Decisión no 1/2003 del Consejo de Asociación UE-Chile

de 27 de marzo de 2003

relativa a la adopción de los reglamentos internos del Consejo de Asociación, del Comité de Asociación y de los Comités Especiales

(2003/255/CE)

EL CONSEJO DE ASOCIACIÓN UE-CHILE,

Visto el Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra (en lo sucesivo denominado el Acuerdo), firmado en Bruselas el 18 de noviembre de 2002, y en especial el apartado 2 de su artículo 4, el apartado 3 de su artículo 6 y el apartado 3 de su artículo 7,

Considerando que el Consejo de Asociación debe adoptar su propio reglamento interno y los del Comité de Asociación y los Comités Especiales,

DECIDE:

Artículo 1

Se establece el reglamento interno del Consejo de Asociación, que figura en el anexo. El reglamento interno del Comité de Asociación y el de los Comités Especiales se establecen de conformidad con lo señalado en el apéndice I y en el apéndice II, respectivamente.

Artículo 2

La presente Decisión entrará en vigor el 27 de marzo de 2003.

Hecho en Bruselas, el 27 de marzo de 2003.

Por el Consejo de Asociación

El Presidente

A. Giannitsis

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DE ASOCIACIÓN

creado por el Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra

Artículo 1

Presidencia

La Presidencia del Consejo de Asociación será ejercida por turnos y períodos de 12 meses por un miembro del Consejo de la Unión Europea y por el Ministro de Relaciones Exteriores de Chile. El primer período comenzará en la fecha de la primera reunión del Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre del mismo año.

Artículo 2

Reuniones

1. El Consejo de Asociación se reunirá periódicamente a escala ministerial, como mínimo cada dos años y, extraordinariamente, de mutuo acuerdo entre las Partes, siempre que lo requieran las circunstancias.

2. Cada reunión del Consejo de Asociación se celebrará en la fecha y el lugar convenidos entre las Partes.

3. Las reuniones del Consejo de Asociación serán convocadas conjuntamente por los Secretarios del Consejo de Asociación.

Artículo 3

Representación

1. Los miembros del Consejo de Asociación a quienes les resulte imposible asistir a una reunión podrán ser representados.

2. El miembro que desee ser representado notificará al Presidente del Consejo de Asociación el nombre de su representante antes de la reunión en la que vaya a ser representado.

El representante de un miembro del Consejo de Asociación ejercerá todos los derechos del miembro titular.

Artículo 4

Delegaciones

Los miembros del Consejo de Asociación podrán estar acompañados de funcionarios. Antes de cada reunión, se informará al Presidente del Consejo de Asociación de la composición prevista de la delegación de cada una de las Partes.

Artículo 5

Secretaría

Un funcionario de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y un funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile ejercerán conjuntamente las funciones de Secretarios del Consejo de Asociación.

Artículo 6

Documentos

Cuando las deliberaciones del Consejo de Asociación estén basadas en documentos de apoyo, estos documentos serán numerados y distribuidos como documentos del Consejo de Asociación por los Secretarios.

Artículo 7

Correspondencia

1. Toda la correspondencia dirigida al Consejo de Asociación se enviará a ambos Secretarios.

2. Los dos Secretarios se asegurarán de que la correspondencia se envíe al Presidente del Consejo de Asociación y, si procede, se transmita como documentos mencionados en el artículo 6 a sus otros miembros. La correspondencia transmitida se enviará a la Secretaría General de la Comisión, a las Representaciones Permanentes de los Estados miembros de la Unión Europea y a la Misión diplomática de la República de Chile ante la Unión Europea en Bruselas.

3. La correspondencia del Presidente del Consejo de Asociación será enviada a los destinatarios por los dos Secretarios y, si procede, se transmitirá como documentos mencionados en el artículo 6 a sus otros miembros a las direcciones indicadas en el apartado 2.

Artículo 8

Orden del día de las reuniones

1. Los Secretarios del Consejo de Asociación elaborarán un orden del día provisional para cada reunión a partir de las sugerencias de las Partes. Los Secretarios lo transmitirán a los destinatarios indicados en el apartado 2 del artículo 7, a más tardar 15 días antes del inicio de la reunión.

