ISSN 1831-0826
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ
ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO
2012
EL
Ειδική έκθεση αριθ. 5
ΚΟΙΝ Ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦ ΟΡΗΣΗΣ 
ΕΞΩΤΕΡΙΚ ΩΝ ΣΧ ΕΣΕΩΝ (CRIS)

ΚΟΙΝ Ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦ ΟΡΗΣΗΣ 
ΕΞΩΤΕΡΙΚ ΩΝ ΣΧ ΕΣΕΩΝ (CRIS)Ειδική έκθεση αριθ. 5  2012
(υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 287, παράγραφος 4, δεύτερο εδάφιο, ΣΛΕΕ)
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG
Τηλ. +352  4398-1
Φαξ +352  4398-46410
E-mail: eca-info@eca.europa.eu
Internet: http://eca.europa.eu
Ειδική έκθεση  αριθ.  5  2012
Περισσότερες πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση παρέχονται από το διαδίκτυο
(http://europa.eu).
Δελτίο καταλογογράφησης υπάρχει στο τέλος του τεύχους.
Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, 2012
ISBN 978-92-9237-602-4
doi:10.2865/9511
© Ευρωπαϊκή Ένωση, 2012
Επιτρέπεται η αναπαραγωγή με αναφορά της πηγής.
Printed in Luxembourg
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)3
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
Σημεία
	 ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΊΕΣ 	ΚΑΊ	ΓΛΩΣΣ ΑΡΊΟ
I–IX	 ΣΥΝΟΨΗ
1–16	 ΕΊΣΑΓΩΓ Η
1–6	 ΕΊΣΑΓΩΓ Η
7–13 	 ΠΕΡΊΓΡΑΦ Η	ΤΟΥ	CRIS
14–16 	 ΚΑΝΟΝ ΊΣΤΊΚΟ	ΠΛΑΊΣ ΊΟ
17–23	 ΕΜΒ ΕΛΕΊΑ	ΚΑΊ	ΤΡΟΠΟΣ	ΠΡΟΣ ΕΓΓΊΣΗΣ	ΤΟΥ	ΕΛΕΓΧΟΥ
24–74	 ΠΑΡΑΤΗΡ ΗΣΕΊΣ
24–44 	 	ΠΑΡΑ	ΤΗΝ	ΥΠΑΡΞΗ 	ΟΡΊΣΜΕΝΩΝ 	ΑΔΥΝΑΜ ΊΩΝ,	ΤΟ	CRIS 	ΑΝΑΠΤ ΥΣΣΕΤΑ Ί	ΕΤΣΊ	ΩΣΤΕ	ΝΑ	ΑΝΤΑΠΟΚΡΊΝΕΤΑ Ί	
ΣΤΊΣ	ΑΝΑΓΚΕΣ 	ΤΗΣ	ΕΠΊΤΡΟΠ ΗΣ
24–29	 ΤΑ 	ΈΡΓΑ 	ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ 	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΑΝΤΑΠΟΚΡΊΝΟΝΤΑ Ί	ΠΛΈΟΝ 	ΣΈ	ΣΑΦΏΣ 	ΠΡΟΣΔ ΊΟΡΊΣΜΈΝ ΈΣ	ΑΝΑΓΚΈΣ
30–35	 ΑΝΑΓΚΑ ΊΟΤΗΤΑ 	ΈΝΗΜ ΈΡΏΜΈΝΟΥ 	ΟΡΊΣΜΟ Υ	ΤΟΥ	ΡΟΛΟΥ	ΤΟΥ	CRIS
36–41	 ΑΔΥΝΑΜΊ ΈΣ	ΟΣΟΝ	ΑΦΟΡ Α	ΤΗΝ	ΚΏΔΊΚΟΠΟΊΗΣΗ 	ΤΏΝ	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ
42–44	 ΣΥΝ ΈΧΊΖΟΜΈΝΑ	ΠΡΟΒΛ ΗΜΑΤΑ 	ΧΡΗΣΤ ΊΚΟΤΗΤΑΣ
45–57	 	Η	ΔΊΑΧΕΊΡ ΊΣΗ	ΤΟΥ	CRIS 	ΔΕΝ	ΕΊΝΑ Ί	ΑΚΟΜΗ	ΕΠΑΡΚ ΩΣ	ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤ ΊΚΗ	ΟΣΟΝ	ΑΦΟΡ Α	ΤΗ	ΔΊΑΣΦ ΑΛΊΣΗ	ΤΗΣ	
ΑΚΕΡΑ ΊΟΤΗΤΑΣ 	ΤΩΝ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ
49–52	 ΚΑΤΑΧ ΏΡΊΣΈΊΣ	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ	ΠΟΥ	ΈΛΈΊΠΑΝ
53–56	 	ΚΑΤΑΧ ΏΡΊΣΈΊΣ	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ	ΠΟΥ	ΔΈΝ	ΗΤΑΝ	ΈΓΚΥΡ ΈΣ
57	 ΚΑΘΥΣΤ ΈΡΗΜΈΝΗ 	ΚΑΤΑΧΏΡ ΊΣΗ
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)4
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)58–74	 ΑΝΕΠΑΡΚ ΗΣ	ΑΣΦ ΑΛΕΊΑ	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΚΑΊ	ΤΩΝ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΤΟΥ
58–62	 ΑΣΑΦ ΗΣ	ΚΑΘΟΡ ΊΣΜΟΣ	ΤΏΝ	ΈΥΘΥΝΏΝ 	ΓΊΑ	ΤΗΝ	ΑΣΦΑΛΈΊΑ	ΤΏΝ	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ	ΤΟΥ	CRIS
63–67	 	ΑΔΥΝΑΜΊ ΈΣ	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΠΟΥ	ΥΠΟΝΟΜ ΈΥΟΥΝ 	ΤΗΝ	ΊΚΑΝΟΤΗΤΑ	ΤΟΥ	ΝΑ	ΔΊΑΤΗΡ ΈΊ	ΤΗΝ	
ΈΜΠΊΣΤΈΥΤΊΚΟΤΗΤΑ 	ΚΑΊ	ΤΗΝ	ΑΚΈΡΑΊΟΤΗΤΑ 	ΤΏΝ	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ
68–72	 ΈΛΛΊΠΗΣ	ΤΈΚΜΗΡΊ ΏΣΗ	ΣΧΈΤΊΚΑ	ΜΈ	ΤΟ	ΣΥΣΤΗΜΑ
73–74	 ΑΝ ΈΠΑΡΚ ΗΣ	ΠΑΡΑΚΟΛΟ ΥΘΗΣΗ 	ΤΗΣ	ΈΠΈΞΈΡΓΑΣΊΑΣ 	ΔΈΔΟΜΈΝ ΏΝ	ΠΡΟΣ ΏΠΊΚΟΥ	ΧΑΡΑΚΤ ΗΡΑ
75–81 	 ΣΥΜΠΕΡ ΑΣΜΑΤΑ 	ΚΑΊ	ΣΥΣΤ ΑΣΕΊΣ
ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΊΣ	ΤΗΣ	ΕΠΊΤΡΟΠ ΗΣ
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)5
ακεραιότητα 	(των 	δεδομένων) : Η εγγύηση ότι το σύστημα πληροφόρησης και οι επεξεργασθείσες πληροφορίες μπορούν να τρο -
ποποιούνται μόνο με εκούσιες και νόμιμες ενέργειες, καθώς και ότι το σύστημα παράγει το αναμενόμενο αποτέλεσμα με ακρίβεια και 
πληρότητα.
αποθήκη 	δεδομένων 	ABAC 	(ABAC 	Datawarehouse) : Σύστημα πληροφόρησης της Επιτροπής που παρέχει ενοποιημένα χρηματο -
οικονομικά και λογιστικά στοιχεία.
ασφάλεια 	(των 	δεδομένων) : Η ασφάλεια των δεδομένων αφορά την ικανότητα του συστήματος πληροφόρησης να διατηρεί την 
εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων.
ΓΔ: Γενική Διεύθυνση
διαθεσιμότητα 	(των	δεδομένων) : Η ικανότητα ενός συστήματος πληροφόρησης να εκτελεί μια εργασία υπό καθορισμένες συνθήκες 
ως προς τα χρονοδιαγράμματα, τις προθεσμίες και τις επιδόσεις.
διακυβέρνηση 	της	τεχνολογίας 	πληροφοριών : Οι ηγετικές και οργανωτικές δομές και διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι η  τεχνο -
λογία πληροφοριών του οργανισμού στηρίζει και επεκτείνει τις στρατηγικές και τους στόχους του. 
εμπιστευτικότητα 	(των 	δεδομένων) : Ο εμπιστευτικός χαρακτήρας των πληροφοριών ή  του συνόλου ή  μέρους ενός συστήματος 
πληροφόρησης (όπως οι αλγόριθμοι, τα προγράμματα και η  τεκμηρίωση), στις οποίες η  πρόσβαση περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα 
πρόσωπα, φορείς και διαδικασίες.
επεξεργασία 	δεδομένων 	προσωπικού 	χαρακτήρα : Κάθε εργασία ή  σειρά εργασιών που εφαρμόζεται σε δεδομένα προσωπικού 
χαρακτήρα και πραγματοποιείται με ή  χωρίς τη βοήθεια αυτοματοποιημένων μεθόδων, όπως η  συλλογή, η  καταχώριση, η  οργάνωση, 
η αποθήκευση, η  προσαρμογή ή  η τροποποίηση, η  ανάκτηση, η  αναζήτηση πληροφοριών, η  χρήση, η  ανακοίνωση με διαβίβαση, 
η διάδοση και κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η  συσχέτιση ή  ο συνδυασμός, καθώς και το κλείδωμα, η  διαγραφή ή  η καταστροφή.
ΕΤΑ: Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης
κωδικοί 	(των 	δεδομένων) : Τιμές δεδομένων που χρησιμοποιούνται σε μια βάση δεδομένων για την κατηγοριοποίηση άλλων 
δεδομένων.
ΟΟΣΑ : Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης
δεδομένα 	προσωπικού 	χαρακτήρα : Κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικό πρόσωπο του οποίου η  ταυτότητα είναι γνωστή 
ή μπορεί να εξακριβωθεί· ως πρόσωπο του οποίου η  ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί λογίζεται το πρόσωπο εκείνο που μπορεί να 
προσδιοριστεί, άμεσα ή  έμμεσα, ιδίως βάσει αριθμού ταυτότητας ή  βάσει ενός ή  περισσοτέρων συγκεκριμένων στοιχείων που χαρα -
κτηρίζουν την υπόστασή του από άποψη φυσική, βιολογική, ψυχική, οικονομική, πολιτιστική ή  κοινωνική.
σύστημα 	πληροφόρησης : Σύνολο εξοπλισμού, μεθόδων και διαδικασιών και, κατά περίπτωση, επίσης άτομα και προσωπικό, που 
έχουν οργανωθεί για να εκτελούν λειτουργίες επεξεργασίας πληροφοριών.ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ ΚΑΙ ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)6
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΤΠ: Τεχνολογία πληροφοριών 
υπεύθυνος 	επεξεργασίας 	δεδομένων 	(προσωπικού 	χαρακτήρα) : Το όργανο ή  ο οργανισμός της Κοινότητας, η  γενική 
διεύθυνση, η  μονάδα ή  κάθε άλλη διοικητική ενότητα που, αυτοτελώς ή  από κοινού με άλλους, καθορίζει τους στόχους και 
τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
ABAC : Λογιστικό σύστημα σε δεδουλευμένη βάση της Επιτροπής, το οποίο αντικατέστησε το Sincom2, το προγενέστερο 
λογιστικό σύστημα σε ταμειακή βάση.
CRIS : Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (Common RELEX Information System)
EuropeAid : Η Γενική Διεύθυνση Ανάπτυξης και Συνεργασίας–EuropeAid της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (πρώην Γραφείο 
Συνεργασίας EuropeAid και Γενική Διεύθυνση Ανάπτυξης)
ICS: Πρότυπο εσωτερικού ελέγχου (Internal control standard)
OLAS : Λογιστικό σύστημα άμεσης επικοινωνίας (On -Line Accounting System). Σύστημα πληροφόρησης που χρησιμοποι -
ούσε η  Επιτροπή έως  το 2008, προς υποστήριξη των πράξεων των ΕΤΑ.
RELEX : Γαλλικό ακρωνύμιο για τις εξωτερικές σχέσεις (relations extérieures)
ROM : Προσανατολισμένη στα αποτελέσματα παρακολούθηση (Results -Oriented Monitoring)
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)7
ΣΥΝΟΨΗ
I.
Το CRIS είναι το σύστημα πληροφόρησης που δημιούρ -
γησε η  Επιτροπή προκειμένου να υποστηρίξει τη δια -
χείριση των εξωτερικών δράσεων. Οι λειτουργίες του 
εν λόγω συστήματος συνεχώς επεκτείνονται, αφότου 
κατέστη λειτουργικό  το 2002. Πρόκειται πλέον για το 
κύριο σύστημα πληροφόρησης αναφοράς για τη δια -
χείριση, την κατάρτιση εκθέσεων και την τεκμηρίωση 
στον τομέα των εξωτερικών δράσεων, με χρηματοδό -
τηση τόσο από τον γενικό προϋπολογισμό της ΕΕ όσο 
και από τα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης (ΕΤΑ). 
II.
Το CRIS παρέχει τη δυνατότητα σε όλους τους υπαλλή -
λους της Επιτροπής που εμπλέκονται στη διαχείριση 
των εξωτερικών δράσεων, τόσο στις κεντρικές υπη -
ρεσίες όσο και στις αντιπροσωπείες της ΕΕ, να εργά -
ζονται σε κοινή βάση δεδομένων. Παρέχει δεδομένα 
που αφορούν τα διάφορα στάδια της διαχείρισης, 
από τον προγραμματισμό έως την κατάρτιση και την 
παρακολούθηση, και καλύπτει τόσο τις επιχειρησιακές 
όσο και τις χρηματοοικονομικές πτυχές των σχετικών 
ενεργειών. Επίσης, τροφοδοτεί με χρηματοοικονομικά 
δεδομένα το λογιστικό σύστημα ABAC της Επιτροπής.
III.
Το γενικό ερώτημα του ελέγχου ήταν εάν το CRIS αντα -
ποκρίθηκε αποτελεσματικά στις ανάγκες πληροφόρη -
σης της Επιτροπής. Ειδικότερα, το Συνέδριο αξιολό -
γησε κατά πόσο το CRIS είχε σχεδιαστεί προκειμένου 
να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στις ανάγκες της 
Επιτροπής και κατά πόσον οι πληροφορίες που παρείχε 
ήταν αξιόπιστες. Ο  έλεγχος περιλάμβανε εξέταση της 
τεκμηρίωσης της Επιτροπής σχετικά με το σύστημα, 
καθώς και τη διενέργεια ελέγχων επαλήθευσης σχετικά 
με τα δεδομένα του CRIS. 
IV.
Το Συνέδριο καταλήγει στο συμπέρασμα ότι το CRIS 
ανταποκρίνεται ως επί το πλείστον αποτελεσματικά 
στις ανάγκες πληροφόρησης της Επιτροπής στον τομέα 
των εξωτερικών δράσεων. Ωστόσο, έπειτα από δέκα 
χρόνια ανάπτυξης, το σύστημα εξακολουθεί να παρου -
σιάζει συνεχιζόμενες ελλείψεις. Αυτές αφορούν ειδικό -
τερα τον καθορισμό του ρόλου του CRIS σε σχέση με 
το λογιστικό σύστημα της Επιτροπής, αδυναμίες στην 
κωδικοποίηση των δεδομένων, ελλιπή αποτελεσματι -
κότητα όσον αφορά τη διασφάλιση της ακεραιότητας 
των δεδομένων και, γενικότερα, ανεπαρκή ασφάλεια 
του συστήματος και των δεδομένων του. Ορισμένες 
από τις διατυπωθείσες παρατηρήσεις επιβεβαιώνουν 
άλλες παρατηρήσεις που διατυπώθηκαν σε προγενέ -
στερες εκθέσεις του Συνεδρίου. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)8
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)V.
Η ανάπτυξη του CRIS ανταποκρίνεται πλέον σε σαφώς 
προσδιορισμένες και τεκμηριωμένες ανάγκες πληρο -
φόρησης. Ωστόσο, παρά τις πρόσφατες βελτιώσεις 
στη διακυβέρνησή του, εξακολουθεί να μην υπάρχει 
ενημερωμένος ορισμός του ρόλου του CRIS. Ιδίως, δεν 
ήταν σαφές γιατί το CRIS έπρεπε να επαναλαμβάνει 
λειτουργίες του λογιστικού συστήματος της Επιτροπής.
VI.
Αρκετά έτη ανεπαρκώς τυποποιημένης ανάπτυξης, 
μεταξύ 2005  και 2008, είχαν ως συνέπεια τον ελλιπή 
καθορισμό των κωδικών δεδομένων του CRIS. Για τον 
λόγο αυτό, η  ενοποίηση των δεδομένων στο CRIS έχει 
καταστεί ιδιαίτερα περίπλοκη και παρουσιάζει αυξη -
μένες πιθανότητες εμφάνισης σφαλμάτων. Ειδικότερα, 
το CRIS δεν μπορεί να παράσχει αξιόπιστα συγκεντρω -
τικά στοιχεία σχετικά με την εξωτερική βοήθεια ανά 
δικαιούχο χώρα, χρηματοπιστωτικό μέσο ή  πολιτική. 
VII.
Όσον αφορά την ακεραιότητα των δεδομένων του 
CRIS, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι καταχωρίσεις δεδο -
μένων είτε έλειπαν, είτε δεν ήταν έγκυρες, είτε δεν ήταν 
ενημερωμένες, υπονομεύοντας την αποδοτικότητα και 
αποτελεσματικότητα του συστήματος ως εργαλείου 
διαχείρισης.
VIII.
Η Επιτροπή δεν είχε ακόμη διασφαλίσει επαρκώς το 
σύστημα και τα δεδομένα του. Μολονότι υπήρχαν δια -
δικασίες για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης 
των χρηστών, οι ευθύνες για την ασφάλεια των δεδομέ -
νων του CRIS δεν ήταν σαφώς καθορισμένες. Επιπλέον, 
ορισμένες αδυναμίες του συστήματος υπονόμευσαν 
την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητά του 
όσον αφορά τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας και 
της ακεραιότητας των δεδομένων. Επίσης, το Συνέδριο 
διαπίστωσε ότι η  επεξεργασία δεδομένων προσωπικού 
χαρακτήρα δεν παρακολουθείτο επαρκώς.IX.
Βάσει των παρατηρήσεών του, το Συνέδριο διατυπώνει 
τις ακόλουθες συστάσεις, με στόχο την αποτελεσματι -
κότερη ανταπόκριση του CRIS στις ανάγκες πληροφό -
ρησης της Επιτροπής:
α) Πρέπει να καθοριστεί ο  προβλεπόμενος ρόλος του 
CRIS ως συστήματος πληροφόρησης, ιδίως σε σχέ -
ση με το λογιστικό σύστημα ABAC της Επιτροπής. 
Ειδικότερα, η  Επιτροπή πρέπει να στοχεύσει στη 
μείωση της επανάληψης των λειτουργιών ABAC 
στο CRIS.
β) Πρέπει να εξορθολογιστούν οι καταστάσεις κωδι -
κών δεδομένων του CRIS, προκειμένου να είναι μο -
ναδικές και οι τιμές των δεδομένων τους να αλλη -
λοαποκλείονται. Επιπλέον, οι ισχύοντες έλεγχοι της 
ποιότητας των δεδομένων (εξακριβώσεις, διεργα -
σίες) πρέπει να επανεξεταστούν και να ενισχυθούν, 
με στόχο αποτελεσματικούς μηχανισμούς διασφά -
λισης που να εξασφαλίζουν αξιόπιστα δεδομένα. 
Τα μέτρα αυτά πρέπει να αποβλέπουν, ιδίως, στο 
να εξασφαλίζεται ότι το CRIS είναι αποτελεσματι -
κό και αποδοτικό όσον αφορά την παροχή συγκε -
ντρωτικών στοιχείων ανά δικαιούχο χώρα, τομέα 
πολιτικής και χρηματοπιστωτικό μέσο.
γ) Λαμβάνοντας υπόψη τον μεγάλο και ποικίλο πλη -
θυσμό των χρηστών του CRIS, πρέπει να δοθεί 
κατάλληλη προσοχή στη βελτίωση της χρηστικό -
τητας του συστήματος κατά τις μελλοντικές ανα -
πτύξεις του.
δ) Πρέπει να καθοριστούν ευθύνες για τη διαχείριση 
της ασφάλειας των δεδομένων του CRIS. Πρέπει 
να πραγματοποιηθεί συνολική εκτίμηση κινδύνου 
ΤΠ. Πρέπει να δοθεί η  δέουσα προσοχή στην προ -
στασία των προσωπικών και χρηματοοικονομικών 
δεδομένων.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)9
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
ΠΕΔΊΟ 	ΕΦΑΡΜΟΓ ΗΣ	ΤΟΥ	ΕΛΕΓΧΟΥ
1.	 Οι εξωτερικές δράσεις συνίστανται στις παρεμβάσεις της Επιτροπής σε 
χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συμπεριλαμβανομένης της διεύ -
ρυνσης της Ευρωπαϊκής Ένωσης, της ανάπτυξης των κρατών της Αφρικής, 
της Καραϊβικής και του Ειρηνικού και της πολιτικής εξωτερικού εμπορί -
ου. Στη διαχείριση των εξωτερικών δράσεων εμπλέκονται οι κεντρικές 
υπηρεσίες της Επιτροπής στις Βρυξέλλες, καθώς και οι αντιπροσωπείες 
της ΕΕ σε πολλές χώρες του κόσμου. Το 2010, το σύνολο των υποχρε -
ώσεων που ανέλαβε η  Επιτροπή για τις εξωτερικές δράσεις ανήλθε σε 
11 107 εκατομμύρια  ευρώ1. 
