Ανακοινωση της Επιτροπης - Σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και των υπηρεσιών για το 2002

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή

2. Επισκόπηση των κύριων αποτελεσμάτων των πολιτικών που παρουσίασαν οι υπηρεσίες το 2002

3. Επισκόπηση της διαχείρισης και των ελέγχων των υπηρεσιών το 2002

3.1. Θέματα διαχείρισης: περιγραφή των κύριων επιτευγμάτων

3.2. Συστήματα εσωτερικού ελέγχου: ανάγκη βελτίωσης

3.3. Θέματα που αναφέρθηκαν από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο και στις εκθέσεις της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου

3.3.1. Συστάσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου

3.3.2. Έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή

Η έκθεση της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου

4. Σταθεροποίηση της διαδικασίας υποβολής ετήσιων εκθέσεων

4.1. ´Έτος 2001

4.2. Βελτιώσεις της μεθοδολογίας

4.3. Έτος 2002

4.4. Αναγκαίες βελτιώσεις

5. Υπό εξέλιξη εργασίες και απαιτούμενες νέες διορθωτικές ενέργειες

5.1. Διορθωτικές ενέργειες που αναλαμβάνουν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες

5.2. Συνέχεια της σύνθεσης των σχεδίων δράσης του 2001

5.3. Υπό εξέλιξη εργασίες που αναμένεται να συνεχιστούν το 2003

5.3.1. Έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού

5.3.2. Ανάκτηση

5.3.3. Ρυθμίσεις από κοινού διαχείρισης

5.3.4. Προγράμματα καταμερισμού του κόστους

5.3.5. Εφαρμογή του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας στην Επιτροπή

5.3.6. Η διαδικασία αποκέντρωσης στις εξωτερικές σχέσεις

5.3.7. Το λογιστικό πλαίσιο και τα συστήματα πληροφόρησης της Επιτροπής

5.3.8. Επόμενες ενέργειες των εκθέσεων της Δομής Εσωτερικού Δημοσιονομικού Ελέγχου

5.3.9. Επόμενες ενέργειες των δραστηριοτήτων της OLAF

5.4. Nέες διορθωτικές ενέργειες

5.4.1. Τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες

5.4.2. Ενσωμάτωση του EΤΑ στον προϋπολογισμό της ΕΚ

5.4.3. Θέματα σχετικά με το περιβάλλον ελέγχου στα γραφεία τύπου και στις αντιπροσωπείες

5.4.4. Εφαρμογή του κεκτημένου στη διευρυμένη Ένωση

5.4.5. Πρότυπα εσωτερικού ελέγχου

5.4.6. Επόμενες ενέργειες των συστάσεων και των σχεδίων δράσης

6. Συμπέρασμα

1 ΕΙΣΑΓΩΓH

Τον Μάιο του 2002, οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών κατάρτισαν τις πρώτες τους ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων (στο εξής αποκαλούμενες ετήσιες εκθέσεις), που καλύπτουν το έτος 2001. Στη συνέχεια, η Επιτροπή ενέκρινε την πρώτη σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων τον Ιούλιο και τη διαβίβασε στα άλλα θεσμικά όργανα. Αυτή η πρώτη άσκηση επιβεβαίωσε την αυξημένη επικέντρωση της Επιτροπής στην αρμοδιότητα, στη λογοδότηση και στη διαφάνεια της διαχείρισης.

Στόχος της σύνθεσης είναι να παρέχει στην Επιτροπή τη δυνατότητα:

* να καταγράψει τα κύρια αποτελέσματα των πολιτικών που έχουν επιτύχει οι υπηρεσίες της Επιτροπής με επίκεντρο την εφαρμογή της ετήσιας στρατηγικής πολιτικής για το 2002.

* να διαπιστώσει την κατάσταση των γενικών της διευθύνσεων (στο εξής αποκαλούμενων ΓΔ) και υπηρεσιών.

* να παρακολουθεί την πρόοδο και να εντοπίζει θέματα για τα οποία απαιτούνται διορθωτικές ενέργειες.

* να υποβάλλει εκθέσεις για τα παραπάνω στα άλλα θεσμικά όργανα.

Για τον σκοπό αυτό, έχει στη διάθεσή της ιδίως τις ετήσιες εκθέσεις των υπηρεσιών, καθώς και τις εκθέσεις της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου, του εσωτερικού ελεγκτή και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου. Αξιολογεί επίσης την κατάσταση εφαρμογής της μεταρρύθμισης, και τη συνέχεια της προηγούμενης σύνθεσης.

Συνολικά, η εξέταση της απόδοσης των ΓΔ και των υπηρεσιών της Επιτροπής το 2002 δείχνει ότι σημειώθηκε ικανοποιητική πρόοδος, αν και σε μερικά θέματα οι βελτιώσεις πρέπει να συνεχιστούν:

* Η διαδικασία των ετήσιων εκθέσεων που ξεκίνησε πέρυσι, και συνάντησε μια σειρά μεθοδολογικών προβλημάτων, έχει βελτιωθεί και βαίνει προς τη σταθεροποίηση.

* Η εκτίμηση της επισκόπησης από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες δείχνει ότι σημειώθηκε ικανοποιητική πρόοδος στην εφαρμογή της μεταρρύθμισης καθώς επίσης και σε βελτιώσεις σε θέματα που είχαν προσδιοριστεί στη σύνθεση του περασμένου έτους. Εντούτοις, πρέπει να αντιμετωπιστεί μια σειρά αρχικών δυσκολιών και να εδραιωθούν καλύτερα οι νέες μέθοδοι εργασίας.

* Τα θέματα που απαιτούν διορθωτικές ενέργειες έχουν αντιμετωπιστεί δραστήρια και τα αποτελέσματα αρχίζουν να γίνονται εμφανή σε πολλές περιπτώσεις, παρόλο που σε άλλα θέματα απαιτείται εμπεριστατωμένη εργασία που θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο.

2 ΕΠΙΣΚOΠΗΣΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΠΟΥ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΑΝ ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟ 2002

Το κεφάλαιο αυτό παρέχει μια σύντομη περίληψη σχετικά με την επίτευξη των στόχων από τις γενικές διευθύνσεις και τις υπηρεσίες, με επίκεντρο την εφαρμογή της ετήσιας στρατηγικής πολιτικής το 2002.

Tο έτος ξεκίνησε με την εισαγωγή των χαρτονομισμάτων και των κερμάτων του ευρώ σε 12 κράτη μέλη και ολοκληρώθηκε με την απόφαση του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου στην Κοπεγχάγη για ένταξη 10 νέων κρατών μελών στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Ήταν ένα έτος που χαρακτηρίστηκε από σημαντικά ορόσημα μεταξύ αυτών των δύο ιστορικών στιγμών, ένα έτος συνεχούς προόδου και επιτευγμάτων σε πολλές κοινοτικές πολιτικές.

Για το 2002, στην ετήσια στρατηγική πολιτικής της Επιτροπής ορίστηκαν οι εξής στόχοι:

* Εξωτερικά, βασικοί στόχοι ήταν η σταθερότητα, η ειρήνη και η ευημερία. Κατά συνέπεια, η πρόοδος προς την ενσωμάτωση έπρεπε να συνοδεύεται από μια συνεκτική και σφαιρική πολιτική δημιουργίας σχέσεων με τις γειτονικές χώρες και περιοχές και ανταπόκρισης στις προκλήσεις της παγκοσμιοποίησης. Η διεύρυνση συμβάδισε με μια πολιτική υποστήριξης υπέρ της περιοχής της Μεσογείου. Επιπροσθέτως, μια πολιτική ενισχυμένης αναπτυξιακής συνεργασίας επικεντρώθηκε στη μείωση της φτώχειας στις αναπτυσσόμενες χώρες.

* Εσωτερικά, η Επιτροπή όρισε ως κύριους στόχους την προώθηση της ασφάλειας των ευρωπαίων πολιτών και την οικονομική ενσωμάτωση. Η εισαγωγή του ενιαίου νομίσματος, η προώθηση της βιώσιμης ανάπτυξης (που έχει και μια εσωτερική διάσταση) και μια νέα προσέγγιση διακυβέρνησης προσδιορίστηκαν ως ουσιαστικές συνεισφορές για την πραγματοποίηση ενός ποιοτικού άλματος προς την οικονομική, κοινωνική και πολιτική ενσωμάτωση.

A. Διεύρυνση

* Κλείνοντας μια διαδικασία που ξεκίνησε εννέα χρόνια νωρίτερα στην ίδια πόλη, το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στην Κοπεγχάγη, στις 12 και 13 Δεκεμβρίου, ολοκλήρωσε τις διαπραγματεύσεις με 10 υποψήφιες χώρες (Κύπρος, Τσεχική Δημοκρατία, Εσθονία, Ουγγαρία, Λετονία, Λιθουανία, Μάλτα, Πολωνία, Σλοβακία και Σλοβενία) προλειαίνοντας το έδαφος για τη μεγαλύτερη διεύρυνση στην ιστορία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

* Η επιτυχία του Δεκεμβρίου αποτελούσε την κορύφωση εντατικών διαπραγματεύσεων, που μαζί με τις προετοιμασίες για την προσχώρηση των υποψήφιων χωρών συνεχίστηκαν σε όλη τη διάρκεια του έτους και θεμελιώθηκαν στις προσπάθειες και τα επιτεύγματα των προηγούμενων ετών. Μια κρίσιμη καμπή εμφανίστηκε στα τέλη Οκτωβρίου, μετά τη δημοσίευση των εκθέσεων της Επιτροπής για την πρόοδο κάθε υποψήφιας χώρας προς την προσχώρηση. Οι εκθέσεις αυτές αποτέλεσαν τη βάση για μια απόφαση του Συμβουλίου και στη συνέχεια το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο συνήλθε στις Βρυξέλλες για να ολοκληρώσει τις διαπραγματεύσεις με τις 10 χώρες που επελέγησαν, μεταξύ των 13 υποψηφίων χωρών για προσχώρηση στην ΕΕ, για να αποτελέσουν το πρώτο κύμα.

B. Οι γείτονες της Μεσογείου

Η ευόδωση των διαπραγματεύσεων για τη διεύρυνση επέτρεψε στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο (Κοπεγχάγη, Δεκέμβριος 2002) να αποφασίσει την ένταξη 10 υποψήφιων χωρών. Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία της ένταξης, η Επιτροπή διπλασίασε τις προσπάθειές της για να στηρίξει την προετοιμασία των μελλοντικών κρατών μελών.

* Η διαδικασία της Βαρκελώνης έλαβε νέα ώθηση: η Επιτροπή παρουσίασε συγκεκριμένες προτάσεις για την ίδρυση μιας λειτουργικής ευρω-μεσογειακής εσωτερικής αγοράς, για την ενίσχυση της συνεργασίας στον τομέα της δικαιοσύνης και των εσωτερικών υποθέσεων και για την ίδρυση ευρω-μεσογειακού ιδρύματος που θα προωθεί τον διαπολιτισμικό διάλογο και την περιβαλλοντική συνεργασία. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στη Βαρκελώνη ενέκρινε την ίδρυση μιας ευρω-μεσογειακής επενδυτικής δομής στην ΕΤΕ ώστε να τονωθούν οι ιδιωτικές επενδύσεις στην περιοχή.

* Η στήριξη για τη διαδικασία σταθεροποίησης και σύνδεσης που έχει δρομολογηθεί στα δυτικά Βαλκάνια ήταν σημαντική όχι μόνο από την πλευρά της οικονομικής βοήθειας που δόθηκε το 2002 αλλά, ιδιαίτερα, λόγω της συμβολής της Κοινότητας στην προοδευτική ευθυγράμμιση των νομικών και οικονομικών συστημάτων αυτών των χωρών με τα αντίστοιχα συστήματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Γ. Αναπτυξιακή συνεργασία

H συμβολή της Ένωσης στην καταπολέμηση της φτώχειας στον κόσμο επικεντρώθηκε, το 2002, στην εκπαίδευση και στην υγεία, τομείς στους οποίους η Επιτροπή πρότεινε νέα θεματικά και τομεακά πλαίσια, ιδίως για την καταπολέμηση του HIV/AIDS.

Οι συνεισφορές της Επιτροπής στη διάσκεψη του Μοντερέι οδήγησαν το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στη Βαρκελώνη στην έγκριση της αύξησης της συνεισφοράς στην αναπτυξιακή συνεργασία έως το 0,39% του ΑΕΠ των κρατών μελών έως το 2006.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση κατέβαλε προσπάθειες για να εφαρμόσει την ατζέντα που εγκρίθηκε στη Ντόχα (Κατάρ) το 2001 για ένα νέο γύρο πολυμερών εμπορικών διαπραγματεύσεων στο πλαίσιο του Παγκόσμιου Οργανισμού Εμπορίου, στην οποία αντικατοπτρίζεται η σημασία που προσδίδει η Ευρωπαϊκή Ένωση στην προώθηση της βελτιωμένης ενσωμάτωσης των αναπτυσσόμενων χωρών στην παγκόσμια οικονομία και στο διεθνές εμπόριο.

* Δ. Ασφάλεια

* Παρακολουθώντας τα διεθνή γεγονότα, η Επιτροπή αναγνώρισε την ανάγκη επικέντρωσης στην ασφάλεια των ευρωπαίων πολιτών. Η Επιτροπή υπέβαλε μια σειρά συγκεκριμένων προτάσεων και μέτρων για την εφαρμογή της ατζέντας του Τάμπερε για έναν ευρωπαϊκό χώρο ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης. Ιδρύθηκε επίσημα η EUROJUST και εγκρίθηκε το ευρωπαϊκό ένταλμα σύλληψης και η απόφαση-πλαίσιο για την τρομοκρατία. Τα παραπάνω αποτελούν σημαντικά επιτεύγματα για τη συνεργασία και την αμοιβαία αναγνώριση σε θέματα ποινικού δικαίου.

* Με βάση πρόταση της Επιτροπής, το Συμβούλιο ενέκρινε σχέδια δράσης για την προώθηση ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης των εξωτερικών συνόρων και την αντιμετώπιση της λαθρομετανάστευσης.

* Έγιναν περαιτέρω βήματα προς τις κοινές ευρωπαϊκές πολιτικές μετανάστευσης και ασύλου, π.χ. μέσω μιας πρότασης για την αποδοχή των υπηκόων τρίτων χωρών για ορισμένους σκοπούς και της ίδρυσης μιας Επιτροπής Μετανάστευσης και Ασύλου.

* Η πρόοδος που σημειώθηκε το 2002 προς την κατεύθυνση της επίλυσης των προβλημάτων που δημιουργεί η κατάσταση του ρωσικού θύλακα του Καλίνινγκραντ απέναντι στα μελλοντικά κράτη μέλη της ΕΕ είναι άλλο ένα βήμα προς την αυξημένη ασφάλεια και σταθερότητα.

