Ανακοίνωση της Επιτροπής - Σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και των υπηρεσιών για το 2003 {SEC(2004) 732}

ν

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝA

Ανακοίνωση της Επιτροπής

Σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και των υπηρεσιών για το 2003

1. Εισαγωγή

2. Θέματα σχετικά με το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου

2.1. Γενική εξέλιξη της κατάστασης

2.2. Ειδικά θέματα

2.2.1. Αντιπροσωπείες

2.2.2. Γραφεία εκπροσώπησης της Επιτροπής στα Κράτη Μέλη

2.2.3. Γραφεία της Επιτροπής και εκτελεστικοί οργανισμοί

2.3. Συμπεράσματα

3. Διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες/στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός

4. Ανθρώπινοι πόροι

5. Δημοσιονομική διαχείριση και υποβολή εκθέσεων

5.1. Επιμερισμένη διαχείριση

5.2. Άμεση και έμμεση συγκεντρωτική διαχείριση

5.3. Eκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχος

5.4. Εφαρμογή του δημοσιονομικού κανονισμού

5.5. Λογιστικές/οικονομικές εκθέσεις

5.6. Συμπεράσματα

6. Θέματα διακυβέρνησης

7. Συμπεράσματα

1. Εισαγωγη

Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους, οι Γενικές Διευθύνσεις (ΓΔ) και οι υπηρεσίες της Επιτροπής προέβησαν σε επισκόπηση των βασικών πολιτικών επιτευγμάτων, συγκρίνοντάς τα με τους στόχους που ορίζονται στην ετήσια στρατηγική πολιτικής και εξέτασαν τη διαχείριση κατά το 2003.

Στην παρούσα σύνθεση, η Επιτροπή επικεντρώνεται αποκλειστικά στη διαχείριση των ΓΔ και των υπηρεσιών κατά το 2003. Δεν λαμβάνει πλήρως υπόψη την έμφαση που έχει δοθεί στο πλαίσιο της διοικητικής μεταρρύθμισης της Επιτροπής, σε μια διαχείριση προσανατολισμένη στην υλοποίηση των πολιτικών στόχων της Ένωσης. Πρόκειται για τη λογική του ετήσιου κύκλου στρατηγικής, που αρχίζει με την ετήσια στρατηγική πολιτικής, που αποτελεί τη βάση των προγραμμάτων εργασίας των υπηρεσιών, στα οποία αναφέρονται οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των ΓΔ .

Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των ΓΔ και των υπηρεσιών, στις οποίες διευκρινίζεται το πολιτικό έργο της Επιτροπής, παρέχουν περισσότερα στοιχεία σχετικά με τις ενέργειες τις οποίες έχει κατευθύνει η Επιτροπή.

Ειδικότερα, κατά το 2003 επιτεύχθηκε σημαντική πρόοδος σχετικά με την εφαρμογή της διοικητικής μεταρρύθμισης της Επιτροπής και υλοποιήθηκαν όλες σχεδόν οι ενέργειες που ορίζονται στο λευκό βιβλίο [1]. Επίσης, τα περισσότερα προγράμματα δράσης που εφαρμόστηκαν για την αντιμετώπιση ζητημάτων οριζόντιου χαρακτήρα, που εντοπίζονταν στην προηγούμενη σύνθεση, ολοκληρώθηκαν ή έχουν σημειώσει ικανοποιητική εξέλιξη.

[1] Για περισσότερα στοιχεία, βλέπε έκθεση για την παρακολούθηση της μεταρρύθμισης (COM (2004) 93, της

Όσον αφορά τα επιτευχθέντα αποτελέσματα πολιτικής, η Επιτροπή αναγκάστηκε να αντιμετωπίσει αυξημένο φόρτο εργασίας κατά το 2003.

Λαμβάνοντας υπόψη τα επιτεύγματα αυτά, η παρούσα σύνθεση εξετάζει επίσης ορισμένα αλληλεπικαλυπτόμενα θέματα διαχείρισης που ανέκυψαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Στο πλαίσιο της παρούσας σύνθεσης, η Επιτροπή αποφάσισε να επικεντρωθεί σε θέματα διαχείρισης και οργάνωσης, τα οποία προκύπτουν από το έργο των γενικών διευθύνσεων και υπηρεσιών της και τα οποία είναι ιδιαίτερα σημαντικά για τη λειτουργία της διευρυμένης Ένωσης.

Εξετάζονται επίσης θέματα που εντοπίστηκαν και συστάσεις που περιλαμβάνονται στην ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή, σύμφωνα με το άρθρο 86 παράγραφος 3) του Δημοσιονομικού Κανονισμού, στην επισκόπηση της κατάστασης των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου [2] και στην ετήσια έκθεση της Επιτροπής Προόδου Ελέγχου [3]. Σχετικά με τις συστάσεις αυτές, στην παρούσα σύνθεση εξάγονται τα κατάλληλα συμπεράσματα.

[2] Επισκόπηση της κατάστασης του εσωτερικού ελέγχου στις ΓΔ και τις υπηρεσίες της Επιτροπής κατά το 2003

[3] Τρίτη ετήσια έκθεση της Επιτροπής Προόδου Ελέγχου Περίοδος από τον Μάιο του 2003 έως τον

2. Θεματα σχετικα με το πλαισιο εσωτερικου ελεγχου

2.1. Γενική εξέλιξη της κατάστασης

Δεδομένου ότι, μέχρι το τέλος του 2003, είχαν ικανοποιηθεί οι περισσότερες βασικές απαιτήσεις, οι Γενικοί Διευθυντές και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών θα επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στην αποτελεσματικότητα των συστημάτων που διαθέτουν για τον εσωτερικό έλεγχο.

