Ειδική έκθεση Πώς η Ευρωπαϊκή 
Υπηρεσία Εξωτερικής 
Δράσης διαχειρίζεται τα 
κτίριά της ανά τον κόσμοEL 2016  αριθ.  07
ΕΥΡΩΠΑÏK Ο
ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ
ΣΥΝΕ∆ΡΙΟ

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ
Τηλ:. +352 4398-1
Πληροφορίες:  eca.europa.eu/el/Pages/ContactForm.aspx
Ιστότοπος:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το διαδίκτυο ( http://europa.eu ).
Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 2016
Print ISBN 978-92-872-4568-7 ISSN 1831-0826 doi:10.2865/000267 QJ-AB-16-007-EL-C
PDF ISBN 978-92-872-4517-5 ISSN 1977-5660 doi:10.2865/521855 QJ-AB-16-007-EL-N
EPUB ISBN 978-92-872-4565-6 ISSN 1977-5660 doi:10.2865/3995 QJ-AB-16-007-EL-E
© Ευρωπαϊκή Ένωση, 2016
Επιτρέπεται η αναπαραγωγή με αναφορά της πηγής.
Πώς η Ευρωπαϊκή 
Υπηρεσία Εξωτερικής 
Δράσης διαχειρίζεται τα 
κτίριά της ανά τον κόσμο
(υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 287, παράγραφος 4, 
δεύτερο εδάφιο, ΣΛΕΕ)Ειδική έκθεσηEL 2016  αριθ.  07
02
 Κλιμάκιο ελέγχου
Οι ειδικές εκθέσεις του ΕΕΣ παρουσιάζουν τα αποτελέσματα των ελέγχων επιδόσεων και των ελέγχων συμμόρφωσης που αυτό διενερ -
γεί επί συγκεκριμένων τομέων του προϋπολογισμού ή επί συγκεκριμένων διαχειριστικών ζητημάτων. Το ΕΕΣ επιλέγει και σχεδιάζει τα 
εν λόγω ελεγκτικά καθήκοντα κατά τρόπον ώστε αυτά να αποφέρουν τον μέγιστο αντίκτυπο, λαμβανομένων υπόψη των κινδύνων για 
τις επιδόσεις ή για τη συμμόρφωση, του επιπέδου των σχετικών εσόδων ή δαπανών, των επικείμενων εξελίξεων και του πολιτικού και 
δημόσιου συμφέροντος.
Ο εν προκειμένω έλεγχος επιδόσεων διενεργήθηκε από το Τμήμα Ελέγχου IV, του οποίου προεδρεύει ο Milan Martin Cvikl, Μέλος του 
ΕΕΣ, και το οποίο ειδικεύεται στον έλεγχο στους τομείς των εσόδων, της έρευνας και των εσωτερικών πολιτικών, της δημοσιονομικής 
και οικονομικής διακυβέρνησης, καθώς και των θεσμικών οργάνων και οργανισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Επικεφαλής του ελέγχου 
ήταν ο Pietro Russo, Μέλος του ΕΕΣ, συνεπικουρούμενoς από τον François Gautier, σύμβουλο στο ιδιαίτερο γραφείο του, τον Mark 
Crisp, Διευθυντή, τον Paul Stafford, ανώτερο διοικητικό στέλεχος, τον Mark Marshall, υπεύθυνο ελεγκτικού έργου και την Pascale 
Pucheux-Lallemand, ελέγκτρια.
Από αριστερά:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand, P . Stafford.

03
 Περιεχόμενα
Σημεία
 Γλωσσάριο
I – VIII Σύνοψη
1 – 4 Εισαγωγή
5 – 6 Εμβέλεια και τρόπος προσέγγισης του ελέγχου
5 Εμβέλεια του ελέγχου
6 Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου
7 – 66 Παρατηρήσεις
7 – 27 Ενότητα Ι — Κατά κανόνα, τα κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντιπροσωπειών, ωστόσο 
σε ορισμένες περιπτώσεις η αποδοτικότητα των δαπανών δεν εξασφαλίζεται με τον βέλτιστο 
τρόπο, λόγω πλεονάζοντος χώρου, μη χρησιμοποιούμενων ιδιόκτητων κτιρίων και χρεώσεων 
στους μισθωτές που δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών
8 – 19 Κατά κανόνα, τα κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντιπροσωπειών
20 – 22 Το εμβαδόν των περισσότερων κτιρίων γραφείων, όπως και ορισμένων κατοικιών επικεφαλής 
αντιπροσωπείας, υπερβαίνει τα ανώτατα όρια που θέτει η πολιτική κτιρίων
23 – 25 Η ΕΥΕΔ έχει στην κυριότητά της κτίρια τα οποία δεν χρησιμοποιεί πλέον
26 – 27 Ορισμένες χρεώσεις από τη συστέγαση σε κτίρια γραφείων δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών
28 – 47 Ενότητα II — Υπάρχει συστηματοποιημένη διαδικασία για την επιλογή των κτιρίων των 
αντιπροσωπειών, ωστόσο, κατά την πρακτική εφαρμογή της, παρουσιάζονται ορισμένες 
αδυναμίες σε κάθε σημαντικό στάδιο
30 – 31 Η διαδικασία φακέλου κτιρίου παρέχει συστηματοποιημένο πλαίσιο για την επιλογή των κτιρίων των 
αντιπροσωπειών
32 – 35 Οι αντιπροσωπείες δεν έχουν επαρκή εμπειρογνωσία στον εντοπισμό των κατάλληλων κτιρίων και δεν 
λαμβάνουν επαρκή υποστήριξη από τις κεντρικές υπηρεσίες
36 – 43 Υπάρχουν ορισμένες αδυναμίες στον τρόπο με τον οποίο οι αντιπροσωπείες παρουσιάζουν τις διάφορες 
επιλογές στις κεντρικές υπηρεσίες
44 – 47 Ορισμένες γνωμοδοτήσεις της επιτροπής κτιρίων (κεντρικές υπηρεσίες) δεν εκδίδονται εγκαίρως ούτε είναι 
πειστικές
04 Περιεχόμενα 
48 – 66 Ενότητα III — Οι πληροφορίες για την καταλληλότητα των κτιρίων δεν είναι αξιόπιστες ούτε 
χρησιμοποιούνται για τους σκοπούς του σχεδιασμού, ο οποίος είναι υπερβολικά βραχυπρόθεσμος 
και ιδιαιτέρως ελλιπής για τα ιδιόκτητα ακίνητα
49 – 59 Τα κεντρικά συστήματα παρακολούθησης δεν παρέχουν αξιόπιστες βασικές πληροφορίες για την 
καταλληλότητα όλων των κτιρίων των αντιπροσωπειών
60 – 62 Οι διαθέσιμες πληροφορίες δεν αξιοποιούνται επαρκώς στο πλαίσιο του σχεδιασμού, ο οποίος επιπλέον 
είναι βραχυπρόθεσμος
63 – 66 Τα συστήματα σχεδιασμού για τα ιδιόκτητα ακίνητα είναι ιδιαιτέρως ελλιπή
67 – 72 Συμπεράσματα και συστάσεις
 Παράρτημα I — Συστέγαση των αντιπροσωπειών της ΕΕ με κράτη μέλη της ΕΕ
 Παράρτημα II — Λεπτομερή στοιχεία από την εξέταση 30 φακέλων κτιρίου
 Παράρτημα III —  Λόγοι για τους οποίους τα κτίρια των αντιπροσωπειών δεν εξασφαλίζουν τη 
βέλτιστη αποδοτικότητα των δαπανών
 Απάντηση της ΕΥΕΔ
05
 Γλωσσάριο
Αντιπροσωπεία : Υπάρχουν σχεδόν 140 αντιπροσωπείες της ΕΕ παγκοσμίως, οι οποίες λειτουργούν για την προώθηση των 
συμφερόντων και των αξιών της ΕΕ και δραστηριοποιούνται στον τομέα του εμπορίου και της συνεργασίας για την ανάπτυξη. 
Η πλειονότητα των αντιπροσωπειών είναι υπεύθυνες για τις σχέσεις της ΕΕ με μία μόνο χώρα. Άλλες έχουν σκοπό τη διατήρηση 
σχέσεων με πολυμερείς ή διεθνείς οργανισμούς, όπως η Αφρικανική Ένωση ή τα Ηνωμένα Έθνη. Το ένα τρίτο των υπαλλήλων της 
αντιπροσωπείας εργάζονται για την ΕΥΕΔ· οι υπόλοιποι εργάζονται για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, σε γενικές διευθύνσεις όπως 
η ΓΔ Διεθνούς Συνεργασίας και Ανάπτυξης, η ΓΔ Γειτονίας και Διαπραγματεύσεων για τη Διεύρυνση και η ΓΔ Εμπορίου.
Επικεφαλής αντιπροσωπείας : Οι επικεφαλής αντιπροσωπείας επικουρούν τον Ύπατο Εκπρόσωπο/την Ύπατη Εκπρόσωπο και 
την Επιτροπή στην εκπλήρωση της αποστολής τους στον τομέα των εξωτερικών σχέσεων. Ο επικεφαλής αντιπροσωπείας είναι 
υπεύθυνος για τη διαχείριση του συνόλου του ανθρώπινων και οικονομικών πόρων της αντιπροσωπείας.
Επιτροπή κτιρίων : Η επιτροπή κτιρίων αποτελείται από τον προϊστάμενο του τμήματος Υποδομών των κεντρικών υπηρεσιών 
της ΕΥΕΔ, ο οποίος ασκεί και την προεδρία της, και τουλάχιστον ακόμη τέσσερα μέλη από το συγκεκριμένο τμήμα και ένα μέλος 
από το τμήμα Επιτόπιας ασφάλειας. Η επιτροπή κτιρίων γνωμοδοτεί επί των φακέλων κτιρίου που εξετάζει.
Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) : Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) είναι η διπλωματική 
υπηρεσία της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ρόλος της είναι να συντονίζει την εξωτερική πολιτική και την πολιτική ασφάλειας της ΕΕ. 
Eπικεφαλής της ΕΥΕΔ είναι ο Ύπατος Εκπρόσωπος/η Ύπατη Εκπρόσωπος της Ένωσης για θέματα εξωτερικής πολιτικής και 
πολιτικής ασφαλείας, που είναι επίσης αντιπρόεδρος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η ΕΥΕΔ, η οποία συστάθηκε με τη Συνθήκη της 
Λισαβόνας, άρχισε επίσημα τη λειτουργία της την 1η Ιανουαρίου 2011. Η ΕΥΕΔ συγκεντρώνει στους κόλπους της υπαλλήλους 
από σχετικά τμήματα της Γενικής Γ ραμματείας του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, καθώς και διπλωματικό 
προσωπικό από τα κράτη μέλη της ΕΕ. Οι κεντρικές υπηρεσίες της εδρεύουν στις Βρυξέλλες. Η ΕΥΕΔ είναι υπεύθυνη για τη 
λειτουργία σχεδόν 140 αντιπροσωπειών της ΕΕ παγκοσμίως.
Κατάσταση των γραφείων ή των κατοικιών : Οι κεντρικές υπηρεσίες της ΕΥΕΔ παρακολουθούν μέσω επιτόπιων επισκέψεων 
την κατάσταση των γραφείων ή των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας. Η αξιολόγηση της κατάστασης των κτιρίων 
περιλαμβάνει τρία κριτήρια που μπορούν να λάβουν βαθμολογία από «0» (ακατάλληλο προς χρήση) έως «5» (άριστο): υγιεινή και 
ασφάλεια, φύλαξη και γενική κατάσταση (λειτουργικότητα / εικόνα του κτιρίου / θέση).
Πολιτική κτιρίων : Κατευθυντήριες γραμμές από τις κεντρικές υπηρεσίες της ΕΥΕΔ προς τις αντιπροσωπείες προκειμένου να 
διασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των κτιρίων και η τήρηση των οικονομικών ορίων. Η πολιτική κτιρίων 
αποσκοπεί επίσης να συμβάλει στην τυποποίηση των πόρων που διατίθενται στις αντιπροσωπείες και στην εξασφάλιση της 
διαφάνειας.
Προϊστάμενος διοίκησης : Ο προϊστάμενος διοίκησης επικουρεί τον επικεφαλής αντιπροσωπείας στην καθημερινή διαχείρισή 
της. Συντονίζει τις εργασίες του διοικητικού τμήματος και είναι υπεύθυνος για τους ανθρώπινους πόρους, τη διαχείριση της 
ασφάλειας, τη δημοσιονομική διαχείριση και την εκτέλεση του προϋπολογισμού της αντιπροσωπείας, όπως και για τη διαχείριση 
της υλικοτεχνικής υποστήριξης, των αγορών και των κτιρίων της αντιπροσωπείας.
Συστέγαση : Η από κοινού χρήση των γραφείων της αντιπροσωπείας με κράτη μέλη της ΕΕ ή άλλα θεσμικά όργανα 
ή οργανισμούς της ΕΕ (π.χ. την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων).
Φάκελος κτιρίου : Οι αντιπροσωπείες υποχρεούνται να καταρτίζουν φάκελο κτιρίου προτού προβούν σε μίσθωση 
(συμπεριλαμβανομένης της ανανέωσης της σύμβασης μίσθωσης), αγορά, ανακαίνιση ή κατασκευή γραφείων ή κατοικίας για 
τον επικεφαλής αντιπροσωπείας. Οι φάκελοι κτιρίου υποβάλλονται προς έγκριση στις κεντρικές υπηρεσίες (επιτροπή κτιρίων) 
εάν η συνολική αξία τους είναι 60 000 ευρώ και άνω. Οι αντιπροσωπείες υποχρεούνται να υποβάλλουν φάκελο κτιρίου για τη 
μίσθωση κατοικιών που προορίζονται για τους υπαλλήλους μόνο στην περίπτωση που το μίσθωμα υπερβαίνει το ανώτατο όριο 
που έχει καθοριστεί για τη συγκεκριμένη χώρα.
06
 Σύνοψη
I
Από τη σύστασή της τον Ιανουάριο του 2011, η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) ανέλαβε, στη θέση της Ευρω -
παϊκής Επιτροπής, την ευθύνη της λειτουργίας των αντιπροσωπειών της ΕΕ σε παγκόσμιο επίπεδο. Η ΕΥΕΔ παρέχει γραφεία σε 
5 300 υπαλλήλους οι οποίοι ανήκουν σε περίπου 140 αντιπροσωπείες. Επίσης είναι υπεύθυνη για τις κατοικίες των επικεφαλής 
αντιπροσωπείας, καθώς και για την καταβολή ή την επιστροφή των εξόδων που σχετίζονται με τη στέγαση των 2 400 υπαλλή -
λων. Η αποτελεσματική διαχείριση των κτιρίων των αντιπροσωπειών της ΕΕ συμβάλλει στη επίτευξη των στόχων της ΕΕ στους 
τομείς της εξωτερικής πολιτικής, του εμπορίου και της συνεργασίας για την ανάπτυξη. Οι δαπάνες της ΕΥΕΔ για τα κτίρια των 
αντιπροσωπειών ανήλθαν το 2014 σε 165 εκατομμύρια ευρώ (βλέπε σημεία 1 έως 4).
II
Το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο εξέτασε αν τα κτίρια των αντιπροσωπειών ανταποκρίνονται στις ανάγκες της ΕΥΕΔ και αν είναι 
οικονομικώς αποδοτικά. Επίσης εξέτασε αν η ΕΥΕΔ εφαρμόζει αποτελεσματικές διαδικασίες για την επιλογή των ορθών κτιρίων, 
την παρακολούθηση της καταλληλότητάς τους και τον σχεδιασμό των αναγκαίων αλλαγών (βλέπε σημεία 5 και 6).
III
Στο πλαίσιο του ελέγχου διαπιστώθηκε ότι τα κτίρια των αντιπροσωπειών, είτε πρόκειται για γραφεία, είτε για τις κατοικίες των 
επικεφαλής αντιπροσωπείας, είτε για τα κτίρια στέγασης των υπαλλήλων, ανταποκρίνονται γενικώς στις ανάγκες των αντιπρο -
σωπειών (βλέπε σημεία 8 έως 19). Εντούτοις, σε ορισμένες περιπτώσεις τα κτίρια δεν εξασφαλίζουν την αποδοτικότητα των 
δαπανών με τον βέλτιστο τρόπο για τους εξής λόγους:
α) το εμβαδόν των περισσότερων γραφείων, όπως και ορισμένων κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας, υπερβαίνει τα 
ανώτατα όρια που θέτει η πολιτική κτιρίων (βλέπε σημεία 20-22)·
β) η ΕΥΕΔ έχει στην ιδιοκτησία της κτίρια τα οποία δεν χρησιμοποιεί πλέον (βλέπε σημεία 23 έως 25)·
γ) στις περιπτώσεις κατά τις οποίες οι αντιπροσωπείες μοιράζονται τα γραφεία τους με κράτη μέλη της ΕΕ ή θεσμικά όργανα 
ή οργανισμούς της ΕΕ, ορισμένες χρεώσεις που βαρύνουν τους φιλοξενούμενους οργανισμούς δεν καλύπτουν το σύνολο 
των δαπανών (βλέπε σημεία 26 και 27).
IV
Η καταλληλότητα των κτιρίων των αντιπροσωπειών εξαρτάται πρωτίστως από την αρχική επιλογή τους και δευτερευόντως 
από τον τρόπο που η ΕΥΕΔ διασφαλίζει ότι τα κτίρια εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και να είναι οικονομικώς 
αποδοτικά. Η αρχική επιλογή των προς μίσθωση ή αγορά κτιρίων βασίζεται στη διαδικασία του φακέλου κτιρίου. Πριν από τη 
μίσθωση (ή την ανανέωση σύμβασης μίσθωσης) ή την αγορά κτιρίου, η σχετική αντιπροσωπεία υποβάλλει προς εξέταση και 
έγκριση φάκελο κτιρίου στις κεντρικές υπηρεσίες. Η διαδικασία φακέλου κτιρίου, παρέχοντας διαρθρωμένη και τεκμηριω -
μένη βάση για τη λήψη αποφάσεων, αποτελεί παράδειγμα ορθής πρακτικής (βλέπε σημεία 30 και 31). Εντούτοις είναι υπαρκτός 
ο κίνδυνος να μην επιλέξει η ΕΥΕΔ τα κατάλληλα κτίρια, επειδή παρουσιάζονται ορισμένες αδυναμίες κατά την εφαρμογή κάθε 
σημαντικού σταδίου της διαδικασίας επιλογής:
α) Κατά τη διερεύνηση της τοπικής αγοράς, ορισμένες αντιπροσωπείες δεν διαθέτουν επαρκή εμπειρογνωσία ώστε να εντοπί -
σουν τις κατάλληλες επιλογές ούτε λαμβάνουν επαρκή υποστήριξη από τις κεντρικές υπηρεσίες (βλέπε σημεία 32 έως 35).
β) Κατά την υποβολή των επιλογών των αντιπροσωπειών στις κεντρικές υπηρεσίες, ορισμένες φορές η προτεινόμενη λύση δεν 
βασίζεται σε άρτια τεχνική και χρηματοοικονομική ανάλυση (βλέπε σημεία 36 έως 43).
γ) Κατά τη λήψη της τελικής απόφασης από τις κεντρικές υπηρεσίες (επιτροπή κτιρίων), ορισμένες φορές είναι πολύ αργά για 
την υπογραφή σύμβασης, ενώ επιπλέον δεν καταδεικνύεται πάντοτε ότι η απόφαση είναι η πλέον αποδοτική από οικονομι -
κή άποψη (βλέπε σημεία 44 έως 47).
Σύνοψη 07
V
Η ΕΥΕΔ, μετά την επιλογή των κτιρίων, αξιολογεί με τακτικές επιτόπιες επισκέψεις αν τα κτίρια εξακολουθούν να ανταποκρίνο -
νται στις ανάγκες των αντιπροσωπειών, ωστόσο δεν εντοπίζει όλες τις ελλείψεις (βλέπε σημεία 49 και 50). Η ΕΥΕΔ όταν ελέγχει 
το εμβαδόν ανά άτομο στα γραφεία δεν λαμβάνει υπόψη της όλους τους σχετικούς παράγοντες (βλέπε σημεία 51 και 52) · ούτε 
παρακολουθεί αν τα μισθώματα των γραφείων και των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας ευθυγραμμίζονται με τις τιμές 
της αγοράς ούτε αν οι χρεώσεις που βαρύνουν τους φιλοξενούμενους οργανισμούς καλύπτουν το σύνολο των δαπανών (βλέπε 
σημείο 53). Επιπλέον, η ΕΥΕΔ δεν καταχωρίζει με αξιόπιστο τρόπο στα συστήματα πληροφορικής της τα αποτελέσματα της 
παρακολούθησης που διενεργεί (βλέπε σημεία 54 έως 59).
VI
Η έλλειψη αξιόπιστων βασικών πληροφοριών για τα κτίρια των αντιπροσωπειών συνιστά πρόσκομμα για τον αποτελεσματικό 
σχεδιασμό. Επιπροσθέτως, οι κεντρικές υπηρεσίες δεν χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τις διαθέσιμες πληροφορίες για την 
κατάρτιση σχεδίων διορθωτικής δράσης (βλέπε σημείο 60). Ο σχεδιασμός επικεντρώνεται στην αντιμετώπιση βραχυπρόθεσμων 
αναγκών (βλέπε σημεία 61 και 62).
VII
Μακροπρόθεσμος στόχος της ΕΥΕΔ είναι η αγορά περισσότερων γραφείων για τις αντιπροσωπείες. Το 2015, στο πλαίσιο των 
νέων διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού, η ΕΥΕΔ συμφώνησε στους όρους λήψης δανείου έως και 200 εκατομμυ -
ρίων ευρώ για την αγορά ακινήτων. Εντούτοις, η ΕΥΕΔ διαθέτει περιορισμένη μόνο πείρα στην ιδιοκτησία κτιρίων και καμία 
εμπειρογνωσία στη διαχείριση ακινήτων. Επομένως, δεν έχει καθιερώσει αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης ιδιόκτητων 
ακινήτων, παραδείγματος χάριν για να διατηρεί σε καλή κατάσταση τα ακίνητά της ή για να πωλεί κτίρια που δεν χρησιμοποιεί 
πλέον (βλέπε σημεία 63 έως 66).
VIII
Βάσει των παρατηρήσεων που διατυπώνονται στην παρούσα έκθεση, το Συνέδριο συνιστά στην ΕΥΕΔ:
α) να συμπεριλάβει περιβαλλοντικούς παράγοντες, την πρόσβαση ατόμων με ειδικές ανάγκες και την ευελιξία ως στόχους της 
πολιτικής κτιρίων για τα γραφεία·
β) να διασφαλίζει ότι οι χρεώσεις που βαρύνουν τα κράτη μέλη της ΕΕ ή τα άλλα θεσμικά όργανα ή οργανισμούς της ΕΕ που 
φιλοξενούνται σε κτίρια των αντιπροσωπειών είναι συνεπείς και ότι καλύπτουν το σύνολο των δαπανών·
γ) να ενισχύσει την εφαρμογή της διαδικασίας φακέλου κτιρίου για την επιλογή κτιρίων·
δ) να χρησιμοποιεί μια κεντρική πηγή πληροφοριών για την επαλήθευση των τιμών της αγοράς για τα γραφεία και να παρακο -
λουθεί τακτικά τη συνέπεια των μισθωμάτων γραφείων με τις τιμές της αγοράς·
ε) να βελτιώσει το σύστημα πληροφορικής για τη διαχείριση των ακινήτων της, έτσι ώστε η διαδικασία σχεδιασμού να τροφο -
δοτείται με περισσότερο αξιόπιστες και συναφείς πληροφορίες·
στ) να ενισχύσει την εμπειρογνωσία στη διαχείριση ακινήτων σε επίπεδο κεντρικών υπηρεσιών προκειμένου να αναπτυχθεί μια 
περισσότερο στρατηγική προσέγγιση, να βελτιωθεί ο σχεδιασμός και να ενισχυθεί η υποστήριξη των αντιπροσωπειών·
ζ) να ορίσει προτεραιότητες για τη μίσθωση, την αγορά, την πώληση, την τροποποίηση και τη συντήρηση ακινήτων στα κυ -
λιόμενα μεσοπρόθεσμα σχέδια, χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες πληροφορίες για τον χώρο και την κατάσταση του κτιρίου 
προκειμένου να υπάρξει συμμόρφωση με την πολιτική κτιρίων·
η) να θεσπίσει συστήματα για την αποτελεσματική διαχείριση των ιδιόκτητων κτιρίων.
08
 Εισαγωγή
01 
Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) με έδρα στις Βρυξέλλες, συντονίζει 
την εξωτερική πολιτική και την πολιτική ασφάλειας της ΕΕ. Είναι υπεύθυνη για τη λειτουρ -
γία των αντιπροσωπειών της ΕΕ σε ολόκληρο τον κόσμο. Η ΕΥΕΔ είναι διαρθρωτικά και 
δημοσιονομικά ανεξάρτητη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αλλά συνεργάζεται μαζί της σε 
πολλά θέματα.
02 
Από τη σύστασή της τον Ιανουάριο του 2011, η ΕΥΕΔ ανέλαβε, στη θέση της Ευρωπαϊκής 
Επιτροπής, την ευθύνη της λειτουργίας όλων των αντιπροσωπειών της ΕΕ. Επομένως, τα 
κτίρια των αντιπροσωπειών που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος είναι, σε μεγάλο 
βαθμό, το αποτέλεσμα αποφάσεων που έλαβε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή στο παρελθόν. 
Η ΕΥΕΔ παρέχει χώρους γραφείων σε 5 300 υπαλλήλους περίπου 140 αντιπροσωπειών. 
Η ΕΥΕΔ είναι επίσης υπεύθυνη για τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας, καθώς 
και για την καταβολή ή την επιστροφή των εξόδων που σχετίζονται με τη στέγαση των 
2 400 υπαλλήλων.
03 
Η αποτελεσματική διαχείριση των κτιρίων των αντιπροσωπειών της ΕΕ συμβάλλει στη 
επίτευξη των στόχων της ΕΕ στους τομείς της εξωτερικής πολιτικής, του εμπορίου και της 
συνεργασίας για την ανάπτυξη. Τα γραφεία των αντιπροσωπειών αποσκοπούν να παρέ -
χουν ένα σταθερό, προβεβλημένο, λειτουργικό και ασφαλές περιβάλλον εργασίας και 
συναντήσεων για τους υπαλλήλους και τους επισκέπτες. Τα κτίρια πρέπει να είναι οικο -
νομικώς αποδοτικά και η συστέγαση γραφείων με κράτη μέλη ή άλλα θεσμικά όργανα 
ή οργανισμούς της ΕΕ να προωθείται ενεργά.
04 
Το 80 % περίπου των γραφείων των αντιπροσωπειών και των κατοικιών των επικεφαλής 
αντιπροσωπείας μισθώνεται, ενώ το υπόλοιπο 20 % είναι ιδιόκτητο. Το 2014, οι δαπάνες 
της ΕΥΕΔ για τα κτίρια των αντιπροσωπειών ανήλθαν το 2014 σε 165 εκατομμύρια ευρώ 
(βλέπε γράφημα 1 ).
09 Εισαγωγή 
Το 2014, οι δαπάνες για τα κτίρια των αντιπροσωπειών ανήλθαν σε 
165 εκατομμύρια ευρώ
Πηγή: ΕΥΕΔ.Γράφημα 1
Έξοδα ασφάλεια/uni03C2 26 εκατ. ευρώ - 16 %
Νερό, αέριο, ηλεκτρικό, ασφάλιση - 3 %
Καθαρισ/uni03BCό/uni03C2 και συντήρηση - 2 %
Ση/uni03BCαντικέ/uni03C2 επισκευέ/uni03C2 / ∆ιαρρύθ/uni03BCιση χώρων - 2 %
Αγορά / Κατασκευή κτιρίων - 1 %
Γ ραφεία
53 εκατ. ευρώ
Κατοικίε/uni03C2 11 εκατ. ευρώ
Στέγαση υπαλλήλων 
62 εκατ. ευρώΜισθώ/uni03BCατα ή 
επιστροφέ/uni03C2 
/uni03BCισθω/uni03BCάτων
126 εκατ. ευρώ  - 76 %
10
 Εμβέλεια και τρόπος 
προσέγγισης του ελέγχου
Εμβέλεια του ελέγχου
05 
Γενικός στόχος του ελέγχου ήταν να εξεταστεί αν η ΕΥΕΔ διαχειρίζεται ορθά τα κτίρια των 
αντιπροσωπειών. Στο πλαίσιο του ελέγχου επιχειρήθηκε να απαντηθούν τα ακόλουθα 
υποερωτήματα:
α) Ανταποκρίνονται τα κτίρια των αντιπροσωπειών στις ανάγκες της ΕΥΕΔ και είναι οικο -
νομικώς αποδοτικά;
β) Διαθέτει η ΕΥΕΔ αποτελεσματικές διαδικασίες για την ορθή επιλογή κτιρίων;
γ) Διαθέτει η ΕΥΕΔ αποτελεσματικά συστήματα προκειμένου να παρακολουθεί τη συνε -
χή καταλληλότητα των κτιρίων και να σχεδιάζει τις αναγκαίες αλλαγές;
Τρόπος προσέγγισης του ελέγχου
06 
Οι ελεγκτικές παρατηρήσεις μας βασίστηκαν σε τέσσερις βασικές πηγές αποδεικτικών 
στοιχείων ελέγχου (βλέπε γράφημα 2 ):
α) Αποστείλαμε ερωτηματολόγιο ελέγχου στους προϊσταμένους διοίκησης 133 αντι -
προσωπειών1. Εξ αυτών απάντησαν 112 προϊστάμενοι διοίκησης, ήτοι το ποσοστό 
συμμετοχής ανήλθε σε 84 %.
