Η ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Λευκή βίβλος - μέρος Ι

(υποβληθέν από την Επιτροπή)

Πίνακασ περιεχομένων

Η ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΠ1/4 ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

I Η ΠΡΟΚΛΗΣΗ ΚΑΙ Η ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΗΣ

II Η ΦΙΛΟΣΟΦΙΑ ΤΗΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ

III ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ, ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ

III.1 Διοικητική διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες: ένα μέσο για την εφαρμογή προτεραιοτήτων πολιτικής

III.2 Ανάπτυξη μιας πολιτικής εξωτερικής ανάθεσης αρμοδιοτήτων

III.3 Μέθοδοι εργασίας με άξονα τις επιδόσεις

IV ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ

IV.1 Διοικητική διαχείριση

IV.2 Εξέλιξη σταδιοδρομίας

IV.3 Μη μόνιμο προσωπικό

IV.4 Περιβάλλον εργασίας και ίσες ευκαιρίες

IV.5 Πειθαρχία

IV.6 Καταγγελία των δυσλειτουργιών («Whistleblowing»)

IV.7 Διαφανής κανονισμός υπηρεσιακής καταστάσεως

IV.8 Άλλα θέματα

V ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΞΑΚΡΙΒΩΣΗ, ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ

V.1 Προσδιορισμός αρμοδιοτήτων των διατακτών και υπευθύνων τομέων

V.2 Αναμόρφωση του συστήματος δημοσιονομικής διαχείρισης, ελέγχου και λογιστικής εξακρίβωσης

V.3 Προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας

VI ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΙ ΠΑΓΙΩΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ

VII ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Παραρτηματα

Παραρτημα 1: Καιρια Ζητηματα τησ Μεταρρυθμισησ

Παραρτημα 2: Η Διαδικασια Διαβουλευσησ

Παραρτημα 3: Γλωσσαριο

Σχημα I: Γενικη Εικονα τησ Νεασ Διαρθρωσησ για Δημοσιονομικη Διαχειριση, Ελεγχο και Εσωτερικη Λογιστικη Εξακριβωση

Παραρτημα 4: Χρονοδιαγραμμα για το Προγραμμα Δρασησ

Προγραμμα Δρασησ (βλεπε χωριστο εγγραφο)

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΑΠ1/4 ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Μια ισχυρή Ευρώπη χρειάζεται μια ισχυρή Επιτροπή. Από την ιδέα αυτή εμφορούνται οι προτάσεις μας προς την ΔΔ και οι στόχοι της πενταετούς θητείας μας. Τούτο σημαίνει επίσης ότι οφείλουμε να εξοπλιστούμε με μια σύγχρονη οργάνωση και να αποκτήσουμε τους πόρους ώστε να εκτελέσουμε τα καθήκοντα που μας έχουν ανατεθεί από τις Συνθήκες.

Οι προκλήσεις της παγκοσμιοποίησης και της μελλοντικής διεύρυνσης απαιτούν καλύτερη διακυβέρνηση σε όλα τα επίπεδα, μεταξύ άλλων εκείνο της ΕΕ. 1/4λα τα πολιτικά θεσμικά όργανα στην Ευρώπη οφείλουν να ανταποκριθούν στην πρόκληση αυτή, οπότε το ίδιο οφείλει να πράξει και η Επιτροπή. Η μεταρρύθμιση αποτελεί επομένως ουσιαστική προϋπόθεση για την πραγμάτωση του οράματός μας για την Ευρώπη.

Για το λόγο ακριβώς αυτό, ως συλλογικό σώμα και ως μεμονωμένα άτομα, εκφράζουμε την προσήλωσή μας στο μεταρρυθμιστικό πρόγραμμα που εκτίθεται στην παρούσα λευκή βίβλο. Δεν αισθανόμεθα μόνοι μας· το προσωπικό του οργάνου, το οποίο αξίζει φόρου τιμής για την προσήλωσή του στο ευρωπαϊκό ιδεώδες και τα επιτεύγματά του σήμερα όπως και κατά το παρελθόν, διατύπωσε σαφώς την επιθυμία του να εργαστεί μαζί μας για να συντελεσθεί αληθής πρόοδος. Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο έχουν δηλώσει ρητώς ότι υποστηρίζουν τον εκσυγχρονισμό του θεσμικού μας οργάνου.

Επιθυμία μας είναι η Επιτροπή να διαθέτει δημόσια διοίκηση που διαπρέπει, ώστε να εξακολουθήσει να επιτελεί με τη μέγιστη αποτελεσματικότητα τα καθήκοντα που περιγράφονται στις Συνθήκες. Οι πολίτες της Ένωσης το αξίζουν και ανάλογη είναι και η επιθυμία του προσωπικού της Επιτροπής. Για να επιτευχθεί ο στόχος αυτός πρέπει να κρατήσουμε ό,τι καλύτερο προέκυψε από το παρελθόν, συνδυάζοντάς το με νέα συστήματα που έχουν μελετηθεί για να αντιμετωπισθούν οι προκλήσεις του μέλλοντος. Ο κόσμος γύρω μας αλλάζει με γοργούς ρυθμούς. Ως εκ τούτου, η ίδια η Επιτροπή χρειάζεται να είναι ανεξάρτητη, να λογοδοτεί, να είναι αποδοτική και διαφανής και να εμφορείται από το ανώτατο δυνατό αίσθημα υπευθυνότητας.

Στην παρούσα λευκή βίβλο προβάλλεται ένα φιλόδοξο πρόγραμμα για να επιτευχθούν τα ανωτέρω. Καθώς αναπτύσσουμε περαιτέρω τις ιδέες αυτές και καθώς τις υλοποιούμε, η εργασία καθίσταται δυσχερέστερη.

Οι πατέρες που ίδρυσαν τις Κοινότητες υπήρξαν ριζοσπαστικοί εκσυγχρονιστές τον καιρό τους. Συμμεριζόμαστε τα ιδεώδη τους και την αποφασιστικότητά τους. Για το λόγο ακριβώς αυτό τιμούμε τη μνήμη τους εκσυγχρονίζοντας την Επιτροπή, την οποία συγκρότησαν για να εξυπηρετεί τους πολίτες της Ευρώπης.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

I Η ΠΡΟΚΛΗΣΗ ΚΑΙ Η ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΗΣ

Ο ρόλος της Επιτροπής

Με τη συνθήκη της Ρώμης ανατέθηκε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή ένας ειδικός ρόλος και αρμοδιότητα στο πλαίσιο της νεοσυσταθείσας Ευρωπαϊκής Κοινότητας. Η Επιτροπή συγκροτήθηκε για να ενεργεί αμερόληπτα προς το συμφέρον της Ευρωπαϊκής Κοινότητας ως συνόλου και να ασκεί καθήκοντα θεματοφύλακα των ιδρυτικών συνθηκών, ιδίως ασκώντας το δικαίωμα ανάληψης νομοθετικών πρωτοβουλιών, ελέγχοντας την τήρηση της κοινοτικής νομοθεσίας από τα κράτη μέλη, διαπραγματευόμενη εμπορικές συνθήκες εξ ονόματος της Κοινότητας, εφαρμόζοντας τις κοινές πολιτικές και διασφαλίζοντας τη μη στρέβλωση των κανόνων ανταγωνισμού στην Κοινότητα.

Έκτοτε επήλθαν σημαντικές μεταβολές. Η Κοινότητα των έξι κρατών μελών έχει καταστεί μια Ένωση με 15 κράτη μέλη, ενώ διαφαίνεται στον ορίζοντα η περαιτέρω διεύρυνση. Η Επιτροπή υπήρξε η κινητήρια δύναμη της μεταβολής, στο πλαίσιο της μεταμόρφωσής της από τελωνειακή ένωση σε οικονομική και στη συνέχεια πολιτική ένωση. Τα επιτεύγματά της ήταν ουσιαστικά, παρέχοντας το ιδιαίτερα αναγκαίο όραμα προς την κατεύθυνση μιας ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης, η οποία εξυπηρετεί τα συμφέροντα της Ένωσης και ικανοποιεί τις φιλοδοξίες των πολιτών της. Εκτός από τα σημαντικά οικονομικής φύσης γεγονότα μιας άλλοτε ενιαίας αγοράς και σήμερα ενός κοινού νομίσματος, η Επιτροπή έθεσε τα θεμέλια μιας συνεκτικής Ευρώπης που οικοδομείται με βάση την αλληλεγγύη μεταξύ των πολιτών της και των περιφερειών της. Στο μεταξύ, ανατέθηκαν από το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο πολλά διαχειριστικά καθήκοντα στην Επιτροπή. Οι ίδιες οι κοινωνίες και οι οικονομίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης έχουν μεταβληθεί σημαντικά.

Υπάρχει όμως μία σταθερά: μια ισχυρή, ανεξάρτητη και αποτελεσματική Επιτροπή είναι απαραίτητη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης ως συνόλου και της θέσης που καταλαμβάνει στην παγκόσμια σκηνή. Η εκπλήρωση των καθηκόντων που ανατέθηκαν με τις συνθήκες απαιτεί ουσιαστική βελτίωση δομών και συστημάτων. Οι μέθοδοι εργασίας, οι συμβάσεις και οι υποχρεώσεις που έχουν συσσωρευθεί με την πάροδο δεκαετιών παρεμποδίζουν σήμερα την αποτελεσματικότητα της Επιτροπής. Η διοικητική μεταρρύθμιση θα βοηθήσει την Επιτροπή να διαδραματίσει το θεσμικό της ρόλο της κινητήριας δύναμης της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης. Κατά συνέπεια, πρόκειται για ένα πολιτικό πρόγραμμα καίριας σημασίας για την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Η Επιτροπή Prodi έχει λάβει τη στρατηγική απόφαση να επικεντρωθεί σε βασικές λειτουργίες, όπως είναι η χάραξη πολιτικής, η πολιτική πρωτοβουλία και η επιβολή του κοινοτικού δικαίου. Η προσέγγιση αυτή προϋποθέτει τη δημιουργία νέων μορφών εταιρικής σχέσης μεταξύ των διαφόρων επιπέδων διοίκησης στην Ευρώπη και θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα στην Επιτροπή να επιτύχει ικανοποιητικότερα τους βασικούς στόχους πολιτικής της, οι οποίοι έχουν καθοριστεί για την περίοδο 2000-2005:

*Προώθηση νέων μορφών ευρωπαϊκής διακυβέρνησης, παρέχοντας στο κοινό περισσότερες δυνατότητες να εκφραστεί σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί η Ευρώπη και επιβάλλοντας στα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα να λειτουργούν κατά τρόπο περισσότερο διαφανή και αποτελεσματικό. Προς το σκοπό αυτό, η Επιτροπή θα εκδώσει σύντομα μια λευκή βίβλο σχετικά με τη διακυβέρνηση.

*Σταθερή και διευρυμένη Ευρώπη με δυνατότερη φωνή στην παγκόσμια σκηνή·

*Νέο οικονομικό και κοινωνικό πρόγραμμα για τον εκσυγχρονισμό της οικονομίας μας στην ψηφιακή εποχή, κατά τρόπο που να προωθεί την απασχόληση και την αειφόρο ανάπτυξη·

*Ενίσχυση μιας καλύτερης ποιότητας ζωής, με την παροχή αποτελεσματικών απαντήσεων σε προβλήματα που επηρεάζουν την καθημερινή ζωή των πολιτών μας.

Εντούτοις, επί των ημερών μας το ήμισυ περίπου των υπαλλήλων της Επιτροπής είναι πλήρως απασχολημένοι ασκώντας εκτελεστικά καθήκοντα, ιδίως για τη διαχείριση προγραμμάτων και έργων και για τον άμεσο έλεγχο των τελευταίων. Τούτο δεν αποτελεί ικανοποιητική χρησιμοποίηση πόρων που σπανίζουν και κυρίως αποκλίνει από τον ρόλο της Επιτροπής όπως ορίζεται στις συνθήκες και στις πενταετείς προτεραιότητες της Επιτροπής Prodi.

Με βάση το πλαίσιο αυτό, η παρούσα Επιτροπή προέβη πρόσφατα σε μια συνολική εκτίμηση των δραστηριοτήτων της και των πόρων, αποσκοπώντας στην επικέντρωση των δραστηριοτήτων στους βασικούς στόχους άσκησης πολιτικής. Κατά συνέπεια, η Επιτροπή θα προβεί στον εντοπισμό των δραστηριοτήτων οι οποίες δύνανται να καταργηθούν, δεδομένου ότι δεν αποτελούν προτεραιότητες με επαρκή προστιθέμενη αξία σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Επιπλέον, θα απαιτηθεί η ανακατανομή πόρων, σε πρωτοφανή κλίμακα, μέσα και μεταξύ των υπηρεσιών της Επιτροπής. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή θα προβεί στον εντοπισμό των δραστηριοτήτων που θα μπορούσαν να ασκούνται επωφελέστερα και αποτελεσματικότερα από άλλους φορείς, εφόσον παρίσταται ανάγκη, υπό τον έλεγχο της Επιτροπής. Συνολικά, τα προγράμματα αυτά θα διευκολύνουν την Επιτροπή να εστιαστεί ικανοποιητικότερα στις βασικές λειτουργίες της. Μέχρι το Σεπτέμβριο του 2000, η Επιτροπή θα έχει ολοκληρώσει μια εκτενή εκτίμηση των τρεχουσών δραστηριοτήτων της.

Κατόπιν τούτου, η Επιτροπή θα είναι σε θέση να εκτιμήσει επακριβώς εάν οι πόροι που διαθέτει αντιστοιχούν στα καθήκοντά της και εφόσον αποδειχθεί ότι δεν αντιστοιχούν, θα πρέπει να διατεθούν συμπληρωματικοί πόροι. Εάν οι πόροι αυτοί δεν διατεθούν, η Επιτροπή θα πρέπει να διακόψει την εκτέλεση καθηκόντων και όλα τα θεσμικά όργανα θα πρέπει να αντιμετωπίσουν το δίλημμα των επιλογών με ειλικρίνεια. Η Επιτροπή θα ανακοινώσει τα αποτελέσματα της εν λόγω εκτίμησης στο Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Σεπτέμβριο του 2000, και θα υποβάλει τις απαραίτητες προτάσεις.

Στο πλαίσιο αυτό, είναι σαφές ότι για να είναι αποτελεσματική, η Επιτροπή χρειάζεται επίσης βέλτιστες δομές και συστήματα για την ανάπτυξη των πόρων της. Στην παρούσα λευκή βίβλο καθορίζεται επομένως ένα πρόγραμμα με ριζική αναθεώρηση των μεθόδων εργασίας, του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων και της διαχείρισης των ανθρώπινων και χρηματοδοτικών πόρων. Προφανώς, οι πολιτικές προτεραιότητες της Επιτροπής δεν την απαλλάσσουν σε καμία περίπτωση από την ευθύνη να ανταποκρίνεται στα πλέον υψηλά πρότυπα αποτελεσματικότητας και ακεραιότητας κατά τη διαχείριση του δημοσίου χρήματος. Για την επίτευξη του σκοπού αυτού θα χρησιμοποιηθεί ένα αναθεωρημένο σύστημα δημοσιονομικού ελέγχου. Τα γεγονότα του 1999, συμπεριλαμβανομένης της παραίτησης του σώματος των Επιτρόπων, απέδειξαν έκδηλα την ανάγκη αυτή.

Υλοποιώντας τη μεταρρύθμιση

Κατά την ανάληψη των καθηκόντων της, η Επιτροπή Prodi ξεκίνησε αμέσως την κατάρτιση ενός μεταρρυθμιστικού προγράμματος. Κατά την κατάθεση του εν λόγω προγράμματος, η Επιτροπή Prodi μπορούσε να βασιστεί σε δύο εκθέσεις της επιτροπής ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων, καθώς και σε μια σειρά εσωτερικών αναλύσεων, ιδίως στις εκθέσεις Williamson και DECODE, που παρέσχαν τα απαραίτητα σημεία εκκίνησης για την παρούσα μεταρρύθμιση. Τα προγράμματα SEM 2000 και MAP 2000 παρέσχαν επίσης χρήσιμες εμπειρίες. Εντούτοις, το πεδίο εφαρμογής καθώς και η φιλοδοξία του μεταρρυθμιστικού μεταρρύθμισης υπερβαίνουν κατά πολύ το εύρος και τους σκοπούς οποιουδήποτε προηγουμένου εγχειρήματος.

Στη βάση αυτή, η Επιτροπή δημοσίευσε, στις 18 Ιανουαρίου, ένα συμβουλευτικό έγγραφο για την ανάπτυξη διεξοδικού διαλόγου σχετικά με την προτεινόμενη μεταρρυθμιστική στρατηγική εντός της Επιτροπής, καθώς και με τα λοιπά ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα. Υπήρξε πρωτοφανής ο βαθμός στον οποίο το προσωπικό της Επιτροπής συμμετέσχε, τόσο μεμονωμένα όσο και συλλογικά, στις διαβουλεύσεις. Τούτο αποδεικνύει το έντονο ενδιαφέρον του προσωπικού, ενώ η συντριπτική πλειονότητα των απαντήσεων κατέδειξε τη σαφή προσήλωση του προσωπικού στη διαδικασία αυτή. Οι απαντήσεις ήσαν άκρως εποικοδομητικές και οδήγησαν σε σημαντικές τροποποιήσεις της προταθείσας προσέγγισης (βλ. παράρτημα 2). Το ψήφισμα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου της 19ης Ιανουαρίου σχετικά με την δεύτερη έκθεση της επιτροπής ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων, τάχθηκε ένθερμα με την προσέγγιση που προτάθηκε στο συμβουλευτικό έγγραφο και αποτέλεσε σημαντικό στοιχείο στην παρούσα μεταρρύθμιση. Με βάση τα πορίσματα του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου του Ελσίνκι, το Συμβούλιο εξέδωσε επίσης, στις 14 Φεβρουαρίου, πορίσματα σχετικά με την προτεινόμενη προσέγγιση την οποία «χαιρέτισε με ενθουσιασμό».

