ES Diario Oficial de la Unión Europea C 216/19

REGLAMENTACIÓN RELATIVA AL ACCESO DEL PÚBLICO A LOS DOCUMENTOS DEL PARLAMENTO EUROPEO

Decisión de la MESA de 28 de noviembre de 2001 (1) (2) (3) (4)

2011/C 216/07

LA MESA

Visto el apartado 3 del artículo 15 del TFUE,

Visto el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, y en particular los artículos 11, 12 y 18,

Vistos los apartados 2 y 12 del artículo 23, el apartado 1 del artículo 103 y el artículo 104 del Reglamento,

Considerando que los principios generales para el acceso a los documentos han quedado establecidos de conformidad con el apartado 3 del artículo 15 del TFUE mediante el Reglamento (CE) no 1049/2001, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001,

Considerando que, de conformidad con el apartado 3 del antiguo artículo 255 del Tratado CE y del apartado 1 del artículo 18 del Reglamento (CE) no 1049/2001, el Parlamento Europeo, mediante Decisión del 13 de noviembre de 2001, procedió a adaptar su Reglamento interno,

Considerando que, en virtud de los apartados 2, 3 y 4 del artículo 104 del Reglamento interno del Parlamento, la Mesa es competente para fijar las normas destinadas a crear el registro de referencias de los documentos, establecer las modalidades de acceso y designar a los órganos responsables de la tramitación de las solicitudes de acceso,

Considerando que las medidas referentes al canon para la entrega de documentos tienen que adaptarse a lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento (CE) no 1049/2001 con el fin de precisar el coste adicional que habrá de pagar el solicitante en el caso de entrega de documentos voluminosos,

Considerando que es oportuno reunir en una sola decisión las medidas relativas al funcionamiento del registro de los documentos del Parlamento Europeo, con el fin de facilitar la transparencia ante los ciudadanos,

Considerando que el Reglamento (CE) no 1049/2001 no permite tener en cuenta la calidad del solicitante y que las decisiones aprobadas en virtud del mismo producen un efecto «erga omnes». Ahora bien, los diputados y el personal de las instituciones tienen derechos de acceso privilegiados, reconocidos por el Reglamento del Parlamento, el Reglamento financiero, el Reglamento (CE) no 45/2001 y el Estatuto de los funcionarios, que pueden utilizar en lugar de recurrir al Reglamento (CE) no 1049/2001,

Considerando que el Reglamento (CE) no 1049/2001 y la presente Decisión tampoco rigen el acceso y la transmisión de documentos entre las instituciones, que son objeto de acuerdos interinstitucionales,

Considerando que el Reglamento (CE) no 1049/2001 se refiere al acceso a los documentos existentes y que las solicitudes de información deben tramitarse sobre la base de otras disposiciones,

Considerando que, en su decisión de 8 de marzo de 2010, la Mesa aprobó una nueva lista de categorías de documentos del Parlamento Europeo directamente accesibles,

Considerando que conviene introducir modificaciones técnicas, teniendo en cuenta la experiencia adquirida en la Institución durante los últimos años y el desarrollo del sitio web del Parlamento,

DECIDE

TÍTULO I

EL REGISTRO ELECTRÓNICO DE REFERENCIAS (RER)

Artículo 1

Creación

1. Se crea para los documentos del Parlamento Europeo un registro electrónico de referencias (RER).

2. Dicho registro de referencias contendrá las referencias de los documentos elaborados o recibidos (sin perjuicio del apartado siguiente) por la Institución a partir de la fecha de aplicación del Reglamento (CE) no 1049/2001 (5).

3. Sobre la base del apartado 2 del artículo 10 del Reglamento (CE) no 1049/2001, no es necesario poner a disposición en el RER los documentos de las otras instituciones recibidos por el Parlamento Europeo y que ya son fácilmente accesibles en el registro electrónico de la institución de que se trate. El RER facilita un enlace que remite al registro de la institución autora.

