[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 15.6.2005

COM(2005) 256 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση για το 2004

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. Εισαγωγή 4

1.1. Το πλαίσιο της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης 4

1.2. Η συγκεφαλαιωτική έκθεση για το 2004 5

1.3. Το πλαίσιο αναφοράς που δημιουργείται με τη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004 6

2. Kύρια ζητήματα που απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων 7

2.1. Συνολική επισκόπηση 7

2.2. Η ενίσχυση της διαδικασίας κατάρτισης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων 9

2.3. Συγκεφαλαιωτική έκθεση και δήλωση αξιοπιστίας 10

3. Τα κύρια οριζόντια ζητήματα που προκύπτουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις συστάσεις που υποβλήθηκαν 11

3.1. Ζητήματα διακυβέρνησης 11

3.1.1. Μετατόπιση της έμφασης στον τομέα των εσωτερικών ελέγχων: από τη συμμόρφωση στην αποτελεσματικότητα 12

3.1.2. Διαχείριση κινδύνου στο σύνολο της Επιτροπής 13

3.1.3. Μέτρηση των επιδόσεων 14

3.1.4. Eξωτερική ανάθεση και επικουρικά όργανα 15

3.2. Οικονομική διαχείριση και έλεγχος 16

3.2.1. Ο χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου 17

3.2.2. Eκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι 18

3.2.3. Λογιστική και υποβολή δημοσιονομικών εκθέσεων 19

3.2.4. Μέθοδοι εκτέλεσης του προϋπολογισμού 20

3.3. Ανθρώπινο δυναμικό 21

3.3.1. Έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού 21

3.3.2. Πρόσληψη και κατάρτιση των υπαλλήλων από τα νέα κράτη μέλη 22

3.3.3. Η βελτίωση των μέσων της μεταρρύθμισης 22

3.3.4. Κινητικότητα 23

4. Συμπεράσματα 23

Παράρτημα 1 19

Παράρτημα 2 23

Παράρτημα 3 27

1. Εισαγωγή

1.1. Το πλαίσιο της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης

Η συγκεφαλαιωτική έκθεση αποτελεί το τελικό στάδιο του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού που αρχίζει κάθε χρόνο με την ετήσια στρατηγική χάραξης πολιτικής , με την οποία η Επιτροπή καθορίζει τις προτεραιότητες και το πολιτικό και δημοσιονομικό πλαίσιο για το επόμενο έτος. Το πλαίσιο αυτό αποτελεί την αφετηρία για την κατάρτιση του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής , καθώς και του προϋπολογισμού , διαδικασία που καταλήγει στα ετήσια σχέδια διαχείρισης των υπηρεσιών της Επιτροπής. Στο τέλος κάθε έτους, κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας συντάσσει ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων , στην οποία παρουσιάζει τα αποτελέσματα των πολιτικών και την κατάσταση που επικρατεί όσον αφορά τη διαχείριση και τον έλεγχο. Οι εκθέσεις αυτές συνοδεύονται από δήλωση αξιοπιστίας σχετικά με τη σωστή χρήση των πόρων και με την ποιότητα της δημοσιονομικής διαχείρισης.

Παρόλο που οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων καλύπτουν τόσο τα αποτελέσματα των πολιτικών όσο και της διαχείρισης, η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση εστιάζεται σε ζητήματα διαχείρισης και δεν περιλαμβάνει απολογισμό των πολιτικών επιτευγμάτων του προηγούμενου έτους.

Ας σημειωθεί, στο πλαίσιο αυτό, ότι η Επιτροπή υποβάλλει εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα των πολιτικών της με διάφορους τρόπους:

Κάθε χρόνο, κατά την υποβολή της ετήσιας στρατηγικής χάραξης πολιτικής για το επόμενο έτος, η Επιτροπή υποβάλλει έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σχετικά με τα επιτεύγματα των πολιτικών.

Ειδική έκθεση για την εκτέλεση του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής δημοσιεύεται στην αρχή κάθε χρόνου.

Πλήρης περιγραφή των δραστηριοτήτων της ΕΕ το 2004 δημοσιεύεται από την Επιτροπή με τη μορφή γενικής έκθεσης, σύμφωνα με το άρθρο 212 της Συνθήκης ΕΚ.

Tο σύνολο των ετήσιων εκθέσεων των Γενικών Διευθύνσεων και των υπηρεσιών της Επιτροπής αποτελεί λεπτομερή απολογισμό των επιτευγμάτων των πολιτικών της Επιτροπής.

Λαμβανομένων υπόψη των προαναφερθέντων, και καθώς η νεοσυσταθείσα Επιτροπή πραγματοποίησε ήδη απογραφή των επιτευγμάτων της προηγούμενης Επιτροπής κατά τη χάραξη των στρατηγικών στόχων για τη θητεία της, κρίθηκε σκόπιμο να επικεντρώνεται η συγκεφαλαιωτική έκθεση στα ζητήματα διαχείρισης.

Η ετήσια συγκεφαλαιωτική έκθεση αποτελεί το εργαλείο που επιτρέπει στην Επιτροπή να καταγράφει τους τρόπους με τους οποίους τα ζητήματα διαχείρισης αντιμετωπίζονται από τις υπηρεσίες της και να αποφασίζει τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση των οριζόντιων ζητημάτων. Αποτελεί επίσης σημαντικό εργαλείο λογοδοσίας, το οποίο επιτρέπει την ενημέρωση των άλλων θεσμικών οργάνων σχετικά με τα ζητήματα διαχείρισης στην Επιτροπή.

Η έκθεση αυτή αντλεί στοιχεία από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις αξιοπιστίας που καταρτίζει κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας.

Αντλεί επίσης στοιχεία από μία σειρά μέσων που χρησιμοποιεί η Επιτροπή για να παρακολουθεί τις εσωτερικές της διαδικασίες – ώστε να εξασφαλίσει τη σωστή διεξαγωγή τους:

Η εξαμηνιαία επισκόπηση της κατάστασης των εσωτερικών ελέγχων στην Επιτροπή, η οποία εκδίδεται υπό την ευθύνη της ΓΔ «Προϋπολογισμός» και εκπονήθηκε για δεύτερη φορά τον Απρίλιο του 2005.

Οι εσωτερικοί έλεγχοι που διενεργεί και οι συμβουλές που παρέχει η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, η οποία εκδίδει ετήσια έκθεση εσωτερικού ελέγχου και, το 2004, ολοκλήρωσε τον κύκλο εσωτερικών ελέγχων των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου σε όλες τις υπηρεσίες. Επίσης το 2004, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου εξέδωσε την πρώτη εξαμηνιαία έκθεση σχετικά με τα πορίσματα των εσωτερικών ελέγχων που διενεργήθηκαν από αυτήν.

Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων ενημερώνει τα μέλη της Επιτροπής σχετικά με ζητήματα που προκύπτουν από τους εσωτερικούς και εξωτερικούς λογιστικούς ελέγχους ή από ζητήματα σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους στο πλαίσιο του ετήσιου ψηφίσματος απαλλαγής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και μεριμνά ώστε να δίνεται η κατάλληλη συνέχεια στις συστάσεις του ψηφίσματος.

Με την έκδοση της ετήσιας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης, η Επιτροπή καταγράφει τα προβλήματα διαχείρισης στις υπηρεσίες της και εξετάζει σημαντικά οριζόντια θέματα που θίγονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους. Λαμβάνει επίσης αποφάσεις σχετικά με τις κύριες συστάσεις τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών ελεγκτών, καθώς και της αρμόδιας για την απαλλαγή αρχής, και λαμβάνει υπόψη τα κύρια συμπεράσματα της επισκόπησης των εσωτερικών ελέγχων.

Σε περίπτωση που οι επίτροποι θεωρήσουν ότι απαιτείται η λήψη μέτρων σε επίπεδο Επιτροπής για την αντιμετώπιση μιας κατάστασης, η συγκεφαλαιωτική έκθεση καθορίζει επίσης τα κατάλληλα μέτρα, λαμβάνοντας υπόψη και, εφόσον χρειάζεται, επικαιροποιώντας τις ενέργειες που προτείνονται στις προηγούμενες συγκεφαλαιωτικές εκθέσεις ή σε άλλα οριζόντια έγγραφα.

1.2. Η συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004

Η συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004 αποτελεί την πρώτη ευκαιρία της νέας Επιτροπής να εξετάσει την κατάσταση όπως διαμορφώνεται ύστερα από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων για το 2004 που συνέταξαν οι Γενικές Διευθύνσεις και οι υπηρεσίες της.

Για το 2004, οι εκθέσεις αυτές αναγνωρίζουν ότι έχει σημειωθεί σημαντική πρόοδος και εντοπίζουν τομείς στους οποίους χρειάζεται περισσότερη βελτίωση. Θίγουν επίσης μία σειρά βασικών ζητημάτων, τα οποία εξετάζονται στο δεύτερο μέρος της παρούσας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης. Η Επιτροπή σημειώνει τη συνολική βελτίωση που παρατηρείται όσον αφορά την ποιότητα των ετήσιων εκθέσεων.

Στις συστάσεις των εσωτερικών και εξωτερικών ελεγκτών , καθώς και στα συμπεράσματα της επισκόπησης του εσωτερικού ελέγχου υπογραμμίζεται ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής πραγματοποίησαν πρόοδο όσον αφορά τα μέτρα διαχείρισης και ελέγχου, αφενός, και τη λογοδοσία, αφετέρου. Έχει επιτευχθεί πλέον η αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων σε όλα τα επίπεδα, ενός βασικού πλαισίου αλλά και των όρων υπό τους οποίους οφείλουν να λειτουργούν οι υπηρεσίες ώστε να βελτιωθεί η απόδοση ευθυνών, καθώς και των ρυθμίσεων για την πολιτική εποπτεία του έργου της διοίκησης από τους επιτρόπους. Στα έγγραφα αυτά εντοπίζονται επίσης τομείς στους οποίους οι υπηρεσίες της Επιτροπής οφείλουν να καταβάλουν περαιτέρω προσπάθειες και απαριθμούν τα διδάγματα που συνάγονται. Το τρίτο μέρος της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης θίγει σημαντικά οριζόντια ζητήματα που τίθενται στο πλαίσιο αυτό.

