ANEXO 2

Excelentísima señora Věra Jourová, comisaria de Justicia, Consumidores e Igualdad de Género de la Comisión Europea

Excelencia:

Celebro los debates constructivos entablados entre Japón y la Comisión Europea con miras a la creación del marco para la transferencia mutua de datos personales entre Japón y la UE.

En respuesta a la petición cursada por la Comisión Europea al Gobierno de Japón, le envío el documento adjunto, en el que se ofrece una visión general del marco jurídico relativo al acceso a la información por parte de las autoridades públicas japonesas.

El presente documento atañe a numerosos ministerios y agencias del Gobierno de Japón, y en relación con el contenido del documento, los ministerios y agencias competentes (Secretaría del Gabinete, Agencia Nacional de Policía, Comisión de Protección de la Información Personal, Ministerio del Interior y de Comunicaciones, Ministerio de Justicia, Agencia de Inteligencia de la Seguridad Pública, Ministerio de Defensa) son responsables de los pasajes correspondientes a sus respectivas competencias. A continuación figuran los ministerios y agencias pertinentes, así como las firmas correspondientes.

La Comisión de Protección de la Información Personal responderá a todas las consultas relativas al presente documento y coordinará las respuestas necesarias entre los ministerios y las agencias pertinentes.

Espero que este documento le resulte útil para tomar las decisiones que sean oportunas en la Comisión Europea.

Le agradezco la gran contribución que ha realizado hasta la fecha en este asunto.

Atentamente,

Yoko Kamikawa

Ministra de Justicia

El presente documento ha sido elaborado por el Ministerio de Justicia y los siguientes ministerios y agencias.

Koichi Hamano

Consejero, Secretaría del Gabinete

Schunichi Kuryu

Comisario General de la Agencia Nacional de Policía

Mari Sonoda

Secretaria General de la Comisión de Protección de la Información Personal

Mitsuru Yasuda

Viceministro, Ministerio del Interior y de Comunicaciones

Seimei Nakagawa

Agencia de Inteligencia de la Seguridad Pública

Kenichi Takahashi

Viceministro administrativo de Defensa

14 de septiembre de 2018

Recogida y utilización de información personal por parte de las autoridades públicas japonesas con fines coercitivos y de seguridad nacional

El presente documento ofrece una visión general del marco jurídico para la recogida y utilización de información personal (electrónica) por parte de las autoridades públicas japonesas con fines coercitivos y de seguridad nacional (en lo sucesivo, «acceso por parte de las autoridades públicas»), en particular en lo que respecta a las bases jurídicas disponibles, las condiciones aplicables (limitaciones) y las salvaguardas, incluidas la supervisión independiente y las posibilidades de reparación individual. La presente declaración va dirigida a la Comisión Europea con vistas a expresar el compromiso y ofrecer garantías de que el acceso de las autoridades públicas a la información personal transferida desde la UE a Japón se limitará a lo que sea necesario y proporcionado y estará sujeta a una supervisión independiente y de que los particulares afectados podrán obtener reparación en caso de cualquier posible vulneración de su derecho fundamental a la vida privada y a la protección de datos. La presente declaración prevé asimismo la creación de un nuevo mecanismo de reparación, gestionado por la Comisión de Protección de la Información Personal (CPIP), para tramitar las reclamaciones de los particulares de la UE relativas al acceso de las autoridades públicas a sus datos personales transferidos desde la UE a Japón.

I. Principios jurídicos generales pertinentes para el acceso por parte de las autoridades públicas

En tanto que ejercicio de autoridad pública, el acceso de las autoridades públicas a los datos ha de hacerse en el pleno respeto de la ley (principio de legalidad). En Japón, la información personal está protegida tanto en el sector privado como en el sector público por medio de un mecanismo de varios niveles.

A. Marco constitucional y principio de reserva de ley

El artículo 13 de la Constitución y la jurisprudencia reconocen el derecho a la vida privada como un derecho constitucional. A este respecto, el Tribunal Supremo ha estimado que es natural que los particulares no deseen que otros conozcan su información personal sin que exista una buena razón para ello, y que esta expectativa debe protegerse (1). Protecciones adicionales están consagradas en el artículo 21, apartado 2, de la Constitución, que garantiza el respeto del secreto de las comunicaciones, y el artículo 35 de la Constitución, que garantiza el derecho a no ser objeto de un registro e incautación sin orden judicial, lo que significa que la recogida de información personal, incluido el acceso, por medios obligatorios debe basarse siempre en una orden judicial. Solo se podrá expedir una orden para la investigación de un delito ya cometido. Por consiguiente, en el marco jurídico japonés no se permite la recogida de información por medios obligatorios a efectos de seguridad nacional que no se base en una investigación criminal.

Por otra parte, de conformidad con el principio de reserva de ley, la recogida obligatoria de información debe ser autorizada específicamente por ley. En caso de recogida voluntaria o no obligatoria, la información se obtiene de una fuente a la que puede accederse libremente o sobre la base de una solicitud de comunicación voluntaria, es decir, una solicitud que no puede ejecutarse contra la entidad física o jurídica que posee la información. Sin embargo, esto solo es admisible en la medida en que la autoridad pública sea competente para llevar a cabo la investigación, dado que cada autoridad pública solo puede actuar en el ámbito de su competencia administrativa prescrita por la ley (independientemente de que sus actividades interfieran o no con los derechos y libertades de los particulares). Este principio se aplica a la capacidad de la autoridad para recoger información personal.

B. Reglas específicas relativas a la protección de la información personal

La Ley sobre la protección de la información personal (LPIP) y la Ley sobre la protección de la información personal en poder de órganos administrativos (LPIPPOA), que se basan en disposiciones constitucionales y las precisan, garantizan el derecho a la información personal tanto en el sector privado como en el público.

El artículo 7 de la LPIP dispone que la CPIP formulará la «política de base en materia de protección de la información personal» (política de base). La política de base, que se adopta mediante decisión del Gabinete de Japón en su calidad de órgano central del Gobierno japonés (primer ministro y ministros de Estado), fija la dirección en materia de protección de la información personal en Japón. De este modo, la CPIP, en su calidad de autoridad de control independiente, sirve de «centro de mando» del sistema japonés de protección de la información personal.

Cuando los órganos administrativos recogen información personal, y con independencia de que lo hagan por medios obligatorios o no, deben cumplir en principio (2) los requisitos de la LPIPPOA. La LPIPPOA es una ley general aplicable al tratamiento de la «información personal conservada» (3) por «órganos administrativos» (tal como se definen en el artículo 2, apartado 1, de la LPIPPOA). También regula el tratamiento de datos en el ámbito de la ejecución forzosa de la legislación penal y de la seguridad nacional. Entre las autoridades públicas autorizadas a aplicar el acceso gubernamental, todas las autoridades, excepto la policía prefectural, son autoridades gubernamentales nacionales que entran dentro de la definición de «órganos administrativos». El manejo de información personal por parte de la policía prefectural se rige por ordenanzas prefecturales (4) que establecen principios para la protección de la información personal, derechos y obligaciones equivalentes a los de la LPIPPOA.

II. Acceso de las autoridades públicas a fines de la ejecución forzosa del Derecho penal

A) Bases jurídicas y limitaciones

1) Recogida de información personal por medios obligatorios

a) Bases jurídicas

De conformidad con el artículo 35 de la Constitución, no se violará la seguridad de domicilio ni se registrarán ni secuestrarán papeles y efectos personales, excepto con el debido mandamiento expedido con «causa suficiente» y en el que se especifique en particular el lugar que se registrará y los objetos que se deben secuestrar. Por consiguiente, la recogida obligatoria de información electrónica por parte de las autoridades públicas en el marco de una investigación criminal solo puede tener lugar sobre la base de una orden judicial. Esta norma se aplica tanto a la recogida de registros electrónicos que contienen información (personal) como a la interceptación en tiempo real de las comunicaciones (las llamadas escuchas telefónicas). La única excepción a esta norma (que, sin embargo, no es pertinente en el contexto de una transferencia electrónica de datos personales desde el extranjero) es el artículo 220, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal (5), según el cual un fiscal, un fiscal adjunto o un agente de la policía judicial pueden, al proceder a la detención de un sospechoso o infractor sorprendido in flagranti, llevar a cabo, en su caso, un registro e incautación «in situ en el momento de la detención».

De conformidad con el artículo 197, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal, no se aplicarán medidas obligatorias «a menos que el presente Código prevea disposiciones especiales». En lo que respecta a la recogida obligatoria de información electrónica, las bases jurídicas pertinentes son el artículo 218, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal (según el cual un fiscal, un fiscal adjunto o un agente de la policía judicial puede, si es necesario para la investigación de un delito, proceder a un registro, incautación o inspección sobre la base de un mandato expedido por un juez) y el artículo 222-2 del Código de Enjuiciamiento Criminal (según el cual las medidas obligatorias de interceptación de comunicaciones electrónicas sin el consentimiento de una de las partes se ejecutarán sobre la base de otros actos legislativos). Esta última disposición se refiere a la Ley de escuchas telefónicas a efectos de investigación criminal, que, en su artículo 3, apartado 1, establece las condiciones en las que están autorizadas las escuchas de comunicaciones relativas a determinados delitos graves sobre la base de una orden de escuchas telefónicas dictada por un juez (6).

