Acto de la Autoridad Común de Control de Eurojust

de 2 de marzo de 2004

por el que se establece su Reglamento interno

(2004/C 86/01)

LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Vista la Decisión del Consejo de 28 de febrero de 2002 por la que se crea Eurojust para reforzar la lucha contra las formas graves de delincuencia (en lo sucesivo la "Decisión Eurojust")(1), modificada por última vez el 18 de junio de 2003(2), y en particular el apartado 9 de su artículo 23,

Considerando que las personas nombradas por los Estados miembros de conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 23 de la Decisión Eurojust adoptarán el Reglamento interno de la Autoridad Común de Control,

HA APROBADO EL SIGUIENTE REGLAMENTO INTERNO:

TÍTULO I

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 1

Funciones

La Autoridad Común de Control desempeñará las funciones expuestas en la letra b) del apartado 4 del artículo 17, en el apartado 8 del artículo 19 y en los apartados 1 y 7 del artículo 23 de la Decisión Eurojust.

Artículo 2

Competencias

1. En el ejercicio de sus funciones, la Autoridad Común de Control tendrá las competencias establecidas en la Decisión Eurojust.

2. En particular, la Autoridad Común de Control estará autorizada a obtener información de Eurojust, se le dará pleno acceso a todos los documentos de Eurojust tanto en papel como almacenados electrónicamente y se le concederá libre acceso en todo momento a todos los locales de Eurojust. Esto incluye información sobre los equipos y programas informáticos y acceso a los mismos, siempre que resulte necesario para el cumplimiento de las funciones de la Autoridad Común de Control. Los detalles podrán definirse mediante acuerdos entre la Autoridad Común de Control y el Colegio de Eurojust.

TÍTULO II

REGLAMENTO INTERNO DE LA AUTORIDAD COMÚN DE CONTROL

Artículo 3

Composición

1. La Autoridad Común de Control se constituirá de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 1 a 5 del artículo 23 de la Decisión Eurojust.

2. Los miembros de la Autoridad Común de Control serán independientes, no estarán sujetos a instrucciones en el ejercicio de sus funciones y sólo estarán sometidos a la ley. En particular, no serán al mismo tiempo miembros de otro órgano creado en virtud de la Decisión Eurojust, ni miembros del personal de Eurojust.

3. Cuando, en circunstancias excepcionales, un miembro de la Autoridad Común de Control no pueda asistir a una reunión, podrá designar un suplente que cumpla los requisitos del apartado 1 del artículo 23 de la Decisión Eurojust. Los derechos y obligaciones que el presente Reglamento interno confiere a los miembros serán plenamente aplicables a los suplentes.

4. En caso de que surja un conflicto de intereses, la persona afectada declarará ese interés y se abstendrá de participar en la discusión y en la decisión correspondientes. Podrá, si fuese necesario, ser excluida por unanimidad en votación secreta por los miembros que asistan a la reunión. La persona de que se trate será escuchada antes de la exclusión, pero no tomará parte en la decisión. Si la persona se retira o es excluida, será sustituida por su suplente.

Artículo 4

Presidencia

1. La Presidencia de la Autoridad Común de Control se ejercerá de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 23 de la Decisión Eurojust.

2. El presidente representará a la Autoridad Común de Control y presidirá sus reuniones. Cuidará de su correcto funcionamiento. Convocará las reuniones de la Autoridad Común de Control y determinará el lugar, la fecha y la hora de las reuniones. Abrirá y clausurará las reuniones. Elaborará el orden del día provisional y velará por la ejecución de las decisiones tomadas por la Autoridad Común de Control.

3. En caso de ausencia del presidente, actuará como tal el miembro nombrado por el Estado miembro siguiente en el orden de rotación de la Presidencia del Consejo, con arreglo al apartado 3 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust.

4. Con objeto de preparar su trabajo sobre un tema determinado, la Autoridad Común de Control podrá nombrar de entre sus miembros, a propuesta del presidente, un ponente. Cuando se trate de un asunto urgente, dicho nombramiento podrá hacerlo el presidente en virtud de sus competencias. En tal caso informará inmediatamente de ello a los miembros de la Autoridad Común de Control.

5. Se podrá invitar al Colegio de Eurojust, los miembros del personal de Eurojust u otras personas a asistir a las reuniones de la ACC.

