérsele otorgado personalidad y autonomía jurídica, no está vinculada por las decisiones anteriores y por ello es necesario que adopte su propio conjunto de reglas sobre el acceso del púbico a los documentos de la Agencia Europea del Medio Ambiente.

Parece muy indicado que estas reglas sigan de cerca las adoptadas por el Consejo y la Comisión. De acuerdo con el principio de autonomía jurídica, la Decisión no se refiere al código de conducta mencionado, sino que se ha de aplicar con carácter independiente.

5. El cuanto al núcleo de la Decisión, el punto de partida debería ser -y esto debe quedar perfectamente claro- que la Agencia está decidida a conceder el más amplio acceso posible a los documentos existentes. Esta decisión tiene por finalidad establecer las reglas mediante las cuales el público tiene derecho a solicitar los documentos existentes sin tener que probar su interés en ello. Se sobreentiende que los solicitantes únicamente tienen derecho a recibir o consultar los documentos existentes, y que la Agencia no está obligada a realizar trabajos de investigación o elaborar nuevos documentos a petición del público.

6. El acceso a los documentos (sea cual sea su formato) se limitará normalmente a los documentos originados en la Agencia. Para todos los demás documentos solicitados, se invita a los solicitantes a remitirse a la autoridad de la que emanan dichos documentos.

7. Si bien la consulta de los documentos de la Agencia en sus locales será normalmente gratuita, la Agencia puede cobrar una pequeña tasa por las fotocopias o documentos que superen las 30 páginas.

8. El acceso a los documentos de la Agencia se denegará en determinadas condiciones, especialmente en los casos en que así lo exija el interés público, la protección de las personas y de la privacidad y la protección del secreto industrial y comercial. Por razones de coherencia, se ha considerado establecer estas excepciones (artículo 5) exactamente de la misma manera en que lo hace el código de conducta adoptado por el Consejo y la Comisión.

9. El procedimiento fijado por la Decisión es el siguiente:

- Todas las solicitudes se dirigirán a la oficina del director ejecutivo, y serán tramitadas bajo responsabilidad de éste.

- Si la Agencia decide denegar el acceso a los documentos, se informará al solicitante por escrito de las razones que motivan dicha decisión. Contra ésta el solicitante puede recurrir al presidente del Consejo de administración. Se prevé que esta medida tendrá lugar únicamente en ocasiones muy excepcionales.

- Si el presidente del Consejo de administración decide rechazar el recurso, en su comunicación señalará las razones que motivan su decisión e informará al solicitante de la posibilidad de recurrir al Defensor del pueblo europeo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 138E del Tratado de la Unión Europea.

10. Una vez adoptada, la decisión del Consejo de administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente será reexaminada dos años después por el mismo órgano. Debe ser publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (serie C - Comunicaciones) y difundirse públicamente.

Texto de la Decisión

I. El público tendrá el más amplio acceso posible a los documentos de la Agencia de acuerdo con las condiciones fijadas en esta Decisión.

«Documentos de la Agencia» significa cualquier texto escrito, sea cual sea su formato, que contenga datos existentes y que emane de la Agencia Europea del Medio Ambiente. La Decisión únicamente es aplicable a los documentos ya publicados.

II. La solicitud de acceso a un documento de la Agencia se enviará por escrito a su director ejecutivo (5). Los solicitantes no tienen que probar su interés.

Las solicitudes deben formularse de manera suficientemente precisa y deben contener información que permita la identificación del documento particular solicitado. Cuando sea preciso, se le pedirán detalles adicionales al solicitante.

III. El solicitante tendrá acceso a los documentos de la Agencia bien consultándolos en sus locales o recibiendo una copia a su costa. Para un número de fotocopias superior a 30, la Agencia puede cobrar una tasa de 10 ecus, más 0,036 ecus por hoja. Las tasas por información en otros formatos se fijarán caso a caso, pero no superarán una cantidad razonable.

Los documentos se proporcionarán en el idioma disponible, teniendo en cuenta la preferencia del solicitante.

Cualquier persona que haya tenido acceso a un documento de la Agencia, no podrá venderlo ni distribuirlo para fines comerciales sin previa autorización. Se autoriza la reproducción de documentos publicados, siempre que se haga mención de la fuente.

IV. Las solicitudes serán tramitadas lo más rápidamente posible y por responsabilidad del director ejecutivo.

Se informará al solicitante por escrito en el plazo de un mes de si se accede a su solicitud o de la intención de denegar el acceso. En este último caso, se informará al solicitante de las razones de dicha intención. También se le informará de que dispone de un mes para solicitar al presidente del Consejo de administración que revise la decisión de denegar el acceso a los documentos, a falta de lo cual se considerará que retira su solicitud.

La falta de respuesta a una solicitud transcurrido un mes desde su presentación será equivalente a su rechazo. En este caso, el solicitante puede apelar al Consejo de administración en el plazo de un mes, a falta de lo cual se considerará que retira su solicitud.

La decisión sobre la solicitud de revisión se tomará lo más rápidamente posible y, a lo sumo, en el plazo de dos meses desde la presentación de dicha solicitud. Si se rechaza la solicitud, en la decisión se expresarán los motivos del rechazo. Al mismo tiempo, se informará al solicitante de la posibilidad de remitir el asunto al Defensor del pueblo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 138E del Tratado de la Unión.

V. No se concederá el acceso a un documento de la Agencia cuando su difusión pueda poner en peligro:

- la protección del interés público (seguridad pública, relaciones internacionales, estabilidad monetaria, actuaciones judiciales, inspecciones e investigaciones),

- la protección de las personas y de la privacidad,

- la protección del secreto comercial e industrial,

- la protección de los intereses financieros de la Comunidad,

- la protección de la confidencialidad exigida por la persona física o jurídica que proporcionó cualquier información contenida en el documento o exigida por la legislación del país miembro que proporcionó cualquier parte de esa información.

Puede denegarse el acceso a un documento de la Agencia para proteger la confidencialidad de las actuaciones de la misma.

VI. Esta Decisión se revisará a los dos años de su entrada en vigor. En los preparativos de la revisión, el Director ejecutivo presentará oportunamente al Consejo de administración un informe sobre la aplicación de dicha Decisión.

VII. La presente Decisión entrará en vigor el 1 de junio de 1997. Se publicará en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas y se pondrá a disposición del público.

(1) DO L 120 de 11. 5. 1990, p. 1.

(2) DO L 158 de 23. 6. 1990, p. 56.

(3) DO L 340 de 31. 12. 1993, p. 41.

(4) Decisión del Consejo, de 20 de diciembre de 1993, relativa al acceso del público a los documentos del Consejo (DO L 340 de 31. 12. 1993, p. 43), Decisión de la Comisión de 8 de febrero de 1994 sobre el acceso del público a los documentos de la Comisión (DO L 46 de 18. 2. 1994, p. 58) modificada por la Decisión de 19 de septiembre de 1996 (DO L 247 de 28. 9. 1996, p. 45).

(5) European Environment Agency, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhague, fax (45) 33 36 71 99.