REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DE COOPERACIÓN entre las Comunidades Europeas y sus Estados miembros, por una parte, y Ucrania, por otra de 9 de junio de 1998 (98/435/CE)

EL CONSEJO DE COOPERACIÓN,

Visto el Acuerdo de colaboración y cooperación entre las Comunidades Europeas y sus Estados miembros, por una parte, y Ucrania, por otra, firmado en Luxemburgo el 14 de junio de 1994, en adelante denominado «el Acuerdo», y, en particular, sus artículos 85 a 88 (1),

Visto el Protocolo del Acuerdo, firmado en Bruselas el 10 de abril de 1997,

Considerando que el Acuerdo entró en vigor el 1 de marzo de 1998,

HA ESTABLECIDO EL SIGUIENTE REGLAMENTO INTERNO:

Artículo 1

Presidencia

El Consejo de cooperación estará presidido en períodos alternativos de doce meses por un miembro del Consejo de la Unión Europea, en nombre de las Comunidades y de sus Estados miembros, y por un miembro del Consejo de Ministros de Ucrania. Sin embargo, el primer período de la Presidencia comenzará en la fecha del primer Consejo y finalizará el 31 de diciembre del mismo año.

Artículo 2

Reuniones

Una vez al año, el Consejo de cooperación celebrará una reunión ministerial ordinaria. A petición de una de las Partes y previo acuerdo de la otra, el Consejo podrá convocar asimismo sesiones extraordinarias.

Salvo que las Partes acuerden otra cosa, toda las sesiones del Consejo de cooperación se celebrarán en el lugar habitual de las sesiones del Consejo de la Unión Europea, en las fechas que acuerden ambas Partes.

Las reuniones del Consejo de cooperación las convocarán conjuntamente los secretarios del Consejo de cooperación.

Artículo 3

Representación

Los miembros del Consejo de cooperación podrán enviar representación en caso de que no puedan asistir.

Normalmente, deberá representar a cada miembro el jefe de la misión ante las Comunidades Europeas, o la representación permanente ante la Unión Europea, o un alto funcionario.

En cualesquiera otras circunstancias, un miembro que desee ser representado deberá notificar al Presidente el nombre de su representante antes de la reunión en la que vaya a ser representado.

El representante de un miembro del Consejo de cooperación ejercerá todos los derechos de dicho miembro.

Artículo 4

Delegaciones

Los miembros del Consejo de cooperación podrán ir acompañados de funcionarios.

Antes de cada reunión, se informará al presidente del Consejo de cooperación de la composición prevista y del jefe de la Delegación de cada parte.

El Consejo de cooperación podrá invitar a sus reuniones a personas que no sean miembros con el fin de recabar información sobre cuestiones concretas.

Artículo 5

Secretaría

Un funcionario de la Secretaría General del Consejo de la Unión Europea y un funcionario de la misión de Ucrania ante las Comunidades Europeas ejercerán conjuntamente las funciones de secretarios del Consejo de cooperación.

Artículo 6

Documentos

Cuando las deliberaciones del Consejo de cooperación se basen en documentos escritos, ambos secretarios serán los que asignen una referencia y distribuyan dichos documentos, en calidad de documentos del Consejo de cooperación.

Artículo 7

Correspondencia

Toda la correspondencia remitida al Consejo de cooperación o a su presidente deberá dirigirse a ambos secretarios del Consejo de cooperación.

Los dos secretarios se encargarán de que dicha correspondencia llegue al presidente del Consejo de cooperación y, si procede, se distribuya, en forma de documentos con arreglo al artículo 6, a los restantes miembros. Los destinatarios de dicha correspondencia serán la Secretaría General de la Comisión, las representaciones permanentes de los Estados miembros y la misión de Ucrania ante las Comunidades Europeas.

La correspondencia del presidente del Consejo de cooperación la remitirán a sus destinatarios los secretarios respectivos, quienes la distribuirán, si procede, en forma de documentos con arreglo al artículo 6, a los restantes miembros del Consejo de cooperación, en las direcciones indicadas en el párrafo anterior.

Artículo 8

Orden del día de las reuniones

1. Los secretarios del Consejo de cooperación elaborarán para cada reunión un orden del día provisional, con arreglo a las sugerencias de las Partes. El secretario correspondiente lo remitirá a los destinatarios mencionados en el artículo 7 a más tardar quince días antes del comienzo de la reunión. En el orden del día provisional figurarán los asuntos cuya inclusión se haya solicitado a uno de los dos secretarios a más tardar veintiún días antes del comienzo de la reunión, con la salvedad de que sólo figurarán en él aquellas cuestiones cuya documentación de referencia haya sido remitida a los secretarios a más tardar en la fecha en que se dé a conocer el orden del día provisional.

El orden del día deberá ser aprobado por el Consejo de cooperación al comienzo de cada reunión. Por acuerdo de ambas Partes, podrán incluirse puntos que no aparezcan en el orden del día provisional.

2. De acuerdo con ambas Partes, podrán reducirse los plazos mencionados en el apartado 1, con el fin de atender a las exigencias de casos particulares.

