ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ - Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η Υπηρεσία Εξωτερικών Σχέσεων, που αρχικά είχε ιδρυθεί βασικά για να αντιπροσωπεύει την Επιτροπή στις εμπορικές διαπραγματεύσεις και σε ορισμένες βιομηχανικές χώρες, καθώς και για να αναλάβει δράση συνεργασίας στην ανάπτυξη βάσει των συμβάσεων της Γιαουντέ και της Λομέ, πρέπει να αναδιοργανωθεί σε νέες βάσεις για να ανταποκριθεί στις νέες φιλοδοξίες και ικανότητες της Ευρωπαϊκής Ένωσης όσον αφορά τις εξωτερικές σχέσεις. Χρειάζεται να λάβει ιδίως υπόψη το πλαίσιο των κανόνων και μέσων της Κοινής Εξωτερικής Πολιτικής και Πολιτικής Ασφάλειας (ΚΕΠΠΑ) που εισήχθηκαν στη συνθήκη του Άμστερνταμ και στα επόμενα ευρωπαϊκά συμβούλια. Οι μεταβολές και ο εκσυγχρονισμός της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων πρέπει επίσης να εξεταστούν σε συνάρτηση με τη μεταρρύθμιση της εξωτερικής βοήθειας της ΕΚ και στο ευρύτερο πλαίσιο της διαδικασίας μεταρρύθμισης της Επιτροπής.

Αυτές οι αλλαγές περιλαμβάνουν μια σειρά παραγόντων που αναφέρονται παρακάτω:

- το ρόλο των αντιπροσωπειών στο εξωτερικό.

- την ανάπτυξη του δικτύου των αντιπροσωπειών.

1. Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ

Οι αντιπροσωπείες της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων, παρόλο που ιεραρχικά αποτελούν τμήμα της διάρθρωσης της Επιτροπής, στην πράξη εξυπηρετούν τα συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ως συνόλου σε 123 χώρες σε ολόκληρο τον κόσμο και σε 5 κέντρα διεθνών οργανισμών δημοσιεύοντας, εξηγώντας και εφαρμόζοντας την πολιτική της ΕΕ, αναλύοντας τις πολιτικές των χωρών στις οποίες είναι διαπιστευμένες και διεξάγοντας διαπραγματεύσεις σύμφωνα με την εντολή που τους έχει δοθεί. Έτσι :

- Οι αντιπροσωπείες ασκούν τις εξουσίες που τους έχουν ανατεθεί από τη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση στις τρίτες χώρες. Αυτό σημαίνει ότι προωθούν τα συμφέροντα της Ευρώπης που καθορίστηκαν στις κοινές πολιτικές, δηλαδή βασικά την κοινή εμπορική πολιτική, αλλά επίσης και άλλες πολιτικές, ιδίως στους τομείς της γεωργίας, της αλιείας, του περιβάλλοντος και της υγείας καθώς και της ασφάλειας. Σημαίνει επίσης ότι αναλαμβάνει δράσεις στους τομείς της δικαιοσύνης και των εσωτερικών υποθέσεων στους οποίους η Ευρωπαϊκή Κοινότητα δεν έχει αποκλειστικές εξουσίες.

- Οι αντιπροσωπείες παίζουν βασικό ρόλο στην βοήθεια στην ανάπτυξη. Αυτός ο ρόλος θα επεκταθεί σε μεγάλο βαθμό ύστερα από την πολιτική αποκέντρωσης που θα εφαρμοστεί σταδιακά και θα αρχίσει το τρέχον έτος. Όλο και περισσότερο, οι αντιπροσωπείες όχι μόνον θα συμμετέχουν στενά στον προγραμματισμό, αλλά θα διαχειρίζονται επίσης απευθείας τα προγράμματα από την αρχή ως το τέλος, στο πλαίσιο των ρυθμίσεων που θα καθορίζονται στις Βρυξέλλες.

- Παίζουν επίσης όλο και πιο σημαντικό ρόλο στη διεξαγωγή της Κοινής Εξωτερικής Πολιτικής και Πολιτικής Ασφάλειας (ΚΕΠΠΑ), δεδομένου ότι θα πρέπει να εκπονούν τακτικά πολιτικές αναλύσεις, να προβαίνουν σε αξιολογήσεις από κοινού με τις πρεσβείες των κρατών μελών (άρθρο 20 της ΣΕΕ) και να συμβάλουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

- Τέλος, παρέχουν στήριξη και συνδρομή, εφόσον είναι αναγκαίο, στα άλλα θεσμικά όργανα και παράγοντες της ΕΕ, ιδίως :

- στον Ύπατο Εκπρόσωπο/Γενικό Γραμματέα, που μπορεί να στηρίζεται στην υλικοτεχνική υποστήριξή τους όταν βρίσκεται σε αποστολή και στον οποίο οι αντιπροσωπείες θα πρέπει να διαθέτουν αντίγραφα των εκθέσεών τους σχετικά με την πολιτική που εφαρμόζουν.

- στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Για παράδειγμα, οι αντιπροσωπείες συμβάλουν στην οριστική διαμόρφωση των προγραμμάτων επίσκεψης των αντιπροσωπειών και επιτροπών, εφόσον είναι αναγκαίο και, σε συμφωνία με την κεντρική υπηρεσία της Επιτροπής, οι επικεφαλείς των αντιπροσωπειών μπορούν να έρχονται σε επαφή με την επιτροπή εξωτερικών υποθέσεων και άλλες επιτροπές του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου όταν επιστρέφουν στην έδρα τους, για να υποβάλουν εκθέσεις σχετικά με τις πρόσφατες εξελίξεις στη χώρα φιλοξενίας τους και με την εξέλιξη των πολιτικών και προγραμμάτων της ΕΕ.

- στην κυβέρνηση, στις διοικήσεις, στους επιχειρηματικούς κύκλους και στην κοινωνία των πολιτών της χώρας φιλοξενίας, στις οποίες εξασφαλίζουν όλο και πιο σημαντική πληροφόρηση σε όλους αυτούς του τομείς παρέχοντας υποδομή και ενημερωμένα στοιχεία για την ευρωπαϊκή ολοκλήρωση και τις πολιτικές της ΕΕ.

- στην Προεδρία. Οι επικεφαλείς των αντιπροσωπειών λαμβάνουν τακτικά μέρος στα διαβήματα της τρόικας και βοηθούν την προεδρία με διάφορους τρόπους.

1.2. Στην εκτέλεση αυτών των καθηκόντων, η Υπηρεσία Εξωτερικών Σχέσεων χρειάζεται να υιοθετήσει μια προσέγγιση μεγαλύτερης ασφάλειας και ενεργητικότητας που να ανταποκρίνεται στο ευρύ φάσμα των εξωτερικών σχέσεων της ΕΕ καθώς και στο νέο διάγραμμα και δυναμικό της ΚΕΠΠΑ.

Οι αντιπροσωπείες δεν πρέπει να « ανταγωνίζονται » τις πρεσβείες των κρατών μελών. Οι ρόλοι και οι ευθύνες τους είναι γενικά καλά καθορισμένες, αλλά όχι πάντοτες αντιληπτές. Καθήκον των αντιπροσωπειών, πέραν της εκπροσώπησης των συμφερόντων της Κοινότητας, είναι ο συντονισμός και η συνεργασία με στόχο να προβάλλεται η εικόνα μιας Ένωσης ενεργούς, δημιουργικής και συνδεδεμένης.

