Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Κέντρου

(2001/C 372/04)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΜΚΟΕΕ) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ (ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και σχετικοί λογαριασμοί

5. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2000 παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3). Επισημαίνεται ότι σχεδόν τα δύο τρίτα των πιστώσεων που ανελήφθησαν το 2000 για τις δαπάνες λειτουργίας (τίτλος ΙΙ) χρειάστηκε να μεταφερθούν στο επόμενο οικονομικό έτος. Προκειμένου να μειωθούν οι μεταφορές, το Κέντρο πρέπει να μεριμνήσει για τον ακριβέστερο υπολογισμό των προβλέψεων των δαπανών του.

Οικονομικές καταστάσεις και λογιστική

6. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

7. Το Κέντρο δεν υπολογίζει τις αποσβέσεις για τα πράγματα που περιλαμβάνονται στο βιβλίο απογραφής του. Προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι ο ισολογισμός αντικατοπτρίζει καλύτερα την πραγματική οικονομική κατάσταση του Κέντρου καθώς και ότι οι εφαρμοζόμενες από το Κέντρο τιμές ανταποκρίνονται στο κόστος παραγωγής, το ΜΚΟΕΕ πρέπει να υπολογίζει το ύψος των αποσβέσεών του, όπως το πράττουν η Επιτροπή και άλλοι αποκεντρωμένοι οργανισμοί.

8. Κατά τη διάρκεια του 2000, το Κέντρο κατέβαλε σημαντικές προσπάθειες για τη βελτίωση του συστήματος απογραφής και την ενημέρωσή του. Εντούτοις, εξακολουθούν να υπάρχουν αδυναμίες:

- επί του παρόντος, δεν προβλέπεται η αναγνώριση των λογισμικών και του υλικού που συνθέτουν τις μονάδες πληροφορικής· το Κέντρο πρέπει να αναζητήσει τους πιθανούς τρόπους επίλυσης του εν λόγω προβλήματος,

- ο αριθμός των εξοπλισμών που καταχωρίζονται στο βιβλίο απογραφής μεταβάλλεται από το ένα οικονομικό έτος στο άλλο, χωρίς αιτιολόγηση.

Δημοσιονομικές και κανονιστικές διατάξεις

9. Το Κέντρο πρέπει να καταμερίσει επακριβώς τις αρμοδιότητες μεταξύ των διαφόρων υπηρεσιών του, όσον αφορά την παρακολούθηση των σχεδίων πληροφορικής που υλοποιούνται από τους διάφορους αντισυμβαλλομένους του. Έτσι, στο πλαίσιο σχεδίου αξίας 1,6 εκατομμυρίων ευρώ, εκ των οποίων το 1 εκατομμύριο ευρώ ανελήφθη το 1999 και μεταφέρθηκε στο 2000, οι όροι διαχείρισης και παρακολούθησης αυτού του σημαντικού σχεδίου δεν καθορίστηκαν εκ των προτέρων.

10. Αγορά λογισμικών, η οποία ανελήφθη το Φεβρουάριο του 1999 βάσει σύμβασης-πλαισίου της Επιτροπής που είχε υπογραφεί το 1996 και είχε μετατεθεί για το 2000, αξίας 56945 ευρώ, δεν υποβλήθηκε προς γνωμοδότηση στην συμβουλευτική επιτροπή αγορών και συμβάσεων, όπως επιβάλλει το άρθρο 48 του δημοσιονομικού κανονισμού του Κέντρου. Παρόμοια παρατήρηση διατυπώθηκε και για το οικονομικό έτος 1999(4). Εξάλλου, το ένταλμα πληρωμής εκδόθηκε το 2000 βάσει μεταγενέστερης σύμβασης-πλαισίου που περιείχε νέα προϊόντα και τιμές.

11. Το 2000, συνήφθη σύμβαση ανανέωσης της συντήρησης των προϊόντων πληροφορικής χωρίς την προηγούμενη θεώρηση του δημοσιονομικού ελεγκτή, ο οποίος τελικά ενέκρινε την ανάληψη της υποχρέωσης εκ των υστέρων. Παρόμοια περίπτωση εντοπίστηκε και για ανάληψη υποχρέωσης επί πιστώσεων του 1999 που μεταφέρθηκαν στο 2000.

