Decisión no 1/2001 del Consejo conjunto

creado por el Acuerdo marco de cooperación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra parte, de 21 de junio de 1996

de 26 de junio de 2001

Reglamento interno del Consejo conjunto

(2001/755/CE)

EL CONSEJO DE COOPERACIÓN,

Visto el Acuerdo marco de cooperación destinado a preparar, como objetivo final, una asociación de carácter político y económico entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra parte,(1) firmado en Florencia el 21 de junio de 1996, en lo sucesivo denominado "el Acuerdo" y, en particular, sus artículos 33 a 37,

Considerando que dicho Acuerdo entró en vigor el 1 de febrero de 1999,

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:

Artículo 1

Presidencia

Ejercerán la presidencia del Consejo conjunto, por períodos alternos de 12 meses, un miembro del Consejo de la Unión Europea, en nombre de la Comunidad Europea y sus Estados miembros, y un representante de la República de Chile. No obstante, el primer mandato presidencial dará comienzo en la fecha de la primera sesión del Consejo y terminará el 31 de diciembre de ese mismo año.

Artículo 2

Reuniones

1. El Consejo conjunto celebrará reuniones de nivel ministerial con una periodicidad constante y cuando lo requieran las circunstancias, previo acuerdo de las Partes.

2. Cada sesión del Consejo conjunto se celebrará en el lugar acordado por las Partes.

3. Las reuniones del Consejo conjunto serán convocadas conjuntamente por los Secretarios del Consejo conjunto.

Artículo 3

Representación

1. En el caso de que no puedan asistir a las reuniones, los miembros del Consejo conjunto podrán enviar a un representante.

2. Cuando un miembro desee hacer uso de esta posibilidad, deberá notificar al Presidente el nombre de su representante antes de la reunión en la que vaya a ser representado. El representante de un miembro del Consejo conjunto disfrutará de todos los derechos del miembro titular.

Artículo 4

Delegaciones

Los miembros del Consejo conjunto podrán estar acompañados por funcionarios. Antes de cada reunión, se comunicará al Presidente la composición prevista y el nombre del jefe de las Delegaciones de cada Parte.

Artículo 5

Secretaría

Un funcionario de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y un funcionario de la Misión diplomática ante la Unión Europea de la República de Chile desempeñarán conjuntamente las funciones de Secretario del Consejo conjunto.

Artículo 6

Documentos

Cuando las deliberaciones del Consejo conjunto se basen en documentos de apoyo, los dos Secretarios numerarán y transmitirán tales documentos.

Artículo 7

Correspondencia

1. Toda la correspondencia dirigida al Consejo conjunto o a su Presidente será remitida a los dos Secretarios del Consejo conjunto.

2. Ambos Secretarios se encargarán del envío de la correspondencia al Presidente del Consejo conjunto y, en su caso, de su transmisión como documentación, de conformidad con el artículo 6, a los demás miembros del Consejo conjunto. La correspondencia así transmitida se remitirá a la Secretaría General de la Comisión, a las Representaciones Permanentes de los Estados miembros de la Unión Europea y a la misión diplomática ante la Unión Europea de la República de Chile.

3. La correspondencia del Presidente del Consejo conjunto será enviada a los destinatarios por los respectivos Secretarios y, en su caso, transmitida como documentación, de conformidad con el artículo 6, a los demás miembros del Consejo conjunto, a las direcciones mencionadas en el apartado 2.

Artículo 8

Orden del día de las reuniones

1. Los Secretarios del Consejo conjunto establecerán el orden del día provisional de cada reunión sobre la base de las propuestas de las Partes. El orden del día será enviado a los destinatarios mencionados en el artículo 7 como mínimo 15 días antes del comienzo de la reunión. El orden del día provisional contendrá los puntos cuya solicitud de inclusión haya sido recibida por cualquiera de los dos Secretarios al menos 21 días antes del inicio de la reunión. No obstante, no se incluirán en el orden del día provisional los puntos cuya documentación de apoyo no haya sido enviada a los Secretarios con anterioridad a la fecha de expedición del orden del día. El Consejo conjunto aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. Previo acuerdo entre ambas Partes, se podrá incluir en el orden del día un punto que no figure en el orden del día provisional.

