Decisión del controlador de las garantías procedimentales por la que se adoptan disposiciones de aplicación para la tramitación de reclamaciones

(2022/C 494/07)

EL CONTROLADOR,

Visto el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 (1) del Consejo, y en particular sus artículos 9 bis y 9 ter,

Vista la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (2),

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento Europeo y del Consejo (3), por el que se modifica el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, establece la función interna del controlador de las garantías procedimentales (en lo sucesivo, «controlador») con el fin de proteger y cumplir las garantías procedimentales y los derechos fundamentales. El controlador debe examinar las reclamaciones en relación con el cumplimiento, por parte de la OLAF, de las garantías procedimentales, así como por motivos de infracción de las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF, en particular las infracciones de los requisitos procedimentales y de los derechos fundamentales.

(2) El artículo 9 ter, apartado 11, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 dispone que el controlador debe adoptar disposiciones de aplicación para la tramitación de reclamaciones, previa consulta al Comité de Vigilancia de la OLAF (4).

(3) El Comité de Vigilancia de la OLAF fue consultado el 29 de septiembre de 2022.

DECIDE:

Artículo 1 Definiciones A efectos de la presente Decisión, y sin perjuicio de las definiciones establecidas en el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 («el Reglamento OLAF»), se entenderá por: 1) «Investigación de la OLAF»: una investigación administrativa llevada a cabo por la OLAF sobre la base de los artículos 3 y 4, el artículo 12 sexies, apartado 1), letra c) y/o el artículo 12 septies del Reglamento de la OLAF; 2) «persona implicada»: toda persona u operador económico objeto de una investigación de la OLAF; 3) «testigo»: toda persona física o jurídica que pueda facilitar al controlador información pertinente para determinar los hechos relacionados con una reclamación pendiente.

Artículo 2 Objeto y principios 1. La presente Decisión establece las normas a seguir para la presentación, la tramitación y el seguimiento de las reclamaciones remitidas al controlador en virtud del artículo 9 ter del Reglamento OLAF. 2. El controlador examinará las reclamaciones de forma independiente, en particular respecto a la OLAF y el Comité de Vigilancia, sin interferir en el desarrollo de las investigaciones en curso de la OLAF. 3. El controlador está sujeto a los principios generales del Derecho de la UE y en particular a los principios de equidad y buena administración. 4. La Secretaría del Comité de Vigilancia (en lo sucesivo, «Secretaría») proporcionará al controlador todo el apoyo administrativo y jurídico necesario para la gestión del mecanismo de reclamaciones. En particular, la Secretaría llevará a cabo las tareas administrativas relacionadas con el proceso de tramitación de reclamaciones, como el registro de reclamaciones y documentos conexos, la correspondencia administrativa y el intercambio de documentos con las partes.

Artículo 3 Presentación de las reclamaciones 1. Las reclamaciones se presentarán por escrito por vía electrónica o por correo postal. Se recomienda encarecidamente a los reclamantes que utilicen el formulario de reclamación disponible en el sitio web del controlador. Los reclamantes tienen derecho a estar representados o asistidos por una persona de su elección. 2. El reclamante podrá utilizar cualquiera de las lenguas oficiales de la UE. El controlador se comunicará con el reclamante en esa lengua. Cuando sea necesario, con el fin de acelerar el procedimiento, y a la espera de la traducción de los documentos necesarios en la lengua de la reclamación, el controlador podrá acordar con el reclamante el intercambio de correspondencia en otra lengua de la UE. 3. La reclamación mencionará claramente i) la identidad del reclamante, ii) el objeto de la reclamación y, si es posible, iii) la referencia de la investigación de la OLAF objeto de la reclamación. En particular, la reclamación incluirá: i) una descripción clara y concisa de los hechos pertinentes, y ii) una descripción clara y concisa de la presunta infracción de las garantías procedimentales y/o de las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF. La información anterior será suficiente para que el controlador pueda determinar el alcance de la reclamación. En caso necesario, el reclamante podrá adjuntar a la reclamación los documentos justificativos que considere pertinentes. 4. Las reclamaciones presentadas ante el controlador no afectarán a los plazos de los procedimientos judiciales. Tampoco tendrán ningún efecto suspensivo respecto al desarrollo de la investigación objeto de la reclamación.

