Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(2002/C 326/08)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Συμβούλιο και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, σύμφωνα με το άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75(1) του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93(2) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 18 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76(3) του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93(4) του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός του Ιδρύματος εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου του. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(5), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται από τα άρθρα 65 έως 68 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76, όπως τροποποιήθηκαν από το άρθρο 1 παράγραφοι 52 έως 55 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(6).

6. Οι διαθέσιμες πιστώσεις(7) για το υπό εξέταση οικονομικό έτος ανέρχονται σε 18,9 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων τα 15,3 εκατομμύρια προέρχονταν από το εν λόγω οικονομικό έτος και τα 3,5 εκατομμύρια αποτελούσαν μεταφορές από το προηγούμενο.

7. Από τις πιστώσεις του οικονομικού έτους 2001 αναλήφθηκαν τα 15,2 εκατομμύρια ευρώ, ενώ αντικείμενο πληρωμών αποτέλεσαν τα 11,6 εκατομμύρια. Το υπόλοιπο των πιστώσεων είτε μεταφέρθηκε (3,5 εκατομμύρια ευρώ) είτε ακυρώθηκε (0,2 εκατομμύρια ευρώ). Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος III), ύψους 6,4 εκατομμυρίων ευρώ, αναλήφθηκαν 6,3 εκατομμύρια, εκ των οποίων τα 3,1 εκατομμύρια αποτέλεσαν αντικείμενο πληρωμών, τα 3,1 εκατομμύρια μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος και το υπόλοιπο ακυρώθηκε. Το ποσοστό μεταφοράς των επιχειρησιακών πιστώσεων παραμένει ιδιαίτερα υψηλό, γεγονός που καταδεικνύει ότι είναι ανάγκη το Ίδρυμα να ενισχύσει την ποιότητα και την παρακολούθηση του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων του. Το τελευταίο θα πρέπει να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για τη μείωση του ποσοστού μεταφοράς των πιστώσεων, κατά τρόπο ώστε να τηρεί πιστότερα την αρχή του ενιαυσίου του προϋπολογισμού.

8. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος ανέρχονταν σε 3,5 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων τα 3,2 εκατομμύρια αφορούσαν τον τίτλο III. Από τις πιστώσεις αυτές αντικείμενο πληρωμών αποτέλεσαν τα 3,4 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων τα 3,1 εκατομμύρια αφορούσαν τον τίτλο III, ενώ το υπόλοιπο ακυρώθηκε.

Οικονομικές καταστάσεις

9. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Ίδρυμα στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2001 παρουσιάζονται συνοπτικά στους πίνακες 2 και 3. Η παρουσίαση αυτών των οικονομικών καταστάσεων στην έκθεση δραστηριοτήτων του Ιδρύματος για το 2001 αποκλίνει από τους κανόνες που θέτουν οι σχετικοί κανονισμοί(8). Μολονότι τα προβλήματα αυτά δεν επηρεάζουν την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων, το Ίδρυμα πρέπει να φροντίσει να επανέλθει στις συνήθεις πρακτικές.

10. Το Ίδρυμα δεν προβαίνει σε απόσβεση των ακινητοποιήσεών του. Για την αποτίμηση των ακινητοποιήσεων που είναι εγγεγραμμένες στον ισολογισμό του πρέπει να συνυπολογίζει τις αποσβέσεις και να εφαρμόζει τις επιταγές περί απογραφής του σχετικού κανονισμού της Επιτροπής(9). Το Ίδρυμα οφείλει να βελτιώσει το σύστημα απογραφής που εφαρμόζει αναπτύσσοντας μια μέθοδο αναγνώρισης των αγαθών και καθορίζοντας τις αρμοδιότητες των σχετικών υπηρεσιών.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

11. Εξετάσθηκε δείγμα 34 εισπραχθεισών ή προς είσπραξη πληρωμών προς το Ίδρυμα στο πλαίσιο του οικονομικού έτους 2001. Οι εντολές είσπραξης για αυτές τις πληρωμές, που εγγράφηκαν στο οικονομικό έτος 2001, εκδόθηκαν το Φεβρουάριο και το Μάρτιο του 2002. Μόνο 10 από αυτές είχαν θεωρηθεί από το δημοσιονομικό ελεγκτή, ενώ οκτώ, συμπεριλαμβανομένης μίας ύψους 1231286 ευρώ, δεν είχαν ακόμη εκτελεσθεί στις 31 Ιανουαρίου 2002, γεγονός που αντιβαίνει στο άρθρο 5 του δημοσιονομικού κανονισμού του Ιδρύματος.

12. Σε πολλές περιπτώσεις, και ιδίως στην περίπτωση της αγοράς ενός οχήματος, ένα και το αυτό πρόσωπο μπόρεσε να χορηγήσει ηλεκτρονική θεώρηση για τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές ενεργώντας αντί του υπευθύνου διαχείρισης, του διατάκτη, του δημοσιονομικού ελεγκτή και του υπολόγου. Αυτού του είδους η πρακτική πρέπει να απαγορευθεί αυστηρά, διότι δεν συνάδει με την αρχή της διάκρισης των λειτουργιών.

13. Τον Νοέμβριο του 1997, το Ίδρυμα συνήψε σύμβαση με γραφείο ταξιδίων για δοκιμαστική περίοδο ενός έτους. Μέχρι σήμερα η εν λόγω σύμβαση ανανεώνεται σιωπηρά. Θα ήταν προτιμότερο να πραγματοποιηθεί έρευνα αγοράς προκειμένου να εξασφαλιστούν ενδεχομένως ευνοϊκότεροι όροι.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεμβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 139 της 30.5.1975, σ. 1.

(2) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 13.

(3) ΕΕ L 164 της 24.6.1976, σ. 16.

(4) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 26.

(5) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 26 Μαρτίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 8 Απριλίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(6) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης καταρτίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει αμελητέες διαφορές σε επίπεδο συνόλων. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(7) Μη διαχωριζόμενες πιστώσεις.

(8) Στις οικονομικές καταστάσεις που παρουσίασε το Ίδρυμα στην έκθεση δραστηριοτήτων του παρατηρείται προσαρμογή εκτός λογαριασμού διαχείρισης, για το 2001, του αρνητικού υπολοίπου που είχε προκύψει το 2000 (1210000 ευρώ). Επιπλέον, ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Ίδρυμα περιέχει υποεκτίμηση ύψους 26047 ευρώ, λόγω μη συνυπολογισμού μιας προκαταβολής επί αποδοχών καθώς και ορισμένων εντολών είσπραξης.

(9) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα (βλέπε σημείο 9).

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και στις 31 Δεκεμβρίου 2000Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα στις οικονομικές καταστάσεις του (βλέπε σημείο 9).

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του ιδρυματος

7. Σε γενικές γραμμές, η παρακολούθηση πραγματοποιείται με ολοκληρωμένο και αποτελεσματικό τρόπο, ωστόσο η πρόσφατη εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος παρακολούθησης θα βοηθήσει να εξασφαλιστεί η μείωση του επιπέδου των μεταφορών πιστώσεων.

Σε ό,τι αφορά το επίπεδο των μεταφορών, πρέπει να σημειωθούν τα εξής:

- Οι επιχειρησιακές δραστηριότητες του Ιδρύματος έχουν κυρίως καινοτόμο/διερευνητικό χαρακτήρα και όχι απλώς στερεότυπο χαρακτήρα. Ως εκ τούτου, απαιτούνται σχετικά πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες επιμελούς προετοιμασίας πριν από την έναρξη ερευνών βάσει σύμβασης. Οι εν λόγω διαδικασίες αποτελούν σημαντικό παράγοντα για τη διάρκεια των έργων, τα οποία είναι, κατά κανόνα, διετή.

- Το επίπεδο των μεταφορών του τίτλου ΙΙΙ (Επιχειρησιακές δραστηριότητες) επηρεάζεται από τη σχέση του ετήσιου δημοσιονομικού κύκλου του Ιδρύματος με τον επιχειρησιακό κύκλο του (ο οποίος περιλαμβάνει το σχεδιασμό προγραμμάτων, την έναρξη προγραμμάτων, το γενικό σχεδιασμό έργων, την υποβολή προσφορών, το λεπτομερή σχεδιασμό έργων και την υλοποίησή τους).

Εντούτοις, ιδίως στις περιπτώσεις όπου οι συμβάσεις επαναλαμβάνονται, το χρονοδιάγραμμα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων έχει, όπου ήταν δυνατό, επισπευθεί. Το μέτρο αυτό θα διευκολύνει τη μείωση των μεταφορών πιστώσεων.

9. Το Ίδρυμα λαμβάνει υπόψη του την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα ενεργήσει καταλλήλως στο μέλλον.

10. Το Ίδρυμα έχει πλέον πραγματοποιήσει ρυθμίσεις για την προσαρμογή των διαδικασιών απογραφής ώστε να ευθυγραμμίζονται με τις αναθεωρημένες διαδικασίες της Επιτροπής όπως ορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2909/2000, που αφορά την απόσβεση των αντικειμένων της απογραφής. Οι ευθύνες θα κατανέμονται καταλλήλως για όλα τα αντικείμενα της απογραφής.

11. Η παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου γίνεται δεκτή. Οι εν λόγω εντολές είσπραξης επιστράφηκαν στο Ίδρυμα από τον δημοσιονομικό ελεγκτή χωρίς, λόγω παράλειψης, να έχει τεθεί η σφραγίδα θεώρησης. Το θέμα τέθηκε υπόψη του δημοσιονομικού ελεγκτή, ο οποίος στη συνέχεια προέβη στις απαραίτητες διορθώσεις.

12. Κατά τη χρονική περίοδο εισαγωγής του συστήματος SI2, και προκειμένου να καταστεί εφικτή η ταχεία μεταφορά δεδομένων από το παλαιό λογιστικό σύστημα του Ιδρύματος στο SI2, παραχωρήθηκαν, μόνον για περιορισμένη περίοδο, δικαιώματα "υπερχρηστών" για σκοπούς εισαγωγής δεδομένων. Τούτο αποτελεί πάγια πρακτική για την εισαγωγή ενός νέου συστήματος. Το σύνολο της σχετικής τεκμηρίωσης είχε αποτελέσει αντικείμενο των ενδεδειγμένων αδειών από τις αρμόδιες αρχές, συμπεριλαμβανομένου του δημοσιονομικού ελεγκτή.

13. Η υφιστάμενη σύμβαση για υπηρεσίες γραφείου ταξιδίων ανανεωνόταν σε ετήσια βάση και υφίσταται εδώ και πέντε έτη. Το Ίδρυμα έχει ήδη λάβει μέτρα για την πραγματοποίηση διαδικασίας υποβολής προσφορών και τη σύναψη νέας σύμβασης.