Η συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004 υποβάλλεται τη στιγμή κατά την οποία το φιλόδοξο πρόγραμμα μεταρρυθμίσεων της Επιτροπής, το οποίο δρομολογήθηκε το 2000, έχει ουσιαστικά επιτύχει τον στόχο του: οι πολιτικές προτεραιότητες που τέθηκαν κατευθύνουν τη δράση του, ενώ το αποκεντρωμένο σύστημα χρηματοοικονομικής διαχείρισης και ελέγχου έχει αυξήσει την ευθύνη σε όλα τα επίπεδα, από τους επιτρόπους έως τους απλούς υπαλλήλους, εξασφαλίζοντας έτσι καλύτερη χρήση των χρημάτων των φορολογουμένων πολιτών της ΕΕ.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι υπάρχει πλέον το πλαίσιο που θα της επιτρέψει να επιτύχει τον στόχο της αύξησης της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας και της ποιότητας του έργου της. Στο μέλλον, κύριος στόχος της θα είναι η βελτίωση των λεπτομερειών που αφορούν τις διαδικασίες οι οποίες στηρίζονται στο πλαίσιο αυτό, ώστε να καταστούν αυστηρότερες, όπου χρειάζεται, και να απλοποιηθούν οι έλεγχοι, όπου είναι δυνατόν.

1.3. Το πλαίσιο αναφοράς που δημιουργείται με τη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2004

Ορισμένα από τα οριζόντια ή τομεακά ζητήματα επί των οποίων λαμβάνει θέση η Επιτροπή στην παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων που καταρτίζουν οι υπηρεσίες της, ιδίως από ελλείψεις που αναφέρονται ρητά στις εκθέσεις αυτές (επιφυλάξεις). Μεταξύ αυτών περιλαμβάνεται η ανάγκη: να ενισχυθεί ο εσωτερικός έλεγχος στις περιπτώσεις κατά τις οποίες τα καθήκοντα που αφορούν την εκτέλεση του προϋπολογισμού ανατίθενται σε φορείς που δεν ανήκουν στην Επιτροπή· η ανάγκη να δίνεται περισσότερη προσοχή στους εκ των υστέρων ελέγχους και στην εποπτεία· και η ανάγκη να συνεχιστεί η ανάπτυξη μιας κοινής μεθοδολογίας για την ποσοτική αξιολόγηση των ελλείψεων που εντοπίζονται ανά ‘οικογένειες’ υπηρεσιών οι οποίες λειτουργούν στο ίδιο πλαίσιο.

Μεταξύ άλλων συστάσεων σε εκθέσεις, όπως στην ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή ή στην επισκόπηση για τον εσωτερικό έλεγχο, περιλαμβάνονται: η ενδεχόμενη διαχείριση κινδύνου στο σύνολο της Επιτροπής, η προώθηση της υποχρέωσης λογοδοσίας της Επιτροπής μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης, η πιστοποίηση των λογαριασμών από τον υπόλογο, καθώς και ο χάρτης πορείας για ένα ολοκληρωμένο σύστημα ελέγχου.

Η κατάλληλη ανταπόκριση σε αυτά τα ζητήματα πρέπει να θεωρείται ως μεσοπρόθεσμο καθήκον. Για αυτόν ακριβώς το λόγο, η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση καταλήγει σε μία σειρά στόχων (βλ. παράρτημα 1), οι οποίοι αντιμετωπίζουν οριζόντια ζητήματα αποφασιστικής σημασίας για τις επιδόσεις της διαχείρισης. Μέσω ενός ολοκληρωμένου πλαισίου ελέγχου, της συνολικότερης διαχείρισης του κινδύνου, της πιστοποίησης, της ακεραιότητας, της συνέπειας και της αξιοπιστίας των λογαριασμών, καθώς και μέσω άλλων ανάλογων μέτρων, η Επιτροπή αναλαμβάνει την υποχρέωση να πραγματοποιήσει εκείνες τις βελτιώσεις των επιδόσεων που κατέστησαν δυνατές χάρη στη μεταρρύθμιση. Οι φιλοδοξίες της Επιτροπής θα στεφθούν με επιτυχία μέσω της αποτελεσματικής λειτουργίας των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου, την οποία επιβεβαιώνουν άλλα όργανα της ΕΕ, όπως το Ελεγκτικό Συνέδριο.

2. Κύρια ζητήματα που απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων

2.1. Συνολική επισκόπηση

Η Επιτροπή, αφού εξέτασε τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και, ιδίως, τη δήλωση αξιοπιστίας, την οποία υπογράφει κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας, υπογραμμίζει ότι:

Όσον αφορά τις διοικητικές δαπάνες, σε μία υπηρεσία (το γραφείο εκκαθαριστή) ο “διευθυντής πόρων” δεν υπέγραψε τη δήλωσή του θεωρώντας πολύ σημαντικές τις αδυναμίες που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο το γραφείο εκκαθαριστή έχει θέσει σε λειτουργία το νέο σύστημα πληροφορικής για τον υπολογισμό των μισθών και των συντάξεων, το οποίο βρίσκεται ακόμα σε διαρκή εξέλιξη. Αφού εξέτασε τους λόγους άρνησης του διευθυντή πόρων, ο προϊστάμενος της υπηρεσίας κατέληξε στο συμπέρασμα ότι τα ζητήματα αυτά, τα οποία ήταν ήδη γνωστά, δεν ήταν τόσο βαρύνοντα ώστε να θίγουν τη δήλωση αξιοπιστίας που πρέπει να συνοδεύει την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Το ζήτημα παραπέμφθηκε στον αρμόδιο επίτροπο, ο οποίος αποφάσισε να ζητήσει τη διενέργεια ανεξάρτητης ανάλυσης ώστε να εξακριβωθεί κατά πόσον οι διαπιστώσεις αυτές ήταν ακριβείς και βάσιμες και κατά πόσον οι εσωτερικοί έλεγχοι που εφαρμόζονται ήδη μπορούν να περιορίσουν τους σχετικούς κινδύνους.

Όσον αφορά τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν άμεσα από τις υπηρεσίες της Επιτροπής, μπόρεσαν να αρθούν οι επιφυλάξεις που είχαν εκφραστεί προηγουμένως σχετικά με τους εκ των υστέρων ελέγχους για τις περισσότερες υπηρεσίες. Η αποσαφήνιση του ορισμού του αποδεκτού επιπέδου σφάλματος συνέβαλε στην εξασφάλιση καλύτερης ισορροπίας μεταξύ των κινδύνων που υπάρχουν στην πραγματικότητα, αφενός, και των ελέγχων που πρέπει να διενεργούνται, αφετέρου, ιδίως όσον αφορά τους εκ των υστέρων ελέγχους. Στον τομέα της έρευνας, ένα επίμονο πρόβλημα είναι η συχνότητα των σφαλμάτων που αφορούν επιχορηγήσεις βάσει της επιστροφής των πραγματικών δαπανών που δηλώνουν οι δικαιούχοι. Τα μέτρα απλούστευσης που θα προβλέπει ο αναθεωρημένος δημοσιονομικός κανονισμός τον οποίο πρότεινε η Επιτροπή, αφενός, και η αύξηση του βαθμού εστίασης και εναρμόνισης των εκ των υστέρων ελέγχων, αφετέρου, αλλά και η βελτίωση των όρων διαχείρισης στο πλαίσιο του 6ου Προγράμματος-Πλαισίου, θα συμβάλουν στον περιορισμό αυτού του προβλήματος, παρόλο που εξακολουθούν να υφίστανται προβλήματα όπως οι επιστροφές των πληρωμών που καταβλήθηκαν βάσει των πραγματικών δαπανών, τα οποία αφορούν το ισχύον νομικό πλαίσιο. Επιπλέον, στο 7ο Πρόγραμμα-Πλαίσιο, έχουν εξαγγελθεί περαιτέρω μέτρα που αποσκοπούν στην απλούστευση. Τα μέτρα αυτά πρόκειται να τεθούν σε εφαρμογή την κατάλληλη στιγμή.

Σε περίπτωση που πόροι της ΕΕ διατίθενται με επιμερισμένη διαχείριση με τα κράτη μέλη, οι σχετικές υπηρεσίες είναι σε καλύτερη θέση να εντοπίζουν τις ελλείψεις οι οποίες δυσχεραίνουν την εκτέλεση του προϋπολογισμού από τις εθνικές αρχές και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να οριοθετούν τον αντίκτυπο που έχουν τόσο σε χρηματικούς όρους όσο και στη δήλωση αξιοπιστίας. Έχουν ήδη ξεκινήσει μελέτες, οι οποίες αναμένεται να συνεχιστούν, προκειμένου να εντοπιστεί με ακρίβεια το βάρος και ο αντίκτυπος των αδυναμιών που αφορούν τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου και όχι τις επί μέρους συναλλαγές. Τα μέτρα που πρόκειται να προταθούν στο πλαίσιο του χάρτη πορείας για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχου ή τα οποία έχουν ήδη προταθεί στο πλαίσιο των δημοσιονομικών προοπτικών 2007-2013, αναμένεται ότι θα εξασφαλίσουν περισσότερη αξιοπιστία από τα κράτη μέλη.

Στον τομέα της αποκεντρωμένης διαχείρισης με τρίτες χώρες, λόγω του σημαντικού κινδύνου που ενέχει αυτή η μέθοδος διαχείρισης, απαιτείται περισσότερη προσοχή στο πλαίσιο ελέγχου ώστε να εξασφαλίζεται η απαραίτητη αξιοπιστία σε αυτό το πεδίο.

Για τις αντιπροσωπείες στα κράτη μέλη και σε τρίτες χώρες, εκφράζονται οι ίδιες επιφυλάξεις που εκφράστηκαν κατά τα προηγούμενα χρόνια. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής αναζητούν τα κατάλληλα μέτρα όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου τα οποία πρέπει να εφαρμοστούν στις αντιπροσωπείες, ώστε οι επιφυλάξεις αυτές να αρθούν το ταχύτερο δυνατό. Συγκεκριμένα, μετά από την αξιολόγηση της οργάνωσης των εξωτερικών υπηρεσιών και την ειδική έκθεση που συνέταξε το Ελεγκτικό Συνέδριο σχετικά με την ανάθεση της διαχείρισης των εξωτερικών ενισχύσεων που πραγματοποιήθηκε το 2004, προγραμματίζεται για το 2005 η αναδιάρθρωση ιδίως των συστημάτων πληροφορικής και των αποστολών ελέγχου.

