[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 1.8.2008

COM(2008) 500 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Σύνοψη Έκθεση προόδου προς το Συμβούλιο για την εφαρμογή της σύστασης του Συμβουλίου 2005/835/EΚ της 14ης Νοεμβρίου 2005 σχετικά με ενέργειες προτεραιότητας για να ενισχυθεί η συνεργασία στον τομέα των αρχείων στην Ευρώπη υποβληθείσα από την Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων {SEC(2008) 2364}

1. Ιστορικο

Στο ψήφισμα της 6ης Μαΐου 2003 σχετικά με τα αρχεία στα κράτη μέλη[1] το Συμβούλιο τόνισε τη σημασία που έχουν τα αρχεία την παραμονή της διεύρυνσης της Ένωσης με δέκα νέα κράτη μέλη. Το Συμβούλιο ζήτησε να διεξαχθεί αξιολόγηση της κατάστασης των δημόσιων αρχείων στην ΕΕ, λαμβάνοντας ιδιαίτερα υπόψη τη διεύρυνση, και κάλεσε την Επιτροπή να υποβάλει έκθεση στην οποία θα γίνεται αναφορά στις δυνατότητες ενισχυμένου συντονισμού και συνεργασίας.

Σε απόκριση στο ψήφισμα του Συμβουλίου υποβλήθηκε από την Επιτροπή στο Συμβούλιο, τον Φεβρουάριο 2005, η Έκθεση για τα αρχεία στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή Ένωση , την οποία εκπόνησε ομάδα εμπειρογνωμόνων από τα κράτη μέλη.[2] Η έκθεση περιλαμβάνει αφενός ανάλυση της κατάστασης των αρχείων στην Ευρωπαϊκή Ένωση και αφετέρου σειρά προτεινόμενων ενεργειών και μελλοντικών κατευθύνσεων για ενισχυμένη συνεργασία των αρχείων σε ευρωπαϊκό επίπεδο.

Η έκθεση για τα αρχεία οδήγησε στη σύσταση 2005/835/EΚ του Συμβουλίου της 14ης Νοεμβρίου 2005 σχετικά με ενέργειες προτεραιότητας για να ενισχυθεί η συνεργασία στον τομέα των αρχείων στην Ευρώπη.[3] Στο σημείο Α της σύστασης του Συμβουλίου συνιστάται η δημιουργία Ευρωπαϊκής Ομάδας Αρχείων (ΕΟΑ), αποτελούμενης από εμπειρογνώμονες ορισμένους από τα κράτη μέλη και τα όργανα της Ένωσης, που θα εξασφαλίζει τη συνεργασία και το συντονισμό για γενικά θέματα σχετικά με τα αρχεία και ειδικότερα την εφαρμογή των πέντε ενεργειών προτεραιότητας που αναφέρονται στο σημείο Β της σύστασης. Στο σημείο Γ τα κράτη μέλη και τα όργανα της Ένωσης καλούνται από κοινού να προάγουν την εφαρμογή αυτών των ενεργειών προτεραιότητας. Σημειώνεται ότι η Ευρωπαϊκή Ένωση θα προσπαθήσει, στο πλαίσιο υφιστάμενων προγραμμάτων, να στηρίζει σχέδια που αποσκοπούν στην εφαρμογή των ενεργειών αυτών. Στο σημείο Δ της σύστασης του Συμβουλίου ζητείται να υποβληθεί από την Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων, το αργότερο τρία έτη μετά την ημερομηνία δημοσίευσης της σύστασης, έκθεση προόδου για την εφαρμογή των ενεργειών προτεραιότητας.

Η έκθεση προόδου που ζήτησε το Συμβούλιο εγκρίθηκε από την Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων στη σύσκεψη της 6ης Ιουνίου 2008. Η έκθεση προόδου της ΕΟΑ υποβάλλεται στο Συμβούλιο προσηρτημένη ως παράρτημα της παρούσας ανακοίνωσης.

Η ΕΟΑ θεωρεί ότι η έκθεση θα πρέπει όχι μόνο να περιλαμβάνει τα επιτεύγματα κατά την εφαρμογή της σύστασης του Συμβουλίου αλλά και να προσδιορίζει μερικές από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν στο μέλλον τα αρχεία. Η δομή της έκθεσης έχει ακολουθήσει αυτή την άποψη της ΕΟΑ.

