2.2.2.Πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους που έχουν εντοπιστεί και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για τον μετριασμό τους

Έχουν εντοπιστεί οι ακόλουθοι κίνδυνοι:

- πίεση στους επιχειρησιακούς πόρους λόγω της αύξησης των ροών δεδομένων και του διαρκώς εξελισσόμενου τοπίου εγκληματικών δραστηριοτήτων,

- κατακερματισμός των βασικών δραστηριοτήτων της Ευρωπόλ λόγω του πολλαπλασιασμού των καθηκόντων και των αιτημάτων,

- έλλειψη επαρκών οικονομικών και ανθρώπινων πόρων για την κάλυψη των επιχειρησιακών αναγκών,

- έλλειψη πόρων ΤΠΕ, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις στις αναγκαίες εξελίξεις και επικαιροποιήσεις του κεντρικού συστήματος,

- κίνδυνοι που συνδέονται με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Ευρωπόλ και την ανάγκη τακτικής αξιολόγησης και προσαρμογής των διαδικαστικών και τεχνικών εγγυήσεων προκειμένου να διασφαλίζεται η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και των θεμελιωδών δικαιωμάτων,

- εξαρτήσεις μεταξύ των προετοιμασιών που πρέπει να γίνουν από τον eu-LISA όσον αφορά το κεντρικό SIS και των προετοιμασιών που πρέπει να γίνουν από την Ευρωπόλ όσον αφορά τη δημιουργία τεχνικής διεπαφής για τη διαβίβαση δεδομένων στο SIS.

Η Ευρωπόλ εφαρμόζει ειδικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, το οποίο βασίζεται στο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και στο αρχικό ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Το ενιαίο έγγραφο προγραμματισμού πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, ενώ η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, μεταξύ άλλων όσον αφορά την αξιολόγηση επικινδυνότητας. Η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του 2019 αναφέρει ότι, με βάση την ανάλυση των συνιστωσών και αρχών εσωτερικού ελέγχου που αποτέλεσαν αντικείμενο παρακολούθησης κατά τη διάρκεια του 2019, με τη χρήση τόσο ποσοτικών όσο και ποιοτικών στοιχείων, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπόλ αξιολογείται ότι εφαρμόζεται και είναι λειτουργικό με ολοκληρωμένο τρόπο στο σύνολο του οργανισμού.

Ένα άλλο επίπεδο εσωτερικής εποπτείας παρέχεται επίσης από το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπόλ, βάσει ετήσιου σχεδίου ελέγχου, λαμβανομένης ιδίως υπόψη της αξιολόγησης των κινδύνων στην Ευρωπόλ. Το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου βοηθά την Ευρωπόλ να επιτύχει τους στόχους της, υιοθετώντας μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση με σκοπό την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών για τη διαχείριση κινδύνων, τον έλεγχο και τη διακυβέρνηση, και εκδίδοντας συστάσεις για τη βελτίωσή τους.

Επιπλέον, ο Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ) και ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Ευρωπόλ (ανεξάρτητη θέση που υπάγεται απευθείας στη γραμματεία του διοικητικού συμβουλίου) εποπτεύουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Ευρωπόλ.

Τέλος, η ΓΔ HOME, ως Γενική Διεύθυνση εταίρος της Ευρωπόλ, διεξάγει ετήσια διαδικασία διαχείρισης κινδύνων για τον εντοπισμό και την αξιολόγηση δυνητικών υψηλών κινδύνων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες των οργανισμών, συμπεριλαμβανομένης της Ευρωπόλ. Οι κίνδυνοι που θεωρούνται κρίσιμης σημασίας επισημαίνονται στο ετήσιο σχέδιο διαχείρισης της ΓΔ HOME και συνοδεύονται από σχέδιο δράσης που καθορίζει τη δράση μετριασμού.