«OFICINA EUROPEA DE LUCHA CONTRA EL FRAUDE (OLAF)

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

ÍNDICE

TÍTULO I — FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

Artículo 1 Funciones

Artículo 2 Competencias

TÍTULO II — COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE VIGILANCIA

Artículo 3 Composición

Artículo 4 Deontología

Artículo 5 Presidencia

Artículo 6 Reuniones

Artículo 7 Métodos de trabajo

Artículo 8 Ponentes

Artículo 9 Comprobaciones, estudios y asesoramiento

Artículo 10 Procedimiento de votación

Artículo 11 Actas

Artículo 12 Secretaría

TÍTULO III — EJERCICIO DE COMPETENCIAS

Artículo 13 Seguimiento de las informaciones proporcionadas por el Director General

Artículo 14 Informe de actividades

Artículo 15 Procedimiento de dictamen sobre la designación del Director General

Artículo 16 Procedimiento disciplinario contra el Director General

Artículo 17 Confidencialidad y tratamiento de datos de carácter personal

Artículo 18 Presupuesto

TÍTULO IV — DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 19 Evaluación y modificación del Reglamento interno

Artículo 20 Entrada en vigor del Reglamento interno, informe de evaluación y publicidad

EL COMITÉ DE VIGILANCIA,

Visto el apartado 6 del artículo 11 del Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de mayo de 1999 relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de lucha contra el fraude (OLAF) (1),

Visto el apartado 6 del artículo 11 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de mayo de 1999 relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de lucha contra el fraude (OLAF) (2),

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

TÍTULO I

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL COMITÉ DE VIGILANCIA DE LA OLAF

Artículo 1

Funciones

El Comité de vigilancia de la Oficina Europea de lucha contra el fraude (OLAF) desempeñará las funciones establecidas en el Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

Artículo 2

Competencias

1. En el desempeño de sus funciones el Comité de vigilancia ejercerá las competencias establecidas en dichos Reglamentos y otras disposiciones aplicables.

2. En particular, para el ejercicio del control regular de la ejecución de la función de investigación se podrán establecer acuerdos con la OLAF en los que se detallen las modalidades de actuación. En tales acuerdos se reflejarán asimismo los mecanismos de tratamiento confidencial de la información y documentos proporcionados por la OLAF así como otras materias de interés común.

3. El Comité de vigilancia tomará las decisiones oportunas en cuanto a la información transmitida por el Director General de la OLAF conforme a lo dispuesto en el artículo 11.7 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.7 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

4. El Comité de vigilancia ejercerá sus competencias según lo dispuesto en el Título III del actual reglamento interno.

TÍTULO II

COMPOSICION Y FUNCIONAMIENTO

Artículo 3

Composición

1. La composición, nombramiento y mandato de los miembros del Comité de vigilancia se hallan establecidos en el Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

2. Cuando un miembro del Comité de vigilancia se vea impedido para el ejercicio sus funciones o renuncie a su mandato, deberá informar de ello al presidente del Comité a los efectos oportunos.

Artículo 4

Deontología

1. Los miembros del Comité de vigilancia, conforme a lo dispuesto en el artículo 11.5 de Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.5 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999, no solicitarán ni aceptarán instrucciones de ningún Gobierno, institución, órgano u organismo en el ejercicio de sus funciones.

2. Asimismo, según lo establecido en la Decisión de su nombramiento, se abstendrán de tratar aquellos asuntos en los que, directa o indirectamente, tengan cualquier tipo de interés personal susceptible de menoscabar su independencia, y, en especial, intereses familiares y financieros.

Respetarán el secreto absoluto de los expedientes que se les sometan y de sus deliberaciones.

3. Los miembros de Comité de vigilancia darán cuenta a este de cualquier situación que pudiera comprometer cualquiera de los principios de actuación mencionados en los párrafos 1 y 2 a fin de que el Comité adopte las medidas oportunas.

Artículo 5

Presidencia

1. El Comité de vigilancia elegirá en su seno un presidente mediante votación por mayoría de sus miembros.

2. El presidente será elegido por un período de un año. El mandato será renovable. La elección del presidente se producirá en la última reunión presidida por su antecesor.

3. En caso de que el presidente se viera impedido de ejercer de forma prolongada sus funciones por cualquier motivo, informará de ello a los miembros del Comité. En este caso, se procederá a la elección del nuevo presidente según las modalidades previstas en el apartado 1.

