2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 1
Estedocumentoesuninstrumentodedocumentaciónynocomprometelaresponsabilidaddelasinstituciones
►B REGLAMENTOINTERNODELACOMISIÓN
[C(2000) 3614]
(DO L 308 de 8.12.2000, p. 26)
Modificado por:
Diario Oficial
nopágina fecha
►M1Decisión 2001/844/CE, CECA, Euratom de la Comisión de 29 de
noviembre de 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Decisión 2001/937/CE, CECA, Euratom de la Comisión de 5 de
diciembre de 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Decisión 2002/47/CE, CECA, Euratom de la Comisión de 23 de enero de
2002L 21 23 24.1.2002
▼B
REGLAMENTOINTERNODELACOMISIÓN
[C(2000) 3614]
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Eurropea del Carbón y
del Acero y, en particular, su artículo 16,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular,
el apartado 2 de su artículo 218,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía
Atómica y, en particular, su artículo 131,
Visto el Tratado de la Unión Europea y, en particular, el apartado 1 de
su artículo 28 y el apartado 1 de su artículo 41,
ADOPTA EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:
CAPÍTULOI
LACOMISIÓN
Artículo 1
La Comisión actuará colegiadamente de conformidad con las disposi-
ciones del presente Reglamento y dentro del respeto de las
orientaciones políticas definidas por su Presidente.
Artículo 2
La Comisión fijará sus prioridades y adoptará cada año su programa de
trabajo dentro del respeto de las orientaciones políticas definidas por su
Presidente.
Artículo 3
El Presidente podrá asignar a los miembros de la Comisión determi-
nados sectores de actividad, en los que serán específicamenteresponsables de la preparación de los trabajos de la Comisión y de laejecución de sus decisiones. Asimismo podrá, en cualquier momento,modificardicha asignación.
El Presidente podrá constituir entre los miembros de la Comisión
grupos de trabajo, cuyos presidentes designará él mismo.
El Presidente asumirá la representación de la Comisión. Designará a
los miembros de la Comisión encargados de asistirle en esta función.
Artículo 4
Las decisiones de la Comisión se adoptarán:
a) en reunión,
o
b) mediante procedimiento escrito, de conformidad con las disposi-
ciones del artículo 12,
o
c) mediante procedimiento de habilitación, de conformidad con las
disposiciones del artículo 13,
o
d) mediante procedimiento de delegación, de conformidad con las
disposiciones del artículo 14.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 2
▼B
SecciónI
ReunionesdelaComisión
Artículo 5
Las reuniones de la Comisión serán convocadas por el Presidente.Por regla general, la Comisión celebrará como mínimo una reunión por
semana. Se reunirá también cada vez que sea necesario.
Los miembros de la Comisión estarán obligados a asistir a todas las
reuniones. El Presidente valorará cualquier circunstancia que puedainducirles a no respetar esta obligación.
Artículo 6
El Presidente establecerá el orden del día de cada reunión, teniendo en
cuenta el programa de trabajo mencionado en el artículo 2.
Sin perjuicio de la facultad del Presidente de establecer el orden del
día, cualquier propuesta que suponga gastos significativos deberápresentarse de acuerdo con el miembro de la Comisión encargado depresupuesto.
Toda cuestión cuya inclusión en el orden del día haya sido propuesta
por un miembro de la Comisión deberá comunicarse al Presidente conun preaviso, salvo circunstancias excepcionales, de nueve días.
El orden del día y los documentos de trabajo necesarios deberán comu-
nicarse a los miembros de la Comisión dentro de los plazos y en las
lenguas de trabajo fijados por ésta, de conformidad con lo dispuesto
en el artículo 25.
Cuando un miembro de la Comisión solicite la retirada del orden del
día de una cuestión, ésta, con el acuerdo del Presidente, se aplazará ala reunión siguiente.
La Comisión podrá, a propuesta de su Presidente, discutir una cuestión
no incluida en el orden del día o respecto de la cual los documentos detrabajo necesarios hayan sido distribuidos tardíamente. Podrá decidirpor mayoría que no se discuta una cuestión incluida en el orden deldía.
Artículo 7
El número de miembros cuya presencia será necesaria para que la
Comisión pueda adoptar acuerdos válidamente será igual a la mayoríadel número de miembros previsto en el Tratado.
Artículo 8
La Comisión decidirá a propuesta de uno o varios de sus miembros.
La Comisión procederá a una votación a petición de uno de sus miem-
bros. La votación se referirá a la propuesta inicial o a una propuestamodificada por el miembro o los miembros responsables o el Presi-dente.
Las decisiones de la Comisión se adoptarán por la mayoría del número
de miembros previsto en el Tratado. Se requerirá esa mayoría indepen-dientemente del sentido y de la naturaleza de la decisión.
Artículo 9
Las reuniones de la Comisión no serán públicas. Los debates serán
confidenciales.
Artículo 10
El Secretario General asistirá a las reuniones, salvo decisión en
contrario de la Comisión. Las disposiciones de aplicación del presenteReglamento determinarán las condiciones en que se autorizará la asis-tencia de otras personas a las reuniones.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 3
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En caso de ausencia de un miembro de la Comisión, su Jefe de Gabi-
nete podrá a la reunión y, a invitación del Presidente, exponer allí laopinión del miembro ausente.
La Comisión podrá decidir que sea oída cualquier otra persona.
Artículo 11
Se levantará un acta de cada reunión de la Comisión.Los proyectos de acta serán sometidos a la aprobación de la Comisión
en una reunión ulterior. Las actas aprobadas serán autenticadas con la
firma del Presidente y del Secretario General.
SecciónII
Otrosprocedimientosdedecisión
Artículo 12
Mediante un procedimiento escrito podrá hacerse constar el acuerdo de
los miembros de la Comisión sobre una propuesta que emane de uno ovarios de ellos, siempre que haya obtenido el acuerdo de las Direc-
ciones Generales directamente interesadas y el dictamen favorable del
Servicio Jurídico.
A tal fin, el texto de la propuesta será comunicado por escrito a todos
los miembros de la Comisión, en las lenguas que ésta determine, deconformidad con el artículo 25, junto con el plazo fijado para dar a
conocer las reservas o las enmiendas a que pueda dar lugar dicha
propuesta.
Todo miembro de la Comisión podrá solicitar durante el procedimiento
escrito que la propuesta sea sometida a debate, para lo que enviará alPresidente una solicitud motivada en ese sentido.
Toda propuesta sobre la cual ningún miembro de la Comisión haya
formulado o mantenido una reserva al final del plazo fijado en unprocedimiento escrito se considerará adoptada por la Comisión. Laspropuestas adoptadas se recogerán en una nota diaria de la que sedejará constancia en el acta de la reunión de la Comisión más inme-diata.
Artículo 13
La Comisión, siempre que se respete plenamente el principio de su
responsabilidad colegiada, podrá habilitar a uno o varios de sus miem-bros para adoptar, en su nombre y dentro de los límites y condicionesque establezca, medidas de gestión o de administración.
La Comisión podrá asimismo encargar a uno o varios de sus miembros,
de acuerdo con el Presidente, la adopción del texto definitivo de unacto o de una propuesta que deba someterse a las otras instituciones,cuya sustancia haya definido en sus deliberaciones.
Las competencias así atribuidas podrán ser objeto de subdelegación en
los Directores Generales y Jefes de Servicio, salvo que en la decisión
de habilitación figure una prohibición expresa en este sentido.
Las disposiciones de los párrafos primero, segundo y tercero se apli-
carán sin perjuicio de las normas relativas a las delegaciones enmateria financiera y a las competencias atribuidas a la AutoridadFacultada para Proceder a los Nombramientos y a la Autoridad Habili-
tada para Celebrar Contratos de Reclutamiento.
Artículo 14
La Comisión, siempre que se respete plenamente el principio de su
responsabilidad colegiada, podrá delegar en los Directores Generales yJefes de Servicio la adopción, en su nombre y dentro de los límites ycondiciones que establezca, de medidas de gestión o de administración.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 4
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Artículo 15
Las decisiones adoptadas mediante los procedimientos de habilitación y
de delegación se recogerán en una nota diaria de la que se dejará cons-
tancia en el acta de la reunión de la Comisión más inmediata.
SecciónIII
PreparaciónyejecucióndelasdecisionesdelaComisión
Artículo 16
Los miembros de la Comisión podrán establecer gabinetes encargados
de asistirles en el cumplimiento de sus funciones y en la preparación delas decisiones de la Comisión.
Con vistas a la ejecución de las funciones que se le hayan asignado, el
miembro de la Comisión responsable impartirá instrucciones a losservicios interesados.
Artículo 17
El Secretario General asistirá al Presidente en la preparación de los
trabajos y reuniones de la Comisión. Asistirá igualmente a los presi-
dentes de los grupos de trabajo creados de conformidad con lo
dispuesto en el párrafo segundo del artículo 3 en la preparación y cele-bración de las reuniones de dichos grupos.
Garantizará la aplicación de los procedimientos de decisión y velará
por la ejecución de las decisiones a que se refiere el artículo 4.
Asegurará la necesaria coordinación entre los servicios de la Comisión
en la preparación de los trabajos y velará por la observancia de las
normas de presentación de los documentos sometidos a la Comisión.
Adoptará las medidas necesarias para asegurar la notificación y publi-
cación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas de los actos
de la Comisión, así como la remisión a las demás instituciones de las
Comunidades Europeas de los documentos de la Comisión y de sus
servicios.
Se encargará de mantener relaciones oficiales con las demás institu-
ciones de las Comunidades Europeas, sin perjuicio de lascompetencias que la Comisión decida ejercer por sí misma o atribuira sus miembros o a sus servicios. Seguirá los trabajos de las demás
instituciones de las Comunidades Europeas e informará de ello a la
Comisión.
Artículo 18
Los actos adoptados en reunión se adjuntarán, de manera indisociable,
en la lengua o lenguas en las que sean auténticos, a la nota recapitula-tiva elaboradas al final de la reunión de la Comisión durante la que se
hayan adoptado. Dichos actos serán autenticados mediante las firmas
del Presidente y del Secretario General, que se estamparán en la últimapágina de la citada nota recapitulativa.
Los actos adoptados mediante procedimiento escrito se adjuntarán, de
manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que sean auténticos,a la nota diaria a que se refiere el artículo 12. Dichos actos serán auten-
ticados mediante la firma del Secretario General, que se estampará en
la última página de la nota diaria.
Los actos adoptados mediante procedimiento de habilitación se adjun-
tarán, de manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que seanauténticos, a la nota diaria a que se refiere el artículo 15. Dichos actos
serán autenticados mediante la firma del Secretario General, que se
estampará en la última página de la nota diaria.
Los actos adoptados mediante procedimiento de delegación, o por
subdelegación con arreglo al párrafo tercero del artículo 13, se adjun-tarán, de manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que seanauténticos, a la nota diaria a que se refiere el artículo 15. Dichos actos2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 5
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serán autenticados mediante una declaración de conformidad firmada
por el propio Director General o Jefe de Servicio.
A los efectos del presente Reglamento, se entenderá por «actos» los
actos que revistan una de las formas contempladas en el artículo 14del Tratado CECA, el artículo 249 del Tratado CE y el artículo 161del Tratado Euratom.
A los efectos del presente Reglamento, se entenderá por «lenguas
auténticas» todas las lenguas oficiales de las Comunidades, cuando setrate de actos de alcance general, y, en los demás casos, las de sus
destinatarios.
CAPÍTULOII
SERVICIOSDELACOMISIÓN
Artículo 19
La Comisión dispondrá, para preparar y desarrollar sus actividades, de
un conjunto de servicios estructurados en Direcciones Generales y
servicios asimilados.
En principio, las Direcciones Generales y servicios asimilados se divi-
dirán en Direcciones y las Direcciones en Unidades.
Artículo 20
Para responder a necesidades concretas, la Comisión podrá crear
estructuras específicas encargadas de misiones precisas y determinará
sus atribuciones y modalidades de funcionamiento.
Artículo 21
Para garantizar la eficacia de la acción de la Comisión, los servicios
trabajarán en estrecha cooperación y de manera coordinada en la elabo-ración o ejecución de las decisiones.
Antes de someter un documento a la Comisión, el servicio responsable
deberá consultar con la suficiente antelación a los servicios asociados ointeresados en virtud de su competencia, sus atribuciones o en razón dela naturaleza del asunto e informar a la Secretaría General de cualquierconsulta que se lance, cuando ésta no forme parte de los servicios
consultados. La consulta al Servicio Jurídico será obligatoria en todos
los proyectos de actos y propuestas de actos jurídicos, así como entodos los documentos que puedan tenerconsecuencias de or denjurídico. La consulta a las Direcciones Generales competentes enmateria de presupuestos, de personal y de administración será obliga-toria en todos los documentos que puedan afectar, respectivamente, al
presupuesto, las finanzas, el personal y la administración. Se consultará
también, siempre que fuere necesario, a la Dirección General compe-tente en materia de control financiero.
El servicio responsable procurará formular una propuesta que obtenga
el acuerdo de los servicios consultados. Sin perjuicio de lo dispuestoen el artículo 12, en caso de desacuerdo, su propuesta deberá ir acom-pañada de los dictámenes divergentes de dichos servicios.
CAPÍTULOIII
SUSTITUCIONES
Artículo 22
Las funciones del Presidente serán ejercidas, en caso de impedimento
de éste, por un Vicepresidente o un miembro escogido siguiendo elorden establecido por la Comisión.
Artículo 23
Las funciones del Secretario General serán ejercidas, en caso de impe-
dimento de éste, por el Secretario General Adjunto o, faltando éste, porun funcionario designado por la Comisión.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 6
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Artículo 24
El Director General que no pueda ejercer sus funciones será sustituido
por el Director General Adjunto presente más antiguo y, en caso de
igual antigüedad, porel de más edad o, cuando no exista dicho car go,
porun funcionar io designado porla Comisión. A falta de tal designa-ción, la sustitución se ejercerá por el funcionario subordinado presentemás antiguo y, en caso de igual antigüedad, porel de más edad, entr elos que tengan la categoría y grado más altos.
El Jefe de Unidad que no pueda ejercer sus funciones será sustituido
porel Jefe de Unidad Adjunto, cuando dicho car go exista.
Cualquier otro superior jerárquico que no pueda ejercer sus funciones
será sustituido por un funcionario designado por el Director General,
de acuerdo con el miembro de la Comisión responsable. A falta de taldesignación, la sustitución se ejercerá por el funcionario subordinadopresente más antiguo y, en caso de igual antigüedad, por el de másedad, entre los que tengan la categoría y grado más altos.
DISPOSICIONESFINALES
Artículo 25
La Comisión establecerá, en la medida necesaria, las disposiciones de
aplicación del presente Reglamento.
La Comisión podrá adoptar medidas complementarias relativas al
funcionamiento de la Comisión y de sus servicios, que se adjuntaránal presente Reglamento.
Artículo 26
Queda derogado el Reglamento interno de 18 de septiembre de 1999,
modificado porla Decisión 2000/633/CE, CECA, Eur atom.
Artículo 27
El presente Reglamento interno entrará en vigor el 1 de enero de 2001.
Artículo 28
El presente Reglamento interno se publicará en el Diario Oficial de las
Comunidades Europeas .2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 7
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ANEXO
CÓDIGO DE BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA PARA EL
PERSONAL DE LA COMISIÓN EUROPEA EN SUS RELACIONES
CONELPÚBLICO
Serviciodecalidad
La Comisión y su personal tienen el deber de servir al interés comunitario y, de
este modo, al interés público.
El público espera legítimamente un servicio de calidad y una administración
abierta, accesible y debidamente gestionada.
Un servicio de calidad exige de la Comisión y su personal cortesía, objetividad
e imparcialidad.
Propósito
Para permitir que la Comisión cumpla sus deberes de buena conducta adminis-
trativa y, en particular, en las relaciones de la Comisión con el público, la
Comisión se compromete a observar las normas de buena conducta administra-
tiva establecidas en este Código y a guiarse por ellas en su trabajo diario.
Ámbito
El Código vincula a todo el personal cubierto por el Estatuto aplicable a los
funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo deno-
minado «el Estatuto») y las demás disposiciones sobre las relaciones entre la
Comisión y su personal aplicables a funcionarios y otros agentes de las Comu-
nidades Europeas. Sin embargo, las personas empleadas con contratos de
Derecho privado, los expertos en comisión de servicios de la función pública
nacional, los becarios, etc., que trabajan para la Comisión deberán también
guiarse por él en su trabajo diario.
Las relaciones entre la Comisión y su personal se rigen exclusivamente por el
Estatuto y las reglamentaciones aplicables a otros agentes de las Comunidades
Europeas.
1. PRINCIPIOS GENERALES DE BUENA ADMINISTRACIÓN
La Comisión respetará los siguientes principios generales en sus relaciones
con el público:
LegalidadLa Comisión actuará conforme a Derecho y aplicará las normas y los proce-
dimientos fijados en la legislación comunitaria.
No discriminación e igualdad de trato
La Comisión respetará el principio de no discriminación y, en particular,
garantizará igualdad de trato a los ciudadanos con independencia de su nacio-
nalidad, sexo origen racial o étnico, religión o creencias, incapacidad, edad u
orientación sexual. Así pues, las diferencias de trato de casos similares
deberán ser específicamente autorizadas por las características pertinentes
del caso particular en cuestión.
Proporcionalidad
La Comisión velará por que las medidas adoptadas sean proporcionales al
objetivo perseguido.
En particular, la Comisión garantizará que la aplicación de este Código
nunca dé lugar a la imposición de cargas admininistrativas o presupuestarias
desproporcionadas respecto del beneficio esperado.
Coherencia
La Comisión será coherente en su conducta administrativa y seguirá su
práctica normal. Cualquier excepción a este principio deberá justificarse
debidamente.
2. DIRECTRICES PARA LA BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA
Objetividad e imparcialidad
El personal actuará siempre con objetividad e imparcialidad, en pos del
interés comunitario y del bien común. Actuará independientemente dentro2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 8
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del marco de la política fijada por la Comisión y su conducta nunca se guiará
por el interés personal o nacional ni la presión política.
Información sobre procedimientos administrativos
En los casos en que un ciudadano requiera una información relativa a un
procedimiento administrativo de la Comisión, el personal velará por que
esta información se proporcione en el plazo fijado para el procedimiento en
cuestión.
3. INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS DE LAS PARTES INTERE-
SADAS
Audiencia de todas las partes directamente interesadas
En los casos en que el Derecho comunitario prevea oír a las partes intere-
sadas, el miembro del personal responsable velará por que tengan ocasión
de formular sus observaciones.
Obligación de motivar las decisiones
Una decisión de la Comisión debe exponer claramente las razones en que se
basa y comunicarse a las personas y partes afectadas.
Por regla general, debe carse la motivación completa de las decisiones. Sin
embargo, cuando, por ejemplo, a causa del gran número de personas afec-
tadas pordecisiones similar es, no sea posible comunicardetalladamente los
motivos de decisiones individuales, podrán darse respuestas tipo. Estas
respuestas tipo incluirán las principales razones que justifiquen la decisión
tomada. Además, la motivación detallada se proporcionará a la parte intere-
sada que lo solicite expresamente.
Obligación de indicar los posibles recursos
En los casos en que el Derecho comunitario así lo prevea, las decisiones noti-
ficadas a una parte interesada deberán establecer claramente la posibilidad de
recurso y cómo interponerlo (nombre y apellidos y dirección administrativa
de la persona o del servicio ante el que deba interponerse el recurso y plazo
para hacerlo).
En su caso, las decisiones harán referencia a la posibilidad de iniciar un
procedimiento judicial o de presentar una reclamación ante el Defensor del
Pueblo Europeo de conformidad con el artículo 230 o con el artículo 195
del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.
4. TRAMITACIÓN DE LAS SOLICITUDES
La Comisión se compromete a responder a las solicitudes de la manera más
apropiada y rápida posible.
Solicitud de documentos
Si un documento ya ha sido publicado, debe remitirse al solicitante a la
Oficina de Publicaciones de las Comunidades Europeas, agentes de ventas o
centros de documentación o información que proporcionan libre acceso a
documentos, tales como Centros de información europeos, Centros de docu-
mentación europeos, etc. Muchos documentos también están disponibles en
formato electrónico.
Las normas sobre acceso a documentos son objeto de una medida específica.
Correspondencia
De conformidad con el artículo 21 del Tratado constitutivo de la Comunidad
Europea, el correo destinado a la Comisión recibirá una respuesta en la
lengua que se use, a condición de que las lenguas oficiales de la Comunidad
Europea.
La respuesta a las cartas dirigidas a la Comisión se enviarán en un plazo de
quince días hábiles desde la fecha de recepción de la carta en el servicio
competente de la Comisión. La respuesta deberá identificar a la persona
responsable del asunto e indicar cómo puede establecerse contacto con ella.
Si la respuesta no puede enviarse en el plazo de quince días hábiles, y
siempre que la respuesta requiera más gestiones, como una consulta interser-
vicios o una traducción, el miembro del personal responsable enviará una
respuesta provisional, indicando la fecha en la que el destinatario puede
esperar la contestación en razón de este trabajo adicional, teniendo en cuenta
la urgencia y complejidad relativas del asunto.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
Si la respuesta debiera elaborarse por un servicio diferente de aquel al que
inicialmente se dirigió la correspondencia, el solicitante será informado del
nombre y apellidos y de la dirección administrativa de la persona a quien se
ha remitido la carta.
Estas normas no se aplican a la correspondencia que razonablemente puede
considerarse incorrecta, por ejemplo, por repetitiva, abusiva o insustancial.
En esos casos, la Comisión se reserva el derecho a interrumpir tales inter-
cambios de correspondencia.
Comunicación telefónica
El miembro del personal que consteste al teléfono se identificará con su
nombre y apellidos o con el nombre de su servicio. Las llamadas telefónicas
se responderán lo antes posible.
El miembro del personal de que se trate proporcionará información sobre los
temas de que sea directamente responsable y dirigirá al interesado a la fuenteapropiada específica en los demás casos. Si es necesario, remitirá a los inte-
resados a su superior o le consultará antes de dar la información.
Cuando las solicitudes se refieran a áreas de las que el miembro del personal
sea directamente responsable, determinará la identidad del interesado y
comprobará si la información ya se ha hecho pública antes de divulgarla. Si
no es el caso, el miembro del personal podrá considerar que revelar dicha
información no redunda en interés de la Comunidad. En este caso, explicará
por qué no puede revelarla y, cuando proceda, hará referencia a la obligación
de discreción según lo fijado en el artículo 17 del Estatuto.
En su caso, el miembro del personal pedirá la confirmación por escrito de las
solicitudes hechas porteléfono.
Correo electrónico
El personal contestará rápidamente a los mensajes de correo electrónico con
arreglo a las Directrices descritas en la sección sobre comunicaciones telefó-
nicas.
Sin embargo, cuando el mensaje de correo electrónico sea, por su naturaleza,
el equivalente de una carta, se tramitará según las normas del tratamiento de
la correspondencia y estará sujeto a los mismos plazos.
Solicitudes de los medios de comunicación
El Servicio de prensa y comunicación es responsable de las relaciones con
los medios de comunicación. Sin embargo, el personal podrá responder a las
solicitudes de información cuando se refieran a temas técnicos comprendidos
dentro de sus áreas de responsabilidad específicas.
5. PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL
La Comisión y su personal respetarán, en particular:
— las normas sobre protección de la intimidad personal y de los datos perso-
nales,
— las obligaciones establecidas en el artículo 287 del Tratado CE y, en
especial, las que se refieren a la protección del secreto profesional,
— las normas sobre protección del secreto de las investigaciones penales,— la confidencialidad de asuntos que entren dentro del ámbito de los
diversos comités previstos en el artículo 9 y en los anexos II y III del
Estatuto.
6. RECLAMACIONES
Comisión Europea
Podrán presentarse reclamaciones sobre uno eventual infracción de los prin-
cipios establecidos en este código directamente ante la Secretaría General (
1)
de la Comisión Europea, que las enviará al servicio competente.
El Director General o el Jefe de Servicio contestará al denunciante por
escrito en el plazo de dos meses. El denunciante entonces tendrá un mes2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1)Dirección : Comisión Europea, Secretaría General, Unidad SG/B/2 «Transparencia,
acceso a los documentos, relaciones con la sociedad civil», rue de la Loi/Wetstraat200, B-1049 Bruxelles/Brussel; fax: (32-2) 296 72 42.
E-mail : SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int.
▼B
para solicitar al Secretario General de la Comisión la revisión de la respuesta
a la reclamación. El Secretario General contestará a la solicitud de revisión
en el plazo de un mes.
Defensor del Pueblo Europeo
Tambien podrán presentarse reclamaciones ante el Defensor del Pueblo
Europeo de conformidad con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la
Comunidad Europea y con el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 11
▼M1
DISPOSICIONESDELACOMISIÓNENMATERIADESEGURIDAD
Considerando lo siguiente:
(1) A fin de desarrollar las actividades de la Comisión en los ámbitos que
exigen un determinado grado de confidencialidad, es conveniente esta-
blecerun sistema exhaustivo de segur idad aplicable a la Comisión, las
demás instituciones, órganos, oficinas y agencias establecidos en virtud
del Tratado CE o del Tratado de la Unión Europea o sobre la base de
dichos Tratados, y los Estados miembros, así como cualquier otro desti-
natario de información clasificada de la Unión Europea, denominada en
lo sucesivo «información clasificada de la UE».
(2) A fin de salvaguardar la eficacia del sistema de seguridad así estable-
cido, la Comisión sólo facilitará información clasificada de la UE a los
órganos externos que ofrezcan garantías de que han adoptado todas las
medidas necesarias para aplicar normas estrictamente equivalentes a las
presentes disposiciones.
(3) Las presentes disposiciones se adoptan sin perjuicio de lo dispuesto en el
Reglamento no3, de 31 de julio de 1958, relativo a la aplicación del
artículo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la
Energía Atómica (1), el Reglamento (CE) no1588/90 del Consejo, de 11
de junio de 1990, relativo a la transmisión a la Oficina Estadística de las
Comunidades Europeas de las informaciones amparadas por el secreto
estadístico (2), y la Decisión C(95) 1510 final de la Comisión, de 23 de
noviembre de 1995, sobre la protección de los sistemas informáticos.
(4) El sistema de seguridad de la Comisión se basa en los principios presen-
tados en la Decisión 2001/264/CE del Consejo, de 19 de marzo de 2001,
por la que se adoptan las normas de seguridad del Consejo (3), a fin de
garantizar el correcto funcionamiento del proceso de adopción de deci-
siones de la Unión.
(5) La Comisión subraya la importancia de que, cuando resulte adecuado, las
demás instituciones queden asociadas a las normas de confidencialidad
necesarias para proteger los intereses de la Unión y de sus Estados
miembros.
(6) La Comisión reconoce la necesidad de crear su propio concepto de segu-
ridad, teniendo en cuenta todos los elementos relativos a la seguridad y
el carácter específico de la Comisión como institución.
(7) Las presentes disposiciones se adoptan sin perjuicio de lo dispuesto en el
artículo 255 del Tratado y el Reglamento (CE) no1049/2001 del Parla-
mento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso
del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de
la Comisión (4).
Artículo 1
Se establecen en el anexo las normas de la Comisión en materia de seguridad.
Artículo 2
1. El miembro de la Comisión encargado de los asuntos de seguridad
adoptará las medidas adecuadas para garantizar que, al tratarse información
clasificada de la UE, se cumplan en la Comisión las normas a que se refiere el
artículo 1 por parte de los funcionarios y otros agentes de la Comisión, del
personal enviado a la Comisión en comisión de servicio, y en todos los locales
de la Comisión, incluidas sus Representaciones y Oficinas en la Unión y sus
Delegaciones en terceros países, así como por parte de los contratistas externos
a la Comisión.
2. Los Estados miembros, las demás instituciones, órganos, oficinas y agen-
cias establecidos en virtud o sobre la base de los Tratados estarán autorizados
para recibir información clasificada de la UE siempre y cuando garanticen que,
cuando se trate este tipo de información, se cumplan en sus servicios y locales
normas estrictamente equivalentes a las normas a que se refiere el artículo 1, en
particular por parte de:
a) los miembros de las Representaciones Permanentes de los Estados miembros
ante la Unión Europea, así como los miembros de las Delegaciones nacio-2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 12
(1)D O no17 de 6.10.1958, p. 406/58.
(2) DO L 151 de 15.6.1990, p. 1.
(3) DO L 101 de 11.4.2001, p. 1.
(4) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.
▼M1
nales que asistan a reuniones de la Comisión o de sus órganos, o que parti-
cipen en otras actividades de la Comisión;
b) otros miembros de las administraciones nacionales de los Estados miembros
que traten información clasificada de la UE, con independencia de que
ejerzan sus funciones en el territorio de los Estados miembros o en el extran-
jero;
c) los contratistas externos y el personal enviado en comisión de servicio que
traten información clasificada de la UE.
Artículo 3
Los países terceros, las organizaciones internacionales y demás órganos estarán
autorizados para recibir información clasificada de la UE siempre y cuando
garanticen que, cuando se trate este tipo de información, se cumplan normas
estrictamente equivalentes a las normas a que se refiere el artículo 1.
