Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2001/C 372/10)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών, σύμφωνα με το άρθρο 111 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 110 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, η εκτέλεση του προϋπολογισμού πραγματοποιήθηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 112 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου(3). Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο προέβη σε έλεγχο των λογιστικών εγγράφων και εφάρμοσε στο συγκεκριμένο πλαίσιο τις ελεγκτικές διαδικασίες που έκρινε αναγκαίες. Με τη διενέργεια αυτού του ελέγχου, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΦΥΤΙΚΩΝ ΠΟΙΚΙΛΙΩΝ (ANGERS) ΚΑΤΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΌ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και λογαριασμοί του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2000 παρατίθεται στον πίνακα 1(4).

6. Το σημαντικότερο θέμα είναι το μέγεθος των ακυρώσεων όσον αφορά τις μεταφερθείσες πιστώσεις από το 1999 (36 %), και ειδικότερα σε ό,τι αφορά τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος ΙΙΙ), εκ των οποίων 0,9 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι το 63 %, χρειάστηκε να ακυρωθούν το 2000. Το συγκεκριμένο φαινόμενο λαμβάνει όλο και μεγαλύτερες διαστάσεις από έτος σε έτος (0,5 και 0,2 εκατομμύρια ευρώ το 1999 και το 1998 αντίστοιχα) και έχει ως συνέπεια, μεταξύ άλλων, ότι οι νομικές αναλήψεις υποχρεώσεων, που κατανέμονται κλιμακωτά σε διάστημα μεγαλύτερο της διετίας, δεν αντικατοπτρίζονται εξ ολοκλήρου στους λογαριασμούς.

7. Για να προβεί στη μεταφορά πιστώσεων από έτος σε έτος, το Γραφείο δεν υπολογίζει το ύψος των προς μεταφορά πιστώσεων με βάση τα πραγματικά ποσά που απομένουν προς εκκαθάριση, αλλά με βάση το μη χρησιμοποιηθέν υπόλοιπο των προσωρινών αναλήψεων.

8. Το Συνέδριο(5) συνιστά στο Γραφείο να ξεκινήσει μια συζήτηση με την Επιτροπή ώστε να διακριβώσει την καταλληλότητα, όσον αφορά τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του Γραφείου, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό, ιδίως λαμβάνοντας υπόψη το σχέδιο αναμόρφωσης που κατέθεσε η Επιτροπή(6) και τη γνωμοδότηση του Συνεδρίου επί του προκειμένου σχεδίου αναμόρφωσης(7).

Οικονομικές καταστάσεις και λογιστική

9. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

10. Μέχρι στιγμής, το Γραφείο δεν συνυπολόγιζε τις αποσβέσεις κατά την κατάρτιση του ισολογισμού του. Το ύψος των αποσβέσεων θα ενσωματώνεται στον ισολογισμό με αφετηρία το οικονομικό έτος 2001. Στο πλαίσιο της απογραφής, θα έπρεπε να προβλεφθεί μια διαδικασία αποχαρακτηρισμού του πεπαλαιωμένου υλικού, ιδίως ειδών μηχανοργάνωσης γραφείου, ενώ τα αγαθά μικρής αξίας [χαμηλότερης των 400 ευρώ(8)] δεν θα πρέπει πλέον να συνυπολογίζονται.

11. Οι επιταγές που εκδίδονται από το Γραφείο δεν καταχωρίζονται στα λογιστικά βιβλία και δεν υπάρχει κανένα σύστημα που να επιτρέπει να γνωρίζουμε πόσες από τις εκδοθείσες επιταγές παραμένουν ανεξόφλητες. Στις αρχές Μαρτίου του 2001, το Γραφείο υπολόγιζε σε 12000 ευρώ το ύψος των εκκρεμών πληρωμών. Το Γραφείο οφείλει να τροποποιήσει το λογιστικό του σύστημα προκειμένου να λαμβάνει υπόψη τον αριθμό των εκδοθεισών επιταγών και να μπορεί να εκτιμά το ύψος των τρεχουσών πληρωμών. Επιπλέον, θα πρέπει να διασφαλιστεί καλύτερα η ασφάλεια των βιβλιαρίων επιταγών του Γραφείου (φυσική ασφάλεια, καταγραφή των αριθμών των επιταγών που δεν χρησιμοποιήθηκαν).

