2001D0264 — ES — 29.12.2005 — 003.001

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►B DECISIÓN DEL CONSEJO de 19 de marzo de 2001 por la que se adoptan las normas de seguridad del Consejo (2001/264/CE) (DO L 101, 11.4.2001, p.1)

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▼B

DECISIÓN DEL CONSEJO

de 19 de marzo de 2001

por la que se adoptan las normas de seguridad del Consejo

(2001/264/CE)







EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, el apartado 3 de su artículo 207, Vista la Decisión 2000/396/CE, CECA, Euratom del Consejo, de 5 de junio de 2000, por la que se adopta su Reglamento interno ( 1 ) y, en particular, su artículo 24, Considerando lo siguiente: (1) A fin de desarrollar las actividades del Consejo en ámbitos que exigen determinado grado de confidencialidad, es conveniente establecer un sistema exhaustivo de seguridad que abarque el Consejo, su Secretaría General y los Estados miembros. (2) Dicho sistema deberá combinar en un texto único la temática cubierta por todas las decisiones y disposiciones anteriores en la misma materia. (3) En la práctica, la mayor parte de la información de la UE clasificada «CONFIDENTIEL UE» y de nivel superior se referirá a la Política Común de Seguridad y Defensa. (4) A fin de salvaguardar la eficacia del sistema de seguridad así establecido, los Estados miembros deberán quedar asociados a su funcionamiento mediante la adopción de las medidas nacionales necesarias para cumplir las disposiciones de la presente Decisión en aquellos casos en que sus autoridades y funcionarios competentes traten información clasificada de la UE. (5) El Consejo acoge favorablemente la intención de la Comisión de instaurar, a más tardar en la fecha de aplicación de la presente Decisión, un sistema exhaustivo que esté en consonancia con los anexos de la misma, con miras a garantizar el buen funcionamiento del proceso de toma de decisiones en la Unión. (6) El Consejo subraya la importancia de que, cuando resulte adecuado, el Parlamento Europeo y la Comisión queden asociados a las reglas y normas de confidencialidad que son necesarias para proteger los intereses de la Unión y de sus Estados miembros. (7) La presente Decisión se adopta sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 255 del Tratado y de sus instrumentos de aplicación. (8) La presente Decisión se adopta sin perjuicio de las prácticas vigentes en los Estados miembros respecto de la información sobre las actividades de la Unión a sus Parlamentos nacionales respectivos, Considerando lo siguiente: HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:







Artículo 1

Quedan aprobadas las normas de seguridad del Consejo recogidas en el anexo.

Artículo 2

1. El Secretario General/Alto Representante adoptará las medidas adecuadas para garantizar que, al tratar información clasificada de la UE, las normas a que se refiere el artículo 1 sean cumplidas en la Secretaría General del Consejo (en lo sucesivo, «SGC») tanto por los funcionarios y otros agentes de la SGC como por los contratistas externos de la SGC y por el personal enviado a la SGC en comisión de servicio, así como en los locales del Consejo y en los organismos descentralizados de la UE ( 2 ).

2. Los Estados miembros adoptarán, de conformidad con sus disposiciones nacionales, las medidas adecuadas para garantizar que, cuando se trate información clasificada de la UE, las normas a que se refiere el artículo 1 sean cumplidas, dentro de sus servicios y locales:

a) por los miembros de las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante la UE, así como por los miembros de las Delegaciones nacionales que asistan a reuniones del Consejo o de sus órganos, o que participen en otras actividades del Consejo,

b) por otros miembros de las administraciones nacionales de los Estados miembros que traten información clasificada de la UE, con independencia de que ejerzan sus funciones en el territorio de los Estados miembros o en el extranjero, y

c) por los contratistas externos de los Estados miembros y por el personal enviado en comisión de servicio que traten información clasificada de la UE.

Los Estados miembros informarán inmediatamente a la SGC de las medidas adoptadas.

3. Las medidas mencionadas en los apartados 1 y 2 se adoptarán antes del 30 de noviembre de 2001.

Artículo 3

En consonancia con los principios básicos y normas mínimas de seguridad que figuran en la parte I del anexo, el Secretario General/Alto Representante podrá adoptar medidas con arreglo a lo dispuesto en los apartados 1 y 2 de la sección I de la parte II del anexo.

Artículo 4

La presente Decisión sustituirá, a partir de la fecha de su aplicación, a las siguientes:

a) Decisión 98/319/CE del Consejo, de 27 de abril de 1998, relativa a las normas con arreglo a las cuales los funcionarios y agentes de la SGC podrán ser autorizados a tener acceso a información clasificada en poder del Consejo ( 3 ),

b) Decisión del Secretario General del Consejo/Alto Representante para la política exterior y de seguridad común, de 27 de julio de 2000, relativa a las medidas de protección de la información clasificada aplicables en la Secretaría General del Consejo ( 4 );

c) Decisión 433/97 de la Secretaría General del Consejo, de 22 de mayo de 1997, relativa al procedimiento de investigación de los funcionarios responsables del funcionamiento del sistema Cortesy.

Artículo 5

1. La presente Decisión entrará en vigor en la fecha de su publicación.

2. Se aplicará a partir del 1 de diciembre de 2001.









ANEXO

NORMAS DE SEGURIDAD DEL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA

ÍNDICE

PARTE I

Principios básicos y normas mínimas de seguridad

PARTE II

SECCIÓN I

La organización de la seguridad en el Consejo de la Unión Europea…

SECCIÓN II

Clasificaciones y marcados…

SECCIÓN III

Gestión de la clasificación…

SECCIÓN IV

Seguridad física…

SECCIÓN V

Normas generales sobre el principio de necesidad de conocer y la habilitación de seguridad…

SECCIÓN VI

Procedimiento de habilitación de seguridad aplicable a los funcionarios y otros agentes de la SGC…

SECCIÓN VII

Elaboración, distribución, transmisión, almacenamiento y destrucción de material clasificado de la UE…

SECCIÓN VIII

Registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET…

SECCIÓN IX

Medidas de seguridad que deberán aplicarse con motivo de la celebración de reuniones específicas, fuera de los locales del Consejo, que se refieran a asuntos muy sensibles…

SECCIÓN X

Quebrantamientos de la seguridad y puesta en peligro de información clasificada de la UE…

SECCIÓN XI

Protección de la información tratada en los sistemas de tecnología de la información y de comunicación…

SECCIÓN XII

Entrega de información clasificada de la UE a terceros países u organizaciones internacionales…

Apéndices

Apéndice 1

Lista de autoridades nacionales de seguridad…

Apéndice 2

Comparación de las clasificaciones de seguridad nacionales…

Apéndice 3

Guía práctica de clasificación…

Apéndice 4

Directrices para la entrega de información clasificada de la UE a terceros países u organizaciones internacionales — Cooperación de nivel 1…

Apéndice 5

Directrices para la entrega de información clasificada de la UE a terceros países u organizaciones internacionales — Cooperación de nivel 2…

Apéndice 6

Directrices para la entrega de información clasificada de la UE a terceros países u organizaciones internacionales — Cooperación de nivel 3…

PARTE I

PRINCIPIOS BÁSICOS Y NORMAS MÍNIMAS DE SEGURIDAD

INTRODUCCIÓN

1. Las presentes disposiciones establecen los principios básicos y las normas mínimas de seguridad que deberán respetar de manera adecuada el Consejo, la Secretaría General del Consejo (en lo sucesivo, «SGC»), los Estados miembros y los organismos descentralizados de la Unión Europea (en lo sucesivo, «organismos descentralizados de la UE»), a fin de salvaguardar la seguridad y de garantizarles el establecimiento de una norma común de protección.

2. Por «información clasificada de la UE» se entenderá toda información y material cuya divulgación no autorizada pueda causar perjuicio en distintos grados a los intereses de la UE, o de uno o más de sus Estados miembros, ya se origine dicha información dentro de la UE o se reciba de Estados miembros, terceros países u organizaciones internacionales.

3. En las presentes normas se entenderá por: a) «documento» todo escrito, nota, acta, informe, memorándum, señal/mensaje, dibujo, fotografía, diapositiva, película, mapa, carta de navegación, plano, cuaderno, plantilla, papel carbón, máquina de escribir o cinta mecanográfica, cinta magnetofónica, casete, disco de ordenador, CD-ROM u otro medio físico en que se haya registrado información; b) «material» todo «documento» según se define en la anterior letra a), así como todo artículo de equipo o armamento, producido o en proceso de producción.

4. La seguridad tiene los siguientes objetivos principales: a) proteger la información clasificada de la UE frente al espionaje, las situaciones de peligro o la divulgación no autorizada; b) proteger la información de la UE tratada en los sistemas y redes de comunicación e información frente a las amenazas contra su integridad y disponibilidad; c) proteger las instalaciones que albergan información de la UE frente al sabotaje y los daños intencionados; d) en caso de fallo, evaluar el perjuicio causado, limitar sus consecuencias y adoptar las necesarias medidas para remediarlo.

5. Los fundamentos de una óptima seguridad son los siguientes: a) dentro de cada Estado miembro, una organización de seguridad nacional responsable de: i) la recopilación y registro de información confidencial en materia de espionaje, sabotaje, terrorismo y otras actividades subversivas; ii) la información y el asesoramiento facilitados a su correspondiente Gobierno y, a través de él, al Consejo, sobre la índole de las amenazas contra la seguridad y sobre los medios de protección frente a dichas amenazas; b) dentro de cada Estado miembro, así como dentro de la SGC, una autoridad técnica en materia de seguridad de los sistemas de información (INFOSEC), responsable de colaborar con la autoridad de seguridad correspondiente a fin de facilitar información y asesoramiento sobre las amenazas técnicas contra la seguridad y sobre los medios de protección frente a dichas amenazas; c) una colaboración habitual entre los ministerios, los organismos y los servicios adecuados de la SGC para determinar y recomendar, según resulte apropiado: i) qué información, recursos e instalaciones requieren protección; y ii) unas normas comunes de protección.

6. Por lo que atañe a la confidencialidad, se requiere cuidado y experiencia a la hora de seleccionar la información y el material que debe protegerse, así como a la hora de evaluar el grado de protección requerido. Resulta fundamental que el grado de protección se corresponda con el resultado de la evaluación crítica en materia de seguridad del elemento concreto de información y material que haya de protegerse. A fin de garantizar que la información circule adecuadamente, se tomarán medidas para evitar la clasificación excesiva. El sistema de clasificación es el instrumento que permite poner en vigor estos principios; deberá seguirse un sistema de clasificación similar a la hora de planificar y organizar los medios para contrarrestar el espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras amenazas, otorgando el mayor grado de protección a los locales más importantes que alberguen información clasificada y, dentro de ellos, a los puntos más sensibles.

