[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 21.12.2005

COM(2005) 668 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

ΕΚΘΕΣΗ ΠΡΟΟΔΟΥ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΣΧΕΤΙΚΗΣ ΕΝΤΟΛΗΣ

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

ΕΚΘΕΣΗ ΠΡΟΟΔΟΥ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΣΧΕΤΙΚΗΣ ΕΝΤΟΛΗΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Το έτος 2000 η Επιτροπή ξεκίνησε μία άνευ προηγουμένου διαδικασία διοικητικής μεταρρύθμισης, η οποία βασίστηκε σε προηγούμενες πρωτοβουλίες μεταρρύθμισης. Κατά τη διάρκεια της θητείας της έθεσε τα θεμέλια για την πιο ριζική διοικητική μεταρρύθμιση από τότε που δημιουργήθηκε το όργανο με στόχο την αναδιοργάνωση των μεθόδων εργασίας, των συστημάτων δημοσιονομικής διαχείρισης και της πολιτικής προσωπικού. Ελήφθησαν μέτρα σε τέσσερις τομείς, στους τέσσερις “πυλώνες” της μεταρρύθμισης: Δημιουργία μιας εργασιακής νοοτροπίας που θα βασίζεται στην εξυπηρέτηση και στην αποτελεσματικότητα, στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός, πολιτική προσωπικού, λογιστικός έλεγχος, χρηματοοικονομική διαχείριση και δημοσιονομικός έλεγχος. Τα μέτρα αυτά διέπονταν από πέντε βασικές αρχές: ανεξαρτησία, υπευθυνότητα, λογοδοσία, αποτελεσματικότητα και διαφάνεια.

Η εντολή μεταρρύθμισης είχε ως στόχο να εφοδιάσει την Επιτροπή με νέα διοικητικά και διαχειριστικά μέσα, ώστε να μπορεί να εκπληρώσει τον ρόλο της και τις διευρυμένες της αρμοδιότητες στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και να προσαρμοστεί στο μεταβαλλόμενο διεθνές περιβάλλον. Αντιμετώπισε πολλά από τα μακροχρόνια προβλήματα και τις αδυναμίες της Επιτροπής, που είχαν επισημανθεί τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές εκθέσεις και μελέτες. Η αξιοπιστία της Επιτροπής σε σχέση με τους εξωτερικούς εταίρους και το κοινό γενικά είχε αμφισβητηθεί σοβαρά. Είχε καταστεί επιτακτική ανάγκη για την Επιτροπή να επανεπικεντρώσει το ενδιαφέρον της στις βασικές της δραστηριότητες και στους βασικούς της πολιτικούς στόχους. Χρειαζόταν απαραιτήτως ένα νέο σύστημα χρηματοοικονομικής διαχείρισης και ελέγχου για την εξάλειψη των αδυναμιών που είχαν εντοπιστεί. Χρειαζόταν μία σύγχρονη πολιτική προσωπικού, ώστε να γίνεται πλήρης αξιοποίηση των δυνατοτήτων του προσωπικού καθώς και μία εργασιακή νοοτροπία που θα την χαρακτηρίζει περισσότερο η εξυπηρέτηση των αναγκών τόσο των εξωτερικών εταίρων όσο και του προσωπικού.

Αυτοί ήταν οι κύριοι τομείς της μεταρρύθμισης, που επέφερε ριζική αλλαγή στον τρόπο εργασίας της Επιτροπής, η οποία από μία αρκετά παραδοσιακή συγκεντρωτική γραφειοκρατία στραμμένη προς τα προβλήματα και τις ευθύνες του παρελθόντος μετετράπη σε έναν οργανισμό διαχείρισης στραμμένο προς την αντιμετώπιση των προκλήσεων του παρόντος και του μέλλοντος. Έχοντας τώρα στα χέρια της τα μέσα της μεταρρύθμισης, η Επιτροπή θα προσπαθήσει να τα παγιώσει για να τα βελτιώσει και θα επιδιώξει την απλοποίησή τους ώστε να είναι πιο εξυπηρετικά και να τους προσδώσει την απαραίτητη ευελιξία, ώστε να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητά τους.

