ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ σχετικα με την αναπτυξη της εξωτερικης υπηρεσιας

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1.1. Από το Μάρτιο του 1996 η Επιτροπή έχει εγκρίνει μια σειρά ανακοινώσεων για την ανάπτυξη της Εξωτερικής Υπηρεσίας [1]. Στις ανακοινώσεις αυτές εξετάζονται διάφορα θέματα της ανάπτυξης της Εξωτερικής Υπηρεσίας: ο περιφερειακός χαρακτήρας του υφιστάμενου δικτύου των αντιπροσωπειών, η αναδιοργάνωση του προσωπικού, η μεταβολή της ισορροπίας μεταξύ των μονίμων υπαλλήλων που προέρχονται από τις Βρυξέλλες και του τοπικού προσωπικού μιας Αντιπροσωπείας, η δημιουργία νέων Αντιπροσωπειών, η κατάρτιση, η εξέλιξη της σταδιοδρομίας, η συνεργασία με τις διπλωματικές υπηρεσίες των κρατών μελών και οι σχέσεις με τις κοινοβουλευτικές αντιπροσωπείες και επιτροπές.

[1] Η έκθεση για τις μακροπρόθεσμες ανάγκες της Εξωτερικής Υπηρεσίας (SEC(96)554) της 27ης Μαρτίου 1996, "Ανασύνθεση του προσωπικού και εξορθολογισμός του δικτύου" (SEC(96)554/2) της 27ης Μαρτίου 1996 "Ανάπτυξη της Εξωτερικής Υπηρεσίας της Επιτροπής" (SEC(97)605) της 8ης Απριλίου 1997 "Πολυετές σχέδιο χορήγησης των πόρων της Εξωτερικής Υπηρεσίας" (SEC(98)1261) της 8ης Απριλίου 1998 "Η ανάπτυξη της Εξωτερικής Υπηρεσίας" (COM (1999)180) της 21ης Απριλίου 1999

1.2. Στόχος της παρούσας ανακοίνωσης είναι να διατυπωθούν προτάσεις για μια περαιτέρω ανάπτυξη της Εξωτερικής Υπηρεσίας. Στους στόχους συγκαταλέγονται - με την προϋπόθεση των διαθέσιμων δημοσιονομικών πόρων -:

α) η ενίσχυση των Αντιπροσωπειών ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι προτεραιότητας και ειδικότερα οι στόχοι της μεταρρύθμισης της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας (SEC (2000) 814). και

β) η αναδιοργάνωση του δικτύου των Αντιπροσωπειών, περιλαμβανομένης και της δυνατότητας δημιουργίας ορισμένων νέων αντιπροσωπειών.

Οι δύο αυτοί στόχοι πρέπει να σταθμιστούν μεταξύ τους και να μελετηθούν με γνώμονα τους πόρους που διατίθενται για την επίτευξή τους.

1.3. Για να εξευρεθούν οι πόροι που θα επιτρέψουν την επίτευξη των στόχων αυτών, η ανακοίνωση εξετάζει δυνατότητες εξοικονόμησης πόρων μέσω:

* της βελτίωσης της ισορροπίας σε ορισμένες Αντιπροσωπείες μεταξύ των μονίμων υπαλλήλων και του τοπικού προσωπικού (4.5. κατωτέρω).

* της ενίσχυσης του περιφερειακού χαρακτήρα της εξωτερικής παρουσίας της Επιτροπής με το άνοιγμα ορισμένων συμπληρωματικών Αντιπροσωπειών διαπιστευμένων σε περισσότερες της μίας χώρες, και της συνεπαγόμενης ανακατανομής θέσεων (5.2. κατωτέρω).

* της μείωσης του μεγέθους ή ακόμη και της κατάργησης ορισμένων Αντιπροσωπειών.

1.4. Στόχος της Επιτροπής είναι να δημιουργηθεί μια ολοκληρωμένη Εξωτερική Υπηρεσία η οποία θα περιλαμβάνει το προσωπικό των Αντιπροσωπειών και όλων των Γενικών Διευθύνσεων και Υπηρεσιών RELEX. Το γεγονός αυτό προϋποθέτει μια συλλογική διαχειριστική δομή για τις κεντρικές υπηρεσίες και το προσωπικό των Αντιπροσωπειών, όπως προτείνεται στις προτάσεις για τη μεταρρύθμιση της εξωτερικής βοήθειας της ΕΕ. Με τον τρόπο αυτό θα καταστεί ευκολότερη η επιστροφή μονίμων υπαλλήλων στις κεντρικές υπηρεσίες μετά από συγκεκριμένη θητεία στο εξωτερικό. Και έτσι, θα αυξηθούν οι δυνατότητες κατάλληλου σχεδιασμού της σταδιοδρομίας εντός της Εξωτερικής Υπηρεσίας, σύμφωνα με τις προτάσεις για τη μεταρρύθμιση της Επιτροπής.

Μια συνολική επισκόπηση της διοίκησης της Εξωτερικής Υπηρεσίας συμφωνήθηκε από τους Επιτρόπους RELEX τον Ιούνιο του 2000. Λεπτομερείς προτάσεις βρίσκονται στο στάδιο της εκπόνησης και θα υποβληθούν στην Επιτροπή.

2. ΑΠΟΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ

2.1. Η αποσυγκέντρωση συνίσταται στη μετάθεση αρμοδιοτήτων αναπτυξιακής βοήθειας από τις κεντρικές υπηρεσίες στις Αντιπροσωπείες. Η αποκέντρωση συνίσταται στη μετάθεση αρμοδιοτήτων από την Επιτροπή στη δικαιούχο χώρα.

Στις προτάσεις της Επιτροπής για μεταρρύθμιση δίδεται ιδιαίτερη έμφαση στην ανάθεση αρμοδιοτήτων σε υπαλλήλους, ως μέσο για την επίτευξη μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας. Η αρχή αυτή θα εφαρμοστεί στη διοίκηση των Αντιπροσωπειών. Πράγματι, έχει ήδη εφαρμοστεί σε διάφορους βαθμούς στις χώρες PHARE, στις χώρες ΑΚΕ και στη Βοσνία. Στην ανακοίνωση για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας [2] ορίζεται ότι: -

[2] SEC(2000)814

"Ο,τιδήποτε μπορεί να διοικηθεί και να αποφασιστεί καλύτερα πάραυτα, κοντά σε όσα συμβαίνουν επιτόπου, δεν πρέπει να διοικείται ή να αποφασίζεται στις Βρυξέλλες. Θα είναι πολύ ευκολότερο να εξασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα και η "κυριότητα" της διαχείρισης της βοήθειας.

Μια ανάλυση των διάφορων προγραμμάτων RELEX, σε όλες τις γεωγραφικές περιοχές, δείχνει ότι σχεδόν το 60% των αναληφθέντων για το 1999 πόρων έχουν ήδη διατεθεί είτε σε αποκεντρωμένα ή σε αποσυγκεντρωμένα προγράμματα. Προτείνεται να γίνει η καλύτερη δυνατή χρήση των συγκριτικών πλεονεκτημάτων που παρουσιάζουν ορισμένες δομές-πρότυπα: Phare, Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, Νότιος Αφρική, Σαράγιεβο.

Η προτεινόμενη λύση είναι η ευρεία αποσυγκέντρωση προς τις Αντιπροσωπείες. Με άλλα λόγια, η δομή που θα διαδεχθεί την SCR δεν θα πρέπει να ενεργεί αποκλειστικά από τις κεντρικές υπηρεσίες στις Βρυξέλλες. Πρέπει επίσης να εκπροσωπείται στις Αντιπροσωπείες. Η διαχείριση των έργων θα γίνεται με βάση εντολές από τις κεντρικές υπηρεσίες και θα στηρίζεται από τα ικανότερα τομεακά, τεχνικά και χρηματοδοτικά τμήματα του Γραφείου. Το τοπικό προσωπικό του Γραφείου θα υπάγεται στον επικεφαλή της Αντιπροσωπείας. Οι Γενικοί Διευθυντές RELEX θα συντάξουν κατάλληλες οδηγίες για το προσωπικό ώστε να εξασφαλιστούν ομαλές και αποτελεσματικές κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη εκθέσεων και κατάλληλες ρυθμίσεις για την ανάθεση εξουσιών στους διατάκτες.

Η μεταρρύθμιση αυτή προϋποθέτει ενδεχομένως:

* ανθρώπινο δυναμικό για τις Αντιπροσωπείες (ανακατανομή των θέσεων μονίμων υπαλλήλων της Εξωτερικής Υπηρεσίας και πρόβλεψη συμπληρωματικών θέσεων ώστε να αυξηθεί ο αριθμός του προσωπικού στις Αντιπροσωπείες που τη στιγμή αυτή υπολειτουργούν και, παράλληλα, δυνατότητα δημιουργίας νέων Γραφείων ή Αντιπροσωπειών. μετακίνηση ορισμένων υπαλλήλων από Γραφεία σε Αντιπροσωπείες).

* ηλεκτρονικός εξοπλισμός και ηλεκτρονικά συστήματα (περιλαμβανομένου του συστήματος SINCOM II).

* βοηθητικά μέτρα: πολιτική διορισμών, σχέδιο κατάρτισης, αναθεώρηση των χρηματοδοτικών διαδικασιών, ρυθμίσεις για τις επαληθεύσεις και το λογιστικό έλεγχο.

Η αποκέντρωση αποτελεί επιθυμητό στόχο, αν και δεν είναι η κατάλληλη λύση σε κάθε χώρα εταίρο. Προϋποθέτει ότι θα ληφθούν όλα τα αναγκαία μέτρα και προφυλάξεις (έλεγχοι, παρακολούθηση, λογιστικός έλεγχος, κυρώσεις) ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι χώρες εταίροι διαχειρίζονται ορθά τους πόρους (συνδιαχείριση)."

2.2. Η αποσυγκέντρωση, όπου εφαρμοστεί, προϋποθέτει την τοποθέτηση στην Αντιπροσωπεία προσωπικού προβλεπόμενου από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης το οποίο θα διαχειρίζεται τις συμβάσεις και τον προϋπολογισμό. Η αποσυγκέντρωση, από τη φύση της, σημαίνει ότι είναι αναγκαία ορισμένου βαθμού μετακίνηση προσωπικού από τις κεντρικές υπηρεσίες, δεδομένου ότι δεν είναι δυνατόν να εξευρεθούν όλοι οι ανθρώπινοι και χρηματοδοτικοί πόροι μέσω της μεταφοράς θέσεων από τις Αντιπροσωπείες. Στην έκθεση για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας προτείνεται "να προστεθεί σχόλιο σε κάθε κονδύλιο του κεφαλαίου 4 του προϋπολογισμού ώστε να προβλέπεται ένα ποσοστό για τις λειτουργικές δαπάνες που συνδέονται με τη διαχείριση των προγραμμάτων από τις υπηρεσίες της Επιτροπής, περιλαμβανομένων των δαπανών προσωπικού και εξοπλισμού".

2.3. Επίσης, ακόμη και με την αποσυγκέντρωση, δεδομένου ότι το ειδικευμένο προσωπικό είναι διασκορπισμένο σε όλες τις εκτός κέντρου υπηρεσίες της Επιτροπής, είναι αναγκαίο να διατηρηθεί στις κεντρικές υπηρεσίες ικανός αριθμός ειδικών σε θέματα τεχνικής, συμβατικής και χρηματοδοτικής διαχείρισης της αναπτυξιακής βοήθειας. Το προσωπικό αυτό πρέπει να είναι διαθέσιμο για να παράσχει συμβουλές και βοήθεια στις Αντιπροσωπείες όταν απαιτείται.

2.4. Οι θέσεις που θα ελευθερωθούν στο πλαίσιο των προτάσεων για ανασύνθεση και περιφερειοποίηση μπορούν να βοηθήσουν, εν μέρει, ώστε να εξευρεθεί το αναγκαίο δυναμικό για την αποσυγκέντρωση. Ωστόσο, ένα μεγάλο ποσοστό των θέσεων αυτών θα χρειαστεί για την εκτέλεση συμπληρωματικών καθηκόντων που απαιτούνται από τις Αντιπροσωπείες (τουτέστιν, καθήκοντα στο πλαίσιο της διεύρυνσης, της περιφερειακής ολοκλήρωσης, των τομεακών πολιτικών, των πολιτικών εκθέσεων, της εμπορικής πολιτικής, του τύπου και της πληροφόρησης, των ανθρωπίνων δικαιωμάτων, κλπ.). Επιπλέον, η αποσυγκέντρωση θα απαιτήσει άτομα με ιδιαίτερα προσόντα τα οποία δεν θεωρείται δεδομένου ότι θα εξευρεθούν μέσω της ανακατανομής θέσεων.

