REGLAMENTO (CEE) Nº 4045/89 DEL CONSEJO de 21 de diciembre de 1989 relativo a los controles, por los Estados miembros, de las operaciones comprendidas en el sistema de financiación por el Fondo Europeo de Orientación y Garantía Agraria, sección Garantía y por el que se deroga la Directiva 77/435/CEE

EL CONSEJO DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea y, en particular, su artículo 43,

Vista la propuesta de la Comisión (1),

Visto el dictamen del Parlamento Europeo (2),

Considerando que, según el artículo 8 del Reglamento (CEE) Nº 729/70 del Consejo, de 21 de abril de 1970, sobre la financiación de la política agraria común (3), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CEE) Nº 2048/88 (4), los Estados miembros adoptarán las medidas necesarias para garantizar la realidad y la regularidad de las operaciones financiadas por el Fondo Europeo de Orientación y de Garantía Agraria (FEOGA), para prevenir y perseguir las irregularidades y para recuperar las sumas perdidas como consecuencia de irregularidades o de negligencias;

Considerando que el control de los documentos comerciales de las empresas beneficiarias o deudoras puede constituir un medio muy eficaz de control de las operaciones comprendidas en el sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía; que dicho control completa los demás controles efectuados por los Estados miembros; que, además, el presente Reglamento no afecta a las disposiciones nacionales en materia de control que sean más amplias que las previstas en el presente Reglamento;

Considerando que debería incitarse a los Estados miembros a que intensifiquen los controles de los documentos comerciales de las empresas beneficiarias o deudoras, efectuados en aplicación de la Directiva 77/435/CEE (5);

Considerando que la aplicación en los Estados miembros de la normativa derivada de la Directiva 77/435/CEE ha puesto de manifiesto la necesidad de modificar el sistema existente en función de la experiencia adquirida; que, dadas las características de las disposiciones afectadas, conviene incorporar estas modificaciones mediante un reglamento;

Considerando que deben determinarse los documentos en función de los cuales se realizará el control en cuestión, de forma que sea posible un control completo;

Considerando que es necesario que la elección de las empresas que deban controlarse se efectúe teniendo en cuenta, en particular, las características de las operaciones que tengan lugar bajo su responsabilidad y la distribución de las empresas beneficiarias o deudoras en función de su importancia financiera dentro del sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía;

Considerando que, además, es conveniente prever un número mínimo de controles de los documentos comerciales; que dicho número debe fijarse mediante un método que evite diferencias importantes entre los Estados miembros a causa de la estructura especial de sus gastos en el marco del FEOGA, sección Garantía; que dicho método puede establecerse tomando como referencia el número de empresas que tengan una determinada importancia dentro del sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía;

Considerando que es importante que se definan los poderes de los agentes encargados de los controles, así como la obligación de las empresas de mantener a disposición de los mismos, durante un período determinado, los documentos comerciales y de facilitarles los datos que soliciten; que es conveniente, además, prever que los documentos comerciales puedan ser embargados en determinados casos;

Considerando que, habida cuenta de la estructura internacional del comercio agrícola y en la perspectiva de la realización del mercado interior, es necesario organizar la cooperación entre los Estados miembros; que, asimismo, es necesario instaurar a nivel comunitario una documentación centralizada sobre las empresas beneficiarias o deudoras establecidas en países terceros;

Considerando que, si bien corresponde a los Estados miembros establecer sus respectivos programas de control, es necesario que sean comunicados a la Comisión para que ésta pueda desempeñar su función de supervisión y de coordinación y para garantizar que dichos programas se fundamentan en criterios apropiados; que los controles podrán concentrarse en los sectores o empresas donde exista mayor riesgo de fraude;

Considerando que los servicios que efectúen los controles en aplicación del presente Reglamento deben ser independientes, en cuanto a su organización, de los servicios que efectúen los controles previos a los pagos;

Considerando que es necesario que cada Estado miembro disponga de un servicio específico encargado de vigilar la aplicación del presente Reglamento y la coordinación de los controles efectuados en virtud del mismo; que los agentes de dicho servicio podrán realizar controles en las empresas de conformidad con dicho Reglamento;

Considerando que, para favorecer el reforzamiento de los servicios encargados de la aplicación del presente Reglamento, la Comunidad debe contribuir, con carácter temporal y decreciente, a sufragar los gastos soportados por los Estados miembros para la contratación de personal suplementario y otros gastos para la formación del personal y para equipar a los servicios;

