Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις και τη διαχείριση του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(2001/C 372/07)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Συμβούλιο και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75(1) του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93(2) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 1 παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93(3) του Συμβουλίου, για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76(4) του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου του Ιδρύματος. Στο πλαίσιο της ευθύνης αυτής εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(5) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, που προβλέπει το άρθρο 1 παράγραφοι 52, 54 και 55 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου, για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76 του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΘΗΚΩΝ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΔΟΥΒΛΙΝΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Ο προϋπολογισμός για το 2000 ανήλθε σε 15 εκατομμύρια ευρώ, έναντι 14,8 εκατομμυρίων ευρώ το 1999, το οποίο σημαίνει αύξηση κατά 1,4 %. Από το σύνολο αυτό, αναλήφθηκαν δαπάνες ύψους 14,4 εκατομμυρίων ευρώ, εκ των οποίων 3,6 εκατομμύρια ευρώ μεταφέρθηκαν στο οικονομικό έτος 2001 και ποσό 0,5 εκατομμυρίων ευρώ ακυρώθηκε. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού για το 2000 εμφαίνεται στον πίνακα 1.

6. Κατά το 2000, το Ίδρυμα προέβη και πάλι σε εκτεταμένες μεταφορές πιστώσεων. Αδιαμφισβήτητα το μεγαλύτερο μέρος αφορούσε τον τίτλο III, με 3,2 εκατομμύρια ευρώ ή συνολικές μεταφορές του 89 % του όλου ποσού. Όπως συνέβη και κατά το προηγηθέν έτος σχετικά με τον τίτλο III, οι μεταφερθείσες πιστώσεις ήταν πλεονασματικές σε σχέση με τις δημοσιονομικές πληρωμές για το υπό εξέταση έτος.

7. Για ορισμένα κονδύλια του προϋπολογισμού (για παράδειγμα, 1400 κυλικείο, 2200 προμήθειες τεχνικού εξοπλισμού), οι ακυρώσεις πιστώσεων που διενεργήθηκαν στο τέλος του έτους υπερβαίνουν στην πραγματικότητα τα ποσά που είχαν μεταφερθεί σε αυτά τα κονδύλια. Το Ίδρυμα πρέπει να επιδιώξει την ελαχιστοποίηση της ακύρωσης πιστώσεων, και ιδίως σε περιπτώσεις όπως αυτές.

8. Ο συνεχιζόμενος υψηλός βαθμός υποαπορρόφησης των πιστώσεων του οικονομικού έτους σε συνδυασμό με τις εκτεταμένες μεταφορές αποτελεί στοιχείο ενδεικτικό των ανεπαρκειών στην παρακολούθηση του ετήσιου προγράμματος του Ιδρύματος. Η κατάσταση αυτή βελτιώθηκε ελάχιστα σε σύγκριση με το προηγούμενο έτος.

Οικονομικές καταστάσεις και λογιστική

9. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

Παρακολούθηση προγενέστερων παρατηρήσεων

Συστήματα λογιστικής του προϋπολογισμού και γενικής λογιστικής

10. Το Συνέδριο αναφέρθηκε στις αδυναμίες των λογιστικών συστημάτων του Ιδρύματος στην ετήσια έκθεση του 1999(6) σχετικά με το Ίδρυμα. Το 2000 αυτό το κενό εξακολουθεί να υπάρχει. Το σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού SI2 τέθηκε υπό δοκιμή, αλλά και τούτο έγινε μόνον εν μέρει.

11. Η γενική λογιστική ετηρείτο πάντοτε με τη βοήθεια πινακοποιητή, με όλους τους κινδύνους που αυτό συνεπάγεται. Το σχέδιο για την εγκατάσταση του συστήματος γενικής λογιστικής SAGE το 2000 ματαιώθηκε αναγκαστικά, λόγω του ότι στάθηκε αδύνατον να εξασφαλιστεί η ηλεκτρονική διαχείριση των τραπεζικών πληρωμών. Το σύστημα που επελέγη σε αντικατάσταση του προαναφερθέντος δεν λειτουργούσε ακόμη τον Απρίλιο του 2001.

12. Η παρακολούθηση της εκτέλεσης του προγράμματος δραστηριοτήτων του Ιδρύματος και της χρηματοδοτικής εκτέλεσης των σχεδίων αντιμετώπισε προβλήματα καθ' όλη τη διάρκεια του έτους λόγω του ότι ήταν αδύνατον να τηρηθεί λογιστική των χρηματοδοτικών δεδομένων για κάθε σχέδιο χωριστά.

