Anexo

Especificaciones técnicas complementarias para el documento provisional de viaje de la UE

Parte I

Requisitos previos, instrucciones y normas para la producción (1)

1. ÍNDICE 50

2. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS PRODUCTORES 50

3. SEGURIDAD FÍSICA 50

3.1 EDIFICIOS DE PRODUCCIÓN 50

3.2 PERSONAL DE SEGURIDAD 50

3.3 SALA DE CONTROL DE LA SEGURIDAD 51

3.4 ACCESO DE VISITANTES O TERCEROS 51

3.5 ACCESO DEL PERSONAL 51

3.6 CONTROL DE LAS ZONAS DE PRODUCCIÓN 51

3.7 MANIPULACIÓN DEL MATERIAL DE ENTRADA Y SALIDA 51

3.8 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ENTREGA 51

4. SEGURIDAD DE LOS MÉTODOS Y MATERIALES DE PRODUCCIÓN 52

4.1 PLANCHAS 52

4.2 PAPEL 52

4.3 DISPOSITIVO DIFRACTANTE CON IMAGEN ÓPTICAMENTE VARIABLE 52

4.4 TINTAS DE SEGURIDAD 53

4.5 ALMACENAMIENTO 53

5. CONTROL DE LA CALIDAD 53

6. BIBLIOGRAFÍA 53

1. ÍNDICE

Esta parte del anexo establece las normas para la producción de los documentos provisionales de viaje de la UE (DPV UE).

Esta parte del anexo puede facilitarse a las posibles imprentas de seguridad, por ejemplo en el marco de un proceso de licitación.

2. INSTRUCCIONES RELATIVAS A LOS PRODUCTORES

Solo podrán ocuparse de la producción del DPV UE imprentas o instituciones de seguridad públicas o privadas, mandatadas por los Estados miembros y capaces de producir documentos de alta seguridad.

Tales empresas o instituciones deben poder demostrar su competencia para asumir la producción. La sede social del productor debe estar ubicada en la Unión y la producción del DPV UE también debe tener lugar en la Unión.

La producción del DPV UE no podrá externalizarse a un tercero (esto no se aplica a las materias primas y los componentes, como fibras y papel de seguridad), a menos que el Estado miembro que emita el contrato para la producción del DPV UE lo autorice y notifique a la Comisión. Las empresas terceras que asuman parte de la producción del DPV UE deben respetar también las normas y prácticas de seguridad a las que se refiere el presente documento.

El productor debe estar en posesión de la certificación de la norma ISO 9001 «Sistemas de gestión de la calidad» e ISO/IEC 27001 «Sistemas de gestión de la seguridad de la información».

Además, el productor debe poseer la certificación ISO 14298 «Gestión de los procesos de seguridad de la impresión» (anteriormente CWA 14641) con el nivel «Governmental», como mínimo, o su equivalente con arreglo a la normativa nacional.

A petición de los Estados miembros, los productores deben aportar datos de los certificados de las auditorías de seguridad.

Los Estados miembros deben garantizar que los productores cumplan esta normativa y deben notificar a la Comisión qué empresa ha sido seleccionada para llevar a cabo la producción.

El productor debe notificar cualquier fallo de seguridad en relación con los DPV UE, los materiales básicos o la seguridad física de las instalaciones en el momento de la producción al Estado miembro, que debe informar de ello a la Comisión sin demora injustificada.

3. SEGURIDAD FÍSICA

Los requisitos establecidos en la presente sección complementan los de la norma ISO 14298 y son obligatorios mientras tenga lugar la producción del DPV UE. También son aplicables a los materiales, los productos semiacabados y el almacenamiento del DPV UE.

Debe mantenerse la seguridad física de las instalaciones y edificios de producción de conformidad con la norma ISO 14298 y con los requisitos de certificación de Intergraf (especialmente la categoría E «Riesgo de intrusión física y en términos de acceso») o la normativa nacional equivalente.

