Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2001/C 372/01)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝA

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του εκτελεστικού διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ (ΜΠΙΛΜΠΑΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και τήρηση των σχετικών λογαριασμών

5. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2000 παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3). Ο Οργανισμός αναγκάστηκε να μεταφέρει το 57 % (1,7 εκατομμύρια ευρώ) των πιστώσεων που αναλήφθηκαν κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 2000 για την εκτέλεση των επιχειρησιακών δαπανών του (τίτλος III). Αυτό το ποσοστό μεταφοράς υποδηλώνει την ανάγκη του Οργανισμού για ενίσχυση της ποιότητας και της παρακολούθησης του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων του.

Δημοσιονομικές καταστάσεις και λογιστική

6. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

7. Λόγω έλλειψης πιστώσεων στα σχετικά κονδύλια του προϋπολογισμού και απουσίας μεταφορών, ο Οργανισμός αναγκάστηκε να μεταφέρει στο οικονομικό έτος 2001 τραπεζικά έξοδα (12155,72 ευρώ) καθώς και συμπληρωματικές δαπάνες από συναλλαγματικές απώλειες (3624,72 ευρώ) που υπέστη κατά το 2000.

Δημοσιονομικές και κανονιστικές διατάξεις

8. Για τη διαμόρφωση μιας αίθουσας ο Οργανισμός προκήρυξε δύο διαγωνισμούς για την εγκατάσταση εξοπλισμού διερμηνείας. Εάν οι διαγωνισμοί είχαν προκηρυχθεί από κοινού και λαμβανομένων υπόψη των σχετικών ποσών (συνολικού ύψους 50712 ευρώ), ο Οργανισμός θα είχε υποχρεωθεί να συγκαλέσει τη συμβουλευτική επιτροπή αγορών και συμβάσεων, ενέργεια την οποία και απέφυγε κατ' αυτό τον τρόπο.

9. Τέσσερις σειρές πολυετών συμβάσεων που συνήψε ο Οργανισμός το 1998, ύψους 354964 ευρώ, προέβλεπαν, για κάθε ετήσιο τμήμα, δύο πληρωμές:

- προκαταβολή 50 % εντός 60 ημερών μετά την αίτηση πληρωμής,

- την καταβολή του υπολοίπου μετά την έγκριση της τελικής έκθεσης και της αντίστοιχης αίτησης πληρωμής.

Η πρακτική αυτή δεν είναι σύμφωνη με τη διαδικασία προκήρυξης διαγωνισμών, η οποία προβλέπει ότι η πρώτη πληρωμή πραγματοποιείται μετά την υποβολή της πρώτης ενδιάμεσης έκθεσης. Προς αιτιολόγηση της καταβολής του υπολοίπου, οι δικαιούχοι υποβάλλουν τις αιτήσεις τους συνοδευόμενες από κατάσταση των δαπανών που πραγματοποίησαν, χωρίς σχετικά δικαιολογητικά, αντίθετα με τα οριζόμενα στις συμβάσεις (άρθρο 5).

Διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού του Οργανισμού

Πολιτική για το προσωπικό

10. Ο Οργανισμός δημιουργήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου της 18ης Ιουλίου 1994. Άρχισε να λειτουργεί μετά το διορισμό του διευθυντή του, το Σεπτέμβριο του 1996. Κατά τους πρώτους μήνες, ο Οργανισμός λειτουργούσε μόνο με αποσπασμένους εθνικούς εμπειρογνώμονες (ΑΕΕ) και επικουρικούς υπαλλήλους (ΕπΥ). Η δημοσίευση των θέσεων για την πρόσληψη ΑΕΕ περιορίστηκε μόνο σε ορισμένα κράτη μέλη(4).

