ES Diario Oficial de la Unión Europea L 143/1

REGLAMENTO (CE) N o 485/2008 DEL CONSEJO

de 26 de mayo de 2008

relativo a los controles, por los Estados miembros, de las operaciones comprendidas en el sistema de financiación por el Fondo Europeo Agrícola de Garantía

(Versión codificada)

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 37,

Vista la propuesta de la Comisión,

Visto el dictamen del Parlamento Europeo (1),

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (CEE) no 4045/89 del Consejo, de 21 de diciembre de 1989, relativo a los controles, por los Estados miembros, de las operaciones comprendidas en el sistema de financiación por el Fondo Europeo de Orientación y de Garantía Agrícola, sección Garantía, y por el que se deroga la Directiva 77/435/CEE (2), ha sido modificado en diversas ocasiones (3) y de forma sustancial. Conviene, en aras de una mayor claridad y racionalidad, proceder a la codificación de dicho Reglamento.

(2) Según el artículo 9 del Reglamento (CE) no 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio de 2005, sobre la financiación de la política agrícola común (4), los Estados miembros adoptarán las medidas necesarias para garantizar una protección eficaz de los intereses financieros de la Comunidad y particularmente con el fin de controlar la realidad y la regularidad de las operaciones financiadas por el Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA) y por el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader), para prevenir y perseguir las irregularidades y para recuperar las sumas perdidas como consecuencia de irregularidades o de negligencias.

(3) El control de los documentos comerciales de las empresas beneficiarias o deudoras puede constituir un medio muy eficaz de control de las operaciones comprendidas en el sistema de financiación del FEAGA. Dicho control completa los demás controles efectuados por los Estados miembros. Además, el presente Reglamento no afecta a las disposiciones nacionales en materia de control que sean más amplias que las previstas en el mismo.

(4) Deben determinarse los documentos en función de los cuales se realizará el control en cuestión, de forma que sea posible un control completo.

(5) Es necesario que la elección de las empresas que deban controlarse se efectúe teniendo en cuenta, en particular, las características de las operaciones que tengan lugar bajo su responsabilidad y la distribución de las empresas beneficiarias o deudoras en función de su importancia financiera dentro del sistema de financiación del FEAGA.

(6) Además, es conveniente prever un número mínimo de controles de los documentos comerciales. Dicho número debe fijarse mediante un método que evite diferencias importantes entre los Estados miembros a causa de la estructura especial de sus gastos en el marco del FEAGA. Dicho método puede establecerse tomando como referencia el número de empresas que tengan una determinada importancia dentro del sistema de financiación del FEAGA.

(7) Es importante que se definan los poderes de los agentes encargados de los controles, así como la obligación de las empresas de mantener a disposición de los mismos, durante un período determinado, los documentos comerciales y de facilitarles los datos que soliciten. Es conveniente además prever que los documentos comerciales puedan ser embargados en determinados casos.

(8) Habida cuenta de la estructura internacional del comercio agrícola y en la perspectiva del buen funcionamiento del mercado interior, es necesario organizar la cooperación entre los Estados miembros. Asimismo, es necesario instaurar a nivel comunitario una documentación centralizada sobre las empresas beneficiarias o deudoras establecidas en terceros países.

(9) Si bien corresponde a los Estados miembros establecer sus respectivos programas de control, es necesario que sean comunicados a la Comisión para que esta pueda desempeñar su función de supervisión y de coordinación y para garantizar que dichos programas se fundamentan en criterios apropiados. Los controles podrán concentrarse en los sectores o empresas donde exista mayor riesgo de fraude.

(10) Es necesario que cada Estado miembro disponga de un servicio específico encargado de vigilar la aplicación del presente Reglamento y la coordinación de los controles efectuados en virtud del mismo. Los agentes de dicho servicio podrán realizar controles en las empresas de conformidad con el presente Reglamento.