PRINCIPIOS BÁSICOS

7. Las medidas de seguridad deberán: a) aplicarse a todas las personas que tengan acceso a información clasificada, a los soportes de la información clasificada, a todos los locales que contengan dicha información y a las instalaciones importantes; b) concebirse de manera tal que permitan detectar a aquellas personas cuya situación pueda poner en peligro la seguridad de la información clasificada y de instalaciones importantes que contengan información clasificada, y facilitar la exclusión o cese de las mismas; c) impedir que personas no autorizadas tengan acceso a la información clasificada o a las instalaciones que la contengan; d) garantizar que la información clasificada se difunda únicamente de conformidad con el principio de necesidad de conocer, que resulta fundamental para todos los aspectos de la seguridad; e) garantizar la integridad (es decir, impedir la alteración o la modificación o la destrucción no autorizadas) y la disponibilidad (es decir, no se denegará el acceso a las personas que necesiten la información y estén autorizadas para acceder a ella) de toda la información, clasificada o no clasificada, y, especialmente, de la información almacenada, procesada o transmitida de forma electromagnética.

LA ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD

Normas mínimas comunes

8. El Consejo y cada uno de los Estados miembros garantizarán la observancia de normas mínimas de seguridad comunes en todos los departamentos administrativos y/o ministeriales, así como en otras instituciones, organismos y contratistas de la UE, a fin de que la información clasificada de la UE pueda transmitirse con la confianza de que se tratará con idéntico cuidado. Estas normas mínimas incluirán criterios para la habilitación de seguridad del personal, así como procedimientos para la protección de la información clasificada de la UE. ►M3 Además, estas normas mínimas incluirán normas mínimas que habrán de aplicarse cuando la SGC confíe por contrato a entidades industriales o de otra índole tareas que impliquen, conlleven o contengan información clasificada de la UE; estas normas mínimas comunes se recogen en la sección XIII de la parte II. ◄

SEGURIDAD DEL PERSONAL

Habilitación del personal

9. Todas las personas que necesiten acceder a la información clasificada CONFIDENTIEL UE o de nivel superior deberán someterse al debido proceso de habilitación antes de que se les autorice dicho acceso. Una habilitación similar será necesaria en el caso de aquellas personas cuyas obligaciones impliquen la manipulación técnica o el mantenimiento de sistemas de comunicación e información que contengan información clasificada. La habilitación tendrá por objeto determinar si dichas personas: a) son de lealtad incuestionable; b) son de carácter y discreción tales que no arrojen ninguna duda sobre su integridad en el tratamiento de la información clasificada; o c) pueden resultar vulnerables a presiones de fuentes extranjeras o de otras fuentes, por ejemplo a causa de su anterior residencia o de antiguas relaciones que pudieran constituir un riesgo para la seguridad. En los procedimientos de habilitación deberá investigarse con especial atención a las personas: d) a las que se haya de conceder acceso a la información clasificada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; e) que ocupen puestos que traigan aparejado el acceso habitual a un volumen considerable de información clasificada SECRET UE; f) cuyas obligaciones les den especial acceso a sistemas de comunicación o información de importancia fundamental para una misión y que tengan así la posibilidad de obtener acceso no autorizado a grandes cantidades de información clasificada de la UE, o de infligir un grave daño a la misión de que se trate mediante actos de sabotaje técnico. En las circunstancias expuestas en las anteriores letras d), e) y f), se recurrirá en el grado más amplio que resulte viable a la técnica de investigación de antecedentes.

10. Cuando haya de recurrirse a personas que carezcan de una «necesidad de conocer» determinada en circunstancias en las que puedan acceder a información clasificada de la UE (por ejemplo, mensajeros, agentes de seguridad, personal de mantenimiento y limpiadores, etc.), dichas personas se someterán previamente al debido procedimiento de habilitación de seguridad.

Registros de habilitaciones del personal

11. Todos los servicios, órganos o instituciones que traten información clasificada de la UE o alberguen sistemas de comunicación e información de importancia fundamental para una misión deberán mantener un registro de las habilitaciones concedidas al personal que tengan asignado. Cada habilitación de seguridad deberá verificarse, cuando la ocasión lo exija, con objeto de garantizar que resulta adecuada para la asignación actual de la persona de que se trate; la habilitación deberá volver a examinarse prioritariamente siempre que se reciba nueva información indicativa de que el mantenimiento de la asignación de una persona a tareas que implican la utilización de información clasificada ha dejado de ser compatible con los intereses de la seguridad. El jefe de seguridad del servicio, órgano o institución de que se trate mantendrá el registro de habilitaciones de seguridad.

Instrucción del personal en materia de seguridad

12. Todo el personal que trabaje en puestos en los que pueda tener acceso a información clasificada recibirá, en el momento de asumir sus funciones y a intervalos periódicos, instrucciones completas sobre la necesidad de la seguridad y los procedimientos para conseguirla. Resulta útil el procedimiento de exigir que todo el personal de esta índole certifique por escrito la plena comprensión de las normas de seguridad correspondientes al puesto que se le haya asignado.

Responsabilidades de gestión

13. Los directivos tendrán la obligación de saber quiénes son los miembros de su personal que trabajan con información clasificada o tienen acceso a sistemas de comunicación e información de importancia fundamental para una misión, así como de registrar y comunicar cuantos incidentes o aparentes muestras de vulnerabilidad puedan afectar a la seguridad.

Estatuto de seguridad del personal

14. Deberán establecerse procedimientos para garantizar que, cuando se entre en conocimiento de información negativa en relación con una persona, se determine si ésta trabaja con información clasificada o tiene acceso a sistemas de comunicación o información de importancia fundamental para una misión, y se informe a la autoridad correspondiente. En caso de que se determine que una persona constituye un riesgo para la seguridad, se la excluirá o cesará de aquellos puestos en los que pueda poner en peligro la seguridad.

SEGURIDAD FÍSICA

Necesidad de protección

15. El grado de las medidas de seguridad física que deberá aplicarse para garantizar la protección de información clasificada de la UE deberá ser proporcional al nivel de clasificación, al volumen de la información y a la amenaza a que se expongan la información y el material de que se trate. Así pues, deberán evitarse cuidadosamente tanto la clasificación excesiva como la insuficiente, y la clasificación deberá someterse a una revisión periódica. Todas las personas que estén en posesión de información clasificada de la UE deberán seguir prácticas uniformes por lo que respecta a la clasificación de dicha información y cumplir normas comunes de protección en relación con la custodia, transmisión y eliminación de la información y del material que requieran protección.

Comprobación

16. Antes de dejar sin vigilancia los lugares que contengan información clasificada de la UE, las personas responsables de la custodia de la misma se cerciorarán de que dicha información quede almacenada de manera segura y de que todos los dispositivos de seguridad hayan sido activados (cerraduras, alarmas, etc.). Después de las horas de trabajo deberán llevarse a cabo otros controles independientes.

Seguridad de los edificios

17. Los edificios que alberguen información clasificada de la UE o sistemas de comunicación e información de importancia fundamental para una misión deberán estar protegidos contra el acceso no autorizado. La índole de la protección dada a la información clasificada de la UE, por ejemplo, bloqueo de ventanas, cerraduras en las puertas, guardias en las entradas, sistemas automatizados de control de acceso, controles y patrullas de seguridad, sistemas de alarma, sistemas de detección de intrusos y perros de vigilancia, dependerán de: a) la clasificación, el volumen y la ubicación dentro del edificio de la información y del material que deba protegerse; b) la calidad de los contenedores de seguridad destinados a esta información y material; y c) la naturaleza física y la ubicación del edificio.

18. La índole de la protección dada a los sistemas de comunicación e información dependerá, de modo similar, de una evaluación de la importancia de los efectos que deban protegerse y de los posibles daños que se derivarían en caso de que la seguridad se viera en peligro, así como de la naturaleza física y de la ubicación del edificio que albergue el sistema, y de la ubicación del sistema dentro del edificio.

Planes de emergencia

19. Deberán prepararse con antelación planes detallados para la protección de la información clasificada durante una emergencia local o nacional.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (INFOSEC)

20. La seguridad de la información (INFOSEC) se refiere a la determinación y aplicación de medidas de seguridad para proteger la información procesada, almacenada o transmitida en sistemas de comunicación, de información y otros sistemas electrónicos frente a la pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad de la misma, ya sea accidental o intencionada. Deberán adoptarse las contramedidas adecuadas para impedir el acceso de usuarios no autorizados a la información de la UE, para impedir la denegación de acceso a información de la UE a usuarios autorizados y para impedir la deformación, modificación o borrado no autorizados de información de la UE.

LUCHA CONTRA EL SABOTAJE Y OTRAS FORMAS DE DAÑO INTENCIONADO

21. Las precauciones físicas para la protección de instalaciones importantes que alberguen información clasificada constituyen las mejores salvaguardias de seguridad para protegerla contra el sabotaje y los daños intencionados, sin que la mera habilitación del personal pueda sustituirlas de manera eficaz. El órgano nacional competente deberá recoger información confidencial relativa al espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras actividades subversivas.

ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA A TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES

22. Corresponderá al Consejo adoptar la decisión de difundir a un tercer país u organización internacional información clasificada originada en el Consejo. En caso de que el emisor de la información cuya entrega se desea no sea el Consejo, éste deberá recabar el consentimiento del emisor antes de difundirla. En caso de que no sea posible determinar el emisor, el Consejo asumirá la responsabilidad de aquél.

23. En caso de que el Consejo reciba información clasificada procedente de terceros países, organizaciones internacionales u otros terceros, se dará a dicha información la protección adecuada a su clasificación y equivalente a la de los niveles establecidos en las presentes normas para la información clasificada de la UE o a los niveles de grado superior que pueda exigir el tercero que difunda la información. Podrán disponerse controles mutuos.

24. Los principios que anteceden se aplicarán de conformidad con las normas de desarrollo recogidas en la parte II.

PARTE II

SECCIÓN I

LA ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD EN EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA

El Secretario General/Alto Representante

1. El Secretario General/Alto Representante: a) aplicará la política de seguridad del Consejo; b) considerará los problemas de seguridad que le transmitan el Consejo o sus órganos competentes; c) examinará las cuestiones que impliquen cambios en la política de seguridad del Consejo, en estrecha colaboración con las Autoridades Nacionales de Seguridad (en lo sucesivo, «ANS») de los Estados miembros, u otras autoridades apropiadas. En el apéndice 1 figura una lista de dichas autoridades.

