ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Ετήσια έκθεση προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν το 2012 (Άρθρο 99 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού) /* COM/2013/0606 final */





ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Ετήσια έκθεση προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν το 2012 (Άρθρο 99 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού) ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1........... Εισαγωγή...................................................................................................................... 5 2........... Η αποστολή της ΥΕΕ: Ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα και λογοδοσία....................... 5 3........... Εκτέλεση ελέγχων........................................................................................................ 6 3.1........ Υλοποίηση του προγράμματος ελέγχων 2012 της ΥΕΕ............................................... 6 3.2........ Νέες συστάσεις και ποσοστό αποδοχής....................................................................... 7 3.3........ Εφαρμογή των συστάσεων που διατυπώθηκαν κατά την περίοδο 2008-12................. 8 4........... Κύρια πορίσματα και συστάσεις.................................................................................. 8 4.1........ Οριζόντιοι έλεγχοι........................................................................................................ 8 4.1.1..... Διαδικασία των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (πολλαπλές ΓΔ)........................ 8 4.1.2..... Διαχείριση και παρακολούθηση της κατανομής του προσωπικού (πολλαπλές ΓΔ)..... 9 4.1.3..... Εσωτερικά συστήματα αντιστροφής χρέωσης και τιμολόγησης (πολλαπλές ΓΔ)..... 10 4.2........ Γεωργία, φυσικοί πόροι και υγεία............................................................................... 11 4.2.1..... Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ MARE, SANCO).......................................... 11 4.2.2..... Στρατηγική ελέγχου - Διεύθυνση J (ΓΔ AGRI).......................................................... 11 4.3........ Συνοχή........................................................................................................................ 12 4.3.1..... Λήξη της προγραμματικής περιόδου 2000-06 (ΓΔ REGIO, ΓΔ EMPL).................... 12 4.3.2..... Εφαρμογή των προγραμμάτων 2007-13 (ΓΔ REGIO)................................................ 13 4.4........ Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές................................................................................ 13 4.4.1..... Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ ENER)........................................................... 13 4.5........ Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση............................................................. 14 4.5.1..... Διαμόρφωση της εσωτερικής οργάνωσης στις αντιπροσωπείες της ΕΕ (ΓΔ DEVCO) 14 4.6........ Εκπαίδευση και υπηκοότητα....................................................................................... 14 4.6.1..... Πρόγραμμα διά βίου μάθησης (LLP) (ΓΔ EAC/EACEA)........................................... 14 4.6.2..... Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ HOME)......................................................... 15 4.6.3..... Παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ (ΓΔ JUST)........................ 15 4.7........ Οικονομικές και δημοσιονομικές υποθέσεις............................................................. 15 4.7.1..... Υλοποίηση από το ΕΤΕ του προγράμματος ΠΑΚ (ΓΔ ECFIN).................................. 15 4.7.2..... Πράξεις εκτός προϋπολογισμού (ΓΔ ECFIN)............................................................ 16 4.7.3..... Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ ENTR)........................................................... 16 4.7.4..... Παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ (ΓΔ TAXUD).................... 16 4.8........ Γενικές υπηρεσίες και ΑΠ.......................................................................................... 17 4.8.1..... Παραγωγή, ανάπτυξη και διάδοση στατιστικών στοιχείων (ΓΔ ESTAT).................... 17 4.9........ Έλεγχοι συστημάτων ΤΠ............................................................................................ 17 4.9.1..... Διαχείριση τοπικών συστημάτων ΤΠ (ΓΔ DEVCO, ΓΔ TRADE)............................... 18 4.9.2..... Διακυβέρνηση και απόδοση συστημάτων ΤΠ (ΓΔ SANCO/EAHC).......................... 18 4.9.3..... Ορίζων 2020 (ΓΔ TD, DG CNECT, ΕΟΕΣΕ)............................................................. 18 5........... Διαβούλευση με την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών της Επιτροπής.......... 19 6........... Συμπεράσματα............................................................................................................ 19 1. Εισαγωγή Η παρούσα έκθεση σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) της Επιτροπής ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, σύμφωνα με το άρθρο 99 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού. Βασίζεται στην έκθεση που συνέταξε η ΥΕΕ δυνάμει του άρθρου 99 παράγραφος 3 του κανονισμού σχετικά με τις ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις που έφερε εις πέρας το 2012[1] για τις Γενικές Διευθύνσεις, τις υπηρεσίες και τους εκτελεστικούς οργανισμούς της Επιτροπής[2]. Περιγράφει τις αδυναμίες που εντοπίστηκαν και τα μέτρα που ελήφθησαν για την αντιμετώπισή τους και περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με σημαντικά ζητήματα έκθεσης σε κινδύνους, ελέγχου και εταιρικής διακυβέρνησης[3]. Η Επιτροπή έχει ήδη απαντήσει σε ορισμένες από αυτές τις συστάσεις στη συγκεφαλαιωτική έκθεση[4]. 