ES Diario Oficial de la Unión Europea L 297/6

REGLAMENTO (CE) N o 1653/2004 DE LA COMISIÓN

de 21 de septiembre de 2004

por el que se aprueba el Reglamento financiero tipo de las agencias ejecutivas al amparo del Reglamento (CE) no 58/2003 del Consejo, por el que se establece el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) no 58/2003 del Consejo, de 19 de diciembre de 2002, por el que se establece el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios (1), y, en particular, su artículo 15,

Visto el dictamen del Parlamento Europeo,

Visto el dictamen del Consejo,

Visto el dictamen del Tribunal de Cuentas,

Considerando lo siguiente:

(1) El Reglamento (CE) no 58/2003 estableció el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios, agencias ejecutivas cuya creación se ha encomendado a la Comisión.

(2) Estas agencias ejecutivas (denominadas en adelante «las agencias») serán dotadas de personalidad jurídica y de un presupuesto de funcionamiento propio, cuya ejecución se regirá por el presente Reglamento financiero tipo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Reglamento (CE) no 58/2003. En cambio, cuando la Comisión delegare en las agencias tareas de ejecución presupuestaria de créditos de operaciones correspondientes a programas comunitarios, estos créditos se consignarán en el presupuesto general y se regularán por el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (2) (en lo sucesivo denominado «el Reglamento financiero general»).

(3) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento (CE) no 58/2003, el presupuesto de funcionamiento de las agencias ejecutivas financiará los gastos de funcionamiento de estas agencias para un determinado ejercicio.

(4) De conformidad con el Reglamento (CE) no 58/2003, es procedente adoptar un reglamento financiero tipo al que las agencias deben ajustarse para la ejecución de sus créditos de funcionamiento y cuyo contenido debe ser lo más parecido posible al Reglamento financiero general. En defecto de normas explícitas en dicho Reglamento financiero tipo, serán de aplicación las disposiciones del Reglamento financiero general y del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3).

(5) Es conveniente confirmar que deben respetarse los principios fundamentales del derecho presupuestario (unidad, universalidad, especialidad y anualidad), así como los principios de veracidad presupuestaria, equilibrio, unidad de cuenta, buena gestión financiera y transparencia.

(6) En lo que respecta al personal de las agencias, éstas deberán distinguir entre puestos temporales, que se incluirán en una plantilla de efectivos sujeta a la aprobación de la Autoridad Presupuestaria, y los créditos destinados a remunerar a las otras categorías de agentes, seleccionados por contrato con posibilidad de renovación.

(7) Respecto de los agentes financieros, es necesario definir las competencias y responsabilidades del contable y del ordenador de la agencia, que deberán ser funcionarios sujetos al Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas, así como las condiciones según las cuales este último podrá delegar sus competencias de ejecución presupuestaria.

(8) Es procedente otorgar al ordenador de la agencia una amplia autonomía de gestión. En lo que respecta al régimen de transferencias deberá reconocérsele plena libertad, siempre y cuando remita la información pertinente al Comité de Dirección, el cual podrá manifestar su oposición en el plazo de un mes.

(9) De conformidad con el apartado 2 del artículo 20 del Reglamento (CE) no 58/2003, corresponde al auditor interno de la Comisión ejercer las funciones de auditor interno de las agencias ejecutivas. Por consiguiente, el auditor interno de la Comisión ejercerá respecto de las agencias ejecutivas las mismas funciones que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión por el Reglamento financiero general. Además, como es el caso de los ordenadores de la Comisión, el ordenador de la agencia podrá ser asesorado en el control de riesgos por una auditoría interna propia.

(10) El calendario referente al establecimiento del presupuesto de funcionamiento, a la rendición de cuentas y a la aprobación de la gestión en la ejecución presupuestaria de cada agencia ejecutiva deberá atenerse a lo dispuesto en el Reglamento (CE) no 58/2003 y en el Reglamento financiero general. La autoridad competente para la aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto de funcionamiento de las agencias ejecutivas deberá ser la misma que la del presupuesto general.

(11) Las normas contables que apliquen las agencias deberán posibilitar una consolidación con las cuentas de la Comisión. Deberán ser aprobadas por el contable de la Comisión por analogía con el artículo 133 del Reglamento financiero general. Corresponderá al Tribunal de Cuentas ejercer el control de las cuentas de la agencia.

(12) Es conveniente que la instancia a que se refiere el apartado 4 del artículo 66 del Reglamento financiero general, creada por la Comisión para apreciar las irregularidades, pueda ser también la instancia a la que recurra cada agencia, con el fin de que comportamientos idénticos puedan ser valorados de la misma manera.

(13) Respecto del presupuesto de funcionamiento, las agencias deberán respetar los mismos requisitos que la Comisión en materia de adjudicación de contratos públicos por su propia cuenta. Basta, a este respecto, con remitir al Reglamento financiero general.

