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REGLAMENTO (CE) No1663/95 DE LA COMISIÓN
de 7 de julio de 1995
por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) no729/70 del
Consejo en lo que concierne al procedimiento de liquidación de cuentas de la sección de
Garantía del FEOGA
(DO noL 158 de 8. 7. 1995, p. 6)
Modificado por:
Diario Oficial
nopágina fecha
Reglamento (CE) nο896/97 de la Comisión de 20 de mayo de 1997 L 128 8 21. 5. 1997
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IREGLAMENTO (CE) No1663/95 DE LA COMISIÓN
de 7 de julio de 1995
por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) no729/70 del
Consejo en lo que concierne al procedimiento de liquidación de cuentas de la sección de
Garantía del FEOGA
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el T ratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Reglamento (CEE) no729/70 del Consejo, de 21
de abril de 1970, sobre la financiación de la política agrí-
cola común (1), cuya última modificación la constituye el
Reglamento (CE) no1287/95 (2), y, en particular, el apar-
tado 6 de su artículo 4 y apartado 3 de su artículo 5,
Considerando que la reforma del procedimiento de liqui-
dación de cuentas, efectuada por el Reglamento (CE) no
1287/95, prevé el establecimiento de disposiciones de apli-cación relativas a la certificación y liquidación de las cuen-tas anuales de los organismos pagadores autorizados;
Considerando que, habida cuenta de la evolución del nú-
mero y naturaleza de las medidas financiadas por la sec-
ción de Garantía del FEOGA y de la evolución de las téc-
nicas de registro y transmisión de la información, es
necesario revisar la naturaleza y el contenido de la infor-
mación que debe facilitarse a la Comisión para realizar la
liquidación de cuentas;
Considerando, por lo tanto, que conviene derogar el Re-
glamento (CEE) n
o1723/72 de la Comisión (3), cuya últi-
ma modificación la constituye el Reglamento (CEE) no
295/88 (4);
Considerando que el Comité FEOGA no ha emitido su
dictamen en el plazo fijado por su presidente,
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
(1)D O noL 94 de 28. 4. 1970, p. 13.
(2)D O noL 125 de 8. 6. 1995, p. 1.
(3)D O noL 186 de 16. 8. 1972, p. 1.
(4)D O noL 30 de 2. 2. 1988, p. 7.
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1Artículo 1
1. Cada uno de los Estados miembros, previa consulta a
la Comisión, limitará el número de organismos pagadores
autorizados de conformidad con lo dispuesto en el aparta-
do 2 del artículo 4 del Reglamento (CEE) no729/70. La
Comisión podrá en particular comunicar la existencia de
cualquier obstáculo que este número implique para la ob-
servancia del plazo fijado en la letra b) del apartado 2 del
artículo 5 de dicho Reglamento así como para la transpa-
rencia de los controles relativos a las operaciones del Fon-
do. La Comisión informará al Comité del Fondo acerca de
los organismos pagadores autorizados en todos los Estados
miembros.
2. El Estado miembro informará a la Comisión, para ca-
da organismo pagador, acerca de la autoridad o autorida-
des encargadas de emitir y retirar la autorización y de de-
terminar el período de tiempo concedido para realizar lasadaptaciones necesarias de conformidad con el apartado 4
del artículo 4 del Reglamento (CEE) n
o729/70 («la auto-
ridad competente»).
3. Antes de conceder la autorización a un organismo pa-
gador, la autoridad competente deberá asegurarse de que
las disposiciones administrativas y contables de este orga-
nismo ofrecen las garantías a que se refiere la letra a) del
apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CEE) no
729/70. Los criterios serán establecidos por el Estadomiembro y aplicados por la autoridad competente a efectos
de autorización, teniendo en cuenta las orientaciones gene-
rales de la Comisión para estos criterios que figuran en el
Anexo. En caso de inobservancia de criterios importantes
para las operaciones efectuadas por el organismo pagador
se aplicarán las disposiciones del apartado 4 del artículo 4
de dicho Reglamento.
