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"BREGLAMENTO (CE) No1663/95 DE LA COMISIÓN
de 7 de julio de 1995
por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) no729/70 del Consejo
en lo que concierne al procedimiento de liquidación de cuentas de la sección de Garantía del
FEOGA
(DO L 158 de 8.7.1995, p. 6)
Modificado por:
Diario Oficial
nopágina fecha
"M1 Reglamento (CE) no896/97 de la Comisión de 20 de mayo de
1997L 128 8 21.5.1997
"M2 Reglamento (CE) no2245/1999 de la Comisión de 22 de octubre
de 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 1
REGLAMENTO (CE) No1663/95 DE LA COMISIÓN
de 7 de julio de 1995
por el que se establecen las disposiciones de aplicación del
Reglamento (CEE) no729/70 del Consejo en lo que concierne al
procedimiento de liquidación de cuentas de la sección de Garantía
del FEOGA
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,Visto el Reglamento (CEE) n
o729/70 del Consejo, de 21 de abril de
1970, sobre la financiación de la política agrícola común (1), cuya última
modificación la constituye el Reglamento (CE) no1287/95 (2), y, en
particular, el apartado 6 de su artículo 4 y apartado 3 de su artículo 5,
Considerando que la reforma del procedimiento de liquidación de
cuentas, efectuada por el Reglamento (CE) no1287/95, prevé el
establecimiento de disposiciones de aplicación relativas a la certificación
y liquidación de las cuentas anuales de los organismos pagadores
autorizados;
Considerando que, habida cuenta de la evolución del número y
naturaleza de las medidas financiadas por la sección de Garantía del
FEOGA y de la evolución de las técnicas de registro y transmisión de la
información, es necesario revisar la naturaleza y el contenido de la
información que debe facilitarse a la Comisión para realizar la
liquidación de cuentas;
Considerando, por lo tanto, que conviene derogar el Reglamento (CEE)
no1723/72 de la Comisión (3), cuya última modificación la constituye el
Reglamento (CEE) no295/88 (4);
Considerando que el Comité FEOGA no ha emitido su dictamen en el
plazo fijado por su presidente,
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
1. Cada uno de los Estados miembros, previa consulta a la Comisión,
limitará el número de organismos pagadores autorizados de conformidad
con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CEE) no
729/70. La Comisión podrá en particular comunicar la existencia decualquier obstáculo que este número implique para la observancia del
plazo fijado en la letra b) del apartado 2 del artículo 5 de dicho
Reglamento así como para la transparencia de los controles relativos a
las operaciones del Fondo. La Comisión informará al Comité del Fondo
acerca de los organismos pagadores autorizados en todos los Estados
miembros.
2. El Estado miembro informará a la Comisión, para cada organismo
pagador, acerca de la autoridad o autoridades encargadas de emitir y
retirar la autorización y de determinar el período de tiempo concedido
para realizar las adaptaciones necesarias de conformidad con el apartado
4 del artículo 4 del Reglamento (CEE) n
o729/70 («la autoridad
competente»).
3. Antes de conceder la autorización a un organismo pagador, la
autoridad competente deberá asegurarse de que las disposiciones
administrativas y contables de este organismo ofrecen las garantías a
que se refiere la letra a) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento
(CEE) no729/70. Los criterios serán establecidos por el Estado miembro!B
(1)D O noL 94 de 28. 4. 1970, p. 13.
(2)D O noL 125 de 8. 6. 1995, p. 1.
(3)D O noL 186 de 16. 8. 1972, p. 1.
(4)D O noL 30 de 2. 2. 1988, p. 7.1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 2
y aplicados por la autoridad competente a efectos de autorización,
teniendo en cuenta las orientaciones generales de la Comisión para estos
criterios que figuran en el Anexo. En caso de inobservancia de criterios
importantes para las operaciones efectuadas por el organismo pagador se
aplicarán las disposiciones del apartado 4 del artículo 4 de dicho
Reglamento.
La decisión de autorización deberá basarse en un examen de las
condiciones administrativas y contables, incluyendo las disposiciones
adoptadas para proteger los intereses de la Comunidad en lo que respecta
a anticipos pagados, garantías obtenidas, existencias de intervención e
importes que deben percibirse. El examen incluirá, en particular, las
condiciones de ejecución de los pagos, la protección de la tesorería, la
seguridad de los sistemas informáticos, la teneduría de los registros
contables, el reparto de funciones y la idoneidad de los controles internos
y externos relativos a las transacciones financiadas por la sección de
Garantía del FEOGA.