Πάγιες προκαταβολές

13. Κατά το 2000 το Ίδρυμα εξακολούθησε να χρησιμοποιεί σε υπερβολικό βαθμό τις πάγιες προκαταβολές. Οι πληρωμές αντιπροσώπευαν το 18 % του συνόλου των πληρωμών κατά το 2000 (το αντίστοιχο ποσοστό για το 1999 ήταν 20 %). Από το συνολικό ποσό των πάγιων προκαταβολών που πραγματοποιήθηκαν, ένα εκατομμύριο ευρώ αφορούσε το προσωπικό, ποσό 0,7 εκατομμυρίων ευρώ αφορούσε τις διοικητικές δαπάνες και ποσό 0,9 εκατομμυρίων ευρώ αφορούσε τις επιχειρησιακές δαπάνες. Ένας λόγος για τη συχνή χρήση των πάγιων προκαταβολών φαίνεται ότι είναι η βραδύτητα των συνήθων διαδικασιών πληρωμής. Ωστόσο, το Ίδρυμα πρέπει να λάβει μέτρα για την αντιμετώπιση του θέματος και να μην καταφεύγει στις πάγιες προκαταβολές, οι οποίες πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνον σε εξαιρετικές περιπτώσεις.

Διαχείριση των ανθρώπινων πόρων

Πολιτική σε θέματα προσωπικού

14. Το Ίδρυμα συστάθηκε με τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1975 και διαθέτει δικό του κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης για τους υπαλλήλους του. Ο διευθυντής είναι η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή (ΑΔΑ) και τούτο ισχύει για το σύνολο του προσωπικού του Ιδρύματος.

15. Μολονότι το προσωπικό του Ιδρύματος δεν έχει την ιδιότητα του μόνιμου υπαλλήλου, οι διατάξεις του δικού του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης προβλέπουν συμβάσεις αορίστου χρόνου, όπως αυτές που έχουν υπογράψει οι περισσότεροι υπάλληλοι του Ιδρύματος (88 %).

Διαδικασίες πρόσληψης

16. Το άρθρο 3 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων του Ιδρύματος ορίζει ότι η πλήρωση κάθε κενής θέσης πρέπει να γίνεται με προκήρυξη που θα "δημοσιεύεται δεόντως". Στην πράξη, το Ίδρυμα εφαρμόζει την εξωτερική διαδικασία πρόσληψης με ευρεία διάδοση των "προκηρύξεων διαγωνισμών" (δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα).

17. Για κάθε διαδικασία πρόσληψης, η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή ορίζει επιτροπή επιλογής η οποία καταρτίζει τον πίνακα επιτυχόντων. Στο παρελθόν οι εν λόγω πίνακες δεν καταρτίζονταν κατά σειρά επιτυχίας των υποψηφίων και, υπό αυτές τις συνθήκες, είναι δύσκολο να αξιολογηθούν τα κριτήρια που ορίζονταν για τις προσλήψεις. Προκειμένου να εξασφαλιστεί μεγαλύτερη διαφάνεια, ο πίνακας των επιτυχόντων πρέπει να καταρτίζεται συστηματικά κατά σειρά επιτυχίας και, όταν διενεργείται πρόσληψη, η μη τήρηση αυτής της σειράς πρέπει να συνοδεύεται από σχετικό αιτιολογικό σημείωμα.

Αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού

18. Από το 1997, το Ίδρυμα δεν έχει προβεί σε βαθμολόγηση του προσωπικού, η οποία πρέπει να διενεργείται τουλάχιστον ανά διετία, και δεν έχει ακόμη εκπονήσει "οδηγό για τη σύνταξη των περιοδικών εκθέσεων κρίσης". Η ανάλυση των φακέλων έξι υπαλλήλων έδειξε ότι, σε πολλές περιπτώσεις, δεν υπήρχαν εκθέσεις κρίσης για τα προηγούμενα έτη. Υπό αυτές τις συνθήκες, οι προαγωγές των ετών 1999 και 2000 πραγματοποιήθηκαν χωρίς να ληφθεί υπόψη αυτό το ουσιώδες στοιχείο για τη σύγκριση της ικανότητας των υπαλλήλων.