2. Αποστολή της ΥΕΕ: Ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα και λογοδοσία Αποστολή της ΥΕΕ είναι να συμβάλει στην ορθή διαχείριση στους κόλπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, μέσω του ελέγχου των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητάς τους με σκοπό την επίτευξη συνεχούς βελτίωσης. Η ΥΕΕ τελεί υπό την ευθύνη του μέλους της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για τον έλεγχο και λογοδοτεί στην APC (επιτροπή προόδου εσωτερικού ελέγχου). Η ανεξαρτησία της κατοχυρώνεται στον δημοσιονομικό κανονισμό και στον χάρτη αποστολής της, ο οποίος θεσπίζεται από την Επιτροπή. Η ΥΕΕ εκτελεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού, καθώς και σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα για την κατ’ επάγγελμα άσκηση εσωτερικού ελέγχου και τον κώδικα δεοντολογίας που έχει υιοθετήσει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών. Η ΥΕΕ δεν ελέγχει τα συστήματα των κρατών μελών για τον έλεγχο των κονδυλίων της Επιτροπής. Οι έλεγχοι αυτοί, που φτάνουν μέχρι σε επίπεδο μεμονωμένων δικαιούχων, πραγματοποιούνται από εσωτερικούς ελεγκτές των κρατών μελών, εθνικές ελεγκτικές αρχές, άλλες επιμέρους Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ). Η ΥΕΕ ελέγχει, ωστόσο, τα μέτρα που λαμβάνονται από τις υπηρεσίες της Επιτροπής για την εποπτεία και τον έλεγχο οργανισμών στα κράτη μέλη, καθώς και άλλων οργανισμών που είναι υπεύθυνοι για την εκταμίευση των κονδυλίων της ΕΕ, όπως τα Ηνωμένα Έθνη. Όπως προβλέπεται στον ΔΚ, η ΥΕΕ δύναται να ασκήσει τα καθήκοντα αυτά επί τόπου, ακόμη και στα κράτη μέλη. Συνολική γνώμη σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση από μέρους της Επιτροπής Όπως επιτάσσει ο χάρτης αποστολής της, η ΥΕΕ εξέδωσε την τρίτη συνολική γνώμη της σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση της Επιτροπής. Η συνολική γνώμη για το 2012 βασίζεται στους ελέγχους στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης στην Επιτροπή που ασκήθηκε τόσο από την ΥΕΕ όσο και τα ΚΕΕ κατά την προηγηθείσα τριετία 2010-2012. Λαμβάνει επίσης υπόψη πληροφορίες από άλλες πηγές, όπως οι εκθέσεις του ΕΕΣ. Η ΥΕΕ, τα ΚΕΕ ή το ΕΕΣ είχαν προγραμματίσει να ελέγξουν όλες τις ελέγξιμες οικονομικές οντότητες που έχουν αξιολογηθεί ως υψηλού κινδύνου και οι οποίες είναι ουσιώδεις για την εκτέλεση του προϋπολογισμού μέχρι το τέλος της περιόδου αυτής για την εξασφάλιση πλήρους κάλυψης. Η ολοκλήρωση των δεσμεύσεων όσον αφορά τους ελέγχους το 2012 συμβάλλει στην εξασφάλιση επαρκούς κάλυψης για το έτος 2012. Συμβολή της ΥΕΕ στην άμβλυνση του κινδύνου απαλλαγής και σε μια θετικότερη δήλωση αξιοπιστίας Η διαδικασία απαλλαγής συνεπάγεται κινδύνους υπόληψης για την Επιτροπή. Το έργο της ΥΕΕ στηρίζει την Επιτροπή για τον περιορισμό αυτού του κινδύνου. Η συμμόρφωση παραμένει το σημαντικότερο ζήτημα, αν και η διαδικασία απαλλαγής επικεντρώνεται ολοένα και περισσότερο στην απόδοση. Η αξιολόγηση της συμμόρφωσης βασίζεται στα αποτελέσματα του ελέγχου της δήλωσης αξιοπιστίας του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ). Η δήλωση αξιοπιστίας συνίσταται στη γνώμη του ΕΕΣ σχετικά με την αξιοπιστία των λογαριασμών της ΕΕ, καθώς και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των υποκείμενων πράξεων. Για την αποτροπή του κινδύνου σφάλματος στις πληρωμές, η Επιτροπή πρέπει να διασφαλίσει ότι οι εφαρμοζόμενες στρατηγικές ελέγχου είναι ανάλογες με τους κινδύνους. Οι εν λόγω στρατηγικές ελέγχου πρέπει να είναι αποτελεσματικές στην πρόληψη και τον εντοπισμό των σφαλμάτων, καθώς και να συνοδεύονται από αποτρεπτικές διοικητικές κυρώσεις και εκθέσεις σχετικά με το υπολειπόμενο ποσοστό σφάλματος. Για αυτόν ακριβώς το λόγο οι έλεγχοι διασφάλισης της εφαρμογής μιας συνεκτικής στρατηγικής ελέγχου σε κάθε σημαντικό τομέα δαπανών έχουν προτεραιότητα στο στρατηγικό σχέδιο ελέγχου της ΥΕΕ για την περίοδο 2010-2012, καθώς και για την περίοδο 2013-2015. Το 2012, διεξήχθησαν έλεγχοι σχετικά με τις στρατηγικές ελέγχου των ΓΔ AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE και SANCO. 3. Εκτέλεση ελέγχων 3.1. Υλοποίηση του προγράμματος ελέγχων 2012 της ΥΕΕ Έως την καταληκτική ημερομηνία της 1ης Φεβρουαρίου 2013, η ΥΕΕ υλοποίησε το 100% των αποστολών προτεραιότητας (88% το 2011) και το 62% των αποστολών άνευ προτεραιότητας (69% το 2011) που είχε προγραμματίσει. Συνολικά, ολοκληρώθηκαν 89 εκθέσεις (περιλαμβανομένων των ελέγχων, της μεταπαρακολούθησης και της παροχής συμβουλών), οι οποίες αναλύονται ως εξής[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Αποστολές || Εκθέσεις || Αποστολές || Εκθέσεις || Αποστολές || Εκθέσεις ΕΛΕΓΧΟΣ || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 ΠΑΡΟΧΗ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 ΜΕΤΑΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΕΙΣ || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Σύνολο || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 Το συνημμένο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών συνοψίζει όλες τις ολοκληρωθείσες εκθέσεις ελέγχου. Περιλαμβάνει τους στόχους, το πεδίο εφαρμογής, τους κινδύνους και τις συστάσεις κάθε έκθεσης, το γενικό στάδιο υλοποίησης των συστάσεων για την περίοδο 2008-2012 και τις περιλήψεις των τελικών συμπερασμάτων των αποστολών μεταπαρακολούθησης. 3.2. Νέες συστάσεις και ποσοστό αποδοχής Το 2012, η ΥΕΕ εξέδωσε την ακόλουθη σειρά συστάσεων, καθώς και το ποσοστό αποδοχής τους: || Νέες συστάσεις || Συστάσεις που έγιναν δεκτές || Συστάσεις που δεν έγιναν δεκτές Προτεραιότητα || # || # || % || # || % Ζωτικής σημασίας || 0 || 0 || || 0 || Πολύ σημαντική || 83 || 83[6] || 100% || 0 || Σημαντική || 109 || 108 || 99% || 1 || 1% Επιθυμητή || 0 || 0 || || 0 || Σύνολο || 192 || 191 || 99% || 1 || 1% Για το σύνολο των συστάσεων που έγιναν δεκτές (ή εν μέρει δεκτές), οι ελεγχθείσες υπηρεσίες κατήρτισαν σχέδια δράσης, τα οποία υποβλήθηκαν στην ΥΕΕ και αξιολογήθηκαν ως ικανοποιητικά. 