[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 30.5.2007

COM(2007) 280 τελικό

Ετήσια Έκθεση

προς την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που διεξήχθησαν κατά το 2006 (υποβληθείσα από την Επιτροπή){SEC(2007) 708}

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγη 3

2. Περιβαλλον εργασιας και προγραμμα ελεγχου 3

2.1. Περιβάλλον εργασίας 3

2.2. Οι εξελίξεις της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου 4

2.3. Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχου της ΥΕΕ 5

2.4. Αποδοχή των συστάσεων και απόψεις των ελεγχομένων και των ενδιαφερομένων μερών 7

3. ΠΟΡΙΣΜΑΤΑ 8

3.1. Ανάλυση της ποιότητας όλων των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) 8

3.2. Διακυβέρνηση, σχεδιασμός και οργάνωση 8

3.3. Διαχείριση των ευρωπαϊκών ταμείων 10

3.4. Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων 11

3.5. ABAC 12

3.6. Παρακολούθηση 12

4. Συμπερασματα 13

1. Εισαγωγη

Η παρούσα έκθεση ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) κατά το 2006, σύμφωνα με το άρθρο 86, παράγραφος 4, του Δημοσιονομικού Κανονισμού (ΔΚ). Βασίζεται στην έκθεση της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) για τα βασικά ευρήματα του ελέγχου, δυνάμει του άρθρου 86 παράγραφος 3 του ΔΚ, και, σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα, στις «περιπτώσεις σημαντικής έκθεσης σε κινδύνους, σε θέματα ελέγχου και σε ζητήματα εταιρικής διακυβέρνησης». Η παρούσα έκθεση βασίζεται στο ελεγκτικό έργο και τις συμβουλευτικές δραστηριότητες της ΥΕΕ κατά το 2006. Βασίζεται επίσης στις εργασίες των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου των ΓΔ (ΚΕΕ), μέσω των εξαμηνιαίων εκθέσεων της ΥΕΕ σχετικά με το έργο των ΚΕΕ. Η έκθεση δεν καλύπτει το ελεγκτικό έργο της ΥΕΕ που αφορά τους κοινοτικούς οργανισμούς, εξαιρουμένων των στοιχείων που αφορούν την εφαρμογή του προγράμματος εργασίας [1].

Οι αντιδράσεις της Επιτροπής σε σχέση με τα ευρήματα και τα πορίσματα του εσωτερικού ελεγκτή εκτίθενται στην συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας του Γενικού Διευθυντή. Στην εν λόγω συγκεφαλαιωτική έκθεση, που εγκρίθηκε ταυτόχρονα, η Επιτροπή εκφράζει την άποψή της σχετικά με τα οριζόντια ζητήματα τα οποία έθιξε ο εσωτερικός ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή, ή τα εντόπισε η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων και ο Γενικός Διευθυντής προϋπολογισμού στην ανακεφαλαιωτική έκθεσή του. Τούτο σημαίνει ότι η Επιτροπή δεν συμμερίζεται απαραίτητα πλήρως ορισμένες απόψεις ή γνώμες που εκτίθενται στην παρούσα έκθεση. Η συγκεκριμένη διαφορά απόψεων αντικατοπτρίζει την κανονική διαδικασία διαλόγου μεταξύ του θεσμικού οργάνου και του εσωτερικού ελεγκτή του.

2. Περιβαλλον εργασιας και προγραμμα ελεγχου

2.1. Περιβάλλον εργασίας

Ένα σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου υποβλήθηκε τον Ιανουάριο 2006, υπό τη μορφή 16 ειδικών προτάσεων. Η Επιτροπή βελτίωσε την υποχρέωσή της λογοδοσίας, μέσω, για παράδειγμα, των επιμέρους δηλώσεων αξιοπιστίας και των επιφυλάξεων των Γενικών Διευθυντών της και με βάση τα προαναφερόμενα βασίστηκε εξίσου για πρώτη φορά στην συγκεφαλαιωτική έκθεση για να αναλάβει ρητά την πολιτική της ευθύνη όσον αφορά τη διαχείριση.

Ο υπόλογος της Επιτροπής υπέβαλε στο Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΣ) τις δημοσιονομικές καταστάσεις για το 2005. Αυτές καταρτίσθηκαν για πρώτη φορά σε πλήρη δεδουλευμένη βάση σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα. Το Ελεγκτικό Συνέδριο διαπίστωσε ότι έχουν πραγματοποιηθεί σημαντικές πρόοδοι. Η ολοκληρωμένη εφαρμογή των λογιστικών προτύπων σε όλη την Επιτροπή αποτελεί διαδικασία που θα χρειαστεί χρόνο μέχρις ότου ολοκληρωθεί. Η μετάβαση από το πρόγραμμα ABAC assets προς το SAP και η συμπερίληψη των ABAC contracts στο ABAC workflow βρίσκονται ακόμα στο στάδιο των προκαταρκτικών μελετών. Τα κύρια τρέχοντα καθήκοντα αφορούν την σταδιακή εφαρμογή του νέου λογιστικού συστήματος όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, τους οργανισμούς, την Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, την Επιτροπή των Περιφερειών και τις αντιπροσωπείες της Επιτροπής.

Η πιστοποίηση των λογαριασμών από τον ελεγκτή προβλέπεται στον τροποποιημένο δημοσιονομικό κανονισμό, ο οποίος τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου 2007[2], συμπεριλαμβάνοντας τη δυνατότητα επαλήθευσης των πληροφοριών που λαμβάνονται.

Η σύσταση εκτελεστικών οργανισμών και σε ορισμένες περιπτώσεις η θεμελίωση των καθηκόντων τους εσωτερικού ελέγχου συνεχίσθηκε και το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου εξέτασε την ικανότητα ενός εξ αυτών να αναλάβει τα καθήκοντα εκτέλεσης προγραμμάτων της ΓΔ στην οποία υπάγεται. Θα πρέπει να χορηγηθεί ιδιαίτερη προσοχή στην σαφή και οργανωμένη ανάθεση καθηκόντων μεταξύ των ΓΔ και των εκτελεστικών οργανισμών τους.