2. Επιτευγματα

2.1. Ενίσχυση της συνεργασίας στον τομέα των αρχείων στην Ευρώπη

Η ΕΟΑ δημιουργήθηκε στις αρχές του 2006 και αποτελείται από εμπειρογνώμονες προερχόμενους και από τα 27 κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης[4] καθώς και από τα πέντε ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 της συνθήκης ΕΚ. Από την εναρκτήρια σύσκεψή της τον Απρίλιο 2006, η ΕΟΑ συναντάται κάθε έξι μήνες και συζητά την πρόοδο που σημειώνεται κατά την εφαρμογή της σύστασης του Συμβουλίου, παρέχει δε καθοδήγηση και τις γενικές κατευθύνσεις εργασίας που πρέπει να γίνει σχετικά με τις ενέργειες προτεραιότητας.

Η ΕΟΑ έχει επιδιώξει τη συνεργασία με άλλα σχετικά δίκτυα και τομείς. Για την εφαρμογή ορισμένων μέτρων προτεραιότητας η ΕΟΑ επεδίωξε τη συνεργασία με υφιστάμενους φορείς όπως το βήμα DLM (DLM Forum)[5] και τον ευρωπαϊκό κλάδο του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (EURBICA). Ο τομέας των αρχείων συμμετέχει επίσης ενεργά στο Ευρωπαϊκό Ίδρυμα Ψηφιακών Βιβλιοθηκών και εκπροσωπείται στην ομάδα εμπειρογνωμόνων υψηλού επιπέδου σχετικά με ψηφιακές βιβλιοθήκες και την ομάδα εργασία για τη διαλειτουργικότητα των ευρωπαϊκών ψηφιακών βιβλιοθηκών.

Όσον αφορά την ενέργεια προτεραιότητας "θέσπιση μέτρων για την πρόληψη της κλοπής αρχειοθετημένων εγγράφων", η ΕΟΑ επιδίωξε τη συνεργασία με μουσεία και βιβλιοθήκες για να αντιμετωπίσει ένα πρόβλημα κοινό και στους τρεις τομείς. Η διατομεακή συνεργασία θεωρείται ουσιαστικής σημασίας για την ανάκτηση κλαπέντων εγγράφων. Προς το σκοπό αυτό θα οργανωθεί από τη γαλλική προεδρία της ΕΕ μια κοινή συνδιάσκεψη που θα εξετάσει το πρόβλημα αυτό στο Roubaix τον Οκτώβριο 2008.

Σύμφωνα με το σημείο Γ της σύστασης του Συμβουλίου, η Επιτροπή προσπάθησε, όπου αυτό είναι δυνατό, να στηρίξει σχέδια που αποσκοπούν στην εφαρμογή της σύστασης του Συμβουλίου. Ζητήθηκε χρηματοδότηση, η οποία και αποκτήθηκε στο πλαίσιο του προγράμματος IDABC (διαλειτουργική παροχή πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στις δημόσιες διοικήσεις, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες)[6], για την ενημέρωση και την επέκταση των απαιτήσεων για τα συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων[7] και για τη νομική βάση για τα αρχεία[8]. Αναμένεται ότι από το πρόγραμμα eContent plus [9] θα χρηματοδοτηθεί πρόταση της ομάδας εργασίας της ΕΟΑ για τη δημιουργία διαδικτυακής πύλης για τα αρχεία[10].

2.2. Οι πέντε ενέργειες προτεραιότητας της σύστασης του Συμβουλίου

Έχει σημειωθεί πρόοδος όσον αφορά και τις πέντε ενέργειες προτεραιότητας του σημείου Β της σύστασης του Συμβουλίου του Νοεμβρίου 2005.