Περιγραφή των καθηκόντων

19. Όπως προβλέπει το άρθρο 43α του δημοσιονομικού κανονισμού του Ιδρύματος(7), καταρτίστηκε πίνακας των θέσεων εργασίας που περιλαμβάνει περιγραφή των καθηκόντων μόνον για τις θέσεις της κατηγορίας Α. Η τελευταία έκδοση του πίνακα δεν ήταν ενημερωμένη και επαναλάμβανε την περιγραφή των καθηκόντων που δημοσιεύθηκε στις ανακοινώσεις κενών θέσεων.

Τήρηση των φακέλων του προσωπικού

20. Η οργάνωση και η τεκμηρίωση του προσωπικού φακέλου των υπαλλήλων χαρακτηρίζεται από μεγάλη ανισότητα, μολονότι οι φάκελοι των υπαλλήλων που προσελήφθησαν πιο πρόσφατα είναι πληρέστεροι και καλύτερα οργανωμένοι. Κανένας από τους οκτώ φακέλους που εξετάστηκαν δεν ήταν πλήρης. Τα έγγραφα όπου καταγράφεται η σταδιοδρομία του υπαλλήλου απουσιάζουν επίσης από τους περισσότερους φακέλους.

Εξέλιξη του προσωπικού και της δραστηριότητας του Ιδρύματος

21. Ο πίνακας του προσωπικού του Ιδρύματος περιλαμβάνει μόνον υπαλλήλους με σύμβαση αορίστου χρόνου (έκτακτοι υπάλληλοι). Η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή καθορίζει κάθε έτος, και ταυτόχρονα με τη σύνταξη του προϋπολογισμού, τον αριθμό των θέσεων που πρόκειται να καλυφθούν. Επιπλέον, βάσει του προϋπολογισμού μπορούν να διατεθούν πιστώσεις για την πρόσληψη αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων (ΑΕΕ).

22. Στον πίνακα 4 εμφαίνεται η εξέλιξη του αριθμού των υπαλλήλων του Ιδρύματος και η εσωτερική κατανομή τους από το 1996 και εξής. Παρατηρείται σχεδόν μια σταθερότητα στον αριθμό των υπαλλήλων. Η έλλειψη προσωπικού καλύφθηκε εν μέρει με αναπληρωματικούς υπαλλήλους, σχετικά με τους οποίους ο προϋπολογισμός προσεγγίζει το 1 εκατομμύριο ευρώ από το 1998. Έτσι, το 2000, ενώ ο προϋπολογισμός του Ιδρύματος άφηνε περιθώριο για προσωπικό 85 υπαλλήλων, αυτό απασχολούσε μόνον 72, και τα κενά καλύπτονταν εν μέρει με 12 αναπληρωματικούς υπαλλήλους που είχαν προσληφθεί μέσω ιδιωτικής εταιρείας.

23. Από το 1996, το Ίδρυμα έλαβε 36 υπαλλήλους. Οι 30 εξ αυτών προσελήφθησαν με την ιδιότητα του έκτακτου υπάλληλου και οι υπόλοιποι ως αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες. Στα τέλη του 2000, το Ίδρυμα απασχολούσε 72 υπαλλήλους με την ιδιότητα του έκτακτου υπάλληλου. Κατά μέσο όρο, οι δαπάνες προσλήψεων ανήλθαν σε 9810 ευρώ ανά προσληφθέντα υπάλληλο.

24. Οι αποχωρήσεις υπαλλήλων έχουν ως αποτέλεσμα το ποσοστό αναπλήρωσης του προσωπικού (έκτακτοι υπάλληλοι και αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες) να ανέρχεται στο 8 % κατά μέσο όρο ετησίως. Το ποσοστό αυτό οφείλεται, στην ουσία, στην αποχώρηση αρκετών μεταφραστών μετά την κατάργηση της μεταφραστικής δραστηριότητας στους κόλπους του Ιδρύματος.

25. Για τους σκοπούς του ελέγχου οι υπάλληλοι έχουν καταταγεί σε δύο κατηγορίες:

- στους υπαλλήλους οι οποίοι είναι επιφορτισμένοι με τις δραστηριότητες υποστήριξης (υπάλληλοι υποστήριξης), δηλαδή δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Ιδρύματος (για παράδειγμα, υπηρεσίες διοίκησης, λογιστικής, γραμματείας, κ.λπ.),

- και στους λοιπούς επιχειρησιακούς υπαλλήλους, οι οποίοι συμβάλλουν ευθέως στην επίτευξη των στόχων του Ιδρύματος.

