2008D0022 — ES — 09.03.2011 — 003.001

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►B DECISIÓN DE LA COMISIÓN de 19 de diciembre de 2007 que establece las normas de aplicación de la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios», en lo que respecta a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, las normas sobre la gestión administrativa y financiera y la elegibilidad de los gastos de los proyectos cofinanciados por el Fondo [notificada con el número C(2007) 6396] (Los textos en lenguas alemana, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, española, estonia, finesa, francesa, griega, húngara, inglesa, italiana, letona, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, rumana y sueca son los únicos auténticos) (2008/22/CE) (DO L 007, 10.1.2008, p.1)

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DECISIÓN DE LA COMISIÓN

de 19 de diciembre de 2007

que establece las normas de aplicación de la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios», en lo que respecta a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, las normas sobre la gestión administrativa y financiera y la elegibilidad de los gastos de los proyectos cofinanciados por el Fondo

[notificada con el número C(2007) 6396]

(Los textos en lenguas alemana, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, española, estonia, finesa, francesa, griega, húngara, inglesa, italiana, letona, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, rumana y sueca son los únicos auténticos)

(2008/22/CE)







LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Vista la Decisión no 573/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de mayo de 2007, por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios» y por la que se deroga la Decisión 2004/904/CE del Consejo ( 1 ), y, en particular, su artículo 23, su artículo 31, apartado 5, su artículo 33, apartado 6, y su artículo 35, apartado 4, Considerando lo siguiente: (1) Es necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deberán ejecutar su acción en el marco del Fondo y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos. También deben establecerse disposiciones relativas a las autoridades delegadas. (2) Es necesario elaborar la lista de procedimientos o modalidades prácticas que deberán adoptar y cumplir las diferentes autoridades designadas para la ejecución del Fondo. (3) Es necesario establecer las obligaciones que deberán cumplir las autoridades responsables con respecto a los beneficiarios finales en la fase previa a la selección y aprobación de los proyectos que se financiarán, y en relación con los aspectos que deben abarcar las verificaciones de los gastos declarados por el beneficiario final o por los socios del proyecto, incluidas las verificaciones administrativas de las solicitudes de reembolso y las verificaciones in situ de proyectos individuales. (4) A fin de garantizar la correcta realización de la auditoría de gastos en el marco de los programas anuales, es preciso fijar los criterios que han de cumplir las pistas de auditoría para ser consideradas adecuadas. (5) Las auditorías de proyectos y sistemas se realizan bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría. Para garantizar que el alcance y la eficacia de dichas auditorías son los adecuados y que estas se realizan con arreglo a las mismas normas en todos los Estados miembros, es necesario establecer las condiciones que deberán cumplir las auditorías, incluida la base de muestreo. (6) Los Estados miembros deberán presentar a la Comisión, junto con su programa plurianual, una descripción de sus sistemas de gestión y control. Dado que este documento es uno de los elementos esenciales en los que se basa la Comisión, en el marco de la gestión compartida del presupuesto comunitario, para determinar si los Estados miembros utilizan la ayuda financiera de conformidad con las normas y principios aplicables para proteger los intereses financieros de la Comunidad, es necesario determinar detalladamente la información que dicho documento ha de contener. (7) Para armonizar las normas de programación, llevar a cabo el seguimiento de la ejecución del Fondo e inspeccionar y certificar el gasto, es necesario definir claramente los contenidos del programa plurianual, el programa anual, el informe de situación, el informe final, las solicitudes de pago y el plan de auditoría, así como del informe anual de auditoría, la declaración de validez y la certificación de gasto. (8) Dado que los Estados miembros deben comunicar y controlar las irregularidades, y recuperar los importes abonados indebidamente en relación con la financiación del Fondo, es necesario definir los requisitos relativos a los datos enviados a la Comisión. (9) La experiencia ha mostrado que los ciudadanos de la Unión Europea no conocen suficientemente el papel que desempeña la Comunidad en la financiación de los programas. Por tanto, es conveniente definir detalladamente las medidas de información y publicidad necesarias para subsanar esta falta de información y comunicación. (10) Para garantizar que la información sobre las posibles oportunidades de financiación se difunda ampliamente entre todos los interesados, y en aras de la transparencia, deben adoptarse unas medidas mínimas necesarias para informar a posibles beneficiarios finales de las oportunidades de financiación que ofrecen conjuntamente la Comunidad y los Estados miembros a través del Fondo. A fin de aumentar la transparencia en el uso de los Fondos, deben publicarse la lista de beneficiarios, los nombres de los proyectos y el importe de los fondos públicos asignados a los proyectos. (11) De conformidad con la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos ( 2 ), y el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos ( 3 ), es preciso establecer, en relación con las medidas de información y publicidad y el trabajo de auditoría en el marco de la presente Decisión, que tanto la Comisión como los Estados miembros han de impedir la difusión no autorizada de los datos de carácter personal, así como el acceso no autorizado a dichos datos, y especificar los fines para los cuales la Comisión y los Estados miembros pueden proceder a su tratamiento. (12) El uso de medios electrónicos para intercambiar información y datos financieros entre los Estados miembros y la Comisión conducirá a la simplificación, a una mayor eficacia y transparencia, así como al ahorro de tiempo. A fin de aprovechar plenamente estas ventajas al mismo tiempo que se garantiza la seguridad de los intercambios, la Comisión podrán establecer un sistema informático común. (13) Con el fin de garantizar la ejecución eficaz del Fondo en los Estados miembros, de conformidad con los principios de buena gestión financiera, se adoptarán una serie de normas comunes sobre la elegibilidad de los gastos en el marco del Fondo. Al objeto de disminuir la carga administrativa que pesa sobre los beneficiarios finales y las autoridades designadas, los costes indirectos totales podrán subvencionarse en ciertas condiciones mediante cantidades a tanto alzado. (14) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Reino Unido está vinculado por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión. (15) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Irlanda está vinculada por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión. (16) De conformidad con el artículo 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca adjunto al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no está vinculada por esta Decisión ni sujeta a su aplicación. (17) Las medidas previstas en la presente Decisión se ajustan al dictamen del Comité de gestión del Fondo. Considerando lo siguiente: HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:







ÍNDICE Parte I Introducción Capítulo 1 Objeto y definiciones Artículo 1 Objeto Artículo 2 Definiciones Parte II Disposiciones comunes a los cuatro Fondos Capítulo 1 Autoridades designadas Artículo 3 Autoridades comunes Artículo 4 Autoridad delegada Artículo 5 Externalización de tareas Capítulo 2 Sistemas de gestión y control Artículo 6 Manual de procedimientos Artículo 7 Ejecución del Fondo por la autoridad responsable Artículo 8 Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución Artículo 9 Procedimiento de selección y adjudicación cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación Artículo 10 Convenios de subvención con los beneficiarios finales cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación Artículo 11 Contratos de ejecución Artículo 12 Determinación de la contribución comunitaria final Artículo 13 Asistencia técnica Artículo 14 Gastos de asistencia técnica en caso de autoridad común Artículo 15 Verificaciones efectuadas por la autoridad responsable Artículo 16 Pista de auditoría Artículo 17 Auditorías de sistemas y auditorías de proyectos Artículo 18 Verificaciones efectuadas por la autoridad de certificación Capítulo 3 Información que deberá suministrarse sobre la utilización del Fondo Artículo 19 Principio de proporcionalidad Artículo 20 Descripción de los sistemas de gestión y control Artículo 21 Revisión de la descripción de los sistemas de gestión y control Artículo 22 Documentos de programación Artículo 23 Revisión del desglose financiero en los programas anuales Artículo 24 Informe de situación e informe final sobre la ejecución de los programas anuales y las solicitudes de pago Artículo 25 Documentos elaborados por la autoridad de auditoría Artículo 26 Documentos elaborados por la autoridad de certificación Capítulo 4 Comunicación de irregularidades Artículo 27 Información inicial — Excepciones Artículo 28 Informes de seguimiento — Impago Artículo 29 Contactos con los Estados miembros Artículo 30 Uso de la información Capítulo 5 Información y publicidad Artículo 31 Información a los beneficiarios finales potenciales Artículo 32 Información a los beneficiarios finales Artículo 33 Responsabilidades de la autoridad responsable en materia de información y publicidad Artículo 34 Responsabilidades de los beneficiarios finales en materia de información y publicidad Artículo 35 Características técnicas de la información y publicidad de la operación Capítulo 6 Datos de carácter personal Artículo 36 Protección de los datos de carácter personal Capítulo 7 Intercambio electrónico de documentos Artículo 37 Intercambio de documentos por vía electrónica Artículo 38 Sistema informatizado de intercambio de documentos Parte III Disposiciones específicas del Fondo Europeo para los Refugiados Capítulo 1 Normas de elegibilidad Artículo 39 Normas de elegibilidad Capítulo 2 Sistemas de gestión y control Artículo 40 Medidas de emergencia Artículo 41 Importe fijo para las personas reasentadas Artículo 42 Ejecución de los programas anuales Parte IV Disposiciones finales Artículo 43 Destinatarios ANEXOS







PARTE I

INTRODUCCIÓN







CAPÍTULO 1

Objeto y definiciones

Artículo 1

Objeto

1. La presente Decisión establece las normas que regulan la ejecución del Fondo en lo que respecta a:

a) las autoridades designadas;

b) los sistemas de gestión y control;

c) la información que deben suministrar los Estados miembros a la Comisión sobre el uso del Fondo;

d) la comunicación de irregularidades;

e) la información y publicidad;

f) los datos de carácter personal;

g) el intercambio electrónico de documentos.