2. En particular, el Secretario General/Alto Representante será responsable de: a) coordinar todos los asuntos de seguridad relativos a las actividades del Consejo; b) solicitar a cada Estado miembro que establezca un registro central TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET y requerir la creación de dicho registro en los organismos descentralizados de la UE, según resulte adecuado; c) dirigir solicitudes a las autoridades designadas de los Estados miembros con objeto de que las ANS faciliten habilitaciones de seguridad para el personal empleado en la SGC, de conformidad con lo dispuesto en la Sección VI; d) investigar u ordenar que se realice una investigación sobre cualquier fuga de información clasificada de la UE que, según indicios razonables pero no concluyentes, se haya producido en la SGC o en cualquiera de los organismos descentralizados de la UE; e) solicitar a las autoridades de seguridad adecuadas que emprendan investigaciones cuando una fuga de información clasificada de la UE parezca haberse producido fuera de la SGC o de los organismos descentralizados de la UE, y coordinar las indagaciones en caso de que más de una autoridad de seguridad participe en las mismas; f) llevar a cabo, conjuntamente y de acuerdo con las ANS interesadas, exámenes periódicos de las disposiciones de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE en los Estados miembros; g) mantener una estrecha relación con todas las autoridades de seguridad interesadas para lograr la coordinación global de la seguridad; h) mantener bajo constante revisión la política y los procedimientos de seguridad del Consejo y, en caso necesario, preparar las recomendaciones adecuadas. A este respecto, deberá presentar al Consejo el plan anual de inspección preparado por la Oficina de Seguridad de la SGC.

El Comité de Seguridad del Consejo

3. Se creará un Comité de Seguridad, que estará integrado por representantes de la ANS de cada Estado miembro. Estará presidido por el Secretario General/Alto Representante o por la persona en quien éste delegue. También podrá invitarse a representantes de los organismos descentralizados de la UE a asistir a las reuniones cuando se debatan cuestiones que les afecten.

4. El Comité de Seguridad se reunirá siguiendo instrucciones del Consejo, a instancias del Secretario General/Alto Representante o de una ANS. Estará facultado para examinar y evaluar todas las cuestiones de seguridad relativas a los trabajos del Consejo y para representar al Consejo las recomendaciones que procedan. Por lo que respecta a la actividad de la SGC, el Comité estará facultado para formular recomendaciones sobre cuestiones de seguridad al Secretario General/Alto Representante.

La Oficina de Seguridad de la SGC

5. A fin de ejercer las competencias mencionadas en los apartados 1 y 2, el Secretario General/Alto Representante dispondrá de la Oficina de Seguridad de la SGC para coordinar, supervisar y aplicar las medidas de seguridad.

6. El jefe de la Oficina de Seguridad de la SGC será el principal asesor del Secretario General/Alto Representante en materia de seguridad y actuará como secretario del Comité de Seguridad. En el cumplimiento de sus funciones dirigirá la actualización de las normas de seguridad y coordinará las medidas de seguridad con las autoridades competentes de los Estados miembros y, cuando proceda, con las organizaciones internacionales vinculadas al Consejo por acuerdos de seguridad. A estos efectos, actuará en calidad de funcionario de enlace.

7. El jefe de la Oficina de Seguridad de la SGC será responsable de la acreditación de los sistemas y redes de tecnología de la información (en lo sucesivo, «TI») dentro de la SGC. El jefe de la Oficina de Seguridad de la SGC y la ANS correspondiente decidirán conjuntamente, cuando proceda, en materia de acreditación de los sistemas y redes de TI en los que participen la SGC, los Estados miembros, los organismos descentralizados de la UE o terceros (Estados u organizaciones internacionales).

Organismos descentralizados de la UE

8. Cada director de un organismo descentralizado de la UE será responsable de llevar a efecto la seguridad dentro de su centro. Normalmente, nombrará a un miembro de su personal que será responsable ante él en este ámbito, y al que se designará funcionario de seguridad.

Estados miembros

9. Cada Estado miembro designará a un responsable de la ANS para la seguridad de la información clasificada de la UE ( 5 ).

10. En el marco de cada administración de los Estados miembros, la ANS correspondiente será responsable de: a) mantener la seguridad de la información clasificada de la UE que esté en posesión de cualquier departamento, órgano u organismo nacional, de carácter público o privado, en el territorio nacional o en el extranjero; b) autorizar la creación de registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (esta facultad podrá delegarse en el controlador TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET de un registro central); c) inspeccionar periódicamente las disposiciones de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE; d) garantizar que todos los nacionales y todos los extranjeros empleados en un departamento, órgano u organismo nacional que puedan tener acceso a información de la UE clasificada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE y CONFIDENTIEL UE se hayan sometido a investigaciones de seguridad; e) elaborar los planes de seguridad que se consideren necesarios para impedir que la información clasificada de la UE caiga en manos de personas no autorizadas.

Inspecciones mutuas de seguridad

11. La Oficina de Seguridad de la SGC y la ANS correspondiente llevarán a cabo, conjuntamente y de común acuerdo, inspecciones periódicas de las disposiciones de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE en la SGC y en las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante la UE, así como en los locales destinados a los Estados miembros en los edificios del Consejo ( 6 ).

12. La Oficina de Seguridad de la SGC o, a instancias del Secretario General/Alto Representante, la ANS del Estado miembro anfitrión llevarán a cabo inspecciones periódicas de las disposiciones de seguridad para la protección de la información clasificada de la UE en los organismos descentralizados de la UE.

SECCIÓN II

CLASIFICACIONES Y MARCADOS

NIVELES DE CLASIFICACIÓN ( 7 )

La información se clasificará en los siguientes niveles:

1. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: esta clasificación se aplicará únicamente a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda causar un perjuicio excepcionalmente grave a los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

2. SECRET UE: esta clasificación se aplicará únicamente a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio grave para los intereses de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

3. CONFIDENTIEL UE: esta clasificación se aplicará a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio para los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

4. RESTREINT UE: esta clasificación se aplicará a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda resultar desventajosa para los intereses de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

MARCADOS

5. Podrá utilizarse un marcado de advertencia para especificar el ámbito abarcado por el documento o para indicar una distribución específica basada en el principio de necesidad de conocer.

6. El marcado ESDP/PESD se aplicará a los documentos y copias de los mismos relativos a la seguridad y defensa de la Unión o de uno o más de sus Estados miembros, o referentes a la gestión militar o no militar de crisis.

7. Determinados documentos, como los relativos a los sistemas de TI, podrán llevar un marcado adicional que implique medidas de seguridad suplementarias definidas en la normativa correspondiente.

ESTAMPACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN Y DE LOS MARCADOS

8. La clasificación y los marcados se indicarán del siguiente modo: a) en los documentos RESTREINT UE, por medios mecánicos o electrónicos; b) en los documentos CONFIDENTIEL UE, por medios mecánicos y a mano, o mediante impresión en papel preestampillado y registrado; c) en los documentos SECRET UE y TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, por medios mecánicos y a mano.

SECCIÓN III

GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN

1. La información sólo se clasificará cuando resulte necesario. La clasificación se indicará clara y correctamente, y se mantendrá únicamente en la medida en que la información requiera protección.

2. El único responsable de la clasificación de la información y de cualquier recalificación o desclasificación ( 8 ) que se produzca posteriormente será el emisor. Los funcionarios y otros agentes de la SGC clasificarán, recalificarán o desclasificarán la información siguiendo instrucciones de su Director General o con su consentimiento.

3. Los procedimientos precisos para el tratamiento de los documentos clasificados habrán sido concebidos para garantizar la protección adecuada de la información contenida en ellos.

4. Se reducirá al mínimo el número de personas autorizadas a emitir documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET y sus nombres se registrarán en una lista elaborada por la SGC, cada Estado miembro y, en su caso, cada organismo descentralizado de la UE.

5. La clasificación de un documento se determinará con arreglo al nivel de sensibilidad de su contenido, de acuerdo con la definición de los apartados 1 a 4 de la sección II. Es importante que la clasificación se utilice correctamente y con moderación, en particular en el caso de la clasificación TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 6. El emisor de un documento que se vaya a clasificar deberá tener en cuenta las normas expuestas y frenar cualquier tendencia a clasificar de forma excesiva o insuficiente. Aunque un elevado nivel de clasificación puede dar la impresión, a primera vista, de proteger con mayor eficacia un documento, si rutinariamente se clasifica en forma excesiva se puede producir una pérdida de confianza en la validez del sistema de clasificación. Por el contrario, los documentos no deben clasificarse de forma insuficiente con el fin de evitar las limitaciones que conlleva la protección. En el apéndice 3 figura una guía práctica de la clasificación. 7. Cada página, apartado, sección, anexo, apéndice o documento adjunto de un documento dado podrá requerir una clasificación diferente, lo que se indicará en consecuencia. La clasificación global del documento será equivalente a la de la parte clasificada al nivel más alto. 8. La clasificación de una carta o nota de transmisión de documentos será equivalente al nivel más alto de clasificación de los documentos adjuntos. El emisor deberá hacer constar claramente el nivel en que dicha carta o nota debe clasificarse cuando se separe de los documentos adjuntos.

9. Los documentos clasificados de la UE podrán recalificarse o desclasificarse únicamente con la autorización del emisor y, en caso necesario, tras consultar a las demás partes interesadas. La recalificación o desclasificación se confirmarán por escrito. La institución, Estado miembro, oficina, organización sucesora o autoridad superior de emisión se encargará de informar de la modificación a sus destinatarios; éstos, por su parte, se encargarán de informar de dicha modificación a los destinatarios subsiguientes a quienes se haya enviado el documento o una copia del mismo. 10. Siempre que sea posible, los emisores deberán especificar en los documentos clasificados la fecha o plazo en que el contenido pueda ser recalificado o desclasificado. En caso contrario, revisarán los documentos cada cinco años como mínimo, para comprobar si la clasificación original sigue siendo necesaria.

SECCIÓN IV

SEGURIDAD FÍSICA

GENERAL

1. El objetivo principal de las medidas de seguridad física es impedir que una persona no autorizada acceda a información o material clasificados de la UE.

REQUISITOS DE SEGURIDAD

2. Todos los locales, zonas, edificios, oficinas, salas, sistemas de comunicación e información, etc., en que se almacene o trate información o material clasificado de la UE se protegerán mediante las medidas de seguridad física apropiadas.

3. Al decidir el grado de protección de la seguridad física necesario se tendrán en cuenta todos los factores pertinentes, como: a) la clasificación de la información o del material; b) la cantidad y la forma (por ejemplo, copia en papel o medios de almacenamiento informáticos) de la información que se guarda; c) la amenaza evaluada a nivel local que puedan suponer servicios de inteligencia interesados en la UE, en los Estados miembros o en otras instituciones, o terceros, que posean información clasificada de la UE, con fines de, por ejemplo, sabotaje, terrorismo y otras actividades subversivas o delictivas.

4. Las medidas de seguridad física aplicadas se concebirán con vistas a: a) impedir la entrada subrepticia o forzada de intrusos; b) disuadir, dificultar y detectar acciones de personal desleal (el espía de dentro); c) impedir el acceso no justificado a información clasificada de la UE por parte de funcionarios y otros agentes de la SGC, de las administraciones nacionales de los Estados miembros y de otras instituciones o terceros.

