INFORME sobre los estados financieros y la gestión correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín), acompañado de la respuesta de la Fundación Europea para la Mejora de la Condición de Vida y de Trabajo (98/C 406/02)

ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO DEL EJERCICIO 1997

1. El presente informe va dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo de conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (1), modificado por el apartado 4 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1947/93 (2).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con el apartado 16 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo (3), por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 (4), la ejecución del presupuesto es competencia del Consejo de Administración. Dicha competencia incluye la elaboración y presentación de los estados financieros (5), de conformidad con las disposiciones financieras establecidas en los apartados 52, 54 y 55 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76. De conformidad con el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, se pide al Tribunal de Cuentas que examine estos estados financieros.

3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus normas y principios de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, y reflejan las características específicas del ámbito comunitario. Por lo tanto, el Tribunal efectuó controles de los documentos contables y aplicó otros procedimientos que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante la fiscalización, el Tribunal recabó datos suficientes para crearse la opinión que a continuación se expone.

4. Este examen le ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 son fiables y las operaciones correspondientes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES QUE SE ADJUNTAN A LA OPINIÓN DE LA FISCALIZACIÓN

Introducción

Antecedentes

5. La Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) se creó en virtud del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (6) como un organismo satélite de la Comunidad Europea, con el fin de «contribuir al establecimiento de mejores condiciones de vida y de trabajo mediante medidas tendentes a desarrollar y difundir los conocimientos adecuados para coadyuvar a esta evolución». La Fundación de Dublín comenzó a funcionar en 1976.

Alcance de la fiscalización

6. El Tribunal ha examinado las cuentas y la gestión financiera de la Fundación de Dublín relativos al ejercicio 1997, de conformidad con lo dispuesto en los Reglamentos pertinentes (7).

Información financiera

7. Los cuadros 1 y 2 resumen los estados financieros de la Fundación. Los créditos disponibles para el ejercicio 1997 ascendieron a 14 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a 10,5 millones de ecus de pagos y a 3,4 millones de ecus de prórrogas para el ejercicio 1998, cancelándose el saldo de 0,1 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior dieron lugar a 2,9 millones de ecus de pagos y a 0,1 millones de ecus de anulaciones. El cuadro 3 del presente informe contiene un análisis por títulos de la utilización de los créditos del ejercicio y de los prorrogados de 1996.

Seguimiento de observaciones anteriores

Separación de funciones

8. Dentro de muy poco tiempo se implantará en la Fundación el Sincom 2. Una de las principales ventajas de este sistema es que separa de forma automática las funciones del ordenador de pagos y del contable, por lo que la Fundación dejará de incumplir el apartado 15 del artículo 1 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 (véase el apartado 16).

Administración de anticipos

9. En 1995 y 1996 el Tribunal recomendó que el recurso a la administración de anticipos se limitara a gastos en curso o de volumen reducido, en los que el riesgo de irregularidades es relativamente escaso. En el momento de la fiscalización, abril de 1998, aunque en la Fundación existía un documento, no se había definido de manera oficial y por escrito, en colaboración con el interventor, cuáles son los gastos en curso y de volumen reducido. Asimismo, se ha observado que en muchos casos se realizaron pagos de la administración de anticipos dos o tres meses después del recibo de las facturas. Estos retrasos indican que habría sido posible obtener la autorización previa del interventor y, con posterioridad, haber efectuado los pagos por medio de la cuenta bancaria principal (véase el apartado 17).

Ejecución presupuestaria y cuenta de gestión

Transferencias de créditos

10. El importe de las transferencias de créditos entre líneas presupuestarias en 1997 ascendió a 979 000 ecus (el 7,0 % de los créditos consignados en el presupuesto), frente a los 1 366 000 ecus (el 9,9 %) de 1996.

Prórrogas y anulaciones de créditos

11. El cuadro 3 muestra que el porcentaje de pagos es del 75 % con respecto al total de la cuenta, siendo sólo del 47 % para el título 3 «Gastos de operaciones». Este dato refleja la misma tendencia de años anteriores y se debe a que, en general, los estudios se pagan en tres plazos durante el período previsto en los contratos.

Ingresos

12. La subvención comunitaria destinada a la Fundación para 1997 fue de 13,8 millones de ecus. El importe efectivamente solicitado y recibido fue de 13 451 540 ecus. Los fondos se solicitaron de conformidad con los reglamentos del Consejo y eran acordes con las previsiones de cash flow.

Gastos de misión

Procedimientos

13. Se han detectado deficiencias en el cumplimiento de los procedimientos de las misiones. En algunos casos, no se han observado las directrices dictadas en la materia y se abonaron a los agentes importes que no eran subvencionables o que no estaban justificados (véase el apartado 18).

Rentabilidad

14. Se han revisado ciento treinta misiones efectuadas durante 1997, cuyo coste aproximado fue de 92 000 ecus. De haberse utilizado itinerarios más rentables, se habría conseguido un ahorro de 39 000 ecus (el 43 %)(véase el apartado 18).

