Εκθεση

σχετική με τις οικονομικές καταστάσεις της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Ανασυγκρότησης για το οικονομικό έτος 2002, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Υπηρεσίας

(2003/C 319/01)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, δυνάμει του άρθρου 185 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Ανασυγκρότησης (εφεξής καλούμενη "Υπηρεσία") για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002. Σύμφωνα με το άρθρο 8 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2667/2000 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που εκδόθηκαν βάσει του άρθρου 9 του ιδίου κανονισμού. Το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών, δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

5. Το Συνέδριο, χωρίς να θέτει υπό αμφισβήτηση τη διατυπωθείσα γνώμη, επιθυμεί εντούτοις να επιστήσει την προσοχή της αρμόδιας για τη χορήγηση απαλλαγής αρχής στις καταστάσεις που περιγράφονται στα σημεία 13 έως 15.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εισαγωγή

6. Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Ανασυγκρότησης δημιουργήθηκε βάσει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2454/1999 του Συμβουλίου, της 15ης Νοεμβρίου 1999(3). Διαχειρίζεται τα προγράμματα της βοήθειας που παρέχει η Ένωση στο Κοσσυφοπέδιο και στη Σερβία - Μοντενέγκρο, καθώς και στην πρώην Γιουγκοσλαβική Δημοκρατία της Μακεδονίας. Η Υπηρεσία έχει την έδρα της στη Θεσσαλονίκη και διαθέτει επιχειρησιακά κέντρα στην Πρίστινα, το Βελιγράδι, την Ποτγκόριτσα και τα Σκόπια. Οι στόχοι των προγραμμάτων που διαχειρίζεται η Υπηρεσία συνίστανται στην προώθηση της ενίσχυσης των θεσμών και της χρηστής διοίκησής τους, στην υποστήριξη της ανάπτυξης της οικονομίας αγοράς και των ζωτικών υποδομών, καθώς και στην ενίσχυση της κοινωνίας των πολιτών.

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

7. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2002 και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1.

8. Στο τέλος του 2002, η Υπηρεσία διαπίστωσε ότι είχε πραγματοποιήσει πληρωμές ύψους 2,7 εκατομμυρίων ευρώ, που δεν καλύπτονταν από αναλήψεις υποχρεώσεων στο πλαίσιο του προϋπολογισμού. Οι πληρωμές αφορούσαν την υλοποίηση σχεδίων που είχαν μεταβιβαστεί, κατά τη διάρκεια του έτους, από την Επιτροπή στην Υπηρεσία.

9. Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις προβλέψεις του προϋπολογισμού για τον τίτλο ΙΙ (δαπάνες λειτουργίας), προκειμένου να αποφευχθεί οι ακυρώσεις και οι μεταφορές να αντιστοιχούν σε υπερβολικά μεγάλο μέρος της χρηματοδότησης του προϋπολογισμού (στο 50 % για το οικονομικό έτος 2002).

Οικονομικές καταστάσεις

10. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε η Υπηρεσία στην έκθεση δραστηριοτήτων της για το οικονομικό έτος 2002 συνοψίζονται στους πίνακες 2 και 3. Πρέπει να επισημανθεί ότι, το 2002, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου της Υπηρεσίας ενισχύθηκε λόγω της εισαγωγής του συστήματος λογιστικής του προϋπολογισμού SI2.

11. Το 2002, η γενική λογιστική της Υπηρεσίας εξακολουθούσε να τηρείται σε πινακοποιητή, παρά τις προγενέστερες παρατηρήσεις του Συνεδρίου(4). Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη θέση σε εφαρμογή, στο σύνολο των κέντρων, αξιόπιστου εργαλείου γενικής λογιστικής.