MEDIDAS FÍSICAS DE SEGURIDAD

Zonas de Seguridad

5. Las zonas en que se trate y almacene información clasificada CONFIDENTIEL UE se organizarán y estructurarán de forma que correspondan a una de las categorías siguientes: a) Zona de Seguridad de Clase I: una zona en que se trata y almacena información CONFIDENTIEL UE, de manera que la entrada en dicha zona constituye, a todos los efectos prácticos, un acceso a información clasificada. Esta zona requiere: i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen todas las entradas y salidas; ii) un sistema de control de entrada que admita únicamente a las personas con permiso válido y autorizadas especialmente a entrar en la zona; iii) una especificación de la clasificación de la información que habitualmente se contenga en la zona, como, por ejemplo, la información a la que se puede acceder entrando en la zona. b) Zona de Seguridad de Clase II: una zona en que se trata y almacena información CONFIDENTIEL UE o de nivel superior de manera que pueda protegerse del acceso de personas no autorizadas mediante controles internos, por ejemplo, los locales con oficinas en las que se almacena y trata habitualmente información CONFIDENTIEL UE. Este tipo de zona requiere: i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen todas las entradas y salidas; ii) un sistema de control de entrada en la que sólo puedan entrar no acompañadas las personas debidamente habilitadas y autorizadas especialmente a acceder a la zona. Para cualquier otra persona se deberá disponer la compañía de un vigilante o un control equivalente con el fin de impedir el acceso sin autorización a información clasificada de la UE y la entrada no controlada a zonas sujetas a inspecciones técnicas de seguridad. Las zonas no ocupadas por personal de servicio las 24 horas del día se inspeccionarán inmediatamente después del horario habitual de trabajo para cerciorarse de que la información clasificada de la UE se encuentra segura.

Zona Administrativa

6. Se podrán crear zonas administrativas o con un nivel de seguridad inferior alrededor de las zonas de seguridad de Clase I y Clase II, o en los espacios que conduzcan a dichas zonas. Estas zonas requerirán un perímetro definido visualmente que permita la verificación del personal y de los vehículos. En las zonas administrativas sólo se tratará y almacenará información RESTREINT UE.

Controles de entrada y salida

7. La entrada a las zonas de seguridad de Clase I y Clase II se controlará mediante un pase o sistema de reconocimiento personal aplicable al personal permanente. Igualmente se creará un sistema de comprobación de visitantes que permita denegar el acceso no autorizado a la información clasificada de la UE. Los sistemas de los pases podrán basarse en una identificación automatizada que se considerará adicional a los guardias, pero nunca totalmente sustitutiva de éstos. Una modificación de las posibilidades de riesgo podrá conllevar el refuerzo de las medidas de control de entradas y salidas, por ejemplo con motivo de la visita de una persona importante.

Patrullas de guardia

8. Fuera del horario habitual de trabajo se realizarán patrullas por las zonas de Clase I y Clase II a fin de proteger el material de la UE de cualquier peligro, daño o pérdida. La frecuencia de las patrullas se determinará en función de las circunstancias locales, si bien, a título orientativo, se efectuarán cada dos horas.

Contenedores de seguridad y cámaras acorazadas

9. Para almacenar información clasificada de la UE se utilizarán tres clases de contenedores: — Clase A : contenedores con homologación nacional para el almacenamiento de información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET dentro de una zona de seguridad de Clase I o Clase II; — Clase B : contenedores con homologación nacional para el almacenamiento de información SECRET UE y CONFIDENTIEL UE dentro de una zona de seguridad de Clase I o Clase II; — Clase C : mobiliario de oficina adecuado para guardar información RESTREINT UE únicamente.

10. En el caso de las cámaras acorazadas construidas dentro de una zona de seguridad de Clase I o Clase II y de todas las zonas de seguridad de Clase I en que se almacene información CONFIDENTIEL UE y de nivel superior en estanterías abiertas o desplegada en forma de cartas, mapas, etc., una ANS deberá certificar que las paredes, suelos y techos y puertas con cerradura ofrecen un nivel de protección equivalente al de la clase de contenedor de seguridad homologado para el almacenamiento de información de la misma clasificación.

Cerraduras

11. Las cerraduras utilizadas en los contenedores de seguridad y las cámaras acorazadas en que se almacene información clasificada de la UE habrán de cumplir las siguientes normas: — Grupo A : homologación nacional para contenedores de la Clase A; — Grupo B : homologación nacional para contenedores de la Clase B; — Grupo C : válido únicamente para mobiliario de oficina de la Clase C.

Control de las llaves y las combinaciones

12. Las llaves de los contenedores de seguridad no se sacarán del edificio en el que se encuentren las oficinas. Se encargarán de fijar y memorizar las combinaciones de los contenedores de seguridad las personas que necesiten conocerlas. El agente de seguridad encargado de los locales será responsable de custodiar un juego de llaves de repuesto y un registro escrito de cada combinación, que se utilizarán en caso de emergencia. Las combinaciones se guardarán en sobres individuales opacos y sellados. Las llaves de trabajo, llaves de seguridad de repuesto y combinaciones se guardarán en contenedores de seguridad aparte. Las llaves y combinaciones serán objeto de un nivel de protección de seguridad nunca inferior al del material al que den acceso.

13. El número de personas que conozcan las combinaciones de los contenedores de seguridad será lo más limitado posible. Las combinaciones se modificarán: a) cada vez que se reciba un nuevo contenedor; b) cada vez que haya un cambio de personal; c) cada vez que se haya producido o se haya sospechado que se ha producido una situación de peligro; d) a intervalos de seis meses, preferentemente, y como mínimo cada doce meses.

Dispositivos de detección de intrusos

14. Cuando se utilicen sistemas de alarma, circuitos cerrados de televisión y otros dispositivos eléctricos para proteger la información clasificada de la UE, se dispondrá de un suministro de electricidad que garantice la continuidad del funcionamiento del sistema en caso de interrupción de la red general. También existirá un sistema de alarma u otro tipo de aviso fiable al personal de vigilancia en caso de funcionamiento incorrecto o de intento de manipulación de los citados sistemas.

Equipo homologado

15. Las ANS mantendrán, procedentes de recursos propios o bilaterales, listas actualizadas por tipo y modelo del equipo de seguridad homologado por ellas para la protección directa o indirecta de información clasificada en diferentes circunstancias y condiciones especificadas. La Oficina de Seguridad de la SGC tendrá también una lista similar, basada, entre otras fuentes, en información facilitada por las ANS. Los organismos descentralizados de la UE consultarán a la Oficina de Seguridad de la SGC y, en su caso, a las ANS de su Estado anfitrión, antes de comprar equipo de estas características.

Protección física de las copiadoras y de los telefax

16. Las copiadoras y los telefax se protegerán físicamente en la medida necesaria para garantizar que sólo puedan ser utilizados por personas autorizadas y que todos los productos clasificados se sometan a los debidos controles.

PROTECCIÓN CONTRA LA OBSERVACIÓN Y LA ESCUCHA

Observación

17. Se tomarán todas las medidas adecuadas día y noche para asegurarse de que ninguna persona no autorizada ve información clasificada de la UE, así sea accidentalmente.

Escucha

18. Las oficinas y zonas en que se hable habitualmente sobre información clasificada SECRET UE o de nivel superior estarán protegidas contra la escucha pasiva y activa siempre que exista un riesgo que así lo exija. Será responsable de la evaluación de este riesgo la autoridad competente en materia de seguridad, tras consultar, en caso necesario, a las ANS.

19. A fin de determinar las medidas de protección que han de aplicarse en los locales que puedan prestarse a escucha pasiva (por ejemplo, aislamiento de paredes, puertas, suelos y techos y medición de filtraciones peligrosas), así como a escucha activa (búsqueda de micrófonos, por ejemplo), la SGC podrá solicitar asistencia de expertos de las ANS. Los encargados de la seguridad de los organismos descentralizados de la UE podrán solicitar que la Oficina de Seguridad de la SGC efectúe inspecciones técnicas o la asistencia de expertos de las ANS, o ambas cosas.

20. De la misma forma, cuando las circunstancias así lo exijan, el equipo de telecomunicaciones y el equipo de oficina eléctrico o electrónico de cualquier tipo que se utilice durante las reuniones a nivel SECRET UE o superior podrán someterse a comprobación por parte de especialistas técnicos en materia de seguridad de las ANS, a petición del agente de seguridad competente.

ZONAS TÉCNICAMENTE SEGURAS

21. Determinadas zonas podrán designarse zonas técnicamente seguras. Se efectuará una comprobación especial a la entrada a las mismas. Estas zonas se mantendrán cerradas bajo llave con un método homologado cuando no estén ocupadas y todas las llaves recibirán tratamiento de llaves de seguridad. Estas zonas se someterán a inspecciones físicas regulares, que podrán realizarse igualmente en caso de entrada o de sospecha de entrada de cualquier persona no autorizada.

22. Se realizará un inventario detallado del equipo y mobiliario a fin de seguir sus movimientos. No se introducirá en esta zona ningún mueble o equipo que no haya sido minuciosamente inspeccionado por personal de seguridad preparado especialmente para detectar cualquier dispositivo de escucha. Por norma general, se deberá evitar la instalación de cables de comunicación en zonas técnicamente seguras.

SECCIÓN V

NORMAS GENERALES SOBRE EL PRINCIPIO DE NECESIDAD DE CONOCER Y LA HABILITACIÓN DE SEGURIDAD

1. Se autorizará el acceso a la información clasificada de la UE únicamente a las personas para las que se justifique por motivo de su tarea o misión. El acceso a la información clasificada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE y CONFIDENTIEL UE sólo se autorizará a las personas que posean la debida habilitación de seguridad.

2. La responsabilidad de determinar si se justifica el conocimiento de la información clasificada corresponderá a la SGC, a los organismos descentralizados de la UE y a los servicios o departamentos del Estado miembro en que la persona de que se trate vaya a trabajar, en función de los requisitos de su tarea.

3. La habilitación del personal será responsabilidad del empleador del funcionario con arreglo a los procedimientos aplicables correspondientes. En el caso de los funcionarios y otros agentes de la SGC, se seguirá el procedimiento de habilitación de seguridad previsto en la sección VI. Tras el procedimiento citado se expedirá un «certificado de seguridad» que indicará el nivel de información clasificada al que podrá acceder la persona autorizada, así como la fecha de expiración del mismo. Un certificado de seguridad correspondiente a un nivel de clasificación determinado autorizará a su titular a acceder a información clasificada de nivel inferior.