β) Εξετάσαμε δείγμα 30 φακέλων κτιρίου που υποβλήθηκαν στις κεντρικές υπηρεσί -
ες το 2013 και το 20142. Η απόφαση μίσθωσης ή αγοράς συγκεκριμένου κτιρίου, ή της 
ανανέωσης ή μη μιας μίσθωσης, λαμβάνεται βάσει του φακέλου κτιρίου που υποβάλ -
λει η σχετική αντιπροσωπεία στις κεντρικές υπηρεσίες.
γ) Πραγματοποιήσαμε επισκέψεις σε τέσσερις αντιπροσωπείες (Νεπάλ, Τανζανία, Τουρ -
κία και ΗΠΑ-Ουάσινγκτον) με σκοπό να εξετάσουμε τις πρακτικές διαχείρισης κτιρίων 
σε αντιπροσωπείες διαφορετικού μεγέθους, ηπείρου, εμβαδού ανά άτομο, ιδιοκτησί -
ας (τρία γραφεία αντιπροσωπειών μισθώνονταν), κατάστασης κτιρίου, σύνθεσης του 
προσωπικού και πείρας στη συστέγαση. Κατά τη διάρκεια των επισκέψεων στις εν 
λόγω αντιπροσωπείες, συζητήσαμε επίσης για τις πρακτικές διαχείρισης κτιρίων με 
τους προϊσταμένους διοίκησης στις πρεσβείες των κρατών μελών. Πραγματοποιήσα -
με επισκέψεις στις πρεσβείες του Βελγίου, της Δανίας, της Φινλανδίας, της Γερμανίας, 
των Κάτω Χωρών, της Σουηδίας και του Ηνωμένου Βασιλείου. Επισκεφθήκαμε επίσης 
το Υπουργείο Εξωτερικών των Κάτω Χωρών με σκοπό να συγκεντρώσουμε περισσό -
τερες πληροφορίες για τις καινοτόμους πολιτικές και διαδικασίες που εφαρμόζει το 
συγκεκριμένο Υπουργείο για τη διαχείριση των κτιρίων των πρεσβειών.
δ) Εξετάσαμε την τεκμηρίωση σχετικά με τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τα εργαλεία, 
πραγματοποιήσαμε συνεντεύξεις στις κεντρικές υπηρεσίες και αναλύσαμε ποσοτικές 
πληροφορίες σχετικά με τα κτίρια των αντιπροσωπειών.1 Το ερωτηματολόγιο ελέγχου 
απεστάλη σε όλες τις 
αντιπροσωπείες εκτός εκείνων 
που βρίσκονται εντός της ΕΕ 
(π.χ. Αντιπροσωπεία της 
Ευρωπαϊκής Ένωσης στον 
ΟΟΣΑ και στην UNESCO στο 
Παρίσι) και εκείνων που 
εξαρτώνται από άλλη 
αντιπροσωπεία.
2 Το δείγμα των 30 φακέλων 
κτιρίου επιλέχθηκε βάσει της 
δειγματoληψίας νoμισματικής 
μoνάδας από τους 148 
φακέλους κτιρίου που 
υποβλήθηκαν μεταξύ 
Ιανουαρίου 2013 και 
Σεπτεμβρίου 2014.
11 Εμβέλεια και τρόπος προσέγγισης του ελέγχου 
Πηγές αποδεικτικών στοιχείων ελέγχουΓράφημα 2
Πηγή: Eυρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.Εξέταση στατιστικών 
στοιχείων και 
διαδικασιώνΕξέταση 30
φακέλων κτιρίουΕπισκέψει/uni03C2 
ελέγχου σε 4 
αντιπροσωπείε/uni03C2: 
Νεπάλ, Τανζανία, 
Τουρκία και ΗΠΑ
Έρευνα ελέγχουΠαρατηρήσει/uni03C2
ελέγχου
12
 Παρατηρήσεις
Ενότητα Ι — Κατά κανόνα, τα κτίρια ανταποκρίνονται 
στις ανάγκες των αντιπροσωπειών, ωστόσο σε 
ορισμένες περιπτώσεις η αποδοτικότητα των δαπανών 
δεν εξασφαλίζεται με τον βέλτιστο τρόπο, λόγω 
πλεονάζοντος χώρου, μη χρησιμοποιούμενων 
ιδιόκτητων κτιρίων και χρεώσεων στους μισθωτές που 
δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών
07 
Στο πλαίσιο του ελέγχου εξετάστηκε αν τα κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντι -
προσωπειών και αν εξασφαλίζεται η αποδοτικότητα των σχετικών δαπανών.
Κατά κανόνα, τα κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες των 
αντιπροσωπειών
Γραφεία
08 
Η πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ επιδιώκει τους ακόλουθους στόχους για τα γραφεία των 
αντιπροσωπειών: σταθερότητα, προβολή, λειτουργικότητα, ασφάλεια και αποδοτικότητα 
των δαπανών. Η έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσω -
πειών επιβεβαίωσε τη συνάφεια και των τριών αυτών στόχων, οι οποίοι εμφανίζονται με 
έντονους χαρακτήρες στο γράφημα 3 .
Σημασία των στόχων για τα γραφεία των αντιπροσωπειών
Πηγή:  Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 3Ασφάλεια - 22 %
Λειτουργικότητα - 18 %
Σταθερότητα - 14 % Προβολή - 12 %Οικονο/uni03BCική
αποδοτικότητα - 12 %Ευελιξία - 9 %Περιβαλλοντικέ/uni03C2
επιπτώσει/uni03C2 - 7 %Πρόσβαση για τα άτο/uni03BCα /uni03BCε αναπηρία - 6 %
13 Παρατηρήσεις 
09 
Οι ερωτηθέντες θεώρησαν ότι τη μεγαλύτερη βαρύτητα έχουν η ασφάλεια και η λειτουρ -
γικότητα, ωστόσο αναγνώρισαν και την σημασία άλλων παραγόντων οι οποίοι επί του 
παρόντος δεν είναι στόχοι της πολιτικής κτιρίων:
α) Ευελιξία: στο έγγραφο εργασίας για την πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ για το 2014 ανα -
φέρεται ότι η μίσθωση έχει το πλεονέκτημα της ευελιξίας σε περίπτωση μεταβολής 
των αναγκών. Παραδείγματος χάριν, οι κτιριακές ανάγκες μπορεί να μεταβληθούν, ως 
αποτέλεσμα της αύξησης ή της μείωσης του αριθμού των υπαλλήλων. Επίσης, ο αριθ -
μός των υπαλλήλων μπορεί να εκφεύγει του άμεσου ελέγχου της ΕΥΕΔ, δεδομένου 
ότι παρέχεται χώρος γραφείων και για τους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής 
και άλλων οργανισμών.
β) Περιβαλλοντικές επιπτώσεις: μολονότι η ΕΥΕΔ είναι αποφασισμένη να δημιουργήσει 
έναν φιλικό προς το περιβάλλον εργασιακό χώρο τόσο στις κεντρικές υπηρεσίες όσο 
και στις αντιπροσωπείες3, η πολιτική κτιρίων της δεν αντανακλά τη μέριμνα αυτή. Πα -
ραδείγματος χάριν, δεν έχει ακόμη δεσμευθεί για την υιοθέτηση του EMAS (σύστημα 
οικολογικής διαχείρισης και οικολογικού ελέγχου)4. Μέσω της ενεργού προώθησης 
του ΕMAS, οι αντιπροσωπείες θα είχαν την ευκαιρία να αποτελέσουν παράδειγμα 
προς μίμηση και να καταδείξουν τη χρησιμότητά του και για τους μικρούς οργανι -
σμούς5. Εντούτοις, οι αντιπροσωπείες της Ουάσινγκτον και της Τανζανίας παρείχαν 
παραδείγματα ορθής πρακτικής (βλέπε πλαίσιο 1 ).
γ) Προσβασιμότητα ατόμων με αναπηρία: ορισμένες φορές πρέπει να πληρούνται απαι -
τήσεις που ισχύουν σε τοπικό επίπεδο. Αυτό συνέβη κατά την ανακαίνιση γραφείων 
στην Τουρκία και την Ουάσινγκτον. Επιπλέον, κατά τις επιθεωρήσεις υγιεινής και 
ασφάλειας που πραγματοποιεί η ΕΥΕΔ [βλέπε σημείο 49, στοιχείο β)] ελέγχεται η προ -
σβασιμότητα των κτιρίων από τα άτομα με αναπηρία.Πλαίσιο 1Βελτίωση του περιβαλλοντικού αντίκτυπου στην Ουάσινγκτον και την Τανζανία
Το 2012, η αντιπροσωπεία στην Ουάσινγκτον δεσμεύτηκε, όπως και άλλες διπλωματικές αποστολές στην εν λόγω πόλη, να 
εφαρμόσει πολιτικές που αποσκοπούν στη βελτίωση της ποιότητας του περιβάλλοντος. Η αντιπροσωπεία είχε ήδη πρωτο -
στατήσει στον τομέα αυτό λαμβάνοντας το χρυσό βραβείο στο πλαίσιο της «Υπεροχής στον τομέα της Ενέργειας και του 
Περιβαλλοντικού Σχεδιασμού» (LEED — Leadership in Energy and Environmental Design) για τα νέα μισθωμένα γραφεία 
της στην Ουάσινγκτον, παράδειγμα το οποίο ακολούθησε στη συνέχεια ο ιδιοκτήτης του κτιρίου λαμβάνοντας το 2013 
χρυσή πιστοποίηση LEED για το υπόλοιπο τμήμα του κτιρίου.
Στην Τανζανία, η ΕΥΕΔ είναι συνιδιοκτήτρια τμήματος κτιρίου γραφείων μαζί με τη Γερμανία, τις Κάτω Χώρες και το 
Ηνωμένο Βασίλειο. Η διαχείριση του κτιρίου ασκείται από κοινή επιτροπή διαχείρισης, η οποία καταρτίζει την ετήσια 
έκθεση διαχείρισης. Η εν λόγω ετήσια έκθεση περιλαμβάνει ανάλυση στην οποία συγκρίνεται η μηνιαία κατανάλωση 
ηλεκτρικού, πετρελαίου και νερού των τριών τελευταίων ετών, με σκοπό να εντοπιστούν τομείς πιθανών μελλοντικών 
εξοικονομήσεων.3 Διαδικασία χορήγησης 
απαλλαγής της ΕΥΕΔ για το 
οικονομικό έτος 2013 — 
απαντήσεις της ΕΥΕΔ σε 
γραπτές ερωτήσεις.
4 Ειδική έκθεση αριθ. 14/2014 
του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού 
Συνεδρίου, με τίτλο «Με ποιον 
τρόπο υπολογίζουν, 
περιορίζουν και 
αντισταθμίζουν τα θεσμικά και 
λοιπά όργανα της ΕΕ τα αέρια 
θερμοκηπίου που εκπέμπουν;» 
(htpp://eca.europa.eu).
5 Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει 
δημοσιεύσει ένα εκπαιδευτικό 
βοήθημα για το EMAS για 
μικρούς οργανισμούς (EMAS 
toolkit for small organisations) 
και προωθεί μια τυποποιημένη 
μεθοδολογία που καλείται 
«EMAS Easy».
14 Παρατηρήσεις 
10 
Το τμήμα Υποδομών των κεντρικών υπηρεσιών παρακολουθεί την υγιεινή και την ασφά -
λεια, τη φύλαξη καθώς και τη γενική κατάσταση των γραφείων της αντιπροσωπείας6. Το 
2014 η κατάσταση των γραφείων ήταν κατά μέσο όρο ικανοποιητική (3,7 με άριστα το 5), 
ωστόσο υπήρχαν ανεπάρκειες σε ορισμένες αντιπροσωπείες7 (βλέπε γράφημα 4 ).
Κατάσταση των κτιρίων γραφείων των αντιπροσωπειών (5 = άριστο)
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει στοιχείων της ΕΥΕΔ.Γράφημα 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Κατάσταση των κτιρίων γραφείωνΜίσθωση Αγορά πριν από το 2000 Αγορά /uni03BCετά το 2000
Κτίρια γραφείων των αντιπροσωπειών5,06 Η αξιολόγηση της κατάστασης 
ενός κτιρίου γραφείων 
περιλαμβάνει τρία κριτήρια 
που μπορούν να λάβουν 
βαθμολογία από «0» 
(ακατάλληλο προς χρήση) έως 
«5» (άριστο): υγιεινή, και 
ασφάλεια 
(συμπεριλαμβανομένων της 
δομής, του τεχνικού 
εξοπλισμού κ.λπ.), φύλαξη και 
γενική κατάσταση 
(λειτουργικότητα / εικόνα του 
κτιρίου / θέση).
7 Οι τέσσερις αντιπροσωπείες 
των οποίων η κατάσταση 
αξιολογήθηκε ως 
η χειρότερη το 2014 ήταν 
εκείνες στην Ινδία, την Αίγυπτο, 
τη Σενεγάλη και τη Σρι Λάνκα.
15 Παρατηρήσεις 
11 
Η αξιολόγηση των κεντρικών υπηρεσιών επιβεβαιώθηκε από τις διαπιστώσεις της έρευνάς 
μας. Η πλειονότητα των ερωτηθέντων έκρινε ότι τα γραφεία της αντιπροσωπείας ικανο -
ποιούν τις ανάγκες τους όσον αφορά τη θέση, τη διευκόλυνση των εργασιακών σχέσεων 
με τους εταίρους τους, τις συνθήκες εργασίας, την εικόνα του κτιρίου, την ασφάλεια και 
τον διαθέσιμο χώρο (βλέπε γράφημα 5 ). Ποσοστό υψηλότερο του 90 % έκριναν ότι η θέση 
είναι κατάλληλη. Εντούτοις, ένα τέταρτο των ερωτηθέντων έκρινε ότι η ασφάλεια, η εικό -
να του κτιρίου και οι συνθήκες εργασίας υπολείπονται των ενδεδειγμένων επιπέδων. Ένα 
τρίτο των ερωτηθέντων έκρινε ότι τα γραφεία της αντιπροσωπείας δεν είναι ευρύχωρα.
Καταλληλότητα των κτιρίων γραφείων των αντιπροσωπειών
Πηγή:  Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Ερωτηθέντε/uni03C2
Θέση Εικόνα ΑσφάλειαΜη ικανοποιητικό
επίπεδο
Ικανοποιητικό
επίπεδο
Ευρυχωρία Συνθήκε/uni03C2 
εργασία/uni03C2∆ιευκόλυνση 
των σχέσεων
16 Παρατηρήσεις 
Κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας
12 
Η κατοικία του επικεφαλής αντιπροσωπείας παρέχεται από την ΕΥΕΔ. Ο ρόλος της είναι δι -
πλός: αποτελεί την ιδιωτική κατοικία και ταυτόχρονα τον χώρο των επίσημων δεξιώσεων. 
Συνήθως, δεν συνιστάται η αλλαγή κατοικίας όταν αλλάζει ο επικεφαλής αντιπροσωπείας. 
Στο πλαίσιο της πολιτικής κτιρίων ορίζεται ότι η κατοικία πρέπει να είναι αντιπροσωπευ -
τική, όχι υπερβολικά επιδεικτική και η πλέον αποδοτική από οικονομική άποψη. Για την 
επιλογή της κατοικίας και τη λήψη των μέτρων για την ασφάλειά της πρέπει να συνυπολο -
γίζεται η κατάσταση ασφάλειας στη χώρα υποδοχής.
13 
Η πλειονότητα των ερωτηθέντων στο πλαίσιο της έρευνας έκριναν ότι οι κατοικίες των 
επικεφαλής αντιπροσωπείας ανταποκρίνονται στις ανάγκες από άποψη ασφάλειας, θέσης, 
εικόνας, διευκόλυνσης των σχέσεων με τους εταίρους, κατάστασης και χώρου (βλέπε 
γράφημα 6 ). Εντούτοις, το ένα τέταρτο των ερωτηθέντων έκριναν ότι η κατοικία των 
επικεφαλής αντιπροσωπείας δεν είναι αρκετά ευρύχωρη και ότι η κατάστασή της δεν ήταν 
ικανοποιητική.
Καταλληλότητα των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας
Πηγή:  Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 6
Ερωτηθέντε/uni03C2100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %Μη ικανοποιητικό
επίπεδο
Ικανοποιητικόεπίπεδο
Θέση Εικόνα Ασφάλεια Ευρυχωρία Συνθήκε/uni03C2 
εργασία/uni03C2∆ιευκόλυνση 
των σχέσεων
17 Παρατηρήσεις 
14 
Η κατοικία πρέπει να έχει εμβαδόν 600 τ.μ. κατ’ ανώτατο όριο (βλέπε σημείο 22). Το εμβα -
δόν της κατοικίας και του περιβάλλοντος χώρου είναι της τάξης μεγέθους των κατοικιών 
των πρέσβεων των κρατών μελών στη συγκεκριμένη χώρα8. Περισσότερο από το 40 % 
των ερωτηθέντων στο πλαίσιο της έρευνας έκριναν ότι η κατοικία του επικεφαλής αντι -
προσωπείας είναι μικρότερη από τις περισσότερες κατοικίες πρέσβεων. Το 2014 το μέσο 
εμβαδόν των κατοικιών των αντιπροσωπειών της ΕΕ ήταν 488 τ.μ. (βλέπε γράφημα 7 ). 
Περίπου 40 κατοικίες (30 %) ήταν μικρότερες των 400 τ.μ.
Εμβαδόν (τ.μ.) των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει στοιχείων της ΕΥΕΔ.Γράφημα 7
02004006008001 0001 2001 400
Κατοικίε/uni03C2 των επικεφαλή/uni03C2 των αντιπροσωπειώντ./uni03BC.
Μέσο/uni03C2 όρο/uni03C2 (488 τ./uni03BC.)Συνιστώ/uni03BCενο /uni03BCέγιστο ε/uni03BCβαδόν  (600 τ./uni03BC.)8 Πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ: 
Κατοικίες των επικεφαλής 
αντιπροσωπείας — πολιτική 
και επιλογή.
18 Παρατηρήσεις 
15 
Το τμήμα Υποδομών των κεντρικών υπηρεσιών παρακολουθεί την κατάσταση9 των κα -
τοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας (βλέπε γράφημα 8 ). Το 2014 η κατάσταση των 
κατοικιών έλαβε μέση βαθμολογία 4,6 με άριστα το 5. Η βαθμολογία αυτή είναι υψηλότε -
ρη από τη μέση βαθμολογία που έλαβε η κατάσταση των γραφείων και η οποία ήταν 3,7 
με άριστα το 5 (βλέπε σημείο 10).
Κατάσταση των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας (5 = άριστη)
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει στοιχείων της ΕΥΕΔ.Γράφημα 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Μίσθωση Αγορά πριν από το 2000 Αγορά /uni03BCετά το 2000
4,0
Κατοικίε/uni03C2 των επικεφαλή/uni03C2 των αντιπροσωπειώνΚατάσταση των συγκεκρι/uni03BCένων κατοικιών9 Η αξιολόγηση της κατάστασης 
της κατοικίας του επικεφαλής 
αντιπροσωπείας περιλαμβάνει 
τρία κριτήρια που μπορούν να 
λάβουν βαθμολογία από «0» 
(ακατάλληλη προς χρήση) έως 
«5» (άριστη): υγιεινή και 
ασφάλεια 
(συμπεριλαμβανομένης της 
δομής, του τεχνικού 
εξοπλισμού κ.λπ.), φύλαξη και 
γενική κατάσταση 
(λειτουργικότητα / εικόνα του 
κτιρίου / θέση). Η ΕΥΕΔ δεν 
διαθέτει στοιχεία για την 
κατάσταση 53 κατοικιών 
[βλέπε σημείο 57, στοιχείο β)].
19 Παρατηρήσεις 
Στέγαση των υπαλλήλων
16 
Η ΕΥΕΔ διαχειρίζεται τη στέγαση σχεδόν 2 400 υπαλλήλων στις αντιπροσωπείες10 μέσω 
δύο μεθόδων οι οποίες προβλέπονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης:
α) Οι αντιπροσωπείες της ΕΕ προσφέρουν δωρεάν στέγη σε σχεδόν 1 400 υπαλλήλους. 
Πλην ολίγων εξαιρέσεων, τα σχετικά οικήματα δεν ανήκουν στις αντιπροσωπείες, 
αλλά μισθώνονται. Από τον Ιανουάριο του 2014 οι αντιπροσωπείες της ΕΕ παρέχουν 
στέγη επί αυτής της βάσης κυρίως σε χώρες υψηλού κινδύνου ή σε χώρες στις οποίες 
οι συνθήκες που επικρατούν όσον αφορά τις μισθώσεις δυσχεραίνουν την εξεύρεση 
κατάλληλης κατοικίας11.
β) Οι αντιπροσωπείες της ΕΕ επιστρέφουν τα έξοδα μίσθωσης κατοικίες περίπου 1 000 
υπαλλήλων.
17 
Σε αμφότερες τις περιπτώσεις, το μίσθωμα που καταβάλλεται ή αποδίδεται από την αντι -
προσωπεία περιορίζεται από ένα ανώτατο όριο μισθώματος που ορίζεται για κάθε τόπο 
διορισμού εκτός της ΕΕ. Το εν λόγω ανώτατο όριο βασίζεται στη σύνθεση της οικογένειας 
του υπαλλήλου, ενώ συνυπολογίζονται οι συνθήκες της τοπικής αγοράς μισθώσεων.
18 
Σύμφωνα με την πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ, οι κατοικίες των εκπατρισμένων υπαλλήλων 
πρέπει να συμμορφώνονται με τα πρότυπα ασφάλειας της ΕΥΕΔ, παραδείγματος χάριν 
πρέπει να βρίσκονται μόνον εντός των επιτρεπόμενων περιοχών. Πρέπει επίσης να προ -
βάλλουν προς τα έξω την αρμόζουσα εικόνα για την ΕΕ12.
19 
Οι ερωτηθέντες στο πλαίσιο της έρευνάς μας εξέφρασαν υψηλό επίπεδο ικανοποίησης 
σχετικά με τη στέγαση των υπαλλήλων. Περίπου το 90 % των ερωτηθέντων έκρινε ότι 
η ασφάλεια, ο χώρος, η θέση και οι συνθήκες διαβίωσης που εξασφαλίζει ο τρόπος στέγα -
σης των υπαλλήλων είναι οι ενδεδειγμένες (βλέπε γράφημα 9 ).10 Όλοι οι υπάλληλοι των 
αντιπροσωπειών εκτός από 
τους τοπικούς υπαλλήλους.
11 Απόφαση της Ύπατης 
Εκπροσώπου για θέματα 
εξωτερικής πολιτικής και 
πολιτικής ασφαλείας, της 
17.12.2013, σχετικά με τους 
κανόνες για την εφαρμογή της 
πολιτικής στέγασης στις 
αντιπροσωπείες της ΕΕ [HR 
DEC(2013) 011].
12 Πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ: 
πολιτική στέγασης των 
υπαλλήλων που υπηρετούν σε 
τρίτες χώρες.
20 Παρατηρήσεις 
Καταλληλότητα των οικημάτων των υπαλλήλων των αντιπροσωπειών
Πηγή:  Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Ερωτηθέντε/uni03C2
Θέση Συνθήκε/uni03C2 διαβίωση/uni03C2 Ασφάλεια Χώρο/uni03C2Μη ικανοποιητικό
επίπεδο
Ικανοποιητικό
επίπεδο
21 Παρατηρήσεις 
Το εμβαδόν των περισσότερων κτιρίων γραφείων, όπως 
και ορισμένων κατοικιών επικεφαλής αντιπροσωπείας, 
υπερβαίνει τα ανώτατα όρια που θέτει η πολιτική κτιρίων
Το μέσο εμβαδόν ανά άτομο στα γραφεία των αντιπροσωπειών 
υπερβαίνει το ανώτατο όριο που θέτει η πολιτική κτιρίων
20 
Στο πλαίσιο της πολιτικής κτιρίων της ΕΥΕΔ συνιστάται τα γραφεία των αντιπροσωπειών 
να έχουν μέγιστο εμβαδόν 35 τ.μ. ανά άτομο (το ανώτατο όριο που ετίθετο στην πολιτική 
κτιρίων πριν από το 2013 ήταν 42 τ.μ.)13. Για τον εν λόγω υπολογισμό λαμβάνονται υπόψη 
όλοι οι χώροι (όχι μόνο τα γραφεία, αλλά και οι κοινόχρηστοι χώροι), οι οποίοι διαιρού -
νται διά του συνόλου των μόνιμων θέσεων, εξαιρουμένων των θέσεων για τις οποίες δεν 
απαιτείται γραφείο (π.χ. οδηγοί). Η πολιτική κτιρίων προβλέπει την εξαίρεση ορισμένων 
χώρων από τον ανωτέρω υπολογισμό, όπως μιας πρόσθετης αίθουσας συνεδριάσεων για 
την κάλυψη των αναγκών της προεδρίας σύμφωνα με τη Συνθήκη της Λισαβόνας. Τα νέα 
γραφεία των αντιπροσωπειών πρέπει να περιλαμβάνουν ατομικά γραφεία, κοινόχρηστα 
γραφεία 2-4 ατόμων και ανοικτούς χώρους. Τα ατομικά γραφεία προορίζονται για μικρό 
αριθμό υπαλλήλων, των οποίων τα καθήκοντα απαιτούν τέτοιο γραφείο.
21 
Το 2014 περίπου 85 αντιπροσωπείες υπερέβαιναν το μέγιστο εμβαδόν των 35 τ.μ. ανά 
άτομο14: το μέσο εμβαδόν ανά άτομο ήταν 41 τ.μ. (βλέπε γράφημα 10 )15. Εάν μειωθεί το 
μέσο εμβαδόν ανά άτομο, η ΕΥΕΔ θα πραγματοποιεί εξοικονομήσεις από μισθώματα16 και 
από τα έξοδα λειτουργίας.
Ορισμένες κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας 
υπερβαίνουν το ανώτατο όριο που θέτει η πολιτική κτιρίων
22 
Στην πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ ορίζεται ότι το μέγιστο συνολικό εμβαδόν όλων των 
δωματίων της κατοικίας του επικεφαλής αντιπροσωπείας πρέπει να ανέρχεται σε 600 τ.μ. 
Μολονότι το 2014 το μέσο εμβαδόν των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας της ΕΕ 
ήταν μικρότερο από αυτό το ανώτατο όριο (βλέπε σημείο 14), 34 κατοικίες (24 %) υπερέ -
βαιναν το εν λόγω ανώτατο όριο (βλέπε γράφημα 7)17.13 Τα προσφάτως αγορασθέντα 
κτίρια πρέπει να είναι αρκετά 
μεγάλα ώστε να μπορούν να 
καλύψουν και μια αύξηση του 
προσωπικού κατά 10 %.
14 ΟΙ αντιπροσωπείες με το 
μεγαλύτερο εμβαδόν 
γραφείου ανά άτομο ήταν 
αυτή στα Ηνωμένα Έθνη στη 
Νέα Υόρκη (90 τ.μ. ανά άτομο) 
και αυτή στα Ηνωμένα Έθνη 
στη Γενεύη (104 τ.μ. ανά 
άτομο).
15 Από την ανάλυση αφαιρείται 
ο χώρος γραφείων που 
εκμισθώνεται σε άλλους 
οργανισμούς. Εξαιρούνται οι 
αντιπροσωπείες με λιγότερους 
από 10 υπαλλήλους, το 
σύνολο των οποίων έχει στη 
διάθεσή του περισσότερα από 
35 τ.μ. ανά άτομο. Η ανάλυση 
βασίζεται στις μόνιμες θέσεις. 
Εάν συμπεριληφθούν οι 
περίπου 200 ασκούμενοι και 
εθνικοί εμπειρογνώμονες, 
τότε το μέσο εμβαδόν ανά 
άτομο μειώνεται στα 40 τ.μ.
16 Το 2014 τα συνολικά ετήσια 
μισθώματα για τα γραφεία των 
αντιπροσωπειών ανήλθαν σε 
53 εκατομμύρια ευρώ (βλέπε 
γράφημα 1 ). Αυτό σημαίνει ότι 
κάθε τ.μ. του μέσου εμβαδού 
ανά άτομο κόστιζε 
1,3 εκατομμύρια  ευρώ.
