ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή 3

2. Η αποστολή της ΥΕΕ: Ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα και λογοδοσία 3

3. Περιβάλλον εργασίας και ΣΧΕΔΙΟ ελέγχου 3

3.1. H διαδικασία εσωτερικού ελέγχου 3

3.2. Εφαρμογή του προγράμματος συντονισμένων ελέγχων της ΥΕΕ 4

3.3. Βαθμός αποδοχής και παρακολούθησης των συστάσεων της ΥΕΕ 4

3.4. Αξιολόγηση του έργου της ΥΕΕ 4

3.5. Διαβούλευση με την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών (FIP) της Επιτροπής 4

4. Κύριες διαπιστώσεις και συστάσεις της ΥΕΕ 5

4.1. Διακυβέρνηση 5

4.2. Ζητήματα ΤΠ 7

4.3. Στρατηγικές ελέγχου 9

4.4. Έλεγχος της τήρησης των προθεσμιών πληρωμής (ΓΔ BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 12

5. Συμπεράσματα 13

5.1. Διαδικασίες ελέγχου 13

5.2. Απάτη 14

Εισαγωγή

Η παρούσα έκθεση ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 86 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού (ΔΚ). Βασίζεται στην έκθεση που συνέταξε η ΥΕΕ, δυνάμει του άρθρου 86 παράγραφος 3 του ΔΚ, σχετικά με τις βασικές διαπιστώσεις του ελέγχου και σημαντικά ζητήματα έκθεσης σε κινδύνους, ελέγχου και εταιρικής διακυβέρνησης.

Η παρούσα έκθεση βασίζεται στις ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις της ΥΕΕ που ολοκληρώθηκαν το 2010[1] σε υπηρεσίες της Επιτροπής και εκτελεστικούς οργανισμούς . Δεν καλύπτει τα αποτελέσματα του ελεγκτικού έργου της ΥΕΕ σε άλλους οργανισμούς ή φορείς για τους οποίους καταρτίζονται χωριστές ετήσιες εκθέσεις.

Η Επιτροπή έχει ήδη λάβει υπόψη ορισμένες συστάσεις του εσωτερικού ελεγκτή οι οποίες περιέχονται στη συγκεφαλαιωτική έκθεση[2], στην οποία η Επιτροπή λαμβάνει θέση επί των οριζόντιων θεμάτων που τέθηκαν από την ΥΕΕ, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ) και την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, καθώς και επί των ζητημάτων που επισημάνθηκαν από την Επιτροπή Παρακολούθησης των Ελέγχων (ΕΠΕ).

Η αποστολή της ΥΕΕ: Ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα και λογοδοσία

Αποστολή της ΥΕΕ είναι να συμβάλλει στη χρηστή διαχείριση στους κόλπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μέσω του ελέγχου των συστημάτων εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου, με σκοπό να αξιολογείται η αποτελεσματικότητά τους και να διασφαλίζεται η διαρκής τους βελτίωση.

Η ΥΕΕ τελεί υπό την ευθύνη του μέλους της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για τον έλεγχο και λογοδοτεί στην ΕΠΕ. Η ανεξαρτησία της ΥΕΕ προβλέπεται στο χάρτη αποστολής της εν λόγω υπηρεσίας που εκδόθηκε από την Επιτροπή.

Η ΥΕΕ ασκεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με το δημοσιονομικό κανονισμό και τα διεθνή πρότυπα για την επαγγελματική άσκηση του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και τον κώδικα δεοντολογίας του ινστιτούτου εσωτερικών ελεγκτών.

Περιβάλλον εργασίας και ΣΧΕΔΙΟ ελέγχου

H διαδικασία εσωτερικού ελέγχου

Η ΥΕΕ συνεργάστηκε με το ΕΕΣ και με τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) για τον συντονισμό του προγραμματισμού των ελέγχων, την τακτική υποβολή εκθέσεων ελέγχου, την ανταλλαγή μεθοδολογικών λύσεων και για κοινά προγράμματα κατάρτισης.

Για πρώτη φορά, η ΥΕΕ υπέβαλε στην Επιτροπή συνολική γνώμη, εστιασμένη στη δημοσιονομική διαχείριση και βασισμένη στους εσωτερικούς ελέγχους που διενήργησε η ΥΕΕ και τα ΚΕΕ κατά την περίοδο 2008-2010.

Εφαρμογή του προγράμματος συντονισμένων ελέγχων της ΥΕΕ

Το στρατηγικό πρόγραμμα ελέγχων για την περίοδο 2008-2010 αποτέλεσε σε τακτική βάση αντικείμενο επικαιροποίησης προκειμένου να ληφθούν υπόψη ειδικές ανάγκες (η πρώτη συνολική γνώμη, τα αποτελέσματα της ετήσιας εκτίμησης κινδύνων της διοίκησης και οι λοιπές μεταβολές του εξωτερικού και του εσωτερικού περιβάλλοντος).

Το 2010, η ΥΕΕ ολοκλήρωσε το 88% (87% το 2009) του προγράμματος εργασιών της, ποσοστό που αντιστοιχεί στο 100% των αποστολών της κατηγορίας C1[3] (100% το 2009) και στο 68% των αποστολών της κατηγορίας C2[4] (66% το 2009). Εκδόθηκαν 85 εκθέσεις (30 εκθέσεις ελέγχου, 49 εκθέσεις παρακολούθησης, 1 έκθεση συμβούλου, 4 επιστολές ελέγχου και 1 έκθεση για τη συνολική γνώμη).

Βαθμός αποδοχής και παρακολούθησης των συστάσεων της ΥΕΕ

Το 2010, το ποσοστό αποδοχής των καθοριστικών και των πολύ σημαντικών συστάσεων εκ μέρους των ελεγχθέντων ανήλθε σε 100 % (98,8% το 2009).

Όσον αφορά την περίοδο 2006–2010, το 86% του συνόλου των συστάσεων είχαν τεθεί σε εφαρμογή μέχρι τα τέλη του 2010.

Η ΥΕΕ κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το 33% των συστάσεων που εκδόθηκαν το 2010 έχουν ήδη τεθεί σε εφαρμογή. Οποιαδήποτε καθοριστική ή πολύ σημαντική σύσταση παρουσιάζει σημαντική καθυστέρηση παρακολουθείται από την ΕΠΕ.

