[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 18.02.2005

COM(2005) 52 τελικό

ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Σύνοψη:Έκθεση για τα αρχεία στη διευρυμένη Ευρωπαϊκή ΈνωσηΕυκαιρίες για μελλοντικές ενέργειες: προτεραιότητες

A. ΙΣΤΟΡΙΚΟ

Σε απόκριση στο αίτημα του Συμβουλίου των Υπουργών της Ευρωπαϊκής Ένωσης με το ψήφισμα της 6ης Μαΐου 2003 ( 2003/C 113/02) για τα αρχεία στα κράτη μέλη και ειδικότερα στα σημεία 8 (α), (β), (γ), (δ), (ε) και 9, η Σύνοψη εκθέτει την κατάσταση των δημόσιων αρχείων στα κράτη μέλη, λαμβάνοντας ιδιαίτερα υπόψη τη διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης και την πιθανή εξέλιξη της διαχείρισης εγγράφων και αρχείων και των υπηρεσιών αρχείων στο μέλλον. Προτείνει τρόπους βελτίωσης της διαχείρισης εγγράφων και αρχείων και των δημόσιων υπηρεσιών για τους πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συνεκτιμώντας και τις νέες τεχνολογίες.

Με βάση τα στοιχεία στα κεφάλαια της παρούσας έκθεσης που έχει εκπονηθεί από την ομάδα των εθνικών εμπειρογνωμόνων, προτείνονται οι ακόλουθες ενέργειες προτεραιότητας, παράλληλα με ορισμένες άλλες ενέργειες που επίσης απαιτούν εξέταση και δράση εκ μέρους των κρατών μελών και των οργάνων της ΕΕ κατά την προσεχή τριετία. Οι προτεινόμενες ενέργειες προτεραιότητας εκτίθενται στην αρχή κάθε κεφαλαίου και εντάσσονται υπό μορφή πίνακα στο παράρτημα 3 της παρούσας έκθεσης.

Οι προτεινόμενες ενέργειες προτεραιότητας εκτίθενται περιληπτικά στο παρόν έγγραφο. Περιλαμβάνουν μέτρα για την πρόληψη, τον περιορισμό και την αποκατάσταση ζημιών σε έγγραφα ή απώλειας αρχείων από φυσικές και άλλες καταστροφές, καθώς και μέτρα για τη βελτίωση της διατήρησης των εγγράφων και των αρχείων, συμπεριλαμβανομένων και κτιρίων για αρχεία, για την ενίσχυση της συνεργασίας για τη γνησιότητα, την επί μακρόν διατήρηση και προσβασιμότητα των ηλεκτρονικών εγγράφων και των αρχείων. Στη Σύνοψη περιλαμβάνονται επίσης μέτρα που πρέπει να ληφθούν για την καταπολέμηση της κλοπής αρχείων και ως προς ρυθμίσεις που πρέπει να γίνουν για την ανάκτηση κλαπέντων εγγράφων. Υπογραμμίζει τη σημασία της συμβολής των αρχείων στη δημοκρατική λειτουργία της κοινωνίας μέσω της κατάλληλης νομοθεσίας και των ενδεδειγμένων προδιαγραφών. Επί πλέον, προτείνεται η σύσταση μιας πύλης της ΕΕ στο Διαδίκτυο σχετική με την αρχειακή κληρονομιά στην προσφάτως διευρυνθείσα Ένωση. Όλες αυτές οι ενέργειες θα τεθούν σε εφαρμογή με τον στενότερο συντονισμό, διάδοση των πληροφοριών και ανταλλαγή χρηστών πρακτικών σε ευρωπαϊκό επίπεδο και με τα κράτη μέλη μέσω επίσημης συντονιστικής ομάδας.

Έχει συνεκτιμηθεί και η σκοπιμότητα περαιτέρω ένταξης των εν λόγω προτεινομένων ενεργειών σε άλλα σχέδια δράσης ευρωπαϊκού επιπέδου.

B. ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΩΝ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΕΡΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

Προτεινόμενη ενέργεια προτεραιότητας αριθ. 1

Διατήρηση των αρχείων στην Ευρώπη και πρόληψη ζημιών σε αυτά (Ψήφισμα του Συμβουλίου της 06.05.2003 σημείο 8γ 1)

1.1 Μέτρα για την πρόληψη ζημιών σε αρχεία από φυσικές και άλλες καταστροφές:

- Ανάπτυξη πρότυπου σχεδίου δράσης για την πρόληψη και ανάκτηση μετά από καταστροφές,

- Εξέταση της δυνατότητας εγκατάστασης ειδικευμένων κεντρικών εργαστηρίων για διασυνοριακά έκτακτα γεγονότα,

- Σύσταση ομάδων ταχείας αντίδρασης για την αξιολόγηση των ζημιών.

1.2 Διατήρηση και αποκατάσταση εγγράφων και αρχείων:

- Ενίσχυση των μέτρων συντονισμού και ανταλλαγή εμπειρογνωμοσύνης με σκοπό την εκπόνηση προγράμματος της ΕΕ για την αποκατάσταση ζημιών σε έγγραφα και αρχεία στην Ευρώπη,

- Κατασκευή κτιρίων ειδικών για τη στέγαση αρχείων, ενημέρωση των προτύπων και των προδιαγραφών σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο και εφαρμογή τους κατά την ανακαίνιση ειδικών για αρχεία κτιρίων και των αποθηκευτικών χώρων αρχείων σε κυβερνητικά κτίρια ή σε νεόδμητα κτίρια, από διεπιστημονική ομάδα εργασίας των κρατών της ΕΕ και των κοινοτικών οργάνων.

Προτεινόμενη ενέργεια προτεραιότητας αριθ. 2

Ενίσχυση της ευρωπαϊκής διεπιστημονικής συνεργασίας για ηλεκτρονικά έγγραφα και αρχεία (Ψήφισμα του Συμβουλίου της 06.05.2003 σημείο 8γ 2)

2.1. Πανευρωπαϊκή συνεργασία για τη διαφύλαξη της γνησιότητας, της επί μακρόν διατήρησης και της προσβασιμότητας των ηλεκτρονικών εγγράφων και των αρχείων.

2.2. Ενημέρωση, επανεξέταση και επέκταση των σημερινών απαιτήσεων για την εγκατάσταση συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (μητρώων), όπως το MoReq για την καλύτερη διαχείριση στον δημόσιο τομέα, έτσι ώστε το έγγραφο να αποτελέσει επίσημο πρότυπο ή/και προδιαγραφή στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Αυτό αποτελεί ιδιαίτερη μέριμνα για όλα τα κράτη μέλη, και κυρίως τα νέα κράτη.

2.3. Ενίσχυση του δικτύου DLM και του βήματος/ομάδας «Ευρωπαϊκά Οικονομικά Συμφέροντα» (EEIG). Θα χρειαστεί χρηματοδότηση τόσο για την περαιτέρω ανάπτυξη όσο και για τις μεταφράσεις και τη διοργάνωση του βήματος DLM στη Βουδαπέστη το 2005.

Προτεινόμενη ενέργεια προτεραιότητας αριθ. 3

Σύσταση και διατήρηση πύλης στο Διαδίκτυο για έγγραφα και αρχεία στην Ευρώπη (Ψήφισμα του Συμβουλίου της 06.05.2003 σημεία 8β και 8ε)

3.1. Διάθεση μιας πύλης/ιστότοπο στο Διαδίκτυο για έγγραφα και αρχεία προς χρήση των πολιτών της ΕΕ.

Δεδομένης της ανάπτυξης του Διαδικτύου και της επιτυχίας που σημείωσαν ορισμένα κράτη μέλη (βλ. τμήμα 6 της έκθεσης) ως προς την παροχή αυτών των πληροφοριών σε εκατομμύρια πολίτες, νέους και παιδιά, θα πρέπει να σχεδιαστεί και να τεθεί σε εφαρμογή μια πύλη, πράγμα που θα συμβαδίζει με συναφείς εξελίξεις στον ευρωπαϊκό χώρο της πληροφορίας.

Με τον τρόπο αυτό, και σε συνδυασμό με βελτιώσεις στα αναγνωστήρια, θα βελτιωθεί η πρόσβαση σε αυτές τις πηγές επιστημοσύνης, μάθησης και πληροφόρησης.