11. Το προσωπικό του Οργανισμού υπόκειται στους κανονισμούς και στις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται για τους μόνιμους και λοιπούς υπαλλήλους των ΕΚ. Όπως προβλέπεται στο άρθρο 20 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94, το διοικητικό συμβούλιο, σε συμφωνία με την Επιτροπή, θεσπίζει τις ενδεδειγμένες λεπτομέρειες εφαρμογής.

Περιγραφή των καθηκόντων

12. Περιγραφή των καθηκόντων, η οποία να επαναλαμβάνει τη δημοσιευόμενη στις προκηρύξεις κενών θέσεων, υπάρχει μόνο για κάθε θέση της κατηγορίας Α. Περιγραφή των καθηκόντων θα έπρεπε να καθοριστεί για όλους τους υπαλλήλους με βάση τους στόχους και την αποστολή του Οργανισμού. Η πρόσβαση των υπαλλήλων στην περιγραφή αυτή πρέπει να είναι εύκολη, η ίδια η περιγραφή δε θα πρέπει να ενημερώνεται τακτικά και να περιλαμβάνεται στους προσωπικούς φακέλους των υπαλλήλων.

Εθνικοί αποσπασμένοι εμπειρογνώμονες (ΑΕΕ)

13. Ο Οργανισμός, ελλείψει επίσημης απόφασης του διοικητικού συμβουλίου του σχετικά με τους αποσπασμένους εθνικούς εμπειρογνώμονες, παραπέμπει στο σχετικό καθεστώς που ισχύει στην Επιτροπή, σύμφωνα με το οποίο η πιθανή διάρκεια της απόσπασης πρέπει να καθορίζεται σε αλληλογραφία που ανταλλάσσεται με τις εθνικές αρχές. Ωστόσο, σε δύο περιπτώσεις, δεν υπήρχε παρόμοια αλληλογραφία, ενώ σε μία περίπτωση δεν καθοριζόταν η διάρκεια.

14. Ο Οργανισμός επέστρεψε στις αρμόδιες εθνικές αρχές το μισθό τριών ΑΕΕ, μολονότι η σχετική ρύθμιση ορίζει ότι οι ΑΕΕ πρέπει να υπηρετούν έμμισθα σε δημόσια διεθνή ή εθνική αρχή κατά τη διάρκεια της απόσπασής τους, με την αιτιολογία ότι δεν είχε ακόμα ενσωματώσει τυπικά στις ρυθμίσεις του τις διατάξεις που ισχύουν στην Επιτροπή. Για το λόγο αυτό, αμφισβητείται η κανονικότητα αυτών των πληρωμών.

Εξέλιξη του προσωπικού και της δραστηριότητας του Οργανισμού

15. Ο πίνακας του προσωπικού του Οργανισμού δεν περιλαμβάνει τους έκτακτους υπαλλήλους (ΕΥ). Ο αριθμός των προς κάλυψη θέσεων εγκρίνεται από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή κάθε χρόνο, μαζί με τον προϋπολογισμό. Εξάλλου, στον προϋπολογισμό ενδέχεται να διατίθενται πιστώσεις για την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων (ΕπΥ), των οποίων η διάρκεια απασχόλησης περιορίζεται στο ένα έτος κατ' ανώτατο όριο, τοπικών υπαλλήλων (ΤΥ) και αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων (ΑΕΕ).

16. Στον πίνακα 4 παρουσιάζεται η εξέλιξη του προσωπικού του Οργανισμού και η κατανομή του. Η αύξηση του προσωπικού παρουσιάζει σταθεροποιητικές τάσεις. Αρχικά, ο Οργανισμός χρησιμοποίησε τις υπηρεσίες προσωρινών υπαλλήλων προκειμένου να καλύψει την έλλειψη προσωπικού, αλλά το 2000 η λύση αυτή χρησιμοποιήθηκε ελάχιστα.