(14) No es procedente establecer disposiciones sobre concesión de subvenciones, ya que las agencias no pueden conceder subvenciones con cargo a su presupuesto de funcionamiento, que está destinado exclusivamente a hacer frente a los gastos de funcionamiento administrativo.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

TÍTULO I

OBJETO

Artículo 1

El presente Reglamento tiene por objeto especificar las normas esenciales de establecimiento y ejecución del presupuesto de funcionamiento (en lo sucesivo denominado «el presupuesto») de las agencias a que se refiere el Reglamento (CE) no 58/2003 (en lo sucesivo denominadas «las agencias» o «la agencia»).

Artículo 2

A todos aquellos aspectos relativos al funcionamiento de las agencias ejecutivas que no estén definidos expresamente en el presente Reglamento serán de aplicación mutatis mutandis las disposiciones del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 (en lo sucesivo denominado «el Reglamento financiero general») y las del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.

TÍTULO II

DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

Artículo 3

De acuerdo con las condiciones establecidas en el presente Reglamento, el presupuesto deberá atenerse, en su establecimiento y ejecución, a los principios de unidad y veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera y transparencia.

CAPÍTULO 1

Principios de unidad y de veracidad presupuestaria

Artículo 4

El presupuesto es el acto por el que se aprueban los ingresos y gastos previsibles de la agencia que se consideran necesarios para un determinado ejercicio.

Artículo 5

Los ingresos de la agencia se compondrán de una subvención concedida por las Comunidades y de otros ingresos potenciales, incluidos los ingresos afectados a que se refiere el artículo 15.

En los gastos estarán incluidos los gastos de funcionamiento de la agencia y, en su caso, los gastos financiados por los ingresos afectados a que se refiere el primer párrafo.

Artículo 6

No podrá efectuarse ingreso ni gasto alguno sino mediante imputación a una línea presupuestaria.

No podrá consignarse en el presupuesto ningún crédito si no corresponde a un gasto que se considere necesario.

No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda los créditos autorizados.

CAPÍTULO 2

Principio de anualidad

Artículo 7

Los créditos consignados en el presupuesto se autorizarán por un ejercicio presupuestario, que se extiende desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.

Los créditos consignados en el presupuesto son créditos no disociados.

Los gastos de funcionamiento derivados de contratos cuya validez fuere superior a un ejercicio, bien de conformidad con los usos locales, bien relativos al suministro de material de equipamiento, se imputarán al presupuesto del ejercicio en el que se hubieren efectuado.

Artículo 8

Los ingresos de la agencia se contabilizarán en un ejercicio determinado tomando como base los importes percibidos durante ese ejercicio. Dichos ingresos se utilizarán para habilitar créditos por el mismo importe que aquéllos.

Los créditos presupuestarios asignados para un determinado ejercicio sólo podrán utilizarse para cubrir los gastos que se comprometan y paguen en ese ejercicio, así como para pagar las cantidades adeudadas por compromisos del ejercicio anterior.

Artículo 9

Los créditos que no se hubieren utilizado al término del ejercicio en el que fueron consignados serán anulados.

Los créditos correspondientes a obligaciones regularmente contraídas al cierre del ejercicio se prorrogarán automáticamente al ejercicio siguiente y únicamente a este ejercicio. Los créditos prorrogados que no hubieren sido utilizados a 31 de marzo del ejercicio n+1 serán anulados automáticamente. En la contabilidad deberán distinguirse los créditos así prorrogados.

Los créditos relativos a gastos de personal no podrán ser prorrogados.

Los créditos disponibles a 31 de diciembre procedentes de los ingresos afectados a que se refiere el artículo 15 serán prorrogados automáticamente. Deberán utilizarse preferentemente los créditos disponibles correspondientes a los ingresos afectados que se hubieren prorrogado.

Artículo 10

Los créditos que figuren en el presupuesto podrán comprometerse con efectos de 1 de enero, desde la aprobación definitiva del presupuesto.

No obstante, los gastos corrientes de gestión podrán ser comprometidos anticipadamente, a partir del 15 de noviembre, con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente. Estos compromisos no podrán rebasar la cuarta parte de los créditos de la línea presupuestaria correspondientes al ejercicio en curso. No podrán referirse a gastos nuevos cuyo principio no hubiere sido admitido aún en el último presupuesto aprobado regularmente.

Por otra parte, los gastos que deban efectuarse por anticipado, como por ejemplo los alquileres, podrán ser objeto de pago a partir del 1 de diciembre con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente.

Si a la apertura del ejercicio no estuviere aprobado aún el presupuesto, se aplicará mutatis mutandis el régimen de las doceavas partes provisionales establecido por el Reglamento financiero general.

CAPÍTULO 3

Principio de equilibrio

Artículo 11

El presupuesto deberá estar equilibrado en cuanto a ingresos y pagos. La agencia no podrá suscribir empréstitos.

Los créditos no podrán superar el importe acumulado de la subvención comunitaria contemplada en el artículo 5, de los ingresos afectados y de los otros ingresos potenciales a que se refiere el artículo 5.

Artículo 12

Si el saldo de la cuenta de resultado, según lo dispuesto en el artículo 56, fuere positivo, se reembolsará a la Comisión una cantidad correspondiente, como máximo, a la subvención abonada durante el ejercicio.

La diferencia entre la subvención contemplada en el artículo 5 y la efectivamente abonada a la agencia será anulada.

