2000Q3614 — ES — 01.01.2006 — 007.001

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►B REGLAMENTO INTERNO DE LA COMISIÓN [C(2000) 3614] (DO L 308, 8.12.2000, p.26)

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REGLAMENTO INTERNO DE LA COMISIÓN

[C(2000) 3614]







LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Eurropea del Carbón y del Acero y, en particular, su artículo 16, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, el apartado 2 de su artículo 218, Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica y, en particular, su artículo 131, Visto el Tratado de la Unión Europea y, en particular, el apartado 1 de su artículo 28 y el apartado 1 de su artículo 41, ADOPTA EL PRESENTE REGLAMENTO INTERNO:







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CAPÍTULO I

LA COMISIÓN







SECCIÓN 1

Disposiciones generales

Artículo 1

Carácter colegiado

La Comisión actuará colegiadamente de conformidad con las disposiciones del presente Reglamento interno y dentro del respeto de las orientaciones políticas definidas por su Presidente.

Artículo 2

Prioridades y programa de trabajo

Dentro del respeto de las orientaciones políticas definidas por su Presidente, la Comisión fijará sus objetivos estratégicos plurianuales y su estrategia política anual, en virtud de los cuales adoptará su programa de trabajo y el anteproyecto de presupuesto para el año siguiente.

Artículo 3

El Presidente

1. El Presidente podrá asignar a los Miembros de la Comisión determinados sectores de actividad, en los que serán específicamente responsables de la preparación de los trabajos de la Comisión y de la ejecución de sus decisiones.

Podrá modificar dicha asignación en cualquier momento.

2. El Presidente podrá constituir entre los Miembros de la Comisión grupos permanentes o ad hoc, designando al presidente de los mismos y determinando su composición. Fijará el mandato de dichos grupos y aprobará sus normas de funcionamiento.

3. El Presidente asumirá la representación de la Comisión. Designará a los Miembros de la Comisión encargados de asistirle en esta función.

Artículo 4

Procedimientos de decisión

Las decisiones de la Comisión se adoptarán:

a) en reunión de la Comisión mediante procedimiento verbal, o bien

b) mediante procedimiento escrito, de conformidad con las disposiciones del artículo 12, o bien

c) mediante procedimiento de habilitación, de conformidad con las disposiciones del artículo 13, o bien

d) mediante procedimiento de delegación, de conformidad con las disposiciones del artículo 14.







SECCIÓN 2

Reuniones de la Comisión

Artículo 5

Convocatoria

1. Las reuniones de la Comisión serán convocadas por el Presidente.

2. Por regla general, la Comisión celebrará como mínimo una reunión por semana. Se reunirá asimismo cada vez que sea necesario.

3. Los Miembros de la Comisión estarán obligados a asistir a todas las reuniones. El Presidente valorará cualquier circunstancia que pueda inducirles a no respetar esta obligación.

Artículo 6

Orden del día de las reuniones de la Comisión

1. El Presidente establecerá el orden del día de cada reunión de la Comisión.

2. Sin perjuicio de la facultad del Presidente de establecer el orden del día, cualquier propuesta que suponga gastos significativos deberá presentarse de acuerdo con el Miembro de la Comisión encargado del presupuesto.

3. Cualquier asunto cuya inclusión en el orden del día proponga un Miembro de la Comisión deberá comunicarse al Presidente en las condiciones establecidas por la Comisión, con arreglo a las disposiciones de aplicación contempladas en el artículo 28, en lo sucesivo denominadas «las disposiciones de aplicación».

4. El orden del día y los documentos de trabajo necesarios se comunicarán a los Miembros de la Comisión en las condiciones fijadas por ésta con arreglo a las disposiciones de aplicación.

5. Cualquier asunto cuya retirada del orden del día solicite un Miembro de la Comisión quedará aplazado, con el acuerdo del Presidente, para la reunión siguiente.

6. La Comisión, a propuesta de su Presidente, podrá discutir sobre un asunto no incluido en el orden del día o respecto del cual los documentos de trabajo necesarios hayan sido distribuidos tardíamente. Podrá decidir que no se discuta un asunto incluido en el orden del día.

Artículo 7

Quórum

El número de Miembros cuya presencia será necesaria para que la Comisión pueda adoptar acuerdos válidamente, será igual a la mayoría del número de Miembros previsto en el Tratado.

Artículo 8

Toma de decisiones

1. La Comisión decidirá a propuesta de uno o varios de sus Miembros.

2. La Comisión procederá a una votación a petición de uno de sus Miembros. La votación se referirá al proyecto inicial o a un proyecto modificado por el Miembro o los Miembros responsables de la propuesta, o por el Presidente.

3. Las decisiones de la Comisión se adoptarán por la mayoría del número de Miembros previsto en el Tratado.

4. El Presidente hará constar el resultado de las deliberaciones, el cual se incluirá en el acta de la reunión prevista en el artículo 11.

Artículo 9

Confidencialidad

Las reuniones de la Comisión no serán públicas. Los debates serán confidenciales.

Artículo 10

Presencia de funcionarios y otras personas

1. Salvo decisión en contrario de la Comisión, el Secretario General y el Jefe de Gabinete del Presidente asistirán a las reuniones. Las disposiciones de aplicación determinarán las condiciones en que se autorizará la asistencia de otras personas a las reuniones.

2. En caso de ausencia de un Miembro de la Comisión, su Jefe de Gabinete podrá asistir a la reunión y, a invitación del Presidente, exponer en la misma la opinión del Miembro ausente.

3. La Comisión podrá decidir que sea oída cualquier otra persona.

Artículo 11

Actas

1. Se levantará un acta de cada reunión de la Comisión.

2. Los proyectos de acta serán sometidos a la aprobación de la Comisión en una reunión ulterior. Las actas aprobadas serán autenticadas con la firma del Presidente y del Secretario General.







SECCIÓN 3

Otros procedimientos de decisión

Artículo 12

Decisiones mediante procedimiento escrito

1. El acuerdo de los Miembros de la Comisión sobre un proyecto que emane de uno o varios de ellos podrá hacerse constar mediante procedimiento escrito, siempre y cuando haya recibido previamente el dictamen favorable del Servicio Jurídico y el acuerdo de los servicios debidamente consultados, con arreglo a las condiciones que se establecen en el artículo 23.

Dicho dictamen favorable o dichos acuerdos podrán sustituirse por un acuerdo entre los Jefes de Gabinete, con arreglo al procedimiento escrito de finalización, definido en las disposiciones de aplicación.

2. El texto del proyecto será comunicado por escrito a todos los Miembros de la Comisión, en las condiciones que ésta determine con arreglo a las disposiciones de aplicación, junto con el plazo fijado para dar a conocer las reservas o las enmiendas a que pudiera dar lugar dicho proyecto.

3. Todo Miembro de la Comisión podrá solicitar durante el procedimiento escrito que el proyecto sea sometido a debate. A tal efecto, enviará al Presidente una solicitud motivada en ese sentido.

4. Todo proyecto sobre el cual ningún Miembro de la Comisión haya formulado o mantenido una reserva al final del plazo fijado en un procedimiento escrito se considerará adoptado por la Comisión.

Artículo 13

Decisiones mediante procedimiento de habilitación

1. La Comisión, siempre que se respete plenamente el principio de su responsabilidad colegiada, podrá habilitar a uno o varios de sus Miembros para adoptar en su nombre medidas de gestión o de administración, dentro de los límites y condiciones que establezca.

2. La Comisión podrá asimismo encargar a uno o varios de sus Miembros, de acuerdo con el Presidente, la adopción del texto definitivo de un acto o de una propuesta que deba someterse a las otras instituciones, cuya sustancia haya definido en sus deliberaciones.

3. Las competencias así atribuidas podrán ser objeto de subdelegación en los Directores Generales y Jefes de Servicio, salvo que en la decisión de habilitación figure una prohibición expresa en este sentido.

4. Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 3 se aplicarán sin perjuicio de las normas relativas a las delegaciones en materia financiera y a las competencias atribuidas a la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos y a la Autoridad Facultada para Celebrar Contrataciones de Reclutamiento.

Artículo 14

Decisiones mediante procedimiento de delegación

La Comisión, siempre que se respete plenamente el principio de su responsabilidad colegiada, podrá delegar, en su nombre y dentro de los límites y condiciones que establezca, la adopción de medidas de gestión o de administración en los Directores Generales y Jefes de Departamento.

Artículo 15

Subdelegación de decisiones individuales de concesión de subvenciones y atribución de contratos

El Director General o el Jefe de Servicio a quien se hubieren delegado o subdelegado competencias, con arreglo a los artículos 13 y 14, para la adopción de decisiones de financiación, podrá decidir subdelegar la toma de determinadas decisiones individuales de concesión de subvenciones y de contratos públicos al Director competente o, previo acuerdo del Miembro de la Comisión responsable, al Jefe de Unidad competente, dentro de los límites y bajo las condiciones que establecen las disposiciones de aplicación.

Artículo 16

Información sobre las decisiones adoptadas

Las decisiones adoptadas mediante procedimiento escrito, procedimiento de habilitación y procedimiento de delegación se recogerán en una nota diaria de la que se dejará constancia en el acta de la reunión de la Comisión más inmediata.







SECCIÓN 4

Disposiciones comunes a los procedimientos de toma de decisiones

Artículo 17

Autenticación de los actos adoptados por la Comisión

1. Los actos adoptados en reunión se adjuntarán, de manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que sean auténticos, a la nota recapitulativa elaborada al final de la reunión de la Comisión durante la cual se hayan adoptado. Dichos actos serán autenticados mediante las firmas del Presidente y del Secretario General, que se estamparán en la última página de la citada nota recapitulativa.

2. Los actos adoptados mediante procedimiento escrito y mediante procedimiento de habilitación, con arreglo al artículo 12 y al artículo 13, apartados 1 y 2, se adjuntarán, de manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que sean auténticos, a la nota diaria a que se refiere el artículo 16. Dichos actos serán autenticados mediante la firma del Secretario General, que se estampará en la última página de la nota diaria.

3. Los actos adoptados mediante procedimiento de delegación, o por subdelegación, se adjuntarán, de manera indisociable, en la lengua o lenguas en las que sean auténticos, a la nota diaria a que se refiere el artículo 16. Dichos actos serán autenticados mediante una declaración de conformidad firmada por el funcionario subdelegado o delegado con arreglo al artículo 13, apartado 3, y a los artículos 14 y 15.

4. A los efectos del presente Reglamento interno, se entenderá por «actos» los actos que revistan una de las formas contempladas en el artículo 249 del Tratado CE y en el artículo 161 del Tratado Euratom.

5. A los efectos del presente Reglamento interno, se entenderá por «lenguas auténticas» todas las lenguas oficiales de las Comunidades, sin perjuicio de la aplicación del Reglamento (CE) no 930/2004 del Consejo ( 1 ) cuando se trate de actos de alcance general y, en los demás casos, las de sus destinatarios.







SECCIÓN 5

Preparación y ejecución de las decisiones de la Comisión

Artículo 18

Grupos de Miembros de la Comisión

Los grupos de Miembros de la Comisión contribuirán a coordinar y preparar los trabajos de la Comisión, en el marco de los objetivos y prioridades estratégicos establecidos por la Comisión y con arreglo al mandato y a las orientaciones políticas que fije el Presidente.