La decisión de autorización deberá basarse en un examen
de las condiciones administrativas y contables, incluyendo
las disposiciones adoptadas para proteger los intereses de
la Comunidad en lo que respecta a anticipos pagados, ga-
rantías obtenidas, existencias de intervención e importes
que deben percibirse. El examen incluirá, en particular, las
condiciones de ejecución de los pagos, la protección de la
tesorería, la seguridad de los sistemas informáticos, la te-
neduría de los registros contables, el reparto de funciones
y la idoneidad de los controles internos y externos relativos
a las transacciones financiadas por la sección de Garantía
del FEOGA.
4. Si la autoridad competente comprueba que el organis-
mo pagador examinado cumple con todos los requisitos
pertinentes, ésta procederá a su autorización. En caso con-
trario, la autoridad competente impartirá al organismo pa-
gador instrucciones sobre las disposiciones administrativas
y contables que deben adoptarse y, en particular, sobre las
condiciones que el organismo pagador debe cumplir antes
de obtener la autorización. La autorización podrá otorgar-
se con carácter provisional para un período que se fijará
en función de la gravedad del problema en espera de la
aplicación de las modificaciones que deben introducirse en
las disposiciones administrativas y contables.1663/95
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25. En caso de retirada de la autorización, el Estado
miembro designará otro organismo pagador, en las condi-
ciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento (CEE)
no729/70 y de conformidad con los apartado 3 y 4 del
presente artículo, asegurándose de que los pagos a los be-
neficiarios no sean interrumpidos.
6. El acta de autorización consistirá en una confirmación
escrita de que el organismo responde a los criterios de au-
torización y en la que se incluirán, en su caso, todas las
instrucciones sobre las modificaciones que deban introdu-
cirse y el plazo fijado, dicha acta se remitirá a la Comisión.
7. La comunicación prevista en el apartado 3 del artícu-
lo 4 del Reglamento (CEE) no729/70 se realizará tras la
primera autorización del organismo pagador y deberá in-
cluir los siguientes datos sobre cada uno de los organismos
pagadores:
— funciones atribuidas,— subdivisión de funciones dentro de sus servicios,
— relaciones con otros organismos, públicos o privados,
que asuman igualmente una parte de las funciones pa-
ra la ejecución de medidas que supongan una imputa-
ción de gastos al Fondo,
— procedimientos empleados para la recepción, verifica-
ción y validación de las solicitudes de los beneficiarios,
autorización y pago de los gastos,
— disposiciones relativas a la auditoría interna.
La información que debe suministrarse en caso de aplica-
ción del apartado 4 del artículo 4 del Reglamento (CEE)
n
o729/70 incluirá, en particular, todas las instrucciones so-
bre las disposiciones administrativas y contables, y sobre
las adaptaciones que el organismo pagador esté obligado a
realizar para evitar la retirada de la autorización, así como
el plazo de aplicación.
Artículo 2
1. El organismo de coordinación mencionado en la letra
b) del apartado 1 del artículo 4 del Reglamento (CEE) no
729/70 será el único representante del Estado miembro an-te la Comisión para todas aquellas cuestiones relativas a la
sección de Garantía del FEOGA concernientes a:
— la difusión de los textos y orientaciones comunitarias
respectivas a los diferentes organismos pagadores y a
los servicios encargados de su ejecución,
— la promoción de su aplicación uniforme,1663/95
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3— la transmisión a la Comisión de la información prevista
en el presente Reglamento y en el Reglamento (CEE)
no729/70,
— la puesta a disposición de la Comisión de toda la in-
formación contable necesaria a efectos estadísticos o
para la realización de controles.
No será necesario el envío a la Comisión de la informa-
ción en posesión de los organismos pagadores u ordenado-
res de pagos en un suporte documental; no obstante, los
organismos pagadores o los ordenadores de pagos manten-
drán disponible esta información. Un organismo pagador
podrá desempeñar el papel de organismo de coordinación,
siempre que ambas funciones se mantengan separadas. En
el ejercicio de sus funciones, el organismo de coordinación
podrá, con arreglo a los procedimientos nacionales, recu-
rrir a otros órganos o servicios administrativos en particu-
lar los competentes en cuestiones contables o técnicas.
2. El Estado miembro comunicará a la Comisión los da-
tos sobre la denominación y el estatuto del organismo de
coordinación, así como las condiciones administrativas,
contables y de control interno en que se efectúen tales
operaciones.