2. Con el acuerdo previo de las Partes, se podrán reducir los plazos mencionados en el apartado 1 en atención a las circunstancias de algún caso concreto.

Artículo 9

Actas

1. Los dos Secretarios redactarán conjuntamente en el plazo más breve posible el proyecto de acta de cada reunión.

2. En general, con respecto a cada punto del orden del día, en el acta constará:

a) la documentación presentada al Consejo conjunto;

b) las declaraciones cuya inclusión haya solicitado algún miembro del Consejo conjunto;

c) las propuestas realizadas, las recomendaciones aprobadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones sobre asuntos concretos adoptadas.

3. El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Consejo conjunto o de sus representantes que hayan participado en la reunión.

4. El proyecto de acta será presentado para su aprobación por el Consejo conjunto en su siguiente reunión. El proyecto de acta podrá, asimismo, ser aprobado por escrito por ambas partes. Una vez aprobado, dos copias auténticas del acta serán firmadas por los dos Secretarios y archivadas por las Partes. Se remitirá una copia del acta a cada una de las direcciones mencionadas en el artículo 7.

Artículo 10

Recomendaciones

1. En los casos previstos en los artículos 33 a 36 del Acuerdo, el Consejo conjunto formulará recomendaciones o propuestas de común acuerdo entre las Partes. En el período entre sesiones, el Consejo conjunto podrá adoptar recomendaciones o propuestas mediante procedimiento escrito, previo acuerdo entre las Partes. El procedimiento escrito consiste en un intercambio de notas realizado entre los dos Secretarios con el acuerdo de las Partes.

2. Las recomendaciones y propuestas realizadas por el Consejo conjunto de conformidad con lo dispuesto en los artículos 33 a 36 del Acuerdo Europeo llevarán, respectivamente, el título de "Recomendación" y "Propuesta", seguido de un número de serie, la fecha de su adopción y una indicación de su contenido.

3. Las recomendaciones y propuestas del Consejo conjunto serán autenticadas por los dos Secretarios y dos ejemplares auténticos serán firmados por los Jefes de Delegación de ambas Partes.

4. Las recomendaciones serán enviadas a todos los destinatarios mencionados en el artículo 7 como documentos del Consejo conjunto.

Artículo 11

Difusión

1. A menos que se decida lo contrario, las reuniones del Consejo conjunto no serán públicas.

2. Cada una de las Partes podrá decidir publicar las recomendaciones y propuestas del Consejo conjunto en sus respectivas publicaciones oficiales.

Artículo 12

Lenguas

1. Las lenguas oficiales del Consejo conjunto serán las oficiales de las Partes.

2. Salvo decisión en contrario, el Consejo conjunto trabajará en base a documentos establecidos en dichas lenguas.

Artículo 13

Gastos

1. Cada una de las partes se harán cargo de sus gastos respectivos de participación en las reuniones del Consejo conjunto, tanto en lo que se refiere a los gastos de personal, de desplazamiento y de estancia, como a los postales y de telecomunicaciones.

2. Los gastos relacionados con la organización de reuniones, la interpretación en las reuniones, la traducción y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión.

Artículo 14

Comité

El Reglamento interno del Comité conjunto figura como anexo al presente Reglamento interno.

Hecho en Luxemburgo, el 26 de junio de 2001.

Por el Consejo conjunto

El Presidente

L. Pagrotsky

(1) DO L 209 de 19.8.1996, p. 5.