4. Las personas que no sean funcionarios u otros agentes de la SGC o de los Estados miembros, por ejemplo diputados, funcionarios o agentes de instituciones de la UE, con quienes haya de tratarse o a quienes haya de mostrarse información clasificada de la UE, deberán poseer una autorización de seguridad referente a información clasificada de la UE y recibir instrucciones relativas a su responsabilidad en materia de seguridad. Lo mismo se aplicará, en circunstancias similares, a contratistas, expertos o asesores externos.

5. Todas las personas que vayan a tener acceso a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se someterán previamente a una comprobación de seguridad para el acceso a dicha información. 6. Todas las personas que tengan que acceder a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET serán designadas por el jefe de su departamento y sus nombres constarán en el correspondiente registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 7. Antes de tener acceso a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, todas las personas firmarán un certificado en el que constará que han recibido instrucciones relativas a los procedimientos de seguridad del Consejo y que son plenamente conscientes de su responsabilidad especial de proteger la información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, así como de las consecuencias previstas en la legislación de la UE y en la legislación nacional o administrativa en caso de que la información clasificada pase a manos no autorizadas de manera intencional o por negligencia. 8. En caso de que haya personas que accedan a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET en reuniones o circunstancias similares, el controlador competente del servicio u órgano en el que trabajen dichas personas notificará al órgano que convoque la reunión que las personas mencionadas están autorizadas para ello. 9. Los nombres de todas las personas que dejen de desempeñar funciones para las cuales sea necesario el acceso a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se eliminarán de la lista TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Además, se volverá a llamar la atención de dichas personas sobre su responsabilidad especial en relación con la protección de información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. También firmarán una declaración en la que constará que no utilizarán ni transmitirán información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET que se encuentre en su poder.

10. Todas las personas que vayan a tener acceso a información SECRET UE o CONFIDENTIEL UE se someterán previamente a una comprobación de seguridad al nivel correspondiente. 11. Todas las personas que vayan a tener acceso a información SECRET UE o CONFIDENTIEL UE tendrán conocimiento de las correspondientes normas en materia de seguridad y deberán conocer las consecuencias de las negligencias. 12. En el caso de las personas que accedan a información SECRET UE o CONFIDENTIEL UE en reuniones o circunstancias similares, el encargado de seguridad del órgano en que trabajen dichas personas notificará al órgano que convoque la reunión que dichas personas están autorizadas para ello.

13. Se darán a conocer a las personas con acceso a información RESTREINT UE las presentes normas de seguridad, así como las consecuencias de las negligencias.

14. Cuando un miembro del personal sea trasladado a un puesto que conlleve el trabajo con material clasificado de la UE, el registro supervisará la transmisión adecuada de material del funcionario saliente al entrante.

15. Las personas que tengan que tratar información clasificada de la UE deberán tener conocimiento, en el momento de asumir sus tareas y periódicamente con posterioridad, de lo siguiente: a) los peligros que entraña para la seguridad la conversación indiscreta; b) las precauciones que han de tomar respecto de los medios informativos; c) la amenaza que suponen las actividades de los servicios de inteligencia que tienen como objetivo la UE y sus Estados miembros en lo relativo a la información y actividades clasificadas de la UE; d) la obligación de informar inmediatamente a las autoridades de seguridad correspondientes sobre cualquier aproximación o maniobra sospechosa de espionaje o cualquier circunstancia anómala que afecte a la seguridad. 16. Todas las personas expuestas habitualmente a contacto frecuente con representantes de países cuyos servicios de inteligencia están interesados en la información y actividades clasificadas de la UE y de los Estados miembros asistirán a sesiones de información sobre las técnicas conocidas de los distintos servicios de inteligencia. 17. No existe en el Consejo una normativa de seguridad referente a los viajes privados que realiza el personal habilitado para acceder a información clasificada de la UE. No obstante, las autoridades de seguridad competentes darán a conocer a los funcionarios y otros agentes de su ámbito de responsabilidad las normas sobre viajes a las que puedan estar sujetos. Los encargados de la seguridad serán responsables de organizar reuniones de reciclaje para funcionarios en relación con las instrucciones especiales.

SECCIÓN VI

PROCEDIMIENTO DE HABILITACIÓN DE SEGURIDAD APLICABLE A LOS FUNCIONARIOS Y OTROS AGENTES DE LA SGC

1. Sólo tendrán acceso a información clasificada en poder del Consejo los funcionarios y otros agentes de la SGC o personas que trabajen en la misma que, por sus tareas y por necesidades del servicio, han de tener conocimiento de dicha información o utilizarla.

2. Para acceder a la información clasificada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE y CONFIDENTIEL UE, las personas mencionadas en el apartado 1 deberán haber sido autorizadas con arreglo al procedimiento previsto en los apartados 4 y 5.

3. Sólo se concederá la autorización a las personas que hayan sido sometidas a una comprobación de seguridad por las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros (ANS) conforme al procedimiento previsto en los apartados 6 a 10.

4. Será responsable de la concesión de las autorizaciones previstas en los apartados 1, 2 y 3 la autoridad facultada para proceder a los nombramientos contemplada en el párrafo primero del artículo 2 del Estatuto de los funcionarios. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos concederá la autorización tras recabar el dictamen de las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros sobre la base de la comprobación de seguridad efectuada de acuerdo con los apartados 6 a 12.

5. La autorización, que será válida durante un período de cinco años, no podrá sobrepasar la duración de las tareas que motivaron su concesión. Podrá ser renovada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos de acuerdo con el procedimiento previsto en el apartado 4. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá retirar la autorización si considera que hay motivos que lo justifican. Toda decisión de retirada de la autorización se notificará a la persona interesada, que podrá solicitar ser escuchada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, y a la autoridad nacional competente.

6. El objetivo de la comprobación de seguridad será establecer que no hay objeciones a permitir a la persona de que se trate acceder a la información clasificada en poder del Consejo.

7. La comprobación de seguridad será realizada por las autoridades nacionales competentes del Estado miembro del que sea nacional la persona objeto de autorización con asistencia de la persona interesada y a petición de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos. En caso de que la persona interesada resida en el territorio de otro Estado miembro, las autoridades nacionales interesadas podrán recurrir a la colaboración de las autoridades del Estado miembro de residencia.

8. En el marco del procedimiento de comprobación de seguridad, se podrá obligar a la persona interesada a rellenar una ficha personal de información.

9. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos especificará en su solicitud el tipo y el nivel de información clasificada que se pondrá a disposición de la persona interesada, de manera que las autoridades nacionales competentes puedan llevar a cabo la comprobación de seguridad y dar su opinión sobre el nivel de autorización que sería adecuado conceder a dicha persona.

10. El conjunto del procedimiento de comprobación de seguridad, junto con los resultados obtenidos, se regirán por la normativa vigente en el Estado miembro interesado, incluida la relativa a los recursos.

11. En caso de que las autoridades nacionales competentes de Estado miembro emitan un dictamen positivo, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá conceder la autorización a la persona interesada.

12. De emitirse un dictamen negativo, las autoridades nacionales competentes lo notificarán a la persona interesada, que podrá solicitar ser escuchada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos. Si lo considera necesario, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá solicitar a las autoridades nacionales competentes cualquier otra aclaración que puedan facilitar. En caso de que se confirme el dictamen negativo, no se concederá la autorización.

13. Todas las personas a las que se conceda autorización en el sentido de los apartados 4 y 5 recibirán, en el momento en que se conceda la autorización y a intervalos regulares posteriormente, todas las instrucciones necesarias sobre la protección de la información clasificada y sobre los medios para garantizar dicha protección. Estas personas firmarán una declaración en la que harán constar que conocen las instrucciones y se comprometerán a obedecerlas.

14. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos adoptará cualquier medida necesaria para aplicar la presente sección, en particular en lo relativo a las normas por las que se rige el acceso a la lista de personas autorizadas.

15. A título excepcional, en caso de que el servicio lo exija, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá, previa notificación a las autoridades nacionales competentes y siempre que éstas no respondan en el plazo de un mes, conceder una autorización temporal para un período que no superará los seis meses, en espera del resultado de la comprobación de seguridad prevista en el apartado 7.

16. Las autorizaciones provisionales y temporales concedidas de esta forma no darán acceso a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; el acceso a esta información se limitará a los funcionarios que hayan superado efectivamente con éxito una comprobación de seguridad, con arreglo a lo previsto en el apartado 7. En espera del resultado de la comprobación de seguridad, los funcionarios para los que se ha solicitado una autorización de nivel TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podrán ser autorizados con carácter temporal y provisional a acceder a información clasificada hasta el nivel SECRET UE inclusive.

SECCIÓN VII

ELABORACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRANSMISIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESTRUCCIÓN DE MATERIAL CLASIFICADO DE LA UE







Índice Disposiciones generales Capítulo I: Elaboración y distribución de documentos clasificados de la UE… Capítulo II: Transmisión de documentos clasificados de la UE… Capítulo III: Medios técnicos de transmisión eléctricos y otros… Capítulo IV: Copias adicionales y traducciones y extractos de documentos clasificados de la UE… Capítulo V: Inventarios y controles, almacenamiento y destrucción de documentos clasificados de la UE… Capítulo VI: Normas específicas aplicables a los documentos destinados al Consejo…

Disposiciones generales

La presente sección precisa las medidas para la preparación, distribución, transmisión, almacenamiento y destrucción de documentos clasificados de la UE tal como se definen en la letra a) del apartado 3 de los Principios básicos y normas mínimas de seguridad establecidas en la parte I del presente anexo. Se utilizará como referencia para la adaptación de las medidas aplicables a otro material clasificado de la UE, con arreglo a su tipo y tratando los casos individualmente.

Capítulo I

Elaboración y distribución de documentos clasificados de la UE

1. Las clasificaciones y marcas de la UE se aplicarán según lo establecido en la sección II y figurarán en la parte central, superior e inferior, de cada página; todas las páginas irán numeradas. Todos los documentos clasificados de la UE llevarán número de referencia y fecha. En el caso de los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET y SECRET UE, el número de referencia aparecerá en cada página. Si se han de distribuir varias copias, cada una de ellas llevará un número de copia, que figurará en la primera página, junto con la indicación del número total de páginas. Todos los anexos y documentos adjuntos se indicarán en la primera página de los documentos clasificados CONFIDENTIEL UE y de nivel superior.

2. Los documentos clasificados CONFIDENTIEL UE y de nivel superior serán mecanografiados, traducidos, almacenados, fotocopiados, reproducidos magnéticamente o microfilmados únicamente por personas autorizadas a acceder a información clasificada de la UE como mínimo hasta el nivel de clasificación de seguridad correspondiente al documento de que se trate, a excepción del caso especial descrito en el apartado 27 de la presente sección. Las disposiciones por las que se rige la producción informatizada de documentos clasificados figuran en la sección XI.

3. La información clasificada de la UE se distribuirá únicamente a las personas que tengan necesidad de conocerla y posean la debida habilitación de seguridad. La distribución inicial será indicada por el emisor.