Στο παράρτημα 3 της παρούσας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης περιλαμβάνεται επισκόπηση των τάσεων που αφορούν το σύνολο των επιφυλάξεων οι οποίες εκφράστηκαν κατά τα τελευταία χρόνια.

Συμπεράσματα

Η κατάσταση στις υπηρεσίες, όπως περιγράφεται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους, είναι συνολικά ικανοποιητική. Τα κύρια προβλήματα που κατέδειξαν οι επιφυλάξεις αφορούν εν γένει αδυναμίες που εμφανίζονται κατ’ επανάληψη, οι οποίες είχαν εντοπιστεί κατά τα προηγούμενα χρόνια και για τις οποίες είχαν ληφθεί μέτρα. Κατά συνέπεια, ορισμένα μέτρα πρέπει να αναπτυχθούν, να βελτιωθούν ή να εφαρμοστούν σωστότερα ώστε να συμβάλλουν αποτελεσματικότερα στη δήλωση αξιοπιστίας των υπηρεσιών, όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών, κυρίως - αλλά όχι αποκλειστικά - στο πλαίσιο της επιμερισμένης και αποκεντρωμένης διαχείρισης. Προς το σκοπό αυτό, ο χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου και η σχετική προσήλωση όλων των εμπλεκόμενων οικονομικών φορέων, θα συμβάλουν αποφασιστικά στη δημιουργία μίας σταθερής βάσης που θα επιτρέψει στο Ελεγκτικό Συνέδριο να μορφώσει γνώμη. Στη συνέχεια της παρούσας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης εξετάζονται συγκεκριμένα οριζόντια συστήματα τα οποία χρήζουν προσοχής σε επίπεδο της Επιτροπής.

2.2. Η ενίσχυση της διαδικασίας κατάρτισης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων

Η διαδικασία κατάρτισης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων έχει τροποποιηθεί και σταθεροποιηθεί. Στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων για το 2004, ζητήθηκε από τις υπηρεσίες να περιγράψουν λεπτομερέστερα το διαχειριστικό περιβάλλον τους και τους κύριους κινδύνους που εντοπίζουν. Γενικά, οι επιφυλάξεις είναι ακριβέστερες και περισσότερο συγκροτημένες και συχνά ο αντίκτυπός τους στη δήλωση αξιοπιστίας των υπηρεσιών σχετικά με τη χρήση των πόρων και με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δραστηριοτήτων υποστηρίζεται με λεπτομερή επιχειρήματα.

Το Ελεγκτικό Συνέδριο συνέστησε για τους πόρους που χορηγούνται με επιμερισμένη διαχείριση να παρουσιάζονται τα αποτελέσματα των ελέγχων των κρατών μελών στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών. Οι σχετικές υπηρεσίες της Επιτροπής φρόντισαν να το πράξουν.

Κατά τη διάρκεια και μετά από το πέρας της επανεξέτασης από ομοτίμους των ενδεχόμενων επιφυλάξεων για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών για το 2004, τρεις ‘οικογένειες´ υπηρεσιών άρχισαν μία προσπάθεια που αποσκοπεί στην επίτευξη περισσότερο συνεπούς προσέγγισης στην αξιολόγηση της σοβαρότητας των αδυναμιών που εντοπίστηκαν για το δημοσιονομικό τους τομέα και στην εκτίμηση του ενδεχόμενου δημοσιονομικού αντικτύπου των συστημικών αδυναμιών.

Tο Ελεγκτικό Συνέδριο αναγνώρισε την πρόοδο που επιτεύχθηκε ήδη βάσει των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των υπηρεσιών για το 2003, δήλωσε, ωστόσο, ότι το εύρος των επιφυλάξεων που εξέφρασαν ορισμένες υπηρεσίες δεν συνάδει με τη δήλωση αξιοπιστίας που δόθηκε. Επιπλέον, όπως αναφέρεται στην επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων, ορισμένες υπηρεσίες στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων που συντάσσουν, θα πρέπει να περιγράφουν λεπτομερέστερα το περιβάλλον στο οποίο λειτουργούν, συμπεριλαμβανομένων των κινδύνων που εντοπίζουν, ιδίως των κινδύνων που παραμένουν παρά τα μέτρα που λήφθηκαν για το μετριασμό τους.

Συμπεράσματα

Περισσότερο επικεντρωμένες και συγκεκριμένες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων : Παρόλο που έχει σημειωθεί σημαντική πρόοδος σε αρκετές περιπτώσεις, οι υπηρεσίες της Επιτροπής πρέπει να βελτιώσουν περαιτέρω την περιγραφή του περιβάλλοντός τους και των κινδύνων που εντοπίζουν, περιλαμβανομένων των κινδύνων που παραμένουν ακόμα και όταν έχουν ληφθεί μέτρα για το μετριασμό τους. Χρειάζεται να περιγράφεται σαφέστερα το περιβάλλον αυτών των υπηρεσιών καθώς και οι κίνδυνοι για τη διαχείριση και τους ελέγχους, ενώ στις περισσότερες περιπτώσεις πρέπει να δίνονται περισσότερες εξηγήσεις σχετικά με το συνολικό αντίκτυπο των επιφυλάξεων ως προς τη δήλωση αξιοπιστίας.

Περισσότερο ισόρροπες εκθέσεις : Κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2005 θα αναζητηθούν οι ενδεχόμενες απλοποιήσεις που χρειάζονται ώστε να εξασφαλιστεί περισσότερη ισορροπία μεταξύ των αποτελεσμάτων των πολιτικών, αφενός, και των ζητημάτων που αφορούν τους εσωτερικούς ελέγχους και τη δημοσιονομική διαχείριση, αφετέρου, τόσο με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων όσο και με τη συγκεφαλαιωτική έκθεση. Επιπλέον, θα βελτιωθεί η καθοδήγηση που παρέχεται στις υπηρεσίες και θα περιλάβει σε ένα ενιαίο σύνολο όλες τις οδηγίες που αναφέρονται σε αρκετές αποφάσεις της Επιτροπής.

Κοινή μεθοδολογία ανά ‘οικογένειες’ : με τη βοήθεια των κεντρικών υπηρεσιών, θα καταρτιστεί μία κοινή μεθοδολογία για τον καθορισμό του κατώτατου ορίου των αδυναμιών, περιλαμβανομένων των συστημικών, για τις ετήσιες εκθέσεις για το 2005, έτσι ώστε να αξιολογηθεί συνολικότερα ο αντίκτυπός τους στη δήλωση αξιοπιστίας για τις ‘οικογένειες’ της επιμερισμένης διαχείρισης , της έρευνας και των εσωτερικών πολιτικών .

2.3. Συγκεφαλαιωτική έκθεση και δήλωση αξιοπιστίας

Στο ψήφισμά του για τη χορήγηση απαλλαγής για το 2003, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο κάλεσε την Επιτροπή να μετατρέψει την ετήσια συγκεφαλαιωτική έκθεση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της σε μία ενοποιημένη δήλωση αξιοπιστίας για το σύνολο της δημοσιονομικής διαχείρισης και των ελέγχων της Επιτροπής.

Στόχος της πρότασης αυτής ήταν να δοθεί περαιτέρω έμφαση στην υποχρέωση λογοδοσίας, βάσει της οποίας το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να διατυπώνει μία δήλωση αξιοπιστίας. Η ετήσια συγκεφαλαιωτική έκθεση περιλαμβάνει ήδη τη θέση της Επιτροπής για τα κύρια ζητήματα διαχείρισης και ελέγχων και, στην ετήσια έκθεσή του για το 2003, το Ελεγκτικό Συνέδριο ανέφερε ότι η συγκεφαλαιωτική έκθεση ανέλυσε για πρώτη φορά τα εχέγγυα που παρέχουν τα συστήματα ελέγχου και εποπτείας.

Επιπλέον, μέσω της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης, η Επιτροπή ανταποκρίνεται στην πολιτική της ευθύνη, αναλύοντας τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις σχετικές δηλώσεις αξιοπιστίας και λαμβάνοντας θέση για τα σημαντικότερα οριζόντια ζητήματα, συμπεριλαμβανομένης της ενδεδειγμένης δράσης για την αντιμετώπιση ζητημάτων τα οποία χρειάζεται να αντιμετωπιστούν στο επίπεδο της Επιτροπής. Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στη μεταρρύθμιση, χάρη στην οποία αποκεντρώθηκαν οι διαχειριστικές ευθύνες στο γενικό διευθυντή και στους προϊσταμένους των υπηρεσιών, υπό την πολιτική εποπτεία των αρμοδίων επιτρόπων.

Το παρόν σύστημα παρέχει, επομένως, τα εχέγγυα που απαιτούνται από την άποψη της διαχείρισης. Στο πλαίσιο του συστήματος αυτού μπορεί να επιτευχθεί περαιτέρω πρόοδος στις περισσότερες περιπτώσεις μέσω της ενίσχυσης της υποχρέωσης λογοδοσίας, όπως εκφράζεται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής, μέσω της διατύπωσης των επιφυλάξεων με μεγαλύτερη ακρίβεια και μέσω της βελτίωσης του ορισμού του αντικτύπου τους στη δήλωση αξιοπιστίας η οποία συνοδεύει τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων.

Συμπεράσματα

Η προώθηση της υποχρέωσης λογοδοσίας της Επιτροπής : Χρειάζεται να βελτιωθεί περαιτέρω η ποιότητα των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων αρκετών υπηρεσιών, ώστε να διατυπώνονται σαφέστερα οι επιφυλάξεις και ο καθορισμός του αντικτύπου τους και ώστε να ενισχυθούν τα εχέγγυα που παρέχουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής και τα οποία αξιολογεί η Επιτροπή στη συγκεφαλαιωτική έκθεση. Στο πλαίσιο αυτό, υπογραμμίζεται η ευθύνη των επιτρόπων για την παρακολούθηση των σχεδίων δράσης και της κατάστασης που επικρατεί στις υπηρεσίες που βρίσκονται στην αρμοδιότητά τους.

3. Τα κύρια οριζόντια ζητήματα που προκύπτουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις συστάσεις που υποβλήθηκαν

3.1. Ζητήματα διακυβέρνησης

Η μεταρρύθμιση δημιούργησε ένα ενισχυμένο πλαίσιο διαχείρισης και ελέγχου, καθώς και νέα μέσα, όπως οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής, τα οποία επιτρέπουν στην Επιτροπή να λογοδοτεί με τον κατάλληλο τρόπο για τα καθήκοντα που της έχουν ανατεθεί. Ακολουθούνται ποικίλλες μέθοδοι εφαρμογής, ιδίως μέσω της ανάθεσης καθηκόντων σε τρίτους στον τομέα του προϋπολογισμού.

Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει τώρα η Επιτροπή είναι: η αύξηση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου που διαθέτει, η ενίσχυση της διαχείρισης του κινδύνου στο επίπεδο των υπηρεσιών της, η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης κινδύνου το οποίο θα καλύπτει ολόκληρη την Επιτροπή, καθώς και η βελτίωση των εποπτικών ρυθμίσεων για τους διάφορους οργανισμούς.

3.1.1. Μετατόπιση της έμφασης στον τομέα των εσωτερικών ελέγχων: από τη συμμόρφωση στην αποτελεσματικότητα

Μετά από μία πρώτη φάση, κατά τη διάρκεια της οποίας οι προσπάθειες των υπηρεσιών επικεντρώθηκαν στο σχεδιασμό των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και στη συμμόρφωση με τα πρότυπα για τους εσωτερικούς ελέγχους (στο τέλος του έτους οι υπηρεσίες θεώρησαν ότι είχαν συμμορφωθεί κατά μέσο όρο με το 93% των βασικών απαιτήσεων), οι υπηρεσίες επικεντρώνουν πλέον τις προσπάθειές τους στη βελτίωση του βαθμού αποτελεσματικότητας της λειτουργίας αυτών των συστημάτων και των συστατικών μερών τους.

Καθώς η Επιτροπή επιδιώκει την επίτευξη αποτελεσματικών και αποδοτικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, οι υπηρεσίες της χρειάζεται να βελτιώνουν διαρκώς κάθε λεπτομέρεια των συστημάτων ελέγχων τους, έτσι ώστε αυτά να προσφέρουν αποτελεσματική βοήθεια στα διευθυντικά στελέχη, αφενός, και οι έλεγχοι να επικεντρώνονται στα πλέον ευαίσθητα ζητήματα, αφετέρου. Η ενοποίηση των συστημάτων ελέγχου μέσω μίας προσέγγισης που αποσκοπεί στην πλήρη αποτελεσματικότητά τους, ενσωματώνοντας τους εσωτερικούς ελέγχους και την ανάλυση κινδύνου στην καθημερινή διαχείριση και όχι απλώς στη δημοσιονομική διαχείριση, αποτελεί λογικό επακόλουθο της μεταρρύθμισης που δρομολογήθηκε το 2000.

Μεταξύ των τομέων στους οποίους πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή περιλαμβάνονται οι διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων, ανάθεσης συμβάσεων και χορήγησης επιδοτήσεων, και ιδίως η διαδικασία επιλογής. Χρειάζεται επίσης να αντιμετωπιστούν οι κίνδυνοι της διπλής ή της υπερβολικής χρηματοδότησης, να μειωθεί η συχνότητα των σφαλμάτων και να απλοποιηθούν οι διαδικασίες παροχής επιχορηγήσεων. Αναγκαίο είναι επίσης να εξασφαλιστεί περισσότερη αναλογικότητα στη δημιουργία συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου με τη σωστή σχέση κόστους-οφέλους, ενώ η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων αναφέρει τους ακόλουθους τομείς στους οποίους υπάρχει περιθώριο βελτίωσης: η εποπτεία στον τομέα της χρηματοδότησης, η ενσωμάτωση της διαχείρισης των κινδύνων στην καθημερινή διαχείριση και η επίτευξη περισσότερης αναλογικότητας στη δημιουργία συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου με την κατάλληλη σχέση κόστους-οφέλους. Για τον σκοπό αυτό θα πρέπει να αναθεωρείται τακτικά ο πίνακας οικονομικών αποτελεσμάτων και να εξετάζεται η καταλληλότητα των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη τις πιθανότητες εξάρτησης από ορισμένους εργολάβους, καθώς και τα αποτελέσματα των εκ των υστέρων ελέγχων αλλά και τις συστάσεις στις οποίες καταλήγουν οι λογιστικοί έλεγχοι. Στο πλαίσιο αυτό, υπάρχει ανάγκη να καθοριστεί ένα αποδεκτό επίπεδο κινδύνου ή σφάλματος, ει δυνατόν σε συμφωνία με τα άλλα θεσμικά όργανα.

Ο εσωτερικός ελεγκτής συνιστά να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην πρόληψη των κινδύνων της διπλής χρηματοδότησης, της αθέμιτης σύμπραξης, της σύγκρουσης συμφερόντων, της εκμετάλλευσης εμπιστευτικών πληροφοριών, της συγκέντρωσης κοινοτικών πόρων σε ορισμένους εργολάβους ή δικαιούχους και της εξάρτησης από εργολάβους σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης.

Επιπλέον, μολονότι οι εμπειρίες που είχαν μικρές γενικές διευθύνσεις, γραφεία και αντιπροσωπείες ποικίλλουν, στην επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων παρατηρούνται ορισμένες δυσκολίες στην εφαρμογή προτύπων στο σύνολο της Επιτροπής. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπογραμμίζεται η έλλειψη πόρων, ενώ σε άλλες δίνεται έμφαση στην ανάγκη σαφέστερου καθορισμού των αρμοδιοτήτων και των ευθυνών. Ένα άλλο ζήτημα που αφορά τις υπηρεσίες είναι η εξάρτησή τους από συμβασιούχους υπαλλήλους (έως και 40%). Η κατάσταση αυτή, εάν δεν αντιμετωπιστεί με τη δέουσα προσοχή, θα μπορούσε, κατά τη μεταβατική περίοδο, να προκαλέσει δυσκολίες όσον αφορά τη δημιουργία και τη συγκέντρωση αρμοδιοτήτων και τεχνογνωσίας, καθώς και προβλήματα κατά την παράδοση καθηκόντων. Η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων υπογραμμίζει τον κίνδυνο για τη συνέχεια της ομαλής λειτουργίας των υπηρεσιών σε περίπτωση που δεν εφαρμοστεί εγκαίρως η νέα διαδικασία επιλογής των συμβασιούχων υπαλλήλων. Τέλος, προγραμματίζεται τριετής αξιολόγηση των διοικητικών υπηρεσιών της Επιτροπής που δημιουργήθηκαν πρόσφατα. Η αξιολόγηση αυτή πρέπει να λάβει υπόψη, ιδίως, τα μέτρα απλούστευσης.

Όσον αφορά τις διοργανικές υπηρεσίες , στη διεξαγόμενη αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού λαμβάνονται μέτρα για την αντιμετώπιση ενδεχόμενης ασάφειας στον καθορισμό των αρμοδιοτήτων, με τη μορφή της άμεσης ανάθεσης των αρμοδιοτήτων του διατάκτη από κάθε όργανο στη συγκεκριμένη διοργανική υπηρεσία.

Συμπεράσματα

Περαιτέρω βελτίωση της σχέσης κόστους-οφέλους των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου: Οι υπηρεσίες οφείλουν να συνεχίσουν τη βελτίωση της παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών τους ελέγχων με τη βοήθεια των κεντρικών υπηρεσιών Ο συντονιστής του εσωτερικού ελέγχου σε κάθε υπηρεσία πρέπει να εξετάζει τακτικά την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών ελέγχων, με βάση τις διαθέσιμες πληροφορίες για τα αποτελέσματά τους, τις εξαιρέσεις που έγιναν και τους σχετικούς πίνακες αποτελεσμάτων, ώστε να βελτιώνει τις σχετικές διαδικασίες ή να τροποποιεί τα συστήματα ελέγχου. Η εξέταση αυτή πρέπει να διενεργείται, τουλάχιστον, στο πλαίσιο της εξαμηνιαίας ενημέρωσης προς τους επιτρόπους και της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων.

3.1.2. Διαχείριση κινδύνου στο σύνολο της Επιτροπής

Οι υπηρεσίες της Επιτροπής πραγματοποιούν τακτικά, κατ’ αρχή μία φορά το χρόνο, μια αξιολόγηση του κινδύνου. Από το 2004 αναπτύσσεται μία ισχυρότερη μεθοδολογία, σε πιλοτική βάση, με τη συμμετοχή αρκετών υπηρεσιών, η οποία συνδέει σαφέστερα τη διαχείριση του κινδύνου με τη διαδικασία προγραμματισμού.

Εκτός από τη διαχείριση κινδύνου που πραγματοποιείται στο επίπεδο των υπηρεσιών, πραγματοποιούνται τακτικά αρκετές δραστηριότητες οι οποίες συμβάλλουν στην ευαισθητοποίηση για τους κινδύνους και στον σχεδιασμό των κατάλληλων μέτρων για την αντιμετώπισή τους από την προοπτική του συνόλου της Επιτροπής. Αυτό συμβαίνει όσον αφορά τη διάθεση των πόρων σε δραστηριότητες προτεραιότητας κατά την έναρξη του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού, καθώς και με την εκ των προτέρων εκτίμηση των ενδεχόμενων θετικών και αρνητικών συνεπειών των σημαντικότερων πρωτοβουλιών. Όσον αφορά τα ζητήματα διαχείρισης, έχουν ήδη δημιουργηθεί και λειτουργούν ικανοποιητικά οι δίαυλοι για την τακτική ενημέρωση των αρμόδιων επιτρόπων από τις σχετικές υπηρεσίες. Μία ομάδα επιτρόπων παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς τις έρευνες που διενεργεί η υπηρεσία καταπολέμησης της απάτης (OLAF) και μπορεί με τον τρόπο αυτό να εφιστά την προσοχή του σώματος των επιτρόπων σε σοβαρά ζητήματα. Οι εσωτερικοί λογιστές και η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων υπογραμμίζουν τις οριζόντιες και συστημικές αδυναμίες που παρατηρούνται σε ετήσια βάση. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων βελτιώνει τη μέθοδο παρακολούθησης των κύριων συστάσεων που έχουν αντίκτυπο στο σύνολο της Επιτροπής.

Ο εσωτερικός ελεγκτής και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θεωρούν, ωστόσο, ότι χρειάζεται να βελτιωθεί η νοοτροπία που επικρατεί στην Επιτροπή όσον αφορά τη διαχείριση των κινδύνων και υπογραμμίζουν την ανάγκη διαμόρφωσης μιας μεθοδολογίας για τη διαχείριση των κινδύνων στο σύνολο της Επιτροπής.