4. Si la autoridad competente comprueba que el organismo pagador
examinado cumple con todos los requisitos pertinentes, ésta procederá a
su autorización. En caso contrario, la autoridad competente impartirá al
organismo pagador instrucciones sobre las disposiciones administrativas
y contables que deben adoptarse y, en particular, sobre las condiciones
que el organismo pagador debe cumplir antes de obtener la autorización.
La autorización podrá otorgarse con carácter provisional para un período
que se fijará en función de la gravedad del problema en espera de la
aplicación de las modificaciones que deben introducirse en las
disposiciones administrativas y contables.
5. En caso de retirada de la autorización, el Estado miembro designará
otro organismo pagador, en las condiciones establecidas en el artículo 4
del Reglamento (CEE) no729/70 y de conformidad con los apartado 3 y
4 del presente artículo, asegurándose de que los pagos a los beneficiarios
no sean interrumpidos.
6. El acta de autorización consistirá en una confirmación escrita de que
el organismo responde a los criterios de autorización y en la que se
incluirán, en su caso, todas las instrucciones sobre las modificaciones
que deban introducirse y el plazo fijado, dicha acta se remitirá a la
Comisión.
7. La comunicación prevista en el apartado 3 del artículo 4 del
Reglamento (CEE) no729/70 se realizará tras la primera autorización del
organismo pagador y deberá incluir los siguientes datos sobre cada uno
de los organismos pagadores:
— funciones atribuidas,— subdivisión de funciones dentro de sus servicios,
— relaciones con otros organismos, públicos o privados, que asuman
igualmente una parte de las funciones para la ejecución de medidas
que supongan una imputación de gastos al Fondo,
— procedimientos empleados para la recepción, verificación y
validación de las solicitudes de los beneficiarios, autorización y
pago de los gastos,
— disposiciones relativas a la auditoría interna.La información que debe suministrarse en caso de aplicación del
apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CEE) n
o729/70 incluirá, en
particular, todas las instrucciones sobre las disposiciones administrativas
y contables, y sobre las adaptaciones que el organismo pagador esté
obligado a realizar para evitar la retirada de la autorización, así como el
plazo de aplicación.
Artículo 2
1. El organismo de coordinación mencionado en la letra b) del apartado
1 del artículo 4 del Reglamento (CEE) no729/70 será el único
representante del Estado miembro ante la Comisión para todas aquellas!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 3
cuestiones relativas a la sección de Garantía del FEOGA concernientes
a:
— la difusión de los textos y orientaciones comunitarias respectivas a
los diferentes organismos pagadores y a los servicios encargados de
su ejecución,
— la promoción de su aplicación uniforme,— la transmisión a la Comisión de la información prevista en el
presente Reglamento y en el Reglamento (CEE) n
o729/70,
— la puesta a disposición de la Comisión de toda la información
contable necesaria a efectos estadísticos o para la realización de
controles.
No será necesario el envío a la Comisión de la información en posesión
de los organismos pagadores u ordenadores de pagos en un suporte
documental; no obstante, los organismos pagadores o los ordenadores de
pagos mantendrán disponible esta información. Un organismo pagador
podrá desempeñar el papel de organismo de coordinación, siempre que
ambas funciones se mantengan separadas. En el ejercicio de sus
funciones, el organismo de coordinación podrá, con arreglo a los
procedimientos nacionales, recurrir a otros órganos o servicios adminis-
trativos en particular los competentes en cuestiones contables o técnicas.
2. El Estado miembro comunicará a la Comisión los datos sobre la
denominación y el estatuto del organismo de coordinación, así como las
condiciones administrativas, contables y de control interno en que se
efectúen tales operaciones.
3."M2La forma y el contenido de los datos contables a los que se
hace referencia en el apartado 1 se adoptarán según el procedimiento
previsto en el artículo 13 del Reglamento (CEE) no729/70. 3
Artículo 3
1. El certificado a que se refiere la letra b) del apartado 1 del artículo 5
del Reglamento (CEE) no729/70 será expedido por un servicio u
organismo independiente, desde el punto de vista funcional, de los
organismos pagadores y de coordinación, con funciones técnicas
(organismo de certificación).
