DECISIÓN No 1/2014 DEL CONSEJO DE ASOCIACIÓN UE-CENTROAMÉRICA

de 7 de noviembre de 2014

por la que adopta sus Reglas de Procedimiento y las Reglas de Procedimiento del Comité de Asociación [2015/1215]

EL CONSEJO DE ASOCIACIÓN UE-CENTROAMÉRICA,

Visto el Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Unión Europea y sus Estados miembros, por un lado, y Centroamérica, por otro (en lo sucesivo, «el Acuerdo»), y, en particular, su artículo 4, su artículo 5, apartado 2, su artículo 7, apartado 3, y su artículo 8, apartado 6,

Considerando lo siguiente:

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo único

Quedan adoptadas las Reglas de Procedimiento del Consejo de Asociación, así como aquellas del Comité de Asociación, de los Subcomités, tal como figuran en los anexos A y B respectivamente.

La presente Decisión se tramitará por procedimiento escrito y entrará en vigor el día de recepción por parte de la Secretaría de la decisión firmada por todas las partes.

ANEXO A

REGLAS DE PROCEDIMIENTO DEL CONSEJO DE ASOCIACIÓN

Artículo 1

Disposiciones generales

1. El Consejo de Asociación que se establezca de conformidad con el artículo 4, apartado 1, del Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Unión Europea y sus Estados miembros, por una parte, y Centroamérica, por otra («el Acuerdo») desempeñará sus funciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 4, apartado 2, del Acuerdo, asumirá la responsabilidad de la aplicación general del Acuerdo y examinará cualquier cuestión de interés común bilateral, multilateral o internacional.

2. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 5 y 345 del Acuerdo, el Consejo de Asociación estará compuesto por representantes de la Parte UE y de cada una de las Repúblicas de la Parte CA a nivel ministerial, según proceda, y tomando en consideración las cuestiones específicas que deban abordarse en cada sesión concreta. Cuando proceda y mediante acuerdo de ambas Partes, el Consejo de Asociación podrá reunirse en el nivel de Jefes de Estado o de Gobierno

3. De conformidad con el artículo 345 del Acuerdo, cuando el Consejo de Asociación lleve a cabo exclusiva o principalmente las tareas conferidas en la parte IV del Acuerdo, estará compuesto, a nivel ministerial, por representantes de la Parte UE y por los Ministros de cada una de las Repúblicas de la Parte CA, con responsabilidad sobre cuestiones relacionadas con el comercio

4. De conformidad con el artículo 352, apartado 3, del Acuerdo, las Repúblicas de la Parte CA actuarán conjuntamente en la toma de decisiones dentro del marco institucional del Acuerdo; la adopción de decisiones y recomendaciones requerirá su consenso.

5. Las referencias del reglamento interno a «las Partes» se entenderán hechas con arreglo a la definición del artículo 352 del Acuerdo.

Artículo 2

Presidencia

La Presidencia del Consejo de Asociación será ejercida alternadamente por períodos de doce meses por el Alto Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad y un representante de la Parte CA a nivel ministerial. El primer período comenzará en la fecha de la primera reunión del Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre del mismo año.

Artículo 3

Reuniones

1. El Consejo de Asociación se reunirá con intervalos regulares que no superen un período de dos años y de forma extraordinaria cuando lo requieran las circunstancias y, si las Partes así lo acuerdan, a petición de una de ellas.

2. Cada sesión del Consejo de Asociación se celebrará donde proceda y en una fecha acordada por las Partes.

3. Las reuniones del Consejo de Asociación serán convocadas conjuntamente por las Secretarías del Consejo de Asociación, en acuerdo con la Presidencia del Consejo de Asociación.

4. Excepcionalmente, si las Partes así lo acuerdan, las reuniones del Consejo de Asociación podrán celebrarse por medios tecnológicos, tales como la videoconferencia.

Artículo 4

Representación

1. Los miembros del Consejo de Asociación que no puedan asistir a una reunión podrán enviar a un representante. Cuando un miembro desee hacerse representar, comunicará por escrito a la presidencia el nombre de su representante antes de la celebración de la reunión de que se trate.