* Υποβλήθηκαν επίσης αρκετές προτάσεις για την αύξηση της ασφάλειας στις μεταφορές, στον ενεργειακό εφοδιασμό (συμπεριλαμβανομένης της πυρηνικής ασφάλειας) και στην υγεία. Από την πλευρά αυτή, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη διαθεσιμότητα προσωπικού με την αναγκαία εμπειρία σε πολύ εξειδικευμένους τομείς (βλ. ενέργεια «ανθρώπινο δυναμικό» στο σημείο 5.3.1.).

E. Η ενιαία αγορά και η εισαγωγή του ευρώ

* Tα χαρτονομίσματα και τα νομίσματα του ευρώ κυκλοφόρησαν με επιτυχία σε 12 κράτη μέλη. Παρότι το ενιαίο νόμισμα παρέχει φανερά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις και στους καταναλωτές από την άποψη της συγκρισιμότητας των τιμών, της διαφάνειας και της ανταγωνιστικότητας, δείχνει καθαρότερα τις περαιτέρω αλλαγές που απομένει να γίνουν ώστε η Ευρώπη να αποκομίσει τα πλήρη πλεονεκτήματα της εσωτερικής αγοράς. Με δεδομένη την επιτυχία της υλικής εισαγωγής του ευρώ, η οικονομική και νομισματική ένωση κατατάσσεται χωρίς αμφιβολία στα σημαντικότερα ορόσημα της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης, στην ίδια κατηγορία με παλαιότερα επιτεύγματα όπως η τελωνειακή ένωση το 1968 και η ενιαία αγορά το 1992.

* Η Επιτροπή εξακολούθησε να συμβάλλει στην ατζέντα της Λισσαβώνας, ιδίως στον τομέα του συντονισμού των πολιτικών μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Καταγράφηκαν σταθερά επιτεύγματα σε αρκετούς τομείς, όπως η κοινοτική στρατηγική για την υγεία και την ασφάλεια στην εργασία, η δέσμευση της Επιτροπής για τη δια βίου μάθηση, η απελευθέρωση των αγορών στους τομείς των υπηρεσιών και της αγοράς ενέργειας και η μεταρρύθμιση του κανονιστικού πλαισίου για τις τηλεπικοινωνίες. Κατατέθηκε επίσης νομοθεσία για την ολοκλήρωση των σιδηροδρομικών αγορών.

* Μετά την πρόσκληση από το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στη Βαρκελώνη για την έναρξη του προγράμματος Galileo για τη δορυφορική ραδιοπλοήγηση, το Συμβούλιο ενέκρινε κανονισμό για την ίδρυση της κοινής επιχείρησης Galileo.

* Τα προγράμματα του 6ου προγράμματος-πλαισίου έρευνας εγκρίθηκαν και ξεκίνησαν, ενώ άρχισε συζήτηση για τα μέσα με τα οποία θα επιτευχθεί ο στόχος του 3% για τις επενδύσεις έρευνας στην Ευρώπη, ώστε να παγιωθεί ο Ευρωπαϊκός Χώρος Έρευνας.

* Υποβλήθηκαν προτάσεις για τα προγράμματα eLearning και Erasmus Mundus, δημιουργήθηκε δε ένα πλαίσιο πολιτικής για την ανάπτυξη της κοινωνίας των πληροφοριών (eEurope) με στόχο να προωθήσει τη μετάβαση της Ευρώπης προς μια κοινωνία με βάση τη γνώση.

* ΣΤ. Βιώσιμη ανάπτυξη

* Η Επιτροπή εργάστηκε το 2002 για την παγίωση των αρχών που συμφωνήθηκαν στη στρατηγική της ΕΕ για τη βιώσιμη ανάπτυξη με την εισαγωγή της περιβαλλοντικής διάστασης στη διαδικασία της Λισσαβώνας, με στόχο να βρεθεί η "σωστή" ισορροπία μεταξύ της οικονομικής ανταγωνιστικότητας, της κοινωνικής ένταξης και της προστασίας του περιβάλλοντος. Η Επιτροπή διαδραμάτισε, επίσης, μείζονα ρόλο στην παγκόσμια διάσκεψη κορυφής στο Γιοχάνεσμπουργκ, αντιμετωπίζοντας τους δισταγμούς και μαχόμενη για απτές δεσμεύσεις.

* Tο έκτο πρόγραμμα περιβαλλοντικής δράσης, που εγκρίθηκε επίσης το 2002, καθόρισε ένα νέο πλαίσιο για την κοινοτική πολιτική στον τομέα αυτόν τα επόμενα χρόνια.

* Με στόχο να παγιώσει την ευημερία και την καλή διαβίωση των ευρωπαίων πολιτών χωρίς να υπονομευθεί η ποιότητα ζωής των μελλοντικών γενεών, η Επιτροπή εργάστηκε δραστήρια για την επέκταση της ανοικτής μεθόδου συντονισμού στον τομέα των συντάξεων.

* Το 2002 ιδρύθηκε στην πράξη η Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων, εγκρίθηκε η νέα στρατηγική πολιτικής για τους καταναλωτές για την περίοδο 2002-2006 και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο ενέκριναν το νέο πρόγραμμα δημόσιας υγείας που καλύπτει την περίοδο 2003 - 2008.

* Τον Ιούλιο, η Επιτροπή παρουσίασε μια πρόταση για την ενδιάμεση επανεξέταση της κοινής γεωργικής πολιτικής. Στην ανακοίνωση αυτή η Επιτροπή περιγράφει ιδέες για τη βελτίωση των οργανισμών της κοινής αγοράς, προβλέπει την απλούστερη και πιο βιώσιμη άμεση στήριξη των παραγωγών και την παγίωση και ενδυνάμωση του στοιχείου της αγροτικής ανάπτυξης (ο δεύτερος πυλώνας). Το 2002 εγκρίθηκε επίσης η μεταρρύθμιση της πολιτικής για την κοινή αλιεία, με προτάσεις που στοχεύουν να εξασφαλίσουν τη βιώσιμη ανάπτυξη του τομέα τόσο από περιβαλλοντικής όσο και από οικονομικής πλευράς.

* Ζ. Διακυβέρνηση

* Μετά την έγκριση του Λευκού Βιβλίου για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση τον Ιούλιο του 2001, η Επιτροπή ενέκρινε σχέδιο δράσης για την "βελτίωση του ρυθμιστικού περιβάλλοντος" (Ιούνιος 2002), ανακοίνωση για την αξιολόγηση του αντίκτυπου και συμβουλευτικό έγγραφο για τη διαβούλευση των ενδιαφερόμενων μερών με την Επιτροπή. Η Επιτροπή ενέκρινε μια δεύτερη δέσμη το Δεκέμβριο του 2002 η οποία κάλυπτε τη βελτίωση του ρυθμιστικού περιβάλλοντος, συμπεριλαμβανομένων προτάσεων για την επιτροπολογία, τις υπηρεσίες, τις τριμερείς συμβάσεις, τις παραβάσεις, τη χρησιμοποίηση ειδικών γνώσεων και τα ελάχιστα πρότυπα για τις διαβουλεύσεις με το κοινό.

* Η Επιτροπή συνέχισε την χωρίς προηγούμενο μεταρρύθμιση της πολιτικής της για το προσωπικό και παρουσίασε στα άλλα θεσμικά όργανα μια πρόταση για τον εκσυγχρονισμό του υπηρεσιακού τους κανονισμού.

* ΗΗ Επιτροπή ενέκρινε λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής για την εφαρμογή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού που εγκρίθηκε από το Συμβούλιο τον Ιούνιο. Αυτή η μείζων μεταρρύθμιση των οικονομικών κανόνων που διέπουν τις δραστηριότητες της ΕΕ αναδιατύπωνσε εκ θεμελίων το δημοσιονομικό κανονισμό που είχε εγκριθεί αρχικά το 1977 και τροποποιηθεί επανειλημμένα στη συνέχεια.

* Η Επιτροπή επίσης παρουσίασε το όραμά της για το μελλοντικό ευρωπαϊκό σχέδιο με δύο συνεισφορές στη Συνέλευση. Η ανακοίνωση που υπέβαλε η Επιτροπή στη Συνέλευση στις 4 Δεκεμβρίου πρότεινε διάφορες αλλαγές στο θεσμικό σύστημα της ΕΕ και απλοποίηση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, χωρίς να διαταράσσει την ισορροπία μεταξύ του Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής. Υποστήριξε επίσης την ενίσχυση της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας μέσω της ίδρυσης της θέσης του Γραμματέα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, την οποία θα κατέχει ένα μέλος της Επιτροπής που θα λογοδοτεί στο Συμβούλιο. Τέλος, η Επιτροπή ζήτησε να ενσωματωθούν αυτές οι προτάσεις σε μια συνταγματική συνθήκη που θα περιλαμβάνει και τον Χάρτη των θεμελιωδών δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης σύμφωνα με τη διακήρυξη του Δεκεμβρίου του 2000.

* Εν κατακλείδι, η Επιτροπή κρίνει θετικό τον απολογισμό των επιτευγμάτων για το 2002, με ειδική αναφορά στην επιτυχημένη ολοκλήρωση των διαπραγματεύσεων για τη διεύρυνση, στην εισαγωγή των χαρτονομισμάτων και κερμάτων του ευρώ σε όλα τα κράτη μέλη της Ευρωζώνης.

* Εντούτοις, η Επιτροπή γνωρίζει τις προκλήσεις που πρόκειται να αντιμετωπίσει, όπως για παράδειγμα, σε σχέση με τη διεύρυνση, την ανάγκη να εφαρμοστεί πλήρως το κοινοτικό κεκτημένο από την ημερομηνία προσχώρησης και, μεταξύ άλλων, τις προσπάθειες που απομένει να γίνουν για να σημειωθεί πρόοδος πέρα από τα περιορισμένα αποτελέσματα της διάσκεψης κορυφής του Γιοχάνεσμπουργκ για τη βιώσιμη ανάπτυξη.

* Σε ό,τι αφορά τα θέματα προϋπολογισμού, το 2002 δεσμεύθηκαν 97 δισεκατομμύρια ευρώ από συνολικές εγκεκριμένες χορηγήσεις ύψους 96 δισεκατομμυρίων ευρώ. Ο αριθμός των λογιστικών εγγράφων που καταχωρίστηκαν έτσι ώστε να δικαιολογήσουν αυτή την εκτέλεση του προϋπολογισμού ανέρχεται σε 526.000. Σε αυτά περιλαμβάνονται περίπου 90.000 εντολές είσπραξης, πάνω από 36.000 δεσμεύσεις και σχεδόν 400.000 αιτήσεις πληρωμών.

* 3. Επισκοπηση τησ διαχειρισησ και των ελεγχων των υπηρεσιων το 2002

Σημειώθηκε πρόοδος στα θέματα διαχείρισης, αλλά υπάρχει ακόμη ανάγκη βελτιώσεων σε ορισμένα ζητήματα των εσωτερικών ελέγχων.

Αξιοσημείωτη ήταν η πρόοδος που είχε σημειωθεί έως τα τέλη του 2002 στα συστήματα διαχείρισης της Επιτροπής, από την άποψη της δημιουργίας και της παράδοσης των εργαλείων και των διαδικασιών. Σημειώθηκε επίσης πρόοδος στη μείωση των καθυστερουμένων, με ιδιαίτερη επικέντρωση στις δεσμεύσεις που απομένουν προς διακανονισμό [1]. Αυτή η πρόοδος έγινε δυνατή χάρη σε σημαντικές προσπάθειες όλων των εμπλεκόμενων υπηρεσιών. Εντούτοις, πρέπει να τονιστεί ότι πολλά από τα όργανα που συνδέονται με τη μεταρρύθμιση και περιγράφονται κατωτέρω τέθηκαν σε εφαρμογή μόλις το 2003. Η αξιολόγηση της εμπειρίας στην πράξη θα αποτελέσει μια ζωτικής σημασίας δοκιμασία της αποτελεσματικότητάς της και της έκτασης των αλλαγών που απαιτούνται ως προς τις μεθόδους εργασίας (3.1).

[1] στα γαλλικά: Reste ΰ liquider ή RAL.

Σε ό,τι αφορά τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, που περιγράφονται λεπτομερέστερα στο κεφάλαιο 3.2, παρόλο που σημειώθηκαν εξελίξεις στην εφαρμογή των σχετικών προτύπων, η ανάλυση δείχνει ότι υπάρχει ανάγκη για καλύτερη εδραίωση στις υπηρεσίες της Επιτροπής: μέσω ενός συνδυασμού διαφόρων μέτρων - ιδίως μιας επανεξέτασης των αναγκών προσωπικού και κατάρτισης, της επιτάχυνσης της εφαρμογής των βασικών απαιτήσεων του εσωτερικού ελέγχου, και συμπλήρωση ολόκληρου του κύκλου εμπεριστατωμένων δημοσιονομικών ελέγχων - οι ΓΔ και οι υπηρεσίες πρέπει να μπορούν να επικεντρώνονται στην αποτελεσματικότητα της εφαρμογής των στόχων του ελέγχου (3.2).

Τέλος, ένας αριθμός θεμάτων που απαιτούν μελέτη έχουν προσδιοριστεί από εσωτερικούς ελέγχους που πραγματοποίησε το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο και η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Μελετώνται επίσης οι συστάσεις της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου (3.3).

* 3.1. Θέματα διαχείρισης: περιγραφή των κύριων επιτευγμάτων

Σε σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό:

- Το 2002, η Επιτροπή υπέβαλε πρόταση στα άλλα θεσμικά όργανα για τον εκσυγχρονισμό του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης που εφαρμόζεται στους υπαλλήλους και στο λοιπό προσωπικό όλων των ευρωπαϊκών οργάνων. Με βάση την πρόταση αυτή, υπήρξε πολιτική συμφωνία με το Συμβούλιο για την πρόταση στις 19 Mαϊου 2003.

- Καθορίστηκε η περιγραφή καθηκόντων για όλο το προσωπικό και δημιουργήθηκε ένα ολοκληρωμένο σύστημα αξιολόγησης και προαγωγών που θα εφαρμοστεί από το 2003 και μετά.

- Ορίστηκαν σαφείς κατευθυντήριες γραμμές για τη διάρθρωση της κινητικότητας, μέσω της εισαγωγής της αρχής της τακτικής αλλά εθελοντικής κινητικότητας του προσωπικού.

- Δημιουργήθηκε μια κεντρική λειτουργία προσανατολισμού της σταδιοδρομίας, που θα παρέχει συμβουλές στο προσωπικό για την εξέλιξη της καριέρας του.

- Εγκρίθηκαν νέες κατευθυντήριες γραμμές και ένα στρατηγικό πλαίσιο για την κατάρτιση, έγγραφα στα οποία περιέχονται μέτρα για την καλύτερη ευθυγράμμιση της κατάρτισης του προσωπικού με τους στρατηγικούς στόχους και αξίες της Επιτροπής.