Artículo 5

Métodos de trabajo

1. La Autoridad Común de Control se reunirá según lo dispuesto en el segundo párrafo del apartado 1 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust. El Presidente de Eurojust, el Colegio, el Director administrativo o el responsable de la protección de datos podrá proponer la inclusión de puntos en el orden del día.

2. Con excepción de aquellos casos que el presidente considere urgentes, la convocatoria se comunicará de forma que llegue al menos dos semanas antes de la reunión. La convocatoria incluirá el orden del día provisional y, a menos que la naturaleza de los documentos no lo permita, los documentos necesarios para la reunión. El orden del día definitivo se aprobará al comienzo de cada reunión.

3. Las reuniones de la Autoridad Común de Control sólo serán efectivas si asisten, como mínimo, dos de los miembros permanentes. Las decisiones se adoptarán con arreglo a lo dispuesto en el apartado 6 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust.

4. De conformidad con lo dispuesto en el apartado 11 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust, las reuniones de la Autoridad Común de Control no serán públicas.

5. La Autoridad Común de Control celebrará sus reuniones basándose en documentos y proyectos redactados en una lengua oficial de sus miembros. No obstante, un miembro podrá solicitar la traducción a su propia lengua.

6. La Autoridad Común de Control estará en contacto, en su caso, con el responsable de la protección de datos de Eurojust.

7. Las decisiones de la Autoridad Común de Control podrán tomarse por procedimiento escrito siempre que la totalidad de sus miembros haya aprobado este procedimiento. En casos urgentes, el presidente podrá iniciar el procedimiento escrito. En ambos casos el presidente transmitirá un proyecto de decisión a los miembros de la Autoridad Común de Control. Si los miembros no recusan el proyecto de decisión dentro de un plazo especificado por el presidente de al menos catorce días a partir de la recepción, se considerará adoptada la propuesta. Si en un plazo de cinco días hábiles desde la recepción del proyecto de decisión un miembro solicita que la Autoridad Común de Control lo someta a debate oral, el procedimiento escrito se interrumpirá.

Artículo 6

Control de los locales y expertos

1. En el marco de sus competencias con arreglo al apartado 1 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust, la Autoridad Común de Control podrá llevar a cabo controles sobre la protección de datos en Eurojust.

2. La Autoridad Común de Control podrá nombrar a uno o más miembros para que efectúen dichos controles. Cuando la Autoridad Común de Control lo estime necesario, dichos miembros podrán ser asistidos por expertos. Los expertos podrán proceder de las autoridades nacionales de control o de organismos gubernativos, a menos que no se pueda contar con tales expertos. Todos los expertos tendrán que reunir los requisitos de seguridad aplicables conforme a su legislación nacional y las respectivas disposiciones de Eurojust.

3. Cuando el presidente considere que un asunto es urgente, podrá nombrar, en virtud de sus competencias, a dichos miembros y expertos. En ese caso informará inmediatamente a los miembros de la Autoridad Común de Control.

4. Los miembros de la Autoridad Común de Control encargados de un control informarán a la Autoridad Común de Control de los resultados de su labor.

Artículo 7

Procedimiento en caso de infracción

Si la Autoridad Común de Control advierte que se han infringido las disposiciones de la Decisión Eurojust sobre el almacenamiento, el tratamiento o la utilización de datos personales, informará de ello a Eurojust y le solicitará que responda en un plazo determinado. El incumplimiento de una decisión de la Autoridad Común de Control adoptada de conformidad con el presente Reglamento interno se considerará una violación de la Decisión Eurojust. Las decisiones de la Autoridad Común de Control serán entonces firmes y vinculantes para Eurojust.

Artículo 8

Actas

Se levantará acta de todas las reuniones de la Autoridad Común de Control. La Secretaría, bajo la dirección del presidente, preparará los proyectos de acta, que se someterán a la Autoridad Común de Control para que los apruebe en su siguiente reunión. Cada participante tendrá derecho a sugerir que se modifique el proyecto de acta.

Artículo 9

Informe de actividad

1. La Autoridad Común de Control presentará un informe anual de actividad al Consejo con arreglo a lo dispuesto en el apartado 12 del artículo 23 de la Decisión Eurojust. Dicho informe se elaborará durante en el primer semestre de cada año para el año anterior.