4. El presidente representará al Comité y presidirá sus reuniones. Velará por el buen desarrollo de sus trabajos. Convocará las reuniones del Comité y determinará el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Elaborará el proyecto de orden del día y se ocupará de que sean ejecutadas las decisiones del Comité.

5. En caso de impedimento temporal, el presidente podrá invitar a uno de los miembros del Comité a que lo sustituya.

6. En ausencia del presidente y cuando no haya recurrido al procedimiento del apartado anterior, ejercerá sus funciones el miembro de mayor edad.

7. El presidente será plenamente competente para mantener cualquier correspondencia relacionada con las actividades del Comité de vigilancia. El presidente informará a los miembros del Comité sobre la correspondencia mantenida.

Artículo 6

Reuniones

1. El Comité de vigilancia ejercerá sus competencias en reuniones colegiadas. Se reunirá al menos diez veces al año. Sólo podrá declararse válidamente reunido si se encuentran presentes la mayoría de sus miembros. Se reunirá, además, a iniciativa del presidente o cuando lo solicite la mayoría de sus miembros.

2. Salvo en los casos considerados urgentes por el presidente, las convocatorias se remitirán con la antelación suficiente para que lleguen al menos una semana antes de la reunión. La convocatoria incluirá el proyecto de orden del día y los documentos necesarios para la reunión, salvo que lo impida la naturaleza de dichos documentos. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3. Cada uno de los miembros podrá solicitar al presidente que se incluyan o se añadan puntos o cuestiones concretas al proyecto de orden del día.

4. A petición del Director General de la OLAF el presidente podrá convocar al Comité de vigilancia o incluir puntos en el orden de día. Las propuestas del Director General irán acompañadas, en su caso, de la documentación necesaria.

5. El Comité de vigilancia podrá invitar al Director General de la OLAF a participar en las reuniones y trabajos relacionados con su actividad. Podrá invitarse a participar en una reunión del Comité a otros miembros de la OLAF cuando se considere necesaria su presencia. Esta invitación se cursará a través del Director General de la OLAF.

Los puntos del orden del día que se refieran a la participación señalada en el párrafo anterior, se comunicarán al Director General de la OLAF.

6. Podrá invitarse a participar en los trabajos del Comité sobre algún punto concreto de la reunión a cualquier representante de las instituciones, órganos y organismos de las Comunidades, de los Estados miembros o de Estados asociados.

Artículo 7

Métodos de trabajo

1. Las reuniones del Comité de vigilancia no serán públicas. Sus deliberaciones y la documentación propia que les sirvan de base serán confidenciales, salvo que el Comité decida lo contrario.

Los documentos e informaciones presentados por el Director General de la OLAF estarán sometidos a las disposiciones del artículo 287 del Tratado CE sobre la protección de la confidencialidad y del artículo 8 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y del artículo 8 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

2. El Comité de vigilancia adoptará, como máximo, tres lenguas de trabajo. Los documentos, proyectos de dictamen, de informe o de decisión se redactarán en las lenguas de trabajo adoptadas por el Comité. En caso de necesidad, cada uno de los miembros podrá pedir la traducción de cualquier documento a su propia lengua.

3. Los dictámenes, informes y decisiones del Comité de vigilancia se adoptarán en sesión plenaria.

4. Sin embargo, de manera excepcional, determinadas decisiones podrán tomarse mediante procedimiento escrito en la medida en que el Comité haya aprobado el recurso a este procedimiento en una reunión anterior.

En caso de urgencia, el presidente estará facultado para iniciar un procedimiento de consulta por escrito a los miembros del Comité.

En cualquiera de estos casos, el presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros del Comité. Si los miembros no se oponen al proyecto de decisión en un plazo, señalado por el presidente, de cinco días hábiles a partir de la recepción de la propuesta, ésta se considerará adoptada. Si un miembro, en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción del proyecto de decisión, solicita que sea objeto de discusión por parte del Comité, el procedimiento escrito quedará suspendido.

Artículo 8

Ponentes

1. Con objeto de preparar sus deliberaciones o sus trabajos el Comité de vigilancia podrá designar entre sus miembros, a propuesta del presidente, uno o varios ponentes.

2. Si se tratara de una cuestión urgente, el presidente podrá proceder de oficio a esta designación. En este caso, informará de ello inmediatamente a los miembros del Comité.