Artículo 19

Gabinetes y relaciones con los Servicios

1. Los Miembros de la Comisión dispondrán de un Gabinete encargado de asistirles en el cumplimiento de sus tareas y en la preparación de las decisiones de la Comisión. El Presidente establecerá las normas relativas a su composición.

2. Los Miembros de la Comisión aprobarán las modalidades de trabajo junto con los Servicios que estén bajo su responsabilidad. Dichas modalidades especificaran, en particular, de qué manera el Miembro de la Comisión dará sus instrucciones a los Servicios interesados, de quienes recibirá con regularidad toda la información correspondiente a su ámbito de actividad que sea necesaria para el ejercicio de sus responsabilidades.

Artículo 20

Secretario General

1. El Secretario General asistirá al Presidente en la preparación de los trabajos y en la celebración de las reuniones de la Comisión. Asistirá asimismo a los presidentes de los grupos de Miembros creados con arreglo al artículo 3, apartado 2, en la preparación y celebración de sus reuniones.

2. Garantizará la aplicación de los procedimientos de decisión y velará por la ejecución de las decisiones a que se refiere el artículo 4.

3. Contribuirá a garantizar la necesaria coordinación entre los Servicios durante los trabajos preparatorios, con arreglo a las disposiciones del artículo 23, y velará por la calidad de fondo y la observancia de las normas formales de los documentos que se sometan a la Comisión.

4. Salvo en casos específicos, adoptará las medidas necesarias para garantizar la notificación y publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea de los actos de la Comisión, así como la remisión a las demás instituciones de las Comunidades Europeas de los documentos de la Comisión y de sus servicios.

5. Tendrá a su cargo las relaciones oficiales con las demás instituciones de las Comunidades Europeas, sin perjuicio de las competencias que la Comisión decida ejercer por sí misma o atribuir a sus Miembros o a sus servicios. Seguirá los trabajos de las demás instituciones de las Comunidades Europeas e informará de ello a la Comisión.







CAPÍTULO II

SERVICIOS DE LA COMISIÓN

Artículo 21

Estructura de los servicios

La Comisión dispondrá, para preparar y desarrollar sus actividades, de un conjunto de servicios estructurados en Direcciones Generales y servicios asimilados.

En principio, las Direcciones Generales y servicios asimilados se dividirán en Direcciones y las Direcciones en Unidades.

Artículo 22

Constitución de funciones y de estructuras específicas

Para responder a necesidades concretas, la Comisión podrá crear funciones y estructuras específicas encargadas de misiones precisas y determinará sus atribuciones y modalidades de funcionamiento.

Artículo 23

Cooperación y coordinación entre servicios

1. A fin de garantizar la eficacia de la acción de la Comisión, los servicios trabajarán en estrecha cooperación y de manera coordinada desde el inicio de la fase de elaboración o ejecución de las decisiones.

2. El servicio responsable de preparar una iniciativa velará, desde el inicio de los trabajos preparatorios, por la coordinación efectiva entre todos los servicios que tengan intereses legítimos en ella en virtud de sus ámbitos de competencia y atribuciones, o en razón de la naturaleza de los propios asuntos.

3. Antes de someter un documento a la Comisión, el servicio responsable procederá a su debido tiempo a consultar a los servicios que tengan intereses legítimos en el proyecto, con arreglo a las disposiciones de aplicación.

4. La consulta al Servicio Jurídico será obligatoria en todos los proyectos de actos y propuestas de actos jurídicos, así como en todos los documentos que puedan tener consecuencias de orden jurídico.

Dicha consulta será siempre obligatoria a efectos del inicio de los procedimientos de toma de decisiones a que se refieren los artículos 12, 13 y 14, salvo en el caso de decisiones relativas a actos normalizados que hayan obtenido su acuerdo previamente (actos repetitivos). No será necesaria para las decisiones contempladas en el artículo 15.

5. Será obligatorio consultar al Secretario General para todas las iniciativas que:

a) revistan una importancia política, o

b) figuren en el programa de trabajo anual de la Comisión y en el instrumento de programación en vigor, o

c) se refieran a los aspectos institucionales, o

d) se sometan a un análisis de impacto o a una consulta pública.

6. Excepto en el caso de las decisiones contempladas en el artículo 15, la consulta a las Direcciones Generales competentes en materia de presupuesto, personal y administración será obligatoria respecto de todos los documentos que puedan afectar, respectivamente, al presupuesto, las finanzas, el personal y la administración. Se consultará igualmente, siempre que fuere necesario, al servicio encargado de la lucha contra el fraude.

7. El servicio responsable procurará formular una propuesta que obtenga el acuerdo de los servicios consultados. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 12, su propuesta deberá ir acompañada, en caso de desacuerdo, de los dictámenes divergentes de dichos servicios.







CAPÍTULO III

SUSTITUCIONES

Artículo 24

Continuidad del servicio

Los Miembros de la Comisión y los servicios velarán por la adopción de toda medida pertinente con vistas a garantizar la continuidad del servicio, dentro del respeto de las disposiciones establecidas al efecto por la Comisión o por el Presidente.

Artículo 25

Sustitución del Presidente

Las funciones del Presidente serán ejercidas, en caso de impedimento de éste, por un Vicepresidente o un Miembro escogido siguiendo el orden establecido por el Presidente.

Artículo 26

Sustitución del Secretario General

Las funciones del Secretario General serán ejercidas, en caso de impedimento de éste, por el Secretario General Adjunto presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, por el de más edad, o por un funcionario designado por la Comisión.

A falta de un Secretario General Adjunto presente o de designación de un funcionario por la Comisión, ejercerá la sustitución el funcionario subordinado presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, el de más edad, entre los que tengan la categoría y grado más altos.

Artículo 27

Sustitución de los superiores jerárquicos

1. El Director General que no pueda ejercer sus funciones será sustituido por el Director General Adjunto presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, por el de más edad, o por un funcionario designado por la Comisión.

A falta de un Director General Adjunto presente o de designación de un funcionario por la Comisión, ejercerá la sustitución el funcionario subordinado presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, el de más edad, entre los que tengan la categoría y grado más altos.

2. El Jefe de Unidad que no pueda ejercer sus funciones será sustituido por el Jefe de Unidad Adjunto o por un funcionario designado por el Director General.

A falta de un Jefe de Unidad Adjunto presente o de designación de un funcionario por el Director General, ejercerá la sustitución el funcionario subordinado presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, el de más edad, entre los que tengan la categoría y grado más altos.

3. Cualquier otro superior jerárquico que no pueda ejercer sus funciones será sustituido por un funcionario designado por el Director General, de acuerdo con el Miembro de la Comisión responsable. A falta de tal designación, ejercerá la sustitución el funcionario subordinado presente con más antigüedad o, en caso de igualdad en la antigüedad, el de más edad, entre los que tengan la categoría y grado más altos.







CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 28

Disposiciones de aplicación y medidas complementarias

La Comisión establecerá, en la medida necesaria, las disposiciones de aplicación del presente Reglamento interno.

La Comisión podrá adoptar medidas complementarias relativas al funcionamiento de la Comisión y de sus servicios, teniendo en cuenta los desarrollos tecnológicos e informáticos.

Artículo 29

Entrada en vigor

El presente Reglamento interno entrará en vigor el 1 de enero de 2006.

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ANEXO

CÓDIGO DE BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA PARA EL PERSONAL DE LA COMISIÓN EUROPEA EN SUS RELACIONES CON EL PÚBLICO

Servicio de calidad

La Comisión y su personal tienen el deber de servir al interés comunitario y, de este modo, al interés público.

El público espera legítimamente un servicio de calidad y una administración abierta, accesible y debidamente gestionada.

Un servicio de calidad exige de la Comisión y su personal cortesía, objetividad e imparcialidad.

Propósito

Para permitir que la Comisión cumpla sus deberes de buena conducta administrativa y, en particular, en las relaciones de la Comisión con el público, la Comisión se compromete a observar las normas de buena conducta administrativa establecidas en este Código y a guiarse por ellas en su trabajo diario.

Ámbito

El Código vincula a todo el personal cubierto por el Estatuto aplicable a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas (en lo sucesivo denominado «el Estatuto») y las demás disposiciones sobre las relaciones entre la Comisión y su personal aplicables a funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas. Sin embargo, las personas empleadas con contratos de Derecho privado, los expertos en comisión de servicios de la función pública nacional, los becarios, etc., que trabajan para la Comisión deberán también guiarse por él en su trabajo diario.

Las relaciones entre la Comisión y su personal se rigen exclusivamente por el Estatuto y las reglamentaciones aplicables a otros agentes de las Comunidades Europeas.

1. PRINCIPIOS GENERALES DE BUENA ADMINISTRACIÓN

La Comisión respetará los siguientes principios generales en sus relaciones con el público:

Legalidad La Comisión actuará conforme a Derecho y aplicará las normas y los procedimientos fijados en la legislación comunitaria.

No discriminación e igualdad de trato La Comisión respetará el principio de no discriminación y, en particular, garantizará igualdad de trato a los ciudadanos con independencia de su nacionalidad, sexo origen racial o étnico, religión o creencias, incapacidad, edad u orientación sexual. Así pues, las diferencias de trato de casos similares deberán ser específicamente autorizadas por las características pertinentes del caso particular en cuestión.

Proporcionalidad La Comisión velará por que las medidas adoptadas sean proporcionales al objetivo perseguido. En particular, la Comisión garantizará que la aplicación de este Código nunca dé lugar a la imposición de cargas admininistrativas o presupuestarias desproporcionadas respecto del beneficio esperado.

Coherencia La Comisión será coherente en su conducta administrativa y seguirá su práctica normal. Cualquier excepción a este principio deberá justificarse debidamente.

2. DIRECTRICES PARA LA BUENA CONDUCTA ADMINISTRATIVA

Objetividad e imparcialidad

El personal actuará siempre con objetividad e imparcialidad, en pos del interés comunitario y del bien común. Actuará independientemente dentro del marco de la política fijada por la Comisión y su conducta nunca se guiará por el interés personal o nacional ni la presión política.

Información sobre procedimientos administrativos

En los casos en que un ciudadano requiera una información relativa a un procedimiento administrativo de la Comisión, el personal velará por que esta información se proporcione en el plazo fijado para el procedimiento en cuestión.

3. INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS DE LAS PARTES INTERESADAS

Audiencia de todas las partes directamente interesadas

En los casos en que el Derecho comunitario prevea oír a las partes interesadas, el miembro del personal responsable velará por que tengan ocasión de formular sus observaciones.

Obligación de motivar las decisiones

Una decisión de la Comisión debe exponer claramente las razones en que se basa y comunicarse a las personas y partes afectadas.

Por regla general, debe carse la motivación completa de las decisiones. Sin embargo, cuando, por ejemplo, a causa del gran número de personas afectadas por decisiones similares, no sea posible comunicar detalladamente los motivos de decisiones individuales, podrán darse respuestas tipo. Estas respuestas tipo incluirán las principales razones que justifiquen la decisión tomada. Además, la motivación detallada se proporcionará a la parte interesada que lo solicite expresamente.