Η Επιτροπή ενίσχυσε τη διαχείριση της συνέχισης των δραστηριοτήτων και δημοσίευσε μια ανακοίνωση-πλαίσιο για τις προπαρασκευαστικές εργασίες που θα της επιτρέψουν να αντιμετωπίσει κάθε σημαντική διαταραχή που επηρεάζει τις δραστηριότητες, το προσωπικό, τα κτίρια, τις πληροφορίες και άλλα στοιχεία ενεργητικού, προκειμένου να μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί στο μέτρο του δυνατού.

Η Επιτροπή πραγματοποίησε την πρώτη ημέρα δεοντολογίας ( ethics day), υπό τη μορφή μιας ημερίδας κατάρτισης οργανωμένης σε τέσσερα εργαστήρια, που επέτρεψαν τη διεξαγωγή έντονων συζητήσεων και ενεργού συμμετοχής του προσωπικού. Ο στόχος ήταν να ευαισθητοποιηθεί το προσωπικό στα θέματα δεοντολογίας και να ξεκινήσουν συζητήσεις σχετικά με θέματα δεοντολογίας και ακεραιότητας στο εσωτερικό των διαφόρων ΓΔ και υπηρεσιών .

Παρά το γεγονός ότι αυτά τα επιτεύγματα είναι ενθαρρυντικά, η Επιτροπή συνεχίζει να συμμερίζεται με τα κράτη μέλη την εκτέλεση περίπου του 80% του προϋπολογισμού της ΕΕ. Κατά συνέπεια, η γενική επιτυχία των προσπαθειών που καταβλήθηκαν για να δημιουργηθεί ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αποφασιστικότητα και την ικανότητα των κρατών μελών να θέσουν σε εφαρμογή αποτελεσματικά συστήματα ελέγχου που να μειώνουν τον κίνδυνο σε αποδεκτό επίπεδο και να παρέχουν δηλώσεις αξιοπιστίας για τα συγκεκριμένα συστήματα.

2.2. Οι εξελίξεις της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου

Το 2006, πραγματοποιήθηκε για πρώτη φορά μια ανάλυση της ποιότητας 32 κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) της Επιτροπής από την ΥΕΕ. Το γεγονός αυτό άνοιξε το δρόμο για τον σχεδιασμό ενός συντονισμένου στρατηγικού εσωτερικού ελέγχου (που να καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου) καθώς και για την αναθεώρηση των χαρτών ελέγχου (σχετικά με την οποία έχουν ήδη αρχίσει οι εργασίες).

Η συνεργασία μεταξύ της ΥΕΕ και των ΚΕΕ (κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου) βελτιώθηκε κατά τη διάρκεια του 2006, μεταξύ άλλων μέσω νέων κοινών ελέγχων. Ο συντονισμός των προγραμμάτων ελέγχου, οι κοινές προσπάθειες κατάρτισης και η συνεργασία όσον αφορά τους ελέγχους του λογιστικού συστήματος ABAC (λογιστική σε δεδουλευμένη βάση) αποτελούν παραδείγματα των εργασιακών σχέσεων με το Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΣ).

Νέα υποδείγματα εκθέσεων εσωτερικών ελέγχων και παρακολούθησης σχεδιάστηκαν και τέθηκαν σε εφαρμογή με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα στους ελεγκτές να συντάσσουν καλύτερα στοχοθετημένες ουσιαστικές εκθέσεις.

Έγιναν προπαρασκευαστικές εργασίες με σκοπό την εισαγωγή μιας νέας έκδοσης web, πιο φιλικής προς το χρήστη, του συστήματος διαχείρισης των εσωτερικών ελέγχων (AMS), που προβλέπεται να τεθεί σε λειτουργία το πρώτο τρίμηνο του 2007.

Αυξημένες προσπάθειες καταβλήθηκαν το 2007 για να προσδιοριστούν τα θέματα που μπορούν να αποτελέσουν το αντικείμενο προτάσεων απλούστευσης.

2.3. Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχου της ΥΕΕ

T ο πρόγραμμα ελέγχου της ΥΕΕ για το 2006 εγκρίθηκε από την επιτροπή προόδου εσωτερικού ελέγχου (APC) στις 5 Δεκεμβρίου 2005, και συγκεκριμενοποιήθηκε κατά τη διάρκεια του έτους. Προκειμένου να αποφευχθεί η αλληλοεπικάλυψη με τους ελέγχους που πραγματοποιούνται από το Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΣ), οι περισσότεροι από τους ελέγχους της ΥΕΕ σχετικά με την λογιστική σε δεδουλευμένη βάση (ΑΒAC) στις λειτουργικές γενικές διευθύνσεις και ο έλεγχος σχετικά με την αγροτική ανάπτυξη ακυρώθηκαν και αντικαταστάθηκαν κυρίως από νέες αποστολές παρακολούθησης, εργασίες σχετικά με το στρατηγικό πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου 2007-2009 και αύξηση των πόρων που διατίθενται στην ανάλυση της ποιότητας των ΚΕΕ (κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου).

Tο πρόγραμμα εργασίας εκτελέστηκε κατά 88%: το 2006 ολοκληρώθηκαν 69 εκθέσεις που αφορούν την Επιτροπή (23 εκθέσεις ελέγχου, 8 εκθέσεις παρακολούθησης και 38 εκθέσεις ανάλυσης) και 8 εκθέσεις που αφορούν τους οργανισμούς. Η σύνοψη των ελέγχων και οι αναλύσεις που αφορούν την Επιτροπή παρατίθενται στο παράρτημα.

Κατάλογος των ελέγχων και αναλύσεις που αφορούν την Επιτροπή και που έχουν οριστικοποιηθεί:

ΓΔ/Υπηρεσία | Αποστολή | Έκθεση |

Αναλύσεις, διοικητικά συστήματα και άλλα συστήματα στήριξης |

32 κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου | 32 αναλύσεις της ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου και μία ανακεφαλαιωτική έκθεση | 12 Oκτωβρίου |

ADMIN | Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Ι | 7 Απριλίου |

ADMIN | Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων ΙΙ | 27 Oκτωβρίου |

COMM | Παρακολούθηση του εμπεριστατωμένου ελέγχου του 2003 | 24 Oκτωβρίου |

DIGIT | Ενέργειες και ασφάλεια του κέντρου δεδομένων | 8 Δεκεμβρίου |

EPSO | Διαδικασία επιλογής υπό τη διαχείριση της EPSO | 7 Aπριλίου |

OPOCE | Παρακολούθηση του εμπεριστατωμένου ελέγχου το 2004 | 18 Δεκεμβρίου |

PMO | Κανονικότητα της δημοσιονομικής διαχείρισης, εφαρμογή των δημοσιονομικών κυκλωμάτων | 8 Δεκεμβρίου |