3.3. Εφαρμογή των συστάσεων που διατυπώθηκαν κατά την περίοδο 2008-12 Οι ελεγχθείσες υπηρεσίες δήλωσαν ότι το 78% του συνόλου των συστάσεων που έγιναν δεκτές κατά την περίοδο 2008-2012 είχε ήδη υλοποιηθεί έως τις αρχές του 2013. Το επισυναπτόμενο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών παρέχει μια επισκόπηση του σταδίου εφαρμογής των συστάσεων (εκτίμηση ελεγχόμενων υπηρεσιών). Ωστόσο, η εφαρμογή 29 πολύ σημαντικών συστάσεων[7] είχε καθυστερήσει περισσότερο από έξι μήνες σε σύγκριση με την αρχική προθεσμία[8]. Δεν εκκρεμεί καμία ζωτικής σημασίας σύσταση. Η ΑCP ενημερωνόταν τακτικά σχετικά με τις ζωτικής σημασίας ή πολύ σημαντικές συστάσεις που είχαν καθυστερήσει περισσότερο από έξι μήνες. Συνολικά, 733 προτάσεις έγιναν δεκτές, για τις οποίες η ΥΕΕ διενήργησε ελέγχους μεταπαρακολούθησης μέχρι το τέλος του 2012. Οι εργασίες μεταπαρακολούθησης της ΥΕΕ επιβεβαίωσαν ότι η υλοποίηση των συστάσεων είναι ικανοποιητική, συμβάλλοντας στη βελτίωση των συστημάτων ελέγχου των ελεγχθεισών υπηρεσιών. Η ΥΕΕ έκλεισε το 88% των συστάσεων που αποτέλεσαν αντικείμενο μεταπαρακολούθησης κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. 4. Κύρια πορίσματα και συστάσεις 4.1. Οριζόντιοι έλεγχοι 4.1.1. Διαδικασία των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (πολλαπλές ΓΔ) Στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί η επάρκεια και η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας ΕΕΔ στην Επιτροπή συνολικά και, ειδικότερα, ο βαθμός στον οποίο ήταν αποτελεσματική ως προς την υποστήριξη της δήλωσης αξιοπιστίας των διαφόρων διατακτών. Η ΥΕΕ ανέλυσε το σχεδιασμό της διαδικασίας, την ύπαρξη σαφούς καθοδήγησης και την τακτική παρακολούθηση σε επίπεδο οργάνων, καθώς και την εφαρμογή από τις επιμέρους ΓΔ/υπηρεσίες. Ο έλεγχος αυτός πραγματοποιήθηκε στη Γενική Γραμματεία, τη ΓΔ BUDG, και σε εννέα επιχειρησιακές ΓΔ/υπηρεσίες, τις Γενικές Διευθύνσεις CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME και DEVCO, καθώς και στο γραφείο υποδομών και διοικητικής υποστήριξης στις Βρυξέλλες. Συνολικά, η ΥΕΕ θεωρεί ότι η διαδικασία έχει εδραιωθεί και ότι έχει επιτύχει τον στόχο της να καταστεί ένα εργαλείο λογοδοσίας και αξιοπιστίας της διοίκησης των θεσμικών οργάνων. Ωστόσο, διαπιστώθηκαν ορισμένοι πολύ σημαντικοί τομείς στους οποίους υπήρχε ανάγκη βελτίωσης. Ειδικότερα, η ΥΕΕ ζήτησε από τις κεντρικές υπηρεσίες τα εξής: (i) να παρέχουν περαιτέρω οδηγίες σχετικά με την υποβολή εκθέσεων για την οικονομία, την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των οικονομικών και μη οικονομικών πράξεων και τη σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας των ελέγχων, έτσι ώστε να τεκμηριωθούν επαρκώς τα συμπεράσματα του κύριου διατάκτη όσον αφορά τη χρηστή διαχείριση και τη δήλωση αξιοπιστίας· (ii) να ενισχύσουν τη διαδικασία ελέγχου της ποιότητας ώστε να επικεντρώνεται περισσότερο σε ουσιαστικά στοιχεία της ΕΕΔ, όπως η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας ενίσχυσης της αξιοπιστίας και των πληροφοριών που αναφέρονται στη δήλωση αξιοπιστίας, και (iii) να εξορθολογήσουν τη δομή της ΕΕΔ, ώστε να αποφεύγονται υπερβολικά χρονοβόρες και πολύπλοκες εκθέσεις και τα έγγραφα που συντάσσονται να είναι πιο χρήσιμα για το Σώμα των Επιτρόπων, το ΕΕΣ και την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή. Οι κεντρικές υπηρεσίες αποδέχθηκαν τις συστάσεις της ΥΕΕ και συνέταξαν ένα σχέδιο δράσης για τη βελτίωση της διαδικασίας των ΕΕΔ, το οποίο η ΥΕΕ έκρινε ικανοποιητικό. Ορισμένες δράσεις έχουν ήδη υλοποιηθεί στο πλαίσιο της ΕΕΔ 2012. Όσον αφορά τις εργασίες που εκτελέστηκαν σε εννέα επιχειρησιακές ΓΔ/υπηρεσίες, η ΥΕΕ εντόπισε μόνο ένα μείζον ζήτημα[9] στη ΓΔ DEVCO. Ένας περιορισμένος έλεγχος στον συντονισμό της συμβολής των αντιπροσωπειών στην ΕΕΔ (ο οποίος ονομάζεται «έλεγχος πυραμίδα») έδειξε ότι η ΓΔ DEVCO θα πρέπει να ενισχύσει το σύστημα λογοδοσίας της ως εξής: (i) βελτιώνοντας την ποιότητα της ΕΕΔ της ΓΔ DEVCO, ιδίως όσον αφορά τις πληροφορίες σχετικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου και τα στοιχεία που θεμελιώνουν τη δήλωση αξιοπιστίας του κύριου διατάκτη· (ii) προωθώντας την υποβολή εκθέσεων από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών (εκθέσεις διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, EAMR) ως «εργαλεία λογοδοσίας», ζητώντας να παρέχουν περισσότερες πληροφορίες για τη θεμελίωση της δήλωσης αξιοπιστίας τους· (iii) παρέχοντας περαιτέρω καθοδήγηση στους επικεφαλής των αντιπροσωπειών, η οποία θα τους επιτρέψει να συγκεντρώσουν ολοκληρωμένες και συνεκτικές πληροφορίες για τη θεμελίωση της δήλωσης αξιοπιστίας τους και (iv) ενισχύοντας τον ρόλο της έδρας στην υποστήριξη, τον συντονισμό και την εποπτεία των υποχρεώσεων υποβολής εκθέσεων των επικεφαλής των αντιπροσωπειών. Το σχέδιο δράσης της ΓΔ DEVCO θεωρείται ικανοποιητικό. 4.1.2. Διαχείριση και παρακολούθηση της κατανομής του προσωπικού (πολλαπλές ΓΔ) Στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί κατά πόσον οι επιλεγμένες υπηρεσίες της Επιτροπής έχουν κατάλληλες διαδικασίες και μηχανισμούς για τη διαχείριση και την παρακολούθηση της κατανομής του προσωπικού κατά τρόπο αποτελεσματικό και αποδοτικό στο πλαίσιο μείωσής του[10]. Ο έλεγχος επικεντρώθηκε στις σχετικές διαδικασίες σε τέσσερις Γενικές Διευθύνσεις: AGRI, RTD, COMP και DGT, οι οποίες επιλέχθηκαν με γνώμονα να εξασφαλιστεί μια αντιπροσωπευτική εικόνα των διαφόρων δραστηριοτήτων της Επιτροπής. Επίσης, η ΥΕΕ πραγματοποίησε μια υψηλού επιπέδου εξέταση των διαδικασιών κατανομής του προσωπικού σε επίπεδο οργάνων, στη Γενική Γραμματεία, τη ΓΔ BUDG και τη ΓΔ HR. Επιπλέον, διεξήχθη μια γενική έρευνα με αντικείμενο την ολοκληρωμένη επισκόπηση των διαδικασιών που εφαρμόζονται στις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ AGRI και τη ΓΔ RTD να συνεχίσουν τις προσπάθειές τους για την ανάπτυξη μηχανισμών και εργαλείων χαρτογράφησης των εργασιών, τη θέσπιση εργαλείων/μεθόδων για τη συγκέντρωση επαρκών και αξιόπιστων πληροφοριών σχετικά με τον φόρτο εργασίας και την ανάπτυξη σχεδίου προσωπικού. Οι ΓΔ έκαναν δεκτές όλες τις συστάσεις. Τα σχέδια δράσης αξιολογήθηκαν από την ΥΕΕ ως ικανοποιητικά στο σύνολό τους. Το ελεγκτικό έργο και τα αποτελέσματα της έρευνας της ΥΕΕ στο σύνολο της Επιτροπής αποκάλυψαν αδυναμίες σε επιχειρησιακό επίπεδο ΓΔ που μπορούν μόνο να επιλυθούν, και οι συνακόλουθοι κίνδυνοι να περιοριστούν, με την ανάληψη δράσεων από τις κεντρικές υπηρεσίες. Η ΥΕΕ συνέστησε στις κεντρικές υπηρεσίες να αναπτύξουν περαιτέρω το πλαίσιο διαχείρισης και παρακολούθησης της κατανομής του προσωπικού σε επίπεδο οργάνων και να διευκολύνουν τη διάδοση ορθών πρακτικών μεταξύ του στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού και των επαγγελματιών ανθρώπινου δυναμικού στον τομέα αυτό. Οι κεντρικές υπηρεσίες θα πρέπει επίσης να βελτιώσουν το πλαίσιο υποβολής εκθέσεων και λογοδοσίας από τις υπηρεσίες της Επιτροπής σχετικά με τη χρήση των θέσεων που ανακατανέμονται σε αυτές τις υπηρεσίες, σύμφωνα με τις αποφάσεις της Επιτροπής για την κατανομή του προσωπικού. 