INFORME sobre los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior (OAMI-Alicante), al que se adjuntan las respuestas de la Oficina (97/C 81/04)

(Período del 1 de septiembre de 1994 al 31 de diciembre de 1995)

1.1. El presente informe va dirigido al Comité Presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior, de conformidad con el artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo, de 20 de diciembre de 1993 (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes a los ejercicios 1994 y 1995. De conformidad con el apartado 2 c) del artículo 119 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo (2), la ejecución del presupuesto es competencia del Presidente de la Oficina. Dicha competencia incluye la elaboración y la presentación de las cuentas (3), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 137 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo. El Tribunal deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea. El presente informe constituye la primera fiscalización de la Oficina.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización de conformidad con las normas de auditoría generalmente admitidas en la medida en que son aplicables al ámbito comunitario. El Tribunal efectuó controles de los libros y los registros contables así como otros procedimientos de fiscalización, estimados necesarios en este contexto. Las principales observaciones que se derivan de fiscalización del Tribunal se exponen en la segunda parte del presente informe.

1.4. Los estados financieros de los ejercicios 1994 y 1995 son fiables, y la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes están garantizadas.

Principales observaciones sobre la ejecución presupuestaria de la Oficina de Armonización del Mercado Interior en los ejercicios 1994 y 1995

Subvención de la Comisión

1.5. Durante el ejercicio 1995 la Oficina utilizó solamente 6,8 millones de ecus de la subvención concedida, un 68 %. En opinión del Tribunal, la Oficina debería haber emitido una orden de ingreso de la totalidad del presupuesto (10,1 millones de ecus) para hacer frente a los compromisos prorrogados al ejercicio 1996 (4,6 millones de ecus).

Contabilidad presupuestaria

1.6. A lo largo del ejercicio 1995, la Oficina constituyó un sistema de contabilidad. Dicho sistema permite modificar los registros a posteriori, sin que aparezca ninguna huella de dichas modificaciones. Esta situación es contraria al Reglamento Financiero interno (artículos 4.1 y 29.1)

Prórrogas de créditos y transferencias

1.7. Los créditos prorrogados al ejercicio 1996 representan el 46 % del presupuesto y afectan en particular al material informático (títulos 2 y 3 del presupuesto). Además, los créditos disponibles han sido objeto de transferencias del título I (personal) al título 2 (gastos administrativos) por un total de 2,529 millones de ecus (25 % del presupuesto).

Inventario

1.8. En el inventario se registra solamente el número de unidades pero no su valor. Por ello, no es posible realizar ninguna conciliación con los importes recogidos en el balance de la Oficina.

Separación de funciones

1.9. La Oficina no ha aplicado un sistema de gestión que garantice una separación de funciones adecuada y una correcta ejecución de las disposiciones en materia de ingresos, compromisos y pagos (es décir, ordenador de pagos, interventor y contable).

Inmovilizaciones

1.10. La Oficina ocupa actualmente un edificio que es propiedad del Estado español. Sin embargo, no existe ningún contrato referente a la ocupación de dicho edificio. Asimismo, en cuanto a la futura sede definitiva, la Oficina debería hacer un inventario de sus necesidades en lo relativo al alojamiento de sus servicios.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 26 de septiembre de 1996.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>SITIO PARA UN CUADRO>

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(1) DO L 11, de 14. 1. 1994, p. 33.

(2) DO L 11, de 14. 1. 1994, p. 30.

(3) Según lo dispuesto en el artículo 137.1 del Reglamento (CE) n° 40/94 del Consejo, las cuentas de la totalidad de los ingresos y de los gastos de la Oficina relativos al ejercicio financiero 1995 quedaron establecidas el 29 de marzo de 1996, fecha en la que las cuentas fueron firmadas por el Presidente de la Oficina y remitidas a la Comisión, al Comité Presupuestario y al Tribunal de Cuentas. Dichas cuentas han sido recibidas por el Tribunal el 2 de abril de 1996. La versión resumida de dichas cuentas se expone en los cuadros adjuntos al presente informe.

RESPUESTAS DE LA OFICINA

Subvención de la Comisión

1.5. Ni la Comisión ni la Oficina consideraron necesario emitir una orden de ingreso.

La Oficina ha tomado buena nota de esta observación del Tribunal de Cuentas y ha adoptado las disposiciones necesarias para que se emita inmediatamente una orden de ingreso respecto de la totalidad de la subvención, deducida la reserva, para el ejercicio de 1996. Procederá del mismo modo respecto de los ejercicios siguientes.

