ACTO DEL CONSEJO de 18 de enero de 1999 por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto de Europol (1999/C 25/01)

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Convenio, basado en el artículo K.3 del tratado de la Unión Europea, por el que se crea una Oficina Europea de Policía (Convenio Europol) (1) y, en particular, el apartado 9 de su artículo 35 y el apartado 6 de su artículo 36,

Visto el dictamen del Consejo de administración,

Visto el dictamen del Comité conjunto de auditoría,

Considerando que se deberán aplicar al presupuesto de Europol los principios de la buena gestión financiera y, en particular, los de economía y los de relación coste-eficacia, que se deberán determinar objetivos claros para actividades programadas en los presupuestos anuales y en los proyectos comerciales, y que se deberán seguir de cerca los avances de su realización y, si fuere necesario, cualquier otra acción que se emprenda para llevarlos a cabo,

APRUEBA EL PRESENTE REGLAMENTO:

ÍNDICE

Página

PREÁMBULO

TÍTULO I Principios generales (artículos 1 a 12) .......... 3

TÍTULO II Establecimiento y estructura del presupuesto .......... 5

Sección I Establecimiento del presupuesto (artículos 13 y 14) .......... 5

Sección II Estructura del presupuesto (artículo 15) .......... 6

Sección III Modificaciones del presupuesto (artículos 16 y 17) .......... 6

TÍTULO III Ejecución del presupuesto .......... 6

Sección I Disposiciones generales (artículos 18 a 24) .......... 6

Sección II Gestión de ingresos y gastos (artículos 25 a 36) .......... 8

Sección III Contribuciones de los Estados miembros (artículos 37 a 40) .......... 11

Sección IV Celebración de contratos e inventario (artículos 41 a 46) .......... 11

Sección V Contabilidad (artículos 47 y 48) .......... 13

Sección VI Responsabilidad de los ordenadores, de los contables, de los administradores de anticipos y del interventor financiero (artículo 49) .......... 13

TÍTULO IV Rendición y control de cuentas .......... 14

Sección I Rendición de cuentas (artículos 50 y 51) .......... 14

Sección II Control de cuentas (artículos 52 a 55) .......... 15

TÍTULO V Disposiciones finales (artículos 56 a 59) .......... 16

TÍTULO I PRINCIPIOS GENERALES

Artículo 1

1. El presupuesto de Europol (en lo sucesivo denominado «el presupuesto») es el instrumento por el que se autorizan los ingresos y gastos previsibles de Europol para cada ejercicio.

En el plan quinquenal de financiación de Europol (en lo sucesivo denominado «el plan de financiación») se estipulan los ingresos y gastos de Europol para el ejercicio al que se refiere el presupuesto y para los cuatro ejercicios siguientes.

2. Los créditos consignados en el presupuesto se autorizarán por la duración de un ejercicio presupuestario.

No podrán autorizarse gastos por un período que exceda la duración del ejercicio.

3. Los gastos que resulten:

- de contratos celebrados de conformidad con los usos locales, o

- de disposiciones contractuales relativas, en particular, al suministro de material de equipamiento,

que abarquen períodos que superen la duración del ejercicio, se imputarán al presupuesto del ejercicio durante el cual se hayan efectuado.

Artículo 2

Los créditos deberán ser utilizados con arreglo a los principios de buena gestión financiera y, en particular, de ahorro y de relación coste-eficacia.

Artículo 3

1. Salvo lo dispuesto en el artículo 22, todos los ingresos y gastos se consignarán por su importe íntegro en el presupuesto y en las cuentas, sin compensación entre sí.

2. El conjunto de ingresos cubrirá el conjunto de gastos.

Artículo 4

1. No se podrá efectuar ningún ingreso ni gasto sin imputarlo a un artículo del presupuesto.

Sin perjuicio de las disposiciones del artículo 22, no podrá comprometerse ni ordenarse ningún pago que supere el límite de los créditos autorizados.

2. El proyecto de presupuesto adoptado de conformidad con el artículo 14 constituirá para Europol un límite absoluto; no podrá efectuarse gasto alguno que exceda del límite establecido.

Los gastos correspondientes a trabajo a tiempo parcial podrán compensarse mediante el nombramiento de otros miembros del personal, dentro de los límites establecidos.

3. No podrá recibirse donación, legado o subsidio alguno sin la aprobación previa del consejo de administración, que actuará por unanimidad.

Artículo 5

1. El ejercicio presupuestario coincidirá con el año civil.

2. Los ingresos de cualquier ejercicio se contabilizarán como correspondientes al ejercicio durante el cual hayan sido percibidos.

No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, las contribuciones de los Estados miembros al presupuesto recibidas antes del inicio del ejercicio al que correspondan se contabilizarán en el presupuesto de dicho ejercicio.

3. Los créditos asignados sólo podrán utilizarse para cubrir gastos que hayan sido reglamentariamente asumidos y pagados con cargo al ejercicio para el que dichos créditos se hayan concedido, sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 6, y para cubrir las deudas correspondientes a ejercicios anteriores para las que no se haya prorrogado ningún crédito.

Los gastos de cada ejercicio se contabilizarán en ese mismo ejercicio, tomando como base los gastos cuyas órdenes de pago hayan sido autorizadas hasta el 31 de diciembre, a más tardar, y que hayan sido abonados hasta el 1 de marzo siguiente, a más tardar.

Artículo 6

1. La utilización de los créditos se regirá por las normas siguientes:

a) los créditos no comprometidos al final del ejercicio para el que fueron consignados quedarán, por regla general, anulados;

b) no podrán prorrogarse los créditos correspondientes a las retribuciones e indemnizaciones del personal;

c) serán objeto de prórroga automática, limitada al siguiente ejercicio, los créditos correspondientes a pagos pendientes a 31 de diciembre con motivo de compromisos contraídos regularmente entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1, el director remitirá al consejo de administración, a más tardar el 31 de enero, las solicitudes de prórroga de créditos debidamente justificadas.

La prórroga de los créditos sólo podrá proponerse por motivos excepcionales.