4.1.3. Εσωτερικά συστήματα αντιστροφής χρέωσης[11] και τιμολόγησης (πολλαπλές ΓΔ) Η ΥΕΕ αξιολόγησε κατά πόσον οι διαδικασίες αντιστροφής χρέωσης[12] είναι σύμφωνες με τον δημοσιονομικό κανονισμό και τις κεντρικές κατευθύνσεις, καθώς και τον συνεπή, διαφανή υπολογισμό του κόστους των παρεχόμενων υπηρεσιών. Ο έλεγχος διενεργήθηκε στη ΓΔ BUDG (ως βασική υπηρεσία διαχείρισης του δημοσιονομικού και ρυθμιστικού πλαισίου και προώθησης της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης), τη ΓΔ DIGIT και την κοινή υπηρεσία διερμηνείας-συνεδριάσεων (SCIC). Σε περίπτωση απουσίας κεντρικής καθοδήγησης ή οδηγιών σχετικά με τη διαδικασία αντιστροφής χρέωσης, από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι ελεγχθείσες ΓΔ έθεταν τα δικά τους κριτήρια. Συνολικά, τα κριτήρια αυτά διαπιστώθηκε ότι ήταν σύμφωνα με τους δημοσιονομικούς κανόνες. Ωστόσο, η ΥΕΕ ζήτησε από τις ελεγχθείσες υπηρεσίες να ενισχύσουν τη διαδικασία και να καταστήσουν δυνατή την ενιαία εφαρμογή της σε ολόκληρη την Επιτροπή ως εξής: (i) θεσπίζοντας ένα πλαίσιο διακυβέρνησης με σαφή απόδοση της κυριότητας της διαδικασίας, καθορισμό της διαδικασίας αντιστροφής χρέωσης και έγκριση των μοντέλων κόστους των σημαντικότερων παρόχων υπηρεσιών· (ii) παρέχοντας κεντρικές οδηγίες και κατευθύνσεις (καθώς και κριτήρια για τον προσδιορισμό των υπηρεσιών και του κόστους) και (iii) επεξηγώντας με μεγαλύτερη σαφήνεια τις γραμμές του προϋπολογισμού που χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση των δαπανών ΤΠ. Η ΥΕΕ θεωρεί ότι η διευθύνουσα επιτροπή ΔΒΔ (διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων), όντας το όργανο διακυβέρνησης, θα πρέπει να είναι υπεύθυνη για τη διαδικασία και, τελικά, το αρμόδιο όργανο για τον καθορισμό της διαδικασίας. Η ΓΔ BUDG αποδέχθηκε όλες τις προτάσεις και το τελικό σχέδιο δράσης αξιολογείται ως ικανοποιητικό. Η ΓΔ DIGIT κλήθηκε να: (i) καθορίσει σαφέστερα τις υπηρεσίες και τις χρεώσεις που θα αντιστραφούν και να προτείνει κριτήρια για τον προσδιορισμό των συστημάτων ΤΠ, το κόστος φιλοξενίας των οποίων αντιστρέφεται και (ii) να εξασφαλίσει ότι το όργανο διακυβέρνησης θα αποδεχτεί τις σημαντικότερες αλλαγές στο μοντέλο κόστους. Το τελικό σχέδιο δράσης για τις συστάσεις που έγιναν δεκτές αξιολογείται ως ικανοποιητικό. 4.2. Γεωργία, φυσικοί πόροι και υγεία (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ MARE, SANCO) Η στρατηγική ελέγχου της ΓΔ MARE δεν περιλαμβάνει σαφείς ποσοτικοποιημένους και μετρήσιμους στόχους σχετικά με τη διαδικασία διασφάλισης αξιοπιστίας, ειδικότερα όσον αφορά την προβλεπόμενη κάλυψη των εθνικών ελεγκτικών αρχών και της ΓΔ MARE. Οι ποσοτικοί και ποιοτικοί δείκτες για τη μέτρηση των επιδόσεων των δραστηριοτήτων ελέγχου της ΓΔ MARE είναι ανεπαρκείς. Η ΓΔ MARE θα πρέπει επίσης να ενισχύσει την παρακολούθηση των εθνικών στρατηγικών ελέγχου και των ετήσιων εκθέσεων ελέγχου, καθώς και να βελτιώσει τον έλεγχο που ασκεί στον τρόπο με τον οποίο οι εθνικές ελεγκτικές αρχές καθορίζουν τη διαδικασία δειγματοληψίας και το ποσοστό σφάλματος. Ο έλεγχος της ΓΔ SANCO περιλάμβανε εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχους. Η ΥΕΕ επεσήμανε την ανάγκη η ΓΔ SANCO να ολοκληρώσει το έγγραφο για τη στρατηγική ελέγχου. Τα σχέδια δράσης για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που προέκυψαν και από τους δύο ελέγχους αξιολογήθηκαν ως ικανοποιητικά. 4.2.2. Στρατηγική ελέγχου - Διεύθυνση J (ΓΔ AGRI) Ο έλεγχος της ΓΔ AGRI επικεντρώθηκε στον σχεδιασμό και την παρακολούθηση της στρατηγικής ελέγχου για την προγραμματική περίοδο 2007-2013. Η ΥΕΕ διαπίστωσε ότι η στρατηγική ελέγχου δεν είχε τυποποιηθεί επαρκώς και ότι υπήρχαν κενά στον ορισμό του περιβάλλοντος ελέγχου, τον καθορισμό ποσοτικών και μετρήσιμων στόχων (π.χ. κάλυψη του ελέγχου) και την ανάλυση της σχετικής ικανότητας. Καθώς πλησιάζει η επόμενη προγραμματική περίοδος, ο ρόλος των φορέων διασφάλισης αξιοπιστίας που διαδραματίζουν οι οργανισμοί πιστοποίησης στα κράτη μέλη θα πρέπει να ενισχυθεί, ώστε να ενταθούν οι έλεγχοι και να βελτιστοποιηθεί η χρήση των περιορισμένων πόρων της ΓΔ AGRI σε θέματα ελέγχου. Η ΥΕΕ επεσήμανε επίσης ότι τα προγράμματα ελέγχων δεν υποστηρίζονταν επαρκώς από εκτιμήσεις κινδύνων και ότι υπήρχε σημαντική καθυστέρηση στη διεξαγωγή των ελέγχων (13% των αποστολών για την περίοδο 2007-2010 παραμένει σε εκκρεμότητα), παρά τις προσπάθειες της ΓΔ για τη μείωσή τους. Η ΥΕΕ συνέστησε ότι η ΓΔ AGRI θα πρέπει να αναπτύξει και να τυποποιήσει τη στρατηγική ελέγχου της, να ανασχεδιάσει τις εκτιμήσεις κινδύνων της σύμφωνα με τους καθορισθέντες στόχους και να εξασφαλίσει τη δέουσα παρακολούθηση μέσω καλύτερων ποσοτικών και ποιοτικών βασικών δεικτών απόδοσης που θα περιγράφονται λεπτομερώς στην ΕΕΔ. Η ΓΔ αποδέχθηκε όλες τις προτάσεις και η ΥΕΕ αξιολόγησε το σχέδιο δράσης της ως ικανοποιητικό. 