ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΣΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ - Σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και των δηλώσεων των γενικών διευθυντών και των επικεφαλής των υπηρεσιών

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

2. ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΔΡΑΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟ 2001

2.1. Κύρια πολιτικά επιτεύγματα το 2001

2.2. Διατομεακά στοιχεία που συνάγονται από τις επίσημες εκθέσεις

3. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΤΟ 2001

3.1. Καθορισμός προτεραιοτήτων, διάθεση και αποτελεσματική χρήση των πόρων

3.2. Αλλαγές στην πολιτική για το ανθρώπινο δυναμικό

3.3. Δημοσιονομική διαχείριση, εσωτερικοί και λοιποί έλεγχοι

3.4. Διατομεακά στοιχεία στη μεταρρύθμιση τα οποία απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις

4. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΤΟ 2001

4.1. Επισκόπηση της εφαρμογής των κυρίων συστατικών του εσωτερικού ελέγχου

4.1.1. Περιβάλλον ελέγχου

4.1.2. Αξιολόγηση απόδοσης και κινδύνου

4.1.3. Πληροφόρηση και επικοινωνίες

4.1.4. Δραστηριότητες ελέγχου

4.1.5. Δημοσιονομικοί έλεγχοι και αξιολόγηση

4.2. Γενικά συμπεράσματα και ενέργειες για να υποστηριχθεί περαιτέρω η ανάπτυξης της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου

5. ΟΙ ΕΠΙΦΥΛΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΕΞΕΦΡΑΣΑΝ ΟΙ ΚΥΡΙΟΙ ΔΙΑΤΑΚΤΕΣ

5.1. Τύποι επιφυλάξεων

5.2. Κύρια θέματα / τάσεις

5.2.1. Δημοσιονομικά ζητήματα και αποκέντρωση των δημοσιονομικών ευθυνών

5.2.2. Από κοινού διαχείριση / αδυναμία επιρροής του γενικού διευθυντή

5.2.3. Δημοσιονομικοί και λοιποί έλεγχοι

5.2.4. Προσλήψεις και κατάρτιση

5.2.5. Εκσυγχρονισμός του λογιστικού πλαισίου και των λογιστικών συστημάτων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

6. ΓΕΝΙΚΑ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

6.1. Κατάσταση της Επιτροπής

6.2. Ενέργειες που προγραμματίζονται για την επίλυση των προβλημάτων

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η λευκή βίβλος για τη μεταρρύθμιση [1] εντόπισε την ανάγκη να αυξηθεί το επίπεδο της λογοδοσίας και της ευθύνης σε σχέση με την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Για το λόγο αυτό, στο πλαίσιο της θέσπισης της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες (ABM) [2] και του χάρτη του κύριου διατάκτη (AOD), ζητήθηκε από τους γενικούς διευθυντές και τους επικεφαλής των υπηρεσιών να υποβάλλουν ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων περιλαμβανομένων μιας δήλωσης αξιοπιστίας και ετήσιων λογαριασμών.

[1] COM (2000) 200, 1.03.2000.

[2] Βλ. ανακοίνωση SEC(2001) 1197/6 και 7) της 25.07.2001.

Η διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες μεταφράζεται στην οργάνωση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής με ένα ολοκληρωμένο κύκλο, ο οποίος λαμβάνει υπόψη τις πολιτικές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και περιλαμβάνει 4 συστατικά στοιχεία:

* Κατά την έναρξη του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού η ετήσια στρατηγική πολιτικής εντοπίζει τις προτεραιότητας και τις σχετικές πρωτοβουλίες και καθορίζει το συνολικό πλαίσιο των πόρων.

* Στη βάση αυτού του πλαισίου το σχέδιο προϋπολογισμού καθορίζει τις γενικές ανάγκες σε πόρους, ενώ το πρόγραμμα εργασίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μεταφράζει τις πολιτικές προτεραιότητες σε συγκεκριμένη δράση.

* Οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθορίζουν τον επιχειρησιακό τους προγραμματισμό στα ετήσια προγράμματα διαχείρισης, τα οποία συνδέουν τους διαθέσιμους πόρους με τις δραστηριότητες και τις ενέργειες που προβλέπονται στον κάθε τομέα πολιτικής.

* Για να κλείσει ο κύκλος αυτός κάθε γενικός διευθυντής ή επικεφαλής υπηρεσίας εκπονεί έκθεση σχετικά με το έργο που πραγματοποιήθηκε, τη χρήση των πόρων και τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν από την υπηρεσία του / της, από κοινού με δήλωση η οποία εκφράζει την ευθύνη του / της [3].

[3] Λευκή βίβλος για τη μεταρρύθμιση, δράση 82.

Το έτος 2001 είναι το πρώτο στο οποίο εκπονήθηκαν πλήρεις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων (στο εξής ετήσιες εκθέσεις) από όλους τους γενικούς διευθυντές και τους επικεφαλής των υπηρεσιών έως την 1η Μαΐου 2002. Οι εκθέσεις αυτές θα πρέπει επομένως να θεωρηθούν πρώτο βήμα προς την κατεύθυνση ενός απόλυτα συνεπούς κύκλου για πολλούς λόγους. Καταρχάς, η διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες εισάγεται προοδευτικά (συγκεκριμένα το 2001 λίγες μόνο υπηρεσίες είχαν θέσει σε εφαρμογή πρόγραμμα διαχείρισης, ενώ η πρώτη ετήσια στρατηγική πολιτικής υιοθετήθηκε για το 2002). Δεύτερον, τα ελάχιστα πρότυπα για τους εσωτερικούς ελέγχους θα πρέπει να εφαρμοστούν περαιτέρω κατά το επόμενο έτος. Τρίτον, οι δηλώσεις αξιοπιστίας προσυπογράφηκαν από τους γενικούς διευθυντές για πρώτη φορά.

Για τους λόγους αυτούς, η πρώτη έκδοση των ετησίων εκθέσεων δεν μπορεί να είναι ομοιογενής. Οι εκθέσεις είναι κάπως ανόμοιες, όμως δεν θα ήταν ρεαλιστικό να περιμένει κανείς να είναι τέλειο αυτό το πρώτο εγχείρημα. Παρά αυτές τις αναμενόμενες ατέλειες, αυτό το πρώτο εγχείρημα αποτελεί θετικό αποτέλεσμα της μεταρρύθμισης: η εισαγωγή των ετήσιων εκθέσεων αυξάνει τη διαφάνεια και την υποχρέωση λογοδοσίας, διότι για πρώτη φορά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δημοσιοποιεί θετικά και αρνητικά ζητήματα που αφορούν τη λειτουργία της.

Η σύνθεση αυτή αποσκοπεί στην παρουσίαση των κυρίων επιτευγμάτων (και ελλείψεων) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε σχέση με τους πενταετείς στρατηγικούς στόχους [4]. Θα αναλύσει επίσης την πρόοδο της εφαρμογής της μεταρρύθμισης γενικά και ιδιαίτερα τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Οι επιφυλάξεις και οι παρατηρήσεις που έκαναν οι υπηρεσίες συνοψίζονται στη βάση των κυρίων ζητημάτων που τίθενται και της γενικής τους σημασίας για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ως σύνολο.

[4] Οι στρατηγικοί στόχοι της Επιτροπής για την περίοδο 2000-2005: "Η διαμόρφωση της νέας Ευρώπης" (COM(2000)154)

Στη σύνθεση αυτή υπογραμμίζονται τα σημαντικότερα διατομεακά στοιχεία που συνάγονται από τις ετήσιες εκθέσεις και εξαγγέλλονται συγκεκριμένες ενέργειες για την αντιμετώπισή τους. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υποστηρίζει τις ενέργειες αυτές και θα υποβάλει έκθεση σχετικά με την πρόοδό τους στην σύνθεση των ετησίων εκθέσεων που θα γίνει του χρόνου. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή σημειώνει επίσης σχέδια δράσης που συνδέονται με τις υπόλοιπες επιφυλάξεις και καλεί τους αρμόδιους γενικούς διευθυντές και τους επικεφαλής των υπηρεσιών να υποβάλουν έκθεση για την πρόοδό τους στην ετήσια έκθεση για το 2002. Ας σημειωθεί ότι η παρούσα σύνθεση στηρίζεται επίσης σε έργο που πραγματοποίησε η Εσωτερική Υπηρεσία Ελέγχου, τα πορίσματα του οποίου έχουν ληφθεί υπόψη κατά την εκπόνηση του εσώκλειστου σχεδίου δράσης.

Η παρούσα σύνθεση θα διαβιβαστεί στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στο Συμβούλιο και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Θα συνοδεύεται από όλες τις ετήσιες εκθέσεις των γενικών διευθυντών και των επικεφαλής υπηρεσιών.

2. ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΔΡΑΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΟ 2001

Στη βάση των ετησίων εκθέσεων για το 2001, η Επιτροπή μπορεί να αναφέρει ότι κατά τη διάρκεια του δεύτερου έτους της θητείας της ακολούθησε σε μεγάλο βαθμό το χρονοδιάγραμμα για την πραγματοποίηση των στρατηγικών στόχων που ορίστηκαν για την περίοδο 2000-2005 [5], παρ' όλο που συγκεκριμένοι τομείς αντιμετώπισαν ορισμένες δυσκολίες.

[5] COM(2000)154 τελικό της 9.2.2000, διαθέσιμο στη διεύθυνση: http://europa.eu.int/comm/index_en.htm

Οι παράγραφοι που ακολουθούν:

1) θα υπενθυμίσουν τα κύρια πολιτικά επιτεύγματα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής το 2001 στο πλαίσιο των πενταετών στρατηγικών στόχων και

2) θα επικεντρωθούν στα σημαντικότερα διατομεακά στοιχεία που συνάγονται από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων.

2.1. Κύρια πολιτικά επιτεύγματα το 2001

Η προώθηση νέων μορφών διακυβέρνησης.

Ο στόχος αυτός περιλαμβάνει 4 κύριες πτυχές: την αύξηση της συμμετοχής των θεσμικών φορέων σε εθνικό, περιφερειακό και τοπικό επίπεδο στο σχεδιασμό και την εφαρμογή των κοινοτικών αποτελεσμάτων, τη βελτίωση του ρυθμιστικού πλαισίου, τη συμβολή της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην προετοιμασία της επόμενης διακυβερνητικής διάσκεψης και την επιτυχία της διαδικασίας των εσωτερικών μεταρρυθμίσεων (η πρόοδος της εσωτερικής μεταρρύθμισης το 2001 παρουσιάζεται λεπτομερώς ξεχωριστά στο σημείο 3).

Τον Ιούλιο η Επιτροπή εξέδωσε λευκή βίβλο για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση, στο οποίο υπογραμμίζεται η ανάγκη κοινής μεταρρύθμισης από όλα τα όργανα εντός των ορίων των ισχυουσών συνθηκών, και στη συνέχεια ξεκίνησε μια ευρεία διαδικασία διαβουλεύσεων με άλλα όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τις εθνικές κυβερνήσεις, τις περιφέρειες, τους δήμους και την κοινωνία των πολιτών. Εξαιτίας της επιθυμίας που εξέφρασε το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο να λάβει θέση πριν η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αναλάβει δραστηριότητες με νομοθετικές συνέπειες, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή επέτεινε το διάλογό της με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και ανέβαλε τις ενέργειες για τις "καλύτερες κανονιστικές ρυθμίσεις" κατά 6 μήνες. Υπό το φως των σχολίων που έλαβε, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπέβαλε το Νοέμβριο του 2001 έγγραφο διαβούλευσης σχετικά με τις "καλύτερες κανονιστικές ρυθμίσεις" στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στο Λάκεν.

Ένα άλλο σημαντικό συγκεκριμένο βήμα στον τομέα αυτό υπήρξε η έκδοση κανονισμού (1049/2001) για την πρόσβαση στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Αυτός ο νέος κανονισμός εξασφαλίζει μεγαλύτερο βαθμό διαφάνειας στα έγγραφα θέτοντας τα θεμέλια για τη βελτίωση της διακυβέρνησης στην Ένωση.

Το έτος 2001 επιτεύχθηκε επίσης συμφωνία για τη δημιουργία της Συνέλευσης, η οποία άρχισε τις εργασίες της στις 28 Φεβρουαρίου 2002 και αποσκοπεί στην προετοιμασία της διακυβερνητικής διάσκεψης η οποία θα διαμορφώσει μια νέα Ευρώπη.

Η νέα οικονομική και κοινωνική ατζέντα

Στους στρατηγικούς στόχους της για το 2000-2005, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντόπισε τη δημιουργία ενός νέου κοινωνικού και οικονομικού δυναμισμού στην Ένωση ως προτεραιότητα μείζονος σημασίας. Η βελτιστοποίηση του δυναμικού της εσωτερικής αγοράς θα πρέπει να αποβεί προς όφελος όλων των πολιτών και των επιχειρήσεων μέσω της δημιουργίας νέων ευκαιριών για την απασχόληση και της ενίσχυσης της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων.

Η Επιτροπή προετοίμασε και συντόνισε με αποφασιστικότητα τη θέση σε κυκλοφορία του ευρώ την 1.01.2002, γεγονός που αναγνωρίζεται τώρα ευρέως ως σημαντικότατη επιτυχία.

Σημαντικά βήματα πραγματοποιήθηκαν το 2001 για τη δημιουργία του καταστατικού της ευρωπαϊκής εταιρείας με την υποστήριξη μέτρων που ενθαρρύνουν και διευκολύνουν το επιχειρηματικό πνεύμα. Σημαντική πρόοδος πραγματοποιήθηκε επίσης στην υποβολή των πολυάριθμων ενεργειών που εξαγγέλθηκαν στο σχέδιο δράσης για τις χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες. Τέθηκαν σε εφαρμογή σημαντικές πρωτοβουλίες για τον εκσυγχρονισμό της πολιτικής του ανταγωνισμού, ιδίως μια μεταρρύθμιση της αντιμονοπωλιακής πολιτικής η οποία είχε ως αποτέλεσμα τον καταμερισμό των ευθυνών για την επιβολή της νομοθεσίας.

Δημοσιεύθηκε η πράσινη βίβλος για τη μεταρρύθμιση της κοινής αλιευτικής πολιτικής και πραγματοποιήθηκαν εντατικές ανταλλαγές απόψεων με τους διάφορους ενδιαφερόμενους φορείς προκειμένου να προετοιμαστούν οι προτάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής προς έγκριση το 2002.

Στο πλαίσιο της δημιουργίας του ευρωπαϊκού χώρου έρευνας, η Επιτροπή υιοθέτησε προτάσεις για το πρόγραμμα πλαίσιο για την έρευνα και την τεχνολογική ανάπτυξη 2002-2006 και ξεκίνησε τη συζήτηση και τις πρωτοβουλίες σχετικά με την κινητικότητα των ερευνητών, τις ερευνητικές υποδομές, τις διεθνείς και περιφερειακές διαστάσεις για τη αύξηση της αποτελεσματικότητας και της συνοχής της έρευνας στην Ευρώπη. Το Δεκέμβριο του 2001 υιοθετήθηκε το νέο ρυθμιστικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

Στα τέλη του 2001 υιοθετήθηκαν όλες οι παρεμβάσεις των διαρθρωτικών ταμείων, δίνοντας έτσι νέα ώθηση στην πολιτική συνοχής.

Ως αποτέλεσμα των συνολικών προσπαθειών που κατέβαλε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, υιοθετήθηκε στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Γκαίτεμποργκ η στρατηγική της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την αειφόρο ανάπτυξη, με την οποία εισάγεται η περιβαλλοντική διάσταση στα οικονομικά και κοινωνικά κεφάλαια της διαδικασίας της Λισσαβώνας. Η αειφόρος ανάπτυξη χαρακτηρίστηκε επίσης προτεραιότητα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για το 2002 και το 2003. Στο πλαίσιο της στρατηγικής της Λισσαβώνας καταγράφηκε πολύ σημαντική πρόοδος στην εσωτερική αγορά φυσικού αερίου και ηλεκτρικής ενέργειας, στον ενιαίο ουρανό, στο πρόγραμμα Galileo και στην ανάπτυξη των διευρωπαϊκών δικτύων. Η Επιτροπή ανέλαβε επίσης πρωτοβουλίες για τη διευκόλυνση της πρόσβασης στην ηλεκτρονική μάθηση και στην ανάπτυξη της δια βίου μάθησης προκείμενου να προαγάγει την κοινωνία της γνώσης και να συνδράμει τους ανέργους στην προσπάθειά τους να επανενταχθούν στον ενεργό βίο. Η αειφόρος ανάπτυξη εντοπίστηκε εξάλλου από την Επιτροπή ως προτεραιότητα για το 2002 και 2003.

Η Επιτροπή άρχισε την εφαρμογή της ατζέντας κοινωνικής πολιτικής της Ένωσης, την οποία είχε εγκρίνει στο Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στη Νίκαια. Η ευρωπαϊκή στρατηγική για την απασχόληση συνεχίστηκε περαιτέρω και τέθηκε σε εφαρμογή η ανοικτή μέθοδος συντονισμού στον τομέα της κοινωνικής ενσωμάτωσης. Το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πραγματοποίησαν διαπραγματεύσεις για αρκετές νομοθετικές προτάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε τομείς όπως η υγεία και η ασφάλεια στο χώρο εργασίας, η συμμετοχή των εργαζομένων και η ίση μεταχείριση ανδρών και γυναικών.

