INFORME sobre los estados financieros y la gestión del ejercicio 1995 de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) (97/C 81/02)

(Observaciones de conformidad con el segundo párrafo del apartado 4 del artículo 188 C del Tratado CE)

ÍNDICE

Apartados Página

ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO RELATIVO AL EJERCICIO 1995 . 1 - 4 19

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN . 5 - 27 19

Introducción . 5 - 7 19

Antecedentes . 5 19

Alcance de la fiscalización . 6 19

Información financiera . 7 19

Seguimiento de observaciones anteriores . 8 - 14 19

Separación de funciones . 8 19

Administración de anticipos . 9 19

Transferencia de créditos entre títulos . 10 20

Gastos de misión . 11 20

Saldos en tesorería . 12 20

Activo circulante . 13 20

Propiedad de los terrenos de la Fundación . 14 20

Ejecución presupuestaria y cuenta de gestión . 15 - 22 20

Transferencia de créditos . 15 - 16 20

Prórrogas y anulaciones de créditos . 17 20

Ingresos . 18 20

Gastos . 19 - 22 20

Conclusión . 23 - 27 21

ANEXOS 1 a 3 . 22

CUADRO 1 . 24

Respuesta de la Fundación . 25

ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO RELATIVO AL EJERCICIO 1995

1. Este informe está dirigido al Consejo y al Parlamento Europeo, de conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (DO n° L 139 de 30. 5. 1975, p. 1), modificado por el artículo 4 del Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo (DO n° L 181 de 23. 7. 1993, p. 13).

2. El Tribunal ha examinado los estados financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1995. De conformidad con el artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo (DO n° L 181 de 23. 7. 1993, p. 26) por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo (DO n° L 164 de 24. 6. 1976, p. 16), la ejecución del presupuesto fue responsabilidad del Consejo de Administración. Estas funciones incluyeron la elaboración y presentación de los estados financieros conforme a las disposiciones financieras establecidas en los artículos 52, 54 y 55 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo (DO n° L 181 de 23. 7. 1993, p. 26) por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76 (DO n° L 164 de 24. 6. 1976, p. 16). Se pidió al Tribunal de Cuentas que, en virtud del artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, examinara dichos estados financieros.

3. El Tribunal llevó a cabo su tarea de fiscalización siguiendo las normas de auditoría comúnmente admitidas, siempre que fueran aplicables en el contexto comunitario y, por lo tanto, realizó los controles de los documentos contables y de otros procedimientos que consideró necesarios con arreglo a las circunstancias.

4. En opinión del Tribunal, los estados financieros relativos al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1995 son fiables y las operaciones correspondientes son, en conjunto, legales y regulares.

OBSERVACIONES DE LA FISCALIZACIÓN

Introducción

Antecedentes

5. La Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín) se creó en virtud del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo (1) como un organismo satélite de la Comunidad Europea, con el fin de «contribuir al establecimiento de mejores condiciones de vida y de trabajo mediante medidas tendentes a desarrollar y difundir los conocimientos adecuados para coadyuvar a esta evolución.» La Fundación de Dublín comenzó a funcionar en 1976.

Alcance de la fiscalización

6. El Tribunal de Cuentas ha examinado las cuentas y la gestión financiera de la Fundación de Dublín correspondientes al ejercicio 1995, de conformidad con las disposiciones de los reglamentos mencionados (2).

Información financiera

7. Los créditos disponibles para el ejercicio 1995 ascendieron a 12,5 millones de ecus. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por valor de 9,3 millones de ecus y a prórrogas al ejercicio 1996 por un importe de 3 millones, habiéndose anulado el saldo de 0,2 millones de ecus. Los créditos prorrogados del ejercicio anterior dieron lugar a pagos por valor de 1,9 millones de ecus y a anulaciones por valor de 0,2 millones. El Anexo 3 adjunto al presente informe contiene un análisis, por títulos, de la utilización de los créditos del ejercicio y de los créditos prorrogados de 1994.

Seguimiento de observaciones anteriores

Separación de funciones

8. El Tribunal repite la observación efectuada en años anteriores en relación con la insuficiente separación de funciones entre el ordenador de pagos y el contable, lo cual contraviene el artículo 15 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1417/76, que establece el principio fundamental de «la separación entre ordenadores de pagos y contables» y de que «las funciones del ordenador de pagos son incompatibles con las de auditor de cuentas y las de contable».