Αξιολόγηση του έργου της ΥΕΕ

Το συνολικό αποτέλεσμα της έρευνας του 2010 είναι θετικό, καθώς το 92,7% (90% το 2009) όσων απάντησαν θεωρεί ότι το έργο της ΥΕΕ συμβάλλει στην ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και το 94,5% (90% το 2009) συμφωνεί ότι το έργο της ΥΕΕ πραγματοποιείται κατά τρόπο έντιμο, αντικειμενικό και δίκαιο. Το 86,2% όσων απάντησαν δήλωσε ικανοποιημένο με την ποιότητα των εκθέσεων της ΥΕΕ (76,3% το 2009, 61,5% το 2008 και 48,8% το 2007).

Διαβούλευση με την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών (FIP) της Επιτροπής

Το 2010, δεν αναφέρθηκαν συστημικά προβλήματα από την Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών (FIP) δυνάμει του άρθρου 66 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού.

Κύριες διαπιστώσεις και συστάσεις της ΥΕΕ

Διακυβέρνηση

Η ΥΕΕ προσδιόρισε τα διδάγματα που πρέπει να αντληθούν από τη διάσπαση και την αναδιάρθρωση τριών μεγάλων Γενικών Διευθύνσεων, καθώς και πιθανές συνέργειες και συμβουλές διακυβέρνησης που θα μπορούσαν να εξεταστούν για μελλοντικές αναδιοργανώσεις. Η ΥΕΕ διενήργησε σειρά ελέγχων της δομής διακυβέρνησης εντός της Επιτροπής, σε θέματα πρόληψης και ανίχνευσης της απάτης, καθώς και στους εκτελεστικούς οργανισμούς.

- Απάτη

Βασιζόμενη στους ελέγχους που πραγματοποίησε από το 2007 στον τομέα της καταπολέμησης της απάτης, η ΥΕΕ διενήργησε δύο ελέγχους (OLAF και JLS) και μια παρακολούθηση σχετικά με την ανίχνευση και την πρόληψη της απάτης. Η πρόληψη και η ανίχνευση της απάτης αποτέλεσαν επίσης τμήμα του πεδίου που κάλυψαν τέσσερις άλλοι έλεγχοι.

Η ΥΕΕ εξέδωσε μη ικανοποιητική γνώμη λόγω του ότι η Επιτροπή δεν διέθετε επικαιροποιημένη στρατηγική σε θέματα καταπολέμησης της απάτης. Σύμφωνα με την ΥΕΕ, μία τέτοια στρατηγική θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις εξελίξεις στα εργαλεία ΤΠ ώστε να συμβάλλει στην πρόληψη και την ανίχνευση της απάτης, θα πρέπει να παρέχει κίνητρα για συνεργασία μεταξύ της OLAF και των εταίρων της και να προβλέπει ενέργειες ευαισθητοποίησης και κατάρτισης.

Η Επιτροπή εξέδωσε ανακοίνωση σχετικά με τη «στρατηγική για την καταπολέμηση της απάτης»[5], σύμφωνα με τις συστάσεις της ΥΕΕ, με στόχο να βελτιωθούν οι στρατηγικές των υπηρεσιών της Επιτροπής για την καταπολέμηση της απάτης, να ενισχυθούν οι πολιτικές της ΕΕ και να προωθηθεί η βελτίωση της προστασίας των οικονομικών συμφερόντων της ΕΕ. Η Επιτροπή εκτιμά ότι τα μέτρα που προτείνονται στο σχέδιο δράσης θα συμβάλουν στην αντιμετώπιση των ενδεχόμενων αδυναμιών που εντοπίζονται και θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.

Για τα θέματα διακυβέρνησης, η ΥΕΕ συνέστησε εξάλλου τόσο στη ΓΔ JUST όσο και στη ΓΔ HOME να βελτιώσουν τη διαδικασία αξιολόγησης κινδύνου λαμβάνοντας δεόντως υπόψη τους κινδύνους απάτης και, στη βάση αυτή, να αναπτύξουν και να διαμορφώσουν μια στρατηγική καταπολέμησης της απάτης.

Όσον αφορά την πρόληψη της απάτης, η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ HOME να διασφαλίσει τη συμφωνία του κανονιστικού πλαισίου του Ταμείου Αλληλεγγύης προς τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού και τους κανόνες της κεντρικής βάσης δεδομένων για τους αποκλεισμούς. Όσον αφορά την ανίχνευση της απάτης, η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ HOME να σχεδιάσει, να οργανώσει και να θέσει σε λειτουργία διαδικασίες και συστήματα για την καταχώριση, την παρακολούθηση και τη συνέχεια που δίδεται στις παρατυπίες που κοινοποιούνται από κράτη μέλη.

Έχουν ήδη αναληφθεί ενέργειες ευαισθητοποίησης στο πλαίσιο της επιτροπής SOLID[6]. Το 2011, οι εν λόγω δύο Γενικές Διευθύνσεις με τη στήριξη της OLAF θα αναπτύξουν ειδικές στρατηγικές καταπολέμησης της απάτης. Οι διατάξεις του κανονισμού της Επιτροπής σχετικά με την κεντρική βάση δεδομένων για τους αποκλεισμούς θα ληφθούν υπόψη στην ειδική νομοθεσία στην οποία θα βασιστεί το προσεχές πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο (μετά το 2013).

- Διάσπαση ΓΔ

Η ΥΕΕ εξέτασε τη διάσπαση των ΓΔ TREN, ENV και JLS, η οποία πραγματοποιήθηκε το 2010 και οδήγησε στη δημιουργία κοινών διευθύνσεων «Πόρων» και κοινών κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου. Οι οργανωτικές αυτές αλλαγές υλοποιήθηκαν στο πλαίσιο της δέσμευσης που ανέλαβε η Επιτροπή να καλύψει όλες τις ανάγκες σε προσωπικό μέχρι το 2013 διατηρώντας τους πόρους σε σταθερό επίπεδο και περιορίζοντας το μερίδιο της διοικητικής στήριξης.

Μια επιστολή ελέγχου[7] πραγματεύεται σειρά ζητημάτων που πρέπει να εξεταστούν, συμπεριλαμβανομένης της ενισχυμένης και διαρθρωμένης παρακολούθησης της διαδικασίας αναδιοργάνωσης, και διατυπώνει υποδείξεις σχετικά με προγενέστερες κατευθυντήριες οδηγίες, παροχή εμπειρογνωμοσύνης και καλύτερη προετοιμασία από τις κεντρικές υπηρεσίες.

