Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2002/C 326/12)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στην επιτροπή προϋπολογισμού του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά, σύμφωνα με το άρθρο 137 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 119 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 138 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1.

6. Οι διαθέσιμες πιστώσεις του οικονομικού έτους ανέρχονται σε 181,1 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 163,8 εκατομμύρια προέρχονται από τις πιστώσεις του οικονομικού έτους και 17,3 εκατομμύρια μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος. Ενώ αρχικά οι πιστώσεις του οικονομικού έτους ανέρχονταν σε 184,2 εκατομμύρια ευρώ, στη συνέχεια μειώθηκαν κατά 3,1 εκατομμύρια μέσω διορθωτικού και συμπληρωματικού προϋπολογισμού, προκειμένου να ληφθεί υπόψη η αρχή οικονομικής ύφεσης που παρατηρήθηκε κατά το δεύτερο τρίμηνο του έτους και επιδεινώθηκε κατόπιν των γεγονότων της 11ης Σεπτεμβρίου 2001.

7. Από τις πιστώσεις του καθεαυτό οικονομικού έτους, που περιλαμβάνουν αποθεματικό 54 εκατομμυρίων ευρώ, ανελήφθησαν 99,5 εκατομμύρια ευρώ· βάσει του ποσού αυτού πραγματοποιήθηκαν πληρωμές ύψους 82,0 εκατομμυρίων ευρώ, που αντιστοιχούσαν στο 82 % των ανειλημμένων υποχρεώσεων. Το υπόλοιπο των πιστώσεων είτε μεταφέρθηκε (17,7 εκατομμύρια ευρώ) είτε ακυρώθηκε (64,1 εκατομμύρια ευρώ, συμπεριλαμβανόμενου του αποθεματικού των 54 εκατομμυρίων που παρέμεινε αχρησιμοποίητο). Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος ΙΙΙ), ύψους 35,2 εκατομμυρίων ευρώ, ανελήφθησαν 34,0 εκατομμύρια· από αυτά πληρώθηκαν 24,0 εκατομμύρια, ήτοι το 71 %, ενώ 10,3 εκατομμύρια, ήτοι το 29 %, χρειάστηκε να μεταφερθούν στο επόμενο οικονομικό έτος και το υπόλοιπο ακυρώθηκε.

8. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος ανέρχονταν σε 17,3 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 8,7 εκατομμύρια για τον τίτλο III. Βάσει των εν λόγω πιστώσεων πραγματοποιήθηκαν πληρωμές ύψους 16,3 εκατομμυρίων ευρώ, εκ των οποίων 8,6 εκατομμύρια για τον τίτλο III, ενώ το υπόλοιπο ακυρώθηκε.

Οικονομικές καταστάσεις

9. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται συνοπτικά ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Γραφείο στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2001. Το Γραφείο συνυπολόγισε την απόσβεση των ακινητοποιήσεών του. Επίσης, προέβη στη σύσταση πρόβλεψης για τις δαπάνες που συνδέονται με την εκτέλεση διαδικασιών σχετικά με τα εμπορικά σήματα.

10. Το Γραφείο δεν έχει προβεί ποτέ σε πλήρη φυσική απογραφή των αγαθών του. Με τη διενέργεια ενός φυσικού ελέγχου διαπιστώθηκε ότι, για ορισμένα αγαθά, είτε δεν υπήρχε αναγνωριστική ένδειξη είτε η ένδειξη του σημείου όπου βρίσκονταν ήταν λανθασμένη ή ακόμη δεν αναφερόταν καθόλου το σημείο όπου βρίσκονταν.

11. Στον τομέα της καταγραφής των αγαθών στις ακινητοποιήσεις, το Γραφείο θα πρέπει να ευθυγραμμίσει τη λογιστική πρακτική του με την πρακτική της Επιτροπής. Στην πραγματικότητα, η εν λόγω καταγραφή πραγματοποιείται κατά την ημερομηνία έκδοσης της εντολής πληρωμής και όχι κατά την ημερομηνία μεταβίβασης της κυριότητας των αγαθών στο Γραφείο(3).

12. Το άρθρο 9 των κανόνων του Γραφείου σχετικά με την απογραφή θα πρέπει να τροποποιηθεί, προκειμένου να καταστεί σύμφωνο με το άρθρο 18 του κανονισμού της Επιτροπής, το οποίο προβλέπει ότι στα έξοδα κτήσεως συμπεριλαμβάνονται η αμοιβή του αρχιτέκτονα και τα έξοδα ελέγχου της καλής λειτουργίας του αγαθού.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

13. Τον Αύγουστο του 2001, ένας υπάλληλος υπέγραψε μία σειρά εντολών πληρωμής(4) μολονότι δεν είχε εξουσιοδοτηθεί για το σκοπό αυτό. Το συνολικό ποσό των εντολών που υπεγράφησαν κατ' αυτόν τον τρόπο ανέρχεται σε 100000 ευρώ περίπου. Η κατάσταση αυτή οφειλόταν στην απουσία των υπεύθυνων διατακτών. Το Γραφείο θα πρέπει να λάβει μέτρα προκειμένου να αποφευχθεί η επανάληψη της κατάστασης αυτής.

