Βρυξέλλες, 26.10.2004

COM(2004) 740 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Ετήσια έκθεση προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους του 2003 (Άρθρο 86 παρ. 4 του Δημοσιονομικού Κανονισμού){SEC(2004) 1351}

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 3

2. ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ ΥΕΕ ΚΑΤΑ ΤΟ 2003 3

3. ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΟΡΙΖΟΝΤΙΩΝ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ 5

3.1. Συστήματα πληροφοριών λογιστικής και διαχείρισης 5

3.2. Κίνδυνοι από τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων 6

3.3. Διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων – Εργαλεία ΠΒΔ 7

3.4. Κίνδυνοι από παρελθόντα έτη, διάθεση των πόρων και διαχείριση των κινδύνων 8

3.5. Αξιοπιστία της διαχείρισης και ελεγκτικές δραστηριότητες 9

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η παρούσα συνοπτική έκθεση σκοπό έχει να ενημερώσει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 86 παρ. 4 του Δημοσιονομικού Κανονισμού, για τα ευρήματα και τις συστάσεις των εσωτερικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν κατά το 2003 από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ), και να αναφέρει τα ληφθέντα συνακόλουθα μέτρα.

Η έκθεση εστιάζεται στον αριθμό και στο είδος των ευρημάτων και συστάσεων που προέκυψαν από τους εσωτερικούς ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν κατά το 2003 από την ΥΕΕ. Το έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής που υποβάλλεται παράλληλα με την παρούσα έκθεση υποδιαιρείται κατά ευρύτερους τομείς δραστηριότητας και περιλαμβάνει σύντομη περιγραφή και πληροφορίες για τα μέτρα που επακολούθησαν μετά τους επιμέρους ελέγχους της ΥΕΕ κατά το 2003. Ακόμη, παρέχει πληροφορίες και για τα συνακόλουθα μέτρα των προγενέστερων ελέγχων, με βάση κυρίως τα στοιχεία που εδόθησαν από τις ελεγχθείσες υπηρεσίες.

ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ ΥΕΕ ΚΑΤΑ ΤΟ 2003

Βάσει του σημείου 87 της Λευκής Βίβλου για τη Μεταρρύθμιση, η ΥΕΕ προγραμμάτισε για το 2003 έναν πλήρη κύκλο σε βάθος ελέγχων όλων των ΓΔ, με στόχο τη διάθεση επαρκών πόρων στις ΓΔ "υψηλού κινδύνου", για να μπορέσουν να πραγματοποιήσουν ελέγχους των συστημάτων, συμπεριλαμβανόμενων ουσιαστικών δοκιμών, καθώς και τον περιορισμό των υπόλοιπων ΓΔ στον εντοπισμό των σημαντικότερων τομέων κινδύνου σε αυτές.

Ένα μέρος του ελεγκτικού προγράμματος του 2003 μετατέθηκε στο 2004, με ειδικό αίτημα προς την ΥΕΕ να ελέγξει τις συμβάσεις και τις επιχορηγήσεις με συμμετοχή ή υπό τη διαχείριση της ESTAT. Στο ψήφισμα που συνοδεύει την απόφασή του της 8ης Απριλίου 2003 να χορηγήσει απαλλαγή στην Επιτροπή για το 2001, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ζητούσε από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής να εξετάσει μέχρι το καλοκαίρι του 2003 τη νομιμότητα και την κανονικότητα όλων των συμβάσεων που συνήψε η Eurostat από το 1999 και εξής, και να συμπεριλάβει στην εξέταση και όλες τις συμβάσεις από άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής. Έτσι, η Επιτροπή αποφάσισε, στις 11 Ιουνίου 2003, να ζητήσει από την ΥΕΕ να εξετάσει, βάσει προσυμφωνημένων διαδικασιών, τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συμβάσεων και επιχορηγήσεων που αποφασίσθηκαν από ESTAT, ή από άλλες ΓΔ κατόπιν αιτήματος της ESTAT, από το 1999 μέχρι το 2002.

Η ΥΕΕ μπόρεσε να ολοκληρώσει κατά το 2003 εννέα εξειδικευμένους ελέγχους σε ΓΔ βάσει του σημείου 87, δύο θεματικούς ελέγχους, δύο ελέγχους συνακόλουθων μέτρων και την εξέταση των συμβάσεων και επιχορηγήσεων της ESTAT κατόπιν αιτήματος της Επιτροπής. Ακόμη, συμπεριέλαβε στην έκθεση και έναν έλεγχο βάσει του σημείου 87, για τον οποίο η τελική έκθεση εξεδόθη στις αρχές του 2004.