2. El orden del día provisional contendrá los puntos cuya solicitud de inclusión haya sido recibida por cualquiera de los dos Secretarios al menos 21 días antes del inicio de la reunión. No obstante, no se incluirán en el orden del día provisional aquellos puntos cuyos documentos de apoyo no hayan sido enviados a los Secretarios a más tardar a la fecha de expedición del orden del día provisional.

3. El Consejo de Asociación adoptará el orden del día al inicio de cada reunión. Por acuerdo de las Partes, se podrán agregar otros puntos en el orden del día.

4. Por acuerdo de las Partes, se podrán reducir los plazos mencionados en el apartado 1 a fin de tener en cuenta las necesidades de un caso concreto.

Artículo 9

Acta

1. Los dos Secretarios redactarán conjuntamente el proyecto de acta de cada reunión en el plazo más breve posible.

2. Para cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general:

a) la documentación presentada al Consejo de Asociación;

b) las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Consejo de Asociación;

c) las decisiones tomadas, las recomendaciones aprobadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones adoptadas sobre asuntos concretos.

3. El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Consejo de Asociación o de sus representantes que participaron en la reunión y una lista de los miembros de la delegación que les acompañen.

4. El acta será aprobada por escrito por las Partes a más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la reunión. Una vez aprobada el acta, los dos Secretarios firmarán dos copias auténticas de las actas y cada Parte archivará una copia original. Se enviará una copia del acta a todos los destinatarios mencionados en el apartado 2 del artículo 7.

Artículo 10

Decisiones y recomendaciones

1. El Consejo de Asociación adoptará sus decisiones y recomendaciones de común acuerdo entre las Partes.

2. Entre las reuniones, el Consejo de Asociación podrá, por acuerdo de las Partes, adoptar decisiones o recomendaciones mediante procedimiento escrito. El procedimiento escrito consistirá en un intercambio de notas entre los dos Secretarios, de acuerdo con las Partes.

3. Las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación de conformidad con lo estipulado en el artículo 5 del Acuerdo se denominarán, respectivamente, "Decisión" y "Recomendación", seguido de un número de serie, de la fecha de su adopción y de la descripción de su objeto. Cada decisión precisará la fecha de su entrada en vigor.

4. Las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación serán autenticadas por los dos Secretarios y los Jefes de delegación de ambas Partes firmarán dos copias auténticas.

5. Las decisiones y recomendaciones se enviarán a cada uno de los destinatarios mencionados en el apartado 2 del artículo 7 como documentos del Consejo de Asociación.

Artículo 11

Publicidad

1. A no ser que se decida lo contrario, las reuniones del Consejo de Asociación no serán públicas.

2. Cada Parte podrá decidir publicar las decisiones y las recomendaciones del Consejo de Asociación en sus respectivas publicaciones oficiales.

Artículo 12

Régimen lingüístico

1. Los idiomas oficiales del Consejo de Asociación serán los idiomas oficiales de las Partes.

2. A menos que se decida de otro modo, el Consejo de Asociación basará normalmente sus deliberaciones en la documentación y las propuestas elaboradas en los idiomas mencionados en el apartado 1.

Artículo 13

Gastos

1. Cada Parte se hará cargo de los gastos en que incurra en razón de su participación en las reuniones del Consejo de Asociación, tanto por lo que se refiere a los gastos de personal, viajes y estancia como a los gastos de correo y telecomunicaciones.

2. Los gastos relacionados con la organización práctica de las reuniones, la interpretación en las reuniones, la traducción y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión.

Artículo 14

Comité de Asociación

1. De conformidad con el artículo 6 del Acuerdo, se establece el Comité de Asociación para asistir al Consejo de Asociación en el cumplimiento de sus funciones y asumir la responsabilidad de la aplicación general del Acuerdo.

2. El Comité estará compuesto por representantes de los miembros del Consejo de la Unión Europea y representantes de la Comisión de las Comunidades Europeas, por una parte, y por representantes del Gobierno de Chile, por otra, normalmente a escala de altos funcionarios, de conformidad con el apartado 1 del artículo 6, el apartado 1 del artículo 54 y el apartado 1 del artículo 193 del Acuerdo y sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 89.

