Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente (AEMA - Copenhague) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Agencia

(2000/C 373/02)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea del Medio Ambiente, de conformidad con el apartado 4 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Agencia Europea del Medio Ambiente correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director ejecutivo. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo. El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base adecuada para formular la opinión que sigue.

4. Dicho examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1998 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA DEL MEDIO AMBIENTE CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

5. Los créditos definitivos del ejercicio se elevaron a 18,5 millones de euros y se comprometieron por valor de 18,3 millones de euros, de los que 9,2 millones de euros se asignaron a gastos operativos (Título III).

6. Las prórrogas de créditos se elevan a 6,0 millones de euros (es decir un 33 % de los compromisos) y afectan principalmente a gastos operativos por valor de 5,4 millones de euros. A modo de comparación, los créditos prorrogados del ejercicio 1998 a 1999 se elevaban a 5,8 millones de euros, de los que 4,6 millones de euros estaban asignados a los gastos operativos. De estas prórrogas se anularon 0,7 millones de euros (es decir un 12 %).

Imputación del IVA

7. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha(3), el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita al Observatorio a trasponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación.

Inventario

8. La Agencia debería velar por que el inventario se verifique al menos una vez al año, para asegurarse de su exhaustividad y eliminar del mismo los equipos informáticos obsoletos.

Gestión de personal

9. Los controles efectuados mostraron debilidades en la forma de llevar los expedientes de personal, que condujeron, especialmente, a fijar de manera incorrecta la remuneración de dos agentes contratados recientemente. La Agencia debería comprobar con regularidad el conjunto de los expedientes del personal para asegurarse de que los datos resultan completos y válidos.

Gestión de los contratos con los centros temáticos

10. Para la realización de sus objetivos, la Agencia firmó contratos con diversos centros temáticos seleccionados en los Estados miembros. Los contratos contienen un texto de base normalizada y completada por anexos de carácter más técnico. Se observaron incoherencias entre el texto de base y los anexos técnicos, especialmente en lo que se refiere a la naturaleza y la duración de los trabajos.

11. Estos contratos se financian mediante créditos inscritos en el título III del presupuesto de la Agencia, que cubre los gastos operativos. Como ya se ha observado, estos créditos son objeto de prórrogas muy importantes (véanse los apartados 5 y 6). La gestión de estas prórrogas, prioritaria debido a los riesgos de anulación, explica en parte el retraso, en el ejercicio, de la firma de algunos contratos. De esta forma, se decidieron compromisos, como mínimo por valor de 1,9 millones de euros, con posterioridad al 15 de noviembre de 1999, en concepto de gastos operativos.

12. La dimensión y el carácter de esta situación repetitiva deberían llevar a la Agencia a mejorar su sistema de seguimiento de la ejecución de su programa anual, con objeto de minimizar las prórrogas de créditos y, de esta forma, respetar más el principio de anualidad.

13. También aparecen debilidades en la gestión financiera de los contratos. Los procedimientos de tratamiento de las solicitudes de pago resultarían mejores si se formalizaran más y se aplicaran en consecuencia. Sería necesario que los expedientes financieros contuvieran documentos de apoyo a las solicitudes de pago y no solamente un certificado de la realidad y la conformidad de los trabajos ejecutados.

14. Los contratos se financian a partir de compromisos con diversas líneas presupuestarias correspondientes a los diversos temas que deben tratarse. Los pagos efectuados se imputan de manera que los compromisos en cuestión se agotan paulatinamente y, en consecuencia resulta imposible conciliar la ejecución de los compromisos con la evaluación de los trabajos correspondientes.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 27 de septiembre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 120 de 11.5.1990, p. 4.

(2) De conformidad con el apartado 3 del artículo 13 del Reglamento (CEE) n° 1210/90 del Consejo, el 20.3.2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 1999 y a continuación se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 5.4.2000. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

(3) Véase el apartado 2bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

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Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la agencia

IVA. Pagos y reembolsos

El Tribunal afirma lo siguiente:

"7. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha, el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita al Observatorio a trasponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación."

La Agencia replica lo siguiente:

La Agencia permanecerá en contacto con los servicios de la CE, junto con otras Agencias igualmente afectadas, para establecer los términos de la revisión de su Reglamento financiero de tal modo que las disposiciones modificadas puedan ser aprobadas en 2001.

Inventario

El Tribunal afirma lo siguiente:

"8. La Agencia debería velar por que el inventario se verifique al menos una vez al año, para asegurarse de su exhaustividad y eliminar del mismo los equipos informáticos obsoletos."

La Agencia replica lo siguiente:

El inventario se actualiza y verifica con regularidad. Ahora bien, como muy bien ha observado el Tribunal, los equipos obsoletos, que se conservan todavía en el edificio, no se suprimen de la lista. La Agencia ha establecido ahora un mecanismo para desembarazarse de los equipos obsoletos pidiendo al contratista general que se lleve un ordenador viejo por cada nuevo que traiga.