Obligación de indicar los posibles recursos

En los casos en que el Derecho comunitario así lo prevea, las decisiones notificadas a una parte interesada deberán establecer claramente la posibilidad de recurso y cómo interponerlo (nombre y apellidos y dirección administrativa de la persona o del servicio ante el que deba interponerse el recurso y plazo para hacerlo).

En su caso, las decisiones harán referencia a la posibilidad de iniciar un procedimiento judicial o de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo de conformidad con el artículo 230 o con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

4. TRAMITACIÓN DE LAS SOLICITUDES

La Comisión se compromete a responder a las solicitudes de la manera más apropiada y rápida posible.

Solicitud de documentos

Si un documento ya ha sido publicado, debe remitirse al solicitante a la Oficina de Publicaciones de las Comunidades Europeas, agentes de ventas o centros de documentación o información que proporcionan libre acceso a documentos, tales como Centros de información europeos, Centros de documentación europeos, etc. Muchos documentos también están disponibles en formato electrónico.

Las normas sobre acceso a documentos son objeto de una medida específica.

Correspondencia

De conformidad con el artículo 21 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el correo destinado a la Comisión recibirá una respuesta en la lengua que se use, a condición de que las lenguas oficiales de la Comunidad Europea.

La respuesta a las cartas dirigidas a la Comisión se enviarán en un plazo de quince días hábiles desde la fecha de recepción de la carta en el servicio competente de la Comisión. La respuesta deberá identificar a la persona responsable del asunto e indicar cómo puede establecerse contacto con ella.

Si la respuesta no puede enviarse en el plazo de quince días hábiles, y siempre que la respuesta requiera más gestiones, como una consulta interservicios o una traducción, el miembro del personal responsable enviará una respuesta provisional, indicando la fecha en la que el destinatario puede esperar la contestación en razón de este trabajo adicional, teniendo en cuenta la urgencia y complejidad relativas del asunto.

Si la respuesta debiera elaborarse por un servicio diferente de aquel al que inicialmente se dirigió la correspondencia, el solicitante será informado del nombre y apellidos y de la dirección administrativa de la persona a quien se ha remitido la carta.

Estas normas no se aplican a la correspondencia que razonablemente puede considerarse incorrecta, por ejemplo, por repetitiva, abusiva o insustancial. En esos casos, la Comisión se reserva el derecho a interrumpir tales intercambios de correspondencia.

Comunicación telefónica

El miembro del personal que consteste al teléfono se identificará con su nombre y apellidos o con el nombre de su servicio. Las llamadas telefónicas se responderán lo antes posible.

El miembro del personal de que se trate proporcionará información sobre los temas de que sea directamente responsable y dirigirá al interesado a la fuente apropiada específica en los demás casos. Si es necesario, remitirá a los interesados a su superior o le consultará antes de dar la información.

Cuando las solicitudes se refieran a áreas de las que el miembro del personal sea directamente responsable, determinará la identidad del interesado y comprobará si la información ya se ha hecho pública antes de divulgarla. Si no es el caso, el miembro del personal podrá considerar que revelar dicha información no redunda en interés de la Comunidad. En este caso, explicará por qué no puede revelarla y, cuando proceda, hará referencia a la obligación de discreción según lo fijado en el artículo 17 del Estatuto.

En su caso, el miembro del personal pedirá la confirmación por escrito de las solicitudes hechas por teléfono.

Correo electrónico

El personal contestará rápidamente a los mensajes de correo electrónico con arreglo a las Directrices descritas en la sección sobre comunicaciones telefónicas.

Sin embargo, cuando el mensaje de correo electrónico sea, por su naturaleza, el equivalente de una carta, se tramitará según las normas del tratamiento de la correspondencia y estará sujeto a los mismos plazos.

Solicitudes de los medios de comunicación

El Servicio de prensa y comunicación es responsable de las relaciones con los medios de comunicación. Sin embargo, el personal podrá responder a las solicitudes de información cuando se refieran a temas técnicos comprendidos dentro de sus áreas de responsabilidad específicas.

5. PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

La Comisión y su personal respetarán, en particular:

— las normas sobre protección de la intimidad personal y de los datos personales,

— las obligaciones establecidas en el artículo 287 del Tratado CE y, en especial, las que se refieren a la protección del secreto profesional,

— las normas sobre protección del secreto de las investigaciones penales,

— la confidencialidad de asuntos que entren dentro del ámbito de los diversos comités previstos en el artículo 9 y en los anexos II y III del Estatuto.

6. RECLAMACIONES

Comisión Europea

Podrán presentarse reclamaciones sobre uno eventual infracción de los principios establecidos en este código directamente ante la Secretaría General ( 2 ) de la Comisión Europea, que las enviará al servicio competente.

El Director General o el Jefe de Servicio contestará al denunciante por escrito en el plazo de dos meses. El denunciante entonces tendrá un mes para solicitar al Secretario General de la Comisión la revisión de la respuesta a la reclamación. El Secretario General contestará a la solicitud de revisión en el plazo de un mes.

Defensor del Pueblo Europeo

Tambien podrán presentarse reclamaciones ante el Defensor del Pueblo Europeo de conformidad con el artículo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y con el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo.

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DISPOSICIONES DE LA COMISIÓN EN MATERIA DE SEGURIDAD

Considerando lo siguiente:

(1) A fin de desarrollar las actividades de la Comisión en los ámbitos que exigen un determinado grado de confidencialidad, es conveniente establecer un sistema exhaustivo de seguridad aplicable a la Comisión, las demás instituciones, órganos, oficinas y agencias establecidos en virtud del Tratado CE o del Tratado de la Unión Europea o sobre la base de dichos Tratados, y los Estados miembros, así como cualquier otro destinatario de información clasificada de la Unión Europea, denominada en lo sucesivo «información clasificada de la UE».

(2) A fin de salvaguardar la eficacia del sistema de seguridad así establecido, la Comisión sólo facilitará información clasificada de la UE a los órganos externos que ofrezcan garantías de que han adoptado todas las medidas necesarias para aplicar normas estrictamente equivalentes a las presentes disposiciones.

(3) Las presentes disposiciones se adoptan sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento no 3, de 31 de julio de 1958, relativo a la aplicación del artículo 24 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica ( 3 ), el Reglamento (CE) no 1588/90 del Consejo, de 11 de junio de 1990, relativo a la transmisión a la Oficina Estadística de las Comunidades Europeas de las informaciones amparadas por el secreto estadístico ( 4 ), y la Decisión C(95) 1510 final de la Comisión, de 23 de noviembre de 1995, sobre la protección de los sistemas informáticos.

(4) El sistema de seguridad de la Comisión se basa en los principios presentados en la Decisión 2001/264/CE del Consejo, de 19 de marzo de 2001, por la que se adoptan las normas de seguridad del Consejo ( 5 ), a fin de garantizar el correcto funcionamiento del proceso de adopción de decisiones de la Unión.

(5) La Comisión subraya la importancia de que, cuando resulte adecuado, las demás instituciones queden asociadas a las normas de confidencialidad necesarias para proteger los intereses de la Unión y de sus Estados miembros.

(6) La Comisión reconoce la necesidad de crear su propio concepto de seguridad, teniendo en cuenta todos los elementos relativos a la seguridad y el carácter específico de la Comisión como institución.

(7) Las presentes disposiciones se adoptan sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 255 del Tratado y el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión ( 6 ).







Artículo 1

Se establecen en el anexo las normas de la Comisión en materia de seguridad.

Artículo 2

1. El miembro de la Comisión encargado de los asuntos de seguridad adoptará las medidas adecuadas para garantizar que, al tratarse información clasificada de la UE, se cumplan en la Comisión las normas a que se refiere el artículo 1 por parte de los funcionarios y otros agentes de la Comisión, del personal enviado a la Comisión en comisión de servicio, y en todos los locales de la Comisión, incluidas sus Representaciones y Oficinas en la Unión y sus Delegaciones en terceros países, así como por parte de los contratistas externos a la Comisión.

2. Los Estados miembros, las demás instituciones, órganos, oficinas y agencias establecidos en virtud o sobre la base de los Tratados estarán autorizados para recibir información clasificada de la UE siempre y cuando garanticen que, cuando se trate este tipo de información, se cumplan en sus servicios y locales normas estrictamente equivalentes a las normas a que se refiere el artículo 1, en particular por parte de:

a) los miembros de las Representaciones Permanentes de los Estados miembros ante la Unión Europea, así como los miembros de las Delegaciones nacionales que asistan a reuniones de la Comisión o de sus órganos, o que participen en otras actividades de la Comisión;

b) otros miembros de las administraciones nacionales de los Estados miembros que traten información clasificada de la UE, con independencia de que ejerzan sus funciones en el territorio de los Estados miembros o en el extranjero;

c) los contratistas externos y el personal enviado en comisión de servicio que traten información clasificada de la UE.

Artículo 3

Los países terceros, las organizaciones internacionales y demás órganos estarán autorizados para recibir información clasificada de la UE siempre y cuando garanticen que, cuando se trate este tipo de información, se cumplan normas estrictamente equivalentes a las normas a que se refiere el artículo 1.

Artículo 4

De conformidad con los principios básicos y las normas mínimas de seguridad recogidos en la Parte I del anexo, el miembro de la Comisión encargado de los asuntos de seguridad podrá adoptar medidas con arreglo a lo dispuesto en la Parte II del anexo.

Artículo 5

Las presentes disposiciones sustituirán, a partir de la fecha de su aplicación, a las siguientes:

a) Decisión C(94) 3282 de la Comisión, de 30 de noviembre de 1994, relativa a las medidas de seguridad aplicables a la información clasificada facilitada o transmitida en relación con las actividades de la Unión Europea;

b) Decisión C(1999) 423 de la Comisión, de 25 de febrero de 1999, relativa a los procedimientos por los que los funcionarios y demás empleados de la Comisión Europea pueden ser autorizados a tener acceso a la información clasificada en poder de la Comisión.

Artículo 6

A partir de la fecha de aplicación de las presentes disposiciones, toda la información clasificada en poder de la Comisión hasta esa fecha, a excepción de la información clasificada de Euratom:

a) en caso de proceder de la Comisión, se considerará como información que deba reclasificarse como « ► RESTREINT UE ◄ » por defecto, a no ser que su autor decida darle otra clasificación antes del 31 de enero de 2002, en cuyo caso dicho autor informará a todos los destinatarios del documento de que se trate;

b) en caso de que el autor sea ajeno a la Comisión, conservará su clasificación original y será tratada por consiguiente como información clasificada de la UE de nivel equivalente, a no ser que el autor dé su consentimiento a la desclasificación o recalificación de la información.