26. Κατά μέσο όρο, το 64 % των υπαλλήλων της κατηγορίας Α, ήτοι το 23 % του συνόλου του προσωπικού, θεωρούνται ως επιχειρησιακοί υπάλληλοι. Όλοι οι υπόλοιποι υπάλληλοι, ήτοι το 77 % του συνόλου του προσωπικού, θεωρούνται ως υπάλληλοι υποστήριξης.

27. Στον πίνακα 5 παρουσιάζεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας. Η εξέλιξη των δαπανών μισθοδοσίας κατά την περίοδο 1996-2000 ήταν ταχύτερη από εκείνη που ακολούθησε ο αριθμός των υπαλλήλων.

28. Στο πλαίσιο των λοιπών δαπανών που συνδέονται με το προσωπικό, η ανάλυση επικεντρώθηκε στις δαπάνες επαγγελματικής κατάρτισης και στις δαπάνες λειτουργίας. Οι δαπάνες για την επαγγελματική κατάρτιση και για τη λειτουργία αυξήθηκαν επίσης ταχύτερα από ό,τι ο αριθμός των υπαλλήλων.

29. Προκειμένου να γίνει κατανοητός ο συσχετισμός μεταξύ, αφενός, των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος και, αφετέρου, της εξέλιξης του αριθμού των υπαλλήλων και των συναφών δαπανών, διενεργήθηκε σύγκριση μεταξύ της τελευταίας και εκείνης του ποσού των επιχειρησιακών πιστώσεων (τίτλος III) που χρησιμοποιήθηκαν πραγματικά (πιστώσεις του έτους και μεταφερθείσες πιστώσεις) κατά τη διάρκεια ενός έτους.

30. Κατά μέσο όρο, οι υπάλληλοι αυξάνονται με βραδύτερο ρυθμό σε σχέση με τις δραστηριότητες που καλείται να αναπτύξει το Ίδρυμα. Ωστόσο, το Ίδρυμα πρέπει να μεριμνήσει για τη συγκράτηση της αύξησης των δαπανών μισθοδοσίας και των δαπανών λειτουργίας, η οποία είναι σημαντικότερη από την αύξηση των δραστηριοτήτων του κατά την περίοδο 1995-2000. Αυτή η διαπίστωση ενισχύεται και από το γεγονός ότι το ποσοστό αύξησης των δαπανών των τίτλων I και II, προσωπικό και λειτουργία, είναι υψηλότερο από αυτό των δαπανών που αφορούν τον τίτλο III, ο οποίος περιλαμβάνει τις δαπάνες για την επίτευξη των στόχων του Ιδρύματος.

Συμπέρασμα

31. Παρά το γεγονός ότι, από τότε που συστάθηκε, το Ίδρυμα δεν μπόρεσε να προσλάβει το προσωπικό που προβλεπόταν από τον προϋπολογισμό του στο πλαίσιο του πίνακα προσωπικού, κατάφερε ωστόσο να συμπληρώσει τις ελλείψεις του μέσω της πρόσληψης αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων και της χρησιμοποίησης αναπληρωματικού προσωπικού.

32. Για την πρόσληψη των μόνιμων υπαλλήλων του, το Ίδρυμα ακολουθεί, στις περισσότερες περιπτώσεις, ένα πρότυπο προσλήψεων με εξωτερική διαδικασία, όπως προβλέπεται στον δικό του κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.

33. Το Ίδρυμα πρέπει να παρακολουθεί προσεκτικά την εξέλιξη των δαπανών μισθοδοσίας και των δαπανών λειτουργίας του. Όσον αφορά τις θέσεις που αφορούν καθήκοντα υποστήριξης και επιχειρησιακά καθήκοντα για τα οποία απαιτούνται προσόντα διοικητικής φύσεως, θα ήταν ίσως ευκταίο να προβεί σε συνεννοήσεις με τα θεσμικά όργανα και τους λοιπούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, προκειμένου να πραγματοποιεί τις προσλήψεις του μέσα στο ευρύτερο δυνατό πλαίσιο. Επιπλέον, γενικότερα, πρέπει να βελτιώσει το σύστημα διαχείρισης και πληροφόρησης σχετικά με το προσωπικό.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 139 της 30.5.1975, σ. 1.