(11) Los servicios que efectúen los controles en aplicación del presente Reglamento deben ser independientes, en cuanto a su organización, de los servicios que efectúen los controles previos a los pagos.

(12) La información obtenida como consecuencia de los controles de los documentos comerciales debe estar cubierta por el secreto profesional.

(13) Conviene establecer un sistema de intercambio de información a nivel comunitario de modo que puedan aprovecharse con mayor eficacia los resultados de la aplicación del presente Reglamento.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

1. El presente Reglamento se aplicará al control de los documentos comerciales de las entidades, o de sus representantes (en lo sucesivo denominados «las empresas»), que reciban o realicen pagos directa o indirectamente relacionados con el sistema de financiación del Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA), para comprobar si las operaciones que formen parte del sistema de financiación del Fondo Europeo Agrícola de Garantía se han realizado realmente y si se han efectuado correctamente.

2. El presente Reglamento no se aplicará a las medidas cubiertas por el sistema integrado de gestión y de control establecido por el Reglamento (CE) no 1782/2003 del Consejo, de 29 de septiembre de 2003, por el que se establecen disposiciones comunes aplicables a los regímenes de ayuda directa en el marco de la política agrícola común y se instauran determinados regímenes de ayuda a los agricultores (5). De conformidad con el procedimiento a que se refiere el del artículo 41, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005, la Comisión elaborará una lista de las demás medidas a las que no se aplicará el presente Reglamento.

3. A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

a) «documentos comerciales»: el conjunto de libros, registros, notas y justificantes, la contabilidad, los registros de producción y calidad y la correspondencia relativa a la actividad profesional de la empresa, así como todos los datos comerciales, en cualquier forma en que se presenten, incluidos los datos almacenados informáticamente, en la medida en que estos documentos o datos estén directa o indirectamente relacionados con las operaciones contempladas en el apartado 1;

b) «tercero»: cualquier persona física o jurídica que presente un vínculo directo o indirecto con las operaciones efectuadas en el marco del sistema de financiación por el FEAGA.

Artículo 2

1. Los Estados miembros procederán a efectuar controles de los documentos comerciales de las empresas teniendo en cuenta el carácter de las operaciones que deban controlarse. Los Estados miembros velarán para que la selección de las empresas que hayan de controlar permita garantizar la eficacia de las medidas de prevención y detección de irregularidades dentro del sistema de financiación del FEAGA. La selección tendrá en cuenta principalmente la importancia financiera de las empresas en este ámbito y otros factores de riesgo.

2. Los controles contemplados en el apartado 1 se referirán, durante cada período de control contemplado en el apartado 7, a un número de empresas que no podrá ser inferior a la mitad del número de empresas cuyos ingresos o deudas, o la suma de ambos, dentro del sistema del FEAGA, hayan sido superiores a 150 000 EUR durante el ejercicio financiero del FEAGA anterior al que inicia el período de control en cuestión.

3. Para cada período de control, los Estados miembros, sin perjuicio de las obligaciones definidas en el apartado 1, seleccionarán las empresas que someterán a control en función del análisis de riesgo realizado en el sector de restituciones a la exportación y en todas las demás medidas en que sea posible. Los Estados miembros presentarán a la Comisión sus propuestas de utilización del análisis de riesgo. Las propuestas incluirán toda la información pertinente sobre el sistema escogido, las técnicas, los criterios y el método de aplicación. Se presentarán, a más tardar, el 1 de diciembre del año previo al inicio del período de control en que se vayan a aplicar. Los Estados miembros tendrán en cuenta los comentarios de la Comisión a las propuestas, que se transmitirán en el plazo de las ocho semanas siguientes a su recepción.

4. En cuanto a las medidas respecto a las cuales el Estado miembro estime que no puede aplicarse el análisis de riesgos, será obligatorio realizar controles de las empresas cuyos ingresos o pagos o la suma de esos dos importes, en el marco del sistema de financiación del FEAGA, hayan totalizado una cantidad superior a 350 000 EUR y no hayan sido controladas de conformidad con el presente Reglamento durante alguno de los dos períodos de control anteriores.