Ο εσωτερικός ελεγκτής υπογραμμίζει ότι η διαχείριση του κινδύνου πρέπει να ενσωματωθεί σε κάθε τακτική διαδικασία διαχείρισης των υπηρεσιών και προτείνει μία προσέγγιση για τη διαχείριση του κινδύνου στο σύνολο της Επιτροπής, η οποία καταλήγει σε μία ενοποιημένη επισκόπηση των κινδύνων που εντοπίζονται σε επίπεδο Επιτροπής, επιτρέποντας μία πλήρη θεώρηση των κύριων κινδύνων εκ των άνω προς τα κάτω.

Συμπεράσματα

Η ανάπτυξη της διαχείρισης κινδύνου στο σύνολο της Επιτροπής : Η μεθοδολογία που θα ισχύσει στο σύνολο της Επιτροπής έως το φθινόπωρο του 2005, θα εισαγάγει την αξιολόγηση του κινδύνου στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων για τις προτεραιότητες και για την κατανομή των πόρων. Με τον τρόπο αυτό θα καταστεί σαφέστερη η διαμόρφωση των σχεδίων διαχείρισης και των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των υπηρεσιών. Μεσοπρόθεσμα, η μεθοδολογία αυτή πρέπει επίσης να εξετάσει τρόπους για την αντιμετώπιση της διαχείρισης κινδύνου εντός ‘οικογενειών’ ομοειδών δραστηριοτήτων στις υπηρεσίες.

3.1.3. Μέτρηση των επιδόσεων

Οι περισσότερες υπηρεσίες πραγματοποίησαν επισκόπηση των στόχων και των δεικτών τόσο στο επίπεδο του σχεδιασμού όσο και στο επίπεδο της υποβολής εκθέσεων με τη βοήθεια των κεντρικών υπηρεσιών, με σκοπό να βελτιωθεί, ιδίως, η ποιότητα των εγγράφων και των εκθέσεων (‘δηλώσεις δραστηριοτήτων’) που υποβάλλονται από την Επιτροπή στη δημοσιονομική αρχή μαζί με το ετήσιο προσχέδιο προϋπολογισμού.

Ο εσωτερικός ελεγκτής και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θεωρούν ότι η ποιότητα των στόχων και των δεικτών μπορεί να βελτιωθεί περαιτέρω και ότι μπορούν να ληφθούν επιπρόσθετα μέτρα για τη μέτρηση και την αξιολόγηση των επιδόσεων. Το Ελεγκτικό Συνέδριο κάλεσε επίσης την Επιτροπή να καταρτίσει δείκτες για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δραστηριοτήτων και για τη μέτρηση των επιδόσεων των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου.

Η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων και ο εσωτερικός ελεγκτής υπογραμμίζουν επίσης την ανάγκη να λαμβάνονται περισσότερο υπόψη στο πλαίσιο της διαδικασίας χάραξης των πολιτικών τα διδάγματα του παρελθόντος, π.χ. όσον αφορά τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων.

Συμπεράσματα

Η αναθεώρηση της μέτρησης και της αξιολόγησης των επιδόσεων : Η Επιτροπή θα αναλύσει τους υφιστάμενους στόχους και δείκτες στο πλαίσιο αξιολόγησης από ομοτίμους ανά ‘οικογένειες’, ώστε να διαπιστώσει πώς οι στόχοι και οι δείκτες μπορούν να καταστούν αποτελεσματικότερα εργαλεία διαχείρισης εντός της Επιτροπής.

3.1.4. Eξωτερική ανάθεση και επικουρικά όργανα

Στην ανακοίνωσή της του Φεβρουαρίου 2004 για το δημοσιονομικό πλαίσιο της περιόδου 2007 - 2013, η Επιτροπή υπογράμμισε την ανάγκη να επικεντρωθούν οι δραστηριότητές της στην ανάπτυξη και την παρακολούθηση πολιτικών στο πλαίσιο της Συνθήκης και ως αρχές της διοικητικής διακυβέρνησης απαρίθμησε τις εξής: “λιγότερη άμεση διαχείριση, καλύτερος έλεγχος εφαρμογής και μεγαλύτερη αποδοτικότητα σε σχέση με το κόστος”.

Σε περίπτωση που ανατίθενται σε εξωτερικούς φορείς καθήκοντα εφαρμογής , μέσω εκτελεστικών επικουρικών οργάνων , στα οποία η Επιτροπή αναθέτει αρμοδιότητες εφαρμογής κοινοτικού προγράμματος ή σχεδίου, ισχύουν οι ίδιες απαιτήσεις όσον αφορά τους εσωτερικούς ελέγχους με αυτές που ισχύουν για την Επιτροπή, γεγονός που επιτρέπει στην Επιτροπή να ασκεί πλήρη εποπτεία.

Αντιθέτως, οι ρυθμιστικοί οργανισμοί – δηλ. μη ρυθμιστικά κοινοτικά επικουρικά όργανα, είναι αυτόνομα όργανα. Μολονότι οι περισσότεροι από αυτούς τους οργανισμούς, εν μέρει τουλάχιστον, χρηματοδοτούνται από το τμήμα του προϋπολογισμού που αφορά την Επιτροπή, η Επιτροπή έχει περιορισμένο μόνον έλεγχο στις δραστηριότητές τους. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι δραστηριότητες των ρυθμιστικών οργανισμών μπορεί να προσκρούουν στις αρμοδιότητες της Επιτροπής. Στο πλαίσιο αυτό, η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων θέτει το ζήτημα της δημιουργίας μηχανισμών που θα επιτρέπουν στην Επιτροπή την παρακολούθηση τέτοιων οργανισμών. Ακολουθώντας τη λευκή βίβλο για την ευρωπαϊκή διακυβέρνηση, η Επιτροπή δρομολόγησε ήδη πρωτοβουλία με σκοπό τον καθορισμό του λειτουργικού πλαισίου για τη δημιουργία, τη λειτουργία και την εποπτεία των ευρωπαϊκών ρυθμιστικών οργανισμών. Το προτεινόμενο πλαίσιο, με το οποίο πρέπει να συμφωνήσουν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, αποσκοπεί, ιδίως, στον καθορισμό των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των ρυθμιστικών οργανισμών και των διαφόρων οργάνων. Επιπλέον, πρέπει να διευκρινιστούν οι αναγκαίες ρυθμίσεις ως προς την παρακολούθηση, έτσι ώστε να είναι σε θέση η Επιτροπή να ασκήσει πλήρως τις πολιτικές και δημοσιονομικές της αρμοδιότητες εάν χρειαστεί.

Συμπεράσματα

Πλήρης ευθύνη της Επιτροπής για τους εκτελεστικούς οργανισμούς : Όσον αφορά τη λειτουργία των εκτελεστικών οργανισμών, η Επιτροπή θα ασκεί πλήρως τα καθήκοντα εποπτείας που έχει αναλάβει. Στην επόμενη συγκεφαλαιωτική έκθεση θα περιλαμβάνεται για πρώτη φορά έκθεση για τη λειτουργία των νεοϊδρυθέντων εκτελεστικών οργανισμών.

Αποσαφήνιση των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων της Επιτροπής και των ρυθμιστικών οργανισμών : Το 2005 πρέπει να πραγματοποιηθούν διοργανικές διαπραγματεύσεις βάσει του σχεδίου διοργανικής συμφωνίας της Επιτροπής σχετικά με ένα πλαίσιο για τους ρυθμιστικούς οργανισμούς, ώστε να διασαφηνιστούν συγχρόνως οι αντίστοιχοι ρόλοι και οι ευθύνες των υπηρεσιών της Επιτροπής και των ρυθμιστικών οργανισμών.

3.2. Οικονομική διαχείριση και έλεγχος

Η οικονομική διαχείριση αναδιαρθρώθηκε μέσω της τροποποίησης του δημοσιονομικού κανονισμού, που τέθηκε σε ισχύ το 2003, της θέσπισης του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων το 2004 και της υιοθέτησης της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων από τον Ιανουάριο του 2005.

Η Επιτροπή προτείνει τώρα στα άλλα όργανα ένα χάρτη πορείας για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο ελέγχων, ο οποίος θα προσφέρει περισσότερα εχέγγυα στην Επιτροπή και στους συνομιλητές της όσον αφορά τη νόμιμη και κανονική χρήση των πόρων της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αποτελούν αντικείμενο επιμερισμένης διαχείρισης με τα κράτη μέλη. Οι εκ των υστέρων έλεγχοι πρέπει επίσης να καταστούν περισσότερο επικεντρωμένοι και εναρμονισμένοι, ιδίως μέσω της επιδίωξης μεγαλύτερης συνοχής μεταξύ των ‘οικογενειών’ υπηρεσιών.

Για δέκατη φορά, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο υπέβαλε ετήσια δήλωση αξιοπιστίας η οποία υπήρξε σε μεγάλο βαθμό θετική ως προς την αξιοπιστία των λογαριασμών, των αναλήψεων υποχρεώσεων και των ιδίων πόρων, αλλά η οποία ανέφερε συγχρόνως ότι το Συνέδριο δεν μπορεί να παράσχει διαβεβαιώσεις για όλες τις πληρωμές, αλλά μόνο για τις διοικητικές δαπάνες.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι ένας από τους στόχους της πρέπει να είναι η δημιουργία εκείνων των προϋποθέσεων οι οποίες θα επιτρέψουν στο Ελεγκτικό Συνέδριο να υποβάλλει δηλώσεις αξιοπιστίας συνοδευόμενες από ελάχιστες κριτικές. Προς τον σκοπό αυτό δεν απαιτούνται μόνο νέες προσπάθειες από την Επιτροπή σε αρκετούς τομείς, αλλά χρειάζεται και η ενεργός συμμετοχή των κρατών μελών στην πρωτοβουλία αυτή, καθώς, σύμφωνα με τη Συνθήκη, μολονότι η Επιτροπή φέρει την αποκλειστική ευθύνη για την εφαρμογή του προϋπολογισμού, το 80% περίπου των πόρων του προϋπολογισμού διατίθεται από τα κράτη μέλη με επιμερισμένη διαχείριση.