SCIC | Δημοσιονομική διαχείριση και δημόσιες συμβάσεις | 22 Σεπτεμβρίου |

Εσωτερικές πολιτικές |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Κύκλος SPP/ABM στην Επιτροπή | 27 Νοεμβρίου |

COMP | Αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα του κύκλου SPP/ABM | 20 Ιουλίου |

SANCO | Αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα του κύκλου SPP/ABM | 7 Aπριλίου |

TREN | Αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα του κύκλου SPP/ABM – διάθεση πόρων | 10 Aπριλίου |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Γενική έκθεση: έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου | 22 Δεκεμβρίου |

ENTR | Έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου | 5 Δεκεμβρίου |

MARKT | Έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου | 7 Noεμβρίου |

TREN | Ανάλυση-έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου | 14 Δεκεμβρίου |

JLS | Διαχείριση μεγάλων σχεδίων πληροφορικής | 8 Ιουνίου |

MARKT | Τοπικά συστήματα πληροφορικής | 10 Noεμβρίου |

SANCO | Διαχείριση συστημάτων πληροφορικής | 8 Δεκεμβρίου |

TAXUD | Μεγάλα συστήματα πληροφορικής | 24 Ιανουαρίου |

COMM | Διαχείριση συμβάσεων | 11 Oκτωβρίου |

EAC | Εφαρμογή της λογιστικής των δεδουλευμένων (ABAC) | 30 Ιουνίου |

ENTR* | Δημοσιονομική διαχείριση του δικτύου IRC | 6 Aπριλίου |

ENV | Παρακολούθηση του εμπεριστατωμένου ελέγχου | 9 Φεβρουαρίου |

INFSO | Παρακολούθηση του εμπεριστατωμένου ελέγχου του 2004 | 7 Δεκεμβρίου |

JRC | Ενδιάμεση έκθεση ελέγχου παρακολούθησης | 9 Φεβρουαρίου |

RTD | Έλεγχοι ex-post | 21 Δεκεμβρίου |

Διαρθρωτικά μέτρα και κοινή γεωργική πολιτική |

AGRI,EMPL,FISH,REGIO | Γενική Έκθεση Διαρθρωτικά Ταμεία (Άρθρο 38) | 8 Mαρτίου |

REGIO | EΤΠΑ | 21 Φεβρουαρίου |

FISH | Παρακολούθηση του εμπεριστατωμένου ελέγχου του 2004 | 18 Δεκεμβρίου |

REGIO | Δημοσιονομικές διορθώσεις στο επίπεδο του Ταμείου Συνοχής | 22 Noεμβρίου |

Eξωτερικές πολιτικές |

AIDCO | Ενδιάμεση έκθεση ελέγχου παρακολούθησης | 22 Φεβρουαρίου |

AIDCO, ECHO | Εφαρμογή της συμφωνίας πλαισίου με τους οργανισμούς των Ηνωμένων Εθνών, σε συνδυασμό με το σύστημα παρακολούθησης και απόδοσης λογαριασμών όσον αφορά τη διαχείριση της ECHO-υπέρβαση του ελέγχου 2005 | 28 Ιουλίου |

ELARG | Δραστηριότητες ex-post ελέγχου | 20 Δεκεμβρίου |

RELEX** | Δραστηριότητες ex-post ελέγχου | 22 Δεκεμβρίου |

RELEX | Υπόμνημα παρακολούθησης | 31 Oκτωβρίου |

*Κοινός έλεγχος με την ΓΔ ENTR, ** Κοινός έλεγχος με τη ΓΔ DG RELEX

2.4. Αποδοχή των συστάσεων και απόψεις των ελεγχομένων και των ενδιαφερομένων μερών

Το 2006, το επίπεδο αποδοχής των συστάσεων ελέγχου εκ μέρους των ελεγχθέντων ανήλθε σε 89,4%. Ποσοστό 7,9% των συστάσεων που διατυπώθηκαν απορρίφθηκαν και 2,7% είναι εν αναμονή αντιδράσεων[3].

Έλεγχοι της Επιτροπής (εξαιρουμένης της ανάλυσης της ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου) |

Συστάσεις | εγκρίθηκαν | απορρίφθηκαν | εκκρεμούν* | ποσοστό % | Σύνολο |

Ζωτικής σημασίας | 11 | 1 | 0 | 2.9 | 12 |

Πολύ σημαντικές | 182 | 6 | 8 | 48.3 | 196 |

Σημαντικές | 162 | 25 | 3 | 46.8 | 190 |

Επιθυμητές | 8 | 0 | 0 | 2.0 | 8 |

Ποσοστό % | 89.4 |7.9 |2.7 | | | | Σύνολο |363 |32 |11 | |406 | | * Υπό εξέταση στο πλαίσιο απόφασης της Επιτροπής

Όσον αφορά την ανάλυση της ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου, διατυπώθηκαν 241 συστάσεις, εκ των οποίων 228 έγιναν δεκτές και 13 απορρίφθηκαν.

Οι απαντήσεις των υπηρεσιών που ελέγχθηκαν σχετικά με την έκταση και τη διεξαγωγή του ελέγχου είχε ένα μέσο αποτέλεσμα 1,95 (προηγούμενο έτος: 1,82), σε μια κλίμακα που κυμαίνεται από το 1 έως το 4. Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε στους ενδιαφερομένους κατά τα τέλη 2006, το 75% των ερωτηθέντων (έναντι του 79% προηγουμένως) θεωρούν ότι η ΥΕΕ έχει μια σαφή στρατηγική ελέγχου, 86% (έναντι 93% προηγουμένως) θεωρούν ότι οι έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν κατά τρόπο έντιμο, αντικειμενικό και δίκαιο και 61% (έναντι 63% προηγουμένως) είναι της γνώμης ότι οι συστάσεις της ΥΕΕ έχουν άμεση χρησιμότητα. Συνολικά το 80% των ερωτηθέντων (έναντι 71% προηγουμένως) κρίνει ότι η αποστολή της ΥΕΕ είναι καλά κατανοητή.