14. Η κατάσταση των εξουσιοδοτημένων διατακτών που ήταν διαθέσιμη στο τέλος Νοεμβρίου 2001 είχε ενημερωθεί για τελευταία φορά στις 18 Ιουνίου του ίδιου έτους. Έκτοτε, αρκετοί υπάλληλοι ορίστηκαν ως εξουσιοδοτημένοι διατάκτες, αλλά η κατάσταση δεν τροποποιήθηκε. Επίσης, θα ήταν ευκταίο να πραγματοποιούνται περιοδικά επαληθεύσεις των δειγμάτων υπογραφής.

Αγορές αγαθών και υπηρεσιών

Χρήση συμβάσεων-πλαισίων

15. Στην περιοχή του Αλικάντε υπάρχει περιορισμένος μόνον αριθμός υποψηφίων που θα μπορούσαν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες του Γραφείου. Η χρήση των διοργανικών συμβάσεων-πλαισίων είναι δυσχερής, είτε λόγω ρητρών που περιορίζουν την εφαρμογή τους στις Βρυξέλλες ή/και στο Λουξεμβούργο είτε λόγω του απομακρυσμένου της εγκατάστασης του Γραφείου. Ωστόσο, το τελευταίο τις χρησιμοποιεί ως σημείο αναφοράς για τις αγορές του.

Πρόβλεψη των αναγκών

16. Έως το 2001, ο προγραμματισμός των αναγκών του Γραφείου πραγματοποιούνταν με βασική υπόθεση την ύπαρξη σταθερής και διαρκούς αύξησης των αιτήσεων καταχώρισης, λαμβανομένων υπόψη των προσπαθειών του Γραφείου για αύξηση της παραγωγικότητάς του. Η εν λόγω προσέγγιση, ιδίως όσον αφορά τη βασική υπόθεση, θα πρέπει να τελειοποιηθεί και να λαμβάνει καλύτερα υπόψη τους διάφορους υποκείμενους παράγοντες των αιτήσεων καταχώρισης, προκειμένου να βελτιωθεί κατ' αυτόν τον τρόπο η εκτίμηση των μελλοντικών αναγκών.

17. Έτσι, το 2001, το Γραφείο συνήψε μίσθωση τριετούς διάρκειας(5) για ένα επιπλέον ακίνητο, αξίας 2869344 ευρώ. Η εξέταση του φακέλου καταδεικνύει ότι οι διαπραγματεύσεις πραγματοποιήθηκαν με ιδιαίτερη ταχύτητα. Το γεγονός αυτό πολύ δύσκολα εξηγείται, δεδομένου ότι, κατά το χρόνο των διαπραγματεύσεων, ήταν ήδη πρόδηλα τα πρώτα σημεία της αρχής οικονομικής ύφεσης. Στην πραγματικότητα, στις αρχές του 2002 το κτίριο ήταν εν μέρει αχρησιμοποίητο, ενώ το Γραφείο κατέβαλλε το μίσθωμα και επιβαρυνόταν με τα έξοδα συντήρησης.

18. Η αρχή οικονομικής ύφεσης που προαναγγέλθηκε το 2000 και επιβεβαιώθηκε το 2001 κατέστησε περισσότερο αβέβαιες τις προοπτικές οικονομικής ανάπτυξης του Γραφείου και επιτείνει την ανάγκη να καταβληθεί πραγματική προσπάθεια πρόβλεψης και προγραμματισμού, προκειμένου να εξορθολογιστεί η πολιτική αγορών του.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 17ης Οκτωβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 11 της 14.1.1994.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 137 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 11 Μαρτίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 28 Μαρτίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Άρθρο 17 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

(4) Εντοπίστηκαν περισσότερες από δέκα περιπτώσεις.

(5) Από την 1η Ιουνίου 2001 και εξής.

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και στις 31 Δεκεμβρίου 2000Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Γραφειου

Οικονομικές καταστάσεις

10. Η φυσική απογραφή του Γραφείου διαλαμβάνει τον μη ηλεκτρονικό εξοπλισμό και τον εξοπλισμό πληροφορικής. Ο τελευταίος υπόκειται σε τακτικούς ελέγχους. Η κατάσταση του βιβλίου απογραφής του μη ηλεκτρονικού εξοπλισμού οφείλεται στον διασκορπισμό των εγκαταστάσεων του Γραφείου και στις ατέλειες του συστήματος πληροφορικής, καθώς και στα προβλήματα σταθερότητας του προσωπικού. Το 2002 ξεκίνησε η αναθεώρηση του βιβλίου απογραφής του μη ηλεκτρονικού εξοπλισμού. Το έργο αυτό θα ολοκληρωθεί στις αρχές του 2003, ενώ έχει προβλεφθεί και η επικύρωσή του από ειδικευμένη εταιρεία. Επιπλέον, το Γραφείο μελετά το ενδεχόμενο αγοράς ενός συστήματος πληροφορικής για τη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων του προκειμένου το 2003 να διαθέτει ένα εργαλείο για τη διαχείριση του κύκλου ζωής τού πάσης φύσεως εξοπλισμού, από την απόκτησή του μέχρι τον αποχαρακτηρισμό του. Στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης του Γραφείου, συστάθηκε ένας ενιαίος τομέας που θα είναι αρμόδιος για τη διαχείριση του κεντρικού βιβλίου απογραφής του υλικοτεχνικού εξοπλισμού και του εξοπλισμού πληροφορικής.