Διαχείριση

12. Το Φεβρουάριο του 2000, το Κέντρο προκήρυξε μειοδοτικό διαγωνισμό από κοινού με άλλο θεσμικό όργανο(5). Τελικά, σύμφωνα με τη γνώμη της συμβουλευτικής επιτροπής αγορών και συμβάσεων, το Κέντρο δεν επέλεξε κανέναν υποψήφιο εξαιτίας της διάστασης των απόψεων του Κέντρου και του συνεργαζόμενου θεσμικού οργάνου όσον αφορά τις απαιτήσεις για την ποιότητα της μετάφρασης. Η κατάσταση αυτή αποδεικνύει την ανάγκη που υπάρχει το Κέντρο να καθορίσει, εκ των προτέρων και από κοινού με τους συνεργάτες του, όχι μόνο τα κριτήρια αλλά και τα ποιοτικά επίπεδα που απαιτούνται ώστε οι υποψήφιοι να γίνονται αποδεκτοί.

13. Το Κέντρο δεν διαθέτει ειδική σύμβαση η οποία να καθορίζει τους όρους διαχείρισης (επιτόκια, τραπεζικά έξοδα) των τραπεζικών λογαριασμών του.

Συνέχεια που δόθηκε σε προηγούμενες παρατηρήσεις

14. Το Συνέδριο επανεκφράζει τις συστάσεις που είχε διατυπώσει και στο παρελθόν(6) να αποκτήσει το Κέντρο αναλυτική λογιστική, προκειμένου να γνωρίζει, ανά οργανισμό και τύπο υπηρεσίας, το πραγματικό κόστος των υπηρεσιών που παρέχει.

15. Η κατάσταση που είχε διαπιστώσει το Συνέδριο το 1997(7), το 1998(8) και το 1999(9) δεν μεταβλήθηκε καθόλου το 2000: το ΜΚΟΕΕ εξακολουθεί να είναι εγκατεστημένο στους χώρους που του έχουν διαθέσει οι αρχές του Λουξεμβούργου, χωρίς οι όροι αυτής της εγκατάστασης να έχουν αποτελέσει αντικείμενο συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού

Πολιτική για το προσωπικό

16. Το προσωπικό του Κέντρου υπόκειται στους κανονισμούς και στις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται στους και υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Όπως προβλέπεται στο άρθρο 17 παράγραφος 3 του κανονισμού αριθ. 2965/94, το διοικητικό συμβούλιο, σε συμφωνία με την Επιτροπή, θεσπίζει τις ενδεδειγμένες λεπτομέρειες εφαρμογής. Η πολιτική για το προσωπικό που εφαρμόζει το Κέντρο δεν αποτυπώνεται σε ένα ενιαίο κείμενο. Για ορισμένες πτυχές αυτής της πολιτικής (βαθμολόγηση, προαγωγές, επαγγελματική κατάρτιση) το διοικητικό συμβούλιο έχει εγκρίνει γενικές διατάξεις για την εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Διαδικασίες πρόσληψης

17. Η επιλογή πραγματοποιείται συνήθως σε δύο στάδια: αξιολόγηση βάσει φακέλου και, στη συνέχεια, συνέντευξη. Από τη δημιουργία του Κέντρου, έχουν ολοκληρωθεί 37 διαδικασίες επιλογής. Μία και μόνη επιλογή που περιείχε και γραπτές δοκιμασίες πραγματοποιήθηκε το 1998 και είχε ως αποτέλεσμα την πρόσληψη 22 υπαλλήλων.

18. Η επιτροπής επιλογής πρέπει να καθορίζει εκ των προτέρων τα κριτήρια επιλογής και τον τρόπο στάθμισής τους. Παρ' όλα αυτά, διαπιστώθηκε για παράδειγμα:

- σε μια διαδικασία, η επιτροπή επιλογής δεν είχε καθορίσει εκ των προτέρων το σύνολο της βαθμολογίας που ήταν απαραίτητο να συγκεντρώνει ο υποψήφιος για να συμμετάσχει στο επόμενο στάδιο,

- σε μια άλλη διαδικασία, η ελάχιστη βαθμολογία που απαιτούνταν για την εγγραφή στον πίνακα των επιτυχόντων εμφανίζεται μόνο στα τελικά πρακτικά της επιτροπής επιλογής, τα οποία καταρτίστηκαν την ίδια ημέρα με τον εφεδρικό πίνακα.