5. Las empresas con ingresos o pagos inferiores a 40 000 EUR únicamente serán controladas en aplicación del presente Reglamento en función de criterios que deberán ser indicados por los Estados miembros en el programa anual contemplado en el artículo 10 o por la Comisión en cualquier modificación propuesta a ese programa.

6. En los casos apropiados, los controles previstos en el apartado 1 se aplicarán también a las personas físicas o jurídicas a las que se encuentren asociadas las empresas en el sentido del artículo 1, así como a cualquier otra persona física o jurídica susceptible de presentar un interés en la consecución de los objetivos enunciados en el artículo 3.

7. El período de control se extenderá desde el 1 de julio hasta el 30 de junio del año siguiente.

El control abarcará un período de, por lo menos, 12 meses que finalice dentro del anterior período de control; podrá ampliarse para períodos, que el Estado miembro deberá determinar, anteriores o posteriores al período de 12 meses.

8. Los controles efectuados en aplicación del presente Reglamento se llevarán a cabo sin perjuicio de los controles efectuados de conformidad con los artículos 36 y 37 del Reglamento (CE) no 1290/2005.

Artículo 3

1. La exactitud de los datos principales sometidos al control se verificará mediante controles cruzados que incluirán en caso necesario los documentos comerciales de terceros y que se efectuarán en número adecuado al grado de riesgo existente, abarcando, en particular:

a) comparaciones con los documentos comerciales de proveedores, clientes, transportistas u otros terceros;

b) controles físicos, según corresponda, de la cantidad y naturaleza de las existencias;

c) comparaciones con la contabilidad de flujos financieros conducentes o resultantes de las operaciones efectuadas dentro del sistema de financiación del FEAGA, y

d) los controles relativos a llevanza de libros o registros de los movimientos financieros, que muestren, en la fecha del control, la exactitud de los documentos del organismo de intervención justificativos del pago de la subvención al beneficiario.

2. En particular, cuando las empresas estén obligadas a llevar una contabilidad material específica con arreglo a las disposiciones comunitarias o nacionales, el control de dicha contabilidad incluirá, en los casos oportunos, el cotejo de esta con los documentos comerciales y, si se estima necesario, con las cantidades que la empresa tenga en existencias.

3. Para seleccionar las operaciones objeto de control se tendrá en cuenta plenamente el grado de riesgo que supongan.

Artículo 4

Las empresas deberán conservar los documentos comerciales durante, al menos, tres años, a contar desde el final del año en que hayan sido extendidos.

Los Estados miembros pueden prever un período más largo para la conservación de dichos documentos.

Artículo 5

1. Los responsables de las empresas, o terceros, velarán por que se faciliten todos los documentos comerciales y la información complementaria a los agentes encargados del control o a las personas facultadas a tal fin. Los datos almacenados informáticamente se facilitarán en un medio adecuado de soporte de datos.

2. Los agentes encargados del control o las personas facultadas a tal fin podrán solicitar extractos o copias de los documentos contemplados en el apartado 1.

3. En caso de que, durante un control realizado con arreglo al presente Reglamento, los documentos comerciales conservados por la empresa se consideren insuficientes a efectos de la realización de los controles, se ordenará a la empresa que en lo sucesivo mantenga los registros en la forma exigida por el Estado miembro responsable del control, sin perjuicio de las obligaciones establecidas en otros reglamentos relativos al sector de que se trate.

Los Estados miembros determinarán la fecha a partir de la cual deberán establecerse dichos registros.

Cuando la totalidad o parte de los documentos comerciales que deban controlarse en aplicación del presente Reglamento, se encuentren en una empresa del mismo grupo comercial, sociedad o asociación de empresas gestionadas de forma unificada al que pertenezca la empresa controlada, situada sea en el territorio de la Comunidad, sea fuera de él, la empresa controlada deberá poner a disposición de los agentes responsables del control dichos documentos en el lugar y momento que determine el Estado miembro responsable de efectuar el control.