Η Επιτροπή έλαβε υπόψη της τα ζητήματα που πραγματεύεται η επιστολή ελέγχου αλλά εκτιμά ότι είναι πολύ νωρίς για να εξαχθούν οριστικά συμπεράσματα σχετικά με τα πλεονεκτήματα/μειονεκτήματα των διευθύνσεων που διασπάστηκαν. Στη συνέχεια θα προβεί σε απολογισμό, όταν οι ενδιαφερόμενες υπηρεσίες θα έχουν αποκτήσει περαιτέρω εμπειρία όσον αφορά τη νέα οργανωτική δομή.

- Εκτελεστικοί οργανισμοί

Η έκθεση επισκόπησης των εκτελεστικών οργανισμών εξετάζει τα συστημικά ζητήματα που διαπιστώθηκαν κατά τις αποστολές ελέγχου που πραγματοποιήθηκαν μεταξύ 2006 και 2009. Η ΥΕΕ διατύπωσε «ικανοποιητική με εξαίρεση» γνώμη και συνέστησε οι εν λόγω οργανισμοί να επικαιροποιήσουν τις στρατηγικές τους σε θέματα πόρων, να διευκρινίσουν ορισμένες πτυχές που αφορούν τους ρόλους και τις αρμοδιότητες των οργανισμών και των ΓΔ στις οποίες υπάγονται, καθώς και να προσαρμόσουν την πολιτική ασφάλειας όσον αφορά τη χρησιμοποίηση του λογισμικού της Επιτροπής. Για να μην ανακύψουν εκ νέου συστημικά ζητήματα συνιστάται στις κεντρικές υπηρεσίες η λήψη διορθωτικών μέτρων, κυρίως υπό τη μορφή κατευθυντηρίων γραμμών.

Όπως προβλέπεται στην έκθεση της ειδικής ομάδας ΤΠ, η διευθύνουσα ομάδα ΔΒΔ+ ΤΠ θα εξετάσει το ζήτημα της διακυβέρνησης ΤΠ, καθώς και την αρχιτεκτονική και την ανάπτυξη των συστημάτων στους εκτελεστικούς οργανισμούς. Η Επιτροπή εκτιμά ότι ορισμένες από τις αλλαγές που απαιτούνται στις κατευθυντήριες γραμμές (για παράδειγμα στο επίπεδο των ρόλων και αρμοδιοτήτων, ή στον τρόπο λογιστικής καταχώρισης των στοιχείων του ενεργητικού) δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν πριν την έγκριση της ανά τριετία αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού. Η Επιτροπή επεξεργάζεται επί του παρόντος νέους κανόνες ασφάλειας και θα αξιοποιήσει την ευκαιρία για να διασφαλίσει ότι οι εκτελεστικοί οργανισμοί που επιθυμούν την πρόσβαση στα συστήματα ΤΠ της Επιτροπής συμμορφώνονται με την πολιτική ασφάλειας, τις εκτελεστικές διατάξεις, τα πρότυπα και τις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής στον τομέα των ΤΠ.

Όσον αφορά τον Εκτελεστικό Οργανισμό Έρευνας (ΕΟΕ) και τον Εκτελεστικό Οργανισμό του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας (ΕΟΕΣΕ), η ΥΕΕ κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι εσωτερικοί τους έλεγχοι εξασφαλίζουν εύλογη αξιοπιστία όσον αφορά το σχεδιασμό και τη μορφή του γενικού περιβάλλοντος ελέγχου καθώς και των διαδικασιών διαχείρισης των επιχορηγήσεων που εφαρμόζονται στα κατ’ανάθεση προγράμματα. Ωστόσο, η ΥΕΕ επεσήμανε ορισμένα πολύ σημαντικά θέματα που πρέπει να εξεταστούν, και συγκεκριμένα την ανάγκη ύπαρξης ειδικών για τους οργανισμούς στρατηγικών καταπολέμησης της απάτης, βελτιώσεις στις στρατηγικές και διαδικασίες ελέγχου, τη διαχείριση κινδύνου, τις διαδικασίες διασφάλισης αξιοπιστίας και τις διαδικασίες επιλογής σχεδίων.

Έχουν ήδη πραγματοποιηθεί βελτιώσεις στο επίπεδο του σχεδίου ελέγχου (διαδικασία προγραμματισμού, αξιολόγηση κινδύνου, περιβάλλον και πεδίο του ελέγχου) και της εφαρμογής του στο πλαίσιο της γενικής στρατηγικής ελέγχου για το έβδομο Πρόγραμμα Πλαίσιο (κατευθυντήριες γραμμές, παρακολούθηση και συνέχεια που δίδεται). Μετά την έγκριση της στρατηγικής της Επιτροπής για την καταπολέμηση της απάτης, οι δύο οργανισμοί θα αναπτύξουν τις δικές τους στρατηγικές πρόληψης της απάτης σε συνεργασία με τη ΓΔ στην οποία υπάγονται και με τη στήριξη της OLAF. Τα σχέδια δράσης υπολογίζεται να τεθούν πλήρως σε εφαρμογή κατά τη διάρκεια του 2011.

Ζητήματα ΤΠ

- Επιστολές ελέγχου

Η Επιστολή ελέγχου σχετικά με την ασκούμενη από την Επιτροπή πολιτική ασφάλειας σε θέματα ΤΠ συνοψίζει τα κύρια ζητήματα που αφορούν την εφαρμογή της διακυβέρνησης της Επιτροπής σε θέματα ασφάλειας ΤΠ και τις σχετικές πολιτικές όπως προσδιορίστηκαν στις αποστολές ελέγχου ΤΠ που διενεργήθηκαν από την ΥΕΕ κατά τα τελευταία τέσσερα έτη.

Η ΥΕΕ πρότεινε να ανατεθεί σε κατάλληλη αρχή η εποπτεία της στρατηγικής ασφάλειας της Επιτροπής προκειμένου να διασφαλιστεί η ευθυγράμμισή της με τους στόχους των οργάνων και η παρακολούθηση της εφαρμογής της. Επίσης πρότεινε τη σύσταση επιτροπής σε υψηλό επίπεδο προκειμένου να εποπτεύει την εφαρμογή των πολιτικών ασφάλειας και των συστάσεων της Διεύθυνσης Ασφάλειας (ΓΔ HR.DS). Μια τέτοια επιτροπή θα μπορούσε επίσης να διαδραματίσει ρόλο ανωτέρας αρχής επιφορτισμένης με την επίλυση των διαφορών ανάμεσα στις διευθύνουσες επιτροπές σχεδίων. Μεταξύ των υπόλοιπων θεμάτων προς εξέταση που αναφέρονται στην επιστολή ελέγχου περιλαμβάνονται η διασαφήνιση των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των σημαντικών παραγόντων, η συμμετοχή της ΓΔ HR.DS στις πτυχές ασφάλειας που συνδέονται με την ανάπτυξη θεσμικών ή μεγάλης εμβέλειας συστημάτων ΤΠ και η ενίσχυση της θέσης του υπεύθυνου ασφάλειας τοπικών συστημάτων πληροφορικής σε επίπεδο ΓΔ.

