Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2002/C 326/11)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών (εφεξής "το Γραφείο"), σύμφωνα με το άρθρο 111 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 110 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός του Γραφείου εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που εγκρίθηκαν κατ' εφαρμογή του άρθρου 112 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3).

6. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 8,6 εκατομμύρια ευρώ, ενώ οι αντίστοιχες αναλήψεις υποχρεώσεων σε 8 εκατομμύρια ευρώ. Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος III), ύψους 4,1 εκατομμυρίων ευρώ, ανελήφθησαν τα 3,8 εκατομμύρια. Οι πληρωμές βάσει των πιστώσεων του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 4,4 εκατομμύρια ευρώ· στο επόμενο οικονομικό έτος μεταφέρθηκαν 3 εκατομμύρια ευρώ, ενώ 1,1 εκατομμύρια ευρώ χρειάστηκε να ακυρωθούν. Κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, μόνο το 26 % των ανειλημμένων επιχειρησιακών πιστώσεων εκταμιεύθηκε για τη διενέργεια πληρωμών.

7. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν στο 2002 ανέρχονται σε 3 εκατομμύρια ευρώ. Πρόκειται ως επί το πλείστον για επιχειρησιακές πιστώσεις (2,9 εκατομμύρια ευρώ), το ποσοστό μεταφοράς των οποίων αυξάνεται από έτος σε έτος(4). Το Συνέδριο επαναλαμβάνει τη σύσταση που διατύπωνε στην ετήσια έκθεσή του για το οικονομικό έτος 2000(5) όσον αφορά την καταλληλότητα του ισχύοντος δημοσιονομικού κανονισμού λαμβανομένων υπόψη των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών του Γραφείου.

Οικονομικές καταστάσεις

8. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Γραφείο στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2001 παρουσιάζονται συνοπτικά στους πίνακες 2 και 3. Στον ισολογισμό στις 31 Δεκεμβρίου 2001, ως υπόλοιπο του οικονομικού έτους εμφανίζεται ποσό ύψους 11028828 ευρώ. Πρόκειται για το αποθεματικό κεφάλαιο που προβλέπεται στο άρθρο 6 στοιχείο δ) σημείο 2 του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου. Τα ποσά του αποθεματικού κεφαλαίου ορθώς καταχωρίστηκαν στο λογαριασμό "Νόμιμο αποθεματικό" της γενικής λογιστικής του Γραφείου, ενώ θα έπρεπε να εμφανίζονται στον ίδιο λογαριασμό και στον ισολογισμό.

9. Το σύστημα γενικής λογιστικής που χρησιμοποιούσε το Γραφείο μέχρι το τέλος του 2001 παρουσίαζε αδυναμίες και δεν ανταποκρινόταν πλέον στις διαχειριστικές ανάγκες. Στις αρχές του 2002, εισήχθη νέο λογιστικό σύστημα. Το άνοιγμα των λογαριασμών στο νέο αυτό σύστημα πραγματοποιήθηκε αποκλειστικά και μόνο μέσω των υπολοίπων γενικών λογαριασμών, λόγω αδυναμίας να χρησιμοποιηθούν οι βοηθητικοί λογαριασμοί. Κατά συνέπεια, τα βοηθητικά ισοζύγια για τους λογαριασμούς "Πελατών" και "Προμηθευτών" δεν παρέχουν λεπτομερή στοιχεία για τα υπόλοιπα που εμφανίζονται στον ισολογισμό. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στην αναγνώριση των υπολοίπων των πελατών και των προμηθευτών, ως προς τα οποία το προηγούμενο σύστημα παρουσίαζε σημαντικά κενά.

10. Στην ετήσια έκθεσή του σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου(6) για το οικονομικό έτος 2000, το Συνέδριο είχε τονίσει την ύπαρξη αδυναμιών στο σύστημα απογραφής. Ο συντονισμός μεταξύ της υπηρεσίας που είναι υπεύθυνη για την τήρηση του βιβλίου απογραφής και της λογιστικής υπηρεσίας πρέπει να βελτιωθεί, ώστε να αποφεύγονται οι αποκλίσεις μεταξύ των αξιών που καταχωρίζονται στον ισολογισμό και αυτών που εμφανίζονται στις καταστάσεις του βιβλίου. Το 2001, το Γραφείο έθεσε σε εφαρμογή τους κανόνες περί απόσβεσης που θέσπισε η Επιτροπή τον Δεκέμβριο του 2000(7).