Σύμφωνα με το άρθρο 20 της ΣΕΕ [1], οι αντιπροσωπείες και οι διπλωματικές αποστολές των κρατών μελών « συνεργάζονται προκειμένου να εξασφαλίζεται η τήρηση και η εφαρμογή των κοινών θέσεων και των κοινών δράσεων που έχει υιοθετήσει το Συμβούλιο ». Αυτή η αποστολή προχωρεί πέραν της ΚΕΠΠΑ. Το Συμβούλιο, για παράδειγμα, θέσπισε, τον Ιανουάριο κατευθυντήριες γραμμές σε σχέση με την εφαρμογή της εξωτερικής βοήθειας, και ζήτησε στενότερη συνεργασία μεταξύ των πρεσβειών των κρατών μελών και των αντιπροσωπειών της Επιτροπής. Γενικά, οι αντιπροσωπείες πρέπει να παίζουν έναν όλο και περισσότερο ενεργό ρόλο συμβάλλοντας στον συντονισμό των κοινών θέσεων μεταξύ των κρατών μελών, που στη συνέχεια μπορούν να μεταβιβαστούν στις ομάδες εργασίας της Επιτροπής και του Συμβουλίου για να διευκολύνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

[1] Άρθρο 20 : Οι διπλωματικές και προξενικές αποστολές των κρατών μελών και οι αντιπροσωπείες της Επιτροπής σε τρίτες χώρες και σε διεθνείς διασκέψεις, καθώς και οι αντιπροσωπείες τους σε διεθνείς οργανισμούς, συνεργάζονται προκειμένου να εξασφαλίζεται η τήρηση και η εφαρμογή των κοινών θέσεων και των κοινών δράσεων που έχει υιοθετήσει το Συμβούλιο.

Σ'αυτό το πλαίσιο, οι διπλωμάτες των κρατών μελών και άλλοι εμπειρογνώμονες που εργάζονται στις αντιπροσωπείες ως αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες μπορεί να αποδειχθούν ιδιαίτερα χρήσιμοι χάρη στη σημαντική εμπειρία που έχουν αποκτήσει στο εξωτερικό. Πρόκειται για έναν πόρο που η Επιτροπή προτίθεται να αναπτύξει ακόμη περισσότερο.

1.3. Για να δοθεί η δυνατότητα στις αντιπροσωπείες να εκτελέσουν αυτά τα καθήκοντα όπως πρέπει, είναι σκόπιμο να ληφθούν υπόψη τα εξής :

- Πρέπει να διοργανωθεί η διαχείριση της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων σε μια δομή όσο το δυνατόν περισσότερο ενοποιημένη και ολοκληρωμένη. Για το σκοπό αυτό, σχεδιάζεται να ενσωματωθεί όλο το προσωπικό των αντιπροσωπειών διοικητικά στην ΓΔ RELEX στο προσεχές μέλλον, με εξαίρεση ορισμένο εξειδικευμένο προσωπικό που θα αποσπαστεί από άλλες ΓΔ, ή από κράτη μέλη ή άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ.

- Ο σχεδιασμός των σταδιοδρομιών πρέπει να γίνει με περισσότερο επαγγελματισμό, για να ενθαρρυνθεί ιδίως η κινητικότητα μεταξύ της κεντρικής υπηρεσίας και των αντιπροσωπειών καθώς και μεταξύ των διαφόρων μερών του κόσμου. Θα ζητείται από τους υποψηφίους για την κάλυψη πολλών θέσεων διαχείρισης στην ΓΔ RELEX και σε άλλα μέρη της οικογένειας RELEX να έχουν πείρα σε αντιπροσωπεία στο εξωτερικό. Για ορισμένες θέσεις, αυτή η πείρα θα μπορεί ακόμη και να αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση. Για να επιτευχθεί αυτό, είναι σημαντικό εκείνοι που υπηρετούν στις αντιπροσωπείες να μην θεωρούνται ως προσωρινά ευρισκόμενοι "εκτός συστήματος", με δυνατότητα μιας μελλοντικής "επανένταξης".

- Υπηρετώντας την Επιτροπή, οι αντιπροσωπείες εξυπηρετούν το όργανο στην ολότητά του και όχι απλώς την οικογένεια Relex. H συνεισφορά που μπορούν να προσφέρουν οι αντιπροσωπείες στη γενική προσπάθεια της Επιτροπής πρέπει να είναι περισσότερο φιλόδοξη. Η προστασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η χρησιμοποίηση άλλων νέων τεχνολογιών θα πρέπει να επιτρέψουν στις αντιπροσωπείες να εμπλακούν ακόμη περισσότερο ενεργά στη διαδικασία λήψης αποφάσεων συμμετέχοντας στις ομάδες εργασίας και στην εκπόνηση εκθέσεων πολιτικής. Είναι σκόπιμο, ιδίως, να εξασφαλιστεί μεγαλύτερη συνοχή στην εξωτερική πολιτική μας, ωστόσο αυτός ο στόχος είναι παθητικός. Πραγματικός στόχος είναι να προκύψει μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία από το δίκτυο των αντιπροσωπειών μας. Πρέπει οι αντιπροσωπείες να αποκτήσουν κατάλληλους πόρους ελλείψει των οποίων θα πρέπει να επανεξετάσουμε τις προτεραιότητές μας. Εννοείται ότι οι παρατηρήσεις που περιλαμβάνονται στο Λευκό Βιβλίο για τη μεταρρύθμιση του Μαρτίου του 2000 και αποβλέπουν στην προσαρμογή των πόρων στα καθήκοντα εφαρμόζονται επίσης και στις αντιπροσωπείες.

- Πρέπει να δρομολογήσουμε μια πολιτική επιμόρφωσης για όλο το προσωπικό που εργάζεται ή που πρόκειται να εργαστεί στο εξωτερικό ενισχύοντας τις ικανότητές του όσον αφορά τη διαχείριση και προετοιμάζοντάς το για ειδικά καθήκοντα εξωτερικής αντιπροσώπευσης. Θα πρέπει ιδίως να εξασφαλιστεί μια γλωσσική επιμόρφωση περισσότερο εξειδικευμένου χαρακτήρα. Η Επιτροπή προτίθεται να λάβει σχετικά μέτρα το Φθινόπωρο, που θα καλύπτουν, μεταξύ άλλων, και την επιμόρφωση.

Αυτά τα θέματα και άλλες πλευρές της διαχείρισης της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων αποτελέσουν το αντικείμενο, αργότερα εντός του έτους, ξεχωριστού εγγράφου που θα εκπονηθεί ευθυγραμμιζόμενο με τις γενικές προτάσεις μεταρρύθμισης της διαχείρισης στην Επιτροπή και ύστερα από κατάλληλη διαβούλευση. Θα δοθεί επίσης ιδιαίτερη προσοχή στις ειδικές ανάγκες και ανησυχίες των άλλων θεσμικών οργάνων και παραγόντων που χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες των αντιπροσωπειών.

1.4 Ιδιαίτερα όσον αφορά την επιμόρφωση, η Επιτροπή έχει ήδη αναπτύξει ένα σημαντικό πρόγραμμα για την Υπηρεσία Εξωτερικών Σχέσεων (πρβλ. SEC(97)605 της 8ης Απριλίου 1997 και COM(1999)180 της 21ης Απριλίου 1999)

Αυτή η επιμόρφωση καλύπτει την απόκτηση νέων γνώσεων (κοινοτικές πολιτικές, σχέσεις με ορισμένα μέρη του κόσμου) και νέων ικανοτήτων (διαχείριση του κύκλου των προγραμμάτων, τεχνικές διαπραγμάτευσης, διαχείριση ομάδας, κατάρτιση στα μέσα μαζικής ενημέρωσης).