En cuanto a la policía, la autoridad de investigación corresponde en todos los casos a la policía prefectural, mientras que la Agencia Nacional de Policía (ANP) no realiza investigaciones criminales sobre la base del Código de Enjuiciamiento Criminal.

b) Limitaciones

La recogida obligatoria de información electrónica está limitada por la Constitución y por los estatutos de atribución de competencias, según la interpretación de la jurisprudencia, que establecen, en particular, los criterios que deben aplicar los órganos jurisdiccionales al dictar una orden judicial. Además, la LPIPPOA impone una serie de limitaciones aplicables tanto a la recogida como al manejo de información (mientras que las ordenanzas locales reproducen esencialmente los mismos criterios para la policía prefectural).

1) Limitaciones derivadas de la Constitución y del estatuto de atribución de competencias

De conformidad con el artículo 197, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal, no se aplicarán disposiciones obligatorias «a menos que el presente Código prevea disposiciones especiales». El artículo 218, apartado 1, de Código de Enjuiciamiento Criminal establece que la incautación, etc., puede llevarse a cabo sobre la base de una orden dictada por un juez solo «cuando sea necesaria para la investigación de un delito». Aunque los criterios para juzgar esta necesidad no se especifican con más detalle en la legislación, el Tribunal Supremo (7) ha dictaminado que, al evaluar la necesidad de las disposiciones, el juez debe realizar una evaluación global, teniendo en cuenta, en particular, los siguientes elementos:

a) la gravedad del delito y la forma en que se cometió;

b) el valor e importancia de los materiales incautados como elementos de prueba;

c) la probabilidad de que se oculte o destruya el material incautado;

d) el alcance de las desventajas ocasionadas por la incautación;

e) otras circunstancias conexas.

También del requisito establecido en el artículo 35 de la Constitución relativo a una «causa suficiente» se derivan una serie de limitaciones. En virtud del requisito de «causa suficiente», puede dictarse una orden judicial si: 1) es necesaria una investigación criminal [véase la sentencia del Tribunal Supremo, de 18 de marzo de 1969, en el asunto n.o 100 [1968 (Shi)] antes mencionada, 2) existe una situación en la que se considera que el sospechoso (el acusado) ha cometido un delito (artículo 156, apartado 1, de las Normas de Enjuiciamiento Criminal) (8), 3) la orden de investigación corporal, de artículos, de residencia o de cualquier otro lugar relacionado con una persona distinta del acusado solo debe dictarse cuando quepa suponer razonablemente que existen artículos que deben ser incautados (artículo 102, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal). Cuando un juez considere que las pruebas documentales presentadas por las autoridades de investigación son insuficientes para sospechar que se ha cometido un delito, desestimará la solicitud de orden judicial. A este respecto, cabe señalar que, con arreglo a la Ley sobre las sanciones aplicables a la delincuencia organizada y al control del producto de la delincuencia, los «preparativos con vistas a la comisión» de un delito planeado (por ejemplo, la preparación de fondos para cometer un acto terrorista) constituyen en sí mismos un acto delictivo y, por tanto, pueden ser objeto de una investigación obligatoria sobre la base de una orden judicial.

Por último, cuando la orden se refiera a la investigación corporal, de artículos, de la residencia o cualquier otro lugar relacionado con una persona distinta del sospechoso o acusado, solo podrá dictarse una orden judicial cuando quepa suponer razonablemente la existencia de los artículos que han de ser incautados (artículo 102, apartado 2, y artículo 222, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal).

Por lo que se refiere específicamente a la interceptación de comunicaciones a efectos de investigaciones criminales basadas en la Ley de escuchas telefónicas, solo podrá realizarse cuando se cumplan los estrictos requisitos establecidos en su artículo 3, apartado 1. Según esta disposición, la interceptación siempre requiere una orden judicial por adelantado, que solo puede dictarse en un número limitado de casos (9).

2) Limitaciones impuestas por la LPIPPOA

Por lo que se refiere a la recogida (10) y ulterior manejo (en particular la conservación, gestión y utilización) de información personal por parte de los órganos administrativos, la LPIPPOA establece, en particular, las siguientes limitaciones:

a) De conformidad con el artículo 3, apartado 1, de la LPIPPOA, los órganos administrativos solo pueden conservar información personal en la medida en que sea necesario para el ejercicio de las funciones que les encomienden disposiciones legales y reglamentarias. En el momento de la conservación, también están obligados a especificar (en la medida de lo posible) la finalidad de la utilización de la información personal. De conformidad con el artículo 3, apartados 2 y 3, de la LPIPPOA, los órganos administrativos no deben conservar la información personal más allá de lo que sea necesario para la consecución del objetivo de utilización especificado y no pueden modificar la finalidad de utilización más allá de lo que pueda considerarse razonablemente pertinente para la finalidad original.

b) El artículo 5 de la LPIPPOA establece que el responsable de un órgano administrativo debe velar por mantener la información personal conservada exacta y actualizada, en la medida necesaria para alcanzar la finalidad de utilización.

c) El artículo 6, apartado 1, de la LPIPPOA establece que el responsable de un órgano de administración debe adoptar las medidas necesarias para evitar fugas, pérdidas o daños, así como para asegurar la correcta gestión de la información personal conservada.

d) De conformidad con el artículo 7 de la LPIPPOA, ningún empleado (incluidos los antiguos empleados) puede comunicar la información personal adquirida a otra persona sin un motivo justificado ni utilizar dicha información para una finalidad injusta.

e) Por otra parte, el artículo 8, apartado 1, de la LPIPPOA establece que el responsable de un órgano administrativo no puede, salvo disposición en contrario prevista en disposiciones legislativas y reglamentarias, utilizar ni poner a disposición de terceros la información personal conservada para finalidades distintas de las especificadas. Aunque el artículo 8, apartado 2, contiene excepciones a esta norma en situaciones específicas, estas solo son aplicables si tal comunicación excepcional no puede causar un perjuicio «injusto» a los derechos e intereses del interesado o de un tercero.

f) De conformidad con el artículo 9 de la LPIPPOA, en caso de que la información personal conservada se facilite a otra persona, el responsable de un órgano administrativo debe imponer, en su caso, restricciones sobre la finalidad o el método de utilización, o cualquier otra restricción necesaria; también puede pedir al destinatario que adopte las medidas necesarias para prevenir las fugas y gestionar adecuadamente la información.

g) El artículo 48 de la LPIPPOA dispone que el responsable de un órgano administrativo procurará tramitar las reclamaciones relacionadas con el manejo de información personal de manera apropiada y diligente.

2) Recogida de información personal mediante solicitudes de cooperación voluntaria (investigación voluntaria)

a) Base jurídica

Aparte del uso de medios obligatorios, la información personal se obtiene bien de una fuente a la que puede accederse libremente, bien sobre la base de una comunicación voluntaria, incluso por parte de los operadores económicos que posean dicha información.

En este último caso, el artículo 197, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal faculta a la fiscalía y a la policía judicial para formular «consultas escritas sobre cuestiones de la investigación» (las denominadas «fichas de consulta»). En virtud del Código de Enjuiciamiento Criminal, las personas consultadas deben informar a las autoridades de investigación. Sin embargo, no se prevén formas de obligar a informar a las oficinas públicas o las organizaciones públicas o privadas destinatarias de las consultas en caso de que se nieguen a hacerlo. Si no informan de las consultas, no pueden imponerse sanciones penales ni de otro tipo. Si las autoridades de investigación consideran que la información solicitada es indispensable, deberán obtenerla mediante un registro e incautación sobre la base de una orden judicial.

Habida cuenta de la creciente sensibilización de los particulares sobre su derecho a la vida privada, así como de la carga de trabajo que generan estas solicitudes, los operadores económicos son cada más cautos a la hora de responder a dichas solicitudes (11). A la hora de decidir si desean cooperar, tienen en cuenta, en particular, la naturaleza de la información solicitada, su relación con la persona a quien concierne la información, los riesgos para su reputación, los riesgos de litigio, etc.

b) Limitaciones

Por lo que se refiere a la recogida obligatoria de información electrónica, la investigación voluntaria está limitada por la Constitución, tal como interpreta la jurisprudencia, y el estatuto de atribución de competencias. Además, los operadores económicos no están autorizados legalmente a comunicar información en determinadas situaciones. Por último, la LPIPPOA prevé una serie de limitaciones aplicables tanto a la recogida como al manejo de la información (mientras que las ordenanzas locales reproducen esencialmente los mismos criterios para la policía prefectural).

