DECISIÓNn.o 2021-096REV 1 DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA AGENCIA DE LA UNIÓN EUROPEA PARA LA GESTIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GRAN MAGNITUD EN EL ESPACIO DE LIBERTAD, SEGURIDAD Y JUSTICIA

de 16 de abril de 2021

sobre las normas internas relativas a la limitación de determinados derechos de los interesados en relación con el tratamiento de datos personales en el marco del funcionamiento de la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA AGENCIA DE LA UNIÓN EUROPEA PARA LA GESTIÓN OPERATIVA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GRAN MAGNITUD EN EL ESPACIO DE LIBERTAD, SEGURIDAD Y JUSTICIA (EU-LISA) (en adelante, «eu-LISA»),

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,

Visto el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (1), y en particular su artículo 25 [en adelante, «Reglamento (UE) 2018/1725»],

Visto el Reglamento (UE) 2018/1726 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de noviembre de 2018, relativo a la Agencia de la Unión Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA), y por el que se modifican el Reglamento (CE) n.o 1987/2006 y la Decisión 2007/533/JAI del Consejo y se deroga el Reglamento (UE) n.o 1077/2011 (2), y en particular su artículo 35 [en adelante, «Reglamento (UE) 2018/1726»],

Vistos el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), de 11 de marzo de 2021, y el «Documento de orientación del SEPD sobre el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 y las normas internas que limitan los derechos de los interesados» (3),

Previa consulta al Comité de Personal,

Considerando lo siguiente:

(1) eu-LISA lleva a cabo sus actividades de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1726.

(2) eu-LISA está facultada para llevar a cabo investigaciones administrativas y procedimientos predisciplinarios, disciplinarios y de suspensión, de conformidad con el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea, establecidos en el Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo (4) («Estatuto de los funcionarios»), y con la Decisión de eu-LISA n.o 2014-080, de 28 de enero de 2015, del Consejo de Administración de eu-LISA sobre la adopción de normas de ejecución del Estatuto de los funcionarios por el que se adoptan disposiciones de aplicación relativas a la realización de investigaciones administrativas y procedimientos disciplinarios. Si es necesario, también notifica los casos a la OLAF.

(3) Los miembros del personal de eu-LISA están obligados a informar sobre actividades potencialmente ilegales, incluidos el fraude y la corrupción, que vayan en detrimento de los intereses de la Unión. Los miembros del personal también están obligados a comunicar las actuaciones relativas al cumplimiento de las obligaciones profesionales que puedan constituir un incumplimiento grave de las obligaciones de los funcionarios de la Unión. Esto está regulado por la Decisión de eu-LISA, de 26 de junio de 2018, relativa a las normas internas en materia de denuncia de prácticas corruptas.

(4) eu-LISA ha establecido una política para prevenir y combatir eficazmente los casos, reales o potenciales, de acoso psicológico o sexual en el lugar de trabajo, tal como prevé su Decisión n.o 2018-174, de 6 de diciembre de 2018, del Consejo de Administración relativa a la política de eu-LISA para proteger la dignidad de la persona y prevenir el acoso psicológico y sexual y por la que se adoptan disposiciones de aplicación de conformidad con el Estatuto de los funcionarios. La Decisión establece un procedimiento informal por el que la presunta víctima del acoso puede ponerse en contacto con los consejeros «confidenciales» de eu-LISA.

(5) Asimismo, eu-LISA puede llevar a cabo investigaciones sobre posibles violaciones de las normas sobre la seguridad de la información clasificada de la UE («ICUE»), sobre la base de su Decisión n.o 2019-273, de 20 de noviembre de 2019, por la que se modifican sus normas de seguridad para la protección de la ICUE.

(6) eu-LISA está sujeta a auditorías internas y externas en relación con sus actividades.

(7) En el contexto de tales investigaciones, auditorías e investigaciones administrativas, eu-LISA coopera con otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión.

(8) eu-LISA puede cooperar con las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, de conformidad con las disposiciones establecidas en el artículo 43 del Reglamento (UE) 2018/1726.