El certificado se basará en un examen de los procedimientos y en el
examen de una muestra de transacciones. Deberá garantizar la
conformidad de los pagos con las disposiciones comunitarias, solamente
en lo que respecta a la capacidad de las estructuras administrativas de los
organismos pagadores para efectuar tales controles de conformidad antes
de realizar el pago.
El organismo de certificación realizará su examen con arreglo a normas
de auditoría aceptadas internacionalmente. Los controles se realizarán
tanto a lo largo del ejercicio financiero como al final de éste. Antes del
31 de enero del ejercicio siguiente, el organismo de certificación
expedirá un certificado y un informe sobre sus conclusiones en el que
deberá indicar, en particular, si ha obtenido garantías razonables sobre la
integridad, exactitud y veracidad de las cuentas que deben transmitirse a
la Comisión y que los procedimientos de control interno han sido
realizados satisfactoriamente.
2. Cuando se haya autorizado a más de un organismo pagador, el
Estado miembro podrá basarse en los certificados expedidos por los
servicios u organismos que hayan certificado las cuentas de los
organismos pagadores respectivos, siempre y cuando obtenga la garantía
de que el alcance de la auditoría y las normas observadas a tal fin
responden a las exigencias previstas en el apartado 1.
3. El informe mencionado en el apartado 1 precisará:— si los procedimientos aplicados por los organismos pagadores,
teniendo particularmente en cuenta los criterios de autorización,
ofrecen garantías razonables de que las operaciones imputadas al!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 4
Fondo son conformes con las reglas comunitarias, y qué recomen-
daciones se han formulado para mejorar los sistemas,
— si las cuentas anuales a que se refiere la letra a) del apartado 1 del
artículo 4 se ajustan a los libros y registros de los organismos
pagadores,
— si las declaraciones de gastos y de operaciones de intervención
previstos en el artículo 5 constituyen básicamente una relación
verdadera, completa y precisa de las operaciones imputadas al
Fondo,
— si se protegen debidamente los intereses financieros de la
Comunidad en lo que se refiere a los anticipos pagados, garantías
obtenidas, existencias de intervención, e importes que deben
percibirse,
— si las recomendaciones dirigidas al organismo pagador para mejorar
los sistemas han sido tenidas en cuenta.
El informe irá acompañado de la información acerca del número y de las
cualificaciones del personal que lleve a cabo la auditoría, del trabajo
realizado, del número de operaciones examinadas, del grado de exactitud
y de confianza obtenido, de los puntos débiles detectados y de las
recomendaciones formuladas para la mejora del sistema así como sobre
las operaciones del organismo de certificación y de los otros organismos
de auditoría, internos o externos a los organismos pagadores, de los que
el organismo de certificación haya recibido garantía total o parcial en
relación con los asuntos objeto del informe.
Artículo 4
1. A los efectos de liquidación de cuentas prevista en la letra b) del
apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70, los Estados
miembros enviarán a la Comisión:
a) las cuentas anuales de los gastos imputados a la sección de Garantía
del Fondo y los informes elaborados por cada servicio u organismo
con arreglo al apartado 1 del artículo 5 de dicho Reglamento;
b) los certificados e informes elaborados por el organismo u
organismos de certificación.
2. Los documentos previstos en el apartado 1 se remitirán a la
Comisión, en cuatro ejemplares, a más tardar el 10 de febrero del año
siguiente a la finalización del ejercicio financiero al que se refieran.
3. A petición de la Comisión, o a iniciativa del Estado miembro, podrá
remitirse a ésta, información suplementaria sobre la liquidación de
cuentas pertinente dentro de un plazo que la Comisión fijará en función
del volumen de trabajo requerido para proporcionarla. A falta de esta
información suplementaria, la Comisión podrá aprobar la liquidación de
cuentas basándose en la información de que disponga en dicho plazo.
4. La Comisión podrá aceptar una solicitud de ampliación del plazo
para el envío de la información en caso justificados, si dicha solicitud se
ha dirigido a la Comisión antes de la fecha límite.
Artículo 5
1. Las cuentas mencionadas en la letra a) del apartado 1 del artículo 4
incluirán:
a) un resumen de los gastos por partida y subpartida del presupuesto
comunitario;
b) un resumen de las operaciones de intervención y un estado de la
cantidad y ubicación de las existencias al final del ejercicio
financiero;
c) información sobre los gastos, o confirmación de que los datos de
cada operación están contenidos en un archivo informatizado o
disposición de la Comisión;!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 5
d) confirmación de que los datos de cada movimiento de las existencias
de intervención están contenidos en los archivos del organismo
pagador;
e) justificación de las diferencias entre el gasto declarado en las cuentas
anuales y el declarado para el mismo período en los documentos
mencionados en el apartado 5 del artículo 3 del Reglamento (CEE)
no2776/88 de la Comisión (1), con las correcciones efectuadas de
conformidad con el apartado 7 del artículo 9 de dicho Reglamento;
f) un resumen de las recuperaciones pendientes, desglosado por
ejercicio de emisión de la orden de recuperación, y un resumen de
los importes considerados irrecuperables a lo largo del ejercicio.