17 Η κατοικία στην Ινδονησία, με 
εμβαδόν 1 200 τ.μ., ήταν μια 
από τις μεγαλύτερες. Έχει 
υπογραφεί σύμβαση για τη 
μίσθωση νέας κατοικίας με 
εμβαδόν 580 τ.μ. από τον 
Σεπτέμβριο του 2015.
22 Παρατηρήσεις 
Εμβαδόν γραφείου ανά άτομο στις αντιπροσωπείες
Σημείωση:  Εξαιρούνται οι αντιπροσωπείες με λιγότερους από 10 υπαλλήλους.
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει στοιχείων της ΕΥΕΔ.Γράφημα 10
020406080100120
Κτίρια γραφείων των αντιπροσωπειώντ./uni03BC. ανά άτο/uni03BCο
Μέγιστο συνιστώ/uni03BCενο ε/uni03BCβαδόν (35 τ./uni03BC.)Μέσο/uni03C2 όρο/uni03C2 (41 τ./uni03BC.)
23 Παρατηρήσεις 
Η ΕΥΕΔ έχει στην κυριότητά της κτίρια τα οποία δεν 
χρησιμοποιεί πλέον
23 
Τα γραφεία των αντιπροσωπειών της ΕΕ, τα οποία είχαν αγοραστεί πριν από το 2000 και 
εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται από την ΕΥΕΔ, είναι μεταξύ των γραφείων που βρί -
σκονται στη χειρότερη κατάσταση (βλέπε γράφημα 4 ). Το προσωπικό της αντιπροσωπείας 
στη Γκαμπόν μετακόμισε σε μικρά προσωρινά γραφεία, επειδή το κτίριο γραφείων το 
οποίο είχε αγοραστεί το 1996 έχει πλέον σοβαρά δομικά προβλήματα.
24 
Οι ιδιόκτητες κατοικίες είναι μικρότερες και ευκολότερες στη συντήρησή τους. Οι ιδιό -
κτητες κατοικίες που είχαν αγοραστεί πριν από το 2000 και εξακολουθούσαν να χρησι -
μοποιούνται από την ΕΥΕΔ έλαβαν μέση βαθμολογία 4,6 με άριστα το 5 όσον αφορά την 
κατάστασή τους (βλέπε γράφημα 8 ). Η βαθμολογία αυτή είναι αισθητά υψηλότερη από 
τη μέση βαθμολογία 3,4 που δόθηκε για την κατάσταση των ιδιόκτητων γραφείων της 
αντιπροσωπείας που είχαν αγοραστεί πριν από το 2000.
25 
Μολονότι η ΕΥΕΔ δεν χρησιμοποιεί πλέον το 20 % των ιδιόκτητων κτιρίων αντιπροσωπει -
ών (7 από τα 33 κτίρια γραφείων και 6 από τις 30 κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσω -
πείας), εξακολουθεί να τα διατηρεί στην κυριότητά της. Τα μη χρησιμοποιούμενα κτίρια 
γραφείων στο Τσαντ, την Κεντροαφρικανική Δημοκρατία και τη Ρουάντα εκμισθώνονται 
σε άλλους οργανισμούς, όπως η ΓΔ Ανθρωπιστικής Βοήθειας και Πολιτικής Προστασίας, 
ή σε πρεσβεία κράτους μέλους. Εντούτοις, άλλα κτίρια παραμένουν κενά. Παραδείγματος 
χάριν:
α) Ιδιόκτητα κτίρια στη Μποτσουάνα και τη Γκάμπια παραμένουν κενά από το 2004.
β) Οι κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας στη Νότιο Αφρική και το Πράσινο 
Ακρωτήριο παραμένουν κενές από το 2012.
γ) Στην Τανζανία, η προηγούμενη κατοικία του επικεφαλής αντιπροσωπείας (βλέπε  γρά -
φημα 11 ) και μια οικία για τους υπαλλήλους παραμένουν κενά από το 2009, με κόστος 
25 000 ευρώ ετησίως για φύλαξη, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και εργασίες κηπουρι -
κής. Τα κτίρια αυτά βρίσκονται εκτός της ζώνης που συνιστά ο περιφερειακός υπεύ -
θυνος ασφάλειας. Μια άλλη οικία, ιδιοκτησίας της αντιπροσωπείας, η οποία βρίσκεται 
εντός της συνιστώμενης ασφαλούς ζώνης, είναι κενή από τον Απρίλιο του 2014.
24 Παρατηρήσεις 
Ορισμένες χρεώσεις από τη συστέγαση σε κτίρια γραφείων 
δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών
26 
Η ΕΥΕΔ ενθαρρύνει την εξεύρεση λύσεων που περιλαμβάνουν την από κοινού χρήση 
γραφείων με κράτη μέλη ή άλλα θεσμικά όργανα ή οργανισμούς της ΕΕ, συμπεριλαμβανο -
μένης της ΓΔ Ανθρωπιστικής Βοήθειας και Πολιτικής Προστασίας. Η συστέγαση αποσκοπεί 
στη μεγαλύτερη προβολή της ΕΕ, τη διευκόλυνση της συνεργασίας με κράτη μέλη και την 
εξοικονόμηση πόρων18. Το 2015 υπήρχαν 45 αντιπροσωπείες στων οποίων τα γραφεία στε -
γάζονταν άλλα κράτη μέλη της ΕΕ ή άλλα θεσμικά όργανα ή οργανισμούς της ΕΕ. Ο αριθ -
μός των αντιπροσωπειών που φιλοξενεί πρεσβείες των κρατών μελών ή φιλοξενείται από 
αυτές αυξήθηκε από 14 σε 17 μεταξύ Μαΐου 2014 και Μαΐου 201519. Στο παράρτημα I  πα-
ρουσιάζονται οι 17 αντιπροσωπείες οι οποίες συστεγάζονταν με ένα ή περισσότερα κράτη 
μέλη το 2015.Προηγούμενη κατοικία του επικεφαλής αντιπροσωπείας στην Τανζανία, η οποία 
είναι κενή από το 2009, αλλά παραμένει στην κυριότητα της ΕΥΕΔ
Πηγή: Eυρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.Γράφημα 11
18 Πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ: 
Γραφεία αντιπροσωπειών — 
πολιτική και επιλογή.  
Πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ: 
Από κοινού χρήση των 
γραφείων των 
αντιπροσωπειών ή συστέγαση 
με τρίτους.
19 Έγγραφα εργασίας της 
πολιτικής κτιρίων της ΕΥΕΔ 
για το 2014 και 2015.
25 Παρατηρήσεις 
27 
Τα κράτη μέλη και τα θεσμικά όργανα και οι οργανισμοί της ΕΕ πρέπει να καταβάλλουν 
το μερίδιο που τους αναλογεί από τα έξοδα της συστέγασης20. Στην πράξη, υπάρχουν 
διαφορετικές μέθοδοι για τον υπολογισμό των χρεώσεων που βαρύνουν τους συστεγαζό -
μενους οργανισμούς, ορισμένες εκ των οποίων δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών. 
Παραδείγματος χάριν:
α) Στην Ουάσινγκτον, η αντιπροσωπεία έχει συνάψει συμφωνίες συστέγασης με πέντε 
διαφορετικούς οργανισμούς. Εντούτοις, μόνο οι δύο πλέον πρόσφατες συμφωνίες (με 
την Ευρωπόλ και την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων) περιλαμβάνουν συνεισφορά 
στα γενικά διοικητικά έξοδα.
β) Στο Νεπάλ, η ΓΔ Ανθρωπιστικής Βοήθειας και Πολιτικής Προστασίας συνεισφέρει 
στα έξοδα καθαριότητας, συντήρησης, υπηρεσιών κοινής ωφέλειας και φύλαξης. 
Εντούτοις, δεν συνεισφέρει στο μίσθωμα των γραφείων, κάτι που θα σήμαινε επιπλέ -
ον 8 000 ευρώ ετησίως. Ομοίως, η αντιπροσωπεία στην Τανζανία, στην οποία ανήκει 
το κτίριο επιβάλλει χρεώσεις στη EUCAP Nestor21 μόνο για τις δαπάνες λειτουργίας 
(συντήρηση, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, φύλαξη και καθαριότητα).
γ) Στις κατευθυντήριες γραμμές του 2013 προς τις αντιπροσωπείες, όσον αφορά τον 
υπολογισμό του μισθώματος που πρέπει να καταβάλλουν οι άλλοι οργανισμοί, 
απαιτούνταν, σε όλες τις νέες συμβάσεις και κατά την ανανέωση των υφιστάμενων, να 
προβλέπεται επιβάρυνση για τους κοινόχρηστους χώρους. Στις χρεώσεις που έχουν 
καθοριστεί πριν από το 2013, λαμβάνεται υπόψη μόνο η καθαρή επιφάνεια γραφείου 
του μισθωτή. Κατά συνέπεια, ο μισθωτής χρησιμοποιεί δωρεάν τους κοινόχρηστους 
χώρους και καταβάλλει λιγότερα από όσα του αντιστοιχούν κανονικά για το μίσθωμα 
και τα έξοδα λειτουργίας.
Ενότητα II — Υπάρχει συστηματοποιημένη διαδικασία 
για την επιλογή των κτιρίων των αντιπροσωπειών, 
ωστόσο, κατά την πρακτική εφαρμογή της, 
παρουσιάζονται ορισμένες αδυναμίες σε κάθε 
σημαντικό στάδιο
28 
Στην ενότητα Ι εξετάστηκε η καταλληλότητα των κτιρίων των αντιπροσωπειών, ήτοι αν 
ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντιπροσωπειών και αν είναι οικονομικώς αποδοτικά. 
Η καταλληλότητα ή μη των κτιρίων των αντιπροσωπειών εξαρτάται πρωτίστως από τον 
τρόπο επιλογής τους. Επομένως, στο πλαίσιο του ελέγχου εξετάστηκε αν η ΕΥΕΔ διαθέτει 
αποτελεσματικές διαδικασίες για την επιλογή των κατάλληλων κτιρίων.20 Απόφαση του Ευρωπαϊκού 
Κοινοβουλίου, της 
3ης Απριλίου 2014, σχετικά με 
τη χορήγηση απαλλαγής για 
το οικονομικό έτος 2012.
21 Η EUCAP Nestor είναι μη 
στρατιωτική αποστολή της ΕΕ, 
η οποία διαθέτει και κάποια 
στρατιωτική εμπειρογνωσία. 
Υποστηρίζει την ανάπτυξη 
συστημάτων θαλάσσιας 
ασφάλειας στα κράτη που 
βρίσκονται στο Κέρας της 
Αφρικής και στον Δυτικό 
Ινδικό Ωκεανό, ώστε να τα 
βοηθήσει στην 
αποτελεσματικότερη 
καταπολέμηση της πειρατείας 
και άλλων θαλάσσιων 
εγκλημάτων.
26 Παρατηρήσεις 
29 
Η διαδικασία φακέλου κτιρίου παρέχει συστηματοποιημένο πλαίσιο για την επιλογή των 
κτιρίων των αντιπροσωπειών. Εντούτοις, κατά την πρακτική εφαρμογή της, παρουσιάζο -
νται ορισμένες αδυναμίες. Κατά συνέπεια, ελλοχεύει ο κίνδυνος η ΕΥΕΔ να μην επιλέξει το 
κατάλληλο κτίριο. Αδυναμίες παρουσιάζονται σε κάθε σημαντικό στάδιο της διαδικασίας 
φακέλου κτιρίου:
α) όταν η αντιπροσωπεία αναζητεί κατάλληλα κτίρια·
β) όταν η αντιπροσωπεία συγκρίνει τις επιλογές και τις υποβάλλει στις κεντρικές υπηρε -
σίες (επιτροπή κτιρίων)·
γ) όταν η επιτροπή κτιρίων λαμβάνει και αιτιολογεί την απόφασή της.
Η διαδικασία φακέλου κτιρίου παρέχει συστηματοποιημένο 
πλαίσιο για την επιλογή των κτιρίων των αντιπροσωπειών
30 
Η επιλογή των προς μίσθωση ή αγορά κτιρίων βασίζεται στη διαδικασία του φακέλου 
κτιρίου της ΕΥΕΔ:
α) Όσον αφορά τα γραφεία και τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας, οι αντι -
προσωπείες πρέπει να καταρτίζουν φάκελο κτιρίου πριν από τη μίσθωση, αγορά ή κα -
τασκευή νέου κτιρίου ή κατά την ανανέωση της σύμβασης μίσθωσης. Οι αντιπροσω -
πείες υποχρεούνται να υποβάλλουν αυτούς τους φακέλους προς εξέταση και έγκριση 
στην επιτροπή κτιρίων (κεντρικές υπηρεσίες), εάν η συνολική αξία είναι 60 000 ευρώ 
και άνω.
β) Οι αντιπροσωπείες πρέπει επίσης να υποβάλλουν φάκελο κτιρίου στην επιτροπή 
κτιρίων πριν από κάθε αγορά οικοπέδου.
γ) Όταν μισθώνουν οικήματα για τους υπαλλήλους, οι αντιπροσωπείες υποχρεούνται 
να υποβάλλουν φάκελο κτιρίου εάν το μίσθωμα υπερβαίνει το ανώτατο όριο που έχει 
θέσει η ΕΥΕΔ για τη συγκεκριμένη χώρα ή εάν πρόκειται για χώρα για την οποία δεν 
έχει τεθεί ανώτατο όριο.
31 
Η διαδικασία φακέλου κτιρίου, παρέχοντας συστηματοποιημένη και τεκμηριωμένη βάση 
για τη λήψη αποφάσεων κατόπιν καθοδήγησης από τις κεντρικές υπηρεσίες, αποτελεί πα -
ράδειγμα ορθής πρακτικής. Οι φάκελοι κτιρίου χρησιμοποιούν τους στόχους που ορίζο -
νται στην πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ ως βάση των κριτηρίων επιλογής. Ο φάκελος κτιρίου 
πρέπει να περιλαμβάνει κατάλογο των καταλληλότερων επιλογών που προέκυψαν από 
την έρευνα της αντιπροσωπείας στην τοπική αγορά ακινήτων, συζήτηση περί μίσθωσης 
ή αγοράς, αξιολόγηση των καταλληλότερων επιλογών από την αντιπροσωπεία και την 
πρότασή της προς την επιτροπή κτιρίων. Η διαδικασία φακέλου κτιρίου συμβάλλει στη 
διασφάλιση ότι τα επιλεγόμενα κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντιπροσωπει -
ών, ενώ ταυτόχρονα είναι οικονομικώς αποδοτικά.
27 Παρατηρήσεις 
Οι αντιπροσωπείες δεν έχουν επαρκή εμπειρογνωσία στον 
εντοπισμό των κατάλληλων κτιρίων και δεν λαμβάνουν 
επαρκή υποστήριξη από τις κεντρικές υπηρεσίες
32 
Κατά την εξέταση, στο πλαίσιο του ελέγχου μας, 30 φακέλων κτιρίου (βλέπε παράρ -
τημα II ) διαπιστώθηκε ότι στην πλειονότητα των φακέλων (26 από τους 30), η αντι -
προσωπεία είχε διερευνήσει την τοπική αγορά. Εντούτοις, μόνο στους 15 από τους 30 
φακέλους κτιρίου περιλαμβανόταν κατάλογος με κατάλληλες και ρεαλιστικές επιλογές 
(βλέπε  γράφημα 12 ).
Συνοπτικά αποτελέσματα στο πλαίσιο της εξέτασης 30 φακέλων κτιρίου 
στο πλαίσιο του ελέγχου
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει εξέτασης 30 φακέλων κτιρίου.Γράφημα 12
26
51522 234
25158 7Αριθ/uni03BCό/uni03C2 φακέλων κτιρίουΌχιΝαι
5. Πειστική αιτιολογία 
για τη λήψη απόφαση/uni03C2 
από την επιτροπή 
κτιρίων (κεντρικέ/uni03C2 
υπηρεσίε/uni03C2)4. Προτεινό/uni03BCενη λύση 
τη/uni03C2 αντιπροσωπεία/uni03C2, 
βάσει άρτια/uni03C2 τεχνική/uni03C2 
και χρη/uni03BCατοοικονο/uni03BCική/uni03C2 
ανάλυση/uni03C23. Κατάλογο/uni03C2 /uni03BCε 
περισσότερε/uni03C2 τη/uni03C2 
/uni03BCία/uni03C2 κατάλληλε/uni03C2 
και ρεαλιστικέ/uni03C2 
επιλογέ/uni03C22. Συζήτηση περί 
/uni03BCίσθωση/uni03C2 ή 
αγορά/uni03C21. /uni0394ιερεύνηση τη/uni03C2 
τοπική/uni03C2 αγορά/uni03C2
28 Παρατηρήσεις 
33 
Κατά την έρευνα ελέγχου, σχεδόν το ήμισυ των προϊσταμένων διοίκησης έκρινε ότι η αντι -
προσωπεία τους δεν διαθέτει τους κατάλληλους ανθρώπινους πόρους και εμπειρογνωσία 
για τη διαχείριση των κτιρίων της. Οι προϊστάμενοι διοίκησης δεν διαθέτουν εξειδικευμέ -
νες γνώσεις στον τομέα της διαχείρισης κτιρίων ούτε λαμβάνουν ειδική σχετική επιμόρ -
φωση. Προκειμένου να διαχειριστούν έργα σχετικά με κτίρια (π.χ. μετακόμιση σε νέα γρα -
φεία ή εκτέλεση εργασιών), ενδεχομένως να χρειαστούν έγκριση ώστε να εξασφαλίσουν 
την αναγκαία εμπειρογνωσία από τρίτους (π.χ. για την ανάλυση της αγοράς, τη συγκριτική 
ανάλυση της μίσθωσης έναντι της αγοράς, τη διεξαγωγή διαπραγματεύσεων με τους ιδι -
οκτήτες ή για τον σχεδιασμό και την παρακολούθηση οικοδομικών εργασιών). Παραδείγ -
ματος χάριν, η αντιπροσωπεία στην Ουάσινγκτον προσλαμβάνει τοπικό μεσίτη, ο οποίος 
αναλαμβάνει να διερευνήσει την αγορά και να διεξαγάγει τις διαπραγματεύσεις με τους 
ιδιοκτήτες εκ μέρους της αντιπροσωπείας. Όμως, σε χώρες που αυτή η εμπειρογνωσία 
τρίτου δεν μπορεί να εξασφαλιστεί, οι αντιπροσωπείες ζητούν μεγαλύτερη συνεργασία 
και υποστήριξη από τις κεντρικές υπηρεσίες.
34 
Η έρευνα ελέγχου κατέδειξε ότι το 85 % των προϊσταμένων διοίκησης ήταν ικανοποιη -
μένοι με την υποστήριξη που λαμβάνουν από τις κεντρικές υπηρεσίες κατά την ανανέ -
ωση των συμβάσεων μίσθωσης γραφείων. Ο βαθμός ικανοποίησης ήταν χαμηλότερος 
όσον αφορά την υποστήριξη που λαμβάνουν όταν επιλέγουν νέα γραφεία (76 %) (βλέπε 
γράφημα 13 ).
Υποστήριξη στις αντιπροσωπείες για δραστηριότητες διαχείρισης κτιρίων
Πηγή:  Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
Ικανοποιητική υποστήριξη
από τι/uni03C2 κεντρικέ/uni03C2 υπηρεσίε/uni03C2
Ανεπαρκή/uni03C2 υποστήριξηαπό τι/uni03C2 κεντρικέ/uni03C2 υπηρεσίε/uni03C2Ερωτηθέντε/uni03C2
Συντήρηση και 
ανακαίνισηΕπιλογή νέων 
γραφείωνΑνανέωση /uni03BCίσθωση/uni03C2 
γραφείων
29 Παρατηρήσεις 
35 
Ορισμένες απαντήσεις στο πλαίσιο της έρευνας ελέγχου υπογράμμιζαν την ανάγκη εντο -
νότερης υποστήριξης από τις κεντρικές υπηρεσίες, ιδίως όταν η τοπική αγορά παρουσιά -
ζει έλλειψη κατάλληλων κτιρίων22. Ορισμένες αντιπροσωπείες στις οποίες πραγματοποιή -
θηκε επίσκεψη, παραδείγματος χάριν στο Νεπάλ (βλέπε πλαίσιο 2 ), υπογράμμισαν επίσης 
την ανάγκη επιτόπιων επισκέψεων, ιδίως κατά την αναζήτηση νέων κτιρίων. Το 2014 το 
τμήμα Υποδομών των κεντρικών υπηρεσιών πραγματοποίησε επίσκεψη σε 36 αντιπροσω -
πείες προκειμένου να παράσχει επιτόπια υποστήριξη. Το ακόλουθο παράδειγμα αποτελεί 
ορθή πρακτική: όταν οι γερμανικές πρεσβείες αναζητούν νέα κτίρια και ο προϊστάμενος 
διοίκησης εντοπίσει πιθανές περιοχές και κτίρια, υπάλληλοι των κεντρικών υπηρεσιών 
φθάνουν επιτόπου για να ελέγξουν την καταλληλότητά τους και να βοηθήσουν στις 
διαπραγματεύσεις. Πλαίσιο 2Ανάγκη υποστήριξης από τις κεντρικές υπηρεσίες για την εξεύρεση κτιρίου 
γραφείων στο Νεπάλ
Στο Νεπάλ, εξαιτίας της έλλειψης χώρου στο κύριο κτίριο, από το 2007 το ένα τρίτο των υπαλλήλων εργάζονται σε γκαράζ 
που έχουν μετατραπεί σε γραφεία. Από το 2009, ένα ακόμη τρίτο των υπαλλήλων εργάζονται σε μεταχειρισμένους προ -
κατασκευασμένους οικίσκους οι οποίοι εγκαταστάθηκαν στον κήπο, γεγονός που βλάπτει την εικόνα της αντιπροσωπείας 
(βλέπε γράφημα 14 ). Στο πλαίσιο της αξιολόγησης της αντιπροσωπείας στο Νεπάλ, η οποία διενεργήθηκε τον Ιούνιο του 
2011, διατυπώθηκε η σύσταση να προγραμματιστεί η μετακόμιση σε καταλληλότερα και περισσότερο σύγχρονα γραφεία 
όταν λήξει η σύμβαση μίσθωσης, στο τέλος του 2014.
Η αντιπροσωπεία δεν διέθετε τον αναγκαίο χρόνο και εμπειρογνωσία ώστε να καταρτίσει υψηλής ποιότητας φάκελο 
κτιρίου. Θεώρησε λοιπόν ότι μια επίσκεψη ομάδας εμπειρογνωμόνων στη διαχείριση κτιρίων (π.χ. ενός υπευθύνου δια -
πραγματεύσεων, ενός αρχιτέκτονα και ενός υπευθύνου ασφαλείας) από τις κεντρικές υπηρεσίες θα βοηθούσε την έρευνα 
για νέα κτίρια, τη διαπραγμάτευση για καλύτερους όρους και τη σύγκριση μεταξύ των διαφόρων κατάλληλων λύσεων. 
Εντούτοις, οι κεντρικές υπηρεσίες δεν μπόρεσαν να πραγματοποιήσουν μια τέτοια επίσκεψη, παρά τα έγγραφα αιτήματα 
της αντιπροσωπείας το 2011 και το 2012. Οι κεντρικές υπηρεσίες απάντησαν βεβαίως στην αντιπροσωπεία και την ενθάρ -
ρυναν να αναπτύξει την πρότασή της για αγορά οικοπέδου από τη γαλλική πρεσβεία, στην οποία να κατασκευαστούν 
γραφεία και κατοικία του επικεφαλής αντιπροσωπείας, ωστόσο στη συνέχεια απέρριψαν την πρόταση λόγω έλλειψης 
πόρων. Η αντιπροσωπεία δεν μπόρεσε να βρει κατάλληλη εναλλακτική λύση και έτσι υπέβαλε φάκελο κτιρίου στον οποίο 
εισηγείται την ανανέωση της υφιστάμενης σύμβασης μίσθωσης έως το 2024. Ο φάκελος εγκρίθηκε από τις κεντρικές υπη -
ρεσίες τον Νοέμβριο του 2013.22 Οι ερωτηθέντες θεώρησαν ότι 
αυτό αποτελεί ένα από τα 
κύρια εμπόδια για την 
εξεύρεση καλύτερων κτιρίων.
30 Παρατηρήσεις 
Υπάρχουν ορισμένες αδυναμίες στον τρόπο με τον οποίο οι 
αντιπροσωπείες παρουσιάζουν τις διάφορες επιλογές στις 
κεντρικές υπηρεσίες
36 
Στο πλαίσιο της πολιτικής κτιρίων, οι αντιπροσωπείες υποχρεούνται να υποβάλλουν στις 
κεντρικές υπηρεσίες, μέσω των φακέλων κτιρίου, τα αποτελέσματα της έρευνάς τους στην 
τοπική αγορά ακινήτων. Οι φάκελοι αυτοί περιλαμβάνουν ανάλυση του αν είναι προτιμό -
τερη η μίσθωση ή η αγορά, αξιολόγηση των κατάλληλων επιλογών από την αντιπροσω -
πεία και η πρότασή της προς την επιτροπή κτιρίων. Ωστόσο:
α) οι αντιπροσωπείες δεν καταρτίζουν φακέλους κτιρίου για όλες τις νέες συμβάσεις·
β) οι φάκελοι κτιρίου είναι περιττά λεπτομερείς όταν οι αντιπροσωπείες δεν σκοπεύουν 
να μετακομίσουν·
γ) στους φακέλους κτιρίου σπανίως αναλύεται η πιθανότητα αγοράς, ενώ η επιλογή 
αυτή δεν συγκρίνεται με το κόστος μίσθωσης·
δ) σε ορισμένους φακέλους κτιρίου, οι αντιπροσωπείες δεν παρουσιάζουν τις επιλογές 
με συγκρίσιμο τρόπο·
ε) στις κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση των φακέλων κτιρίου δεν λαμβάνεται 
υπόψη ο χώρος που εκμισθώνεται σε άλλους οργανισμούς και τα έσοδα που αποφέρει 
η συστέγαση.Προκατασκευασμένοι οικίσκοι που χρησιμοποιούνται ως γραφεία στο Νεπάλ
Πηγή: Eυρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.Γράφημα 14

31 Παρατηρήσεις 
Οι αντιπροσωπείες δεν καταρτίζουν φακέλους κτιρίου για όλες τις 
νέες συμβάσεις
37 
Ορισμένες φορές οι αντιπροσωπείες υπογράφουν σύμβαση ακινήτου χωρίς, όπως απαι -
τείται, να καταρτίσουν και να υποβάλουν φάκελο κτιρίου στην επιτροπή κτιρίων. Παρα -
δείγματος χάριν, δεν υπήρξε φάκελος κτιρίου για τη σύμβαση, αξίας 230 000 ευρώ, που 
αφορούσε τα γραφεία στη Βενεζουέλα, η οποία υπεγράφη το 2013, ούτε για τη σύμβαση, 
αξίας 240 000 ευρώ, που αφορούσε την κατοικία του επικεφαλής της αντιπροσωπείας στο 
Νεπάλ, η οποία υπεγράφη το 2011.
Οι φάκελοι κτιρίου είναι περιττά λεπτομερείς όταν οι 
αντιπροσωπείες δεν σκοπεύουν να μετακομίσουν
38 
Η σταθερότητα αποτελεί στόχο της πολιτικής κτιρίων, επομένως υπάρχει βάσιμος λόγος 
να προτιμάται η συνέχιση της μίσθωσης υφιστάμενου κτιρίου εάν αυτό ανταποκρίνεται 
στις ανάγκες της αντιπροσωπείας και είναι οικονομικώς αποδοτικό. Κατ’ αυτό τον τρόπο 
αποφεύγονται επίσης τα έξοδα και η αναστάτωση της μετακόμισης23. Σε κάθε περίπτω -
ση, η συνήθης σύμβαση μίσθωσης περιέχει ρήτρα που επιτρέπει στην αντιπροσωπεία να 
λύσει ανά πάσα στιγμή τη σύμβαση με τρίμηνη προειδοποίηση.