El consejo de administración se pronunciará sobre estas solicitudes de prórroga a más tardar el 1 de marzo. Actuará por unanimidad.

3. Al final del ejercicio quedarán anulados los créditos prorrogados del ejercicio precedente que no se hayan comprometido.

4. Antes del 1 de abril se remitirá al consejo de administración, para su información, una lista de las prórrogas automáticas.

5. Para la ejecución del presupuesto, la utilización de los créditos prorrogados se indicará separadamente, por partidas presupuestarias, en las cuentas del ejercicio en curso.

Artículo 7

Los gastos de la gestión corriente que sean imputables al siguiente ejercicio y que, por su naturaleza, hayan de surtir efecto al comienzo de dicho ejercicio, podrán comprometerse anticipadamente a partir del 15 de noviembre de cada año, con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente, dentro del límite de un cuarto del total de los créditos correspondientes del ejercicio en curso. Sin embargo, estos compromisos sólo podrán obedecer a gastos nuevos cuya justificación no se haya admitido ya en el presupuesto del ejercicio en curso, en caso de que ya se haya adoptado el presupuesto del siguiente ejercicio.

Los gastos correspondientes a arrendamientos y determinados gastos afines que, de conformidad con disposiciones legales o contractuales, deban efectuarse por anticipado podrán dar lugar a pagos a cuenta de los créditos previstos para el ejercicio siguiente a partir del 20 de diciembre.

Artículo 8

1. Si el presupuesto no se hubiere aprobado definitivamente al comenzar el ejercicio, podrán efectuarse con arreglo a lo establecido en el presente artículo los gastos cuyo concepto haya sido admitido en el último presupuesto aprobado regularmente.

2. Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente, por capítulos, dentro del límite de la doceava parte del total de créditos consignados en el capítulo de que se trate para el ejercicio precedente, siempre que sea necesario para cumplir las obligaciones legales de Europol.

3. A petición del director, y en función de las necesidades de gestión, el consejo de administración podrá autorizar dos o más doceavas partes provisionales al mismo tiempo o, en casos excepcionales, pagos que no se requieran para cumplir las obligaciones legales de Europol. Actuará por unanimidad.

4. En las circunstancias mencionadas en el apartado 1 se podrán solicitar contribuciones de los Estados miembros que representen hasta tres doceavas partes de las contribuciones solicitadas en virtud del último presupuesto aprobado regularmente.

5. A petición del director, previo dictamen del consejo de administración, y en función de las necesidades financieras, el consejo de administración podrá autorizar el recurso a nuevas contribuciones de los Estados miembros.

Artículo 9

El presupuesto y los presupuestos suplementarios o rectificativos, tal como se hayan aprobado, se publicarán en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas a instancia del Presidente del Consejo de la Unión Europea.

La publicación se efectuará normalmente en el plazo de un mes a partir de su aprobación.

Artículo 10

1. El presupuesto y el plan financiero se establecerán en ecus, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 1 del Reglamento (CE) n° 3320/94 del Consejo (2).

A la presente disposición le será de aplicación cualquier futura modificación del citado Reglamento.

2. En principio todas las operaciones que supongan conversión del ecu en una moneda nacional se realizarán aplicando el tipo de cambio del día; en casos excepcionales se podrán autorizar excepciones a este principio, con arreglo a las normas de desarrollo contempladas en el apartado 2 del artículo 57.

Artículo 11

1. Sobre la base de la revisión del plan existente, el director preparará cada año un proyecto de plan en el que figuren las actividades y acciones previstas para Europol para los cinco años siguientes. Como parte integrante del plan, las previsiones financieras describirán los recursos financieros y humanos que se consideren necesarios para las actividades propuestas para el año.

2. El proyecto de plan se presentará al consejo de administración, que decidirá al respecto tras obtener el dictamen del Comité financiero. Actuará por unanimidad.

Artículo 12

1. Se crea un Comité financiero.

2. El Comité financiero estará compuesto según se define en el apartado 8 del artículo 35 del Convenio Europol. Estará presidido por un representante del Estado miembro que presida el Consejo.

3. Las misiones del Comité financiero serán las que se definen en el artículo 35 del Convenio Europol y en el presente Reglamento.

Además, el Comité asumirá las misiones que le asignen el consejo de administración o el Consejo relacionadas con los aspectos presupuestarios y financieros.

Al ejecutar sus misiones, el Comité financiero estudiará, en particular, si se respetan debidamente los principios que establece el artículo 2.

4. El Comité financiero podrá solicitar del director cualquier información o prueba que considere necesarias para los asuntos presupuestarios y financieros de cuyo control sea responsable.

TÍTULO II ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

SECCIÓN I Establecimiento del presupuesto

Artículo 13

El presupuesto se aprobará y el plan financiero se elaborará con arreglo al artículo 35 del Convenio Europol.

Artículo 14

El proyecto de presupuesto y el proyecto de plan financiero se presentarán acompañados de notas explicativas que incluirán, en particular:

a) una declaración política general sobre los objetivos que deban alcanzarse con el presupuesto;

b) una descripción de las actividades para las que se soliciten los créditos, teniendo en cuenta los principios establecidos en el artículo 2 y el plan que establece el artículo 11;

c) descripciones de los supuestos y el tipo de cambio florín neerlandés/ecu en que se basan los proyectos;

d) una explicación de las modificaciones de los créditos de un ejercicio al siguiente.

En relación con la plantilla, el proyecto de presupuesto irá acompañado, además, de un documento de trabajo en el que se expondrá la información siguiente:

a) por cada categoría del personal, un organigrama de los puestos previstos en el presupuesto y del personal en servicio en la fecha de presentación del proyecto de presupuesto, indicando su distribución por grado y unidad administrativa;

b) en caso de variación de la plantilla, un estado justificativo con los motivos de dichas modificaciones.

SECCIÓN II Estructura del presupuesto

Artículo 15

El presupuesto se subdividirá en títulos, capítulos, artículos y partidas según la naturaleza o destino del ingreso o del gasto y conforme a un sistema de clasificación decimal.