- Το 2002 ιδρύθηκε η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού, για την παροχή υποστήριξης κατά την επιλογή της πρώτης ομάδας επικουρικών υπαλλήλων από τα νέα κράτη μέλη.

- Εγκρίθηκαν οι διαδικαστικοί κανόνες για τις διοικητικές έρευνες και τις πειθαρχικές διαδικασίες, ιδρύθηκε Υπηρεσία Ερευνών και Πειθαρχίας (IDOC) το 2002, ενώ εγκρίθηκε και μια απόφαση για τη θέσπιση σαφών κανόνων για την αναφορά των παραπτωμάτων.

- Εγκρίθηκε το πρώτο στάδιο ενός σχεδίου ειδικών μέτρων για την οριστική παύση καθηκόντων των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση:

- ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός και οι κανόνες εφαρμογής του εγκρίθηκαν το περασμένο έτος και τέθηκαν σε εφαρμογή τον Ιανουάριο του 2003. Καταβλήθηκε, επίσης, ιδιαίτερη προσπάθεια για τον σχεδιασμό και την εφαρμογή των διατάξεων στον τομέα της ανάκτησης των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών.

- Όλες οι υπηρεσίες διεξήγαγαν αναλυτική αξιολόγηση της ετοιμότητας με στόχο να εκτιμήσουν σε ποιο βαθμό είναι έτοιμες να εφαρμόσουν τις απαιτήσεις του νέου δημοσιονομικού κανονισμού στις καθημερινές τους διαδικασίες. Σύμφωνα με τον νέο δημοσιονομικό κανονισμό, ο σχεδιασμός των δημοσιονομικών κυκλωμάτων που διέπουν την εκ των προτέρων επαλήθευση των επιχειρήσεων και τον κατάλληλο διαχωρισμό των καθηκόντων οριστικοποιήθηκε. Δημιουργήθηκαν νέα ή τροποποιημένα είδη δεσμεύσεων και πληρωμών.

- Η αρμοδιότητα και η λογοδότηση των κύριων διατακτών για τις πράξεις τους έγινε ρητή και τονίστηκε. Ενισχύθηκαν περαιτέρω οι εσωτερικοί έλεγχοι στις υπηρεσίες, γεγονός που αποτελεί μια από τις προϋποθέσεις για την κατάργηση του κεντρικού δημοσιονομικού ελέγχου.

- Η κλίμακα των δεσμεύσεων που δεν έχουν ακόμη ρυθμιστεί μειώθηκε σημαντικά το 2002 και εξακολουθεί να μειώνεται.

Σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης:

- Το 2002, η διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες (ΔΒΔ) και ο κύκλος στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού άρχισαν να καθίστανται πλήρως λειτουργικά. Δημιουργήθηκαν ετήσια προγράμματα διαχείρισης σε όλες τις ΓΔ και τις υπηρεσίες, χρησιμοποιώντας συγκρίσιμες διαχειριστικές πληροφορίες για τις προτεραιότητες, τους πόρους που διατίθενται, τους στόχους και τους δείκτες ανά δραστηριότητα. Το σχέδιο διαχείρισης καλύπτει όλες τις δραστηριότητες μιας υπηρεσίας και βοηθά τις υπηρεσίες να προγραμματίζουν, να παρακολουθούν και να υποβάλλουν εκθέσεις για τις δραστηριότητές τους, τις ενέργειες και την χρησιμοποίηση των πόρων σύμφωνα με την έκθεση της αποστολής και τους στόχους τους. Παρέχει επίσης πληροφορίες για την ετήσια στρατηγική πολιτικής, το προκαταρκτικό σχέδιο προϋπολογισμού και, μέσω της εκτέλεσής του, αποτελεί τη βάση για την κατάρτιση των ετήσιων εκθέσεων.

- Όπως αναφέραμε ανωτέρω, το 2002 ήταν επίσης το πρώτο έτος κατά το οποίο οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών υπέβαλαν ετήσιες εκθέσεις και δηλώσεις διαβεβαίωσης.

- προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων (ΠΒΔ) αποτελεί τη βασική δημοσιονομική συνιστώσα της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων (ΔΒΔ). Έχουν εκτελεστεί προπαρασκευαστικές εργασίες σε όλη τη διάρκεια του 2002 ενόψει της μετάβασης σε ένα πλήρως ικανό προϋπολογισμό ΠΒΔ το 2004.

* Το 2002 εγκρίθηκε ένας αριθμός βασικών μέτρων της μεταρρύθμισης, αλλά τα ζωτικά βήματα για την εφαρμογή τους θα πραγματοποιηθούν το 2003. Αυτό ισχύει ιδίως για την αναθεώρηση της εξέλιξης της σταδιοδρομίας και για τον νέο δημοσιονομικό κανονισμό. Κατά τον ίδιο τρόπο, ο εκσυγχρονισμός του λογιστικού πλαισίου για να εφαρμοστούν σταδιακά οι αρχές της λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων, που θα ολοκληρωθούν έως το 2005, αποτελούν μείζονα πρόκληση για τη δημοσιονομική διαχείριση της Επιτροπής.

3.2. Συστήματα εσωτερικού ελέγχου: ανάγκη βελτίωσης

Το πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου που χρησιμοποιεί η Επιτροπή βασίζεται σε 24 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου τα οποία περιλαμβάνουν όλες τις πλευρές της διαδικασίας διαχείρισης της Επιτροπής. Για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας το 2002, ζητήθηκε για άλλη μια φορά από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες να αυτο-αξιολογήσουν τον βαθμό εφαρμογής αυτών των προτύπων ως προς τις ελάχιστες απαιτήσεις που αναμένεται να ισχύουν από τις 31 Δεκεμβρίου 2002. Αυτές οι αξιολογήσεις προέκυψαν από την κρίση της ίδιας της ΓΔ για τη διαχείριση, υπό το φως των διαθέσιμων πληροφοριών και γνώσεων, μολονότι όπως είναι εύλογο, σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να χρησιμοποιήθηκαν εσωτερικοί έλεγχοι για να βοηθήσουν στη διαμόρφωση αυτής της εκτίμησης. Πέρα από τη διαδικασία υποβολής εκθέσεων για την εφαρμογή των προτύπων, ζητήθηκε από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες να πραγματοποιήσουν σύντομη εκτίμηση του υπάρχοντος εσωτερικού ελέγχου και του περιβάλλοντος κινδύνου μέσα στο οποίο λειτουργούν. Ο σκοπός ήταν να αυξηθεί η κατανόηση των επιφυλάξεων και άλλων σημαντικών ζητημάτων που αναφέρθηκαν, τα οποία ενδέχεται να επηρεάσουν τις διαβεβαιώσεις που απαιτούνται στις ετήσιες δηλώσεις.

Περιβάλλον ελέγχου

Αντικατοπτρίζοντας τη συνεχιζόμενη προτεραιότητα που δίνεται στην ανάπτυξη βασικών πρωτοβουλιών σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό, οι ΓΔ και οι υπηρεσίες γενικά ανέφεραν ότι σημειώθηκε μεγάλη πρόοδος στην εφαρμογή των προτύπων που καλύπτουν τις περιγραφές καθηκόντων και τη βαθμολόγηση του προσωπικού (πρότυπα 2 και 4), αλλά ήταν λιγότερο βέβαιες ως προς τα πρότυπα που συνδέονται με την εξασφάλιση της απόδοσης του προσωπικού και της κινητικότητας (πρότυπο 3) και με τις ευαίσθητες λειτουργίες (πρότυπο 5). Εκφράστηκαν γενικές ανησυχίες ως προς τη διαθεσιμότητα προσωπικού με τις σωστές ειδικές γνώσεις, ενώ δόθηκε ιδιαίτερη προσοχή στο δημοσιονομικό τομέα και στον τομέα της πυρηνικής ενέργειας, στους οποίους υπάρχει ιδίως έλλειψη των σωστών ειδικοτήτων και όπου η Επιτροπή έχει πολύ ειδικές ανάγκες.

Αξιολόγηση απόδοσης και κινδύνου

Tο αναφερόμενο επίπεδο εφαρμογής των προτύπων ελέγχου που στηρίζει τη ΔΒΔ, ιδίως για τα ετήσια σχέδια διαχείρισης (πρότυπο 9) και για τον καθορισμό στόχων (πρότυπο 7) αντανακλά τη γενική πρόοδο και τις προτεραιότητες που συνοδεύουν αυτή την πρωτοβουλία. Εντούτοις, αναφέρεται μικρότερη πρόοδος στη δημιουργία αποτελεσματικών συστημάτων παρακολούθησης με βάση δείκτες απόδοσης, όπου είναι φανερό ότι πρέπει ακόμη να γίνουν πολλά για την ανάπτυξη εύλογων μέτρων για τα μέσα που εφαρμόζονται και τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται. Για την ανάλυση και τη διαχείριση κινδύνου (πρότυπο 11), οι ΓΔ και οι υπηρεσίες ανέλαβαν το 2002 το μείζον καθήκον να αξιολογήσουν την κατάσταση της ετοιμότητάς τους να αντιμετωπίσουν το νέο δημοσιονομικό κανονισμό, μέσω της εκτίμησης των σχετικών κινδύνων και των αναγκαίων μέτρων ελέγχου. Εντούτοις, στα τέλη του έτους απέμεναν να γίνουν εργασίες από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες για να εξασφαλιστεί η εφαρμογή ορισμένων υποχρεωτικών ελέγχων. Επιπροσθέτως, από την περιορισμένη πρόοδο που σημειώθηκε γενικά είναι φανερό ότι οι ΓΔ και οι υπηρεσίες κατά κάποιον τρόπο δεν διαθέτουν πλήρως ενσωματωμένο περιβάλλον διαχείρισης κινδύνου.

Πληροφόρηση και επικοινωνίες

Οι κύριοι τομείς ανησυχίας που ανέφεραν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες στο θέμα αυτό περιλαμβάνουν τη χρήση βασικών δεικτών απόδοσης (πρότυπο 12). Στο σημείο αυτό οι μισές ΓΔ και υπηρεσίες ανέφεραν ότι είχαν εφαρμόσει τουλάχιστον τις ελάχιστες απαιτήσεις. Οι λοιπές εκθέσεις ανέφεραν ότι η εφαρμογή συνεχίζεται, αναφέροντας μεταξύ άλλων τα προβλήματα που συνάντησαν στη χρησιμοποίηση τoυ IRMS (ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης των πόρων) ως αποτελεσματικού εργαλείου διαχείρισης στις καθημερινές τους δραστηριότητες.

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες παρουσιάζουν μεγαλύτερη πρόοδο σε σχέση με τα συστήματα καταχώρισης ταχυδρομείου και αρχειοθέτησης, όπου η μεγάλη πλειονότητα των ΓΔ και των υπηρεσιών ανέφεραν ότι έχουν εφαρμοστεί τουλάχιστον οι ελάχιστες απαιτήσεις. Αυτό αντανακλά μια ευρεία συναίνεση ως προς την λειτουργία του συστήματος καταχώρισης ταχυδρομείου ADONIS, αλλά και το ότι υπάρχουν τρέχουσες εργασίες που πρέπει να συνεχιστούν για να εξασφαλιστεί η ορθή διαχείριση των συστημάτων αρχειοθέτησης.

Δραστηριότητες ελέγχου

Οι δραστηριότητες ελέγχου αποτελούν θεμελιώδεις συνιστώσες για κάθε σύστημα εσωτερικού ελέγχου μιας ΓΔ και καλύπτουν τις καθημερινές δραστηριότητες που έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν στη διαχείριση εύλογη διαβεβαίωση για την επίτευξη των στόχων και τη διαχείριση κινδύνου, σε οποιονδήποτε τομέα. Καλύπτουν βασικά θέματα όπως τον διαχωρισμό των καθηκόντων, την τεκμηρίωση των διαδικασιών ελέγχου και τις δραστηριότητες επιθεώρησης που διεξάγονται από τη διαχείριση ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι έλεγχοι αυτοί εφαρμόζονται όπως πρέπει. Συχνά οι αδυναμίες στον τομέα των δραστηριοτήτων ελέγχου είναι αλληλένδετες, π.χ. η έλλειψη προσωπικού με τις κατάλληλες ειδικές γνώσεις σε συνδυασμό με την ανεπαρκή ή ασαφή τεκμηρίωση ώστε να αναφέρεται τι ακριβώς χρειάζεται και με την ελλιπή εποπτεία της διαχείρισης για την επίβλεψη της όλης διαδικασίας. Παρόλο που οι ΓΔ και οι υπηρεσίες ανέφεραν ότι έχουν σημειωθεί σημαντικές πρόοδοι σε ορισμένους τομείς, ιδιαίτερα στην εξασφάλιση του ορθού διαχωρισμού των καθηκόντων στα δημοσιονομικά τους κυκλώματα, αυτή η συνιστώσα ελέγχου στο σύνολό της αποκαλύπτει το μεγαλύτερο πεδίο για βελτίωση και μπορεί πολύ εύκολα να συνδεθεί με τις επιφυλάξεις και με άλλες αδυναμίες που αναφέρονται στις ετήσιες εκθέσεις. Περισσότερες από τις μισές ΓΔ και υπηρεσίες ανέφεραν ότι βρίσκονται ακόμη στο στάδιο της υλοποίησης των ελάχιστων προτύπων στον τομέα της επιθεώρησης. Μια μειονότητα ΓΔ και υπηρεσιών δήλωσε ότι είχε ήδη υλοποιήσει τουλάχιστον τα ελάχιστα πρότυπα σε ό,τι αφορά την τεκμηρίωση των διαδικασιών.

Δημοσιονομικός έλεγχος και αξιολόγηση

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες αναφέρουν σταθερή πρόοδο στη δημιουργία των στοιχείων που είναι αναγκαία για να τεθεί σε λειτουργία ένα σταθερό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου και αξιολόγησης το οποίο περιλαμβάνει την δέουσα παρακολούθηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων, των αδυναμιών ελέγχου και της αυτοαξιολόγησης. Παρόλο που όλες οι ΓΔ και οι υπηρεσίες έχουν σε μεγάλο βαθμό αποδεχθεί ότι είναι αναγκαίο η διαχείριση να επανεξετάσει τα συστήματα ελέγχου για τα οποία είναι υπεύθυνη, υπάρχουν ορισμένοι τομείς, ιδίως στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής, στους οποίους η διαδικασία αυτή πρέπει να ενισχυθεί.

