1983R0354 — ES — 26.03.2015 — 002.001

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REGLAMENTO (CEE, EURATOM) No354/83 DEL CONSEJO

de 1 de febrero de 1983

relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica







LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Económica Europea y, en particular, su artículo 235, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y, en particular, su artículo 203, Vista la propuesta de la Comisión ( 1 ), Visto el dictamen del Parlamento Europeo ( 2 ) Considerando que, en el cumplimiento de su misión, las instituciones de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica han reunido una vasta colección de archivos; que estos archivos constituyen un bien de estas Comunidades, dotada cada una de ellas de personalidad jurídica; Considerando que es una práctica corriente, tanto en los Estados miembros como en las organizaciones internacionales, abrir al público los archivos transcurrido un determinado número de años; que conviene establecer normas comunes relativas a la apertura al público de los archivos históricos de las Comunidades Europeas; Considerando que una parte de estos documentos y unidades archivísticas que emanan de las instituciones de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica se halla físicamente en los archivos de los Estados miembros; que éstos aplican normas diferentes sobre los plazos y condiciones de acceso del público a sus archivos; que conviene evitar que los documentos y unidades archívisticas clasificados que emanen de las instituciones comunitarias sean accesibles al público por medio de los archivos nacionales en condiciones menos estrictas que las previstas en el presente Reglamento; Considerando que la explotación y el análisis crítico de los archivos de las Comunidades Europeas, no sólo son de utilidad para la investigación histórica en general, sino que pueden, al mismo tiempo, facilitar las actividades de los medios interesados en los asuntos comunitarios y contribuir así a una mejor consecución de todos los objetivos de las Comunidades. CONSIDERANDO que los Tratados no han previsto poderes de acción específicos para establecer normas comunes en la materia; CONSIDERANDO que conviene limitarse a fijar determinados principios esenciales y dejar que cada institución comunitaria determine las modalidades necesarias para la aplicación de estos principios en el plano interno, HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:







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Artículo 1

1. El objeto del presente Reglamento es garantizar la conservación de los documentos de interés histórico o administrativo y el acceso del público a ellos, en la mayor medida posible.

Para alcanzar este objetivo, cada institución de la Comunidad Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, así como el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, las agencias y organismos similares creados por el legislador comunitario (denominados en lo sucesivo las instituciones), crearán sus archivos históricos y los abrirán al público en las condiciones fijadas en el presente Reglamento y una vez transcurrido un plazo de 30 años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.

2. A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

a) archivos de las instituciones de las Comunidades Europeas, el conjunto de documentos, cualesquiera que fueren su forma y el medio utilizado, elaborados o recibidos por una de las instituciones, uno de sus representantes o uno de sus agentes en el ejercicio de sus funciones, que se refieran a las actividades de la Comunidad Europea o de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (en lo sucesivo denominadas las Comunidades Europeas);

b) archivos históricos de las instituciones de las Comunidades Europeas, la parte de los archivos de las instituciones de las Comunidades Europeas que haya sido seleccionada, en las condiciones previstas en el artículo 7, para ser objeto de una conservación permanente.

3. Los documentos que ya fueren accesibles al público antes de transcurrir el plazo previsto en el apartado 1 seguirán siéndolo sin restricción alguna.

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4. Transcurrido el plazo de treinta años previsto en el apartado 1, se autorizará el acceso a los archivos históricos a toda persona que así lo solicite y que acepte someterse a las normas internas adoptadas al respecto por cada institución.

5. Los archivos históricos serán accesibles en forma de copias. Sin embargo, las instituciones podrán permitir el acceso a los originales de los documentos o de las unidades archivísticas si el usuario demuestra tener un interés particular, debidamente justificado.

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Artículo 2

1. En el caso de documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión ( 3 ), así como de la excepción relativa a los intereses comerciales de una persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplada en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, estas excepciones podrán seguir aplicándose a todo el documento o a parte de él más allá del plazo de 30 años, siempre que se cumplan las correspondientes condiciones de aplicación.

