[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 30.7.2008

COM(2008) 499 τελικό

Ανακοίνωση από την Επιτροπή προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο

ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που διεξήχθησαν κατά το 2007

(υποβλήθηκε από την Επιτροπή){SEC(2008) 2361 final}

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή 3

2. Περιβάλλον εργασίας και πρόγραμμα ελέγχου 3

2.1. Περιβάλλον εργασίας 3

2.2. Οι εξελίξεις της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου 5

2.3. Εφαρμογή του προγράμματος εσωτερικών ελέγχων της ΥΕΕ 5

2.4. Αποδοχή των συστάσεων και απόψεις των ελεγχομένων και των ενδιαφερομένων μερών 9

3. Κύριες διαπιστώσεις και συστάσεις 9

4. Συμπεράσματα 13

Ετήσια Έκθεση

προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που διεξήχθησαν κατά το 2007

Εισαγωγή

Η παρούσα έκθεση ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 86 παράγραφος 4, του Δημοσιονομικού Κανονισμού (ΔΚ). Βασίζεται στην έκθεση της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) για τις βασικές διαπιστώσεις του ελέγχου, δυνάμει του άρθρου 86 παράγραφος 3 του ΔΚ, και, σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα, στις περιπτώσεις σημαντικής έκθεσης σε κινδύνους, σε θέματα ελέγχου και σε ζητήματα εταιρικής διακυβέρνησης.

Η παρούσα έκθεση βασίζεται στις ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις της ΥΕΕ που ολοκληρώθηκαν το 2007. Η παρούσα έκθεση καλύπτει ελεγκτικές και συμβουλευτικές εργασίες που αφορούν μόνον τις γενικές διευθύνσεις, τις υπηρεσίες και εκτελεστικούς οργανισμούς της Επιτροπής. Δεν καλύπτει τις εργασίες της ΥΕΕ σχετικά με άλλους οργανισμούς ή φορείς.

Οι αντιδράσεις της Επιτροπής σε σχέση με τις διαπιστώσεις και τα συμπεράσματα του Εσωτερικού Ελεγκτή εκτίθενται στην συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των Γενικών Διευθυντών. Στην εν λόγω συγκεφαλαιωτική έκθεση, που εγκρίθηκε ταυτόχρονα, η Επιτροπή εκφράζει την άποψή της σχετικά με τα οριζόντια ζητήματα τα οποία έθιξε ο Εσωτερικός Ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, ή τα οποία εντόπισε η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων και ο Γενικός Διευθυντής προϋπολογισμού στην ανακεφαλαιωτική έκθεσή του. Τούτο σημαίνει ότι η Επιτροπή δεν συμμερίζεται απαραίτητα πλήρως ορισμένες απόψεις ή γνώμες που εκτίθενται στην παρούσα έκθεση. Η διαφορά απόψεων αποτυπώνει την κανονική διαδικασία διαλόγου μεταξύ του θεσμικού οργάνου και του Εσωτερικού Ελεγκτή του.

Περιβάλλον εργασίας και πρόγραμμα ελέγχου

Περιβάλλον εργασίας

Ως μέρος της μεταρρύθμισης της Επιτροπής, το 2000 υιοθετήθηκαν 24 Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου με τις σχετικές «βασικές απαιτήσεις». Τα πρότυπα αυτά αναθεωρήθηκαν το 2007 με σκοπό τη μετάβαση από τη συμμόρφωση στην αποτελεσματικότητα, απλουστεύοντας τη γλώσσα και ευαισθητοποιώντας όλο το προσωπικό σχετικά με τα πρότυπα, καθώς και άλλα μη οικονομικά θέματα. Τα αναθεωρημένα πρότυπα τέθηκαν σε εφαρμογή την 1η Ιανουαρίου 2008 και οι γενικές διευθύνσεις και υπηρεσίες καλούνται πλέον να επιλέξουν, στο πλαίσιο μιας διαδικασίας αξιολόγησης κινδύνων, ποια πρότυπα θα υιοθετήσουν κατά προτεραιότητα προκειμένου να αποδείξουν την αποτελεσματικότητά τους.

Η δεύτερη έκθεση σχετικά με την πρόοδο του Σχεδίου δράσης της Επιτροπής για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου κατέληξε στο συμπέρασμα ότι σημειώθηκε πρόοδος ως προς την αξιολόγηση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου στα διαρθρωτικά ταμεία, τον προσδιορισμό και την ανάθεση των ελεγκτικών αρμοδιοτήτων σε περίπτωση επιμερισμένης διαχείρισης και την παρουσίαση της δήλωσης αξιοπιστίας στις Ετήσιες Εκθέσεις Δραστηριοτήτων των γενικών διευθύνσεων.

Το 2007 είναι το πρώτο έτος λειτουργίας του δημοσιονομικού πλαισίου 2007-2013 με μια νέα ελεγκτική προσέγγιση στον τομέα της έρευνας και μια νέα διαδικασία προγραμματισμού για τα διαρθρωτικά ταμεία βασιζόμενη σε κοινά πρότυπα δημοσιονομικής διαχείρισης, ελέγχου και αξιολόγησης (π.χ. τα κράτη μέλη υποβάλλουν περιλήψεις διαθέσιμων ελέγχων και δηλώσεων).

Το 2007 υπογράφηκαν για πρώτη φορά οι λογαριασμοί από τον Υπόλογο της Επιτροπής βάσει του τροποποιημένου ΔΚ[1]. Σημαντική πρόοδος σημειώθηκε στην ανάπτυξη του συστήματος πληροφορικής του ABAC. Οι πάγιες προκαταβολές των αντιπροσωπειών εντάχθηκαν πλήρως στο ABAC τον Ιανουάριο του 2007, καταρτίσθηκε ένα επικαιροποιημένο σχέδιο προγράμματος για τη μετάβαση των λογαριασμών του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης στο ABAC και η Επιτροπή εργάσθηκε για «ζωντανή μετάδοση».

