AΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ - ΕΚΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΓΙΑ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ: ΕΚΘΕΣΗ ΠΡΟΟΔΟΥ ΚΑΙ ΜΕΤΡΑ ΠΟΥ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ΝΑ ΥΛΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΤΟ 2004

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Τον Ιανουάριο 2003 η Επιτροπή ενέκρινε έναν απολογισμό προόδου της μεταρρύθμισης [1], με τον οποίο εκπλήρωσε την ανειλημμένη βάσει της Λευκής Βίβλου του Μαρτίου 2000 υποχρέωση, να δημοσιεύσει πλήρη απολογισμό της προόδου. Η έκθεση αυτή απέδειξε ότι σε διάστημα μικρότερο των τριών ετών, η Επιτροπή είχε εκπληρώσει τις περισσότερες από τις υποχρεώσεις που ανέλαβε με την Λευκή Βίβλο. Απέδειξε ότι η πρώτη φάση της μεταρρύθμισης - η οποία επικεντρωνόταν στην καθιέρωση διαρθρωτικών και διαδικαστικών αλλαγών και στην υποβολή νομοθετικών προτάσεων- πλησίαζε την ολοκλήρωσή της, ενώ η δεύτερη φάση - η οποία συνίστατο κυρίως στην υλοποίηση της μεταρρύθμισης - βρισκόταν σε εξέλιξη.

[1] COM(2003)40 τελικό.

Τόνισε επίσης το γεγονός ότι το 2003 θα ήταν ένα έτος με μεγάλες απαιτήσεις για τη μεταρρύθμιση. Η έναρξη ισχύος του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού την 1η Ιανουαρίου απαιτούσε τη μετάβαση στους αποκεντρωμένους ελέγχους. Η εφαρμογή του νέου συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού και η συνέχιση των εντατικών διαπραγματεύσεων σχετικά με την αναθεώρηση του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης προκαλούσαν σημαντικό φόρτο εργασίας και αναπόφευκτα κάποια ανασφάλεια στο προσωπικό. Επιπλέον, η έκθεση επιβεβαίωσε ότι η μεταρρύθμιση αποτελεί μια διαδικασία αλλαγής και ανακάλυψης, στην οποία νέα ζητήματα εντοπίζονται μέσω της εμπειρίας της υλοποίησης.

Η παρούσα έκθεση εστιάζει στη βασική πρόοδο που επιτεύχθηκε ως προς την υλοποίηση της μεταρρύθμισης κατά το 2003 και στην προοπτική για το 2004. Καταδεικνύει επίσης ότι η μεταρρύθμιση μπορεί να επιτύχει, μόνο εάν η υλοποίησή της συνεχιστεί με αμείωτο σθένος. Με εξαίρεση τα παραρτήματά της, η παρούσα έκθεση δεν επαναλαμβάνει τις ειδικές πληροφορίες που περιέχονταν στις προηγούμενες εκθέσεις προόδου, διότι ουσιαστικά και οι 98 δράσεις που προέβλεπε η Λευκή Βίβλος υλοποιούνται. Ως εκ τούτου, πραγματεύεται λεπτομερέστερα ορισμένα από τα ζητήματα που επισημάνθηκαν τον Ιανουάριο του 2003 και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από την εμπειρία της εφαρμογής της μεταρρύθμισης κατά το παρελθόν έτος. Ειδικότερα, λόγω της σημασίας του φακέλου αυτού και της σχέσης του με τη μεταρρύθμιση, η παρούσα έκθεση περιγράφει τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν ως επακόλουθο των γεγονότων της Eurostat. Η έκθεση επίσης αναφέρεται λεπτομερώς στις διοικητικές προετοιμασίες για την επικείμενη διεύρυνση.

Η έκθεση περιγράφει στο κεφάλαιο 2 την πρόοδο της υλοποίησης των τεσσάρων σκελών της μεταρρύθμισης που περιέχονται στην Λευκή Βίβλο. Το κεφάλαιο 3 διαλαμβάνει την προοπτική για τη μεταρρύθμιση κατά το 2004. Το κεφάλαιο 4 περιγράφει λεπτομερώς τα μέτρα που πρόκειται να ληφθούν από την Επιτροπή ως επακόλουθο της κρίσης στην Eurostat.

2. ΠΡΟΟΔΟΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΛΕΥΚΗΣ ΒΙΒΛΟΥ

Η Λευκή Βίβλος του Μαρτίου 2000 βάσισε την πρωτοβουλία της μεταρρύθμισης σε τέσσερις πυλώνες: φιλοσοφία παροχής υπηρεσίας, στρατηγικό σχεδιασμό και προγραμματισμό, πολιτική προσωπικού και εσωτερικό έλεγχο. Το παρόν κεφάλαιο στην αρχή προχωρεί σε ανάλυση της εν γένει υλοποίησης των δράσεων της Λευκής Βίβλου και στη συνέχεια συνοψίζει την πρόοδο που επιτεύχθηκε το 2003 σε καθένα από τους τέσσερις πυλώνες.

2.1. Οι 98 δράσεις της Λευκής Βίβλου

Η συνολική αξιολόγηση της υλοποίησης των 98 δράσεων (βλ. παράρτημα 1) που εξαγγέλθηκαν με τη Λευκή Βίβλο του Μαρτίου 2000 αποδεικνύει ότι η Επιτροπή έχει εκπληρώσει την υποχρέωσή της να φέρει σε πέρας το έργο εφαρμογής της Λευκής Βίβλου. Η Επιτροπή ανήγγειλε τον Ιανουάριο 2003 ότι είχαν ολοκληρωθεί οι 87 από τις 98 δράσεις της Λευκής Βίβλου.

Από τις 11 δράσεις που δεν είχαν ολοκληρωθεί στις αρχές του 2003, απομένει να ολοκληρωθούν μόνο δύο και μισή (βλ. παράρτημα 2). Το κεντρικό αρχείο τιμολογίων που προβλεπόταν στη δράση 11 της Λευκής Βίβλου τέθηκε στη διάθεση των υπηρεσιών και η δράση θα ολοκληρωθεί στο πρώτο εξάμηνο του 2004 στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού του λογιστικού συστήματος [2]. Συναφής επίσης με την εισαγωγή ενός σύγχρονου λογιστικού συστήματος είναι η βάση δεδομένων για τις συμβάσεις, η οποία προβλέπεται στη δράση 74 της Λευκής Βίβλου και η οποία επίσης θα τεθεί πλήρως σε λειτουργία στη διάρκεια του τρέχοντος έτους. Τέλος, όσον αφορά τη δράση 9, η πρώτη συνιστώσα - να προταθούν αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο της ΕΕ, ώστε να επιτρέπεται η χρήση ηλεκτρονικών μέσων στις διαδικασίες και τις συναλλαγές για τις δημόσιες προμήθειες - έχει ολοκληρωθεί, ενώ η δεύτερη συνιστώσα - να επανεξεταστούν οι εσωτερικές πρακτικές της Επιτροπής και να ενθαρρυνθεί η χρήση των ηλεκτρονικών υπογραφών - δεν έχει ακόμη πραγματοποιηθεί πλήρως.

[2] Οι εργασίες που αφορούν τις δραστηριότητες και το χρονοδιάγραμμα που απαιτούνται για την πλήρη ενσωμάτωση των δραστηριοτήτων των κοινοτικών Αντιπροσωπειών σε τρίτες χώρες συνεχίζονται.

2.2. Δημιουργία νοοτροπίας βασιζόμενης στην παροχή υπηρεσιών

Όπως υπογραμμίστηκε στην τελευταία έκθεση προόδου, ένας από τους στόχους του σχεδίου δράσης που παρουσιάστηκε με τη Λευκή Βίβλο ήταν να βελτιωθούν οι σχέσεις της Επιτροπής με το κοινό και παράλληλα να δημιουργηθεί στην Επιτροπή μια νοοτροπία περισσότερο προσανατολισμένη προς την παροχή υπηρεσιών. Έχει σημειωθεί ικανοποιητική πρόοδος τόσο στο εξωτερικό όσο και στο εσωτερικό πεδίο.

Ανταπόκριση στα αιτήματα του κοινού

Έχουν ήδη αναφερθεί αποδεδειγμένες βελτιώσεις στην αποτελεσματικότητα της Επιτροπής ως προς τις δοσοληψίες της με το κοινό καθώς και συγκεκριμένα μέτρα για την αύξηση της διαφάνειας, η δε εικόνα κατά το 2003 εμφανίζει την Επιτροπή να βελτιώνει σταθερά την επίδοσή της. Για παράδειγμα, η ικανότητα της Επιτροπής να τηρεί τις προθεσμίες πληρωμών εξακολούθησε να εμφανίζει βελτιώσεις το 2003, καθώς ο μέσος αριθμός ημερών που χρειάζονται για τη διενέργεια μιας πληρωμής μειώθηκε από 54 ημέρες το 1999 σε 43,7 το 2002 και έφθασε πλέον το 2003 σε 42,9 ημέρες. Η εφαρμογή του κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς επαύξησε περαιτέρω την ικανότητα της Επιτροπής να ανταποκρίνεται στα αιτήματα του κοινού εντός των καθορισμένων προθεσμιών: το 2003 δόθηκε απάντηση στην αλληλογραφία με το κοινό εντός της τυπικής προθεσμίας σε ποσοστό μεταξύ 80-90%, σε σύγκριση με ποσοστό 70% το 2002. Για πρώτη φορά, ο αναλυτικός ηλεκτρονικός κατάλογος των υπηρεσιών της Επιτροπής είναι διαθέσιμος online στο ευρύτερο κοινό.

Σημειώθηκε ισχυρή αύξηση του αριθμού αιτήσεων του κοινού για πρόσβαση σε έγγραφα της Επιτροπής. Παρά την αυξημένη ζήτηση, η αναλογία των θετικών απαντήσεων παραμένει σταθερή σε περίπου δύο τρίτα. Ο κανονισμός για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της ΕΟΚ και της ΕΚΑΕ τροποποιήθηκε, για να ευθυγραμμιστεί με τον κανονισμό σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα. Το πεδίο εφαρμογής του κανονισμού που αφορά την πρόσβαση στα έγγραφα επεκτάθηκε περαιτέρω στους αποκεντρωμένους οργανισμούς. Το δημόσιο πρωτόκολλο, το οποίο δημιουργήθηκε το 2002, περιλαμβάνει πλέον και την ημερήσια διάταξη και τα πρακτικά των συνεδριάσεων της Επιτροπής. Στο τέλος του 2003, το κοινό απέκτησε πρόσβαση σε ένα νέο πρωτόκολλο, το οποίο καλύπτει τις εργασίες των επιτροπών που επικουρούν την Επιτροπή στη λήψη αποφάσεων.

Βελτίωση της ευρωπαϊκής διακυβέρνησης

Η διοικητική μεταρρύθμιση συμβάλλει στην επίτευξη του στόχου να βελτιωθεί η ευρωπαϊκή διακυβέρνηση. Ειδικότερα, οι αλλαγές που προβλέπονται στο σχέδιο δράσης της Επιτροπής του Ιουνίου 2002 για τη βελτίωση της νομοθεσίας, π.χ. μέσω του καθορισμού αρχών και ελάχιστων προτύπων για τη διαβούλευση με το κοινό και μέσω του καθορισμού κατευθυντήριων γραμμών για τη συγκέντρωση και χρησιμοποίηση συμβουλών εμπειρογνωμόνων, έχουν πλέον αποφασιστεί στις λεπτομέρειές τους και ενσωματώνονται προοδευτικά στις μεθόδους εργασίας της Επιτροπής [3]. Επίσης, η δέσμευση να διενεργούνται εκτιμήσεις επιπτώσεων για όλες τις σημαντικές νομοθετικές και πολιτικές πρωτοβουλίες έχει πλήρως ενταχθεί στον κύκλο του Στρατηγικού Σχεδιασμού και Προγραμματισμού (SPP) και η βαθμιαία υλοποίησή της έχει αρχίσει με το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής για το 2003. Η Επιτροπή επιπλέον έχει εισαγάγει νέα μέτρα για τη βελτίωση της διαχείρισης των διαδικασιών παράβασης που κινούνται σε περιπτώσεις μη συμμόρφωσης με την κοινοτική νομοθεσία. Τα μέτρα αυτά με τη σειρά τους θα συμβάλουν στην εκπλήρωση των δεσμεύσεων της Επιτροπής στο πλαίσιο της διοργανικής συμφωνίας για «βελτίωση της νομοθεσίας», η οποία υπεγράφη το Δεκέμβριο του 2003.

[3] COM(2002) 275 και COM(2002) 278

Απλούστευση διαδικασιών και μεθόδων εργασίας

Η απλούστευση των διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας αποτελεί εκ φύσεως ένα διαρκές στοιχείο μεταρρύθμισης και έχει εξελιχθεί πέραν αυτών που προβλέπονταν στη Λευκή Βίβλο. Ένα προσωρινό σχέδιο δράσης που περιελάμβανε 12 μέτρα ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Το 2003 επίσης ολοκληρώθηκε η ευρεία αναμόρφωση του εγχειριδίου λειτουργικών διαδικασιών της Επιτροπής. Επιπλέον, το 2003 τρεις κύκλοι ποιότητας ολοκλήρωσαν τις εργασίες τους. Οι κύκλοι αυτοί καλύπτουν τρόπους απλούστευσης των κανόνων σχετικά με την υπογραφή εγγράφων. την ευρύτερη εφαρμογή συμφωνιών σε επίπεδο υπηρεσιών (SLA) μεταξύ των κεντρικών και των επιχειρησιακών υπηρεσιών. καθώς και τις διαδικασίες για την υποδοχή και ενσωμάτωση των νέων υπαλλήλων. Οι εργασίες σχετικά με τους κανόνες ανάθεσης εξουσιών στον τομέα των εξωτερικών σχέσεων συνεχίζονται και θα ολοκληρωθούν σύντομα. Όλα τα σημαντικά έγγραφα που αφορούν την απλούστευση τίθενται στη διάθεση του προσωπικού της Επιτροπής σε εσωτερικό δικτυακό τόπο, ο οποίος αποτελεί επίσης εργαλείο ανατροφοδότησης και υποδείξεων εκ μέρους του προσωπικού.

Κυριότερες εξελίξεις το 2003

* Οι προθεσμίες πληρωμών εξακολουθούν να μειώνονται από 54 ημέρες το 1999 σε 43,7 το 2002 και 42,9 το 2003.

* Η αναλογία των θετικών απαντήσεων στα αιτήματα του κοινού για πρόσβαση σε έγγραφα παραμένει σταθερή στα δύο τρίτα περίπου, παρά την αύξηση του αριθμού των αιτήσεων.

* Οι εκτιμήσεις επιπτώσεων για τις πολιτικές προτάσεις εισήχθησαν με επιτυχία ως νέα διαδικασία στην Επιτροπή.

* Το εγχειρίδιο επιχειρησιακών διαδικασιών της Επιτροπής ενημερώθηκε πλήρως και υπάρχει on line από τον Δεκέμβριο 2003

2.3. Στρατηγικός Σχεδιασμός και Προγραμματισμός και πολιτικός συντονισμός

Λειτουργία του κύκλου SPP

Το 2003 ο κύκλος του Στρατηγικού Σχεδιασμού και Προγραμματισμού (SPP) λειτούργησε πλήρως για πρώτη φορά και έφθασε στον κανονικό ρυθμό του χρησιμοποιώντας τα ενοποιημένα εργαλεία διαχείρισης και κατάρτισης προϋπολογισμού με βάση τη δραστηριότητα, τα οποία είχαν αναπτυχθεί από το 2002, έτος δημιουργίας του κλιμακίου SPP στην Επιτροπή.

Τα κύρια επιτεύγματα του 2003 ήσαν τα εξής:

- Η Ετήσια Στρατηγική Πολιτικής (APS) εγκρίθηκε για τρίτη φορά. Η βασική πρόκληση για την απόφαση APS 2004 ήταν να προβλέψει τις ανάγκες για ανθρώπινους πόρους στο πλαίσιο της διεύρυνσης και να αναδιατάξει σημαντικό αριθμό υπαλλήλων σύμφωνα με τις καθορισμένες προτεραιότητες.

- Οι διοργανικές πτυχές της διαδικασίας της Ετήσιας Στρατηγικής Πολιτικής της Επιτροπής αναπτύχθηκαν πληρέστερα. Διεξήχθη εποικοδομητικός διοργανικός διάλογος με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Επίσης, η απόφαση APS 2004 συμπεριέλαβε ενισχυμένη διάσταση πολυετούς πολιτικής, η οποία χρησίμευσε ως βάση για την αναλυτική συνεισφορά της Επιτροπής στη σύνταξη του Πολυετούς Στρατηγικού Προγράμματος 2004-06 του Συμβουλίου.

- Ο κύκλος του SPP έχει θέσει τις πολιτικές προτεραιότητες στο κέντρο της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατανομής των πόρων. Οι διαχειριστές απαιτείται να επικεντρώνονται στην ανάγκη επίτευξης των στόχων προτεραιότητας και υποβολής εκθέσεων σχετικά με την επίτευξή τους και την επίδοση. Ενώ αυτά αποτελούν θετικές εξελίξεις, το 2003 κατέστησε επίσης σαφές ότι χρειάζεται περαιτέρω εργασία για την καλύτερη ενσωμάτωση του SPP στη διοικητική νοοτροπία. Παραμένει σημαντικό να επιτευχθεί η ορθή ισορροπία μεταξύ νέων και συνεχιζόμενων δραστηριοτήτων. Η εκτέλεση του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής υπελείφθη των προσδοκιών και πρέπει να βελτιωθεί.