Administración de anticipos

9. Un porcentaje elevado (en 1995 el 59 %, excluyendo los sueldos) de los pagos continúa efectuándose antes de ser aprobados por el interventor. El recurso frecuente a la administración de anticipos no es acorde con el espíritu de las disposiciones financieras y debería limitarse a gastos en curso o reducidos, donde el riesgo de irregularidades es relativamente bajo. La Fundación debería establecer, en colaboración con el interventor, una definición escrita de los gastos en curso y reducidos.

Transferencias de créditos entre títulos

10. La Fundación continuó efectuando transferencias de créditos entre títulos en 1995 (véase el apartado 16), lo que contraviene el artículo 21 del Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93.

Gastos de misión

11. El Tribunal señala que no se tuvieron en cuenta las observaciones efectuadas el año anterior, pese a la respuesta positiva de la Fundación. Una revisión de las misiones realizadas a Bruselas en 1995 reveló que en algunos casos el Tribunal recibió documentación escasa o nula que justificara la necesidad de todas estas misiones y que se hubieran considerado otras formas de comunicación.

Saldos en tesorería

12. El Tribunal señala que se tuvo en cuenta la observación efectuada el año anterior, ya que el saldo mantenido por la Fundación a finales de ejercicio correspondía a sus necesidades para el siguiente trimestre.

Activo circulante

13. La Fundación recuperó finalmente los dos importes mencionados en el informe de 1994, por un valor de 32 216 ecus, que habían estado pendientes durante varios años.

Propiedad de los terrenos de la Fundación

14. La cuestión de la propiedad de los terrenos en los que está situada la Fundación continúa sin esclarecerse. No obstante, los abogados de la Fundación están estudiando una propuesta del Gobierno irlandés de conceder un arrendamiento a largo plazo a la Fundación.

Ejecución presupuestaria y cuenta de gestión

Transferencia de créditos

15. El valor de las transferencias de créditos entre las diferentes líneas presupuestarias en 1995 fue de 1 494 000 ecus (el 11,9 % de los créditos contabilizados en el presupuesto), cantidad superior a los 756 000 (6,5 %) de 1994.

16. Las transferencias de 500 000 ecus efectuadas del título 1 (gastos de personal) al título 3 (gastos de operaciones) permitieron a la Fundación prorrogar créditos que de otra forma deberían haberse anulado, de conformidad con el apartado 1 del artículo 6 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1417/76. Como se indica en el apartado 10, en opinión del Tribunal dichas transferencias entre títulos no son conformes con el Reglamento financiero.

Prórrogas y anulaciones de créditos

17. El Anexo 3 muestra que el porcentaje de pagos supone un 75 % del total de las cuentas, pero sólo alcanza el 54 % en el título 3, «Gastos de operaciones». El cuadro 1 muestra las prórrogas del presupuesto 1995, por títulos, y su posterior utilización en 1996. Las prórrogas del título 3 ascendieron al 45 % de los créditos iniciales. A finales de marzo de 1996, sólo se había utilizado el 20 % de las prórrogas.

Ingresos

18. La subvención comunitaria destinada a la Fundación para 1995 fue de 12,5 millones de ecus. El importe efectivamente solicitado y recibido fue de 2,5 millones de ecus el 26 de abril de 1995, 2 millones el 14 de junio, 4,3 millones el 12 de octubre y 1,3 millones el 31 de diciembre del mismo año, es decir, un total de 10,1 millones de ecus. El saldo de 2,4 millones era superior a las necesidades de tesorería y no se solicitó a la Comisión conforme a la recomendación efectuada por el Tribunal el año anterior. Como en años precedentes esta forma de financiación no es conforme con el artículo 26 del Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93, que establece que el pago se realice en la primera quincena de cada trimestre.

Gastos

19. El artículo 63 del Reglamento (CEE) n° 1949/93 de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76, de 1 de junio de 1976, estipula que para los contratos por valor superior a 12 000 ecus se requerirá licitación previa. Se observaron las siguientes excepciones:

- un contrato por valor de 533 072 ecus para dirigir un estudio de alcance europeo sobre las condiciones de trabajo se adjudicó mediante acuerdo directo;

- de una muestra de veintiséis contratos seleccionados para el control, seis fueron adjudicados mediante acuerdo directo basándose en el artículo 46 del Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93, de 30 de junio de 1993; en tres casos (uno de ellos se refería al suministro de ordenadores y los demás eran contratos de estudios) se recurrió al artículo 46 con el fin de evitar el procedimiento de licitación.

20. Se encontraron dos ejemplos en los que el gasto ya se había facturado antes de contraerse el compromiso. En un caso, el contrato marco celebrado entre la Fundación y el contratista no entró en vigor hasta el 1 de enero de 1995, pero las facturas relativas a noviembre y diciembre de 1994 estaban incluidas en el compromiso contraído en 1995.

