[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 16.3.2005

COM(2005) 90 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Έκθεση για τη σημειωθείσα έως την 31η Ιανουαρίου 2005 πρόοδο στον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 3

2. ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΧΡΙ ΤΟΝ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟ ΤΟΥ 2005 3

3. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ 4

3.1. Λογιστικοί κανόνες 4

3.2. Λογιστικές διαδικασίες 4

3.3. Περιβάλλον ελέγχου και επικύρωση τοπικών συστημάτων 5

4. ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 5

5. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΕΝΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΣΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 6

5.1. Προετοιμασία των αρχικών υπολοίπων για το οικονομικό έτος 2005 6

5.2. Ανάπτυξη των τοπικών συστημάτων πληροφορικής και σύνδεσμοί τους με το ABAC. 7

5.3. Κατάρτιση 8

6. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΒΑΣΕΙ ΤΗΣ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΧΡΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΑ ΑΛΛΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ 8

7. ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ 8

7.1. Γενικός προϋπολογισμός 8

7.2. Δανειοδοτικές και δανειοληπτικές πράξεις 9

7.3. Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης 9

8. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ 9

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ABAC ΤΗΝ 31η ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ 2005 9

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2 : ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΧΕΔΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΤΗΝ 31η ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ 2005 17

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3 : ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ : ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ 23

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 4 : ΚΥΡΙΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΠΟΥ ΘΑ ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟ ΤΟΥ 2005 26

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Την 17η Δεκεμβρίου 2002, η Επιτροπή εξέδωσε την ανακοίνωσή της για τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων[1]. Τόσο το Συμβούλιο όσο και το Κοινοβούλιο ενημερώθηκαν για αυτή την ανακοίνωση.

Το σχέδιο αυτό αφορούσε τρία κύρια ζητήματα :

- τη συμμόρφωση με τις διεθνώς παραδεκτές λογιστικές αρχές για το δημόσιο τομέα, ειδικότερα όσον αφορά τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων (την καταγραφή των λογιστικών γεγονότων όταν αυτά συμβαίνουν, και όχι μόνο κατά την είσπραξη ή καταβολή μετρητών ή μόνο κατά το τέλος του έτους)·

- την ενσωμάτωση των οικονομικών και λογιστικών συστημάτων που βρίσκονται σε διαφορετικές πλατφόρμες πληροφορικής·

- την εν τω μεταξύ βελτίωση της λειτουργίας του συστήματος SINCOM2, ειδικότερα όσον αφορά την ασφάλεια και τη λογική συνέπεια των δεδομένων από διαφορετικές πηγές.

Από το 2002, η Επιτροπή υπέβαλε εξαμηνιαίες εκθέσεις προόδου[2]. Η ΓΔ Προϋπολογισμού συνέταξε ενημερωτικά σημειώματα σχετικά με τη σημειωθείσα πρόοδο κατά τα παρεμβαλλόμενα τρίμηνα. Η παρούσα έκθεση συνοψίζει την πρόοδο έως την 31η Ιανουαρίου 2005 αντί για την 31η Δεκεμβρίου 2004, προκειμένου να συνεκτιμηθεί η μετάβαση προς το νέο σύστημα. Όπως και οι προηγούμενες εκθέσεις, η παρούσα θα διαβιβαστεί στις συναφείς επιτροπές των αρχών απαλλαγής και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Την 1η Φεβρουαρίου 2005 πραγματοποιήθηκε σύντομη προφορική παρουσίαση της έκθεσης αυτής στην Επιτροπή Ελέγχου των Προϋπολογισμών.

2. ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΧΡΙ ΤΟΝ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟ ΤΟΥ 2005

Σύμφωνα με τον νέο δημοσιονομικό κανονισμό, ο οποίος άρχισε να ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2003[3], η λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων για τον γενικό προϋπολογισμό έπρεπε να εισαχθεί μέχρι το 2005. Η πλήρης ενσωμάτωση όλων των λογιστικών συστημάτων αναμενόταν ότι θα απαιτούσε περισσότερο χρόνο. Προβλεπόταν ότι μόλις εκσυγχρονιστεί το λογιστικό σύστημα θα επεκταθεί προοδευτικά ο ρόλος του στην υποστήριξη της δημοσιονομικής διαχείρισης των πράξεων της Επιτροπής.