4. Estas referencias constituirán la «tarjeta de identidad documental» que contendrá no solamente los datos exigidos por el apartado 2 del artículo 11 del Reglamento (CE) no 1049/2001, sino también y en la medida de lo posible, los datos que permitan identificar al emisor de cada documento, las lenguas disponibles, el estatuto del documento, la categoría del documento y el lugar en el que se conserva.

Artículo 2

Objetivos

El RER estará estructurado de tal manera que permita:

— la identificación de los documentos mediante un sistema de referencias uniforme,

— el acceso directo a los documentos, en particular los legislativos,

— la información en caso de que los documentos no estén directamente accesibles en formato electrónico, en aplicación de los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

Artículo 3

Funcionamiento

La Unidad de Transparencia — Acceso del Público a los Documentos y Relaciones con los Representantes de Intereses (en lo sucesivo, el servicio competente) será responsable:

— del control del registro en el RER de los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo,

— de la recepción y el tratamiento de las solicitudes de acceso en formato escrito o electrónico en un plazo de 15 días laborables que, en su caso, se prolongará,

— del envío de un acuse de recibo,

— de la asistencia al solicitante para precisar el contenido de la solicitud y de la concertación con el solicitante para las solicitudes de documentos muy largos o complejos,

— de la facilitación del acceso del solicitante a los documentos ya publicados,

— de la coordinación de la respuesta con el servicio autor o en posesión del documento o con la persona habilitada cuando la solicitud se refiera a un documento que no figure en el registro, o bien cuando la solicitud se refiera a un documento sujeto a las limitaciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001,

— de la consulta de terceros en aplicación del apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

Artículo 4

Inscripción de los documentos en el RER

1. Las referencias a los documentos se incluirán en el RER, de conformidad con las instrucciones aprobadas por el Secretario General, que garantizarán la máxima trazabilidad de los documentos. La cobertura del RER se ampliará progresivamente. Se publicará en la página inicial del RER en el sitio EUROPARL.

2. Los documentos del Parlamento Europeo definidos en el apartado 2 del artículo 104 del Reglamento se incluirán en el RER, bajo la responsabilidad del órgano o servicio emisor del documento.

3. Los documentos elaborados en el marco del procedimiento legislativo o de la actividad parlamentaria se incluirán en el RER en el momento de su presentación o divulgación pública.

4. Los otros documentos, competencia de los servicios administrativos de la Secretaría General del Parlamento Europeo, se incluirán en el RER, en la medida de lo posible, de conformidad con las instrucciones del Secretario General.

5. Las referencias a los documentos de terceros, con arreglo al artículo 3 del Reglamento (CE) no 1049/2001, serán registradas en el RER por el servicio destinatario de los documentos.

Artículo 5

Documentos directamente accesibles

1. Todos los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo en el marco del procedimiento legislativo serán accesibles al público en formato electrónico, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2. El Parlamento Europeo facilitará el acceso a todos los documentos legislativos en el sentido del apartado 2 del artículo 12 del Reglamento (CE) no 1049/2001, por vía electrónica a través del RER o del sitio web Europarl.

3. Las categorías de documentos cuyo acceso sea directo figurarán en una lista adoptada por la Mesa y que se publicará en el sitio web Europarl. Dicha lista no restringirá el derecho de acceso a los documentos no incluidos en las categorías descritas, que se solicitará por escrito.

Artículo 6

Documentos accesibles previa solicitud

1. En la medida de lo posible, se facilitará el acceso directo del público a los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo al margen del procedimiento legislativo a través del RER, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2. Cuando la inclusión de un documento en el RER no permita el acceso directo al texto íntegro bien porque el documento no esté disponible en formato electrónico, bien porque se apliquen las excepciones previstas en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001, el interesado podrá solicitar el acceso al documento por escrito o mediante el formulario electrónico disponible en el sitio del RER en Europarl.

3. El acceso a los documentos elaborados o recibidos por el Parlamento Europeo antes de la entrada en vigor del Reglamento (CE) no 1049/2001 y, en consecuencia, no registrados en el RER, se solicitará por escrito o por vía electrónica, sin perjuicio de las limitaciones establecidas en los artículos 4 y 9 del mencionado Reglamento.