Η ΥΕΕ εξέδωσε επίσης επιστολή ελέγχου για τη διαμόρφωση των σχεδίων ΤΠ στην Επιτροπή με σκοπό να προσδιοριστούν οι αιτίες που αποτελούν τη ρίζα των συχνότερα απαντώμενων προβλημάτων.

Η ΥΕΕ εκτιμά ότι οι εμπειρογνώμονες των οργάνων σε θέματα ΤΠ πρέπει να συμμετέχουν περισσότερο στο σχεδιασμό των σχεδίων εξέλιξης των πληροφορικών συστημάτων και ότι ορισμένες ΓΔ πρέπει συστηματικά να κοινοποιούν στο όργανο το κύριο σχέδιο ΤΠ και λεπτομερείς περιγραφές των σχεδίων. Η ΥΕΕ εκτιμά επίσης ότι τα σχέδια ΤΠ πρέπει να πληρούν σειρά ελάχιστων προδιαγραφών σε πτυχές σχετικές με τη μεθοδολογία και την επιχειρησιακή αρχιτεκτονική.

Η Επιτροπή πιστεύει ότι η νέα δομή διακυβέρνησης ΤΠ ανταποκρίνεται στις ανάγκες που επισημάνθηκαν στις δύο επιστολές ελέγχου. Σύμφωνα με το χάρτη πορείας που περιέχει η έκθεση της ειδικής ομάδας ΤΠ, η εν λόγω δομή θα οδηγήσει επίσης στη συνολική μείωση των συστημάτων ΤΠ στην Επιτροπή.

Η πολιτική ασφάλειας στις ΤΠ υπάγεται στην αρμοδιότητα της επιτροπής υψηλού επιπέδου για τις ΤΠ, ενώ τα επιχειρησιακά θέματα ασφάλειας ΤΠ υπάγονται στην αρμοδιότητα του Συμβουλίου Ασφάλειας της Επιτροπής. Η Επιτροπή εκτιμά ότι δεν υφίσταται ανάγκη για πρόσθετο φορέα επιφορτισμένο αποκλειστικά με τα θέματα ασφάλειας ΤΠ.

Όσον αφορά τη διαχείριση σχεδίων ΤΠ, έχει συσταθεί συμβούλιο διαχείρισης σχεδίων του συστήματος πληροφοριών στο πλαίσιο της νέας διάταξης για διακυβέρνηση ΤΠ που προβλέπει η ανακοίνωση της Επιτροπής «Βέλτιστη αξιοποίηση των ΤΠ στην Επιτροπή»[8]. Η εντολή που έχει ανατεθεί στο εν λόγω συμβούλιο αφορά εν μέρει τη διασφάλιση της ευθυγράμμισης των σχεδίων με τις συνήθεις μεθοδολογίες, την εξάλειψη των πλεονασμών και τη διασφάλιση συνεργειών μεταξύ σχεδίων που έχουν επιλεγεί.

Η επιτροπή υψηλού επιπέδου για τις ΤΠ διευθύνει το έργο εξορθολογισμού και έχει ήδη εντοπίσει οκτώ τομείς δραστηριότητας στους οποίους υλοποιούνται εργασίες απλούστευσης. Για κάθε τομέα δραστηριότητας διατυπώθηκαν συστάσεις σχετικά με συστήματα ΤΠ που θα μπορούσαν να διακοπούν ή των οποίων η λειτουργία θα έπρεπε να αναληφθεί από κοινό/θεσμικό μέσο ΤΠ.

Η Επιτροπή εκτιμά ότι οι αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν στη διακυβέρνηση ΤΠ ανταποκρίνονται στις παρατηρήσεις της ΥΕΕ και βελτιώνουν σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο διαμορφώνεται και εφαρμόζεται η στρατηγική ΤΠ.

- Έλεγχος τοπικών ΤΠ στη ΓΔ EAC

Όσον αφορά τη διαχείριση των σχεδίων ΤΠ, διατυπώθηκε στα πλαίσια του ελέγχου στην ΓΔ EAC η σύσταση να θεσπιστούν επίσημο πλαίσιο για την αξιολόγηση των κινδύνων που αφορούν τα σχέδια ΤΠ και ένα ειδικότερο μητρώο κινδύνων σχεδίου για κάθε σημαντικό σχέδιο ΤΠ που πρόκειται να εφαρμοστεί. Η ΥΕΕ κατέληξε επίσης στο συμπέρασμα ότι η ΓΔ EAC πρέπει να ολοκληρώσει το έγγραφο γενικής θεώρησης (Vision document) για το LLPLink[9].

Η επίσημη διαχείριση κινδύνου σχεδίων ΤΠ, το μητρώο κινδύνων σχεδίου και το έγγραφο γενικής θεώρησης ολοκληρώθηκαν κατά τη διάρκεια του 2010.

Όσον αφορά την ασφάλεια πληροφοριών , η ΥΕΕ διαπίστωσε ενδεχόμενα προβλήματα ασφάλειας σε ένα σύστημα πληροφοριών. Έχει εφαρμοστεί νέα πολιτική σχετικά με τους κωδικούς πρόσβασης με την οποία βελτιώνονται οι μηχανισμοί επαλήθευσης ταυτότητας, και το συνολικό σχέδιο δράσης που καλύπτει όλες τις παρατηρήσεις αναμένεται να εφαρμοστεί πλήρως κατά τη διάρκεια του 2011.