2.5. Κατά συνέπεια, την κατάλληλη στιγμή, και όταν γνωστοποιηθούν οι τελικές διατάξεις για την αποκέντρωση και την εξωτερική ανάθεση, η Επιτροπή θα αναλύσει τις συνεπαγόμενες ανάγκες για συμπληρωματικές θέσεις στις Αντιπροσωπείες. Ο βαθμός στον οποίο μπορούν να καλυφθούν οι ανάγκες αυτές θα προσδιορίσει, αφενός, κατά πόσο η πολιτική αποσυγκέντρωσης μπορεί πράγματι να υλοποιηθεί και, αφετέρου, κατά πόσο η Επιτροπή θα πρέπει να εγκαταλείψει ορισμένες δραστηριότητες για να εξυπηρετήσει την πολιτική αποσυγκέντρωσης.

2.6. Στο παράρτημα Iα της παρούσας ανακοίνωσης περιγράφεται λεπτομερώς ο βαθμός αποσυγκέντρωσης και αποκέντρωσης που έχει επιτευχθεί μέχρι στιγμής. Ειδικότερα αναφέρεται ότι, εκτός από τις χώρες ΑΕΚ στις οποίες ανέκαθεν εφαρμόζεται κάποιου βαθμού αποσυγκέντρωση, έχει επίσης επιτευχθεί αποσυγκέντρωση σε μεγάλο βαθμό σε δέκα υποψήφιες χώρες (Βουλγαρία, Τσεχική Δημοκρατία, Εσθονία, Ουγγαρία, Λετονία, Λιθουανία, Πολωνία, Ρουμανία, Σλοβακία και Σλοβενία) καθώς και στη Βοσνία.

2.7. Στο πλαίσιο της εφαρμογής των αποφάσεων για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας (περιλαμβανομένης της δημιουργίας της υπηρεσίας ευρωπαϊκής βοήθειας) και των αποτελεσμάτων των εκκρεμουσών αποφάσεων για την εξωτερική ανάθεση, η Επιτροπή θα καταρτίσει πολυετές πρόγραμμα για τις Αντιπροσωπείες στις οποίες θα επεκταθεί η διαδικασία αποσυγκέντρωσης.

3. Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ

3.1. Αρχικός σκοπός της παρουσίας της Επιτροπής σε τρίτες χώρες ήταν να εκπροσωπείται η Επιτροπή σε περιορισμένο αριθμό εκβιομηχανισμένων χωρών και να εποπτεύεται η εφαρμογή της αναπτυξιακής συνεργασίας της Επιτροπής στο πλαίσιο των συνθηκών Γιαουντέ και Λομέ. Τελευταία, η παρουσία αυτή επεκτάθηκε και σε άλλες περιοχές (Μεσόγειος, Ασία και Λατινική Αμερική). Τέλος, τη δεκαετία του ´90 δημιουργήθηκαν Αντιπροσωπείες στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη (σε χώρες που είναι πλέον υποψήφιες για προσχώρηση) και στην πρώην Σοβιετική Ένωση. Η εποπτεία των προγραμμάτων βοήθειας παραμένει βασικός ρόλος των Αντιπροσωπειών σε όλα τα μέρη του κόσμου, με εξαίρεση τις Αντιπροσωπείες που βρίσκονται στις βιομηχανικές χώρες, οι οποίες κατά κύριο λόγο ασχολούνται με εκθέσεις για πολιτικά και οικονομικά θέματα καθώς και θέματα εμπορικής πολιτικής, ή τις Αντιπροσωπείες που είναι διαπιστευμένες σε ορισμένους διεθνείς οργανισμούς (στη Νέα Υόρκη, τη Γενεύη, τη Ρώμη, τη Βιέννη και το Παρίσι).

3.2. Η αποσυγκέντρωση αρμοδιοτήτων για την αναπτυξιακή βοήθεια από τις κεντρικές υπηρεσίες στις Αντιπροσωπείες και η αποκέντρωση αρμοδιοτήτων από την Επιτροπή προς τις κυβερνήσεις των δικαιούχων χωρών σημαίνει ότι η συνεργασία θα εξακολουθήσει να αποτελεί έναν από τους κυριότερους στόχους πολλών Αντιπροσωπειών. Αντίθετα, ο ρόλος τους στην υλοποίηση της συνεργασίας θα διαφοροποιηθεί καθώς θα εξουσιοδοτούνται να ενεργούν απευθείας εξ ονόματος της Επιτροπής (όπως ήδη συμβαίνει στις χώρες PHARE και στη Βοσνία) και καθώς οι χώρες δικαιούχοι θα αναλαμβάνουν περισσότερες αρμοδιότητες για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας. Ειδικότερα, οι Αντιπροσωπείες θα καλούνται κυρίως να καθοδηγούν τον διάλογο πολιτικής με τις δικαιούχους χώρες και να διασφαλίζουν το λειτουργικό συντονισμό με τους αντιπροσώπους των κρατών μελών επιτοπίως, στο πλαίσιο του ενισχυμένου πολυετούς προγραμματισμού.

3.3. Δεδομένου ότι η εμπορική πολιτική αποτελεί θέμα κοινοτικής αρμοδιότητας, οι Αντιπροσωπείες διαδραματίζουν ήδη σημαντικό ρόλο ο οποίος, σε ορισμένες περιπτώσεις, θα πρέπει να αναβαθμιστεί, εξασφαλίζοντας ότι η Επιτροπή λαμβάνει επαρκείς και έγκαιρες πληροφορίες για τις θέσεις και τις πολιτικές τρίτων χωρών και κυρίως, βεβαίως, των κυριότερων εμπορικών εταίρων. Σε πολλές χώρες ζητείται επίσης από τις Αντιπροσωπείες να διαπραγματευθούν εμπορικά θέματα με βάση εντολές από τις κεντρικές υπηρεσίες.

3.4. Οι Αντιπροσωπείες εκτελούν επίσης καθήκοντα ενημέρωσης και εκπροσώπησης. Σε πολλές χώρες δεν είναι ευρέως διαδεδομένες οι πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα της ΕΕ, τη λειτουργία των οργάνων της και τις πολιτικές της. Κατά συνέπεια, υπάρχει ευρύ πεδίο δράσης στον τομέα της πληροφόρησης και της ευαισθητοποίησης, συχνά σε συνεργασία με τα κράτη μέλη. Αυτό σημαίνει ότι οι Αντιπροσωπείες πρέπει να καλλιεργούν καλές εργασιακές σχέσεις με τα τοπικά μέσα μαζικής ενημέρωσης, τα ακαδημαϊκά ιδρύματα, τους επιχειρηματικούς κύκλους, κλπ. Η Επιτροπή αποφάσισε πρόσφατα, στο πλαίσιο της διεύρυνσης, μια στρατηγική επικοινωνίας σύμφωνα με την οποία θα πρέπει να καταβληθούν ιδιαίτερες προσπάθειες στις υπό προσχώρηση χώρες ώστε να βοηθηθούν αυτές να προετοιμαστούν για την προσχώρησή τους στην Ένωση. Ένα πρακτικό παράδειγμα αποσυγκέντρωσης, είναι το ότι οι Αντιπροσωπείες στις υπό προσχώρηση χώρες θα είναι απευθείας αρμόδιες για την εφαρμογή της στρατηγικής αυτής μέσω συμβάσεων που υπογράφονται επιτόπου.

3.5. Υπενθυμίζεται επίσης ότι οι Αντιπροσωπείες είναι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής στο σύνολό της και όχι απλώς των υπηρεσιών RELEX. Κατά συνέπεια, όλες οι υπηρεσίες της Επιτροπής μπορούν να απευθύνονται στις Αντιπροσωπείες για να λαμβάνουν πληροφορίες, να προβαίνουν σε διαβήματα και να διατηρούν χρήσιμες επαφές, πάντα υπό την εξουσία του επικεφαλής της Αντιπροσωπείας. Πρόκειται για ιδιαίτερα σημαντικό στοιχείο, ιδίως όταν η Επιτροπή συμμετέχει σε διαπραγματεύσεις ή σε διεθνή φόρα (π.χ. ΠΟΕ, πρόσφατες διασκέψεις των ΗΕ για το περιβάλλον, για τον ρόλο των γυναικών στην κοινωνία, τον πληθυσμό, το αστικό περιβάλλον, κλπ.). Επίσης, με τη μεταφορά ορισμένων θεμάτων του τρίτου πυλώνα στον πρώτο (μετανάστευση, παροχή ασύλου, έκδοση θεωρήσεων, κλπ.), πολλές Αντιπροσωπείες θα υποχρεωθούν αναπόφευκτα να αναπτύξουν εμπειρογνωμοσύνη στα θέματα αυτά.

3.6. Η πλέον πρόσφατη και σημαντική αλλαγή στα καθήκοντα των Αντιπροσωπειών προέκυψε από τον ενισχυμένο ρόλο της Επιτροπής στην κοινή εξωτερική πολιτική και πολιτική ασφαλείας. Όλες οι Αντιπροσωπείες αναμένεται πλέον να καταρτίζουν τακτικές πολιτικές εκθέσεις για τοπικά και περιφερειακά θέματα και να διαβουλεύονται και να συντονίζουν τη δράση τους για τα θέματα αυτά με τις τοπικές πρεσβείες των κρατών μελών. Με τον τρόπο αυτό, η Επιτροπή δύναται να συνεισφέρει σε όλα τα επίπεδα της ΚΕΠΠΑ. Της παρέχεται επίσης η δυνατότητα να προσαρμόζει τις ενέργειες που αναλαμβάνει στο πλαίσιο του πρώτου πυλώνα, έτσι ώστε να υπάρχει συνοχή με τους ευρύτερους πολιτικούς στόχους της ΕΕ. Οι Αντιπροσωπείες στις υπό προσχώρηση χώρες έχουν ιδιαίτερα εκτεταμένες και ευαίσθητες υποχρεώσεις όσον αφορά την εκπόνηση εκθέσεων. Τους ζητείται να καταρτίζουν λεπτομερείς εκθέσεις σχετικά με τη διοικητική ικανότητα των υπό προσχώρηση χωρών να εφαρμόζουν το κοινοτικό κεκτημένο, και να παρακολουθούν την τήρηση των δεσμεύσεων που αναλαμβάνουν οι εν λόγω χώρες κατά τις διαπραγματεύσεις. Η σημασία και η ευαισθησία που παρουσιάζει το έργο της παρακολούθησης αυτής σημαίνει ότι συνήθως μπορεί να διεκπεραιώνεται μόνο από μόνιμους υπαλλήλους.

3.7. Οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής, με την Προεδρία, επιδιώκουν να προωθήσουν το συντονισμό επιτόπου, έτσι ώστε η ΕΕ να εμφανίζεται ότι ομιλεί με μια φωνή και να αποτελεί κατά τον τρόπο αυτό έναν πολύτιμο εταίρο της δικαιούχου χώρας. Επιπλέον, τα διαβήματα στις τοπικές υπηρεσίες γίνονται όλο και περισσότερο από κοινού και γενικεύεται η διαβίβαση κοινών εκθέσεων προς τις κεντρικές υπηρεσίες.

3.8. Η Επιτροπή είναι παρούσα σε 123 τρίτες χώρες και σε 5 διεθνείς οργανισμούς. Έτσι, σε πολλές περιπτώσεις, εκπροσωπείται σε μέρη που δεν εκπροσωπείται η Προεδρία. Υπό την ιδιότητά της του μόνου μόνιμου μέλους της Τρόικα σε τρίτες χώρες, η Επιτροπή έχει ιδιαίτερα σημαντικά ρόλο να διαδραματίσει στη διασφάλιση της συνέχειας και της συνοχής με την πολιτική των Βρυξελλών, σε στενή συνεργασία με τον γενικό γραμματέα, υψηλό αντιπρόσωπο για την ΚΕΠΠΑ, και το προσωπικό του.

3.9. Οι πολιτικές εκθέσεις που συντάσσουν οι επικεφαλής των Αντιπροσωπειών αποστέλλονται πλέον αυτόματα στον υψηλό αντιπρόσωπο. Παράλληλα με τις πολιτικές εκθέσεις, οι Αντιπροσωπείες μπορούν να διαδραματίσουν ρόλο συνδράμοντας τον υψηλό αντιπρόσωπο και τα μέλη της μονάδας πολιτικού σχεδιασμού στην διοργάνωση των επισκέψεών τους σε τρίτες χώρες.

Παράλληλα, οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής είναι διαθέσιμες για να βοηθούν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή κάθε άλλο όργανο της ΕΕ.

3.10. Ο αυξανόμενος ρόλος της Εξωτερικής Υπηρεσίας της Επιτροπής σημαίνει ότι πρέπει να εξακολουθήσει να αυξάνεται ο επαγγελματισμός της υπηρεσίας. Ήδη εφαρμόζεται η τακτική εναλλαγή του προσωπικού σε Αντιπροσωπείες, η οποία αφορά ετησίως το 25% περίπου του προσωπικού. Ομοίως, η Επιτροπή καθιέρωσε πρόσφατα την υποχρεωτική μετάθεση στο εξωτερικό για τους μονίμους υπαλλήλους της κατηγορίας "A" (βλέπε ανακοίνωση της 8ης Απριλίου 1997).

