ES Diario Oficial de la Unión Europea L 219/22

REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) No 802/2014 DE LA COMISIÓN

de 24 de julio de 2014

por el que se establecen modelos de programas nacionales y se establecen las condiciones del sistema de intercambio electrónico de datos entre la Comisión y los Estados miembros con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo y Migración y de integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo y Migración y de integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis (1), y, en particular, su artículo 14, apartado 4, y su artículo 24, apartado 5,

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (UE) no 514/2014, junto con los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, constituyen un marco de financiación de la Unión para apoyar el desarrollo del espacio de libertad, seguridad y justicia.

(2) El Reglamento (UE) no 514/2014 requiere que cada Estado miembro proponga un programa nacional plurianual. Para garantizar que la información facilitada a la Comisión sea coherente y comparable, es necesario establecer un modelo que deba seguir el programa nacional.

(3) De conformidad con el artículo 24, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014, todos los intercambios oficiales de información entre los Estados miembros y la Comisión se efectuarán utilizando un sistema de intercambio electrónico de datos. Así pues, es necesario establecer las condiciones que debe respetar dicho sistema. Por eficacia de costes y para garantizar la coherencia general con todos los fondos de gestión compartida de la Unión, los términos y las condiciones del sistema de intercambio electrónico de datos serán los mismos, en la medida de lo posible, que los previstos en el Reglamento de Ejecución (UE) no 184/2014 de la Comisión (2).

(4) Con el fin de mejorar la calidad de los intercambios de información y de hacer el sistema de intercambio de información más simple y útil, es necesario establecer requisitos básicos sobre la forma y el alcance de la información que debe intercambiarse.

(5) Deben establecerse principios y normas para identificar a la parte responsable de cargar los documentos en el sistema de intercambio electrónico de datos y de actualizar dichos documentos.

(6) Deben establecerse las características técnicas de un sistema de intercambio electrónico eficiente con el fin de reducir la carga administrativa de los Estados miembros y la Comisión.

(7) A fin de garantizar que tanto los Estados miembros como la Comisión puedan seguir intercambiando información en casos de fuerza mayor que impidan el uso del sistema de intercambio electrónico de datos, han de especificarse medios alternativos de codificación y transferencia de datos.

(8) Los Estados miembros y la Comisión deben garantizar que la transferencia de datos a través del sistema de intercambio electrónico de datos se lleve a cabo de una manera segura que permita la disponibilidad, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la aceptación de la información. Así pues, deben establecerse normas en materia de seguridad.

(9) El presente Reglamento respeta los derechos fundamentales y observa los principios reconocidos por la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, y especialmente el derecho a la protección de los datos personales. Por consiguiente, el presente Reglamento debe aplicarse de conformidad con dichos derechos y principios. Por lo que se refiere al tratamiento de datos personales por los Estados miembros, será de aplicación la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (3). Por lo que se refiere al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos de la Unión y a la libre circulación de estos datos, será de aplicación el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4).

(10) A fin de permitir la pronta aplicación de las medidas establecidas en el presente Reglamento y no retrasar la aprobación de los programas nacionales, el presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

(11) El Reino Unido e Irlanda están obligados por el Reglamento (UE) no 514/2014, y, en consecuencia, están sujetos al presente Reglamento.

(12) Dinamarca no está obligada por el Reglamento (UE) no 514/2014 ni por el presente Reglamento.

(13) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité de Fondos de Asilo, Migración e Integración y Seguridad Interior.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

Modelos de programas nacionales

El modelo de programa nacional se expone en el anexo.

Artículo 2

Establecimiento de un sistema de intercambio electrónico de datos

La Comisión establecerá un sistema de intercambio electrónico de datos para todos los intercambios de información entre los Estados miembros y la Comisión (en lo sucesivo denominado «el SFC2014»).

Artículo 3

Contenido del sistema de intercambio electrónico de datos

1. El SFC2014 deberá incluir al menos la información indicada en los modelos, formatos y plantillas establecidos con arreglo a lo dispuesto en el artículo 1 del presente Reglamento, que se ajustan a lo dispuesto en el Reglamento (UE) no 514/2014 y los Reglamentos específicos a que se refiere el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014.

2. La información facilitada en los formularios electrónicos integrados en SFC2014 (en lo sucesivo, «los datos estructurados») no podrá sustituirse por datos no estructurados, como los que utilizan enlaces de hipertexto, o de otros tipos de datos no estructurados, tales como documentos o imágenes adjuntos. Si un Estado miembro remite la misma información en forma de datos estructurados y de datos no estructurados, en caso de discordancia deberán utilizarse los datos estructurados.

Artículo 4

Funcionamiento del SFC2014

1. La Comisión y las autoridades competentes a que se refiere el artículo 25 del Reglamento (UE) no 514/2014 deberán introducir en SFC2014 para su transmisión la información de la que sean responsables, así como sus actualizaciones.

2. Toda transmisión de información a la Comisión deberá ser verificada y presentada por una persona distinta de la que introdujo los datos de dicha transmisión. Esta separación de funciones será facilitada por el SFC2014 o por los sistemas de gestión y control del Estado miembro conectados automáticamente con el SFC2014.

3. Los Estados miembros designarán, a nivel nacional o regional, o a ambos niveles a la vez, a una o más personas responsables de la gestión de los derechos de acceso a SFC2014. Dichas personas deberán encargarse de las siguientes tareas:

a) identificar a los usuarios que soliciten acceso y asegurarse de que sean empleados de la organización;

b) informar a los usuarios de sus obligaciones para preservar la seguridad del sistema;

c) comprobar que los usuarios estén autorizados a acceder al nivel de derechos de acceso correspondiente a sus tareas y su posición jerárquica;

d) solicitar la supresión de los derechos de acceso cuando estos hayan dejado de ser necesarios o de estar justificados;

e) informar rápidamente de hechos sospechosos que pudieran perjudicar la seguridad del sistema;

f) garantizar permanentemente la exactitud de los datos de identificación de los usuarios e informar de todo cambio producido al respecto;

g) tomar las precauciones necesarias relativas a la protección de los datos y la confidencialidad comercial de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional aplicables, e

h) informar a la Comisión de cualquier cambio que afecte a la capacidad de las autoridades de los Estados miembros o de los usuarios del SFC2014 para desempeñar las responsabilidades contempladas en el apartado 1 o su capacidad personal para desempeñar las responsabilidades contempladas en las letras a) a g).

4. Los intercambios de datos y las transacciones llevarán una firma electrónica obligatoria a tenor de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (5). Los Estados miembros y la Comisión reconocerán la eficacia y la admisibilidad jurídicas de la firma electrónica utilizada en SFC2014 como prueba en acciones judiciales.

5. La información procesada en SFC2014 deberá respetar la protección de la privacidad de los datos personales de los individuos y la confidencialidad comercial en el caso de las entidades jurídicas, con arreglo a la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (6), la Directiva 2009/136/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (7), la Directiva 95/46/CE y el Reglamento (CE) no 45/2001.

Artículo 5

Características del SFC2014

Con el fin de garantizar el intercambio electrónico de información, el SFC2014 tendrá las siguientes características:

a) formularios interactivos o precumplimentados a partir de los datos registrados previamente en el sistema;

b) cálculos automáticos que reduzcan el esfuerzo de codificación de los usuarios;

c) controles incorporados de manera automática para verificar la coherencia interna de los datos transmitidos y la de estos con las normas aplicables;

d) sistema de alerta que advierta a los usuarios de SFC2014 de las maniobras que pueden o no realizarse;

e) seguimiento en línea del tratamiento de la información introducida en el sistema, y

f) disponibilidad de los datos históricos relativos a toda la información introducida en un programa nacional.

Artículo 6

Transmisión de datos a través del SFC2014

1. El SFC2014 será accesible para los Estados miembros y la Comisión bien directamente a través de una interfaz de usuario interactiva (es decir, una aplicación web) bien a través de una interfaz técnica que utilice protocolos predeterminados (es decir, servicios web) que permita la sincronización automática y la transmisión de datos entre los sistemas de información de los Estados miembros y el SFC2014.

2. La fecha de la transmisión electrónica de la información por los Estados miembros a la Comisión y viceversa será considerada la fecha de presentación del documento de que se trate.

3. En caso de fuerza mayor, avería del SFC2014 o falta de conexión con el SFC2014 superior a un día hábil en la última semana anterior a un plazo legal de presentación de información, o de cinco días hábiles en otras situaciones, el intercambio de información entre los Estados miembros y la Comisión podrá realizarse en papel, utilizando los modelos, formatos y plantillas mencionados en el artículo 3, apartado 1.

Cuando el sistema de intercambio electrónico vuelva a funcionar, se restablezca la conexión o finalice la causa de fuerza mayor, la parte interesada deberá consignar sin demora en el SFC2014 la información ya enviada en papel.

4. En los casos a los que se refiere el apartado 3, la fecha del matasellos de correos será considerada la fecha de presentación del documento de que se trate.

Artículo 7

Seguridad de los datos transmitidos a través del SFC2014

1. La Comisión establecerá una política de seguridad en materia de tecnologías de la información (en lo sucesivo, «política de seguridad SFC TI») del SFC2014 aplicable al personal que utilice el SFC2014 con arreglo a las normas pertinentes de la Unión y, en particular, a la Decisión C(2006) 3602 de la Comisión (8) y sus disposiciones de aplicación. La Comisión designará a una o varias personas responsables de definir, mantener y garantizar la correcta aplicación de la política de seguridad de SFC 2014.

2. Los Estados miembros y las instituciones europeas distintas de la Comisión que hayan recibido derechos de acceso al SFC2014 cumplirán las condiciones de seguridad tecnológica publicadas en el portal SFC2014 y las medidas que aplique en el SFC2014 la Comisión para asegurar la transmisión de datos, en particular por lo que se refiere a la utilización de la interfaz técnica mencionada en el artículo 6, apartado 1, del presente Reglamento.

3. Los Estados miembros y la Comisión aplicarán y garantizarán la eficacia de las medidas de seguridad adoptadas para proteger los datos que hayan almacenado y transmitido a través del SFC2014.

4. Los Estados miembros deberán adoptar a escala nacional, regional o local, las políticas de seguridad de las tecnologías de la información que protejan el acceso al SFC2014 y la introducción automática de datos, garantizando un mínimo de requisitos de seguridad. Estas políticas de tecnologías de la información nacionales, regionales o locales podrán referirse a otros documentos de seguridad. Cada Estado miembro velará por que estas políticas de seguridad informática se apliquen a todas las instancias que utilicen el SFC2014.

5. Dichas políticas nacionales, regionales o locales de seguridad de tecnologías de la información incluirán:

a) los aspectos de seguridad de tecnologías de la información del trabajo realizado por la persona o personas responsables de la gestión de los derechos de acceso mencionados en el artículo 4, apartado 3, del presente Reglamento cuando trabajen directamente en el SFC2014, y

b) las medidas de seguridad informática de los sistemas informáticos nacionales, regionales o locales conectados a SFC2014 a través de la interfaz técnica mencionada en el artículo 6, apartado 1, del presente Reglamento. A efectos de la letra b) del párrafo primero, deberán cubrirse, según proceda, los siguientes aspectos de seguridad informática: a) seguridad física; b) soportes de datos y control de acceso; c) control de almacenamiento; d) acceso y control de contraseñas; e) seguimiento; f) interconexión con el SFC2014; g) infraestructura de comunicaciones; h) recursos humanos, y i) gestión de incidentes.

6. Las autoridades nacionales, regionales o locales de seguridad de TI se basarán en una evaluación de los riesgos, y las medidas descritas serán proporcionales a los riesgos señalados.

7. Los documentos que establecen las políticas nacionales, regionales o locales de seguridad de TI se pondrán a disposición de la Comisión cuando esta lo solicite.

8. Los Estados miembros designarán, a nivel nacional o regional, a una o varias personas responsables de mantener y garantizar la aplicación de las políticas de seguridad de TI nacionales, regionales o locales. Dicha persona o dichas personas actuarán como punto de contacto con la persona o personas designadas por la Comisión a que se refiere el apartado 1.

9. Tanto la política de seguridad de tecnologías de la información del SFC como las políticas de seguridad de tecnologías de la información nacionales, regionales o locales correspondientes se actualizarán cuando se produzcan cambios tecnológicos, detección de nuevas amenazas u otras circunstancias importantes. En cualquier caso, se revisarán anualmente para garantizar que sigan representando una respuesta adecuada.

Artículo 8

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en los Estados miembros de conformidad con los Tratados. Hecho en Bruselas, el 24 de julio de 2014. Por la Comisión El Presidente José Manuel BARROSO

(1) DO L 150 de 20.5.2014, p. 112.

(2) Reglamento de Ejecución (UE) no 184/2014 de la Comisión, de 25 de febrero de 2014, que establece, con arreglo al Reglamento (UE) no 1303/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establecen disposiciones comunes relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo, al Fondo de Cohesión, al Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural y al Fondo Europeo Marítimo y de la Pesca, y por el que se establecen disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo, al Fondo de Cohesión y al Fondo Europeo Marítimo y de la pesca, las condiciones aplicables al sistema de intercambio electrónico de datos entre los Estados miembros y la Comisión y la adopción, con arreglo al Reglamento (UE) no 1299/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se establecen disposiciones específicas relativas al apoyo del Fondo Europeo de Desarrollo Regional al objetivo de cooperación territorial europea, de la nomenclatura relativa a las categorías de intervención del apoyo del Fondo Europeo de Desarrollo Regional a dicho objetivo (DO L 57 de 27.2.2014, p. 7).

(3) Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (DO L 281 de 23.11.1995, p. 31).

(4) Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

(5) Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica (DO L 13 de 19.1.2000, p. 12).

(6) Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) (DO L 201 de 31.7.2002, p. 37).

(7) Directiva 2009/136/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre de 2009, por la que se modifican la Directiva 2002/22/CE relativa al servicio universal y los derechos de los usuarios en relación con las redes y los servicios de comunicaciones electrónicas, la Directiva 2002/58/CE relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas y el Reglamento (CE) no 2006/2004 sobre la cooperación entre las autoridades nacionales encargadas de la aplicación de la legislación de protección de los consumidores (DO L 337 de 18.12.2009, p. 11).

(8) Decisión C(2006) 3602 de la Comisión, de 16 de agosto de 2006, relativa a la seguridad de los sistemas de información utilizados por la Comisión Europea.