INFORME sobre los estados financieros de la Fundación Europea para la Formación (FEF - Turín), (ejercicio 1996), al que se adjuntan las respuestas de la Fundación (97/C 393/07)

1.1. El presente Informe va dirigido al Consejo de Dirección de la Fundación Europea para la Formación, de conformidad con el apartado 4 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Fundación Europea para la Formación correspondientes al ejercicio 1996. De conformidad con el apartado 1 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90, la ejecución del presupuesto es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 3 del artículo 11 del citado Reglamento. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables, así como otros procedimientos de fiscalización estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de la fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros del ejercicio 1996 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas en su conjunto.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA FORMACIÓN (FEF-TURÍN) EN EL EJERCICIO 1996

Contabilidad presupuestaria

1.5. El sistema actual permite efectuar cambios a posteriori en los asientos, sin que quede huella de la operación. Este sistema y la utilización sistemática de la administración de anticipos pueden dar lugar a eventuales rebasamientos de los créditos.

Administración de anticipos

1.6. La Fundación sigue utilizando la administración de anticipos (títulos I y II) para pagar la mayoría de sus gastos (un 52 %). Aún no se ha producido una disminución significativa. Además, debido a la obligación de enviar la documentación completa al interventor en Bruselas, la regularización de los gastos se ha producido con retraso (de dos a tres meses). Por otro lado, la administración ha recibido un anticipo suplementario de 0,5 millones de ecus sin autorización previa.

Créditos prorrogados

1.7. Los créditos prorrogados de 1995 a 1996 ascendieron a 2,1 millones de ecus. A causa de la evaluación errónea del importe de dichos créditos (gastos de visitas de inspección, gastos de contratación del personal, etc.), no se ha utilizado una cantidad de 0,4 millones de ecus (el 17 %).

Créditos del ejercicio

1.8. En los créditos corrientes, el porcentaje de pagos ejecutados varía de un título a otro. Es de un 85 % en el título I (personal), de un 71 % en el título II (gastos administrativos) y de un 35 % en el título III (gastos operativos). Los créditos prorrogados a 1997 corresponden al título II (0,7 millones de ecus), al título III (2,7 millones de ecus) y, en particular, a las compras de material informático, acciones específicas (Tempus), formación profesional y seminarios y reuniones de estudios (un 54 %).

Diferencia de cambio

1.9. La pérdida de cambio de 1,1 millones de ecus se debe principalmente a la revaluación de la lira italiana.

Control financiero

1.10. Habida cuenta de la cuantía de los importes pendientes de anotación y control, sería útil la designación de un interventor para resolver algunos de los problemas antedichos (y sobre todo el de las subvenciones no inscritas en cuentas; véase el apartado 1.11).

Subvenciones extrapresupuestarias (PHARE, TACIS y Tempus)

1.11. En el marco de los programas PHARE, TACIS y Tempus, la Fundación gestiona fondos de la Comisión, que ésta pone a su disposición. Este importe, muy elevado (de alrededor de 200 millones de ecus en 1996) y relacionado con algunos de estos gastos, no se ha anotado en las cuentas de la Fundación, sino en una contabilidad independiente. El Tribunal solicita de la Fundación que integre en su propia contabilidad las operaciones relativas a la gestión de dichos fondos. Se reserva el derecho de examinar, a lo largo de las próximas fiscalizaciones, la gestión de dichos fondos y, en particular, de las cuentas bancarias relacionadas con ellos.

Adjudicación de contratos

1.12. El procedimiento seguido por la Fundación para otorgar la totalidad de sus contratos es considerablemente complejo y sería útil simplificarlo. Es de señalar que los contratos (no operativos) de la Fundación se otorgan a menudo por contratación directa, no siempre de forma justificada.

1.13. Los pagos de contratos dentro de los programas PHARE, TACIS y Tempus se realizan sin el visado del interventor (véase el apartado 1.10) porque consideran estos pagos como si fueran efectuados por la Comisión (véase el apartado 1.11). Además, es preciso señalar que en 1996 la Fundación únicamente controló la ejecución de parte de dichos contratos. En el ejercicio 1997, la Fundación ha comenzado también a requerir la ayuda de interventores externos. No obstante, este control no parece bastar para cubrir la totalidad de los programas gestionados por la Fundación.

Comisión consultiva de compras y contratos

1.14. La Fundación aún no ha constituido una comisión consultiva de compras y contratos (CCCC). Está en trámites de aprobación una propuesta para su constitución.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo, en su reunión de los días 15 y 16 de octubre de 1997.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) DO L 131 de 23. 5. 1990, p. 4.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 1360/90, las cuentas de todos los ingresos y gastos del ejercicio presupuestario 1996 quedaron establecidas el 30 de marzo de 1997, fecha en la que fueron firmadas por el Director de la Fundación y remitidas a la Comisión, al Consejo de Dirección y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas fueron recibidas por el Tribunal el 30 de marzo de 1997. La versión resumida de esos estados financieros se expone en los cuadros adjuntos al presente Informe.

ANEXO

CUADRO 1 BALANCE FINANCIERO DE LOS EJERCICIOS 1995 Y 1996

>SITIO PARA UN CUADRO>

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SITIO PARA UN CUADRO>

Nota: Es preciso indicar que la Fundación gestiona fondos (aproximadamente 200 millones de ecus) para los programas PHARE, TACIS y Tempus, mediante 21 cuentas bancarias que no figuran en las cuentas presupuestarias ni en las cuentas de balance y cuentas de resultados.