12. Όλες οι αιτήσεις προστασίας δικαιωμάτων επί φυτικών ποικιλιών, καθώς και οι αντίστοιχες πληρωμές, καταχωρίζονται σε μηχανογραφημένο μητρώο, στο οποίο αναγράφονται τα τέλη διεκπεραίωσης των αιτήσεων και διεξαγωγής των εξετάσεων, καθώς και τα ετήσια τέλη. Σε περίπτωση που το ύψος των πληρωμών είναι ανακριβές ή όταν επιβάλλονται πρόσθετα τέλη, οι εκκρεμούσες επιστροφές ή οι συμπληρωματικές εκταμιεύσεις καταχωρίζονται σε χωριστούς λογαριασμούς. Πρέπει να γίνουν προσαρμογές στο μητρώο ούτως ώστε να δοθεί η δυνατότητα καταχώρισης όλων των πράξεων που αφορούν την κάθε συγκεκριμένη υπόθεση.

Διαχείριση

13. Οι κανόνες λειτουργίας του Γραφείου προβλέπουν τη σύσταση αποθεματικού [άρθρο 6 στοιχείο δ), του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου]. Σκοπός αυτού του αποθεματικού είναι η διαφύλαξη της οικονομικής αυτονομίας του Γραφείου σε σχέση με την Επιτροπή. Τα τελευταία χρόνια, η μέριμνα για προνοητικότητα οδήγησε στη δημιουργία ενός υπέρογκου αποθεματικού, το ύψος του οποίου ανήρχετο το 2000 σε 8,6 εκατομμύρια ευρώ, ποσό που υπερβαίνει τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό για το 2001 (8,2 εκατομμύρια ευρώ).

14. Τα πρώτα πορίσματα μιας μελέτης, που δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, με αντικείμενο το πραγματικό κόστος των εξετάσεων, οδήγησαν το Γραφείο στο να αυξήσει προσωρινά από 20 % έως 50 % το ποσό των αμοιβών που καταβάλλει στα γραφεία εξέτασης. Για εμπορικούς λόγους, και δεδομένου του μεγάλου ύψους του αποθεματικού του, το Γραφείο αποφάσισε ωστόσο να αφήσει αμετάβλητα τα τιμολόγια των εξετάσεων, ενώ προέβη σε περικοπή των τελών για τις αιτήσεις καταχώρισης. Καθιερώθηκε μέθοδος ανάλυσης του κόστους και, άπαξ και συγκεντρωθούν όλα τα αναγκαία στοιχεία, θα επανεξεταστεί το ύψος των αμοιβών που καταβάλλονται στα γραφεία εξέτασης. Το Γραφείο πρέπει να ολοκληρώσει τη διεξαγόμενη ανάλυση του πραγματικού κόστους των εξετάσεων από τους εθνικούς οργανισμούς και να επαναλαμβάνει αυτή τη διαδικασία σε τακτά χρονικά διαστήματα, προκειμένου να προσαρμόζει τα τιμολόγιά του.

Διαχείριση των ανθρώπινων πόρων

Πολιτική σε θέματα προσωπικού

15. Όσον αφορά τη διοίκηση του προσωπικού, έχει σημασία να υπάρχουν έγγραφα που να αναφέρονται στη γενική πολιτική στον τομέα του προσωπικού και στις διάφορες πτυχές της (βαθμολόγηση και κρίση του προσωπικού, προαγωγές, επαγγελματική κατάρτιση). Η πολιτική σε θέματα προσωπικού πρέπει να διαρθρώνεται με βάση τις περιγραφές των καθηκόντων, οι οποίες θα απορρέουν από τους στόχους του Γραφείου και από τις λειτουργίες που καλείται ο καθένας να εκτελέσει προκειμένου να επιτευχθεί ένα ορθολογικό σύστημα διαχείρισης. Στα τέλη του 2000, τα μοναδικά υπάρχοντα έγγραφα αναφέρονταν σε εξειδικευμένες πλευρές ή συνιστούσαν προπαρασκευαστική τεκμηρίωση.