2.2. Ειδικά θέματα

Θα πρέπει να επισημανθούν ορισμένα ειδικά θέματα που αφορούν περιπτώσεις στις οποίες οι αρμοδιότητες διαχείρισης έχουν ανατεθεί είτε σε διοικητικές δομές της Επιτροπής εκτός της έδρας της, ή σε εξωτερικούς φορείς.

Ένα ζήτημα έχει απαιτήσει την ανάληψη επείγουσας δράσης: η εφαρμογή του εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες, στα γραφεία εκπροσώπησης και στους εξωτερικούς φορείς που λογοδοτούν στην Επιτροπή, πρέπει να λάβει την τελική μορφή της και να εφαρμοστεί κατά προτεραιότητα, έτσι ώστε να αποφευχθούν οι κίνδυνοι εφαρμογής χαμηλότερων προτύπων εσωτερικού ελέγχου εκτός της έδρας της Επιτροπής. Στις παραπάνω περιπτώσεις, πρέπει να εφαρμόζονται οι απαιτήσεις σχετικά με τη λογοδοσία, τον έλεγχο και τη διαβίβαση εκθέσεων, οι οποίες ισχύουν για όλες τις ΓΔ και υπηρεσίες της Επιτροπής, και θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην υλοποίηση των ενδεδειγμένων εσωτερικών ελέγχων.

2.2.1. Αντιπροσωπείες

Όσον αφορά τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας, η Επιτροπή έχει ξεκινήσει μία σημαντική διαδικασία αποκέντρωσης με την οποία έχουν ανατεθεί στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής στις τρίτες χώρες αρμοδιότητες διαχείρισης και ελέγχου της επιχειρησιακής δαπάνης. Η διαδικασία αυτή, η οποία επεκτάθηκε καλύπτοντας περισσότερες αντιπροσωπείες κατά το 2003, θεωρείται κατά κανόνα επιτυχής από τις σχετικές ΓΔ. Επί του παρόντος επιχειρείται να καλυφθούν ορισμένες ανεπάρκειες που αφορούν την εφαρμογή προτύπων εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες, όπως είναι ο διαχωρισμός καθηκόντων, ιδίως μέσω της αντιμετώπισης συναφών προβλημάτων που αφορούν την οργάνωση των ανθρώπινων πόρων.

2.2.2. Γραφεία εκπροσώπησης της Επιτροπής στα κράτη μέλη

Οι επιφυλάξεις που εκφράστηκαν κατά το 2002 σχετικά με τη λειτουργία των γραφείων εκπροσώπησης στα κράτη μέλη, οδήγησαν στη λήψη διορθωτικών μέτρων, τα οποία έχουν εγκριθεί και άρχισαν να αποδίδουν. Εντούτοις, όσον αφορά το 2003, οι επιφυλάξεις που εκφράζονται στην σχετική ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων και στην σχετική δήλωση χρειάστηκε στο μεταξύ να επαναληφθούν.

2.2.3. Γραφεία της Επιτροπής και εκτελεστικοί οργανισμοί

Ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός κατέστησε δυνατή την σύσταση από την Επιτροπή διοικητικών υπηρεσιών και εκτελεστικών οργανισμών επιφορτισμένων με καθήκοντα διαχείρισης. Έχει αναληφθεί η δέουσα δράση για την σύσταση των εν λόγω οργανισμών. Τα πρώτα γραφεία άρχισαν να λειτουργούν κατά το 2003. Ο πρώτος εκτελεστικός οργανισμός θα αρχίσει να λειτουργεί κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2004. Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου στους εν λόγω οργανισμούς θα υπόκειται στην εφαρμογή των ιδίων προτύπων με εκείνα που ισχύουν για οποιεσδήποτε υπηρεσίες της Επιτροπής.

2.3. Συμπεράσματα

Η Επιτροπή έχει αναλάβει στην πράξη, υπό ορισμένες συνθήκες, είτε να αποκεντρώσει υπηρεσίες των ΓΔ εκτός της έδρας, είτε να αναθέσει καθήκοντα διαχείρισης σε εξωτερικούς φορείς, με βάση την εκτίμηση ότι δύνανται κατά τον τρόπο αυτό να αποδώσουν αποτελεσματικότερα. Για την εν λόγω αποκέντρωση και την ανάθεση αρμοδιοτήτων είναι σημαντικό να διασφαλισθεί το ίδιο επίπεδο λογοδοσίας όπως προβλέπεται από τις ΓΔ, ιδίως όσον αφορά τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου τα οποία διαθέτουν.

Oι αντίστοιχες ΓΔ είναι υπεύθυνες για τη διασφάλιση των κατάλληλων ρυθμίσεων εσωτερικού ελέγχου στα γραφεία εκπροσώπησης και τις αντιπροσωπείες, καθώς και της πλήρους λειτουργίας τους, ενώ θα πρέπει να παράσχουν στον εξουσιοδοτημένο σχετικό διατάκτη την απαραίτητη εξασφάλιση που απαιτείται για την υποστήριξη της ετήσιας δήλωσής του/της που επισυνάπτεται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων.