(9) eu-LISA también puede cooperar con las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, ya sea a petición de estas o por propia iniciativa.

(10) eu-LISA participa en los asuntos sometidos al Tribunal de Justicia de la Unión Europea cuando remite el asunto al Tribunal de Justicia, cuando defiende una decisión que ha adoptado y que ha sido recurrida ante el Tribunal de Justicia o cuando interviene en asuntos relacionados con sus funciones. En este contexto, eu-LISA podría tener que preservar el carácter confidencial de los datos personales contenidos en documentos obtenidos por las partes o por interesados.

(11) Para cumplir con sus cometidos, eu-LISA recoge y trata información y varias categorías de datos personales, incluidos los datos de identificación de personas físicas, la información de contacto, las funciones y tareas profesionales, la información sobre la conducta y el rendimiento profesionales y privados, y los datos financieros. eu-LISA actúa como responsable del tratamiento de los datos.

(12) Con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, eu-LISA está, por tanto, obligada a facilitar información a los interesados sobre dichas actividades de tratamiento y a respetar sus derechos como interesados.

(13) eu-LISA podría estar obligada a conciliar esos derechos con los objetivos de las investigaciones administrativas, las auditorías, las investigaciones y los procedimientos judiciales. También podría ser necesario equilibrar los derechos de una persona interesada frente a los derechos y libertades fundamentales de otros interesados. A tal fin, el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 ofrece a eu-LISA la posibilidad de limitar, bajo condiciones estrictas, la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, del Reglamento (UE) 2018/1725, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20. A menos que se establezcan limitaciones en un acto jurídico adoptado sobre la base de los Tratados, es necesario adoptar normas internas con arreglo a las cuales eu-LISA tenga derecho a limitar esos derechos.

(14) eu-LISA podría, por ejemplo, limitar la información que proporciona a un interesado sobre el tratamiento de sus datos personales durante la fase de evaluación preliminar de una investigación administrativa o durante la propia investigación, antes de la posible desestimación del asunto o en la fase predisciplinaria. En determinadas circunstancias, facilitar dicha información podría afectar gravemente a la capacidad de eu-LISA para llevar a cabo la investigación de manera eficaz, por ejemplo, cuando exista el riesgo de que la persona afectada pueda destruir pruebas o interferir con posibles testigos antes de su declaración. eu-LISA también podría verse obligada a proteger los derechos y libertades de los testigos, así como los de otras personas implicadas.

(15) Podría ser necesario proteger el anonimato de aquellos testigos o denunciantes que hayan solicitado no ser identificados. En tal caso, eu-LISA podría decidir limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de esas personas, a fin de proteger sus derechos y libertades.

(16) Podría ser necesario proteger la información confidencial relativa a un miembro del personal que se haya puesto en contacto con asesores confidenciales de eu-LISA en el contexto de un procedimiento por acoso. En tales casos, eu-LISA podría verse obligada a limitar el acceso a la identidad, las declaraciones y otros datos personales de la presunta víctima, el presunto acosador y otras personas implicadas, con el fin de proteger los derechos y libertades de todos los interesados.

(17) eu-LISA debe aplicar limitaciones solo cuando estas respeten la esencia de los derechos y libertades fundamentales, sean estrictamente necesarias y constituyan una medida proporcionada en una sociedad democrática. eu-LISA deberá explicar las razones que justifican dichas limitaciones.

(18) En aplicación del principio de responsabilidad, eu-LISA debe llevar un registro de las limitaciones impuestas.

(19) Al tratar los datos personales intercambiados con otras organizaciones en el marco de sus funciones, tanto eu-LISA como dichas organizaciones deben consultarse mutuamente sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones, así como sobre la necesidad y proporcionalidad de estas, a menos que ello ponga en peligro las actividades de eu-LISA.