2. Los informes a que se refiere la letra a) del apartado 1 del artículo 4
deberán contener la información siguiente relativa al organismo de
coordinación y a cada organismo pagador:
— toda transacción excepcional o dificultad técnica que se hayan
producido durante el ejercicio financiero de que se trate,
— toda modificación significativa de los datos a que se refiere el
apartado 7 del artículo 1 que se haya producido desde la elaboración
del informe anterior.
Artículo 6
Los documentos justificativos de los gastos financiados y los importes
que debe recuperar la sección de Garantía del FEOGA estarán a
disposición de la Comisión al menos durante los tres años siguientes a
aquel en que la Comisión lleve a cabo la liquidación de cuentas del
ejercicio financiero de que se trate y, en caso de que la decisión de
liquidación de cuentas sea objeto de un recurso ante el Tribunal de
Justicia de las Comunidades Europeas, hasta un año después de
finalizado este procedimiento.
Artículo 7
1. Sin perjuicio de la adopción de decisiones posteriores con arreglo a
la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70,
la decisión de liquidación de cuentas contemplada en la letra b) del
apartado 2 de dicho artículo determinará el importe de los gastos
efectuados en cada Estado miembro a lo largo del ejercicio financiero de
que se trate y deberán imputarse al FEOGA, a partir de las cuentas
contempladas en la letra b) del apartado 1 del artículo 5 del Reglamento
arriba citado y las reducciones y suspensiones de anticipos correspon-
dientes al ejercicio de que se trate, incluidas las reducciones
contempladas en el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 4 del
Reglamento (CE) no296/96 de la Comisión (2).
Los importes que, de conformidad con las decisiones de liquidación de
cuentas contempladas en el apartado 1, deban recuperarse de los Estados
miembros o abonarse a éstos se determinarán deduciendo el importe de
los anticipos pagados en el transcurso del ejercicio financiero de que se
trate de los gastos reconocidos para el mismo ejercicio con arreglo al
párrafo primero. Los importes que deban recuperarse o pagarse se
deducirán o añadirán a los anticipos que deban pagarse por los gastos del
segundo mes siguiente al mes en el que se haya adoptado la decisión de
liquidación de cuentas.
2. La Comisión comunicará, al Estado miembro interesado, los
resultados de sus verificaciones sobre las informaciones transmitidas,
junto con las modificaciones que proponga, antes del 31 de marzo
siguiente al final del ejercicio financiero.!B
(1)D O noL 249 de 8. 9. 1988, p. 9.
(2)D O noL 39 de 17. 2. 1996, p. 5.!M2
!B
!M1
!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 6
3. Cuando, por causas que sean imputables al Estado miembro
interesado, la Comisión no pueda liquidar las cuentas del mismo antes
del 30 de abril del año siguiente, la Comisión notificará al Estado
miembro las investigaciones suplementarias que se proponga realizar de
conformidad con el artículo 9 del Reglamento (CEE) no729/70.
Artículo 8
1. En caso de que, a raíz de una investigación, la Comisión considere
que los gastos no se han realizado de conformidad con la normativa
comunitaria, comunicará al Estado miembro de que se trate los
resultados de sus comprobaciones e indicará las medidas correctoras
que deban adoptarse para garantizar el cumplimiento de la normativa en
el futuro.
La comunicación hará referencia al presente Reglamento. El Estado
miembro deberá dar una respuesta en un plazo de dos meses y la
Comisión podrá modificar su posición en consecuencia. En casos
justificados, la Comisión podrá prorrogar dicho plazo.