39 
Εντούτοις, δεν υφίσταται επί του παρόντος διαφορά μεταξύ των κατευθυντήριων γραμ -
μών για την κατάρτιση φακέλων κτιρίου με σκοπό τη συνέχιση υφιστάμενης μίσθωσης 
και των κατευθυντήριων γραμμών για την κατάρτιση φακέλων κτιρίου με σκοπό την 
επιλογή —όταν είναι αναγκαία η μετακόμιση— του καταλληλότερου κτιρίου μεταξύ των 
υφιστάμενων επιλογών. Στην πρώτη περίπτωση, η σύγκριση με εναλλακτικές επιλογές 
είναι τεχνητή και λιγότερο χρήσιμη από το να αποδειχθεί ότι το κτίριο εξακολουθεί να 
ανταποκρίνεται στις ανάγκες της αντιπροσωπείας, σύμφωνα με την πολιτική κτιρίων και 
τις τιμές της αγοράς (βλέπε πλαίσιο 3 ). Στη δεύτερη περίπτωση, οι αντιπροσωπείες μπορεί 
να χρειαστούν περισσότερη υποστήριξη από τις κεντρικές υπηρεσίες προκειμένου να 
διενεργήσουν πληρέστερη αξιολόγηση, στην οποία να περιλαμβάνεται σύγκριση των 
κατάλληλων και ρεαλιστικών επιλογών που αναφέρονται στον σχετικό κατάλογο. Πλαίσιο 3Όταν οι αντιπροσωπείες αποφασίζουν να μην μετακομίσουν, η εξέταση των 
εναλλακτικών λύσεων είναι τεχνητή και ελάχιστα χρήσιμη
Στόχος του φακέλου κτιρίου του 2013 για τα γραφεία στη Ρουάντα (βλέπε παράρτημα II ) ήταν να αιτιολογηθεί η συνέχιση 
της υφιστάμενης σύμβασης μίσθωσης. Αυτό είχε καταστεί σαφές από την έκθεση αποστολής των κεντρικών υπηρεσιών 
που επισυναπτόταν στον φάκελο κτιρίου και με την οποία δινόταν στην αντιπροσωπεία η οδηγία να διαπραγματευθεί την 
παράταση της σύμβασης μίσθωσης για τα κτίρια γραφείων και αυτό σε σύντομο χρονικό διάστημα μετά τη διερεύνηση 
της αγοράς, όπως απαιτείτο στο πλαίσιο της έκθεσης που θα υποβαλλόταν στην επιτροπή κτιρίων. Επομένως, μολονότι 
στον φάκελο κτιρίου περιλαμβανόταν ανάλυση του καταλόγου με τις κατάλληλες και ρεαλιστικές επιλογές, η χρησιμότη -
τά της ήταν περιορισμένη δεδομένου ότι δεν υπήρχε πρόθεση μετακόμισης.23 Παραδείγματος χάριν, όσον 
αφορά τις γερμανικές 
πρεσβείες θεωρείται ότι θα 
παραμείνουν εκεί που 
βρίσκονται, εκτός εάν 
συντρέχει ιδιαίτερα 
επιτακτικός λόγος 
μετακόμισης.
32 Παρατηρήσεις 
Στους φακέλους κτιρίου σπανίως αναφέρεται η πιθανότητα 
αγοράς της οποίας το κόστος δεν συγκρίνεται με το κόστος της 
μίσθωσης
40 
Σε μόλις 5 από τους 30 φακέλους κτιρίου που εξετάστηκαν αναφερόταν η δυνατότητα 
αγοράς (βλέπε γράφημα 12 ), και σε όλες τις περιπτώσεις το ενδεχόμενο αυτό απορρί -
φθηκε. Κανένας από τους φακέλους κτιρίου που εξετάστηκαν δεν περιείχε σύγκριση της 
μίσθωσης με την αγορά κτιρίου με αντιπαραβολή των εκτιμώμενων μελλοντικών δαπα -
νών. Τον Μάρτιο του 2015, οι κεντρικές υπηρεσίες ενημέρωσαν τους επικεφαλής αντι -
προσωπείας ότι στο μέλλον το τμήμα Υποδομών των κεντρικών υπηρεσιών θα αναλάβει 
τους υπολογισμούς που αφορούν τη σύγκριση της αγοράς με τη μίσθωση24. Ωστόσο, 
η μέθοδος που θα χρησιμοποιηθεί δεν αναφέρεται στην πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ. Στην 
προηγούμενη πολιτική κτιρίων διευκρινιζόταν ο τρόπος υπολογισμού της οικονομικής 
απόδοσης της επένδυσης που αποτελούσε τη βάση σύγκρισης της αγοράς με τη μίσθωση 
για προτεινόμενη περίοδο 20 ετών25. Στην πράξη, οι συζητήσεις περί μίσθωσης ή αγοράς 
δεν αποδεικνύουν ότι η προτεινόμενη λύση είναι αποδοτικότερη από οικονομική άποψη 
(βλέπε πλαίσιο 4 ).
Σε ορισμένους φακέλους κτιρίου, οι αντιπροσωπείες δεν 
παρουσιάζουν τις επιλογές με συγκρίσιμο τρόπο
41 
Μια ορθή πρακτική που διαπιστώθηκε ότι ακολουθήθηκε σε ορισμένους φακέλους κτι -
ρίου ήταν η σύγκριση των επιλογών του καταλόγου με τα κριτήρια επιλογής υπό μορφή 
πίνακα. Ως παράδειγμα παρατίθεται το γράφημα 15  το οποίο είναι ένας σύνθετος πίνακας 
που βασίζεται σε αυτούς που εντοπίστηκαν στους φακέλους κτιρίου για τα γραφεία στη 
Ρουάντα, τη Γουατεμάλα και το Λάος. Η βαθμολόγηση και τα σχόλια παρατίθενται απλώς 
ενδεικτικά. Τέτοιου είδους πίνακας διευκολύνει τη σύγκριση των διαφορετικών επιλογών 
ώστε να επιτυγχάνεται μια ισόρροπη συνολική αξιολόγηση. Ο πίνακας θα μπορούσε να 
επεκταθεί, παραδείγματος χάριν για να συμπεριλάβει τα εφάπαξ έξοδα που αφορούν τη 
μετακόμιση (π.χ. εργασίες διαρρύθμισης των χώρων και ασφάλειας), τα έξοδα λειτουργίας 
ή τα έσοδα από τη συστέγαση. Πλαίσιο 4Οι αντιπροσωπείες δεν αποδεικνύουν ότι η αγορά είναι οικονομικώς 
αποδοτικότερη από τη μίσθωση κτιρίου
Την περίοδο 2010-2011, όταν η αντιπροσωπεία στο Νεπάλ πρότεινε την αγορά οικοπέδου από τη γαλλική πρεσβεία προ -
κειμένου να κατασκευαστούν γραφεία και η κατοικία του επικεφαλής αντιπροσωπείας, οι κεντρικές υπηρεσίες δεν απαίτη -
σαν να αποδειχθεί ότι η αγορά και η κατασκευή κτιρίου αποτελούσαν λύση οικονομικώς αποδοτικότερη από τη μίσθωση.
Το ίδιο συνέβη και στην Ουάσινγκτον, όταν η αντιπροσωπεία είχε την ευκαιρία να αγοράσει το 2010 το κτίριο γραφείων. 
Η αγορά αποκλείστηκε χωρίς να διερευνηθούν οι επιλογές χρηματοδότησης και τα φορολογικά οφέλη, μολονότι η από -
κτηση του κτιρίου θα είχε βελτιώσει την παρουσία της αντιπροσωπείας και ο επιπλέον χώρος θα μπορούσε να είχε χρησι -
μοποιηθεί για συστέγαση με κάποια άλλη πρεσβεία.24 Σημείωμα του γενικού 
διευθυντή Διοίκησης και 
Οικονομικών προς τους 
επικεφαλής αντιπροσωπείας 
στις 30 Μαρτίου 2015.
25 Η εναπομένουσα αξία ενός 
αγορασμένου ακινήτου 
αποτελεί σημαντικό 
παράγοντα σε αυτό τον 
υπολογισμό, αλλά και 
παράγοντα δύσκολο στην 
ακριβή εκτίμησή του. 
Παραδείγματος χάριν, η αξία 
της κατοικίας στην 
Ουάσινγκτον που 
αγοράστηκε το 1971 για ποσό 
που αντιστοιχεί σε 
2,4 εκατομμύρια ευρώ έχει 
τριπλασιαστεί, ενώ η αξία του 
κτιρίου γραφείων στην 
Αργεντινή, που 
αγοράστηκε το 1992 για ποσό 
που αντιστοιχεί σε 
1,5 εκατομμύρια  ευρώ, 
εκτιμάται στα 
1,6 εκατομμύρια  ευρώ.
33 Παρατηρήσεις 
42 
Η προσέγγιση αυτή έρχεται σε αντίθεση με άλλους φακέλους κτιρίου στους οποίους οι 
επιλογές εξετάζονταν με τρόπο που δεν ήταν τόσο εύκολα συγκρίσιμος, παραδείγματος 
χάριν παρουσιάζοντας με τυχαίο τρόπο συγκεκριμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. 
Ορισμένες φορές οι αντιπροσωπείες παραλείπουν ορισμένες βασικές πληροφορίες από 
τους φακέλους κτιρίου, όπως το κόστος ανά τ.μ. ή το εμβαδόν ανά άτομο για τα κτίρια 
γραφείων ή τη μη συμμόρφωση με το ανώτατο όριο ως προς το εμβαδόν. Σε 8 από τους 
30 εξετασθέντες φακέλους κτιρίου, η λύση που προτάθηκε στην επιτροπή κτιρίων δεν 
βασιζόταν σε άρτια ανάλυση από την αντιπροσωπεία (βλέπε γράφημα 12 ). Επιπλέον, 
μολονότι οι φάκελοι κτιρίου συχνά αναφέρουν το κόστος της προτεινόμενης λύσης μετά 
τις διαπραγματεύσεις, το συγκρίνουν με το κόστος των εναλλακτικών κτιρίων πριν από τις 
διαπραγματεύσεις.Χαρακτηριστικό παράδειγμα ορθής πρακτικής με πίνακα σύγκριση διαφόρων 
επιλογών
ΚτίριοΚριτήρια ποιότητας Κριτήρια τιμής Κριτήρια μεγέθους
Ασφάλεια και 
φύλαξη  
(μέγιστη 
βαθμολογία 50)Λειτουργικότητα  
(μέγιστη 
βαθμολογία 30)Θέση και 
εικόνα  
(μέγιστη 
βαθμολογία 20)Σύνολο 
βαθμολογίας ως 
προς την ποιότητα  
(μέγιστη 
βαθμολογία 100)Συνολικό 
ετήσιο 
μίσθωμα  
σε ευρώΤιμή ανά 
τ.μ.  
σε ευρώΣύνολο 
τ.μ.Τ. μ. ανά 
άτομο 
(για γραφεία)
Επιλογή 1Υπάρχουν 
ορισμένες 
ανησυχίες  
20Σύγχρονο κτίριο  
24Καλή εικόνα  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Επιλογή 2Άριστες  
38Νέο κτίριο  
28Σε διπλωματική 
περιοχή  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Επιλογή 3Μπορούν να 
προσαρμοστούν  
25Υπάρχουν ορισμέ -
νες ανησυχίες  
14Εκτός της διπλω -
ματικής περιοχής  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Πηγή: Ευ ρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει των φακέλων κτιρίου για τα γραφεία στη Ρουάντα, τη Γουατεμάλα και το Λάος.Γράφημα 15
34 Παρατηρήσεις 
Στις κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση των φακέλων 
κτιρίου δεν λαμβάνεται υπόψη ο χώρος που εκμισθώνεται σε 
άλλους οργανισμούς και τα έσοδα που αποφέρει η συστέγαση
43 
Στην έκθεση του 2014 για τη συστέγαση26 διευκρινίζεται ότι η ΕΥΕΔ δεν διαθέτει το ανα -
γκαίο ανθρώπινο δυναμικό ώστε να αναπτύξει κοινά πρότυπα και να καταρτίσει έγγραφα 
αναφοράς για τη συστέγαση. Επομένως, στις κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτι -
ση των φακέλων κτιρίου (βλέπε σημείο 31) δεν διευκρινίζεται με ποιον τρόπο ο χώρος 
γραφείων που εκμισθώνεται σε πρεσβείες των κρατών μελών και άλλους οργανισμούς 
και όργανα της ΕΕ λαμβάνεται υπόψη στον υπολογισμό του εμβαδού ανά άτομο. Στις 
κατευθυντήριες γραμμές δεν αναφέρεται επίσης με ποιον τρόπο τα σχετικά έσοδα από τα 
μισθώματα λαμβάνονται υπόψη στον υπολογισμό του κόστους ανά τ.μ.
Ορισμένες γνωμοδοτήσεις της επιτροπής κτιρίων (κεντρικές 
υπηρεσίες) δεν εκδίδονται εγκαίρως ούτε είναι πειστικές
44 
Στο τελικό στάδιο της διαδικασίας φακέλου κτιρίου, η επιτροπή κτιρίων (κεντρικές υπηρε -
σίες) εξετάζει την πρόταση της αντιπροσωπείας και διατυπώνει τη γνώμη της. Η έγκριση 
από την επιτροπή κτιρίων είναι αναγκαία για την υπογραφή της σύμβασης27. Ωστόσο:
α) οι χρονοβόρες διαδικασίες παρεμποδίζουν την υπογραφή ορισμένων συμβάσεων·
β) ορισμένες αποφάσεις δεν καταδεικνύουν αδιαμφισβήτητα ότι η επιλεγείσα λύση 
ευθυγραμμίζεται με τις τιμές της αγοράς·
γ) σε ορισμένες αποφάσεις δεν λαμβάνεται επαρκώς υπόψη το εμβαδόν.
Οι χρονοβόρες διαδικασίες παρεμποδίζουν την υπογραφή 
ορισμένων συμβάσεων
45 
Η επιτροπή κτιρίων γνωμοδοτεί επί των φακέλων κτιρίου που εξετάζει. Σε ορισμένα σχό -
λια στους φακέλους κτιρίου διευκρινίζεται ότι οι ιδιοκτήτες, αντί να περιμένουν το απο -
τέλεσμα των χρονοβόρων διαδικασιών της ΕΥΕΔ, προτιμούν να εκμισθώνουν τα κτίρια σε 
άλλους μισθωτές. Η άποψη αυτή αναφέρθηκε και πάλι σε σχόλια στην έρευνα ελέγχου. 
Ένας ερωτηθείς απάντησε: «Το διάστημα που μεσολαβεί από τον εντοπισμό ενός κτιρίου 
έως την έγκριση από τις κεντρικές υπηρεσίες είναι υπερβολικά μεγάλο και οι ιδιοκτήτες 
εκμισθώνουν εν τω μεταξύ τα κτίρια σε άλλους οργανισμούς». Κατά συνέπεια, η έγκριση 
ενός φακέλου κτιρίου δεν συνεπάγεται αναγκαστικά την υπογραφή σύμβασης. Παραδείγ -
ματος χάριν, μολονότι οι φάκελοι κτιρίου για τις κατοικίες στο Ισραήλ και τη Σρι Λάνκα 
εγκρίθηκαν, οι συμβάσεις δεν υπεγράφησαν στη συνέχεια (βλέπε παράρτημα II ).26 Έκθεση για τη συστέγαση, 
2014, 11 Ιουλίου 2014, ΕΥΕΔ.
27 Για τα σχέδια περί ακινήτων 
που είναι πιθανό να έχουν 
σημαντικές επιπτώσεις στον 
προϋπολογισμό της ΕΕ 
(παραδείγματος χάριν αγορά 
οικοπέδου και αγορά κτιρίων 
που υπερβαίνουν τα 
3 εκατομμύρια ευρώ ή κάθε 
νέα σύμβαση σχετική με 
ακίνητο που αντιπροσωπεύει 
ετήσια επιβάρυνση ύψους 
τουλάχιστον 750 000 ευρώ) 
απαιτείται έγκριση της 
αρμόδιας για τον 
προϋπολογισμό αρχής 
(Συμβούλιο και Ευρωπαϊκό 
Κοινοβούλιο) (άρθρο 203, 
παράγραφος 7, του 
δημοσιονομικού κανονισμού). 
Τα σχέδια απόκτησης κτιρίων 
που χρηματοδοτούνται με 
δάνειο πρέπει να λάβουν 
προηγουμένως έγκριση από 
το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και 
το Συμβούλιο (άρθρο 203, 
παράγραφος 8, του 
δημοσιονομικού κανονισμού).
35 Παρατηρήσεις 
Ορισμένες αποφάσεις δεν καταδεικνύουν αδιαμφισβήτητα ότι 
η επιλεγμένη λύση ευθυγραμμίζεται με τις τιμές της αγοράς
46 
Από τους 3 εξετασθέντες φακέλους κτιρίου, 7 δεν ανέφεραν κάποιον πειστικό λόγο για 
την απόφαση της επιτροπής κτιρίων (βλέπε γράφημα 12 ). Σε 4 από αυτές τις περιπτώσεις 
η επιτροπή κτιρίων δεν μπορούσε να αποδείξει ότι η επιλεγείσα λύση ευθυγραμμιζόταν με 
τις τιμές της αγοράς. Η εν λόγω επιτροπή δεν σύγκρινε το κόστος ανά τ.μ. της λύσης που 
είχε προτείνει η αντιπροσωπεία με κάποια ανεξάρτητη πηγή τιμών αγοράς για κανέναν 
από τους 30 φακέλους κτιρίου που εξετάστηκαν στο πλαίσιο του ελέγχου. Αυτό σήμαι -
νε ότι στις περιπτώσεις εκείνες κατά τις οποίες η αντιπροσωπεία δεν είχε καταδείξει ότι 
η προτεινόμενη λύση της ευθυγραμμιζόταν με τις τιμές της αγοράς, η επιτροπή κτιρίων 
δεν μερίμνησε για την αποκατάσταση της αδυναμίας αυτής. Αυτό συνέβη με τα γραφεία 
στο Τόγκο, την κατοικία του επικεφαλής της αντιπροσωπείας στη Μαυριτανία και τη Σρι 
Λάνκα και τα κτίρια στέγασης του προσωπικού στην Κένυα (βλέπε παράρτημα II ).
Σε ορισμένες αποφάσεις δεν λαμβάνεται επαρκώς υπόψη το 
εμβαδόν
47 
Τρεις από τους 7 φακέλους κτιρίου δεν ανέφεραν έναν πειστικό λόγο για την απόφαση της 
επιτροπής κτιρίων, και αυτό επειδή δεν έλαβαν αρκετά υπόψη το εμβαδόν ανά άτομο και 
τα συνιστώμενα ανώτατα όρια από την πολιτική κτιρίων (βλέπε παράρτημα II ):
α) Το 2013 η επιτροπή κτιρίων ενέκρινε τη λύση που προτεινόταν στον φάκελο κτιρίου 
της αντιπροσωπείας στην Ιορδανία για τη μίσθωση γραφείων 43 τ.μ. ανά άτομο (23 % 
περισσότερο από το συνιστώμενο ανώτατο όριο). Μια εναλλακτική λύση απορρίφθη -
κε επειδή θεωρήθηκε ότι ο χώρος ήταν υπερβολικά μικρός, μολονότι αντιστοιχούσε 
σε 35 τ.μ. ανά άτομο, ακριβώς το ανώτατο όριο, και ήταν περισσότερο από 20 % 
οικονομικότερος από την προτεινόμενη λύση (διαφορά 110 000 ετησίως).
β) Το 2014 η επιτροπή κτιρίων ενέκρινε τη λύση που προτεινόταν στον φάκελο κτιρίου 
που είχε υποβάλει η αντιπροσωπεία στην Ουάσινγκτον για την επέκταση του χώρου 
γραφείων. Οι κεντρικές υπηρεσίες υπολόγισαν ότι το εμβαδόν ανά άτομο ανερχόταν 
σε 40 τ.μ (14 % περισσότερο από το ανώτατο όριο). Εντούτοις, κατέληξε σε αυτό το 
αριθμητικό στοιχείο προσθέτοντας 20 επιπλέον υπαλλήλους, κάτι το οποίο δεν θεμε -
λιωνόταν σαφώς. Η εν λόγω αύξηση δεν είχε υλοποιηθεί κατά τον χρόνο της επίσκε -
ψης ελέγχου τον Μάιο του 2015. Απέκλεισε επίσης από τον υπολογισμό το εμβαδόν 
της αίθουσας Τύπου του ισογείου, παρόλο που βάσει της πολιτικής κτιρίων αυτό δεν 
δικαιολογείται28. Στην πραγματικότητα το εμβαδόν ανά άτομο ήταν 56 τ.μ., ήτοι 60 % 
περισσότερο από το ανώτατο όριο. Η αντιπροσωπεία στην Ουάσινγκτον έκρινε ότι 
στην πολιτική κτιρίων δεν αναγνωρίζεται δεόντως ο αυξημένος συντονιστικός ρόλος 
της ΕΥΕΔ σε ορισμένες χώρες, μεταξύ αυτών στις ΗΠΑ. Εντούτοις ούτε η αντιπροσω -
πεία ούτε η επιτροπή κτιρίων ανέφεραν ότι ήταν αναγκαία η εξαίρεση από το ανώτα -
το όριο του εμβαδού ανά άτομο.28 Επίσης, απέκλεισε από τον 
υπολογισμό μια επιπλέον 
αίθουσα συνεδριάσεων, κάτι 
που προβλεπόταν στην 
πολιτική κτιρίων (βλέπε 
σημείο 20).
36 Παρατηρήσεις 
γ) Τα κριτήρια επιλογής στον φάκελο κτιρίου του 2014 για μια νέα κατοικία του επικεφα -
λής της αντιπροσωπείας στη Σρι Λάνκα όριζαν ότι το κτίριο πρέπει να έχει ελάχιστο 
εμβαδόν 600 τ.μ. Αυτό ερχόταν σε αντίθεση με την πολιτική κτιρίων, σύμφωνα με 
την οποία τα 600 τ.μ είναι το μέγιστο όχι το ελάχιστο εμβαδόν. Η λύση που πρότεινε 
η αντιπροσωπεία, την οποία και ενέκρινε η επιτροπή κτιρίων, ήταν ένα κτίριο 930 τ.μ. 
Οι κεντρικές υπηρεσίες δεν ανέφεραν ότι το κτίριο αυτό υπερέβαινε το ανώτατο όριο 
των 600 τ.μ. κατά 55 % και ότι η εξαίρεση αυτή ήταν αναγκαία.
Ενότητα III — Οι πληροφορίες για την καταλληλότητα 
των κτιρίων δεν είναι αξιόπιστες ούτε 
χρησιμοποιούνται για τους σκοπούς του σχεδιασμού, 
ο οποίος είναι υπερβολικά βραχυπρόθεσμος και 
ιδιαιτέρως ελλιπής για τα ιδιόκτητα ακίνητα
48 
Η καταλληλότητα των κτιρίων των αντιπροσωπειών εξαρτάται όχι μόνο από την αρχι -
κή επιλογή τους αλλά και από τον τρόπο με τον οποίο η ΕΥΕΔ διασφαλίζει ότι τα κτίρια 
εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και να είναι οικονομικώς αποδοτικά. 
Επομένως, στο πλαίσιο του ελέγχου εξετάστηκε κατά πόσον η ΕΥΕΔ παρακολουθεί την 
καταλληλότητα των κτιρίων μετά την επιλογή τους και σχεδιάζει τις αναγκαίες αλλαγές και 
συντήρηση ώστε να διασφαλίζει ότι ανταποκρίνονται στις ανάγκες και είναι οικονομικώς 
αποδοτικά.
Τα κεντρικά συστήματα παρακολούθησης δεν παρέχουν 
αξιόπιστες βασικές πληροφορίες για την καταλληλότητα 
όλων των κτιρίων των αντιπροσωπειών
Με τις επιτόπιες επισκέψεις αξιολογείται κατά πόσον τα κτίρια 
ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αντιπροσωπειών, ωστόσο δεν 
εντοπίζονται όλες οι ανεπάρκειες
49 
Οι κεντρικές υπηρεσίες αξιολογούν τα κτίρια των αντιπροσωπειών με τους ακόλουθους 
μηχανισμούς ώστε να διασφαλίζεται ότι αυτά εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στις 
ανάγκες των αντιπροσωπειών:
α) Η υπηρεσία «Υποστήριξη και αξιολόγηση των αντιπροσωπειών» διενεργεί αξιολογή -
σεις  των αντιπροσωπειών κατά μέσο όρο κάθε τετραετία, στις οποίες περιλαμβάνεται 
αξιολόγηση των γραφείων και των κατοικιών.
β) Εκ μέρους της ΕΥΕΔ, εξωτερικός ανάδοχος διεξήγαγε επιθεωρήσεις σχετικά με την 
υγιεινή και την ασφάλεια  σε όλα σχεδόν τα γραφεία και τις κατοικίες των αντιπρο -
σωπειών κατά την περίοδο 2010-2015.
γ) Ο περιφερειακός υπεύθυνος ασφάλειας διενεργεί αξιολογήσεις σχετικά με την 
ασφάλεια των κτιρίων των αντιπροσωπειών τουλάχιστον μία φορά ετησίως.
37 Παρατηρήσεις 
50 
Σε αυτές τις αξιολογήσεις των κτιρίων συνιστάται η λήψη διορθωτικών μέτρων (παρα -
δείγματος χάριν, η οργάνωση συστημάτων ασφάλειας, η πραγματοποίηση εργασιών 
ή η μετακόμιση σε άλλο κτίριο) προκειμένου να αποκατασταθούν οι ανεπάρκειες που 
εντοπίστηκαν. Εντούτοις, στις αξιολογήσεις αυτές δεν εντοπίζονται όλες οι ανεπάρκειες. 
Παραδείγματος χάριν, στην έκθεση του Νοεμβρίου 2013 του περιφερειακού υπευθύνου 
ασφάλειας στο Νεπάλ δεν εξετάζεται το θεμελιώδες ζήτημα με ποιον τρόπο θα παρέχεται 
στα γκαράζ και τους προκατασκευασμένους οικίσκους το ίδιο επίπεδο ασφάλειας όπως 
και στο κεντρικό κτίριο (βλέπε πλαίσιο 2 ).
Κατά τον έλεγχο του εμβαδού ανά άτομο στα κτίρια γραφείων δεν 
λαμβάνονται υπόψη όλοι οι σχετικοί παράγοντες
51 
Στο πλαίσιο της πολιτικής κτιρίων της ΕΥΕΔ συνιστάται τα γραφεία της αντιπροσωπείας 
να έχουν μέγιστο εμβαδόν 35 τ.μ. ανά άτομο (βλέπε σημείο 20). Στην πολιτική κτιρίων 
προβλέπεται η εξαίρεση ορισμένων χώρων από τον υπολογισμό. Εντούτοις, οι κεντρικές 
υπηρεσίες δεν μπορούν να εντοπίσουν με ακρίβεια όλα τα κτίρια γραφείων των οποίων το 
εμβαδόν είναι είτε υπερβολικά μεγάλο είτε υπερβολικά μικρό, επειδή δεν καταγράφονται 
χωριστά οι ακόλουθοι χώροι όταν ελέγχεται το εμβαδόν ανά άτομο:
α) χώρος γραφείων που εκμισθώνεται σε άλλο οργανισμό,
β) επιπλέον αίθουσα συνεδριάσεων όταν πρέπει να ικανοποιούνται οι ανάγκες της προε -
δρίας στο πλαίσιο της Συνθήκης της Λισαβόνας,
γ) ο χώρος που χρησιμοποιούν οι ασκούμενοι και οι αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώ -
μονες όταν η αντιπροσωπεία απασχολεί τακτικά τέτοιου είδους προσωπικό.
52 
Το σύστημα παρακολούθησης δεν προβλέπει την καταγραφή των κτιρίων για τα οποία 
έχουν επιτραπεί εξαιρέσεις σχετικά με τα ανώτατα όρια του εμβαδού. Επομένως, δεν ελέγ -
χει εάν τέτοιου είδους εξαιρέσεις εξακολουθούν να είναι αιτιολογημένες.
38 Παρατηρήσεις 
Η ΕΥΕΔ δεν παρακολουθεί αν τα μισθώματα των κτιρίων 
γραφείων και των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας 
ευθυγραμμίζονται με τις τιμές της αγοράς
53 
Οι κεντρικές υπηρεσίες διαθέτουν τις αναγκαίες πληροφορίες για τον υπολογισμό του 
κόστους ανά τ.μ. για κάθε κτίριο γραφείων και κατοικίας του επικεφαλής αντιπροσωπείας. 
Εντούτοις, δεν συγκρίνει τακτικά αυτό το κόστος ανά τ.μ με τις τιμές της αγοράς ώστε να 
εντοπίζει τις σημαντικές διαφορές. Μια τέτοια σύγκριση πραγματοποιήθηκε για τα κτίρια 
στέγασης του προσωπικού το 2014 και διαπιστώθηκαν σημαντικές διαφορές μεταξύ 
ορισμένων ανώτατων ορίων μισθωμάτων και των τιμών της αγοράς. Ομοίως, οι κεντρικές 
υπηρεσίες δεν παρακολουθούν τις χρεώσεις που βαρύνουν τους συστεγαζόμενους οργα -
νισμούς ώστε να διασφαλίζουν ότι αυτές αποδίδουν το σύνολο των δαπανών.
Η ΕΥΕΔ δεν καταχωρίζει με αξιόπιστο τρόπο στα συστήματα 
πληροφορικής της τα αποτελέσματα της παρακολούθησης που 
διενεργεί
54 
Πριν από τη δημιουργία της ΕΥΕΔ, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή είχε αναπτύξει ένα σύστημα 
πληροφοριών για τη διαχείριση των ακινήτων των αντιπροσωπειών, το ImmoGest. Το εν 
λόγω σύστημα πληροφοριών για τα κτίρια, το οποίο λειτουργεί από το 2008, έχει τη δυνα -
τότητα παροχής πληροφοριών οι οποίες θα μπορούσαν να τροφοδοτήσουν τη διαδικασία 
σχεδιασμού σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές. Εντούτοις, οι περισσότεροι από τους 
μισούς ερωτηθέντες στην έρευνα ελέγχου έκριναν ότι το ImmoGest δεν είναι χρήσιμο για 
τη διαχείριση των κτιρίων (βλέπε γράφημα 16 ).