Gestión de personal

El Tribunal afirma lo siguiente:

"9. Los controles efectuados mostraron debilidades en la forma de llevar los expedientes de personal, que condujeron, especialmente, a fijar de manera incorrecta la remuneración de dos agentes contratados recientemente. La Agencia debería comprobar con regularidad el conjunto de los expedientes del personal para asegurarse de que los datos resultan completos y válidos."

La Agencia replica lo siguiente:

Se ha establecido el control sistemático de los expedientes del personal, instituido con la ayuda de la DG Personal de la CE. Una primera revisión ha permitido corregir los errores detectados por el Tribunal.

Gestión de los contratos con los centros temáticos

El Tribunal afirma lo siguiente:

"10. Para la realización de sus objetivos, la Agencia firmó contratos con diversos centros temáticos seleccionados en los Estados miembros. Los contratos contienen un texto de base normalizada y completada por anexos de carácter más técnico. Se observaron incoherencias entre el texto de base y los anexos técnicos, especialmente en lo que se refiere a la naturaleza y la duración de los trabajos."

La Agencia replica lo siguiente:

Está siendo verificada la coherencia entre los textos de base y los anexos técnicos, y efectuándose las correcciones pertinentes. Además, se están instituyendo controles rutinarios dado que están definiéndose y contratándose los futuros centros temáticos europeos que estarán en funcionamiento en 2001.

El Tribunal afirma lo siguiente:

"11. Estos contratos se financian mediante créditos inscritos en el título III del presupuesto de la Agencia, que cubre los gastos operativos. Como ya se ha observado, estos créditos son objeto de prórrogas muy importantes (véanse los apartados 5 y 6). La gestión de estas prórrogas, prioritaria debido a los riesgos de anulación, explica en parte el retraso, en el ejercicio, de la firma de algunos contratos. De esta forma, se decidieron compromisos, como mínimo por valor de 1,9 millones de euros, con posterioridad al 15 de noviembre de 1999, en concepto de gastos operativos."

La Agencia replica lo siguiente:

Los compromisos se efectúan a principios de año para ganar el mayor tiempo posible para poder desarrollar y entregar el trabajo necesario. Sin embargo, la posibilidad de comprometer recursos adicionales durante la última parte del año nos ayuda a utilizar eficientemente los limitados recursos disponibles, ya que pueden ser necesarios algunos ajustes en el alcance del trabajo y entregarse fondos operativos adicionales para el trabajo de los CTE, que contribuyen a potenciar las capacidades de los Estados miembros.

El Tribunal afirma lo siguiente:

"12. La dimensión y el carácter de esta situación repetitiva deberían llevar a la Agencia a mejorar su sistema de seguimiento de la ejecución de su programa anual, con objeto de minimizar las prórrogas de créditos y, de esta forma, respetar más el principio de anualidad."

La Agencia replica lo siguiente:

La Agencia tiene la intención de hacer el menor uso posible de las prórrogas. Sin embargo, como se ha explicado en el punto anterior, parte del trabajo sólo puede contratarse, por una cuestión de eficacia, a finales de año. Además, los centros temáticos funcionan durante todo el año, en un ciclo de 12 meses, pero los nuevos fondos del presente presupuesto para el año que viene no les llegarán antes de febrero, lo que obliga también a prorrogar algunos pagos al año que viene.

El Tribunal afirma lo siguiente:

"13. También aparecen debilidades en la gestión financiera de los contratos. Los procedimientos de tratamiento de las solicitudes de pago resultarían mejores si se formalizaran más y se aplicaran en consecuencia. Sería necesario que los expedientes financieros contuvieran documentos de apoyo a las solicitudes de pago y no solamente un certificado de la realidad y la conformidad de los trabajos ejecutados."

La Agencia replica lo siguiente:

La AEMA ha desarrollado procedimientos para tratar las solicitudes de pagos y firmar la salida de cada subvención. No obstante, reconocemos el valor de la propuesta del Tribunal y estamos adaptando estos procedimientos para incluir documentos de apoyo, como informes de los trabajos en curso o extractos de informes técnicos, así como los estados, en los expedientes financieros.

El Tribunal afirma lo siguiente:

"14. Los contratos se financian a partir de compromisos con diversas líneas presupuestarias correspondientes a los diversos temas que deben tratarse. Los pagos efectuados se imputan de manera que los compromisos en cuestión se agotan paulatinamente y, en consecuencia resulta imposible conciliar la ejecución de los compromisos con la evaluación de los trabajos correspondientes."

La Agencia replica lo siguiente:

La AEE planificará, en la medida de lo posible, el calendario de pagos con cargo a las líneas de crédito presupuestario de forma coherente con la entrega real del trabajo, pidiendo más información a los CTE sobre los recursos asignados a trabajos concretos. Sin embargo, los CTE suelen entregar un paquete de trabajos interconectados según calendarios variables y no siempre es posible ajustar las asignaciones presupuestarias a la evolución del trabajo en el curso del mismo.