[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 7.6.2006

COM(2006)279 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ

Ετήσια έκθεση προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που διεξήχθησαν κατά το 2005

(άρθρο 86 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού)

{SEC(2006)725}

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή 3

2. Περιβάλλον και πρόγραμμα εργασίας της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου 3

2.1. Περιβάλλον εργασίας 3

2.2. Οι εξελίξεις στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου 4

2.3. Η εφαρμογή του προγράμματος εργασίας της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου 4

2.4. Αποδοχή του έργου της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου 7

3. Πορίσματα 8

3.1. Το εξωτερικό περιβάλλον 8

3.2. Προγραμματισμός, διαδικασίες και συστήματα 9

3.3. Το ανθρώπινο δυναμικό και η οργάνωση 12

3.4. Νομιμότητα και κανονικότητα 13

4. Συμπεράσματα 14

Εισαγωγή

Ο εσωτερικός έλεγχος σε έναν οργανισμό είναι μια επαγγελματική, αντικειμενική και ανεξάρτητη υπηρεσία παροχής εγγυήσεων και διαβούλευσης. Αποσκοπεί στο να βοηθήσει τον οργανισμό να επιτύχει αποτελεσματικότερα τους στόχους του, βελτιώνοντας διαρκώς τον τρόπο λειτουργίας του.

Η παρούσα έκθεση ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) κατά το 2005, σύμφωνα με το άρθρο 86 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού (ΔΚ). Βασίζεται στην έκθεση της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) δυνάμει του άρθρου 86 παράγραφος 3 του ΔΚ για τα βασικά ευρήματα του ελέγχου και σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα όσον αφορά «περιπτώσεις σημαντικής έκθεσης σε κινδύνους και θέματα ελέγχου, ζητήματα εταιρικής διακυβέρνησης …»[1]. Η παρούσα έκθεση βασίζεται στο ελεγκτικό έργο και τις συμβουλευτικές δραστηριότητες της ΥΕΕ κατά το 2005. Βασίζεται επίσης στις εργασίες των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου των ΓΔ (ΚΕΕ), μέσω των εξαμηνιαίων εκθέσεων της ΥΕΕ σχετικά με το έργο των ΚΕΕ. Η έκθεση δεν καλύπτει το ελεγκτικό έργο της ΥΕΕ όσον αφορά τους κοινοτικούς οργανισμούς[2].

Οι αντιδράσεις της Επιτροπής σε σχέση με τα ευρήματα και τα πορίσματα του εσωτερικού ελεγκτή εκτίθενται στη συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας του Γενικού Διευθυντή. Στην εν λόγω συγκεφαλαιωτική έκθεση, που εγκρίθηκε ταυτόχρονα, η Επιτροπή εκφράζει την άποψή της σχετικά με τα οριζόντια ζητήματα τα οποία έθιξε ο εσωτερικός ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, ή τα οποία εντόπισε η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων και ο Γενικός Διευθυντής προϋπολογισμού, στην ανακεφαλαιωτική έκθεσή του.

Τούτο σημαίνει ότι η Επιτροπή δεν συμμερίζεται απαραίτητα πλήρως ορισμένες απόψεις ή γνώμες που εκτίθενται στην παρούσα έκθεση. Η εν λόγω διαφορά απόψεων αντικατοπτρίζει την κανονική διαδικασία διαλόγου μεταξύ του θεσμικού οργάνου και του εσωτερικού ελεγκτή του.

Περιβάλλον και Πρόγραμμα εργασιας της Υπηρεσίας εσωτερικου ελεγχου

Οι εργασίες εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή διεξάγονται σε ένα ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον· οι εξελίξεις της διαχείρισης και του συστήματος ελέγχου της Επιτροπής κατά το 2005 αντανακλούν επίσης ορισμένα από τα πορίσματα στα οποία κατέληγε ο εσωτερικός ελεγκτής στην έκθεσή του για το 2004.

Περιβάλλον εργασίας

Η εφαρμογή του νέου λογιστικού συστήματος αποτελεί σημαντικό βήμα προς τα εμπρός για την Επιτροπή, τις υπηρεσίες της και τους φορείς ελέγχου[3]. Η προβλεπόμενη πιστοποίηση των λογαριασμών από τον ελεγκτή καλύπτει ένα σημαντικό λογιστικό κενό. Ο ελεγκτής χρειάζεται σαφείς εξουσίες για την εκτέλεση του καθήκοντος αυτού και συγκεκριμένα για να διεξάγει ελέγχους αξιοπιστίας (χωρίς να θέτει υπό αμφισβήτηση την πρωταρχική ευθύνη των διατακτών για τις διάφορες πράξεις). Η Επιτροπή προβαίνει επί του παρόντος στη σύσταση των πρώτων εκτελεστικών οργανισμών που θα αναλάβουν τα καθήκοντα υλοποίησης του προγράμματος. Τούτο αποσκοπεί στη μείωση των δαπανών και των κινδύνων ελέγχου που υπήρχαν σε προγενέστερες μεθόδους, καθώς και στην αυξημένη εξειδίκευση. Όσον αφορά την ΥΕΕ θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην πολυπλοκότητα της μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και των ιεραρχικών σχέσεων, καθώς και στα προβλήματα διαχείρισης, όπως είναι οι διοικητικές υποχρεώσεις, οι προσλήψεις, η επαγγελματική κατάρτιση, κλπ. Η αρμοδιότητα έγκρισης χωριστού προϋπολογισμού καθιστά ιδιαίτερα πολύπλοκο το ρόλο του εσωτερικού ελέγχου.

Η διαχείριση κινδύνων τείνει να ενσωματωθεί σταθερά στο σχεδιασμό, την υποβολή εκθέσεων και τον κύκλο κατανομής πόρων της Επιτροπής[4]. Η εφαρμογή θα απαιτηθεί να βελτιωθεί στρεφόμενη από το επίπεδο ΓΔ προς την εκτίμηση και τη διαχείριση των κινδύνων σε οικογένειες υπηρεσιών σύμφωνα με τα προβλεπόμενα και, κατά την άποψη της ΥΕΕ, να επεκταθεί τελικά σε ολόκληρη την Επιτροπή. Η ΥΕΕ έχει τη γνώμη ότι η πλήρης συμμετοχή επιτρόπων στην αξιολόγηση των πολιτικών κινδύνων θα επιτρέψει την αποτελεσματικότερη συνολική διαχείριση των κινδύνων και, κατά συνέπεια, θα βελτιώσει το σχεδιασμό, την κατανομή πόρων και την υλοποίηση της πολιτικής.

