INFORME sobre los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea (CTOU-Luxemburgo) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997, acompañado de la respuesta del Centro (98/C 406/06)

1.1. El presente informe va dirigido al Consejo de Administración del Centro de Traducción de los Órganos del la Unión Europea, de conformidad con el apartado 4 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2965/94 del Consejo (1).

1.2. El Tribunal examinó los estados financieros del Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997. De conformidad con el apartado 1 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2965/94 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director. Esta responsabilidad incluye la elaboración y presentación de los estados financieros (2), de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el artículo 15 del Reglamento (CEE) n° 2965/94 del Consejo. El Tribunal de Cuentas deberá examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 188 C del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

1.3. El Tribunal realizó su fiscalización siguiendo sus principios y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas, para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal examinó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal recabó suficiente información para formarse la opinión que a continuación se expresa.

1.4. Dicho examen le ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1997 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN DE LOS ÓRGANOS DE LA UNIÓN EUROPEA CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO QUE FINALIZÓ EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

Contabilidad presupuestaria y general

1.5. A pesar de que sea el tercer ejercicio (dos de ellos completos) en el que el Centro desarrolla su actividad, la contabilidad presupuestaria continúa llevándose mediante una hoja de cálculo y no con un programa informatizado adecuado. El Tribunal ya había criticado la utilización de una hoja de cálculo en su informe de ejercicios anteriores (3).

1.6. El Centro debería implantar un sistema de contabilidad analítica que le permitiera conocer el coste real de los servicios que presta a los organismos clientes.

Acuerdos con la Comisión

1.7. En 1996 y 1997, el Centro llegó a acuerdos con la Comisión sobre las traducciones que, en condiciones normales, debía realizar, pero que fueron confiadas al servicio de traducción de la Comisión. El coste de la prestación de estos servicios, con cargo al presupuesto del Centro, ascendió a 0,4 millones de ecus en 1996 y a 0,2 millones de ecus en 1997 (incluido un importe de 0,06 millones de ecus correspondientes a otros trabajos diferentes a la traducción, como la armonización terminológica y la normalización).

1.8. El hecho de que en los acuerdos aprobados la base de facturación (días) sea diferente de la base utilizada para controlar el trabajo realizado (páginas) no le permite al Tribunal pronunciarse sobre el fundamento de los importes indicados. Por otro lado, no ha sido posible explicar las diferencias de precio de coste entre una página traducida en 1996 (36 ecus la página) y otra traducida en 1997 (82 ecus la página). Por lo que respecta al importe de 0,06 millones de ecus correspondiente a los trabajos de armonización terminológica y normalización, la documentación de apoyo de los mismos no resulta satisfactoria.

Presupuesto

1.9. Sólo se ha utilizado el 58 %, es decir, 0,89 millones de ecus, de los créditos prorrogados automáticamente del ejercicio 1996. El elevado porcentaje de anulaciones resultantes se debe al hecho de que 0,65 millones de ecus se habían prorrogado sin que se correspondiesen con compromisos concretos.

1.10. En 1997, los pagos sólo ascienden al 57,1 % de los créditos del ejercicio (9,92 millones de ecus); el 30,3 % de los créditos se ha prorrogado automáticamente al ejercicio 1998 y el 12,6 % se ha anulado.

1.11. El artículo 13 del Reglamento Financiero del Centro prevé la publicación del presupuesto en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. Este requisito no se ha cumplido.

Modalidades de ejecución del Reglamento Financiero

1.12. En el momento de la fiscalización del Tribunal (marzo de 1998), no se habían acordado aún las modalidades de ejecución del Reglamento Financiero del Centro, cuya fecha remonta a septiembre de 1996.

Sede

1.13. Desde abril de 1997, el Centro ocupa unas oficinas que el Gobierno luxemburgués ha puesto a su disposición, sin que hasta ahora se hayan acordado por escrito las condiciones de su uso.

Saldo del ejercicio

1.14. En contra de las disposiciones del artículo 32 del Reglamento Financiero aplicables al presupuesto general, el Centro no ha anotado en sus presupuestos sucesivos el saldo correspondiente a cada uno de los ejercicios anteriores.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 29 de octubre de 1998.