Η Επιτροπή εφάρμοσε περαιτέρω τις διατάξεις της περί συνέχισης των δραστηριοτήτων. Όλες οι γενικές διευθύνσεις της Επιτροπής υπέβαλαν επικυρωμένα προγράμματα συνέχισης των δραστηριοτήτων τους. Ορισμένες γενικές διευθύνσεις άρχισαν ήδη τις δοκιμές των δικών τους προγραμμάτων. Το 2007 πραγματοποιήθηκε μια επικοινωνιακή άσκηση συνέχισης δραστηριοτήτων και μια δοκιμή του συνολικού προγράμματος συνέχισης δραστηριοτήτων. Οι προσπάθειες εστιάζονται πλέον στην ευαισθητοποίηση, την εκπαίδευση και περαιτέρω ασκήσεις για να διαδοθούν τα διδάγματα που αποκομίζονται.

Υιοθετήθηκε μια νέα δυναμική προσέγγιση όσον αφορά την στεγανότητα των νομοθετικών κειμένων έναντι της απάτης[2]. Η προηγούμενη διαδικασία ανάντη διαβούλευσης όσον αφορά τα νομοθετικά σχέδια που υποβλήθηκαν το 2001 θα παραμείνει διαθέσιμη αλλά, πέραν αυτής, θα παρασχεθούν και άλλα στοιχεία στην Επιτροπή από την OLAF τα οποία θα προέρχονται από τις έρευνές της. Η OLAF θα προβεί σε δομημένη και διεπιστημονική ανάλυση των ερευνητικών της δραστηριοτήτων αλλά θα βασίσει τη νέα δραστηριότητα στεγανοποίησης έναντι της απάτης σε ένα μεγάλο σύνολο πληροφοριών, περιλαμβανομένων και των ελεγκτικών διαπιστώσεων της ΥΕΕ και των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ).

Η ΥΕΕ συνέχισε να έχει την πλήρη υποστήριξη του Αντιπροέδρου Kallas και της επιτροπής παρακολούθησης της προόδου των εσωτερικών ελέγχων (APC), πράγμα το οποίο της επέτρεψε να διατηρήσει την ανεξαρτησία της και την αντικειμενικότητά της κατά την άσκηση των καθηκόντων της. Τον Ιούνιο του 2007, υιοθετήθηκε το αναθεωρημένο καταστατικό της APC.

Κατόπιν συστάσεως που διατυπώθηκε στην έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, του 2006, η Επιτροπή εξέδωσε δήλωση διακυβέρνησης σε 22 γλώσσες.

Οι εξελίξεις της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου

Η Επιτροπή επικαιροποίησε τον χάρτη αποστολής της ΥΕΕ και εισήγαγε ένα πρότυπο χάρτη για τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου. Στα κυριότερα σημεία περιλαμβάνεται η λογοδοσία, η ανεξαρτησία, η αντικειμενικότητα και οι αρμοδιότητες του οργάνου. Αυτό συνάδει με το συμπέρασμα που διατυπώθηκε στην ετήσια έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, του 2006, ότι θα έπρεπε να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα και η ευρωστία της αρχιτεκτονικής εσωτερικού ελέγχου. Η ΥΕΕ θα εκδίδει επίσης, σε ετήσια βάση, συνολική γνώμη ως προς τους διεξαγόμενους στην Επιτροπή εσωτερικούς ελέγχους, αρχίζοντας το 2009 που αποτελεί το τελικό έτος του τρέχοντος προγραμματισμού των εσωτερικών ελέγχων.

Μετά την έκθεση της ΥΕΕ για την ποιοτική επισκόπηση όλων των ΚΕΕ, το 2007 ήταν το πρώτο έτος του κύκλου στρατηγικού προγραμματισμού εσωτερικών ελέγχων της περιόδου 2007-2008, με κοινό προγραμματισμό και αξιολόγηση κινδύνων μεταξύ ΥΕΕ και ΚΕΕ με σκοπό μια ενιαία ελεγκτική προσέγγιση. Με τον τρόπο αυτόν παγιώνεται το ελεγκτικό περιβάλλον, ενισχύεται η ανεξαρτησία των ΚΕΕ και στηρίζεται περαιτέρω η συνεργασία μεταξύ ΥΕΕ και ΚΕΕ. Η σύσταση του Auditnet ενίσχυσε ακόμη περισσότερο τη συνεργασία αυτή (πρότυπο καταστατικού χάρτη των ΚΕΕ, ελεγκτικές γνωμοδοτήσεις και ετήσια γνωμοδότηση των ΚΕΕ).

Η δεύτερη εξωτερική ποιοτική αξιολόγηση της ΥΕΕ έχει αρχίσει και θα ολοκληρωθεί το 2008 με ανεξάρτητη γνωμοδότηση επί της συμμόρφωσης της ΥΕΕ με τα διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα του Institute of Internal Auditors (IIA). Μια προκαταρκτική αξιολόγηση κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η ΥΕΕ εν γένει συμμορφώνεται με τα πρότυπα του ΙΙΑ, με εξαίρεση τη διαχείριση πόρων (συχνή ανανέωση του προσωπικού, ελεγκτικές και μη ελεγκτικές αρμοδιότητες) και την επικοινωνιακή ποιότητα (καθυστέρηση μεταξύ της περάτωσης των επιτόπιων ελέγχων και της έκδοσης της τελικής έκθεσης, συζήτηση των πορισμάτων με τους ελεγχόμενους), όπου η συμμόρφωση της ΥΕΕ είναι μερική.

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής και το προσωπικό της ΥΕΕ διαδραμάτισαν ενεργό ρόλο στη συνεργασία της ΕΕ και του ΟΗΕ στον τομέα της διοίκησης και της δημοσιονομικής διαχείρισης. Συμμετείχαν επίσης σε συναντήσεις εκπροσώπων του ελεγκτικού κλάδου σε διεθνές επίπεδο, όπως το παγκόσμιο συνέδριο του ΙΙΑ, το συνέδριο εκπροσώπων των υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου των οργανισμών των Ηνωμένων Εθνών και των Πολυμερών Χρηματοδοτικών Οργανισμών και το δεύτερο ειδικό συνέδριο εσωτερικών ελεγκτών κεντρικής Ευρώπης. Η ΥΕΕ εκπροσωπήθηκε επίσης και στη συνάντηση «συντονισμένων οργανισμών».

Το ετήσιο συνέδριο της ΥΕΕ έδωσε συμπληρωματικό υλικό προς μελέτη σε σχέση με τη συνολική ελεγκτική γνωμοδότηση. Η ΥΕΕ έχει σήμερα περιλάβει στο ετήσιο διαχειριστικό της πρόγραμμα για το 2008 έναν οδηγό με σκοπό να εκδώσει την πρώτη συνολική ελεγκτική της γνωμοδότηση στα τέλη της εφαρμογής του στρατηγικού ελεγκτικού προγράμματός της για την περίοδο 2007-2009.