2.	 Κατά την τελευταία δεκαετία, η  Επιτροπή κατέβαλε προσπάθειες για την 
εναρμόνιση και απλοποίηση των διαδικασιών που εφαρμόζει στον το -
μέα της διαχείρισης των εξωτερικών δράσεων. Ειδικότερα, η  Επιτροπή 
έλαβε μέτρα προκειμένου να ενοποιήσει τις υπηρεσίες που είναι αρμό -
διες για την εκτέλεσή τους. Παράλληλα, έθεσε ως στόχο την καθιέρωση 
εναρμονισμένου συστήματος πληροφόρησης, του κοινού συστήματος 
πληροφόρησης RELEX (CRIS), με την ενοποίηση πρώην ετερογενών συ -
στημάτων πληροφόρησης. Το εν λόγω σύστημα έπρεπε να είναι σε θέση 
«να παρέχει άμεση χρηματοοικονομική πληροφόρηση σχετικά με τα έργα 
και τα προγράμματα στον τομέα των εξωτερικών δράσεων». 
3.	 Ένα σύστημα πληροφόρησης είναι ένα σύνολο εξοπλισμού, μεθόδων 
και διαδικασιών και, κατά περίπτωση, επίσης άτομα και προσωπικό, που 
έχουν οργανωθεί για να εκτελούν λειτουργίες επεξεργασίας πληροφορι -
ών2. Σε έναν οργανισμό, τα συστήματα πληροφόρησης συνήθως καθιε -
ρώνονται για την παροχή πληροφοριών στο προσωπικό και τους υπευ -
θύνους διαχείρισης, έτσι ώστε να μπορούν να εκτελούν τις υποχρεώσεις 
τους όσον αφορά τον σχεδιασμό, την παρακολούθηση, τον έλεγχο και 
την υποβολή εκθέσεων.
4.	 Όταν το CRIS άρχισε να λειτουργεί  το 2002, οι λειτουργίες του σχετίζο -
νταν με τη χρηματοοικονομική εκτέλεση των έργων. Έκτοτε, επεκτεινόταν 
συνεχώς προκειμένου να υποστηρίξει ένα ολοένα αυξανόμενο φάσμα 
χρηματοοικονομικών και επιχειρησιακών πτυχών της διαχείρισης των 
εξωτερικών δράσεων. Πλέον, το CRIS καλύπτει τα διάφορα στάδια των 
σχετικών δράσεων, από το στάδιο του προγραμματισμού τους έως το 
στάδιο της προετοιμασίας και της παρακολούθησής τους. 1 8 445 εκατομμύρια ευρώ 
από τον γενικό 
προϋπολογισμό της ΕΕ και 
2 662 εκατομμύρια ευρώ 
από τα ΕΤΑ. Πηγή : Έγγραφο 
εργασίας των υπηρεσιών της 
Επιτροπής «Ετήσια έκθεση 
2011 για την αναπτυξιακή 
πολιτική και την πολιτική 
εξωτερικής βοήθειας 
της Ευρωπαϊκής Ένωσης 
και την εφαρμογή τους 
κατά το 2010», SEC(2011) 880 
τελικό, το οποίο συνοδεύει 
το έγγραφο «Ετήσια έκθεση 
2011 για την αναπτυξιακή 
πολιτική και την πολιτική 
εξωτερικής βοήθειας 
της Ευρωπαϊκής Ένωσης 
και την εφαρμογή τους 
κατά το 2010», COM(2011) 
414 τελικό. 
2 Απόφαση C(2006) 3602 
της Επιτροπής, της 
16ης Αυγούστου 2006, 
σχετικά με την ασφάλεια των 
συστημάτων πληροφόρησης 
που χρησιμοποιεί 
η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)10
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)3 Την 1η Ιανουαρίου 2011, 
οι υπηρεσίες της πρώην 
Γ Δ AIDCO και της πρώην 
Γ Δ DEV συγχωνεύθηκαν σε 
μια νέα Γενική Διεύθυνση 
Ανάπτυξης και Συνεργασίας–
EuropeAid (Γ Δ Ανάπτυξης και 
Συνεργασίας–EuropeAid). 
Το κοινό όνομα με το 
οποίο η πρώην Γ Δ AIDCO 
ήταν περισσότερο 
γνωστή —EuropeAid— 
χρησιμοποιείται σήμερα 
από τη νέα Γ Δ Ανάπτυξης και 
Συνεργασίας–EuropeAid.
4 Την 1η Ιανουαρίου 2011, 
η πρώην Γ Δ Εξωτερικών 
Σχέσεων έπαυσε να υφίσταται 
και οι περισσότερες 
δραστηριότητές της 
ανελήφθησαν από την 
Ευρωπαϊκή Υπηρεσία 
Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ). 
Οι χρηματοοικονομικές 
δραστηριότητές της 
ανελήφθησαν από την 
Υπηρεσία Μέσων Εξωτερικής 
Πολιτικής (Foreign Policy 
Instruments, FPI).5.	 Το CRIS χρησιμοποιείται ως επί το πλείστον από τη Γενική Διεύθυνση (ΓΔ) 
Ανάπτυξης και Συνεργασίας της Επιτροπής (EuropeAid3) , τη ΓΔ Διεύρυν -
σης και την Υπηρεσία Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής4. Πιο συγκεκριμέ -
να, οι εν λόγω υπηρεσίες χρησιμοποιούν το CRIS ως μετωπική διεπαφή 
(front -end interface) για την εισαγωγή των χρηματοοικονομικών δεδο -
μένων που αφορούν τις εξωτερικές δράσεις στο λογιστικό σύστημα της 
Επιτροπής (ABAC). Οι χρηματοοικονομικές πράξεις αρχίζουν στο CRIS, 
όπου τα δεδομένα εισάγονται και επαληθεύονται προτού μεταφερθούν 
αυτόματα στο ABAC, έτσι ώστε να μη χρειάζεται να κωδικοποιηθούν δύο 
φορές. Επιπλέον, τα επιχειρησιακά δεδομένα σχετικά με τα προγράμματα 
και τα έργα στον τομέα των εξωτερικών δράσεων, όπως τα αποτελέσματα 
των δραστηριοτήτων ελέγχου και παρακολούθησης, επίσης εισάγονται, 
υφίστανται επεξεργασία και αποθηκεύονται στο CRIS. Τα δεδομένα αυτά 
είναι δυνητικά χρήσιμα για τη διαχείριση και τη λήψη αποφάσεων, κα -
θώς και για τη συνολική παρακολούθηση της εκτέλεσης των εξωτερικών 
δράσεων. 
6.	 Λόγω του ρόλου του στην καταχώριση και αναφορά των αποτελεσμάτων 
των εσωτερικών ελέγχων, το CRIS αποτελεί πλέον βασική συνιστώσα του 
συστήματος εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής για τη διαχείριση των 
εξωτερικών δράσεων. 
ΠΕΡΊΓΡΑΦ Η	ΤΟΥ	CRIS
7.	 Το CRIS είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα πληροφόρησης: βασίζεται σε 
μεγάλο βαθμό σε εξοπλισμό πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών (υλικό) 
και σε ηλεκτρονικές διαδικασίες (λογισμικό). Το λογισμικό του συνίσταται 
κατ’ ουσίαν σε μια βάση δεδομένων, μια διαδικτυακή διεπαφή χρήστη 
για την καταχώριση και ανάγνωση δεδομένων και μια διεπαφή ή  σύνδε -
σμο με το σύστημα λογιστικής ABAC της Επιτροπής. Στηριζόμενο σε μια 
ενιαία κεντρική βάση δεδομένων, παρέχει τη δυνατότητα σε όλους τους 
χρήστες της Επιτροπής και των αντιπροσωπειών της ΕΕ να εργάζονται 
με βάση τα ίδια δεδομένα. 
8.	 Η διεπαφή χρήστη είναι οργανωμένη σε διαφορετικές ενότητες (modules), 
η πλειονότητα των οποίων αντιστοιχεί σε διαφορετικά στάδια των κύκλων 
των έργων και των ετήσιων κύκλων διαχείρισης, όπως εμφαίνεται στο 
γράφημα 1 . Η διαχείριση του συστήματος πραγματοποιείται με τη χρήση 
άλλων ενοτήτων.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)11
ΓΡΑΦΗΜΑ 	1
ΚΑΛΥΨΗ 	ΤΟΥ	ΚΥΚΛΟΥ 	ΤΟΥ	ΕΡΓΟΥ 	ΚΑΊ	ΤΟΥ	ΕΤΗΣΊΟΥ	ΚΥΚΛΟΥ 	ΔΊΑΧΕΊΡ ΊΣΗΣ	ΑΠΟ	ΤΊΣ	ΕΝΟΤΗΤΕΣ 	
ΤΟΥ	CRIS
Στάδιο του κύκλου του έργου/τη/uni03C2 διαχείριση/uni03C2 Κυρίω/uni03C2 ε/uni03BCπλεκό/uni03BCενε/uni03C2 ενότητε/uni03C2 του CRIS
∆ια/uni03BCόρφωση πολιτική/uni03C2 και
στρατηγική/uni03C2 ανά χώρα
Προετοι/uni03BCασία τη/uni03C2 δράση/uni03C2
Εκτέλεση και υποβολή εκθέσεωνΠρογρα/uni03BC/uni03BCατισ/uni03BCό/uni03C2
/uni0394η/uni03BCοσιονο/uni03BCικέ/uni03C2 προβλέψει/uni03C2 
Αποφάσει/uni03C2
Προσκλήσει/uni03C2 υποβολή/uni03C2 
προσφορών/προτάσεων
Βάση δεδο/uni03BCένων ηλεκτρονική/uni03C2 εγγραφή/uni03C2
δυνητικών αιτούντων (Potential Applicants
Database Online Registration, PADOR )
Αρχείο νο/uni03BCικών προσώπων/
Αρχείο τραπεζικών λογαριασ/uni03BCών
Συ/uni03BCβάσει/uni03C2-πλαίσια
Έργα
Συ/uni03BCβάσει/uni03C2
Χρη/uni03BCατοοικονο/uni03BCικέ/uni03C2 εγγυήσει/uni03C2 
Τι/uni03BCολόγια/πληρω/uni03BCέ/uni03C2
Προβλέψει/uni03C2 εσόδων
Εντάλ/uni03BCατα είσπραξη/uni03C2
Έλεγχο/uni03C2
Προσανατολισ/uni03BCένη στα αποτελέσ/uni03BCατα
παρακολούθηση (Results-Oriented
Monitoring, ROM)
Αξιολογήσει/uni03C2
Πηγή : Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)12
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)9.	 Μεταξύ άλλων λειτουργιών, μια συνήθης ενότητα CRIS παρέχει στους 
χρήστες τη δυνατότητα:
 ονα δημιουργούν, να τροποποιούν και να επικυρώνουν καταχωρίσεις·   
 ονα αναζητούν καταχωρίσεις· 
 ονα συμβουλεύονται τις καταχωρίσεις και τα σχετικά δεδομένα τους, 
ορισμένα από τα οποία υπολογίζονται αυτόματα από το σύστημα· 
 ονα επισυνάπτουν έγγραφα στις καταχωρίσεις· 
 ονα συνδέουν καταχωρίσεις διαφορετικών ενοτήτων. 
10.  Παραδείγματος χάριν, η  ενότητα «Συμβάσεις» παρέχει σε έναν χρήστη τη 
δυνατότητα να αναζητεί όλες τις καταχωρίσεις σχετικά με συμβάσεις που 
ανατέθηκαν σε συγκεκριμένο δικαιούχο. Οποιαδήποτε καταχώριση σύμ -
βασης εντοπίζεται, περιλαμβάνει συνήθως, μεταξύ άλλων στοιχείων, τον 
αριθμό της σύμβασης, σύντομη περιγραφή της σύμβασης, το στάδιο στο 
οποίο βρίσκεται και το είδος της, το όνομα της αρμόδιας υπηρεσίας και 
των αρμόδιων ατόμων, τη σχετική γεωγραφική περιοχή, τις ημερομηνίες 
υπογραφής και λήξης της σύμβασης, καθώς και το ποσό της σύμβασης 
και τα σχετικά κονδύλια του προϋπολογισμού. Επίσης, επισυνάπτεται 
σαρωμένο αντίγραφο της ίδιας της σύμβασης και των παραρτημάτων 
της. Επιπλέον, η  καταχώριση της σύμβασης πιθανόν να συνδέεται, παρα -
δείγματος χάριν, με αρκετές καταχωρίσεις στην ενότητα «Τιμολόγια», οι 
οποίες αντιστοιχούν στα τιμολόγια που διαβιβάζει ο  δικαιούχος. Συνεπώς, 
από την εν λόγω καταχώριση ο  χρήστης μπορεί να περιηγείται σε όλες 
τις καταχωρίσεις που σχετίζονται με την εν λόγω δράση, καθώς και να 
συμβουλεύεται άμεσα την ηλεκτρονική έκδοση των σχετικών εγγράφων.
11.  Η διεπαφή χρήστη του CRIS συμπληρώνεται με δύο άλλα εργαλεία: 
 οένα σύσ τημα αναφοράς, την αποθήκη δεδομένων CRIS (CRIS 
Datawarehouse), το οποίο παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα να 
συγκεντρώνουν τα δεδομένα του CRIS, και
 οένα σύστημα τεκμηρίωσης, τη βάση γνώσεων CRIS (CRIS Knowledge 
Base), το οποίο παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα πρόσβασης σε 
όλα τα έγγραφα χρήστη CRIS. 
12.  Ο αριθμός των χρηστών του CRIS αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου. 
Το 2010 το CRIS χρησιμοποιήθηκε από 5  000 μεμονωμένους χρήστες, εκ 
των οποίων περισσότεροι από 3  000 βρίσκονταν σε αντιπροσωπείες της 
ΕΕ, όπως εμφαίνει ο  πίνακας . Ο μέσος αριθμός συνεδριών των χρηστών 
κατά τη διάρκεια μιας συνήθους εργάσιμης μέρας ήταν περίπου 3  000. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)13
13.  Η ανάπτυξη και η  συντήρηση του CRIS χρηματοδοτούνται από πιστώσεις 
του γενικού προϋπολογισμού της ΕΕ και από τα ΕΤΑ. Ο  συνολικός προϋ -
πολογισμός που ζητείται για την ανάπτυξη, συντήρηση και υποστήριξη 
του CRIS έφθασε, συν τω χρόνω, τα 13  εκατομμύρια  ευρώ  το 2011. Τον 
προϋπολογισμό αυτό διαχειρίζεται το EuropeAid, το οποίο ηγείται της 
ανάπτυξης και συντήρησης του CRIS, σε συνεργασία με άλλες Γενικές 
Διευθύνσεις που χρησιμοποιούν ή  υποστηρίζουν το σύστημα. 
Κατανομή των χρηστών Χρήστες του CRIS το 2010 Αριθμός συνεδριών το 2010
Αντιπροσωπείες της ΕΕ 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
Πρώην ΓΔ RELEX 164 3 % 7 404 1 %
ΓΔ Διεύρυνσης 277 6 % 44 373 5,5 %
ΓΔ Ανθρωπιστικής Βοήθειας και Πολιτικής 
Προστασίας (ECHO)45 1 % 1 222 0 %
Άλλες ΓΔ ή υπηρεσίες 105 2 % 3 683 0,5 %
ΣΥΝΟΛΟ 5 005 100 % 798 536 100 %ΠΊΝΑΚΑΣ
ΑΡΊΘΜΟΣ	ΧΡΗΣΤ ΩΝ	ΤΟΥ	CRIS ΤΟ 2010
Πηγή : Αριθμητικά στοιχεία που υπολόγισε το Συνέδριο βάσει των δεδομένων του CRIS.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)14
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)5 Κανονισμός (ΕΚ, 
Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 
του Συμβουλίου, της 
25ης Ιουνίου 2002, για τη 
θέσπιση του δημοσιονομικού 
κανονισμού που εφαρμόζεται 
στον γενικό προϋπολογισμό 
των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 
(ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1).
6 Κανονισμός (ΕΚ, 
Ευρατόμ) αριθ. 2342/2002 
της Επιτροπής, της 
23ης Δεκεμβρίου 2002, για 
τη θέσπιση των κανόνων 
εφαρμογής του κανονισμού 
(EK, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 
του Συμβουλίου, για τη 
θέσπιση του δημοσιονομικού 
κανονισμού που εφαρμόζεται 
στον γενικό προϋπολογισμό 
των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 
(ΕΕ L 357 της 31.12.2002, 
σ. 1). Ιδίως, το άρθρο 48 
ορίζει ότι τα συστήματα και 
οι διαδικασίες διαχείρισης 
και εσωτερικού ελέγχου 
αποβλέπουν, μεταξύ άλλων, 
στην αξιόπιστη παρουσίαση 
των δημοσιονομικών και 
διαχειριστικών πληροφοριών.
7 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 
45/2001 του Ευρωπαϊκού 
Κοινοβουλίου και 
του Συμβουλίου, της 
18ης Δεκεμβρίου 2000, 
σχετικά με την προστασία των 
φυσικών προσώπων έναντι 
της επεξεργασίας δεδομένων 
προσωπικού χαρακτήρα 
από τα όργανα και τους 
οργανισμούς της Κοινότητας 
και σχετικά με την ελεύθερη 
κυκλοφορία των δεδομένων 
αυτών (ΕΕ L 8 της 12.1.2001, 
σ. 1).
8 Βλέπε υποσημείωση 2.ΚΑΝΟΝ ΊΣΤΊΚΟ	ΠΛΑΊΣ ΊΟ
14.  Ο δημοσιονομικός κανονισμός της Ευρωπαϊκής Ένωσης5, συνοδευόμενος 
από τους κανόνες εφαρμογής του6, καθορίζει τις βασικές αρχές για την 
εκτέλεση του προϋπολογισμού. Ειδικότερα, ορίζει ότι οι διατάκτες πρέπει 
να θεσπίζουν κατάλληλες οργανωτικές δομές και διαδικασίες ελέγχου και 
να υποβάλλουν εκθέσεις στα θεσμικά τους όργανα σχετικά με την άσκηση 
των καθηκόντων τους. Επίσης, περιλαμβάνει ειδικές διατάξεις σχετικά με 
τα συστήματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης. 
15.  Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/20017 παρέχει κανόνες σχετικά με την προστα -
σία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσω -
πικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Ευρωπαϊκής 
Ένωσης.
16.  Η απόφαση C(2006) 3602 της Επιτροπής8 προβλέπει μέτρα ασφαλείας 
για την προστασία των συστημάτων πληροφόρησης της Επιτροπής και 
των πληροφοριών που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο πλαίσιό τους, 
κατά απειλών σε βάρος της διαθεσιμότητας, ακεραιότητας και εμπιστευ -
τικότητάς τους. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)15
ΕΜΒΕΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ  
ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ
17.  Το γενικό ερώτημα του ελέγχου ήταν εάν το CRIS ανταποκρίνεται αποτε -
λεσματικά στις ανάγκες πληροφόρησης της Επιτροπής στον τομέα των 
εξωτερικών δράσεων. 
18.  Το γενικό αυτό ερώτημα διαιρείται σε τρία μέρη:
α) Έχει σχεδιαστεί το CRIS προκειμένου να ανταποκρίνεται αποτελε -
σματικά στις ανάγκες της Επιτροπής; (βλέπε σημεία 24 έως 44)
β) Είναι αξιόπιστες οι πληροφορίες που παρέχει το CRIS; (βλέπε ση -
μεία 45 έως 57)
γ) Διασφάλισε επαρκώς η  Επιτροπή το CRIS και τα δεδομένα του; (βλέ -
πε σημεία 58 έως 74)
19.  Οι εργασίες που σχετίζονται ειδικά με τα υποερωτήματα ελέγχου α) και γ) 
στηρίχθηκαν κυρίως στην ανάλυση της σχετικής τεκμηρίωσης, καθώς και 
σε εξηγήσεις που δόθηκαν από τους υπαλλήλους της Επιτροπής κατά τις 
συνομιλίες στο πλαίσιο του ελέγχου. Οι εν λόγω εργασίες αφορούσαν κατ’ 
ουσίαν την ανάπτυξη του CRIS από  το 2005 και εξής. Ωστόσο, ελήφθησαν 
επίσης υπόψη γεγονότα που έλαβαν χώρα μεταξύ 2000  και 2005, εφόσον 
ήταν διαθέσιμη σχετική τεκμηρίωση. Το μέρος αυτό του ελέγχου επικεντρώ -
θηκε στο EuropeAid, το οποίο αποτελεί βασικό παράγοντα για την ανάπτυξη 
του CRIS. Επίσης, τον Μάιο του 2011 το Συνέδριο διενήργησε ηλεκτρονική 
έρευνα μεταξύ των χρηστών του CRIS στις αντιπροσωπείες της ΕΕ. 
20.  Το δεύτερο μέρος του ελέγχου –υποερώτημα β)– συνίστατο στην εξακρί -
βωση του κατά πόσον οι πληροφορίες που παρέχονταν από το CRIS ήταν 
αξιόπιστες. Αυτό πραγματοποιήθηκε με τη διενέργεια ελέγχων επαλήθευ -
σης σε σύνολα δεδομένων του CRIS. Οι εν λόγω έλεγχοι διενεργήθηκαν σε 
δεδομένα που εισήχθησαν απευθείας από τη βάση δεδομένων CRIS, στο 
τέλος Μαρτίου 2011. Στόχος τους ήταν να ελεγχθεί εάν οι καταχωρίσεις 
δεδομένων του CRIS ήταν πλήρεις, έγκυρες, συνεπείς και ενημερωμένες. 
21.  Η εμβέλεια του ελέγχου περιλάμβανε τις πληροφορίες που αφορούν το 
σύνολο των πιστώσεων των οποίων η  διαχείριση υποστηρίζεται από το 
CRIS, τόσο από τον γενικό προϋπολογισμό της ΕΕ όσο και από τα ΕΤΑ. 