1) Limitaciones derivadas de la Constitución y del estatuto de atribución de competencias

Teniendo en cuenta el propósito del artículo 13 de la Constitución, el Tribunal Supremo, en sendas decisiones de 24 de diciembre de 1969 [1965 (A) n.o 1187] y de 15 de abril de 2008 [2007 (A) n.o 839], ha fijado una serie de límites a las investigaciones voluntarias llevadas a cabo por las autoridades de investigación. Aunque estas decisiones se referían a casos en los que la información personal (en forma de imágenes) fue recogida mediante fotografía o filmación, las conclusiones son pertinentes para las investigaciones voluntarias (no obligatorias) que interfieren con la vida privada de un particular en general. Por consiguiente, son aplicables y deben cumplirse, en lo que respecta a la recogida de información personal a través de una investigación voluntaria, teniendo en cuenta las circunstancias específicas de cada caso.

Con arreglo a estas decisiones, la legalidad de la investigación voluntaria depende del cumplimiento de tres criterios, a saber:

— «sospecha de un delito» (es decir, debe evaluarse si se ha cometido un delito);

— «necesidad de la investigación» (es decir, debe evaluarse si la solicitud se mantiene dentro de lo necesario para los fines de la investigación); e

— «idoneidad de los métodos» (es decir, debe evaluarse si la investigación voluntaria es «apropiada» o razonable para lograr la finalidad de la investigación) (12).

En general, teniendo en cuenta los tres criterios mencionados, la legalidad de la investigación voluntaria se estima tomando en consideración si puede considerarse razonable con arreglo a los convenciones socialmente aceptables.

El requisito de que la investigación sea «necesaria» también se deriva directamente del artículo 197 del Código de Enjuiciamiento Criminal y ha sido confirmado en las instrucciones formuladas por la Agencia Nacional de Policía (ANP) a la policía prefectural en lo que respecta a la utilización de las «fichas de consulta». La notificación de la ANP de 7 de diciembre de 1999 establece una serie de limitaciones procedimentales, incluida la obligación de utilizar las «fichas de consulta» solo en caso de que sea necesario para los fines de la investigación. Además, el artículo 197, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal se limita a las investigaciones criminales y solo puede aplicarse, por tanto, cuando exista una sospecha concreta de un delito ya cometido. Por el contrario, esta base jurídica no es aplicable a la recogida y utilización de información personal cuando aún no se ha violado la ley.

2) Limitaciones con respecto a ciertos operadores económicos

En determinados ámbitos, se aplican limitaciones adicionales basadas en las protecciones previstas en otras leyes.

En primer lugar, las autoridades de investigación y las empresas de telecomunicaciones que poseen información personal tienen el deber de respetar el secreto de las comunicaciones garantizado por el artículo 21, apartado 2, de la Constitución (13). Además, en lo que respecta a las empresas de telecomunicaciones, esta obligación se recoge igualmente en el artículo 4 de la Ley del sector de las telecomunicaciones (14). Según las «Directrices sobre la protección de la información personal en el sector de las telecomunicaciones», publicadas por el Ministerio del Interior y de Comunicaciones (MIC) sobre la base de la Constitución y la Ley del sector de las telecomunicaciones, en aquellos casos en que esté en peligro el secreto de las comunicaciones, las empresas de telecomunicaciones se abstendrán de comunicar a terceros información personal relativa al secreto de la comunicación, a no ser que hayan obtenido el consentimiento del particular o que puedan invocar una de las «causas justificables» para incumplir el Código Penal. Este último se refieren a «actos justificables» (artículo 35), «autodefensa» (artículo 36) y «neutralización de un peligro existente» (artículo 37). En virtud del Código Penal, solo se consideran «actos justificables» aquellos actos de una empresa de telecomunicaciones por los cuales cumple con las medidas obligatorias del Estado, lo que excluye la investigación voluntaria. Por consiguiente, si las autoridades de investigación solicitan información personal sobre la base de una «ficha de consulta» (artículo 197, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal), las empresas de telecomunicaciones no pueden comunicar los datos.

En segundo lugar, los operadores económicos están obligados a rechazar las solicitudes de cooperación voluntaria cuando la ley les prohíba comunicar información personal. Se incluyen aquí, por ejemplo, los casos en que el operador esté obligado a respetar la confidencialidad de la información, por ejemplo de conformidad con el artículo 134 del Código Penal (15).

3) Limitaciones basadas en la LPIPPOA

En lo que respecta a la recogida y posterior manejo de la información personal por los órganos administrativos, la LPIPPOA establece las limitaciones que se mencionan en la sección II.A.1, letra b), número 2). Se derivan limitaciones equivalentes de las ordenanzas prefecturales aplicables a la policía prefectural.

B) Supervisión

1) Supervisión judicial

La recogida de información personal por medios obligatorios debe estar fundamentada en una orden (16) y estar supeditada, por tanto, a un examen judicial a priori. En caso de que la investigación fuese ilegal, un juez podría excluir esa prueba del proceso penal posterior en el que se dirima el asunto. Un particular puede solicitar dicha exclusión en un proceso penal que le ataña alegando la ilegalidad de la investigación.

2) Supervisión basada en la LPIPPOA

En Japón, el ministro o máximo responsable de cada ministerio o agencia es el titular de la autoridad de supervisión y ejecución sobre la base de la LPIPPOA, mientras que el ministro del Interior y de Comunicaciones puede investigar la ejecución de la LPIPPOA por todos los demás ministerios.

En caso de que el ministro del Interior y de Comunicaciones, basándose, por ejemplo, en la investigación sobre el estado de la ejecución de la LPIPPOA (17), la tramitación de las denuncias o las consultas dirigidas a uno de sus centros de información integrada, lo considere necesario para alcanzar el objetivo de la LPIPPOA, podrá solicitar al jefe de un órgano administrativo que presente materiales y explicaciones sobre el manejo de la información personal por parte de dicho órgano administrativo, sobre la base del artículo 50 de la LPIPPOA. El ministro puede dirigir dictámenes al jefe del órgano administrativo en relación con el tratamiento de información personal en dicho órgano administrativo cuando lo considere necesario para alcanzar el objetivo de dicha Ley. Además, el ministro puede, por ejemplo, solicitar la revisión de las medidas mediante los actos para los que está facultado de conformidad con los artículos 50 y 51 de la Ley cuando se sospeche que se ha producido una infracción o una aplicación inadecuada de la Ley. Con ello se contribuye a garantizar la aplicación uniforme y el cumplimiento de la LPIPPOA.

3) Supervisión por las comisiones de seguridad pública en lo que respecta a los cuerpos policiales

En lo que respecta a la administración policial, la ANP está sujeta a supervisión por parte de la Comisión Nacional de Seguridad Pública, mientras que la policía prefectural está sujeta a supervisión por una de las comisiones prefecturales de seguridad pública creadas en cada prefectura. Cada uno de esos organismos de supervisión garantiza la gestión democrática y la neutralidad política de la administración policial.

La Comisión Nacional de Seguridad Pública es responsable de los asuntos que dependen de su jurisdicción con arreglo a las leyes, en particular la Ley de Policía. Entre ellos están el nombramiento del comisario general de la ANP y de los altos cargos de la policía local, así como el establecimiento de políticas globales que recojan las orientaciones o medidas básicas en lo que respecta a la administración de la ANP.

Las comisiones prefecturales de seguridad pública están compuestas por miembros que representan a la población de sus respectivas prefecturas, sobre la base de la Ley de Policía, y gestionan la policía prefectural como un sistema de consejos independientes. Los miembros son nombrados por el gobernador de la prefectura previo consentimiento de la asamblea prefectural con arreglo al artículo 39 de la Ley de Policía. Su mandato dura tres años y solo pueden ser cesados contra su voluntad por las razones específicas que enumera la ley (como la incapacidad para el ejercicio de sus funciones, los actos contrarios a su cargo, la conducta inapropiada, etc.), lo cual garantiza su independencia (véanse los artículos 40 y 41 de la Ley de Policía). Además, con el fin de garantizar su neutralidad política, el artículo 42 de la Ley de Policía prohíbe a los miembros de la comisión que sirvan simultáneamente como miembros de un órgano legislativo, se conviertan en miembros de la ejecutiva de un partido político o cualquier otro organismo político o se comprometan activamente en movimientos políticos. Aunque cada comisión está sujeta a la jurisdicción del gobernador de la prefectura respectiva, este no tiene autoridad alguna para dar instrucciones en lo relativo al ejercicio de las funciones de la comisión.

Con arreglo al artículo 38, apartado 3, leído en relación con el artículo 2 y el artículo 36, apartado 2, de la Ley de Policía, las comisiones prefecturales de seguridad pública son responsables de «la protección de los derechos y libertades de un particular». Con ese fin, recibirán informes de los jefes de las policías prefecturales relativos a las actividades realizadas en sus respectivas jurisdicciones, en particular en el marco de reuniones periódicas que se celebrarán tres o cuatro veces al mes. Las comisiones ofrecen orientaciones sobre estas cuestiones a través del establecimiento de políticas globales.