3. ΠΟΡΙΣΜΑΤΑ

3.1. Ανάλυση της ποιότητας όλων των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ)

Η ανάλυση της ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου έλαβε τη μορφή εκθέσεων επικύρωσης της ΥΕΕ σχετικά με 32 επιμέρους αυτοαξιολογήσεις αυτών των κλιμακίων, καθώς και γενικής έκθεσης που καταρτίσθηκε με βάση τα προαναφερόμενα. Στόχος ήταν να αξιολογηθεί η συμμόρφωση των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου προς τους κανόνες που ισχύουν για την επαγγελματική άσκηση του εσωτερικού ελέγχου και προς τον κώδικα δεοντολογίας του ινστιτούτου εσωτερικών ελεγκτών (IIA). Έντεκα από τα 32 κλιμάκια κρίθηκαν γενικά σύμφωνα τόσο από άποψη προσόντων όσο και αποδοτικότητας, 17 άλλα εν μέρει σύμφωνα και 30 κρίθηκαν σύμφωνα προς τον κώδικα δεοντολογίας. Αυτές οι διαπιστώσεις αποδεικνύουν με σαφήνεια ότι οι προσπάθειες που αποσκοπούν να ενισχύσουν τον επαγγελματισμό και την συμμόρφωση προς τους κανόνες ελέγχου θα πρέπει να συνεχιστούν.

Αυτή η ανάλυση προξένησε συζητήσεις και προβληματισμούς σχετικά με το ρόλο και τη διοργάνωση του εσωτερικού ελέγχου στο εσωτερικό της Επιτροπής. Εκτιμώντας ότι περίπου 120 ελεγκτές εργάζονται στα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου και 60 άλλοι για την ΥΕΕ, είναι σαφώς απαραίτητο να υπάρξει ένας κοινός ορισμός του ελέγχου, της αξιολόγησης των κινδύνων και του σχεδιασμού συντονισμένων ελέγχων. Υπό την επιφύλαξη κάθε μεταγενέστερης απόφασης της Επιτροπής, ορισμένες προτάσεις της ΥΕΕ σχετικά με την ανεξαρτησία των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου και με τη δυνατότητα των προϊσταμένων τους να απευθυνθούν σε εξωτερικό προς τη ΓΔ συνομιλητή εξετάζονται επί του παρόντος με τα συγκεκριμένα κλιμάκια. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων θα εξετάσει την εφαρμογή των προτάσεων της ΥΕΕ τον Ιούλιο 2007.

3.2. Διακυβέρνηση, σχεδιασμός και οργάνωση

Παρακολούθηση της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου

Η ορθή και έγκαιρη εφαρμογή του κοινοτικού δικαίου υπάγεται κατ'αρχάς στην αρμοδιότητα των κρατών μελών, αλλά, η Επιτροπή, ως «θεματοφύλακας των συνθηκών», έχει αποστολή ελέγχου. Προκειμένου να βελτιωθεί ο έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου, η ΥΕΕ πρότεινε ένα σχέδιο βασισμένο στους κινδύνους που αφορούν την μεταφορά των κοινοτικών οδηγιών, μια πιο συστηματική προσέγγιση της επαλήθευσης των μέτρων εφαρμογής στο επίπεδο των κρατών μελών, κριτήρια ταξινόμησης κατά σειρά προτεραιότητας των καταγγελιών και των διαδικασιών παράβασης καθώς και προθεσμίες εξέτασης για τις πιο σημαντικές υποθέσεις. Η ανακοίνωση της Επιτροπής για τον έλεγχο της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου βρίσκεται στο στάδιο της προετοιμασίας και θα εκδοθεί μέχρι τα τέλη του 2007.

Εφαρμογή της μεθόδου SPP/ABM

Παρά το γεγονός ότι οι γενικές διευθύνσεις που αποτέλεσαν το αντικείμενο ελέγχου κρίθηκαν σύμφωνες, σε τυπικό επίπεδο, προς τους κανόνες της Επιτροπής που αφορούν τη μέθοδ SPP/ABM καθώς και προς τα αντίστοιχα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου, η ΥΕΕ θεωρεί ότι πρέπει να σημειωθεί περαιτέρω πρόοδος όσον αφορά την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα του κύκλου SPP/ABM, κατά τρόπο ώστε οι ΓΔ να μπορούν να περάσουν από το στάδιο της τυπικής συμφωνίας σε εκείνο της ενεργού συμμετοχής και να αντλήσουν όλα τα προτερήματα στο επίπεδο της εσωτερικής διαχείρισης. Ορισμένες συστάσεις της ΥΕΕ έχουν ήδη εφαρμοστεί, όπως η ανάγκη για πολυετή στρατηγικό σχεδιασμό και η ανάγκη να λαμβάνονται υπόψη οι βασικές δραστηριότητες και όχι μόνον οι νέες πρωτοβουλίες που περιλαμβάνονται στην ετήσια στρατηγική χάραξης πολιτικής (ΕΣΧΠ). Η ΥΕΕ συνέστησε επίσης ένα «screening». Σαν απάντηση σε αίτημα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, η Επιτροπή προετοίμασε αξιολόγηση για τις μεσοπρόθεσμες ανάγκες της σε προσωπικό και λεπτομερή έκθεση σχετικά με το προσωπικό στήριξης και συντονισμού. Πρόοδοι επίσης σημειώθηκαν όσον αφορά την ενσωμάτωση της διαχείρισης των κινδύνων στη διαδικασία επεξεργασίας των πολιτικών. Άλλες συστάσεις, όπως η ανάπτυξη μιας στρατηγικής στήριξης μέσω πληροφορικής του κύκλου SPP/ABM και ο ολοκληρωμένος έλεγχος της διάθεσης ανθρωπίνων πόρων, δεν είχαν συνέχεια.

Διαχείριση/συστήματα πληροφορικής

Η ΥΕΕ προέβη σε έλεγχο του κέντρου δεδομένων της Επιτροπής καθώς και της ηλεκτρονικής διαχείρισης σε 4 λειτουργικές ΓΔ· η ανάλυση κινδύνου επιβεβαιώθηκε με πέντε ουσιαστικές συστάσεις (σε σύνολο 12) που διατυπώθηκαν κατά το τέλος αυτού του ελέγχου.