Artículo 4 Registro de las reclamaciones 1. Las reclamaciones se registrarán, a más tardar, el siguiente día hábil a partir de la fecha de recepción de la reclamación, y se les asignará un número de identificación único. 2. Tras el registro, el controlador enviará al reclamante un acuse de recibo y, al mismo tiempo, remitirá la reclamación al director general de la OLAF.

Artículo 5 Tratamiento preliminar 1. En el plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de recepción, el controlador determinará si la reclamación es admisible. 2. El controlador declarará inadmisible una reclamación si: a) ha sido presentada por una persona distinta de una persona implicada; b) no se refiere a una investigación de la OLAF; c) no se refiere a una supuesta infracción o infracciones de las garantías procedimentales o de las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF; d) ha sido presentada fuera de los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 2, del Reglamento OLAF (5). 3. El controlador también declarará inadmisible toda reclamación que plantee cuestiones que sean competencia del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), es decir, reclamaciones relativas a la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725 (6) y al respeto del derecho fundamental a la protección de los datos personales. 4. El controlador también examinará, en el mismo plazo, si la reclamación es manifiestamente infundada, repetitiva o abusiva. 5. Si el controlador considera que la reclamación es inadmisible, manifiestamente infundada, repetitiva abusiva, archivará el expediente e informará sin demora de sus motivos al reclamante y al director general de la OLAF.

Artículo 6 Procedimientos judiciales Cuando el controlador tenga conocimiento de que los hechos alegados en la reclamación son o han sido objeto de un procedimiento judicial, archivará el caso e informará de ello al reclamante y a la OLAF.

Artículo 7 Procedimiento contradictorio 1. El controlador no completará la evaluación de la reclamación antes de haber oído al reclamante y a la OLAF. Se dará a ambas partes la posibilidad de exponer sus argumentos y presentar cualquier documentación justificativa que consideren necesaria. También se les informará de las alegaciones de la otra parte y se les dará la posibilidad de formular observaciones al respecto en el plazo fijado por el controlador. 2. En circunstancias debidamente justificadas, el controlador podrá decidir no comunicar a una de las partes información o material que sea pertinente para la evaluación de la reclamación, si la otra parte ha solicitado que sea tratado de forma confidencial. El controlador ponderará en dicha decisión, entre otras cosas, la necesidad de proteger la confidencialidad y la eficiencia de la investigación de la OLAF frente al respeto del principio de contradicción. El reclamante no obtendrá documentos del expediente de la OLAF a los que no tenga derecho de acceso en virtud de otras disposiciones legales o a los que la OLAF haya denegado anteriormente el acceso.

Artículo 8 Acciones de recopilación de información 1. La OLAF velará por que el controlador tenga acceso oportuno y adecuado a los documentos relacionados con el caso necesarios para la evaluación de la reclamación. 2. El controlador invitará a la OLAF a dar su opinión sobre la reclamación o sobre aspectos específicos de la misma en un plazo determinado que no será en circunstancias normales superior a diez días hábiles. La OLAF podrá solicitar una prórroga de este plazo. El controlador podrá solicitar a la OLAF que proporcione información adicional y/o acceso al expediente del caso o a parte del mismo. El controlador también podrá pedir a la OLAF que facilite una traducción de sus alegaciones en la lengua de la reclamación. 3. El controlador invitará al reclamante a formular observaciones sobre las alegaciones de la OLAF en un plazo de cinco días hábiles. El reclamante podrá solicitar una prórroga de este plazo. El controlador podrá igualmente solicitar al reclamante que proporcione información o documentos adicionales, o aclaraciones sobre la información o los documentos ya enviados al controlador. 4. El controlador podrá pedir a los testigos que faciliten información, si puede contribuir a aclarar los hechos objeto de la reclamación, siempre que esto no afecte a la confidencialidad y eficacia de la investigación en curso de la OLAF ni a los derechos de las personas implicadas. El controlador transmitirá tanto al reclamante como a la OLAF una copia de las declaraciones de los testigos que sean pertinentes para la reclamación. 5. El controlador podrá solicitar que la información descrita en los apartados 2 a 4 sea comunicada por escrito o en audiencia.