3. El ponente, tras el examen de los asuntos que le hayan sido encomendados, presentará un proyecto de informe al Comité de vigilancia. En lo que resulte necesario, el ponente gozará de la asistencia de la secretaría del Comité.

Artículo 9

Comprobaciones, estudios y asesoramiento

En el ámbito de sus competencias, el Comité de vigilancia podrá realizar las comprobaciones oportunas, llevar a cabo cualquier estudio y recabar el asesoramiento necesario. Asimismo el Comité podrá solicitar la asistencia de funcionarios o agentes de la OLAF, de las instituciones, órganos u organismos de las Comunidades, de los Estados miembros y de los Estados asociados.

Artículo 10

Procedimiento de votación

1. Las decisiones se tomarán a propuesta del presidente por mayoría de sus miembros.

2. A propuesta de un miembro podrá recurrirse a un procedimiento de votación secreta.

Artículo 11

Actas

1. Todas las reuniones del Comité de vigilancia serán recogidas en actas. Estas serán redactadas en las lenguas de trabajo del Comité.

2. El proyecto de acta será elaborado por la secretaría bajo la dirección del presidente y se someterá a los miembros del Comité de vigilancia para su aprobación en la reunión siguiente.

3. Cada uno de los miembros podrá proponer modificaciones al proyecto de acta en el momento de su aprobación. También podrán pedir que se una al acta cualquier declaración escrita o documento que consideren conveniente.

4. Una vez aprobada el acta, el presidente y el responsable de la secretaría la firmarán y será archivada en el registro de la secretaría del Comité. Las actas podrán ponerse a disposición pública por decisión del Comité.

Artículo 12

Secretaría

1. El Comité de vigilancia, según lo dispuesto en el artículo 11.6 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.6 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999, dispondrá de una secretaría para que le asista en el ejercicio de sus funciones.

2. El Comité de vigilancia pondrá en conocimiento del Director General de la OLAF las necesidades de la secretaría en cuanto al personal y medios adecuados que le permitan asegurar el cumplimiento de sus funciones de y garantizar la continuidad de sus trabajos.

3. El personal de la secretaría estará obligado a tratar de manera confidencial la información de la que disponga. Seguirá sometido a esta obligación después de haber cesado en sus funciones. En caso de que el Comité de vigilancia tuviera conocimiento de que un miembro de la secretaría hubiera infringido el deber de confidencialidad, el presidente del Comité lo comunicará al Director General de la OLAF a los efectos oportunos.

4. La secretaría contribuirá a que se desarrollen eficazmente las funciones atribuidas al Comité de vigilancia con el fin de reforzar la independencia de la OLAF. A este respecto, asistirá al presidente en la preparación y desarrollo de las reuniones, elaborará un proyecto de orden del día de cada una de ellas, redactará los proyectos de actas de las reuniones, se encargará de proporcionar información y documentación a los miembros del Comité en todos sus ámbitos de actividad, participará, bajo la dirección del presidente, en la redacción de los textos y asistirá a los miembros del Comité, en particular en el ejercicio de sus funciones como ponentes. A estos efectos los miembros de la secretaría podrán mantener reuniones con los ponentes para la ejecución de estos trabajos.

TITULO III

EJERCICIO DE COMPETENCIAS

Artículo 13

Seguimiento de las informaciones proporcionadas por el Director General

1. El Comité de vigilancia, tras el examen del programa de actividades anual que le remita el Director General de la OLAF, podrá emitir un dictamen con las observaciones pertinentes dentro del ámbito de sus funciones.

Asimismo estudiará la información que regularmente le envié el Director General sobre las actividades de la OLAF y remitirá dictámenes sobre la mismas conforme a lo dispuesto en el artículo 11.1 párrafo 2o del Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.1 párrafo 2o del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

2. El Comité de vigilancia, conforme a lo dispuesto en el artículo 11.7 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.7 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999 será regularmente informado de las investigaciones de la OLAF, de sus resultados y de las medidas adoptadas en consecuencia. El Comité podrá realizar las observaciones oportunas sin interferir, empero, en el desarrollo de las investigaciones curso.

3. El Comité de vigilancia examinará las razones que no permitan concluir cualquier investigación que lleve abierta más de nueve meses, así como el plazo previsible necesario para su conclusión.