Todas las personas (empleados, personal de seguridad, visitantes, terceros, etc.) presentes en las instalaciones o en los edificios de producción del productor deben ser controladas de conformidad con la norma ISO 14298 «Requisitos de certificación de Intergraf» o la normativa nacional equivalente.

3.1 EDIFICIOS DE PRODUCCIÓN

Todos los edificios en que se almacenen y procesen las materias primas, los productos semiacabados y los productos acabados deben certificarse al nivel «Governmental» como mínimo, de conformidad con la norma ISO 14298 o la normativa nacional equivalente.

3.2 PERSONAL DE SEGURIDAD

El productor debe utilizar un departamento especial e independiente o una empresa de seguridad reputada y certificada, así como emplear a personal de seguridad adecuadamente formado, para encargarse de la seguridad de las instalaciones y las zonas de producción. Se recomienda que las empresas de seguridad externa estén certificadas por lo que se refiere a los aspectos relacionados con la calidad (por ejemplo, ISO 9001, DIN 77200).

3.3 SALA DE CONTROL DE LA SEGURIDAD

El productor debe habilitar una sala de control de la seguridad en las instalaciones de producción. Las medidas de seguridad física deben cumplir los requisitos de la norma EN 50518 (no es obligatoria la certificación) o la normativa nacional. No obstante lo dispuesto en la frase anterior, son posibles las desviaciones de la norma EN 50518 siempre que se basen en una evaluación del riesgo. La puerta de acceso a la sala de control de la seguridad debe estar equipada, tanto a la entrada como a la salida, con un lector de tarjetas o un sistema de control de acceso biométrico que registre todas las entradas y salidas e impida la salida en caso de no registro de la entrada y viceversa (función «anti passback»).

Se recomienda la presencia en todo momento de un mínimo de dos vigilantes. Se recomienda que estos vigilantes sean empleados del productor.

3.4 ACCESO DE VISITANTES O TERCEROS

El acceso de visitantes o terceros a las zonas de producción debe someterse a un control estricto en aplicación de la norma ISO 14298. Estas personas deben estar permanentemente acompañadas y llevar siempre su tarjeta de identificación de manera visible.

3.5 ACCESO DEL PERSONAL

El acceso a las zonas de producción debe limitarse a los empleados autorizados mediante un riguroso sistema de control individual del acceso. Debe existir un procedimiento de control de acceso. Se recomienda que el acceso solo se permita en función de la necesidad de conocer.

3.6 CONTROL DE LAS ZONAS DE PRODUCCIÓN

Las zonas de producción deben controlarse en todo momento. Cuando las zonas de producción no se estén usando, deben estar físicamente cerradas y vigiladas.

Si fuera necesario el acceso a las zonas de producción en momentos en los que no esté en marcha la producción, debe informarse al servicio de seguridad, que debe estar presente durante el acceso. En tales casos, no debe ser posible entrar en las zonas de producción sin que esté físicamente presente el servicio de seguridad (una o varias personas distintas en posesión de la llave o las llaves).

3.7 MANIPULACIÓN DEL MATERIAL DE ENTRADA Y SALIDA

El productor debe disponer de zonas específicas de recepción y entrega para el material y productos de entrada y salida. Todas las puertas de las zonas de recepción y entrega (incluida la puerta del vallado perimetral, la puerta intermedia y la puerta interna de las zonas de recepción y entrega) deben poder accionarse electrónicamente y mediante interbloqueo, lo que implica que, cuando una de las puertas esté abierta, las otras queden bloqueadas electrónicamente.

Deben existir procedimientos para el control de los visitantes y los conductores de los vehículos en que se transporten estos materiales. Debe conservarse un registro de cada entrega de material.

3.8 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ENTREGA

La entrega de los DPV UE debe ser regulada por el Estado miembro que emita el contrato junto con el productor. Aunque aún no se hayan completado con los datos personales, los DPV UE acabados se consideran objetos de seguridad de alto riesgo, por lo que el transporte debe ser lo más seguro posible.