Δύο από αυτές τις συστάσεις που χαρακτηρίσθηκαν ως ζωτικής σημασίας αναφέρονταν στο θέμα της ασφάλειας στα κτίρια JMO και BECH στο Λουξεμβούργο. Μια άλλη που χαρακτηρίσθηκε ως ιδιαίτερα σημαντική αφορούσε την εφαρμογή ενός αναλυτικού σχεδίου ανάκτησης το οποίο να καλύπτει όλα τα βασικά συστήματα πληροφορικής που είναι εγκατεστημένα στο κέντρο δεδομένων. Αυτή η σύσταση απορρέει από τη διαπίστωση ότι οι ΓΔ κινδυνεύουν να μην είναι επαρκώς προετοιμασμένες να εξασφαλίσουν τη συνέχεια των δραστηριοτήτων τους, δεδομένης της απουσίας αξιόπιστων πληροφοριών για τα ζωτικής σημασίας συστήματά τους.

Διαπιστώθηκε ότι το σύστημα πληροφοριών Σένγκεν (SIS II) έπασχε από ακατάλληλη διαχείριση προγράμματος και κυρίως από ανεπαρκή έλεγχο των παροχών του αντισυμβαλλόμενου λόγω απουσίας ειδικευμένου προσωπικού και υποβαθμισμένης χρήσης των ανθρωπίνων πόρων, γεγονός που υποχρέωσε την Επιτροπή να στηρίζεται σε μεγάλο βαθμό στην ποιότητα και την αξιοπιστία του αντισυμβαλλομένου.

Θα πρέπει εξίσου να ληφθούν μέτρα για να εξασφαλισθεί ότι όλες οι ΓΔ συμμορφώνονται πλήρως με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ότι ο υπεύθυνος της ασφάλειας πληροφορικής σε τοπικό επίπεδο (LISO) πραγματοποιεί ικανοποιητικούς ελέγχους και δρα με πλήρη ανεξαρτησία.

Έλεγχοι συνδεόμενοι με την πληροφορική πραγματοποιήθηκαν επίσης από τρία κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου. Οι ερωτήσεις που συγκεντρώθηκαν σε τοπικό επίπεδο περιελάμβαναν κυρίως: την ανάγκη να τεθεί σε εφαρμογή μια διαδικασία σχεδιασμού για τις ηλεκτρονικές εφαρμογές, τον καθορισμό του ρόλου των υπευθύνων των προγραμμάτων και την ανάγκη να υπάρχει μια πλήρης απογραφή της τοπικής πληροφορικής.

3.3. Διαχείριση των ευρωπαϊκών ταμείων

Διαρθρωτικά ταμεία

Στόχος ήταν να προσδιοριστεί το κατά πόσον η Επιτροπή έχει εγκαθιδρύσει σύστημα με σκοπό να επαληθεύει ότι τα συστήματα ελέγχου που παρουσιάζονται από τα κράτη μέλη ικανοποιούν τις απαιτούμενες προδιαγραφές, να αξιολογηθούν οι έλεγχοι που είχαν πραγματοποιηθεί σε επίπεδο γενικών διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης της συνεργασίας με τα κράτη μέλη, και να αξιολογηθούν οι ex-post έλεγχοι που πραγματοποιήθηκαν από τις ΓΔ που είναι αρμόδιες για τα διαρθρωτικά ταμεία. Η ΥΕΕ συνέστησε να προσδιοριστούν σαφέστερα οι υποχρεώσεις λογοδοσίας των υποεξουσιοδοτημένων διατακτών. Οι ΓΔ που είναι αρμόδιες για τα διαρθρωτικά ταμεία θα πρέπει να χαράξουν μια κοινή στρατηγική ελέγχου με βάση την ήδη αναληφθείσα εργασία συντονισμού. Ο αυξημένος συντονισμός με τα κράτη μέλη, ο οποίος θα συμπεριλαμβάνει, μέσω των «συμβάσεων εμπιστοσύνης» μεγαλύτερη συμμόρφωση με τις ελάχιστες προδιαγραφές και σαφή και ακριβή γνώμη ελέγχου (ή δήλωση απουσίας γνώμης), θα βελτιώσει την διαδικασία αξιοπιστίας. Τα κύρια συμπεράσματα του ελέγχου θα πρέπει να εκτεθούν σαφώς σε ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των ΓΔ, με σκοπό να δοθεί πληρέστερη εικόνα του επιπέδου και του είδους αξιοπιστίας όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που τίθενται σε εφαρμογή από τα κράτη μέλη.

Η ΥΕΕ θεωρεί ότι η διαδικασία δημοσιονομικής διόρθωσης για το ταμείο συνοχής θα πρέπει να βελτιωθεί ουσιαστικά, προκειμένου να μειωθεί η διάρκειά της. Προκειμένου να αποφευχθεί ο κίνδυνος μη συμμόρφωσης σε σχέση με το δημοσιονομικό κανονισμό και τους άλλους εφαρμοστέους κανόνες, η ερμηνεία της αρχής της «καθαρής μείωσης» και της εφαρμογής της αρχής της «κατ'αποκοπήν διόρθωσης» θα πρέπει να διασαφηνισθούν. Ο χρηματοοικονομικός έλεγχος θα πρέπει εξίσου να ενισχυθεί, ιδιαίτερα όσον αφορά τις προβλέψεις εσόδων.

FAFA (Χρηματοδοτική και διοικητική συμφωνία πλαίσιο με τα Ηνωμένα Έθνη)

Στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογήσει τη συμμόρφωση με την FAFA και την ικανότητα να διασφαλισθεί η χρήση των ευρωπαϊκών ταμείων. Η ΥΕΕ εντόπισε μια κατάσταση κατά την οποία τα ευρωπαϊκά ταμεία της ΕΕ θα μπορούσαν ενδεχομένω να μην έχουν χρησιμοποιηθεί για τους προβλεπόμενους σκοπούς, λόγω κυρίως μιας δήλωσης έμμεσων δαπανών η οποία στερείτο διαφάνειας. Ο έλεγχος απέδειξε τη χρησιμότητα της FAFA, η οποία εξασφαλίζει ένα απόλυτα απαραίτητο πλαίσιο αναφοράς για τη συνεργασία μεταξύ πολύ διαφορετικών εταίρων και από τις δύο πλευρές της εταιρικής σχέσης ΕΚ/ΗΕ. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων κάλεσε την ΥΕΕ να αξιολογήσει τη σημασία των υπολειπομένων κινδύνων όσον αφορά ειδικότερα τις έμμεσες δαπάνες, σε συνδυασμό με τον συνολικό έλεγχο των χρηματοδοτήσεων ΕΚ/ΗΕ στο πλαίσιο της FAFA και του συστήματος δημοσιονομικού ελέγχου των Ηνωμένων Εθνών.