Στον τομέα της λογιστικής και των δημοσιονομικών εκθέσεων, πραγματοποιήθηκε σημαντική πρόοδος το 2004, έτος κατά το οποίο έγιναν οι προετοιμασίες για τη μετάβαση στη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων, γεγονός που επέτρεψε να λειτουργήσει η γενική λογιστική που αφορά τον Γενικό Προϋπολογισμό της ΕΕ απολύτως βάσει της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων από τον Ιανουάριο του 2005, όπως είχε προβλεφθεί. Το 2004, η Επιτροπή έθεσε σε εφαρμογή τον πρώτο προϋπολογισμό που βασιζόταν αποκλειστικά στη δομή του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων. Αντιμετωπίστηκε επίσης η παράλληλη πρόκληση της προσαρμογής του τρόπου κατάρτισης των δημοσιονομικών εκθέσεων.

Το 2004 εφαρμόστηκε για δεύτερη χρονιά ο αναδιατυπωμένος δημοσιονομικός κανονισμός, οι δε ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής δείχνουν ότι οι νέοι κανόνες εφαρμόζονται πλέον στις πρακτικές διαχείρισης. Οι επιφυλάξεις σχετικά με ορισμένα αρχικά προβλήματα κατά το 2003 έγινε δυνατό να αρθούν στις εκθέσεις του 2004.

Στα συμπεράσματα της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης όσον αφορά τη ‘συγχρηματοδότηση’ υπογραμμίζεται η ανάγκη περισσότερης απλούστευσης μέσω της συχνότερης πραγματοποίησης κατ’ αποκοπήν πληρωμών. Η Επιτροπή τροποποιεί τους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού, με σκοπό, ιδίως, την απλούστευση των συμβάσεων και των επιχορηγήσεων που αφορούν μικρά ποσά και τη διενέργεια αναλογικών ελέγχων βασιζόμενων σε ανάλυση των κινδύνων. Παράλληλα, η πρόταση για την πρώτη τριετή αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού έχει εγκριθεί και θα συζητηθεί πλέον με τα υπόλοιπα όργανα. Με την αναθεώρηση αυτή θα εξασφαλιστεί η ορθολογική οργάνωση των διαφόρων μεθόδων εφαρμογής του προϋπολογισμού, θα δημιουργηθεί η νομική βάση που θα επιτρέψει τη χορήγηση εφάπαξ επιχορηγήσεων και θα δοθεί έμφαση στην αύξηση του βαθμού απλούστευσης και αναλογικότητας, έτσι ώστε να εξασφαλιστεί περισσότερη ισορροπία μεταξύ των απαιτήσεων ελέγχου, αφενός, και των σχετικών κινδύνων και δαπανών, αφετέρου. Η αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού θα συνοδεύεται από την περαιτέρω αναθεώρηση των κανόνων εφαρμογής του.

3.2.1. Ο χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου

Η γνώμη του Ελεγκτικού Συνεδρίου για τον ενιαίο έλεγχο και για τη σύσταση του Κοινοβουλίου για τη χορήγηση απαλλαγής το 2003 αποτελούν την αφετηρία για τη δημιουργία ενός κοινοτικού πλαισίου εσωτερικού ελέγχου . Αυτό το ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου είναι αναγκαίο προκειμένου να δημιουργηθεί μία λογική αλυσίδα, στο πλαίσιο της οποίας οι έλεγχοι που διενεργούνται σε προηγούμενα στάδια θα μπορούν να χρησιμοποιούνται αποτελεσματικότερα στη συνέχεια για την υποστήριξη των διαβεβαιώσεων που παρέχονται σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών. Οι έλεγχοι πρέπει να χαρακτηρίζονται από αναλογικότητα ώστε να εξασφαλίζουν την αναγκαία ισορροπία κόστους-οφέλους (τόσο από οικονομικής όσο και από πολιτικής άποψης).

Βάσει των διαβεβαιώσεων που παρέχονται με αυτό το ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, και βάσει της προόδου που έχει ήδη επιτευχθεί χάρη στη μεταρρύθμιση, η Επιτροπή επιδιώκει να λαμβάνει ετήσια δήλωση αξιοπιστίας από το Ελεγκτικό Συνέδριο, με περισσότερο επικεντρωμένες και περιορισμένες παρατηρήσεις σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των πληρωμών. Μία ανακοίνωση που εκδόθηκε παράλληλα με την παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση καθορίζει τις κύριες πολιτικές αρχές αυτού του ολοκληρωμένου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, τις επιμέρους ευθύνες των σχετικών φορέων, συμπεριλαμβανομένων των φορέων σε επίπεδο κρατών μελών, καθώς και τη διαδικασία που θα οδηγήσει στην έγκριση ενός χάρτη πορείας πριν από το τέλος του έτους.

Η θέσπιση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου το οποίο θα αποτελέσει, ιδίως, μέσο για τη μεταφορά των αποτελεσμάτων των λογιστικών ελέγχων σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης, θα αυξήσει την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα. Πρέπει να εξεταστούν οι δυνατότητες απλούστευσης της διαχείρισης των κοινοτικών πόρων, ώστε να εξασφαλιστεί ότι οι απαιτήσεις ελέγχου θα είναι ανάλογες με τον προβλεπόμενο κίνδυνο.

Σημαντικές πρωτοβουλίες είχαν ήδη αναληφθεί πριν από την έγκριση του χάρτη πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων νέων διατάξεων στις νομοθετικές προτάσεις για τη δημοσιονομική διαχείριση στους τομείς της γεωργίας και των διαρθρωτικών ενισχύσεων κατά τις επόμενες δημοσιονομικές προοπτικές. Μία ακόμα βελτίωση αποτέλεσε η προσπάθεια εναρμόνισης κατά την προαναφερθείσα αξιολόγηση των ενδεχόμενων επιφυλάξεων από ομοτίμους, η οποία έχει αρχίσει την αναζήτηση μίας βάσης για τον καθορισμό των ‘αποδεκτών επιπέδων σφάλματος’. Όπως αναφέρει η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων , για τον καθορισμό κατώτατων ορίων ανά ‘οικογένεια’ υπηρεσιών, πρέπει να καθοριστούν και να εναρμονιστούν μεθοδολογίες ελέγχου εντός κάθε ‘οικογένειας’.

Συμπεράσματα

Η υιοθέτηση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου ελέγχου : Η Επιτροπή θα καλέσει τα όργανα της ΕΕ να αναπτύξουν κοινή προσέγγιση έναντι του πλαισίου αυτού, η οποία θα περιλαμβάνει την παροχή ισχυρότερων διασφαλίσεων σε επίπεδο Επιτροπής μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της, αλλά και περισσότερες διασφαλίσεις από τα κράτη μέλη που εφαρμόζουν τον κοινοτικό προϋπολογισμό στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης. Οι διασφαλίσεις αυτές θα υποστηρίζονται σαφέστερα με διαδικασίες χρηστού εσωτερικού ελέγχου, μηχανισμούς αξιολόγησης και υποβολής εκθέσεων και με τη μεταφορά των αποτελεσμάτων των εσωτερικών ελέγχων σε όλα τα επίπεδα.

3.2.2. Eκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι

Οι εκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι αποτελούν σημαντικά συστατικά του πλαισίου εσωτερικών ελέγχων που εφαρμόζει η Επιτροπή. Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της δείχνουν μία διαρκή γενική βελτίωση, αν και κάνουν λόγο για ανεπαρκές επίπεδο εκ των υστέρων ελέγχων σε ορισμένες περιπτώσεις, γεγονός που προκάλεσε ορισμένες επιφυλάξεις. Η επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων αναφέρει ότι οι υπηρεσίες πρέπει να προετοιμαστούν ώστε να βελτιώσουν τον τρόπο υποβολής εκθέσεων σχετικά με τη στρατηγική τους για τους ελέγχους, καθώς και σχετικά με την εφαρμογή αυτής της στρατηγικής, έτσι ώστε να είναι δυνατή η συγκέντρωση περισσότερων στοιχείων για τη δήλωση αξιοπιστίας. Ο εσωτερικός ελεγκτής υπογράμμισε επίσης την ανάγκη περαιτέρω εναρμόνισης και εστίασης των εκ των υστέρων ελέγχων ανάλογα με τους διάφορους τομείς του προϋπολογισμού, και κατέληξε ότι οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής και η συγκεφαλαιωτική έκθεσή τους αποδίδουν πληρέστερα τα αποτελέσματα αυτών των ελέγχων.

Το δεύτερο εξάμηνο του 2004 δημιουργήθηκε ένα δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχων με σκοπό τον καθορισμό κατευθυντήριων γραμμών οι οποίες θα επέτρεπαν τη μεταφορά εμπειριών σχετικά με ορθές πρακτικές στο σύνολο των υπηρεσιών, αφενός, και θα εξασφάλιζαν κοινή γλώσσα και συναντίληψη όσον αφορά τους εκ των υστέρων ελέγχους, αφετέρου.

Ο χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου αναμένεται να καταστήσει δυνατή την πραγματοποίηση προόδου στον τομέα αυτόν, καθώς θα συμβάλει, ιδίως, στην εξεύρεση καλύτερης ισορροπίας μεταξύ του κόστους των ελέγχων, αφενός, και του αναμενόμενου οφέλους, αφετέρου, όπως υπογράμμισε και ο εσωτερικός ελεγκτής . Επιπλέον, ο εσωτερικός ελεγκτής συνιστά την υιοθέτηση σαφέστερης στρατηγικής όσον αφορά τους ‘λογιστικούς ελέγχους κλεισίματος’ στο τέλος της προγραμματικής περιόδου για την επιμερισμένη και την αποκεντρωμένη διαχείριση, καθώς και τη διατύπωση σαφέστερων κατευθυντήριων γραμμών για τους εκ των υστέρων ελέγχους που διενεργούνται από τις εθνικές υπηρεσίες στο πλαίσιο της έμμεσης κεντρικής διαχείρισης .

Πρέπει να συνεχιστούν τα πειράματα ορισμένων υπηρεσιών που χρησιμοποίησαν πιστοποιητικά ανεξάρτητου λογιστικού ελέγχου των δηλώσεων δαπανών τις οποίες υπέβαλαν δικαιούχοι, έτσι ώστε να εξαχθούν σύντομα συμπεράσματα για τον αντίκτυπο τέτοιων πιστοποιητικών στους εκ των υστέρων ελέγχους. Παράλληλα, η συχνότερη πραγματοποίηση κατ’ αποκοπήν πληρωμών για ορισμένες επιχορηγήσεις θα μπορούσε να μεταβάλει τη φύση των εκ των υστέρων ελέγχων επιτρέποντας τη διενέργεια περισσότερο επικεντρωμένων, ποιοτικών και αποτρεπτικών ελέγχων.