- Έλεγχος διαχείρισης της συνέχειας των δραστηριοτήτων (BCM) στη ΓΔ DIGIT

Η εν λόγω αποστολή ελέγχου εντάσσεται στην αξιολόγηση της BCM στην Επιτροπή, η οποία ξεκίνησε το 2009. Η ΥΕΕ εξέδωσε συστάσεις που αποβλέπουν στη βελτίωση του προγράμματος διαχείρισης της συνέχειας των δραστηριοτήτων, περιλαμβανομένης της πλήρους ενσωμάτωσης των διαδικασιών διαχείρισης περιστατικών στο πλαίσιο της συνέχειας των δραστηριοτήτων και της διενέργειας δοκιμών σε συνθήκες προσομοίωσης κρίσεων. Διατυπώθηκε επίσης σύσταση να προβλεφθεί λειτουργία διεύθυνσης για την εποπτεία της εφαρμογής της BCM στη ΓΔ DIGIT, καθώς και βελτιώσεις στις γενικές δραστηριότητες σχεδιασμού και συντονισμού, συμπεριλαμβανομένου του εντοπισμού και του συντονισμού των (αλληλο)εξαρτήσεων.

Η ΥΕΕ θα εκδώσει ελεγκτική γνώμη μετά από αποστολή παρακολούθησης, αφού εφαρμοστούν οι συστάσεις που περιλαμβάνονται στην παρούσα έκθεση.

Στρατηγικές ελέγχου

- Διαρθρωτικά Ταμεία – ΓΔ REGIO και ΓΔ EMPL

H ΥΕΕ διενήργησε δύο λογιστικούς ελέγχους της στρατηγικής ελέγχου στη ΓΔ REGIO και στη ΓΔ EMPL. Τα κράτη μέλη έχουν την πρωταρχική ευθύνη για την εφαρμογή αποτελεσματικών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και η Επιτροπή ασκεί εποπτικό ρόλο επί των εθνικών συστημάτων και αναλαμβάνει την τελική ευθύνη για την εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Κατά τον έλεγχο διαπιστώθηκαν αρκετά δυνατά σημεία και στις δύο ΓΔ (οι οποίες διαθέτουν σήμερα πλήρως αναπτυγμένες υπηρεσίες ελέγχου), υπάρχουν όμως ακόμη ορισμένα κενά στις διαδικασίες στρατηγικού σχεδιασμού, ιδίως στην εξισορρόπηση μεταξύ των επιτοπίων ελέγχων και των εξετάσεων βάσει εγγράφων. Η ΥΕΕ συνέστησε να παραταθεί η διάρκεια των σχεδίων ελέγχου πέραν του ενός έτους σύμφωνα με τη στρατηγική ελέγχου, να ενισχυθεί η διαδικασία αξιολόγησης των κινδύνων, να βελτιωθεί ο συντονισμός των ενεργειών σε κοινούς τομείς, να βελτιωθεί η σύνδεση του καλυπτόμενου από τους ελέγχους πεδίου και των προβλεπόμενων διασφαλίσεων και να αναπτυχθεί μια πιο ευρεία διασφάλιση ποιότητας. Οι διατάξεις αυτές αναμένεται να επιτρέψουν το σαφή προσδιορισμό των προτύπων ελέγχων που πρέπει να τηρηθούν, αλλά και περιοδικές εσωτερικές και εξωτερικές αξιολογήσεις ποιότητας.

Οι δύο Γενικές Διευθύνσεις, σε συνεργασία με τις υπηρεσίες ελέγχου των υπόλοιπων ΓΔ που είναι επιφορτισμένες με τα Διαρθρωτικά Ταμεία, υπέβαλαν σχέδια δράσης που κρίθηκαν ικανοποιητικά και άρχισαν την εφαρμογή προγράμματος διασφάλισης ποιότητας (συμπεριλαμβάνει πλήρη σειρά των βασικών δεικτών απόδοσης και τα διεθνή πρότυπα ελέγχου που πρέπει να εφαρμοστούν).

Η στρατηγική ελέγχου των Διαρθρωτικών Ταμείων βασίζεται σήμερα στο συντονισμό και την παρακολούθηση σε τακτική βάση των στρατηγικών ελέγχου μέσω συνεδριάσεων συντονισμού των Διαρθρωτικών Ταμείων (προσέγγιση ελέγχου, προγραμματισμός, αξιολόγηση κινδύνου, μέθοδοι και λεπτομέρειες του ελέγχου του αντιπροσωπευτικού δείγματος) και μέσω πολυετών σχεδίων ελέγχου που επιτρέπουν την καλύτερη ανακατανομή των πόρων. Έχει εφαρμοστεί νέο πρότυπο αξιολόγησης κινδύνου που περιλαμβάνει την ενοποίηση των αποτελεσμάτων των προγενέστερων ελέγχων και ειδικά κριτήρια για την πρόληψη και ανίχνευση της απάτης. Όλες οι ενέργειες που περιλαμβάνονται στα σχέδια δράσης αναμένεται να εφαρμοστούν κατά τη διάρκεια του 2011.

- Στρατηγική ελέγχου – ΓΔ EAC

Η στρατηγική ελέγχου της ΓΔ EAC για την έμμεση κεντρική διαχείριση αξιολογήθηκε κατά τον έλεγχο της εποπτείας και παρακολούθησης των εθνικών υπηρεσιών που διαχειρίζονται το πρόγραμμα δια βίου μάθησης, συμπεριλαμβανομένης της εποπτείας των πρωτοβάθμιων και δευτεροβάθμιων ελέγχων από εθνικές υπηρεσίες και εθνικές αρχές αντίστοιχα. Παρόλο που έχουν καταβληθεί σημαντικές προσπάθειες από τη ΓΔ EAC, απαιτούνται περαιτέρω βελτιώσεις στην εκκαθάριση των προχρηματοδοτήσεων προηγουμένων ετών και στους εποπτικούς μηχανισμούς της ΓΔ ώστε να είναι σε θέση να επωφεληθεί της αποτελεσματικής συνεισφοράς που προκύπτει κατά τα διάφορα στάδια ελέγχου.

Από το 2011, η ΓΔ EAC αναπτύσσει περαιτέρω το ετήσιο πρόγραμμά της εποπτικών ελέγχων βάσει επαρκώς τεκμηριωμένης ανάλυσης κινδύνου της ποιότητας και της αποτελεσματικότητας των δευτεροβάθμιων ελέγχων των εθνικών αρχών και των πρωτοβάθμιων ελέγχων των εθνικών υπηρεσιών. Το πρόγραμμα αυτό θα ενημερωθεί με βάση την ανάλυση του ετήσιου και του πολυετούς σχεδίου ελέγχου των εθνικών αρχών προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η στρατηγική ελέγχου (ενιαίος έλεγχος) λειτουργεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα. Επιπλέον, η ΓΔ EAC θα καταρτίσει κατάλογο δεικτών που αφορούν τους δευτεροβάθμιους ελέγχους προκειμένου να τεκμηριώσει την αποτελεσματικότητα της αξιοπιστίας που παρέχεται από τις εθνικές αρχές. Όλες οι συστάσεις αναμένεται να εφαρμοστούν πλήρως κατά τη διάρκεια του 2011.

