INFORME sobre los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI - Alicante) (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas de la Oficina (97/C 393/04)

1.1. El presente Informe va dirigido al Comité presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior, de conformidad con el apartado 2 del artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con la letra c) del apartado 2 del artículo 119 del Reglamento (CE) n° 40/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente Informe.

1.4. Las observaciones descritas en los apartados 1.8 a 1.11 (ingresos propios) no permiten pronunciarse sobre la fiabilidad de las cuentas vinculadas con los ingresos que figuran en los estados financieros.

1.5. Con la salvedad de los hechos presentados en el apartado anterior, los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA OFICINA DE ARMONIZACIÓN DEL MERCADO INTERIOR EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria

1.6. A pesar de que 1996 es el tercer ejercicio de actividad de la Oficina, su servicio contable sigue sin disponer de un verdadero programa informático de contabilidad presupuestaria. El seguimiento de la ejecución presupuestaria se realiza empleando una herramienta que no constituye un verdadero sistema contable (posibilidad de modificar los asientos sin dejar huella alguna, ausencia de vínculos con la contabilidad general, etc.).

1.7. La Oficina no dispone de ningún sistema de contabilidad analítica, indispensable para conocer el coste real de los servicios ofrecidos.

Ingresos propios

1.8. Antes de la entrada en servicio, en mayo de 1996, del sistema instituido para el seguimiento de las tasas derivadas de la presentación de marcas (Euromarc), se utilizaron temporalmente otros dos sistemas alternativos para el seguimiento de las solicitudes de registro de marcas. El riesgo que supone la transferencia de datos desde dichos sistemas hasta Euromarc es elevado, por lo que no es posible pronunciarse sobre lo exhaustivas que puedan ser esas transferencias.

1.9. La Oficina no ha sido capaz de demostrar que el sistema Euromarc funciona de acuerdo con la descripción que había dado del mismo. Por lo tanto, el Tribunal no puede pronunciarse con certeza sobre la fiabilidad del sistema.

1.10. La nueva descripción elaborada por la Oficina llegó demasiado tarde para poder efectuar los trabajos complementarios requeridos para despejar las dudas existentes sobre el sistema.

1.11. Se han observado importantes retrasos en la tramitación de las solicitudes, principalmente a causa de la escasa agilidad de funcionamiento de Euromarc y de la complejidad del Reglamento. Por este motivo, algunos clientes han presentado reclamaciones a la Oficina. Además, la acumulación de retrasos únicamente ha permitido contabilizar 12,4 millones de ecus en ingresos, sobre un total de 45,9 millones de ecus en cobros. La diferencia, 33,5 millones de ecus, se ha anotado en el pasivo del balance como «anticipos de clientes». De dicho importe, 4,7 millones de ecus son entregas no identificadas, al no figurar sus respectivas solicitudes de registro de marca. Teniendo en cuenta que a diario llegan nuevos pagos, es vital proceder sin la menor dilación a la identificación de dichas operaciones antiguas.

CCCC

1.12. Hasta el 1 de abril de 1996 no se creó la Comisión consultiva de compras y contratos (CCCC) de la Oficina. Anteriormente, la Oficina venía aprobando diversos contratos, para los cuales se habría precisado el dictamen de la CCCC, tomando como base un «informe de explotación» que a veces iba acompañado de una nota del gabinete jurídico sobre la regularidad del procedimiento seguido. Dicha nota no puede sustituir en ningún caso el dictamen de la CCCC.

Créditos prorrogados/anulaciones/transferencias

1.13. El importe de los créditos prorrogados a 1997 es de 14,5 millones de ecus (prórrogas automáticas en su totalidad), es decir, el 44,8 % de los créditos del ejercicio, lo que asciende a 32,4 millones de ecus.

1.14. Dichos créditos prorrogados tienen su origen en el considerable volumen de solicitudes de registro de marcas que no se habían tramitado al final del ejercicio.

1.15. El importe de créditos corrientes anulados fue de 5,6 millones de ecus, es decir, el 17,3 % de los créditos del ejercicio. Con respecto a los créditos prorrogados del ejercicio 1995 (4,65 millones de ecus), el 14,6 % ha sido anulado (0,68 millones de ecus). Las transferencias de créditos han ascendido a 7,6 millones de ecus. Los importes indicados, así como los créditos prorrogados al ejercicio 1997 y el volumen de los cobros recibidos denotan la imprecisión de las previsiones presupuestarias para el ejercicio 1996. Habría sido necesario modificar las previsiones presupuestarias iniciales durante el ejercicio.