17. Ο Οργανισμός, από τη σύστασή του, έχει προσλάβει 40 υπαλλήλους. Σε 27 περιπτώσεις, οι προσλήψεις έγιναν με το καθεστώς του ΕΥ, ενώ, στις υπόλοιπες περιπτώσεις, με το καθεστώς του ΕπΥ ή του ΑΕΕ. Στο τέλος του 2000, 24 υπάλληλοι ήταν έκτακτοι. Τρεις υπάλληλοι προσλήφθηκαν με εξωτερική διαδικασία, ενώ οι υπόλοιποι με περισσότερο ανεπίσημες διαδικασίες. Κατά μέσο όρο, οι δαπάνες για προσλήψεις ανήλθαν περίπου σε 3140 ευρώ ανά υπάλληλο που προσλήφθηκε.

18. Για τους σκοπούς του ελέγχου, οι υπάλληλοι κατατάσσονται σε δύο κατηγορίες:

- σε υπαλλήλους επιφορτισμένους με δραστηριότητες υποστήριξης (υπαλλήλους υποστήριξης), ήτοι με δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Οργανισμού (για παράδειγμα, διοίκηση, λογιστήριο, γραμματεία κ.λπ.),

- στους λοιπούς υπαλλήλους, τους λεγόμενους επιχειρησιακούς, οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην υλοποίηση των στόχων του Οργανισμού.

19. Κατά μέσο όρο, όλοι σχεδόν οι υπάλληλοι της κατηγορίας Α, ήτοι το 40 % του συνόλου του προσωπικού, πρέπει να θεωρηθούν ως επιχειρησιακοί υπάλληλοι. Όλοι οι υπόλοιποι υπάλληλοι, ήτοι το 60 % του συνόλου του προσωπικού, πρέπει να θεωρηθούν ως υπάλληλοι υποστήριξης.

20. Στον πίνακα 5 περιγράφεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας. Οι εξέλιξη των μισθολογικών δαπανών ήταν κατά μέσο όρο σχεδόν παράλληλη με αυτήν του προσωπικού.

21. Από τις λοιπές δαπάνες που αφορούν το προσωπικό, η ανάλυση αφορούσε ειδικότερα τις δαπάνες επαγγελματικής κατάρτισης (ΕΚ) καθώς και τις δαπάνες λειτουργίας, και συγκεκριμένα στον τομέα της πληροφορικής.

22. Οι δαπάνες ΕΚ αυξήθηκαν με ρυθμό ταχύτερο από ό,τι το προσωπικό. Ο μέσος όρος των δαπανών λειτουργίας μειώθηκε ελαφρώς λόγω των δαπανών εγκατάστασης που χρειάστηκε να πραγματοποιηθούν κατά το στάδιο εκκίνησης του Οργανισμού.

23. Για την κατανόηση της σχέσης μεταξύ της δραστηριότητας του Οργανισμού και της εξέλιξης του προσωπικού του και των συναφών δαπανών, η εξέλιξη αυτή αντιπαραβλήθηκε με την αντίστοιχη των επιχειρησιακών πιστώσεων (τίτλος III) που δαπανήθηκαν στην πραγματικότητα (πιστώσεις του οικονομικού έτους αναφοράς και μεταφερθείσες πιστώσεις) κατά τη διάρκεια του έτους. Από τη σύγκριση αυτή συνάγεται ότι το προσωπικό του Οργανισμού και οι συναφείς δαπάνες αυξάνονται ταχύτερα από ό,τι ο όγκος των δραστηριοτήτων του. Το φαινόμενο αυτό ενισχύεται και από το γεγονός ότι οι δαπάνες υποστήριξης (τίτλος I και II, δαπάνες προσωπικού και λειτουργίας) αυξάνονται κατά μέσο όρο ταχύτερα από ό,τι οι επιχειρησιακές δαπάνες. Η κατάσταση αυτή θα πρέπει να δημιουργήσει στους υπευθύνους του Οργανισμού ερωτηματικά σχετικά με τις δυνατότητες βελτίωσης της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού.