Εφαρμογή του προγράμματος εσωτερικών ελέγχων της ΥΕΕ

Το στρατηγικό ελεγκτικό πρόγραμμα της ΥΕΕ για την περίοδο 2007-2009 που καταρτίσθηκε σε στενή συνεργασία με τα ΚΕΕ, εγκρίθηκε από την APC στις 2 Φεβρουαρίου 2007.

Tο πρόγραμμα εργασίας του 2007 εκτελέστηκε κατά 95%: το 2007 ολοκληρώθηκαν 68 εκθέσεις (41 εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου, 25 εκθέσεις παρακολούθησης, και 2 επιστολές ελέγχου). Στην παρούσα έκθεση επισυνάπτονται περιλήψεις των εν λόγω εκθέσεων.

ΓΔ/Υπηρεσία | Αποστολή | Ημερομηνία έκδοσης |

Διοικητικά και άλλα συστήματα στήριξης |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Διαδικασία Αξιοπιστίας της ΕΕΔ (Ετήσια Έκθεση Δραστηριοτήτων) | 21 Ιανουαρίου 2008[3] |

ADMIN | Παρακολούθηση της διαχείρισης ανθρώπινων πόρων - φάση Ι | 13 Δεκεμβρίου |

BUDG | ABAC – εφαρμογή της λογιστικής των δεδουλευμένων | 3 Μαΐου |

BUDG | Συγκριτική ανάλυση των συστημάτων λογιστικής δεδουλευμένων και της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης όπως εφαρμόζονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και ορισμένα κράτη μέλη | 26 Απριλίου |

COMM | Εξέταση της αγοράς κτιρίων γραφείων στην Κύπρο | 14 Σεπτεμβρίου |

COMM | Ειδική έκθεση για τις διαδικασίες υποβολής προσφορών για υπηρεσίες μετάδοσης στην ΓΔ COMM | 14 Δεκεμβρίου |

DGT | Διαχείριση της ζήτησης μεταφράσεων | 13 Ιουνίου |

DGT | Παρακολούθηση της επικύρωσης από την ΥΕΕ της αυτοαξιολόγησης που κατήρτισε το ΚΕΕ της ΓΔ Μετάφρασης | 14 Δεκεμβρίου |

DIGIT | Προμήθειες υλικού πληροφορικής και παράδοση υπηρεσιών πληροφορικής στην ΓΔ DIGIT | 5 Δεκεμβρίου |

EPSO | Παρακολούθηση της περιορισμένης επανεξέτασης της διαδικασίας επιλογής υποψηφίων όπως τη διαχειρίζεται η EPSO | 18 Δεκεμβρίου |

ESTAT | Δεύτερος έλεγχος παρακολούθησης του εμπεριστατωμένου ελέγχου της Eurostat | 9 Mαρτίου |

ESTAT | Προμήθειες υλικού πληροφορικής και παράδοση υπηρεσιών πληροφορικής | 20 Νοεμβρίου |

OIB | Διαχείριση των συμβάσεων προμηθειών από την OIB | 3 Aπριλίου |

OIB | Διαχείριση των συμβάσεων επί κτιρίων από την OIB | 3 Aπριλίου |

OIB | Παρακολούθηση όσον αφορά την υποδομή των κτιρίων που διαχειρίζεται η Ευρωπαϊκή Επιτροπή | 8 Φεβρουαρίου |

OIB | Παρακολούθηση όσον αφορά τον έλεγχο πράξεων | 20 Aπριλίου |

OIB | Αξιολόγηση συγκεκριμένων συστημάτων εσωτερικού ελέγχου | 4 Oκτωβρίου |

OIL | Διαχείριση συμβάσεων προμηθειών | 3 Aπριλίου |

ΡΜΟ | Έλεγχοι όσον αφορά την καταβολή συντάξεων | 7 Σεπτεμβρίου |

SCIC | Παρακολούθηση της επικύρωσης της αυτοαξιολόγησης που κατήρτισε το ΚΕΕ της SCIC | 29 Νοεμβρίου |

Εσωτερικές πολιτικές |

COMP | Έκθεση παρακολούθησης όσον αφορά τον έλεγχο των ελέγχων πληροφορικής | 16 Μαΐου |

EAC | ABAC – εφαρμογή της λογιστικής δεδουλευμένων στην ΓΔ EAC/2006 κλείσιμο | 18 Ιουλίου |

EAC | Έκθεση παρακολούθησης όσον αφορά την εφαρμογή του ΑBAC | 18 Ιουλίου |

EACEA | Εφαρμογή των δημοσιονομικών κυκλωμάτων για τον προϋπολογισμό λειτουργίας του εκτελεστικού οργανισμού της EAC | 19 Mαρτίου |

ENTR | Επιστολή ελέγχου για ελέγχους ex post | 20 Aπριλίου |

ENTR | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με την οικονομική διαχείριση του δικτύου κέντρων διάδοσης της καινοτομίας | 23 Oκτωβρίου |

ENTR | Παρακολούθηση της επικύρωσης της αυτοαξιολόγησης που κατήρτισε το ΚΕΕ της ΓΔ ENTR | 18 Δεκεμβρίου |

ENV | Έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου | 22 Ιανουαρίου |

ENV | Δεύτερος έλεγχος παρακολούθησης του εμπεριστατωμένου ελέγχου της ΓΔ ENV που πραγματοποιήθηκε το 2004 | 29 Mαρτίου |

ENV | Διαχείριση επιχορηγήσεων άλλων προγραμμάτων πλην του LIFE | 18 Σεπτεμβρίου |

INFSO | Έλεγχοι ex post | 20 Φεβρουαρίου |

JRC | Δεύτερος έλεγχος παρακολούθησης του εμπεριστατωμένου ελέγχου του ΚΚΕρ | 21 Σεπτεμβρίου |

MARKT | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση και τα δημοσιονομικά κυκλώματα της ΓΔ MARKT | 18 Ιανουαρίου |