SECCIÓN III Modificaciones del presupuesto

Artículo 16

1. Si se produjeran circunstancias inevitables, excepcionales o imprevistas, el director podrá presentar proyectos de presupuestos suplementarios o rectificativos, o ambos.

2. Se entenderá por «proyecto de presupuesto suplementario» cualquier propuesta encaminada a aumentar el importe total de los créditos o a financiar una o más actividades nuevas sin aumentar el importe total de los créditos.

Se entenderá por «proyecto de presupuesto rectificativo» cualquier propuesta que implique enmiendas en el presupuesto de tipo financiero o técnico, sin que se produzca un incremento del importe total de los créditos y sin contemplar nuevas actividades.

3. Los proyectos de presupuesto suplementario o rectificativo se presentarán, estudiarán y aprobarán en la misma forma y siguiendo el mismo procedimiento que el presupuesto cuyas previsiones modifican.

4. Los presupuestos suplementarios o rectificativos se aprobarán con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 35 del Convenio Europol.

Artículo 17

1. Durante los cuatro últimos meses del año el director podrá transferir:

- un máximo del 25 % del total de créditos correspondiente a cada capítulo,

- créditos de un capítulo a otro dentro del mismo título, para aumentar la suma total de créditos correspondiente a un capítulo como máximo en un 25 %.

El director informará de ello al consejo de administración tres semanas antes de que se efectúe la transferencia.

2. El director podrá proponer transferencias de créditos distintas de las contempladas en el apartado 1.

El consejo de administración se pronunciará sobre dichas propuestas de transferencia. Actuará por unanimidad.

3. Sin perjuicio del apartado 2, no podrán transferirse créditos con destino al título relativo a los gastos personales o procedentes de éste.

TÍTULO III EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

SECCIÓN I Disposiciones generales

Artículo 18

La ejecución del presupuesto se llevará a cabo con arreglo al principio de separación entre ordenadores, contables e interventor financiero.

Las funciones de ordenador, contable e interventor financiero serán incompatibles entre sí.

Artículo 19

1. Con arreglo al apartado 3 del artículo 29 del Convenio Europol, el director, responsable ante el Consejo, ejecutará el presupuesto con arreglo a lo dispuesto en el presente Reglamento, bajo su propia responsabilidad y dentro de los límites de los créditos consignados.

El director podrá delegar sus poderes en las condiciones que él mismo determine y dentro de los límites fijados en el acto de delegación, que se notificará al delegado, al contable, al interventor financiero, al consejo de administración y al Comité conjunto de auditoría.

2. Cada tres meses, el director informará sobre la ejecución del presupuesto al consejo de administración y al Comité financiero.

Artículo 20

1. Se nombrará un interventor financiero con arreglo a lo dispuesto en el apartado 7 del artículo 35 del Convenio Europol.

El interventor podrá verse asistido en su tarea o ser sustituido temporalmente por uno o varios interventores adjuntos, que también serán nombrados con arreglo a lo dispuesto en el apartado 7 artículo 35 del citado Convenio.

2. En el ejercicio de sus funciones, el interventor será responsable únicamente ante el consejo de administración.

3. El interventor será responsable de controlar:

- el compromiso de todos los gastos,

- el desembolso de todos los gastos,

- todos los ingresos.

Como excepción al apartado 2 del artículo 25, a los apartados 2 y 4 del artículo 26, al apartado 2 del artículo 27, al apartado 3 del artículo 29 y al apartado 2 del artículo 34 del presente Reglamento, y de conformidad con el apartado 7 del artículo 35 del Convenio Europol, las normas de desarrollo que establece el apartado 2 del artículo 57 del presente Reglamento podrán disponer que el interventor efectúe controles por partidas para pequeños ingresos o gastos.

4. Además, el interventor revisará, evaluará e informará sobre la oportunidad, pertinencia y aplicación de los sistemas, procedimientos y controles internos.

Los informes relativos a cada inspección, evaluación e investigación se presentarán al director y al consejo de administración. El director notificará al consejo de administración las medidas adoptadas tras cada informe.

5. Para cada ejercicio, el interventor presentará un informe al consejo de administración relativo a las actividades de control interno del año de que se trate.

Artículo 21

El cobro de los ingresos y el pago de los gastos serán efectuados por un contable nombrado por el director y responsable ante éste. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 31, el contable será el único facultado para el manejo de fondos y valores. Será responsable de su custodia.

Podrá verse asistido en su tarea por uno o varios contables adjuntos, nombrados en las mismas condiciones que el contable.

Artículo 22

No obstante lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 3 y en el apartado 1 del artículo 4:

a) del importe de las memorias se podrán deducir facturas o estados de liquidación, que, en este caso, se ordenarán por su importe neto:

- las regularizaciones de sumas indebidamente pagadas que puedan computarse como descuentos en nuevas liquidaciones de la misma naturaleza, correspondientes al mismo capítulo, artículo y ejercicio que hayan soportado el exceso pagado,

- el valor de los vehículos, aparatos, materiales e instalaciones aceptados por el suministrador como pagos parciales según los usos comerciales, al adquirirse nuevos aparatos, vehículos, materiales e instalaciones de la misma índole.

No se consignarán por separado como ingresos los descuentos, las disminuciones y las rebajas deducidos en las facturas y memorias.

b) Podrán dar lugar a nueva utilización en la línea en la que se hubiere cargado el gasto inicial:

- los ingresos procedentes de la restitución de cantidades pagadas indebidamente con cargo a créditos consignados en el presupuesto.

- el producto de los suministros de bienes y prestaciones de servicios para otras instituciones u organismos,

- el importe de las indemnizaciones percibidas por seguros,

- la devolución de los impuestos incorporados al precio de los productos o servicios facilitados a Europol,

- el producto de la venta de vehículos, aparatos, materiales e instalaciones, al ser vendidos con el fin de sustituirlos o darlos de baja.

