Decisión de la Mesa relativa al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo

(2001/C 374/01)

LA MESA,

Vistos los apartados 2 y 3 del artículo 255 del Tratado CE,

Visto el Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, y en particular sus artículos 11, 12 y 18,

Vistos el apartado 2 del artículo 22, el apartado 1 del artículo 171, el artículo 172 y el anexo VII del Reglamento del Parlamento Europeo,

Considerando que los principios generales para el acceso a los documentos han quedado fijados de conformidad con el apartado 2 del artículo 255 del Tratado CE mediante el Reglamento (CE) n° 1049/2001;

Considerando que, de conformidad con el apartado 3 del artículo 255 del Tratado CE y del apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el Parlamento Europeo, mediante Decisión del 13 de noviembre de 2001, procedió a adaptar su Reglamento interno;

Considerando que, en virtud de los apartados 2, 3 y 4 del artículo 172 del Reglamento interno del Parlamento Europeo, la Mesa es competente para fijar las normas destinadas a crear el registro de referencias de los documentos, establecer las modalidades de acceso y designar a las autoridades responsables de la tramitación de dichos documentos;

Considerando que las Decisiones de la Mesa de 10 de julio de 1997 sobre el acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo y de 17 de abril de 1998 sobre el canon aplicable al envío de documentos voluminosos quedaron revocados por la mencionada Decisión del Parlamento Europeo de 13 de noviembre de 2001;

Considerando que las medidas referentes al canon para la entrega de documentos tienen que adaptarse a lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 con el fin de precisar el coste adicional que habrá de pagar el solicitante en el caso de entrega de documentos voluminosos;

Considerando que es oportuno reunir en una sola decisión las medidas relativas al funcionamiento del registro de los documentos del Parlamento Europeo, con el fin de facilitar la transparencia ante los ciudadanos,

DECIDE:

TÍTULO I

REGISTRO DE REFERENCIAS

Artículo 1

Creación

1. En aplicación del apartado 2 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 y del apartado 3 del artículo 172 del Reglamento interno, se crea en la institución un registro de referencias.

2. Dicho registro de referencias contendrá las referencias de los documentos elaborados o recibidos por la institución a partir de la fecha de aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001 (3 de diciembre de 2001).

3. Estas referencias constituirán la "tarjeta de identidad documental" que contendrá no solamente los datos exigidos por el apartado 2 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, sino también y en la medida de lo posible, los datos que permitan identificar al emisor de cada documento, las lenguas disponibles, el estatuto del documento, la categoría del documento y el lugar en el que se conserva.

Artículo 2

Objetivos

El registro de referencias estará estructurado de tal manera que permita:

- la utilización de un sistema de referencias uniforme,

- el acceso directo a los documentos, en particular los legislativos, en formato electrónico,

- la identificación de los documentos no accesibles en formato electrónico,

- la búsqueda de documentos insuficientemente identificados por el solicitante,

- la identificación de los documentos cuyo acceso al público está sujeto a las limitaciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001,

- el registro de los documentos confidenciales, en el respeto de las limitaciones previstas en el artículo 9 del mencionado Reglamento.

Artículo 3

Funcionamiento

El servicio encargado de la gestión del registro de referencias será responsable de:

- el control del registro de los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo,

- la recepción de las solicitudes de acceso en formato escrito o electrónico y el seguimiento de un calendario para respetar el plazo de quince días laborables para el envío de la respuesta,

- el envío de un acuse de recibo,

- la asistencia al solicitante para precisar el contenido de la solicitud,

- la facilitación del acceso a los documentos ya publicados,

- la transmisión de la solicitud al servicio responsable o a la persona habilitada cuando la solicitud se refiera a un documento que no figure en el registro, o bien cuando la solicitud se refiera a un documento sujeto a las limitaciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001,

- la concertación con el solicitante cuando se trate de solicitudes de acceso a documentos muy largos o complejos.