ANEXO

NORMAS EN MATERIA DE SEGURIDAD

Índice PARTE I: PRINCIPIOS BÁSICOS Y NORMAS MÍNIMAS DE SEGURIDAD 1. INTRODUCCIÓN 2. PRINCIPIOS GENERALES 3. FUNDAMENTOS DE LA SEGURIDAD 4. PRINCIPIOS RELATIVOS A LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 4.1. Objetivos 4.2. Definiciones 4.3. Clasificación 4.4. Objetivos de las medidas de seguridad 5. ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD 5.1. Normas mínimas comunes 5.2. Organización 6. SEGURIDAD DEL PERSONAL 6.1. Habilitación del personal10 6.2. Registro de las habilitaciones del personal 6.3. Instrucción del personal en materia de seguridad 6.4. Responsabilidad de gestión 6.5. Situación del personal en materia de seguridad 7. SEGURIDAD FÍSICA 7.1. Necesidad de protección 7.2. Comprobación 7.3. Seguridad de los edificios 7.4. Planes de emergencia 8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 9. LUCHA CONTRA EL SABOTAJE Y CONTROL DE OTRAS FORMAS DE DAÑO INTENCIONADO 10. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA A TERCEROS PAÍSES Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES PARTE II: ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA COMISIÓN 11. EL MIEMBRO DE LA COMISIÓN ENCARGADO DE LA SEGURIDAD 12. EL GRUPO CONSULTIVO SOBRE POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN 13. EL COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN 14. LA OFICINA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN 15. INSPECCIONES DE SEGURIDAD 16. CLASIFICACIONES, INDICACIONES Y MARCADOS DE SEGURIDAD 16.1. Niveles de clasificación 16.2. Indicaciones de seguridad 16.3. Marcados14 16.4. Estampación de la clasificación 16.5. Estampación de las indicaciones de seguridad 17. GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN 17.1. Aspectos generales 17.2. Aplicación de las clasificaciones 17.3. Recalificación y desclasificación 18. SEGURIDAD FÍSICA 18.1. Aspectos generales 18.2. Requisitos de seguridad 18.3. Medidas físicas de seguridad 18.3.1. Zonas de seguridad 18.3.2. Zona administrativa 18.3.3. Control de entradas y salidas 18.3.4. Patrullas de guardia 18.3.5. Mobiliario de seguridad y cámaras acorazadas 18.3.6. Cerraduras 18.3.7. Control de las llaves y las combinaciones 18.3.8. Dispositivos de detección de intrusos 18.3.9. Equipo homologado 18.3.10. Protección física de las fotocopiadoras y de los telefax 18.4. Protección contra miradas y escuchas indebidas 18.4.1. Miradas indebidas 18.4.2. Escuchas indebidas 18.4.3. Introducción de aparatos electrónicos y de grabación 18.5. Zonas técnicamente seguras 19. NORMAS GENERALES SOBRE EL PRINCIPIO DE NECESIDAD DE CONOCER Y LA HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DEL PERSONAL DE LA UE 19.1. Aspectos generales 19.2. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► SECRET UE ◄ y ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Traslados 19.6. Introducciones especiales 20. PROCEDIMIENTO DE HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Y OTROS AGENTES DE LA COMISIÓN 21. ELABORACIÓN, DIFUSIÓN, TRANSMISIÓN, SEGURIDAD DEL PERSONAL DE CORREO, COPIAS ADICIONALES, TRADUCCIONES Y EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASIFICADOS DE LA UE 21.1. Elaboración 21.2. Difusión 21.3. Transmisión de documentos clasificados de la UE 21.3.1. Pliegos y acuses de recibo 21.3.2. Transmisión dentro de un edificio o grupo de edificios 21.3.3. Transmisión dentro de un país 21.3.4. Transmisión de un Estado a otro 21.3.5. Transmisión de documentos clasificados como ► RESTREINT UE ◄ 21.4. Seguridad del personal de correo 21.5. Medios técnicos de transmisión electrónicos y otros 21.6. Copias adicionales, traducciones y extractos de documentos clasificados de la UE 22. REGISTROS, COLECCIONES, CONTROLES, ALMACENAMIENTO EN ARCHIVOS Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE 22.1. Registros locales de información clasificada de la UE 22.2. Registro ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Aspectos generales 22.2.2. Registro central ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3. Registros secundarios ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Inventarios, colecciones y controles de documentos clasificados de la UE 22.4. Almacenamiento en archivos de información clasificada de la UE 22.5. Destrucción de documentos clasificados de la UE 22.6. Destrucción en situaciones de urgencia 23. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICABLES A LAS REUNIONES ESPECÍFICAS CELEBRADAS FUERA DE LOS LOCALES DE LA COMISIÓN EN LAS QUE SE UTILICE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE 23.1. Aspectos generales 23.2. Atribuciones 23.2.1. Oficina de Seguridad de la Comisión 23.2.2. Responsable de seguridad de reunión 23.3 Medidas de seguridad 23.3.1. Zonas de seguridad 23.3.2. Pases 23.3.3. Control de los equipos de fotografía y sonido 23.3.4. Control de maletines, ordenadores portátiles y paquetes 23.3.5. Seguridad técnica 23.3.6. Documentos de las delegaciones 23.3.7. Custodia segura de los documentos 23.3.8. Control de los despachos 23.3.9. Eliminación de los restos de documentos clasificados de la UE 24. INFRACCIONES DE LA SEGURIDAD Y RIESGO A QUE SE EXPONE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE 24.1. Definiciones 24.2. Notificación de las infracciones de la seguridad 24.3. Acciones legales 25. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE TRATADA EN LOS SISTEMAS DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIÓN 25.1. Introducción 25.1.1. Aspectos generales 25.1.2. Amenazas y vulnerabilidades de los sistemas 25.1.3. Principal objetivo de las medidas de seguridad 25.1.4. Enunciación de los requisitos específicos de seguridad del sistema (SSRS) 25.1.5. Modos operativos de seguridad 25.2. Definiciones 25.3. Competencias en materia de seguridad 25.3.1. Aspectos generales 25.3.2. La Autoridad de acreditación en materia de seguridad (SAA) 25.3.3. La Autoridad INFOSEC (IA) 25.3.4. El propietario de los sistemas técnicos 25.3.5. El propietario de la información (IO) 25.3.6. Usuarios 25.3.7. Formación INFOSEC 25.4. Medidas de seguridad de carácter no técnico 25.4.1. Seguridad de personal 25.4.2. Seguridad física 25.4.3. Control de acceso a un sistema 25.5. Medidas de seguridad de carácter técnico 25.5.1. Seguridad de la información 25.5.2. Control y responsabilización de la información 25.5.3. Tratamiento y control de los soportes informáticos extraíbles 25.5.4. Desclasificación y destrucción de soportes informáticos 25.5.5. Seguridad de las comunicaciones 25.5.6. Seguridad en materia de instalación y radiaciones 25.6. Seguridad durante el tratamiento 25.6.1. Procedimientos operativos de seguridad (SecOPS) 25.6.2. Gestión de la protección y configuración de los programas informáticos 25.6.3. Control de la presencia de virus y programas informáticos destinados a causar daños 25.6.4. Mantenimiento 25.7. Adquisición 25.7.1. Aspectos generales 25.7.2. Acreditación 25.7.3. Evaluación y certificación 25.7.4. Control sistemático de los elementos de seguridad para una acreditación continua 25.8. Utilización temporal u ocasional 25.8.1. Seguridad de los microordenadores y de los ordenadores personales (PC) 25.8.2. Utilización de equipos privados para trabajos oficiales de la Comisión 25.8.3. Utilización de equipo perteneciente a un contratista facilitado por un país para un trabajo oficial de la Comisión 26. ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES 26.1.1. Principios que rigen la comunicación de información clasificada de la UE 26.1.2. Niveles 26.1.3. Acuerdos en materia de seguridad APÉNDICE 1: COMPARACIÓN DE LAS CLASIFICACIONES DE SEGURIDAD NACIONALES APÉNDICE 2: GUÍA PRÁCTICA DE CLASIFICACIÓN APÉNDICE 3: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES: COOPERACIÓN DE NIVEL 1 APÉNDICE 4: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A TERCEROS PAÍSES U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES: COOPERACIÓN DE NIVEL 2 APÉNDICE 5: DIRECTRICES PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE LA UE A TERCEROS PAÍSES Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES: COOPERACIÓN DE NIVEL 3 APÉNDICE 6: LISTA DE ABREVIATURAS

PARTE I: PRINCIPIOS BÁSICOS Y NORMAS MÍNIMAS DE SEGURIDAD

1. INTRODUCCIÓN

Las presentes disposiciones establecen los principios básicos y las normas mínimas de seguridad que deberán respetar de manera adecuada la Comisión, en todos sus lugares de trabajo, y todos los destinatarios de información clasificada de la UE, a fin de salvaguardar la seguridad y garantizar a cada uno el establecimiento de una norma común de protección.

2. PRINCIPIOS GENERALES

La política de seguridad de la Comisión forma parte integrante de su política general de gestión interna y está basada por lo tanto en los principios que regulan su política general.

Se trata de los principios de legalidad, transparencia, responsabilidad y subsidiariedad (proporcionalidad).

La legalidad indica la necesidad de permanecer estrictamente en el marco jurídico a la hora de ejecutar las funciones de seguridad y la necesidad de ajustarse a los requisitos jurídicos. Significa también que las responsabilidades en materia de seguridad deben basarse en las disposiciones legales adecuadas. Son plenamente aplicables las disposiciones del Estatuto y, especialmente, su artículo 17 relativo a la obligación del personal de observar discreción en relación con la información de la Comisión y su Título VI sobre el régimen disciplinario. Significa por último que las infracciones a la seguridad que son responsabilidad de la Comisión deben tratarse de forma coherente con la política de la Comisión sobre medidas disciplinarias y su política de cooperación con los Estados miembros en materia de justicia penal.

La transparencia indica la necesidad de claridad por lo que respecta a todas las normas y disposiciones relativas a la seguridad, de cierto equilibrio entre los distintos servicios y los diferentes sectores (seguridad física frente a protección de la información, etc.) y de una política coherente y estructurada de sensibilización a la seguridad. También establece la necesidad de unas directrices claras por escrito, relativas a la aplicación de las medidas de seguridad.

La responsabilidad significa que se definirán claramente las responsabilidades en el ámbito de la seguridad. Indica además la necesidad de proceder a pruebas periódicas a fin de comprobar si se asumen correctamente dichas responsabilidades.

La subsidiariedad, o proporcionalidad, significa que la seguridad se organizará al nivel más bajo posible y más próximo posible de las Direcciones Generales y los servicios de la Comisión. También indica que las actividades relacionadas con la seguridad se limitarán exclusivamente a aquellos elementos que la necesiten realmente. Significa por último que las medidas de seguridad serán proporcionales a los intereses que sea preciso proteger y a los riesgos reales o potenciales en torno a esos intereses, permitiendo una defensa que cause el mínimo trastorno posible.

3. FUNDAMENTOS DE LA SEGURIDAD

Los fundamentos de una seguridad óptima serán los siguientes:

a) en cada Estado miembro, una organización de seguridad nacional responsable de: 1) recopilar y registrar la información confidencial en materia de espionaje, sabotaje, terrorismo y otras actividades subversivas y 2) facilitar información y prestar asesoramiento a su Gobierno correspondiente y, a través de éste, a la Comisión, sobre la índole de las amenazas contra la seguridad y sobre los medios de protección frente a dichas amenazas;

b) en cada Estado miembro, y en la Comisión, una autoridad técnica en materia de seguridad de la información (INFOSEC), responsable de colaborar con la autoridad de seguridad correspondiente a fin de facilitar información y prestar asesoramiento sobre las amenazas técnicas contra la seguridad y los medios de protección frente a dichas amenazas;

c) una colaboración periódica entre los Ministerios y los servicios adecuados de las instituciones europeas con el fin de determinar y recomendar, según resulte apropiado: 1) qué personas, información y recursos necesitan protección, y 2) unas normas comunes de protección;

d) una estrecha colaboración entre la Oficina de Seguridad de la Comisión y los servicios de seguridad de las demás instituciones europeas, así como la Oficina de Seguridad de la OTAN.