Συμπεράσματα

Περισσότερο συντονισμένοι και αποτελεσματικοί εκ των προτέρων και εκ των υστέρων έλεγχοι : Πρέπει να ενισχύεται διαρκώς τόσο η εναρμόνιση της μεθοδολογίας όσο και η χάραξη κοινών στρατηγικών για τους λογιστικούς ελέγχους, τουλάχιστον στο επίπεδο ‘οικογενειών’ υπηρεσιών που λειτουργούν στον ίδιο τομέα του προϋπολογισμού. Στο πλαίσιο του χάρτη πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, οι υπηρεσίες που λειτουργούν στον ίδιο τομέα του προϋπολογισμού πρέπει να αναζητήσουν τους ενδεδειγμένους τρόπους για την οργάνωση του επιμερισμού των πόρων ανά ‘οικογένεια’, είτε μέσω του στενότερου συντονισμού (κοινοί λογιστικοί έλεγχοι, κοινή μεθοδολογία, αλληλοενημέρωση για τα αποτελέσματα) ή με συνεργίες (όταν η κύρια υπηρεσία διενεργεί λογιστικούς ελέγχους εκ μέρους μικρότερων υπηρεσιών). Με τον τρόπο αυτό θα επιτευχθεί σταδιακά εναρμόνιση, θα βελτιωθεί η εστίαση των εκ των υστέρων ελέγχων και θα βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά τους.

3.2.3. Λογιστική και υποβολή δημοσιονομικών εκθέσεων

Ο εσωτερικός ελεγκτής και η αρμόδια για την χορήγηση απαλλαγής αρχή συνιστούν να πιστοποιεί ο διατάκτης τους λογαριασμούς της Επιτροπής αλλά και να αναβαθμιστεί σε ‘Ανώτατο Οικονομικό Διευθυντή’ ώστε να είναι σε θέση να λειτουργεί ως αντίβαρο στις υπηρεσίες της Επιτροπής.

Βάσει των κύριων αρχών της διοικητικής μεταρρύθμισης, οι οποίες προβλέπουν την αποκέντρωση της διαχείρισης και των καθηκόντων ελέγχου και την αύξηση της υποχρέωσης λογοδοσίας σε επίπεδο υπηρεσιών, οι υπηρεσίες της Επιτροπής διατηρούν την πλήρη ευθύνη για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών που ελέγχουν. Η δήλωση αξιοπιστίας, την οποία υποβάλλουν οι γενικοί διευθυντές στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους, πρέπει να πιστοποιεί ότι οι λογαριασμοί για τους οποίους είναι υπεύθυνοι, είναι ακριβείς και εξαντλητικοί.

O υπόλογος πρέπει να πιστοποιεί τους λογαριασμούς, βεβαιώνοντας ότι διενήργησε τους ελέγχους που θεώρησε αναγκαίους και με ικανοποίηση διαπίστωσε ότι οι λογαριασμοί καταρτίστηκαν σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες, μεθόδους και συστήματα που καταρτίστηκαν υπό την ευθύνη του/της, ότι πραγματοποίησε οποιαδήποτε τροποποίηση έκρινε σκόπιμη για την ακριβή και πλήρη παρουσίαση των λογαριασμών σύμφωνα με το άρθρο 136 του Δημοσιονομικού Κανονισμού και ότι οι λογαριασμοί είναι, ως εκ τούτου, αξιόπιστοι. Ο υπόλογος πρέπει να ενημερώνεται δεόντως από τους γενικούς διευθυντές ώστε να είναι σε θέση να ασκεί αυτό το καθήκον και πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ελέγχει τις πληροφορίες που θεωρεί αναγκαίες. Δεδομένης της ευθύνης που φέρουν οι γενικοί διευθυντές για τις συναλλαγές που βρίσκονται στην αρμοδιότητά τους και για την αξιοπιστία των πληροφοριών που υποβάλλουν στον υπόλογο, οι δηλώσεις αξιοπιστίας που περιλαμβάνονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων πρέπει να πιστοποιούν ότι οι λογαριασμοί για τους οποίους αυτοί είναι υπεύθυνοι, είναι ακριβείς και πλήρεις.

Συμπεράσματα

Προτάσεις για την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού προς την κατεύθυνση αυτή εγκρίθηκαν από την Επιτροπή στις 3 Mαΐου 2005.

3.2.4. Μέθοδοι εκτέλεσης του προϋπολογισμού

Στον τομέα των πόρων που αποτελούν το αντικείμενο κεντρικής διαχείρισης , ο εσωτερικός ελεγκτής ζήτησε την επιβολή αυστηρότερων κανόνων για την καταβολή των επιχορηγήσεων, ζήτημα το οποίο προκάλεσε επίσης την έκφραση επιφύλαξης σε μία από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής σχετικά με μία μη κυβερνητική οργάνωση. Η επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου υπογράμμισε την ανάγκη εξεύρεσης των κατάλληλων εποπτικών διευθετήσεων ώστε να εντοπίζονται και να διορθώνονται αμέσως οι αδυναμίες που καταγράφονται σχετικά με τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων και με τις επιχορηγήσεις (διαδικασία επιλογής, διαδρομή του ελέγχου, διπλή χρηματοδότηση, αχρεωστήτως είσπραξη χρηματοδοτήσεων), κάτι που υποστηρίζεται και από τις επιφυλάξεις που συνοδεύουν ορισμένες από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής .

Όσον αφορά την επιμερισμένη διαχείριση και τη διαχείριση πόρων μέσω εθνικών οργανισμών , ο εσωτερικός ελεγκτής υπογράμμισε την ανάγκη, εκτός από την πιστοποίηση των εθνικών συστημάτων ελέγχων στην οποία προβαίνουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής, να παρέχονται δηλώσεις αξιοπιστίας από τις διαχειριστικές αρχές των κρατών μελών πριν την καταβολή των πληρωμών. Η Επιτροπή υπέβαλε ανάλογες προτάσεις στον τομέα των γεωργικών δαπανών, στον οποίο έχει επιτευχθεί πολιτική συμφωνία με το Συμβούλιο. Ο εσωτερικός ελεγκτής υπογράμμισε επίσης τη σημασία της αύξησης των πληροφοριών που υποβάλλουν οι εθνικοί οργανισμοί στην Επιτροπή.

Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες τα κράτη μέλη διαχειρίζονται και ελέγχουν την εκτέλεση του προϋπολογισμού στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης, τα μέτρα που λήφθηκαν ως απάντηση στην προηγούμενη συγκεφαλαιωτική έκθεση επέτρεψαν την αποσαφήνιση της υφιστάμενης αλυσίδας ελέγχου για τα γεωργικά και διαρθρωτικά ταμεία, καθώς και τον εντοπισμό επίμονων προβλημάτων αλλά και ενδεχόμενων λύσεων. Το Ελεγκτικό Συνέδριο, με τη σειρά του, έδωσε έμφαση στην ευθύνη της Επιτροπής να ελέγχει την ύπαρξη και την αποτελεσματική λειτουργία των κατάλληλων συστημάτων ελέγχων στα κράτη μέλη και να εξασφαλίζει τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Υπογράμμισε επίσης την ανάγκη καθορισμού ενός αποδεκτού επιπέδου εμπιστοσύνης και ενός ελάχιστου ορίου ανοχής στο πλαίσιο αυτό.

Συμπεράσματα

Ο χάρτης πορείας προς ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου θα καταστήσει διαφανέστερη τη ροή των πληροφοριών και θα επιτρέψει την υποβολή σαφέστερων δηλώσεων αξιοπιστίας από τις εσωτερικές διαδικασίες της Επιτροπής αλλά και από τρίτα μέρη στα οποία έχουν ανατεθεί καθήκοντα που αφορούν την εκτέλεση του προϋπολογισμού εκ μέρους της Επιτροπής.

Καλούνται οι υπηρεσίες να χρησιμοποιήσουν τα μέτρα απλούστευσης που θα θεσπιστούν μέσω των τροποποιημένων κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού, ιδίως όσον αφορά τη χρήση κατ’ αποκοπήν επιχορηγήσεων ως εναλλακτικό μέσο έναντι της επιστροφής των πραγματικών δαπανών, όπου χρειάζεται.

3.3. Ανθρώπινο δυναμικό

Ο νέος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης που προήλθε από τη μεταρρύθμιση, έχει τεθεί σε ισχύ, και προβλέπει, μεταξύ άλλων, μία περισσότερο ευθύγραμμη σταδιοδρομία και τον εκσυγχρονισμό των συνθηκών εργασίας, καθώς και νέα μέτρα για την πειθαρχία και την κοινοποίηση δυσλειτουργιών.

Η απλούστευση ορισμένων μέσων, όπως του συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού, έχει σχεδιαστεί ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματική και αποδοτική διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού.

Ο νέος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης τέθηκε σε ισχύ την 1η Mαΐου 2004, συνοδευόμενος από αρκετές δέσμες εφαρμοστικών διατάξεων που ενέκρινε η Επιτροπή. Μεταξύ άλλων μέτρων για την περαιτέρω αύξηση της αποτελεσματικότητας υπήρξαν οι κατευθυντήριες γραμμές για την ανακατανομή του προσωπικού και οι κανόνες για την αξιολόγηση των ανώτερων διοικητικών στελεχών.

Επιπλέον, δόθηκε έμφαση στη βελτίωση των συνθηκών εργασίας του προσωπικού της Επιτροπής. Προτάθηκαν λύσεις, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του προσωπικού αλλά και τους διαθέσιμους πόρους, ώστε να εφαρμοστούν πολιτικές που αποσκοπούν στην αρμονική συνύπαρξη του ατομικού και του επαγγελματικού βίου: μερική απασχόληση, ελαστικό ωράριο εργασίας, τηλεεργασία, γονική και οικογενειακή άδεια.