22.  Για λόγους αποδοτικότητας, οι ελεγκτικές εργασίες επικεντρώθηκαν σε 
8 από τις 21 ενότητες του CRIS, οι οποίες επελέγησαν προκειμένου να 
καλυφθούν τόσο οι οικονομικές όσο και οι επιχειρησιακές ενότητες9. Ως 
εκ τούτου, το Συνέδριο ήταν σε θέση να διενεργήσει λεπτομερέστερους 
δοκιμαστικούς ελέγχους των επιλεγμένων ενοτήτων, έχοντας ταυτόχρονα 
γενική εικόνα του όλου συστήματος. 
23.  Ο έλεγχος δεν είχε ως στόχο την αξιολόγηση ούτε των πλέον τεχνικών 
πτυχών του CRIS, όπως θα γινόταν σε έναν έλεγχο της τεχνολογίας πλη -
ροφοριών, ούτε της βέλτιστης σχέσης κόστους/αποτελεσματικότητας 
όσον αφορά τη συντήρηση και ανάπτυξη του CRIS. 9 Οι ενότητες που 
επελέγησαν προς έλεγχο 
ήταν οι εξής: Αποφάσεις, 
Συμβάσεις, Αρχείο νομικών 
προσώπων, Τιμολόγια, 
Δημοσιονομικές προβλέψεις, 
Έλεγχος, Αξιολογήσεις και 
ROM. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)16
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΠΑΡΑ	ΤΗΝ	ΥΠΑΡΞΗ 	ΟΡΊΣΜΕΝΩΝ 	ΑΔΥΝΑΜ ΊΩΝ,	ΤΟ	CRIS 	
ΑΝΑΠΤ ΥΣΣΕΤΑ Ί	ΕΤΣΊ	ΩΣΤΕ	ΝΑ	ΑΝΤΑΠΟΚΡΊΝΕΤΑ Ί		
ΣΤΊΣ	ΑΝΑΓΚΕΣ 	ΤΗΣ	ΕΠΊΤΡΟΠ ΗΣ
ΤΑ	ΕΡΓΑ	ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ 	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΑΝΤΑΠΟΚΡΊΝΟΝΤΑ Ί	ΠΛΕΟΝ		
ΣΕ	ΣΑΦ ΩΣ	ΠΡΟΣΔ ΊΟΡΊΣΜΕΝΕΣ	ΑΝΑΓΚΕΣ
24.  Η διακυβέρνηση της τεχνολογίας πληροφοριών αφορά «τις ηγετικές και 
οργανωτικές δομές και διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι η  τεχνολογία 
πληροφοριών του οργανισμού στηρίζει και επεκτείνει τις στρατηγικές 
και τους στόχους του»10. 
25.  Σύμφωνα με τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής, πρέπει να 
καθιερώνονται επαρκείς δομές διακυβέρνησης ΤΠ11. Πιο συγκεκριμένα:
 οκάθε Γενική Διεύθυνση πρέπει να καθορίζει την κατάλληλη οργάνωση 
για τη διαχείριση των συστημάτων πληροφόρησης που της ανήκουν· 
 οπρέπει να καταρτίζεται ετήσιο ρυθμιστικό σχέδιο (IT master plan), 
το οποίο να καλύπτει κάθε μελλοντική ανάπτυξη συστημάτων 
πληροφόρησης· 
 οκάθε σύστημα πληροφόρησης μιας Γενικής Διεύθυνσης πρέπει να 
διαθέτει σαφώς ταυτοποιημένο υπεύθυνο (business owner), προς 
εκπροσώπηση των συμφερόντων των χρηστών, και να επιβλέπεται 
από διοικούσα επιτροπή· 
 οόλα τα έργα νέων συστημάτων πληροφόρησης πρέπει να εγκρίνονται 
βάσει εγγράφου γενικής θεώρησης, το οποίο να περιγράφει το έργο· 
 οόλα τα νέα συστήματα πληροφόρησης πρέπει να αναπτύσσονται με 
χρησιμοποίηση των συνήθων μεθόδων διαχείρισης και ανάπτυξης 
έργου της Επιτροπής.
26.  Τα μέτρα αυτά στοχεύουν να διασφαλίσουν, ειδικότερα, ότι τα έργα ανά -
πτυξης συστημάτων πληροφόρησης ανταποκρίνονται στις ανάγκες του 
οργανισμού και έχουν σχεδιαστεί προκειμένου να ανταποκρίνονται απο -
τελεσματικά στις εν λόγω ανάγκες12. 10 Ορισμός του Ινστιτούτου 
διακυβέρνησης ΤΠ (IT 
Governance Institute®), 
όπως αναφέρεται στο 
έγγραφο SEC(2004) 1267 
της 20ής Οκτωβρίου 2004 
«Ανακοίνωση στην Επιτροπή 
σχετικά με τη βελτίωση 
της διακυβέρνησης της 
τεχνολογίας πληροφοριών 
στην Επιτροπή».
11 ICS αριθ. 7. Βλέπε επίσης 
έγγραφο SEC(2004) 1267. 
12 Το έγγραφο SEC(2004) 
1267 ορίζει ότι: «Όλα τα έργα 
ανάπτυξης συστημάτων 
πληροφόρησης πρέπει να 
συνοδεύονται από “ένα 
επεξηγηματικό υπόμνημα/μια 
μελέτη σκοπιμότητας” , που να 
εξηγεί γιατί αναπτύσσεται το 
σύστημα, τι προορίζεται να 
επιτύχει, πώς πρόκειται να το 
πράξει, σε ποιους τομείς έχει 
αντίκτυπο στον οργανισμό 
και πόσο θα κοστίσει». ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)17
27.  Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι, μεταξύ 2005  και 2008, ο  εντοπισμός και η  ιε-
ράρχηση των αναγκών πληροφόρησης δεν ήταν ούτε συστηματικοί ούτε 
σαφώς τεκμηριωμένοι. Αυτό συνέβαλε σε αναπτύξεις του συστήματος 
που δεν ανταποκρίθηκαν επαρκώς στις ανάγκες της Επιτροπής, ή  ακόμη 
και, σε ακραίες περιπτώσεις, σε άχρηστες αναπτύξεις (βλέπε πλαίσιο 1 ). 
Ομοίως, η  διαχείριση των περισσότερων έργων ΤΠ πραγματοποιείτο σχε -
τικώς ανεπίσημα, με εξαίρεση ένα μεγάλο έργο για την απορρόφηση του 
OLAS, του συστήματος πληροφόρησης που χρησιμοποιείτο προγενέστε -
ρα προς υποστήριξη των δράσεων των ΕΤΑ. 
28.  Από το 2008 και εξής, η  Επιτροπή καθιερώνει πληρέστερη δομή διακυ -
βέρνησης ΤΠ για το CRIS. Πιο συγκεκριμένα, οι ανάγκες πληροφόρησης 
πλέον εντοπίζονται και αναλύονται συστηματικά. Όλα τα έργα ανάπτυ -
ξης νέων συστημάτων πληροφόρησης του EuropeAid πρέπει πλέον να 
εγκρίνονται βάσει εγγράφου γενικής θεώρησης, το οποίο να περιγράφει 
τους στόχους, τους κινδύνους και τα μέσα του έργου. Σε αυτή τη βάση, 
το EuropeAid καταρτίζει ετήσιο ρυθμιστικό σχέδιο (IT master plan), το 
οποίο περιέχει κατάσταση όλων των προβλεπόμενων έργων ανάπτυξης 
συστημάτων πληροφόρησης. Για κάθε έργο ορίζεται ένας υπεύθυνος, 
προς εκπροσώπηση των συμφερόντων των χρηστών· τα μεγάλα έργα 
επιβλέπει διοικούσα επιτροπή.
29.  Επιπλέον, το EuropeAid χρησιμοποιεί πλέον μεθοδολογία διαχείρι -
σης έργου και τα έργα ανάπτυξης νέων συστημάτων πληροφόρησης 
τεκμηριώνονται.
ΠΛΑΊΣ ΊΟ	1
Η	ΕΝΟΤΗΤΑ 	«ΑΞΊΟΛΟΓ ΗΣΕΊΣ»	δεν	χρησιμοποιήθηκε 	ποτέ
Ένα έγγραφο εργασίας της Επιτροπής, του 2004, ανέφερε ότι η  ενότητα «Αξιολογήσεις» του CRIS είχε 
σχεδιαστεί προκειμένου να παρέχει πλήρη επισκόπηση των ενδιάμεσων και τελικών αξιολογήσεων 
που διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες και οι επιχειρησιακές μονάδες. Ωστόσο, η  ενότητα αυτή δεν 
έχει χρησιμοποιηθεί ποτέ και δεν περιείχε καμία καταχώριση. Η  Επιτροπή δεν διέθετε τεκμηρίωση 
προκειμένου να εξηγήσει την κατάσταση αυτή. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)18
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)13 Βλέπε υποσημείωση 12.
14 Από την έναρξη της 
λειτουργίας του, το CRIS 
ανέλαβε διαδοχικά τις 
λειτουργίες και τα δεδομένα 
των εξής συστημάτων 
πληροφόρησης: Griot (το 
σύστημα της πρώην Γενικής 
Διεύθυνσης Γ Δ ΙΑ, το 2002), 
Désirée (το σύστημα της 
πρώην Γενικής Διεύθυνσης 
Γ Δ ΙΒ, το 2002-2003), MIS (το 
σύστημα πληροφόρησης της 
πρώην Γενικής Διεύθυνσης Γ Δ 
VIII, το 2003-2004) και OLAS 
(το σύστημα πληροφόρησης 
της πρώην Γενικής 
Διεύθυνσης DEV, το 2008).ΑΝΑΓΚΑ ΊΟΤΗΤΑ 	ΕΝΗΜΕΡΩΜ ΕΝΟΥ 	ΟΡΊΣΜΟ Υ	ΤΟΥ	ΡΟΛΟΥ	ΤΟΥ	CRIS
30.  Η ορθή πρακτική ορίζει ότι όλα τα έργα ανάπτυξης συστημάτων πληρο -
φόρησης συνοδεύονται από έγγραφα που εξηγούν γιατί αναπτύσσεται το 
σύστημα, τι προορίζεται να επιτύχει και πώς πρόκειται να το πράξει13. Το 
Συνέδριο έλεγξε εάν υπήρχαν τέτοιου είδους έγγραφα για την ανάπτυξη 
του CRIS, στο σύνολό του. 
31.  Το Συνέδριο διαπίστωσε την ύπαρξη εγγράφων που καταδεικνύουν ότι, 
όταν η  Επιτροπή αποφάσισε  το 2000 να αναπτύξει το CRIS, στόχος της 
ήταν να είναι σε θέση να «παρέχει άμεση χρηματοοικονομική πληρο -
φόρηση σχετικά με τα έργα και τα προγράμματα» στον τομέα των εξω -
τερικών δράσεων και, «ιδίως, να παρέχει ορθή εικόνα της κατανομής 
των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών στις χώρες και τους 
τομείς των διαφόρων γεωγραφικών περιοχών». Το CRIS προοριζόταν να 
συμπληρώσει το λογιστικό σύστημα της Επιτροπής παρέχοντας ειδικότε -
ρες λειτουργίες και πληροφορίες στον τομέα των εξωτερικών δράσεων.
32.  Ως εκ τούτου, από  το 2002 έως  το 2004, οι πρώτες ενότητες του CRIS 
ήταν ως επί το πλείστον αφιερωμένες σε ορισμένες πτυχές χρηματοοι -
κονομικής διαχείρισης των εξωτερικών δράσεων, όπως οι αποφάσεις, οι 
συμβάσεις και τα τιμολόγια. Ωστόσο, έκτοτε, οι λειτουργίες του συστήμα -
τος συνεχώς επεκτείνονται, ιδίως μέσω της κάλυψης περισσότερων επι -
χειρησιακών πτυχών των εξωτερικών δράσεων. Προστέθηκαν σταδιακά 
νέες ενότητες και προσαρμόστηκαν οι υπάρχουσες (βλέπε γράφημα 2 ). 
Επίσης, το CRIS απορρόφησε άλλα συστήματα πληροφόρησης, επεκτεί -
νοντας την κάλυψη που παρέχει στον τομέα των εξωτερικών δράσεων14. 
Το 2005 πραγματοποιήθηκαν σημαντικές αλλαγές, με την εισαγωγή στο 
CRIS λειτουργιών σε δεδουλευμένη βάση. Μια άλλη σημαντική αλλα -
γή, το 2008, ήταν η  απορρόφηση του OLAS (βλέπε σημείο 27).
33.  Από  το 2002 και εξής, υπήρξαν επίσης σημαντικές εξελίξεις στο λογι -
στικό σύστημα της Επιτροπής. Ειδικότερα, κατόπιν της καθιέρωσης της 
λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση  το 2005 και της αντικατάστασης του 
προηγούμενου λογιστικού συστήματος Sincom2 από το ABAC, παρέχο -
νται πολλές νέες λειτουργίες, όπως η  καταχώριση των συμβάσεων.
34.  Παρά τις εν λόγω μείζονες αλλαγές τόσο στο CRIS όσο και στο ABAC, το 
Συνέδριο δεν εντόπισε κανένα έγγραφο που να παρέχει ενημερωμένη 
δήλωση σχετικά με τον προβλεπόμενο ρόλο του CRIS στο συνολικό σύ -
στημα πληροφόρησης της Επιτροπής, τους στόχους του ή  την ακριβή 
εμβέλεια των δράσεων που υποστηρίζει.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)19
ΓΡΑΦΗΜΑ 	2
ΊΣΤΟΡ ΊΚΟ	ΤΗΣ	ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ 	ΤΟΥ	CRIS 	
ΝΕΕΣ ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ CRISΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΣΤΗ ∆ΙΕΠΑΦΗ
ΜΕΤΑΞΥ CRIS ΚΑΙ ABAC
/uni0394ΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣΣΥΜΒΑΣΕΙΣ-ΠΛΑΙΣΙΑ
ROMΤΙΜΟΛΟΓΙΑ
(Μείζονε/uni03C2 αλλαγέ/uni03C2)ΑΝΑΚΤΗΣΕΙΣΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ ΕΣΟ/uni0394/uni03A9ΝΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣΕΛΕΓΧΟΣ/uni0394ΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ
(1η έκδοση)ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ
ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ
ΕΝΤΥΠΑ DAC
ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
ΠΡΟΣΦΟΡ/uni03A9Ν/ ΠΡΟΤΑΣΕ/uni03A9Ν
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣΑΠΟΦΑΣΕΙΣ
ΑΝΑΛΗΨΕΙΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ
ΠΛΗΡΩΜΕΣ
ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ
ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ
ΑΝΑΚΤΗΣΕΙΣ
ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ
1999-2002
2002
2003
2004ΕΤΟΣ
2006
2009
20082007
2005
2010CRIS
Πηγή : Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)20
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)35.  Ειδικότερα, ο  ρόλος του CRIS δεν είχε καθοριστεί επαρκώς σε σχέση με 
το ABAC, του οποίου πολλές λειτουργίες επαναλαμβάνονταν στο CRIS. 
Η προστιθέμενη αξία της συνέχισης της κωδικοποίησης των χρηματο -
οικονομικών πράξεων στο CRIS αντί της απευθείας κωδικοποίησής τους 
στο ABAC δεν ήταν σαφής (βλέπε πλαίσιο 2 ). Ωστόσο, εξαιτίας αυτής 
της αλληλεξάρτησης μεταξύ CRIS και ABAC, περίπου το ένα τρίτο των 
ανθρώπινων πόρων ΤΠ του EuropeAid χρησιμοποιείται για να ενημερώ -
νει το CRIS σε σχέση με την ανάπτυξη του ABAC, και αποσπάται από την 
παροχή υποστήριξης στις εξωτερικές δράσεις. 
ΑΔΥΝΑΜΊΕΣ 	ΟΣΟΝ	ΑΦΟΡ Α	ΤΗΝ	ΚΩΔ ΊΚΟΠΟΊΗΣΗ 	ΤΩΝ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ
36.  Η χρήση των κωδικών δεδομένων σε ένα σύστημα πληροφόρησης κα -
θιστά δυνατή την εύκολη ανάκτηση των καταχωρίσεων δεδομένων με 
αυτόματα εργαλεία αναζήτησης, καθώς και την ενοποίησή τους, με στόχο 
την κατάρτιση εκθέσεων. Ως εκ τούτου, η  αποδοτικότητα και η  αποτελε -
σματικότητα ενός συστήματος ως προς τη δυνατότητα εύκολης ανάκτη -
σης και ενοποίησης των καταχωρίσεων δεδομένων εξαρτάται σε μεγάλο 
βαθμό από την ποιότητα και τη συνέπεια των κωδικών των δεδομένων. 
37.  Οι στόχοι που τέθηκαν για το CRIS  το 2000 ήταν να είναι σε θέση να πα -
ρέχει άμεσες και ενοποιημένες χρηματοοικονομικές πληροφορίες σχετικά 
με τα έργα και τα προγράμματα στον τομέα των εξωτερικών δράσεων 
(βλέπε σημείο 31). Το Συνέδριο έλεγξε κατά πόσον οι κωδικοί δεδομένων 
στο CRIS είχαν καθοριστεί ώστε να συμβάλλουν αποτελεσματικά στην 
επίτευξη του στόχου αυτού.
ΠΛΑΊΣ ΊΟ	2
ΑΝΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤ ΊΚΗ	ΜΕΤΑΦΟΡ Α	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΜΕΤΑΞ Υ	CRIS 	ΚΑΊ	ABAC
Η διεπαφή μεταξύ CRIS και ABAC δεν διευκολύνει την ανταλλαγή δεδομένων. Πράγματι, το ABAC εκτε -
λεί αυτόματα ελέγχους πληρότητας και συνέπειας των δεδομένων των χρηματοοικονομικών πράξεων 
πριν από την καταχώρισή τους. Δεδομένου ότι οι έλεγχοι που διενεργούνται από το ABAC δεν είναι 
πάντοτε ίδιοι με τους ελέγχους του CRIS, ενίοτε παρεμποδίζεται η  μεταφορά των δεδομένων των 
χρηματοοικονομικών πράξεων από το CRIS στο ABAC, ήτοι σε προχωρημένο στάδιο της διαδικασίας 
επικύρωσης. Στη συνέχεια, τα δεδομένα πρέπει να διορθωθούν και να επικυρωθούν εκ νέου στο CRIS, 
και να μεταφερθούν για δεύτερη φορά στο ABAC.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)21
38.  Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι, λόγω των διαδοχικών αναπτύξεων του συ -
στήματος που δεν ήταν επαρκώς τυποποιημένες (βλέπε σημείο 27), αρ -
κετές από τις άνω των εκατό καταστάσεις κωδικών ήταν διπλές. Οι διπλές 
καταστάσεις κωδικών δεδομένων μπορούν να διαφοροποιούνται με την 
πάροδο του χρόνου. Επίσης, καθιστούν την ενοποίηση και τη συμφωνία 
των δεδομένων πολυπλοκότερες και χρονοβόρες, με αυξημένες πιθανό -
τητες εμφάνισης σφαλμάτων. Προ ορισμένων ετών, δρομολογήθηκε ένα 
έργο για τον εξορθολογισμό της οργάνωσης των κωδικών δεδομένων 
στο CRIS, με αποθήκευσή τους σε κοινό πίνακα. Ωστόσο, το έργο δεν 
ολοκληρώθηκε και το σύστημα εγκαταλείφθηκε σε υβριδική κατάσταση, 
με ορισμένες καταστάσεις κωδικών δεδομένων να είναι ακόμη αποθη -
κευμένες σε χωριστούς ή  εις διπλούν πίνακες.
39.  Επίσης, το Συνέδριο διαπίστωσε την ύπαρξη αρκετών καταστάσεων 
κωδικών οι οποίες περιείχαν τιμές που δεν αλληλοαποκλείονταν, γεγο -
νός που παρεμπόδισε την αποτελεσματική ενοποίηση των δεδομένων. 
Παραδείγματος χάριν, η  ενότητα «Τιμολόγια», όπως πολλές άλλες ενό -
τητες του CRIS, αναφερόταν σε κατάσταση κωδικών που αντιστοιχούν 
σε γεωγραφικές περιοχές. Στην εν λόγω κατάσταση, ορισμένοι κωδικοί 
αντιστοιχούσαν σε χώρες, ενώ άλλοι σε ομάδες χωρών. Για τον λόγο 
αυτό, ορισμένες καταχωρίσεις πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν σε 
μια χώρα ανέφεραν τον κωδικό της εν λόγω χώρας, ενώ άλλες ανέφεραν 
τον κωδικό μιας ευρύτερης γεωγραφικής περιοχής γύρω από τη χώρα. Ως 
αποτέλεσμα, το CRIS δεν μπορεί να χρησιμοποιείται με ευχέρεια για τον 
προσδιορισμό της κατάστασης ή  του συνολικού ποσού των πληρωμών 
που καταβλήθηκαν στους δικαιούχους σε δεδομένη χώρα. Στο πλαίσιο 3  
παρουσιάζεται σχετικό παράδειγμα.
40.  Ομοίως, το CRIS δεν μπορεί να χρησιμοποιείται με ευχέρεια για τον υπο -
λογισμό του συνολικού ποσού που δαπανάται για συγκεκριμένη πολιτική 
ή χρηματοδοτείται από συγκεκριμένο χρηματοπιστωτικό μέσο. Πράγματι, 
η κατάσταση των τομέων που χρησιμοποιούνται για τη σύνδεση κατα -
χωρίσεων από πολλές ενότητες του CRIS με δεδομένο τομέα αναμιγνύει 
γεωγραφικές περιοχές (Ασία, παραδείγματος χάριν), χρηματοπιστωτικά 
μέσα (TACIS15, παραδείγματος χάριν) και θεματικές πολιτικές (επισιτιστική 
ασφάλεια, παραδείγματος χάριν).15 Τεχνική βοήθεια στην 
Κοινοπολιτεία Ανεξαρτήτων 
Κρατών (Technical Assistance 
to the Commonwealth of 
Independent States).