Las operaciones de nueva utilización deberán realizarse antes de que finalice el ejercicio siguiente a aquél en que se hayan cobrado los ingresos.

El plan contable que establece el artículo 48 preverá cuentas de orden que permitan seguir con las operaciones de nueva utilización tanto en ingresos como en gastos.

c) Se podrán compensar las diferencias de cambio registradas durante la ejecución del presupuesto, así como los intereses acreedores y deudores relativos a las operaciones de tesorería. Sólo el resultado final, positivo o negativo, se incorporará al saldo del ejercicio.

Artículo 23

El saldo de cada ejercicio se consignará en el presupuesto correspondiente al segundo ejercicio siguiente al ejercicio del que resulte, con arreglo a lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 40.

Artículo 24

Cuando las operaciones relativas a los ingresos y los gastos se gestionen mediante sistemas informáticos integrados, serán de aplicación las disposiciones de la sección II del presente título y las del título IV si así lo permiten las posibilidades y requisitos derivados de la gestión informatizada. Para ello:

- los documentos podrán permanecer en manos del ordenador o del contable a efectos de comprobación,

- las firmas y autorizaciones podrán añadirse en una forma informatizada adecuada.

Las condiciones de la aplicación del presente artículo se determinarán mediante normas de desarrollo de conformidad con el apartado 2 del artículo 57.

SECCIÓN II Gestión de ingresos y gastos

Artículo 25

1. Cualquier medida o situación que pueda generar o modificar un título de crédito a favor de Europol deberá ir precedida de una previsión de crédito por parte del ordenador. En dicha previsión se consignarán, en particular, la naturaleza y la imputación presupuestaria del ingreso, así como, en la medida de lo posible, la evaluación del importe y la designación del deudor.

2. Las previsiones de crédito se remitirán al contable, quien las presentará al interventor financiero para que dé su visto bueno.

El visto bueno del interventor financiero tendrá por objeto comprobar:

a) la exactitud de la imputación;

b) la regularidad y la conformidad de la previsión con respecto a las disposiciones aplicables.

3. Las previsiones de crédito aprobadas serán registradas provisionalmente por el contable.

Artículo 26

1. Para el cobro de cualquier crédito devengado a favor de Europol será necesaria una orden de ingreso expedida por el ordenador.

2. Las órdenes de ingreso se enviarán al contable, que las presentará al interventor financiero para su visto bueno.

El visto bueno del interventor financiero tendrá por objeto comprobar:

a) la exactitud de la imputación;

b) la regularidad y la conformidad de la orden de ingreso respecto de las disposiciones aplicables;

c) la regularidad de los documentos justificativos;

d) la exactitud de la designación del deudor;

e) la consignación de la fecha de vencimiento;

f) la aplicación de los principios de buena gestión financiera contemplados en el artículo 2;

g) la exactitud del importe y de la divisa de la cantidad pendiente de cobro.

3. El contable se hará cargo de las órdenes de ingreso debidamente establecidas.

El contable estará obligado a actuar con diligencia para asegurar el cobro efectivo de los recursos de Europol en las fechas previstas y a velar por la conservación de los derechos de Europol.

4. Cuando el ordenador renuncie a recuperar una deuda establecida, presentará previamente una propuesta de cancelación al contable, que la remitirá al interventor financiero para solicitar su visto bueno.

El visto bueno de éste certificará que la renuncia es correcta y que respeta los principios de buena gestión financiera citados en el artículo 2.

Artículo 27

1. Cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto en curso o a los siguientes deberá ir precedida de una propuesta de compromiso por parte del ordenador. En dicha propuesta deberán figurar el objeto del gasto, su cuantía estimada, su imputación presupuestaria y la designación del acreedor.

Para los gastos corrientes, podrá recurrirse a un compromiso provisional.

2. Las propuestas de compromiso de gastos se enviarán al contable, que las presentará al interventor financiero para solicitar su visto bueno.

El visto bueno del interventor financiero tendrá por objeto comprobar:

a) la presentación de la propuesta de compromiso con arreglo a lo dispuesto en el apartado 1;

b) la exactitud de la imputación;

c) la disponibilidad de los créditos;

d) la regularidad y la conformidad del gasto respecto de las disposiciones aplicables;

e) la aplicación de los principios de buena gestión financiera contemplados en el artículo 2.

3. El visto bueno no podrá ser condicional.

4. El contable registrará la propuesta de compromiso aprobada.

Artículo 28

1. La liquidación de un gasto por el ordenador tendrá por objeto:

a) comprobar la existencia de los derechos del acreedor;

b) determinar o comprobar la realidad y el importe de la deuda;

c) comprobar las condiciones de exigibilidad del pago;

d) comprobar que se han entregado las mercancías o que se han prestado los servicios que se hubiesen solicitado.

2. Cualquier liquidación de un gasto estará supeditada a la presentación de los justificantes que acrediten los derechos del acreedor.

El ordenador y otro miembro del personal realizarán y firmarán la comprobación a que se refiere la letra d) del apartado 1.

El ordenador podrá hacer efectuar las comprobaciones por otra persona bajo su responsabilidad.

3. Las retribuciones, sueldos, emolumentos y complementos se liquidarán con arreglo a una nómina colectiva establecida por la Oficina de personal, excepto cuando sea necesaria la liquidación individual.

Artículo 29

1. La ordenación es el acto por el cual el ordenador da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la orden de pagar un gasto cuya liquidación se ha efectuado.

2. Las órdenes de pago incluirán:

- el ejercicio en que vaya a imputarse el pago,

- la partida presupuestaria y cualquier otra subdivisión que pueda aplicarse,

- el importe y la divisa de la suma que deba pagarse,

- el nombre y la dirección del beneficiario,

- la finalidad del gasto,

- siempre que sea posible, el método de pago,

- el número y la fecha del visto bueno de los compromisos correspondientes.

La orden de pago irá acompañada de los justificantes originales o, en casos excepcionales, de copias compulsadas.

3. Las órdenes de pago se enviarán al contable, que las transmitirá al interventor financiero para solicitar su visto bueno.