Οι εκτελεστικοί οργανισμοί πρέπει να διαχειρίζονται τα κονδύλια που τους διατίθενται, παρέχοντας επίπεδο εξασφάλισης ανάλογο με εκείνο που προσφέρουν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες της Επιτροπής. Προς τον σκοπό αυτό, το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου που καθορίζεται από τους εκτελεστικούς οργανισμούς θα περιλαμβάνεται στην ανασκόπηση που πραγματοποιείται δύο φορές τον χρόνο από την ΓΔ Προϋπολογισμού.

Η υλοποίηση του εσωτερικού ελέγχου πρέπει να εξακολουθήσει να επικεντρώνεται στην αποτελεσματικότητα και να διασφαλίζεται ότι τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου στηρίζουν επαρκώς την εξασφάλιση που πρέπει να παρέχεται ετησίως από τους εξουσιοδοτημένους διατάκτες.

3. Διαχειριση με βαση τις δραστηριοτητεσ/στρατηγικοσ σχεδιασμοσ και προγραμματισμοσ

Κατά το 2003, ο κύκλος στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού ήταν πλήρως λειτουργικός σε όλα του τα στάδια. Ειδικότερα, η διαδικασία κατάρτισης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας έχει βελτιωθεί, γεγονός που αναγνωρίζεται επίσης από το Ελεγκτικό Συνέδριο, ενώ τα προγράμματα δράσης έχουν ήδη ενσωματωθεί στα ετήσια προγράμματα των ΓΔ που αφορούν τη διαχείριση.

Έχει πλέον δημιουργηθεί ένα παγιωμένο στρατηγικό πλαίσιο σχεδιασμού και προγραμματισμού. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να εξακολουθήσει να δίδεται στο ζήτημα αυτό, ιδίως με τη διερεύνηση της πιθανής ανάπτυξης ή μιας περισσότερο πολυετούς προσέγγισης για τον στρατηγικό προγραμματισμό και για να καταστεί ο προγραμματισμός ένα σαφώς κεντρικό σημείο της σχέσης μεταξύ των ΓΔ, των υπηρεσιών και των επιτρόπων τους.

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες της Επιτροπής αντιμετώπισαν ορισμένα προβλήματα όσον αφορά την ανάπτυξη δεικτών αποδοτικότητας, συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης της επιτευχθείσας προόδου ως προς την υλοποίηση των πολιτικών στόχων. Η ανάγκη να βελτιωθεί ο ορισμός των δεικτών έχει επίσης υπογραμμισθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο. Απαιτείται να εξεταστούν τα κατωτέρω θέματα:

- Η λογική της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες απαιτεί τον εντοπισμό, την εφαρμογή και την κοινοποίηση των στόχων σε όλα τα επίπεδα εντός των ΓΔ και των υπηρεσιών της Επιτροπής, με το κατάλληλο επίπεδο συνεκτικότητας και συγκρισιμότητας.

- Απαιτείται να αναπτυχθούν καταλληλότεροι δείκτες απόδοσης, έτσι ώστε να βελτιωθεί η διαχειριστική ικανότητα για την παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων, όπως αναφέρεται στην έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Η επίσπευση της συμμετοχής των Επιτρόπων και των ανώτατων στελεχών στον τομέα αυτό αποτελεί ένα από τα θέματα που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Συμπεράσματα

Όσον αφορά την ετήσια διαδικασία καθορισμού των στόχων για κάθε τομέα πολιτικής και υπηρεσία, θα πρέπει να εξεταστεί ο τρόπος με τον οποίο θα μπορούσε να καταστεί περισσότερο πρακτικά χρήσιμη. Εξακολουθεί να απαιτείται η ενσωμάτωση του καθορισμού των στόχων στο πλαίσιο της χάραξης πολιτικής, καθώς και να διασφαλισθεί το αίσθημα συμμετοχής από μέρους των ανώτατων διοικητικών στελεχών. Παρά το γεγονός ότι το γενικό πλαίσιο έχει πλέον καθορισθεί, ενδέχεται να απαιτηθεί η εξέταση των τρόπων απλούστευσης και επομένως βελτίωσης, ο ορισμός των στόχων και των δεικτών. Για την ανάπτυξη αποτελεσματικότερης υποστήριξης του οργάνου, θα απαιτηθούν επίσης επαληθεύσιμοι ετήσιοι στόχοι όσον αφορά τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα, σε συνδυασμό με ένα σαφές όραμα όσον αφορά τα προς επίτευξη αποτελέσματα της πολιτικής στο πλαίσιο μεγαλύτερης περιόδου.

4. Ανθρωπινοι ποροι

Το 2003 παρατηρήθηκαν αρκετές θετικές εξελίξεις στον τομέα αυτό. Ειδικότερα, ολοκληρώθηκαν οι διαπραγματεύσεις σχετικά με τον νέο κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Τα σχετικά κείμενα εγκρίθηκαν στην συνέχεια από το Συμβούλιο, στις 22 Mαρτίου 2004, και τέθηκαν σε ισχύ την 1 Mαΐου 2004. Σε κάθε υπηρεσία της Επιτροπής εφαρμόστηκε μία νέα διαδικασία που συνίσταται στον εντοπισμό "ευαίσθητων" θέσεων απασχόλησης σε οικονομικούς ή διοικητικούς τομείς και στη μετάθεση απασχολουμένων που κατείχαν τις θέσεις αυτές για διάστημα άνω των 7 ετών.

Η πρώτη διαδικασία αξιολόγησης και προαγωγών βασίστηκε σε ένα νέο σύστημα, που ενισχύει τη σχέση μεταξύ αξιοκρατίας και εξέλιξης της σταδιοδρομίας και εφαρμόστηκε εντός της ορισθείσας προθεσμίας. Η έμφαση που δόθηκε στην επιμόρφωση αποτέλεσε σημαντικό στοιχείο της πολιτικής για το προσωπικό σε όλους τους τομείς. Η πλειονότητα των ΓΔ επέτυχε ή ξεπέρασε τον στόχο της Επιτροπής όσον αφορά τον μέσο αριθμό ημερών επιμόρφωσης ανά μέλος του προσωπικού.

Στο πλαίσιο αυτό και όπως και κατά τα προηγούμενα έτη, οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων πολλών ΓΔ και υπηρεσιών, τονίζουν τις ελλείψεις προσωπικού και τα προβλήματα τα σχετικά με την πρόσληψη ειδικευμένου προσωπικού σε συγκεκριμένους τομείς δραστηριότητας. Ο εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής διαπιστώνει από πλευράς του μια "χρόνια έλλειψη ανθρώπινων πόρων" που επηρεάζει τα καθήκοντα της Επιτροπής και ιδίως τον έλεγχο των προγραμμάτων δαπανών.

Συμπεράσματα

Η Επιτροπή παρατηρεί ότι το ζήτημα αυτό συνδέεται με την εξέταση των μηχανισμών υλοποίησης που χρησιμοποιούνται για κάθε πολιτική. Οι μηχανισμοί αυτοί εξετάζονται επί του παρόντος έτσι ώστε να διασφαλισθεί ότι είναι οι πλέον ενδεδειγμένοι από άποψη ανθρώπινων πόρων. Στο πλαίσιο αυτό, εξετάζονται σε κάθε περίπτωση οι επιλογές της διακυβέρνησης, όπως είναι η επιμερισμένη διαχείριση ή η εξωτερική ανάθεση. Τέλος, η αντιστοίχιση των ανθρώπινων πόρων με τις προτεραιότητες αποτελεί ένα ζήτημα που θα πρέπει να εξετάζεται κάθε έτος στην ετήσια πολιτική στρατηγικής, με προσεκτική μελέτη των αναγκών και των κινδύνων σε επίπεδο Επιτροπής. Η ανάλυση των κινδύνων θα πρέπει επίσης να ληφθεί περαιτέρω υπόψη κατά τον προσανατολισμό της διάθεσης των πόρων, συγχρόνως με άλλα στοιχεία όπως είναι οι προτεραιότητες πολιτικής. Η εν λόγω εξέταση πρέπει να περιλαμβάνει τη διαιτησία όσον αφορά τις δραστηριότητες που δεν δύνανται πλέον να υλοποιηθούν και θα πρέπει να εγκαταλειφθούν, έτσι ώστε να αποδεσμευτούν πόροι και να χρησιμοποιηθούν εκ νέου για δραστηριότητες που απαιτείται να ενισχυθούν.

5. Δημοσιονομικη διαχειριση και υποβολη εκθεσεων

Το 2003 ήταν το πρώτο έτος εφαρμογής του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού: χάρη σε μια προσεκτική προετοιμασία, η θέσπιση των νέων δημοσιονομικών κανόνων ήταν κατά κανόνα επιτυχής. Για πρώτη φορά, οι σχετικές με τις δραστηριότητες δηλώσεις των ΓΔ έχουν χρησιμοποιηθεί στη δημοσιονομική διαδικασία. Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και τις δηλώσεις για το 2003 θίγονται αρκετά θέματα δημοσιονομικής διαχείρισης, τα οποία δεν είναι νέα. όλα τα ζητήματα αυτά αποτελούν το αντικείμενο διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται σε διάφορα στάδια της υλοποίησης.

5.1. Επιμερισμένη διαχείριση

Παρά την επιτευχθείσα κατά το 2003 πρόοδο χάρη στην επιτυχή εξέλιξη των εργασιών όσον αφορά την περάτωση προγραμμάτων για την περίοδο 1994-1999 και τους αυξημένους ελέγχους στα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των δικαιούχων χωρών, από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και τις δηλώσεις όλων των ΓΔ που συμμετείχαν στην επιμερισμένη διαχείριση των διαρθρωτικών ταμείων, προκύπτει ότι το 2003 δεν κατέστη ακόμα δυνατό να δοθούν ανεπιφύλακτες εγγυήσεις για τη σχετική δαπάνη.

Σχεδιάζεται η λήψη ορισμένων μέτρων, έτσι ώστε να παρασχεθούν εύλογες εγγυήσεις σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στα κράτη μέλη, τόσο μέσω της στρατηγικής ελέγχου που χαράσσεται από κάθε ΓΔ, όσο και με τις δηλώσεις αξιοπιστίας τις οποίες θα πρέπει να λάβουν οι φορείς που είναι επιφορτισμένοι από τα κράτη μέλη με τη διαχείριση, την πληρωμή και τον έλεγχο των κοινοτικών κονδυλίων. Τούτο συμφωνεί επίσης με τις συστάσεις του εσωτερικού ελεγκτή.