CAPÍTULO 4

Principio de unidad de cuenta

Artículo 13

El establecimiento, ejecución y rendición de cuentas del presupuesto se efectuará en euros.

No obstante, para atender las necesidades de tesorería, en casos debidamente justificados el contable de la agencia ejecutiva estará facultado para efectuar operaciones en moneda nacional y, en su caso, en monedas de terceros países.

CAPÍTULO 5

Principio de universalidad

Artículo 14

El conjunto de los ingresos cubre el conjunto de los gastos a excepción de los ingresos afectados, destinados a financiar gastos específicos. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16, los ingresos y los gastos se consignarán sin compensación entre sí.

Artículo 15

Los ingresos que tengan un destino determinado, tales como los procedentes de rentas de fundaciones, de subvenciones o de donaciones y legados, así como los ingresos procedentes de Estados miembros, terceros países u organismos destinados a la ejecución de programas financiados por fuentes distintas del presupuesto general de las Comunidades Europeas (denominado en adelante «el presupuesto general»), constituirán ingresos afectados con vistas a financiar gastos específicos.

Los ingresos afectados deberán cubrir la totalidad de los gastos directos o indirectos ocasionados por la acción o el destino en cuestión. En el presupuesto habrá de establecerse la estructura adecuada para acomodo de los distintos tipos de ingresos afectados, así como, en la medida de lo posible, el importe de los mismos.

Corresponderá al Comité de Dirección decidir sobre la aceptación de toda clase de donaciones, legados y subvenciones procedentes de fuentes distintas a la Comunidad.

Artículo 16

Los precios de los productos o prestaciones facilitados a la agencia que estén gravados con cargas fiscales reembolsables bien por los Estados miembros en virtud del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de las Comunidades Europeas, bien por un Estado miembro o por terceros países con arreglo a convenios ad hoc se imputarán presupuestariamente por su importe, sin incluir impuestos.

Los gravámenes fiscales nacionales que, en su caso, debiere soportar la agencia con carácter provisional en aplicación del primer párrafo se consignarán en una cuenta de espera hasta que los Estados en cuestión procedan a su reembolso. En caso de saldo negativo, éste habrá de consignarse en el presupuesto como un gasto.

CAPÍTULO 6

Principio de especialidad

Artículo 17

Los créditos se especializarán por títulos y capítulos; los capítulos se subdividirán a su vez en artículos y partidas.

Artículo 18

Corresponderá al Director decidir sobre transferencias de créditos dentro del presupuesto de funcionamiento. Informará previamente de tal extremo a la Comisión y al Comité de Dirección, los cuales dispondrán de un plazo de un mes para manifestar su oposición a tales transferencias. Transcurrido el mencionado plazo, se considerarán aceptadas.

Los créditos correspondientes a ingresos afectados únicamente podrán ser objeto de transferencia si conservan su afectación.

CAPÍTULO 7

Principio de buena gestión financiera

Artículo 19

1. Los créditos presupuestarios se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.

2. El principio de economía prescribe que la agencia deberá disponer, en el momento oportuno, de los medios necesarios para llevar a cabo sus actividades, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio.

El principio de eficiencia se refiere a la mejor relación entre los medios empleados y los resultados obtenidos.

El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y al logro de los resultados previstos. Los resultados deberán ser evaluados.

3. En el programa de trabajo anual de la agencia ejecutiva, que adopte el Comité de Dirección, se indicarán objetivos detallados e indicadores de rendimiento.

CAPÍTULO 8

Principio de transparencia

Artículo 20

El presupuesto deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.

El presupuesto y los presupuestos rectificativos definitivamente aprobados serán publicados en el Diario Oficial de la Unión Europea, en el plazo de dos meses a partir de su adopción.

TÍTULO III

DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

Artículo 21

La agencia ejecutiva remitirá a la Comisión, no después del 31 de marzo de cada año, un estado de previsiones de los ingresos y gastos, establecido por el Director de la agencia y aprobado por el Comité de Dirección, las orientaciones generales que lo justifiquen y el programa de trabajo.

El estado de previsiones de ingresos y gastos de la agencia incluirá:

a) una plantilla de personal con el número de puestos temporales que pueden ser autorizados con cargo a los créditos presupuestarios por grado y por categoría;

b) en caso de variación del personal, un estado justificativo de las solicitudes de nuevos puestos;

c) una previsión trimestral de pagos y cobros de la Tesorería.

Artículo 22

La Comisión, en el marco del procedimiento de adopción del presupuesto general, remitirá a la Autoridad Presupuestaria el referido estado de previsiones de la agencia y propondrá el importe de la subvención destinada a la agencia, así como el personal que considere que ésta necesita.

El presupuesto de funcionamiento de la agencia no podrá ser aprobado definitivamente, sino tras la aprobación definitiva del presupuesto general de la Unión Europea, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 13 del Reglamento (CE) no 58/2003.

La Autoridad Presupuestaria aprobará la plantilla de personal de todas las agencias, así como cualquier modificación posterior de la misma, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24.

Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 18 y 24, todas las posibles modificaciones del presupuesto, incluida la plantilla de personal, deberán efectuarse mediante un presupuesto rectificativo, que habrá de aprobarse siguiendo el mismo procedimiento utilizado para el presupuesto inicial.

