INFORME

sobre las cuentas y las gestión del ejercicio 1992 de la Fundación Europea para la mejora de las condiciones de vida y de trabajo (fundación de Dublín) acompañado de las respuestas de la Fundación

(94/C 28/02)

>SITIO PARA UN CUADRO>

1. INTRODUCCIÓN

1.1. El Tribunal ha examinado las cuentas y la gestión financiera correspondientes al ejercicio 1992 de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (Fundación de Dublín), de conformidad con la reglamentación aplicable ().

1.2. El procedimiento de revisión de las disposiciones financieras, basadas principalmente en el Reglamento Financiero de 25 de abril de 1973 aplicable al Presupuesto General de las Comunidades Europeas () fue iniciado por la Comisión en diciembre de 1990 (). Tras el dictamen del Tribunal () y del Parlamento Europeo () la Comisión () presentó propuestas modificadas el 27 de marzo de 1992. El Consejo aprobó los reglamentos modificativos el 30 de junio de 1993 ().

1.3. Los créditos disponibles en el ejercicio 1992 ascendieron a 10,79 Mio ECU. Los compromisos contraídos dieron lugar a pagos por importe de 8,65 Mio ECU y a prórrogas al ejercicio 1993 por valor de 1,90 Mio ECU, habiéndose anulado el saldo de 0,24 Mio ECU. Los créditos prorrogados del ejercicio precedente dieron lugar a pagos por valor de 1,96 Mio ECU y a anulaciones por valor de 0,10 Mio ECU. El cuadro adjunto al presente informe contiene un análisis por capítulos de la utilización de los créditos del ejercicio, así como de los créditos prorrogados de 1991.

2. OBSERVACIONES GENERALES

Separación de funciones

2.1. La Fundación ha proseguido la reforma de sus procedimientos administrativos. Sin embargo, la separación de las funciones de ordenador de pagos y contable prevista en el reglamento financiero sigue siendo incompleta, debido principalmente a que el administrador de anticipos procede al asiento de los pagos en la contabilidad de la Fundación. Esta situación, que el Tribunal ya había señalado en su informe relativo al ejercicio 1991 (), se ha prolongado durante el ejercicio 1992.

Administración de anticipos

2.2. Los pagos efectuados sin visado previo del interventor por el procedimiento excepcional de administración de anticipos representan un 24 % del total en 1992, si no se tienen en cuenta los sueldos, frente a un 29,5 % en 1991.

2.3. Contrariamente a las disposiciones del reglamento financiero y a pesar de las observaciones del Tribunal (), las imputaciones presupuestarias resultantes de los pagos efectuados por la administración de anticipos en 1992 todavía seguían anotándose en la contabilidad de la Fundación antes de la concesión del visado del interventor.

3. OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y LA CUENTA DE GESTIÓN

Transferencias de créditos

3.1. En su informe sobre el ejercicio 1990, el Tribunal comprobó que no se había aplicado la subdivisión exigida por el artículo 15 del reglamento financiero, del estado de ingresos y gastos de la Fundación en títulos y en capítulos, sustituyéndose el concepto «de título» por el «de capítulo». De esta anomalía, que no desaparecerá hasta 1994, resulta una autonomía mayor que la prevista en lo que se refiere a las transferencias de créditos, puesto que no se necesita la aprobación de la Comisión para las transferencias del tipo de las llamadas «en el interior de un capítulo».

3.2. El volumen de las transferencias ha disminuido ligeramente en 1992. El importe de los créditos que han cambiado de asignación asciende a 1 216 500 ecus, de los que 1 032 000 se han transferido de artículo a artículo, lo que supone un 9,6 % del presupuesto inicial, frente al 10,6 % de 1991.

3.3. De conformidad con el artículo 15 del reglamento financiero las transferencias que deberían haberse considerado como de capítulo a capítulo, ascienden respectivamente a 138 000 ecus en el capítulo 1 «gastos de personal» y 61 800 ecus en el capítulo 2 «gastos de funcionamiento administrativo», lo que equivale en conjunto a un 46,9 % del total de las transferencias denominadas «en el interior de un capítulo».

Gastos

3.4. El examen de una muestra de gastos ha permitido comprobar que la compra de un ordenador personal y de sus programas por un importe de 12 814 ecus se ha imputado al artículo 300 «Preparación de documentación operativa (condiciones de vida)» debido a su utilización en este ámbito. Este gasto debería haberse imputado al artículo 220 «Instalaciones técnicas y equipo ofimático».

3.5. Por otra parte, mobiliario (mesas de despacho, archivadores y sillas) por un importe de 31 514 ecus se ha imputado al artículo 204 «Arreglo de los locales», debido a que su instalación formaba parte de los contratos relativos a la construcción y el acondicionamiento del nuevo edificio. Estos gastos deberían haberse imputado a la partida 2210 «Dotación inicial de mobiliario».