2. El representante de un miembro del Consejo de Asociación tendrá los mismos derechos que el miembro titular.

Artículo 5

Delegaciones

1. Los miembros del Consejo de Asociación podrán asistir acompañados por otros funcionarios. Antes de cada reunión, la Secretaría comunicará a la Presidencia la composición prevista de la delegación de cada Parte.

2. El Consejo de Asociación podrá decidir, mediante acuerdo entre las Partes, invitar a personas ajenas al mismo a asistir a estas reuniones, como observadores o para que le informen sobre asuntos concretos.

Artículo 6

Secretaría

Un funcionario de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y un funcionario de la Parte CA ejercerán conjuntamente las funciones de Secretaría del Consejo de Asociación.

Artículo 7

Correspondencia

1. La correspondencia destinada al Consejo de Asociación se enviará a la secretaría de la Parte UE o de las Repúblicas de la Parte CA, quien, a su vez, informará a la otra parte de la Secretaría.

2. La Secretaría se asegurará que esa correspondencia sea transmitida a la Presidencia y, cuando proceda, circulada a los demás miembros del Consejo de Asociación.

3. La Secretaría enviará la correspondencia a la Secretaría General de la Comisión Europea, al Servicio Europeo de Acción Exterior, a las Representaciones Permanentes de los Estados miembros y a la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea, así como a las Embajadas de las Repúblicas de la Parte CA con sede en Bruselas (Bélgica), con copia, cuando proceda, a los ministerios responsables de los asuntos exteriores o a los ministerios responsables de los asuntos comerciales.

4. La Secretaría hará llegar las comunicaciones de la Presidencia del Consejo de Asociación a sus destinatarios y, cuando proceda, a los demás miembros del Consejo de Asociación, remitiéndolas a las direcciones indicadas en el apartado 3.

Artículo 8

Confidencialidad

1. Salvo que se decida lo contrario, las reuniones del Consejo de Asociación no serán públicas.

2. Cuando una Parte comunique al Consejo de Asociación información designada como confidencial, la otra Parte tratará dicha información de conformidad con el procedimiento descrito en el artículo 336, apartado 2, del Acuerdo.

3. Cada Parte podrá publicar las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación en su correspondiente diario oficial.

Artículo 9

Agendas de las reuniones

1. La Presidencia establecerá una agenda provisional de cada reunión. La Secretaría del Consejo de Asociación lo transmitirá a los destinatarios indicados en el artículo 7, a más tardar quince días calendario antes del inicio de la reunión.

La agenda provisional incluirá los puntos cuya solicitud de inclusión haya llegado a la Presidencia al menos veintiún días calendario antes del inicio de la reunión. No obstante, dichos puntos no estarán en la agenda provisional cuando los documentos correspondientes a los mismos no hayan llegado a las secretarías antes de la fecha de envío de la agenda.

2. El Consejo de Asociación aprobará la agenda al principio de cada reunión. La inclusión en la agenda de puntos distintos de los que figuren en la agenda provisional se llevará a cabo con el acuerdo de las Partes.

3. En consulta con las Partes, la Presidencia podrá reducir los plazos mencionados en el apartado 1 para atender a las necesidades de un caso particular.

Artículo 10

Actas

1. Las secretarías redactarán un borrador de acta de cada reunión de manera conjunta.

2. Por regla general, el acta incluirá, en relación con cada punto de la agenda:

a) la documentación presentada al Consejo de Asociación;

b) las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Consejo de Asociación, y

c) las cuestiones acordadas por las Partes, como las decisiones adoptadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones, entre otras.

3. El borrador de acta se someterá a la aprobación del Consejo de Asociación. Se aprobará antes de transcurridos cuarenta y cinco días calendario después de cada reunión del Consejo de Asociación. Una vez aprobada, firmarán el acta el presidente y las dos secretarías. Se remitirá una copia certificada a cada uno de los destinatarios indicados en el artículo 7.

Artículo 11

Decisiones y recomendaciones

1. El Consejo de Asociación, de común acuerdo entre las Partes, tomará decisiones y formulará recomendaciones que firmarán las Repúblicas de la Parte CA y la Parte UE.