19. Εξετάστηκαν δεκατρείς διαδικασίες επιλογής που αφορούσαν συγκεκριμένα την πρόσληψη υπαλλήλων πληροφορικής και διενεργήθηκαν από το 1996 έως το 2000. Το Κέντρο προσέλαβε είκοσι επιτυχόντες που περιλαμβάνονταν στους εφεδρικούς πίνακες αυτών των επιλογών. Οι επιτροπές επιλογής δεν είχαν καθορίσει εκ των προτέρων την ελάχιστη βαθμολογία για τη συμμετοχή του υποψηφίου στο επόμενο στάδιο. Σε πέντε περιπτώσεις, οι υπάλληλοι που προσελήφθησαν είχαν συγκεντρώσει τη χαμηλότερη βαθμολογία.

Περιγραφή των καθηκόντων

20. Σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 1, στοιχείο α) του δημοσιονομικού κανονισμού του Κέντρου, για κάθε θέση της κατηγορίας Α και LA πρέπει να υπάρχει σχετική περιγραφή καθηκόντων. Εκτός από έξι υπαλλήλους κατηγορίας B και C, για τους υπόλοιπους υπαλλήλους δεν υπάρχει ακόμη καμία περιγραφή καθηκόντων.

Εξέλιξη του προσωπικού και της δραστηριότητας του Κέντρου

21. Στον πίνακα προσωπικού του Κέντρου περιλαμβάνονται ως οργανικές θέσεις μόνο θέσεις έκτακτων υπαλλήλων (ΕΥ), των οποίων ο αριθμός εγκρίνεται από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή κάθε χρόνο, μαζί με τον προϋπολογισμό. Εξάλλου, στον προϋπολογισμό ενδέχεται να διατίθενται πιστώσεις για την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων (ΕπΥ), των οποίων η διάρκεια απασχόλησης περιορίζεται στο ένα έτος κατ' ανώτατο όριο.

22. Στον πίνακα 4 παρουσιάζεται η εξέλιξη του προσωπικού του Κέντρου και η κατανομή του κατά την περίοδο 1995-2000. Ο ρυθμός αύξησης του προσωπικού τείνει να μειώνεται με την πάροδο του χρόνου και καθώς το Κέντρο τείνει να σταθεροποιήσει το ρυθμό λειτουργίας του. Παράλληλα, η αναλογία των επικουρικών υπαλλήλων τείνει να μειωθεί.

23. Από τους 185 υπαλλήλους που προσελήφθησαν στο Κέντρο από τη σύστασή του, οι 106 ήταν ΕΥ και οι 79 ΕπΥ. Λαμβανομένων υπόψη των αποχωρήσεων, στο τέλος του 2000 από τους 130 εν ενεργεία υπαλλήλους οι 125 ήταν ΕΥ και οι 5 ΕπΥ. Η πλειονότητα των έκτακτων υπαλλήλων προσελήφθησαν με εκστρατείες πρόσληψης, οι οποίες υλοποιούνται με δημοσίευση στα θεσμικά όργανα και στους λοιπούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, στον Τύπο ή στην ηλεκτρονική θέση του ΜΚΟΕΕ. Από τους 79 επικουρικούς υπαλλήλους που προσέλαβε το ΜΚΟΕΕ, οι 40 απέκτησαν το καθεστώς του έκτακτου υπαλλήλου, εκ των οποίων οι 19 με εσωτερική διαδικασία.

24. Στον πίνακα 5 αναλύεται η εξέλιξη των προσλήψεων σύμφωνα με τη διαδικασία που εφαρμόστηκε. Από την ανάλυση αυτή προκύπτει ότι καμία πρόσληψη δεν έγινε με διαδικασία του τύπου εξωτερικού διαγωνισμού, με βάση το μοντέλο που συνιστάται για τα κοινοτικά θεσμικά όργανα και το οποίο προσφέρει τα περισσότερα εχέγγυα ποιότητας και διαφάνειας των διαδικασιών. Κατά μέσο όρο, οι δαπάνες για τις προσλήψεις ανήλθαν σε 470 ευρώ περίπου ανά προσληφθέντα υπάλληλο.

