Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2002/C 326/03)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 14 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που εγκρίθηκαν κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

5. Το Συνέδριο, χωρίς να θέτει υπό αμφισβήτηση την ελεγκτική γνώμη που διατυπώνει στο σημείο 4, εφιστά την προσοχή στην κατάσταση που περιγράφεται στα σημεία 8 και 9 της παρούσας έκθεσης.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

6. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3).

7. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 21,7 εκατομμύρια ευρώ, από τα οποία αναλήφθηκαν τα 20,9 εκατομμύρια (96 %). Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος III), ύψους 10,6 εκατομμυρίων ευρώ, αναλήφθηκαν 10,3 εκατομμύρια, ήτοι ποσοστό 97 %. Οι πληρωμές από τις πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 13,2 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι στο 63 % των αναληφθέντων ποσών. Ποσό ύψους 8,1 εκατομμυρίων ευρώ χρειάστηκε να μεταφερθεί στο επόμενο οικονομικό έτος, ενώ ακυρώθηκαν 0,4 εκατομμύρια ευρώ.

8. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν στο οικονομικό έτος 2002 αφορούν ως επί το πλείστον τις επιχειρησιακές πιστώσεις, ύψους 6,9 εκατομμυρίων ευρώ. Η αύξηση σε σχέση με το προηγούμενο οικονομικό έτος είναι 2,5 εκατομμύρια ευρώ και καταδεικνύει την ανάγκη ενίσχυσης της ποιότητας και της παρακολούθησης του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων του Οργανισμού.

9. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το οικονομικό έτος 2000 στο οικονομικό έτος 2001 ανέρχονταν σε 5,4 εκατομμύρια ευρώ και εκκαθαρίστηκαν κατά τα 4,4 εκατομμύρια. Κατά συνέπεια, χρειάστηκε να ακυρωθεί ένα εκατομμύριο ευρώ. Αυτές οι ακυρώσεις που παρουσιάζουν αύξηση σε σχέση με το προηγούμενο οικονομικό έτος, τόσο ως απόλυτη όσο και ως σχετική αξία, πρέπει να οδηγήσουν τον Οργανισμό σε αυστηρότερη αξιολόγηση του βασίμου των μεταφορών που πραγματοποιεί.

10. Το σύνολο των πιστώσεων του οικονομικού έτους για τις υπηρεσίες μετάφρασης και ορολογίας, ύψους 337000 ευρώ, αποτέλεσε αντικείμενο μίας και μόνο ανάληψης υποχρέωσης, τον Δεκέμβριο του 2001, χωρίς να πραγματοποιηθεί καμία σχετική πληρωμή. Τα σχετικά δελτία ανάθεσης εργασίας (δελτία παραγγελίας για τις εργασίες που ανατέθηκαν στο Μεταφραστικό Κέντρο) συμποσούνταν σε 18408 ευρώ. Το υπόλοιπο, ύψους 318592 ευρώ, ενώ θα έπρεπε να ακυρωθεί, μεταφέρθηκε χωρίς αιτιολόγηση κατά παράβαση του άρθρου 6 του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον Οργανισμό.

11. Στην έκθεσή του για το οικονομικό έτος 2000(4), το Συνέδριο είχε υπογραμμίσει την αδικαιολόγητη μεταφορά των πιστώσεων του 2000 για μεταφραστικές εργασίες που θα εκτελούνταν το 2001. Από τους ελέγχους που διενεργήθηκαν προκύπτει ότι οι πληρωμές του 2001 από τις πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το 2000 θα έπρεπε να είχαν πραγματοποιηθεί από τις πιστώσεις που αφορούσαν το οικονομικό έτος 2001.

Οικονομικές καταστάσεις

Λογαριασμός διαχείρισης και ισολογισμός

12. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε ο Οργανισμός στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2001 παρουσιάζονται συνοπτικά στους πίνακες 2 και 3.