5.2. Άμεση και έμμεση συγκεντρωτική διαχείριση

Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις των σχετικών ΓΔ διαπιστώνεται ικανοποιητικό επίπεδο διασφάλισης από μέρους των ΓΔ και των υπηρεσιών της Επιτροπής στον τομέα της συγκεντρωτικής διαχείρισης. Εξακολουθούν να υπάρχουν δυσχέρειες όσον αφορά τις επιχορηγήσεις που βασίζονται στην μερική επιστροφή των πραγματικών δαπανών που δηλώθηκαν από τους δικαιούχους. Το ζήτημα αυτό οδήγησε και πάλι σε επιφυλάξεις σχετικά με τη συχνότητα των σφαλμάτων που επηρεάζουν τη δήλωση των περισσοτέρων ΓΔ που χρησιμοποιούν το εν λόγω είδος προγράμματος. Προβλήθηκε η ανάγκη διενέργειας ελέγχων για την αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων στη διαδικασία επιλογής. Προτάθηκε επίσης η ανάπτυξη μιας αποτελεσματικής στρατηγικής ελέγχων και ενεργειών ανάκτησης, έτσι ώστε να αποφευχθεί ο κίνδυνος πληρωμής μη επιλέξιμων δαπανών, καθώς και η εξέταση εναλλακτικών κριτηρίων χρηματοδότησης. Έχει επίσης εντοπιστεί μία αδυναμία στον τομέα της διαχείρισης και του ελέγχου όσον αφορά τα κέντρα διαβίβασης και τα δίκτυα πληροφοριών. Η διαπίστωση της εν λόγω αδυναμίας οδήγησε στην έγκριση διορθωτικών μέτρων.

5.3. Eκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχος

Ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός εισάγει συγκεκριμένες απαιτήσεις για τους εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχους που θα πρέπει να διενεργούνται. Η ανάγκη ενίσχυσης των ελέγχων αυτών υπογραμμίζεται και θα αντιμετωπισθεί με τη βελτίωση της ανταλλαγής βέλτιστων πρακτικών.

5.4. Εφαρμογή του δημοσιονομικού κανονισμού

Η νέα διατύπωση του δημοσιονομικού κανονισμού, που τέθηκε σε ισχύ την 1 Ιανουαρίου 2003, εισήγαγε ένα ισχυρό νομικό πλαίσιο, το οποίο αποτέλεσε τη βάση για μια περισσότερο αποτελεσματική και υπεύθυνη δημοσιονομική διαχείριση και ικανοποιητικότερη προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας. Παρά το γεγονός ότι έχει επιτευχθεί σημαντική πρόοδος, ορισμένες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων αποκαλύπτουν ορισμένες εναπομένουσες δυσχέρειες κατά την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων του νέου δημοσιονομικού κανονισμού. Το ζήτημα αυτό εξετάζεται όσον αφορά τους κανόνες εφαρμογής, για τους οποίους προβλέπεται στο εγγύς μέλλον μια περιορισμένη επανεξέταση.

5.5. Λογιστικές/οικονομικές εκθέσεις

Tο έργο της μεταρρύθμισης του λογιστικού συστήματος σημείωσε πρόοδο κατά το 2003, σύμφωνα με το πολυετές πρόγραμμα που αποσκοπεί στην καθιέρωση λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων, μέχρι το 2005.

5.6. Συμπεράσματα

Δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης ΕΚ, η Επιτροπή είναι αρμόδια για την εκτέλεση του προϋπολογισμού, ενώ ο καταμερισμός των αρμοδιοτήτων μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης βρίσκεται στη διαδικασία της περαιτέρω αποσαφήνισης. Παρά την επιτευχθείσα κατά το 2003 πρόοδο, η Επιτροπή δεν είναι ακόμα σε θέση να επιθεωρεί καθένα από τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στα κράτη μέλη. Θα πρέπει να επιζητήσει τη συνολική αυτή διασφάλιση μέσω των δικών της προσπαθειών ελέγχου και λαμβάνοντας από τους φορείς που είναι επιφορτισμένοι από τα κράτη μέλη με τη διαχείριση, την πληρωμή και τον έλεγχο κοινοτικών κονδυλίων, διαβεβαιώσεις για την αποτελεσματικότητα των συστημάτων τους. Ο στόχος αυτός θα επιδιωχθεί με την ενίσχυση των ελέγχων που διεξάγουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής και με την επιβολή χρηματοδοτικών διορθώσεων στις περιπτώσεις που είναι αναγκαίο. Ειδικότερα, όσον αφορά τα διαρθρωτικά ταμεία, κατά την τρέχουσα περίοδο προγραμματισμού θα αυξηθεί η συνεργασία με τις εθνικές αρχές όσον αφορά τους ελέγχους συστημάτων και τους εκ των υστέρων ελέγχους, ενώ για την περίοδο 2007-2013, θα θεσπισθεί το κατάλληλο μέσο στις νομοθετικές πράξεις. Τα μέσα αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν, όπως προαναφέρθηκε, δηλώσεις αξιοπιστίας από τους φορείς που είναι επιφορτισμένοι από τα κράτη μέλη με τη διαχείριση, την πληρωμή και τον έλεγχο κοινοτικών κονδυλίων. Οι πρωτοβουλίες στον τομέα αυτό θα λάβουν υπόψη τις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, καθώς και τη γνώμη του όσον αφορά το ενιαίο πρότυπο ελέγχου.