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ CONJUNTO ENTRE LA COMUNIDAD EUROPEA Y SUS ESTADOS MIEMBROS, POR UNA PARTE, Y LA REPÚBLICA DE CHILE, POR OTRA PARTE

Artículo 1

Presidencia

Ejercerán la presidencia del Comité conjunto, por períodos alternos de 12 meses, un representante de la Comisión de las Comunidades Europeas, en nombre de la Comunidad Europea y de sus Estados miembros, y un representante de la República de Chile. El primer mandato presidencial dará comienzo en la fecha de la primera sesión del Consejo y finalizará el 31 de diciembre de ese mismo año. Durante ese período y en cada período sucesivo de 12 meses, presidirá el Comité conjunto la Parte que ejerza la Presidencia del Consejo conjunto.

Artículo 2

Reuniones

El Comité conjunto se reunirá una vez al año o, previo acuerdo de las Partes, cuando las circunstancias lo requieran. Cada reunión del Comité conjunto será convocada conjuntamente por ambos Secretarios y se celebrará alternativamente en Bruselas y en Chile, en la fecha acordada por las Partes.

Artículo 3

Delegaciones

Antes de cada reunión, se informará al Presidente del Comité conjunto de la composición prevista y del Jefe de la Delegación de cada Parte.

Artículo 4

Secretaría

1. Un representante de la Comisión Europea y un representante de Chile actuarán conjuntamente como Secretarios del Comité conjunto.

2. Toda la correspondencia dirigida al Presidente del Comité conjunto y emitida por éste prevista en el presente Reglamento interno será enviada a los Secretarios del Comité conjunto y a los Secretarios y al Presidente del Consejo conjunto y, cuando proceda, a los miembros del Comité conjunto.

Artículo 5

Difusión

Salvo que se decida lo contrario, las reuniones del Comité conjunto no serán públicas.

Artículo 6

Orden del día de las reuniones

1. Los Secretarios del Comité conjunto elaborarán un orden del día provisional para cada reunión, que se enviará al Presidente y a los Secretarios del Consejo conjunto, así como a los miembros del Comité conjunto, como mínimo 15 días antes del comienzo de la reunión. El orden del día provisional incluirá puntos cuya inclusión se haya solicitado al Presidente como mínimo 21 días antes del comienzo de la reunión. No se inscribirán en el orden del día provisional los puntos cuya documentación justificativa no haya sido enviada a los Secretarios con anterioridad a la fecha de envío del orden del día provisional. El Comité conjunto aprobará el orden del día al comienzo de cada reunión. Previo acuerdo entre ambas Partes, se podrá incluir en el orden del día un punto que no figure en el orden del día provisional.

2. Con el acuerdo de las Partes, se podrán reducir los plazos mencionados en el apartado 1 a fin de tener en cuenta las necesidades de un caso concreto.

Artículo 7

Acta de las reuniones

Se levantará acta de cada reunión tomando como base el resumen que haga el Presidente de las conclusiones alcanzadas por el Comité conjunto. Tras su adopción por el Comité conjunto, el acta será firmada por el Presidente y por los Secretarios y archivada por cada una de las Partes. Se enviará copia del acta al Presidente y a los Secretarios del Consejo conjunto y a los miembros del Comité conjunto.

Artículo 8

Propuestas

1. En los casos en que el Comité conjunto esté facultado para formular propuestas de conformidad con el apartado 5 del artículo 35 del Acuerdo, tales actos llevarán el encabezamiento de "Propuesta" seguido de un número de serie, de la fecha de su aprobación y de una indicación de su contenido.

2. En los casos en que el Comité conjunto formule una propuesta se aplicarán, mutatis mutandis, las disposiciones de los artículos 10, 11 y 12 del Reglamento interno del Consejo conjunto.

3. Las propuestas del Comité conjunto se enviarán a cada uno de los destinatarios mencionados en el apartado 2 de su artículo 4.

Artículo 9

Gastos

1. Chile y la Comunidad Europea se harán cargo, respectivamente, de los gastos que efectúen en virtud de su participación en las reuniones del Comité conjunto, tanto por lo que se refiere a los gastos de personal, desplazamiento y estancia como a los postales y de telecomunicaciones.

2. Los gastos relativos a la organización material de las reuniones y a la interpretación en las mismas, así como a la traducción y a la reproducción de documentos, correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión.