6.

El organismo pagador adoptará los procedimientos siguientes o bien aquellos que ofrezcan garantías equivalentes: i) El organismo establecerá por escrito el procedimiento detallado relativo a la recepción, registro y tratamiento de las solicitudes, incluyendo la descripción de todos los documentos a utilizar. ii) La separación de funciones estará estructurada de tal forma que un funcionario sea competente solamente para las tareas derivadas de una de las siguientes atribuciones: autorización, pago y contabilidad de las cantidades imputadas al FEOGA, y además ningún funcionario realizará una de estas funciones sin que su trabajo sea supervisado por un segundo funcionario. ►M2 Una serie de medidas apropiadas deberán eliminar el riesgo de que se produzca un conflicto de intereses en el caso de que las personas que ostenten un cargo de responsabilidad, u ocupen un puesto sensible relacionado con la verificación, la ordenación y la ejecución del pago de las solicitudes imputadas al Fondo, desempeñen otras funciones fuera del organismo pagador. ◄ Las responsabilidades de cada funcionario serán definidas por escrito, incluyendo el establecimiento de las limitaciones financieras bajo su autoridad. La formación de personal será apropiada y habrá una política de rotación del personal en puestos de responsabilidad, o alternativamente para una mayor supervisión. iii) Cada funcionario responsable de la autorización tendrá a su disposición una exhaustiva lista de control de las verificaciones que deba efectuar, e incluirá en los documentos que sirven de base a la solicitud, su certificación de que tales controles han sido realizados. Esta certificación puede ser realizada mediante medios electrónicos de acuerdo con las condiciones establecidas en el inciso vi). El trabajo de cada funcionario será revisado y documentado por un funcionario superior. iv) La autorización de pago de una solicitud se efectuará solamente después de que se hayan realizado suficientes controles dirigidos a verificar su conformidad con los reglamentos comunitarios. Entre estos controles, estarán incluidos los requeridos en el reglamento relativo a la medida específica bajo la cuál la ayuda es solicitada, y aquellos requeridos por el artículo 8 del reglamento (CEE) no 729/70 para prevenir y detectar el fraude y las irregularidades con especial consideración a los riesgos presentados. Los controles a tomar serán especificados en una lista de control, y su ejecución deberá ser certificada para cada solicitud o para cada grupo de solicitudes. v) Los procedimientos deberán asegurar que el pago solamente será realizado en favor del beneficiario, en su cuenta bancaria o en la de su cesionario. El pago será ordenado por el servicio pagador del organismo, o, cuando así se considere oportuno, por un servicio de tesorería del gobierno, o mediante cheque expedido por correo, dentro de los cinco días laborables siguientes a la fecha en que se carga al FEOGA. Se establecerán procedimientos para asegurar que todos los pagos en los que no se hay llevado a cabo la transferencia, o bien los cheques no hayan sido cobrados, se abonen de nuevo al fondo. No se realizarán pagos en efectivo. La autorización del funcionario facultado y/o de su supervisor puede ser realizada mediante medios electrónicos siempre y cuando un adecuado nivel de seguridad en estos medios sea asegurado, y siempre que la identidad del firmante sea recogida mediante registros electrónicos. ▼M4 vi) La seguridad de los sistemas de información estará basada en los criterios fijados en una versión aplicable en el ejercicio considerado de una de las siguientes normas aceptadas internacionalmente: — Organización Internacional de Normalización 17799/Norma británica 7799: Code of practice for Information Security Management (Código de prácticas para la gestión de la seguridad de la información) (BS ISO/IEC 17799). — Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch (Manual de protección informática de base) (BSI). — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (Objetivos de control para la información y tecnologías afines) (COBIT). El organismo pagador elegirá una de las normas internacionales indicadas en el primer párrafo como referencia para las medidas de seguridad de sus sistemas de información. Las medidas de seguridad deberán estar adaptadas a la estructura administrativa, al personal y al entorno tecnológico de cada organismo pagador. El esfuerzo financiero y tecnológico deberá ser proporcional a los riesgos reales. ▼B vii) Los procedimientos del organismo asegurarán que cada cambio en los reglamentos comunitarios, y especialmente aquellos que afecten al importe de las ayudas aplicables, sean registrados y que las instrucciones, bases de datos y las listas de control sean actualizados a su debido tiempo.