El visto bueno tendrá por objeto comprobar:

a) la regularidad de la emisión de la orden de pago;

b) la conformidad de la orden de pago con el compromiso de gasto y la exactitud de su importe, teniendo en cuenta los principios de buena gestión financiera contemplados en el artículo 2;

c) la exactitud de la imputación;

d) la disponibilidad de los créditos;

e) la regularidad de los documentos justificativos;

f) la exactitud de la designación del beneficiario.

4. Obtenido el visto bueno, se transmitirá al contable el original de la orden de pago junto con los justificantes.

Artículo 30

En los casos de pagos a plazos, la primera orden de pago irá acompañada de los documentos que justifiquen los derechos del acreedor al pago del plazo correspondiente. En las órdenes posteriores se mencionarán los justificantes ya aportados.

Artículo 31

1. El pago es el acto final que libera a Europol de las obligaciones contraídas con sus acreedores.

El pago de los gastos será efectuado por el contable dentro del límite de los fondos disponibles.

En caso de error material, de impugnación de la validez del recibo liberatorio o de inobservancia de las formas prescritas por el presente Reglamento, el contable deberá suspender el pago.

2. Cuando haya que suspender un pago, el contable expondrá los motivos de la suspensión en una declaración escrita que remitirá al ordenador y, para su información, al interventor financiero.

Artículo 32

1. Los pagos se efectuarán, en principio, por medio de una cuenta bancaria o de una cuenta corriente postal.

El director abrirá dichas cuentas bancarias o postales a nombre de Europol. El procedimiento para abrir, administrar y utilizar estas cuentas se establecerá en las normas de desarrollo establecidas de conformidad con el apartado 2 del artículo 57.

2. Tanto para los cheques como para los giros postales o transferencias bancarias será necesaria la firma conjunta de dos agentes debidamente habilitados por el director, de los cuales uno habrá de ser necesariamente el contable.

Artículo 33

Para el pago de determinadas categorías de gastos podrán crearse administraciones de anticipos con arreglo a normas de desarrollo establecidas de conformidad con el apartado 2 del artículo 57.

Únicamente el contable podrá dotar de fondos a las administraciones de anticipos, salvo en circunstancias excepcionales definidas en las normas de desarrollo a que se refiere el apartado 2 del artículo 57.

Artículo 34

1. El contable podrá conceder anticipos al personal siempre que así lo establezcan las disposiciones fijadas en las normas de desarrollo que cita el apartado 2 del artículo 57.

El contable podrá conceder anticipos para cubrir gastos que deban efectuar los miembros del personal en nombre de Europol.

2. Con exclusión de las administraciones de anticipos a que se refiere el artículo 33, no podrá abonarse anticipo alguno sin la autorización previa del interventor financiero.

Artículo 35

1. En caso de que el interventor financiero deniegue el visto bueno a que se refieren el apartado 2 del artículo 25, el apartado 2 del artículo 26, el apartado 4 del artículo 26, el apartado 2 del artículo 27, el apartado 3 del artículo 29 o el apartado 2 del artículo 34, lo justificará mediante la presentación de una declaración escrita al contable, que informará de la denegación al ordenador.

2. Cuando se haya denegado el visto bueno, y excepto en los casos en que se cuestione la disponibilidad de los créditos, el director podrá confirmar la previsión de crédito, la orden de ingreso, la propuesta de cancelación de deuda, el compromiso de gasto, la orden de pago o el anticipo de fondos mediante una decisión motivada.

En este caso, la previsión de crédito, orden de ingreso, propuesta de cancelación de deuda, compromiso de gasto, orden de pago o de anticipo se considerarán válidos.

Siempre que se aplique esta disposición se informará de ello al consejo de administración y al Comité conjunto de auditoría.

Artículo 36

Con arreglo a lo dispuesto en el apartado 9 del artículo 5 del Convenio Europol, los gastos relacionados con las actividades de los funcionarios de enlace serán sufragados, por regla general, por los Estados miembros acreditantes.

Sin embargo, los gastos relacionados con las actividades realizadas por los funcionarios de enlace en nombre de Europol y con el acuerdo del Estado miembro acreditante, o solicitadas por Europol, así como las que estén incluidas en la competencia general de Europol, serán imputados al presupuesto de Europol. Los gastos que no puedan atribuirse se imputarán también al presupuesto de Europol.

SECCIÓN III Contribuciones de los Estados miembros

Artículo 37

1. Con arreglo al apartado 2 del artículo 35 del Convenio Europol, la contribución de cada Estado miembro al presupuesto de cada ejercicio t se determinará en función de su producto nacional bruto (en lo sucesivo denominado «PNB» del año t -2.

Dicha contribución se expresará en ecus.

2. El cálculo de las contribuciones utilizado para elaborar el presupuesto se basará en las previsiones de PNB, en las monedas nacionales, utilizadas en la elaboración del presupuesto general de las Comunidades Europeas para el ejercicio t -2. Estas previsiones se convertirán en ecus aplicando el tipo de cambio medio del año t -2.

Artículo 38

1. Con anterioridad al 1 de diciembre del año t -1, o a más tardar un mes después de la adopción del presupuesto, eligiendo la fecha posterior de ambas, el director solicitará las contribuciones correspondientes al ejercicio t.

2. A reserva de lo dispuesto en el artículo 8, el pago de las contribuciones de los Estados miembros se efectuará en su totalidad antes del 1 de marzo del año t o más tardar un mes después de la solicitud de las contribuciones, eligiendo la fecha posterior de ambas.

El pago se realizará en ecus o en moneda nacional.

3. Se devengarán intereses, al tipo normal que se especificará en las normas de desarrollo que establece el apartado 2 del artículo 57, sobre la parte de la contribución de un Estado miembro que no se pague dentro del plazo especificado en el apartado 2.

Siempre que se aplique esta disposición se informará de ello al consejo de administración.

Artículo 39

Los artículos 37 y 38 se aplicarán del mismo modo a los presupuestos suplementarios.