Edificios

1.16. La Oficina sigue ocupando un edificio propiedad de las autoridades españolas, del que dispone de forma gratuita. No obstante, no existe contrato sobre este asunto. Con respecto a la sede definitiva, la Oficina ha entablado negociaciones sobre una propuesta de adquisición y ha anotado en su presupuesto un primer importe para labores de supervisión.

1.17. Hay que destacar que la Oficina debe asegurarse de la disponibilidad de los créditos necesarios antes de contraer un compromiso jurídico.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 11 de 14. 1. 1994, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 137 del Reglamento (CEE) n° 40/94, las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Oficina relativos al ejercicio financiero 1996 quedaron establecidas el 21 de febrero de 1997. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 25 de febrero de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente Informe.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>

SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Oficina.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) El importe corresponde al de los valores inmovilizados.

(2) El saldo del resultado y de los capitales propios no constituye una pérdida de capital. Es consecuencia de la aplicación del Reglamento financiero a los ingresos (solamente los cobros) y los gastos (pagos más créditos prorrogados).

(3) En los estados financieros del ejercicio 1995, la contrapartida de la subvención de la Comisión pendiente de pago al final del ejercicio forma parte de los ingresos. A partir del ejercicio 1996, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias, dicha contrapartida figura en el pasivo del balance.

RESPUESTAS DE LA OFICINA DE ARMONIZACIÓN DEL MERCADO INTERIOR

1.4. Ingresos propios

El cobro de las tasas aplicables al depósito y al registro de una marca comunitaria es el resultado de un largo procedimiento definido por el Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo.

Entre el momento de la presentación de una solicitud de marca y la contabilización de la tasa de depósito correspondiente pasan generalmente dos meses, en el curso de los cuales el expediente es tomado a cargo por al menos tres tipos de participantes.

Todo el proceso está informatizado y cada categoría de participante recibe un derecho de acceso al sistema informático correspondiente a las tareas que está habilitado para realizar.

Para poder cubrir en un plazo de tiempo limitado (dos a tres días) todas las etapas que van desde la recepción del depósito hasta la contabilización de la tasa de depósito, es absolutamente indispensable que los expedientes seleccionados a la entrada gocen de una prioridad de tratamiento.

Ello es posible con dos condiciones:

1) que, de manera provisional y excepcional, un usuario disponga de todos los accesos que permiten llegar hasta la contabilización;

2) que la demostración del proceso acelerado se haga en un entorno de prueba con el fin de disponer de toda la flexibilidad de utilización deseada sin por ello corromper la base de producción.

En la visita de los auditores en febrero de 1997, tal demostración no pudo realizarse en el plazo disponible por falta de medios técnicos.

Ya se han adoptado las disposiciones necesarias para realizar una presentación completa del sistema de cobro de los ingresos en la visita de los auditores prevista para octubre de 1997.

1.6. Contabilidad presupuestaria

Como las demás agencias, la OAMI está a la espera de la versión final del programa informático de contabilidad presupuestaria Sincom 2, que debería estar disponible hacia finales de 1997. Su aplicación en la OAMI se hará en los primeros meses posteriores a la recepción de Sincom 2.

1.7. Contabilidad analítica

La Oficina comenzará a establecer la contabilidad analítica desde principios de 1998 para algunos ámbitos de actividad. Dispondrá entonces en algunos sectores de una base de producción suficientemente amplia y estabilizada para fijar estándares realistas.

1.8. Ingresos propios - Cambio del sistema

A raíz del tránsito al sistema final para el seguimiento de los depósitos y de las tasas, la Oficina comprobó en profundidad la coherencia de los datos transferidos.

Por otra parte, los informes de movimiento bancarios confirmaron los resultados de la transferencia.

La Oficina considera, pues, que la transferencia se realizó correctamente.

1.9 y 1.10. Sistema de cobro de las tasas

Véase la respuesta en el apartado 1.4.

1.12. Retraso en la identificación/contabilización de los pagos

Debido al gran número de depósitos recibidos en 1996 (43 000 en vez de los 15 000 previstos), en dicho año la Oficina tuvo un cierto retraso en la contabilización de las tasas de depósito.