(20) El artículo 25, apartado 6, del Reglamento (UE) 2018/1725 obliga al responsable del tratamiento a informar a los interesados de los motivos principales en los que se fundamenta la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

(21) De conformidad con el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725, eu-LISA puede aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la aplicación de una limitación al interesado si ello anula de cualquier modo el efecto de la limitación. eu-LISA debe evaluar caso por caso si la comunicación de la limitación anula su efecto.

(22) eu-LISA debe levantar la limitación tan pronto como dejen de cumplirse las condiciones que la justifican y evaluar periódicamente dichas condiciones.

(23) A fin de garantizar la máxima protección de los derechos y libertades de los interesados y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, debe consultarse al delegado de protección de datos (DPD) de eu-LISA a su debido tiempo cualquier limitación que pueda aplicarse y comprobar su conformidad con la presente Decisión.

(24) El artículo 16, apartado 5, y el artículo 17, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725 prevén excepciones al derecho a la información y al derecho de acceso de los interesados. Si se aplican estas excepciones, eu-LISA no necesita aplicar una limitación con arreglo a la presente Decisión.

(25) De conformidad con el artículo 35, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1726, el Consejo de Administración adoptará medidas para la aplicación del Reglamento (UE) 2018/1725 por parte de la Agencia, incluidas las normas internas a que se refieren los apartados 1, 3 y 4 del artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725, previa consulta al SEPD.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación 1. La presente Decisión establece normas relativas a las condiciones en las que eu-LISA puede limitar la aplicación de los artículos 4, 14 a 22, 35 y 36, de conformidad con el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 en el contexto de los procedimientos establecidos en el apartado 2 de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de dicho Reglamento. 2. eu-LISA, en su calidad de responsable del tratamiento, estará representada por su director ejecutivo.

Artículo 2 Limitaciones 1. eu-LISA podrá limitar la aplicación de los artículos 14 a 22, 35 y 36, así como de su artículo 4, en la medida en que sus disposiciones se correspondan con los derechos y obligaciones previstos en los artículos 14 a 20: a) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras b), c), f), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, al llevar a cabo una investigación administrativa o un procedimiento predisciplinario, disciplinario o de suspensión con arreglo al artículo 86 y el anexo IX del Estatuto de los funcionarios y la Decisión de eu-LISA n.o 2014-080, de 28 de enero de 2015, y cuando se notifiquen casos a la OLAF; b) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, a la hora de garantizar que los miembros del personal de eu-LISA puedan denunciar hechos de forma confidencial cuando consideren que existen graves irregularidades, tal como se establece en la Decisión de eu-LISA n.o 2018-122, de 26 de junio de 2018, relativa a las normas internas en materia de denuncia de prácticas corruptas; c) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra h), del Reglamento (UE) 2018/1725, a la hora de garantizar que los miembros del personal de eu-LISA puedan comunicarse con sus asesores confidenciales en el contexto de un procedimiento de acoso, según se define en la Decisión de eu-LISA n.o 2018-174, de 6 de diciembre de 2018; d) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando lleve a cabo auditorías internas en relación con actividades o departamentos de eu-LISA; e) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), d), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a otras instituciones, órganos y organismos de la Unión, cuando reciba asistencia de dichas instituciones, órganos y organismos o cuando coopere con ellos en el contexto de las actividades contempladas en las letras a) a d) del presente apartado y con arreglo a los acuerdos de nivel servicio, memorandos de entendimiento y acuerdos de cooperación pertinentes; f) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades nacionales y organizaciones internacionales de terceros países, cuando reciba asistencia de dichas autoridades y organizaciones o cuando coopere con estas, sin perjuicio de las disposiciones establecidas en el artículo 43 del Reglamento (UE) 2018/1726; g) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letras c), g) y h), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando preste asistencia a las autoridades públicas de los Estados miembros de la UE, cuando reciba asistencia de dichas autoridades o cuando coopere con estas, ya sea a petición de aquellas o por iniciativa propia; h) de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando se traten datos personales en documentos obtenidos por las partes o por interesados en el contexto de un procedimiento sometido al Tribunal de Justicia de la Unión Europea. 2. Cualquier limitación respetará la esencia de los derechos y libertades fundamentales y será necesaria y proporcionada en una sociedad democrática. 3. Se llevará a cabo una prueba de necesidad y proporcionalidad, caso por caso, antes de aplicar limitaciones. Las limitaciones se ceñirán a lo estrictamente necesario para alcanzar su objetivo. 4. A efectos de rendición de cuentas, eu-LISA elaborará un registro en el que se describirán los motivos de las limitaciones aplicadas, los fundamentos enumerados en el apartado 1 que se aplican y el resultado de la prueba de necesidad y proporcionalidad. Dichos elementos formarán parte de un registro, que se pondrá a disposición del SEPD a petición de este. eu-LISA elaborará informes periódicos sobre la aplicación del artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725. 5. Al tratar los datos personales procedentes de otras organizaciones en el contexto de sus funciones, eu-LISA consultará a dichas organizaciones sobre los posibles motivos de imposición de limitaciones y sobre la necesidad y proporcionalidad de las limitaciones de que se trate, a menos que ello ponga en peligro las actividades de eu-LISA.