25. Οι αποχωρήσεις έχουν ως αποτέλεσμα ένα ποσοστό εναλλαγής του προσωπικού (ΕΥ και ΕπΥ) ύψους 13 % κατά μέσο όρο ετησίως (βλέπε πίνακα 5)· στο 40 % των περιπτώσεων το ποσοστό αυτό οφείλεται σε διακοπή της σύμβασης από τους ίδιους τους υπαλλήλους και στις υπόλοιπες περιπτώσεις σε λήξη της.

26. Από εξέταση δείγματος 14 υπαλλήλων δεν προέκυψαν προβλήματα ως προς τα προσόντα τους σε σχέση με τα προς εκτέλεση καθήκοντα.

27. Για τους σκοπούς του ελέγχου, οι υπάλληλοι κατατάσσονται σε δύο κατηγορίες:

- σε υπαλλήλους επιφορτισμένους με δραστηριότητες υποστήριξης (υπαλλήλους υποστήριξης), ήτοι με δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Κέντρου (για παράδειγμα, διοίκηση, λογιστήριο, γραμματεία κ.λπ.),

- στους λοιπούς υπαλλήλους, τους λεγόμενους επιχειρησιακούς, οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην υλοποίηση των στόχων του Κέντρου.

28. Διαπιστώθηκε ότι, στην πράξη, όλοι οι υπάλληλοι της κατηγορίας Α πρέπει να θεωρούνται ως επιχειρησιακοί, ενώ, ανεξαρτήτως υπηρεσιακού καθεστώτος, το 60 % του συνόλου του προσωπικού εμπίπτει σε αυτήν την ομάδα.

29. Στον πίνακα 6 περιγράφεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας. Η εξέλιξη των μισθοδοτικών δαπανών για την περίοδο 1997-2000 ήταν ταχύτερη από την εξέλιξη του προσωπικού. Η διαφορά αυτή οφείλεται εν μέρει στη μετάβαση από το καθεστώς του επικουρικού στο καθεστώς του έκτακτου υπαλλήλου.

30. Από τις λοιπές δαπάνες που συνδέονται με το προσωπικό, η ανάλυση αφορούσε ειδικότερα τις δαπάνες επαγγελματικής κατάρτισης (ΕΚ) καθώς και τις δαπάνες λειτουργίας, και συγκεκριμένα στον τομέα της πληροφορικής. Οι δαπάνες ΕΚ αυξήθηκαν ταχύτερα από ό,τι το προσωπικό, λόγω των κατευθύνσεων που υιοθέτησε το Κέντρο σχετικά. Οι πραγματικές δαπάνες λειτουργίας αυξήθηκαν επίσης λόγω των μαζικών επενδύσεων που πραγματοποίησε το Κέντρο στον τομέα της πληροφορικής. Το 2000, 24 άτομα, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών συμβούλων, ήτοι σχέση 1 προς 5 για το σύνολο του προσωπικού, εργάζονταν αποκλειστικά στον τομέα της πληροφορικής.

31. Για την κατανόηση της σχέσης μεταξύ της δραστηριότητας του Κέντρου και της εξέλιξης του προσωπικού του και των συναφών δαπανών, η εξέλιξη αυτή αντιπαραβλήθηκε με την εξέλιξη των εσόδων που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους. Δεδομένου ότι τα έσοδα αντικατοπτρίζουν επίσης την εξέλιξη των τιμών που εφαρμόζει το Κέντρο, ως δείκτης της δραστηριότητας επελέγη επίσης ο αριθμός των σελίδων που μεταφράστηκαν από το Κέντρο. Πράγματι, ο όγκος των μεταφράσεων είναι σχετικά ομοιογενής και μπορεί να θεωρηθεί ως αντιπροσωπευτικός της δραστηριότητας.

32. Από τη σύγκριση μεταξύ της εξέλιξης των εσόδων του Κέντρου και της εξέλιξης του προσωπικού του και των συναφών δαπανώνφαίνεται ότι η διαχείριση του Κέντρου επιτυγχάνει την αύξηση αυτών των εσόδων με ρυθμό ταχύτερο από ό,τι αυξάνεται το προσωπικό και οι συναφείς δαπάνες. Η σύγκριση των αυξομειώσεων του όγκου των εργασιών του Κέντρου και του προσωπικού του παρέχει μια λιγότερο κατηγορηματική εικόνα. Συνολικά, υπάρχει μια συνάφεια μεταξύ της εξέλιξης του όγκου εργασίας και αυτής του προσωπικού. Αντίθετα, οι μισθοδοτικές δαπάνες τείνουν να αυξάνονται κάπως ταχύτερα εξαιτίας της αυτόματης απόκλισης των μισθών. Το Κέντρο πρέπει να συνεχίσει τις προσπάθειες που καταβάλλει για τη βελτίωση της γενικότερης παραγωγικότητάς του.