2. Las disposiciones que se establecen a continuación se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades ( 4 ).

Artículo 2

Definiciones

A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:

— «acto de base»: la Decisión no 573/2007/CE,

— «Fondo»: el Fondo Europeo para los Refugiados, tal como se establece en el acto de base,

— «los cuatro Fondos»: el Fondo Europeo para los Refugiados, el Fondo para las Fronteras Exteriores, el Fondo Europeo para el Retorno y el Fondo para la Integración de Nacionales de Terceros Países, tal como se establecen en la Decisión no 573/2007/CE, la Decisión no 574/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo ( 5 ), la Decisión no 575/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo ( 6 ) y la Decisión 2007/435/CE del Consejo ( 7 ), como parte del Programa general «Solidaridad y gestión de los Flujos Migratorios»,

— «autoridad responsable»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del acto de base,

— «autoridad de certificación»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra b), del acto de base,

— «autoridad de auditoría»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra c), del acto de base,

— «autoridad delegada»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra d), del acto de base,

— «autoridades designadas»: las autoridades designadas por un Estado miembro con arreglo al artículo 25 del acto de base,

— «acción»: la acción en el marco del Fondo, tal como se define en los artículos 3 y 5 del acto de base,

— «proyecto»: los medios prácticos específicos utilizados por los beneficiarios finales para ejecutar la totalidad o parte de una acción,

— «beneficiario final»: la entidad legal responsable de ejecutar los proyectos tal como las ONG, autoridades federales, nacionales, regionales o locales, otras organizaciones de carácter no lucrativo, empresas públicas o privadas y las organizaciones internacionales,

— «socio del proyecto»: toda entidad legal que ejecute un proyecto en cooperación con el beneficiario final mediante la aportación de recursos al proyecto y la recepción de parte de la contribución comunitaria a través del beneficiario final,

— «directrices estratégicas»: el marco de intervención del Fondo, tal como ha sido adoptado por la Decisión 2007/815/CE de la Comisión ( 8 ),

— «prioridad»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad en las directrices estratégicas,

— «prioridad específica»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad específica en las directrices estratégicas, y que pueden recibir un mayor porcentaje de cofinanciación, de acuerdo con el artículo 14, apartado 4, del acto de base,

— «primer acto de comprobación administrativa o judicial»: la primera evaluación escrita realizada por una autoridad competente, administrativa o judicial, que basándose en hechos concretos concluya que se ha cometido una irregularidad, sin perjuicio de la posibilidad de que posteriormente, como consecuencia de los resultados del procedimiento administrativo o judicial, esa conclusión pueda revisarse o retirarse,

— «irregularidad»: toda infracción de una disposición de Derecho comunitario cometida por un acto u omisión de un agente económico y que cause o pueda causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado,

— «sospecha de fraude»: la irregularidad que dé lugar a la incoación de un procedimiento administrativo o judicial a escala nacional con el fin de determinar la existencia de un comportamiento intencionado, en particular de un fraude, tal y como se define en el artículo 1, apartado 1, letra a), del Convenio establecido sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea, relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas ( 9 ),

— «quiebra»: el procedimiento de insolvencia definido en el artículo 2, letra a), del Reglamento (CE) no 1346/2000 del Consejo ( 10 ),

— «convenio de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual los Estados miembros conceden subvenciones al beneficiario final para la ejecución del proyecto en el marco del Fondo.







PARTE II

DISPOSICIONES COMUNES A LOS CUATRO FONDOS







CAPÍTULO 1

Autoridades designadas

Artículo 3

Autoridades comunes

Los Estados miembros podrán designar a la misma autoridad responsable, autoridad de auditoría y autoridad de certificación, para dos o más de los cuatro Fondos.

Artículo 4

Autoridad delegada

1. La delegación de tareas respetará el principio de buena gestión financiera, que exige un control interno eficaz y eficiente, y garantizará el cumplimiento del principio de no discriminación y la visibilidad de la financiación comunitaria. La no realización de las tareas delegadas puede dar lugar a conflictos de intereses.

2. El alcance de las tareas delegadas por la autoridad responsable a la autoridad delegada y los procedimientos detallados para la realización de las tareas delegadas, se registrarán formalmente por escrito.

El acto de delegación mencionará al menos:

a) las referencias a la legislación comunitaria aplicable;

b) las tareas confiadas a la autoridad delegada;

c) los derechos y deberes de la autoridad delegada, así como las responsabilidades que esta asume;

d) la obligación que tiene la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para el desempeño de sus tareas;

e) la garantía que habrá que ofrecer de buena gestión financiera y de la legalidad y regularidad de las tareas delegadas.

3. La tarea de interlocutor de la Comisión a que se refiere el artículo 25, apartado 1, letra a), del acto de base, no se delegará. La autoridad delegada se comunicará con la Comisión a través de la autoridad responsable.

4. Cuando la autoridad delegada no sea una administración pública ni un órgano de Derecho privado del Estado miembro investido de una misión de servicio público, la autoridad responsable podrá no delegar en aquella autoridad competencias de ejecución que impliquen una amplia discrecionalidad en la elección de las políticas.

5. La delegación de tareas a las autoridades delegadas no afectará a la responsabilidad de la autoridad responsable, que seguirá rindiendo cuentas de las tareas que ha delegado.

6. En los casos en que la autoridad responsable delegue tareas a la autoridad delegada, las disposiciones de la presente Decisión relativas a la autoridad responsable se aplicarán, mutatis mutandis, a la autoridad delegada.

Artículo 5

Externalización de tareas

Las autoridades designadas podrán externalizar algunas de sus tareas, pero seguirán siendo responsables de las tareas externalizadas con arreglo a las responsabilidades definidas en los artículos 27, 29 y 30 del acto de base.







CAPÍTULO 2

Sistemas de gestión y control

Artículo 6

Manual de procedimientos

De conformidad con el artículo 31, apartado 2, del acto de base, y con arreglo al principio de proporcionalidad, los Estados miembros elaborarán un manual que establecerá los procedimientos y modalidades prácticas en relación con:

a) el funcionamiento de las autoridades designadas;

b) las modalidades que garantizan la separación de funciones;

c) en su caso, el control de las autoridades delegadas y otras tareas externalizadas;

d) el establecimiento de programas anuales y plurianuales;

e) el establecimiento de un plan de auditoría y programas anuales de auditoría;

f) la selección de proyectos, la concesión de subvenciones, y el control y la gestión financiera de los proyectos;

g) la gestión de irregularidades, recuperaciones y correcciones financieras;

h) la preparación y realización de misiones de auditoría;

i) la preparación de declaraciones e informes de auditoría;

j) la certificación del gasto;

k) la evaluación del programa;

l) la presentación de informes a la Comisión;

m) la pista de auditoría.

Artículo 7

Ejecución del Fondo por la autoridad responsable

1. Para la ejecución del Fondo, la autoridad responsable podrá actuar como un órgano de adjudicación y/o como un órgano de ejecución.

2. La autoridad responsable actuará como un órgano de adjudicación cuando ejecute los proyectos, generalmente a través de convocatorias públicas anuales de propuestas.

La autoridad responsable y las autoridades delegadas no podrán presentarse a dichas convocatorias de propuestas.

En casos debidamente justificados, incluida la continuación de proyectos plurianuales con arreglo al artículo 14, apartado 6, del acto de base, seleccionados tras una convocatoria de propuestas anterior o en situaciones de emergencia, se podrán conceder las ayudas sin convocatoria de propuestas.

3. La autoridad responsable actuará como un órgano de ejecución en los casos en que decida ejecutar directamente los proyectos porque las características de estos no permitan ninguna otra forma de ejecución, como sucede en situaciones de monopolio de derecho o por motivos de seguridad. En estos casos, las normas relativas al beneficiario final se aplicarán, mutatis mutandis, a la autoridad responsable.

Artículo 8

Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución

1. Las razones que hayan llevado a la autoridad responsable a actuar como un órgano de ejecución de los proyectos se mencionarán y comunicarán a la Comisión en el marco del programa anual de que se trate.

2. Al ejecutar los proyectos, la autoridad responsable garantizará la aplicación del principio de optimización de recursos y prevendrá los conflictos de intereses.

3. La autoridad responsable podrá ejecutar los proyectos definidos con arreglo al artículo 7, apartado 3, directamente o en asociación con las autoridades nacionales competentes, en función de sus conocimientos técnicos, alto grado de especialización o competencias administrativas. Las autoridades nacionales principales que intervengan en la ejecución también serán mencionadas en el programa anual de que se trate.

4. La decisión administrativa de cofinanciar un proyecto en el marco del Fondo contendrá la información necesaria para realizar el seguimiento de los productos y servicios cofinanciados y para controlar los gastos generados. Las disposiciones relevantes sobre los convenios de subvención establecidas en el artículo 10, apartado 2, se especificarán en un instrumento legal equivalente.

5. El informe final sobre la ejecución del programa anual contendrá información sobre los procedimientos y prácticas aplicados para garantizar la adecuada separación de funciones, el control eficaz y la protección satisfactoria de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, y explicará cómo se han evitado los conflictos de intereses.

6. Cuando la autoridad responsable deba actuar regularmente como un órgano de ejecución de los proyectos cofinanciados por el Fondo:

a) la autoridad de auditoría no formará parte del mismo organismo al que pertenece la autoridad responsable, salvo en el caso de que su independencia en materia de auditoría esté garantizada y presente sus informes a otro organismo distinto del organismo del que formen parte la autoridad de auditoría y la autoridad responsable;

b) las tareas de la autoridad responsable, tal como se definen en el artículo 27 del acto de base, no resultarán afectadas cuando la autoridad responsable ejecute los proyectos directamente.

Cuando una autoridad delegada deba actuar como un órgano de ejecución de los proyectos cofinanciados por el Fondo, dicha autoridad delegada no podrá ser el único beneficiario final de las asignaciones cuya gestión se le ha delegado.

◄

Artículo 9

Procedimiento de selección y adjudicación cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación

1. Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartado 2, se publicarán de forma que garanticen la máxima publicidad entre los beneficiarios potenciales. ►M3 Cualquier cambio sustancial en el contenido de las convocatorias de propuestas se publicará también en las mismas condiciones. ◄

En las convocatorias de propuestas se especificarán:

a) los objetivos;

b) los criterios de selección, que cumplirán lo dispuesto en el artículo 14, apartado 5, del acto de base, y los documentos justificativos;

c) las modalidades de financiación comunitaria y, en su caso, nacional;

d) las modalidades y la fecha límite para la presentación de propuestas.

2. A los fines de selección de proyectos y adjudicación de subvenciones, la autoridad responsable garantizará que los beneficiarios potenciales estén informados de las siguientes condiciones específicas relativas a los proyectos que se ejecutarán;

a) las normas de elegibilidad del gasto;

b) los plazos de ejecución, y

c) la información financiera y de otro tipo que deberán conservar y comunicar.

Antes de la adopción de la decisión de adjudicación, la autoridad responsable se asegurará de que el beneficiario último o los socios del proyecto están capacitados para cumplir estas condiciones.

3. La autoridad responsable garantizará que los proyectos que han recibido subvenciones hayan sido objeto de un análisis formal, técnico y presupuestario, y de una evaluación cualitativa con arreglo a los criterios establecidos en la convocatoria de propuestas. Se registrarán los motivos de rechazo de otros proyectos.

4. Los Estados miembros decidirán a quién corresponde la facultad de adjudicar proyectos y garantizarán que los conflictos de intereses se eviten en todo caso y, especialmente, cuando los solicitantes sean organismos nacionales.