Al menos un mes antes de remitir al Consejo dichos informes, Eurojust podrá formular su posición, que se adjuntará a los mismos.

2. La Autoridad Común de Control decidirá si publica o no su informe de actividad y, en caso afirmativo, determinará la manera en que deba publicarse.

TÍTULO III

NORMATIVA ADICIONAL POR LO QUE RESPECTA A LOS RECURSOS

Artículo 10

Funciones de la Autoridad Común de Control

1. La Autoridad Común de Control examinará los recursos con arreglo a lo dispuesto en el apartado 7 del artículo 23 de la Decisión Eurojust.

2. La Autoridad Común de Control adoptará decisiones con respecto a las cuestiones mencionadas en el apartado 1.

Artículo 11

Miembros ad hoc

1. Si ningún miembro del Estado miembro del que procede el dato personal objeto del recurso está representado en la Autoridad Común de Control, la persona nombrada por dicho Estado miembro con arreglo al párrafo 3 del apartado 1 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust actuará como juez ad hoc en la Autoridad Común de Control durante el tiempo de estudio de dicho recurso.

2. Los derechos y obligaciones que el presente Reglamento interno confiere a los miembros serán plenamente aplicables asimismo a los miembros ad hoc.

Artículo 12

Representación

El demandante podrá estar asistido o representado por un abogado u otro asesor. La Autoridad Común de Control podrá excluir del procedimiento a un abogado o asesor en caso de falta grave. En caso de que un abogado o asesor sea excluido, el presidente fijará un plazo para que la parte afectada pueda designar otro abogado o asesor; el procedimiento se suspenderá hasta la expiración de dicho plazo. El abogado o asesor deberá presentar una autorización adecuada del demandante en caso de que le sea requerida por la Autoridad Común de Control.

Artículo 13

Lenguas

1. El procedimiento se desarrollará en una de las lenguas oficiales de las Instituciones de las Comunidades Europeas. El demandante elegirá la lengua oficial en la cual deba desarrollarse el procedimiento. La lengua del procedimiento se utilizará en las declaraciones orales y en la documentación escrita de las partes, así como en las actas y decisiones de la Autoridad Común de Control.

2. Los documentos escritos en una lengua distinta de la lengua del procedimiento irán acompañados de una traducción a la lengua del procedimiento. En caso de documentos extensos, la traducción presentada podrá limitarse a extractos o resúmenes. En virtud de sus competencias o a solicitud de una parte, la Autoridad Común de Control podrá requerir una traducción completa en cualquier momento.

3. Cuando sea necesario, se proporcionarán servicios de interpretación y traducciones a cada miembro de la Autoridad Común de Control y a las partes. Las decisiones de la Autoridad Común de Control se traducirán a todas las lenguas oficiales de las Instituciones de la Unión Europea.

4. Cuando el demandante no conozca ninguna de las lenguas oficiales de las Instituciones de las Comunidades Europeas, podrá presentar la reclamación en otra lengua. El demandante estará obligado a presentar un resumen en una de las lenguas oficiales. El presidente o el ponente deberán encargarse de que la reclamación se traduzca a la lengua elegida.

Artículo 14

Instrucción del procedimiento

1. El recurso deberá interponerse mediante la presentación de una reclamación escrita en la Secretaría de la Autoridad Común de Control en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la decisión de Eurojust, en lo que se refiere a las solicitudes de rectificación o supresión de datos personales, y en un plazo de tres meses a partir de la recepción de dicha decisión en caso de solicitudes de acceso a datos personales.

2. El demandante deberá exponer sucintamente el fundamento de su reclamación. Debe quedar claro quién reclama, cuál es el objeto de la reclamación y en qué se funda. La reclamación deberá ir acompañada de cualquier documentación que la justifique. El demandante podrá retirar su reclamación en cualquier momento.

3. La Secretaría acusará recibo de la reclamación dentro de un plazo de cuatro semanas y facilitará información general sobre el curso del procedimiento.

4. Si la reclamación no reúne los requisitos, la Secretaría invitará al demandante a que rectifique cualquier omisión en el plazo de cuatro semanas.