Ο πίνακας που ακολουθεί παρέχει την εικόνα των ελέγχων που πραγματοποίησε η ΥΕΕ το 2003:

Επισκόπηση των ελέγχων που πραγματοποίησε η ΥΕΕ το 2003:

+++++ TABLE +++++

Οι συστάσεις που διατυπώθηκαν από την ΥΕΕ έγιναν ευρέως αποδεκτές και, σύμφωνα με πληροφορίες από τους ελεγχθέντες, είτε έχουν ήδη εφαρμοσθεί πλήρως είτε βρίσκονται σε εφαρμογή.

Ο πίνακας που ακολουθεί παρέχει μιαν εικόνα του βαθμού αποδοχής των συστάσεων μετά τους ελέγχους που καλύπτονται από την παρούσα έκθεση:

Αποδοχή των συστάσεων μετά τους ελέγχους της ΥΕΕ:

+++++ TABLE +++++

Με την ολοκλήρωση των ελέγχων της στις ΓΔ κατά το 2004, η ΥΕΕ θα είναι σε θέση να παρουσιάσει προς τέλος του έτους μια ενοποιημένη εικόνα των ευρημάτων της, η οποία αναμένεται να συμβάλει στην εκτίμηση της σχετικής σπουδαιότητάς του καθενός από αυτά.

Πέρα από τον γενικό σχεδιασμό, μικρή πρόοδος σημειώθηκε στη νέα αποστολή της ΥΕΕ να ελέγξει 14 κοινοτικούς οργανισμούς, βάσει του άρθρου 185 του Δημοσιονομικού Κανονισμού και των κανόνων εκτέλεσής του, και τούτο οδήγησε στη διατύπωση επιφύλαξης στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της ΥΕΕ για το 2003.

Ακόμη, η ΥΕΕ παρέχει κατά καιρούς συμβουλές σε συγκεκριμένου τομείς, ενώ συχνά της ζητείται να συμμετάσχει ή να δώσει τις επαγγελματικές της συμβουλές σε θέματα εσωτερικού ελέγχου, διαχείρισης πόρων και επιχειρήσεων. Η ΥΕΕ αναλαμβάνει τέτοιες υπηρεσίες με γνώμονα τη συνήθη πρακτική εσωτερικού ελέγχου και την αποστολή που έχει αναλάβει βάσει του Δημοσιονομικού Κανονισμού και του Χάρτη της ΥΕΕ.

ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΟΡΙΖΟΝΤΙΩΝ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ

Στα επόμενα πέντε κεφάλαια εκτίθενται οι συστάσεις που διατυπώθηκαν από την ΥΕΕ σε σχέση με οριζόντιου χαρακτήρα ζητήματα, τα οποία προέκυψαν από τα ευρήματα των ελέγχων που παρουσιάζονται στο επισυναπτόμενο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής και ενισχύουν σε πολλές περιπτώσεις τα παρόμοια ευρήματα που περιέχονται σε προγενέστερες ετήσιες εκθέσεις της ΥΕΕ.

Η μεταβίβαση αρμοδιοτήτων, υποχρεώσεων λογοδοσίας και εποπτικών καθηκόντων, η οποία αποτελεί κεντρικό στόχο της διοικητικής μεταρρύθμισης, βρίσκεται στο επίκεντρο πολλών από τα ευρήματα και τις συστάσεις στις εκθέσεις της ΥΕΕ, ενώ έμμεσα διαμορφώνει τα περισσότερα από τα συστημικά ζητήματα που ανακύπτουν.