Η άμεση διαχείριση απαιτεί αυξημένους πόρους της Επιτροπής. Το θέμα αυτό θα αντιμετωπισθεί, ιδίως μέσω της περαιτέρω εξέτασης των διαφόρων μεθόδων εφαρμογής της διαχείρισης και μέσω της απλούστευσης της διαχείρισης, από την Επιτροπή, προγραμμάτων που απαιτούν σημαντικά κονδύλια του προϋπολογισμού, όπως ζήτησε πρόσφατα το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο, καθώς και με την εξέταση της ενδεχόμενης εξωτερικής ανάθεσης διαχειριστικών καθηκόντων (όπως προτάθηκε από την Επιτροπή στην ανακοίνωσή της για το πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο 2007-2013), με την επανεξέταση των ελεγκτικών καθηκόντων (πιστοποιητικά ελέγχου που βεβαιώνουν την επιλεξιμότητα και την ακρίβεια των δαπανών που δηλώνονται, εξωτερική ανάθεση ελέγχων σε ανεξάρτητους ελεγκτές), και με τις σχετικές ρυθμίσεις επιθεώρησης σε επίπεδο Επιτροπής.

Οι εκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι αποτελούν βασικά στοιχεία για τη διασφάλιση της ενδεδειγμένης χρήσης των κοινοτικών κονδυλίων. Η αύξηση του αριθμού και των ικανοτήτων των υπαλλήλων που είναι επιφορτισμένοι με τα καθήκοντα αυτά δίνει αποτελέσματα, βρίσκεται όμως ακόμα εν εξελίξει στις ΓΔ και τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η περαιτέρω υποστήριξη και επιμόρφωση στο πλαίσιο των εν λόγω ζητημάτων (συμπεριλαμβανομένης της χρήσης μέσων δειγματοληψίας για τη διενέργεια συμπληρωματικών εκ των προτέρων ελέγχων, καταλόγων ελέγχου και στρατηγικών που βασίζονται στην αξιολόγηση των κινδύνων για τη διενέργεια επί τόπου ελέγχων) θα παρασχεθεί από τις κεντρικές υπηρεσίες, ενώ θα διοργανωθούν ανταλλαγές μεθόδων στο πλαίσιο του υπό δημιουργία δικτύου εκ των υστέρων ελέγχων. Η κατάλληλη λειτουργία των εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων, σε συνδυασμό με μια ανασκόπηση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, θα συμβάλει επίσης στη μείωση των κινδύνων της διπλής χρηματοδότησης.

Το έργο του εκσυγχρονισμού του λογιστικού συστήματος της Επιτροπής θα συνεχισθεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που έχει ορισθεί και η ΓΔ και οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα πρέπει να καταβάλουν τις απαιτούμενες προσπάθειες για να προσαρμοσθούν στο νέο πλαίσιο, σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό.

Κατά τους επερχόμενους μήνες θα ξεκινήσει η επανεξέταση των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού [4].

[4] Η εν λόγω ταχεία επανεξέταση θα περιορίζεται στο πλαίσιο του τίτλου V των κανόνων εφαρμογής, έτσι ώστε

6. Θεματα διακυβερνησης

Μετά από τα προβλήματα που διαπιστώθηκαν στην υπηρεσία Eurostat, και εν συνεχεία των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και της σύνθεσης 2002, έχουν ληφθεί αρκετά μέτρα διακυβέρνησης κατά το 2003, έτσι ώστε να διασφαλισθούν στενότεροι δεσμοί και αποτελεσματικότερη επικοινωνία μεταξύ των ΓΔ και υπηρεσιών και των Επιτρόπων, καθώς και μεταξύ των οριζοντίων υπηρεσιών και των επιχειρησιακών ΓΔ. Η νέα διατύπωση του κώδικα συμπεριφοράς που διέπει τις σχέσεις μεταξύ των Επιτρόπων και των ΓΔ και υπηρεσιών διευκρινίζει περαιτέρω τις πληροφορίες που θα πρέπει να λαμβάνουν οι Επίτροποι σχετικά με τον εσωτερικό έλεγχο καθώς και ζητήματα ελέγχου. Η τακτική υποβολή εκθέσεων επί των θεμάτων αυτών, καθώς και για θέματα που κοινοποιούνται στην υπηρεσία OLAF, προβλέπεται ήδη όπως εμφαίνεται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων.

Βελτιώθηκε επίσης η διαβίβαση πληροφοριών και ο συντονισμός του εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής στο πλαίσιο της Κοινότητας.