4. El Parlamento facilitará asistencia «en línea» a los ciudadanos sobre las modalidades de presentación de las solicitudes de acceso a los documentos.

TÍTULO II

LA SOLICITUD INICIAL

Artículo 7

Solicitudes cubiertas por la presente Reglamentación

La presente Reglamentación se aplicará a toda solicitud de acceso a un documento del Parlamento Europeo que se presente utilizando el formulario disponible en el sitio del RER o que se refiera explícitamente al derecho de acceso a los documentos tal como se define en el Reglamento (CE) no 1049/2001. No obstante, no están cubiertas por la presente Reglamentación las solicitudes que se basen en un derecho de acceso especial, tal como lo establecen, entre otros, el Reglamento del Parlamento, el Reglamento financiero, el Reglamento (CE) no 45/2001 sobre la protección de los datos personales y el Estatuto de los funcionarios.

Artículo 8

Presentación de la solicitud de acceso

1. La solicitud de acceso a un documento del Parlamento Europeo se presentará por escrito, mediante fax o en formato electrónico, en una de las lenguas a que se refiere el artículo 342 del TFUE.

2. Las solicitudes en formato electrónico se presentarán utilizando en la medida de lo posible el formulario electrónico previsto en el sitio del RER y el sistema de ayuda «en línea» previsto para facilitar la presentación de dichas solicitudes.

3. La solicitud deberá estar formulada con la suficiente precisión y deberá contener los elementos que permitan identificar el o los documentos solicitados, así como el nombre y la dirección del solicitante.

4. Cuando una solicitud no sea lo suficientemente precisa, la Institución, en virtud del apartado 2 del artículo 6 del Reglamento (CE) no 1049/2001, pedirá al solicitante que la aclare y le ayudará a hacerlo.

Artículo 9

Tramitación de la solicitud inicial

1. Toda solicitud de acceso a un documento en posesión del Parlamento Europeo se transmitirá el mismo día, tras su registro, al servicio competente, que acusará recibo de la misma, elaborará la respuesta y facilitará el documento en el plazo previsto.

2. Cuando la solicitud se refiera a un documento elaborado por el Parlamento Europeo sujeto a una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, o cuando sea necesario identificar y localizar el documento solicitado, el servicio competente se dirigirá al servicio u órgano autor del documento, quien propondrá el curso que se habrá de dar a la solicitud en un plazo de 5 días laborables.

Artículo 10

Consulta de terceros

1. Cuando la solicitud se refiera a documentos de terceros, el servicio competente, en su caso y en coordinación con el servicio que esté en posesión de los documentos solicitados, comprobará la aplicabilidad de una de las excepciones previstas en los artículos 4 o 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

2. Si, al concluir ese examen, se considera que debe negarse el acceso a los documentos solicitados en virtud de una de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, se enviará la respuesta negativa al solicitante sin consultar al tercero autor.

3. El servicio competente dará un curso favorable a la solicitud sin consultar al tercero autor si:

— el documento solicitado ya ha sido divulgado por su autor en virtud de las disposiciones del Reglamento (CE) no 1049/2001 o de disposiciones análogas;

— la divulgación de su contenido, en su caso parcial, no atenta de forma manifiesta contra uno de los intereses señalados en los artículos 4 y 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

4. En todos los demás casos, se consultará a los terceros y se les concederá un plazo de 5 días laborables para manifestarse con el fin de determinar si procede aplicar alguna de las excepciones previstas en los artículos 4 o 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001.

5. En ausencia de respuesta en el plazo fijado, o cuando no se pueda encontrar o identificar al tercero, el Parlamento Europeo resolverá, de conformidad con el régimen de excepciones del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, teniendo en cuenta los intereses legítimos de los terceros sobre la base de los elementos de los que dispone.

Artículo 11

Plazo de respuesta

1. En los casos en que se conceda el acceso, el servicio competente facilitará los documentos solicitados en un plazo de 15 días laborables a partir del registro de la solicitud.