Συστήματα πληροφοριών λογιστικής και διαχείρισης

Η ΥΕΕ θεωρεί ότι, παράλληλα με τη μεταρρύθμιση της δημοσιονομικής διαχείρισης και της λογιστικής, οι λογιστικές εργασίες στους κόλπους των ΓΔ χρειάζεται να ενισχυθούν και να αποκτήσουν επαγγελματικό χαρακτήρα, έτσι ώστε, εντός και διαμέσου των ΓΔ, η Επιτροπή και τα στελέχη της να μπορούν να έχουν τη συστημική βεβαιότητα ότι οι λογαριασμοί είναι πλήρεις, ακριβείς και επί της ουσίας. Τα συστήματα πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι λογαριασμοί περιέχουν όλα τα σχετικά στοιχεία, το δε προσωπικό πρέπει να έχει επίγνωση των κινδύνων που απορρέον από τη μη καταγραφή τους. Τα στελέχη και οι εξωτερικοί εμπλεκόμενοι πρέπει να έχουν τη βεβαιότητα ότι οι αριθμοί ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα, αλλιώς οι αποφάσεις δεν θα είναι καλώς τεκμηριωμένες. Για τον λόγο αυτόν, η ΥΕΕ θεωρεί ότι είναι προτιμότερο, η παρακολούθηση/καταγραφή των στοιχείων όχι μόνο να γίνεται με επαγγελματισμό αλλά και να μην εξαρτάται πλήρως από τον διατάκτη.

Με βάση τις ως άνω σκέψεις, η ΥΕΕ προτείνει την επισημοποίηση των λειτουργικών εκθέσεων μεταξύ όσων είναι υπεύθυνοι για τις λογιστικές/εποπτικές εργασίες στις ΓΔ και του εκάστοτε υπολόγου. Η Επιτροπή είναι της άποψης ότι οι σημερινές επαφές στο πλαίσιο του δικτύου οικονομικών διοικητικών μονάδων (RUF), η ομάδα των υπεύθυνων για τους πόρους διευθυντών, η ομάδα των συντονιστών για τον εσωτερικό έλεγχο σε κάθε ΓΔ και η δημιουργία του δικτύου των λογιστικών ανταποκριτών και των χρηστών των λογιστικών συστημάτων, μαζί με την ανάγκη να διατηρούνται σαφείς και αδιαμφισβήτητοι δίαυλοι ενημέρωσης του εκάστοτε γενικού διευθυντού, όλα αυτά σημαίνουν ότι δεν προτίθεται να επισημοποιήσει περαιτέρω τις σχέσεις μεταξύ των λογιστικών και των εποπτικών υπηρεσιών σε επίπεδο κεντρικό και ΓΔ.

Για να συμμορφωθεί με τις διατάξεις του Δημοσιονομικού Κανονισμού που αναφέρονται στον ρόλο και στην αποστολή του υπολόγου (άρθρο 61), η ΥΕΕ θεωρεί ότι είναι αναγκαίο, ο υπόλογος να αναλαμβάνει, πέρα από το έργο της ενοποίησης, το οποίο βασίζεται αποκλειστικά στη διαβεβαίωση που δίδεται από τους κύριους διατάκτες, κατά το άρθρο 61 παρ. 2, και την ευθύνη για το σύστημα και το όλο αποτέλεσμα όσον αφορά την ακεραιότητα των λογαριασμών για το αντίστοιχο θεσμικό όργανο συνολικά. Η ΥΕΕ προτείνει τούτο να επιβεβαιωθεί ή να αποσαφηνισθεί, εν ανάγκη μέσω τροποποίησης του Δημοσιονομικού Κανονισμού. Βάσει των διατάξεων του Δημοσιονομικού Κανονισμού, σύμφωνα με τον οποίο την ευθύνη για την υπόρρητη επιβεβαίωση της νομιμότητας και κανονικότητας των συναλλαγών και της αξιοπιστίας των σχετικών στοιχείων την φέρουν οι κύριοι διατάκτες, και όχι ο εμπλεκόμενος λογιστής, η Επιτροπή επιβεβαίωσε τη συστημική ευθύνη του υπολόγου. Κατ’ εφαρμογήν του άρθρου 61 παρ. 1 στοιχείο ε) του Δημοσιονομικού Κανονισμού, ο υπόλογος άρχισε το 2004 μιαν έρευνα για την επικύρωση των συστημάτων πληροφοριών και των λογιστικών διαδικασιών των ΓΔ.