Η Επιτροπή εφαρμόζει όλο και περισσότερο τα σχέδια κατάρτισης που προβλέπονται για την Εξωτερική Υπηρεσία (ανακοινώσεις της 8ης Απριλίου 1997 και της 21ης Απριλίου 1999).

Ειδικότερα, η Επιτροπή διοργανώνει τώρα τακτικούς κύκλους μαθημάτων για την περίοδο πριν την ανάληψη καθηκόντων, που απευθύνονται σε μονίμους υπαλλήλους οι οποίοι αναχωρούν για Αντιπροσωπείες, καθώς και ειδικούς κύκλους για διοικητικούς βοηθούς και για γραμματείς. Κάθε έτος διοργανώνει, για υπαλλήλους τοποθετημένους σε Αντιπροσωπείες, κύκλους κατάρτισης που βασίζονται τόσο στις γνώσεις όσο και στις ικανότητες. Όσον αφορά την κατάρτιση σε θέματα διοίκησης, η Εξωτερική Υπηρεσία (και ιδίως οι επικεφαλής των Αντιπροσωπειών) θα επωφεληθούν από τη νέα κατάρτιση σε θέματα διοίκησης που οργανώνει η Επιτροπή.

Το 2000 η Εξωτερική Υπηρεσία συνεισέφερε στην χρηματοδότηση κατάρτισης σχετικά με τη "Διαχείριση του κύκλου των έργων" και με την "Οικονομική ανάλυση των αναπτυξιακών έργων", η οποία απευθυνόταν τόσο σε μονίμους όσο και σε τοπικούς υπαλλήλους στις Αντιπροσωπείες. Σχεδιάζεται επίσης η διοργάνωση περιφερειακής κατάρτισης για το προσωπικό των Αντιπροσωπειών με θέμα τη διαχείριση των πάγιων προκαταβολών.

Η Επιτροπή θα συμμετάσχει επίσης στο πρόσφατα δημιουργηθέν ευρωπαϊκό διπλωματικό πρόγραμμα.

Σε συμφωνία με την απόφαση της Επιτροπής για μεταρρύθμιση, θα προσδιοριστούν οι αποστολές κάθε Αντιπροσωπείας και η περιγραφή των καθηκόντων για τα μέλη του προσωπικού.

3.11. Η Επιτροπή επιδιώκει να διατηρεί στενές επαφές με τις διπλωματικές υπηρεσίες των κρατών μελών. Με τη σύναψη της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση καθιερώνεται πρόγραμμα "εταιρικής σχέσης" το οποίο επιτρέπει σε ορισμένο αριθμό διπλωματών και ανώτερων υπαλήλλων των κρατών μελών να υπηρετούν σε Αντιπροσωπείες. το κόστος της ενέργειας αυτής καλύπτεται σχεδόν εξ ημισείας από την Επιτροπή και το κράτος μέλος. Υπάρχουν επτά τέτοιοι υπάλληλοι σε Αντιπροσωπείες τη στιγμή αυτή. Επιπλέον, ένας μικρός αριθμός υπαλλήλων των κρατών μελών έχουν τεθεί δωρεάν στη διάθεση Αντιπροσωπειών σε περιορισμένο αριθμό χωρών ΑΚΕ για να διεκπεραιώσουν ορισμένα ιδιαίτερα καθήκοντα αναπτυξιακής συνεργασίας τα οποία δεν μπορεί να διεκπεραιώσει η Επιτροπή.

3.12. Τέλος, στην ανακοίνωσή της του 1999 για την Εξωτερική Υπηρεσία, η Επιτροπή προσφέρθηκε να δέχεται διπλωμάτες κρατών μελών στις Αντιπροσωπείες της σε περιπτώσεις κατά τις οποίες τα κράτη μέλη επιθυμούν να εκπροσωπούνται σε μια τρίτη χώρα αλλά δεν επιθυμούν να αναλάβουν τις δαπάνες διατήρησης μιας πρεσβείας. Μέχρι πρόσφατα, δύο κράτη μέλη έχουν τέτοια παρουσία, στο Μπουρούντι και στη Σιέρα Λεόνε αντίστοιχα.

4. ΕΠΑΝΔΡΩΣΗ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ

4.1. Οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής δημιουργήθηκαν σε διάφορα μέρη του κόσμου ως απόρροια της εξέλιξης των σχέσεων που αναπτύσσει η ΕΕ σε διάφορες γεωγραφικές ζώνες, της αύξησης της σημασίας του ρόλου της ΕΕ στον κόσμο, όπως και εξ αιτίας διάφορων γεγονότων που σημειώθηκαν κατά την πορεία της ανάπτυξης της Ένωσης.

4.2. Έτσι, το άνοιγμα Αντιπροσωπειών άρχισε στις χώρες ΑΚΕ, σε ορισμένες βιομηχανικές χώρες και σε διεθνείς οργανισμούς. Στη συνέχεια προχώρησε προς τη Μεσόγειο, την Ασία και τη Λατινική Αμερική και, τέλος, στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη και στις Δημοκρατίες της πρώην Σοβιετικής Ένωσης.

4.3. Μια από τις συνέπειες του σταδιακού αυτού ανοίγματος Αντιπροσωπειών ήταν ότι το δημοσιονομικό πλαίσιο δεν ήταν το ίδιο για τη δημιουργία Αντιπροσωπειών σε κάθε τμήμα του κόσμου. Έτσι, όταν δημιουργήθηκαν οι Αντιπροσωπείες στις χώρες ΑΚΕ, στη δεκαετία του ´60 και του ´70, υπήρχαν διαθέσιμοι σημαντικότεροι σχετικά πόροι από ό,τι όταν άνοιξαν Αντιπροσωπείες σε άλλα μέρη του κόσμου. Οι πρακτικές επάνδρωσης των Αντιπροσωπειών εξελίχθηκαν επίσης με το χρόνο.

4.4. Έτσι εξηγείται εν μέρει γιατί, στις περισσότερες Αντιπροσωπείες ΑΚΕ, υπάρχουν πολλοί εκπατρισθέντες μόνιμοι υπάλληλοι και λίγοι ή καθόλου τοπικοί υπάλληλοι στην κατηγορία I (πανεπιστημιακό επίπεδο). Η κατάσταση στις Αντιπροσωπείες που άνοιξαν στη δεκαετία του ´90 στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη και στην πρώην Σοβιετική Ένωση είναι αντίστροφη, με σχετικά λίγους ξένους μόνιμους υπαλλήλους και πολλούς τοπικούς υπαλλήλους πανεπιστημιακού επιπέδου.

4.5. Κατά συνέπεια, η Επιτροπή προτίθεται, ως πρώτο βήμα, να επιτύχει μεγαλύτερη ισορροπία μεταξύ του αριθμού των μονίμων ξένων υπαλλήλων και των τοπικών υπαλλήλων πανεπιστημιακού επιπέδου (κατηγορία I) που είναι αρμόδιοι για την αναπτυξιακή βοήθεια. Η ισορροπία αυτή θα καθιερωθεί σε όλες τις Αντιπροσωπείες, αφού ληφθούν σοβαρά υπόψη οι περιστάσεις υπό τις οποίες αυτές λειτουργούν. Περαιτέρω προτάσεις για αναδιοργάνωση του προσωπικού θα διατυπωθούν μόλις επιτευχθεί η ισορροπία αυτή βάσει σαφών κριτηρίων μέτρησης του φόρτου εργασίας και άλλων σχετικών παραγόντων στις Αντιπροσωπείες.

Οι θέσεις που προβλέπονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και είναι διαθέσιμες για ανακατανομή θα χρησιμοποιηθούν για να ενισχυθούν οι υπάρχουσες Αντιπροσωπείες, και κυρίως αυτές που παρουσιάζουν φόρτο εργασίας ιδιαίτερα υψηλό σε σχέση με το προσωπικό τους. Εφόσον το επιτρέψουν οι πόροι, ορισμένες θέσεις που θα προκύψουν από την ανακατανομή θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για το άνοιγμα νέων Αντιπροσωπειών. Ένας πρώτος κατάλογος θέσεων προς ανακατανομή επισυνάπτεται στο παράρτημα II. Πρόκειται για 25 θέσεις A, 3 B και 2 C.

4.6. Στόχος είναι να επιτευχθεί καλύτερη ισορροπία μεταξύ των μονίμων υπαλλήλων και των τοπικών υπαλλήλων. Οι προς ανακατανομή προβλεπόμενες από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης θέσεις θα μπορούσαν να καλυφθούν από τοπικούς υπαλλήλους (σε επίπεδο τοπικών υπαλλήλων, ή ALAT - "τοπικοί υπάλληλοι τεχνικής βοήθειας"- οι οποίοι δεν είναι ούτε υπήκοοι της χώρας υποδοχής ούτε μόνιμοι κάτοικοι αυτής) εφόσον δικαιολογείται από την ανάλυση τνω δραστηριοτήτων των Αντιπροσωπειών. Η αντικατάσταση μόνιμων υπαλλήλων από τοπικούς υπαλλήλους θα γίνει με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι ορισμένα καθήκοντα χαρακτήρα δημόσιας υπηρεσίας θα αναλαμβάνονται αποκλειστικά από μόνιμους υπαλλήλους. Θα ληφθούν επίσης υπόψη η ποιότητα και η διαθεσιμότητα τοπικού δυναμικού και εμπειρογνωμοσύνης.

4.7. Η απόφαση να αντικατασταθούν οι ανακατανεμηθείσες θέσεις με τοπικούς υπαλλήλους πρέπει να λαμβάνεται ανάλογα με την εκάστοτε περίπτωση, μετά από εξέταση του συνολικού φόρτου εργασίας κάθε Αντιπροσωπείας. Πράγματι, η Επιτροπή έχει αναλάβει τώρα να ορίσει αντικειμενικά κριτήρια για τον προσδιορισμό του συνολικού φόρτου εργασίας κάθε Αντιπροσωπείας. Τα κριτήρια αυτά, μόλις καθοριστούν, θα χρησιμοποιούνται τόσο για να αποφασίζεται η διάθεση των εκάστοτε μεταφερόμενων θέσεων όπως και για να προσδιορίζεται το κατά πόσον είναι αναγκαία η μεταφορά περισσοτέρων θέσεων για να επιτευχθεί η βέλτιστη χρησιμοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της Εξωτερικής Υπηρεσίας.

4.8. Επίσης, πρέπει να επανεξεταστούν τα επίπεδα επάνδρωσης των Αντιπροσωπειών στην Ουάσιγκτον, το Τόκιο, τη Γενεύη, τη Νέα Υόρκη, το Παρίσι και στη Βιέννη.

4.9. Όπου είναι αναγκαίο να αντικατασταθεί μόνιμος υπάλληλος από τοπικό υπάλληλο της κατηγορίας I ή ALAT, η μεταφορά της θέσης θα πραγματοποιείται μόνον εφόσον υπάρχουν διαθέσιμα κονδύλια στον προϋπολογισμό για την πρόσληψη τέτοιου τοπικού προσωπικού. Οι θέσεις θα ανακατανέμονται ανά τετραετία καθώς καί όταν θα συμπίπτουν κανονικά με την ετήσια εναλλαγή θέσεων.

5. Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ

5.1. Η Εξωτερική Υπηρεσία μπόρεσε να διευρύνει τη γεωγραφική της κάλυψη με τους υφιστάμενους περιορισμένους πόρους μέσω, μεταξύ άλλων, της περιφερειοποίησης. Η ενέργεια αυτή προϋποθέτει συγκέντρωση σε μια Αντιπροσωπεία σημαντικού αριθμού ειδικευμένων υπαλλήλων, ώστε να διαθέτει η Αντιπροσωπεία αυτή ικανοποιητικά μέσα για να εξυπηρετεί τις χώρες στις οποίες είναι διαπιστευμένος ο περιφερειακός επικεφαλής της Αντιπροσωπείας.

5.2. Τη στιγμή αυτή, 31 Αντιπροσωπείες, δηλαδή άνω του ενός τετάρτου του συνόλου, έχουν περιφερειακές αρμοδιότητες δεδομένου ότι ο επικεφαλής τους είναι διαπιστευμένος σε περισσότερες από μια χώρες.

Εξετάζεται το ενδεχόμενο να επεκταθεί ο περιφερειακός χαρακτήρας του δικτύου εξωτερικής εκπροσώπησης της Επιτροπής. Το γεγονός αυτό προϋποθέτει μετατροπή δύο σημερινών Αντιπροσωπειών (Πράσινο Ακρωτήρι και Τόγκο) σε Γραφεία υπαγόμενα σε Αντιπροσωπείες (στη Σενεγάλη και το Μπενίν αντίστοιχα) οι οποίες, με ενισχυμένους πόρους, θα αναλάβουν περιφερειακές αρμοδιότητες. Με τον τρόπο αυτό θα εξοικονομηθούν δύο επιπλέον θέσεις Α.