2. Si el Parlamento Europeo no estuviera en condiciones de dar acceso a los documentos solicitados, comunicará por escrito al solicitante los motivos de la denegación, total o parcial, y le informará de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria.

3. En este caso, el solicitante tendrá un plazo de 15 días laborables a partir de la recepción de la respuesta para presentar la solicitud confirmatoria.

4. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 del presente artículo podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos.

5. La ausencia de respuesta de la Institución en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

Artículo 12

Autoridad habilitada

1. De conformidad con los apartados 4 y 6 del artículo 104 del Reglamento interno, el Secretario General, bajo la autoridad del Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, tramitará las solicitudes iniciales dirigidas al Parlamento Europeo.

2. El Secretario General, o el servicio competente bajo la autoridad del Secretario General, transmitirán al solicitante las respuestas positivas a la solicitud inicial.

3. El Secretario General, a propuesta del servicio competente y previa consulta al autor del documento, decidirá si se ha de proceder a la denegación, debidamente motivada, de una solicitud inicial. Toda decisión denegatoria se transmitirá, para información, al Vicepresidente responsable.

4. El Secretario General o el servicio competente podrán consultar en todo momento al Servicio Jurídico y/o al delegado para la protección de los datos sobre el curso que deba darse a la solicitud de acceso.

TÍTULO III

LA SOLICITUD CONFIRMATORIA

Artículo 13

Presentación

1. Las solicitudes confirmatorias deberán enviarse en un plazo de 15 días laborables, bien a partir de la recepción de la respuesta por la que se deniega en su totalidad o en parte el acceso al documento solicitado, bien, en ausencia de respuesta a la solicitud inicial, cuando venza el plazo para la respuesta.

2. Las solicitudes confirmatorias deberán respetar lo dispuesto en el artículo 8 de la presente Decisión para la solicitud inicial.

Artículo 14

Tramitación y consultas

1. Las solicitudes confirmatorias se registrarán y las eventuales consultas se garantizarán con arreglo a lo previsto en los artículos 9 y 10 de la presente Decisión.

2. En un plazo de 15 días laborables a partir del registro de la solicitud, el Parlamento Europeo facilitará el acceso al documento, o bien comunicará por escrito o por vía electrónica los motivos de su denegación total o parcial.

3. Con carácter excepcional, cuando la solicitud se refiera a un documento de gran extensión o a un gran número de documentos, el plazo previsto en el apartado anterior podrá ampliarse en 15 días laborables, siempre y cuando se informe previamente de ello al solicitante y se expliquen debidamente los motivos.

Artículo 15

Autoridad habilitada

1. Toda respuesta a las solicitudes confirmatorias serán competencia de la Mesa del Parlamento Europeo. El Vicepresidente responsable de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos decidirá acerca de las solicitudes confirmatorias en nombre de la Mesa y bajo la autoridad de este órgano.

2. El Vicepresidente deberá informar a la Mesa acerca de su decisión en la primera reunión de este órgano después de que se haya adoptado una decisión y se haya informado al solicitante. Si lo considera necesario, y dentro de los plazos previstos, el Vicepresidente podrá someter a la Mesa el proyecto de decisión, en particular cuando la respuesta sea susceptible de plantear cuestiones de principio relativas a la política de transparencia del Parlamento Europeo. En su respuesta al solicitante, el Vicepresidente deberá respetar la decisión de la Mesa.

3. El Vicepresidente y la Mesa decidirán, sobre la base de la propuesta elaborada por el servicio competente, por delegación del Secretario General. Este servicio consultará al delegado para la protección de los datos, que emitirá su dictamen en un plazo de 3 días laborables.

4. El proyecto de respuesta podrá someterse a un examen previo del Servicio Jurídico, que habrá de emitir su dictamen en un plazo de 3 días laborables.

Artículo 16

Recursos

1. En caso de denegación total o parcial por el Parlamento del acceso solicitado, la Institución informará al solicitante de las vías de recurso de que dispone, a saber, el recurso judicial contra la Institución o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones previstas en los artículos 263 y 228 del TFUE.