En la fecha de hoy está en proceso de reabsorberse dicho retraso.

Por lo que se refiere a los 4,7 millones de ecus de pagos no identificados, la situación está regularizada desde el mes de marzo de 1997, como estaba previsto y se indicó a los auditores del Tribunal.

En el día de hoy, el desfase entre la recepción de un cheque en la OAMI y su identificación y transferencia al banco es de seis días.

1.13. CCCC

Inmediatamente después la entrada en vigor del Reglamento financiero de la Oficina y de las modalidades de ejecución aplicables al Reglamento financiero que fijan la composición de la CCCC, ésta entró en funcionamiento. Antes de la creación de la CCCC, la OAMI no tenía otra alternativa más que seguir el procedimiento adoptado, es decir, consultar al departamento jurídico para los contratos que superaban el límite de 42 000 ecus con el fin de garantizar que el procedimiento de compra se ajustaba a las normas aplicables a la convocatoria de contratos públicos.

Para los contratos importantes, la OAMI se ha esforzado, durante este período transitorio, por utilizar los contratos de otras instituciones y, en particular, de la Comisión con el fin de beneficiarse de la garantía jurídica vinculada a estos contratos y de la economía de escala que ello comporta.

1.14. Créditos prorrogados

El importe de los créditos prorrogados en 1996 es relativamente importante.

Los aplazamientos en cuestión son en un 80 % relativos a los gastos de procedimiento (búsqueda/traducción/publicación, etc.).

De acuerdo con el artículo 29 del Reglamento financiero, la Oficina compromete, a partir de la contabilización de las tasas de depósito, los gastos de procedimiento estipulados en el Reglamento (CE) n° 40/94.

Se trata en efecto de gastos ineludibles cuya ejecución está directamente vinculada a la recaudación de las tasas de depósito.

En esta fase inicial, habida cuenta del número de depósitos mucho más elevado que el previsto (+280 %), está claro que el desfase entre el compromiso de gastos para los procedimientos y la realización de estos procedimientos es mucho más importante que en régimen de funcionamiento corriente.

Esta situación se regularizará progresivamente; en 1997, será netamente menor el número de los aplazamientos relativos a los gastos de procedimiento.

1.16. Créditos cancelados/transferencias de créditos

El presupuesto de 1996 se preparó a finales de junio de 1994 y fue presentado a la autoridad presupuestaria en febrero de 1995. Por entonces nada hacía pensar que la OAMI tendría que hacer frente a semejante número de solicitudes de marca.

En junio y en septiembre de 1996, la OAMI informó a su Comité presupuestario de la evolución de la situación, llamando al mismo tiempo su atención sobre las consecuencias presupuestarias.

Hay que tener en cuenta que una parte de los créditos anulados pertenecen al capítulo 1 1 y se refieren, en particular, para 1 031 000 ecus a la partida 1 1 3 3 (constitución o mantenimiento de los derechos de pensión para los agentes temporales).

Estos créditos se habían consignado en el presupuesto a petición de la Comisión con el fin de soportar la cuota-parte patronal de las pensiones debidas a los agentes (luego resultó que esta inscripción era antiestatutaria). Entre tanto, la Comisión señaló que no existe ningún fondo de pensión y que no se debe ningún importe en calidad de cuota-parte patronal.

Por lo que respecta a los otros créditos anulados, se trata esencialmente de créditos que se refieren a los gastos de procedimiento para los cuales, por falta de tiempo, no pudieron efectuarse los compromisos correspondientes en 1996.

1.17. Edificios

No existe contrato de arrendamiento entre las autoridades españolas y la OAMI para la ocupación de la sede provisional situada en la avenida Aguilera, n° 20.

Existe sin embargo un documento titulado «Acta de entrega de llaves de la sede provisional» firmado el 25 de febrero de 1994 entre el Cosoami y la OAMI que prevé que ésta ocupe la sede provisional hasta la ocupación de la sede definitiva.

1.18. Sede definitiva

La OAMI toma nota de la observación relativa a la disponibilidad de los créditos para la adquisición de la sede definitiva.

Por otra parte, su Comité presupuestario aprobó la adquisición de la primera fase de la sede definitiva con su financiación vía empréstito del sector bancario.