3. Previa consulta del Comité del Fondo, la Comisión
determinará la forma y contenido de la información conta-
b l eaq u es er e f i e r ee la p a r t a d o1 ,yl o st r a n s m i t i r áal o s
Estados miembros dentro de los tres meses siguientes la
entrada en vigor del presente Reglamento. T oda modifica-
ción deberá ser comunicada a los Estados miembros den-
tro de los tres meses siguientes al acontecimiento que haya
provocado la modificación y los Estados miembros deberán
llevarla a cabo dentro de un plazo que será fijado por la
Comisión previa consulta al Comité del Fondo.
Artículo 3
1. El certificado a que se refiere la letra b) del apartado
1 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70 será ex-
pedido por un servicio u organismo independiente, desde
el punto de vista funcional, de los organismos pagadores y
de coordinación, con funciones técnicas (organismo de cer-
tificación).
El certificado se basará en un examen de los procedimien-
tos y en el examen de una muestra de transacciones. De-
berá garantizar la conformidad de los pagos con las dispo-
siciones comunitarias, solamente en lo que respecta a la
capacidad de las estructuras administrativas de los organis-
mos pagadores para efectuar tales controles de conformi-
dad antes de realizar el pago.
El organismo de certificación realizará su examen con
arreglo a normas de auditoría aceptadas internacionalmen-
te. Los controles se realizarán tanto a lo largo del ejercicio
financiero como al final de éste. Antes del 31 de enero del
ejercicio siguiente, el organismo de certificación expediráun certificado y un informe sobre sus conclusiones en el
que deberá indicar, en particular, si ha obtenido garantías
razonables sobre la integridad, exactitud y veracidad de las
cuentas que deben transmitirse a la Comisión y que los
procedimientos de control interno han sido realizados sa-
tisfactoriamente.1663/95
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42. Cuando se haya autorizado a más de un organismo
pagador, el Estado miembro podrá basarse en los certifica-
dos expedidos por los servicios u organismos que hayan
certificado las cuentas de los organismos pagadores respec-
tivos, siempre y cuando obtenga la garantía de que el al-
cance de la auditoría y las normas observadas a tal fin
responden a las exigencias previstas en el apartado 1.
3. El informe mencionado en el apartado 1 precisará:
— si los procedimientos aplicados por los organismos pa-
gadores, teniendo particularmente en cuenta los crite-
rios de autorización, ofrecen garantías razonables de
que las operaciones imputadas al Fondo son conformes
con las reglas comunitarias, y qué recomendaciones se
han formulado para mejorar los sistemas,
— si las cuentas anuales a que se refiere la letra a) del
apartado 1 del artículo 4 se ajustan a los libros y regis-
tros de los organismos pagadores,
— si las declaraciones de gastos y de operaciones de in-
tervención previstos en el artículo 5 constituyen básica-
mente una relación verdadera, completa y precisa de
las operaciones imputadas al Fondo,
— si se protegen debidamente los intereses financieros de
la Comunidad en lo que se refiere a los anticipos pa-
gados, garantías obtenidas, existencias de intervención,
e importes que deben percibirse,
— si las recomendaciones dirigidas al organismo pagador
para mejorar los sistemas han sido tenidas en cuenta.
El informe irá acompañado de la información acerca del
número y de las cualificaciones del personal que lleve a
cabo la auditoría, del trabajo realizado, del número de
operaciones examinadas, del grado de exactitud y de con-
fianza obtenido, de los puntos débiles detectados y de las
recomendaciones formuladas para la mejora del sistema así
como sobre las operaciones del organismo de certificación
y de los otros organismos de auditoría, internos o externos
a los organismos pagadores, de los que el organismo de
certificación haya recibido garantía total o parcial en rela-
ción con los asuntos objeto del informe.
Artículo 4
1. A los efectos de liquidación de cuentas prevista en la
letra b) del apartado 2 del artículo 5 del Reglamento
(CEE) no729/70, los Estados miembros enviarán a la Co-
misión:
a) las cuentas anuales de los gastos imputados a la sec-
ción de Garantía del Fondo y los informes elaborados
por cada servicio u organismo con arreglo al apartado
1d e la r t í c u l o5d ed i c h oR e g l a m e n t o ;
b) los certificados e informes elaborados por el organismo
u organismos de certificación.1663/95
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52. Los documentos previstos en el apartado 1 se remiti-
rán a la Comisión, en cuatro ejemplares, a más tardar el
10 de febrero del año siguiente a la finalización del ejerci-
cio financiero al que se refieran.