RTD | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με τον εμπεριστατωμένο έλεγχο της ΓΔ RTD (2003) και τον έλεγχο των δημοσιονομικών κυκλωμάτων και της δημοσιονομικής διαχείρισης της ΓΔ RTD (2005) | 16 Mαρτίου |

RTD | Προμήθειες υλικού πληροφορικής και παράδοση υπηρεσιών πληροφορικής | 30 Νοεμβρίου |

TAXUD | Προμήθειες υλικού πληροφορικής και παράδοση υπηρεσιών πληροφορικής | 18 Oκτωβρίου |

TREN | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με τον έλεγχο της οικονομικής διαχείρισης και των χρηματοοικονομικών κυκλωμάτων της ΓΔ TREN | 20 Mαρτίου |

TREN | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με την «Έλεγχο της τοπικής διαδικασίας διαχείρισης πληροφορικής» | 7 Σεπτεμβρίου |

TREN-IEEA | Εκτελεστικός οργανισμός της TREN | 30 Ιανουαρίου |

TREN | Παρακολούθηση της επικύρωσης της αυτοαξιολόγησης που κατήρτισε το ΚΕΕ της ΓΔ TREN | 20 Δεκεμβρίου |

Διαρθρωτικά μέτρα και κοινή γεωργική πολιτική |

AGRI | Τοπικά συστήματα πληροφορικής της ΓΔ AGRI που τροφοδοτούν με στοιχεία το ABAC | 25 May |

AGRI | Παρεμβάσεις στις γεωργικές αγορές | 23 Νοεμβρίου |

AGRI | Έκθεση παρακολούθησης σχετικά με τα διαρθρωτικά ταμεία – ΕΓΤΠΕ τμήμα Προσανατολισμού | 22 Νοεμβρίου |

EMPL | Πρόληψη και διαπίστωση της απάτης στα διαρθρωτικά ταμεία | 19 Δεκεμβρίου |

EMPL | Εφαρμογή προγραμμάτων στα νέα κράτη μέλη | 12 Δεκεμβρίου |

FISH | Έκθεση παρακολούθησης επί του ελέγχου των διαρθρωτικών ταμείων - Χρηματοδοτικό Μέσο Προσανατολισμού της Αλιείας | 20 Ιουλίου |

REGIO | Εφαρμογή προγραμμάτων στα νέα κράτη μέλη | 13 Νοεμβρίου |

REGIO | Παρακολούθηση σχετικά με το ΕΤΠΑ – έλεγχος της εφαρμογής του άρθρου 38 του κανονισμού 1260/1999 του Συμβουλίου | 14 Δεκεμβρίου |

REGIO | Πρόληψη και διαπίστωση της απάτης στα διαρθρωτικά ταμεία | 19 Δεκεμβρίου |

Eξωτερικές πολιτικές |

AIDCO | Επιλεξιμότητα δαπανών βάσει της χρηματοοικονομικής και διοικητικής συμφωνίας-πλαισίου με τα Ηνωμένα Έθνη από την ΓΔ AIDCO | 19 Ιουνίου |

AIDCO | Δραστηριότητες ελέγχου ex post | 18 Ιουλίου |

AIDCO | Έλεγχος παρακολούθησης για τη χρηματοδότηση ΜΚΟ | 31 Ιουλίου |

AIDCO | Οικονομική διαχείριση των κυριότερων προγραμμάτων της διεύθυνσης Δ | 20 Δεκεμβρίου |

ECHO | Έλεγχος παρακολούθησης για τη χρηματοδότηση ΜΚΟ | 6 Ιουνίου |

ECHO | Εργαλεία παρακολούθησης και εποπτείας | 23 Νοεμβρίου |

ECHO, ADMIN | Επιστολή ελέγχου για θέματα ασφαλείας στην ΓΔ ECHO | 29 Νοεμβρίου |

ELARG | Έκθεση ελέγχου παρακολούθησης σχετικά με τον εμπεριστατωμένο έλεγχο της ΓΔ ELARG | 15 Mαρτίου |

RELEX | Έλεγχος παρακολούθησης για τον έλεγχο του χειρισμού εμπιστευτικών πληροφοριών και επικοινωνιών μεταξύ των αντιπροσωπειών και της ΓΔ RELEX | 4 Ιουλίου |

TRADE | Εφαρμογή επιλεγμένων προτύπων εσωτερικού ελέγχου | 13 Ιουνίου |

Αποδοχή των συστάσεων και απόψεις των ελεγχομένων και των ενδιαφερομένων μερών

Το 2007, το επίπεδο αποδοχής των συστάσεων ελέγχου εκ μέρους των ελεγχθέντων ανήλθε σε 99%. Απορρίφθηκε το 1% των συστάσεων που διατυπώθηκαν.

Έλεγχοι στην Επιτροπή και τους εκτελεστικούς οργανισμούς |

Συστάσεις | Εγκρί-θηκαν | Απορρί-φθηκαν | % | Σύνολο |

Ζωτικής σημασίας | 5 | 1 | 2 | 6 |

Πολύ σημαντικές | 111 | 0 | 41 | 111 |

Σημαντικές | 129 | 3 | 49 | 132 |

Επιθυμητές | 20 | 0 | 8 | 20 |

Οι απαντήσεις των υπηρεσιών που ελέγχθηκαν σχετικά με την έκταση και τη διεξαγωγή του ελέγχου απέδωσαν μέσο αποτέλεσμα 1,86 (προηγούμενα έτη: 1,95 το 2006 και 1,82 το 2005), σε μια κλίμακα που κυμαίνεται από το 1 (ανώτατο) έως το 4 (κατώτατο όριο). Σύμφωνα με νέα έρευνα που πραγματοποιήθηκε στους ενδιαφερομένους, το 80,5% των ερωτηθέντων (έναντι του 75% προηγουμένως) θεωρεί ότι η ΥΕΕ ακολουθεί μια σαφή στρατηγική ελέγχου, το 82,9% (έναντι 85,7% το 2006) θεωρεί ότι οι έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν κατά τρόπο έντιμο, αντικειμενικό και δίκαιο και το 48,8% (έναντι 60,7% προηγουμένως) είναι της γνώμης ότι οι συστάσεις της ΥΕΕ είναι χρήσιμες. Συνολικά, όμως, το 80,5% (55,4% προηγουμένως) θεωρεί ότι το έργο της ΥΕΕ συμβάλλει στην ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου της Επιτροπής.