16. Όσον αφορά την περιγραφή των καθηκόντων, έχει εκπονηθεί στο τμήμα διοίκησης και οικονομικών ένα σχέδιο που θεμελιώνεται στην περιγραφή των δραστηριοτήτων του υπαλληλικού προσωπικού και στις αλλαγές που πρέπει να εισαχθούν ανάλογα με τις ανάγκες των συγκεκριμένων υπηρεσιών. Όσον αφορά τα υπόλοιπα τμήματα, αναπτύσσεται ένας προβληματισμός, ο οποίος δεν έχει ακόμη καταλήξει στη σύνταξη εγγράφου. Αναφορικά με τις προβλέψεις απασχόλησης, επί του παρόντος δεν υπάρχει κανένα έγγραφο.

Τήρηση των φακέλων του προσωπικού

17. Τα οικονομικά δικαιώματα των μελών του προσωπικού διαμορφώνονται σε συνάρτηση με την εξέλιξη της σταδιοδρομίας τους και με βάση άλλα στοιχεία, όπως η οικογενειακή τους κατάσταση. Τα οικονομικά δικαιώματα των μελών του προσωπικού θεμελιώνονται με βάση ορισμένα δικαιολογητικά που προσκομίζουν τη στιγμή της πρόσληψής τους και με βάση τις δηλώσεις που υποχρεούνται να υποβάλλουν εάν συντρέχουν εξελίξεις που ενδέχεται να μεταβάλουν αυτά τα δικαιώματα. Το Γραφείο δεν διαθέτει κανένα σύστημα παρακολούθησης των οικονομικών δικαιωμάτων, και θα έπρεπε να μεριμνά ώστε να επαληθεύεται σε τακτά χρονικά διαστήματα η θεμελίωση των οικονομικών δικαιωμάτων του προσωπικού.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Γραφείου

18. Πριν από το 2000, ο πίνακας προσωπικού του Γραφείου προέβλεπε αποκλειστικά τη δημιουργία θέσεων εκτάκτων υπαλλήλων (ΕΥ). Το έτος 2000 αποφασίστηκε η δημιουργία 14 θέσεων μονίμων υπαλλήλων (ΜΥ), εκ των οποίων οι οκτώ στελεχώθηκαν στις αρχές του 2001. Στον παραπάνω κατάλογο των υπαλλήλων έρχονται να προστεθούν οι επικουρικοί υπάλληλοι (Επ. Υ), των οποίων η διάρκεια της σύμβασης εργασίας δεν υπερβαίνει το ένα έτος. Ο πίνακας 4 απεικονίζει την εξέλιξη των θέσεων προσωπικού του Γραφείου, καθώς και την κατανομή τους. Από τον πίνακα αυτό συνάγεται το συμπέρασμα ότι η προσφυγή σε επικουρικούς και αναπληρωματικούς υπαλλήλους δεν επιτρέπει παρά μόνον εν μέρει την κάλυψη των κενών θέσεων έκτακτου και μόνιμου προσωπικού. Οι δαπάνες για το προσωρινό προσωπικό έχουν υπερτριπλασιαστεί μεταξύ 1996 και 2000, φθάνοντας στο 0,23 εκατομμύρια ευρώ κατά τη διάρκεια του τελευταίου οικονομικού έτους.

19. Διαφαίνεται μια συγκεκριμένη μέθοδος κάλυψης των θέσεων εργασίας για την πρόσληψη του προσωπικού του Γραφείου. Σε σύνολο 35 ατόμων που προσελήφθησαν από το Γραφείο από τότε που δημιουργήθηκε, οι 18 προσελήφθησαν ως ΕΥ και οι 17 ως Επ. Υ. Στα τέλη του 2000, λαμβάνοντας υπόψη τις αποχωρήσεις, εκ των 28 εν ενεργεία υπαλλήλων οι 26 ήταν ΕΥ και οι δύο ήταν Επ. Υ. Η συγκεκριμένη μεταβολή της κατανομής μεταξύ εκτάκτων και επικουρικών υπαλλήλων συντελέστηκε μέσω σειράς εσωτερικών διαδικασιών.

