[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 13.8.2008

COM(2008) 515 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΣΗΜΕΙΩΘΕΙΣΑ ΕΩΣ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2008 ΠΡΟΟΔΟ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΣΗΜΕΙΩΘΕΙΣΑ ΕΩΣ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2008 ΠΡΟΟΔΟ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΣΗΜΕΙΩΘΕΙΣΑ ΕΩΣ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2008 ΠΡΟΟΔΟ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 2

1. Εισαγωγή 4

2. Περίληψη της εφαρμογής επί ένα έτος μέχρι τις 31 Μαρτίου 2008 4

3. Υλοποίηση εκσυγχρονισμένου συστήματος λογιστικής στην Επιτροπή 6

3.1. Ετήσιοι λογαριασμοί 6

3.2. Επιμόρφωση 6

4. Περιβάλλον λογιστικού ελέγχου και επικύρωση τοπικών συστημάτων 7

4.1. Το σχέδιο λογιστικής ποιότητας 7

4.2. Επικύρωση τοπικών συστημάτων 8

5. Εξελίξεις στον τομέα της πληροφορικής σε σχέση με τον γενικό προϋπολογισμό 9

5.1. Αναβαθμίσεις του ABAC 10

5.2. Διαδικασία ανάπτυξης και αρχιτεκτονική συστημάτων πληροφορικής 10

5.3. Σύστημα ελέγχου προϋπολογισμού (BCS) 11

5.4. SAM (Supply and Assets Management) 11

6. ABAC Delegations (Αντιπροσωπείες ABAC) 11

7. Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης 12

8. Εφαρμογή του ABAC από άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς 12

9. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ 13

1. Εισαγωγή

Στις 17 Δεκεμβρίου 2002, η Επιτροπή εξέδωσε ανακοίνωση για τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων[1]. Τον Ιανουάριο του 2005, θεσπίστηκε λογιστικό σύστημα βασιζόμενο στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση και από το συγκεκριμένο έτος οι λογαριασμοί καταρτίζονται πλέον σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα, τηρουμένων έτσι των προθεσμιών που ορίζει ο δημοσιονομικός κανονισμός.

Η μετάβαση σε νέο λογιστικό σύστημα παρέχει στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή μεγαλύτερο καθημερινό έλεγχο στα οικονομικά της και καλύτερη δημοσιονομική πληροφόρηση . Οι εξωτερικοί ελεγκτές της Επιτροπής και οι αρμόδιες για την απαλλαγή αρχές είναι σε γενικές γραμμές ικανοποιημένοι με την πρόοδο που έχει συντελεσθεί.

Ωστόσο, το έργο του εκσυγχρονισμού του δημοσιονομικού λογιστικού συστήματος είναι μακρόπνοο. Η επίτευξη πλήρους συμμόρφωσης με το σύνολο των λογιστικών προτύπων, η διασφάλιση αποτελεσματικής και πλήρους υποβολής διαχειριστικών εκθέσεων και η επίτευξη ενός πληρέστερα ολοκληρωμένου συστήματος πληροφορικής είναι ένα εγχείρημα που θα απαιτήσει χρόνο. Η ανάπτυξη του συστήματος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση συνεχίστηκε καθ’ όλη τη διάρκεια του 2007 και θα συνεχισθεί και κατά τα έτη 2008 και 2009.

Από το 2002, η Επιτροπή υποβάλλει σε τακτά διαστήματα εκθέσεις[2] σχετικά με την πρόοδο που σημειώνεται στο έργο του εκσυγχρονισμού. Στην παρούσα ανακοίνωση συνοψίζεται η πρόοδος που συντελέστηκε επί ένα έτος μέχρι τις 31 Μαρτίου 2008. Όπως και οι προηγούμενες εκθέσεις, η παρούσα έκθεση θα διαβιβαστεί στις οικείες επιτροπές των αρμόδιων για την απαλλαγή αρχών και στο Ελεγκτικό Συνέδριο.

2. Περίληψη της εφαρμογής επί ένα έτος μέχρι τις 31 Μαρτίου 2008

Οι βασικοί στόχοι του προγράμματος εκσυγχρονισμού επιδιώκονται μέσω κυλιόμενου διετούς σχεδίου δράσης, του οποίου επικαιροποιημένη περίληψη επισυνάπτεται σε κάθε έκθεση προόδου. Τα κύρια επιτεύγματα κατά τη διάρκεια του έτους που καλύπτει η παρούσα έκθεση εξηγούνται κατωτέρω.

Βελτίωση της αξιοπιστίας των λογαριασμών

Μέσω του δικτύου ανταποκριτών σε λογιστικά θέματα που έχει συγκροτήσει, η ΓΔ Προϋπολογισμού καταβάλλει προσπάθειες για τη βελτίωση των ελέγχων με αντικείμενο τις εργασίες λογιστικής κατά τη διάρκεια του έτους και το κλείσιμο των λογαριασμών εκάστου έτους. Κλιμάκιο ελέγχει κατά πόσον τα δημοσιονομικά συστήματα των διατακτριών υπηρεσιών συμμορφώνονται με ορισμένες προϋποθέσεις, οι οποίες αποβλέπουν στο να διασφαλισθεί ότι τα λογιστικά δεδομένα συγκεντρώνονται έγκαιρα και είναι ακριβή και πλήρη. Στο πλαίσιο αυτό, μέχρι τις 31 Μαρτίου 2008 είχαν πιστοποιηθεί τα συστήματα όλων των Γενικών Διευθύνσεων πλην δύο.