Γνώμες σχετικά με το ImmoGest
Πηγή: Έρευνα ελέγχου μεταξύ των προϊσταμένων διοίκησης των αντιπροσωπειών της ΕΕ.Γράφημα 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Ερωτηθέντε/uni03C2
Εύχρηστο Ολοκληρω/uni03BCένο ΑξιόπιστοΣυ/uni03BCφωνώ
∆ιαφωνώ
Χρήσι/uni03BCο για τη 
διαχείριση κτιρίων
39 Παρατηρήσεις 
55 
Κάθε αντιπροσωπεία είναι υπεύθυνη για την καταχώριση στο ImmoGest των πληροφορι -
ών που αφορούν τα γραφεία της, την κατοικία του επικεφαλής της και τα κτίρια στέγασης 
του προσωπικού. Ωστόσο, το 2014 το 35 % περίπου των γραφείων και των κατοικιών του 
επικεφαλής αντιπροσωπείας δεν είχαν καταχωριστεί στο ImmoGest. Περισσότεροι από 
τους μισούς ερωτηθέντες στο πλαίσιο της έρευνας ελέγχου έκριναν ότι το σύστημα δεν 
είναι εύχρηστο, ενώ περισσότεροι από το 30 % έκριναν ότι τα στοιχεία δεν είναι πλήρη 
ούτε αξιόπιστα (βλέπε γράφημα 16 ).
56 
Οι ακόλουθες διαπιστώσεις από τις επισκέψεις ελέγχου στις αντιπροσωπείες επιβεβαίω -
σαν τα αποτελέσματα της έρευνας:
α) Το σύστημα ImmoGest δεν είναι φιλικό προς τους χρήστες. Περιέχει τεχνικά σφάλμα -
τα που δεν έχουν επιλυθεί και, παραδείγματος χάριν, στο Νεπάλ το σύστημα λειτουρ -
γεί αργά και ορισμένες φορές δεν είναι προσβάσιμο.
β) Οι πληροφορίες δεν συνδέονται με επιχειρησιακές διεργασίες και το σύστημα 
ImmoGest δεν παρέχει, παραδείγματος χάριν, πρακτικές υπενθυμίσεις όταν πρέπει να 
καταβληθούν μισθώματα ή όταν πλησιάζουν οι ημερομηνίες λήξης των συμβάσεων 
μίσθωσης.
γ) Οι κεντρικές υπηρεσίες δεν αξιοποιούν αποτελεσματικά τις πληροφορίες που κατα -
χωρίζουν οι αντιπροσωπείες. Παραδείγματος χάριν, μολονότι το ImmoGest περιέχει 
πληροφορίες για τα μισθώματα των κτιρίων, οι κεντρικές υπηρεσίες δεν χρησιμοποι -
ούν τις πληροφορίες αυτές για την κατάρτιση του προϋπολογισμού.
δ) Οι περισσότερες πληροφορίες που αφορούν τη στέγαση του προσωπικού, της οποίας 
οι δαπάνες επιστρέφονται, δεν εξυπηρετούν κάποιο σκοπό.
ε) Δεδομένου ότι το σύστημα δεν χρησιμοποιείται για πρακτικές λειτουργίες, οι αντι -
προσωπείες δεν ενημερώνουν τακτικά τα δεδομένα που περιέχει. Επιπλέον, υπάρχουν 
και ορισμένα σφάλματα στα δεδομένα. Παραδείγματος χάριν, ορισμένα κτίρια έχουν 
καταχωριστεί στο ImmoGest ως ιδιόκτητα, ενώ στην πραγματικότητα μισθώνονται.
40 Παρατηρήσεις 
57 
Αντί να χρησιμοποιεί το ImmoGest, το τμήμα Υποδομών της ΕΥΕΔ τηρεί ένα κεντρικό 
φύλλο Excel το οποίο περιέχει πληροφορίες για όλα τα γραφεία των αντιπροσωπειών και 
τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών που 
συγκεντρώθηκαν μέσω των επιτόπιων επισκέψεων. Εντούτοις, ορισμένες πληροφορίες 
που περιλαμβάνονται στο λογιστικό φύλλο είναι επίσης ελλιπείς ή ανακριβείς. Παραδείγ -
ματος χάριν:
α) Δεν καταχωρίζεται η κατάσταση των κενών κτιρίων.
β) Δεν υπάρχουν δεδομένα για την κατάσταση 53 κατοικιών των επικεφαλής αντιπρο -
σωπείας (38 %).
γ) Το εμβαδόν ορισμένων κτιρίων γραφείων είναι ανακριβές. Παραδείγματος χάριν, το 
εμβαδόν του κτιρίου γραφείων στο Νεπάλ έχει καταχωριστεί στο λογιστικό φύλλο ότι 
είναι 1 225 τ.μ., ωστόσο η αντιπροσωπεία επιβεβαίωσε ότι είναι 947 τ.μ.
δ) Η κατάσταση ορισμένων κτιρίων γραφείων και κατοικιών των επικεφαλής αντιπρο -
σωπείας δεν συμφωνεί με την αξιολόγηση. Παραδείγματος χάριν, σύμφωνα με την 
έκθεση για την υγιεινή και την ασφάλεια, το κτίριο γραφείων στο Νεπάλ έχει λάβει 
βαθμολογία 4 με άριστα το 5, ωστόσο στο λογιστικό φύλλο έχει καταχωριστεί βαθμο -
λογία 3 με άριστα το 5. Η κατοικία του επικεφαλής της αντιπροσωπείας στην Ουά -
σινγκτον έχει λάβει για την κατάστασή της βαθμολογία 5 με άριστα το 5, παρόλο που 
είναι αναγκαίο να πραγματοποιηθούν μείζονες εργασίες συντήρησης.
58 
Το τμήμα Υποδομών της ΕΥΕΔ τηρεί χωριστό κατάλογο για τα ιδιόκτητα ακίνητα. Ορισμέ -
νες πληροφορίες που περιλαμβάνονται στον εν λόγω κατάλογο είναι επίσης ανακριβείς 
ή ελλιπείς. Παραδείγματος χάριν, το 2014 η ιδιόκτητη κατοικία του επικεφαλής της αντι -
προσωπείας στη Ζιμπάμπουε είχε καταχωριστεί ως γραφεία, η προηγούμενη κατοικία του 
επικεφαλής της αντιπροσωπείας στην Τανζανία δεν περιλαμβανόταν στον κατάλογο, ενώ 
στον εν λόγω κατάλογο δεν αναφερόταν ποια κτίρια εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται.
59 
Συνεπώς, οι κεντρικές υπηρεσίες της ΕΥΕΔ δεν έχουν αξιόπιστες βασικές πληροφορίες 
για όλα τα κτίρια γραφείων και τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας, μολονότι 
τέτοιου είδους πληροφορίες είναι ουσιαστικές για την τροφοδότηση των διαδικασιών σχε -
διασμού, εφόσον με τον τρόπο αυτό προσδιορίζονται οι αναγκαίες αλλαγές. Από το τέλος 
του 2015, η ΕΥΕΔ άρχισε να λαμβάνει μέτρα για να καταστήσει το ImmoGest ένα σύστημα 
περισσότερο χρήσιμο και φιλικό προς τους χρήστες.
41 Παρατηρήσεις 
Οι διαθέσιμες πληροφορίες δεν αξιοποιούνται επαρκώς 
στο πλαίσιο του σχεδιασμού, ο οποίος επιπλέον είναι 
βραχυπρόθεσμος
ΟΙ διαθέσιμες συναφείς πληροφορίες δεν χρησιμοποιούνται για τη 
διαμόρφωση σχεδίων
60 
Η έλλειψη αξιόπιστων βασικών πληροφοριών για τα κτίρια των αντιπροσωπειών και οι 
αδυναμίες των κεντρικών συστημάτων παρακολούθησης (βλέπε σημεία 50 έως 59) αποτε -
λούν εμπόδια για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό από τις κεντρικές υπηρεσίες. Επιπλέον, 
οι κεντρικές υπηρεσίες δεν χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τις διαθέσιμες πληροφορίες 
για την κατάρτιση σχεδίων σχετικά με τη συντήρηση ή τη μετατροπή κτιρίων. Παραδείγ -
ματος χάριν:
α) Όσον αφορά τις συστάσεις που προκύπτουν από τις επιτόπιες αξιολογήσεις, για την 
υλοποίηση των οποίων οι αντιπροσωπείες δεν διαθέτουν τους αναγκαίους πόρους, οι 
κεντρικές υπηρεσίες δεν τις κατατάσσουν βάσει προτεραιότητας, δεν τις εγγράφουν 
στον προϋπολογισμό ούτε τις ενσωματώνουν σε σχέδια συντήρησης29. Οι αντιπροσω -
πείες υλοποιούν ορισμένες συστάσεις των αξιολογήσεων που αφορούν τα κτίριά τους, 
με σκοπό να αποκαταστήσουν ορισμένες ανεπάρκειες30, ωστόσο άλλες εξ αυτών δεν 
υλοποιούνται. Οι ερωτηθέντες στο πλαίσιο της έρευνας ελέγχου διευκρίνισαν ότι οι 
αντιπροσωπείες δεν υλοποιούν πολλές συστάσεις των αξιολογήσεων, εξαιτίας ελλεί -
ψεων σε ανθρώπινο δυναμικό και οικονομικούς πόρους, καθώς και τοπικών περιορι -
σμών. Παραδείγματος χάριν, οι συστάσεις για την υγιεινή και την ασφάλεια βασίζονται 
στην ευρωπαϊκή νομοθεσία, ανεξαρτήτως των τοπικών συνθηκών. Ένας ερωτηθείς 
συνόψισε τις δυσκολίες ως εξής: «Η έλλειψη ανθρώπινων πόρων, η έλλειψη οικονο -
μικών πόρων, οι γενικές τοπικές συνθήκες, καθώς και προβλήματα με τις διαδικασίες 
σύναψης συμβάσεων υπονομεύουν ουσιαστικά την προγραμματισμένη υλοποίηση». 
Η αντιπροσωπεία στο Νεπάλ δεν διέθετε τους πόρους για να αποκαταστήσει ορι -
σμένα προβλήματα τα οποία είχαν υπογραμμιστεί επανειλημμένως στις εκθέσεις του 
περιφερειακού υπευθύνου ασφάλειας.
β) Μολονότι οι κεντρικές υπηρεσίες διαθέτουν πληροφορίες σχετικά με κτίρια που 
βρίσκονται σε κακή κατάσταση ή με υπερβολικά μεγάλο ή μικρό εμβαδόν, δεν τις αξι -
οποιούν πλήρως ώστε να δώσουν προτεραιότητα στους τομείς στους οποίους είναι 
περισσότερο αναγκαίες οι αλλαγές, καθώς και να σχεδιάσουν τις σχετικές εργασίες 
συντήρησης, συστέγασης ή μετακόμισης. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, παραδείγμα -
τος χάριν, την επιδείνωση της κατάστασης των κτιρίων γραφείων, ιδίως αυτών που 
αγοράστηκαν πριν από το 2000 (βλέπε γράφημα 4  και σημείο 23). Στο πλαίσιο της 
έρευνας ελέγχου καταδείχθηκε ότι το 42 % των ερωτηθέντων συνειδητοποίησαν 
ότι το εμβαδόν ανά άτομο των γραφείων τους υπερέβαινε το συνιστώμενο ανώτατο 
όριο. Εντούτοις, το 47 % εξ αυτών δεν έλαβε κανένα μέτρο ώστε το εμβαδόν αυτό να 
μειωθεί και να ευθυγραμμιστεί με το ανώτατο όριο. Στην Τουρκία, μολονότι το εμβα -
δόν ανά άτομο υπερέβαινε το συνιστώμενο ανώτατο όριο, ο χώρος ήταν ανεπαρκής 
εξαιτίας της μη πρακτικής διαρρύθμισης του ορόφου (βλέπε πλαίσιο 5 ).29 Παραδείγματος χάριν, οι 
κεντρικές υπηρεσίες δεν 
έδωσαν προτεραιότητα ούτε 
εκτίμησαν το κόστος 
υλοποίησης των συστάσεων 
έπειτα από την επιθεώρηση 
στους τομείς υγιεινής και 
ασφάλειας στο Νεπάλ τον 
Νοέμβριο του 2012. Οι 
κεντρικές υπηρεσίες δεν 
έδωσαν καμία συνέχεια στις 
συστάσεις που αφορούσαν 
την κατοικία του επικεφαλής 
αντιπροσωπείας (τις οποίες 
δεν υλοποίησε 
η αντιπροσωπεία).
30 Παραδείγματος χάριν, κατά 
την αξιολόγηση της 
αντιπροσωπείας στην 
Τανζανία που 
πραγματοποιήθηκε το 2012, 
διαπιστώθηκε ότι τα κτίρια 
γραφείων ήταν υπερβολικά 
μικρά και κορεσμένα. Στη 
συνέχεια από τον Απρίλιο του 
2013, η αντιπροσωπεία 
μίσθωσε τμήμα του τετάρτου 
ορόφου της πρεσβείας των 
Κάτω Χωρών.
42 Παρατηρήσεις 
Ο σχεδιασμός επικεντρώνεται στην αντιμετώπιση 
βραχυπρόθεσμων αναγκών
61 
Το τμήμα Υποδομών της ΕΥΕΔ καταρτίζει τα έγγραφα προγραμματισμού, τα οποία ενσω -
ματώνουν στοιχεία από ορθές πρακτικές. Ωστόσο, αυτά τα έγγραφα προγραμματισμού 
επικεντρώνονται σε βραχυπρόθεσμες ανάγκες (δύο ετών περίπου) και σε έργα κτιρίων 
που βρίσκονται υπό κατάρτιση ή υπό διερεύνηση. Παραδείγματος χάριν:
α) Στα ετήσια έγγραφα εργασίας για το 2014 και το 2015 σχετικά με την πολιτική κτιρίων 
της ΕΥΕΔ, στα οποία περιγράφονται τα υπό κατάρτιση και υπό διερεύνηση έργα, δεν 
προβλέπονται αλλαγές στο εμβαδόν των γραφείων μετά το 2015. Στα εν λόγω έγγρα -
φα αναφέρεται ότι αλλαγές στο εμβαδόν και τη θέση θα εξαρτηθούν από σχετικές 
πολιτικές αποφάσεις και τη διαθεσιμότητα των πόρων.γ) Οι κεντρικές υπηρεσίες δεν προβαίνουν σε σχεδιασμό της διάθεσης των ιδιόκτητων 
κτιρίων που δεν χρησιμοποιούν πλέον οι αντιπροσωπείες. Δεν υπάρχουν σχέδια για 
περισσότερο από το 20 % των ιδιόκτητων ακινήτων τα οποία δεν χρησιμοποιούν οι 
αντιπροσωπείες (βλέπε σημείο 25). Το ακόλουθο παράδειγμα αποτελεί ορθή πρα -
κτική: όταν οι γερμανικές πρεσβείες επιθυμούν να μετακομίσουν σε νέο κτίριο, τους 
ζητείται να σχεδιάσουν με ποιον τρόπο θα διαθέσουν, εάν είναι ιδιόκτητο, το προη -
γούμενο κτίριο, προτού αγοράσουν ή μισθώσουν το επόμενο.
δ) Οι κεντρικές υπηρεσίες δεν προβλέπουν την επανεξέταση των συνεισφορών που 
καταβάλλουν οι συστεγαζόμενοι οργανισμοί. Το 2013 η ΕΥΕΔ ζήτησε από τις αντι -
προσωπείες να επιβάλλουν χρεώσεις για τους κοινόχρηστους χώρους [βλέπε σημείο 
27 γ)]. Η ΕΥΕΔ έχει επίσης παραδεχθεί ότι οι φιλοξενούμενοι οργανισμοί πρέπει να 
συμμετέχουν στις διοικητικές επιβαρύνσεις. Εντούτοις, η ΕΥΕΔ δεν έχει αποφασίσει 
ποιες υφιστάμενες συμβάσεις θα αναθεωρήσει κατά προτεραιότητα.Πλαίσιο 5Διαχείριση του χώρου γραφείων στην αντιπροσωπεία στην Τουρκία
Το εμβαδόν των γραφείων της αντιπροσωπείας στην Τουρκία ήταν 5 500 τ.μ. για 150 υπαλλήλους, το οποίο αντιστοιχεί σε 
37 τ.μ. ανά άτομο. Μολονότι η τιμή αυτή υπερβαίνει το ανώτατο όριο των 35 τ.μ. ανά άτομο, στην έκθεση αξιολόγησης 
του Οκτωβρίου 2008 διαπιστώθηκε ότι η μη πρακτική διαρρύθμιση του χώρου στο εν λόγω κτίριο είχε ως αποτέλεσμα το 
εμβαδόν των γραφείων του προσωπικού να μην είναι επαρκές.
Το 2015, μετά την υλοποίηση του σχεδίου της αναδιαρρύθμισης του χώρου γραφείων του παρόντος κτιρίου και της αύξησης 
της από κοινού χρήσης γραφείων, ελευθερώθηκε κάποιος χώρος και το εμβαδόν ανά άτομο μειώθηκε στα 34 τ.μ.
43 Παρατηρήσεις 
β) Σε σημείωμα του 2014 προς τους επικεφαλής αντιπροσωπείας σχετικά με την εξέλιξη 
της πολιτικής κτιρίων για το 2015 και το 2016 προσδιορίζονταν τα σχετικά με κτίρια 
έργα που έχουν προγραμματιστεί για τα επόμενα δύο έτη· επίσης εζητείτο από τους 
επικεφαλής αντιπροσωπείας να επαγρυπνούν για τυχόν ευκαιρίες αγοράς ακινήτων 
σε περίπτωση που η ΕΥΕΔ θα έκλεινε το έτος με πλεόνασμα στον προϋπολογισμό της 
το οποίο θα έπρεπε να δεσμευθεί ταχέως.
γ) Υπάρχει ένα μεσοπρόθεσμο σχέδιο, στο οποίο προσδιορίζονται οι αγορές, οι εργασίες 
και οι ανανεώσεις μισθώσεων για την περίοδο 2014-2020. Εντούτοις, στο σχέδιο αυτό 
εμφαίνονται μόνον οι προγραμματισμένες αγορές κτιρίων και τα κατασκευαστικά 
έργα προς αντιμετώπιση πιεστικών αναγκών. Η ΕΥΕΔ δεν καθορίζει με επάρκεια τις 
προτεραιότητες που αφορούν την αλλαγή κτιρίων, το κλείσιμο ή τη συγχώνευση αντι -
προσωπειών, την έναρξη λειτουργίας νέων αντιπροσωπειών, καθώς την αλλαγή στο 
μέγεθός τους έως το 202031. Και αυτό εν μέρει επειδή η ΕΥΕΔ δεν αξιοποιεί επαρκώς 
τις διαθέσιμες πληροφορίες (βλέπε σημείο 60), αλλά και επειδή η Ευρωπαϊκή Επιτρο -
πή υπέβαλε στην ΕΥΕΔ τις προτάσεις της για τη στελέχωση των αντιπροσωπειών32 
μόνο για τα επόμενα δύο έτη33.
62 
Επειδή η διαδικασία σχεδιασμού της ΕΥΕΔ λαμβάνει περισσότερο τον χαρακτήρα ανταπό -
κρισης σε προβλήματα και επικεντρώνεται σε έργα που ικανοποιούν τρέχουσες ανάγκες, 
ελλοχεύει ο κίνδυνος μεγάλης σημασίας έργα να ενσωματωθούν σε σχέδια μόνον αφού 
καταστούν επείγοντα. Η ύπαρξη μεσοπρόθεσμου σχεδίου (περίπου επτά ετών) για τα 
κτίρια των αντιπροσωπειών θα αντικατόπτριζε βέλτιστες πρακτικές που εφαρμόζουν 
άλλα κράτη μέλη και θα έδινε τη δυνατότητα στο τμήμα Υποδομών της ΕΥΕΔ να δια -
δραματίσει περισσότερο στρατηγικό ρόλο. Απρόβλεπτες πολιτικές εξελίξεις μπορεί να 
επιφέρουν αλλαγές στο επίπεδο παρουσίας της ΕΕ σε ορισμένες χώρες και να απαιτήσουν 
επομένως αλλαγές στον σχεδιασμό ορισμένων έργων κτιρίων. Παρόλα αυτά, η ύπαρξη 
μεσοπρόθεσμου σχεδίου θα έδινε τη δυνατότητα στο τμήμα Υποδομών της ΕΥΕΔ να δείξει 
σε στρατηγικό επίπεδο στους υπευθύνους χάραξης πολιτικής τον αντίκτυπο αυτών των 
απρόβλεπτων αλλαγών με τις προσαρμογές που επιφέρουν στο εν λόγω σχέδιο.31 Στην έκθεση της ΕΥΕΔ για τη 
συστέγαση, του 2014, 
αναγνωρίζεται ότι στα 
μεσοπρόθεσμα προγράμματα 
πρέπει να περιλαμβάνονται 
τέτοιου είδους πληροφορίες.
32 Από την εποχή που συστάθηκε 
η ΕΥΕΔ, οι αντιπροσωπείες της 
ΕΕ αποτελούνται από δύο είδη 
υπαλλήλων: 1 900 
υπαλλήλους της ΕΥΕΔ και 
3 400 υπαλλήλους της 
Ευρωπαϊκής Επιτροπής. 
Η ΕΥΕΔ, προκειμένου να 
λαμβάνει υπόψη τα σχέδια της 
Ευρωπαϊκής Επιτροπής 
σχετικά με τον αριθμό των 
υπαλλήλων της που 
εργάζονται στις 
αντιπροσωπείες, 
διαβουλεύεται με την 
Επιτροπή όσον αφορά τις 
αποφάσεις για την κατανομή 
ανθρώπινων πόρων στις 
αντιπροσωπείες μέσω του 
«μηχανισμού EUDEL».
33 Η «προσέγγιση της 
περιφερειοποίησης», την 
οποία εξετάζει επί του 
παρόντος η ΓΔ Διεθνούς 
Συνεργασίας και Ανάπτυξης, 
μπορεί να καταλήξει 
μεσοπρόθεσμα στην ανάγκη 
να αποκτηθεί περισσότερος 
χώρος στις αντιπροσωπείες 
που αποτελούν περιφερειακά 
κέντρα και να μειωθούν τα 
επίπεδα του προσωπικού σε 
άλλες αντιπροσωπείες.
44 Παρατηρήσεις 
Τα συστήματα σχεδιασμού για τα ιδιόκτητα ακίνητα είναι 
ιδιαιτέρως ελλιπή
Η ΕΥΕΔ έχει ως μακροπρόθεσμο στόχο την αγορά περισσότερων 
γραφείων για τις αντιπροσωπείες και συμφώνησε στους όρους 
λήψης δανείου έως και 200 εκατομμυρίων ευρώ...
63 
Επί του παρόντος, τα κτίρια γραφείων και οι κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπεί -
ας είναι ιδιόκτητα σε ποσοστό μικρότερο του 20 %. Εντούτοις, στα έγγραφα εργασίας 
για το 2014 και το 2015 σχετικά με την πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ αναφέρεται ότι σε 
πολλές περιπτώσεις θα ήταν οικονομικότερη η αγορά από τη μίσθωση κτιρίων. Ποσοστό 
μεγαλύτερο από το 80 % των ερωτηθέντων στο πλαίσιο της έρευνας ελέγχου έκριναν ότι 
η αγορά των κτιρίων των αντιπροσωπειών είναι αποδοτικότερη από οικονομική άποψη 
από ό,τι η μίσθωση.
64 
Μακροπρόθεσμος στόχος της ΕΥΕΔ είναι η αγορά περισσότερων γραφείων για τις 
αντιπροσωπείες. Ο στόχος αυτός προσκρούει στον περιορισμένο προϋπολογισμό που 
διατίθεται στην ΕΥΕΔ για την αγορά ή την κατασκευή νέων κτιρίων για τις αντιπροσωπείες 
(της τάξεως των 5 εκατομμυρίων ευρώ ετησίως34). Στο πλαίσιο της έρευνας ελέγχου δια -
πιστώθηκε ότι στο ήμισυ των περιπτώσεων που η αντιπροσωπεία επιθυμούσε την αγορά 
γραφείων ή της κατοικίας του επικεφαλής αντιπροσωπείας, η προσπάθεια δεν ευοδώθηκε 
εξαιτίας της έλλειψης πόρων. Εντούτοις, το 2015, στο πλαίσιο των νέων διατάξεων του 
δημοσιονομικού κανονισμού35, η ΕΥΕΔ συμφώνησε στους όρους λήψης δανείου έως και 
200 εκατομμυρίων ευρώ εντός τεσσάρων ετών για την αγορά ακινήτων.
… ωστόσο δεν έχει θέσει σε λειτουργία συστήματα για την 
αποτελεσματική διαχείριση των ιδιόκτητων κτιρίων
65 
Στις κατευθυντήριες γραμμές και διαδικασίες του 2015 για την αγορά ακινήτων σε τρίτες 
χώρες αναφέρεται ότι πρέπει να δίνεται προτεραιότητα στην αγορά κτιρίων γραφείων και 
όχι κατοικιών για τους επικεφαλής αντιπροσωπείας. Εντούτοις, η ιδιοκτησία έχει λιγό -
τερο ευέλικτο χαρακτήρα από τη μίσθωση [βλέπε σημείο 9 α)]. Η μειωμένη ευελιξία της 
ιδιοκτησίας είναι μικρότερο πρόβλημα για τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας 
από ό,τι για τα γραφεία, επειδή αυτά πρέπει να μπορούν να ανταποκρίνονται στις αλλαγές 
του αριθμού των υπαλλήλων. Επιπλέον, οι κατοικίες, λόγω του μικρότερου μεγέθους τους, 
είναι ευκολότερο να αγοραστούν, να συντηρηθούν (βλέπε σημεία 15 και 24), καθώς και να 
πωληθούν σε σύγκριση με τα γραφεία.34 Έγγραφο εργασίας του 2014 
σχετικά με την πολιτική 
κτιρίων της ΕΥΕΔ.
35 Στο πλαίσιο της αναθεώρησης 
του δημοσιονομικού 
κανονισμού του 2012, το 
άρθρο 203, παράγραφος 8, 
επιτρέπει στα θεσμικά όργανα 
τη λήψη δανείου για την 
αγορά κτιρίων.
45 Παρατηρήσεις 
66 
Όταν μισθώνει κτίρια, η ΕΥΕΔ λαμβάνει εξωτερική εμπειρογνωσία σχετικά με τη διαχείρι -
ση ακινήτων. Μολονότι η έλλειψη πόρων δεν περιορίζει πλέον τον μακροπρόθεσμο στόχο 
της ΕΥΕΔ για αύξηση των ιδιόκτητων ακινήτων της, η ΕΥΕΔ διαθέτει περιορισμένη πείρα 
στην ιδιοκτησία κτιρίων, δεν διαθέτει εμπειρογνωσία στη διαχείριση ακινήτων και δεν 
έχει καθιερώσει αποτελεσματικά συστήματα αγοράς, συντήρησης και πώλησης κτιρίων. 
Παραδείγματος χάριν:
α) Το σύστημα λήψης αποφάσεων για το αν είναι προτιμότερη η αγορά ή η μίσθωση 
πρέπει να βελτιωθεί (βλέπε σημείο 40).
β) Δεν υπάρχει στρατηγική συντήρησης ακινήτων ή αποτελεσματικά συστήματα συντή -
ρησης ιδιόκτητων ακινήτων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την επιδείνωση της κατάστα -
σης των κτιρίων (βλέπε σημείο 23). Περισσότεροι από το ένα τρίτο των ερωτηθέντων 
κατά την έρευνα ελέγχου έκριναν ότι η υποστήριξη των κεντρικών υπηρεσιών για τη 
συντήρηση των κτιρίων είναι ανεπαρκής (βλέπε γράφημα 13 ). Οι πρεσβείες κρατών 
μελών (παραδείγματος χάριν, της Δανίας, Γερμανίας, Κάτω Χωρών, Σουηδίας και 
Ηνωμένου Βασιλείου) τόνισαν τη σημασία του σχεδιασμού και της επένδυσης στη 
συντήρηση ιδιόκτητων κτιρίων. Παραδείγματος χάριν, το κτίριο γραφείων της αντι -
προσωπείας στην Τανζανία, το οποίο αποτελεί συνιδιοκτησία με τη Γερμανία, τις Κάτω 
Χώρες και το Ηνωμένο Βασίλειο, διατηρείται σε καλή κατάσταση.