3. A petición de la Comisión, o a iniciativa del Estado
miembro, podrá remitirse a ésta, información suplementa-
ria sobre la liquidación de cuentas pertinente dentro de un
plazo que la Comisión fijará en función del volumen de
trabajo requerido para proporcionarla. A falta de esta in-
formación suplementaria, la Comisión podrá aprobar la li-
quidación de cuentas basándose en la información de que
disponga en dicho plazo.
4. La Comisión podrá aceptar una solicitud de amplia-
ción del plazo para el envío de la información en caso jus-
tificados, si dicha solicitud se ha dirigido a la Comisión
antes de la fecha límite.
Artículo 5
1. Las cuentas mencionadas en la letra a) del apartado 1
del artículo 4 incluirán:
a) un resumen de los gastos por partida y subpartida del
presupuesto comunitario;
b) un resumen de las operaciones de intervención y un
estado de la cantidad y ubicación de las existencias al
final del ejercicio financiero;
c) información sobre los gastos, o confirmación de que
los datos de cada operación están contenidos en un
archivo informatizado o disposición de la Comisión;
d) confirmación de que los datos de cada movimiento de
las existencias de intervención están contenidos en los
archivos del organismo pagador;
e) justificación de las diferencias entre el gasto declarado
en las cuentas anuales y el declarado para el mismo
período en los documentos mencionados en el aparta-
do 5 del artículo 3 del Reglamento (CEE) no2776/88
de la Comisión (5), con las correcciones efectuadas de
conformidad con el apartado 7 del artículo 9 de dicho
Reglamento.
2. Los informes a que se refiere la letra a) del apartado
1 del artículo 4 deberán contener la información siguiente
relativa al organismo de coordinación y a cada organismo
pagador:
— toda transacción excepcional o dificultad técnica que se
hayan producido durante el ejercicio financiero de que
se trate,
— toda modificación significativa de los datos a que se
refiere el apartado 7 del artículo 1 que se haya produ-
cido desde la elaboración del informe anterior.
(5)D O noL 249 de 8. 9. 1988, p. 9.1663/95
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6Artículo 6
L o sd o c u m e n t o sj u s t i f i c a t i v o sd el o sg a s t o sf i n a n c i a d o sy
los importes que debe recuperar la sección de Garantía del
FEOGA estarán a disposición de la Comisión al menos
durante los tres años siguientes a aquel en que la Comi-
sión lleve a cabo la liquidación de cuentas del ejercicio
financiero de que se trate y, en caso de que la decisión de
liquidación de cuentas sea objeto de un recurso ante el
T ribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, hasta
un año después de finalizado este procedimiento.
Artículo 7
1. Sin perjuicio de la adopción de decisiones posteriores
con arreglo a la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del
Reglamento (CEE) no729/70, la decisión de liquidación
de cuentas contemplada en la letra b) del apartado 2 de
dicho artículo determinará el importe de los gastos efec-
tuados en cada Estado miembro a lo largo del ejercicio
financiero de que se trate y deberán imputarse al FEOGA,
a partir de las cuentas contempladas en la letra b) del
apartado 1 del artículo 5 del Reglamento arriba citado y
las reducciones y suspensiones de anticipos correspondien-
tes al ejercicio de que se trate, incluidas las reduccionescontempladas en el párrafo segundo del apartado 3 del ar-
tículo 4 del Reglamento (CE) n
o296/96 de la Comi-
sión (1).
Los importes que, de conformidad con las decisiones de
liquidación de cuentas contempladas en el apartado 1, de-
ban recuperarse de los Estados miembros o abonarse a és-
tos se determinarán deduciendo el importe de los anticipos
pagados en el transcurso del ejercicio financiero de que se
trate de los gastos reconocidos para el mismo ejercicio con
arreglo al párrafo primero. Los importes que deban recu-
perarse o pagarse se deducirán o añadirán a los anticipos
que deban pagarse por los gastos del segundo mes siguien-
te al mes en el que se haya adoptado la decisión de liqui-
dación de cuentas.
2. La Comisión comunicará, al Estado miembro inter-esado, los resultados de sus verificaciones sobre las infor-
maciones transmitidas, junto con las modificaciones que
proponga, antes del 31 de marzo siguiente al final del ejer-
cicio financiero.
