Decisión no 1/2002

de 6 de junio de 2002

del Comité mixto, creado en virtud del Acuerdo sobre el reconocimiento mutuo entre la Comunidad Europea y Japón, relativa a la aprobación de su Reglamento interno

(2002/618/CE)

EL COMITÉ MIXTO,

Visto el Acuerdo sobre el reconocimiento mutuo entre la Comunidad Europea y Japón, y en particular, el apartado 2 de su artículo 8.

DECIDE:

1. Se aprueba el Reglamento interno del Comité mixto, tal como se especifica en el anexo de la presente Decisión.

2. La presente Decisión, redactada en doble ejemplar, deberá ser firmada por las copresidencias. La presente Decisión surtirá efecto a partir de la fecha en que se haya producido la última de estas firmas.

Tokio, el 21 de mayo de 2002

Bruselas, el 6 de junio de 2002

En nombre de Japón

Jun Shimmi

En nombre de la Comunidad Europea

Philippe Meyer

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO

del Comité mixto creado en virtud del Acuerdo sobre el reconocimiento mutuo entre la Comunidad Europea y Japón

Artículo 1

Presidencia

1. El Comité mixto será presidido conjuntamente por un representante de Japón y un representante de la Comunidad Europea.

2. Las copresidencias serán responsables de las comunicaciones entre las Partes respecto a los procedimientos establecidos en este Reglamento interno y en el Acuerdo.

Artículo 2

Reuniones

1. El Comité mixto se reunirá periódicamente y por lo menos una vez al año en una fecha acordada de mutuo acuerdo. Si una Parte considera necesarias reuniones adicionales, la otra Parte se avendrá a la convocatoria de una reunión en la medida de lo posible. Podrán utilizarse teleconferencias o videoconferencias con el acuerdo de las Partes.

2. Las reuniones del Comité mixto serán convocadas por las copresidencias. Salvo que se acuerde lo contrario, las Partes se alternarán para organizar las reuniones.

3. Las copresidencias fijarán una fecha para la reunión e intercambiarán los documentos que sean necesarios con tiempo suficiente para garantizar una correcta preparación, si es posible seis semanas antes de la reunión.

4. Las cuestiones prácticas correrán a cargo de la Parte anfitriona. Las reuniones convocadas por videoconferencia o teleconferencia correrán a cargo de la copresidencia que haya solicitado la reunión.

Artículo 3

Delegaciones

Las Partes se notificarán mutuamente, en la medida de lo posible y por lo menos una semana antes de la reunión, la composición que hayan previsto para sus delegaciones.

Artículo 4

Orden del día de las reuniones

1. Las copresidencias elaborarán un orden del día provisional para cada reunión, si es posible tres semanas antes de dicha reunión. El orden del día provisional incluirá los puntos respecto a los cuales una de las dos copresidencias haya recibido una solicitud de inclusión en el orden del día al menos 14 días antes de la reunión.

2. Una de las Partes podrá añadir en cualquier momento puntos al orden del día provisional antes de la reunión si la otra Parte está de acuerdo. La inclusión de un nuevo punto en el orden del día provisional se solicitará, a ser posible, por escrito.

3. El orden del día definitivo deberá ser aprobado por el Comité mixto al comienzo de cada reunión. Podrá incluirse en él un punto distinto a los que aparecen en el orden del día provisional si las Partes así lo acuerdan, y se le dará cabida en la medida de lo posible.

Artículo 5

Actas conjuntas de las reuniones

1. La copresidencia anfitriona de la reunión elaborará un proyecto de acta conjunta lo antes posible.

2. Para cada punto del orden del día, el acta conjunta incluirá, por regla general:

a) la documentación presentada al Comité mixto;

b) las declaraciones cuya inclusión haya solicitado una de las Partes, y

c) las decisiones y las conclusiones adoptadas sobre un punto concreto.

3. El acta conjunta deberá indicar los participantes en la reunión.

4. El acta conjunta deberá ser aprobada por el Comité mixto y firmada por las copresidencias.

Artículo 6

Decisiones del Comité mixto

1. El Comité adoptará sus decisiones por unanimidad.

2. El Comité mixto podrá adoptar una decisión mediante procedimiento escrito, en ocasiones que no sean sus reuniones formales, con el consentimiento de las Partes.

3. Las decisiones del Comité mixto se titularán "Decisiones", seguidas por un número de serie y una descripción del asunto de que tratan. Asimismo se indicará la fecha en que entra en vigor la decisión. Llevarán la firma de las copresidencias. Las decisiones se redactarán en doble ejemplar, siendo las dos versiones igualmente auténticas. En el anexo I se adjunta un modelo de decisión del Comité mixto.