21. De una muestra de fiscalización de diez contratos de estudios, cinco de los informes finales se recibieron meses después del plazo fijado en el contrato. La dirección tendría que examinar si deben revisarse los procedimientos de la Fundación en lo que se refiere al seguimiento de los informes pendientes.

22. Durante su fiscalización, el Tribunal señaló los siguientes casos en los que se habían modificado documentos con líquido corrector:

- la fecha de una factura por valor de 45 365 marcos alemanes (23 817 ecus) enviada por fax al interventor se borró con líquido corrector y se modificó a mano, sustituyendo el 17 de enero de 1995 por el 17 de diciembre de 1994. El interventor concedió su aprobación basándose en este fax y el cambio de fecha dio lugar a que el gasto se contabilizara con cargo a las prórrogas de 1994 y no a los créditos de 1995;

- el importe de una orden de recuperación se borró con líquido corrector y se modificó a mano, sustituyéndose 1 680,16 ecus por 4 741,97. No está claro qué cifra aprobó el interventor.

Conclusión

23. La separación de funciones entre el ordenador de pagos y el contable es insuficiente. Véase el apartado 8.

24. Los casos de utilización de la administración de anticipos no están precisados en las disposiciones financieras. Véase el apartado 9.

25. La Fundación ha continuado efectuando transferencias de créditos entre títulos, contraviniendo así las disposiciones financieras. Véase el apartado 10.

26. El Tribunal recibió documentación escasa o nula que probase la justificación de algunas misiones a Bruselas. Esta cuestión requiere atención urgente.

27. La fiscalización de una muestra de pagos reveló problemas de gestión de contratos y modificación inadecuada de documentos clave. Véanse los apartados 19 a 22.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 7 de noviembre de 1996.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975 (DO n° L 139 de 30. 5. 1975).

(2) Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975 relativo a la creación de la Fundación (DO n° L 139 de 30. 5. 1975), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993 (DO n° L 181 de 23. 7. 1993).

Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, sobre las disposiciones financieras aplicables a la Fundación (DO n° L 164 de 24. 6. 1976), modificado por el Reglamento (CEE) n° 1949/93, de 30 de junio de 1993 (DO n° L 181 de 23. 7. 1993).

ANEXO 1

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

ANEXO 2

>SITIO PARA UN CUADRO>

ANEXO 3

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

RESPUESTA DE LA FUNDACIÓN

8. La Fundación ha adoptado una serie de medidas para separar las funciones del ordenador de pagos y del contable. El Tribunal de Cuentas lo ha reconocido así en informes previos.

El único problema aún no resuelto es la práctica de que el ordenador de pagos registre los gastos en el sistema contable integrado existente. Este problema se resolverá cuando la Fundación adquiera un nuevo sistema contable.

Tras la celebración de consultas en 1995, en 1996 la Fundación ha organizado, junto con otras agencias de la Unión Europea, un procedimiento de licitación para la adquisición de un sistema contable adecuado. El resultado ha sido, no obstante, que ninguna de las ofertas presentadas satisface plenamente los requisitos de las agencias. Se han mantenido intensos contactos con los servicios de la Comisión, y ahora se prevé adquirir a ésta en 1997 un sistema contable apropiado, dado que recientemente se han concluido los trabajos relativos a un sistema de este tipo que cumple con los requisitos técnicos y jurídicos de las agencias.

9. La Fundación se puso en contacto con los servicios de la Comisión para tratar de encontrar soluciones al problema señalado. Se ha informado recientemente a la Fundación de que esta cuestión será discutida entre la Comisión y el Parlamento Europeo en el marco del diálogo en curso sobre las disposiciones financieras aplicables a las agencias.

10. Tras el último informe del Tribunal de Cuentas, la Fundación solicitó a los servicios de la Comisión que aclararan lo establecido en las disposiciones financieras de la Fundación con respecto a las transferencias en cuestión. El director general de la DG XIX ha informado a la Fundación de que dichas transferencias son conformes con las disposiciones financieras (véase también el apartado 16).

11. Todas las misiones de la Fundación se documentan y aprueban por el ordenador de pagos, una vez que éste ha confirmado a su satisfacción que están justificadas en vista del programa de trabajo o las necesidades administrativas de la Fundación. Hay, además, documentación disponible, como temarios, calendarios, listas de participantes, actas, documentos sobre actuaciones complementarias o, si procede, los informes de las misiones sobre las reuniones celebradas. La Fundación revisará sus procedimientos para registrar y obtener la documentación necesaria referida a las misiones.