Προτεινόμενη ενέργεια προτεραιότητας αριθ. 4

Κοινοτική και εθνική νομοθεσία σχετικά με τη διαχείριση και την πρόσβαση σε έγγραφα και αρχεία (Ψήφισμα του Συμβουλίου της 06.05.2003 σημεία 8α και 8δ)

4.1. Επειδή και οι δύο προτάσεις για κοινοτική και εθνική νομοθεσία έχουν συχνά απρόβλεπτες επιπτώσεις για τη διαχείριση εγγράφων και αρχείων, έχει μεγάλη σημασία για τους πολίτες των κρατών μελών να είναι γνωστές οι επιπτώσεις στο ακέραιο και εγκαίρως ώστε να διευκολύνεται η διατήρηση των εγγράφων και των αρχείων και η πρόσβαση σε αυτά. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να παρακολουθείται η σύνταξη σχεδίων νομοθεσίας σχετικά με τα έγγραφα και τα αρχεία και συναφών νόμων σε ευρωπαϊκό και εθνικό επίπεδο, με σκοπό να είναι δυνατή η συμβολή ευρωπαίων αρχειονόμων και η εμπειρογνωμοσύνη τους όπου αυτό απαιτείται.

4.2. Προκειμένου να επιτευχθεί το ανωτέρω, πρέπει να μελετηθεί σε βάθος η νομοθεσία περί αρχείων και η συναφής νομοθεσία σε επίπεδο ΕΕ και σε εθνικό επίπεδο, η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων για τη νομοθεσία περί αρχείων και τη συναφή νομοθεσία, η μετάφραση των εθνικών νομοθεσιών περί αρχείων και των συναφών νομοθεσιών στην αγγλική, γαλλική και γερμανική γλώσσα, και όπου αυτό είναι αναγκαίο, και σε άλλες κοινοτικές γλώσσες, με τη μέριμνα των αντίστοιχων εθνικών αρχείων, προκειμένου να προαχθεί η αμοιβαία κατανόηση των εν λόγω νομοθεσιών. Η πρόταση αυτή λαμβάνει υπόψη και άλλες εργασίες εξελισσόμενες στο πλαίσιο του Συμβουλίου της Ευρώπης και του ευρωπαϊκού τμήματος του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων (EURBICA), και έχει στόχο να τις συστηματοποιήσει.

Προτεινόμενη ενέργεια προτεραιότητας αριθ. 5

Κλοπή αρχειακού υλικού

5.1. Πρέπει να εξεταστούν και να βελτιωθούν μέτρα για την πάταξη της κλοπής αρχειακού υλικού και την ανάκτηση κλαπέντων εγγράφων στην ΕΕ.

Ανάπτυξη σχεδίου δράσης βάσει ερωτηματολογίου με σκοπό την πρόταση βελτιώσεων.

Γ. ΣΥΣΤΑΣΗ ΕΠΙΣΗΜΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΩΝ (Ψήφισμα του Συμβουλίου της 06.05.2003 σημεία 8δ, 8ε και 9)

6.1. Σύσταση επίσημης ομάδας αρχειονόμων στα κράτη μέλη της ΕΕ και τα όργανα της ΕΕ. Η επιτροπή αυτή θα πρέπει να ανταλλάσσει πληροφορίες και βέλτιστες πρακτικές και να εξασφαλίζει, με κοινή συμφωνία και τήρηση της αρχής της επικουρικότητας, τον ενισχυμένο συντονισμό των αρχειακών εργασιών στην Ευρώπη όπως περιγράφεται ανωτέρω. Η επιτροπή θα συνεδριάζει δύο φορές κατ’ έτος ή όποτε χρειάζεται.

6.2. Θέσπιση προγράμματος αρχικής διάρκειας 3 ετών για να αντιμετωπιστούν τα θέματα που απορρέουν από το ψήφισμα του Συμβουλίου των Υπουργών της 6ης Μαΐου 2003 και να εξεταστεί η πορεία του καθώς και να διαδοθούν τα αποτέελσματά του και οι βέλτιστες πρακτικές προς χρήση των κρατών μελών και των οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

6.3. Διεξαγωγή αξιολόγησης στο τέλος της τριετίας με σκοπό την υποβολή έκθεσης στο Συμβούλιο των Υπουργών της ΕΕ σχετικά με τα αποτελέσματα και τις σχεδιαζόμενες ενέργειες παρακολούθησης.