Ingresos

3.6. La Comisión abonó la subvención del ejercicio 1992 con cargo al Presupuesto General de las Comunidades, tras las solicitudes de la Fundación, en tres tramos: 2 000 000 ecus en marzo, 2 091 000 ecus en junio y 6 494 000 ecus en octubre de 1992. El Tribunal debe recordar una vez más la observación de sus informes anteriores, () en el sentido de que esta forma de pago constituye una infracción del artículo 26 del reglamento financiero, que dispone que los pagos deben realizarse en la primera quincena de cada trimestre y que deben adecuarse a las necesidades reales. Además las órdenes de ingreso se establecieron con posterioridad a la recepción de los fondos, contrariamente a las disposiciones del reglamento financiero.

3.7. El último tramo de la subvención abonada por la Comisión con cargo al ejercicio 1991, 3 385 000 ecus, recibida por la Fundación en enero de 1992, no se había incluido, acertadamente, en los ingresos de 1991. En 1992, la Fundación compensó directamente este importe con el déficit del ejercicio 1991 de 3 095 896,65 ecus, tomando como ingresos del ejercicio 1992 solamente la diferencia, es decir, 289 103,35 ecus. Se hubiera debido aplicar estrictamente el artículo 5 del reglamento financiero de la Fundación que estipula que «los ingresos que se realicen durante un ejercicio se contabilizarán en las cuentas correspondientes al ejercicio durante el cual se haya hecho efectivo el ingreso», y hacer aparecer el déficit prorrogado en el cálculo del saldo del ejercicio.

Subvención asignada

3.8. El segundo tramo de 100 000 IRL (130 401,22 ecus) de subvención del Gobierno irlandés destinada a la financiación del nuevo edificio se hizo efectivo a la Fundación en abril de 1992. Al igual que el primer tramo abonado en 1991, este ingreso no se registró en la cuenta de gestión, sino en una cuenta específica que figura en el pasivo del balance (). En el ejercicio 1992, también se inscribieron en esta cuenta gastos por un importe neto de 118 420 ecus. A pesar de haber recibido el visado del interventor, estas operaciones no cumplen las disposiciones del artículo 4 del reglamento financiero que disponen que: «Para efectuar cualquier ingreso o gasto habrá que imputarlo en algunas de las partidas del estado de los ingresos y los gastos».

3.9. Con objeto de regularizar esta situación en lo que respecta a los tres tramos de la subvención (1991, 1992 y 1993), el director de la Fundación propuso al Consejo de administración en marzo de 1993 solicitar a la Comisión que la autoridad presupuestaria aprobase un presupuesto rectificativo y suplementario de 268 000 ecus en ingresos y en gastos, propuesta que el Consejo de administración no adoptó. Sería conveniente que la Fundación estableciese un procedimiento que permitiese respetar el reglamento financiero sin añadir demasiadas dificultades administrativas.

4. OBSERVACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD GENERAL Y EL BALANCE

Valores inmovilizados

4.1. Las cantidades de inmovilizados reflejadas en el activo del balance al 31 de diciembre de 1992 presentan las siguientes anomalías:

a) el valor del mobiliario adquirido para el acondicionamiento del nuevo edificio (véase el apartado 3.5.) se incluye a la vez en el inventario de los edificios y en el inventario del mobiliario; la partida «Edificios» está sobrevalorada así en 31 514 ecus;

b) la adquisición de un ordenador, imputada a los gastos operativos (véase el apartado 3.4) no ha sido inscrita en el inventario; por lo tanto la partida «material y mobiliario» está infravalorada en 12 814 ecus.

En consecuencia, la cantidad de los capitales propios en el pasivo del presupuesto está sobrevalorada en 18 700 ecus.

4.2. Durante el ejercicio 1992, se han registrado 10 retiradas del inventario por un valor total de 50 486 ecus. En 7 casos que alcanzaban un valor de 16 576 ecus, las retiradas se han efectuado sin una decisión del ordenador de pagos visada por el interventor, como exige el artículo 54 del reglamento financiero.

Títulos de créditos

4.3. Las tres partidas de créditos «Estados miembros», «Deudores varios» e «Intereses devengados» del activo del presupuesto al 31 de diciembre de 1992, presentan anomalías que resultan de la utilización de tipos de cambio inapropiados y de errores de contabilización. En consecuencia, la partida «Ingresos a percibir» del pasivo del presupuesto está infravalorada en 4 700 ecus. Aunque estos errores no cuestionan la sinceridad de los estados financieros, subrayan los puntos débiles de la contabilidad de los derechos devengados. Por lo tanto el tribunal recomienda una vez más la integración de la contabilidad manual de los ingresos en el sistema contable informatizado.