5. La decisión de adjudicación indicará al menos el nombre del beneficiario final o de los socios del proyecto, los detalles fundamentales del proyecto y sus objetivos operativos, el importe máximo de cofinanciación por el Fondo y el porcentaje máximo de cofinanciación de los costes totales subvencionables.

6. Se enviarán por escrito a todos los candidatos los resultados del procedimiento de selección, con una explicación de las decisiones adoptadas en la selección. Cuando la legislación nacional lo prevea, se indicará el procedimiento de recurso disponible.

Artículo 10

Convenios de subvención con los beneficiarios finales cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación

1. La autoridad responsable establecerá los procedimientos detallados de gestión de proyectos que abarcarán, entre otras cosas:

a) la firma de convenios de subvención con los beneficiarios finales seleccionados;

b) el seguimiento de los convenios y sus posibles modificaciones mediante el establecimiento de un sistema de control administrativo de los proyectos (intercambio de correspondencia, introducción y supervisión de las modificaciones, recordatorios, recepción y tratamiento de informes, etc.).

2. Los convenios de subvención establecerán, entre otras cosas:

a) el importe máximo de la subvención;

b) el porcentaje máximo de la contribución comunitaria con arreglo al artículo 14, apartado 4, y al artículo 21, apartado 3, del acto de base;

c) una descripción y un calendario detallados del proyecto subvencionado;

d) en su caso, la parte de tareas y costes relacionados que el beneficiario final se proponga subcontratar con terceros;

e) el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluido el porcentaje fijo de costes indirectos a que se refiere el anexo 11 en relación con las normas de elegibilidad del gasto;

f) el calendario y las disposiciones de aplicación del convenio (informes que deben presentarse, modificaciones y terminación);

g) los objetivos operativos del proyecto y los indicadores que se utilizarán;

h) la definición de costes subvencionables;

i) las condiciones de pago de la subvención y los requisitos contables;

j) las condiciones de la pista de auditoría;

k) las disposiciones relevantes en materia de protección de datos;

l) las disposiciones relevantes en materia de publicidad.

3. Los beneficiarios finales garantizarán, en su caso, que todos los socios del proyecto estén sujetos a las mismas obligaciones que ellos. Los socios serán responsables a través del beneficiario final, que sigue siendo el responsable en última instancia del cumplimiento de las condiciones contractuales por él mismo y por todos los socios del proyecto.

Los beneficiarios finales guardarán copias certificadas de los documentos contables que justifiquen los ingresos y gastos de los socios del proyecto de que se trate.

4. Los convenios de subvención establecerán expresamente que la Comisión y el Tribunal de Cuentas podrán controlar, mediante verificación de documentos o inspección in situ, a todos los beneficiarios finales, socios del proyecto y subcontratistas.

▼M3

Artículo 11

Contratos de ejecución

Al adjudicar los contratos para la ejecución de los proyectos, las autoridades estatales, regionales o locales, los organismos de Derecho público, las asociaciones formadas por una o varias de tales autoridades o por varios de tales organismos de Derecho público actuarán de conformidad con las normas y principios nacionales y de la Unión aplicables en materia de contratación pública.

Las entidades distintas de las mencionadas en el párrafo primero adjudicarán los contratos para la ejecución de los proyectos dándoles la publicidad adecuada, a fin de garantizar el respeto de los principios de transparencia, no discriminación e igualdad de trato. Los contratos de un valor inferior a 100 000 EUR podrán adjudicarse tras haber solicitado la entidad afectada al menos tres ofertas. Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas nacionales, los contratos de valor inferior a 5 000 EUR no estarán sujetos a ninguna obligación de procedimiento.

▼B

Artículo 12

Determinación de la contribución comunitaria final

Para calcular el pago final al beneficiario final, el importe de la contribución comunitaria total a cada proyecto será el más bajo de los tres siguientes:

a) el importe máximo indicado en el convenio de subvención;

b) la cofinanciación máxima resultante de multiplicar los costes totales subvencionables del proyecto de que se trate por el porcentaje establecido en el artículo 14, apartado 4, y el artículo 21, apartado 3, del acto de base (es decir, 50 %, 75 % u 80 %), y

c) el importe resultante de la aplicación del principio no lucrativo, tal como se define en el punto I.3.3 del anexo 11.

Artículo 13

Asistencia técnica

1. La asistencia técnica a iniciativa de la Comisión, tal como se define en el artículo 15 del acto de base, podrá ser financiada hasta el 100 % por el Fondo.

2. La asistencia técnica a iniciativa de los Estados miembros, tal como se define en el artículo 16 del acto de base, podrá ser financiada hasta el 100 % por el Fondo.

3. La asistencia técnica a iniciativa de la Comisión o de los Estados miembros podrá prestarse en forma de contratos públicos, honorarios de expertos o cualquier gasto administrativo sujeto a las normas de elegibilidad definidas en la parte III, capítulo 1.

Artículo 14

Gastos de asistencia técnica en caso de autoridad común

1. Cuando una o más autoridades designadas sean comunes a dos o más de los cuatro Fondos, las asignaciones para los gastos de asistencia técnica en cada programa anual en cuestión podrán fusionarse total o parcialmente.

2. Los gastos de asistencia técnica se distribuirán entre los Fondos en cuestión, preferentemente según una fórmula de reparto simple y representativo. La aplicación de la fórmula no producirá ningún incremento del importe máximo de los gastos de asistencia técnica de cada programa anual en cuestión.

Artículo 15

Verificaciones efectuadas por la autoridad responsable

1. Las verificaciones que deberá efectuar la autoridad responsable, o que se efectuarán bajo la responsabilidad de esta, con arreglo al artículo 27, apartado 1, letra g), del acto de base, abordarán los aspectos administrativo, financiero, técnico y físico de los proyectos, según corresponda.

Las verificaciones garantizarán que los gastos declarados son reales y están justificados para los fines del proyecto, que los proyectos subvencionados se han realizado de conformidad con los convenios de subvención, que la contribución comunitaria cumple las normas, especialmente en lo que respecta a la estructura financiera definida en el artículo 14 del acto de base, que las solicitudes de reembolso por el beneficiario final son correctas, y que los proyectos y los gastos cumplen las normas nacionales y comunitarias y evitan la doble financiación de gastos con otros regímenes nacionales o comunitarios y con otros períodos de programación.

Además, las verificaciones incluirán:

a) verificaciones financieras y administrativas de cada solicitud de reembolso enviada por los beneficiarios finales;

b) verificaciones de la relevancia, exactitud y elegibilidad de los gastos, ingresos y costes cubiertos por los ingresos asignados, declarados por los beneficiarios finales, al menos en una muestra representativa de documentos acreditativos que abarque todas las partidas del presupuesto adjunto al convenio de subvención;

c) verificaciones in situ de los proyectos individuales, al menos en una muestra representativa de una combinación adecuada de proyectos de diferentes tipos y dimensiones que tenga en cuenta los factores de riesgo ya señalados, que permitan obtener garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, habida cuenta del nivel de riesgos señalado por la autoridad responsable.

Las verificaciones mencionadas en las letras a) y b) no se efectuarán cuando el beneficiario final esté obligado a presentar un certificado de auditoría emitido por un auditor independiente que abarque todos los aspectos mencionados en las letras a) y b).

2. Se registrarán todas las verificaciones, con indicación del trabajo realizado, la fecha, los resultados y las medidas adoptadas con respecto a los errores detectados. La autoridad responsable garantizará que todos los documentos acreditativos de las verificaciones efectuadas estén a disposición de la Comisión y el Tribunal de Cuentas durante un plazo de cinco años siguientes al cierre del proyecto. Este plazo se suspenderá en caso de actuaciones judiciales o a petición debidamente justificada de la Comisión.

3. Cuando la autoridad responsable actúe como un órgano de ejecución en el marco del programa anual, tal como se define en el artículo 7, apartado 3, las verificaciones previstas en el apartado 1 se efectuarán según el principio de separación adecuada de funciones.

Artículo 16

Pista de auditoría

1. A efectos del artículo 27, apartado 1, letra k), del acto de base, se considerará que una pista de auditoría es adecuada si cumple los criterios siguientes:

a) permitir conciliar las cantidades certificadas a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder de la autoridad de certificación, la autoridad responsable, las autoridades delegadas y los beneficiarios finales sobre los proyectos cofinanciados en el marco del Fondo;

b) permitir verificar el pago de la contribución pública al beneficiario final, la distribución y transferencia de la financiación comunitaria concedida en el marco del Fondo, y las fuentes de cofinanciación del proyecto;

c) permitir verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos para el programa anual;

d) contener, con respecto a cada proyecto, en su caso, las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la ayuda, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, y los informes sobre las verificaciones y auditorías efectuadas.

2. La autoridad responsable se asegurará de que se conserve un registro del lugar en que se encuentre la totalidad de los documentos relativos a pagos específicos efectuados en el marco del Fondo.

Artículo 17

Auditorías de sistemas y auditorías de proyectos

1. Las autorías a que se refiere el artículo 30, apartado 1, letras a) y b), del acto de base, se efectuarán sobre los sistemas de gestión y control establecidos por los Estados miembros y sobre una muestra de proyectos seleccionados por un método aprobado por la autoridad de auditoría.

El método de muestreo:

a) utilizará una combinación adecuada de proyectos de distintos tipos y tamaños;

b) tendrá en cuenta todo factor de riesgo señalado por los controles nacionales o comunitarios, así como los aspectos de la relación coste-beneficio de las verificaciones.

La muestra incluirá también, al menos de forma proporcional, proyectos ejecutados por la autoridad responsable cuando esta actúe como un órgano de ejecución.

El método utilizado para seleccionar la muestra deberá documentarse.

2. La auditoría de los sistemas de gestión y control abarcará cada uno de los siguientes procesos al menos una vez antes de 2013: programación, delegación de tareas, selección y adjudicación, control de proyectos, pago, certificación de gastos, presentación de informes a la Comisión, detección y tratamiento de posibles irregularidades y evaluación de programas.