2.2.1. Διατήρηση των αρχείων στην Ευρώπη και πρόληψη ζημιών σε αυτά

Η σύσταση του Συμβουλίου προτείνει την ανάπτυξη σχεδίου δράσης για την προαγωγή μέτρων πρόληψης ζημιών σε έγγραφα και αρχεία σε περίπτωση φυσικών καταστροφών και άλλων ζημιογόνων συμβάντων, την προώθηση δράσεων σε κοινοτική κλίμακα για τη διατήρηση και αποκατάσταση εγγράφων και αρχείων που έχουν υποστεί ζημίες, και την καθιέρωση και προώθηση προτύπων και προδιαγραφών για την κατασκευή νέων εγκαταστάσεων ειδικά για τη στέγαση αρχείων.

Μετά τη δημοσίευση της σύστασης συστάθηκε μια τριεθνής ομάδα εργασίας για τη διατήρηση και την πρόληψη ζημιών σε αρχεία, υπό την προεδρία του γερμανικού κρατικού φορέα Bundesarchiv. Η ομάδα εργασίας επικέντρωσε τις εργασίες της στα πλέον επείγοντα προβλήματα που αναφέρονται στη σύσταση του Συμβουλίου, συγκεκριμένα στην πρόληψη ζημιών. Σημειώθηκε πρόοδος στην περιφερειακή συνεργασία μεταξύ της Τσεχικής Δημοκρατίας, της Πολωνίας και της Γερμανίας, και μεταξύ άλλων στα σχέδια να συσταθεί, το 2008, μια διαδικτυακή υπηρεσία πληροφόρησης που θα χρησιμοποιείται στην περίπτωση ζημιών. Αυτή θα περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την πρόληψη ζημιών και τη διαχείρισή τους, αλλά και πληροφορίες ως προς το που θα εξευρεθούν οι κατάλληλοι πόροι και το δυναμικό.

Στόχος είναι να διευρυνθεί η διαδικτυακή υπηρεσία σε ευρωπαϊκό επίπεδο ως εργαλείο για να διαρθρωθεί και να καταστεί δυνατή η δικτύωση μεταξύ των ευρωπαϊκών αρχείων. Με τον τρόπο αυτό θα μπορέσουν τα αρχεία στην ΕΕ να ετοιμαστούν κατάλληλα για να αντιμετωπίσουν κάθε είδους πιθανές ζημίες.

2.2.2. Eυρωπαϊκή διεπιστημονική συνεργασία για ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία

Η σύσταση του Συμβουλίου της 14ης Νοεμβρίου 2005 συνιστά την περαιτέρω ανάπτυξη της ευρωπαϊκής διεπιστημονικής συνεργασίας για ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία. Ειδικότερα, η σύσταση προτείνει την ενημέρωση και επέκταση των σημερινών απαιτήσεων για την εγκατάσταση συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων, όπως το MoReq. Η σύσταση του Συμβουλίου συνιστά επίσης τη συνέχιση των διασκέψεων του βήματος DLM για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τα αρχεία.

Σε συνεργασία με την Επιτροπή, το βήμα DLM ανάπτυξε την ενημερωμένη και επεκταθείσα εκδοχή των πρότυπων απαιτήσεων για την εγκατάσταση συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων (MoReq2). Το βήμα DLM θα εξασφαλίσει τη διακυβέρνηση των MoReq2 και θα προαγάγει τον έλεγχο συμμόρφωσης για λογισμικό συμβατό προς τις MoReq2.

Σύμφωνα με τη σύσταση του Συμβουλίου, το βήμα DLM θα συνεχίσει τη διοργάνωση μεγάλων διασκέψεων για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία. Η 5η διάσκεψη του βήματος DLM θα γίνει στην Τουλούζη (Γαλλία) από 10 έως 12 Δεκεμβρίου 2008, και θα εστιάζεται στα επιτεύγματα και τις νέες κατευθύνσεις για τη διαχείριση πληροφοριών και αρχείων στην Ευρώπη.