Considerando que es necesario realizar una estimación del importe al que puede ascender la contribución financiera comunitaria para la puesta en práctica de esta medida; que este importe forma parte de las perspectivas financieras que figuran en el punto II del Acuerdo interinstitucional sobre la disciplina presupuestaria y la mejora del procedimiento presupuestario (6) de 29 de junio de 1988; que los créditos realmente disponibles se determinarán de acuerdo con el procedimiento presupuestario y de conformidad con dicho Acuerdo;

Acuerdo;

Considerando que la información obtenida como consecuencia de los controles de los documentos comerciales debe estar cubierta por el secreto profesional;

Considerando que conviene establecer un sistema de intercambio de información a nivel comunitario, de modo que puedan aprovecharse con mayor eficacia los resultados de la aplicación del presente Reglamento,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

1. El presente Reglamento se aplicará al control de la realidad y de la regularidad de las operaciones directa o indirectamente comprendidas en el sistema de financiación por el FEOGA, sección Garantía, sobre la base de los documentos comerciales de los beneficiarios o deudores, en lo sucesivo denominados «empresas».

2. A efectos del presente Reglamento, se entenderá por documentos comerciales, el conjunto de libros, registros, notas y justificantes, la contabilidad y la correspondencia relativos a la actividad profesional de la empresa, así como todos los datos comerciales, sean del tipo que sean, siempre que estén relacionados directa o indirectamente con las operaciones contempladas en el artículo 1.

Artículo 2

1. Los Estados miembros procederán a efectuar controles de los documentos comerciales de las empresas teniendo en cuenta el carácter de las operaciones que deberán controlarse. Los Estados miembros velarán para que la selección de las empresas que hayan de controlar permita garantizar la eficacia de las medidas de prevención y detección de irregularidades dentro del sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía. La selección tendrá en cuenta principalmente la importancia financiera de las empresas en este ámbito y otros factores de riesgo.

2. Los controles contemplados en el apartado 1 se referirán, durante cada período de control contemplado en el apartado 4, a un número de empresas que no podrá ser inferior a la mitad del número de empresas cuyos ingresos o deudas, o la suma de ambos, dentro del sistema del FEOGA, sección Garantía, hayan sido superiores a 60 000 ecus durante el año natural anterior al que se inicia el período de control en cuestión.

El importe de 60 000 ecus contemplado en el párrafo primero se sustituye por un importe de 100 000 ecus para el período de control que se inicia en 1990 y por un importe de 90 000 ecus para el período que se inicia en 1991.

Las empresas con suma de ingresos o deudas superiores a 200 000 ecus que no hayan sido controladas en aplicación del presente Reglamento durante el período de control precedente serán sometidas a un control obligatorio.

Las empresas con ingresos o deudas inferiores a 10 000 ecus únicamente serán controladas en aplicación del presente Reglamento en función de criterios que deberán ser indicados por los Estados miembros en el programa anual contemplado en el artículo 10 o por la Comisión en cualquier modificación propuesta a ese programa.

3. En los casos apropiados, los controles previstos en el apartado 1 se aplicarán también a las personas físicas o jurídicas a las que se encuentren asociadas las empresas en el sentido del artículo 1, así como a cualquier otra persona física o jurídica susceptible de presentar un interés en la consecución de los objetivos enunciados en el artículo 3.

4. El período de control se extenderá desde el 1 de julio hasta el 30 de junio del año siguiente.

El control se aplicará, como mínimo, al año natural anterior al período de control; podrá ampliarse para un período, a determinar por el Estado miembro, anterior a dicho año natural, así como a un período comprendido entre el 1 de enero del año en que el período de control ha comenzado y la fecha del control efectivo de una empresa.

5. Los controles efectuados en aplicación del presente Reglamento se llevarán a cabo sin perjuicio de los controles efectuados de conformidad con el artículo 6 del Reglamento (CEE) Nº 283/72 (7) y con el artículo 9 del Reglamento (CEE) Nº 729/70.