- Ο προϋπολογισμός του 2004 εξετάστηκε και εξελίχθηκε για πρώτη φορά σύμφωνα με την ονοματολογία της κατάρτισης προϋπολογισμού με βάση τη δραστηριότητα, ακολουθώντας τη διάρθρωση ανά τομέα πολιτικής και ανά δραστηριότητα που χρησιμοποιείται από όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής ως διάρθρωση αναφοράς για τα οικεία ετήσια διαχειριστικά σχέδια.

Η διάρθρωση και το περιεχόμενο των Ετήσιων Διαχειριστικών Σχεδίων (για το 2004) παγιώθηκαν και απλουστεύθηκαν το 2003, ώστε να εστιάζονται στα ουσιαστικά στοιχεία και λειτουργίες. Ένας σημαντικός στόχος είναι να εξασφαλισθεί ότι μπορεί να διενεργείται η κατάλληλη παρακολούθηση των στόχων και των δραστηριοτήτων, η οποία να καλύπτει ιδίως την παρακολούθηση των σχεδίων δράσης που προσδιορίζονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και στην αντίστοιχη σύνθεσή τους.

Μηχανισμοί συντονισμού πολιτικής

Η Επιτροπή έχει λάβει μέτρα για τη βελτίωση του συντονισμού μεταξύ των υπηρεσιών της, με στόχο να ενισχυθεί η κεντρική καθοδήγηση επί της ουσίας των πολιτικών που σχετίζονται με τη μεταρρύθμιση καθώς και η υλοποίησή τους.

Η Ομάδα Καθοδήγησης της ABM, της οποίας προεδρεύει ο Γενικός Γραμματέας και στην οποία συμμετέχουν Γενικοί Διευθυντές και Γραφεία Επιτρόπων από τις κεντρικές υπηρεσίες, συντονίζει τα πολιτικά και στρατηγικά ζητήματα που σχετίζονται με τη μεταρρύθμιση. Η Ομάδα Γενικών Διευθυντών είναι υπεύθυνη για την εξασφάλιση της συνεπούς υλοποίησης της μεταρρύθμισης και των λοιπών πολιτικών. Εκτός από τις ομάδες αυτές, μια απόφαση της Επιτροπής του Οκτωβρίου 2002 [4] οδήγησε στη δημιουργία δύο νέων συντονιστικών δομών, της Ομάδας Διευθυντών Πόρων [5] και της Ομάδας Διυπηρεσιακού Συντονισμού [6]. Αυτό σημαίνει ότι σήμερα τέσσερις μόνιμες διυπηρεσιακές ομάδες υψηλού επιπέδου εξυπηρετούν το σκοπό της αύξησης της συνοχής και του συντονισμού μεταξύ των υπηρεσιών, της διευκόλυνσης του καλύτερου σχεδιασμού για το μέλλον, της παροχής ενός πλαισίου για συνεχή ανατροφοδότηση και της συμβολής στη μείωση του φόρτου εργασίας των υπηρεσιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις δραστηριότητές τους κατά το 2003, παραπέμπουμε στο παράρτημα 3.

[4] Ανακοίνωση σχετικά με την υλοποίηση της μεταρρύθμισης και τη βελτίωση του διυπηρεσιακού συντονισμού, SEC(2002)1040.

[5] "Για την υλοποίηση της διοικητικής μεταρρύθμισης, οι διευθυντές πόρων πρέπει να συναντώνται με περισσότερο συγκροτημένο τρόπο, για να συζητούν τα λεπτομερή ζητήματα που χρειάζονται προσοχή και να εξασφαλίζουν ότι λαμβάνονται υπόψη οι ανάγκες των επιχειρησιακών υπηρεσιών." (SEC(2002) 1040/2, σελίδα 1).

[6] "Η διυπηρεσιακή συνεργασία σε θέματα εφαρμογής της πολιτικής πρέπει να βελτιωθεί με μια ενδιάμεση δομή, για να εξετάζει τον προγραμματισμό της ημερήσιας διάταξης, να εντοπίζει ζητήματα που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή και να επιβλέπει συντονισμένα την εργασία των ομάδων ad-hoc που ασχολούνται με ειδικά ζητήματα. " (SEC(2002) 1040/2, σελίδα 1).

Κυριότερες εξελίξεις το 2003

* Η διαδικασία της βαθμιαίας εισαγωγής της κατάρτισης προϋπολογισμού με βάση τη δραστηριότητα περατώνεται, με αποτέλεσμα ένα διαφανέστερο και περισσότερο κατανοητό προϋπολογισμό.

* Τα ενοποιημένα εργαλεία της διαχείρισης με βάση τη δραστηριότητα για το σχεδιασμό, την παρακολούθηση και την υποβολή εκθέσεων χρησιμοποιούνται πλέον σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής.

* Οι συντονιστικοί μηχανισμοί της Επιτροπής απλουστεύονται και ενοποιούνται σε τέσσερις ομάδες διυπηρεσιακού συντονισμού.

2.4. Πολιτική προσωπικού

Όπως ανακοινώθηκε στον απολογισμό προόδου της μεταρρύθμισης του 2003, έως το τέλος του 2002 η Επιτροπή είχε υποβάλει ολοκληρωμένες προτάσεις για την τροποποίηση του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης και είχε αρχίσει να υλοποιεί ενέργειες που μπορούσαν να εκτελεσθούν υπό το υφιστάμενο καθεστώς. Επομένως, το 2003 ήταν κρίσιμο έτος για την υλοποίηση του φάσματος των μεταρρυθμίσεων που αφορούσαν το προσωπικό και προβλέπονταν από την Λευκή Βίβλο, καθώς και για την εντατική διαπραγμάτευση του αναθεωρημένου ΚΥΚ. Μια βασική πρόκληση για την υλοποίηση ήταν η πρώτη εφαρμογή του νέου συστήματος αξιολόγησης και προαγωγής του προσωπικού. Οι διαπραγματεύσεις άνοιξαν το δρόμο για τη θέση σε εφαρμογή από την 1η Μαΐου 2004 του νέου Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης, ο οποίος τώρα βρίσκεται στα τελικά στάδια της νομοθετικής διαδικασίας στο Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Η έγκρισή του θα συμπληρώσει την εικόνα της μεταρρύθμισης στον τομέα του προσωπικού επιτρέποντας την πλήρη εφαρμογή της συνεκτικής πολιτικής ανθρωπίνων πόρων που αναπτύχθηκε στη διάρκεια της μεταρρυθμιστικής διαδικασίας. Το γεγονός αυτό, το οποίο συμπίπτει χρονικά με την ιστορική προσεχή διεύρυνση, θα επιτρέψει στην Επιτροπή να προσλάβει νέους συναδέλφους με βάση ένα σταθερό πλαίσιο εκσυγχρονισμένων κανόνων, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνεται μια νέα, περισσότερο ευθύγραμμη διάρθρωση σταδιοδρομιών.

Κανονισμός Υπηρεσιακής Κατάστασης

Οι διαπραγματεύσεις επί του αναθεωρημένου Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης σημείωσαν επιτυχία το 2003: επιτεύχθηκε πολιτική συμφωνία στο Συμβούλιο, στις 19 Μαΐου, για μια συνολική δέσμη μέτρων που εστιάζεται στις αποδοχές, τις συντάξεις και τις σταδιοδρομίες και θέτει ως στόχο την ημερομηνία της 1ης Μαΐου 2004 για την έναρξη ισχύος του νέου Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης. Μετά από αυτό, ακολούθησαν και άλλα σημαντικά γεγονότα. Κατέστη δυνατό να αρχίσει διάλογος μεταξύ των αντιπροσώπων του προσωπικού, των κρατών μελών και των διοικήσεων όλων των θεσμικών οργάνων, στο πλαίσιο της Επιτροπής Διαβούλευσης (CoCo). Τα συμπεράσματα της CoCo εγκρίθηκαν στις 29 Σεπτεμβρίου από το Συμβούλιο, το οποίο επέφερε τροποποιήσεις και προσθήκες στην πολιτική συμφωνία. Το αξιοσημείωτο αυτό γεγονός ήταν καίριας σημασίας για την προώθηση του φακέλου με βάση το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα και στο πλαίσιο ειρηνικών εργασιακών σχέσεων και κοινωνικού διαλόγου. Η Επιτροπή ενέκρινε την αναθεωρημένη πρότασή της για την τροποποίηση του ΚΥΚ στις 18 Νοεμβρίου και την διεβίβασε στο Συμβούλιο, υλοποιώντας το αποτέλεσμα των μέχρι στιγμής διαπραγματεύσεων. Τον Ιανουάριο 2004 επιτεύχθηκε συμφωνία με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο όσον αφορά τα σημεία προτεραιότητας, γεγονός που θα δώσει τη δυνατότητα στο Κοινοβούλιο να εκδώσει τη γνώμη του για την τελική δέσμη μέτρων εντός του συμφωνημένου χρονοδιαγράμματος. Αυτό σήμανε το τέλος των επί της ουσίας διαπραγματεύσεων και κίνησε τη διαδικασία επαλήθευσης εκ μέρους του Συμβουλίου και των άλλων θεσμικών οργάνων, η οποία πρέπει να ολοκληρωθεί στις αρχές του 2004.

Η αναθεωρημένη πρόταση παραμένει παραπλήσια με την αρχική πρόταση του Απριλίου 2002. Η περισσότερο ευθύγραμμη διάρθρωση σταδιοδρομιών έχει διασφαλισθεί στην αρχική μορφή της, συμβάλλοντος έτσι στην επίτευξη του σκοπού να ενδυναμωθεί η αρχή της αξίας στα Όργανα. Οι αποδοχές παραμένουν στο προσήκον επίπεδο, ενώ συμφωνήθηκε να εκσυγχρονιστεί το υφιστάμενο σύστημα συντάξεων ως ανταπόκριση στο πρόβλημα της γήρανσης του πληθυσμού στην Ευρώπη. Οι συνθήκες εργασίες θα εκσυγχρονιστούν, όπως προτάθηκε από την Επιτροπή, για να εξασφαλισθεί μεγαλύτερη ευελιξία και ισότητα ευκαιριών, ενώ συμφωνήθηκαν νέα μέτρα για τα πειθαρχικά θέματα και την καταγγελία δυσλειτουργιών, ώστε να εξασφαλιστούν υψηλά δεοντολογικά πρότυπα και να υπάρχουν σαφείς κανόνες σε όλα τα θεσμικά όργανα.

Για να εφαρμοστεί ο νέος ΚΥΚ από την πρώτη ημέρα, είναι αναγκαίο να επανεξεταστούν όλοι οι υφιστάμενοι λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής, να ενημερωθούν όταν χρειάζεται και να διατυπωθούν ορισμένοι νέοι κανόνες για νέα ζητήματα όπως το δικαίωμα εργασίας με μειωμένο ωράριο υπό ορισμένες περιστάσεις και αυξημένη άδεια για οικογενειακούς λόγους και για λόγους συμπαράστασης. Η προσπάθεια αυτή άρχισε τον Απρίλιο 2003 και θα συνεχιστεί εντατικά στις αρχές του 2004, για να καταστεί δυνατή η έναρξη ισχύος των αναγκαίων κανόνων από την ημέρα που τίθεται σε εφαρμογή ο τροποποιημένος Κανονισμός Υπηρεσιακής Κατάστασης.

Διαχείριση της διεύρυνσης

Το 2003 η Επιτροπή άρχισε να προσλαμβάνει επικουρικούς υπαλλήλους από τα νέα κράτη μέλη, αρχίζοντας έτσι τη διαδικασία ένταξης νέων συναδέλφων. Η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή συμφώνησε να εγκρίνει τις θέσεις που ζήτησε η Επιτροπή για το 2004 στο πλαίσιο της διεύρυνσης. Το ερχόμενο έτος επομένως θα πραγματοποιηθεί η πρώτη είσοδος νέων υπαλλήλων, όπως είναι προγραμματισμένο. Θα υπάρξει δυνατότητα να εξασφαλισθεί η έγκαιρη πρόσληψη μονίμων υπαλλήλων από τα νέα κράτη μέλη χάρη στην προκήρυξη κατά το 2003 μεγάλου αριθμού διαγωνισμών, οι οποίοι οργανώνονται σε διοργανική βάση από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO). Οι διαγωνισμοί αυτοί προκηρύχθηκαν με επιτυχία το 2003. Το πρώτο στάδιο έχει ήδη ολοκληρωθεί και τα αποτελέσματα είναι διαθέσιμα. Αυτό το άνευ προηγουμένου εγχείρημα απέδειξε τα οφέλη από τη συνεργασία των θεσμικών οργάνων στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης με στόχο την αντιμετώπιση της διεύρυνσης. Πρέπει να σημειωθεί ότι, πριν οι επιτυχόντες υποψήφιοι καταλάβουν πράγματι τις θέσεις τους, θα χρειαστεί το Συμβούλιο να εκδώσει τον κανονισμό για το καθεστώς παρέκκλισης από τη γεωγραφική ισορροπία, ο οποίος επί του παρόντος βρίσκεται υπό διαπραγμάτευση σε πολιτικό επίπεδο.

Νέο σύστημα αξιολόγησης του προσωπικού

Όσον αφορά την υλοποίηση των στοιχείων της μεταρρύθμισης στον τομέα του προσωπικού, τα οποία μπορούν να εκτελεσθούν υπό τον υφιστάμενο ΚΥΚ, η Επιτροπή προχώρησε το 2003 στο έργο της εφαρμογής των αποφάσεων που είχαν ληφθεί το 2001 και το 2002. Η πρώτη αξιολόγηση του προσωπικού με βάση το νέο σύστημα για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας πραγματοποιήθηκε σε ολόκληρη την Επιτροπή το 2003 εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών (με εξαίρεση τις Αντιπροσωπείες, οι οποίες αντιμετώπιζαν προβλήματα απόστασης, που τώρα έχουν επιλυθεί) και οι προαγωγές για το 2003 πραγματοποιήθηκαν με βάση το νέο σύστημα αξιολόγησης, όπως προβλεπόταν. Το σύστημα αυτό επιβεβαίωσε τον ενισχυμένο σύνδεσμο μεταξύ αξίας και προόδου της σταδιοδρομίας στην Επιτροπή και επαύξησε τη διαφάνεια των αποφάσεων σχετικά με τις προαγωγές. Πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής έκριναν το εγχείρημα ως επαχθές από διοικητική άποψη και ανέκυψαν δυσχέρειες με το ποσοτικό σύστημα βαθμολογίας, οι οποίες έχουν πλέον αντιμετωπισθεί. Οι δικαιολογημένες επικρίσεις έχουν ληφθεί υπόψη κατά την αναθεώρηση των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής και η νέα αξιολόγηση αναμένεται να αντιμετωπίσει τις δυσχέρειες αυτές αποτελεσματικά το 2004.

Κινητικότητα

Όσον αφορά την υποχρεωτική κινητικότητα για τις ευαίσθητες θέσεις, σύμφωνα με το Πρότυπο Εσωτερικού Ελέγχου αριθ. 5, η Επιτροπή έθεσε ως στόχο να εντοπίσει όλες τις ευαίσθητες θέσεις και να μετακινήσει όλους τους υπαλλήλους που κατέχουν ευαίσθητη θέση στο δημοσιονομικό τομέα ή τον τομέα του προσωπικού για διάστημα άνω των 7 ετών έως το τέλος του 2003. Αυτό το άνευ προηγουμένου εγχείρημα εκτελέστηκε με ενεργητικότητα και οι ΓΔ υποχρεούνται να εντοπίζουν τις ευαίσθητες θέσεις μέσω του εργαλείου παρακολούθησης που έχει εγκατασταθεί (Σύστημα Πληροφοριών για τις Θέσεις Εργασίας). Έκθεση για την υλοποίηση των εργασιών αυτών, η οποία παρουσίασε ορισμένες πρακτικές δυσκολίες, ιδίως όσον αφορά την αντικατάσταση των κατόχων θέσεων με εξειδικευμένα προσόντα, θα υποβληθεί έως το τέλος Μαρτίου 2004. Όσον αφορά την μη υποχρεωτική κινητικότητα, οι κατευθυντήριες γραμμές για την κινητικότητα που εγκρίθηκαν το Φεβρουάριο 2002 εφαρμόζονται σταθερά, ενώ έχουν επιλυθεί τα πρακτικά προβλήματα που ανέκυψαν καθ' οδόν.

Επιμόρφωση

Η ενισχυμένη επιμόρφωση που είναι στραμμένη προς τις ανάγκες της εξέλιξης της σταδιοδρομίας εξακολούθησε να έχει υψηλή προτεραιότητα το 2003. Συνολικά, ο μέσος αριθμός ημερών επιμόρφωσης ανά υπάλληλο στη διάρκεια του έτους ήταν 8,32, εμφανίζοντας αύξηση από τις 6,9 που είχαν αναφερθεί τον τελευταίο Ιανουάριο. Ανέληφθησαν υποχρεώσεις για το 99% του προϋπολογισμού γενικής κατάρτισης και για το 100% του προϋπολογισμού γλωσσικής κατάρτισης. Ο προϋπολογισμός γενικής κατάρτισης, ο οποίος αυξήθηκε σταθερά το 2002 και το 2003 μετά από σημαντική αύξηση κατά 63,6% το 2001, αυξήθηκε ουσιαστικά κατά περαιτέρω 37% για το 2004.

