Reglamento (CE, Euratom) no 1700/2003 del Consejo

de 22 de septiembre de 2003

por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83 relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, y en particular su artículo 308,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, y en particular su artículo 203,

Vista la propuesta de la Comisión,

Visto el dictamen del Parlamento Europeo,

Considerando lo siguiente:

(1) El artículo 255 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea confiere a todo ciudadano de la Unión, así como a toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, el derecho a acceder a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión.

(2) Los principios generales y los límites que rigen el derecho de acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión fueron establecidos por el Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo(1).

(3) En virtud del Reglamento (CE) n° 1049/2001, las excepciones al derecho de acceso previstas en el mismo sólo se aplican durante un período máximo de 30 años, independientemente del lugar en el que se conserven los documentos. No obstante, las excepciones relativas a la protección de la intimidad o de los intereses comerciales, así como las disposiciones específicas relativas a los documentos sensibles, podrán aplicarse transcurrido dicho período, si fuere necesario.

(4) El Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83(2) dispone que algunas categorías de documentos sólo serán accesibles al público una vez vencido el plazo de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos. Con arreglo al apartado 2 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, conviene ajustar estas disposiciones sobre exclusión a las excepciones al derecho de acceso previstas en este Reglamento.

(5) A efectos del Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83, el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, así como las agencias y organismos similares creados por el legislador comunitario, serán asimiladas en lo sucesivo a las instituciones mencionadas en el apartado 1 del artículo 7 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

(6) Procede, por lo tanto, modificar en consecuencia el Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

Artículo 1

El Reglamento (CEE, Euratom) n° 354/83 queda modificado como sigue:

1) En el artículo 1, los apartados 1, 2 y 3 se sustituyen por el texto siguiente:

"Artículo 1

1. El objeto del presente Reglamento es garantizar la conservación de los documentos de interés histórico o administrativo y el acceso del público a ellos, en la mayor medida posible.

Para alcanzar este objetivo, cada institución de la Comunidad Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, así como el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, las agencias y organismos similares creados por el legislador comunitario (denominados en lo sucesivo las instituciones), crearán sus archivos históricos y los abrirán al público en las condiciones fijadas en el presente Reglamento y una vez transcurrido un plazo de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.

2. A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

a) archivos de las instituciones de las Comunidades Europeas, el conjunto de documentos, cualesquiera que fueren su forma y el medio utilizado, elaborados o recibidos por una de las instituciones, uno de sus representantes o uno de sus agentes en el ejercicio de sus funciones, que se refieran a las actividades de la Comunidad Europea o de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (en lo sucesivo denominadas las Comunidades Europeas);

b) archivos históricos de las instituciones de las Comunidades Europeas, la parte de los archivos de las instituciones de las Comunidades Europeas que haya sido seleccionada, en las condiciones previstas en el artículo 7, para ser objeto de una conservación permanente.

3. Los documentos que ya fueren accesibles al público antes de transcurrir el plazo previsto en el apartado 1 seguirán siéndolo sin restricción alguna.".

2) El artículo 2 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 2

1. En el caso de documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión(3), así como de la excepción relativa a los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplada en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, estas excepciones podrán seguir aplicándose a todo el documento o a parte de él más allá del plazo de 30 años, siempre que se cumplan las correspondientes condiciones de aplicación.

2. Los documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, incluidos los expedientes del personal de las Comunidades Europeas, podrán divulgarse de conformidad con las disposiciones del Reglamento (CE) n° 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos(4), en particular sus artículos 4 y 5.

3. Antes de decidir si se permite el acceso del público a documentos cuya divulgación pudiera suponer un perjuicio para los intereses comerciales de una determinada persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplados en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) n° 1049/2001, la institución informará a la persona interesada, con arreglo a las disposiciones de aplicación que defina cada institución, sobre su intención de permitir el acceso del público a los documentos en cuestión. Estos documentos no se harán públicos si, habida cuenta de las observaciones presentadas por las personas interesadas, la institución considera que su divulgación supondría un perjuicio para dichos intereses comerciales, salvo que su divulgación revista un interés público superior.

4. Los documentos sensibles con arreglo a lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento (CE) n° 1049/2001 serán accesibles dentro de los límites fijados por esta disposición.".

3) El artículo 3 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 3

El público no tendrá acceso a los documentos clasificados bajo uno de los regímenes de secreto previstos en el artículo 10 del Reglamento n° 3 del Consejo, de 31 de julio de 1958, relativo a la aplicación del artículo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica(5), y que no hayan sido desclasificados.".

4) Queda suprimido el artículo 4.

5) El artículo 5 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 5

A fin de garantizar el respeto del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, cada institución procederá a su debido tiempo, y a más tardar durante el vigésimo quinto año siguiente a la fecha de su elaboración, al examen de todos los documentos clasificados de conformidad con las normas de la institución de que se trate, con miras a decidir sobre su eventual desclasificación. Los documentos no desclasificados en ese primer examen se reexaminarán periódicamente y al menos cada cinco años.".

6) El artículo 6 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 6

Cuando, tras la expiración del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, un Estado miembro quiera hacer accesibles al público documentos que emanen de las instituciones y estén cubiertos por el artículo 2 o el artículo 3, consultará a la institución de que se trate para tomar una decisión que no ponga en peligro la consecución de los objetivos del presente Reglamento.".

7) El artículo 7 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 7

A más tardar 15 años después de su elaboración, cada institución transmitirá a los archivos históricos todos los documentos contenidos en sus archivos corrientes. Con arreglo a los criterios que establezca cada institución de conformidad con el artículo 9, estos documentos serán luego objeto de una selección para separar los documentos que deben conservarse de aquellos desprovistos de interés administrativo o histórico.".

8) El artículo 9 se sustituye por el texto siguiente:

"Artículo 9

1. Cada institución estará facultada para adoptar normas internas de aplicación del presente Reglamento. En la medida de lo posible, las instituciones deberán permitir el acceso a sus archivos en forma electrónica. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (escritura en Braille, letra de gran tamaño o cinta magnetofónica).

2. Cada institución publicará anualmente una información sobre sus actividades relativas a los archivos históricos.".

Artículo 2

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 22 de septiembre de 2003.

Por el Consejo

El Presidente

F. Frattini

(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) DO L 43 de 15.2.1983, p. 1.

(3) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(4) DO L 8 de 12.1.2002, p. 1.

(5) DO n° 17 de 6.10.1958, p. 406/58.

ANEXO

DECLARACIÓN DEL CONSEJO

El Consejo recuerda que el presente Reglamento no afecta al contrato de depósito entre las Comunidades Europeas y el Instituto Universitario Europeo, de 17 de diciembre de 1984.