Η σταθεροποίηση της ηπείρου μας και η ενίσχυση της φωνής της Ευρώπης στον κόσμο.

Ο στόχος αυτός απορρέει από τρεις μείζονες προκλήσεις: τις γεωπολιτικές αλλαγές, την παγκοσμιοποίηση και την εξασθένιση του διεθνούς συστήματος. Σε αυτές τις τρεις πτυχές η δράση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το 2001 στέφθηκε με μεγάλη επιτυχία.

Όσον αφορά τη διεύρυνση, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή σημείωσε ουσιαστική πρόοδο με τα 18 κεφάλαια των ενταξιακών διαπραγματεύσεων που είχαν προβλεφθεί στον "οδικό χάρτη" για το 2001, γεγονός που επέτρεψε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή να προχωρήσει εμπρόθεσμα στην επίτευξη του στόχου να ολοκληρωθούν οι διαπραγματεύσεις με έως και 10 υποψήφιες χώρες έως το τέλος του 2002. Η παρακολούθηση της εφαρμογής του κοινοτικού κεκτημένου συνεχίστηκε επίσης δραστήρια από τις υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η δραστηριότητα αυτή θα πρέπει να συνεχιστεί και να ενισχυθεί το 2002 και το 2003, παράλληλα με τις προετοιμασίες για την ένταξη των υποψηφίων χωρών. Αυτό το διπλό φορτίο θα απαιτήσει μεγαλύτερη επένδυση στο ανθρώπινο δυναμικό από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, όπως αναφέρθηκε ήδη στην ετήσια στρατηγική πολιτικής και στο προσχέδιο προϋπολογισμού για το 2003.

Όσον αφορά την εμπορική πολιτική, η Επιτροπή συνέβαλε ενεργώς στην επιτυχή έναρξη νέου πολυμερούς εμπορικού γύρου (την ατζέντα για την ανάπτυξη της Ντόχα) στην υπουργική διάσκεψη του Παγκόσμιου Οργανισμού Εμπορίου (ΠΟΕ) στη Ντόχα το Νοέμβριο του 2001. Παράλληλα με τη συνεχιζόμενη πρόοδο σε άλλες διμερείς και περιφερειακές διαπραγματεύσεις, ιδίως τις συνομιλίες ΕΕ-Mercosur, το γεγονός αυτό βοήθησε στην αποκατάσταση της εμπιστοσύνης στις προοπτικές της παγκόσμιας οικονομίας και στην αντιμετώπιση των θεμιτών ανησυχιών της κοινής γνώμης σχετικά με τη σχέση με την αειφόρο ανάπτυξη, άλλη μια προτεραιότητα που εντοπίστηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για το 2002 και το 2003.

Όσον αφορά τη συνεργασία για την ανάπτυξη, το Φεβρουάριο του 2001, το Συμβούλιο ενέκρινε την πρωτοβουλία της Επιτροπής "Όλα εκτός από όπλα", που παρέχει πρόσβαση χωρίς δασμούς και ποσοστώσεις στις εισαγωγές από τις λιγότερο ανεπτυγμένες χώρες. Τα μέλη των Ηνωμένων Εθνών έκαναν δεκτό το στόχο της παροχής ίσης πρόσβασης στην τρίτη διάσκεψη των Ηνωμένων Εθνών για τις λιγότερο ανεπτυγμένες χώρες το Μάιο του 2001.

Μετά τα γεγονότα της 11ης Σεπτεμβρίου, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αντέδρασε με ταχύτητα συμβάλλοντας στην καταπολέμηση της τρομοκρατίας και συντονίζοντας μια δέσμη πολιτικών και χρηματοοικονομικών μέτρων για την ανασυγκρότηση του Αφγανιστάν, παρ' όλο που χρειάστηκε να αναθεωρηθούν οι υφιστάμενες διαδικασίες προκειμένου να εξασφαλισθεί ταχεία και αποτελεσματική αντίδραση σε σημαντικές διεθνείς κρίσεις. Τα γεγονότα αυτά κατέδειξαν επίσης τα όρια των πόρων που είναι διαθέσιμοι στο κεφάλαιο 4 των δημοσιονομικών προοπτικών και υπογράμμισε την ανάγκη ενός συγκεκριμένου και αποτελεσματικού μέσου ευελιξίας, το οποίο θα επέτρεπε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή να ανταποκρίνεται με ταχύτητα σε απροσδόκητες διεθνείς κρίσεις και να διαδραματίζει παγκόσμιο ρόλο στο διεθνές προσκήνιο.

Καλύτερη ποιότητα ζωής για όλους.

Ο κύριος στόχος της Ένωσης στον τομέα αυτό είναι να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των ευρωπαίων πολιτών και να πραγματοποιήσει επιλογές που βελτιώνουν αποτελεσματικά την καθημερινή τους ζωή.

Η ασφάλεια στις θαλάσσιες, εναέριες και οδικές μεταφορές και η εξασφάλιση του εφοδιασμού με ενέργεια ενισχύθηκαν μέσω της δράσης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Στους τομείς της προστασίας του καταναλωτή, της δημόσιας υγείας και της ασφάλειας των τροφίμων, η Επιτροπή υπέβαλε προτάσεις για τη ρύθμιση της ανιχνευσιμότητας και τη σήμανση των γενετικά τροποποιημένων οργανισμών, εξέδωσε λευκή βίβλο για την προστασία του καταναλωτή, υπέβαλε πρόταση κανονισμού για την προώθηση των πωλήσεων στην εσωτερική αγορά και συνέχισε τις προετοιμασίες για τη θέση σε λειτουργία της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Τροφίμων.

Όσον αφορά το περιβάλλον, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υιοθέτησε πρόταση για το 6ο κοινοτικό περιβαλλοντικό πρόγραμμα δράσης για την περίοδο 2001-2010. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή συνέβαλε αποτελεσματικά στην επιτυχία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη διάσωση του πρωτοκόλλου του Κιότο για τις κλιματικές αλλαγές και υιοθέτησε τον Οκτώβριο προτάσεις για την κύρωση του πρωτοκόλλου και την υλοποίηση των δεσμεύσεων της Ένωσης.

Η τρομοκρατική επίθεση της 11ης Σεπτεμβρίου έθεσε το θέμα της ασφάλειας επικεφαλής της πολιτικής ατζέντας. Η συμφωνία που επιτεύχθηκε στην ΕΕ σχετικά με το ευρωπαϊκό ένταλμα σύλληψης και η απόφαση πλαίσιο για τον ορισμό των τρομοκρατικών ενεργειών αποτελούν παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο η Ένωση μπορεί να αντιδρά με ταχύτητα σε ιδιαίτερα σημαντικά γεγονότα που αφορούν το σύνολο των πολιτών. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξέδωσε επίσης ανακοίνωση για την προληπτική κατάσταση επιφυλακής σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Ανέπτυξε επίσης πρωτοβουλίες για την αντιμετώπιση απειλών στην υγεία που προέρχονται από τη βιοτρομοκρατία, όπως ζήτησε το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο στη Γάνδη. Ωστόσο, η πρόοδος στην εφαρμογή των αποφάσεων του Τάμπερε για τη δημιουργία ενός χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης υπήρξε αργή στο Συμβούλιο, γεγονός που αποτελεί πηγή ανησυχίας για το 2002 και κατόπιν.

2.2. Διατομεακά στοιχεία που συνάγονται από τις επίσημες εκθέσεις

Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των γενικών διευθύνσεων διαπιστώνονται ορισμένα διατομεακά στοιχεία:

Εφαρμογή των συγχρηματοδοτούμενων ερευνητικών προγραμμάτων

Αρκετοί γενικοί διευθυντές που ασχολούνται με αυτά τα προγράμματα εντοπίζουν την περιπλοκότητα της δημοσιονομικής διαχείρισης των εμμέσων δράσεων, περιπλοκότητα η οποία οφείλεται στο νομοθετικό πλαίσιο, το οποίο δημιουργεί τον κίνδυνο αχρεωστήτως καταβληθέντων, ως σημαντικό πρόβλημα και ζητούν να υπάρξει κοινή προσέγγιση από τις διάφορες υπηρεσίες οι οποίες ασχολούνται με τα προγράμματα πλαίσιο για την έρευνα. Τα κύρια προβλήματα συνδέονται με:

* την ύπαρξη περίπλοκων και πολλαπλών συστημάτων για την επιστροφή του κόστους καθώς και των κανόνων εφαρμογής που συνδέονται με αυτά.

* την έλλειψη κυρώσεων στις τυποποιημένες συμβάσεις σε περίπτωση υποβολής υπέρογκων δηλώσεων από τους δικαιούχους.

Αρκετοί δημοσιονομικοί έλεγχοι σε διάφορες υπηρεσίες, καθώς και τα πορίσματα από τους ελέγχους του Ελεγκτικού Συνεδρίου, υπογράμμισαν την ανάγκη να αναληφθεί περαιτέρω δράση στον τομέα αυτόν.

Δράση 1: Όσον αφορά τα ερευνητικά προγράμματα, η Επιτροπή θα υιοθετήσει πριν το τέλος του 2002 λεπτομερές σχέδιο δράσης για την αντιμετώπιση της περιπλοκότητας της δημοσιονομικής διαχείρισης των εμμέσων δράσεων μέσω της απλοποίησης και της αύξησης της συνεκτικότητας μεταξύ των διαφόρων συστημάτων που εφαρμόζονται τη στιγμή αυτή και μέσω της βελτίωσης της διαχείρισης των συμβάσεων. Για την αντιμετώπιση των υφισταμένων κινδύνων, θα αυξηθεί η αποτελεσματικότητα των ελέγχων που διενεργούνται από τις σχετικές υπηρεσίες και θα ενταθούν οι προσπάθειες για την προστασία των χρηματοοικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας.

Εξωτερικές σχέσεις

Στο πλαίσιο της βελτίωσης της διαχείρισης και των επιπτώσεων της εξωτερικής βοήθειας, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έθεσε σε εφαρμογή μια ευρεία μεταρρύθμιση της διαχείρισης των προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας της ΕΕ, ιδίως μέσω της δημιουργίας του γραφείου συνεργασίας EuropeAid. Πραγματοποιήθηκε σημαντική πρόοδος στην εφαρμογή της μεταρρύθμισης, περιλαμβανομένης της εφαρμογής μίας νέας προσέγγισης στον προγραμματισμό με στόχο την ενίσχυση της ποιότητας, καθώς επίσης και μίας νέας στρατηγικής αξιολόγησης και περισσότερης σαφήνειας στις σχετικές ευθύνες των γενικών διευθύνσεων που είναι αρμόδιες για τις δημόσιες σχέσεις. Τα πρώτα θετικά αποτελέσματα διαπιστώθηκαν με τη βελτίωση των στοιχείων για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του 2001 και με την πρόοδο των προσπαθειών για τη μείωση των καθυστερήσεων στις παλαιές και αδρανείς αναλήψεις υποχρεώσεων. Παρόλα αυτά, αρκετές εκθέσεις ετησίων δραστηριοτήτων υπογραμμίζουν ότι, καθώς το 2001 ήταν το πρώτο έτος εφαρμογής αυτής της μεταρρύθμισης, χρειάζεται να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την επίτευξη των στόχων της μεταρρύθμισης. Εξάλλου, το 2001 άρχισε επίσης η διαδικασία αποκέντρωσης, η οποία αποσκοπεί στην ανάθεση περισσότερων διαχειριστικών και δημοσιονομικών ευθυνών στις αντιπροσωπείες της ΕΕ όσον αφορά τα προγράμματα εξωτερικής βοήθειας. Η διαδικασία αυτή θα συνεχισθεί το 2002 και 2003, έτσι ώστε οι θετικές της συνέπειες θα είναι πλήρως ορατές μετά την ολοκλήρωσή της.

Οι εξωτερικές σχέσεις απαιτούν συγκεκριμένη προσοχή σε δύο πτυχές. Όσον αφορά την πολιτική πτυχή, οι επιφυλάξεις θέτουν το ζήτημα της πραγματικής ευθύνης του κυρίου διατάκτη για κοινές δράσεις που αναλαμβάνονται στο πλαίσιο της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφάλειας καθώς αυτές αποφασίζονται αποκλειστικά από το Συμβούλιο. Οι επιφυλάξεις αυτές έχουν σημαντικούς πολιτικούς αντικτύπους, τους οποίους θα συζητήσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή στο πλαίσιο των διοργανικών της σχέσεων. Όσον αφορά τη διαχειριστική πλευρά, οι επιφυλάξεις υπογραμμίζουν τους κινδύνους που συνδέονται με την άμεση δημοσιονομική βοήθεια προς τρίτες χώρες, κίνδυνοι οι οποίοι θα πρέπει να ληφθούν ιδιαίτερα υπόψη κατά την αξιολόγηση του αντικτύπου αυτής της βοήθειας. Άλλες επιφυλάξεις υπογραμμίζουν τους γενικούς κινδύνους που ενέχονται στη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας.

Δράση 2: Παρόλο που επιβεβαίωσε την ουσία της μεταρρύθμισης στις εξωτερικές σχέσεις σε πολλές περιπτώσεις, και μετά από την ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπογράμμισε την ανάγκη να εξετασθούν τα περιθώρια για συνεργίες μεταξύ των υπηρεσιών που συμμετέχουν στις εξωτερικές σχέσεις. Οι επίτροποι για τις εξωτερικές σχέσεις, σε συμφωνία με τον πρόεδρο και τον αντιπρόεδρο Kinnock, θα πρέπει να επανεξετάσουν πώς μπορούν να οργανωθούν μακροπρόθεσμα με τον καλύτερο τρόπο οι πόροι και οι δομές των ΓΔ Εξωτερικών Σχέσεων, Ανάπτυξης και EuropeAid προκειμένου να βοηθηθούν οι αρμόδιοι για τις εξωτερικές σχέσεις επίτροποι την εκτέλεση των καθηκόντων τους, τα οποία δεν έχουν αλλάξει. Η Επιτροπή θα εξετάσει προτάσεις προς το σκοπό αυτό πριν από το τέλος του έτους. Η Επιτροπή εκτιμά ότι, καθώς το 2001 αποτελούσε ακόμα την εναρκτήρια φάση, θα πρέπει να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την παγίωση της μεταρρύθμισης, προκειμένου αυτή να καταστεί απολύτως αποτελεσματική. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή θα αξιολογήσει και θα αναλύσει τους κινδύνους που συνδέονται με την εξωτερική βοήθεια και ιδιαίτερα με την άμεση δημοσιονομική ενίσχυση ως μορφή βοήθειας για την ανάπτυξη και θα κοινοποιήσει τα ενδεχόμενα κύρια συμπεράσματά της στα άλλα όργανα. θα πραγματοποιήσει επίσης αξιολόγηση της διαδικασίας μεταφοράς αρμοδιοτήτων του χρόνου προκειμένου να συναγάγει συμπεράσματα για την αποτελεσματικότητα της πραγματοποίησης των αλλαγών μετά την εφαρμογή της μεταρρύθμισης στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας.

Πυρηνική ασφάλεια:

Στον περίπλοκο τομέα της πυρηνικής ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένης τόσο της ασφάλειας των πυρηνικών εγκαταστάσεων όσο και του παγκοσμίου περιβάλλοντος, υπογραμμίστηκαν σημαντικά ζητήματα σε αρκετές ετήσιες εκθέσεις: το ζήτημα της τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης που είναι διαθέσιμη στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή προκειμένου να επιθεωρούνται αποτελεσματικά οι δραστηριότητες παροχής βοήθειας στον πυρηνικό τομέα, τα προβλήματα που συνδέονται με το επίπεδο των επαληθεύσεων της ραδιενέργειας στο περιβάλλον στο πλαίσιο του άρθρου 35 της συνθήκης Ευρατόμ, οι πόροι παροπλισμού για τις πυρηνικές εγκαταστάσεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και το ζήτημα των αρμοδιοτήτων της ΕΚ τον τομέα της πυρηνικής ασφάλειας.

Όλες αυτές οι διευκρινίσεις μπορούν να συσχετισθούν με ένα πολιτικό πλαίσιο, εντός του οποίου αμφισβητείται από διάφορα κράτη μέλη η νομική αρμοδιότητα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στον τομέα αυτό, την ίδια στιγμή που η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καλείται να παράσχει π.χ. τεχνική βοήθεια για τη βελτίωση της πυρηνικής ασφάλειας στις υποψήφιες χώρες. Οι σχετικές ετήσιες εκθέσεις κάνουν λόγο για ανεπαρκές δυναμικό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στον πυρηνικό τομέα. Χρειάζεται να αποσαφηνιστούν οι αρμοδιότητες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στον τομέα της πυρηνικής ασφάλειας, να δοθεί απάντηση στις προσδοκίες των πολιτών στο σημείο αυτό και να εξασφαλισθεί ο σεβασμός των αυστηρότερων προδιαγραφών ασφαλείας σε όλα τα (σημερινά και μελλοντικά) κράτη μέλη.

Δράση 3: Οι συγκεκριμένες επιφυλάξεις θα αντιμετωπισθούν πριν από το τέλος του έτους, αφενός μέσω δέσμης προτάσεων για τη δημιουργία ενός επιχειρησιακού νομοθετικού πλαισίου για τον εντοπισμό των προδιαγραφών ασφαλείας της ΕΕ και τη διατήρηση των πόρων παροπλισμού και, αφετέρου, εξετάζοντας προσεκτικά τον τρόπο με τον οποίο μεταβιβάζεται η πυρηνική εμπειρογνωμοσύνη μεταξύ των αρμοδίων υπηρεσιών, έτσι ώστε να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά της.