3. Además de realizar las funciones específicas conferidas por el Acuerdo, el Comité de Asociación preparará las reuniones y las deliberaciones del Consejo de Asociación, supervisará la aplicación de las decisiones y recomendaciones del Consejo de Asociación cuando proceda y, en líneas generales, asegurará la continuidad de la relación de la asociación y el funcionamiento apropiado del Acuerdo. Considerará los asuntos que le remita el Consejo de Asociación, así como las cuestiones que puedan surgir en la aplicación diaria de Acuerdo.

4. En los casos en que el Acuerdo haga referencia a una posibilidad de consulta, tal consulta podrá tener lugar en el Comité de Asociación. La consulta podrá proseguir en el Consejo de Asociación si así lo disponen las Partes, salvo que el Acuerdo disponga otra cosa.

5. El reglamento interno del Comité de Asociación se adjunta a este reglamento interno como apéndice I. Este reglamento será aplicable sin perjuicio de las normas especiales del Acuerdo.

Artículo 15

Comités Especiales

1. El Consejo de Asociación será asistido en el ejercicio de sus funciones por los Comités Especiales establecidos en el Acuerdo. El reglamento interno de estos Comités Especiales será aplicable sin perjuicio de las normas especiales del Acuerdo. El reglamento interno de los Comités Especiales se adjunta a este reglamento interno como apéndice II.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 193 del Acuerdo, el Consejo de Asociación podrá decidir crear otros Comités Especiales de conformidad con el apartado 2 del artículo 7 del Acuerdo. El reglamento interno de estos Comités Especiales será adoptado por el Consejo de Asociación.

Apéndice I

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ASOCIACIÓN

creado por el Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra

Artículo 1

Presidencia

1. La presidencia del Comité de Asociación será ejercida por turnos y períodos de 12 meses por un funcionario de la Comisión de las Comunidades Europeas, en nombre de la Comunidad y de sus Estados miembros, y por un funcionario del Gobierno chileno, a escala de altos funcionarios.

2. El primer período de presidencia comenzará en la fecha de la primera reunión del Consejo de Asociación y finalizará el 31 de diciembre del mismo año. Para ese período y, a continuación, para cada período de 12 meses, el Comité de Asociación será presidido por la Parte que ejerza la Presidencia del Consejo de Asociación.

Artículo 2

Reuniones

1. El Comité de Asociación se reunirá una vez al año o, previo acuerdo de las Partes, cuando las circunstancias lo requieran. Por acuerdo de las Partes, las reuniones del Comité de Asociación podrán celebrarse por vídeo o teleconferencia.

2. Las reuniones del Comité de Asociación serán convocadas conjuntamente por los dos Secretarios y en la fecha y lugar convenidos por ambas Partes.

Artículo 3

Delegaciones

Antes de cada reunión, se comunicarán al Presidente del Comité de Asociación la composición prevista y el Jefe de la delegación de las Partes.

Artículo 4

Secretaría

1. Un funcionario de la Comisión Europea y un funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile ejercerán conjuntamente las funciones de Secretarios del Comité de Asociación.

2. Toda la correspondencia con el Presidente del Comité de Asociación prevista en este reglamento interno se enviará a sus Secretarios, a los Secretarios y Presidente del Consejo de Asociación y, cuando proceda, a los miembros del Comité de Asociación.

Artículo 5

Publicidad

Salvo decisión contraria, las reuniones del Comité de Asociación no serán públicas.

Artículo 6

Orden del día de las reuniones

1. Los Secretarios del Comité de Asociación prepararán un orden del día provisional para cada reunión. Dicho orden del día se enviará al Presidente y a los Secretarios del Consejo de Asociación, así como a los miembros del Comité de Asociación a más tardar 15 días antes del principio de la reunión.

2. El orden del día provisional estará integrado por los puntos cuya solicitud de inclusión haya llegado al Presidente al menos 21 días antes del inicio de la reunión. No obstante, sólo se incluirán en el orden del día provisional aquellos puntos cuyos documentos de apoyo hayan sido transmitidos a los Secretarios a más tardar en la fecha de envío del orden del día provisional.