Artículo 40

1. En función de la cuenta de gestión del ejercicio t elaborada con arreglo al artículo 53, el director volverá a calcular las contribuciones de los Estados miembros para el ejercicio t aplicando las cifras del PNB correspondientes a t -2 determinadas en moneda nacional por la Comisión Europea y el tipo de cambio medio correspondiente a ese mismo ejercicio, con el fin de financiar los gastos reales para el ejercicio en curso así como los desplazamientos al ejercicio siguiente.

2. Para tener en cuenta el excedente entre el ejercicio t y las diferencias entre las cifras provisionales y reales del PNB para t -2 se aplicará el procedimiento siguiente:

a) para aquellos Estados miembros cuyas contribuciones realmente pagadas para el ejercicio t excedan de las necesarias, con arreglo al apartado 1, la suma que se haya pagado en exceso se deducirá de las contribuciones necesarias para el ejercicio t +2;

b) para aquellos Estados miembros cuyas contribuciones realmente pagadas para el ejercicio t sean inferiores a las necesarias, con arreglo al apartado 1, la suma pendiente se reclamará junto con las contribuciones correspondientes al ejercicio t +2.

SECCIÓN IV Celebración de contratos e inventario

Artículo 41

1. Los contratos de compraventa y de arrendamiento de inmuebles u otros bienes, de prestación de servicios o de obras deberán constar por escrito.

2. Salvo cuando se trate de contratos de compra de un inmueble construido o de arrendamiento de un inmueble, todos los contratos se celebrarán previa licitación.

No obstante, podrá procederse a la contratación directa en los casos siguientes:

a) dentro del límite fijado por las normas de desarrollo a que se refiere el apartado 2 del artículo 57;

b) cuando las compras o arrendamientos de bienes, las prestaciones de servicios o las obras no permitan, por razones de extrema urgencia, esperar la realización de un procedimiento de licitación;

c) cuando las licitaciones hayan resultado infructuosas o se hayan propuesto precios inaceptables;

d) cuando, por razones técnicas o de seguridad o por situaciones de hecho o de derecho, la prestación sólo pueda ser realizada por un suministrador o empresario determinado;

e) para contratos de suministro de bienes o servicios o de realización de obras complementarias, que técnicamente no puedan separarse del contrato principal.

No obstante, en los casos contemplados en las letras a), b) y c), Europol deberá procurar, en la medida de lo posible y por todos los medios apropiados, que exista competencia entre los suministradores o empresarios capaces de realizar la prestación objeto del contrato.

3. Como norma general, las licitaciones se publicarán en todos los Estados miembros, así como, en su caso, en terceros países siempre que esto sea compatible con el desarrollo de los sectores industriales correspondientes en la Unión Europea. No obstante, su difusión podrá quedar limitada cuando determinadas prestaciones, por su importe o por su naturaleza, no puedan ser objeto de licitación general.

4. Los procedimientos de licitación, los criterios de adjudicación y los procedimientos de revisión de los precios tras la contratación se determinarán y regirán con arreglo a las normas de desarrollo contempladas en el apartado 2 del artículo 57. Los criterios de atribución se fijarán por analogía con los previstos en las directrices a que se refiere el artículo 44.

5. Los contratos que excedan del límite establecido por las normas de desarrollo contempladas en el apartado 2 del artículo 57 estarán supeditados a la autorización del consejo de administración.

Artículo 42

En los contratos celebrados por Europol no se podrá practicar discriminación alguna por razón de nacionalidad entre los nacionales de los Estados miembros.

Artículo 43

1. Cuando el valor estimado de los suministros, servicios u obras no exceda de los importes fijados por las normas de procedimiento a que se refiere el apartado 2 del artículo 57, se podrán contratar mediante una simple factura o nota de gastos.

2. Como garantía del cumplimiento de los contratos se podrá exigir a los suministradores o empresarios mediante una cláusula de garantía, entre otras cosas, el depósito de una fianza previa.

El importe de la fianza se fijará de conformidad con las condiciones comerciales habituales.

En caso de incumplimiento de un contrato o de retraso en su ejecución, Europol se resarcirá de todos los daños, intereses y costes descontando el importe correspondiente de la fianza, tanto si ésta ha sido aportada directamente por el suministrador o empresario como si lo ha sido por un tercero.

Artículo 44

Para celebrar contratos cuyo importe alcance o supere los umbrales establecidos por las directivas del Consejo sobre coordinación de los procedimientos de contratación pública de obras, suministros y servicios, Europol deberá cumplir las mismas obligaciones que incumben a las entidades de los Estados miembros en virtud de lo dispuesto en dichas directivas.

Artículo 45

1. Se llevará un inventario permanente de todos los bienes muebles e inmuebles que constituyan el patrimonio de Europol, con indicación de la cantidad y valor de los mismos. Sólo se consignarán en dicho inventario los bienes muebles cuyo valor exceda del importe fijado por las normas de desarrollo contempladas en el apartado 2 del artículo 57.

2. Cualquier adquisición de bienes muebles o inmuebles de los definidos en el artículo 43 dará lugar, antes de su pago, a una inscripción en el inventario permanente.

En la factura o en el documento anejo extendido para pagar el gasto se hará mención de esta inscripción.

3. Europol encargará a sus servicios que comprueben la concordancia entre lo consignado en el inventario y la realidad.

Artículo 46

1. Las ventas de bienes muebles serán objeto de una publicidad apropiada.

2. La cesión a título oneroso o gratuito, la puesta fuera de servicio, el arrendamiento o la desaparición por pérdida, robo o cualquier otra causa de los bienes inventariados darán lugar al establecimiento de una declaración o acta, formulada por el ordenador y dirigida al contable, que a su vez la transmitirá al interventor financiero para su visto bueno.

En esta declaración o acta se hará constar, en particular, la eventual obligación de restitución a expensas de un agente de Europol o de cualquier persona.

3. Con exclusión de las ventas en subasta pública, los miembros de la plantilla no podrán adquirir ningún bien mueble vendido por Europol.