γ) Η έλλειψη μηχανισμού για τη διαχείριση των διακυμάνσεων των συναλλαγματικών 
ισοτιμιών ενδέχεται να παρεμποδίζει τις αντιπροσωπείες από την υλοποίηση των 
έργων που αφορούν προγραμματισμένες εργασίες36. Αντιθέτως, η πρεσβεία των 
Κάτω Χωρών εξήγησε ότι η συναλλαγματική ισοτιμία τους για το έτος καθορίζεται σε 
κεντρικό επίπεδο, με σκοπό να προστατεύονται από τις διακυμάνσεις των συναλλαγ -
ματικών ισοτιμιών δραστηριότητες όπως οι προγραμματισμένες εργασίες συντήρη -
σης. Οι κεντρικές υπηρεσίες αναλαμβάνουν το ενδεχόμενο κέρδος ή την ενδεχόμενη 
ζημία από τις συναλλαγματικές ισοτιμίες.
δ) Υπάρχουν αντικίνητρα και εμπόδια για τη διάθεση των πλεοναζόντων ακινήτων, τα 
οποία έχουν ως αποτέλεσμα τη διατήρηση κτιρίων τα οποία δεν χρησιμοποιούνται 
πλέον [βλέπε σημεία 25 και 60 γ)]. Παραδείγματος χάριν, το προϊόν της πώλησης ιδιό -
κτητων ακινήτων δεν τίθεται στη διάθεση του τμήματος Υποδομών της ΕΥΕΔ για την 
αγορά κτιρίου που να αντικαταστήσει το προηγούμενο. Επιπλέον, ορισμένα κτίρια 
δεν είναι ιδιοκτησία της ΕΥΕΔ, απλώς της έχει παραχωρηθεί δικαίωμα επικαρπίας από 
τις εθνικές αρχές.
ε) Οι κατευθυντήριες γραμμές της ΕΥΕΔ για την επιβολή χρεώσεων στους μισθωτές σχε -
τικά με τη συστέγαση, δεν καλύπτουν τα ιδιόκτητα ακίνητα. Κατά συνέπεια ορισμένες 
χρεώσεις δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών, επειδή δεν αντικατοπτρίζουν τη 
μισθωτική αξία του κτιρίου [βλέπε σημείο 27 β)].36 Σημείωμα των κεντρικών 
υπηρεσιών της ΕΥΕΔ προς 
τους επικεφαλής 
αντιπροσωπείας στις 
20 Ιανουαρίου  2015: 
Προϋπολογισμός 
για το 2015 — Αντίκτυπος της 
μείωσης της αξίας του ευρώ 
στις δαπάνες των 
αντιπροσωπειών
46
 Συμπεράσματα 
και συστάσεις
67 
Προκειμένου να συμβάλλουν αποτελεσματικά στη επίτευξη των στόχων της ΕΕ στους 
τομείς της εξωτερικής πολιτικής, του εμπορίου και της συνεργασίας για την ανάπτυξη, τα 
κτίρια για τα οποία είναι υπεύθυνη η ΕΥΕΔ πρέπει να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των 
αντιπροσωπειών. Επίσης πρέπει να είναι οικονομικώς αποδοτικά. Στα σημεία που ακολου -
θούν παρουσιάζονται τα κύρια συμπεράσματα του ελέγχου του Συνεδρίου ακολουθούμε -
να από τις σχετικές συστάσεις. Η υλοποίηση των συστάσεων πρέπει να αρχίσει αμέσως και 
να έχει ολοκληρωθεί έως το τέλος του 2017.
68 
Τα κτίρια των αντιπροσωπειών, είτε πρόκειται για γραφεία, είτε για κατοικίες των επικεφα -
λής αντιπροσωπείας είτε για τα ακίνητα για τη στέγαση του προσωπικού ανταποκρίνονται 
γενικώς στις ανάγκες των αντιπροσωπειών, μολονότι στην πολιτική κτιρίων παραλείπο -
νται ορισμένοι στόχοι για τα κτίρια γραφείων (βλέπε σημεία 8 έως 19). Εντούτοις τα κτίρια 
δεν εξασφαλίζουν την αποδοτικότητα των δαπανών με τον βέλτιστο τρόπο, για τους εξής 
λόγους:
α) ο χώρος στα περισσότερα γραφεία, όπως και σε ορισμένες κατοικίες των επικεφαλής 
αντιπροσωπείας, υπερβαίνει τα ανώτατα όρια που ορίζει η πολιτική κτιρίων (βλέπε 
σημεία 20-22)·
β) η ΕΥΕΔ έχει στην ιδιοκτησία της κτίρια τα οποία δεν χρησιμοποιεί πλέον (βλέπε ση -
μεία 23 έως 25)·
γ) στις περιπτώσεις κατά τις οποίες οι αντιπροσωπείες μοιράζονται τα γραφεία τους με 
κράτη μέλη της ΕΕ ή θεσμικά όργανα ή οργανισμούς της ΕΕ, ορισμένες χρεώσεις που 
βαρύνουν τους φιλοξενούμενους οργανισμούς δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπα -
νών (βλέπε σημεία 26 και 27).
Σύσταση 1 — Ολοκληρωμένοι στόχοι για τα κτίρια γραφείων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να συμπεριλάβει περιβαλλοντικούς παράγοντες, την πρόσβαση ατόμων με 
ειδικές ανάγκες και την ευελιξία ως στόχους της πολιτικής κτιρίων για τα γραφεία.
Σύσταση 2 — Να διασφαλίζεται ότι οι χρεώσεις που 
βαρύνουν τους συστεγαζόμενους οργανισμούς καλύπτουν το 
σύνολο των δαπανών
Η ΕΥΕΔ πρέπει να διασφαλίζει ότι οι χρεώσεις που βαρύνουν τα κράτη μέλη της ΕΕ ή τα 
άλλα θεσμικά όργανα ή οργανισμούς της ΕΕ που φιλοξενούνται σε κτίρια γραφείων των 
αντιπροσωπειών είναι συνεπείς και καλύπτουν το σύνολο των δαπανών. Παραδείγματος 
χάριν, η χρήση των κοινόχρηστων χώρων καθώς και η διοικητική υποστήριξη πρέπει να 
βαρύνουν όλους τους μισθωτές. Στην περίπτωση ιδιόκτητων γραφείων, πρέπει να περι -
λαμβάνεται χρέωση η οποία να αντανακλά τη μισθωτική αξία του κτιρίου.
Η μέθοδος υπολογισμού των χρεώσεων αυτών πρέπει να εφαρμόζεται επίσης στα κτίρια 
που είναι ιδιοκτησία της ΕΥΕΔ, αλλά που δεν φιλοξενούν πλέον κάποια αντιπροσωπεία και 
εκμισθώνονται σε άλλους οργανισμούς.
47 Συμπεράσματα και συστάσεις 
69 
Η καταλληλότητα των κτιρίων των αντιπροσωπειών εξαρτάται από τον τρόπο επιλογής 
τους. Εξαρτάται επίσης από τα συστήματα που χρησιμοποιεί η ΕΥΕΔ για να διασφαλίζει 
ότι τα κτίρια εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και ότι η ίδια λαμβάνει 
διορθωτικά μέτρα όταν είναι αναγκαίο. Στο παράρτημα III  συνοψίζονται οι αδυναμίες των 
συστημάτων όσον αφορά την επιλογή κτιρίων, την παρακολούθηση της καταλληλότητάς 
τους και τον σχεδιασμό των μελλοντικών αλλαγών.
70 
Πριν από τη μίσθωση (ή την ανανέωση σύμβασης μίσθωσης) ή την αγορά κτιρίου, η σχε -
τική αντιπροσωπεία υποβάλλει προς εξέταση και έγκριση φάκελο κτιρίου στις κεντρικές 
υπηρεσίες. Πρόκειται για παράδειγμα ορθής πρακτικής (βλέπε σημεία 30 και 31). Εντού -
τοις, ελλοχεύει ο κίνδυνος να μην επιλέξει η ΕΥΕΔ τα κατάλληλα κτίρια, επειδή κατά την 
εφαρμογή της διαδικασίας του φακέλου κτιρίου εμφανίζονται ορισμένες αδυναμίες:
α) Οι αντιπροσωπείες δεν διαθέτουν επαρκή εμπειρογνωσία για να εντοπίζουν τις κα -
τάλληλες λύσεις (βλέπε σημεία 32 έως 35).
β) Η τεχνική και χρηματοοικονομική ανάλυση των αντιπροσωπειών για τη σύγκριση των 
επιλογών παρουσιάζει αδυναμίες (βλέπε σημεία 36 έως 43).
γ) Ορισμένες φορές, οι τελικές αποφάσεις της επιτροπής κτιρίων (κεντρικές υπηρεσίες) 
δεν λαμβάνονται εγκαίρως ούτε είναι πειστικές (βλέπε σημεία 44 έως 47).
Σύσταση 3 — Ενίσχυση της εφαρμογής της διαδικασίας για 
την επιλογή κτιρίων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να ενισχύσει την εφαρμογή της διαδικασίας φακέλου κτιρίου για την επιλο -
γή κτιρίων, ήτοι:
 ο Να καταρτίζει φάκελο κτιρίου για όλες τις νέες συμβάσεις.
 ο Να καθιερώσει έναν εξορθολογισμένο φάκελο κτιρίου για τις ανανεώσεις των μισθώ -
σεων. Αυτού του είδους οι φάκελοι κτιρίου μπορούν να περιορίζονται στο να αποδει -
κνύουν ότι η προτεινόμενη λύση εξακολουθεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες που 
ορίζονται στην πολιτική κτιρίων και να ευθυγραμμίζεται με τις τιμές της αγοράς.
 ο Να συγκρίνει τις επιλογές υπό τη μορφή πίνακα ώστε να καταλήγει σε άρτια και ισόρ -
ροπη συνολική τεχνική και χρηματοοικονομική αξιολόγηση, η οποία να καταδεικνύει 
ότι η επιλεγείσα λύση ευθυγραμμίζεται με τις τιμές της αγοράς και λαμβάνει δεόντως 
υπόψη το εμβαδόν του χώρου.
 ο Να καταρτίσει κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο με τον οποίο θα λαμβάνεται 
υπόψη ο χώρος που εκμισθώνεται σε άλλους οργανισμούς και τα έσοδα που αποφέρει 
η συστέγαση.
 ο Να λαμβάνει ταχέως αποφάσεις ώστε να ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο να μην είναι πλέον 
διαθέσιμα τα κτίρια.
48 Συμπεράσματα και συστάσεις 
71 
Η ΕΥΕΔ, μετά την επιλογή των κτιρίων, αξιολογεί με τακτικές επιτόπιες επισκέψεις σε 
τακτά χρονικά διαστήματα αν τα κτίρια εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στις ανάγκες 
των αντιπροσωπειών, ωστόσο δεν εντοπίζει όλες τις ανεπάρκειες (βλέπε σημεία 49 και 
50). Η ΕΥΕΔ δεν ελέγχει το εμβαδόν ανά άτομο στα γραφεία σε σχέση με τα κριτήρια της 
πολιτικής κτιρίων (βλέπε σημεία 51 και 52)· ούτε παρακολουθεί αν τα μισθώματα των 
γραφείων και των κατοικιών των επικεφαλής αντιπροσωπείας ευθυγραμμίζονται με τις 
τιμές της αγοράς ούτε αν οι χρεώσεις που βαρύνουν τους συστεγαζόμενους οργανισμούς 
καλύπτουν το σύνολο των δαπανών (βλέπε σημείο 53). Επιπλέον, η ΕΥΕΔ δεν καταχωρίζει 
με αξιόπιστο τρόπο στα συστήματα πληροφορικής της τα αποτελέσματα της παρακολού -
θησης που διενεργεί (βλέπε σημεία 54 έως 59).
Σύσταση 4 — Επαλήθευση των τιμών της αγοράς
Η ΕΥΕΔ πρέπει να χρησιμοποιεί μια ανεξάρτητη πηγή πληροφοριών για την επαλήθευση των 
τιμών της αγοράς για τα κτίρια γραφείων και τις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας, 
καθώς και να παρακολουθεί τακτικά τη συνέπεια των μισθωμάτων με τις τιμές της αγοράς. 
Η εν λόγω παρακολούθηση μπορεί να επιφέρει την αναδιαπραγμάτευση μιας σύμβασης 
μίσθωσης ή τη διεξαγωγή έρευνας για νέο προς μίσθωση ή αγορά κτίριο.
Σύσταση 5 — Βελτίωση του συστήματος πληροφορικής για 
τη διαχείριση των ακινήτων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να βελτιώσει το σύστημα πληροφορικής για τη διαχείριση των ακινήτων 
της, έτσι ώστε η διαδικασία προγραμματισμού να τροφοδοτείται με περισσότερο αξιόπι -
στες και συναφείς πληροφορίες. Οι πληροφορίες πρέπει να επικεντρώνονται στα γραφεία, 
στις κατοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας και τα ακίνητα για τη στέγαση του προσω -
πικού που παρέχονται από την αντιπροσωπεία, καθώς και στα ιδιόκτητα κτίρια τα οποία 
δεν χρησιμοποιούν πλέον οι αντιπροσωπείες. Οι πληροφορίες που αφορούν το εμβαδόν 
ανά άτομο πρέπει να αποσαφηνιστούν περισσότερο, προσδιορίζοντας χωριστά τον χώρο 
γραφείων που εκμισθώνεται σε άλλους οργανισμούς, τις αίθουσες συνεδριάσεων που 
είναι αναγκαίες για την προεδρία και του χώρου που χρησιμοποιούν οι ασκούμενοι και οι 
αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες.
72 
Η έλλειψη αξιόπιστων βασικών πληροφοριών για τα κτίρια των αντιπροσωπειών συνιστά 
πρόσκομμα για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό των αναγκαίων αλλαγών από τις αντιπρο -
σωπείες. Επιπλέον:
α) Οι κεντρικές υπηρεσίες δεν χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τις διαθέσιμες πληροφο -
ρίες για την κατάρτιση σχεδίων διορθωτικής δράσης (βλέπε σημείο 60).
β) Ο σχεδιασμός επικεντρώνεται στην αντιμετώπιση βραχυπρόθεσμων αναγκών (βλέπε 
σημεία 61 και 62).
γ) Μολονότι η ΕΥΕΔ έχει ως μακροπρόθεσμο στόχο την αγορά περισσότερων γραφείων 
για τις αντιπροσωπείες και συμφώνησε στους όρους λήψης δανείου έως και 200 εκα -
τομμυρίων ευρώ, δεν έχει καθιερώσει συστήματα για την αποτελεσματική διαχείριση 
των ιδιόκτητων κτιρίων (βλέπε σημεία 63 έως 66).
49 Συμπεράσματα και συστάσεις 
Σύσταση 6 — Ενίσχυση της εμπειρογνωσίας για τη διαχείριση 
των ακινήτων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να ενισχύσει την εμπειρογνωσία των κεντρικών υπηρεσιών στη διαχείριση 
των ακινήτων (π.χ. μέσω της επιμόρφωσης υπαλλήλων ή της πρόσληψης ατόμων με κατάλ -
ληλα προσόντα) προκειμένου να αναπτύξει μια περισσότερο στρατηγική προσέγγιση, να 
βελτιώσει τον σχεδιασμό, να ενισχύσει την υποστήριξη των αντιπροσωπειών και να εξασφα -
λίσει σημαντικές οικονομίες από τη βελτιωμένη διαχείριση του χώρου.
Σύσταση 7 — Κατάρτιση μεσοπρόθεσμων σχεδίων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να καταρτίσει κυλιόμενα μεσοπρόθεσμα σχέδια για τα κτίρια των αντιπρο -
σωπειών της, τα οποία να καλύπτουν περίπου μια επταετία. Στα σχέδια αυτά πρέπει να πε -
ριλαμβάνονται προτεραιότητες για τη μίσθωση, την αγορά, την πώληση, την τροποποίη -
ση και τη συντήρηση ακινήτων. Πρέπει να χρησιμοποιούν τις διαθέσιμες πληροφορίες για 
τον χώρο και την κατάσταση του κτιρίου προκειμένου να προγραμματίζεται μεσοπρόθε -
σμα ο τρόπος με τον οποίο αυτά θα συμμορφωθούν με τα κριτήρια της πολιτικής κτιρίων. 
Παραδείγματος χάριν, ο χώρος γραφείων πρέπει να ευθυγραμμίζεται περισσότερο με τον 
αριθμό των υπαλλήλων και ο πλεονάζων χώρος να χρησιμοποιείται, όπου ενδείκνυται, για 
τη συστέγαση με άλλες υπηρεσίες.
Σύσταση 8 — Εντοπισμός των περιπτώσεων κατά τις οποίες 
η αγορά κτιρίων είναι αποδοτικότερη από οικονομική άποψη 
και αποτελεσματική διαχείριση των ιδιόκτητων κτιρίων
Η ΕΥΕΔ πρέπει να ενισχύσει τα συστήματα με τα οποία εντοπίζονται οι περιπτώσεις στις 
οποίες η αγορά κτιρίων είναι αποδοτικότερη από οικονομική άποψη και να διαχειρίζεται 
αποτελεσματικά τα ιδιόκτητα κτίρια:
 ο Πρέπει να εφαρμόσει ένα εργαλείο (π.χ. για χρήση στις αξιολογήσεις με σκοπό τη 
λήψη απόφασης για μίσθωση ή αγορά στους φακέλους κτιρίου) και να προβαίνει 
στην αγορά κτιρίων μόνο όταν η αγορά είναι οικονομικώς αποδοτικότερη από ό,τι 
η μίσθωση. Η ΕΥΕΔ πρέπει να εκτιμά τις δαπάνες και τα έσοδα για ολόκληρο τον 
κύκλο ζωής του κτιρίου, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών χρηματοδότησης και 
συντήρησης. Κατά τη σύγκριση της μίσθωσης έναντι της αγοράς, η ΕΥΕΔ πρέπει να 
λαμβάνει επίσης υπόψη της την εναπομένουσα αξία του κτιρίου, το προεξοφλητικό 
επιτόκιο και παράγοντες κινδύνου, όπως η πολιτική ή οικονομική αστάθεια της χώρας 
και η αστάθεια στα επίπεδα προσωπικού για τα κτίρια γραφείων.
 ο Να σχεδιάζει τις σημαντικές αγορές, δίδοντας προτεραιότητα σε κτίρια (γραφεία ή κα -
τοικίες των επικεφαλής αντιπροσωπείας) όταν η αγορά κτιρίου είναι η πλέον αποδοτι -
κή από οικονομική άποψη λύση.
 ο Να αναπτύξει στρατηγική για τη συντήρηση των ιδιόκτητων ακινήτων, η οποία να 
συνδέεται με τις συστάσεις που προκύπτουν από τις επιθεωρήσεις στους τομείς υγιει -
νής και ασφάλειας.
 ο Να προστατεύει τον προϋπολογισμό για τη συντήρηση των κτιρίων από τις διακυμάν -
σεις των συναλλαγματικών ισοτιμιών.
50 Συμπεράσματα και συστάσεις 
 ο Να σχεδιάζει τον τρόπο διάθεσης των πλεοναζόντων ιδιόκτητων κτιρίων προτού 
αγοράσει ή μισθώσει κάποιο άλλο κτίριο.
Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα IV, του οποίου προεδρεύει ο κ. Milan Martin 
CVIKL, Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 
16ης Φεβρουαρίου 2016.
 Γ ια το Ελεγκτικό Συνέδριο
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Πρόεδρος

51
 Παραρτήματα
Συστέγαση των αντιπροσωπειών της ΕΕ με κράτη μέλη της ΕΕ
Αντιπροσωπεία Κράτη μέλη της EΕ
Αφγανιστάν Λιθουανία
Αζερμπαϊτζάν Ισπανία, Κροατία
Λευκορωσία Αυστρία
Κολομβία Φινλανδία, Τσεχική Δημοκρατία
Ανατολικό Τιμόρ Γα λ λία
Αιθιοπία Λουξεμβούργο
Γεωργία Σλοβακία
Ονδούρα Γα λ λία
Ιράκ Ηνωμένο Βασίλειο
Μαυριτανία Ηνωμένο Βασίλειο
Μιανμάρ/Βιρμανία Ισπανία
Νιγηρία Ιταλία, Κάτω Χώρες, Ελλάδα, Γαλλία, Γερμανία, Αυστρία, Σλοβακία
Νότιο Σουδάν Δανία, Γαλλία, Γερμανία, Ιταλία, Κάτω Χώρες, Ισπανία, Ηνωμένο Βασίλειο
Τανζανία Φινλανδία, Γερμανία, Κάτω Χώρες, Ηνωμένο Βασίλειο (συνιδιοκτησία)
Τουρκία (Γκαζιαντέπ) Γαλλία, Δανία, Γερμανία
Βιετνάμ Φινλανδία
Υεμένη Ισπανία
Πηγή:  Έγγραφο εργασίας του 2015 σχετικά με την πολιτική κτιρίων της ΕΥΕΔ.Παράρτημα I
52 Παραρτήματα 
Λεπτομερή στοιχεία από την εξέταση 30 φακέλων κτιρίου
Αριθ. 
Φακέ -
λουΑντιπρο -
σωπείαΚτίριο Η προτει -
νόμενη 
λύση περι -
λαμβάνει 
αλλαγή 
κτιρίου1. Διερεύ -
νηση της 
αγοράς2. Συζήτηση 
περί 
μίσθωσης 
ή αγοράς3. Κατάλογος 
με περισσότε -
ρες της μίας 
κατάλληλες και 
ρεαλιστικές 
επιλογές4. Προτεινό -
μενη λύση της 
αντιπροσωπεί -
ας, βάσει άρτιας 
τεχνικής και 
χρηματοοικονο -
μικής ανάλυσης5. Πειστική 
αιτιολογία 
για τη λήψη 
απόφασης από 
την επιτροπή 
κτιρίων (κεντρι -
κές υπηρεσίες)
2013.01 ΠακιστάνΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΌχι Ναι Όχι Όχι Ναι Ναι
2013.11 Ανγκόλα Γραφεία Ναι Ναι Όχι Όχι Ναι Ναι
2013.18 ΙνδίαΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΝαι Ναι Όχι Ναι Όχι Ναι
2013.19 Ουγκάντα Γραφεία Όχι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.20 Ρουάντα Γραφεία Όχι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.27 Ιορδανία Γραφεία Όχι Ναι Όχι Ναι Όχι Όχι
2013.36 Χονγκ-Κονγκ Γραφεία Όχι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.42 Γουατεμάλα Γραφεία Όχι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.46 ΜαυριτανίαΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΌχι Ναι Όχι Όχι Όχι Όχι
2013.48 Λιβύη Γραφεία Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.52 Κένυα Γραφεία Όχι Όχι Όχι Όχι Ναι Ναι
2013.56 ΚένυαΚτίρια για τη στέγαση 
των υπαλλήλωνΝαι Ναι Όχι Ναι Όχι Όχι
2013.70Μιανμάρ/
ΒιρμανίαΓραφεία Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.73 ΠερούΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΝαι Ναι Όχι Όχι Ναι Ναι
2013.75 ΑνγκόλαΚατοικία του επικεφα -
λής της αντιπροσωπείαςΝαι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2013.90 Κίνα Γραφεία Όχι Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι
2013.93 Γκαμπόν Γραφεία Ναι Ναι Όχι Όχι Ναι Ναι
2014.01 Πακιστάν Γραφεία Όχι Ναι Ναι Όχι Όχι Ναι
2014.07 Λάος Γραφεία Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι Ναι
2014.10Ακτή Ελεφα -
ντοστούΚτίρια για τη στέγαση 
των υπαλλήλωνΝαι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2014.15 Κολομβία Γραφεία Όχι Όχι Ναι Όχι Ναι Ναι
2014.16 Φίτζι Γραφεία Ναι Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι
2014.26 Ινδία Γραφεία Ναι Ναι Όχι Όχι Ναι Ναι
2014.27 ΙσραήλΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΝαι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2014.31 Βιετνάμ Γραφεία Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2014.35Ηνωμένες 
ΠολιτείεςΓραφεία Όχι Όχι Όχι Όχι Όχι Όχι
2014.45 Τόγκο Γραφεία Όχι Ναι Όχι Όχι Όχι Όχι
2014.48 Σρι Λάνκα Γραφεία Ναι Ναι Όχι Ναι Ναι Ναι
2014.55 Σρι ΛάνκαΚατοικία του επικεφα -
λής αντιπροσωπείαςΝαι Ναι Όχι Όχι Όχι Όχι
2014.61Ανατολικό 
ΤιμόρΚτίρια για τη στέγαση 
των υπαλλήλωνΝαι Όχι Όχι Όχι Ναι Όχι
Πηγή:  Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, βάσει εξέτασης 30 φακέλων κτιρίου.Παράρτημα II
53 Παραρτήματα 
Λόγοι για τους οποίους τα κτίρια των αντιπροσωπειών δεν εξασφαλίζουν 
τη βέλτιστη αποδοτικότητα των δαπανών
Πηγή: Eυρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.Παράρτημα II
 
 /uni0394ιαδικασία επιλογή/uni03C2
/uni0394εν υπάρχει στρατηγική για τη συντήρηση των ακινήτων
Παρακολούθηση τη/uni03C2 καταλληλότητα/uni03C2 Σχεδιασ/uni03BCό/uni03C2 αναγκαίων αλλαγώνΚύριε/uni03C2 αιτίε/uni03C2 Αποτελέσ/uni03BCατα
Παρακολούθηση τη/uni03C2 καταλληλότητα/uni03C2/uni0394ιαδικασία επιλογή/uni03C2
Σχεδιασ/uni03BCό/uni03C2 αναγκαίων αλλαγών 
 Έλλειψη κατάλληλων κτιρίων στην τοπική αγορά
Έλλειψη ε/uni03BCπειρογνω/uni03BCοσία/uni03C2 στι/uni03C2 αντιπροσωπείε/uni03C2
 /uni0394ιαδικασία επιλογή/uni03C2
Παρακολούθηση τη/uni03C2 καταλληλότητα/uni03C2 Σχεδιασ/uni03BCό/uni03C2 αναγκαίων αλλαγώνΈω/uni03C2 το 2013, το ανώτατο όριο για το ε/uni03BCβαδόν ήταν υψηλότερο
Στου/uni03C2 φακέλου/uni03C2 κτιρίου και στι/uni03C2 αποφάσει/uni03C2 δεν 
λα/uni03BCβάνεται επαρκώ/uni03C2 υπόψη το ε/uni03BCβαδόν
Εξαιρέσει/uni03C2 από τα ανώτατα όρια χωρί/uni03C2 ρητή αιτιολόγηση
/uni0394εν υπάρχουν /uni03BCεσοπρόθεσ/uni03BCα σχέδια για το προσωπικό στι/uni03C2 αντιπροσωπείε/uni03C2
/uni0394εν διενεργούνται έλεγχοι των εξαιρέσεων από τα 
ανώτατα όρια (Εξακολουθούν να είναι δικαιολογη/uni03BCένε/uni03C2;)Ορισ/uni03BCένοι χώροι δεν αποκλείονται από τον 
υπολογισ/uni03BCό, σύ/uni03BCφωνα /uni03BCε τα προβλεπό/uni03BCεναΈλλειψη κατάλληλων επιλογών κατά την 
έρευνα για νέα κτίρια
Ανεπαρκή/uni03C2 προσδιορισ/uni03BCό/uni03C2 των κτιρίων γραφείων στι/uni03C2 περιπτώσει/uni03C2 που ο χώρο/uni03C2 είναι υπερβολικά /uni03BCεγάλο/uni03C2 ή /uni03BCικρό/uni03C2 Οι πληροφορίε/uni03C2 σχετικά /uni03BCε το ε/uni03BCβαδόν είναι ελλιπεί/uni03C2 και αναξιόπιστε/uni03C2
Όλε/uni03C2 οι διαθέσι/uni03BCε/uni03C2 πληροφορίε/uni03C2 για το υπερβολικό ε/uni03BCβαδόν δεν χρησι/uni03BCοποιούνταιγια τον σχεδιασ/uni03BCό διορθωτικών /uni03BCέτρων (συστέγαση, /uni03BCετακο/uni03BCίσει/uni03C2 …) Συχνά το ε/uni03BCβαδόν υπερβαίνει το 
ανώτατο όριο.
