Informe

sobre los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT - Lisboa) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas del Observatorio

(2000/C 373/08)

ÍNDICE

>SITIO PARA UN CUADRO>

OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías, de conformidad con el apartado 11 del artículo del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo(1).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 8 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 302/93 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros(2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 12 del artículo 11 del Reglamento (CE) n° 302/93, modificado por el artículo 1 del Reglamento (CE) n° 3294/95 del Consejo(3). El Tribunal de Cuentas debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. El examen permitió al Tribunal obtener garantías razonables de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

5. Sin cuestionar la opinión de fiscalización reflejada en el apartado 4, el Tribunal llama la atención no obstante, sobre las situaciones descritas en el apartado 9.

PRINCIPALES OBSERVACIOINES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL OBSERVATORIO DE LA DROGA Y LAS TOXICOMANÍAS (OEDT - LISBOA) CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1999

Análisis de la ejecución presupuestaria

6. Los créditos definitivos acordados al Observatorio para el ejercicio 1999 se elevaron a 8,2 millones de euros, frente a 7,6 millones de euros en 1998, es decir, un incremento de un 8 %. Los compromisos con estos créditos aumentaron a 7,8 millones de euros, de los que 5,6 millones de euros, es decir, un 71 %, se pagaron y 2,2 millones de euros, es decir, un 27 %, se prorrogaron al ejercicio siguiente. La mayoría de las prórrogas, 1,8 millones de euros afecta a los gastos de funcionamiento del Observatorio (Título III del presupuesto- véanse también los apartados 12 y 13).

7. De los compromisos prorrogados de 1998, es decir, 2,4 millones de euros, se utilizaron 2,1 millones de euros, es decir un 87 %.

Sistema de contabilidad presupuestaria

8. En 1999, el Observatorio introdujo el sistema SI2 y debería continuar esforzándose por que éste resulte totalmente operativo y disponer, así, de un sistema integrado único para llevar sus cuentas.

Contabilidad general

9. Un saldo deudor de 149321,60 euros, cuyo origen se remonta a los ejercicios 1996, 1997 y 1998, fue regularizado por imputación a los resultados. El origen de estos saldos y los movimientos bancarios correspondientes pudieron comprobarse en la contabilidad. No obstante, no siempre se dispone de los justificantes de las transacciones que permiten identificar las operaciones correspondientes. Este es el caso de unos 32000 euros. Los procedimientos y el control interno del Observatorio debería reforzarse de manera que no puedan repetirse situaciones parecidas.

Imputación del IVA

10. Hasta diciembre de 1998, el Reglamento financiero general preveía la imputación de los gastos con IVA incluido. Una vez reembolsado, dicho IVA podía volver a utilizarse. A partir de esa fecha(4), el Reglamento financiero general dispone que los gastos sean imputados sin IVA. El Tribunal invita al Observatorio a trasponer estas nuevas disposiciones a su propia reglamentación.

Administración de anticipos

11. Los pagos efectuados como anticipos en 1999 se elevaron a 1,4 millones de euros, es decir un 26 % del total de los pagos del ejercicio. Esta forma de pago debería haberse minimizado, si se tiene en cuenta los riesgos implícitos de su gestión.

Adquisición de bienes y servicios en el ámbito del tratamiento de datos

12. El examen de los contratos relativos a los bienes y servicios en el ámbito del tratamiento de datos saca a la luz debilidades: se compraron productos sin consultar con el servicio informático y, además, dichos productos no resultaron conformes a las especificaciones solicitadas. Todos los proyectos de tratamiento de datos, así como las decisiones de compra correspondientes deberían ser objeto de una consulta del servicio informático y ser gestionadas por un responsable con la cualificación necesaria.

Gestión de los contratos con los centros nacionales

Ejecución financiera

13. Para contribuir a la realización de los objetivos del Observatorio, la mitad, prácticamente, de los gastos operativos se destina a la financiación de centros nacionales (uno por Estado miembro). En 1999, el Observatorio firmó contratos con los centros por un importe de 1,8 millones de euros, de los que 1,5 millones de euros fueron en concepto de ayuda directa (100000 euros por centro) y 0,3 millones de euros en concepto de contratos suplementarios. Los contratos de base se firmaron al inicio del ejercicio y, al final del mismo, al menos 1,2 millones de ecus (es decir, un 80 %) deberían haberse liquidado. En la práctica solamente se liquidaron 0,95 millones de euros, es decir el, 63 %. De los demás contratos, que representan un importe de 0,3 millones de euros, se liquidó un 17 %. De manera global, el Observatorio debió prorrogar 0,8 millones de euros de los 1,8 millones de euros comprometidos a favor de los centros.

14. El nivel de infrautilización de los créditos constituye una prueba de las debilidades en el seguimiento, por el Observatorio, de su programa anual. El Observatorio debería, en colaboración con los centros, mejorar el seguimiento de las acciones financiadas, con objeto de minimizar las prórrogas de créditos y, de esta forma, respetar mejor el principio de anualidad.