Κύριες διαπιστώσεις και συστάσεις

Διαδικασία αξιοπιστίας της ΕΕΔ (ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων)

Οι εργασίες αφορούσαν την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας ελέγχου της αξιοπιστίας στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων (ΕΕΔ), η οποία αποτελεί βασικό στοιχείο της αρχιτεκτονικής της διακυβέρνησης της Επιτροπής και αντιπροσωπεύει τη βέλτιστη πρακτική παγκοσμίως. Κάλυψαν έξι επιχειρησιακές ΓΔ συν τέσσερεις οριζόντιες υπηρεσίες. Η διαδικασία της ΕΕΔ βελτιώνεται σε συνεχή βάση (π.χ. αξιολόγηση από ομοτίμους και αναθεωρημένες πάγιες οδηγίες). Ως αποτέλεσμα του εσωτερικού ελέγχου, οι πάγιες οδηγίες που εξέδωσε η Γενική Γραμματεία έχουν ήδη αναθεωρηθεί με βάση τις υποδείξεις της ΥΕΕ: σαφέστερες οδηγίες ως προς τον τρόπο συμβολής των διαφόρων επί μέρους συνιστωσών στην αξιοπιστία, περιλαμβανομένης και εξήγησης του τρόπου με τον οποίο η γνώμη της ΥΕΕ συνέβαλε στην αξιοπιστία· ακριβή προσδιορισμό της στρατηγικής ελέγχου· συστηματική και υποχρεωτική χρήση βασικών δεικτών λειτουργίας των συστημάτων ελέγχου· συμφωνία με τα πορίσματα του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ) και επεξήγηση των καθυστερήσεων όσον αφορά την εφαρμογή των ζωτικής σημασίας και πολύ σημαντικών συστάσεων εσωτερικού ελέγχου. Προγραμματίζεται εκτενέστερη αξιολόγηση από ομοτίμους με σκοπό μια πληρέστερη και συνεκτικότερη συγκεφαλαιωτική έκθεση. Μολονότι οι ΓΔ μπορούν να αναφέρουν μείζονες μη χρηματοοικονομικές ελλείψεις στην ΕΕΔ, η ΥΕΕ επεσήμανε τους περιορισμούς που χαρακτηρίζουν τις διαχειριστικές δηλώσεις αξιοπιστίας, δεδομένου ότι αυτές δεν καλύπτουν ούτε μη οικονομικές ούτε συστημικές αρμοδιότητες.

Χειρισμός ευαίσθητων/διαβαθμισμένων δεδομένων και σωματική ασφάλεια

Πρέπει να δοθεί περισσότερη προσοχή στους κινδύνους όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων. Η ΥΕΕ εξέδωσε συστάσεις σχετικά με μια επίσημη πολιτική ελέγχου της ασφάλειας και την ανάγκη ενίσχυσης των ελέγχων ασφάλειας των βάσεων δεδομένων προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν διαρροές ευαίσθητων πληροφοριών ή η πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων ατόμων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εσωτερικές οδηγίες δεν ενθαρρύνουν τη χρήση των κανόνων διαβάθμισης της Επιτροπής και η εφαρμογή τους δεν είναι πάντοτε ανάλογη προς τους εκάστοτε κινδύνους ασφαλείας. Τα τμήματα των ΓΔ δέχονται ότι οι κανόνες της κάθε ΓΔ για την αντιμετώπιση του θέματος των ευαίσθητων πληροφοριών (των οποίων η άνευ εξουσιοδότησης δημοσιοποίηση θα μπορούσε να βλάψει την ΕΕ) ή άλλων θεμάτων ασφαλείας πρέπει να αποτελούν αντικείμενο συντονισμού με τις κεντρικές υπηρεσίες ασφαλείας προκειμένου να εξασφαλισθεί μια συνεκτική προσέγγιση στο θέμα της ασφάλειας. Το θέμα της σωματικής ασφάλειας αφορά ιδίως προσωπικό που η φύση της εργασίας του το εκθέτει σε υψηλούς κινδύνους στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας. Όσον αφορά τον χειρισμό διαβαθμισμένων πληροφοριών στις αντιπροσωπείες, τέθηκαν σε εφαρμογή τρεις ζωτικής σημασίας συστάσεις που προέκυψαν από προηγούμενο έλεγχο οι οποίες θα επιτρέψουν στις αντιπροσωπείες να ανταλλάσσουν διαβαθμισμένες πληροφορίες ηλεκτρονικά και ταυτόχρονα να συμμορφώνονται πλήρως με τους κανόνες ασφαλείας.

Έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου

Η ανακοίνωση της Επιτροπής για τον έλεγχο της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου[4], η οποία περιγράφει τις ενέργειες που θα αναλάβει η Επιτροπή για τη βελτίωση της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου, λαμβάνει υπόψη την πλειονότητα των κυριότερων συστάσεων που εξέδωσε η ΥΕΕ στην ενοποιημένη έκθεση του Δεκεμβρίου 2006.

Ο τελευταίος από την εν λόγω σειρά ελέγχων αφορούσε την περιβαλλοντική νομοθεσία. Διαπιστώθηκαν διάφορες αδυναμίες στην προδραστική παρακολούθηση της νομοθεσίας της ΕΕ. Συγκεκριμένα, δεν μπορούσε να διαπιστωθεί με βεβαιότητα ότι όλες οι οδηγίες μεταφέρονται ορθά και έγκαιρα στην εθνική νομοθεσία όλων των κρατών μελών. Οι σημαντικότερες συστάσεις της ΥΕΕ λήφθηκαν υπόψη σε ανακοίνωση της Επιτροπής για την εφαρμογή της περιβαλλοντικής νομοθεσίας της ΕΕ, ενώ το πρόγραμμα δράσης σε επίπεδο ΓΔ προβλέπει την εφαρμογή όλων των συστάσεων έως τον Δεκέμβριο του 2007 πλην δύο συστάσεων, εκ των οποίων η τελευταία πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή έως τον Δεκέμβριο του 2009.

Έλεγχοι ex post

H σειρά ελέγχων ex post στον τομέα της έρευνας ολοκληρώθηκε με έλεγχο στην ΓΔ INFSO. Σε συνέχεια των συστάσεων που διατυπώθηκαν, οι ΓΔ του τομέα της έρευνας αποφάσισαν να εφαρμόσουν λεπτομερή προγράμματα δράσης υπό την τακτική παρακολούθηση της APC.