Ο διοργανικός διάλογος σχετικά με τον οδικό χάρτη για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου επικεντρώνεται στο κεντρικό ζήτημα της λογοδοσίας και της ασφάλειας. Για την Επιτροπή είναι σημαντικό να προστατευθεί η πολιτική της ευθύνη με την παροχή εγγύησης(ων) από μέρους των δικών της υπηρεσιών, καθώς και από τους εταίρους της στο πλαίσιο της εφαρμογής του προϋπολογισμού και συγκεκριμένα από τα κράτη μέλη. Στο εσωτερικό, οι επί μέρους δηλώσεις αξιοπιστίας από ήδη τοποθετημένους γενικούς διευθυντές έχουν αποδειχθεί ιδιαίτερα πολύτιμες, κατά τη γνώμη όμως του εσωτερικού ελεγκτή, θα πρέπει να εξεταστούν περαιτέρω ζητήματα σχετικά με τις διαδικασίες σε επίπεδο Επιτροπής και τη συνεκτικότητα μεταξύ γενικών διευθύνσεων.

Οι εξελίξεις στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου

Στις αρχές του 2005, η ΥΕΕ επανεξέτασε τα συστήματα διασφάλισης της ποιότητας και δημιούργησε έναν ειδικό πυρήνα ποιότητας, ο οποίος επανεξετάζει συστηματικά την ποιότητα του ελεγκτικού έργου, από το σχεδιασμό της ελεγκτικής αποστολής μέχρι την τελική έκθεση ελέγχου. Συμφωνήθηκαν με τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) κοινά πρότυπα για την υποβολή εκθέσεων, ιδίως για την αξιολόγηση των συστάσεων του ελέγχου, καθιστώντας τα πορίσματα περισσότερο συγκρίσιμα.

Ο έλεγχος ποιότητας από μέρους των ΚΕΕ, ο οποίος ξεκίνησε με αυτοαξιολογήσεις κατά το 2005, θα ολοκληρωθεί με επικύρωση των εκτιμήσεων από την ΥΕΕ, το 2006. Η διαδικασία αυτή, που βασίζεται σε επαγγελματικά πρότυπα, όχι μόνο έχει ως στόχο τη εξασφάλιση υψηλής ποιότητας υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου για τις Γενικές Διευθύνσεις, αλλά αποσκοπεί και στη δημιουργία μιας αντικειμενικής βάσης που θα λαμβάνεται υπόψη σε εργασίες εσωτερικού ελέγχου που πραγματοποιούνται σε άλλα επίπεδα.

Σε γενικές γραμμές, η συνεργασία μεταξύ της ΥΕΕ και των ΚΕΕ εξελίχθηκε θετικά καθόλη τη διάρκεια του 2005 (π.χ. κοινοί έλεγχοι). Ο συντονισμός προγραμμάτων ελέγχου για το λογιστικό σύστημα και οι κοινές προσπάθειες επαγγελματικής κατάρτισης αποτυπώνουν την αποτελεσματική λειτουργία της σχέσης με το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ).

Η εφαρμογή του προγράμματος εργασίας της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ)

Το πρόγραμμα εργασίας της ΥΕΕ για το 2005, το οποίο βασίστηκε στο στρατηγικό της σχέδιο 2004-2006, συγκεκριμενοποιήθηκε μετά από τις ελεγκτικές εργασίες του 2004 και κατόπιν ευρείας διαβούλευσης των ενεχομένων φορέων (Επιτροπή Προόδου Εσωτερικού Ελέγχου, οριζόντιες υπηρεσίες, Γενικοί Διευθυντές, κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου και συντονιστές εσωτερικού ελέγχου), συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής απόψεων με το ΕΕΣ. Εγκρίθηκε από την Επιτροπή Προόδου Εσωτερικού Ελέγχου στα τέλη του 2004.

Η εφαρμογή του προγράμματος εργασίας ήταν ικανοποιητική, με ποσοστό ολοκλήρωσης 90% : το 2005 ολοκληρώθηκαν 36 εκθέσεις ελέγχου (18 εκθέσεις ελέγχου και 8 εκθέσεις παρακολούθησης για ελέγχους της Επιτροπής και 10 εκθέσεις για ελέγχους οργανισμών), ενώ οι λοιποί έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν στις αρχές του 2006. Λεπτομερή στοιχεία για τους ελέγχους της Επιτροπής παρατίθενται στο παράρτημα.

Σημειώθηκαν καθυστερήσεις κυρίως λόγω προβλημάτων κατά τη φάση ολοκλήρωσης. Κατά συνέπεια, η ΥΕΕ θεωρεί ότι είναι σαφώς αναγκαίο να μειωθεί ο απαιτούμενος χρόνος για την ολοκλήρωση των ελέγχων. Η ίδια η ΥΕΕ θα περιορίσει ακόμα περισσότερο την έκταση των εκθέσεων ελέγχου και θα καταβάλει προσπάθειες ώστε να χρησιμοποιείται σαφέστερη γλώσσα.

Αναλήψεις υποχρεώσεων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) που οριστικοποιήθηκαν το 2005:

Υπηρεσία | Ανάληψη υποχρεώσεων | Ημερομηνία κοινοποίησης |

Οριζόντια, διοικητικά και άλλα συστήματα στήριξης |

OIB | Συναλλαγές | Φεβρουάριος 2005 |

BUDG | Παρακολούθηση | Ιούλιος 2005 |

SG κ.α. | Ανασκόπηση της εφαρμογής της κοινοτικής νομοθεσίας | Ιούλιος 2005 |

BUDG/SG | Επανεξέταση του κύκλου ΔΒΔ/ΣΣΠ (διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων/στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός) | Oκτώβριος 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Ενοποιημένη ΤΠΕ | Νοέμβριος 2005 |