Ex-post έλεγχοι των ερευνητικών δραστηριοτήτων

Αυτοί οι έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν με σκοπό να αξιολογηθεί η συμμόρφωση, η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των ex-post ελέγχων των ερευνητικών δραστηριοτήτων, οι οποίοι είναι καθοριστικής σημασίας για την έκδοση θετικής δήλωσης αξιοπιστίας. Η ΥΕΕ διαπίστωσε ότι οι δραστηριότητες ex-post ελέγχου ήταν ελάχιστα ικανοποιητικές και ότι ήταν απαραίτητο να υπάρχει συντονισμένος και βασισμένος στους κινδύνους σχεδιασμός αυτών των ελέγχων, όπως προσδιόριζε το Ελεγκτικό Συνέδριο στην τελευταία ετήσια έκθεσή του. Η ΥΕΕ συνέστησε ότι οι στόχοι των ex-post ελέγχων καθώς και η υποκείμενη στρατηγική θα πρέπει να καθορίζονται με μεγαλύτερη σαφήνεια και τα συμπεράσματά τους θα πρέπει να εξηγούνται λεπτομερέστερα στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των ΓΔ. Θα πρέπει να εξασφαλισθεί επαρκής κάλυψη των προγραμμάτων και των δικαιούχων που μπορούν να αποτελούν το αντικείμενο ελέγχου. Οι διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού θα πρέπει να τηρούνται όσον αφορά τις προβλέψεις εσόδων στη βάση των δηλώσεων δαπανών κατά τη λήξη των ex-post ελέγχων. Η κάλυψη των ex-post ελέγχων αποδεικνύεται σαφώς ανεπαρκής σε σχέση με τους στόχους ελέγχου, γεγονός που οδήγησε στην διατύπωση επιφύλαξης στην ετήσια έκθεσης δραστηριότητας.

3.4. Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων

Οι έλεγχοι που πραγματοποιήθηκαν αφορούσαν τα ακόλουθα θέματα της διαδικασίας επιλογής μόνιμου προσωπικού: σχεδιασμός, πρόσληψη, κινητικότητα, χαμηλή απόδοση, συχνή απουσία και εσωτερικοί έλεγχοι. Η ΥΕΕ είναι της γνώμης ότι η ΓΔ ADMIN θα έπρεπε να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο από την άποψη συντονισμού και ελέγχου, με σκοπό να εξασφαλίσει ομοιογενή εφαρμογή των πολιτικών διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η ΥΕΕ πρότεινε επίσης, όσον αφορά τη διαχείριση ανθρωπίνων πόρων, ότι πρέπει να καταστεί εγγενές μέρος του στρατηγικού σχεδιασμού/της διαδικασίας διαχείρισης της Επιτροπής, με σκοπό να εξασφαλισθεί η καλύτερη αντιστοιχία μεταξύ των αναγκών των ΓΔ και των διαθέσιμων ανθρωπίνων πόρων και να αναπτυχθεί μια μακροπρόθεσμη θεώρηση για την αποτελεσματική διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων.

Οι κύριες προτάσεις που διατυπώθηκαν από την ΥΕΕ είναι οι ακόλουθες: να αναπτυχθούν δείκτες φόρτου εργασίας, να καθορισθούν στόχοι από την άποψη του ποσοστού κενών θέσεων και των προθεσμιών πρόσληψης, να βελτιωθεί η διαχείριση της υποχρεωτικής κινητικότητας, να επανεξετασθεί η αναλογία μεταξύ μονίμου και εκτάκτου προσωπικού και να εξασφαλισθεί η καλύτερη διαχείριση των περιπτώσεων χαμηλής επαγγελματικής απόδοσης ενισχύοντας τις ικανότητες πλαισίωσης στον τομέα της διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων. Η εισαγωγή σειράς δραστηριοτήτων ελέγχου και παρακολούθησης στη διαδικασία θα μπορούσε να διευκολύνει την διοργάνωση του κατάλληλου αριθμού διαγωνισμών στους σωστούς τομείς και να αυξήσει τον αριθμό των τελικά προσλαμβανόμενων επιτυχόντων υποψηφίων.

Σύμφωνα με την ΥΕΕ οι έλεγχοι της μεθόδου SPP/ABM (προγραμματισμός για τη στρατηγική πολιτική και προγραμματισμό/διαχείριση με βάση τη δραστηριότητα) αποδεικνύουν την απουσία μακροπρόθεσμης πολιτικής όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους ή, με άλλα λόγια, την ανάγκη να σχεδιασθεί καλύτερα η διάθεση αυτών των πόρων.

Η διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων αποτέλεσε εξίσου το αντικείμενο ελέγχων από δύο κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου το 2006, στις συστάσεις των οποίων τονίζεται η ανάγκη στρατηγικού σχεδιασμού και αποτελεσματικής διάθεσης των πόρων. Πολύ σημαντικές συστάσεις διατυπώθηκαν σε ορισμένες άλλες εκθέσεις κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου που αφορούσαν εξίσου θέματα ανθρωπίνων πόρων.

3.5. ABAC

Η εφαρμογή της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση (ABAC) αποτελεί σημαντική πρόκληση για την Επιτροπή. Το 2006, τόσο η ΥΕΕ όσο και το Ελεγκτικό Συνέδριο συμπεριέλαβαν στα αντίστοιχα προγράμματά τους ελέγχους της εφαρμογής της ABAC σε διάφορες ΓΔ. Δεδομένου ότι μια από τις κύριες υποχρεώσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου συνίσταται στο να διατυπώνει, υπό την ιδιότητά του του εξωτερικού ελεγκτή, γνώμη σχετικά με τις ενοποιημένες δημοσιονομικές καταστάσεις, η ΥΕΕ αποφάσισε να ακυρώσει τους δικούς της ελέγχους της ABAC σε ορισμένες ΓΔ που ήδη καλύπτονται από την εργασία του Ελεγκτικού Συνεδρίου και να πραγματοποιήσει, σε στενή συνεργασία με το ΕΣ, έλεγχο της εφαρμογής της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση στην ΓΔ EAC, που να καλύπτει τη διαδικασία μετάβασης αυτής της ΓΔ προς το σύστημα ABAC καθώς και το κλείσιμο των λογαριασμών της για το οικονομικό έτος 2005.