Artículo 9

Actas

Los dos secretarios levantarán conjuntamente, lo antes posible, proyectos de acta de cada reunión.

Por regla general, se indicarán en el acta respecto de cada punto del orden del día:

- la documentación presentada al Consejo de cooperación;

- las declaraciones cuya inclusión haya solicitado un miembro del Consejo de cooperación;

- las recomendaciones realizadas, las declaraciones acordadas y las conclusiones adoptadas sobre temas específicos.

El acta deberá asimismo incluir una lista de miembros del Consejo de cooperación o de sus representantes que hayan participado en la reunión.

El proyecto de acta se someterá a la aprobación del Consejo de cooperación en la siguiente reunión. El proyecto de acta también podrá ser aprobado por escrito por las dos Partes. En caso de ser aprobada el acta, los dos secretarios firmarán dos copias auténticas de ella, que las Partes conservarán en sus respectivos archivos. A cada uno de los destinatarios mencionados en el artículo 7 se les remitirá una copia del acta.

Artículo 10

Recomendaciones

1. El Consejo de cooperación adoptará sus recomendaciones por común acuerdo entre las Partes.

Por acuerdo de ambas Partes, el Consejo de cooperación podrá adoptar recomendaciones por el procedimiento escrito en los períodos entre dos sesiones. El procedimiento escrito consistirá en un canje de notas entre los dos secretarios, que actuarán de acuerdo con las Partes.

2. Las recomendaciones del Consejo de cooperación con arreglo al artículo 85 del Acuerdo llevarán el título de «Recomendación», seguido de un número de serie, de la fecha de su adopción y de una descripción general de su objeto.

Las recomendaciones del Consejo de cooperación serán autenticadas por ambos secretarios y dos copias auténticas llevarán la firma de los jefes de delegación de ambas Partes.

Las recomendaciones se remitirán a cada uno de los destinatarios mencionados en el anterior artículo 7 como documentos del Consejo de cooperación.

Artículo 11

Publicidad

A menos que se decida lo contrario, las reuniones del Consejo de cooperación no serán públicas.

Cada Parte podrá decidir acerca de la publicación de las recomendaciones del Consejo de cooperación en sus respectivas publicaciones oficiales.

Artículo 12

Lenguas

Las lenguas oficiales del Consejo de cooperación serán las lenguas oficiales de las Partes.

El Consejo de cooperación se basará normalmente para sus debates en documentación redactada en dichas lenguas.

Artículo 13

Gastos

Las Comunidades Europeas y Ucrania sufragarán por separado los gastos en que incurran por su participación en las reuniones del Consejo de cooperación, por lo que respecta a personal, viajes y manutención, correos y telecomunicaciones.

Los gastos en concepto de interpretación en las reuniones y de traducción y reproducción de documentos correrán a cargo de las Comunidades Europeas, a excepción de los derivados de la interpretación o traducción de una de las lenguas oficiales de las Comunidades Europeas al ucraniano o del ucraniano a una de las lenguas oficiales de las Comunidades Europeas, que correrán por cuenta de Ucrania.

Los demás gastos relativos a la organización material de las reuniones los sufragará la Parte anfitriona de las mismas.

Artículo 14

Comité

1. Se crea un Comité de cooperación con arreglo al artículo 87 del Acuerdo, que asistirá al Consejo de cooperación en el desempeño de sus funciones. Estará compuesto, por una parte, por representantes de la Comisión de las Comunidades Europeas y por representantes de los miembros del Consejo de la Unión Europea, y, por otra, por representantes del Consejo de Ministros de Ucrania, que habrán de ser, por lo general, altos funcionarios.

2. El Comité de cooperación preparará las reuniones y las deliberaciones del Consejo de cooperación, controlará la aplicación de las recomendaciones de este último cuando proceda y, en general, garantizará la continuidad de la relación de colaboración y el correcto funcionamiento del Acuerdo. Estudiará cualquier asunto que le someta el Consejo de cooperación, así como cualquier otro asunto que surja en el transcurso del desarrollo cotidiano del Acuerdo. Someterá a la aprobación del Consejo de cooperación cualesquiera propuestas de recomendación.

3. Las consultas mencionadas en los artículos 18 y 49 así como en el anexo 2 del Acuerdo se realizarán en el Comité. Podrán continuar en el Consejo de cooperación si así lo acuerdan las Partes.

4. El reglamento interno del Comité de cooperación figura como anexo del presente Reglamento interno.

(1) DO L 49 de 19. 2. 1998, p. 1.

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE COOPERACIÓN entre las Comunidades Europeas y sus Estados miembros, por una parte, y Ucrania, por otra

Artículo 1

Presidencia

El Comité de cooperación esta presidido en períodos alternativos de doce meses por un representante de la Comisión de las Comunidades Europeas, en nombre de las Comunidades y de sus Estados miembros, y por un representante del Consejo de Ministros de Ucrania. El primer período de la Presidencia dará comienzo en la fecha del primer Consejo de cooperación y finalizará el 31 de diciembre del mismo año. Durante dicho período, y, en adelante, durante cada período de doce meses, el Comité de cooperación estará presidido por la Parte que ostente la Presidencia del Consejo de cooperación.