24. Οι διαπιστώσεις αυτές μετριάζονται από το γεγονός ότι ο Οργανισμός δεν έχει ακόμη επιτύχει τον κανονικό ρυθμό λειτουργίας του και ότι, λόγω του μεγέθους του, δεν μπορεί να επωφεληθεί από ουσιαστικές οικονομίες κλίμακας όσον αφορά την υλική και διοικητική υποδομή του. Από την άποψη αυτή, η σχέση μεταξύ του ποσοστού αύξησης των επιχειρησιακών υπαλλήλων και του όγκου των δαπανών παρουσιάζει ικανοποιητική τάση. Ομοίως, κατά τη διάρκεια των τριών τελευταίων ετών, η αύξηση του ποσοστού των δαπανών προσωπικού και λειτουργίας παρουσιάζει τάση επιβράδυνσης, κυρίως χάρη στη χρησιμοποίηση ΑΕΕ, σε σχέση με την αντίστοιχη αύξηση των επιχειρησιακών δαπανών, το ποσοστό των οποίων είναι κατώτερο από το πρώτο.

Συμπέρασμα

25. Μολονότι, από τη σύστασή του, ο Οργανισμός δεν κατάφερε να προσλάβει το προσωπικό που προβλέπεται στον πίνακα προσωπικού του προϋπολογισμού του, αντεπεξήλθε στις σχετικές ανάγκες με την πρόσληψη ΕπΥ και ΑΕΕ.

26. Για την πρόσληψη του προσωπικού του, ο Οργανισμός βασίστηκε σε περιορισμένες επαφές. Η προσέγγιση αυτή, συμφέρουσα από άποψη ταχύτητας και αποτελεσματικότητας της δαπάνης, συνίσταται σε άτυπες μεθόδους όσον αφορά τη δημοσίευση των προς κάλυψη θέσεων και τους όρους επιλογής. Η ποιότητα των προσλήψεων που πραγματοποιήθηκαν δεν φαίνεται ότι πρέπει να τεθεί υπό αμφισβήτηση.

27. Στην περίπτωση του Οργανισμού, δεδομένης της αναμενόμενης ανάπτυξης των δραστηριοτήτων του και, κατά συνέπεια, του προσωπικού του, θα ήταν ενδεχομένως σκόπιμο, για τις θέσεις που έχουν διοικητικό χαρακτήρα, να συνεργαστεί με τα θεσμικά όργανα και τους άλλους αποκεντρωμένους οργανισμούς, με σκοπό οι προσλήψεις να πραγματοποιούνται από την ευρύτερη δυνατή βάση.

28. Ο Οργανισμός πρέπει να παρακολουθεί προσεκτικά την εξέλιξη του προσωπικού του και των συναφών δαπανών και να συνεχίσει τις προσπάθειές του για τη βελτίωση της παραγωγικότητας τόσο του ανθρώπινου δυναμικού, όσο και των υλικών πόρων του. Γενικά, πρέπει να βελτιώσει το σύστημα διοίκησης και ενημέρωσης σε επίπεδο προσωπικού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 216 της 20.8.1994, σ. 5.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 29 Μαρτίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 17 Απριλίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης, τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) Γερμανία, Δανία, Ιρλανδία, Κάτω Χώρες, Ηνωμένο Βασίλειο, Σουηδία.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 5

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

ΕπΥ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

ΤΥ: Τοπικοί υπάλληλοι.

ΑΕΕ: Αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες.