Γενικά συμπεράσματα

Εν κατακλείδι, τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής εξακολουθούν να εξελίσσονται. Tα πρότυπα του εσωτερικού ελέγχου παρέχουν τη βάση για τα συστήματα αυτά και οι ΓΔ και οι υπηρεσίες έχουν αυτοαξιολογήσει και αναφέρει, στις ετήσιες εκθέσεις τους, την πρόοδο που σημειώθηκε σε ό,τι αφορά τη συμμόρφωση προς αυτά τα πρότυπα. Συνολικά, είναι εμφανές ότι υπάρχει μεγαλύτερη κατανόηση αυτών των θεμάτων και ιδίως του γεγονότος ότι ο εσωτερικός έλεγχος δεν περιορίζεται μόνο στα δημοσιονομικά ζητήματα, αν και θα πρέπει να σημειωθεί ότι το 2002 δόθηκε ειδική προσοχή σε αυτά τα τελευταία μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης της ετοιμότητας που προετοιμάζει το έδαφος για τον νέο δημοσιονομικό κανονισμό. Εξακολουθεί να σημειώνεται γενική πρόοδος στην εφαρμογή των προτύπων. Η διαδικασία αυτοαξιολόγησης, σε συνδυασμό με την αυξημένη ευαισθητοποίηση ως προς την ευθύνη της διαχείρισης και την πρόοδο που αναφέρεται στην εφαρμογή των προτύπων, αντιπροσωπεύουν μεγάλα βήματα προς τα εμπρός, αλλά δεν αποδεικνύουν από μόνες τους ότι τα συστήματα ελέγχου αντιμετωπίζουν πλήρως τους κινδύνους και λειτουργούν όπως θα αναμενόταν.

* Οι διαβεβαιώσεις που απαιτούνται στη δήλωση συνδέονται στενά με την επάρκεια των συστημάτων ελέγχου. Το υπάρχον πλαίσιο ελέγχου και η επίτευξη των προτύπων ελέγχου δεν αποτελούν αυτοσκοπό αλλά μια πλατφόρμα για την επίτευξη και την εφαρμογή των διαβεβαιώσεων για την ορθή διαχείριση και έλεγχο. Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες δεν συνέδεαν πάντα στενά το περιεχόμενο των επιφυλάξεων με τις απαιτούμενες διαβεβαιώσεις.

3.3. Θέματα που αναφέρθηκαν από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο και στις εκθέσεις της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου

3.3.1. Συστάσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου

Μεταξύ των συστάσεων που υπέβαλε το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ) στην ετήσια έκθεσή του σχετικά με το οικονομικό έτος 2001, μερικές έχουν διατομεακή φύση και αξίζουν μνείας στην παρούσα σύνθεση.

Οι συστάσεις του ΕΕΣ για τη μεταρρύθμιση έγιναν δεκτές από την Επιτροπή. Συγκεκριμένα:

* Η ετήσια έκθεση του ΕΕΣ τόνιζε ότι, έως τα τέλη Μαΐου 2002, είχε σημειωθεί ανεπαρκής πρόοδος ως προς την ανάπτυξη του νέου λογιστικού πλαισίου (σημείο 9.8.) Από την πλευρά αυτή, το Δεκέμβριο του 2002 εγκρίθηκε ανακοίνωση για τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος (COM(2002) 755). Η Επιτροπή αναγνωρίζει την ανάγκη για αυξημένη παρακολούθηση (βλ. σημείο 5.3.7. κατωτέρω) και θα ενημερώνει τακτικά την υπηρεσία απαλλαγής και το ΕΕΣ για τη πρόοδο που σημειώνεται. Μόλις το νέο λογιστικό πλαίσιο είναι έτοιμο, θα επιλυθούν μια για πάντα ορισμένα προβλήματα που τόνισε το Ελεγκτικό Συνέδριο, π.χ. η δυσκολία απογραφής των ποσών που κρατούνται από τους oικονομικούς μεσάζοντες και δεν έχουν καταβληθεί ακόμη στους τελικούς δικαιούχους (σημείο 9.25. της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ).

* Συνεχίστηκε μια σειρά συστάσεων σχετικά με την θέσπιση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων: το χρονοδιάγραμμα προχώρησε (σημεία 9.54. και 9.55. της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ), και θα πρέπει να προχωρήσει ακόμη περισσότερο προκειμένου να τηρηθεί η προθεσμία που ορίζει το άρθρο 60(7) του αναμορφωμένου δημοσιονομικού κανονισμού, όπως απαιτείται από το οικονομικό έτος 2003 και μετά. Ορισμένες ανησυχίες που εκφράστηκαν σχετικά με τη φύση των επιφυλάξεων και των παρατηρήσεων (σημεία 9.71. έως 9.91. και 9.97δ της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ) αντιμετωπίστηκαν μέσω πιο συγκεκριμένων κατευθυντήριων γραμμών. Κατά τη διαδικασία υποβολής των ετήσιων εκθέσεων το 2003 η μεθοδολογία θα υποστεί περαιτέρω προσαρμογή (βλ. μέρος 4. κατωτέρω).

* Οι δυσκολίες ως προς την διαθεσιμότητα ειδικευμένου προσωπικού και την εφαρμογή, που τονίστηκαν από το ΕΕΣ (σημείο 9.65 της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ), αναγνωρίζονται από την Επιτροπή. Τα διορθωτικά μέτρα που θα ληφθούν αναφέρονται στο σημείο 5.3.1. κατωτέρω.

* Οι ανησυχίες του ΕΕΣ σχετικά με την εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου (σημείο 9.66. της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ) σχολιάζονται στο σημείο 5.4.5. κατωτέρω.

* Έχουν ληφθεί μέτρα τα οποία θα παρακολουθούνται στενά έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότερη διαχείριση της ανάκτησης των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών (σημείο 9.67. της ετήσιας έκθεσης του ΕΕΣ). Ορισμένα μέτρα που σχεδιάστηκαν για να βελτιώσουν τις διαδικασίες ανάκτησης είχαν ήδη τεθεί σε λειτουργία το 2002 και συνεχίζονται, περιλαμβάνουν δε τις εξελίξεις της πληροφορικής και πρόσθετη τεκμηρίωση των διαδικασιών. Τέλος, ένας έλεγχος της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου για τις ανακτήσεις ολοκληρώθηκε στις αρχές του 2003. Μετά την εξέταση από την Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου, συμφωνήθηκε οι υπηρεσίες να καταρτίσουν σχέδια δράσης για την παρακολούθηση των θεμάτων ανάκτησης και, εάν χρειαστεί, για την ενσωμάτωσή τους στα ετήσια σχέδια διαχείρισής τους (βλ. ενέργεια «ανάκτηση» στο σημείο 5.3.2.).

* Το Ελεγκτικό Συνέδριο συνέστησε επίσης να επανεξεταστεί η οργάνωση της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου έτσι ώστε να ενδυναμωθούν οι μηχανισμοί αντιμετώπισης τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων όταν συζητώνται θέματα στα οποία οι σχετικές υπηρεσίες εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Προέδρου ή άλλων μελών της Επιτροπής. Ήδη μελετώνται ορισμένα μέτρα τα οποία ανταποκρίνονται στις ανησυχίες του Ελεγκτικού Συνεδρίου (βλ. σημείο 3.3.3. κατωτέρω).

* Η Επιτροπή δεσμεύθηκε να λάβει μέτρα σχετικά με τις αντίστοιχες συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τη νομιμότητα και την ορθότητα των σχετικών συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων της αποσαφήνισης και της απλοποίησης στον τομέα των διαρθρωτικών ταμείων και της εφαρμογής μιας αποτελεσματικής στρατηγικής δημοσιονομικού ελέγχου για το πρόγραμμα-πλαίσιο έρευνας. Τα διορθωτικά μέτρα που θα εφαρμοστούν αναφέρονται στα σημεία 5.3.2. και 5.3.3. κατωτέρω.

* Η ενέργεια 87 του Λευκού Βιβλίου για τη μεταρρύθμιση ορίζει ότι η IAS πρέπει να πραγματοποιήσει ένα κύκλο εμπεριστατωμένων δημοσιονομικών ελέγχων μετά την ολοκλήρωση του πρώτου γύρου των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και των προσαρτώμενων δηλώσεων διαβεβαίωσης των κύριων διατακτών. Η IAS στοχεύει να παρέχει μια συνολική εικόνα της ποιότητας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου στην ετήσια έκθεσή της για το 2003.

3.3.2. Έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή

Η ετήσια έκθεση της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (IAS) περιλαμβάνει μια σειρά θεμάτων που πρέπει να εξετασθούν από την Επιτροπή. Αυτά αφορούν ιδίως έναν αριθμό θεμάτων που ανέκυψαν κατά την οργάνωση της Επιτροπής μετά τη μεταρρύθμιση, τα οποία απαιτούν προσαρμογή ή αποσαφήνιση σε μερικές περιπτώσεις.

* Πολιτική εποπτεία της μεταρρύθμισης του λογιστικού συστήματος: θα παρέχεται μέσω τακτικών συζητήσεων στην Επιτροπή με βάση την ενημέρωση της Επιτροπής από τον αρμόδιο Επίτροπο (σημείο 5.3.7. κατωτέρω).

* Αύξηση της συνέργιας μέσα στην κοινότητα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής: είναι ένας χρήσιμος στόχος όπως υπέδειξε η IAS. Η ανακοίνωση για τους "Συντελεστές στον εσωτερικό έλεγχο και στον εσωτερικό δημοσιονομικό έλεγχο" επιβεβαίωσε την "εντολή της IAS να στηρίζει τις IAC μέσω του Auditnet και πιο συγκεκριμένα να προωθεί κοινές μεθόδους, εργαλεία και τεχνικές σχετικά με το δημοσιονομικό έλεγχο στην Επιτροπή" [2]. Συμπερασματικά, η IAS πρέπει, σε συμφωνία με τους σχετικούς συντελεστές, να εξασφαλίζει ότι ο κεντρικός της συντονισμός είναι πλήρως ανεπτυγμένος.

[2] SEC(2003) 59/3, Ιανουάριος 2003.

* Ο συντονισμός των αποκεντρωμένων αρμοδιοτήτων σε ορισμένους τομείς διαχείρισης και ελέγχου: πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες ώστε το αναθεωρημένο πλαίσιο διαχείρισης και ελέγχου να κοινοποιηθεί αποτελεσματικά στα διάφορα επίπεδα της διαχείρισης και του προσωπικού. Αυτό συνοδεύεται από έναν ισχυρό ρόλο συντονισμού που πρέπει να αναλάβει η Γενική Γραμματεία, η οποία λειτουργεί μέσω εσωτερικών οργάνων διακυβέρνησης όπως η ομάδα των γενικών διευθυντών, οι διευθυντές πόρων και η ομάδα διυπηρεσιακού συντονισμού καθώς επίσης και η ομάδα διεύθυνσης της ΔΒΔ.

* Η καθοδήγηση των αποφάσεων για τους πόρους μέσω της αξιολόγησης των κινδύνων διαχείρισης: το θέμα αυτό πρέπει να αντιμετωπιστεί. Η Επιτροπή θα εξετάσει με ποιον τρόπο η εκτίμηση του κινδύνου μπορεί να καταστεί εμφανέστερος παράγοντας που θα λαμβάνεται υπόψη κατά την προετοιμασία σχεδίων διαχείρισης και κατά τη χορήγηση πόρων.

* Από κοινού διαχείριση: η IAS υπέδειξε ότι οι ΓΔ και οι υπηρεσίες πρέπει να αντιμετωπίσουν την ανεπάρκεια πόρων δίνοντας προτεραιότητα σε προληπτικές ενέργειες παρά σε ελέγχους του κλεισίματος των λογαριασμών. Παρόλο που επιχειρείται να δοθεί προτεραιότητα με τη νομική υποχρέωση να εξασφαλίζονται οι προληπτικοί δημοσιονομικοί έλεγχοι σε τομείς με το υψηλότερο επίπεδο κινδύνου, η πρώτη προτεραιότητα πρέπει να είναι η συμμόρφωση προς τη νομική υποχρέωση τερματισμού των προγραμμάτων μόνο μετά τους δέοντες δημοσιονομικούς ελέγχους.

* Οι δηλώσεις διαβεβαίωσης από τις δικαιούχους χώρες ως εργαλείο για να υπάρξει εύλογη διαβεβαίωση στην περίπτωση της από κοινού ή της αποκεντρωμένης διαχείρισης. Η λύση αυτή, αν και εκ πρώτης όψεως δεν φαίνεται κατάλληλη στο πλαίσιο της εξωτερικής βοήθειας, θα εξεταστεί περαιτέρω στους τομείς της από κοινού διαχείρισης από την ομάδα παρακολούθησης στην ενέργεια 12 της Σύνθεσης του 2001 (βλ. σημείο 5.3.3.).

* Μια επισκόπηση των συστάσεων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου για το 2002 περιλαμβάνεται σε ξεχωριστή ανακοίνωση προς την Επιτροπή.

3.3.3. Η έκθεση της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου

Η δεύτερη ετήσια έκθεση της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου καλύπτει την περίοδο από τον Μάιο του 2002 έως τον Απρίλιο του 2003. Σύμφωνα με τον Χάρτη της Επιτροπής Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου [3], παρουσιάζει τις δραστηριότητες αυτής της Επιτροπής και τις απόψεις της για τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου μέσα στην Επιτροπή, με βάση τις εργασίες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου.

[3] SEC(2000)1808/3, εγκρίθηκε στις 31.10.2000

Με βάση τις κύριες συστάσεις που περιλαμβάνονται στην έκθεση, τονίζονται τα εξής θέματα:

* Οι υπηρεσίες πρέπει να βελτιώσουν τη συνεισφορά τους στους δημοσιονομικούς ελέγχους αντιδρώντας εγκαίρως στα σχέδια εκθέσεων του δημοσιονομικού ελέγχου, ώστε να βοηθούν την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου να μειώσει την σημερινή μέση διάρκεια του δημοσιονομικού ελέγχου - που υπερβαίνει το ένα έτος- σε μια περίοδο κατά την οποία θα διατηρείται πλήρως η χρησιμότητα των αποτελεσμάτων του ελέγχου. Οι ελεγχόμενοι πρέπει επίσης να εξασφαλίζουν την ορθή εφαρμογή των συστάσεων που εγκρίθηκαν.

* Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να βελτιώσει τη μεθοδολογία της, σε συντονισμό με άλλους εσωτερικούς ελεγκτές, έτσι ώστε να εδραιωθεί σωστά και να γίνει γνωστή. Θα πρέπει, ιδίως, να συνεχίσει την πρόσφατη προσέγγισή της για την επικέντρωση των ελέγχων της στα θέματα συμμόρφωσης, αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας και να αναλάβει τους ελέγχους αυτούς μέσα σε ένα χρονικό πλαίσιο όπου θα διατηρείται η εγκυρότητα των αποτελεσμάτων και των συστάσεων. Πρέπει επίσης να συνεχίσει να προσπαθεί να θεμελιώνει τα ευρήματά της σε αδιαμφισβήτητα στοιχεία, ώστε να μπορούν να λάβουν την έγκριση των ελεγχομένων και, επομένως, να βοηθούν στη βελτίωση των ποσοστών αποδοχής των συστάσεων. Η διαχείριση της Επιτροπής υπογραμμίζει ότι, για να αξιολογηθεί η πρόοδος της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου, η διαχείριση χρειάζεται πληροφορίες σχετικά με τη συμμόρφωση. Οι συστάσεις πρέπει να ιεραρχούνται σαφέστερα ως προς την προτεραιότητα, τονίζοντας τον κίνδυνο σε περίπτωση μη εφαρμογής, και συνεκτιμώντας το ενδεχόμενο πρόσθετο κόστος, ώστε να βοηθούν τους ελεγχομένους να τις εφαρμόζουν σωστά. Τέλος, ο Εσωτερικός Ελεγκτής πρέπει να θέσει σε λειτουργία χωρίς καθυστέρηση ένα σύστημα λειτουργίας για την παρακολούθηση των συστάσεων και να αναπτύξει στενότερες επαγγελματικές σχέσεις με τις Δομές Εσωτερικού Δημοσιονομικού Ελέγχου, για να βελτιωθεί συνολικά η απόδοση των δημοσιονομικών ελέγχων της Επιτροπής.

* Η Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να είναι σε θέση να πραγματοποιήσει μια επισκόπηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου μέσω των εργασιών των εσωτερικών και εξωτερικών ελεγκτών. Σε ό,τι αφορά την οργάνωσή της, σημειώνεται ότι η Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου θα διατηρήσει την τρέχουσα σύνθεσή της και τον σημερινό ρόλο της ενώ παράλληλα θα επιταχύνει τον ρυθμό των συνεδριάσεων και των επαφών της με το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο. Ο αρμόδιος για τον προϋπολογισμό Επίτροπος θα εξακολουθήσει να παραχωρεί την Προεδρία της εν λόγω Επιτροπής σε ένα άλλο μέλος όταν οι έλεγχοι αφορούν ειδικά τις υπηρεσίες που εμπίπτουν στη δική του αρμοδιότητα. Η ίδια αρχή θα ισχύει και για τα άλλα μέλη. Εξάλλου, ένα δεύτερο εξωτερικό μέλος θα συμμετέχει στην Επιτροπή αυτή από το 2004 και μετά ώστε να αυξηθούν οι ειδικές της γνώσεις. Τέλος, η γραμματεία της ΕΠΕΕ θα είναι εγκατεστημένη στη Γενική Γραμματεία.

4. ΣΤΑΘΕΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΤΗΣΙΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ

4.1. ´Ετος 2001

Οι πρώτες ετήσιες εκθέσεις που καλύπτουν το 2001 αποτελούσαν δοκιμαστική άσκηση. Οι νέες έννοιες και η μεθοδολογία που επέβαλαν αποδείχθηκαν ένα ισχυρό όργανο για τη διαφάνεια και τη λογοδότηση. Η ανάδραση από τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη, όπως το Ελεγκτικό Συνέδριο, ήταν θετική. Εντούτοις, αυτή η πρώτη άσκηση παρουσίαζε έναν αριθμό αδυναμιών, όπως η έλλειψη συνέχειας ως προς το πεδίο και τη σημασία των επιφυλάξεων, ο πραγματικός αντίκτυπος των θεμάτων που προσδιορίζονταν στις επιφυλάξεις και, γενικότερα, η ανάγκη που εκφράστηκε για αποσαφήνιση της μεθοδολογίας.

4.2. Βελτιώσεις της μεθοδολογίας

Η Επιτροπή εξήγαγε διδάγματα από αυτή τη δοκιμαστική εμπειρία και μελέτησε τις συστάσεις που υπέβαλε το Ελεγκτικό Συνέδριο και ο Εσωτερικός Ελεγκτής. Με βάση την εμπειρία που αποκομίστηκε από την πρώτη άσκηση, η άσκηση το 2002 παρουσιάζει μεθοδολογικές βελτιώσεις σε αρκετά θέματα:

* Διάφορα μέρη των ετήσιων εκθέσεων βελτιώθηκαν και προστέθηκαν νέα κεφάλαια, π.χ. για τους σκοπούς της παρουσίασης της παρακολούθησης των προηγούμενων συστάσεων της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου και για τα σχέδια δράσης των ετήσιων εκθέσεων και της σύνθεσης το 2001.

* Καταβλήθηκε μείζων προσπάθεια να αποσαφηνιστεί το πεδίο των δηλώσεων και των επιφυλάξεων (έννοια της ουσιαστικότητας, δηλ. ορισμός του ορίου σημασίας πέραν του οποίου μια έλλειψη απαιτεί τη διατύπωση επιφύλαξης) σε μια ανακοίνωση που εγκρίθηκε τον Ιανουάριο [4].

[4] COM(2003)28 της 21.01.2003

* Μια επανεξέταση από ομοτίμους των ενδεχόμενων επιφυλάξεων οργανώθηκε πριν από την υποβολή των ετήσιων εκθέσεων και δηλώσεων. Η επανεξέταση από ομοτίμους αύξησε το επίπεδο της συνέπειας στη χρησιμοποίηση των επιφυλάξεων.

4.3. Έτος 2002

Μια ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων του 2002 δείχνει ότι υπήρξε ποιοτική βελτίωση ως προς την κατανόηση και τη συνέπεια.

* Μερικές από τις επιφυλάξεις του περασμένου έτους παρουσιάζονται εφέτος υπό μορφή παρατηρήσεων μετά την αποσαφήνιση του πεδίου και των κριτηρίων για τις έννοιες αυτές.

* Οι συχνότερα επαναλαμβανόμενες επιφυλάξεις αφορούν τις δυσκολίες αντιμετώπισης του κινδύνου που ενέχει η από κοινού ή η αποκεντρωμένη διαχείριση (βλ. ενέργεια "από κοινού διαχείριση" στο σημείο 5.3.3.), τον κίνδυνο υπερβολικών πληρωμών σε συμβάσεις και επιδοτήσεις που βασίζονται στην επιστροφή των πραγματικών δαπανών (βλ. ενέργεια "συγχρηματοδότηση" στο σημείο 5.3.4.) και την έλλειψη ειδικευμένου ανθρώπινου δυναμικού, π.χ. σε τομείς όπως η δημοσιονομική διαχείριση, ο δημοσιονομικός έλεγχος, η πυρηνική ασφάλεια ή τα γλωσσικά καθήκοντα (βλ. ενέργεια "ανθρώπινο δυναμικό" στο σημείο 5.3.1.).

* Oι παρατηρήσεις συνδέονται ιδίως με την ανεπαρκή εφαρμογή των προτύπων του εσωτερικού ελέγχου (βλ. ενέργεια "πρότυπα εσωτερικού ελέγχου" στο σημείο 5.4.5), την έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού και προβλήματα δημοσιονομικής διαχείρισης. Μερικές από αυτές αφορούν θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν προκειμένου να διορθωθούν τα αίτια που τις προξενούν. Οι σχετικές υπηρεσίες πρέπει, κατά συνέπεια, να προσδιορίζουν συγκεκριμένα σχέδια δράσης στο βαθμό που η διαχείριση των προβλεπόμενων μέτρων μπορεί να πραγματοποιηθεί από τη Γενική Διεύθυνση (βλ. ενέργεια "επόμενες ενέργειες από τις υπηρεσίες" στο σημείο 5.4.6).

4.4. Αναγκαίες βελτιώσεις

Παρόλο που η ευαισθητοποίηση σχετικά με τη λογοδότηση έχει πλέον εδραιωθεί σε ολόκληρη την Επιτροπή, πρέπει να γίνουν και άλλες προσπάθειες ώστε να βελτιωθεί η ποιότητα της διαδικασίας συνολικά, σε όλα τα επίπεδα στο εσωτερικό των ΓΔ και των υπηρεσιών, ιδίως σε σχέση με τα παρακάτω θέματα που προκύπτουν από τις ετήσιες εκθέσεις:

- οι επιφυλάξεις πρέπει πάντα να τεκμηριώνονται με συγκεκριμένα στοιχεία.

- ο αντίκτυπος των επιφυλάξεων στις συγκεκριμένες διαβεβαιώσεις που απαιτούνται στη δήλωση πρέπει πάντα να αναφέρεται ρητά.

- το κριτήριο της ουσιαστικότητας που χρησιμοποιείται για να εκτιμηθεί αν σε ένα θέμα πρέπει να διατυπωθεί "επιφύλαξη" πρέπει πάντα να επεξηγείται δεόντως.

- για τη δήλωση πρέπει πάντα να χρησιμοποιείται η τυποποιημένη διατύπωση που έχει εγκριθεί.

- οι επιφυλάξεις που μεταφέρονται από την προηγούμενη χρήση δεν πρέπει να περιλαμβάνονται μόνο για την αναφορά στην κατάσταση προόδου χωρίς να εξετάζεται ο πραγματικός αντίκτυπος στις διαβεβαιώσεις.

Οι αναγκαίες διευκρινίσεις θα ενσωματωθούν στις κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση των ετήσιων εκθέσεων το 2003, αντλώντας από τις βέλτιστες πρακτικές που προσδιορίστηκαν στις ετήσιες εκθέσεις του 2002.

5. ΥΠΟ ΕΞΕΛΙΞΗ ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΝΕΕΣ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

Η ανάλυση της εφαρμογής των διορθωτικών ενεργειών ου ανέλαβαν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες πέρυσι, καθώς και του σχεδίου δράσης που ενέκρινε η Επιτροπή, δείχνει ότι τα θέματα που προσδιορίζονταν έχουν αντιμετωπιστεί με δραστήριο τρόπο.

Πρέπει όμως να σημειωθεί ότι, επειδή το 2001 ήταν το πρώτο έτος αυτής της άσκησης, ανέκυψαν πολλά θέματα, μερικά από τα οποία αναμένεται να επιλυθούν εδώ και καιρό. Είναι λοιπόν φυσικό το ότι κατά το τρέχον έτος πρέπει να προκύψει περιορισμένος αριθμός νέων θεμάτων εντός της Επιτροπής, ενώ η επίλυση μερικών από τα περυσινά θέματα θα απαιτήσει κάποιο χρόνο, λόγω του πολύπλοκου χαρακτήρα τους.

Tο παρόν κεφάλαιο αποσκοπεί σε μια ενημέρωση ως προς τον τρόπο με τον οποίο οι ΓΔ και οι υπηρεσίες αντιμετώπισαν τις διορθωτικές ενέργειες που αναλήφθηκαν στο επίπεδό τους (5.1) και συγχρόνως για τα θέματα που ανέκυψαν στη σύνθεση του περασμένου έτους, μερικά από τα οποία εξακολουθούν να εμφανίζονται και εφέτος. Ανακεφαλαιώνονται τα θέματα που έχουν επιλυθεί ή βρίσκονται στο στάδιο της επίλυσης (5.2), ενώ παρουσιάζεται η κατάσταση που επικρατεί σε έναν αριθμό βασικών θεμάτων (5.3). Τέλος, προσδιορίζεται ένας αριθμός νέων θεμάτων για τα οποία απαιτούνται βελτιώσεις ή διορθωτικές ενέργειες (5.4).

5.1. Διορθωτικές ενέργειες που αναλαμβάνουν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες

Όλες οι ΓΔ και οι υπηρεσίες ανέφεραν την κατάσταση εφαρμογής των σχεδίων δράσης για να αποκατασταθούν οι προηγούμενες επιφυλάξεις και παρατηρήσεις (όπου ισχύουν). Εντούτοις, οι επιπτώσεις αυτών των ενεργειών δεν ήταν πλήρως ορατές στα τέλη του 2002 και μερικές από αυτές θα αρχίσουν να αποδίδουν καρπούς μόνο από τη χρήση του 2003 και μετά.

Η επιτυχημένη εφαρμογή των σχεδίων δράσης απαιτεί συνεχή παρακολούθηση και διάθεση επαρκών πόρων μέσω των σχεδίων διαχείρισης. Από την πλευρά αυτή πρέπει να γίνουν βελτιώσεις, λόγω του ότι δεν έχουν όλες οι ΓΔ και οι υπηρεσίες μετατρέψει τα σχέδια δράσης τους σε σχέδια διαχείρισης.

5.2. Συνέχεια της σύνθεσης των σχεδίων δράσης του 2001

Το περασμένο έτος, η πρώτη σύνθεση περιλάμβανε ένα σχέδιο δράσης, η εφαρμογή του οποίου αποδείχθηκε ικανοποιητική.

* Ένας αριθμός ενεργειών στους τομείς της διαχείρισης και του ελέγχου ολοκληρώθηκαν με επιτυχία, όπως οι αξιολογήσεις της ετοιμότητας ενόψει της έναρξης ισχύος του νέου δημοσιονομικού κανονισμού (ενέργεια 11), ο σχεδιασμός και η τεκμηρίωση των δημοσιονομικών διαδικασιών (9), η ενδυνάμωση των μηχανισμών συντονισμού στην Επιτροπή (6), η αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων των βασικών συντελεστών στο δημοσιονομικό έλεγχο και στον έλεγχο (13) και η κατάρτιση σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση (15).

* Και σε άλλους τομείς επιτεύχθηκαν ενέργειες, όπως η μεθοδολογία και η καθοδήγηση για την κατάρτιση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2002 (10, βλ. και σημείο 4.2. ανωτέρω), η έγκριση, τον Ιούνιο του 2003, ανακοίνωσης για τον ρόλο των γενικών διευθυντών στο πλαίσιο της από κοινού διαχείρισης (12), καθώς επίσης και μέτρα σχετικά με την πυρηνική ασφάλεια (3).

* Επιπροσθέτως, ξεκίνησε ένας αριθμός ενεργειών για τις οποίες το χρονοδιάγραμμα για την επίλυση του θέματος κάλυπτε αρκετά χρόνια. Αυτό συνέβη, για παράδειγμα, για τον εκσυγχρονισμό του δημοσιονομικού πλαισίου (16 και 17) και για το σχέδιο δράσης για τη διαλειτουργικότητα (7).

* Μερικές ενέργειες βελτίωσης ή διόρθωσης για θέματα που προσδιορίστηκαν και αντιμετωπίστηκαν το περασμένο έτος χρειάζονται ενημέρωση και/ή νέα δράση, π.χ. θέματα σχετικά με την από κοινού διαχείριση (12) και τη συγχρηματοδότηση (1). Η κατάσταση που επικρατεί ως προς τέτοιες τροποποιημένες τρέχουσες ενέργειες, συμπεριλαμβανομένης όπου είναι αναγκαίο μιας ενημέρωσης των διορθωτικών μέτρων, παρουσιάζεται στα επόμενα κεφάλαια.

* Τέλος, παρόλο που σε μερικές περιπτώσεις κατά την κατάρτιση των ετήσιων εκθέσεων για το 2002 έγιναν αντιληπτές θετικές επιπτώσεις (για παράδειγμα, βελτίωση της μεθοδολογίας στην ετήσια έκθεση, ή αποσαφήνιση του ρόλου και των αρμοδιοτήτων των συντελεστών στους τομείς του ελέγχου και του δημοσιονομικού ελέγχου), σε πολλές περιπτώσεις οι διορθωτικές ενέργειες θα αποδώσουν καρπούς μόνο από τη χρήση του 2003 και μετά. αυτό θα εξαρτηθεί από την φύση του θέματος και από το συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα που θα εγκριθεί.