4. Los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se distribuirán mediante registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (véase la sección VIII). En el caso de los mensajes TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, el registro competente podrá autorizar al jefe del centro de comunicaciones a producir el número de copias indicado en la lista de destinatarios.

5. Cuando las circunstancias lo justifiquen, los documentos clasificados SECRET UE y de nivel inferior podrán ser distribuidos a su vez por los destinatarios originales a otros destinatarios. No obstante, las autoridades emisoras podrán hacer constar cualquier tipo de advertencia que deseen imponer. Cuando se impongan estas advertencias, los destinatarios podrán volver a distribuir los documentos únicamente con la autorización de las autoridades emisoras.

6. Cuando lleguen a la institución o salgan de ella, todos los documentos clasificados CONFIDENTIEL UE y de nivel superior se inscribirán en el registro de la institución. Se harán constar las características (referencia, fecha y, en su caso, número de copia) que permitan identificar los documentos en un registro o en soporte informatizado especialmente protegido.

Capítulo II

Transmisión de documentos clasificados de la UE

7. Los documentos clasificados CONFIDENTIEL UE y de nivel superior se transmitirán en sobres dobles opacos y de gran resistencia. El sobre interior irá marcado con la correspondiente clasificación de seguridad de la UE y, si es posible, con indicaciones completas de la denominación del cargo del destinatario y de su dirección.

8. Únicamente un controlador de registro, o su sustituto, podrán abrir el sobre interior y acusar recibo de los documentos adjuntos, salvo que el sobre vaya dirigido a una persona. En este caso, se hará constar en el registro correspondiente la llegada del sobre, y únicamente la persona a la que éste vaya destinado podrá abrir el sobre interior y acusar recibo de los documentos que contenga.

9. El sobre interior contendrá un impreso de recibo que no se clasificará y que indicará el número de referencia, la fecha y el número de copia del documento, pero nunca la materia que trata.

10. El sobre interior irá dentro de un sobre exterior en el que se indicará el número de empaquetado a efectos de recepción. Bajo ningún concepto figurará la clasificación de seguridad en el sobre exterior.

11. En el caso de los documentos clasificados CONFIDENTIEL UE y de nivel superior, los correos y mensajeros recibirán impresos de recibo contra los números de empaquetado.

12. Dentro de un edificio o grupo de edificios determinado, los documentos clasificados podrán ser transportados en un sobre sellado con la única indicación del nombre del destinatario, a condición de que la persona que los transporte posea una habilitación equivalente al nivel de clasificación de los documentos.

13. Dentro de un país, los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET deben ser enviados únicamente a través de un servicio de mensajería oficial o por personas autorizadas para acceder a información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

14. Siempre que se recurra a un servicio de mensajería para la transmisión de un documento TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET fuera de los límites físicos de un edificio o grupo de edificios, se aplicarán las disposiciones en materia de empaquetado y recepción que figuran en el presente capítulo. La dotación de personal de los servicios de reparto será tal que los paquetes que contengan documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET permanezcan en todo momento bajo la supervisión directa de un funcionario responsable.

15. Excepcionalmente, funcionarios que no sean mensajeros podrán llevar documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET fuera de los límites físicos de un edificio o grupo de edificios, para uso local en reuniones y deliberaciones, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: a) el portador está autorizado para acceder a los citados documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; b) el modo de transporte cumple las normas nacionales en materia de transmisión de documentos nacionales de clasificación equivalente a TRÈS SECRET/TOP SECRET; c) el funcionario no descuida los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET en ningún momento; d) se dispone que en el registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET en que se conservan los documentos figura una lista de los documentos así transportados, que se registran en un diario y se controlan a su vuelta.

16. Dentro de un país dado, los documentos SECRET UE y CONFIDENTIEL UE podrán enviarse bien por correo, si esta transmisión está autorizada por las normas nacionales y cumple lo dispuesto por ellas, bien mediante un servicio de mensajería, bien por personas autorizadas a acceder a información clasificada de la UE.

17. Cada Estado miembro u organismo descentralizado de la UE dictará instrucciones relativas al personal que transporte documentos clasificados de la UE, que se basarán en las presentes normas. El portador estará obligado a leer y firmar dichas instrucciones. En particular, las instrucciones deberán dejar claro que bajo ningún concepto los documentos podrán: a) dejar de estar en posesión del portador, a menos que estén bajo custodia segura, conforme a lo dispuesto en la sección IV; b) quedar descuidados en transportes públicos o en vehículos privados, o en lugares como restaurantes u hoteles. No podrán guardarse en cajas fuertes de hotel ni quedar descuidados en habitaciones de hotel; c) leerse en lugares públicos, como aviones o trenes.

18. El material clasificado CONFIDENTIEL UE y de nivel superior deberá ser expedido de un Estado miembro a otro a través de servicios de correo diplomáticos o militares.

19. No obstante, podrá permitirse el transporte personal de material clasificado SECRET UE y CONFIDENTIEL UE si las disposiciones relativas a su transporte garantizan que no caiga en manos de personas no autorizadas.

20. Las ANS podrán autorizar el transporte personal cuando no se disponga de correos diplomáticos o militares o el recurso a los mismos pueda producir un retraso perjudicial para el funcionamiento de la UE y el destinatario previsto necesite con urgencia el material. Cada Estado miembro dictará instrucciones relativas al transporte personal internacional de material clasificado hasta el nivel SECRET UE inclusive por personas que no sean correos diplomáticos o militares. Dichas instrucciones deberán exigir lo siguiente: a) el portador deberá poseer una autorización adecuada expedida por los Estados miembros; b) se conservará un diario de los documentos transportados en la oficina o registro correspondiente; c) los paquetes o bolsas que contengan material de la UE llevarán un sello oficial para impedir o disuadir de la inspección por los aduaneros, así como etiquetas con identificación e instrucciones para la persona que los encuentre; d) el portador llevará un certificado de correo u orden de misión reconocidos por todos los Estados de la UE que le autoricen a llevar el paquete identificado; e) cuando se viaje por tierra no se atravesará un Estado que no sea miembro de la UE ni se cruzará su frontera, a menos que el Estado de expedición tenga garantías específicas de ese Estado; f) todas las disposiciones para el viaje del portador en lo relativo a los destinos, rutas que se vayan a seguir y medios de transporte que se vayan a utilizar se ajustarán a las normas de la UE o, si las normas nacionales en este ámbito son más estrictas, a estas últimas normas; g) el material nunca podrá dejar de estar en posesión del portador a menos que se proteja de acuerdo con las disposiciones en materia de custodia de seguridad que figuran en la sección IV; h) el material nunca podrá quedar descuidado en vehículos públicos o privados, o en lugares como restaurantes u hoteles. No deberá guardarse en cajas fuertes de hotel o quedar descuidado en habitaciones de hotel; i) en caso de que el material transportado contenga documentos, éstos no deberán leerse en lugares públicos (aviones, trenes, etc.). La persona designada para transportar el material clasificado deberá leer y firmar unas consignas de seguridad que contengan, como mínimo, las instrucciones expuestas y los procedimientos que se vayan a seguir en caso de emergencia o cuando el paquete sea detenido por aduaneros o agentes de seguridad de aeropuerto.

21. No se dispondrán medidas especiales para el envío de documentos RESTREINT UE, salvo las destinadas a garantizar que dichos documentos no caigan en manos de personas no autorizadas.

22. Todos los correos y mensajeros utilizados para llevar documentos SECRET UE y CONFIDENTIEL UE habrán de tener la debida habilitación de seguridad.

Capítulo III

Medios técnicos de transmisión eléctricos y otros

23. Las medidas de seguridad de las comunicaciones estarán concebidas para garantizar la transmisión segura de información clasificada de la UE. La sección XI recoge las normas detalladas aplicables a la transmisión de dicha información clasificada de la UE.

24. Únicamente los centros y redes o terminales y sistemas de comunicación acreditados podrán transmitir información clasificada CONFIDENTIEL UE y SECRET UE.

Capítulo IV

Copias adicionales y traducciones y extractos de documentos clasificados de la UE

25. Sólo el emisor podrá autorizar la copia o traducción de documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

26. Si personas sin habilitación TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET necesitan información que, a pesar de figurar en un documento TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, no tiene dicha clasificación, el jefe del registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podrá ser autorizado a efectuar la cantidad necesaria de extractos de dicho documento. Al mismo tiempo, hará lo necesario para garantizar que dichos extractos reciban la clasificación de seguridad adecuada.

27. Los documentos clasificados SECRET UE o de nivel inferior podrán ser reproducidos y traducidos por el destinatario, dentro del marco de las normas de seguridad nacionales y con la condición de que cumpla estrictamente con el principio de necesidad de conocer. Las medidas de seguridad aplicables a los documentos originales serán también aplicables a las reproducciones o traducciones subsiguientes. Los organismos descentralizados de la UE cumplirán las presentes normas de seguridad.

Capítulo V

Inventarios y controles, almacenamiento y destrucción de documentos clasificados de la UE

28. Con periodicidad anual, cada registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET a que se hace referencia en la sección VIII llevará a cabo un inventario detallado de los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con arreglo a las normas de los apartados 9 a 11 de la sección VIII. Los documentos clasificados de la UE de nivel inferior a TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET estarán sujetos a controles internos con arreglo a directrices nacionales y, en el caso de la SGC o de los organismos descentralizados de la UE, con arreglo a las instrucciones del Secretario General/Alto Representante. Estas operaciones permitirán afianzar la opinión de los poseedores sobre: a) la posibilidad de recalificar o desclasificar determinados documentos; b) los documentos que deben destruirse.

29. Para reducir al mínimo los problemas de almacenamiento, los controladores de todos los registros estarán autorizados para microfilmar los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE y CONFIDENTIEL UE o para guardarlos en medios magnéticos u ópticos con objeto de archivarlos, siempre y cuando: a) el proceso de microfilmado o almacenamiento sea llevado a cabo por personal con habilitación vigente para el correspondiente nivel de clasificación; b) el medio de microfilm o almacenamiento goce de la misma seguridad que los documentos originales; c) el emisor sea informado sobre el microfilmado o almacenamiento de todo documento TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; d) los carretes de fotos, y otro tipo de soporte, contengan sólo documentos de la misma clasificación TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE o CONFIDENTIEL UE; e) el microfilmado o almacenamiento de un documento TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o SECRET UE aparezca claramente indicado en el registro utilizado para el inventario anual; f) los documentos originales que hayan sido microfilmados o almacenados se destruyan con arreglo a las normas establecidas en los apartados 31 a 36.

30. Estas normas se aplicarán también a cualquier otra forma de almacenamiento autorizada por la ANS, como los medios electromagnéticos o discos ópticos.