Artículo 4
De conformidad con los principios básicos y las normas mínimas de seguridad
recogidos en la Parte I del anexo, el miembro de la Comisión encargado de los
asuntos de seguridad podrá adoptar medidas con arreglo a lo dispuesto en la
Parte II del anexo.
Artículo 5
Las presentes disposiciones sustituirán, a partir de la fecha de su aplicación, a
las siguientes:
a) Decisión C(94) 3282 de la Comisión, de 30 de noviembre de 1994, relativa a
las medidas de seguridad aplicables a la información clasificada facilitada o
transmitida en relación con las actividades de la Unión Europea;
b) Decisión C(1999) 423 de la Comisión, de 25 de febrero de 1999, relativa a
los procedimientos por los que los funcionarios y demás empleados de la
Comisión Europea pueden ser autorizados a tener acceso a la información
clasificada en poderde la Comisión.
Artículo 6
A partir de la fecha de aplicación de las presentes disposiciones, toda la infor-
mación clasificada en poderde la Comisión hasta esa fecha, a excepción de la
información clasificada de Euratom:
a) en caso de proceder de la Comisión, se considerará como información que
deba reclasificarse como «EU RESTRICTED» por defecto, a no ser que su
autor decida darle otra clasificación antes del 31 de enero de 2002, en cuyo
caso dicho autor informará a todos los destinatarios del documento de que se
trate;
b) en caso de que el autor sea ajeno a la Comisión, conservará su clasificación
original y será tratada por consiguiente como información clasificada de la
UE de nivel equivalente, a no serque el autordé su consentimiento a la
desclasificación o recalificación de la información.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
ANEXO
NORMASENMATERIADESEGURIDAD
Índice
PARTE I: PRINCIPIOS BÁSICOS Y NORMAS MÍNIMAS DE SEGU-
RIDAD
1. INTRODUCCIÓN
2. PRINCIPIOS GENERALES
3. FUNDAMENTOS DE LA SEGURIDAD
4. PRINCIPIOS RELATIVOS A LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN4.1.Objetivos
4.2.Definiciones
4.3.Clasificación
4.4.Objetivosdelasmedidasdeseguridad
5. ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD
5.1.Normasmínimascomunes
5.2.Organización
6. SEGURIDAD DEL PERSONAL
6.1.Habilitacióndelpersonal 10
6.2.Registrodelashabilitacionesdelpersonal
6.3.Instruccióndelpersonalenmateriadeseguridad
6.4.Responsabilidaddegestión
6.5.Situacióndelpersonalenmateriadeseguridad
7. SEGURIDAD FÍSICA
7.1.Necesidaddeprotección
7.2.Comprobación
7.3.Seguridaddelosedificios
7.4.Planesdeemergencia
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
9. LUCHA CONTRA EL SABOTAJE Y CONTROL DE OTRAS FORMAS DE
DAÑO INTENCIONADO
10. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA A TERCEROS PAÍSES
Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
PARTEII:ORGANIZACIÓNDELASEGURIDADENLACOMISIÓN11. EL MIEMBRO DE LA COMISIÓN ENCARGADO DE LA SEGURIDAD
12. EL GRUPO CONSULTIVO SOBRE POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA
COMISIÓN
13. EL COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN
14. LA OFICINA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN
15. INSPECCIONES DE SEGURIDAD
16. CLASIFICACIONES, INDICACIONES Y MARCADOS DE SEGURIDAD
16.1.Nivelesdeclasificación
16.2.Indicacionesdeseguridad
16.3.Marcados 14
16.4.Estampacióndelaclasificación
16.5.Estampacióndelasindicacionesdeseguridad
17. GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
17.1.Aspectosgenerales
17.2.Aplicacióndelasclasificaciones
17.3.Recalificaciónydesclasificación
18. SEGURIDAD FÍSICA
18.1.Aspectosgenerales
18.2.Requisitosdeseguridad
18.3.Medidasfísicasdeseguridad
18.3.1.Zonas de seguridad
18.3.2.Zona administrativa
18.3.3.Control de entradas y salidas
18.3.4.Patrullas de guardia
18.3.5.Mobiliario de seguridad y cámaras acorazadas
18.3.6.Cerraduras
18.3.7.Control de las llaves y las combinaciones
18.3.8.Dispositivos de detección de intrusos
18.3.9.Equipo homologado
18.3.10.Protección física de las fotocopiadoras y de los telefax
18.4.Proteccióncontramiradasyescuchasindebidas
18.4.1.Miradas indebidas
18.4.2.Escuchas indebidas
18.4.3.Introducción de aparatos electrónicos y de grabación
18.5.Zonastécnicamenteseguras
19. NORMAS GENERALES SOBRE EL PRINCIPIO DE NECESIDAD DE
CONOCER Y LA HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DEL PERSONAL DE
LA UE
19.1.Aspectosgenerales
19.2.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
TOPSECRET
19.3.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
SECRETyEUCONFIDENTIAL
19.4.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
RESTRICTED
19.5.Traslados
19.6.Introduccionesespeciales
20. PROCEDIMIENTO DE HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DE LOS
FUNCIONARIOS Y OTROS AGENTES DE LA COMISIÓN
21. ELABORACIÓN, DIFUSIÓN, TRANSMISIÓN, SEGURIDAD DEL
PERSONAL DE CORREO, COPIAS ADICIONALES, TRADUCCIONES Y
EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS DE LA UE
21.1.Elaboración
21.2.Difusión
21.3.TransmisióndedocumentosclasificadosdelaUE
21.3.1.Pliegos y acuses de recibo
21.3.2.Transmisión dentro de un edificio o grupo de edificios
21.3.3.Transmisión dentro de un país
21.3.4.Transmisión de un Estado a otro
21.3.5.Transmisión de documentos clasificados como EU RESTRICTED
21.4.Seguridaddelpersonaldecorreo
21.5.Mediostécnicosdetransmisiónelectrónicosyotros2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
21.6.Copias adicionales, traducciones y extractos de documentos clasifi-
cadosdelaUE
22. REGISTROS, COLECCIONES, CONTROLES, ALMACENAMIENTO EN
ARCHIVOS Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA
UE
22.1.RegistroslocalesdeinformaciónclasificadadelaUE
22.2.RegistroEUTOPSECRET
22.2.1.Aspectos generales
22.2.2.Registro central EU TOP SECRET
22.2.3.Registros secundarios EU TOP SECRET
22.3.Inventarios,coleccionesycontrolesdedocumentosclasificadosdela
UE
22.4.AlmacenamientoenarchivosdeinformaciónclasificadadelaUE
22.5.DestruccióndedocumentosclasificadosdelaUE
22.6.Destrucciónensituacionesdeurgencia
23. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES A LAS REUNIONES ESPE-
CÍFICAS CELEBRADAS FUERA DE LOS LOCALES DE LA COMISIÓN EN
LAS QUE SE UTILICE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE
23.1.Aspectosgenerales
23.2.Atribuciones
23.2.1.Oficina de Seguridad de la Comisión
23.2.2.Responsable de seguridad de reunión
23.3Medidasdeseguridad
23.3.1.Zonas de seguridad
23.3.2.Pases
23.3.3.Control de los equipos de fotografía y sonido
23.3.4.Control de maletines, ordenadores portátiles y paquetes
23.3.5.Seguridad técnica
23.3.6.Documentos de las delegaciones
23.3.7.Custodia segura de los documentos
23.3.8.Control de los despachos
23.3.9.Eliminación de los restos de documentos clasificados de la UE
24. INFRACCIONES DE LA SEGURIDAD Y RIESGO A QUE SE EXPONE
LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE
24.1.Definiciones
24.2.Notificacióndelasinfraccionesdelaseguridad
24.3.Accioneslegales
25. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE
TRATADA EN LOS SISTEMAS DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Y DE COMUNICACIÓN
25.1.Introducción
25.1.1.Aspectos generales
25.1.2.Amenazas y vulnerabilidades de los sistemas
25.1.3.Principal objetivo de las medidas de seguridad
25.1.4.Enunciación de los requisitos específicos de seguridad del sistema
(SSRS)
25.1.5.Modos operativos de seguridad
25.2.Definiciones
25.3.Competenciasenmateriadeseguridad
25.3.1.Aspectos generales2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
25.3.2.La Autoridad de acreditación en materia de seguridad (SAA)
25.3.3.La Autoridad INFOSEC (IA)
25.3.4.El propietario de los sistemas técnicos
25.3.5.El propietario de la información (IO)
25.3.6.Usuarios
25.3.7.Formación INFOSEC
25.4.Medidasdeseguridaddecarácternotécnico
25.4.1.Seguridad de personal
25.4.2.Seguridad física
25.4.3.Control de acceso a un sistema
25.5.Medidasdeseguridaddecaráctertécnico
25.5.1.Seguridad de la información
25.5.2.Control y responsabilización de la información
25.5.3.Tratamiento y control de los soportes informáticos extraíbles
25.5.4.Desclasificación y destrucción de soportes informáticos
25.5.5.Seguridad de las comunicaciones
25.5.6.Seguridad en materia de instalación y radiaciones
25.6.Seguridadduranteeltratamiento
25.6.1.Procedimientos operativos de seguridad (SecOPS)
25.6.2.Gestión de la protección y configuración de los programas informáticos
25.6.3.Control de la presencia de virus y programas informáticos destinados a
causar daños
25.6.4.Mantenimiento
25.7.Adquisición
25.7.1.Aspectos generales
25.7.2.Acreditación
25.7.3.Evaluación y certificación
25.7.4.Control sistemático de los elementos de seguridad para una acreditación
continua
25.8.Utilizacióntemporaluocasional
25.8.1.Seguridad de los microordenadores y de los ordenadores personales
(PC)
25.8.2.Utilización de equipos privados para trabajos oficiales de la Comisión
25.8.3.Utilización de equipo perteneciente a un contratista facilitado por un
país para un trabajo oficial de la Comisión
26. ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A
TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
26.1.1.Principios que rigen la comunicación de información clasificada de la
UE
26.1.2.Niveles
26.1.3.Acuerdos en materia de seguridad
APÉNDICE 1: COMPARACIÓN DE LAS CLASIFICACIONES DE
SEGURIDADNACIONALES
APÉNDICE2:GUÍAPRÁCTICADECLASIFICACIÓNAPÉNDICE 3: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFOR-
MACIÓNCLASIFICADADELAUEATERCEROSPAÍSESUORGANI-
ZACIONESINTERNACIONALES:COOPERACIÓNDENIVEL1
APÉNDICE 4: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFOR-
MACIÓNCLASIFICADADELAUEATERCEROSPAÍSESUORGANI-
ZACIONESINTERNACIONALES:COOPERACIÓNDENIVEL22000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
APÉNDICE 5: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFOR-
MACIÓNCLASIFICADADELAUEATERCEROSPAÍSESYORGANI-
ZACIONESINTERNACIONALES:COOPERACIÓNDENIVEL3
APÉNDICE6:LISTADEABREVIATURAS2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
PARTE I: PRINCIPIOS BÁSICOS Y NORMAS MÍNIMAS DE SEGU-
RIDAD
1. INTRODUCCIÓN
Las presentes disposiciones establecen los principios básicos y las normas
mínimas de seguridad que deberán respetar de manera adecuada la Comisión,
en todos sus lugares de trabajo, y todos los destinatarios de información clasifi-
cada de la UE, a fin de salvaguardar la seguridad y garantizar a cada uno el
establecimiento de una norma común de protección.
2. PRINCIPIOS GENERALES
La política de seguridad de la Comisión forma parte integrante de su política
general de gestión interna y está basada por lo tanto en los principios que
regulan su política general.
Se trata de los principios de legalidad, transparencia, responsabilidad y subsidia-
riedad (proporcionalidad).
La legalidad indica la necesidad de permanecer estrictamente en el marco
jurídico a la hora de ejecutar las funciones de seguridad y la necesidad de ajus-
tarse a los requisitos jurídicos. Significa también que las responsabilidades en
materia de seguridad deben basarse en las disposiciones legales adecuadas. Son
plenamente aplicables las disposiciones del Estatuto y, especialmente, su
artículo 17 relativo a la obligación del personal de observar discreción en rela-
ción con la información de la Comisión y su Título VI sobre el régimen
disciplinario. Significa por último que las infracciones a la seguridad que son
responsabilidad de la Comisión deben tratarse de forma coherente con la política
de la Comisión sobre medidas disciplinarias y su política de cooperación con los
Estados miembros en materia de justicia penal.
La transparencia indica la necesidad de claridad por lo que respecta a todas las
normas y disposiciones relativas a la seguridad, de cierto equilibrio entre los
distintos servicios y los diferentes sectores (seguridad física frente a protección
de la información, etc.) y de una política coherente y estructurada de sensibili-
zación a la seguridad. También establece la necesidad de unas directrices claras
por escrito, relativas a la aplicación de las medidas de seguridad.
La responsabilidad significa que se definirán claramente las responsabilidades
en el ámbito de la seguridad. Indica además la necesidad de proceder a pruebas
periódicas a fin de comprobar si se asumen correctamente dichas responsabili-
dades.
La subsidiariedad, o proporcionalidad, significa que la seguridad se organizará
al nivel más bajo posible y más próximo posible de las Direcciones Generales
y los servicios de la Comisión. También indica que las actividades relacionadas
con la seguridad se limitarán exclusivamente a aquellos elementos que la nece-
siten realmente. Significa por último que las medidas de seguridad serán
proporcionales a los intereses que sea preciso proteger y a los riesgos reales o
potenciales en torno a esos intereses, permitiendo una defensa que cause el
mínimo trastorno posible.
3. FUNDAMENTOS DE LA SEGURIDAD
Los fundamentos de una seguridad óptima serán los siguientes:
a) en cada Estado miembro, una organización de seguridad nacional respon-
sable de:
1) recopilar y registrar la información confidencial en materia de espionaje,
sabotaje, terrorismo y otras actividades subversivas y
2) facilitar información y prestar asesoramiento a su Gobierno correspon-
diente y, a través de éste, a la Comisión, sobre la índole de las
amenazas contra la seguridad y sobre los medios de protección frente adichas amenazas;
b) en cada Estado miembro, y en la Comisión, una autoridad técnica en materia
de seguridad de la información (INFOSEC), responsable de colaborar con la
autoridad de seguridad correspondiente a fin de facilitar información y
prestar asesoramiento sobre las amenazas técnicas contra la seguridad y los
medios de protección frente a dichas amenazas;
c) una colaboración periódica entre los Ministerios y los servicios adecuados de
las instituciones europeas con el fin de determinar y recomendar, según
resulte apropiado:
1) qué personas, información y recursos necesitan protección, y
2) unas normas comunes de protección;2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
d) una estrecha colaboración entre la Oficina de Seguridad de la Comisión y los
servicios de seguridad de las demás instituciones europeas, así como la
Oficina de Seguridad de la OTAN.
4. PRINCIPIOS RELATIVOS A LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
4.1.Objetivos
La seguridad de la información tendrá los siguientes objetivos principales:
a) proteger la información clasificada de la UE frente al espionaje, las situa-
ciones de peligro o la divulgación no autorizada;
b) proteger la información de la UE tratada en los sistemas y redes de comuni-
cación e información frente a las amenazas contra su confidencialidad,
integridad y disponibilidad;
c) proteger los locales de la Comisión en los que se encuentra información de la
UE frente al sabotaje y los daños intencionados;
d) en caso de fallo, evaluarel per juicio causado, limitarsus consecuencias y
adoptar las medidas necesarias para remediarlo.
4.2.Definiciones
En las presentes normas se entenderá por:
a) «información clasificada de la UE», toda información y material cuya divul-
gación no autorizada pueda causar perjuicio en distintos grados a los
intereses de la UE, o de uno o varios Estados miembros, ya se origine dicha
información en la UE o proceda de los Estados miembros, terceros países u
organizaciones internacionales;
b) «documento», todo escrito, nota, acta, informe, memorándum, señal o
mensaje, dibujo, fotografía, diapositiva, película, mapa, gráfico, plano,
cuaderno, plantilla, papel carbón, máquina de escribir o cinta mecanográfica,
cinta magnetofónica, casete, disco de ordenador, CD-ROM u otro medio
físico en que se haya registrado información;
c) «material», todo documento según se define en la letra b), así como todo
artículo de equipo, producido o en proceso de producción;
d) «necesidad de conocer», la necesidad de un empleado de tener acceso a
información clasificada de la UE para poder desempeñar una función o tarea;
e) «autorización», la decisión del Presidente de la Comisión de permitir a una
persona el acceso a información clasificada de la UE hasta un nivel determi-
nado, sobre la base del resultado positivo de una comprobación de seguridad
(investigación), llevada a cabo por una autoridad nacional de seguridad de
acuerdo con la legislación nacional;
f) «clasificación», la asignación de un nivel adecuado de seguridad a la infor-
mación cuya divulgación no autorizada podría causar perjuicio en distintos
grados a los intereses de la Comisión o de los Estados miembros;
g) «recalificación» (downgrading — déclassement), la disminución del nivel de
clasificación;
h) «desclasificación» (declassification — déclassification), la supresión de toda
mención de clasificación;
i) «autor», la persona debidamente autorizada que ha redactado un documento
clasificado; en la Comisión, los Jefes de servicio podrán autorizar a su
personal a producir información clasificada de la UE;
j) «servicios de la Comisión», los distintos servicios, incluidos los gabinetes, de
todos los lugares de trabajo, incluido el Centro Común de Investigación, las
Representaciones y Oficinas en la Unión y las Delegaciones en países
terceros.
4.3.Clasificación
a) En lo que atañe a la confidencialidad, se requieren cierta cautela y expe-
riencia a la hora de seleccionar la información y el material que vayan a
protegerse y evaluar el grado de protección requerido. Resulta fundamental
que el grado de protección se corresponda con la importancia que revista,
desde el punto de vista de la seguridad, el elemento concreto de información
y material que haya de protegerse. A fin de garantizar la adecuada difusión
de la información, se adoptarán las medidas necesarias para evitar una clasi-
ficación superior o inferior a la requerida.
b) El sistema de clasificación es el instrumento que permite poner en vigor
estos principios. Deberá aplicarse un sistema de clasificación similar a
efectos de la planificación y organización de los medios necesarios para
luchar contra el espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras amenazas, de2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
tal modo que se garantice la óptima protección de los locales más impor-
tantes donde se encuentre información clasificada y de los puntos más
sensibles de dichos locales.
c) El único responsable de la clasificación de la información será el autor de
dicha información.
d) El nivel de clasificación sólo podrá basarse en el contenido de la informa-
ción.
e) En caso de que se reúnan distintas informaciones, deberá aplicarse al
conjunto un nivel de clasificación al menos equivalente al nivel de clasifica-
ción más elevado. No obstante, se podrá asignar a una recopilación de
informaciones una clasificación más elevada que la de sus distintos compo-
nentes.
f) La clasificación sólo se asignará en caso necesario y durante el plazo nece-
sario.
4.4.Objetivosdelasmedidasdeseguridad
Las medidas de seguridad deberán:
a) aplicarse a todas las personas que tengan acceso a información clasificada, a
los soportes de información clasificada, a todos los locales en que se
encuentre dicha información y a las instalaciones importantes;
b) concebirse de manera tal que permitan detectar a aquellas personas cuya
posición pueda poner en peligro la seguridad de la información clasificada
y de las instalaciones importantes en que se encuentre dicha información, y
proceder a su exclusión o traslado;
c) impedir que personas no autorizadas tengan acceso a la información clasifi-
cada o a las instalaciones en que se encuentre dicha información;
d) garantizar que la información clasificada se difunda únicamente de confor-
midad con el principio de necesidad de conocer, que resulta fundamental
para todos los aspectos referentes a la seguridad;
e) garantizar la integridad (es decir, impedir la alteración, la modificación o la
destrucción no autorizadas) y la disponibilidad (es decir, no se denegará el
acceso a las personas que necesiten la información y estén autorizadas para
accedera ella) de toda la infor mación, clasificada o no clasificada, y, espe-
cialmente, de la información almacenada, procesada o transmitida de forma
electromagnética.
5. ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD
5.1.Normasmínimascomunes
La Comisión garantizará la observancia de normas mínimas comunes de segu-
ridad por parte de todos los destinatarios de información clasificada de la UE
dentro de la institución y bajo su competencia, por ejemplo los servicios y
contratistas, de tal modo que exista la certeza, al comunicarse la información
clasificada de la UE, de que vaya a ser tratada con igual cautela. Estas normas
mínimas incluirán los criterios relativos a la habilitación del personal y los
procedimientos referentes a la protección de la información clasificada de la UE.
La Comisión sólo autorizará el acceso a la información clasificada de la UE a
órganos externos si éstos garantizan que, al tratarse este tipo de información, se
cumplan disposiciones al menos estrictamente equivalentes a las presentes
normas mínimas.
5.2.Organización
La seguridad en la Comisión se articulará en torno a dos niveles:
a) A nivel de la Comisión en su conjunto, habrá una Oficina de Seguridad de la
Comisión con una autoridad de acreditación en materia de seguridad que
actuará también como autoridad Crypto y autoridad TEMPEST, y una auto-
ridad INFOSEC, así como uno o varios registros centrales de información
clasificada de la UE que contarán cada uno con uno o varios controladores
de registro.
b) A nivel de los servicios de la Comisión, la seguridad será responsabilidad de
uno o varios responsables locales de seguridad, uno o varios responsables
centrales de seguridad informática, responsables locales de seguridad
informática y registros locales de información clasificada de la UE que
contarán cada uno con uno o varios controladores de registro.
c) Los órganos centrales de seguridad facilitarán orientaciones operativas a los
órganos locales de seguridad.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
6. SEGURIDAD DEL PERSONAL
6.1.Habilitacióndelpersonal
Todas las personas que necesiten acceder a la información clasificada EU
CONFIDENTIAL o de nivel superior deberán someterse al debido proceso de
habilitación antes de que se les autorice dicho acceso. Una habilitación similar
será necesaria en el caso de las personas cuyas obligaciones impliquen la mani-
pulación técnica o el mantenimiento de sistemas de comunicación e información
que contengan información clasificada. La habilitación tendrá por objeto deter-
minarsi dichas per sonas:
a) son de lealtad incuestionable;
b) son de carácter y discreción tales que no arrojen ninguna duda sobre su inte-
gridad en el tratamiento de la información clasificada;
c) pueden ser sensibles a presiones externas u otras.
En los procedimientos de habilitación deberá investigarse con especial atención
a las personas:
d) a las que vaya a concederse acceso a información clasificada EU TOP
SECRET;
e) que ocupen puestos que conlleven el acceso habitual a un volumen conside-
rable de información clasificada EU SECRET;
f) cuyas obligaciones les den especial acceso a sistemas de comunicación o
información de seguridad y, por lo tanto, la posibilidad de obtener acceso
no autorizado a un importante volumen de información clasificada de la
UE, o de comprometer gravemente la misión de que se trate mediante actos
de sabotaje técnico.
En las circunstancias expuestas en las letras d), e) y f), se utilizarán al máximo
las técnicas de investigación de antecedentes.
Cuando haya que recurrir a personas que carezcan de una «necesidad de
conocer» determinada, en circunstancias en las que puedan acceder a informa-ción clasificada de la UE (por ejemplo, mensajeros, agentes de seguridad,
personal de mantenimiento y limpieza, etc.), dichas personas se someterán
previamente al debido procedimiento de habilitación de seguridad.
6.2.Registrodelashabilitacionesdelpersonal
Todos los servicios de la Comisión que traten información clasificada de la UE
o cuenten con sistemas de comunicación e información de seguridad llevarán un
registro de las habilitaciones concedidas al personal que tengan asignado. Cada
habilitación deberá comprobarse, en función de las circunstancias, con objeto de
garantizar que resulte adecuada a la asignación de la persona en cuestión en ese
momento; la habilitación deberá examinarse de nuevo con carácter prioritario
siempre que se reciba nueva información indicativa de que el mantenimiento
de la asignación de una persona a tareas que implican la utilización de informa-
ción clasificada ha dejado de ser compatible con los intereses en materia de
seguridad. El responsable local de seguridad del servicio de la Comisión llevará
un registro de las habilitaciones en el sector que le corresponda.
6.3.Instruccióndelpersonalenmateriadeseguridad
Todo el personal que trabaje en puestos en los que pueda tener acceso a infor-
mación clasificada recibirá, en el momento de asumir sus funciones y a
intervalos periódicos, instrucciones completas sobre las necesidades en materia
de seguridad y los procedimientos aplicables a tal efecto. Deberá exigirse a
este personal que certifique por escrito que ha leído y comprendido perfecta-
mente las presentes disposiciones en materia de seguridad.
6.4.Responsabilidadesdegestión
Los directivos tendrán la obligación de saber quiénes son los miembros de su
personal que trabajan con información clasificada o tienen acceso a sistemas
de comunicación e información de seguridad, así como la obligación de registrar
y comunicar cuantos incidentes o aparentes muestras de vulnerabilidad puedan
afectara la segur idad.
6.5.Situacióndelpersonalenmateriadeseguridad
Deberán establecerse los procedimientos necesarios para garantizar que, cuando
se den a conocer informaciones negativas en relación con una persona determi-
nada, se determine si ésta trabaja con información clasificada o tiene acceso a
sistemas de comunicación o información de seguridad y se informe a la Oficina
de Seguridad de la Comisión. En caso de que se determine que representa un2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
riesgo para la seguridad, dicha persona será excluida o cesada en las funciones
en que pueda poner en peligro la seguridad.
7. SEGURIDAD FÍSICA
7.1.Necesidaddeprotección
El grado de las medidas de seguridad física que vayan a aplicarse para garan-
tizar la protección de la información clasificada de la UE deberá ser
proporcional al nivel de clasificación y al volumen de la información y del
material de que se trate, así como a los riesgos a que se expongan dicha infor-
mación y material. Todas las personas que estén en posesión de información
clasificada de la UE deberán aplicar prácticas uniformes por lo que respecta a
la clasificación de dicha información y cumplir normas comunes de protección
en relación con la custodia, transmisión y eliminación de la información y del
material que requieran protección.
7.2.Comprobación
Antes de abandonar sin vigilancia los lugares en que se encuentre información
clasificada de la UE, las personas responsables de la custodia de la misma se
cerciorarán de que dicha información quede almacenada de manera segura y
todos los dispositivos de seguridad hayan sido activados (cerraduras, alarmas,
etc.). Deberán llevarse a cabo controles independientes adicionales después de
las horas de trabajo.
7.3.Seguridaddelosedificios
Los edificios en que se encuentren información clasificada de la UE o sistemas
de comunicación e información de seguridad deberán estar protegidos contra el
acceso no autorizado. El tipo de protección proporcionado a la información
clasificada de la UE, por ejemplo, bloqueo de ventanas, cerraduras en las
puertas, guardias en las entradas, sistemas automatizados de control de acceso,
controles y patrullas de seguridad, sistemas de alarma, sistemas de detección de
intrusos y perros de vigilancia, dependerá de:
a) la clasificación, el volumen y la ubicación dentro del edificio de la informa-
ción y del material que requieran protección,
b) la calidad de los muebles de seguridad destinados a esta información y mate-
rial, y
c) la naturaleza física y la ubicación del edificio.
El tipo de protección proporcionado a los sistemas de comunicación e informa-
ción dependerá asimismo de la evaluación del valor de lo que esté en juego y de
los posibles daños que se derivarían en caso de peligrar la seguridad, así como
de la naturaleza física y de la ubicación del edificio en que se encuentre el
sistema, y de la ubicación del sistema dentro del edificio.
7.4.Planesdeemergencia
Deberán elaborarse con antelación planes detallados para la protección de la
información clasificada en caso de plantearse una situación de emergencia a
escala local o nacional.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La seguridad de la información (INFOSEC) se refiere a la determinación y apli-
cación de medidas de seguridad para proteger la información procesada,
almacenada o transmitida a través de sistemas de comunicación e información
y otros sistemas electrónicos frente a la pérdida de confidencialidad, integridad
o disponibilidad de la misma, ya sea accidental o intencionada. Deberán adop-
tarse medidas adecuadas para impedir el acceso de usuarios no autorizados a la
información clasificada de la UE, impedir la denegación de acceso a este tipo de
información a usuarios autorizados y la alteración, la modificación o la destruc-
ción no autorizadas de este tipo de información.
9. LUCHA CONTRA EL SABOTAJE Y CONTROL DE OTRAS FORMAS
DE DAÑO INTENCIONADO
Las precauciones físicas para la protección de instalaciones importantes en las
que se encuentre información clasificada constituyen las mejores garantías de
seguridad para proteger dicha información contra el sabotaje y los daños inten-
cionados, sin que la mera habilitación del personal pueda sustituirlas de manera
eficaz. Se solicitará al órgano nacional competente que facilite información
confidencial relativa al espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras actividades
subversivas.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
10. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA A TERCEROS PAÍSES
Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
Corresponderá a la Comisión adoptar de forma colegiada la decisión de difundir
a un país tercero u organización internacional información clasificada de la UE
procedente de la Comisión. En caso de que el autor de la información que vaya
a difundirse no sea la Comisión, ésta deberá recabar el consentimiento del autor
de la información antes de difundirla. En caso de que no sea posible determinar
el autor, la Comisión asumirá la responsabilidad del mismo.