33. Από τη σύγκριση του αριθμού των μεταφρασμένων ή αναθεωρημένων σελίδων το 2000 και των υπαλλήλων των διαφόρων γλωσσικών τμημάτων προέκυψε με σαφήνεια ότι η παραγωγή ποικίλλει από τμήμα σε τμήμα. Συγκεκριμένα, τέσσερα τμήματα(10) είχαν παραγωγή σαφώς κατώτερη από το μέσο επίπεδο παραγωγής από άποψη ποσότητας. Το Κέντρο πρέπει να παρακολουθήσει προσεκτικά αυτή την κατάσταση και, εφόσον αυτή συνεχιστεί, να προβεί στις αναγκαίες προσαρμογές.

Συμπέρασμα

34. Γενικά, φαίνεται ότι, μολονότι το Κέντρο από τη σύστασή του δεν κατάφερε να προσλάβει το προσωπικό που ζητούσε στο πλαίσιο της διαδικασίας έγκρισης του προϋπολογισμού του, αυτό δεν επηρέασε σημαντικά την εξέλιξη των δραστηριοτήτων του. Ποικίλοι είναι οι λόγοι που μπορούν να δικαιολογήσουν αυτή την κατάσταση:

- μια ορισμένη έλλειψη ακρίβειας στις προβλέψεις των αναγκών,

- τακτική επίδειξης σύνεσης σε περίπτωση ενδεχόμενης μείωσης των αιτημάτων μετάφρασης.

35. Για την πρόσληψη των υπαλλήλων του, το Κέντρο εφάρμοσε μεθόδους που βασίζονταν σε δημοσίευση των κενών θέσεων που τις περισσότερες φορές περιοριζόταν στα θεσμικά όργανα και στους λοιπούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, στην ηλεκτρονική θέση του και στον Τύπο. Το 20 % περίπου των σημερινών εν ενεργεία έκτακτων υπαλλήλων προσελήφθησαν αρχικά ως επικουρικοί υπάλληλοι. Επί του παρόντος, η μεγάλη πλειονότητα των υπαλλήλων είναι έκτακτοι.

36. Δεδομένης της αναμενόμενης ανάπτυξης των δραστηριοτήτων του και του προσωπικού του, θα ήταν ενδεχομένως σκόπιμο, κυρίως για τις θέσεις που αντιστοιχούν σε δραστηριότητες υποστήριξης, το Κέντρο να συνεργαστεί με τα θεσμικά όργανα και τους άλλους αποκεντρωμένους οργανισμούς, με σκοπό οι προσλήψεις του να πραγματοποιούνται από την ευρύτερη και αυστηρότερη δυνατή βάση. Ο συντονισμός αυτός για τις προσλήψεις προσλαμβάνει ακόμα μεγαλύτερη σημασία για το λόγο ότι το Κέντρο εξετάζει το ενδεχόμενο μονιμοποίησης ενός μέρους του προσωπικού του.

37. Το Κέντρο πρέπει να μεριμνήσει για τη βελτίωση της συνολικής παραγωγικότητάς του. Συγκεκριμένα, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για τον καλύτερο προσδιορισμό της παραγωγικότητας των υπαλλήλων και το Κέντρο πρέπει να εξακολουθήσει να φροντίζει ώστε οι δαπάνες στον τομέα της κατάρτισης και της πληροφορικής να συμβάλλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας. Εξάλλου, γενικά, το Κέντρο πρέπει να βελτιώσει το σύστημα διοίκησης και ενημέρωσης σε επίπεδο προσωπικού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 314 της 7.12.1994, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 30 Μαρτίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 24 Απριλίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης, τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) ΕΕ C 373 της 27.12.2000, σημείο 14.