Η ΓΔ Προϋπολογισμού συντονίζει επίσης ένα δίκτυο των υπόλογων των οργανισμών και των λοιπών θεσμικών οργάνων, με στόχο την προαγωγή της υψηλής ποιοτικής στάθμης των ενοποιημένων λογαριασμών των Κοινοτήτων.

Τον Ιούλιο του 2007, για πρώτη φορά, οι υπόλογοι της Επιτροπής καθώς και των οργανισμών και των λοιπών θεσμικών οργάνων προσυπέγραψαν του ετήσιους λογαριασμούς τους.

Ανάπτυξη και επέκταση του συστήματος πληροφορικής ABAC

Μετά την επέκταση του συστήματος ABAC στις αντιπροσωπείες και τα γραφεία εκπροσώπησης το 2007, όλες οι υπηρεσίες της Επιτροπής είναι πλέον συνδεδεμένες με το ABAC. Το σύστημα ήδη επεκτείνεται για να καλύψει όλους τους εκτελεστικούς οργανισμούς, όσους παραδοσιακούς οργανισμούς επιθυμούν να το χρησιμοποιούν, τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων και τις δύο επιτροπές. Έξι από τις προαναφερθείσες οντότητες συνδέθηκαν με το σύστημα κατά τη διάρκεια του έτους αναφοράς, γεγονός που ανεβάζει τον συνολικό αριθμό σε 15. Το σχέδιο που αφορά τη μεταφορά των λογαριασμών του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης άρχισε εκ νέου το 2007 και προβλέπεται πλέον με ασφάλεια να ολοκληρωθεί έως τα τέλη του 2008.

Στο πλαίσιο της στρατηγικής ενοποίησης των βασικών δημοσιονομικών συστημάτων σε κοινή πλατφόρμα πληροφορικής μεσοπρόθεσμα, ανελήφθησαν οι εξής ενέργειες:

- Το σύστημα δημοσιονομικής λογιστικής μεταφέρθηκε σε νέα λειτουργική μονάδα δημοσιονομικού ελέγχου (BCS), γεγονός που αναμένεται να καταστήσει δυνατή τη διαχείριση των τοπικών κονδυλίων του προϋπολογισμού μέσω του κεντρικού συστήματος SAP αντί του συστήματος ABAC-Workflow.

- Το σχέδιο για τη μεταφορά της διαχείρισης των δημόσιων συμβάσεων και των απογραφών όσον αφορά τα στοιχεία ενεργητικού σε λειτουργική μονάδα SAP προχώρησε από τη φάση της μελέτης σκοπιμότητας στη φάση καθορισμού των λειτουργικών προδιαγραφών που θα ισχύουν για τις Υπηρεσίες Υποδομών των Βρυξελλών και του Λουξεμβούργου (OIB και OIL). Το νέο σύστημα αναμένεται να τεθεί σε λειτουργία έως το 2009.

- Εξετάστηκαν οι δυνατότητες μεταφοράς περισσότερων λειτουργιών στο σύστημα SAP και εξετάστηκαν επίσης οι εναλλακτικές δυνατότητες για την ανάπτυξη καλύτερου συστήματος διαχείρισης συμβάσεων σε σύγκριση με το παρόν σύστημα ABAC-Contracts.

Ανάπτυξη μηχανισμού δημοσιονομικών εκθέσεων

Η ενιαία αποθήκη δεδομένων άρχισε να είναι παραγωγική τον Ιούλιο του 2007, όπως προβλεπόταν. Έχει χρησιμοποιηθεί για την εκπόνηση των παραρτημάτων των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2007, καθώς και των στοιχείων για τις πληρωμές που διαβιβάστηκαν στο ανώτατο ελεγκτικό όργανο εκάστου κράτους μέλους με σκοπό την προώθηση της διενέργειας καλύτερων ελέγχων. Ο μηχανισμός υποβολής εκθέσεων για τη δημοσιονομική σχέση της Επιτροπής με τους επιμέρους δικαιούχους βρίσκεται πλέον σε προχωρημένο στάδιο ανάπτυξης, αλλά απαιτούνται πρόσθετες προσπάθειες σε σχέση με άλλους μηχανισμούς υποβολής εκθέσεων προτού μπορέσει να θεωρήσει κανείς ότι καλύπτονται οι ανάγκες των χρηστών.

Επιμόρφωση και παροχή υποστήριξης στους χρήστες

Η Επιτροπή εξακολούθησε να παρέχει μαθήματα επιμόρφωσης υψηλής στάθμης επί δημοσιονομικών θεμάτων στο προσωπικό της Επιτροπής σε ολόκληρο τον κόσμο, καθώς και στο προσωπικό των οργανισμών και των λοιπών θεσμικών οργάνων. Ο βαθμός ικανοποίησης με την ποιοτική στάθμη της επιμόρφωσης αυξήθηκε σε 96% το 2007.

3. Υλοποίηση εκσυγχρονισμένου συστήματος λογιστικής στην Επιτροπή

3.1. Ετήσιοι λογαριασμοί

Ετήσιοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για τα έτη 2005 και 2006

Οι ετήσιοι λογαριασμοί των ΕΚ για το 2005 και το 2006 καταρτίστηκαν μέσω εκσυγχρονισμένου συστήματος λογιστικής. Το Ελεγκτικό Συνέδριο, έπειτα από ελέγχους που διενήργησε, έκρινε ότι οι λογαριασμοί αυτοί ήταν αξιόπιστοι, αν και εξέφρασε ορισμένες επιφυλάξεις και παρατηρήσεις, οι οποίες δεν είχαν συνέπειες για τους λογαριασμούς στο σύνολό τους, αλλά οδήγησαν σε περαιτέρω βελτιώσεις των λογιστικών ελέγχων. Το Κοινοβούλιο έχει πλέον χορηγήσει απαλλαγή για αμφότερους τους λογαριασμούς.

Ετήσιοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για το 2007

Οι προσωρινοί λογαριασμοί για το 2007 διαβιβάστηκαν στο Ελεγκτικό Συνέδριο στις 31 Μαρτίου 2008 και ήδη υποβάλλονται σε έλεγχο. Μετά από τυχόν προσαρμογές με βάση τα πορίσματα του Ελεγκτικού Συνεδρίου, οι τελικοί λογαριασμοί για το 2007 θα προσυπογραφούν από τον υπόλογο και θα εγκριθούν από την Επιτροπή πριν από τις 31 Ιουλίου 2008.

Η ποιότητα των λογαριασμών βελτιώνεται από χρόνο σε χρόνο, καθώς οι χρήστες εξοικειώνονται περισσότερο με το νέο σύστημα και τους νέους κανόνες. Επιπλέον, ορισμένες πρωτοβουλίες, όπως το σχέδιο λογιστικής ποιότητας (βλ. κατωτέρω), φαίνεται να συμβάλλουν σε γενικότερη βελτίωση της αξιοπιστίας των λογιστικών δεδομένων και, κατ’ επέκταση, των ετήσιων λογαριασμών. Κανείς γενικός διευθυντής ούτε προϊστάμενος υπηρεσίας δεν συμπεριέλαβε λογιστική επιφύλαξη στη δήλωση που συνοδεύει την οικεία ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων για το 2007.

Σε ό,τι αφορά τους ίδιους τους λογαριασμούς, η Επιτροπή προσπαθεί κάθε χρόνο να βελτιώνει τα παρεχόμενα στοιχεία, έτσι ώστε αυτά να είναι πιο χρήσιμα και εύληπτα για όσους ανατρέχουν σε αυτά. Ένα σχετικό παράδειγμα είναι οι πληροφορίες που παρατίθενται σχετικά με την ανάκτηση αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών και τις δημοσιονομικές διορθώσεις, θέματα για τα οποία επιδεικνύουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον οι αρμόδιες για την απαλλαγή αρχές.

3.2. Επιμόρφωση

Το 2007 συνεχίστηκαν οι σημαντικές προσπάθειες στον τομέα της επιμόρφωσης του προσωπικού, με κυριότερα επιτεύγματα τα εξής:

- παροχή άνω των 4.100 ημερών συμμετοχής επιμόρφωσης σε θέματα ABAC και SAP στο προσωπικό της Επιτροπής σε Βρυξέλλες και Λουξεμβούργο, περιλαμβανομένου ειδικού κύκλου μαθημάτων για το προσωπικό της Επιτροπής στις αντιπροσωπείες·

- αύξηση της ικανοποίησης από την ποιότητα της επιμόρφωσης από 91% το 2005 σε 94% το 2006 και σε 96% το 2007, με το 44% να θεωρεί τα μαθήματα "πολύ καλά", έναντι 38% το 2006·

- ανάθεση παραγγελίας για ειδικό πακέτο επιμόρφωσης για τους οργανισμούς, με σκοπό την κάλυψη των ιδιαίτερων αναγκών τους. Το πακέτο κατέστη διαθέσιμο στα τέλη Απριλίου του 2008·

- προκήρυξη και διαχείριση δημόσιου διαγωνισμού για την ανανέωση της σύμβασης-πλαισίου για την επιμόρφωση σε δημοσιονομικά θέματα (της οποίας η ισχύς έληξε στις 23 Μαρτίου 2008). Η νέα σύμβαση υπεγράφη στις 7 Μαρτίου 2008 και έχει πλέον διοργανικό χαρακτήρα, με αποτέλεσμα να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κάθε οργανισμό ή άλλο θεσμικό όργανο.

Ο βασικός στόχος για το 2008 είναι η συνέχιση της παροχής μαθημάτων επιμόρφωσης υψηλής ποιότητας στο προσωπικό της Επιτροπής σε ολόκληρο τον κόσμο, καθώς και στο προσωπικό των λοιπών θεσμικών οργάνων και των οργανισμών, καθώς επίσης η προσαρμογή των εν λόγω μαθημάτων στις νέες εξελίξεις στον τομέα της πληροφορικής. Η επιμόρφωση σε θέματα λογιστικής θα εντατικοποιηθεί επίσης το 2008, δεδομένου ότι επιδιώκεται η ανάπτυξη μαθήματος πρακτικού προσανατολισμού το οποίο θα υπογραμμίζει τις σχέσεις μεταξύ της καταχώρισης πράξεων στο ABAC και των λογιστικών συνεπειών των εν λόγω πράξεων.

4. Περιβάλλον λογιστικού ελέγχου και επικύρωση τοπικών συστημάτων

Εξαιτίας της θέσπισης του νέου λογιστικού πλαισίου, όλες οι Γενικές Διευθύνσεις και οι υπηρεσίες κλήθηκαν να λάβουν μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται ικανοποιητική οργάνωση των λογιστικών διαδικασιών που ακολουθούν και, κατ’ επέκταση, υψηλή ποιοτική στάθμη των λογιστικών δεδομένων. Η ποιότητα των δεδομένων που εισάγονται στο σύστημα λογιστικής είτε απευθείας είτε μέσω των τοπικών συστημάτων πληροφορικής εξαρτάται από το περιβάλλον ελέγχου που έχει δημιουργήσει ο εκάστοτε κύριος διατάκτης. Για να είναι πιο εύκολο για τους διατάκτες να παρέχουν εύλογη διαβεβαίωση στον υπόλογο ότι οι λογαριασμοί αποτυπώνουν την πραγματική και πιστή εικόνα της δημοσιονομικής κατάστασης, η ΓΔ Προϋπολογισμού καθιέρωσε δύο μηχανισμούς: το σχέδιο λογιστικής ποιότητας και την επικύρωση τοπικών συστημάτων.