2.2.3. Σύσταση και διατήρηση πύλης στο Διαδίκτυο για έγγραφα και αρχεία στην Ευρώπη

Η πρόταση για τη σύσταση πύλης στο Διαδίκτυο για τα αρχεία στην Ευρώπη αποσκοπεί στη διευκόλυνση της πρόσβασης και της επιγραμμικής χρησιμοποίησης στην εργασία, την ψυχαγωγία ή/και τις σπουδές του ποικίλου αρχειακού υλικού στην Ευρώπη που βρίσκεται σε ιδιωτικά ή κρατικά ιδρύματα πολιτιστικής κληρονομιάς. Για πρώτη φορά θα καταστεί δυνατή η άντληση αρχειακών πληροφοριών στην Ευρώπη ανεξάρτητα από εθνικά, θεσμικά ή τομεακά όρια. Κάτι τέτοιο θα αποτελέσει σημαντική συμβολή στην υλοποίηση του οράματος ενός κοινού πολυγλωσσικού σημείου πρόσβασης στην κατανεμημένη ψηφιακή πολιτιστική και επιστημονική κληρονομιά της Ευρώπης.

Το σχέδιο δεν θα προβεί στη σύσταση ή την καθιέρωση νέων προτύπων, αλλά θα εφαρμόσει ένα κοινό πλαίσιο σε ολόκληρη την Ευρώπη που περιλαμβάνει τα υφιστάμενα παγκόσμια αρχειακά πρότυπα. Το σχέδιο θα στηρίξει επίσης και θα ενθαρρύνει την αποδοχή διεθνικών προτύπων προκειμένου να εξασφαλιστεί η διαλειτουργικότητα με διάφορες αρχειακές πύλες που καθιερώνονται σε εθνικό ή θεσμικό επίπεδο.

Η ομάδα του σχεδίου, υπό την ηγεσία της γενικής υποδιεύθυνσης των κρατικών αρχείων της Ισπανίας, έχει συστήσει ένα ισχυρό δίκτυο αρχειακών ιδρυμάτων και διατηρεί στενές επαφές με άλλα Η αρχειακή πύλη θα συνδεθεί με την EUROPEANA και αναμένεται η υπογραφή σύμβασης με την Επιτροπή για τη χρηματοδότηση του σχεδίου από το πρόγραμμα eContent plus .

2.2.4. Προώθηση της βέλτιστης πρακτικής όσον αφορά την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τα αρχεία

Η σύσταση του Συμβουλίου της 14ης Νοεμβρίου 2005 συνιστά την προώθηση της βέλτιστης πρακτικής όσον αφορά την εθνική και την ευρωπαϊκή νομοθεσία για τη διαχείριση των εγγράφων και αρχείων και την πρόσβαση σε αυτά. Προς επίτευξη αυτού προτείνει τη σύσταση βάσης δεδομένων που θα συνδέσει τα δεδομένα σχετικά με τη νομοθεσία περί αρχείων και άλλες συναφείς νομοθεσίες σε εθνικό και κοινοτικό επίπεδο και με την οποία θα διευκολυνθεί η χρησιμοποίησή τους. Η εν λόγω βάση δεδομένων θα παράσχει γενική εικόνα της ισχύουσας νομοθεσίας και θα καταστήσει δυνατή την επισήμανση και τη διάδοση της βέλτιστης πρακτικής.

Η διεύθυνση αρχείων της Γαλλίας, σε συνεργασία με τον ευρωπαϊκό κλάδο του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (EURBICA), ηγείται ομάδας εργασίας για την ανάπτυξη μιας βάσης νομοθετικών δεδομένων στην Ευρώπη. Η βάση δεδομένων περιέχει νομοθεσία περί αρχείων και συναφή νομοθεσία καθώς επίσης και στοιχεία ερμηνείας και πληροφορίες πλαισίου ως προς την ΕΕ και τα κράτη μέλη της. Η ανάπτυξη της βάσης δεδομένων στηρίζεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και χρηματοδοτείται από το πρόγραμμα διαλειτουργικής παροχής πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στις δημόσιες διοικήσεις, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες (IDABC) της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η βάση νομοθετικών δεδομένων παρουσιάστηκε στην Επιτροπή τον Ιούνιο. Το περιεχόμενό της παρασχέθηκε από τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά όργανα κατά το δεύτερο ήμισυ του 2008. Η βάση δεδομένων θα συντηρείται από τα κράτη μέλη και ευρίσκεται υπό την αιγίδα του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (ICA).