4.3. Συνοχή (REGIO, EMPL) Το 2012 πραγματοποιήθηκαν τέσσερις έλεγχοι ως επιβεβαίωση των προσπαθειών που κατέβαλλαν οι ΓΔ για τη μείωση των υψηλών ποσοστών σφαλμάτων, ιδίως στη ΓΔ REGIO. Για πρώτη φορά, η ΥΕΕ συνόδευσε[13] τους ελεγκτές της ΓΔ στις αποστολές στα κράτη μέλη. 4.3.1. Λήξη της προγραμματικής περιόδου 2000-06 (ΓΔ REGIO, ΓΔ EMPL) Είναι σημαντικό οι ΓΔ να διαθέτουν μια άρτια καταρτισμένη διαδικασία κλεισίματος ώστε να αποδεικνύουν τον εντοπισμό και τη διόρθωση όλων των σφαλμάτων και των παρατυπιών. Παρά το γεγονός ότι οι ΓΔ κατάρτισαν και διαχειρίστηκαν καλά τη διαδικασία κλεισίματος για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΓΔ REGIO) και το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΓΔ EMPL), θα πρέπει να γίνουν βελτιώσεις στον σχεδιασμό, τη μεθοδολογία και την καθοδήγηση, ιδιαίτερα κατά την προετοιμασία για το κλείσιμο της προγραμματικής περιόδου 2007-2013 και για τη βελτίωση της τεκμηρίωσης για την καλύτερη θεμελίωση των ελέγχων επί των εγγράφων περάτωσης. Από τον έλεγχο του κλεισίματος των εργασιών για το Ταμείο Συνοχής (ΤΣ) στη ΓΔ REGIO εντοπίστηκαν ανακολουθίες και κενά στη διαδικασία αξιολόγησης. Λόγω του μεγάλου αριθμού των έργων και των εργασιών που απομένουν να εκτελεστούν, αυτά θα πρέπει να αντιμετωπιστούν για το υπόλοιπο της διαδικασίας κλεισίματος. Στο πλαίσιο αυτό, από τις 21 Δεκεμβρίου 2012 έχουν θεσπιστεί εναρμονισμένα πρότυπα ανάλυσης των δηλώσεων εκκαθάρισης. Τα πρότυπα αυτά έχουν σχεδιαστεί για την κάλυψη των συγκεκριμένων κενών που εντόπισε η ΥΕΕ, ιδίως στον συντονισμό μεταξύ των ελεγκτικών και των γεωγραφικών μονάδων και τη διασφάλιση της συνέπειας στην ποιοτική αξιολόγηση των εγγράφων περάτωσης. Οι έλεγχοι αυτοί υπενθύμισαν εγκαίρως στις ΓΔ την ανάγκη να υποβάλουν εκθέσεις σχετικά με την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας κλεισίματος για την περίοδο 2000-2006 και να αποδείξουν την πολυετή διορθωτική ικανότητα της στρατηγικής ελέγχου[14]. Η ΓΔ αποδέχθηκε όλες τις συστάσεις και η ΥΕΕ αξιολόγησε το σχέδιο δράσης της ως ικανοποιητικό. 4.3.2. Εφαρμογή των προγραμμάτων 2007-2013 (ΓΔ REGIO) Αναγνωρίζοντας τα υψηλά ποσοστά σφάλματος στον τομέα της συνοχής, η ΥΕΕ διενήργησε έλεγχο σχετικά με την εφαρμογή της προγραμματικής περιόδου 2007-2013 για τα προγράμματα του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) και του Ταμείου Συνοχής με σκοπό να εκτιμήσει τον βαθμό στον οποίο η ΓΔ REGIO είχε προσδιορίσει και αναφέρει αξιόπιστα ποσοστά σφάλματος και τον βαθμό στον οποίο είχαν ληφθεί επαρκή και κατάλληλα μέτρα για τη μείωση των υψηλών ποσοστών σφάλματος. Η ΥΕΕ αναφέρθηκε στις προσπάθειες που κατέβαλε η ΓΔ REGIO για την ενίσχυση των διορθωτικών μέτρων και τη μείωση των ποσοστών σφάλματος, αλλά επεσήμανε τον ιδιαίτερα υψηλό εγγενή κίνδυνο που ενέχει η μεγάλη εξάρτηση της ΓΔ από τις αρχές ελέγχου των κρατών μελών. Παρά τις προσπάθειες που έχουν ήδη καταβληθεί, το ζήτημα αυτό εξακολουθεί να αποτελεί μείζονα πρόκληση για τη ΓΔ. Οι εν λόγω αρχές έχουν ερμηνεύσει τις κατευθύνσεις με διαφορετικούς τρόπους, ιδίως όσον αφορά τη στατιστική δειγματοληψία και την κάλυψη του περιβάλλοντος ελέγχου[15]. Επιπλέον, η ΓΔ πρέπει να βελτιώσει τους δικούς της ελέγχους επί των ετήσιων εκθέσεων ελέγχου των ελεγκτικών αρχών, ώστε να διασφαλίσει ότι οι ελεγκτές είναι σε θέση να διαμορφώσουν άποψη σχετικά με τον αντίκτυπο της αξιοπιστίας των ποσοστών σφάλματος από τους ελέγχους των κρατών μελών. Η ΥΕΕ διαπίστωσε σημαντικές διαφορές ως προς την έκταση και τον βαθμό των επιτόπιων δοκιμών. Ενώ αναγνωρίζεται ότι η ΓΔ REGIO είναι αναγκαίο να εφαρμόζει μια προσέγγιση βασισμένη στον κίνδυνο, οι επιτόπιες εργασίες είναι τόσο ζωτικής σημασίας για τη διαδικασία διασφάλισης που εφαρμόζει ώστε οι ασυνέπειες αυτές πρέπει να αντιμετωπιστούν για να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος μη εντοπισμού των αδυναμιών του συστήματος και/ή σφαλμάτων και παρατυπιών. Οι ελεγχθείσες υπηρεσίες αποδέχθηκαν όλες τις συστάσεις και η ΥΕΕ αξιολόγησε το σχέδιο δράσης τους ως ικανοποιητικό. 4.4. Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές[16] (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ ENER) Η εξέταση των ελέγχων στη ΓΔ ENER περιλάμβανε εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχους. Διαπιστώθηκε ότι είναι αναγκαίο να καταρτιστούν πλήρη και συνεκτικά έγγραφα εργασίας για τους ελέγχους στα αρχεία που τηρούνται μετά τη διενέργεια των ελέγχων. Στη συνέχεια, η ΥΕΕ συνέστησε ότι η ΓΔ ENER θα πρέπει να χρησιμοποιεί ένα τυποποιημένο πρόγραμμα ελέγχου και να παραγάγει καλύτερα στοιχεία για την εξέταση και έγκριση των θεμάτων ελέγχου. Οι συστάσεις έγιναν δεκτές και το σχέδιο δράσης αξιολογήθηκε ως ικανοποιητικό. 4.5. Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Διαμόρφωση της εσωτερικής οργάνωσης στις αντιπροσωπείες της ΕΕ (ΓΔ DEVCO) Η δημιουργία της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) απαίτησε τη δημιουργία ενός αριθμού νέων δομών και διαδικασιών που αφορούν τόσο την έδρα όσο και τις αντιπροσωπείες. Ο γενικός στόχος αυτής της περιορισμένης εξέτασης ήταν να αξιολογήσει τις διαδικασίες που εφαρμόζονται μεταξύ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της ΕΥΕΔ για τη διασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης του προϋπολογισμού εξωτερικών ενισχύσεων που υλοποιείται μέσω των αντιπροσωπειών της ΕΕ. Η ΥΕΕ ζήτησε από τη ΓΔ DEVCO να εξετάσει κατά πόσον η δημιουργία μιας λειτουργίας μεσαίας διαχείρισης - ιδιαίτερα στις μεγαλύτερες αντιπροσωπείες της ΕΕ - θα μπορούσε να βοηθήσει τον προϊστάμενο της αντιπροσωπείας στη διαχείριση της οικονομικής βοήθειας. Θα πραγματοποιηθεί έλεγχος της αποτελεσματικής εφαρμογής αυτών των αναθεωρημένων ρυθμίσεων λόγω των εν εξελίξει αλλαγών στις διαδικασίες (π.χ. αναθεώρηση των χρηματοπιστωτικών κυκλωμάτων) και της εφαρμογής μιας αναθεωρημένης αρχιτεκτονικής εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες[17] κατά τον χρόνο της περιορισμένης εξέτασης. 4.6. Εκπαίδευση και υπηκοότητα (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Πρόγραμμα διά βίου μάθησης (LLP) (ΓΔ EAC/EACEA) Στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί εάν η στρατηγική ελέγχου που ισχύει στον Εκτελεστικό Οργανισμό Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού (EACEA) για τη διαχείριση του προγράμματος LLP του επιτρέπει να αποκομίσει εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκείμενων χρηματοοικονομικών συναλλαγών και να αξιολογηθεί η επάρκεια, η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα του εσωτερικού συστήματος ελέγχου της ΓΔ EAC για την άσκηση του εποπτικού της ρόλου ως μητρικής ΓΔ στην εφαρμογή του προγράμματος από τον οργανισμό. Η διαδικασία των τελικών ενισχύσεων[18] είναι καλά οργανωμένη και καθιερωμένη στον EACEA, αλλά από τον έλεγχο προέκυψε ανομοιογενής εφαρμογή στρατηγικής ελέγχου βάσει επικινδυνότητας και μη συμμόρφωση με τον κανόνα της μη αναδρομικότητας. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου για την άσκηση του εποπτικού ρόλου της ΓΔ EAC ως μητρικής ΓΔ εκτιμήθηκε ως κατάλληλο, αποτελεσματικό και αποδοτικό, αν και αδυναμίες, όπως η έλλειψη μιας ενημερωμένης στρατηγικής εποπτείας, τα κενά στην τεκμηρίωση των εποπτικών ρυθμίσεων και η απουσία βασικών δεικτών απόδοσης καθιστούν δύσκολο να εκτιμηθεί κατά πόσον η πολιτική στρατηγικής εποπτείας έχει επιτευχθεί. Η άμεση συμμετοχή της ΓΔ EAC στη λειτουργική διαχείριση του προγράμματος LLP μπορεί να μην συνιστά την πλέον αποτελεσματική χρήση των πόρων. Η ΓΔ EAC και ο EACEA αποδέχθηκαν όλες τις συστάσεις και ο EACEA και τα σχέδια δράσης αξιολογήθηκαν ως ικανοποιητικά. 4.6.2. Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ HOME) Η ΥΕΕ ανέφερε αδυναμίες στην παρακολούθηση των διαδικασιών κλεισίματος της ΓΔ HOME, και ιδίως την έλλειψη κατάλληλων μέσων για τη σωστή παρακολούθηση της διαχείρισης μεγάλου αριθμού διαδικασιών κλεισίματος ετήσιων προγραμμάτων. Επιπλέον, η ΓΔ HOME δεν κατέγραφε την εκπρόθεσμη υποβολή των εγγράφων περάτωσης σωστά ως συμβάντα μη συμμόρφωσης. Η ΥΕΕ συνέστησε ότι η ΓΔ θα πρέπει να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις των προτύπων εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Η ΓΔ θα πρέπει να ενισχύσει τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και να αναθεωρήσει τις διαδικασίες της θεσπίζοντας μια λίστα ελέγχου η οποία θα συμπληρώνεται κατά το κλείσιμο και κατευθυντήριες γραμμές για τα έγγραφα περάτωσης. Η ΥΕΕ εντόπισε επίσης αδυναμίες στην εκ των υστέρων στρατηγική ελέγχου της ΓΔ και συνέστησε να εφαρμοστεί μια μεθοδολογία έτσι ώστε τα αποτελέσματα των εκ των υστέρων ελέγχων να μπορούν να συμπεριληφθούν στο μοντέλο διασφάλισης της ΓΔ για την ΕΕΔ. Το σχετικό σχέδιο δράσης θεωρείται ικανοποιητικό. 4.6.3. Παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ (ΓΔ JUST) Ο έλεγχος της ορθής εφαρμογής από τα κράτη μέλη της νομοθεσίας της ΕΕ αποτελεί μία από τις βασικές δραστηριότητες της Επιτροπής, όπως προβλέπεται από τη Συνθήκη. Το «κοινοτικό κεκτημένο» και οι τομείς πολιτικής της ΓΔ JUST, που ελέγχθηκαν το 2012, αφορούν περισσότερο από το 10% του συνόλου των ενεργών υποθέσεων παραβάσεων σε ολόκληρη την Επιτροπή. Οι ελεγκτές αναγνώρισαν το καλό επίπεδο ωριμότητας και τις συνεχείς προσπάθειες της ΓΔ, αλλά επεσήμαναν ορισμένες ελλείψεις στον στρατηγικό σχεδιασμό και τις διαδικασίες προγραμματισμού τους, ιδίως στον βαθμό κάλυψης του θέματος στα σχέδια διαχείρισης και τις ΕΕΔ. Κατά συνέπεια, οι πόροι που διατίθενται για τη δραστηριότητα αυτή, καθώς και η αξιολόγηση της απόδοσής τους, δεν είναι οι βέλτιστοι, παρά τη σπουδαιότητα και το μέγεθός της. Το σχετικό σχέδιο δράσης θεωρείται ικανοποιητικό. 4.7. Οικονομικές και δημοσιονομικές υποθέσεις (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Υλοποίηση από το ΕΤΕ του προγράμματος ΠΑΚ (ΓΔ ECFIN) Ως μέρος του ευρύτερου προγράμματος-πλαισίου για την ανταγωνιστικότητα και την καινοτομία (CIP) και του προγράμματος για την επιχειρηματικότητα και την καινοτομία (EIP), ο Μηχανισμός Υψηλής Ανάπτυξης και Καινοτομίας για τις ΜΜΕ (GIF) είναι ένα κοινοτικό χρηματοδοτικό μέσο για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Το Ευρωπαϊκό Ταμείο Επενδύσεων (ΕΤΕ) εφαρμόζει τον μηχανισμό GIF εκ μέρους της Επιτροπής βάσει μιας σύμβασης καταπιστευματικής διαχείρισης (Fiduciary Management Agreement, FMA). Στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί πόσο αποτελεσματικά το ΕΤΕ εφαρμόζει τον μηχανισμό GIF, και ιδίως (i) σε ποιον βαθμό το ΕΤΕ συμμορφώνεται με την FMA και (ii) πόσο αποτελεσματικά και αποδοτικά η ΓΔ ECFIN εποπτεύει τον GIF, έτσι ώστε να επιτύχει τους συγκεκριμένους στόχους του. Ο έλεγχος κατέδειξε δύο ζητήματα: (i) ελλείψεις των δεικτών που χρησιμοποιούνται για τους στόχους του χρηματοπιστωτικού μέσου και (ii) τον ορισμό των συμβάντων που συνιστούν ουσιώδη αλλαγή της FMA. Η ΓΔ ECFIN αποδέχθηκε όλες τις συστάσεις και τα σχέδια δράσης κρίθηκαν ικανοποιητικά. 4.7.2. Πράξεις εκτός προϋπολογισμού (DG ECFIN) Ως συνέπεια της χρηματοπιστωτικής κρίσης και της κρίσης χρέους, η Ευρωπαϊκή Ένωση έχει δημιουργήσει νέα χρηματοδοτικά μέσα με σκοπό να ενεργεί ως δανειολήπτης και να δανείζει χρήματα στα κράτη μέλη που αντιμετωπίζουν οικονομικές δυσκολίες. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή λειτουργεί τον Ευρωπαϊκό Μηχανισμό Χρηματοοικονομικής Σταθεροποίησης, ένα πρόγραμμα οικονομικής βοήθειας μέσω του οποίου μπορεί να χορηγεί δάνεια και να τα χρηματοδοτεί με την έκδοση χρεωστικών τίτλων στις κεφαλαιαγορές. Ο έλεγχος κατέδειξε δύο ζητήματα σε σχέση με τη διαχείριση του νέου μέσου: (i) Η ΓΔ ECFIN βρίσκεται αντιμέτωπη με νέες εσωτερικές και εξωτερικές προκλήσεις για τις οποίες οι συνήθεις πρακτικές διαχείρισης κινδύνου δεν ήταν οι κατάλληλες. Η ανάπτυξη ελέγχων στους τομείς της υλικοτεχνικής υποστήριξης, της ασφάλειας ΤΠ και της διαχείρισης έγγραφων παρουσιάζει υστέρηση και (ii) δεδομένου του περιβάλλοντος στο οποίο δραστηριοποιείται η ΓΔ ECFIN, αντιμετωπίζει την πρόκληση της προσέλκυσης και διατήρησης ικανού προσωπικού χωρίς να τίθεται σε κίνδυνο η συνέχεια των δραστηριοτήτων της. Οι αδυναμίες αυτές μπορεί να επηρεάσουν τη συνέχεια, την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των δραστηριοτήτων, με αποτέλεσμα η υπόληψη της Επιτροπής να διατρέχει υψηλό κίνδυνο. Λαμβάνοντας υπόψη τις συστάσεις της ΥΕΕ, η ΓΔ ECFIN έχει αναλάβει μια συνολική διαδικασία αξιολόγησης κινδύνου που αφορά τον τρόπο με τον οποίο εκτελεί τα νέα της καθήκοντα. 