En el Reglamento de creación de la Fundación se establece que ésta deberá realizar consultas con las instituciones europeas y que invitará a participar en su trabajo a los interlocutores sociales. En los últimos años se han intensificado los intercambios con organismos a nivel de la Unión Europea en Bruselas, sin que el número de misiones a esta ciudad haya aumentado en igual proporción. No se realizan misiones cuando se pueden emplear otros medios de comunicación. Se utilizan al máximo el teléfono, Internet, el correo electrónico y otros medios electrónicos de comunicación; en noviembre de 1995 se inició un proyecto piloto para la celebración de videoconferencias, y se adquirirá el equipo necesario a medida que se cuente con recursos para ello. También se han realizado experimentos de celebración de conferencias por ordenador.

14. Tras la recepción de una propuesta de las autoridades irlandesas, los abogados se encuentran actualmente preparando un nuevo arrendamiento revisado.

16. En el apartado anterior se indica que la Comisión ha informado a la Fundación de que las transferencias en cuestión son totalmente acordes con las disposiciones financieras: han permitido a la Fundación utilizar de la manera más eficaz posible los fondos que se le asignan por decisión de la Autoridad presupuestaria. La Fundación, no obstante, comprende el punto de vista del Tribunal de Cuentas y del Parlamento, y trata de evitar la necesidad de realizar esas transferencias.

17. La tasa de utilización de prórrogas depende de la naturaleza de los contratos a que se refieren. Estos contratos estaban fundamentalmente relacionados con estudios que tenían plazos para su terminación de doce meses o más.

18. La Fundación recordará de nuevo a los servicios de la Comisión el requisito de efectuar los pagos de la subvención en la primera quincena de cada trimestre.

19. En el caso del contrato para realizar una encuesta europea sobre las condiciones de trabajo, del correspondiente archivo se desprende que el mismo fue adjudicado sobre la base del contrato marco relativo a las encuestas «Eurobaromètre Standard», celebrado entre la Comisión Europea e INRA (Europa), el cual fue el resultado de un procedimiento público de licitación.

La adjudicación de contratos por acuerdo directo fue totalmente conforme con el artículo 46 de las disposiciones financieras de la Fundación, que prevé este procedimiento y establece de forma pormenorizada los criterios que se deben satisfacer a este respecto. Tales criterios se han respetado.

En el caso del suministro de ordenadores, se recurrió a la letra d) del artículo 46 debido a las especiales necesidades de la Fundación derivadas del empleo de diversas lenguas y al hecho de que, siguiendo la recomendación de la Dirección de Informática de la Comisión, utiliza WordPerfect 5.1 para DOS. Tan sólo un proveedor podía ofrecer el «software» requerido y teclados multilinguees, así como apoyo local.

Los otros dos contratos están relacionados con propuestas de investigación. El Consejo de Administración de la Fundación, en su reunión de 25 de marzo de 1994, autorizó la adopción de nuevos procedimientos, cuya plena aplicación tendría lugar en 1995, para la adjudicación de contratos, a través de convocatorias de manifestaciones de interés, publicadas en el Diario Oficial, y de concursos. Los dos contratos en cuestión se celebraron durante el período de transición estipulado por el Consejo de Administración.

20. La Fundación tiene un sistema de pedidos descentralizado. Las dos facturas en cuestión formaban parte de una serie de pedidos realizados por una unidad operativa en la que los pedidos totales superaron los fondos comprometidos. Se tomarán las medidas adecuadas para evitar que esto se repita. La entrega de un nuevo sistema contable deberá hacer posible la aplicación automática de los controles necesarios.

21. La supervisión de la ejecución de los contratos de estudio se efectúa mensualmente en la reunión de gestión del programa; los procedimientos de seguimiento van a someterse ahora a revisión.

22. El pedido de los servicios en cuestión se realizó el 11 de octubre de 1994. En sí, el cambio de fecha de la factura no tuvo repercusión en las prórrogas. A pesar de ello, se ha llamado la atención a la persona responsable.

En el futuro, se firmarán y fecharán las correcciones a mano que sea preciso realizar en los documentos. La entrega del nuevo sistema contable deberá resolver problemas de esta naturaleza.

23. Véase la respuesta al apartado 8.

24. Véase la respuesta al apartado 9.

25. Véase la respuesta al apartado 10.

26. Véase la respuesta al apartado 11.

27. Véase la respuesta a los apartados 19 a 22.