13. Όσον αφορά τον ισολογισμό, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000(5), ο Οργανισμός συνυπολόγισε την απόσβεση των ακινητοποιήσεών του. Η μεικτή αξία των ακινητοποιήσεων στις 31 Δεκεμβρίου 2001 ανέρχεται σε 3523000 ευρώ. Συνυπολογιζομένων των επιβαρύνσεων απόσβεσης του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των προηγούμενων οικονομικών ετών, οι οποίες αντιστοιχούν σε 2536000 ευρώ, το καθαρό ποσό των ακινητοποιήσεων ανέρχεται σε 987000 ευρώ.

14. Στην ετήσια έκθεσή του σχετικά με τον Οργανισμό για το 2000(6), το Συνέδριο είχε τονίσει τις αδυναμίες του συστήματος απογραφής. Το 2001, ο Οργανισμός εφάρμοσε τους κανόνες αποτίμησης και απόσβεσης που ενέκρινε η Επιτροπή το Δεκέμβριο του 2000(7), ενώ δημιουργήθηκε ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης της απογραφής. Ο Οργανισμός θα πρέπει να συνεχίσει τις προσπάθειες που καταβάλλει ήδη, προκειμένου να αποφεύγονται οι αποκλίσεις μεταξύ της αξίας των αγαθών με την οποία αυτά εγγράφονται στο βιβλίο απογραφής και της αξίας αγοράς τους που καταχωρίζεται στη λογιστική. Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ορθή εφαρμογή των ποσοστών απόσβεσης που καθορίζονται στις σχετικές ρυθμίσεις, είναι ανάγκη να υπάρξει καλύτερος συντονισμός μεταξύ της υπηρεσίας που είναι υπεύθυνη για την τήρηση του βιβλίου απογραφής και της υπηρεσίας λογιστικής.

Διαχείριση των ρευστών διαθεσίμων

15. Ο Οργανισμός διαθέτει τέσσερις τραπεζικούς λογαριασμούς. Η καταχώριση των τραπεζικών πράξεων στη γενική λογιστική πραγματοποιείται με σημαντικές καθυστερήσεις(8), γεγονός που δυσχεραίνει τη συμφωνία των τραπεζικών υπολοίπων με τα υπόλοιπα των λογαριασμών της γενικής λογιστικής.

16. Για την ενίσχυση των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου, στο τέλος κάθε μήνα πρέπει να πραγματοποιείται συμφωνία των τραπεζικών λογαριασμών με τη γενική λογιστική και τα αποτελέσματα να διαβιβάζονται προς θεώρηση στον υπεύθυνο της διοίκησης. Οι πράξεις για τις οποίες δεν καθίσταται δυνατή η συμφωνία για δύο συνεχόμενους μήνες πρέπει να υποβάλλονται σε ιδιαίτερο έλεγχο.

17. Οι πληρωμές του οργανισμού πραγματοποιούνται γενικά μέσω τραπεζικών λογαριασμών. Ωστόσο, για τις πληρωμές σε μετρητά χρησιμοποιούνται τρεις επιμέρους λογαριασμοί "μικροεξόδων". Η τήρηση των λογαριασμών αυτών αποτελεί αρμοδιότητα του υπολόγου του Οργανισμού.

18. Προκειμένου να εξασφαλίζεται ο διάκριση μεταξύ των καθηκόντων τήρησης της λογιστικής και διαχείρισης των ρευστών διαθεσίμων, ο υπόλογος του Οργανισμού οφείλει να υποβάλει προς έγκριση στο διευθυντή σχέδιο απόφασης για τη δημιουργία και τη λειτουργία αυτών των λογαριασμών. Στην απόφαση αυτή πρέπει να καθορίζονται το μέγιστο ποσό και το είδος των δαπανών που μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο πληρωμής από τους εν λόγω λογαριασμούς, καθώς και το πρόσωπο που έχει εξουσιοδοτηθεί για τη διαχείρισή τους.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

19. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων για τη χρηματοδότηση των δαπανών που αφορούν τις συνεδριάσεις των εμπειρογνωμόνων ανήλθαν σε 390000 ευρώ. Στις αρχές του οικονομικού έτους, ο αρμόδιος διατάκτης προέβη σε μια αρχική ανάληψη υποχρέωσης ύψους 265000 ευρώ. Εντούτοις, υπογράφηκαν δύο συμπληρωματικές αναλήψεις υποχρεώσεων (ύψους 100000 και 25000 ευρώ αντίστοιχα) από υπαλλήλους που δεν είχαν την αναγκαία εξουσιοδότηση διαχείρισης του σχετικού κονδυλίου του προϋπολογισμού.