3. Cuando, por causas que sean imputables al Estado
miembro interesado, la Comisión no pueda liquidar las
cuentas del mismo antes del 30 de abril del año siguiente,
la Comisión notificará al Estado miembro las investigacio-
nes suplementarias que se proponga realizar de conformi-
dad con el artículo 9 del Reglamento (CEE) n
o729/70.
(1)D O noL 39 de 17. 2. 1996, p. 5.1663/95
896/97
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7Artículo 8
1. En el caso de que la Comisión, a raíz de un control,
considere que los gastos no se han realizado de conformi-
dad con la normativa comunitaria, comunicará al Estado
miembro de que se trate sus conclusiones e indicará las
medidas correctivas que deban adoptarse para garantizar el
cumplimiento de la normativa en el futuro, así como una
evaluación de aquellos gastos que prevea excluir de confor-
midad con la letra c) del apartado 2 del artículo 5 del
Reglamento (CEE) no729/70. La comunicación hará refe-
rencia al presente Reglamento. El Estado miembro deberá
dar una respuesta dentro de un plazo de dos meses y la
Comisión podrá, en consecuencia, modificar su posición.
En casos justificados, la Comisión puede prorrogar dicho
plazo.
Después de finalizar el plazo previsto para la respuesta, la
Comisión iniciará una discusión bilateral y ambas partesprocurarán llegar a un acuerdo sobre las medidas que de-
ban tomarse. La Comisión comunicará, formalmente, sus
conclusiones al Estado miembro, haciendo referencia a la
Decisión 94/442/CE de la Comisión (
1).
2. Las decisiones a que se refiere la letra c) del aparta-
do 2 del artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70 serán
tomadas tras haber examinado un informe elaborado por
el órgano de conciliación de conformidad con la Decisión
94/442/CE.
3 . L o sg a s t o sq u ed e b e ne x c l u i r s ed el af i n a n c i a c i ó nc o -
munitaria a que se refiere la letra c) del apartado 2 del
artículo 5 del Reglamento (CEE) no729/70 se deducirán
de los activos relativos a los gastos del segundo mes si-
guiente al de la decisión prevista en dicho artículo. Sin em-
bargo, a petición de un Estado miembro y cuando la im-
portancia de las deducciones lo justifique; la Comisión,
previa consulta al Comité del Fondo, pueda decidir otras
fechas.
Artículo 9
Queda derogado el Reglamento (CEE) no1723/72 con
efectos a partir del 16 de octubre de 1995. Sin embargo,
seguirá siendo aplicable a la liquidación de las cuentas del
Fondo de Garantía hasta las de su ejercicio financiero de
1995.
Artículo 10
El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día
s i g u i e n t ea ld es up u b l i c a c i ó ne ne l Diario Oficial de las
Comunidades Europeas.
Será aplicable a partir del ejercicio financiero que comien-
za el 16 de octubre de 1995.
(1)D O noL 182 de 16. 7. 1994, p. 45.1663/95
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8ANEXO
Orientaciones generales para los criterios de autorización de un organismo pagador
Los criterios de autorización son aquellos a partir de los cuales el organismo pagador pueda ofrecer la seguri-
dad suficiente relativa al correcto funcionamiento de su organización administrativa y de su sistema de controlinterno, así como de la conservación de los documentos de acuerdo con el artículo 4 del Reglamento (CEE)
n
o729/70. Solamente el reducido volumen de operaciones del organismo pagador puede justificar la aplica-
ción de criterios de simplificación. La falta de respeto de alguno de los criterios significativamente relevantespara las operaciones del organismo pagador conllevará la aplicación del artículo 4.4 de aquel Reglamento.
1. La constitución del organismo pagador («organismo») se realizará bajo la forma de un texto formal que
fije los poderes del organismo, así como sus obligaciones y responsabilidades, especialmente en relacióncon los gastos de la sección de Garantía del FEOGA, tal como se establece en los artículos 2 y 3 del
Reglamento (CEE) n
o729/70, y que establezca la estructura administrativa del organismo.