Por el Tribunal de Cuentas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Cuadro 1 Balance financiero de los ejercicios 1996 y 1997

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Fuente: Elaborado por el Tribunal de Cuentas a partir de los datos establecidos por el Centro.

>SITIO PARA UN CUADRO>

(1) DO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Según lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CEE) n° 2965/94 del Consejo, el 25 de febrero de 1998 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos del Centro correspondientes al ejercicio 1997 y, a continuación, se remitieron al Consejo de Administración del Centro, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas; este último las recibió el 3 de marzo de 1998. Un resumen de estos estados financieros se acompaña al presente informe en los cuadros anexos.

(3) DO C 393 de 29.12.1997, p. 47.

RESPUESTA DEL CENTRO DE TRADUCCIÓN

Contabilidad presupuestaria y general

1.5. Tal como se indica en la respuesta al informe relativo a los ejercicios anteriores, el Centro siempre consideró que el programa informático utilizado para su contabilidad presupuestaria no cubría sus necesidades. El Centro, conjuntamente con algunas otras agencias, participó en un acuerdo que contemplaba la creación de una unidad de coordinación encargada de la instalación y soporte del SI 2. Este acuerdo recibió el dictamen favorable de los órganos competentes.

El Centro efectuó en junio pasado un estudio sobre la implantación del SI 2 con el fin de avanzar lo más rápidamente posible en esta materia; está previsto disponer de una versión de prueba en la primera semana del mes de noviembre.

1.6. El Centro es totalmente consciente de la importancia primordial de disponer de un sistema efectivo de contabilidad de costes. Está previsto completar el SI 2 por la integración de módulos para la contabilidad general y analítica. Durante 1998 el Centro utilizó el programa informático Excel para los cálculos analíticos.

Convenios con la Comisión

1.8. La Comisión efectuó la elección del criterio de facturación en días, dado que las prestaciones que proporciona al Centro no consisten solamente en la traducción de documentos sino también en servicios de terminología, de asistencia a la normalización, utilización de bases de datos, etc.

El Centro intentará establecer un acuerdo con la Comisión para mantener en el futuro una documentación más detallada, aunque los importes correspondientes a estas prestaciones vayan en disminución (0,4 millones de ecus para 1996, 0,2 millones de ecus para 1997, previsión de 0,045 millones de ecus para 1998).

Presupuesto

1.9. y 1.10. A la vista del gran número de traducciones efectuadas en régimen free-lance y de las deficiencias tanto del sistema contable en Excel como del sistema de seguimiento de las traducciones, la determinación del importe de los pedidos de traducción en curso al final del ejercicio presentó dificultades de cálculo en 1997. Para solucionar este problema el Centro ha emprendido la creación de una base de datos de seguimiento de las traducciones en 1998 y comenzó la implantación del SI 2, con el fin de disponer de las herramientas que permitan un cálculo correcto del cierre del ejercicio.

1.11. El coste relativamente elevado de la publicación del presupuesto en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas llevó al Centro, en colaboración con otras cuatro agencias, a negociar un acuerdo con la Oficina de Publicaciones para efectuar una publicación conjunta de sus presupuestos. Esta negociación está en curso en relación con el presupuesto para 1998. Por su parte, el Parlamento Europeo contempla la publicación de los presupuestos de las agencias por Internet, con la publicación previa en el Diario Oficial de un anuncio de remisión a la dirección respectiva.

Modalidades de ejecución del Reglamento financiero

1.12. El proyecto de modalidades de ejecución del Reglamento Financiero está sujeto al dictamen del interventor. A reserva de un dictamen favorable, figura, para su adopción, en el orden del día del Consejo de administración del 26 de octubre de 1998.

Sede

1.13. El Centro está en vías de concluir un proyecto de acuerdo de sede y de seguridad que se presentará a las autoridades luxemburguesas.

Saldo del ejercicio

1.14 El Reglamento Financiero del Centro no prevé la posibilidad de consignar en sus presupuestos sucesivos el saldo de los ejercicios anteriores. El Centro examinará una reforma de su Reglamento Financiero para dar cabida a esta posibilidad.