INFORME sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el trabajo (AESS - Bilbao) (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas de la agencia (97/C 393/10)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el trabajo, de conformidad con el apartado cuarto del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, de 18 de julio de 1994 (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el trabajo correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con el artículo 14.1 del Reglamento (CEE) n° 2062/94, la ejecución del presupuesto es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 14.3 del Reglamento (CE) n° 2062/94. El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. El presente informe constituye la primera fiscalización de la Agencia.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como de otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO (AESS-BILBAO) EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria

1.5. El presupuesto inicial de la Agencia para el ejercicio 1996 no estaba de acuerdo con las disposiciones reglamentarias, que disponen que los créditos deben clasificarse por título, capítulo y artículo. Este hecho, así como el que durante el ejercicio no se regularizasen los pagos efectuados por administración de anticipos (la casi totalidad de los pagos de la Agencia con cargo al ejercicio 1996), son el origen de los problemas hallados durante la regularización de dichos pagos.

1.6. Al cierre de las cuentas, y con el fin de efectuar las imputaciones presupuestarias de los gastos del ejercicio, se ha modificado el presupuesto inicial. No hay ningún documento que demuestre la aprobación de las modificaciones consecuentes por parte de la autoridad presupuestaria de la Agencia.

1.7. Asimismo, la Agencia no dispone de un programa informático apropiado para la teneduría de su contabilidad presupuestaria. La puesta en marcha de un sistema contable de esas características y el respeto de las normas aplicables a la ejecución del presupuesto deberían ser una prioridad para la Agencia.

Contabilidad general

1.8. A lo largo del ejercicio 1996, y aún en 1997, la Agencia no disponía de un sistema informático para la teneduría de la contabilidad general. La rápida adopción de un sistema contable es vital para disponer de informaciones financieras fiables cuando se necesiten.

Créditos prorrogados - Anulaciones - Retrasos

1.9. La Agencia prorrogó 1,2 millones de ecus al ejercicio 1997. Este importe representa el 39,5 % del presupuesto del ejercicio 1996, que asciende a 3,04 millones de ecus, tras modificaciones. El importe de los créditos anulados asciende a 0,83 millones de ecus, es decir, el 27,3 % del presupuesto. La Comisión, tras los retrasos acumulados en la puesta en marcha de la Agencia y de acuerdo con ella, únicamente ha transferido 3 millones de ecus de la subvención inicial de 4 millones de ecus. Dichos retrasos se pueden atribuir a la tardanza en el nombramiento del director, que a su vez se debió a la modificación de la composición del Consejo de Administración. También se han dado retrasos en la contratación de los agentes que constituyen la infraestructura de base de la Agencia. Todos estos retrasos han alterado la ejecución del presupuesto del ejercicio 1996.

Edificios

1.10. En el mes de diciembre de 1996, la Agencia alquiló unas oficinas que ocupa desde abril de 1997 (por un alquiler anual de alrededor de 0,3 millones de ecus). Según la Agencia, las autoridades locales deberían correr con el 75 % del alquiler. No se ha podido presentar ningún acuerdo sobre este aspecto. En la fecha de la fiscalización, la Agencia no había recibido transferencia alguna.

Contratos y CCCC

1.11. Los contratos de compra de bienes y servicios aprobados por la Agencia a final del año, que constituyen la mayor parte de los créditos prorrogados automáticamente, se han otorgado tras licitaciones restringidas o por contratación directa. A pesar de que el recurso a esas prácticas pueda estar justificado en ciertos casos, el Tribunal ha detectado algunas operaciones en las cuales no se han respetado las normas. La Agencia debe velar por la aplicación estricta de las normas relativas al otorgamiento de contratos. Además, la Agencia no dispone de una CCCC coherente con las disposiciones reglamentarias aplicables. Por el momento, es la oficina del Consejo de Administración la que ejerce dicha función.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 216 de 20. 8. 1994, p. 5.

(2) Según lo dispuesto en el artículo 14.3 del Reglamento (CE) n° 2062/94 del Consejo, las cuentas de todos los ingresos y gastos del ejercicio presupuestario 1996 quedaron establecidas el 18 de abril de 1997, fecha en la que fueron firmadas por el Director de la Agencia y remitidas a la Comisión, al Consejo de Administración y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 20 de abril de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente informe.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DEL EJERCICIO 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Agencia.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) Este importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

RESPUESTA DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO

El Tribunal de Cuentas visitó la Agencia para la Seguridad y la Salud en el trabajo entre los días 12 y 16 de mayo de 1997, y realizó la auditoría del ejercicio de 1996.

El Director presentó los objetivos, el programa y las actividades desplegadas, en fase de ejecución o ya realizadas.

Para facilitar el trabajo del Tribunal, se pusieron a su disposición las cuentas y todos los documentos de apoyo correspondientes. También se presentaron los archivos de personal y los contratos.