Por otra parte, como parte de su función supervisora, las comisiones prefecturales de seguridad pública pueden emitir directrices a la policía prefectural para casos individuales concretos cuando lo consideren necesario en el contexto de una inspección de las actividades de la policía prefectural o de la conducta inapropiada de su personal. Además, las comisiones pueden encargar a un miembro designado que revise el estado de aplicación de las directrices emitidas, cuando lo consideren necesario (artículo 43, apartado 2, de la Ley de Policía).

4) Supervisión de la Dieta

La Dieta puede llevar a cabo investigaciones en relación con las actividades de las autoridades públicas y solicitar, con ese fin, la elaboración de documentos y la declaración de testigos (artículo 62 de la Constitución). En este contexto, la comisión competente de la Dieta puede examinar la adecuación de las actividades de recogida de información llevadas a cabo por la policía.

Estos poderes se detallan en mayor medida en la Ley de la Dieta. Con arreglo a su artículo 104, la Dieta puede exigir al Gabinete y a las agencias públicas la elaboración de los documentos y registros necesarios para el desarrollo de su investigación. Además, los miembros de la Dieta pueden presentar «consultas escritas» de conformidad con el artículo 74 de la Ley de la Dieta. Estas consultas deben ser aprobadas por el presidente de la Cámara y, en principio, deben recibir una respuesta escrita del Gabinete en el plazo de siete días (cuando sea imposible responder en ese plazo, deberá motivarse la imposibilidad y fijarse un nuevo plazo, con arreglo al artículo 75 de la Ley de la Dieta). En ocasiones, las consultas escritas de la Dieta se han referido también al manejo de información personal por parte de la administración (18).

C) Reparación individual

Con arreglo al artículo 32 de la Constitución japonesa, no se negará a ninguna persona el derecho de recurrir a la justicia. Además, el artículo 17 de la Constitución garantiza a todas las personas el derecho a demandar al Estado o a una entidad pública para obtener reparación (de acuerdo con la ley) en caso de que haya sufrido daños motivados por actos ilegales de un funcionario público.

1) Reparación judicial contra la recogida obligatoria de información basada en una orden (artículo 430 del Código de Enjuiciamiento Criminal)

De conformidad con el artículo 430, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal, un particular que no esté satisfecho con las medidas adoptadas por un agente de policía en relación con la incautación de artículos (incluidos los que contienen información personal) basada en una orden puede presentar una solicitud (la denominada «cuasi reclamación») ante el órgano jurisdiccional competente para que dichas medidas sean «rescindidas o modificadas».

Esta impugnación puede presentarse sin que el particular tenga que esperar a la conclusión del caso. Si el órgano jurisdiccional considera que la incautación no era necesaria o que existen otras razones para considerarla ilegal, podrá ordenar la rescisión o modificación de dichas medidas.

2) Reparación judicial en virtud del Código de Enjuiciamiento Civil y la Ley de reparaciones a cargo del Estado

Si los particulares consideran que se ha vulnerado su derecho a la vida privada solicite que la información personal recogida en el marco de una investigación penal sea suprimida.

Además, un particular puede interponer una acción de indemnización por daños y perjuicios basada en la Ley de reparaciones a cargo del Estado, en combinación con los artículos pertinentes del Código Civil, si considera que se ha vulnerado su derecho a la vida privada y ha sufrido un perjuicio debido a la recopilación de su información personal o su supervisión (19). Dado que el «daño» que está sujeto a una reclamación de indemnización no se limita a los daños a la propiedad (artículo 710 del Código Civil), esto puede cubrir también las «sufrimiento psicológico». El juez evaluará el importe de la indemnización por tales daños morales sobre la base de una «evaluación libre teniendo en cuenta diversos factores en cada caso» (20).

El artículo 1, apartado 1, de la Ley de reparaciones a cargo del Estado concede el derecho a una indemnización cuando i) un funcionario que ejerza la autoridad pública del Estado (o de una entidad pública), ii) en el ejercicio de sus funciones, iii) con intencionalidad o por negligencia iv) y de forma ilícita y culposa, v) haya ocasionado daños al particular de que se trate.

El particular debe interponer la demanda ajustándose a lo dispuesto en el Código de Enjuiciamiento Civil. De acuerdo con las normas aplicables, debe hacerlo ante el órgano jurisdiccional competente en el lugar en que se ocasionó el daño.

3) Reparación individual contra investigaciones ilegales o inadecuadas de la policía: reclamación a la comisión prefectural de seguridad pública (artículo 79 de la Ley de Policía)

De conformidad con el artículo 79 de la Ley de Policía (21), y con arreglo a las aclaraciones incluidas en una instrucción del jefe de la ANP a las comisiones prefecturales de policía y de seguridad pública (22), los particulares pueden presentar una denuncia por escrito (23) ante la comisión prefectural de seguridad pública competente contra cualquier conducta ilegal o indebida por parte de un agente de policía en el ejercicio de sus funciones, lo que incluye los deberes en relación con la recogida y el uso de información personal. La comisión tramitará tales denuncias atentamente, de conformidad con las disposiciones legales y las ordenanzas locales, y comunicará por escrito los resultados de la investigación al denunciante.

Habida cuenta de su autoridad de supervisión de conformidad con el artículo 38, apartado 3, de la Ley de Policía, la comisión prefectural de seguridad pública dictará una instrucción a la policía prefectural para que investigue los hechos, adopte las medidas apropiadas sobre la base de los resultados del examen e informe a la comisión sobre los resultados. Cuando lo considere necesario, la comisión también puede dictar una instrucción sobre el tratamiento de la denuncia, por ejemplo si considera que la investigación llevada a cabo por la policía es insuficiente. Esta aplicación se describe en la nota enviada por la ANP a los jefes de las policías prefecturales.

La notificación del resultado de la investigación al denunciante se realiza también a la luz de los informes policiales relativos a la investigación y de las medidas adoptadas a petición de la Comisión.

4) Reparación individual en virtud de la LPIPPOA y el Código de Enjuiciamiento Criminal

a) LPIPPOA

En virtud del artículo 48 de la LPIPPOA, los órganos administrativos deben tratar de tramitar de forma adecuada y diligente todas las denuncias sobre el manejo de la información personal. Como medio para facilitar información consolidada a los particulares (por ejemplo, sobre los derechos de comunicación, rectificación y suspensión de la utilización concedidos por la LPIPPOA) y como punto de contacto para las consultas, el MIC ha establecido centros de información integrada sobre comunicación de información y protección de la información personal en cada una de las prefecturas, en virtud del artículo 47, apartado 2, de la LPIPPOA. También son posibles las consultas realizadas por no residentes. Por ejemplo, en el ejercicio financiero 2017 (de abril de 2017 a marzo de 2018), el número total de casos en los que los centros de información integrada respondieron a las consultas, etc., fue de 5186.

Los artículos 12 y 27 de la LPIPPOA otorgan a los particulares el derecho a solicitar la comunicación y la rectificación de la información personal conservada. Por otra parte, de conformidad con el artículo 36 de la LPIPPOA, los particulares pueden solicitar la suspensión de la utilización o la supresión de su información personal conservada si el órgano administrativo no ha obtenido la información personal conservada de forma lícita, o bien conserva o utiliza dicha información de forma contraria a la ley.

Sin embargo, por lo que se refiere a la información personal recogida (ya sea mediante una orden o mediante una «ficha de consulta») y conservada a efectos de investigaciones criminales (24), dicha información suele incluirse en la categoría de «información personal registrada en los documentos relacionados con procesos y artículos incautados». Por consiguiente, dicha información personal queda excluida del ámbito de aplicación de los derechos individuales del capítulo 4 de la LPIPPOA, de conformidad con el artículo 53, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal (25). El tratamiento de esa información personal y los derechos del particular al acceso a esa información y a su rectificación están, en cambio, sujetos a normas especiales en virtud del Código de Enjuiciamiento Criminal y la Ley sobre los expedientes de los asuntos penales cerrados (véase infra) (26). Esta exclusión se justifica por diversos factores, como la protección de la vida privada de las personas afectadas, el secreto de las investigaciones y el correcto desarrollo del proceso penal. Dicho esto, las disposiciones del capítulo 2 de la LPIPPOA que rigen los principios del manejo de esa información siguen siendo aplicables.

b) Código de Enjuiciamiento Criminal

Con arreglo al Código de Enjuiciamiento Criminal, las posibilidades de acceder a información personal recogida a los efectos de una investigación criminal dependen tanto de la fase del procedimiento como del papel del particular en la investigación (sospechoso, acusado, víctima, etc.).

Como excepción a la norma contenida en el artículo 47 del Código de Enjuiciamiento Criminal, que establece que los documentos relacionados con el proceso no se harán públicos antes del inicio de este (ya que lo contrario podría vulnerar el derecho al honor y a la vida privada de las personas afectadas y dificultar la investigación o el proceso), se permite, en principio, que las víctimas de delitos inspeccionen dicha información, en la medida en que se considere razonable teniendo en cuenta el objetivo de la disposición del artículo 47 del Código de Enjuiciamiento Criminal (27).