12. Η Υπηρεσία θέτει στη διάθεση ειδικευμένων οργανισμών, κεφάλαια για τη χρηματοδότηση προγραμμάτων χορήγησης δανείων σε συγκεκριμένους τομείς (ανάπτυξη ΜΜΕ, γεωργοβιομηχανικών επιχειρήσεων, κ.λπ.). Αυτά τα κεφάλαια, είτε παραμένουν στην ιδιοκτησία της Υπηρεσίας και κατατίθενται σε τραπεζικούς λογαριασμούς που έχουν ανοιγεί στο όνομά της, είτε, στις περιπτώσεις που η Υπηρεσία προτίθεται να μεταφέρει τα κεφάλαια, κατά το πέρας της εκτέλεσης του προγράμματος, στις ενδιαφερόμενες αρχές, καταβάλλονται ως επιχορήγηση και καταχωρίζονται στις δαπάνες της Υπηρεσίας.

13. Σχετικά με μία περίπτωση κατά την οποία είχε ανοιγεί λογαριασμός στο όνομα της Υπηρεσίας, ο υπόλογος δεν είχε ενημερωθεί για την ύπαρξη αυτού του λογαριασμού, το υπόλοιπο του οποίου, στο τέλος του οικονομικού έτους, ανερχόταν σε 205000 ευρώ. Αφότου δημιουργήθηκε η υπηρεσία, στο συγκεκριμένο είδος σχεδίων διατέθηκε ποσό ύψους 13,3 εκατομμυρίων ευρώ. Το σωρευτικό υπόλοιπο των σχετικών τραπεζικών λογαριασμών (συμπεριλαμβανομένου του υπολοίπου των 205000 ευρώ που δεν είχε επισημανθεί στον υπόλογο) ανερχόταν, στις 31 Δεκεμβρίου 2002, σε 3,7 εκατομμύρια ευρώ και αναφέρεται στον τίτλο "Τράπεζες" του ισολογισμού.

14. Σε μία περίπτωση κεφαλαίων για την ανάπτυξη των ΜΜΕ στη Σερβία, τα οποία επρόκειτο να καταβληθούν ως επιχορήγηση (ύψους 5 εκατομμυρίων ευρώ) σε κρατική τράπεζα, οι συμβατικές διατάξεις ορίζουν ότι τα καταβληθέντα κεφάλαια παραμένουν στην ιδιοκτησία της Υπηρεσίας. Το Συνέδριο φρονεί ότι η Υπηρεσία πρέπει να αναζητήσει την κατάλληλη διατύπωση, προκειμένου να παρέχει, στον ισολογισμό της ή στα παραρτήματά του, πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με αυτά τα κεφάλαια(5).

Νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων

15. Στο τέλος του οικονομικού έτους 2002, ο διευθυντής είχε μεταβιβάσει, σε περισσότερες από 67 περιπτώσεις, αρμοδιότητες για την εκτέλεση του προϋπολογισμού(6). Ακόμη και αν ληφθεί υπόψη ο διασκορπισμός των κέντρων της υπηρεσίας, ο αριθμός των περιπτώσεων μεταβίβασης αρμοδιοτήτων φαίνεται ότι ενδέχεται να αποδυναμώνει το σύστημα εξωτερικού ελέγχου. Κατ' αυτό τον τρόπο, διαπιστώθηκαν πολλές περιπτώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών που είχαν υπογραφεί από υπαλλήλους στους οποίους δεν είχε μεταβιβαστεί δεόντως η αρμοδιότητα.

16. Κάθε κέντρο διαθέτει ένα μικρό ταμείο/πάγιες προκαταβολές, με ποσά που είναι ορισμένες φορές υψηλά(7). Ο διευθυντής οφείλει να εκδώσει απόφαση σχετικά με τους λεπτομερείς κανόνες τους, σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 15ης και 16ης Οκτωβρίου 2003.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2667/2000 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών της Υπηρεσίας για το οικονομικό έτος 2002 καταρτίστηκαν στις 29 Σεπτεμβρίου 2003 και, στη συνέχεια, διαβιβάστηκαν στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 29 Σεπτεμβρίου 2003. Στους πίνακες που είναι προσαρτημένοι στην παρούσα έκθεση παρουσιάζεται συνεπτυγμένη εκδοχή των εν λόγω οικονομικών καταστάσεων.

(3) ΕΕ L 299 της 20.11.1999.

(4) Βλέπε σημείο 12 της έκθεσης για το οικονομικό έτος 2001, ΕΕ L 326 της 27.12.2002, σ. 3.