Artículo 3

1. La exactitud de los principales datos sujetos a control se verificará, en los casos apropiados, mediante un número adecuado de controles cruzados, que comprenderán entre otros aspectos:

- comparaciones con los documentos comerciales de proveedores, clientes, transportistas y demás terceros relacionados directa o indirectamente con las operaciones efectuadas dentro del sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía;

- controles físicos de la cantidad y de la naturaleza de las existencias, y

- comparaciones con la contabilidad de flujos financieros conducentes o resultantes de las operaciones efectuadas dentro del sistema de financiación del FEOGA, sección Garantía.

2. En particular, cuando las empresas estén obligadas a llevar una contabilidad material específica con arreglo a las disposiciones comunitarias o nacionales, el control de dicha contabilidad incluirá, en los casos oportunos, el cotejo de ésta con los documentos comerciales y, si se estima necesario, con las cantidades que la empresa tenga en existencias.

Artículo 4

Las empresas deberán conservar los documentos comerciales contemplados en el apartado 2 del artículo 1 y en el artículo 3 durante al menos tres años, a contar desde el final del año en que hayan sido extendidos.

Los Estados miembros pueden prever un período más largo para la conservación de dichos documentos.

Artículo 5

1. Los responsables de las empresas garantizarán que se faciliten todos los documentos comerciales y la información complementaria a los agentes encargados del control o a las personas facultadas a tal fin.

2. Los agentes encargados del control o las personas facultadas a tal fin podrán solicitar extractos o copias de los documentos contemplados en el apartado 1.

Artículo 6

1. Los Estados miembros se cerciorarán de que los agentes encargados de los controles tengan derecho a embargar o hacer embargar los documentos comerciales. Este derecho se ejercerá respetando las disposiciones nacionales en la materia y no afectará a la aplicación de las normas sobre procedimiento penal relativo al embargo de documentos.

2. Los Estados miembros adoptarán las medidas adecuadas para sancionar a las personas físicas o jurídicas que no respeten las obligaciones previstas en el presente Reglamento.

Artículo 7

1. Los Estados miembros se prestarán mutuamente la asistencia necesaria para realizar los controles previstos en los artículos 2 y 3 cuando una empresa se halle establecida en un Estado miembro distinto de aquél donde se haya producido o hubiera debido producirse el pago y/o el abono del importe de que se trate.

2. Durante el primer trimestre del año siguiente a aquel en que se haya efectuado el pago, los Estados miembros remitirán una lista de las empresas mencionadas en el apartado 1 a cado uno de los Estados miembros donde tales empresas estén establecidas; la lista incluirá todos los detalles necesarios para que el Estado miembro destinatario pueda identificar dichas empresas. Se remitirá una copia de cada lista a la Comisión.

El Estado miembro en el que el pago o el abono es intervenido, puede solicitar del Estado miembro en el que la empresa está establecida, controlar prioritariamente una empresa en virtud del artículo 2, indicando las razones específicas de la solicitud. Una copia de cada solicitud se remitirá a la Comisión.

3. Durante el primer trimestre del año siguiente a aquél en que se haya efectuado el pago, los Estados miembros remitirán a la Comisión una lista de las empresas establecidas en países terceros a las que se haya pagado o debiera haberse pagado y/o abonado el importe de que se trate en dicho Estado miembro.

Artículo 8

1. La información obtenida como consecuencia de los controles previstos en el presente Reglamento estará cubierta por el secreto profesional. No podrá comunicarse a personas distintas de las que, por sus funciones en los Estados miembros o en las instituciones de las Comunidades, estén facultadas para conocerla en cumplimiento de dichas funciones.

2. El presente artículo se aplicará sin perjuicio de las disposiciones nacionales referentes al procedimiento judicial

Artículo 9

1. Antes del 1 de enero siguiente al término del período de control, los Estados miembros remitirán a la Comisión un informe detallado sobre la aplicación del presente Reglamento.

2. El informe contendrá las dificultades que eventualmente hayan surgido, así como las medidas tomadas para subsanarlas, y presentar, en su caso, sugerencias de mejora.

3. Los Estados miembros y la Comisión intercambiarán periódicamente sus opiniones sobre la aplicación del presente Reglamento.

4. La Comisión evaluará anualmente el progreso realizado en su informe anual sobre la administración del Fondo, mencionado en el artículo 10 del Reglamento (CEE) Nº 729/70.

5. La Comisión presentará antes del 31 de diciembre de 1991 un informe acerca de la aplicación del presente Reglamento. En el marco de este informe, la Comisión examinará la situación particular que puede derivarse para determinados Estados miembros de la aplicación del presente Reglamento y, en su caso, hará las propuestas adecuadas.