En lo que respecta a los sospechosos, lo normal es que conozcan el hecho de ser objeto de una investigación criminal al ser interrogados por la policía judicial o el fiscal. Si, posteriormente, el fiscal decide no entablar acciones judiciales, lo notificará con celeridad al sospechoso a solicitud de este (artículo 259 del Código de Enjuiciamiento Criminal).

Además, a raíz de la interposición de acciones judiciales, el fiscal dará al acusado o a su abogado la oportunidad de examinar previamente las pruebas antes de solicitar su examen por el órgano jurisdiccional (artículo 299 del Código de Enjuiciamiento Criminal). Esto permite al acusado comprobar su información personal recogida mediante la investigación criminal.

Por último, la protección de la información personal recogida en el contexto de una investigación criminal, ya sea de un sospechoso, un acusado cualquier otra persona (por ejemplo, una víctima), queda garantizada mediante la obligación de confidencialidad (artículo 100 de la Ley de la función pública nacional) y la amenaza de una sanción en caso de filtración de información confidencial en el ejercicio de las funciones de servicio público (artículo 109, inciso xii), de la Ley de la función pública nacional).

5) Reparación individual frente a investigaciones ilegales o inadecuadas de las autoridades públicas: reclamación a la CPIP

De conformidad con el artículo 6 de la LPIP, el Gobierno debe adoptar las medidas necesarias, en colaboración con los gobiernos de terceros países, para construir un sistema de información personal que pueda adaptarse internacionalmente a través del fomento de la cooperación con organizaciones internacionales y otros marcos internacionales. Con base en esa disposición, la política básica para la protección de la información personal, adoptada por Decisión del Gobierno, delega en la CPIP, como autoridad competente para la administración global de la LPIP, la facultad de adoptar las medidas necesarias para salvar las diferencias entre los sistemas y las operaciones de Japón y los del país extranjero de que se trate con el fin de garantizar el manejo apropiado de la información personal recibida de dicho país.

Además, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 61, incisos i) y ii), de la LPIP, se encomienda a la CPIP la tarea de formular y promover una política básica, así como la mediación en las denuncias presentadas contra los operadores comerciales. Por último, los órganos administrativos se informarán mutuamente y cooperarán estrechamente entre sí (artículo 80 de la LPIP).

Sobre la base de estas disposiciones, la LPIP tratará las denuncias presentadas por particulares de la siguiente manera:

a) Una persona que sospeche que sus datos transferidos desde la UE han sido recogidos o utilizados por las autoridades públicas de Japón, incluidas las autoridades responsables de las actividades a las que se hace referencia en el capítulo II y el capítulo III de la presente «Declaración», en contravención de las normas aplicables, incluidas las que están sujetas a esta «Declaración», puede presentar una denuncia a la CPIP (por separado o a través de su APD).

b) La CPIP tramita la denuncia, en particular haciendo uso de sus competencias en virtud del artículo 6, apartado 61, inciso ii), y el artículo 80 de la LPIP, e informa a las autoridades públicas competentes, incluidos los organismos de supervisión pertinentes, de la denuncia. Estas autoridades están obligadas a cooperar con la CPIP en virtud del artículo 80 de la LPIP, en particular facilitando la información necesaria y el material pertinente para permitir a la CPIP evaluar si la recogida o la utilización ulterior de la información personal ha tenido lugar de conformidad con las normas aplicables. Al llevar a cabo su evaluación, la CPIP cooperará con el MIC.

c) Si de la evaluación se desprende que se ha infringido la normativa aplicable, la cooperación entre las autoridades públicas afectadas y la CPIP incluye la obligación de subsanar la infracción. En caso de recogida ilícita de información personal, esto requiere la supresión de tal información. En caso de infracción de las normas aplicables, la CPIP confirmará, antes de concluir la evaluación, que la infracción ha sido totalmente subsanada.

d) Una vez concluida la evaluación, la CPIP debe notificar al particular, en un plazo razonable, los resultados de la evaluación, incluidas, en su caso, las medidas correctoras adoptadas. Mediante esa notificación, la CPIP también debe informar al particular de la posibilidad de solicitar a la autoridad pública competente la confirmación de los resultados e indicarle quién es la autoridad a la que deberá dirigir tal solicitud. El acceso a la información detallada acerca de los resultados de la evaluación puede limitarse si existen motivos razonables para considerar que la comunicación de dicha información puede entrañar un riesgo para la investigación en curso. Cuando la denuncia ataña a la recogida o utilización de datos personales en el ámbito del enjuiciamiento criminal, y si la evaluación pone de manifiesto que se ha utilizado información personal que concierne al particular en el marco de un asunto que ya ha sido cerrado, la CPIP informará al particular de que puede consultar el expediente con arreglo al artículo 53 del CEC (y el artículo 4 de la Ley sobre los expedientes de los asuntos penales cerrados). Cuando de la evaluación se desprenda que un particular es sospechoso de haber cometido un delito, la CPIP le informará al respecto, así como de la posibilidad de enviar una solicitud con arreglo al artículo 259 del CEC.

e) Si un particular sigue insatisfecho con el resultado del procedimiento, puede dirigirse a la CPIP, la cual informará al particular de las distintas posibilidades y procedimientos detallados para obtener una reparación en virtud de las disposiciones legales y reglamentarias japonesas. La CPIP prestará apoyo al particular, en particular asesoramiento y asistencia para emprender nuevas acciones ante el órgano administrativo o judicial pertinente.

III. Acceso de las autoridades públicas a efectos de la seguridad nacional

A. Bases jurídicas y limitaciones para la recogida de información personal

1) Bases jurídicas para la recogida de información por el ministerio o la agencia correspondiente

Como se ha indicado anteriormente, la recogida de información personal a efectos de la seguridad nacional por parte de los órganos administrativos debe entrar en el ámbito de su jurisdicción administrativa.

En Japón no existe ninguna ley que permita la recogida de información por medios obligatorios únicamente a efectos de la seguridad nacional. De conformidad con el artículo 35 de la Constitución, es posible recoger información personal por la fuerza únicamente sobre la base de una orden emitida por un órgano jurisdiccional para la investigación de un delito. Solo podrá expedirse tal orden a los efectos de una investigación criminal. Esto supone que, en el sistema jurídico japonés, no se permite la recogida/el acceso a la información por medios obligatorios por razones de seguridad nacional. En cambio, en el ámbito de la seguridad nacional, los ministerios o agencias afectados solo pueden obtener información de fuentes de libre acceso o recibir información de los operadores económicos o de los particulares a través de la comunicación voluntaria. Los operadores económicos que reciban una solicitud de cooperación voluntaria no están obligados legalmente a facilitar dicha información y, por tanto, no tienen que afrontar ninguna consecuencia negativa si se niegan a cooperar.

Varios departamentos ministeriales y agencias tienen responsabilidades en el ámbito de la seguridad nacional.

1) Secretaría del Gabinete

La Secretaría del Gabinete lleva a cabo la recogida de información y la investigación sobre políticas importantes del Gabinete (28) prescritas en el artículo 12-2, de la Ley del Gabinete (29). Sin embargo, la Secretaría del Gabinete no está facultada para recoger información personal directamente de los operadores económicos. Recoge, incorpora, analiza y evalúa información de materiales de libre acceso, otras autoridades públicas, etc.

2) ANP/policía prefectural

En cada prefectura, la policía prefectural está facultada para recoger información dentro de su ámbito de competencia de conformidad con el artículo 2 de la Ley de Policía. Puede ocurrir que la ANP recoja directamente información en el ámbito de su competencia con arreglo a la Ley de Policía. Esto atañe, en particular, a las actividades de la Oficina de Seguridad y del Departamento de Asuntos Exteriores e Inteligencia de la ANP. De conformidad con el artículo 24 de la Ley de Policía, la Oficina de Seguridad se encarga de los asuntos relativos a la policía de seguridad (30) y el Departamento de Asuntos Exteriores e Inteligencia se encarga de los asuntos relativos a los nacionales extranjeros, así como a los nacionales japoneses cuyas bases de actividad se encuentran en países extranjeros.

3) Agencia de Inteligencia en materia de Seguridad Pública (AISP).

La aplicación de la Ley de prevención de las actividades subversivas (LPAS) y la Ley sobre el control de las organizaciones que hayan cometido actos indiscriminados de asesinato masivo (LCO) son competencia principalmente de la Agencia de Inteligencia en materia de Seguridad Pública (AISP), adscrita al Ministerio de Justicia.