ΠΛΑΊΣ ΊΟ	3
ΑΜΦΊΣΗΜΟ Ί	ΚΩΔ ΊΚΟΊ	ΓΕΩΓΡΑΦ ΊΚΗΣ	ΠΕΡΊΟΧΗΣ	ΣΤΊΣ	ΚΑΤΑΧΩΡΊΣΕ ΊΣ	ΠΛΗΡΩΜ ΩΝ
Μια καταχώριση πληρωμής στο CRIS μπορεί να αναφέρεται στην Τανζανία, ενώ μια άλλη μπορεί να 
αναφέρεται σε μια γεωγραφική περιοχή που ονομάζεται «Νότια Σαχάρα». Μια κατάσταση πληρωμών 
σχετικά με την Τανζανία θα περιλάμβανε την πρώτη καταχώριση αλλά όχι τη δεύτερη, μολονότι μέρος 
της δεύτερης πληρωμής ίσως αφορούσε την Τανζανία. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)22
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)16 Στην ετήσια έκθεσή του 
σχετικά με τα ΕΤΑ για το 
οικονομικό έτος 2005, το 
Συνέδριο σημείωνε: «Ορισμένες 
αδυναμίες στο σύστημα 
πληροφοριών διαχείρισης μέσω 
πληροφορικής (CRIS), ιδίως στο 
σύστημα κωδικοποίησης που 
διαθέτει, δεν καθιστούν δυνατή 
την αποτελεσματική καθολική 
εποπτεία των προγραμμάτων 
μικρών έργων από τις κεντρικές 
υπηρεσίες της Επιτροπής. Για 
παράδειγμα, εξακολουθεί 
να είναι δυσχερής η  έκδοση 
αξιόπιστης κατάστασης των 
προγραμμάτων μικρών έργων 
που εκτελέστηκαν ή  βρίσκονται 
στη φάση της εκτέλεσης. Αυτό 
αποτελεί γενικότερο πρόβλημα, 
που δεν χαρακτηρίζει ειδικά τα 
προγράμματα μικρών έργων (...).» 
Στην ετήσια έκθεσή του για 
το οικονομικό έτος 2006, το 
Συνέδριο σημείωνε επίσης: «Το 
κοινό σύστημα πληροφόρησης 
Relex (CRIS) παρέχει 
στοιχεία για την καθημερινή 
διαχείριση των σχεδίων. Το 
σύστημα δεν επιτρέπει τη 
συγκέντρωση ορισμένων 
επιθυμητών αναλύσεων των 
χρηματοοικονομικών στοιχείων, 
ως επί το πλείστον λόγω 
περιορισμών που σχετίζονται 
με τον ορισμό των δεδομένων.»
Στην ειδική έκθεσή του 
αριθ. 4/2009 σχετικά με τη 
διαχείριση, από την Επιτροπή, 
της συμμετοχής μη κρατικών 
φορέων στην αναπτυξιακή 
συνεργασία της ΕΚ, το Συνέδριο 
σημείωνε: «Δεν υπάρχει επί του 
παρόντος άμεσα διαθέσιμη πηγή 
πληροφοριών στο EuropeAid 
σχετικά με τη χρηματοδότηση 
των ΜΚΦ (...). Τα δεδομένα 
στο CRIS είναι ελλιπή και 
η ταυτοποίηση των φορέων  
δεν είναι αξιόπιστη.»
17 Βλέπε υποσημείωση 12.
18 Στην ετήσια έκθεσή του 
για το οικονομικό έτος 2008, 
το Συνέδριο διαπίστωσε «την 
ύπαρξη τεχνικών περιορισμών 
τους οποίους αντιμετωπίζουν 
συχνά οι χρήστες του 
συστήματος (CRIS), οι οποίοι 
μπορεί να επηρεάσουν την 
κανονικότητα των πράξεων 
που τυγχάνουν επεξεργασίας 
(είναι συνηθισμένες 
περιπτώσεις όπου οι πληρωμές 
πραγματοποιήθηκαν μετά τις 
ορισθείσες ημερομηνίες, λόγω 
μη διαθεσιμότητας  
του συστήματος)».41.  Ως αποτέλεσμα της κατάστασης αυτής, η  ενοποίηση των δεδομένων 
—ιδίως των χρηματοοικονομικών δεδομένων— που περιέχονται στο CRIS 
με στόχο την κατάρτιση εκθέσεων έχει καταστεί ιδιαίτερα πολύπλοκη. 
Η κατάσταση αυτή είναι επιζήμια για την αποδοτικότητα και αποτελεσμα -
τικότητα του CRIS ως εργαλείου υποβολής εκθέσεων και διαχείρισης16. 
ΣΥΝΕΧ ΊΖΟΜΕΝΑ 	ΠΡΟΒΛ ΗΜΑΤΑ 	ΧΡΗΣΤ ΊΚΟΤΗΤΑΣ
42.  Σύμφωνα με την «Ανακοίνωση στην Επιτροπή σχετικά με τη βελτίωση 
της διακυβέρνησης της τεχνολογίας πληροφοριών στην Επιτροπή»17, 
τα συστήματα πληροφόρησης πρέπει να αναπτύσσονται με γνώμονα 
τον χρήστη και να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των χρηστών. Ως εκ 
τούτου, οι χρήστες βρίσκονται στην κατάλληλη θέση προκειμένου να 
διευκρινίσουν κατά πόσον ένα σύστημα πληροφόρησης ανταποκρίνεται 
αποτελεσματικά στις ανάγκες τους. 
43.  Τον Μάιο του 2011, το Συνέδριο πραγματοποίησε έρευνα μεταξύ των 
χρηστών του CRIS στις αντιπροσωπείες της ΕΕ, με στόχο να αξιολογήσει 
κατά πόσον ο  εν λόγω πληθυσμός χρηστών του CRIS επηρεαζόταν από 
ορισμένα προβλήματα. Απάντησαν 44 από τις 92 αντιπροσωπείες στις 
οποίες απεστάλησαν ερωτηματολόγια. Τα κύρια συμπεράσματα που μπο -
ρούν να συναχθούν από την ανάλυση των απαντήσεων αυτών ήταν τα 
ακόλουθα: 
 οΟι χρήστες του CRIS διαπίστωναν συχνά μεγάλα χρονικά διαστήματα 
μη διαθεσιμότητας του συστήματος (14 από τις 44 αντιπροσωπείες 
ανέφεραν μη διαθεσιμότητα διάρκειας άνω της μίας εβδομάδας).
 οΤο 2010, σχεδόν όλες οι αντιπροσωπείες που απάντησαν (41 από 44) 
διαπίστωσαν καθυστερήσεις στην κωδικοποίηση ή  την επικύρωση των 
πράξεων, λόγω ανεπαρκειών στον σχεδιασμό του CRIS18. 
 ο21 από τις 44 αντιπροσωπείες που απάντησαν πίστευαν ότι, λόγω 
των δυσχερειών στην ερμηνεία ή  τη μετάφρασή τους, ορισμένοι κω -
δικοί δεδομένων σε ορισμένες περιπτώσεις κωδικοποιούνταν βάσει 
εικασιών.
 οΈξι από τις 44 αντιπροσωπείες ανέφεραν ότι οι καθυστερήσεις που 
οφείλονται στο CRIS κοστίζουν στην Επιτροπή· δύο από τις εν λόγω 
αντιπροσωπείες διαβίβασαν εκτιμήσεις σχετικά με κυρώσεις ή  ζημίες, 
ύψους 300  ευρώ στη μια περίπτωση και 3  000 ευρώ στην άλλη. 
44.  Τα αποτελέσματα της έρευνας του Συνεδρίου υποστηρίζονται από τα 
αποτελέσματα δύο ερευνών που πραγματοποίησε η  Επιτροπή  το 2008 
και το 2010, στις οποίες συμμετείχαν οι χρήστες του CRIS τόσο στις κε -
ντρικές υπηρεσίες της Επιτροπής όσο και στις αντιπροσωπείες της ΕΕ. 
Οι εν λόγω έρευνες κατέδειξαν ότι οι γνώμες των χρηστών σχετικά με το 
σύστημα είχαν βελτιωθεί, αλλά παρέμεναν ανάμεικτες, όπως εμφαίνει το 
γράφημα 3 . 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)23
Η	ΔΊΑΧΕΊΡ ΊΣΗ	ΤΟΥ	CRIS 	ΔΕΝ	ΕΊΝΑ Ί	ΑΚΟΜΗ	ΕΠΑΡΚ ΩΣ	
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤ ΊΚΗ	ΟΣΟΝ	ΑΦΟΡ Α	ΤΗ	ΔΊΑΣΦ ΑΛΊΣΗ		
ΤΗΣ	ΑΚΕΡΑ ΊΟΤΗΤΑΣ 	ΤΩΝ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ
45.  Προκειμένου να είναι αποτελεσματικό ένα σύστημα πληροφόρησης δεν 
αρκεί να παρέχει στοιχεία, πρέπει επίσης να διασφαλίζει την ακεραιό -
τητα των δεδομένων. Η  ακεραιότητα των δεδομένων αφορά την ικα -
νότητα ενός συστήματος πληροφόρησης να παράγει τα αναμενόμενα 
αποτελέσματα με ακρίβεια και πληρότητα, έτσι ώστε να μπορεί να είναι 
αξιόπιστο19. 
46.  Από την άποψη της ασφάλειας, το CRIS θεωρείται από την Επιτροπή ως 
κρίσιμο σύστημα ή, άλλως ειπείν, ένα σύστημα του οποίου η  απώλεια 
της ακεραιότητας ή  της διαθεσιμότητας μπορεί να απειλήσει τη θέση 
της Επιτροπής σε σχέση με τα λοιπά θεσμικά όργανα, τα κράτη μέλη 
ή τρίτους20. 19 Απόφαση C(2006) 3602 
της Επιτροπής.
20 Η απόφαση C(2006) 3602 
της Επιτροπής ορίζει 
ότι κρίσιμα συστήματα 
πληροφόρησης είναι  
«τα συστήματα των οποίων 
η απώλεια της ακεραιότητας 
ή της διαθεσιμότητας μπορεί 
να απειλήσει τη θέση  
της Επιτροπής σε σχέση με 
τα λοιπά θεσμικά όργανα, 
τα κράτη μέλη ή τρίτους· 
οι πιθανές περιπτώσεις 
περιλαμβάνουν βλάβη στην 
εικόνα που έχουν τα κράτη 
μέλη ή οι πολίτες για την 
Επιτροπή ή άλλα θεσμικά 
όργανα, πολύ σοβαρή ζημία 
εις βάρος νομικών ή φυσικών 
προσώπων, υπέρβαση 
του προϋπολογισμού 
ή σημαντική οικονομική 
ζημία με πολύ σοβαρές 
αρνητικές συνέπειες για τα 
οικονομικά της Επιτροπής».
ΓΡΑΦΗΜΑ 	3
Η	ΠΡΟΟΔΟΣ 	ΤΗΣ	ΓΝΩΜΗΣ 	ΤΩΝ 	ΧΡΗΣΤ ΩΝ	ΤΟΥ	CRIS 	ΣΧΕΤ ΊΚΑ	ΜΕ	ΔΊΑΦΟΡΕΣ 	ΠΤΥΧ ΕΣ		
ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΜΕΤΑΞ Υ	2008 	ΚΑΊ	2010, 	ΣΕ	ΚΛΊΜΑΚΑ 	ΑΠΟ	1	(ΕΛΛ ΊΠΕΣ)	ΕΩΣ	5	(ΑΡΊΣΤΟ)
1 2 3 4 5Συνολική αξιολόγησηΠληροφορίε/uni03C2 εγχειριδίωνΠρόσβαση σε εγχειρίδιαΑσφάλειαΤαχύτητα ανταπόκριση/uni03C2/uni0394ιαθεσι/uni03BCότηταΧρηστικότηταΛειτουργικέ/uni03C2 δυνατότητε/uni03C2ΑξιοπιστίαΑναζήτηση
2010 2008
Πηγή : Έγγραφο εργασίας της Επιτροπής — Αποτελέσματα της έρευνας του 2010 «Το σύστημα CRIS — η γνώμη σας», 
Φεβρουάριος 2011.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)24
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)47.  Η Επιτροπή έχει καθιερώσει αρκετούς μηχανισμούς διασφάλισης, με στό -
χο τη συμβολή τους στην ακεραιότητα των δεδομένων του CRIS:
 οαυτόματοι έλεγχοι είναι ενσωματωμένοι στο λογισμικό του CRIS· 
 οκάθε χρηματοοικονομική πράξη που κωδικοποιείται στο CRIS πρέπει 
να επικυρώνεται από αρκετούς διαφορετικούς υπαλλήλους· 
 οστους κόλπους του EuropeAid, μια μικρή ομάδα υπαλλήλων, η  ομάδα 
ποιότητας των δεδομένων, διενεργεί ελέγχους ποιότητας των δεδο -
μένων και συντονίζει τη διόρθωση μεγάλου αριθμού λανθασμένων 
ή ελλειπόντων στοιχείων21· 
 οεκθέσεις εσωτερικού και εξωτερικού ελέγχου επισημαίνουν τακτικά 
συστηματικά προβλήματα ποιότητας των δεδομένων και διατυπώνουν 
συστάσεις· και
 οκατασταλτικοί έλεγχοι που διενεργούνται σε δείγματα χρηματοοικο -
νομικών πράξεων αποκαλύπτουν, επίσης, προβλήματα ποιότητας των 
δεδομένων. 
48.  Το Συνέδριο διενήργησε ελέγχους επαλήθευσης σε σύνολα καταχωρίσεων 
δεδομένων του CRIS, προκειμένου να εξακριβώσει κατά πόσο το σύστημα 
πληροφόρησης υπήρξε αποτελεσματικό όσον αφορά τη διασφάλιση της 
ακεραιότητας των δεδομένων. Ειδικότερα, το Συνέδριο έλεγξε εάν οι σχε -
τικές καταχωρίσεις δεδομένων ήταν πλήρεις, έγκυρες και ενημερωμένες:
ΠλήρειςΌλες οι πράξεις καταχωρίζονται και είναι συμπληρωμένα όλα τα 
σχετικά πεδία δεδομένων.
ΈγκυρεςΤα δεδομένα είναι συνεπή σε ολόκληρο το σύστημα πληροφό -
ρησης (οι καταχωρίσεις δεν είναι αντιφατικές) και οι καταχωρίσεις 
δεδομένων αντανακλούν την κατάσταση που θα μπορούσε να 
παρατηρηθεί επιτόπου.
Ένημερωμένες Οι πληροφορίες εισάγονται σε εύθετο χρόνο.
ΚΑΤΑΧΩΡΊΣΕ ΊΣ	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΠΟΥ 	ΕΛΕΊΠΑΝ
49.  Το Συνέδριο εντόπισε καταχωρίσεις τιμολογίων που είχαν κωδικοποιηθεί 
απευθείας στο ABAC και όχι στο CRIS. Για τον λόγο αυτό, σε ορισμένες 
περιπτώσεις έπρεπε να δημιουργηθούν στο CRIS κατ’ αποκοπήν κατα -
χωρίσεις πληρωμών, προκειμένου να ισοσκελιστούν τα συνολικά ποσά 
στο CRIS και στο ABAC. Το Συνέδριο εντόπισε 118 τέτοιες καταχωρίσεις 
συμφωνίας (31 καταχωρίσεις  το 2009, για συνολικό ποσό 65  εκατομμυ -
ρίων  ευρώ, και 87 καταχωρίσεις  το 2010, για συνολικό ποσό 175  εκα-
τομμυρίων  ευρώ). Οι εν λόγω κατ’ αποκοπήν καταχωρίσεις πληρωμών 
δεν αντιστάθμισαν την έλλειψη λεπτομερών πληροφοριών σχετικά με 
τις καταχωρίσεις στο CRIS. Ιδίως, δεν είχαν ενταχθεί σε συγκεκριμένη 
γεωγραφική περιοχή (βλέπε σημείο 39). Η  απευθείας κωδικοποίηση κα -
ταχωρίσεων τιμολογίων στο ABAC υπονομεύει την ικανότητα του CRIS 
να παρέχει ενοποιημένες πληροφορίες. 21 Σύμφωνα με τα 
έγγραφα διαχείρισης της 
Επιτροπής, το 2010, η ομάδα 
ποιότητας των δεδομένων 
εντόπισε 80 000 ανωμαλίες 
δεδομένων και συντόνισε τη 
διόρθωση περισσότερων από 
70 000 από αυτές.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)25
50.  Οι δυνατότητες επισύναψης εγγράφων σε καταχωρίσεις δεδομένων δεν 
χρησιμοποιούνταν ακόμη συστηματικά. Παραδείγματος χάριν, στο ένα 
τρίτο των καταχωρίσεων αποφάσεων που είχαν κλείσει ή  ήταν εν εξελίξει 
και ενημερώθηκαν  το 2010 δεν επισυναπτόταν κανένα έγγραφο. Ομοίως, 
στο 14  % των καταχωρίσεων συμβάσεων που είχαν λήξει ή  ήταν εν εξε -
λίξει, με ημερομηνία υπογραφής  το 2009 ή  το 2010, δεν επισυναπτόταν 
κανένα έγγραφο. Το γεγονός αυτό περιορίζει την αποδοτικότητα και απο -
τελεσματικότητα του συστήματος όσον αφορά τη διαχείριση των έργων 
και την πρόσβαση σε έγγραφα. 
51.  Επιπλέον, το Συνέδριο εντόπισε περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν χρησι -
μοποιήθηκε η  δυνατότητα του CRIS να συνδέονται μεταξύ τους καταχω -
ρίσεις από διαφορετικές ενότητες οι οποίες σχετίζονται με το ίδιο έργο, 
παρέχοντας στους χρήστες τη δυνατότητα να περιηγούνται σε όλες τις 
καταχωρίσεις που σχετίζονται με συγκεκριμένη δράση (βλέπε σημείο  10). 
Παραδείγματος χάριν, 9  000 από 105  000 καταχωρίσεις συμβάσεων (9  %) 
δεν συνδέονταν με καμία απόφαση χρηματοδότησης. Ομοίως, άνω των 
300 από 3  000 καταχωρίσεις ελέγχων που είχαν κλείσει ή  ήταν εν εξε -
λίξει22 (10 %) δεν συνδέονταν με καμία καταχώριση σύμβασης ή  από-
φασης23. Το γεγονός αυτό υπονομεύει την αποδοτικότητα του CRIS ως 
εργαλείου διαχείρισης έργων. 
52.  Ως μέλος της Επιτροπής Αναπτυξιακής Βοήθειας (Development Assistance 
Committee, DAC) του ΟΟΣΑ, η  Επιτροπή υποβάλλει τακτικά εκθέσεις 
στον ΟΟΣΑ σχετικά με τις δραστηριότητές της στον τομέα της εξωτε -
ρικής βοήθειας. Αυτό περιλαμβάνει την ταξινόμηση των σχετικών δρα -
στηριοτήτων σύμφωνα με τυποποιημένη κατηγοριοποίηση (κωδικοί το -
μέα DAC). Στο CRIS, οι καταχωρίσεις συμβάσεων και έργων μπορούν να 
συνδεθούν με έναν κωδικό τομέα DAC. Μολονότι το σύνολο σχεδόν των 
καταχωρίσεων συμβάσεων συνδέονταν με τέτοιου είδους κωδικό, στην 
πραγματικότητα μόλις 30  % των καταχωρίσεων έργων ήταν συνδεδεμέ -
νες. Η  κατάσταση αυτή καθιστά αδύνατη τη χρήση των δεδομένων του 
CRIS για την παραγωγή αξιόπιστων στατιστικών στοιχείων, σύμφωνα με 
την κωδικοποίηση της DAC του ΟΟΣΑ (βλέπε πλαίσιο 4 ).22 Αφορούν ελέγχους 
εξωτερικών δράσεων, 
οι οποίοι διενεργούνται 
συνήθως από εξωτερικές 
εταιρείες ελέγχου με τις 
οποίες η Επιτροπή συνάπτει 
σύμβαση. 
23 Στην ετήσια έκθεσή του 
για το οικονομικό έτος 
2004, το Συνέδριο είχε ήδη 
επισημάνει: «Τα στοιχεία που 
σχετίζονται με όλους τους 
ελέγχους, ακόμη και εκείνα 
που παρέχουν εξωτερικοί 
ελεγκτές οι οποίοι έχουν 
συνάψει συμβάσεις με 
τους φορείς υλοποίησης, 
πρέπει να καταχωρίζονται 
στο σύστημα CRIS και να 
συνδέονται με τα αντίστοιχα 
στοιχεία διαχείρισης του 
έργου.» Παρόμοια σύσταση 
διατυπώθηκε επίσης στην 
ετήσια έκθεση του Συνεδρίου 
για το οικονομικό έτος 2005. 
ΠΛΑΊΣ ΊΟ	4
ΤΑ	ΕΡΓΑ	ΔΕΝ	ΜΠΟΡΟ ΥΝ	ΝΑ	ΤΑΞΊΝΟΜΗΘΟ ΥΝ	ΚΑΤΑ	ΚΩΔ ΊΚΟ	ΤΟΜ ΕΑ	DAC
Δεδομένου ότι μόλις το 30  % των καταχωρίσεων έργων στο CRIS συνδέεται με κωδικό τομέα DAC, 
η κατάσταση έργων που θα προέκυπτε από μια αναζήτηση για όλες τις καταχωρίσεις έργων που σχετί -
ζονται, παραδείγματος χάριν, με την «προστασία των υδάτινων πόρων» θα ήταν, πιθανότατα, ελλιπής 
και αναξιόπιστη. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)26
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)24 Στην ετήσια έκθεσή του 
για το οικονομικό έτος 2008, 
το Συνέδριο σημείωνε: 
«Κατά τη διάρκεια του 
δοκιμαστικού ελέγχου των 
πράξεων, διαπιστώθηκε 
ότι τα πληροφοριακά 
στοιχεία που τηρούνται 
στο σύστημα CRIS δεν είναι 
πάντοτε απολύτως ακριβή. 
Εντοπίστηκαν σφάλματα 
κωδικοποίησης, τόσο σχετικά 
με τα στοιχεία πληρωμών όσο 
και σχετικά με τα στοιχεία 
αναλήψεων υποχρεώσεων 
(για παράδειγμα, στην 
περίπτωση έργων και/ή 
συμβάσεων όπου ο κωδικός 
χώρας καταχωρίστηκε 
εσφαλμένα στο CRIS). Άλλα 
σφάλματα θα μπορούσαν 
να επηρεάσουν την 
αξιοπιστία των οικονομικών 
καταστάσεων της Επιτροπής 
(για παράδειγμα, σε ό,τι 
αφορά τις ημερομηνίες λήξης 
των τραπεζικών εγγυήσεων 
και τους κωδικούς διαχείρισης 
των έργων/συμβάσεων).»ΚΑΤΑΧΩΡΊΣΕ ΊΣ	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΠΟΥ 	ΔΕΝ	ΗΤΑΝ	ΕΓΚΥΡΕΣ
53.  Το Συνέδριο δεν εντόπισε στο CRIS καμία περίπτωση διπλών χρηματο -
οικονομικών καταχωρίσεων, ήτοι πράξεων που καταχωρίστηκαν περισ -
σότερες από μία φορές. 
54.  Ωστόσο, το Συνέδριο εντόπισε καταχωρίσεις που δεν υποστηρίζονταν 
από πραγματική χρηματοοικονομική πράξη ή  επιχειρησιακό συμβάν. Οι 
εν λόγω καταχωρίσεις, κοινώς αποκαλούμενες «εικονικές» καταχωρίσεις 
από τους χρήστες του CRIS, δημιουργήθηκαν σε ορισμένες περιπτώσεις 
προκειμένου να αντιμετωπιστούν τεχνικοί περιορισμοί του συστήματος. 
Πιο συγκεκριμένα, 100 από τις 15  000 καταχωρίσεις συμβάσεων που εί -
χαν λήξει στο CRIS  το 2009 και  το 2010 αποδείχθηκε ότι ήταν «εικονικές» 
καταχωρίσεις συμβάσεων. Η  παρουσία τέτοιου είδους καταχωρίσεων 
μπορεί να προξενήσει αποκλίσεις στα ενοποιημένα δεδομένα και είναι 
επίσης πιθανό να προκαλέσει σύγχυση στους χρήστες, οδηγώντας σε 
σφάλματα και ανεπάρκειες. 
55.  Το Συνέδριο εντόπισε καταχωρίσεις στο CRIS που περιείχαν ασυνεπείς 
τιμές δεδομένων. Παραδείγματος χάριν:
 οτο 2 % των 6  000 καταχωρίσεων ελέγχων βρισκόταν σε «προσωρινή» 
κατάσταση, μολονότι εμφάνιζε παρελθούσα ημερομηνία παραλαβής 
της τελικής έκθεσης·
 οτο 7 % των 2  300 καταχωρίσεων συμβάσεων που είχαν λήξει, με ημε -
ρομηνία υπογραφής  το 2009 ή  το 2010, είχε ημερομηνία υπογραφής 
μεταγενέστερη της ημερομηνίας έναρξης υλοποίησης·
 οτο 1  % των 5  000 καταχωρίσεων αποφάσεων βρισκόταν σε κατά -
σταση «εν εξελίξει», μολονότι εμφάνιζε παρελθούσα ημερομηνία 
κλεισίματος. 
 Οι εν λόγω ασυνέπειες υποδηλώνουν συχνά την παρουσία λανθασμένων 
καταχωρίσεων δεδομένων ή  διοικητικών σφαλμάτων24. 
56.  Το Συνέδριο εντόπισε καταχωρήσεις που καταδείκνυαν διαφορές μεταξύ 
του CRIS και της αποθήκης δεδομένων ABAC, του κεντρικού συστήματος 
της Επιτροπής που χρησιμοποιείτο για την παροχή ενοποιημένων χρη -
ματοοικονομικών και λογιστικών πληροφοριών προς τη διοίκηση. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)27
25 Βλέπε υποσημείωση 2.
26 Ο δημοσιονομικός 
κανονισμός ορίζει στο 
άρθρο 61: «Κάθε όργανο 
διορίζει έναν υπόλογο, 
ο οποίος αναλαμβάνει, 
στο πλαίσιο του οικείου 
οργάνου: (...) τον καθορισμό 
και την επικύρωση των 
λογιστικών συστημάτων 
καθώς και, εφόσον συντρέχει 
περίπτωση, την επικύρωση 
των συστημάτων που 
καθορίζονται από τον 
διατάκτη και προορίζονται 
για την παροχή ή την 
αιτιολόγηση των λογιστικών 
πληροφοριών (...).»
27 Οι κανόνες εφαρμογής 
του δημοσιονομικού 
κανονισμού ορίζουν 
στο άρθρο 57: «Όταν τα 
συστήματα δημοσιονομικής 
διαχείρισης που ορίζονται 
από τον διατάκτη παρέχουν 
δεδομένα στη λογιστική του 
οργάνου ή όταν καλούνται 
να δικαιολογήσουν τα 
δεδομένα της λογιστικής 
αυτής, ο υπόλογος πρέπει 
να συμφωνήσει για τη 
δημιουργία τους καθώς και 
για την τροποποίησή τους.»ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΜ ΕΝΗ	ΚΑΤΑΧ ΩΡΊΣΗ
57.  Όσον αφορά το έγκαιρο των καταχωρίσεων δεδομένων στο CRIS, το 
Συνέδριο εντόπισε καταχωρίσεις για τις οποίες είχε σημειωθεί καθυστέ -
ρηση μεταξύ του επιχειρησιακού συμβάντος και της καταγραφής του στο 
σύστημα. Παραδείγματος χάριν, σύμφωνα με το πρότυπο της Επιτροπής, 
τα τιμολόγια καταχωρίζονται εντός πενθημέρου από την παραλαβή τους. 
Ωστόσο,  το 2010 μόλις το ήμισυ των τιμολογίων καταχωρίστηκε στο CRIS 
εντός της προθεσμίας αυτής, ενώ το 13  % των τιμολογίων δεν είχε ακό -
μη καταχωριστεί έναν μήνα μετά την παραλαβή τους. Ομοίως,  το 2010 
παρήλθαν έξι εβδομάδες κατά μέσο όρο μεταξύ της παραλαβής από την 
Επιτροπή μιας έκθεσης ελέγχου και της επισύναψής της στην αντίστοιχη 
καταχώριση ελέγχου στο CRIS. 
ΑΝΕΠΑΡΚ ΗΣ	ΑΣΦ ΑΛΕΊΑ	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΚΑΊ	ΤΩΝ 	
ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΤΟΥ
ΑΣΑΦ ΗΣ	ΚΑΘΟΡ ΊΣΜΟΣ	ΤΩΝ 	ΕΥΘΥΝ ΩΝ	ΓΊΑ	ΤΗΝ	ΑΣΦ ΑΛΕΊΑ	ΤΩΝ 	
ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	ΤΟΥ	CRIS
58.  Η απόφαση C(2006) 3602 της Επιτροπής σχετικά με την ασφάλεια των 
συστημάτων πληροφόρησης που χρησιμοποιεί25 αναφέρει ότι κάθε γενι -
κός διευθυντής πρέπει να ορίζει τουλάχιστον έναν υπεύθυνο ασφάλειας 
πληροφορικής σε τοπικό επίπεδο, υπεύθυνο να διασφαλίζει ότι οι φορείς 
παροχής υπηρεσιών και οι προμηθευτές συστημάτων ΤΠ καθιερώνουν τα 
κατάλληλα μέτρα ασφαλείας. Επίσης, αναφέρει ότι οι Γενικές Διευθύνσεις 
μπορούν να μεταβιβάζουν το σύνολο ή  μέρος της υλοποίησης και της 
διαχείρισης των σχεδίων ασφαλείας τους σε οριζόντιες υπηρεσίες, όπως 
η Γενική Διεύθυνση Πληροφορικής. Ωστόσο, σε τέτοιες περιπτώσεις, οι 
Γενικές Διευθύνσεις πρέπει να διασφαλίζουν ότι η  εν λόγω υπηρεσία 
εφαρμόζει τα αναγκαία μέτρα ασφαλείας. Προκειμένου να καταγράφο -
νται οι όροι της μεταβίβασης, πρέπει να συνάπτεται συμφωνία επιπέδου 
υπηρεσίας μεταξύ των μερών, η  οποία θα καθορίζει, ιδίως, μέτρα για την 
παρακολούθηση της εφαρμογής.
59.  Επιπλέον, ο  δημοσιονομικός κανονισμός ορίζει ότι ο  υπόλογος του ορ -
γάνου είναι υπεύθυνος για την επικύρωση των συστημάτων πληροφόρη -
σης που θεσπίζονται για την παροχή ή  την αιτιολόγηση των λογιστικών 
πληροφοριών26. Οι κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού 
διευκρινίζουν ότι ο  υπόλογος πρέπει να συμφωνήσει πριν από την τρο -
ποποίηση των συστημάτων αυτών27. 
60.  Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι οι διαδικασίες και οι ευθύνες για τη χορή -
γηση, τη διατήρηση και την αφαίρεση των δικαιωμάτων πρόσβασης των 
χρηστών στο CRIS ήταν τεκμηριωμένες. Ωστόσο, σε γενικότερο επίπεδο, 
οι ευθύνες για τη διαχείριση του CRIS δεν ήταν σαφώς καθορισμένες. Ει -
δικότερα, το CRIS δεν ενέπιπτε στις αρμοδιότητες του υπευθύνου ασφά -
λειας πληροφορικής σε τοπικό επίπεδο του EuropeAid. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)28
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)28 Κατά τη χρονική στιγμή 
του ελέγχου του Συνεδρίου, 
το CRIS δεν είχε λάβει ακόμη 
επικύρωση για τις  
λογιστικές πληροφορίες  
όσον αφορά τις ενέργειες  
που χρηματοδοτούνται  
από τα ΕΤΑ.
29 ICS αριθ. 12.
30 Βλέπε υποσημείωση 2.61.  Δεν υπεγράφη καμία συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας μεταξύ του 
EuropeAid, του ιδιοκτήτη του συστήματος CRIS, και της Γενικής Διεύθυν -
σης Πληροφορικής, στην οποία το EuropeAid μεταβίβασε αρμοδιότητες, 
ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια των διακομιστών που φιλοξενούν το 
λογισμικό και τα δεδομένα του CRIS. Χωρίς ένα τέτοιο έγγραφο, οι αντί -
στοιχες αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων γενικών διευθυντών δεν είναι 
σαφείς.
62.  Τον Ιούλιο του 2008, ο  υπόλογος της Επιτροπής επικύρωσε το CRIS ως 
τοπικό σύστημα παροχής και αιτιολόγησης λογιστικών πληροφοριών 
όσον αφορά τις ενέργειες που χρηματοδοτούνται από τον γενικό προϋ -
πολογισμό της ΕΕ28. Ωστόσο, μολονότι το CRIS είχε τροποποιηθεί ση -
μαντικά  το 2010, δεν εμφανίστηκε στην κατάσταση των αλλαγών που 
κοινοποιήθηκαν στον υπόλογο της Επιτροπής για το εν λόγω έτος, σε 
αντίθεση με όσα ορίζουν οι κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού 
κανονισμού (βλέπε σημείο 59).
ΑΔΥΝΑΜΊΕΣ 	ΤΟΥ	ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ 	ΠΟΥ 	ΥΠΟΝΟΜΕ ΥΟΥΝ 	ΤΗΝ	ΊΚΑΝ ΟΤΗΤΑ ΤΟΥ 	
ΝΑ	ΔΊΑΤΗΡΕΊ 	ΤΗΝ	ΕΜΠ ΊΣΤΕΥΤ ΊΚΟΤΗΤΑ 	ΚΑΊ	ΤΗΝ	ΑΚΕΡΑ ΊΟΤΗΤΑ 		
ΤΩΝ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ
63.  Τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής ορίζουν ότι τα συστήματα 
τεχνολογίας πληροφοριών που χρησιμοποιεί μια Γενική Διεύθυνση πρέπει 
να προστατεύονται κατά απειλών σε βάρος της εμπιστευτικότητας και 
της ακεραιότητάς τους29. 
64.  Το Συνέδριο διαπίστωσε την ύπαρξη δύο ζητημάτων που εγείρουν ανη -
συχίες όσον αφορά την ικανότητα του CRIS να διατηρεί την εμπιστευ -
τικότητα (βλέπε σημείο 65) και την ακεραιότητα (βλέπε σημείο 67) των 
δεδομένων.
65.  Η εμπιστευτικότητα των δεδομένων αφορά, ιδίως, τον εμπιστευτικό χα -
ρακτήρα των δεδομένων, στα οποία η  πρόσβαση περιορίζεται σε εξου -
σιοδοτημένα πρόσωπα30. Στην περίπτωση του CRIS, δικαίωμα πρόσβασης 
στο σύστημα χορηγείται αυτόματα στους μόνιμους και εξωτερικούς χρή -
στες της Επιτροπής στη ΓΔ Ανάπτυξης και Συνεργασίας–EuropeAid, στη ΓΔ 
Διεύρυνσης, στη ΓΔ Ανθρωπιστικής Βοήθειας και Πολιτικής Προστασίας 
(ECHO), στην Υπηρεσία Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής, καθώς και στους 
υπαλλήλους της Επιτροπής στις αντιπροσωπείες της ΕΕ. Επίσης, δικαίω -
μα πρόσβασης χορηγείται, κατόπιν αίτησης, σε έκτακτους εξωτερικούς 
χρήστες στις ίδιες αυτές υπηρεσίες, καθώς και στο προσωπικό άλλων 
υπηρεσιών και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου. Σε ορισμένες πε -
ριπτώσεις, χορηγείται δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα και σε χρήστες 
εκτός των θεσμικών οργάνων. 
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)29
66.  Ωστόσο, το CRIS δεν περιλαμβάνει πάγιο μηχανισμό για τον περιορισμό 
των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών σε ορισμένες κατηγορίες 
δεδομένων. Σε δύο συγκεκριμένες περιπτώσεις, χρειάστηκε να αναπτυ -
χθούν ad hoc τεχνικοί μηχανισμοί προκειμένου να μη διαθέτουν όλοι οι 
χρήστες πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα31. Εκτός από τις δύο αυτές 
εξαιρέσεις, όλοι οι χρήστες του CRIS έχουν αυτόματα πρόσβαση σε όλα 
τα δεδομένα του. Η  κατάσταση αυτή θέτει υπό αμφισβήτηση την εμπι -
στευτικότητα των δεδομένων του CRIS, ιδίως στην περίπτωση των λίγων 
εξωτερικών χρηστών του συστήματος. 
67.  Προκειμένου να διασφαλίζεται η  ακεραιότητα των δεδομένων, πρέπει να 
λαμβάνονται μέτρα που να εγγυώνται ότι το σύστημα πληροφόρησης και 
οι πληροφορίες που υφίστανται επεξεργασία μπορούν να τροποποιού -
νται μόνο με εκούσια και νόμιμη δράση32. Μεταξύ άλλων λειτουργιών, 
το CRIS περιλαμβάνει μηχανισμούς που παρέχουν στους αρμόδιους για 
χρηματοοικονομικές πράξεις υπαλλήλους τη δυνατότητα να επικυρώνουν 
τις πράξεις στο σύστημα33. Το Συνέδριο εντόπισε καταχωρίσεις χρημα -
τοοικονομικών επικυρώσεων που πραγματοποιήθηκαν από εξουσιοδο -
τημένο χρήστη και τροποποιήθηκαν από άλλο άτομο.
ΕΛΛΊΠΗΣ	ΤΕΚΜΗΡΊΩΣΗ 	ΣΧΕΤ ΊΚΑ	ΜΕ	ΤΟ	ΣΥΣΤΗΜΑ
68.  Η τεκμηρίωση του συστήματος αποτελεί σημαντικό εργαλείο για τους 
σχεδιαστές προγραμμάτων ΤΠ και τους χρήστες του συστήματος, προ -
κειμένου να διασφαλίζουν την ασφάλεια των δεδομένων και, ιδίως, την 
ακεραιότητά τους. Τους παρέχει τη δυνατότητα να κατανοήσουν πώς 
το σύστημα επεξεργάζεται τα δεδομένα και με ποιον τρόπο πρέπει να 
ερμηνεύονται τα δεδομένα και οι κωδικοί. Ειδικότερα, παρέχει στους 
σχεδιαστές προγραμμάτων τη δυνατότητα να διατηρούν τη συνοχή του 
συστήματος όταν το προσαρμόζουν και στους χρήστες τη δυνατότητα 
να εισάγουν τα σωστά δεδομένα στη σωστή θέση. Οι κανόνες εφαρμογής 
του δημοσιονομικού κανονισμού αναφέρουν ότι πρέπει να είναι διαθέ -
σιμη πλήρης και ενημερωμένη περιγραφή των συστημάτων πληροφορι -
κής που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία των πράξεων εκτέλεσης 
του προϋπολογισμού34. Κάθε τέτοια περιγραφή πρέπει να καθορίζει το 
περιεχόμενο όλων των πεδίων δεδομένων και να περιγράφει τον τρόπο 
με τον οποίο το σύστημα επεξεργάζεται κάθε επιμέρους πράξη. Επίσης, 
πρέπει να καταδεικνύει λεπτομερώς με ποιο τρόπο το σύστημα εγγυάται 
την ύπαρξη πλήρους διαδρομής ελέγχου για κάθε πράξη. 
69.  Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι έλειπε η  τεκμηρίωση του περιεχομένου 
των πεδίων δεδομένων —το γλωσσάριο δεδομένων— σε δύο από τις 
οκτώ ενότητες του CRIS που επελέγησαν προς έλεγχο (βλέπε σημείο 22). 
Για τις λοιπές έξι ενότητες, το γλωσσάριο δεδομένων ήταν πλήρες και 
ενημερωμένο. 31 Ad hoc περιορισμοί 
της πρόσβασης των χρηστών 
αναπτύχθηκαν για την 
ενότητα «Προσκλήσεις 
υποβολής προσφορών» 
και για τις καταχωρίσεις 
συμβάσεων που είχαν 
χαρακτηριστεί εμπιστευτικές.
32 Βλέπε υποσημείωση 2.
33 Ο δημοσιονομικός 
κανονισμός ορίζει στο 
άρθρο 84: «Σε περίπτωση 
διαχείρισης των εσόδων 
και δαπανών με συστήματα 
πληροφορικής, οι υπογραφές 
μπορούν να τεθούν 
με μηχανοργανωμένη 
ή ηλεκτρονική διαδικασία.»
34 Άρθρο 107 
του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) 
αριθ. 2342/2002.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)30
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)70.  Υπήρχε διαθέσιμη τεκμηρίωση όσον αφορά τη λειτουργική ανάλυση, 
η οποία περιέγραφε τον τρόπο με τον οποίο το σύστημα επεξεργάζεται 
τις επιμέρους πράξεις, για όλες τις ενότητες που επελέγησαν προς έλεγχο. 
Ωστόσο, σε γενικότερο επίπεδο, η  τεχνική αρχιτεκτονική του συστήματος 
ήταν ελλιπώς τεκμηριωμένη. Παραδείγματος χάριν, οι σχέσεις ακεραι -
ότητας μεταξύ των διαφόρων πινάκων δεδομένων στο CRIS δεν ήταν 
τεκμηριωμένες35. 
71.  Εκτός από την ενότητα «Αξιολογήσεις», η  οποία δεν χρησιμοποιείτο (βλέ -
πε πλαίσιο 1 ), το Συνέδριο διαπίστωσε, επίσης, ότι ήταν διαθέσιμο ένα 
εγχειρίδιο χρήστη για κάθε ελεγχθείσα ενότητα. Ωστόσο, σε τρεις από 
τις επτά περιπτώσεις, το εγχειρίδιο χρήστη ήταν εν μέρει παρωχημένο 
ή ελλιπές. 
72.  Το CRIS περιλαμβάνει σύστημα διαδρομής ελέγχου το οποίο, κατ’ αρ -
χήν, καθιστά δυνατή την ανασύσταση του ιστορικού τροποποίησης των 
δεδομένων, ήτοι γνωστοποιεί ποιες ενέργειες πραγματοποιήθηκαν σε 
συγκεκριμένη καταχώριση, από ποιον χρήστη και πότε. Ωστόσο, τα στοι -
χεία διαδρομής ελέγχου δεν ήταν διαθέσιμα στους χρήστες μέσω της 
διεπαφής χρήστη του CRIS· μπορούσε να έχει πρόσβαση σε αυτά μόνο 
το προσωπικό ΤΠ και η  ερμηνεία τους απαιτούσε μεγάλη εξοικείωση με 
την αρχιτεκτονική ΤΠ του συστήματος. Το γεγονός αυτό περιορίζει τη δυ -
νητική χρησιμότητα της διαδρομής ελέγχου σε εξαιρετικές περιπτώσεις, 
κατόπιν ειδικού αιτήματος. 
ΑΝΕΠΑΡΚ ΗΣ	ΠΑΡΑΚΟΛΟ ΥΘΗΣΗ 	ΤΗΣ	ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΊΑΣ 	ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ 	
ΠΡΟΣΩΠ ΊΚΟΥ	ΧΑΡΑΚΤ ΗΡΑ
73.  Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 ορίζει κανόνες για την επεξεργασία 
δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ειδικότερα, ορίζει ότι ο  υπεύθυ -
νος επεξεργασίας δεδομένων πρέπει προηγουμένως να ενημερώνει τον 
υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Επιτροπής36. 
74.  Απεστάλησαν τέσσερις κοινοποιήσεις από τους υπευθύνους επεξεργασίας 
δεδομένων στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της Επιτροπής σχε -
τικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο CRIS. 
Η μία αφορούσε το CRIS συνολικά και οι τρεις άλλες συγκεκριμένες ενό -
τητες. Ωστόσο, το Συνέδριο εντόπισε έγγραφα που περιείχαν δεδομένα 
προσωπικού χαρακτήρα και είχαν επισυναφθεί σε καταχωρίσεις του CRIS, 
τα οποία δεν καλύπτονταν από καμία από αυτές τις κοινοποιήσεις. Σε 
αυτά περιλαμβάνονταν περισσότερα από 2  000 βιογραφικά σημειώματα, 
τα οποία είχαν επισυναφθεί σε καταχωρίσεις σε αρκετές ενότητες του 
CRIS και στα οποία μπορούσαν, ως εκ τούτου, να έχουν πρόσβαση όλοι 
οι χρήστες του CRIS (βλέπε σημεία 65 και 66). 35 Παραδείγματος χάριν, 
σχέση ακεραιότητας σημαίνει 
ότι μια καταχώριση στην 
ενότητα «Συμβάσεις» δεν 
μπορεί να διαγραφεί από το 
σύστημα εφόσον αναφέρεται 
σε αυτή μια καταχώριση 
στην ενότητα «Πληρωμές»· 
αυτή η συγκεκριμένη σχέση 
διασφαλίζει ότι μια πληρωμή 
μπορεί πάντοτε να συνδέεται 
με μια σύμβαση και ότι 
δεν υπάρχουν «ορφανές» 
πληρωμές. 
36 Ο κανονισμός (ΕΚ) 
αριθ. 45/2001 ορίζει στο 
άρθρο 25: «Ο υπεύθυνος της 
επεξεργασίας ενημερώνει 
σχετικά τον υπεύθυνο 
προστασίας δεδομένων, 
πριν από τη διενέργεια 
οιασδήποτε επεξεργασίας 
ή σειράς επεξεργασιών,  
οι οποίες επιδιώκουν τον ίδιο 
σκοπό ή συναφείς σκοπούς.»
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)31
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ
75.  Το Συνέδριο καταλήγει στο συμπέρασμα ότι το CRIS ανταποκρίνεται ως 
επί το πλείστον αποτελεσματικά στις ανάγκες πληροφόρησης της Επι -
τροπής στον τομέα των εξωτερικών δράσεων. Ωστόσο, έπειτα από δέκα 
χρόνια ανάπτυξης, το σύστημα εξακολουθεί να παρουσιάζει συνεχιζό -
μενες ελλείψεις. Αυτές αφορούν ειδικότερα τον καθορισμό του ρόλου 
του CRIS σε σχέση με το λογιστικό σύστημα της Επιτροπής, αδυναμίες 
στην κωδικοποίηση των δεδομένων, ελλιπή αποτελεσματικότητα όσον 
αφορά τη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων και, γενικότερα, 
ανεπαρκή ασφάλεια του συστήματος και των δεδομένων του. Ορισμένες 
από τις διατυπωθείσες παρατηρήσεις επιβεβαιώνουν άλλες παρατηρήσεις 
που διατυπώθηκαν σε προγενέστερες εκθέσεις του Συνεδρίου. 
76.  Κατά τη θέση σε λειτουργία του CRIS  το 2002, στόχος της Επιτροπής ήταν 
να είναι σε θέση να παρέχει άμεσες και ενοποιημένες χρηματοοικονο -
μικές πληροφορίες σχετικά με τα έργα και τα προγράμματα στον τομέα 
των εξωτερικών δράσεων. Έκτοτε, το CRIS υπέστη συνεχείς προσαρμογές 
προκειμένου να ανταποκρίνεται σε νέες ειδικές ανάγκες πληροφόρησης 
και οι αναπτύξεις αυτές τροποποίησαν ουσιωδώς το σύστημα. Πιο συ -
γκεκριμένα, επιπλέον των χρηματοοικονομικών πτυχών των εξωτερικών 
δράσεων, το CRIS καλύπτει πλέον πολλές από τις επιχειρησιακές πτυχές 
τους. Εν τω μεταξύ, το σύστημα λογιστικών πληροφοριών της Επιτροπής 
εξελίχθηκε επίσης, έτσι ώστε να παρέχει πολυάριθμες νέες λειτουργίες. 
Ωστόσο, παρά τις αλλαγές αυτές, δεν διατυπώθηκε νέος ορισμός του 
ρόλου και των στόχων του CRIS. Ειδικότερα, δεν είναι πλέον επαρκώς 
καθορισμένος ο  ρόλος του CRIS σε σχέση με τον ρόλο του λογιστικού 
συστήματος της Επιτροπής, του οποίου επαναλαμβάνει πολυάριθμες 
λειτουργίες. 
Πρέπει να καθοριστεί ο προβλεπόμενος ρόλος του CRIS ως συστήμα -
τος πληροφόρησης, ιδίως σε σχέση με το λογιστικό σύστημα ABAC της 
Επιτροπής. Ειδικότερα, η Επιτροπή πρέπει να στοχεύσει στη μείωση της 
επανάληψης των λειτουργιών ABAC στο CRIS. ΣΥΣΤΑΣΗ 	1
77.  Από το 2008 η  Επιτροπή έλαβε μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει ότι οι 
αναπτύξεις του CRIS ανταποκρίνονται σε σαφώς προσδιορισμένες ανά -
γκες πληροφόρησης. Όλα τα έργα ανάπτυξης του CRIS εγκρίνονται πλέον 
βάσει εγγράφου γενικής θεώρησης, το οποίο περιγράφει τους στόχους, 
τους κινδύνους και τα μέσα του έργου. Επιπροσθέτως, χρησιμοποιείται 
πλέον μεθοδολογία διαχείρισης έργου.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)32
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)78.  Διαδοχικές και ανεπαρκώς τυποποιημένες αναπτύξεις του CRIS, μεταξύ 
2005  και 2008, είχαν ως συνέπεια τον ελλιπή καθορισμό των κωδικών 
δεδομένων του. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι αρκετές καταστάσεις κωδι -
κών ήταν διπλές, ενώ άλλες περιλάμβαναν κωδικούς που δεν αλληλοα -
ποκλείονταν. Κατά συνέπεια, η  ενοποίηση των δεδομένων έχει καταστεί 
ιδιαίτερα περίπλοκη και παρουσιάζει αυξημένες πιθανότητες εμφάνισης 
σφαλμάτων. Ειδικότερα, το CRIS δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ευχέ -
ρεια για την παροχή συγκεντρωτικών στοιχείων σχετικά με τις εξωτερικές 
δράσεις ανά δικαιούχο χώρα, χρηματοπιστωτικό μέσο ή  πολιτική.
79.  Όσον αφορά την ακεραιότητα των δεδομένων του CRIS, το Συνέδριο 
εντόπισε καταχωρίσεις στις οποίες οι πληροφορίες είτε έλειπαν, είτε δεν 
ήταν έγκυρες, είτε δεν ήταν ενημερωμένες, και οι οποίες υπονόμευαν 
την αξιοπιστία του συστήματος, καθώς και την αποδοτικότητα και απο -
τελεσματικότητά του ως εργαλείου διαχείρισης.
Πρέπει να εξορθολογιστούν οι καταστάσεις κωδικών δεδομένων του 
CRIS, προκειμένου να είναι μοναδικές και οι τιμές των δεδομένων τους 
να αλληλοαποκλείονται. Επιπλέον, οι ισχύοντες έλεγχοι της ποιότητας 
των δεδομένων (εξακριβώσεις, διεργασίες) πρέπει να επανεξεταστούν 
και να ενισχυθούν, με στόχο αποτελεσματικούς μηχανισμούς διασφάλι -
σης που να εξασφαλίζουν αξιόπιστα δεδομένα. Τα μέτρα αυτά πρέπει να 
αποβλέπουν, ιδίως, στο να εξασφαλίζεται ότι το CRIS είναι αποτελεσμα -
τικό και αποδοτικό όσον αφορά την παροχή συγκεντρωτικών στοιχείων 
ανά δικαιούχο χώρα, τομέα πολιτικής και χρηματοπιστωτικό μέσο. ΣΥΣΤΑΣΗ 	2
80.  Μια έρευνα που πραγματοποίησε το Συνέδριο μεταξύ χρηστών του CRIS 
στις αντιπροσωπείες της ΕΕ αποκάλυψε ότι αντιμετώπιζαν δυσχέρειες με 
το σύστημα. Πιο συγκεκριμένα, ανέφεραν συχνά μεγάλα χρονικά διαστή -
ματα μη διαθεσιμότητας του συστήματος, καθυστερήσεις στην καταχώ -
ριση των πράξεων λόγω ανεπαρκειών στον σχεδιασμό του συστήματος 
και δυσχέρειες στην ερμηνεία των κωδικών δεδομένων. 
Λαμβάνοντας υπόψη τον μεγάλο και ποικίλο πληθυσμό των χρηστών 
του CRIS, πρέπει να δοθεί κατάλληλη προσοχή στη βελτίωση της χρη -
στικότητας του συστήματος κατά τις μελλοντικές αναπτύξεις του. ΣΥΣΤΑΣΗ 	3
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)33
81.  Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι η  Επιτροπή δεν είχε ακόμη διασφαλίσει επαρ -
κώς το σύστημα και τα δεδομένα του. Μολονότι υπήρχαν διαδικασίες για 
τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών, οι ευθύνες για 
την ασφάλεια των δεδομένων του CRIS δεν ήταν σαφώς καθορισμένες. 
Επιπλέον, ορισμένες αδυναμίες του συστήματος υπονομεύουν την απο -
δοτικότητα και την αποτελεσματικότητά του όσον αφορά τη διατήρηση 
της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των δεδομένων. Επίσης, το 
Συνέδριο διαπίστωσε ότι η  επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρα -
κτήρα δεν παρακολουθείτο επαρκώς. 
Πρέπει να καθοριστούν ευθύνες για τη διαχείριση της ασφάλειας των 
δεδομένων του CRIS. Πρέπει να πραγματοποιηθεί συνολική εκτίμηση 
κινδύνου ΤΠ. Ειδικότερα, πρέπει να δοθεί η δέουσα προσοχή στην προ -
στασία των προσωπικών και χρηματοοικονομικών δεδομένων.ΣΥΣΤΑΣΗ 	4
Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα III, του οποίου προεδρεύει 
ο κ. Karel PINXTEN, Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, 
κατά τη συνεδρίασή του της 6ης  Μαρτίου  2012.
Για το Ελε γκ τικό Συνέδριο
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Πρόεδρος

Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)34
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ
ΣΥΝΟΨΗ
IV.
Βλέπε απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 75.
V.
Όσον αφορά τον ρόλο του CRIS, βλέπε επίσης τις απαντήσεις της 
Επιτροπής στο σημείο 76 και στη σύσταση 1.
Όσον αφορά τις λειτουργίες που επαναλαμβάνονται, βλέπε απαντή -
σεις της Επιτροπής στα σημεία 35, 76 και στη σύσταση 1.
VI.
Βλέπε απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 78.
VII.
Βλέπε απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 79.
VIII.
Βλέπε απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 81.
IX.	α)
Το CRIS είναι το σύστημα διαχείρισης πληροφοριών των Γενικών 
Διευθύνσεων Εξωτερικών Σχέσεων της Επιτροπής1. Πρόκειται 
για ολοκληρωμένο σύστημα που περιλαμβάνει άμεση διεπαφή 
με το σύστημα λογιστικής της Επιτροπής (ABAC) και εξορθολο -
γίζει με τον τρόπο αυτό τον αριθμό των εργαλείων που χρησι -
μοποιεί στην καθημερινή του εργασία το προσωπικό του τομέα 
της εξωτερικής συνεργασίας. Οι στόχοι του CRIS προσδιορίζονται 
στο έγγραφο «Stratégie des systèmes d’information de la DG 
EuropeAid jusque 2016» τον Δεκέμβριο του 2011.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας εξορθολογισμού του περιβάλλοντος 
ΤΠ, η  Επιτροπή εργάζεται επί του παρόντος για την καλύτερη 
ενσωμάτωση όλων των συστημάτων της. Ο  στόχος του περιο -
ρισμού της επανάληψης λειτουργιών του ABAC θα επιτευχθεί με 
την άμεση χρησιμοποίηση λειτουργιών ABAC από το CRIS μέσω 
διαδικτυακών υπηρεσιών ABAC. Το EuropeAid αποτελεί μέρος 
πιλοτικού σχεδίου που δρομολογήθηκε για τον σκοπό αυτό στην 
Επιτροπή.
1 Εν μέρει μόνο όσον αφορά την ECHO.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)35
ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ
ΈΊΣΑΓΏΓΗ
2.
Βλέπε τον ορισμό του CRIS από την Επιτροπή στο σημείο IX α).
Από τις αρχές ακόμη του 2002, το CRIS σχεδιάστηκε για σκοπούς 
τόσο επιχειρησιακής όσο και δημοσιονομικής διαχείρισης. Την 
εποχή εκείνη, ο  χειρισμός των πτυχών επιχειρησιακής διαχείρισης 
(διαδικασίες που συνδέονται με τις κύριες δραστηριότητες) γινό -
ταν από τις ενότητες δράσης/έργου και προγραμματισμού.
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣ ΈΊΣ
27.
Το Συνέδριο περιέγραψε την κατάσταση που επικράτησε 
πριν το 2009 όταν συστάθηκε νέα διακυβέρνηση και αναδιορ -
γανώθηκε η  μονάδα ΤΠ. Εφεξής, για κάθε μεταβολή στα συστή -
ματα προηγείται πλήρης τεκμηριωμένη διαδικασία (αναγνώριση, 
έγκριση, ορισμός προτεραιοτήτων, ανάλυση, ανάπτυξη, δοκιμα -
σίες). Η  Επιτροπή προέβη επίσης στη διαμόρφωση προτύπων 
για τις επιχειρηματικές διαδικασίες της, αποσκοπώντας στην 
καλύτερη ευθυγράμμιση των επιχειρησιακών χαρακτηριστικών  
του συστήματος προς αυτές.
Πλαίσιο 	1	
Η περιορισμένη ενότητα αξιολογήσεων που διαθέτει το CRIS 
συστάθηκε προκειμένου να αποτελέσει μια πολύ απλή βάση 
δεδομένων αξιολογήσεων, για τους σκοπούς της υποβολής 
εκθέσεων. Στη συνέχεια, όταν διαπιστώθηκε ότι οι ανάγκες είχαν 
πράγματι εξελιχθεί και κατέστησαν πιο σύνθετες από ό,τι είχε 
αρχικά προβλεφθεί, αποφασίστηκε τελικά να αναπτυχθεί ένα πιο 
φιλόδοξο έργο με την ονομασία «Αξιολόγηση της διαχείρισης 
του κύκλου του έργου (ΔΚΕ)» το οποίο να μπορεί να υποστηρίζει 
τη συνολική διαδικασία αξιολόγησης σε μια εντελώς καινούργια 
τεχνική αρχιτεκτονική. Το έργο αυτό προβλέπεται να τεθεί σε λει -
τουργία  το 2013 και θα προσδώσει αναμφισβήτητα μεγαλύτερη 
προστιθέμενη αξία στη συνολική διαδικασία αξιολόγησης.
31.
Ένας από τους κύριους στόχους της σύστασης και της ανάπτυ -
ξης του CRIS ήταν επίσης η  ανάγκη εξορθολογισμού των τριών 
συστημάτων των πρώην Γ Δ1A, Γ Δ1B και Γ Δ8 των οποίων οι υπηρε -
σίες είχαν συγχωνευθεί. Η  Επιτροπή δεν επιθυμούσε να διατηρή -
σει τρία διαφορετικά συστήματα που δεν είχαν τις ίδιες διεπαφές 
με το ABAC.IX.	β)
Η Επιτροπή θα συνεχίσει τις προσπάθειες που καταβάλλει σχετικά 
με την παρακολούθηση των δεδομένων και τη βελτίωση των δια -
δικασιών επικύρωσης των δεδομένων στο CRIS. Στον τομέα αυτό 
έχουν ήδη ληφθεί διάφορα μέτρα, όπως για παράδειγμα ο  ορι-
σμός των κυρίων των δεδομένων στις αρχές του 2009 με στόχο 
τη διαχείριση των κωδικών των δεδομένων και τον καθορισμό 
των προτύπων που πρέπει να εφαρμοστούν.
IX.	γ)
Η πολυπλοκότητα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος και η  ποι-
κιλομορφία των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των χρηστών 
έχουν ως συνέπεια ένα τέτοιο ολοκληρωμένο σύστημα να καθί -
σταται ώς ένα βαθμό πολύπλοκο. Ωστόσο, η  Επιτροπή κάνει 
δεκτή τη συγκεκριμένη σύσταση. Η  βελτίωση της χρηστικότητας 
συνιστά κύριο στόχο, μεταξύ άλλων, στα ακόλουθα έργα:
 — στο έργο πολλαπλών αναλήψεων υποχρεώσεων στις ενότητες 
για τις συμβάσεις και τις αποφάσεις,
 — στο έργο εξορθολογισμού της τιμολόγησης, και
 — στον επανασχεδιασμό της ενότητας ελέγχου.
IX.	δ)
Κατά τη διάρκεια του 2012 θα ξεκινήσει συνολική εκτίμηση κινδύ -
νου ΤΠ και η  Επιτροπή θα ορίσει υπεύθυνο της ασφάλειας πληρο -
φορικής σε τοπικό επίπεδο για το CRIS.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ36
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)34.
Όσον αφορά τον προσδιορισμό του ρόλου του CRIS, σας καλούμε 
να ανατρέξετε στην απάντηση στο σημείο IX α).
Οι στόχοι του προσδιορίστηκαν στο έγγραφο «Stratégie des 
systèmes d’information de la DG EuropeAid jusque 2016» τον 
Δεκέμβριο του 2011.
35.
Το CRIS επιτρέπει στους χρήστες του να διαχειρίζονται επιχειρη -
σιακά και χρηματοοικονομικά δεδομένα σχετικά με τα έργα τους 
μέσω ενός ολοκληρωμένου εργαλείου.
Όσον αφορά την επανάληψη λειτουργιών, την περίοδο που συστά -
θηκε το CRIS, η  επανάληψη λειτουργιών ήταν έως ένα βαθμό 
αναπόφευκτη, καθόσον αποδείχθηκε δυσχερής η  άμεση χρησιμο -
ποίηση του κεντρικού συστήματος (την εποχή εκείνη το SINCOM 
II δεν βασιζόταν σε διαδικτυακή τεχνολογία) στις διάφορες αντι -
προσωπείες της ΕΕ που είχαν πρόσφατα συσταθεί στο πλαίσιο της 
διαδικασίας αποκέντρωσης. Μετά τη θέσπιση ενός νέου συστήμα -
τος λογιστικής (ABAC Workflow)  το 2005, και τον καθορισμό των 
βασικών προτεραιοτήτων για τα επόμενα έτη (ένταξη του ΕΤΑ, 
νέες μονάδες), η  Επιτροπή άρχισε να εργάζεται για τη βελτίωση της 
κατάστασης αυτής εξορθολογίζοντας παράλληλα το περιβάλλον 
της στον τομέα ΤΠ. Η  διαδικασία αυτή, η  οποία ξεκίνησε  το 2010, 
θα επιτρέψει, εφόσον χρειάζεται, να διασαφηνιστεί ο  ρόλος της 
κάθε εφαρμογής της Επιτροπής και θα οδηγήσει στην απορρόφηση 
ή την ένταξη των συστημάτων με αποτέλεσμα τον σημαντικό περι -
ορισμό της επανάληψης λειτουργιών.
Η επανάληψη λειτουργιών δεν συνεπάγεται για τη διαδικασία 
κωδικοποίησης των δεδομένων οιαδήποτε επανάληψη.
Όσον αφορά την αλληλεξάρτηση των CRIS και ABAC, η  επίπτωση 
όσον αφορά τους πόρους εξετάστηκε αναλυτικότερα τον Δεκέμ -
βριο του 2011 και τα νέα αριθμητικά στοιχεία εκτιμώνται στο ένα 
έκτο των πόρων ΤΠ.
Πλαίσιο 	2	
Με τη νέα αρχιτεκτονική του ABAC οι υπηρεσίες επικύρωσης του 
συστήματος αυτού θα καταστούν διαθέσιμες σε όλα τα τοπικά 
συστήματα. Συνεπώς, πριν σταλεί μια πράξη για καταχώριση στο 
ABAC, το CRIS θα χρησιμοποιεί τις εν λόγω υπηρεσίες επικύρωσης 
είτε για να ενημερώνει τους τελικούς χρήστες για σφάλματα κωδι -
κοποίησης ώστε να μπορούν να προβούν στις αναγκαίες διορθώ -
σεις είτε, όταν τα δεδομένα είναι ορθά, να ανατρέχουν αυτομάτως 
στις υπηρεσίες καταχώρισης του ABAC. Στην ισχύουσα αρχιτεκτο -
νική, το ABAC δεν παρέχει λειτουργίες αξιολόγησης πράξεων χωρίς 
αυτές να έχουν προηγουμένως καταχωριστεί στη βάση δεδομένων. 
Ως εκ τούτου, το CRIS διενεργεί ελέγχους σχεδιασμένους στο τοπικό 
επίπεδο πριν τη διαβίβαση των πράξεων στο ABAC μέσω της διε -
παφής. Τούτο εξηγεί γιατί η  επικύρωση πρέπει προς το παρόν να 
διενεργείται στο CRIS.38.
Δύο έργα βρίσκονται επί του παρόντος σε εξέλιξη για τη δια -
χείριση των κωδικών ούτως ώστε να αντιμετωπιστεί το ζήτημα 
των διπλών καταστάσεων κωδικών δεδομένων. Το πρώτο έχει 
ως στόχο να οργανώσει κεντρικά και να ενοποιήσει τα δεδομένα 
αναφοράς και να παράσχει υπηρεσίες αντιγραφής σε συστήματα 
ΤΠ. Το δεύτερο αποτελεί συνέχεια του πρώτου και στοχεύει στην 
αναδιοργάνωση του τρόπου με τον οποίο αποθηκεύονται στο 
CRIS οι καταστάσεις κωδικών.
Αμφότερα τα έργα δρομολογήθηκαν  το 2010 και θα αναπτυ -
χθούν προοδευτικά μέχρι  το 2014. Αναμένεται να οδηγήσουν σε 
σημαντικές βελτιώσεις στα πλαίσια του εν λόγω σκοπού.
39.
Στην περίπτωση που ανέφερε το Συνέδριο, οι γεωγραφικές περι -
οχές ενδέχεται να μην οδηγούν αφ’εαυτές σε αμοιβαίο αποκλει -
σμό: μια δεδομένη χώρα αποτελεί πάντα μέρος μιας ή  περισ -
σοτέρων γεωγραφικών περιοχών. Τούτο μπορεί να οδηγήσει σε 
κάποιες αναπόφευκτες επικαλύψεις.
Η πολυπλοκότητα της ενοποίησης που περιγράφει το Συνέδριο 
προκύπτει κυρίως από τη μεγάλη διαφοροποίηση προγραμμά -
των και διαδικασιών που έχει να αντιμετωπίσει η  Επιτροπή στο 
πλαίσιο των εξωτερικών δράσεων. Κατά συνέπεια δεν μπορεί να 
αποδοθεί αναγκαστικά στο CRIS.
Πλαίσιο 	3	
Η κατάσταση στην οποία αναφέρεται το Συνέδριο είναι αναπό -
φευκτη λόγω της ποικιλίας των προγραμμάτων των οποίων η  δια-
χείριση ασκείται σε συγκεκριμένη χώρα. Πράγματι, η  εξωτερική 
βοήθεια μπορεί να αποδοθεί σε δικαιούχο περιοχή εκτεινόμενη 
σε διάφορες χώρες. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, το ζήτημα 
αυτό μπορεί εύκολα να αντιμετωπιστεί χάρη σε μια ορθή επιχει -
ρησιακή παρακολούθηση και συνδυάζοντας διάφορους υφιστά -
μενους κωδικούς του CRIS.
40.
Στο CRIS υπάρχουν διαθέσιμα και άλλα κριτήρια που μπορούν να 
χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση του υπολογισμού του συνο -
λικού ποσού που δαπανάται δυνάμει συγκεκριμένου χρηματοπι -
στωτικού μέσου. Για παράδειγμα, οι συναφείς γραμμές του προϋ -
πολογισμού μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να προσδιοριστεί 
το ποσό που δαπανάται δυνάμει συγκεκριμένου χρηματοπιστω -
τικού μέσου. Αντίστοιχα, το πεδίο «περιοχή που επωφελείται από 
τη δράση» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προσδιοριστεί το 
ποσό που έχει δαπανηθεί σε συγκεκριμένη χώρα.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)37
ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ
41.
Η πολυπλοκότητα της ενοποίησης χρηματοοικονομικών δεδομέ -
νων συνδέεται άμεσα με τη φύση των δράσεων της Επιτροπής 
στο πλαίσιο των εξωτερικών δράσεων παρά με τις αδυναμίες  
του συστήματος CRIS.
43.	Πρώτο 	σημείο
Τον Ιανουάριο του 2011 παρατηρήθηκε μη διαθεσιμότητα του 
CRIS για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο της μίας εβδομάδας λόγω 
της συγχώνευσης του EuropeAid και της Γ Δ Ανάπτυξης, καθώς και 
της σύστασης της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης 
(ΕΥΕΔ) και της Υπηρεσίας Μέσων Εξωτερικής Πολιτικής.
Τούτο ήταν, ωστόσο, μια εξαιρετική περίσταση. Σε γενικές γραμ -
μές η  Επιτροπή παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς περιπτώσεις μη 
διαθεσιμότητας του συστήματος. Το 2011, εκτός από την προα -
ναφερόμενη κατάσταση, το CRIS λειτούργησε κανονικά για διά -
στημα μεγαλύτερο του 99  % του χρόνου.
Δεδομένου ότι πρόκειται για εφαρμογή βασισμένη στο Διαδί -
κτυο, η  διαθεσιμότητα του συστήματος στις αντιπροσωπείες 
συνδέεται επίσης με τη διαθεσιμότητα σε άλλα τεχνικά στρώματα 
(δίκτυα, τοπικοί διακομιστές, κ.λπ.).
43.	Δεύτερο 	σημείο
Στις αρχές του 2011 καταβλήθηκαν σημαντικές προσπάθειες, οι 
οποίες θα επαναληφθούν, για την αντιμετώπιση των εν λόγω ανε -
παρκειών στον σχεδιασμό. Η  αναδιοργάνωση των καθηκόντων 
στήριξης βελτίωσε επίσης την ποιότητα των υπηρεσιών. Τούτο 
είχε ως συνέπεια τη διαρθρωτική μείωση του αριθμού των περι -
πτώσεων που καταχωρίστηκαν  το 2011 σε σύγκριση με  το 2010.
43.	Τρίτο 	σημείο
Η πολυπλοκότητα της κωδικοποίησης αντικατοπτρίζει τον σύν -
θετο χαρακτήρα και την ποικιλία των επιχειρησιακών διαδικασιών, 
καθώς και των ίδιων των κανονιστικών ρυθμίσεων.
Στο πολυσύνθετο αυτό επιχειρησιακό περιβάλλον, προστίθεται 
μέσω του CRIS μια ειδική κωδικοποίηση στους κωδικούς ταξι -
νόμησης που επιβάλλονται από το κεντρικό χρηματοοικονομικό 
σύστημα. Όταν προγραμματίζεται η  εξέταση της επιχειρησιακής 
λειτουργίας (π.χ. νέος δημοσιονομικός κανονισμός/κανόνες εφαρ -
μογής) θα καταβάλλεται ιδιαίτερη προσπάθεια για να διασφαλι -
στεί η  εναρμονισμένη διατομεακή εξέταση των εν λόγω «κύριων 
δεδομένων». Επιπλέον, κατά τα τελευταία έτη βελτιώθηκε σημα -
ντικά η  ροή των διαθέσιμων πληροφοριών (βάση γνώσεων, 
συστηματικές πληροφορίες για τη συμβατότητα, λογαριασμός 
Twitter του συστήματος CRIS, δίκτυα USM, κ.λπ.).49.
Ο στόχος των καταχωρήσεων συμφωνίας τιμολογίων είναι η  επι-
καιροποίηση των αναλωθέντων ποσών που αντιστοιχούν στις 
αποφάσεις (αναλήψεις υποχρεώσεων πρώτου επιπέδου) και τις 
συμβάσεις (αναλήψεις υποχρεώσεων δευτέρου επιπέδου) του 
CRIS κάθε φορά που η  επεξεργασία ορισμένων πράξεων δεν 
μπορεί να γίνει μέσω του CRIS λόγω λειτουργικών περιορισμών 
ή διότι η  εκτέλεση υλοποιείται από υπηρεσίες που δεν μπορούν 
να χρησιμοποιήσουν το CRIS. Λόγω του τεχνικού αυτού περιο -
ρισμού, η  επεξεργασία των εν λόγω πράξεων πρέπει να γίνεται 
άμεσα στο ABAC ή  με τη χρησιμοποίηση διαφορετικού τοπικού 
συστήματος. Τούτο έχει ως αποτέλεσμα να πρέπει να εφαρμοστεί 
στη συνέχεια διαδικασία συμφωνίας.
Στόχος της συμφωνίας αυτής δεν είναι να αναπαράγει όλες τις 
στατιστικές πληροφορίες οι οποίες θα μπορούσαν να έχουν ήδη 
ληφθεί από άλλες πηγές, αλλά απλά να αντιστοιχίσει τα ποσά του 
CRIS και του ABAC που αναλώθηκαν στο πλαίσιο των αντίστοιχων 
αναλήψεων υποχρεώσεων κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης περι -
όδου (συνήθως η  συνολική διάρκεια του δημοσιονομικού έτους).
Σε σύγκριση με τον συνολικό αριθμό των πράξεων των οποίων 
η διαχείριση γίνεται μέσω του CRIS, ο  αριθμός των περιπτώσεων 
στις οποίες χρειάζεται να εφαρμοστεί διαδικασία συμφωνίας είναι 
πολύ περιορισμένος. Ακόμη και στις περιπτώσεις αυτές, όλα τα 
στατιστικά στοιχεία που αφορούν τις αποφάσεις ή  τις συμβάσεις 
είναι διαρκώς διαθέσιμα ανά κωδικό χώρας. Ωστόσο, για τις περι -
πτώσεις αυτές, τα στατιστικά στοιχεία για τιμολόγια/πληρωμές ανά 
δικαιούχο χώρα πρέπει να λαμβάνονται άμεσα από την αποθήκη 
δεδομένων ABAC.
50.
Η επισύναψη εγγράφων σε καταχωρίσεις δεδομένων για συμ -
βάσεις και αποφάσεις είναι υποχρεωτική μετά από το έγγραφο 
οδηγιών της 8ης  Οκτωβρίου  2009. Το εν λόγω έγγραφο οδηγιών 
συμπληρώθηκε στη συνέχεια από διάφορες ειδικές εξελίξεις στο 
CRIS οι οποίες επέκτειναν τη δυνατότητα παγώματος της κύρωσης 
των πράξεων σε περίπτωση που τα απαιτούμενα έγγραφα δεν θα 
έχουν επισυναφθεί δεόντως σε αυτές. Οι νέες αυτές λειτουργίες 
τέθηκαν σε εφαρμογή τον Νοέμβριο του 2010.
51.
Από τον Σεπτέμβριο του 2011, οι καταχωρίσεις συμβάσεων που 
επεσήμανε το Συνέδριο συνδέονται πλέον αυτόματα με καταχώ -
ριση απόφασης χρηματοδότησης. Όσον αφορά τις καταχωρίσεις 
ελέγχων, οι περισσότερες υποθέσεις (96  %) είναι προγενέστερες 
του 2009, όταν παρεχόταν ακόμη δυνατότητα σε κάθε χρήστη να 
προβεί στο κλείσιμο καταχώρισης ελέγχου CRIS χωρίς να τη συν -
δέσει με ελεγχθείσα σύμβαση. Έκτοτε, εξαιρουμένων πολύ ειδικών 
περιπτώσεων, τούτο δεν επιτρέπεται πλέον από το σύστημα. Οι 
πολύ ειδικές αυτές περιπτώσεις (το υπόλοιπο 4  % των περιπτώ -
σεων που αναφέρονται από το Συνέδριο) περιλαμβάνουν ελέγχους 
κονδυλίων STABEX ( Σταθεροποίηση των εσόδων από τις εξαγωγές ) 
ή αξιολογήσεις συμμόρφωσης διεθνών οργανισμών, οι οποίοι εξ 
ορισμού δεν συνδέονται με οιαδήποτε ελεγχόμενη σύμβαση.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ38
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)52.
Μέχρι  το 2009, το CRIS χρησιμοποιήθηκε ως μία από τις πηγές 
πληροφοριών για υποβολή εκθέσεων της Επιτροπής Αναπτυξι -
ακής Βοήθειας (DAC) παρόλο που τα δεδομένα χρειάστηκε να 
υποστούν εκ νέου επεξεργασία και επαληθεύσεις διά χειρός πριν 
την υποβολή των εκθέσεων στον ΟΟΣΑ, για λόγους ποιότητας 
των δεδομένων.
Έκτοτε, έχουν καταβληθεί σημαντικές προσπάθειες για τη βελτί -
ωση της διαδικασίας κωδικοποίησης των εντύπων DAC, γεγονός 
που είχε ως συνέπεια σήμερα όλα τα έντυπα DAC να είναι δεό -
ντως συνδεδεμένα με όλες τις νέες καταχωρίσεις έργων. Όλα τα 
έργα υπόκεινται σε εκ των προτέρων επαλήθευση των κωδικών 
τομέα DAC, η  οποία πραγματοποιείται σε κεντρικό επίπεδο (θεώ -
ρηση RESPCAD).
Σύμφωνα με τα πιο πρόσφατα διαθέσιμα στατιστικά στοιχεία από 
το CRIS, τουλάχιστον το 84  % των έργων και το 95  % των συμβά -
σεων που χρονολογούνται από  το 2009 και εξής συνοδεύονται 
από έντυπο DAC, λαμβανομένου υπόψη του γεγονότος ότι το 
έντυπο DAC δεν χρησιμοποιείται από όλες τις ΓΔ που κάνουν 
χρήση του CRIS.
Επιπλέον, δρομολογήθηκε  το 2010 και θα εφαρμοστεί  το 2012 
άσκηση που αποσκοπεί στην επικαιροποίηση προγενέστερων 
δεδομένων για πράξεις που χρονολογούνται από  το 2003 και 
εξής (και εκκρεμούντα έργα προγενέστερα του 2003).
Πλαίσιο 	4	
Βλέπε απάντηση της Επιτροπής στο σημείο 52.
54.
Η επίσημη ορολογία της Επιτροπής για «εικονικές» καταχωρίσεις 
είναι καταχωρίσεις «τεχνικών αναλήψεων υποχρεώσεων». Για να 
αντιμετωπιστεί το εν λόγω πρόβλημα, δρομολογήθηκε  το 2010 
έργο με την ονομασία «έργο πολλαπλών αναλήψεων υποχρεώ -
σεων». Το έργο αυτό επιτρέπει να συνδέεται η  καταχώριση μιας 
και μόνο σύμβασης με πολλούς διαφορετικούς τύπους αναλή -
ψεων υποχρεώσεων στον προϋπολογισμό. Μόλις το εν λόγω έργο 
τεθεί πλήρως σε εφαρμογή, δεν θα πρέπει να διενεργείται πλέον 
καμία καταχώριση «τεχνικής ανάληψης υποχρέωσης». 
55.	Πρώτο 	σημείο
Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι οι καταχωρίσεις ελέγχων που αναφέ -
ρει το Συνέδριο θα έπρεπε να είχαν ήδη ολοκληρωθεί τη στιγμή 
που το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχο. Η  μη ολοκλήρωση 
οφείλεται εν μέρει σε ορισμένους «επιχειρησιακούς κανόνες» που 
εμποδίζουν τον τελικό χρήστη να δώσει την τελική του θεώρηση 
και να κλείσει με τον τρόπο αυτό η  καταχώριση. Από τότε, έχουν 
κλείσει περισσότερες από τις μισές από τις εν λόγω περιπτώσεις. 
Στην επόμενη μορφή της ενότητας ελέγχου CRIS, οι διαδικασίες 
που αφορούν το κλείσιμο των καταχωρίσεων ελέγχων θα απλου -
στευθούν και θα προσαρμοστούν, ώστε το κλείσιμο των καταχω -
ρίσεων να μπορεί να γίνει χωρίς καθυστερήσεις.55.	Δεύτερο 	σημείο
Από τις περιπτώσεις που επεσήμανε το Συνέδριο, περίπου το 
ένα τρίτο αφορά κανονικές καταστάσεις [συμβάσεις επιχορήγη -
σης που έχουν συναφθεί με ημερομηνία έναρξης δραστηριοτή -
των προγενέστερη της ημερομηνίας υπογραφής ή  παρεμβάσεις 
δημοσιονομικής στήριξης ή  άλλες τεχνικές αναλήψεις υποχρεώ -
σεων (καταχωρίσεις προτιμολογίων)] για τις οποίες η  ημερομη -
νία υπογραφής μπορεί να καταχωριστεί αλλά δεν είναι απαιτητή 
ή υποχρεωτική.
55.	Τρίτο 	σημείο
Η κατάσταση αυτή οφείλεται σε παράλειψη κατά τη φάση της 
ανάπτυξης η  οποία έχει προ πολλού αποκατασταθεί (η πιο 
πρόσφατη από τις αποφάσεις του δείγματος χρονολογείται 
από το 2005). Την περίοδο εκείνη, κατά την επανεξέταση μιας 
απόφασης δεν διαγραφόταν αυτόματα η  ημερομηνία λήξης.
Το ενδεχόμενο ενός τέτοιου σφάλματος είτε δεν υφίσταται πλέον 
λόγω των συνεχών βελτιώσεων που επήλθαν στο CRIS κατά τα 
τελευταία έτη, είτε αντιμετωπίζεται επί του παρόντος στα υπό εξέ -
λιξη έργα ανάπτυξης.
56.
Ενίοτε μπορούν να προκύψουν διαφορές στις καταχωρίσεις 
δεδομένων μεταξύ της αποθήκης δεδομένων ABAC (πηγή δεδο -
μένων: ABAC Workflow) και του CRIS οφειλόμενες σε παραλείψεις 
ή έκτακτες πράξεις που πραγματοποιούνται άμεσα στο ABAC, οι 
οποίες όμως εποπτεύονται και παρακολουθούνται με διαδικασίες 
διόρθωσης ή  συμφωνίας. Ο  τρόπος επεξεργασίας των χρηματο -
οικονομικών δεδομένων στο CRIS επικυρώνεται τακτικά από τον 
υπόλογο της Επιτροπής.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)39
ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ
57.
Όσον αφορά την καταχώριση τιμολογίων,  το 2012 θα δρομο -
λογηθεί έργο ΤΠ με στόχο την εξέταση όλων των δυνατοτήτων 
απλούστευσης της διαδικασίας κωδικοποίησης, ιδίως της κωδικο -
ποίησης ακαθάριστου ποσού για το οποίο απαιτείται πολύπλοκος 
υπολογισμός από τον υπεύθυνο καταχώρισης των δεδομένων.
Όσον αφορά τις επισυνάψεις των εκθέσεων ελέγχου, η  Επιτροπή 
έχει μειώσει προσφάτως σημαντικά τη μέση προθεσμία μεταξύ 
της παραλαβής της τελικής έκθεσης ελέγχου και της επισύνα -
ψής της σε έκθεση ελέγχου στο CRIS. Ωστόσο, η  ταχύτητα με 
την οποία καταχωρίζονται στο CRIS οι εκθέσεις ελέγχου δεν έχει 
καμία λογιστική επίπτωση, ενώ οι επιπτώσεις της στη διαχείριση 
των πληροφοριών είναι περιορισμένες, υπό την προϋπόθεση ότι 
οι καταχωρίσεις αυτές πραγματοποιούνται εγκαίρως για τους 
απαιτούμενους σκοπούς υποβολής εκθέσεων.
60.
Το γεγονός ότι, σε γενικότερο επίπεδο, οι ευθύνες για τη διαχεί -
ριση του CRIS δεν ήταν σαφώς καθορισμένες, θα αντιμετωπιστεί 
με τον διορισμό υπεύθυνου ασφάλειας πληροφοριών σε τοπικό 
επίπεδο ειδικά για το CRIS.
61.
Η Γενική Διεύθυνση Πληροφορικής (ΓΔ DIGIT) υπέγραψε μνη -
μόνιο συμφωνίας για το κάθε σύστημα πληροφοριών του 
EuropeAid. Ένα εκ των μνημονίων αφορά το CRIS. Εξάλλου, το 
CRIS χαρακτηρίστηκε ως «κρίσιμης» σημασίας και για τον λόγο 
αυτό η  Γ Δ DIGIT δημιούργησε εφεδρικό σύστημα.
62.
Το CRIS επικυρώνεται σε τακτά διαστήματα από τον υπόλογο της 
Επιτροπής ως τοπικό σύστημα· η  τελευταία επικύρωση πραγμα -
τοποιήθηκε τον Δεκέμβριο του 2011. Στο μέλλον αναμένεται να 
βελτιωθούν οι εσωτερικές διαδικασίες σχετικά με την έγκαιρη κοι -
νοποίηση στον υπόλογο της Επιτροπής σημαντικών αλλαγών που 
επιφέρονται στο CRIS.
65.
Στο πλαίσιο της διαδικασίας πρόσβασης στο CRIS χρησιμοποι -
ούνται τόσο το σύστημα επαλήθευσης ταυτότητας με ECAS όσο 
και σύστημα έγκρισης που βασίζεται στην ιδιότητα μέλους του 
«Commission Enterprise Directory».
Όλες οι άλλες χορηγήσεις δικαιώματος πρόσβασης παρέχονται 
βάσει σαφώς καθορισμένων διαδικασιών χορήγησης πρόσβα -
σης, σύμφωνα με τις οποίες απαιτούνται κατάλληλες εγκρίσεις και 
θεωρήσεις.66.
Η Επιτροπή θα λάβει υπόψη την παρατήρηση αυτή στο πλαίσιο 
των πολυετών εργασιών αναδιάρθρωσης του CRIS και θα επανε -
ξετάσει τους κανόνες ασφαλείας  το 2014, ιδίως μέσω του έργου 
διαχείρισης ασφάλειας για εξωτερικούς και εσωτερικούς χρήστες 
του συστήματος.
67.
Για τη διασφάλιση της ποιότητας των δεδομένων πρέπει να τεθεί 
σε ισχύ διαδικασία διόρθωσης δεδομένων όταν υπάρχει επίσημη 
κοινοποίηση για ύπαρξη εσφαλμένων δεδομένων. Τροποποιήσεις 
του είδους αυτού λαμβάνουν χώρα μόνο σε περίπτωση που οι 
απαιτούμενες διορθώσεις δεδομένων πραγματοποιούνται από 
τη μονάδα ΤΠ, κατόπιν ανεπάρκειας στο CRIS ή  εκ των υστέ -
ρων επεξεργασία. Οι τροποποιήσεις εφαρμόζονται από ομάδες 
στήριξης, ανάπτυξης ή  ποιότητας δεδομένων. Έχουν θεσπιστεί 
διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι τέτοιες ενέργειες δρομολογού -
νται μετά από υποβολή αίτησης η  οποία επικυρώνεται από τον 
υπεύθυνο διαχείρισης (business manager) της σχετικής ενότητας. 
Οι τροποποιήσεις εκτελούνται κατά πρώτο λόγο σε περιβάλλον 
προπαραγωγής, στη συνέχεια επικυρώνονται από τον υπεύθυνο 
διαχείρισης, και τίθενται τελικά στην παραγωγή.
69.
Οι δύο ενότητες που εντοπίστηκαν από το Συνέδριο και για τις 
οποίες έλειπε το γλωσσάριο δεδομένων είναι:
 — η ενότητα αξιολόγησης, η  οποία θα αντικατασταθεί από την 
ενότητα αξιολόγησης της διαχείρισης κύκλου σχεδίων (ΔΚΣ) 
(βλέπε επίσης απάντηση στο πλαίσιο 1),
 — η ενότητα παρακολούθησης, που είναι προσανατολι -
σμένη στα αποτελέσματα (ROM) η  οποία θα καταργηθεί 
σταδιακά  το 2012.
70.
Η Επιτροπή θα βελτιώσει την τεκμηρίωση στο πλαίσιο των υπό 
εξέλιξη πολυετών εργασιών αναδιάρθρωσης του CRIS.
71.
Στις τρεις περιπτώσεις όπου το εγχειρίδιο χρήστη ήταν παρωχη -
μένο, η  κατάσταση έχει στο μεταξύ βελτιωθεί:
 — το εγχειρίδιο ελέγχου επικαιροποιήθηκε τον Σεπτέμβριο 
του 2011·
 — το εγχειρίδιο δημοσιονομικών προβλέψεων επικαιροποιήθη -
κε τον Δεκέμβριο του 2011· και
 — το εγχειρίδιο του εντύπου νομικής οντότητας (LEF) θα 
επικαιροποιηθεί  το 2012.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ40
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)72.
Η ανασύσταση του ιστορικού τροποποίησης των δεδομένων 
είναι δυνατή στο σύστημα σε δύο διαφορετικά επίπεδα:
 οσε τεχνικό επίπεδο υπάρχει πράγματι σύστημα διαδρομής 
ελέγχου στο οποίο έχει πρόσβαση μόνο το προσωπικό ΤΠ 
που είναι ήδη εξοικειωμένο με πολυσύνθετες διεργασίες 
συντήρησης·
 οστο λειτουργικό επίπεδο, όλοι οι χρήστες δύνανται:
 — να πληροφορηθούν πώς μεταβλήθηκαν τα δεδομένα ανατρέ -
χοντας στις πληροφορίες που παρέχονται στις προσθήκες επί 
των σχετικών καταχωρίσεων, και
 — να αποκτήσουν εικόνα των αναφορών σε ενδεχόμενες δι -
ορθώσεις που πραγματοποιούνται από υπηρεσίες ΤΠ επί 
των σχετικών πράξεων όπως εξηγείται στο πρώτο σημείο. 
Οι αναφορές αυτές θα τους επιτρέψουν με τη σειρά τους να 
έχουν πρόσβαση στην αντίστοιχη τεκμηρίωση για τις εν λόγω 
διορθώσεις (π.χ. έκθεση καθαρισμού δεδομένων).
74.
Τα βιογραφικά σημειώματα και τα λοιπά δεδομένα προσωπικού 
χαρακτήρα που επισυνάπτονται σε καταχωρίσεις του CRIS απο -
τελούν παραρτήματα των συμβάσεων και ως εκ τούτου ενσωμα -
τώνονται εμμέσως στην κοινοποίηση του υπεύθυνου προστασίας 
δεδομένων DPO-752 για το CRIS («Tο CRIS διαθέτει επίσης δυνα -
τότητες αποθήκευσης δικαιολογητικών εγγράφων. Τα έγγραφα 
που αποθηκεύονται από το CRIS είναι κυρίως συμβάσεις και 
τιμολόγια.»). Ωστόσο, η  παρουσία προσωπικών δεδομένων στα 
εν λόγω έγγραφα δεν αναφέρεται ρητά στην κοινοποίηση. Θα 
πρέπει να υπογραμμιστεί ότι τα δικαιολογητικά έγγραφα αποτε -
λούν αντικείμενο «παθητικής» αποθήκευσης χωρίς να υφίστανται 
οιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία στο πλαίσιο της εφαρμογής. 
Κατά συνέπεια, δεν περιλαμβάνουν δεδομένα δυνάμενα να ανα -
ζητηθούν, δηλαδή, δεν είναι δυνατόν να γίνει αναζήτηση στο CRIS 
με βάση το όνομα συγκεκριμένου προσώπου που εμφανίζεται σε 
προσάρτημα.ΣΥΜΠ ΈΡΑΣΜΑΤΑ	ΚΑ Ί	ΣΥΣΤΑΣ ΈΊΣ
75.
Το CRIS είναι ένα από τα πολλά τοπικά συστήματα σε επίπεδο Επι -
τροπής και, ως τέτοιο, στηρίζει τις ειδικές επιχειρησιακές ανάγκες 
των ΓΔ που το χρησιμοποιούν. Εξάλλου, δεδομένου ότι στηρί -
ζει και χρηματοοικονομικές λειτουργίες, διαθέτει διεπαφή με το 
κεντρικό λογιστικό σύστημα της Επιτροπής.
Από την έναρξη εφαρμογής του CRIS  το 2002, η  Επιτροπή έχει 
προβεί σε σημαντικές βελτιώσεις του συστήματος. Για παρά -
δειγμα, όσον αφορά την κωδικοποίηση των δεδομένων, η  Επι-
τροπή θέσπισε σε γενικό επίπεδο κοινές ταξινομήσεις. Οι τελευ -
ταίες δεν έχουν ακόμη ενοποιηθεί εξ ολοκλήρου, λόγω της 
περιπλοκότητας της ενσωμάτωσης που οφείλεται στο ότι προϋ -
πήρχε η  βάση δεδομένων CRIS για τις συμβάσεις. Στον εν λόγω 
τομέα έχουν ωστόσο ήδη καταβληθεί κατά τα προηγούμενα έτη 
σημαντικές προσπάθειες μέσω της σύστασης, για παράδειγμα, 
διοργανικής ομάδας εργασίας CRIS/ABAC για τις συμβάσεις.
Όσον αφορά την ακεραιότητα των δεδομένων, έχουν θεσπι -
στεί διαδικασίες παρακολούθησης οι οποίες συνοδεύονται από 
μετεπεξεργασία και την εφαρμογή/βελτίωση των επιχειρηματι -
κών κανόνων στο σύστημα. Εξάλλου, στο CRIS έχουν καθοριστεί 
αρμοδιότητες όσον αφορά τους κώδικες δεδομένων και εφαρ -
μόζονται τεχνικές βελτιώσεις μέσω του πολυετούς έργου που θα 
ολοκληρωθεί μέχρι τα τέλη του 2014.
76.
Η Επιτροπή έχει ξεκινήσει διαδικασία εξορθολογισμού του περι -
βάλλοντος ΤΠ και, στο πλαίσιο αυτό, κύριος στόχος είναι η  απο-
φυγή της κάλυψης ταυτόσημων ή  παρόμοιων διαδικασιών από 
πολλά διαφορετικά συστήματα, καθώς και η  ένταξη των ειδικών 
αναγκών των Γ Δ σε λύσεις στο επίπεδο του θεσμικού οργάνου.
Όσον αφορά τις δημοσιονομικές και λογιστικές πτυχές, η  εν λόγω 
διαδικασία εξορθολογισμού θα οδηγήσει στην άμεση χρησιμο -
ποίηση λειτουργιών του ABAC από το CRIS μέσω διαδικτυακών 
υπηρεσιών ABAC.
Σύσταση 	1
Το CRIS είναι το σύστημα διαχείρισης πληροφοριών των Γενικών 
Διευθύνσεων Εξωτερικών Σχέσεων της Επιτροπής. Πρόκειται για 
ολοκληρωμένο σύστημα που περιλαμβάνει άμεση διεπαφή με το 
σύστημα λογιστικής της Επιτροπής (ABAC), το οποίο εξορθολο -
γίζει με τον τρόπο αυτό τον αριθμό των εργαλείων που χρησι -
μοποιεί στην καθημερινή του εργασία το προσωπικό του τομέα 
της εξωτερικής συνεργασίας. Οι στόχοι του CRIS προσδιορίζονται 
στο έγγραφο «Stratégie des systèmes d’information de la DG 
EuropeAid jusque 2016» τον Δεκέμβριο του 2011.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)41
ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ
Στο πλαίσιο της διαδικασίας εξορθολογισμού του περιβάλλοντος 
ΤΠ, η  Επιτροπή εργάζεται επί του παρόντος για την καλύτερη 
ενσωμάτωση όλων των συστημάτων της. Ο  στόχος του περιο -
ρισμού της επανάληψης λειτουργιών του ABAC θα επιτευχθεί με 
την άμεση χρησιμοποίηση λειτουργιών ABAC από το CRIS μέσω 
διαδικτυακών υπηρεσιών ABAC. Το EuropeAid αποτελεί μέρος 
πιλοτικού έργου που δρομολογήθηκε για τον σκοπό αυτό στην 
Επιτροπή. Το EuropeAid αποτελεί μέρος πιλοτικού έργου που 
δρομολογήθηκε για τον σκοπό αυτό στην Επιτροπή.
78.
Η πολυπλοκότητα της ενοποίησης οφείλεται στη μεγάλη ποικι -
λία προγραμμάτων και διαδικασιών που εφαρμόζει η  Επιτροπή 
στο πλαίσιο των εξωτερικών δράσεων και δεν μπορεί αυτομάτως 
να καταλογιστεί στο CRIS. Πράγματι, όσον αφορά το παράδειγμα 
που παρέθεσε το Συνέδριο, η  εξωτερική βοήθεια μπορεί να κατα -
λογίζεται συνολικά σε μια δικαιούχο περιοχή που καλύπτει πολλές 
χώρες.
Ωστόσο, εξαιρουμένων των περιπτώσεων αυτών, η  Επιτροπή 
είναι σε θέση να παρέχει, μέσω του CRIS, αξιόπιστες συγκεντρω -
τικές πληροφορίες ανά χώρα, χρηματοπιστωτικό μέσο και τομέα 
πολιτικής.
79.
Διαπιστώνονται ορισμένες καθυστερήσεις στην καταχώριση 
δεδομένων και λείπουν ορισμένα έγγραφα που θα έπρεπε να 
έχουν επισυναφθεί στο CRIS, αλλά δεν λείπουν από το CRIS χρη -
ματοοικονομικές ή/και λοιπές σημαντικές πληροφορίες. Καταβάλ -
λονται προσπάθειες για να μειωθεί η  χρονική περίοδος εντός της 
οποίας κοινοποιούνται στο CRIS οι πληροφορίες. Επιπλέον, όσον 
αφορά γενικά ζητήματα ακεραιότητας δεδομένων, έχει συντελε -
στεί σημαντική πρόοδος κατά τα τελευταία τρία έτη:
 — Οι κύριοι των δεδομένων ορίστηκαν ως υπεύθυνοι για τα 
σχετικά δεδομένα.
 — Δημιουργήθηκε ομάδα ποιότητας δεδομένων η  οποία υλο -
ποιεί δράσεις παρακολούθησης και εφαρμόζει διορθωτικά 
μέτρα.
 — Τέθηκε σε εφαρμογή διακυβέρνηση ποιότητας δεδομένων.
Σύσταση 	2
Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει τις προσπάθειες που καταβάλλει 
για την παρακολούθηση των δεδομένων και τη βελτίωση των δια -
δικασιών επικύρωσής τους στο CRIS. Στον εν λόγω τομέα έχουν 
ήδη ληφθεί διάφορα μέτρα, όπως για παράδειγμα ο  ορισμός 
των κυρίων των δεδομένων από τις αρχές του 2009 με στόχο τη 
διαχείριση των κωδικών των δεδομένων και τον καθορισμό των 
προς εφαρμογή προτύπων.80.
Δεδομένου ότι πρόκειται για εφαρμογή που βασίζεται στο δια -
δίκτυο, η  διαθεσιμότητα του συστήματος στις αντιπροσωπείες 
εξαρτάται κατά πρώτο λόγο από τη διαθεσιμότητα άλλων τεχνι -
κών στρωμάτων (δικτύων, τοπικών διακομιστών, κ.λπ.). Ορισμένα 
εξ αυτών δεν υπάγονται στην αρμοδιότητα της Επιτροπής, όπως 
για παράδειγμα το δίκτυο που διαχειρίζεται η  ΕΥΕΔ. Όσον αφορά 
την εφαρμογή και τους διακομιστές της βάσης δεδομένων, η  Επι-
τροπή διαπίστωσε υψηλό επίπεδο διαθεσιμότητας του συστήμα -
τος. Για παράδειγμα, κατά  το 2011, εκτός από περίοδο μη διαθεσι -
μότητας του CRIS που ξεπέρασε τη μία εβδομάδα και οφειλόταν 
στη συγχώνευση του EuropeAid και της ΓΔ Ανάπτυξης, καθώς 
και στη σύσταση της ΕΥΕΔ και των μέσων εξωτερικής πολιτικής, 
η διάρκεια της λειτουργίας του CRIS ξεπέρασε σε ποσοστό το 
99 % του χρόνου.
Η ελαχιστοποίηση των αδυναμιών του συστήματος τόσο σε 
γενικό επίπεδο (σύστημα) όσο και σε τοπικό επίπεδο (συναλλα -
γές), αποτελεί διαρκή μέριμνα της Επιτροπής. Η  συνολική διακυ -
βέρνηση που έχει πλέον τεθεί σε εφαρμογή οδηγεί στην έγκαιρη 
ανίχνευση/διόρθωση των ανασταλτικών αδυναμιών. Έχουν 
επίσης ληφθεί διάφορα μέτρα για τη βελτίωση της ποιότητας 
των παραδοτέων, μεταξύ των οποίων ο  έλεγχος των κωδικών, 
η τεχνική και λειτουργική ανάλυση πριν την εφαρμογή και η  διε-
νέργεια δοκιμών.
Η κοινοποίηση κωδικών δεδομένων έχει εξορθολογιστεί με τη 
χρησιμοποίηση της βάσης γνώσεων του CRIS και έχει βελτιω -
θεί, μεταξύ άλλων, με τη συστηματική προετοιμασία σημειώ -
σεων σε εβδομαδιαία βάση και την τακτική επικαιροποίηση των 
εγχειριδίων.
Σύσταση 	3
Η πολυπλοκότητα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος και η  ποι-
κιλία ρόλων και αρμοδιοτήτων των χρηστών καθιστούν, αναπό -
φευκτα, εν μέρει πολύπλοκο ένα τέτοιο ολοκληρωμένο σύστημα. 
Ωστόσο η  Επιτροπή κάνει δεκτή τη συγκεκριμένη σύσταση. 
Η βελτίωση της χρηστικότητας συνιστά κύριο στόχο, μεταξύ 
άλλων, στα ακόλουθα έργα:
 — στο έργο πολλαπλών αναλήψεων υποχρεώσεων στις ενότητες 
για τις συμβάσεις και τις αποφάσεις,
 — στο έργο εξορθολογισμού της τιμολόγησης, και
 — στον επανασχεδιασμό της ενότητας ελέγχου.
Ειδική έκθεση αριθ. 5/2012 – Κοινό σύστημα πληροφόρησης εξωτερικών σχέσεων (CRIS)ΑΠΑΝΤ ΗΣΕΙΣ  
ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ42
81.
Το ζήτημα της ανεπαρκούς ασφάλειας του συστήματος θα αντι -
μετωπιστεί με τον διορισμό τοπικού υπεύθυνου ασφάλειας πλη -
ροφοριών για το CRIS. Για τη διασφάλιση του εμπιστευτικού χαρα -
κτήρα, η  Επιτροπή προσδιόρισε ρητά διαδικασίες έγκρισης της 
πρόσβασης. Επιπλέον, είναι περιορισμένη στο CRIS η  πρόσβαση 
σε δεδομένα που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικά. Η  βελτί -
ωση της διαχείρισης των δικαιωμάτων του εξωτερικού χρήστη 
θα εξεταστεί τα επόμενα έτη μέσω ειδικού έργου που θα ολο -
κληρωθεί μέχρι  το 2014. Όσον αφορά τα δεδομένα προσωπικού 
χαρακτήρα στο CRIS, η  Επιτροπή εφαρμόζει τους κανόνες που 
προβλέπει ο  κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001, καθώς και τις διαδι -
κασίες που κοινοποιήθηκαν και επικυρώθηκαν από τον υπεύθυνο 
προστασίας δεδομένων της Επιτροπής.
Σύσταση 	4
Κατά τη διάρκεια του 2012 θα ξεκινήσει συνολική εκτίμηση κιν -
δύνου ΤΠ και η  Επιτροπή θα ορίσει τοπικό υπεύθυνο ασφάλειας 
πληροφοριών για το CRIS.
Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριo
Έιδική	έκθεση	αριθ.	5/2012
Κοινό	σύστημα	πληροφόρησης	εξωτερικών	σχέσεων	(CRIS)
Λουξεμβούργο: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης
2012 — 42 σ. — 21 × 29,7 cm
ISBN 978-92-9237-602-4
doi:10.2865/9511

ΠΩΣ	ΘΑ	ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕ ΊΤΕ	ΕΚΔΟΣΕ ΊΣ	ΤΗΣ	ΕΕ
Δωρεάν	 εκδόσεις:
• από EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)·
•  από τα γραφεία εκπροσώπησης ή τις αντιπροσωπείες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 
Στοιχεία επικοινωνίας θα βρείτε στο διαδίκτυο (http://ec.europa.eu) ή θα τα ζητήσετε 
με φαξ στον αριθμό +352 2929-42758.
Εκδόσεις	 επί	πληρωμή:
• από EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Συνδρομές	 επί	πληρωμή	 (π.χ.	 ετήσιες	 σειρές	 της	Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης ,	
συλλογές	 της	νομολογίας	 του	Δικαστηρίου	 της	Ευρωπαϊκής	 Ένωσης):
•  μέσω των εμπορικών αντιπροσώπων της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης 
(http://publications.europa.eu/others/agents/index_el.htm).
QJ-AB-12-004-EL-C
ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO
ΤΟ CRIS Ε ΙΝΑΙ ΤΟ Σ ΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦ ΟΡΗΣΗΣ ΠΟΥ ΔΗΜΙΟ ΥΡΓΗΣΕ Η ΕΠΙΤΡΟ -
ΠΗ ΠΡΟΚΕΙΜ ΕΝΟΥ ΝΑ ΥΠΟΣΤΗΡ ΙΞΕΙ ΤΗ ΔΙΑΧΕ ΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚ ΩΝ ΔΡ Α-
ΣΕΩΝ. ΤΟ CRIS ΠΑΡ ΕΧΕΙ ΤΗ ΔΥΝΑΤ ΟΤΗΤΑ ΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛ ΗΛΟΥΣ ΤΗΣ 
ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ ΠΟΥ ΕΜΠΛ ΕΚΟΝΤΑΙ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕ ΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚ ΩΝ ΔΡ ΑΣΕΩΝ 
ΝΑ ΕΡΓ ΑΖΟΝΤΑΙ ΣΕ ΚΟΙΝ Η ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ. ΠΑΡ ΕΧΕΙ ΔΕΔΟΜ ΕΝΑ ΠΟΥ ΑΦΟ -
ΡΟΥΝ ΤΑ ΔΙ ΑΦΟΡΑ ΣΤ ΑΔΙΑ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕ ΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΡΟΦΟΔΟΤΕ Ι ΜΕ ΧΡΗΜΑΤΟ -
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚ Α ΔΕΔΟΜ ΕΝΑ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚ Ο ΣΥΣΤΗΜΑ ABAC ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ. ΤΟ 
ΣΥΝ ΕΔΡΙΟ ΔΙΑΠ ΙΣΤΩΣΕ ΟΤΙ ΤΟ CRIS ΑΝΤΑΠΟΚΡ ΙΝΕΤΑΙ ΩΣ ΕΠ Ι ΤΟ ΠΛΕ ΙΣΤΟΝ 
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚ Α ΣΤΙΣ ΑΝ ΑΓΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦ ΟΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ ΣΤΟΝ 
ΤΟΜ ΕΑ ΤΩΝ ΕΞΩΤΕΡΙΚ ΩΝ ΔΡ ΑΣΕΩΝ. ΩΣΤ ΟΣΟ, ΕΠΕΙΤΑ ΑΠ Ο ΔΕΚΑ ΧΡ ΟΝΙΑ ΑΝ Α-
ΠΤΥΞΗΣ, ΤΟ CRIS ΕΞΑΚΟΛΟΥΘΕ Ι ΝΑ ΠΑΡΟΥΣΙ ΑΖΕΙ ΣΥΝΕΧΙΖ ΟΜΕΝΕΣ ΕΛΛΕ Ι-
ΨΕΙΣ. ΑΥΤ ΕΣ ΑΦΟΡΟ ΥΝ ΕΙΔΙΚ ΟΤΕΡΑ ΤΟΝ ΚΑΘΟΡΙΣΜ Ο ΤΟΥ Ρ ΟΛΟΥ ΤΟΥ CRIS 
ΣΕ ΣΧ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚ Ο ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠ ΗΣ, ΑΔΥΝΑΜ ΙΕΣ ΣΤΗΝ 
ΚΩΔΙΚΟΠΟ ΙΗΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ, ΕΛΛΙΠ Η ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚ ΟΤΗΤΑ ΟΣΟΝ 
ΑΦΟΡ Α ΤΗ ΔΙΑΣΦ ΑΛΙΣΗ ΤΗΣ ΑΚΕΡΑΙ ΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ ΚΑΙ, ΓΕΝΙΚ Ο-
ΤΕΡΑ, ΑΝΕΠΑΡΚ Η ΑΣΦ ΑΛΕΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤ ΗΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜ ΕΝΩΝ ΤΟΥ.