Ha de llevarse a cabo y documentarse una evaluación genérica del riesgo para cada tipo de transporte y deben aplicarse las medidas de seguridad adicionales que se consideren necesarias (por ejemplo, vehículos blindados, vehículos de acompañamiento). Estas evaluaciones deben revisarse cada vez que se produzca un cambio en las circunstancias pertinentes.

Todas las actividades de carga y descarga, incluida la entrega a la parte receptora, deben someterse a un control doble, es decir, en el que participen dos o más personas.

En los documentos de transporte han de indicarse los números de serie de los DPV UE transportados.

Se recomienda comprobar, a intervalos regulares durante el transporte, el estado y la posición de los vehículos que transporten productos de impresión de seguridad. Ha de haber al menos dos sistemas independientes que puedan garantizar una comunicación efectiva con los socios externos en caso de perturbación del transporte.

Debe comunicarse inmediatamente a la empresa productora cualquier irregularidad (como, por ejemplo, el incumplimiento por alguna de las partes de estos requisitos mínimos en materia de transporte, un ataque a un transporte o una pérdida por cualquier causa durante el transporte).

No debe ser posible acceder de ningún modo a los productos de seguridad desde el interior de la cabina del conductor, y el compartimento en el que se transporten las mercancías debe estar hecho de metal y enteramente cerrado (está prohibido el uso de vehículos con lonas laterales), con acceso para la carga y descarga a través de una puerta con cerradura. Las llaves de las cerraduras no deben transportarse dentro del vehículo.

4. SEGURIDAD DE LOS MÉTODOS Y MATERIALES DE PRODUCCIÓN

En esta sección se expone la información necesaria en materia de seguridad en relación con los artículos utilizados para la producción del DPV UE. El productor debe conservar una pista de auditoría completa y exhaustiva, desde la llegada de los materiales de seguridad hasta la entrega de los DPV UE, que incluya la destrucción del material rechazado, deteriorado o semiacabado.

Además, el productor debe elegir a los proveedores de materias primas y asumir la responsabilidad con respecto a ellos, y, en caso necesario, esta elección debe ser aprobada también por el Estado miembro correspondiente. Se recomienda que los proveedores de materias primas de seguridad tengan el mismo grado de certificación que los productores, en especial con respecto a la norma ISO 14298. Si un productor estima (y comprueba) que un proveedor es reputado y fiable aunque no tenga las certificaciones, deberá obtener la aprobación del Estado miembro correspondiente que emite el contrato, el cual deberá notificarlo a la Comisión.

4.1 PLANCHAS

Se recomienda que todas las planchas de impresión de los DPV UE se fabriquen en las instalaciones del productor autorizado en las que tenga lugar la producción del DPV UE. Las planchas de impresión que ya no sirvan (por ejemplo, debido al desgaste, defectos, etc.), deberán hacerse inservibles y destruirse en condiciones de seguridad.

Las planchas que puedan necesitarse para tiradas posteriores deben almacenarse en una zona segura en las instalaciones de la empresa.

En caso de que el productor no pueda fabricar las planchas en sus propias instalaciones, las planchas de impresión necesarias solo podrán encargarse a un productor de planchas reputado que, por ejemplo, haya fabricado previamente las planchas para las etiquetas del visado de la UE. En cualquier caso, el productor de tales planchas debe poseer la certificación de la norma ISO 14298. Tales planchas solo podrán entregarse a productores autorizados previa autorización del Estado miembro. Debe enviarse también la correspondiente notificación a la Comisión.

4.2 PAPEL

El papel producido para el DPV UE debe controlarse estrictamente. Esto se aplica tanto a la fabricación del papel como a los pasos posteriores necesarios (adición del soporte adhesivo). Todos los rollos y hojas deben someterse a una auditoría de seguridad para garantizar la rendición de cuentas en la cadena de suministro.

Con anterioridad a la entrega, debe contabilizarse todo el papel que esté previsto entregar a los productores del DPV UE. Deben comprobarse y contabilizarse las hojas entregadas al productor y utilizadas durante la producción.