Η κατάσταση των κενών κτιρίων δεν παρακολουθείται
Έλλειψη παρακολούθηση/uni03C2 τη/uni03C2 κατάσταση/uni03C2 των κατοικιών των επικεφαλή/uni03C2 αντιπροσωπεία/uni03C2 Το 20% των ιδιόκτητων 
κτιρίων δεν χρησι/uni03BCοποιούνται 
από την ΕΥΕ/uni0394
/uni0394εν υπάρχουν σχέδια διάθεση/uni03C2 για την πλειονότητα των ιδιόκτητων ακινήτων που δεν χρησι/uni03BCοποιούνται πλέον/uni0394εν δίνονται κίνητρα ούτε υπάρχει η απαίτηση για πώληση των ακατάλληλων κτιρίωνΈλλειψη /uni03BCεσοπρόθεσ/uni03BCων σχεδίων συντήρηση/uni03C2
Ορισ/uni03BCένα κτίρια αποκτώνται στο πλαίσιο ειδικών συνθηκών, το οποίο δυσχεραίνει τη διάθεσή του/uni03C2Ο κατάλογο/uni03C2 των ιδιόκτητων ακινήτων είναι ελλιπή/uni03C2 και αναξιόπιστο/uni03C2Το σύστη/uni03BCα /uni03BCε το οποίο αποφασίζεται αν είναι προτι/uni03BCότερη η αγορά ή η 
/uni03BCίσθωση είναι ανεπαρκέ/uni03C2
Οι διακυ/uni03BCάνσει/uni03C2 των συναλλαγ/uni03BCατικών ισοτι/uni03BCιών παρε/uni03BCποδίζουν την υλοποίηση των έργων που αφορούν προγρα/uni03BC/uni03BCατισ/uni03BCένε/uni03C2 εργασίε/uni03C2
/uni0394εν υπάρχουν κατευθυντήριε/uni03C2 οδηγίε/uni03C2 σχετικά /uni03BCε τον τρόπο υπολογισ/uni03BCού τη/uni03C2 χρη/uni03BCατική/uni03C2 συνεισφορά/uni03C2 στην περίπτωση που το κτίριο είναι ιδιοκτησία τη/uni03C2 αντιπροσωπεία/uni03C2Έλλειψη παρακολούθηση/uni03C2
των συ/uni03BCβάσεων /uni03BCε του/uni03C2 
συστεγαζό/uni03BCενου/uni03C2 οργανισ/uni03BCού/uni03C2Ορισ/uni03BCένοι οργανισ/uni03BCοί που 
φιλοξενούνται σε
κτίρια των αντιπροσωπειών δεν 
καταβάλλουν το /uni03BCερίδιο των 
εξόδων που του/uni03C2 αναλογεί.
/uni0394εν υπάρχουν κατευθυντήριε/uni03C2 οδηγίε/uni03C2 για τον τρόπο υπολογισ/uni03BCού τη/uni03C2 συνεισφορά/uni03C2 στι/uni03C2 διοικητικέ/uni03C2 δαπάνε/uni03C2/uni0394εν υπάρχουν κατευθυντήριε/uni03C2 οδηγίε/uni03C2 σχετικά /uni03BCε τον τρόπο 
υπολογισ/uni03BCού του χώρου που εκ/uni03BCισθώνεται σε άλλου/uni03C2 
οργανισ/uni03BCού/uni03C2 και των εσόδων από τη συστέγαση
/uni0394εν υπάρχουν σχέδια για τι/uni03C2 υφιστά/uni03BCενε/uni03C2 συ/uni03BCβάσει/uni03C2 που πρέπει να αναθεωρηθούν κατά προτεραιότητα
54 Απάντηση  
της ΕΥΕΔ 
Σύνοψη
I
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι υπάρχουν ορισμένες ελλείψεις στη διαχείριση των υποδομών στις αντιπροσωπείες της ΕΕ και διεξάγονται 
εργασίες σε ορισμένους τομείς για την αντιμετώπισή τους. Ωστόσο, θα πρέπει να επισημανθεί η πολυπλοκότητα και η πολιτική 
ευαισθησία όσον αφορά τη διαχείριση 180 κτιρίων γραφείων και 140 επίσημων κατοικιών σε 138 χώρες σε όλο τον κόσμο, καθε -
μία από τις οποίες έχει το δικό της ειδικό νομικό σύστημα και τη δική της ειδική αγορά ακινήτων.
Λαμβάνοντας υπόψη τους έντονους, γνωστούς περιορισμούς όσον αφορά τον προϋπολογισμό και τη δέσμευση για μείωση του 
προσωπικού, η διαχείριση του τεράστιου αυτού χαρτοφυλακίου πραγματοποιείται από μια ομάδα των κεντρικών υπηρεσιών που 
αποτελείται από 13 μόλις υπαλλήλους, η οποία υποστηρίζεται διοικητικά σε τοπικό επίπεδο από τις αντιπροσωπείες. Δυστυχώς, 
δεν κατέστη δυνατό η σημαντική επέκταση του δικτύου των αντιπροσωπειών τα τελευταία χρόνια να συνοδευτεί από ανάλογη 
αύξηση του αριθμού των μελών του προσωπικού που απασχολούνται στα καθήκοντα αυτά, γεγονός το οποίο συνιστά πρόκληση 
από άποψη διαχείρισης.
Συμφωνούμε επίσης ότι το υφιστάμενο εργαλείο διαχείρισης του καταλόγου ακινήτων χρήζει αντικατάστασης. Στα τέλη του 
2016 θα εφαρμοστεί πλήρως ένα νέο σύστημα. Το σύστημα αυτό θα επιτρέψει στην ΕΥΕΔ να αναπτύξει ένα πιο αποτελεσματικό 
σύστημα για τον εκ των προτέρων σχεδιασμό και προγραμματισμό των δαπανών.
III
Όσον αφορά τον χώρο στα κτίρια της αντιπροσωπείας, θα πρέπει να επισημανθεί ότι, με τις κατευθυντήριες γραμμές του 2013 
σχετικά με τον μέγιστο χώρο γραφείου ανά άτομο, ο χώρος αυτός μειώθηκε από 42 τ.μ. σε 35 τ.μ. κατά γενικό κανόνα, με δυνα -
τότητα διάθεσης επιπλέον χώρου για ειδικές περιπτώσεις, όπως αίθουσες συνεδριάσεων για συνεδριάσεις με τα κράτη μέλη. Οι 
νέες αυτές κατευθυντήριες γραμμές ισχύουν για κάθε νέο ακίνητο που αποκτάται, αλλά θα χρειαστεί χρόνος έως ότου ο μέσος 
όρος μειωθεί και προσεγγίσει τον νέο στόχο. Σε περιπτώσεις όπου οι αντιπροσωπείες έχουν πλεονάζουσα χωρητικότητα, διερευ -
νούμε ενεργά τη δυνατότητα συστέγασης με πρεσβείες των κρατών μελών ή άλλους οργανισμούς της ΕΕ.
Είναι επίσης γεγονός ότι ορισμένες κατοικίες επικεφαλής των αντιπροσωπειών της ΕΕ υπερβαίνουν το κανονικό ανώτατο όριο 
των 600 τ.μ., αν και ο συνολικός μέσος χρησιμοποιούμενος χώρος είναι 461 τ.μ. Σε 5 από τις περιπτώσεις αυτές, οι κατοικίες 
ανήκουν στην ΕΕ, αλλά στις άλλες θα ζητήσουμε από τις αντιπροσωπείες να διερευνήσουν εναλλακτικές λύσεις όταν λήξουν οι 
ισχύουσες συμβάσεις μίσθωσης.
Όσον αφορά τα ιδιόκτητα κτίρια, υπάρχει πράγματι μια σειρά από ακίνητα που ανήκουν στην ΕΥΕΔ και δεν χρησιμοποιούνται 
πλέον, είτε για λόγους ασφάλειας είτε για άλλες συνθήκες που επικρατούν στην περιοχή. Έχει ζητηθεί από τις σχετικές αντιπρο -
σωπείες να πουλήσουν τα ακίνητα αυτά, αλλά αυτό μπορεί να είναι μια μακρά και πολιτικά ευαίσθητη διαδικασία για διάφορους 
λόγους που επεξηγούνται στην απάντηση της ΕΥΕΔ.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  55
Παρατηρήσεις
09 β) Περιβαλλοντικός αντίκτυπος
Η ΕΥΕΔ ενθαρρύνει και υποστηρίζει την υλοποίηση φιλικών προς το περιβάλλον έργων, κυρίως όσον αφορά τους ιδιοχρησιμο -
ποιούμενους χώρους. Στην περίπτωση των ενοικιαζόμενων χώρων, οι αναγκαίες επενδύσεις πρέπει να αποσβένονται εντός της 
αναμενόμενης, συνήθως σύντομης, διάρκειας της σύμβασης μίσθωσης.
Για παράδειγμα, το 2014 η ΕΥΕΔ ενέκρινε την εγκατάσταση ηλιακών συλλεκτών για το νέο ιδιόκτητο κτίριο γραφείων στο Πρά -
σινο Ακρωτήριο. Αντίστοιχα, το έργο ανακαίνισης των γραφείων μας στο Μεξικό που θα υλοποιηθεί το 2016 θα περιλαμβάνει 
φιλικά προς το περιβάλλον στοιχεία.
Λόγω του φόρτου εργασίας που απαιτεί, το σύστημα EMAS δεν έχει ακόμη υιοθετηθεί. Ωστόσο, θα καταβληθούν προσπάθειες 
για την ενίσχυση της ευαισθητοποίησης όσον αφορά τον περιβαλλοντικό αντίκτυπο των κτιρίων των αντιπροσωπειών.
09 γ) Προσβασιμότητα ατόμων με αναπηρία
Η ΕΥΕΔ αναγνωρίζει ότι λίγες μόνο αντιπροσωπείες της ΕΕ είναι πλήρως προσβάσιμες από άτομα με αναπηρία. Σύμφωνα με μια 
έρευνα για την υγεία και την ασφάλεια που διεξήχθη τον Σεπτέμβριο του 2014, μόνο 7 αντιπροσωπείες πληρούσαν όλες τις προ -
ϋποθέσεις, ενώ 16 επιπλέον αντιπροσωπείες θα μπορούσαν να καταστούν προσβάσιμες από άτομα με μειωμένη κινητικότητα με 
σχετικά μικρές προσαρμογές.
Επιπλέον, εφόσον είναι τεχνικά και οικονομικά εφικτό και εφόσον απαιτείται από την τοπική νομοθεσία, εξετάζονται συστη -
ματικά προσαρμογές των γραφείων για τη βελτίωση της προσβασιμότητας από άτομα με αναπηρία. Τέλος, η πρόσβαση για τα 
άτομα με αναπηρία θα αξιολογείται συστηματικά για τα νέα κτίρια.
10
Οι αντιπροσωπείες στην Ινδία και την Αίγυπτο μετεγκαταστάθηκαν το 2014/15 και η αντιπροσωπεία στη Σρι Λάνκα μετεγκα -
ταστάθηκε τον Ιανουάριο του 2016. Έχουν ήδη αναλυθεί πιθανές εναλλακτικές λύσεις για τη Σενεγάλη, αλλά δεν έχει ακόμη 
καταστεί δυνατό να προσδιοριστεί η κατάλληλη.
11
Από την έρευνα προκύπτουν ενδιαφέροντα ποιοτικά συμπεράσματα για τις απόψεις των ερωτηθέντων σχετικά με το εργασιακό 
περιβάλλον στα γραφεία των αντιπροσωπειών. Ωστόσο, τα αποτελέσματα μπορεί να αντανακλούν τις διαφορετικές συνθήκες 
για κάθε ερωτηθέντα.
14
Ως γενικές παρατηρήσεις:
— ο οδηγός για τις αντιπροσωπείες προβλέπει ότι, λόγω της «τοπικής κτιριακής»παράδοσης, το όριο των 600 τ.μ. δεν είναι 
δυνατόν να τηρείται πάντα·
— η ΕΥΕΔ επιτρέπει κάποια ευελιξία όσον αφορά τη μέθοδο υπολογισμού του εμβαδού των κτιρίων, λαμβανομένων υπόψη 
των τοπικών πρακτικών·
— το να υπάρχει μικρότερος χώρος σε σχέση με τις περισσότερες κατοικίες πρέσβεων είναι θετικό στοιχείο. Επιπλέον, η διαφο -
ρά αυτή μπορεί να εξηγηθεί για ιστορικούς λόγους.
Το μέσο ωφέλιμο εμβαδόν των κατοικιών είναι τώρα 461 τ.μ.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  56
20
1. Η ΕΥΕΔ έχει επιτρέψει ορισμένη ευελιξία ως προς τον τρόπο υπολογισμού του εμβαδού των κτιρίων που έχουν εκμισθωθεί από 
την ΕΥΕΔ ή ανήκουν σε αυτήν, λόγω των τοπικών πρακτικών. Αυτό μπορεί, επομένως, να δυσχεράνει την ερμηνεία των συγκε -
ντρωτικών στοιχείων.
2. Οι αντιπροσωπείες έχουν λάβει οδηγίες να δίδουν τη δέουσα προσοχή όσον αφορά τον μέσο ανά υπάλληλο χώρο γραφείου. 
Οποιαδήποτε απόκλιση από την πολιτική κτιρίων πρέπει να είναι αιτιολογημένη. Θα χρειαστεί χρόνος προκειμένου ο μέσος 
όρος να μειωθεί στο επίπεδο της νέας χωρητικότητας.
 Σε περίπτωση που ο χώρος υπερβαίνει το όριο, επιδιώκεται ενεργά η συστέγαση με πρεσβείες των κρατών μελών ή άλλους 
οργανισμούς της ΕΕ. Ωστόσο, η συστέγαση δεν μπορεί πάντα να εφαρμοστεί από τη μια μέρα στην άλλη.
3. Σε περίπτωση μείωσης του προσωπικού, δεν είναι πάντοτε δυνατή ή οικονομικά αποδοτική η άμεση μετακόμιση σε μικρότερο 
κτίριο. Το κόστος της μετακόμισης και το κόστος των μέτρων ασφαλείας των νέων κτιρίων μπορεί να είναι υψηλότερο από την 
εξοικονόμηση που αναμένεται σε περίπτωση μείωσης του χώρου.
4. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι δυνατόν να ενοικιαστεί μόνο ένα μέρος ενός ορόφου.
5. Δεν είναι οικονομικά αποδοτικό να καταγγελθεί μια ισχύουσα σύμβαση μίσθωσης για ένα γραφείο με χώρο άνω του ορίου, ενώ 
το ενοίκιο σε τρέχουσες τιμές της αγοράς για μικρότερα γραφεία είναι το ίδιο ή υψηλότερο.
6. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο αριθμός ή το μέγεθος των αιθουσών συνεδριάσεων/συναντήσεων που απαιτείται για την εκπλή -
ρωση του καθηκόντων και αρμοδιοτήτων των αντιπροσωπειών της ΕΕ στο πλαίσιο της Συνθήκης της Λισσαβώνας αυξάνουν 
σημαντικά την αναλογία του χώρου ανά άτομο. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, στις εξής περιπτώσεις:
 —  ΗΠΑ (Ουάσινγκτον): 5 458 τ.μ. ωφέλιμο εμβαδόν· 89 υπάλληλοι· 55 τ.μ./υπάλληλο (έχοντας αφαιρέσει τους συστεγαζό -
μενους χώρους) ·
 —  ΗΠΑ (Νέα Υόρκη): 4 217 τ.μ. ωφέλιμο εμβαδόν· 57 υπάλληλοι· 74 τ.μ./υπάλληλο ·
 —  Ελβετία (Γενεύη-αντιπροσωπεία στον ΟΗΕ): 2 500 τ.μ. ωφέλιμο εμβαδόν· 25 υπάλληλοι· 100 τ.μ./υπάλληλο ·
21
Αν και μαθηματικά σωστή, η τιμή για τα υπερβαίνοντα το όριο τετραγωνικά μέτρα στην υποσημείωση 16 μπορεί να ποικίλλει 
ανάλογα με τον τόπο τον οποίο αφορούν οι μειώσεις, καθώς οι τιμές αυτές διαφέρουν σημαντικά μεταξύ των χωρών.
Επιπλέον, οι επενδύσεις (έργα ασφάλειας και υποδομής) που πραγματοποιούνται σε κτίρια γραφείων πρέπει να συμψηφίζονται 
με τις πιθανές προαναφερθείσες εξοικονομήσεις.
22
Είναι γεγονός ότι ορισμένες κατοικίες υπερβαίνουν το ανώτατο όριο των 600 τ.μ. Στις αρχές του 2016, 26 κατοικίες (18%) υπερ -
βαίνουν το ανώτατο όριο των 600 τ.μ. Σε 5 από τις περιπτώσεις αυτές, οι κατοικίες ανήκουν στην ΕΕ. Θα ζητηθεί από τις άλλες 
αντιπροσωπείες να διερευνήσουν εναλλακτικές λύσεις όταν λήξει η υφιστάμενη σύμβαση μίσθωσης.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  57
25
Υπάρχει πράγματι μια σειρά από ακίνητα που ανήκουν στην ΕΥΕΔ και τα οποία δεν χρησιμοποιούνται πλέον, είτε για λόγους 
ασφάλειας είτε για άλλες συνθήκες που επικρατούν στην περιοχή. Έχει ζητηθεί από τις σχετικές αντιπροσωπείες να πουλήσουν 
τα ακίνητα αυτά, αλλά αυτό μπορεί να είναι μια μακρά και πολιτικά ευαίσθητη διαδικασία.
Ειδικότερα:
— στη Γκάμπια: η ΕΕ αναγκάστηκε να εγκαταλείψει τα γραφεία στα τέλη του 2003, έπειτα από 18 χρόνια παραμονής σε αυτά, 
λόγω της παρουσίας αμιάντου. Για τα γραφεία αυτά υπήρχε σύμβαση μακροπρόθεσμης μίσθωσης 99 ετών με την κυβέρνη -
ση της Γκάμπια με ρήτρα που προέβλεπε ότι τα γραφεία θα έπρεπε να παραδοθούν ανακαινισμένα. Υπό αυτές τις συνθήκες 
ήταν οικονομικά πιο συμφέρον να κρατήσει τα γραφεία. Τον Μάιο του 2014 αποφασίστηκε να αρχίσει εκ νέου τις διαπραγ -
ματεύσεις με τις τοπικές αρχές για την παράδοση των γραφείων στην κατάσταση που βρίσκονταν πριν λήξει η μακροχρόνια 
μίσθωση. Η διαπραγμάτευση αυτή θα συνεχιστεί με την άφιξη ενός νέου επικεφαλής της αντιπροσωπείας ·
— στη Μποτσουάνα: τα γραφεία αγοράστηκαν το 1987. Το 2003, τα γραφεία αυτά ήταν πλέον πολύ μικρά και η αντιπροσωπεία 
έπρεπε να μετεγκατασταθεί. Ωστόσο, εκείνη την εποχή, αποφασίστηκε να κρατήσει το ακίνητο, διότι το οικόπεδο βρίσκε -
ται σε προνομιακή τοποθεσία και να διερευνήσει τη σκοπιμότητα έργων, όπως κατασκευή νέων γραφείων ή κατοικιών στο 
οικόπεδο αυτό. Κανένα από τα έργα δεν έχει υλοποιηθεί μέχρι σήμερα, κυρίως για λόγους προϋπολογισμού. Πρόσφατα, 
η αντιπροσωπεία κλήθηκε ξανά να δρομολογήσει μελέτη σκοπιμότητας για την κατασκευή νέων γραφείων στο οικόπεδο ·
— στη Νότια Αφρική: η κατοικία δημοπρατήθηκε, αλλά η προτεινόμενη τιμή ήταν πολύ χαμηλή. Η αντιπροσωπεία έχει λάβει 
εντολή να επανεξετάσει την πώληση ·
— στην Τανζανία: η αντιπροσωπεία δεν έχει κανέναν τίτλο ιδιοκτησίας επειδή τα σπίτια, μεταξύ των οποίων η πρώην κατοικία, 
βρίσκονται εκτός των περιοχών που προτείνει ο περιφερειακός υπεύθυνος ασφαλείας. Σύμφωνα με τις οδηγίες που έλαβε 
από τις κεντρικές υπηρεσίες της ΕΥΕΔ το 2013, η αντιπροσωπεία διερευνά εναλλακτικές επιλογές με τις τοπικές αρχές για 
την επιστροφή των εν λόγω σπιτιών. Τα σπίτια έχουν αποτιμηθεί σε περίπου 1,8 εκατομμύρια ευρώ από τον Οργανισμό 
Κτιρίων της Τανζανίας. Το Υπουργείο Εξωτερικών επιβεβαίωσε την αρχή της αποζημίωσης.
27
Η αναθεώρηση των συμφωνιών συστέγασης με την ECHO και την ΕΤΕπ είναι υπό συζήτηση. Η πρόθεση είναι να εναρμονιστεί 
ο τρόπος υπολογισμού για το σύνολο των χώρων στους οποίους συστεγάζεται η ECHO και η ΕΤΕπ. Νέα μνημόνια συμφωνίας 
πλαίσιο αναμένεται να υπογραφούν το 2016.
Τα προηγούμενα μνημόνια συμφωνίας θα αναθεωρηθούν επίσης πλήρως και θα προσαρμοστούν στην πολιτική πλήρους ανά -
κτησης του κόστους.
32
Η συζήτηση για το κατά πόσον έπρεπε να πραγματοποιηθεί ενοικίαση ή αγορά δεν ωφελούσε την περίοδο εκείνη, διότι η αγορά 
δεν ήταν εύκολη λόγω περιορισμένων πιστώσεων προϋπολογισμού έως το 2015.
Η δυνατότητα σύνταξης καταλόγου με τις καταλληλότερες επιλογές εξαρτάται από την τοπική αγορά. Δεν είναι πάντα δυνατόν 
να υπάρχουν περισσότερες από μία ρεαλιστικές επιλογές.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  58
33
Η ΕΥΕΔ αναγνωρίζει ότι δεν διαθέτουν όλες οι αντιπροσωπείες επαρκή εμπειρογνωσία στη διαχείριση έργων κτιρίων.
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί επίσης ότι στην ιδανική περίπτωση θα πρέπει να υπάρχει μεγαλύτερη δυναμικότητα στο σχετικό τμήμα των 
κεντρικών υπηρεσιών για την υποστήριξη των αντιπροσωπειών όσον αφορά τα έργα υποδομής, συμπεριλαμβανομένων πρό -
σθετων επιτόπιων επισκέψεων.
Λαμβάνοντας υπόψη τους έντονους, γνωστούς περιορισμούς όσον αφορά τον προϋπολογισμό και το γεγονός ότι η διενέργεια 
περαιτέρω μειώσεων του προσωπικού είναι αναπόφευκτη, η διαχείριση του τεράστιου αυτού χαρτοφυλακίου πραγματοποιεί -
ται από μια ομάδα των κεντρικών υπηρεσιών που αποτελείται από 13 μόλις υπαλλήλους, η οποία υποστηρίζεται διοικητικά σε 
τοπικό επίπεδο από τις αντιπροσωπείες. Δυστυχώς, δεν κατέστη δυνατό η σημαντική επέκταση του δικτύου αντιπροσωπειών τα 
τελευταία χρόνια να συνοδευτεί από ανάλογη αύξηση του αριθμού των μελών του προσωπικού που απασχολούνται στα καθή -
κοντα αυτά.
Η περιφερειοποίηση της διοίκησης της αντιπροσωπείας θα αποτελέσει επίσης μια απάντηση σε αυτό το πρόβλημα, καθώς το 
ειδικευμένο προσωπικό στο περιφερειακό κέντρο θα είναι σε θέση να ασχοληθεί με πολλά κτίρια αντιπροσωπειών ταυτόχρονα.
35
Έκτοτε, έχουν πραγματοποιηθεί 3 επισκέψεις στο Νεπάλ: τον Απρίλιο του 2014, τον Μάιο του 2015 και τον Νοέμβριο του 2015. 
Η ΕΥΕΔ, δυστυχώς, δεν μπορεί να συναγωνιστεί όλα τα κράτη μέλη όσον αφορά τους διαθέσιμους πόρους στις κεντρικές υπηρε -
σίες για την υποστήριξη των αντιπροσωπειών για τα έργα κτιρίων.
36
Βλέπε λεπτομερή σχόλια 39 και 40.
37
Οι περιπτώσεις αυτές είναι εξαιρετικές και οφείλονται κυρίως σε εσφαλμένη ερμηνεία των κανόνων προς εφαρμογή από τον 
προϊστάμενο διοίκησης ή τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας. Ο νέος οδηγός για τις αντιπροσωπείες παρέχει πλέον σαφέστε -
ρες/πιο φιλικές προς τον χρήστη κατευθυντήριες γραμμές.
39
Το να αποδειχθεί ότι το κτίριο εξακολουθεί να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της αντιπροσωπείας, σύμφωνα με την πολιτική κτι -
ρίων και σύμφωνα με τις τιμές της αγοράς, είναι εφικτό μόνο με τη διενέργεια έρευνας αγοράς.
Το αποτέλεσμα της έρευνας αγοράς μπορεί επίσης να αποτελέσει για τις αντιπροσωπείες ένα καλό επιχείρημα για να διαπραγμα -
τευτούν μια καλύτερη συμφωνία με τον ιδιοκτήτη του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται η αντιπροσωπεία.
Οι διαδικασίες για τις συμβάσεις ακινήτων ρυθμίζονται από τον δημοσιονομικό κανονισμό που εφαρμόζεται στον γενικό προϋ -
πολογισμό της Ένωσης.
Κάθε συναλλαγή που αφορά ακίνητη περιουσία, η οποία περιλαμβάνει την ανανέωση υφιστάμενης μίσθωσης, θα πρέπει να 
αποφασίζεται έπειτα από έρευνα της αγοράς ακινήτων.
Η ΕΥΕΔ είναι έτοιμη να διερευνήσει τη δυνατότητα ενός βελτιωμένου φακέλου κτιρίου για τις ανανεώσεις των μισθωμάτων, με 
την επιφύλαξη των περιορισμών του δημοσιονομικού κανονισμού.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  59
40
Μέχρι πολύ πρόσφατα, η χρήση των περιορισμένων πόρων για τις υποδομές των αντιπροσωπειών αποτελούσε σημαντικό 
εμπόδιο για την αγορά ακινήτων. Πλέον, η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι, με τη διευκόλυνση ύψους 200 εκατομμυρίων ευρώ, η αγορά 
κτιρίων αποτελεί μια ρεαλιστική επιλογή αντί για την ενοικίαση. Η σχετική ανάλυση κόστους/οφέλους της αγοράς και της ενοι -
κίασης αποτελεί πλέον σταθερό στοιχείο στους φακέλους κτιρίων. Για τον λόγο αυτό, εστάλησαν κατευθυντήριες γραμμές στις 
αντιπροσωπείες.
Οι κεντρικές υπηρεσίες θα υπολογίζουν το οικονομικό όφελος της αγοράς σε σχέση με την ενοικίαση σύμφωνα με τις πρότυπες 
θεωρίες για την οικονομική διαχείριση ή τη χρηματοδότηση των επιχειρήσεων (π.χ. μεθοδολογία ΚΠΑ).Αυτό δεν περιλαμβάνεται 
στον οδηγό για τις αντιπροσωπείες, διότι ο υπολογισμός αυτός θα πραγματοποιείται από τις κεντρικές υπηρεσίες.
Θα πρέπει, επίσης, να παρέχονται οι δέουσες χρηματοοικονομικές αιτιολογήσεις στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή σε 
περίπτωση χρηματοδότησης μιας αγοράς με δάνειο.
Για το Νεπάλ, δεν υπήρχε διαθέσιμος προϋπολογισμός κατά το χρονικό εκείνο διάστημα.
Για την Ουάσιγκτον, το προς αγορά κτίριο ήταν πολύ μεγάλο για τις ανάγκες της αντιπροσωπείας. Επιπλέον, σε αυτό στεγά -
ζονταν άλλοι ένοικοι. Σε περίπτωση που η ΕΥΕΔ είχε αγοράσει το κτίριο αυτό, θα σήμαινε ότι η αντιπροσωπεία θα έπρεπε να 
διαχειρίζεται τις συμβάσεις μίσθωσης με τους άλλους ενοίκους του κτιρίου. Η προθεσμία για την αγορά του κτιρίου ήταν επίσης 
πολύ πιεστική και δεν υπήρχε χρόνος να ζητηθεί η άποψη της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής. Τέλος, η συστέγαση δεν 
αποτελούσε κατ’ ανάγκην επιλογή, καθώς όλα τα κράτη μέλη με παρουσία στην Ουάσινγκτον διέθεταν ήδη τα δικά τους κτίρια.
42
Ο οδηγός για τις αντιπροσωπείες ενημερώθηκε το 2015 και περιλαμβάνει οδηγίες για τον τρόπο παρουσίασης των επιλογών με 
συγκρίσιμο τρόπο, με βάση ένα παράδειγμα ορθής πρακτικής.
43
Η ΕΥΕΔ αναγνωρίζει την ανάγκη να βελτιωθούν οι εν λόγω κατευθυντήριες γραμμές ώστε να περιλαμβάνουν πιο λεπτομερείς 
πληροφορίες, μεταξύ άλλων, σχετικά με το πώς θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι χώροι γραφείων που ενοικιάζονται σε 
πρεσβείες των κρατών μελών και άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ στον υπολογισμό του χώρου ανά άτομο και στον 
υπολογισμό του κόστους ανά τ.μ.
44
Ανατρέξτε στην απάντηση της ΕΥΕΔ στα σημεία 45 και 47.
Όσον αφορά τις αποφάσεις σχετικά με φακέλους κτιρίων που εξαρτώνται από την έγκριση της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό 
αρχής, μπορεί να χρειαστούν από 6 έως 8 εβδομάδες.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  60
45
Οι διαδικασίες για τις συμβάσεις ακινήτων ρυθμίζονται από τον δημοσιονομικό κανονισμό που εφαρμόζεται στον γενικό προϋ -
πολογισμό της Ένωσης. Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι θα πρέπει να ακολουθούνται ταχείες διαδικασίες, εφόσον είναι εφικτό. Δυστυχώς, 
τα περιθώρια είναι αρκετά περιορισμένα. 