Αυτή η νομική προϋπόθεση πληρώθηκε την 10η Ιανουαρίου 2005, όταν το νέο λογιστικό σύστημα άρχισε να λειτουργεί με πλήρη αυτοτέλεια των χρήσεων. Επομένως, η Επιτροπή εκπλήρωσε τη δέσμευσή της προς την αρχή απαλλαγής ως προς το θέμα αυτό. Αυτό επιτεύχθηκε κατά την προγραμματισθείσα ημερομηνία και εντός του προγραμματισθέντος κόστους των 20 εκατομμυρίων ευρώ για τη ΓΔ Προϋπολογισμού και τη ΓΔ Πληροφορικής. Επιπρόσθετα, 5 εκατομμύρια ευρώ διατέθηκαν σε άλλες υπηρεσίες για προσωρινή διοικητική υποστήριξη.

Τώρα που η Επιτροπή ολοκλήρωσε τη διοικητική της μεταρρύθμιση και εκσυγχρόνισε με επιτυχία το λογιστικό της σύστημα ο Ευρωπαίος φορολογούμενος μπορεί να είναι εκ νέου βέβαιος ότι η διαχείριση των χρημάτων του από την Επιτροπή διενεργείται σύμφωνα με αυστηρά πρότυπα ελέγχου. Εφεξής, οι δημοσιονομικές καταστάσεις των Κοινοτήτων θα τηρούν τα υψηλότερα λογιστικά πρότυπα, κατατάσσοντας την Επιτροπή στην πρωτοπορία των ευρωπαϊκών δημόσιων διοικητικών υπηρεσιών.

Ωστόσο, ο Ιανουάριος του 2005 δεν σήμανε το τέλος της λογιστικής μεταρρύθμισης. Υπάρχει ακόμα περιθώριο βελτίωσης των συστημάτων πληροφορικής σε κεντρικό και σε τοπικό επίπεδο, της ενσωμάτωσης των συστημάτων και της υποβολής εκθέσεων για τη διαχείρισή τους. Επιπλέον, οι νέες λογιστικές διαδικασίες θα απαιτήσουν χρόνο για την πλήρη εδραίωσή τους.

Το σχέδιο εφαρμόστηκε σε γενικές γραμμές σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που είχε θεσπιστεί στο τμήμα III.3 της ανακοίνωσης της 17ης Δεκεμβρίου 2002, και με το λεπτομερέστερο πρόγραμμα σχεδίου για το 2003 και το 2004, που προτάθηκε την 8η Ιουλίου 2003. Στο παράρτημα 1 παρουσιάζεται μια λεπτομερής σύγκριση μεταξύ του χρονοδιαγράμματος της 17ης Δεκεμβρίου 2002 και της έμπρακτης εφαρμογής. Στο παράρτημα 2 παρουσιάζεται η ενημέρωση του προγράμματος σε στάδια που εγκρίθηκε τον Ιούλιο του 2003.

3. ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

3.1. Λογιστικοί κανόνες

Οι δεκαπέντε δέσμες λογιστικών κανόνων που εφαρμόζονται στους λογαριασμούς της Κοινότητας και το εναρμονισμένο λογιστικό σχέδιο εγκρίθηκαν από τον υπόλογο την 28η Δεκεμβρίου 2004, και ανακοινώθηκαν στους υπόλογους των άλλων οργάνων και οργανισμών. Αναφέρονται συνοπτικά στο παράρτημα 3.

Το λογιστικό εγχειρίδιο της Επιτροπής, που βασίζεται στους λογιστικούς κανόνες και στο λογιστικό σχέδιο, ολοκληρώθηκε σε μεγάλο βαθμό στο τέλος του Δεκεμβρίου του 2004, αφού λήφθηκαν υπόψη οι παρατηρήσεις διαφόρων υπηρεσιών. Αυτό το εγχειρίδιο θα συνεχίσει να αναπροσαρμόζεται βάσει της πείρας και των περαιτέρω εξελίξεων στην πληροφορική. Απομένει να θεσπιστεί ένας πρακτικός τρόπος για την αξιολόγηση ορισμένων προβλέψεων στο τέλος του έτους, όπως για απαιτήσεις που δεν έχουν ακόμα εισπραχθεί.