3. Las auditorías de proyectos se llevarán a cabo in situ a partir de los documentos y registros que obren en poder del beneficiario final o los socios del proyecto. Las auditorías verificarán que:

a) el proyecto cumple los criterios de selección del programa anual, se ha ejecutado de conformidad con el convenio de subvención y cumple todas las condiciones aplicables con respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse;

b) los gastos declarados corresponden a los registros contables y documentos acreditativos que obran en poder del beneficiario final o de los socios del proyecto, y dichos registros corresponden a los documentos acreditativos que conserva la autoridad responsable o cualquier órgano delegado;

c) las partidas de gastos corresponden a los requisitos de elegibilidad establecidos en el anexo 11, a los requisitos especificados durante el procedimiento nacional de selección, a las condiciones del convenio de subvención, a los trabajos que se están realizando efectivamente y, en su caso, a otras normas nacionales y comunitarias;

d) el uso o el uso previsto del proyecto es coherente con los objetivos, la acción o las medidas previstas en los artículos 3, 5 y 16 del acto de base y, en su caso, se destina a la población destinataria;

e) se ha pagado la contribución pública o privada al beneficiario final de conformidad con el artículo 14, apartado 2, del acto de base;

f) existe una pista de auditoría adecuada;

g) no existen conflictos de intereses y se ha logrado una buena rentabilidad, especialmente en casos en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución del proyecto.

4. Solo los gastos que entran en el ámbito de la auditoría realizada en el marco del apartado 3 se incluirán en el importe de los gastos auditados a los fines del artículo 30, apartado 1, letra b), del acto de base. Si la auditoría se realiza antes del cierre del proyecto, para calcular la tasa de cobertura solo se tendrán en cuenta los gastos efectivamente auditados.

5. Cuando los problemas detectados resulten ser de carácter sistémico y, por consiguiente, entrañen un riesgo para otros proyectos, la autoridad de auditoría se asegurará de que se lleven a cabo nuevos exámenes, incluidas auditorías adicionales si fuera necesario, para determinar el alcance de dichos problemas. Las autoridades competentes adoptarán las medidas preventivas y correctivas necesarias.

6. La autoridad de auditoría extraerá conclusiones a partir de los resultados de las auditorías de los gastos declarados a la Comisión y las comunicará a la Comisión en el informe anual de auditoría. En los programas anuales en los que el índice de error sea superior al nivel de tolerancia del 2 % de la contribución comunitaria, la autoridad de auditoría analizará el significado de este error y adoptará las medidas necesarias, incluida la formulación de recomendaciones adecuadas, que se comunicarán en el informe anual de auditoría.

Artículo 18

Verificaciones efectuadas por la autoridad de certificación

1. En los casos en que la autoridad de auditoría emita un dictamen con reservas o un dictamen desfavorable sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control, la autoridad de certificación verificará que esta información se ha enviado a la Comisión. También se asegurará de que la autoridad responsable ha aplicado un plan de acción adecuado para restablecer efectivamente el funcionamiento de los sistemas de control y gestión, y para evaluar el impacto del mal funcionamiento en la declaración de gasto.

2. Si la autoridad de auditoría no valida la solicitud de pago o la declaración de reembolso para el informe final de ejecución del programa anual, la autoridad de certificación se asegurará de que se elabore sin demora una solicitud de pago o una declaración de reembolso correctas.







CAPÍTULO 3

Información que deberá suministrarse sobre la utilización del Fondo

Artículo 19

Principio de proporcionalidad

1. Con arreglo al artículo 9, apartado 2, del acto de base, la información de que dispone un Estado miembro sobre la utilización del Fondo se transmitirá a la Comisión en los documentos mencionados en el presente capítulo en una medida proporcional al importe de la contribución comunitaria asignada a dicho Estado miembro y, en su caso, esta información podrá presentarse de forma resumida.

2. No obstante, el Estado miembro suministrará información más detallada a petición de la Comisión. La Comisión podrá solicitar esta información cuando le resulte necesaria para cumplir eficazmente sus obligaciones en el marco del acto de base y del Reglamento financiero.

Artículo 20

Descripción de los sistemas de gestión y control

1. La descripción de los sistemas de gestión y control a que se refieren el artículo 31, apartado 4, y el artículo 32, apartado 2, del acto de base, se presentará con arreglo al modelo que figura en el anexo 1.

2. La autoridad responsable validará la descripción de los sistemas realizada por cualquier autoridad delegada. Cada autoridad delegada confirmará la exactitud de la descripción de los sistemas de gestión y control en cuestión. Además, la autoridad de auditoría también confirmará que la descripción es completa.

3. Al examinar la descripción, la Comisión podrá pedir aclaraciones y proponer medidas para cumplir las disposiciones previstas en el acto de base. Si fuera necesario, los funcionarios o los representantes autorizados de la Comisión podrán realizar visitas in situ.

4. Si la autoridad responsable fuera la misma para dos o más de los cuatro Fondos, o si se aplican sistemas comunes a dos o más Fondos, podrá presentarse una descripción de los sistemas comunes de gestión y control que ponga de relieve, en su caso, sus características específicas.

Artículo 21

Revisión de la descripción de los sistemas de gestión y control

▼M3

1. La autoridad responsable notificará a la Comisión, mediante carta formal, cualquier cambio sustancial del sistema de gestión y control y le enviará una descripción revisada de dicho sistema lo antes posible y a más tardar en el momento en que cualquier cambio de ese tipo entre en vigor.

▼B

2. Los cambios sustanciales son cambios que pueden repercutir en la separación de funciones, la eficacia de la selección, la adjudicación, los mecanismos de pago y control, y la comunicación con la Comisión. Incluirán, en particular, los cambios en las autoridades designadas, los sistemas contables y los procesos de certificación y pago.

3. La revisión de los sistemas de gestión y control se someterá al procedimiento establecido en el artículo 20.

Artículo 22

Documentos de programación

1. Los Estados miembros presentarán a la Comisión el programa plurianual a que se refiere el artículo 18 del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo 2.

2. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los programas anuales previstos en el artículo 20 del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo 3.

3. Los planes financieros relativos al programa plurianual presentarán un desglose de las cantidades presupuestadas por prioridades, tal como se definen en las directrices estratégicas.

Los planes financieros relativos a los programas anuales presentarán un desglose de las cantidades presupuestadas por categorías de acciones, tal como se definen en el artículo 3, apartado 1, del acto de base, con referencia a las prioridades.

Artículo 23

Revisión del desglose financiero en los programas anuales

▼M1

1. A fin de revisar el programa anual aprobado por la Comisión de acuerdo con el artículo 20, apartado 5, del acto de base, el Estado miembro interesado presentará a la Comisión un proyecto de programa anual revisado a más tardar tres meses antes del fin del período de elegibilidad. La Comisión examinará y aprobará lo antes posible el programa revisado de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 20, apartado 5, del acto de base.

▼B

2. Los cambios en el desglose financiero sin la revisión del programa anual prevista en el apartado 1 no podrán exceder del 10 % de la contribución total del Fondo y solo se permitirán en circunstancias justificadas por causas que estén fuera del control de la autoridad responsable. Se incluirá una explicación adecuada de tales cambios en el informe de situación o en el informe final de ejecución del programa anual.

Artículo 24

►M2 Informe de situación e informe final sobre la ejecución de los programas anuales y las solicitudes de pago ◄

1. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los informes de situación sobre la ejecución del programa anual y las solicitudes de pago, previstos en el artículo 39, apartado 4, del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo 4.

2. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los informes finales de la ejecución del programa anual y las solicitudes de pago, previstos en el artículo 40, apartado 1, letra b), del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo 5.

▼M3

3. Los cuadros financieros relativos a los informes de situación e informes finales presentarán el desglose de los importes tanto por prioridad como por prioridad específica, tal como prevén las directrices estratégicas.

▼M2

4. Con referencia al artículo 39, apartados 3 y 4, del acto de base, el total acumulativo de las prefinanciaciones desembolsadas a un Estado miembro no excederá del 90 % del importe total asignado a tal Estado miembro en la decisión de financiación por la que se apruebe el programa anual.

Cuando un Estado miembro haya comprometido nacionalmente un importe inferior al total asignado por la decisión de financiación por la que se apruebe el programa anual, el total acumulativo de las prefinanciaciones no excederá del 90 % del importe comprometido nacionalmente.

▼B

Artículo 25

Documentos elaborados por la autoridad de auditoría

1. El plan de auditoría a que se refiere el artículo 30, apartado 1, letra c), del acto de base se elaborará de acuerdo con el modelo del anexo 6. ►M3 Cualquier cambio en la estrategia de la auditoría presentada de acuerdo con el artículo 30, apartado 1, letra c), del acto de base y aceptada por la Comisión se comunicará a esta lo antes posible. La estrategia revisada de auditoría se establecerá de acuerdo con el modelo que figura en el anexo 6, indicando los cambios introducidos. ◄

▼M3

2. La autoridad de auditoría presentará un programa de auditoría anual antes del 15 de febrero de cada año, a partir de 2010, salvo en el caso de que cada uno de los dos últimos programas anuales adoptados por la Comisión corresponda a una contribución comunitaria anual inferior a 1 000 000 EUR. El programa de auditoría se establecerá de acuerdo con el modelo del anexo 6. Los Estados miembros no estarán obligados a presentar de nuevo la estrategia de auditoría cuando presenten los programas anuales de auditoría. Si se adopta una estrategia de auditoría combinada según lo previsto en el artículo 30, apartado 2, del acto de base, podrá presentarse un plan anual de auditoría combinada.

▼B

3. El informe de auditoría y los dictámenes previstos en el artículo 30, apartado 3, letras a) y b), del acto de base se basarán en las auditorías de sistemas y auditorías de proyectos realizadas de acuerdo con el plan de auditoría, y se elaborarán de acuerdo con los modelos de los anexos 7.A y 7.B.

4. La declaración de validez a que se refiere el artículo 30, apartado 3, letra c), del acto de base se basará en los trabajos de auditoría realizados por la autoridad de auditoría y, si fuera necesario, en controles adicionales. La declaración de validez se elaborará de acuerdo con el modelo que figura en el anexo 7.C.

5. Cuando el examen tenga un alcance limitado o cuando el nivel de gastos irregulares detectado no permita presentar un dictamen sin reservas en tanto que dictamen anual previsto en el artículo 30, apartado 3, letra b), del acto de base, o en la declaración a la que se refiere la letra c) de dicha disposición, la autoridad de auditoría expondrá los motivos y estimará el alcance del problema y sus repercusiones financieras.

▼M3

Artículo 26

Documentos elaborados por la autoridad de certificación

1. La autoridad de certificación elaborará la declaración de gastos certificada relativa a la solicitud de pago de la segunda prefinanciación a que se refiere el artículo 39, apartado 4, del acto de base y la Autoridad Responsable la remitirá a la Comisión en el formato que figura en el anexo 8.

2. La autoridad de certificación elaborará la declaración de gastos certificada relativa a la solicitud de pago final a que se refiere el artículo 40, apartado 1, letra a), del acto de base y la autoridad responsable la remitirá a la Comisión en el formato que figura en el anexo 9.