Artículo 10

1. Los Estados miembros elaborarán el programa de los controles que deban efectuarse de conformidad con el artículo 2 a lo largo del siguiente período de control.

2. Todos los años, antes del 15 de abril, los Estados miembros comunicarán a la Comisión su programa, contemplado en el apartado 1, precisando:

- el número de empresas que serán objeto de control y su distribución por sectores, habida cuenta de los correspondientes importes;

- los criterios utilizados para la elaboración del programa.

3. Los programas establecidos por los Estados miembros y comunicados a la Comisión serán realizados por los Estados miembros si, en un plazo de seis semanas, la Comisión no ha dado a conocer sus observaciones.

4. Las modificaciones aportadas por los Estados miembros a los programas se regirán por el mismo procedimiento.

5. En casos excepcionales, la Comisión podrá solicitar, en cualquier fase, que se incluya en el programa de uno o de varios Estados miembros una categoría particular de empresas.

6. Para el primer año de aplicación, los programas de control establecidos por los Estados miembros se comunicarán a la Comisión a más tardar el 1 de mayo de 1990 y serán realizados si la Comisión no ha dado a conocer sus observaciones antes del 15 de junio de 1990.

Artículo 11

1. En cada Estado miembro, a más tardar el 1 de enero de 1991, un servicio específico estará encargado de vigilar la aplicación del presente Reglamento y

- llevar a cabo los controles previstos en él a través de agentes que dependen directamente de dicho servicio específico, o

- coordinar los controles efectuados por agentes que dependan de otros servicios.

Los Estados miembros podrán asimismo establecer que los controles a efectuar en aplicación del presente Reglamento se repartan entre el servicio específico y otros servicios nacionales, siempre que aquél asegure la coordinación.

2. El servicio o servicios encargados de la aplicación del presente Reglamento deberán ser independientes, en cuanto a su organización, de los servicios o departamentos de los servicios encargados de los pagos y de los controles efectuados previamente.

3. El servicio específico contemplado en el apartado 1 adoptará todas las iniciativas y disposiciones necesarias para garantizar la correcta aplicación del presente Reglamento.

4. El servicio específico vigilará, además:

- la formación de los agentes nacionales encargados de los controles previstos en el presente Reglamento a fin de que adquieran los conocimientos suficientes para el cumplimiento de su cometido;

- la gestión de los informes de control y de toda la documentación relacionada con los controles efectuados y previstos en aplicación del presente Reglamento;

- la redacción y la comunicación de los informes contemplados en el apartado 1 del artículo 9, así como de los programas contemplados en el artículo 10.

5. El Estado miembro en cuestión concederá al servicio específico el poder necesario para la realización de los cometidos contemplados en los apartados 3 y 4.

El servicio estará integrado por agentes cuyo número y formación sean los adecuados para la realización de dichos cometidos.

6. El presente artículo no se aplicará cuando el número mínimo de empresas a controlar en virtud del apartado 2 del artículo 2 sea inferior a diez.

Artículo 12

En las condiciones previstas en los artículos 13, 14 y 15, la Comunidad participará en la financiación de los gastos adicionales reales comprometidos por los Estados miembros y relacionados con:

- la reducción del umbral de cálculo del número de controles a efectuar;

- la movilización de medios destinados a mejorar la calidad de los controles.

Artículo 13

1. La Comunidad contribuirá a sufragar los gastos reales de los Estados miembros en concepto de remuneración del personal suplementario destinado exclusivamente a partir del 1 de enero de 1990:

- a los efectivos del servicio específico contemplado en el artículo 11, o

- a los efectivos de los demás servicios nacionales, a condición de que se trate de personal encargado exclusivamente de los controles previstos por el presente Reglamento.

2. La contribución financiera de la Comunidad ascenderá al 50% para los tres primeros años y al 25% para el cuarto y quinto, durante un período de cinco años a partir del 1 de enero de 1990 y hasta un límite de un importe total anual de:

- 500 000 ecus los tres primeros años y 250 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de la R. F. de Alemania, España, Francia, Italia, los Países Bajos y el Reino Unido;

- 250 000 ecus los tres primeros años y 125 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de Bélgica, Dinamarca, Grecia, Irlanda y Portugal, y

- 50 000 ecus los tres primeros años y 25 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de Luxemburgo;

3. A efectos del presente Reglamento, se entenderá por remuneración el salario, una vez deducidos los impuestos y las cargas fiscales, de los agentes encargados de la aplicación del presente Reglamento y los gastos de desplazamiento necesarios para el cumplimiento de su cometido.