3.2. Λογιστικές διαδικασίες

Οι λογιστικές διαδικασίες που απομένουν να διευκρινιστούν αφορούν τις διαδικασίες για το κλείσιμο των λογαριασμών για το 2005 και για την προετοιμασία των δημοσιονομικών καταστάσεων του 2005. Η υιοθέτηση ενός εγχειριδίου ενοποίησης και οι διαδικασίες κλεισίματος των χρήσεων έχουν προγραμματιστεί για το 2005, όπως και η εισαγωγή εργαλείου πληροφορικής για την ενοποίηση των λογαριασμών των οργάνων και των οργανισμών.

3.3. Περιβάλλον ελέγχου και επικύρωση τοπικών συστημάτων

Το εκσυγχρονισμένο λογιστικό σύστημα θα εξαρτάται από την εισαγωγή με ακρίβεια και πληρότητα των δεδομένων από τους πολλούς χρήστες του κεντρικού συστήματος πληροφορικής (αναμένονται περίπου 7000). Οι κατάλογοι εργασιών οι οποίοι καταρτίζονται για τους χρήστες θα παρέχουν βοήθεια σε κάθε στάδιο με στόχο την ελαχιστοποίηση του κινδύνου σφάλματος, αλλά η ποιότητα των δεδομένων που εισάγονται θα εξαρτάται επίσης από το περιβάλλον ελέγχου που θα δημιουργηθεί από κάθε κύριο διατάκτη. Οδηγίες σχετικά με αυτό το θέμα περιλαμβάνονται στο έγγραφο «Λογιστικοί στόχοι και πλαίσιο ελέγχου» (Δεκέμβριος 2003), το οποίο καθορίζει τους κινδύνους που συνδέονται με κάθε κατηγορία πράξεων και τους ελέγχους που προτείνονται για την αντιμετώπιση αυτών των κινδύνων. Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα συνεχίσει να παρέχει καθοδήγηση σχετικά με λογιστικά θέματα και να υποστηρίζει τις υπηρεσίες κατά την εφαρμογή τους.

Τα κριτήρια για την επικύρωση των δημοσιονομικών διαδικασιών και των συστημάτων πληροφορικής των διατακτών εκδόθηκαν την 2α Ιουλίου 2004. Την 1η Σεπτεμβρίου κυκλοφόρησε ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο για την αξιολόγηση της ετοιμότητας κάθε υπηρεσίας σε σχέση με την εφαρμογή των κριτηρίων, και όλες οι υπηρεσίες απάντησαν μέχρι την προθεσμία της 30ής Σεπτεμβρίου 2004.

Παρά τις δυσκολίες για την πρόσληψη προσωπικού με την κατάλληλη πείρα, την 17η Δεκεμβρίου περατώθηκε από τη ΓΔ Προϋπολογισμού μια αξιολόγηση υψηλού επιπέδου όλων των δημοσιονομικών διαδικασιών και των σχετικών συστημάτων πληροφορικής, με βάση τις απαντήσεις στο ερωτηματολόγιο καθώς και τις συζητήσεις διάρκειας μισής ημέρας με κάθε υπηρεσία. Η έκθεση ολοκληρώθηκε την 31η Ιανουαρίου 2005. Σε αυτή εντοπίζονται ορισμένοι κίνδυνοι, τους οποίους θα κληθούν να αντιμετωπίσουν οι εν λόγω υπηρεσίες.

Η ομάδα οκτώ ατόμων της ΓΔ Προϋπολογισμού θα έχει στελεχωθεί πλήρως μέχρι τη 16η Μαρτίου 2005. Η ομάδα αυτή θα αναλάβει ένα πρόγραμμα περισσότερο εμπεριστατωμένων ελέγχων των συστημάτων, όπως λειτουργούν στην πράξη σε κάθε υπηρεσία, αρχής γενομένης από αυτές στις οποίες εκτιμήθηκε ότι παρουσιάζονται οι υψηλότεροι κίνδυνοι. Η εργασία αυτή θα στηρίξει την επικύρωση των συστημάτων που καθορίζονται από τους διατάκτες για την παροχή ή την αιτιολόγηση των λογιστικών πληροφοριών, όπως απαιτείται από το άρθρο 61 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του Δημοσιονομικού Κανονισμού.

4. ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

Το μέρος του σχεδίου που αποτελεί τη μεγαλύτερη πρόκληση αφορά την ενσωμάτωση των υφιστάμενων συστημάτων δημοσιονομικής διαχείρισης και λογιστικής, την ανάπτυξη των συστημάτων ώστε να εφαρμόζεται η λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων, και την παροχή στους χρήστες κατανοητών καταλόγων εργασιών που θα εξασφαλίζουν ότι τα δεδομένα που εισάγονται θα είναι υψηλής ποιότητας. Η παρούσα κατάσταση συνοψίζεται παρακάτω.

Αναπτύχθηκαν οι λειτουργίες του συστήματος πληροφορικής για την υποστήριξη των λογιστικών διαδικασιών. Το νέο σύστημα, που καλείται «ABAC», περιλαμβάνει το κεντρικό λογιστικό σύστημα, που λειτουργεί με λογισμικό SAP-Enterprise, και ροές εργασίας που αναπτύχθηκαν από την Επιτροπή για τις απαιτήσεις πληρωμών (ABAC-τιμολόγια), για τις συμβάσεις και τις σχετικές αναλήψεις υποχρεώσεων (ABAC-συμβάσεις) και για τα πάγια στοιχεία (ABAC-στοιχεία του ενεργητικού). Η ροή εργασίας πληρωμών Si2 σχεδιάστηκε εκ νέου για να πληροί τις απαιτήσεις της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων. Ορισμένες άλλες υπηρεσίες συνεχίζουν να παρέχουν λογιστικές πληροφορίες μέσω διεπαφών με τα τοπικά τους συστήματα πληροφορικής.

Οι κύριες εργασίες που είχαν ολοκληρωθεί την 30ή Ιουνίου 2004 αφορούν :

- την ανάπτυξη, δοκιμή και διάδοση ABAC-συμβάσεων (4 Οκτωβρίου) και ABAC- τιμολογίων (25 Οκτωβρίου), ώστε το προσωπικό να μπορέσει να καταρτιστεί και να εξοικειωθεί με αυτές τις ροές εργασίας πριν από τον Ιανουάριο του 2005·

- την ανάπτυξη, δοκιμή και διάδοση ABAC-στοιχείων του ενεργητικού (14 Ιανουαρίου 2005)·

- τη δοκιμή της λειτουργίας του συστήματος ως συνόλου από πολυκλαδικές ομάδες για τον εντοπισμό και τη διόρθωση των προβλημάτων πριν από τον Ιανουάριο του 2005·

- τη διασφάλιση του παλαιού συστήματος την 31η Δεκεμβρίου και τη μετάβαση στο νέο σύστημα, το οποίο εγκαινιάστηκε την 10η Ιανουαρίου και άρχισε να λειτουργεί πλήρως στην αρχή του Φεβρουαρίου μόλις διατέθηκαν οι αναλήψεις υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν από τον οικονομικό έτος 2004·

- την εισαγωγή των αρχικών υπολοίπων για προχρηματοδότηση (30 000), των απαιτήσεων πληρωμής που εκκρεμούν (7 400) και των πάγιων στοιχείων (74 000).

Την 10η Ιανουαρίου 2005, άρχισε να χρησιμοποιείται το κεντρικό λογιστικό σύστημα στη λογιστική για τους γενικούς λογαριασμούς με βάση την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων, το οποίο συμπεριλάμβανε το μεγαλύτερο μέρος των αρχικών υπολοίπων που απαιτούνται για την καθημερινή εργασία των υπηρεσιών και έκτοτε λειτουργεί με υψηλό βαθμό αξιοπιστίας. Μέχρι την 31η Ιανουαρίου 2005 ολοκληρώθηκε με επιτυχία η επεξεργασία περισσότερων από 32 000 πληρωμών, 10 000 απαιτήσεων και 1 300 αναλήψεων υποχρεώσεων.