Contratos de estudios

15. El cuadro 3 muestra que el 51 % de los créditos disponibles para 1997 en virtud del título 3 «Gastos de operaciones» se prorrogaron a 1998. El 21 % del total de los créditos, es decir 1 313 378 ecus, correspondía a compromisos contraídos en diciembre de 1997 respecto de contratos de estudio. El primero de estos contratos no se firmó hasta febrero de 1998 (véase el apartado 19).

Conclusión

16. Debe llevarse a cabo la implantación del Sincom 2 en la Fundación. De no ser así, deberá crearse un nuevo puesto en el departamento de administración que garantice una separación de funciones idónea (véase el apartado 8).

17. Deberán crearse procedimientos claros por escrito para la utilización de la administración de anticipos. Los importes pendientes deberán ser pagados con prontitud con cargo a la cuenta de anticipos o, si el plazo de pago es mayor, abonarse por medio de la cuenta bancaria principal (véase el apartado 9).

18. Deberán adoptarse medidas para economizar en los gastos originados por las misiones, sin que deban permitirse más excesos (véanse los apartados 13 y 14).

19. Se recomienda que se eviten situaciones en las que en un año se comprometan importes considerables respecto de contratos cuya firma no se realiza hasta varios meses después, en el año siguiente. Esto se podría lograr mejorando los procedimientos de preparación del presupuesto anual de la Fundación (véase el apartado 15).

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión del 26 de noviembre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance al 31 de diciembre de 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Cuentas anuales de la Fundación, ejercicio 1997.

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) DO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) DO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) DO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) En virtud del artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93, los estados de ingresos y gastos del ejercicio 1997 fueron elaborados y adoptados por el Consejo de Administración el 31 de marzo de 1998, y remitidos a la Comisión, al Consejo de Administración y al Tribunal de Cuentas. El Tribunal recibió la cuenta de gestión el 31 de marzo de 1998. Un resumen de los mismos figura en los cuadros anejos al presente informe.

(6) Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975 (DO L 139 de 30.5.1975).

(7) Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975 (DO L 139 de 30.5.1975) relativo a la creación de la Fundación, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93 de 30 de junio de 1993 (DO L 181 de 23.7.1993). Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976 (DO L 164 de 24.6.1976) relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93 de 30 de junio de 1993 (DO L 181 de 23.7.1993).

RESPUESTA DE LA FUNDACIÓN EUROPEA

La Fundación acoge de buen grado las observaciones del Tribunal y solicita que tenga en cuenta los siguientes comentarios:

Administración de anticipos

9. El Tribunal debe saber que, en el momento de la fiscalización llevada a cabo el 27 de junio de 1997, ya se había establecido por escrito, en colaboración con el interventor, la definición de los gastos en curso o de volumen reducido en relación con la administración de anticipos. Esta definición limita el uso de la administración de anticipos a los gastos en curso (ordinarios y no de capital) o de volumen reducido y a los pagos de carácter urgente.

En las disposiciones financieras aplicables a la Fundación no se establece ninguna limitación de tiempo para el recurso a la administración de anticipos. Únicamente se señala que «para el pago de ciertas categorías de gastos, podrán crearse administraciones de anticipos . . .».

El Tribunal observa retrasos en relación con el pago de facturas. Estos retrasos se deben al tiempo que lleva la tramitación completa de las facturas para su pago de conformidad con las disposiciones financieras, que puede llegar a dos meses. Si se hubiera solicitado la autorización previa del interventor de Bruselas, los retrasos podrían haber sido mayores.

Procedimientos relativos a los gastos de misión

13. Los procedimientos de la Fundación están formulados para garantizar: a) el estricto cumplimiento de las normas relativas a las misiones, y b) la reducción de los costes, teniendo en cuenta las necesidades de cada misión. La Fundación ha examinado los casos sobre los que el Tribunal ha llamado su atención sugiriendo que puede haberse dado una incorrecta aplicación de las normas, y ha adoptado las medidas correctivas oportunas.

Rentabilidad de las misiones

14. La Fundación está evaluando la rentabilidad de los planes de misiones y la posibilidad de conseguir los ahorros previstos, teniendo en cuenta las nuevas rutas y tarifas que se han empezado a utilizar durante el pasado año.

Contratos de estudio

15. El volumen de créditos prorrogados en el marco del título 3 es consecuencia lógica de la relación existente entre el ciclo presupuestario anual de la Fundación y su ciclo de operaciones (que comprende la formulación del programa, su puesta en marcha, la formulación preliminar de los proyectos, los concursos, la formulación detallada de los proyectos y su ejecución). Los créditos se hallan comprometidos en su totalidad al final del ejercicio, y el proyecto de que se trate queda concluido y abonado en su totalidad al final de ejercicio siguiente.

Varios contratos concluidos al final del ejercicio no fueron definitivamente firmados hasta el mes de febrero, debido al tiempo que llevó la devolución a la Fundación desde Bruselas de los contratos visados por el interventor, su posterior envío a los correspondientes contratistas y su envío de vuelta a la Fundación una vez firmados por dichos contratistas.

Conclusión

16. Se toma nota de la observación del Tribunal.

17. Véase la respuesta al apartado 9.

18. Véase la respuesta a los apartados 13 y 14.

19. La Fundación vería con agrado un debate sobre los procedimientos para establecer su presupuesto anual teniendo en cuenta su ciclo de planificación del programa (véase el apartado 15).