4.7.3. Έλεγχοι της στρατηγικής ελέγχου (ΓΔ ENTR) Ο έλεγχος περιλάμβανε εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχους. Η ΥΕΕ συνέστησε ότι η ΓΔ ENTR θα πρέπει να ενισχύσει τον ρόλο του συντονιστή εσωτερικού ελέγχου. Επιπλέον, η διαχείριση εγγράφων και η καταγραφή των εξαιρέσεων θα πρέπει να βελτιωθεί. Το σχέδιο δράσης της ΓΔ κρίθηκε ικανοποιητικό. 4.7.4. Παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ (ΓΔ TAXUD) Η ΥΕΕ διενήργησε έλεγχο στη ΓΔ TAXUD σχετικά με την παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ. Παρά το γεγονός ότι σημειώθηκαν ορισμένα θετικά αποτελέσματα, όπως η υψηλή επαγγελματική πείρα και το υπόβαθρο των ατόμων που χειρίζονται τις υποθέσεις και η αποτελεσματική ιεράρχηση των εργασιών, από τον έλεγχο διαπιστώθηκαν ορισμένες ελλείψεις. Η ΓΔ TAXUD είναι ένας από τους τρεις τομείς πολιτικής που είναι πιο επιρρεπείς στις παραβάσεις, με περισσότερο από το 12% του συνόλου των ενεργών υποθέσεων παραβάσεων σε ολόκληρη την Επιτροπή, αλλά αυτό δεν αντικατοπτρίζεται πλήρως στο σχέδιο διαχείρισης ή στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Η μέτρηση των επιδόσεων σε αυτή τη δραστηριότητα θα πρέπει να βελτιωθεί. Η ΥΕΕ συνέστησε επίσης τον καλύτερο συντονισμό μεταξύ των μονάδων για την αποτελεσματικότερη παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της ΕΕ στον τομέα των τελωνείων. Το σχέδιο δράσης της ΓΔ κρίθηκε ικανοποιητικό. 4.8. Γενικές υπηρεσίες και ΑΠ (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Παραγωγή, ανάπτυξη και διάδοση στατιστικών στοιχείων (ΓΔ ESTAT) Η ΓΔ ESTAT (Eurostat) είναι επιφορτισμένη με την ευθύνη να διασφαλίζει την παραγωγή ευρωπαϊκών στατιστικών σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες και τις στατιστικές αρχές[19] και μέσω της συμμόρφωσης με τον Κώδικα ορθής πρακτικής του Ευρωπαϊκού Στατιστικού Συστήματος[20]. Η έλλειψη συντονισμού μεταξύ των ΓΔ που ασκούν διάφορες πολιτικές και της Eurostat σχετικά με τις στατιστικές δραστηριότητες συμπεριλήφθηκε στο μητρώο κινδύνου 2011 της ΓΔ ESTAT ως μείζων κίνδυνος. Στόχος του ελέγχου αυτού ήταν να εκτιμηθεί η επάρκεια, η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των διαδικασιών που σχετίζονται με την παραγωγή, την ανάπτυξη και τη διάδοση των στατιστικών στοιχείων που διαχειρίζεται η ΓΔ ESTAT (σε συντονισμό με άλλες ΓΔ και υπηρεσίες της Επιτροπής). Τα θέματα που επισημάνθηκαν και ενδέχεται να οδηγήσουν σε ανακολουθίες, κενά/επικαλύψεις, χαμηλή ποιότητα των στοιχείων και διατάραξη της επιχειρησιακής συνέχειας ήταν τα εξής: (i) έλλειψη σαφούς ορισμού και κοινής αντίληψης του όρου «στατιστικά στοιχεία» εντός της Επιτροπής· (ii) μη ευθυγράμμιση του κοινοτικού στατιστικού προγράμματος της Eurostat με τον κύκλο στρατηγικού σχεδιασμού της Επιτροπής· (iii) ο ρόλος και η ευθύνη της Eurostat δεν έχουν γίνει αποδεκτοί και δεν έχουν αναγνωριστεί πλήρως· (iv) απουσία διαβεβαίωσης σχετικά με τον βαθμό συμμόρφωσης με τον Κώδικα ορθής πρακτικής του Ευρωπαϊκού Στατιστικού Συστήματος και (v) έλλειψη συντονισμού σε επίπεδο Επιτροπής σχετικά με τη χρήση εξωτερικών παρόχων στατιστικών υπηρεσιών. Μετά τον έλεγχο, η Επιτροπή εξέδωσε νέα απόφαση σχετικά με την Eurostat (2012/504/ΕΕ), στις 17 Σεπτεμβρίου 2012, η οποία καλύπτει πολλές από τις ανωτέρω διαπιστώσεις. Το σχέδιο δράσης κρίθηκε ικανοποιητικό. 4.9. Έλεγχοι συστημάτων ΤΠ Η ΥΕΕ διενήργησε αρκετούς ελέγχους στον τομέα της πληροφορικής, γεγονός που αντικατοπτρίζει τη συμβολή της στη συνολική παρακολούθηση της τεχνολογικής ασφάλειας και της βιωσιμότητας της Επιτροπής. 4.9.1. Διαχείριση τοπικών συστημάτων ΤΠ (ΓΔ DEVCO, ΓΔ TRADE) Στο πλαίσιο των ελέγχων επί των τοπικών συστημάτων ΤΠ στις ΓΔ DEVCO και TRADE εξετάστηκε η αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση των δραστηριοτήτων ΤΠ και διαπιστώθηκε η ύπαρξη άρτια οργανωμένων μονάδων ΤΠ. Στις εκθέσεις ελέγχου δόθηκε ιδιαίτερη έμφαση στη σπουδαιότητα της άσκησης αποτελεσματικής διακυβέρνησης και της καλύτερης διαχείρισης των κινδύνων σε θέματα ΤΠ, καθώς και στην προστασία της εμπιστευτικότητας των υπό διαχείριση πληροφοριών (ΓΔ TRADE) και την ενίσχυση του πλαισίου ασφάλειας ΤΠ για την ελαχιστοποίηση των παραβιάσεων της ασφάλειας (ΓΔ DEVCO). 4.9.2. Διακυβέρνηση και απόδοση συστημάτων ΤΠ (ΓΔ SANCO/EAHC) Η ΓΔ SANCO έχει σχετικά υψηλό προϋπολογισμό σε θέματα ΤΠ και χρηματοδοτεί το μεγαλύτερο μέρος των δαπανών ΤΠ της από επιχειρησιακές πιστώσεις. Από τον προηγούμενο έλεγχο[21], σημειώθηκε σημαντική βελτίωση στη συνολική ωριμότητα των γενικών ελέγχων σε θέματα ΤΠ. Ο έλεγχος επικεντρώθηκε σε θέματα διακυβέρνησης, απόδοσης και ποιότητας. Για τον Εκτελεστικό Οργανισμό για την Υγεία και τους Καταναλωτές (EAHC) πραγματοποιήθηκε μια πιο περιορισμένη εξέταση, δεδομένου του πολύ μικρότερου προϋπολογισμού του για τα συστήματα ΤΠ. Οι ελεγκτές διαπίστωσαν τα εξής: (i) Η ΓΔ SANCO εξακολουθεί να στερείται συνολικού μακροπρόθεσμου στρατηγικού σχεδίου, ή/και τεκμηριωμένης στρατηγικής ΤΠ συμπεριλαμβανομένου του EAHC, το οποίο να εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο θα υποστηρίξει τις επιχειρηματικές διαδικασίες σε αυτό το χρονικό διάστημα. Παρά το γεγονός ότι το κύριο σχέδιο ΤΠ και το σχέδιο διαχείρισης περιλαμβάνει ορισμένους υψηλού επιπέδου βασικούς δείκτες απόδοσης, δεν υπάρχει ολοκληρωμένη διαδικασία διαχείρισης της απόδοσης, και (ii) Ο EAHC θα πρέπει να τυποποιήσει ορισμένες βασικές διαδικασίες (διαχείριση αλλαγών, απόδοσης και ποιότητας). Το σχέδιο δράσης κρίνεται ικανοποιητικό. 4.9.3. Ορίζων 2020 (ΓΔ TD, DG CNECT, ΕΟΕΣΕ) Το εμβληματικό πρόγραμμα «Ορίζων 2020» για την έρευνα και την καινοτομία έχει ως στόχο να διασφαλίσει την παγκόσμια ανταγωνιστικότητα της Ευρώπης και αποτελεί κινητήρια δύναμη για τη δημιουργία ανάπτυξης και νέων θέσεων εργασίας. Έχουν αναπτυχθεί πολλά έργα ΤΠ για την υποστήριξη της διαχείρισης αυτού του έργου, με τη ΓΔ RTD ως ιδιοκτήτη του συστήματος και τη ΓΔ CNECT και τον ΕΟΕΣΕ ως επιχειρησιακούς υπευθύνους. Η ΥΕΕ διατύπωσε δύο πολύ σημαντικές συστάσεις: (i) την ανάγκη για μεγαλύτερη ολοκλήρωση του συστήματος πληροφοριών ώστε να καταστεί δυνατή η πρόοδος της πρωτοβουλίας, συμπεριλαμβανομένης της ανάγκης για σαφείς διαδικασίες και συνολική διακυβέρνηση σε θέματα ΤΠ μέσω μιας συντονιστικής επιτροπής του έργου ΤΠ και (ii) την ανάγκη να ορίσει η ΓΔ RTD καλύτερα τα καθήκοντά της στο πλαίσιο του έργου και τον προγραμματισμό των πόρων της. Δεδομένου ότι η πρωτοβουλία «Ορίζων 2020» είναι μια νέα, οριζόντια πρωτοβουλία, οι συστάσεις ενδέχεται να αφορούν την DG DIGIT και άλλες ΓΔ που ασχολούνται με θέματα έρευνας. Η ΓΔ RTD ανέπτυξε ένα σχέδιο δράσης το οποίο κρίθηκε ικανοποιητικό. 5. Διαβούλευση με την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών της Επιτροπής Το 2012, δεν αναφέρθηκαν συστημικά προβλήματα από την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών δυνάμει του άρθρου 73 παράγραφος 6[22] του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. 6. Συμπεράσματα Η υλοποίηση των σχεδίων δράσης που καταρτίστηκαν προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι συστάσεις των ελέγχων της ΥΕΕ κατά το τρέχον και τα προηγούμενα έτη συμβάλλει στη σταθερή βελτίωση του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής ανέλαβαν, επομένως, να διασφαλίσουν τη λήψη των επακόλουθων μέτρων βάσει των συστάσεων των ελέγχων. Η ΥΕΕ θα διενεργήσει ελέγχους παρακολούθησης για την εκτέλεση των σχεδίων δράσης που θα εξεταστούν από την Επιτροπή Παρακολούθησης των Ελέγχων, η οποία θα ενημερώσει, κατά περίπτωση, το Σώμα των Επιτρόπων. Η ΥΕΕ, σε στενή συνεργασία με όλα τα ΚΕΕ, έχει καταρτίσει ένα νέο στρατηγικό σχέδιο ελέγχου που καλύπτει την περίοδο 2013-2015. Η ΥΕΕ θα συνεχίσει να επικεντρώνεται στους δημοσιονομικούς ελέγχους, τους ελέγχους συμμόρφωσης και τους ελέγχους ΤΠ, ενώ θα εντείνει τις δραστηριότητές της στον τομέα του ελέγχου των επιδόσεων. [1] Οι ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις που ολοκληρώθηκαν την 1η Φεβρουαρίου 2013 περιλαμβάνονται στην παρούσα έκθεση. [2] Η έκθεση δεν καλύπτει τους αποκεντρωμένους ευρωπαϊκούς οργανισμούς, την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης ή άλλους οργανισμούς που ελέγχονται από την ΥΕΕ, οι οποίοι λαμβάνουν χωριστές ετήσιες εκθέσεις. [3] Απαιτείται από το πρότυπο επίδοσης 2060 και τα διεθνή πρότυπα για την κατ’ επάγγελμα άσκηση εσωτερικού ελέγχου (πρότυπα) που έχει δημοσιεύσει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών. [4] COM(2013) 334 τελικό. [5] Από μια αποστολή μπορεί να προκύψουν πολλές εκθέσεις ελέγχου σε περίπτωση που η αποστολή καλύπτει περισσότερες από μία ελεγχόμενες Γενικές Διευθύνσεις ή υπηρεσίες. [6] 4 συστάσεις έγιναν μόνο εν μέρει δεκτές. [7] Από αυτές τις 29 συστάσεις, δύο εκδόθηκαν το 2006, εκ των οποίων η μία φέρει την ένδειξη «εφαρμόστηκε» από τη διοίκηση από τον Μάρτιο του 2013. [8] Καταληκτική ημερομηνία είναι η 1η Φεβρουαρίου 2013. [9] Οι ήσσονος σημασίας τομείς προς βελτίωση που εντοπίστηκαν γνωστοποιήθηκαν στη ΓΔ με επιστολή διαχείρισης. Οι ελεγχόμενες ΓΔ απάντησαν θετικά στην επιστολή αυτή, αναλαμβάνοντας τη δέσμευση να λάβουν υπόψη τις παρατηρήσεις της ΥΕΕ, στο μέτρο του δυνατού, από την τρέχουσα ΕΕΔ. [10] Η Επιτροπή είχε προτείνει 5% μείωση του προσωπικού σε κάθε θεσμικό όργανο, οργανισμό και υπηρεσία της ΕΕ κατά την περίοδο 2013-17, μέσω της μη αντικατάστασης ορισμένων αποχωρούντων μελών του προσωπικού (λόγω συνταξιοδότησης ή λήξης συμβάσεων). Η Επιτροπή δημιούργησε επίσης έναν μηχανισμό για την ανακατανομή θέσεων, προκειμένου να καλύψει τις προτεραιότητές της, βάσει μιας γραμμικής εισφοράς ποσοστού 1% επί του συνόλου των βασικών ποσοστώσεων θέσεων. [11] Το κόστος υπηρεσιών των ΓΔ/υπηρεσιών προς άλλες ΓΔ/υπηρεσίες ή όργανα που μεταφέρονται από τη γραμμή προϋπολογισμού του πελάτη σε αυτή του παρόχου (εντάλματα είσπραξης, από κοινού μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων και δευτερεύουσες μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων). Δεν υπάρχει ενοποιημένο σχήμα που να παρέχει μια επισκόπηση των ποσών αντίστροφης χρέωσης σε εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες από παρόχους υπηρεσιών της Επιτροπής. [12] Το κόστος υπηρεσιών των ΓΔ/υπηρεσιών προς άλλες ΓΔ/υπηρεσίες ή όργανα που μεταφέρονται από τη γραμμή προϋπολογισμού του πελάτη σε αυτή του παρόχου (εντάλματα είσπραξης, από κοινού μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων και δευτερεύουσες μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων). Δεν υπάρχει ενοποιημένο σχήμα που να παρέχει μια επισκόπηση των ποσών αντίστροφης χρέωσης σε εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες από παρόχους υπηρεσιών της Επιτροπής. [13] Κατά τον έλεγχο για την εφαρμογή της προγραμματικής περιόδου 2007-13 στη ΓΔ REGIO [14] Στις 12 Απριλίου 2013 υποβλήθηκε έκθεση σχετικά με διορθωτική ικανότητα των δημοσιονομικών διορθώσεων για την περίοδο 2000-2006 στην Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού. [15] Η ΓΔ REGIO διαβίβασε ενημερωμένες οδηγίες δειγματοληψίας προς τις ελεγκτικές αρχές στις 4 Απριλίου 2013. Επίσης, τον Νοέμβριο του 2012 διοργάνωσε εργαστήρια απευθυνόμενα στους εν λόγω φορείς στις Βρυξέλλες και το 2013 πραγματοποιήθηκαν σεμινάρια σε ορισμένα κράτη μέλη (Ιταλία, Ισπανία, Γερμανία, Σλοβακία και Τσεχική Δημοκρατία). [16] Το 2011 διεξήχθησαν εκτεταμένες ελεγκτικές εργασίες σε αυτόν τον τομέα πολιτικής, ιδίως όσον αφορά τις στρατηγικές ελέγχου. [17] Π.χ. ανανεωμένες εκθέσεις διαχείρισης εξωτερικής βοήθειας, δήλωση αξιοπιστίας από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών. [18] Μη συμπεριλαμβανομένων των τελικών πληρωμών του διοικητικού προϋπολογισμού και προμηθειών, καθώς και των τμημάτων του προγράμματος διά βίου μάθησης που υλοποιούνται μέσω των Εθνικών Υπηρεσιών των κρατών μελών. [19] Άρθρο 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 223/2009. [20] COM(2005) 0217 τελικό. [21] Έλεγχος ΤΠ 2006 για τα «Συστήματα πληροφοριών μεγάλης κλίμακας» [22] Το άρθρο 117 των κανόνων εφαρμογής προβλέπει ότι: «Η εν λόγω ετήσια έκθεση [δηλαδή η έκθεση που προβλέπεται στο άρθρο 99 παράγραφος 3 του δημοσιονομικού κανονισμού] μνημονεύει επίσης τα συστημικά προβλήματα που επισημάνθηκαν από την ειδικευμένη υπηρεσία η οποία συστάθηκε κατ' εφαρμογή του άρθρου 73 παράγραφος 6 του Δημοσιονομικού Κανονισμού.