2.2.5. Θέσπιση μέτρων για την πρόληψη της κλοπής αρχειοθετημένων εγγράφων

Μια ομάδα εργασίας για τη θέσπιση μέτρων πρόληψης κλοπών σε αρχεία, υπό την καθοδήγηση των κρατικών αρχείων (Riksarkivet) της Σουηδίας, επικεντρώθηκε σε δύο θέματα που θεώρησε σημαντικότατα: πρώτον, ποια μέτρα θα μπορούσαν να ληφθούν για την πάταξη κλοπών από αρχεία και της επακόλουθης εμπορίας πολιτιστικών τεχνουργημάτων, και δεύτερον, την ανάγκη να αναληφθεί μελέτη που θα αποκαλύψει το εύρος των προβλημάτων κλοπής στα αρχειακά ιδρύματα των κρατών μελών.

Η ομάδα εργασίας έχει ολοκληρώσει την εντολή της. Τον Ιούνιο 2007 υπέβαλε έκθεση στην ΕΟΑ για τις κλοπές αρχειακού υλικού βάσει έρευνας που διεξήχθη σε περίπου 200 αρχεία σε ολόκληρη την Ευρώπη. Η έρευνα φώτισε την φύση και το εύρος των κλοπών αρχειακού υλικού. Με βάση αυτή την έκθεση η ομάδα εργασίας επιδίωξε την παροχή συμβουλών και μερικών συστάσεων. Η ομάδα εκπόνησε μερικές "Αρχές και πρακτική καθοδήγηση" για την πρόληψη των κλοπών αρχειακού υλικού που θα χρησιμεύσει ως κοινό εργαλείο για τα αρχειακά ιδρύματα. Οι "Αρχές και πρακτική καθοδήγηση" υποβλήθηκαν στην Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων τον Ιούνιο 2008.

Η ομάδα εργασίας προετοίμασε εξάλλου σχέδιο διακήρυξης για την πρόληψη κλοπών αρχειακού υλικού και την πάταξη της παράνομης εμπορίας του, το οποίο θα πρέπει να θεσπιστεί από τους διευθυντές των κρατικών αρχείων των 27 κρατών μελών. Η διακήρυξη θα υποβληθεί σε σεμινάριο σχετικό με τις κλοπές αρχειακού υλικού που θα διεξαχθεί στο Roubaix, κατά τη διάρκεια της γαλλικής προεδρίας της ΕΕ, τον Νοέμβριο 2008.

3. Μελλοντικεσ προκλησεισ

Η Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων προτείνει οι υπηρεσίες αρχείων να εξετάσουν τον ρόλο τους μέσα στο ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον καθώς επίσης και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να υπηρετήσουν την κοινωνία γενικώς και τη δημόσια διοίκηση ειδικότερα. Η ομάδα επισημαίνει πέντε προκλήσεις που θα αντιμετωπίσουν μελλοντικά τα αρχεία.

3.1.1. Η ευρωπαϊκή οδηγία για την περαιτέρω χρήση των πληροφοριών του δημόσιου τομέα

Η ΕΟΑ προτείνει την ενδελεχέστερη μελέτη των τρόπων βέλτιστης εκμετάλλευσης και ευρύτερης διάδοσης του αρχειακού περιεχομένου. Επισημαίνει μεταξύ άλλων ότι η οδηγία 2003/98/EΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 17ης Νοεμβρίου 2003 για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δημόσιου τομέα[11] παρέχει ευκαιρίες για την περαιτέρω χρήση του πλούσιου περιεχομένου των ευρωπαϊκών αρχείων. Συνιστά οι υπηρεσίες αρχείων των κρατών μελών να εξετάσουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα επέκτασης των όρων της εν λόγω οδηγίας στα αρχεία και να μελετήσουν τα διάφορα πρότυπα για την εκμετάλλευση των αρχείων και την ευρύτερη διάθεσή τους στους πολίτες της Ευρώπης και του κόσμου.