4. PRINCIPIOS RELATIVOS A LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

4.1. Objetivos

La seguridad de la información tendrá los siguientes objetivos principales:

a) proteger la información clasificada de la UE frente al espionaje, las situaciones de peligro o la divulgación no autorizada;

b) proteger la información de la UE tratada en los sistemas y redes de comunicación e información frente a las amenazas contra su confidencialidad, integridad y disponibilidad;

c) proteger los locales de la Comisión en los que se encuentra información de la UE frente al sabotaje y los daños intencionados;

d) en caso de fallo, evaluar el perjuicio causado, limitar sus consecuencias y adoptar las medidas necesarias para remediarlo.

4.2. Definiciones

En las presentes normas se entenderá por:

a) «información clasificada de la UE», toda información y material cuya divulgación no autorizada pueda causar perjuicio en distintos grados a los intereses de la UE, o de uno o varios Estados miembros, ya se origine dicha información en la UE o proceda de los Estados miembros, terceros países u organizaciones internacionales;

b) «documento», todo escrito, nota, acta, informe, memorándum, señal o mensaje, dibujo, fotografía, diapositiva, película, mapa, gráfico, plano, cuaderno, plantilla, papel carbón, máquina de escribir o cinta mecanográfica, cinta magnetofónica, casete, disco de ordenador, CD-ROM u otro medio físico en que se haya registrado información;

c) «material», todo documento según se define en la letra b), así como todo artículo de equipo, producido o en proceso de producción;

d) «necesidad de conocer», la necesidad de un empleado de tener acceso a información clasificada de la UE para poder desempeñar una función o tarea;

e) «autorización», la decisión del Presidente de la Comisión de permitir a una persona el acceso a información clasificada de la UE hasta un nivel determinado, sobre la base del resultado positivo de una comprobación de seguridad (investigación), llevada a cabo por una autoridad nacional de seguridad de acuerdo con la legislación nacional;

f) «clasificación», la asignación de un nivel adecuado de seguridad a la información cuya divulgación no autorizada podría causar perjuicio en distintos grados a los intereses de la Comisión o de los Estados miembros;

g) «recalificación» (downgrading — déclassement), la disminución del nivel de clasificación;

h) «desclasificación» (declassification — déclassification), la supresión de toda mención de clasificación;

i) «autor», la persona debidamente autorizada que ha redactado un documento clasificado; en la Comisión, los Jefes de servicio podrán autorizar a su personal a producir información clasificada de la UE;

j) «servicios de la Comisión», los distintos servicios, incluidos los gabinetes, de todos los lugares de trabajo, incluido el Centro Común de Investigación, las Representaciones y Oficinas en la Unión y las Delegaciones en países terceros.

4.3. Clasificación

a) En lo que atañe a la confidencialidad, se requieren cierta cautela y experiencia a la hora de seleccionar la información y el material que vayan a protegerse y evaluar el grado de protección requerido. Resulta fundamental que el grado de protección se corresponda con la importancia que revista, desde el punto de vista de la seguridad, el elemento concreto de información y material que haya de protegerse. A fin de garantizar la adecuada difusión de la información, se adoptarán las medidas necesarias para evitar una clasificación superior o inferior a la requerida.

b) El sistema de clasificación es el instrumento que permite poner en vigor estos principios. Deberá aplicarse un sistema de clasificación similar a efectos de la planificación y organización de los medios necesarios para luchar contra el espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras amenazas, de tal modo que se garantice la óptima protección de los locales más importantes donde se encuentre información clasificada y de los puntos más sensibles de dichos locales.

c) El único responsable de la clasificación de la información será el autor de dicha información.

d) El nivel de clasificación sólo podrá basarse en el contenido de la información.

e) En caso de que se reúnan distintas informaciones, deberá aplicarse al conjunto un nivel de clasificación al menos equivalente al nivel de clasificación más elevado. No obstante, se podrá asignar a una recopilación de informaciones una clasificación más elevada que la de sus distintos componentes.

f) La clasificación sólo se asignará en caso necesario y durante el plazo necesario.

4.4. Objetivos de las medidas de seguridad

Las medidas de seguridad deberán:

a) aplicarse a todas las personas que tengan acceso a información clasificada, a los soportes de información clasificada, a todos los locales en que se encuentre dicha información y a las instalaciones importantes;

b) concebirse de manera tal que permitan detectar a aquellas personas cuya posición pueda poner en peligro la seguridad de la información clasificada y de las instalaciones importantes en que se encuentre dicha información, y proceder a su exclusión o traslado;

c) impedir que personas no autorizadas tengan acceso a la información clasificada o a las instalaciones en que se encuentre dicha información;

d) garantizar que la información clasificada se difunda únicamente de conformidad con el principio de necesidad de conocer, que resulta fundamental para todos los aspectos referentes a la seguridad;

e) garantizar la integridad (es decir, impedir la alteración, la modificación o la destrucción no autorizadas) y la disponibilidad (es decir, no se denegará el acceso a las personas que necesiten la información y estén autorizadas para acceder a ella) de toda la información, clasificada o no clasificada, y, especialmente, de la información almacenada, procesada o transmitida de forma electromagnética.

5. ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD

5.1. Normas mínimas comunes

La Comisión garantizará la observancia de normas mínimas comunes de seguridad por parte de todos los destinatarios de información clasificada de la UE dentro de la institución y bajo su competencia, por ejemplo los servicios y contratistas, de tal modo que exista la certeza, al comunicarse la información clasificada de la UE, de que vaya a ser tratada con igual cautela. Estas normas mínimas incluirán los criterios relativos a la habilitación del personal y los procedimientos referentes a la protección de la información clasificada de la UE.

La Comisión sólo autorizará el acceso a la información clasificada de la UE a órganos externos si éstos garantizan que, al tratarse este tipo de información, se cumplan disposiciones al menos estrictamente equivalentes a las presentes normas mínimas.

5.2. Organización

La seguridad en la Comisión se articulará en torno a dos niveles:

a) A nivel de la Comisión en su conjunto, habrá una Oficina de Seguridad de la Comisión con una autoridad de acreditación en materia de seguridad que actuará también como autoridad Crypto y autoridad TEMPEST, y una autoridad INFOSEC, así como uno o varios registros centrales de información clasificada de la UE que contarán cada uno con uno o varios controladores de registro.

b) A nivel de los servicios de la Comisión, la seguridad será responsabilidad de uno o varios responsables locales de seguridad, uno o varios responsables centrales de seguridad informática, responsables locales de seguridad informática y registros locales de información clasificada de la UE que contarán cada uno con uno o varios controladores de registro.

c) Los órganos centrales de seguridad facilitarán orientaciones operativas a los órganos locales de seguridad.

6. SEGURIDAD DEL PERSONAL

6.1. Habilitación del personal

Todas las personas que necesiten acceder a la información clasificada ► CONFIDENTIEL UE ◄ o de nivel superior deberán someterse al debido proceso de habilitación antes de que se les autorice dicho acceso. Una habilitación similar será necesaria en el caso de las personas cuyas obligaciones impliquen la manipulación técnica o el mantenimiento de sistemas de comunicación e información que contengan información clasificada. La habilitación tendrá por objeto determinar si dichas personas:

a) son de lealtad incuestionable;

b) son de carácter y discreción tales que no arrojen ninguna duda sobre su integridad en el tratamiento de la información clasificada;

c) pueden ser sensibles a presiones externas u otras.

En los procedimientos de habilitación deberá investigarse con especial atención a las personas:

d) a las que vaya a concederse acceso a información clasificada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) que ocupen puestos que conlleven el acceso habitual a un volumen considerable de información clasificada ► SECRET UE ◄ ;

f) cuyas obligaciones les den especial acceso a sistemas de comunicación o información de seguridad y, por lo tanto, la posibilidad de obtener acceso no autorizado a un importante volumen de información clasificada de la UE, o de comprometer gravemente la misión de que se trate mediante actos de sabotaje técnico.

En las circunstancias expuestas en las letras d), e) y f), se utilizarán al máximo las técnicas de investigación de antecedentes.

Cuando haya que recurrir a personas que carezcan de una «necesidad de conocer» determinada, en circunstancias en las que puedan acceder a información clasificada de la UE (por ejemplo, mensajeros, agentes de seguridad, personal de mantenimiento y limpieza, etc.), dichas personas se someterán previamente al debido procedimiento de habilitación de seguridad.

6.2. Registro de las habilitaciones del personal

Todos los servicios de la Comisión que traten información clasificada de la UE o cuenten con sistemas de comunicación e información de seguridad llevarán un registro de las habilitaciones concedidas al personal que tengan asignado. Cada habilitación deberá comprobarse, en función de las circunstancias, con objeto de garantizar que resulte adecuada a la asignación de la persona en cuestión en ese momento; la habilitación deberá examinarse de nuevo con carácter prioritario siempre que se reciba nueva información indicativa de que el mantenimiento de la asignación de una persona a tareas que implican la utilización de información clasificada ha dejado de ser compatible con los intereses en materia de seguridad. El responsable local de seguridad del servicio de la Comisión llevará un registro de las habilitaciones en el sector que le corresponda.

6.3. Instrucción del personal en materia de seguridad

Todo el personal que trabaje en puestos en los que pueda tener acceso a información clasificada recibirá, en el momento de asumir sus funciones y a intervalos periódicos, instrucciones completas sobre las necesidades en materia de seguridad y los procedimientos aplicables a tal efecto. Deberá exigirse a este personal que certifique por escrito que ha leído y comprendido perfectamente las presentes disposiciones en materia de seguridad.

6.4. Responsabilidades de gestión

Los directivos tendrán la obligación de saber quiénes son los miembros de su personal que trabajan con información clasificada o tienen acceso a sistemas de comunicación e información de seguridad, así como la obligación de registrar y comunicar cuantos incidentes o aparentes muestras de vulnerabilidad puedan afectar a la seguridad.

6.5. Situación del personal en materia de seguridad

Deberán establecerse los procedimientos necesarios para garantizar que, cuando se den a conocer informaciones negativas en relación con una persona determinada, se determine si ésta trabaja con información clasificada o tiene acceso a sistemas de comunicación o información de seguridad y se informe a la Oficina de Seguridad de la Comisión. En caso de que se determine que representa un riesgo para la seguridad, dicha persona será excluida o cesada en las funciones en que pueda poner en peligro la seguridad.