2. La ausencia de respuesta en el plazo establecido se considerará una respuesta denegatoria y dará derecho al solicitante a interponer un recurso judicial o una reclamación con arreglo a las condiciones previstas en el apartado precedente.

TÍTULO IV

LA INSCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS SENSIBLES EN EL RER Y EL ACCESO A LOS MISMOS

Artículo 17

La inscripción de los documentos sensibles en el RER

1. Los documentos sensibles con arreglo al artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001 se incluirán en el RER si el emisor da su consentimiento. Las personas u órganos del Parlamento Europeo que reciban el documento sensible de parte de un tercero determinarán las referencias que podrán figurar en el mismo. Estas personas u órganos se harán aconsejar por el Vicepresidente responsable de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, por el Secretario General o, en su caso, por el presidente de la comisión parlamentaria interesada.

2. Los documentos elaborados por el Parlamento Europeo referentes a un documento sensible se incluirán en el RER previa autorización del Vicepresidente responsable de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos. Las referencias atribuidas a estos documentos se determinarán en las mismas condiciones que las previstas en el apartado precedente.

Artículo 18

Tramitación de las solicitudes de acceso

El Secretario General transmitirá las solicitudes de acceso a un documento sensible al Vicepresidente responsable de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, que es a quien incumbe la respuesta a una solicitud inicial. La respuesta a una solicitud confirmatoria será competencia de la Mesa, quien podrá delegarla en el Presidente. El Vicepresidente responsable y la Mesa o el Presidente se harán aconsejar por el Secretario General o, en su caso, por el presidente de la comisión parlamentaria interesada. Las condiciones de registro y los plazos serán los mismos que para las otras solicitudes de acceso.

Artículo 19

Personas habilitadas

Las personas habilitadas para tomar conocimiento de los documentos durante la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos sensibles son las siguientes: el Presidente del Parlamento Europeo, el Vicepresidente responsable del control de la tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos, el presidente de la comisión parlamentaria directamente interesada, el Secretario General y el personal del servicio competente debidamente habilitado, a menos que los acuerdos establecidos con las otras instituciones prevean una habilitación especial.

Artículo 20

Protección de los documentos sensibles

Los documentos sensibles estarán sujetos a normas estrictas de seguridad, con el fin de garantizar su tramitación confidencial en el interior de la Institución. Para ello, estas normas tendrán en cuenta los acuerdos interinstitucionales.

TÍTULO V

LA ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 21

Coste de la respuesta

1. Para completar el apartado 1 del artículo 10 del Reglamento (CE) no 1049/2001, si el volumen de los documentos solicitados supera las veinte páginas, se podrá cobrar al solicitante una tasa de 0,10 euros por página más los gastos de porte. Los gastos correspondientes a otros soportes se decidirán en cada caso, sin que puedan exceder de un importe razonable.

2. La presente Decisión no se aplicará a los documentos publicados, que quedan sujetos a su propio sistema de precios.

TÍTULO VI

LA APLICACIÓN

Artículo 22

Aplicación

La presente Decisión es aplicable en el respeto y sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (CE) no 1049/2001, así como del Reglamento interno del Parlamento Europeo.

Artículo 23

Revisión

La presente Decisión será objeto de nuevo examen al menos cada vez que el Reglamento (CE) no 1049/2001 sea objeto de una revisión.

Artículo 24

Entrada en vigor

La presente Decisión entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea (6).

(1) DO C 374 de 29.12.2001, p. 1.

(2) Consolidada por la Mesa con fecha de 3 de mayo de 2004.

(3) Modificada por la Mesa el 26 de septiembre de 2005 y publicada en el DO C 289 de 22.11.2005, p. 6.

(4) Modificada por la Mesa el 22 de junio de 2011 y publicada en el DO C 216 de 22.7.2011, p. 19.

(5) A saber, el 3 de diciembre de 2001.

(6) A saber, el 29 de diciembre de 2001, el 22 de noviembre de 2005 y el 22 de julio de 2011.