▼B







CAPÍTULO 4

Comunicación de irregularidades

Artículo 27

Información inicial — Excepciones

1. De conformidad con los modelos de los anexos 4 y 5, los Estados miembros comunicarán a la Comisión las irregularidades que hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial en el informe final o en el informe de situación sobre la ejecución de los programas anuales.

El informe indicará:

a) el Fondo, el programa anual y el proyecto de que se trate;

b) la disposición infringida;

c) la fecha y la fuente de la primera información que hizo sospechar que se había cometido una irregularidad;

d) las prácticas empleadas para cometer la irregularidad;

e) en su caso, si dichas prácticas dan lugar a sospechas de fraude;

f) el modo en que se descubrió la irregularidad;

g) el importe de la contribución comunitaria afectada.

No obstante, no se comunicarán los casos siguientes, salvo si se trata de sospechas de fraude:

a) irregularidades que ascienden a importes inferiores a 10 000 EUR con cargo al presupuesto general de las Comunidades Europeas;

b) irregularidades consistentes únicamente en la falta de ejecución de la totalidad o de parte de un proyecto incluido en el programa anual por causa de insolvencia del beneficiario final;

c) casos comunicados a la autoridad responsable por el beneficiario final de manera voluntaria y antes de ser detectados por aquella, ya sea antes o después del pago de la contribución pública;

d) casos detectados y corregidos por la autoridad responsable antes de cualquier pago de la contribución pública al beneficiario final y antes de la inclusión del gasto en cuestión en la declaración de gastos presentada a la Comisión.

2. A petición de la Comisión, los Estados miembros facilitarán en todo caso detalles complementarios sobre:

a) si procede, los Estados miembros y los terceros países implicados;

b) el período en el que se cometió la irregularidad o la fecha en que se cometió;

c) las autoridades u organismos nacionales que elaboraron el informe oficial sobre la irregularidad, así como las autoridades responsables del seguimiento administrativo o judicial;

d) la fecha en la que se llevó a cabo el primer acto de comprobación administrativa o judicial en relación con la irregularidad;

e) la identidad de las personas físicas y jurídicas implicadas, o de cualquier otra entidad participante, excepto en los casos en que esta información sea irrelevante para combatir las irregularidades debido a la naturaleza de la irregularidad;

f) el presupuesto total y la contribución pública aprobados para el proyecto y el desglose de su cofinanciación entre contribución comunitaria y nacional;

g) el importe de la contribución pública afectada por la irregularidad y la correspondiente contribución comunitaria en situación de riesgo;

h) cuando no se haya realizado ningún pago de la contribución pública referida en la letra g), a las personas o a las demás entidades previstas, los importes que se habrían abonado indebidamente de no haberse detectado la irregularidad;

i) la suspensión de los pagos, en su caso, y las posibilidades de cobro;

j) la naturaleza del gasto irregular.

3. Cuando no se disponga de información sobre alguno de los puntos mencionados en el apartado 2, y, en particular, sobre las prácticas empleadas para cometer la irregularidad y el modo en que esta ha sido descubierta, los Estados miembros, en la medida de lo posible, facilitarán dicha información en los siguientes informes de irregularidades que presenten a la Comisión.

Artículo 28

Informes de seguimiento — Impago

1. Los Estados miembros informarán a la Comisión, con referencia a informes anteriores elaborados con arreglo al artículo 27, de los procedimientos incoados con respecto a todas las irregularidades previamente comunicadas, así como de los cambios importantes resultantes. Esta información se facilitará en los informes de situación o en los informes finales de ejecución de los programas anuales, de acuerdo con los modelos de los anexos 4 y 5.

El informe indicará los importes que se han cobrado o que se espera cobrar.

2. A petición de la Comisión, los Estados miembros facilitarán en todo caso detalles complementarios sobre:

a) cualquier medida provisional adoptada por los Estados miembros para asegurarse del cobro de los importes abonados indebidamente;

b) todos los procedimientos judiciales y administrativos incoados para cobrar los importes abonados indebidamente e imponer sanciones;

c) los motivos del abandono de los procedimientos de cobro;

d) los motivos del abandono del proceso penal.

Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas o judiciales que pongan fin a dichos procedimientos, o los puntos principales de las mismas, y declararán, en particular, si los resultados permiten afirmar que existe sospecha de fraude.

Artículo 29

Contactos con los Estados miembros

1. La Comisión mantendrá los contactos pertinentes con los Estados miembros afectados al objeto de completar la información suministrada sobre las irregularidades a que se refiere el artículo 27, los procedimientos del artículo 28 y la posibilidad de cobro.

2. Independientemente de los contactos previstos en el apartado 1, la Comisión informará a los Estados miembros de los casos en que la naturaleza de la irregularidad haga pensar que unas prácticas idénticas o similares podrían surgir en otros Estados miembros.

Artículo 30

Uso de la información

1. La Comisión podrá utilizar cualquier información de carácter general u operativo comunicada por los Estados miembros en el marco de la presente Decisión para realizar análisis de riesgos y, a partir de la información obtenida, elaborar informes y desarrollar sistemas de alerta rápida que permitan indentificar los riesgos de forma más eficaz.

2. La Comisión informará regularmente a los Estados miembros afectados del uso que se haya hecho de la información mencionada en el apartado 1.







CAPÍTULO 5

Información y publicidad

Artículo 31

Información a los beneficiarios finales potenciales

1. La autoridad responsable garantizará que las indicaciones clave sobre los programas anuales y plurianuales se difundan ampliamente, con detalles sobre las contribuciones financieras en cuestión, y que estén a disposición de todas las partes interesadas.

No obstante, la autoridad responsable, por razones de seguridad pública, podrá decidir mantener la confidencialidad de las medidas de gestión internas adoptadas en el programa plurianual o los programas anuales, y de cualquier otra información relativa a la ejecución del Fondo.

2. La autoridad responsable suministrará a los beneficiarios finales potenciales al menos la siguiente información:

a) las condiciones que han de cumplirse para optar a la financiación en el marco de un programa anual;

b) la descripción de los procedimientos utilizados para examinar las solicitudes de financiación y plazos correspondientes;

c) los criterios de selección de los proyectos que se financiarán;

d) los contactos que pueden suministrar información sobre los programas anuales.

Asimismo, la autoridad responsable informará a los beneficiarios finales potenciales acerca de la publicación prevista en el artículo 33, apartado 2, letra b).

Artículo 32

Información a los beneficiarios finales

La autoridad responsable informará a los beneficiarios finales de que la aceptación de la financiación implica también la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios finales publicada de conformidad con el artículo 33, apartado 2, letra b).

Artículo 33

Responsabilidades de la autoridad responsable en materia de información y publicidad

1. La autoridad responsable garantizará que las medidas de información y publicidad se apliquen con vistas a lograr la mayor cobertura posible por los medios de comunicación y utilizando diversas formas y métodos de comunicación de nivel territorial adecuado.

2. La autoridad responsable organizará al menos las siguientes medidas de información y publicidad:

a) como mínimo un acto de información anual que presente, a partir de 2008, el lanzamiento del programa plurianual o los logros del programa o los programas anuales;

b) la publicación anual, al menos en un sitio Internet, de la lista de beneficiarios finales, los nombres de los proyectos y el importe de la financiación pública y comunitaria que se les ha asignado. No se mencionarán los nombres de las personas pertenecientes a los grupos de destinatarios definidos en el artículo 6 del acto de base. Se comunicará la dirección Internet a la Comisión.

Artículo 34

Responsabilidades de los beneficiarios finales en materia de información y publicidad

1. El beneficiario final será responsable de informar públicamente, por medio de las medidas previstas en los apartados 2, 3 y 4, de la ayuda obtenida del Fondo.

2. El beneficiario final colocará una placa destacada permanente de gran tamaño, en un plazo máximo de tres meses a partir de la conclusión de un proyecto que cumpla las condiciones siguientes:

a) la contribución comunitaria total al proyecto es superior a 100 000 EUR, y

b) la operación consiste en la adquisición de un objeto físico o en la financiación de proyectos de infraestructuras o de construcción.

La placa indicará el nombre y el tipo de proyecto. La información a que se refiere el artículo 35 ocupará como mínimo el 25 % de la placa.

3. Cuando un proyecto reciba financiación en el marco de un programa anual cofinanciado por el Fondo, el beneficiario final se asegurará de que los participantes en el proyecto hayan sido informados de dicha financiación.

4. Cualquier documento relativo a estos proyectos, incluidos los certificados de asistencia o de cualquier otro tipo, contendrá una declaración en la que se indicará que el proyecto ha sido cofinanciado por el Fondo.

Artículo 35

Características técnicas de la información y publicidad de la operación

Todas las medidas de información y publicidad destinadas a los beneficiarios finales, los beneficiarios finales potenciales y al público en general incluirán los elementos siguientes:

1) el emblema de la Unión Europea, de conformidad con las normas gráficas establecidas en el anexo 10, así como la referencia a la Unión Europea;

2) una referencia al Fondo;

3) una declaración elegida por la autoridad responsable que ponga de relieve el valor añadido de la contribución de la Comunidad.

Los puntos 1 a 3 no se aplicarán a los pequeños artículos de promoción ni a los artículos de promoción relativos a dos o más de los cuatro Fondos.







CAPÍTULO 6

Datos de carácter personal

Artículo 36

Protección de los datos de carácter personal

1. Los Estados miembros y la Comisión adoptarán las medidas necesarias para evitar la difusión no autorizada de la información a que se refiere el artículo 27, apartado 1, letra h), del acto de base, la información recogida por la Comisión en el transcurso de sus controles in situ y la información mencionada en el capítulo 4, así como para evitar el acceso no autorizado a esta información.

2. La información mencionada el capítulo 4 solo podrá enviarse a las personas de los Estados miembros o las instituciones comunitarias que necesiten acceder a ella para el ejercicio de sus funciones, a menos que el Estado miembro que facilite dicha información haya manifestado expresamente su consentimiento.







CAPÍTULO 7

Intercambio electrónico de documentos

▼M3

Artículo 37

Intercambio de documentos por vía electrónica

Además de las versiones en papel debidamente firmadas de los documentos contemplados en el capítulo 3, la información se remitirá también por vía electrónica.

▼B

Artículo 38

Sistema informatizado de intercambio de documentos

1. Si la Comisión desarrolla un sistema informático para el intercambio seguro de datos entre la Comisión y cada Estado miembro para la ejecución del Fondo, se informará de ello a los Estados miembros, que podrán participar en el desarrollo de dicho sistema informático, previa petición.

2. La Comisión y las autoridades designadas, junto con los organismos a los que se han delegado tareas, registrarán los documentos a los que se refiere el capítulo 3 en el sistema informático mencionado en el apartado 1.