Με βάση αυτή την εντατική διαβούλευση, η Επιτροπή προτείνει σήμερα μια στρατηγική με τρία συναφή θέματα, τα οποία αντικατοπτρίζονται στη δομή του παρόντος εγγράφου:

*Μεταρρύθμιση του τρόπου με τον οποίο καθορίζονται οι πολιτικές προτεραιότητες και κατανέμονται οι πόροι. Η θέσπιση νέων μηχανισμών λήψης αποφάσεων με άξονα πολιτικές προτεραιότητες, θα διασφαλίσουν την ανάληψη δραστηριοτήτων της Επιτροπής με τους απαραίτητους ανθρώπινους, διοικητικούς, μηχανογραφικούς (πληροφορική) και χρηματοδοτικούς πόρους. Η αξιολόγηση αποτελεσμάτων θα καταστεί μια στερεότυπη διαδικασία, εντασσόμενη στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων διοικητικής διαχείρισης.

*Σημαντικές μεταβολές στην πολιτική ως προς τους ανθρώπινους πόρους, με ιδιαίτερη έμφαση στην απόδοση, τη διαρκή επιμόρφωση, την ποιότητα της διαχείρισης, καθώς και την βελτίωση των προσλήψεων και της σταδιοδρομικής εξέλιξης. Οι μεταβολές αυτές θα δώσουν επίσης έμφαση στη βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος και της παροχής ίσων ευκαιριών, καθώς και στην αξιολόγηση της διοίκησης και των εργαζομένων, ενώ θα διευκολύνει την ενδεδειγμένη και δίκαιη αντιμετώπιση θεμάτων πειθαρχίας ή περιπτώσεων μειωμένης απόδοσης.

*Αναμόρφωση της οικονομικής διαχείρισης, που θα δώσει τη δυνατότητα σε κάθε υπηρεσία να καθιερώσει ένα αποτελεσματικό σύστημα εσωτερικού ελέγχου ανταποκρινόμενο στις ανάγκες της. Κατ' αυτό τον τρόπο, οι υπηρεσίες θα δύνανται να επωφελούνται από τις συμβουλές των ειδικευμένων υπηρεσιών της Επιτροπής. Βασικό στοιχείο της μεταρρύθμισης είναι ο σαφής καθορισμός των αρμοδιοτήτων καθενός και η διενέργεια τακτικών ελέγχων από τη νέα υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, για την ποιότητα και την αξιοπιστία κάθε συστήματος εσωτερικού ελέγχου.

Η μεταρρύθμιση συνοδεύεται από ένα πρόγραμμα δράσης που εκτίθεται στο μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου. Το πρόγραμμα θα διαρκέσει μέχρι το δεύτερο ήμισυ του 2002, και τον Δεκέμβριο του 2002 θα δημοσιευθεί πλήρης ανασκόπηση που θα διαβιβαστεί στα λοιπά θεσμικά όργανα. Καθ' όλη την περίοδο του προγράμματος θα υποβάλλονται στην Επιτροπή τακτικές εκθέσεις παρακολούθησης. Οι εν λόγω εκθέσεις θα αφορούν όχι μόνο την εφαρμογή των μέτρων που καθορίζονται στο πρόγραμμα δράσης, αλλά και τις ποιοτικές επιπτώσεις τους, όπως αποτιμώνται από την ανάδραση στο προσωπικό.

Ορισμένες από τις επιπτώσεις της μεταρρύθμισης θα είναι ορατές στο εγγύς μέλλον. Άλλες θα απαιτήσουν μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για να καταστούν πλήρως εμφανείς, δεδομένου ότι ορισμένα μέτρα απαιτούν αλλαγές στη νομοθεσία, οπότε χρειάζεται να εγκριθούν από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο. Το παρόν φιλόδοξο χρονοδιάγραμμα δύναται επομένως να υλοποιηθεί μόνο με την πλήρη συμμετοχή όλων των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. 1/4λα τα θεσμικά όργανα συμμερίζονται την ανάγκη να επιτύχει η μεταρρύθμιση και έχουν όλα κοινό συμφέρον λόγω των οφελών που θα προκύψουν. Για παράδειγμα, οι βελτιώσεις ως προς τον τρόπο διαχείρισης της εξωτερικής βοήθειας, οι οποίες θα προκύψουν μέσω της εφαρμογής της μεταρρύθμισης, θα αναβαθμίσουν τη θέση της Ευρωπαϊκής Ένωσης στην παγκόσμια σκηνή.

Η μεταρρύθμιση απαιτεί τεχνικής φύσης μεταβολές, των οποίων η περιγραφή προϋποθέτει αναπόφευκτα τη χρήση τεχνικών όρων, μιας εξειδικευμένης ορολογίας. Τούτο δεν θα πρέπει να καταστήσει δυσνόητο το ριζικό χαρακτήρα των προτάσεων τις οποίες η Επιτροπή δεσμεύεται πλήρως να υλοποιήσει. Επισυνάπτεται γλωσσάριο βασικών όρων και αρκτικόλεξων (παράρτημα 3).

II Η ΦΙΛΟΣΟΦΙΑ ΤΗΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ

Η μεταρρύθμιση πρέπει να εφοδιάσει την Επιτροπή με ικανοποιητικότερα μέσα για την επιτέλεση των καθηκόντων που της έχουν αναθέσει οι συνθήκες και, ως εκ τούτου, να υπηρετήσει την Ευρωπαϊκή Ένωση. Με βάση το δόγμα της ορθής διακυβέρνησης, η μεταρρύθμιση στηρίζεται στις ακόλουθες βασικές αρχές: ανεξαρτησία, υπευθυνότητα, λογοδότηση, αποτελεσματικότητα και διαφάνεια. Δεν υπάρχει τίποτα το καινούργιο σχετικά με τις αρχές αυτές ή σχετικά με την επιθυμία της Επιτροπής να τις εφαρμόσει. Εντούτοις, με το να στηρίζουν τη μεταρρύθμιση, δύνανται πλέον να παράσχουν μια ρητή βάση για την ανάπτυξη μιας νοοτροπίας παροχής υπηρεσίας:

Ανεξαρτησία

Η αρχική και ουσιαστική πηγή επιτυχίας της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης συνίσταται στο γεγονός ότι το εκτελεστικό όργανο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η Επιτροπή, είναι υπερεθνική και ανεξάρτητη από εθνικές, τομεακές ή άλλες επιρροές. Τούτο αποτελεί βασικό στοιχείο της ικανότητάς της να προωθεί τα συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για τους Επιτρόπους και τους μεμονωμένους υπαλλήλους, τούτο σημαίνει ότι ούτε επιζητούν ούτε λαμβάνουν οδηγίες από οποιαδήποτε κυβέρνηση ή οποιοδήποτε άλλο φορέα. Αντίστοιχα, τα κράτη μέλη δεν θα πρέπει να επιδιώκουν να επηρεάζουν τα μέλη της Επιτροπής και το προσωπικό της κατά την άσκηση των καθηκόντων τους.

Υπευθυνότητα

Η υπευθυνότητα εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα, αρχής γενομένης από το σώμα των Επιτρόπων, όταν καθορίζει τί πρόκειται να πράξει η Επιτροπή και με ποιόν τρόπο. Την πολιτική ευθύνη έχει κάθε Επίτροπος και, συλλογικά, το σώμα των Επιτρόπων, ενώ τις ευθύνες για την καθημερινή διαχείριση έχουν οι Γενικοί Διευθυντές. Ο σαφής καθορισμός των καθηκόντων, τόσο για τις υπηρεσίες όσο και για τους μεμονωμένους υπαλλήλους, θα αμβλύνει την ασάφεια σχετικά με το ποιός έχει την ευθύνη και σε ποιόν τομέα. Κάθε υπάλληλος της Επιτροπής πρέπει να γνωρίζει σαφώς τις αρμοδιότητές του.

Λογοδότηση

Η λογοδότηση είναι στενά συνδεδεμένη με την άσκηση των αρμοδιοτήτων. Η Επιτροπή είναι πάντοτε υπόλογη για τις ενέργειές της. Τούτο εκφράζεται κατά διαφόρους τρόπους: για παράδειγμα, η Επιτροπή υποβάλλει εκθέσεις, σχετικά με τις δραστηριότητές της, στο Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο. Η λογοδότηση όμως εκτείνεται πέραν τούτου: η χρηστή διαχείριση των διαφόρων πόρων που διατίθενται στην Επιτροπή προϋποθέτει τη διασφάλιση της αποτελεσματικής και ουσιαστικής χρησιμοποίησής τους. Τούτο ισχύει επίσης στην Επιτροπή και βασίζεται σε μια πρακτική συνεργασίας μεταξύ του προσωπικού και μεταξύ υπηρεσιών, πρακτική που θα πρέπει να ενισχυθεί.

Βαθμός απόδοσης

1/4λα τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα αντιμετωπίζουν την πρόκληση της διασφάλιση μέγιστων αποτελεσμάτων με περιορισμένους πόρους. Για να επιτευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να βελτιωθούν οι διαδικασίες, τόσο οι εσωτερικές όσο και εκείνες που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή συνεργάζεται με άλλα θεσμικά όργανα, με τα κράτη μέλη και τους πολίτες. Η απλούστευση πρόκειται να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο, δεδομένου ότι οι απλούστερες διαδικασίες γίνονται ευκολότερα αντιληπτές και ως εκ τούτου είναι πιθανότερο να καταστούν αποτελεσματικές. Η αποκέντρωση μπορεί επίσης να αυξήσει το βαθμό απόδοσης και σε συνδυασμό με τη σαφή κατανομή αρμοδιοτήτων, θα παράσχει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να αναλαμβάνουν δικές τους πρωτοβουλίες.

Διαφάνεια

Η διαφάνεια μιας διοίκησης αποτελεί ουσιαστική ένδειξη ότι έχει εμπιστοσύνη και στηρίζεται στους υπαλλήλους της καθώς και σε εκείνους στους οποίους είναι υπόλογη. Η διαφάνεια στη διοίκηση της Επιτροπής αποτελεί σημαντική προϋπόθεση για το απαιτούμενο στη συνθήκη άνοιγμα προς τον έξω κόσμο. Τούτο σημαίνει τόσο εσωτερική διαφάνεια από άποψη αποτελεσματικής επικοινωνίας σε όλα τα επίπεδα, αποδεικνύοντας δεκτικότητα σε νέες ιδέες και τηρώντας θετική στάση στις κριτικές, όσο και διαφάνεια εξωτερικά, ως οργανισμός απόλυτα ανοικτός στον έλεγχο του κοινού.

****

Ενώ ολόκληρη η διαδικασία της μεταρρύθμισης θα συμβάλει στη δημιουργία της εν λόγω νοοτροπίας, υπάρχουν επίσης αρκετές ειδικές δράσεις ιδιαίτερης σπουδαιότητας. Για παράδειγμα, η θέσπιση ενός κώδικα συμπεριφοράς για τις σχέσεις με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, θα ενισχύσει το βαθμό απόδοσης, διευκολύνοντας τη συνεργασία μεταξύ της Επιτροπής και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Νέοι κανόνες για μεγαλύτερη πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα των θεσμικών οργάνων της Κοινότητας θα αυξήσουν περαιτέρω τη διαφάνεια, σύμφωνα με τις νέες διατάξεις που καθορίζονται στη Συνθήκη του Άμστερνταμ. Είναι σημαντικό να ληφθούν μέτρα για να διασφαλιστεί η άμεση καταβολή των οφειλόμενων από την Επιτροπή χρηματικών ποσών, σύμφωνα με τις ορθές πρακτικές.

Τα προτεινόμενα στο παρόν κεφάλαιο μέτρα αναπτύσσονται στο κεφάλαιο ΙΙ του προγράμματος δράσης, μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου :δράσεις 1 έως

III ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ, ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ

Η Επιτροπή χρειάζεται μια αποτελεσματικότερη μέθοδο για τον καθορισμό των προτεραιοτήτων και την κατανομή των πόρων μεταξύ των εν λόγω προτεραιοτήτων. Οι περιορισμένοι ανθρώπινοι πόροι στην Επιτροπή κατανέμονται σε ιδιαίτερα πενιχρές ποσότητες, σε ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων και καθηκόντων, πλήττοντας κατ'αυτό τον τρόπο την αποτελεσματικότητα και την αξιοπιστία της. Πρέπει να μεριμνήσουμε ώστε να επικεντρωθεί εκ νέου η Επιτροπή στις βασικές δραστηριότητές της και στους πολιτικούς στόχους.

Οι πόροι δεν έχουν συνδεθεί κατά κανόνα με τις προτεραιότητες για δύο λόγους: πρώτον, οι αποφάσεις της Επιτροπής σχετικά με δραστηριότητες λαμβάνοντας κατά κανόνα χωριστά από εκείνες που αφορούν την κατανομή των πόρων. Δεύτερον, το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο έχουν αναθέσει συμπληρωματικά καθήκοντα, χωρίς να εγκρίνουν έκτακτους πόρους. Επιπλέον, η δεσπόζουσα νοοτροπία διαχείρισης δίδει έμφαση περισσότερο στον έλεγχο παρά στους στόχους. Το πρόβλημα επιδεινώνεται περαιτέρω από το γεγονός ότι τα αποτελέσματα και οι αρμοδιότητες δεν καθορίζονται ούτε ανατίθενται πάντοτε επαρκώς.

1/4πως διευκρινίζεται ανωτέρω, η Επιτροπή θα αντιμετωπίσει τα προβλήματα που κληρονόμησε από το παρελθόν με μια συνολική εκτίμηση των προτεραιοτήτων, των δραστηριοτήτων και των πόρων, η οποία πρόκειται να ολοκληρωθεί μέχρι το Σεπτέμβριο του 2000.

Εντούτοις, τούτο δεν μπορεί παρά να είναι απλώς η αρχή. Τα εν λόγω θέματα πρέπει να αντιμετωπισθούν σε μια περισσότερο διαρκή βάση, μέσα σε ένα αυστηρό πλαίσιο που επικεντρώνεται στα αποτελέσματα και το βαθμό απόδοσης. Υπάρχουν τρεις καίριας σημασίας τομείς δράσης:

*Η καθιέρωση προτεραιοτήτων, συμπεριλαμβανομένων των αρνητικών προτεραιοτήτων, σε κάθε επίπεδο στην Επιτροπή. Η έγκριση νέων προτεραιοτήτων απαιτεί μια αυστηρή επανεκτίμηση των υφιστάμενων προτεραιοτήτων.

*Η επίτευξη ικανοποιητικότερης ισορροπίας μεταξύ της εσωτερικής και εξωτερικής διαχείρισης των δραστηριοτήτων.

*Η προώθηση αποτελεσματικότερων μεθόδων εργασίας.

III.1 Διοικητική διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες: ένα μέσο για την εφαρμογή προτεραιοτήτων πολιτικής

Η Επιτροπή πρέπει να εστιάσει τη διοικητική της διαχείριση στην επίτευξη αποτελεσμάτων σχετικά με τις πολιτικές της προτεραιότητες. Οι προτεραιότητες αυτές περιλαμβάνουν βασικές δραστηριότητες και νέες προτεραιότητες πολιτικής και θα πρέπει να λάβει υπόψη τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη συνθήκη και τις διεθνείς συμφωνίες. Προς το σκοπό αυτό, η Επιτροπή θα θεσπίσει ένα σύστημα διοικητικής διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες. Το σύστημα αυτό αποσκοπεί στην ενσωμάτωση των αποφάσεων σχετικά με προτεραιότητες πολιτικής και σχετικά με τους αντίστοιχους πόρους, σε κάθε επίπεδο της οργάνωσης. Τούτο παρέχει τη δυνατότητα κατανομής των πόρων σε προτεραιότητες πολιτικής και, αντίστροφα, κατά τη λήψη των αποφάσεων σχετικά με προτεραιότητες πολιτικής να λαμβάνονται πλήρως υπόψη οι σχετικές απαιτήσεις ως προς τους πόρους.

Έτσι θα προωθηθεί ο βαθμός απόδοσης δεδομένου ότι οι αποφάσεις σχετικά με τις προτεραιότητες, τους στόχους πολιτικής και τι δραστηριότητες θα συνδυάζονται με τις αποφάσεις για την κατανομή των ανθρώπινων, διοικητικών, μηχανογραφικών (πληροφορική) και χρηματοδοτικών πόρων. Θα επιτρέψει τη σαφέστερη ανάθεση και μεταβίβαση αρμοδιοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της μεγαλύτερης ευελιξίας για τα στελέχη, στο πλαίσιο της χρησιμοποίησης καθορισμένων προϋπολογισμών. Τέλος, θα παράσχει στα στελέχη όλων των βαθμίδων μια άνευ προηγουμένου πρόσβαση στην πληροφόρηση που επί του παρόντος είναι ιδιαίτερα κατακερματισμένη και παρουσιάζεται με πολύ διαφορετικές μορφές. Η βελτιωμένη και απλούστερη υποβολή εκθέσεων σε Επιτρόπους, καθώς και στο σώμα, από μεμονωμένες υπηρεσίες και από το σώμα των Επιτρόπων προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, αναμένεται να οδηγήσει σε σημαντική βελτίωση της διαφάνειας στην Επιτροπή.

Η Επιτροπή έχει ως στόχο να καταστήσει τη διοικητική διαχείριση με βάση τις δραστηριότητες (ΑΒΜ) πλήρως επιχειρησιακή σε ολόκληρη την Επιτροπή μέχρι τον Ιούλιο του 2002. Προς το σκοπό αυτό, θα πρέπει να θεσπιστούν ορισμένες διοικητικές αλλαγές, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης ενός ηλεκτρονικού συστήματος (σύστημα ολοκληρωμένης διαχείρισης πόρων - Integrated Resources Management System - IRMS), αλλαγές που εκτίθενται στο μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου (πρόγραμμα δράσης, κεφάλαιο ΙΙΙ).

Ένα βασικό χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι ο σχεδιασμός των δραστηριοτήτων της Επιτροπής και η χρησιμοποίηση των σχετικών πόρων θα υπαγορεύονται πολύ περισσότερο από την άσκηση πολιτικής. Για το σκοπό αυτό θα συγκροτηθεί τον Ιούλιο του 2000, στη Γενική Γραμματεία, ένα κλιμάκιο στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού, για να υποβοηθεί το σώμα των Επιτρόπων κατά τη λήψη αποφάσεων για προτεραιότητες πολιτικής και την κατανομή των πόρων, καθώς και για την προώθηση της αποδοτικής διοικητικής διαχείρισης σε ολόκληρο το όργανο.