31. Con objeto de evitar una acumulación innecesaria de documentos clasificados de la UE, aquellos que, a juicio del jefe de la organización que los tenga en su poder, sean obsoletos y excesivos en número se destruirán tan pronto como sea posible, de la siguiente manera: a) los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sólo serán destruidos por el registro central encargado de su custodia. Los documentos destruidos serán enumerados en un certificado de destrucción, firmado por el controlador TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET y por el funcionario que haya presenciado la destrucción, que tendrá la habilitación TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. En el libro de registro se hará un apunte al efecto. b) El registro conservará los certificados de destrucción, junto con los impresos de distribución, durante diez años. Cuando se solicite expresamente, se transmitirán copias al emisor o al registro central que corresponda. c) Los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, incluido todo el material sobrante clasificado que se haya utilizado para preparar documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, como copias defectuosas, borradores de trabajo, notas mecanografiadas y papel carbón, serán destruidos bajo la supervisión de un funcionario TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; la destrucción se hará quemándolos, convirtiéndolos en pasta, triturándolos o reduciéndolos de cualquier otro modo a un estado en que sean irreconocibles e irreconstruibles.

32. Los documentos SECRET UE serán destruidos por el registro responsable de dichos documentos, bajo la supervisión de una persona con habilitación de seguridad, utilizando uno de los procesos indicados en la letra c) del apartado 31. Los documentos SECRET UE que sean destruidos se incluirán en certificados de destrucción firmados que se guardarán en el registro, junto con los impresos de distribución, durante al menos tres años.

33. Los documentos CONFIDENTIEL UE serán destruidos por el registro responsable de dichos documentos, bajo la supervisión de una persona con habilitación de seguridad, utilizando uno de los procesos indicados en la letra c) del apartado 31. Se guardará constancia de su destrucción con arreglo a la normativa nacional y, en el caso de la SGC o de los organismos descentralizados de la UE, con arreglo a las instrucciones del Secretario General/Alto Representante.

34. Los documentos RESTREINT UE serán destruidos por el registro responsable de dichos documentos o por el usuario, con arreglo a la normativa nacional y, en el caso de la SGC o de los organismos descentralizados de la UE, con arreglo a las instrucciones del Secretario General/Alto Representante.

35. La SGC, los Estados miembros y los organismos descentralizados de la UE prepararán planes basados en las condiciones locales para salvaguardar el material clasificado de la UE en una crisis y que incluyan, si fuera necesario, planes de destrucción y evacuación de emergencia; promulgarán, en sus respectivas organizaciones, las instrucciones que se estimen necesarias para impedir que la información clasificada de la UE caiga en manos de personas no autorizadas.

36. Las disposiciones para la salvaguardia o la destrucción de material SECRET UE y CONFIDENTIEL UE en una crisis no afectarán en ningún caso a la salvaguardia o destrucción de material TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, incluido el equipo de mensajes cifrados, cuyo tratamiento debe tener prioridad sobre todas las demás tareas. Las medidas que deban adoptarse para la salvaguardia y destrucción del equipo de mensajes cifrados en una emergencia figurarán en instrucciones específicas.

Capítulo VI

Normas específicas aplicables a los documentos destinados al Consejo

37. Dentro de la SGC, una «Oficina de Información Clasificada» controlará la información clasificada SECRET UE o CONFIDENTIEL UE contenida en los documentos del Consejo. Bajo la autoridad del Director General de Personal y de la Administración, dicha Oficina: a) controlará las operaciones relativas al registro, reproducción, traducción, envío y destrucción de dicha información; b) actualizará el registro de información clasificada; c) periódicamente se interrogará sobre la necesidad de mantener la clasificación de la información; d) establecerá, en colaboración con la Oficina de Seguridad, las disposiciones prácticas para la clasificación y desclasificación de información.

38. La Oficina de Información Clasificada mantendrá un registro con la siguiente información: a) la fecha de elaboración de la información clasificada; b) el nivel de clasificación; c) la fecha en que expira la clasificación; d) el nombre y el departamento del autor; e) el o los destinatarios, con el número de entrega; f) el asunto; g) el número; h) el número de copias distribuidas; i) la elaboración de inventarios de la información clasificada transmitida al Consejo; j) el registro de desclasificación o recalificación de información clasificada.

39. Las normas generales establecidas en los capítulos I a V de la presente sección se aplicarán a la Oficina de Información Clasificada de la SGC, a no ser que se modifiquen por las normas específicas establecidas en el presente capítulo.

SECCIÓN VIII

REGISTROS TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. El objetivo de los registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET es garantizar el almacenamiento, tratamiento y distribución de documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con arreglo a las presentes normas de seguridad. El jefe del registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, respectivamente en cada Estado miembro, en la SGC y, cuando proceda, en los organismos descentralizados de la UE, será el controlador TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. Los registros centrales actuarán como la principal autoridad receptora y emisora en los Estados miembros, en la SGC y en los organismos descentralizados de la UE en los que se hayan establecido dichos registros, así como, cuando proceda, en otras instituciones de la UE, organizaciones internacionales y terceros Estados con los que el Consejo tenga acuerdos sobre procedimientos de seguridad para el intercambio de información clasificada.

3. Cuando sea necesario, se establecerán registros secundarios encargados de la gestión interna de los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, que mantendrán datos actualizados sobre la circulación de cada documento a cargo del registro secundario.

4. Los registros secundarios TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se crearán según lo dispuesto en la sección I en respuesta a las necesidades a largo plazo y estarán vinculados a un registro central TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Si existe la necesidad de consultar documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sólo temporal y ocasionalmente, estos documentos podrán darse a conocer sin crear un registro secundario TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET siempre que se establezcan normas para garantizar que permanecen bajo control del registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET pertinente y que se observan todas las normas de seguridad físicas y de personal.

5. Los registros secundarios no transmitirán documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET directamente a otros registros secundarios del mismo registro central TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sin la expresa aprobación de este último.

6. Todos los intercambios de documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET entre registros secundarios que no dependen del mismo registro central se tramitarán a través de los registros centrales TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. En su calidad de controlador, el jefe de un registro central TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET será responsable de: a) transmitir los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con arreglo a lo dispuesto en la sección VII; b) mantener una lista de todos sus registros secundarios dependientes TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, junto con los nombres y firmas de los controladores designados y de sus suplentes autorizados; c) guardar recibos de los registros de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET distribuidos por el registro central; d) mantener un registro de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET guardados y distribuidos; e) mantener una lista actualizada de todos los registros centrales TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con los que normalmente mantiene correspondencia, junto con los nombres y firmas de sus controladores designados y de sus suplentes autorizados; f) velar por la salvaguardia física de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET en el registro con arreglo a las normas de la sección IV.

8. En su calidad de controlador, el jefe de un registro secundario TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET será responsable de: a) transmitir los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con arreglo a lo dispuesto en la sección VII y en los apartados 5 y 6 de la sección VIII; b) mantener una lista actualizada de todas las personas autorizadas a tener acceso a la información TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET bajo su control; c) distribuir los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con arreglo a las instrucciones del emisor o según la necesidad de conocer que presente cada uno de ellos, comprobando en primer lugar que el destinatario tiene la habilitación de seguridad exigida; d) mantener un registro actualizado de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET guardados o en circulación bajo su control o que hayan pasado por otros registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET y guardar todos los recibos correspondientes; e) mantener una lista actualizada de los registros TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET con los que está autorizado a intercambiar documentos clasificados TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, junto con los nombres y firmas de los controladores designados y de sus suplentes autorizados; f) velar por la salvaguardia física de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET en el registro secundario con arreglo a las normas de la sección IV.

9. Cada doce meses, cada registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET llevará a cabo un inventario detallado de todos los documentos TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET de los que ha de responder. Se considerará que se ha respondido de un documento si el registro cuenta físicamente con el documento, o guarda un recibo del registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET al que el documento ha sido transmitido, un certificado de destrucción del documento o una instrucción de recalificación o desclasificación de dicho documento. 10. Los registros secundarios presentarán los resultados de su inventario anual al registro central ante el que responden, en una fecha especificada por este último. 11. Las ANS, así como aquellas instituciones de la UE, organizaciones internacionales y organismos descentralizados de la UE en los que se haya creado un registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, presentarán al Secretario General/Alto Representante, antes del 1 de abril de cada año, los resultados de sus inventarios anuales llevados a cabo en los registros centrales TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

SECCIÓN IX

MEDIDAS DE SEGURIDAD QUE DEBERÁN APLICARSE CON MOTIVO DE LA CELEBRACIÓN DE REUNIONES ESPECÍFICAS, FUERA DE LOS LOCALES DEL CONSEJO, QUE SE REFIERAN A ASUNTOS MUY SENSIBLES

GENERAL

1. Cuando reuniones del Consejo Europeo, del Consejo, de nivel ministerial u otras reuniones importantes se celebren fuera de los locales del Consejo en Bruselas y Luxemburgo, y cuando esté justificado por los requisitos específicos de seguridad relativos a los temas o a la información de que se trate, deberán adoptarse las medidas de seguridad descritas a continuación. Estas medidas afectan únicamente a la protección de información clasificada de la UE; podrá ser necesario prever otras medidas de seguridad.

RESPONSABILIDADES

Estados miembros de acogida

2. El Estado miembro en cuyo territorio se celebre la reunión (el Estado miembro de acogida) será responsable, en cooperación con la Oficina de Seguridad de la SGC, de la seguridad de las reuniones del Consejo Europeo, del Consejo, de nivel ministerial o de otras reuniones importantes, así como de la seguridad física de los delegados principales y de su personal. Con respecto a la protección de la seguridad, deberá concretamente garantizar que: a) se elaboran planes para hacer frente a amenazas de la seguridad e incidentes relacionados con la seguridad; las medidas en cuestión abarcarán en particular la custodia segura de documentos clasificados de la UE en los despachos; b) se adoptan medidas para proporcionar un posible acceso al sistema de comunicaciones del Consejo para la recepción y transmisión de mensajes clasificados de la UE. El Estado miembro de acogida proporcionará también acceso a sistemas de telefonía seguros si así se solicita.

Estados miembros

3. Las autoridades de los Estados miembros harán todo lo necesario para garantizar que: a) se proporciona a sus delegados nacionales certificados de habilitación de seguridad adecuados, si fuese necesario mediante señales o por fax, ya sea directamente al agente de seguridad de la reunión, ya sea a través de la Oficina de Seguridad de la SGC; b) cualquier amenaza concreta se comunica a las autoridades del Estado miembro de acogida y, cuando proceda, a la Oficina de Seguridad de la SGC de forma que puedan tomarse las medidas necesarias.