- Αναπτυξιακή βοήθεια - ΓΔ AIDCO και ΓΔ ELARG

Ο έλεγχος για την αξιολόγηση της καταλληλότητας και της αποτελεσματικότητας της στρατηγικής ελέγχου της ΓΔ AIDCO για τις θεματικές γραμμές του προϋπολογισμού (κεντρική διαχείριση) ανέδειξε την ανάγκη συγκέντρωσης κατάλληλων πληροφοριών από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών ούτως ώστε να τεκμηριωθεί η αξιοπιστία που παρέχεται σε ετήσια βάση από τον κύριο διατάκτη.

Η ΥΕΕ συνέστησε να αναλυθεί η αλυσίδα μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και υποβολής εκθέσεων για το εν λόγω όργανο, και να προσδιοριστούν και να εφαρμοστούν καταλληλότεροι έλεγχοι με δείκτες αποτελέσματος, να αξιολογηθεί το επίπεδο στελέχωσης και να ελαττωθούν τα σφάλματα στις αξιολογήσεις των τοπικών προσκλήσεων υποβολής προτάσεων.

Οι διαδικασίες διαχείρισης προγραμμάτων στο πλαίσιο της εν μέρει κεντρικής διαχείρισης αξιολογήθηκαν κατά τον έλεγχο της δημοσιονομικής διαχείρισης των προϋπολογιζομένων δαπανών οι οποίες χρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης και τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ AIDCO να παράσχει περαιτέρω κατευθυντήριες γραμμές, να προωθήσει τη χρήση τυποποιημένων καταλόγων ελέγχου και να ενισχύσει την εποπτεία προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα στάδια του ελέγχου παρέχουν στον κύριο διατάκτη επαρκή αξιοπιστία.

Μετά την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης και τη συγχώνευση των ΓΔ AIDCO και DEV, οι αλυσίδες μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και υποβολής εκθέσεων επανεξετάστηκαν και προσαρμόστηκαν. Θεσπίστηκαν νέες απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων και νέοι δείκτες για την καλύτερη τεκμηρίωση και τον καλύτερο ποσοτικό προσδιορισμό της επίπτωσης και της σχέσης κόστους αποτελεσματικότητας των ελέγχων, καθώς και για την εξασφάλιση μεγαλύτερης αξιοπιστίας από τις εκθέσεις. Η ΓΔ DEVCO θέσπισε νέους δείκτες που αποσκοπούν στην καλύτερη αξιολόγηση της καταλληλότητας των ανθρώπινων πόρων. Επίσης, η ΓΔ DEVCO βελτιώνει τη διαχείριση και τις διαδικασίες υποβολής αιτήσεων για τις τοπικές προσκλήσεις υποβολής προτάσεων (απλούστευση, τυποποιημένη αίτηση επιχορήγησης) και αναμένει την πλήρη εφαρμογή του σχεδίου δράσης της μέχρι το τέλος του τρέχοντος έτους.

Στην ΓΔ ELARG, κατά τον έλεγχο της σύναψης συμβάσεων στο πλαίσιο του μηχανισμού IPA, εξετάστηκαν οι έλεγχοι στην κεντρική και την αποκεντρωμένη διαχείριση. Η ΥΕΕ συνέστησε να βασιστούν οι κατάλογοι ελέγχου σε ένα σύνολο ελάχιστων απαιτήσεων ελέγχου και η συμπλήρωση ή/και προσαρμογή τους να γίνεται από έκαστο δευτερεύοντα διατάκτη ώστε να αντιμετωπίζονται συγκεκριμένοι κίνδυνοι.

Κατά τον έλεγχο των επιχορηγήσεων του μηχανισμού προενταξιακής βοήθειας (αποκεντρωμένη και επιμερισμένη διαχείριση), η ΥΕΕ συνέστησε να θεσπιστούν πρακτικές διαδικασίες εκ των προτέρων αξιολόγησης και να διασφαλιστεί η συνοχή κατά την κωδικοποίηση και τη διαβίβαση των δεδομένων στα εργαλεία διαχείρισης. Πρέπει να ενισχυθεί η εποπτεία των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων από τη διοίκηση και να βελτιστοποιηθεί η τρέχουσα διαδικασία μέσω της ενίσχυσης των διαδικασιών αξιολόγησης, της βελτίωσης των εργαλείων ΤΠ και της χρησιμοποίησης πολυετών προσκλήσεων εκδήλωσης ενδιαφέροντος.

Η ΓΔ ELARG κατάρτισε εναρμονισμένους καταλόγους ελέγχου για να χρησιμοποιηθούν κατά την εκ των προτέρων επαλήθευση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων και ενίσχυσε την εποπτεία της επί των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων για επιχορηγήσεις μέσω της καλύτερα στοχευμένης διαβίβασης και της μεγαλύτερης συνοχής των κωδικοποιημένων δεδομένων.

- Κοινό καθεστώς ασφάλισης ασθενείας (JSIS) – Γραφείο διαχείρισης και εκκαθάρισης ατομικών δικαιωμάτων (PMO)

Ο έλεγχος εστιάστηκε στην εσωτερική οργάνωση και στο περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου της διαχείρισης του JSIS από το PMO, καθώς και στη στρατηγική ελέγχου που εφάρμοσε. Η ΥΕΕ εξέδωσε μη ικανοποιητική ελεγκτική γνώμη.

Κατά την άποψη της ΥΕΕ, η κεντρική υπηρεσία του JSIS πρέπει να διαδραματίσει ισχυρότερο και πιο ενεργό συντονιστικό ρόλο παρέχοντας στήριξη στα γραφεία εκκαθάρισης άλλων οργάνων και άλλων τόπων διορισμού, και πρέπει να αναπτύξει μια συνολική στρατηγική εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων και να διασφαλίσει τη συνεκτική εφαρμογή και τεκμηρίωση των ελέγχων. Άλλες συστάσεις αποσκοπούσαν στη χάραξη στρατηγικής για την πρόληψη και την ανίχνευση της απάτης.