Λόγω της αδυναμίας συσχετισμού μεγάλων κατηγοριών γενικών εξόδων με δραστηριότητες, η ΥΕΕ προτείνει την αξιολόγηση των εργαλείων που είναι αναγκαία για τη συνέχιση της εφαρμογής του ΠΒΔ, με ιδιαίτερη αναφορά στην ανάγκη λογιστικού προσδιορισμού των βασικών γενικών εξόδων βάσει του κόστους. Η Επιτροπή θα εξετάσει αυτή τη σύσταση σε περίπτωση που κριθεί ενδεδειγμένη η περαιτέρω ανάπτυξη της υφιστάμενης δομής ΣΣΠ/ΠΒΔ (SPP/ΑΒΜ), η οποία προέκυψε από τη διοικητική μεταρρύθμιση που πραγματοποιήθηκε από την παρούσα Επιτροπή.

Κίνδυνοι από τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων

Σημειώθηκε πρόοδος στην αναγνώριση των κινδύνων που απορρέουν από τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων, κινδύνων που απορρέουν από το ότι η Επιτροπή φέρει την τελική δημοσιονομική ευθύνη για όλες τις δαπάνες, ακόμη και στην περίπτωση όπου τα κοινοτικά κεφάλαια υπόκεινται σε επιμερισμένη διαχείριση με τα κράτη μέλη. Η έκθεση της ΥΕΕ επαναλαμβάνει την πρόταση, αυτό το κρίσιμο ζήτημα να αντιμετωπισθεί μέσω ενός σαφούς πρωτοκόλλου σχετικά με την ακριβή ευθύνη των κρατών μελών, αφενός, και της Επιτροπής αφετέρου, το οποίο θα ενισχύεται με στοιχεία κατά χώρα και με δήλωση αξιοπιστίας.

Έτσι, η ΥΕΕ προτείνει να ληφθούν τώρα συγκεκριμένα μέτρα έτσι ώστε το νομοθετικό πλαίσιο των Διαρθρωτικών Ταμείων για την επόμενη περίοδο προγραμματισμού να συμπεριλάβει τις εκ των προτέρων δηλώσεις κοινολόγησης στοιχείων από τις αρχές διαχείρισης, με σαφή νομική εξουσιοδότηση για την επιβολή ποινών σε σχέση με τη συνολική χρηματοδότηση του εκάστοτε κράτους μέλους, σε περίπτωση ανεπαρκούς κοινολόγησης στοιχείων. Η Επιτροπή, στις πρόσφατες προτάσεις της για το νομοθετικό πλαίσιο της επόμενης περιόδου προγραμματισμού των Διαρθρωτικών Ταμείων ενέταξε και την απαίτηση υποβολής δήλωσης αξιοπιστίας ελέγχου από τις ελεγκτικές αρχές των κρατών μελών, μαζί με ενισχυμένες διατάξεις για τις δημοσιονομικές διορθώσεις. Όσον αφορά τη γεωργία, το νομοθετικό πλαίσιο της επόμενης περιόδου προγραμματισμού περιλαμβάνει και μια δήλωση αξιοπιστίας για τους οργανισμούς πληρωμών οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση και τον έλεγχο στα κράτη μέλη. Η πρόταση αυτή αφορά όλες τις γεωργικές δαπάνες (του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Εγγυήσεων (FEAGA) και του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Ανάπτυξης της Υπαίθρου (FEADER)).

Η ΥΕΕ προτείνει την επεξεργασία μιας προσέγγισης από κοινού με το Ελεγκτικό Συνέδριο, με σκοπό τη διατύπωση μιας δήλωσης αξιοπιστίας με αποδεκτά χαρακτηριστικά. Η Επιτροπή δέχεται με ικανοποίηση τη νέα προσέγγιση του Ελεγκτικού Συνεδρίου ως προς τη δήλωση αξιοπιστίας και τη θεωρεί ως βάση για την επιδίωξη μιας προσυμφωνημένης δήλωσης, βασιζόμενης σε εμπεριστατωμένα στοιχεία για τη δημοσιονομική διαχείριση στο πλαίσιο της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων της εκάστοτε ΓΔ και στη συνοπτική έκθεση της Επιτροπής.

Διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων – Εργαλεία ΠΒΔ

Τα ευρήματα των ελέγχων οδήγησαν την ΥΕΕ στην ανάδειξη ορισμένων ζητημάτων στον τομέα αυτόν: Πρώτον, και βασικότερο, ο καθορισμός των στόχων μπορεί να είναι υπερβολικά γενικός, και τούτο εμφανίζεται στις δυσκολίες ως προς τη διάθεση των πόρων και την ανάλυση των κινδύνων. Δεύτερον, υπάρχει κατανοητή δυσχέρεια στην ανάπτυξη εύλογων δεικτών απόδοσης. Η ΥΕΕ δεν έχει προτείνει προς το παρόν συστάσεις σχετικά με τις παρατηρήσεις αυτές, διότι είναι δυνατόν να πρόκειται απλώς για νεανικά προβλήματα των νέων μηχανισμών ΠΒΔ. Τρίτον, σε μερικές περιπτώσεις δεν υπάρχει σαφής σχέση μεταξύ του ετήσιου σχεδίου διαχείρισης (Annual Management Plan - AMP) μιας ΓΔ και ενός παρόμοιου σχεδίου σε επίπεδο διευθύνσεων ή διοικητικών μονάδων. Ωστόσο, αυτό θα οδηγούσε σε μια σαφή και ολοκληρωμένη ενιαία δομή σχεδιασμού για μια ΓΔ, καθώς το AMP σε επίπεδο ΓΔ έχει περισσότερες ελπίδες εφαρμογής εφόσον υποστηρίζεται από τα αντίστοιχα σχέδια των επιμέρους διοικητικών μονάδων. Έτσι, η ΥΕΕ προτείνει την αποσαφήνιση των οδηγιών προς τις ΓΔ σχετικά με την αναγκαία λογική συνέπεια των AMP σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης.

Η Επιτροπή αναγνωρίζει την ανάγκη να συντάσσονται ετήσια σχέδια διαχείρισης σε επίπεδο διοικητικών μονάδων, αλλά δεν επιθυμεί την καθιέρωση υποχρεωτικών προτύπων, καθώς οι αρμοδιότητες των διοικητικών μονάδων ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό, ενώ η αποκέντρωση των διαχειριστικών ευθυνών προς τις ΓΔ εξυπακούει ότι αυτές είναι σε καλύτερη θέση να οργανώνουν την εσωτερική τους διαχείριση, συντάσσοντας εκθέσεις σε τοπικό επίπεδο και ανάλογα με τις συγκεκριμένες συνθήκες.

Κίνδυνοι από παρελθόντα έτη, διάθεση των πόρων και διαχείριση των κινδύνων

Η Επιτροπή έχει κληρονομήσει ορισμένους σοβαρούς κινδύνους παρελθόντων ετών, ορισμένους οφειλόμενους σε ελλιπείς πόρους, οι οποίοι κίνδυνοι, κατά την άποψη της ΥΕΕ, είτε δεν τυγχάνουν της δέουσας αναγνώρισης είτε αντιμετωπίζονται σε βάρος της χρηστής διαχείρισης των τρεχόντων προγραμμάτων. Η ΥΕΕ θεωρεί ότι θα πρέπει οι καταστάσεις αυτές να αναγνωρισθούν ρητά, καθώς και ότι θα πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια διαχειριστικού προσανατολισμού ανάλυση κινδύνων για ολόκληρη την Επιτροπή. Τούτο θα πρέπει να αποτελέσει τη βάση των αποφάσεων διάθεσης των πόρων, συμπεριλαμβανόμενης, εφόσον ενδείκνυται, της χρήσης εκτελεστικών οργανισμών, ενώ οι κίνδυνοι λόγω «ελλιπούς διαχείρισης» θα πρέπει να γνωστοποιούνται στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή.

Η ΥΕΕ συνιστά, η Επιτροπή και οι υπηρεσίες της να φροντίζουν για τη διάθεση των πόρων που απαιτούνται για την αρκετά έγκαιρη διεξαγωγή των ελεγκτικών εργασιών κατά τη διάρκεια των προγραμμάτων, έτσι ώστε να προλαμβάνεται η κληροδότηση προβλημάτων στο μέλλον. Αυτές οι ελεγκτικές εργασίες θα είναι αποτελεσματικότερες στην πρόληψη της κληροδότησης νέων προβλημάτων, εάν συνδυάζονται με δηλώσεις κοινολόγησης στοιχείων, όπως προτείνεται. Ακόμη, η ΥΕΕ συνιστά, η διόρθωση των σφαλμάτων του παρελθόντος να γίνεται αμέσως μετά την ανακάλυψή τους, οι δε σχετικές εργασίες να καταγράφονται και να τεκμηριώνονται όπως πρέπει. Η Επιτροπή συμφωνεί με αυτές τις συστάσεις της ΥΕΕ και θα τους δώσει τη δέουσα προσοχή, εντός των ορίων του δυνατού, κατά τη διάθεση των πόρων και τον σχεδιασμό. Πιο συγκεκριμένα, για τα Διαρθρωτικά Ταμεία και για την τρέχουσα περίοδο προγραμματισμού θα υπάρξει ενισχυμένη συνεργασία με τις εθνικές αρχές σχετικά με τους ελέγχους των συστημάτων και τους εκ των υστέρων ελέγχους. Το νέο δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχων, το οποίο αποτελεί υποομάδα του δικτύου των συντονιστών εσωτερικού ελέγχου των ΓΔ, παρέχει έναν χώρο ανταλλαγής των καλύτερων πρακτικών και εναρμόνισης των μεθόδων και στρατηγικών. Πρόκειται δε να αρχίσει τις εργασίες του το φθινόπωρο, με τη απογραφή των υφιστάμενων στις ΓΔ δραστηριοτήτων και μεθόδων εκ των υστέρων ελέγχου.