3. Además, se podrá pedir a los Estados miembros que faciliten voluntariamente la información a que se refieren los artículos 27 y 28 mediante el sistema específico existente gestionado por la Comisión para recopilar las irregularidades detectadas en el marco de los Fondos Estructurales.

4. Los gastos de interfaz entre el sistema informático común y los sistemas informáticos locales, regionales y nacionales, así como los costes de adaptación de los sistemas locales, regionales y nacionales a los requisitos técnicos del sistema común, serán subvencionables al amparo del artículo 16 del acto de base.







PARTE III

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DEL FONDO EUROPEO PARA LOS REFUGIADOS







CAPÍTULO 1

Normas de elegibilidad

Artículo 39

Normas de elegibilidad

1. Las normas establecidas en el anexo 11 servirán para determinar la elegibilidad de los gastos de las acciones financiadas en el marco de los programas anuales mencionados en el artículo 35, apartado 4, del acto de base.

2. Las normas serán aplicables a los gastos generados por los beneficiarios finales y se aplicarán, mutatis mutandis, a los gastos generados por los socios del proyecto.

3. Los Estados miembros podrán aplicar normas nacionales de elegibilidad más restrictivas que las establecidas en la presente Decisión.

Corresponderá a la Comisión determinar si las normas nacionales de elegibilidad aplicables cumplen esa condición.







CAPÍTULO 2

Sistemas de gestión y control

Artículo 40

Medidas de emergencia

1. La autoridad responsable presentará las solicitudes de medidas de emergencia de acuerdo con el modelo del anexo 12.

2. La adopción de medidas de emergencia por la Comisión implicará la modificación de la decisión de financiación por la que se aprueba el programa anual del Estado miembro afectado. La modificación indicará la cantidad asignada al Estado miembro afectado, el período en que el gasto será subvencionable y, en su caso, la excepción de las normas de elegibilidad con respecto a los gastos definidos en el anexo 11 en relación con la acción enumerada en el artículo 5 del acto de base.

3. El informe sobre la aplicación de estas medidas se incluirá en el informe de situación y el informe final de ejecución del programa anual de que se trate.

4. En el plazo de 60 días siguientes a la adopción de la decisión mencionada en el apartado 2, se efectuará un primer pago de prefinanciación al Estado miembro igual al 80 % de la cantidad asignada a medidas de emergencia. El resto se pagará cuando se efectúe el mismo pago para el programa anual de que se trate.

Artículo 41

Importe fijo para las personas reasentadas

1. En lo que respecta al importe fijo para las personas reasentadas, previsto en el artículo 13, apartado 3, del acto de base, la autoridad responsable, durante el período mencionado en el artículo 43 del acto de base:

a) conservará la información necesaria para la identificación adecuada de las personas reasentadas y la fecha de su reasentamiento;

b) conservará las pruebas necesarias de que estas personas entran en alguna de las cuatro categorías definidas en el artículo 13, apartado 3, del acto de base.

2. Las personas se reasentarán durante el año civil correspondiente al programa anual.

3. El informe de situación y el informe final de ejecución de los programas anuales mencionarán el número de personas reasentadas de acuerdo con las cuatro categorías definidas en el artículo 13, apartado 3, del acto de base.

Artículo 42

Ejecución de los programas anuales

1. No obstante lo dispuesto en el artículo 23, al ejecutar el programa anual:

a) la contribución comunitaria asignada a las personas reasentadas definidas en el artículo 13, apartado 3, del acto de base no se usará para ninguna otra acción;

b) la contribución comunitaria asignada a las medidas de emergencia definidas en el artículo 21 del acto de base no se usará para ninguna otra acción.

2. El total de los recursos anuales mencionados en el artículo 14, apartado 7, del acto de base, en relación con el límite del 15 % para acciones ejecutadas en virtud del artículo 3, apartado 4, de esa Decisión, se calculará con referencia al importe fijado en la decisión de la Comisión por la que se adopta el programa anual, sin tener en cuenta ningún recurso adicional asignado a las medidas de emergencia.







PARTE IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 43

Destinatarios

Los destinatarios de la presente Decisión serán el Reino de Bélgica, la República de Bulgaria, la República Checa, la República Federal de Alemania, la República de Estonia, Irlanda, la República Helénica, el Reino de España, la República Francesa, la República Italiana, la República de Chipre, la República de Letonia, la República de Lituania, el Gran Ducado de Luxemburgo, la República de Hungría, la República de Malta, el Reino de los Países Bajos, la República de Austria, la República de Polonia, la República Portuguesa, Rumanía, la República de Eslovenia, la República Eslovaca, la República de Finlandia, el Reino de Suecia y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte.









ANEXOS

ANEXO 1 Modelo de descripción de los sistemas de gestión y control ANEXO 2 Modelo de programa plurianual ANEXO 3 Modelo de programa anual ANEXO 4 Modelo de informe de situación sobre la ejecución del programa anual A. Informe técnico B. Solicitud de segundo pago de prefinanciación ANEXO 5 Modelo de informe final de ejecución del programa anual A. Informe técnico B. Solicitud de pago del saldo/Declaración de reembolso ANEXO 6 Modelo de plan de auditoría Anexo(s) del plan de auditoría: Programas anuales ANEXO 7 Modelo de informe de la autoridad de auditoría A. Informe de auditoría anual B. Dictamen sobre el funcionamiento de los sistemas de gestión y control C. Validación de la solicitud de pago ANEXO 8 Modelo de certificación para la segunda prefinanciación ANEXO 9 Modelo de certificación para el pago final ANEXO 10 Instrucciones relativas al emblema y la definición de los colores normalizados ANEXO 11 Normas de admisibilidad de los gastos Fondo Europeo para los Refugiados ANEXO 12 Aplicación de medidas de emergencia









ANEXO 1

MODELO DE DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

 Versión inicial

 Versión revisada (número, fecha día/mes/año) tras el diálogo con la Comisión

 Versión revisada por otros motivos

ESTADO MIEMBRO:

FONDO(S):

PUNTO DE CONTACTO PRINCIPAL:

LA INFORMACIÓN FACILITADA DESCRIBE LA SITUACIÓN A: …

1. IDENTIFICACIÓN DE LAS AUTORIDADES DESIGNADAS

1.1. Información general sobre las autoridades designadas

1.1.1. Breve descripción de las decisiones tomadas en la designación de las distintas autoridades

1.1.2. ¿Estos sistemas de gestión y control son operativos? En caso contrario, indíquese la fecha en la que serán operativos.

1.1.3. ¿Estos sistemas de gestión y control han sido homologados por la Comisión para otros instrumentos financieros comunitarios? (si procede)

1.2. Organigrama(s) de todo(s) (los) organismo(s) en el/los que operan las autoridades designadas

1.3. Autoridad responsable 1.3.1. Fecha y forma de la designación formal de la autoridad responsable 1.3.2. Personalidad jurídica de la autoridad responsable 1.3.3. Especificación de las funciones llevadas a cabo directamente por la autoridad responsable y (si procede y/o está previsto) por otros organismos bajo la responsabilidad de la autoridad responsable [externalización de tareas, excluidas las tareas encomendadas a la(s) autoridad(es) delegada(s) contemplada(s) en el punto 1.4] 1.3.4. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados) 1.3.5. ¿La autoridad responsable puede también actuar como organismo ejecutivo para los proyectos cofinanciados por el Fondo? 1.3.6. Si la autoridad responsable es la misma para dos o más de los cuatro fondos, descripción de las funciones y de los sistemas comunes

1.4. Autoridad(es) delegada(s) 1.4.1. Motivos por los que se establece(n) la(s) autoridad(es) delegada(s) 1.4.2. Fecha y forma de la designación formal de la(s) autoridad(es) delegada(s) 1.4.3. Personalidad jurídica de la(s) autoridad(es) delegada(s) 1.4.4. Especificación de las funciones llevadas a cabo directamente por la(s) autoridad(es) delegada(s) y (si procede y/o está previsto) por otros organismos bajo la responsabilidad de la(s) autoridad(es) delegada(s) (externalización de tareas) 1.4.5. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados) 1.4.6. ¿La(s) autoridad(es) delegada(s) puede(n) también actuar como organismo ejecutivo para los proyectos cofinanciados por el Fondo? 1.4.7. Si la(s) autoridad(es) delegada(s) es/son la(s) misma(s) para dos o más de los cuatro fondos, descripción de las funciones y de los sistemas comunes

1.5. Autoridad de certificación 1.5.1. Fecha y forma de la designación formal de la autoridad de certificación 1.5.2. Personalidad jurídica de la autoridad de certificación 1.5.3. Especificación de las funciones llevadas a cabo directamente por la autoridad de certificación y (si procede y/o está previsto) por otros organismos bajo la responsabilidad de la autoridad de certificación (externalización de tareas) 1.5.4. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados) 1.5.5. Si la autoridad de certificación es la misma para dos o más de los cuatro fondos, descripción de las funciones y de los sistemas comunes

1.6. Autoridad de auditoría 1.6.1. Fecha y forma de la designación formal de la autoridad de auditoría 1.6.2. Personalidad jurídica de la autoridad de auditoría 1.6.3. Especificación de las funciones llevadas a cabo directamente por la autoridad de auditoría y (si procede y/o está previsto) por otros organismos bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría (externalización de tareas) 1.6.4. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados) 1.6.5. Cualificaciones del personal de la autoridad de auditoría y (si procede y/o está previsto) de los otros organismos previstos para llevar a cabo el trabajo de auditoría (externalización de tareas) 1.6.6. Si la autoridad de auditoría es la misma para dos o más de los cuatro fondos, descripción de las funciones y de los sistemas comunes 1.6.7. Si una autoridad responsable puede también actuar como organismo ejecutivo para los proyectos cofinanciados por el fondo, descripción de las medidas que garantizan la independencia de la autoridad de auditoría de conformidad con el artículo 8

Orientación para las secciones 2 a 4

Primera parte de cada cuadro

La descripción de los procedimientos debería incluir las tareas que debe llevar a cabo cada una de las autoridades designadas (o los organismos bajo su responsabilidad) y la interacción entre ellas. La descripción debería ser sucinta pero sin embargo posibilitar una comprensión clara del funcionamiento de los procedimientos en la práctica.

Segunda parte de cada cuadro

La lista de control debería rellenarse indicando si se ha logrado o no cada objetivo y proporcionando cualquier información pertinente. Si no se ha logrado el objetivo, explique la causa y, si procede, indique la fecha prevista para su consecución.

Si los procedimientos están formalizados, se debe incluir una referencia al documento.