Η Επιτροπή ενέκρινε νέο οργανόγραμμα και η «αντένα» του JSIS στο Συμβούλιο απορροφήθηκε. Σήμερα πραγματοποιούνται τακτικές συνεδριάσεις μεταξύ των διαφόρων απομακρυσμένων οργάνων και της κεντρικής υπηρεσίας. Έχει εκπονηθεί στρατηγική ελέγχου με την οποία προσδιορίζονται οι διαδικασίες ελέγχου, τα στάδια διαβίβασης και σχέδιο ελέγχου. Άλλες ενέργειες εφαρμόστηκαν άμεσα προκειμένου να αντιμετωπιστούν σοβαρές αδυναμίες που διαπιστώθηκαν κατά τον έλεγχο (τακτική παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων για τα δημοσιονομικά ελλείμματα και αποθεματικά, δηλώσεις απορρήτου σε ιατρικά θέματα υπογεγραμμένες από μέλη του προσωπικού, κλπ.). Όλες οι σημαντικές συστάσεις στο πλαίσιο του ελέγχου θα εφαρμοστούν μέχρι το τέλος του 2011.

Έλεγχος της τήρησης των προθεσμιών πληρωμής (ΓΔ BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

Ο έλεγχος κάλυψε την επεξεργασία των πράξεων πληρωμών υπό κεντρική διαχείριση, τις δραστηριότητες παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων τόσο στις επιχειρησιακές όσο και στις οριζόντιες ΓΔ, καθώς και τη χρησιμοποίηση των κεντρικών και των τοπικών συστημάτων ΤΠ. Η ΥΕΕ έκρινε ότι το σύστημα εσωτερικού ελέγχου που έχει τεθεί σε εφαρμογή στην Επιτροπή για την τήρηση των προθεσμιών πληρωμής παρέχει εύλογη αξιοπιστία όσον αφορά την επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων εξαιρουμένων ορισμένων πολύ σημαντικών ζητημάτων.

Οι επιχειρησιακές ΓΔ που ελέγχθηκαν (εκτός της ΓΔ ECHO) δεν επαλήθευσαν συστηματικά την τήρηση των προθεσμιών πληρωμής και οι εκθέσεις που υποβλήθηκαν στη διοίκηση δε περιελάμβαναν πάντα όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για τον έλεγχο της τήρησης των προθεσμιών πληρωμής.

Η ΥΕΕ συνέστησε την ενίσχυση της παρακολούθησης σε κεντρικό και τοπικό επίπεδο και την εφαρμογή αποτελεσματικών συστημάτων διαχείρισης της υποβολής εκθέσεων. Κατά τον έλεγχο διαπιστώθηκαν επίσης ελλείψεις στις κατευθυντήριες γραμμές και στις εντολές/διαδικασίες, καθώς και δυνατότητες βελτίωσης της επεξεργασίας των πληρωμών, ιδίως όσον αφορά την ποιότητα της κωδικοποίησης των δεδομένων, τις αναστολές και την έγκαιρη καταχώριση των τιμολογίων.

Η Επιτροπή σημείωσε πρόοδο στον εν λόγω τομέα κατά τα τελευταία έτη (όπως προκύπτει από τα αποτελέσματα των τακτικών ερευνών του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή) χάρη στις βελτιώσεις στο σύστημα ABAC όσον αφορά την επικύρωση των τοπικών συστημάτων ΤΠ, τις βελτιωμένες κατευθυντήριες γραμμές και την τακτική παρακολούθηση.

Βρίσκεται σε εξέλιξη επανεξέταση των υφιστάμενων τυποποιημένων εκθέσεων που επιτρέπουν σε επιχειρησιακές ΓΔ να παρακολουθούν τις πράξεις πληρωμών και την τήρηση των προθεσμιών πληρωμής. Έχει συσταθεί ομάδα εργασίας για να εξετάσει τις υφιστάμενες κατευθυντήριες γραμμές και να προτείνει βελτιώσεις. Υπενθυμίζεται στις υπηρεσίες η ανάγκη της ορθής μεταφοράς στο ABAC των δεδομένων που αφορούν τις καθυστερημένες πληρωμές. Η προσαρμογή των λειτουργιών του ABAC που έχουν σχέση με την αναστολή των πληρωμών θα εξεταστεί μετά την έγκριση της ανά τριετία αναθεώρησης των δημοσιονομικών κανονισμών. Τα σχέδια δράσης θα έχουν εφαρμοστεί πλήρως μέχρι τα τέλη του 2012.

Συμπεράσματα

Το έργο της ΥΕΕ συμβάλλει στην ανάδειξη πνεύματος αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας. Το ελεγκτικό της έργο βοηθά την Επιτροπή να προσδιορίσει συνέργειες καθώς και κινδύνους, και ως εκ τούτου ενισχύει τη διαχείριση της Επιτροπής.

Η Επιτροπή σημειώνει τη θετική συνεργασία μεταξύ της ΥΕΕ και των ελεγχομένων ΓΔ καθώς και των κλιμακίων τους εσωτερικού ελέγχου. Η εφαρμογή των σχεδίων δράσης που καταρτίστηκαν κατά το τρέχον έτος και κατά τα προηγούμενα έτη προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι συστάσεις του ελέγχου, συμβάλλει στη σταθερή βελτίωση του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής.

Διαδικασίες ελέγχου

Η ΥΕΕ τόνισε την ανάγκη καλύτερης ενημέρωσης από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών στο πλαίσιο της διαδικασίας αξιοπιστίας της ΓΔ AIDCO, καθώς και την ανάγκη αποφυγής από την ΓΔ EAC των περιττών επικαλύψεων μεταξύ των ελέγχων που διενεργούνται από τις υπηρεσίες της και εκείνων που πραγματοποιούν οι εθνικές υπηρεσίες. Η ΓΔ ELARG πρέπει να συμπληρώσει την πρωτοβουλία της ζητώντας από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών να παρουσιάσουν μια ετήσια στρατηγική αξιοπιστίας βασισμένη στην επεξεργασία καταλόγων ελέγχων που θα εφαρμόζονται σε όλες τις αντιπροσωπείες. Η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ REGIO και στη ΓΔ EMPL βελτιώσεις που κρίθηκαν αναγκαίες προκειμένου να εξασφαλιστεί επαρκής αξιοπιστία για πολυετή προγράμματα. Στο επίπεδο των στρατηγικών ελέγχου, η Επιτροπή εξέδωσε σημαντικό αριθμό μέτρων προκειμένου να επιτρέψει στις υπηρεσίες της να θεσπίσουν κατάλληλα συστήματα λογιστικών και λοιπών ελέγχων. Καταρτίστηκαν σχέδια δράσης και εφαρμόστηκαν στους τομείς που παρουσιάζουν τους μεγαλύτερους κινδύνους, γεγονός που επέτρεψε τον καλύτερο σχεδιασμό και παρακολούθηση των δραστηριοτήτων ελέγχου, την εξάλειψη των διοικητικών βαρών και των επικαλύψεων, καθώς και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής.