4.1. Το σχέδιο λογιστικής ποιότητας

Για τη μεσοπρόθεσμη βελτίωση του λογιστικού περιβάλλοντος σε κάθε ΓΔ, το 2006 εκπονήθηκε ένα σχέδιο «λογιστικής ποιότητας», το οποίο και άρχισε να υλοποιείται σε όλες τις ΓΔ τον Μάρτιο του 2007. Σκοπός του εν λόγω σχεδίου είναι η ενημέρωση των διατακτριών υπηρεσιών για τα εργαλεία πληροφορικής που τίθενται στη διάθεσή τους καθώς και για τους ελέγχους που τους επιτρέπουν να διασφαλίζουν την υψηλή ποιοτική στάθμη των λογαριασμών σε σχέση με τις πράξεις που διαχειρίζονται. Στο πλαίσιο αυτό, προσδιορίστηκαν οι αρμοδιότητες και ο ρόλος των κυριότερων δημοσιονομικών παραγόντων, ιδίως του ανταποκριτή σε λογιστικά θέματα, ο οποίος αποτελεί πλέον τυπικώς στοιχείο της εσωτερικής οργάνωσης εκάστης ΓΔ. Καταρτίστηκαν διάφορες κατευθυντήριες γραμμές και πρακτικά βοηθητικά μέσα από τις λογιστικές υπηρεσίες και παρουσιάστηκαν στις ΓΔ.

Κάθε Γενική Διεύθυνση ή υπηρεσία καταρτίζει μητρώο με τους λογιστικούς κινδύνους και προτείνει ένα ρεαλιστικό σχέδιο δράσης για τον έλεγχο των κινδύνων που έχουν εντοπισθεί. Η λογιστική αναθεώρηση συνίσταται σε τακτική και τεκμηριωμένη εξέταση της προσήκουσας εφαρμογής των λογιστικών διαδικασιών ή ελέγχων. Όλες οι εργασίες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της αναθεώρησης, η περιγραφή των διεξαχθέντων ελέγχων και η συχνότητά τους, η παρουσίαση των εξαχθέντων πορισμάτων και τα μέτρα που λαμβάνονται με σκοπό τη θεραπεία των διαπιστωμένων αδυναμιών επισημοποιούνται σε φάκελο αναθεώρησης. Το σχέδιο δράσης καθώς και περίληψη του φακέλου αναθεώρησης αποστέλλονται στον υπόλογο προς ανάλυση και σχολιασμό.

Το προαναφερθέν σχέδιο άρχισε να αποφέρει καρπούς το 2007, έτος κατά το οποίο απαιτήθηκαν λιγότερες διορθώσεις των δεδομένων που εστάλησαν κατά το κλείσιμο των λογαριασμών.

4.2. Επικύρωση τοπικών συστημάτων

Η χρήση τοπικών συστημάτων πληροφορικής για λογιστικούς σκοπούς συνιστά πηγή κινδύνων για την ποιότητα των δεδομένων και παράγοντα επαύξησης της περιπλοκότητας. Οι ΓΔ που κάνουν χρήση τοπικών συστημάτων είναι υπεύθυνες για την ποιότητα και την ακεραιότητα των λογιστικών τους πληροφοριών και οφείλουν να μεριμνούν για τη μόνιμη ευθυγράμμιση των συστημάτων τους με το ABAC. Ένα από τα καθήκοντα του υπόλογου είναι η επικύρωση των συστημάτων λογιστικής που καταστρώνουν οι διατάκτες. Για τον σκοπό αυτό, ελέγχεται το κατά πόσον τα συστήματα αυτά και οι έλεγχοι που τα περιβάλλουν πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις, είτε επί τόπου είτε μέσω ερωτηματολογίων, αν πρόκειται για υπηρεσίες που διαχειρίζονται μικρότερα τμήματα του προϋπολογισμού. Επίσης εξετάζονται οι σημαντικές αλλαγές που επέρχονται στα εν λόγω συστήματα. Καταρτίζεται ετήσια έκθεση, στην οποία παρουσιάζεται περιληπτικά το έργο που έχει συντελεσθεί και τα ζητήματα που αφορούν περισσότερες ΓΔ.

Το κλιμάκιο επικύρωσης της ΓΔ Προϋπολογισμού παρακολουθεί επίσης τους ελέγχους που διενεργούνται στους κόλπους όλων των ΓΔ και υπηρεσιών με στόχο τη διασφάλιση της τήρησης των οδηγιών που έχουν παρασχεθεί στο πλαίσιο του σχεδίου λογιστικής ποιότητας. Ειδικότερα, διενεργούνται έλεγχοι με αντικείμενο τις μεθοδολογίες διαχωρισμού των οικονομικών χρήσεων και τους υπολογισμούς που απαιτούνται για το κλείσιμο των λογαριασμών.