Οι επιφυλάξεις που εκφράστηκαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις 2003 καταδεικνύουν ότι, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επιπτώσεις τους στην παρεχόμενη εύλογη διασφάλιση δεν έχουν εκτιμηθεί επαρκώς. Το αντικείμενο της δήλωσης πρέπει να είναι απαλλαγμένο από ασάφειες, όπως τονίζεται από το Ελεγκτικό Συνέδριο. Διαπιστώθηκε ότι η αξιολόγηση από ομοτίμους, του σχεδίου επιφυλάξεων ήταν θετική όσον αφορά την καθιέρωση μιας συνεκτικότερης προσέγγισης, είναι όμως απαραίτητο επίσης να αντιμετωπισθεί η ανάγκη να συντάσσουν οι ΓΔ τη δήλωσή τους κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει την επακριβή κατάσταση του εσωτερικού ελέγχου, χωρίς να στερείται ουσίας η παρεχόμενη διαβεβαίωση. Επιπλέον, θα αναπτυχθεί περαιτέρω προβληματισμός για την ανάπτυξη βέλτιστων πρακτικών στο πλαίσιο των μηχανισμών εσωτερικής διασφάλισης για την υποστήριξη των δηλώσεων των Γενικών Διευθυντών, συμπεριλαμβανομένων των μηχανισμών παρακολούθησης και κοινοποίησης στα διάφορα επίπεδα της ιεραρχίας.

Συμπεράσματα

Η διαδικασία υποβολής ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων έλαβε σταδιακά την τελική μορφή της. Η πληροφόρηση, ιδίως από τους διευθυντές που είναι αρμόδιοι για τους ανθρώπινους πόρους, διατίθεται στον εξουσιοδοτημένο διατάκτη για να συντάξει τη δήλωση αξιοπιστίας του/της, ενώ η ροή πληροφόρησης μεταξύ των ΓΔ και υπηρεσιών και των Επιτρόπων έχει καταστεί τακτικότερη και σαφέστερη.

Ένα βασικό ζήτημα που θα πρέπει να εξετασθεί είναι το γεγονός ότι οι ετήσιες δηλώσεις των εξουσιοδοτημένων διατακτών πρέπει να αντικατοπτρίζουν την πραγματική λειτουργία των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου τα οποία διαθέτουν και θα πρέπει να επιδιωχθεί η ανάληψη δράσης στον τομέα αυτό. Επιπλέον, οι κατευθυντήριες γραμμές και η συνδρομή από τις κεντρικές υπηρεσίες, καθώς και ο επιμερισμός των βέλτιστων πρακτικών μεταξύ των ΓΔ και των υπηρεσιών της Επιτροπής, θα συμβάλουν στην περαιτέρω ενίσχυση της διαδικασίας.

Επίσης, για να ληφθεί μία ανεπιφύλακτη δήλωση αξιοπιστίας από το Ελεγκτικό Συνέδριο, οι ΓΔ και οι υπηρεσίες της Επιτροπής πρέπει να εξασφαλίζουν ότι η εκφρασθείσα διαβεβαίωση στη δήλωση αξιοπιστίας είναι συνεκτική όσον αφορά τις εκφρασθείσες επιφυλάξεις και βασισμένη σταθερά σε μια αποδοτική διαχείριση των κινδύνων, ενώ θα εκφράζει πιστά τη λειτουργία των συστημάτων ελέγχου που διαθέτουν.

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στις σχετικές με τον λογιστικό έλεγχο και τον εσωτερικό έλεγχο συστάσεις όσον αφορά τους κινδύνους και τις δυνητικές επιπτώσεις τους και να ενισχύσουν τις διαδικασίες παρακολούθησης που εφαρμόζουν.

7. Συμπερασματα

Τα θέματα που εθίγησαν από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες και από τον εσωτερικό/εξωτερικό ελεγκτή, καθώς και στη γενική επισκόπηση, έχουν ήδη εντοπισθεί και έχουν αποτελέσει το αντικείμενο προηγούμενων προγραμμάτων δράσης στην προηγούμενη σύνθεση. Κατά το τρέχον έτος δεν υπάρχουν νέα στοιχεία που θα απαιτούσαν την κατάρτιση ενός νέου προγράμματος δράσης. Η Επιτροπή διαπιστώνει ότι οι περισσότερες δράσεις που συμπεριλαμβάνονταν στα προγράμματα δράσης 2001 και 2002 φαίνονται να εξελίσσονται ικανοποιητικά, παρά τις ενδεχόμενες διακυμάνσεις κατά περίπτωση, όπως αναφέρεται κατωτέρω:

* Ορισμένες δράσεις που ολοκληρώθηκαν στο πλαίσιο προηγουμένων συνθέσεων απαιτούν περαιτέρω παρακολούθηση έτσι ώστε να αποβούν καρποφόρες.

Μεταξύ άλλων, αναφέρεται η περίπτωση της αξιολόγησης που θα πρέπει να πραγματοποιηθεί από τους επικεφαλής αντιπροσωπειών, μετά από τα συμπεράσματα που εξήχθησαν σχετικά με την κατάσταση των εσωτερικών ελέγχων στις αντιπροσωπείες. η εφαρμογή των συμφωνηθέντων μέτρων όσον αφορά τα κέντρα διαμεταβίβασης και τα δίκτυα, καθώς και τις αντιπροσωπείες της ΓΔ Τύπου. τα αποτελέσματα των διαφόρων επί τόπου δράσεων επιμερισμένης διαχείρισης (αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών, μέτρα που σχεδιάζονται στον τομέα του ελέγχου), τα οποία θα πρέπει να εφαρμοσθούν στην πράξη, στο μέτρο του δυνατού, κατά τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου προγραμματισμού και τα οποία εκφράζονται στο νομικό πλαίσιο της επομένης περιόδου. η περαιτέρω εξέταξη του ζητήματος της εισαγωγής γενικότερων κατ´αποκοπή στοιχείων στις επιχορηγήσεις, ένα ζήτημα που αξίζει να μελετηθεί κατά την έναρξη της προβλεπόμενης αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού.