Διαρθρωτικά ταμεία (για τις περιφέρειες, την απασχόληση και τη γεωργία):

Για τα ζητήματα αυτά, ορισμένες ετήσιες εκθέσεις αντανακλούν τις δυσκολίες που αντιμετωπίζει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καθώς αναγκάζεται να αντιμετωπίσει την αποκεντρωμένη διαχείριση των κοινοτικών ταμείων στα κράτη μέλη τη στιγμή που διατηρεί την απόλυτη ευθύνη για την εκτέλεση του κοινοτικού προϋπολογισμού. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θεωρεί ότι οι ισχύουσες διατάξεις για την υποχρέωση λογοδοσίας και την κοινή ανάληψη ευθυνών δεν είναι ικανοποιητικές και θα πρέπει να αναθεωρηθούν προκειμένου να απηχούν καλύτερα τη σημερινή κατάσταση. Στο πλαίσιο αυτό θα πρέπει να σημειωθεί ότι η αρχή της επικουρικότητας σημαίνει ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα πρέπει να λειτουργεί χωρίς απόλυτη πολιτική εξουσιοδότηση, παρ' όλο που, σύμφωνα με τη συνθήκη, θα φέρει πλήρως την ευθύνη για τους πόρους που εκταμιεύονται. Οι διαχειριστικές πτυχές αυτών των ζητημάτων εξετάζονται συγκεκριμένα υπό τη δράση 11.

Δράση 4: η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα ζητήσει διευκρινίσεις από το Συμβούλιο σχετικά με το μερίδιο των ευθυνών που φέρει για την επίτευξη των στόχων που έχουν ορισθεί για την από κοινού διαχείριση των διαρθρωτικών ταμείων. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα υποβάλει επίσης προτάσεις με στόχο να ευθυγραμμισθούν με τις ευθύνες της οι αρμοδιότητες που έχει στον τομέα της παρακολούθησης και του ελέγχου.

Διεύρυνση

Για να εξασφαλισθεί η ομαλή ενσωμάτωση των υποψηφίων χωρών, οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα πρέπει να μεριμνήσουν για τη διεύρυνση ορισμένων δραστηριοτήτων στα νέα κράτη μέλη και είναι πρόθυμες να εξασφαλίσουν την πλήρη συμμετοχή τους στις πολιτικές της ΕΕ από την πρώτη ημέρα της ένταξής τους. Επιπλέον, αρκετές ετήσιες εκθέσεις των γενικών διευθυντών εκφράζουν ανησυχίες, τόσο σχετικά με την παρακολούθηση της εφαρμογής του κοινοτικού κεκτημένου στις υποψήφιες χώρες, όσο και σχετικά με την πραγματική ικανότητα ορισμένων υπηρεσιών να εξασφαλίσουν, με το υπάρχον προσωπικό, τη διεύρυνση των δραστηριοτήτων τους στα νέα κράτη μέλη με αποτελεσματικό τρόπο. Για το λόγο αυτό, μετά από προσεκτική εξέταση των αναγκών όλων των υπηρεσιών, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπέβαλε ανακοίνωση στη δημοσιονομική αρχή σχετικά με τον αντίκτυπο της διεύρυνσης στις δραστηριότητες και το ανθρώπινο δυναμικό της, ανακοίνωση η οποία αναφέρεται στις συνολικές ανάγκες για το 2003 και το 2008. Για το 2003, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εντόπισε ως απολύτως ελάχιστη ανάγκη την πρόσληψη 500 επιπλέον υπαλλήλων.

Η Επιτροπή υπογραμμίζει την απόλυτη ανάγκη να εξασφαλισθεί η κατάλληλη χρηματοδότηση το 2003 των δαπανών για 500 υπαλλήλους για την προετοιμασία της διεύρυνσης. Προς το σκοπό αυτό, η δημοσιονομική αρχή θα πρέπει από κοινού με την Επιτροπή να εξετάσει κάθε δυνατότητα να προκαταβάλει το 2002 ορισμένες διοικητικές δαπάνες (frontloading(μεταφορά των πιστώσεων από τους τελευταίους μήνες του έτους στους πρώτους μήνες του επόμενου έτος)) και, όπου είναι δυνατόν, να διαθέσει συμπληρωματικές πιστώσεις μέσω μεταβιβάσεων μεταξύ των οργάνων. Επαρκείς πιστώσεις για την πρόσληψη προσωπικού για τη διεύρυνση είναι αποφασιστικής σημασίας προκειμένου η Επιτροπή να μπορέσει να εξασφαλίσει την κατάλληλη προετοιμασία της διεύρυνσης και την πλήρη εφαρμογή τού κοινοτικού κεκτημένου από την πρώτη ημέρα της ένταξης των υποψηφίων χωρών. Η Επιτροπή εφιστά την προσοχή των άλλων οργάνων, των κρατών μελών και των υποψηφίων χωρών στη σημασία αυτών των προετοιμασιών.

Διακυβέρνηση :

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή προχωρά στην εφαρμογή των ενεργειών που εξαγγέλθηκαν στη λευκή βίβλο για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση και θα υποβάλει πρόταση για δέσμη μέτρων το φθινόπωρο, μαζί με την τελική έκθεση για τη διαδικασία διαβούλευσης.

Στη βάση της θετικής απάντησης που έδωσε το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο του Λάκεν το Δεκέμβριο του 2001 στο έγγραφο διαβούλευσής της, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πρότεινε την 5η Ιουνίου 2002 πρόγραμμα δράσης για τις "καλύτερες κανονιστικές ρυθμίσεις" για να απλοποιήσει και να βελτιώσει την ποιότητα του ρυθμιστικού περιβάλλοντος, χωρίς να επιφέρει τροποποιήσεις στις συνθήκες. Παράλληλα με το πρόγραμμα δράσης, η Επιτροπή εξέδωσε δύο ανακοινώσεις για τις ελάχιστες προδιαγραφές των διαβουλεύσεων (με την επιφύλαξη ξεχωριστής δημόσιας διαβούλευσης, η οποία θα ολοκληρωθεί στα τέλη του Ιουλίου 2002) και την αξιολόγηση αντικτύπου.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπογράμμισε ότι η εφαρμογή του προγράμματος δράσης για τις "καλύτερες κανονιστικές ρυθμίσεις", το οποίο υποβλήθηκε τον Ιούνιο του 2002, απαιτεί κοινές προσπάθειες από τα τρία όργανα, καθώς και από τα κράτη μέλη. Για το λόγο αυτό, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πρότεινε να υποστηριχθεί η εφαρμογή του προγράμματος δράσης από τη διοργανική συμφωνία μεταξύ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για εκείνες τις δράσεις που εξαρτώνται από τα τρία αυτά όργανα. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο της Σεβίλλης εξέφρασε την υποστήριξή του προς αυτή την προσέγγιση και κάλεσε τα όργανα να ολοκληρώσουν μια τέτοια συμφωνία έως το τέλος του 2002.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα εφαρμόσει τα μέτρα που απαριθμούνται στο πρόγραμμα δράσης για τις καλύτερες κανονιστικές ρυθμίσεις της 5ης Ιουνίου 2002 και θα καταβάλει προσπάθειες για σύναψη διοργανικής συμφωνίας σχετικά με τα μέτρα τα οποία εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα υποβάλει επίσης το φθινόπωρο πρόταση για δεύτερη δέσμη μέτρων ως συνέχεια στη λευκή βίβλο για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση, η οποία θα περιλαμβάνει προτάσεις για την αντιμετώπιση των παραβάσεων, την επιτροπολογία, τις ρυθμιστικές αρχές και τις τριμερείς συμβάσεις.

3. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΤΟ 2001

Μετά από μια ευρεία διαδικασία εσωτερικών διαβουλεύσεων, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπέβαλε τη λευκή της βίβλο για τη μεταρρύθμιση στις αρχές του 2000. Στόχος της είναι ο εκσυγχρονισμός της διοίκησης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η στρατηγική που αναφέρεται στη λευκή βίβλο επικεντρώνεται σε τρεις κύριους στόχους:

* βελτίωση της αποτελεσματικότητας ολόκληρης της οργάνωσης μέσω καλύτερου καθορισμού προτεραιοτήτων και αντιστοίχησης των καθηκόντων με τους πόρους.

* μεγιστοποίηση της απόδοσης του προσωπικού μέσω σημαντικών αλλαγών στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και στην πολιτική για το προσωπικό.

* αναμόρφωση της δημοσιονομικής διαχείρισης, στη βάση ακριβούς ορισμού των ευθυνών κάθε παράγοντα, πράγμα που θα εξασφαλίσει τη μέγιστη αξιοποίηση των χρημάτων των φορολογουμένων μέσω της βελτίωσης της δημοσιονομικής διαχείρισης, της αποτελεσματικότητας και της υποχρέωσης λογοδοσίας.

Η λευκή βίβλος είχε περιλάβει ένα φιλόδοξο σχέδιο δράσης για να μεταφράσει τους προαναφερθέντες συνολικούς στόχους σε συγκεκριμένες ενέργειες στη βάση ενός απαιτητικού χρονοδιαγράμματος. Καθώς το αρχικό χρονοδιάγραμμα προέβλεπε πλήρη εφαρμογή της μεταρρύθμισης έως το τέλος του 2002, το 2001 ήταν αποφασιστικής σημασίας προκειμένου να ριζώσει η μεταρρύθμιση στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Υπενθυμίζεται ότι οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων αποτελούν ένα σημαντικό αποτέλεσμα της αρχής της μεταρρύθμισης, ιδίως των αρχών της διαφάνειας και της υποχρέωσης λογοδοσίας.

3.1. Καθορισμός προτεραιοτήτων, διάθεση και αποτελεσματική χρήση των πόρων

Για να εξασφαλισθεί η αποτελεσματικότητα σε όλες τις δραστηριότητες, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θέλησε να επικεντρωθεί στους κύριους πολιτικούς στόχους, μεταφράζοντάς τους σε ενέργειες προτεραιότητας οι οποίες αντιστοιχούνται με τους κατάλληλους πόρους, επιβεβαιώνοντας έτσι το προβάδισμα των πολιτικών προτεραιοτήτων. Αυτό σημαίνει ότι στην αρχή του έτους η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καθορίζει πρώτα τις δικές της προτεραιότητες και κατόπιν δρομολογεί τη δημοσιονομική διαδικασία για το επόμενο έτος: αυτό οδήγησε το 2001 στη δημιουργία του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού (ΣΣΠ) με σκοπό να καθοδηγηθούν όλες οι δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής οι οποίες αφορούν τον καθορισμό των προτεραιοτήτων, τη δημοσιονομική διαδικασία και την εκπόνηση του προγράμματος εργασίας στη βάση πλήρους αντιστοίχησης των δραστηριοτήτων με τους πόρους (διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες).

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι μία από τις πτυχές στις οποίες η Επιτροπή έχει δώσει τώρα ιδιαίτερη έμφαση στο πλαίσιο της διαδικασίας της ετήσιας στρατηγικής πολιτικής, είναι ο διοργανικός διάλογος. Αποφασίσθηκε ότι κάθε χρόνο, μετά την έγκριση της ετήσιας στρατηγικής πολιτικής για το επόμενο έτος, η Επιτροπή θα ξεκινά διάλογο με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο σχετικά με τις προτεραιότητες που εντοπίζονται στην ετήσια στρατηγική πολιτικής. Στη βάση αυτή θα υποβάλλει ένα έγγραφο επανεκτίμησης το οποίο θα αντανακλά το διάλογο με τα όργανα πριν υιοθετήσει το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας. Προς το σκοπό αυτό, η Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο συμφώνησαν σχετικά με το χρονοδιάγραμμα και τις λειτουργικές λεπτομέρειες του διαλόγου αυτού.

Όπως δείχνουν οι περισσότερες ετήσιες εκθέσεις, η πρόοδος που πραγματοποιήθηκε στον τομέα αυτό το 2001 σχετικά με την εφαρμογή είναι σημαντική: εντοπίστηκαν τα ορόσημα του κύκλου αυτού (βλ. εισαγωγή) και εφαρμόστηκαν από τις υπηρεσίες. Ιδιαίτερα, η εκπόνηση ετήσιων σχεδίων διαχείρισης από όλες τις υπηρεσίες αποτέλεσε ένα σημαντικό βήμα προς τα εμπρός. Ορισμένες εκθέσεις εκφράζουν την άποψη ότι η εισαγωγή της διοικητικής διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες τις βοήθησε να επικεντρώσουν τις δραστηριότητές τους σε σαφείς προτεραιότητες με σαφείς στόχους. Συνάγεται επομένως το συμπέρασμα ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υλοποίησε το 2001 τις εξαγγελίες που είχε κάνει στη λευκή βίβλο και ότι το γεγονός αυτό αποτέλεσε σημαντικό επίτευγμα δεδομένων των έντονων χρονικών και δημοσιονομιών περιορισμών που αντιμετώπισε το έργο των υπηρεσιών και δεδομένου του γεγονότος ότι μια τέτοια σημαντικότατη αλλαγή μπορεί να εφαρμοστεί μόνον σε προοδευτική βάση.

Σε περισσότερο μακροπρόθεσμη προοπτική είναι προφανές ότι η εισαγωγή του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού και της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες, αποτελεί "αλλαγή νοοτροπίας". Ωστόσο, είναι πολύ θετικό το γεγονός ότι η εφαρμογή ακολούθησε το αρχικό πρότυπο χωρίς σημαντικές καθυστερήσεις ή προβλήματα και αποκάλυψε σημαντικές πτυχές που δεν είχαν υπογραμμιστεί ως τέτοιες στη λευκή βίβλο.

Είναι σημαντικό να θυμηθούμε επίσης τις διαφορετικές εμπειρίες που είχαν αποκτηθεί στο παρελθόν από τις διάφορες υπηρεσίες στον τομέα της μεταρρύθμισης: ορισμένες υπηρεσίες διέθεταν ήδη κάποια προχωρημένα όργανα διαχείρισης, οι περισσότερες υπηρεσίες διέθεταν μόνον μέσα για τον καθημερινό προγραμματισμό, ενώ ελάχιστες δεν διέθεταν κανένα σημαντικό μέσον. Γι' αυτόν ακριβώς το λόγο η διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες, παρ' όλο που εισήχθη επιτυχώς σε επίπεδο Επιτροπής το 2001, δεν μπόρεσε να εφαρμοστεί με ομοιογενή τρόπο στις διάφορες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Όσον αφορά την εξωτερική ανάθεση, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υιοθέτησε το Δεκέμβριο του 2001 αναθεωρημένο σχέδιο πρότασης κανονισμού του Συμβουλίου, η οποία εισήγαγε την έννοια των "εκτελεστικών φορέων" για τη διαχείριση των προγραμμάτων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στο πλαίσιο της εξωτερικής ανάθεσης με τη μορφή της "εξουσιοδότησης", λαμβάνοντας υπόψη τις προτάσεις για τροποποιήσεις που έγιναν από το Ελεγκτικό Συνέδριο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξέδωσε επίσης το Νοέμβριο του 2001 ανακοίνωση για την εξωτερική ανάθεση με τη μορφή της "αποκέντρωσης" όπου ορίζονται οι όροι και οι προϋποθέσεις για τη χρήση δικτύων εθνικών οργανισμών. Τέλος, εκπονήθηκε εσωτερικός οδηγός για να οριστούν τα καθήκοντα τα οποία μπορούν να ανατίθενται σε εξωτερικούς φορείς, οδηγός ο οποίος περιλαμβάνει τυποποιημένο υπόδειγμα σύμβασης.

3.2. Αλλαγές στην πολιτική για το ανθρώπινο δυναμικό

Αυτός ο δεύτερος πυλώνας της μεταρρύθμισης αποσκοπούσε στο συνολικό εκσυγχρονισμό της πολιτικής για το ανθρώπινο δυναμικό στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ξεκίνησε κατ' αρχάς μια σειρά ενεργειών προκειμένου να εκμεταλλευτεί πλήρως το δυναμικό για μεταρρύθμιση στο πλαίσιο του ισχύοντος κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Το 2001 λήφθηκαν πάρα πολλές αποφάσεις για ζητήματα που αφορούν τη νέα πολιτική για το προσωπικό. Δεύτερον, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εκπόνησε πρόταση κανονισμού που τροποποιεί ορισμένα σημεία του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Εξαιτίας της φύσεως της διαδικασίας αυτής, χρειάστηκε μια ορισμένη περίοδος εσωτερικών διαβουλεύσεων με το προσωπικό και συντονισμού με τα συνδικάτα, προκειμένου να μπορέσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή να υποβάλει στο Συμβούλιο μια ισόρροπη δέσμη προτάσεων για τροποποιήσεις στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Οι σημαντικότεροι στόχοι είναι:

- η ενίσχυση της αρχής της αξιοκρατίας στην ευρωπαϊκή δημόσια υπηρεσία μέσω καλύτερης σύνδεσης των αποδόσεων με την εξέλιξη της σταδιοδρομίας.

- ο εκσυγχρονισμός της πολιτικής των ίσων ευκαιριών, των κοινωνικών διευκολύνσεων για το προσωπικό και των συνθηκών εργασίας. Ο εκσυγχρονισμός αυτός είναι ουσιαστικής σημασίας προκειμένου να συνεχιστούν οι προσλήψεις και να διατηρηθεί το καλύτερο προσωπικό σε ένα όλο και περισσότερο ανταγωνιστικό περιβάλλον για γλωσσομαθές προσωπικό με υψηλά προσόντα.

- η διατήρηση της δημοσιονομικής πειθαρχίας κατά την πραγματοποίηση της μεταρρύθμισης. Οι προτεινόμενες δαπάνες είναι μέτριες στο πλαίσιο μιας μείζονος μεταρρύθμισης και συνάδουν με τη δέσμευση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να σεβαστεί την οροφή δαπανών του κεφαλαίου V των δημοσιονομικών πρακτικών. Εξάλλου, τα μέτρα θα έχουν ως συνέπεια το διαρκή έλεγχο του κόστους μεσοπρόθεσμα.

Το 2001 σημειώθηκαν καθυστερήσεις σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα για την εκπόνηση μεγάλου αριθμού εγγράφων προσανατολισμού. Παρ' όλα αυτά οι συζητήσεις στο πλαίσιο ομάδας υψηλού επιπέδου υπό την προεδρία του πρώην γενικού γραμματέα του Συμβουλίου, κ. Ersboell, κατέληξαν σε πολύ θετικό αποτέλεσμα: σε συμφωνία μεταξύ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και των συνδικάτων που αντιπροσωπεύουν την πλειοψηφία του προσωπικού σχετικά με τη συνολική δέσμη της μεταρρύθμισης της πολιτικής για το προσωπικό. Η συμφωνία αυτή περιλαμβάνει τη δέσμευση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να αποσύρει τη δέσμη προτάσεων στη βάση συμφωνίας με τις συνδικαλιστικές και επαγγελματικές οργανώσεις (OSP) σε περίπτωση που το Συμβούλιο προτείνει ομόφωνα υπαναχώρηση από οποιεσδήποτε από τις εγγυήσεις που απαριθμούνται στη συμφωνία. Η συμφωνία αυτή παρέχει σταθερή βάση για τη συνέχιση της διαδικασίας.

Η διαδικασία της διαβούλευσης με το προσωπικό και του συντονισμού με τα συνδικάτα κατέληξε στα εξής αποτελέσματα:

- Τον Οκτώβριο του 2001, σε μια "συνολική δέσμη για την αναθεώρηση της πολιτικής για το προσωπικό" η οποία περιλάμβανε 15 κεφάλαια. Για τα πρώτα 9 έπρεπε να λάβει την τελική απόφαση η Ευρωπαϊκή Επιτροπή: το κοινωνικό σκέλος, μέτρα που καλύπτουν άδειες για οικογενειακούς λόγους και ευέλικτες μορφές εργασίας. ίσες ευκαιρίες. κοινωνική πολιτική και υποδομή για το προσωπικό. ηθική παρενόχληση. κατάρτιση. κινητικότητα. καταγγελίες δυσλειτουργιών. πειθαρχία. διατήρηση του επιπέδου του επαγγελματισμού. προσλήψεις. θέσεις μεσαίας στελέχωσης. αποδοχές και συντάξεις. Τα τελευταία έξι ζητήματα συζητήθηκαν για τελικό προσανατολισμό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής: αξιολογήσεις και προαγωγές. διάρθρωση σταδιοδρομίας. μόνιμο προσωπικό. υπηρεσία διαμεσολάβησης. ευέλικτη συνταξιοδότηση και τελική αναθεώρηση του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

- Στις 20 Δεκεμβρίου το Συμβούλιο ενέκρινε σχέδιο κανονισμού σχετικά με τροποποιήσεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και την εφαρμογή κανόνων για αξιολόγηση και τις προαγωγές προκειμένου να τα υποβάλει προς γνωμοδότηση στη διοργανική επιτροπή για τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Το σχέδιο κανονισμού περιλαμβάνει όλες τις τροποποιήσεις στους βασικούς κανόνες που διέπουν την ευρωπαϊκή δημόσια υπηρεσία, τις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θεωρεί αναγκαίες.

Το έργο που πραγματοποιήθηκε το 2001 επέτρεψε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή να υιοθετήσει τις υπόλοιπες αποφάσεις κατά το πρώτο τρίμηνο του 2002 (κατευθυντήριες γραμμές για την περιγραφή καθηκόντων. κατευθυντήριες γραμμές για την κινητικότητα. διεξαγωγή διοικητικών ερευνών και πειθαρχικές διαδικασίες. κανόνες που ισχύουν για τους εθνικούς εμπειρογνώμονες οι οποίοι είναι αποσπασμένοι στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. καταγγελίες δυσλειτουργιών, κοινωνική πολιτική, υπηρεσία διαμεσολάβησης, κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση και διατήρηση του επιπέδου του επαγγελματισμού, αξιολόγηση και προαγωγές) και να υποβάλει το σχέδιο κανονισμού στο Συμβούλιο προκειμένου να ολοκληρωθεί η νομοθετική διαδικασία έως τα μέσα του 2003.

3.3. Δημοσιονομική διαχείριση, εσωτερικοί και λοιποί έλεγχοι

Το κεφάλαιο αυτό της μεταρρύθμισης υπαγορεύθηκε από την ανάγκη να εκσυγχρονισθεί η δημοσιονομική διαχείριση και να αποκατασταθεί η εμπιστοσύνη του κοινού στη διαχείριση του προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στον έλεγχο των δαπανών. Η μεταρρύθμιση αποσκοπεί στο να καταστήσει τις διαδικασίες απλούστερες και ταχύτερες και με περισσότερη υποχρέωση λογοδοσίας, αποκεντρώνοντας τη διαχειριστική ευθύνη προς όσους βρίσκονται εγγύτερα στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων και μέσω της αύξησης της διαφάνειας. Κύρια χαρακτηριστικά της μεταρρύθμισης στον τομέα αυτό είναι:

- Αύξηση της υποχρέωσης λογοδοσίας για την έγκριση δαπανών. οι κανόνες θα πρέπει να απλουστευθούν και να γίνουν περισσότερο κατανοητοί και, στο μέτρο του δυνατού, οι υπεύθυνοι για τη διαχειριστική διαδικασία θα πρέπει επίσης να είναι υπεύθυνοι για την έγκριση των δαπανών. Το 2001, στη βάση αξιολόγησης των σχετικών κινδύνων, της οργανωτικής διάρθρωσης και της αποδοτικότητας των δαπανών, οι υπηρεσίες έθεσαν σε εφαρμογή νέα κυκλώματα δημοσιονομικής διαχείρισης, καθορίζοντας τα κύρια στάδια στην εξουσιοδότηση των χρηματοδοτικών συναλλαγών και με σεβασμό στη βασική αρχή του διαχωρισμού της αρχικής φάσης από τη φάση επαλήθευσης μιας συναλλαγής. Κάθε υπηρεσία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής διόρισε επίσης προσωπικό για τους εσωτερικούς ελέγχους προκειμένου να επικουρεί το γενικό διευθυντή ή τον επικεφαλής υπηρεσίας στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών ελέγχων.

- Ο διαχωρισμός των δημοσιονομικών από τους εσωτερικούς ελέγχους: έως το 2000, τόσο οι εκ των προτέρων (ex ante) έλεγχοι των δαπανών όσο και μέρος των λογιστικών ελέγχων μετά από την πραγματοποίηση των δαπανών διενεργούνταν από την ίδια κεντρική υπηρεσία, γεγονός που θα μπορούσε ενδεχομένως να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων. Στα μέσα του 2001, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου κατέστη ανεξάρτητη από το δημοσιονομικό έλεγχο. Ο ρόλος της είναι αποφασιστικής σημασίας για την παροχή δηλώσεων αξιοπιστίας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή μέσω ανεξάρτητης γνωμοδότησής της σχετικά με την ποιότητα της διοικητικής διαχείρισης και των ζητημάτων ελέγχου.

- Η κεντρική οικονομική υπηρεσία, η οποία δημιουργήθηκε στα μέσα του 2000, επικεντρώθηκε το 2001 στην πρόταση για την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού, στον ορισμό και στην καθοδήγηση για τους ελάχιστους κανόνες περί εσωτερικών ελέγχων και για τη διαχείριση κινδύνου στις υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθώς και για την ενίσχυση της διαχείρισης των συμβάσεων των δημοσίων προμηθειών στις υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Εξάλλου, ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στην υποστήριξη που ζητήθηκε μέσω του γραφείου βοήθειας (help desk), της κατάρτισης και της πληροφόρησης. Τέλος, εξαιτίας της ανάγκης να ενισχυθούν τα κεντρικά συστήματα οικονομικών πληροφοριών, η δράση επικεντρώθηκε στη συνολική ποιότητα του υφισταμένου συστήματος και στην ανάπτυξη νέων λειτουργιών οι οποίες παρουσιάζονται στη λευκή βίβλο (βάση δεδομένων για τις συμβάσεις, κεντρικό αρχείο τιμολογίων, διαχείριση της ανάκτησης).

- Η απαίτηση να υποβάλλουν όλοι οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών επίσημη δήλωση αξιοπιστίας σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών και σχετικά με τη χρήση των πόρων σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

Αυτό το κεφάλαιο για τη μεταρρύθμιση είναι το πλέον προχωρημένο ως προς την εφαρμογή του, καθώς του δόθηκε απόλυτη προτεραιότητα στη βάση των αρκετά λεπτομερών συστάσεων της επιτροπής ανεξαρτήτων εμπειρογνωμόνων. Για την αναμόρφωση της δημοσιονομικής διαχείρισης και των διαδικασιών ελέγχου απαιτήθηκε σημαντικός αριθμός ενεργειών που χρειάστηκε να εφαρμοστούν σε επίπεδο υπηρεσιών. Ωστόσο, όπως αναφέρεται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, παρ' όλο που πραγματοποιήθηκε σημαντική πρόοδος στους τομείς αυτούς, πολλά θα πρέπει να γίνουν ακόμα προκειμένου να βελτιωθεί η δημοσιονομική διαχείριση. Ορισμένες υπηρεσίες υπογράμμισαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους τα προβλήματα που ενέχει η ανταπόκριση σε τόσο θεμελιώδεις αλλαγές, δεδομένου του περιορισμένου προσωπικού με τα κατάλληλα προσόντα, της περιορισμένης κατάρτισης, καθώς και των εσωτερικών οργανωτικών δυσκολιών. Αναγνωρίζοντας τα προβλήματα που αντιμετώπισαν οι υπηρεσίες, οι ανάγκες σε εμπειρογνώμονες στο δημοσιονομικό τομέα θα αντιμετωπιστούν στα μελλοντικά σχέδια προσλήψεων (βλ. δράση 14).

Το ζήτημα των εσωτερικών ελέγχων και της δημοσιονομικής διαχείρισης έλαβε νέα ώθηση από το νέο δημοσιονομικό κανονισμό, ο οποίος αντανακλά τις κύριες αρχές της δημοσιονομικής μεταρρύθμισης και πρόκειται να τεθεί σε ισχύ από 1ης Ιανουαρίου 2003. Η μεταβίβαση της κεντρικής λειτουργίας για την εκ των προτέρων έγκριση σημαίνει ότι οι υπηρεσίες θα χρειαστεί να επικεντρωθούν στην ετοιμότητά τους να αναλαμβάνουν πλήρως αποκεντρωμένες ευθύνες (βλ. δράση 12). Εξάλλου, τα επικουρικά κεντρικά δημοσιονομικά και λογιστικά συστήματα πληροφοριών, τα οποία χαρακτηρίζονται ακόμη από κάποιες αδυναμίες, πρέπει να βελτιωθούν αντιστοίχως (βλ. δράσεις 16 και 17).

3.4. Διατομεακά στοιχεία στη μεταρρύθμιση τα οποία απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις

Έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού

Πολλές ετήσιες εκθέσεις υπογραμμίζουν ότι οι ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό για την εφαρμογή της μεταρρύθμισης είχαν υποτιμηθεί. Υπενθυμίζεται ότι το σημείο όπου κανονικά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξετάζει όλες τις ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό και λαμβάνει αποφάσεις στο πλαίσιο αυτό είναι ο κύκλος στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού ο οποίος καταλήγει στο προσχέδιο προϋπολογισμού και στην απόφαση για τον καταλογισμό των πόρων.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πραγματοποίησε ήδη διάφορες ενέργειες στο πλαίσιο αυτό. Τον Ιούλιο του 2000 ανατέθηκαν 230 θέσεις στα τμήματα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τη διευκόλυνση της εφαρμογής της μεταρρύθμισης. Το 2000 μια ομάδα ομοτίμων συγκροτούμενη από επιτρόπους αναγνώρισε την ανάγκη για 1234 θέσεις, 580 από τις οποίες θα έπρεπε να αποσκοπούν στην ενίσχυση της διαχείρισης προγραμμάτων και στον έλεγχο της εξωτερικής βοήθειας και των διαρθρωτικών ενεργειών. Υπενθυμίζεται ότι η Επιτροπή είχε ήδη αποφασίσει στην ετήσια στρατηγική πολιτικής για το 2003 την εγκάρσια ανακατανομή στις υπηρεσίες του ενός τρίτου των θέσεων που θα γίνουν διαθέσιμες λόγω πρόωρης συνταξιοδότησης για την εφαρμογή της μεταρρύθμισης. Αναγνωρίζεται ωστόσο ότι ορισμένες από αυτές τις ενέργειες χρειάζονται καιρό για να εφαρμοστούν πλήρως. Γενικότερα, χρειάζεται μια συστηματικότερη προσπάθεια για τον εντοπισμό των αναγκών σε πόρους σε σχέση με τις δραστηριότητες, ιδίως ενόψει των νέων ρόλων που διαδραματίζουν διάφορες υπηρεσίες και φορείς στο πλαίσιο της διαδικασίας της μεταρρύθμισης.

Δράση 5: Σχετικά με την έλλειψη ανθρώπινων πόρων για την εφαρμογή της μεταρρύθμισης, η Επιτροπή θα δώσει προσοχή στις ανάγκες που εξέφρασαν οι γενικοί διευθυντές στις ετήσιες εκθέσεις τους στο πλαίσιο του νέου κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού που αρχίζει στο τέλος του 2002. Στο πλαίσιο αυτό, η Γενική Γραμματεία θα εκπονήσει νέα μεθοδολογία για την αξιολόγηση των αναγκών σε πόρους τόσο των υφισταμένων όσο και των νέων δραστηριοτήτων.

Έλλειψη καθοδήγησης:

Σε αρκετές ετήσιες εκθέσεις, οι γενικοί διευθυντές διαμαρτύρονται για την έλλειψη καθοδήγησης από τις κεντρικές υπηρεσίες σχετικά με διάφορες πτυχές της μεταρρύθμισης. Υπενθυμίζεται ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δίνει ήδη ιδιαίτερη προσοχή στην εσωτερική επικοινωνία, την κατάρτιση και τη μεθοδολογία για ουσιαστικές πτυχές της μεταρρύθμισης. Ωστόσο, προκειμένου να αντιμετωπίσει ανησυχίες σχετικά με την πληρότητα και την επάρκεια της καθοδήγησης, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα επιτείνει τις προσπάθειές της στον τομέα αυτό, ιδιαίτερα σχετικά με την διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες. Υπογραμμίζεται ότι η εκπόνηση των ετησίων σχεδίων διαχείρισης για το 2003 αποτελεί ουσιαστικό βήμα προκειμένου να εξασφαλίσουν οι υπηρεσίες μια διαχείριση η οποία να προσανατολίζεται περισσότερο στις επιδόσεις.

Δράση 6: Προκειμένου να βελτιώσει τις υπηρεσίες και τις συμβουλές που παρέχονται σε επιχειρησιακές υπηρεσίες, η Γενική Γραμματεία, σε στενή συνεργασία με τη ΓΔ Προϋπολογισμού και τη ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης, θα αναθεωρήσει τους μηχανισμούς συνεργασίας μεταξύ των κεντρικών υπηρεσιών. Επιπλέον, η Γενική Γραμματεία θα εκπονήσει λεπτομερή οδηγό για τη διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες έως τον Οκτώβριο του 2002 και θα συνδράμει τις υπηρεσίες κατά την εκπόνηση των ετησίων σχεδίων διαχείρισής τους για το 2003.

Συστήματα πληροφοριών

Άλλο ζήτημα που εντοπίζεται σε αρκετές ετήσιες εκθέσεις είναι η ανάγκη να αντιμετωπιστούν τα προβλήματα διαλειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων πληροφοριών. Σήμερα οι χρήστες αντιμετωπίζουν εμπόδια προκειμένου να αξιοποιήσουν πλήρως το δυναμικό των υφισταμένων συστημάτων. Στη βάση της πρωτοβουλίας ηλεκτρονική Επιτροπή (e-Commission), η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα επιδιώξει ενεργώς το στόχο της δημιουργίας ολοκληρωμένων συστημάτων, έτσι ώστε να βελτιώσουν όλες οι υπηρεσίες την αποτελεσματικότητα και τις επιδόσεις τους.