Κατά τη διάρκεια του 2007, το κλιμάκιο εφάρμοσε πρόγραμμα αξιολόγησης οκτώ συστημάτων τα οποία είχαν θεσπισθεί από διατάκτες με σκοπό την παροχή ή την αιτιολόγηση λογιστικών πληροφοριών, όπως απαιτείται από το άρθρο 61 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του δημοσιονομικού κανονισμού. Με τον τρόπο αυτό αυξήθηκε σε τριάντα ο αριθμός των υπηρεσιών που αποτέλεσαν αντικείμενο επιτόπιων ελέγχων την περίοδο 2005/2007. Οι εν λόγω έλεγχοι κάλυψαν το μεγαλύτερο μέρος των δαπανών της Επιτροπής.

Επίσης ανελήφθησαν εκτεταμένες εργασίες για την παρακολούθηση ζητημάτων που είχαν διαπιστωθεί σε παλαιότερες εκθέσεις. Τα πορίσματα της σχετικής έρευνας συμπεριελήφθησαν σε συνολική έκθεση για το έτος 2007, η οποία εκδόθηκε στις αρχές Απριλίου του 2008. Οι υπηρεσίες έχουν σε γενικές γραμμές λάβει κατάλληλα μέτρα με σκοπό τη διευθέτηση των κύριων ζητημάτων που έχουν τεθεί επί τάπητος κατά το παρελθόν.

Η διαδικασία που επιτρέπει στον υπόλογο να εξετάζει τις προτεινόμενες αλλαγές στα τοπικά συστήματα πληροφορικής και διοίκησης (και αν μείνει ικανοποιημένος, να παρέχει σύμφωνη γνώμη) τέθηκε σε ισχύ τον Ιούνιο του 2006. Μέσω της εν λόγω διαδικασίας, εξετάστηκαν και εγκρίθηκαν 15 τέτοιες ουσιώδεις μεταβολές κατά τη διάρκεια του 2007.

Κατά την ημερομηνία έκδοσης της τελευταίας έκθεσης προόδου, εκκρεμούσε η επικύρωση των συστημάτων τριών ΓΔ (AIDCO, EAC και RELEX) και εξακολουθούσε να υφίσταται επιφύλαξη για τη χρήση του συστήματος ABAC-Contracts από μέρους του ΚΚΕρ.

Σε ό,τι αφορά τη ΓΔ AIDCO, οι προαναφερόμενες βελτιώσεις οδήγησαν στην επικύρωση του τοπικού της συστήματος, με μία επιφύλαξη για το τοπικό της σύστημα πληροφορικής, η οποία ήρθη ήδη κατά τη διάρκεια του 2008, δεδομένου ότι το σύστημα CRIS ευθυγραμμίζεται πλέον συστηματικά με το κεντρικό σύστημα λογιστικής. Το ΚΚΕρ αναφόρτωσε στην κεντρική βάση δεδομένων (ABAC Contracts) το σύνολό των συμβάσεών του για το 2007. Το ίδιο θα πρέπει να γίνει για τις συμβάσεις των ετών 2005 και 2006, προκειμένου να μπορεί να θεωρηθεί ότι το ΚΚΕρ συμμορφώθηκε με τις υποχρεώσεις του.

Δεν έχουν επικυρωθεί ακόμη τα συστήματα των ΓΔ EAC και RELEX. Σε αμφότερες τις ΓΔ παραμένουν προς διευθέτηση ορισμένα ζητήματα, παρά το γεγονός ότι κατά το 2007 συντελέστηκε σημαντική πρόοδος, χάρη κυρίως στις βελτιώσεις που επήλθαν στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της ΓΔ EAC και στην επιτυχή θέση σε λειτουργία του ABAC στις αντιπροσωπείες από τη ΓΔ RELEX.

5. Εξελίξεις στον τομέα της πληροφορικής σε σχέση με τον γενικό προϋπολογισμό

Το σχέδιο ανάπτυξης πληροφορικής αποσκοπεί στο να αποκτήσει το σύστημα πληροφοριών τα χαρακτηριστικά εκείνα που θα επιτρέπουν τη βελτίωση της δημοσιονομικής λογιστικής, των ελέγχων και της υποβολής εκθέσεων, καθώς και την καλύτερη ενοποίηση των διαφόρων λειτουργικών μονάδων πληροφορικής. Σκοπός της στρατηγικής στον τομέα της πληροφορικής είναι η τυποποίηση των πλατφορμών στις οποίες στηρίζονται οι διάφορες εφαρμογές, ούτως ώστε να βελτιωθεί η υποστήριξη που παρέχεται στους χρήστες και να περιορισθεί το κόστος συντήρησης.

Από το 2005 και μετά, η Επιτροπή εργάζεται δραστήρια με σκοπό να περιορίσει σε δύο μόνο τις πλατφόρμες που χρησιμοποιεί για τις εφαρμογές λογιστικής: SAP για την εφαρμογή ABAC Accounting και JAVA για την εφαρμογή ABAC Workflow. Μεσοπρόθεσμη στρατηγική της Επιτροπής είναι η ενσωμάτωση σε ενιαία πλατφόρμα όλων των λογιστικών της μεθόδων. Το σχετικό στρατηγικό σχέδιο διέπεται από την αρχή «buy-before-build» (αγορά προ της συγκρότησης), η οποία αποδίδει προτίμηση σε ετοιμοπαράδοτο λογισμικό που είναι διαθέσιμο στην αγορά αντί της κατά παραγγελία ανάπτυξης εφαρμογών με ιδία μέσα.