Artículo 3 Riesgos para los derechos y libertades de los interesados 1. Las evaluaciones de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados que supongan la aplicación de limitaciones y los detalles sobre el período de aplicación de dichas limitaciones se harán constar en el registro de actividades de tratamiento mantenido por eu-LISA en virtud del artículo 31 del Reglamento. También se harán constar en todas las evaluaciones de impacto de protección de datos relativas a dichas limitaciones llevadas a cabo con arreglo al artículo 39 del Reglamento (UE) 2018/1725. 2. Siempre que eu-LISA evalúe la necesidad y proporcionalidad de una limitación, tendrá en cuenta los posibles riesgos para los derechos y libertades de la persona interesada.

Artículo 4 Garantías y períodos de conservación 1. eu-LISA aplicará garantías para evitar los abusos y la consulta o la transferencia ilícitas de datos personales respecto de los cuales se apliquen o puedan aplicarse limitaciones. Tales garantías incluirán medidas técnicas y organizativas y quedarán detalladas, en caso necesario, en las decisiones, procedimientos y normas de ejecución internos de eu-LISA. Estas garantías incluirán: a) una definición clara de las funciones, responsabilidades y etapas del procedimiento; b) en su caso, un entorno electrónico seguro que impida el acceso o la transferencia ilícitos y accidentales de datos electrónicos a personas no autorizadas; c) en su caso, un almacenamiento y tratamiento seguros de los documentos en soporte papel; d) la debida supervisión de las limitaciones y la revisión periódica de su aplicación. Las revisiones mencionadas en la letra d) se llevarán a cabo al menos cada seis meses. 2. Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hubieran justificado. 3. Los datos personales se conservarán de conformidad con las normas de conservación aplicables de eu-LISA, que se definirán en los registros de protección de datos mantenidos en virtud del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725. Al final del período de conservación, los datos personales se suprimirán, se anonimizarán o se transferirán a los archivos de conformidad con el artículo 13 del Reglamento (UE) 2018/1725.

Artículo 5 Participación por parte del delegado de protección de datos 1. Se informará sin demora al DPD de Eurojust cuando los derechos de los interesados estén limitados o se pretenda limitarlos de conformidad con la presente Decisión. Se dará acceso a los registros correspondientes y a todos los documentos relativos al contexto fáctico o jurídico. 2. El DPD de eu-LISA podrá solicitar que se revisen las limitaciones aplicadas. eu-LISA informará por escrito a su DPD del resultado de la revisión. 3. eu-LISA documentará la participación del DPD en la aplicación de las limitaciones, incluida la información que se comparta con él. 4. En la práctica, la persona responsable en nombre del responsable del tratamiento de datos («el responsable en la práctica») (5)informará al DPD de eu-LISA cuando se levante la limitación.