La participación comunitaria en los gastos de remuneración del personal será fijada a tanto alzado por Estado miembro.

Artículo 14

La Comunidad contribuirá a sufragar los gastos de los Estados miembros en concepto de formación del personal de los servicios encargados de la aplicación del presente Reglamento; esta contribución ascenderá al 50% los tres primeros años y al 25% el cuarto y quinto año, durante un período de cinco años a partir del 1 de enero de 1990 y hasta un límite de un importe total anual de:

- 100 000 ecus los tres primeros años y 50 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de la R. F. de Alemania, España, Francia, Italia, los Países Bajos y el Reino Unido,

- 50 000 ecus los primeros años y 25 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de Bélgica, Dinamarca, Grecia, Irlanda y Portugal,

- 10 000 ecus los tres primeros años y 5 000 ecus el cuarto y quinto año, en el caso de Luxemburgo,

Artículo 15

La Comunidad sufragará el 100% de los gastos reales de los Estados miembros en concepto de adquisición del material informático y ofimático necesario para los servicios encargados de la aplicación del presente Reglamento, hasta un límite máximo de:

- 100 000 ecus para la R. F. de Alemania, España, Francia, Italia, los Países Bajos y el Reino Unido,

- 60 000 ecus para Bélgica, Dinamarca, Grecia, Irlanda y Portugal, y

- 20 000 ecus para Luxemburgo.

Artículo 16

1. El importe máximo de los gastos comunitarios que se considera necesario para realizar la acción establecida por el presente Reglamento asciende a 6,08 millones de ecus para el primer año, a 5,16 millones de ecus para el segundo y tercer año y a 2,58 millones de ecus para el cuarto y quinto año.

2. La autoridad presupuestaria determinará el importe de los créditos disponibles para cada ejercicio.

Artículo 17

La Comisión fijará el importe anual de los gastos a cargo de la Comunidad sobre la base de la información facilitada por los Estados miembros.

Artículo 18

Los importes en ecus que figuran en el presente Reglamento serán convertidos en monedas nacionales aplicando los tipos de cambio en vigor el primer día laborable del año en que el período de control se inicia y se publicarán en la serie C del Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

Artículo 19

Las normas de desarrollo del presente Reglamento se adoptarán, en la medida en que sea necesario, según el procedimiento previsto en el artículo 13 del Reglamento (CEE) Nº 729/70.

Artículo 20

En lo que se refiere al control de los gastos específicos financiados por la Comunidad en virtud del presente Reglamento, se aplicará el artículo 9 del Reglamento (CEE) Nº 729/70.

Artículo 21

De conformidad con las disposiciones legales nacionales aplicables en la materia, los agentes de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos elaborados con vistas a los controles organizados en aplicación del presente Reglamento o como consecuencia de ellos, así como a los datos recogidos, incluidos los que estén memorizados por sistemas informáticos.

Artículo 22

1. Queda derogada la Directiva 77/435/CEE con efectos a partir del 1 de enero de 1990. Los controles que se realicen a partir de esa fecha en virtud de dicha Directiva serán considerados como ejecutados en el marco del presente Reglamento.

2. Las referencias hechas a la Directiva 77/435/CEE se entenderán como hechas al presente Reglamento.

Artículo 23

El presente Reglamento entrará en vigor el tercer día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.

El presente Reglamento será aplicable a partir del 1 de enero de 1990.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 21 de diciembre de 1989.

Por el Consejo

El Presidente

E. CRESSON

(1) DO Nº C 192 de 29. 7. 1989, p. 15.

(2) DO Nº C 291 de 20. 11. 1989, p. 105.

(3) DO Nº L 94 de 28. 4. 1970, p. 13.

(4) DO Nº L 185 de 15. 7. 1988, p. 1.

(5) DO Nº L 172 de 12. 7. 1977, p. 17.

(6) DO Nº L 185 de 15. 7. 1988, p. 33.

(7) DO Nº L 36 de 10. 2. 1972, p. 1.