Σύμφωνα με τα συμπεράσματα του ελέγχου που πραγματοποιήθηκε από την ΥΕΕ, τα συστήματα λογιστικού ελέγχου της ΓΔ EAC αποδείχθηκαν ανεπαρκή για να κατοχυρώσουν την πληρότητα, την ακρίβεια και την αξιοπιστία των λογιστικών δεδομένων. Για το λόγο αυτό, οι λογιστικές εγγραφές κατά το τέλος του οικονομικού έτους της ΓΔ EAC δεν παρέχουν πιστή εικόνα της οικονομικής κατάστασης και της αποδοτικότητάς της. Αυτή η γνώμη της ΥΕΕ βασίστηκε κυρίως στην απουσία κατάλληλης τεκμηρίωσης της διαδικασίας κλεισίματος των λογαριασμών, στην ελλιπή προσέγγιση των τοπικών λογιστικών συστημάτων και του αντίστοιχου κεντρικού, καθώς και σε σημαντικά λογιστικά σφάλματα στους λογαριασμούς με σοβαρές επιπτώσεις στα υπόλοιπα των λογαριασμών.

3.6. Παρακολούθηση

Στο βαθμό που αναπτυσσόταν η διεξαγωγή ελέγχων, η παρακολούθηση κατέστη ολοένα και περισσότερο ζήτημα κεντρικής σημασίας και αποτελεί τώρα το αντικείμενο συστηματικής προσέγγισης και ειδικών εκθέσεων. Σύμφωνα με τα συμπεράσματα της έκθεσης της ΥΕΕ κατά τα τέλη του έτους 2006, η οποία δημοσιεύτηκε το Φεβρουάριο του 2007, παρά το γεγονός ότι ο αριθμός των συστάσεων που δεν έχουν ακόμη τεθεί πλήρως σε εφαρμογή παρουσιάζει μείωση, οι καθυστερήσεις παραμένουν σημαντικές: διαπιστώνεται τοιουτοτρόπως ότι, στο 50% των περιπτώσεων, σημειώνεται καθυστέρηση μεγαλύτερη των έξι μηνών όσον αφορά την εφαρμογή των συστάσεων που έχουν χαρακτηρισθεί ζωτικής σημασίας ή πολύ σημαντικές. Η εφαρμογή των σχεδίων δράσης από τους διαχειριστές παρουσιάζει κατά συνέπεια ακόμα σημαντικές αδυναμίες.

Σε δύο περιπτώσεις, η ΥΕΕ κατέληξε στο συμπέρασμα ότι ο βαθμός εφαρμογής των συστάσεων που εκκρεμούν δεν ήταν επαρκής για να επιτρέψει την πραγματοποίηση αναλυτικού ελέγχου παρακολούθησης. Οι συστάσεις από προηγούμενες ετήσιες εκθέσεις της ΥΕΕ που διατυπώθηκαν από τον Εσωτερικό Ελεγκτή πρέπει εξίσου να ακολουθηθούν. Παραδείγματα συστάσεων που δεν ακολουθήθηκαν επαρκώς κατά το 2006 περιλαμβάνουν προτάσεις για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και την παγίωση της υποδομής πληροφορικής.

4. Συμπερασματα

Στη βάση των ελέγχων, επαληθεύσεων και άλλων συναφών εργασιών που πραγματοποιήθηκαν το 2006 από την Επιτροπή, ο Εσωτερικός Ελεγκτής της Επιτροπής αντλεί τα ακόλουθα συμπεράσματα (η θέση της Επιτροπής από την πλευρά της περιλαμβάνεται στην συγκεφαλαιωτική έκθεση για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των Γενικών Διευθυντών).

ΥΕΕ συμπέρασμα 1: Εξακολούθηση των προσπαθειών βελτίωσης

Η εργασία ελέγχου της ΥΕΕ επέτρεψε να παρατηρηθούν σαφείς βελτιώσεις των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου σε πολλούς τομείς. Η Επιτροπή κατέβαλε σημαντικές προσπάθειες με σκοπό τη βελτίωση του περιβάλλοντος ελέγχου, όπως για παράδειγμα η ανακοίνωση για την συνέχιση των δραστηριοτήτων, η διοργάνωση μιας ημερίδας δεοντολογίας και οι αναλύσεις οι οποίες πραγματοποιήθηκαν από ομάδα υψηλού επιπέδου για το κοινοτικό δίκαιο. Εντούτοις συνεχίζουν να υφίστανται σημαντικές αδυναμίες και χρειάζεται να καταβληθούν νέες προσπάθειες, όπως μαρτυρεί ο αριθμός των συστάσεων ζωτικής σημασίας της ΥΕΕ (δώδεκα) και ο αριθμός ελέγχων που συνοδεύτηκαν με αρνητική γνώμη της ΥΕΕ (εννέα). Οι τομείς στους οποίους απαιτούνται βελτιώσεις περιλαμβάνουν τους ex-post ελέγχους, την πληροφορική (κτίρια, ασφάλεια δεδομένων, επάρκεια προσωπικού και κατάλληλες διαδικασίες προγραμματισμού για σχέδια πληροφορικής και συνέχεια των υπηρεσιών), την εφαρμογή νέων λογιστικών κανόνων και τη διαχείριση των συμβάσεων[4] (επιτήρηση της χρήσης των συμβάσεων πλαισίων, έλεγχος των πράξεων υπεργολαβίας και των άλλων ρόλων ενός μοναδικού παρόχου υπηρεσιών).

ΥΕΕ συμπέρασμα 2: Η παρακολούθηση, ένα χρόνιο ζήτημα

Οι γενικές εκθέσεις για την παρακολούθηση δείχνουν ότι η "νοοτροπία" παρακολούθησης που προτείνεται στην έκθεση του 2005 δεν είναι ακόμη πλήρως θεμελιωμένη. Νέες προσπάθειες πρέπει να καταβληθούν στο εσωτερικό της Επιτροπής για να εξασφαλισθεί δέουσα, συστηματική και ταχεία παρακολούθηση των συστάσεων του ελέγχου. Η εφαρμογή των συστάσεων του εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου αποτελεί ουσιαστική προϋπόθεση για την υλοποίηση του στρατηγικού στόχου της Επιτροπής για θετική δήλωση αξιοπιστίας DAS.