Ενδεχομένως μπορεί να εξεταστεί το ενδεχόμενο δημιουργίας άλλων νέων περιφερειακών Αντιπροσωπειών σε άλλες χώρες.

Μια εναλλακτική μέθοδος περιφερειοποίησης των θέσεων της Εξωτερικής Υπηρεσίας είναι να δοθεί περιφερειακός χαρακτήρας σε ορισμένα συμβουλευτικά καθήκοντα στις περιπτώσεις που ένας περιφερειακός σύμβουλος παρέχει ειδικευμένες συμβουλές ή τομεακή στήριξη σε ορισμένες Αντιπροσωπείες που εξακολουθούν να λειτουργούν ως ξεχωριστές Αντιπροσωπείες. Κάτι τέτοιο εφαρμόζεται ήδη σε ορισμένες περιπτώσεις και η Επιτροπή θα επιδιώξει να επεκτείνει τη μέθοδο αυτή όπου κρίνεται σκόπιμο.

6. ΤΟ ΔΙΚΤΥΟ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ

6.1. Σκοπός της αναδιοργάνωσης είναι να γίνει η καλύτερη δυνατή χρήση των υφιστάμενων πόρων και να εξευρεθεί, με το χαμηλότερο δυνατό κόστος, συμπληρωματικό δυναμικό για ενίσχυση των σημερινών δομών. Στην περίπτωση που (μετά την ανακατανομή θέσεων. μετά τη λειτουργία της ομάδας Επιτρόπων. και κάθε συνεπακόλουθη αίτηση στις δημοσιονομικές αρχές) το επιτρέψουν οι πόροι - και ανάλογα με τη σχετική προτεραιότητα που δίδεται στη βελτίωση του δικτύου, στο συντονισμό και την ενίσχυση Αντιπροσωπειών ώστε να εφαρμοστούν οι προτάσεις που περιέχονται στο έγγραφο SEC (2000) 814 για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας - η Επιτροπή θα μπορούσε να προτείνει αλλαγές στο δίκτυο των Αντιπροσωπειών και των Γραφείων.

6.2. Υπάρχουν ισχυρά επιχειρήματα υπέρ της επέκτασης του δικτύου Αντιπροσωπειών και Γραφείων της Επιτροπής σε διάφορες χώρες. Ωστόσο, ενδεχομένως υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες το δίκτυο μπορεί να εξορθολογιστεί μέσω της αλλαγής του μεγέθους ή ακόμη και της κατάργησης ορισμένων σημερινών Αντιπροσωπειών.

6.3. Η πρόταση για δημιουργία νέων Αντιπροσωπειών και Γραφείων βασίζεται σε ένα από τα εξής κριτήρια - σε ορισμένες περιπτώσεις και στα δύο:

- η σημασία της χώρας υποδοχής για την ΕΕ από την άποψη της πολιτικής, οικονομικής ή εμπορικής πολιτικής

- η ανάγκη να εξασφαλιστεί επιτόπου η διαχείριση των προγραμμάτων συνεργασίας της Επιτροπής.

6.4. Η Επιτροπή συμφώνησε το 1998 [3] για έναν κατάλογο πολιτικών προτεραιοτήτων που θα ισχύουν για τη δημιουργία νέων Αντιπροσωπειών και Γραφείων. Ωστόσο, η έλλειψη των αναγκαίων πόρων, τόσο ανθρώπινων όσο και χρηματοδοτικών, και η μεταβολή των πολιτικών συνθηκών κατέστησε αδύνατη την υλοποίηση του στόχου αυτού. Ένα μεγάλο τμήμα των περιορισμένων πόρων που διατέθηκαν για το 1999 χρησιμοποιήθηκαν για την ενίσχυση της Αντιπροσωπείας της Επιτροπής στη FYROM και στην Αλβανία μετά την κρίση στο Κοσσυφοπέδιο. Οι Αποστολές στην Κροατία και τη FYROM μετατράπηκαν σε Αντιπροσωπείες. Τα μέτρα αυτά, παράλληλα με το άνοιγμα Υπηρεσίας για το Κοσσυφοπέδιο, σημαίνουν ότι, από την άποψη της γεωγραφικής εξάπλωσης, η Επιτροπή αντιπροσωπεύεται επαρκώς στα Βαλκάνια.

[3] "Πολυετές σχέδιο χορήγησης των πόρων της Εξωτερικής Υπηρεσίας" SEC(98)1261 της 8ης Απριλίου 1998. Οι χώρες που αναφέρθηκαν ήταν: Αντιπροσωπείες στην Κροατία, τη FYROM, τη Σαουδική Αραβία, τη Μαλαισία, το Ουζμπεκιστάν, την Ελβετία. Γραφεία στην Ταϊβάν, την Παραγουάη, τον Ισημερινό

Αρχής γενομένης από τον κατάλογο του 1998, στις προτάσεις για άνοιγμα Αντιπροσωπειών μπορούν να περιληφθούν και χώρες της Νοτιοανατολικής Ασίας (τόσο ορισμένες που από εμπορικής άποψης είναι σημαντικές για την ΕΕ όσο και άλλες που είναι σημαντικοί αποδέκτες βοήθειας), χώρες της Κεντρικής Ασίας και του Αραβικού και Ισλαμικού κόσμου (η Επιτροπή δεν αντιπροσωπεύεται στην περιοχή του Κόλπου). Οι αποφάσεις για να προταθεί το άνοιγμα νέων Αντιπροσωπειών θα εξαρτηθεί από τη διαθεσιμότητα των πόρων, κυρίως μετά την ολοκλήρωση της παρούσας επανεξέτασης των δραστηριοτήτων της Επιτροπής και αφού ληφθεί υπόψη η κατά προτεραιότητα ανάγκη για ενίσχυση ορισμένων ήδη υφιστάμενων Αντιπροσωπειών.

Η καταγραφή των Αντιπροσωπειών που θα μπορούσαν να συρρικνωθούν ή και να καταργηθούν θα συμπεριληφθεί στη μελέτη για τον υπολογισμό του φόρτου εργασίας κάθε Αντιπροσωπείας που αναφέρθηκε προηγουμένως (παράγραφος 4.7.).

7. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΣΤΗΡΙΞΗΣ

Βοηθοί διοικητικοί υπάλληλοι

7.1. Λόγω της πολυπλοκότητας που παρουσιάζει η διαχείριση μιας Αντιπροσωπείας σε τρίτη χώρα, οι Αντιπροσωπείες με περισσότερους από 15 (ή, εναλλακτικά, 20) υπαλλήλους πρέπει να διαθέτουν, στις περισσότερες περιπτώσεις, έναν μόνιμο υπάλληλο βαθμού Β ως διοικητικό βοηθό.

Επιπλέον, οι Αντιπροσωπείες που έχουν ή θα έχουν περιφερειακή αρμοδιότητα για τις πάγιες προκαταβολές των υπαγόμενων σε αυτές Γραφείων (Φίτζι, Γουιάνα, Λεσόθο και Τρινιντάντ και Τομπάγκο) πρέπει να έχουν μόνιμο υπάλληλο ως διοικητικό βοηθό ανεξάρτητα από το μέγεθος της περιφερειακής αντιπροσωπείας. Το γεγονός αυτό προϋποθέτει έναν μέγιστο αριθμό 14 (ή, εναλλακτικά, 8) θέσεων Β. Η ανάγκη αυτή θα εξεταστεί στο πλαίσιο της σφαιρικής αξιολόγησης των πόρων την οποία πραγματοποιεί η Επιτροπή.

7.2. Ως τμήμα της διαδικασίας περιφερειοποίησης, οι διοικητικοί βοηθοί στις περιφερειακές Αντιπροσωπείες θα είναι αρμόδιοι για τους λογαριασμούς πάγιων προκαταβολών των Γραφείων που υπάγονται στην περιφερειακή Αντιπροσωπεία. Με τον τρόπο αυτό, θα μειωθεί ο αριθμός των λογαριασμών για τις πάγιες προκαταβολές στην Εξωτερική Υπηρεσία και θα βελτιωθεί η ποιότητα της διαχείρισης του προϋπολογισμού της.

7.3. Υπάρχουν ήδη 14 περιφερειακές Αντιπροσωπείες που έχουν αναλάβει αρμοδιότητα για τις πάγιες προκαταβολές των Γραφείων που υπάγονται σ' αυτές.

Γραμματείς

7.4. Συνήθως, υπάρχουν πολύ λίγοι μόνιμοι υπάλληλοι βαθμού C (δηλαδή γραμματείς) στις Αντιπροσωπείες ΑΚΕ.

7.5. Ωστόσο, με την έναρξη ισχύος της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση και τη συνθήκη του Άμστερνταμ οι Αντιπροσωπείες της Επιτροπής ανέλαβαν μεγαλύτερες αρμοδιότητες στο πλαίσιο της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας. Ο αυξημένος όγκος εμπιστευτικών υποθέσεων, περιλαμβανομένων και των πολιτικών εκθέσεων προς τις κεντρικές υπηρεσίες, καθιστά χρήσιμο να διαθέτει κάθε επικεφαλής Αντιπροσωπείας μόνιμο υπάλληλο ή, τουλάχιστον, υπάλληλο ALAT, ως γραμματέα.

7.6. 53 Αντιπροσωπείες εμπίπτουν στην περίπτωση αυτή. 15 Αντιπροσωπείες έχουν χαρακτηριστεί ως προτεραιότητα. Το συγκεκριμένο θέμα θα εξεταστεί στο πλαίσιο της σφαιρικής αξιολόγησης των πόρων την οποία πραγματοποιεί η Επιτροπή.

8. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

8.1. Η προτεραιότητα που δίδει η Επιτροπή στο άνοιγμα νέων Αντιπροσωπειών- όσο και αν κρίνεται σκόπιμη - πρέπει να σταθμιστεί με την προτεραιότητα ενίσχυσης υφιστάμενων Αντιπροσωπειών καθώς και με την προτεραιότητα αποσυγκέντρωσης. Η ουσιαστική ενίσχυση των Αντιπροσωπειών είναι αναγκαία για να επιτευχθεί πλήρης και αποτελεσματική εφαρμογή της μεταρρύθμισης της εξωτερικής βοήθειας - SEC (2000) 814.

8.2. Βεβαίως, και οι δύο προτεραιότητες πρέπει να εξεταστούν υπό το πρίσμα των διαθέσιμων πόρων για τη χρηματοδότησή τους - και οι δύο θα είναι δαπανηρές. Δεδομένου ότι η δημιουργία μιας Αντιπροσωπείας προϋποθέτει έναν ελάχιστο βαθμό λειτουργιών, κάθε νέα Αντιπροσωπεία θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον δύο μονίμους υπαλλήλους Α, έναν υπάλληλο Β και έναν υπάλληλο C, ενώ κάθε Γραφείο πρέπει να διαθέτει έναν μόνιμο υπάλληλο Α.

8.3. Είναι δύσκολο να υπολογιστεί το κόστος των προτάσεων αποσυγκέντρωσης/ εξωτερικής ανάθεσης- αλλά κάθε θέση που προβλέπεται στον κανονισμό λειτουργίας σε μια Αντιπροσωπεία κοστίζει περίπου 260.000 ευρώ το πρώτο έτος και 204.000 ευρώ τα επόμενα έτη.

8.4. Η Επιτροπή θα επιδιώξει να εξεύρει το μεγαλύτερο δυνατό μερίδιο των απαιτούμενων πόρων μέσω:

* ενός συνεχούς προγράμματος καταγραφής και ορθολογικής χρησιμοποίησης του υπάρχοντος προσωπικού.

* προγραμμάτων περιφερειοποίησης.

* μεταβολής του μεγέθους ορισμένων Αντιπροσωπειών και Γραφείων με βάση το μεταβαλλόμενο φόρτο εργασίας και τις προτεραιότητες.

8.5. Ωστόσο, δεν θεωρείται πιθανό ότι αυτή η ενέργεια πολλαπλής αναδιοργάνωσης της Εξωτερικής Υπηρεσίας θα ελευθερώσει σημαντικούς πόρους για να καλυφθούν όλες οι εντοπισθείσες ανάγκες. Οι εναπομένουσες ανάγκες πρέπει να σταθμιστούν βάσει των προτεραιοτήτων της Επιτροπής. Εφόσον δεν μπορούν να καλυφθούν, θα πρέπει ενδεχομένως να ζητηθούν συμπληρωματικοί πόροι στο πλαίσιο της σφαιρικής αξιολόγησης των πόρων την οποία πραγματοποιεί τη στιγμή αυτή η Επιτροπή.

8.6. Συγκεκριμένες προτάσεις για μεταβολές στο δίκτυο των Αντιπροσωπειών και των Γραφείων θα υποβληθούν στην Επιτροπή ώστε να λάβει μεμονωμένη απόφαση για την κάθε περίπτωση, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των πόρων. Το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο θα ενημερωθούν για την απόφαση της Επιτροπής.