Στο πλαίσιο της στρατηγικής αυτής, η ΓΔ Προϋπολογισμού έθεσε σε εφαρμογή τη λειτουργική μονάδα SAP BCS για τις πράξεις δημοσιονομικής διαχείρισης, έθεσε υπό δοκιμή και ανέλυσε πρότυπη λύση SAP για τη διαχείριση ενεργητικού, αναλύει ήδη πρότυπη λύση για την ανάθεση δημόσιων συμβάσεων και εξετάζει τις εναλλακτικές δυνατότητες για μια νέα αρχιτεκτονική για την εφαρμογή SAP. Η πρόοδος που έχει συντελεσθεί στο πλαίσιο όλων αυτών των πρωτοβουλιών περιγράφεται παρακάτω, καθώς και στο παράρτημα 1 με μεγαλύτερη λεπτομερειακότητα.

5.1. Αναβαθμίσεις του ABAC

Κατά την περίοδο Απρίλιος 2007 – Μάρτιος 2008, άρχισε η παραγωγή τριών εκδόσεων του ABAC Workflow και συναφών λειτουργικών μονάδων. Οι κύριοι στόχοι των εν λόγω εκδόσεων μπορούν να συνοψισθούν ως εξής: αναβάθμιση των λειτουργιών με τις οποίες υποστηρίζεται η εκτέλεση του προϋπολογισμού και η διαχείριση των γενικών λογαριασμών· υλοποίηση υποστήριξης σε σχέση με τον δημοσιονομικό κανονισμό, όπως αυτός τροποποιήθηκε το 2007· και σταδιακή αναδιάταξη των τεχνικών θεμελίων του ABAC.

- ABAC Assets

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θέτει περιορισμούς στις επενδύσεις που αφορούν το σύστημα ABAC Assets και επιτρέπει μόνον εκείνες που αφορούν στοιχειώδη συντήρηση και μικροβελτιώσεις (ιδίως για τις αντιπροσωπείες της ΕΕ). Το χρονοδιάγραμμα της σταδιακής κατάργησης του ABAC Assets θα συμπέσει με την ανάπτυξη του διαδόχου συστήματος, δηλαδή του ABAC SAM (βλ. το σημείο 5.4 κατωτέρω). Οι Γενικές Διευθύνσεις δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούν τα δύο συστήματα εκ παραλλήλου.

- ABAC Contracts

Σε σχέση με το σύστημα ABAC Contracts, ήδη διεξάγονται προκαταρκτικές εργασίες για να εκτιμηθεί η σκοπιμότητα της ενσωμάτωσης των λειτουργιών του στο σύστημα εταιρικής διαχείρισης ABAC, με αξιοποίηση της πείρας που αποκτήθηκε από τη Γενική Διεύθυνση JLS κατά την καθιέρωση του συστήματος SAP Grantor. Προς το παρόν, οι επενδύσεις στο ABAC Contracts περιορίζονται σε στοιχειώδη συντήρηση.

- Ενιαία αποθήκη δεδομένων

Είναι δυσχερής ο συγχρονισμός των πληροφοριών που περιέχουν οι δύο υφιστάμενες αποθήκες οικονομικών δεδομένων, καθώς και η αντιστοίχηση των πληροφοριών αυτών με τους λογαριασμούς. Για τον λόγο αυτό, οι εν λόγω αποθήκες αντικαθίστανται σταδιακά από ενιαία αποθήκη δεδομένων, η οποία θα στηρίζεται στις αρχές της λογιστικής, και προβλέπεται να τεθούν εκτός λειτουργίας στα μέσα του 2009.

5.2. Διαδικασία ανάπτυξης και αρχιτεκτονική συστημάτων πληροφορικής

Οι βελτιώσεις που επέρχονται στη διαδικασία ανάπτυξης συστημάτων πληροφορικής διέπονται από μεθοδολογία μοντελοποίησης δεδομένων η οποία υποστηρίζεται από ειδικά προς τον σκοπό αυτό εργαλεία. Με την προσέγγιση αυτή εξασφαλίζεται η ευθυγράμμιση των συστημάτων πληροφορικής με τις λειτουργικές διαδικασίες της Επιτροπής, η κεντρική αποθήκευση και επικαιροποίηση όλης της σχετικής τεκμηρίωσης, καθώς και η αποτελεσματικότητα της μηχανικής λογισμικού.

5.3. Σύστημα ελέγχου προϋπολογισμού (BCS)

Η νέα έκδοση της λειτουργικής μονάδας SAP FM, δηλαδή του BCS (Budget Control System - Σύστημα ελέγχου προϋπολογισμού), αντικατέστησε τον Απρίλιο του 2008 την έκδοση FBS, που χρησιμοποιείτο για την κεντρική διαχείριση του προϋπολογισμού, δεδομένου ότι επιτρέπει την ενσωμάτωση των τοπικών κονδυλίων που απαιτούνται για τον εφοδιασμό των υπηρεσιών με ένα λεπτομερέστερο σύστημα διαχείρισης του προϋπολογισμού τους.