5. Los recursos que no cumplan los requisitos serán desestimados por la Autoridad Común de Control a propuesta del presidente o del ponente.

Artículo 15

Consideración preliminar

1. Si la reclamación cumple los requisitos, la Autoridad Común de Control la examinará.

2. Se transmitirá una copia de la reclamación a Eurojust para que formule sus observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

3. La Autoridad Común de Control podrá pedir al Colegio de Eurojust que nombre un representante para el recurso. El demandante será informado de dicha decisión. Se transmitirá una copia de las observaciones del demandante a los miembros nacionales afectados, para que puedan formular sus propias observaciones, que deberán presentarse en un plazo de cuatro semanas, con posibilidad de prórroga de otras dos semanas.

4. Cuando se hayan recibido las observaciones o hayan expirado los plazos, la Autoridad Común de Control deberá ver la reclamación en los tres meses siguientes.

Artículo 16

Información adicional

1. La Autoridad Común de Control podrá pedir al demandante, a Eurojust o a cualquier otra autoridad, que le transmitan información, pruebas u observaciones. Las partes tendrán derecho a hacer sugerencias a la Autoridad Común de Control acerca de la obtención de pruebas o a solicitar la admisión de pruebas. Ésta aceptará tales sugerencias y decidirá sobre la admisión en la medida necesaria para el examen del caso.

2. La Autoridad Común de Control podrá decidir también que se lleve a cabo una investigación en los locales de Eurojust. Será asimismo de aplicación el artículo 6. En ese caso, se informará al demandante o a su asesor sobre el resultado de la investigación.

Artículo 17

Acceso al expediente del procedimiento

1. Todas las partes que lo deseen tendrán acceso al expediente del procedimiento y podrán pedir a la Secretaría de la Autoridad Común de Control que les proporcione extractos o fotocopias, que correrán por cuenta de quien los haya solicitado. Se denegará el acceso cuando sea aplicable alguno de los motivos mencionados en el apartado 4 del artículo 19 de la Decisión sobre Eurojust o cuando sea necesario para proteger los derechos y libertades de terceros.

2. Eurojust podrá indicar en qué medida la información que faciliten no debe transmitirse al demandante, así como las razones de esta restricción. La Autoridad Común de Control podrá solicitar que se aduzcan más razones. Si la Autoridad considera que las razones son aceptables, la información en cuestión será retenida. La Autoridad sólo podrá resolver en sentido contrario por falta de razones aceptables. En tal caso, podrá acordar que se ponga a disposición del demandante un resumen o que se le facilite cierta información.

Artículo 18

Audiencia

1. La Autoridad Común de Control oirá a las partes si así lo piden. Informará en la debida forma a las partes de su derecho a ser oídas. Este derecho se ejercerá por escrito. A instancia de una de las partes del procedimiento, la Autoridad Común de Control podrá decidir que se celebre una vista, en la medida en que se considere necesaria para examinar el caso. Informará debidamente a las partes de su derecho de solicitar una vista. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y éstas tendrán derecho a estar presentes.

2. La vista será pública a menos que la Autoridad Común de Control decida, en virtud de sus competencias o a instancia de una de las partes, excluir total o parcialmente al público cuando lo exijan los intereses de la seguridad pública, sobre todo por los motivos a que se refiere el apartado 4 del artículo 19 de la Decisión sobre Eurojust, o la protección de la intimidad de un individuo o en el grado estrictamente necesario, a juicio de la Autoridad, en circunstancias especiales en que la publicidad pueda perjudicar la debida resolución del recurso. Si Eurojust solicita que se excluya al público de la vista, la Autoridad sólo podrá resolver en contrario si estima que no concurren las razones mencionadas en la primera frase.

3. La Autoridad Común de Control podrá decidir, a instancia de parte o por iniciativa propia, oír a una parte sin que otras partes estén presentes, cuando lo considere necesario para garantizar el correcto funcionamiento de Eurojust, para proteger la seguridad de un Estado miembro, los intereses del demandante o de terceros. Las partes ausentes serán informadas de las actuaciones que hayan tenido lugar en su ausencia.

Artículo 19

Audiencia de testigos y peritos

1. La Autoridad Común de Control podrá decidir, a instancia de parte o por iniciativa propia, oír a testigos. Se notificará oportunamente la vista a todas las partes y testigos en cuestión. Se aplicará también lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 18.