2 . E lo r g a n i s m oe j e r c e r át r e sf u n c i o n e sp r i n c i p a l e se nr e l a c i ó nal o sg a s t o sd el as e c c i ó nG a r a n t í ad e l
FEOGA:
i) autorización de los pagos: el objetivo de esta función es el establecimiento de la cantidad que debe-
ría ser pagada a un solicitante de acuerdo con la legislación comunitaria;
ii) ejecución de los pagos: el objetivo de esta función es la emisión de una instrucción dirigida a los
servicios pagadores del organismo, o en determinados casos, dirigida a un servicio de tesorería delgobierno, para el pago de la cantidad autorizada al solicitante (o a su cesionario);
iii) contabilidad de pago: el objetivo de esta función es el registro del pago en los libros de contabilidad
del organismo, el cuál tendrá generalmente la forma de un sistema informático, y la preparación delas cuentas recapitulativas de gastos particularmente las declaraciones mensual y anual para la Co-
misión. Los libros de contabilidad también registrarán los activos financiados por el Fondo, especial-
mente en lo relativo a las existencias de intervención, anticipos no liquidados y deudores.
3. Sin perjuicio de las delegaciones establecidas en el punto 4 siguiente, el organismo dispondrá normal-
m e n t ed ed o ss e r v i c i o s :
i) servicio de control interno: el objetivo de este servicio o procedimiento equivalente es asegurar el
efectivo funcionamiento del sistema de control interno del organismo; el servicio de control interno
será independiente de los otros departamentos del organismo e informará directamente a los órga-
nos de dirección del mismo;
ii) servicio técnico: su objetivo es verificar los hechos en base a los cuáles los pagos a los solicitantes
son realizados; por ejemplo, los hechos relativos a aspectos tales como la calidad y las características
de los productos, del ganado, de la tierra etc., la fecha de entrega, la transformación en otro pro-ducto y otras comprobaciones de naturaleza técnica. La verificación de estos hechos está asegurada
a través del sistema de control e inspección. Una función principal del servicio técnico es el segui-
miento de este sistema de control.
4. Parte o toda de la función de autorización y/o del servicio técnico puede ser delegado a otros órganos
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
i) las responsabilidades y obligaciones de estos otros órganos, especialmente las relativas al control y a
la verificación de la conformidad con la legislación comunitaria, estén claramente definidas;
ii) los órganos dispongan de sistemas efectivos que aseguren el cumplimiento de sus responsabilidades
de manera satisfactoria;
iii) los órganos confirmen explícitamente al organismo el cumplimiento de sus responsabilidades y des-
criban los medios empleados para ello;
iv) el organismo sea informado regular y oportunamente de los resultados de los controles efectuados,
de tal manera que la suficiencia de tales controles pueda ser tenida en consideración antes de la
liquidación de la solicitud. El trabajo efectuado será descrito detalladamente en el informe queacompañe a cada solicitud, grupo de solicitudes o, cuando así se considere oportuno, en un informe
relativo a la campaña de comercialización. El informe irá acompañado de una certificación de admi-
sibilidad de las solicitudes aprobadas y de la naturaleza, alcance y límites del trabajo realizado. Enel caso de controles físicos o administrativos, no necesariamente exhaustivos, realizados a partir de
un muestreo de las solicitudes, las solicitudes seleccionadas deberán ser identificadas, el método de
muestreo descrito, informándose de los resultados de todas las inspecciones y medidas tomadas enrelación a las discrepancias e irregularidades descubiertas. El soporte documental entregado al orga-
nismo debería ser suficiente para asegurar que todos los controles necesarios acerca de la admisibi-
lidad de las solicitudes autorizadas, han sido efectuados;1663/95
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9v) cuando los documentos relativos a las solicitudes autorizadas y/o a los controles efectuados obren en
poder de otros órganos, tanto el organismo como estos órganos establecerán un procedimiento
dirigido a asegurar que la ubicación de estos documentos relevantes para los pagos específicos efec-
tuados por el organismo, ha sido debidamente registrada, y que estos documentos podrán estar adisposición en caso de una inspección en las oficinas del organismo a petición de las personas y
órganos que tendrían normalmente el derecho a inspeccionar tales documentos, entre los cuáles
habría que incluir:
— al personal del organismo encargado de tramitar la solicitud,
— al servicio de control interno del organismo,
— el órgano que certifica la declaración anual del organismo,— funcionarios bajo mandato de la Unión Europea.