2. FUNCIONAMIENTO DE LAS AUTORIDADES DESIGNADAS







2.1. Designación y supervisión de las autoridades designadas Breve descripción del procedimiento de creación de cada una de las autoridades designadas [La descripción debe incluir todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Las normas que rigen las relaciones del Estado miembro con las autoridades designadas determinan las respectivas responsabilidades S/N 2 El Estado miembro ha proporcionado orientación a las autoridades designadas para garantizar la buena gestión financiera (mediante formación y/o con manuales) S/N 3 Cada autoridad comunicará a su personal la declaración de objetivos de la organización así como la descripción de sus funciones y resultados previstos S/N 4 Se han tomado medidas para garantizar que las diversas autoridades cuentan con el personal adecuado en términos de número, antigüedad y experiencia para llevar a cabo sus funciones S/N







2.2. Separación de funciones Breve descripción de las medidas definidas para garantizar una adecuada separación de funciones [La descripción debe incluir todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se definen unas normas para garantizar una adecuada separación de funciones entre las personas de la autoridad responsable encargadas de la firma de contratos/convenios de subvención S/N 2 Se definen unas normas para garantizar una adecuada separación de funciones entre las personas de la autoridad responsable encargadas de iniciar, verificar y aprobar las operaciones financieras S/N 3 La autoridad de auditoría será operativamente independiente de la autoridad responsable y de la autoridad de certificación S/N 4 La autoridad de certificación no participará en la selección, en la ejecución y en las operaciones financieras relacionadas con recursos comunitarios S/N







2.3. Seguimiento de la(s) autoridad(es) delegada(s) — si procede Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se definen claramente las tareas que deben delegarse S/N 2 Se establecen procedimientos relativos a las tareas delegadas y se ha comprobado que cumplen las normas definidas en el acto de base y en las normas de aplicación S/N 3 Se efectuarán controles de seguimiento para garantizar que las tareas se llevan a cabo según los procedimientos establecidos S/N







2.4. Seguimiento de otras tareas no llevadas a cabo por las propias autoridades — si procede Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 En el caso de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad responsable (y que no se consideran autoridades delegadas), existen mecanismos de seguimiento para velar por la buena gestión financiera S/N 2 En el caso de externalización de actividades de auditoría y de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría, existen mecanismos de supervisión que garantizan una metodología de auditoría común y la coherencia del trabajo de auditoría S/N 3 En el caso de externalización de las actividades de certificación y en el caso de organismos que actúan bajo la responsabilidad de la autoridad de certificación, existen mecanismos de supervisión que garantizan un enfoque común de la certificación S/N 4 En el caso de externalización a organismos privados sin una misión de servicio público, se definen unos mecanismos que garantizan que las tareas que se pueden encomendar no incluyen el ejercicio del poder público ni el uso de poderes discrecionales de apreciación S/N

3. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y FINANCIEROS







3.1. Establecimiento de programas plurianuales Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se prevén medidas para garantizar la aplicación del principio de asociación de conformidad con las normas y prácticas nacionales vigentes S/N 2 Se definen los procedimientos para comprobar que el programa plurianual es coherente con las directrices estratégicas y se ajusta al Derecho comunitario, en especial con el Derecho comunitario que pretende garantizar la libre circulación de personas, en conjunción con las medidas de acompañamiento directamente relacionadas con los controles en las fronteras exteriores, el asilo y la inmigración S/N 3 El programa plurianual será aprobado por una persona debidamente autorizada S/N







3.2. Establecimiento de programas anuales Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se establecen unos procedimientos para velar por: — la coherencia entre los programas anuales y el programa plurianual — la elegibilidad de las acciones previstas en los programas anuales — la coherencia y complementariedad de estas acciones con otros instrumentos nacionales y comunitarios — la observancia de las normas relativas al porcentaje de cofinanciación — la coherencia con las prioridades/prioridades específicas declaradas en las directrices estratégicas S/N 2 Se establece un procedimiento que posibilita la revisión de un programa anual en caso de situaciones de emergencia debidamente demostradas según se establece en el acto básico (si procede) S/N 3 Se establece un procedimiento que posibilita la presentación de una revisión de un programa anual cuando sea necesario de conformidad con el artículo 23, apartado 1, de la presente Decisión S/N 4 Cualquier modificación del desglose financiero de un programa anual así como las razones de la misma están documentadas S/N 5 Cualquier modificación de la ejecución del programa anual no relativa al desglose financiero (por ejemplo, de la naturaleza y el calendario de las convocatorias de propuestas o del alcance de la asistencia técnica) así como las razones de la misma están documentadas S/N







3.3. Establecimiento del plan de auditoría y de los planes anuales de auditoría Breve descripción del procedimiento [Esta descripción se refiere a la autoridad de auditoría] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se definen normas que garantizan una comunicación transparente y apropiada de la autoridad responsable a la autoridad de auditoría referente a los procedimientos de gestión aplicados y a los proyectos antes y durante el período de programación S/N 2 Se establecen unos procedimientos para definir los planes anuales de auditoría (que se adjuntarán cada año al plan de auditoría) y para enviarlos a tiempo a la Comisión (si procede) S/N 3 El plan de auditoría y los planes anuales de auditoría son aprobados por una persona debidamente autorizada S/N







3.4. Autoridad responsable que actúa como organismo ejecutivo — si procede Breve descripción de los motivos por los que la autoridad responsable ha decidido ejecutar los proyectos directamente y de las medidas específicas previstas para reforzar los sistemas de gestión y control [Esta descripción debe incluir todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 La necesidad de que la autoridad responsable ejecute proyectos se justificará documentalmente y se aprobará al nivel apropiado S/N 2 Se han establecido medidas específicas para garantizar que la naturaleza y los objetivos de los proyectos se ajustan a las disposiciones definidas para el Fondo S/N 3 Se han establecido medidas específicas para prevenir el conflicto de interés en los proyectos ejecutados por la autoridad responsable S/N 4 Se han establecido medidas específicas para velar por la observancia del principio de coste-eficacia en la ejecución de proyectos por la autoridad responsable S/N 5 Se definen unos procedimientos para garantizar que las condiciones contractuales aplicables a estos proyectos sean claras y completas, en especial por lo que se refiere a las condiciones de financiación y de pago, a las normas de elegibilidad y a las obligaciones relativas la información operativa y financiera S/N 6 Se han establecido medidas específicas para garantizar que las principales funciones de la autoridad responsable contempladas en el acto básico no se vean afectadas en lo que respecta a los proyectos ejecutados por dicha autoridad S/N 7 Cuando la autoridad responsable actúa como organismo de ejecución, la autoridad de auditoría está encuadrada en un organismo distinto al de la autoridad responsable (de lo contrario, describa por favor las garantías adicionales establecidas para garantizar la adecuada independencia de la autoridad de auditoría) S/N 8 La estrategia de auditoría cubrirá los riesgos específicos que pueden derivarse de la ejecución de proyectos por la autoridad responsable S/N







3.5. Selección y ejecución de los proyectos (la autoridad responsable actúa como organismo adjudicador) Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 En caso de convocatoria de propuestas (o de licitación), se definen normas que garantizan el carácter abierto del procedimiento y la publicidad adecuada S/N 2 Los criterios de selección se ajustarán a los criterios mínimos definidos en el acto básico S/N 3 Se definen unos procedimientos para la recepción de propuestas (o de licitaciones) S/N 4 Se definen unos procedimientos para garantizar que las propuestas (o las licitaciones) se evalúan según las normas y criterios predefinidos de manera transparente y no discriminatoria S/N 5 Las decisiones de concesión y los contratos/convenios de subvención serán aprobados por una persona debidamente autorizada S/N 6 Se definen unos procedimientos que garantizan una adecuada información posterior a los solicitantes sobre los resultados del proceso de selección S/N 7 Se definen unos procedimientos que garantizan el seguimiento de la ejecución de los contratos/convenios de subvención según las condiciones contractuales S/N







3.6. Seguimiento de los proyectos ejecutados por los beneficiarios finales Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se establecerán indicadores operativos y financieros clave que se supervisarán y se comunicarán a la autoridad responsable de cada proyecto S/N 2 Se prevén verificaciones sobre el terreno por parte de la autoridad responsable para posibilitar el seguimiento (tanto de los aspectos operativos como financieros) de los proyectos S/N 3 La autoridad responsable garantizará que los beneficiarios finales utilicen un plan contable informatizado apropiado S/N 4 La autoridad responsable velará por que los beneficiarios finales apliquen las disposiciones de la UE sobre visibilidad de la financiación S/N







3.7. Gestión financiera del proyecto Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Las operaciones financieras serán aprobadas por las personas debidamente autorizadas S/N 2 Antes de efectuar cualquier pago/recuperación, se realizarán verificaciones, en especial para controlar: — la exactitud y la regularidad de la solicitud de pago, por lo que se refiere a las normas de elegibilidad para el/los fondo(s) — que los productos y/o servicios cofinanciados por el proyecto se han suministrado realmente — la exactitud, la integridad y el pago efectivo de otras contribuciones recibidas de recursos públicos o privados — que se han tenido en cuenta los resultados de cualquier actividad de auditoría S/N 3 Se realizarán verificaciones para tener una garantía razonable de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes S/N 4 Se efectuarán controles de seguimiento durante el período de programación para garantizar el cumplimiento de los procedimientos financieros establecidos. S/N 5 Se efectuarán verificaciones de la complementariedad con otros programas financieros comunitarios para evitar la doble financiación S/N







3.8. Irregularidades, correcciones y recuperaciones Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad responsable, la(s) autoridad(es) delegada(s) y la autoridad de certificación] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Existen definiciones de irregularidades que cumplen los requisitos comunitarios S/N 2 Existen mecanismos que garantizan que las irregularidades se pueden detectar a tiempo y que se toma inmediatamente una medida correctora S/N 3 Existen procedimientos que garantizan que se mantendrá informada a la Comisión de las irregularidades detectadas y, si procede, de cualesquiera medidas correctoras tomadas de conformidad con las obligaciones establecidas en la presente Decisión S/N 4 Existen procedimientos que garantizan un seguimiento apropiado de las órdenes de recuperación emitidas y, si procede, de los intereses de demora S/N 5 Si las órdenes de recuperación no pueden cobrarse, se determinarán los motivos para examinar si los Estados miembros deben o no reembolsar los fondos al presupuesto comunitario. S/N