(2) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 13.

(3) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 26.

(4) ΕΕ L 164 της 24.6.1976, σ. 16.

(5) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93, οι λογαριασμοί του συνόλου των εσόδων και των δαπανών του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 30 Μαρτίου 2001και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το τελευταίο τούς παρέλαβε στις 18 Μαΐου 2001. Το συνοπτικό κείμενο αυτών των οικονομικών καταστάσεων εκτίθεται στο παράρτημα της παρούσας έκθεσης.

(6) ΕΕ C 373 της 27.12.2000, σημεία 9 και 10, σ. 40.

(7) Κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76 της 1ης Ιουνίου 1976, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου της 30ής Ιουνίου 1993.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 5

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:Πίνακας που καταρτίστηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει στοιχείων του Ιδρύματος.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Πηγή:Πίνακας που καταρτίστηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει στοιχείων του Ιδρύματος.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

ΑΕΕ: Αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες.

Πίνακας 5

Εξέλιξη του προσωπικού και συναφείς δαπάνες

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του ιδρυματος

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και σχετικοί λογαριασμοί

7. Η παρατήρηση του Συνεδρίου λαμβάνεται υπόψη. Πρέπει ωστόσο να γίνει κατανοητό ότι πρακτική του Ιδρύματος είναι η μεταφορά των πλεονασμάτων που προκύπτουν προς το τέλος του οικονομικού έτους στις θέσεις του προϋπολογισμού όπου υπάρχει η δυνατότητα να χρησιμοποιηθούν, μολονότι η χρήση των εν λόγω κεφαλαίων δεν είναι δυνατή σε κάθε περίπτωση. Το Ίδρυμα επιδιώκει την ελαχιστοποίηση των ακυρώσεων που προκύπτουν από την εν λόγω διαδικασία.

8. Σε γενικές γραμμές, η παρακολούθηση πραγματοποιείται κατά τρόπο ολοκληρωμένο και αποτελεσματικό.

Σε ό,τι αφορά το επίπεδο των μεταφορών, πρέπει να σημειωθούν τα εξής:

- Οι επιχειρησιακές δραστηριότητες του Ιδρύματος έχουν κυρίως καινοτόμο/διερευνητικό χαρακτήρα και όχι επαναληπτικό. Ως εκ τούτου, απαιτούνται σχετικά πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες για την πλήρη προετοιμασία πριν από την έναρξη ερευνών βάσει σύμβασης. Οι εν λόγω διαδικασίες αποτελούν σημαντικό παράγοντα για τη διάρκεια των σχεδίων, τα οποία είναι, κατά κανόνα, διετή.

- Το επίπεδο των μεταφορών στον τίτλο 3 επηρεάζεται από τη σχέση του ετήσιου δημοσιονομικού κύκλου του Ιδρύματος με τον επιχειρησιακό του κύκλο (ο οποίος περιλαμβάνει το σχεδιασμό προγραμμάτων, την έναρξη προγραμμάτων, τη γενική κατάρτιση σχεδίων, την υποβολή προσφορών, τη λεπτομερή κατάρτιση σχεδίων και την εφαρμογή τους).

Ωστόσο, ιδιαίτερα στην περίπτωση συμβάσεων επαναληπτικού χαρακτήρα, έχουν ληφθεί μέτρα για την επίσπευση του χρονοδιαγράμματος των διαδικασιών για την ανάθεση συμβάσεων.

Καθολικό προϋπολογισμού και συστήματα λογιστικής γενικού καθολικού

10. Στην έκθεση που εκπόνησε το 1999, το Συνέδριο δήλωνε ότι υπήρχαν αδυναμίες όσον αφορά το σύστημα λογιστικής του γενικού καθολικού λόγω της χειρόγραφης τήρησης των λογαριασμών. Ωστόσο, στην απάντησή του το Ίδρυμα δήλωσε ότι τηρούσε το γενικό καθολικό χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα πληροφορικής Excel. Η λύση αυτή ήταν προσωρινή και το Ίδρυμα έχει εγκαταστήσει τώρα το λογιστικό σύστημα Exact για την τήρηση του εν λόγω καθολικού.