5. La estructura administrativa del organismo asegurará la separación de las tres funciones de autorización,
ejecución y contabilidad del pago, cada una de las cuales deberá ser responsabilidad de una subunidadadministrativa separada, cuyas competencias serán definidas en un Organigrama de funcionamiento. La
estructura administrativa puede establecer que la función del servicio técnico sea desempeñada por el
departamento de autorización, en aquellos casos que se consideren pertinente.
6. El organismo pagador adoptará los procedimientos siguientes o bien aquellos que ofrezcan garantías
equivalentes:
i) El organismo establecerá por escrito el procedimiento detallado relativo a la recepción, registro y
tratamiento de las solicitudes, incluyendo la descripción de todos los documentos a utilizar.
ii) La separación de funciones estará estructurada de tal forma que un funcionario sea competente
solamente para las tareas derivadas de una de las siguientes atribuciones: autorización, pago y con-
tabilidad de las cantidades imputadas al FEOGA, y además ningún funcionario realizará una de
estas funciones sin que su trabajo sea supervisado por un segundo funcionario.
Las responsabilidades de cada funcionario serán definidas por escrito, incluyendo el establecimiento
de las limitaciones financieras bajo su autoridad. La formación de personal será apropiada y habrá
una política de rotación del personal en puestos de responsabilidad, o alternativamente para unamayor supervisión.
iii) Cada funcionario responsable de la autorización tendrá a su disposición una exhaustiva lista de
control de las verificaciones que deba efectuar, e incluirá en los documentos que sirven de base a lasolicitud, su certificación de que tales controles han sido realizados. Esta certificación puede ser
realizada mediante medios electrónicos de acuerdo con las condiciones establecidas en el inciso vi).
El trabajo de cada funcionario será revisado y documentado por un funcionario superior.
iv) La autorización de pago de una solicitud se efectuará solamente después de que se hayan realizado
suficientes controles dirigidos a verificar su conformidad con los reglamentos comunitarios. Entre
estos controles, estarán incluidos los requeridos en el reglamento relativo a la medida específicabajo la cuál la ayuda es solicitada, y aquellos requeridos por el artículo 8 del reglamento (CEE) n
o
729/70 para prevenir y detectar el fraude y las irregularidades con especial consideración a losriesgos presentados. Los controles a tomar serán especificados en una lista de control, y su ejecu-ción deberá ser certificada para cada solicitud o para cada grupo de solicitudes.
v) Los procedimientos deberán asegurar que el pago solamente será realizado en favor del beneficia-
rio, en su cuenta bancaria o en la de su cesionario. El pago será ordenado por el servicio pagadordel organismo, o, cuando así se considere oportuno, por un servicio de tesorería del gobierno, o
mediante cheque expedido por correo, dentro de los cinco días laborables siguientes a la fecha en
que se carga al FEOGA. Se establecerán procedimientos para asegurar que todos los pagos en los
que no se hay llevado a cabo la transferencia, o bien los cheques no hayan sido cobrados, se abonen
de nuevo al fondo. No se realizarán pagos en efectivo. La autorización del funcionario facultado y/ode su supervisor puede ser realizada mediante medios electrónicos siempre y cuando un adecuado
nivel de seguridad en estos medios sea asegurado, y siempre que la identidad del firmante sea
recogida mediante registros electrónicos.
vi) Cuando las solicitudes sean procesadas utilizando un sistema informático, el acceso al sistema infor-
mático será protegido y controlado de tal manera que:
— t o d al ai n f o r m a c i ó ni n t r o d u c i d ae ne ls i s t e m as e av e r i f i c a d ap a r aa s e g u r a rq u el o se r r o r e se nl a
introducción de datos sean detectados y corregidos;
— solamente funcionarios autorizados mediante un código de acceso podrán introducir, modificar
o verificar las informaciones;
— la identidad de cada funcionario que introduce o modifica informaciones deberá ser registrada
en un registro de operaciones.1663/95
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10Los códigos de acceso serán cambiados regularmente para evitar su utilización incorrecta. Los siste-
m a si n f o r m á t i c o sd e b e r á ns e rp r o t e g i d o sa n t ea c c e s o sn oa u t o r i z a d o sm e d i a n t ec o n t r o l e sf í s i c o s ,yl a
información será mantenida en copias de seguridad guardadas en sitios separados y protegidos. La
introducción de información deberá ser controlada mediante controles lógicos dirigidos a detectartoda información que carezca de sentido o de carácter excepcional.
vii) Los procedimientos del organismo asegurarán que cada cambio en los reglamentos comunitarios, y
especialmente aquellos que afecten al importe de las ayudas aplicables, sean registrados y que lasinstrucciones, bases de datos y las listas de control sean actualizados a su debido tiempo.