2. El Consejo de Asociación también podrá, previo acuerdo de las Partes, adoptar decisiones o formular recomendaciones por procedimiento escrito. A tal fin, la Presidencia del Consejo de Asociación transmitirá el texto de la propuesta por escrito a los miembros del Consejo de Asociación con arreglo a lo dispuesto en el artículo 7, con un plazo no inferior a veintiún días calendario en que los miembros deberán dar a conocer sus reservas o modificaciones a dicha propuesta. Una vez consensuado el texto, firmarán la decisión o recomendación de forma independiente y sucesiva los representantes de la Parte UE y cada una de las Repúblicas de la Parte CA.

3. Los actos del Consejo de Asociación se denominarán «Decisión» o «Recomendación», en el sentido del artículo 6 del Acuerdo. La Secretaría del Consejo de Asociación atribuirá a cada decisión o recomendación un número de serie e indicará su objeto y fecha de adopción. Las Repúblicas de la Parte CA y la Parte UE firmarán cada decisión, en la que se indicará su fecha de entrada en vigor.

4. Las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación serán autenticadas por las dos secretarías.

5. Las decisiones y recomendaciones se remitirán a cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 7 de las presentes Reglas de Procedimiento.

6. Cada Parte podrá publicar las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación en su correspondiente diario oficial.

Artículo 12

Idiomas

1. Los idiomas oficiales del Consejo de Asociación serán el español y otro de los idiomas oficiales del Acuerdo convenido por las Partes.

2. Salvo que se decida lo contrario, el Consejo de Asociación deliberará basándose en los documentos redactados en esos idiomas.

Artículo 13

Gastos

1. Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Consejo de Asociación, tanto de personal, viajes y estancia como de correos y telecomunicaciones.

2. Los gastos relacionados con la organización de las reuniones y la reproducción de documentos correrán por cuenta de la Parte que organice la reunión.

3. Los gastos relacionados con la interpretación en las reuniones y la traducción de los documentos del o al español y al otro idioma oficial del Consejo de Asociación a tenor del artículo 12, apartado 1, de las presentes Reglas de Procedimiento correrán por cuenta de la Parte que organice la reunión. Los gastos de interpretación y traducción a otros idiomas correrán por cuenta de la Parte que las haya solicitado.

Artículo 14

Comité de Asociación

1. De conformidad con el artículo 7 del Acuerdo, el Consejo de Asociación estará asistido en el cumplimiento de sus deberes por un Comité de Asociación. El Comité estará compuesto por representantes de la Parte UE, por un lado, y por representantes de la Parte CA, por el otro, al nivel determinado por el Acuerdo.

2. El Comité de Asociación preparará las reuniones y las deliberaciones del Consejo de Asociación (1), aplicará, cuando proceda, las decisiones de este y, en general, velará por la continuidad de las relaciones de asociación y el buen funcionamiento del Acuerdo. Examinará cualquier cuestión que le sea remitida por el Consejo de Asociación, así como cualquier otra cuestión que pueda plantearse en el marco de la aplicación cotidiana del Acuerdo. Someterá a la aprobación del Consejo de Asociación propuestas o proyectos de decisiones o de recomendaciones. De conformidad con el artículo 7, apartado 4, del Acuerdo, el Consejo de Asociación podrá facultar al Comité de Asociación para adoptar decisiones en su nombre.

3. En los casos en que el Acuerdo prevé la obligación o la posibilidad de realizar una consulta, o cuando las Partes acuerden consultarse, esa consulta podrá llevarse a cabo en el Comité de Asociación, salvo que el Acuerdo especifique otra cosa. La consulta podrá proseguirse en el Consejo de Asociación si las Partes así lo acuerdan.

Artículo 15

Modificación de las Reglas de Procedimiento

Las Reglas de Procedimiento podrán modificarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11.

(1) En lo que respecta a la parte IV del Acuerdo, el Comité de Asociación desempeñará esta función en estrecha colaboración con los coordinadores designados de conformidad con el artículo 347 del Acuerdo.