11. Το εργαλείο πληροφορικής που αναφέρεται στο προηγούμενο σημείο θα δώσει στο Γραφείο τη δυνατότητα να ευθυγραμμιστεί με τις διαδικασίες που ακολουθεί η Επιτροπή.

12. Οι κανόνες σχετικά με την απογραφή θα αναθεωρηθούν το 2003, μετά την προσαρμογή του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου στον δημοσιονομικό κανονισμό-πλαίσιο για τους αποκεντρωμένους οργανισμούς.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

13. Η περίσταση που περιγράφει το Συνέδριο ήταν εξαιρετική, δεδομένου ότι όλοι οι διατάκτες απουσίαζαν λόγω ετήσιων αδειών. Υπό αυτές τις συνθήκες, ο πλέον υψηλόβαθμος υπάλληλος που ήταν παρών υπέγραψε μια σειρά εντολών πληρωμής κατόπιν προφορικής αδείας του προέδρου του Γραφείου. Προς αποφυγή αυτής της κατάστασης, το Γραφείο αναθεώρησε το σύστημά του για τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων.

14. Το Γραφείο άρχισε να διαμορφώνει πιο σχολαστικά την κατάσταση των εξουσιοδοτημένων διατακτών (συμπεριλαμβανομένων των δειγμάτων υπογραφής). Το έργο αυτό θα ολοκληρωθεί κατά τη διάρκεια του τετάρτου τριμήνου του 2002.

Πρόβλεψη των αναγκών

16. Η μεγάλη αύξηση των καταθέσεων κατά τη διάρκεια των προηγούμενων ετών ανάγκαζε το Γραφείο να προσαρμόζει συχνά τους ετήσιους προϋπολογισμούς του, λαμβανομένης υπόψη και της απαραίτητης σύνεσης, και το παρότρυνε να βελτιώσει την παραγωγικότητά του.

Το Γραφείο αναλύει επί του παρόντος τα αποτελέσματα μελέτης για τη διαδικασία καταχώρισης εμπορικών σημάτων, η οποία πραγματεύεται την ικανοποίηση των πελατών και τους παράγοντες που επηρεάζουν τις καταθέσεις σημάτων. Επιπλέον, στα τέλη του 2001, το Γραφείο διεξήγαγε μελέτη για την πρόβλεψη του πιθανού αριθμού αιτήσεων κοινοτικού σχεδίου κατά το 2003. Εκτός αυτού, έγινε και σχετική συνεννόηση με τα εθνικά γραφεία για την καλύτερη παρακολούθηση της πορείας των καταθέσεων και, τοιουτοτρόπως, την καλύτερη εκτίμηση του πιθανού αριθμού τους.

17. Οι μεσοπρόθεσμες προβλέψεις των αναγκών σε χώρους γραφείων στις αρχές του 2001, καθώς και η έλλειψη κτιρίων για γραφεία στο Αλικάντε, ώθησαν το Γραφείο να εκμεταλλευτεί την ευκαιρία που παρουσιάστηκε την άνοιξη του 2001 για να μισθώσει ένα ακόμη κτίριο, μεταξύ άλλων και για να αντικαταστήσει τους ακατάλληλους χώρους όπου εργάζονταν περίπου 70 υπάλληλοι. Η σχετική σύμβαση οριστικοποιήθηκε τον Ιούνιο του ίδιου έτους (με κάποια σπουδή λόγω του αναγκαίου χρονικού διαστήματος για την κατάλληλη διαρρύθμιση των χώρων). Παράλληλα, ο ρυθμός των καταθέσεων άρχισε να παρουσιάζει κάμψη κατά τη διάρκεια του πρώτου τριμήνου του 2001, και η πτωτική πορεία του έγινε εντονότερη στη συνέχεια. Επιδιώχθηκε η παράδοση του μισθίου με την ενσωμάτωση ρήτρας πρόωρης καταγγελίας.

Από τα τέλη του 2001 χρησιμοποιήθηκαν δύο όροφοι του πρόσθετου κτιρίου, επί συνόλου τεσσάρων, μετά την εγκατάλειψη των ακατάλληλων χώρων που προαναφέρθηκαν. Σήμερα όλοι οι όροφοι χρησιμοποιούνται από το προσωπικό της υπηρεσίας διαχείρισης σημάτων και σχεδίων που συστάθηκε τον Δεκέμβριο του 2001.

18. Με δεδομένη την αβεβαιότητα και τις δυσχέρειες που συνάπτονται με την πρόβλεψη των δραστηριοτήτων του, το Γραφείο άρχισε να μελετά πιθανά μέτρα για την ευκολότερη προσαρμογή του στις διακυμάνσεις του όγκου εργασιών του.