Η ΥΕΕ επαναλαμβάνει τις συστάσεις της του προηγούμενου έτους, οι οποίες και έχουν γίνει αποδεκτές από την Επιτροπή, σχετικά με την ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης κινδύνων σε ολόκληρο το θεσμικό όργανο, καθώς και, ειδικότερα, σχετικά με την περαιτέρω κοινοποίηση και κεντρική ανάλυση των αυτό-αξιολογήσεων της διαχείρισης κινδύνων της εκάστοτε ΓΔ, έτσι ώστε να συμπληρώνεται η εικόνα της Κεντρικής Δημοσιονομικής Υπηρεσίας (ΚΔΥ) για την κατάσταση των εσωτερικών ελέγχων. Αυτή η ενοποιημένη εικόνα θα πρέπει να συμπληρώνεται με υλικό όπως τα αποτελέσματα των ελέγχων, οι εκθέσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου και τα ψηφίσματα της αρμόδιας για την απαλλαγή αρχής, έτσι ώστε να καλύπτει ολόκληρο το θεσμικό όργανο, με σκοπό την εξασφάλιση κεντρικών δυνατοτήτων διαχείρισης. Η μεγέθυνση και το δυναμικό των εκτελεστικών οργανισμών ως μέσο για την αντιμετώπιση της έλλειψης προσωπικού στη διαχείριση των προγραμμάτων θα μπορούσαν επωφελώς να κατευθύνονται και να παρακολουθούνται μέσω αυτών των κεντρικών δυνατοτήτων.

Η Επιτροπή απεδέχθη τις συστάσεις αυτές στο πλαίσιο της συγκεντρωτικής έκθεσής της για το 2002, ενώ στην ανάλογη έκθεση για το 2003 επιβεβαίωσε ότι η ανάλυση κινδύνων θα πρέπει να συμβάλλει στον προσανατολισμό της διάθεσης των πόρων, παράλληλα με άλλα στοιχεία, όπως οι πολιτικές προτεραιότητες[1].

Αξιοπιστία της διαχείρισης και ελεγκτικές δραστηριότητες

Η δήλωση αξιοπιστίας των ΓΔ έχει κερδίσει την αναγνώριση για τη σπουδαιότητά της ως μέσου διαφάνειας και λογοδοσίας, κάλυψε δε και το δεύτερο έτος εφαρμογής της. Μετά τις αποφάσεις του Φεβρουαρίου 2004[2], οι διευθυντές πόρων των ΓΔ συντονίζουν τα ζητήματα εσωτερικού ελέγχου και προσυπογράφουν τα σχετικά παραρτήματα της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων, οπότε ενισχύουν τις διασταυρώσεις στοιχείων και τους ισολογισμούς σε επίπεδο ΓΔ. Εξακολουθεί να αποτελεί το σπουδαιότερο μέσο αλλαγών της διοικητικής μεταρρύθμισης, ενώ, κατά την άποψη της ΥΕΕ, η συγκεντρωτική ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων της Επιτροπής και η συναφής επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων από την Κεντρική Δημοσιονομική Υπηρεσία θα πρέπει να εξακολουθήσουν να ενισχύονται.