Το σημείο εκκίνησης της εν λόγω νέας διαδικασίας συνίσταται σε μια δέσμη σαφών προσανατολισμών πολιτικής, οι οποίοι καθορίζονται από το κλιμάκιο στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού, υπό την αιγίδα του Προέδρου, μετά από προσανατολιστική συζήτηση στους κόλπους του σώματος των Επιτρόπων.

H διαδικασία αυτή, τροφοδοτούμενη από τις υπηρεσίες της Επιτροπής, οδηγεί ακολούθως στην χάραξη, από το σώμα των Επιτρόπων, μιας ετήσιας στρατηγικής πολιτικής στην οποία καθορίζονται οι στόχοι πολιτικής, οι προτεινόμενες πολιτικές και ο συνδυασμός των ανθρώπινων και χρηματοδοτικών πόρων ανά τομέα πολιτικής, για ολόκληρη την Επιτροπή (δηλαδή κατά προσέγγιση ανά υπηρεσιακό τμήμα της Επιτροπής). Η στρατηγική άσκησης πολιτικής θα αποτελέσει το βασικό μέσο για τη λήψη αποφάσεων της Επιτροπής σχετικά με τις θετικές και - εξ ίσου σημαντικό - τις αρνητικές προτεραιότητες. Η στρατηγική θα συζητείται με το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο και θα διαμορφώσει το βασικό άξονα της διαδικασίας κατάρτισης του προϋπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των γενικών κατευθύνσεων για την κατάρτιση του προσχεδίου του προϋπολογισμού, στον οποίο θα παρουσιάζεται λεπτομερέστερα.

Η στρατηγική άσκησης πολιτικής αποτελεί τη βάση του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής και των υπηρεσιακών της τμημάτων που είναι επιφορτισμένα με την υλοποίηση των προτεραιοτήτων πολιτικής και τη διερμηνεία τους σε επίπεδο προγραμμάτων εργασίας των μεμονωμένων υπαλλήλων. Κατ' αυτό τον τρόπο, οι προτεραιότητες πολιτικής της Επιτροπής θα προσδιορίζουν άμεσα τα καθήκοντα καθενός από τους υπαλλήλους της.

Η Επιτροπή θα πρέπει φυσικά να είναι σε θέση να προσαρμόζει τις προτεραιότητές της κατά τη διάρκεια του έτους με ευελιξία, έτσι ώστε να δύναται να αντιμετωπίσει απρόβλεπτα γεγονότα. Κατά συνέπεια, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η δυνατότητα έκτακτων προσαρμογών της στρατηγικής άσκησης πολιτικής.

Θα καθιερωθεί επίσης ικανοποιητικότερη παρακολούθηση και αξιολόγηση με σκοπό την ενδεδειγμένη εκτίμηση της αποτελεσματικότητας και του κόστους των δραστηριοτήτων. Tούτο θα παράσχει την απαραίτητη ανάδραση στο πλαίσιο της διαδικασίας και θα συμβάλλει στον εντοπισμό των δραστηριοτήτων που θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως αρνητικές. Θα πρέπει επίσης να βελτιωθεί η υποβολή εκθέσεων. Στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων, που θα συντάσσεται από κάθε Γενική Διεύθυνση, θα πραγματοποιείται επισκόπηση των αποτελεσμάτων της παρακολούθησης των δραστηριοτήτων της και θα εκτιμάται η ποιότητα των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν. Άλλες απαιτήσεις σχετικά με την υποβολή εκθέσεων θα πρέπει να επανεξεταστούν και να απλοποιηθούν εφόσον είναι δυνατό.

Η εφαρμογή του εν λόγω συστήματος θα επεκταθεί για να συμπεριλάβει τις αντιπροσωπείες της Επιτροπής σε χώρες μη μέλη της Κοινότητας, έτσι ώστε να διευκολυνθεί η αποτελεσματική αποκέντρωση της διαχείρισης προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας.

Η στρατηγική ως προς την ασκούμενη πολιτική, ο προϋπολογισμός και το πρόγραμμα εργασίας θα παράσχουν από κοινού, σε όλα τα θεσμικά όργανα της Κοινότητας, σαφέστερη ενημέρωση σχετικά με το συνολικό κόστος των πόρων που χρησιμοποιούνται για τις κοινοτικές πολιτικές. Εν τούτοις, είναι απαραίτητο να καθορίζονται σαφώς οι αρμοδιότητες του κάθε θεσμικού οργάνου. Η Επιτροπή είναι υπόλογη στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Tο Eυρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν θα μπορούσε, ωστόσο, να ασκήσει την εν λόγω αρμοδιότητα σύμφωνα με τις συνθήκες, σε περίπτωση που θα ήταν υποχρεωμένο να λάβει αποφάσεις σχετικά με θέματα λειτουργίας και διαχείρισης στην Επιτροπή. Επιπλέον, οι αποφάσεις αυτές, υπονομεύοντας την ευχέρεια των στελεχών της Επιτροπής να ασκήσουν διοικητική διαχείριση, θα μείωναν σοβαρά τις δυνατότητες της Επιτροπής να παράγει αποτελέσματα. Επομένως, για λόγους θεσμικούς καθώς και αποτελεσματικότητας, θα πρέπει να αποφευχθεί η ιδιαίτερα μικρής κλίμακας διοικητική διαχείριση των δραστηριοτήτων της Επιτροπής από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή. Για να αποφευχθεί τούτο θα πρέπει να συνομολογηθεί μια διοργανική συμφωνία.

III.2 Ανάπτυξη μιας πολιτικής εξωτερικής ανάθεσης αρμοδιοτήτων

Η Επιτροπή Prodi έχει λάβει την πολιτική απόφαση να ακολουθήσει την εξωτερική ανάθεση αρμοδιοτήτων, δηλαδή την ανάθεση από την Επιτροπή ολόκληρων ή μέρους καθηκόντων της ή δραστηριοτήτων, ως ένα από τα μέσα για την εφαρμογή της στρατηγικής της που συνίσταται στην επικέντρωση της Επιτροπής στα βασικά καθήκοντά της και στις προτεραιότητες πολιτικής. Η επίτευξη της ενδεδειγμένης ισορροπίας μεταξύ της χρησιμοποίησης εσωτερικών και εξωτερικών πόρων θα είναι ιδιαίτερα σημαντική σε ένα σύστημα όπου οι αποφάσεις σχετικά με την κατανομή των πόρων είναι ενσωματωμένες στις αντίστοιχες που αφορούν τον καθορισμό προτεραιοτήτων και τον προγραμματισμό.

Η Επιτροπή έχει επί μακρόν προσφύγει σε εξωτερικούς πόρους, είτε μέσω της χρησιμοποίησης τεχνικής βοήθειας για την εφαρμογή επιχειρησιακών προγραμμάτων, είτε μέσω της προσφυγής στην παροχή υπηρεσιών από εξωτερικούς φορείς. Εν τούτοις, δεν υπήρξε μια σαφής πολιτική σχετικά με την ανάθεση καθηκόντων σε τρίτους, σχετικά με τα κριτήρια που θα πρέπει να εφαρμόζονται ή τα νομικά μέσα που θα πρέπει να χρησιμοποιούνται. Είναι πλέον καιρός να δημιουργηθεί μια τέτοιου είδους πολιτική. Ο οδηγός υπηρεσιών τεχνικής βοήθειας, που δημοσιεύθηκε το 1999, αποτέλεσε ωστόσο το πρώτο βήμα, μολονότι, όπως άλλωστε ανέφερε το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, χρειάζεται μια σαφής στρατηγική.

Εκτός από την αυταπόδεικτη ανάγκη να διαθέτει η Επιτροπή επαρκές προσωπικό, θα απαιτούνται πάντοτε και εξωτερικοί πόροι. Η Επιτροπή δεν διαθέτει επαρκείς εσωτερικούς πόρους για την άσκηση ορισμένων νέων και ή προσωρινών καθηκόντων. Επίσης όλο και περισσότερο αποδεικνύεται εμπειρικά ότι πολλές δραστηριότητες ασκούνται ικανοποιητικότερα πλησίον της ομάδας - στόχου, παρά κεντρικά από τις Βρυξέλλες. Τέλος, υπάρχουν καθήκοντα που αφορούν τη λειτουργία οποιουδήποτε μεγάλου οργανισμού, των οποίων η άσκηση από ειδικευμένες επιχειρήσεις δύναται να είναι αποτελεσματικότερη.

Μέσω της ανάπτυξης μιας πολιτικής εξωτερικής ανάθεσης - ο όρος καλύπτει την ανάθεση σε κοινοτικούς φορείς, την αποκέντρωση σε εθνικούς δημόσιους φορείς και τη σύναψη συμβάσεων με φορείς του ιδιωτικού τομέα - η Επιτροπή θα καταβάλει προσπάθειες για την εξομάλυνση της ήδη υπάρχουσας κατάστασης και, ιδίως, για να επινοηθούν αποτελεσματικότερες και υπεύθυνες μέθοδοι για το χειρισμό χρηματοδοτικών προγραμμάτων.

Η εξωτερική ανάθεση θα πρέπει να επιλέγεται μόνο εφόσον αποτελεί αποτελεσματικότερο και αποδοτικότερο μέσο για την παροχή της συγκεκριμένης υπηρεσίας ή αγαθών. Η εξωτερική ανάθεση δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείται για τη διαχείριση ανεπαρκώς καθορισμένων καθηκόντων και ποτέ δεν πρέπει να αποβαίνει σε βάρος της λογοδότησης: η Επιτροπή πρέπει να είναι σε θέση να ασκεί τις πολιτικές της αρμοδιότητες δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης για την εφαρμογή του προϋπολογισμού.

Μια βασική αρχή που θα πρέπει να υιοθετηθεί είναι ότι οι κανονιστικές δραστηριότητες ή εκείνες που αφορούν διαπραγματεύσεις, καθώς και οι ενέργειες για την κατανομή κονδυλίων, που προϋποθέτουν την άσκηση διακριτικής εξουσίας, δύνανται να ασκούνται αποκλειστικά από δημόσιες διοικήσεις. Επί πλέον, η Επιτροπή πρέπει να αρνηθεί να αναλάβει οποιαδήποτε καθήκοντα που κρίνει ότι δεν είναι σε θέση να εκπληρώσει μέσα σε ορισμένα αποδεκτά περιθώρια κινδύνου, ανεξάρτητα εάν τα εν λόγω καθήκοντα εκτελούνται εντός ή εκτός της Επιτροπής.

Η αναπτυσσόμενη πολιτική εξωτερικής ανάθεσης θα περιλαμβάνει τη δοκιμή ενός νέου είδους οργάνου υλοποίησης υπό την καθοδήγηση του προσωπικού της Επιτροπής. Ιδιαίτερη προσοχή θα δοθεί στον τομέα εξωτερικής βοήθειας, ο οποίος επί του παρόντος χειρίζεται τα δύο τρίτα του συνόλου των εξωτερικών γραφείων τεχνικής αρωγής (ΒΑΤ) που χρησιμοποιούνται από την Επιτροπή, καθώς και χιλιάδες συμβάσεις μεμονωμένων εμπειρογνωμόνων. Απαιτείται επειγόντως η εξεύρεση λύσεων που θα παράσχουν στην Επιτροπή πραγματική πρόσβαση στην απαραίτητη πραγματογνωμοσύνη για την έγκαιρη και αποτελεσματική υλοποίηση έργων, ενώ θα διασφαλίζουν την απαραίτητη προβολή και συνεκτικότητα της πολιτικής της ΕΕ. Μια εναλλακτική λύση που θα πρέπει να εξετασθεί για τη διαχείριση της εξωτερικής βοήθειας, είναι μια δομή/δομές τύπου γραφείου. Η εν λόγω επιλογή, καθώς και άλλες επιλογές, θα πρέπει να συνδυάζονται με την αυξημένη αποκέντρωση που σχεδιάζεται στο πλαίσιο της βελτίωσης της παροχής της εξωτερικής βοήθειας.

Η ανάγκη για εξωτερική ανάθεση διαφέρει μεταξύ των υπηρεσιακών τμημάτων, ανάλογα με τις δραστηριότητές τους και ως εκ τούτου δεν ενδείκνυται ενιαία αντιμετώπιση του ζητήματος της εξωτερικής ανάθεσης. Εν τούτοις, θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα διασφάλισης μεγαλύτερου βαθμού συνεκτικότητας, έτσι ώστε να χρησιμοποιούνται ανάλογα μέσα για παρόμοιες περιπτώσεις.

Διαμορφώνοντας την πολιτική αυτή, η Επιτροπή δεν έχει οπωσδήποτε την πρόθεση να καθιερώσει μια γενικευμένη ανάθεση δραστηριοτήτων της ή να αποφύγει να εξετάσει το πρόβλημα των εσωτερικών πόρων. Η εξωτερική ανάθεση θα εφαρμόζεται μόνο εφόσον αιτιολογείται με βάση τα πλεονεκτήματα που παρέχει και δεν θα εκλαμβάνεται ως υποκατάστατο για ελλείψεις του απαιτούμενου προσωπικού για την εκπλήρωση βασικών καθηκόντων. Πράγματι, η κατάλληλη χρησιμοποίηση εξωτερικών πόρων προϋποθέτει την ύπαρξη επαρκών εσωτερικών πόρων για την άσκηση ελέγχου ή την εξασφάλιση καθοδήγησης.

III.3 Μέθοδοι εργασίας με άξονα τις επιδόσεις

Από τη διαδικασία διαβουλεύσεων προέκυψε ότι το προσωπικό συμφωνεί εν γένει με την αναγκαιότητα να απλουστευθούν και να εκσυγχρονισθούν οι μέθοδοι εργασίας στην Επιτροπή. Σε διάφορες Γενικές Διευθύνσεις υπάρχουν ήδη ορθές διοικητικές πρακτικές οι οποίες πρέπει να διαδοθούν σε ολόκληρη την Επιτροπή. Εντούτοις, υπάρχουν όρια ως προς το μέγεθος της αυτονομίας των υπηρεσιών κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων τους, δεδομένου ότι ορισμένα από τα εν λόγω συστήματα ή διαδικασίες χρειάζεται ενδεχομένως να εξετασθούν σε κλίμακα Επιτροπής ή στην περίπτωση μιας δέσμης δραστηριοτήτων της Επιτροπής. Επιπλέον, κατά την ανάπτυξη των εν λόγω μεθόδων θα είναι απαραίτητο να μελετηθούν οι βελτιώσεις οι οποίες δύνανται να επιτευχθούν στις μεθόδους εργασίας με άλλα θεσμικά όργανα, για παράδειγμα ο αυτοπεριορισμός σχετικά με την επιτροπολογία. Τα αποτελέσματα της μελέτης αυτής θα περιλαμβάνονται στις προτάσεις της Επιτροπής.

Το προσωπικό έχει υποβάλει πολλές χρήσιμες προτάσεις για τη βελτίωση των συστημάτων και διαδικασιών εργασίας. Απαιτούνται μηχανισμοί για την υποβολή προτάσεων του είδους αυτού και για την υλοποίησή τους. Οι εν λόγω μηχανισμοί υπάρχουν ήδη σε ορισμένες Γενικές Διευθύνσεις. Άλλες Γενικές Διευθύνσεις που δεν διαθέτουν τους εν λόγω μηχανισμούς θα ενθαρρυνθούν να τους δημιουργήσουν. Η Γενική Γραμματεία θα συνδέσει τα προγράμματα στις Γενικές Διευθύνσεις δημιουργώντας ένα δίκτυο που θα αποτελέσει μια κοινή «τράπεζα ιδεών». Κάθε ιδέα που θα προτείνεται θα αξιολογείται και ο υπάλληλος που την πρότεινε θα λαμβάνει γνώση των αποτελεσμάτων. Ορισμένες προτάσεις θα αφορούν αποκλειστικά μια συγκεκριμένη Γενική Διεύθυνση, πολλές άλλες όμως είναι πιθανόν να έχουν ευρύτερη εφαρμογή. Η δημιουργία της εν λόγω τράπεζας ιδεών θα βοηθήσει την Επιτροπή στην προσπάθειά της για συνεχή βελτίωση των μεθόδων εργασίας μέσω της μεταβολής που θα προκύψει από τις διαρκείς προσθήκες στοιχείων.

Κατ'αρχήν όμως απαιτείται μια ικανοποιητικότερα δομημένη προσέγγιση. Κατά συνέπεια, θα διοριστεί στη Γενική Γραμματεία ένας δεύτερος αναπληρωτής γενικός γραμματέας με ειδική εντολή τη βελτίωση των μεθόδων εργασίας και την προώθηση της εφαρμογής τους σε ολόκληρη την Επιτροπή. Μέχρι το τέλος του τρέχοντος έτους θα καταρτιστεί ένα πρόγραμμα δράσης για την αντιμετώπιση των εν λόγω θεμάτων με βάση την κτηθείσα πείρα τόσο εντός όσο και εκτός της Επιτροπής. Τα θέματα που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή περιλαμβάνουν: νέους κανόνες για την ανάθεση αρμοδιοτήτων στο Σώμα, σχετικά με τους οποίους θα πρέπει να συνταχθεί κατά προτεραιότητα μια πρώτη έκθεση( την απλούστευση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων καθώς και των διοικητικών διαδικασιών τόσο στην έδρα της Επιτροπής όσο και στα γραφεία της σε ολόκληρο τον κόσμο( τον ικανοποιητικότερο συντονισμό μεταξύ υπηρεσιών( την βελτίωση της τήρησης αρχείων στην Επιτροπή( ελαστικές και προσαρμόσιμες διοικητικές δομές( την ικανοποιητικότερη χρησιμοποίηση σύγχρονων τεχνολογιών( και τη θέσπιση μεθόδων ποιοτικής διαχείρισης, οι οποίες χρησιμοποιούνται ήδη σε ορισμένες υπηρεσίες της Επιτροπής. Ειδικότερα η συντελούμενη πρόοδος στα συστήματα πληροφορικής, όπως η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, σημαίνει ότι πρέπει να προχωρήσουμε σε μια Επιτροπή που δεν χρειάζεται έγγραφα σε χαρτί για να λειτουργήσει.

Τα προτεινόμενα στο παρόν κεφάλαιο μέτρα αναπτύσσονται στο κεφάλαιο ΙΙΙ του προγράμματος δράσης, μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου :δράσεις 12 έως

IV ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ

Το προσωπικό της Επιτροπής αποτελεί το πλέον πολύτιμο κεφάλαιό της. 1/4λα τα επιτεύγματα της Επιτροπής βασίζονται στις ικανότητες και την αφοσίωση του προσωπικού της. Μια ολοκληρωμένη πολιτική για το ανθρώπινο δυναμικό, η οποία επιτρέπει σε όλους τους υπαλλήλους να αναπτύξουν το δυναμικό τους, είναι ζωτικής σημασίας προκειμένου να λειτουργεί αποτελεσματικά η Επιτροπή. Η διατήρηση μιας ανεξάρτητης, μόνιμης και υψηλής ποιότητας Ευρωπαϊκής Δημόσιας Υπηρεσίας θα παράσχει τη δυνατότητα στα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα να διαδραματίσουν το ρόλο τους με τη μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Για το σκοπό αυτό, απαιτείται ο εκσυγχρονισμός της πολιτικής για τους ανθρώπινους πόρους, από την πρόσληψη έως τη συνταξιοδότηση, προς όφελος του προσωπικού όλων των βαθμίδων.

Κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους, θα διατεθούν συμβουλευτικά έγγραφα στα οποία θα εκτίθενται λεπτομερείς προτάσεις για τη μεταρρύθμιση της πολιτικής προσλήψεων, της πολιτικής διοικητικής διαχείρισης, της δομής των σταδιοδρομιών κλπ. Σε κάθε έγγραφο θα καθορίζεται ένα πλαίσιο πολιτικής με βάση την ανάλυση βέλτιστων μεθόδων στις δημόσιες υπηρεσίες των κρατών μελών καθώς και σε άλλους διεθνείς οργανισμούς. Θα περιλαμβάνει επίσης σχέδια νομοθετικών κειμένων για την εφαρμογή της εν λόγω πολιτικής, είτε τροποποιήσεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, είτε τροποποιήσεις των κειμένων εφαρμογής. Λαμβάνοντας ως βάση τα εν λόγω συμβουλευτικά έγγραφα, θα ζητηθεί η γνώμη του προσωπικού το οποίο θα κληθεί να συμμετάσχει όχι μόνο όσον αφορά τις γενικές αρχές της μεταρρύθμισης που καθορίζονται στην παρούσα λευκή βίβλο, αλλά και σχετικά με την εφαρμογή τους.

Κατωτέρω παρατίθεται συνοπτική περιγραφή της μεταρρύθμισης της πολιτικής για τους ανθρώπινους πόρους. Περαιτέρω λεπτομέρειες αναφέρονται στο πρόγραμμα δράσης. Πολλές από τις προτεινόμενες μεταβολές δύνανται να επιτευχθούν με βάση τον ισχύοντα κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, μέσω της ικανοποιητικότερης εφαρμογής και τήρησης των υφισταμένων κανόνων. Εν τούτοις, σε ορισμένους τομείς, θα απαιτηθεί η τροποποίηση του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ενώ σε όλους τους τομείς η συμμετοχή του προσωπικού θα αποτελέσει προϋπόθεση για την επιτυχία.

IV.1 Διοικητική διαχείριση

1/4πως και σε οποιοδήποτε άλλο οργανισμό, τα στελέχη διαδραματίζουν βασικό ρόλο στην Επιτροπή. Ο ρόλος τους είναι διττός: πρέπει να διαθέτουν ειδικευμένες επαγγελματικές γνώσεις και εμπειρίες, καθώς επίσης και την γενική ικανότητα να δραστηριοποιούν και να διευθύνουν διοικητικές μονάδες. Η μεταρρύθμιση θα συμβάλει στην αποτελεσματικότερη διοικητική διαχείριση με την θέσπιση σαφέστερων κανόνων και τον καλύτερο ορισμό των αρμοδιοτήτων. Ιδιαίτερη σπουδαιότητα έχει ο ρόλος των μεσαίων στελεχών στη μεταρρύθμιση που θα πραγματοποιηθεί στην Επιτροπή. Οι προϊστάμενοι μονάδων θα αποτελέσουν την κινητήρια δύναμη για την άσκηση αρμοδιοτήτων στο πλαίσιο μιας αποκεντρωμένης μεταρρύθμισης, όπως είναι η υλοποίηση συλλογικού έργου και η διασφάλιση της περαιτέρω βελτίωσης ως προς την οργάνωση της εργασίας. Ειδική δράση απαιτείται επίσης για τη βελτίωση του επιπέδου των ικανοτήτων διοικητικής διαχείρισης και για την δημιουργία μιας κοινής διοικητικής νοοτροπίας σε ολόκληρη την Επιτροπή.

Κατά συνέπεια, η Επιτροπή θα δώσει μεγαλύτερο βάρος στις ικανότητες διοικητικής διαχείρισης στο πλαίσιο των διορισμών, οι οποίοι θα υπόκεινται σε δοκιμαστική περίοδο. Θα εφαρμοστεί επίσης η αρχή του αντιστρεπτού: τα στελέχη που δεν αποδεικνύουν ότι πληρούν τα απαιτούμενα πρότυπα διαχειριστικής ικανότητας ή απέχουν εκούσια από τα σχετικά καθήκοντά τους, θα επανατοποθετούνται, με τον ίδιο βαθμό, σε θέσεις όπου δεν θα ασκούν καθήκοντα προϊσταμένου.

Θα καταρτιστεί ένα πρόγραμμα επιμόρφωσης στελεχών για διοικητικά στελέχη όλων των επιπέδων, ενώ θα προβλεφθούν ειδικές ανάγκες όπως εκείνες που αφορούν τις ικανότητες προϊσταμένων αντιπροσωπειών. Η ικανοποιητική συμμετοχή στα εν λόγω προγράμματα θα απαιτείται από όλους εκείνους που έχουν διοικητικές αρμοδιότητες. Τέλος, θα αξιολογείται συστηματικά η απόδοση όλων των στελεχών, συμπεριλαμβανομένων των Γενικών Διευθυντών καθώς και των διευθυντών.

IV.2 Εξέλιξη σταδιοδρομίας

Προσλήψεις

Η υφιστάμενη πολιτική για τις προσλήψεις, η οποία βασίζεται στην διενέργεια γενικών διαγωνισμών, παρέχει στην Επιτροπή προσωπικό υψηλής ποιότητας και αξιοπιστίας. Το σύστημα διενέργειας γενικών διαγωνισμών θα διατηρηθεί για τις προσλήψεις υπαλλήλων τόσο με γενικά όσο και ειδικά προσόντα. Με τη βελτίωση του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων της Επιτροπής καθώς και με τον καθορισμό των σχετικών προτύπων ικανοτήτων θα καταστεί δυνατή η ικανοποιητικότερη προώθηση του προγραμματισμού των αναγκών σε ανθρώπινους πόρους, τόσο από άποψη ικανοτήτων όσο και από άποψη αριθμού.

Η κτηθείσα πείρα και οι εισηγήσεις από τη διαδικασία της διαβούλευσης αποδεικνύουν ότι η διοργάνωση γενικών διαγωνισμών καθώς και οι χρησιμοποιούμενες δοκιμασίες χρειάζεται να βελτιωθούν ώστε να διασφαλιστεί η κάλυψη των αναγκών της Επιτροπής σε προσωπικό και για να ληφθούν υπόψη οι εξελίξεις σχετικά με τις μεθόδους επιλογής και την τεχνολογία πληροφοριών. Ειδικότερα, θα εξεταστούν τα μέσα για τη βελτίωση των χρησιμοποιούμενων μεθόδων σε ορισμένα στάδια της διενέργειας διαγωνισμών. Η Επιτροπή πρέπει ωστόσο να διατηρήσει τον ουσιαστικό έλεγχο των προσλήψεών της. Θα μελετηθεί επίσης η ανάγκη διασφάλισης μιας λογικής γεωγραφικής ισορροπίας στο προσωπικό της Επιτροπής, σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (ιδίως του άρθρου 27). Εν τούτοις, δεν ενδείκνυται ούτε να διοργανώνονται οι διαγωνισμοί κατά εθνικότητα ή με βάση εθνικές ποσοστώσεις, ούτε μια γενικευμένη στροφή προς τη διενέργεια διαγωνισμών κατά γλώσσα. Κατά την εκπόνηση νέων δοκιμασιών θα ληφθεί πλήρως υπόψη η πολυπολιτισμική διάσταση της ΕΕ καθώς και η αναλογία ανδρών/γυναικών, έτσι ώστε να καθοριστούν οι όροι για την επίτευξη γεωγραφικής ισορροπίας και για την παροχή ίσων ευκαιριών.

Οι προσλήψεις στα άλλα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα πραγματοποιούνται επίσης βάσει διαγωνισμών. Θα δοθεί προτεραιότητα στην εξέταση, από κοινού με τα λοιπά θεσμικά όργανα, της δυνατότητας δημιουργίας μιας διοργανικής υπηρεσίας προσλήψεων.

Καθοδήγηση της σταδιοδρομίας και κινητικότητα

Μετά την πρόσληψη, η Επιτροπή πρέπει να χρησιμοποιεί κατά τον βέλτιστο τρόπο τις ικανότητες των νεοπροσληφθέντων υπαλλήλων και να τους βοηθά να αναπτύσσουν τις δυνατότητές τους στο πολυεθνικό περιβάλλον της Επιτροπής. Οι νεοπροσληφθέντες υπάλληλοι όλων των βαθμίδων θα παρακολουθούν, κατά τη διάρκεια δοκιμαστικής περιόδου δώδεκα μηνών, ένα πλήρες πρόγραμμα κατάρτισης κατά την ανάληψη των καθηκόντων τους. Κατά το πέρας την εν λόγω περιόδου, η αξιολόγηση θα είναι αυστηρή αντικατοπτρίζοντας το γεγονός ότι η υπαγωγή στο καθεστώς του μόνιμου υπαλλήλου συνεπάγεται σημαντικά δικαιώματα.

Η Επιτροπή θα δημιουργήσει μια κεντρική υπηρεσία καθοδήγησης της σταδιοδρομίας, για τη διάδοση των βέλτιστων μεθόδων στις Γενικές Διευθύνσεις και για την παροχή συμβουλών και αρωγής σε υπαλλήλους ως προς την εξέλιξη της σταδιοδρομίας τους. Στο εσωτερικό κάθε Γενικής Διεύθυνσης θα δημιουργηθεί ένα δίκτυο ανάλογων υπηρεσιών, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να έχουν πρόσβαση στην παροχή των καλύτερων δυνατών συμβουλών καθ' όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής ζωής τους.

Η εσωτερική κινητικότητα θα ενθαρρυνθεί με την άρση εμποδίων όπως εκείνων που δημιουργούνται από το υφιστάμενο σύστημα προαγωγών. Οι κανόνες κινητικότητας που αφορούν ειδικά την εξωτερική υπηρεσία θα διατηρηθούν και θα βελτιωθούν εφόσον παρίσταται ανάγκη. Οι όροι και οι προϋποθέσεις σχετικά με την κινητικότητα μεταξύ ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων καθώς και μεταξύ των εν λόγω οργάνων και των διοικήσεων των κρατών μελών, και πιθανώς άλλων δημοσίων και ιδιωτικών φορέων, θα διερευνηθούν με σκοπό την διευκόλυνση των ανταλλαγών. Γενικότερα, για να αντιμετωπιστεί η περιορισμένη κινητικότητα ορισμένων υπαλλήλων και για να παρασχεθούν τα σχετικά κίνητρα για κινητικότητα, η κινητικότητα θα θεωρείται ως προσόν κατά την αξιολόγηση των υπαλλήλων και κατά τον διορισμό στελεχών. Η συνέχιση δραστηριοτήτων για την επίτευξη μεγαλύτερης κινητικότητας θα διασφαλιστεί ιδίως με την ικανοποιητικότερη οργάνωση και τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων μεταξύ υπαλλήλων.

Επαγγελματική κατάρτιση

Ο προϋπολογισμός επαγγελματικής κατάρτισης για το προσωπικό της Επιτροπής βρίσκεται, κατ'αναλογία, σε επίπεδα πολύ χαμηλότερα σε σχέση ακόμη και με το μέσο όρο που έχουν επιτύχει εθνικές δημόσιες υπηρεσίες. Αντιστοιχεί σε δύο ημέρες κατάρτισης ετησίως για κάθε υπάλληλο. Τα μεγέθη αυτά καλύπτουν την κατάρτιση σε γενικούς τομείς, την εκμάθηση γλωσσών και την κατάρτιση στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών. Η επαγγελματική κατάρτιση επίσης απαιτεί χρόνο, γεγονός που σημαίνει ότι η παρακολούθηση μαθημάτων επαγγελματικής κατάρτισης θα πρέπει να υπολογίζεται στις δραστηριότητες κάθε διοικητικής μονάδας. Τούτο πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στην ανάθεση καθηκόντων. Η Επιτροπή θα πρέπει να αναπτύξει μια νοοτροπία εκμάθησης, με βάση την οποία η κατάρτιση θα θεωρείται περισσότερο ουσιαστικό στοιχείο παρά προαιρετικό, πρόσθετο προσόν. Πρέπει να ενθαρρυνθεί και να παρασχεθεί η δυνατότητα στο προσωπικό όλων των βαθμίδων να αναπτύξουν τις ατομικές ικανότητές τους. Η εφαρμογή του μέτρου θα απαιτήσει σταδιακή αύξηση του προϋπολογισμού επαγγελματικής κατάρτισης και υψηλότερο επίπεδο επάνδρωσης.

Επίκεντρο θα αποτελέσει η συνεχής κατάρτιση καθ' όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής ζωής. Σε ορισμένες φάσεις της σταδιοδρομίας ενός υπαλλήλου ενδέχεται να προταθεί μια ειδική κατάρτιση (όπως είναι η ενίσχυση των ικανοτήτων σύνταξης κειμένου ή της «διαχείρισης της ποικιλομορφίας»). Θα απαιτηθούν επίσης και άλλες μορφές κατάρτισης, εκ των οποίων ορισμένες θα αφορούν όλους τους υπαλλήλους, όπως π.χ για την αύξηση των βασικών ικανοτήτων στους τομείς της νομοθεσίας, της οικονομίας, της σύνταξης κειμένου και κατάρτισης προϋπολογισμού, ενώ άλλες θα μπορούσαν να ποικίλλουν ανάλογα με τη φύση της εργασίας ή τη φάση της σταδιοδρομίας (για παράδειγμα μαθήματα κατά την ανάληψη καθηκόντων, ειδική κατάρτιση στον τομέα του προϋπολογισμού και των οικονομικών και κατάρτιση για την ανάπτυξη ικανοτήτων διοικητικής διαχείρισης).

Τέλος, θα εξεταστεί, από κοινού με τα λοιπά θεσμικά όργανα, το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός κέντρου επιμόρφωσης για την ευρωπαϊκή δημόσια υπηρεσία, ιδίως για μεσαία και ανώτατα στελέχη.

Δομή της σταδιοδρομίας

Ο υφιστάμενος διαχωρισμός μεταξύ διαφόρων κατηγοριών του προσωπικού βασίζεται κυρίως στα τυπικά προσόντα και την κατάρτισή του κατά τη στιγμή της πρόσληψης. Κατά συνέπεια, η διάρθρωση αυτή δεν εκφράζει επαρκώς την εξέλιξη των ατομικών ικανοτήτων των υπαλλήλων και δεν παρέχει το κατάλληλο μέσο για την εκτίμηση γενικότερων ικανοτήτων, όπως για παράδειγμα τις ικανότητες λήψης αποφάσεων ή τις δυνατότητες διοικητικής διαχείρισης. Επιπλέον, κατά κανόνα λαμβάνονται ελάχιστα υπόψη τα προσόντα που εκτήθησαν μετά την πρόσληψη από το προσωπικό των κατηγοριών Β, Γ και Δ, οι ικανότητές τους και η πραγματική κατάσταση όσον αφορά τα καθήκοντα τα οποία ασκούν. Η αλλαγή κατηγορίας είναι δυσχερής και δεν διοργανώνονται τακτικά εσωτερικοί διαγωνισμοί. Δεδομένου ότι ο αριθμός βαθμών σε κάθε κατηγορία είναι περιορισμένος, οι περισσότεροι υπάλληλοι προάγονται κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας τους μόνο τρεις ή τέσσερις φορές. Ο περιορισμένος αριθμός βαθμών εκφράζεται επίσης με σημαντικές συμφορήσεις που εμφανίζονται στην κορυφή των κατηγοριών Β, Γ και Δ καθώς και στο επίπεδο του βαθμού Α4.

Ανακεφαλαιωτικά, το υφιστάμενο σύστημα ελάχιστα κίνητρα παρέχει για ικανοποιητική απόδοση ή επιβράβευση προσωπικών πρωτοβουλιών, είτε σε επίπεδο εργασίας είτε για την απόκτηση νέων ικανοτήτων και προσόντων. Το υφιστάμενο σύστημα δρα ως τεχνητό εμπόδιο για την προαγωγή εκείνων που επιδεικνύουν ιδιαίτερες δεξιότητες και ικανότητες. Δεν παρέχει τη δέουσα αναγνώριση για καθήκοντα τα οποία ασκούν υπάλληλοι των βαθμών Β, Γ και Δ, οι οποίοι επιδεικνύουν συχνά πολύ μεγαλύτερη υπευθυνότητα από εκείνη που προϋποθέτει η τυπική περιγραφή καθηκόντων που αναφέρεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και τούτο αποβαίνει σε βάρος τόσο του προσωπικού όσο και του θεσμικού οργάνου. Είναι προς τιμή του προσωπικού της Επιτροπής το γεγονός ότι έχει αποδώσει ικανοποιητικά παρά τις εν λόγω διαρθρωτικές ανεπάρκειες.

Λαμβάνοντας υπόψη τις αδυναμίες του υφιστάμενου συστήματος, η Επιτροπή προτείνει να αναπτυχθεί μια νέα και περισσότερο γραμμική διάρθρωση σταδιοδρομιών, χωρίς κατηγορίες, που θα περιλαμβάνει περισσότερους βαθμούς σε σχέση με το υφιστάμενο σύστημα, λιγότερα όμως κλιμάκια στο βαθμό. Η πρόσληψη θα πραγματοποιείται σε ορισμένα επίπεδα της κλίμακας κατάταξης στο βαθμό, με βάση τα ελάχιστα επίπεδα τυπικών προσόντων και επαγγελματικής εμπειρίας.

Η νέα δομή σταδιοδρομιών θα πρέπει επίσης να προβλέπει κάποιες σαφώς καθορισμένες θέσεις ή καθήκοντα που θα αντιστοιχούν σε ένα συγκεκριμένο βαθμό. Οι υπάλληλοι που κατέχουν τις θέσεις αυτές, που προϋποθέτουν ειδικές αρμοδιότητες, θα λαμβάνουν, κατά τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία κατέχουν την εν λόγω θέση, την αμοιβή που αντιστοιχεί στο βαθμό αυτό. Οι διορισμοί στις εν λόγω θέσεις θα πραγματοποιούνται σε αντικειμενική βάση, με διαφανείς διαδικασίες.

Παρά το γεγονός ότι οι προαγωγές από βαθμό σε βαθμό θα καθορίζονται με αξιοκρατικά κριτήρια, η αρχαιότητα θα λαμβάνεται υπόψη με την εξέλιξη ανά κλιμάκιο σε κάθε βαθμό. Τέλος, το σύστημα θα πρέπει να διασφαλίζει ικανοποιητικές δυνατότητες σταδιοδρομίας για τους υπαλλήλους που δεν ασκούν καθήκοντα διοικητικού στελέχους, αλλά διαθέτουν γνώσεις και ικανότητες πολύτιμες για τον οργανισμό. Τούτο προϋποθέτει ιδίως το γεγονός ότι η προαγωγή σε υψηλότερους βαθμούς δεν θα πρέπει κατά κανόνα να εξαρτάται από την κατοχή θέσης στελέχους.

Σε κάθε δημόσια διοίκηση, η δημιουργία μιας νέας δομής σταδιοδρομιών έχει μεγάλη σπουδαιότητα, δεδομένου ότι οι επιπτώσεις ενδέχεται να είναι πολλαπλές. Η ανάπτυξη μιας νέας δομής απαιτεί επίσης λεπτομερή ανάλυση πολλών ζητημάτων, συμπεριλαμβανομένων της αξιολόγησης του προσωπικού και των προαγωγών. Η παρούσα λευκή βίβλος παρέχει ευρεία περιγραφή της νέας δομής των σταδιοδρομιών για δημοσίους υπαλλήλους της ΕΕ. Μετά από προσεκτική εξέταση των διαφόρων εναλλακτικών λύσεων για τη δημιουργία μιας γραμμικής δομής σταδιοδρομιών, η Επιτροπή θα δημοσιεύσει, τον Νοέμβριο του 2000, λεπτομερή πρόταση.

Η Επιτροπή αναλαμβάνει την υποχρέωση να διασφαλίσει ότι οποιαδήποτε νέα δομή σταδιοδρομιών θα ανταποκρίνεται στη δέσμευσή της να μην οδηγήσει η μεταρρύθμιση σε επιδείνωση είτε των γενικών όρων και προϋποθέσεων απασχόλησης του υφιστάμενου προσωπικού, είτε της πολυπολιτισμικής σύνθεσής του. Τούτο θα εκφράζεται σε κάθε πρόταση που θα υποβάλει η Επιτροπή στο Συμβούλιο για το εν λόγω θέμα.

Εκτίμηση επιδόσεων

Κάθε σύστημα εκτίμησης επιδόσεων εξυπηρετεί ορισμένους σκοπούς, που κυμαίνονται από την παροχή ανάδρασης ("feedback") προς το προσωπικό και την εκτίμηση επιδόσεων βάσει συμφωνηθέντων στόχων, έως την αξιολόγηση της καταλληλότητας των υπαλλήλων για προαγωγή. Το σημείο εκκίνησης για την εκτίμηση επιδόσεων στην Επιτροπή πρέπει να είναι η σαφώς καθορισμένη ανάθεση αποστολής για κάθε υπηρεσία και η περιγραφή καθηκόντων και ανάθεση αρμοδιοτήτων για κάθε υπάλληλο. Αυτά είναι οπωσδήποτε τα βασικά στοιχεία του συστήματος σχεδιασμού και προγραμματισμού των δραστηριοτήτων της Επιτροπής.

Παρά το γεγονός ότι απαιτείται η δημιουργία νέου συστήματος, παράλληλα, η κτηθείσα πείρα απέδειξε ότι η βάση για ένα επιτυχές σύστημα αξιολόγησης του προσωπικού είναι η δίκαια και ενδεδειγμένη εφαρμογή του από τους αξιολογητές. Αποτελεί προτεραιότητα η ειδική κατάρτιση στελεχών στον τομέα της αξιολόγησης και θα διενεργούνται έλεγχοι σχετικά με την εφαρμογή του συστήματος. Θα εξεταστούν περαιτέρω οι τρόποι διασφάλισης ότι οι αξιολογήσεις θα πραγματοποιούνται δίκαια και αποτελεσματικά.

Η βάση του νέου συστήματος αξιολόγησης πρέπει να είναι ο ετήσιος διάλογος μεταξύ των κρινόμενων και του κριτή τους, όπου θα συζητείται ο βαθμός στον οποίο έχουν επιτευχθεί σαφώς καθορισμένοι στόχοι. Σε άλλες ευρωπαϊκές διοικήσεις τούτο είναι σύνηθες και θα παράσχει στο προσωπικό αντικειμενική ανάδραση σχετικά με τις επιδόσεις του, την αναγνώριση του επιτευχθέντος έργου και, εφόσον παρίσταται ανάγκη, την ενθάρρυνσή του να βελτιωθεί, μέσω του εντοπισμού τομέων για βελτίωση. Θα πρέπει επίσης να συζητούνται θέματα εξέλιξης της σταδιοδρομίας, όπως είναι η κατάρτιση και η κινητικότητα.

Η αξιολόγηση πρέπει επίσης να βοηθάει στην εκτίμηση της καταλληλότητας του υπαλλήλου για προαγωγή, με βάση τις επιδόσεις του και τις ικανότητές του να ασκήσει νέα καθήκοντα και αρμοδιότητες. Η αξία αποτελεί μια σχετική έννοια βάσει της οποίας απαιτείται η αξιολόγηση του προσωπικού για προαγωγή μέσω της σύγκρισης σε σχέση με άλλους υπαλλήλους που ασκούν ανάλογα καθήκοντα. Τούτο σημαίνει ότι η αξιολόγηση πρέπει να περιλαμβάνει τη βαθμολόγηση (με έναν ή περισσότερους βαθμούς). Επί του παρόντος, η αξιολόγηση πραγματοποιείται στην Επιτροπή κάθε δύο έτη. Θα εξεταστεί προσεκτικά η σύνδεση μεταξύ της νέας ετήσιας αξιολόγησης και των διαδικασιών προαγωγών, έτσι ώστε να αποφευχθεί περιττός φόρτος εργασίας για τα στελέχη και το προσωπικό. Εντούτοις, χρειάζεται περισσότερη επένδυση από άποψη χρόνου και προσπαθειών για το νέο σύστημα αξιολόγησης.

Το νέο αυτό σύστημα αξιολόγησης του προσωπικού πρέπει σαφώς να είναι δίκαιο, να χαρακτηρίζεται από διαφάνεια και να είναι αντικειμενικό. Η αξιολόγηση πρέπει να πραγματοποιείται από τον άμεσο προϊστάμενο του υπαλλήλου, με τη συμμετοχή ίσως άλλων συναδέλφων και με τη χρησιμοποίηση της μεθόδου «αμφίδρομης ανάδρασης» («two-way feedback»).

Τέλος, η αξιολόγηση στελεχών πρέπει να περιλαμβάνει ένα στοιχείο εκτίμησης από τους υπαλλήλους των οποίων προΐστανται. Θα αναπτυχθούν διαδικασίες παροχής εγγυήσεων για εκείνους που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των προϊσταμένων τους. Για τους Γενικούς Διευθυντές και τους Διευθυντές θα καθιερωθεί χωριστό σύστημα αξιολόγησης, το οποίο θα βοηθήσει την Επιτροπή στην κρίση των Διευθυντών που προάγονται σε θέση Γενικού Διευθυντή.

Προαγωγές

Ένα από τα οφέλη ενός ικανοποιητικότερου συστήματος αξιολόγησης θα είναι η τήρηση της σαφούς απαίτησης που αναφέρεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, ότι οι προαγωγές πρέπει να πραγματοποιούνται βάσει αξιοκρατικών κριτηρίων. Απαιτούνται περαιτέρω βελτιώσεις του συστήματος προαγωγών έτσι ώστε να ενισχυθεί ο στόχος ότι η ικανοποιητική απόδοση πρέπει να ανταμείβεται κατάλληλα. Πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη, στο πλαίσιο αυτό, η κινητικότητα και η ανάπτυξη ειδικών ικανοτήτων.

Διαδικασίες που θα βοηθήσουν το προσωπικό που παρουσιάζει μειωμένη απόδοση

Ο σαφής καθορισμός των καθηκόντων κάθε υπαλλήλου θα παράσχει τόσο στον υπάλληλο όσο και στον προϊστάμενό του ένα κοινό πλαίσιο για την αξιολόγηση των επιδόσεων. Ο ετήσιος διάλογος στο πλαίσιο της αξιολόγησης πρέπει επομένως να οδηγεί σε έγκαιρο εντοπισμό της μειωμένης απόδοσης. Η νέα διαδικασία καθοδήγησης της σταδιοδρομίας θα περιλαμβάνει την παροχή συμβουλών σε εκείνους που εμφανίζουν σαφώς χαμηλή απόδοση, καθώς και επανεξέταση των ικανοτήτων τους. Ένας οδηγός θα παράσχει σαφή καθορισμό της χαμηλής απόδοσης και γενικές κατευθύνσεις για τον εντοπισμό της, καθώς και τις διαδικασίες που θα πρέπει να τηρούνται. Τα μέτρα αντιμετώπισης ενδέχεται να περιλαμβάνουν συμπληρωματική κατάρτιση και την τοποθέτηση σε άλλες θέσεις.Θα καθιερωθεί μια ειδική διαδικασία, χωριστή από την πειθαρχική διαδικασία, για τη δίκαιη αντιμετώπιση διαπιστωθεισών περιπτώσεων επαγγελματικής ανεπάρκειας σύμφωνα με το άρθρο 51 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

Ελαστικό σύστημα συνταξιοδότησης

Η ελαστικότητα ως προς την ηλικία συνταξιοδότησης αποτελεί ένα από τα μέσα τα οποία δύνανται να συμβάλουν στην βέλτιστη χρησιμοποίηση των ανθρώπινων πόρων. Οι ισχύοντες κανόνες σχετικά με την ηλικία και τις προϋποθέσεις συνταξιοδότησης θέτουν σε μειονεκτική θέση εκείνους που επιθυμούν να εγκαταλείψουν την υπηρεσία πριν από την ηλικία των εξήντα ετών. Κανείς υπάλληλος δεν δύναται να εξακολουθήσει να εργάζεται πέραν της ηλικίας των 65 ετών. Τα θέματα αυτά θα πρέπει να αντιμετωπιστούν. Απαιτείται η θέσπιση ενός νέου καθεστώτος πρόωρης συνταξιοδότησης και τούτο θα έχει επιπτώσεις τόσο για τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης όσο και για το συνταξιοδοτικό καθεστώς.

Ειδικότερα, είναι σαφές το γεγονός ότι, κατά την περαιτέρω διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η Επιτροπή θα κληθεί να αντιμετωπίσει μια σημαντική πρόκληση. Ένα καθεστώς πρόωρης συνταξιοδότησης θα μπορούσε να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο, διευκολύνοντας την ένταξη υπαλλήλων από νέα κράτη μέλη. Ως εκ τούτου, απαιτείται προβληματισμός γύρω από ένα ειδικό καθεστώς πρόωρης συνταξιοδότησης, το οποίο θα συνδέεται άμεσα με τη διεύρυνση.

IV.3 Μη μόνιμο προσωπικό

Η συμβολή του επί συμβάσει προσωπικού υπήρξε πάντοτε χρήσιμη για το έργο της Επιτροπής, προσθέτοντας ικανότητες που δεν θα διετίθεντο διαφορετικά στην Επιτροπή. Επιπλέον, οι τοπικοί υπάλληλοι στις αντιπροσωπείες στα κράτη μέλη και στις αντιπροσωπείες σε τρίτες χώρες έχουν διαδραματίσει σημαντικό ρόλο, στη διασφάλιση των δραστηριοτήτων της Επιτροπής στις εν λόγω χώρες.

Η αφοσίωση των υπαλλήλων αυτών στους στόχους της Ευρωπαϊκής Ένωσης είναι αναμφισβήτητη. Εντούτοις, η ποικιλία των όρων και προϋποθέσεων υπό τις οποίες απασχολούνται και εξελίσσονται προκαλεί σύγχυση. Επιπλέον, η πρόσληψη προσωπικού επί συμβάσει ενδέχεται να αποτελεί σπατάλη, δεδομένου ότι το κόστος της απασχόλησής του ενδέχεται να είναι μεγαλύτερο από εκείνο των μόνιμων υπαλλήλων και επιπλέον η Επιτροπή δεν μπορεί να υπολογίζει μελλοντικά στις ικανότητές τους. Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να χρησιμοποιεί προσωπικό επί συμβάσει, προτίθενται όμως να μειώσει την εξάρτησή της από το εν λόγω προσωπικό, ιδίως στην έδρα της. Κατά συνέπεια, η Επιτροπή θα υποβάλει πρόταση για να χρησιμοποιηθεί μέρος του προϋπολογισμού της που διατίθεται για το εν λόγω προσωπικό, για τη δημιουργία μόνιμων θέσεων.

Θα μελετηθούν τυχόν ασάφειες σχετικά με τους κανόνες βάσει των οποίων εργάζεται το προσωπικό επί συμβάσει, καθώς και τα καθήκοντα τα οποία δύνανται ή δεν δύνανται να ασκούν. Οι νέοι κανόνες πρέπει επίσης να προβλέπουν κάποιο βαθμό ελαστικότητας για την άσκηση ορισμένων δραστηριοτήτων με τη βοήθεια προσωπικού επί συμβάσει, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση που απαιτείται η προσέλκυση ατόμων με ειδικές τεχνικές γνώσεις που δεν θα ήταν δυνατόν να διατεθούν διαφορετικά στην Επιτροπή. Οι εν λόγω κανόνες αφενός, και αφετέρου η πολιτική για την εξωτερική ανάθεση και ο καθορισμός των δραστηριοτήτων, συνδέονται μεταξύ τους: ο βαθμός στον οποίο χρησιμοποιείται προσωπικό επί συμβάσει θα ποικίλλει ανάλογα με τη φύση των δραστηριοτήτων( και το πλαίσιο δραστηριοτήτων για τη χρησιμοποίηση προσωπικού επί συμβάσει στην Επιτροπή δύναται να επηρεάσει τις ανάγκες εξωτερικής ανάθεσης.

IV.4 Περιβάλλον εργασίας και ίσες ευκαιρίες

Περιβάλλον εργασίας

Η Επιτροπή θα πρέπει να αποτελεί ένα πρότυπο εργοδότη, προσφέροντας στο προσωπικό της ικανοποιητικό περιβάλλον εργασίας. Οι εμπειρίες του παρελθόντος κατέδειξαν ότι η οργάνωση του έργου της Επιτροπής τείνει να καταστεί άκαμπτη, με ανεπαρκή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η πολιτισμική πολυμορφία που χαρακτηρίζει και εμπλουτίζει την Επιτροπή, δύναται να επηρεάσει τις εργασιακές σχέσεις. H περαιτέρω διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης θα εντείνει την εν λόγω πολυμορφία. Τέλος, τόσο η εργασιακή νοοτροπία στην Επιτροπή, όσο και οι ανεπαρκείς πόροι σε ορισμένους τομείς, έχουν αυξήσει τις ώρες εργασίας και συχνά καθιστούν για πολλούς υπαλλήλους δυσχερή το συμβιβασμό της επαγγελματικής με την ιδιωτική τους ζωή.

Θα ληφθούν διάφορα μέτρα για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας. Μεγαλύτερη έμφαση θα δοθεί στην κατάρτιση που αφορά την εργασία σε ένα πολυπολιτισμικό περιβάλλον και τη διαχείριση της ποικιλομορφίας. Υπάρχει αυξανόμενη ζήτηση από μέρους των υπαλλήλων όλων των βαθμών για ελαστικότερο ωράριο εργασίας. Σε έναν οργανισμό που δίδει περισσότερη έμφαση στην επίτευξη αποτελεσμάτων, οι επιδιώξεις αυτές πρέπει να ικανοποιηθούν, δεδομένου ότι θα μπορούσαν να παράσχουν αυξημένο βαθμό ελαστικότητας και παραγωγικότητας για την Επιτροπή, καθώς και περισσότερα κίνητρα και ικανοποίηση για τους εργαζομένους. Θα ληφθούν μέτρα για να διευκολυνθούν οι ελαστικές συνθήκες εργασίας, που συμπεριλαμβάνουν το ελαστικό ωράριο, τον επιμερισμό θέσεων εργασίας, τη μερική απασχόληση και την τηλεργασία. Θα πρέπει επίσης να μελετηθεί το ζήτημα της αντικατάστασης προσωπικού που απασχολείται με ελαστικό ωράριο.

Για να παρασχεθεί η δυνατότητα σε γονείς να συνδυάσουν την επαγγελματική τους ζωή με τις οικογενειακές υποχρεώσεις τους, θα καθιερωθεί το δικαίωμα γονικής άδειας, τόσο για φυσικούς γονείς όσο και για γονείς με υιοθετημένα τέκνα. Θα πρέπει επίσης να βελτιωθούν οι ισχύουσες διατάξεις για την άδεια μητρότητας καθώς και η υποδομή μέριμνας που διαθέτει η Επιτροπή για τα παιδιά. Τέλος, θα θεσπιστεί το δικαίωμα της αδείας για οικογενειακούς λόγους.

Ίσες ευκαιρίες

Οι βελτιώσεις που αναζητούνται στο εργασιακό περιβάλλον της Επιτροπής αναμένεται να συμβάλουν σημαντικά στην προώθηση ίσων ευκαιριών.

Εκτός τούτου, η επικρατούσα αναλογία ανδρών/γυναικών θα αποτελέσει κεντρικό στοιχείο στη νέα ολοκληρωμένη πολιτική για τους ανθρώπινους πόρους. Η Επιτροπή έχει ήδη δεσμευθεί να αντιμετωπίσει την υφιστάμενη ανισορροπία στη δομή του προσωπικού, όσον αφορά τη σχέση ανδρών/γυναικών, προτιμώντας, για παράδειγμα, γυναίκες σε ανώτερες θέσεις, σε περιπτώσεις που υπάρχουν υποψήφιοι άνδρες και γυναίκες με όμοια προσόντα. Έχει επίσης θέσει η Επιτροπή ως ελάχιστο στόχο τον διπλασιασμό, μέχρι το τέλος της θητείας της, του αριθμού των γυναικών στην κορυφή της ιεραρχίας. Σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει η γεωγραφική ισορροπία να αποτελεί εμπόδιο σε διορισμούς. Σε επίπεδο πρόσληψης, ειδική μέριμνα θα ληφθεί για να διασφαλιστεί ότι οι δοκιμασίες στο πλαίσιο διαγωνισμών δεν θέτουν σε μειονεκτική θέση τις γυναίκες και ότι οι επιτροπές επιλογής θα περιλαμβάνουν επαρκή αριθμό γυναικών. Τέλος, η βελτίωση της πρόσβασης στην επιμόρφωση καθώς και η σχετική πρόβλεψη επιμόρφωσης για στελέχη θα ενισχύσει επίσης τις δυνατότητες προαγωγής.

Η Επιτροπή προτίθεται να καταργήσει τα ισχύοντα επί του παρόντος όρια ηλικίας για τις προσλήψεις μέσω διαγωνισμών. Επί του παρόντος βρίσκονται εν εξελίξει διαβουλεύσεις επί του θέματος αυτού με άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ και η Επιτροπή είναι πρόθυμη να αποτελέσει το παράδειγμα. Θα καθοριστούν επίσης οι όροι αναγνώρισης σταθερών σχέσεων εκτός του γάμου. Θα εξεταστούν επίσης περαιτέρω οι τρόποι με τους οποίους θα διασφαλιστεί ότι το προσωπικό της Επιτροπής θα αντικατοπτρίζει την πολιτισμική και πολυεθνική ποικιλομορφία της σύγχρονης Ευρώπης και για το σκοπό αυτό η Επιτροπή θα προωθήσει τη διεξαγωγή συζητήσεων με διοικήσεις των κρατών μελών.

IV.5 Πειθαρχία

Ελάχιστοι είναι οι υπάλληλοι της Επιτροπής που είχαν ποτέ λόγους να αντιμετωπίσουν το πειθαρχικό σύστημα. Το ισχύον όμως σύστημα παρουσιάζει ελλείψεις. Χαρακτηρίζεται από ιδιαίτερη βραδύτητα, περιλαμβάνει πολλά επίπεδα διαδικασιών και βασίζεται σε ένα πειθαρχικό συμβούλιο του οποίου η σύνθεση ποικίλλει και αποτελεί αμιγώς εσωτερικό όργανο. Το προσωπικό δεν ενημερώνεται επαρκώς σχετικά με τις υποχρεώσεις του και τις πιθανές επιπτώσεις των παραβάσεων κανόνων.

Για τη βελτίωση της κατάστασης δύνανται να ληφθούν ορισμένα διοικητικά μέτρα χωρίς τροποποίηση του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης: θα καθοριστούν σαφείς κανόνες τους οποίους θα περιλαμβάνει ένα εγχειρίδιο με επεξηγήσεις των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων( θα αναπτυχθούν γενικές κατευθύνσεις σχετικά με την επιβολή κυρώσεων ανάλογα με τη βαρύτητα των παραβάσεων( η σύσταση μιας διευρυμένης μόνιμης γραμματείας του Πειθαρχικού Συμβουλίου θα παράσχει μεγαλύτερη συνεκτικότητα( και οι πειθαρχικές αποφάσεις θα δημοσιεύονται (χωρίς ονόματα για να τηρείται ο εμπιστευτικός χαρακτήρας).

Η περαιτέρω ανάληψη δράσης στον τομέα αυτό για να καταστεί το σύστημα αποτελεσματικότερο και να εξαρτάται λιγότερο από καθυστερήσεις, θα απαιτήσει τροποποιήσεις στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Οι τροποποιήσεις αυτές περιλαμβάνουν τη σύσταση ενός Διοργανικού Πειθαρχικού Συμβουλίου και τη δυνατότητα να προσάγει η διοίκηση υποθέσεις ενώπιον του Πειθαρχικού Συμβουλίου.

IV.6 Καταγγελία των δυσλειτουργιών («Whistleblowing»)

1/4λοι οι υπεύθυνοι οργανισμοί και ιδίως οι δημόσιες διοικήσεις χρειάζονται διατάξεις που διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοι που έχουν σοβαρούς λόγους να υποπτεύονται ότι έχουν διαπραχθεί, διαπράττονται ή θα μπορούσαν να διαπραχθούν παραβάσεις, να δύνανται να εκθέτουν τις ανησυχίες τους και να βεβαιώνονται για τη διενέργεια προσεκτικής έρευνας και για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των παραβάσεων. Θα πρέπει στην Επιτροπή να διευκρινίζονται τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των υπαλλήλων που καταγγέλλουν υποτιθέμενες παραβάσεις και να προβλεφθεί ένα λειτουργικό σύστημα που θα είναι δίκαιο για τους καταγγέλλοντες παραβάσεις, για τους κατηγορούμενους για παραβάσεις και για το θεσμικό όργανο. Παράλληλα θα πρέπει να παρέχονται εγγυήσεις ότι σε περίπτωση που κινηθούν δικαστικές ή διοικητικές διαδικασίες, δεν θα δημιουργείται κίνδυνος από την πρόωρη αποκάλυψη αποδεικτικών στοιχείων.

Ο κανονισμός σχετικά με την Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (ΟLAF), που τέθηκε σε ισχύ τον Ιούνιο του 1999, παρέχει σαφέστερες ενδείξεις σχετικά με τους διαύλους που θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την καταγγελία παρατυπιών. Οι υπάλληλοι υποχρεούνται να αναφέρουν την υποψία παρατυπιών στους ανωτέρους τους ή στη Γενική Γραμματεία ή στην υπηρεσία ΟLAF. Απαιτείται πλέον να διευκρινιστεί ότι η καταγγελία μίας περίπτωσης στην υπηρεσία OLAF με σκοπό τη διεξαγωγή έρευνας δεν απαλάσσει τα στελέχη από την υποχρέωση να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για την αντιμετώπιση των προβλημάτων που τους τέθηκαν υπόψη.

Απαιτείται επίσης ο επακριβής καθορισμός των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων των υπαλλήλων προκειμένου να καταγγέλλουν παραβάσεις υπεύθυνα και μέσω εσωτερικών διαύλων (όχι όμως αποκλειστικά μέσω της ιεραρχικής οδού) και να καθοριστούν οι ενδεδειγμένοι κανόνες για τη χρησιμοποίηση εξωτερικών διαύλων για καταγγελίες, οι οποίοι θα λειτουργούν ως «ασφαλιστική δικλείδα»: οι περιστάσεις υπό τις οποίες θα μπορούσε να επιτραπεί η καταγγελία εκτός της Επιτροπής θα πρέπει να καθοριστούν προσεκτικά. Μια ενισχυμένη κεντρική υπηρεσία διαμεσολάβησης θα πρέπει να δρα ως σημείο επαφής για περιπτώσεις υποτιθέμενων παραβάσεων που δεν αφορούν υποψίες απάτης ή ενέργειας που πλήττει τα οικονομικά συμφέροντα της Κοινότητας.

Σύμφωνα με τις ορθότερες πρακτικές στα κράτη μέλη, θα προβλεφθεί η απαραίτητη προστασία που συμβιβάζεται με τις διατάξεις που προβλέπονται στον κανονισμό για την υπηρεσία OLAF, για υπαλλήλους που προβαίνουν σε καταγγελίες με νόμιμα μέσα και - προς το συμφέρον ολόκληρου του προσωπικού και του θεσμικού οργάνου - θα προβλεφθεί η δυνατότητα προστασίας από επιπόλαιους ή κακόβουλους ισχυρισμούς.

IV.7 Διαφανής κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης

Με την πάροδο του χρόνου έχουν εγκριθεί πολλά νομοθετικά κείμενα για την εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Ορισμένα από τα εν λόγω κείμενα εφαρμόζονται σε όλα τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, ενώ άλλα εφαρμόζονται μόνο στην Επιτροπή. Ελάχιστη προσπάθεια έχει καταβληθεί για να καταστεί δυνατόν να έχει το προσωπικό εύκολη πρόσβαση στα κείμενα αυτά και δεν έχουν γίνει διαθέσιμες οι πολυπληθείς διοικητικές αποφάσεις που εκδόθηκαν από την Επιτροπή σχετικά με τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Τούτο έχει ως αποτέλεσμα να μην υπάρχει ένα σαφές και ενοποιημένο σύνολο κανόνων. Πρέπει πλέον να αντιμετωπισθούν τόσο το θέμα της διαφάνειας, όσο και η ενδεδειγμένη εφαρμογή των κανόνων. Θα διατηρηθεί ένας ενιαίος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης που θα εφαρμόζεται σε όλα τα θεσμικά όργανα.

Οι κανόνες για την εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης θα απλουστευθούν, θα ενοποιηθούν και θα δημοσιευθούν. Θα επανεξετασθούν επίσης οι διοικητικές διαδικασίες της Επιτροπής για την εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Παράλληλα, απαιτείται να μελετηθεί ο ίδιος ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης - κατόπιν πλήρους σειράς διαβουλεύσεων με εκπροσώπους του προσωπικού - έτσι ώστε να εντοπιστούν οι τυχόν διατάξεις που είναι σαφώς παρωχημένες και δεν είναι πλέον αναγκαίες για τη διασφάλιση της μονιμότητας, της ποιότητας και της ανεξαρτησίας της ευρωπαϊκής δημόσιας διοίκησης. Στο πλαίσιο αυτό, είναι σημαντικό να υπογραμμιστεί το γεγονός ότι η παρούσα μεταρρύθμιση δεν θέτει σε καμία περίπτωση υπό αμφισβήτηση την αρχή της συμμετοχής κοινών επιτροπών, στη χάραξη της πολιτικής της Επιτροπής για τους ανθρώπινους πόρους. Οι δραστηριότητες και η λειτουργία των εν λόγω επιτροπών θα επανεξετάζονται σε κάθε συγκεκριμένο τομέα, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα της συμμετοχής τους προς το συμφέρον του προσωπικού.

Οι μεταβολές αυτές θα επιχειρηθούν στο πλαίσιο της διαρκούς δέσμευσης για την απλούστευση και αποσαφήνιση των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων του προσωπικού.

IV.8 Άλλα θέματα

Η πολιτική για τους ανθρώπινους πόρους, η οποία περιγράφεται συνοπτικά στην παρούσα λευκή βίβλο, αποτελεί βασική συνιστώσα της στρατηγικής της Επιτροπής για την επίτευξη των στόχων που καθορίζονται στο πρόγραμμα 2000-2005. Παράδειγμα αποτελεί η πρόκληση την οποία καλείται να αντιμετωπίσει η Ευρωπαϊκή Ένωση στο πλαίσιο της διεύρυνσης, από την άποψη της ένταξης, στο προσωπικό της, υπαλλήλων από νέα κράτη μέλη. Έχουν επίσης εντοπιστεί δύο ακόμη τομείς της πολιτικής για τους ανθρώπινους πόρους, οι οποίοι θα χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής κατά τα επερχόμενα έτη: ο ένας αφορά το προσωπικό που αμείβεται από τον προϋπολογισμό έρευνας. Για την εν λόγω κατηγορία προσωπικού ισχύουν ειδικοί κανόνες. Ο πλέον μακροπρόθεσμος στόχος της παρούσας Επιτροπής είναι η ένταξη του προσωπικού έρευνας στη βασική πολιτική της Επιτροπής για το προσωπικό. Θα εξακολουθήσει να παρέχεται η δυνατότητα πρόσληψης ορισμένων ειδικευμένων υπαλλήλων σε προσωρινή βάση. Ο δεύτερος τομέας αφορά τις εξωτερικές υπηρεσίες της Επιτροπής. Ειδική μέριμνα θα ληφθεί για τη σταδιοδρομία υπαλλήλων σε αντιπροσωπείες και στην έδρα των κοινοτικών οργάνων, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας εναλλαγής, της πρόβλεψης επιμόρφωσης στο γλωσσικό τομέα και σε άλλους τομείς, της αντιμετώπισης περιπτώσεων ζευγών δημοσίων υπαλλήλων της ΕΕ, εκ των οποίων ο ένας είναι τοποθετημένος σε μια αντιπροσωπεία, καθώς και της πολιτικής για το τοπικό προσωπικό.

Η υλοποίηση του πλαισίου των προαναφερθεισών μεταρρυθμίσεων συνιστά σημαντική και διαρκή πρόκληση την οποία καλούνται να αντιμετωπίσουν οι κεντρικές διοικητικές υπηρεσίες της Επιτροπής.

Τα προτεινόμενα στο παρόν κεφάλαιο μέτρα αναπτύσσονται στο κεφάλαιο ΙV του προγράμματος δράσης, μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου :δράσεις 21 έως

V ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΞΑΚΡΙΒΩΣΗ, ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ

Κεντρικός στόχος της μεταρρύθμισης είναι η δημιουργία μιας διοικητικής νοοτροπίας που ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να αναλαμβάνουν την ευθύνη για τις δραστηριότητες που αναπτύσσονται υπό τον έλεγχό τους - και τους καθιστά ικανούς να διατηρούν τον έλεγχο των ενεργειών για τις οποίες είναι υπεύθυνοι. Η Επιτροπή, λογιζόμενη ως σύνολο, είναι ιδίως υπεύθυνη για τη διαχείριση μεγάλων ποσών κεφαλαίων της ΕΕ, δηλαδή χρημάτων των φορολογουμένων. Η βελτίωση και ο εκσυγχρονισμός της δημοσιονομικής διαχείρισης είναι επομένως επιθυμητοί στόχοι και αφ'εαυτών, αλλά και για να συμβάλουν άμεσα και έμπρακτα στην εν γένει αναβάθμιση των επιχειρησιακών επιδόσεων.

Τα συστήματα δημοσιονομικής διαχείρισης και ελέγχου της Επιτροπής δεν ανταποκρίνονται πλέον στο είδος και το πλήθος των δοσοληψιών που πρέπει να διεκπεραιώνουν. Τον καιρό που σχεδιάστηκαν τα υφιστάμενα συγκεντρωτικά συστήματα, η Επιτροπή χειριζόταν χρηματικά ποσά πολύ μικρότερα απ'ό,τι σήμερα. Οι οικονομικές δοσοληψίες αυξήθηκαν έκτοτε αλματωδώς - για παράδειγμα, διπλασιάστηκαν κατά την τελευταία πενταετία, φθάνοντας σε πλέον των 620 000. Η εξωτερική βοήθεια τριπλασιάστηκε κατά την τελευταία δεκαετία και πρόκειται να αυξηθεί περαιτέρω κατά 44% μεταξύ 1999 και 2000.

Οι ανωτέρω πραγματικότητες σημαίνουν ότι οι διαδικασίες χρειάζεται να καταστούν απλούστερες και ταχύτερες, περισσότερο διαφανείς και αποκεντρωμένες. Πρέπει να γίνει σαφής κατανομή καθηκόντων και αρμοδιοτήτων μεταξύ όλων των παραγόντων - δημοσιονομικών και «τεχνικών» - οι οποίοι διαδραματίζουν ρόλο στη διαχείριση επιχειρησιακών εργασιών με δημοσιονομικές συνέπειες. Ουσιαστικής επίσης σημασίας είναι η ύπαρξη κατάλληλων οργανωτικών κανόνων και δομών. Θα χρειασθούν ειδικές ρυθμίσεις για να εφοδιαστούν καταλλήλως οι εξωτερικές αντιπροσωπείες της Επιτροπής, ώστε να αντεπεξέλθουν στις νέες αυτές ευθύνες.

Βασική συνιστώσα της καλύτερης δημοσιονομικής διαχείρισης θα είναι η νέα αντιμετώπιση, η οποία καθιερώνεται με τη Διαχείριση με Βάση τη Δραστηριότητα (που περιγράφεται στο μέρος ΙΙ της παρούσας λευκής βίβλου), για την κατανομή των παντός είδους πόρων ώστε να ανταποκρίνονται στις προτεραιότητες της Επιτροπής. Αναμένεται ότι τότε η Επιτροπή δεν θα αναγκάζεται πλέον να αναλαμβάνει καθήκοντα χωρίς να έχει τα αναγκαία μέσα για την ορθή εκτέλεσή τους.

Επιπλέον, χρειάζονται οι ακόλουθες ενέργειες:

*Το σύστημα δημοσιονομικής διαχείρισης ελέγχου και λογιστικής εξακρίβωσης θα αναμορφωθεί ριζικώς, θα εκσυγχρονισθεί και θα ευθυγραμμισθεί προς τη βέλτιστη πρακτική. Για να επιτευχθεί η άριστη χρήση πόρων και εμπειρογνωμοσύνης και για να ληφθούν υπόψη οι διάφοροι τύποι δαπανών για τις οποίες ευθύνεται η Επιτροπή, πρέπει να καθιερωθούν νέες οργανωτικές δομές και να καταργηθούν σταδιακώς ορισμένες άλλες. Η πρόοδος ως προς τη μείωση των καθυστερήσεων στις πληρωμές και την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων θα υπόκειται σε συγκριτική αξιολόγηση.

*Οι διατάκτες και μάλιστα όλα τα διοικητικά στελέχη οφείλουν να αναλαμβάνουν την ευθύνη για την ποιότητα, την κανονικότητα και την αποτελεσματικότητα των ενεργειών τους. Επομένως, οι κανόνες πρέπει να ανακοινώνονται σε όλους τους υπαλλήλους με πάγια, απλουστευμένη και εύκολα κατανοητή μορφή.

*Χρειάζεται να ληφθούν ορισμένα μέτρα για την καλύτερη προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας, η οποία συνεπάγεται ιδίως τη θωράκιση της νομοθεσίας κατά της απάτης, όχι μόνο στο στάδιο της υποβολής προτάσεων, αλλά καθόλη τη νομοθετική διαδικασία. Θα βελτιωθεί σοβαρά η συνεργασία μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών. 1/4πως αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο, ακριβώς στα κράτη μέλη «ο κύριος όγκος» των δαπανών δεν χρησιμοποιείται ή/και δεν καταλογίζεται ορθώς.

V.1 Προσδιορισμός αρμοδιοτήτων των διατακτών και υπευθύνων τομέων

Η δημιουργία αληθινού αισθήματος ευθύνης για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση σημαίνει πρώτα απ'όλα σαφή προσδιορισμό καθηκόντων. κατά δεύτερον, βεβαίωση ότι ο καθένας γνωρίζει και κατανοεί τις αρμοδιότητές του. κατά τρίτον, ενσωμάτωση του ποιοτικού ελέγχου στις διαχειριστικές διαδικασίες. τέλος, δίκαια και έμπιστα μέσα αντιμετώπισης των παραβάσεων των κανόνων.

Η δημοσιονομική διαχείριση αποτελεί μία μόνο πλευρά της επιχειρησιακής διαχείρισης. Η εκχώρηση αρμοδιοτήτων για την έγκριση δαπανών πρέπει να βαδίζει παράλληλα προς την ιεραρχική κλίμακα, από τον κάθε υπάλληλο έως τον Γενικό Διευθυντή, τον κάθε Επίτροπο και την Επιτροπή ως συλλογικό σώμα.

Η Επιτροπή θα συντάξει σαφείς κανόνες για τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων κάθε διαχειριστή χρημάτων. Οι αρμοδιότητες αυτές θα ανατίθενται σε κάθε διαχειριστή χρημάτων τη στιγμή του διορισμού του και θα συνοδεύονται από την κατάλληλη κατάρτιση. Η αδυναμία συμμόρφωσης προς τα καθοριζόμενα πρότυπα θα οδηγεί σε ανάκληση των αρμοδιοτήτων.

Οι κανόνες σχετικά με την αρμοδιότητα των διατακτών θα προβλέπουν επίσης διαδικασίες για την εκχώρηση αρμοδιοτήτων στο εσωτερικό των τμημάτων όσον αφορά την έγκριση δαπανών. Στο μέτρο του δυνατού, το πρόσωπο που λαμβάνει την επιχειρησιακή απόφαση να προχωρήσει μια ενέργεια που συνεπάγεται δαπάνες πρέπει να είναι το πρόσωπο που εγκρίνει τη δαπάνη, αλλά πρέπει να ληφθεί πρόνοια να υπάρχει το κατάλληλο σύστημα για τον έλεγχο της κανονικότητας των δοσοληψιών.

Ο καλύτερος τρόπος για να εξασφαλιστεί η τήρηση κανόνων και διαδικασιών είναι να καταστούν άμεσα προσιτοί σε όλους τους υπαλλήλους. Επομένως, οι κανόνες θα κωδικοποιηθούν και θα παρουσιάζονται σε απλά, συντεταγμένα με σαφήνεια εγχειρίδια, τα οποία θα ενημερώνονται, όταν χρειάζεται.

Η ανάγκη ύπαρξης απλούστερων, κωδικοποιημένων κανόνων και διαδικασιών επείγει ιδιαίτερα όσον αφορά τις επιχορηγήσεις και τις προμήθειες. Οι ανταγωνιστικές διαδικασίες για την κατανομή των χρηματοδοτήσεων, η πλήρης πληροφόρηση για τις δυνατότητες χρηματοδότησης, η ισότιμη μεταχείριση όλων των υποψηφίων, οι διαφανείς διαδικασίες επιλογής, η δημοσίευση των αποτελεσμάτων και η ορθή παρακολούθηση και αξιολόγηση αποτελούν αρχές που πρέπει να εφαρμόζονται αυστηρά.

Οριακώς, η διαχωριστική γραμμή μεταξύ επιχορήγησης και διαδικασίας προμηθειών αποτελεί λεπτό ζήτημα. Οι διατάκτες πρέπει να μπορούν να συμβουλεύονται τη μονάδα συμβάσεων της Κεντρικής Οικονομικής Υπηρεσίας (βλ. κεφάλαιο V.2) σχετικά με το είδος διαδικασίας που πρέπει να τηρήσουν. Το πρόβλημα αυτό θα αντιμετωπισθεί σε χωριστό τμήμα του σχεδίου πρότασης για την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού.

Η Επιτροπή θα προτείνει επίσης βελτιώσεις στις διαδικασίες προμηθειών που εφαρμόζει, και συγκεκριμένα θα εξετάσει το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός ανεξάρτητου φορέα για τον χειρισμό των καταγγελιών που αφορούν τις διαδικασίες προμηθειών.

Σε περιπτώσεις δημοσιονομικού σφάλματος ή υποψίας για παρατυπίες που δεν συνιστούν απάτη, και χωρίς να αμφισβητείται ο ρόλος του OLAF, οι Γενικοί Διευθυντές, πριν κινήσουν πειθαρχική διαδικασία, θα παραπέμπουν την υπόθεση σε μια ειδική ομάδα με καθήκοντα τεχνικής υποστήριξης (help desk), η οποία θα γνωμοδοτεί για πιθανές οικονομικές παρατυπίες. Η ομάδα αυτή θα συσταθεί έως την 1η Ιουλίου 2000. Θα διενεργεί εκ του φυσικού ακρόαση του(των) εμπλεκόμενου(ων) υπαλλήλου(ων). Η συμβουλευτική ειδική ομάδα έχει μελετηθεί ως ένα ενδιάμεσο βήμα μεταξύ του εντοπισμού μιας παρατυπίας και της πιθανής κίνησης της επίσημης πειθαρχικής διαδικασίας. 1/4ταν αυτό είναι δυνατό, η ειδική ομάδα θα συνιστά τη λήψη διορθωτικών και προληπτικών μέτρων στον οικείο Γενικό Διευθυντή.

Τέλος, οι διατάξεις του ισχύοντος δημοσιονομικού κανονισμού, όπου προβλέπεται ότι οι διατάκτες υπέχουν ευθύνη από επαγγελματικής και οικονομικής σκοπιάς πιθανώς να παρεμποδίζουν σοβαρά την «υπευθυνοποίηση» των διατακτών. Το σημείο αυτό τριβής μπορεί να αποβεί σε μεγάλο βαθμό αντιπαραγωγικό. Οι προτεινόμενες στο κεφάλαιο IV νέες πειθαρχικές διαδικασίες προσφέρουν ήδη δίκαια και ενδεδειγμένα μέσα για το χειρισμό δημοσιονομικών παρατυπιών και περιπτώσεων απάτης μέσω των διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης για την ευθύνη των δημοσίων υπαλλήλων ως προς σοβαρά παραπτώματα. Δυστυχώς, η Επιτροπή θα προτείνει την αφαίρεση των ειδικών αυτών διατάξεων από το δημοσιονομικό κανονισμό.

V.2 Αναμόρφωση του συστήματος δημοσιονομικής διαχείρισης, ελέγχου και λογιστικής εξακρίβωσης

Το υφιστάμενο σύστημα δημοσιονομικής διαχείρισης στην Επιτροπή έχει δεχθεί έντονες επικρίσεις, εσωτερικές και εξωτερικές, ως μη ικανό να προλάβει τη διάπραξη σημαντικών παραβάσεων σε ορισμένες σημαντικές υποθέσεις (π.χ. στις εκθέσεις της Επιτροπής Ανεξάρτητων Εμπειρογνωμόνων και του Ελεγκτικού Συνεδρίου).

Κατά βάση, ο ισχύων σήμερα εκ των προτέρων δημοσιονομικός έλεγχος συνίσταται στον συγκεντρωτικό έλεγχο οικονομικών δοσοληψιών με βάση διαδικαστικούς κανόνες που περιλαμβάνονται στον δημοσιονομικό κανονισμό - η «εκ των προτέρων θεώρηση» - που έχει αποδειχθεί ανεπαρκής για τη περιεκτική ανάλυση της προστιθέμενης αξίας και της κανονικότητας των οικονομικών πράξεων. Αποτέλεσμα είναι ότι στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων το σύστημα αυτό δίνει μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας, η οποία οδηγεί σε νοοτροπία αναιρούσα το αίσθημα ευθύνης των διοικητικών στελεχών. Ταυτόχρονα, λόγω της δυσκίνητης και διαδικαστικά περίπλοκης φύσεώς του, δημιουργεί δυσχέρειες στην αποτελεσματική εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Επιπροσθέτως, ο δημοσιονομικός κανονισμός δίνει επίσης την αρμοδιότητα της εκ των προτέρων αναίρεσης (θεώρηση) και της εκ των υστέρων αξιολόγησης συστημάτων (έλεγχος) στον δημοσιονομικό ελεγκτή της Επιτροπής, προκαλώντας έτσι σοβαρό ενδεχόμενο σύγκρουσης συμφερόντων στην ΓΔ Δημοσιονομικού Ελέγχου.

Προτεινόμενες αλλαγές

Η προτεινόμενη στο παρόν έγγραφο λύση παρουσιάζεται σχηματικά στο σχήμα Ι. Στόχος είναι οι έλεγχοι που διενεργούνται σήμερα υπό την ευθύνη του δημοσιονομικού ελεγκτή να μετατεθούν στις ΓΔ, ώστε οι Γενικοί Διευθυντές να καταστούν άμεσα υπόλογοι για την επάρκεια των εσωτερικών ελέγχων στα τμήματά τους, ενώ τα διοικητικά στελέχη θα καταστούν εξ ολοκλήρου υπεύθυνα για τις δημοσιονομικές αποφάσεις που λαμβάνουν. Η ευθύνη αυτή θα εκφραστεί με δήλωση εκάστου Γενικού Διευθυντή, στην ετήσια έκθεση δραστηριότητάς του, ότι έχουν καθιερωθεί ενδεδειγμένοι εσωτερικοί έλεγχοι και ότι, με βάση τη διενεργούμενη στην έκθεση ανάλυση, οι πόροι χρησιμοποιήθηκαν για τους σκοπούς που προορίζονταν. Μόλις τροποποιηθεί ο δημοσιονομικός κανονισμός ώστε να διαμορφωθούν οι προϋποθέσεις για ασφαλέστερη, αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη διαχείριση πόρων, θα εγκαταλειφθεί το κεντρομόλο σύστημα της «εκ των προτέρων θεώρησης».

Εντός των Γενικών Διευθύνσεων, οι μονάδες οικονομικών ζητημάτων θα έχουν τη βασική αποστολή της παροχής συμβουλών και αρωγής στις επιχειρησιακές διοικητικές μονάδες. Πιθανώς να τους δοθούνς επιπρόσθετες αρμοδιότητες ανάλογα με την ιδιαίτερη οργανωτική σύνθεση σε κάθε ΓΔ. Επειδή οι τύποι των δαπανών και οι απαιτήσεις της δημοσιονομικής διαχείρισης διαφέρουν μεταξύ των υπηρεσιών, κάθε Γενικός Διευθυντής οφείλει να καθορίσει τις ενδεδειγμένες δημοσιονομικές διεργασίες προς τήρηση στην υπηρεσία του, εντός του πλαισίου μιας δέσμης ελάχιστων προδιαγραφών για όλες τις υπηρεσίες, οι οποίες θα καθοριστούν στον άξονα των αρχών που παρατίθενται στην παρούσα λευκή βίβλο. Στις προδιαγραφές αυτές συγκαταλέγεται η αρχή του διαχωρισμού καθηκόντων, ώστε να διασφαλιστεί ότι κάθε απόφαση συνεπαγόμενη δαπάνη σε οποιαδήποτε υπηρεσία έχει εκτιμηθεί από δύο τουλάχιστον πρόσωπα ως προς την επιχειρησιακή και τη δημοσιονομική της πλευρά.

Θα δημιουργηθεί μια κεντρική οικονομική υπηρεσία η οποία θα παρέχει συμβουλές στα επιχειρησιακά τμήματα της Επιτροπής. Η υπηρεσία αυτή θα τεθεί υπό την άμεση ευθύνη του αρμόδιου για τον προϋπολογισμό Επιτρόπου και θα καθορίζει τους δημοσιονομικούς κανόνες και διαδικασίες και ελάχιστα κοινά πρότυπα για τους εσωτερικούς ελέγχους στις ΓΔ, ενώ παράλληλα θα συμβουλεύει σχετικά με την εφαρμογή τους.

Θα συσταθεί επίσης υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, υπαγόμενη στον αρμόδιο για τη μεταρρύθμιση Αντιπρόεδρο, με σκοπό να υποβοηθεί την ιεραρχία της Επιτροπής να (1) ελέγχει τους κινδύνους, (2) να παρακολουθεί τη συμμόρφωση, (3) να παρέχει ανεξάρτητη γνώμη για την ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, και (4) να διατυπώνει συστάσεις για τη βελτίωση της απόδοσης και αποτελεσματικότητας των επιχειρησιακών εργασιών και να διασφαλίζει ότι οι πόροι της Επιτροπής χρησιμοποιούνται κατά οικονομικώς αποδοτικό τρόπο («ασφάλεια για τα δαπανώμενα χρήματα και αξία ως αντιστάθμισμα»).

Εκάστη ΓΔ θα συγκροτήσει εξειδικευμένο κλιμάκιο λογιστικής εξακρίβωσης (που μπορεί να κυμαίνεται από μεμονωμένο άτομο βασιζόμενο ως επί το πλείστον στην εργασία της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου, έως πλήρως αναπτυγμένη διοικητική μονάδα), υπαγόμενη απευθείας στο Γενικό Διευθυντή, για τη διενέργεια ανασκοπήσεων του συστήματος εσωτερικού ελέγχου της ΓΔ, καθώς και ανασκοπήσεων της διαχείρισης και μεταχείρισης των χρημάτων της Επιτροπής που καταβάλλονται σε εξωτερικούς δικαιούχους.

Τέλος, θα συσταθεί επιτροπή παρακολούθησης ελέγχου. Έργο της θα είναι η παρακολούθηση (1) των διεργασιών ελέγχου της Επιτροπής μέσω των αποτελεσμάτων των λογιστικών εξακριβώσεων της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου και του Ελεγκτρικού Συνεδρίου, (2) της υλοποίησης των συστάσεων κατά τις λογιστικές εξακριβώσεις, συμπεριλαμβανομένων εκείνων εκ μέρους του Ελεγκτρικού Συνεδρίου ποιυ έγιναν αποδεκτές από την Επιτροπή, και (3) της ποιότητας της εργασίας λογιστικών εξακριβώσεων. Η Επιτροπή θα προεδρεύεται από τον αρμόδιο για τον προϋπολογισμό Επίτροπο και στη σύνθεσή της θα συμμετέχουν επίσης ο αρμόδιος για τη μεταρρύθμιση Αντιπρόεδρος, δύο ακόμη Επίτροποι και ένα μέλος εκτός του οργάνου. Το τελευταίο αυτό μέλος θα οφείλει να διαθέτει σχετικές γνώσεις και εμπειρία σε θέματα διοίκησης και ελέγχων επιχειρηματικών οργανισμών. 1/4λες οι ανωτέρω νέες υπηρεσίες και η επιτροπή παρακολούθησης ελέγχου θα έχουν συσταθεί έως την 1η Μαΐου 2000.

Με τις προτεινόμενες αλλαγές θα διασφαλιστεί η ορθή ανάθεση ευθυνών στα διοικητικά στελέχη που λαμβάνουν αποφάσεις με δημοσιονομικές επιπτώσεις· τα στελέχη αυτά με τη σειρά τους θα λαμβάνουν ορθές συμβουλές και κατευθύνσεις από ένα κεντρικό δημοσιονομικό όργανο. Συμπληρωματικώς προς το όργανο αυτό, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου θα διαδραματίζει σοβαρό εποπτικό ρόλο, στις δε συστάσεις της θα αποδίδεται η δέουσα προσοχή μέσω της επιτροπής παρακολούθησης ελέγχου. Σε τελική ανάλυση, αναμένεται ότι με την αντιμετώπιση αυτή θα θεραπευθεί πλήρως το «φαινόμενο απευθυνοποίησης» και η ενδεχόμενη σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ δημοσιονομικού ελέγχου και εσωτερικής λογιστικής εξακρίβωσης, η οποία χαρακτηρίζει τις σήμερα ισχύουσες ρυθμίσεις.

Η μετάβαση

Η μετάβαση στο σύστημα που περιγράφηκε παραπάνω θα είναι πολύπλοκη και δεν μπορεί να επιτευχθεί βραχυπρόθεσμα. Το ισχύον νομικό πλαίσιο, και συγκεκριμένα ο ισχύων δημοσιονομικός κανονισμός, απαιτεί τη διατήρηση της συγκεντρωτικής εκ των προτέρων θεώρησης και κατοχυρώνει τον ρόλο του δημοσιονομικού ελεγκτή ως αρμοδίου για τον εκ των προτέρων δημοσιονομικό έλεγχο και για την εσωτερική λογιστική εξακρίβωση. Αποτέλεσμα είναι ότι η εκ των προτέρων θεώρηση που πραγματοποιείται από τη ΓΔ Δημοσιονομικού Ελέγχου δεν μπορεί να σταματήσει χωρίς τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού, ούτε επομένως και να αντικατασταθεί από μια αυτόματη θεώρηση τεχνικού χαρακτήρα σε όλες τις δοσοληψίες.