8.7. Κατά συνέπεια, κρίνεται αναγκαίο να αναληφθεί:

* μια πρώτη ανακατανομή του προβλεπόμενου από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης προσωπικού, από μια Αντιπροσωπεία σε άλλη (4.5.).

* η αντικατάσταση, όπου κρίνεται σκόπιμο, του μετατιθέμενου προσωπικού από τοπικούς υπαλλήλους, εφόσον υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι (4.6.).

* η περιφερειοποίηση δύο επιπλέον Αντιπροσωπειών (5.2.).

* μία συνεχής ανάλυση των συνθηκών υπό τις οποίες λειτουργούν οι Αντιπροσωπείες με σκοπό να επιτευχθεί μεγαλύτερη ισορροπία μεταξύ των προβλεπόμενων από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης υπαλλήλων και του τοπικού προσωπικού, βάσει της οποίας η ανάλυση της συγκεκριμένης κατάστασης και του συγκριτικού φόρτου εργασίας κάθε Αντιπροσωπείας θα μπορούσε ενδεχομένως να οδηγήσει σε περαιτέρω προτάσεις, εφόσον κριθεί αναγκαίο, ή σε επιπλέον ανακατανομή θέσεων (4.7.).

βάσει των προαναφερθέντων, οι κατάλληλες προσαρμογές στο δίκτυο των Αντιπροσωπειών και των Γραφείων, περιλαμβανομένου και του ανοίγματος νέων, εφόσον διατεθούν επαρκείς πόροι ως συνέπεια της παρούσας επανεξέτασης των δραστηριοτήτων της Επιτροπής.

...

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ.I.α

ΑΠΟΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ / ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1.1. Οι όροι αποσυγκέντρωση και αποκέντρωση έχουν λάβει μια ιδιαίτερη σημασία στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας της Επιτροπής:

- σαν αποσυγκέντρωση εννοείται η μεταφορά των καθηκόντων ή/και των αρμοδιοτήτων κατά τη διαχείριση της βοήθειας, από τις κεντρικές υπηρεσίες προς τις αντιπροσωπείες.

- σαν αποκέντρωση εννοείται η μεταφορά των καθηκόντων ή/και των αρμοδιοτήτων κατά τη διαχείριση της βοήθειας από τις κεντρικές υπηρεσίες ή/και τις αντιπροσωπείες προς τα δικαιούχα κράτη.

Οι δύο διαδικασίες δεν πρέπει υποχρεωτικά να συνδέονται: η αποσυγκέντρωση μπορεί να τεθεί σε εφαρμογή χωρίς την αποκέντρωση (π.χ. Σαράγεβο) και αντίθετα (π.χ. τα προγράμματα οικονομικής στήριξης και, σε κάποιο βαθμό, το πρόγραμμα Phare πριν από την αποκέντρωση του 1998). Η προβληματική όσον αφορά την "αποσυγκέντρωση" είναι διαφορετική από την προβληματική της "αποκέντρωσης", ακόμη και αν οι δυο διαδικασίες έχουν κάποια κοινά σημεία, ιδίως όσον αφορά παράγοντες-κλειδιά για την επιτυχία και ακόμη κι αν ο συνδυασμός τους, τουλάχιστον μακροπρόθεσμα, είναι επιθυμητός γιατί θα επέτρεπε την δημιουργία συνεργιών.

Η αποσυγκέντρωση ανταποκρίνεται καταρχάς, στο ενδιαφέρον για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης της βοήθειας, προκειμένου κυρίως: να επιτευχθεί προσέγγιση των αποφάσεων με την επιτόπου εφαρμογή τους ώστε να επιταχυνθεί ο προγραμματισμός, ο προσδιορισμός και η εφαρμογή των σχεδίων (η έδρα δύσκολα μπορεί να προβλέψει όλες τις προεκτάσεις των αποφάσεών της, ενώ η οργάνωση πρέπει να ανταποκρίνεται γρήγορα στις τοπικές εξελίξεις), να επιτευχθεί μείωση των προθεσμιών και των διοικητικών κυκλωμάτων, ορθολογιστική οργάνωση της χρήσης του ανθρώπινου δυναμικού και μείωση των καθηκόντων του ex-ante ελέγχου, να καταστούν υπεύθυνοι οι συμμετέχοντες, να ενισχυθεί ο συντονισμός με τα κράτη μέλη και να αυξηθεί η προβολή. Ωστόσο, η διαδικασία αυτή, η οποία απαιτεί την διατήρηση στην έδρα μιας κρίσιμης μάζας ειδικευμένων υπαλλήλων, θα έχει κατ' ανάγκη κάποιο κόστος.

Η αποκέντρωση αποτελεί, καταρχάς, μια πολιτική φιλοδοξία που στοχεύει κυρίως στην ιδιοποίηση της βοήθειας από τα δικαιούχα κράτη, προσεγγίζοντας τις αποφάσεις στον τόπο εφαρμογής τους. Η πολιτική αυτή τέθηκε σε εφαρμογή πολύ νωρίς στο πλαίσιο των χωρών ΑΚΕ. Πιο πρόσφατα, η αποκέντρωση του προγράμματος Phare αποτελεί σημαντικό στοιχείο της προενταξιακής στρατηγικής και έναν αναπόσπαστο κρίκο στη διαδικασία προετοιμασίας των μελλοντικών

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

κρατών μελών, που θα τους επιτρέψει να εξοικειωθούν προοδευτικά με τις διαδικασίες και τις αρχές της διαχείρισης των μέσων των διαρθρωτικών πολιτικών.

1.2. Όπως προβλέπεται στην ανακοίνωση για τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, που εγκρίθηκε στις 16 Μαΐου του 2000 από το σώμα των Επιτρόπων (SEC 814/5), η Επιτροπή καθόρισε φιλόδοξους στόχους στον τομέα αυτό, μετά από τα πρώτα σημαντικά μέτρα που έχουν ήδη αναληφθεί:

* ενισχυμένη αποσυγκέντρωση/αποκέντρωση ορισμένων προγραμμάτων (πρόγραμμα Phare, Σαράγεβο, αποκατάσταση στο Κοσσυφοπέδιο, αποκατάσταση στην Κεντρική Αμερική μετά τον τυφώνα Mitch).

* συντονισμένη και διαρθρωμένη σκέψη σχετικά με την αποσυγκέντρωση και την αποκέντρωση μέσω της οργάνωσης της αποτελεσματικής συνεισφοράς των αντιπροσωπειών της Επιτροπής και έχοντας υπόψη τις ήδη αποκτηθείσες εμπειρίες. Για το σκοπό αυτό απευθύνθηκε ένα ερωτηματολόγιο στο σύνολο των αντιπροσωπειών στις 9 Μαρτίου 1999..

* διαδικασία που στοχεύει στην αποσυγκέντρωση ή/και στην αποκέντρωση σε ορισμένες αντιπροσωπείες.

2. ΕΜΠΕΙΡΙΕΣ ΠΟΥ ΗΔΗ ΕΧΕΙ Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΣΤΟΝ ΤΟΜΕΑ ΤΗΣ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ / ΑΠΟΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗΣ

2.1.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

Μια πρώτη ανάλυση δείχνει ότι τα επίπεδα της αποσυγκέντρωσης / αποκέντρωσης διαφέρουν πολύ ανάλογα με τους τομείς της βοήθειας.

Πρέπει να σημειωθεί ότι περίπου το 60% των ποσών που έχουν δεσμευθεί κατά το 1999 (βάσει του προϋπολογισμού και του ΕΤΑ) αντιστοιχούν σε μέσα η διαχείριση των οποίων είναι, σε διαφορετικό βαθμό, αποσυγκεντρωμένη ή/και αποκεντρωμένη [4].

[4] Phare, ΕΤΑ, Σαράγεβο.

Τα μέσα αυτά ήδη από την αρχή είτε είχαν σχεδιαστεί με τον τρόπο αυτό (ΕΤΑ και, σε κάποιο βαθμό, το πρόγραμμα Phare), είτε πρόσφατες πρωτοβουλίες (συχνά για να δοθεί συνέχεια στα αιτήματα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και στις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου) αποκέντρωσαν προοδευτικά τη διαχείριση (πρόγραμμα Phare, Σαράγεβο).

Ο ρόλος και η οργάνωση των αντιπροσωπειών εξελίχθηκε σε συνάρτηση με τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες που τους έχουν χορηγηθεί.

Με τον τρόπο αυτό, οι αντιπροσωπείες της Επιτροπής στα κράτη ΑΚΕ προέρχονται από τους "εντεταλμένους ελεγκτές του ΕΤΑ" που ήταν επιφορτισμένοι, κατά την εφαρμογή των πολιτικών της Yaoundι (μετά, της Λομέ), με την επιτόπου παρακολούθηση της εκτέλεσης των χρηματοδοτηθέντων από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης προγραμμάτων. Η διαχείριση των σχεδίων έχει, συνεπώς, παραμείνει στο κέντρο της δραστηριότητας των αντιπροσωπειών αυτών. Αργότερα, σε διαδοχικές φάσεις προσετέθησαν και μετά τονίστηκαν περισσότερο, λειτουργίες περισσότερο πολιτικού χαρακτήρα.

Αντίθετα, οι αντιπροσωπείες του Phare - και το ίδιο ισχύει για τις αντιπροσωπείες ΑΛΑ - είχαν από την αρχή σχεδιαστεί σαν μέσα πολιτικής εκπροσώπησης. Η πρόσφατη αποσυγκέντρωση καθηκόντων και αρμοδιοτήτων διαχείρισης των προγραμμάτων, συνοδευόμενη από αποσυγκέντρωση στην έδρα των καθηκόντων πολιτικού χαρακτήρα, άλλαξε πολύ βαθιά το ρόλο των αντιπροσωπειών αυτών και απαίτησε διοργανωτικές προσαρμογές που βρίσκονται ακόμα στο στάδιο της εφαρμογής.

2.2. Όσον αφορά το ΕΤΑ, η εκτέλεσή του εγγράφεται στο πλαίσιο των συμβάσεων της Λομέ που στηρίζονται στην αρχή της συνδιαχείρισης, ενώ τα κράτη ΑΚΕ είναι αρμόδια για τη δική τους ανάπτυξη. Σ'αυτές καθορίζονται οι αρμοδιότητες που έχουν οι εθνικοί διατάκτες, οι επικεφαλής στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής καθώς και ο διατάκτης του ΕΤΑ. Οι εθνικοί διατάκτες, που διορίζονται από τα κράτη ΑΚΕ, είναι επιφορτισμένοι με την εκτέλεση των προγραμμάτων. Οι σημαντικότερες αποφάσεις τους πρέπει να έχουν προηγουμένως τη σύμφωνη γνώμη των επικεφαλής αντιπροσωπείας. Ο κύριος διατάκτης, που διορίζεται από την Επιτροπή, εξασφαλίζει τη χρηστή διαχείριση των πόρων από τα κράτη ΑΚΕ και αναλαμβάνει τη λογιστική του ΕΤΑ.

Κατά συνέπεια, η Επιτροπή εργάζεται κατά αποκεντρωμένο τρόπο σε 70 κράτη ΑΚΕ μέσω των αντιπροσωπειών της Επιτροπής που παρακολουθούν την εκτέλεση των προγραμμάτων από τα κράτη ΑΚΕ.

Εκτός από την προετοιμασία του προγραμματισμού, η αντιπροσωπεία παίζει βασικό ρόλο στον προσδιορισμό των προγραμμάτων, στη μελέτη τους και στην προετοιμασία των προτάσεων χρηματοδότησης. Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών είναι εξουσιοδοτημένοι με τη λήψη των αποφάσεων χρηματοδότησης μέχρι ποσού 80.000 ευρώ για δράσεις τεχνικής στήριξης. Οι συμβάσεις υπογράφονται από τους εθνικούς διατάκτες (συμβαλλόμενες αρχές) και εγκρίνονται από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών για τη χρηματοδότηση. Το 60% των πληρωμών εκτελούνται επιτόπου (η αρμοδιότητα του εντάλματος αυτών των πληρωμών μεταφέρθηκε τον Απρίλιο του 1998 στην αντιπροσωπεία). Οι άλλες πληρωμές (με εξαίρεση εκείνες που αφορούν τη διαρθρωτική προσαρμογή και το Stabex, και ορισμένες προκαταβολές βάσει συμβάσεων) λαμβάνουν πιστοποίηση, ως ανταποκρινόμενες στα γεγονότα, στην αντιπροσωπεία πριν από την εκτέλεση από τις κεντρικές υπηρεσίες.