En caso de que la Comisión reciba información clasificada procedente de
terceros países, organizaciones internacionales o terceras partes, se dará a dicha
información la protección adecuada a su clasificación, equivalente a las normas
establecidas en las presentes disposiciones para la información clasificada de la
UE o a las normas más elevadas exigidas por las terceras partes que difundan la
información. Podrán disponerse controles recíprocos.
Los principios anteriormente expuestos se aplicarán con arreglo a las disposi-
ciones establecidas en los apéndices 3, 4y5d el a sección 26 de la Parte II.
PARTEII: ORGANIZACIÓNDELASEGURIDADENLACOMISIÓN
11. EL MIEMBRO DE LA COMISIÓN ENCARGADO DE LA SEGURIDAD
El miembro de la Comisión encargado de la seguridad:
a) aplicará la política de seguridad de la Comisión;
b) considerará los problemas de seguridad que le transmitan la Comisión o sus
órganos competentes;
c) examinará las cuestiones que impliquen cambios en la política de seguridad
de la Comisión, en estrecha colaboración con las autoridades nacionales de
seguridad (en lo sucesivo, «ANS») de los Estados miembros, u otras autori-
dades apropiadas.
En particular, corresponderá al miembro de la Comisión encargado de la segu-
ridad:
a) coordinar todos los asuntos de seguridad relativos a las actividades de la
Comisión;
b) solicitar a las autoridades designadas por los Estados miembros que las ANS
faciliten habilitaciones de seguridad para el personal empleado en la Comi-
sión, de conformidad con lo dispuesto en la sección 20;
c) investigar u ordenar que se abra una investigación sobre cualquier fuga de
información clasificada de la UE de la existan indicios de que se ha produ-
cido en la Comisión;
d) pedir a las autoridades de seguridad adecuadas que abran una investigación
cuando una fuga de información clasificada de la UE parezca haberse produ-
cido fuera de la Comisión, y coordinar las investigaciones en caso de que
intervenga más de una autoridad de seguridad;
e) inspeccionar periódicamente las disposiciones de seguridad adoptadas para
proteger la información clasificada de la UE;
f) mantener una estrecha relación con todas las autoridades de seguridad intere-
sadas para lograr la coordinación global de la seguridad;
g) mantener bajo constante revisión la política y los procedimientos de segu-
ridad de la Comisión y, en caso necesario, preparar las recomendaciones
adecuadas; en este sentido, el miembro de la Comisión encargado de la segu-
ridad presentará a la Comisión el plan anual de inspecciones preparado por la
Oficina de Seguridad de la Comisión.
12. EL GRUPO CONSULTIVO SOBRE POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA
COMISIÓN
Se creará un Grupo consultivo sobre política de seguridad, que estará compuesto
por el miembro de la Comisión encargado de la seguridad o su delegado, que
será su presidente, y por representantes de las ANS de cada Estado miembro.
También podrá invitarse a representantes de otras instituciones europeas e,
igualmente, podrá invitarse a representantes de los organismos descentralizados
de la UE cuando se debatan cuestiones que les afecten.
El Grupo consultivo sobre política de seguridad se reunirá a instancias de su
presidente o de cualquiera de sus miembros. Su cometido será examinar y
evaluar todas las cuestiones de seguridad pertinentes y presentar a la Comisión
las recomendaciones que procedan.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
13. EL COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN
Se creará un Comité de seguridad de la Comisión, que estará compuesto por el
Secretario General, que ejercerá la presidencia, y por los Directores Generales
del Servicio Jurídico, de Personal y Administración, de Relaciones Exteriores,
de Justicia e Interior y del Centro Común de Investigación, y por los jefes del
servicio de auditoría interna de la Oficina de Seguridad de la Comisión. Podrá
invitarse a otros funcionarios de la Comisión. El mandato de este Comité será
examinar las medidas de seguridad existentes dentro de la Comisión y efectuar
recomendaciones al respecto al miembro de la Comisión encargado de la segu-
ridad.
14. LA OFICINA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN
A fin de cumplirlos cometidos indicados en la sección 11, el miembr o de la
Comisión encargado de la seguridad tendrá a su disposición la Oficina de Segu-
ridad de la Comisión para coordinar, supervisar y aplicar las medidas de
seguridad.
El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será el principal consejero en
materia de seguridad del miembro de la Comisión encargado de la seguridad y
ejercerá las funciones de secretario del Grupo consultivo sobre política de segu-
ridad. En el cumplimiento de sus funciones, dirigirá la actualización de las
normas de seguridad y coordinará las medidas de seguridad con las autoridades
competentes de los Estados miembros y, cuando proceda, con las organizaciones
internacionales vinculadas a la Comisión por acuerdos de seguridad. A estos
efectos, actuará en calidad de funcionario de enlace.
El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será responsable de la acre-
ditación de los sistemas y redes de tecnología de la información (en lo sucesivo,
«TI») dentro de la Comisión. Tomará las decisiones, en colaboración con las
ANS correspondientes, sobre la acreditación de los sistemas y redes de TI en
los que participen, por un lado, la Comisión y, por otro, cualesquiera otros desti-
natarios de información clasificada de la UE.
15. INSPECCIONES DE SEGURIDAD
La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará a cabo inspecciones periódicas
de las disposiciones de seguridad adoptadas para proteger la información clasifi-
cada de la UE.
Para ese fin, podrá pedir la colaboración de los servicios de seguridad de las
demás instituciones de la UE que traten información clasificada de la UE o de
las autoridades nacionales de seguridad de los Estados miembros (1).
La ANS de un Estado miembro podrá efectuar, previa solicitud del Estado
miembro, una inspección de las disposiciones de protección de la información
clasificada de la UE dentro de la Comisión conjuntamente y de común acuerdo
con la Oficina de Seguridad de la Comisión.
16. CLASIFICACIONES, INDICACIONES Y MARCADOS DE SEGURIDAD
16.1.Nivelesdeclasificación (2)
La información se clasificará según los siguientes niveles (véase también el
apéndice 2):
EU TOP SECRET: esta clasificación se aplicará únicamente a la información y
al material cuya divulgación no autorizada pueda causar un perjuicio excepcio-
nalmente grave a los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más
de sus Estados miembros.
EU SECRET: esta clasificación se aplicará únicamente a la información y al
material cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio grave para
los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados
miembros.
EU CONFIDENTIAL: esta clasificación se aplicará a la información y al mate-
rial cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio para los intereses
esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.
EU RESTRICTED: esta clasificación se aplicará a la información y al material
cuya divulgación no autorizada pueda resultar desventajosa para los intereses de
la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 25
(1) Sin perjuicio del Convenio de Viena de 1961 sobre las relaciones diplomáticas y del
Protocolo sobre privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas de 8 de abrilde 1965.
(
2) En el apéndice 1 figura un cuadro comparativo de los niveles de clasificación de segu-
ridad de la UE, de la OTAN, de la UEO y de los Estados miembros.
▼M1
No están permitidas otras clasificaciones.
16.2.Indicacionesdeseguridad
Para fijar límites a la validez de una clasificación (es decir, el momento en el
que se recalifica o desclasifica información clasificada) será posible utilizar
una indicación de seguridad acordada. Esta indicación podrá ser «HASTA
…(hora/fecha)» o «HASTA …(suceso)».
Se aplicarán indicaciones de seguridad adicionales, tales como CRYPTO o cual-
quier otra indicación especial de seguridad reconocida por la UE, cuando exista
una necesidad de distribución limitada y de tratamiento especial además del
designado porla clasificación de segur idad.
Las indicaciones de seguridad únicamente se utilizarán en combinación con una
clasificación.
16.3.Marcados
Puede utilizarse un marcado para especificar el ámbito del documento, para
indicaruna difusión específica basada en el pr incipio de necesidad de conocer
o, en el caso de información no clasificada, para indicar el final de una prohibi-
ción.
Un marcado no constituye una clasificación y no puede utilizarse en lugar de la
clasificación.
El marcado ESDP se aplicará a los documentos y copias de los mismos relativos
a la seguridad y defensa de la Unión o de uno o más de sus Estados miembros,
o referentes a la gestión militar o no militar de crisis.
16.4.Estampacióndelaclasificación
La clasificación se indicará del siguiente modo:
a) en los documentos EU RESTRICTED, pormedios mecánicos o electr ónicos;
b) en los documentos EU CONFIDENTIAL, pormedios mecánicos, a mano, o
mediante impresión en papel preestampillado y registrado;
c) en los documentos EU SECRET y EU TOP SECRET, pormedios mecánicos
o a mano.
16.5.Estampacióndelasindicacionesdeseguridad
Las indicaciones de seguridad se estamparán debajo mismo de la clasificación
del mismo modo que las clasificaciones.
17. GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN
17.1.Aspectosgenerales
La información sólo se clasificará cuando resulte necesario. La clasificación se
indicará clara y correctamente, y se mantendrá únicamente en la medida en que
la información requiera protección.
El único responsable de la clasificación de la información y de cualquier recali-
ficación o desclasificación que se produzca posteriormente será el autor.
Los funcionarios y otros agentes de la Comisión clasificarán, recalificarán o
desclasificarán la información siguiendo instrucciones de su jefe de departa-
mento o con su consentimiento.
Los procedimientos precisos para el tratamiento de los documentos clasificados
habrán sido concebidos para garantizar la protección adecuada de la información
que contengan.
Se reducirá al mínimo el número de personas autorizadas a emitir documentos
EU TOP SECRET y sus nombres se registrarán en una lista elaborada por la
Oficina de Seguridad de la Comisión.
17.2.Aplicacióndelasclasificaciones
La clasificación de un documento se determinará con arreglo al nivel de sensi-
bilidad de su contenido, de acuerdo con la definición de la sección 16. Es
importante que la clasificación se utilice correctamente y con moderación, en
particular en el caso de la clasificación EU TOP SECRET.
El autorde un documento que se vaya a clasificardeber á teneren cuenta las
normas expuestas y abstenerse de clasificar de forma excesiva o insuficiente.
En el apéndice 2 figura una guía práctica de la clasificación.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
Cada página, apartado, sección, anexo, apéndice o documento adjunto de un
documento dado podrá requerir una clasificación diferente, lo que se indicará
en consecuencia. La clasificación global del documento en su totalidad será la
de la parte clasificada al nivel más alto.
La clasificación de una carta o nota de transmisión de documentos será equiva-
lente al nivel más alto de clasificación de los documentos adjuntos. El autor
deberá hacer constar claramente el nivel en que dicha carta o nota debe clasifi-
carse cuando se separe de los documentos adjuntos.
El acceso del público seguirá rigiéndose por el Reglamento (CE) no1049/2001.
17.3.Recalificaciónydesclasificación
Los documentos clasificados de la UE podrán recalificarse o desclasificarse
únicamente con la autorización del autor y, en caso necesario, tras consultar a
las demás partes interesadas. La recalificación o desclasificación se confirmará
por escrito. El autor se encargará de informar de la modificación a sus destina-
tarios; éstos, por su parte, se encargarán de informar de dicha modificación a los
destinatarios subsiguientes a quienes se haya enviado el documento o una copia
del mismo.
Siempre que sea posible, los autores deberán especificar en los documentos
clasificados la fecha, plazo o suceso en que el contenido podrá ser recalificado
o desclasificado. En caso contrario, revisarán los documentos cada cinco años
como mínimo, para comprobar si la clasificación original sigue siendo necesaria.
18. SEGURIDAD FÍSICA
18.1.Aspectosgenerales
El objetivo principal de las medidas físicas de seguridad es impedir que una
persona no autorizada acceda a información o material clasificados de la UE,
impedir el robo y la degradación de equipos y demás bienes, e impedir que se
hostigue o agreda al personal, a otros empleados o a visitantes.
18.2.Requisitosdeseguridad
Todos los locales, zonas, edificios, oficinas, salas, sistemas de comunicación e
información, etc., en que se almacene o trate información o material clasificado
de la UE se protegerán mediante las medidas de seguridad física apropiadas.
Al decidir el grado de seguridad física necesario se tendrán en cuenta todos los
factores pertinentes, como:
a) la clasificación de la información o del material;
b) la cantidad y la forma (por ejemplo, copia en papel o medios de almacena-
miento informáticos) de la información que se guarde;
c) la amenaza evaluada a nivel local que puedan suponerser vicios de inteli-
gencia interesados en la UE, en los Estados miembros, en otras
instituciones o en terceros que posean información clasificada de la UE,
con fines de, por ejemplo, sabotaje, terrorismo y otras actividades subver-
sivas o delictivas.
Las medidas físicas de seguridad aplicadas se concebirán con vistas a:
a) impedir la entrada subrepticia o por la fuerza de intrusos;
b) disuadir, impedir y detectar actos de personal desleal;
c) impedirel acceso a infor mación clasificada de la UE de quienes no tengan
necesidad de conocer.
18.3.Medidasfísicasdeseguridad
18.3.1.Zonas de seguridad
Las zonas en que se trate y almacene información clasificada como EU CONFI-
DENTIAL o de nivel superior se organizarán y estructurarán de forma que
correspondan a una de las categorías siguientes:
a) Zona de seguridad de clase I: una zona en que se trata y almacena informa-
ción EU CONFIDENTIAL o de nivel superior de tal manera que la entrada
en dicha zona constituye, a efectos prácticos, un acceso a información clasi-
ficada. Este tipo de zona requiere:
i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen
todas las entradas y salidas;
ii) un sistema de control de entradas que sólo deje entrar en la zona a las
personas debidamente habilitadas y especialmente autorizadas;2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
iii) una especificación de la clasificación de la información que habitual-
mente se conserve en la zona, es decir, la información a la que se
puede accederentr ando en la zona.
b) Zona de seguridad de clase II: una zona en que se trata y almacena informa-
ción EU CONFIDENTIAL o de nivel superior de manera que pueda
protegerse del acceso de personas no autorizadas mediante controles internos,
como, porejemplo, los locales con oficinas en las que se almacena y tr ata
habitualmente información EU CONFIDENTIAL. Este tipo de zona requiere:
i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen todas
las entradas y salidas;
ii) un sistema de control de entradas por el que sólo puedan entrar en la zona
no acompañadas las personas debidamente habilitadas y autorizadas espe-
cialmente a acceder a la zona; para cualquier otra persona se deberá
disponerla compañía de un vigilante o un contr ol equivalente con el fin
de impedir el acceso sin autorización a información clasificada de la UE
y la entrada no controlada a zonas sujetas a inspecciones técnicas de
seguridad.
Las zonas no ocupadas por personal de servicio las 24 horas del día se
inspeccionarán inmediatamente después del horario habitual de trabajo para
cerciorarse de que la información clasificada de la UE se encuentra segura.
18.3.2.Zona administrativa
Se podrán crear zonas administrativas con un nivel de seguridad inferior alre-
dedorde las zonas de segur idad de clase I y clase II, o en los espacios que
conduzcan a dichas zonas. Estas zonas requerirán un perímetro definido visual-
mente que permita la verificación del personal y de los vehículos. En las zonas
administrativas sólo se tratará y almacenará información clasificada como EU
RESTRICTED e información no clasificada.
18.3.3.Control de entradas y salidas
Las entradas y salidas de las zonas de seguridad de clase I y clase II de todas las
personas que trabajan normalmente en ellas se controlarán mediante un sistema
de pases o de identificación personal. Igualmente se creará un sistema de
comprobación de visitantes que impida el acceso no autorizado a la información
clasificada de la UE. Los sistemas de pases podrán basarse en una identificación
automatizada que se considerará adicional a los guardias, y nunca totalmente
sustitutiva de éstos. Una modificación de la evaluación del riesgo podrá
conllevar el refuerzo de las medidas de control de entradas y salidas, por
ejemplo con motivo de la visita de personalidades.
18.3.4.Patrullas de guardia
Fuera del horario habitual de trabajo se realizarán patrullas por las zonas de
clase I y clase II a fin de proteger el material de la UE de cualquier peligro,
daño o pérdida. La frecuencia de las patrullas se determinará en función de las
circunstancias locales, si bien, a título orientativo, se efectuarán cada dos horas.
18.3.5.Mobiliario de seguridad y cámaras acorazadas
Para almacenar información clasificada de la UE se utilizarán tres clases de
muebles:
— clase A: muebles con homologación nacional para el almacenamiento de
información clasificada como EU TOP SECRET en una zona de seguridad
de clase I o clase II,
— clase B: muebles con homologación nacional para el almacenamiento de
información clasificada como EU SECRET y EU CONFIDENTIAL en una
zona de seguridad de clase I o clase II,
— clase C: mobiliario de oficina adecuado para guardar información clasificada
como EU RESTRICTED únicamente.
En el caso de las cámaras acorazadas construidas dentro de una zona de segu-
ridad de clase I o clase II y de todas las zonas de seguridad de clase I en que se
almacene información EU CONFIDENTIAL y de nivel superior en estanterías
abiertas o expuesta en forma de gráficos, mapas, etc., una AAS deberá certificar
que las paredes, suelos y techos y puertas con cerradura ofrecen un nivel de
protección equivalente al de un mueble de seguridad de la clase homologada
para el almacenamiento de información de la misma clasificación.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
18.3.6.Cerraduras
Las cerraduras utilizadas en los muebles de seguridad y las cámaras acorazadas
en que se almacene información clasificada de la UE habrán de cumplir las
siguientes normas:
— grupo A: homologación nacional para muebles de la clase A,
— grupo B: homologación nacional para muebles de la clase B,
— grupo C: válido únicamente para mobiliario de oficina de la clase C.
18.3.7.Control de las llaves y las combinaciones
Las llaves de los muebles de seguridad no se sacarán de los edificios de la
Comisión. Las combinaciones de los muebles de seguridad deberán ser memori-
zadas por las personas que necesiten conocerlas. El responsable local de
seguridad del correspondiente servicio de la Comisión tendrá bajo su custodia
un juego de llaves de repuesto y un registro escrito de cada combinación, que
se utilizarán en caso de emergencia. Las combinaciones se guardarán en sobres
individuales opacos y sellados. Las llaves de trabajo, llaves de seguridad de
repuesto y combinaciones se guardarán en muebles de seguridad aparte. Las
llaves y combinaciones serán objeto de un nivel de protección de seguridad
nunca inferior al del material al que den acceso.
El número de personas que conozcan las combinaciones de los muebles de segu-
ridad será lo más limitado posible. Las combinaciones se modificarán:
a) cada vez que se reciba un nuevo mueble de seguridad;
b) cada vez que haya un cambio de personal;
c) cada vez que se produzca o se sospeche que se ha producido una situación de
peligro;
d) a intervalos de seis meses, preferentemente, y como mínimo cada doce
meses.
18.3.8.Dispositivos de detección de intrusos
Cuando se utilicen sistemas de alarma, circuitos cerrados de televisión y otros
dispositivos eléctricos para proteger la información clasificada de la UE, se
dispondrá de un suministro de electricidad que garantice la continuidad del
funcionamiento del sistema en caso de interrupción de la alimentación eléctrica
general. También es fundamental que exista una alarma u otro medio de aviso
fiable al personal de vigilancia que entre en funcionamiento en caso de funcio-
namiento incorrecto o de intento de manipulación de los citados sistemas.
18.3.9.Equipo homologado
La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará listas actualizadas, por tipos y
modelos, de los equipos de seguridad que haya homologado para la protección
de información clasificada en diferentes circunstancias y condiciones especifi-
cadas. Para elaborar estas listas, a Oficina de Seguridad de la Comisión se
basará, entre otras fuentes, en la información facilitada por las ANS.
18.3.10.Protección física de las fotocopiadoras y de los telefax
Las fotocopiadoras y los telefax se protegerán físicamente en la medida nece-
saria para garantizar que sólo puedan ser utilizados para tratar información
clasificada por personas autorizadas y que todos los productos clasificados se
sometan a los debidos controles.
18.4.Proteccióncontramiradasyescuchasindebidas
18.4.1.Miradas indebidas
Se tomarán todas las medidas adecuadas día y noche para asegurarse de que
ninguna persona no autorizada vea información clasificada de la UE, así sea
accidentalmente.
18.4.2.Escuchas indebidas
Las oficinas y zonas en que se hable habitualmente sobre información clasifi-
cada como EU SECRET o de nivel superior estarán protegidas contra la
escucha pasiva y activa siempre que exista un riesgo que así lo exija. Corres-
ponderá evaluar este riesgo a la Oficina de Seguridad de la Comisión, tras
consultar, en caso necesario, a las ANS.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
18.4.3.Introducción de aparatos electrónicos y de grabación
No se permitirá la introducción de teléfonos móviles, ordenadores personales,
grabadoras, cámaras y demás aparatos electrónicos o de grabación en las zonas
de seguridad o en las zonas técnicamente seguras sin autorización previa del jefe
de la Oficina de Seguridad de la Comisión.
A fin de determinar las medidas de protección que han de aplicarse en los
locales que puedan prestarse a escucha pasiva (por ejemplo, aislamiento de
paredes, puertas, suelos y techos y medición de radiaciones sospechosas) o a
escucha activa (búsqueda de micrófonos, por ejemplo), la Oficina de Seguridad
de la Comisión podrá solicitar asistencia de especialistas de las ANS.
De la misma forma, cuando las circunstancias así lo exijan, el equipo de tele-
comunicaciones y el equipo de oficina eléctrico o electrónico de cualquier tipo
que se utilice durante las reuniones a nivel EU SECRET o superior podrán
someterse a comprobación por parte de especialistas técnicos en materia de
seguridad de las ANS, a petición del jefe de la Oficina de Seguridad de la
Comisión.
18.5.Zonastécnicamenteseguras
Determinadas zonas podrán designarse zonas técnicamente seguras. Se efectuará
un control especial de entrada a las mismas. Estas zonas se mantendrán cerradas
bajo llave con un método homologado cuando no estén ocupadas y todas las
llaves recibirán tratamiento de llaves de seguridad. Estas zonas se someterán a
inspecciones físicas periódicas, que podrán realizarse igualmente en caso de
entrada o de sospecha de entrada de personas no autorizadas.
Se realizará un inventario detallado del equipo y mobiliario a fin de seguir sus
movimientos. No se introducirá en estas zonas ningún mueble o equipo que no
haya sido minuciosamente inspeccionado por personal de seguridad preparado
especialmente para detectar dispositivos de escucha. Como norma general, no
estará permitido instalar líneas de comunicación en zonas técnicamente seguras
sin autorización previa de la autoridad competente.
19. NORMAS GENERALES SOBRE EL PRINCIPIO DE NECESIDAD DE
CONOCER Y LA HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DEL PERSONAL
DE LA UE
19.1.Aspectosgenerales
Únicamente estarán autorizadas a acceder a información clasificada de la UE las
personas que tengan la «necesidad de conocer» por motivo de su tarea o misión.
El acceso a la información clasificada EU TOP SECRET, EU SECRET y EU
CONFIDENTIAL sólo se autorizará a las personas que posean la debida habili-
tación de seguridad.
La responsabilidad de determinar si existe la «necesidad de conocer» corres-
ponderá al servicio en el que vaya a trabajar la persona de que se trate.
Será responsabilidad de cada servicio solicitar la habilitación de su personal.El procedimiento desembocará en la expedición de un «certificado de segu-
ridad» que indicará el nivel de información clasificada al que podrá acceder la
persona autorizada, así como la fecha de expiración del mismo.
Un certificado de seguridad correspondiente a un nivel de clasificación determi-
nado autorizará a su titular a acceder también a información clasificada de nivel
inferior.
Las personas que no sean funcionarios u otros agentes, por ejemplo contratistas
externos, expertos o consultores, con quienes haya de tratarse o a quienes haya
de mostrarse información clasificada de la UE, deberán poseer una autorización
de seguridad referente a información clasificada de la UE y recibir instrucciones
relativas a su responsabilidad en materia de seguridad.
El acceso del público seguirá rigiéndose por el Reglamento (CE) n
o1049/2001.
19.2.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
TOPSECRET
Todas las personas que vayan a tener acceso a información EU TOP SECRET
se someterán previamente a una comprobación de seguridad para el acceso a
dicha información.
Todas las personas que necesiten acceder a información EU TOP SECRET
serán designadas por el miembro de la Comisión encargado de la seguridad y
su nombre figurará en el correspondiente registro EU TOP SECRET que creará
y llevará la Oficina de Seguridad de la Comisión.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
Antes de teneracceso a infor mación clasificada como EU TOP SECRET, todas
las personas firmarán un certificado en el que conste que han recibido instruc-
ciones sobre los procedimientos de seguridad de la Comisión y que son
plenamente conscientes de su responsabilidad especial de proteger la informa-
ción EU TOP SECRET, así como de las consecuencias previstas en la
normativa de la UE y en la legislación nacional o administrativa en caso de
que la información clasificada pase a manos no autorizadas de manera inten-
cional o pornegligencia.
En caso de que haya personas que accedan a información EU TOP SECRET en
reuniones o circunstancias similares, el controlador competente del servicio u
órgano en el que trabajen dichas personas notificará al órgano que convoque la
reunión que las personas mencionadas están autorizadas para ello.
Los nombres de todas las personas que dejen de desempeñar funciones para las
cuales sea necesario acceder a información EU TOP SECRET se eliminarán de
la lista EU TOP SECRET. Además, se recordará a dichas personas su responsa-
bilidad especial en relación con la protección de la información EU TOP
SECRET. También firmarán una declaración en la que se comprometan a no
utilizar ni transmitir información clasificada como EU TOP SECRET que se
encuentre en su poder.
19.3.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
SECRETyEUCONFIDENTIAL
Todas las personas que vayan a tener acceso a información EU SECRET o EU
CONFIDENTIAL se someterán previamente a una comprobación de seguridad
al nivel correspondiente.
Todas las personas que vayan a tener acceso a información EU SECRET o EU
CONFIDENTIAL deberán tener conocimiento de las correspondientes normas
de seguridad y conocer las consecuencias de las negligencias.
En el caso de las personas que accedan a información EU SECRET o EU
CONFIDENTIAL en reuniones o circunstancias similares, el encargado de segu-
ridad del órgano en que trabajen dichas personas notificará al órgano que
convoque la reunión que dichas personas están autorizadas para ello.
19.4.NormasespecíficassobreelaccesoainformaciónclasificadacomoEU
RESTRICTED
Se darán a conocer a las personas con acceso a información clasificada como
EU RESTRICTED las presentes normas de seguridad, así como las consecuen-
cias de las negligencias.
19.5.Traslados
Cuando un miembro del personal sea trasladado de un puesto que conlleve el
trabajo con material clasificado de la UE, el registro supervisará la transmisión
adecuada del material del funcionario saliente al entrante.
Cuando un miembro del personal sea trasladado a otro puesto que conlleve el
trabajo con material clasificado de la UE, el responsable local de seguridad le
dará las instrucciones adecuadas.
19.6.Instruccionesespeciales
Las personas que tengan que trabajar con información clasificada de la UE
deberán tener conocimiento, en el momento de asumir sus tareas y periódica-
mente con posterioridad, de lo siguiente:
a) los peligros que entraña para la seguridad las conversaciones indiscretas;
b) las precauciones que han de tomar en sus relaciones con los medios informa-
tivos y con representantes de grupos que defienden intereses particulares;
c) la amenaza que suponen las actividades de los servicios de inteligencia que
tienen como objetivo la UE y sus Estados miembros en lo relativo a la infor-
mación y actividades clasificadas de la UE;
d) la obligación de informar inmediatamente a las autoridades de seguridad
correspondientes sobre cualquier aproximación o maniobra sospechosa de
espionaje o cualquier circunstancia anómala que afecte a la seguridad.
Todas las personas expuestas habitualmente a contactos frecuentes con represen-
tantes de países cuyos servicios de inteligencia están interesados en la
información y actividades clasificadas de la UE y de los Estados miembros reci-
birán información sobre las técnicas que utilizan los distintos servicios de
inteligencia.
No existen en la Comisión normas de seguridad referentes a los viajes privados
que realiza el personal habilitado para acceder a información clasificada de la2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
UE. No obstante, la Oficina de Seguridad de la Comisión dará a conocer a los
funcionarios y otros agentes de su ámbito de responsabilidad las normas sobre
viajes a las que puedan estarsujetos.