5.3. Υπό εξέλιξη εργασίες που αναμένεται να συνεχιστούν το 2003

5.3.1. Έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού

Όπως και το 2001, ένας αριθμός γενικών διευθυντών και προϊσταμένων υπηρεσιών εξηγούν στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων τους για το 2002, ότι δεν έγινε δυνατό να επιτύχουν ορισμένους στόχους που είχαν τεθεί για το 2002 λόγω της έλλειψης ανθρώπινου δυναμικού. Η έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή επίσης αναφέρεται σε μια διαρθρωτική έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού για την εκτέλεση των καθηκόντων της Επιτροπής. Στο πλαίσιο αυτό, θα πρέπει να αναγνωριστούν οι προσπάθειες που κατέβαλαν επί μερικά χρόνια διάφορες ΓΔ και υπηρεσίες για την αναδιάταξη του προσωπικού σε ενέργειες προτεραιότητας διατηρώντας, ταυτόχρονα, το ίδιο επίπεδο δέσμευσης για να εφαρμόσουν τις όλο και πιο απαιτητικές κεντρικές τους δραστηριότητες. Παρά τη διοργάνωση, το 2002, πρόσθετων διαγωνισμών και τη δυνατότητα που δόθηκε στις υπηρεσίες να προσλαμβάνουν προσωρινούς υπαλλήλους σε μόνιμες θέσεις έως ότου δημοσιευθούν τα αποτελέσματα των διαγωνισμών, ανέκυψαν τα εξής θέματα:

* ανεπαρκής διάθεση ανθρώπινου δυναμικού για να εξασφαλίζεται η πλήρης εφαρμογή του κεκτημένου στη διευρυμένη Ένωση.

* μη διαθεσιμότητα ή σπανιότητα ατόμων με το σωστό επαγγελματικό προφίλ και ειδικές γνώσεις για συγκεκριμένα καθήκοντα, ιδίως στη δημοσιονομική διαχείριση και στον εσωτερικό δημοσιονομικό έλεγχο, στην πυρηνική ασφάλεια, στο γλωσσικό προφίλ ή σε άλλες εξειδικευμένες γνώσεις.

Ενέργεια "Ανθρώπινο δυναμικό"

A. Θα ζητηθεί από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες να ιεραρχούν κατά προτεραιότητα τις δραστηριότητές τους στα ετήσια σχέδια διαχείρισής τους, αρχίζοντας από το 2004. Κατά την εσωτερική διάθεση των πόρων τους, καλούνται να εξασφαλίζουν την επαρκή στελέχωση μονάδων οι οποίες ασχολούνται ειδικά με θέματα εσωτερικού ελέγχου και εσωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου. Πέρα από αυτό, σύμφωνα με τον κώδικα δεοντολογίας των Επιτρόπων και των υπηρεσιών τους, ο αρμόδιος γενικός διευθυντής και ο αρμόδιος Επίτροπος θα προσδιορίζουν τις ενέργειες που ενδέχεται να μην εκτελεστούν. Στη συνέχεια, και με βάση μια συνολική αξιολόγηση του κινδύνου διαχείρισης, οι πόροι θα μπορούν να αναδιοχετεύονται περαιτέρω μεταξύ των υπηρεσιών για πρωτοβουλίες προτεραιότητας, κυρίως εκείνες που συμβάλλουν στους στρατηγικούς στόχους της Επιτροπής. Τα αποτελέσματα θα ενσωματώνονται στην ετήσια στρατηγική πολιτικής της Επιτροπής.

B. Ζητείται επίσης από τις ΓΔ να προσδιορίσουν τις ανάγκες κατάρτισης και προσλήψεων για την πλήρωση κενών θέσεων για τις δραστηριότητες δημοσιονομικής διαχείρισης, εσωτερικού ελέγχου και εσωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου, και να τις κοινοποιήσουν στη ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης έως το Σεπτέμβριο του 2003. Με βάση αυτή την εκτίμηση, καθώς επίσης και με βάση το στρατηγικό πλαίσιο κατάρτισης και τα ατομικά δελτία κατάρτισης, η Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης θα επανεξετάσει την κατάσταση των ειδικοτήτων που παρουσιάζουν έλλειψη. Σε αυτή τη βάση, μια ανακοίνωση προς την Επιτροπή θα αναφέρει τα μέτρα πριν από τα τέλη του 2003 για την κατάσταση, τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν, και τα μέτρα που προτείνονται για να βελτιωθεί το επίπεδο των ειδικών γνώσεων (π.χ. δημοσιονομική διαχείριση και έλεγχος).

5.3.2. Ανάκτηση

Παρά τα μέτρα που έχουν ήδη ληφθεί, οι ανακτήσεις αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών παραμένουν ένας σημαντικός τομέας κινδύνου για πολλές υπηρεσίες της Επιτροπής. Η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού θα είναι επικεφαλής της διαδικασίας παρακολούθησης για την εκκαθάριση των καθυστερούμενων ανακτήσεων, απευθύνοντας, σε τριμηνιαία βάση, σε κάθε κύριο διατάκτη, μια έκθεση που θα αναφέρει τον αριθμό, την αξία και τη χρονική διάρκεια των εντολών ανάκτησης που εκκρεμούν και οι οποίες εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του, μαζί με δείκτες της προόδου που έχει συντελεστεί, και για να πραγματοποιηθούν οι σχετικές αναγκαίες βελτιώσεις στα συστήματα πληροφορικής του. Οι σχετικοί διατάκτες, με τη σειρά τους, πρέπει να εξασφαλίζουν την αποτελεσματική εσωτερική παρακολούθηση της ανάκτησης των οφειλόμενων ποσών και των ανοικτών δεσμεύσεων. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να παρακολουθεί την εφαρμογή των σχετικών συστάσεων εσωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου που υποβάλλονται από τις οικείες ΓΔ και υπηρεσίες.

Ενέργεια "ανάκτηση"

Α. Η ανάκτηση των οφειλόμενων ποσών για άμεσες δαπάνες πρέπει να αντιμετωπίζεται στο ετήσιο σχέδιο διαχείρισης του κάθε κύριου διατάκτη, συνοδευόμενη από κατάλληλους δείκτες απόδοσης. Η τελευταία τριμηνιαία έκθεση του Προϋπολογισμού που αναφέρεται ανωτέρω θα προσαρτάται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του.

Β. Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα είναι επικεφαλής της διαδικασίας παρακολούθησης για την εκκαθάριση των καθυστερούμενων ανακτήσεων, αναπτύσσοντας δείκτες απόδοσης (σε επίπεδο υπηρεσίας και Επιτροπής) και παράλληλα συστήματα ενημέρωσης που θα παρέχουν για τους σκοπούς της διαχείρισης τακτικά και αξιόπιστα στατιστικά στοιχεία/δείκτες στους διατάκτες, έτσι ώστε να καθίσταται δυνατή η επισκόπηση, σε ολόκληρη την Επιτροπή, της συνολικής απόδοσης και αποτελεσματικότητας.

Γ. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να παρακολουθεί μαζί με όλους τους διατάκτες την έγκαιρη εφαρμογή των συστάσεων που αφορούν τις υπηρεσίες τους, μέσω σχεδίων διαχείρισης ή ειδικών σχεδίων δράσης, χωρίς να υπάρχει ανάγκη για άλλον ειδικό εσωτερικό δημοσιονομικό έλεγχο της IAS για τις ανακτήσεις στο άμεσο μέλλον.

5.3.3. Ρυθμίσεις από κοινού διαχείρισης

Οι πληροφορίες που παρουσιάστηκαν στις ετήσιες εκθέσεις για το 2002 στο θέμα αυτό δείχνουν ότι υπάρχει μεγαλύτερη κατανόηση των θεμάτων από κοινού διαχείρισης. Εντούτοις, μερικές ΓΔ που συμμετέχουν στην από κοινού διαχείριση έχουν συμπεριλάβει επιφυλάξεις στις δηλώσεις τους καθώς στο παρόν στάδιο υπάρχει έλλειψη επαρκών εργαλείων και διαδικασιών στο νομικό πλαίσιο ώστε να δίνονται εύλογες διαβεβαιώσεις ότι τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στα κράτη μέλη λειτουργούν ικανοποιητικά. Παρόμοια θέματα ανέκυψαν και κατά το περασμένο έτος.

Οι επιφυλάξεις που συνδέονται με την από κοινού διαχείριση συνδέονται με το επίπεδο ελέγχου που εκτελείται από τις ΓΔ και τις υπηρεσίες και με τα αποτελέσματα της ανάλυσης και του δημοσιονομικού ελέγχου των κρατών μελών που πραγματοποιείται από τη Γενική Διεύθυνση. Σε μερικές περιπτώσεις οι επιφυλάξεις έχουν συμπεριληφθεί επειδή οι ΓΔ δεν έχουν ακόμη συμπληρώσει την ανάλυση της περιγραφής των συστημάτων τους. Σε άλλες περιπτώσεις, η ανάλυση των συστημάτων έχει πραγματοποιηθεί αλλά δεν έχει αξιολογηθεί, ενώ δεν έχουν ακόμη διεξαχθεί μεταγενέστεροι δημοσιονομικοί έλεγχοι. Σε μικρό αριθμό περιπτώσεων οι επιφυλάξεις αντικατοπτρίζουν αδυναμίες που διαπιστώθηκαν στα κράτη μέλη από τις ΓΔ μετά την επαλήθευση των συστημάτων ελέγχου των κρατών μελών, αν και οι δημοσιονομικές επιπτώσεις αντιμετωπίζονται μέσω δημοσιονομικών διορθώσεων με βάση μεταγενέστερους ελέγχους από τις ΓΔ.

Η ποικιλία πρακτικών δημοσιονομικού ελέγχου στην Επιτροπή και στα κράτη μέλη επιβάλλει σύγκλιση της μεθοδολογίας ώστε να βελτιωθεί ο αντίκτυπος, η αποτελεσματικότητα και η συγκρισιμότητα.

Ενέργεια "Από κοινού διαχείριση"

Α. Μετά την ενέργεια 12 της σύνθεσης του περασμένου έτους [5], συγκροτήθηκε μια διυπηρεσιακή ομάδα η οποία θα αναλύσει τα πιθανά μέτρα όπως π.χ. μια δήλωση διαβεβαίωσης από τα κράτη μέλη, η παροχή εκ των προτέρων δηλώσεων κοινοποίησης από τα κράτη μέλη, η σώρευση των υπηρεσιών για τη διαδικασία πιστοποίησης, οι έλεγχοι της διαδικασίας πιστοποίησης στα κράτη μέλη, και η ανάπτυξη ελάχιστων προτύπων για την ανάλυση των κινδύνων που συνδέονται με τη νέα ή την τροποποιημένη παράγωγη νομοθεσία. Η ομάδα αυτή θα συντονίζεται από τη Γενική Διεύθυνση BUDGET με στήριξη των Γενικών Διευθύνσεων AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, SG, SJ και IAS. Καθώς οι εργασίες είναι πολυετείς, μια πρώτη ενδιάμεση έκθεση αναμένεται να είναι έτοιμη πριν από τα τέλη του 2003, και θα συνεκτιμά τα ενδιάμεσα αποτελέσματα της ομάδας νομοθετικής ανάλυσης που αναφέρονται κατωτέρω.

[5] βλ. ανακοίνωση C(2003)1830/2 της 18.06.2003

Β. Θα ληφθούν συγκεκριμένα μέτρα για την προώθηση της σύγκλισης των μεθοδολογιών και των διαδικασιών δημοσιονομικού ελέγχου μεταξύ των ΓΔ και των υπηρεσιών που λειτουργούν με ρυθμίσεις από κοινού διαχείρισης. Ιδιαίτερη προσοχή θα δοθεί στην ανάπτυξη κοινών προτύπων, συνεκτιμώντας τις παγιωμένες βέλτιστες πρακτικές, τον συμπληρωματικό έλεγχο και τις διαδικασίες δημοσιονομικού ελέγχου, σε κοινοτικό και εθνικό επίπεδο, και τα πρωτόκολλα διαβεβαίωσης με τα κράτη μέλη. Για τον σκοπό αυτό, η Γενική Διεύθυνση REGIO με τις άλλες σχετικές ΓΔ και με την υποστήριξη της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου θα ετοιμάσουν μια ανακοίνωση έως τον Μάρτιο του 2004.

Γ. Θα διεξαχθεί επίσης, από τη Νομική Υπηρεσία, νομοθετική ανάλυση των αρμοδιοτήτων της από κοινού διαχείρισης μεταξύ της Επιτροπής και των σημερινών και μελλοντικών κρατών μελών. Σε αυτή τη βάση, η Επιτροπή θα υποβάλει όλες τις κατάλληλες συστάσεις για να αποσαφηνιστούν οι αντίστοιχες αρμοδιότητες των κρατών μελών και της Επιτροπής στην περίπτωση της από κοινού διαχείρισης. Έως τον Μάρτιο του 2004 θα καταρτιστούν προτάσεις από τη ΓΔ REGIO σε συμφωνία με τη Γενική Γραμματεία και τις άλλες Γενικές Διευθύνσεις των διαρθρωτικών ταμείων.

5.3.4. Προγράμματα καταμερισμού του κόστους

Ο τομέας της έρευνας

Στον τομέα της έρευνας γενικά, έχουν συμπεριληφθεί επιφυλάξεις σχετικά με τη διαχείριση και τον έλεγχο των συμβάσεων καταμερισμού του κόστους στο πλαίσιο του 5ου προγράμματος-πλαίσιο. Σύμφωνα με αυτό το σύστημα, τα κοινοτικά κεφάλαια καταβάλλονται με βάση τις επιλέξιμες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τις δηλώσεις των δικαιούχων. Επειδή οι δαπάνες αυτές δεν μπορούν να επιβεβαιωθούν πλήρως και επακριβώς από την Επιτροπή πριν από την εξουσιοδότηση πληρωμής, υπάρχει κίνδυνος υπερβολικών πληρωμών. Μόνο με τον πλήρη οικονομικό έλεγχο μπορεί να αποφασιστεί με βεβαιότητα και ακρίβεια η ορθότητα των απαιτούμενων δαπανών.

Σε συνέχεια της ενέργειας 1 της σύνθεσης που πραγματοποιήθηκε το περασμένο έτος, η Επιτροπή ενέκρινε ένα σχέδιο κοινής δράσης στις 10 Ιανουαρίου 2003, και η εφαρμογή του άρχισε. περιλαμβάνει μέτρα για να βελτιωθεί η συνέπεια μεταξύ των ΓΔ και των υπηρεσιών στη διαχείριση αυτών των συμβάσεων και για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα κατά την επαλήθευση των απαιτούμενων δαπανών και να μειωθεί ο κίνδυνος σφαλμάτων. Αυτά τα μέτρα θα εφαρμοστούν από το 2003 και μετά.