20. Αυτές οι παράτυπες αναλήψεις υποχρεώσεων κατέστησαν δυνατές λόγω της λανθασμένης παραχώρησης, από τον υπεύθυνο για την ασφάλεια του ηλεκτρονικού συστήματος λογιστικής, του δικαιώματος ηλεκτρονικής θεώρησης για την εντολή των πιστώσεων. Θα έπρεπε να γίνεται τακτικά αντιπαραβολή των καταστάσεων των εξουσιοδοτημένων προσώπων βάσει του ηλεκτρονικού συστήματος με τις εξουσιοδοτήσεις υπογραφής που έχουν παρασχεθεί με τον προβλεπόμενο από τις σχετικές ρυθμίσεις τρόπο.

21. Στις ετήσιες εκθέσεις του για το 1999 και το 2000 σχετικά με τον Οργανισμό(9), το Συνέδριο είχε τονίσει τις αδυναμίες στη διαχείριση των συμβάσεων, ιδίως κατά την επεξεργασία των αιτήσεων πληρωμής. Από την ανάλυση των φακέλων πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν το 2001 διαπιστώθηκε, για μια ακόμη φορά, ότι οι οικονομικοί φάκελοι δεν περιέχουν πάντοτε δικαιολογητικά, αλλά μόνο μια βεβαίωση της πραγματικότητας και της συμμόρφωσης των εκτελεσθεισών εργασιών.

Αγορές αγαθών και υπηρεσιών

Σύστημα πρόβλεψης των αναγκών

22. Ο όγκος των αγορών συνδέεται με το περιεχόμενο του ετήσιου προγράμματος εργασίας του Οργανισμού, το οποίο καθορίζει τις εργασίες που πρέπει να εκτελεσθούν προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που τίθενται στο πλαίσιο του πολυετούς προγράμματος.

23. Οι προσπάθειες που καταβάλλει ήδη ο Οργανισμός για τη βελτίωση του συστήματος προγραμματισμού των αγορών και την ένταξή του σε πολυετές πλαίσιο πρέπει να συνεχιστούν και να ενταθούν. Μια μεγαλύτερη τυποποίηση θα καθιστούσε δυνατές τις συγκρίσεις μεταξύ των προβλέψεων και της πραγματικότητας, με σκοπό τη μεγαλύτερη ακρίβεια των μελλοντικών προβλέψεων.

Συνεργασία με τα θεσμικά και λοιπά κοινοτικά όργανα

24. Ο Οργανισμός δεν συμμετέχει στη "Διοργανική ομάδα εναρμόνισης των διαδικασιών αγορών" και, ως εκ τούτου, δεν συμμετέχει ούτε στις διοργανικές προσκλήσεις υποβολής προσφορών, ούτε στις ανταλλαγές πληροφοριών σχετικά με την αγορά αγαθών και υπηρεσιών. Για τις τρέχουσες αγορές του, ο Οργανισμός προσπαθεί να αναπτύξει διάφορες μορφές συνεργασίας με τα γραφεία των κοινοτικών οργάνων στην Κοπεγχάγη.

25. Για την υλοποίηση σχεδίων που απαιτούν τη συλλογή ειδικών συνόλων δεδομένων, ο Οργανισμός προσπαθεί να συνεργάζεται με τη Στατιστική Υπηρεσία των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή με το Κοινό Κέντρο Ερευνών στην Ίσπρα. Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας και της ποιότητας των κοινωνικο-οικονομικών στατιστικών στοιχείων που απαιτούνται για την εκπόνηση βασικών δεικτών προσλήφθηκε σύμβουλος(10) με σύμβαση ενός έτους. Το πρόβλημα της ενημέρωσης αυτών των στοιχείων για τα επόμενα έτη δεν έχει επιλυθεί.