Το πρώτο ετήσιο Στρατηγικό Πλαίσιο Επιμόρφωσης εγκρίθηκε το 2003, για να εφαρμοστεί η απόφαση της Επιτροπής σχετικά με την Πολιτική Επιμόρφωσης του Προσωπικού του Μαΐου 2002. Επικεντρώθηκε στις ανάγκες της Επιτροπής στο σύνολό της και καθόρισε προτεραιότητες. Ως αποτέλεσμα, ο κεντρικός κατάλογος επιμόρφωσης διευρύνθηκε ουσιαστικά, ιδίως στους τομείς της διαχείρισης και της δημοσιονομικής διοίκησης, και συγκεκριμένα μαθήματα κατέστησαν υποχρεωτικά για όλους τους υπαλλήλους ή χαρακτηρίστηκαν ως προϋποθέσεις για ορισμένα βήματα στη σταδιοδρομία. Για το σύνολο του προσωπικού της Επιτροπής, ένα νέο εργαλείο που χρησιμεύει στον προσδιορισμό των ατομικών αναγκών επιμόρφωσης - ο Χάρτης Επιμόρφωσης - αποτέλεσε σημαντικό στοιχείο του νέου συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού και υλοποιήθηκε κατά το 2003. Η συμμετοχή σε μαθήματα επιμόρφωσης του δημοσιονομικού τομέα αυξήθηκε από περίπου 3.800 συμμετέχοντες κατά το 2001 σε περίπου 7.100 συμμετέχοντες το 2003, και το 2004 θα προστεθεί ένα φάσμα νέων δημοσιονομικών μαθημάτων στα 29 που προσφέρονται ήδη. Η επιμόρφωση στον τομέα της διαχείρισης χαρακτηρίσθηκε υποχρεωτική για τους σημερινούς διαχειριστές, καθώς και για τους μελλοντικούς Προϊσταμένους Διοικητικής Μονάδας, και περίπου 500 υπάλληλοι συμμετείχαν στους δύο υποχρεωτικούς ή προαιρετικούς κύκλους εσωτερικών μαθημάτων στον τομέα της διαχείρισης κατά το 2003, ενώ ορισμένοι παρακολούθησαν εξωτερικά μαθήματα διαχείρισης.

Μεσαία και ανώτερα στελέχη

Όσον αφορά τα μεσαία στελέχη, εγκρίθηκε από το Σώμα των Επιτρόπων ένα σχέδιο απόφασης της Επιτροπής και θα αποτελέσει αντικείμενο διαβούλευσης με τους εκπροσώπους του προσωπικού πριν από την τελική έγκρισή του που προβλέπεται στις αρχές του 2004, απόφαση η οποία χρησιμεύει στην αποσαφήνιση του ρόλου και της θέσης των προϊσταμένων διοικητικής μονάδας στον οργανισμό, καθιστά την επιμόρφωση σε θέματα διαχείρισης υποχρεωτική πριν από τον πρώτο διορισμό σε θέση προϊσταμένου διοικητικής μονάδας, εισάγει περίοδο δοκιμαστικής υπηρεσίας και προβλέπει τακτικότερη κινητικότητα και τη δυνατότητα επιστροφής σε μη διαχειριστική θέση.

Το πιλοτικό έργο για την αξιολόγηση της επίδοσης των ανωτέρων υπαλλήλων (Γενικών Διευθυντών και Διευθυντών) ολοκληρώθηκε το 2003. Αποδείχθηκε η ανάγκη να αναθεωρηθούν ορισμένα από τα κεντρικά στοιχεία και στη βάση αυτή η τελική προσέγγιση που θα υποβληθεί στο Σώμα των Επιτρόπων το 2004 θα φέρει το σύστημα πλησιέστερα προς το υπόδειγμα που εφαρμόζεται στο υπόλοιπο προσωπικό. Εν τω μεταξύ, η δοκιμαστική φάση για τα κέντρα αξιολόγησης έχει ολοκληρωθεί και τα εν λόγω κέντρα θα χρησιμοποιηθούν το 2004 για την επιλογή εξωτερικών υποψηφίων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων από τα νέα κράτη μέλη. Όσον αφορά την κινητικότητα των ανωτέρων υπαλλήλων, σύμφωνα με τις δεσμεύσεις που έχει αναλάβει η Επιτροπή, κανείς Γενικός Διευθυντής δεν υπηρετεί στην τρέχουσα θέση του για διάστημα μεγαλύτερο των 5 ετών. Η σύγκριση είναι ευνοϊκή σε σχέση με την κατάσταση του Σεπτεμβρίου 1999, όταν 12 υπάλληλοι βαθμού Α1 υπηρετούσαν στην ίδια θέση για διάστημα άνω των 5 ετών, εκ των οποίων 8 για διάστημα άνω των 7 ετών. Από τη στιγμή που ανέλαβε καθήκοντα η παρούσα Επιτροπή, πραγματοποιήθηκαν 40 μεταθέσεις μεταξύ υπηρεσιών σε επίπεδο Α1 και 76 μεταθέσεις σε επίπεδο Α2.

Ισότητα ευκαιριών

Στον τομέα της ισότητας ευκαιριών, το Δεκέμβριο 2003 υπήρχαν 39 γυναίκες που κατείχαν θέσεις Α1 και Α2 σε σύνολο 270 θέσεων, σε σύγκριση με 35 μεταξύ 259 το Δεκέμβριο 2002 (14,4% σε σύγκριση με 13,5%). Περαιτέρω πρόοδος στον τομέα της ισότητας ευκαιριών θα καταστεί δυνατή με την έναρξη ισχύος του νέου Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης, ο οποίος ειδικότερα επιτρέπει πιο ευέλικτες εργασιακές ρυθμίσεις, ώστε να καταστεί ευκολότερο για το προσωπικό να συμβιβάσει την επαγγελματική και την οικογενειακή ζωή.

Σημαντικότερες εξελίξεις το 2003

* Οι διαπραγματεύσεις για τον Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης έχουν ολοκληρωθεί, εν αναμονή της επαλήθευσης του νομικού κειμένου στο Συμβούλιο. Δεν υπάρχουν άλλα εμπόδια επί της ουσίας για την έγκαιρη έγκρισή του.

* Η EPSO προκήρυξε 32 διαγωνισμούς στο πλαίσιο της διεύρυνσης και ολοκλήρωσε την πρώτη φάση, γεγονός που θα οδηγήσει στην ύπαρξη επαρκούς αριθμού διαθέσιμων επιτυχόντων υποψηφίων έως το τέλος του 2004.

* Οι υπάλληλοι αφιέρωσαν κατά μέσον όρο 8,32 ημέρες στην επιμόρφωση.

* Ο προϋπολογισμός γενικής κατάρτισης έλαβε αύξηση 37% και ανέληφθησαν υποχρεώσεις για το 99% του προϋπολογισμού γενικής κατάρτισης και για το 100% του προϋπολογισμού γλωσσικής κατάρτισης.

* Και οι 9 αποφάσεις της Επιτροπής που εκδόθηκαν βάσει του υπάρχοντος ΚΥΚ για την εκτέλεση του κεφαλαίου που αφορά την πολιτική προσωπικού της Λευκής Βίβλου έχουν εφαρμοστεί.

* Η πρώτη περίοδος αξιολόγησης του προσωπικού και προαγωγών με βάση το νέο σύστημα πραγματοποιήθηκε εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.

* Κανείς Γενικός Διευθυντής δεν υπηρετεί στην παρούσα θέση του για διάστημα άνω των 5 ετών.

2.5. Εσωτερικός έλεγχος και δημοσιονομική διαχείριση

Ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός

Με την έναρξη ισχύος την 1η Ιανουαρίου 2003 του νέου δημοσιονομικού κανονισμού και των κανόνων εφαρμογής του, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής άλλαξε ουσιαστικά. Οι νέοι κανόνες περιλαμβάνουν ιδίως την κατάργηση του κεντρικού εκ των προτέρων ελέγχου και τον επανακαθορισμό του ρόλου των δημοσιονομικών παραγόντων, ώστε να καταστούν περισσότερο υπεύθυνοι, τη δημιουργία νομικού πλαισίου για τις επιχορηγήσεις, τη μεταφορά των οδηγιών για τις δημόσιες προμήθειες και σαφές πλαίσιο για την εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Ορισμένα άρθρα του νέου δημοσιονομικού κανονισμού αναφέρονται ειδικά σε μέσα και όργανα που εισήχθησαν με τη μεταρρύθμιση. Τέσσερα εκκρεμή θέματα που έχουν σημασία για την εφαρμογή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού είναι: το νέο λογιστικό σύστημα, η οικονομική ευθύνη των υπαλλήλων, η δημιουργία μιας ομάδας δημοσιονομικών παρατυπιών και η κατάρτιση στερεότυπων συμβάσεων.

Το έργο της μεταρρύθμισης του λογιστικού συστήματος προχώρησε το 2003 σύμφωνα με τα προγραμματισμένα. Η αρμόδια για το έργο ομάδα ενισχύθηκε με 9 μόνιμες θέσεις και 5,5 επικουρικές θέσεις. Κινητοποιήθηκαν τα κονδύλια για την παροχή εξωτερικών συμβουλευτικών υπηρεσιών και υπεγράφη σύμβαση πλαίσιο με εξωτερικούς συμβούλους. Επιπλέον, οριστικοποιήθηκαν στο πλαίσιο του έργου οι διαδικασίες για την παρακολούθηση, την υποβολή εκθέσεων, τη διαχείριση κινδύνων, τη διαχείριση των αλλαγών, τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων και την ποιοτική διαχείριση.

Η οικονομική ευθύνη όλων των υπαλλήλων προβλέπεται στο άρθρο 22 του ΚΥΚ, στο οποίο παραπέμπει το άρθρο 66 του δημοσιονομικού κανονισμού. Η Επιτροπή ενέκρινε στις 23 Ιουλίου 2003 ένα έγγραφο εργασίας σχετικά με την εφαρμογή του άρθρου 22, το οποίο καθορίζει τις προϋποθέσεις για την εφαρμογή του καθώς και τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται. Η διαδικασία συνεννόησης με τα συνδικάτα και τις ενώσεις προσωπικού (OSP) άρχισε το Νοέμβριο του 2003 και συνεχίζεται ακόμη.

Με την απόφαση C/2003/2247 της 9ης Ιουλίου 2003, η Επιτροπή συνέστησε την υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών που προβλέπεται στο άρθρο 66 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού, η οποία λειτουργεί ανεξάρτητα και είναι αρμόδια να κρίνει εάν σημειώθηκε δημοσιονομική παρατυπία και ποιες πρέπει να είναι οι συνέπειες. Η αναζήτηση μελών για την υπηρεσία ολοκληρώθηκε το 2003. Τον Φεβρουάριο 2004, ο πρώην πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, κ. Jan O. Karlsson, διορίστηκε πρόεδρος της υπηρεσίας.

Στις υπηρεσίες δόθηκε ένας νέος οδηγός για τις δημόσιες προμήθειες, ο οποίος στην τελική έκδοσή του θα περιλαμβάνει τυπικά υποδείγματα μεμονωμένων συμβάσεων και συμβάσεων πλαισίων για υπηρεσίες και προμήθειες. Οι στερεότυπες συμβάσεις για την παροχή υπηρεσιών και οι συμβάσεις πλαίσια για προμήθειες περιελήφθησαν στον οδηγό το 2003. Τα υπόλοιπα υποδείγματα συμβάσεων - μια στερεότυπη σύμβαση πλαίσιο για την παροχή υπηρεσιών, μια σύμβαση προμηθειών και μια σύμβαση προμηθειών/υπηρεσιών χαμηλής αξίας - βρίσκονται στο στάδιο της προπαρασκευής και θα εγκριθούν στις αρχές του 2004. Η Επιτροπή ενέκρινε επίσης τυπικές συμφωνίες επιχορήγησης, για να βοηθήσει τις υπηρεσίες της να εφαρμόζουν τις σχετικές διατάξεις και για να εναρμονίσει τους όρους των συμφωνιών που θα συνάπτονται μεταξύ Επιτροπής και δικαιούχων.

Αποφάσεις για τον εσωτερικό έλεγχο

Επιπλέον των συστάσεων και των αιτημάτων της αρμόδιας για την απαλλαγή αρχής και του Ελεγκτικού Συνεδρίου, οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και οι δηλώσεις ήταν η σημαντικότερη πηγή για την περαιτέρω εξέλιξη του συστήματος εσωτερικού ελέγχου. Η συνοπτική έκθεση σχετικά με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2001 επεσήμανε στη δράση 13 ένα βαθμό αβεβαιότητας ως προς τους αντίστοιχους ρόλους και αρμοδιότητες των βασικών παραγόντων του εσωτερικού ελέγχου.

Ως εκ τούτου, η Επιτροπή εξέδωσε τον Ιανουάριο 2003 απόφαση, η οποία απαιτεί από την κεντρική οικονομική υπηρεσία της ΓΔ Προϋπολογισμού να υποβάλλει επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων σε ολόκληρη την Επιτροπή. Η απόφαση επίσης ζητεί από τους Γενικούς Διευθυντές να ορίσουν "υπεύθυνους επικοινωνίας υπαλλήλους" για τον έλεγχο (δηλ. τον Διευθυντή Πόρων ή ισοδύναμο), οι οποίοι θα έχουν ανοικτό δίαυλο επικοινωνίας με την κεντρική οικονομική υπηρεσία και θα της παρέχουν τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνταξη της επισκόπησης εσωτερικού ελέγχου. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου (IAS) απαιτείται να σχολιάζει το σχέδιο της συνοπτικής έκθεσης και να ενισχύσει την υποστήριξη που παρέχει στις εργασίες των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου.

Ως επακόλουθο της κρίσης στην Eurostat, η επόμενη συνοπτική έκθεση σχετικά με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2002 ζήτησε από την κεντρική οικονομική υπηρεσία να ενημερώσει μετά εξάμηνο την ετήσια επισκόπησή της για τον εσωτερικό έλεγχο και να εκτελέσει την επισκόπηση για κάθε ΓΔ χωριστά. Πέραν μιας προηγούμενης απόφασης, ότι οι Επίτροποι και οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να έχουν συνεχή διάλογο σχετικά με τον εσωτερικό έλεγχο [7], η συνοπτική έκθεση του 2002 ορίζει ότι οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να αναφέρουν στον οικείο Επίτροπο τουλάχιστον δύο φορές το έτος σχετικά με τα πορίσματα του εσωτερικού ελέγχου και τα θέματα που ανακοινώνονται στην OLAF. Επιπλέον, η Επιτροπή ζήτησε από τους Γενικούς Διευθυντές να αξιολογήσουν το φθινόπωρο του 2003 την ετοιμότητα των υπηρεσιών τους να συμμορφωθούν έως το τέλος Δεκεμβρίου 2003 με τις βασικές απαιτήσεις των 24 Προτύπων Εσωτερικού Ελέγχου.

[7] Οι ετήσιες εκθέσεις και δηλώσεις που απαιτούνται από τους Γενικούς Διευθυντές στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης της Επιτροπής (δράση 82 της Λευκής Βίβλου) - SEC(2001) 857: "Τα θέματα τα οποία τελικά θα εμφανιστούν στην έκθεση πρέπει να παρουσιάζονται και να συζητούνται στη διάρκεια του συνεχούς διαλόγου μεταξύ του Γενικού Διευθυντή και του αρμόδιου Επιτρόπου σε όλη τη διάρκεια του έτους ...".

Η Επιτροπή Προόδου Ελέγχου

Η συνέχεια που δίνεται στις συστάσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου είναι πρωτίστως διαχειριστική ευθύνη. Σε κεντρικό επίπεδο, ωστόσο, η Επιτροπή Προόδου Ελέγχου παρακολουθεί την πρόοδο στην υλοποίηση των συστάσεων του ελέγχου. Της επιτροπής προεδρεύει ο Επίτροπος Προϋπολογισμού και συμμετέχουν ο Επίτροπος Προσωπικού και Διοίκησης και η IAS, καθώς και δύο ακόμη Επίτροποι (η κ. Reding και ο κ. Vitorino) και ένας εξωτερικός εμπειρογνώμων στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου.

Αντιδρώντας σε σχόλια του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η εν λόγω επιτροπή εισήγαγε διαδικαστικά και διαρθρωτικά μέτρα για τη διαχείριση πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων. Αποφάσισε ότι τα μέλη της δεν θα προεδρεύουν σε σημεία της ημερήσιας διάταξης που αφορούν ελέγχους των υπηρεσιών που υπάγονται στην αρμοδιότητα του συγκεκριμένου μέλους. Επιπλέον, η γραμματεία της επιτροπής μετακινήθηκε από την ΓΔ Προϋπολογισμού στη Γενική Γραμματεία.

Σημαντικότερες εξελίξεις το 2003

* Αρχίζει να ισχύει ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός.

* Το έργο της λογιστικής μεταρρύθμισης εξελίσσεται σύμφωνα με τα προγραμματισμένα.