7. Los anticipos serán identificados en los registros contables, adoptándose los procedimientos siguientes
para asegurar que:
i) las garantías sean obtenidas solamente de instituciones financieras que reúnan las condiciones esta-
blecidas por el reglamento (CEE) n
o2220/85 de la Comisión (1), autorizadas por las autoridades
competentes y, que ofrezcan garantías válidas hasta la liquidación o su exigencia. Estas garantías sonsatisfechas con la sola petición del organismo;
ii) los anticipos sean liquidados dentro de los plazos de tiempo estipulados, y que aquellos pendientes
de liquidación sean identificados y las garantías sean inmediatamente aplicadas;
iii) la liquidación de los anticipos esté sujeta a los mismos controles que los establecidos para la autori-
zación de los pagos.
8. La contabilidad de las existencias de intervención asegurará que las cantidades y los costes asociados
sean registrados correcta y oportunamente por lotes identificados y en la cuenta correcta en cada fase,
desde la aceptación de la oferta hasta la salida física del producto de acuerdo con la reglamentación, y
asegurará que la cantidad y naturaleza de las existencias en cada lugar pueda ser determinada en cual-
quier momento. Las existencias deberán ser verificadas físicamente a intervalos regulares por personas,
órganos o departamentos independientes de los almacenistas.
9 . L o sp r o c e d i m i e n t o sc o n t a b l e sd e b e r á na s e g u r a rq u el a sd e c l a r a c i o n e sm e n s u a l e sya n u a l e ss e a nc o m p l e -
tas, precisas y realizadas a tiempo, y que cualquier error u omisión es detectado y corregido, especial-
mente a través de controles y conciliaciones llevadas a cabo en intervalos no superiores a los tres meses.
10. El servicio de control interno verificará si los procedimientos adoptados por el organismo son adecuados
y aseguran la conformidad con los reglamentos comunitarios y que la contabilidad es precisa, completa y
realizada a tiempo. Las verificaciones pueden limitarse a las medidas seleccionadas y a las muestrastomadas de las transacciones siempre que el programa de trabajo asegure que todas las áreas significati-
vas, incluidos los servicios responsables de la autorización, estén cubiertas en un período que no exceda
de cinco años. El trabajo del servicio de control será realizado de acuerdo a normas internacionalmenteaceptadas, será registrado en documentos de trabajo y será plasmado en informes y recomendaciones
dirigidas a los órganos de dirección del organismo. Los programas e informes de control deben ser
puestos a disposición del organismo de certificación y de los funcionarios comisionados por la UniónEuropea para la realización de auditorias financieras con el solo objetivo de valorar la efectividad de las
funciones de la auditoria interna.
11. T odos los párrafos hasta ahora mencionados se aplicarán, mutatis mutandis, a los «gastos negativos»
(tasas, garantías ejecutadas, reembolsos de pagos, etc.) que el organismo deba recaudar a favor de la
sección de Garantía del FEOGA. En particular, el organismo establecerá un sistema de reconocimiento
de todas las cantidades debidas al FEOGA y un sistema de registro en un libro mayor de deudores detodas estas deudas previamente a su ingreso. El libro mayor de deudores será inspeccionado regular-
mente con la finalidad de llevar a cabo la recaudación de las deudas impagadas.
El organismo puede delegar la responsabilidad de la recaudación de ciertas categorías de gastos negati-
vos a otros órganos, de acuerdo con las condiciones establecidas en el párrafo 4, adaptado adecuada-
mente, con la condición adicional de que este órgano informe regular y oportunamente al organismo, almenos mensualmente, de todos los ingresos reconocidos y del dinero recibido.
12. El organismo establecerá procedimientos que aseguren que todas las solicitudes recibidas serán examina-
das con toda prontitud.
(1)D O noL 205 de 3. 8. 1985, p. 5.1663/95