Terminado el plazo fijado para la respuesta, la Comisión convocará a las
partes a una reunión bilateral y éstas procurarán alcanzar un acuerdo
sobre las medidas que deban tomarse, así como sobre la evaluación de la
gravedad de la infracción y del perjuicio financiero causado a la
Comunidad Europea. Tras la citada reunión y pasada cualquier otra fecha
posterior a la reunión bilateral fijada por la Comisión, en concertación
con el Estado miembro, para la comunicación de información
suplementaria, o si el Estado miembro no acepta la convocatoria en un
plazo fijado por la Comisión, pasado este plazo, la Comisión comunicará
oficialmente sus conclusiones al Estado miembro, haciendo referencia a
la Decisión 94/442/CE de la Comisión (1). Sin perjuicio de lo dispuesto
en el párrafo cuarto del presente apartado, la referida comunicación
evaluará los gastos que esté previsto excluir en virtud de la letra c) del
apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70.
El Estado miembro notificará, sin demora, a la Comisión las medidas
correctoras adoptadas para garantizar el cumplimiento de las normas
comunitarias y la fecha efectiva de su aplicación. La Comisión adoptará,
en su caso, una o varias decisiones en aplicación de la letra c) del
apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70 para excluir,
hasta la fecha efectiva de aplicación de las medidas correctoras, los
gastos respecto de los cuales se han incumplido las normas comunitarias.
2. Las decisiones a que se refiere la letra c) del apartado 2 del artículo 5
del Reglamento (CEE) no729/70 serán tomadas tras haber examinado un
informe elaborado por el órgano de conciliación de conformidad con la
Decisión 94/442/CE.
3. Los gastos que deben excluirse de la financiación comunitaria a que
se refiere la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE)
no729/70 se deducirán de los activos relativos a los gastos del segundo
mes siguiente al de la decisión prevista en dicho artículo. Sin embargo, a
petición de un Estado miembro y cuando la importancia de las
deducciones lo justifique; la Comisión, previa consulta al Comité del
Fondo, pueda decidir otras fechas.
Artículo 9
Queda derogado el Reglamento (CEE) no1723/72 con efectos a partir
del 16 de octubre de 1995. Sin embargo, seguirá siendo aplicable a la
liquidación de las cuentas del Fondo de Garantía hasta las de su ejercicio
financiero de 1995.!B
(1) DO L 182 de 16.7.1994, p. 45.!M2
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Artículo 10
El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su
publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
Será aplicable a partir del ejercicio financiero que comienza el 16 de
octubre de 1995.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y
directamente aplicable en cada Estado miembro.!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 8
ANEXO
Orientaciones generales para los criterios de autorización de un organismo
pagador
Los criterios de autorización son aquellos a partir de los cuales el organismo
pagador pueda ofrecer la seguridad suficiente relativa al correcto funcionamiento
de su organización administrativa y de su sistema de control interno, así como dela conservación de los documentos de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento(CEE) n
o729/70. Solamente el reducido volumen de operaciones del organismo
pagador puede justificar la aplicación de criterios de simplificación. La falta de
respeto de alguno de los criterios significativamente relevantes para lasoperaciones del organismo pagador conllevará la aplicación del artículo 4.4 deaquel Reglamento.
1. La constitución del organismo pagador («organismo») se realizará bajo la
forma de un texto formal que fije los poderes del organismo, así como sus
obligaciones y responsabilidades, especialmente en relación con los gastosde la sección de Garantía del FEOGA, tal como se establece en losartículos 2 y 3 del Reglamento (CEE) n
o729/70, y que establezca la
estructura administrativa del organismo.
2. El organismo ejercerá tres funciones principales en relación a los gastos de
la sección Garantía del FEOGA:
i) autorización de los pagos: el objetivo de esta función es el
establecimiento de la cantidad que debería ser pagada a un solicitantede acuerdo con la legislación comunitaria;
ii) ejecución de los pagos: el objetivo de esta función es la emisión de
una instrucción dirigida a los servicios pagadores del organismo, o en
determinados casos, dirigida a un servicio de tesorería del gobierno,
para el pago de la cantidad autorizada al solicitante (o a sucesionario);
iii) contabilidad de pago: el objetivo de esta función es el registro del
pago en los libros de contabilidad del organismo, el cuál tendrágeneralmente la forma de un sistema informático, y la preparación de
las cuentas recapitulativas de gastos particularmente las declaraciones
mensual y anual para la Comisión. Los libros de contabilidad tambiénregistrarán los activos financiados por el Fondo, especialmente en lorelativo a las existencias de intervención, anticipos no liquidados y
deudores.