ΥΕΕ συμπέρασμα 3: Ολοκληρωμένη στρατηγική ανθρωπίνων πόρων

Οι έλεγχοι που αφορούν τη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων, αλλά εξίσου οι έλεγχοι που αφορούν τον κύκλο SPP/ABM, ο έλεγχος της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου και της διαχείρισης της πληροφορικής απέδειξαν ότι μια μακροπρόθεσμη στρατηγική διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων αποτελεί σημαντικό παράγοντα για την επιτυχία και ότι τα σφάλματα που σημειώνονται κατά τη διάθεση των ανθρωπίνων πόρων μπορούν να έχουν σημαντικό αρνητικό αποτέλεσμα στις ενέργειες και στην εικόνα της Επιτροπής. Η ΓΔ ADMIN, υπό την ιδιότητά της ως κεντρικής υπηρεσίας επιφορτισμένης με τη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων, καθώς και οι αποκεντρωμένες μονάδες ανθρωπίνων πόρων των ΓΔ και των υπηρεσιών, θα πρέπει να αναπτύξουν στρατηγική πλήρως σύμφωνη με τη διαδικασία του στρατηγικού σχεδιασμού.

ΥΕΕ συμπέρασμα 4: Βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της ευρωστίας της δομής του εσωτερικού ελέγχου

Η Επιτροπή έχει ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου σε δύο επίπεδα: τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου, αφενός, και η ΥΕΕ, αφετέρου, αντικατοπτρίζουν στενά την δομή διακυβέρνησης της Επιτροπής. Η ανάλυση ποιότητας συμπέρανε ότι, στη μεγάλη πλειοψηφία τους, τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου ήταν εν μέρει ή συνολικά σύμφωνα προς τους κανόνες. Εντούτοις, για να μπορέσει να βελτιωθεί ακόμα η συνολική αποτελεσματικότητα της εργασίας εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή, οι προσπάθειες για την αύξηση του επαγγελματισμού θα πρέπει να συνεχισθούν και η διαδικασία συντονισμένου σχεδιασμού που καθιερώθηκε πρόσφατα θα πρέπει να παγιωθεί. Υπό την επιφύλαξη ενδεχόμενων μεταγενέστερων αποφάσεων της Επιτροπής, ορισμένα ζητήματα, όπως η περαιτέρω ενίσχυση της ανεξαρτησίας των ΚΕΕ (κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου) που θα τους παρείχε τη δυνατότητα να δίνουν προτεραιότητα στα προβλήματα σε ένα συνολικό επίπεδο στο εσωτερικό της Επιτροπής, συζητήθηκαν ανοικτά και παραμένουν εκκρεμή· θα επανεξετασθούν από την επιτροπή παρακολούθησης της προόδου των εσωτερικών ελέγχων κατά το 2007.

ΥΕΕ συμπέρασμα 5: Ετήσια δήλωση διακυβέρνησης

Εξετάσθηκαν ορισμένα ζητήματα σχετικά με τη διακυβέρνηση στους ελέγχους που οριστικοποιήθηκαν το 2006 (SPP/ABM, έλεγχος εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου, κλπ) και στην ανάλυση ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου· τα ζητήματα διακυβέρνησης αναφέρθηκαν εξίσου κατά την συνδιάσκεψη της ΥΕΕ το 2006. Η Επιτροπή έθεσε σταθερά θεμέλια για την διακυβέρνησή της. Για να επιτύχει την πλήρη ωρίμανση και για να καταστήσει γνωστή στους ενδιαφερομένους τη δομή της διακυβέρνησής της και τις πλέον πρόσφατες εξελίξεις, η Επιτροπή θα πρέπει να προβεί σε περιγραφή της πολιτικής διακυβέρνησης που ακολουθεί και των πρακτικών της, κατά προτίμηση στο πλαίσιο της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης που συνοψίζει τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας των ΓΔ, και να την δημοσιεύσει στην ιστοσελίδα της προβλέποντας την τακτική ενημέρωσή της[5]. Αυτή η περιγραφή θα μπορούσε κυρίως να περιλαμβάνει διευκρινίσεις σχετικά με το σύστημα διαχείρισης των κινδύνων της Επιτροπής, το στρατηγικό σχεδιασμό, τον κώδικα δεοντολογίας, το ρόλο του υπόλογου, τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, τον εσωτερικό έλεγχο και την επιτροπή παρακολούθησης της προόδου των εσωτερικών ελέγχων (APC). Κατ'αυτόν τον τρόπο, η Επιτροπή θα μπορέσει να ενισχύσει την αξιοπιστία της και την εμπιστοσύνη των ενδιαφερομένων και των πολιτών της ΕΕ.

[1] Σε ορισμένες περιπτώσεις εντούτοις οι έλεγχοι στους κοινοτικούς οργανισμούς κατέληξαν σε συστάσεις που αφορούν την Επιτροπή και λαμβάνονται υπόψη στα στατιστικά στοιχεία που παρατίθενται στα σημεία 2.4.

[2] Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1995/2006 του Συμβουλίου, της 13ης Δεκεμβρίου 2006, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού προσαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, ΕΕ L 390, της 30.12.2006, σ. 1.

[3] Έλεγχοι της Επιτροπής μόνο, εξαιρουμένης της ανάλυσης της ποιότητας των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου.

[4] Πολλές εκθέσεις ελέγχου των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) αφορούσαν εξίσου την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των συμβάσεων στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων.

5 Η οδηγία 2006/46/EΚ (ΕΕ L 224, της 16.8.2006, σ. 1) επέβαλε στις εταιρίες των οποίων οι κινητές αξίες είναι δεκτές προς διαπραγμάτευση σε ρυθμιζόμενη αγορά και οι οποίες έχουν την καταστατική έδρα τους εντός της κοινότητας την υποχρέωση να δημοσιοποιούν ετήσια δήλωση εταιρικής διακυβέρνησης, ως συγκεκριμένο και σαφώς αναγνωρίσιμο τμήμα της ετήσιας έκθεσής τους.