Πίνακας 5

Εξέλιξη του προσωπικού και συναφείς δαπάνες

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του οργανισμου

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και τήρηση των λογαριασμών του προϋπολογισμού

5. Το 50 % σχεδόν των αυτοδίκαιων μεταφορών αφορά επιχορηγήσεις των συμβάσεων-συμφωνιών των εστιακών σημείων και των θεματικών κέντρων, οι οποίες αποτέλεσαν αντικείμενο απόφασης του διοικητικού συμβουλίου κατά την τελευταία συνεδρίασή του τον Νοέμβριο του 1999. Καθώς οι σχετικές αναλήψεις υποχρεώσεων εγκρίνονται τον Δεκέμβριο, καθίστανται αναπόφευκτες οι αυτοδίκαιες μεταφορές πιστώσεων, οι οποίες είναι σύμφωνες με το άρθρο 6 στοιχείο δ) του δημοσιονομικού κανονισμού του Οργανισμού. Παρ' όλα αυτά, ο Οργανισμός θα εξετάσει τη δυνατότητα προσαρμογής της σχετικής διαδικασίας λήψης αποφάσεων, προκειμένου να μπορεί να τηρείται η αρχή του ενιαυσίου και να αποφεύγονται, στο μέτρο του δυνατού, οι συστηματικές μεταφορές πιστώσεων.

Το ποσοστό που απομένει αφορά τις τελευταίες πληρωμές που εκκρεμούσαν ακόμη στις 31 Δεκεμβρίου και για τις οποίες εφαρμόζεται κανονικά το προαναφερθέν άρθρο.

Δημοσιονομικές καταστάσεις και λογιστική

7. Όσον αφορά τις συναλλαγματικές διαφορές και τα κόστη μεταφοράς, ο Οργανισμός δεσμεύεται να διορθώσει τις σχετικές γραμμές του προϋπολογισμού, προκειμένου να αποφύγει τη δημιουργία παρόμοιας κατάστασης το 2001.

Δημοσιονομικές και κανονιστικές διατάξεις

8. Όσον αφορά αυτές τις δύο προσκλήσεις υποβολής προσφορών, υπογραμμίζεται ότι απευθύνονταν σε διαφορετικές αγορές. Η πρώτη, 2000/ADM/IT/1, είχε ως αντικείμενο την εγκατάσταση πολυμέσων και τον ηλεκτρονικό έλεγχο των αιθουσών συνεδριάσεων. Αντιθέτως, η δεύτερη, 2000/ADM/IT/2, απευθυνόταν σε επίσημους προμηθευτές εξοπλισμού συνεδριάσεων Philips. Δεδομένου ότι ήταν επείγον να διαρρυθμιστεί αυτή η νέα αίθουσα συνεδριάσεων, ο Οργανισμός προκήρυξε κλειστή πρόσκληση υποβολής προσφορών (2000/ADM/IT/1), στην οποία εκλήθησαν δύο προμηθευτές που είχαν συνεργαστεί στο παρελθόν με τον Οργανισμό για την εγκατάσταση συστημάτων πολυμέσων και ηλεκτρονικού ελέγχου αιθουσών συνεδριάσεων και οι οποίοι είχαν κριθεί θετικά ως προς την ποιότητα εκτέλεσης των υπηρεσιών τους.

Διαχείριση των ανθρώπινων πόρων του Οργανισμού

Πολιτική όσον αφορά το προσωπικό

10. Κατά την περίοδο εκκίνησης του Οργανισμού από το Σεπτέμβριο του 1996 και μέχρι τις πρώτες προσλήψεις εκτάκτων υπαλλήλων, για να εκπληρωθούν τα λειτουργικά καθήκοντα στις αρχές του 1998 ήταν απαραίτητο ο διευθυντής να περιβάλλεται από πολύ μικρό αριθμό έμπιστων εμπειρογνωμόνων με πολύ διαφορετικό καθεστώς σύμφωνα με τις εκάστοτε διαθέσιμες πιστώσεις και για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Επρόκειτο για αποσπάσεις κρατικών υπαλλήλων των κρατών μελών ή για ετήσιες συμβάσεις επικουρικών υπαλλήλων για εμπειρογνώμονες που προέρχονταν από τα θεσμικά κοινοτικά όργανα.