Para la entrega del papel a los productores debe utilizarse un transporte seguro. Ha de llevarse a cabo y documentarse una evaluación genérica del riesgo para el transporte y deben aplicarse las medidas de seguridad adicionales que se consideren necesarias (por ejemplo, vehículos blindados, vehículos de acompañamiento). Estas evaluaciones deben revisarse cada vez que se produzca un cambio en las circunstancias pertinentes.

4.3 DISPOSITIVO DIFRACTANTE CON IMAGEN ÓPTICAMENTE VARIABLE

La producción y el uso del dispositivo difractante con imagen ópticamente variable (DOVID) para el DPV UE deben ser objeto de un proceso de control y contabilizarse. Esto incluye no solo los parches del DOVID completos, sino también los productos semiacabados, deteriorados y de desecho.

La entrega de los parches del DOVID a los productores autorizados debe llevarse a cabo utilizando un transporte seguro. Debe registrarse el número de dispositivos DOVID que vayan a entregarse.

También deben controlarse y contabilizarse los parches del DOVID que vayan a utilizarse en las instalaciones del productor. Todo material de desecho debe almacenarse de forma segura y podrá destruirse en condiciones de seguridad en una fecha posterior oportuna. Los parches deben contabilizarse, de manera que pueda establecerse una pista de auditoría completa en caso necesario.

La Comisión o cada Estado miembro podrán encargar anualmente los DOVID en forma de pedido agrupado con el fin de reducir el precio para cada uno de los Estados miembros. Los Estados miembros son responsables de las disposiciones contractuales y financieras con arreglo al pedido agrupado. Solo los productores notificados pueden participar en el pedido agrupado de los DOVID.

4.4 TINTAS DE SEGURIDAD

Para producir el DPV UE se utilizan tintas de seguridad, cuyo uso está restringido. Estas tintas pueden encargarse a proveedores reputados o a otros productores de DPV UE, o producirse en las instalaciones de los propios productores. Un productor solo podrá entregar tales tintas a otro productor autorizado tras haber recibido la prueba de la autorización de este último para producir DPV UE.

Las tintas de seguridad deben almacenarse en una zona segura. Es necesario un proceso de auditoría para realizar el rastreo de las tintas de seguridad a lo largo del proceso de producción.

4.5 ALMACENAMIENTO

Los materiales utilizados en la producción de DPV UE pueden clasificarse del siguiente modo:

— Materiales básicos (por ejemplo, tintas, papel de seguridad)

— Medios básicos (por ejemplo, planchas de impresión)

— Productos semiacabados (impresos o etiquetas incompletos o que no han pasado por todas las fases de producción)

— DPV UE completo – Impreso y etiqueta

El almacenamiento y la manipulación del producto requieren una garantía adecuada de la seguridad, la asunción de responsabilidad y el control en cada fase. Se recomienda que las zonas de almacenamiento cumplan los requisitos de las cámaras acorazadas (véase la norma ISO 14298).

5. CONTROL DE LA CALIDAD

Cada productor de DPV UE podrá especificar, en consulta con el Estado miembro que autorice la producción, qué controles de calidad se recomienda realizar en cada fase de la producción. Estos controles de calidad deben garantizar que los DPV UE producidos se ajusten a las especificaciones técnicas establecidas en la Directiva (UE) 2019/997 del Consejo y en los actos de ejecución adoptados sobre su base, de modo que la calidad de los DPV UE varíe lo menos posible entre lotes de producción.

En caso de que se hayan producido y puesto en circulación DPV UE que no cumplan las especificaciones técnicas, el Estado miembro de que se trate debe notificarlo inmediatamente a los demás Estados miembros y a la Comisión.

6. BIBLIOGRAFÍA

ISO 14298 Gestión de los procesos de impresión de seguridad (antiguo CWA 14641) EN 50518 Centros de supervisión y recepción de alarmas ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad ISO/IEC 27001 Sistemas de gestión de la seguridad de la información

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex – non-classified.