DIGIT | Παρακολούθηση | Νοέμβριος 2005 |

Εσωτερικές πολιτικές |

ESTAT | Ειδική ομάδα παρακολούθησης | Μάρτιος 2005 |

ECFIN | Τοπικός έλεγχος ΤΠ (κοινός ΥΕΕ/ΚΕΕ) | Απρίλιος 2005 |

TREN | Τοπικός έλεγχος ΤΠ | Μάιος 2005 |

TREN | Οικονομική διαχείριση | Ιούλιος 2005 |

ESTAT | Οικονομική διαχείριση / Παρακολούθηση | Oκτώβριος 2005 |

RTD | Οικονομική διαχείριση | Oκτώβριος 2005 |

SANCO | Οικονομική διαχείριση | Νοέμβριος 2005 |

INFSO | Παρακολούθηση | Δεκέμβριος 2005 |

MARKT | Οικονομική διαχείριση | Δεκέμβριος 2005 |

PRESS | Παρακολούθηση | Δεκέμβριος 2005 |

EAC | Παρακολούθηση | Δεκέμβριος 2005 |

Διαρθρωτικά μέτρα και Κοινή Γεωργική Πολιτική |

AGRI | Παρακολούθηση | Μάρτιος 2005 |

FISH | Σε βάθος εξέταση | Ιούνιος 2005 |

EMPL | Διαρθρωτικά ταμεία (εκ των υστέρων έλεγχοι) | Oκτώβριος 2005 |

FISH | Διαρθρωτικά ταμεία (εκ των υστέρων έλεγχοι) | Νοέμβριος 2005 |

AGRI | Διαρθρωτικά ταμεία (εκ των υστέρων έλεγχοι) | Δεκέμβριος 2005 |

Eξωτερικές Πολιτικές |

ELARG | Παρακολούθηση | Ιανουάριος 2005 |

RELEX | Πληροφόρηση και επικοινωνία | Ιούλιος 2005 |

AIDCO | Μη κυβερνητικές Οργανώσεις | Ιούλιος 2005 |

ECHO | Μη κυβερνητικές Οργανώσεις | Oκτώβριος 2005 |

Παρακολούθηση

Το χρησιμοποιούμενο από εσωτερικούς ελεγκτές της Επιτροπής λογισμικό διαχείρισης ελέγχου περιλαμβάνει πλέον έναν τροφοδοτούμενο από τους ελεγχόμενους μηχανισμό παρακολούθησης που παρέχει τη δυνατότητα στη διαχείριση, στους ελεγκτές, καθώς και στην Επιτροπή Προόδου Εσωτερικού Ελέγχου (ΕΠΕΕ) να παρακολουθούν την πρόοδο στον τομέα της εφαρμογής των συστάσεων ελέγχου. Η ΥΕΕ επανεξετάζει τακτικά την έγκαιρη εφαρμογή και το βαθμό υλοποίησης των συστάσεων από τους ελεγχόμενους, έτσι ώστε να είναι σε θέση να ενημερώνει δεόντως την ΕΠΕΕ και να τροφοδοτεί τη δική της ανάλυση κινδύνων. Το Μάρτιο του 2006, η ΥΕΕ συνέταξε την πρώτη της έκθεση επισκόπησης προς την ΕΠΕΕ σχετικά με την παρακολούθηση της εφαρμογής των συστάσεων της ΥΕΕ.

Μολονότι ο βαθμός αποδοχής των συστάσεων από τις ΓΔ είναι ιδιαίτερα ικανοποιητικός, στην εφαρμογή των σχεδίων δράσης ενδέχεται να παρατηρηθούν σημαντικές καθυστερήσεις, οι οποίες απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή από μέρους της διαχείρισης. Σύμφωνα με εκτιμήσεις των ελεγχόμενων, περισσότερο από το ήμισυ των εκκρεμουσών συστάσεων ζωτικής σημασίας και περίπου το 17% των εκκρεμουσών ιδιαίτερα σημαντικών συστάσεων υπερβαίνουν την αρχικά προβλεπόμενη ημερομηνία κατά 12 μήνες.

Τούτο καταδεικνύει ενδεχομένως την ύπαρξη γενικής αδυναμίας κατά την υλοποίηση των σχεδίων δράσης[5]. Κατά την άποψη των ΓΔ τα αίτια συνδέονται με αναδιοργανώσεις, δυσχέρειες από άποψη πόρων, προβλήματα με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών, απουσία εντολής και προβλήματα συνεργασίας με άλλες ΓΔ. Συντάσσοντας συνοπτικότερες και περισσότερο επικεντρωμένες εκθέσεις ελέγχου, η ΥΕΕ συμβάλλει στη διευκόλυνση των εκτελεστικών καθηκόντων των ελεγχόμενων.

Αποδοχή του έργου της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου

Κατά το 2005, το ποσοστό αποδοχής των συστάσεων ελέγχου από μέρους των ελεγχόμενων ήταν ιδιαίτερα υψηλό, υπερβαίνοντας το 97%[6].

συστάσεις | εγκρίθη-καν | απορρίφθηκαν | σύνολο | % |

ζωτικής σημασίας | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

πολύ σημαντικές | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

σημαντικές | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

επιθυμητές | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

σύνολο | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Μετά την ολοκλήρωση ενός ελέγχου , η ΥΕΕ ζητά τακτικά τη γνώμη των ελεγχόμενων, όσον αφορά, μεταξύ άλλων, το πεδίο εφαρμογής του ελέγχου και τη διεξαγωγή του ελέγχου. Το μέσο αποτέλεσμα των εν λόγω ερευνών φθάνει το 1,82 σε κλίμακα από το 1 (υψηλότερο) έως το 4 (χαμηλότερο).

Το 2005, από μια ευρύτερη διαβούλευση των ενδιαφερομένων φορέων (ΓΔ, διευθυντών πόρων, κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου και προπαρασκευαστικής ομάδας της ΕΠΕΕ) προέκυψε η θετική εικόνα μιας σαφούς στρατηγικής ελέγχου (79 %), ότι οι έλεγχοι διενεργήθηκαν τίμια, αντικειμενικά και δίκαια (93 %) και με τη χρήση ενδεδειγμένων μεθόδων ελέγχου (75 %). Γινόταν όμως παράλληλα έκκληση στην ΥΕΕ να αναπτύξει περισσότερες συνέργειες με τα ΚΕΕ προκειμένου να βελτιωθούν η κατανόηση των δραστηριοτήτων των ελεγχόμενων και η επικοινωνία κατά τον έλεγχο και να εκδοθούν λιγότερες και περισσότερο επικεντρωμένες συστάσεις· η ΥΕΕ θεωρήθηκε ότι δεν δημιουργεί ένα σαφές όραμα για τη διακυβέρνηση και τον εσωτερικό έλεγχο.

Πορίσματα

Τα πορίσματα που παρατίθενται κατωτέρω βασίζονται σε ελέγχους που διενεργήθηκαν από την ΥΕΕ κατά το 2005, σε άλλες δραστηριότητες εσωτερικού ελέγχου (που συμπεριλαμβάνουν εκθέσεις της ΥΕΕ σχετικά με τις εργασίες των ΚΕΕ), καθώς και στην επαγγελματική κρίση του ελεγκτή. Τα εν λόγω πορίσματα είναι επιλεκτικά δεδομένου ότι εκφράζουν την επιλεγμένη εστίαση για το συγκεκριμένο έτος, σύμφωνα με το πρόγραμμα ελέγχου με βάση τον κίνδυνο 2004 – 2006, και αποφεύγουν την αλληλεπικάλυψη με το έργο του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο πλαίσιο μιας προοπτικής «ενιαίου ελέγχου». Οι βασικοί τομείς των διενεργηθέντων στην Επιτροπή ελέγχων της ΥΕΕ κατά το 2005 ήταν:

- δημοσιονομική διαχείριση στο πλαίσιο των εσωτερικών πολιτικών·

- διαχείριση των διαρθρωτικών ταμείων·

- τοπική διαχείριση ΤΠ, βασισμένη σε προγενέστερο ελεγκτικό έργο ΤΠ·

- ασφάλεια πληροφοριών·

- έλεγχος κονδυλίων που διατέθηκαν σε μη κυβερνητικές οργανώσεις (ΜΚΟ)·

- βασικές συνιστώσες του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού, που πρέπει να συνεχιστεί κατά το 2006· και

- παρακολούθηση από την Επιτροπή της τήρησης της κοινοτικής νομοθεσίας, που αποτελεί τη βάση για επέκταση του ελεγκτικού έργου κατά το 2006.