Artículo 9 Audiencias 1. El controlador podrá organizar y celebrar audiencias. El objetivo de las audiencias es i) obtener información pertinente para la reclamación o ii) buscar una solución rápida a la reclamación. La audiencia no podrá celebrarse sin la presencia tanto de la OLAF como del reclamante. Sin embargo, el controlador escuchará a los testigos a puerta cerrada sin la presencia de la OLAF ni del reclamante. 2. Las audiencias podrán celebrarse en los locales del controlador o virtualmente por videoconferencia. No son públicas. 3. El controlador determinará la fecha, la duración y las modalidades de la audiencia. El controlador invitará a los participantes con suficiente antelación e indicará en la invitación los puntos principales a tratar durante la misma. El reclamante podrá estar representado o asistido por su representante legal. El controlador estará asistido por el jefe de la Secretaría y su personal, que asistirán a la audiencia. 4. El controlador redactará un acta o un resumen de la audiencia y la pondrá a disposición tanto del reclamante como de la OLAF. Ambos podrán presentar sus observaciones en un plazo de dos días hábiles. El acta y las observaciones se incluirán en el expediente de la reclamación.

Artículo 10 Constatación de que no se han infringido las garantías procedimentales ni las normas aplicables a las investigaciones de la OLAF Si el controlador, tras evaluar toda la información y las pruebas recogidas, considera que no se han demostrado las presuntas infracciones, archivará el caso e informará de ello al reclamante y al director general de la OLAF.

Artículo 11 Invitación a resolver la reclamación 1. Si el controlador considera que la OLAF no ha cumplido las normas a que se refiere el artículo 9 ter, apartado 1, del Reglamento OLAF, invitará a la OLAF a tomar medidas para resolver la reclamación. El controlador podrá sugerir medidas de resolución concretas. 2. La OLAF informará al controlador de las medidas adoptadas o previstas a este respecto en un plazo de quince días hábiles. 3. El controlador transmitirá al reclamante una copia de la respuesta de la OLAF y solicitará la presentación de sus observaciones en un plazo de cinco días hábiles. 4. Si el controlador considera satisfactoria la solución presentada por la OLAF, cerrará el caso e informará de ello a la OLAF y al reclamante.

Artículo 12 Recomendaciones 1. Si el controlador no considera satisfactoria la solución presentada por la OLAF y considera que la reclamación puede resolverse, formulará una recomendación sobre cómo resolverla en los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 5, del Reglamento de la OLAF. 2. Si el controlador no formula una recomendación o no emite una decisión de cierre en los plazos establecidos en el artículo 9 ter, apartado 5, del Reglamento OLAF, se considerará que ha desestimado la reclamación sin recomendaciones. 3. Antes de formular una recomendación, el controlador solicitará el dictamen del Comité de Vigilancia. A tal fin, el controlador elaborará un informe con toda la información necesaria para que el Comité de Vigilancia emita su dictamen. El informe no contendrá, en la medida de lo posible, datos personales u otra información que pueda llevar a la identificación del reclamante o que pueda poner en peligro la confidencialidad de las investigaciones de la OLAF. El Comité de Vigilancia responderá en el plazo establecido por el controlador, que no podrá ser inferior a cinco días hábiles. 4. El controlador recomendará a la OLAF que adopte, en un plazo determinado, medidas concretas para resolver la reclamación, incluidas, entre otras, la modificación o derogación de sus recomendaciones o informes, la repetición de ciertas actividades de investigación o la introducción de mejoras en sus procedimientos en relación con los asuntos objeto de la reclamación. El controlador informará al reclamante de la recomendación formulada.

Artículo 13 Seguimiento de las recomendaciones y cierre 1. El director general de la OLAF informará al controlador de las medidas adoptadas para aplicar las recomendaciones en el plazo establecido en ellas. En casos debidamente justificados, el director general de la OLAF podrá solicitar una prórroga del plazo. El controlador cerrará el caso e informará de ello tanto a la OLAF como al reclamante. 2. Si el director general de la OLAF decide no seguir las recomendaciones del controlador, le informará de ello exponiendo los principales motivos de dicha decisión. El director general también informará al reclamante siempre que dicha comunicación no afecte a la investigación en curso. El reclamante podrá formular sus observaciones en un plazo de cinco días hábiles. Tras analizar la decisión del director general y las observaciones presentadas por el reclamante, el controlador cerrará el caso emitiendo sus conclusiones definitivas. 3. El director general de la OLAF podrá decidir no seguir las recomendaciones si, entretanto, tiene conocimiento de que se haya producido una situación relativa a: a) un procedimiento judicial pendiente ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o las jurisdicciones nacionales en relación con la investigación de la OLAF objeto de la reclamación; b) la obligación de la OLAF de interrumpir toda investigación cuando la Fiscalía Europea esté investigando los mismos hechos, en virtud del marco jurídico que rige las relaciones de la OLAF con la Fiscalía Europea. En tal caso, el director general de la OLAF informará al controlador de estas circunstancias y de su impacto en las recomendaciones.