* Οι μεταρρυθμιστικές ενέργειες σχετικά με την οικονομική ευθύνη των υπαλλήλων και την υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών βρίσκονται στο στάδιο της ολοκλήρωσης.

* Η Επιτροπή εκδίδει απόφαση για τη δράση 13 και τη συνοπτική έκθεση 2002, ενδυναμώνοντας την επικοινωνία όσον αφορά τον εσωτερικό έλεγχο.

3. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΤΟ 2004

Η έμφαση του μεταρρυθμιστικού προγράμματος για το 2004 θα δοθεί στην υλοποίηση των αλλαγών, ιδίως όσων περιέχονται στον νέο Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης, ο οποίος θα αρχίσει να ισχύει την 1η Μαΐου 2004, μόλις το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διατυπώσει γνώμη και το Συμβούλιο εγκρίνει την πρόταση της Επιτροπής. Επιπλέον, ο νέος ΚΥΚ θα είναι απαραίτητος, για να εξασφαλιστεί ότι η Επιτροπή και τα άλλα θεσμικά όργανα μπορούν να εντάξουν με επιτυχία προσωπικό από τις προσχωρούσες χώρες.

3.1. Στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός

Σε μια διευρυμένη Ένωση - και σε μια νέα, διευρυμένη Επιτροπή - οι ικανότητες στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού της Επιτροπής θα έχουν αυξανόμενη σημασία για τον καθορισμό των προτεραιοτήτων και για την υλοποίηση των πολιτικών με συνεκτικό τρόπο.

Είναι σαφές ότι μια Επιτροπή με 25 μέλη θα χρειαστεί να προβεί σε προσαρμογές της εσωτερικής λειτουργίας της. Για παράδειγμα, θα πρέπει να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με την οργάνωση των πολιτικών χαρτοφυλακίων μεταξύ των Επιτρόπων και απαιτείται προσεκτικός σχεδιασμός, για να εξασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση από την παρούσα στην επόμενη Επιτροπή. Το γεγονός ότι 10 νέοι Επίτροποι θα καταστούν μέλη του Σώματος την 1η Μαΐου 2004 θα διευκολύνει τη διαδικασία αυτή.

Στο πλαίσιο της προετοιμασίας των νέων δημοσιονομικών προοπτικών (για την περίοδο μετά το 2006), η Επιτροπή προτίθεται να προτείνει απλούστευση και εξορθολογισμό των δημοσιονομικών μέσων που χρησιμοποιεί. Βασικός στόχος είναι να μειωθεί ο αριθμός των δημοσιονομικών μέσων, ώστε να αυξηθεί η διαφάνεια, η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα της υλοποίησης της πολιτικής. Η Επιτροπή θα υποβάλει εν καιρώ τις σχετικές προτάσεις για το σκοπό αυτό.

Προοπτική για το 2004

* 10 Επίτροποι από τις προσχωρούσες χώρες εισέρχονται στο Σώμα την 1η Μαΐου 2004.

* Όπως προκύπτει από τη Συνθήκη Προσχώρησης και από τις προτάσεις της Επιτροπής στην Διακυβερνητική Διάσκεψη, η νέα Επιτροπή πρόκειται να υιοθετήσει εσωτερικούς μηχανισμούς λήψης αποφάσεων για ένα Σώμα 25 μελών.

* Η Επιτροπή θα υποβάλει πρόταση για τις επόμενες δημοσιονομικές προοπτικές, με την οποία θα μειώνεται ο αριθμός των δημοσιονομικών μέσων.

* Παράδοση των παγιωμένων ικανοτήτων στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού στη νέα Επιτροπή.

* Γενίκευση του συστήματος της εκτεταμένης εκτίμησης επιπτώσεων για όλες τις μείζονες νέες προτάσεις.

3.2. Πολιτική προσωπικού

Εκτός από την παροχή στην επόμενη Επιτροπή ενός ισχυρού πλαισίου προγραμματισμού και σχεδιασμού, θα είναι κρίσιμης σημασίας να εξασφαλιστεί ότι αυτή κληρονομεί ένα συνεκτικό και σταθερό σύστημα πολιτικής προσωπικού. Η εξασφάλιση της σταθερότητας κατά τη φάση της διεύρυνσης καθώς και της ομαλής μετάβασης στον νέο ΚΥΚ αποτελούν σαφώς τις βασικές προκλήσεις στον τομέα αυτό για το 2004. Η υλοποίηση κατά το 2004 θα εστιαστεί στην αναθεώρηση και την προσαρμογή των λεπτομερειών με βάση την πρακτική εμπειρία, ενώ θα διατηρούνται οι κατευθύνσεις που έχουν ήδη τεθεί από τη μεταρρύθμιση στον τομέα του προσωπικού.

Με την προβλεπόμενη έναρξη ισχύος του νέου ΚΥΚ την 1η Μαΐου 2004, η «φάση αναμόρφωσης» της μεταρρύθμισης της πολιτικής για το προσωπικό θα έχει ολοκληρωθεί. Η Επιτροπή θα μπορεί τότε να επικεντρωθεί καθαρά στην εμβάθυνση της υλοποίησης της νέας πολιτικής της για το προσωπικό και στην εξασφάλιση της υποστήριξης και της εξοικείωσης μεταξύ υπηρεσιών και προσωπικού. Αυτό θα απαιτήσει τη συμπλήρωση στις αρχές του 2004 των λεπτομερών κανόνων που χρειάζονται για την εφαρμογή του νέου ΚΥΚ από την πρώτη ημέρα. Η σημαντικότερη αλλαγή το 2004 - η οποία επηρεάζει κάθε υπάλληλο, υπηρετούντα και μελλοντικό - θα είναι η εφαρμογή της νέας διάρθρωσης σταδιοδρομιών. Μια άλλη σημαντική αλλαγή που θα υλοποιηθεί μετά την 1η Μαΐου 2004 θα είναι η πρόσληψη συμβασιούχων υπαλλήλων στην Επιτροπή, στα διοικητικά της Γραφεία και στις αποκεντρωμένες Υπηρεσίες.

Όσον αφορά τη διεύρυνση, ενώ η Επιτροπή έχει εξασφαλίσει ότι έχουν ληφθεί τα σημαντικότερα προπαρασκευαστικά μέτρα - συγκεκριμένα έχουν εξασφαλιστεί οι αναγκαίες νέες θέσεις και έχουν προκηρυχθεί οι σχετικοί διαγωνισμοί - η κρίσιμη δοκιμασία ως προς την ετοιμότητα της Επιτροπής για τη διεύρυνση ακόμη βρίσκεται μπροστά μας. Με την έννοια αυτή θα είναι ουσιαστικής σημασίας να προσληφθούν με επιτυχία 740 υπάλληλοι [8] μετά την 1η Μαΐου 2004. Έως τον Μάρτιο του 2004, θα είναι επίσης αναγκαίο να θεσπιστούν σαφείς κανόνες για τον τρόπο με τον οποίο οι υπηρεσίες πρόκειται να προσλαμβάνουν προσωπικό από τα νέα κράτη μέλη στον κατάλληλο αριθμό και να καθοριστούν ο αριθμός και οι διαδικασίες για την πρόσληψη στελεχών από τα νέα κράτη μέλη.

[8] 740 θα προσληφθούν στον «προϋπολογισμό λειτουργίας», ενώ προβλέπεται 51 να προσληφθούν για τα διοικητικά Γραφεία και την ΥΕΕΕΚ και 70 για την έρευνα.

Η μέχρι σήμερα εμπειρία έχει αποδείξει ότι χρειάζεται χρόνος για να συνηθίσει ένας οργανισμός τα νέα συστήματα, να τα προσαρμόσει ώστε να είναι δυνατή η ομαλή λειτουργία του και να καταστούν σαφή στο προσωπικό τα πλεονεκτήματα της μεταρρύθμισης. Κατά το 2004, το Όργανο θα χρειαστεί να αποδείξει ότι η αξιολόγηση της επίδοσης αποβαίνει προς όφελος εκείνων που το αξίζουν και ότι η ανταμοιβή μέσω της προαγωγής είναι εφικτή. Οι κεντρικές μονάδες διοίκησης και προσωπικού στις υπηρεσίες θα χρειαστεί να επικοινωνούν με το προσωπικό για τα θέματα μεταρρύθμισης και διεύρυνσης με ανοικτό και αξιόπιστο τρόπο. Ειδικότερα, θα είναι κρίσιμης σημασίας για τους συναδέλφους και για τη διοίκηση να παρέχουν σαφείς κατευθύνσεις και υποστήριξη στο νέο προσωπικό από τη στιγμή που εισέρχεται στην υπηρεσία.

Προοπτική για το 2004

* Η επιτυχής πρόσληψη και η ομαλή ένταξη 740 υπαλλήλων μετά την προσχώρηση θα αποτελέσει τη δοκιμασία που θα κρίνει τις προετοιμασίες της Επιτροπής για τη διεύρυνση.

* Η έγκαιρη οριστικοποίηση των σημαντικότερων κανόνων εφαρμογής είναι αναγκαία για να εξασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση στο νέο ΚΥΚ.

* Η εξασφάλιση της εμπιστοσύνης και της υποστήριξης του προσωπικού σε ό,τι αφορά τις μεταρρυθμίσεις των θεμάτων προσωπικού της Επιτροπής θα απαιτήσει ηγετικές ικανότητες, ανοικτή επικοινωνία και συνέχεια μεταξύ της παρούσας και της επόμενης Επιτροπής ως προς τις κατευθύνσεις για την πολιτική προσωπικού.

3.3. Εσωτερικός έλεγχος και δημοσιονομική διαχείριση

Αν και δεν θίγεται ευθέως στη Λευκή Βίβλο, χρειάζονται και άλλες προσπάθειες για να επιτευχθούν οι στόχοι της μεταρρύθμισης, ιδίως στον τομέα της λογιστικής, όπου ο αναμορφωμένος δημοσιονομικός κανονισμός απαιτεί την κατάρτιση λογαριασμών με βάση την αυτοτέλεια των χρήσεων από το 2005. Ο στόχος αυτός, με τη σειρά του, υποχρεώνει την Επιτροπή να προβεί σε μείζονα αλλαγή των πληροφοριακών συστημάτων της. Απαιτεί την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου μηχανογραφικού συστήματος που θα παρέχει την αναγκαία πρόσθετη λειτουργικότητα. Είναι σαφές ότι ο στόχος της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του δημοσιονομικού κανονισμού για τη λογιστική έως την 1η Ιανουαρίου 2005 είναι φιλόδοξος, αλλά στο παρόν στάδιο, το σχέδιο υλοποίησης έχει δρομολογηθεί.

Ακολουθώντας συστάσεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της OLAF και της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, η Επιτροπή έχει ενισχύσει το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης που εφαρμόζει. Οι εργασίες οι σχετικές με την αναμόρφωση του συστήματος βρίσκονταν σε προχωρημένο στάδιο και η απόφαση της Επιτροπής εκδόθηκε στις 3 Φεβρουαρίου 2004.

Προοπτική για το 2004

* Η λογιστική μεταρρύθμιση αναμένεται να οριστικοποιηθεί, για να εφαρμοστεί στις αρχές του 2005.

* Μετά την εφαρμογή των μέτρων που έχουν θεσπιστεί ως επακόλουθο της κρίσης στη Eurostat, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου θα σταθεροποιηθεί (βλ. παρακάτω).

4. ΜΕΤΡΑ ΠΟΥ ΘΑ ΛΗΦΘΟΥΝ ΩΣ ΕΠΑΚΟΛΟΥΘΟ ΤΗΣ ΚΡΙΣΗΣ ΣΤΗ EUROSTAT

Η παρούσα ενότητα παρουσιάζει τα μέτρα που θα ληφθούν κατόπιν της κρίσης στη Eurostat. Όσον αφορά την ίδια τη Eurostat, η Επιτροπή έχει εκδώσει αρκετές αποφάσεις που αποσκοπούν στην εις βάθος αναδιοργάνωση της εν λόγω ΓΔ, συμπεριλαμβανομένου νέου οργανογράμματος που βασίζεται σε δύο μείζονες αλλαγές - την εκ νέου εστίαση των Διευθύνσεων στις βασικές δραστηριότητες και πολιτικές της ΕΕ και την ενδυνάμωση της δημοσιονομικής διαχείρισης και του ελέγχου επί της Eurostat, ιδίως σε επίπεδο Γενικού Διευθυντή.

Η εξέλιξη των γεγονότων στη Eurostat έχει αποδείξει την ανάγκη να επανεξετασθούν και να παγιωθούν τα κυκλώματα πληροφόρησης μεταξύ των υπηρεσιών και του πολιτικού επιπέδου αφενός και μεταξύ κεντρικών και επιχειρησιακών υπηρεσιών αφετέρου. Το τρέχον σύστημα βασίζεται σε κανόνες που θεσπίστηκαν στην αρχή της Επιτροπής Prodi και οι οποίοι έκτοτε αναθεωρούνται τακτικά.

Ορισμένα διαρθρωτικά μέτρα εφαρμόστηκαν ήδη ενόψει των δυσχερειών που ανέκυψαν. Ειδικότερα, η Επιτροπή και η OLAF ενέκριναν στις 23 Ιουλίου 2003 ένα προσωρινό Μνημόνιο Συμφωνίας, για να αποσαφηνιστεί η ροή πληροφοριών σχετικά με τις εσωτερικές έρευνες που αναλαμβάνει η OLAF.

Όπως προαναφέρθηκε, η Επιτροπή μπορεί να οικοδομήσει τις απαιτούμενες βελτιώσεις στα θεμέλια των ήδη ενισχυμένων διατάξεων σχετικά με τη ροή πληροφοριών μεταξύ υπηρεσιών και πολιτικού επιπέδου. Παραμένει η απαίτηση να έχουν οι Επίτροποι και οι Γενικοί Διευθυντές συνεχή διάλογο σχετικά με τους πολιτικούς στόχους μιας υπηρεσίας και τον εσωτερικό έλεγχο. Επιπλέον, η Επιτροπή αποφάσισε στο πλαίσιο της έγκρισης της συνοπτικής έκθεσης για το 2002 ότι οι ειδικότερες πληροφορίες σχετικά με το αποτέλεσμα των εσωτερικών ελέγχων και τη συνέχεια που δίνεται πρέπει να ανακοινώνονται στο πολιτικό επίπεδο τουλάχιστον δύο φορές το έτος. Οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν ζητήματα που ανακύπτουν από τις εργασίες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου, του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου, των Γενικών Διευθύνσεων στο πλαίσιο των εκ των υστέρων ελέγχων και της OLAF. Επίσης στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή αποφάσισε να συντάσσει ετήσια επισκόπηση και ενδιάμεση επανεξέταση της κατάστασης των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής.

Τα μέτρα αυτά, ωστόσο, δεν καλύπτουν όλες τις πτυχές της ανάλυσης και των ελέγχων ως προς την κρίση της Eurostat, που έχει επιχειρήσει η Επιτροπή. Ως εκ τούτου, και σύμφωνα με τις δεσμεύσεις που ανέλαβε ο Πρόεδρος Prodi στην ομιλία του της 25ης Σεπτεμβρίου 2003, οι οποίες αναπτύχθηκαν περαιτέρω στην παρουσίασή του προς το Κοινοβούλιο στις 18 Νοεμβρίου 2003, η Επιτροπή έχει αποφασίσει ορισμένα συμπληρωματικά μέτρα, ώστε να εξασφαλίσει ότι διαθέτει ανά πάσα στιγμή τις αναγκαίες πληροφορίες για να ασκεί την πολιτική της αρμοδιότητα.

4.1. Αναθεώρηση του κώδικα συμπεριφοράς που διέπει τις σχέσεις μεταξύ Επιτρόπων και υπηρεσιών [9]

[9] SEC(1999)1481

Οι σχέσεις μεταξύ των Επιτρόπων, των γραφείων τους και των υπηρεσιών διέπονται από κώδικα συμπεριφοράς, τον οποίο ενέκρινε η Επιτροπή στις αρχές της θητείας της στις 18 Σεπτεμβρίου 1999. Ο κώδικας αυτός περιγράφει τις γενικές αρχές που πρέπει να κατευθύνουν τη σχέση μεταξύ Επιτρόπου και υπηρεσιών. Καθορίζει τους αντίστοιχους ρόλους του γραφείου Επιτρόπου και των υπηρεσιών στη διαχείριση των θεμάτων υπό την αρμοδιότητα του Επιτρόπου και τους κανόνες που εφαρμόζονται στη σχέση τους. Από τη θέση σε ισχύ του εν λόγω κώδικα, η Επιτροπή έχει εκδώσει διάφορες ανακοινώσεις στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης, με τις οποίες συμπληρώνονται οι κανόνες αυτοί και προβλέπονται περαιτέρω λεπτομέρειες. [10]

[10] Στο πλαίσιο αυτό, τα ακόλουθα έγγραφα έχουν ιδιαίτερη σημασία: Χάρτης του κύριου διατάκτη (SEC(2000)2203 της 13.12.2000 στην ενημερωμένη έκδοσή του). ανακοινώσεις σχετικά με τη μεθοδολογία σύνταξης των ετήσιων εκθέσεων (ανακοίνωση της 27.06.2001 «Οι ετήσιες εκθέσεις και δηλώσεις που απαιτούνται από τους Γενικούς Διευθυντές στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης της Επιτροπής (δράση 82 της Λευκής Βίβλου)» - SEC(2001) 875/6. ανακοίνωση της 21.01.2003 «Αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων των βασικών παραγόντων στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή» - SEC(2003)59. ανακοίνωση της 21.01.2003 «Επισκόπηση για το 2002 της υλοποίησης της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων στην Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένης της διασαφήνισης της μεθοδολογίας για τη σύνταξη των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων» - COM(2003) 28 τελικό/2.

