2.2. Συστήματα διαχείρισης και ελέγχου

2.2.1. Πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους που έχουν εντοπιστεί και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για τον μετριασμό τους

Έχουν εντοπιστεί οι ακόλουθοι κίνδυνοι:

— πίεση στους επιχειρησιακούς πόρους λόγω της αύξησης των ροών δεδομένων και του διαρκώς εξελισσόμενου τοπίου εγκληματικών δραστηριοτήτων

— πολλαπλασιασμός των καθηκόντων και των αιτημάτων τόσο για τον eu-LISA όσο και για την Ευρωπόλ

— έλλειψη επαρκών χρηματοοικονομικών και ανθρώπινων πόρων για την κάλυψη των επιχειρησιακών αναγκών

— έλλειψη πόρων ΤΠΕ, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις στις αναγκαίες εξελίξεις και επικαιροποιήσεις του κεντρικού συστήματος

— κίνδυνοι που συνδέονται με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Ευρωπόλ και την ανάγκη τακτικής αξιολόγησης και προσαρμογής των διαδικαστικών και τεχνικών εγγυήσεων προκειμένου να διασφαλίζεται η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και των θεμελιωδών δικαιωμάτων

— εξαρτήσεις μεταξύ των προετοιμασιών που πρέπει να γίνουν από τον eu-LISA όσον αφορά τον δρομολογητή και των προετοιμασιών που πρέπει να γίνουν από τα κράτη μέλη και την Ευρωπόλ όσον αφορά τη δημιουργία τεχνικής διεπαφής για τη διαβίβαση δεδομένων μέσω του δρομολογητή

Οι κίνδυνοι αυτοί μπορούν να μετριαστούν με την εφαρμογή τεχνικών διαχείρισης έργου, όπως, μεταξύ άλλων, ο σχεδιασμός μέτρων έκτακτης ανάγκης στο πλαίσιο έργων ανάπτυξης και η πρόβλεψη επαρκούς προσωπικού που να μπορεί να ανταποκρίνεται στις περιόδους αιχμής όσον αφορά τον φόρτο εργασίας. Πράγματι, η εκτίμηση της προσπάθειας που πρόκειται να απαιτηθεί γίνεται συνήθως με την υπόθεση ότι ο φόρτος εργασίας είναι χρονικά ισοκατανεμημένος, ενώ στην πράξη ο φόρτος εργασίας στο πλαίσιο ενός έργου παρουσιάζει διακυμάνσεις που απορροφώνται μέσω της διάθεσης περισσότερων πόρων.

Υπάρχουν διάφοροι κίνδυνοι που σχετίζονται με τη χρήση εξωτερικού αναδόχου για το έργο της ανάπτυξης, και ειδικότερα:

1. ο κίνδυνος να μη διαθέσει ο ανάδοχος επαρκείς πόρους στο έργο ή να σχεδιάσει και να αναπτύξει ένα σύστημα που δεν είναι τελευταίας τεχνολογίας·

2. ο κίνδυνος να μην τηρηθούν πλήρως οι διοικητικές τεχνικές και μέθοδοι για τα έργα ΤΠ, προκειμένου ο ανάδοχος να μειώσει το κόστος·

3. ο κίνδυνος να αντιμετωπίσει ο ανάδοχος οικονομικές δυσκολίες για λόγους που δεν σχετίζονται με το έργο.

Οι κίνδυνοι αυτοί μετριάζονται με την ανάθεση συμβάσεων στη βάση αυστηρών κριτηρίων ποιότητας, με τον έλεγχο των συστάσεων των αναδόχων και τη διατήρηση στενής σχέσης με αυτούς. Τέλος, ως έσχατη λύση, μπορούν να συμπεριληφθούν και να εφαρμόζονται, όπου αυτό απαιτείται, αυστηρές ποινικές ρήτρες και ρήτρες καταγγελίας.

Η Ευρωπόλ εφαρμόζει ειδικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, το οποίο βασίζεται στο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και στο αρχικό ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Το ενιαίο έγγραφο προγραμματισμού πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, ενώ η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, μεταξύ άλλων, όσον αφορά την αξιολόγηση επικινδυνότητας. Η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του 2019 αναφέρει ότι, με βάση την ανάλυση των συνιστωσών και των αρχών εσωτερικού ελέγχου που έχουν αποτελέσει αντικείμενο παρακολούθησης κατά τη διάρκεια του 2019, με τη χρήση τόσο ποσοτικών όσο και ποιοτικών στοιχείων, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπόλ αξιολογείται ότι εφαρμόζεται και λειτουργεί με ολοκληρωμένο τρόπο στο σύνολο του οργανισμού.

Για τον προϋπολογισμό που εκτελεί ο eu-LISA, απαιτείται ένα ειδικό πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου με βάση το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Το ενιαίο έγγραφο προγραμματισμού πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, ενώ η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, μεταξύ άλλων, όσον αφορά την εκτίμηση των κινδύνων. Στην ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του 2019 αναφέρεται ότι η διοίκηση του οργανισμού έχει την εύλογη βεβαιότητα ότι διενεργούνται κατάλληλοι εσωτερικοί έλεγχοι, καθώς και ότι διενεργούνται όπως προβλέπεται. Καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, οι σοβαροί κίνδυνοι εντοπίστηκαν και αντιμετωπίστηκαν δεόντως. Η βεβαιότητα αυτή ενισχύεται περαιτέρω από τα αποτελέσματα των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων που διενεργήθηκαν.

Τόσο για την Ευρωπόλ, όσο και για τον eu-LISA, παρέχεται επίσης πρόσθετο επίπεδο εσωτερικής εποπτείας από το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου της Ευρωπόλ, βάσει ετήσιου σχεδίου ελέγχου, λαμβανομένης ιδίως υπόψη της αξιολόγησης των κινδύνων στην Ευρωπόλ. Το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου βοηθά την Ευρωπόλ να επιτύχει τους στόχους της, υιοθετώντας μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση με σκοπό την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών για τη διαχείριση κινδύνων, τον έλεγχο και τη διακυβέρνηση, και εκδίδοντας συστάσεις για τη βελτίωσή τους.