Οι έλεγχοι για τη διαπίστωση της τήρησης των νόμιμων προθεσμιών πληρωμών ήταν λιγότερο αποτελεσματικοί σε ορισμένες ΓΔ όπου δεν εφαρμοζόταν πάντα η συντόμευση των προθεσμιών που απαιτούσε η Επιτροπή. Η διοίκηση πρέπει να βελτιώσει την παρακολούθηση της ορθής εφαρμογής των διαδικασιών ελέγχου για την επεξεργασία των πληρωμών. Η Επιτροπή έλαβε σειρά μέτρων για να βελτιώσει τόσο την εκτέλεση των πληρωμών όσο και τους σχετικούς μηχανισμούς ελέγχου, ιδίως σε επίπεδο συστήματος ΤΠ (ABAC), επικύρωσης των τοπικών συστημάτων ΤΠ και των κατευθυντηρίων γραμμών, καθώς και μέσω της τακτικής και πιο αποτελεσματικής παρακολούθησης.

Κατά τις εργασίες της ΥΕΕ προσδιορίστηκαν θέματα προς εξέταση με σκοπό τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των σχεδίων ΤΠ που βρίσκονται σε αρχικό στάδιο, γεγονός που θα βοηθήσει περαιτέρω την Επιτροπή να επιτύχει τους στόχους της κατά τρόπο οικονομικά αποδοτικό, αποτελεσματικό και ασφαλή. Ακολουθώντας τις συστάσεις της ειδικής ομάδας για τις ΤΠ, η Επιτροπή προέβη στη μεταρρύθμιση της διακυβέρνησής της σε θέματα ΤΠ: το 2010 συστάθηκε η διευθύνουσα επιτροπή ΔΒΔ + ΤΠ και ακολούθησε το συμβούλιο διαχείρισης σχεδίων των συστημάτων πληροφορικής και η επιτροπή υψηλού επιπέδου για τις ΤΠ το 2011 που αντιπροσωπεύουν σημαντική βελτίωση στον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζεται και εφαρμόζεται η στρατηγική ΤΠ.

Από το ελεγκτικό έργο της ΥΕΕ στις πρόσφατα διασπασθείσες ΓΔ προέκυψαν διδάγματα τα οποία πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν από οιαδήποτε μελλοντική διάσπαση ΓΔ, προκειμένου να μετριαστούν οι επιπτώσεις από την αλλαγή στις ΓΔ καθώς και στις κεντρικές και στις οριζόντιες υπηρεσίες και στο προσωπικό τους. Η Επιτροπή εκτιμά ότι είναι πολύ νωρίς για να εξαχθούν οριστικά συμπεράσματα σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα από τις κοινές διευθύνσεις και θα προβεί σε απολογισμό αργότερα, όταν οι σχετικές υπηρεσίες θα έχουν αποκτήσει μεγαλύτερη εμπειρία από τη νέα οργανωτική διάρθρωση.

Απάτη

Στον τομέα αυτό, οι προσπάθειες της ΥΕΕ ανέδειξαν ιδίως την έλλειψη σαφήνειας στο επίπεδο της οργανωτικής ευθύνης όσον αφορά την πρόληψη και την ανίχνευση της απάτης καθώς και την ανάγκη επικαιροποιημένης στρατηγικής καταπολέμησης της απάτης στο επίπεδο της Επιτροπής.

Η Επιτροπή ενέκρινε μια νέα στρατηγική για την καταπολέμηση της απάτης, την οποία προετοίμασε η OLAF σε συνεργασία με τις κεντρικές υπηρεσίες και τις επιχειρησιακές ΓΔ, και η οποία αντιμετωπίζει πλήρως τα ζητήματα που επεσήμανε η ΥΕΕ.

[1] Ορισμένες εκθέσεις που οριστικοποιήθηκαν στις αρχές του 2010 είχαν συμπεριληφθεί στην έκθεση για το 2009 και συνεπώς δεν συμπεριλαμβάνονται εκ νέου στην έκθεση για το 2010. Αντίστοιχα, ορισμένες εκθέσεις που καταρτίστηκαν το 2010, αλλά οριστικοποιήθηκαν μέχρι την 1η Φεβρουαρίου του 2011 συμπεριλαμβάνονται στην έκθεση του 2010.

[2] COM(2011) 0323 της 1ης Ιουνίου 2011.

[3] Οι αποστολές C1 είναι εκείνες που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός του έτους.

[4] Αποστολές C2 είναι εκείνες που επιτρέπεται να μεταφερθούν στο επόμενο έτος, ιδίως όταν η εκτέλεση σχεδίων δράσης δεν επαρκεί για να δικαιολογήσει τη διενέργεια ελέγχου παρακολούθησης ή όταν παρατηρούνται καθυστερήσεις σε σχέση με το αντικείμενο του ελέγχου.

[5] COM(2011) 0376 της 24ης Ιουνίου 2011.

[6] Τα κονδύλια του SOLID είναι κονδύλια της ΕΕ η διαχείριση των οποίων ασκείται στο πλαίσιο του προγράμματος πλαισίου «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών».

[7] Οι επιστολές ελέγχου παρέχουν συμβουλές στη διοίκηση, οι οποίες απορρέουν συνήθως από τα πορίσματα σειράς ελέγχων ή αποστολής διαβούλευσης, και δεν οδηγούν σε επίσημη παρακολούθηση εκ μέρους των ελεγκτών. Οι επιστολές αυτές διαφέρουν από τις εκθέσεις για τις αποστολές ελέγχου (έργο διασφάλισης), στις οποίες οι ελεγκτές διατυπώνουν γνώμη και ζητούν σχέδιο δράσης για την εφαρμογή συστάσεων που έχουν συμφωνηθεί, οι οποίες θα αποτελέσουν αντικείμενο επίσημης διαδικασίας παρακολούθησης.

[8] SEC(2010) 1182 της 07.10.2010.

[9] Το LLPLink είναι ένα από τα κύρια συστήματα πληροφοριών.