11. Για το μεγαλύτερο μέρος των πράξεων του Γραφείου (είσπραξη των τελών και πληρωμή των δαπανών) χρησιμοποιείται ένας τραπεζικός λογαριασμός. Τα ποσά του αποθεματικού βρίσκονται επίσης κατατεθειμένα στον εν λόγω τρεχούμενο λογαριασμό, για τον οποίο ισχύει το επιτόκιο αναχρηματοδότησης της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας μείον 0,25 %. Ωστόσο, το 2001, το μέσο μηνιαίο υπόλοιπο αυτού του λογαριασμού υπερέβαινε τα 11 εκατομμύρια ευρώ. Το Γραφείο θα έπρεπε να επαναξιολογήσει τη διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων του, προκειμένου να αυξήσει την αποδοτικότητα των κεφαλαίων του. Με το ίδιο σκεπτικό, θα πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο κλεισίματος ενός άλλου τραπεζικού λογαριασμού που δεν χρησιμοποιείται σχεδόν καθόλου(8).

12. Το Γραφείο διαθέτει πάγιες προκαταβολές οι οποίες προβλέπονται στο άρθρο 45 του δημοσιονομικού κανονισμού του, καθώς και στο άρθρο 71 των λεπτομερειών εφαρμογής του τελευταίου. Από έλεγχο αυτών των πάγιων προκαταβολών(9) προέκυψε ότι το ύψος τους υπερέβαινε το ανώτατο όριο των 75000 ευρώ που καθορίζεται στην απόφαση της 10ης Μαΐου 2001 σχετικά με τη σύστασή τους. Επιπλέον, ορισμένες δαπάνες δεν τεκμηριώνονταν πάντοτε από τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Όπως ορίζεται στο άρθρο 79 των λεπτομερειών εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου, ο υπόλογος οφείλει να προβαίνει συστηματικά σε αιφνίδιους ελέγχους των πάγιων προκαταβολών.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

13. Στο κτίριο της έδρας του Γραφείου χρειάστηκε να πραγματοποιηθούν εργασίες αποκατάστασης και διαρρύθμισης των χώρων. Οι εργασίες αυτές ξεκίνησαν το 1999 και στην πράξη ολοκληρώθηκαν τον Σεπτέμβριο του 2000. Ένα μέρος των εργασιών σχετικά με την ηλεκτρική εγκατάσταση δεν καλυπτόταν από ανάληψη υποχρέωσης(10) και οι πιστώσεις που παρέμεναν διαθέσιμες στο σχετικό κονδύλιο του προϋπολογισμού(11) δεν επαρκούσαν για την εκπλήρωση της υποχρέωσης που είχε αναλάβει το Γραφείο.

14. Το διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου συνήλθε στη Λισσαβόνα στις 20 και 21 Σεπτεμβρίου 2001. Η ανάληψη υποχρέωσης(12) σχετικά με την επιστροφή των εξόδων αποστολής και διαμονής των μελών του διοικητικού συμβουλίου εκδόθηκε στις 23 Οκτωβρίου 2001, ήτοι ένα μήνα μετά τη συνεδρίαση, βάσει των ήδη πραγματοποιηθεισών δαπανών. Η πρακτική αυτή αντιβαίνει στις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού και θα μπορούσε να αποδειχθεί καθοριστικής σημασίας όταν εφαρμόζεται στο τέλος του οικονομικού έτους.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεμβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 27.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 111 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 5 Απριλίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 10 Απριλίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης καταρτίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει αμελητέες διαφορές σε επίπεδο συνόλων. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) 1,7 εκατομμύρια ευρώ το 2000 και 1,5 εκατομμύρια ευρώ το 1999.