5.4. SAM (Supply and Assets Management)

Στο πλαίσιο της στρατηγικής της για την ενοποίηση των συστημάτων πληροφορικής, η ΓΔ BUDG αναλύει επισταμένως και αναπτύσσει μια πλήρως ενοποιημένη λειτουργική μονάδα για τη διαχείριση των προμηθειών και του ενεργητικού (Supply and Assets Management) προς αντικατάσταση του τρέχοντος συστήματος ABAC Assets. Τον Μάρτιο του 2007, έγινε μια πρώτη επίδειξη της εν λόγω λειτουργικής μονάδας στη ΓΔ BUDG και στην υπηρεσία OIB και οδήγησε στην απόφαση για το πέρασμα στην επόμενη φάση του σχεδίου. Τον Ιούλιο του 2007, υποβλήθηκε στη ΓΔ BUDG και στις υπηρεσίες OIB και OIL πλήρης ανάλυση για την επίδειξη της ορθότητας και την πρωτοτυποποίηση της νέας λειτουργικής μονάδας. Βάσει αυτής, ελήφθη η απόφαση για την ανάπτυξή της. Οι ανάγκες και των 12 υπηρεσιών που διαχειρίζονται στοιχεία ενεργητικού θα ενσωματωθούν προοδευτικά στο SAM. Οι σχετικές εργασίες προχωρούν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα· δύο υπηρεσίες, συγκεκριμένα η OIB και η OIL, προβλέπεται να καταστούν οι πρώτες υπηρεσίες-πελάτες που θα χρησιμοποιούν τη νέα λειτουργική μονάδα στα τέλη του 2008. Αναμένεται ότι το SAM θα υιοθετηθεί από το σύνολο των υπηρεσιών μέχρι το 2011. Ιδιαίτερη σημασία θα δοθεί στις ιδιαιτερότητες της ΓΔ RELEX.

6. ABAC DELEGATIONS (Αντιπροσωπείες ABAC)

Από τον Ιανουάριο του 2007, όλες οι αντιπροσωπείες χρησιμοποιούν πλέον απευθείας το σύστημα ABAC, το οποίο περιλαμβάνει επί του παρόντος λειτουργική μονάδα για τις πάγιες προκαταβολές, η οποία χρησιμεύει για την απλουστευμένη εγγραφή των πληρωμών μικρού ύψους (κάτω των 300 ευρώ), καθώς και τη δυνατότητα τραπεζικών και ταμειακών προσεγγίσεων. Τον Απρίλιο του 2007, το ABAC Assets υπέστη προσαρμογή ώστε να είναι δυνατή η χρήση του από τις αντιπροσωπείες. Επομένως, το σύστημα ABAC περιλαμβάνει πλέον το σύνολο της απογραφής στοιχείων ενεργητικού της Επιτροπής.

Κατά τη διάρκεια του 2007, επήλθε σειρά βελτιώσεων στο σύστημα πληροφορικής με στόχο την επίλυση προβλημάτων που είχαν επισημάνει οι αντιπροσωπείες, συγχρόνως δε προστέθηκαν στο ABAC Assets οι λειτουργίες που έλειπαν.

Σε ό,τι αφορά τις αντιπροσωπείες, η εξέλιξη αυτή σηματοδότησε επιπλέον μια αλλαγή νοοτροπίας (μετάβαση από τη λογιστική σε ταμειακή βάση στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση), η οποία έχει πολύ πιο εκτεταμένες συνέπειες από τις απλές μεταβολές που επέρχονται στα συστήματα πληροφορικής. Οι αντιπροσωπείες χρειάστηκε να αναπτύξουν εμπειρογνωσία σε όλους τους τομείς, και η εμπειρογνωσία αυτή πρέπει να εφαρμοσθεί καταλλήλως ούτως ώστε να καταστεί δυνατή η επικύρωση των δημοσιονομικών συστημάτων της ΓΔ RELEX (βλ. το ανωτέρω σημείο 4.2).

7. Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης

Προσπάθειες καταβάλλονται επίσης για τον εκσυγχρονισμό της πλατφόρμας πληροφορικής που χρησιμοποιείται για τους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, οι οποίοι διαφέρουν από τους λογαριασμούς του γενικού προϋπολογισμού.

Η ανάπτυξη του ABAC που ήταν απαραίτητη για το ΕΤΑ είχε ολοκληρωθεί και δοκιμασθεί σε μεγάλο βαθμό μέχρι τα μέσα του 2006, αλλά η υλοποίηση του νέου συστήματος πληροφορικής (CRIS-ABAC-EDF) αναβλήθηκε εξ ανάγκης, κυρίως λόγω του ότι έπρεπε να ολοκληρωθούν από τη ΓΔ AIDCO τα στάδια ανάπτυξης που ήταν αναγκαία για το CRIS, ούτως ώστε να επιτευχθεί η συμμόρφωση με τους κανόνες της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση σε σχέση με τον γενικό προϋπολογισμό. Η υλοποίηση του νέου συστήματος πληροφορικής για το ΕΤΑ προγραμματίζεται πλέον για τον Ιανουάριο 2009. Και οι δύο ΓΔ έχουν δεσμευθεί πλήρως για την τήρηση αυτής της διορίας.

Επομένως, το 2008 αναμένεται να είναι το τελευταίο έτος για το οποίο οι λογαριασμοί του ΕΤΑ καταρτίζονται με βάση αρχεία καταχωρίσεως στοιχείων που δεν συνάδουν με τα διεθνή πρότυπα. Καίτοι τα νέα συστήματα πληροφορικής είναι ακόμη στη φάση της ανάπτυξης, οι ετήσιοι λογαριασμοί του ΕΤΑ καταρτίζονται ήδη από το 2005 σύμφωνα με τις αρχές της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση.

8. Εφαρμογή του ABAC από άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς

Οι οργανισμοί και τα υπόλοιπα θεσμικά όργανα έχουν την ευχέρεια να επιλέξουν μεταξύ του ABAC και οποιουδήποτε άλλου συστήματος. Για εκείνα που θα επιλέξουν όντως το ABAC, έχει συσταθεί ειδική ομάδα, υπό την άμεση ευθύνη του υπόλογου της Επιτροπής, η οποία σχεδιάζει, αναλύει και συντονίζει το σύνολο των εργασιών που συνοδεύουν τη θέση σε εφαρμογή του ABAC, τόσο από την άποψη του χρονοδιαγράμματος όσο και από την άποψη των πόρων.