20. PROCEDIMIENTO DE HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DE LOS
FUNCIONARIOS Y OTROS AGENTES DE LA COMISIÓN
a) Sólo tendrán acceso a información clasificada que obre en poder de la
Comisión los funcionarios y otros agentes de la Comisión o personas que
trabajen en la misma que, por sus tareas y por necesidades del servicio,
deban tener conocimiento de dicha información o utilizarla.
b) Para acceder a información clasificada como EU TOP SECRET, EU
SECRET y EU CONFIDENTIAL, las personas mencionadas en la letra a)
deberán haber sido autorizadas para ello con arreglo al procedimiento
previsto en las letras c) y d).
c) Sólo se concederá la autorización a las personas que hayan sido sometidas a
una comprobación de seguridad por las autoridades nacionales competentes
de los Estados miembros (ANS) conforme al procedimiento previsto en las
letras i) a n).
d) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será el encargado de
conceder las autorizaciones a que se refieren las letras a), b) y c).
e) Concederá la autorización tras recabar el dictamen de las autoridades nacio-
nales competentes de los Estados miembros sobre la base de la
comprobación de seguridad efectuada de acuerdo con las letras i) a n).
f) La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará una lista actualizada de
todos los puestos sensibles, comunicados por los correspondientes servicios
de la Comisión, y de todas las personas que hayan recibido una autorización
(temporal).
g) La autorización, que será válida durante un período de cinco años, no podrá
sobrepasar la duración de las tareas que motivaron su concesión. Podrá ser
renovada de acuerdo con el procedimiento indicado en la letra e).
h) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión retirará la autorización si
considera que existen motivos para ello. La decisión de retirar la autoriza-
ción se notificará al interesado, que podrá solicitar ser oído por el jefe de
la Oficina de Seguridad de la Comisión, y a la autoridad nacional compe-
tente.
i) La comprobación de seguridad se realizará con la asistencia del interesado y
a instancias del jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión. La auto-
ridad nacional competente será la del Estado miembro del que sea nacional
el interesado. Si éste no es un nacional de un Estado miembro de la UE, el
jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión solicitará una comprobación
de seguridad sobre él al Estado miembro en el que esté domiciliado o resida
habitualmente.
j) En el marco del procedimiento de comprobación de seguridad, se pedirá al
interesado que cumplimente una ficha personal de información.
k) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión especificará en su soli-
citud el tipo y el nivel de información clasificada al que tendrá acceso el
interesado, de manera que las autoridades nacionales competentes puedan
llevar a cabo la comprobación de seguridad y dar su opinión sobre el nivel
de autorización que sería adecuado conceder a dicha persona.
l) El conjunto del procedimiento de comprobación de seguridad, junto con los
resultados obtenidos, se regirán por la normativa vigente en el Estado
miembro interesado, incluida la relativa a los recursos.
m) Si las autoridades nacionales competentes de Estado miembro emiten un
dictamen positivo, el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión podrá
conceder la autorización al interesado.
n) Si el dictamen es negativo, las autoridades nacionales competentes lo notifi-
carán al interesado, que podrá solicitar ser oído por el jefe de la Oficina de
Seguridad de la Comisión. Si lo considera necesario, el jefe de la Oficina de
Seguridad de la Comisión podrá solicitar a las autoridades nacionales
competentes cualquier otra aclaración que puedan facilitar. En caso de que
se confirme el dictamen negativo, no se concederá la autorización.
o) Todas las personas a las que se conceda autorización con arreglo a las letras
d) y e) recibirán, en el momento en que se conceda la autorización y a inter-
valos regulares posteriormente, todas las instrucciones necesarias sobre la
protección de la información clasificada y sobre los medios para garantizar
dicha protección. Estas personas firmarán una declaración en la que declaren
que conocen las instrucciones y se comprometen a respetarlas.
p) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión adoptará cuantas medidas
considere necesarias para aplicar la presente sección, en particular en lo2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
relativo a las normas por las que se rige el acceso a la lista de personas
autorizadas.
q) A título excepcional, en caso de que el servicio lo exija, el jefe de la Oficina
de Seguridad de la Comisión podrá conceder una autorización temporal,
previa notificación a las autoridades nacionales competentes y siempre que
éstas no respondan en el plazo de un mes, para un período que no superará
los seis meses, en espera del resultado de la comprobación de seguridad
prevista en la letra i).
r) Las autorizaciones provisionales y temporales concedidas de esta forma no
darán acceso a información clasificada como EU TOP SECRET; sólo
podrán acceder a esta información los funcionarios que hayan superado con
éxito una comprobación de seguridad, con arreglo a lo previsto en la letra i).
En espera del resultado de la comprobación de seguridad, los funcionarios
para los que se ha solicitado una autorización de nivel EU TOP SECRET
podrán ser autorizados con carácter temporal y provisional a acceder a infor-
mación clasificada hasta el nivel EU SECRET inclusive.
21. ELABORACIÓN, DIFUSIÓN, TRANSMISIÓN, SEGURIDAD DEL
PERSONAL DE CORREO, COPIAS ADICIONALES, TRADUCCIONES
Y EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS DE LA UE
21.1.Elaboración
1. Las clasificaciones de la UE se aplicarán según lo establecido en la sección
16. En los documentos EU CONFIDENTIAL y de nivel superior, la clasifi-
cación figurará en la parte central, superior e inferior, de cada página. Todas
las páginas irán numeradas. Todos los documentos clasificados de la UE
llevarán un número de referencia y una fecha. En el caso de los documentos
EU TOP SECRET y EU SECRET, el número de referencia aparecerá en
cada página. Si se han de distribuir varias copias, cada una de ellas llevaráun número de copia, que figurará en la primera página, junto con la indica-
ción del número total de páginas. En los documentos clasificados como EU
CONFIDENTIAL y de nivel superior, todos los anexos y documentos
adjuntos se indicarán en la primera página.
2. Los documentos clasificados como EU CONFIDENTIAL y de nivel superior
serán mecanografiados, traducidos, almacenados, fotocopiados, reproducidos
magnéticamente o microfilmados únicamente por personas autorizadas para
accedera infor mación clasificada de la UE como mínimo hasta el nivel de
clasificación de seguridad correspondiente al documento de que se trate.
3. Las disposiciones por las que se rige la producción informatizada de docu-
mentos clasificados figuran en la sección 25.
21.2.Difusión
1. Únicamente se difundirá información clasificada de la UE a las personas que
tengan necesidad de conocerla y posean la debida habilitación de seguridad.
El autorespecificar á la lista inicial de difusión.
2. La difusión de documentos clasificados como EU TOP SECRET se efectuará
a través de registros EU TOP SECRET (véase sección 22.2). En el caso de
los mensajes EU TOP SECRET, el registro competente podrá autorizar al
jefe del centro de comunicaciones a realizar el número de copias indicado
en la lista de destinatarios.
3. Los documentos clasificados como EU SECRET y de nivel inferior podrán
ser difundidos a su vez por los destinatarios iniciales a otros destinatarios.
No obstante, las autoridades autoras podrán hacer constar cualquier tipo de
restricción que deseen imponer. Cuando se impongan estas restricciones, los
destinatarios sólo podrán difundir los documentos con la autorización de las
autoridades autoras.
4. A la entrada o salida de una Dirección General o Servicio, los documentos
clasificados como EU CONFIDENTIAL y de nivel superior se inscribirán
en el registro local de información clasificada de la UE del servicio de que
se trate. Se anotarán pormenores (referencias, fecha y, en su caso, número de
copia) que permitan identificar los documentos y se incluirán en un registro o
en un soporte informatizado especialmente protegido (véase sección 22.1).
21.3.TransmisióndedocumentosclasificadosdelaUE
21.3.1.Pliegos y acuses de recibo
1. Los documentos clasificados como EU CONFIDENTIAL y de nivel superior
se transmitirán en doble pliego mediante sobres opacos y de gran resistencia.
El sobre interior irá marcado con la correspondiente clasificación de segu-2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
ridad de la UE y, si es posible, con indicación completa del cargo del desti-
natario y de su dirección.
2. Únicamente un controlador de registro (véase sección 22.1), o su sustituto,
podrán abrir el sobre interior y acusar recibo de los documentos adjuntos,
salvo que el sobre vaya dirigido a una persona concreta. En este caso, se
hará constar en el registro correspondiente (véase sección 22.1) la llegada
del sobre, y únicamente la persona a la que éste vaya destinado podrá abrir
el sobre interior y acusar recibo de los documentos que contenga.
3. El sobre interior contendrá un impreso de acuse de recibo, que no estará
clasificado y en el que figurarán el número de referencia, la fecha y el
número de copia del documento, pero nunca la materia de que trate.
4. El sobre interior irá dentro de un sobre exterior en el que se indicará el
número de envío a efectos de recepción. Bajo ningún concepto figurará la
clasificación de seguridad en el sobre exterior.
5. En el caso de los documentos clasificados como EU CONFIDENTIAL o de
nivel superior, los correos y mensajeros recibirán impresos de acuse de
recibo que correspondan al número de envío.
21.3.2.Transmisión dentro de un edificio o grupo de edificios
Dentro de un edificio o grupo de edificios dado, los documentos clasificados
podrán ser transportados en un sobre sellado que lleve únicamente el nombre
del destinatario, a condición de que la persona que los transporte posea una
habilitación equivalente al nivel de clasificación de los documentos.
21.3.3.Transmisión dentro de un país
1. Dentro de un país, los documentos clasificados como EU TOP SECRET
deberán enviarse únicamente a través de un servicio de mensajería oficial o
de personas autorizadas para acceder a información clasificada como EU
TOP SECRET.
2. Cada vez que se recurra a un servicio de mensajería para la transmisión de
un documento EU TOP SECRET fuera de los límites físicos de un edificio o
grupo de edificios, se aplicarán las disposiciones en materia de pliegos y
recepción que figuran en el presente capítulo. La dotación de personal de
los servicios de reparto será tal que los paquetes que contengan documentos
EU TOP SECRET permanezcan en todo momento bajo la supervisión directa
de un funcionario en el que recaiga la responsabilidad.
3. Excepcionalmente, funcionarios que no sean mensajeros podrán llevar docu-
mentos clasificados como EU TOP SECRET fuera de los límites físicos de
un edificio o grupo de edificios, para uso local en reuniones y deliberaciones,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a) el portador esté autorizado a acceder a esos documentos EU TOP
SECRET;
b) el modo de transporte cumpla las normas que regulan la transmisión de
documentos clasificados como EU TOP SECRET;
c) el funcionario no se separe de los documentos EU TOP SECRET en
ningún momento;
d) se tomen disposiciones para que en el registro EU TOP SECRET en el
que se conservan los documentos figure la lista de documentos así trans-
portados, se anoten éstos en un registro y se compruebe su devolución.
4. Dentro de un país dado, los documentos EU SECRET y EU CONFIDEN-
TIAL podrán enviarse bien por correo, si esta transmisión está autorizada
porlas nor mas nacionales y cumple lo dispuesto porellas, bien mediante un
servicio de mensajería, bien por personas autorizadas a acceder a información
clasificada de la UE.
5. La Oficina de Seguridad de la Comisión dictará instrucciones para el
personal que transporte documentos clasificados de la UE que se basarán en
las presentes normas. El portador estará obligado a leer y firmar dichas
instrucciones. En particular, las instrucciones deberán dejar claro que bajo
ningún concepto los documentos podrán:
a) dejar de estar en posesión del portador, a menos que estén bajo custodia
segura, conforme a lo dispuesto en la sección 18;
b) quedar descuidados en transportes públicos o en vehículos privados, o en
lugares como restaurantes u hoteles; no podrán guardarse en cajas fuertes
de hotel ni quedardescuidados en habitaciones de hotel;
c) leerse en lugares públicos, como aviones o trenes.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
21.3.4.Transmisión de un Estado a otro
1. El material clasificado como EU CONFIDENTIAL y de nivel superior será
expedido a través del servicio de correo diplomático o militar.
2. No obstante, podrá permitirse el transporte personal de material clasificado
como EU SECRET y EU CONFIDENTIAL si las disposiciones relativas a
su transporte garantizan que no caiga en manos de personas no autorizadas.
3. El miembro de la Comisión encargado de la seguridad podrá autorizar el
transporte personal cuando no se disponga de correos diplomáticos o mili-
tares o el recurso a los mismos pueda producir un retraso perjudicial para el
funcionamiento de la UE y el destinatario previsto necesite con urgencia el
material. La Oficina de Seguridad de la Comisión dictará instrucciones rela-
tivas al transporte personal de material clasificado hasta el nivel EU
SECRET inclusive por personas que no sean correos diplomáticos o mili-
tares. Dichas instrucciones deberán exigir lo siguiente:
a) el portador deberá tener la habilitación de seguridad adecuada;
b) se anotará el material así transportado en la oficina o registro correspon-
diente;
c) los paquetes o bolsas que contengan material de la UE llevarán un sello
oficial para impedir o disuadir de la inspección por los aduaneros, así
como etiquetas con identificación e instrucciones para la persona que los
encuentre;
d) el portador llevará un certificado de correo u orden de misión reconocidos
por todos los Estados miembros de la UE que lo autoricen a llevar el
paquete identificado;
e) cuando se viaje por tierra no se atravesará un Estado que no sea miembro
de la UE ni se cruzará su frontera, a menos que el Estado de expedición
tenga garantías específicas de ese Estado;
f) todas las disposiciones para el viaje del portador en lo relativo a los
destinos, rutas que se vayan a seguir y medios de transporte que se vayan
a utilizar se ajustarán a las normas de la UE o, si las normas nacionales
en este ámbito son más estrictas, a estas últimas;
g) el material nunca podrá dejar de estar en posesión del portador a menos
que se proteja de acuerdo con las disposiciones en materia de custodia de
seguridad que figuran en la sección 18;
h) el material nunca podrá quedar descuidado en vehículos públicos o
privados, o en lugares como restaurantes u hoteles; o deberá guardarse
en cajas fuertes de hotel o quedar descuidado en habitaciones de hotel;
i) en caso de que el material transportado contenga documentos, éstos no
deberán leerse en lugares públicos (aviones, trenes, etc.).
4. La persona designada para transportar el material clasificado deberá leer y
firmar unas consignas de seguridad que contengan, como mínimo, las instruc-
ciones antes expuestas y los procedimientos que se deberán seguir en caso de
emergencia o cuando el paquete sea detenido por aduaneros o agentes de
seguridad de aeropuerto.
21.3.5.Transmisión de documentos clasificados como EU RESTRICTED
No se establecen medidas especiales para el envío de documentos clasificados
como EU RESTRICTED, salvo que el envío debe efectuarse de tal forma que
dichos documentos no caigan en manos de personas no autorizadas.
21.4.Seguridaddelpersonaldecorreo
Todos los correos y mensajeros utilizados para llevar documentos clasificados
como EU SECRET o EU CONFIDENTIAL habrán de tener la debida habilita-
ción de seguridad.
21.5.Mediostécnicosdetransmisiónelectrónicosyotros
1. Las medidas de seguridad de las comunicaciones estarán concebidas para
garantizar la transmisión segura de información clasificada de la UE. En la
sección 25 figuran las normas detalladas aplicables a la transmisión de dicha
información clasificada de la UE.
2. Únicamente los centros y redes o terminales y sistemas de comunicación
acreditados podrán transmitir información clasificada como EU CONFIDEN-
TIAL o EU SECRET.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
21.6.Copias adicionales, traducciones y extractos de documentos clasifi-
cadosdelaUE
1. Sólo el autor podrá autorizar la copia o traducción de documentos clasifi-
cados como EU TOP SECRET.
2. Si personas sin habilitación EU TOP SECRET necesitan información que, a
pesarde figur aren un documento EU TOP SECRET, no tiene dicha clasifi-
cación, el jefe del registro EU TOP SECRET (véase sección 22.2) podrá ser
autorizado a efectuar la cantidad necesaria de extractos de dicho documento.
Al mismo tiempo, hará lo necesario para garantizar que dichos extractos
reciban la clasificación de seguridad adecuada.
3. Los documentos clasificados como EU SECRET o de nivel inferior podrán
ser reproducidos y traducidos por el destinatario, dentro del marco de las
presentes normas de seguridad y con la condición de que cumpla estricta-
mente con el principio de necesidad de conocer. Las medidas de seguridad
aplicables a los documentos originales serán también aplicables a las repro-
ducciones o traducciones del mismo.
22. REGISTROS, COLECCIONES, CONTROLES, ALMACENAMIENTO EN
ARCHIVOS Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE
LA UE
22.1.RegistroslocalesdeinformaciónclasificadadelaUE
1. En cada servicio de la Comisión, según proceda, uno o más registros locales
de información clasificada de la UE se encargarán del registro, reproducción,
envío, archivo y destrucción de documentos clasificados EU SECRET o EU
CONFIDENTIAL.
2. Cuando un servicio no disponga de un registro local de información clasifi-
cada de la UE, el registro local de información clasificada de la UE de la
Secretaría General cumplirá esa función.
3. Los registros locales de información clasificada de la UE dependerán del jefe
de servicio del que reciben instrucciones. El jefe de estos registros será el
controlador del registro.
4. Los registros locales de información clasificada de la UE serán supervisados
por el responsable local de seguridad en lo relativo a la aplicación de las
disposiciones sobre el tratamiento de los documentos de información clasifi-
cada de la UE y el cumplimiento de las correspondientes medidas de
seguridad.
5. Los funcionarios asignados a los registros locales de información clasificada
de la UE estarán autorizados para poder acceder a la información clasificada
de la UE de conformidad con la sección 20.
6. Bajo la autoridad del jefe de servicio pertinente, los registros locales de
información clasificada de la UE:
a) controlarán las operaciones relativas al registro, reproducción, traducción,
envío y destrucción de dicha información;
b) actualizarán el registro de información clasificada;
c) periódicamente se interrogarán sobre la necesidad de mantener la clasifi-
cación de la información.
7. Los registros locales de información clasificada de la UE mantendrán un
registro con la siguiente información:
a) la fecha de elaboración de la información clasificada;
b) el nivel de clasificación;
c) la fecha en que expira la clasificación;
d) el nombre y el servicio del autor;
e) el destinatario o destinatarios, con el número de serie;
f) el asunto;
g) el número;
h) el número de ejemplares distribuidos;
i) la elaboración de inventarios de la información clasificada transmitida al
servicio;
j) el registro de desclasificación o recalificación de información clasificada.
8. Las normas generales establecidas en la sección 21 se aplicarán a los regis-
tros locales de información clasificada de la UE de la Comisión, a menos que2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
se modifiquen mediante las normas específicas establecidas en la presente
sección.
22.2.RegistroEUTOPSECRET
22.2.1.Aspectos generales
1. Un registro central EU TOP SECRET garantiza el almacenamiento, trata-
miento y distribución de documentos EU TOP SECRET con arreglo a las
presentes disposiciones de seguridad. El jefe del registro EU TOP SECRETserá el controlador EU TOP SECRET.
2. El registro central EU TOP SECRET actuará como la principal autoridad
receptora y emisora de los Estados miembros, con otras instituciones de la
UE, Estados miembros, organizaciones internacionales y terceros Estados
con los que la Comisión tenga acuerdos sobre procedimientos de seguridad
para el intercambio de información clasificada.
3. Cuando sea necesario, se establecerán registros secundarios encargados de la
gestión interna de los documentos EU TOP SECRET, que mantendrán datos
actualizados sobre la circulación de cada documento a cargo del registro
secundario.
4. Los registros secundarios EU TOP SECRET se crearán según lo dispuesto en
la sección 22.2.3 en respuesta a las necesidades a largo plazo y estarán
vinculados a un registro central EU TOP SECRET. Si hay necesidad de
consultardocumentos EU TOP SECRET sólo tempor al y ocasionalmente,
estos documentos podrán darse a conocer sin crear un registro secundario
EU TOP SECRET, siempre que se establezcan normas para garantizar que
permanecen bajo control del registro EU TOP SECRET pertinente y que se
observan todas las normas de seguridad físicas y de personal.
5. Los registros secundarios no transmitirán documentos EU TOP SECRET
directamente a otros registros secundarios del mismo registro central EU
TOP SECRET sin la expresa aprobación de este último.
6. Todos los intercambios de documentos EU TOP SECRET entre registros
secundarios que no dependan del mismo registro central se tramitarán a
través de los registros centrales EU TOP SECRET.
22.2.2.Registro central EU TOP SECRET
En su calidad de controlador, el jefe del registro central EU TOP SECRET se
encargará de:
a) transmitir los documentos EU TOP SECRET con arreglo a lo dispuesto en la
sección 21.3;
b) mantener una lista de todos sus registros secundarios dependientes EU TOP
SECRET, junto con los nombres y firmas de los controladores designados y
de sus suplentes autorizados;
c) guardar recibos de los registros de todos los documentos EU TOP SECRET
distribuidos por el registro central;
d) mantener un registro de los documentos EU TOP SECRET guardados y
distribuidos;
e) mantener una lista actualizada de todos los registros centrales EU TOP
SECRET con los que normalmente mantiene correspondencia, junto con los
nombres y firmas de sus controladores designados y de sus suplentes autori-
zados;
f) velarporla pr otección física de todos los documentos EU TOP SECRET del
registro con arreglo a las normas de la sección 18.
22.2.3.Registros secundarios EU TOP SECRET
En su calidad de controlador, el jefe de un registro secundario EU TOP
SECRET se encargará de:
a) transmitir los documentos EU TOP SECRET con arreglo a lo dispuesto en la
sección 21.3;
b) mantener una lista actualizada de todas las personas autorizadas a tener
acceso a la información EU TOP SECRET bajo su control;
c) distribuir los documentos EU TOP SECRET con arreglo a las instrucciones
del autor o según la necesidad de conocer, comprobando en primer lugar que
el destinatario tiene la habilitación de seguridad exigida;
d) mantener un registro actualizado de todos los documentos EU TOP SECRET
guardados o en circulación bajo su control o que hayan pasado por otros
registros EU TOP SECRET y guardar todos los recibos correspondientes;2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
e) mantener una lista actualizada de los registros EU TOP SECRET con los que
está autorizado a intercambiar documentos clasificados EU TOP SECRET,
junto con los nombres y firmas de los controladores designados y de sus
suplentes autorizados;
f) velarporla pr otección física de todos los documentos EU TOP SECRET del
registro secundario con arreglo a las normas de la sección 18.
22.3.Inventarios,coleccionesycontrolesdedocumentosclasificadosdela
UE
1. Anualmente, cada registro EU TOP SECRET a que se refiere la presente
sección llevará a cabo un inventario detallado de los documentos EU TOP
SECRET. Se considerará que se ha respondido de un documento si el registro
cuenta físicamente con él, o guarda un recibo del registro EU TOP SECRET
al que se ha enviado, un certificado de su destrucción o una instrucción de
recalificación o desclasificación de dicho documento. Los registros presen-
tarán los resultados de los inventarios anuales al miembro de la Comisión
encargado de la seguridad, a más tardar el 1 de abril de cada año.
2. Los registros secundarios EU TOP SECRET presentarán los resultados de su
inventario anual al registro central ante el que son responsables, en la fecha
que determine este último.
3. Los documentos clasificados de la UE de una categoría inferior a la de EU
TOP SECRET se someterán a controles internos de acuerdo con las instruc-
ciones del miembro de la Comisión encargado de la seguridad.
4. Estas operaciones permitirán afianzar la opinión de los poseedores sobre:
a) la posibilidad de recalificar o desclasificar determinados documentos;
b) los documentos que deben destruirse.
22.4.AlmacenamientoenarchivosdeinformaciónclasificadadelaUE
1. La información clasificada de la UE deberá almacenarse en condiciones que
cumplan todos los requisitos pertinentes que se enumeran en la sección 18.
2. Para reducir al mínimo los problemas de almacenamiento, los controladores
de todos los registros estarán autorizados para microfilmar los documentos
EU TOP SECRET, EU SECRET y EU CONFIDENTIAL o para guardarlos
en medios magnéticos u ópticos con objeto de archivarlos, siempre y cuando:
a) el proceso de microfilmado o almacenamiento lo realice personal con
habilitación vigente para el nivel de clasificación apropiado correspon-
diente;
b) el medio de microfilmado o almacenamiento goce de la misma seguridad
que los documentos originales;
c) se informe al autor sobre el microfilmado o almacenamiento de todo
documento EU TOP SECRET;
d) los carretes de fotos u otro tipo de soporte contengan sólo documentos de
la misma clasificación EU TOP SECRET, EU SECRET o EU CONFI-
DENTIAL;
e) el microfilmado o almacenamiento de un documento EU TOP SECRET o
EU SECRET aparezca claramente indicado en el registro utilizado para el
inventario anual;
f) los documentos originales que se hayan microfilmado o almacenado de
otro modo se destruyan con arreglo a las normas establecidas en la
sección 22.5.
3. Estas normas se aplicarán también a cualquier otra forma de almacenamiento
autorizado, como los medios electromagnéticos o los discos ópticos.
22.5.DestruccióndedocumentosclasificadosdelaUE
1. Para evitar una acumulación innecesaria de documentos clasificados de la
UE, los que, a juicio del jefe de la organización que los tenga en su poder,
sean anticuados y excesivos en número se destruirán tan pronto como sea
posible de la manera siguiente:
a) Los documentos EU TOP SECRET sólo los destruirá el registro central
encargado de su custodia. Los documentos destruidos se enumerarán en
un certificado de destrucción, firmado por el controlador EU TOP
SECRET y por el funcionario que haya presenciado la destrucción, que
tendrá la habilitación EU TOP SECRET. En el libro de registro se hará
una anotación al efecto.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
b) El registro conservará los certificados de destrucción, junto con los
impresos de distribución, durante diez años. Sólo cuando se solicite expre-
samente se transmitirán copias al autor o al registro central que
corresponda.
c) Los documentos EU TOP SECRET, incluidos todos los restos de docu-
mentos clasificados que se hayan utilizado para preparar documentos EU
TOP SECRET, como copias defectuosas, borradores de trabajo, notas
mecanografiadas y disquetes, se destruirán, bajo la supervisión de un
controlador de registro EU TOP SECRET, quemándolos, convirtiéndolos
en pasta, triturándolos o reduciéndolos de cualquier otro modo a un estado
en que sean irreconocibles y no puedan reconstituirse.
2. Los documentos EU SECRET los destruirá el registro encargado de su
custodia, bajo la supervisión de una persona con habilitación de seguridad,
utilizando uno de los procesos indicados en la letra c) del apartado 1. Los
documentos EU SECRET que se destruyan se incluirán en certificados de
destrucción firmados que se guardarán en el registro, junto con los impresos
de distribución, durante al menos tres años.
3. Los documentos EU CONFIDENTIAL los destruirá el registro encargado de
su custodia, bajo la supervisión de una persona con habilitación de seguridad,
utilizando uno de los procesos indicados en la letra c) del apartado 1. Se
guardará constancia de su destrucción con arreglo a las instrucciones del
miembro de la Comisión encargado de la seguridad.
4. Los documentos EU RESTRICTED los destruirá el registro encargado de su
custodia o el usuario, con arreglo a las instrucciones del miembro de la
Comisión encargado de la seguridad.
22.6.Destrucciónensituacionesdeurgencia
1. Los servicios de la Comisión prepararán planes basados en las condiciones
locales para proteger el material clasificado de la UE en situaciones de crisis,
incluidos, si fuera necesario, planes de destrucción y evacuación de urgencia.
Asimismo, promulgarán las instrucciones que se estimen necesarias para
impedir que la información clasificada de la UE caiga en manos de personas
no autorizadas.
2. Las disposiciones para la protección o la destrucción de material EU
SECRET y EU CONFIDENTIAL en situaciones de crisis no afectarán en
ningún caso a la protección o destrucción de material EU TOP SECRET,
incluido el equipo de mensajes cifrados, cuyo tratamiento deberá tener prio-
ridad sobre todas las demás tareas.
3. Las medidas que deban adoptarse para la protección y destrucción del equipo
de mensajes cifrados en una situación de urgencia figurarán en instrucciones
específicas.
4. Será necesario disponer de instrucciones in situ en un sobre cerrado.
Asimismo deberá contarse con medios o instrumentos de destrucción.
23. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES A LAS REUNIONES ESPE-
CÍFICAS CELEBRADAS FUERA DE LOS LOCALES DE LA
COMISIÓN EN LAS QUE SE UTILICE INFORMACIÓN CLASIFICADA
DE LA UE
23.1.Aspectosgenerales
Cuando las reuniones de la Comisión u otras reuniones importantes se celebren
fuera de los locales de la Comisión y cuando los requisitos específicos de segu-
ridad relativos a la gran sensibilidad de los temas tratados o de la información
utilizada así lo justifiquen, deberán adoptarse las medidas de seguridad descritas
a continuación. Estas medidas afectan únicamente a la protección de informa-
ción clasificada de la UE, por lo que tal vez sea necesario preparar otras
medidas de seguridad.
23.2.Atribuciones
23.2.1.Oficina de Seguridad de la Comisión
La Oficina de Seguridad de la Comisión deberá cooperar con las autoridades
competentes del Estado miembro en cuyo territorio se celebre la reunión (el
Estado miembro anfitrión) con el fin de garantizar la seguridad de las reuniones
de la Comisión o de otras reuniones importantes, así como la seguridad física de
los delegados y de su personal. Con respecto a la protección de la seguridad,
deberá concretamente garantizar que:
a) se elaboran planes para hacer frente a amenazas de la seguridad e incidentes
relacionados con la seguridad; las medidas en cuestión abarcarán en parti-2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
cularla custodia segur a de documentos clasificados de la UE en los despa-
chos;
b) se adoptan medidas para proporcionar un posible acceso al sistema de comu-
nicaciones de la Comisión para la recepción y transmisión de mensajes
clasificados de la UE; se pedirá al Estado miembro anfitrión que proporcione
acceso a sistemas de telefonía de seguridad, si así se solicita.
La Oficina de Seguridad de la Comisión deberá actuar como órgano consultor
de seguridad para la preparación de la reunión; deberá estar representada in
situpara ayudar y aconsejar al responsable de seguridad de la reunión y a las
delegaciones, si fuera necesario.
Cada una de las delegaciones de una reunión deberá designar un agente de segu-
ridad que se ocupará de la seguridad en su delegación y de mantener contactos
con el responsable de seguridad de la reunión, así como con el representante de
la Oficina de Seguridad de la Comisión, si fuera necesario.