Η επισκόπηση των πορισμάτων οργανώνεται με βάση την τυπολογία των κινδύνων που εγκρίθηκε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2005.[7] Δεδομένων των στενών σχέσεων που υφίστανται μεταξύ τοµέων κινδύνου, τα πορίσματα του ελέγχου αφορούν συχνά περισσότερους του ενός μόνο είδους κινδύνου.

Το εξωτερικό περιβάλλον

Η Επιτροπή διατρέχει ένα βασικό κίνδυνο μεταβίβασης αρμοδιοτήτων για πολιτικές στο πλαίσιο επιμερισμένης διαχείρισης: η συνθήκη της παρέχει πλήρη αρμοδιότητα για την εκτέλεση του προϋπολογισμού[8], περισσότερα όμως από τα τρία τέταρτα του προϋπολογισμού διατίθενται ουσιαστικά από φορείς των κρατών μελών.

Για είναι σε θέση να αναλάβει αυτή την αρμοδιότητα, δηλαδή για να είναι σε θέση να παράσχει εύλογες εγγυήσεις, η Επιτροπή πρέπει να εξασφαλίζει εύλογες εγγυήσεις για τα κονδύλια επιμερισμένης διαχείρισης, όσον αφορά την κανονικότητα και τη νομιμότητα των πράξεων τις οποίες διαχειρίζονται τα κράτη μέλη.

Εξασφάλιση εύλογων εγγυήσεων

Κατά την προετοιμασία για την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013 των διαρθρωτικών ταμείων[9], είναι απαραίτητο, κατά τη γνώμη της ΥΕΕ, να εντείνουν οι αρμόδιες υπηρεσίες τις προσπάθειές τους και να βασιστούν σε ορθές πρακτικές έτσι ώστε να εξασφαλίσουν επαρκείς αποδείξεις στις οποίες θα στηρίζεται η ετήσια δήλωση αξιοπιστίας:

- Εκφράζοντας ικανοποίηση για την κοινή στρατηγική ελέγχου που συμφωνήθηκε το 2005 από τις Γενικές Διευθύνσεις των διαρθρωτικών ταμείων ως ικανοποιητικό σημείο εκκίνησης, η ΥΕΕ πρότεινε να αναπτυχθεί μια στρατηγική για την εξασφάλιση, μέσω του ελέγχου και της αξιολόγησης, περισσότερων εγγυήσεων όσον αφορά τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση, ενώ από το ελεγκτικό έργο θα πρέπει να προκύπτουν σαφείς και συγκεκριμένες γνώμες που θα χρησιμοποιούνται για τη στήριξη των εγγυήσεων σε επίπεδο ΓΔ. Οι υπηρεσίες πρέπει να βελτιώσουν την ποιότητα της σχετικής διαδικασίας ελέγχου και να εναρμονίσουν και να ορίσουν σαφέστερα τις απαιτήσεις εσωτερικής αναφοράς και διασφάλισης (κάλυψη του ελέγχου, ποσοστά σφάλματος, συστημικές διαπιστώσεις).

- Η εισαγωγή περισσότερων στοιχείων «ενιαίου ελέγχου», δηλαδή η εμπιστοσύνη στο έργο άλλων ελεγκτών και η συστηματική υποβολή εκθέσεων για τη διαχείριση από φορείς των κρατών μελών, που υπόκειται στην κατάλληλη επισκόπηση, παρέχει τη δυνατότητα αποτελεσματικότερης χρησιμοποίησης των ελεγκτικών πόρων, περιορίζει τον κίνδυνο διπλών ελέγχων και επιτρέπει την πληρέστερη επισκόπηση μιας σειράς ελέγχων. Τούτο απαιτεί ένταση των προσπαθειών για την ευθυγράμμιση των στρατηγικών ελέγχου, από κοινού σχεδιασμό και εκτίμηση των κινδύνων με φορείς των κρατών μελών και καθιέρωση μιας μεθοδολογίας για την επανεξέταση του ελεγκτικού έργου τους. Κατά την άποψη της ΥΕΕ, θα είναι θετικότερο[10] να πειστούν τα κράτη μέλη να συνάψουν «συμβόλαια εμπιστοσύνης». Η ΥΕΕ συνιστά μια περισσότερο προληπτική επικοινωνία της Επιτροπής με τα κράτη μέλη και συγκεκριμένα την προώθηση ορθών πρακτικών που εντοπίζονται σε όλα τα επίπεδα της αλυσίδας ελέγχων.

- Επαναλαμβάνοντας προγενέστερους προβληματισμούς όσον αφορά την καθυστερημένη διάθεση πληροφοριών ελέγχου για την περίοδο 2000-2006, η ΥΕΕ συνιστά μια περισσότερο διορατική και προληπτική προσέγγιση για την επόμενη περίοδο. Κατά την καθιέρωση συστημάτων ελέγχου για τα νέα προγράμματα θα πρέπει να αντιμετωπιστούν οι βασικές αδυναμίες που εντοπίστηκαν κατά την τρέχουσα περίοδο.

Επαρκής δημοσιοποίηση των παρεχομένων εγγυήσεων

Ο εσωτερικός ελεγκτής κρίνει ότι ο βαθμός και το εύρος (περιορισμοί) της παρεχόμενης διασφάλισης θα έπρεπε να δημοσιοποιείται σαφώς από τις ΓΔ στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας (ΕΕΔ). Στις ΕΕΔ θα πρέπει να διευκρινίζονται τα σωρευτικά ποσά που καλύπτονται από τους ελέγχους και τα ποσά που διακυβεύονται, καθώς και τα κριτήρια που εφαρμόζονται για τον καθορισμό του επιπέδου της παρασχεθείσας διασφάλισης.

Προγραμματισμός, διαδικασίες και συστήματα

Το πρόγραμμα εργασιών 2005 της ΥΕΕ επικεντρωνόταν ιδιαίτερα στον έλεγχο της δημοσιονομικής διαχείρισης, καθώς και στην ασφάλεια και τα συστήματα ΤΠ. Άλλοι σημαντικοί τομείς ήταν ο σχεδιασμός και προγραμματισμός, καθώς και η παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Ο εσωτερικός ελεγκτής κρίνει ότι, παρά τις επιτευχθείσες σημαντικές βελτιώσεις, η Επιτροπή εξακολουθεί να είναι εκτεθειμένη σε κινδύνους στους εν λόγω τομείς, οι οποίοι περιορίζουν την αποτελεσματικότητα των ενεργειών και τις παρεχόμενες εγγυήσεις όσον αφορά τις συναλλαγές. Εξάλλου, απαιτούνται βελτιώσεις όσον αφορά την ποιότητα και το εύρος των δραστηριοτήτων εποπτείας και ελέγχου.