Agente de seguridad de la reunión

4. Deberá nombrarse un agente de seguridad que será responsable, en general, de la preparación y del control de las medidas generales de seguridad interna y de la coordinación con las otras autoridades de seguridad afectadas. Las medidas adoptadas por dicho agente se referirán en general a: i) medidas de protección en el lugar de reunión para garantizar que la reunión se desarrolla sin incidentes que puedan poner en peligro la seguridad de cualquier información clasificada de la EU que pueda utilizarse; ii) el control del personal autorizado a acceder al lugar donde se celebre la reunión, a las zonas destinadas a las delegaciones y a las salas de conferencia, y el control de todo el equipo; iii) una coordinación constante con las autoridades competentes del Estado miembro de acogida y con la Oficina de Seguridad de la SGC; a) b) la inclusión de instrucciones de seguridad en la documentación de la reunión, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en las presentes normas y cualquier otra instrucción de seguridad que se considere necesaria.

Oficina de Seguridad de la SGC

5. La Oficina de Seguridad de la SGC deberá actuar como órgano consultor de seguridad para la preparación de la reunión; deberá estar representada in situ para ayudar y aconsejar al agente de seguridad de la reunión y a las delegaciones si fuere necesario.

6. Cada una de las delegaciones de la reunión deberá designar un agente de seguridad que será responsable de los asuntos de seguridad en su delegación y de mantener contactos con el agente de seguridad de la reunión, así como con el representante de la Oficina de Seguridad de la SGC, si fuere necesario.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Zonas de seguridad

7. Se crearán las siguientes zonas de seguridad: a) una zona de seguridad de Clase II, constituida por una sala de redacción, los despachos de la SGC y su equipo de reprografía y los despachos de las delegaciones, según convenga; b) una zona de seguridad de Clase I, constituida por la sala de conferencia y las cabinas de sonido y de interpretación; c) las zonas administrativas, constituidas por la zona de prensa y aquellas partes del local de la reunión utilizadas para la administración, la restauración y el alojamiento, así como la zona inmediatamente contigua al Centro de Prensa y al lugar de la reunión.

Pases

8. El agente de seguridad de la reunión deberá suministrar las tarjetas adecuadas que soliciten las delegaciones, según sus necesidades. Siempre que sea necesario, deberá distinguirse entre el acceso a las diferentes zonas de seguridad.

9. Las instrucciones de seguridad para la reunión deberán exigir que todos los participantes ostenten de forma visible y permanente sus tarjetas mientras se encuentren en el lugar de la reunión, para que el personal de seguridad pueda controlarlas según se requiera.

10. Aparte de los participantes con tarjeta, deberá reducirse al máximo el número de personas que pueden entrar en el lugar de la reunión. Las delegaciones nacionales que deseen recibir visitas durante la reunión deberán notificarlo al agente de seguridad de la reunión. Cada visitante dispondrá de una tarjeta y se deberá rellenar un formulario de entrada con su nombre y el nombre de la persona objeto de la visita. Los visitantes permanecerán siempre acompañados de un guardia de seguridad o de la persona objeto de la visita. Cuando el visitante abandone el lugar de la reunión, la persona que lo acompañe deberá entregar su formulario, junto con la tarjeta de visitante, al personal de seguridad.

Control de los equipos de fotografía y sonido

11. En las zonas de seguridad de Clase I no podrá entrar ninguna cámara o equipo de grabación más que el empleado por los fotógrafos y los ingenieros de sonido debidamente autorizados por el agente de seguridad de la reunión.

Control de maletines, ordenadores portátiles y paquetes

12. Las personas que detenten un pase con acceso a una zona de seguridad podrán normalmente llevar sus maletines y ordenadores portátiles (sólo con alimentación independiente) sin que se efectúe control alguno. Los paquetes dirigidos a las delegaciones serán recogidos por éstas y deberán ser comprobados por el agente de seguridad de la delegación, inspeccionados mediante aparatos especiales o abiertos por el personal de seguridad. Si el agente de seguridad de la reunión lo considera necesario, podrán establecerse medidas más severas de inspección de maletines y paquetes.

Seguridad técnica

13. Un equipo de seguridad técnica se encargará de que la sala de reunión sea técnicamente segura y también podrá llevar a cabo un control electrónico durante la reunión.

Documentos de las delegaciones

14. Las delegaciones serán responsables de llevar los documentos clasificados de la UE tanto a la entrada como a la salida de las reuniones. También deberán ser responsables del control y de la seguridad de los mismos mientras los utilicen en los lugares destinados a ello. Podrán solicitar ayuda del Estado miembro de acogida para llevar los documentos clasificados a la entrada y a la salida de la reunión.

Custodia segura de los documentos

15. Si la SGC, la Comisión o las delegaciones no pudieran guardar sus documentos clasificados de conformidad con las normas establecidas, podrán introducirlos en sobres sellados y entregarlos contra recibo al agente de seguridad de la reunión, para que éste pueda guardarlos según las normas establecidas.

Control de los despachos

16. El agente de seguridad de la reunión dispondrá que al término de cada jornada de trabajo se realice una inspección de los despachos de la SGC y de las delegaciones para garantizar que todos los documentos clasificados de la UE están seguros; si no fuera así, tomará las medidas oportunas.

Destrucción de los restos de documentos clasificados de la UE

17. Todos los restos de documentos deberán considerarse material clasificado de la UE. Deberán entregarse papeleras y bolsas a la SGC y a las delegaciones para que recojan los papeles. La SGC y las delegaciones deberán entregar los papeles al agente de seguridad de la reunión antes de abandonar los lugares que les fueron asignados. El agente ordenará su destrucción según las normas.

18. Al final de la reunión, todos los documentos que la SGC o las delegaciones ya no deseen serán tratados como restos de documentos. Antes de retirar las medidas de seguridad decretadas para la reunión se llevará a cabo un registro exhaustivo de los locales utilizados por la SGC y por las delegaciones. En la medida de lo posible, los documentos que se entregaron contra recibo serán destruidos de conformidad con lo dispuesto en la sección VII.

SECCIÓN X

QUEBRANTAMIENTOS DE LA SEGURIDAD Y PUESTA EN PELIGRO DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE

1. Un quebrantamiento de la seguridad es un acto u omisión contrario a una norma de seguridad del Consejo o nacional que pueda poner en peligro información clasificada de la UE.

2. La puesta en peligro de información clasificada de la UE ocurre cuando ésta cae enteramente o en parte en manos de personas no autorizadas, es decir, que ni tienen la autorización de seguridad ni la necesidad de conocer pertinentes, o cuando existe la probabilidad de que se haya producido este hecho.

3. La información clasificada de la UE puede ponerse en peligro por descuido, negligencia o indiscreción, o bien debido a actividades de servicios de espionaje cuyo objetivo es la UE o sus Estados miembros, por cuanto se refiere a la información clasificada y a las actividades de la UE, o bien por organizaciones de carácter subversivo.

4. Es importante que todas las personas que traten información clasificada de la UE hayan recibido instrucciones detalladas sobre los procedimientos de seguridad, los peligros de las conversaciones indiscretas y sus relaciones con los medios informativos. Esas personas deberían ser conscientes de la importancia de comunicar inmediatamente cualquier quebrantamiento de la seguridad que pudieran observar a la autoridad de seguridad del Estado miembro, de la institución o del organismo donde trabajen.

5. Cuando una autoridad de seguridad descubra o sea informada de un quebrantamiento de la seguridad de información clasificada de la UE, o de la desaparición de material clasificado de la UE, deberá tomar inmediatamente medidas para: a) aclarar los hechos; b) evaluar los daños causados y reducirlos al mínimo; c) impedir que los hechos se repitan; d) notificar a las autoridades competentes los efectos del quebrantamiento de la seguridad. En este contexto, deberán aportarse los siguientes datos: i) descripción de la información de que se trata, con su clasificación, números de referencia y de copia, fecha, emisor, asunto y ámbito; ii) breve descripción de las circunstancias en que se ha producido el quebrantamiento de la seguridad, con la fecha y el período en que pudo ponerse en peligro la información; iii) declaración sobre si se ha informado al emisor.

6. Cada autoridad de seguridad deberá, en cuanto se le notifique que puede haberse producido un quebrantamiento de la seguridad, informar inmediatamente del hecho mediante el siguiente procedimiento: el registro TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET deberá informar a la Oficina de Seguridad de la SGC a través de su registro central TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; si la información clasificada de la UE hubiera sido puesta en peligro dentro de la jurisdicción de un Estado miembro, se informará de ello a la Oficina de Seguridad de la SGC, tal como se especifica en el apartado 5, a través de la ANS competente.

7. Sólo se deberá informar de los casos relativos a información clasificada RESTREINT UE cuando presenten características anómalas.

8. Cuando se le comunique un quebrantamiento de la seguridad, el Secretario General/Alto Representante: a) lo notificará al emisor de la información clasificada de que se trate; b) pedirá a las autoridades de seguridad competentes que inicien las investigaciones; c) coordinará las investigaciones cuando intervenga en ellas más de una autoridad de seguridad; d) obtendrá un informe sobre las circunstancias en que se produjo el quebrantamiento, la fecha o período en que pudo tener lugar y en que fue descubierto, con una descripción detallada del contenido y de la clasificación del material en cuestión. También deberá comunicarse el perjuicio ocasionado a los intereses de la UE o de alguno de sus Estados miembros, así como las medidas adoptadas para que no vuelva a suceder.

9. La autoridad emisora deberá informar a los destinatarios y dar las instrucciones pertinentes.

10. Todo individuo que sea responsable de poner en peligro información clasificada de la UE estará sujeto a medidas disciplinarias de conformidad con la normativa pertinente. Dichas medidas no serán obstáculo para actuar ante los tribunales.

SECCIÓN XI

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN TRATADA EN LOS SISTEMAS DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIÓN







Índice Capítulo I Introducción… Capítulo II Definiciones… Capítulo III Competencias en materia de seguridad… Capítulo IV Medidas de seguridad de carácter no técnico… Capítulo V Medidas de seguridad de carácter técnico… Capítulo VI Seguridad durante el tratamiento… Capítulo VII Adquisición… Capítulo VIII Utilización temporal u ocasional…

Capítulo I

Introducción

ASPECTOS DE CARÁCTER GENERAL

1. La política y los requisitos de seguridad expuestos en la presente sección se aplicarán a todos los sistemas y redes de comunicación (en lo sucesivo, «SISTEMAS») que traten información clasificada CONFIDENTIEL UE o de nivel superior.

2. Los SISTEMAS que traten información RESTREINT UE también necesitarán medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de esa información. Todos los SISTEMAS necesitarán medidas de seguridad para proteger tanto su propia integridad y disponibilidad como la de la información que contienen. La Autoridad de Autorización de la Seguridad (AAS) designada determinará las medidas de seguridad que se aplicarán a esos sistemas y que serán proporcionales a los riesgos previstos y conformes a lo establecido en las presentes normas de seguridad.

3. La protección de los siste