3. Sin perjuicio de las delegaciones establecidas en el punto 4 siguiente, el
organismo dispondrá normalmente de dos servicios:
i) servicio de control interno: el objetivo de este servicio o
procedimiento equivalente es asegurar el efectivo funcionamientodel sistema de control interno del organismo; el servicio de control
interno será independiente de los otros departamentos del organismo e
informará directamente a los órganos de dirección del mismo;
ii) servicio técnico: su objetivo es verificar los hechos en base a los
cuáles los pagos a los solicitantes son realizados; por ejemplo, loshechos relativos a aspectos tales como la calidad y las característicasde los productos, del ganado, de la tierra etc., la fecha de entrega, la
transformación en otro producto y otras comprobaciones de naturaleza
técnica. La verificación de estos hechos está asegurada a través delsistema de control e inspección. Una función principal del serviciotécnico es el seguimiento de este sistema de control.
4. Parte o toda de la función de autorización y/o del servicio técnico puede
ser delegado a otros órganos siempre que se cumplan las siguientes
condiciones:
i) las responsabilidades y obligaciones de estos otros órganos,
especialmente las relativas al control y a la verificación de laconformidad con la legislación comunitaria, estén claramente
definidas;
ii) los órganos dispongan de sistemas efectivos que aseguren el
cumplimiento de sus responsabilidades de manera satisfactoria;
iii) los órganos confirmen explícitamente al organismo el cumplimiento
de sus responsabilidades y describan los medios empleados para ello;
iv) el organismo sea informado regular y oportunamente de los resultados
de los controles efectuados, de tal manera que la suficiencia de tales!
B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 9
controles pueda ser tenida en consideración antes de la liquidación de
la solicitud. El trabajo efectuado será descrito detalladamente en el
informe que acompañe a cada solicitud, grupo de solicitudes o,
cuando así se considere oportuno, en un informe relativo a la campañade comercialización. El informe irá acompañado de una certificaciónde admisibilidad de las solicitudes aprobadas y de la naturaleza,
alcance y límites del trabajo realizado. En el caso de controles físicos
o administrativos, no necesariamente exhaustivos, realizados a partirde un muestreo de las solicitudes, las solicitudes seleccionadasdeberán ser identificadas, el método de muestreo descrito, informán-
dose de los resultados de todas las inspecciones y medidas tomadas en
relación a las discrepancias e irregularidades descubiertas. El soportedocumental entregado al organismo debería ser suficiente paraasegurar que todos los controles necesarios acerca de la admisibilidad
de las solicitudes autorizadas, han sido efectuados;
v) cuando los documentos relativos a las solicitudes autorizadas y/o a los
controles efectuados obren en poder de otros órganos, tanto elorganismo como estos órganos establecerán un procedimiento
dirigido a asegurar que la ubicación de estos documentos relevantes
para los pagos específicos efectuados por el organismo, ha sidodebidamente registrada, y que estos documentos podrán estar adisposición en caso de una inspección en las oficinas del organismo a
petición de las personas y órganos que tendrían normalmente el
derecho a inspeccionar tales documentos, entre los cuáles habría queincluir:
— al personal del organismo encargado de tramitar la solicitud,
— al servicio de control interno del organismo,— el órgano que certifica la declaración anual del organismo,
— funcionarios bajo mandato de la Unión Europea.
4bis. La función de pago a los solicitantes de ayuda podrá delegarse en otros
organismos, únicamente en caso de medidas cofinanciadas, con el acuerdo
previo de la Comisión y cuando deba realizarse un número elevado depagos de escasa importancia. Un acuerdo escrito entre el organismopagador y estos organismos deberá especificar qué tipo de información y
de justificantes deben presentarse al organismo pagador, así como el plazo
para su presentación; dichos documentos deberán permitir al organismopagador, como mínimo, cumplir los criterios de autorización y los plazosespecificados para la presentación de las cuentas mensuales y anuales. El
organismo pagador seguirá siendo responsable de la correcta gestión de los
fondos considerados y de la actualización de los documentos contables.Los agentes autorizados del organismo pagador, del órgano de certifica-ción y de la Comunidad Europea tendrán derecho a examinar cualquier
prueba en poder del organismo antes mencionado, y de efectuar
verificaciones con respecto a los solicitantes de ayuda.
5. La estructura administrativa del organismo asegurará la separación de las
tres funciones de autorización, ejecución y contabilidad del pago, cada una
de las cuales deberá ser responsabilidad de una subunidad administrativaseparada, cuyas competencias serán definidas en un Organigrama defuncionamiento. La estructura administrativa puede establecer que la
función del servicio técnico sea desempeñada por el departamento de
autorización, en aquellos casos que se consideren pertinente.