Artículo 14 Deber de colaboración De conformidad con el principio de cooperación leal, la OLAF cooperará con el controlador en todos los asuntos que sean de su competencia.

Artículo 15 Dictámenes consultivos El director general de la OLAF podrá solicitar el dictamen del controlador sobre cualquier asunto relacionado con la interpretación o la aplicación de las garantías procedimentales o los derechos fundamentales que entren en el ámbito de su mandato, incluso sobre la decisión de aplazar la notificación a una persona implicada en virtud del artículo 9, apartado 3, del Reglamento de la OLAF. El director general indicará en toda solicitud de estas características el plazo en que el controlador debe responder.

Artículo 16 Confidencialidad y protección de datos 1. El controlador estará sujeto a la obligación de secreto profesional en el ejercicio de sus funciones y velará por que la información y los documentos facilitados por la OLAF sean tratados confidencialmente. El controlador garantizará la confidencialidad de las investigaciones incluso después de su cierre. 2. El controlador velará por la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725. El controlador estará asistido a este respecto por la Secretaría del Comité de Vigilancia, representada por el jefe de la Secretaría que actúa como «responsable del tratamiento de datos» a efectos del Reglamento (UE) 2018/1725. El controlador también cooperará con el responsable de la protección de datos de la OLAF.

Artículo 17 Solicitudes de acceso al expediente de la reclamación El reclamante tiene derecho a acceder a su expediente de reclamación, respetando al mismo tiempo los intereses legítimos de confidencialidad y secreto profesional, de conformidad con el artículo 41 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea. El reclamante no podrá obtener documentos de la OLAF a los que no tenga acceso en virtud del marco jurídico aplicable a las investigaciones de la OLAF. El controlador consultará a la OLAF antes de dar acceso a los documentos relacionados con la investigación.

Artículo 18 Solicitudes de acceso del público a los documentos Las solicitudes de acceso del público a los documentos que obren en poder del controlador se tramitarán de conformidad con las condiciones y los límites establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 (7) y en la Decisión 2001/937 de la Comisión, de 5 de diciembre de 2001, por la que se modifica su Reglamento interno (8).

Artículo 19 Comité de Vigilancia 1. Al ser independiente del Comité de Vigilancia, el controlador establecerá con él relaciones de trabajo basadas en la confianza mutua y la buena cooperación. 2. El Controlador consultará al Comité de Vigilancia antes de emitir una recomendación, de conformidad con el artículo 12, apartado 3, de las presentes normas. 3. Sin perjuicio de la obligación de garantizar la confidencialidad de las investigaciones de la OLAF, incluso después de su cierre, el controlador informará al Comité: i) de todas las recomendaciones formuladas a raíz de un dictamen del Comité; ii) de cualquier problema sistémico revelado por la evaluación de las reclamaciones; iii) de las recomendaciones no seguidas por el director general de la OLAF.

Artículo 20 Entrada en vigor La presente Decisión entrará en vigor el día de su adopción.

Hecho en Bruselas, el 16 de noviembre de 2022. Julia LAFFRANQUE Controladora de las garantías procedimentales

(1) DO L 248 de 18.9.2013, p. 1.

(2) DO C 326 de 26.10.2012, p. 391.

(3) Reglamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de diciembre de 2020 por el que se modifica el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 en lo referente a la cooperación con la Fiscalía Europea y a la eficacia de las investigaciones de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (DO L 437 de 28.12.2020, p. 49).

(4) Artículo 15 del Reglamento OLAF.

(5) El artículo 9 ter, apartado 2, del Reglamento OLAF dispone: «Las reclamaciones se presentarán en el plazo de un mes a contar desde el momento en que el reclamante haya tenido conocimiento de los hechos que constituyan la presunta infracción de las garantías procedimentales o normas a que se refiere el apartado 1 del presente artículo. En cualquier caso, el plazo máximo para presentarlas será de un mes desde que se haya concluido la investigación. Las reclamaciones relacionadas con el plazo previsto en el artículo 9, apartados 2 y 4, se presentarán, no obstante, antes de que expire el plazo de diez días previsto en dichas disposiciones».

(6) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).

(7) Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

(8) DO L 345 de 29.12.2001, p. 94.