Επιλογή της διαδικασίας

26. Γενικά, ο Οργανισμός τείνει να προτιμά τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών. Σε μία περίπτωση(11) χρησιμοποιήθηκε η κλειστή διαδικασία, ενώ η φύση και το ποσό της σύμβασης απαιτούσαν τη δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα.

Αξιολόγηση των προσφορών

27. Τα κριτήρια αξιολόγησης των προσφορών καθορίζονται με γενικό τρόπο, γεγονός που δυσχεραίνει την ποσοτικά προσδιορισμένη αξιολόγηση των προσφορών.

28. Οι προσφορές αξιολογούνται από επιτροπή αξιολόγησης συγκροτούμενη από τρία μέλη, η οποία γνωμοδοτεί βάσει των εγγράφων που υποβάλλουν οι υποψήφιοι. Προκειμένου να εξασφαλίζεται η ανεξαρτησία των αξιολογητών, θα πρέπει να υπάρξουν ειδικές οδηγίες για τον τρόπο λειτουργίας αυτών των επιτροπών αξιολόγησης.

29. Για την καλύτερη εξασφάλιση της ποιότητας των αξιολογήσεων, θα πρέπει να βελτιωθεί η τυπολογία των απαντήσεων που οφείλουν να παρέχουν οι υποψήφιοι, ώστε το περιεχόμενό τους να καταστεί ακριβέστερο και ευκολότερα συγκρίσιμο.

Συμβάσεις-πλαίσια

30. Για τις τρέχουσες αγορές, ο Οργανισμός χρησιμοποιεί συμβάσεις-πλαίσια τριετούς διάρκειας, ανανεώσιμες για δύο συνεχόμενα έτη. Αυτές οι συμβάσεις-πλαίσια περιέχουν ρήτρα αναπροσαρμογής των τιμών σε συνάρτηση με την εξέλιξη της τιμής που ισχύει στην αγορά για το παρεχόμενο αγαθό.

31. Οι συμβάσεις-πλαίσια συχνά καθορίζουν ένα συνολικό ανώτατο ποσό για τις πραγματοποιούμενες αγορές. Πρέπει να επανεξετασθεί η σκοπιμότητα ύπαρξης τέτοιας ρήτρας σε μια σύμβαση-πλαίσιο, στόχος της οποίας είναι ακριβώς να εξασφαλίζει μια ορισμένη ευελιξία και να αποτρέπει την επανάληψη των διαδικασιών αγοράς(12).

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεμβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 120 της 11.5.1990, σ. 4.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 13 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 15 Μαρτίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 2 Απριλίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης καταρτίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει αμελητέες διαφορές σε επίπεδο συνόλων. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) ΕΕ C 372 της 28.12.2001.

(5) ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75.

(6) ΕΕ C 372 της 28.12.2001.

(7) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

(8) Τον Νοέμβριο του 2001, η καθυστέρηση κυμαινόταν μεταξύ 1,5 και 4 μηνών.

(9) ΕΕ C 373 της 27.12.2000 και ΕΕ C 372 της 28.12.2001.

(10) Ανάληψη υποχρέωσης EEA.50995 για ποσό ύψους 118000 ευρώ.

(11) Σχέδιο EEA-ACPC-00-0026.

(12) Για το τελευταίο έτος της σύμβασης η οποία αφορούσε την προμήθεια χαρτιού και υλικού γραφείου, μια απρόβλεπτη αύξηση του προσωπικού κατά το χρόνο σύναψης της σύμβασης είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση των αναγκών κατά ποσό που υπερέβαινε τα 70000 ευρώ, με συνέπεια η σύμβαση να υποβληθεί εκ νέου στη ΣΕΑΣ με όλη τη διοικητική βραδύτητα που αυτό συνεπάγεται.

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και στις 31 Δεκεμβρίου 2000Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεισ του οργανισμου

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

8. Ο Οργανισμός αναγνωρίζει ότι σημειώθηκε αύξηση στη μεταφορά πιστώσεων και προωθεί τώρα έναν αυστηρότερο προγραμματισμό των δραστηριοτήτων του. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι ο Οργανισμός βρίσκεται σε φάση ανάπτυξης, με έναν προϋπολογισμό που αυξάνεται, καθώς και ότι ένα μέρος των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν στο 2002 αφορά τεχνικώς δεσμευμένα κεφάλαια του προϋπολογισμού για πολυετή χρήση.