20. Ορισμένα μέλη του προσωπικού προσελήφθησαν, καταρχάς, υπό το καθεστώς του επικουρικού υπαλλήλου (συνήθως αφού ολοκλήρωσαν μια σύμβαση αναπληρωματικού υπαλλήλου για τις χαμηλότερες κατηγορίες). Στη συνέχεια, ακολουθώντας κατ' ουσία εσωτερικές διαδικασίες, εξελίχθηκαν σε έκτακτους υπαλλήλους.

21. Ο ουσιαστικά εσωτερικός χαρακτήρας του συγκεκριμένου προτύπου διοίκησης του υπαλληλικού προσωπικού καταδεικνύεται από το γεγονός ότι καμία πρόσληψη (βλέπε πίνακα 5) δεν πραγματοποιήθηκε βάσει μιας διαδικασίας τύπου εξωτερικού διαγωνισμού, σύμφωνα με το πρότυπο που συνιστάται για τα κοινοτικά θεσμικά όργανα. Στα τέλη του 2000, το Γραφείο διοργάνωσε εσωτερικούς διαγωνισμούς που οδήγησαν στη μονιμοποίηση οκτώ υπαλλήλων από 1ης Ιανουαρίου 2001. Κατά μέσο όρο, οι δαπάνες για τις προσλήψεις ανήλθαν σε περίπου 2160 ευρώ για τον κάθε προσληφθέντα υπάλληλο.

22. Για τους σκοπούς του ελέγχου, τα μέλη του προσωπικού χωρίστηκαν σε δύο κατηγορίες:

- τους υπαλλήλους που επιφορτίζονται με καθήκοντα υποστήριξης (υπάλληλοι υποστήριξης), δηλαδή δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνεχή ροή της λειτουργίας του Γραφείου (π.χ., διοικητικές υπηρεσίες, λογιστική, γραμματειακές υπηρεσίες κ.λπ.),

- τους λοιπούς υπαλλήλους, τους λεγόμενους επιχειρησιακούς, οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην επίτευξη των στόχων του Γραφείου.

23. Κατά μέσο όρο, το 80 % των υπαλλήλων της κατηγορίας Α πρέπει να θεωρηθούν επιχειρησιακοί. Εάν θέλουμε να προσδιορίσουμε κατά πόσο τα καθήκοντα με τα οποία επιφορτίζονται οι υπόλοιπες κατηγορίες υπαλλήλων έχουν ή όχι επιχειρησιακό χαρακτήρα, από τη στιγμή που οι συγκεκριμένοι υπάλληλοι, ανεξαρτήτως της κατηγορίας στην οποία ανήκουν, δεν πραγματοποιούν εργασίες αμιγώς εκτελεστικές ή υποστήριξης, θα διαπιστώσουμε ότι από το δείγμα προκύπτει πως το 33 % των κάθε κατηγορίας υπαλλήλων του Γραφείου θα μπορούσαν να θεωρηθούν επιχειρησιακοί.

24. Ο πίνακας 6 απεικονίζει την εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και την εξέλιξη των λειτουργικών δαπανών κατά τη διάρκεια της περιόδου 19952000. Η εξέλιξη των δαπανών μισθοδοσίας συμβαδίζει με την αύξηση των θέσεων υπαλληλικού προσωπικού, λαμβανομένης υπόψη της απόκλισης λόγω της αυτόματης αύξησης των μισθών.