5. CONCLUSIÓN

5.1. La Fundación debe dirigirse hacia la constitución de procedimientos administrativos conformes al reglamento financiero, sobre todo en lo que se refiere a la separación de las funciones de ordenador de pagos y de contable y la contabilización de los ingresos. El Tribunal recomienda también que se revisen los procedimientos de actualización del inventario.

El presente informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 4 de noviembre de 1993.

Por el Tribunal de Cuentas André J. MIDDELHOEK Presidente

() - Apartado 2 del artículo 16 del Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975, relativo a la creación de una Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo, DO L 139 de 30.5.1975.

- Artículo 69 del Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo, DO L 164 de 24.6.1976.

() Derogado en 1977 y sustituido por el Reglamento Financiero de 21 de diciembre de 1977, DO L 356 de 31.12.1977, modificado por última vez por el Reglamento (Euratom, CECA, CEE) n° 610/90 del Consejo, de 13 de marzo de 1990, DO L 70 de 16.3.1990.

() Propuestas de Reglamentos del Consejo presentadas el 17.12.1990, DO C 23 de 31.1.1991.

() Dictámenes del Tribunal nos 3/91 y 4/91 de 11 de abril de 1991, DO C 152 de 10.6.1991.

() Dictamen del Parlamento de 13 de diciembre de 1991, DO C 13 de 20.1.1992.

() DO C 130 de 21.5.1992.

() - Reglamento (CEE) n° 1947/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1365/75, relativo a la creación de una Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo, DO L 181 de 23.7.1993.

- Reglamento (CEE) n° 1949/93 del Consejo, de 30 de junio de 1993, por el que se modifica el Reglamento (CEE) n° 1417/76, por el que se establecen las normas financieras aplicables a la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo, DO L 181 de 23.7.1993.

() Informe Anual relativo al ejercicio 1991 (apartado 2.1).

() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1989 (apartado 2.5) y 1991 (apartado 2.6).

() Informes Anuales relativos a los ejercicios 1989 (apartados 4.1 y 4.2), 1990 (apartado 3.8) y 1991 (apartado 3.6).

() «Grant for new building».

ANEXO

>SITIO PARA UN CUADRO>

OBSERVACIONES DE LA FUNDACIÓN AL INFORME DEL TRIBUNAL DE CUENTAS SOBRE LAS CUENTAS DEL EJERCICIO 1992

2.1 y 2.3. Como ya se indicaba en la respuesta al informe del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas del ejercicio 1991, está en curso un proyecto de informatización del sistema contable de la Fundación. La conclusión del mismo permitirá la aplicación de las recomendaciones del Tribunal sobre las funciones del encargado de la gestión de anticipos y la exigencia de la autorización del auditor de cuentas antes de anotarse en la contabilidad cualquier pago con cargo a anticipos.

3.1. El presupuesto de la Fundación para 1994 se ha establecido sobre la base de la división en «títulos»: con anterioridad a ese momento, no ha sido posible aplicar la recomendación del Tribunal.

3.4 y 3.5. La Fundación consultará con la Comisión sobre los procedimientos en relación con la anotación de las compras cuya naturaleza es imputable a más de una partida presupuestaria.

Debe señalarse que el mobiliario en cuestión es de tipo empotrado, y, como tal, forma parte de la estructura del edificio. Por esta razón, se consideró pertinente anotar el mismo en la partida 2040 «Arreglo de los locales».

3.6. Se planteará de nuevo ante la Comisión el tema de los plazos en el pago de la subvención.

3.7. El estado de ingresos y gastos de la Fundación se elaboró de conformidad con el de la Comisión. Se preparó, de forma general, en relación con los ingresos y gastos presupuestarios de ese ejercicio, no se tuvo en cuenta el déficit registrado en el ejercicio precedente, ya que, en cualquier caso, el mismo se habría cancelado mediante el correspondiente asiento en el haber, en el saldo final de ingresos y gastos del año anterior. Sin embargo, se aplicará la recomendación del Tribunal relativa al artículo 5 de las disposiciones financieras.

3.8. Como ya se señaló en la respuesta al informe del Tribunal correspondiente a 1991, la Fundación se puso en contacto con los servicios de la Comisión al conocer la decisión del Gobierno irlandés de conceder una subvención para el nuevo edificio. Se indicó en aquel momento que las circunstancias de dicha subvención no se ajustaban claramente al artículo 4 de las disposiciones financieras, en el sentido de que la misma se refería específicamente al nuevo edificio y, por lo tanto, no tenía por qué implicar la reducción de la subvención que la Fundación recibe a través del presupuesto general.

4.1. Se toma nota de las observaciones del Tribunal. Se realizarán las modificaciones pertinentes en los correspondientes inventarios.