23.2.2.Responsable de seguridad de reunión
Deberá nombrarse un responsable de seguridad de reunión que se encargará, en
general, de la preparación y del control de las medidas generales de seguridad
interna y de la coordinación con las demás autoridades de seguridad en cuestión.
Las medidas adoptadas por dicho agente se referirán en general a lo siguiente:
a) medidas de protección en el lugar donde se celebre la reunión para garantizar
que esta se desarrolla sin incidentes que puedan poner en peligro la segu-
ridad de cualquier información clasificada de la EU que pueda utilizarse;
b) el control del personal autorizado a acceder al lugar donde se celebre la
reunión, a las zonas destinadas a las delegaciones y a las salas de confe-
rencia, y el control de todo el equipo;
c) una coordinación constante con las autoridades competentes del Estado
miembro anfitrión y con la Oficina de Seguridad de la Comisión;
d) la inclusión de instrucciones de seguridad en la documentación de la reunión,
teniendo en cuenta los requisitos establecidos en las presentes normas y cual-
quier otra instrucción de seguridad que se considere necesaria.
23.3.Medidasdeseguridad
23.3.1.Zonas de seguridad
Se crearán las siguientes zonas de seguridad:
a) una zona de seguridad de clase II, constituida por una sala de redacción, los
despachos de la Comisión y su equipo de reprografía y los despachos de las
delegaciones, según convenga;
b) una zona de seguridad de clase I, constituida por la sala de conferencias y las
cabinas de sonido y de interpretación;
c) las zonas administrativas, constituidas por la zona de prensa y las partes del
local de la reunión utilizadas para la administración, la comida y el aloja-
miento, así como la zona inmediatamente contigua al centro de prensa y al
lugarde la r eunión.
23.3.2.Pases
El responsable de seguridad de reunión deberá suministrar las tarjetas adecuadas
que soliciten las delegaciones, según sus necesidades. Siempre que sea nece-
sario, podrá distinguirse entre el acceso a las diferentes zonas de seguridad.
Las instrucciones de seguridad de la reunión deberán exigir que todos los parti-
cipantes ostenten de forma visible y permanente sus tarjetas mientras se
encuentren en el lugar de la reunión, para que el personal de seguridad pueda
controlarlas según se requiera.
Aparte de los participantes con tarjeta, deberá reducirse al mínimo el número de
personas que pueden entrar en el lugar de la reunión. El responsable de segu-
ridad de reunión sólo permitirá que las delegaciones nacionales reciban
visitantes durante la reunión si lo solicitan previamente. Cada visitante
dispondrá de una tarjeta y se deberá rellenar un formulario de entrada con su
nombre y el nombre de la persona objeto de la visita. Los visitantes permane-
cerán siempre acompañados de un guardia de seguridad o de la persona objeto
de la visita. Cuando el visitante abandone el lugar de la reunión, la persona que
lo acompañe deberá entregar su formulario, junto con la tarjeta de visitante, al
personal de seguridad.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
23.3.3.Control de los equipos de fotografía y sonido
En las zonas de seguridad de clase I no podrá entrar ninguna cámara o equipo
de grabación más que el empleado por los fotógrafos y los ingenieros de sonido
debidamente autorizados por el responsable de seguridad de reunión.
23.3.4.Control de maletines, ordenadores portátiles y paquetes
Las personas que tengan un pase con acceso a una zona de seguridad en general
podrán llevar sus maletines y ordenadores portátiles (sólo con alimentación
independiente) sin que se efectúe control alguno. Los paquetes dirigidos a las
delegaciones podrán serán recogidos por éstas y deberán ser comprobados por
el agente de seguridad de la delegación, inspeccionados mediante aparatos espe-
ciales o abiertos por el personal de seguridad. Si el responsable de seguridad de
reunión lo considera necesario, podrán establecerse medidas más estrictas de
inspección de maletines y paquetes.
23.3.5.Seguridad técnica
Un equipo de seguridad técnica se encargará de que la sala de reuniones sea
técnicamente segura y también podrá llevar a cabo un control electrónico
durante la reunión.
23.3.6.Documentos de las delegaciones
Las delegaciones se encargarán de llevar y traer los documentos clasificados de
la UE a las reuniones. También deberán encargarse del control y la seguridad de
esos documentos mientras los utilicen en los locales que se les asignen. Podrá
solicitarse ayuda del Estado miembro anfitrión para llevar y traer los docu-
mentos clasificados al lugar donde se celebre la reunión.
23.3.7.Custodia segura de los documentos
Si la Comisión o las delegaciones no pudieran guardar sus documentos clasifi-
cados de conformidad con las normas establecidas, podrán entregarlos en un
sobre cerrado al responsable de seguridad de reunión, contra entrega del recibo
pertinente, para que éste pueda guardarlos según las normas establecidas.
23.3.8.Control de los despachos
El responsable de seguridad de reunión dispondrá que, al término de cada
jornada de trabajo, se realice una inspección de los despachos de la Comisión
y de las delegaciones para garantizar que todos los documentos clasificados de
la UE están en un lugar seguro. Si no fuera así, tomará las medidas oportunas.
23.3.9.Eliminación de los restos de documentos clasificados de la UE
Todos los restos de documentos se considerarán material clasificado de la UE.
Deberán entregarse papeleras y bolsas a la Comisión y a las delegaciones para
que recojan los papeles. Antes de abandonar los locales que se les hayan asig-
nado, la Comisión y las delegaciones deberán entregar los papeles al
responsable de seguridad de la reunión, que ordenará su destrucción según las
normas.
Al final de la reunión, todos los documentos que la Comisión o las delegaciones
ya no deseen se tratarán como restos de documentos. Antes de levantar las
medidas de seguridad decretadas para la reunión se llevará a cabo un registro
exhaustivo de los locales utilizados porla Comisión y porlas delegaciones. En
la medida de lo posible, los documentos que se hayan entregado a cambio de un
recibo se destruirán de conformidad con lo dispuesto en la sección 22.5.
24. INFRACCIONES DE LA SEGURIDAD Y RIESGO A QUE SE EXPONE
LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE
24.1.Definiciones
Infringir la seguridad es un acto u omisión contrario a una norma de seguridad
de la Comisión que puede poner en peligro o exponer a riesgo información
clasificada de la UE.
La información clasificada de la UE se expone a riesgo cuando cae total o
parcialmente en manos de personas no autorizadas, es decir, que ni tienen la
habilitación de seguridad ni la necesidad de conocer pertinentes, o cuando existe
la probabilidad de que se haya producido este hecho.
La información clasificada de la UE puede exponerse a riesgo por descuido,
negligencia o indiscreción, así como por las actividades de servicios de espio-
naje cuyo objetivo es la UE o sus Estados miembros, en lo tocante a la2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 41
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información clasificada y a las actividades de la UE, o por la actuación de orga-
nizaciones de carácter subversivo.
24.2.Notificacióndelasinfraccionesdelaseguridad
Todas las personas que deban tratar información clasificada de la UE deberán
recibir instrucciones detalladas sobre sus atribuciones en este ámbito. Asimismo,
deberán notificar inmediatamente cualquier infracción de la seguridad de la que
puedan tenerconocimiento.
Cuando un responsable local de seguridad o un agente de seguridad de reunión
descubra o sea informado de una infracción de la seguridad relativa a informa-
ción clasificada de la UE o de la desaparición de material clasificado de la UE,
deberá tomar las medidas oportunas para:
a) proteger las pruebas;
b) aclarar los hechos;
c) evaluar los daños causados y reducirlos al mínimo;
d) impedirque los hechos se r epitan;
e) notificar a las autoridades competentes los efectos de la infracción de la
seguridad.
En este contexto, deberán aportarse los datos siguientes:
i) descripción de la información de que se trata, con su clasificación,
números de referencia y de copia, fecha, autor, asunto y ámbito;
ii) breve descripción de las circunstancias en que se ha producido la infrac-
ción de la seguridad, con la fecha y el período en que pudo exponerse a
riesgo la información;
iii) declaración sobre si se ha informado al autor.
Tan pronto como se notifique que puede haberse producido una infracción, cada
autoridad de seguridad deberá ponerlo inmediatamente en conocimiento de la
Oficina de Seguridad de la Comisión.
Sólo se deberán notificar los casos relativos a información clasificada EU
RESTRICTED cuando presenten características anómalas.
Cuando se le comunique que se ha producido una infracción de la seguridad, el
miembro de la Comisión encargado de la seguridad:
a) lo notificará al autor de la información clasificada de que se trate;
b) pedirá a las autoridades de seguridad competentes que inicien una investiga-
ción;
c) coordinará las investigaciones cuando intervengan en ellas más de una
instancia de seguridad;
d) obtendrá un informe sobre las circunstancias en que se produjo la infracción,
la fecha o período en que pudo ocurrir y en que fue descubierta, con una
descripción detallada del contenido y de la clasificación del material en cues-
tión; también deberá comunicarse el perjuicio ocasionado a los intereses de
la UE o de alguno de sus Estados miembros, así como las medidas adoptadas
para que no vuelva a suceder.
El autor deberá informar a los destinatarios y dar las instrucciones pertinentes.
24.3.Accioneslegales
Todo individuo que sea responsable de poner en peligro información clasificada
de la UE estará sujeto a medidas disciplinarias de conformidad con la normativa
pertinente, en particular el título VI del Estatuto de los funcionarios. Dichas
medidas no serán obstáculo para emprender otras acciones legales.
Cuando proceda y sobre la base del informe mencionado en la sección 24.2, el
miembro de la Comisión encargado de la seguridad tomará todas las medidas
necesarias para permitir que las autoridades nacionales competentes inicien
procedimientos penales.
25. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE
TRATADA EN LOS SISTEMAS DE TECNOLOGÍA DE LA INFOR-
MACIÓN Y DE COMUNICACIÓN
25.1.Introducción
25.1.1.Aspectos generales
La política y los requisitos de seguridad se aplicarán a todos los sistemas y redes
de comunicación (en lo sucesivo, sistemas) que traten información clasificada2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 42
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EU CONFIDENTIAL o de nivel superior. Se aplicarán como complemento de
las disposiciones incluidas en la Decisión C(95) 1510 final de la Comisión, de
23 de noviembre de 1995, relativa la protección de los sistemas informáticos.
Los sistemas que traten información EU RESTRICTED también requerirán
medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de esa información.
Todos los sistemas requerirán medidas de seguridad para proteger tanto su
propia integridad y disponibilidad como la de la información que contienen.
La política de seguridad en materia de tecnología de la información aplicada por
la Comisión incluye los elementos siguientes:
— constituye una parte esencial de la seguridad en general, y complementa
todos los elementos relativos a la seguridad de la información, seguridad
del personal y seguridad física,
— reparto de responsabilidades entre los propietarios de los sistemas técnicos,
los propietarios de la información clasificada de la UE almacenada o tratada
en sistemas técnicos, especialistas de la seguridad informática y usuarios,
— descripción de los principios de seguridad y de las necesidades de cada
sistema de tecnología de la información,
— autorización de dichos principios y necesidades por una autoridad elegida,
— consideración de las amenazas y de las vulnerabilidades concretas en el
sectorde la tecnología de la infor mación.
25.1.2.Amenazas y vulnerabilidades de los sistemas
Se puede definiruna amenaza como la posibilidad de que la segur idad se vea
puesta en peligro de forma accidental o deliberada. En el caso de los sistemas,
dicha amenaza supone la pérdida de cuando menos una de las características de
confidencialidad, integridad y disponibilidad. Por vulnerabilidad se entiende una
debilidad o falta de control que facilitaría o permitiría el que un bien o un obje-
tivo específicos se vieran amenazados.
La información clasificada y desclasificada de la UE tratada en los sistemas de
forma concentrada para una localización, comunicación y utilización rápidas es
vulnerable a numerosas amenazas. Entre ellas está el acceso de usuarios no
autorizados a la información o, al contrario, la denegación del acceso a la
misma a los usuarios autorizados. También hay riesgos de divulgación, corrup-
ción, alteración o supresión no autorizadas de la información. Además, el
material, complejo y a menudo frágil, resulta costoso y suele ser difícil de
reparar o de sustituir rápidamente.
25.1.3.Principal objetivo de las medidas de seguridad
El principal objetivo de las medidas de seguridad expuestas en esta sección es
prestar protección frente a la divulgación no autorizada de información clasifi-
cada de la UE (la pérdida de confidencialidad) y frente a la pérdida de
integridad o de disponibilidad de la información. Para alcanzar un nivel
adecuado de protección de la seguridad de un sistema que trate información
clasificada de la UE, la Oficina de Seguridad de la Comisión deberá definir
unas normas adecuadas de seguridad convencional junto con los procedimientos
y las técnicas especiales de seguridad pertinentes particularmente ideadas para
cada sistema.
25.1.4.Enunciación de los requisitos específicos de seguridad del sistema
(SSRS)
El propietario de los sistemas técnicos (véase la sección 25.3.4) y el propietario
de la información (véase la sección 25.3.5) deberán enunciar los requisitos
específicos de seguridad del sistema (SSRS) para todos los sistemas que traten
información clasificada EU CONFIDENTIAL o de nivel superior, con la contri-
bución y la asistencia del personal del proyecto y de la Oficina de Seguridad de
la Comisión (en calidad de Autoridad INFOSEC, véase la sección 25.3.3) y
deberán ser aprobados por la Autoridad de acreditación en materia de seguridad
(véase la sección 25.3.2).
Será igualmente necesario enunciar los requisitos específicos de seguridad del
sistema siempre que la Autoridad de acreditación en materia de seguridad consi-
dere de capital importancia la disponibilidad e integridad de la información
clasificada EU RESTRICTED o de información no clasificada.
Los requisitos específicos de seguridad del sistema deberán especificarse desde
el primer momento de concepción del proyecto y deberán mejorarse y perfeccio-
narse a medida que el proyecto avance, de forma que desempeñen diversas
funciones en las diferentes fases del ciclo vital del proyecto y del sistema.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
25.1.5.Modos operativos de seguridad
Todos los sistemas que traten información clasificada EU CONFIDENTIAL o
de nivel superior estarán autorizados para funcionar en uno de los siguientes
modos de operación de seguridad o en su equivalente nacional o, cuando fuere
necesario y por períodos diferentes, en más de uno de los siguientes modos de
operación de seguridad:
a) exclusivo;
b) de alto nivel;
c) de múltiples niveles.
25.2.Definiciones
Por «acreditación» se entenderá la autorización y la aprobación concedidas a un
sistema para tratar información clasificada de la UE en su entorno operativo.
Nota:
Dicha acreditación debe efectuarse previa aplicación de todos los procedi-
mientos de seguridad pertinentes y de la obtención de un nivel de protección
suficiente para los elementos del sistema. Normalmente, debe basarse en los
requisitos específicos de seguridad del sistema y, concretamente, en los
siguientes elementos:
a) una declaración del objetivo de acreditación del sistema; en particular, el
nivel o niveles de clasificación de la información que deberá tratarse y el
modo o modos de operación de seguridad que se proponen;
b) la elaboración de un examen de gestión de riesgos para determinar las
amenazas y vulnerabilidades, así como las medidas necesarias para contra-
rrestarlas;
c) los procedimientos operativos de seguridad, con una descripción detallada de
las operaciones propuestas (por ejemplo, modos y servicios que deberán
prestarse), con una descripción de las medidas de seguridad del sistema que
servirán de base a la acreditación;
d) el plan de aplicación y mantenimiento de los dispositivos de seguridad;
e) el plan que prevea las pruebas, la evaluación y la certificación tendentes a
garantizar la seguridad inicial y posterior del sistema o de la red, y
f) la certificación, en su caso, junto con otros elementos de acreditación.
Por «responsable central de seguridad informática» (CISO) se entenderá el
funcionario que, en un servicio central de tecnología de la información, coordina
y supervisa las medidas de seguridad de los sistemas organizados de forma
centralizada.
Por «certificación» se entenderá la expedición de una declaración oficial, basada
en un examen independiente acerca del proceder y de los resultados de una
evaluación, que indique en qué medida un sistema cumple la exigencia de segu-
ridad o un producto de seguridad informática cumple los requisitos de seguridad
previamente establecidos.
Por «seguridad de las comunicaciones» (COMSEC) se entenderá la aplicación a
las telecomunicaciones de medidas de seguridad encaminadas a denegar a las
personas no autorizadas información útil que pudiera derivarse de la posesión y
el estudio de dichas telecomunicaciones o a garantizar la autenticidad de las
mismas.
Nota:
Dichas medidas incluyen tanto la seguridad en materia de criptografía, transmi-
sión y emisión como la seguridad relativa a los procedimientos, a los elementos
físicos, al personal, a los documentos y al ordenador.
Por «seguridad de los ordenadores» (COMPUSEC) se entenderá la aplicación a
un sistema informático de dispositivos de seguridad del soporte material, de los
microprogramas y de los programas informáticos con objeto de protegerle
contra, o impedir, la divulgación, manipulación, modificación o supresión de
información no autorizadas, o la denegación de servicio.
Por «producto de seguridad informática» se entenderá un elemento genérico de
seguridad informática destinado a ser incorporado a un sistema de tecnología de
la información con objeto de mejorar o garantizar la confidencialidad, la inte-
gridad o la disponibilidad de la información tratada.
Por «modo de operación de seguridad exclusivo» se entenderá un modo de
operación en el que TODOS los individuos con acceso al sistema están habili-
tados al nivel más alto de clasificación de la información tratada en el sistema, y
con una necesidad común de conocer TODA la información tratada en el
sistema.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
Notas:
(1) La necesidad común de conocer indica que no existe un requisito obligatorio
de que los dispositivos de seguridad informática permitan separar la infor-
mación dentro del sistema.
(2) Otros dispositivos de seguridad (por ejemplo, físicos, administrativos y de
procedimiento) deberán ajustarse a los requisitos del nivel más alto de clasi-
ficación y de todas las designaciones de las diversas categorías de
información tratada en el sistema.
Por «evaluación» se entenderá el examen técnico detallado, por una autoridad
pertinente, de los aspectos de seguridad de un sistema o de un producto para la
seguridad de la criptografía o del ordenador.
Notas:
(1) La evaluación investiga la presencia de la funcionalidad de seguridad reque-
rida y la ausencia de efectos secundarios indeseables que se deriven de
dicha funcionalidad; asimismo, valora la inalterabilidad de esa funciona-
lidad.
(2) La evaluación determina la medida en que se cumplen los requisitos de
seguridad de un sistema o las exigencias de seguridad de un producto de
seguridad informática, y establece el nivel de garantía del sistema o de la
función de confianza del producto de seguridad informática.
Por «propietario de la información» (IO) se entenderá la autoridad (Jefe de
Unidad) que tiene la responsabilidad de crear, procesar y utilizar la información,
incluida la capacidad de decidir quién está autorizado a acceder a dicha infor-
mación.
Por «seguridad de la información» (INFOSEC) se entenderá la aplicación de
medidas de seguridad para proteger la información tratada, almacenada o trans-
mitida en sistemas electrónicos de comunicación, información u otros, frente a
una pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad, ya sea accidental ointencionada, y para evitar la pérdida de integridad y disponibilidad de los
sistemas en sí mismos.
Las «medidas de INFOSEC» incluyen la seguridad de los ordenadores, de las
transmisiones, de las emisiones y la seguridad de carácter criptográfico, así
como la detección, documentación y respuesta a las amenazas contra la informa-
ción y los sistemas.
Por «zona de tecnología de la información» se entenderá una zona que contiene
uno o varios ordenadores, sus unidades locales periféricas y de archivo, la
unidad de control, las redes exclusivas y el equipo de comunicaciones.
Nota:
Esto no incluye una zona aparte donde haya terminales, puestos de trabajo o
periféricos remotos, aun cuando dichos dispositivos estén conectados al equipo
que se encuentra en la zona de tecnología de la información.
Por «red de tecnología de la información» se entenderá la organización, geográ-
ficamente dispersa, de sistemas de tecnología de la información interconectados
para el intercambio de datos, incluidos los componentes de los sistemas de
tecnología de la información interconectados y su interfaz con las redes de datos
o redes de comunicación de apoyo.
Notas:
(1) Una red de tecnología de la información puede utilizar los servicios de una
o varias redes de comunicación interconectadas para el intercambio de
datos; varias redes de tecnología de la información pueden utilizar los servi-
cios de una red común de comunicación.
(2) Una red de tecnología de la información se denomina «local» si conecta
varios ordenadores que se encuentren en el mismo lugar.
Los «dispositivos de seguridad de una red de tecnología de la información»
comprenden los dispositivos de seguridad de cada sistema de tecnología de la
información que forme parte de la red, pero también los componentes y disposi-
tivos complementarios asociados a dicha red y necesarios para garantizar un
nivel aceptable de protección de la información clasificada (por ejemplo, comu-
nicaciones en red, mecanismos y procedimientos de etiquetado e identificación
de seguridad, controles de acceso, programas y ficheros de seguimiento).
Por «sistema de tecnología de la información» se entenderá un conjunto de
material, métodos, procedimientos y, si es necesario, personal, organizado de
forma que cumpla funciones de tratamiento de la información.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
Notas:
(1) Se trata de un conjunto de estructuras configuradas para tratar información
dentro del sistema.
(2) Dichos sistemas pueden servir de apoyo a la consulta, comando, control y
comunicación, así como a aplicaciones científicas o administrativas,
incluido el tratamiento de textos.
(3) Los límites de un sistema se determinarán generalmente como los elementos
que están bajo el control de un único propietario de los sistemas técnicos.
(4) Un sistema de tecnología de la información podrá contener subsistemas,
algunos de los cuales serán sistemas de tecnología de la información en sí
mismos.
Las «medidas de seguridad de un sistema de tecnología de la información»
comprenden todas las funciones y características de soporte material, micropro-
gramas y programas informáticos; procedimientos operativos, procedimientos de
responsabilidad y controles de acceso, zona de tecnología de la información,
zona de terminales o puestos de trabajo remotos, así como las normas de
gestión, los dispositivos y estructuras físicas, las medidas de control de personal
y de las comunicaciones necesarias para garantizar un nivel aceptable de protec-
ción de la información clasificada que deberá tratarse en un sistema de
tecnología de la información.
Por «responsable local de seguridad informática» (LISO) se entenderá el funcio-
nario que, en un servicio de la Comisión, se encarga de coordinar y supervisar
las medidas de seguridad dentro de su ámbito de actuación.
Por «modo de operación de seguridad de múltiples niveles» se entenderá un
modo de operación en el que NO TODOS los individuos con acceso al sistema
están habilitados al nivel más alto de clasificación de la información tratada enel sistema, y en el cual NO TODOS los individuos con acceso al sistema tienen
una necesidad común de conocer la información tratada en el sistema.
Notas:(1) Este modo de operación permite, simultáneamente, el tratamiento de infor-
maciones de diversos niveles de clasificación y de diferentes designaciones
de categoría de información.
(2) El hecho de que no todos los individuos estén habilitados al nivel más alto y
no tengan una necesidad común de conocerindica que existe el r equisito de
que las medidas de seguridad informática permitan un acceso selectivo a la
información presente en el sistema y la separación de dicha información
dentro del sistema.
Por «zona de terminales o puestos de trabajo remotos» se entenderá una zona
que contiene equipo informático, sus periféricos, terminales o puestos de trabajo
locales y cualquierequipo de comunicaciones asociado, separ ada de una zona de
tecnología de la información.
Por «procedimientos operativos de seguridad» se entenderá los procedimientos
elaborados por el propietario de los sistemas técnicos para definir los principios
que deberán adoptarse en materia de seguridad, los procedimientos operativos
que deberán seguirse y las responsabilidades del personal.
Por «modo de operación de seguridad de alto nivel» se entenderá un modo de
operación en el que TODOS los individuos con acceso al sistema están habili-
tados al nivel más alto de clasificación de la información tratada en el sistema,
pero en el que NO TODOS los individuos con acceso al sistema tienen una
necesidad común de conocer la información tratada en el sistema.
Notas:(1) La falta de una necesidad común de conocerindica la existencia del r equi-
sito de que los dispositivos de seguridad informática permitan un acceso
selectivo a la información presente en el sistema y la separación de dicha
información dentro del sistema.
(2) Otros dispositivos de seguridad (por ejemplo, físicos, de personal y de
procedimiento) deberán ajustarse a los requisitos del nivel más alto de clasi-
ficación y de todas las designaciones de las diversas categorías de
información tratada en el sistema.
(3) Todas las informaciones tratadas o disponibles de un sistema en este modo
de operación, al igual que el producto generado, estarán protegidas al nivel
potencialmente más alto de la designación de la categoría y al nivel más
alto de la clasificación de la información tratada hasta que se decida lo
contrario, a menos que exista una función de etiquetado suficientemente
fiable.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
Por «enunciación de los requisitos específicos de seguridad del sistema» (SSRS)
se entenderá una enumeración completa y explícita de los principios de segu-
ridad que deben observarse y de los requisitos pormenorizados de seguridad
que hay que cumplir. Se basan en la política de seguridad y de evaluación de
riesgos de la Comisión, o vienen impuestos por parámetros como el entorno
operativo, el nivel más bajo de habilitación de seguridad del personal, la clasifi-
cación más alta de la información tratada, el modo operativo de seguridad o las
necesidades de los usuarios. Los requisitos específicos de seguridad del sistema
forman parte integrante de la documentación del proyecto presentada a las auto-
ridades competentes para su aprobación técnica, presupuestaria y de seguridad.
En su forma final, los requisitos específicos de seguridad del sistema consti-
tuyen una verdadera enumeración de los parámetros de seguridad del sistema.
Por «propietario de los sistemas técnicos» (TSO) se entenderá la autoridad
responsable de la creación, mantenimiento, explotación y cierre de un sistema.
Por «contramedidas TEMPEST» se entenderá las medidas de seguridad desti-
nadas a proteger el equipo y las infraestructuras de comunicación frente al
riesgo de que se filtre información clasificada a través de emisiones electromag-
néticas no intencionadas.
25.3.Competenciasenmateriadeseguridad
25.3.1.Aspectos generales
Las competencias consultivas del Grupo consultivo sobre la política de segu-
ridad de la Comisión, definidas en la sección 12, incluyen cuestiones
INFOSEC. Este grupo organizará sus actividades de tal manera que pueda faci-
litar un asesoramiento experto en las cuestiones antes mencionadas.
La Oficina de Seguridad de la Comisión será la encargada de publicar normas
INFOSEC detalladas, a partir de las disposiciones del presente capítulo.
En caso de que surjan problemas relativos a la seguridad (incidentes, quebranta-
mientos, etc.), la Oficina de Seguridad de la Comisión deberá adoptar medidas
inmediatas.
La Oficina de Seguridad de la Comisión dispondrá de una unidad INFOSEC.
25.3.2.La Autoridad de acreditación en materia de seguridad (SAA)
El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será la Autoridad de acredi-
tación en materia de seguridad de la Comisión. La Autoridad de acreditación en
materia de seguridad será responsable de la organización general de la seguridad
y de los ámbitos INFOSEC especializados, a saber, la seguridad de las comuni-
caciones, la seguridad Crypto y la seguridad Tempest.
La Autoridad de acreditación en materia de seguridad se encargará de garantizar
la conformidad de los sistemas con la política de seguridad de la Comisión. Una
de sus tareas consistirá en otorgar la aprobación de un sistema para tratar infor-
mación clasificada de la UE a un nivel de clasificación definido en su entorno
operativo.
La jurisdicción de la SAA de la Comisión incluirá todos los sistemas operativos
en los locales de la Comisión. Cuando diversos componentes de un sistema
recaigan en la jurisdicción de la SAA de la Comisión y de otras SAA, todas
las partes en cuestión podrán designar un comité común de acreditación bajo la
coordinación de la SAA de la Comisión.
25.3.3.La Autoridad INFOSEC (IA)
El jefe de la Unidad INFOSEC de la Oficina de Seguridad de la Comisión será
la Autoridad INFOSEC de la Comisión. La Autoridad INFOSEC se encargará
de las siguientes actividades:
— facilitar asesoramiento técnico y asistencia a la Autoridad de acreditación en
materia de seguridad,
— prestar asistencia en el desarrollo de los requisitos específicos de seguridad
del sistema,
— revisar los requisitos específicos de seguridad del sistema para garantizar su
coherencia con las presentes normas de seguridad y con los documentos
relativos a la política y la arquitectura INFOSEC,
— participar en los grupos o comités de acreditación, cuando sea necesario, así
como facilitar a la Autoridad de acreditación en materia de seguridad reco-
mendaciones INFOSEC sobre la acreditación,
— facilitar apoyo a las actividades de formación e información INFOSEC,
— facilitar asesoramiento técnico en las investigaciones sobre incidentes rela-
cionados con INFOSEC,2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 47
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— definir directrices técnico-políticas para garantizar que únicamente se
utilicen programas informáticos autorizados.
25.3.4.El propietario de los sistemas técnicos
La responsabilidad de la ejecución y del funcionamiento de los controles y de
los dispositivos de seguridad especiales de un sistema recae en el propietario
de dicho sistema, el propietario de los sistemas técnicos. En el caso de los
sistemas gestionados a escala central, deberá nombrarse un responsable central
de seguridad informática. Cada servicio nombrará, según proceda, un respon-
sable local de seguridad informática. La responsabilidad de un propietario de
los sistemas técnicos incluye la elaboración de procedimientos operativos de
seguridad y se prolongará durante el ciclo vital de un sistema, desde la fase de
concepción del proyecto hasta su descarte definitivo.