Η Επιτροπή προτίθεται να αντιμετωπίσει το πρόβλημα αυτό με δύο ενέργειες.

Κατά πρώτον, για να επιβραχυνθεί όσο γίνεται περισσότερο η χρονική διάρκεια μετάβασης στο νέο σύστημα, θα προτείνει, στο πλαίσιο της αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού, τον διαχωρισμό των αρμοδιοτήτων για τον δημοσιονομικό έλεγχο και την εσωτερική λογιστική εξακρίβωση. Με αυτό θα καταστεί νομικώς δυνατό στην Επιτροπή να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα για την εσωτερική λογιστική εξακρίβωση από τον δημοσιονομικό ελεγκτή σε άλλον ανώτατο υπάλληλο με ισοδύναμη ανεξαρτησία (τον εσωτερικό ελεγκτή). Η Επιτροπή ελπίζει ότι αυτό το τμήμα της ανασύνταξης του δημοσιονομικού κανονισμού μπορεί να προχωρήσει γρήγορα και να εγκριθεί έως την 1η Ιανουαρίου 2001.

Κατά δεύτερον, έως ότου εγκριθεί η γενική αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού, η Επιτροπή θα αρχίσει αμέσως την αποκέντρωση των ελεγκτικών δραστηριοτήτων - οι οποίες σήμερα εκτελούνται συγκεντρωτικώς υπό την αρμοδιότητα του δημοσιονομικού ελεγκτή - στις επιχειρησιακές Γενικές Διευθύνσεις. Πριν από οποιαδήποτε αποκέντρωση αρμοδιοτήτων, θα καθοριστούν και γνωστοποιηθούν οι υποχρεώσεις κάθε ατόμου που παρεμβαίνει στις οικονομικού περιεχομένου αποφάσεις. Η παραδοσιακή εκ των προτέρων θεώρηση θα αποκεντρωθεί τοποθετώντας τους ελεγκτές στις Γενικές Διευθύνσεις, ενώ θα διατηρηθούν οι υποχρεώσεις αναφοράς στον δημοσιονομικό ελεγκτή, όπως απαιτείται από το δημοσιονομικό κανονισμό. Στη διάρκεια της χρονικής αυτής περιόδου, ο δημοσιονομικός ελεγκτής θα υποβάλλει χωριστή έκθεση στον αρμόδιο για τη μεταρρύθμιση Αντιπρόεδρο σχετικά με την εσωτερική λογιστική εξακρίβωση, μειώνοντας με τον τρόπο αυτό αμέσως ενδεχόμενη σύγκρουση συμφερόντων.

Ανθρώπινοι πόροι και επιμόρφωση

Θεμελιώδης παράγων αναγκαίος για να κατοχυρωθεί η δύναμη του νέου συστήματος λογιστικής εξακρίβωσης, δημοσιονομικής διαχείρισης και ελέγχου είναι να γίνεται ο χειρισμός των χρηματικών δοσοληψιών από πολύ ικανό προσωπικό. Οποιαδήποτε αδυναμία στους ανθρώπινους πόρους, τις δεξιότητες ή την εμπειρογνωμοσύνη θα υπονομεύσει σοβαρά την αξιοπιστία του συστήματος. Πιθανώς να μην έχει δοθεί κατά το παρελθόν η δέουσα προσοχή στις σχετικές θέσεις εργασίας, στα συστήματα στήριξης και στην επιμόρφωση ειδημόνων, καθιστώντας λιγότερο ελκυστική μια σταδιοδρομία στον τομέα αυτό, με αποτέλεσμα μεγαλύτερες ελλείψεις. Ως εκ τούτου, θα πρέπει η δημοσιονομική διαχείριση και ο έλεγχος να αποτελέσουν προτεραιότητα για τους Γενικούς Διευθυντές, όταν οι τελευταίοι εκτιμούν τις ανάγκες τους σε ανθρώπινους πόρους. Αν χρειάζεται, θα πρέπει οι πόροι να διατίθενται αμέσως. Θα μπορούσε να εξετασθεί ένας ειδικός διαγωνισμός εάν - μετά την αναδιάταξη του υφισταμένου προσωπικού στην ΓΔ Δημοσιονομικού Ελέγχου, τη διάθεση πρόσθετων θέσεων εργασίας και την παροχή εσωτερικής επιμόρφωσης - το προσωπικό με την αναγκαία εμπειρογνωμοσύνη δεν αρκεί σε αριθμό.

Προκειμένου να διασφαλιστεί από κοινού κατανόηση των ιδεών και της φρασεολογίας του νέου συστήματος λογιστικής εξακρίβωσης, δημοσιονομικής διαχείρισης και ελέγχου σε όλη την έκταση της Επιτροπής, το προσωπικό θα επιμορφωθεί αμέσως σχετικά με τις αρχές που εμπνέουν τις μεταρρυθμίσεις στον οικονομικό τομέα. Τα στελέχη που είναι υπεύθυνα για προγράμματα όπου δαπανώνται χρήματα θα παρακολουθήσουν κύκλους επιμόρφωσης με αντικείμενο στρατηγικές για τη μεγιστοποίηση της αποκόμισης του μεγαλύτερου δυνατού οφέλους ως προς τα χρήματα που κοστίζουν οι δραστηριότητές τους. Μόλις είναι διαθέσιμα νέα επιχειρησιακά εγχειρίδια με απλουστευμένους και κωδικοποιημένους κανόνες και διαδικασίες, θα δοθεί εντατικό και διεξοδικό πρόγραμμα επιμόρφωσης για το επιχειρησιακό προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τα προγράμματα που συνεπάγονται δαπάνες, ιδίως το προσωπικό που ασχολείται με τη διαχείριση έργων, τις δημοπρασίες και τη χορήγηση επιδοτήσεων. 1/4λο το προσωπικό θα παρακολουθήσει υποχρεωτικώς εισαγωγή για τον τρόπο που λειτουργούν τα συστήματα κατάρτισης προϋπολογισμού και δημοσιονομικής διαχείρισης της Επιτροπής.

V.3 Προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας

Χρειάζεται η λήψη μιας σειράς μέτρων για να μεγιστοποιηθεί η πρόληψη των παρατυπιών και η θωράκιση της νομοθεσίας, αλλά και των κανόνων και διαδικασιών δημοσιονομικής διαχείρισης, κατά της απάτης. Τα μέτρα αυτά καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα δράσεων της Επιτροπής, που περιλαμβάνουν:

*Κατευθυντήριες γραμμές για τη χρηστή διαχείριση έργων.

*Καλύτερο συντονισμό της αλληλεπίδρασης μεταξύ του ανεξάρτητου Γραφείου Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και των λοιπών υπηρεσιών.

*Ενεργότερη συμμετοχή της OLAF στη θωράκιση της νομοθεσίας κατά της απάτης και στα συστήματα προκήρυξης διαγωνισμών και διαχείρισης συμβάσεων.

*Αριστοποίηση του κεντρικού συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης για τους αποδέκτες χρηματικών ποσών από την ΕΕ.

*Αποτελεσματικότερη διαχείριση της ανάκτησης των αχρεωστήτως καταβληθέντων χρημάτων.

Επιπροσθέτως, θα χρειαστεί να καθορισθούν σαφέστερα οι όροι της συνεργασίας μεταξύ των υπηρεσιών της Επιτροπής και μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών, ιδίως στον τομέα των Διαρθρωτικών Ταμείων και της διαδικασίας εκκαθάρισης των λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ, ώστε να εξασφαλιστεί ότι λαμβάνονται αποτελεσματικότερα μέτρα για τη βελτίωση της πρόληψης και του εντοπισμού των παρατυπιών, της απάτης και της διαφθοράς.

Τα προτεινόμενα στο παρόν κεφάλαιο μέτρα αναπτύσσονται στο κεφάλαιο V του προγράμματος δράσης, μέρος ΙΙ της λευκής βίβλου :δράσεις 63 έως

VI ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΙ ΠΑΓΙΩΣΗ ΤΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ

Η υλοποίηση πολλών μέτρων μπορεί να αρχίσει αμέσως, όπως εκτίθεται στο παρόν έγγραφο και στο πρόγραμμα δράσης. Η Επιτροπή αποδίδει ιδιαίτερη σημασία στην επίσπευση της μεταρρύθμισης ώστε να διατηρηθεί η αποκτηθείσα ρύμη και να αντληθούν πρώιμα οφέλη από τη μεταρρύθμιση για το προσωπικό και τα υπόλοιπα θεσμικά όργανα.

Aποτελέσματα προς επίτευξη έως τον Ιούλιο

Συγκεκριμένα, η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να εφαρμόσει τα ακόλουθα ουσιαστικά μέτρα έως τον Ιούλιο 2000:

*Σύσταση της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου, της επιτροπής παρακολούθησης ελέγχου και της κεντρικής οικονομικής υπηρεσίας.

*Τα υπηρεσιακά τμήματα θα καταγράψουν και αξιολογήσουν την οργάνωσή τους δημοσιονομικής διαχείρισης και θα διενεργήσουν μια πρώτη αποτίμηση των αναγκών τους σε προσωπικό στον εν λόγω τομέα.

*Κατάρτιση, σε κλίμακα Επιτροπής, προγράμματος επιμόρφωσης και πληροφόρησης για την νέα δημοσιονομική αρχιτεκτονική της Επιτροπής.

*Κατάρτιση μίας δήλωσης αποστολής για κάθε διεύθυνση και διοικητική μονάδα, με βάση τη δήλωση αποστολής της γενικής διεύθυνσης στην οποία υπάγεται.

*Περιγραφές καθηκόντων για κάθε υπάλληλο/μέλος του προσωπικού, με βάση σαφείς κατευθυντήριες γραμμές και τη δήλωση αποστολής της διοικητικής μονάδας στην οποία εργάζεται.

*Ολοκλήρωση περιεκτικού προγράμματος πιλοτικών έργων για το νέο σύστημα επιμόρφωσης στελεχών διοίκησης και βελτιώσεις στη λειτουργία της διαδικασίας διορισμών σε θέσεις ανώτατων στελεχών.

*Συγκρότηση αντιπροσωπευτικής ομάδας πελατών, η οποία θα συμβουλεύει τον αρμόδιο για τη μεταρρύθμιση αντιπρόεδρο σχετικά με την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχονται από το τμήμα προσωπικού και διοίκησης.

*Πρόταση για εκτεταμένη αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού.

*Πρόταση σχετικά με το επείγον έργο της βελτίωσης της διαχείρισης και εφαρμογής προγραμμάτων εξωτερικής βοήθειας και υλοποίηση των πρώτων βημάτων της παρούσας μεταρρύθμισης.

Προς υλοποίηση στο διάστημα 2000-

Έως τα τέλη του 2000, θα έχουν καταρτιστεί συμβουλευτικά έγγραφα για όλους τους καίριας σημασίας τομείς της πολιτικής ανθρώπινων πόρων. 1/4πως η σταδιοδρομία και η δομή της, ζητήματα πειθαρχίας και διορισμών - συμπεριλαμβανομένων προτάσεων για τυχόν αναγκαίες νομικές αλλαγές. Tα εν λόγω έγγραφα θα περιλαμβάνουν αναλυτικές προτάσεις σε τομείς όπου το παρόν έγγραφο δίνει γενικές κατευθύνσεις. Θα διενεργηθεί πλήρης διαβούλευση για τις εν λόγω προτάσεις. Η ομάδα Επιτρόπων για τη μεταρρύθμιση θα είναι εξουσιοδοτημένη να εγκρίνει σχέδια προτάσεων για διαβούλευση. Προκειμένου να διασφαλιστεί πλήρης διαφάνεια, όλοι οι Επίτροποι θα κρατούνται ενήμεροι για όλα τα ζητήματα.

Στο πλαίσιο των προτάσεων θα διενεργηθεί διαβούλευση με τους αντιπροσώπους του προσωπικού της Επιτροπής και, όταν πρόκειται για αλλαγές στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης που ισχύει για όλα τα θεσμικά όργανα, επίσης με τη διοργανική επιτροπή. Η Επιτροπή στοχεύει στην ολοκλήρωση των εσωτερικών διαβουλεύσεων στις αρχές του 2001. Τότε θα αρχίσει αμέσως η υλοποίηση των μέτρων που δεν απαιτούν αλλαγές στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Αναμένεται ολοκλήρωση των διοργανικών διαβουλεύσεων το αργότερο ως τον Νοέμβριο του 2001. Η Επιτροπή θα καταθέσει κατόπιν ολοκληρωμένη πρόταση για την τροποποίηση του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, η οποία θα καλύπτει την πολιτική προσωπικού και τους μισθούς και συντάξεις, στο Συμβούλιο, προς υποβολή έως τον Δεκέμβριο 2001. Βάσει των ανωτέρω, η πλήρης υλοποίηση των προτάσεων για τη μεταρρύθμιση που εκτίθενται στην παρούσα λευκή βίβλο αναμένεται να επιτευχθεί έως το δεύτερο εξάμηνο του 2002.

Μισθοί και συντάξεις

Στόχος της μεταρρύθμισης είναι να διασφαλίσει ότι η Επιτροπή διαθέτει διοικητική μηχανή, στην οποία επικρατούν τα υψηλότερα πρότυπα επιδόσεων, ακεραιότητας και εξυπηρέτησης. Θα πρέπει να υπάρχει η ορθή ανταμοιβή για την ποιότητα, οπότε οι γενικές συνθήκες απασχόλησης των ευρωπαίων δημοσίων υπαλλήλων δεν πρέπει να υποβαθμιστούν.

Η εκπλήρωση των ανωτέρω στόχων σημαίνει ότι θα πρέπει να αντιμετωπιστούν μείζονες προκλήσεις για το σύστημα μισθών και συντάξεων. Κατά πρώτον, τον Ιούνιο 2001 λήγει το σημερινό σύστημα αναπροσαρμογής μισθών. Κατά δεύτερο, υπάρχει νομική υποχρέωση επίτευξης αναλογιστικής ισορροπίας στο καθεστώς συντάξεων.

Δεδομένου ότι η μεταρρύθμιση συνδέεται με τους μισθούς και τις συντάξεις - ιδίως στο μέτρο που αφορά αλλαγές στη δομή της σταδιοδρομίας - και λόγω του πολύπλοκου χαρακτήρα των δύο διαδοχικών και εκτεταμένων γύρων διαπραγματεύσεων, η καλύτερη λύση για το προσωπικό, την Επιτροπή και το Συμβούλιο θα ήταν μία ενιαία συνολική διαπραγμάτευση στο Συμβούλιο με αντικείμενο τους μισθούς και συντάξεις και τον αναθεωρημένο κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.

Ο στόχος αυτός μπορεί να επιτευχθεί με την κατάθεση πρότασης προς το Συμβούλιο κατά το τρέχον έτος, που θα περιέχει δύο μέρη. Κατά πρώτο, πρόταση για τη διατήρηση της υφισταμένης κατάστασης για βραχύ χρονικό διάστημα, έστω δύο ετών με την επέκταση της υφισταμένης μεθόδου, της έκτακτης κράτησης, της μισθολογικής διάρθρωσης, συμπεριλαμβανομένων των επιδομάτων, και του καθεστώτος συντάξεων. Κατά δεύτερο, ανάληψη δέσμευσης για παρουσίαση ολοκληρωμένης δέσμης αναθεωρημένου κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, μαζί με μια νέα μέθοδο και μέτρα για την επίτευξη μακροχρόνιας ισορροπίας του καθεστώτος συντάξεων, έως τον Δεκέμβριο 2001.

Tα ανωτέρω θα επέτρεπαν στην Επιτροπή να υποβάλει ολοκληρωμένη δέσμη μέτρων στο Συμβούλιο, με χρονικά περιθώρια για κατάληξη σε συμφωνία, πριν από τη λήξη της βραχυπρόθεσμης παράτασης της μεθόδου αναπροσαρμογής μισθών. Δεν υφίστανται νομικά κωλύματα για την εν λόγω αντιμετώπιση, ενώ υπάρχουν σοβαρά πρακτικά πλεονεκτήματα.

Επένδυση στη μεταρρύθμιση

Η υλοποίηση της μεταρρύθμισης θα απαιτήσει επένδυση πόρων. Κατ'αντιστοιχία, όπως προαναφέρθηκε, οι θέσεις προσωπικού θα διατίθενται αμέσως μέσω διοικητικών μέτρων για τη μείωση του ποσοστού κενών θέσεων στην Επιτροπή, για διετές χρονικό διάστημα, ιδίως για τη στήριξη του νέου συστήματος εσωτερικού ελέγχου και την ανάπτυξη της διοικητικής διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες στις γενικές διευθύνσεις. Επί πλέον, θα επιζητηθούν από την αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή ουσιώδεις αυξήσεις στο επίπεδο πόρων που διατίθενται για επιμόρφωση και για τεχνολογία πληροφοριών. Στον τελευταίο χώρο, τούτο θα βοηθήσει στο να κλείσει το χάσμα μεταξύ της προσφοράς στις αντιπροσωπείες και στα υπόλοιπα υπηρεσιακά τμήματα της Επιτροπής. Η ενίσχυση της προσφοράς ΤΠ στις αντιπροσωπείες αποτελεί προϋπόθεση για μεγαλύτερη αποσυγκέντρωση εργασιών από την κεντρική υπηρεσία. χρειάζεται να αποδεσμευθούν πόροι για να αντιμετωπιστεί η παρακαταθήκη αναγκών, ιδίως στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας.

Δομές για την εφαρμογή της μεταρρύθμισης και τη σχετική επικοινωνία

Η κατάρτιση και υλοποίηση της διαδικασίας της μεταρρύθμισης παρουσιάζει διάφορες πτυχές, η δε Επιτροπή κατά συνέπεια συνεκρότησε διάφορες δομές για