Εποπτεία και αποτελεσματικότητα των ελέγχων

Η διασφάλιση της παροχής εγγυήσεων στον τομέα της επιμερισμένης διαχείρισης είναι περίπλοκη και οι έλεγχοι της δημοσιονομικής διαχείρισης καταδεικνύουν ότι η εποπτεία εξακολουθεί να αποτελεί πρόβλημα τόσο εντός ορισμένων ΓΔ όσο και μεταξύ των ΓΔ. Στο πλαίσιο των ελέγχων της ΥΕΕ και των ΚΕΕ παρατηρήθηκαν αδυναμίες όσον αφορά την εφαρμογή των Προτύπων Εσωτερικού Ελέγχου (ΠΕΕ) και του δημοσιονομικού κανονισμού. Τούτο αφορά το σχεδιασμό και την καθιέρωση των συστημάτων ελέγχου : ανεπαρκείς εκ των προτέρων αξιολογήσεις, αναλύσεις κινδύνων και διαχωρισμός καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένων των καθηκόντων ελεγκτών και της διαχείρισης. Αφορά επίσης την ακρίβεια και την πληρότητα των ελέγχων των συναλλαγών, του σχεδίου και των στοιχείων ελέγχου, καθώς και της τεκμηρίωσης διαδικασιών. Ο εσωτερικός ελεγκτής κρίνει ότι, παρέχοντας εγγυήσεις ως προς τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών, εκτίθεται σε σημαντικούς κινδύνους σε ανάλογες περιπτώσεις. Η ΥΕΕ και τα ΚΕΕ υπέβαλαν προς τις υπηρεσίες λεπτομερείς συστάσεις σε τομείς όπως της ροής των πληρωμών, των προμηθειών, των επιχορηγήσεων και της διαχείρισης συμβάσεων, καθώς και των ανακτήσεων, αλλά και σε ζητήματα ασφάλειας και ΤΠ.

Στο πλαίσιο των ελέγχων παρακολούθησης παρατηρήθηκαν θετικές εξελίξεις σε τομείς που ελέγχθηκαν προγενέστερα, επισημαίνονται όμως και σημαντικές καθυστερήσεις με τους σχετικούς κινδύνους όσον αφορά τη λειτουργία, τα δημοσιονομικά και τη φήμη. Όσον αφορά την υπηρεσία Eurostat, από τους ελέγχους παρακολούθησης προέκυψε ότι, μετά από την επίτευξη σημαντικού έργου, το επίπεδο των κινδύνων ήταν πλέον συγκρίσιμο με εκείνο άλλων υπηρεσιών. Ένα σημαντικό σημείο που ήταν σε εκκρεμότητα και εθίγη στο πλαίσιο αυτό, αφορά τους τραπεζικούς λογαριασμούς που έχουν ανοιχτεί μεν στο όνομα της Επιτροπής, αλλά όχι από τον υπόλογο. Το ζήτημα αυτό έχει στο μεταξύ αντιμετωπιστεί από τη ΓΔ Προϋπολογισμού.

Ένας ειδικός τομέας που ελέγχθηκε από την ΥΕΕ κατά το 2005 ήταν ο έλεγχος των κονδυλίων που χορηγήθηκαν σε ΜΚΟ για την ανάπτυξη και την ανθρωπιστική βοήθεια. Τα σχετικά συστήματα διαχείρισης είναι πολύπλοκα και ποικίλλουν μεταξύ προγραμμάτων και υπηρεσιών διαχείρισης. Ορισμένες παρατυπίες στις οποίες ενέχονταν ΜΚΟ είχαν ως αποτέλεσμα να αυξηθεί η προσοχή και να διεξαχθούν αρκετές έρευνες, συμπεριλαμβανομένων των ερευνών για πρακτικές προμηθειών. Η ΥΕΕ επισήμανε ορισμένες ορθές πρακτικές, όπως την καταβολή προσπαθειών για τακτικότερη και περισσότερο επικεντρωμένη επικοινωνία με την κοινότητα ΜΚΟ και για την απλούστευση των διαδικασιών εφαρμογής, ιδίως στο πλαίσιο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Οι υποβληθείσες συστάσεις αφορούν την ανάγκη να συσσωρευτούν σε ολόκληρη την Επιτροπή γνώσεις σχετικά με τις ΜΚΟ, συμπεριλαμβανομένης μιας κοινής τυπολογίας ΜΚΟ, της ανταλλαγής ορθών πρακτικών και αναλύσεων των κινδύνων, καθώς και της ενίσχυσης της συνεργασίας με τα κράτη μέλη και άλλους χορηγούς. Οι συστάσεις καλύπτουν επίσης την αυξημένη παρακολούθηση και τη συνεχή αξιολόγηση ΜΚΟ, την αυξημένη προσοχή στην τήρηση από τις ΜΚΟ των κανόνων σύναψης συμβάσεων και την ενίσχυση της ικανότητας των εταίρων να βελτιώσουν την ποιότητα των σχεδίων. Η ευρεία αποδοχή από μέρους των ελεγχόμενων οδήγησε στην πρόθεση της υπηρεσίας EuropeAid να αναθεωρήσει εν μέρει τη μέθοδο διαχείρισης των σχέσεων με μη κυβερνητικές οργανώσεις.

Σχεδιασμός – συντονισμός και συνέπεια

Η διαδικασία μεταρρύθμισης από το 2000 έχει δώσει έμφαση στην υπευθυνότητα και τη διαχειριστική ανεξαρτησία των ΓΔ της Επιτροπής· εντούτοις, η Επιτροπή παραμένει ενιαίος φορέας υπό ενιαία πολιτική εξουσία, ενώ ο συντονισμός και η συνέπεια αποτελούν βασικούς παράγοντες επιτυχίας της Επιτροπής στην προσπάθειά της να επιτύχει τους πολιτικούς στόχους της.

Τα πορίσματα μιας επανεξέτασης των οριζόντιων πτυχών του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού (ΚΣΣΠ) καταδεικνύουν την αναγκαιότητα να εκφραστούν γενικότερα οι πολιτικές προτεραιότητες και οι νομικές δεσμεύσεις με τη μορφή συντονισμένου σχεδιασμού και διαδικασιών κατανομής πόρων. Οι έλεγχοι λειτουργικών διαδικασιών (όπως η παρακολούθηση της εφαρμογής της νομοθεσίας, ΤΠ) επιβεβαιώνουν την ανεπάρκεια του συντονισμού και του στρατηγικού σχεδιασμού.

Η ΓΓ, από κοινού με άλλες οριζόντιες υπηρεσίες και τα δίκτυα που συμμετέχουν, έχει ήδη αναλάβει την υποχρέωση να επανεξετάσει την αποτελεσματικότητα του κύκλου ΚΣΣΠ. Επιπλέον, η ΥΕΕ θα διενεργήσει το 2006 μια σειρά ελέγχων σε επιχειρησιακές ΓΔ. Οι εν λόγω ενέργειες έχουν επίσης κάποιες επιπτώσεις σε ένα ζήτημα που έχει επανειλημμένα θιγεί σε προγενέστερες εκθέσεις ελέγχου : την ανάγκη βελτίωσης της ισορροπίας μεταξύ κεντρικών και τοπικών αρμοδιοτήτων και ενίσχυσης των οριζόντιων λειτουργιών στην Επιτροπή προκειμένου να διασφαλιστεί η συνεκτικότητα και η επαρκής εποπτεία (εσωτερικός έλεγχος, διαχείριση κινδύνων, λογιστική, ανθρώπινο δυναμικό, τεχνολογία πληροφοριών).