Διοργανώνεται μια επιμόρφωση πριν από την ανάληψη καθηκόντων για να προετοιμάσει τους μόνιμους υπαλλήλους για τη ζωή και την εργασία στην αντιπροσωπεία. Αυτή η κατάρτιση περιλαμβάνει επίσης ειδικές ενότητες για τους αναπληρωτές βοηθούς διοικήσεως, τις γραμματείς και τις συζύγους/συντρόφους των μόνιμων υπαλλήλων.

Πρόσφατα διοργανώθηκε ειδική επιμόρφωση, στα οικονομικά, σε περιφερειακή βάση, για τους αναπληρωτές βοηθούς διοικήσεως.

Προβλέπεται πρόγραμμα επιμόρφωσης ad hoc για τους μόνιμους υπαλλήλους και το εξωτερικό προσωπικό που προσλαμβάνεται από την Υπηρεσία Εξωτερικών Σχέσεων στο πλαίσιο της αποκέντρωσης.

Είναι απαραίτητο να καθοριστεί μια πολιτική επιμόρφωσης πέραν αυτής που ήδη υπάρχει. Η διεύθυνση της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων θα πρέπει να προετοιμάσει, ως το τέλος του έτους, σε συνεργασία με τις γενικές διευθύνσεις της οικογένειας Relex, σχέδιο που να καθορίζει τους στόχους, τις μεθόδους και τα μέσα της εν λόγω πολιτικής. Το εν λόγω σχέδιο θα υποβληθεί για έγκριση στη διοικούσα επιτροπή της Υπηρεσίας Εξωτερικών Σχέσεων.

Θα πρέπει να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα εξής στοιχεία :

- Περιεχόμενο της κατάρτισης (ιδίως γλώσσες, διοικητική και οικονομική διαχείριση, συνεργασία στην ανάπτυξη, εμπορική πολιτική ιδίως σε σχέση με τον Παγκόσμιο Οργανισμό Εμπορίου).

- Εφαρμογή (τα αντίστοιχα τμήματα των υπηρεσιών της Επιτροπής και των εξωτερικών οργανισμών).

- Εκτίμηση του επιπέδου επιμόρφωσης που αποκτάται πριν από την αναχώρηση για την αντιπροσωπεία.

2. Η εφαρμογη τησ αποκεντρωσησ [2]

[2] Αυτό το κεφάλαιο δεν αφορά την εφαρμογή της ανθρωπιστικής βοήθειας.

2.1. Ιστορικό

Η αποκέντρωση των καθηκόντων και η ανάθεση ευθυνών όσον αφορά τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας στις αντιπροσωπείες αποτελεί μια από τις βασικές συνιστώσες της μεταρρύθμισης που αποφασίστηκε στις 16 Μαΐου 2000. Η κατευθυντήρια αρχή που υιοθετήθηκε για το σκοπό αυτό είναι ότι « οτιδήποτε μπορεί να τύχει καλύτερης διαχείρισης και να αποφασιστεί επιτόπου, κοντά σε όσα συμβαίνουν, δεν θα πρέπει να τυγχάνει διαχείρισης ή να αποφασίζεται στις Βρυξέλλες ».

Η Επιτροπή έχει αναλάβει τη δέσμευση να αποκεντρώσει τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας και να πραγματοποιήσει τη σχετική μεταφορά των ευθυνών σε όλες τις αντιπροσωπείες που διαχειρίζονται βοήθεια έως το τέλος του 2003 σύμφωνα με το εξής χρονοδιάγραμμα: 22 αντιπροσωπείες το 2001, 32 το 2002 και οι υπόλοιπες 32 το 2003. Ορισμένες δραστηριότητες όπως τα περιφερειακά και άλλα οριζόντια προγράμματα θα αποκεντρωθούν μόνον έπειτα από την αναδιάρθρωσή τους, και από την καθιέρωση αποτελεσματικών συστημάτων διαχείρισης. Πρόθεσή μας είναι να επιτευχθεί αυτό το αργότερο έως το τέλος του 2004.

Για να εφαρμοστεί η πρώτη φάση αυτής της άσκησης των καθηκόντων, η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή χορήγησε επιπρόσθετους πόρους για να καλύψει 40 επιπλέον οργανικές θέσεις το 2001 και για να εκσυγχρονίσει τις υποδομές των τηλεπικοινωνιών και των ηλεκτρονικών υπολογιστών στις αντιπροσωπείες. Εξάλλου, δέχτηκε οι μη περιλαμβανόμενοι στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης ανθρώπινοι πόροι των αντιπροσωπειών να χρηματοδοτούνται από τα επιχειρησιακά κονδύλια του προϋπολογισμού των διαφόρων προγραμμάτων.

2.2. Πρώτη φάση της αποκέντρωσης : έκθεση προόδου

Δημιουργήθηκε "ομάδα εργασίας για την αποκέντρωση" υπό την εποπτεία της μόνιμης διϋπηρεσιακής ομάδας (ΜΔΟ) [3] για να συντονίζει την εφαρμογή των πτυχών που συνδέονται με την αποκέντρωση όσον αφορά τη μεταρρύθμιση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας. Μεταξύ Οκτωβρίου και Δεκεμβρίου 2000, οι εργασίες της εν λόγω ομάδας επικεντρώθηκαν σε 3 τομείς:

[3] Η ΜΔΟ είναι μόνιμη διϋπηρεσιακή ομάδα που επιβλέπει την εφαρμογή της μεταρρύθμισης όσον αφορά την εφαρμογή της εξωτερικής βοήθειας.

* τον καθορισμό των γενικών αρχών που θα πρέπει να διέπουν τη διαδικασία της αποκέντρωσης για όλες τις περιοχές και όλα τα προγράμματα.

* την καταγραφή των ρυθμιστικών, οικονομικών, τεχνικών και διοικητικών εμποδίων στην αποκέντρωση και την αναζήτηση λύσεων γι'αυτά τα προβλήματα.

* την εφαρμογή συγκεκριμένων πρωτοβουλιών που έπρεπε να αρχίσουν πριν από το τέλος του 2000 ώστε να μη διακυβευθεί η έγκαιρη εφαρμογή της πρώτης φάσης της αποκέντρωσης (π.χ. αίτηση για δορυφορικές συνδέσεις για τις 23 αντιπροσωπείες όπου θα εφαρμοστεί η αποκέντρωση το 2001).

Με τη δημιουργία του γραφείου συνεργασίας EuropeAid τον Ιανουάριο του 2001 τέθηκε σε εφαρμογή ένα σχέδιο λεπτομερούς εργασίας, ανά περιοχή και ανά αντιπροσωπεία. Πρόκειται βασικά για :

* τη δημιουργία ενός δικτύου αποκέντρωσης εντός της EuropeAid .

* τον καθορισμό, σε διαβούλευση με τις σχετικές αντιπροσωπείες, της έννοιας της λειτουργικής αποκέντρωσης για κάθε μείζον πρόγραμμα.

* τον προσδιορισμό, σε στενή συνεργασία με τις αντιπροσωπείες, των επιπρόσθετων πόρων που χρειάζονται για να τεθεί σε εφαρμογή αυτή η έννοια της αποκέντρωσης.

* την προετοιμασία λεπτομερούς σχεδίου εφαρμογής για καθεμία από τις 22 αντιπροσωπείες [4].

[4] Τη χρηματοδοτική συνεργασία με την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γιουγκοσλαβίας θα διαχειρίζεται ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός Ανασυγκρότησης.

Σε μια δεύτερη φάση, παγιοποιήθηκαν οι συνεισφορές που προετοιμάστηκαν για κάθε πρόγραμμα σε μια εναρμονισμένη λειτουργική έννοια αποκέντρωσης, συγκεντρώνοντας τις λεπτομερείς διαδικασίες που εφαρμόζονται σε κάθε μεμονωμένο πρόγραμμα σε ξεχωριστό παράρτημα. Αυτή η εναρμονισμένη έννοια, που θα εφαρμοστεί σε όλα τα γεωγραφικά προγράμματα, εγκρίθηκε από τους Γενικούς Διευθυντές των ΓΔ RELEX, DEV και EuropeAid στις 21 Μαρτίου 2001.

2.3. Πρώτη φάση της αποκέντρωσης : επόμενα στάδια

Τώρα που συμφωνήθηκε η λειτουργική έννοια καθώς και οι λεπτομερείς ανάγκες σε προσωπικό και οι ανάγκες ενίσχυσης των τηλεπικοινωνιών και του εξοπλισμού για καφενεία από τις 22 αντιπροσωπείες, η αποκέντρωση εισέρχεται πραγματικά στην πρακτική φάση της εφαρμογής της. Σ´αυτό το πλαίσιο τα καθήκοντα με προτεραιότητα για τις υπηρεσίες της Επιτροπής θα είναι τα εξής:

* να παρακολουθούν την έγκαιρη εφαρμογή του σχεδίου δράσης που καθορίστηκε για καθεμία από τις 22 αντιπροσωπείες.

* να διαθέσουν σ´αυτές τις αντιπροσωπείες τις 40 νέες θέσεις που χορήγησε η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή το 2001 για την αποκέντρωση.

* να επιτύχουν απόφαση του Συμβουλίου σχετικά με τη χρησιμοποίηση των τόκων του ΕΤΑ για τη χρηματοδότηση του εξωτερικού προσωπικού των αντιπροσωπειών στις ΑΚΕ.

* να προετοιμάσουν απόφαση χρηματοδότησης για πρόσβαση στους πόρους των επιχειρησιακών γραμμών του προϋπολογισμού για τη χρηματοδότηση του εξωτερικού προσωπικού στις αντιπροσωπείες εκτός των ΑΚΕ.

* να επιλέγουν και να προσλαμβάνουν μόνιμους υπαλλήλους και προσωπικό που δεν περιλαμβάνεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.

* να εξασφαλίσουν επαρκή χώρο στα γραφεία των αντιπροσωπειών ώστε να μπορούν να δεχθούν επιπρόσθετο προσωπικό.

* να εγκαταστήσουν ασφαλές δίκτυο επικοινωνίας μεταξύ της κεντρικής υπηρεσίας και των αντιπροσωπειών.

* να εκπονήσουν νέα εγχειρίδια διαδικασιών - ή να ενημερώσουν τα υπάρχοντα εγχειρίδια.

* να εξασφαλίσουν την έγκαιρη διαθεσιμότητα των αναγκαίων συστημάτων λογιστικής και διαχείρισης τόσο στην κεντρική υπηρεσία όσο και στις αντιπροσωπείες (Sincom II, CRIS και Olas).

* να αναπτύξουν ή να προσαρμόσουν τις ενότητες επιμόρφωσης, και να προετοιμάσουν και εφαρμόσουν ένα πρόγραμμα επιμόρφωσης.

Όταν θα παρασχεθεί η αναγκαία υλικοτεχνική υποστήριξη, θα δρομολογηθεί το λειτουργικό τμήμα της αποκέντρωσης έως το τέλος του έτους.

2.4. Περαιτέρω φάσεις αποκέντρωσης : εξασφάλιση πόρων

Η Επιτροπή προετοίμασε λεπτομερείς εκτιμήσεις των ανθρώπινων πόρων που χρειάζονται για να τεθεί σε εφαρμογή η δεύτερη φάση της αποκέντρωσης (32 αντιπροσωπείες το 2002). Αυτές οι εκτιμήσεις χρησιμοποιήθηκαν για να καθοριστούν και να αιτιολογηθούν τα κεφάλαια που θα ζητηθούν βάσει των γραμμών του ΒΑ στο πλαίσιο του σχεδίου προϋπολογισμού για το 2002.

Το 2002, η Επιτροπή αναμένεται να αναδιατάξει πάνω από 110 οργανικές θέσεις στις αντιπροσωπείες ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των πόρων του προϋπολογισμού που χρειάζονται για να καλυφθούν τα έξοδα της αναδιάταξης του προσωπικού στις αντιπροσωπείες.

Για τις αρχικές φάσεις της αποκέντρωσης, η Επιτροπή αναπτύσσει όσο το δυνατόν περισσότερες νέες οργανικές θέσεις που χορηγούνται από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή απευθείας στις αντιπροσωπείες. Για μια μεταβατική περίοδο θα χρειαστεί να υπάρχει αρκετό προσωπικό στην κεντρική υπηρεσία ώστε να είναι δυνατή η ομαλή μεταφορά των ευθυνών και ένας κατάλληλος βαθμός επίβλεψης των νέων διευθετήσεων. ´Υστερα από αυτή την περίοδο, θα πρέπει, ωστόσο, να είναι δυνατόν να επιτευχθούν οφέλη από την παραγωγικότητα που θα επιτρέψουν την εξοικονόμηση προσωπικού στην κεντρική υπηρεσία. Ωστόσο, η Επιτροπή επιθυμεί να αποφύγει κάθε επικάλυψη ή παράλληλη διάρθρωση που θα μπορούσε να υπονομεύσει την αποτελεσματική λειτουργία των αντιπροσωπειών στις οποίες εφαρμόζεται η αποκέντρωση. Ως εκ τούτου, μεσοπρόθεσμα η αποκέντρωση θα πρέπει να οδηγήσει σε ουσιαστική αναδιάταξη των θέσεων από την κεντρική υπηρεσία προς τις αντιπροσωπείες.

Για την επέκταση της αποκέντρωσης στις υπόλοιπες 32 αντιπροσωπείες το 2003 θα χρειαστεί η αναδιάταξη τουλάχιστον 100 από αυτές τις θέσεις για να ενισχυθούν οι αντιπροσωπείες, στην ίδια μινιμαλιστική βάση με τις δύο πρώτες φάσεις. Αλλά για να εξασφαλιστεί η κατάλληλη ισορροπία μεταξύ του προσωπικού που προβλέπεται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και του έκτακτου προσωπικού στις αντιπροσωπείες και για να καταστούν δυνατές περαιτέρω δραστηριότητες, όπως περιφερειακά και οριζόντια προγράμματα, τα οποία θα αναπτυχθούν πλήρως επιτόπου θα χρειαστεί νέα αναδιάταξη το 2003-2004, που θα περιλαμβάνει έως 150 θέσεις το 2003 και παρόμοιο αριθμό το 2004. Μπορεί επίσης να χρειαστούν επιπρόσθετες οργανικές θέσεις ιδίως στις αντιπροσωπείες στις ΑΚΕ αν αποδειχθεί αδύνατη η εξεύρεση λύσης στο πλαίσιο του ΕΤΑ ώστε να καλυφθούν εγκαίρως το κόστος του έκτακτου προσωπικού και άλλα διοικητικά έξοδα σε παρόμοια βάση με τις γραμμές ΒΑ για τα προγράμματα που καλύπτονται από τον προϋπολογισμό. Αυτές οι επιπρόσθετες θέσεις θα εξαρτηθούν από τη διαθεσιμότητα των πόρων του προϋπολογισμού.

2.5. Συμπερασμα

Η Επιτροπή λαμβάνει σήμερα όλα τα αναγκαία μέτρα για να τεθεί σε εφαρμογή η πρώτη φάση της διαδικασίας αποκέντρωσης σύμφωνα με το γενικό χρονοδιάγραμμα που θεσπίστηκε για το παρόν έτος. Η ΓΔ RELEX και η EuropeAid θα παρακολουθούν, σε ημερήσια βάση, την εφαρμογή του λεπτομερούς προγράμματος δράσης που καθορίστηκε και αποφασίστηκε με κάθε αντιπροσωπεία, ενώ η ομάδα εργασίας για την αποκέντρωση θα εξακολουθήσει να επιθεωρεί τακτικά την πρόοδο στην εφαρμογή της πρώτης φάσης και στην προετοιμασία των μεταγενέστερων φάσεων.

3. Αλλαγεσ στουσ πορουσ των αντιπροσωπειων και στην κατανομη τουσ σε ολοκληρο τον κοσμο

3.1. Το υπάρχον δίκτυο της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων

Η Επιτροπή αντιπροσωπεύεται σε 123 χώρες και διαθέτει επιπλέον πέντε άλλες αντιπροσωπείες σε διεθνείς οργανισμούς.

Το 1998, προέβη σε επανεκτίμηση των πολιτικών προτεραιοτήτων της σχετικά με το άνοιγμα νέων αντιπροσωπειών και γραφείων εκπροσώπευσης [5]. Όσον αφορά το προβλεπόμενο άνοιγμα αντιπροσωπειών, λόγω δυσκολιών στον προϋπολογισμό, άνοιξαν μόνο οι αντιπροσωπείες στην Κροατία και στην πρώην Γιουγκοσλαβική Δημοκρατία της Μακεδονίας. Λόγω της σοβαρότατης κρίσης στα Βαλκάνια που άρχισε το 1998 και της συνεπακόλουθης ανάγκης για μαζική και επείγουσα βοήθεια στην περιοχή χρειάσθηκαν σε μεγάλο βαθμό οι πόροι της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων.

[5] Αντιπροσωπείες στην Κροατία, την πρώην Γιουγκοσλαβική Δημοκρατία της Μακεδονίας, την Μαλαισία, τη Σουηδική Αραβία, την Ελβετία, το Ουζμπεκιστάν. γραφεία εκπροσώπησης στον Ισημερινό, την Παραγουάη και αντιπροσωπεία στην Ταϊβάν.

Στο εξής θα πρέπει να επανεξεταστούν οι προτεραιότητες. Η Επιτροπή, όπως και τα κράτη μέλη, αντιμετωπίζει σοβαρές δυσχέρειες στον προϋπολογισμό της. Οι χρηματοδοτικές προοπτικές του Βερολίνου καθόρισαν ένα ανώτατο όριο για τις γενικές διοικητικές δαπάνες με συνέπεια να αναγκάζεται η υπηρεσία εξωτερικών σχέσεων να ανταγωνιστεί με άλλες υπηρεσίες για τη χορήγηση περιορισμένων διοικητικών πόρων. Οι πρόσφατες δυσμενείς διακυμάνσεις των συναλλαγματικών ισοτιμιών επιδείνωσαν ακόμη περισσότερο την κατάσταση επειδή ένα μεγάλο τμήμα των δαπανών λειτουργίας γίνεται σε άλλα νομίσματα (USD και συνδεδεμένα νομίσματα, Yen). H εφαρμογή της αποκέντρωσης των αρμοδιοτήτων διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας στις αντιπροσωπείες δημιουργεί την ανάγκη για περαιτέρω ενίσχυση αυτών των τελευταίων με αναδιάταξη θέσεων από την κεντρική υπηρεσία προς τις αντιπροσωπείες. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το κόστος ενός μόνιμου υπαλλήλου που υπηρετεί σε τρίτη χώρα είναι σχεδόν το διπλάσιο από αυτό ενός υπαλλήλου που υπηρετεί στην κεντρική υπηρεσία.

Όταν αποφάσισε πού πρόκειται να ανοίξει και να κλείσει αντιπροσωπείες και γραφεία εκπροσώπησης, η Επιτροπή έλαβε υπόψη το φόρτο εργασίας των υφιστάμενων αντιπροσωπειών, καθώς και άλλους παράγοντες όπως η πολιτική και οικονομική σημασία. Λήφθηκε υπόψη μια σειρά κριτηρίων ιδίως ο όγκος της βοήθειας που προορίζεται για μια χώρα ή περιοχή, ο όγκος των δεσμεύσεων που δεν έχουν εκτελεστεί (ετεροχρονισμένα ποσά) το πραγματικό ή προτεινόμενο επίπεδο αποκέντρωσης, η σημασία μιας χώρας όσον αφορά τον όγκο συναλλαγών, αλλά επίσης και ο αριθμός των εμπορικών θεμάτων ή διαφορών οι πολιτικοί δεσμοί με μια χώρα και το πολιτικό βάρος μιας περιφέρειας, καθώς και η επιτόπου παρουσία άλλων διεθνών οργάνων και η συμμετοχή της σχετικής χώρας σ'αυτά.

Η παραπάνω ανάλυση μεταφράζεται με ένα πρόγραμμα τροποποιήσεων που θα γίνει στο δίκτυο των αντιπροσωπειών το οποίο καθορίζεται στις παραγράφους 3.2, 3.3 και 3.4 κατωτέρω. Λαμβανομένων υπόψη των δυσχερειών του προϋπολογισμού που βαρύνουν στη διαχείριση της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων, οι αναγκαίοι πόροι για τα νέα ανοίγματα θα προέλθουν βασικά από το κλείσιμο άλλων αντιπροσωπειών, τη μείωση του μεγέθους ορισμένων αντιπροσωπειών στις οποίες θα τοποθετηθεί μόνον ένας μόνιμος υπάλληλος κάτοικος της χώρας, που θα ασκεί καθήκοντα επιτετραμμένου, ενώ θα διαπιστευθεί ένας μη κάτοικος επικεφαλής της αντιπροσωπείας από γειτονική χώρα, και τις αναδιατάξεις εντός του δικτύου. ´Ετσι η ταχύτητα με την οποία η Επιτροπή θα προβεί στα ανοίγματα θα εξαρτηθεί από το ποσοστό των κλεισιμάτων και των αναδιατάξεων. Ωστόσο, η Επιτροπή ελπίζει ότι θα έχει ολοκληρώσει αυτό το σχέδιο στο τέλος του 2002.

Πέραν του παρόντος προγράμματος, θα χρειασθεί να γίνουν άλλες τροποποιήσεις στο δίκτυο ανάλογα με την εξέλιξη της κατάστασης και τις νέες προτεραιότητες της ΕΕ όσον αφορά τις εξωτερικές σχέσεις. ´Οταν οι σημερινές υποψήφιες χώρες προσχωρήσουν στην ´Ενωση, οι αντιπροσωπείες που βρίσκονται σ´αυτές θα μετατραπούν σε γραφεία αντιπροσώπευσης όπως στα άλλα κράτη μέλη. Για τη συνέχιση της μεταρρύθμισης της εξωτερικής βοήθειας ενδέχεται να χρειασθεί μια τακτικότερη παρουσία σε ορισμένες χώρες οι οποίες διοικούνται σήμερα εξ αποστάσεως. Οι οικονομικές και πολιτικές σχέσεις που αναπτύσσονται όλο και περισσότερο μεταξύ της ΕΕ και των Νέων Ανεξάρτητων Κρατών θα μπορούσαν επίσης να εξασφαλίσουν ευρύτερη διπλωματική κάλυψη της ΕΕ σ´αυτήν την περιοχή. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα, αν οι περιφερειακές συγκρούσεις που εξακολουθούν να υπάρχουν μέχρι σήμερα καταλήξουν σε κάποια ρύθμιση, για τη Μολδαβία, με την οποία η ΕΕ θα συνάψει νέους δεσμούς ύστερα από τη διεύρυνση, και για το Αζερμπαϊτζάν, όπου η ´Ενωση θα μπορούσε να αναπτύξει σημαντικά οικονομικά συμφέροντα.

Η Επιτροπή θα συνεχίσει ως εκ τούτου την ανάλυση των μακροπρόθεσμων αναγκών ανάπτυξης της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων, λαμβάνοντας υπόψη τις επιπτώσεις όσον αφορά τη διάρθρωση, τη διαχείριση και τους πόρους.

3.2. Προτεινόμενα ανοίγματα

Η Επιτροπή επιδιώκει τον γενικό στόχο να εξασφαλίσει μια όσο το δυνατόν περισσότερο παραγωγική χρησιμοποίηση των περιορισμένων πόρων ώστε να εξασφαλιστεί η αντιπροσώπευσή της στις χώρες εκείνες που έχουν μεγαλύτερη σημασία για την ΕΕ. Επιλέγοντας τα ανοίγματα που προτείνει, έχει εξετάσει αναλυτικά τις περιοχές όπου υποαντιπροσωπεύεται από πολιτική άποψη λαμβάνοντας υπόψη τόσο την εμπορική διάσταση όσο και την εφαρμογή της εξωτερικής βοήθειας.

Η αυξανόμενη εμπορική σημασία της Νοτιοανατολικής Ασίας αιτιολογεί το άνοιγμα αντιπροσωπειών στην Μαλαισία (16η προμηθεύτρια χώρα και 31η αγορά εξαγωγής της ΕΕ το 1998) και στη Σιγκαπούρη (15η προμηθεύτρια χώρα και 17η αγορά εξαγωγής της ΕΕ) που είναι οι σημαντικότεροι εμπορικοί εταίροι της ΕΕ.

Επιπλέον, σημαντικές πολιτικές εκτιμήσεις υπαγορεύουν να ανοίξει η Επιτροπή αντιπροσωπεία στη Σαουδική Αραβία (22η προμηθεύτρια χώρα και 16η αγορά εξαγωγής της ΕΕ), η οποία θα πρέπει επίσης να διαπιστευθεί και στις άλλες πέντε χώρες μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας του Κόλπου (ΣΣΚ) [6]. Η Επιτροπή έχει ήδη συνάψει από το 1989 συμφωνία συνεργασία με το ΣΣΚ και προετοιμάζει επί του παρόντος εντολή για την έναρξη διαπραγματεύσεων σχετικά με μια συμφωνία ελευθέρων συναλλαγών. Η Μαλαισία, η Σαουδική Αραβία, τα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα, η Σιγκαπούρη και η Ταϊβάν βρίσκονται στον κατάλογο των 25 μεγαλύτερων αγορών εξαγωγής της ΕΕ και, με εξαίρεση τα ΗΑΕ, περιλαμβάνονται επίσης μεταξύ των 25 πρώτων προμηθευτριών χωρών της ΕΕ. Ο αριθμός των εμπορικών διαφορών που προκύπτουν από τις συναλλαγές μ'αυτές τις χώρες έπαιξε καθοριστικό ρόλο στην απόφαση να ενισχυθεί η κοινοτική παρουσία και στις δύο περιοχές: οι διαφορές αυτές εκτείνονται από το γενικό διμερή διάλογο σχετικά με θέματα του Παγκόσμιου Οργανισμού Εμπορίου (ΠΟΕ), σε θέματα πρόσβασης στις αγορές και στις διαδικασίες αντιντάμπινγκ (μ'ένα σημαντικό αριθμό προσφυγών αυτών των τρίτων χωρών κατά της Κοινότητας και αντιστρόφως).

[6] Μπαχρέιν, Κουβέιτ, Ομάν, Κατάρ και τα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα.

Τέλος, θα εξεταστεί το ενδεχόμενο ανοίγματος γραφείο εμπορικής αντιπροσώπευσης στην Ταϊβάν (7η προμηθεύτρια χώρα και 15η αγορά εξαγωγής της ΕΕ) [7]. Δεδομένου ότι η Ταϊβάν θα προσχωρήσει σύντομα στον ΠΟΕ, η Επιτροπή αναμένεται να παίξει σημαντικό ρόλο στην παρακολούθηση της πρόσβασης στις αγορές, της εφαρμογής των δεσμεύσεων που έχουν αναληφθεί στο πλαίσιο του ΠΟΕ, και άλλων θεμάτων που σχετίζονται με την πολιτική της.

[7] Δώδεκα κράτη μέλη αντιπροσωπεύονται στην Ταϊβάν με ""Γραφεία Εμπορίου και Επενδύσεων" "Γραφεία Εμπορίου και Πολιτισμού" κ.λπ. Θεωρούνται ότι είναι πλήρως συμβατά με την "πολιτική μιας μόνον Κίνας".

Μία τακτική παρουσία στην Κούβα [8]- η οποία είναι ήδη μέλος της ομάδας των ΑΚΕ - θα εξεταστεί επίσης με βάση την εξέλιξη της κατάστασης σ'αυτή τη χώρα και το προσεχές κλείσιμο του γραφείου της ECHO.

[8] Μη μόνιμη παραμονή του επικεφαλής της αντιπροσωπείας στον Άγιο Δομίνικο.

Για λόγους που σχετίζονται με την εφαρμογή της εξωτερικής βοήθειας, συγκεκριμένα την αποκέντρωση, η Επιτροπή προτίθεται να ανοίξει αντιπροσωπείες στην Καμπότζη και στο Λάος (που θα διαπιστευθούν με τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας στην Ταϊλάνδη που δεν έχει μόνιμη παραμονή), στο Νεπάλ (επικεφαλής της αντιπροσωπείας στην Ινδία με μη μόνιμη παραμονή) και στην Παραγουάη (επικεφαλής της αντιπροσωπείας στην Ουρουγουάη με μη μόνιμη παραμονή). Τα προγράμματα βοήθειας για την Καμπότζη και την Παραγουάη είναι σημαντικά ευρύτερα από τα αντίστοιχα προγράμματα για την Ταϊλάνδη και την Ουρουγουάη [9]. Ως εκ τούτου είναι σκόπιμο να μεταφερθεί σ'αυτές τις χώρες η διαχείριση της βοήθειας. Στην περίπτωση της Παραγουάης, το μόνο μέλος της Mercosur όπου δεν αντιπροσωπεύεται η Επιτροπή, η εμπορική συνιστώσα θα πρέπει να αποκτήσει μεγαλύτερη σημασία δεδομένου ότι η Επιτροπή διαπραγματεύεται επί του παρόντος συμφωνία ελευθέρων συναλλαγών με την Mercosur. Τέλος, όσον αφορά την Καμπότζη, το Νεπάλ και την Παραγουάη, το καθαρό κόστος για την Επιτροπή θα μειωθεί, εφόσον ένας υπάλληλος για κάθε χώρα θα μεταφερθεί από την Ταϊλάνδη στην Καμπότζη, από την Ινδία στο Νεπάλ και από την Ουρουγουάη στην Παραγουάη ως επιτετραμμένος στις νέες αντιπροσωπείες.