Η ΥΕΕ συνιστά, οι μελλοντικές συγκεντρωτικές εκθέσεις να εστιάζονται στις δηλώσεις αξιοπιστίας των κυρίων διατακτών, οι οποίες συνδέονται με την αποτελεσματικότητα των ελέγχων, η δε δήλωση της ΚΔΥ να δίδει προοδευτικά μεγαλύτερη βαρύτητα στην αξιολόγηση της αξιοπιστίας, παρά στον βαθμό τυπικής συμμόρφωσης με τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Η Επιτροπή συμφωνεί, τονίζοντας στη συγκεντρωτική έκθεση για το 2003 την ανάγκη για μεγαλύτερη προσοχή εκ μέρους των ΓΔ και των υπηρεσιών στην αποτελεσματικότητα των συστημάτων τους εσωτερικού ελέγχου , καθώς και για την εξασφάλιση της επαρκούς υποστήριξής τους για την εγγύηση την οποία πρέπει να δίδουν ετησίως ως κύριοι διατάκτες[3].

Κατά τη γνώμη της ΥΕΕ, οι επιτόπιοι έλεγχοι δεν είναι αρκετά συχνοί για να αποτελούν αντικίνητρο για την υποβολή υπερβολικά υψηλών απαιτήσεων, και/ή δεν αποτελούν μέρος μιας συνολικής στρατηγικής απλών και διαχειριστικών ελέγχων. Σε περιπτώσεις όπου η εσωτερική διαχείριση είναι πλήρως αποκεντρωμένη, η υπεύθυνη διαχειριστική μονάδα θα πρέπει να διενεργεί όλους τους αναγκαίους ελέγχους με δική της ευθύνη. Τούτο θα πρέπει να περιλαμβάνει και εκείνους τους επιτόπιους ελέγχους που αποσκοπούν στην αποτροπή των υπερβολικών απαιτήσεων, οσάκις οι επιχορηγήσεις συνδέονται με τις πραγματικές δαπάνες. Οι διαχειριστικές μονάδες συχνά δεν διαθέτουν τα προσόντα που απαιτούνται για τις εργασίες αυτές, οι οποίες, εφόσον βέβαια εκτελούνται, αναλαμβάνονται από τις κεντρικές ελεγκτικές υπηρεσίες της εκάστοτε ΓΔ.

Πρέπει εννοιολογικά να αποσαφηνισθεί ότι, στις περιπτώσεις αυτές, οι εξειδικευμένες μονάδες παρέχουν τη συνδρομή τους στις διαχειριστικές μονάδες χωρίς να αναλαμβάνουν και τις ευθύνες τους. Το προσωπικό των διαχειριστικών μονάδων θα πρέπει να συμμετέχει στη χάραξη της ελεγκτικής στρατηγικής και στην ανάλυση των κινδύνων, καθώς και στους επιτόπιους ελέγχους. Πρέπει να υπάρχει σαφής διάκριση μεταξύ αυτής της δραστηριότητας και των εργασιών εσωτερικού ελέγχου, οι οποίες σκοπό έχουν την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των διαχειριστικών συστημάτων συνολικά. Με αυτά τα δεδομένα, η ΥΕΕ προτείνει, η ΚΔΥ να συμβάλλει στην εννοιολογική αποσαφήνιση της δραστηριότητας του επιτόπιου ελέγχου σε συνάρτηση με τις αρμοδιότητες των διατακτών κύριας και δευτερεύουσας μεταβίβασης αρμοδιοτήτων και να διατυπώνει κατάλληλες οδηγίες ή να τροποποιεί τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου, έτσι ώστε να εξασφαλίζει την ορθή εφαρμογή τους. Το προαναφερθέν δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχων, το οποίο συστάθηκε στο πλαίσιο του δικτύου των συντονιστών ελέγχου των ΓΔ και προεδρεύεται από την ΚΔΥ, έχει αναλάβει ως αποστολή, μεταξύ άλλων, την ανταλλαγή των βέλτιστων πρακτικών και την εναρμόνιση των ελεγκτικών δραστηριοτήτων και μεθόδων, με γνώμονα τα διεθνή πρότυπα.

[1] "Σύνοψη των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και υπηρεσιών για το 2003", σημείο 4.

[2] "Εκπλήρωση της εντολής για μεταρρύθμιση", COM(2004) 93, της 10ης Φεβρουαρίου 2004.

[3] "Σύνοψη των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των ΓΔ και υπηρεσιών για το 2003", σημείο 7.