Η μοναδική εξαίρεση αφορά τους λογαριασμούς παγίων προκαταβολών και τον εξοπλισμό γραφείου των εξωτερικών αντιπροσωπειών και των γραφείων Τύπου εκτός κεντρικών γραφείων της Επιτροπής, υπηρεσιών στις οποίες έχουν μεταβιβασθεί οικονομικές ευθύνες. Αυτές οι δαπάνες θα συμπεριληφθούν σταδιακά στο κεντρικό σύστημα από το 2005.

5 . ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΕΝΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΣΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

5.1. Προετοιμασία των αρχικών υπολοίπων για το οικονομικό έτος 2005

Όλες οι υπηρεσίες κλήθηκαν να συμβάλουν στην κατάρτιση της απογραφής των προχρηματοδοτήσεων, εγγυήσεων, πάγιων στοιχείων και νομικών οντοτήτων που λαμβάνουν επιχορηγήσεις και συμβάσεις. Η εργασία αυτή περιελάμβανε την εξέταση φακέλων που αφορούν περίπου 45 000 εκκρεμείς αναλήψεις υποχρεώσεων και 74 500 στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών πριν από το τέλος Δεκεμβρίου 2004. Οι υπηρεσίες υπέβαλαν έκθεση σχετικά με τη σημειωθείσα πρόοδο την 30ή Ιουνίου, την 30ή Σεπτεμβρίου, την 31η Οκτωβρίου και την 30ή Νοεμβρίου 2004.

Με βάση τις πληροφορίες αυτών των εκθέσεων και αυτές που δόθηκαν κατόπιν διμερών επαφών, είναι εμφανές ότι το 95% της εργασίας είχε επιτευχθεί εντός της προθεσμίας και ότι η υπόλοιπη εργασία αφορούσε περιπτώσεις όπου ο δικαιούχος δεν διαβίβασε τα απαραίτητα έγγραφα ώστε να καταχωριστεί μια νομική οντότητα, και επομένως να ολοκληρωθεί η καταγραφή της σχετικής προχρηματοδότησης και εγγύησης. Σε τρεις υπηρεσίες δόθηκε παράταση για να ασχοληθούν με τις περιπτώσεις που απομένουν.

Σχεδόν όλες οι υπηρεσίες υπέβαλαν φακέλους, που θα εισαχθούν στο λογιστικό σύστημα εντός των προθεσμιών και με υψηλή ποιότητα. Ποσοστό μικρότερο του 1% των αρχείων επιστράφηκε για διόρθωση και μόνο από τρεις υπηρεσίες ελήφθησαν με καθυστέρηση πλήρεις φάκελοι ή χρειάστηκε να επιστραφούν οι εν λόγω φάκελοι σε αυτές. Μέχρι την 31η Ιανουαρίου 2005, επετεύχθη η επεξεργασία 76 000 φακέλων νομικών οντοτήτων σχετικά με εξωτερικούς αναδόχους ή εμπειρογνώμονες, και 56 000 φακέλων που αφορούν προσωπικό, ενώ εισήχθησαν και 30 000 υπόλοιπα προχρηματοδοτήσεων. Για την ολοκλήρωση των ενεργειών για τις 22 000 εγγυήσεις ορίστηκε προθεσμία έως την 31η Μαρτίου 2005. Σε όλες τις σχετικές υπηρεσίες πραγματοποιήθηκε η μετάβαση στο ABAC-στοιχεία του ενεργητικού για τη διαχείριση των απογραφών, εκτός από τις αντιπροσωπείες και τα γραφεία Τύπου που αποβλέπουν να υλοποιήσουν αυτή τη μετάβαση το 2005. Όλα τα πάγια στοιχεία εισήχθησαν στο κεντρικό λογιστικό σύστημα, εκτός από εκείνα που αφορούν δύο Κοινά Κέντρα Ερευνών, τη ΓΔ Μεταφορών και Ενέργειας και τα κτίρια, και τα οποία θα εισαχθούν τον Μάρτιο.

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα ζητήσει από κάθε υπηρεσία να επαληθεύσει την ακρίβεια και την ορθή λογιστική των αριθμητικών στοιχείων στα αρχικά υπόλοιπα, να φροντίσει για την πληρότητα των στοιχείων αυτών και να επιφέρει διορθώσεις πριν την 31η Μαρτίου 2005. Θα προβλεφθεί τρόπος για την καταγραφή της προχρηματοδότησης που δεν μπορεί να συνδεθεί με επικυρωμένο φάκελο νομικής οντότητας. Ο ισολογισμός έναρξης κάθε υπηρεσίας θα αποσταλεί στον Γενικό Διευθυντή ή στον Προϊστάμενο της σχετικής υπηρεσίας για επίσημη επικύρωση μέχρι την 30ή Ιουνίου 2005.

Εκτός από τα παραπάνω καθήκοντα, οι υπηρεσίες κλήθηκαν να συνδέσουν με νομική δέσμευση όλες τις περατωθείσες αναλήψεις υποχρεώσεωνπου καταγράφηκαν από την 1η Ιανουαρίου 1999, ώστε να μπορεί να καθοριστεί η δημοσιονομική σχέση της Επιτροπής με κάθε οντότητα από την ημερομηνία αυτή. Η εργασία αυτή πρόκειται να περιοριστεί σε αναλήψεις υποχρεώσεων που υπερβαίνουν τα 50 000 ευρώ, γεγονός που συνεπάγεται την εξέταση περίπου 35 000 περαιτέρω φακέλων (εάν το όριο μειωθεί στα 13 800 ευρώ, θα πρέπει να εξεταστούν 25 000 περαιτέρω φάκελοι). Παράλληλα με τη διεκπεραίωση των 30 000 αναλήψεων υποχρεώσεων που απομένει να συνδεθούν με νομική οντότητα, με αυτή την προσπάθεια θα ολοκληρωθεί η εφαρμογή της δράσης 74 της διοικητικής μεταρρύθμισης σχετικά με την ανάπτυξη κεντρικής βάσης δεδομένων για συμβάσεις και θα εξασφαλιστεί ότι η Επιτροπή τηρεί τις δεσμεύσεις που ανέλαβε έναντι του Κοινοβουλίου μετά την υπόθεση της Ευρωπαϊκής Στατιστικής Υπηρεσίας.

5.2. Ανάπτυξη των τοπικών συστημάτων πληροφορικής και σύνδεσμοί τους με το ABAC

Όλες οι υπηρεσίες, με εξαίρεση μία, προσάρμοσαν το κύριο μέρος των συστημάτων πληροφορικής τους στις απαιτήσεις της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων μέχρι το τέλος του 2004. Όπου η εξέλιξη δεν είχε ολοκληρωθεί εγκαίρως, οι σχετικές υπηρεσίες χρησιμοποίησαν το κεντρικό σύστημα για να αποφευχθούν οι καθυστερήσεις στην επεξεργασία αναλήψεων υποχρεώσεων και απαιτήσεων πληρωμών.

5.3. Κατάρτιση

Την 5η Οκτωβρίου 2004 εγκαινιάστηκε ένα πρόγραμμα για την κατάρτιση των μελλοντικών χρηστών του συστήματος ABAC, με την υποστήριξη εξωτερικών εμπειρογνωμόνων. Μέχρι την 31η Ιανουαρίου 2005, είχαν διοργανωθεί 3 300 ημέρες κατάρτισης για τους συμμετέχοντες, ενώ το ποσοστό ικανοποίησης αυξήθηκε σταδιακά από το 60% στο 86%. Σε όλους τους κυριότερους χρήστες προσφέρθηκε πρακτική κατάρτιση για το σύστημα· στους άλλους χρήστες προσφέρθηκε μια θεωρητική εξοικείωση με το σύστημα στο πλαίσιο μεγαλύτερων ομάδων. Οι ενότητες κατάρτισης των χρηστών έχουν σχεδιαστεί προκειμένου να αποτελέσουν ένα οδηγό του χρήστη και να σχηματίσουν τη βάση ενός προγράμματος συνεχούς κατάρτισης για μελλοντικούς χρήστες. Αναμένεται ότι κάθε υπηρεσία με τοπικό σύστημα θα αναλάβει το δικό της πρόγραμμα κατάρτισης για τους χρήστες αυτού του συστήματος. Το 2005 θα εγκαινιαστεί ένα πρόγραμμα κατάρτισης που θα αφορά ειδικά το προσωπικό στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής στις τρίτες χώρες.

6. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΒΑΣΕΙ ΤΗΣ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΧΡΗΣΕΩΝ ΑΠΟ ΤΑ ΑΛΛΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ

Η Επιτροπή κάλεσε κάθε όργανο και οργανισμό να συντάξει μια «αξιολόγηση ετοιμότητας» για την εφαρμογή των νέων λογιστικών κανόνων και των λογαριασμών βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων. Από την ανάλυση των απαντήσεων και από την ανταλλαγή πληροφοριών κατά τη διάρκεια των συσκέψεων φαίνεται ότι κάθε όργανο και οργανισμός λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα. Τον Ιούνιο και τον Νοέμβριο του 2004 πραγματοποιήθηκαν ενημερωτικές συσκέψεις με τους υπόλογους όλων των οργάνων και οργανισμών.

Πολλοί οργανισμοί και μικρότερα όργανα χρησιμοποιούν για τους δημοσιονομικούς τους λογαριασμούς μια εκδοχή του συστήματος Si2. Η Επιτροπή, με επιστολή του Γενικού Γραμματέα, της 22ας Ιουνίου 2004, συμφώνησε να συνεχίσει να διαθέτει το Si2 για το 2005, καθώς και να διαθέτει όλες τις ενότητες του ABAC στις οντότητες που επιθυμούν να τις χρησιμοποιήσουν, μαζί με τις απαραίτητες τεχνικές προδιαγραφές για να τις συνδέσουν με τα δικά τους συστήματα.

Επίσης, η Επιτροπή πρότεινε την ανάπτυξη μιας κοινής πλατφόρμας πληροφορικής για τους οργανισμούς, πάνω στην οποία θα μπορούν να βασιστούν οι εφαρμογές ABAC. Αυτή η λύση, που συνάδει με τη σύσταση του Κοινοβουλίου, θα ήταν αποδοτική και θα διατηρούσε παράλληλα την ανεξαρτησία κάθε οργανισμού.

7. ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ

7.1 . Γενικός προϋπολογισμός

Ένα νέο σχέδιο σε στάδια καταρτίζεται για τις περαιτέρω εξελίξεις στην πληροφορική (βλέπε παράρτημα 4). Αυτές οι εξελίξεις αφορούν κυρίως τη βελτίωση της ευκολίας χρήσης και της δημοσιονομικής πληροφόρησης καθώς και την προετοιμασία των πρώτων ετήσιων ενοποιημένων λογαριασμών. Κατά τη διάρκεια του 2005, οι διαφορετικές ροές εργασίας πρέπει να ενοποιηθούν σε μια ενιαία διαδικτυακή εφαρμογή (ABAC-ροή εργασίας), ενώ θα αναπτυχθούν ορισμένες νέες λειτουργίες (για παράδειγμα, η διαδικασία είσπραξης χρεών). Επίσης, σχεδιάζεται μια σειρά περαιτέρω εξελίξεων για να επιτευχθεί ο μακροπρόθεσμος στόχος της στενότερης ενσωμάτωσης των τοπικών συστημάτων και για να παρασχεθούν περαιτέρω εργαλεία για την υποστήριξη των χρηστών και τη δημοσιονομική διαχείριση.

7.2. Δανειοδοτικές και δανειοληπτικές πράξεις

Όσον αφορά πράξεις εκτός προϋπολογισμού της Επιτροπής, έχει ήδη ξεκινήσει το σχέδιο για την ενσωμάτωση των δανειοδοτικών και δανειοληπτικών δραστηριοτήτων, οι οποίες προς το παρόν καταγράφονται στο Globus, ένα σύστημα της ΓΔ Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων, στους κεντρικούς λογαριασμούς μέχρι τον Ιούλιο του 2005, κάνοντας χρήση της τραπεζικής ενότητας SAP, της CFM.

7.3. Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης

Με χωριστή διαδικασία, οι λογαριασμοί του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης, οι οποίοι προς το παρόν διαχωρίζονται από τους λογαριασμούς του γενικού προϋπολογισμού, πρέπει επίσης να εκσυγχρονιστούν.

Σε συνεννόηση με το Γραφείο Συνεργασίας EuropeAid, η ροή εργασίας για τη διαχείριση των σχεδίων του ΕΤΑ θα μεταφερθεί από το παρόν λογιστικό σύστημα του ΕΤΑ (OLAS) στο τοπικό σύστημα του Γραφείου Συνεργασίας EuropeAid (CRIS), και οι λογαριασμοί του ΕΤΑ θα τηρούνται σύμφωνα με την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων στο ABAC. Τα πλεονεκτήματα αυτής της λύσης έγκεινται στο γεγονός ότι αφενός προετοιμάζεται η ενσωμάτωση του ΕΤΑ στο γενικό προϋπολογισμό και αφετέρου επιτρέπεται η εκτέλεση των πληρωμών του ΕΤΑ με τη χρήση των λειτουργιών που αναπτύχθηκαν για τον γενικό προϋπολογισμό.

Τα μέσα πληροφορικής που είναι απαραίτητα για την πλήρη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων θα δημιουργηθούν το 2006, μετά την ολοκλήρωση του ABAC και την παράλληλη εξέλιξη του CRIS. Οι λογαριασμοί του ΕΤΑ για το 2005 θα προετοιμαστούν με βάση τις πληροφορίες που τηρούνται στο OLAS, όπως θα έχουν αναπροσαρμοστεί για να στηρίξουν τους λογαριασμούς βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων. Προβλέπεται ότι, από το 2006, το νέο σύστημα ABAC-ΕΤΑ θα συνάδει πλήρως προς τις απαιτήσεις της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων.

Εν τω μεταξύ, οι πληρωμές από το ΕΤΑ θα διενεργούνται μέσω του λογιστικού συστήματος του γενικού προϋπολογισμού από τον Φεβρουάριο του 2005.

8. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Το σχέδιο εκσυγχρονισμού τήρησε την προθεσμία που καθοριζόταν στον Δημοσιονομικό Κανονισμό για την εισαγωγή λογιστικών συστημάτων για το γενικό προϋπολογισμό τα οποία αποτελούν βάση για τη συμμόρφωση της Επιτροπής με τα διεθνώς παραδεκτά λογιστικά πρότυπα. Η Επιτροπή πέτυχε αυτόν τον στόχο εντός δύο ετών, διάστημα πολύ μικρότερο από αυτό που απαιτήθηκε για τις άλλες δημόσιες ευρωπαϊκές διοικητικές υπηρεσίες και τήρησε μια προθεσμία που οι εξωτερικοί της σύμβουλοι και εξωτερικοί ελεγκτές θεωρούσαν ως πολύ φιλόδοξη. Αυτή η αναμφίβολη επιτυχία δεν θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί χωρίς τη δέσμευση και την εποικοδομητική συνεργασία όλων των υπηρεσιών.

Οι μη δημοσιονομικές δραστηριότητες της ΓΔ Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων θα ενσωματωθούν στο κεντρικό λογιστικό σύστημα της Επιτροπής έως τον Ιούλιο του 2005. Κατά τη διάρκεια του πρώτου εξαμήνου του 2005, η λογιστική για τις μη δημοσιονομικές δραστηριότητες θα βασίζεται, όπως και στο παρελθόν, στην αυτοτέλεια των χρήσεων. Το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης θα χρησιμοποιήσει το ABAC για τη διαδικασία πληρωμών του το 2005, και για τις λογιστικές του διαδικασίες το 2006.

Το σχέδιο προβλέπει να παράσχει στη διοίκηση κάθε υπηρεσίας περισσότερο αξιόπιστες και πλήρεις πληροφορίες για τα στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού για τα οποία είναι υπεύθυνη και για τις οικονομικές σχέσεις με κάθε προμηθευτή (μακροπρόθεσμα), καθώς και, μεσοπρόθεσμα, για τη δημοσιονομική εφαρμογή των πολυετών σχεδίων και αναλήψεων υποχρεώσεων.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] Για τις περιόδους έως την 30ή Ιουνίου 2003 - SEC(2003) 790, έως την 31η Δεκεμβρίου 2003 -SEC(2004) 118, και ως την 30ή Ιουνίου 2004 - COM(2004) 565 της 18.8.2004.

[3] Άρθρα 133, 134 και 181(2), τελευταίο εδάφιο, του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 της 25ης Ιουνίου 2002.