(5) ΕΕ C 372 της 28.12.2001, σημείο 8.

(6) ΕΕ C 372 της 28.12.2001, σημείο 10.

(7) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

(8) Στο λογαριασμό, ο οποίος χρησιμοποιήθηκε μόνο για δώδεκα συναλλαγές το 2001, εμφανίζεται μέσο υπόλοιπο 970000 ευρώ.

(9) Έλεγχος που διενεργήθηκε τον Οκτώβριο του 2001.

(10) Μη καλυφθέν ποσό: 11933 ευρώ.

(11) Κονδύλιο 2 0 4 0 του προϋπολογισμού.

(12) Ανάληψη υποχρέωσης αριθ. CPV 3157.

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ισολογισμοί στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και στις 31 Δεκεμβρίου 2000Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Γραφειου

5 και 6. Ουδέν σχόλιο.

7. Ο δημοσιονομικός κανονισμός του Γραφείου πρέπει να τροποποιηθεί ώστε να προσαρμοστεί στις τροποποιήσεις του νέου κανονισμού της Επιτροπής, ο οποίος εγκρίθηκε πρόσφατα από το Συμβούλιο. Το Γραφείο θα επωφεληθεί από το γεγονός ώστε να καθιερώσει τη δυνατότητα χρησιμοποίησης διαχωριζόμενων πιστώσεων προκειμένου να καταστήσει εφικτή την καλύτερη διαχείριση των μεταφορών των επιχειρησιακών πιστώσεων.

8. Το Γραφείο σημειώνει την εν λόγω παρατήρηση. Θα τη λάβει υπόψη του από την επόμενη έκδοση των ετήσιων λογαριασμών.

9. Το παλαιό σύστημα γενικής λογιστικής αντικαταστάθηκε από την αρχή του λογιστικού έτους 2002 από ένα πολύ πιο αξιόπιστο προϊόν, το λογιστικό Exact, το οποίο χρησιμοποιούν και άλλοι αποκεντρωμένοι οργανισμοί. Διενεργήθηκε εις βάθος ανάλυση των λογαριασμών των πελατών και των προμηθευτών για τις κινήσεις των τριών τελευταίων ετών. Τα αποτελέσματα θα κοινοποιηθούν αργότερα στο Ελεγκτικό Συνέδριο.

10. Το Γραφείο σημειώνει την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα προσαρμόσει κατά συνέπεια τις μεθόδους εργασίας του.

11. Το Γραφείο σκέπτεται να χρησιμοποιήσει εκ νέου το λογαριασμό για τον οποίο το Ελεγκτικό Συνέδριο προτείνει να εξεταστεί το ενδεχόμενο κλείσιμό του, δεδομένου ότι προσφέρει σήμερα ευνοϊκότερους όρους από τον άλλο λογαριασμό που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο.

12. Έπειτα από την απόφαση της 10ης Μαΐου 2001 για την τροποποίηση του ανώτατου ορίου των παγίων προκαταβολών, χρειάστηκαν ορισμένοι μήνες για την τακτοποίηση του ποσού λόγω των προθεσμιών των διοικητικών διαδικασιών.

13. Το Γραφείο συμφωνεί με τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου σε αυτό το σημείο.

14. Είναι πολύ δύσκολο, σε ό,τι αφορά τους εμπειρογνώμονες ή τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, να υπολογιστεί επακριβώς ο αριθμός των συμμετεχόντων και το κόστος των μετακινήσεών τους πριν από την εκάστοτε συνεδρίαση. Εφεξής, το Γραφείο θα εφαρμόσει ένα σύστημα κατ'αποκοπήν ή προσωρινής ανάληψης υποχρεώσεων, βάσει των δεδομένων που έχουν συλλεγεί στο παρελθόν (υπολογισμός του αριθμού των συμμετεχόντων, των ημερήσιων αποζημιώσεων και του κόστους ταξιδίου) με περιθώριο ασφάλειας 5-10 %. Οι αναγκαίες προσαρμογές θα πραγματοποιούνται κατά τη διενέργεια των τελικών εκκαθαρίσεων μετά τις συνεδριάσεις.