Fuente: Presentación preparada por el Tribunal basándose en los datos establecidos por la Fundación.

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(1) Este importe se corresponde con el de los valores inmovilizados.

(2) En los estados financieros del ejercicio 1995, la contrapartida de la subvención de la Comisión pendiente de pago al final del ejercicio forma parte de los ingresos. A partir del ejercicio 1996, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias, dicha contrapartida figura en el pasivo del balance.

RESPUESTAS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA FORMACIÓN.

1.5. Contabilidad presupuestaria

La Fundación comparte la opinión del Tribunal de Cuentas. Desde comienzos de 1996 la Fundación ha participado activamente, con otras agencias de la Unión Europea, en los preparativos para la creación de un nuevo sistema presupuestario y contable informatizado. Están avanzados los trabajos de configuración, prueba y preparación del sistema. Su aplicación comenzará en enero de 1998, y se prevé su terminación definitiva en junio de 1998.

Hay que subrayar que, de acuerdo con los artículos correspondientes del Reglamento financiero, se envían informes financieros mensuales a los servicios competentes de la Comisión. Durante el período examinado, nunca se ha sobrepasado el presupuesto.

1.6. Administración de anticipos

A partir de junio de 1997, el uso de la administración de anticipos ha disminuido considerablemente, y ya no se utiliza para el pago de salarios.

La administración de anticipos no ha recibido un adelanto adicional sin autorización. La Fundación lamenta que se consignase por error como aumento de la administración de anticipos una cantidad de 0,5 millones de ecus, relativa a una regularización de gastos. Dicho error de consignación fué corregido en los meses posteriores.

1.8. Créditos del ejercicio

En 1996, y por segundo año consecutivo, la autoridad presupuestaria puso en la reserva parte del presupuesto de la Fundación. Se mantuvieron en la reserva 2,5 millones de ecus del presupuesto de la Fundación, que fueron liberados en septiembre de 1996, lo que dejó escaso tiempo para contraer compromisos y por consiguiente efectuar pagos antes de finales del ejercicio.

Un análisis de los compromisos contraídos a finales de 1996 indica un nivel de compromiso del 89 % para el título I, del 99 % para el título II, y del 95 % para el título III. Los compromisos del título I fueron proporcionales al porcentaje de personal empleado en 1996 (medido en hombres/año). Asimismo, las variaciones de los tipos de cambio ocasionaron diversos ahorros presupuestarios.

1.10. Control financiero

La Fundación comparte la opinión del Tribunal de Cuentas. Hay que señalar que desde junio de 1997, el control financiero de la Fundación se ha transferido al Centro Común de Investigación de Ispra.

1.11. Subvenciones extrapresupuestarias (PHARE, TACIS y Tempus)

La Fundación llama la atención del Tribunal al hecho de que todas las transacciones efectuadas con cargo a estos fondos se han consignado en cuentas separadas, habiéndose remitido a los servicios de la Comisión informes regulares de conformidad con los convenios firmados entre la Comisión y la Fundación.

1.12. Adjudicación de contratos

La Fundación tiene tres fuentes diferentes de financiación (su propio presupuesto, Phare y Tacis), cada uno de ellas sujeta a procedimientos de compra diferentes. Cuando ha sido posible, la Fundación ha intentado armonizar estas normativas, un proceso aún abierto. Sin embargo, no es posible la total armonización de los procedimientos.

La Fundación procurará establecer acuerdos directos únicamente cuando sea estrictamente necesario y en las circunstancias excepcionales previstas en las letras a), b), c), d) y e) del artículo 46 del Reglamento financiero de la Fundación. No obstante, desearíamos llamar la atención del Tribunal al hecho de que ciertas actividades desplegadas por la Fundación exigen, por su misma naturaleza, procedimientos ad hoc. Estas actividades están ligadas intrínsecamente a la labor de la Fundación con una red de socios clave en los países asociados. No es posible adjudicar estas tareas a personas físicas o jurídicas externas.

1.13. Pagos relacionados con contratos PHARE, TACIS y Tempus

Por lo que respecta a la recomendación del Tribunal de integrar en sus cuentas los fondos para la administración de los programas PHARE y TACIS, la Fundación buscará una solución en cooperación con la Comisión.

Durante 1996, se efectuó la verificación de la ejecución de contratos de conformidad con los convenios firmados con la Comisión Europea. Todos los contratos han estado sujetos a control administrativo por los servicios correspondientes de la Fundación, con recogida y examen de los documentos de apoyo. A partir de 1997, se realizarán auditorías para los proyectos Tempus (PHAREy TACIS) y los programas de formación profesional PHARE. Aun no se han programado las auditorías para los programas de formación profesional TACIS.

1.14. Comisión consultiva de compras y contratos

La creación de la comisión consultiva de compras y contratos (CCCC) depende de la aprobación por el consejo de administración del Reglamento financiero de la Fundación que establece las condiciones generales de la CCCC (título XVI del Reglamento relativo a las modalidades de ejecución de determinadas disposiciones del Reglamento financiero, artículo 88). Dado que dicho Reglamento fué aprobado por el Consejo de Dirección en septiembre de 1996 y sus reglas de ejecución en febrero de 1997, no fue posible en 1996 la creación de la CCCC. Sin embargo, el Consejo de Dirección aprobó el reglamento de la CCCC el 31 de julio de 1997, y la primera reunión de esta comisión se celebró el 11 de septiembre de 1997.