4. Las decisiones relativas al registro de un organismo de evaluación de la conformidad se adoptarán mediante procedimiento escrito. A tal efecto, de conformidad con el artículo 9 del Acuerdo, se aplicarán los procedimientos siguientes:

a) una de las Partes enviará su propuesta por escrito a la otra Parte, en forma de proyecto de decisión del Comité mixto para registrar un organismo de evaluación de la conformidad (véase el modelo correspondiente en el anexo II). La propuesta irá acompañada del modelo y de la documentación necesaria, cuyo formato deberá ser acordado por las Partes. La Parte receptora acusará recibo por escrito indicando la fecha de recepción de la propuesta. La Parte que recibe la propuesta indicará por escrito su consentimiento u oposición en el plazo de 90 días desde la recepción de la misma;

b) si la Parte que recibe la propuesta solicita información adicional, indicará por escrito la información solicitada y las razones que lo justifican. Una solicitud de información adicional suspenderá el período de 90 días estipulado, que comenzará a contarse de nuevo cuando se haya recibido dicha información;

c) las Partes podrán consultarse, en caso de necesidad, sobre asuntos relacionados con el registro propuesto;

d) una vez aceptada la propuesta, la Parte receptora firmará y fechará la decisión del Comité mixto y la enviará a la otra Parte. El registro del organismo de evaluación de la conformidad propuesto entrará en vigor a partir de la fecha indicada en la decisión del Comité mixto.

e) si la Parte que recibe una propuesta de registro no indica su consentimiento u oposición en el plazo de 90 días, el asunto será remitido al Comité mixto;

f) si el Comité mixto no puede tomar la decisión de registrar el organismo de evaluación de la conformidad propuesto, entonces se aplicará la letra c) del apartado 1 del artículo 9 del Acuerdo.

Artículo 7

Procedimientos de notificación y propuesta

1. La notificación de la suspensión o retirada de la suspensión de la designación de un organismo de evaluación de la conformidad registrado conforme al artículo 6 del Acuerdo, así como la propuesta de dar por concluido el registro de uno de estos organismos conforme al artículo 9, deberá realizarse por escrito.

2. La Parte que reciba tal notificación o propuesta deberá acusar recibo por escrito e indicar la fecha de recepción immediatamente, como muy tarde en el plazo de tres días laborables. La suspensión, retirada de la suspensión o conclusión del registro del organismo de evaluación de la conformidad surtirá efecto a partir de la fecha de recepción de la notificación o propuesta por la copresidencia de la Parte receptora, a menos que el Comité mixto decida otra cosa, conforme al apartado 4 del artículo 9 del Acuerdo.

Artículo 8

Subcomités

El Comité mixto podrá crear subcomités y delegarles tareas específicas. Cualquier subcomité creado por el Comité mixto deberá mantenerlo informado y presentar informes en relación con la aplicación de los anexos sectoriales.

Artículo 9

Intercambio de información

No obstante lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 1, las Partes deberán establecer y comunicarse un punto de contacto, o varios si es necesario, para el intercambio de información previsto en el Acuerdo. Los puntos de contacto serán responsables de la transmisión y recepción de la información intercambiada conforme al Acuerdo y, en particular, al apartado 5 de su artículo 5 y al apartado 8 de su artículo 8.

Artículo 10

Publicación

La publicación de las listas de organismos de evaluación de la conformidad registrados y de las instalaciones confirmadas conforme al Acuerdo y a las decisiones del Comité mixto pertinentes deberá realizarse de acuerdo con las disposiciones nacionales de las Partes. Estas últimas deberán recoger en sus sitios respectivos de Internet tales listas actualizadas, regularmente y a su debido tiempo.

Artículo 11

Consulta de expertos

El Comité podrá consultar a expertos sobre asuntos particulares si ambas Partes están de acuerdo.

Artículo 12

Gastos

1. Cada Parte será responsable de los gastos en que incurra en virtud de su participación en las reuniones del Comité mixto, tales como gastos de personal, viaje y dietas y gastos postales o de telecomunicaciones.

2. Los otros gastos derivados de la organización de las reuniones correrán generalmente a cargo de la Parte anfitriona de la reunión.

Artículo 13

Procedimientos administrativos

1. Salvo que se decida lo contrario, las reuniones del Comité mixto no serán públicas.

2. Las actas y otros documentos del Comité mixto se considerarán intercambio de información de conformidad con el artículo 13 del Acuerdo a efectos de confidencialidad.

3. Se podrá invitar por acuerdo de ambas copresidencias a participantes que no sean funcionarios de las Partes, que estarán sujetos a los mismos requisitos de confidencialidad de conformidad con el artículo 13 del Acuerdo.

4. Las Partes podrán organizar sesiones informativas públicas o informar de otra manera a miembros interesados del público acerca de los resultados de las reuniones del Comité mixto, tras consultarse al final de cada reunión acerca de los resultados que deberán comunicarse.

Artículo 14

Lenguas

1. Las comunicaciones escritas entre las copresidencias, en particular las relativas a los artículos 4, 5, 6 y 7, deberán estar redactadas en inglés.

2. La Parte que acoja una reunión del Comité mixto deberá suministrar servicios de interpretación entre las lenguas japonesa e inglesa y correr con los gastos correspondientes.

3. Las decisiones del Comité mixto deberán estar redactadas en inglés. Las Partes se comprometen a traducirlas, si es necesario, a sus respectivas lenguas oficiales.

Anexo I del Reglamento interno del Comité mixto

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Anexo II del Reglamento interno del Comité mixto

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