3.1.2. Η σχέση μεταξύ πρόσβασης στα αρχεία μέσω ιστοτόπου και επιγραμμικής πρόσβασης

Η ΕΟΑ θεωρεί ότι η ισορροπία μεταξύ πρόσβασης στα αρχεία μέσω ιστοτόπου και επιγραμμικής πρόσβασης ευρίσκεται υπό εξέλιξη. Η έκθεση προόδου αναφέρει ότι αυτό το θέμα θα αντλούσε οφέλη από μια ευρύτερη μελέτη της πρακτικής και της πείρας που έχει αποκτηθεί στις χώρες της ΕΕ, και ότι, εκτός από μια ανταλλαγή πληροφοριών, θα ήταν χρήσιμο να εκπονηθούν μερικές κατευθυντήριες γραμμές βέλτιστης πρακτικής. Ως εκ τούτου, η έκθεση συνιστά να αναλάβει η ΕΟΑ την περαιτέρω μελέτη του θέματος και ειδικότερα να εξετάσει τις επιπτώσεις που θα έχει για τις ευρωπαϊκές υπηρεσίες αρχείων η μεταβαλλόμενη ισορροπία μεταξύ πρόσβασης στα αρχεία μέσω ιστοτόπου και επιγραμμικής πρόσβασης. Προτείνει την ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με τις σημερινές προσεγγίσεις στην ψηφιοποίηση του αρχειακού υλικού και προτείνει να ενθαρρύνει η ΕΟΑ τα αρχεία στην ΕΕ να αναπτύξουν τις ενδεδειγμένες στρατηγικές για το μέλλον.

3.1.3. Ψηφιακή αρχειοθέτηση: συνέπειες για τη διοίκηση και την κοινωνία, και μεταβαλλόμενος ρόλος των αρχείων

Η όλο και μεγαλύτερη χρήση των νέων τεχνολογιών έχει επηρεάσει σημαντικά τη δημόσια διοίκηση και τον τρόπο διαχείρισης των πληροφοριών, καθώς και τον τρόπο δημιουργίας, αποθήκευσης και πρόσβασης των εγγράφων. Κατά τις τελευταίες δεκαετίες η εφαρμογή των ΤΠΕ στη διοίκηση έχει συμβαδίσει με την ανάπτυξη και την εφαρμογή της αποδοτικότητας και ποιότητας υπηρεσιών και με την αυξανόμενη προσοχή στη διαφάνεια και τη λογοδοσία της κυβέρνησης. Η χρηστή διακυβέρνηση και η ηλεκτρονική διακυβέρνηση αποτελούν κεντρικές έννοιες στη δημόσια διοίκηση του 21ου αιώνα. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η ηλεκτρονική διακυβέρνηση και η ψηφιακή αρχειοθέτηση θα μεταβάλλουν ριζικά πολλές από τις παραδοσιακές αρχές και πρακτικές των αρχειακών υπηρεσιών.

Η ψηφιοποίηση της κοινωνίας όχι μόνο θα επηρεάσει τις παραδοσιακές έννοιες και πρακτικές ως προς τα αρχεία, αλλά και θα μεταβάλλει τις σχέσεις μεταξύ των αρχειακών υπηρεσιών και των δημιουργών αρχείων, και κατ'επέκταση και τον ρόλο που διαδραματίζουν οι αρχειακές υπηρεσίες και οι αρχειονόμοι στη δημόσια διοίκηση και την κοινωνία. Μια ανάλυση των εξελίξεων στα κράτη μέλη της ΕΕ, εντός του πλαισίου των διαφόρων νομοθετικών και διοικητικών παραδόσεων, θα μπορούσε να προσφέρει πολύτιμη εικόνα ως προς την αξία των διαφόρων προτύπων και πρακτικών.

Η ΕΟΑ καταλήγει ότι μια ανταλλαγή πληροφοριών για τη σημερινή κατάσταση στα κράτη μέλη της ΕΕ θα ωφελούσε τον τρόπο διαχείρισης αυτών των θεμάτων σε διάφορες χώρες. Τα εθνικά αρχεία εξετάζουν ενεργά τον σημερινό και τον μελλοντικό τους ρόλο στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση. H ΕΟΑ προτείνει να ενθαρρυνθεί και να προβληθεί η συζήτηση επί του θέματος αυτού με σκοπό την πλήρη εκμετάλλευση της δυνητικής αξίας των αρχείων για την κοινωνία γενικά και τη δημόσια διοίκηση ειδικότερα· πληρέστερη έκθεση επ’αυτού θα υποβληθεί το 2010.

