INFORME sobre los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT-Lisboa) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997, acompañado de la respuesta del Observatorio (98/C 406/08)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías, de conformidad con el apartado 11 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros del Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con el apartado 8 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93 la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros (2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 12 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93, modificado por el artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 3294/94 (3). El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

1.4. Las observaciones que figuran en los apartados 1.6, 1.7, 1.8 y 1.11 señalan la existencia de prácticas que no respetan las disposiciones reglamentarias.

1.5. Con la salvedad de lo expuesto en el apartado 1.4, este examen ha permitido al Tribunal obtener las garantías suficientes de que las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL OBSERVATORIO EUROPEO DE LA DROGA Y LAS TOXICOMANÍAS DEL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Contabilidad presupuestaria y general

1.6. La contabilidad presupuestaria sigue llevándose por medio de un cuadro (Excel) y no de un programa informático. La utilización de dicho cuadro ya fue criticada en ejercicios anteriores y se podrían introducir alteraciones sin dejar huella (audit trail). Por este motivo, la presentación de la ejecución presupuestaria al 30 de septiembre de 1997, tal y como el Tribunal tuvo ocasión de comprobar en la fiscalización que realizó sobre el terreno en diciembre de 1997, sufrió alteraciones en sus estados financieros de cierre de ejercicio. Directamente se modificaron, añadieron o anularon importes en lugar de haber realizado en fecha posterior los asientos rectificativos de los posibles errores. Esta práctica incumple el principio fundamental de intangibilidad de los asientos contables. A ello se añade que el OEDT todavía no ha enviado los justificantes referentes a las alteraciones citadas.

1.7. El informe del Tribunal sobre los estados financieros del Observatorio correspondientes al ejercicio 1996 (4) incluía una reserva relativa a las obras de acondicionamiento de la sede financiadas fuera del presupuesto, así como una reserva sobre 0,04 millones de ecus imputados al presupuesto y 0,1 millones de ecus distribuidos en distintas partidas del balance. Dado que el Observatorio no ha aportado justificantes satisfactorios de la totalidad de estos saldos, el Tribunal mantiene la reserva que formuló sobre dichos estados financieros correspondientes al ejercicio 1996.

1.8. Al final de ejercicio, un importe de 1,82 millones de ecus figuraba en la cuenta «transferencias en curso». El Observatorio no presentó en el momento de la fiscalización del Tribunal las notificaciones de cargo del banco de una parte de estos pagos por un importe de 0,36 millones de ecus (de los que 0,05 millones estaban pendientes desde enero de 1997). Los cotejos de los saldos bancarios no se han realizado de manera satisfactoria.

Contratos y Comisión Consultiva de Compras y Contratos (CCCC)

1.9. Una parte significativa de los contratos examinados habían sido otorgados por contratación directa tras la celebración de licitaciones restringidas. El OEDT debería recurrir en mayor grado a las licitaciones de carácter abierto.

Administración de anticipos

1.10. A pesar de los esfuerzos de años anteriores, el OEDT sigue utilizando la administración de anticipos para gran parte de sus gastos. El importe de pagos efectuados por medio de administración de anticipos asciende al 36 %, es decir, 2,4 millones de ecus, del total de pagos del ejercicio (6,7 millones de ecus). Las regularizaciones de los pagos efectuados mediante administración de anticipos deberían acompañarse de un resumen (visado por el ordenador de pagos y el interventor) de las imputaciones a realizar a cada partida presupuestaria.

Sede

1.11. En 1995, el Gobierno portugués concedió una subvención al Observatorio para el acondicionamiento de su sede de 0,61 millones de ecus. Dicha subvención, así como los intereses bancarios que devengó, se gastaron en su integridad fuera del presupuesto. El Tribunal ya criticó en informes anteriores esta práctica que no resulta conforme a las disposiciones del Reglamento financiero. Por otro lado, dada la insuficiencia de esta subvención para hacer frente al coste total de las obras acometidas, el Observatorio ha financiado una parte de las mismas con fondos propios (0,2 millones de ecus en 1996 y 0,1 millones de ecus en 1997), asimismo fuera del presupuesto. El Observatorio efectuó pues gastos por un importe de casi 10,3 millones de ecus fuera del presupuesto, que no se presentaron a la aprobación del interventor hasta la regularización final. La Comisión Consultiva de Compras y Contratos (CCCC) no emitió dictamen sobre la elección de los contratistas en 1995 hasta que se iniciaron las obras.