Ακόμα, στο πλαίσιο της νέας συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΕ - που διαδέχεται τη συμφωνία Λομέ, - η οποία υπογράφτηκε στο Κοτονού Μπενίν, στις 23 Ιουνίου 2000, η Επιτροπή ανέλαβε να αποσυγκεντρώσει περισσότερο προς τον επικεφαλής αντιπροσωπείας τις διοικητικές και οικονομικές αρμοδιότητες στο πλαίσιο του 9ου ΕΤΑ. Προτάθηκε, ιδιαίτερα, να ανατεθεί στον επικεφαλής αντιπροσωπείας η δυνατότητα έκδοσης χρηματοδοτικής απόφασης για ορισμένο ανώτατο ποσό (το οποίο θα καθοριστεί στο πλαίσιο συζητήσεων με τα κράτη μέλη). Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο της αποσυγκέντρωσης είναι η αρχή της πραγματοποίησης των επιτηρήσεων των στρατηγικών και των ενδεικτικών προγραμμάτων σε τοπικό επίπεδο.

Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να δοθεί προσοχή ώστε η πολιτική παροχής περιφερειακού χαρακτήρα στο δίκτυο της εξωτερικής αντιπροσωπείας της Επιτροπής να μην οδηγήσει σε μείωση της δυνατότητάς της διαχείρισης της βοήθειας.

2.3. Το πρόγραμμα Phare δημιουργήθηκε το 1989 σαν ένα πρόγραμμα με στόχο την υποστήριξη της διαδικασίας οικονομικής αναδιάρθρωσης. Στο πλαίσιο του "Phare Decentralised Implementation System - DIS", η αρμοδιότητα της διαχείρισης του αποκεντρωμένου προγράμματος, μετά από απόφαση της Επιτροπής στις Βρυξέλλες (κατόπιν διαβουλεύσεων με τα δικαιούχα κράτη και σε συννενόηση με τα κράτη μέλη) ανατίθεται στις χώρες-εταίρους.

- Οι εθνικές αρχές της χώρας-εταίρου ενεργούν ως συμβαλλόμενη αρχή για μεγάλο τμήμα των πόρων Phare.

- Η Επιτροπή εγκρίνει για χρηματοδότηση τις συμβατικές αποφάσεις (φάκελοι πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών, αξιολόγηση των προσφορών και συμβάσεις). το έργο αυτό είχε ανατεθεί στην αντιπροσωπεία μέχρι του ποσού των 500.000 ευρώ.

- Η Επιτροπή προκαταβάλει τους πόρους στις συμβαλλόμενες αρχές βάσει των προγραμμάτων εργασίας όπου προσδιορίζονται οι συμβάσεις που έχουν ήδη συναφθεί, οι πληρωμές που έχουν πραγματοποιηθεί επιτόπου και οι προβλέψεις για τους επόμενους έξι μήνες.

- Οι πληρωμές στους συμβαλλόμενους εκτελούνται απευθείας από τη χώρα-εταίρο χωρίς την παρέμβαση της Επιτροπής.

Η διαδικασία αποσυγκέντρωσης των εξουσιών προς τις αντιπροσωπείες συνεχίστηκε, το 1998, με τη δημιουργία στην αντιπροσωπεία του "δημοσιονομικού υπεύθυνου" ("Financial Officer"), ο ρόλος του οποίου είναι να λειτουργεί ως "αντίβαρο" όσον αφορά όλες τις συμβατικές αποφάσεις (έλεγχος της νομιμότητας / ορθότητα του συνόλου της διαδικασίας της πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών και κατακύρωση των συμβάσεων) πριν από την τελική έγκριση για χρηματοδότηση από τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας. Βάσει του συστήματος αυτού, η Επιτροπή αποφάσισε να αυξήσει από 500.000 σε 5 εκατομμύρια ευρώ το ανώτατο ποσό για τη σύμβαση που μπορεί να εγκρίνει για χρηματοδότηση με δική του εντολή ένας επικεφαλής αντιπροσωπείας. Η πρόσθετη αυτή αποσυγκέντρωση εφαρμόστηκε στα τέλη του 1998 σε επτά (Εσθονία, Ουγγαρία, Λετονία, Λιθουανία, Πολωνία, Σλοβενία, Τσεχία) από τις δέκα αντιπροσωπείες στις υποψήφιες για προσχώρηση χώρες της Κεντρικής Ευρώπης. Τον Ιούνιο του 1999, εκδόθηκαν οδηγίες που γενίκευαν την αποσυγκέντρωση στο σύνολο του δικτύου των αντιπροσωπειών στις δέκα υποψήφιες για προσχώρηση χώρες της Κεντρικής Ευρώπης (προσθέτοντας τη Βουλγαρία, τη Ρουμανία και τη Σλοβακία).

Όσον αφορά τις πληρωμές, το σύστημα διοργανώθηκε εκ νέου με τη δημιουργία ενός εθνικού ταμείου "National Fund" σε κάθε δικαιούχο χώρα, η διαχείριση του οποίου γίνεται από έναν εθνικό διατάκτη ("National Authorizing Officer"). Η Επιτροπή μεταφέρει τους πόρους στο "εθνικό ταμείο", ενώ ο εθνικός διατάκτης είναι αρμόδιος για την προμήθεια στις διάφορες υπηρεσίες εφαρμογής ("Implementing Agencies") που έχουν την αρμοδιότητα εκτέλεσης των προγραμμάτων και πραγματοποιούν τις τελικές πληρωμές στους συμβαλλόμενους. Η απόφαση εφοδιασμού των εθνικών ταμείων ("National Funds") λαμβάνεται από την έδρα, βάσει των αιτήσεων από τους εθνικούς διατάκτες που έχουν λάβει την έγκριση της αντιπροσωπείας.

Η εφαρμογή του συστήματος αποκεντρωμένης διαχείρισης απαίτησε την ανακατανομή 9 θέσεων βάσει του καταστατικού προς τις αντιπροσωπείες Phare, το 1998 ("Financial Officer"). Η ίδια απόφαση του 1998 προέβλεπε επίσης την ανακατανομή του ισοδύναμου (σε πιστώσεις) 11 θέσεων που δεν προβλέπονταν από το καταστατικό. Το προσωπικό ανέλαβε τα καθήκοντά του από το οικονομικό έτος 1999.

2.4. Η Επιτροπή ανέλαβε το 1998 μια σημαντική διαδικασία αποσυγκέντρωσης προς το Γραφείο της αντιπροσωπείας της στο Σαράγεβο (που αργότερα έγινε αντιπροσωπεία) για την εφαρμογή των προγραμμάτων Phare και Obnova.

Όλες οι αποφάσεις χρηματοδότησης λαμβάνονται στις Βρυξέλλες, στο πλαίσιο των προγραμμάτων Phare και Obnova.

Ο επικεφαλής του Γραφείου της αντιπροσωπείας έλαβε εξουσιοδότηση για την υπογραφή συμβάσεων μέχρι ποσού 5 εκατομμυρίων ευρώ και για την εντολή όλων των πληρωμών.

Εξάλλου, μετά από τη σύνδεση, τον Ιανουάριο του 1999 του Γραφείου της αντιπροσωπείας με το σύστημα πληροφορικής ελέγχου του προϋπολογισμού της Επιτροπής (SINCOM), η Επιτροπή μπορεί να διατάσει απευθείας τις αναλήψεις υποχρεώσεων (που ανταποκρίνονται στις αποφάσεις που έχουν ληφθεί στις Βρυξέλλες) και τις πληρωμές.

Η δημιουργία του συστήματος αποσυγκεντρωμένης διαχείρισης δημιούργησε 5 θέσεις απασχόλησης από τις 8 καταστατικές θέσεις που ανακατανεμήθηκαν στο Σαράγεβο, για να ενισχυθούν κυρίως τα τμήματα "Operations" (2 θέσεις) και "Control and Finance" (3 θέσεις). Προσελήφθη διοικητικό προσωπικό μέσω των μέσων τεχνικής και διοικητικής στήριξης ("STAP" / "ATA"). Συνολικά όλο το προσωπικό (συμπεριλαμβανομένων των τοπικών υπαλλήλων και του βοηθητικού προσωπικού), των δυο τμημάτων, αφού είχε ενισχυθεί με νέες προσλήψεις στα τέλη του 1999 συγκεντρώνει αριθμό 26 ατόμων.

2.5. Η Επιτροπή έλαβε πρόσφατα την απόφαση να διαχειριστεί κατά τρόπο αποσυγκεντρωτικό δυο σημαντικά προγράμματα αποκατάστασης:

- Στο Κοσσυφοπέδιο, η ευρωπαϊκή υπηρεσία για την αποκατάσταση επιφορτίστηκε με το έργο προσδιορισμού των προγραμμάτων / σχεδίων, την επεξεργασία των προτάσεων χρηματοδότησης που πρόκειται να αποφασιστούν από την Επιτροπή και την εφαρμογή τους (συμπεριλαμβανομένων όλων των ενεργειών που έχουν σχέση με τις συμβάσεις και με όλες τις πληρωμές).

- Στην Κεντρική Αμερική, προβλέπεται ότι η αντιπροσωπεία στη Νικαράγουα θα αναλάβει το σύνολο της εφαρμογής του προγράμματος αποκατάστασης μετά από τον τυφώνα Mitch. Επειδή το Συμβούλιο δεν έδωσε συνέχεια στην αίτηση εκ μέρους της Επιτροπής για συμπληρωματικό προσωπικό 20 θέσεις), η προσωρινή λύση που υιοθετήθηκε συνίσταται στην ανακατανομή 6 θέσεων υπαλλήλων με τη συνεργασία της ΑLAT και της τεχνικής στήριξης.

Εξάλλου, ορισμένος αριθμός μικροπρογραμμάτων (στο πλαίσιο του MEDA, Phare και Tacis, ιδίως) είναι αντικείμενο διαχείρισης από τις αντιπροσωπείες μέσω πάγιων προκαταβολών, που έχουν εγκριθεί από τον διατάκτη. Μόνο το πρόγραμμα Phare περιλαμβάνει πάνω από 300 πάγιες προκαταβολές. συνεπώς - προκειμένου να βελτιωθεί η αποσυγκεντρωτική διαχείριση - έχει αρχίσει η εγκατάσταση του SINCOM 2 (συμπεριλαμβανομένων υλικού επικοινωνίας με την έδρα και κατάρτιση του προσωπικού) στις αντιπροσωπείες που βρίσκονται στις 10 υποψήφιες χώρες Phare για προσχώρηση στην ΕΕ. Οι τελευταίες από τις εγκαταστάσεις αυτές θα καταστούν λειτουργικές πριν από το τέλος του 2000.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ.I.β

ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ ΣΤΗΝ ΕΡΕΥΝΑ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ / ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ (ΑΠΡΙΛΙΟΣ - ΙΟΥΝΙΟΣ 1999)

Κύρια σημεία

Η έρευνα σχετικά με την αποσυγκέντρωση / αποκέντρωση διεξάχθηκε, το Μάρτιο του 1999, σε 99 αντιπροσωπείες της Επιτροπής προκειμένου να προσδιοριστούν οι προοπτικές της αποσυγκέντρωσης και της αποκέντρωσης στο σύνολο των φάσεων του κύκλου του προγράμματος καθώς και τα βασικά εμπόδια που πρέπει να υπερνικηθούν για να επιτευχθεί η εφαρμογή αυτής της πολιτικής.

53 αντιπροσωπείες, που καλύπτουν 77 επιλέξιμα κράτη για την βοήθεια της Ένωσης, συνέβαλαν στο έργο αυτό.

Οι απαντήσεις επιβεβαιώνουν την επιθυμία των αντιπροσωπειών να παρέμβουν πιο ενεργά σε όλες τις φάσεις του κύκλου του προγράμματος. Μία λεπτομερής ανάλυση των απαντήσεων αυτών θα βοηθήσει στον προσδιορισμό των διαφόρων τρόπων εφαρμογής της αποσυγκέντρωσης / αποκέντρωσης.

Στο παράρτημα παρουσιάζονται, λεπτομερώς, η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε καθώς και η συγκέντρωση, ανά θέμα, των απαντήσεων των αντιπροσωπειών σχετικά με τα εμπόδια όσον αφορά την εφαρμογή της αποσυγκέντρωσης / αποκέντρωσης και τα συστήματα που πρέπει να αναπτυχθούν για την υποστήριξη της πολιτικής αυτής. Τα κύρια συμπεράσματα είναι τα ακόλουθα:

Κύρια εμπόδια στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης

* Ανεπάρκεια του προσωπικού στην αντιπροσωπεία (το σημείο αυτό αναφέρθηκε από 33 αντιπροσωπείες επί συνόλου 53), μη αντιστοιχία μεταξύ των χαρακτηριστικών του προσωπικού στην αντιπροσωπεία και των καθηκόντων που πρόκειται να ασκηθούν (αναφέρθηκε από 14 αντιπροσωπείες) και έλλειψη κατάλληλης κατάρτισης του προσωπικού αυτού (16 αντιπροσωπείες): μια πρώτη αξιολόγηση που έγινε σε 39 αντιπροσωπείες σχετικά με το συμπληρωματικό ανθρώπινο δυναμικό που πρέπει να προσληφθεί στις αντιπροσωπείες αυτές, φθάνει στον αριθμό των 116 θέσεων απασχόλησης.