Artículo 6

1. Los Estados miembros se cerciorarán de que los agentes encargados de los controles tengan derecho a embargar o hacer embargar los documentos comerciales. Este derecho se ejercerá respetando las disposiciones nacionales en la materia y no afectará a la aplicación de las normas sobre proceso penal relativo al embargo de documentos.

2. Los Estados miembros adoptarán las medidas adecuadas para sancionar a las personas físicas o jurídicas que no respeten las obligaciones previstas en el presente Reglamento.

Artículo 7

1. Los Estados miembros se prestarán mutuamente la asistencia necesaria para realizar los controles previstos en los artículos 2 y 3 en los casos siguientes:

a) cuando una empresa o tercero se hallen establecidos en un Estado miembro distinto de aquel donde se haya producido o hubiera debido producirse el pago o abono del importe de que se trate, o

b) cuando una empresa o tercero se hallen establecidos en un Estado miembro distinto de aquel donde se encuentren los documentos e informaciones necesarios para el control.

La Comisión podrá coordinar acciones conjuntas que supongan asistencia mutua entre dos o más Estados miembros. Las disposiciones relativas a dicha coordinación se establecerán de conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005.

Cuando dos o más Estados miembros incluyan en el programa enviado con arreglo al artículo 10, apartado 2, una propuesta de acción conjunta que entrañe una asistencia mutua de envergadura, la Comisión podrá, si así se le solicita, autorizar una reducción de hasta un 25 % en el número mínimo de controles determinados en virtud del artículo 2, apartados 2 a 5, en el Estado miembro considerado.

2. Durante los tres primeros meses siguientes al ejercicio financiero del FEAGA en que se haya efectuado el pago, los Estados miembros enviarán una lista de las empresas contempladas en el apartado 1, letra a), a cada uno de los Estados miembros donde estas empresas se hallen establecidas. La lista contendrá toda la información necesaria para que el Estado miembro destinatario pueda identificar a las empresas y llevar a cabo las tareas de control. El Estado miembro destinatario será responsable del control de esas empresas de conformidad con el artículo 2. Se remitirá a la Comisión una copia de cada lista.

El Estado miembro en el que se haya efectuado el pago o el abono podrá pedir al Estado miembro en que esté establecida la empresa, que controle algunas de las empresas de dicha lista de conformidad con el artículo 2, indicando la necesidad de la solicitud y, en particular, los riesgos correspondientes.

El Estado miembro que reciba la solicitud, tendrá debidamente en cuenta los riesgos relacionados con la empresa, que serán comunicados por el Estado miembro solicitante.

El Estado miembro requerido informará al Estado miembro solicitante del curso dado a la solicitud. En caso de control de una empresa de dicha lista, el Estado miembro requerido que haya efectuado el control informará al Estado miembro solicitante sobre los resultados de dicho control, a más tardar tres meses después de que finalice el período de control.

Se enviará a la Comisión un resumen trimestral de las solicitudes, dentro del mes siguiente a la finalización de cada trimestre. La Comisión podrá exigir copias de las solicitudes individuales.

3. Durante los tres primeros meses siguientes al ejercicio financiero del FEAGA en que se haya efectuado el pago, cada Estado miembro remitirá a la Comisión una lista de las firmas establecidas en terceros países en relación con las cuales se haya efectuado o recibido, o hubiera debido efectuarse o recibirse en dicho Estado miembro, el pago del importe en cuestión.

4. Cuando el control de una empresa efectuado de conformidad con el artículo 2 precise información complementaria en otro Estado miembro, en particular en el caso de los controles cruzados que se mencionan en el artículo 3, podrán presentarse solicitudes de control específicas debidamente motivadas. Se enviará a la Comisión un resumen trimestral de las solicitudes, dentro del mes siguiente a la finalización de cada trimestre. La Comisión podrá exigir copias de las solicitudes individuales.