11. Κατά τη διάρκεια του 2000, λόγω του ότι το σύστημα χρησιμοποιείται και σε άλλους οργανισμούς, πραγματοποιήθηκε πλήρης μελέτη σκοπιμότητας όσον αφορά τη χρήση του συστήματος SAGE: το σύστημα κρίθηκε σε γενικές γραμμές ικανοποιητικό, αλλά δεν διέθετε πλήρη δυνατότητα EFT (ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων). Κατέστη δυνατή μια εναλλακτική προσέγγιση σε σχέση με τις εξελίξεις του συστήματος Exact ενώ η δυνατότητα EFT διατέθηκε στην ιρλανδική αγορά το δεύτερο εξάμηνο του 2000. Σήμερα, η εγκατάσταση του εν λόγω συστήματος έχει ολοκληρωθεί.

12. Δεν κατέστη δυνατός ο καθορισμός του κόστους των σχεδίων μέχρι την παράδοση του συστήματος SI2. Το εν λόγω θέμα εξετάζεται στο πλαίσιο του προϋπολογισμού του 2001 με τις δυνατότητες που παρείχε το SI2.

Πάγιες προκαταβολές

13. Έπειτα από την παράδοση του συστήματος SI2 το Ίδρυμα βρίσκεται σε επικοινωνία με το δημοσιονομικό ελεγκτή σε ό,τι αφορά την πλήρη εκμετάλλευση της δυνατότητας ηλεκτρονικής θεώρησης. Κατ' αυτόν τον τρόπο αναμένεται να μειωθεί ακόμη περισσότερο το επίπεδο χρήσης των πάγιων προκαταβολών (1997: 40 % των συνολικών πληρωμών. 2000: 18 %).

Διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού

18. Στην περίπτωση που δεν υπήρχαν διαθέσιμες εκθέσεις κρίσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προαγωγών για το 2000, η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή είχε εκτενείς διαβουλεύσεις με τους διευθυντές σχετικά με την απόδοση των επιλέξιμων μελών του προσωπικού. Βάσει των εν λόγω διαβουλεύσεων, αποφασίστηκε να μη δοθεί προαγωγή σε ορισμένους υπαλλήλους. Τα μέτρα που έχουν ληφθεί προκειμένου να διασφαλισθεί η ολοκλήρωση των εκθέσεων κρίσης, σε συνδυασμό με το τρέχον σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης, και κατόπιν διαβουλεύσεων με τους διευθυντές παραγωγής, πρέπει να διασφαλίσουν ότι στο μέλλον οι διαδικασίες προαγωγών θα διεξάγονται στο πλαίσιο πλήρους ενημέρωσης.

19. Η παρατήρηση λαμβάνεται υπόψη.

20. Αναγνωρίζεται ότι, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν είναι διαθέσιμα όλα τα απαραίτητα έγγραφα σε έναν και μοναδικό φάκελο. Στο πλαίσιο αυτό, η κατάσταση θα επανεξεταστεί. Στην περίπτωση παλαιότερων φακέλων, δεν θα είναι δυνατή η προσκόμιση των δικαιολογητικών που λείπουν. Λαμβάνονται μέτρα προκειμένου να διασφαλισθεί ότι η κατάσταση ελέγχου των προσλήψεων καθορίζει σαφώς όλα τα δικαιολογητικά που είναι απαραίτητα για τους φακέλους.

23. Λόγω της γεωγραφικής του θέσης, παρατηρείται η τάση να πραγματοποιεί το Ίδρυμα υψηλότερες δαπάνες ταξιδίου και εγκατάστασης δεδομένου ότι προσλαμβάνει σε μεγάλο βαθμό προσωπικό από την ηπειρωτική ΕΕ. Το κόστος πρόσβασης στην Ιρλανδία είναι υψηλό, αλλά ταυτοχρόνως απαραίτητο προκειμένου να διασφαλισθεί ότι το Ίδρυμα εξακολουθεί να απασχολεί προσωπικό από διάφορες χώρες, ούτως ώστε να αντιπροσωπεύονται όλα τα κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

25-26. Η παρατήρηση λαμβάνεται υπόψη. Από τους υπαλλήλους της κατηγορίας Β, που ανέρχονται σε 14, 6 % συνολικά συμμετέχει στις επιχειρησιακές δραστηριότητες. Η εν λόγω κατηγορία περιλαμβάνει υπαλλήλους αρμόδιους για την πληροφόρηση, έναν συντάκτη για την αγγλική γλώσσα και έναν υπάλληλο αρμόδιο για τα συστήματα πληροφόρησης. Για τους σκοπούς της εν λόγω διαδικασίας, όλοι οι υπάλληλοι της κατηγορίας C θεωρήθηκε ότι συμμετείχαν μόνο σε δραστηριότητες υποστήριξης. Εντούτοις, πολλοί υπάλληλοι της κατηγορίας C συμμετέχουν στην πράξη σε επιχειρησιακές δραστηριότητες και συμβάλλουν άμεσα στην προστιθέμενη αξία των αποτελεσμάτων του Ιδρύματος.