* Δράσεις που έχουν εντοπισθεί σε προηγούμενες συνθέσεις και εξακολουθούν να βρίσκονται εν εξελίξει:

Η ανάγκη να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες όσον αφορά την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών συστημάτων ελέγχου που διαθέτουν, καθώς επίσης και για να διασφαλισθεί η υποστήριξη της εξασφάλισης την οποία θα πρέπει να παράσχουν κάθε έτος ως εντεταλμένοι διατάκτες. η δέουσα κοινοποίηση του πλαισίου διαχείρισης και ελέγχου, σε όλα τα επίπεδα εντός των ΓΔ. η επανεξέταση του πεδίου δράσης των συνεργιών μεταξύ των υπηρεσιών των οποίων οι δραστηριότητες αφορούν τις εξωτερικές σχέσεις, όπως ανακοινώθηκε στη σύνθεση του 2001. η έγκριση της ανακοίνωσης για την αντιμετώπιση του ζητήματος των σπανίων ικανοτήτων σε ορισμένους τομείς. η ανάπτυξη μιας βάσης δεδομένων των νομικών οντοτήτων και μιας βάσης δεδομένων για τις συμβάσεις. η ολοκλήρωση των εργασιών για τη διαλειτουργικότητα του συστήματος πληροφόρησης σχετικά με τη διαχείριση, οι οποίες ξεκίνησαν με τη Σύνθεση του 2001.

Η μεταρρύθμιση, που αποτελεί μια από τις βασικές προτεραιότητες της παρούσας Επιτροπής, εφαρμόζεται σε μεγάλο βαθμό. Τα μέσα της μεταρρύθμισης, τα οποία έχουν σχεδιαστεί για να καταστήσουν τη διαχείριση της Επιτροπής περισσότερο αποδοτική, με μεγαλύτερη υπευθυνότητα και διαφάνεια, έχουν πλέον γίνει μέρος της καθημερινής λειτουργίας των ΓΔ και υπηρεσιών της Επιτροπής [5], συμβάλλοντας κατά τον τρόπο αυτό στο να καταστεί η Επιτροπή επαρκέστερη, αποτελεσματικότερη και ικανή να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις της διευρυμένης Ένωσης.

[5] Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εξέλιξη της διοικητικής μεταρρύθμισης της Επιτροπής

Η εξέταση των πλέον ενδεδειγμένων προτύπων για τη βελτιστοποίηση των πολιτικών αποτελεσμάτων και για τη βελτίωση της σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας σε ευρωπαϊκή κλίμακα, βρίσκεται εν εξελίξει στο πλαίσιο των προτάσεων για το χρηματοδοτικό πλαίσιο 2007-2013:

* Στην περίπτωση της επιμερισμένης διαχείρισης, η Επιτροπή πρέπει να εξακολουθήσει να καταβάλλει προσπάθειες για την αύξηση των αρμοδιοτήτων των φορέων που είναι επιφορτισμένοι από τα κράτη μέλη με τη διαχείριση, την πληρωμή και τον έλεγχο κοινοτικών κονδυλίων, ενώ θα πρέπει να ενισχύσει τις εξουσίες που διαθέτει για τη διόρθωση των παρατυπιών. Όσον αφορά την κεντρική διαχείριση, απαιτείται απλούστευση των μέσων, έτσι ώστε οι κανόνες να δύνανται να γίνουν καλύτερα αντιληπτοί από τους δικαιούχους και η σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και των ελέγχων να καταστεί δυνατόν να βελτιωθεί. Η Επιτροπή δύναται επίσης να βασιστεί στο υφιστάμενο έργο στους διαφόρους τομείς διαχείρισης και να επανεξετάσει τα περιθώρια που υπάρχουν για να αυξηθεί η εξωτερική ανάθεση καθηκόντων.

* Ανεξάρτητα από τις χρησιμοποιούμενες μεθόδους και τους εφαρμοζόμενους μηχανισμούς διασφάλισης, η Επιτροπή οφείλει πάντοτε να εξασφαλίζει ότι οι μηχανισμοί ελέγχου είναι ανάλογοι των γενικών αρμοδιοτήτων της στον τομέα της εκτέλεσης του προϋπολογισμού.

* Η βελτίωση των δημοσιονομικών και λογιστικών ελέγχων είναι απαραίτητη τόσο από ποσοτική άποψη όσο και από άποψη επικέντρωσης στους τομείς που υπάρχουν μεγαλύτεροι κίνδυνοι. Τα καθήκοντα αυτά θα πρέπει να ανατίθενται σε προσωπικό με τη δέουσα κατάρτιση και θα πρέπει να αναπτύσσονται συνέργιες με τους οργανισμούς που διεξάγουν δημοσιονομικούς και λογιστικούς ελέγχους σε εθνική και ευρωπαϊκή κλίμακα. Ο βαθμός συνεργασίας μεταξύ ελεγκτών και ελεγχόμενων πρέπει να αυξηθεί, έτσι ώστε να διασφαλιστεί η αμοιβαία κατανόηση και η ομαλή υλοποίηση των εγκριθεισών συστάσεων. Θα πρέπει να εξακολουθήσει να δίδεται ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα του έργου του εσωτερικού ελέγχου.