La LPAS y la LCO estipulan que pueden adoptarse disposiciones administrativas (es decir, medidas que ordenan la limitación de las actividades de dichas organizaciones, su disolución, etc.), en condiciones estrictas, contra las organizaciones que cometan determinados actos graves («actividades terroristas subversivas» o «actos indiscriminados de asesinato masivo») vulnerando la «seguridad pública» o el «sistema fundamental de la sociedad» en el marco de la Constitución. Las «actividades terroristas subversivas» están comprendidas en el ámbito de aplicación de la LPAS (véase el artículo 4, que abarca actividades como la insurrección, la instigación a la agresión extranjera, el homicidio con intención política, etc.), mientras que la LCO aborda los «actos indiscriminados de asesinato masivo» (véase el artículo 4 de la LCO). Solo las organizaciones identificadas con precisión que planteen amenazas específicas, internas o externas, para la seguridad pública pueden estar sujetas a las disposiciones de la LPAS o de la LCO.

Con este fin, la LPAS y la LCO confieren una autoridad jurídica de investigación. Los poderes de investigación fundamentales de los funcionarios de la AISP se establecen en el artículo 27 de la LPAS y en el artículo 29 de la LCO. Las investigaciones realizadas por la AISP en virtud de estas disposiciones se llevan a cabo en la medida en que sean necesarias con respecto a las disposiciones de control de las organizaciones a que se ha hecho referencia (por ejemplo, grupos radicales de izquierda, la secta Aum Shinrikyo y determinados grupos nacionales estrechamente vinculados a Corea del Norte han sido objeto de investigación en el pasado). Sin embargo, estas investigaciones no pueden sustentarse en medios obligatorios y, por lo tanto, una organización que posea información personal no puede verse obligada a facilitar dicha información.

La recogida y el uso de la información revelada a la AISP de forma voluntaria está sujeta a las salvaguardias y limitaciones pertinentes establecidas por la ley, como el secreto de las comunicaciones garantizado por la Constitución y las normas sobre el manejo de información personal con arreglo a la LPIPPOA, entre otras.

4) Ministerio de Defensa (MdD);

En cuanto a la recogida de información por parte del Ministerio de Defensa (MdD), este recaba información sobre la base de los artículos 3 y 4 de la Ley para el establecimiento del Ministerio de Defensa en la medida necesaria para el ejercicio de sus competencias administrativas, incluidas las relativas a la defensa y la guardia, las medidas que deben tomar las Fuerzas de Autodefensa y el despliegue de las Fuerzas de Autodefensa terrestres, marítimas y aéreas. El MdD solo puede recoger información para estos fines a través de la cooperación voluntaria y de fuentes de libre acceso. No recoge información sobre el público en general.

2) Limitaciones y garantías

a) Limitaciones legales

1) Limitaciones generales basadas en la LPIPPOA

La LPIPPOA es una norma general aplicable a la recogida y el manejo de información personal por los órganos administrativos en cualquiera de sus ámbitos de actividad. Por lo tanto, las limitaciones y salvaguardas descritas en la sección II.A.1, letra b), número 2), se aplican también a la conservación, el almacenamiento, la utilización, etc., de la información personal en el ámbito de la seguridad nacional.

2) Limitaciones específicas aplicables a la policía (tanto a la ANP como a la policía prefectural)

Como se ha especificado anteriormente en la sección relativa a la recogida de información a efectos de aplicación de la ley, la policía solo puede recabar información en el ámbito de su competencia y, al hacerlo, podrá actuar, de conformidad con el artículo 2, apartado 2, de la Ley de Policía, en una medida «estrictamente limitada» al desempeño de sus funciones y de una manera «imparcial, no partidista, no prejuiciosa y equitativa». Por otra parte, sus poderes «nunca deberán ser objeto de abusos en modo alguno que pueda interferir con los derechos y libertades de una persona garantizados en la Constitución japonesa».

3) Limitaciones específicas aplicables a la AISP

Tanto el artículo 3 de la LPAS como el artículo 3 de la LCO disponen que las investigaciones realizadas en virtud de estos actos solo se llevarán a cabo en la medida mínima necesaria para alcanzar el objetivo perseguido y no se llevarán a cabo de forma que limite injustificadamente los derechos humanos fundamentales. Además, de conformidad con el artículo 45 de la LPAS y con el artículo 42 de la LCO, los abusos de autoridad por parte de un funcionario de la AISP constituyen un delito punible con sanciones penales más graves que los abusos de autoridad «generales» en otros ámbitos del sector público.

4) Limitaciones específicas aplicables al MdD

En cuanto a la recogida y la organización de información por el MdD, a las que hace referencia el artículo 4 de la Ley para el establecimiento del Ministerio de Defensa, la actividad de recogida de información del Ministerio se limita a la medida «necesaria» para el ejercicio de sus competencias relativas a 1) la defensa y la guardia, 2) las medidas que deben tomar las Fuerzas de Autodefensa y 3) las organizaciones, el número de efectivos, la estructura, el equipamiento y el despliegue de las Fuerzas de Autodefensa terrestres, marítimas y aéreas.

b) Otras limitaciones

Como se ha explicado anteriormente en la sección II.A.2, letra b), número 1), relativa a las investigaciones criminales, de la jurisprudencia del Tribunal Supremo se desprende que, para dirigir una solicitud de cooperación voluntaria a un operador económico, dicha solicitud debe ser necesaria para la investigación de un presunto delito y debe ser razonable para lograr el propósito de la investigación.

Aunque las investigaciones efectuadas por los servicios de investigación en materia de seguridad nacional y las realizadas por los servicios de investigación en el ámbito del control del cumplimiento de la ley difieren en lo que respecta tanto a su base jurídica como a su finalidad, los principios fundamentales relativos a la «necesidad de la investigación»· y la «adecuación del método» se aplican de manera similar en el ámbito de la seguridad nacional y han de respetarse teniendo debidamente en cuenta las circunstancias específicas de cada caso.

La combinación de las limitaciones mencionadas garantiza que la recogida y el tratamiento de información tienen lugar únicamente en la medida necesaria para el desempeño de las funciones específicas de la autoridad pública competente, así como sobre la base de amenazas específicas. Quedan excluidas la recogida o el acceso masivos e indiscriminados de información personal por motivos de seguridad nacional.

B) Supervisión

1) Supervisión basada en la LPIPPOA

Como se ha explicado anteriormente en la sección II.B.2, en el sector público japonés, el ministro o el jefe de cada ministerio o agencia está investido del poder para supervisar y hacer cumplir la LPIPPOA en su ministerio o agencia. Además, el ministro del Interior y de Comunicaciones podrá investigar el estado de aplicación de la Ley, solicitar a cada ministro que presente materiales y explicaciones sobre la base de los artículos 49 y 50 de la Ley y enviar dictámenes a cada ministro sobre la base del artículo 51 de la Ley. Por ejemplo, puede solicitar la revisión de las medidas mediante los actos para los que está facultado en virtud de los artículos 50 y 51 de la Ley.

2) Supervisión de la policía por parte de las comisiones de seguridad pública

Como se ha explicado anteriormente en la sección «II. Recogida de información a efectos de la ejecución forzosa del Derecho penal», las comisiones prefecturales de seguridad pública, de naturaleza independiente, supervisan las actividades de la policía prefectural.

En lo que respecta a la Agencia Nacional de Policía (ANP), las funciones de supervisión son ejercidas por la Comisión Nacional de Seguridad Pública. De conformidad con el artículo 5 de la Ley de Policía, esta Comisión es responsable, en particular, de «la protección de los derechos y la libertad de los particulares». A tal fin, establecerá, en particular, políticas generales que regulen la gestión de los asuntos prescritos en cada inciso del artículo 5, apartado 4, de la Ley de Policía y otras orientaciones o medidas básicas que deben sustentar la realización de dichas actividades. La Comisión Nacional de Seguridad Pública (CNPS) tiene el mismo grado de independencia que las comisiones prefecturales de seguridad pública.

3) Supervisión del MdD por la Oficina de Cumplimiento Normativo de la Inspección General

La Oficina de Cumplimiento Normativo (OCN) de la Inspección General es una oficina independiente del Ministerio de Defensa, que está bajo la supervisión directa del ministro de conformidad con el artículo 29 de la Ley para el establecimiento del Ministerio de Defensa. La OCN puede llevar a cabo inspecciones relativas al cumplimiento de las leyes y reglamentos por parte de los funcionarios del MdD. Dichas inspecciones se denominan «inspecciones de Defensa».

La OCN realiza inspecciones desde el punto de vista de una oficina independiente con el fin de garantizar el cumplimiento normativo en todo el ministerio, incluidas las Fuerzas de Autodefensa (FA). Ejerce sus funciones con independencia de los departamentos operativos del MdD. Tras una inspección, la OCN informa sin demora de sus conclusiones, junto con las necesarias medidas de mejora, directamente al Ministerio de Defensa. Basándose en el informe de la OCN, el Ministerio de Defensa podrá dictar órdenes tendentes a la aplicación de las medidas necesarias para remediar la situación. El viceministro adjunto es responsable de la aplicación de estas medidas y debe informar al Ministerio de Defensa sobre el estado de dicha aplicación.