4. El Comité examinará los casos en que una institución, órgano u organismo no haya dado cumplimiento a las recomendaciones formuladas por el Director General. En tal ocasión, el Comité examinará a los efectos oportunos las situaciones de obstrucción, obstaculización o impedimento a que se haya enfrentado la actividad de los investigadores de la OLAF.

5. Los casos en que sea necesaria la transmisión de información a las autoridades judiciales de un Estado miembro serán examinados sobre la base de las informaciones proporcionadas por el Director General de la OLAF y según lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 1073/1999 y el Reglamento (Euratom) no 1074/1999. El seguimiento se efectuará igualmente sobre estas bases.

6. En su misión de asistir al Director General de la OLAF en el cumplimento de su tarea, el Comité de vigilancia podrá emitir dictámenes sobre la contribución de la Oficina a la concepción de métodos de lucha contra el fraude y otras actividades ilegales en detrimento de los intereses financieros de las Comunidades.

Artículo 14

Informe de actividades

1. De conformidad con el artículo 11.8 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y con el artículo 11.8 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999, el Comité de vigilancia elaborará al menos un informe de actividades anual con destino a las instituciones. Este informe contendrá las actividades llevadas a cabo en base a las competencias del Comité, así como una evaluación de las actividades de la OLAF y de la aplicación de su programa anual.

2. El informe se elaborará durante el primer semestre de cada año respecto del año anterior y será presentado al Comité por uno o varios ponentes.

3. El informe podrá llevar adjunta una lista de los dictámenes que haya emitido el Comité.

Asimismo este informe de actividades podrá acompañarse de los informes que haya presentado el Comité al Parlamento Europeo, Consejo, Comisión y Tribunal de Cuentas sobre los resultados y las medidas adoptadas como consecuencia de las investigaciones efectuadas por la OLAF según lo dispuesto en el artículo 11.8 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y en el artículo 11.8 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

4. El Comité de vigilancia llevará a cabo los trámites para la publicación de su informe de actividades en el Diario Oficial de la Unión Europea después de haberlo remitido al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión.

Artículo 15

Procedimiento de dictamen sobre la designación del Director General

1. El Comité de vigilancia, tras el examen de las candidaturas para el puesto de Director General de la OLAF, emitirá un dictamen en el que se expondrán los criterios adoptados por el Comité para evaluar los méritos de los candidatos.

El dictamen contendrá la opinión del Comité sobre los candidatos a los efectos del artículo 12.2 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y del artículo 12.2 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

2. Si ningún candidato hubiera recibido un dictamen favorable el presidente informará a la Comisión de la votación desfavorable del Comité a las candidaturas presentadas.

Artículo 16

Procedimiento disciplinario contra el Director General

El Comité de vigilancia, tras ser consultado conforme a lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 12 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y del Reglamento (Euratom) no 1074/1999, emitirá un dictamen motivado.

Artículo 17

Confidencialidad y tratamiento de datos de carácter personal

1. El Comité de vigilancia velará por la aplicación de las disposiciones del artículo 8 del Reglamento (CE) no 1073/1999 y del artículo 8 del Reglamento (Euratom) no 1074/1999.

2. El Comité de vigilancia podrá decidir, a iniciativa propia o a iniciativa del Director General de la OLAF, emitir un dictamen.

Artículo 18

Presupuesto

1. El Comité de vigilancia emitirá un dictamen sobre el anteproyecto presentado por el Director General de la OLAF a la Dirección General de Presupuestos de la Comisión.

2. La secretaría preparará propuestas del presupuesto anual para el funcionamiento del Comité de vigilancia que, previa aprobación del Comité, se transmitirán al Director General de la OLAF.

TITULO IV

DISPOSICIONES TRANSITORIAS YFINALES

Artículo 19

Evaluación y modificación del Reglamento interno

1. El presente Reglamento interno será evaluado por el Comité de vigilancia al año de su entrada en vigor.

2. Cualquier miembro del Comité podrá presentar en todo momento propuestas de modificación por escrito al presidente para que se sometan a votación en la reunión siguiente según el procedimiento de votación establecido en el artículo 10.

Artículo 20

Entrada en vigor del Reglamento interno y publicidad

1. El Reglamento interno entrará en vigor el día siguiente de su adopción por el Comité de vigilancia. El presente Reglamento interno sustituye al anterior, publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas en fecha 15 de febrero de 2000 (3).

2. Una vez adoptado, el Comité de vigilancia llevará a cabo los trámites para su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.