Aρκετές ΓΔ ενέκριναν πρόσθετες διορθωτικές ενέργειες (π.χ. καθιέρωση πιστοποιήσεων δημοσιονομικού ελέγχου, αύξηση του αριθμού των μεταγενέστερων δημοσιονομικών ελέγχων, μεγαλύτερη επικοινωνία με τους δικαιούχους, περιορισμός του αριθμού των παλαιών συμβάσεων με λιγότερο ισχυρές ρήτρες) σε μια προσπάθεια μείωσης του κινδύνου. Ο κίνδυνος αυτός δεν μπορεί πάντως να εξαλειφθεί ολοκληρωτικά. Κάτι τέτοιο θα απαιτούσε τον πλήρη οικονομικό έλεγχο όλων των σχεδίων ο οποίος δεν είναι αποδοτικός σε σχέση με το κόστος του για την Επιτροπή.

Προγράμματα συγχρηματοδότησης, γενικά

Οι κίνδυνοι σχετικά με την ακρίβεια των απαιτούμενων δαπανών δεν περιορίζονται στον τομέα της έρευνας. Αφορούν όλα τα συστήματα που βασίζονται στην επιστροφή των πραγματικών επιλέξιμων δαπανών (π.χ. άλλες επιδοτήσεις). Χρειάζεται περαιτέρω δράση για να καλυφθούν και αυτοί οι τομείς που αφορούν προγράμματα συγχρηματοδότησης.

Ενέργεια "συγχρηματοδότηση"

Μια διυπηρεσιακή ομάδα, με επικεφαλής τη Γενική Γραμματεία, με την υποστήριξη της Γενικής Διεύθυνσης BUDG, και με συμμετοχή όλων των Γενικών Διευθύνσεων που ασχολούνται με προγράμματα συγχρηματοδότησης, θα εξετάσει έως τα τέλη του 2003 την πιθανότητα εισαγωγής κατ' αποκοπή στοιχείων στις επιδοτήσεις. Η σχετική μεθοδολογία ελέγχου θα πρέπει, όπου είναι δυνατό, να προσπαθεί να αναπτύξει κοινά πρότυπα για τη διαχείριση κινδύνου και την αξιολόγηση των δαπανών και των εσόδων, χωρίς να αποκλείεται η πιθανότητα διενέργειας τυχαίων ελέγχων.

5.3.5. Εφαρμογή του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας στην Επιτροπή

Το 2001, η Επιτροπή ξεκίνησε μια ανανεωμένη άσκηση προγραμματισμού επικεντρωμένη στις πρωτοβουλίες και στις προτάσεις που συνδέονται με στρατηγικές προτεραιότητες. Τα αποτελέσματα το 2002 ήταν αρκετά θετικά. Σε συνέχεια της ενέργειας 6 της σύνθεσης του περασμένου έτους, η Επιτροπή εισήγαγε το 2002 τους αναγκαίους μηχανισμούς για μια συστηματική παρακολούθηση της εφαρμογής του προγράμματος εργασίας και για την εξεύρεση ευέλικτων λύσεων στα προβλήματα που συναντώνται.

Ενέργεια "εφαρμογή του προγράμματος εργασίας"

Η Γενική Γραμματεία θα ενισχύσει την παρακολούθηση της εφαρμογής του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας για το 2003, συνεκτιμώντας ιδίως την ανανέωση των μελών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου το 2004 και τις επιπτώσεις της στα σημερινά επίπεδα εφαρμογής.

5.3.6.Η διαδικασία αποκέντρωσης στις εξωτερικές σχέσεις

Μια διαδικασία αποκέντρωσης της διαχείρισης των σχεδίων προς στις αντιπροσωπείες ήταν μέρος της μεταρρύθμισης της εξωτερικής βοήθειας που ξεκίνησε το Μάιο του 2000 [6]. Η διαδικασία αυτή πηγάζει από την αρχή σύμφωνα με την οποία για όλα τα θέματα για τα οποία η διαχείριση πραγματοποιείται καλύτερα επιτόπου, η διαχείριση δεν πρέπει να ασκείται από τις Βρυξέλλες.

[6] βλ. SEC(2000)814/5

Όπως ανακοινώθηκε στη σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων για το 2001, στη διάρκεια του τρέχοντος έτους πρέπει να πραγματοποιηθεί επανεξέταση. Το πεδίο της επανεξέτασης θα επεκταθεί ώστε να υπάρξει ιδιαίτερη επικέντρωση στα εξής θέματα:

- Tο ζήτημα του κατάλληλου συνδυασμού του ανθρώπινου δυναμικού με τις αυξημένες αρμοδιότητες στις αποκεντρωμένες αντιπροσωπείες.

- Tο θέμα της κατάλληλης αναδιάταξης των μελών του προσωπικού στα κεντρικά γραφεία και στις αντιπροσωπείες για την ορθή διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας.

- Tο θέμα των διοικητικών δαπανών οι οποίες επί του παρόντος εκτελούνται σε κεντρικό επίπεδο αλλά θα ήταν δυνατό να αποκεντρωθούν στις αντιπροσωπείες.

Ενέργεια "Αποκέντρωση"

Οι ΓΔ εξωτερικών σχέσεων, με επικεφαλής τη Γενική Διεύθυνση Εξωτερικών Σχέσεων και σε συμφωνία με τη Γενική Γραμματεία, τη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού και τη Γενική Διεύθυνση Διοίκησης, θα ετοιμάσει έως τα τέλη του 2003 μια ανακοίνωση στην οποία θα αξιολογούνται τα αποτελέσματα της άσκησης αποκέντρωσης δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στα προαναφερόμενα ζητήματα. Οι επιπτώσεις αυτού του σχεδίου δράσης στους πόρους θα εξεταστούν στην ετήσια στρατηγική πολιτικής για το 2005.

5.3.7. Το λογιστικό πλαίσιο και τα συστήματα πληροφόρησης της Επιτροπής

Οι επιφυλάξεις που εξέφρασε η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού αναφέρονται, πρώτον, στο θέμα της λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων και, δεύτερον, στη συνοχή μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων του Sincom2.

Οι δημοσιονομικές δηλώσεις δεν αντικατοπτρίζουν πλήρως τη δημοσιονομική κατάσταση των Κοινοτήτων σε ό,τι αφορά τα στοιχεία λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων. Η κατάσταση αυτή πρέπει να διορθωθεί δια παντός από το 2005, έτος κατά το οποίο, σύμφωνα με το νέο δημοσιονομικό κανονισμό και το σχέδιο του γενικού εκσυγχρονισμού που ενέκρινε η Επιτροπή στις 17 Δεκεμβρίου 2002, οι δημοσιονομικές δηλώσεις πρέπει να καταρτίζονται από ένα ολοκληρωμένο σύστημα σύμφωνα με την αρχή της λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων. Μέχρι τότε, η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού θα συνεχίσει τις προσπάθειές της να βελτιώσει την ανάπτυξη της λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων με τη βοήθεια αναγνωρισμένων εμπειρογνωμόνων στα δημόσια οικονομικά.

Σε ό,τι αφορά τα διάφορα υποσυστήματα του Sincom2, η επιφύλαξη καλύπτει δύο πλευρές. Το πρώτο πρόβλημα αφορά την αρχιτεκτονική του συστήματος που οδηγεί σε πλεονασμό μερικών στοιχείων στο εσωτερικό των συστημάτων πληροφοριών, πράγμα που με τη σειρά του δημιουργεί τον κίνδυνο έλλειψης συνοχής των πληροφοριών που υποβάλλονται στους διατάκτες, από τη μια, και στις κεντρικές υπηρεσίες, από την άλλη. Μια μόνιμη λύση στον τομέα αυτό μπορεί να βρεθεί μόνο εάν αλλάξει η αρχιτεκτονική των συστημάτων, όπως προβλέπεται στο προαναφερόμενο σχέδιο εκσυγχρονισμού. Εντούτοις, χάρη στη διαδικασία σύγκρισης λογαριασμών που διεξάγεται από τη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού, η συνέπεια των δεδομένων του 2002 είναι εγγυημένη. Το δεύτερο σημείο αφορά την πολιτική ασφαλείας των συστημάτων και ιδίως τα δικαιώματα πρόσβασης. Εξακολουθεί να απαιτείται η ανάπτυξη μιας συνολικής πολιτικής για την ασφάλεια που θα καλύπτει όλα τα υποσυστήματα.

Ενέργεια "λογιστικό πλαίσιο και συστήματα πληροφόρησης"

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να ενημερώνεται τακτικά για την πρόοδο στο θέμα αυτό.

5.3.8. Επόμενες ενέργειες των εκθέσεων της Δομής Εσωτερικού Δημοσιονομικού Ελέγχου

Προέκυψε το θέμα των επόμενων ενεργειών και της διαβίβασης των εκθέσεων του δημοσιονομικού ελέγχου που διεξάγεται από τις Δομές Εσωτερικού Δημοσιονομικού Ελέγχου. Το θέμα αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία όταν οι εκθέσεις αυτές θίγουν θέματα τα οποία ενδέχεται να έχουν αντίκτυπο σε άλλες υπηρεσίες, ή στην υπόληψη της Επιτροπής. Γενικότερα, υπενθυμίζεται η σημασία της τακτικής ενημέρωσης των Επιτρόπων για οποιαδήποτε θέματα προκύπτουν από την εργασία των εσωτερικών ή εξωτερικών ελεγκτών στις υπηρεσίες που λειτουργούν στον τομέα της αρμοδιότητάς τους.

Ενέργεια "Επόμενες ενέργειες των εκθέσεων του δημοσιονομικού ελέγχου"

Τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο, οι γενικοί διευθυντές ενημερώνουν τον αρμόδιο Επίτροπο για τις εργασίες που έχουν αναλάβει οι Δομές Εσωτερικού Δημοσιονομικού Ελέγχου, τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξαν και τις διορθωτικές ενέργειες που προγραμματίζονται ή έχουν ξεκινήσει. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει επίσης να καλύπτουν τυχόν κατάλληλα θέματα που προκύπτουν από τις εργασίες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, της ΓΔ στο πλαίσιο μεταγενέστερων ελέγχων, και της OLAF. Στο μεσοδιάστημα, οι παραπάνω πληροφορίες θα υποβάλλονται από το γενικό διευθυντή οποιαδήποτε στιγμή ο ίδιος κρίνει κατάλληλη.

5.3.9. Επόμενες ενέργειες των δραστηριοτήτων της OLAF

Η OLAF, η υπηρεσία που είναι αρμόδια για την καταπολέμηση της απάτης εις βάρος των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας, έχει το ιδιαίτερο καθεστώς να αποτελεί, ως προς τη διάρθρωση, υπηρεσία της Επιτροπής, ενώ διαθέτει ανεξαρτησία λειτουργίας και ένα βαθμό δημοσιονομικής και διοικητικής αυτονομίας. Παρόλο που αναγνωρίζει πλήρως την ανεξαρτησία της OLAF, η Επιτροπή πρέπει να ενημερώνεται για τα μείζονα θέματα που αναφέρονται στην Υπηρεσία, προκειμένου να λάβει τα δέοντα μέτρα.

Ενέργεια "Επόμενες ενέργειες της OLAF"

A. Στην περίπτωση που ο γενικός διευθυντής αναφέρει ένα συγκεκριμένο ζήτημα στην OLAF ή θεωρεί ότι το ζήτημα αυτό είναι αρκετά σημαντικό, ενημερώνει τον αρμόδιο Επίτροπο.

B. Θα συνταχθεί κώδικας συμπεριφοράς έως τα τέλη Σεπτεμβρίου του 2003 με στόχο να βελτιωθούν οι ροές των πληροφοριών μεταξύ της OLAF και της Επιτροπής.

5.4. Nέες διορθωτικές ενέργειες

Διορθωτικές ενέργειες σε επίπεδο Επιτροπής απαιτούνται και για έναν αριθμό άλλων θεμάτων, τα οποία προέκυψαν το 2002.

5.4.1. Τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες

Ένας αριθμός εκθέσεων και δηλώσεων υπογεγραμμένων από τους γενικούς διευθυντές των ΓΔ εξωτερικών σχέσεων εντοπίζουν την ανάγκη να επανεξεταστεί το καθεστώς εφαρμογής των προτύπων εσωτερικού ελέγχου στις αντιπροσωπείες, κυρίως από τη στιγμή που επηρεάζει τη διαχείριση των διοικητικών δαπανών.

- Θα πρέπει να καταρτιστεί κοινό σχέδιο δράσης από τη γενική διεύθυνση εξωτερικών σχέσεων, σε συμφωνία με τις ΓΔ εξωτερικών σχέσεων και με την υποστήριξη της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού, για την εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου αφού αυτά προσαρμοστούν στο περιβάλλον στο οποίο λειτουργούν οι αντιπροσωπείες, με ιδιαίτερη έμφαση στη διαδικασία αυτοαξιολόγησης των αντιπροσωπειών.

Ενέργεια "εσωτερικοί έλεγχοι στις αντιπροσωπείες": Μια ομάδα εργασίας με επικεφαλής τη Γενική Διεύθυνση RELEX θα σχεδιάσει, με την υποστήριξη της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού, ένα σχέδιο δράσης ειδικό για τον τομέα των διεθνών σχέσεων, για την εφαρμογή του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου και την ανάπτυξη της διαδικασίας αυτοαξιολόγησης στις αντιπροσωπείες.

5.4.2. Ενσωμάτωση του EΤΑ στον προϋπολογισμό της ΕΚ

Tο Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης είναι ένα εξωδημοσιονομικό όργανο που χρηματοδοτείται από άμεσες συνεισφορές των κρατών μελών. Η διαχείρισή του απαιτεί ένα κανονιστικό πλαίσιο, ένα λογιστικό σύστημα και διαδικασίες λήψης αποφάσεων ξεχωριστά και διαφορετικά από τον κοινοτικό προϋπολογισμό. Η λήξη του χρονικού πλαισίου για το 9ο ΕΤΑ, η ανάγκη διαπραγμάτευσης, μεταξύ της ΕΕ και των χωρών ΑΚΠ, μιας νέας διάθεσης πόρων από το 2005, και η προετοιμασία νέων δημοσιονομικών προοπτικών, αποτελούν κατάλληλη ευκαιρία για την Επιτροπή ώστε να παρουσιάσει μια νέα ανακοίνωση που θα αναφέρει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της ενσωμάτωσης του ΕΤΑ στον κοινοτικό προϋπολογισμό. Στο μεσοδιάστημα, μετά την έναρξη ισχύος του νέου δημοσιονομικού κανονισμού του 9ου ΕΤΑ, το λογιστικό σύστημα του ΕΤΑ πρέπει να βασίζεται στην αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων έως τον Ιανουάριο του 2005. Μια ομάδα εργασίας των Γενικών Διευθύνσεων Προϋπολογισμού και ΑΙDCO θα εξετάσει τους πιθανούς τρόπους συμπερίληψης του λογιστικού συστήματος του ΕΤΑ στο μελλοντικό λογιστικό σύστημα της Επιτροπής.