25. Μεταξύ των άλλων συντελεστών κόστους που αφορούν το προσωπικό, η εξέταση επικεντρώθηκε ειδικότερα στις δαπάνες για επαγγελματική κατάρτιση και στις λειτουργικές δαπάνες, ιδίως στα έξοδα για εξοπλισμό πληροφορικής. Οι δαπάνες για επαγγελματική κατάρτιση αυξήθηκαν με ρυθμούς λίγο μεγαλύτερους από την αύξηση του αριθμού του υπαλληλικού προσωπικού. Όσο για τις λειτουργικές δαπάνες, αυτές σημείωσαν ραγδαία αύξηση λόγω των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν για το νέο κτήριο και μπορούν, συνεπώς, να θεωρηθούν έκτακτες.

26. Για να εκτιμηθεί η σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων του Γραφείου, αφενός, και της αύξησης του αριθμού των μελών του προσωπικού του και του συνεπαγόμενου κόστους αφετέρου, έγινε σύγκριση ανάμεσα στην τελευταία αυτή εξέλιξη και την αύξηση του ύψους των εσόδων του. Πράγματι, το ποσό των εσόδων συναρτάται ταυτόχρονα από τον αριθμό των αιτήσεων που υποβάλλονται στο Γραφείο και από τις δυσκολίες διεκπεραίωσης των εν λόγω αιτήσεων που αντικατοπτρίζονται στις υφιστάμενες διαφορές ανάμεσα στα απαιτούμενα τέλη.

27. Από την παραπάνω σύγκριση προκύπτει ότι το Γραφείο θα όφειλε να παρακολουθεί την αύξηση του αριθμού των υπαλλήλων του, η οποία συντελέστηκε με ρυθμούς σχεδόν παρόμοιους με αυτούς της αύξησης των δραστηριοτήτων του κατά την περίοδο 19972000. Μια σύγκριση μεταξύ των ρυθμών αύξησης των δαπανών που εγγράφονται στον τίτλο ΙΙΙ - δαπάνες για την υλοποίηση των στόχων του Γραφείου - και αυτών της αύξησης των δαπανών των τίτλων Ι και ΙΙ - δαπάνες προσωπικού και λειτουργικές δαπάνες - επιβεβαιώνει αυτή την τάση. Αν και, σε γενικές γραμμές, οι ρυθμοί αύξησης των λειτουργικών δαπανών είναι χαμηλότεροι από αυτούς της αύξησης των επιχειρησιακών δαπανών, οι πρώτοι ωστόσο εμφανίζουν τάσεις επιτάχυνσης στη διάρκεια των τελευταίων χρόνων.

Συμπέρασμα

28. Από γενικής άποψης, είναι φανερό ότι, μολονότι το Γραφείο, αφότου δημιουργήθηκε, δεν κατάφερε να προσλάβει το υπαλληλικό προσωπικό που ζητούσε, στο πλαίσιο της διαδικασίας του προϋπολογισμού, το γεγονός αυτό δεν είχε αισθητή επίδραση στην ανάπτυξη των δραστηριοτήτων του, κυρίως χάρη στην πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων.

29. Για να προβεί στην πρόσληψη των υπαλλήλων του, το Γραφείο εφάρμοσε μεθόδους πρόσληψης που εισάγουν περιορισμούς όσον αφορά τη δημοσιοποίηση των θέσεων εργασίας. Επικουρικοί υπάλληλοι, που συχνά ήδη απασχολούνται ως αναπληρωματικοί, εξελίσσονται βάσει εσωτερικών διαδικασιών σε έκτακτους υπαλλήλους και, στη συνέχεια, μονιμοποιούνται. Η συγκεκριμένη προσέγγιση οδηγεί σε μείωση των προθεσμιών για τις προσλήψεις και των συνεπαγόμενων εξόδων, εκτός του ότι παρέχει τη δυνατότητα αξιολόγησης των προσλαμβανόμενων υπαλλήλων επί μακρά χρονική περίοδο (βλέπε σημείο 21).