2. Los testigos citados por la Autoridad Común de Control tendrán derecho al reembolso de todos sus gastos de viaje y alojamiento con arreglo a las respectivas disposiciones aplicables al personal de Eurojust, y a que se les indemnice, en el grado que la Autoridad considere equitativo, por los ingresos que hayan dejado de percibir. Podrán cobrar los anticipos necesarios.

3. Los testigos serán oídos por la Autoridad Común de Control, cuyos miembros podrán hacerles preguntas. Previa autorización del presidente, las partes podrán hacer preguntas a los testigos. Antes de que comience la vista, el presidente recordará a los testigos que deben decir la verdad. El testigo tendrá el derecho a negarse a contestar a preguntas.

4. La Autoridad Común de Control podrá nombrar un perito, definir su cometido y su derecho a ser remunerado. La Autoridad Común de Control podrá decidir oír al perito. Se aplicarán igualmente las normas relativas a la declaración de los testigos.

Artículo 20

Declaraciones finales

Antes de tomar una decisión final, la Autoridad Común de Control invitará a todas las partes a que presenten sus observaciones finales.

Artículo 21

Actas del procedimiento de recurso

1. La Autoridad Común de Control levantará acta de sus procedimientos de recurso y recogerá en ellas el desarrollo de cada vista y las declaraciones realizadas en ella. Las partes podrán solicitar que consten en acta la totalidad o parte de determinados documentos o declaraciones. El acta será firmada por el presidente, se remitirá a las partes y se adjuntará al expediente del caso. En los casos a que se refieren el apartado 2 del artículo 18 o el apartado 1 del artículo 19, la Autoridad Común de Control impondrá restricciones.

2. Las disposiciones del artículo 8 se aplicarán igualmente a todas las reuniones de la Autoridad Común de Control a las que no asistan las partes.

Artículo 22

Decisiones y confidencialidad

1. Las decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros que asistan a la reunión, salvo disposición en contrario del presente Reglamento interno. En caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. Todas las personas que participen en la decisión final deberán haber asistido a una vista, en caso de haberse celebrado.

2. Las deliberaciones serán confidenciales.

3. La decisión final de la Autoridad Común de Control podrá recoger los nombres de las partes y de sus representantes, los nombres de los miembros de la Autoridad que hayan participado en la decisión, la fecha en que se haya hecho pública, la parte dispositiva de la decisión, una exposición sucinta de los hechos del caso y los motivos de la decisión. La decisión final se transmitirá a las partes y hará pública.

Artículo 23

Notificaciones

Las notificaciones y otras comunicaciones a las partes, testigos y peritos se harán por medios que garanticen, dentro de lo razonable, que éstos han sido debidamente informados y que puede, en caso necesario, comprobarse.

Artículo 24

Costas

1. La Autoridad Común de Control incluirá en su decisión final una decisión sobre las costas del procedimiento. El procedimiento ante la Autoridad será gratuito. Si se admite el recurso, en su totalidad o en parte, los gastos que haya ocasionado al demandante la presentación y tramitación de la reclamación correrán por cuenta de Eurojust en la medida en que la Autoridad lo considere justo.

2. Si un o una demandante no puede sufragar la totalidad o una parte de los gastos del procedimiento, podrá solicitar, en cualquier momento, ayuda para hacerles frente. Cuando presente su solicitud, el o la demandante adjuntará documentación que demuestre que necesita asistencia. La Autoridad Común de Control podrá retirar la ayuda en cualquier momento si durante el procedimiento dejan de cumplirse las condiciones en virtud de las cuales le fue concedida. De aprobarse la concesión de ayuda, los gastos se sufragarán con cargo a la línea presupuestaria de la Autoridad. Cuando sea justo, en la decisión final podrá exigirse a una parte que reintegre al presupuesto de Eurojust los anticipos recibidos. Al presentar su solicitud, el demandante deberá declarar que acepta reintegrar las costas si la decisión final lo exige.

Artículo 25

Garantías de procedimiento

En los casos no previstos en las presentes disposiciones, la Autoridad Común de Control procederá de acuerdo con los principios generales de garantías de procedimiento.

TÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 26

Secretaría

1. La Autoridad Común de Control contará con una Secretaría basada en la sede de Eurojust que la asista en el cumplimiento de su cometido. La Secretaría será un cuerpo permanente cuyos miembros serán contratados exclusivamente en función de su competencia. Los miembros de la Secretaría sólo actuarán en defensa de los intereses de la Autoridad Común de Control, serán plenamente independientes de Eurojust y no aceptarán instrucciones de ninguna otra autoridad durante el desempeño de sus funciones en la Autoridad Común de Control. El destino de personal a la Secretaría se llevará a cabo a propuesta de la Autoridad Común de Control. El personal de la Secretaría no desempeñará otras funciones sin el permiso del presidente de la Autoridad Común de Control.

2. La Secretaría actuará bajo la dirección del presidente de la Autoridad Común de Control de acuerdo con las normas establecidas por la Autoridad Común de Control. La Secretaría llevará un registro de los recursos y de todos los demás documentos.

3. La Secretaría garantizará que las obligaciones contraídas en virtud del artículo 25 de la Decisión sobre Eurojust se respeten también en el ejercicio de las funciones de la Autoridad Común de Control.

Artículo 27

Confidencialidad

1. Los miembros de la Autoridad Común de Control, los peritos y los miembros de la Secretaría tendrán la obligación de tratar de manera confidencial los datos que conozcan en el ejercicio de su actividad, a menos que el correcto ejercicio de sus funciones exija que actúen de otra manera. Esta obligación continuará aplicándose también cuando cesen en sus funciones.

2. En el momento de su nombramiento, los miembros de la Autoridad Común de Control, los peritos y los miembros de la Secretaría declararán que aceptan estas obligaciones.

3. El miembro de la Autoridad Común de Control que incumpla la obligación de confidencialidad podrá ser suspendido por decisión unánime tomada en votación secreta por los miembros que asistan a una reunión de dicha Autoridad. Con anterioridad, se oirá al interesado, que no tomará parte en la decisión.

Artículo 28

Presupuesto y gastos

1. La Secretaría elaborará propuestas de presupuesto anual para la Secretaría de la Autoridad Común de Control, que, tras su aprobación, serán transmitidas al Colegio.

2. La Autoridad Común de Control decidirá que se efectúen los pagos a cargo del presupuesto que le haya sido asignado, que será administrado por la Secretaría, con arreglo al Reglamento financiero de Eurojust.

3. Los gastos de la Autoridad Común de Control, incluidos los correspondientes a los miembros, que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones, se sufragarán con cargo a la línea presupuestaria de la Autoridad Común de Control.

Artículo 29

Modificación del Reglamento interno

Las modificaciones del presente Reglamento interno deberán ser adoptadas con arreglo al procedimiento establecido en el apartado 9 del artículo 23 de la Decisión Eurojust.

Artículo 30

Acceso del público a los documentos

1. Toda persona física o jurídica tendrá derecho a acceder a los documentos de la Autoridad Común de Control, con arreglo a los principios, condiciones y límites que se definen en el presente artículo.

2. El presente artículo se aplicará a todos los documentos que obren en poder de la Autoridad Común de Control, es decir, los documentos por ella elaborados o recibidos y que estén en su posesión.

3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 4 y 5 del presente artículo, los documentos serán accesibles al público previa solicitud por escrito o directamente por vía electrónica.

4. La Autoridad Común de Control denegará el acceso a los documentos cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de:

a) el interés público, por lo que respecta a:

- la seguridad pública y las investigaciones penales

- la defensa y los asuntos militares

- las relaciones internacionales

- la política financiera, monetaria o económica de la Comunidad o de un Estado miembro

- el cumplimiento de las funciones de Eurojust en la intensificación de la lucha contra la delincuencia grave

- las investigaciones nacionales en las que Eurojust asiste

b) la intimidad y la integridad de la persona, en particular de conformidad con las normas sobre protección de los datos personales.

5. La Autoridad Común de Control denegará el acceso a los documentos cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de:

- los intereses comerciales de una persona física o jurídica determinada, incluida la propiedad intelectual

- los procedimientos judiciales y el asesoramiento jurídico

- el objetivo de las actividades de inspección, investigación y auditoría, salvo que su divulgación revista un interés público superior.