Como medida voluntaria de transparencia, las conclusiones de las inspecciones de Defensa se publican ahora en el sitio web del MdD (aunque la legislación no lo exija).

Existen tres categorías de inspecciones de Defensa:

i) las inspecciones de Defensa ordinarias, que se realizan periódicamente (31);

ii) las inspecciones de Defensa a efectos de control, que se llevan a cabo para comprobar si se han tomado efectivamente medidas correctoras; y

iii) las inspecciones de Defensa especiales, que se centran en asuntos específicos por orden del ministro de Defensa.

En el contexto de estas inspecciones, el inspector general puede solicitar informes a la oficina en cuestión, solicitar la presentación de documentos, entrar en lugares para llevar a cabo la inspección, pedir explicaciones al viceministro adjunto, etc. Habida cuenta de la naturaleza de las tareas de inspección de la OCN, la oficina está presidida por expertos jurídicos de muy alto rango (antiguo fiscal superintendente).

4) Supervisión de la AISP

La AISP lleva a cabo inspecciones tanto periódicas como especiales sobre las operaciones de sus agencias y oficinas individuales (Agencia de Información de Seguridad Pública, Oficinas y Suboficinas de Información de Seguridad Pública, etc.). A efectos de la inspección periódica, se designa como inspector o inspectores a un director general adjunto o a un director. Las inspecciones también atañen a la gestión de la información personal.

5) Supervisión de la Dieta

En cuanto a la recogida de información a efectos de ejecución forzosa de la ley, la Dieta, a través de su comisión competente, puede examinar la legalidad de las actividades de recogida de información en el ámbito de la seguridad nacional. Los poderes de investigación de la Dieta se basan en el artículo 62 de la Constitución y en los artículos 74 y 104 de la Ley de la Dieta.

C. Reparación individual

La reparación individual puede obtenerse a través de las mismas vías que en el ámbito de la ejecución forzosa del Derecho penal. Esto incluye el nuevo mecanismo de reparación, administrado y supervisado por la CPIP para la tramitación y la resolución de las denuncias presentadas por particulares de la UE. A este respecto, véanse los pasajes pertinentes de la sección II.C.

Además, existen vías específicas de reparación individual en el ámbito de la seguridad nacional.

La información personal recogida por un órgano administrativo con fines de seguridad nacional está sujeta a las disposiciones del capítulo 4 de la LPIPPOA. Esto incluye el derecho a solicitar la comunicación (artículo 12) y la rectificación (incluida la adición o la supresión) (artículo 27) de la información personal conservada de los particulares, así como el derecho a solicitar la suspensión dela utilización de la información personal en caso de que el órgano administrativo haya obtenido de forma ilícita la información en cuestión (artículo 36). Dicho esto, en el ámbito de la seguridad nacional el ejercicio de esos derechos está sujeto a determinadas restricciones: las solicitudes de comunicación, rectificación o suspensión no se concederán cuando se refieran a «información sobre la cual existan motivos razonables para que el jefe de un órgano administrativo considere que la comunicación puede causar un perjuicio a la seguridad nacional, ocasionar daños a la relación de confianza mutua con otro país o una organización internacional, o causar una desventaja en las negociaciones con otro país u organización internacional» [artículo 14, inciso iv)]. Por lo tanto, no toda la recogida voluntaria de información relacionada con la seguridad nacional está afectada por la exención, ya que esta requiere siempre una evaluación concreta de los riesgos que conlleva su comunicación.

Por otra parte, si se rechaza la solicitud del particular alegando que la información en cuestión se considera no comunicable en el sentido del artículo 14, inciso iv), el particular puede interponer un recurso administrativo para la revisión de dicha decisión, alegando, por ejemplo, que en ese caso concreto no se cumplen las condiciones establecidas en el artículo 14, inciso iv). En tal caso, antes de tomar una decisión, el jefe del órgano administrativo correspondiente consulta al Consejo de revisión en materia de protección de la información personal y de la comunicación de información. El Consejo revisará el recurso desde un punto de vista independiente. El Consejo es un organismo muy especializado e independiente cuyos miembros son nombrados por el primer ministro, con el consentimiento de ambas Cámaras de la Dieta, de entre personas con un extraordinario conocimiento especializado (32). El Consejo goza de fuertes facultades de investigación, entre ellas la posibilidad de solicitar documentos y la comunicación de la información personal en cuestión, de llevar a cabo deliberaciones internas y de aplicar el procedimiento del índice Vaughn (33). A continuación, el Consejo elabora un informe escrito que se comunica al particular de que se trate (34). Las conclusiones del informe se hacen públicas. Aunque el informe no es, en sentido estricto, jurídicamente vinculante, el órgano administrativo correspondiente cumple lo establecido en casi todos los informes (35).

Por último, de conformidad con el artículo 3, apartado 3, de la Ley sobre resolución de litigios administrativos, el particular puede interponer una acción judicial para solicitar la revocación de la decisión tomada por el órgano administrativo de no comunicar la información personal.

IV. Revisión periódica

En el marco de la revisión periódica de la decisión de adecuación, la CPIP y la Comisión Europea intercambiarán información sobre el tratamiento de los datos con arreglo a las condiciones de la constatación de adecuación, incluidas las establecidas en la presente Declaración.

(1) Sentencia del Tribunal Supremo, de 12 de septiembre de 2003, en el asunto n.o 1656 [2002 (Ju)].

(2) Por lo que se refiere a las excepciones relativas al capítulo 4 de la LPIPPOA, véase más adelante la página 16.

(3) Según el artículo 2, apartado 5, de la LPIPPOA, se entiende por «información personal conservada» la información personal elaborada u obtenida por un empleado de un órgano administrativo en el ejercicio de sus funciones que obre en poder de dicho órgano para su uso organizativo por parte de sus empleados.

(4) Todas las prefecturas cuentan con su propia «ordenanza prefectural» aplicable a la protección de la información personal por parte de la policía prefectural. No existen traducciones al inglés de estas ordenanzas prefecturales.

(5) El artículo 220, apartado 1, del Código de Enjuiciamiento Criminal dispone que cuando un fiscal, un fiscal adjunto o un agente de la policía judicial proceda a la detención de un sospechoso, podrá adoptar, en su caso, las siguientes medidas: a) entrar en la residencia de otra persona, etc., para buscar al sospechoso; b) proceder a registros, incautaciones o inspecciones in situ en el momento de la detención.

(6) Más en concreto, esta disposición dispone que «la fiscalía o la policía judicial, en los casos atinentes a alguno de los incisos siguientes, cuando existan indicios suficientes para sospechar que van a tener lugar comunicaciones sobre compromisos, preparativos, conspiraciones sobre acciones de seguimiento como la eliminación de pruebas, etc., instrucciones y otras intercomunicaciones relativas al acto delictivo contempladas en cada una de dichos incisos (en lo sucesivo, una “serie de delitos” en los incisos segundo y tercero), así como comunicaciones que contengan elementos relativos a dicho delito (en lo sucesivo, “comunicaciones relativas al delito”) y en los casos en que resulte extremadamente difícil identificar al delincuente o aclarar las situaciones o los detalles de la comisión del delito por cualquier otra vía, podrán escuchar las comunicaciones relacionada con el delito, sobre la base de la orden de escucha dictada por un juez, en relación con un medio de comunicación especificado por un número de teléfono y otros números/códigos con el fin de identificar la fuente o el destino de la comunicación telefónica que sean utilizados por el sospechoso sobre la base del contrato con compañías de telecomunicaciones, etc. (excepto aquellas que puedan considerarse no sospechosas de ser utilizadas como “comunicaciones relacionadas con el delito”), o aquellas para las que existan motivos para sospechar que se están utilizando como “comunicaciones relacionadas con el delito”, y podrán realizarse escuchas telefónicas de las comunicaciones relacionadas con el delito por este medio de comunicaciones.»

(7) Sentencia de 18 de marzo de 1969 en el asunto n.o 100 [1968 (Shi)].

(8) El artículo 156, apartado 1, de las Normas de Enjuiciamiento Criminal dispone lo siguiente: «Al presentar la solicitud referida en el apartado 1 del artículo anterior, el solicitante deberá facilitar el material en base al cual debe considerarse que el sospechoso o el acusado han cometido un delito.»

(9) Véase la nota a pie de página n.o 6.

(10) El artículo 3, apartados 1 y 2, de la LPIPPOA restringe el alcance de la conservación y, por tanto, también la recogida de información personal.

(11) Véase también la notificación emitida por la Agencia Nacional de Policía el 7 de diciembre de 1999 (página 9 ), que coincide en este punto.

(12) La gravedad del delito y la urgencia son factores pertinentes para evaluar la «idoneidad de los métodos».

(13) El artículo 21, párrafo segundo, de la Constitución dispone: «No se mantendrá censura alguna ni se violará el secreto de ningún medio de comunicación».