* Ανεπάρκεια εξοπλισμού όσον αφορά την πληροφορική στην αντιπροσωπεία, απουσία πληροφορικών συστημάτων διαχείρισης (τοπικό λογισμικό ή πρόσβαση στα συστήματα της έδρας) και τεχνικές δυσκολίες επικοινωνίας μεταξύ της αντιπροσωπείας και της έδρας: 24 αντιπροσωπείες από τις 53 ζητούν βελτίωση του εξοπλισμού τους σε μικροϋπολογιστές και 10 αντιπροσωπείες αναμένουν την εγκατάσταση ενός τοπικού δικτύου, 18 αντιπροσωπείες επιθυμούν να έχουν πρόσβαση στις βάσεις δεδομένων και στα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης της έδρας, ενώ 9 αντιπροσωπείες έχουν ανάγκη για πληροφορικό σύστημα διαχείρισης της εκτέλεσης των προγραμμάτων.

* Μη προσαρμογή της οργάνωσης της έδρας στην αποσυγκεντρωτική διαχείριση. Οι αντιπροσωπείες ζητούν την προσαρμογή των καθηκόντων της έδρας ώστε να συγκεντρώνονται στην υποστήριξη και στην λειτουργία στις αντιπροσωπείες: διεύθυνση του προσωπικού στην αντιπροσωπεία (κατάρτιση, επιλογή / διαδοχική εναλλαγή καθηκόντων, κλπ.), σύλληψη και απλοποίηση των μέσων διαχείρισης (συστήματα πληροφορικής, εγχειρίδιο οδηγιών, κλπ.), διαβούλευση στους ειδικούς τομείς, έλεγχος / αξιολόγηση.

Βασικά εμπόδια στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

* Ανεπάρκεια των χρηματοδοτικών ανθρώπινων και τεχνικών μέσων των διοικήσεων των δικαιούχων κρατών (το σημείο αυτό αναφέρεται από 25 αντιπροσωπείες επί 53) και έλλειψη κατάλληλης κατάρτισης του προσωπικού και των δικαιούχων διοικήσεων (18 αντιπροσωπείες).

* Δυσκολίες οργάνωσης των δημόσιων αρχών των δικαιούχων κρατών, και ιδίως: έλλειψη εμπλοκής εκ μέρους των δικαιούχων διοικήσεων (12 αντιπροσωπείες), έλλειψη διαφάνειας, σαφούς προσδιορισμού των αρμοδιοτήτων, δυσκαμψία των διαδικασιών και γραφειοκρατία (13 αντιπροσωπείες), υπερβολική πολιτικοποίηση των προγραμμάτων βοήθειας (7 αντιπροσωπείες), διαφθορά (9 αντιπροσωπείες).

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ.I.γ

Σύνοψη των απαντήσεων των αντιπροσωπειών στην έρευνα σχετικά με την αποσυγκέντρωση / αποκέντρωση (Απρίλιος - Ιούνιος 1999)

1. Εισαγωγή

2. Κατάλογος των ερωτήσεων που έχουν τεθεί στις αντιπροσωπείες

2.1. Σημερινή κατάσταση (καθήκοντα)

2.2. Προοπτικές στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης

2.3. Προοπτικές στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

2.4. Εμπόδια στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης

2.5. Εμπόδια στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

2.6. Συστήματα υποστήριξης στην αποσυγκέντρωση

2.7. Σημερινή κατάσταση (μέσα)

3. Τυπολογία των απαντήσεων των αντιπροσωπειών

3.1. Τυπολογία των εμποδίων στο πλαίσιο μιας πολιτικής αποσυγκέντρωσης

3.1.1. Πνεύμα και οργάνωση της Επιτροπής

3.1.2. Ανθρώπινοι, οικονομικοί και τεχνικοί πόροι στην αντιπροσωπεία

3.1.3. Συστήματα υποστήριξης στις υπηρεσίες από την έδρα στις αντιπροσωπείες

3.1.4. Ιδιαίτερη κατάσταση στο δικαιούχο κράτος

3.2. Τυπολογία των εμποδίων στο πλαίσιο μιας πολιτικής αποκέντρωσης

3.2.1. Πνεύμα και οργάνωση της Επιτροπής

3.2.2. Πνεύμα και οργάνωση των δημόσιων αρχών του δικαιούχου κράτους

3.2.3. Ανθρώπινοι, οικονομικοί και τεχνικοί πόροι της διοίκησης του δικαιούχου κράτους

3.2.4. Συστήματα υποστήριξης από την Επιτροπή (έδρα / αντιπροσωπείες) στη διοίκηση του δικαιούχου κράτους

3.2.5. Ιδιαίτερο περιβάλλον του δικαιούχου κράτους

4. Συστήματα που υποστηρίζουν την αποκέντρωση

4.1. Πλεονεκτήματα των αντιπροσωπειών στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

4.2. Αλλαγές που πρέπει να πραγματοποιηθούν εκ των προτέρων όσον αφορά την οργάνωση στην αντιπροσωπεία

4.3. Ανάγκες σε εξοπλισμό πληροφορικής και συστήματα πληροφόρησης

4.3.1. Εξοπλισμός πληροφορικής

4.3.2. Συστήματα πληροφορικής διαχείρισης

4.3.3. Ηλεκτρονικά συστήματα επικοινωνίας

4.4. Συμπληρωματικές ανάγκες σε ανθρώπινους πόρους στην αντιπροσωπεία

4.5. Καθήκοντα που πρέπει να δημιουργηθούν ή να αναπτυχθούν στην έδρα

4.5.1. Καθορισμός πολιτικών

4.5.2. Διάθεση κατάλληλου ανθρώπινου δυναμικού

4.5.3. Διάθεση μέσων πληροφορικής για τη διαχείριση

4.5.4. Πληροφόρηση και παροχή συμβουλών στις αντιπροσωπείες

4.5.5. Παρακολούθηση και έλεγχος

4.5.6. Επανοργάνωση της έδρας

1. Εισαγωγη

* Η έρευνα σχετικά με την αποσυγκέντρωση / αποκέντρωση άρχισε στις αρχές Μαρτίου το 1999 από την κοινή υπηρεσία RELEX (SCR), σε 99 αντιπροσωπείες της Επιτροπής: 48 στις χώρες ΑΚΕ, 11 στη Λατινική Αμερική, 9 στην Ασία, 12 στη Μεσόγειο, 15 στις χώρες της Κεντρικής και της Ανατολικής Ευρώπης (ΧΚΑΕ) / Βαλκάνια και 4 στα ΝΑΚ.

* 50 αντιπροσωπείες απάντησαν στην έρευνα σύμφωνα με το ερωτηματολόγιο (συχνά προσθέτοντας συμπληρωματικές παρατηρήσεις) και 3 αντιπροσωπείες προτίμησαν να απαντήσουν με απλές σημειώσεις.

* Οι απαντήσεις που ελήφθησαν και αναλύονται εδώ, καλύπτουν 77 επιλέξιμα κράτη, και είναι αντιπροσωπευτικές των δραστηριοτήτων της Ένωσης στον τομέα της βοήθειας προς τις τρίτες χώρες.

- Οι απαντήσεις στις ερωτήσεις 1 έως 3 (σημερινή κατάσταση - καθήκοντα / προοπτικές στο πλαίσιο της αποκέντρωσης / προοπτικές στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης) επιβεβαιώνουν την επιθυμία των αντιπροσωπειών να παρεμβαίνουν πιο ενεργά σε όλες τις φάσεις του κύκλου του σχεδίου. Μια λεπτομερής ανάλυση των απαντήσεων αυτών θα βοηθήσει στον προσδιορισμό των διαφόρων τρόπων αποσυγκέντρωσης / αποκέντρωσης.

- Το παρόν έγγραφο έχει σκοπό να συνοψίσει τις απαντήσεις των αντιπροσωπειών στις ερωτήσεις από 4 έως 9 (εμπόδια στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης / εμπόδια στο πλαίσιο της αποκέντρωσης / συστήματα υποστήριξης της αποσυγκέντρωσης) προκειμένου να προσδιοριστούν τα συνοδευτικά μέτρα για την εφαρμογή μιας πραγματικής αποσυγκέντρωσης / αποκέντρωσης.

- Το σύνολο των απαντήσεων των αντιπροσωπειών στο ερωτηματολόγιο (συμπεριλαμβανομένων των συμπληρωματικών παρατηρήσεων) περιέχονται στη θέση Intranet του SCR.

2. Καταλογοσ των ερωτησεων που τεθηκαν στισ αντιπροσωπειεσ

2.1. Σημερινή κατάσταση (καθήκοντα)

* Αναφέρατε το σύνολο των καθηκόντων που εκτελούνται από την αντιπροσωπεία σε κάθε στάδιο της διαδικασίας του σχεδίου.

2.2. Προοπτικές στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης

* Αναφέρατε τα καθήκοντα τα οποία, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να αποκεντρωθούν από τις κεντρικές υπηρεσίες προς την αντιπροσωπεία σας, για κάθε στάδιο της διαδικασίας του σχεδίου.

2.3. Προοπτικές στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

* Αναφέρατε τα καθήκοντα τα οποία, κατά τη γνώμη σας, θα πρέπει να αποκεντρωθούν από τις κεντρικές υπηρεσίες ή/και την αντιπροσωπεία σας προς τα δικαιούχα κράτη για κάθε στάδιο της διαδικασίας του σχεδίου.

2.4. Εμπόδια στο πλαίσιο της αποσυγκέντρωσης

* Αναφέρατε ποιά είναι, κατά τη γνώμη σας, τα βασικά εμπόδια για την αποσυγκέντρωση ορισμένων καθηκόντων από τις κεντρικές υπηρεσίες προς την αντιπροσωπεία σας.

2.5. Εμπόδια στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

* Αναφέρατε ποιά είναι, κατά τη γνώμη σας, τα βασικά εμπόδια για την αποσυγκέντρωση ορισμένων καθηκόντων από τις κεντρικές υπηρεσίες ή/και την αντιπροσωπεία σας προς το δικαιούχο κράτος.

2.6. Συστήματα υποστήριξης στην αποσυγκέντρωση

* Αναφέρατε εάν, κατά την άποψή σας, η αντιπροσωπεία σας είναι προετοιμασμένη να αναλάβει τα καθήκοντα που αναφέρθηκαν στο σημείο 2. Εάν ναι, περιγράψατε τα πλεονεκτήματα της οργάνωσής σας. Εάν όχι, να αναφέρετε τις αλλαγές οργάνωσης που πρέπει να γίνουν προηγουμένως.

* Αναφέρατε ποιές θα ήταν οι ανάγκες σας όσον αφορά το σύστημα πληροφόρησης (τεχνικομηχανικός εξοπλισμός και λογισμικό).

* Αναφέρατε ποιές θα ήταν οι ανάγκες σας σε προσωπικό (αριθμός θέσεων και περιγραφή καθηκόντων).

* Αναφέρατε ποιές υπηρεσίες θα πρέπει να δημιουργηθούν ή να αναπτυχθούν από τις κεντρικές υπηρεσίες στο πλαίσιο ενός αποσυγκεντρωτικού συστήματος.

2.7. Σημερινή κατάσταση (μέσα)

* Αναφέρατε το προσωπικό που διαθέτει η αντιπροσωπεία, κατανεμημένο σε κατηγορίες (εκτός από την τεχνική βοήθεια), καθώς και οι εξαρτημένες αντέννες.

* Αναφέρατε τα συστήματα πληροφορικής για τη διαχείριση προγραμμάτων / σχεδίων τα οποία διαθέτετε.

( Εξοπλισμός πληροφορικής της αντιπροσωπείας σύμφωνα με την καταγραφή της ΓΔ IA.

* Αναφέρατε σε όγκο (σε εκατ. ευρώ) τις αναλήψεις υποχρεώσεων που έχουν χορηγηθεί στη γεωγραφική περιοχή που καλύπτει η αντιπροσωπεία.

* Αναφέρατε τον αριθμό των σχεδίων που έχουν αρχίσει και κατανέμονται κατά βασικές γραμμές του προϋπολογισμού και του ΕΤΑ.

* Αναφέρατε την τεχνική βοήθεια που υποστηρίζει την αντιπροσωπεία (σε άτομα/έτος) κατανεμημένη σε βασικές πηγές χρηματοδότησης (BAT, RESAL, κλπ.).