Δράση 7: Διϋπηρεσιακή ομάδα εργασίας θα λάβει την εντολή να συντονίζει τη διαλειτουργικότητα των υφισταμένων συστημάτων πληροφοριών για τη διαχείριση. Η ομάδα αυτή θα εκπονήσει έως το Νοέμβριο του 2002 πρόγραμμα δράσης και θα επιβλέψει την εκτέλεσή του.

4. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΤΟ 2001

Ο εσωτερικός έλεγχος καλύπτει το σύνολο των πολιτικών και των διαδικασιών που σχεδιάζονται και εφαρμόζονται από τη διεύθυνση μιας μονάδας για την εξασφάλιση της οικονομικής και αποτελεσματικής επίτευξης των στόχων της μονάδας αυτής. της συμμόρφωσης προς τους εξωτερικούς κανόνες και τις πολιτικές και τις ρυθμίσεις για τη διοικητική διαχείριση. τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων και των πληροφοριών. την πρόληψη και τον εντοπισμό των απατών και των λαθών, την ποιότητα των λογιστικών εγγραφών και την έγκαιρη υποβολή αξιόπιστων δημοσιονομικών και διαχειριστικών πληροφοριών.

Στις 13 Δεκεμβρίου 2000 η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξέδωσε, από κοινού με τους χάρτες των κυρίων και των υπεξουσιοδοτημένων διατακτών, ένα σύνολο προτύπων εσωτερικού ελέγχου που αποσκοπούσε στο να αντανακλά αυτό τον ευρύ ορισμό του εσωτερικού ελέγχου (SEC (2000) 2203). Τα πρότυπα αυτά πρέπει να θεωρηθούν ένα σύνολο βασικών όρων που πρέπει να πληρούνται από όλες τις εσωτερικές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σε όλες τις πτυχές της διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, όχι μόνο της δημοσιονομικής. Στο πλαίσιο αυτό είναι σημαντικό να υπογραμμίσουμε ότι τα συστήματα ελέγχων οφείλουν να εξεύρουν λογική ισορροπία μεταξύ των κινδύνων που θα πρέπει να αντιμετωπίζονται και του κόστους που συνεπάγεται η ελαχιστοποίηση αυτών των κινδύνων. Κανένα σύστημα δεν μπορεί να παράσχει με αποδεκτό επίπεδο κόστους απόλυτη εγγύηση ότι θα εντοπίζονται όλα τα λάθη ή ότι θα προλαμβάνονται οι εσκεμμένες απάτες.

Όλοι οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών υπέβαλαν στις 30 Ιουνίου 2001 ενδιάμεση έκθεση για το βαθμό εφαρμογής της μεταρρύθμισης στη δημοσιονομική διαχείριση, λαμβάνοντας ιδιαίτερα υπόψη το επίπεδο εφαρμογής των προτύπων. Στις 7 Νοεμβρίου 2001 η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εξέδωσε έγγραφο το οποίο συνοψίζει αυτές τις ενδιάμεσες εκθέσεις (SEC(2001)1723/6). Η έκθεση αυτή έδειξε ότι είχε πραγματοποιηθεί σημαντική πρόοδος προς την κατεύθυνση της επίτευξης ενός συνόλου ενδιάμεσων βασικών απαιτήσεων έως το τέλος του Ιουνίου 2001, αλλά ότι θα έπρεπε να πραγματοποιηθεί περαιτέρω πρόοδος σε διάφορους σημαντικούς τομείς, προκειμένου να εφαρμοστούν πλήρως τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Εξάλλου, η ανακοίνωση για τη διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες, στην οποία στηρίζονταν ορισμένα από τα πρότυπα των ελέγχων, ανέφερε σαφώς ότι αναμενόταν να εφαρμοστούν ορισμένα βασικά μέτρα σε προοδευτική βάση σε μια περίοδο που υπερβαίνει την 31.12.2001.

Λαμβάνοντας υπόψη την προοδευτική φύση της εφαρμογής των προτύπων εσωτερικών ελέγχων και των σχετικών χρονοδιαγραμμάτων και προκειμένου να βοηθήσει τις υπηρεσίες να καταγράψουν την πρόοδό τους σε αυτό το πρώτο έτος των ετησίων εκθέσεων, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή καθόρισε ακόμα ένα σύνολο ενδιάμεσων απαιτήσεων αναφοράς, οι οποίες έπρεπε να πληρούνται έως την 31η Δεκεμβρίου 2001 και υιοθέτησε ενημερωμένο χρονοδιάγραμμα σχετικά (SEC(2001) 2037/4). Με τον τρόπο αυτό οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών μπόρεσαν να διαπιστώσουν τι χρειαζόταν για να έχουν εφαρμοστεί τα πρότυπα έως εκείνη την ημερομηνία, σημειώνοντας φυσικά ότι ορισμένα μέτρα θα εξαρτώντο από την ημερομηνία των αποφάσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και από την ύπαρξη κεντρικών κατευθυντηρίων γραμμών ή θα έπρεπε να εφαρμοστούν σε προοδευτική βάση.

4.1. Επισκόπηση της εφαρμογής των κυρίων συστατικών του εσωτερικού ελέγχου

Την ευθύνη για τη θέσπιση και τη διατήρηση αποτελεσματικών εσωτερικών ελέγχων φέρουν οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών. Στο κεφάλαιο 3 "ζητήματα διαχείρισης και ελέγχου-πρότυπα εσωτερικών ελέγχων" των ετησίων εκθέσεων, ζητήθηκε από τους γενικούς διευθυντές και τους επικεφαλής των υπηρεσιών να παρουσιάσουν την πρόοδο που πραγματοποιήθηκε σε όλα τα ζητήματα που αφορούν τη διαχείριση και να δώσουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με οποιεσδήποτε σημαντικές αδυναμίες ή κινδύνους θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ετήσια δήλωσή τους. Προκειμένου να καταγραφεί η πρόοδος που πραγματοποιήθηκε, τους ζητήθηκε να αναφερθούν στο βαθμό με τον οποίο τηρήθηκαν οι βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου για τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου. Οι διάφορες εκθέσεις παρουσίασαν σημαντικές διαφορές ως προς το βάθος της ανάλυσης που πραγματοποίησαν για τα ζητήματα διοικητικής διαχείρισης και ελέγχων και ως προς το βαθμό στον οποίο τα ζητήματα αυτά θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη συνολική δήλωση, όμως όλοι προσπάθησαν να κάνουν κάποιες βασικές παρατηρήσεις σχετικά με την πρόοδο που πραγματοποιήθηκε, ορισμένοι μάλιστα περιέλαβαν και εξελίξεις που συνέβησαν κατά το πρώτο τρίμηνο του 2002. Ας σημειωθεί επίσης ότι για αυτό το πρώτο εγχείρημα οι δηλώσεις αξιοπιστίας που χορήγησαν οι γενικοί διευθυντές στηρίχθηκαν σε μεγάλο βαθμό σε εκτιμήσεις της κατάστασης στο τέλος του 2001, αντί να καλύπτουν το σύνολο του έτους.

Η πρόοδος που πραγματοποίησαν οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής εξετάζεται σε σχέση με καθένα από τα πέντε βασικά χαρακτηριστικά υπό τα οποία ομαδοποιούνται τα πρότυπα εσωτερικών ελέγχων που χρησιμοποιούν οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, δηλαδή: περιβάλλον ελέγχου, διαχείριση απόδοσης και κινδύνου, πληροφόρηση και επικοινωνία, δραστηριότητες ελέγχων και δημοσιονομικοί έλεγχοι και αξιολόγηση.

4.1.1. Περιβάλλον ελέγχου

Το περιβάλλον ελέγχου αναφέρεται στις αρχικές συνθήκες υπό τις οποίες λειτουργεί η υπηρεσία, συμπεριλαμβανομένης της οργανωτικής και διοικητικής δομής και της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού. Συγκεκριμένα, τα πρότυπα των ελέγχων καλύπτουν τα εξής: ηθική και ακεραιότητα. ορισμός της αποστολής του ρόλου και των καθηκόντων. εξασφάλιση των ικανοτήτων του προσωπικού, απόδοση του προσωπικού, εξουσιοδότηση και διαχείριση ευαίσθητων λειτουργιών.

Το γράφημα αναφέρει ότι για τα πρότυπα ελέγχου που καλύπτονται στο σημείο αυτό, το 75% των γενικών διευθυντών εκτίμησε ότι μπόρεσε να ανταποκριθεί τουλάχιστον στις βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου 2001.

Ορισμένες από τις απαιτήσεις, όπως η ανάγκη συχνότερων περιγραφών της απόδοσης και των καθηκόντων του προσωπικού, μπορούν να εφαρμοστούν ρεαλιστικά μόνο στο πλαίσιο μιας σειράς νέων πρωτοβουλιών, οι οποίες δεν έχουν τεθεί ακόμα πλήρως σε εφαρμογή. Ορισμένοι άλλοι σημαντικοί τομείς, όπως ο εντοπισμός και η διαχείριση ευαίσθητων λειτουργιών, απαιτούν περαιτέρω έργο. Περίπου οι μισές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής δεν έχουν εκπονήσει ακόμη τη λεπτομερή ανάλυση η οποία απαιτείται για να εντοπιστούν τέτοιες θέσεις, ούτε έχουν διενεργήσει σχετικούς ελέγχους για τον περιορισμό των προβλημάτων. Για ευαίσθητες θέσεις, για τις οποίες θεωρούνται ανεπαρκείς οι έλεγχοι για τον περιορισμό των προβλημάτων, θα πρέπει να χρησιμοποιείται υποχρεωτική κινητικότητα. Δεδομένων των δυσκολιών που αντιμετωπίζουν οι υπηρεσίες κατά την εφαρμογή αυτού του προτύπου, θα απαιτηθεί συντονισμένη προσπάθεια από τις κεντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής για να τις βοηθήσουν παρέχοντάς τους πρακτικές συμβουλές και καθοδήγηση.

4.1.2. Αξιολόγηση απόδοσης και κινδύνου

Η αξιολόγηση απόδοσης και κινδύνου περιλαμβάνει σημαντικά ζητήματα διαχείρισης που αφορούν το σχεδιασμό, τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση της απόδοσης και στηρίζει τις αρχές της προσέγγισης της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες. Συγκεκριμένα, τα πρότυπα ελέγχων καλύπτουν τη διαδικασία στοχοθέτησης, τον πολυετή προγραμματισμό, την εκπόνηση πολυετούς προγράμματος διαχείρισης, την παρακολούθηση της απόδοσης στη βάση στόχων και δεικτών και την ανάλυση και διαχείριση κινδύνου.

Το γράφημα δείχνει ότι το 75% των γενικών διευθυντών εκτιμά ότι είχε ανταποκριθεί τουλάχιστον στις βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου 2001 για αυτά τα πρότυπα ελέγχου. Ωστόσο, θα πρέπει να σημειωθεί ότι πολλά από αυτά τα πρότυπα, ιδιαίτερα αυτά που αφορούν το σχεδιασμό και την παρακολούθηση, υποστηρίζουν πρωτοβουλίες που διεξάγονται τη στιγμή αυτή στον τομέα της διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες και αναμένεται να εφαρμοστούν σταδιακά σε πιο μακρά περίοδο.

Όσον αφορά την αξιολόγηση και διαχείριση κινδύνου, οι περισσότερες υπηρεσίες ανέλαβαν το 2001 να πραγματοποιήσουν αναθεώρηση υψηλού επιπέδου των προτεραιοτήτων τους σχετικά με τους κινδύνους, γεγονός που αποτέλεσε για το σύνολο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση της υιοθέτησης μιας νοοτροπίας διαχείρισης κινδύνου. Θα πρέπει να υπογραμμιστεί ότι για πολλούς γενικούς διευθυντές ήταν η πρώτη φορά που έλαβαν υπόψη κινδύνους με τόσο επίσημο τρόπο και η πρώτη φορά κατά την οποία είχε δοθεί σημασία τόσο συγκεκριμένα σε κινδύνους μη δημοσιονομικής φύσεως. Παρ' όλο που το γεγονός αυτό αποτελεί σημαντικό βήμα προς τα εμπρός, είναι προφανές ότι πρόκειται για πρώιμες φάσεις της διαδικασίας. Οι πληροφορίες που παρέχονται στις ετήσιες εκθέσεις σχετικά με τους κινδύνους ποικίλλουν σημαντικά, γεγονός που δείχνει ότι επικρατεί κάποια αβεβαιότητα για το πώς θα πρέπει να γίνεται η διαχείριση και η αξιολόγηση των κινδύνων, ακόμα και για το πώς θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη σε σχέση με το σύνολο της δήλωσης. Τη στιγμή αυτή, η διαχείριση κινδύνου δεν αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των εργασιακών πρακτικών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και θα απαιτηθούν διαρκείς προσπάθειες τόσο εκ μέρους των κυρίων υπηρεσιών όσο και εκ μέρους των κεντρικών υπηρεσιών προκειμένου να εξασφαλισθεί η επίτευξη του στόχου αυτού.

4.1.3. Πληροφόρηση και επικοινωνίες

Η πληροφόρηση και οι επικοινωνίες καλύπτουν τη δημιουργία των κατάλληλων διαδικασιών στη διαχείριση των εσωτερικών πληροφοριών και την υποβολή εκθέσεων για ζητήματα όπως ο προϋπολογισμός και η εκτέλεση του σχεδίου διοικητικής διαχείρισης καθώς και η διάθεση των πόρων. Συγκεκριμένα, τα πρότυπα ελέγχων καλύπτουν την καταλληλότητα των πληροφοριών για τη διοικητική διαχείριση, το σύστημα καταχώρισης και αρχειοθέτησης της αλληλογραφίας και την καταγγελία δυσλειτουργιών.

Περίπου το 70% των γενικών διευθυντών θεώρησε ότι μπόρεσε να ανταποκριθεί τουλάχιστον στις βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου 2001. Όπως συμβαίνει με ορισμένα πρότυπα ελέγχου, προβλέπεται προοδευτική εφαρμογή τους σε αυτούς τους τομείς, ιδιαίτερα σε σχέση με την επαρκή πληροφόρηση για τη διοικητική διαχείριση και την καταχώρηση της αλληλογραφίας.

4.1.4. Δραστηριότητες ελέγχου

Οι δραστηριότητες ελέγχου επικεντρώνονται στις κύριες καθημερινές δραστηριότητες ελέγχου, οι οποίες θεωρούνται μέρος του κανονισμού έργου των υπηρεσιών. Συγκεκριμένα, τα πρότυπα ελέγχου καλύπτουν την τεκμηρίωση των διαδικασιών, την εξασφάλιση του κατάλληλου διαχωρισμού των καθηκόντων, τις λειτουργίες επιθεώρησης, την καταγραφή των εξαιρέσεων και την εξασφάλιση της συνέχειας των επιχειρήσεων.

Περίπου το 70% των γενικών διευθυντών θεώρησε ότι μπόρεσε να ανταποκριθεί τουλάχιστον στις βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου 2001. Σημαντική πρόοδος πραγματοποιήθηκε σε αρκετούς τομείς, ιδιαίτερα στον καθορισμό των καθηκόντων και στη συνέχεια των επιχειρήσεων, όμως άλλοι σημαντικοί τομείς δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί από τις περισσότερες υπηρεσίες. Στην πράξη η τεκμηρίωση των διαδικασιών απαιτεί διαρκή αναθεώρηση και ενημέρωση. Ωστόσο άμεση προτεραιότητα υπήρξε η εξασφάλιση της τεκμηρίωσης των δημοσιονομικών διαδικασιών. Παρ' όλο που καταβλήθηκαν έντονες προσπάθειες προς την κατεύθυνση αυτή, 15 υπηρεσίες περίπου αναφέρουν ότι δεν έχουν ακόμα ολοκληρώσει το έργο τους στον τομέα αυτό. Πρέπει να αναγνωρισθεί ότι η διαδικασία αυτή μπορεί να είναι περίπλοκη και πολύ χρονοβόρος. Επιπλέον, οι υπηρεσίες θα πρέπει επίσης να εξασφαλίσουν την τεκμηρίωση των επιχειρησιακών τους διαδικασιών.

Η αποτελεσματική επιθεώρηση σε άλλες υπηρεσίες αποτελεί το κλειδί για την ανάπτυξη ενός ισχυρού πλαισίου εσωτερικών ελέγχων και οι περισσότερες υπηρεσίες εντοπίζουν και εφαρμόζουν τη στιγμή αυτή αυτά που χρειάζονται για τις συγκεκριμένες τους καταστάσεις. Στον τομέα αυτό έχουν αναπτυχθεί κεντρικά κάποιες βασικές κατευθυντήριες γραμμές, αλλά θα χρειαστεί να φροντίσουν οι κεντρικές υπηρεσίες ώστε αυτές να ενισχυθούν περαιτέρω και να συνοδεύονται από πρακτική υποστήριξη.

4.1.5. Δημοσιονομικοί έλεγχοι και αξιολόγηση

Οι δημοσιονομικοί έλεγχοι και η αξιολόγηση καλύπτουν τη σωστή διαχείριση των ζητημάτων που αφορούν τους εξωτερικούς και εσωτερικούς δημοσιονομικούς ελέγχους, τη λειτουργία της αξιολόγησης και τις διαδικασίες για την ίδια την αυτοαξιολόγηση της διοίκησης. Συγκεκριμένα, τα πρότυπα ελέγχου καλύπτουν την καταγραφή και διόρθωση των αδυναμιών στους εσωτερικούς ελέγχους. την κατάλληλη συνέχιση στις εκθέσεις των δημοσιονομικών ελέγχων (εσωτερικών και εξωτερικών). τη δημιουργία και τη θέση σε λειτουργία των δυνατοτήτων για τη διεξαγωγή εξωτερικών δημοσιονομικών ελέγχων. τη δημιουργία ή την πρόσβαση στην κατάλληλη λειτουργία αξιολόγησης και την ετήσια επιθεώρηση που πραγματοποιεί η διεύθυνση στις δικές της διαδικασίες για τους εσωτερικούς ελέγχους.