El Tribunal presentó sus comentarios preliminares al objeto de elaborar el informe sobre los estados financieros de la Agencia (ejercicio de 1996) en su carta n° 001594 del 15 de julio de 1997.

La Agencia, que acoge con beneplácito las conclusiones formuladas en el párrafo 1.4 del proyecto de informe del Tribunal de Cuentas, en el que el Tribunal afirma que los estados financieros de 1996 eran fiables y, en conjunto, estaban garantizadas la legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, desearía comentar los siguientes párrafos:

Párrafo 1.5.

El desglose es incompleto porque, cuando se elaboró el presupuesto en 1995, no era posible planificar con detalle las necesidades financieras para el ejercicio de 1996 e incluir las cantidades específicas; ello se debió a que la Agencia se encontraba en su fase inicial. En consecuencia, en la mayoría de los capítulos se introdujo la indicación «p.m.» (pro memoria).

Párrafo 1.6.

Es cierto que no existe prueba documental que muestre que el Consejo de Administración de la Agencia aprobase las enmiendas al presupuesto inicial para 1996. Para evitar una situación similar en el futuro, en la reunión de la mesa del Consejo de Administración de los días 5 y 6 de junio de 1997, se acordó que las actas de las reuniones incluyesen, además del detalle de las discusiones en las reuniones, un documento explicativo de las decisiones formales adoptadas, para facilitar su identificación.

Párrafo 1.7.

La Agencia no posee un programa informático adecuado para su contabilidad presupuestaria y está utilizando provisionalmente Excel. Para superar esta dificultad, la Agencia se ha sumado a la iniciativa conjunta con las demás agencias para analizar la viabilidad de un paquete informático integrado como el prototipo de la versión beta de SI2 proporcionado por la Comisión Europea. Además, la Agencia sigue con interés los avances del programa informático en elaboración en el Cedefop de Salónica, que parece que pueda satisfacer nuestras necesidades pues comprende un módulo de gestión presupuestaria y contable así como módulos de gestión de recursos humanos. La Agencia de Bilbao tomará la decisión antes de fin de año en relación a la instalación de un sistema u otro, en función de los resultados de las pruebas de ambos sistemas y el dictamen de los organismos supervisores (el interventor y el Tribunal de Cuentas). La Agencia hace todo lo posible para mejorar la gestión de su cuenta de administración de anticipos, y en septiembre de 1997 instaló el programa informático RAI con la asistencia del OEDT de Lisboa.

Párrafo 1.8.

Para corregir la deficiencia descrita por el Tribunal de Cuentas, la Agencia adquirió en junio de 1997 el programa Cubic que, una vez concluida la formación del personal correspondiente, está ya siendo utilizado para mantener la contabilidad general.

Párrafo 1.9.

Es cierto que la ejecución del presupuesto de 1996 se vió negativamente afectada por el retraso en la contratación del Director y del personal de la unidad de administración de la Agencia. Dicho personal no se contrató hasta mayo de 1997, fecha en que ocuparon sus puestos el jefe de la unidad y dos ayudantes (un experto en informática y un agente responsable de finanzas). Esto significa que la introducción gradual de todos los sistemas necesarios para asegurar una buena gestión financiera (gestión de personal, gestión presupuestaria y contable, firma de los contratos y servicios generales) no comenzó hasta después de dicha fecha.

Párrafo 1.10.

En las negociaciones sobre la sede de la Agencia, el gobierno vasco y la Diputación de Vizcaya se comprometieron a pagar el 75 % del coste del alquiler del edificio de oficinas ocupado por la Agencia. A pesar de la falta de un acuerdo firmado entre la Agencia y las autoridades vascas, el gobierno vasco ha pagado, en septiembre de 1997, una subvención de 20 millones de pesetas, y la Diputación de Vizcaya ha iniciado las gestiones necesarias para el pago de su contribución de 10 millones de pesetas.

Párrafo 1.11.

De conformidad con lo dispuesto en su reglamento financiero, la Agencia está haciendo todo lo posible por corregir las deficiencias señaladas por el Tribunal de Cuentas por lo que respecta a los contratos públicos, y recientemente ha presentado a dictamen del interventor de la Comisión y para información de los auditores del Tribunal de Cuentas un proyecto de reglamento para la creación de una CCCC; dicho reglamento se basa lo máximo posible en los modelos adoptados por otras Agencias. Por lo que respecta a los contratos de bienes y servicios firmados por la Agencia, especialmente desde la auditoría realizada por el Tribunal en mayo de 1997, hay que indicar que siempre se han publicado las licitaciones, incluso cuando el valor del gasto estimado hubiese permitido un contrato privado.

6. La Agencia desea asegurar al Tribunal que hace todo lo posible para conseguir, lo más rápidamente posible, todos los medios necesarios para llevar a cabo las mejoras señaladas por el Tribunal de Cuentas. Y pediría al Tribunal que tenga en cuenta las dificultades que ha tenido en su fase inicial para respetar plenamente la normativa financiera y de otro tipo al que sus actividades deben estar sujetas.