Artículo 2

Reuniones

El Comité de cooperación se reunirá una vez al año y cuando las circunstancias lo aconsejen, por acuerdo de ambas Partes.

El lugar y la fecha de cada reunión del Comité de cooperación serán fijados por acuerdo de ambas Partes.

Las reuniones del Comité de cooperación serán convocadas conjuntamente por los dos Secretarios.

Artículo 3

Delegaciones

Antes de cada reunión, se informará al presidente del Comité de cooperación de la composición prevista y del jefe de la delegación de cada Parte.

Artículo 4

Secretaría

Un funcionario de la Comisión de las Comunidades Europeas y uno del Consejo de Ministros de Ucrania ejercerán conjuntamente las funciones de secretarios del Comité de cooperación.

Toda correspondencia remitida al presidente del Comité de cooperación o remitida por éste en virtud del presente anexo se dirigirá a los secretarios del Comité de cooperación y a los secretarios y al presidente del Consejo de cooperación así como, cuando convenga, a los miembros del Comité de cooperación.

Artículo 5

Publicidad

Salvo decisión en contrario, las reuniones del Comité de cooperación no serán públicas.

Artículo 6

Orden del día de las reuniones

1. Los secretarios del Comité de cooperación elaborarán para cada reunión un orden del día, que se remitirá al presidente y a los secretarios del Consejo de cooperación así como a los miembros del Comité de cooperación, a más tardar quince días antes del comienzo de la reunión.

En el orden del día provisional figurarán aquellos asuntos cuya inclusión se haya solicitado al Presidente a más tardar veintiún días antes del comienzo de la reunión, con la salvedad de que sólo figurarán en él las cuestiones cuya documentación de referencia haya sido remitida a los secretarios a más tardar en la fecha en que se dé a conocer el orden del día provisional.

El orden del día deberá ser aprobado por el Comité de cooperación al comienzo de cada reunión. Por acuerdo de ambas Partes, podrán incluirse puntos que no aparezcan en el orden del día provisional.

2. Por acuerdo de ambas Partes, podrán reducirse los plazos mencionados en el apartado 1, con el fin de atender a los requisitos de casos particulares.

3. El Comité de cooperación podrá solicitar a expertos que asistan a sus reuniones con objeto de proporcionar información sobre temas específicos.

Artículo 7

Actas

Habrá de levantarse de cada reunión. El acta se basará en un resumen, elaborado por el Presidente, de las conclusiones alcanzadas por el Comité de cooperación.

Tras ser adoptada por el Comité de cooperación, el acta deberá ser firmada por el presidente y por ambos secretarios y archivada por cada una de las Partes. Al presidente y a los secretarios del Consejo de cooperación y a los miembros del Comité de cooperación se les remitirá una copia del acta.

Artículo 8

Recomendaciones

El Comité de cooperación no realizará recomendaciones excepto en los casos específicos en que el Consejo de cooperación, conforme el apartado 2 del artículo 87 del Acuerdo, le faculte para ello. En dichos casos, los actos llevarán el título de «Recomendación», seguido de un número de serie, de la fecha de su adopción y de la descripción de su objeto. Las recomendaciones se realizarán de común acuerdo entre las Partes.

Las recomendaciones del Comité de cooperación se remitirán al presidente y a los secretarios del Consejo de cooperación, así como a los miembros del Comité de cooperación. Cada una de las Partes podrá decidir la publicación de las recomendaciones del Comité de cooperación en sus respectivas publicaciones oficiales.

Las recomendaciones del Comité de cooperación llevarán la firma del presidente y de los secretarios.

Artículo 9

Gastos

Las Comunidades Europeas y Ucrania sufragarán por separado los gastos en que incurran por su participación en las reuniones del Comité de cooperación y de sus subcomités y grupos de trabajo, por lo que respecta a personal, viajes y manutención, correos y telecomunicaciones.

Los gastos en concepto de interpretación en las reuniones y de traducción y reproducción de documentos correrán a cargo de las Comunidades Europeas, a excepción de los derivados de la interpretación o traducción de una de las lenguas oficiales de las Comunidades Europeas al ucraniano o de éste a una de las lenguas oficiales de las Comunidades Europeas, que correrán por cuenta de Ucrania.

Los demás gastos relativos a la organización material de las reuniones los sufragará la Parte anfitriona de las mismas.

Artículo 10

Subcomités y grupos de trabajo

El Comité de cooperación podrá crear subcomités y grupos de trabajo y definir su mandato. Se considerará que trabajan bajo la autoridad del Comité de cooperación, al que deberán informar tras cada una de sus reuniones. Los subcomités y grupos de trabajo no realizarán recomendaciones.

El Comité de cooperación podrá modificar el mandato de cualquier subcomité o grupo de trabajo, así como crear nuevos subcomités o grupos de trabajo para que le asistan en la realización de sus tareas.