Περίπου το 75% των γενικών διευθυντών θεώρησε ότι μπόρεσε να ανταποκριθεί τουλάχιστον στις βασικές απαιτήσεις της 31ης Δεκεμβρίου 2001.

Αυτή η σταθερή πρόοδος αντανακλά το γεγονός ότι πολλές από τις πολύ συγκεκριμένες βασικές απαιτήσεις είχαν σε μεγάλο βαθμό επιτευχθεί, π.χ. η δημιουργία των δυνατοτήτων για τη διεξαγωγή εσωτερικών δημοσιονομικών ελέγχων και η ετήσια επανεξέταση των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου. Ωστόσο, θα πρέπει να σημειωθεί ότι εξαιτίας δυσκολιών στις προσλήψεις το 2001, πολλές δυνατότητες για τη διενέργεια εσωτερικών δημοσιονομικών ελέγχων, παρ' όλο που δημιουργήθηκαν το 2001, θα εφαρμόσουν πλήρες πρόγραμμα δημοσιονομικών ελέγχων μόνον αφού βρεθεί νέο προσωπικό με τα κατάλληλα προσόντα (από το 2002 και εξής).

Η εφαρμογή του προτύπου που καλύπτει την καταγραφή και διόρθωση των αδυναμιών στους εσωτερικούς ελέγχους δείχνει πρόοδο όσον αφορά τις δημοσιονομικές διαδικασίες, θα πρέπει όμως το 2002 να διευρυνθεί για να καλύπτει τις επιχειρησιακές διαδικασίες.

Ορισμένες υπηρεσίες δεν έχουν δημιουργήσει ακόμα μια συγκεκριμένη λειτουργία για την αξιολόγηση, η οποία να μπορεί να παρέχει αποτελεσματική υποστήριξη στη χάραξη πολιτικής. Επιπλέον, τα πορίσματα των αξιολογήσεων θα χρησιμοποιούνται προς υποστήριξη της στοχοθέτησης και του καθορισμού προτεραιοτήτων στο πλαίσιο των ετησίων σχεδίων διαχείρισης.

4.2. Γενικά συμπεράσματα και ενέργειες για να υποστηριχθεί περαιτέρω η ανάπτυξης της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου

Τα γενικά συμπεράσματα που συνάγονται από τις εκθέσεις είναι γενικά θετικά και ενθαρρυντικά όσον αφορά την αξιολόγηση που κάνουν οι υπηρεσίες στην πρόοδό τους στη βάση συγκεκριμένων απαιτήσεων στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου. Παρ' όλα αυτά, θα πρέπει να διατηρηθεί η πρόοδος προκειμένου να εξασφαλισθεί η πλήρης εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου και η διαρκής πρόοδος των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής προς την κατεύθυνση ενός υγιούς και ώριμου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου.

Το 2001 υπήρξε έτος μετάβασης κατά το οποίο οι υπηρεσίες αντιμετώπισαν διάφορες σημαντικές αλλαγές και χρειάστηκε να αντιμετωπίσουν σημαντικές απαιτητικές νέες πρωτοβουλίες. Ο αντίκτυπος αυτών των παραγόντων δεν θα πρέπει να υποτιμάται. Η ανάπτυξη ενός υγιούς πλαισίου εσωτερικών ελέγχων αποτελεί μια εξελισσόμενη διαδικασία, η οποία θα πρέπει να διατηρηθεί μέσω της διαρκούς δέσμευσης της διεύθυνσης.

Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται στις ετήσιες εκθέσεις για τους τομείς αυτούς αντανακλούν την αυξανόμενη κατανόηση των ζητημάτων που αφορούν τους εσωτερικούς ελέγχους. Υπενθυμίζεται ωστόσο ότι πρόκειται για την πρώτη επίσημη απαίτηση της διεύθυνσης για την υποβολή εκθέσεων σε τέτοια βάση και, σε κάποιο βαθμό, αυτό αντανακλάται στην ποικιλία με την οποία οι υπηρεσίες υπέβαλαν εκθέσεις σχετικά με τα συγκεκριμένα προβλήματα που αντιμετώπισαν σχετικά με τη διαχείριση και τον έλεγχο. Όπως σημειώθηκε πριν, σε πολλές υπηρεσίες οι δομές για τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς ελέγχους δεν ήταν απολύτως επιχειρησιακές κατά τη διάρκεια του εν λόγω έτους. Στο μέλλον, αναμένεται να υπάρχουν εκτενέστερες αναφορές στα πορίσματα του δημοσιονομικού ελέγχου, στις συνέπειες για την κατάσταση του εσωτερικού ελέγχου, ακόμα και στις συνέπειες για την ετήσια έκθεση. Ο ρόλος των κεντρικών υπηρεσιών υποστήριξης δεν θα πρέπει επίσης να υποτιμάται. Ζητήθηκε από τις υπηρεσίες να διαχειριστούν πολυάριθμες πρωτοβουλίες και, παρ' όλο που φέρουν απολύτως την τελική ευθύνη για τους εσωτερικούς ελέγχους, χρειάζονται διαρκή καθοδήγηση και υποστήριξη. Αυτό θα συμβεί ιδίως με το νέο δημοσιονομικό κανονισμό.

Στη βάση της αξιολόγησης της εφαρμογής των προτύπων το 2001, όπως περιγράφηκε πριν:

Δράση 8: Η ΓΔ Προϋπολογισμού, σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία, θα παράσχει ενισχυμένη υποστήριξη και πρακτική καθοδήγηση για τα πρότυπα που καλύπτουν ευαίσθητες λειτουργίες και την επιθεώρηση, πρότυπα τα οποία θεωρούνται ιδιαίτερα σημαντικά για την ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, πριν από το τέλος του 2002.

Δράση 9: Όλες οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα δώσουν ιδιαίτερη προσοχή το 2002 στο σχεδιασμό, την τεκμηρίωση και την εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών για τους εσωτερικούς ελέγχους, ιδιαίτερα στις διαδικασίες που αποσκοπούν στην πρόληψη λαθών, στον εντοπισμό παρατυπιών και στην καταγραφή των εξαιρέσεων.

5. ΟΙ ΕΠΙΦΥΛΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΕΞΕΦΡΑΣΑΝ ΟΙ ΚΥΡΙΟΙ ΔΙΑΤΑΚΤΕΣ

Ο χάρτης των κυρίων διατακτών ζητά από κάθε γενικό διευθυντή ή επικεφαλής υπηρεσίας να υπογράφει δήλωση αξιοπιστίας, με την οποία να παρέχει εύλογες διαβεβαιώσεις σχετικά με το εάν οι πόροι που χορηγήθηκαν για τις δραστηριότητες που περιγράφονται στην ετήσια έκθεση, η οποία συνοδεύει τη δήλωση, αξιοποιήθηκαν για την επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και να βεβαιώνει επίσης ότι οι διαδικασίες ελέγχου που ακολουθήθηκαν παρέχουν τα αναγκαία εχέγγυα για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συγκεκριμένων συναλλαγών. Για το ζήτημα αυτό θα πρέπει να σημειωθεί ότι οι κατευθυντήριες γραμμές για τις δηλώσεις δεν ερμηνεύθηκαν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Θα μπορούσε να είχε προβλεφθεί να ζητηθεί από τους γενικούς διευθυντές και τους επικεφαλής των υπηρεσιών να τις λάβουν υπόψη προκειμένου να υπάρχει μια ομογενής ερμηνεία, όμως αυτή η επαναληπτική διαδικασία θα ήταν περίπλοκη και χρονοβόρος. Επιπλέον, το πρόβλημα θα μπορούσε να αντιμετωπισθεί κατάλληλα στο πλαίσιο της διαδικασίας αυτής ζητώντας από τις υπηρεσίες να λάβουν υπόψη τόσο τις επιφυλάξεις όσο και τις παρατηρήσεις, είτε αυτές ήταν στη δήλωση είτε στην έκθεση.

Ο χάρτης προβλέπει ότι η δήλωση μπορεί να περιλαμβάνει επιφυλάξεις που αποσκοπούν στην υπογράμμιση των κινδύνων που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και τις δράσεις τις οποίες διαχειρίζεται η γενική διεύθυνση ή η υπηρεσία. Τέτοιες επιφυλάξεις θα πρέπει να αναφέρονται σε δυσλειτουργίες στο σχεδιασμό και την εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου. Θα πρέπει επίσης να αναφέρονται σε μέτρα που έχουν ληφθεί ή σχεδιάζονται για την αντιμετώπιση αυτών των δυσλειτουργιών. Θα πρέπει ωστόσο να είναι σαφές ότι η χρήση των επιφυλάξεων δεν αποσκοπεί στο να καταστήσει τη δήλωση κενή νοήματος, αλλά, αντιθέτως έχει στόχο να προτείνει επιπρόσθετες ενέργειες για την ελαχιστοποίηση των κινδύνων που έχουν εντοπιστεί.

Η καθοδήγηση που παρέχεται στις υπηρεσίες πριν από την εκπόνηση των δηλώσεων παρουσίασε τα συγκεκριμένα κριτήρια σχετικά. Εν συντομία, οι επιφυλάξεις αναμενόταν να καλύπτουν ουσιαστικά προβλήματα ή ελλείψεις, οι οποίες θα μπορούσαν να περιορίσουν την ικανότητα του κυρίου διατάκτη να παρέχει εύλογη διαβεβαίωση, όπως απαιτείται στη δήλωση. Κατά τη διαδικασία της προετοιμασίας, συμφωνήθηκε επίσης ότι οι γενικοί διευθυντές μπορούν να κάνουν παρατηρήσεις στον τομέα των "συμπερασμάτων" της έκθεσης προκειμένου να υπογραμμίζουν σημαντικά ζητήματα που αφορούν την καλή λειτουργία των υπηρεσιών τους ή της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ως σύνολο, παρατηρήσεις οι οποίες δεν είχαν ωστόσο θεωρηθεί επιφυλάξεις στο πλαίσιο των δηλώσεων.

Το τμήμα αυτό της συνθετικής έκθεσης:

- συνοψίζει, για όλες τις υπηρεσίες, τους τύπους των επιφυλάξεων που έχουν γίνει.

- επικεντρώνεται στους τομείς της δημοσιονομικής διαχείρισης και των ζητημάτων εσωτερικού ελέγχου.

- παρουσιάζει τα κύρια θέματα και τα κοινά ζητήματα που εντοπίζονται, αξιολογεί τις συνέπειες και τη σημασία για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ως σύνολο και καταλήγει σε συμπεράσματα σχετικά με τις αναγκαίες ενέργειες που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν.

5.1. Κατηγορίες επιφυλάξεων

Οι επιφυλάξεις που περιλαμβάνονται στις δηλώσεις ποικίλλουν σημαντικά ως προς το πεδίο και το περιεχόμενό τους. Εννέα γενικοί διευθυντές δεν περιέλαβαν ούτε επιφυλάξεις ούτε παρατηρήσεις στις ίδιες τις δηλώσεις. 'Άλλοι περιέλαβαν "επιφυλάξεις" και / ή "παρατηρήσεις" στη δήλωσή τους ή δεν διέκριναν με σαφήνεια μεταξύ των δύο. Καθώς πρόκειται για το πρώτο έτος αυτού του εγχειρήματος στο σύνολο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, για τους σκοπούς της σύνθεσης δεν θα γίνει διάκριση μεταξύ επιφυλάξεων και παρατηρήσεων. Χάριν ευκολίας ο όρος "διευκρινίσεις"(.qualifications) θεωρείται πώς καλύπτει τόσο τις επιφυλάξεις όσο και τις παρατηρήσεις.

Εικοσιεπτά υπηρεσίες έκαναν διευκρινίσεις για τις δηλώσεις αξιοπιστίας τους εντός των ίδιων των δηλώσεων ή με απευθείας παραπομπή σε υλικό που υπήρχε αλλού στις εκθέσεις. Συνολικά, και λαμβάνοντας υπόψη επιφυλάξεις και παρατηρήσεις που έγιναν τόσο στην ίδια τη δήλωση όσο και το κύριο f

Οι κατευθυντήριες γραμμές ζήτησαν από τους γενικούς διευθυντές να παρουσιάζουν για κάθε επιφύλαξη μια ανάλυση του προβλήματος, μια αξιολόγηση του αντικτύπου του (με ποσοτικούς όρους ει δυνατόν) και συμπεράσματα (συμπεριλαμβανομένων αναγκαίων ενεργειών και χρονοδιαγραμμάτων). Συστήθηκε επίσης στους γενικούς διευθυντές να ορίσουν το πλαίσιο που χρησιμοποιήθηκε για την αξιολόγηση του επιπέδου της ουσιαστικότητας [6]. Θεωρείται ότι κάθε επιφύλαξη που περιλαμβάνεται στη δήλωση είναι εξ ορισμού ουσιαστικής φύσεως, είτε εκφράζεται με ποσοτικούς είτε με ποιοτικούς όρους είτε εκ φύσεως είτε λόγω πλαισίου. Περίπου οι μισές διευκρινίσεις που έκαναν όλοι οι γενικοί διευθυντές συνοδευόντουσαν πράγματι από σαφώς καθορισμένα σχέδια δράσης ή λεπτομέρειες μέτρων, η εφαρμογή των οποίων είχε ήδη αρχίσει, με σκοπό την αντιμετώπιση του συγκεκριμένου προβλήματος. Ακόμα και τότε, λίγες ήταν οι περιπτώσεις σαφώς ορισμένων ενδεχομένων αντικτύπων με ποσοτικούς όρους και γινόταν ελάχιστη ή δεν γινόταν καθόλου αναφορά στην ουσιαστικότητα. Γενικά, υπήρχαν πολύ λίγες αναφορές στην ουσιαστικότητα, είτε στη διατύπωση των ίδιων των δηλώσεων είτε στο επεξηγηματικό κείμενο στο κύριο σώμα της έκθεσης.

[6] Ο ακριβής ορισμός της έννοιας της ουσιαστικότητας βρίσκεται στο SEC(2002)401, σ. 14

Θα πρέπει να σημειωθεί ωστόσο ότι δεν θεωρήθηκε ότι όλες οι διευκρινίσεις απαιτούσαν ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης, είτε εξαιτίας της φύσης τους είτε εξαιτίας της περιορισμένης ουσιαστικότητάς τους ή διότι ήταν χρονικά περιορισμένης μορφής ή διότι το κόστος για τη βελτίωση της παρούσας κατάστασης θα υπερέβαινε τα αναμενόμενα οφέλη. Για πολλές από αυτές τις περιπτώσεις το σχέδιο δράσης περιλαμβάνεται σε μια από τις συνολικές δράσεις που προβλέπονται σε αυτή τη σύνθεση. Για άλλες, η διευκρίνιση μπορεί να αποτελεί περισσότερο ένα γενικό σχόλιο για το πολιτικό περιβάλλον και δεν απαιτεί ως εκ τούτου καθεαυτή ένα σχέδιο δράσης.

Θα πρέπει να αναγνωρισθεί ότι ήταν η πρώτη φορά που ζητήθηκε από τους γενικούς διευθυντές να πραγματοποιήσουν τέτοιες δηλώσεις. Η ίδια η καθοδήγηση ωστόσο αποτελεί μέρος μόνον της λύσης για την ανάπτυξη μιας συνεπέστερης προσέγγισης στη διαδικασία και την εξασφάλιση ότι οι δηλώσεις αντανακλούν όσο το δυνατό ακριβέστερα την πραγματική κατάσταση. Πολλά θα εξαρτηθούν από την αύξηση της κατανόησης που θα προέλθει από την απόκτηση πείρας σε αυτή τη διαδικασία. Προφανώς πολλά ζητήματα προκάλεσαν ιδιαίτερα προβλήματα. Για πολλούς γενικούς διευθυντές η έννοια της ουσιαστικότητας αποδείχθηκε δύσκολο να ορισθεί και θα πρέπει προφανώς να πραγματοποιηθεί προσπάθεια να αντιμετωπισθεί αυτό το ζήτημα εγκαίρως πριν από τη διαδικασία του επομένου έτους, καθώς πρόκειται για θεμελιώδη κρίση, αποφασιστικής σημασίας για να εξασφαλισθεί η αξιοπιστία του συνόλου του εγχειρήματος των ετησίων δηλώσεων: σε απλή γλώσσα ουσιαστικότητα σημαίνει σημασία. Παρ' όλα αυτά, καθώς κατανοείται καλύτερα η διαδικασία των ετησίων εκθέσεων και, ιδίως, η ανάγκη να περιορίζονται οι επιφυλάξεις σε πραγματικά ουσιαστικά ζητήματα, θα περίμενε κανείς να είναι συνεπέστερες οι υπηρεσίες ως προς τον τρόπο που θα αντιμετωπίζουν τα ζητήματα αυτά κατά τα επόμενα έτη.