La subunidad administrativa encargada de la ejecución de los pagos, o una
unidad encargada de la supervisión de la misma, deberá disponer de losdocumentos que acrediten la ordenación del pago de la ayuda solicitada y
la ejecución de los controles administrativos y físicos preceptivos. La
información y los certificados podrán presentarse en forma resumida,equivalente a la descrita en el inciso iv) del punto 4 del presente anexo, ypodrán presentarse en soporte informático.
6. El organismo pagador adoptará los procedimientos siguientes o bien
aquellos que ofrezcan garantías equivalentes:
i) El organismo establecerá por escrito el procedimiento detallado
relativo a la recepción, registro y tratamiento de las solicitudes,incluyendo la descripción de todos los documentos a utilizar.!
B
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!B
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!B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 10
ii) La separación de funciones estará estructurada de tal forma que un
funcionario sea competente solamente para las tareas derivadas de una
de las siguientes atribuciones: autorización, pago y contabilidad de las
cantidades imputadas al FEOGA, y además ningún funcionariorealizará una de estas funciones sin que su trabajo sea supervisado porun segundo funcionario. "
M2Una serie de medidas apropiadas
deberán eliminar el riesgo de que se produzca un conflicto de
intereses en el caso de que las personas que ostenten un cargo deresponsabilidad, u ocupen un puesto sensible relacionado con laverificación, la ordenación y la ejecución del pago de las solicitudes
imputadas al Fondo, desempeñen otras funciones fuera del organismo
pagador. 3
Las responsabilidades de cada funcionario serán definidas por escrito,
incluyendo el establecimiento de las limitaciones financieras bajo su
autoridad. La formación de personal será apropiada y habrá unapolítica de rotación del personal en puestos de responsabilidad, oalternativamente para una mayor supervisión.
iii) Cada funcionario responsable de la autorización tendrá a su
disposición una exhaustiva lista de control de las verificaciones quedeba efectuar, e incluirá en los documentos que sirven de base a la
solicitud, su certificación de que tales controles han sido realizados.
Esta certificación puede ser realizada mediante medios electrónicosde acuerdo con las condiciones establecidas en el inciso vi). El trabajode cada funcionario será revisado y documentado por un funcionario
superior.
iv) La autorización de pago de una solicitud se efectuará solamente
después de que se hayan realizado suficientes controles dirigidos a
verificar su conformidad con los reglamentos comunitarios. Entreestos controles, estarán incluidos los requeridos en el reglamentorelativo a la medida específica bajo la cuál la ayuda es solicitada, y
aquellos requeridos por el artículo 8 del reglamento (CEE) n
o729/70
para prevenir y detectar el fraude y las irregularidades con especialconsideración a los riesgos presentados. Los controles a tomar seránespecificados en una lista de control, y su ejecución deberá ser
certificada para cada solicitud o para cada grupo de solicitudes.
v) Los procedimientos deberán asegurar que el pago solamente será
realizado en favor del beneficiario, en su cuenta bancaria o en la de su
cesionario. El pago será ordenado por el servicio pagador del
organismo, o, cuando así se considere oportuno, por un servicio detesorería del gobierno, o mediante cheque expedido por correo, dentrode los cinco días laborables siguientes a la fecha en que se carga al
FEOGA. Se establecerán procedimientos para asegurar que todos los
pagos en los que no se hay llevado a cabo la transferencia, o bien loscheques no hayan sido cobrados, se abonen de nuevo al fondo. No serealizarán pagos en efectivo. La autorización del funcionario
facultado y/o de su supervisor puede ser realizada mediante medios
electrónicos siempre y cuando un adecuado nivel de seguridad enestos medios sea asegurado, y siempre que la identidad del firmantesea recogida mediante registros electrónicos.
vi) Cuando las solicitudes sean procesadas utilizando un sistema
informático, el acceso al sistema informático será protegido y
controlado de tal manera que:
— toda la información introducida en el sistema sea verificada para
asegurar que los errores en la introducción de datos sean
detectados y corregidos;
— solamente funcionarios autorizados mediante un código de
acceso podrán introducir, modificar o verificar las informacio-
nes;
— la identidad de cada funcionario que introduce o modifica
informaciones deberá ser registrada en un registro de operacio-
nes.