El propietario de los sistemas técnicos especificará las normas y prácticas de
seguridad que deba cumplir el suministrador del sistema.
El propietario de los sistemas técnicos podrá delegar una parte de sus responsa-
bilidades, por ejemplo, en el responsable local de seguridad informática. Una
sola persona podrá realizar las diversas funciones de INFOSEC.
25.3.5.El propietario de la información (IO)
El propietario de la información será responsable de la información clasificada
de la UE (y de otro tipo de información) que deba ser introducida, procesada y
producida en los sistemas técnicos. Definirá las exigencias para el acceso a
dicha información en los sistemas. Podrá delegar su responsabilidad en un gestor
de la información o en un gestor de base de datos dentro de su ámbito de actua-
ción.
25.3.6.Usuarios
Todos los usuarios serán responsables de garantizar que sus acciones no pongan
en peligro la seguridad del sistema que utilizan.
25.3.7.Formación INFOSEC
Se ofrecerá formación e información INFOSEC a todo el personal que lo nece-
site.
25.4.Medidasdeseguridaddecarácternotécnico
25.4.1.Seguridad de personal
Los usuarios del sistema deberán estar habilitados y tener necesidad de conocer,
según corresponda a la clasificación y al contenido de la información tratada en
su sistema específico. El acceso a determinadas informaciones o equipos especí-
ficos de sistemas de seguridad requerirá una autorización especial otorgada con
arreglo a los procedimientos de la Comisión.
La Autoridad de acreditación en materia de seguridad designará todos los
puestos sensibles y definirá el nivel de autorización y supervisión exigido a
todo el personal que los ocupe.
Los sistemas deberán especificarse y concebirse de forma que se facilite la
distribución de tareas y responsabilidades entre el personal para que ninguna
persona tenga el conocimiento ni el control completo de los puntos clave de
seguridad del sistema.
Las zonas de tecnología de la información y las zonas de terminales o puestos
de trabajo remotos donde la seguridad del sistema pueda alterarse no estarán
ocupadas por un solo funcionario u otro agente autorizado.
Las normas de seguridad de un sistema sólo podrán ser modificadas por al
menos dos personas autorizadas que actúen de común acuerdo.
25.4.2.Seguridad física
Las zonas de tecnología de la información y las zonas de terminales o puestos
de trabajo remotos (según la definición que consta en la sección 25.2) en las que
una información clasificada EU CONFIDENTIAL y de nivel superior se trate
con medios de tecnología de la información, o en las cuales sea posible un
acceso a tal información, se clasificarán como zonas de seguridad de la UE de
clase I o clase II, según convenga.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
25.4.3.Control de acceso a un sistema
Toda la información y todo el material que controlen el acceso a un sistema
estarán protegidos según las disposiciones correspondientes a la clasificación
más alta y a la categoría de información a la cual dicho sistema pueda dar
acceso.
Cuando ya no se utilice para dicho fin, la información y el material de control
de acceso deberán ser destruidos de conformidad con las disposiciones de la
sección 25.5.4.
25.5.Medidasdeseguridaddecaráctertécnico
25.5.1.Seguridad de la información
El autor de la información tendrá la obligación de identificar y clasificar todos
los documentos que contengan información ya sea en forma de impresión en
papel o de soporte informático. En cada página del producto impreso se
indicará, tanto en la cabecera como al pie, la clasificación correspondiente. Los
documentos producidos, ya sean en forma de impresión en papel o de soporte
informático, tendrán la misma clasificación que la información de nivel más
alto que se haya utilizado para producirlos. El modo en que se opere un sistema
podrá también repercutir en la clasificación de los documentos producidos por
ese sistema.
Los servicios de la Comisión y quienes detenten en ella una información estarán
obligados a considerar los problemas que plantean la suma de elementos
discretos de información y las deducciones que puedan hacerse de los elementos
interrelacionados, así como a determinar si es pertinente una clasificación de
nivel más alto para la totalidad de la información.
El hecho de que la información pueda representarse en forma de código abre-
viado, de código de transmisión, o en cualquier otra forma binaria, no le
garantiza protección alguna y, por tanto, no deberá incidir en la clasificación
de la información.
Cuando la información se transfiera de un sistema a otro, deberá protegerse
durante el traslado y en el sistema receptor de manera conforme a la clasifica-
ción y a la categoría originales de la información.
Todos los soportes informáticos deberán tratarse de conformidad con la clasifi-
cación más alta de la información almacenada o de su marcado, y deberán estar
adecuadamente protegidos en todo momento.
Los soportes informáticos reutilizables que sirvan para registrar información
clasificada de la UE mantendrán el nivel más alto de clasificación atribuido alos datos para los que hayan sido utilizados hasta que dicha información se reca-
lifique o desclasifique y el soporte se vuelva a clasificar de manera
correspondiente, o se desclasifique o destruya de conformidad con un procedi-
miento aprobado por la Autoridad de acreditación en materia de seguridad
(véase 25.5.4).
25.5.2.Control y responsabilización de la información
Deberán llevarse registros automáticos (inspecciones de seguimiento) o
manuales para dejar constancia del acceso a la información clasificada EU
SECRET y de nivel superior. Dichos registros se conservarán de conformidad
con las presentes normas de seguridad.
Los productos clasificados de la UE que se mantengan en la zona de tecnología
de la información podrán tratarse como un único elemento clasificado y no hará
falta que se registren, siempre y cuando el material sea identificado, lleve
marcada su clasificación y esté debidamente controlado.
Cuando un sistema genere un producto que trate información clasificada de la
UE y se transmita de una zona de tecnología de la información a una zona de
terminales o puestos de trabajo remotos, se crearán procedimientos, aprobados
por la Autoridad de acreditación en materia de seguridad, para controlar y regis-trar dicho producto. Para la clasificación EU SECRET y de nivel superior,
dichos procedimientos incluirán instrucciones específicas respecto de la fiabi-
lidad de la información.
25.5.3.Tratamiento y control de los soportes informáticos extraíbles
Todos los soportes informáticos extraíbles clasificados EU CONFIDENTIAL y
de nivel superior se tratarán como material clasificado y se les aplicarán las
normas generales. Será preciso adaptar la correspondiente identificación y clasi-
ficación a las características físicas de los soportes, con objeto de que puedan
reconocerse con toda claridad.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
Incumbirá a los usuarios garantizar que la información clasificada de la UE se
archive en soportes que tengan la indicación de clasificación y la protección
adecuadas. Se establecerán procedimientos para garantizar que, a todos los
niveles de información de la UE, el archivo de la información en soportes
informáticos tenga lugar de conformidad con las presentes normas de seguridad.
25.5.4.Desclasificación y destrucción de soportes informáticos
Los soportes informáticos utilizados para registrar información clasificada de la
UE podrán ser recalificados o desclasificados de conformidad con un procedi-
miento aprobado por la Autoridad de acreditación en materia de seguridad.
Los soportes informáticos que hayan contenido información clasificada EU TOP
SECRET o información de categoría especial no serán desclasificados ni reutili-
zados.
Los soportes informáticos que no puedan desclasificarse ni reutilizarse se
destruirán de conformidad con el procedimiento anteriormente mencionado.
25.5.5.Seguridad de las comunicaciones
El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será la Autoridad Crypto.Cuando una información clasificada de la UE se transmita por vía electromag-
nética, se aplicarán medidas especiales para proteger la confidencialidad,
integridad y disponibilidad de dicha transmisión. La Autoridad de acreditación
en materia de seguridad determinará los requisitos relativos a la protección de
las transmisiones frente a la detección y la interceptación. La información trans-
mitida dentro de un sistema de comunicaciones estará protegida conforme a los
requisitos de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Cuando sea preciso recurrir a métodos criptográficos para proteger la confiden-
cialidad, integridad y disponibilidad, dichos métodos y sus productos asociados
deberán ser expresamente aprobados a tal fin por la Autoridad de acreditación
en materia de seguridad en calidad de Autoridad Crypto.
Durante la transmisión, la confidencialidad de la información clasificada EU
SECRET o de nivel superior estará protegida por métodos o productos crip-
tográficos aprobados por el miembro de la Comisión encargado de la seguridad
previa consulta al Grupo consultivo sobre la política de seguridad de la Comi-
sión. Durante la transmisión, la confidencialidad de la información clasificada
EU CONFIDENTIAL o EU RESTRICTED estará protegida por métodos o
productos criptográficos aprobados por la Autoridad Crypto de la Comisión
previa consulta al Grupo consultivo sobre la política de seguridad de la Comi-
sión.
Se establecerán normas detalladas aplicables a la transmisión de información
clasificada de la UE en las instrucciones específicas de seguridad aprobadas
por la Oficina de Seguridad de la Comisión previa consulta al Grupo consultivo
sobre la política de seguridad de la Comisión.
En circunstancias operativas excepcionales, la información clasificada EU
RESTRICTED, EU CONFIDENTIAL y EU SECRET podrá transmitirse en
forma de texto claro siempre y cuando el propietario de la información lo auto-
rice expresamente en cada ocasión y lo registre debidamente. Dichas
circunstancias excepcionales son las siguientes:
a) en circunstancias, inminentes o en curso, de crisis, conflictos o guerras; y
b) cuando la rapidez de la transmisión sea de la mayor importancia, no se
disponga de medios de cifrado y se considere que la información transmitida
no puede explotarse en un lapso de tiempo que influya negativamente en las
operaciones.
Un sistema deberá tener la capacidad de denegar de forma concluyente el acceso
a información clasificada de la UE a cualquiera de sus terminales o puestos de
trabajo remotos, si es necesario desconectándolos físicamente o mediante dispo-
sitivos informáticos especiales aprobados por la Autoridad de acreditación en
materia de seguridad.
25.5.6.Seguridad en materia de instalación y radiaciones
En las especificaciones de la instalación inicial de los sistemas y de cualquier
modificación posterior de la misma deberá establecerse que éstas se efectúan
por instaladores provistos de la necesaria autorización de seguridad, bajo la vigi-
lancia continua de un personal técnico competente habilitado para tener acceso a
información clasificada de la UE de un nivel de clasificación equivalente a la
clasificación más alta que el sistema deba almacenar y tratar.
Los sistemas que traten información clasificada EU CONFIDENTIAL o de nivel
superior estarán protegidos de tal modo que su seguridad no pueda estar amena-2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
zada por radiaciones o una conductividad perjudiciales, cuyo examen y preven-
ción se designarán con el término «Tempest».
Las contramedidas Tempest serán estudiadas y aprobadas por una autoridad
Tempest (véase 25.3.2).
25.6.Seguridadduranteeltratamiento
25.6.1.Procedimientos operativos de seguridad (SecOPS)
Los procedimientos operativos de seguridad definen los principios que deberán
adoptarse en materia de seguridad, los procedimientos operativos que deberán
seguirse y las responsabilidades del personal y se elaborarán bajo la responsabi-
lidad del propietario de los sistemas técnicos.
25.6.2.Gestión de la protección y configuración de los programas informáticos
La protección de seguridad de los programas de aplicación se determinará a
tenor de una evaluación de la clasificación de seguridad del propio programa y
no de la clasificación de la información que deban tratar. Las versiones de los
programas informáticos utilizados deberán comprobarse periódicamente para
garantizar su integridad y correcto funcionamiento.
No se utilizarán versiones nuevas o modificadas de los programas informáticos
para el tratamiento de la información clasificada de la UE hasta que el propie-
tario de los sistemas técnicos los haya comprobado.
25.6.3.Control de la presencia de virus y programas informáticos destinados a
causar daños
Se llevarán a cabo controles para detectar la presencia de virus y programas
informáticos destinados a causar daños, de conformidad con los requisitos de la
Autoridad de acreditación en materia de seguridad.
Antes de su integración en cualquier sistema, todos los soportes informáticos
que lleguen a la Comisión deberán verificarse con objeto de detectar la
presencia de cualquier virus o programa informático destinado a causar daños.
25.6.4.Mantenimiento
Los contratos y procedimientos para el mantenimiento, ya sea éste programado
o realizado previa petición, de los sistemas para los que se haya efectuado unos
requisitos específicos de seguridad del sistema especificarán los requisitos y las
disposiciones aplicables al personal de mantenimiento y al equipo correspon-
diente que entre en una zona de tecnología de la información.
Los requisitos y procedimientos se indicarán con claridad, respectivamente, en
los requisitos específicos de seguridad del sistema y en los procedimientos
operativos de seguridad. Las instrucciones de mantenimiento del contratista que
requieran procedimientos de diagnóstico de acceso remoto se permitirán única-
mente en circunstancias excepcionales, bajo un riguroso control de seguridad y
sólo con la aprobación de la Autoridad de acreditación en materia de seguridad.
25.7.Adquisición
25.7.1.Aspectos generales
Todo producto de seguridad que vaya a utilizarse con el sistema que va a adqui-
rirse deberá haber sido evaluado y certificado o ser objeto de evaluación y
certificación en el momento de la adquisición por parte de un organismo de
evaluación o certificación adecuado de uno de los Estados miembros según
criterios reconocidos a escala internacional (tales como los criterios comunes
para la evaluación de la seguridad de las tecnologías de la información, véase
norma ISO 15408). Para obtener la autorización de la Comisión Consultiva de
Compras y Contratos (CCCC) se exigen procedimientos específicos.
Al decidir si el equipo y, en particular, los soportes informáticos deben arren-
darse en vez de adquirirse, deberá tenerse presente que dicho equipo, una vez
utilizado para tratar información clasificada de la UE, no podrá utilizarse fuera
de un entorno adecuadamente seguro sin ser primero desclasificado con la apro-
bación de la Autoridad de acreditación en materia de seguridad, y que dicha
aprobación no siempre será posible.
25.7.2.Acreditación
Antes de tratar información clasificada de la UE, todos los sistemas para los que
se necesite unos requisitos específicos de seguridad del sistema deberán ser
acreditados por la Autoridad de acreditación en materia de seguridad a tenor2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
de la información contenida en los requisitos específicos de seguridad del
sistema, en los procedimientos operativos de seguridad y en cualquier otro docu-
mento aplicable. Los subsistemas y los terminales y puestos de trabajo remotos
deberán estar acreditados como parte de todos los sistemas a los que estén
conectados. Cuando un sistema sirva al mismo tiempo a la Comisión y a otras
organizaciones, la Comisión y las autoridades de seguridad pertinentes acor-
darán mutuamente la acreditación.
El proceso de acreditación podrá efectuarse con arreglo a una estrategia de acre-
ditación adecuada a un determinado sistema y definida por la Autoridad de
acreditación en materia de seguridad.
25.7.3.Evaluación y certificación
En determinados casos, antes de su acreditación, el soporte material, los micro-
programas y los dispositivos de seguridad informáticos de un sistema se
evaluarán y certificarán como capaces de salvaguardar información en el nivel
de clasificación pertinente.
Los requisitos para la evaluación y certificación se incluirán en la planificación
del sistema y se indicarán claramente en los requisitos específicos de seguridad
del sistema.
Los procesos de evaluación y certificación se llevarán a cabo de conformidad
con las directrices aprobadas por personal técnicamente cualificado y debida-
mente habilitado que actúe en nombre del propietario de los sistemas técnicos.
El personal podrá ser el indicado por una autoridad nacional de evaluación o
certificación designada o por sus representantes designados, por ejemplo un
contratista competente y habilitado.
El grado de los procesos de evaluación y certificación necesarios podrá redu-
cirse (por ejemplo, para incluir únicamente los aspectos de integración) cuando
los sistemas se basen en productos para la seguridad informática evaluados y
certificados a escala nacional.
25.7.4.Control sistemático de los elementos de seguridad para una acredita-
ción continua
El propietario de los sistemas técnicos deberá establecer procedimientos de
control sistemático que garanticen que todos los dispositivos de seguridad del
sistema siguen siendo válidos.
Los tipos de modificación que requieran una nueva acreditación o la aprobación
previa de la Autoridad de acreditación en materia de seguridad deberán identifi-
carse claramente y enunciarse en los requisitos específicos de seguridad del
sistema. Después de cualquier modificación, reparación o fallo que pueda haber
afectado a los dispositivos de seguridad del sistema, el propietario de los
sistemas técnicos se encargará de que se realice un control para garantizar el
funcionamiento correcto de los dispositivos de seguridad. La acreditación del
sistema dependerá normalmente del resultado satisfactorio de dichos controles.
La Autoridad de acreditación en materia de seguridad inspeccionará o revisará
periódicamente todos los sistemas a los que se hayan aplicado dispositivos de
seguridad. Con respecto a los sistemas que traten información clasificada EU
TOP SECRET, las inspecciones se efectuarán al menos una vez al año.
25.8.Utilizacióntemporaluocasional
25.8.1.Seguridad de los microordenadores y de los ordenadores personales
(PC)
Los microordenadores y ordenadores personales con disco fijo (u otros soportes
de memoria permanente), que funcionen autónomamente o en red, y los disposi-
tivos informáticos portátiles (por ejemplo, PC portátiles y «notebooks»
electrónicos) con discos duros fijos, se considerarán medios de almacenamiento
de información en el mismo sentido que los disquetes u otros soportes informá-
ticos extraíbles.
Se aplicará a dichos equipos, por lo que respecta al acceso, tratamiento, almace-
namiento y transporte, el nivel de protección correspondiente al nivel más alto
de clasificación de la información que se haya almacenado o tratado (hasta que
se recalifiquen o desclasifiquen con arreglo a procedimientos aprobados).
25.8.2.Utilización de equipos privados para trabajos oficiales de la Comisión
Para tratar información clasificada de la UE queda prohibida la utilización de
soportes informáticos extraíbles, programas informáticos y soportes materiales
de tecnología de la información privados (por ejemplo, PC y dispositivos
informáticos portátiles) con capacidad de archivar datos.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 52
▼M1
No podrán introducirse soportes materiales, programas informáticos y soportes
informáticos privados en una zona de clase I o clase II en que se trate informa-
ción clasificada de la UE sin la autorización escrita del Jefe de la Oficina de
Seguridad de la Comisión. Dicha autorización únicamente se concederá por
razones técnicas en casos excepcionales.
25.8.3.Utilización de equipo perteneciente a un contratista facilitado por un
país para un trabajo oficial de la Comisión
El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión podrá autorizar la utilización
de equipo de tecnología de la información y de programas informáticos pertene-
cientes a un contratista en organizaciones que prestan apoyo a los trabajos
oficiales de la Comisión. Asimismo podrá autorizar la utilización de equipo de
tecnología de la información y de programas informáticos suministrados por un
país; en tal caso, el equipo de tecnología de la información se someterá al
control del inventario adecuado de la Comisión. En ambos casos, si el equipo
de tecnología de la información sirve para tratar información clasificada de la
UE, se consultará a la Autoridad de acreditación en materia de seguridad con
objeto de que se consideren y lleven a efecto debidamente los elementos de
INFOSEC que sean aplicables a la utilización de ese equipo.
26. ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A
TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
26.1.1.Principios que rigen la comunicación de información clasificada de la
UE
El colegio de miembros de la Comisión decidirá comunicar la información clasi-
ficada de la UE a terceros países u organizaciones internacionales a tenor:
— del carácter y el contenido de dicha información,
— de la «necesidad de conocer» de los destinatarios,— de la apreciación de las ventajas para la UE.
Se solicitará la aprobación del autor de la información clasificada de la UE que
deba entregarse.
Dichas decisiones se adoptarán caso por caso, en función:
— del grado de cooperación deseado con los terceros países u organizaciones
internacionales de que se trate,
— de la confianza que se les pueda otorgar, que se deriva del nivel de segu-
ridad que se aplicaría a la información clasificada de la UE confiada a
dichos países u organizaciones y de la coherencia entre las normas de segu-
ridad aplicables en dichos países u organizaciones y las aplicadas en la UE;
el Grupo consultivo sobre la política de seguridad de la Comisión facilitará a
la Comisión su dictamen técnico sobre este punto.
La aceptación por terceros países u organizaciones internacionales de la infor-
mación clasificada de la UE supondrá la garantía de que dicha información no
se utilizará con fines distintos de los que han motivado la comunicación o el
intercambio de información y de que dichos países u organizaciones proporcio-
narán la protección exigida por la Comisión.
26.1.2.Niveles
Una vez que la Comisión haya decidido que una información clasificada puede
comunicarse o intercambiarse con un determinado país u organización interna-
cional, decidirá sobre el nivel de cooperación que resulta posible. Ello
dependerá, en particular, de la política y la normativa de seguridad que se
aplique en dicho país u organización
Existen tres niveles de cooperación:
Nivel 1
Cooperación con terceros países u organizaciones internacionales cuyas política
y normativa de seguridad son muy similares a las de la UE.
Nivel 2
Cooperación con terceros países u organizaciones internacionales cuyas política
y normativa de seguridad son notablemente distintas de las de la UE.
Nivel 3
Cooperación ocasional con terceros países u organizaciones internacionales
cuyas política y normativa de seguridad no pueden evaluarse.
Cada nivel de cooperación determinará los procedimientos y disposiciones de
seguridad, expuestos en los Apéndices 3, 4 y 5.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 53
▼M1
26.1.3.Acuerdos en materia de seguridad
Una vez que la Comisión haya decidido que existe una necesidad permanente o
a largo plazo de intercambiar información clasificada entre la Comisión y
terceros países u otras organizaciones internacionales, celebrará con ellos
«acuerdos sobre los procedimientos de seguridad para el intercambio de infor-
mación clasificada» que definan el objeto de la cooperación y las normas de
protección recíproca de la información intercambiada
En el caso de la cooperación ocasional de nivel 3 que, por definición, está limi-
tada en el tiempo y en su objeto, podrá hacer las veces de «acuerdo sobre los
procedimientos para el intercambio de información clasificada» un simple
memorando de entendimiento que defina el carácter de la información clasifi-
cada que deba intercambiarse y las obligaciones recíprocas con respecto a
dicha información, a condición de que dicho memorando no sea de clasificación
más alta que EU RESTRICTED.
Los proyectos de acuerdo sobre procedimientos de seguridad o los memorandos
de entendimiento serán debatidos por el Grupo consultivo sobre la política de
seguridad de la Comisión antes de someterlos a la Comisión para que ésta
decida.
El miembro de la Comisión encargado de los temas de seguridad solicitará toda
la asistencia necesaria de la Autoridad de seguridad nacional de los Estados
miembros para garantizar que la información que deba comunicarse se utilice y
proteja de conformidad con lo dispuesto en los acuerdos sobre procedimientos
de seguridad o memorandos de entendimiento.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Apéndice 1
COMPARACIÓNDELASCLASIFICACIONESDESEGURIDADNACIONALES
Clasificación UE EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Clasificación OTAN (1)
Clasificación UEO Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTEDClasificación EURATOM (
2) EURATOM Top Secret EURATOM Secret EURATOM Confidential EURATOM Restricted
Bélgica Très Secret
ZeerGeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
Dinamarca Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrugAlemania STRENG GEHEIM GEHEIM VS (
3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Grecia Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
España Secreto Reservado Confidencial Difusión limitadaFrancia Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irlanda Top Secret Secret Confidential RestrictedItalia Segretissimo Segreto Riservatissimo RiservatoLuxemburgo Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Países Bajos Stg. ZeerGeheim Stg. Geheim Stg. Confidentieel
Austria Streng Geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPortugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Clasificación UE EU TOP SECRET EU SECRET EU CONFIDENTIAL EU RESTRICTED
Finlandia Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Suecia Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig HemligReino Unido Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) OTAN: La correspondencia con las categorías de clasificación de la OTAN se determinará cuando se negocie el acuerdo de seguridad entre la Comisión y l a OTAN.
(2) Reglamento Euratom no3 de 31 de julio de 1958 sobre la protección de la información clasificada de Euratom.
(3) Alemania: VS = Verschlusssache.
(4) Francia: La clasificación «Très Secret Défense», que se refiere a asuntos prioritarios del Gobierno, sólo puede cambiarse con la autorización del P rimer Ministro.▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 56
Apéndice 2
GUÍAPRÁCTICADECLASIFICACIÓN
Esta guía es indicativa y no debe interpretarse que modifica las disposiciones sustantivas expuestas en las secciones 16, 17, 20 y 21.
Clasificación Cuándo Quién MarcadosRecalificación/Desclasificación/Destrucción
Quién Cuándo
EU TOP SECRET:
Esta clasificación se apli-
cará únicamente a la in-
formación y al material
cuya divulgación no
autorizada pueda causar
un perjuicio excepcional-
mente grave a los intere-
ses esenciales de la
Unión Europea o de uno
o más de sus Estados
miembros [16.1].Se existe la probabilidad de que po-
ner en peligro materiales clasificados
EU TOP SECRET:
— amenace directamente la estabili-
dad interna de la UE o de uno de
sus Estados miembros o países
amigos,
— cause en perjuicio excepcional-
mente grave a las relaciones con
países amigos,
— ponga vidas en peligro directa-
mente,
— ocasione un daño excepcional-
mente grave a la capacidad de
funcionarefectivamente o a la se-
guridad de las fuerzas de los Esta-
dos miembros o a las de otros
contribuyentes, o haga que cese
la efectividad de operaciones de
seguridad o de inteligencia suma-
mente valiosas,
— cause un perjuicio grave a largo
plazo a los intereses económicos
de la UE o de los Estados miem-
bros.Personas debidamente
autorizadas (autores),
Directores Generales,
Jefes de Servicio [17.1].
Los autores deberán es-
pecificaruna fecha, pla-
zo o momento en el que
el contenido pueda ser
recalificado o desclasifi-
cado [16.2]. En caso
contrario, revisarán los
documentos en un plazo
máximo de cinco añospara comprobar si la
clasificación original si-
gue siendo necesaria
[17.3].La clasificación EU TOP SECRET se
aplicará a los documentos EU TOP
SECRET, cuando proceda, se pondrá
una indicación de seguridad y/o el
marcado de protección ESDP, por
medios mecánicos y a mano [16.4,
16.5, 16.3].
La clasificación de la UE y las indi-
caciones de seguridad aparecerán en
la parte central superior y central in-
ferior de cada página. Todas las pági-
nas irán numeradas. Todos los docu-
mentos clasificados de la UEllevarán número de referencia y fe-
cha. Esta referencia deberá aparecer
en todas las páginas.
Si se han de distribuir varias copias,
cada una de ellas llevará un número
de copia, que figurará en la primera
página, junto con la indicación del
número total de páginas. Todos los
anexos y documentos adjuntos se in-
dicarán en la primera página [21.1].La clasificación o recalificación de-
pende únicamente del autor, que in-
formará de la modificación a los des-
tinatarios subsiguientes a quienes se
haya enviado el documento o una co-
pia del mismo [17.3].
Los documentos EU TOP SECRET
serán distruidos por el Registo Cen-
tral o registro secundario encargado
de su custodia. Los documentos des-
truidos se relacionarán en un certifi-
cado de destrucción, firmado por el
controlador EU TOP SECRET y porel funcionario que haya precensiado
la destrucción que tendrá la habilita-
ción EU TOP SECRET. En el libro
de registro se hará un apunte al efec-
to. El registro conservará los certifi-
cados de destrucción, junto con los
impresos de distribución, durante
diez años [22.5].Las copias y documentos
sobrantes que ya no sean
necesarios serán destrui-
dos [22.5].
Los documentos EU TOP
SECRET, incluido todo
el material sobrante clasi-
ficado que se haya utili-
zado para preparar docu-
mentos EU TOP
SECRET, como copias
defectuosas, borradores
de trabajo, notas meca-nografiadas y papel car-
bón, serán destruidos
bajo la supervisión de un
controlador EU TOP SE-
CRET; la destrucción se
llevará a cabo quemándo-
los, convirtiéndolos en
pasta, triturándolos o re-
duciéndolos de cualquier
otro modo a un estado en
que sean irreconocibles e
irreconstruibles [22.5].▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 57
Clasificación Cuándo Quién MarcadosRecalificación/Desclasificación/Destrucción
Quién Cuándo
EU SECRET:
Esta clasificación se apli-
cará únicamente a la in-
formación y al material
cuya divulgación no
autorizada pueda causar
un perjuicio excepcional-
mente grave a los intere-
ses esenciales de la
Unión Europea o de uno
o más de sus Estados
miembros [16.1].Si existe la probabilidad de que poner
en peligro materiales clasificados EU
SECRET:
— cree tensiones internacionales,
— cause un perjuicio grave a las re-
laciones con gobiernos amigos,
— ponga vidas en peligro directa-
mente o dañe gravemente el orden
público o la seguridad o libertad
individuales,
— socasione un daño grave a la ca-
pacidad de funcionarefectivamen-
te o a la seguridad de las fuerzas
de los Estados miembros o a las
de otros contribuyentes, o haga
que cese la efectividad de opera-
ciones de seguridad o de inteli-
gencia altamente valiosas,
— ocasione un considerable daño
material a los intereses financie-
ros, monetarios, económicos o co-
merciales de la UE o de uno de
sus Estados miembros.Personas autorizadas
(autores), Directores
Generales, Jefes de Ser-
vicio [17.1].