Artículo 4

Registro de los documentos

1. Todo documento elaborado por la institución se incluirá sin dilación en el registro de referencias. El Secretario General adoptará las oportunas medidas internas de ejecución para garantizar el registro de todos los documentos elaborados por el Parlamento Europeo.

2. Los documentos del Parlamento Europeo descritos en el apartado 2 del artículo 172 de su Reglamento interno se incluirán en el registro de referencias, bajo la responsabilidad del órgano o servicio emisor del documento.

3. Los documentos elaborados en el marco del procedimiento legislativo o parlamentario se incluirán en el registro en el momento de su presentación o divulgación pública.

4. Los otros documentos, competencia de los servicios administrativos de la Secretaría General del Parlamento Europeo, se incluirán en el registro de referencias, en la medida de lo posible, en cuanto el servicio emisor de los mismos lo autorice.

5. Todo documento recibido por la institución procedente de terceros, con arreglo al artículo 3 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, se transmitirá por correo oficial al registro de referencias, que procederá a su registro, salvo cuando se trate de un documento sensible de conformidad con el artículo 9 del mismo Reglamento, sujeto a las limitaciones establecidas en dicho artículo.

Artículo 5

Documentos directamente accesibles

1. Todos los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo en el marco del procedimiento legislativo serán accesibles al público en formato electrónico, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. El Parlamento Europeo facilitará el acceso a todos los documentos legislativos a través del registro, que permitirá a los ciudadanos acceder a los textos integros de los documentos.

3. El Parlamento Europeo facilitará el acceso a este registro en formato electrónico en el sitio Internet Europarl, y facilitará asimismo asistencia "en línea" a los ciudadanos sobre las modalidades de presentación de las solicitudes de acceso a los documentos.

4. Siempre que sea posible, se facilitará el acceso directo a otros documentos, en particular los relativos a la elaboración de políticas o estrategias.

5. Las categorías de documentos cuyo acceso sea directo figurarán en una lista adoptada por el Parlamento Europeo, aneja a su Reglamento interno. El acceso a los documentos que no figuren en dicha lista se solicitará por escrito.

Artículo 6

Documentos accesibles previa solicitud

1. En la medida de lo posible, se facilitará el acceso directo del público a los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo al margen del procedimiento legislativo a través del registro, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. Cuando la inclusión de un documento en el registro de referencias no permita el acceso directo al texto íntegro bien porque el documento no esté disponible en formato electrónico, bien porque se apliquen las excepciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el interesado podrá solicitar el acceso al documento por escrito o mediante el formulario electrónico disponible en el sitio Europarl. El Parlamento Europeo podrá facilitar el acceso al documento o comunicar por escrito el motivo de la denegación total o parcial.

3. El acceso a los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo antes de la entrada en vigor del Reglamento (CE) n° 1049/2001 y, en consecuencia, no disponibles en el registro de referencias, se solicitará por escrito, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

Artículo 7

Conservación de los documentos

1. Los documentos se conservarán en los archivos de la base de datos del registro de referencias. Esta base de datos, que contendrá todos los documentos elaborados por el Parlamento Europeo, transmitirá una copia de dichos datos y documentos a los archivos históricos del Parlamento Europeo (ARCDOC).

2. Mientras la base de datos encargada del archivo de los documentos por incluir en el registro no sea operativa, el servicio encargado del registro utilizará los sistemas y las bases de datos ya existentes en el Parlamento Europeo y se limitará a establecer los enlaces con estas últimas, con el fin de extraer los datos necesarios y facilitar el acceso a los textos íntegros de los documentos.

TÍTULO II

SOLICITUD INICIAL

Artículo 8

Presentación de la solicitud inicial

1. La solicitud de acceso a un documento del Parlamento Europeo se presentará por escrito o en formato electrónico, en una de las lenguas a que se refiere el artículo 314 del Tratado CE.

2. La solicitud deberá estar formulada con la suficiente precisión y deberá contener los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y la dirección del solicitante.