4. Cuando pueda disponerse de bienes inmuebles o de grandes instalaciones libres de impuestos, deberán incluirse en contratos aprobados por el interventor financiero.

5. Asimismo será de aplicación el apartado 3 del artículo 4.

SECCIÓN V Contabilidad

Artículo 47

1. La contabilidad se llevará por año civil, en ecus, según el método llamado «de partida doble». Reflejará la totalidad de los ingresos y gastos del ejercicio y se basará en los justificantes correspondientes.

La contabilidad se cerrará al final del ejercicio con el fin de establecer el balance financiero y la cuenta de gestión previstos en el título VI. La cuenta de gestión se presentará al interventor.

2. La cuenta de gestión y el balance se presentarán en ecus.

Artículo 48

1. El plan contable establecerá una distinción entre cuentas presupuestarias y cuentas de balance.

Constará de dos partes:

a) las cuentas de gastos e ingresos presupuestarios, que deberán hacer posible el seguimiento detallado de la ejecución del presupuesto;

b) las cuentas de balance, que permitirán conocer la situación patrimonial de Europol.

Estas cuentas reflejarán una estimación de los efectos de las obligaciones jurídicas de Europol.

2. Con excepción de los anticipos de carácter permanente, que se examinarán periódicamente, todos los anticipos se contabilizarán en una cuenta de espera y se regularizarán a más tardar durante el ejercicio siguiente a su pago.

No obstante, los anticipos a que se refiere el artículo 34 deberán liquidarse, por regla general, dentro de las seis semanas siguientes a la realización del objetivo para el que hubieren sido concedidos.

3. Las normas de desarrollo a que se refiere el apartado 2 del artículo 57 determinarán las condiciones detalladas de elaboración y funcionamiento del plan contable, tanto en lo que respecta a las operaciones patrimoniales como a las operaciones presupuestarias.

4. Los documentos justificativos de las cuentas así como la preparación de la cuenta de ingresos y gastos y las cuentas de balance se conservarán durante cinco años a partir de la fecha indicada en el apartado 2 del artículo 55, justificando la ejecución del presupuesto.

Sin embargo, los documentos relativos a las transacciones aún no cerradas se conservarán más tiempo que el indicado, hasta el final del año siguiente al que se cierren finalmente dichas transacciones.

SECCIÓN VI Responsabilidad de los ordenadores, de los contables, de los administradores de anticipos y del interventor financiero

Artículo 49

1. Incurrirá en responsabilidad disciplinaria y eventualmente pecuniaria el ordenador que comprometa un gasto o firme una orden de pago sin ajustarse al presente Reglamento.

Lo mismo sucederá cuando no se ocupe de formalizar un documento que dé lugar a un crédito, o cuando omita o retrase sin justificación la emisión de una orden de ingreso.

2. El contable y los contables adjuntos incurrirán en responsabilidad disciplinaria y, eventualmente, pecuniaria en los casos siguientes:

a) cuando incumplan lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 31;

b) cuando los pagos que efectúen no correspondan al importe o a la divisa que figure en las órdenes de pago;

c) cuando paguen a perceptores distintos de los derechohabientes.

3. El contable y los contables adjuntos suscribirán un seguro contra los riesgos que se derivan del apartado 2.

Europol cubrirá los costes de dicho seguro.

4. Un administrador de anticipos incurrirá en responsabilidad disciplinaria y eventualmente pecuniaria:

a) cuando no pueda justificar mediante documentos válidos los pagos que haya efectuado;

b) cuando pague a perceptores distintos de los derechohabientes.

5. El interventor financiero y los interventores adjuntos incurrirán en responsabilidad disciplinaria y, eventualmente, pecuniaria si se exceden de los créditos presupuestarios o si cometen una negligencia grave en el ejercicio de sus funciones.

6. La responsabilidad pecuniaria y disciplinaria de los ordenadores, el contable, los contables adjuntos y los administradores de anticipos se determinará en las condiciones previstas en el Estatuto del personal de Europol.

Las mismas disposiciones se aplicarán, mutatis mutandis, cuando incurran en responsabilidad pecuniaria o disciplinaria el interventor financiero y los interventores adjuntos.

TÍTULO IV RENDICIÓN Y CONTROL DE CUENTAS

SECCIÓN I Rendición de cuentas

Artículo 50

El director elaborará y presentará todos los años una cuenta de gestión y un balance financiero que refleje el activo y el pasivo a 31 de diciembre del ejercicio precedente, con arreglo al artículo 36 del Convenio Europol.

La cuenta de gestión incluirá la totalidad de las operaciones de ingresos y gastos correspondientes al ejercicio precedente. Deberá presentarse en la misma forma y con las mismas subdivisiones que el presupuesto.

El balance financiero incluirá, en el activo, los ingresos que se recaudarán, y en el pasivo, los gastos imputables al ejercicio que aún no se hayan contabilizado.

Se adjuntará al mismo un balance de cuentas en movimientos y saldos, establecido a 31 de diciembre del ejercicio anterior.

Artículo 51

1. El director remitirá la cuenta de gestión, el balance financiero y el informe anual sobre el cierre del ejercicio al Consejo, al Comité conjunto de auditoría y, para información, al consejo de administración, a más tardar el 31 de mayo del siguiente ejercicio, con arreglo a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 36 del Convenio Europol.

2. El informe anual describirá, en particular:

a) los compromisos contraídos y los pagos realizados con cargo al ejercicio;

b) los ingresos y gastos totales asentados en cada artículo del presupuesto;

c) los créditos no utilizados al final del ejercicio y no prorrogados al ejercicio siguiente;

d) los créditos prorrogados al ejercicio siguiente con arreglo al artículo 6;

e) la utilización de créditos prorrogados del ejercicio anterior;

f) una explicación con respecto a los ingresos o los gastos que hayan sido superiores o inferiores a lo previsto en el presupuesto;

g) las partidas del activo y del pasivo de Europol;

h) las inversiones de capital realizadas durante el ejercicio;

i) cualquier otra explicación que pueda resultar necesaria para una correcta compresión de las cuentas anuales, incluida una evaluación de la situación financiera futura de Europol.