2. Los documentos a los que se aplique la excepción relativa a la intimidad y la integridad de la persona contemplada en la letra b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, incluidos los expedientes del personal de las Comunidades Europeas, podrán divulgarse de conformidad con las disposiciones del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos ( 4 ), en particular sus artículos 4 y 5.

3. Antes de decidir si se permite el acceso del público a documentos cuya divulgación pudiera suponer un perjuicio para los intereses comerciales de una determinada persona física o jurídica, incluida la propiedad intelectual, contemplados en el primer guión del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento (CE) no 1049/2001, la institución informará a la persona interesada, con arreglo a las disposiciones de aplicación que defina cada institución, sobre su intención de permitir el acceso del público a los documentos en cuestión. Estos documentos no se harán públicos si, habida cuenta de las observaciones presentadas por las personas interesadas, la institución considera que su divulgación supondría un perjuicio para dichos intereses comerciales, salvo que su divulgación revista un interés público superior.

4. Los documentos sensibles con arreglo a lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento (CE) no 1049/2001 serán accesibles dentro de los límites fijados por esta disposición.

Artículo 3

El público no tendrá acceso a los documentos clasificados bajo uno de los regímenes de secreto previstos en el artículo 10 del Reglamento no 3 del Consejo, de 31 de julio de 1958, relativo a la aplicación del artículo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica ( 5 ), y que no hayan sido desclasificados.

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Artículo 5

A fin de garantizar el respeto del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, cada institución procederá a su debido tiempo, y a más tardar durante el vigésimo quinto año siguiente a la fecha de su elaboración, al examen de todos los documentos clasificados de conformidad con las normas de la institución de que se trate, con miras a decidir sobre su eventual desclasificación. Los documentos no desclasificados en ese primer examen se reexaminarán periódicamente y al menos cada cinco años.

Artículo 6

Cuando, tras la expiración del plazo de 30 años previsto en el apartado 1 del artículo 1, un Estado miembro quiera hacer accesibles al público documentos que emanen de las instituciones y estén cubiertos por el artículo 2 o el artículo 3, consultará a la institución de que se trate para tomar una decisión que no ponga en peligro la consecución de los objetivos del presente Reglamento.

Artículo 7

A más tardar 15 años después de su elaboración, cada institución transmitirá a los archivos históricos todos los documentos contenidos en sus archivos corrientes. Con arreglo a los criterios que establezca cada institución de conformidad con el artículo 9, estos documentos serán luego objeto de una selección para separar los documentos que deben conservarse de aquellos desprovistos de interés administrativo o histórico.

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Artículo 8

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1. Cada institución, excepto el Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositará en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia los documentos que formen parte de sus archivos históricos y que haya abierto al público de conformidad con el presente Reglamento. El depósito se realizará de conformidad con lo dispuesto en el anexo.

No obstante lo dispuesto en el párrafo primero, las instituciones depositantes podrán excluir, por motivos legales o administrativos, el depósito de determinados documentos originales en el IUE. En tal caso, depositarán una microficha o una copia digital de dichos documentos.

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2. Cada institución pondrá a disposición de los Estados miembros y de las demás instituciones que lo soliciten, siempre que no se trate del Estado miembro donde se halle aquélla o de instituciones que se hallen en el mismo Estado miembro, un juego completo de copias en microforma de sus archivos históricos, en la medida en que éstos sean accesibles al público en virtud el presente Reglamento.

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3. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo podrán depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria.

4. Las instituciones depositantes conservarán la propiedad de sus archivos, así como la responsabilidad exclusiva por la composición de los documentos o expedientes depositados o puestos a disposición del IUE por otros medios.

5. El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el IUE no afectará a la protección de los archivos según se prevé en el artículo 2 del Protocolo no 7 sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.

6. El IUE garantizará la conservación y protección de los archivos depositados. Dicha conservación y protección deberá conformarse a las normas internacionales reconocidas para la protección física de los archivos y respetar como mínimo las normas técnicas y de seguridad que se correspondan con las utilizadas para la conservación y la gestión de los archivos públicos en Italia. A tal, fin los documentos depositados serán conservados en un depósito construido al efecto.