30. Έχοντας υπόψη την αναμενόμενη αύξηση των δραστηριοτήτων του και του αριθμού των υπαλλήλων του, θα ήταν μάλλον επιθυμητό, για την κάλυψη των θέσεων απασχόλησης που αφορούν δραστηριότητες υποστήριξης, καθώς και επιχειρησιακές δραστηριότητες οι οποίες απαιτούν προσωπικό με διοικητικά προσόντα, να συνεργαστεί το Γραφείο με τα θεσμικά όργανα και τους υπόλοιπους αποκεντρωμένους οργανισμούς, ώστε να προβαίνει στις προσλήψεις του χρησιμοποιώντας μια όσο το δυνατόν ευρύτερη βάση υποψηφίων. Επιπλέον, σε γενικές γραμμές, οφείλει να βελτιώσει το σύστημα διοίκησης και πληροφόρησης που ακολουθεί όσον αφορά τα θέματα προσωπικού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 27.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 111 αράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 16 Μαρτίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους έλαβε στις 26 Μαρτίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι ισολογισμοί της 31ης Δεκεμβρίου 1999 και της 31ης Δεκεμβρίου 2000, καθώς και οι λογαριασμοί διαχείρισης για τα οικονομικά έτη 1999 και 2000.

(3) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 28.

(4) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(5) Γνωμοδότηση αριθ. 2/2000 σχετικά με πρόταση τροποποίησης του δημοσιονομικού κανονισμού του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών, που εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στις 5 Οκτωβρίου 2000.

(6) COM(2000) 461 τελικό, της 17ης Οκτωβρίου 2000.

(7) Γνωμοδότηση αριθ. 2/2001 του Ελεγκτικού Συνεδρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων της 8ης Μαρτίου 2001.

(8) Άρθρο 119 των κανόνων εφαρμογής, δυνάμει του άρθρου 54 του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου, της 7ης Απριλίου 1998.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 6

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:Τα σύνολα μπορεί να παρουσιάζουν αποκλίσεις λόγω της στρογγυλοποίησης.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Σημείωση:Τα σύνολα μπορεί να παρουσιάζουν αποκλίσεις λόγω της στρογγυλοποίησης.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΜΥ: Μόνιμοι υπάλληλοι.

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

ΕπΥ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

Πίνακας 5

Ανάλυση της μεταβολής του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 6

Εξέλιξη του προσωπικού και συναφείς δαπάνες

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του γραφειου

6, 7 και 8. Το Γραφείο θα ακολουθήσει τις συστάσεις που διατύπωσε το Συνέδριο στο σημείο 8.

10. Το Γραφείο ανέπτυξε μια διαδικασία αποχαπακτηρισμού πεπαλαιωμένου υλικού και ετοιμάζεται να καθιερώσει κατάλληλη πολιτική αποσβέσεων με την έναρξη του λογιστικού έτους 2001.

11. Το Γραφείο θα ακολουθήσει τη σύσταση που διατύπωσε το Συνέδριο στο σημείο 11.

12. Το Γραφείο συμφωνεί με την παρατήρηση του Συνεδρίου στο σημείο 12. Το Γραφείο έχει ήδη ξεκινήσει την προσαρμογή του συστήματος μηχανογράφησης, PVR, προκειμένου να καταστήσει δυνατή την παρακολούθηση όλων των οικονομικών πράξεων που αφορούν την κάθε συγκεκριμένη υπόθεση.

16. Περιγραφή καθηκόντων για όλες τις θέσεις που υπάρχουν στο Γραφείο, εκτός από μία ή δύο θέσεις στην τεχνική μονάδα. Η περιγραφή καθηκόντων των θέσεων αυτών βρίσκεται σε στάδιο προετοιμασίας.

17. Έχει τεθεί σε εφαρμογή σύστημα ελέγχου των δικαιωμάτων που αναγνωρίζονται στο προσωπικό.

20 και 29. Το Γραφείο δημοσιεύει τις προκηρύξεις κενών θέσεων για την πρόσληψη εκτάκτων υπαλλήλων στο Διαδίκτυο, καθώς και στα έντυπα προκηρύξεων κενών θέσεων εργασίας των θεσμικών οργάνων. Οι μόνιμοι υπάλληλοι έχουν διοριστεί κατόπιν εσωτερικού διαγωνισμού.