Ηλεκτρονικοί έλεγχοι και διακυβέρνηση

Ένα αποδοτικό περιβάλλον ΤΠ είναι ζωτικής σημασίας για την Επιτροπή, δεδομένης της σημασίας που έχει στην παραγωγή πολιτικής και τη στήριξη ενεργειών· οι σχετικοί ανθρώπινοι, χρηματοδοτικοί και φυσικοί πόροι είναι σημαντικοί, όπως και οι πιθανές εξωτερικές εξαρτήσεις. Η ΥΕΕ συνιστά να διευκρινιστούν περαιτέρω οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των οριζόντιων και λειτουργικών υπηρεσιών στον τομέα της ΤΠ, για παράδειγμα, για την ασφάλεια, τη συνέχιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, το σχεδιασμό, την ανάπτυξη και τη διαχείριση των συστημάτων πληροφόρησης της ΤΠ. Κρίνει ότι είναι σαφώς αναγκαίο να υποβάλλονται προτάσεις σε κεντρικό επίπεδο σχετικά με την κατάσταση των ηλεκτρονικών ελέγχων και των κινδύνων, οι οριζόντιες υπηρεσίες να διαδραματίζουν σημαντικότερο ρόλο στο πλαίσιο των στρατηγικών προσανατολισμών και να υπάρχει μεθοδολογική υποστήριξη.

Κατά την άποψη της ΥΕΕ, οι πτυχές ΤΠ πρέπει να εκφράζονται πλήρως στα ΠΕΕ και στη διαχείριση των κινδύνων (π.χ. προγράμματα αποκατάστασης καταστροφών) σε επίπεδο ΓΔ καθώς και σε επίπεδο Επιτροπής. Όσον αφορά την υποδομή ΤΠ, μολονότι η ΥΕΕ αναγνωρίζει ότι έχουν επιτευχθεί πρόσφατα σημαντικές βελτιώσεις στον τομέα της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, συνιστά να αξιοποιηθούν οι δυνατότητες για οικονομίες κλίμακας·τούτο ίσως συνεπάγεται περαιτέρω ανακατανομή των ρόλων των κεντρικών και τοπικών συστημάτων Τεχνολογίας Πληροφοριών (ΤΠ). Προκειμένου να διασφαλιστεί η βέλτιστη χρησιμοποίηση των διοικητικών και λειτουργικών πιστώσεων, η ΥΕΕ συνιστά να ακολουθήσει η κατανομή των πόρων την αρχιτεκτονική πληροφορικής. Τούτο θα μπορούσε να περιλαμβάνει την τιμολόγηση των υπηρεσιών του κεντρικού συστήματος πληροφορικής. Μια ομάδα εργασίας (BUDG/DIGIT) για τη χρηματοδότηση του κεντρικού συστήματος ΤΠ βρίσκεται σε φάση προετοιμασίας.

Το ανθρώπινο δυναμικό και η οργάνωση

Η ΥΕΕ θεωρεί ότι η εστιασμένη κατάρτιση θα καταστεί όλο και περισσότερο αναγκαία. Η αποσαφήνιση των κανόνων και μεθόδων στον τομέα της ασφάλειας και η μεγαλύτερη έμφαση στις ρυθμίσεις για τη συνέχιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας είναι αναγκαία προκειμένου να είναι σε θέση η Επιτροπή να προλαμβάνει και / ή να ελέγχει τους κινδύνους που ενδέχεται να απειλήσουν τα συστήματα ή τις ενέργειές της.

Κατάρτιση και ενημέρωση

Στα ΠΕΕ της Επιτροπής δίδεται ιδιαίτερη σημασία στο περιβάλλον ελέγχου. Με ικανοποιητική ανάπτυξη και παρακολούθηση, το περιβάλλον ελέγχου μετατρέπεται σε δυναμικό και ικανότητα προληπτικής δράσης, επιτρέποντας στο προσωπικό να αναπτύσσει ευέλικτες λύσεις και μεθόδους εργασίας προσαρμοσμένες στο πολιτικό και διαχειριστικό περιβάλλον, διασφαλίζοντας παράλληλα τον απαιτούμενο έλεγχο.

Από τους ελέγχους προέκυψαν συστάσεις για την αναγκαιότητα καλύτερης επικοινωνίας και για να καταστούν ευκολότερα διαθέσιμες οι απαραίτητες πληροφορίες εντός των ΓΔ, με τη χρήση βάσεων δεδομένων, σταθερών διαύλων ανταλλαγών και συχνών ενημερώσεων. Η κατάρτιση αποτελεί βασικό μέσο αποτελεσματικής αντιμετώπισης των συχνών αλλαγών, ενώ οι νέοι και συχνά πολύπλοκοι κανόνες απαιτούν ακόμα μεγαλύτερη ένταση των προσπαθειών στον τομέα της κατάρτισης. Οι έλεγχοι σε όλους σχεδόν τους τομείς συνιστούσαν αυξημένη και περισσότερο επικεντρωμένη κατάρτιση, ιδίως όσον αφορά τις δημοσιονομικές διαδικασίες, τη σύναψη συμβάσεων και τον έλεγχο.

Ασφάλεια και συνέχιση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων

Ορισμένοι έλεγχοι της ΥΕΕ και των ΚΕΕ επισήμαιναν την ανεπαρκή τήρηση των κανόνων της Επιτροπής σχετικά με την ασφάλεια των γραφείων, την τεκμηρίωση και τα συστήματα πληροφορικής, ή ανεπαρκή εφαρμογή των κανόνων που διέπουν την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες και την εποπτεία της πρόσβασης σε αρχεία. Ο συντονισμός των σχετικών με την ασφάλεια ενεργειών ενδέχεται να είναι δυσχερής λόγω των πολύπλοκων διαδικασιών, που προϋποθέτουν τη συμμετοχή πολλών φορέων και πιθανόν διαφόρων υπηρεσιών.