Άλλοι έλεγχοι ex post πραγματοποιήθηκαν σε δύο ΓΔ με σκοπό να αξιολογηθεί η συμμόρφωση, η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των ελέγχων ex post, που είναι απαραίτητα στοιχεία για μια θετική δήλωση αξιοπιστίας. Συστάσεις για την επέκταση του πεδίου που καλύπτουν οι έλεγχοι ex post, για την ένταξη των ελέγχων αυτών στις αλυσίδες ελέγχου και για τη συχνότερη χρήση βασικών δεικτών απόδοσης (ΒΔΑ) έγιναν δεκτές και έχουν τεθεί σε εφαρμογή.

Πρόληψη της απάτης στα διαρθρωτικά ταμεία

Μετά από ελέγχους στο Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, θα χαραχθεί μια συγκεκριμένη στρατηγική για την πρόληψη της απάτης στα διαρθρωτικά ταμεία σε συνεργασία με την OLAF η οποία στη συνέχεια θα επανεξετάζεται σε ετήσια βάση. Θα βελτιωθούν επίσης η ποιότητα και η ακρίβεια των πληροφοριών στις περιπτώσεις απάτης και η αξιολόγηση και η παρακολούθηση των ελέγχων που ασκούν τα κράτη μέλη για θέματα απάτης, π.χ. με τη δημιουργία ανοικτής γραμμής επικοινωνίας στα κράτη μέλη. Όλες οι συστάσεις έγιναν δεκτές με ημερομηνίες ολοκλήρωσής τους έως τα τέλη του 2008.

Σύναψη συμβάσεων

Ως μέρος του ευρύτερου δικτύου ελέγχων για τις συμβάσεις προμήθειας και την παράδοση υπηρεσιών στον τομέα της πληροφορικής στην Επιτροπή, τέσσερεις ΓΔ υπέστησαν έλεγχο όσον αφορά τη συμμόρφωσή τους με τους κανόνες της Επιτροπής και ως προς την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα τους. Σε τρεις ΓΔ διαπιστώθηκαν περιορισμένοι υπολειμματικοί κίνδυνοι που οφείλονταν σε ανακριβή περιγραφή των παραδοτέων υπηρεσιών, στην αναφορά του χρόνου παράδοσης από εξωτερικούς προμηθευτές, στην καθυστερημένη έναρξη της διαδικασίας ανανέωσης συμβάσεων και στην ανεπαρκή καταγραφή εξαιρέσεων.

Μετά από έλεγχο της ΥΕΕ, διαμορφώθηκε μια νέα διαδικασία προμήθειας κτιρίων η οποία, μεταξύ άλλων, θα βελτιώσει την τεκμηρίωση της διαδικασίας λήψεως αποφάσεων, θα διασφαλίσει την κυκλοφορία βασικών πληροφοριών στην κατάλληλη φάση, θα εισαγάγει ένα σύστημα διαχείρισης κινδύνων για όλα τα σχέδια προμήθειας κτιρίων και θα ενσωματώνει μια μακροπρόθεσμη στρατηγική διαχείριση με σαφώς διακριτές, αλλά αλληλένδετες μεταξύ τους διαδικασίες καθορισμού και εφαρμογής πολιτικής. Για συμβάσεις προμηθειών πλην κτιρίων, η ενδιαφερόμενη ΓΔ αποφάσισε να προβεί στην διαμόρφωση ενός μηχανισμού που θα εξασφαλίζει την αποτελεσματική παρακολούθηση των διαφόρων σταδίων της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, στη σύσταση μητρώου για όλη την αλληλογραφία που αφορά καταγγελίες και να καταρτίσει, για τους σημαντικούς διαγωνισμούς, ένα στρατηγικό έγγραφο που θα περιλαμβάνει αναλύσεις κόστους-ωφελείας και θα λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες.

Έλεγχοι όσον αφορά την καταβολή συντάξεων

Ο εν λόγω έλεγχος αφορούσε την επάρκεια και την αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και διαχείρισης κινδύνων σε σχέση με τον καθορισμό και την καταβολή συντάξεων σε αποχωρήσαν προσωπικό. Η ύπαρξη ενός παρωχημένου συστήματος πληροφορικής καθιστά απαραίτητους τους δια χειρός ελέγχους. Μολονότι οι υφιστάμενοι έλεγχοι ex ante είναι ορθοί, στο μέλλον θα διεξάγονται έλεγχοι ex post βάσει κινδύνων. Τούτο θα μειώσει τους κινδύνους π.χ. λανθασμένων πληρωμών, απώλειας εγγράφων και λανθασμένες χειρόγραφες προσαρμογές.

Εφαρμογή της λογιστικής των δεδουλευμένων (ABAC)

Καθώς ολοκληρώνεται η εισαγωγή του ABAC, ακολουθούμενη εκ του σύνεγγυς από ελέγχους του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, η ΥΕΕ περιορίζει την ελεγκτική της δραστηριότητα στον τομέα αυτόν. Μετά από δυσμενή γνώμη όσον αφορά το κλείσιμο των λογαριασμών για το 2005 στη ΓΔ EAC, πραγματοποιήθηκε έλεγχος του κλεισίματος των λογαριασμών της ΓΔ EAC και του εκτελεστικού οργανισμού της για το 2006 (σε συνεργασία με το Ελεγκτικό Συνέδριο) και δόθηκε εύλογη διαβεβαίωση υπό όρους, μολονότι διαπιστώθηκε περιορισμένη συμφωνία μεταξύ τοπικών και κεντρικού λογιστικών συστημάτων και ελλιπής τεκμηρίωση. Η εφαρμογή του ABAC απετέλεσε επίσης αντικείμενο ελέγχων από ΚΕΕ.

Εκτελεστικοί οργανισμοί

Η ΥΕΕ ήλεγξε δύο εκτελεστικούς οργανισμούς και εξέδωσε εύλογες διαβεβαιώσεις όσον αφορά τους επιχειρησιακούς στόχους, σε αμφότερες τις περιπτώσεις.