(14) El artículo 4 de la Ley del sector de las telecomunicaciones establece lo siguiente: «1) No se violará el secreto de las comunicaciones manejadas por una empresa de telecomunicaciones. 2) Toda persona que ejerza una actividad de telecomunicaciones no comunicará secretos que haya obtenido, mientras esté en ejercicio, en lo que respecta a las comunicaciones manejadas por una empresa de telecomunicaciones. Lo mismo se aplicará incluso después de haber cesado en sus funciones.»

(15) Por último, el artículo 134 del Código Penal dispone lo siguiente: «1) Cuando un médico, farmacéutico, distribuidor de productos farmacéuticos, matrona, abogado, asesor de la defensa, notario o cualquier otra persona que haya ejercido anteriormente una de dichas profesiones comunique, sin motivos justificables, información confidencial de otra persona que haya conocido en el ejercicio de dicha profesión, se impondrá pena de prisión acompañada de trabajos de no más de 6 meses o una multa máxima de 100 000 yenes. 2) Lo mismo se aplicará cuando una persona que participe o haya participado en actividad religiosa comunique, sin motivos justificables, información confidencial de otra persona que haya conocido en el ejercicio de dichas actividades religiosas».

(16) Véase la nota a pie de página n.o 5 para más información sobre la excepción a esta norma.

(17) Para garantizar la transparencia y facilitar la supervisión del Ministerio del Interior y de Comunicaciones (MIC), se exige que los jefes de los órganos administrativos, de conformidad con el artículo 11 de la LPIPPOA, registren cada uno de los elementos mencionados en el artículo 10, apartado 1, de la LPIPPOA, como el nombre del órgano administrativo encargado del expediente, la finalidad de uso del expediente, el método de recogida de la información personal, etc. (en lo que se denomina «Registro de expedientes de información personal»). No obstante, los expedientes de información personal contemplados en el artículo 10, apartado 2, de la LPIPPOA, como por ejemplo los elaborados u obtenidos en el marco de una investigación penal o los relativos a cuestiones pertinentes para la seguridad nacional, son objeto de una exención de la obligación de notificarlos al MIC y de incluirlos en el registro público. Sin embargo, de conformidad con el artículo 7 de la Ley de registros públicos y gestión de archivos, siempre se exige al jefe de un órgano administrativo que registre la clasificación, el título, el período de conservación y la ubicación del almacenamiento, etc., de los documentos administrativos («Registro de gestión de expedientes administrativos»). La información indexada de ambos registros se publica en Internet y permite que los particulares comprueben el tipo de información personal contenida en los expedientes y el órgano administrativo que conserva esa información.

(18) Véase, por ejemplo, la consulta escrita n.o 92 de la Cámara de Consejeros, de 27 de marzo de 2009, relativa al manejo de información personal recogida en el contexto de investigaciones criminales, incluidas las relativas a infracciones de las obligaciones de confidencialidad por la policía y la fiscalía.

(19) Un ejemplo de ese tipo de acción es «el asunto de la lista de la Agencia de Defensa» [Tribunal de Distrito de Niigata, sentencia de 11 de mayo de 2006 [2002(Wa) n.o 514)]. En dicho asunto, un funcionario de la Agencia de Defensa elaboró, mantuvo y distribuyó una lista de particulares que habían presentado solicitudes de comunicación de documentos administrativos a la Agencia de Defensa. La lista contenía descripciones de la información personal del demandante. El demandante insistía en que su vida privada, derecho a saber, etc., habían sido vulnerados y solicitó al demandado que le abonara una indemnización por daños y perjuicios en virtud del artículo 1, apartado 1, de la Ley de reparaciones a cargo del Estado. Esta solicitud fue parcialmente estimada por el Tribunal, que concedió al demandante una indemnización parcial.

(20) Tribunal Supremo, sentencia de 5 de abril de 1910 [1910(O) n.o 71].

(21) Artículo 79 de la Ley de Policía (extracto):

1. Quien tenga una reclamación contra la ejecución de funciones por parte del personal de la policía prefectural podrá presentar una denuncia por escrito ante la comisión prefectural de seguridad pública de la Prefectura a través del procedimiento prescrito en el Reglamento de la comisión prefectural de seguridad pública.

2. La comisión prefectural de seguridad pública que haya recibido la denuncia prevista en el apartado anterior la tramitará atentamente de conformidad con las leyes y ordenanzas locales, y notificará por escrito su resultado al denunciante, salvo en los casos siguientes: 1) que la denuncia sea reconocida como interpuesta para obstaculizar la ejecución lícita de las funciones de la policía prefectural; 2) que se desconozca la residencia actual del denunciante; 3) que la denuncia pueda ser reconocida como interpuesta conjuntamente con otros denunciantes a los que ya se ha notificado el resultado de la denuncia conjunta.

(22) ANP, Comunicación relativa a la tramitación adecuada de las denuncias sobre la ejecución de las funciones de los agentes de policía, 13 de abril de 2001, con el apéndice 1 «Normas de interpretación/aplicación del artículo 79 de la Ley de Policía».

(23) De conformidad con la comunicación de la ANP (véase la nota a pie de página anterior), los particulares que tengan dificultades para formular una denuncia por escrito recibirán asistencia. Esto incluye expresamente el caso de los extranjeros.

(24) Por otra parte, habría documentos no clasificados como «documentos relacionados con procesos», ya que no constituyen información obtenida por una orden o consultas escritas sobre asuntos de investigación, sino que se han creado sobre la base de dichos documentos. Este sería el caso cuando la información privada no esté sujeta al artículo 45, apartado 1, de la LPIPPOA y, por lo tanto, esa información no quedaría excluida de la aplicación del capítulo 4 de la LPIPPOA.

(25) El artículo 53-2, apartado 2, del Código de Enjuiciamiento Criminal establece que las disposiciones del capítulo IV de la LPIPPOA no se aplicarán a la información personal registrada en documentos relacionados con procesos y artículos incautados.

(26) En virtud del Código de Enjuiciamiento Criminal y de la Ley sobre los expedientes de los asuntos penales cerrados, el acceso a los artículos incautados y a los documentos e información personal relativos a procesos penales, así como la rectificación de los mismos, están sujetos a un sistema único y distintivo de normas que tiene por objeto proteger la vida privada de las personas afectadas, el secreto de las investigaciones y el buen desarrollo del proceso penal, etc.

(27) Más concretamente, se permite, en principio, que las víctimas de delitos inspeccionen la información relacionada con pruebas objetivas en relación con los registros no judiciales sobre los asuntos que implican participación de las víctimas estipulados en el artículo 316-33 y posteriores del Código de Enjuiciamiento Criminal, con el fin de que la protección de las víctimas de delitos sea más satisfactoria.

(28) Está dirigida por la Oficina de Inteligencia e Investigación del Gabinete, establecida con arreglo al artículo 4 de la Orden de organización de la Secretaría del Gabinete.

(29) Dichas funciones incluyen «la recogida y la investigación de información de inteligencia sobre políticas importantes del Gabinete».

(30) La policía de seguridad es responsable de las actividades de control de la delincuencia relacionadas con la seguridad pública y el interés de la nación. Esto incluye el control de la delincuencia y la recogida de información sobre actos ilegales relacionados con grupos de extrema izquierda, grupos derechistas y actividades perjudiciales contra Japón.

(31) Como ejemplo de una inspección pertinente respecto de las cuestiones cubiertas por esta Declaración, puede hacerse referencia a la inspección de Defensa ordinaria de 2016 con respecto a la «sensibilización/preparación para el cumplimiento normativo», ya que la protección de la información personal era uno de los puntos centrales de la inspección. Más concretamente, la inspección se refería a la situación de la gestión, el almacenamiento, etc. de la información personal. En su informe, la OCN señaló varios aspectos inadecuados en la gestión de la información personal que deben mejorarse, como la falta de protección de los datos a través de una contraseña. El informe puede consultarse en el sitio web del MdD.

(32) Véase el artículo 4 de la Ley por la que se crea el consejo de revisión en materia de protección de la información personal y de la comunicación de información.

(33) Véase el artículo 9 de la Ley por la que se crea el consejo de revisión en materia de protección de la información personal y de la comunicación de información.

(34) Véase el artículo 16 de la Ley por la que se crea el consejo de revisión en materia de protección de la información personal y de la comunicación de información.

(35) En los últimos tres años no se ha producido ningún precedente en el que el órgano administrativo en cuestión haya tomado una decisión distinta de la contenida en las conclusiones del Consejo. Anteriormente, fueron muy pocos los casos en que esto ocurrió: solamente dos de un total de 2 000 casos en 2005 (año en el que entró en vigor la LPIPPOA). Cuando el órgano administrativo tome una determinación o decisión que difiera de las conclusiones del Consejo, de conformidad con el artículo 50, apartado 1, punto 4, de la Ley de revisión de las reclamaciones administrativas, tal como se ha aplicado con la sustitución del artículo 42, apartado 2, de la LPIPPOA, indicará claramente las razones de ello.