Otras observaciones

1.12. El artículo 16 del Reglamento financiero consagra el principio de separación entre los ordenadores de pagos y los contables. En el Observatorio es el departamento de contabilidad quien se encarga de la preparación de las propuestas de compromisos y de las Órdenes de pago. Los procedimientos de control interno resultan insuficientes y deberían reforzarse, sobre todo para evitar la duplicación de pagos que se observó durante la fiscalización.

El artículo 13 del Reglamento financiero prevé la publicación del presupuesto en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. No se cumplió con este requisito.

En el balance, los saldos de las cuentas del IVA no son correctos. El seguimiento contable no es eficaz.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 5 de noviembre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance financiero de los ejercicios 1996 y 1997

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Fuente: Elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos establecidos por el Observatorio.

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(1) DO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 11 del Reglamento (CEE) n° 302/93, el 16 de abril de 1998 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Observatorio correspondientes al ejercicio 1997 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración del Observatorio, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; este último las recibió el 17 abril 1998. Un resumen de las mismas se acompaña al presente informe en los cuadros anexos.

(3) DO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) DO C 393 de 29.12.1997, p. 35.

(5) El importe se corresponde con el de los valores inmovilizados y las existencias sin contar las obras de acondicionamiento efectuadas (alrededor de 1 millón de ecus).

RESPUESTA DEL OBSERVATORIO

Puntos 1.1 a 1.5

El Observatorio Europeo de la Droga y las Toxicomanías (OEDT) toma buena nota de las observaciones del Tribunal de Cuentas y desea hacer constar que ya ha adoptado o adoptará en el futuro todas las medidas necesarias para corregir las anomalías puntuales observadas por el Tribunal (véanse las respuestas a continuación sobre cada punto en concreto), al tiempo que expresa su satisfacción por la constatación de que las cuentas del ejercicio 1997 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

Punto 1.6

El recurso al programa informático Excel, utilizado hasta ahora, se decidió ante la ausencia total de cualquier alternativa viable. Este programa es una herramienta muy práctica, ampliamente utilizada y económica. El OEDT se asoció con la Comisión Europea y las demás Agencias para poner a punto un programa informático adaptado a sus necesidades, y espera que esta iniciativa, de la cual es tributario, le permitirá, a largo plazo, conseguir los resultados deseados.

Habida cuenta de la configuración del sistema Excel, es cierto que en 1997 se produjeron siete errores efectivos en la contabilidad (sobre un total de varios millares de operaciones presupuestarias), que fueron rectificados manualmente antes del final del ejercicio. Dichos errores fueron identificados en su origen por el OEDT, y todas las explicaciones y justificantes correspondientes serán puestos a disposición del Tribunal de Cuentas.

Procede no obstante precisar, por otra parte, que las operaciones de contabilidad general las realiza el programa informático específico CUBIC, en el cual el tipo de alteraciones o correcciones mencionadas por el Tribunal de Cuentas es imposible, lo que garantiza la intangibilidad de los asientos contables.

Punto 1.7

Este punto del Informe del Tribunal de Cuentas contempla operaciones que se regularizaron a finales del año 1996.

Los justificantes se pusieron a disposición del Tribunal en 1997 y 1998. El propio Tribunal reconoció que este análisis le había permitido aclarar una parte de los saldos en cuestión. El OEDT está a su disposición para un examen más profundo de las operaciones residuales sobre las cuales crea necesarias ulteriores precisiones.