7. El IUE tendrá responsabilidad exclusiva sobre el personal encargado de gestionar los archivos históricos de la Unión depositados en el IUE. El IUE velará por que el personal encargado de la gestión de los archivos históricos tenga las cualificaciones profesionales específicas necesarias para desempeñar su labor en ese ámbito.

8. Cada institución depositante tendrá derecho a recibir información sobre la gestión de sus archivos por parte del IUE y a llevar a cabo una inspección de los archivos que haya depositado en este.

9. El IUE pondrá a disposición del público los archivos históricos que reciba en virtud de los apartados 1 y 3. Las instituciones también podrán poner a disposición del público una copia de los mismos archivos históricos.

10. Los costes de gestión de los archivos históricos de la Unión se financiarán mediante contribuciones de todas las instituciones depositantes a la línea presupuestaria correspondiente, dentro de los límites de los créditos anuales asignados por la autoridad presupuestaria de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión ( 6 ). Estas contribuciones financieras no cubrirán los costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio o edificios y de los depósitos destinados a albergar los archivos y a su personal.

El volumen de las contribuciones a que se refiere el párrafo primero será proporcional al volumen de las plantillas de personal de las instituciones depositantes. Cada una de las contribuciones se reevaluará cuando nuevas instituciones empiecen a depositar sus archivos históricos en el IUE o al menos cada cinco años.

11. El IUE actuará como responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2 del Reglamento (CE) no 45/2001, con arreglo a las instrucciones de las instituciones depositantes. El IUE tratará los datos personales contenidos en los archivos históricos de las instituciones de conformidad con las garantías que establece dicho Reglamento.

12. El Supervisor Europeo de Protección de Datos seguirá teniendo competencias de supervisión sobre las instituciones en relación con el tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos depositados en el IUE.

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Artículo 9

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1. Cada institución adoptará normas internas para la aplicación del presente Reglamento. Estas incluirán reglas para la conservación, y la apertura al público de los archivos históricos y sobre la protección de los datos personales contenidos en estos. En la medida de lo posible, las instituciones pondrán a disposición pública sus archivos en forma electrónica, incluidos los archivos digitalizados y los archivos digitales originales, y facilitarán su consulta en internet. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (como escritura en Braille, letra de gran tamaño o grabaciones).

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2. Cada institución publicará anualmente una información sobre sus actividades relativas a los archivos históricos.

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3. La Comisión celebrará en nombre de las instituciones depositantes un acuerdo marco de colaboración con el IUE. Dicho acuerdo incluirá disposiciones detalladas sobre las funciones y responsabilidades respectivas de las instituciones y del IUE en la gestión de los archivos históricos de la Unión, incluido su depósito, conservación, acceso y consulta pública.

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El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

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ANEXO

DISPOSICIONES PARA EL DEPÓSITO DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS DE LAS INSTITUCIONES EN EL INSTITUTO UNIVERSITARIO EUROPEO DE FLORENCIA

1. En el caso de archivos no digitales, los documentos originales se depositarán en el IUE para su conservación permanente, junto con una microforma y/o copia digital de los mismos. En el caso de archivos digitales, el IUE tendrá acceso permanente a los documentos de forma que pueda asumir su obligación de abrir los archivos históricos al público desde un único lugar y fomentar su consulta. Las instituciones de las que procedan los documentos seguirán siendo responsables de la conservación permanente de sus archivos digitales.

2. El depósito se hará por plazos anuales y, en la medida de lo posible, en el marco de los procedimientos normales de tratamiento de los archivos de las instituciones.

3. El IUE no modificará la clasificación archivística establecida por las instituciones depositantes, ni eliminará o modificará documentos o ficheros.

4. El IUE devolverá a las instituciones depositantes, a petición de estas, los originales de los documentos y ficheros depositados. Las instituciones depositantes devolverán los originales al IUE tan pronto como dejen de necesitarlos.

5. El IUE informará inmediatamente a las instituciones depositantes de cualquier circunstancia que pudiera poner en peligro la inviolabilidad de los archivos que hayan depositado.