7. SEGURIDAD FÍSICA

7.1. Necesidad de protección

El grado de las medidas de seguridad física que vayan a aplicarse para garantizar la protección de la información clasificada de la UE deberá ser proporcional al nivel de clasificación y al volumen de la información y del material de que se trate, así como a los riesgos a que se expongan dicha información y material. Todas las personas que estén en posesión de información clasificada de la UE deberán aplicar prácticas uniformes por lo que respecta a la clasificación de dicha información y cumplir normas comunes de protección en relación con la custodia, transmisión y eliminación de la información y del material que requieran protección.

7.2. Comprobación

Antes de abandonar sin vigilancia los lugares en que se encuentre información clasificada de la UE, las personas responsables de la custodia de la misma se cerciorarán de que dicha información quede almacenada de manera segura y todos los dispositivos de seguridad hayan sido activados (cerraduras, alarmas, etc.). Deberán llevarse a cabo controles independientes adicionales después de las horas de trabajo.

7.3. Seguridad de los edificios

Los edificios en que se encuentren información clasificada de la UE o sistemas de comunicación e información de seguridad deberán estar protegidos contra el acceso no autorizado. El tipo de protección proporcionado a la información clasificada de la UE, por ejemplo, bloqueo de ventanas, cerraduras en las puertas, guardias en las entradas, sistemas automatizados de control de acceso, controles y patrullas de seguridad, sistemas de alarma, sistemas de detección de intrusos y perros de vigilancia, dependerá de:

a) la clasificación, el volumen y la ubicación dentro del edificio de la información y del material que requieran protección,

b) la calidad de los muebles de seguridad destinados a esta información y material, y

c) la naturaleza física y la ubicación del edificio.

El tipo de protección proporcionado a los sistemas de comunicación e información dependerá asimismo de la evaluación del valor de lo que esté en juego y de los posibles daños que se derivarían en caso de peligrar la seguridad, así como de la naturaleza física y de la ubicación del edificio en que se encuentre el sistema, y de la ubicación del sistema dentro del edificio.

7.4. Planes de emergencia

Deberán elaborarse con antelación planes detallados para la protección de la información clasificada en caso de plantearse una situación de emergencia a escala local o nacional.

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La seguridad de la información (INFOSEC) se refiere a la determinación y aplicación de medidas de seguridad para proteger la información procesada, almacenada o transmitida a través de sistemas de comunicación e información y otros sistemas electrónicos frente a la pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad de la misma, ya sea accidental o intencionada. Deberán adoptarse medidas adecuadas para impedir el acceso de usuarios no autorizados a la información clasificada de la UE, impedir la denegación de acceso a este tipo de información a usuarios autorizados y la alteración, la modificación o la destrucción no autorizadas de este tipo de información.

9. LUCHA CONTRA EL SABOTAJE Y CONTROL DE OTRAS FORMAS DE DAÑO INTENCIONADO

Las precauciones físicas para la protección de instalaciones importantes en las que se encuentre información clasificada constituyen las mejores garantías de seguridad para proteger dicha información contra el sabotaje y los daños intencionados, sin que la mera habilitación del personal pueda sustituirlas de manera eficaz. Se solicitará al órgano nacional competente que facilite información confidencial relativa al espionaje, el sabotaje, el terrorismo y otras actividades subversivas.

10. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA A TERCEROS PAÍSES Y ORGANIZACIONES INTERNACIONALES

Corresponderá a la Comisión adoptar de forma colegiada la decisión de difundir a un país tercero u organización internacional información clasificada de la UE procedente de la Comisión. En caso de que el autor de la información que vaya a difundirse no sea la Comisión, ésta deberá recabar el consentimiento del autor de la información antes de difundirla. En caso de que no sea posible determinar el autor, la Comisión asumirá la responsabilidad del mismo.

En caso de que la Comisión reciba información clasificada procedente de terceros países, organizaciones internacionales o terceras partes, se dará a dicha información la protección adecuada a su clasificación, equivalente a las normas establecidas en las presentes disposiciones para la información clasificada de la UE o a las normas más elevadas exigidas por las terceras partes que difundan la información. Podrán disponerse controles recíprocos.

Los principios anteriormente expuestos se aplicarán con arreglo a las disposiciones establecidas en los apéndices 3, 4 y 5 de la sección 26 de la Parte II.

PARTE II: ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD EN LA COMISIÓN

11. EL MIEMBRO DE LA COMISIÓN ENCARGADO DE LA SEGURIDAD

El miembro de la Comisión encargado de la seguridad:

a) aplicará la política de seguridad de la Comisión;

b) considerará los problemas de seguridad que le transmitan la Comisión o sus órganos competentes;

c) examinará las cuestiones que impliquen cambios en la política de seguridad de la Comisión, en estrecha colaboración con las autoridades nacionales de seguridad (en lo sucesivo, «ANS») de los Estados miembros, u otras autoridades apropiadas.

En particular, corresponderá al miembro de la Comisión encargado de la seguridad:

a) coordinar todos los asuntos de seguridad relativos a las actividades de la Comisión;

b) solicitar a las autoridades designadas por los Estados miembros que las ANS faciliten habilitaciones de seguridad para el personal empleado en la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en la sección 20;

c) investigar u ordenar que se abra una investigación sobre cualquier fuga de información clasificada de la UE de la existan indicios de que se ha producido en la Comisión;

d) pedir a las autoridades de seguridad adecuadas que abran una investigación cuando una fuga de información clasificada de la UE parezca haberse producido fuera de la Comisión, y coordinar las investigaciones en caso de que intervenga más de una autoridad de seguridad;

e) inspeccionar periódicamente las disposiciones de seguridad adoptadas para proteger la información clasificada de la UE;

f) mantener una estrecha relación con todas las autoridades de seguridad interesadas para lograr la coordinación global de la seguridad;

g) mantener bajo constante revisión la política y los procedimientos de seguridad de la Comisión y, en caso necesario, preparar las recomendaciones adecuadas; en este sentido, el miembro de la Comisión encargado de la seguridad presentará a la Comisión el plan anual de inspecciones preparado por la Oficina de Seguridad de la Comisión.

12. EL GRUPO CONSULTIVO SOBRE POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN

Se creará un Grupo consultivo sobre política de seguridad, que estará compuesto por el miembro de la Comisión encargado de la seguridad o su delegado, que será su presidente, y por representantes de las ANS de cada Estado miembro. También podrá invitarse a representantes de otras instituciones europeas e, igualmente, podrá invitarse a representantes de los organismos descentralizados de la UE cuando se debatan cuestiones que les afecten.

El Grupo consultivo sobre política de seguridad se reunirá a instancias de su presidente o de cualquiera de sus miembros. Su cometido será examinar y evaluar todas las cuestiones de seguridad pertinentes y presentar a la Comisión las recomendaciones que procedan.

13. EL COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN

Se creará un Comité de seguridad de la Comisión, que estará compuesto por el Secretario General, que ejercerá la presidencia, y por los Directores Generales del Servicio Jurídico, de Personal y Administración, de Relaciones Exteriores, de Justicia e Interior y del Centro Común de Investigación, y por los jefes del servicio de auditoría interna de la Oficina de Seguridad de la Comisión. Podrá invitarse a otros funcionarios de la Comisión. El mandato de este Comité será examinar las medidas de seguridad existentes dentro de la Comisión y efectuar recomendaciones al respecto al miembro de la Comisión encargado de la seguridad.

14. LA OFICINA DE SEGURIDAD DE LA COMISIÓN

A fin de cumplir los cometidos indicados en la sección 11, el miembro de la Comisión encargado de la seguridad tendrá a su disposición la Oficina de Seguridad de la Comisión para coordinar, supervisar y aplicar las medidas de seguridad.

El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será el principal consejero en materia de seguridad del miembro de la Comisión encargado de la seguridad y ejercerá las funciones de secretario del Grupo consultivo sobre política de seguridad. En el cumplimiento de sus funciones, dirigirá la actualización de las normas de seguridad y coordinará las medidas de seguridad con las autoridades competentes de los Estados miembros y, cuando proceda, con las organizaciones internacionales vinculadas a la Comisión por acuerdos de seguridad. A estos efectos, actuará en calidad de funcionario de enlace.

El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será responsable de la acreditación de los sistemas y redes de tecnología de la información (en lo sucesivo, «TI») dentro de la Comisión. Tomará las decisiones, en colaboración con las ANS correspondientes, sobre la acreditación de los sistemas y redes de TI en los que participen, por un lado, la Comisión y, por otro, cualesquiera otros destinatarios de información clasificada de la UE.

15. INSPECCIONES DE SEGURIDAD

La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará a cabo inspecciones periódicas de las disposiciones de seguridad adoptadas para proteger la información clasificada de la UE.

Para ese fin, podrá pedir la colaboración de los servicios de seguridad de las demás instituciones de la UE que traten información clasificada de la UE o de las autoridades nacionales de seguridad de los Estados miembros ( 7 ).

La ANS de un Estado miembro podrá efectuar, previa solicitud del Estado miembro, una inspección de las disposiciones de protección de la información clasificada de la UE dentro de la Comisión conjuntamente y de común acuerdo con la Oficina de Seguridad de la Comisión.

16. CLASIFICACIONES, INDICACIONES Y MARCADOS DE SEGURIDAD

16.1. Niveles de clasificación ( 8 )

La información se clasificará según los siguientes niveles (véase también el apéndice 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : esta clasificación se aplicará únicamente a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda causar un perjuicio excepcionalmente grave a los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

► SECRET UE ◄ : esta clasificación se aplicará únicamente a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio grave para los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : esta clasificación se aplicará a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda suponer un perjuicio para los intereses esenciales de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

► RESTREINT UE ◄ : esta clasificación se aplicará a la información y al material cuya divulgación no autorizada pueda resultar desventajosa para los intereses de la Unión Europea o de uno o más de sus Estados miembros.

No están permitidas otras clasificaciones.

16.2. Indicaciones de seguridad

Para fijar límites a la validez de una clasificación (es decir, el momento en el que se recalifica o desclasifica información clasificada) será posible utilizar una indicación de seguridad acordada. Esta indicación podrá ser «HASTA …(hora/fecha)» o «HASTA …(suceso)».

Se aplicarán indicaciones de seguridad adicionales, tales como CRYPTO o cualquier otra indicación especial de seguridad reconocida por la UE, cuando exista una necesidad de distribución limitada y de tratamiento especial además del designado por la clasificación de seguridad.

Las indicaciones de seguridad únicamente se utilizarán en combinación con una clasificación.

16.3. Marcados

Puede utilizarse un marcado para especificar el ámbito del documento, para indicar una difusión específica basada en el principio de necesidad de conocer o, en el caso de información no clasificada, para indicar el final de una prohibición.

Un marcado no constituye una clasificación y no puede utilizarse en lugar de la clasificación.

El marcado ESDP se aplicará a los documentos y copias de los mismos relativos a la seguridad y defensa de la Unión o de uno o más de sus Estados miembros, o referentes a la gestión militar o no militar de crisis.

16.4. Estampación de la clasificación

La clasificación se indicará del siguiente modo:

a) en los documentos ► RESTREINT UE ◄ , por medios mecánicos o electrónicos;

b) en los documentos ► CONFIDENTIEL UE ◄ , por medios mecánicos, a mano, o mediante impresión en papel preestampillado y registrado;

c) en los documentos ► SECRET UE ◄ y ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , por medios mecánicos o a mano.