3. El Comité de Asociación adoptará el orden del día al inicio de cada reunión. Previo acuerdo entre las Partes, se podrán incluir en el orden del día otros puntos que no figuren en el orden del día provisional.

4. El Comité de Asociación podrá solicitar la asistencia de expertos a sus reuniones para que le informen sobre asuntos concretos.

5. Por acuerdo de las Partes, el Presidente podrá reducir los plazos mencionados en los apartados 1 y 2 con el fin de atender a los requisitos de un caso particular.

Artículo 7

Acta

1. Los dos Secretarios redactarán conjuntamente el proyecto de acta de cada reunión en el plazo más breve posible.

2. Para cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general:

a) la documentación presentada al Comité de Asociación;

b) las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Comité de Asociación;

c) las decisiones tomadas, las recomendaciones aprobadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones adoptadas sobre asuntos concretos.

3. El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Comité de Asociación o de sus representantes que participaron en la reunión.

4. El acta será aprobada por las Partes por escrito a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión. Una vez aprobado el proyecto de acta, los dos Secretarios firmarán dos copias auténticas de las actas y cada Parte archivará una copia original. Se enviará una copia de las actas al Presidente y a los Secretarios del Consejo de Asociación, a los miembros del Comité de Asociación y a la Misión diplomática de la República de Chile ante la Unión Europea en Bruselas.

Artículo 8

Decisiones y recomendaciones

1. En los casos en que el Comité de Asociación esté autorizado en virtud del Acuerdo a adoptar decisiones o recomendaciones, estos actos se denominarán, respectivamente, "Decisión" o "Recomendación", seguido de un número de serie, la fecha de su adopción y una descripción de su objeto. En cada decisión se especificará la fecha de su entrada en vigor.

2. Siempre que el Comité de Asociación adopte una decisión, se aplicarán mutatis mutandis los artículos 10, 11 y 12 del reglamento interno del Consejo de Asociación.

3. Las decisiones y las recomendaciones del Comité de Asociación se remitirán a los destinatarios indicados en el apartado 2 del artículo 4.

Artículo 9

Gastos

1. Cada Parte se hará cargo por separado de los gastos en que incurra en virtud de su participación en las reuniones del Comité de Asociación, tanto por lo que se refiere a los gastos de personal, desplazamiento y estancia como a los de correos y de telecomunicaciones.

2. Los gastos relacionados con la organización práctica de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión.

3. Los gastos relacionados con la interpretación en las reuniones y la traducción de los documentos de o al español e inglés correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión. La interpretación y la traducción a o de los otros idiomas oficiales de las Partes correrán a cargo de la Comunidad.

Artículo 10

Funciones en virtud de otros Acuerdos

1. El Comité de Asociación reemplazará a la Comisión Mixta establecida en el apartado 1 del artículo 35 del Acuerdo marco firmado el 21 de junio de 1996.

2. El Comité Directivo establecido en la letra b) del artículo 6 del Acuerdo para la cooperación científica y tecnológica entre la Comunidad Europea y la República de Chile, firmado el 23 de septiembre de 2002, hará referencia al Comité de Asociación mencionado en el artículo 54 del Acuerdo de Asociación.

3. El Grupo mixto de seguimiento establecido por el artículo 9 del Acuerdo entre la Comunidad Europea y la República de Chile relativo a los precursores y a las sustancias químicas utilizados frecuentemente para la fabricación ilícita de estupefacientes o de sustancias psicotrópicas, de 24 de noviembre de 1998, informará al Comité de Asociación.

Apéndice II

REGLAMENTO INTERNO DE LOS COMITÉS ESPECIALES

creados por el Acuerdo por el que se establece una Asociación entre la Comunidad Europea y sus Estados miembros, por una parte, y la República de Chile, por otra

Artículo 1

Presidencia

Salvo que se disponga lo contrario en el Acuerdo, las reuniones de los Comités Especiales serán presididas alternadamente por un representante de la Comisión Europea y por un funcionario del Gobierno chileno.