3. Cuando una solicitud no sea lo suficientemente precisa, la institución pedirá al solicitante que la aclare y le ayudará a hacerlo.

4. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

Artículo 9

Tramitación de una solicitud por escrito

1. Toda solicitud de acceso a un documento en posesión del Parlamento Europeo se transmitirá el mismo día, tras su registro en el Servicio del Correo oficial, al servicio encargado de la gestión del registro de referencias, que acusará recibo de la misma, elaborará la respuesta y facilitará el documento en el plazo previsto.

2. Cuando la solicitud se refiera a un documento elaborado por el Parlamento Europeo sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, el servicio encargado del registro de referencias se dirigirá al servicio u órgano autor del documento, quien propondrá el curso que se habrá de dar a la solicitud en un plazo de cinco días laborables.

3. En caso de duda en cuanto a la divulgación de documentos procedentes de terceros, el Parlamento Europeo los consultará y les dará un plazo de cinco días laborables para manifestarse con el fin de determinar si procede aplicar la excepción prevista en los artículos 4 o 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

4. Cuando la solicitud de acceso dirigida al Parlamento Europeo se refiera a un documento que la institución de procedencia todavía no haya divulgado, el Parlamento Europeo otorgará a la institución responsable del documento un plazo de cinco días laborables para manifestar sus reservas sobre la divulgación del documento.

5. En ausencia de respuesta en el plazo de cinco días laborables, el Parlamento Europeo continuará el procedimiento.

Artículo 10

Tramitación de una solicitud en formato electrónico

1. Las solicitudes presentadas en formato electrónico se transmitirán a la dirección abierta en el sitio Internet del Parlamento Europeo y, para ello, se utilizará, en la medida de lo posible, el formulario electrónico previsto y el sistema de ayuda "en línea", creado para facilitar la presentación de estas solicitudes.

2. La solicitud en formato electrónico dirigida al sitio Internet (Europarl) del Parlamento Europeo, se transmitirá automáticamente, para su registro y tramitación, al servicio encargado del registro de referencias.

3. Las solicitudes recibidas en formato electrónico que contengan todos los elementos previstos en el artículo 8 de la presente Decisión, activarán automáticamente el envío de un acuse de recibo al solicitante.

4. Los procedimientos contenidos en el apartado 2 del artículo 9 y siguientes de la presente Decisión, relativos a la tramitación de las solicitudes iniciales presentadas por escrito también se aplicarán a las solicitudes presentadas en formato electrónico.

Artículo 11

Plaza de respuesta

1. En un plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, el servicio encargado del registro de los documentos autorizará el acceso al documento solicitado y lo facilitará en el mismo plazo.

2. Si el Parlamento Europeo no estuviera en condiciones de dar acceso al documento solicitado, comunicará por escrito al solicitante los motivos de la denegación, total o parcial, y le informará de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

3. En este caso, el solicitante tendrá un plazo de quince días laborables a partir de la recepción de la respuesta para presentar la solicitud confirmatoria.

4. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 del presente artículo podrá ampliarse en quince días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos.

5. La ausencia de respuesta de la institución en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

6. El plazo de quince días laborables previsto en el artículo 7 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 comenzará a partir de la fecha de registro de la solicitud inicial.

Artículo 12

Autoridad habilitada

1. De conformidad con el apartado 6 del artículo 172 del Reglamento interno, el Secretario General, bajo la autoridad del Presidente y del Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, tramitará las solicitudes iniciales dirigidas al Parlamento Europeo.

2. El Secretario General, o su delegado, transmitirán al solicitante las respuestas positivas a la solicitud inicial.

3. El Secretario General, a propuesta del servicio u órgano autor del documento, decidirá denegar una solicitud inicial. Toda decisión denegatoria se transmitirá, para información, a la Mesa del Parlamento Europeo.

4. El Secretario General podrá consultar en todo momento al Servicio Jurídico y/o al delegado para la protección de los datos.

TÍTULO III

SOLICITUD CONFIRMATORIA

Artículo 13

Presentación

1. Las solicitudes confirmatorias se dirigirán al Parlamento Europeo por escrito o en formato electrónico en un plazo de quince días laborables, bien a partir de la recepción de la respuesta por la que se deniega en su totalidad o en parte el acceso al documento solicitado, bien en ausencia de respuesta a la solicitud inicial.

2. Las solicitudes confirmatorias se formularán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la presente Decisión.

Artículo 14

Tramitación

1. Las solicitudes confirmatorias se registrarán con arreglo a lo previsto en el apartado 1 del artículo 9 y en el apartado 2 del artículo 10 de la presente Decisión para las solicitudes presentadas por escrito o en formato electrónico.

2. El registro de referencias transmitirá al solicitante un acuse de recibo y activará los mecanismos descritos en los artículos 9 y 10 de la presente Decisión con vistas a preparar la respuesta de la institución.

3. En un plazo de quince días laborables a partir del registro de la solicitud, el Parlamento Europeo facilitará el acceso al documento, o bien comunicará por escrito los motivos de la denegación total o parcial.

4. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en quince días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos.

Artículo 15

Autoridad habilitada

1. Toda respuesta a una solicitud confirmatoria será competencia de la Mesa del Parlamento Europeo.

2. A propuesta del Secretario General, el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos someterá a la Mesa las propuestas de decisión.

3. Al respecto, el Secretario General consultará al Servicio Jurídico y/o al delegado para la protección de los datos, quienes emitirán su dictamen en un plazo de tres días laborables.

4. Con el fin de respetar el plazo obligatorio de respuesta de quince días laborables, de conformidad con el artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la Mesa podrá delegar en el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos la decisión respecto de las solicitudes confirmatorias.

Artículo 16

Recursos

1. En caso de denegación total o parcial del acceso solicitado, la institución informará al solicitante de los recursos de que dispone, a saber, el recurso judicial contra la institución y/o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 230 y 195 del Tratado CE.

2. La ausencia de respuesta en el plazo establecido se considerará una respuesta denegatoria y dará derecho al solicitante a interponer un recurso judicial o una reclamación con arreglo a las condiciones previstas en el apartado precedente.

TÍTULO IV

REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS SENSIBLES Y ACCESO A LOS MISMOS

Artículo 17

Registro de los documentos sensibles

1. El registro de los documentos clasificados sensibles con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, procedentes de las instituciones, agencias, Estados miembros, terceros países y organizaciones internacionales, estará sujeto al consentimiento previo del emisor.

2. El emisor del documento clasificado sensible lo transmitirá directamente al Presidente del Parlamento Europeo por el medio más apropiado para garantizar la confidencialidad de su contenido.

3. La transmisión de un documento sensible irá acompañada de la toma de posición del emisor respecto del consentimiento para el registro y divulgación del documento.

4. Si el emisor da su consentimiento para que el documento quede incluido en el registro de referencias del Parlamento Europeo, el Presidente determinará las referencias que podrán figurar en dicho registro. El Presidente se hará aconsejar por el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, por el Secretario General o, en su caso, por el presidente de la comisión interesada.

5. Los documentos elaborados por el Parlamento Europeo referentes a un documento clasificado sensible con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 se registrará y divulgará previa autorización del Presidente. Las referencias atribuidas a estos documentos se determinarán en las mismas condiciones que las previstas en el apartado precedente.

6. En caso de duda manifestada por una de las instituciones sobre el carácter sensible de documentos recibidos por el Parlamento Europeo, se someterá el asunto a la comisión interinstitucional creada en virtud del apartado 2 del artículo 15 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

Artículo 18

Tramitación de las solicitudes de acceso

1. Las solicitudes de acceso a un documento sensible con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, presentadas por escrito o en formato electrónico, se registrarán de conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 9 y en el apartado 2 del artículo 10 de la presente Decisión.