9. Ο Οργανισμός έχει δώσει, κατά τη διάρκεια του 2001, ιδιαίτερη έμφαση στην εξασφάλιση του ενιαυσίου για τους τίτλους των διοικητικών δαπανών του, και κατά συνέπεια στην αυστηρότερη αξιολόγηση του βασίμου των μεταφερόμενων ποσών. Στο πλαίσιο των σχετικών ενεργειών, αποφασίστηκε να μην χρησιμοποιηθούν ορισμένες από τις μεταφερθείσες πιστώσεις για τις ανεκκαθάριστες πληρωμές, αλλά και να διαμορφωθεί μια καλύτερη βάση εκτέλεσης προς όφελος της διαχείρισης του προϋπολογισμού για τα επόμενα έτη.

10. Ο Οργανισμός προβαίνει σε πρόβλεψη των μεταφραστικών αναγκών του στο πλαίσιο του ετήσιου προγραμματισμού για τις εκδόσεις, ο οποίος διενεργείται παράλληλα με την εκπόνηση του προγράμματος εργασίας του. Το Μεταφραστικό Κέντρο εκδίδει τιμολόγια για τις υπηρεσίες του σε ετήσια βάση, και έτσι ακόμη και αν δοθεί ενδεχομένως κάποια προκαταβολή κατά τη διάρκεια του έτους, ο υπολογισμός του συνολικού έργου που εκτέλεσε το Κέντρο για τον Οργανισμό κατά τη διάρκεια του έτους μπορεί να γίνει μόνο μετά τη λήξη του έτους. Κατά συνέπεια, ο κύριος όγκος των πληρωμών που αντιστοιχούσαν στο έργο που ανατέθηκε στο Μεταφραστικό Κέντρο κατά την περίοδο μεταξύ 1ης Ιανουαρίου 2001 και 31ης Δεκεμβρίου 2001 καταβλήθηκε τελικά τον Μάρτιο του 2002, χάρις στις πιστώσεις που είχαν μεταφερθεί για τον σκοπό αυτό από το 2001 στο 2002.

11. Ο Οργανισμός θα συγκεντρώνει στο εξής, και στο τέλος κάθε έτους, τις εκκρεμείς αιτήσεις μετάφρασης που έχουν διαβιβαστεί στο Μεταφραστικό Κέντρο και πρέπει επομένως να μεταφερθούν στο επόμενο έτος.

Οικονομικές καταστάσεις

14. Το σύστημα απογραφής του Οργανισμού έχει πλέον τεθεί σε εφαρμογή, όπως αναγνώρισε και το Συνέδριο. Ο συντονισμός των εγγραφών στους λογαριασμούς και στο βιβλίο απογραφής, και συγκεκριμένα για τα ποσοστά απόσβεσης και τις ισοτιμίες, θα προαχθεί περαιτέρω με τακτικές συμφωνίες και μια ετήσια φυσική απογραφή.

Διαχείριση των ρευστών διαθεσίμων

15 και 16. Τον Απρίλιο του 2002 εγκαταστάθηκε ένα νέο σύστημα γενικού καθολικού (BOB), το οποίο και περιέχει σύνδεση με το σύστημα διαχείρισης του προϋπολογισμού SI2. Αυτή η σύνδεση θα καταστήσει δυνατό τον συντονισμό μεταξύ του συστήματος του προϋπολογισμού και του γενικού καθολικού, αλλά και θα διευκολύνει τις μηνιαίες συμφωνίες όπως αυτές πραγματοποιούνται σήμερα. Στη φάση υλοποίησης βρίσκεται και μια άλλη σύνδεση με την άμεση τραπεζική εξυπηρέτηση, η οποία θα διευκολύνει και θα επιταχύνει τη συμφωνία των καταστάσεων κίνησης των τραπεζικών λογαριασμών.