Στο πλαίσιο του ABAC δημιουργείται ειδικό δημοσιονομικό και λογιστικό περιβάλλον για τον εκάστοτε οργανισμό, αλλά ο υπόλογος εκάστου οργανισμού παραμένει υπεύθυνος για τους λογαριασμούς του και για την εκτέλεση των πληρωμών του.

Κατά τη διάρκεια του 2007, πέντε κανονιστικοί οργανισμοί[3] συνδέθηκαν με το σύστημα ABAC. Εννιά ακόμη οργανισμοί θα αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ABAC το 2008[4]. Δώδεκα τουλάχιστον επιπλέον οργανισμοί και φορείς προβλέπεται να συνδεθούν με το ABAC το 2009 και το 2010. Η λειτουργική μονάδα SI2 που χρησιμοποιείται σήμερα από αυτούς ήδη τίθεται σταδιακά εκτός λειτουργίας, αλλά θα διατηρηθεί μέχρι τη σύνδεση όλων των υπόψη οργανισμών και φορέων.

9. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Το νέο σύστημα λογιστικής της Ευρωπαϊκής Επιτροπής της έχει επιτρέψει να τηρήσει τις προθεσμίες που καθορίζονταν στη νομοθεσία για την κατάρτιση των ετήσιων λογαριασμών σε δεδουλευμένη βάση και σε συμμόρφωση με τα διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα ως προς όλες τις ουσιώδεις παραμέτρους.

Πλην όμως, το συγκεκριμένο εγχείρημα απαιτεί συνεχή εγρήγορση. Πρέπει να συνεχισθεί η περαιτέρω βελτίωση και ανάπτυξη των λογιστικών και δημοσιονομικών μεθόδων. Οι πλέον άμεσες προκλήσεις που εξακολουθούν να υφίστανται σήμερα είναι:

- συνέχιση της υλοποίησης των αναγκαίων βελτιώσεων στα συστήματα, για να διασφαλίζεται ότι όλες οι λογιστικές πράξεις καταχωρίζονται με ακρίβεια από τις ΓΔ,

- ολοκλήρωση της επικύρωσης των τοπικών συστημάτων των ΓΔ RELEX και EAC,

- ενσωμάτωση των λογαριασμών του ΕΤΑ στο ABAC και κατάρτιση του προσωπικού σε 46 αντιπροσωπείες,

- βελτιστοποίηση της ενοποίησης των συστημάτων πληροφορικής, με την ενοποίηση, εφόσον είναι δυνατό, των λογιστικών μεθόδων της Επιτροπής σε ενιαία πλατφόρμα,

- αναβάθμιση των δημοσιονομικών και διαχειριστικών εκθέσεων,

- παροχή του ίδιου επιπέδου εξυπηρέτησης σε νέους πελάτες (π.χ. στους οργανισμούς).

Ο προγραμματισμός του σχεδίου για την επόμενη διετία ανταποκρίνεται στις ανωτέρω επιδιώξεις, και η Επιτροπή παραμένει προσηλωμένη στον στόχο της επίτευξης των υψηλότερων προτύπων λογιστικής στον δημόσιο τομέα.

Καθώς είναι αντιμέτωπη με τις όλο και πιο απαιτητικές προκλήσεις που προαναφέρθηκαν, η ΓΔ Προϋπολογισμού αναγνωρίζει ότι το τρέχον σύστημα λογιστικής που εφαρμόζει έχει φθάσει στα όρια των δυνατοτήτων που παρέχει για την καταγραφή και την παρουσίαση των δαπανών και των εσόδων του γενικού προϋπολογισμού, καθώς επίσης ότι επιβάλλεται να δοθεί ώθηση στη στρατηγική της Επιτροπής για τη διαχείριση του γενικού προϋπολογισμού μέσω ενιαίας και πρότυπης πλατφόρμας, με χρήση λογισμικού για το οποίο θα υπάρχει δυνατότητα άμεσης συντήρησης από τον προμηθευτή του.

Το όλο εγχείρημα θα αποτελέσει πρόκληση για την παρούσα μέθοδο λογιστικής παρακολούθησης των πράξεων της Επιτροπής. Θα απαιτήσει ανοικτή και ευέλικτη προσέγγιση, αλλά θα συμβάλει καθοριστικά στο να παραμείνει η Επιτροπή πρωτοπόρος όσον αφορά τη λογιστική στον δημόσιο τομέα με βάση τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα του Δημόσιου Τομέα (IPSAS).

[1] COM(2002) 755.

[2] Στις 30 Ιουνίου 2003 (SEC(2003) 790), στις 31 Δεκεμβρίου 2003 (SEC(2004) 118), στις 30 Ιουνίου 2004 (COM(2004) 565), στις 31 Ιανουαρίου 2005 (COM(2005) 90), στις 31 Μαρτίου 2006 (COM(2006) 358), και στις 31 Μαρτίου 2007 (COM(2007) 343).

[3] FRA, Eurojust, Eurofound, CFCA, ECHA

[4] Πρόκειται για τρεις εκτελεστικούς οργανισμούς (TEN-T EA, ERCEA, REA) και έξι κανονιστικούς οργανισμούς (F4E, CEPOL, OSHA, ENISA, EMCDDA, CdT)