Disposiciones contractuales

15. Si bien los contratos firmados por el Observatorio no contemplan la posibilidad de la subcontratación, un centro nacional recurrió a ella. Dada la naturaleza de determinados trabajos, la subcontratación puede constituir una solución eficaz, pero debería ser autorizada previamente por el Observatorio.

16. La utilización de ratios globales para determinar algunos costes puede resultar útil para simplificar la evaluación por los contratantes. En estos casos, el Observatorio debería solicitar información a los contratantes para asegurase del realismo de las tasas aplicadas y, en su caso, fijar límites.

Naturaleza y control de la cofinanciación nacional

17. Los contratos de base y determinados contratos complementarios prevén una cofinanciación por el Estado miembro, donde se sitúe el centro. En principio, la cofinanciación nacional debe resultar, al menos, igual a la financiación concedida por el Observatorio. No obstante, no se precisa en qué medida las financiaciones nacionales y comunitarias previstas en relación con estos contratos deben traducirse por un incremento del presupuesto afectado.

18. En la práctica, la cofinanciación se certifica por declaraciones emitidas por los propios centros. Por otra parte, el examen de los cuadros financieros adjuntos a los contratos muestra disparidades en la ejecución de las financiaciones comunitarias y nacionales: lo mismo se realiza la cofinanciación nacional de manera global, como se tiene en cuenta el reparto de las financiaciones comunitarias entre los diversos objetivos perseguidos por los contratos.

Actividades financieras

19. Los contratos de base firmados en 1999 prevén cuatro actividades. El reparto de las financiaciones nacionales y comunitarias entre las tareas previstas revela disparidades (véase el cuadro 3).

20. También aparecen disparidades en la utilización de la intervención del Observatorio (véase el cuadro 3).

21. Si bien las disparidades en el reparto de los fondos sin duda son, en parte, justificables debido a circunstancias particulares, resultan, no obstante, exageradas. En principio es anormal que un centro no realice ningún esfuerzo en materia de información sobre la reducción de la demanda de drogas, pese a tratarse de un objetivo específico del Observatorio.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 26 de octubre de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) DO L 36 de 12.02.1993, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo, el 13.3.2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de Centro correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 16.3.2000. En los cuadros anexos al presente Informe se hallará un resumen de las mismas.

(3) DO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) Véase el apartado 2 bis del artículo 27 del Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas, modificado por el Reglamento (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Cuadro 1

Balance financiero al 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Saldo de los ejercicios 1999 y 1998.

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 3

Utilización de las financiaciones concedidas a los centros por las tareas

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas del observatorio

de 1 a 7. El OEDT ve con satisfacción que el Tribunal de Cuentas haya comprobado que los estados financieros correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

8. En vista de los problemas de adaptación del programa informático SI2 a todas las necesidades de contabilidad de las Agencias desde su puesta en marcha a principios de 1999 y teniendo en cuenta que dicho programa informático depende de la asistencia técnica externa, se ha conservado el programa de hoja de cálculo EXCEL de forma provisional por razones de seguridad, con objeto de hacer frente, en particular, a los riesgos de un eventual fallo del programa SI2, así como para poder realizar algunos informes necesarios.

9. El OEDT confirma lo constatado por el Tribunal y ha tomado ya las medidas necesarias para evitar que dicha situación vuelva a reproducirse.

10. En cuanto a los principios, el OEDT comparte el deseo del Tribunal de ver trasladados a su Reglamento financiero los principios del Reglamento financiero del presupuesto general de la Unión Europea. Sin embargo, teniendo en cuenta las obligaciones impuestas para los procedimientos de reembolso del IVA por la administración fiscal del país donde se encuentra la sede del Observatorio, éste estudiará las ventajas e inconvenientes de dicha traslación antes de adoptar una postura definitiva.

11. El OEDT ha reducido progresivamente los pagos efectuados mediante la administración de anticipos y continuará reduciéndolos de acuerdo con el dictamen del Tribunal de Cuentas.

de 12 a 21. El OEDT ha obtenido un buen rendimiento en la utilización de los créditos y en la ejecución de los contratos, en las condiciones dadas. Los contratos acordados en 1999 por el OEDT con los centros de referencia nacionales de la red Reitox tenían una duración preestablecida que debía concluir automáticamente en 2000. El OEDT ha realizado un seguimiento adecuado de dichos contratos y las prórrogas de los créditos se corresponden con los plazos establecidos. En el futuro el OEDT intentará, en la medida de lo posible, hacer coincidir los contratos con los años naturales, sabiendo sin embargo que, debido a la naturaleza de las acciones a poner en marcha, habrá siempre créditos que deberán prorrogarse automáticamente, de acuerdo con la reglamentación aplicable.

El OEDT analizará las observaciones del Tribunal y examinará las posibilidades de poner en marcha medidas que mejoren el seguimiento y la eficacia de sus actividades. A este respecto, se destaca que, siguiendo la decisión de su Consejo de administración, el OEDT ha creado un grupo de trabajo específico a fin de mejorar el funcionamiento de la red de centros de referencia nacionales Reitox.