Οι εξελίξεις από το 1999 και η ανάγκη να βελτιωθούν οι πληροφορίες που παρέχονται στα Μέλη της Επιτροπής δικαιολογούν σήμερα την αναθεώρηση του κώδικα, ώστε να δοθεί έμφαση στην πολιτική ευθύνη του Επιτρόπου, καθώς και στην ευθύνη του Γενικού Διευθυντή ή Προϊσταμένου Υπηρεσίας έναντι του Επιτρόπου, και μέσω αυτού ενώπιον της Επιτροπής. Στο επίπεδο των βασικών κανόνων, οι τροποποιήσεις προσδιορίζουν επίσης τη φύση των πληροφοριών που πρέπει να λαμβάνει ο Επίτροπος από τις υπηρεσίες του. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να είναι όσο το δυνατό πιο εξαντλητικές και πρέπει ιδίως να καλύπτουν την ποιότητα της υλοποίησης των προτύπων εσωτερικού ελέγχου στις υπηρεσίες του, το περιεχόμενο των ελεγκτικών εργασιών και τη συνέχεια που δίνεται σε προηγούμενους ελέγχους.

Ο κώδικας συμπεριφοράς περιλαμβάνει επίσης ειδική διαδικασία για την πληροφόρηση του Επιτρόπου σχετικά με όλα τα γεγονότα, καταστάσεις ή ζητήματα που προκύπτουν από τη διαχείριση - και ιδίως τη δημοσιονομική διαχείριση - και των οποίων η σοβαρότητα θα μπορούσε να θέσει υπό αμφισβήτηση την ευθύνη του Επιτρόπου ή της Επιτροπής ως συλλογικού σώματος. Μια νέα έκδοση του εν λόγω κώδικα συμπεριφοράς, η οποία περιλαμβάνει τις προαναφερθείσες τροποποιήσεις, προσαρτάται στην παρούσα ανακοίνωση.

4.2. Αντιμετώπιση ισχυρισμών για απάτη, παρατυπία και άλλες αξιόμεμπτες πράξεις και συνέχεια που δίνεται

Η αντιμετώπιση των ισχυρισμών για απάτη, παρατυπία και άλλες αξιόμεμπτες πράξεις στην Επιτροπή έχει ενισχυθεί σημαντικά κατά τα τελευταία έτη με τη δημιουργία της OLAF, η οποία για τις έρευνές της διαθέτει πλήρη λειτουργική ανεξαρτησία, μιας κεντρικής Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και, πρόσφατα, της δημιουργίας μιας Υπηρεσίας Ερευνών και Πειθαρχικών Κυρώσεων (IDOC), καθώς και της εισαγωγής συμπληρωματικών διατάξεων στο σχέδιο του νέου ΚΥΚ. Ωστόσο, η υπόθεση Eurostat απέδειξε ότι το παρόν σύστημα δεν παρέχει στην Επιτροπή επαρκώς πλήρη εικόνα όλων των διαθέσιμων πληροφοριών για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Πράγματι, η γνώση της Επιτροπής όλων των πληροφοριών που ήσαν διαθέσιμες σχετικά με την Eurostat ήταν για μακρό διάστημα μερική και αποσπασματική σε υπέρμετρο βαθμό, γεγονός που την εμπόδισε να λάβει γρήγορα προληπτικά μέτρα σε πρώιμο στάδιο.

Για το λόγο αυτό η Επιτροπή θεωρεί αναγκαίο να εξασφαλιστεί ότι συλλέγονται σημαντικές πληροφορίες από όλες τις πηγές, αναλύονται ταχέως και κοινοποιούνται στο Σώμα των Επιτρόπων. Ως εκ τούτου, θα επιφορτίσει μια ομάδα Επιτρόπων να διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες ή/και οι ισχυρισμοί για απάτη, παρατυπία και άλλες αξιόμεμπτες πράξεις θα αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τις υφιστάμενες διαδικασίες και θα αποτελούν αντικείμενο στενής παρακολούθησης από τις ενδιαφερόμενες υπηρεσίες. Επιπλέον, η εν λόγω ομάδα Επιτρόπων θα εφιστά την προσοχή της Επιτροπής στις σημαντικότερες υποθέσεις, δηλαδή τις υποθέσεις εκείνες που απαιτούν προληπτικά μέτρα για να προστατευθούν τα συμφέροντα της Ένωσης, και ειδικότερα τις υποθέσεις οικονομικής φύσεως.

Η εν λόγω ομάδα θα απαρτίζεται από τον Πρόεδρο, τον Επίτροπο που είναι αρμόδιος για το προσωπικό και τη διοίκηση και τον Επίτροπο που είναι αρμόδιος για τον προϋπολογισμό και την καταπολέμηση της απάτης. Η ομάδα Επιτρόπων θα επικουρείται από διυπηρεσιακή ομάδα υψηλού επιπέδου, αποτελούμενη από τον Γενικό Γραμματέα, ο οποίος θα προεδρεύει των συνεδριάσεων, και τους Γενικούς Διευθυντές της ΓΔ Προσωπικού και Διοίκησης, της ΓΔ Προϋπολογισμού, της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και της Νομικής Υπηρεσίας.

Αυτή η νέα προσέγγιση θα απαιτήσει την ενεργό και συνεχή συνεργασία όλων των υπηρεσιών [11] και παραγόντων, οι οποίοι εκ φύσεως είναι οι παραλήπτες των πληροφοριών που αφορούν ισχυρισμούς για απάτη, παρατυπία ή άλλες αξιόμεμπτες πράξεις και των οποίων η αρμοδιότητα για ανάλυση και παρακολούθηση στους αντίστοιχους τομείς αρμοδιότητας παραμένει απολύτως άθικτη. Επομένως, θα χρειαστεί η συνεργασία των μεσαίων και ανώτερων στελεχών, και προ πάντων των Γενικών Διευθυντών ή Προϊσταμένων Υπηρεσίας, οι οποίοι είναι επίσης οι πρώτοι συνομιλητές των υπαλλήλων που καταγγέλλουν δυσλειτουργίες.

[11] Αυτό αφορά ιδίως την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF), την Υπηρεσία Ερευνών και Πειθαρχικών Κυρώσεων (IDOC), τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης και την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου.

4.3. Ενισχυμένο πλαίσιο επικοινωνίας στους τομείς του εσωτερικού ελέγχου

Υπάρχουν ορισμένα ζητήματα που προβλήθηκαν από τον Εσωτερικό Ελεγκτή της Επιτροπής στο τελευταίο κεφάλαιο της έκθεσής του σχετικά με την εξέταση των συμβάσεων και επιχορηγήσεων στη Eurostat. Στην έκθεση αυτή, ο Ελεγκτής παρουσίασε τα σχετικά με τη διακυβέρνηση διδάγματα που αντλεί ο ίδιος από την υπόθεση Eurostat. Τα διδάγματα αυτά, τα οποία παρουσιάζονται ως συγκεκριμένα βήματα προόδου, αποτελούν ουσιαστικά μια επισκόπηση της διακυβέρνησης των δομών εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή. Ο Εσωτερικός Ελεγκτής συνιστά ιδίως να εξασφαλίσουν οι κεντρικές υπηρεσίες αυξημένη επίβλεψη των δομών αυτών στις υπηρεσίες και προτείνει την καθιέρωση ανοικτών γραμμών άμεσης επικοινωνίας και υποβολής λειτουργικών εκθέσεων στον Υπόλογο αφενός και στον Εσωτερικό Ελεγκτή αφετέρου.

Στο πλαίσιο αυτό η Επιτροπή αποφάσισε τη λήψη των ακόλουθων μέτρων:

- Σύμφωνα με τις διευκρινίσεις που περιέχονται στην ανακοίνωση της 21ης Ιανουαρίου 2003 [12], ο ρόλος των Διευθυντών Πόρων στην εκπόνηση της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων θα καταστεί σαφής. Ο Διευθυντής Πόρων ή το άτομο που υποδεικνύεται από τον Γενικό Διευθυντή, θα πιστοποιεί με χωριστή δήλωση πρώτον ότι έχει υποβάλει έκθεση με τις γνώμες και συστάσεις του στον Γενικό Διευθυντή σχετικά με την εν γένει κατάσταση του εσωτερικού ελέγχου στην ΓΔ και, δεύτερον, ότι τα παραρτήματα της ετήσιας έκθεσης που πραγματεύονται θέματα εσωτερικού ελέγχου είναι ακριβή και πλήρη. Η δήλωση αυτή θα προσαρτάται στην έκθεση, με αφετηρία την εφετινή έκθεση που αφορά το οικονομικό έτος 2003. Σε περίπτωση διαφωνίας, το θέμα θα φέρεται εις γνώση του Επιτρόπου καθώς και του Γενικού Γραμματέα και του Γενικού Διευθυντή της ΓΔ Προϋπολογισμού.

[12] «Αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων των βασικών παραγόντων στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή» - SEC(2003)59.

- Για να βελτιωθεί η οριζόντια ροή πληροφοριών μεταξύ των ελεγκτών της Επιτροπής, τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου θα διαβιβάζουν συστηματικά όλες τις οριστικές εκθέσεις ελέγχου (δηλαδή μετά την ολοκλήρωση της κατ' αντιπαράθεση διαδικασίας) στην Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Οι εκθέσεις θα περιέχουν περίληψη, η οποία θα προβάλλει όλα τα κρίσιμα ευρήματα της έκθεσης. Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα συνοψίζει σε εξαμηνιαία έκθεση τα σημαντικά πορίσματα και συστάσεις των κλιμακίων καθώς και τα μέτρα που έχουν ληφθεί από τη διοίκηση των ΓΔ.

- Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα εντείνει την υποστήριξη που παρέχει και το συντονισμό με τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου. Επομένως, ο Εσωτερικός Ελεγκτής θα προεδρεύει των συνεδριάσεων του Auditnet, στο οποίο συμμετέχουν όλα τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου. Θα εκλέγεται ένας αντιπρόεδρος μεταξύ των προϊσταμένων των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου.

- Ένας εκπρόσωπος της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου θα συμμετέχει στις διαδικασίες που οδηγούν στο διορισμό προϊσταμένου κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου. Ομοίως, ένας εκπρόσωπος της ΓΔ Προϋπολογισμού θα συμμετέχει στις διαδικασίες που οδηγούν στο διορισμό Διευθυντή Πόρων.

- Τα διαχειριστικά εργαλεία που είναι στη διάθεση όλων των υπηρεσιών - συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου - θα αναπτυχθούν περαιτέρω: πρώτον και κύριον, θα αναπτυχθεί μια βάση δεδομένων νομικών οντοτήτων και η βάση δεδομένων για τις συμβάσεις - ABAC (πρώην ICON-DB) θα τεθεί στη διάθεση όλων των υπηρεσιών. Μόλις οι διατάκτριες υπηρεσίες εισαγάγουν τα απαιτούμενα δεδομένα και παράσχουν τα κατάλληλα δικαιολογητικά έγγραφα, η βάση δεδομένων νομικών οντοτήτων θα παρέχει στους διατάκτες - πριν υπογράψουν μια σύμβαση - έγκυρες πληροφορίες σχετικά με όλες τις οντότητες με τις οποίες η Επιτροπή έχει συμβατικές σχέσεις από το 1999 και μετά. Αυτά τα νέα μέσα θα λειτουργήσουν από τα μέσα του 2004.

Συνοπτική εικόνα των κύριων ροών πληροφοριών για τον εσωτερικό έλεγχο που απορρέουν από τις αρχικές αποφάσεις για τη μεταρρύθμιση του Μαρτίου 2000 και από τα μέτρα που έχουν ληφθεί μετέπειτα δίνεται παρακάτω.

4.4. Καταγγελία δυσλειτουργιών

Μετά την απόφαση της Επιτροπής της 2ας Ιουνίου 1999, κάθε υπάλληλος που λαμβάνει γνώση αποδεικτικών στοιχείων για πιθανές σοβαρές αξιόμεμπτες πράξεις, υποχρεούται να ενημερώνει τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας του ή τον Γενικό Διευθυντή ή, εάν ο υπάλληλος το θεωρεί χρήσιμο, τον Γενικό Γραμματέα ή την OLAF απευθείας. Επιπλέον, με την απόφασή της της 4ης Απριλίου 2002, η Επιτροπή έδωσε τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να απευθύνουν τις πληροφορίες αυτές στους Προέδρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου, του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου ή στον Διαμεσολαβητή, εάν ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος έχει προηγουμένως αποκαλύψει τις πληροφορίες στην OLAF ή/και στην Επιτροπή και έχει αφήσει να παρέλθει εύλογο χρονικό διάστημα για να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα.

Αν και η Επιτροπή ήταν η μεγαλύτερη πηγή πληροφοριών για τις υποθέσεις που χειρίστηκε η OLAF την περίοδο 2002/2003, [13] εντούτοις η πείρα έχει αποδείξει ότι, παρά την ύπαρξη των κανόνων αυτών, οι υπάλληλοι συχνά φαίνεται ότι έχουν επιλέξει να μην ακολουθούν τη διαδικασία καταγγελίας δυσλειτουργιών, όπως περιγράφηκε παραπάνω. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι είτε πρόβαλαν τις ανησυχίες σχετικά με σοβαρές παραβάσεις σε άλλο πλαίσιο (π.χ. επ' ευκαιρία της έκθεσης αξιολόγησης) ή οι ισχυρισμοί του υπαλλήλου δεν αποτελούσαν "σοβαρές παραβάσεις" κατά την έννοια των διατάξεων για την καταγγελία δυσλειτουργιών.

[13] Σύμφωνα με την έκθεση δραστηριοτήτων της OLAF 2002/2003, η Επιτροπή υπέβαλε 173 υποθέσεις, δηλαδή το 26% του συνόλου των νέων υποθέσεων. Ωστόσο, ο αριθμός αυτός δεν αναλύεται, ώστε να φανεί πόσες από τις παραπομπές αυτές στην OLAF έγιναν από υπαλλήλους που καταγγέλλουν δυσλειτουργίες. Βλέπε: Τέταρτη έκθεση δραστηριοτήτων της OLAF για το έτος που λήγει τον Ιούνιο 2003, σελίδα 13.

Ως εκ τούτου, η Επιτροπή προτίθεται να λάβει μέτρα, για να αυξηθεί η γνώση για την ύπαρξη των νέων αυτών κανόνων μεταξύ του προσωπικού. Θα δοθεί μεγαλύτερη δημοσιότητα στους εν λόγω κανόνες με άλλα μέσα, όπως η δημοσίευση στην εσωτερική εφημερίδα και η συμπερίληψη των κανόνων αυτών στις πληροφορίες που δίνονται στους νέους υπαλλήλους.

Στα μέτρα που θα λάβει για να προβάλει τους κανόνες αυτούς, η Επιτροπή θα τονίσει επίσης την προστασία που προσφέρεται στους καλόπιστους υπαλλήλους που καταγγέλλουν δυσλειτουργίες. Βεβαίως, για να μπορεί η Επιτροπή να εφαρμόσει τα μέτρα προστασίας που περιγράφονται παρακάτω, ο συγκεκριμένος υπάλληλος θα αναμένεται να αποκαλύψει την ταυτότητά του ως καταγγέλλων δυσλειτουργία στο Όργανο και να τηρήσει τις διαδικασίες που περιγράφονται στους κανόνες σχετικά με την καταγγελία δυσλειτουργιών.

- Στην πράξη η εν λόγω προστασία σημαίνει ότι η Επιτροπή θα λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα για να διαβεβαιώσει το προσωπικό ότι η συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις του για την καταγγελία δυσλειτουργιών δεν θα επηρεάσει αρνητικά τη σταδιοδρομία του. Αυτό θα σημαίνει ότι, εάν ο ενδιαφερόμενος υπάλληλος επιθυμεί να μετακινηθεί σε άλλη υπηρεσία της Επιτροπής, ώστε να διασφαλιστεί από εχθρικές αντιδράσεις του άμεσου εργασιακού περιβάλλοντός του, τότε η Επιτροπή θα διευκολύνει τη μετακίνηση αυτή.