SECCIÓN II Control de cuentas

Artículo 52

El control de cuentas, realizado por el Comité conjunto de auditoría con arreglo a las prácticas reconocidas, a partir de la documentación y, si fuere necesario, efectuado sobre el terreno, tendrá por objeto comprobar la legalidad y regularidad de todos los ingresos y gastos con arreglo al Convenio Europol, al presupuesto y al presente Reglamento, en particular, a su artículo 2, y cerciorarse de la buena gestión financiera.

Artículo 53

1. El director facilitará a los miembros del Comité conjunto de auditoría toda la información y asistencia necesarias para el cumplimiento de su cometido.

En particular, el director pondrá a disposición de los miembros del Comité todas las cuentas en metálico y en existencias, y todos los justificantes, documentos contables e inventarios que los miembros del Comité consideren necesarios para controlar la cuenta de gestión.

Los miembros del Comité conjunto de auditoría tendrán acceso personal a todos los locales de Europol y tendrán derecho a entrevistarse con el director, los directores adjuntos o cualquier agente de Europol encargado de operaciones de ingresos o gastos.

2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, el director podrá denegar en casos excepcionales a los miembros del Comité conjunto de auditoría el acceso a información, bajo cualquier forma, a la que se apliquen disposiciones sobre confidencialidad del Convenio o de los actos adoptados con arreglo al mismo.

El director deberá informar inmediatamente al consejo de administración cuando se aplique la presente disposición. El consejo de administración podrá decidir por unanimidad conceder a los miembros del Comité conjunto de auditoría el acceso a la información de que se trate.

3. Los miembros del Comité conjunto de auditoría y cualquier persona que les asista en la realización de sus tareas tratarán toda la información adquirida sobre Europol y sus actividades de manera confidencial.

4. Sólo podrá publicarse, total o parcialmente, el informe de control de cuentas previsto en el apartado 3 del artículo 36 del Convenio Europol si el consejo de administración lo aprueba previamente por unanimidad.

Artículo 54

1. Además de encargarse del control de cuentas, el Comité conjunto de auditoría formulará las observaciones que considere pertinentes sobre los métodos de contabilidad utilizados y, en términos generales, sobre las repercusiones financieras de las prácticas administrativas seguidas.

2. Se presentarán al director y al interventor financiero las observaciones que en opinión del Comité conjunto de auditoría deban incluirse en el informe anual de control de cuentas contemplado en el apartado 3 del artículo 36 del Convenio Europol. Éstos enviarán al Comité conjunto de auditoría sus respuestas a dichas observaciones.

Artículo 55

1. A más tardar el 31 de octubre de cada año, el Comité conjunto presentará su informe anual de control de las cuentas del anterior ejercicio.

En este informe el Comité indicará el alcance y el tipo de control realizado, formulará sus observaciones sobre las cuentas y el balance y hará una breve evaluación de la gestión financiera de Europol.

El informe de control de cuentas junto con las respuestas del director y del interventor financiero se presentarán ante el consejo de administración a más tardar el 31 de diciembre.

2. A partir de un dictamen del Comité financiero, el consejo de administración presentará al Consejo una recomendación de aprobación de la gestión del director en la ejecución del presupuesto. Antes de 30 de abril del año subsiguiente, y con arreglo al apartado 5 del artículo 36 del Convenio Europol, el Consejo adoptará una decisión sobre la aprobación de la gestión.

3. El director tomará todas las medidas necesarias para dar curso a las observaciones incluidas en las decisiones de aprobación de la gestión.

4. El interventor financiero tomará en consideración las observaciones que figuren en las decisiones de aprobación de la gestión.

TÍTULO V DISPOSICIONES FINALES

Artículo 56

Con la mayor brevedad posible, el consejo de administración informará al Comité conjunto de auditoría de todas las decisiones y actos adoptados en aplicación de los artículos 6, 8, 17 y 20.

El nombramiento de los ordenadores, del contable, de los contables adjuntos y de los administradores de anticipos, así como las delegaciones de poderes y nombramientos realizados en virtud del apartado 1 del artículo 19 y del artículo 21, serán notificados al Comité conjunto de auditoría y al interventor financiero.

El consejo de administración comunicará al Comité conjunto de auditoría las reglamentaciones internas que apruebe en materia financiera.

Artículo 57

1. Las modificaciones del presente Reglamento se adoptarán con arreglo al apartado 9 del artículo 35 del Convenio Europol, previa consulta del Comité conjunto de auditoría.

2. Las normas de desarrollo necesarias para la aplicación del presente Reglamento serán establecidas por el consejo de administración a propuesta del director, previa consulta del interventor financiero. La decisión se adoptará por unanimidad.

Artículo 58

1. A partir del momento en que Europol inicie sus actividades, se hará cargo automáticamente de todos los derechos y obligaciones financieras inscritos en las cuentas de la Unidad de Drogas de Europol.

2. De acuerdo con lo establecido en el apartado 5 del artículo 45 del Convenio Europol, Europol pasará a ser propietaria de todo el equipamiento financiado con cargo al presupuesto común de la Unidad de Drogas de Europol, desarrollado o creado por la Unidad de Drogas de Europol o puesto a su disposición por el Gobierno neerlandés para utilización gratuita y permanente.

3. Al iniciarse las actividades de Europol, el coordinador de la Unidad de Drogas de Europol elevará un informe al Consejo sobre el estado de cuentas de dicha Unidad, así como un inventario de todo el equipamiento del que entre en posesión con arreglo al apartado 2.

Dicho informe se enviará también al interventor financiero de la Unidad de Drogas de Europol y al Comité conjunto de auditoría.

Artículo 59

El presente Reglamento entrará en vigor el 1 de febrero de 1999.

Hecho en Bruselas, el 18 de enero de 1999.

Por el Consejo

El Presidente

O. LAFONTAINE

(1) DO C 316 de 27.11.1995, p. 1.

(2) DO L 350 de 31.12.1994, p. 27.