(9)Η Επιτροπή λαμβάνει αποδεικτικά στοιχεία της εκπλήρωσης των απαιτήσεων που καθορίζονται στη συμφωνία πλαίσιο, ιδίως μέσω ενισχυμένης στήριξης προς τις ελεγκτικές αρχές. Εκδίδονται γνωμοδοτήσεις σχετικά με τον σχεδιασμό και την αξιοπιστία των εθνικών συστημάτων και υποσυστημάτων. Το 2017 η ΓΔ NEAR διενήργησε ελέγχους της έμμεσης διαχείρισης με τη δικαιούχο χώρα (και/ή παρακολούθηση της έμμεσης διαχείρισης) και για τις πέντε δικαιούχους χώρες που επωφελούνται από τη διαδικασία έμμεσης διαχείρισης με τη δικαιούχο χώρα. Μια εξωτερική ελεγκτική εταιρεία με την οποία συνήφθη σύμβαση το 2016 ολοκλήρωσε την περιορισμένη επανεξέταση στον τομέα των τεχνολογιών πληροφοριών και επικοινωνιών (ΤΠΕ) και στις πέντε χώρες. Κατόπιν των εν λόγω επανεξετάσεων, εκπονήθηκαν σχέδια δράσης στον τομέα των ΤΠΕ.

(10)Αποστολές εποπτείας σε αντιπροσωπείες: αποτελούν εργαλείο διαχείρισης σε επίπεδο διευθυντών. Παρέχουν διασφαλίσεις στους δευτερεύοντες διατάκτες και γνώσεις σχετικά με τη δυνατότητα των αντιπροσωπειών να διαχειρίζονται την εξωτερική βοήθεια της ΕΕ και να επιτυγχάνουν τους στόχους τους. Σε κάθε αντιπροσωπεία πραγματοποιούνται επισκέψεις ανά 2-4 έτη.

(11)Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου και Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο: έλεγχοι διενεργούνται επίσης από εξωτερικά ελεγκτικά όργανα, την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (IAS) και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ), και τα αποτελέσματά τους συμβάλλουν στην ενίσχυση του συστήματος ελέγχου της ΓΔ. Οι έλεγχοι που διενεργεί η IAS και οι έλεγχοι του ΕΕΣ —έλεγχοι επιδόσεων και δήλωση αξιοπιστίας— αποτελούν επίσης χρήσιμα εργαλεία για την υποστήριξη της αξιοπιστίας. Στο πλαίσιο της δήλωσης αξιοπιστίας, το ΕΕΣ παρέχει σε ετήσια βάση το πιθανότερο ποσοστό σφάλματος (MLE), το οποίο αποτελεί σαφή ένδειξη της λειτουργίας των συστημάτων ελέγχου.

(12)Επικύρωση τοπικών συστημάτων: η ΓΔ BUDG, η οποία εργάζεται για τον υπόλογο της Επιτροπής, επανεξετάζει τόσο τις λειτουργικές πτυχές που αφορούν τεχνολογίες πληροφοριών όσο και τις διαδικαστικές πτυχές των τοπικών συστημάτων όλων των επιχειρησιακών ΓΔ, συμπεριλαμβανομένης της ΓΔ NEAR, προκειμένου να εξασφαλίσει ότι οι πληροφορίες που διαβιβάζουν οι κύριοι διατάκτες είναι αξιόπιστες. Οι εν λόγω επανεξετάσεις διενεργούνται σύμφωνα με το άρθρο 68 του δημοσιονομικού κανονισμού και το άρθρο 56 των κανόνων εφαρμογής. Παρόλο που οι εν λόγω δοκιμές διενεργούνται πρωτίστως με σκοπό να παρέχονται διασφαλίσεις προς τον υπόλογο, μια θετική έκθεση επικύρωσης παρέχει σε κάποιον βαθμό διασφαλίσεις και προς τη διοίκηση της ΓΔ NEAR ότι τα συστήματα που αφορά η εν λόγω έκθεση είναι επαρκή όσον αφορά τον σχεδιασμό τους και λειτουργούν όπως προβλέπεται. Το 2017 η ΓΔ BUDG επανεξέτασε τα τοπικά συστήματα της ΓΔ NEAR για την εκτίμηση και τη βεβαίωση εισπρακτέων ποσών και των επανεισροών από χρηματοδοτικά μέσα.

(13)Επανεξέταση της ποιότητας της λογιστικής: η ΓΔ NEAR επανεξετάζει σε ετήσια βάση την ποιότητα της λογιστικής προκειμένου να εξασφαλίζει ότι η ετήσια οικονομική έκθεσή της και η συνεισφορά της στους ενοποιημένους λογαριασμούς της Ευρωπαϊκής Επιτροπής παρουσιάζουν κατά τρόπο αληθή και εύλογο τις υποκείμενες χρηματοοικονομικές δραστηριότητες.

(14)Εγχειρίδια/καθοδήγηση και κατάρτιση προσωπικού: η ΓΔ NEAR διοργανώνει προγράμματα κατάρτισης του προσωπικού της στην έδρα και σε αντιπροσωπείες σε τακτική βάση, ιδίως κατά τις ημερίδες συνεργασίας και τις συνεδριάσεις των υπευθύνων οικονομικών θεμάτων και πράξεων ή περιφερειακά σεμινάρια. Ένα νέο εγχειρίδιο διαδικασιών οριστικοποιήθηκε και διατέθηκε στο προσωπικό στις αρχές του 2017.

(15)Εναπομένον ποσοστό σφάλματος: τα εναπομένοντα σφάλματα είναι τα σφάλματα που έχουν διαφύγει όλες τις δικλίδες ελέγχου που αφορούν την πρόληψη, τον εντοπισμό και τη διόρθωση στο υφιστάμενο πλαίσιο δικλίδων ελέγχου. Σκοπός των εργασιών που εκτελούνται για την υποστήριξη της μέτρησης του εναπομένοντος ποσοστού σφάλματος είναι να εντοπιστούν τα σφάλματα που δεν έχουν εντοπιστεί μέσω του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και να εξαχθούν συμπεράσματα σχετικά με την αποτελεσματικότητά του.