Las solicitudes de control deberán atenderse dentro de los seis meses siguientes a su recepción; los resultados del control se comunicarán inmediatamente al Estado miembro solicitante y a la Comisión. La comunicación a la Comisión será efectuada trimestralmente, dentro del mes siguiente a la finalización de cada trimestre.

5. De conformidad con el procedimiento a que se refiere el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005, la Comisión dispondrá requisitos mínimos con respecto al contenido de las solicitudes contempladas en los apartados 2 y 4 del presente artículo.

Artículo 8

1. La información obtenida como consecuencia de los controles previstos en el presente Reglamento estará cubierta por el secreto profesional. No podrá comunicarse a personas distintas de las que, por sus funciones en los Estados miembros o en las instituciones de las Comunidades, estén facultadas para conocerla en cumplimiento de dichas funciones.

2. El presente artículo se aplicará sin perjuicio de las disposiciones nacionales referentes al procedimiento judicial.

Artículo 9

1. Antes del 1 de enero siguiente al término del período de control, los Estados miembros remitirán a la Comisión un informe detallado sobre la aplicación del presente Reglamento.

El informe contendrá las dificultades que eventualmente hayan surgido, así como las medidas tomadas para subsanarlas, y presentará, en su caso, sugerencias de mejora.

2. Los Estados miembros y la Comisión intercambiarán periódicamente sus opiniones sobre la aplicación del presente Reglamento.

3. La Comisión evaluará anualmente el progreso realizado en su informe anual sobre la administración del Fondo, mencionado en el artículo 43 del Reglamento (CE) no 1290/2005.

Artículo 10

1. Los Estados miembros elaborarán el programa de los controles que deban efectuarse de conformidad con el artículo 2 a lo largo del siguiente período de control.

2. Todos los años, antes del 15 de abril, los Estados miembros comunicarán a la Comisión su programa, contemplado en el apartado 1, precisando:

a) el número de empresas que serán objeto de control y su distribución por sectores, habida cuenta de los correspondientes importes;

b) los criterios utilizados para la elaboración del programa.

3. Los programas establecidos por los Estados miembros y comunicados a la Comisión serán realizados por los Estados miembros si, en un plazo de ocho semanas, la Comisión no ha dado a conocer sus observaciones.

4. Las modificaciones aportadas por los Estados miembros a los programas se regirán por el mismo procedimiento.

5. En casos excepcionales, la Comisión podrá solicitar, en cualquier fase, que se incluya en el programa de uno o de varios Estados miembros una categoría particular de empresas.

Artículo 11

1. En cada Estado miembro, un servicio específico estará encargado de vigilar la aplicación del presente Reglamento y:

a) llevar a cabo los controles previstos en él a través de agentes que dependen directamente de dicho servicio específico, o

b) coordinar los controles efectuados por agentes que dependan de otros servicios.

Los Estados miembros podrán asimismo establecer que los controles que se ejecuten en aplicación del presente Reglamento se repartan entre el servicio específico y otros servicios nacionales, siempre que aquel asegure la coordinación.

2. El servicio o servicios encargados de la aplicación del presente Reglamento deberán ser independientes, en cuanto a su organización, de los servicios o departamentos de los servicios encargados de los pagos y de los controles efectuados previamente a los pagos.

3. El servicio específico contemplado en el apartado 1 adoptará todas las iniciativas y disposiciones necesarias para garantizar la correcta aplicación del presente Reglamento.

4. El servicio específico vigilará además:

a) la formación de los agentes nacionales encargados de los controles previstos en el presente Reglamento a fin de que adquieran los conocimientos suficientes para el cumplimiento de su cometido;

b) la gestión de los informes de control y de toda la documentación relacionada con los controles efectuados y previstos en aplicación del presente Reglamento;

c) la redacción y la comunicación de los informes contemplados en el artículo 9, apartado 1, así como de los programas contemplados en el artículo 10.