3. Τυπολογια των απαντησεων των αντιπροσωπειων

3.1. Τυπολογία των εμποδίων στο πλαίσιο μιας πολιτικής αποσυγκέντρωσης

3.1.1. Πνεύμα και οργάνωση της Επιτροπής

* Συγκεντρωτικό πνεύμα της Επιτροπής και έλλειψη πραγματικής βούλησης για αποσυγκέντρωση των αρμοδιοτήτων 10 αντιπροσωπείες

* Δυσκαμψία των ex-ante ελέγχων και ιδιαίτερα συγκεντρωτικές διαδικασίες 10 αντιπροσωπείες

* Απουσία διοικητικής αυτονομίας των αντιπροσωπειών και σύνθετοι κανόνες λειτουργίας 2 αντιπροσωπείες

* Απουσία κοινής άποψης αντιπροσωπείας / κεντρικής υπηρεσίας, σχετικά με τα εμπόδια της μιας και της άλλης 1 αντιπροσωπεία

* Απουσία προσδιορισμού παραμέτρων για μια ελεγχόμενη αποσυγκέντρωση 1 αντιπροσωπεία

3.1.2. Ανθρώπινοι, οικονομικοί και τεχνικοί πόροι στην αντιπροσωπεία

* Ανεπάρκεια προσωπικού στην αντιπροσωπεία 33 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη αντιστοιχίας μεταξύ των προσόντων του προσωπικού στην αντιπροσωπεία και των καθηκόντων που πρέπει να εκτελούνται 14 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη κατάλληλης κατάρτισης του προσωπικού στην αντιπροσωπεία 16 αντιπροσωπείες

* Ανεπάρκεια του βοηθητικού προσωπικού (τεχνική βοήθεια) 3 αντιπροσωπείες

* Μη κατάλληλα προσαρμοσμένος εξοπλισμός (ιδιαίτερα σχετικά με την πληροφορική) 10 αντιπροσωπείες

* Απουσία συστήματος λογισμικού διαχείρισης στην αντιπροσωπεία και πρόσβασης στα κεντρικά συστήματα της κεντρικής υπηρεσίας 7 αντιπροσωπείες

* Τεχνικές δυσκολίες επικοινωνίας έδρας/αντιπροσωπειών (τηλεφωνικό δίκτυο, Internet, κλπ.) 5 αντιπροσωπείες

3.1.3. Συστήματα υποστήριξης στις υπηρεσίες από την έδρα στις αντιπροσωπείες

* Διάσπαση και δυσκαμψία των διαδικασιών διαχείρισης και απουσία οδηγών και τυποποιημένων διαδικασιών 22 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη συντονισμού και σαφούς κατανομής των αρμοδιοτήτων μεταξύ των διαφόρων συμμετεχόντων στην έδρα 6 αντιπροσωπείες

* Απουσία σαφούς ορισμού των αρμοδιοτήτων που αντιστοιχούν στην έδρα και στις αντιπροσωπείες 5 αντιπροσωπείες

* Ανεπαρκής πληροφόρηση των αντιπροσωπειών (στρατηγικές, προγραμματισμός, διαδικασίες, κλπ.) 5 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη ενός συστήματος οργάνωσης εύκολης και ταχείας πρόσβασης στις ειδικευμένες αρμοδιότητες της έδρας 7 αντιπροσωπείες

* Μη κατάλληλη κατάρτιση του προσωπικού της έδρας 2 αντιπροσωπείες

* Απουσία ενός συστήματος παρακολούθησης και ελέγχου 1 αντιπροσωπεία

3.1.4. Ιδιαίτερη κατάσταση στο δικαιούχο κράτος

* Δυσκολίες τοπικού περιβάλλοντος (προβλήματα ανασφάλειας, τεχνολογικό επίπεδο, κλπ.) 2 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη πόλεων έλξης στην χώρα 1 αντιπροσωπεία

* Αδυναμίες στη λειτουργία της τοπικής διοίκησης 1 αντιπροσωπεία

3.2. Τυπολογία των εμποδίων στο πλαίσιο μιας πολιτικής αποκέντρωσης

3.2.1. Πνεύμα και οργάνωση της Επιτροπής

* Συγκεντρωτικό πνεύμα της Επιτροπής (ιδίως για την προσφυγή στις τοπικές διαδικασίες σύναψης συμβάσεων) 2 αντιπροσωπείες

3.2.2. Πνεύμα και οργάνωση των δημόσιων αρχών του δικαιούχου κράτους

* Έλλειψη εμπλοκής της δικαιούχου διοίκησης (ανάληψη ευθυνών, ανάπτυξη δυνατοτήτων, κ.λπ.) 2 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη ενιαίας δομής υποδοχής στο δικαιούχο κράτος 4 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη διαφάνειας και σαφούς ορισμού των αρμοδιοτήτων των διαφόρων παρεμβαινόντων του δικαιούχου κράτους 8 αντιπροσωπείες

* Γραφειοκρατία, βραδύτητα των διαδικασιών, δυσκαμψία του νομοθετικού συστήματος 8 αντιπροσωπείες

* Συγκρούσεις μεταξύ των διαφόρων διοικήσεων του δικαιούχου κράτους (σε διαφορετικά επίπεδα) 3 αντιπροσωπείες

* Υπερβολική πολιτικοποίηση των προγραμμάτων βοήθειας και διευθυντισμός 7 αντιπροσωπείες

3.2.3. Ανθρώπινοι, οικονομικοί και τεχνικοί πόροι της διοίκησης του δικαιούχου κράτους

* Έλλειψη οικονομικών, ανθρώπινων και τεχνικών πόρων της διοίκησης του δικαιούχου κράτους 26 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη κατάρτισης του προσωπικού της διοίκησης του δικαιούχου κράτους (εννοιολογικά μέσα, πληροφορική, διαδικασίες) 18 αντιπροσωπείες

* Σημαντική εναλλαγή καθηκόντων μεταξύ του προσωπικού της διοίκησης 5 αντιπροσωπείες

3.2.4. Συστήματα υποστήριξης από την Επιτροπή (έδρα / αντιπροσωπείες) στη διοίκηση του δικαιούχου κράτους

* Δυσκαμψία των διαδικασιών και έλλειψη οδηγών και τυποποιημένων διαδικασιών 7 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη σαφούς ορισμού των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων της έδρας, των αντιπροσωπειών και του δικαιούχου κράτους 3 αντιπροσωπείες

* Έλλειψη ενός συστήματος λογιστικού ελέγχου και ελέγχου 3 αντιπροσωπείες

3.2.5. Ιδιαίτερο περιβάλλον του δικαιούχου κράτους

* Διαφθορά 9 αντιπροσωπείες

* Δυσκολίες του τοπικού περιβάλλοντος (προβλήματα ανασφάλειας, συγκρούσεις, μεταξύ εθνοτήτων και φυλών, κ.λπ.) 3 αντιπροσωπείες

4. Συστηματα που υποστηριζουν την αποκεντρωση

4.1. Πλεονεκτήματα των αντιπροσωπειών στο πλαίσιο της αποκέντρωσης

* Ευρέως προσαρμοσμένη οργάνωση 27 αντιπροσωπείες

* Γνώση της τοπικής πραγματικότητας 6 αντιπροσωπείες

* Ειδικευμένοι τοπικοί υπάλληλοι και ευελιξία του τοπικού προσωπικού 3 αντιπροσωπείες

* Ύπαρξη δομών υποστήριξης 1 αντιπροσωπεία

4.2. Αλλαγές που πρέπει να πραγματοποιηθούν εκ των προτέρων όσον αφορά την οργάνωση στην αντιπροσωπεία

* Δημιουργία ή ενίσχυση των οικονομικών ή/και συμβατικών μονάδων 7 αντιπροσωπείες

* Ενίσχυση ή διατήρηση των δομών υποστήριξης 2 αντιπροσωπείες

* Επανοργάνωση της αντιπροσωπείας 1 αντιπροσωπεία

4.3. Ανάγκες σε εξοπλισμό πληροφορικής και συστήματα πληροφόρησης

4.3.1. Εξοπλισμός πληροφορικής

* Αύξηση και βελτίωση του εξοπλισμού σε μικροϋπολογιστές (λειτουργικό σύστημα, τυποποιημένο λογισμικό) 24 αντιπροσωπείες

* Εγκατάσταση ή/και βελτίωση ενός τοπικού δικτύου 10 αντιπροσωπείες

4.3.2. Πληροφορικά συστήματα διαχείρισης

* Πρόσβαση στις βάσεις δεδομένων και στα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης στην έδρα 18 αντιπροσωπείες

* Πληροφορικό σύστημα διαχείρισης της εκτέλεσης των σχεδίων 9 αντιπροσωπείες

4.3.3. Ηλεκτρονικά συστήματα επικοινωνίας

* Πρόσβαση στο Europa plus και στο Internet 8 αντιπροσωπείες

* Ασφαλή και αξιόπιστα συστήματα επικοινωνίας με την έδρα (δορυφορικές γραμμές, τηλεοπτικές συνεδριάσεις κ.λπ.) 6 αντιπροσωπείες

* Χρησιμοποίηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 4 αντιπροσωπείες

4.4. Συμπληρωματικές ανάγκες σε ανθρώπινους πόρους στην αντιπροσωπεία

Παρουσιάζονται εδώ μόνο οι αιτήσεις στις οποίες δίνονται με ακρίβεια οι θέσεις απασχόλησης από 39 αντιπροσωπείες.

Αριθμός ατόμων/έτος

Διαχείριση των σχεδίων συνεργασίας

* Θεματικοί ειδικοί 51 24 αντιπροσωπείες

* Οικονομική διαχείριση των σχεδίων και διαχείριση των συμβάσεων 26 23 αντιπροσωπείες

* Διοικητική στήριξη 16 9 αντιπροσωπείες

* Δεν προσδιορίζεται 15 5 αντιπροσωπείες

Άλλα

* Συντονισμός 1 1 αντιπροσωπεία

* Πολιτικοοικονομική παρακολούθηση 1 1 αντιπροσωπεία

* Ακόλουθος τύπου 2 2 αντιπροσωπείες

* Διοικητική υποστήριξη 3 2 αντιπροσωπείες

* Ασφάλεια 1 1 αντιπροσωπεία

Σύνολο 116

4.5. Καθήκοντα που πρέπει να δημιουργηθούν ή να αναπτυχθούν στην έδρα

4.5.1. Καθορισμός πολιτικών

* Δημιουργία ενός συστήματος που θα επιτρέπει να αποκομίζονται διδάγματα επιτόπου για την προσαρμογή των πολιτικών συνεργασίας 3 αντιπροσωπείες

* Ενίσχυση του ρόλου του υπεύθυνου χάραξης πολιτικών συνεργασίας 2 αντιπροσωπείες

4.5.2. Διάθεση κατάλληλου ανθρώπινου δυναμικού

* Προσδιορισμός και εφαρμογή προγράμματος κατάρτισης του προσωπικού στην αντιπροσωπεία (συμπεριλαμβανομένης ειδικής κατάρτισης στον οικονομικό τομέα και στον τομέα της πληροφορικής) 18 αντιπροσωπείες

* Προσόντα που να αντιστοιχούν στις ανάγκες στην αντιπροσωπεία (διαδοχική εναλλαγή καθηκόντων / μετακινούμενο τομεακό προσωπικό) 7 αντιπροσωπείες

4.5.3. Διάθεση μέσων πληροφορικής για τη διαχείριση

* Δημιουργία συστημάτων πληροφορικής στα οποία να έχουν πρόσβαση οι αντιπροσωπείες 5 αντιπροσωπείες

* Δημιουργία ενός help desk στην έδρα για τα προβλήματα πληροφορικής 4 αντιπροσωπείες

* Καθορισμός ενός τυποποιημένου πακέτου λογισμικού για τους μικροϋπολογιστές στις αντιπροσωπείες 1 αντιπροσωπεία

4.5.4. Πληροφόρηση και παροχή συμβουλών στις αντιπροσωπείες

* Ενίσχυση του ρόλου του συμβούλου σε ειδικούς τομείς: τομεακή πολιτική, εφαρμογή διαδικασιών, οικονομικά, δίκαιο, λογιστικός έλεγχος, αξιολόγηση 18 αντιπροσωπείες

* Διάθεση και απλοποίηση των εγχειριδίων, των διαδικασιών, και των κανονισμών 14 αντιπροσωπείες

* Καθιέρωση ενός συστήματος που θα επιτρέπει τη συγκέντρωση και τη διάδοση των καλύτερων πρακτικών 2 αντιπροσωπείες

4.5.5. Παρακολούθηση και έλεγχος

* Δημιουργία ενός συστήματος παρακολούθησης, ελέγχου a posteriori, αξιολόγησης 7 αντιπροσωπείες

4.5.6. Επανοργάνωση της έδρας

* Απλοποίηση της οργάνωσης: μείωση του αριθμού των συνομιλητών, ενίσχυση του συντονισμού στην έδρα, διευκρίνηση των αρμοδιοτήτων 11 αντιπροσωπείες

* Γεωγραφικοί υπεύθυνοι στην SCR για το συντονισμό των επαφών μεταξύ της αντιπροσωπείας και της υπηρεσίας SCR 5 αντιπροσωπείες

* Κεντρικός συνομιλητής για τις οικονομικές διαδικασίες (για τη διευκόλυνση των διαδικασιών) 1 αντιπροσωπεία

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ.II

Ανακατανομή - Πρώτο Στάδιο

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>