Los códigos de acceso serán cambiados regularmente para evitar su
utilización incorrecta. Los sistemas informáticos deberán serprotegidos ante accesos no autorizados mediante controles físicos, yla información será mantenida en copias de seguridad guardadas en
sitios separados y protegidos. La introducción de información deberá
ser controlada mediante controles lógicos dirigidos a detectar todainformación que carezca de sentido o de carácter excepcional.!
B1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 11
vii) Los procedimientos del organismo asegurarán que cada cambio en los
reglamentos comunitarios, y especialmente aquellos que afecten al
importe de las ayudas aplicables, sean registrados y que las
instrucciones, bases de datos y las listas de control sean actualizadosa su debido tiempo.
7. Los anticipos serán identificados en los registros contables, adoptándose
los procedimientos siguientes para asegurar que:
i) las garantías sean obtenidas solamente de instituciones financieras
que reúnan las condiciones establecidas por el reglamento (CEE) n
o
2220/85 de la Comisión (1), autorizadas por las autoridades compe-
tentes y, que ofrezcan garantías válidas hasta la liquidación o su
exigencia. Estas garantías son satisfechas con la sola petición delorganismo;
ii) los anticipos sean liquidados dentro de los plazos de tiempo
estipulados, y que aquellos pendientes de liquidación sean identifi-
cados y las garantías sean inmediatamente aplicadas;
iii) la liquidación de los anticipos esté sujeta a los mismos controles que
los establecidos para la autorización de los pagos.
8. La contabilidad de las existencias de intervención asegurará que las
cantidades y los costes asociados sean registrados correcta y oportuna-mente por lotes identificados y en la cuenta correcta en cada fase, desde laaceptación de la oferta hasta la salida física del producto de acuerdo con la
reglamentación, y asegurará que la cantidad y naturaleza de las existencias
en cada lugar pueda ser determinada en cualquier momento. Lasexistencias deberán ser verificadas físicamente a intervalos regulares porpersonas, órganos o departamentos independientes de los almacenistas.
9. Los procedimientos contables deberán asegurar que las declaraciones
mensuales y anuales sean completas, precisas y realizadas a tiempo, y quecualquier error u omisión es detectado y corregido, especialmente a travésde controles y conciliaciones llevadas a cabo en intervalos no superiores a
los tres meses.
10. El servicio de control interno verificará si los procedimientos adoptados
por el organismo son adecuados y aseguran la conformidad con losreglamentos comunitarios y que la contabilidad es precisa, completa y
realizada a tiempo. Las verificaciones pueden limitarse a las medidas
seleccionadas y a las muestras tomadas de las transacciones siempre que elprograma de trabajo asegure que todas las áreas significativas, incluidoslos servicios responsables de la autorización, estén cubiertas en un período
que no exceda de cinco años. El trabajo del servicio de control será
realizado de acuerdo a normas internacionalmente aceptadas, seráregistrado en documentos de trabajo y será plasmado en informes yrecomendaciones dirigidas a los órganos de dirección del organismo. Los
programas e informes de control deben ser puestos a disposición del
organismo de certificación y de los funcionarios comisionados por laUnión Europea para la realización de auditorias financieras con el soloobjetivo de valorar la efectividad de las funciones de la auditoria interna.
11. Todos los párrafos hasta ahora mencionados se aplicarán, mutatis
mutandis, a los «gastos negativos» (tasas, garantías ejecutadas, reembol-
sos de pagos, etc.) que el organismo deba recaudar a favor de la sección deGarantía del FEOGA. En particular, el organismo establecerá un sistema
de reconocimiento de todas las cantidades debidas al FEOGA y un sistema
de registro en un libro mayor de deudores de todas estas deudaspreviamente a su ingreso. El libro mayor de deudores será inspeccionadoregularmente con la finalidad de llevar a cabo la recaudación de las deudas
impagadas.
El organismo puede delegar la responsabilidad de la recaudación de ciertas
categorías de gastos negativos a otros órganos, de acuerdo con las
condiciones establecidas en el párrafo 4, adaptado adecuadamente, con lacondición adicional de que este órgano informe regular y oportunamente alorganismo, al menos mensualmente, de todos los ingresos reconocidos y
del dinero recibido.
12. El organismo establecerá procedimientos que aseguren que todas las
solicitudes recibidas serán examinadas con toda prontitud.!
B
(1)D O noL 205 de 3. 8. 1985, p. 5.1995R1663 — ES — 30.10.1999 — 002.001 — 12