16.5. Estampación de las indicaciones de seguridad

Las indicaciones de seguridad se estamparán debajo mismo de la clasificación del mismo modo que las clasificaciones.

17. GESTIÓN DE LA CLASIFICACIÓN

17.1. Aspectos generales

La información sólo se clasificará cuando resulte necesario. La clasificación se indicará clara y correctamente, y se mantendrá únicamente en la medida en que la información requiera protección.

El único responsable de la clasificación de la información y de cualquier recalificación o desclasificación que se produzca posteriormente será el autor.

Los funcionarios y otros agentes de la Comisión clasificarán, recalificarán o desclasificarán la información siguiendo instrucciones de su jefe de departamento o con su consentimiento.

Los procedimientos precisos para el tratamiento de los documentos clasificados habrán sido concebidos para garantizar la protección adecuada de la información que contengan.

Se reducirá al mínimo el número de personas autorizadas a emitir documentos ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ y sus nombres se registrarán en una lista elaborada por la Oficina de Seguridad de la Comisión.

17.2. Aplicación de las clasificaciones

La clasificación de un documento se determinará con arreglo al nivel de sensibilidad de su contenido, de acuerdo con la definición de la sección 16. Es importante que la clasificación se utilice correctamente y con moderación, en particular en el caso de la clasificación ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

El autor de un documento que se vaya a clasificar deberá tener en cuenta las normas expuestas y abstenerse de clasificar de forma excesiva o insuficiente.

En el apéndice 2 figura una guía práctica de la clasificación.

Cada página, apartado, sección, anexo, apéndice o documento adjunto de un documento dado podrá requerir una clasificación diferente, lo que se indicará en consecuencia. La clasificación global del documento en su totalidad será la de la parte clasificada al nivel más alto.

La clasificación de una carta o nota de transmisión de documentos será equivalente al nivel más alto de clasificación de los documentos adjuntos. El autor deberá hacer constar claramente el nivel en que dicha carta o nota debe clasificarse cuando se separe de los documentos adjuntos.

El acceso del público seguirá rigiéndose por el Reglamento (CE) no 1049/2001.

17.3. Recalificación y desclasificación

Los documentos clasificados de la UE podrán recalificarse o desclasificarse únicamente con la autorización del autor y, en caso necesario, tras consultar a las demás partes interesadas. La recalificación o desclasificación se confirmará por escrito. El autor se encargará de informar de la modificación a sus destinatarios; éstos, por su parte, se encargarán de informar de dicha modificación a los destinatarios subsiguientes a quienes se haya enviado el documento o una copia del mismo.

Siempre que sea posible, los autores deberán especificar en los documentos clasificados la fecha, plazo o suceso en que el contenido podrá ser recalificado o desclasificado. En caso contrario, revisarán los documentos cada cinco años como mínimo, para comprobar si la clasificación original sigue siendo necesaria.

18. SEGURIDAD FÍSICA

18.1. Aspectos generales

El objetivo principal de las medidas físicas de seguridad es impedir que una persona no autorizada acceda a información o material clasificados de la UE, impedir el robo y la degradación de equipos y demás bienes, e impedir que se hostigue o agreda al personal, a otros empleados o a visitantes.

18.2. Requisitos de seguridad

Todos los locales, zonas, edificios, oficinas, salas, sistemas de comunicación e información, etc., en que se almacene o trate información o material clasificado de la UE se protegerán mediante las medidas de seguridad física apropiadas.

Al decidir el grado de seguridad física necesario se tendrán en cuenta todos los factores pertinentes, como:

a) la clasificación de la información o del material;

b) la cantidad y la forma (por ejemplo, copia en papel o medios de almacenamiento informáticos) de la información que se guarde;

c) la amenaza evaluada a nivel local que puedan suponer servicios de inteligencia interesados en la UE, en los Estados miembros, en otras instituciones o en terceros que posean información clasificada de la UE, con fines de, por ejemplo, sabotaje, terrorismo y otras actividades subversivas o delictivas.

Las medidas físicas de seguridad aplicadas se concebirán con vistas a:

a) impedir la entrada subrepticia o por la fuerza de intrusos;

b) disuadir, impedir y detectar actos de personal desleal;

c) impedir el acceso a información clasificada de la UE de quienes no tengan necesidad de conocer.

18.3. Medidas físicas de seguridad

18.3.1. Zonas de seguridad

Las zonas en que se trate y almacene información clasificada como ► CONFIDENTIEL UE ◄ o de nivel superior se organizarán y estructurarán de forma que correspondan a una de las categorías siguientes:

a) Zona de seguridad de clase I: una zona en que se trata y almacena información ► CONFIDENTIEL UE ◄ o de nivel superior de tal manera que la entrada en dicha zona constituye, a efectos prácticos, un acceso a información clasificada. Este tipo de zona requiere: i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen todas las entradas y salidas; ii) un sistema de control de entradas que sólo deje entrar en la zona a las personas debidamente habilitadas y especialmente autorizadas; iii) una especificación de la clasificación de la información que habitualmente se conserve en la zona, es decir, la información a la que se puede acceder entrando en la zona.

b) Zona de seguridad de clase II: una zona en que se trata y almacena información ► CONFIDENTIEL UE ◄ o de nivel superior de manera que pueda protegerse del acceso de personas no autorizadas mediante controles internos, como, por ejemplo, los locales con oficinas en las que se almacena y trata habitualmente información ► CONFIDENTIEL UE ◄ . Este tipo de zona requiere: i) un perímetro claramente definido y protegido en el que se controlen todas las entradas y salidas; ii) un sistema de control de entradas por el que sólo puedan entrar en la zona no acompañadas las personas debidamente habilitadas y autorizadas especialmente a acceder a la zona; para cualquier otra persona se deberá disponer la compañía de un vigilante o un control equivalente con el fin de impedir el acceso sin autorización a información clasificada de la UE y la entrada no controlada a zonas sujetas a inspecciones técnicas de seguridad. Las zonas no ocupadas por personal de servicio las 24 horas del día se inspeccionarán inmediatamente después del horario habitual de trabajo para cerciorarse de que la información clasificada de la UE se encuentra segura.

18.3.2. Zona administrativa

Se podrán crear zonas administrativas con un nivel de seguridad inferior alrededor de las zonas de seguridad de clase I y clase II, o en los espacios que conduzcan a dichas zonas. Estas zonas requerirán un perímetro definido visualmente que permita la verificación del personal y de los vehículos. En las zonas administrativas sólo se tratará y almacenará información clasificada como ► RESTREINT UE ◄ e información no clasificada.

18.3.3. Control de entradas y salidas

Las entradas y salidas de las zonas de seguridad de clase I y clase II de todas las personas que trabajan normalmente en ellas se controlarán mediante un sistema de pases o de identificación personal. Igualmente se creará un sistema de comprobación de visitantes que impida el acceso no autorizado a la información clasificada de la UE. Los sistemas de pases podrán basarse en una identificación automatizada que se considerará adicional a los guardias, y nunca totalmente sustitutiva de éstos. Una modificación de la evaluación del riesgo podrá conllevar el refuerzo de las medidas de control de entradas y salidas, por ejemplo con motivo de la visita de personalidades.

18.3.4. Patrullas de guardia

Fuera del horario habitual de trabajo se realizarán patrullas por las zonas de clase I y clase II a fin de proteger el material de la UE de cualquier peligro, daño o pérdida. La frecuencia de las patrullas se determinará en función de las circunstancias locales, si bien, a título orientativo, se efectuarán cada dos horas.

18.3.5. Mobiliario de seguridad y cámaras acorazadas

Para almacenar información clasificada de la UE se utilizarán tres clases de muebles:

— clase A: muebles con homologación nacional para el almacenamiento de información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ en una zona de seguridad de clase I o clase II,

— clase B: muebles con homologación nacional para el almacenamiento de información clasificada como ► SECRET UE ◄ y ► CONFIDENTIEL UE ◄ en una zona de seguridad de clase I o clase II,

— clase C: mobiliario de oficina adecuado para guardar información clasificada como ► RESTREINT UE ◄ únicamente.

En el caso de las cámaras acorazadas construidas dentro de una zona de seguridad de clase I o clase II y de todas las zonas de seguridad de clase I en que se almacene información ► CONFIDENTIEL UE ◄ y de nivel superior en estanterías abiertas o expuesta en forma de gráficos, mapas, etc., una AAS deberá certificar que las paredes, suelos y techos y puertas con cerradura ofrecen un nivel de protección equivalente al de un mueble de seguridad de la clase homologada para el almacenamiento de información de la misma clasificación.

18.3.6. Cerraduras

Las cerraduras utilizadas en los muebles de seguridad y las cámaras acorazadas en que se almacene información clasificada de la UE habrán de cumplir las siguientes normas:

— grupo A: homologación nacional para muebles de la clase A,

— grupo B: homologación nacional para muebles de la clase B,

— grupo C: válido únicamente para mobiliario de oficina de la clase C.

18.3.7. Control de las llaves y las combinaciones

Las llaves de los muebles de seguridad no se sacarán de los edificios de la Comisión. Las combinaciones de los muebles de seguridad deberán ser memorizadas por las personas que necesiten conocerlas. El responsable local de seguridad del correspondiente servicio de la Comisión tendrá bajo su custodia un juego de llaves de repuesto y un registro escrito de cada combinación, que se utilizarán en caso de emergencia. Las combinaciones se guardarán en sobres individuales opacos y sellados. Las llaves de trabajo, llaves de seguridad de repuesto y combinaciones se guardarán en muebles de seguridad aparte. Las llaves y combinaciones serán objeto de un nivel de protección de seguridad nunca inferior al del material al que den acceso.

El número de personas que conozcan las combinaciones de los muebles de seguridad será lo más limitado posible. Las combinaciones se modificarán:

a) cada vez que se reciba un nuevo mueble de seguridad;

b) cada vez que haya un cambio de personal;

c) cada vez que se produzca o se sospeche que se ha producido una situación de peligro;

d) a intervalos de seis meses, preferentemente, y como mínimo cada doce meses.

18.3.8. Dispositivos de detección de intrusos

Cuando se utilicen sistemas de alarma, circuitos cerrados de televisión y otros dispositivos eléctricos para proteger la información clasificada de la UE, se dispondrá de un suministro de electricidad que garantice la continuidad del funcionamiento del sistema en caso de interrupción de la alimentación eléctrica general. También es fundamental que exista una alarma u otro medio de aviso fiable al personal de vigilancia que entre en funcionamiento en caso de funcionamiento incorrecto o de intento de manipulación de los citados sistemas.

18.3.9. Equipo homologado

La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará listas actualizadas, por tipos y modelos, de los equipos de seguridad que haya homologado para la protección de información clasificada en diferentes circunstancias y condiciones especificadas. Para elaborar estas listas, a Oficina de Seguridad de la Comisión se basará, entre otras fuentes, en la información facilitada por las ANS.

18.3.10. Protección física de las fotocopiadoras y de los telefax

Las fotocopiadoras y los telefax se protegerán físicamente en la medida necesaria para garantizar que sólo puedan ser utilizados para tratar información clasificada por personas autorizadas y que todos los productos clasificados se sometan a los debidos controles.