Artículo 23

El presupuesto se compone de un estado de ingresos y de un estado de gastos.

1) En el estado de ingresos se recogerán: a) las previsiones de ingresos de la agencia para el ejercicio en cuestión; b) los ingresos del ejercicio anterior y los ingresos del ejercicio n–2; c) los comentarios pertinentes a cada línea de los ingresos.

2) En el estado de gastos se recongerán: a) los créditos del ejercicio en cuestión; b) los créditos del ejercicio anterior y los créditos del ejercicio n–2; c) los comentarios pertinentes a cada subdivisión.

Artículo 24

1. En la plantilla de personal contemplada en el artículo 21 se indicará en columnas separadas el número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio anterior y el número de puestos de trabajo realmente provistos. La plantilla de personal constituirá un límite imperativo para la agencia; no podrá efectuarse nombramiento alguno que suponga un rebasamiento de dicho límite.

No obstante, el Comité de Dirección podrá modificar la plantilla de personal en un 10 %, como máximo, de los puestos de trabajo autorizados, sin contar los correspondientes a los grados A 1, A 2 y A 3, y siempre y cuando no se vea afectado el volumen de los créditos de personal correspondiente a un ejercicio completo y no se rebase el límite del número total de puestos autorizados por plantilla de personal.

2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, podrá efectuarse la compensación de los casos de actividad a tiempo parcial autorizados por la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto de los funcionarios y con el régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades Europeas (denominado en adelante «el Estatuto»).

TÍTULO IV

DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

CAPÍTULO 1

Disposiciones generales

Artículo 25

Corresponde al Director ejercer las funciones de ordenador. Será un funcionario sujeto al Estatuto. Le corresponde ejecutar los ingresos y gastos del presupuesto de conformidad con el presente Reglamento, bajo su propia responsabilidad y dentro del límite de los créditos asignados.

Artículo 26

El Director podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto en agentes de la agencia sujetos al Estatuto. Estos agentes no podrán actuar sino dentro del límite de las competencias expresamente conferidas.

Artículo 27

Queda prohibido a todo agente financiero, según lo dispuesto en el capítulo 2 del presente título, adoptar cualquier acto de ejecución presupuestaria si con ello sus propios intereses, los de la Agencia o los de las Comunidades pudieran entrar en conflicto. Si se presentase un caso así, el agente en cuestión tendrá la obligación de abstenerse de actuar y de informar de tal extremo a su superior. El Director deberá informar de ello al Comité de Dirección.

Existe conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de un agente financiero de la ejecución del presupuesto o de un auditor interno se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de intereses comunes con el beneficiario.

CAPÍTULO 2

Agentes financieros

Artículo 28

Las funciones de ordenador y de contable son funciones separadas e incompatibles entre sí.

Artículo 29

Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con el principio de buena gestión financiera y garantizar la legalidad y regularidad de los mismos. Custodiará asimismo los justificantes de las operaciones realizadas durante cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión en la ejecución del presupuesto.

El ordenador establecerá, de acuerdo con las normas mínimas pertinentes adoptadas por la Comisión para sus propios servicios y en función de los riesgos específicos asociados a su entorno de gestión, la estructura organizativa y los sistemas y procedimientos de gestión y control interno que se adapten a la ejecución de sus tareas, incluyendo en su caso verificaciones a posteriori.

El ordenador podrá establecer en sus servicios, en función de la naturaleza y ámbito de sus competencias, funciones de peritaje y consejo para asesorarle en el control de los riesgos vinculados a sus actividades.

Antes de autorizar una operación, los aspectos operativos y financieros de la misma serán verificados por agentes distintos del agente que hubiere iniciado la operación. La verificación previa y a posteriori y la iniciación de una operación constituirán funciones separadas.

El ordenador rendirá cuenta al Comité de Dirección de las tareas efectuadas en el ejercicio de sus funciones hasta el 15 de marzo del ejercicio mediante un informe anual de actividades, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 7 del artículo 9 del Reglamento (CE) no 58/2003.

Artículo 30

Corresponde al Comité de Dirección el nombramiento de un contable, que será un funcionario sujeto al Estatuto, con las competencias siguientes:

a) la correcta ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y la recaudación de los títulos de crédito devengados;

b) la preparación de las cuentas de acuerdo con el título VI;

c) la teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título VI;

d) la aplicación de las normas y métodos contables, así como el plan contable, de conformidad con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión;

e) la administración de la Tesorería.

El contable recabará del ordenador, quien deberá garantizar su fiabilidad, todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas fidedignas del patrimonio de la agencia y de la ejecución presupuestaria.

El contable será el único habilitado para el manejo de fondos y valores. Será responsable de su custodia.

CAPÍTULO 3

Responsabilidad de los agentes financieros

Artículo 31

Si un agente que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que ha de respetar, deberá informar de ello por escrito al Director y, en caso de que éste no muestre diligencia alguna en un plazo razonable, a la instancia contemplada en el artículo 35 y al Comité de Dirección. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan ir en detrimento de los intereses de la Comunidad, informará a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente.