(5) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

(6) ΕΕ C 373 της 27.12.2000, σ. 21, σημείο 10, ΕΕ C 393 της 29.12.1997, σ. 47, σημείο 1.6 και ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σ. 33, σημείο 1.6.

(7) ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σημείο 1.13, σ. 33.

(8) ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σημείο 18, σ. 20.

(9) ΕΕ C 373 της 27.12.2000, σημείο 15, σ.22.

(10) Το γερμανικό, αγγλικό, ισπανικό και ολλανδικό τμήμα είχαν ποσοστά κατώτερα κατά 18 %, 13 %, 9 % και 8 % αντίστοιχα από το μέσο όρο των 11 τμημάτων.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 6

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Κέντρο.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Κέντρο.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

ΕπΥ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

Πίνακας 5

Ανάλυση των αυξομειώσεων του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 6

Εξέλιξη του προσωπικού και των συναφών δαπανών

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Κέντρου

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και σχετικοί λογαριασμοί

5. Το ποσό των πιστώσεων πληρωμών που μεταφέρθηκαν στο κεφάλαιο 2 αντιστοιχεί κυρίως στις υπό εκτέλεση συμβάσεις στο τέλος του έτους για την ανάπτυξη συστημάτων πληροφορικής. Το Κέντρο θα συνεχίσει τις προσπάθειες για τη βελτίωση των προβλέψεων τού προϋπολογισμού του καθώς και για την εκτέλεσή τους.

Δημοσιονομικές καταστάσεις και λογιστική

7. Το Κέντρο συμφωνεί με τη γνώμη του Συνεδρίου σχετικά με τη λογιστική εγγραφή κονδυλίων στα κεφάλαια απόσβεσης. Πράγματι, σύμφωνα με τον ιδρυτικό του κανονισμό, το Κέντρο οφείλει να αυτοχρηματοδοτείται, μετακυλίοντας όλες τις δαπάνες του στους πελάτες έναντι των υπηρεσιών που παρέχει.

Το Κέντρο θα υποβάλει, με τους λογαριασμούς του 2001, τον υπολογισμό των αποσβέσεων καθώς και τις προτάσεις για το συνυπολογισμό τους κατά τον καθορισμό των τιμών.

8. Το Κέντρο εξακολουθεί να βελτιώνει το σύστημα απογραφής του, κυρίως, με τον καθορισμό κριτηρίων αξιοποίησης των εφαρμογών πληροφορικής που αναπτύσσει το ίδιο. Μερικές ανακολουθίες που επεσήμανε το Συνέδριο σε σχέση με προηγούμενα οικονομικά έτη οφείλονταν σε σφάλματα εξαιτίας της αρχικής κωδικοποίησης, τα οποία αναγνωρίστηκαν μόλις ολοκληρώθηκε η ενημέρωση.

Δημοσιονομικές και κανονιστικές διατάξεις

9. Το Κέντρο λαμβάνει υπόψη του τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου και θα καθορίσει τον καταμερισμό των αρμοδιοτήτων όσον αφορά την παρακολούθηση των σχεδίων πληροφορικής, εφόσον αυτό αφορά περισσότερα τμήματα.

10. Σε συνέχεια της παρατήρησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου στην έκθεσή του για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 1999 (ΕΕ C 373 της 27.12.2000), κάθε χρησιμοποίηση σύμβασης πλαισίου άλλου οργανισμού έχει υποβληθεί σήμερα προς γνωμοδότηση στη ΣΕΑΣ, πράγμα που δεν είχε συμβεί το Φεβρουάριο του 1999.

11. Όσον αφορά την περίπτωση που επικαλείται το Ελεγκτικό Συνέδριο, η καθυστέρηση στην ανάληψη των υποχρεώσεων οφειλόταν σε λόγους που ήταν γνωστοί και είχαν γίνει αποδεκτοί από το δημοσιονομικό ελεγκτή του Κέντρου, ακόμη και αν η θεώρηση δόθηκε εκ των υστέρων, κυρίως δε λόγω της αναμονής νέων ευνοϊκότερων τιμών. Η αναμονή αυτή επιβεβαιώνεται από τα πραγματικά γεγονότα.