- Θα λαμβάνεται ιδιαίτερη μέριμνα κατά τη διαδικασία αξιολόγησης και προαγωγής του προσωπικού, ώστε να διασφαλίζεται ότι όποιος έχει καταγγείλει δυσλειτουργίες δεν υφίσταται δυσμενείς συνέπειες. Το κλιμάκιο προσανατολισμού των σταδιοδρομιών, το οποίο ιδρύθηκε βάσει της διοικητικής μεταρρύθμισης, θα έχει ρόλο στην παρακολούθηση του θέματος. Στις περιπτώσεις που η έκθεση για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας του υπαλλήλου που έχει χρησιμοποιήσει τις διατάξεις σχετικά με την καταγγελία δυσλειτουργιών, έχει χειροτερεύσει σημαντικά, ο υπάλληλος αυτός θα είναι σε θέση να ζητήσει επανεξέταση της έκθεσής του μέσω ειδικής διαδικασίας.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

5. Παρακολούθηση της μεταρρύθμισης

5.1. Δείκτες

Η Επιτροπή μέχρι τώρα παρακολούθησε την υλοποίηση της μεταρρύθμισης, κάνοντας αναφορά στις 98 δράσεις της Λευκής Βίβλου. Ωστόσο, λόγω του γεγονότος ότι η υλοποίηση των εν λόγω δράσεων θα ολοκληρωθεί εφέτος, αυτός ο τρόπος αξιολόγησης της προόδου δεν αποτελεί πλέον εργαλείο τόσο χρήσιμο όσο στο παρελθόν. Επιπλέον, πολλά μέτρα που τροποποιούν ή διευρύνουν παλαιότερες μεταρρυθμιστικές προτάσεις, αποτελούν ευθεία συνέπεια της μεταρρύθμισης, ιδίως εκείνα που απορρέουν από τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Ανακεφαλαίωση των αρχικών και τροποποιημένων μεταρρυθμιστικών μέτρων που αφορούν τον εσωτερικό έλεγχο παρέχεται στο παράρτημα 1 και στο παράρτημα 5.

Το Όργανο έχει στη διάθεσή του ορισμένους δείκτες, οι οποίοι προσφέρουν συνολική εικόνα των εξελίξεων σε συγκεκριμένους τομείς, όπως, π.χ., η ταχύτητα των πληρωμών, η ποσότητα της επιμόρφωσης ή η ισορροπία των φύλων μεταξύ των στελεχών του (βλ. παράρτημα 6). Ενώ είναι εξαιρετικά δύσκολο να αποτιμηθεί η αλλαγή της νοοτροπίας σε έναν οργανισμό, το μεταρρυθμιστικό πρόγραμμα βασιζόταν στην παραδοχή ότι η αλλαγή συστημάτων και διαρθρώσεων σε συνδυασμό με την παροχή επιμόρφωσης αποτελούσε προϋπόθεση για την αλλαγή νοοτροπίας. Αυτό οι δείκτες φαίνεται να το επιβεβαιώνουν: όπου τα συστήματα και οι δομές έχουν αλλάξει, η επίδοση έχει βελτιωθεί. Για παράδειγμα, οι καθυστερήσεις στις πληρωμές εξακολουθούν να μειώνονται (κάτω των 43 ημερών κατά μέσο όρο), το ποσοστό κενών θέσεων έχει μειωθεί περαιτέρω στο πολύ χαμηλό επίπεδο του 1,9% και το ετήσιο ποσοστό προσλήψεων γυναικών αυξήθηκε περαιτέρω σε 33% και πλέον το 2003. Η προσφορά επιμόρφωσης που υποστηρίζει τις αλλαγές αυτές βρήκε πολύ ισχυρή ανταπόκριση: το σύνολο των ημερών συμμετοχής για τα μαθήματα γενικής επιμόρφωσης που οργανώνονται σε κεντρικό επίπεδο ήταν 8445 το 1999, πριν αρχίσει η μεταρρύθμιση, 23883 ημέρες το 2002 και 28507 ημέρες το 2003. Σε σύγκριση με το 2002, ο συνολικός αριθμός ημερών επιμόρφωσης το 2003 αυξήθηκε κατά 22% από 165.000 σε 202.000. Αντίθετα, στους τομείς που απαιτούν εφαρμογή του νέου Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης, η μεταβολή των δεικτών είναι πολύ λιγότερο δραστική. Για παράδειγμα, αναμένεται ότι το ποσοστό των υπαλλήλων που εργάζονται με μειωμένο ωράριο θα αυξηθεί με την εφαρμογή των νέων διατάξεων του νέου ΚΥΚ.

Υπάρχουν και άλλες ενδείξεις για κέρδη αποτελεσματικότητας, ιδίως σε σχέση με την ενισχυμένη διοργανική συνεργασία. Η δημιουργία μιας Ευρωπαϊκής Σχολής Διοίκησης εκτιμάται ότι θα οδηγήσει σε οικονομίες κλίμακας ισοδύναμες με το 20% περίπου των ανθρώπινων πόρων που θα ήταν αναγκαίοι χωρίς την εν λόγω συνεργασία. Η νεοϊδρυθείσα Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού θα λειτουργεί με ετήσιο προϋπολογισμό λίγο περισσότερο από 21 εκατ. EUR, ποσό που είναι κατά 11% μικρότερο από τις προηγούμενες δαπάνες όλων των οργάνων, παρά τον αυξημένο φόρτο εργασίας που οφείλεται στη διεύρυνση. Η δημιουργία διοικητικών Γραφείων είχε ως στόχο την εξασφάλιση συνολικών οικονομιών της τάξεως του 10% έως το 2010.

Ωστόσο, είναι σαφές ότι η εφαρμογή των προτύπων και συστημάτων εσωτερικού ελέγχου παραμένει ο σημαντικότερος δείκτης της προόδου της μεταρρύθμισης, όχι μόνο στον τομέα του δημοσιονομικού ελέγχου, αλλά και σε άλλους τομείς της πολιτικής για τη μεταρρύθμιση.

5.2. Συστήματα εσωτερικού ελέγχου

Οι ρυθμίσεις παρακολούθησης στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου είχαν ήδη ενσωματωθεί σε ορισμένες δράσεις της μεταρρύθμισης και εξακολούθησαν να εξελίσσονται. Το βασικό ελεγκτικό πλαίσιο απαιτεί από τους Γενικούς Διευθυντές να διεξάγουν ετήσια επισκόπηση των οικείων ρυθμίσεων εσωτερικού ελέγχου προς υποστήριξη της δήλωσης σχετικά με τους ελέγχους στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων και οι Γενικοί Διευθυντές προβαίνουν σε αυτοαξιολόγηση, σε διαφορετικούς βαθμούς, των εν λόγω ρυθμίσεων από τα τέλη του 2000. Πιο πρόσφατα η εργασία αυτή συμπεριέλαβε, το φθινόπωρο του 2003, εκτίμηση της ετοιμότητας συμμόρφωσης με τις βασικές απαιτήσεις του συνόλου των προτύπων εσωτερικού ελέγχου έως το τέλος Δεκεμβρίου. Κατέστη εμφανές ότι, ενώ η προσδοκώμενη συμμόρφωση αναμενόταν εν γένει υψηλή, παρέμεναν ορισμένοι βασικοί τομείς εσωτερικού ελέγχου, ιδίως σχετικά με την τεκμηρίωση των διαδικασιών, την εκτίμηση επικινδυνότητας και την επίβλεψη, στους οποίους θα χρειαζόταν περισσότερος χρόνος και εργασία. Στα μέσα Φεβρουαρίου 2004, οι Γενικοί Διευθυντές αναμένεται να επιβεβαιώσουν τις εκτιμήσεις που είχαν γίνει προηγουμένως.

Μέχρι τώρα οι αυτοαξιολογήσεις που διενήργησαν οι Γενικές Διευθύνσεις έχουν επικεντρωθεί στη συμμόρφωση με τις βασικές απαιτήσεις των προτύπων ελέγχου, αλλά οι τελευταίες εξελίξεις χαρακτηρίζονται από το ότι οι Γενικοί Διευθυντές προχώρησαν στην εξέταση του βαθμού στον οποίο τα συστήματα ελέγχου είναι αποτελεσματικά. Αυτό αντιπροσωπεύει μια σημαντική, αλλά φυσική εξέλιξη στη διαδικασία της ανάληψης ευθυνών και αντανακλά την ανάγκη να αποδεικνύουν οι Γενικοί Διευθυντές σαφέστερα ότι διαθέτουν τα μέσα για την υποστήριξη της ετήσιας δήλωσής τους σχετικά με την επάρκεια των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου.

Η ετήσια επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων, η οποία αρχίζει τον Απρίλιο 2004, θα αποτελέσει σημαντική συνιστώσα των ρυθμίσεων για την παρακολούθηση της υλοποίησης. Θα συγκεντρώσει τις υφιστάμενες πληροφορίες για ζητήματα εσωτερικού ελέγχου για κάθε ΓΔ χωριστά, οι οποίες θα συνοψιστούν σε ενιαίο έγγραφο και θα υποβληθούν στο Σώμα των Επιτρόπων.

Η αυξανόμενη ανάληψη ευθυνών από τα στελέχη αντικατοπτρίζεται στην ετήσια δήλωση για την αξιοπιστία της διαχείρισης που εκδίδουν οι Γενικοί Διευθυντές σε ετήσια βάση καθώς και στη συνοπτική έκθεση της Επιτροπής, μέσω της οποίας η Επιτροπή ως συλλογικό όργανο αναλαμβάνει την πολιτική της ευθύνη για τους ελέγχους. Μέσω της έκθεσης ελέγχου, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου παρέχει συμπληρωματικές διαβεβαιώσεις στο Σώμα των Επιτρόπων.

Χωριστά και ανεξάρτητα από τα στελέχη, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Μέσω της ελεγκτικής εργασίας της η IAS θα είναι σε θέση να συντάξει ενδιάμεση γνώμη σχετικά με την ποιότητα των εσωτερικών ελέγχων στις υπηρεσίες της Επιτροπής προς το τέλος του 2004 και πλήρη γνωμοδότηση το 2006.

Για να αυξηθούν περαιτέρω οι τεχνικές γνώσεις της επιτροπής προόδου ελέγχου, η Επιτροπή αποφάσισε να προσλάβει η εν λόγω επιτροπή ακόμη ένα εξωτερικό μέλος.

6. Περίληψη και συμπέρασμα

Η μεταρρύθμιση και η επίτευξη αποδεδειγμένα επωφελών αποτελεσμάτων, αποτελεί κατ' ανάγκη διαδικασία και όχι γεγονός. Οι σημαντικές συστηματικές αλλαγές δεν μπορούν να έχουν άμεσα παραγωγικά αποτελέσματα και το διάστημα μεταξύ της εισαγωγής της μεταρρύθμισης και της εμφανούς υλοποίησης των στόχων της μπορεί να προκαλέσει αποδιοργάνωση. Εντούτοις, στην Επιτροπή είναι ορατές σημαντικές αλλαγές. Ο Στρατηγικός Σχεδιασμός και Προγραμματισμός παρέχει στο Όργανο, στους μεμονωμένους υπαλλήλους και στους εξωτερικούς εταίρους κατά πολύ σαφέστερη αίσθηση της κατεύθυνσης και των στόχων του εν λόγω οργανισμού και των διαφόρων υπηρεσιών του. Οι ευθύνες κάθε δημοσιονομικού παράγοντα αυξάνονται σε μεγάλο βαθμό από τους νέους κανόνες που εφαρμόζονται και τα καθήκοντα αυτά γίνονται αποδεκτά και επιτελούνται ορθά από το προσωπικό. Η ποιότητα της διαχείρισης βελτιώνεται και η υψηλή ποιότητα απαιτείται συνεχώς και ενθαρρύνεται μεταξύ των διαχειριστικών στελεχών.

Επομένως, δεν πρόκειται για έργο που πρέπει να εκτελέσει μόνο η παρούσα Επιτροπή. Η Επιτροπή αυτή έχει σχεδιάσει, δρομολογήσει, εφαρμόσει και έχει αρχίσει να βελτιώνει την πλέον φιλόδοξη διοικητική μεταρρύθμιση στην ιστορία του οργανισμού αυτού. Η επόμενη Επιτροπή δεν πρέπει να αποσπάσει την προσοχή της από το συνεχιζόμενο έργο και πρέπει να υποστηρίξει τις κατευθύνσεις της Λευκής Βίβλου του Μαρτίου 2000 καθώς και την πλούσια εμπειρία που αποκτήθηκε κατά την υλοποίηση. Η Επιτροπή, πριν και μετά το Νοέμβριο 2004, πρέπει επίσης να εξακολουθήσει να είναι έτοιμη να προβεί σε σταθερές "εκ των υστέρων προσαρμογές" για να επιτύχει και άλλες βελτιώσεις.

Εάν η βασική πρόκληση για το 2003 ήταν η ανάγκη σθεναρής εφαρμογής των μείζονος σημασίας διαρθρωτικών και διαδικαστικών μεταρρυθμίσεων, τότε το 2004 θα είναι το έτος κατά το οποίο η μεταρρύθμιση πρέπει να καταστεί πλήρως λειτουργική: το να φθάσουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής πέραν της απλής συμμόρφωσης σε βαθύτερο επίπεδο υλοποίησης πρέπει να είναι ο στόχος για το μεταρρυθμιστικό έργο του 2004 και μετέπειτα. Τα στελέχη και το προσωπικό σε όλες τις βαθμίδες πρέπει να αποκτήσουν αυξανόμενη εμπιστοσύνη στα νέα συστήματα και διαδικασίες και η αίσθηση της συμμετοχής σε αυτές τις νέες ρυθμίσεις πρέπει να βελτιωθεί σε ολόκληρο τον οργανισμό, έτσι ώστε όλο το προσωπικό να αισθάνεται όλο και περισσότερο ότι αποκτά νέες εξουσίες και όλο και λιγότερο ότι επιβαρύνεται από τις αλλαγές που εφαρμόζονται. Η εμβάθυνση στην υλοποίηση συνεπάγεται επίσης την εφαρμογή συνεχών βελτιώσεων, δεδομένου ότι πολλές πτυχές των πολιτικών μας χρειάζονται κατάλληλες προσαρμογές με βάση την εμπειρία και τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων.

Ειδικότερα, η Επιτροπή θα χρειαστεί να αποδείξει και στο προσωπικό της και στον έξω κόσμο ότι ένα σύστημα που αποκεντρώνει τη δημοσιονομική ευθύνη επιφέρει αύξηση των εξουσιών όπως και ενίσχυση των υποχρεώσεων και δημιουργεί ισχυρά, αξιόπιστα συστήματα ελέγχου. Τελικά, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου πρέπει να εξασφαλίζει ότι η Επιτροπή ως συλλογικό Σώμα μπορεί να αναλάβει την πολιτική της ευθύνη. Το ενδιαφέρον με το οποίο έγιναν δεκτές οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και δηλώσεις, όπως και η υλοποίηση των προτύπων εσωτερικού ελέγχου, αποτελεί καλό οιωνό για τη βελτίωση της θέσης της Επιτροπής στη διαδικασία απαλλαγής από την ευθύνη. Η εισαγωγή αυτών των μεταρρυθμιστικών μέτρων προσέφερε το όχημα για έναν ιδιαίτερα καρποφόρο διάλογο με το Ελεγκτικό Συνέδριο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Τουλάχιστο, οι πληροφορίες που παρέχονται με τις ετήσιες εκθέσεις θα αποτελούν στέρεη βάση για να εξηγείται η θέση της Επιτροπής στο πλαίσιο της ετήσιας διαδικασίας απαλλαγής. Μακροπρόθεσμα, θα οδηγήσει επίσης σε θετικότερη αξιολόγηση στο πλαίσιο της ετήσιας έκθεσης του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Η επίπτωση της διεύρυνσης αντιπροσωπεύει μια μείζονα αλλά ευπρόσδεκτη πρόκληση το 2004 και τα επόμενα έτη. Το 2005, η Επιτροπή θα προβεί στο μεγαλύτερο μέρος των προσλήψεων λόγω της διεύρυνσης. Είναι ουσιώδους σημασίας να μπορούν οι υπηρεσίες της Επιτροπής να λειτουργούν με εμπιστοσύνη σε ένα σταθερό περιβάλλον στη διάρκεια αυτής της απαιτητικής μεταβατικής περιόδου.

Η αποτελεσματικότητα και η νομιμοποίηση της Επιτροπής εξακολουθούν να εξαρτώνται από την ανεξαρτησία της, την ικανότητα λογοδοσίας και την υψηλή επίδοση ως ενός πολυπολιτισμικού και πολυεθνικού οργανισμού της δημόσιας διοίκησης. Εφόσον οι μεταρρυθμίσεις που εξαγγέλθηκαν με τη Λευκή Βίβλο του Μαρτίου 2000 έχουν πλέον στέρεες ρίζες στη διάρθρωση του οργανισμού και στη συμπεριφορά του προσωπικού του, η παρούσα Επιτροπή έχει υποστηρίξει και ενισχύσει τις αξίες αυτές και έχει χαράξει σαφή πορεία για την επόμενη Επιτροπή.

ANNEX 1

reform actions state of play as at 31 DECEMBER 2003

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ANNEX 2

State of play in 01.01.04 of outstanding actions as at 01.01.03

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

ANNEX 3

The work of interservice policy-coordination groups in 2003

Four permanent high-level interservice groups operate presently, each with different composition and mission, to ensure consistency in the implementation of the Commission's administrative Reform.

The ABM Steering Group, a major co-ordinating mechanism created by the Reform, is chaired by the Secretary-General and includes the Director-General of DG Budget, the Director-General of DG Personnel and Administration and the Heads of cabinet of the President, of the Vice-President responsible for the Reform and of the Commissioner for Budget. The initial mandate of the ABM Steering Group was limited to the issues related to Activity-based management. By decision of 2 October 2002 [14], the Commission extended the group's mandate to the co-ordination of all questions related to the Reform that have a political or strategic character.