[9] Για ορισμένα σημαντικά προγράμματα βοήθειας, η Επιτροπή προτείνει να ανοίξουν γραφεία (οι αριθμοί που αναφέρονται ανά χώρα αφορούν αντίστοιχα τον ετήσιο μέσο όρο πληρωμών για το 1999/2000 και τα ετεροχρονισμένα ποσά στις 31/12/00, σε εκατ. EUR): Καμπότζη 27,5 και 67, Λάος 9 και 40, Νεπάλ 30 και 49, και Παραγουάη 5 και 57.

3.3. Περιφερειακή κατανομή και προτεινόμενα κλεισίματα

Η περιφερειακή κατανομή συνίσταται στη συγκέντρωση ενός σημαντικού αριθμού εξειδικευμένων μόνιμων υπαλλήλων σε μια αντιπροσωπεία ώστε να δοθούν σ'αυτή τα κατάλληλα μέσα για να εξυπηρετήσει τις χώρες στις οποίες έχει διαπιστευθεί ο περιφερειακός επικεφαλής της αντιπροσωπείας.

Στο πλαίσιο της περιφερειακής κατανομής που τέθηκε σε εφαρμογή από το 1996, η Επιτροπή μετέτρεψε 13 αντιπροσωπείες σε γραφεία, προσάρτησε τις υποθέσεις της στη Σομαλία στην αντιπροσωπεία της Κένυας και αποφάσισε να κλείσει τα γραφεία της στη Γρενάδα και στο Λάγκος. Με την περαιτέρω μετατροπή των αντιπροσωπειών στο Πράσινο Ακρωτήριο και στο Τόγκο σε γραφεία που εξαρτώνται από άλλες αντιπροσωπείες, 31 από τις 108 υπάρχουσες αντιπροσωπείες της Επιτροπής θα έχουν περιφερειακές ευθύνες.

Μέχρι σήμερα αυτές οι αλλαγές επέτρεψαν να εξοικονομηθούν 14 θέσεις μεσαίας στελέχωσης, πράγμα που αντιπροσωπεύει, σε όρους του προϋπολογισμού, 3.024.000 EUR ετησίως (με βάση το μέσο ετήσιο κόστος των 216.000 EUR ανά αποσπασμένο μόνιμο υπάλληλο). Οι πόροι αυτοί συνέβαλαν στο να επεκταθεί το δίκτυο, ιδίως στα Βαλκάνια (Κροατία και πρώην Γιουγκοσλαβική Δημοκρατία της Μακεδονίας), και να ενισχυθούν οι υπάρχουσες αντιπροσωπείες.

Για να καταστεί όσο το δυνατόν καλύτερη η διάρθρωση της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων και να εξευρεθούν οι αναγκαίοι πόροι για το άνοιγμα νέων αντιπροσωπειών, προβλέπεται να κλείσουν τα γραφεία στην Αντίγκουα και Μπαρμπούδα (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από τα Μπαρμπάντος), στην Μπελίζ (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από τη Τζαμάικα), στις Κομόρες (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από τον Μαυρίκιο), στις Ολλανδικές Αντίλλες (που θα εξαρτάται από την Γουιάνα), στο Σάο Τομέ και Πρίνσιπε (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από την Γκαμπόν), στην Τόνγκα (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από τα Φίτζι) [10], και στην Ισημερινή Γουινέα (που θα εξακολουθήσει να εξαρτάται από το Καμερούν).

[10] Οι μέσες ετήσιες πληρωμές για τα έτη 1999/2000 και τα ανεξόφλητα ποσά στις 31/12/00 σε εκατ. EUR έχουν ως εξής : Κόστα Ρίκα: 2 και 7, Τρινιντάντ και Τομπάγκο 1 και 18, Αντίγκουα και Μπαρμπούδα 0 και 1, Μπελίζε 4 και 17, Κομόρες 3 και 14, Ολλανδικές Αντίλλες 4 (μόνο 2000) και 5, Γκάμπια 4 και 28, και Σάο Τομέ και Πρίνσιπε 3,5 και 16, και Τόνγκα 1 (μόνο 2000) και 3.

Προτείνεται επίσης να μειωθεί το προσωπικό των αντιπροσωπειών στην Κόστα Ρίκα, Τρινιντάντ και Τομπάγκο και τη Σρι Λάνκα και να παραμείνει σ'αυτές ένας μόνιμος υπάλληλος. Οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών στην Νικαράγουα, τη Γουιάνα και την Ινδία θα διαπιστευθούν αντίστοιχα στην Κόστα Ρίκα, την Τρινιντάντ και Τομπάγκο και την Σρι Λάνκα.

Αυτά τα κλεισίματα των αντιπροσωπειών και οι μειώσεις του προσωπικού θα απελευθερώσουν 11 θέσεις και αντιπροσωπεύουν εξοικονόμηση του προϋπολογισμού της τάξεως των 3.816 εκατ. EUR ετησίως με βάση το συνολικό ετήσιο κόστος ενός αποσπασμένου μόνιμου υπαλλήλου (περιλαμβανομένων των γραφείων, του βοηθητικού προσωπικού, της κατοικίας, των τηλεπικοινωνιών, της ασφάλειας). Αυτοί οι πόροι θα επιτρέψουν το άνοιγμα αντιπροσωπειών στη Μαλαισία, στη Σαουδική Αραβία, στη Σιγκαπούρη και στο Λάος (οι τρεις άλλες αντιπροσωπείες θα ανοίξουν μέσω της αναδιάταξης από τις αντίστοιχες περιφερειακές αντιπροσωπείες τους). Αυτή η επαναδιοργάνωση θα απορροφήσει 7 από τις 11 θέσεις που αναδιατάχθηκαν πρόσφατα. Οι άλλες 4 θα χρησιμοποιηθούν για ενδεχόμενα ανοίγματα στην Ταϊβάν και στην Κούβα και/ή για να ενισχύσουν ορισμένες περιφερειακές αντιπροσωπείες που έχουν αναλάβει επιπρόσθετες ευθύνες ύστερα από τις αλλαγές που έγιναν στο δίκτυο. Με την εξοικονόμηση από το κλείσιμο και από την ορθολογική οργάνωση των αντιπροσωπειών καλύπτεται το κόστος ανοίγματος νέων αντιπροσωπειών. Κατ'αυτόν τον τρόπο η όλη πρόταση είναι ουδέτερη από άποψη προϋπολογισμού.

Η Επιτροπή πιστεύει ότι αυτές οι αλλαγές στη διαδικασία της περιφερειακής κατανομής έφθασαν σήμερα στα όρια τους. Τα πλεονεκτήματα σε όρους εξοικονόμησης που θα μπορούσαν να προκύψουν από περαιτέρω προσπάθειες προς αυτήν την κατεύθυνση θα ματαιωθούν από τα εξής αρνητικά αποτελέσματά τους:

- Πολιτικές δυσκολίες που προέρχονται από το εσωτερικό και το εξωτερικό της ΕΕ, εκ μέρους των κρατών και θεσμικών οργάνων που αντιτίθεται στο κλείσιμο.

- Φυσική απομάκρυνση από την αντιπροσωπεία σε κακά συνδεόμενες περιοχές που καθιστούν λιγότερο αποτελεσματικές τις ενέργειες, ιδίως την εφαρμογή και παρακολούθηση της βοήθειας.

- Ανακολουθία με την πολιτική της αποκέντρωσης και αποσυγκέντρωσης της διαχείρισης της κοινοτικής βοήθειας προς τις αντιπροσωπείες που εφαρμόζει η Επιτροπή.