(5) Αφότου δημιουργήθηκε η Υπηρεσία, το συνολικό προσδιορισθέν ποσό των κεφαλαίων που είχαν αναληφθεί για επιχορηγήσεις του είδους αυτού ανέρχεται σε 17,1 εκατομμύρια ευρώ, από τα οποία 12,5 εκατομμύρια πράγματι καταβλήθηκαν και καταχωρίστηκαν στις δαπάνες.

(6) Οι αντιπροσωπείες αφορούσαν 45 υπαλλήλους, δηλαδή το ήμισυ σχεδόν των υπαλλήλων κατηγορίας Α.

(7) 50000 ευρώ.

Πίνακας 1

Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Ανασυγκρότησης - Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2002Σημ.:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία της Υπηρεσίας - Στους παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνονται τα στοιχεία που παρουσίασε η Υπηρεσία στις οικονομικές καταστάσεις της.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Ανασυγκρότησης - Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2002 και 2001

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημ.:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις, οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία της Υπηρεσίας.

Πίνακας 3

Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Ανασυγκρότησης - Ισολογισμός της 31ης Δεκεμβρίου 2002 και 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις, οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία της Υπηρεσίας.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις της Υπηρεσιας

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

8. Οι εν λόγω πληρωμές πραγματοποιήθηκαν με βάση τα στοιχεία που αναφέρονται σε επίσημη απόφαση της Επιτροπής. Η εγγραφή των κεφαλαίων αυτών στους λογαριασμούς της Επιτροπής πραγματοποιήθηκε με καθυστέρηση και η κατάσταση αναμένεται να διευθετηθεί το 2003.

9. Τα μη δαπανηθέντα κεφάλαια για τον τίτλο 2 το 2002 οφείλονται κυρίως στην έναρξη λειτουργίας της Υπηρεσίας στην ΠΓΔΜ και στις δυσκολίες για καλύτερη εκτίμηση του κόστους που συνεπάγεται αυτού του είδους η δραστηριότητα.

Σύσταση χρηματοοικονομικών λογαριασμών

11. Η Υπηρεσία αναμένεται να κλείσει τους λογαριασμούς για το 2003 μέσω μιας ήδη εγκατεστημένης επαγγελματικής εφαρμογής για το γενικό καθολικό.

13. Η περίπτωση αυτή οφείλεται στην έλλειψη καλής επικοινωνίας ανάμεσα στον υπόλογο, το γραφείο του οποίου βρίσκεται στην έδρα της Υπηρεσίας, και σε έναν αναπληρωτή υπόλογο που βρίσκεται σε ένα από τα επιχειρησιακά κέντρα της.

Νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων

15. Η Υπηρεσία λειτουργεί σε πέντε διαφορετικούς τόπους και διαχειρίζεται προϋπολογισμό που διαιρείται σε τρεις χωριστούς τίτλους. Στο πλαίσιο των προγραμμάτων βοηθείας, καθένα από τα τέσσερα επιχειρησιακά κέντρα αναπτύσσει έξι έως οκτώ ξεχωριστούς τομείς δραστηριοτήτων. Ως εκ τούτου, σε καθένα από τα κέντρα, ο αριθμός του προσωπικού που διαθέτει εξουσιοδότηση υπογραφής για κάθε σχετικό τομέα είναι ο ελάχιστος δυνατός. Η Υπηρεσία ανέλαβε την ορθολογική οργάνωση των διαδικασιών της προκειμένου να αποφύγει στο μέλλον οιαδήποτε παράλειψη εξουσιοδότησης υπογραφής.

16. Κατόπιν των εργασιών του Συνεδρίου, η Υπηρεσία μείωσε το ύψος του ταμείου μικροεξόδων στο Βελιγράδι από 50000 ευρώ σε 20000 ευρώ για πληρωμές τοις μετρητοίς. Όλες οι υπόλοιπες πληρωμές πραγματοποιούνται με επιταγές ή τραπεζικές εντολές. Η διαμόρφωση των κανόνων που διέπουν το ταμείο μικροεξόδων θα πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις συστάσεις του Συνεδρίου.