3.1.4. Δημιουργία ευρωπαϊκού δικτύου εμπειρογνωμόνων

Η έκθεση προόδου διαπιστώνει ότι η συνεργασία μεταξύ επαγγελματιών στο χώρο των αρχείων στα κράτη μέλη της ΕΕ θα πρέπει να θεωρηθεί ένα από τα κύρια εργαλεία για την προώθηση της συνεργασίας των αρχείων μεταξύ τους. Προτείνει τη σύσταση ενός ευρωπαϊκού δικτύου εμπειρογνωμόνων που θα παρέχει στα αρχειακά ιδρύματα και τους επαγγελματίες του οικείου χώρου στην Ευρώπη τα εξής:

- Πρώτον, στήριξη – στα αντίστοιχα επίπεδα του καθενός – διαφόρων σχεδίων που εκπονούνται ως μέρος των σημερινών προτεραιοτήτων ή εκείνων που θα προσδιοριστούν στο μέλλον,

- Δεύτερον, στήριξη και πληροφόρηση σχετικά με άλλους χώρους εμπειρογνωμοσύνης που αναφέρονται στην παρούσα έκθεση.

Για την επίτευξη αυτών των στόχων η ΕΟΑ προτείνει τη συνεργασία αφενός με τις αρχειακές υπηρεσίες στα κράτη μέλη που εμπλέκονται στα διάφορα σχέδια και αφετέρου με τις επαγγελματικές ενώσεις των αρχειονόμων. Όσο δεν υφίσταται ευρωπαϊκού εύρους ένωση αρχειονόμων αυτές θα μπορούν να εκπροσωπούνται από τον ευρωπαϊκό κλάδο του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχειονόμων (EURBICA), μέλη του οποίου είναι πολλές από αυτές τις ενώσεις.

3.1.5. Σχέδιο για κέντρο αριστείας των ευρωπαίων αρχειονόμων

Κατά τα τελευταία έτη, πλήθος κοινωνιακών και επαγγελματικών μεταλλαγών έχουν τονίσει την ανάγκη δημιουργία μιας κατηγορίας υψηλού επιπέδου επαγγελματιών στον τομέα των αρχείων για τη διαχείριση εγγράφων και αρχείων, οι οποίοι θα χαράξουν ανοδική πορεία στη σταδιοδρομία τους και θα καταλάβουν στρατηγικές θέσεις. Σκοπός είναι να δημιουργηθεί στην Ευρωπαϊκή Ένωση μια νέα γενεά διαχειριστών αρχείων που όχι μόνο θα έχουν βαθειά γνώση των κυριότερων θεμάτων και των προκλήσσεων που αντιμετωπίζει ο κλάδος, αλλά και θα είναι σε θέση να χαράξουν στρατηγικές διαχείρισης και να επικοινωνούν σε υψηλά επίπεδα. Η πρόταση αυτή θα μπορούσε να λάβει τη μορφή ενός ευρωπαϊκού κέντρου αριστείας στο οποίο θα συγκεντρωθούν οι αρχειονόμοι του μέλλοντος και με τον τρόπο αυτό θα αναπτύξουν περαιτέρω την ευρωπαϊκή εμπειρογνωμοσύνη.

Το ευρωπαϊκό "κέντρο αριστείας" θα καταστήσει δυνατή την κατάρτιση ενός κλάδου επαγγελματιών ικανού να εξελιχθεί τόσο σε εθνικό όσο και σε διεθνές πλαίσιο. Θα δημιουργήσει επίσης ένα ειδικό δίκτυο για ανταλλαγές και συζητήσεις με βάση μια προσέγγιση που θα περιλαμβάνει όχι μόνο εθνικά χαρακτηριστικά και εμπειρογνωμοσύνη αλλά και καθαρά ευρωπαϊκό πλαίσιο, και με τον τρόπο αυτό θα προωθείται η υψηλού επιπέδου ευρωπαϊκή συνεργασία στον τομέα αυτό.

Το "κέντρο αριστείας" θα οργανωθεί κατά τρόπο αποκεντρωμένο έτσι ώστε η δομή του να είναι ελαφρότερη, και δεν θα είναι μόνιμα εξαρτώμενο από κάποιο οργανισμό ή ίδρυμα. Σε αυτό θα συμμετέχουν όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ.

