Decisión del Consejo de Administración de la Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo

de 26 de marzo de 2004

por la que se aprueban las normas de desarrollo del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Consejo relativo al acceso del público a los documentos

(2004/321/CE)

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,

Visto el Reglamento (CE) n° 1649/2003 del Consejo, de 18 de junio de 2003, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1365/75 relativo a la creación de una Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo y por el que se deroga el Reglamento (CEE) n° 1417/76(1),

Considerando lo siguiente:

(1) Los principios generales y los límites que regulan el derecho de acceso a los documentos contemplado en el artículo 255 del Tratado fueron establecidos por el Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión(2).

(2) Con ocasión de la aprobación del Reglamento (CE) n° 1049/2001, las tres instituciones convinieron, mediante una declaración común, que las Agencias y órganos similares debían aplicar normas conformes con el Reglamento mencionado.

(3) El Reglamento (CE) n° 1649/2003 afirma que el Reglamento (CE) n° 1049/2001 se aplicará a los documentos en poder de la Fundación.

(4) El Reglamento (CE) n° 1649/2003 prevé asimismo que el Consejo de Administración adoptará las disposiciones prácticas de aplicación del Reglamento (CE) n° 1049/2001 en el plazo de seis meses a partir del 29 de septiembre de 2003, o de la entrada en vigor del Reglamento (CE) n° 1649/2003.

(5) La existencia de unas normas claras contribuirá a agilizar la administración, al ayudar a los responsables a tramitar con precisión y rapidez las solicitudes presentadas por el público.

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1

Ámbito de aplicabilidad

1. El derecho de acceso se refiere a los documentos que obran en poder de la Fundación, es decir, los que la Fundación ha elaborado o recibido y están en su posesión.

2. Los ciudadanos de la Unión Europea, así como las personas físicas o jurídicas que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro, ejercerán su derecho de acceso a los documentos de la Fundación en virtud de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

3. En aplicación del apartado 2 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, tanto los ciudadanos de terceros países que no tengan su residencia en un Estado miembro como las personas jurídicas cuyo domicilio social no se halle en uno de los Estados miembros se beneficiarán del derecho de acceso a los documentos de la Fundación en las mismas condiciones que los beneficiarios citados en el apartado 1 del artículo 2 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

Artículo 2

Solicitudes de acceso

1. Las solicitudes de acceso a documentos de la Fundación que no sean del dominio público se harán por escrito, inclusive en forma electrónica, y con la suficiente precisión para permitir a la Fundación identificar los documentos en cuestión.

2. La Fundación responderá a las solicitudes de acceso iniciales y confirmatorias en un plazo de 15 días laborables desde el registro de la solicitud.

3. Cuando se trate de solicitudes complejas o voluminosas, este plazo podrá prolongarse 15 días laborables más. Toda prolongación del plazo deberá justificarse y comunicarse previamente al solicitante.

4. En caso de solicitud imprecisa contemplada en el apartado 2 del artículo 6 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la Fundación pedirá al solicitante que aporte información complementaria que permita identificar los documentos solicitados; el plazo de respuesta sólo comenzará a correr una vez que la Fundación disponga de tal información.

5. Toda decisión parcialmente negativa deberá indicar el motivo de la denegación, remitiéndose a una de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

Artículo 3

Tramitación de las solicitudes iniciales

1. Tan pronto como se registre la solicitud, se remitirá un acuse de recibo al solicitante, salvo cuando la respuesta pueda enviarse a vuelta de correo. Tanto el acuse de recibo como la respuesta se enviarán por escrito, en su caso por vía electrónica.

2. El solicitante será informado por el Jefe de la Administración del curso reservado a su solicitud.

3. En caso de denegación total o parcial, el solicitante dispondrá de 15 días laborables a partir de la fecha de recepción de la respuesta de la Fundación para elevar una solicitud confirmatoria pidiendo a la misma que reconsidere su posición.

4. La ausencia de respuesta de la Fundación en el plazo establecido dará derecho al solicitante a presentar una solicitud confirmatoria.

Artículo 4

Tramitación de las solicitudes confirmatorias

1. El Director tomará las decisiones de denegación de acceso relativas a las solicitudes confirmatorias, e informará de ello al Consejo de Administración de la Fundación.

2. La decisión se notificará al solicitante por escrito, o por medios electrónicos cuando proceda, y especificará en cuál de las excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 se basa, y los motivos que la fundamentan. Le informará asimismo de su derecho a interponer recurso ante el Tribunal de Primera Instancia, o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo.

Artículo 5

Consultas

1. Cuando la Fundación reciba una solicitud de acceso a un documento que obre en su poder pero emane de un tercero, la Fundación comprobará si se aplica alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento.

2. Si, al término de este examen, la Fundación considerara que el acceso al documento solicitado debe denegarse en virtud de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la respuesta negativa se enviará al solicitante sin previa consulta al tercero autor del documento.

3. La Fundación dará curso favorable a la solicitud sin consultar previamente al tercero autor del documento cuando:

a) el documento solicitado ya haya sido divulgado bien por su autor bien en virtud del Reglamento o de disposiciones similares;

b) la divulgación, eventualmente parcial, de su contenido no afecte a ninguno de los intereses contemplados en el artículo 4 del Reglamento.

Artículo 6

Ejercicio del derecho de acceso

1. Los documentos se enviarán por correo, fax o, en su caso, correo electrónico. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Esta consulta será gratuita.

2. Cuando el documento haya sido publicado, la respuesta consistirá en facilitar las referencias de la publicación o el lugar en que puede accederse al documento y, en su caso, la dirección del documento en el sitio Internet de la Fundación.

3. Cuando el volumen de los documentos solicitados supere las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,40 euros por página, más los gastos de envío. Los gastos de otro tipo de soporte se decidirán caso por caso, velando por que el importe sea razonable.

Artículo 7

Registro de documentos

1. Para garantizar a los ciudadanos el ejercicio efectivo de los derechos reconocidos en el Reglamento (CE) n° 1049/2001, la Fundación pondrá a disposición del público un registro de documentos en su sitio Internet.

2. El registro contendrá: el título del documento, una referencia única, el asunto de que trata y/o una breve descripción del documento, así como la fecha en que se recibió o elaboró y la fecha en que se registró.

Artículo 8

Documentos directamente accesibles por el público

1. Las disposiciones del presente artículo sólo se aplicarán a los documentos redactados o recibidos tras la fecha de entrada en vigor del Reglamento (CE) n° 1049/2001.

2. Los siguientes documentos se facilitarán automáticamente previa solicitud y, en la medida de lo posible, se pondrán a directa disposición del público:

a) los órdenes del día y actas definitivas de las reuniones del Consejo de Administración y la Mesa;

b) las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración y la Mesa;

c) los documentos que emanen de terceros ya divulgados por su autor o con su consentimiento;

d) los documentos ya divulgados en respuesta a una solicitud anterior.

Artículo 9

Informe

La Fundación publicará dentro del Informe Anual información sobre la aplicación de esta Decisión, en concreto estadísticas sobre el número de solicitudes de acceso a los documentos de la Fundación y sobre las denegaciones registradas y el motivo de las mismas.

Artículo 10

Entrada en vigor

La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea y entrará en vigor el día de su publicación.

Hecho en Dublín, el 26 de marzo de 2004.

Por el Consejo de Administración

Marjaana Valkonen

(1) DO L 245 de 29.9.2003, p. 25.

(2) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.