Artículo 2

Reuniones

Salvo que se disponga lo contrario en el Acuerdo, los Comités Especiales se reunirán a petición de cualquiera de las Partes en la fecha y el lugar acordados previamente entre las Partes.

Artículo 3

Delegaciones

Antes de cada reunión, se comunicarán al Presidente de los Comités Especiales la composición prevista y el Jefe de la delegación de cada Parte.

Artículo 4

Secretaría

1. Un funcionario de la Comisión Europea, por una parte, y un funcionario del Gobierno de Chile, por otra parte, actuarán conjuntamente como Secretarios de los Comités Especiales.

2. Toda la correspondencia hacia y desde el Presidente de los Comités Especiales se enviará a los Secretarios de los Comités Especiales y a los Secretarios y al Presidente del Comité de Asociación y, si procede, a los miembros del Comité de Asociación.

Artículo 5

Documentos

Los dos Secretarios numerarán y transmitirán como documentos del Comité Especial los documentos en los que se basen las deliberaciones de los Comités Especiales.

Artículo 6

Publicidad

Salvo decisión contraria, las reuniones de los Comités Especiales no serán públicas.

Artículo 7

Orden del día de las reuniones

1. Los Secretarios de los Comités Especiales prepararán un orden del día provisional para cada reunión a más tardar 30 días antes de la reunión, así como la documentación justificativa. El orden del día se enviará al Presidente y a los Secretarios y miembros del Comité de Asociación a más tardar 15 días antes del inicio de la reunión. Los Comités Especiales adoptarán el orden del día al inicio de cada reunión. Podrán añadirse puntos que no estén incluidos en el orden del día provisional previo acuerdo de ambas Partes.

2. Con el acuerdo previo de las Partes, se podrán reducir los plazos mencionados en el apartado 1 a fin de tener en cuenta las necesidades de un caso concreto.

Artículo 8

Acta

1. Los dos Secretarios redactarán conjuntamente el proyecto de acta de cada reunión inmediatamente después de haberse celebrado la reunión.

2. Para cada punto del orden del día, el acta incluirá, por regla general:

a) la documentación presentada al Comité Especial;

b) las declaraciones cuya inclusión haya sido solicitada por un miembro del Comité Especial;

c) las recomendaciones formuladas, las declaraciones acordadas y las conclusiones adoptadas sobre puntos concretos.

3. El acta incluirá asimismo una lista de los miembros del Comité Especial o de sus representantes que participaron en la reunión.

4. El acta será aprobada por ambas Partes por escrito a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de la reunión. Una vez aprobado el proyecto de acta, los dos Secretarios firmarán dos copias auténticas de las actas y cada Parte archivará una copia original. Se enviará una copia de las actas al Presidente y a los Secretarios del Comité de Asociación y a los miembros del Comité Especial.

Artículo 9

Recomendaciones

1. En los casos en que un Comité Especial está autorizado por el Acuerdo para adoptar recomendaciones, la denominación de esos actos será "Recomendación" e irá seguida por un número de serie, por la fecha de su adopción y por la descripción del tema.

2. En los casos en que un Comité Especial haga una recomendación, se aplicará mutatis mutandis lo previsto en los artículos 10, 11 y 12 del reglamento interno del Consejo de Asociación.

3. Las recomendaciones del Comité Especial se enviarán a los Secretarios del Comité de Asociación.

Artículo 10

Gastos

1. La República de Chile y la Comunidad Europea se harán cargo por separado de los gastos en que incurran en virtud de su participación en las reuniones de los Comités Especiales, tanto por lo que se refiere a los gastos de personal, desplazamiento y estancia como a los de correos y de telecomunicaciones.

2. Los gastos relacionados con la organización práctica de las reuniones y la reproducción de documentos correrán a cargo de la Parte organizadora de las reuniones.

3. Los gastos relacionados con la interpretación en las reuniones y la traducción de los documentos de o al español e inglés correrán a cargo de la Parte organizadora de la reunión. La interpretación y la traducción a o de los otros idiomas oficiales de las Partes correrán a cargo de la Comunidad.

Artículo 11

Informes

Los Comités Especiales presentarán un informe al Comité de Asociación.