Artículo 32

Sin perjuicio de la aplicación de posibles medidas disciplinarias, los ordenadores delegados y subdelegados podrán ser privados en todo momento, temporal o definitivamente, de la delegación conferida, mediante decisión motivada de la autoridad que los hubiere nombrado, y previa audiencia de los mismos. El Director tendrá la facultad de suspender en todo momento una subdelegación específica.

Sin perjuicio de la aplicación de posibles medidas disciplinarias, el contable podrá ser suspendido en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, por decisión motivada del Comité de Dirección, y previa audiencia del mismo. Éste nombrará un contable provisional.

Artículo 33

Las disposiciones del presente capítulo no prejuzgan de la responsabilidad penal en que pudieren incurrir el ordenador y los ordenadores delegados con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuvieren implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros.

Los ordenadores y contables podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pudieren perjudicar los intereses financieros de la Comunidad, se recurrirá a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente.

Artículo 34

1. El ordenador podrá incurrir en responsabilidad pecuniaria a tenor de las disposiciones del Estatuto. En este sentido, podrá verse obligado a reparar totalmente el perjuicio sufrido por las Comunidades debido a faltas personales graves que hubiere cometido en el ejercicio o con motivo de sus funciones, en particular al realizar el devengo de los derechos de crédito por cobrar o al emitir las órdenes de ingreso, al comprometer un gasto o al firmar una orden de pago sin atenerse a lo dispuesto en el presente Reglamento.

Lo anterior se aplicará asimismo cuando, por falta personal grave, omita establecer un acto que genere un título de crédito, omita o retrase sin justificación la emisión de órdenes de ingreso, o bien omita o retrase sin justificación la emisión de órdenes de pago, de modo que pueda quedar comprometida la responsabilidad civil de la agencia frente a terceros.

2. Cuando un ordenador delegado considere que una decisión de su incumbencia es irregular o contraviene los principios de buena gestión financiera, deberá advertirlo por escrito a la autoridad delegante. En este caso, si la autoridad delegante da una orden motivada por escrito al ordenador delegado de tomar la decisión anteriormente mencionada, éste deberá ejecutarla, pero quedará exento de toda responsabilidad.

Artículo 35

1. La instancia establecida por la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 66 del Reglamento financiero general, para determinar la existencia de irregularidades financieras y sus posibles consecuencias, ejercerá respecto de la agencia las mismas competencias que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión.

A la vista del dictamen que emitiere esta instancia, el Director decidirá sobre la incoación de un procedimiento de carácter disciplinario o pecuniario. Si la instancia hubiere detectado problemas sistémicos, presentará al ordenador y al auditor interno de la Comisión un informe acompañado de recomendaciones. Si tal dictamen cuestiona al Director, la instancia lo trasladará al Comité de Dirección y al auditor interno de la Comisión.

2. Los agentes podrán verse obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por la agencia debido a faltas personales graves que hubiere cometido en el ejercicio de sus funciones o con motivo de las mismas. La Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos, una vez efectuados los trámites prescritos por el Estatuto en materia disciplinaria, adoptará una decisión motivada.

Artículo 36

En particular, el contable podrá incurrir en responsabilidad disciplinaria o pecuniaria, en las condiciones fijadas por el Estatuto, en los siguientes casos:

a) por extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores o documentos que estuvieren bajo su custodia o por ser causa negligente de tal extravío o deterioro;

b) por modificar cuentas bancarias o cuentas corrientes postales sin notificación previa al ordenador;

c) por realizar cobros o pagos que no se ajusten a las órdenes de ingreso o de pago correspondientes;

d) por omitir el cobro de cantidades adeudadas.

CAPÍTULO 4

Ingresos

Artículo 37

Cualquier medida o situación que pueda originar o modificar un título de crédito a favor de la agencia habrá de ser objeto previamente de una previsión de título de crédito por parte del ordenador competente.

Artículo 38

El devengo de un título de crédito es el acto por el cual el ordenador:

a) comprueba la existencia de un débito a cargo de un deudor determinado;

b) determina o verifica la realidad y el importe de la deuda;

c) comprueba las condiciones de exigibilidad de la deuda.

Todo título de crédito cierto, líquido y exigible deberá ser devengado mediante una orden de ingreso dirigida al contable, acompañado de una nota de adeudo enviada al deudor. Estos dos actos serán establecidos y remitidos por el ordenador competente.

Sin perjuicio de las disposiciones reglamentarias contractuales o convencionales aplicables, todo título de crédito no reembolsado en la fecha de vencimiento fijada en la nota de adeudo, generará intereses conforme a lo dispuesto en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.

Artículo 39

La ordenación de los cobros es el acto por el cual el ordenador competente da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar un título de crédito que previamente hubiere devengado.

El contable aceptará las órdenes de ingreso de los títulos de crédito debidamente expedidas por el ordenador competente. Está obligado a actuar con la diligencia debida para garantizar el cobro de los ingresos de la agencia, debiendo velar por preservar los derechos de ésta.

Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.

Artículo 40

En los casos en que el ordenador competente tenga el propósito de renunciar al cobro de un título de crédito devengado, deberá comprobar que dicha renuncia se ajusta a las normas y al principio de buena gestión financiera. Deberá informar al Comité de Dirección de su intención de renunciar a un título de crédito devengado. La citada renuncia deberá formalizarse mediante una decisión motivada del ordenador. Éste sólo podrá delegar dicha decisión cuando la cuantía del título de crédito sea inferior a 5 000 euros. En la decisión de renuncia se hará mención de las diligencias efectuadas para proceder a la recaudación y los elementos de iure y de facto en que se basa.

El ordenador competente deberá anular un título de crédito devengado cuando se descubra que tal título fue devengado incorrectamente por la existencia de un error de iure o de facto. Éste sólo podrá delegar dicha decisión cuando la cuantía del título de crédito sea inferior a 5 000 euros. Esta anulación quedará formalizada por una decisión del ordenador competente debidamente motivada.

El ordenador competente ajustará al alza o a la baja el importe de un título de crédito devengado cuando el descubrimiento de un error de facto modifique el importe del título de crédito, siempre y cuando tal corrección no acarree la dejación del derecho devengado a favor de la agencia. Este ajuste se efectuará mediante decisión del ordenador competente debidamente motivada.

Artículo 41

Tras la recaudación efectiva efectuada por el contable, éste la anotará en las cuentas e informará de ello al ordenador competente. Se expedirá un recibo por los pagos en efectivo efectuados en la caja del contable.

Si la recaudación efectiva no se produjere en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable deberá informar de tal extremo al ordenador competente e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación, utilizando para ello cualquier vía admitida en derecho, incluido, cuando proceda, el procedimiento de compensación y, si ésta no es posible, por ejecución forzosa.

El contable procederá al cobro, por compensación y por el debido importe, de los títulos de crédito de la agencia frente a cualquier deudor que a su vez fuere titular de un título de crédito cierto, líquido y exigible frente a la agencia.

Artículo 42

El contable, de acuerdo con el ordenador competente, no podrá conceder plazos suplementarios de pago, sino a petición escrita debidamente motivada del deudor y siempre y cuando éste se comprometa al pago de intereses por el período de prórroga concedido a partir de la fecha de vencimiento inicial, debiendo constituir, con el fin de proteger los derechos de la agencia, una garantía financiera que cubra el principal de la deuda y los intereses de la misma.

CAPÍTULO 5

Gastos

Artículo 43

Los gastos serán objeto de las operaciones de compromiso, liquidación, ordenación y libramiento de pago

Artículo 44

El ordenador competente, ante cualquier medida que pueda originar un gasto a cargo del presupuesto, deberá proceder a la adopción de un compromiso presupuestario antes de contraer un compromiso jurídico frente a terceros.

Los compromisos jurídicos individuales correspondientes a compromisos presupuestarios individuales o provisionales podrán contraerse hasta el 31 de diciembre del año n. El saldo no cubierto por un compromiso jurídico de estos compromisos presupuestarios será liberado por el ordenador competente.

Artículo 45

Al proceder a la adopción de un compromiso presupuestario, el ordenador competente deberá comprobar la exactitud de la imputación presupuestaria, la disponibilidad de los créditos y la conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, incluido el respeto del principio de buena gestión financiera.

Artículo 46

La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador competente comprueba la existencia de los derechos del acreedor y las condiciones de exigibilidad del título de crédito, y determina o verifica la realidad y el importe del dicho título. La liquidación de un gasto deberá acreditarse mediante los oportunos justificantes de los derechos del acreedor.

La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «Páguese» por parte del ordenador competente. En un sistema no informatizado, el «Páguese» quedará formalizado mediante un sello con la firma del ordenador competente. En un sistema informatizado, el «Páguese» quedará formalizado por validación mediante contraseña personal del ordenador competente.

Artículo 47

La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador competente da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de pagar el importe de un gasto del que ha efectuado previamente la liquidación. La orden de pago irá fechada y firmada por el ordenador competente, adjuntándose a la misma, si procede, certificación acreditativa de la anotación de los bienes en los inventarios a que se refiere el artículo 64.

Corresponde al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.

Artículo 48

Las operaciones de liquidación, ordenación y pago de los gastos deberán ajustarse a los plazos y disposiciones fijados en el Reglamento financiero general y en las normas de desarrollo del mismo.

CAPÍTULO 6

El auditor interno

Artículo 49

Corresponde al auditor interno de la Comisión ejercer las funciones de auditor interno de las agencias ejecutivas.

El auditor interno de la Comisión ejercerá, respecto de las agencias ejecutivas, las mismas competencias que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión de conformidad con lo dispuesto en los artículos 85 y 86 del Reglamento financiero general. Informará al Comité de Dirección y al Director de sus comprobaciones y recomendaciones. Éstos garantizarán el seguimiento de las recomendaciones de las auditorías e informarán de ello a la Comisión. El auditor interno presentará a la agencia, con información de la Comisión, un informe anual en el que se recojan el número y tipo de auditorías efectuadas, las recomendaciones formuladas y la tramitación reservada a tales recomendaciones.

Por lo que se refiere a la responsabilidad del auditor interno en el ejercicio de sus funciones se estará a lo dispuesto en el artículo 87 del Reglamento financiero general.