Διαχείριση

13. Από την ίδρυσή του, και για λόγους αποτελεσματικότητας, το Κέντρο υπόκειται στους όρους σύμβασης της Επιτροπής για τις τραπεζικές υπηρεσίες. Το Κέντρο προβλέπει πρόσκληση υποβολής προσφορών για την παροχή χρηματοπιστωτικών εργασιών (τράπεζας) στο πρόγραμμα εργασίας του για το 2001.

Συνέχεια που δόθηκε σε προηγούμενες παρατηρήσεις

14. Το Κέντρο ξεκίνησε το 2000 τη λειτουργία ενός συστήματος αναλυτικής λογιστικής ενσωματωμένου στο σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού SI2. Τα αποτελέσματα που θα προκύψουν θα επιτρέψουν τη διαπίστωση του κόστους δραστηριοτήτων, όπως ζήτησε το θεσμικό όργανο εποπτείας μας καθώς και άλλοι οργανισμοί.

15. Οι αρχές του Λουξεμβούργου, στις 27 Απριλίου 2001, εξέφρασαν την πρόθεσή τους να ασχοληθούν με αυτό το θέμα, καθώς και με τη συμφωνία για την έδρα και την ασφάλεια, μόλις εκπονηθεί το σχέδιο χρηματοδότησης των οριστικών εγκαταστάσεων του Κέντρου.

Διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού

Διαδικασίες πρόσληψης

18. Το Κέντρο προτιμά να δίνει έμφαση στην καταλληλότητα των απαιτούμενων προσόντων και όρων των υποψηφίων, αντί να καθορίζει εκ των προτέρων ένα ελάχιστο όριο βαθμολογίας με το οποίο οι υποψήφιοι θα καθίστανται επιλέξιμοι για το επόμενο στάδιο της διαδικασίας. Ο καθορισμός ενός τέτοιου κανόνα θα μπορούσε να έχει ως συνέπεια τη μη πρόσληψη αξιόλογων υποψηφίων καθώς και την πολλαπλή επανάληψη των διαδικασιών επιλογής, πράγμα που θα ερχόταν σε αντίθεση με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

19. Σχετικά με τις πέντε περιπτώσεις που επεσήμανε το Συνέδριο, οι υποψήφιοι απέδειξαν καθ' όλη τη διαδικασία, σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής επιλογής, τις απαιτούμενες για την προβλεπόμενη θέση γνώσεις.

Εξέλιξη του προσωπικού και της δραστηριότητας του Κέντρου

23. Η μόνη διαδικασία επιλογής με εσωτερική δημοσίευση ήταν επίσης ανοιχτή σε εξωτερικούς υποψηφίους. Η απόφαση για περιορισμένη δημοσίευση οφειλόταν στο γεγονός ότι ένας από τους όρους επιλογής ήταν η γνώση του εργαλείου "translator workbench".

24. Η διαδικασία πρόσληψης εκτάκτων υπαλλήλων διαφέρει από αυτή των μονίμων υπαλλήλων ως προς το ότι το καταστατικό δεν προβλέπει καμία ειδική διάταξη σχετικά με τη διαδικασία πρόσληψης εκτάκτων υπαλλήλων.

Επιπλέον, δυνάμει της κοινής δήλωσης αριθ. 3 του Συμβουλίου και της Επιτροπής, που προσαρτάται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, της 28ης Νοεμβρίου 1994, για την ίδρυση Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το Συμβούλιο και η Επιτροπή επιβεβαιώνουν ότι " λόγω των καθηκόντων του και της δομής του προϋπολογισμού του, το Μεταφραστικό Κέντρο πρέπει να χρησιμοποιεί όσο το δυνατόν ελαστικότερες διαδικασίες διαχείρισης του προσωπικού, χωρίς να θέτει σε κίνδυνο την εκτέλεση της αποστολής του".

26. Το Κέντρο εκφράζει την ικανοποίησή του για τη διαπίστωση του Συνεδρίου σχετικά με την καταλληλότητα των προσληφθέντων υπαλλήλων του για την εκτέλεση των προβλεπόμενων καθηκόντων.