Όσον αφορά τη δημοσίευση για την πρόσληψη αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων, υπογραμμίζεται ότι ο Οργανισμός έπρεπε να καλύψει τις ανάγκες του στον τομέα αυτό σύμφωνα με τις διαθέσιμες πιστώσεις που εξασφάλισε μετά τα διαβήματα που έγιναν προς τις αρχές των 15 κρατών μελών, τα οποία είχαν αποτέλεσμα σε 7 μόνον από αυτές, για την κάλυψη συγκεκριμένων αναγκών με σκοπό να βοηθηθεί ο Οργανισμός κατά το στάδιο εκκίνησής του, ή για σαφώς καθορισμένες ενέργειες.

Περιγραφή καθηκόντων

12. Η παρατήρηση του Συνεδρίου θα ληφθεί υπόψη κατά την ολοκλήρωση των κρίσεων του προσωπικού και την αντιστοίχιση του ανθρώπινου δυναμικού με τους προβλεπόμενους σκοπούς και αρμοδιότητες κάθε υπηρεσίας στο πλαίσιο της σύμβασης συμφωνίας (contract agreement) με τη διεύθυνση του Οργανισμού. Το γεγονός ότι το προσωπικό συμμετέχει στην επεξεργασία και την υπογραφή αυτών των "contract agreements" διασφαλίζει την επικοινωνία και την ανταλλαγή πληροφοριών.

Αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες

13. Ο κανονισμός που εφαρμόζεται σε εθνικούς εμπειρογνώμονες οι οποίοι αποσπώνται στις υπηρεσίες της Επιτροπής δεν έχει εγκριθεί επισήμως από το διοικητικό συμβούλιο και δεν χρησιμοποιείται από τον Οργανισμό παρά μόνον ως έγγραφο αναφοράς. Η απουσία συνοδευτικών εγγράφων σε ορισμένους φακέλους απόσπασης οφείλεται στο γεγονός ότι σε ορισμένες περιπτώσεις, κατά το αρχικό στάδιο εκκίνησης του Οργανισμού στο Μπιλμπάο, συνάπτονταν προφορικές συμφωνίες με τον διευθυντή

14. Ο κανονισμός της Επιτροπής προβλέπει ότι εφόσον κρίνεται προς το συμφέρον της Επιτροπής και μόνον στην περίπτωση κατά την οποία ο εθνικός εμπειρογνώμονας δεν προέρχεται από τον ιδιωτικό τομέα, η Επιτροπή μπορεί να επιστρέψει στον εργοδότη την αμοιβή του αποσπασμένου εμπειρογνώμονα εν συνόλω ή εν μέρει για το χρονικό διάστημα της απόσπασής του. Ο Οργανισμός κινήθηκε συνεπώς στο πνεύμα του κανονισμού. Ωστόσο, ο Οργανισμός θα ήθελε να υπογραμμίσει ότι επρόκειτο για εξαιρετικές περιπτώσεις οι οποίες είχαν μικρή διάρκεια απόσπασης.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Οργανισμού

17. Όλοι οι έκτακτοι υπάλληλοι προσλήφθηκαν σύμφωνα με τη διαδικασία που ενέκρινε το διοικητικό συμβούλιο, η οποία δεν βασίζεται μόνον σε συνέντευξη αλλά και σε προηγούμενη αξιολόγηση των υποψηφιοτήτων με βάση τα ακαδημαϊκά και επαγγελματικά προσόντα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, διενεργείται γραπτή εξέταση με σκοπό να ελεγχθούν οι ειδικές γνώσεις που απαιτούνται για την πλήρωση της θέσης.

Οι προσλήψεις είναι δαπανηρές κυρίως λόγω του ιδιαίτερα υψηλού κόστους μετεγκατάστασης στο Μπιλμπάο.

19. Ομοίως ως επιχειρησιακοί πρέπει να θεωρηθούν οι περισσότεροι από τους υπαλλήλους Β που εργάζονται στις υπηρεσίες "Περιβάλλον Εργασίας" και "Πληροφόρηση και Επικοινωνία".