4. Συμπερασμα

Η συνεργασία μεταξύ των αρχείων των κρατών μελών έχει εξελιχθεί θετικά μετά την έκδοση της σύστασης του Συμβουλίου στο τέλος του 2005. Όπως και κατά το παρελθόν, πρόκειται για μια εξελικτική διαδικασία βασιζόμενη σε κοινά συμφέροντα και φιλοδοξίες καθώς και την αναγνώριση ότι η συνεργασία θα πρέπει, και μπορεί, να είναι αμοιβαία χρήσιμη. Με αυτή τη βάση, η συνεργασία μεταξύ των αρχείων στην Ευρώπη χαρακτηρίζεται από εκπληκτική επιτυχία κατά τα τελευταία είκοσι χρόνια. Για να συνεχιστεί αυτή η επιτυχής πορεία, η ΕΟΑ προβαίνει σε μερικές συστάσεις ώστε να εξακολουθήσει η από κοινού εργασία και κατά τα επόμενα έτη:

- η ΕΟΑ θα συνεχίσει να παρακολουθεί και να καθοδηγεί την εφαρμογή των ενεργειών προτεραιότητας που έχουν θεσπιστεί με τη σύσταση του Συμβουλίου της 14ης Νοεμβρίου 2005 καθώς και των νέων μέτρων που έχουν προκύψει από τις ενέργειες αυτές και πιθανόν να προκύψουν από την παρούσα έκθεση προόδου. Η ΕΟΑ θα συντονίσει εκ του σύνεγγυς τις εργασίες της με το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Εθνικών Αρχειονόμων,

- η ΕΟΑ θα συνεργαστεί στενότερα με άλλους συναφείς τομείς και δίκτυα με σκοπό να επιτύχει τα μεγαλύτερα αμοιβαία οφέλη και οικονομίες κλίμακας στην αποτελεσματική διαχείριση, αποθήκευση, διατήρηση και ανάκτηση πληροφοριών του δημόσιου τομέα, καθώς επίσης και αποτελεσματικότερη και φιλικότερη προς τον χρήστη πρόσβαση στο αρχειακό περιεχόμενο και τις υπηρεσίες για τον ευρωπαίο πολίτη,

- η Ευρωπαϊκή Επιτροπή θα συνεχίσει να στηρίζει το έργο της Ευρωπαϊκής Ομάδας Αρχείων.

[1] ΕΕ C 113 της 13.5.2003, σ. 2

[2] COM(2005) 52 τελικό.

[3] ΕΕ L 312 της 29.11.2005, σ. 55

[4] Η Βουλγαρία και η Ρουμανία συμμετείχαν ως παρατηρητές το 2006 και είναι μέλη της ΕΟΑ από την ένταξή τους στην ΕΕ, στις αρχές του 2007.

[5] DLM = document lifecycle management (διαχείριση του κύκλου ζωής εγγράφων). Το βήμα DLM είναι μια ενδιαφερόμενη οργάνωση που συγκεντρώνει πολλά από τα εθνικά αρχεία της ΕΕ27 και άλλους δημόσιους και ιδιωτικούς οργανισμούς που ενδιαφέρονται για τη διαχείριση ηλεκτρονικών και συμβατικών αρχείων

[6] Βλ. 2.2.4 κατωτέρω

[7] Βλ. 2.2.2 κατωτέρω

[8] 2004/387/EΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 21ης Απριλίου 2004 περί της διαλειτουργικής παροχής πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στις δημόσιες διοικήσεις, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες, βλ. ΕΕ L 181 της 18.5.2004 σ. 25

[9] Απόφαση αριθ. 456/2005/EΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 9ης Μαρτίου 2005 σχετικά με την καθιέρωση πολυετούς κοινοτικού προγράμματος για τη βελτίωση της πρόσβασης, της χρηστικότητας και της αξιοποίησης του ψηφιακού περιεχομένου στην Ευρώπη, ΕΕ L 79 της 4.3.2005, σ. 1

[10] Βλ. τμήμα 2.2.3 κατωτέρω

[11] ΕΕ L 345 της 31.12.2003, σ. 90–96