[14] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

In 2003, the ABM Steering Group met 10 times. The main results achieved over this period include: the central co-ordination and the definition of orientations on the strategic issues related to the 2004 Annual Policy Strategy and the Synthesis of the 2002 annual activity report; the Preliminary draft budget 2004; the decision to launch a study on the IT-tool supporting activity-based management in order to improve interoperability with other corporate systems and increase the user friendliness of the tool for the managers; the adoption of the necessary improvements concerning the monitoring of the management plans by the Commission's services; and the decision on allocation of the human resources for 2004.

The Directors General Group is chaired by the Secretary General and meets once or twice a week. It is responsible for ensuring the consistency of the implementation of administrative reform in the Commission and overseeing the co-ordination of policy implementation. It also provides a forum for the discussion of issues of horizontal interest. All Directors General and Heads of Service are members of the Group. The Group met 50 times in 2003, and dealt in particular with: the peer review of the draft reservations in the 2002 Annual Activity Reports (2 meetings); the readiness assessment of Internal Control baseline requirements (2 meetings); the preparation of the Annual Policy Strategy 2005; and the follow-up to the Annual Activity Reports' and Synthesis' action plans.

The Commission decision of 2 October 2002 [15] fostered the creation of two new co-ordinating structures, the Interservice Co-ordination Group [16] and the Group of Resource Directors [17].The Interservice Co-ordination Group met for the first time in January 2003 and held 11 meetings in 2003 (i.e. one meeting per month), whereas the Group of Resource Directors, which meets at least every two weeks, started its work in October 2002 and met 31 times up to end December 2003. Both are chaired by the Deputy Secretary-General in charge of co-ordination.

[15] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

[16] « Interservice cooperation on policy implementation should be improved through an intermediate structure to review agenda planning, identify issues requiring particular attention and oversee in a co-ordinated way the work of ad-hoc groups dealing with specific issues » (SEC(2002)1040/2, page 1)

[17] « For the delivery of administrative reform, resource directors should be brought together in a more structured way to discuss the detailed issues that require attention and ensure that the needs of operational services are being taken into account » (SEC(2002)1040/2, page 1)

The Interservice Co-ordination Group (ICG) examines the Legislative and Work Programme of the Commission, monitors it quarterly, oversees every month the three-monthly rolling agenda of the Commission and identifies sensitive files, in particular to solve difference of views amongst Commission services. The first year of functioning of the ICG succeeded in improving the communication between services, in particular trough the regular discussion on sensitive files. Also, this Group is being used to discuss and highlight concerns related to the implementation of the Commission's work programme, based on monthly updates of progress reports benchmarking the overall Commission performance and that of individual services. Furthermore, the Group constituted a useful discussion forum for crosscutting issues, such as better lawmaking and simplification of the Community acquis, as well as impact assessment. A more appropriate representation of the DGs inside the Group (e.g. at the level of Deputy Director-General or Directors responsible for policy programming or general affairs, as initially foreseen), could bring in the future further effectiveness to the Group's task of smoothing away controversial points in the initiatives to be submitted to the College. In parallel with the creation of the Interservice Co-ordination Group, a number of lower-level inter-service groups were dismantled or fused as part of on an ongoing rationalisation in this area.

The Group of Resource Directors ensures the co-ordinated implementation of administrative Reform, provides feedback on the needs of the operational services, and is a forum for discussion and exchange of best practice between horizontal and operational services. Major reform-related discussions in 2003 concerned: the regular follow-up of the implementation of the new Financial Regulation; the assessment of the first Career Development Review (staff appraisal system) exercise; the definition of common rules for mobility of staff occupying sensitive posts, and the definition of recommendations for the improvement of internal communication in the Commission, including dissemination of best practice across services. Thorough discussions took place within this Group on enlargement-related administrative issues, such as integration of new staff from acceding countries, impact of the new official languages on the management of Community programmes. These important issues concerning administrative preparations for enlargement are also dealt with in an ad-hoc Group of Directors General.

Παράρτημα 4

Οι Επίτροποι και οι υπηρεσίεσ

5. ΑΡΧΕΣ

Η συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και η νομοθεσία που θεσπίστηκε βάσει της εν λόγω συνθήκης ("παράγωγο δίκαιο") αναθέτουν στην Επιτροπή ορισμένα καθήκοντα, όπως:

- να ενεργεί ως θεματοφύλακας της Συνθήκης και των διατάξεων που εκδίδουν τα θεσμικά όργανα βάσει αυτής.

- να ασκεί τις αρμοδιότητες πρωτοβουλίας όσον αφορά τις πράξεις του κοινοτικού νομοθέτη και τις μη νομοθετικές πράξεις του Συμβουλίου.

- να διατυπώνει συστάσεις ή γνωμοδοτήσεις σε θέματα που καλύπτονται από τη Συνθήκη.

- να λαμβάνει αποφάσεις αυτεξουσίως.

- να ασκεί τις αρμοδιότητες που της αναθέτει το Συμβούλιο ή ο νομοθέτης για την εφαρμογή των κανόνων του παράγωγου δικαίου.

- να εκτελεί τον προϋπολογισμό, και ιδίως να ενεργεί ως διατάκτης, καθήκον που μπορεί να αναθέσει σε υπαλλήλους, κατά γενικό κανόνα στους Γενικούς Διευθυντές ή Προϊσταμένους Υπηρεσίας, υπό τους όρους του ΚΥΚ και του καθεστώτος του λοιπού προσωπικού, του δημοσιονομικού κανονισμού, του εσωτερικού κανονισμού της και των κανόνων που θεσπίζονται στο πλαίσιο της διοικητικής και δημοσιονομικής μεταρρύθμισης της Επιτροπής.

Για το σκοπό αυτό, η Επιτροπή ενεργεί συλλογικά με βάση τις πολιτικές κατευθύνσεις που καθορίζει ο Πρόεδρος. Η διαδρομή της ευθύνης διέρχεται από το επίπεδο του Σώματος των Επιτρόπων στο επίπεδο του Επιτρόπου, ο οποίος λογοδοτεί στο Σώμα για τις δραστηριότητές του και τις δραστηριότητες των υπηρεσιών του. Ο Επίτροπος καθορίζει, με βάση τις κατευθυντήριες γραμμές και το πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής, καθώς και την αρχή της συλλογικότητας, τις πολιτικές κατευθύνσεις και προτεραιότητες που σχετίζονται με το χαρτοφυλάκιό του. Εξασφαλίζει ότι υλοποιούνται από τις υπηρεσίες του, εποπτεύει τη διαχείριση που ασκεί ο Γενικός Διευθυντής ή Προϊστάμενος Υπηρεσίας (στο εξής "Γενικός Διευθυντής") και του παρέχει, όταν χρειάζεται, τις κατευθύνσεις ή γενικές οδηγίες για την εφαρμογή των εν λόγω πολιτικών και προτεραιοτήτων.

Η διαδρομή της ευθύνης συνεχίζεται σε υπηρεσιακό επίπεδο στο πρόσωπο του Γενικού Διευθυντή, ο οποίος λογοδοτεί στον Επίτροπο και στο Σώμα για την ορθή εκτέλεση των κατευθυντήριων γραμμών που έχουν οριστεί από το Σώμα και τον Επίτροπο και, ιδίως, για τη διοίκηση της Γενικής Διεύθυνσης ή Υπηρεσίας σύμφωνα με την κατανομή των αρμοδιοτήτων, όπως αυτή ορίζεται από τον ΚΥΚ, το δημοσιονομικό κανονισμό, τον εσωτερικό κανονισμό και τους κανόνες που θεσπίζονται στο πλαίσιο της διοικητικής και δημοσιονομικής μεταρρύθμισης της Επιτροπής [18].

[18] Όπως προβλέπονται, ιδίως, στα ακόλουθα έγγραφα/ανακοινώσεις:

Για να ασκήσει την πολιτική του αρμοδιότητα και να διαδραματίσει τον εποπτικό του ρόλο, ο Επίτροπος πρέπει να λαμβάνει τις κατάλληλες πληροφορίες από τις υπηρεσίες των οποίων προΐσταται και από τις κεντρικές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που αφορούν την ποιότητα του εσωτερικού ελέγχου που διενεργείται στις υπηρεσίες του. Η εργασία αυτή δεν απαλλάσσει με κανένα τρόπο τον Γενικό Διευθυντή από το καθήκον του να ενημερώνει ειδικά τον Επίτροπο για κάθε γεγονός, κατάσταση ή θέμα που αφορά τη διαχείριση, και ειδικότερα τη δημοσιονομική διαχείριση, και το οποίο θα μπορούσε να έχει σοβαρή επίπτωση στην ευθύνη του ή στην ευθύνη της Επιτροπής ως συλλογικού οργάνου.

Οι εργασιακές ρυθμίσεις που αποφασίζει κάθε Επίτροπος σε συμφωνία με τις υπηρεσίες του και οι μέθοδοι για την κυκλοφορία πληροφοριών μεταξύ αυτών διαβιβάζονται, προς ενημέρωση στον Διευθυντή του Γραφείου του Προέδρου και στον Γενικό Γραμματέα. Καθένας από τους δύο αυτούς μπορεί να ζητήσει περαιτέρω πληροφορίες ή/και διευκρινίσεις.

Οι σχέσεις μεταξύ των Επιτρόπων (των γραφείων τους) και των υπηρεσιών βασίζονται πρωτίστως στην πίστη και την εμπιστοσύνη.

Εκτός από αυτές τις γενικές αρχές, οι δραστηριότητες των Γραφείων Επιτρόπου και των υπηρεσιών καθορίζονται με στόχο να αλληλοσυμπληρώνονται σύμφωνα με τις ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές.

6. ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΠΙΤΡΟΠΟΥ, ΕΝΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑ ΤΟΥ ΕΠΙΤΡΟΠΟΥ

Το Γραφείο του αποτελεί συμπλήρωμα του Επιτρόπου. Όλες οι πληροφορίες που ανακοινώνονται δεόντως στο Γραφείο αυτό σύμφωνα με τις προαναφερθείσες εργασιακές ρυθμίσεις αποτελούν πληροφορίες για τον Επίτροπο.

(1) Το Γραφείο κατά πρώτο και κύριο λόγο συμβάλλει στο να εξασφαλίζεται ότι η αρχή της συλλογικής ευθύνης λειτουργεί ορθά, τηρώντας τον Επίτροπο ενήμερο για θέματα εκτός του δικού του πεδίου αρμοδιότητας. Από την άποψη αυτή, διαδραματίζει ενεργό ρόλο στην προετοιμασία των συνεδριάσεων της Επιτροπής, θέτει ερωτήσεις και εκφράζει απόψεις για λογαριασμό του Επιτρόπου για τα θέματα που υποβάλλονται προς λήψη απόφασης. Επίσης, ενημερώνει τις υπηρεσίες σχετικά με τις εργασίες της Επιτροπής, ιδίως όταν έχουν άμεση επίπτωση στις δραστηριότητες των υπηρεσιών.

(2) Ενώ πρέπει να αποφεύγεται η αλληλεπικάλυψη με τις εργασίες των υπηρεσιών, το Γραφείο πρέπει να βοηθεί τον Επίτροπο ως προς το περιεχόμενο και τις πολιτικές προτεραιότητες του χαρτοφυλακίου του, και ιδίως να εξασφαλίζει ότι ο Επίτροπος ενημερώνεται για τις πληροφορίες που διαβιβάζουν οι υπηρεσίες σε σχέση με θέματα δημοσιονομικής και οικονομικής διαχείρισης. Συμμετέχει στα βασικά στάδια διαμόρφωσης της πολιτικής, διαβουλευόμενο τις υπηρεσίες σχετικά με τις καθορισμένες προτεραιότητες. Το Γραφείο πρέπει να εξασφαλίζει ότι τηρούνται οι προτεραιότητες και ο προγραμματισμός. Αυτή η λειτουργία παρακολούθησης εκτελείται σε όλους τους τομείς από τα σχετικά μέλη του Γραφείου, χωρίς άμεση αντιστοιχία προς τη διάρθρωση και το οργανόγραμμα της συγκεκριμένης Γενικής Διεύθυνσης. Το Γραφείο ενημερώνει τις υπηρεσίες σχετικά με τις αποφάσεις που λαμβάνει ο Επίτροπος. Προετοιμάζει το έδαφος για την επίτευξη πολιτικής συμφωνίας από την Επιτροπή εν σώματι στο τελικό στάδιο λήψης αποφάσεων.

(3) Για λόγους αποτελεσματικότητας, ο Διευθυντής του Γραφείου και ο Γενικός Διευθυντής τηρούνται αμοιβαίως πλήρως ενήμεροι σχετικά με επαφές που πραγματοποιούν με άτομα εκτός της Επιτροπής για θέματα που υπάγονται στο χαρτοφυλάκιο.

(4) Τα μέλη του Γραφείου εκπροσωπούν τον Επίτροπο σε πολιτικό επίπεδο εκτός του Οργάνου, σύμφωνα με τις οδηγίες του Επιτρόπου. Οι υπηρεσίες κατά προτίμηση πρέπει να χειρίζονται τα τεχνικά θέματα που εμπίπτουν στο πεδίο πολιτικής του Επιτρόπου, ώστε να αποτρέπεται η καταβολή διπλής προσπάθειας.

(5) Το Γραφείο ενεργεί αποκλειστικά προς το συμφέρον του Οργάνου κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

(6) Το Γραφείο συμμορφώνεται αυστηρά με τους κανόνες της Επιτροπής σχετικά με την ασφάλεια, οι οποίοι περιέχονται στο παράρτημα του Εσωτερικού Κανονισμού της (βλ. απόφαση C(2001)3031 της 29/12/2001 - ΕΕ L 317 της 3/12/2001).

7. ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Σύμφωνα με τις διαδικασίες που περιγράφονται στο κατωτέρω σημείο 4, οι υπηρεσίες:

(7) εξασφαλίζουν την υλοποίηση των προτεραιοτήτων που έχουν εγκριθεί και των κατευθυντήριων γραμμών που έχουν καθοριστεί σε πολιτικό επίπεδο. Για το σκοπό αυτό, συμβάλλουν στην προετοιμασία ή προετοιμάζουν τα κείμενα που προβλέπονται στον κύκλο του στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού [19]: στο επίπεδο της Επιτροπής, την απόφαση σχετικά με την ετήσια στρατηγική πολιτικής, το προσχέδιο προϋπολογισμού και το νομοθετικό πρόγραμμα και πρόγραμμα εργασίας. στο δικό τους επίπεδο, το ετήσιο διαχειριστικό σχέδιο, το οποίο θα χρησιμεύει ως πλαίσιο αναφοράς για τη σύνταξη της έκθεσης δραστηριοτήτων στο τέλος του κύκλου.

[19] SEC(2000)1294/4.

(8) βοηθούν στην προετοιμασία των πολιτικών κατευθυντήριων γραμμών που οφείλει να καθορίσει ο Επίτροπος, προτείνοντας στρατηγικές επιλογές, συμβουλεύοντας τον Επίτροπο για μεμονωμένες πολιτικές αποφάσεις και παρέχοντας όλες τις αναγκαίες υποστηρικτικές πληροφορίες. Οι υπηρεσίες επίσης παρέχουν στον Επίτροπο και στο Γραφείο του, σύμφωνα με ρυθμίσεις που έχουν καθοριστεί, όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την εργασία τους, όπως σχέδια ομιλιών ή ενημερωτικά σημειώματα.

(9) παρέχουν στον Επίτροπο τακτικές και κατάλληλες πληροφορίες για δημοσιονομικά και οικονομικά θέματα που σχετίζονται με τους τομείς δραστηριότητας υπό την ευθύνη του. Επιπλέον, αναφέρουν ανά πάσα στιγμή κάθε σημαντικό συμβάν στις υπηρεσίες, στα κράτη μέλη ή σε διεθνείς οργανισμούς, το οποίο ενδεχομένως θα έχει επίπτωση στη θέση του Επιτρόπου στο Σώμα ή στη χρηστή διαχείριση των πιστώσεων ή το οποίο θα μπορούσε να παρεμποδίσει την επίτευξη των καθορισμένων στόχων.

(10) συντονίζουν με τον Επίτροπο και το Γραφείο του επαφές εκτός της Επιτροπής.

8. ΒΑΣΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ

Για να εξασφαλίζεται η όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερη λειτουργία του Οργάνου, οι αρχές αυτές πρέπει να εφαρμόζονται σύμφωνα με τους ακόλουθους κανόνες.

8.1. Οργάνωση της εργασίας

Για να εξασφαλίζεται η αποτελεσματική συνεργασία και η βέλτιστη διαχείριση της ροής πληροφοριών μεταξύ Γραφείων Επιτρόπων και Υπηρεσιών, οι εργασιακές ρυθμίσεις πρέπει να καθορίζονται μόλις αναλάβει τα καθήκοντά του ο Επίτροπος.

Ο Γενικός Διευθυντής πρέπει να οργανώνει και να συντονίζει την εργασία των Υπηρεσιών σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που έχει καθορίσει ο Επίτροπος.

8.1.1. Δήλωση αποστολής

Ο Επίτροπος καθορίζει τη γενική πολιτική γραμμή για τον τομέα ευθύνης του, συμπεριλαμβανομένων των «αρνητικών προτεραιοτήτων», εντός του γενικού πολιτικού πλαισίου της Επιτροπής. Σε στενή συνεργασία με τον Γενικό Διευθυντή, αυτή η πολιτική γραμμή στη συνέχεια αναπτύσσεται σε δήλωση αποστολής. Η εν λόγω δήλωση αποστολής συντάσσεται τον πρώτο μήνα της θητείας της Επιτροπής και αποστέλλεται στον Πρόεδρο προς ενημέρωση. Προσαρμόζεται τακτικά ανάλογα με τις μεταβολές της κατάστασης.

