Informe

sobre los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos (EMEA - Londres) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 acompañado de las respuestas de la Agencia

(2000/C 373/03)

ÍNDICE

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OPINIÓN DEL TRIBUNAL

1. El presente Informe está dirigido al Consejo de administración de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos, de conformidad con el apartado 10 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo(1).

2. El Tribunal examinó los estados financieros de la Agencia Europea para la Evaluación de Medicamentos correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999. De conformidad con el apartado 7 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, la ejecución presupuestaria es competencia del Director Ejecutivo. Dicha responsabilidad incluye la elaboración y la presentación de los estados financieros(2) de conformidad con las disposiciones financieras internas previstas en el apartado 11 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo. El Tribunal debe examinar dichas cuentas, conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

3. El Tribunal realizó la fiscalización siguiendo sus políticas y normas de auditoría, que resultan de la adaptación de las normas internacionales de auditoría generalmente aceptadas para reflejar las características específicas del ámbito comunitario. El Tribunal revisó los documentos contables y aplicó los procedimientos de fiscalización que estimó necesarios con arreglo a las circunstancias. Mediante esta fiscalización, el Tribunal obtuvo una base razonable para formular la opinión que sigue.

4. Dicho examen ha permitido al Tribunal obtener garantías suficientes de que las cuentas anuales del ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 1999 son fiables y que las operaciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares.

PRINCIPALES OBSERVACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA AGENCIA EUROPEA PARA LA EVALUACIÓN DE MEDICAMENTOS (EMEA - LONDRES) CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO FINANCIERO 1999

Contabilidad analítica

5. Como se señaló el año pasado, la revisión de la reglamentación que establece las tasas debe basarse en los costes del servicio prestado(3). El Consejo de administración creó un grupo de trabajo para el cálculo de los costes. A partir de un cálculo de costes por actividades, la Agencia introdujo un sistema de atribución de tiempo de trabajo a distintas tareas. Con esta base, se asignó el gasto de personal a las actividades. Se asignaron otras líneas presupuestarias (en vez de los pagos) basándose en decisiones más o menos arbitrarias y sin ninguna evaluación de la depreciación de los equipos técnicos y las instalaciones.

6. Para obtener un instrumento de gestión moderno que también constituya una base sólida para que el Consejo tome decisiones sobre las tasas en el futuro, sería preferible integrar la contabilidad analítica en un sistema de contabilidad financiera o presupuestaria, en vez del método que se utiliza actualmente. Ello también constituiría una buena base para promover una medida similar en los Estados miembros en cuanto a la estimación exacta de los costes de evaluación. Actualmente, el Consejo de administración considera que basta con que los Estados miembros indiquen sólo los costes estimados.

Sistema de contabilidad financiera

7. Para evitar problemas del efecto 2000 en el sistema de contabilidad existente desde hace largo tiempo, se previó introducir un sistema comercial al inicio de 2000. Debido a procedimientos innecesariamente complicados y a los plazos, aún no se ha instalado el nuevo sistema.

Procedimientos de licitación

8. El ordenador de pagos autorizó contratos basándose en licitaciones organizadas por la Comisión con el dictamen favorable del Comité consultivo de compras y contratos (CCCC) de la Agencia. Ni la documentación de dichas compras ni los contratos firmados por la Comisión preveían su extensión a las agencias. El Tribunal considera que la autorización dada por la Agencia no es conforme a la reglamentación aplicable.

9. El ordenador de pagos firmó contratos, basándose en el dictamen favorable de la CCCC, en casos en los que se habían excluido ofertas por motivos incorrectos debido a problemas en la redacción de la licitación y la invitación a licitar, respectivamente. Tampoco en estos casos la Agencia debería haber contraído un compromiso. Para evitar que esto se repita, se debería consultar a la CCCC sobre la redacción de los anuncios de licitación previamente a su publicación en el Diario Oficial, así como sobre el texto de las invitaciones a licitar antes de su envío.

Reglamento financiero

10. En cuanto al IVA, las disposiciones del Reglamento financiero general aplicables entonces obligaban a imputar los gastos por su importe íntegro, IVA incluido. En el momento de su cobro, los reembolsos del IVA podían ser objeto de nueva utilización, de conformidad con el artículo 27 del Reglamento financiero general. Esta práctica era aplicable en todas las instituciones y organismos de la Unión hasta la modificación del Reglamento financiero general de finales de 1998(4), que prevé en lo sucesivo la imputación de los gastos por su importe libre de impuestos. No obstante, en el caso de las agencias que aún no han modificado su Reglamento financiero propio se aplican todavía las disposiciones antiguas. En este sentido, el Tribunal invita a la Agencia a adaptar su Reglamento financiero al Reglamento financiero general.

El presente Informe ha sido aprobado por el Tribunal de Cuentas en Luxemburgo en su reunión de 18 de mayo de 2000.

Por el Tribunal de Cuentas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) DO L 214 de 24.8.1993, p. 18.

(2) De conformidad con lo dispuesto en el apartado 9 del artículo 57 del Reglamento (CEE) n° 2309/93 del Consejo, el 20 de marzo de 2000 se elaboraron las cuentas de todos los ingresos y gastos de la Agencia correspondientes al ejercicio 1999 y, a continuación, se remitieron al Consejo de administración de la Agencia, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas, que las recibió el 22 de marzo de 2000. En los cuadros adjuntos al presente Informe se halla una versión resumida de las mismas.

(3) DO C 372 de 22.12.1999, p. 15.

(4) Reglamento n° 2548/98 del Consejo, de 23 de noviembre de 1998 (DO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Cuadro 1

Balance financiero a 31 de diciembre de 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>

Cuadro 2

Cuenta de gestión de los ejercicios 1999 y 1998

>SITIO PARA UN CUADRO>

Respuestas de la agencia

La EMEA toma nota del dictamen del Tribunal, de acuerdo con el cual las cuentas del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999 son fiables y las transacciones subyacentes son, en su conjunto, legales y regulares. En el presente escrito, la EMEA formula su respuesta a las observaciones del Tribunal (apartados 5 a 10).

Sistema de contabilidad de costes

5. La Agencia concuerda en que la revisión de la reglamentación relativa a las tasas debe basarse en los costes del servicio prestado. Para tal fin, la EMEA ha creado un sistema de contabilidad de costes en el que se agrupan sus actividades, de acuerdo con el programa de trabajo, en 10 capítulos, con subdivisiones ulteriores para la variedad de actividades dentro de cada grupo general de capítulos. A su vez, estos grupos están vinculados con la fuente de ingresos que los financia. El Consejo de administración ha dado su respaldo al sistema de contabilidad de costes utilizado por la EMEA, en la actualidad de plena aplicación.

El personal de la EMEA registra su tiempo cada día de acuerdo con esta estructura de actividades por bloques de 15 minutos. De este modo se crea una imagen del tiempo dedicado a cada actividad. Por ello, sobre la base del tiempo trabajado en toda la Agencia se registra con exactitud la labor en actividades remuneradas por contraprestación y actividades acogidas a la subvención del Presupuesto General de las Comunidades Europeas.

Los costes de personal y de explotación dan cuenta del 82 % del presupuesto y se imputan directamente a las actividades correspondientes. Los costes de edificio y equipamiento representan un 18 % del presupuesto total, y consisten principalmente en costes de alquiler y servicios. Dichos costes de ocupación se distribuyen en un 60 % en gastos generales del personal y 40 % de gastos de delegados y expertos, una proporción que ha sido examinada y aprobada por el Consejo de administración.

La repercusión de la depreciación del equipo técnico e instalaciones es limitada. La reglamentación financiera actual de la UE no contempla la depreciación por períodos superiores a un año. Sin embargo, la EMEA estudiará si es viable, para fines de asignación de costes, contemplar la depreciación de los equipos técnicos e instalaciones más allá de la vida útil estimada de los bienes.

6. En 1999, el Consejo de administración de la EMEA creó un grupo de trabajo sobre costes, que ha elaborado un método para recopilar información al objeto de fijar el coste de los trabajos que llevan a cabo las autoridades nacionales competentes a cuenta de la EMEA.

Dicho grupo ha alcanzado un acuerdo sobre la naturaleza y el formato de la información necesaria. Las autoridades nacionales competentes han empezado a recopilar los detalles solicitados sobre la base de los costes reales, cuando se disponga de dichos datos. En algunos Estados miembros se están implantando sistemas de contabilidad de costes similares al de la EMEA. El citado grupo de trabajo revisará la información proporcionada en 2000 y 2001.

Sistema de contabilidad financiera

7. La razón de principio para adquirir un nuevo paquete de contabilidad general consiste en vincular el sistema de contabilidad presupuestaria SI2 con el programa informático de banca del Reino Unido. La propuesta de adquirir dicho paquete se formuló en 1999 y el retraso se debió a la necesidad de especificar adecuadamente en el SI2 los datos de producción. El contrato para el nuevo programa de contabilidad general, SAGE, se firmó en marzo de 2000, y su instalación se llevó a cabo al siguiente mes.

Procedimientos de licitación

8. Con el consentimiento de los servicios de la Comisión, ha sido práctica habitual de muchas agencias utilizar los resultados de las licitaciones de la Comisión y sus acuerdos marco. No se había puesto en conocimiento de la EMEA que dicho procedimiento no está de acuerdo con la reglamentación vigente.

Una gestión financiera sólida aconsejaría que las pequeñas agencias de la UE se beneficien de los resultados de las licitaciones vinculados al poder adquisitivo de la Comisión, que suponen valiosos ahorros de costes en bienes y servicios. En las reuniones regulares entre la Comisión y las agencias comunitarias se ha pedido a la Comisión que incluya a las agencias en las especificaciones de las licitaciones de la Comisión, y esperamos que esta solución resuelva la cuestión desde el punto de vista formal.

9. La EMEA reconoce que sería un principio consultar con el CCCC sobre los avisos de licitación antes de publicarlos, y ha decidido aplicar inmediatamente dicha política.

Impuesto sobre el valor añadido

10. La EMEA tiene presente el cambio del régimen del IVA en el Reglamento financiero de la Comisión Europea. En contra de lo que sucede en muchos países de la UE, la EMEA ha de abonar el IVA y luego recuperar su importe de la hacienda del Reino Unido. La Agencia reconsiderará la situación e introducirá las modificaciones oportunas a su Reglamento financiero, así como los cambios necesarios a resultas de la reforma general de los procedimientos financieros y presupuestarios de la UE. Obviamente, y de acuerdo con el procedimiento habitual, se consultará al Tribunal en relación con todos los cambios citados.