Δεδομένων των διαφορετικών τρόπων με τους οποίους εκφράστηκαν οι επιφυλάξεις και οι παρατηρήσεις, θα πρέπει να εξεταστεί περαιτέρω η καθοδήγηση που δόθηκε στους γενικούς διευθυντές σχετικά με το τι θα πρέπει να περιλαμβάνουν ως επιφυλάξεις. Ορισμένα ζητήματα μπορεί να είναι μεταβατικής φύσεως, όπως το ζήτημα των εγκάρσιων εξουσιοδοτήσεων, για το οποίο έκαναν διευκρινίσεις 9 γενικοί διευθυντές. Τα ζητήματα αυτά θα πρέπει παρ' όλα αυτά να εξεταστούν προκειμένου να αντιμετωπισθούν στο μέλλον. Σε ορισμένες υπηρεσίες πραγματοποιήθηκαν αλλαγές στους κύριους διατάκτες το 2001, γεγονός που σημείωσαν στη δήλωση ή στην ίδια την έκθεση, χωρίς να καταλήγουν σε συγκεκριμένα συμπεράσματα σχετικά με τον αντίκτυπο ή άλλες επιπτώσεις αυτών των αλλαγών στη δήλωση. Το ζήτημα είχε προβλεφθεί στην καθοδήγηση που δόθηκε στους γενικούς διευθυντές και εξετάστηκε περαιτέρω σε νέα καθοδήγηση που σχεδιάστηκε για να αποσαφηνίσει τις διευθετήσεις για τα επόμενα έτη (SEC (2002) 657).

Δράση 10: Η Γενική Γραμματεία σε συνεργασία με τη ΓΔ Προϋπολογισμού, ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης και την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα αναθεωρήσουν και θα βελτιώσουν πριν από το τέλος του 2002 τη μεθοδολογία και την καθοδήγηση για την εκπόνηση των ετησίων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2002 δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στο ζήτημα της ουσιαστικότητας, στον ορισμό του πεδίου των ενδεχομένων επιφυλάξεων που θα πρέπει να περιληφθούν στις συνοδευτικές δηλώσεις και στην αντιμετώπιση των εγκάρσιων εξουσιοδοτήσεων.

5.2. Κύρια θέματα / τάσεις

Ζητήματα κοινά σε ορισμένες υπηρεσίες αναλύονται λεπτομερέστερα στη συνέχεια, από κοινού με την ενδεχόμενη σημασία τους για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ως σύνολο.

5.2.1. Δημοσιονομικά ζητήματα και αποκέντρωση των δημοσιονομικών ευθυνών

Σχεδόν οι μισοί γενικοί διευθυντές που έκαναν διευκρινίσεις αναφέρθηκαν σε ανησυχίες σχετικά με τα συστήματα δημοσιονομικής διαχείρισης και την επάρκεια των εσωτερικών ελέγχων (21 διευκρινίσεις). Τα ζητήματα που τέθηκαν περιλάμβαναν συγκεκριμένα προβλήματα σχετικά με το σχεδιασμό των δημοσιονομικών κυκλωμάτων, τεκμηρίωση των διαδικασιών, τους ελέγχους που ασκούνται στις διαδικασίες διαχείρισης των συμβάσεων, τις διευθετήσεις των επιθεωρήσεων και το εάν οι υπηρεσίες θα είναι κατάλληλα εξοπλισμένες για να αντιμετωπίσουν απολύτως αποκεντρωμένες δημοσιονομικές ευθύνες. Το ζήτημα αυτό έλαβε βέβαια νέα ώθηση από τον αναθεωρημένο δημοσιονομικό κανονισμό ο οποίος πρόκειται να τεθεί σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2003 και ο οποίος δεν προβλέπει πλέον την κεντρική λειτουργία της εκ των προτέρων (ex ante) θεώρησης.

Δράση 11: Ενόψει του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών άρχισαν ήδη να θέτουν σε εφαρμογή τα κατάλληλα συστήματα εσωτερικού ελέγχου. Θα αξιολογήσουν μέχρι το Νοέμβριο του 2002 το βαθμό στον οποίο εξασφαλίζεται η ετοιμότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου που έχουν τεθεί σε εφαρμογή, ιδίως η επάρκεια των δημοσιονομικών κυκλωμάτων, και οι κεντρικές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα λάβουν τα κατάλληλα μέτρα για να τους υποστηρίξουν στο σημείο αυτό. Συγκεκριμένα, τα νέα ή τροποποιημένα στοιχεία του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και οι κανόνες εφαρμογής του θα ενσωματωθούν στο ισχύον πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου έως τον Οκτώβριο του 2002. Θα εξακολουθήσουν να αναπτύσσονται εργαλεία από τη ΓΔ Προϋπολογισμός σε συνεργασία με τη γενική γραμματεία και τη ΓΔ Προσωπικό και Διοίκηση, προκειμένου να βοηθηθούν οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην προσαρμογή των υφισταμένων συστημάτων ελέγχου που διαθέτουν για να ανταποκρίνονται στις νέες απαιτήσεις ενώ ένα ευρύ πρόγραμμα κατάρτισης θα αναπτυχθεί για να υποστηρίξει αυτή τη διαδικασία.

5.2.2. Από κοινού διαχείριση / αδυναμία επιρροής του γενικού διευθυντή

Από το σύνολο των διευκρινίσεων που έγιναν, 23 θεωρήθηκαν σαφώς εκτός του αμέσου ελέγχου του γενικού διευθυντή. Ωστόσο, ορισμένες διευκρινίσεις, οι οποίες εξαρτώνται ενδεχομένως σε μεγάλο βαθμό από τις ενέργειες εξωτερικών φορέων, εμπίπτουν εν μέρει ή σε μερικές περιπτώσεις πλήρως στο πεδίο διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της υπηρεσίας. Το ζήτημα των από κοινού ή αποκεντρωμένων διευθετήσεων για τη διαχείριση, σε σχέση με τα κράτη μέλη, αποτέλεσε σαφώς μέλημα για ορισμένους γενικούς διευθυντές. Ορισμένοι από αυτούς αναφέρθηκαν επίσης στα προβλήματα των αποκεντρωμένων οργανισμών στους οποίους, παρ' όλο που ο γενικός διευθυντής μπορεί να διορισθεί κύριος διατάκτης, δεν διαθέτει σαφή εντολή για την άσκηση αποτελεσματικού ελέγχου.

Δράση12: Η ΓΔ Προϋπολογισμός, σε συνεργασία με τη ΓΔ Προσωπικό και Διοίκηση και τις σχετικές υπηρεσίες, θα αναλύσει το πρόβλημα έως το Μάρτιο του 2003. Θα υποβάλει πρόταση στην Επιτροπή σχετικά με το εύρος των ευθυνών του διατάκτη σε κάθε τομέα όπου εφαρμόζεται η από κοινού διαχείριση . Με τον τρόπο αυτοί οι γενικοί διευθυντές θα μπορούν να λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα σε περιπτώσεις αβεβαιότητας ή εντοπισμού προβλημάτων.

5.2.3. Δημοσιονομικοί και λοιποί έλεγχοι

Σχεδόν οι μισοί γενικοί διευθυντές αναφέρθηκαν έμμεσα ή άμεσα σε ζητήματα που αφορούν τους δημοσιονομικούς ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων δυσκολιών στη διενέργεια επιτόπιων ελέγχων, οι οποίοι απαιτούνται ως μέρος των ελεγκτικών δραστηριοτήτων της διεύθυνσης και του έργου και του ρόλου των δικών τους δομών εσωτερικού ελέγχου. Η ικανότητα διενέργειας των αναμενόμενων επιπέδων επιτόπιων ελέγχων είχε περιοριστεί συχνά από προβλήματα στελέχωσης ή από δυσκολίες στην εξεύρεση των αναγκαίων πληροφοριών σχετικά με τα συστήματα από τα κράτη μέλη. Όσον αφορά τη λειτουργία των δομών εσωτερικού ελέγχου, αρκετοί γενικοί διευθυντές αναφέρθηκαν στο γεγονός ότι αυτές ήταν σχετικά νέες και αναγνώρισαν ότι οι διαβεβαιώσεις που είχαν παρασχεθεί έως τώρα ήταν περιορισμένες, ιδιαίτερα για την υποστήριξη των ετησίων δηλώσεων. Το ζήτημα των εσωτερικών και λοιπών ελέγχων τελεί εν εξελίξει και αποτέλεσε αντικείμενο πολλών συζητήσεων εντός της Ευρωπαϊκής Επιτροπής συμπεριλαμβανομένων των ετησίων εκθέσεων, τόσο της IAS (διεθνή λογιστικά πρότυπα) όσο και του δημοσιονομικού ελέγχου. Στο πλαίσιο αυτό, θα πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή οι κατάλληλες δομές ελέγχου έως το τέλος του 2002 σε κάθε υπηρεσία και θα πρέπει να καθορισθούν συνεκτικές διευθετήσεις για την κεντρική παρακολούθηση. Σαφής διάκριση μεταξύ δημοσιονομικών (audit) και λοιπών (control) ελέγχων θα γίνει σύμφωνα με τις διεθνώς αποδεκτές αρχές της χρηστής διακυβέρνησης.

Δράση 13: η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε να αποσαφηνιστούν πριν από την 1η Δεκεμβρίου 2002 οι ευθύνες των κυρίων φορέων των δημοσιονομικών και λοιπών ελέγχων, περιλαμβανομένων και επιτόπιων ελέγχων, σύμφωνα με τις δεδηλωμένες αρχές της λευκής βίβλου για τη μεταρρύθμιση και του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, τις βέλτιστες πρακτικές και τις διεθνώς αποδεκτές αρχές της χρηστής διακυβέρνησης.

5.2.4. Προσλήψεις και κατάρτιση

Ζητήματα που αφορούν την έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού τέθηκαν από τους μισούς σχεδόν γενικούς διευθυντές (32 διευκρινίσεις). Τέθηκε ένα μεγάλο πρίσμα συγκεκριμένων ζητημάτων, συμπεριλαμβανομένων ελλείψεων στην ίδια τη διαδικασία προσλήψεων, της έλλειψης ατόμων με τα κατάλληλα προσόντα στους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων και της ανάγκης κατά συνέπεια να καταρτίζεται προσωπικό χωρίς πείρα. Προκειμένου να αντιμετωπισθούν αυτά τα επαναλαμβανόμενα αιτήματα, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα θέσει σε εφαρμογή την ακόλουθη δράση:

Δράση 14: Η ΓΔ Προσωπικό και Διοίκηση θα αναθεωρήσει το ταχύτερο δυνατό εντός του 2002 τους φακέλους για νέες προσλήψεις που χρειάζονται οι υπηρεσίες στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης και σχετικών ζητημάτων, θα τους συγκρίνει με το τρέχον πρόγραμμα διαγωνισμών στον τομέα αυτό και θα προκηρύξει επιπλέον ανοικτούς διαγωνισμούς όπου χρειάζεται. Στο πλαίσιο αυτό η ΓΔ Διοίκηση θα εκπονήσει σχέδιο το οποίο θα πρέπει να εφαρμοστεί από το νέο γραφείο επιλογής προσωπικού (EPSO) στις αρχές του 2003. Ως ενδιάμεσο μέτρο, οι προσλήψεις προσωρινών υπαλλήλων σε κενές μόνιμες θέσεις θα παραταθούν μέχρις ότου υπάρχουν μακροί εφεδρικοί πίνακες προσλήψεων ώστε να μπορούν να αξιοποιηθούν οι σχετικοί διαγωνισμοί.

Δράση 15: Η ΓΔ Προϋπολογισμός θα παράσχει την αναγκαία κατάρτιση σε προσωπικό στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης, καθώς επίσης και κατάρτιση που θα αφορά ιδιαίτερα την εφαρμογή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού. Από κοινού με τις υπηρεσίες, η ΓΔ Προσωπικό και Διοίκηση και η ΓΔ Προϋπολογισμός θα διοργανώσουν τα αναγκαία σεμινάρια κατάρτισης για τους διάφορους φορείς στον κύκλο των δαπανών. Έχουν ήδη ξεκινήσει ενέργειες στο πλαίσιο αυτό, οι οποίες πρόκειται να ενισχυθούν.

5.2.5. Εκσυγχρονισμός του λογιστικού πλαισίου και των λογιστικών συστημάτων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

Αρκετοί γενικοί διευθυντές έκαναν διευκρινίσεις για το ζήτημα αυτό, ενώ η ίδια η ΓΔ Προϋπολογισμός είχε δύο σημαντικές επιφυλάξεις σχετικά. Όσον αφορά τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού τομέα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής υπάρχουν τρία κύρια ζητήματα: εκσυγχρονισμός του λογιστικού πλαισίου και των σχετικών διαδικασιών. προβλήματα που αφορούν το κεντρικό λογιστικό σύστημα υποστήριξης (Sincom). καθώς και προβλήματα που αφορούν τοπικά συστήματα πληροφοριών και ιδιαίτερα τους συνδέσμους τους με το κεντρικό σύστημα.

* Οι απαιτήσεις σχετικά με τον εκσυγχρονισμό που αφορούν το λογιστικό πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής αναφέρονται στο βαθμό στον οποίο οι πληροφορίες των δημοσιονομικών εκθέσεων που προέρχονται εκτός του κεντρικού λογιστικού συστήματος είναι αξιόπιστες και στο βαθμό στον οποίο το πλαίσιο αυτό συνάδει με τις διεθνώς αποδεκτές λογιστικές αρχές και πρότυπα. Ενώ εξακολουθεί να δίνεται προτεραιότητα στην ποιότητα του ισχύοντος λειτουργικού συστήματος, ο εκσυγχρονισμός του λογιστικού συστήματος μέσω της εφαρμογής της λογιστικής υποχρεώσεων, όπως προβλέπεται από τον αναθεωρημένο δημοσιονομικό κανονισμό, αναμένεται να αντιμετωπίσει τη μέριμνα αυτή.

* Στο Sincom ο περιττός χαρακτήρας ορισμένων στοιχείων εντός της αρχιτεκτονικής των συστημάτων πληροφορικής και ιδιαίτερα ο κίνδυνος της έλλειψης συνεκτικότητας στις πληροφορίες που υποβάλλονται στους διατάκτες, αφενός, και στις σχετικές υπηρεσίες, αφετέρου, αποτελούν πραγματική πηγή ανησυχίας. Η ΓΔ Προϋπολογισμός έθεσε σε εφαρμογή ήδη το τέλος του 2001 ένα σχέδιο "συνεκτικότητας" για το σκοπό αυτό. Η αποκέντρωση των λειτουργιών ελέγχου με τον αναθεωρημένο δημοσιονομικό κανονισμό θα αποβεί επίσης προς όφελος της συνεκτικότητας. Επιπλέον, η ΓΔ Προϋπολογισμός έθεσε σε εφαρμογή δραστηριότητες για την ενίσχυση των ελέγχων ασφαλείας και της διαδρομής του δημοσιονομικού ελέγχου, οι οποίες θα πρέπει να εφαρμοστούν στο σύστημα. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή προτίθεται να αντιμετωπίσει επειγόντως αυτά τα συστήματα στη βάση ενός συνεκτικού και εφικτού σχεδίου έργου.

* Τέλος, ορισμένες διευκρινίσεις αναφέρονται στους περιορισμούς των τοπικών συστημάτων και στην ανάγκη ενίσχυσης της ποιότητας των διασυνδέσεών τους με τα κεντρικά συστήματα πληροφοριών. Στο πλαίσιο αυτό, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δέχεται τα διάφορα προγράμματα δράσης που αναφέρονται στις σχετικές ετήσιες εκθέσεις. Οι υπηρεσίες καλούνται επίσης να εντοπίσουν, όπου είναι δυνατό, κοινές λύσεις και να συνεργαστούν στενά με την κεντρική οικονομική υπηρεσία προκειμένου να βελτιστοποιηθεί το προαναφερθέν συνολικό σχέδιο έργου, ιδίως σχετικά με τη λειτουργικότητα που θα μπορούσε να δοθεί στα κεντρικά συστήματα και σχετικά με την αποτελεσματική διαχείριση των σχεδίων.

Δράση 16: Έως το τέλος του 2002 η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα υιοθετήσει και θα κοινοποιήσει στα άλλα όργανα ένα συνεκτικό σχέδιο εφαρμογής για τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού πλαισίου, συμπεριλαμβανομένης της προοδευτικής εξέλιξης προς μια βάση λογιστικής υποχρεώσεων.

Δράση 17: Έως το τέλος του 2002 η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα εκδώσει ανακοίνωση με τους στρατηγικούς προσανατολισμούς για τα μελλοντικά κύρια συστήματα οικονομικών πληροφοριών. Κατά τον καθορισμό του σχεδίου έργου, θα δοθεί απόλυτη προτεραιότητα σε τρεις στόχους: αποφυγή ασυνεπειών εξαιτίας περιττών στοιχείων και εφαρμογών, περαιτέρω ενίσχυση των ελέγχων ασφαλείας και των διατάξεων για τη διαδρομή των ελέγχων εντός του συστήματος και εφαρμογή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού μέχρι την 1η Ιανουαρίου 2003.