Έχει προσληφθεί εσωτερικός ελεγκτής, ο οποίος θα αξιολογήσει την αποτελεσματικότητα του λογιστικού συστήματος και ιδίως των διαδικασιών συμφωνίας.

17 και 18. Οι τρεις λογαριασμοί μικροεξόδων έκλεισαν και τα μετρητά τα διαχειρίζεται σήμερα ο υπόλογος παγίων προκαταβολών. Με την απόφαση του εκτελεστικού διευθυντή για τον διορισμό υπολόγου παγίων προκαταβολών καθορίζονται επίσης οι αρχές λειτουργίας.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

19 και 20. Ο Οργανισμός αναγνωρίζει την ύπαρξη ανακολουθίας μεταξύ των εξουσιοδοτήσεων που υπέγραψε ο εκτελεστικός διευθυντής και της εφαρμογής του SI2. Η διαδικασία για την εξασφάλιση της συνέπειας έχει γίνει αυστηρότερη, και τα καθήκοντα υπαλλήλου ασφαλείας έχουν ανατεθεί ρητά ως ιδιαίτερο καθήκον στον συντονιστή της ομάδας χρηματοοικονομικών.

21. Ο Οργανισμός αναπτύσσει ένα ηλεκτρονικό εναποθετήριο εγγράφων που ενοποιείται με το δημοσιονομικό σύστημα SI2. Το σύστημα αυτό θα περιέχει συνδέσεις και αναφορές σε σχετικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των κύριων παραδοτέων. Η τήρηση του εν λόγω εναποθετηρίου θα αποτελεί μέρος του ρόλου των προγραμμάτων του Οργανισμού, στις περιπτώσεις που οι διευθυντές προγραμμάτων έχουν μεταβιβάσει αρμοδιότητες ως διατάκτες.

Σύστημα πρόβλεψης των αναγκών

22 και 23. Ο Οργανισμός συμφωνεί με το σχόλιο του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα προβεί σε σχετικές ενέργειες για να εξασφαλίσει ακριβέστερες προβλέψεις.

Προμήθειες, συνεργασία με τα θεσμικά και λοιπά κοινοτικά όργανα

25. Ο Οργανισμός έχει συνάψει μνημόνιο συναντίληψης τόσο με την Eurostat όσο και με το Κοινό Κέντρο Ερευνών, και πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι πραγματοποιούνται εκτεταμένες ετήσιες διαβουλεύσεις για τα αμοιβαία προγράμματα εργασίας. Γίνεται, ωστόσο, παραδεκτό ότι ο Οργανισμός πρέπει να συνεχίσει να καλλιεργεί περαιτέρω την ολοκλήρωση και τη συνεργασία με άλλα κοινοτικά, θεσμικά και μη, όργανα προκειμένου να ανταλλάσσει μαζί τους πόρους και ικανότητες. Όσον αφορά το μνημονευόμενο έργο παροχής συμβουλών, ο Οργανισμός έκρινε ότι ήταν αναγκαία η εξωτερική ανάθεσή του, δεδομένου ότι δεν υπήρχε διαθέσιμο ανθρώπινο δυναμικό, ούτε εντός του Οργανισμού ούτε στην Eurostat, που θα καθιστούσε δυνατή την εφαρμογή του συγκεκριμένου μέρους του προγράμματος εργασίας.

Αξιολόγηση των προσφορών

27 έως 29. Ο Οργανισμός αναγνωρίζει την ανάγκη να συνταχθούν πιο συγκεκριμένες οδηγίες προκειμένου να καταστεί δυνατή σε μεγαλύτερο βαθμό η ποσοτική αξιολόγηση από τις επιτροπές αξιολόγησης των προσφορών, και εκτιμά ότι οι οδηγίες αυτές θα είναι έτοιμες το φθινόπωρο του 2002.

Συμβάσεις-πλαίσια

30 και 31. Ο Οργανισμός συμφωνεί με τη διαπίστωση ότι τα ανώτατα όρια τιμών που καθορίζονται σε ορισμένες συμβάσεις-πλαίσια είναι για ενδοϋπηρεσιακή χρήση και δεν πρέπει να αποτελούν μέρος των συμφωνιών με τους αντισυμβαλλομένους.