Los autores deberán es-
pecificaruna fecha o
plazo en que el conteni-
do pueda serr ecalifica-
do o desclasificado
[16.2]. En caso contra-
rio, se revisarán los do-
cumentos en un plazo
máximo de cinco años
para comprobar si la
clasificación original si-
gue siendo necesaria
[17.3].La clasificación EU SECRET se apli-
cará a los documentos EU SECRET
y, cuando proceda, se pondrá una in-
dicación de seguridad y/o un marcado
de protección — ESDP, por medios
mecánicos y a mano [16.4, 16.5,
16.3].
Las clasificaciones de la UE y las in-
dicaciones de seguridad aparecerán en
la parte central superior y central in-
ferior de cada página. Todas las pági-
nas irán numeradas. Todos los docu-
mentos clasificados de la UE
llevarán número de referencia y fe-
cha; esta referencia deberá aparecer
en todas las páginas.
Si se han de distribuir varias copias,
cada una de ellas llevará un número
de copia, que figurará en la primera
página, junto con la indicación del
número total de páginas. Todos los
anexos y documentos adjuntos se re-
lacionarán en la primera página
[21.1].La desclasificación o recalificación
depende únicamente del autor, que in-
formará de la modificación a los des-
tinatarios subsiguientes a quienes se
haya enviado el documento o una co-
pia del mismo [17.3].
Los documentos EU SECRET serán
destruidos por el registro encargado
de su custodia, bajo la supervisión de
una persona con habilitación de segu-
ridad. Los documentos SECRET EU
que sean destruidos se incluirán en
certificados de destrucción firmados
que se guardarán en el registro, junto
con los impresos de destrucción, du-
rante al menos tres años [22.5].Las copias y documentos
sobrantes que ya no sean
necesarios serán destrui-
dos [22.5].
Los documentos EU SE-
CRET, incluido todo el
material sobrante clasifi-
cado que se haya utiliza-
do para preparar docu-
mentos EU SECRET,
como copias defectuosas,
borradores de trabajo, no-
tas mecanografiadas y pa-
pel carbón, serán destrui-
dos; la destrucción se
llevará a cabo quemándo-
los, convirtiéndolos en
pasta, triturándolos o re-
duciéndolos de cualquier
otro modo a un estado en
que sean irreconocibles e
irreconstruibles [22.5].▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 58
Clasificación Cuándo Quién MarcadosRecalificación/Desclasificación/Destrucción
Quién Cuándo
EU CONFIDENTIAL:
Esta clasificación se apli-
cará únicamente a la in-
formación y al material
cuya divulgación no
autorizada pueda suponer
un perjuicio para los inte-
reses esenciales de la
Unión Europea o de uno
o más de sus Estados
miembros [16.1].Si existe la probabilidad de que poner
en peligro materiales clasificados EU
CONFIDENTIAL:
— perjudique las relaciones diplomá-
ticas, es decir, ocasione una pro-
testa formal u otras sanciones;
— perjudique la seguridad o libertad
individuales,
— perjudique la capacidad de funcio-
narefectivamente o la segur idad
de las fuerzas de los Estados
miembros o las de otros contribu-
yentes, o disminuya la efectividad
de operaciones de seguridad o de
inteligencia valiosas,
— menoscabe notablemente la viabi-
lidad financiera de organizaciones
importantes,
— impida la investigacón de delitos
graves o facilite que se cometan,
— menoscabe notablemente los inte-
reses financieros, económicos y
comerciales de la UE o de sus Es-
tados miembros,
— ponga graves obstáculos al desa-
rrollo o al funcionamiento de
políticas prioritarias de la UE,
— interrumpa o perturbe notable-
mente actividades importantes de
la UE.Personas autorizadas
(autores), Directores
Generales y Jefes de
Servicio [17.1].
Los autores deberán es-
pecificaruna fecha o
plazo en que el conteni-
do pueda serr ecalifica-
do o desclasificado. En
caso contrario, revisarán
los documentos en un
plazo máximo de cinco
años, para comprobar si
la clasificación original
sigue siendo necesaria
[17.3].La clasificación EU CONFIDEN-
TIAL se aplicará a los documentos
EU CONFIDENTIAL, y, cuando pro-
ceda, se pondrá la indicación de segu-
ridad y/o el marcado de protección
ESDP pormedios mecánicos y a
mano o mediante impresión en papel
preestampillado y registrado [16.4,16.5, 16.3].
Las clasificaciones de la UE figurarán
en la parte central superior y central
inferior de cada página; todas las
páginas irán marcadas. Todos los do-
cumentos llevarán número de referen-
cia y fecha.
Todos los anexos y documentos ad-
juntos se indicarán en la primera
página [21.1].La desclasificación o recalificación
depende únicamente del autor, que in-
formará de la modificación a los des-
tinatarios subsiguientes a quienes se
haya enviado el documentos o una
copia del mismo [17.3].
Los documentos EU CONFIDEN-
TIAL serán destruidos por el registro
encargado de su custodia bajo la su-
pervisión de una persona habilitada.
Se guardará constancia de su destruc-
ción con arreglo a la normativa nacio-
nal y, en el caso de la Comisión o de
los organismos descentralizados de la
UE, con arreglo a las intrucciones del
Presidente [22.5].Las copias y documentos
sobrantes que ya no sean
necesarios serán destrui-
dos [22.5].
Los documentos EU
CONFIDENTIAL, inclui-
do todo el material so-
brante clasificado que se
haya utilizado para pre-
parar documentos EU
CONFIDENTIAL, como
copias defectuosas, borra-
dores de trabajo, notas
mecanografiadas y papel
carbón, serán destruidos;
la destrucción, se llevará
a cabo quemándolos,
convertiéndolos en pasta,
triturándolos o reducién-
dolos de cualquierotr o
modo a un estado en que
sean irreconocibles e irre-
construibles [22.5].▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 59
Clasificación Cuándo Quién MarcadosRecalificación/Desclasificación/Destrucción
Quién Cuándo
EU RESTRICTED:
Esta clasificación se apli-
cará a la información y al
material cuya divulgación
no autorizada pueda re-
sultar desfavorable para
los intereses de la Unión
Europea o de uno o más
de sus Estados miembros
[16.1].Si existe la probabilidad de que poner
en peligro materiales clasificados EU
RESTRICTED:
— afecte desfavorablemente a las re-
laciones diplomáticas,
— cause un perjuicio considerable a
particulares,
— dificulte el mantenimiento de la
eficacia operativa o la seguridad
de las fuerzas de los Estados
miembros o de otros contribuyen-
tes,
— ocasione pérdidas financieras o
proporcione ganancias o ventajas
endebidas a particulares o empre-
sas,
— infrinja el compromiso de discre-
ción respecto de información faci-
litada por terceros,
— infrinja las restricciones estatuta-
rias sobre la revelación de infor-
mación,
— dificulte la investigación de deli-
tos o facilite que se cometan,
— ponga en desventaja a la UE o a
sus Estados miembros en negocia-
ciones comerciales o políticas con
terceros,
— ponga obstáculos al desarrollo o
al funcionamiento efectivos depoliticas, de la UE,
— menoscabe la adecuada gestión de
la UE y sus operaciones.Personas autorizadas
(autores), Directores
Generales, Jefes de Ser-
vicio [17.1]
Los autores deberán es-
pecificaruna fecha o
plazo en que el conteni-
do pueda serr ecalifica-
do o desclasificado
[16.2]. En caso contra-
rio, revisarán los docu-
mentos en un plazo
máximo de cinco años,
con el fin de comprobar
si la clasificación origi-
nal sigue siendo necesa-
ria [17.3].La clasificación EU RESTRICTED se
aplicará a los documentos EU RES-
TRICTED y, cuando proceda, se apli-
cará una indicación de seguridad y/o
un marcado de protección — ESDP,
pormedios mecánicos o electr ónicos
[16.4, 16.5 y 16.3].
La clasificación de la UE y las indi-
caciones de seguridad figurarán en la
parte superior de la primera página;
todas las paginas irán numeradas. To-
dos los documentos clasificados de la
UE llevarán número de referencia y
fecha [21.1].La desclasificación o recalificación
depende únicamente del autor, que in-
formará de la modificación a los des-
tinatarios subsiguientes a quienes se
haya enviado el documento o una co-
pia del mismo [17.3].
Los documentos EU RESTRICTED
serán destruidos por el registro encar-
gado de su custodia o porel usuar io,
según las intrucciones del Presidente
[22.5].Las copias y documentos
sobrantes que ya no sean
necesarios serán destrui-
dos [22.5].▼M12000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
Apéndice 3
DirectricesparalaentregadeinformaciónclasificadadelaUEaterceros
paísesuOrganizacionesInternacionales:cooperacióndenivel1
PROCEDIMIENTO
1. Recae en el Colegio de Comisarios la autoridad para entregar información
clasificada de la UE a países que no sean miembros de la Unión Europea y
a organizaciones internacionales cuyas política y normativa de seguridad
son comparables a las de la UE.
2. En espera de la celebración de un acuerdo de seguridad, el miembro de la
Comisión encargado de la seguridad es competente para examinar las soli-
citudes de entrega de información clasificada de la UE.
3. Para ello, el miembro de la Comisión:
— recabará la opinión de los autores de la información clasificada de la UE
cuya entrega se solicita,
— establecerá los contactos necesarios con los órganos de seguridad del
Estado o de la organización internacional solicitante, a fin de comprobar
si su política y normativa de seguridad son tales que garantizan que la
información clasificada que se le entregue recibirá la protección que
requieren las presentes normas de seguridad,
— pedirá un dictamen técnico al Grupo consultivo sobre política de segu-
ridad de la Comisión respecto de la confianza que puede depositarse en
los países u organizaciones internacionales beneficiarios.
4. El miembro de la Comisión encargado de la seguridad presentará a la Comi-
sión, para que ésta decida, la solicitud y el dictamen del Grupo consultivo
sobre política de seguridad de la Comisión.
NORMAS DE SEGURIDAD QUE DEBERÁN APLICAR LOS BENEFICIA-
RIOS
5. El miembro de la Comisión encargado de la seguridad notificará a los
países y organizaciones internacionales beneficiarios la decisión de la Comi-
sión de autorizar la entrega de información clasificada de la UE.
6. La decisión de entregar la información no entrará en vigor hasta que los
beneficiarios hayan dado garantías por escrito de que:
— no utilizarán la información para fines distintos de los acordados,
— protegerán la información de acuerdo con las presentes normas de segu-
ridad y, en particular, con las disposiciones especiales que se enuncian a
continuación.
7. Personal
a) El número de funcionarios con acceso a la información clasificada de la
UE estará, según el principio de necesidad de conocer, estrictamente
limitado a las personas cuyas funciones hagan necesario dicho acceso.
b) Todos los funcionarios o ciudadanos autorizados a acceder a información
clasificada EU CONFIDENTIAL o de nivel superior estarán en posesión
de un certificado de seguridad del nivel adecuado o de una habilitación
de seguridad equivalente, cualquiera de los cuales habrá sido expedido
porla administr ación de su país.
8. Transmisión de documentos
a) Los procedimientos prácticos para la transmisión de documentos se deci-
dirán por acuerdo. En espera de alcanzar dicho acuerdo se aplicarán las
disposiciones de la sección 21. Dichos procedimientos especificarán, en
particular, los registros a los que se remitirá la información clasificada
de la UE.
b) Si la información clasificada cuya entrega autoriza la Comisión incluye
material clasificado EU TOP SECRET, el país u organización interna-
cional beneficiario establecerá un registro central para material de la
UE y, si procede, registros secundarios para ese mismo material. Estos
registros se regirán por disposiciones estrictamente equivalentes a las de
la sección 22 de las presentes normas de seguridad.
9. Inscripción en el registro
No bien se reciba en un registro un documento clasificado EU CONFIDEN-
TIAL o de nivel superior, se inscribirá el documento en un libro de registro
especial que custodiará la organización. El libro de registro constará de2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
columnas en que se indicarán la fecha de recepción, la descripción del
documento (fecha, referencia y número de copia), su nivel de clasificación,
su título, el nombre o cargo del receptor, la fecha del acuse de recibo y la
fecha de devolución del documento al autorde la UE o de destr ucción del
mismo.
10. Destrucción
a) Los documentos clasificados de la UE se destruirán de conformidad con
las instrucciones que figuran en la sección 22 de las presentes normas de
seguridad. Se enviarán copias de los certificados de destrucción de los
documentos EU SECRET y EU TOP SECRET al registro de la UE que
ha transmitido los mismos.
b) Los documentos clasificados de la UE se incluirán en los planes de
destrucción urgente de documentos clasificados de los organismos bene-
ficiarios.
11. Protección de documentos
Se adoptarán todas las medidas necesarias para impedir que personas no
autorizadas tengan acceso a información clasificada de la UE.
12. Copias, traducciones y extractos
No podrán hacerse fotocopias ni traducciones de los documentos clasifi-
cados EU CONFIDENTIAL o EU SECRET, ni realizarse extractos sin la
autorización del jefe de la organización de seguridad de que se trate, que
registrará y controlará dichas copias, traducciones o extractos y las sellará
si fuera necesario.
La reproducción o la traducción de un documento EU TOP SECRET sólo
podrá ser autorizada por el autor, que especificará el número de copias auto-
rizadas. Si no puede determinarse dicho autor, la petición se remitirá a la
Oficina de Seguridad de la Comisión.
13. Infracciones de la seguridad
Cuando se haya producido o se sospeche que se ha producido una infrac-
ción de la seguridad en relación con un documento clasificado de la UE,
deberá actuarse inmediatamente de la siguiente forma, sin perjuicio de que
se celebre un acuerdo de seguridad:
a) realizar una investigación para detectar las circunstancias de la infrac-
ción de la seguridad;
b) notificarel hecho a la Oficina de Segur idad de la Comisión, a la ANS y
al autor, o, si todavía no se ha informado a este último, hacerlo constar
claramente;
c) tomar medidas para reducir al mínimo los efectos de la infracción de la
seguridad;
d) reconsiderar y aplicar las medidas para impedir que el hecho vuelva a
suceder;
e) aplicar todas las medidas recomendadas por la Oficina de Seguridad de
la Comisión para impedir que el hecho vuelva a suceder.
14. Inspecciones
Se permitirá a la Oficina de Seguridad de la Comisión, previo acuerdo con
los países u organizaciones internacionales interesados, evaluar la eficacia
de las medidas destinadas a proteger la información clasificada de la UE
que se entregue.
15. Informe
Sin perjuicio de que se celebre un acuerdo de seguridad, mientras el país u
organización internacional tenga en su poder información clasificada de la
UE, deberá presentar un informe anual en la fecha que se indique cuando
se conceda la autorización para entregar información. En dicho informe se
confirmará que se han cumplido las presentes normas de seguridad.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
Apéndice 4
DirectricesparalaentregadeinformaciónclasificadadelaUEaterceros
paísesuOrganizacionesInternacionales:cooperacióndenivel2
PROCEDIMIENTO
1. Recae en el autor la autoridad para entregar información clasificada de la
UE a terceros países u organizaciones internacionales cuyas política y
normativa de seguridad son notablemente distintas de las de la UE. Recae
en el Colegio de Comisarios la autoridad para entregar información clasifi-
cada de la UE originada dentro de la Comisión.
2. En principio, se limita a la información clasificada hasta el nivel EU
SECRET inclusive, y no incluye la información clasificada protegida por
indicaciones o marcados de seguridad especiales.
3. En espera de la celebración de un acuerdo de seguridad, el miembro de la
Comisión encargado de cuestiones de seguridad es competente para
examinar las solicitudes de entrega de información clasificada de la UE.
4. Para ello, el miembro de la Comisión:
— recabará la opinión de los autores de la información clasificada cuya
entrega se solicita,
— entablará contactos preliminares con los órganos de seguridad del país o
de la organización internacional solicitante, para recabar información
sobre su política y normativa de seguridad y, en particular, para esta-
blecer un cuadro comparativo de las clasificaciones que se utilizan en
la UE y en el país u organización interesado,
— concertará una reunión del Grupo consultivo sobre política de seguridad
de la Comisión o, si fuera necesario, mediante un procedimiento de
aprobación tácita, recabará información de las ANS de los Estados
miembros con el fin de obtener el dictamen del Grupo consultivo sobre
política de seguridad de la Comisión.
5. El dictamen del Grupo consultivo sobre política de seguridad de la Comi-
sión se referirá a lo siguiente:
— la confianza que puede depositarse en los países u organizaciones inter-
nacionales beneficiarios, con el fin de evaluar los riesgos para la
seguridad a que se expondrían la UE o sus Estados miembros,
— una estimación de la capacidad de los beneficiarios para proteger la
información clasificada entregada por la UE,
— propuestas relativas a los procedimientos para la gestión de la informa-
ción clasificada de la UE (por ejemplo, suministro de versiones
expurgadas) y de los documentos transmitidos (mantenimiento o supre-
sión de las rúbricas de la clasificación UE, de los marcados específicos,
etc.);
— recalificación o desclasificación antes de que la información se entregue
a los países u organizaciones internacionales beneficiarios.
6. El miembro de la Comisión encargado de cuestiones de seguridad remitirá a
la Comisión, para que ésta decida, la solicitud y el dictamen del Grupo
consultivo sobre política de seguridad de la Comisión.
NORMAS DE SEGURIDAD QUE DEBERÁN APLICAR LOS BENEFICIA-
RIOS
7. El miembro de la Comisión encargado de cuestiones de seguridad notificará
a los países u organizaciones internacionales beneficiarios, la decisión de la
Comisión de autorizar la entrega de información clasificada de la UE, así
como de sus restricciones.
8. La decisión de entregar la información no entrará en vigor hasta que los
beneficiarios hayan dado garantías por escrito de que:
— no utilizarán la información para fines distintos de los acordados,
— protegerán la información de acuerdo con las normas establecidas por la
Comisión.
9. Se establecerán las siguientes normas de protección, salvo en el caso de que
la Comisión, después de recibir el dictamen técnico del Grupo consultivo
sobre política de seguridad de la Comisión, decida un procedimiento espe-
cial para tratar los documentos clasificados de la UE (supresión de la
mención de la clasificación de la UE, marcados específicos, etc.).2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
10. Personal
a) El número de funcionarios con acceso a la información clasificada de la
UE estará, según el principio de necesidad de conocer, estrictamente
limitado a las personas cuyas funciones hagan necesario dicho acceso.
b) Todos los funcionarios o ciudadanos autorizados a acceder a información
clasificada entregada por la Comisión deberán estar en posesión de una
habilitación de seguridad o autorización de acceso de rango nacional,
respecto de información nacional clasificada, de un nivel adecuado equi-
valente al de la UE, tal como se define en el cuadro comparativo.
c) Dichas habilitaciones de seguridad o autorizaciones nacionales se remi-
tirán al Presidente a título informativo.
11. Transmisión de documentos
Los procedimientos prácticos para la transmisión de documentos se deci-
dirán por acuerdo. En espera de la celebración de dicho acuerdo, serán
aplicables las disposiciones de la sección 21. El acuerdo especificará en
particular los registros a los que debe remitirse la información clasificada
de la UE, las direcciones concretas a las que deben remitirse los docu-
mentos y los servicios de mensajería o correo utilizados para la
transmisión de la información clasificada de la UE.
12. Registro de llegada
La ANS del país destinatario, o su equivalente en el país que recibe en
nombre de su Gobierno información clasificada remitida por la Comisión,
o bien el órgano de seguridad de la organización internacional receptora,
tendrá un libro de registro especial para inscribir la información clasificada
de la UE a su recepción. El libro de registro constará de columnas en las
que se indicarán la fecha de recepción, la descripción del documento (fecha,
referencia y número de copia), su clasificación, su título, el nombre o cargo
del receptor, la fecha del acuse de recibo y la fecha de devolución del docu-
mento a la UE o de destrucción del mismo.
13. Devolución de documentos
Cuando el destinatario devuelva un documento clasificado a la Comisión,
procederá en la forma que se indica en el apartado «Transmisión de docu-
mentos».
14. Protección
a) Cuando los documentos no se utilicen, se almacenarán en un contenedor
de seguridad que habrá sido autorizado para contener el material
nacional del mismo nivel de clasificación. El contenedorno llevar á
ninguna indicación de su contenido, que sólo será accesible a las
personas autorizadas para tratar información clasificada de la UE.
Cuando se utilicen cerraduras de combinación, dicha combinación sóloserá conocida por los funcionarios del país u organización que tenga
acceso autorizado a la información clasificada de la UE almacenada en
el contenedor; se cambiará la combinación cada seis meses, o antes si se
produce el traslado de un funcionario, si se retira la habilitación de segu-
ridad de uno de los funcionarios que conocen la combinación o si existe
riesgo de puesta en peligro.
b) Sólo podrán sacar del contenedor de seguridad los documentos clasifi-
cados de la UE los funcionarios habilitados para acceder a los
documentos clasificados de la UE y que tengan necesidad de conocerlos.
Serán responsables de la custodia y seguridad de dichos documentos
durante todo el tiempo que éstos permanezcan en su poder y, en parti-
cular, deberán garantizar que ninguna persona no autorizada tenga
acceso a los documentos. Deberán garantizar asimismo que los docu-
mentos queden almacenados en un contenedorde segur idad cada vez
que hayan terminado de consultarlos y fuera de las horas de trabajo.
c) No podrán hacerse fotocopias de los documentos clasificados EU
CONFIDENTIAL o de nivel superior, ni hacerse extractos sin la autori-
zación de la Oficina de Seguridad de la Comisión.
d) El procedimiento para la destrucción rápida y total de los documentos en
casos de urgencia deberá definirse y confirmarse conjuntamente con la
Oficina de Seguridad de la Comisión.
15. Seguridad física
a) Cuando los documentos clasificados de la UE no se estén utilizando, los
contenedores de seguridad empleados para almacenarlos se mantendrán
cerrados en todo momento.
b) Cuando el personal de mantenimiento o de limpieza necesite entrar o
trabajar en un local en el que se encuentren dichos contenedores de2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 64
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seguridad, deberá ir acompañado por un miembro del servicio de segu-
ridad del país o de la organización, o por el funcionario más
directamente responsable de supervisar la seguridad del local.
c) Fuera de los horarios normales de trabajo (por las noches, durante los
fines de semana y en las vacaciones oficiales), los contenedores de segu-
ridad que almacenen documentos clasificados de la UE estarán
protegidos por un guardia o por un sistema de alarma automática.
16. Infracciones de la seguridad
Cuando se haya producido o se sospeche que se ha producido una infrac-
ción de la seguridad en relación con un documento clasificado de la UE,
deberá actuarse inmediatamente de la siguiente forma:
a) remitir de inmediato un informe a la Oficina de Seguridad de la Comi-
sión o a la ANS del Estado miembro que tomó la iniciativa de transmitir
los documentos (con copia a la Oficina de Seguridad de la Comisión);
b) llevar a cabo una investigación, a cuyo término se remitirá un informe
completo al órgano de seguridad [véase la letra a)]. A continuación
deberán adoptarse las medidas necesarias para poner remedio a la situa-
ción.
17. Inspecciones
Se permitirá a la Oficina de Seguridad de la Comisión, previo acuerdo con
los países u organizaciones internacionales interesados, evaluar la eficacia
de las medidas destinadas a proteger la información clasificada de la UE
que se entregue.
18. Informe
Sin perjuicio de que se celebre un acuerdo de seguridad, mientras el país u
organización internacional tenga en su poder información clasificada de la
UE, deberá presentar un informe anual en la fecha que se indique cuando
se conceda la autorización para entregar información. En dicho informe se
confirmará que se han cumplido las presentes normas de seguridad.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
Apéndice 5
DirectricesparalaentregadeinformaciónclasificadadelaUEaterceros
paísesyOrganizacionesInternacionales:cooperacióndenivel3
PROCEDIMIENTO
1. Ocasionalmente, la Comisión puede querer cooperar, en determinadas
circunstancias especiales, con países u organizaciones que no pueden
ofrecer las garantías exigidas por las presentes normas de seguridad; sin
embargo, dicha cooperación puede requerir la entrega de información clasi-
ficada de la UE.
2. Recae en el autor la autoridad para entregar información clasificada de la
UE a terceros países u organizaciones internacionales cuyas política y
normativa de seguridad son notablemente distintas de las de la UE. Recae
en el Colegio de Comisarios la autoridad para entregar información clasifi-
cada de la UE originada dentro de la Comisión.
En principio, se limita a la información clasificada hasta el nivel EU
SECRET inclusive, y no incluye la información clasificada protegida por
indicaciones o marcados de seguridad especiales.
3. La Comisión estudiará la conveniencia de entregar información clasificada,
evaluará la necesidad de conocerla que tienen los beneficiarios y decidirá
acerca de la naturaleza de la información clasificada que pueda facilitarse.
4. Si la Comisión se muestra favorable, el miembro de la Comisión encargado
de cuestiones de seguridad:
— recabará la opinión de los autores de la información clasificada cuya
entrega se solicite,
— concertará una reunión del Grupo consultivo sobre política de seguridad
de la Comisión o, si fuera necesario, mediante un procedimiento de
aprobación tácita, recabará información de las ANS de los Estados
miembros con el fin de obtener el dictamen del Grupo consultivo sobre
política de seguridad de la Comisión.
5. El dictamen del Grupo consultivo sobre política de seguridad de la Comi-
sión se referirá a lo siguiente:
a) una evaluación de los riesgos relativos a la seguridad para la UE o sus
Estados miembros;
b) la clasificación de la información que puede entregarse;
c) la recalificación o desclasificación de la información antes de entregarla;
d) los procedimientos para tratar los documentos que hayan de entregarse
(véase el siguiente apartado);
e) los posibles métodos de transmisión (uso de servicios de correos
públicos, sistemas de telecomunicaciones públicos o de seguridad, valija
diplomática, correos habilitados, etc.).
6. Los documentos entregados a los países u organizaciones mencionados en el
presente apéndice se prepararán, en principio, sin hacer referencia a su
origen o a la clasificación de la UE. El Grupo consultivo sobre política de
seguridad de la Comisión podrá recomendar:
— la utilización de un marcado específico o de una clave,
— la utilización de un sistema específico de clasificación que vincule la
sensibilidad de la información con las medidas de control exigidas a
los métodos de transmisión de documentos que usa el beneficiario.
7. El Presidente remitirá a la Comisión, para que ésta decida, el dictamen del
Grupo consultivo sobre política de seguridad de la Comisión.
8. Una vez que la Comisión haya aprobado la entrega de información clasifi-
cada de la UE y los procedimientos prácticos de aplicación, la Oficina de
Seguridad de la Comisión entablará los contactos necesarios con el órgano
de seguridad del país u organización interesado para facilitar la aplicación
de las medidas de seguridad previstas.
9. El miembro de la Comisión encargado de cuestiones de seguridad informará
a los Estados miembros acerca de la naturaleza y clasificación de la infor-
mación, y elaborará una relación de las organizaciones y países a los que
dicha información puede entregarse, con arreglo a la decisión de la Comi-
sión.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
10. La Oficina de Seguridad de la Comisión adoptará todas las medidas necesa-
rias para facilitar la evaluación de cualquier daño consiguiente y la revisión
de los procedimientos.
Siempre que se modifiquen las condiciones de la cooperación, la Comisión
volverá a examinar la cuestión.
NORMAS DE SEGURIDAD QUE DEBERÁN APLICAR LOS BENEFICIA-
RIOS
11. El miembro de la Comisión encargado de cuestiones de seguridad notificará
a los países u organizaciones internacionales beneficiarios de la decisión de
la Comisión de autorizar la entrega de información clasificada de la UE,
junto con las disposiciones detalladas de protección propuestas por el Grupo
consultivo sobre política de seguridad de la Comisión aprobadas por la
Comisión.
12. La decisión no entrará en vigor hasta que los beneficiarios hayan dado
garantías por escrito de que:
— no utilizarán la información para fines distintos de la cooperación deci-
dida porla Comisión,
— darán a la información la protección exigida por la Comisión.
13. Transmisión de documentos
a) Los procedimientos prácticos para la transmisión de documentos se deci-
dirán por acuerdo entre la Oficina de Seguridad de la Comisión y los
órganos de seguridad de los países u Organizaciones Internacionales
destinatarios. Dichos procedimientos especificarán, en particular, las
direcciones concretas a las que deben remitirse los documentos.
b) Los documentos clasificados EU CONFIDENTIAL y de nivel superior
se transmitirán bajo doble pliego. El sobre interior llevará el sello
específico o la clave acordada y una mención de la clasificación especial
aprobada para el documento. Con cada documento clasificado se incluirá
un impreso de recibo que no se clasificará como tal y que mencionará
únicamente los datos del documento (referencia, fecha, número de copia)
y su idioma, pero no el título.
c) El sobre interior se introducirá a continuación en el sobre exterior, que
llevará un número de empaquetado a efectos de recepción. En el sobre
exterior no figurará la clasificación de seguridad.
d) En cada caso se entregará a los correos un recibo en el que constará el
número de empaquetado.
14. Registro de llegada
La ANS del país destinatario, o su equivalente en el país, que recibe en
nombre de su Gobierno información clasificada remitida por la Comisión,o bien el órgano de seguridad de la organización internacional receptora,
tendrá un libro de registro especial para inscribir la información clasificada
de la UE a su recepción. El libro de registro constará de columnas en las
que se indicarán la fecha de recepción, la descripción del documento (fecha,
referencia y número de copia), su clasificación, su título, el nombre o cargo
del receptor, la fecha del acuse de recibo y la fecha de devolución del docu-
mento a la UE o de destrucción del mismo.