Ορισμένα από τα κυριότερα θέματα αφορούσαν τη συμμόρφωση με την απόφαση της Επιτροπής για την ασφάλεια των συστημάτων πληροφοριών και με τους κανονισμούς για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, τις διαδικασίες για τις πράξεις στο τέλος της χρήσης, την εναρμόνιση και απλούστευση των καταλόγων ελέγχου και τις ροές των εργασιών, καθώς και μια συνολική προσέγγιση όσον αφορά τους ελέγχους ex post.

Άλλοι νεοσυσταθέντες εκτελεστικοί οργανισμοί (ο Εκτελεστικός οργανισμός του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας και ο Εκτελεστικός Οργανισμός Έρευνας) ενδέχεται να αντλήσουν οφέλη από την πείρα που αποκτούν οι υφιστάμενοι εκτελεστικοί οργανισμοί ως προς τον καλύτερο τρόπο εφαρμογής όλων των απαραίτητων μέτρων κατά την φάση έναρξης των δραστηριοτήτων τους.

FAFA (Χρηματοδοτική και διοικητική συμφωνία-πλαίσιο με τα Ηνωμένα Έθνη)

Μετά τον έλεγχο του περασμένου έτους σχετικά με τη συμμόρφωση με την FAFA και τα περιθώρια να αποκτηθεί διαβεβαίωση όσον αφορά τη χρήση της χρηματοδότησης που προσφέρει η ΕΕ, η APC κάλεσε την ΥΕΕ να αξιολογήσει τη σημαντικότητα των υπολειμματικών κινδύνων, ιδίως σε σχέση με το έμμεσο κόστος, καθώς και σε σχέση με τους γενικούς ελέγχους της χρηματοδότησης που λαμβάνεται από ΕΕ/ΗΕ στο πλαίσιο της FAFA και με το σύστημα οικονομικού ελέγχου των ΗΕ. Οι επιπρόσθετες ελεγκτικές εργασίες επιβεβαίωσαν ότι η FAFA έχει μεν σχεδιαστεί καταλλήλως, αλλά ότι απαιτείται η αποτελεσματική και περαιτέρω εφαρμογή των μηχανισμών ελέγχου. Οι ενδιαφερόμενες ΓΔ αποδέχθηκαν όλες τις συστάσεις και έχουν ήδη αναλάβει διάφορες πρωτοβουλίες για να αυξηθεί η χρήση των ελεγκτικών εργαλείων της FAFA στο άμεσο και έμμεσο κόστος.

Δημοσιονομική διαχείριση και διαχείριση επιχορηγήσεων

Πραγματοποιήθηκαν δημοσιονομικοί έλεγχοι στους τομείς των ασιατικών αντιπροσωπειών και των περιβαλλοντικών προγραμμάτων.

Κατά τον έλεγχο της διαχείρισης των κυριότερων οικονομικών προγραμμάτων στις ασιατικές αντιπροσωπείες, εντοπίσθηκαν διάφοροι τομείς στους οποίους μπορούν να επέλθουν βελτιώσεις τις οποίες η διοίκηση προτίθεται να εφαρμόσει έως τα τέλη του 2008: οι σχέσεις ευθύνης μεταξύ Αντιπροσωπειών και αρμόδιων ΓΔ πρέπει να προσδιοριστούν ακριβέστερα· η έδρα πρέπει να έχει μεγαλύτερο υποστηρικτικό και καθοδηγητικό ρόλο για τις αντιπροσωπείες ώστε να εξασφαλίζεται η συνεκτική και αποτελεσματική λειτουργία σε όλες τις αντιπροσωπείες· πρέπει να βελτιωθεί η παρακολούθηση σχεδίων και χαρτοφυλακίων και να τονωθεί η εκπαιδευτική στρατηγική.

Η αξιολόγηση του τρόπου λειτουργίας της διαδικασίας χορήγησης επιχορηγήσεων για περιβαλλοντικά σχέδια αποκάλυψε ότι υπάρχει ανάγκη: της τεκμηρίωσης που απαιτείται για τους ελέγχους του πραγματικού κόστους των δικαιούχων· βελτίωσης της στρατηγικής ελέγχου ex post ώστε να περιλαμβάνει μικρότερους δικαιούχους· εξασφάλισης της έγκαιρης έγκρισης τεχνικών εκθέσεων· και την έκδοση ειδικών οδηγιών για τους ελέγχους ex post που ανατίθενται σε εξωτερικές ελεγκτικές εταιρείες.

Σημαντικός ήταν και ο αριθμός των ελέγχων δημοσιονομικής διαχείρισης και διαχείρισης επιχορηγήσεων που πραγματοποίησαν ΚΕΕ.

Παρακολούθηση

Η έγκαιρη παρακολούθηση των ελεγκτικών συστάσεων είναι αποφασιστικής σημασίας για την αποτελεσματικότητα του εσωτερικού διαχειριστικού ελέγχου και τη συνεχή βελτίωση των εσωτερικών ελέγχων. Διαπιστώνεται κάποια πρόοδος που οδηγεί σε μείωση του συνολικού αριθμού των προ του 2006 συστάσεων που δεν έχουν ακόμη τεθεί σε εφαρμογή. Κατά την άποψη της ΥΕΕ, πάνω από το 80% των συστάσεων έχει τεθεί σε εφαρμογή. Ωστόσο, εξακολουθούν να υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στην εφαρμογή ζωτικής σημασίας και πολύ σημαντικών συστάσεων, πράγμα το οποίο συνεπάγεται αδυναμίες κατά την εφαρμογή των σχεδίων δράσης των ΓΔ, ιδίως σε σχέση με παλαιότερες συστάσεις. Πάνω από το 25% των ζωτικής σημασίας και πολύ σημαντικών συστάσεων που δεν έχουν ακόμη εφαρμοσθεί, καθυστερεί περισσότερο από έξι μήνες (μολονότι πρόκειται για σοβαρή βελτίωση σε σχέση με ποσοστό πάνω από 50% πριν από ένα έτος). Σε μια προσπάθεια να διορθωθεί η κατάσταση αυτή, η ΥΕΕ πρότεινε, αφενός, να γίνει υπενθύμιση στις ΓΔ/Υπηρεσίες που δεν έχουν λάβει μέτρα εφαρμογής καθυστερημένων ζωτικής σημασίας και πολύ σημαντικών συστάσεων, όσον αφορά τη σημασία της εφαρμογής τους και, αφετέρου, να ζητηθεί από αυτές, κατά περίπτωση, να εξηγήσουν τους λόγους για τις καθυστερήσεις αυτές στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Η APC δίνει ιδιαίτερη σημασία στην παρακολούθηση των συστάσεων. Έδωσε ώθηση στην εφαρμογή τους αποφασίζοντας να σταλούν επιστολές από τον πρόεδρό της στους αρμόδιους Επιτρόπους, προκειμένου να τους επισημανθούν οι ζωτικής σημασίας και πολύ σημαντικές συστάσεις των οποίων η εφαρμογή καθυστερεί περισσότερο από έξι μήνες.