La agencia remitirá anualmente a la autoridad encargada de aprobar la gestión presupuestaria y a la Comisión un informe del Director de la agencia, en el que se indiquen la cantidad y el tipo de auditorías internas efectuadas por el auditor interno, las recomendaciones formuladas y la tramitación reservada a éstas.

TÍTULO V

DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

Artículo 50

1. Por lo que se refiere a la adjudicación de contratos públicos en el marco del funcionamiento de la agencia, serán de aplicación las disposiciones del Reglamento financiero general y las del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.

2. A petición de las agencias ejecutivas, éstas podrán ser asociadas, como órgano de contratación, a la adjudicación de contratos públicos de la Comisión o a contratos públicos interinstitucionales.

3. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, las agencias ejecutivas, en el supuesto de suministro de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras que la Comisión o las oficinas interinstitucionales pudieren atender, deberán recurrir preferentemente a éstos, antes de proceder por sí mismas a la adjudicación de contratos.

TÍTULO VI

DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD

CAPÍTULO 1

Rendición de cuentas

Artículo 51

Las cuentas de la agencia incluirán los estados financieros y los estados de ejecución del presupuesto. A ellas habrá de adjuntarse un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio.

Artículo 52

Las cuentas deberán conformarse a las normas, ser verídicas y estar completas y presentar una imagen fidedigna:

a) en cuanto se refiere a los estados financieros, de los elementos del activo, del pasivo, de los gastos e ingresos, de los derechos y obligaciones no recogidos en el activo ni en el pasivo, y de los flujos de tesorería;

b) en cuanto se refiere a los estados de ejecución del presupuesto, de los elementos de la ejecución presupuestaria de los ingresos y de los gastos.

Artículo 53

Los estados financieros habrán de elaborarse de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados, tal y como éstos se precisan en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002: continuidad de las actividades, prudencia, permanencia de los métodos contables, comparabilidad de datos, importancia relativa, no-compensación, preeminencia de la realidad sobre las apariencias y contabilidad de ejercicio.

Artículo 54

Según el principio de la contabilidad de ejercicio, en los estados financieros se incluirán los gastos e ingresos correspondientes al ejercicio, sin consideración de la fecha de pago o de cobro.

El valor de los elementos del activo y del pasivo se determinará en función de las normas de evaluación establecidas por los métodos contables a que hace referencia el artículo 59.

Artículo 55

Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:

a) el balance y la cuenta de resultado económico, que recogen la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre, del ejercicio anterior; deberán presentarse según la estructura establecida por la directiva del Consejo relativa a las cuentas anuales de determinadas formas de sociedad, teniendo no obstante en cuenta la naturaleza particular de las actividades de la agencia;

b) el cuadro de los flujos de tesorería, en el que se reflejen los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;

c) la variación en la situación de los capitales propios, con presentación pormenorizada de los incrementos y disminuciones, producidos durante el ejercicio, de cada uno de los elementos de las cuentas de capitales.

En el anexo de los estados financieros se completará y comentará la información presentada y se facilitará toda la información complementaria prescrita por la práctica contable internacionalmente aceptada, cuando dicha información sea pertinente en relación con las actividades de la agencia.

Artículo 56

Los estados relativos a la ejecución presupuestaria se presentarán en euros e incluirán:

a) la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria, en la que se recapitulan todas las operaciones presupuestarias del ejercicio referentes a ingresos y gastos. Deberá presentarse siguiendo la misma estructura del presupuesto;

b) el anexo de la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria, en el que se completará y comentará la información presentada en la misma.

Artículo 57

Las cuentas de la agencia se consolidarán con las de la Comisión, según el procedimiento establecido en el artículo 14 del Reglamento (CE) no 58/2003 y de acuerdo con las disposiciones siguientes:

a) el Comité de Dirección remitirá al contable de la Comisión y al Tribunal de Cuentas, no más tarde del 1 de marzo tras el cierre del ejercicio, las cuentas provisionales y un informe adjunto a las mismas sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio;

b) el Comité de Dirección aprobará, basándose en el proyecto establecido por el Director, las cuentas definitivas de la agencia, debiendo remitirlas no más tarde del 1 de julio tras el cierre del ejercicio al contable de la Comisión, al Tribunal de Cuentas, al Parlamento Europeo y al Consejo;

c) las cuentas definitivas de la agencia, consolidadas con las de la Comisión, serán publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea, a más tardar, el 31 de octubre tras el cierre del ejercicio.

d) El Director responderá a las posibles observaciones formuladas por el Tribunal de Cuentas en el informe a que se refiere el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) no 58/2003, a más tardar, el 30 de septiembre.

CAPÍTULO 2

Contabilidad

Artículo 58

1. La contabilidad de la agencia es el sistema de organización de la información presupuestaria y financiera gracias al cual se pueden recoger, clasificar y registrar datos numéricos.

La contabilidad consta de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. La teneduría de las mismas se llevará por año natural y en euros.

Los datos de la contabilidad general y de la contabilidad presupuestaria serán aprobados al cierre del ejercicio presupuestario, a efectos de elaborar las cuentas contempladas en el capítulo 1.

2. El apartado 1 no obstará a la teneduría, por parte del ordenador, de una contabilidad analítica.

Artículo 59

Las normas y métodos contables y el plan contable armonizado que deberá aplicar la agencia serán aprobados por el contable de la Comisión, por analogía con lo dispuesto en el artículo 133 del Reglamento financiero general.

Artículo 60

La contabilidad general describirá cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial de la agencia.

Artículo 61

Los distintos movimientos por cuenta y sus saldos se consignarán en los libros contables.

Las anotaciones contables que se asienten, incluidas las correcciones contables, deberán estar acreditadas por los correspondientes documentos justificativos. El sistema contable deberá permitir describir todos los asientos contables.

Artículo 62

Tras el cierre del ejercicio presupuestario y hasta la fecha de rendición de las cuentas definitivas, el contable de la agencia efectuará las correcciones que fueren necesarias para una presentación regular, fidedigna y verídica de las cuentas, siempre y cuando ello no entrañe un desembolso o un cobro con cargo a ese ejercicio.

Artículo 63

La contabilidad presupuestaria deberá permitir el control pormenorizado de la ejecución del presupuesto. En la contabilidad presupuestaria se registrarán todos los actos de ejecución presupuestaria referentes a los ingresos y gastos previstos en el título IV.

Artículo 64

El contable de la agencia llevará los oportunos inventarios, en unidades físicas y en valor, de acuerdo con el modelo aprobado por el contable de la Comisión, de todas las inmovilizaciones materiales, inmateriales y financieras que constituyan el patrimonio de la agencia. El contable de la agencia verificará la conformidad entre las anotaciones del inventario y la realidad.

La venta de bienes muebles será objeto de la adecuada publicidad.

TÍTULO VII

DEL CONTROL EXTERNO Y DE LA APROBACIÓN DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

Artículo 65

El control de las cuentas de la agencia corresponderá, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado, al Tribunal de Cuentas.

El control del Tribunal de Cuentas se regulará por los artículos 139-144 del Reglamento financiero general.

El Comité de Dirección remitirá al Tribunal de Cuentas el presupuesto definitivamente aprobado. Informará cuanto antes al Tribunal de Cuentas de cualesquiera decisiones y actos que pudiere adoptar en cumplimiento de los artículos 15, 18, 26 y 31.

Artículo 66

El Parlamento Europeo, por recomendación del Consejo aprobada por mayoría cualificada, aprobará la gestión del Director en la ejecución del presupuesto de funcionamiento del ejercicio n antes del 30 de abril del ejercicio n+2.

La decisión de aprobación de la gestión presupuestaria se referirá a la contabilidad de todos los ingresos y gastos de la agencia y al saldo resultante, así como al activo y al pasivo de la agencia descritos en el balance financiero. La mencionada aprobación de la gestión presupuestaria se efectuará al mismo tiempo que la referente al presupuesto general de la Unión Europea.

A efectos de la aprobación de la gestión presupuestaria, el Parlamento Europeo examinará, a continuación del Consejo, las cuentas, los estados financieros y los estados de la ejecución presupuestaria de la agencia. Examinará, asimismo, el informe del Tribunal de Cuentas a que se refiere el apartado 3 del artículo 14 del Reglamento (CE) no 58/2003 y las respuestas del Director adjuntas al mismo.

El Director presentará al Parlamento Europeo, a petición de éste, toda la información necesaria para el correcto desenvolvimiento del procedimiento de aprobación de la gestión en la ejecución presupuestaria del ejercicio de que se trate, de acuerdo con lo previsto en el apartado 3 del artículo 146 del Reglamento financiero general.

Artículo 67

El Director y la Comisión harán todo lo posible por dar curso a las observaciones adjuntas a la decisión del Parlamento Europeo sobre aprobación de la gestión presupuestaria, así como a los comentarios adjuntos a la recomendación del Consejo sobre aprobación de dicha gestión presupuestaria.

A instancia del Parlamento Europeo o del Consejo, el Director elaborará un informe de las medidas adoptadas a raíz de tales observaciones y comentarios. Previa remisión de este informe a la Comisión, enviará copia del mismo al Tribunal de Cuentas.

TÍTULO VIII

DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

Artículo 68

Los plazos contemplados en el artículo 57 se aplicarán por vez primera en el ejercicio 2005.

En los ejercicios anteriores al citado, los referidos plazos serán los siguientes:

a) el 15 de septiembre en el caso de la letra b) del artículo 57;

b) el 30 de noviembre en el caso de la letra c) del artículo 57;

c) el 31 de octubre en el caso de la letra d) del artículo 57.

Las disposiciones del título VI se irán aplicando progresivamente en función de las posibilidades técnicas, de modo que surtan pleno efecto en el ejercicio 2005.

Artículo 69

El Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión quedan facultados para obtener la comunicación de todos aquellos datos y justificaciones que fueren pertinentes en relación con temas presupuestarios de su respectiva competencia.

Artículo 70

El presente Reglamento entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro. Hecho en Bruselas, el 21 de septiembre de 2004. Por la Comisión Michaele SCHREYER Miembro de la Comisión

(1) DO L 11 de 16.1.2003, p. 1.

(2) DO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(3) DO L 357 de 31.12.2002, p. 1.