Ενέργεια "EΤΑ": Σε συνέχεια των εργασιών μελέτης της επανεξέτασης που έχουν ξεκινήσει, η Επιτροπή θα ετοιμάσει ανακοίνωση για την προοπτική ενσωμάτωσης του ΕΤΑ στον προϋπολογισμό της ΕΚ ως τμήμα της προετοιμασίας των μελλοντικών δημοσιονομικών προοπτικών.

5.4.3. Θέματα σχετικά με το περιβάλλον ελέγχου στα γραφεία τύπου και στις αντιπροσωπείες

Η ετήσια έκθεση της Γενικής Διεύθυνσης PRESS για το 2002 περιλαμβάνει δύο επιφυλάξεις που καλύπτουν βασικές αδυναμίες του εσωτερικού ελέγχου στα δίκτυα και τις αντιπροσωπείες.

Ενέργεια "PRESS" A: Η Γενική Διεύθυνση PRESS, με την τεχνική βοήθεια της Γενικής Διεύθυνσης BUDGET, θα αξιολογήσει έως το Μάρτιο του 2004 την κατάσταση ως προς το περιβάλλον ελέγχου, προσδιορίζοντας τις κύριες αδυναμίες και προτείνοντας λύσεις με ιδιαίτερη επικέντρωση στα γραφεία τύπου και στα δίκτυα, στη διαχείριση και στο περιβάλλον ελέγχου στις αντιπροσωπείες. Ο αναλυτικός δημοσιονομικός έλεγχος της Γενικής Διεύθυνσης PRESS, που επί του παρόντος διεξάγεται από τον εσωτερικό ελεγκτή, πρέπει επίσης να βοηθήσει από την άποψη αυτή.

Ενέργεια "PRESS" B: Για να εφαρμοστεί η απόφαση της Επιτροπής έως το Δεκέμβριο του 2002, θα συσταθεί ομάδα εργασίας με πρόεδρο τον αναπληρωτή Γενικό Γραμματέα, η οποία θα έχει καθήκον να εξετάσει τη σκοπιμότητα της ενσωμάτωσης των αντιπροσωπειών στα κράτη μέλη στα συστήματα εναλλαγής της Γενικής Διεύθυνσης Εξωτερικών Σχέσεων.

5.4.4. Εφαρμογή του κεκτημένου στη διευρυμένη Ένωση

Tο κοινοτικό κεκτημένο πρέπει να εφαρμοστεί πλήρως στη διευρυμένη Ένωση από την πρώτη ημέρα της ένταξης. Αυτό σημαίνει ότι θα υπάρχουν εγγυήσεις ως προς τη διαθεσιμότητα των νομικών κειμένων στις επίσημες γλώσσες των νέων κρατών μελών από την 1η Μαΐου 2004 και ότι θα εξασφαλίζεται η ορθή εφαρμογή των διαφόρων διατάξεων. Οι οικείες Γενικές Διευθύνσεις θα επιβλέπουν τη μεταφορά και την εφαρμογή του κεκτημένου από τα κράτη μέλη της ΕΕ συμπεριλαμβανομένων, από τον Μάιο του 2004 και μετά, των νέων κρατών μελών, σύμφωνα με τις συνήθεις διαδικασίες. Αυτή η επίβλεψη θα επικεντρωθεί ιδίως στη νομοθεσία για την εσωτερική αγορά και σε ειδικά θέματα όπως οι επιθεωρήσεις των τροφίμων, η πυρηνική ασφάλεια, οι έλεγχοι στα εξωτερικά σύνορα ή η περιβαλλοντική παρακολούθηση.

Ενέργεια "κοινοτικό κεκτημένο" A: Η Νομική Υπηρεσία θα παρακολουθεί, σε συνεργασία με τη ΓΔ Διεύρυνσης και με τη συνδρομή της Υπηρεσίας Επίσημων Εκδόσεων, την πρόοδο στη μετάφραση του κεκτημένου από τα νέα κράτη μέλη και θα δημιουργήσει ένα κατάλληλο μηχανισμό ενημέρωσης για τον κατάλογο του κεκτημένου. Θα υποβάλλει τακτικά εκθέσεις προόδου της διαδικασίας από το Σεπτέμβριο του 2003 και μετά.

Ενέργεια "κοινοτικό κεκτημένο" B: η Γενική Γραμματεία θα σχεδιάσει μια διαδικασία για την επίβλεψη της εφαρμογής του κεκτημένου. Η άσκηση αυτή θα διεξαχθεί σε στενή συνεργασία με όλες τις σχετικές ΓΔ και υπηρεσίες. Θα επικεντρώνεται κυρίως στις πιο ευαίσθητες διατάξεις και αναμένεται να παρέχει στην Επιτροπή τη δυνατότητα να δρομολογεί εγκαίρως τις δέουσες ενέργειες, συνεκτιμώντας τα αποτελέσματα της έκθεσης παρακολούθησης που θα εγκριθεί τον Οκτώβριο του 2003.

5.4.5. Πρότυπα εσωτερικού ελέγχου

Όπως περιγράφεται στο σημείο 3.2., οι ΓΔ και οι υπηρεσίες συνέχισαν, το 2002, τις προσπάθειές τους να εφαρμόσουν πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Σημειώθηκε πρόοδος στη συμμόρφωση προς τις απαιτήσεις, αλλά αναγνωρίζεται ότι απομένει να σημειωθεί περαιτέρω πρόοδος ώστε να εφαρμοστούν πλήρως όλες οι βασικές απαιτήσεις. Η Επιτροπή ζητεί από όλες τις ΓΔ και υπηρεσίες να δίνουν προτεραιότητα στις εκκρεμούσες ενέργειες ώστε να εξασφαλιστεί ικανοποιητική εφαρμογή έως τα τέλη του 2003.

Η Κεντρική Οικονομική Υπηρεσία βοηθά τις υπηρεσίες στην εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου, εξασφαλίζοντας καλή κατανόηση, αναπτύσσοντας εργαλεία και μεθοδολογίες, και παρέχοντας κατάρτιση. Αυτό έχει ζωτική σημασία για να εξασφαλίζεται ότι όσα αναφέρουν οι υπηρεσίες στην αυτοαξιολόγηση ή στους εσωτερικούς τους ελέγχους θα αντιπροσωπεύουν πράγματι την κατάστασή τους. Η Κεντρική Οικονομική Υπηρεσία θα καταρτίζει μια ετήσια έκθεση που θα παρέχει μια επισκόπηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής ανά Γενική Διεύθυνση και υπηρεσία. η έκθεση αυτή θα υποβάλλεται κάθε χρόνο τον Απρίλιο, και θα ενημερώνεται κάθε χρόνο τον Οκτώβριο. Η επισκόπηση αυτή θα αποτελεί μία από τις διαφορετικές και ουσιαστικές εκθέσεις που παρέχουν πληροφορίες στη σύνθεση, παράλληλα με τις άλλες εκθέσεις δημοσιονομικού ελέγχου.

Είναι αναγκαίο να μελετηθεί η μέχρι τώρα εμπειρία από την εφαρμογή των προτύπων και να αυξηθεί η συμμετοχή των ΓΔ και των υπηρεσιών, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι τα πρότυπα αυτά αντικατοπτρίζουν διεθνώς αποδεκτές βέλτιστες πρακτικές.

Ενέργεια "πρότυπα εσωτερικού ελέγχου": όλες οι ΓΔ και οι υπηρεσίες θα αναπτύξουν σχέδιο δράσης με στόχο να επιτευχθεί η συμμόρφωση προς τις βασικές απαιτήσεις πριν από τα τέλη του 2003. Κατά συνέπεια, αυτές οι βασικές απαιτήσεις θα έχουν εφαρμοστεί ικανοποιητικά την 31η Δεκεμβρίου 2003. Θα ζητηθεί από τις υπηρεσίες να υποβάλουν έκθεση, έως τα τέλη Σεπτεμβρίου του 2003, σχετικά με την ετοιμότητά τους να τηρήσουν την προθεσμία της 31ης Δεκεμβρίου 2003. Είναι δυνατό να παρασχεθεί ειδική υποστήριξη για να δοθεί βοήθεια στις υπηρεσίες που δεν είναι σε θέση να τηρήσουν αυτή την προθεσμία.

5.4.6. Επόμενες ενέργειες των συστάσεων και των σχεδίων δράσης

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι ενέργειες που απαιτούνται για την παρακολούθηση των ειδικών αδυναμιών της διαχείρισης και του ελέγχου αντικατοπτρίζονται πλήρως στα σχέδια διαχείρισής τους και εφαρμόζονται χωρίς καθυστέρηση. Αυτό αφορά κυρίως τις ειδικές συστάσεις του εξωτερικού ή εσωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου, τις ενέργειες που προσδιορίζονται στην παρούσα σύνθεση και τις διορθωτικές ενέργειες που παρουσιάζουν οι ΓΔ και οι υπηρεσίες στις ετήσιες εκθέσεις τους για το 2002 για την αντιμετώπιση των ελλείψεων που εντοπίζονται στις επιφυλάξεις τους. Οι ετήσιες εκθέσεις για το 2002 περιλαμβάνουν επίσης σημαντικό αριθμό παρατηρήσεων για τις οποίες, όπου η διαχείριση ασκείται από την υπηρεσία, τα σχετικά προβλήματα πρέπει να αντιμετωπιστούν με ειδικές ενέργειες.

Οι ενέργειες για την αντιμετώπιση αυτών των θεμάτων πρέπει να ενσωματωθούν στα τρέχοντα ετήσια σχέδια διαχείρισης με ένα χρονοδιάγραμμα, πρέπει δε να παρακολουθούνται τακτικά ως προς την επίτευξη των αναμενόμενων αποτελεσμάτων. Επίσης, οι διάφοροι Επίτροποι είναι αρμόδιοι να εξασφαλίζουν ότι οι σχετικοί γενικοί διευθυντές έχουν δρομολογήσει τα προβλεπόμενα μέτρα στον τομέα της αρμοδιότητάς τους.

Ενέργεια "επόμενες ενέργειες από τις υπηρεσίες": οι ΓΔ και οι υπηρεσίες θα ενσωματώσουν τα αναγκαία σχέδια δράσης στα σχέδια διαχείρισής τους και θα παρακολουθούν τακτικά την εφαρμογή τους.

6. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Το 2002 είναι το δεύτερο έτος των ετήσιων εκθέσεων και δηλώσεων, οι οποίες αποτελούν μια σημαντική πλευρά της μεταρρύθμισης. Η Επιτροπή αποκόμισε τα σχετικά διδάγματα - όπως εξηγείται στην παρούσα έκθεση - από την εμπειρία του πρώτου έτους και τελειοποίησε αυτό το εργαλείο που στοχεύει στη βελτίωση της αρμοδιότητας και της διαφάνειας της διαχείρισης για το 2002. Αυτές οι αλλαγές του τρόπου εργασίας απαίτησαν σημαντικές προσπάθειες από ολόκληρο το προσωπικό και κατέδειξαν ακόμη περισσότερο το υψηλό επίπεδο κινδύνου που ενέχουν οι δραστηριότητες της Επιτροπής.

Για να συνεκτιμηθεί πλήρως η σημασία αυτής της άσκησης και της προόδου που σημειώθηκε από το περασμένο έτος, είναι σημαντικό να δοθεί έμφαση στην πολύπλευρη φύση των ετήσιων εκθέσεων, που αποτελούν, ταυτόχρονα:

* ένα εργαλείο λογοδότησης που μπορούν να χρησιμοποιούν οι γενικοί διευθυντές και οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών στη σφαίρα της διαχείρισής τους, για το έτος στο οποίο αναφέρεται η έκθεση.

* ένα παράγοντα θεσμικής αλλαγής, τόσο ως προς τις διαδικασίες όσο και προς το αποτέλεσμα. Είναι ένα εργαλείο για τον εντοπισμό των αδυναμιών και των κινδύνων αναφορικά με τους καθορισθέντες στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Ο συγκεκριμένος τους προσδιορισμός επιταχύνει τις διορθωτικές ενέργειες.

* ένα εργαλείο για την προώθηση της συμμετοχής στα αποτελέσματα, στη διαχείριση και στον έλεγχο όχι μόνο σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων, αλλά και μεταξύ του προσωπικού.

Οι θετικές συνέπειες της εισαγωγής των ετήσιων εκθέσεων και δηλώσεων πρέπει επίσης να αναγνωριστούν:

* η φύση αυτής της διαδικασίας υπερβαίνει την απλή εφαρμογή μιας ορισμένης ατζέντας για τη μεταρρύθμιση, αφού στοχεύει στον εντοπισμό νέων θεμάτων. Ενθαρρύνει την πλήρη αποκάλυψη των μειονεκτημάτων που απαιτούν διορθωτικές ενέργειες.

* Πρόκειται για μια διαδικασία αλλαγής του τρόπου εργασίας στην οποία η αυξημένη διαφάνεια των ισχυρών και των αδύνατων σημείων έχει θετικότατες συνέπειες. Από την άποψη αυτή, τα ανώτερα στελέχη και το προσωπικό αντιλαμβάνονται όλο και καλύτερα ότι όλοι πρέπει να διαδραματίσουν ένα ρόλο στη διαχείριση και στον έλεγχο, πέρα από τις καθορισμένες αρμοδιότητες των συγκεκριμένων συντελεστών.

* αποτελεί ένα όχημα για την αξιολόγηση, σε σφαιρική βάση, της κατάστασης στις ΓΔ και στις υπηρεσίες, για να αναλαμβάνεται η ευθύνη για τα αποτελέσματα και για να λαμβάνονται αποφάσεις σε θέματα στα οποία απαιτούνται διορθωτικές ενέργειες. Με τον τρόπο αυτό η Επιτροπή αποκτά τη δυνατότητα να παγιώσει την εφαρμογή των αποτελεσμάτων των πολιτικών, μέσω της βελτιωμένης διαχείρισης.

ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΤΗΣ ΣΥΝΘΕΣΗΣ

Ο πίνακας που ακολουθεί συνοψίζει όλα τα καθήκοντα και τις ενέργειες που απορρέουν από την παρούσα σύνθεση

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ.

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΒΑΣΕΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ / ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΕΕΔ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ΚΕΚΤΗΜΕΝΟ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

Επόμενες ενέργειες του σχεδίου δράσης της σύνθεσης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2001

A) Διατομεακά πολιτικά θέματα

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

B) υλοποιηση τησ μεταρρυθμισησ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

Γ) οριζοντια θεματα διαχειρισησ

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>