Μια ενδεχόμενη περαιτέρω εφαρμογή της περιφερειακής κατανομής δεν θα απελευθέρωνε τους επιπλέον ανθρώπινους πόρους και πόρους του προϋπολογισμού που είναι αναγκαίοι για να καλυφθούν οι ανάγκες που συνδέονται με το άνοιγμα άλλων αντιπροσωπειών. Επιπλέον θα δημιουργούσε περαιτέρω απαιτήσεις για ενίσχυση εντός των περιφερειακών αντιπροσωπειών τόσο όσο αφορά το προσωπικό όσο και τις πιστώσεις του προϋπολογισμού.

3.4. Αναδιάταξη

Η επιχείρηση της αναδιάταξης εγκαινιάστηκε αρχικά για να διορθώσει την έλλειψη ισορροπίας που υπήρχε στη διάθεση των ανθρώπινων πόρων μεταξύ των αντιπροσωπειών που βρίσκονται σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές. Αυτή η ανισορροπία αφορούσε τόσο την αναλογία μεταξύ των μόνιμων υπαλλήλων και του τοπικού προσωπικού πανεπιστημιακού επιπέδου, όσο και τα ίδια τα επίπεδα προσωπικού μεταξύ των διαφόρων αντιπροσωπειών. Ένα τμήμα των πόρων που ελευθερώθηκαν με την αναδιάταξη χρησιμοποιήθηκαν επίσης για το άνοιγμα νέων αντιπροσωπειών.

Οι αναδιατάξεις συνίστανται αρχικά στη μεταφορά μόνιμων υπαλλήλων από μια αντιπροσωπεία σε άλλη. Εφόσον χρειαστεί, θα δοθεί αντιστάθμιση στην αντιπροσωπεία προέλευσης του μόνιμου υπαλλήλου με τη μορφή θέσεων προσωπικού τεχνικής βοήθειας που θα προσληφθεί επιτόπου (ALAT).

Ως εκ τούτοι οι αναδιατάξεις επιτρέπουν να προσαρμόζονται διαρκώς οι πόροι στη μεταβολή του φόρτου εργασίας των αντιπροσωπειών και των προτεραιοτήτων της Επιτροπής. Μια καθαρή αύξηση των ανθρώπινων πόρων και των πόρων του προϋπολογισμού της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων μπορεί να προβλεφθεί μόνον ύστερα από εξέταση όλων των δυνατοτήτων αναδιάταξης.

Η ανάλυση του φόρτου εργασίας των αντιπροσωπειών, την οποία έχει αναλάβει η Επιτροπή, καθιστά ευκολότερη τη χορήγηση και την εκ νέου χορήγηση πόρων στις αντιπροσωπείες. Λαμβάνει υπόψη τη σχετική σημασία των δραστηριοτήτων κάθε αντιπροσωπείας ανάλογα με τη συγγραφή υποχρεώσεών της (ιδίως εξωτερική συνδρομή, εμπορικές σχέσεις, ανασκόπηση πολιτικής και αντιπροσώπευση).

Από το 1996 η Επιτροπή αποφάσισε να αναδιατάξει 73 θέσεις εντός της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων. Κατά τη διάρκεια της ίδιας περιόδου αναδιάταξε 53 άλλες θέσεις της κεντρικής υπηρεσίας προς τις αντιπροσωπείες. Έτσι το ένα πέμπτο των θέσεων της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων και περίπου το ένα τρίτο αυτών των μη στελεχικών θέσεων αναδιατάχτηκαν κατά τη διάρκεια των τελευταίων πέντε ετών.

Το 2001, μία θέση μόνιμου υπαλλήλου θα αναδιαταχθεί από κάθε μία από τις εξής αντιπροσωπείες : Ζιμπάμπουε, Νίγηρ, Λίβανος, Καμερούν, Μπουρκίνα Φάσο, Μοζαμβίκη, Ινδία (για να ανοίξει αντιπροσωπεία στο Νεπάλ) και Ουρουγουάη (για να ανοίξει αντιπροσωπεία στην Παραγουάη) Το 2002 θα αναδιατεθεί αντίστοιχα ένας μόνιμος υπάλληλος από τα γραφεία στις Κομόρες, την Ισημερινή Γουινέα, τις Ολλανδικές Αντίλλες, το Σάο Τομέ και Πρίνσιπε, και από την αντιπροσωπεία στην Ταϊλάνδη (για να ανοίξει αντιπροσωπεία στην Καμπότζη). Από την ορθολογική οργάνωση των αντιπροσωπειών στη Τρινιντάντ και Τομπάγκο, τη Σρι Λάνκα και τη Κόστα Ρίκα θα προκύψουν πέντε ακόμη αναδιατάξεις.

Με αυτές τις 18 αναδιατάξεις που θα γίνουν το 2002 το σύνολο των αναδιατάξεων στις οποίες θα έχει προβεί η Επιτροπή από το 1996 θα φθάσει τις 89 θέσεις μόνιμων υπαλλήλων. Περαιτέρω ευκαιριακές αναδιατάξεις θα γίνουν στο πλαίσιο της τρέχουσας διαχείρισης υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων. Ωστόσο, η γενική επίπτωσή τους θα παραμείνει περιφερειακή, και οπωσδήποτε δεν θα αρκέσει για να καλύψει τις ανάγκες σε προσωπικό που θα προκύψουν από μια περαιτέρω επέκταση του δικτύου των αντιπροσωπειών. Η εναπομένουσα δυνατότητα είναι η κάθετη αναδιάταξη από τις Βρυξέλλες προς τις αντιπροσωπείες, η οποία ωστόσο, στο παρόν στάδιο, θα έπρεπε να χρησιμοποιηθεί βασικά για την εφαρμογή της αποκέντρωσης.

3.5. Πόροι της υπηρεσίας εξωτερικών σχέσεων

Η υπηρεσία εξωτερικών σχέσεων της Επιτροπής αποτελείται από μόνιμους/έκτακτους υπαλλήλους και τοπικούς υπαλλήλους που χρηματοδοτούνται, ανάλογα με το πλαίσιο στο οποίο ασκούν τα καθήκοντά τους, από το τμήμα Α (διοικητικές δαπάνες) ή Β (δαπάνες λειτουργίας) του προϋπολογισμού της Επιτροπής.

Για να ανταποκριθεί με αποτελεσματικότητα και ευελιξία στις ανάγκες τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης όσον αφορά τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας από τις αντιπροσωπείες, η Επιτροπή προτίθεται, στο πλαίσιο της διοικητικής μεταρρύθμισης, να δημιουργήσει ένα καθεστώς επικουρικών υπαλλήλων, στους οποίους θα παρέχονται ορισμένα κίνητρα παρόμοια με αυτά που προβλέπονται στο παράρτημα Χ του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. ´Εως ότου δημιουργηθεί αυτό το καθεστώς, η Επιτροπή θα χρησιμοποιήσει ένα συνδυασμό των υπαρχόντων συμβατικών καθεστώτων (τοπικοί υπάλληλοι, ALAT και μεμονωμένοι εμπειρογνώμονες) για να ικανοποιήσει τις ανάγκες τεχνικής εμπειρογνωμοσύνης κατά την περίοδο που έχει συμφωνηθεί για την αποκέντρωση της διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας και την ενσωμάτωση των καθηκόντων των γραφείων τεχνικής βοήθειας (ΓΤΑ) στις αντιπροσωπείες. Το εν λόγω προσωπικό που θα προσληφθεί βάσει σύμβασης απευθείας με την Επιτροπή, θα εργάζεται από τις αντιπροσωπείες και θα τεθεί υπό την δικαιοδοσία του επικεφαλής της σχετικής αντιπροσωπείας.