Η ΥΕΕ συνιστά να βελτιωθούν οι αξιολογήσεις της ασφάλειας και να συνδεθούν αποτελεσματικότερα με την αξιολόγηση των κινδύνων, έτσι ώστε να καταστεί εφικτή η ανάπτυξη συνεκτικών στρατηγικών ασφαλείας. Η ανάθεση σαφών αρμοδιοτήτων για θέματα ασφαλείας σε διάφορες υπηρεσίες, καθώς και η βελτίωση της εσωτερικής παροχής συμβουλών εμπειρογνωμόνων και ευαισθητοποίησης θα απλουστεύσουν και θα βελτιώσουν το περιβάλλον ασφαλείας. Στο πλαίσιο αυτό διαδραματίζουν σημαντικό αλλά ακόμα υποτιμημένο ρόλο τα ζητήματα της συνέχισης επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και του σχεδιασμού για την αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Η ΥΕΕ λαμβάνει υπόψη το γεγονός ότι η Επιτροπή ενισχύει το δυναμικό της για τη διαχείριση κρίσεων και τον συντονισμό (πρώην ασφαλές γενικό σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης - Argus), καθώς και την πρωτοβουλία της ΓΓ σχετικά με το σχεδιασμό για τη συνέχεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Νομιμότητα και κανονικότητα

Η τήρηση των εσωτερικών και εξωτερικών κανόνων αποτελεί βασικό ζήτημα προκειμένου να περιοριστεί η έκθεση σε δημοσιονομικούς και νομοθετικούς κινδύνους, καθώς και σε κινδύνους φήμης. Οι περιπτώσεις μη τήρησης απαιτούν την άμεση αντίδραση της διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης της κατάρτισης και του σχεδιασμού· η απλούστευση του ρυθμιστικού περιβάλλοντος, στο βαθμό του δυνατού, μειώνει το διοικητικό φόρτο εργασίας και διευκολύνει την τήρηση των κανόνων.

Τήρηση των κανόνων

Οι έλεγχοι της ΥΕΕ και των ΚΕΕ εντόπισαν ελλείψεις σε διάφορους τομείς (ενέργειες, προμήθεια, ασφάλεια) όσον αφορά τους δημοσιονομικούς, τους λειτουργικούς και τους συμβατικούς κανόνες. Τούτο μπορεί να οφείλεται σε ανεπαρκή εσωτερική επικοινωνία και τεκμηρίωση σχετικά με τις διαδικασίες, έλλειψη κατάρτισης ή έλλειψη πόρων σε ορισμένους τομείς ή κατά τη διάρκεια ορισμένων περιόδων του κύκλου του προγράμματος. Το προσωπικό ενδέχεται να αντιμετωπίσει πολυάριθμους και ιδιαίτερα πολύπλοκους κανόνες.

Σύμφωνα με την ΥΕΕ, οι ενδεχόμενες επιπτώσεις μπορεί να είναι σημαντικές: οικονομικές, λόγω της πιθανής απώλειας κονδυλίων ή της κακοδιαχείρισης· πολιτικές, εφόσον οι στόχοι που έχουν τεθεί δεν επιτυγχάνονται ή η μερική επίτευξή τους είναι ανεπαρκής· νομικές σε περίπτωση προσφυγής ενώπιον δικαστηρίων· επιπτώσεις στη φήμη, εάν πληγεί η δημόσια εικόνα της Επιτροπής, ιδίως για τους εταίρους της. Εκτός από την αυξημένη και βελτιωμένη κατάρτιση, η ΥΕΕ συνιστά ανακατανομή των ανθρώπινων πόρων και αναθεώρηση του σχεδιασμού (γεγονός που προϋποθέτει εκτεταμένη χρήση της ανάλυσης των κινδύνων) και την απλούστευση και τον εξορθολογισμό των κανόνων και της νομοθεσίας.

Σηφήνεια και συνέπεια - απλούστευση

Ένα παράλληλο ζήτημα είναι η συνεκτικότητα ως προς την εφαρμογή των κανόνων, δηλαδή η συνεπής εφαρμογή των κανόνων, τόσο στο εσωτερικό μιας ΓΔ όσο και μεταξύ ΓΔ. Μολονότι υπάρχει νόμιμη απαίτηση για ευελιξία, σε επίπεδο διοίκησης και δικαιούχων, τούτο δεν θα πρέπει να θέτει σε κίνδυνο την απαραίτητη λειτουργική σταθερότητα και τη διασφάλιση της ίσης μεταχείρισης.

Η ανεπαρκής τεκμηρίωση των διαδικασιών, η οποία παρατηρείται σε πολλούς ελέγχους της ΥΕΕ και των ΚΕΕ, συνδέεται άμεσα με τα εν λόγω ζητήματα. Οι διαδικασίες τεκμηρίωσης και η ευκολότερη διάθεση της τεκμηρίωσης δεν θα πρέπει να αποτελούν γραφειοκρατικό φόρτο, αλλά χρήσιμο εργαλείο για την ανάλυση των διαδικασιών (και τον εκ νέου σχεδιασμό και την αναδιοργάνωσή τους, εφόσον είναι αναγκαίο), για τη διαχείριση των κινδύνων και τη διευκόλυνση της κινητικότητας.

Παρά το γεγονός ότι από τους ελέγχους προκύπτει ότι είναι αναγκαίο να τηρεί η Επιτροπή ικανοποιητικότερα και να εφαρμόζει συνεπέστερα τους ισχύοντες κανόνες, η απλούστευση εξακολουθεί να αποτελεί παράλληλα μια σημαντική πρόκληση. Για το 2006, η ΥΕΕ θα δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην απλούστευση, που θα αποτελέσει ειδικό στόχο ελέγχου στο πλαίσιο όλων των σχετικών δεσμεύσεων.

Συμπεράσματα

Με βάση το έργο το οποίο επιτέλεσε κατά το 2005, ο εσωτερικός ελεγκτής εφιστά την προσοχή σε τέσσερα γενικά συμπεράσματα. Οι αντιδράσεις της Επιτροπής σε σχέση με τα ευρήματα και τα πορίσματα του εσωτερικού ελεγκτή εκτίθενται στη συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας του Γενικού Διευθυντή.

Συμπέρασμα 1

Πόρισμα της ΥΕΕ : Από το ελεγκτικό έργο του 2005 προκύπτει ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής έχουν επιτύχει σημαντική πρόοδο στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου. Εντούτοις, οι εν λόγω έλεγχοι εντόπισαν επίσης σημαντικές αδυναμίες που εξακολουθούν να υφίστανται όσον αφορά τον σχεδιασμό και τη δημιουργία συστημάτων ελέγχου, καθώς και την αποτελεσματική εφαρμογή προτύπων και ελέγχων. Τα σχετικά παραδείγματα περιλαμβάνουν την κατάλληλη δημιουργία χρηματοδοτικών κυκλωμάτων, το διαχωρισμό καθηκόντων, την ανάλυση κινδύνων, την εποπτεία και τήρηση των απαιτήσεων ελέγχου και τεκμηρίωσης κατά τη διαχείριση των συμβάσεων και των επιχορηγήσεων, την ασφάλεια πληροφοριών και τη συνέχιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, καθώς και τη διαχείριση και σχεδιασμό ΤΠ.

Οι υπηρεσίες πρέπει να εξακολουθήσουν να καταβάλλουν προσπάθειες ώστε να στραφούν από την τυπική τήρηση διαδικασιών προς την ουσιαστική χρησιμοποίηση νέων μέσων και ελέγχων, που θα οδηγήσουν στη μείωση του (διοικητικού) κόστους και στην αυξημένη αποτελεσματικότητα της διαχείρισης.