30. Το Κέντρο δείχνει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την κατάρτιση των υπαλλήλων του, δεδομένου ότι η επαγγελματική κατάρτιση συνεχίζει να αντικατοπτρίζει σήμερα τον πλέον παραδεδεγμένο τρόπο ανάπτυξης των προσόντων, όπως ορίζει το άρθρο 24 παράγραφος 3 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

Το ποσοστό του μισθολογικού κόστους για την επαγγελματική κατάρτιση ανέρχεται σε 0,74 % για το 2001. Αν συγκριθεί αυτός ο αριθμός με τα ποσά των άλλων αποκεντρωμένων οργανισμών, διαπιστώνεται ότι το Κέντρο βρίσκεται κάτω από το ποσοστό των άλλων οργανισμών καθώς και του 1,4 % που συνιστά η Επιτροπή. Το Κέντρο έχει δαπανήσει για την κατάρτιση 216 ευρώ συνολικά ανά υπάλληλο. Αυτό το κόστος αντιστοιχεί σε 0,10 ευρώ ανά μεταφρασμένη σελίδα.

Ο καταμερισμός αρμοδιοτήτων και πόρων μεταξύ των τμημάτων πληροφορικής και μετάφρασης ανταποκρίνεται στις ανάγκες του Κέντρου όσον αφορά τις αιτήσεις μετάφρασης των πελατών του, τη στρατηγική εξορθολογισμού της εργασίας και της συνεχούς αναζήτησης των πλέον σύγχρονων εργαλείων υποστήριξης της μετάφρασης. Το ανθρώπινο δυναμικό που απασχολείται στο Κέντρο στον τομέα πληροφορικής ικανοποιεί τις ανάγκες του.

32-33. Το Κέντρο εκτιμά ότι η ατομική παραγωγικότητα πρέπει να εξετάζεται με ορισμένες επιφυλάξεις, δεδομένου ότι εξαρτάται από δύσκολα προβλέψιμους παράγοντες (ασθένειες, είδος κειμένων, δυσκολίες ορολογίας, κ.λπ). Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το κριτήριο αυτό δεν ισχύει για τη συνολική διαχείριση των τμημάτων μετάφρασης, αλλά πρέπει μάλλον να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την εξέλιξη της επαγγελματικής σταδιοδρομίας των υπαλλήλων.

Αντιθέτως, για τους σκοπούς διαχείρισης της αποδοτικότητας, το Κέντρο έχει καθιερώσει από την ίδρυσή του, το 1995, την κατάρτιση και τη δημοσίευση στατιστικών συνολικής παραγωγικότητας στις ετήσιες εκθέσεις του.

Επίσης, στις μελέτες συγκριτικής αξιολόγησης των υπηρεσιών μετάφρασης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που είναι γνωστές στο Κέντρο [π.χ: "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction " (Στατιστικές μετάφρασης - Διοργανική επιτροπή μετάφρασης) και "Report on compared productivity of translations services- PriceWaterhouseCοοpers 2000" (Έκθεση για τη σύγκριση της παραγωγικότητας των μεταφραστικών υπηρεσιών- PriceWaterhouseCοοpers 2000)], η ανάλυση στηρίζεται στη σύγκριση της συνολικής και μέσης παραγωγικότητας κάθε θεσμικού οργάνου ή οργανισμού. Στις μελέτες αυτές, ακόμη και αν οι μέθοδοι υπολογισμού διαφέρουν, το αποτέλεσμα είναι πάντοτε παρόμοιο: η σύγκριση της παραγωγικότητας του Κέντρου είναι ευνοϊκή έναντι των άλλων μεταφραστικών υπηρεσιών που εξετάζονται, δηλαδή των υπηρεσιών όλων των άλλων θεσμικών οργάνων.

Συμπέρασμα

35. Το ΜΚΟΕΕ διενεργεί τις προσλήψεις εκτάκτων υπαλλήλων στην ευρύτερη δυνατή βάση και με τους πλέον αυστηρούς όρους, προκειμένου να εξασφαλίζει προσωπικό υψηλής ικανότητας, απόδοσης και ακεραιότητας, στο πλαίσιο της αυστηρής τήρησης των διατάξεων των άρθρων 8 έως 15 του καθεστώτος που εφαρμόζεται στους λοιπούς υπαλλήλους.

37. Από την ίδρυσή του, το Κέντρο κατέβαλε πάντοτε προσπάθειες για τη βελτίωση της συνολικής παραγωγικότητάς του, με αποτελέσματα που μέχρι σήμερα κρίνονται ικανοποιητικά από το διοικητικό συμβούλιο και τους πελάτες του (βλέπε απάντηση του Κέντρου στο σημείο 33).