3.3.1. Έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού

Ορισμένες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής ανέφεραν ότι οι ελλείψεις σε προσωπικό αποτελούσαν πρόβλημα για τη λειτουργία τους σε ορισμένες περιπτώσεις. Σε μία συγκεκριμένη περίπτωση, η έλλειψη οφειλόταν σε βραχυπρόθεσμη ανάγκη αντιμετώπισης των προκλήσεων της πληροφορικής λόγω της εφαρμογής του νέου κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Ορισμένες από τις εκθέσεις αυτές υπογράμμισαν και περισσότερο συγκεκριμένα προβλήματα που αφορούν την επάρκεια ανθρώπινων πόρων, τόσο από ποσοτικής όσο και από ποιοτικής άποψης, λόγω της δυσκολίας προσέλκυσης υποψηφίων, ιδίως από τα νέα κράτη μέλη, σε συγκεκριμένους τομείς (οικονομικοί ή λογιστικοί έλεγχοι, επιστημονικά, γλωσσικά προσόντα και πληροφορική).

Η επισκόπηση του εσωτερικού ελέγχου εντοπίζει έλλειψη ικανών εμπειρογνωμόνων στους οικονομικούς και σε άλλους, συγκεκριμένους τομείς· η έλλειψη αυτή προκαλεί δυσκολίες στην αντιμετώπιση της κινητικότητας του προσωπικού, ιδίως σε μικρές υπηρεσίες και αντιπροσωπείες.

Συμπεράσματα

T ο πρόγραμμα δράσης που υποβλήθηκε τον Ιούλιο του 2004 με σκοπό την προώθηση της πρόσληψης εμπειρογνωμόνων και τη βελτίωση της κατάρτισης των υπαλλήλων που ήδη εργάζονται, θα εξακολουθήσει να εφαρμόζεται. Η Επιτροπή θα συμβάλει στο πρόγραμμα εργασίας της διοργανικής Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Επιλογής Προσωπικού (EPSO) ώστε οι διαγωνισμοί για την πρόσληψη προσωπικού να εξακολουθούν να παρέχουν ικανό αριθμό επιτυχόντων για την κάλυψη των κενών θέσεων. Θα πρέπει να συνεχιστούν οι πρωτοβουλίες στον τομέα των προσλήψεων, ιδίως σε ορισμένες υπηρεσίες, και να ληφθούν μέτρα σε περίπτωση που εντοπιστούν ελλείψεις. Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει επίσης να παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς την κατάσταση και θα προτείνει μέτρα για τη βελτίωση των διαδικασιών πρόσληψης.

Επιπλέον, οι διαθέσιμοι πόροι θα ευθυγραμμίζονται με τις πολιτικές, όχι μόνον από ποσοτικής αλλά και από ποιοτικής άποψης, ώστε να εξασφαλιστεί ότι το προσωπικό που διορίζεται σε συγκεκριμένους τομείς πολιτικής θα διαθέτει τις δεξιότητες και τα προσόντα που είναι αναγκαία για την εκπλήρωση των καθηκόντων του. Προς το σκοπό αυτό, οι διαδικασίες των προσλήψεων θα βελτιωθούν περαιτέρω και θα προσφέρεται εξειδικευμένη κατάρτιση βάσει των μέτρων που έχουν ήδη ληφθεί.

3.3.2. Πρόσληψη και κατάρτιση των υπαλλήλων από τα νέα κράτη μέλη

Σε πολλές ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής υπογραμμίζεται ότι έχει καθυστερήσει η επίτευξη των στόχων όσον αφορά την πρόσληψη υπαλλήλων από τα νέα κράτη μέλη, ιδίως λόγω των καθυστερήσεων στην κατάρτιση των εφεδρικών πινάκων προσλήψεων. Η κατάρτιση εξακολούθησε να διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στο πλαίσιο της πολιτικής των ΓΔ για το ανθρώπινο δυναμικό. Οι περισσότερες ΓΔ ανέφεραν ότι ενέκριναν στρατηγικό πλαίσιο κατάρτισης και ότι αύξησαν το μέσο αριθμό ημερών κατάρτισης ανά υπάλληλο.

3.3.3. Η βελτίωση των μέσων της μεταρρύθμισης

Το 2004 είχε ήδη τεθεί σε λειτουργία η συντριπτική πλειονότητα των νομικών μέσων που ήταν αναγκαία για τη μεταρρύθμιση της πολιτικής προσωπικού. Κατά τα επόμενα έτη θα πρέπει να δοθεί έμφαση στην παγίωση αυτής της διαδικασίας και στην αύξηση της συμμετοχής όλων των εμπλεκομένων, καθώς και στη βελτίωσή της με απλοποίηση των διατάξεων όπου διαπιστώνεται τέτοια ανάγκη.

Συμπεράσματα

Η απλοποίηση των διαδικασιών θα αποτελέσει κύριο στόχο ώστε να αυξηθούν τόσο η αποτελεσματικότητα όσο και η ικανοποίηση αυτών στους οποίους απευθύνονται οι διαδικασίες. Ιδιαίτερα, θα προταθούν συγκεκριμένα μέτρα για την απλοποίηση και τη βελτίωση του συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού.

3.3.4. Κινητικότητα

Οι περισσότερες υπηρεσίες αναφέρουν ότι αντιμετώπισαν χωρίς σημαντικά προβλήματα τα ζητήματα κινητικότητας στο πλαίσιο των σχεδίων κινητικότητας που κατάρτισαν, παρόλο που στην επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων υπογραμμίζεται ότι υπήρξαν ορισμένες δυσκολίες όσον αφορά την υποχρεωτική κινητικότητα για ευαίσθητες θέσεις.

Το 2004 η κινητικότητα εντός και μεταξύ των Γενικών Διευθύνσεων και των υπηρεσιών αφορούσε το 15% του προσωπικού της Επιτροπής (έκτακτους και μόνιμους υπαλλήλους) περιλαμβανομένων των υπαλλήλων που αποφάσισαν οικειοθελώς να αλλάξουν εργασίες (εθελούσια κινητικότητα) και αυτών που χρειάστηκε να το πράξουν (υποχρεωτική κινητικότητα) είτε λόγω της ανακατανομής του προσωπικού εξαιτίας της διεύρυνσης είτε διότι κατείχαν ευαίσθητη θέση για περισσότερα από 5 χρόνια.

Τα αποτελέσματα εσωτερικής έρευνας επιβεβαιώνουν ότι οι κατευθυντήριες γραμμές για την κινητικότητα κατέληξαν στη σημαντική βελτίωση του τρόπου με τον οποίο η Επιτροπή διαχειρίζεται την κινητικότητα. Οι ορθές πρακτικές διαδίδονται με σκοπό τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης της σταδιοδρομίας, μέσω του οποίου η Επιτροπή θα εξασφαλίζει την τοποθέτηση του ‘κατάλληλου ανθρώπου στην κατάλληλη θέση την κατάλληλη στιγμή’, έτσι ώστε να μεγιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα των πόρων. Οι προσπάθειες αυτές επικουρούνται από την ανάπτυξη εργαλείων όπως το ηλεκτρονικό βιογραφικό σημείωμα, το οποίο θα παρέχει επισκόπηση των δεξιοτήτων και των προσόντων του συνόλου του προσωπικού της Επιτροπής. Μολονότι η εμπειρία της κινητικότητας υπήρξε γενικά θετική, παρατηρήθηκαν ορισμένες αρνητικές επιπτώσεις της υποχρεωτικής κινητικότητας για ευαίσθητες θέσεις, όπως η απώλεια έμπειρου προσωπικού και υπαλλήλων με βαθιά διαίσθηση στον τομέα τους. Για τον λόγο αυτό, οι διευθυντές πόρων θεωρούν χρήσιμο να πραγματοποιηθεί αξιολόγηση του αντικτύπου αυτής της πολιτικής.

4. Συμπεράσματα

Η συγκεφαλαιωτική έκθεση για το 2004 επέτρεψε στη νέα Επιτροπή να καταγράψει για πρώτη φορά τη διαχείριση των υπηρεσιών της και να αντιμετωπίσει σημαντικά ζητήματα που θίγονται στις ετήσιες εκθέσεις των υπηρεσιών της για το 2004, τόσο από εσωτερικούς όσο και από εξωτερικούς ελεγκτές αλλά και από την αρμόδια για τη χορήγηση απαλλαγής αρχή.

Η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση δημιουργεί ένα πλαίσιο αναφοράς το οποίο εξασφαλίζει συνέπεια και καθιστά κατανοητή τη λογική στην οποία βασίζονται οι προτεινόμενες πρωτοβουλίες, συμβάλλοντας, μεταξύ άλλων, στο στόχο να παρέχεται δήλωση αξιοπιστίας από το Ελεγκτικό Συνέδριο με ελάχιστες μόνον επιφυλάξεις μεσοπρόθεσμα. Θέτει σε κίνηση μία διαδικασία μέσω της οποίας κάθε χρόνο οι συγκεφαλαιωτικές εκθέσεις θα καταγράφουν την κατάσταση όσον αφορά τις συγκεκριμένες πρωτοβουλίες. Δεν πρόκειται για τη δρομολόγηση μιας νέας μεταρρύθμισης. Είναι πλέον καιρός να επιτευχθεί ένας σταθερός ρυθμός στο σύστημα που ήδη υπάρχει και να αναπτυχθεί απόλυτα το δυναμικό του με βάση τους ακόλουθους άξονες:

Η προώθηση της υποχρέωσης λογοδοσίας της Επιτροπής : συγκεφαλαιωτική έκθεση που θα βασίζεται σταθερά στις δηλώσεις αξιοπιστίας των γενικών διευθυντών και των προϊσταμένων των υπηρεσιών, καθώς και λογαριασμοί με τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων τους οποίους θα υπογράφει ο υπόλογος.

Ενίσχυση της αποτελεσματικής διαχείρισης των επιδόσεων : αποτελεσματικότητα και συμμετοχή στα συστήματα εποπτείας και ελέγχου, μακρόπνοη και σταθερή καθημερινή διαχείριση η οποία θα συνυπολογίζει τη διάσταση της διαχείρισης κινδύνου.

Ενίσχυση της ευθύνης και της δυνατότητας παρακολούθησης της Επιτροπής μέσω ενός ολοκληρωμένου συστήματος εσωτερικών ελέγχων, συνεπέστερη προσέγγιση στους κινδύνους ανά ‘οικογένειες’ υπηρεσιών, και περισσότερη ισορροπία μεταξύ των αποτελεσμάτων των πολιτικών, αφενός, και των ζητημάτων που αφορούν τους εσωτερικούς ελέγχους και τη δημοσιονομική διαχείριση, αφετέρου, τόσο στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων όσο και στη συγκεφαλαιωτική έκθεση.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |