DECISIÓN N° 1/98 DEL CONSEJO DE ASOCIACIÓN entre las Comunidades Europeas y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Letonia, por otra de 23 de febrero de 1998 por la que se adopta su reglamento interno (98/193/CE)

EL CONSEJO DE ASOCIACIÓN,

Visto el Acuerdo europeo por el que se crea una Asociación entre las Comunidades Europeas y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Letonia, por otra, y, en particular, sus artículos 110, 111, 112, 113, 114 y 115,

Considerando que dicho Acuerdo entró en vigor el 1 de febrero de 1998,

DECIDE:

Artículo 1

Presidencia

El Consejo de Asociación estará presidido en períodos alternativos de doce meses por un representante del Consejo de la Unión Europea, en nombre de la Comunidad y de sus Estados miembros, y por uno del Gobierno de la República de Letonia. El primer período comenzará en la fecha del primer Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre de 1998.

Artículo 2

Reuniones

Una vez al año, el Consejo de Asociación celebrará una reunión ministerial ordinaria. Podrá convocar asimismo sesiones extraordinarias a petición de una de las partes y previo acuerdo de la otra.

Si las Partes no acordaren otra cosa, las sesiones del Consejo de Asociación se celebrarán en el lugar habitual de las sesiones del Consejo de la Unión Europea, en la fecha que decidan ambas Partes.

Las reuniones del Consejo de Asociación las convocarán conjuntamente los Secretarios del Consejo de Asociación de acuerdo con el Presidente.

Artículo 3

Representación

En caso de no poder asistir a una reunión, los miembros del Consejo de Asociación podrán enviar representantes. Cuando un miembro desee hacer uso de esta posibilidad, deberá notificar al Presidente el nombre de su representante antes de la reunión en la que vaya a ser representado.

El representante de un miembro del Consejo de Asociación ejercerá todos los derechos de dicho miembro.

Artículo 4

Delegaciones

Los miembros del Consejo de Asociación podrán ir acompañados de funcionarios.

Antes de cada reunión, se informará al Presidente de la composición prevista para las delegaciones de cada Parte.

Cuando en el orden del día figuren asuntos que afecten al Banco Europeo de Inversiones, un representante de éste asistirá a las reuniones del Consejo de Asociación como observador.

El Consejo de Asociación podrá invitar a sus reuniones a personas que no sean miembros del mismo con el fin de recabar información sobre cuestiones concretas.

Artículo 5

Secretaría

Un funcionario de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y uno de la Misión de la República de Letonia en Bruselas ejercerán conjuntamente las funciones de Secretario del Consejo de Asociación.

Artículo 6

Correspondencia

La correspondencia destinada al Consejo de Asociación se dirigirá al Presidente del Consejo de Asociación, en la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea.

Los dos Secretarios se encargarán de que dicha correspondencia llegue al Presidente del Consejo de Asociación y, si procede, se distribuya a los restantes miembros. En tal caso, los destinatarios serán la Secretaría General de la Comisión, las Representaciones Permanentes de los Estados miembros y la Misión de la República de Letonia en Bruselas.

Las comunicaciones del Presidente del Consejo de Asociación las remitirán a sus destinatarios los dos Secretarios, quienes las harán llegar asimismo, si procede, a los restantes miembros, en las direcciones indicadas en el párrafo anterior.

Artículo 7

Publicidad

Salvo decisión en contrario, las reuniones del Consejo de Asociación no serán públicas.

Artículo 8

Orden del día de las reuniones

1. El Presidente elaborará para cada reunión un orden del día provisional que remitirán los Secretarios del Consejo de Asociación a los destinatarios mencionados en el artículo 6 a más tardar quince día antes del comienzo de la reunión.

En el orden del día provisional figurarán los asuntos cuya inclusión se haya solicitado al Presidente a más tardar veintiún días antes del comienzo de la reunión, con la salvedad de que sólo figurarán en el mismo las cuestiones cuya documentación de referencia haya sido remitida a los Secretarios a más tardar en la fecha en que se dé a conocer el orden del día.

El orden del día deberá ser aprobado por el Consejo de Asociación al comienzo de cada reunión. Por acuerdo de ambas Partes, podrán incluirse puntos que no aparecían en el orden del día provisional.

2. De acuerdo con ambas Partes, el Presidente podrá reducir los plazos mencionados en el apartado 1, con el fin de atender a las exigencias de casos particulares.

Artículo 9

Actas

Los dos Secretarios levantarán proyectos de acta de cada reunión.

Por regla general, se indicarán en el acta respecto de cada punto del orden del día:

- la documentación presentada al Consejo de Asociación;

- las declaraciones cuya inclusión ha solicitado un miembro del Consejo de Asociación;

- las decisiones y las recomendaciones adoptadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones.

El proyecto de acta se someterá a la aprobación del Consejo de Asociación. En caso de ser aprobada, firmarán el acta el Presidente y ambos Secretarios. El acta se conservará en los archivos de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea que actuará como depositario de los documentos de la Asociación; a cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 6 se le remitirá una copia certificada.

Artículo 10

Decisiones y recomendaciones

1. El Consejo de Asociación adoptará sus decisiones y recomendaciones por común acuerdo de las Partes.

Por acuerdo de ambas Partes, el Consejo de Asociación podrá adoptar decisiones o recomendaciones por el procedimiento escrito en los períodos entre dos sesiones.

2. Las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación con arreglo al artículo 112 del Acuerdo europeo llevarán respectivamente el título de «decisión» y «recomendación», seguido de un número de serie, de la fecha de su adopción y de la descripción de su objeto.

Las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación llevarán la firma del Presidente y serán autenticadas por ambos Secretarios.

Las decisiones y recomendaciones se remitirán a cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 6.

Cada Parte podrá acordar la publicación de las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación en su respectiva publicación oficial (Diario Oficial de las Comunidades Europeas y Latvijas Vestnesis).

Artículo 11

Lenguas

Las lenguas oficiales del Consejo de Asociación serán las lenguas oficiales de ambas Partes.

Salvo decisión en contrario, el Consejo de Asociación se basará para sus debates en documentación redactada en dichas lenguas.

Artículo 12

Gastos

La Comunidad y la República de Estonia sufragarán por separado los gastos generados por su participación en las reuniones del Consejo de Asociación, por lo que respecta a personal, viajes y manutención, correos y telecomunicaciones.

Los gastos en concepto de interpretación en las reuniones, traducción y reproducción de documentos correrán a cargo de la Comunidad, a excepción de los derivados de la interpretación o traducción del letón o al letón, que correrán por cuenta de la República de Letonia.

Los demás gastos relativos a la organización material de las reuniones los sufragará la Parte anfitriona.

Artículo 13

Comité de asociación

1. Se crea un Comité de asociación que asistirá al Consejo de Asociación en el desempeño de sus funciones. Estará compuesto, por una parte, por representantes de los miembros del Consejo de la Unión Europea y por miembros de la Comisión de las Comunidades Europeas, y, por otra, por representantes del Gobierno letón que habrán de ser por lo general altos funcionarios.

2. El Comité de asociación preparará las reuniones y las deliberaciones del Consejo de Asociación, ejecutará las decisiones de éste cuando proceda y, en general, garantizará la continuidad de la relación de asociación y el correcto funcionamiento del Acuerdo europeo. Tratará cualquier cuestión que le remita el Consejo de Asociación, así como todos los asuntos que pudieran plantearse en la aplicación cotidiana del Acuerdo europeo. Someterá a la aprobación del Consejo de Asociación propuestas o proyectos de decisión o recomendación.

3. En los casos en los que el Acuerdo europeo menciona la obligación o la posibilidad de consulta, ésta podrá hacerse en el seno del Comité de asociación. Si ambas Partes así lo acuerdan, dichas consultas podrán continuar en el Consejo de Asociación.

4. El reglamento interno del Comité de asociación figura como anexo a la presente Decisión.

Artículo 14

Subcomités y grupos especiales

Los subcomités mencionados en el artículo 115 del Acuerdo europeo se enumeran en el anexo II de la presente Decisión. Los subcomités estarán supeditados a la autoridad del Comité de asociación, al que presentarán un informe tras cada una de sus reuniones.

El Comité de asociación podrá decidir la supresión de subcomités o grupos, la modificación de su mandato o la creación de nuevos subcomités o grupos que le asistan en el desempeño de sus funciones.

Dichos subcomités o grupos carecerán de poderes decisorios.

Hecho en Bruselas, el 23 de febrero de 1998.

Por el Consejo de Asociación

El Presidente

R. COOK

ANEXO I

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ASOCIACIÓN

Artículo 1

Presidencia

El Comité de asociación estará presidido en períodos alternativos de doce meses por un representante de la Comisión Europea, en nombre de la Comunidad y de sus Estados miembros, y por un representante del Gobierno de la República de Letonia. El primer período dará comienzo en la fecha del primer Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre de 1998.

Artículo 2

Reuniones

El Comité de asociación se reunirá cuando las circunstancias lo aconsejen y por acuerdo de ambas Partes.

El lugar y la fecha de cada reunión del Comité de asociación serán fijados por acuerdo de ambas Partes.

Las reuniones del Comité de asociación serán convocadas por su Presidente.

Artículo 3

Delegaciones

Antes de cada reunión, se informará al Presidente de la composición prevista para la delegación de cada Parte.

Artículo 4

Secretaría

Un funcionario de la Comisión Europea y uno del Gobierno de la República de Letonia ejercerán conjuntamente las funciones de Secretario del Comité de asociación.

Todas las comunicaciones dirigidas al Presidente del Comité de asociación o que emanen de éste en el marco de la presente Decisión se remitirán a los Secretarios del Comité de asociación y a los Secretarios y al Presidente del Consejo de Asociación.

Artículo 5

Publicidad

Salvo decisión en contrario, las reuniones del Comité de asociación no serán públicas.

Artículo 6

Orden del día de las reuniones

1. El Presidente elaborará para cada reunión un orden del día provisional que remitirán los Secretarios del Comité de asociación a los destinatarios mencionados en el artículo 4 a más tardar quince días antes del comienzo de la reunión.

En el orden del día provisional figurarán los asuntos cuya inclusión se haya solicitado al Presidente a más tardar veintiún día antes del comienzo de la reunión, con la salvedad de que sólo figurarán en el mismo las cuestiones cuya documentación de referencia haya sido remitida a los Secretarios a más tardar en la fecha en que se dé a conocer el orden del día.

El Comité de asociación podrá invitar a sus reuniones a expertos con el fin de recabar información sobre cuestiones concretas.

El orden del día deberá ser aprobado por el Comité de asociación al comienzo de cada reunión. Por acuerdo de ambas Partes, podrán incluirse puntos que no aparecían en el orden del día provisional.

2. De acuerdo con ambas Partes, el Presidente podrá reducir los plazos mencionados en el apartado 1, con el fin de atender a los requisitos de casos particulares.

Artículo 7

Actas

Habrá de levantarse acta de cada reunión, que se basará en un resumen que realice el Presidente de las conclusiones alcanzadas por el Comité de asociación.

Tras ser adoptada por el Comité de asociación, el acta deberá ser firmada por el Presidente y por ambos Secretarios y archivada por cada una de las Partes. A cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 4 se les remitirá una copia del acta.

Artículo 8

Deliberaciones

En los casos específicos en que el Consejo de Asociación, conforme al apartado 2 del artículo 114 del Acuerdo europeo, faculte al Comité de asociación para adoptar decisiones o recomendaciones, dichos actos llevarán respectivamente el título de «decisión» y «recomendación», seguido de un número de serie, de la fecha de su adopción y de la descripción de su objeto. Las decisiones y recomendaciones se elaborarán de común acuerdo entre las Partes.

El Presidente firmará las decisiones y recomendaciones del Comité de asociación, que serán autenticadas por ambos Secretarios y remitidas a los destinatarios mencionados en el artículo 4 del presente anexo. Cada Parte podrá acordar la publicación de la decisiones y recomendaciones del Comité de Asociación en su respectiva publicación oficial (es decir Diario Oficial de las Comunidades Europeas y Latvijas Vestnesis).

Artículo 9

Gastos

La Comunidad y la República de Letonia sufragarán por separado los gastos generados por su participación en las reuniones del Comité de asociación por lo que respecta a personal, viajes y manutención, correos y telecomunicaciones.

Los gastos en concepto de interpretación en las reuniones, traducción y reproducción de documentos correrán a cargo de la Comunidad, a excepción de los derivados de la interpretación o traducción del letón o al letón, que correrán por cuenta de la República de Letonia.

Los demás gastos relativos a la organización material de las reuniones los sufragará la Parte anfitriona.

ANEXO II

ESTRUCTURA DE LOS SUBCOMITÉS PLURIDISCIPLINARES

>SITIO PARA UN CUADRO>