Απάντηση της Επιτροπής: Η Επιτροπή θα καθορίσει δείκτες για τους στόχους των ελέγχων, καλύπτοντας ιδίως τον τρόπο με τον οποίο τα εσωτερικά συστήματα ελέγχου αντιμετωπίζουν τους κινδύνους τους σχετικούς με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πράξεων. Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας θα δοθεί, εφόσον απαιτείται, περαιτέρω έμφαση στον απολογισμό της αποτελεσματικότητας του εσωτερικού ελέγχου. Η Επιτροπή καλεί επίσης το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο να στηρίξουν τις προσπάθειες για την προσαρμογή του νομοθετικού πλαισίου, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική εφαρμογή των αρχών της αναλογικότητας και της οικονομικής αποδοτικότητας των ελέγχων.

Συμπέρασμα 2

Πόρισμα της ΥΕΕ : Οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να μεριμνούν ώστε οι εύλογες εγγυήσεις που παρέχονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας (ΕΕΔ) να βασίζονται ουσιαστικά στις διαδικασίες ελέγχου. Οι εν λόγω διαδικασίες, καθώς και το εύρος και το επίπεδο των παρεχόμενων εγγυήσεων πρέπει να δημοσιοποιούνται δεόντως στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας. Οι στόχοι αυτοί θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:

- τη βελτίωση και την εναρμόνιση των μεθοδολογιών ελέγχου / λογιστικού ελέγχου για «οικογένειες» Γενικών Διευθύνσεων·

- την ένταξη διαφορετικών επιπέδων εγγυήσεων (π.χ. από τα κράτη μέλη, από την Επιτροπή) σε ένα συνεκτικό πλαίσιο και τη δημιουργία ολοκληρωμένου συστήματος κοινοποίησης στοιχείων με σαφείς δείκτες για το επίπεδο της παρεχόμενης εγγύησης.

Απάντηση της Επιτροπής: Η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε οι εντεταλμένοι διατάκτες της να εξακολουθήσουν να καταβάλλουν προσπάθειες προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι εύλογες εγγυήσεις που παρέχονται στις δηλώσεις αξιοπιστίας που συνοδεύουν τις ετήσιες εκθέσεις, επιβεβαιώνονται ουσιαστικά από τα κατάλληλα συστήματα εσωτερικού ελέγχου. Όσον αφορά την επιμερισμένη διαχείριση, η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να μεριμνά για την ενίσχυση των παρεχόμενων εγγυήσεων από τις εθνικές αρχές που διαχειρίζονται κονδύλια της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η Επιτροπή δεσμεύεται να δημιουργήσει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου.

Συμπέρασμα 3

Πόρισμα της ΥΕΕ : Υπό την καθοδήγηση του Γενικού Γραμματέα, οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να διερευνήσουν τις δυνατότητες χρησιμοποίησης "κοινών υπηρεσιών" με στόχο τη βελτίωση της διοικητικής αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας, καθώς και την οικονομικότερη αξιοποίηση των πόρων. Οι στόχοι αυτοί θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:

- την ανακατανομή ορισμένων καθηκόντων και τη χρησιμοποίηση πόρων σε οριζόντιο και λειτουργικό επίπεδο·

- τη δοκιμή, και εφόσον το αποτέλεσμα είναι θετικό, τη θέσπιση μέσων που θα χρησιμοποιούνται σε ολόκληρη την Επιτροπή, όπως για παράδειγμα, συμφωνίες και / ή χρηματοδοτικές ρυθμίσεις μεταξύ επιχειρησιακών και οριζόντιων υπηρεσιών.

Δυνητικά παραδείγματα περιλαμβάνουν: ΤΠ, επικοινωνία και δημοσιονομική διαχείριση / διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού για υπηρεσίες μικρής κλίμακας.

Απάντηση της Επιτροπής: Η Επιτροπή αναγνωρίζει τη δυνητική προστιθέμενη αξία που παράγουν οι διϋπηρεσιακές ρυθμίσεις για μικρές υπηρεσίες, υπό τον όρο ότι οι εν λόγω ρυθμίσεις βασίζονται σε ανάλυση της σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας και θεσπίζονται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες, διατηρώντας παράλληλα την αρμοδιότητα κάθε εντεταλμένου διατάκτη.

Συμπέρασμα 4

Πόρισμα της ΥΕΕ : Οι υπηρεσίες της Επιτροπής πρέπει να αναπτύξουν αποτελεσματική «παράδοση» στον τομέα της παρακολούθησης πρωτοβουλιών. Οι ενέργειες παρακολούθησης για τον έλεγχο και την υποβολή εκθέσεων ελέγχου πρέπει να ενσωματωθούν πλήρως στο συνήθη προγραμματισμό και την πρακτική της διαχείρισης, ενώ η έγκαιρη υλοποίηση πρέπει να παρακολουθείται τακτικά σε ανώτατο διοικητικό επίπεδο.

Η τακτική και πλήρης παρακολούθηση των αδυναμιών διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου ενός οργανισμού οδηγεί στην απόκτηση γνώσεων, που με το χρόνο θα παράσχουν τη δυνατότητα να περιοριστούν σημαντικά οι αδικαιολόγητα επαχθείς και δυνητικά αποδιοργανωτικές ελεγκτικές δραστηριότητες.

Απάντηση της Επιτροπής: Η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε οι Γενικές Διευθύνσεις της να καταρτίζουν συγκεκριμένα σχέδια δράσης, λαμβάνοντας υπόψη τις ορισθείσες προτεραιότητες και τους διαθέσιμους πόρους και στη βάση αυτή να παρακολουθούν την έγκαιρη εφαρμογή των συστάσεων ελέγχου.

[1] Πρότυπο επίδοσης 2060 του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (www.theIIA.org).

[2] Άρθρο 185 παράγραφος 3 του ΔΚ.

[3] Για το 2006 προγραμματίζεται πλήρες ελεγκτικό έργο της ΥΕΕ όσον αφορά το λογιστικό σύστημα ABAC.

[4] SEC(2005) 1327

[5] Πρότυπο εσωτερικού ελέγχου 21, παρακολούθηση των συστάσεων ελέγχου.

[6] Μόνο έλεγχοι της Επιτροπής, που περιλαμβάνονται στον ανωτέρω πίνακα.

[7] SEC(2005) 1327

[8] Άρθρο 274 της συνθήκης ΕΚ

[9] Από την 01/01/2007 το ΕΓΤΠΕ-Τμήμα Εγγυήσεων θα αντικατασταθεί από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης (ΕΤΑΑ). Οι κανόνες όσον αφορά τη δημοσιονομική διαχείριση και τους ελέγχους του εν λόγω ταμείου θα ευθυγραμμιστούν στο μέτρο του δυνατού με τους κανόνες που διέπουν το ΕΓΤΠΕ-Εγγυήσεις (κανονισμοί αριθ. 1290/05 και 1698/05 του Συμβουλίου).

[10] Σύμφωνα με το σχέδιο δράσης του οδικού χάρτη, COM (2006) 9.