Artículo 6 Información dirigida a los interesados sobre las limitaciones de sus derechos 1. eu-LISA incluirá una sección en los anuncios de protección de datos publicados en su sitio web/intranet, que proporcione información general a los interesados sobre la posible limitación de sus derechos, de conformidad con el artículo 2, apartado 1. La información cubrirá los derechos que puedan ser objeto de limitaciones, los motivos por los que pueden aplicarse las limitaciones y su posible duración. 2. eu-LISA informará a los interesados individualmente, por escrito y sin demora injustificada, de las limitaciones en curso o futuras de sus derechos. eu-LISA informará al interesado de los motivos principales en los que se fundamenta la limitación aplicada, de su derecho a consultar al DPD con el fin de impugnar la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD. 3. eu-LISA podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la limitación y el derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en la medida en que ello anule el efecto de la limitación. Se evaluará si dicha acción es justificable caso por caso. Tan pronto como la acción deje de anular el efecto de la limitación, eu-LISA facilitará la información al interesado.

Artículo 7 Comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado 1. Cuando eu-LISA tenga la obligación de comunicar una violación de datos con arreglo al artículo 35, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, podrá, en casos excepcionales, limitar dicha comunicación total o parcialmente. eu-LISA documentará en una nota los motivos de la limitación, su fundamento jurídico de conformidad con el artículo 2 y una evaluación de su necesidad y proporcionalidad. La nota se comunicará al SEPD en el momento en que se notifique la violación de datos personales. 2. Cuando dejen de ser aplicables las razones de la limitación, eu-LISA comunicará al interesado la violación de los datos personales y le informará de los motivos principales de la limitación, así como de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD.

Artículo 8 Confidencialidad de las comunicaciones electrónicas 1. En circunstancias excepcionales, eu-LISA podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas con arreglo al artículo 36 del Reglamento (UE) 2018/1725. Dichas limitaciones se ajustarán a lo dispuesto en la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (6). 2. En el caso de que eu-LISA limite el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, deberá informar al interesado, en su respuesta a cualquier solicitud procedente de este, de las razones principales que justifican la limitación y de su derecho a presentar una reclamación ante el SEPD. 3. eu-LISA podrá aplazar, omitir o denegar la comunicación de información sobre los motivos de la limitación y el derecho a presentar una reclamación ante el SEPD en la medida en que ello anule el efecto de la limitación. Se evaluará si dicha acción es justificable caso por caso.

Artículo 9 Entrada en vigor La presente Decisión entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

Hecho en Tallin, el 16 de abril de 2021. Por el Consejo de Administración Zsolt SZOLNOKI El Presidente del Consejo de Administración

(1) DO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

(2) DO L 295 de 21.11.2018, p. 99.

(3) Documento de orientación del SEPD sobre el artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 y las normas internas que limitan los derechos de los interesados (EDPS Guidance on Article 25 of the Regulation (EU) 2018/1725 and internal rules restricting data subjects rights) (actualización de 24 de junio de 2020) - https://edps.europa.eu/data-protection/our-work/publications/guidelines/guidance-art-25-regulation-20181725_en

(4) Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo, de 29 de febrero de 1968, por el que se establece el Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y el régimen aplicable a los otros agentes de estas Comunidades y por el que se establecen medidas específicas aplicables temporalmente a los funcionarios de la Comisión (DO L 56 de 4.3.1968, p. 1).

(5) Documento de orientación del SEPD sobre la documentación de las operaciones de tratamiento de datos para las instituciones, órganos y organismos de la UE. Responsabilidad sobre el terreno, parte I (EDPS Guidance on documenting processing operations for EU institutions, bodies and agencies (EUIs) – Accountability on the ground, Part I): «la alta dirección es responsable del cumplimiento de las normas, pero la responsabilidad se suele asumir a un nivel inferior (“persona responsable en nombre del responsable del tratamiento de datos”/“responsable en la práctica”)».

(6) Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) (DO L 201 de 31.7.2002, p. 37).