3.9. Preparación y ejecución de las misiones de auditoría Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe incluir la autoridad de auditoría y, como entidades auditadas potenciales, la autoridad responsable y la(s) autoridad(es) delegada(s) y, como destinatario de las conclusiones, la autoridad de certificación] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 La labor de auditoría se ajusta a las normas aceptadas internacionalmente S/N 2 Se establece un manual de auditoría para uso de los auditores sobre la base de los requisitos definidos en el acto básico S/N 3 Se realizarán auditorías para verificar el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control S/N 4 Los controles de los gastos elegibles que deben efectuarse se basarán en una muestra apropiada, y abarcarán por lo menos un 10 % de los gastos elegibles S/N 5 Las verificaciones de los gastos elegibles verificarán por lo menos el cumplimiento, la eficacia y la eficiencia de los siguientes elementos: procedimiento de selección, objetivos del proyecto, realidad de los resultados, elegibilidad de los gastos, validez de los documentos justificativos de los gastos, cofinanciación nacional, pista de auditoría S/N 6 Se efectuará periódicamente un seguimiento de las recomendaciones anteriores S/N 7 Los proyectos ejecutados por la autoridad responsable serán objeto de un control estricto S/N







3.10. Informe de auditoría sobre los programas anuales y declaraciones correspondientes Breve descripción del procedimiento [Esta descripción debe referirse a la autoridad de auditoría] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se establecen unos procedimientos para consolidar las conclusiones de la auditoría de los sistemas y de la auditoría de proyectos para cada programa anual S/N 2 Se realizarán comprobaciones para evaluar la validez de las solicitudes de pago S/N 3 Se realizarán exámenes ulteriores si se detectan errores sistémicos o errores por encima del límite de tolerancia S/N 4 El informe y las declaraciones correspondientes serán aprobados por una persona debidamente autorizada S/N







3.11. Certificación del gasto Breve descripción del procedimiento [Se refiere fundamentalmente a la autoridad de certificación pero también a la autoridad responsable y a la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se establecen unos procedimientos que garantizan que se recibe de la autoridad responsable la información necesaria con vistas a la certificación S/N 2 Se establecen unos procedimientos que garantizan que se reciben de la autoridad de auditoría el informe de auditoría de cada programa anual y las declaraciones correspondientes S/N 3 Se establecen unos procedimientos que garantizan que las recuperaciones se tengan en cuenta en la declaración final de gastos y que velan por el seguimiento de los procedimientos judiciales pendientes o de los recursos administrativos que produzcan un efecto suspensivo por lo que respecta a las recuperaciones S/N 4 Se llevarán a cabo verificaciones para asegurar la exactitud y exhaustividad de la declaración de gastos (en especial, de cualquier interés generado por la prefinanciación recibida de la Comisión así como de su uso efectivo como contribución nacional) S/N 5 Si se utiliza la moneda local, los métodos empleados para el cálculo en euros cumplen las normas definidas por la Comisión S/N







3.12. Evaluación del programa Breve descripción del procedimiento [Esta descripción se refiere a la autoridad responsable y a la(s) autoridad(es) delegada(s)] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Los documentos de orientación de la Comisión sobre evaluaciones se difunden ampliamente y se encuentran a disposición de todos los beneficiarios finales potenciales y otras partes interesadas S/N 2 Se consignarán los indicadores operativos y financieros clave proporcionados por los beneficiarios finales para medir los resultados del proyecto S/N 3 La autoridad responsable (y/o las autoridades delegadas) se asegurarán de que los indicadores proporcionados sean apropiados para medir el resultado y los frutos de cada proyecto S/N 4 Existen procedimientos que garantizan que la evaluación necesaria se efectúa según se establece en el acto básico S/N

4. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN







4.1. Documentación del procedimiento Breve descripción del procedimiento [Abarca todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Las autoridades velarán por que los procedimientos establecidos mencionados en el artículo 7 de esta Decisión se ajusten al Derecho comunitario y nacional (por ejemplo, contratación pública, normas contables, etc.) S/N 2 Los procedimientos son aprobados por una persona debidamente autorizada S/N 3 Los procedimientos establecidos fijan instrucciones claras referentes a cada una de las principales operaciones y explican los circuitos de toma de decisiones referentes a la ejecución de las funciones S/N 4 Existen medidas que garantizan que todo personal pertinente esté informado de los procedimientos establecidos S/N 5 En su caso, estos procedimientos incluyen el uso de listas de control que resumen los controles clave que deben llevarse a cabo S/N 6 Existen medidas que garantizan la protección de datos personales S/N







4.2. Contabilidad y teneduría de libros Breve descripción del procedimiento [Se refiere a la autoridad responsable, a la(s) autoridad(es) delegada(s) y a la autoridad de certificación] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Existen medidas que garantizan que los datos contables son completos, fidedignos y correctos. En especial, el plan contable permitirá: — una rastreabilidad completa de los recursos comunitarios al nivel de los beneficiarios finales y los proyectos — la identificación de cualquier interés generado por la prefinanciación recibida de la Comisión — la identificación de las órdenes de recuperación emitidas y, si procede, si se han cobrado S/N 2 El sistema contable y de información financiera cumple la legislación nacional de protección de datos S/N 3 El sistema contable y de información financiera que debe utilizarse estará informatizado S/N 4 Existe un sistema de copia de seguridad que garantiza la continuidad de las operaciones en caso de necesidad S/N 5 Si se utiliza la moneda local, los métodos empleados para el cálculo en euros cumplen las normas definidas por la Comisión S/N







4.3. Información a la Comisión Breve descripción del procedimiento [Se refiere a todas las autoridades] Objetivos fundamentales Realizado Comentarios 1 Se han fijado las obligaciones en materia de presentación de informes así como las implicaciones para los recursos S/N 2 Los procedimientos establecidos permiten a las autoridades designadas aportar datos de forma apropiada, completa y a tiempo S/N 3 Los informes son aprobados por una persona debidamente autorizada S/N







4.4. Pista de auditoría Breve descripción del procedimiento [Se refiere a todas las autoridades] ¿Dónde se guardan los siguientes documentos? Organismo/unidad responsables ¿Durante cuánto tiempo? Descripción de los sistemas de gestión y control con inclusión de los manuales de procedimiento Plan de auditoría Programa plurianual nacional y posibles revisiones Programas anuales nacionales y posibles revisiones Decisiones de la Comisión Europea sobre los programas plurianuales y anuales Convocatorias de propuestas o licitaciones Expedientes de los solicitantes y de los contratos Análisis administrativo, técnico y financiero de las propuestas/licitaciones recibidas (tablas de evaluación) e informes de comités de evaluación Decisiones o denegaciones de financiación Convenios de financiación de proyectos Decisiones de compromiso financiero para cada uno de los proyectos Informes de situación e informes finales presentados por los beneficiarios de la financiación Informes financieros y solicitudes de pago presentados por proyecto financiado Documentos justificativos de gastos e ingresos del proyecto financiado Pagos/autorizaciones de recuperación de fondos (prueba de las verificaciones efectuadas) Pagos/órdenes de recuperación de fondos Prueba de pagos/de recuperación de fondos Documentación relacionada con el método de muestreo de la actividad de auditoría Informes sobre auditorías realizadas en proyectos Informes sobre auditorías realizadas a nivel nacional en sistemas de gestión y control Informes de auditoría sobre programas anuales Dictámenes de auditoría sobre los sistemas de gestión y control Declaraciones de auditoría sobre la validez de las solicitudes de pago Solicitudes de pago enviadas a la Comisión Europea Certificaciones de gastos enviadas a la Comisión Europea Informes de situación de la ejecución enviados a la Comisión Europea Informes finales de ejecución enviados a la Comisión Europea Prueba del pago recibido de la Comisión Europea Informes de evaluación enviados a la Comisión Europea

5. APROBACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL







Autoridad Declaración Fecha y firma Autoridad responsable Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad responsable Nombre: Función: Fecha: Firma Autoridad de certificación Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad de certificación Nombre: Función: Fecha: Firma Autoridad de auditoría Certifico la exactitud y la integridad de la información sobre la identificación y los sistemas de control interno de la autoridad de auditoría y puedo confirmar que lo descrito presenta una imagen fidedigna de todos los sistemas de gestión y control Nombre: Función: Fecha: Firma









ANEXO 2

MODELO DE PROGRAMA PLURIANUAL

 Versión inicial

 Versión revisada (número, fecha día/mes/año) tras el diálogo con la Comisión

 Versión revisada según las evaluaciones o las dificultades de ejecución

 Versión revisada tras la modificación de las directrices estratégicas

ESTADO MIEMBRO:

FONDO:

AUTORIDAD RESPONSABLE:

PERÍODO CUBIERTO:

1. SITUACIÓN EN EL ESTADO MIEMBRO

Descripción de la situación de referencia básica en el Estado miembro, en el ámbito de las políticas a que se refieren los objetivos del Fondo

1.1. Situación nacional y flujos migratorios que le afectan

1.2. Medidas adoptadas por el Estado miembro hasta la fecha

1.3. Total de recursos nacionales asignados

2. ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS DEL ESTADO MIEMBRO

2.1. Requisitos del Estado miembro en relación con la situación de referencia básica

2.2. Objetivos operativos del Estado miembro destinados a cumplir los requisitos

3. ESTRATEGIA PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

Descripción de cómo el Fondo contribuye a cumplir los requisitos, prioridades elegidas y razones para elegirlas

3.1. Prioridad 1

3.2. Prioridad 2

3.3. Etc.

Desglose de la información sobre las prioridades elegidas

a) Objetivo(s) de la estrategia y ejemplos de acciones clave

b) Descripción del (de los) objetivo(s) e indicador(es) utilizado(s)

c) Si procede, indicación de las acciones clave consideradas para aplicar las prioridades específicas en el marco de la prioridad elegida

4. COMPATIBILIDAD CON OTROS INSTRUMENTOS

Indíquese cómo esta estrategia es compatible con otros instrumentos regionales, nacionales y comunitarios

4.1. Prioridad 1

4.2. Prioridad 2

4.3. Etc.

5. MARCO DE APLICACIÓN DE LA ESTRATEGIA

5.1. Publicación del programa

5.2. Enfoque adoptado para aplicar el principio de cooperación

6. PLAN DE FINANCIACIÓN INDICATIVO

6.1. Contribución de la Comunidad 6.1.1. Cuadro



Programa plurianual — Proyecto de plan financiero Cuadro 1 Contribución de la Comunidad (en miles EUR — precios corrientes) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Prioridad 1: […] 0 Prioridad 2: […] 0 Prioridad 3: […] 0 Prioridad: […] 0 Asistencia técnica 0 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Comentarios sobre las cifras/tendencias

6.2. Plan global de financiación 6.2.1. Cuadro



Programa plurianual — Proyecto de plan financiero Cuadro 2 Plan global de financiac