18.4. Protección contra miradas y escuchas indebidas

18.4.1. Miradas indebidas

Se tomarán todas las medidas adecuadas día y noche para asegurarse de que ninguna persona no autorizada vea información clasificada de la UE, así sea accidentalmente.

18.4.2. Escuchas indebidas

Las oficinas y zonas en que se hable habitualmente sobre información clasificada como ► SECRET UE ◄ o de nivel superior estarán protegidas contra la escucha pasiva y activa siempre que exista un riesgo que así lo exija. Corresponderá evaluar este riesgo a la Oficina de Seguridad de la Comisión, tras consultar, en caso necesario, a las ANS.

18.4.3. Introducción de aparatos electrónicos y de grabación

No se permitirá la introducción de teléfonos móviles, ordenadores personales, grabadoras, cámaras y demás aparatos electrónicos o de grabación en las zonas de seguridad o en las zonas técnicamente seguras sin autorización previa del jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión.

A fin de determinar las medidas de protección que han de aplicarse en los locales que puedan prestarse a escucha pasiva (por ejemplo, aislamiento de paredes, puertas, suelos y techos y medición de radiaciones sospechosas) o a escucha activa (búsqueda de micrófonos, por ejemplo), la Oficina de Seguridad de la Comisión podrá solicitar asistencia de especialistas de las ANS.

De la misma forma, cuando las circunstancias así lo exijan, el equipo de telecomunicaciones y el equipo de oficina eléctrico o electrónico de cualquier tipo que se utilice durante las reuniones a nivel ► SECRET UE ◄ o superior podrán someterse a comprobación por parte de especialistas técnicos en materia de seguridad de las ANS, a petición del jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión.

18.5. Zonas técnicamente seguras

Determinadas zonas podrán designarse zonas técnicamente seguras. Se efectuará un control especial de entrada a las mismas. Estas zonas se mantendrán cerradas bajo llave con un método homologado cuando no estén ocupadas y todas las llaves recibirán tratamiento de llaves de seguridad. Estas zonas se someterán a inspecciones físicas periódicas, que podrán realizarse igualmente en caso de entrada o de sospecha de entrada de personas no autorizadas.

Se realizará un inventario detallado del equipo y mobiliario a fin de seguir sus movimientos. No se introducirá en estas zonas ningún mueble o equipo que no haya sido minuciosamente inspeccionado por personal de seguridad preparado especialmente para detectar dispositivos de escucha. Como norma general, no estará permitido instalar líneas de comunicación en zonas técnicamente seguras sin autorización previa de la autoridad competente.

19. NORMAS GENERALES SOBRE EL PRINCIPIO DE NECESIDAD DE CONOCER Y LA HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DEL PERSONAL DE LA UE

19.1. Aspectos generales

Únicamente estarán autorizadas a acceder a información clasificada de la UE las personas que tengan la «necesidad de conocer» por motivo de su tarea o misión. El acceso a la información clasificada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ y ► CONFIDENTIEL UE ◄ sólo se autorizará a las personas que posean la debida habilitación de seguridad.

La responsabilidad de determinar si existe la «necesidad de conocer» corresponderá al servicio en el que vaya a trabajar la persona de que se trate.

Será responsabilidad de cada servicio solicitar la habilitación de su personal.

El procedimiento desembocará en la expedición de un «certificado de seguridad» que indicará el nivel de información clasificada al que podrá acceder la persona autorizada, así como la fecha de expiración del mismo.

Un certificado de seguridad correspondiente a un nivel de clasificación determinado autorizará a su titular a acceder también a información clasificada de nivel inferior.

Las personas que no sean funcionarios u otros agentes, por ejemplo contratistas externos, expertos o consultores, con quienes haya de tratarse o a quienes haya de mostrarse información clasificada de la UE, deberán poseer una autorización de seguridad referente a información clasificada de la UE y recibir instrucciones relativas a su responsabilidad en materia de seguridad.

El acceso del público seguirá rigiéndose por el Reglamento (CE) no 1049/2001.

19.2. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Todas las personas que vayan a tener acceso a información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ se someterán previamente a una comprobación de seguridad para el acceso a dicha información.

Todas las personas que necesiten acceder a información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ serán designadas por el miembro de la Comisión encargado de la seguridad y su nombre figurará en el correspondiente registro ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ que creará y llevará la Oficina de Seguridad de la Comisión.

Antes de tener acceso a información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , todas las personas firmarán un certificado en el que conste que han recibido instrucciones sobre los procedimientos de seguridad de la Comisión y que son plenamente conscientes de su responsabilidad especial de proteger la información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , así como de las consecuencias previstas en la normativa de la UE y en la legislación nacional o administrativa en caso de que la información clasificada pase a manos no autorizadas de manera intencional o por negligencia.

En caso de que haya personas que accedan a información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ en reuniones o circunstancias similares, el controlador competente del servicio u órgano en el que trabajen dichas personas notificará al órgano que convoque la reunión que las personas mencionadas están autorizadas para ello.

Los nombres de todas las personas que dejen de desempeñar funciones para las cuales sea necesario acceder a información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ se eliminarán de la lista ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Además, se recordará a dichas personas su responsabilidad especial en relación con la protección de la información ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . También firmarán una declaración en la que se comprometan a no utilizar ni transmitir información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ que se encuentre en su poder.

19.3. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► SECRET UE ◄ y ► CONFIDENTIEL UE ◄

Todas las personas que vayan a tener acceso a información ► SECRET UE ◄ o ► CONFIDENTIEL UE ◄ se someterán previamente a una comprobación de seguridad al nivel correspondiente.

Todas las personas que vayan a tener acceso a información ► SECRET UE ◄ o ► CONFIDENTIEL UE ◄ deberán tener conocimiento de las correspondientes normas de seguridad y conocer las consecuencias de las negligencias.

En el caso de las personas que accedan a información ► SECRET UE ◄ o ► CONFIDENTIEL UE ◄ en reuniones o circunstancias similares, el encargado de seguridad del órgano en que trabajen dichas personas notificará al órgano que convoque la reunión que dichas personas están autorizadas para ello.

19.4. Normas específicas sobre el acceso a información clasificada como ► RESTREINT UE ◄

Se darán a conocer a las personas con acceso a información clasificada como ► RESTREINT UE ◄ las presentes normas de seguridad, así como las consecuencias de las negligencias.

19.5. Traslados

Cuando un miembro del personal sea trasladado de un puesto que conlleve el trabajo con material clasificado de la UE, el registro supervisará la transmisión adecuada del material del funcionario saliente al entrante.

Cuando un miembro del personal sea trasladado a otro puesto que conlleve el trabajo con material clasificado de la UE, el responsable local de seguridad le dará las instrucciones adecuadas.

19.6. Instrucciones especiales

Las personas que tengan que trabajar con información clasificada de la UE deberán tener conocimiento, en el momento de asumir sus tareas y periódicamente con posterioridad, de lo siguiente:

a) los peligros que entraña para la seguridad las conversaciones indiscretas;

b) las precauciones que han de tomar en sus relaciones con los medios informativos y con representantes de grupos que defienden intereses particulares;

c) la amenaza que suponen las actividades de los servicios de inteligencia que tienen como objetivo la UE y sus Estados miembros en lo relativo a la información y actividades clasificadas de la UE;

d) la obligación de informar inmediatamente a las autoridades de seguridad correspondientes sobre cualquier aproximación o maniobra sospechosa de espionaje o cualquier circunstancia anómala que afecte a la seguridad.

Todas las personas expuestas habitualmente a contactos frecuentes con representantes de países cuyos servicios de inteligencia están interesados en la información y actividades clasificadas de la UE y de los Estados miembros recibirán información sobre las técnicas que utilizan los distintos servicios de inteligencia.

No existen en la Comisión normas de seguridad referentes a los viajes privados que realiza el personal habilitado para acceder a información clasificada de la UE. No obstante, la Oficina de Seguridad de la Comisión dará a conocer a los funcionarios y otros agentes de su ámbito de responsabilidad las normas sobre viajes a las que puedan estar sujetos.

20. PROCEDIMIENTO DE HABILITACIÓN DE SEGURIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Y OTROS AGENTES DE LA COMISIÓN

a) Sólo tendrán acceso a información clasificada que obre en poder de la Comisión los funcionarios y otros agentes de la Comisión o personas que trabajen en la misma que, por sus tareas y por necesidades del servicio, deban tener conocimiento de dicha información o utilizarla.

b) Para acceder a información clasificada como ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ y ► CONFIDENTIEL UE ◄ , las personas mencionadas en la letra a) deberán haber sido autorizadas para ello con arreglo al procedimiento previsto en las letras c) y d).

c) Sólo se concederá la autorización a las personas que hayan sido sometidas a una comprobación de seguridad por las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros (ANS) conforme al procedimiento previsto en las letras i) a n).

d) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión será el encargado de conceder las autorizaciones a que se refieren las letras a), b) y c).

e) Concederá la autorización tras recabar el dictamen de las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros sobre la base de la comprobación de seguridad efectuada de acuerdo con las letras i) a n).

f) La Oficina de Seguridad de la Comisión llevará una lista actualizada de todos los puestos sensibles, comunicados por los correspondientes servicios de la Comisión, y de todas las personas que hayan recibido una autorización (temporal).

g) La autorización, que será válida durante un período de cinco años, no podrá sobrepasar la duración de las tareas que motivaron su concesión. Podrá ser renovada de acuerdo con el procedimiento indicado en la letra e).

h) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión retirará la autorización si considera que existen motivos para ello. La decisión de retirar la autorización se notificará al interesado, que podrá solicitar ser oído por el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión, y a la autoridad nacional competente.

i) La comprobación de seguridad se realizará con la asistencia del interesado y a instancias del jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión. La autoridad nacional competente será la del Estado miembro del que sea nacional el interesado. Si éste no es un nacional de un Estado miembro de la UE, el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión solicitará una comprobación de seguridad sobre él al Estado miembro en el que esté domiciliado o resida habitualmente.

j) En el marco del procedimiento de comprobación de seguridad, se pedirá al interesado que cumplimente una ficha personal de información.

k) El jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión especificará en su solicitud el tipo y el nivel de información clasificada al que tendrá acceso el interesado, de manera que las autoridades nacionales competentes puedan llevar a cabo la comprobación de seguridad y dar su opinión sobre el nivel de autorización que sería adecuado conceder a dicha persona.

l) El conjunto del procedimiento de comprobación de seguridad, junto con los resultados obtenidos, se regirán por la normativa vigente en el Estado miembro interesado, incluida la relativa a los recursos.

m) Si las autoridades nacionales competentes de Estado miembro emiten un dictamen positivo, el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión podrá conceder la autorización al interesado.

n) Si el dictamen es negativo, las autoridades nacionales competentes lo notificarán al interesado, que podrá solicitar ser oído por el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión. Si lo considera necesario, el jefe de la Oficina de Seguridad de la Comisión podrá solicitar a las autoridades nacionales competentes cualquier otra aclaración que puedan facilitar. En caso de que se confirme el dictamen negativo, no se concederá la autorización.

o) Todas las personas a las que se conceda autorización con arreglo a las letras d) y e) recibirán, en el mome