Η ΕΥΕΔ δεν μπορεί να υποχρεώσει τους ιδιοκτήτες να περιμένουν μέχρι να ολοκληρωθούν οι υποχρεωτικές, νομικές και διοικη -
τικές διαδικασίες.
Οι χρονοβόρες διαδικασίες οφείλονται ορισμένες φορές στην πολυπλοκότητα του έργου.
Η σύμβαση για τη Σρι Λάνκα δεν υπογράφηκε, όχι λόγω κάποιας μακρόχρονης διαδικασίας, αλλά επειδή ο ιδιοκτήτης άλλαξε 
γνώμη.
46
Η σύγκριση με μια ανεξάρτητη πηγή είναι, ωστόσο, πιο δύσκολη από ό,τι για τις κατοικίες, διότι η αξία ενός κτιρίου εξαρτάται 
από την ποιότητά του, την τοποθεσία του, καθώς και τις γενικές συνθήκες που επικρατούν στην αγορά ακινήτων σε μια δεδο -
μένη χρονική στιγμή.
Για τη Μαυριτανία, δεν υπήρχε άλλη λύση πέραν αυτής που προτάθηκε.
Όσον αφορά το Τόγκο, δεν υπήρχε ανταγωνιστική προσφορά για τα υπάρχοντα γραφεία, για τα οποία είχε μόλις πραγματοποιη -
θεί επένδυση ύψους 200.000 ευρώ.
47
Το 2015, δόθηκε εντολή στις αντιπροσωπείες να εξετάζουν δεόντως τον ανά άτομο χώρο γραφείου και τους επισημάνθηκε 
ότι από τώρα και στο εξής οποιαδήποτε απόκλιση από την πολιτική κτιρίων θα πρέπει να αιτιολογείται, να εγκρίνεται και να 
καταγράφεται.
Επιπλέον, το στοιχείο αυτό συζητείται επίσης σε κάθε συνεδρίαση της επιτροπής κτιρίων.
Σε γενικές γραμμές, η εξαίρεση από το ανώτατο όριο όσον αφορά τα τ.μ. παρέχεται αυτόματα εάν η επιτροπή κτιρίων γνωμοδο -
τήσει θετικά (βλ. επίσης τους λόγους εξαίρεσης που παρατίθενται στο σημείο 20).
Ιορδανία: Η προτεινόμενη λύση ήταν να ανανεωθεί η υφιστάμενη σύμβαση μίσθωσης με μειωμένο ενοίκιο. Λαμβάνοντας 
υπόψη τις επενδύσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί στο κτίριο, την καλή τοποθεσία, τα πρότυπα ασφάλειας και το μειω -
μένο μίσθωμα, η επιτροπή κτιρίων εξέδωσε θετική γνώμη, παρά τον πλεονάζοντα χώρο γραφείων. Ωστόσο, η επιτροπή κτιρίων 
ανέφερε επίσης ότι, σε περίπτωση που ο αριθμός των υπαλλήλων μειωθεί περαιτέρω, θα ζητηθεί από την αντιπροσωπεία να 
διερευνήσει άλλες εναλλακτικές επιλογές.
Η ΕΥΕΔ αναγνωρίζει ότι η κατοικία στη Σρι Λάνκα είναι πολύ μεγάλη. Ωστόσο, είναι πολύ δύσκολο να βρεθεί κατοικία μικρότερη 
των 600 τ.μ. στη Σρι Λάνκα.
Ουάσινγκτον: Ο κύριος λόγος επέκτασης του χώρου ήταν η ανάγκη να δημιουργηθεί ένας ασφαλής χώρος συναντήσεων για 
τις συνεδριάσεις με τα κράτη μέλη και για τις διατλαντικές διαπραγματεύσεις στο πλαίσιο των διαρροών Snowden. Η υπάρ -
χουσα αίθουσα συνεδριάσεων, η οποία βρίσκεται στο ισόγειο και έχει παράθυρα που βλέπουν στο δρόμο, είναι αδύνατο να 
προστατευτεί.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  61
Επιπλέον, χρειαζόταν χώρος γραφείων για 20 επιπλέον υπαλλήλους λόγω της αναμενόμενης αύξησης του προσωπικού της αντι -
προσωπείας και των εξαιρέσεων που προβλέπονται στον οδηγό για τις αντιπροσωπείες όσον αφορά το έκτακτο προσωπικό (π.χ. 
AEE, ασκούμενοι κ.λπ).
Στις αρχές του 2016, ο συνολικός αριθμός των μελών του προσωπικού της αντιπροσωπείας της ΕΕ αυξήθηκε κατά 3 μόνιμους 
υπαλλήλους και, σύμφωνα με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες, θα μπορούσε να αυξηθεί περαιτέρω το 2016 και το 2017 κατά 6 
ή 7 ακόμα μόνιμους υπαλλήλους.
Είναι σημαντικό το γεγονός ότι δεν υπήρχε άλλη επιλογή από το να ενοικιαστεί ένας ολόκληρος όροφος, ο οποίος υπερβαίνει 
τα όσα απαιτούνται επί του παρόντος, προκειμένου να δημιουργηθεί ο επιπλέον χώρος που χρειάζεται ώστε να καλυφθούν οι 
ανάγκες αυτές.
49
Η ομάδα αξιολόγησης δεν έχει την τεχνική ικανότητα να αξιολογήσει τα κτίρια. Ωστόσο, αναφέρει οποιαδήποτε συγκεκριμένα 
ζητήματα που προκύπτουν από την ποιότητα των κτιρίων στις εκθέσεις της.
51
Το νέο IMMOGEST θα βελτιώσει τον υπολογισμό των διαφόρων τύπων επιφανειών (συστέγαση, ειδικές αίθουσες συνεδριάσεων 
κ.λπ.), ώστε να είναι σε θέση η ΕΥΕΔ να υπολογίσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τον μέσο χώρο ανά άτομο στην αντιπροσωπεία και 
να διευκολυνθεί η παρακολούθησή του.
52
Δόθηκε εντολή στις αντιπροσωπείες να εξετάζουν δεόντως τον ανά μέλος του προσωπικού χώρο γραφείου και τους επισημάν -
θηκε ότι από τώρα και στο εξής οποιαδήποτε απόκλιση από την πολιτική κτιρίων θα πρέπει να αιτιολογείται, να εγκρίνεται και να 
καταγράφεται.
53
Η ΕΥΕΔ είναι έτοιμη να εξετάσει το ενδεχόμενο δημιουργίας μιας μεθοδολογίας για την παρακολούθηση των τιμών που επικρα -
τούν στην αγορά για τους χώρους γραφείων και τις κατοικίες. Ωστόσο, μέχρι στιγμής, λαμβάνοντας υπόψη τους γνωστούς περι -
ορισμούς των πόρων και τη δέσμευση για μείωση του προσωπικού (βλ. σχόλιο 31.1 για περισσότερες λεπτομέρειες), η εκπόνηση 
και η εφαρμογή μιας τέτοιας μεθοδολογίας δεν είναι εφικτή.
Η σύγκριση με μια ανεξάρτητη πηγή είναι, πράγματι, πιο δύσκολη από ό,τι για τις κατοικίες, διότι η αξία ενός κτιρίου εξαρτάται 
σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητά του, την τοποθεσία του, καθώς και τη μεταβλητότητα της αγοράς ακινήτων σε κάθε χώρα.
Το 2014 πραγματοποιήθηκε σύγκριση των στοιχείων που συλλέχθηκαν από ιδιωτική εταιρεία η οποία χρησιμοποιεί σε γενικές 
γραμμές το ίδιο σύστημα που χρησιμοποιείται από τις αντιπροσωπείες για τον υπολογισμό των προδιαγραφών στέγασης. Τα 
στοιχεία που συγκεντρώθηκαν από την εν λόγω ιδιωτική εταιρεία μπορεί να διαφέρουν από τις προδιαγραφές στέγασης, κυρίως 
επειδή βασίζονται σε στοιχεία από περιοχές που δεν έχουν εγκριθεί από τον περιφερειακό υπεύθυνο ασφαλείας.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  62
54
Οι παρατηρήσεις του Συνεδρίου σχετικά με το Immogest είναι γνωστές και έχουν ενσωματωθεί στο πρόγραμμα εργασίας της 
ΕΥΕΔ.
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι το υφιστάμενο εργαλείο πληροφορικής για τη διαχείριση του καταλόγου ακινήτων (ImmoGest) είναι απαρ -
χαιωμένο και χρήζει αντικατάστασης.
Το γεγονός αυτό, σε συνδυασμό με τους περιορισμένους πόρους για την ανάπτυξη των υποδομών των αντιπροσωπειών, υπήρξε 
ένα σημαντικό εμπόδιο για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό πέραν ενός χρονικού ορίζοντα 2 έως 3 ετών.
Αναπτύσσεται ένα νέο σύστημα, το οποίο θα εφαρμοστεί πλήρως έως τα τέλη του 2016. Πρώτον, το νέο IMMOGEST θα είναι πιο 
φιλικό προς τον χρήστη. Θα υποστηρίζει επίσης την υποβολή εκθέσεων, τη διενέργεια αναλύσεων, την κατάρτιση προϋπολο -
γισμού και, κατά μια ευρύτερη έννοια, τον προγραμματισμό έργων. Το νέο IMMOGEST θα επιτρέψει την καλύτερη παρακολού -
θηση/ανίχνευση της καταλληλότητας των κτιρίων των αντιπροσωπειών.
59
Οι κεντρικές υπηρεσίες της ΕΥΕΔ θεωρούν ότι διαθέτουν επαρκώς αξιόπιστες βασικές πληροφορίες για όλα τα κτίρια γραφείων 
και τις κατοικίες, ώστε να καταρτίζουν έγγραφα προγραμματισμού εστιάζοντας σε χρονικό ορίζοντα 2 έως 3 ετών, τον οποίο 
θεωρούν κατάλληλο.
60
Ανατρέξτε, επίσης, στην απάντηση της ΕΥΕΔ στα σημεία 59 και 61.
Οι κεντρικές υπηρεσίες καταρτίζουν, σε ετήσια βάση:
— από το 2015, πενταετές σχέδιο με τη φιλοδοξία να καταλήξουν σε ενδεχόμενα μεγάλα έργα όσον αφορά γραφεία και κατοι -
κίες, όπως αγορές, κατασκευές, μετεγκαταστάσεις και ανανεώσεις μισθώσεων·
— πρόγραμμα εργασίας για γραφεία και κατοικίες για τα επόμενα δύο έτη. Το πρόγραμμα αυτό αποστέλλεται σε όλες τις 
αντιπροσωπείες και καταρτίζεται με βάση τις διαθέσιμες πληροφορίες στα κεντρικά συστήματα παρακολούθησης. Παρου -
σιάζει για κάθε αντιπροσωπεία τις κύριες δράσεις που πρέπει να αναληφθούν σύμφωνα με τις προτεραιότητες που θέτουν οι 
κεντρικές υπηρεσίες και οι οποίες προκύπτουν επίσης από διάφορες εκθέσεις (εκθέσεις αποστολής, εκθέσεις αξιολόγησης), 
καθώς και από τον διαθέσιμο προϋπολογισμό.
Επιπλέον, οι κεντρικές υπηρεσίες αναφέρουν για ευαίσθητους ή/και υψηλής προτεραιότητας φακέλους στην ιεραρχία της ΕΥΕΔ 
σε τριμηνιαία βάση.
Όσον αφορά, ειδικότερα, την εφαρμογή των συστάσεων από τις επιτόπιες αξιολογήσεις, είναι σημαντικό να γίνει διάκριση 
μεταξύ των συστάσεων, όπως π.χ. μετεγκαταστάσεις σε νέους χώρους και σχέδια συστέγασης, και των συστάσεων που σχετί -
ζονται με δευτερεύουσες εργασίες ασφάλειας, καθώς και δευτερεύουσες εργασίες ανακαίνισης και συντήρησης, οι οποίες θα 
πρέπει να αντιμετωπιστούν σε τοπικό επίπεδο υπό την ευθύνη της αντιπροσωπείας και οι οποίες δεν εμφανίζονται απαραίτητα 
στο διετές πρόγραμμα εργασίας. 
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι, με την επιφύλαξη της διαθεσιμότητας πόρων, η παρακολούθηση των προαναφερθεισών συστάσεων, 
καθώς και ο προγραμματισμός, εν γένει, μπορούν να βελτιωθούν περαιτέρω.
Οι κεντρικές υπηρεσίες έλαβαν τα αναγκαία μέτρα για να διορθωθεί η κατάσταση στο Τσαντ, την Αίγυπτο, τη Σρι Λάνκα και την 
Ινδία. Δεν βρέθηκε ακόμη λύση για τη Σενεγάλη.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  63
61
Όπως συνέβη και με τα υπουργεία εξωτερικών των κρατών μελών, είναι εξαιρετικά δύσκολο να καταρτιστούν ουσιαστικά μεσο/
μακροπρόθεσμα σχέδια για τα κτίρια των αντιπροσωπειών.
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό. Πρώτον, πολιτικές σκοπιμότητες διαδραματίζουν συχνά αποφασιστικό ρόλο. Η έναρξη 
λειτουργίας αντιπροσωπειών στη Λιβύη, τη Μιανμάρ, το Ιράν και το Νότιο Σουδάν αποτελεί πρόσφατο παράδειγμα όπου η ανά -
γκη/ευκαιρία για μια νέα αντιπροσωπεία είναι συνδεδεμένη με τις πολιτικές εξελίξεις και δεν θα μπορούσε, επομένως, να έχει 
προβλεφθεί πολλά χρόνια πριν.
Δεύτερον, οι σοβαροί περιορισμοί του προϋπολογισμού υπήρξαν επίσης εμπόδιο για τον πιο μακροπρόθεσμο σχεδιασμό, καθώς 
συχνά έπρεπε να δοθεί προτεραιότητα σε βραχυπρόθεσμες, πιο επιτακτικές ανάγκες. Η δημιουργία μιας επενδυτικής διευκόλυν -
σης (από το 2015) θα εισαγάγει ένα στοιχείο σταθερότητας στη χρηματοδότηση των μεσοπρόθεσμων έργων κτιρίων. Ωστόσο, 
είναι σημαντικό να υπογραμμιστεί το απρόβλεπτο και δυναμικό πολιτικό πλαίσιο καθώς και το πλαίσιο της ασφάλειας.
Παρ’ όλα αυτά, η ΕΥΕΔ διερευνά τις επιλογές για τη βελτίωση του εκ των προτέρων σχεδιασμού της διαχείρισης κτιρίων και του 
προγραμματισμού των δαπανών. Λόγω των πολιτικών και πρακτικών αβεβαιοτήτων, ο σχεδιασμός με ορίζοντα 2-3 ετών είναι πιο 
ρεαλιστικός από έναν πιο μακροπρόθεσμο σχεδιασμό με ορίζοντα 6-7 ετών, με εξαίρεση την περίπτωση των κατασκευών.
Ως εκ τούτου, η ΕΥΕΔ πιστεύει ότι χρησιμοποιεί επαρκώς τις διαθέσιμες πληροφορίες. Η κατάσταση αυτή θα βελτιωθεί όταν το 
Immogest θα λειτουργεί πλήρως.
Το καλύτερο παράδειγμα είναι οι πρακτικές των κρατών μελών. Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων συστέγασης, ζητήθηκε από 
τα κράτη μέλη να μοιραστούν τα πενταετή τους σχέδια, αλλά τα στοιχεία αυτά δεν ήταν διαθέσιμα.
Το τμήμα «Υποδομές» της ΕΥΕΔ συνεδριάζει κάθε έτος τον Σεπτέμβριο, προκειμένου να συζητήσει τα προγράμματα εργασίας για 
τα επόμενα 2 έτη. Κατά τη διάρκεια αυτής της συζήτησης, εξετάζεται επίσης ένας πιο μακροπρόθεσμος σχεδιασμός, χωρίς όμως 
να περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα εργασίας το οποίο διαβιβάζεται στην αντιπροσωπεία.
62
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης στον μεσοπρόθεσμο σχεδιασμό. Αυτό θα συμβεί όταν το Immogest και το 
σύστημα διαχείρισης των ιδιόκτητων ακινήτων θα λειτουργεί πλήρως, καθώς θα είναι διαθέσιμες περισσότερες πληροφορίες.
Ανατρέξτε, επίσης, στην απάντηση της ΕΥΕΔ στο σημείο 61.
63
Η ΕΥΕΔ πιστεύει ότι, μακροπρόθεσμα και κατ’ αρχήν, η ιδιοκτησία είναι γενικά καλύτερη από την ενοικίαση. Στο παρελθόν, δεν 
υπήρχε τέτοια επιλογή, λόγω των περιορισμών του προϋπολογισμού. Τώρα που η ΕΥΕΔ έχει μια δανειακή διευκόλυνση, το να 
συζητήσει το θέμα της αγοράς/ ενοικίασης θα είναι πιο εύκολο, καθώς η δυνατότητα αγοράς είναι πλέον πραγματικότητα. Η ιδι -
οκτησία μπορεί, ωστόσο, να μην είναι πάντα η καλύτερη επιλογή (κυρίως για οικονομικούς λόγους) ή μπορεί να μην είναι πάντα 
εφικτή για νομικούς λόγους.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  64
65
Η αγορά κατοικιών εξετάζεται μόνο όταν υπάρχει μια καλή οικονομική ευκαιρία, και το σημαντικότερο, αν το μέγεθός τους είναι 
επαρκές ώστε να καλύψει τις ανάγκες των πιο πιθανών περιπτώσεων.
66 α)
Η σχετική ανάλυση κόστους/οφέλους της αγοράς και της ενοικίασης αποτελεί πλέον σταθερό στοιχείο στους φακέλους κτιρίων. 
Για τον λόγο αυτό, εστάλησαν κατευθυντήριες γραμμές στις αντιπροσωπείες.
Το υπόμνημα του Μαρτίου του 2015 προς τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών για την πιστωτική γραμμή διευκόλυνσης ύψους 
200 000 000 ευρώ αναφέρει ότι το τμήμα MDRA4 θα πραγματοποιεί τους υπολογισμούς για τη σύγκριση της αγοράς έναντι της 
ενοικίασης.
66 β)
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί με την ανάγκη για μια βελτιωμένη στρατηγική συντήρησης των ακινήτων. Για να προωθηθεί το έργο αυτό, 
λαμβάνονται τα ακόλουθα μέτρα για το 2015 και 2016:
1. Εστάλη ερωτηματολόγιο σε όλες τις αντιπροσωπείες όπου έχουμε ακίνητη περιουσία. Το ερωτηματολόγιο αυτό περιλαμβάνει 
ερωτήσεις σχετικά με την ποιότητα των υποδομών, τις τεχνικές εγκαταστάσεις, τα παλαιότερα έργα, θέματα συντήρησης, σχόλια 
και παρατηρήσεις σχετικά με τη γενική κατάσταση λειτουργίας του κτιρίου.
2. Ένα «πρόγραμμα συντήρησης» θα καθορίζει το χρονοδιάγραμμα των κυριότερων προγραμματισμένων ανακαινίσεων. Θα εί -
ναι πολυετές πρόγραμμα το οποίο θα επικαιροποιείται ετησίως. Το πρόγραμμα θα αποτελέσει τη βάση για τον σχεδιασμό του 
προϋπολογισμού.
3. Παράλληλα με τον ορισμό του «προγράμματος συντήρησης», θα εκδοθούν κατευθυντήριες γραμμές που θα παρέχουν σαφείς 
προδιαγραφές συντήρησης για τα ιδιόκτητα ακίνητα.
Η νέα σύμβαση-πλαίσιο για τις επιθεωρήσεις υγείας και υγιεινής θα επιτρέψει τη χρήση εξωτερικών εμπειρογνωμόνων για την 
υλοποίηση αυτής της στρατηγικής συντήρησης των ακινήτων.
66 γ)
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι οι διακυμάνσεις των συναλλαγματικών ισοτιμιών αποτελούν σημαντικό εμπόδιο για τον προγραμματισμό 
των έργων υποδομής. Καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε οι συμβάσεις να συνάπτονται σε ευρώ, αλλά αυτό δεν είναι 
πάντα εφικτό. Η ΕΥΕΔ είναι πρόθυμη να συζητήσει λύσεις στον εν λόγω τομέα (και όχι μόνο για τις δαπάνες στον τομέα των υπο -
δομών) με την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  65
Σύσταση 1 — Ολοκληρωμένοι στόχοι για τα κτίρια γραφείων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση.
Η ΕΥΕΔ θα δώσει περαιτέρω έμφαση στη σημασία της ευελιξίας, στους περιβαλλοντικούς παράγοντες και στο θέμα της πρόσβα -
σης των ατόμων με αναπηρία στην πολιτική κτιρίων. Αυτό, ωστόσο, δεν είναι πάντα εφικτό λόγω τοπικών περιορισμών.
Σύσταση 2 — Να διασφαλίζεται ότι οι χρεώσεις που βαρύνουν τους συστεγαζόμενους 
οργανισμούς αποδίδουν το σύνολο των δαπανών
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση.
Σύσταση 3 — Ενίσχυση της εφαρμογής της διαδικασίας για την επιλογή κτιρίων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση με την επιφύλαξη των ορίων του δημοσιονομικού κανονισμού.
Η ΕΥΕΔ έχει προωθήσει εργασίες όσον αφορά όλα αυτά τα θέματα και έχει ήδη ληφθεί μια σειρά από μέτρα για την ενίσχυση της 
διαδικασίας για τους φακέλους κτιρίων.
Σύσταση 4 — Επαλήθευση των τιμών της αγοράς
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση.
Η ΕΥΕΔ είναι έτοιμη να αναλύσει την αποτελεσματικότητα και τη σκοπιμότητα μιας βελτιωμένης μεθοδολογίας για την επαλή -
θευση και την παρακολούθηση των τιμών της αγοράς για τα γραφεία και τις κατοικίες, εφόσον το επιτρέπουν οι πόροι.
Μέχρι στιγμής, λαμβάνοντας υπόψη τους γνωστούς περιορισμούς των πόρων και τη δέσμευση για μείωση του προσωπικού, 
η εκπόνηση και η εφαρμογή μιας τέτοιας μεθοδολογίας δεν έχει καταστεί εφικτή.
Σύσταση 5 — Βελτίωση του συστήματος πληροφορικής για τη διαχείριση των ακινήτων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση.
Η ΕΥΕΔ συμφωνεί ότι το υφιστάμενο εργαλείο πληροφορικής για τη διαχείριση του καταλόγου ακινήτων (ImmoGest) είναι απαρ -
χαιωμένο και χρήζει αντικατάστασης. Στα τέλη του 2016 αναμένεται να εφαρμοστεί πλήρως ένα νέο σύστημα.
Σύσταση 6 — Ενίσχυση της εμπειρογνωμοσύνης για τη διαχείριση των ακινήτων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση.
Η πολιτική ανθρώπινων πόρων της ΕΥΕΔ προωθεί την κινητικότητα του προσωπικού, εκτός από τις θέσεις που απαιτούν 
ειδικές γνώσεις. Θα δοθεί προσοχή στην καθιέρωση πιο ευέλικτων κριτηρίων κινητικότητας για ορισμένες θέσεις εμπειρογνω -
μόνων. Η περιφερειοποίηση της διαχείρισης των αντιπροσωπειών θα επιτρέψει επίσης την ανάπτυξη και τη διατήρηση της 
εμπειρογνωσίας.
Απάντηση της ΕΥΕΔ  66
Σύσταση 7 — Κατάρτιση μεσοπρόθεσμων σχεδίων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται εν μέρει τη σύσταση.
Η ΕΥΕΔ θεωρεί ότι ένας ορίζοντας προγραμματισμού άνω των 2 έως 3 ετών δεν μπορεί παρά να είναι ενδεικτικός, καθώς οι πλη -
ροφορίες που απαιτούνται για την κατάρτιση τέτοιων σχεδίων υπόκεινται σε πολιτικές και πρακτικές αβεβαιότητες (π.χ. εξέλιξη 
του προσωπικού, το περιβάλλον ασφάλειας, τα σχέδια των κρατών μελών) οι οποίες είναι δύσκολο να προβλεφθούν πέραν ενός 
τέτοιου χρονικού ορίζοντα. Επιπλέον, όσον αφορά ιδίως τις τροποποιήσεις και τη συντήρηση, ένας τέτοιος μελλοντικός σχεδια -
σμός μπορεί να είναι χρήσιμος για μεγάλα έργα μόνο.
Σύσταση 8 — Εντοπισμός των περιπτώσεων στις οποίες η αγορά κτιρίων είναι 
αποδοτικότερη από οικονομική άποψη και αποτελεσματική διαχείριση των ιδιόκτητων 
κτιρίων
Η ΕΥΕΔ αποδέχεται τη σύσταση με την επιφύλαξη της διαθεσιμότητας πόρων.
Το νέο εργαλείο πληροφορικής για τη διαχείριση του καταλόγου ακινήτων που αναπτύσσεται τώρα θα υποστηρίζει επίσης τη 
διενέργεια αναλύσεων, την κατάρτιση προϋπολογισμού και, κατά μια ευρύτερη έννοια, τον προγραμματισμό έργων.
Ωστόσο, με μια ομάδα 13 μόνο υπαλλήλων, υπάρχουν περιορισμοί ως προς τις δυνατότητες της ΕΥΕΔ να διαχειριστεί αποτελε -
σματικά ένα τέτοιο τεράστιο χαρτοφυλάκιο.
Π/uni03A9Σ ΘΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΙΤΕ ΕΚ/uni0394ΟΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΕ
/uni0394ωρεάν εκδόσει/uni03C2:
  ένα αντίτυπο:  
από το EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)·
  περισσότερα από ένα αντίτυπα ή αφίσε/uni03C2/χάρτε/uni03C2:  
από τι/uni03C2 αντιπροσωπείε/uni03C2 τη/uni03C2 Ευρωπαϊκή/uni03C2 Ένωση/uni03C2 (http://ec.europa.eu/represent_el.htm),  
από τα γραφεία εκπροσώπηση/uni03C2 στι/uni03C2 εκτό/uni03C2 ΕΕ χώρε/uni03C2 (http://eeas.europa.eu/delegations/index_el.htm),  
επικοινωνώντα/uni03C2 /uni03BCε την υπηρεσία Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_el.htm) ή  
καλώντα/uni03C2 τον αριθ/uni03BCό 00 800 6 7 8 9 10 11 (δωρεάν τηλεφωνικό/uni03C2 αριθ/uni03BCό/uni03C2 από όλη την Ένωση) (*).
(*)  Οι πληροφορίε/uni03C2 παρέχονται δωρεάν, και οι κλήσει/uni03C2 είναι γενικώ/uni03C2 δωρεάν (ενδέχεται ό/uni03BCω/uni03C2 κάποιε/uni03C2 κλήσει/uni03C2 που πραγ/uni03BCατοποιούνται  
/uni03BCέσω ορισ/uni03BCένων τηλεπικοινωνιακών φορέων ή από τηλεφωνικού/uni03C2 θαλά/uni03BCου/uni03C2 ή ξενοδοχεία να χρεώνονται). 
Εκδόσει/uni03C2 επί πληρω/uni03BCή:
 από το EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (EΥΕΔ) 
παρέχει γραφεία στο προσωπικό της ΕΕ και κατοικίες 
στους επικεφαλής αντιπροσωπείας σε περίπου 140 
αντιπροσωπείες της ΕΕ σε ολόκληρο τον κόσμο. Στην 
παρούσα έκθεση το Ελεγκτικό Συνέδριο εξετάζει αν τα 
κτίρια ανταποκρίνονται στις ανάγκες της ΕΥΕΔ και αν είναι 
οικονομικώς αποδοτικά. Καταλήγει στο συμπέρασμα ότι 
τα κτίρια ανταποκρίνονται γενικώς στις ανάγκες της ΕΥΕΔ, 
ωστόσο σε ορισμένες περιπτώσεις δεν εξασφαλίζουν την 
αποδοτικότητα των δαπανών με τον βέλτιστο τρόπο: τα 
περισσότερα γραφεία είναι υπερβολικά μεγάλα, η  ΕΥΕΔ 
έχει στην ιδιοκτησία της κτίρια τα οποία δεν χρησιμοποιεί 
πλέον και ορισμένες χρεώσεις που βαρύνουν τους 
οργανισμούς που μισθώνουν γραφεία στις 
αντιπροσωπείες δεν καλύπτουν το σύνολο των δαπανών. 
Το Συνέδριο εξετάζει τις αιτίες αυτών των ελλείψεων και 
διατυπώνει συστάσεις για την ενίσχυση των συστημάτων, 
λαμβάνοντας ιδιαιτέρως υπόψη τα σχέδια της ΕΥΕΔ να 
επενδύσει στην αγορά, αντί για τη μίσθωση, κτιρίων.
ΕΥΡΩΠΑÏK Ο
ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ
ΣΥΝΕ∆ΡΙΟ