Contabilidad presupuestaria

1.6. Es cierto que la Oficina utiliza actualmente un sistema de contabilidad presupuestaria que permite modificar los registros a posteriori. En espera de que esté disponible el sistema SINCOM2, desarrollado por la Comisión, la Oficina ha adoptado medidas de organización para que el sistema que utiliza actualmente ofrezca garantías de seguridad suplementarias.

Mientras tanto, la Oficina no tiene más alternativa que esperar el sistema presupuestario de la Comisión, que se prevé estará disponible antes de finales de año. El desarrollo de un sistema de ese tipo representa un importante gasto que no puede sufragar una agencia por sí sola.

Créditos prorrogados y transferencias

1.7. En 1995 el presupuesto de la Oficina se adoptó mediante el traspaso a reservas, por parte del Parlamento, de un importe de 2 millones de ecus de un presupuesto total de 10 100 000 de ecus. La reserva se suspendió en dos fases:

- 1 000 000 de ecus en octubre de 1995

- el saldo en noviembre del mismo año.

Resulta evidente que este bloqueo momentáneo de los créditos, habida cuenta de la incertidumbre que existía sobre las posibilidades reales de suspensión de la reserva, repercutió en la utilización de los créditos y, principalmente, de los del Título 1 (Personal). Efectivamente, la Oficina no podía de ningún modo comenzar a contratar personal, ya que no tenía garantías de poder pagar los salarios correspondientes hasta el final del ejercicio.

Una vez suspendida la reserva, se adoptaron medidas para utilizar los créditos liberados en las líneas en que los plazos para los procedimientos de compromiso de gastos lo permitían, así como en los casos en que existía una necesidad real. Así pues, la Oficina solicitó una transferencia de créditos del Título 1 al Título 2 para proceder seguidamente, sobre todo, a la adquisición de material informático, que, habida cuenta del calendario de puesta en marcha de la Oficina, resultaba especialmente urgente.

Cabe recordar que la Oficina abrió sus puertas el 1 de abril de 1996 y que, desde esa fecha hasta hoy en día, el número de solicitudes de marca recibidas asciende a más de 30 000 unidades, mientras que las previsiones para el ejercicio completo estaban basadas en 15 000 solicitudes.

La informatización de los procedimientos de gestión de marcas y las importantes inversiones efectuadas en este ámbito durante el período anterior a la apertura de la Oficina resultaron, pues, plenamente justificadas.

Inventario

1.8. En el momento de la visita del Tribunal de Cuentas, la Oficina acabada de recibir de la Comisión el programa de gestión informatizada para la elaboración del inventario y estaba procediendo a cargarlo.

Entretanto, se inició la conciliación de los inventarios físico y contable.

Separación de funciones

1.9. Según la información obtenida en el Tribunal de Cuentas, este punto hace referencia al orden en que han de ponerse las firmas en los procedimientos de compromiso de gastos y de pagos. No se trata, pues, de un problema de confusión de responsabilidades entre las funciones de ordenador, contable e interventor.

La observación se refiere al hecho de que el contable visaba el expediente antes que el ordenador, gracias a lo cual, al no existir un gestor presupuestario, en la fase de puesta en marcha de la Oficina se podía garantizar la disponibilidad de fondos antes de que firmara el ordenador.

La Oficina dispone en estos momentos de un gestor presupuestario y puede seguir el orden de firmas siguiente en los diversos documentos financieros:

1. Gestor presupuestario

2. Ordenador

3. Interventor

4. Contable.

Ello responde a las observaciones del Tribunal de Cuentas.

Inmovilizaciones

1.10. Existe un acuerdo (véase copia adjunta) entre el Ministerio de Industria del Gobierno español y el Sr. Vanni d'Archirafi, antiguo Comisario responsable del Mercado Interior. Sobre la base de ese acuerdo, las autoridades españolas ponen gratuitamente a disposición de la Oficina un edificio (sede provisional), que es el que ocupa actualmente la Oficina.

Según ese mismo acuerdo, el Gobierno español ha de adoptar las disposiciones necesarias para facilitar a la Oficina una sede definitiva.

La decisión sobre el terreno y sobre el pliego de condiciones del edificio que ha de construirse fue adoptada por las autoridades españolas el 3 de julio de 1996. El pliego de condiciones correspondiente a esa construcción se publicará en el Diario Oficial de Contratos Públicos de la Comunidad (suplemento S) el próximo 30 de julio.

A la vista de estos recientes acontecimientos, la Oficina adoptará a la mayor brevedad las disposiciones que resulten necesarias.