Punto 1.8

Las notificaciones de cargo no pueden existir por cuanto los beneficiarios todavía no han presentado las solicitudes de pago correspondientes. Es cierto que el 31 de diciembre de 1997 existía un saldo de 89 transferencias en curso, aún no regularizadas (69 de ellas en administración de anticipos), por un importe total de 362 736 ecus. Lo esencial de estas operaciones ya se había liquidado a 30 de septiembre de 1998, y el OEDT se compromete a regularizar la totalidad antes del 31 de diciembre de 1998. Los saldos bancarios se reconcilian mensualmente y se controlan debidamente. Los justificantes correspondientes se pondrán a disposición del Tribunal de Cuentas.

Punto 1.9

Durante el año 1997, el OEDT celebró un total de 47 contratos, 28 de ellos mediante concurso (60 % del total), 17 por contratación directa (36 % del total), y 2 mediante una orden de pedido a la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas (OPOCE) (4 % del total) beneficiándose del acuerdo marco de éste. Estos resultados son aún perfectibles, pero conviene señalar que el OEDT adoptó entre tanto varias medidas (convocatorias de manifestaciones de interés, publicidad . . .) para intentar ampliar un mercado que es en sí mismo extremadamente limitado, por el hecho, en particular, de su alta especialización técnica, y no puede, por tanto, asimilarse a un mercado comercial clásico.

Punto 1.10

El Tribunal de Cuentas observa con mucha razón que el importe de los pagos efectuados por medio de administración de anticipos ascendió al 36 % del total de los pagos del ejercicio 1997, lo que puede parecer aún elevado, pero constituye una disminución importante en relación al ejercicio anterior, puesto que, por ejemplo, a partir de 1997 dejaron de pagarse los salarios mediante administración de anticipos, lo que reglamentariamente está permitido. El OEDT se esforzará en prolongar esta tendencia durante los próximos años.

Punto 1.11

El Tribunal de Cuentas retoma en este punto una observación de su informe del ejercicio 1996. El OEDT ya reconoció, en sus respuestas al Informe del Tribunal de Cuentas del año anterior, que hubiera sido más correcto integrar estos gastos en el presupuesto.

El Consejo de Administración del OEDT celebrado los días 29 y 30 de junio de 1995 aceptó la subvención del Gobierno portugués y decidió el procedimiento de utilización de estos créditos.

El Control Financiero dio su aprobación ex ante a la imputación fuera del presupuesto y ex post a la regularización de los gastos. Es exacto que la CCCC emitió un dictamen favorable sobre la elección de los contratistas encargados de la ejecución de las obras.

El OEDT aceptó y adoptó la recomendación del Tribunal de Cuentas destinada a procurar que, en lo sucesivo, todas las operaciones, incluso de carácter excepcional como la anteriormente mencionada, se contabilicen en partidas específicamente creadas a tal efecto en el presupuesto.

Punto 1.12

A raíz de las observaciones hechas en este punto por el Tribunal de Cuentas en su informe anterior, el OEDT adoptó todas las medidas necesarias, desde principios de 1997, para garantizar la separación de las funciones; se estableció un procedimiento presupuestario y financiero interno, transparente y de pleno rendimiento. El Consejo de Administración aprobó finalmente este dispositivo global, que funciona plenamente; hay que tener en cuenta que su instauración, que hacía necesarios desdoblamientos de funciones y contrataciones, se supeditó a las decisiones correspondientes del Consejo de Administración y a su aplicación (plazos de contratación).

El Tribunal de Cuentas señala un reducido número de caso de duplicación de pago, en particular en favor de los puntos focales. Estos casos, provocados por un cambio de presentación de las solicitudes de pago pedido por el Control Financiero, fueron inmediatamente identificados por el control interno del OEDT y se regularizaron deduciéndolos de los pagos posteriores a los Centros Nacionales de Coordinación. Esta situación, en el momento de la fiscalización, estaba totalmente liquidada.

La publicación del presupuesto del OEDT en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas es objeto de trabajos de coordinación con otras seis Agencias, en particular con el fin de encontrar una solución que permita reducir los costes desproporcionados de tal publicación.

La observación relativa a los saldos de las cuentas del IVA se deriva de un error de imputación. Este caso se corrigió inmediatamente después de su identificación y, por lo tanto, ya no tiene incidencia sobre la exactitud del saldo de las cuentas del IVA en el balance del ejercicio 1997.