5. El Estado miembro en cuestión concederá al servicio específico el poder necesario para la realización de los cometidos contemplados en los apartados 3 y 4.

El servicio estará integrado por agentes cuyo número y formación sean los adecuados para la realización de dichos cometidos.

6. El presente artículo no se aplicará cuando el número mínimo de empresas que controlar en virtud del artículo 2, apartados 2 a 5, sea inferior a diez.

Artículo 12

Los importes en euros que figuran en el presente Reglamento serán convertidos, cuando proceda, en monedas nacionales aplicando los tipos de cambio en vigor el primer día laborable del año en que el período de control se inicia, y se publicarán en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.

Artículo 13

Las normas de desarrollo del presente Reglamento se adoptarán, en la medida en que sea necesario, según el procedimiento a que se refiere el artículo 41, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1290/2005.

Artículo 14

En lo que se refiere al control de los gastos específicos financiados por la Comunidad en virtud del presente Reglamento, se aplicarán los artículos 36 y 37 del Reglamento (CE) no 1290/2005.

Artículo 15

1. De conformidad con las disposiciones legales nacionales aplicables en la materia, los agentes de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos elaborados con vistas a los controles organizados en aplicación del presente Reglamento o como consecuencia de ellos, así como a los datos recogidos, incluidos los que estén memorizados por sistemas informáticos. Dichos datos se facilitarán, cuando así se solicite, en un medio adecuado de soporte de datos.

2. Los controles contemplados en el artículo 2 se efectuarán por los agentes del Estado miembro.

Los agentes de la Comisión podrán participar en estos controles. No podrán ejercer ellos mismos las competencias de control reconocidas a los agentes nacionales; sin embargo, tendrán acceso a los mismos locales y documentos que los agentes del Estado miembro.

3. Cuando se trate de controles que se lleven a cabo según las modalidades indicadas en el artículo 7, los agentes del Estado miembro solicitante podrán estar presentes, con el acuerdo del Estado miembro requerido, en los controles que se realicen en el Estado miembro requerido y podrán tener acceso a los mismos locales y documentos que los agentes de este Estado miembro.

Los agentes del Estado miembro solicitante que estén presentes en los controles realizados en el Estado miembro requerido, tendrán que poder acreditar en todo momento su condición oficial. Los controles serán efectuados siempre por agentes del Estado miembro requerido.

4. En la medida en que las disposiciones nacionales en materia de proceso penal reserven determinados actos a agentes específicamente designados por la ley nacional, ni los agentes de la Comisión, ni los agentes del Estado miembro contemplados en el apartado 3, participarán en dichos actos. En cualquier caso, no participarán en particular en las visitas domiciliarias o en el interrogatorio formal de las personas en el marco de la ley penal del Estado miembro. No obstante, tendrán acceso a las informaciones así recabadas.

Artículo 16

Queda derogado el Reglamento (CEE) no 4045/89, modificado por los Reglamentos indicados en el anexo I.

Las referencias al Reglamento derogado se entenderán hechas al presente Reglamento y se leerán con arreglo a la tabla de correspondencias que figura en el anexo II.

Artículo 17

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro. Hecho en Bruselas, el 26 de mayo de 2008. Por el Consejo El Presidente D. RUPEL

(1) Dictamen de 19 de junio de 2007 (no publicado aún en el Diario Oficial).

(2) DO L 388 de 30.12.1989, p. 18. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 2154/2002 (DO L 328 de 5.12.2002, p. 4).

(3) Véase el anexo I.

(4) DO L 209 de 11.8.2005, p. 1. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 1437/2007 (DO L 322 de 7.12.2007, p. 1).

(5) DO L 270 de 21.10.2003, p. 1. Reglamento modificado en último lugar por el Reglamento (CE) no 293/2008 de la Comisión (DO L 90 de 2.4.2008, p. 5).