6. Se denegará el acceso a los documentos elaborados por la Autoridad Común de Control para su uso interno o recibidos por ella que estén relacionados con asuntos sobre los que la Autoridad Común de Control no haya tomado todavía una decisión, cuando su divulgación pudiera perjudicar gravemente al proceso de toma de decisiones, a no ser que ésta revista un interés público superior.

Se denegará el acceso a los documentos que contengan dictámenes para uso interno como parte de las deliberaciones y consultas preliminares en el seno de la Autoridad Común de Control, incluso después de adoptada la decisión, cuando su divulgación pudiera perjudicar gravemente al proceso de toma de decisiones, a no ser que ésta revista un interés público superior.

7. En el caso de documentos de terceros, la Autoridad Común de Control consultará a los terceros con el fin de verificar si son aplicables las excepciones previstas en los apartados 4 ó 5, salvo que se deduzca con claridad que se ha de permitir o denegar la divulgación de los mismos. Un Estado miembro podrá pedir a la Autoridad Común de Control que no divulgue un documento de dicho Estado miembro sin consentimiento previo.

8. En el caso de que las excepciones se apliquen únicamente a determinadas partes del documento solicitado, las demás partes se divulgarán.

9. Las solicitudes de acceso a un documento deberán formularse en cualquier forma escrita, incluido el formato electrónico, en una de las lenguas oficiales y de manera lo suficientemente precisa para permitir que la Autoridad Común de Control identifique el documento de que se trate. El solicitante no estará obligado a justificar su solicitud.

10. Si una solicitud no es lo suficientemente precisa, la Autoridad Común de Control pedirá al solicitante que aclare la solicitud y le ayudará a hacerlo.

11. Cuando se soliciten documentos de gran extensión o gran número de documentos, la Autoridad Común de Control podrá tratar de llegar a un arreglo amistoso y equitativo con el solicitante.

12. La Autoridad Común de Control ayudará e informará a los ciudadanos sobre cómo y dónde pueden presentar solicitudes de acceso a los documentos.

13. Las solicitudes de acceso a los documentos se tramitarán con prontitud. Se enviará un acuse de recibo al solicitante. En el plazo de 30 días laborables a partir del registro de la solicitud, el presidente de la Autoridad Común de Control bien autorizará el acceso al documento solicitado y facilitará dicho acceso con arreglo al artículo 15 dentro de ese plazo, bien, mediante respuesta por escrito, expondrá los motivos de la denegación total o parcial e informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria conforme a lo dispuesto en el apartado 14 del presente artículo.

14. En caso de denegación total o parcial, el solicitante podrá presentar, en el plazo de 30 días laborables a partir de la recepción de la respuesta de la Autoridad Común de Control, una solicitud confirmatoria a la Autoridad Común de Control con el fin de que ésta reconsidere su postura.

15. El acceso a los documentos se efectuará, bien mediante consulta in situ, bien mediante entrega de una copia que, en caso de estar disponible, podrá ser una copia electrónica, según la preferencia del solicitante. Podrá requerirse al solicitante que corra con los gastos de realización y envío de las copias. Estos gastos no excederán el coste real de la realización y del envío de las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios electrónicos o a través del registro serán gratuitos.

16. Si la Autoridad Común de Control, Eurojust u otra institución ya han divulgado el documento y éste es de fácil acceso, la Autoridad Común de Control podrá cumplir su obligación de facilitar el acceso a los documentos informando al solicitante sobre la forma de obtenerlo.

17. Los documentos se proporcionarán en la versión y formato existentes, tomando plenamente en consideración la preferencia del solicitante.

Artículo 31

Evaluación

La Autoridad Común de Control evaluará el presente Reglamento interno entre uno y tres años después de su entrada en vigor y a la luz de la experiencia.

Artículo 32

Entrada en vigor del Reglamento interno

El presente Reglamento interno entrará en vigor al día siguiente de su adopción de conformidad con lo dispuesto en el apartado 9 del artículo 23 de la Decisión sobre Eurojust.

Hecho en La Haya, a 2 de marzo de 2004

Por la Autoridad Común de Control

El Presidente

Joe Meade

(1) DO L 63 de 6.3.2002, p. 1.

(2) DO L 245 de 29.9.2003, p. 44.