Ο Γενικός Διευθυντής αναλαμβάνει στη βάση αυτή πλήρεις διαχειριστικές αρμοδιότητες. Ο Γενικός Διευθυντής μπορεί να ζητεί από τον Επίτροπο έγγραφη επιβεβαίωση.

8.1.2. Εργασιακές ρυθμίσεις και δίαυλοι πληροφόρησης

Οι εργασιακές ρυθμίσεις και οι δίαυλοι πληροφόρησης καθορίζονται τον πρώτο μήνα της θητείας της Επιτροπής από τον Γενικό Διευθυντή και τον Διευθυντή Γραφείου Επιτρόπου, ο οποίος φροντίζει ώστε να εγκριθούν από τον Επίτροπο [20].

[20] Όσον αφορά τα Διοργανικά Γραφεία, οι κανόνες αυτοί πρέπει να καθορίζονται με την επιφύλαξη εκείνων που προβλέπονται στη βασική νομοθετική πράξη για την ίδρυση του Γραφείου.

Αντίγραφο των ρυθμίσεων αυτών αποστέλλεται προς ενημέρωση στον Διευθυντή Γραφείου του Προέδρου.

Οι κανόνες αυτοί πρέπει να συμμορφώνονται προς τις αρχές της πίστης, της λογοδοσίας, της αποκέντρωσης, της αποτελεσματικότητας, της ενημέρωσης και της μη ανάμειξης και να καλύπτουν τους ακόλουθους τομείς:

- Οργάνωση συχνών και τακτικών συναντήσεων μεταξύ της Γενικής Διεύθυνσης και του Επιτρόπου. Πρέπει να πραγματοποιείται τουλάχιστον μία στρατηγική συνάντηση το μήνα και μια συνάντηση σχετικά με τον εσωτερικό έλεγχο ανά εξάμηνο.

- Δίαυλοι για τη διαβίβαση αιτήσεων του Επιτρόπου και απαντήσεων των Υπηρεσιών:

- Πρέπει να καθορίζονται υπεύθυνοι για επικοινωνία επί πολιτικών θεμάτων και επί συνήθων διαχειριστικών θεμάτων, συμπεριλαμβανομένων των θεμάτων που σχετίζονται με τον εσωτερικό έλεγχο. Θα πρέπει επίσης να λαμβάνονται αποφάσεις στην αρχή της θητείας όσον αφορά τις ρυθμίσεις καθορισμού προθεσμιών και διαβίβασης απαντήσεων. Για λόγους απλούστευσης και ανάληψης ευθύνης, υποδεικνύεται οι συνήθεις απαντήσεις, δηλ. εκείνες που αφορούν τη γνωστή και πάγια θέση της Γενικής Διεύθυνσης, να αποστέλλονται απευθείας από τον Προϊστάμενο Μονάδας (ή τον Διευθυντή) στο μέλος του Γραφείου Επιτρόπου που χειρίζεται το θέμα με κοινοποίηση για λόγους εθιμοτυπίας στον κεντρικό υπεύθυνο επικοινωνίας. Οι απαντήσεις που συνεπάγονται τον καθορισμό νέας θέσης ή την τροποποίηση της παλαιότερης θέσης και εκείνες που αφορούν θέματα που κρίνονται ευαίσθητα πρέπει να αποστέλλονται από τον Γενικό Διευθυντή στον Επίτροπο (ή, κατά περίπτωση, στον Διευθυντή Γραφείου Επιτρόπου).

- Θα γίνονται επίσης ρυθμίσεις για τον επιμερισμό μεταξύ του Γραφείου Επιτρόπου και των Υπηρεσιών της ευθύνης για:

- τον χειρισμό της αλληλογραφίας του Επιτρόπου.

- την κατάρτιση φακέλων ή ενημερωτικών σημειωμάτων και την προετοιμασία ομιλιών.

- τη διεκπεραίωση αιτημάτων για φακέλους ή ομιλίες εκ μέρους άλλων Επιτρόπων.

- την εκπροσώπηση του Επιτρόπου και την προετοιμασία ταξιδιών.

- την παρακολούθηση των αποφάσεων που λαμβάνονται στις τακτικές συναντήσεις που περιγράφονται παραπάνω, ιδίως των αποφάσεων που αφορούν ελέγχους.

Για να διασφαλισθεί η οργανωτική δομή καθώς και οι δίαυλοι πληροφόρησης και συντονισμού που έχουν καθοριστεί, τα αιτήματα που αποστέλλονται από ένα Γραφείο Επιτρόπου σε μια υπηρεσία, για την οποία το πρώτο δεν είναι υπεύθυνο, πρέπει κατ' αρχή να διέρχονται από το Γραφείου του αρμοδίου Επιτρόπου. Ομοίως, οι υπηρεσίες θα απέχουν, κατά κανόνα, από τις άμεσες επαφές με άλλα Γραφεία Επιτρόπων. όταν το πράττουν, θα ενημερώνουν το Γραφείο Επιτρόπου στο οποίο υπάγονται για τις εν λόγω επαφές.

8.1.3. Ειδικές περιπτώσεις ανάληψης νέων πρωτοβουλιών και χειρισμού ευαίσθητων πληροφοριών, για τις οποίες ο Επίτροπος ή/και το Σώμα των Επιτρόπων θα μπορούσαν να θεωρηθούν υπεύθυνοι

Πριν αναλάβει οποιαδήποτε νέα πρωτοβουλία, εκτός επί θεμάτων καθαρά συνήθους διαχείρισης, ο Γενικός Διευθυντής πρέπει πρώτα να εξασφαλίζει τη συμφωνία του Επιτρόπου, ιδίως εάν προκαλεί την έναρξη διυπηρεσιακών διαβουλεύσεων. Επί θεμάτων μείζονος σημασίας μπορούν/πρέπει να πραγματοποιούνται κοινές συναντήσεις των Γενικών Διευθυντών και των Διευθυντών Γραφείου Επιτρόπου.

Όπως αναφέρθηκε στο ανωτέρω σημείο 3, οι υπηρεσίες απαιτείται να ενημερώνουν τον Επίτροπο για οποιαδήποτε ευαίσθητη πληροφορία, η οποία θα μπορούσε να θέσει θέμα ευθύνης του ή ευθύνης του Σώματος των Επιτρόπων. Η πληροφορία διαβιβάζεται μέσω τυπικής διαδικασίας παραπομπής, η οποία χαρακτηρίζεται από τα εξής:

- έγγραφη πληροφόρηση, η οποία οδηγεί στην τυπική και ταχεία αντίδραση του Επιτρόπου με τη μορφή που αυτός θεωρεί καταλληλότερη (προσωπική συνέντευξη, αίτημα για παροχή περαιτέρω πληροφοριών κλπ.).

- βάσει περαιτέρω συζητήσεων ή πληροφοριών, σύνταξη τεκμηριωμένου σχεδίου δράσης, η υλοποίηση του οποίου αποτελεί αντικείμενο ειδικών διατάξεων παρακολούθησης που συμφωνούνται μεταξύ των Υπηρεσιών και του Επιτρόπου.

Κατά την ανάληψη των καθηκόντων του, ο Επίτροπος πρέπει να ενημερώνεται για σοβαρές καταστάσεις που είχαν προκύψει παλαιότερα και οι οποίες ακόμη δεν έχουν πλήρως τακτοποιηθεί. Οι πληροφορίες σχετικά με οποιαδήποτε νέα κατάσταση του είδους αυτού, η οποία ανακύπτει στη διάρκεια της θητείας του, πρέπει να παρέχονται αμέσως.

8.2. Διαχείριση των πόρων

8.2.1. Διαχείριση των δημοσιονομικών πόρων

Κατά την ανάληψη των καθηκόντων του, ο Επίτροπος ενημερώνεται από τις υπηρεσίες για το εύρος, τις αντίστοιχες αρμοδιότητες, τα προβλήματα και τους κινδύνους που συνδέονται με τη δημοσιονομική διαχείριση στην Γενική Διεύθυνση ή Υπηρεσία. Η πληροφόρηση πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερή περιγραφή των δημοσιονομικών κυκλωμάτων που υπάρχουν στην Γενική Διεύθυνση ή Υπηρεσία, συμπεριλαμβανομένων των ρυθμίσεων για τον εσωτερικό έλεγχο. Ο Επίτροπος ενημερώνεται επίσης για τις πλέον πρόσφατες εκθέσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, τις κοινοβουλευτικές συζητήσεις που αφορούν την απαλλαγή από την ευθύνη, τις προηγούμενες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, τις τυχόν παρατηρήσεις της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (IAS) ή της Κεντρικής Οικονομικής Υπηρεσίας (CFS), τις έρευνες της OLAF που έχουν περατωθεί ή εκκρεμούν ακόμη [21], τις εκθέσεις εσωτερικού ελέγχου και την πρόοδο που έχει σημειωθεί στην υλοποίηση των μέτρων ή σχεδίων δράσης που έχουν εγκριθεί για οποιοδήποτε από τα θέματα αυτά. Ο Επίτροπος μπορεί, όταν χρειάζεται, να ζητήσει από την Επιτροπή να αναθέσει στην IAS να διενεργήσει άμεσο έλεγχο σε μία πτυχή της δημοσιονομικής διαχείρισης της Γενικής Διεύθυνσης.

[21] Εκτός εάν η OLAF το έχει απαγορεύσει ρητά.

Στη διάρκεια της θητείας του, οι υπηρεσίες πρέπει να αποστέλλουν στον Επίτροπο προς έγκριση τα κυριότερα έγγραφα που σχετίζονται με τον κύκλο στρατηγικού προγραμματισμού [22].

[22] Βλέπε ανωτέρω σημείο 3.1. Αυτό αφορά, ιδίως, τις συνεισφορές για την απόφαση APS (ετήσια στρατηγική πολιτικής), για το προσχέδιο προϋπολογισμού, για το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας, καθώς και έγγραφα που συνδέονται με τις ανωτέρω συνεισφορές, όπως τον σχεδιασμό του προϋπολογισμού (αναλήψεις υποχρεώσεων/πληρωμές) και τις (προ)νομοθετικές προτάσεις που υποβάλλονται προς έγκριση στην Επιτροπή.

Επιπλέον, ο Επίτροπος ενημερώνεται τακτικά και προσηκόντως για:

- κάθε πρόταση για αλλαγές στα δημοσιονομικά κυκλώματα και συστήματα ελέγχου. σε περίπτωση διαφωνίας, οι αλλαγές αυτές περιλαμβάνονται σε πρόταση που υποβάλλεται στην Επιτροπή για τη λήψη απόφασης.

- όλες τις ελεγκτικές εργασίες (και τη συναφή εκτίμηση επικινδυνότητας) που έχουν εκτελεσθεί από τα διάφορα ελεγκτικά όργανα (και ιδίως το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου, την IAS, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, τη Γενική Διεύθυνση ή Υπηρεσία στο πλαίσιο εκ των υστέρων ελέγχων και την OLAF). Συνάντηση για την πληροφόρηση αυτή πραγματοποιείται τουλάχιστον ανά εξάμηνο μεταξύ του Επιτρόπου και του Γενικού Διευθυντή, ο οποίος αναφέρεται στις εν λόγω συναντήσεις στην έκθεση δραστηριοτήτων.

Με την επιφύλαξη της διαδικασίας που προβλέπεται στο ανωτέρω σημείο 4.1.3, οι υπηρεσίες ενημερώνουν επίσης τον Επίτροπο για σχόλια συναφή με τον τομέα του που έγιναν από Μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, ιδίως σε γραπτές ή προφορικές ερωτήσεις, καθώς και για ισχυρισμούς για παρατυπία ή απάτη που περιήλθαν σε γνώση του Γενικού Διευθυντή.

Σκοπός του διαλόγου αυτού είναι να ενημερώνεται ο Επίτροπος πριν από τη σύνταξη της έκθεσης δραστηριοτήτων για τυχόν διευκρινίσεις (σχόλια ή/και επιφυλάξεις), τα οποία θα μπορούσαν να προστεθούν στις δηλώσεις. Το σχέδιο δράσης που προτείνει ο Γενικός Διευθυντής πρέπει να περιλαμβάνεται σε έγγραφο και να υπόκειται σε ειδική διαδικασία παρακολούθησης.

Όσον αφορά τον προϋπολογισμό για διοικητικές πιστώσεις, πρέπει να υπάρχει αυστηρή οριοθέτηση μεταξύ της Γενικής Διεύθυνσης και του Γραφείου Επιτρόπου ως προς τη διαχείριση των πιστώσεών του, για κονδύλια όπως δαπάνες αποστολής, έξοδα παραστάσεως κλπ.

8.2.2. Διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων

Η κατευθυντήρια αρχή πρέπει να είναι η πλήρης εφαρμογή των γενικών κανόνων που έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή στο πλαίσιο της διοικητικής μεταρρύθμισης.

Για το προσωπικό που δεν καταλαμβάνει θέσεις στελεχών, οι διορισμοί πρέπει να είναι αρμοδιότητα του Γενικού Διευθυντή, ο οποίος ενεργεί σε συνεργασία με την Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης όσον αφορά τα επίσημα κείμενα.

Για τους διορισμούς Προϊσταμένων Μονάδας και Συμβούλων, ο Γενικός Διευθυντής διεξάγει τη διαδικασία επιλογής και επιλέγει τον καταλληλότερο υποψήφιο σύμφωνα με τις ειδικές διαδικασίες που έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή [23]. Ενημερώνει τον Επίτροπο για την επιλογή του, πριν από την τυπική έκδοση της απόφασης σύμφωνα με τους κανόνες της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής.

[23] SEC(2000)2305/5

Οι διορισμοί σε θέσεις Α1 και Α2 γίνονται σύμφωνα με τις ειδικές διαδικασίες που έχουν εγκριθεί από την Επιτροπή [24].

[24] SEC(1999)1485 & SEC(2000)2305/5

Οι ανακοινώσεις για την ύπαρξη κενών θέσεων στελεχών (A1, A2, Προϊστάμενοι Διοικητικής Μονάδας) πρέπει να δημοσιεύονται το πολύ εντός τριών μηνών από τη στιγμή που κενώνεται η θέση.

8.3. Παραπομπή στον Πρόεδρο

Εάν ο Επίτροπος και ο Γενικός Διευθυντής διαφωνούν σχετικά με την εφαρμογή του παρόντος κώδικα ή ερμηνεύουν διαφορετικά το περιεχόμενό του, μπορούν να παραπέμψουν το θέμα στον Πρόεδρο.

Annex 5

Summary of internal control provisions as developed since March 2000, including measures taken in the wake of the Eurostat crisis

The March 2000 White Paper set out an internal control architecture that provides a continuous assessment of internal control in the Commission in order to take remedial action when necessary. The prime vehicle for this process is the Annual Synthesis Report, which summarises the contents of Annual Activity Reports of Directors General and Heads of Service. In addition, changes to the internal control framework are made based on recommendations by the Court of Auditors and the European Parliament. As a result, while the general internal control framework set out in March 2000 has remained stable, the roles of its principal actors and, above all, the information flow between them has evolved over time. It is therefore necessary and useful to consolidate the main decisions that constitute amendments to the White Paper in one place, including the measures proposed in the wake of the Eurostat crisis in the present Progress Report.

This annex serves this specific purpose.It is based on a recommendation made by the Court of Auditors in its Annual Report for Financial Year 2002, which is also reflected in requests made by Members of Parliament in the course of the discharge procedure. [25] Significant changes to the original functions, mandates and procedures set out in the March 2000 White Paper are indicated in italics. The first two sections provide an overview of actors and procedures related to financial management and internal audit, respectively. Section 3 summarises changes to the framework of budgetary execution and initiatives to protect the Community's financial interest. The relevant actions of the March 2000 White Paper Action Plan are referred to in the margin.

[25] THE COURT OF AUDITORS SPECIFICALLY MENTIONS THAT "NEW ACTIONS WERE INTRODUCED WHEN THE REFORM OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM WAS PUT INTO EFFECT...UNDER THESE CIRCUMSTANCES IT WOULD BE MUCH EASIER TO STUDY THE PROGRESS OF THE REFORM IF ALL THE ACTION PLANS AND UPDATES OF THE WHITE PAPER ACTIONS COULD BE CONSOLIDATED WITHIN A SINGLE DOCUMENT..."ANNUAL REPORT CONCERNING THE FINANCIAL YEAR 2002. SECTION 1.108. THIS REASONING IS CONFIRMED IN THE ANALYSIS OF THE COURT'S COMMENTS IN THE WORKING DOCUMENT ABOUT THE REFORM OF THE COMMISSION BY G.DELL'ALBA, MEMBER OF THE EUROPEAN PARLIAMENT (PE 338.173).

9. FINANCIAL MANAGEMENT

9.1. Authorising Officer and Authorising Officers by Delegation and Subdelegation

9.1.1. Definition and codification of the function

The new Financial Regulation reflects the principles set out in the White Paper. While the Institution (i.e. the College) has the function of Authorising Officer, it delegates financial management and control to Authorising Officers by Delegation (i.e., Directors General and Heads of Service). Delegated Authorising Officers are responsible for financial management in their services, including functions that had previously been fulfilled at central level, such as, for instance, the centralised ex-ante visa performed by the Financi