2. El Secretario General transmitirá al Presidente las solicitudes de acceso a un documento sensible. La respuesta a una solicitud, tanto en la fase de la solicitud inicial como de la solicitud confirmatoria, será competencia da la Mesa quien, con arreglo al apartado 10 del artículo 22 del Reglamento interno del Parlamento Europeo, podrá delegar en el Presidente. En este caso, el Presidente se hará aconsejar por el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, por el Secretario General o, en su caso, por el presidente de la comisión interesada.

3. El plazo de 15 días laborables previsto en los artículos 7 y 8 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 comenzará a partir de la fecha de registro de la solicitud inicial o de la solicitud confirmatoria.

Artículo 19

Personas habilitadas

Las personas habilitadas para tomar conocimiento de los documentos sensibles son las siguientes: el Presidente del Parlamento Europeo, el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, el presidente de la Comisión directamente interesada y el Secretario General, a menos que los acuerdos establecidos con las otras instituciones prevean una habilitación especial.

Artículo 20

Protección de los documentos sensibles

1. Los documentos sensibles con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 estarán sujetos a normas estrictas de seguridad, con el fin de garantizar su tramitación confidencial en el interior de la institución.

2. Para este fin, el Secretario General presentará a la Mesa un proyecto de reglamentación que tendrá en cuenta los contactos y acuerdos establecidos con la Comisión y el Consejo.

3. La propuesta adoptada por la Mesa se someterá a la aprobación del Pleno y el texto aprobado se incorporará como anexo al Reglamento interno del Parlamento Europeo.

TÍTULO V

ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 21

Entrega

1. Los documentos se facilitarán mediante entrega de una copia o bien en formato electrónico, y se tomará plenamente en cuenta la preferencia del solicitante.

2. Si un documento ya ha sido divulgado por el Parlamento Europeo o por otra institución y es de fácil acceso, el Parlamento Europeo podrá facilitar dicho acceso informando al solicitante sobre los medios para obtener el documento deseado.

Artículo 22

Coste de la respuesta

1. El coste de realización y envío de las copias podrá correr a cargo del solicitante y no podrá exceder el coste real de la operación.

2. La gratuidad será la regla en caso de consulta in situ o cuando el número de copias no exceda 20 páginas A4, así como en caso de acceso electrónico directo o a través del registro.

Artículo 23

Solicitud de documentos voluminosos

1. La entrega de documentos que excedan 20 páginas A4 estará sujeta al pago de un canon de 10 euros, más 0,030 euros por página.

2. El importe de este canon se podrá revisar por decisión de la Mesa del Parlamento Europeo, a propuesta del Secretario General.

3. Los gastos correspondientes a otros medios de transmisión serán decididos caso por caso por el Secretario General, sin que puedan exceder el coste real de la operación.

4. En caso de solicitudes repetitivas o sucesivas relativas a documentos de gran extensión o a un gran número de documentos, la institución podrá concertarse con el solicitante de manera informal con el fin de encontrar una solución equitativa.

5. La presente Decisión no se aplicará a los documentos publicados, que quedan sujetos a su propio sistema de precios.

Artículo 24

Coste adicional de traducción

En caso de que el solicitante pidiera la traducción a una lengua distinta de las lenguas disponibles, se aplicará la tarifa vigente en la institución para las traducciones realizadas en el exterior en régimen "freelance".

TÍTULO VI

APLICACIÓN

Artículo 25

Aplicación

La presente Decisión es aplicable en el respeto y sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (CE) n° 1049/2001, así como del Reglamento interno de la institución.

Artículo 26

Revisión

La presente Decisión será objeto de nuevo examen dos años después de su entrada en vigor. Con vistas a dicho examen, el Secretario General del Parlamento Europeo presentará un informe sobre la aplicación de la presente Decisión.

Artículo 27

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. El registro de referencias creado en virtud de la presente Decisión tendrá entrará en vigor a partir del 3 de junio de 2002.

Hecho en Bruselas, el 28 de noviembre de 2001.

Por la Mesa

Nicole Fontaine

Presidenta del Parlamento Europeo