15. Uso y protección de la información clasificada objeto de intercambio
a) La información clasificada EU SECRET será tratada por funcionarios
especialmente designados, autorizados para acceder a la información
con dicha clasificación. Se almacenará en armarios de seguridad de
buena calidad, que sólo podrán ser abiertos por las personas autorizadas
para acceder a la información que en ellos se contiene. Las zonas en que
se sitúen dichos armarios estarán custodiadas permanentemente, y se
instalará un sistema de comprobación para garantizar que sólo se permite
la entrada a las personas debidamente autorizadas. La información clasi-
ficada EU SECRET se remitirá mediante valija diplomática, servicios de
correo de seguridad y telecomunicaciones de seguridad. Sólo podrán
hacerse copias de los documentos EU SECRET con el acuerdo escrito
del autor. Todas las copias serán registradas y controladas. Se entregarán
recibos de todas las operaciones relativas a los documentos clasificados
EU SECRET.
b) La información clasificada EU CONFIDENTIAL será tratada por funcio-
narios debidamente designados, autorizados para recibir información en
la materia. Los documentos se almacenarán en armarios de seguridad
cerrados, en zonas controladas.
La información clasificada EU CONFIDENTIAL se remitirá mediante
valija diplomática, servicios de correo militar y telecomunicaciones de2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 67
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seguridad. El organismo destinatario podrá hacer copias, cuyo número y
distribución se inscribirán en registros especiales.
c) La información clasificada EU RESTRICTED se tratará en locales no
accesibles a personas no autorizadas y se almacenará en armarios
cerrados. Los documentos podrán remitirse mediante servicios públicos
de correos como envío certificado en doble pliego y, en situaciones de
urgencia durante operaciones en curso, mediante sistemas de telecomuni-
caciones públicos sin protección. Los destinatarios podrán hacer copias.
d) La información no clasificada no requerirá medidas especiales de protec-
ción y podrá remitirse por correo y por sistemas públicos de
telecomunicaciones. Los destinatarios podrán hacer copias.
16. Destrucción
Los documentos que ya no sean necesarios deberán ser destruidos. Por lo
que respecta a los documentos clasificados EU RESTRICTED y EU
CONFIDENTIAL, se hará el apunte oportuno en los registros especiales.
Porlo que r especta a los documentos clasificados EU SECRET, se expe-
dirán certificados de destrucción firmados por dos personas que hayan
presenciado su destrucción.
17. Infracciones de seguridad
Si la información clasificada EU CONFIDENTIAL o EU SECRET se viera
en peligro o si existiera la sospecha de que podría verse en peligro, la ANS
del país o el jefe de seguridad de la organización llevará a cabo una inves-
tigación sobre las circunstancias del riesgo. Se informará a la Oficina de
Seguridad de la Comisión acerca de sus resultados. Deberán adoptarse las
medidas necesarias para subsanar procedimientos o métodos de almacena-
miento inadecuados, si han dado origen a un riesgo.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M1
Apéndice 6
LISTADEABREVIATURAS
ANS Autoridad nacional de seguridad
CCCC Comisión Consultiva de Compras y ContratosCISO Responsable central de seguridad informática
COMPUSEC Seguridad de los ordenadores
COMSEC Seguridad de las comunicacionesCSO Oficina de Seguridad de la Comisión
ESDP Política europea común de seguridad y de defensa
IA Autoridad INFOSECINFOSEC Seguridad de la información
IO Propietario de la información
ISO Organización Internacional de NormalizaciónLISO Responsable local de seguridad informática
LSO Responsable local de seguridad
MSO Responsable de seguridad de reuniónPC Ordenador personal
RCO Controlador de registro
SAA Autoridad de acreditación en materia de seguridadSecOPS Procedimientos operativos de seguridad
SSRS Requisitos específicos de seguridad del sistema
TI Tecnología de la informaciónTSO Propietario de los sistemas técnicos2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M2
DISPOSICIONES RELATIVAS A LA APLICACIÓN DEL REGLA-
MENTO (CE) No1049/2001 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y EL
CONSEJO RELATIVO AL ACCESO DEL PÚBLICO A LOS DOCU-
MENTOS DEL PARLAMENTO EUROPEO, EL CONSEJO Y LA
COMISIÓN
Considerando lo siguiente:
(1) De conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 255 del
Tratado CE, el Parlamento Europeo y el Consejo han adoptado el Regla-
mento (CE) no1049/2001 (1) relativo al acceso del público a los
documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión.
(2) En aplicación del apartado 3 del artículo 255 del Tratado, este Reglamento,
por el que se establecen los principios generales y los límites que regulan el
ejercicio del derecho de acceso a los documentos, prevé en su artículo 18
que cada Institución adapte su Reglamento interno a las disposiciones de
dicho Reglamento.
Artículo 1
Beneficiarios
Los ciudadanos de la Unión, así como las personas físicas o jurídicas que
residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro ejercerán su derecho
de acceso a los documentos de la Comisión en virtud de lo dispuesto en el apar-
tado 1 del artículo 255 del Tratado y en el apartado 1 del artículo 2 del
Reglamento (CE) no1049/2001 con arreglo a los procedimientos establecidos
en las presentes disposiciones. Este derecho de acceso se refiere a los docu-
mentos que obren en poder de la Comisión, es decir, los que la Comisión ha
elaborado o recibido y estén en su posesión.
En aplicación del apartado 2 del artículo 2 del Reglamento (CE) no1049/2001,
tanto los ciudadanos de terceros países que no tengan su residencia en un Estado
miembro como las personas jurídicas que no tengan su domicilio social en uno
de los Estados miembros se beneficiarán del derecho de acceso a los docu-
mentos de la Comisión en las mismas condiciones que los beneficiarios citados
en el apartado 1 del artículo 255 del Tratado.
No obstante, en virtud del apartado 1 del artículo 195 del Tratado, estas
personas no tendrán la facultad de presentar una reclamación ante el Defensor
del Pueblo Europeo. En caso de que la Comisión les denegara total o parcial-
mente el acceso a un documento tras la presentación de una solicitud
confirmatoria, sí podrán en cambio interponer un recurso ante el Tribunal de
Primera Instancia de las Comunidades Europeas, de acuerdo con las disposi-
ciones del párrafo cuarto del artículo 230 del Tratado.
Artículo 2
Solicitudesdeacceso
Toda solicitud de acceso a un documento se enviará por correo, fax o correo
electrónico a la Secretaría General de la Comisión, a la Dirección General o al
Servicio competente. Las direcciones a las que deben enviarse las solicitudes
aparecen publicadas en la guía práctica a que se refiere el artículo 8 de las
presentes disposiciones.
La Comisión responderá a las solicitudes de acceso iniciales y confirmatorias
dentro de los quince días laborables siguientes al registro de la solicitud. Cuando
se trate de solicitudes complejas o voluminosas, este plazo podrá prolongarse
quince días laborables. Toda prolongación del plazo deberá justificarse y comu-
nicarse previamente al solicitante.
En caso de solicitud imprecisa contemplada en el apartado 2 del artículo 6 del
Reglamento (CE) no1049/2001, la Comisión invitará al solicitante a propor-
cionar informaciones complementarias que permitan identificar los documentos
solicitados; el plazo de respuesta sólo comenzará a correr una vez que la insti-
tución disponga de tales informaciones.
Toda decisión negativa, aún en el caso de que sea parcial, deberá indicar el
motivo de la denegación sobre la base de una de las excepciones enumeradas
en el artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001, debiendo asimismo informar
al solicitante de las vías de recurso de que dispone.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 70
(1) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.
▼M2
Artículo 3
Tramitacióndelassolicitudesiniciales
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9 de las presentes disposiciones, se
remitirá un acuse de recibo al solicitante una vez registrada su solicitud, salvo
cuando la respuesta pueda enviarse a vuelta de correo.
Tanto el acuse de recibo como la respuesta se enviarán por escrito, en su caso
porvía electr ónica.
El solicitante será informado del curso reservado a su solicitud bien por el
Director General o el Jefe de Servicio al que competa la solicitud, bien por un
director designado al efecto por la Secretaría General, bien por un director
designado por la OLAF en caso de solicitud referente a documentos relativos a
las actividades de la OLAF contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 2
de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Comisión (1), porla que se
instituye la OLAF, bien porel funcionar io que designen al efecto.
Toda respuesta total o parcialmente negativa deberá informar al solicitante de su
derecho a presentar, en el plazo de quince días laborables a contar desde la
recepción de la respuesta, una solicitud confirmatoria ante el Secretario General
de la Comisión, o ante el Director de la OLAF cuando la solicitud confirmatoria
se refiera a documentos relativos a las actividades de la OLAF contempladas en
los apartados 1 y 2 del artículo 2 de la Decisión 1999/352/CE, CECA, Euratom.
Artículo 4
Tramitacióndelassolicitudesconfirmatorias
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento interno de la
Comisión, la facultad de adoptar las decisiones relativas a las solicitudes confir-
matorias se delega en el Secretario General. No obstante, cuando la solicitud
confirmatoria se refiera a documentos relativos a las actividades de la OLAF
contempladas en los apartados 1 y 2 del artículo 2 de la Decisión 1999/352/
CE, CECA, Euratom, la decisión se delegará en el Director de la OLAF.
La Dirección General o el Servicio asistirán a la Secretaría General en la prepa-
ración de la decisión.
La decisión será adoptada por el Secretario General o por el Director de la
OLAF previo acuerdo del Servicio Jurídico.
La decisión se comunicará al solicitante por escrito, en su caso por vía electró-
nica, informándole de su derecho a interponer un recurso ante el Tribunal de
Primera Instancia, o a presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo
Europeo.
Artículo 5
Consultas
1. Cuando la Comisión reciba una solicitud de acceso a un documento que
obre en su poder pero emane de un tercero, la Dirección General o el Servicio
depositarios del documento comprobarán la aplicabilidad de alguna de las
excepciones contempladas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001.
Si el documento solicitado está clasificado en virtud de las normas de seguridad
de la Comisión, será de aplicación el artículo 6 de las presentes disposiciones.
2. Si, al término de este examen, la Dirección General o el Servicio deposi-
tarios consideraran que el acceso al documento solicitado debe denegarse en
virtud de alguna de las excepciones contempladas en el artículo 4 del Regla-
mento (CE) no1049/2001, la respuesta negativa se enviará al solicitante sin
previa consulta del tercero autor del documento.
3. La Dirección General o el Servicio depositarios darán curso favorable a la
solicitud sin consultar previamente al tercero autor del documento cuando:
a) El documento solicitado ya haya sido divulgado porsu autoro en vir tud del
Reglamento o de disposiciones similares.
b) La divulgación, eventualmente parcial, de su contenido no afecte manifiesta-
mente a ninguno de los intereses contemplados en el artículo 4 del
Reglamento (CE) no1049/2001.
4. En todos los demás casos, se consultará al tercero autor del documento. En
particular, cuando la solicitud de acceso se refiera a un documento que emane2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 71
(1) DO L 136 de 31.5.1999, p. 20.
▼M2
de un Estado miembro, la Dirección General o el Servicio depositarios consul-
tarán a la autoridad de origen cuando:
a) El documento haya sido transmitido a la Comisión antes de la fecha de
entrada en vigor del Reglamento (CE) no1049/2001.
b) El Estado miembro haya pedido a la Comisión que no divulgue el docu-
mento sin su previo consentimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el
apartado 5 del artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001.
5. El tercer autor del documento al que se haya consultado dispondrá de un
plazo de respuesta que no podrá ser inferior a cinco días laborables, pero que
deberá permitir a la Comisión respetar sus propios plazos de respuesta. A falta
de respuesta en el plazo fijado, o cuando el tercero en cuestión resulte inencon-
trable o inidentificable, la Comisión resolverá con arreglo al régimen de
excepciones del artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001, teniendo en
cuenta los intereses legítimos del tercero sobre la base de los elementos disponi-
bles.
6. En caso de que la Comisión tenga previsto otorgar el acceso a un docu-
mento en contra de la voluntad explícita de su autor, informará a éste de su
intención de divulgarel documento en un plazo de diez días labor ables, y le
informará de las vías de recurso de que dispone para oponerse a esta divulga-
ción.
7. Cuando un Estado miembro reciba una solicitud de acceso a un documento
que emane de la Comisión, aquél podrá dirigirse a efectos de consulta a la
Secretaría General, quien se encargará de determinar cuál es la Dirección
General o el Servicio responsable del documento en la Comisión. La Dirección
general o el Servicio autor del documento responderá a esta solicitud trasconsultar a la Secretaría General.
Artículo 6
Tramitacióndelassolicitudesdeaccesoalosdocumentosreservados
Cuando una solicitud de acceso se refiera a un documento sensible a tenor del
apartado 1 del artículo 9 del Reglamento (CE) n
o1049/2001, o a otro docu-
mento reservado en virtud de las normas de seguridad de la Comisión, dicha
solicitud será tramitada por funcionarios autorizados a tener conocimiento del
documento en cuestión.
Toda decisión porla que se deniegue el acceso a la totalidad o par te de un
documento reservado deberá justificarse sobre la base de las excepciones
enumeradas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001. En el caso de
que el acceso al documento solicitado no pudiera denegarse sobre la base de
tales excepciones, el funcionario encargado de tramitar la solicitud procederá a
desclasificar el citado documento antes de transmitirlo al solicitante.
No obstante, se precisará el consentimiento de la autoridad de origen para
otorgar acceso a un documento sensible.
Artículo 7
Ejerciciodelderechodeacceso
Los documentos se enviarán por correo, fax o, en su caso, por correo electró-
nico, según la solicitud. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran
volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse
para consultar los documentos in situ . Esta consulta será gratuita.
Cuando el documento haya sido publicado, la respuesta consistirá en facilitar las
referencias de publicación y/o el lugar en que puede accederse al documento y,
en su caso, la dirección del documento en el sitio EUROPA.
Cuando el volumen de los documentos solicitados supere las veinte páginas,
podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 euros por página, más los gastos
de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso
por caso, evitando que excedan de un importe razonable.
Artículo 8
Medidasporlasquesefacilitaelaccesoalosdocumentos
1. La cobertura del registro previsto en el artículo 11 del Reglamento (CE) no
1049/2001 se ampliará gradualmente. Dicha cobertura aparecerá indicada en la
página principal del sitio EUROPA.
El registro contendrá el título del documento (en las lenguas en que esté dispo-
nible), la signatura y demás referencias útiles, así como una indicación de su
autory la fecha de su cr eación o adopción.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M2
Una página de ayuda (en todas las lenguas oficiales) informará al público de la
forma en que es posible obtener el documento. Si el documento está publicado,
se incluirá un enlace con el texto íntegro.
2. La Comisión elaborará una guía práctica destinada a informar al público
de los derechos que le amparan en virtud del Reglamento (CE) no1049/2001.
Esta guía se difundirá en todas las lenguas oficiales en el sitio EUROPA, así
como en forma de folleto.
Artículo 9
Documentosdirectamenteaccesiblesporelpúblico
1. Las disposiciones del presente artículo sólo se aplicarán a los documentos
redactados o recibidos tras la fecha de aplicación del Reglamento (CE) no1049/
2001.
2. Los siguientes documentos se facilitarán automáticamente previa petición
y, en la medida de lo posible, estarán directamente accesibles por vía electró-
nica:
a) los órdenes del día de las reuniones de la Comisión,
b) las actas ordinarias de las reuniones de la Comisión, una vez aprobadas,
c) los textos adoptados porla Comisión destinados a su publicación en el
Diario Oficial de las Comunidades Europeas ,
d) los documentos originarios de terceros ya divulgados por su autor o con su
consentimiento,
e) los documentos ya divulgados en respuesta a una solicitud previa.
3. En la medida en que sea evidente que no puede aplicárseles ninguna de las
excepciones previstas en el artículo 4 del Reglamento (CE) no1049/2001,
podrán divulgarse los siguientes documentos, a ser posible por vía electrónica,
siempre que no reflejen opiniones o posiciones individuales:
a) Tras la aprobación de una propuesta de acto del Consejo o del Parlamento
Europeo y el Consejo, los documentos preparatorios de estas propuestas
sometidos al Colegio durante el proceso de adopción.
b) Tras la adopción de un acto por la Comisión en virtud de los poderes de
ejecución que le son conferidos, los documentos preparatorios de estos actos
sometidos al Colegio durante el proceso de adopción.
c) Tras la adopción por la Comisión de un acto en virtud de sus propios
poderes, así como de una comunicación, de un informe o de un documento
de trabajo, los documentos preparatorios de estos documentos sometidos al
Colegio durante el proceso de adopción.
Artículo 10
Organizacióninterna
Competerá a los Directores Generales y Jefes de Servicio decidir el curso que
deba darse a las solicitudes iniciales. En este sentido, designarán a un funcio-
nario para que tramite las solicitudes de acceso y coordine la posición de su
Dirección General o su Servicio.
Las respuestas a las solicitudes iniciales se comunicarán para información a la
Secretaría General.
Las solicitudes confirmatorias se comunicarán para información a la Dirección
General o al Servicio que haya respondido a la solicitud inicial.
La Secretaría General garantizará la correcta coordinación y la aplicación
uniforme de estas normas por las Direcciones Generales y Servicios de la Comi-
sión. Facilitarán a tal efecto todas las orientaciones y directrices necesarias.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M3
DISPOSICIONESRELATIVASALAGESTIÓNDEDOCUMENTOS
Considerando lo que sigue:
(1) Las actividades y decisiones de la Comisión en los ámbitos político, legisla-
tivo, técnico, financiero y administrativo se concretan, en un momento dado,
en todos los casos, en la producción de documentos.
(2) Estos documentos deben gestionarse según normas aplicables al conjunto de
las Direcciones Generales y Servicios asimilados, ya que constituyen el
vínculo directo con las actividades en curso, al tiempo que el reflejo de las
actividades pasadas de la Comisión, en su doble condición de institución y
administración pública europea.
(3) Estas normas homogéneas deben garantizar que la Comisión pueda en cual-
quier momento dar cuenta de todo aquello de lo que debe responder. En
consecuencia, los documentos y los expedientes en poderde una Dir ección
General o Servicio asimilado deben conservar la memoria de la Institución,
facilitar el intercambio de información, proporcionar las pruebas sobre las
operaciones realizadas y responder a las obligaciones jurídicas que
incumban a los Servicios.
(4) La aplicación de dichas normas exige la instauración de una estructura orga-
nizativa adecuada y sólida, tanto al nivel de cada Dirección General o
Servicio asimilado como al nivel interservicios y al de la Comisión.
(5) El establecimiento y la instauración de un plan de clasificación basado en
una nomenclatura que será común para el conjunto de los Servicios de la
Comisión y que se inscribirá en el marco de la gestión por actividades de
la Institución, permitirán organizar los expedientes, facilitando el acceso a
los documentos y la transparencia.
(6) Una gestión eficaz de los documentos constituye una condición previa indis-
pensable para una política eficaz de acceso del público a los documentos de
la Comisión. El ejercicio de este derecho de acceso por los ciudadanos se
verá facilitado por el establecimiento de registros que contengan las referen-
cias de los documentos elaborados o recibidos por la Comisión.
Artículo 1
Definiciones
A los efectos de las presentes disposiciones se entenderá por:
—«documento »: todo contenido, elaborado o recibido por la Comisión, refe-
rente a temas relativos a las políticas, acciones y decisiones que sean
competencia de la institución en el marco de sus misiones oficiales, sea
cual fuere su soporte (escrito en versión papel o almacenado en forma elec-
trónica, grabación sonora, visual o audiovisual),
—«expediente »: el núcleo alrededor del cual se organizan los documentos en
función de las actividades de la institución por razones de prueba, justifica-
ción o información, así como para garantizar la eficacia en el trabajo.
Artículo 2
Objeto
Las presentes disposiciones definen los principios de la gestión de documentos.La gestión de documentos deberá garantizar:
— la creación, la recepción y la conservación en debida forma de los docu-
mentos,
— la identificación de cada documento pormedio de signos adecuados, que
permitan clasificarlo, buscarlo y referirse al mismo con facilidad,
— la conservación de la memoria de la Institución, el mantenimiento de las
pruebas de las actividades gestionadas y la observancia de las obligaciones
jurídicas que incumban a los servicios,
— el intercambio fácil de información,— el respeto de las obligaciones de transparencia de la Institución.
Artículo 3
Normashomogéneas
Los documentos serán objeto de las siguientes operaciones:
— registro,
— clasificación,
— conservación,2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 74
▼M3
— transferencia de los expedientes a los Archivos Históricos.
Estas operaciones se efectuarán en el marco de normas homogéneas uniforme-
mente aplicables al conjunto de las Direcciones Generales y Servicios
asimilados de la Comisión.
Artículo 4
Registro
Desde su recepción o elaboración formal en el seno de un servicio, un docu-
mento, cualquiera que fuere su soporte, será objeto de un análisis orientado a
determinar el curso que se le ha de reservar y, por consiguiente, la obligación
de registrarlo o no.
Un documento elaborado o recibido por un Servicio de la Comisión deberá
registrarse cuando contenga una información importante no efímera o pueda
originar una acción o un seguimiento de la Comisión o de alguno de sus Servi-
cios. En el caso de un documento elaborado, el registro se efectuará por el
Servicio autor en el sistema que le corresponda. En el caso de un documento
recibido, el registro se efectuará por el Servicio destinatario. En cualquier utili-
zación posterior de documentos así registrados deberá hacerse referencia a su
registro inicial.
El registro deberá permitir identificar clara e inequívocamente los documentos
elaborados o recibidos por la Comisión o alguno de sus Servicios, de manera
que puedan rastrearse los documentos en cuestión a lo largo de todo su ciclo
de vida.
Dará lugar al establecimiento de registros que contengan las referencias de los
documentos.
Artículo 5
Clasificación
Las Direcciones Generales y Servicios asimilados establecerán un plan de clasi-
ficación adaptado a sus necesidades específicas.
Este plan de clasificación, accesible por vía informática, estará basado en una
nomenclatura común, definida por la Secretaría General para el conjunto de los
Servicios de la Comisión. Esta nomenclatura se integrará en el marco de la
gestión poractividades de la Comisión.
Los documentos registrados se organizarán en expedientes. Para cada asunto que
sea competencia de la Dirección General, se constituirá un único expediente
oficial. Cada expediente oficial deberá estar completo y corresponder a las acti-
vidades del servicio en el asunto en cuestión.
La creación de un expediente y su incorporación al plan de clasificación de una
Dirección General o de un Servicio asimilado será responsabilidad del servicio
responsable del ámbito a que se refiera el expediente, según las modalidades
prácticas que deberán definirse en cada Dirección General o Servicio asimilado.
Artículo 6
Conservación
Cada Dirección General o Servicio asimilado garantizará la protección material
de los documentos que se encuentren bajo su responsabilidad, así como su acce-
sibilidad a corto y medio plazo y deberá estar en condiciones de constituir orecomponer los expedientes a los que pertenezcan.
El plazo mínimo de conservación de un documento se determinará por las
normas administrativas y las obligaciones jurídicas.
Cada Dirección General o Servicio asimilado definirá su estructura organizativa
interna a los efectos de la conservación de sus expedientes. El plazo mínimo de
conservación en el seno de sus servicios tendrá en cuenta una lista común esta-
blecida para el conjunto de la Comisión, de conformidad con las normas de
desarrollo a que se refiere el artículo 12.
Artículo 7
PreselecciónytransferenciaalosArchivosHistóricos
Sin perjuicio de los plazos mínimos de conservación contemplados en el artículo
6, el Centro o los Centros de gestión de documentos contemplados en el artículo
9 efectuarán, a intervalos regulares, en cooperación con los servicios responsa-
bles de los expedientes, una preselección de los documentos y expedientes que
puedan ulteriormente transferirse a los Archivos Históricos de la Comisión.
Previa evaluación de las propuestas, los Archivos Históricos podrán rechazar la2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 75
▼M3
transferencia de documentos o expedientes. Cualquier decisión de rechazo
deberá motivarse y comunicarse al servicio interesado.
Los expedientes y documentos cuya conservación por los servicios ya no resulte
necesaria se transferirán, a más tardar, quince años después de su elaboración,
por mediación del centro de gestión de documentos y bajo la autoridad del
Director General, a los Archivos Históricos de la Comisión. Estos expedientes
o documentos serán a continuación objeto de una selección, que se efectuará
según las reglas establecidas en las normas de desarrollo a que se refiere el
artículo 12, destinada a separar los que deban conservarse de los que esténdesprovistos de cualquier interés administrativo o histórico.
Los Archivos Históricos dispondrán de depósitos especiales para la conservación
de los expedientes y documentos así transferidos. Previa petición, pondrán los
documentos y expedientes a disposición de la Dirección General o del Servicio
asimilado de donde procedan.
Artículo 8
Documentosobjetodeclasificacióndeseguridad
Los documentos objeto de clasificación de seguridad («documentos clasificados
de la Unión Europea») serán tratados con observancia de las normas vigentes en
materia de seguridad.
Artículo 9
Centrosdegestióndedocumentos
Habida cuenta de su estructura y sus dificultades, cada Dirección General o
Servicio asimilado establecerá o mantendrá uno o varios Centros de gestión de
documentos.
La tarea de los Centros de gestión de documentos será garantizar que los docu-
mentos elaborados o recibidos en su Dirección General o Servicio asimilado se
gestionen de conformidad con las normas establecidas.
Artículo 10
Encargadodelagestióndedocumentos
Cada Director General o Jefe de Servicio designará un encargado de la gestión
de documentos.
En el marco de la instauración de un sistema de gestión de documentos y de
archivo moderno y eficaz, el encargado de la gestión de documentos tendrá la
misión de velarpor :
— la identificación de los tipos de documentos y expedientes específicos de los
ámbitos de actividad de su Dirección General o Servicio asimilado,
— el establecimiento del inventario de las bases de datos y los sistemas especí-
ficos existentes, así como su actualización,
— el establecimiento del plan de clasificación de su Dirección General o su
Servicio asimilado,
— el establecimiento de las normas y procedimientos específicos de su Direc-
ción General o Servicio asimilado que se hayan de utilizar en la gestión de
los documentos y expedientes, y su aplicación,
— la organización, dentro de su Dirección General o su Servicio asimilado, de
la formación del personal responsable de la ejecución, del control y segui-
miento de las normas de gestión definidas en las presentes disposiciones.
El encargado de la gestión de documentos garantizará la coordinación horizontal
entre el o los Centros de gestión de documentos y los restantes servicios intere-
sados.
Artículo 11
Grupointerservicios
Se constituirá un grupo interservicios de los encargados de la gestión de docu-
mentos, cuya presidencia estará encargada a la Secretaría General, y que tendrá
pormisión:
— velar por la aplicación correcta y homogénea de las presentes disposiciones
en los distintos Servicios,
— tratar las eventuales cuestiones que suscite su aplicación,
— contribuir a la elaboración de las normas de desarrollo a que se refiere el
artículo 12,
— recoger las necesidades de las Direcciones Generales y Servicios asimilados
en materia de formación y acciones de apoyo.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 76
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El grupo interservicios se convocará por su Presidente, bien por iniciativa de
éste, bien a petición de una Dirección General o Servicio asimilado.
Artículo 12
Normasdedesarrollo
Las normas de desarrollo de las presentes disposiciones se aprobarán y serán
regularmente actualizadas por el Secretario General, de acuerdo con el Director
general de personal y administración, a propuesta del grupo interservicios de los
encargados de la gestión de documentos.
La actualización tendrá en cuenta, en particular:
— el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y de la comunica-
ción,
— la evolución de las disciplinas documentales y los resultados de la investiga-
ción comunitaria e internacional, incluida la aparición de normas en la
materia,
— las obligaciones de la Comisión por lo que se refiere a la transparencia y al
acceso del público a los documentos y a los registros de documentos,
— la evolución en materia de normalización y presentación de los documentos
de la Comisión y de sus Servicios,
— la definición de las normas aplicables en cuanto al valor probatorio de los
documentos electrónicos.
Artículo 13
AplicaciónenlosServicios
Cada Director general o Jefe de Servicio establecerá la estructura organizativa,
administrativa, material y de personal necesaria para la aplicación por sus Servi-
cios de las presentes disposiciones y de sus normas de desarrollo.
Artículo 14
Información,formaciónyapoyo
La Secretaría General y la Dirección General de Personal y Administración esta-
blecerán las acciones de información, de formación y de apoyo necesarias para
garantizar la ejecución y aplicación de las presentes disposiciones en las
distintas Direcciones Generales y Servicios asimilados.
En la definición de las acciones de formación, tendrán debidamente en cuenta
las necesidades de las Direcciones Generales y Servicios asimilados en materia
de formación y apoyo, tal como se recojan por el grupo interservicios de los
encargados de la gestión de documentos.
Artículo 15
Ejecucióndelasdisposiciones
La Secretaría General será responsable de velar por la ejecución de las presentes
disposiciones, en coordinación con los Directores Generales y Jefes de Servicio.2000Q3614 — ES — 24.01.2002 — 003.001 — 77