27. Σημειώθηκε αύξηση των δαπανών μισθοδοσίας μόνο κατά 0,4 % σε σύγκριση με την αύξηση του προσωπικού κατά 4 %, εάν δεν ληφθούν υπόψη οι συναλλαγματικές ισοτιμίες, οι αυξήσεις στο μισθολογικό πίνακα και οι διορθωτικοί συντελεστές για τα έτη 1996-2000. Οι τρέχουσες αυξήσεις των δαπανών μισθοδοσίας οφείλονται σε μεγάλο βαθμό στο διορθωτικό συντελεστή για την Ιρλανδία, ο οποίος από 93,6 το 1996 ανήλθε σε 116,5 το 2000. Στην πραγματικότητα, το γεγονός αυτό είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση των μισθολογικών δαπανών κατά 24,5 %.

30-32. Κατά την υπό εξέταση περίοδο υπήρξε μεταστροφή στο ρόλο του διευθυντή έρευνας, ο οποίος εκτός από τη συλλογή πληροφοριών διαδραματίζει επίσης βασικό ρόλο στη διάδοση των εν λόγω πληροφοριών. Οι παράγοντες που περιγράφονται στο σημείο 27 πρέπει να ληφθούν επίσης υπόψη σε σχέση με την αύξηση των δαπανών του τίτλου 1.

Η κατανομή που εμφαίνεται στον προϋπολογισμό βάσει δραστηριοτήτων του Ιδρύματος, καταδεικνύει κατά πιο ορθολογικό τρόπο τη σχέση ανάμεσα στους πόρους που διατίθενται για δραστηριότητες υποστήριξης και στους πόρους που διατίθενται για επιχειρησιακές δραστηριότητες.

33. Βλέπε την απάντηση στο σημείο 30.

Όπου είναι εφικτό, το Ίδρυμα προσπαθεί να ελαχιστοποιήσει τις δαπάνες για τις προσλήψεις που αφορούν τις θέσεις απασχόλησης γενικών καθηκόντων. Για παράδειγμα, οι υποψήφιοι για τον τρέχοντα διαγωνισμό για τη θέση του γραμματέα έχουν αποσπαστεί από τους εφεδρικούς πίνακες της Επιτροπής. Προτείνεται η πλήρωση τεσσάρων θέσεων από τον εν λόγω διαγωνισμό και η κατάρτιση εφεδρικού πίνακα από τον οποίο θα πληρωθούν οι μελλοντικές κενές θέσεις. Επειδή το Ίδρυμα διαθέτει το δικό του Κανονισμό Υπηρεσιακής Κατάστασης, ακολουθεί στενά τις διαδικασίες πρόσληψης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και προσλαμβάνει τα μέλη του προσωπικού βάσει συμβάσεων αορίστου χρόνου, η συνεργασία με τους υπόλοιπους οργανισμούς θα μπορούσε να είναι προβληματική. Η πλειοψηφία των πρόσφατων διαγωνισμών πραγματοποιήθηκε για συγκεκριμένες θέσεις του Ιδρύματος, οι οποίες απαιτούν ειδικά προσόντα και πείρα, και γι' αυτό το λόγο δεν θα ήταν κατάλληλη η συνεργασία με τους υπόλοιπους οργανισμούς.

Το Ίδρυμα εξετάζει ενεργά το ενδεχόμενο εφαρμογής του συστήματος SIC για το προσωπικό, ούτως ώστε να βελτιώσει την ποιότητα των πληροφοριών διοικητικού χαρακτήρα. Έχουν ήδη διεξαχθεί συζητήσεις με τη ΓΔ "Προσωπικό και διοίκηση" και πολύ σύντομα θα ληφθεί απόφαση σχετικά με τη σύσταση ομάδας σχεδίου.