6. ΓΕΝΙΚΑ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Τα γενικά συμπεράσματα που μπορούν να συναχθούν από τις εκθέσεις και τις δηλώσεις είναι γενικά θετικά, δεδομένου ότι πρόκειται για μια πρώτη εμπειρία για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

6.1. Κατάσταση της Επιτροπής

Η διαδικασία των ετησίων εκθέσεων και των εκδηλώσεων αξιοπιστίας ξεκίνησε και σχεδιάστηκε ως αποφασιστικής σημασίας εργαλείο λογοδοσίας για τη μεταρρύθμιση και τη διαρθρωτική διαχείριση. Ο καινοτόμος χαρακτήρας του εργαλείου αυτού βρίσκεται στην απλότητα και την αποτελεσματικότητά του κατά την ενίσχυση της υποχρέωσης λογοδοσίας και της διαφάνειας, σε συνδυασμό με τα θεμελιώδη χαρακτηριστικά της αυτοαξιολόγησης και της κυριότητας των εξαιρέσεων που σημειώνει η ίδια η διοίκηση, γεγονός που με τη σειρά του δίνει περαιτέρω ώθηση στην κυριότητα της διαχείρισης προκειμένου να αναλαμβάνει δράση για την αντιμετώπιση προβλημάτων στους τομείς οι οποίοι βρίσκονται υπό τον έλεγχο της Επιτροπής.

Η συνολική εικόνα που συνάγεται από αυτήν τη συνθετική έκθεση μπορεί να μην είναι καθησυχαστική, καθώς δίνει πολύ οξύτερη και απαιτητική εικόνα της παρούσας κατάστασης των ελέγχων στην Επιτροπή από όσο ποτέ στο παρελθόν. Όμως αυτή καθεαυτή η αποκάλυψη σημαίνει μεταρρύθμιση στην πράξη. γεγονός που θα πρέπει να ληφθεί υπόψη παράλληλα με τις ενέργειες που έχουν αναληφθεί στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης και δείχνει ότι έχει πραγματοποιηθεί πρόοδος προς την κατεύθυνση της εφαρμογής μίας πιο αποτελεσματικής οργάνωσης, παρ' όλο που περισσότερες προσπάθειες χρειάζονται προφανώς προκειμένου να αντιμετωπισθούν μακροπρόθεσμα πολλοί από τους κινδύνους που έχουν εντοπισθεί.

Από τη διαδικασία αυτή διαφαίνονται επίσης πολλά διαρθρωτικά ζητήματα, τα οποία θα κάνουν την Επιτροπή να καταβάλει περαιτέρω προσπάθειες, οι οποίες υπερβαίνουν ενδεχομένως αυτές που προβλέπονται στη μεταρρύθμιση, όπως είναι η πραγματοποίηση προόδου σε εσωτερικά ζητήματα της διακυβέρνησης, οι αδυναμίες του ελέγχου στα συστήματα λογιστικής και πληροφοριών, οι περιορισμοί του ανθρώπινου δυναμικού, καθώς και στο διαρθρωτικό ζήτημα για το πώς μπορούν να συμβιβαστούν οι κίνδυνοι εξουσιοδότησης - οι οποίοι είναι εγγενείς σε όλες τις επιχειρησιακές δομές που στηρίζονται στην αρχή της επικουρικότητας - αφενός, ενώ συγχρόνως διατηρείται η δημοσιονομική ευθύνη της Επιτροπής αφετέρου.

Περαιτέρω, η Επιτροπή σημειώνει επίσης την καμπύλη εκμάθησης που δημιουργείται με την εισαγωγή για πρώτη φορά νέων οργάνων διαχείρισης, σχεδόν άνευ προηγουμένου για πολλά κράτη μέλη, όπως οι ετήσιες εκθέσεις και η υποβολή της δήλωσης. Καλωσορίζει θερμά τα διδάγματα που συνάγονται και τις συστάσεις για βελτίωση που δόθηκαν σχετικά με τη διαδικασία για τα επόμενα έτη. Παρά τις βελτιώσεις αυτές, δεν αποκλείεται να γίνουν κι άλλες παρατηρήσεις και επιφυλάξεις κατά τα επόμενα έτη. Η Επιτροπή δεν γνωρίζει τίποτα το οποίο να μπορεί συνολικά να επηρεάσει ουσιαστικά την εικόνα που διαφαίνεται από την αξιέπαινη προσπάθεια του πρώτου έτους. Η εικόνα αυτή στηρίζεται προφανώς στις πληροφορίες που διαθέτει η Επιτροπή. Στοιχεία όπως η από κοινού διαχείριση μπορεί να περιορίσουν αυτές τις πληροφορίες.

Θα πρέπει επίσης να αναθεωρηθεί το χρονοδιάγραμμα της συνολικής διαδικασίας των ετησίων εκθέσεων. Στη βάση των άρθρων 60 7 και 181 4 του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, η συνθετική έκθεση θα πρέπει να είναι διαθέσιμη στα άλλα όργανα πριν από την 15 Ιουνίου από το 2004 και εξής. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή μπορεί κατά συνέπεια να επισπεύσει ήδη το 2003 εν μέρει την υποβολή των ετησίων εκθέσεων και της συνθετικής έκθεσης. Σχετικές προτάσεις θα ληφθούν υπόψη στις αναθεωρημένες κατευθυντήριες γραμμές που προβλέπονται στη δράση 9.

Χρειάζεται επίσης να υπογραμμισθεί ότι τα προβλήματα ή οι αδυναμίες που δημιουργήθηκαν με την εισαγωγή της δήλωσης αξιοπιστίας στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν θα πρέπει να ερμηνευθούν ως επιδείνωση της διοικητικής διαχείρισης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλα τα προβλήματα που αναφέρθηκαν προϋπήρχαν της μεταρρύθμισης, όμως η αναγνώριση και η ανάληψη της ευθύνης για αυτά από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή αποτελεί τώρα εγγύηση ότι θα αναληφθεί αποτελεσματική δράση, δράση που θα παρακολουθείται και στην οποία θα δίνεται συνέχεια.

6.2. Ενέργειες που προγραμματίζονται για την επίλυση των προβλημάτων

Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή σημειώνει ότι το εύρος των ζητημάτων που έθεσαν οι γενικοί διευθυντές στις επιφυλάξεις τους είναι τέτοιο ώστε δεν μπορούν να επιλυθούν όλα τα προβλήματα αμέσως. Πραγματικά, η Επιτροπή αντιμετωπίζει έλλειψη πόρων, τόσο οικονομικών όσο και ανθρώπινων. Θα πρέπει επίσης να διατηρεί την κατάλληλη ισορροπία μεταξύ της επένδυσης περισσότερων πόρων στη βελτίωση της διοίκησης και της διαχείρισης και/ή της ενίσχυσης των δυνατοτήτων της να αναπτύσσει και να προτείνει πολιτική. Το γεγονός αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα πρέπει να γίνουν επιλογές μεταξύ διαφόρων προτεραιοτήτων, γεγονός που μπορεί να απαιτήσει κάποιες προσαρμογές στο χρονοδιάγραμμα της δράσης που παρουσιάζονται στη σύνθεση.

Η Επιτροπή σημειώνει όλες τις διευκρινίσεις που έγιναν και οποιεσδήποτε ακόλουθες ενέργειες έχουν προγραμματίσει οι γενικοί διευθυντές. Για τις διευκρινίσεις που δεν καλύπτονται από τις γενικές δράσεις που αναφέρονται ανωτέρω, η Επιτροπή καλεί τις υπηρεσίες να φροντίσουν ώστε να έχουν εκπονηθεί τα κατάλληλα προγράμματα δράσης και τα συνοδευτικά χρονοδιαγράμματα έως το Σεπτέμβριο του 2002.

Τέλος, η Επιτροπή σημειώνει ότι οι γενικοί διευθυντές θα πρέπει να υποβάλουν τις λεπτομέρειες των σχεδίων δράσης στον υπεύθυνο Επίτροπο, ο οποίος θα πρέπει, στη βάση της ετήσιας έκθεσης και οποιωνδήποτε άλλων σχετικών πληροφοριών διαθέτει, να εγκρίνει την τελική εκδοχή του λεπτομερούς σχεδίου δράσης. Οι διάφοροι επίτροποι θα είναι κατόπιν υπεύθυνοι για την επιτήρηση της εφαρμογής των μέτρων που συμφωνήθηκαν από τους αρμόδιους γενικούς διευθυντές.

Σύμφωνα με την αρχή της συνολικής πολιτικής ευθύνης του Κολεγίου και όπως προβλέπει η συμφωνία πλαίσιο για τις σχέσεις μεταξύ Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Επιτροπής, τα μέλη που είναι αρμόδια για τον προϋπολογισμό και τη διοικητική μεταρρύθμιση υποβάλλουν τη σύνθεση στα αρμόδια όργανα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ιδίως στην Επιτροπή Προϋπολογισμών και στην επιτροπή Δημοσιονομικού Ελέγχου.

Οι λοιποί επίτροποι υποβάλλουν τις πολιτικές τους εκτιμήσεις για τον τομέα της αρμοδιότητάς τους σύμφωνα με τις διευθετήσεις που έχουν συμφωνηθεί με τις επιτροπές του Κοινοβουλίου. Μπορούν να καλέσουν τον γενικό διευθυντή να παρουσιάσει την ετήσια έκθεσή του/ της στη σχετική επιτροπή του Κοινοβουλίου.

Δράση 18: Τα απόντα ή ανεπαρκή προγράμματα δράσης θα περιληφθούν από το Σεπτέμβριο του 2002 στα ετήσια προγράμματα διαχείρισης για το 2002. Αυτά τα προγράμματα δράσης θα μεταφραστούν στα ετήσια σχέδια διαχείρισης για το 2003 όπου χρειάζεται. Η πρόοδος θα παρακολουθείται από το αρμόδιο μέλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και θα σχολιάζεται στις επόμενες ετήσιες εκθέσεις.

Πρόγραμμα δράσης

Η σειρά των δράσεων αντανακλά αποκλειστικά τη θέση τους στο έγγραφο και δεν αποτελεί σειρά προτεραιοτήτων.

Α) Διατομεακά πολιτικά ζητήματα

Δράση 1: Όσον αφορά τα ερευνητικά προγράμματα, η Επιτροπή θα υιοθετήσει πριν το τέλος του 2002 λεπτομερές σχέδιο δράσης για την αντιμετώπιση της περιπλοκότητας της δημοσιονομικής διαχείρισης των εμμέσων δράσεων μέσω της απλοποίησης και της αύξησης της συνεκτικότητας μεταξύ των διαφόρων συστημάτων που εφαρμόζονται τη στιγμή αυτή και μέσω της βελτίωσης της διαχείρισης των συμβάσεων. Για την αντιμετώπιση των υφισταμένων κινδύνων, θα αυξηθεί η αποτελεσματικότητα των ελέγχων που διενεργούνται από τις σχετικές υπηρεσίες και θα ενταθούν οι προσπάθειες για την προστασία των χρηματοοικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας.

Δράση 2: Παρ' όλο που επιβεβαίωσε την ουσία της μεταρρύθμισης στις εξωτερικές σχέσεις σε πολλές περιπτώσεις, και μετά από την ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή υπογράμμισε την ανάγκη να εξετασθούν τα περιθώρια για συνεργίες μεταξύ των υπηρεσιών που συμμετέχουν στις εξωτερικές σχέσεις. Οι επίτροποι για τις εξωτερικές σχέσεις, σε συμφωνία με τον πρόεδρο και τον αντιπρόεδρο Kinnock, θα πρέπει να επανεξετάσουν πώς μπορούν να οργανωθούν μακροπρόθεσμα με τον καλύτερο τρόπο οι πόροι και οι δομές των ΓΔ Εξωτερικών Σχέσεων, Ανάπτυξης και EuropeAid προκειμένου να βοηθηθούν οι αρμόδιοι για τις εξωτερικές σχέσεις επίτροποι την εκτέλεση των καθηκόντων τους, τα οποία δεν έχουν αλλάξει. Η Επιτροπή θα εξετάσει προτάσεις προς το σκοπό αυτό πριν από το τέλος του έτους. Η Επιτροπή εκτιμά ότι, καθώς το 2001 αποτελούσε ακόμα την εναρκτήρια φάση, θα πρέπει να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την παγίωση της μεταρρύθμισης, προκειμένου αυτή να καταστεί απολύτως αποτελεσματική. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή θα αξιολογήσει και θα αναλύσει τους κινδύνους που συνδέονται με την εξωτερική βοήθεια και ιδιαίτερα με την άμεση δημοσιονομική ενίσχυση ως μορφή βοήθειας για την ανάπτυξη και θα κοινοποιήσει τα ενδεχόμενα κύρια συμπεράσματά της στα άλλα όργανα. θα πραγματοποιήσει επίσης αξιολόγηση της διαδικασίας μεταφοράς αρμοδιοτήτων του χρόνου προκειμένου να συναγάγει συμπεράσματα για την αποτελεσματικότητα της πραγματοποίησης των αλλαγών μετά την εφαρμογή της μεταρρύθμισης στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας.

Δράση 3: Οι επιφυλάξεις στον τομέα της πυρηνικής ασφάλειας θα αντιμετωπισθούν πριν από το τέλος του έτους, αφενός μέσω δέσμης προτάσεων για τη δημιουργία ενός επιχειρησιακού νομοθετικού πλαισίου για τον εντοπισμό των προδιαγραφών ασφαλείας της ΕΕ και τη διατήρηση των πόρων παροπλισμού, και, αφετέρου, εξετάζοντας προσεκτικά τον τρόπο με τον οποίο μεταβιβάζεται η πυρηνική εμπειρογνωμοσύνη μεταξύ των αρμοδίων υπηρεσιών, έτσι ώστε να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά της.

Δράση 4: η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα ζητήσει διευκρινίσεις από το Συμβούλιο σχετικά με το μερίδιο των ευθυνών που φέρει για την επίτευξη των στόχων που έχουν ορισθεί για την από κοινού διαχείριση των διαρθρωτικών ταμείων (FISCHLER). Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (BARNIER)θα υποβάλει επίσης προτάσεις με στόχο να ευθυγραμμισθούν με τις ευθύνες της οι αρμοδιότητες που έχει στον τομέα της παρακολούθησης και του ελέγχου.

Β) Εφαρμογή της μεταρρύθμισης

Δράση 5: Σχετικά με την έλλειψη ανθρώπινων πόρων για την εφαρμογή της μεταρρύθμισης, η Επιτροπή θα δώσει προσοχή στις ανάγκες που εξέφρασαν οι γενικοί διευθυντές στις ετήσιες εκθέσεις τους στο πλαίσιο του νέου κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού που αρχίζει στο τέλος του 2002.Στο πλαίσιο αυτό, η Γενική Γραμματεία θα εκπονήσει νέα μεθοδολογία για την αξιολόγηση των αναγκών σε πόρους τόσο των υφισταμένων όσο και των νέων δραστηριοτήτων.

Δράση 6: Προκειμένου να βελτιώσει τις υπηρεσίες και τις συμβουλές που παρέχονται σε επιχειρησιακές υπηρεσίες, η Γενική Γραμματεία, σε στενή συνεργασία με τη ΓΔ Προϋπολογισμού και τη ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης, θα αναθεωρήσει τους μηχανισμούς συνεργασίας μεταξύ των κεντρικών υπηρεσιών .Επιπλέον, η Γενική Γραμματεία θα εκπονήσει λεπτομερή οδηγό για τη διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες έως τον Οκτώβριο του 2002 και θα συνδράμει τις υπηρεσίες κατά την εκπόνηση των ετησίων σχεδίων διαχείρισής τους για το 2003.

Δράση 7: Διϋπηρεσιακή ομάδα εργασίας θα λάβει την εντολή να συντονίζει τη διαλειτουργικότητα των υφισταμένων συστημάτων πληροφοριών για τη διαχείριση. Η ομάδα αυτή θα εκπονήσει έως το Νοέμβριο του 2002 πρόγραμμα δράσης και θα επιβλέψει την εκτέλεσή του.

Δράση 8: Η ΓΔ Προϋπολογισμού, σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία, θα παράσχει ενισχυμένη υποστήριξη και πρακτική καθοδήγηση για τα πρότυπα που καλύπτουν ευαίσθητες λειτουργίες και την επιθεώρηση, πρότυπα τα οποία θεωρούνται ιδιαίτερα σημαντικά για την ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, πριν από το τέλος του 2002.

Δράση 9: Όλες οι υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα δώσουν ιδιαίτερη προσοχή το 2002 στο σχεδιασμό, την τεκμηρίωση και την εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών για τους εσωτερικούς ελέγχους, ιδιαίτερα στις διαδικασίες που αποσκοπούν στην πρόληψη λαθών, τον εντοπισμό παρατυπιών και στην καταγραφή των εξαιρέσεων.

Δράση 10: Η Γενική Γραμματεία σε συνεργασία με τη ΓΔ Προϋπολογισμού, ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης και την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα αναθεωρήσουν και θα βελτιώσουν πριν από το τέλος του 2002 τη μεθοδολογία και την καθοδήγηση για την εκπόνηση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2002 δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στο ζήτημα της ουσιαστικότητας, στον ορισμό του πεδίου των ενδεχομένων επιφυλάξεων που θα πρέπει να περιληφθούν στις συνοδευτικές δηλώσεις και στην αντιμετώπιση των εγκάρσιων εξουσιοδοτήσεων.

Δράση 11: Ενόψει του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, οι γενικοί διευθυντές και οι επικεφαλής των υπηρεσιών άρχισαν ήδη να θέτ