Συμπεράσματα

Βάσει των ελέγχων, των επαληθεύσεων και άλλων συναφών εργασιών που ολοκληρώθηκαν το 2007 από την Επιτροπή, ο Εσωτερικός Ελεγκτής της Επιτροπής αντλεί τα ακόλουθα συμπεράσματα (η θέση της Επιτροπής περιλαμβάνεται στην συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των Γενικών Διευθυντών).

Συμπέρασμα 1 της ΥΕΕ: Σημειώθηκε πρόοδος γενικότερα, αλλά απαιτούνται περισσότερες βελτιώσεις

Κατά τη διάρκεια των ελεγκτικών της εργασιών, η ΥΕΕ παρατήρησε ότι τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής έχουν βελτιωθεί περαιτέρω. Ο αριθμός των ζωτικής σημασίας συστάσεων που έχει εκδώσει η ΥΕΕ μειώθηκε από δώδεκα το 2006 σε έξι το 2007, ενώ ο αριθμός των ελέγχων με δυσμενή γνώμη της ΥΕΕ μειώθηκε από εννέα το 2006 σε έξι το 2007. Ωστόσο απαιτούνται και άλλες βελτιώσεις, π.χ. στους τομείς της διαχείρισης επιχορηγήσεων, των ελέγχων ex post, της σύναψης συμβάσεων και της εφαρμογής των διατάξεων περί προστασίας των δεδομένων.

Συμπέρασμα 2 της ΥΕΕ: Ασφάλεια πληροφοριών

Η διασφάλιση της προστασίας των ευαίσθητων πληροφοριών που τηρεί η Επιτροπή (τόσο στην έδρα όσο και στις αντιπροσωπείες) από μη εξουσιοδοτημένη δημοσιοποίηση και πρόσβαση έχει υπέρτατη σημασία για την αποτελεσματικότητα και το κύρος της Επιτροπής. Όλες οι ενδιαφερόμενες ΓΔ και υπηρεσίες πρέπει να δώσουν ιδιαίτερο βάρος στην ασφάλεια των πληροφοριών και πρέπει να ενεργούν σε συντονισμό με την κεντρική υπηρεσία ασφαλείας και να επιζητούν την έγκρισή της για όλα τα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνουν.

Συμπέρασμα 3 της ΥΕΕ: Την πρωταρχική ευθύνη για την πρόληψη της απάτης έχουν οι γενικές διευθύνσεις που ασκούν πολιτική

Πρόσφατα η Επιτροπή υιοθέτησε μια νέα προσέγγιση όσον αφορά τη στεγανοποίηση συναλλαγών έναντι της απάτης. Η OLAF διαδραματίζει βασικό ρόλο στις έρευνες που αφορούν περιπτώσεις απάτης και συνεισφέρει με την πείρα της στην επεξεργασία μεθόδων για την καταπολέμηση της απάτης. Ωστόσο, στην Επιτροπή, οι Γενικοί Διευθυντές – ως κύριοι διατάκτες – φέρουν την πρωταρχική ευθύνη της πρόληψης της απάτης στον τομέα της αρμοδιότητάς τους (στον οποίο υποστηρίζονται από την OLAF) και της συνέχειας που δίδεται στις έρευνες της OLAF (ανάκτηση ποσών κλπ).

Συμπέρασμα 4 της ΥΕΕ: Η διαδικασία αξιοπιστίας βάσει της ΕΕΔ βελτιώνεται σταθερά

Απώτατος στόχος τόσο της διαδικασίας αξιοπιστίας της ΕΕΔ όσο και της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης είναι η υποστήριξη της πολιτικής ευθύνης των Επιτρόπων σε σχέση με τη διοίκηση της Επιτροπής. Το υπόβαθρο επί του οποίου παρέχονται διαβεβαιώσεις αξιοπιστίας θα βελτιωθεί με τον καλύτερο προσδιορισμό των υποκείμενων στρατηγικών ελέγχου, με υποστήριξη από δείκτες βασικών μεγεθών και με την καλύτερη «συμφωνία» των διαβεβαιώσεων αξιοπιστίας με τα αποτελέσματα των εργασιών του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Συμπέρασμα 5 της ΥΕΕ: Παρατηρείται κάποια πρόοδος στην παρακολούθηση, αλλά ορισμένοι τομείς καθυστερούν

Η παρακολούθηση των ελεγκτικών συστάσεων βελτιώθηκε πρόσφατα, αλλά εξακολουθεί να καθυστερεί υπερβολικά σε ορισμένους τομείς. Επίσης, ορισμένα θέματα που εθίγησαν σε προηγούμενες ετήσιες εκθέσεις εξακολουθούν να απαιτούν συνεχή προσοχή, π.χ. η χάραξη μιας στρατηγικής ανθρώπινων πόρων που θα ανταποκρίνεται πλήρως στη διαδικασία στρατηγικού προγραμματισμού και η ανάπτυξη κοινών υπηρεσιών και βελτιώσεων στη διακυβέρνηση πληροφορικής.

[1] Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1995/2006 του Συμβουλίου, της 13ης Δεκεμβρίου 2006, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, ΕΕ L 390 της 30.12.2006, σ. 1.

[2] Βλ. COM(2007) 806 της 17ης Δεκεμβρίου 2007.

[3] Μία έκθεση ανά ΓΔ. Μολονότι οι εν λόγω εκθέσεις οριστικοποιήθηκαν μόλις τον Ιανουάριο του 2008, το μεγαλύτερο μέρος του ελεγκτικού έργου επιτελέσθηκε το 2007 και η ΥΕΕ θεωρεί τα αποτελέσματά τους ήδη αρκετά σημαντικά ώστε να αναφερθούν την ετήσια έκθεση του 2007.

[4] COM (2007) 502 της 5ης Σεπτεμβρίου 2007.