Η παρούσα έκθεση, η οποία καλύπτει την περίοδο από τον Φεβρουάριο του 2004 μέχρι σήμερα, ανταποκρίνεται σε ένα ειδικό αίτημα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που περιλαμβάνεται στο ψήφισμά τους σχετικά με το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής του 2005[1], προκειμένου να το ενημερώσει σχετικά με την κατάσταση όσον αφορά την υλοποίηση της μεταρρύθμισης. Η Επιτροπή δράττεται αυτής της ευκαιρίας για να προβεί σε έναν απολογισμό της προόδου που έχει επιτευχθεί και να παρουσιάσει το πρόγραμμά της στους τομείς του στρατηγικού σχεδιασμού, της διαχείρισης των χρηματοοικονομικών και ανθρώπινων πόρων καθώς και των μεθόδων εργασίας κατά τη διάρκεια της θητείας της.

2. ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΤΗΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΕΠΙΤΕΥΧΘΕΙ

Κατά την περίοδο που καλύπτει η παρούσα έκθεση ολοκληρώθηκαν όλα τα μέτρα μεταρρύθμισης που περιλαμβάνονται στο Λευκό Βιβλίο της Επιτροπής σχετικά με τη μεταρρύθμιση. Ο βασικός στόχος της μεταρρύθμισης ήταν η δημιουργία μιας νέας εργασιακής νοοτροπίας που θα βασίζεται στην εξυπηρέτηση, προκειμένου να μπορέσει η Επιτροπή να επικεντρώσει το ενδιαφέρον της στις βασικές της δραστηριότητες και στους βασικούς πολιτικούς της στόχους και έτσι να προσδώσει μεγαλύτερη αποδοτικότητα και μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στις πολιτικές της.

Προκειμένου να βελτιωθεί η διαφάνεια και η αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων της Επιτροπής, καθιερώθηκε ένας κύκλος στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού, ο οποίος συνενώνει τη διαδικασία του σχεδιασμού και της κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο κύκλος αυτός βασίζεται στη μέθοδο της διαχείρισης βάσει των δραστηριοτήτων, που είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του ενιαίου συστήματος διαχείρισης των επιδόσεων της Επιτροπής.

Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων ανανεώθηκε με την έγκριση ενός νέου κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, με τον οποίο καθιερώθηκε ένα σύστημα ευθύγραμμης σταδιοδρομίας με στόχο την αύξηση των κινήτρων του προσωπικού και την προώθηση της αξιοκρατίας. Η Επιτροπή διασφάλισε τόσο την σταθερότητα κατά τη διάρκεια της φάσης της διεύρυνσης όσο και την ομαλή μετάβαση στο νέο κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, ο οποίος τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004.

Το σύστημα χρηματοοικονομικής διαχείρισης εκσυγχρονίστηκε μέσω της διεύρυνσης του πεδίου αρμοδιοτήτων των διατακτών και της αύξησης των υποχρεώσεων λογοδοσίας. Η καθιέρωση της λογιστικής με βάση την αυτοτέλεια των χρήσεων από τον Ιανουάριο του 2005 ήταν ένα σημαντικό στοιχείο αυτής της διαδικασίας εκσυγχρονισμού. Εξάλλου, καθιερώθηκαν εσωτερικοί και λογιστικοί έλεγχοι για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των κοινοτικών πόρων. Αφού αυτά τα μέσα έχουν ενσωματωθεί πλέον στις διαδικασίες καθημερινής διαχείρισης των υπηρεσιών της Επιτροπής, η Επιτροπή εισέρχεται τώρα σε μία φάση περαιτέρω εδραίωσης.

Δημιουργία μιας εργασιακής νοοτροπίας που θα βασίζεται στην εξυπηρέτηση και στην αποτελεσματικότητα

Διαφάνεια και σχέσεις με το ευρύ κοινό

Η μεταρρύθμιση βελτίωσε σημαντικά τη διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα της Επιτροπής στις σχέσεις της με το ευρύ κοινό. Ο κώδικας καλής διοικητικής πρακτικής καθιέρωσε κανόνες που έχουν ως στόχο τη διασφάλιση της παροχής υπηρεσιών υψηλής ποιότητας στο ευρύ κοινό. Οι κανόνες αυτοί προβλέπουν την αξίωση κάθε προσώπου για αμερόληπτη, δίκαιη και έγκαιρη αντιμετώπιση των υποθέσεών του. Η διαφάνεια των εργασιών της Επιτροπής αυξήθηκε μέσω διάφορων μέτρων, όπως είναι το μέτρο δημιουργίας μιας ιστοσελίδας που παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον στρατηγικό σχεδιασμό της Επιτροπής, τις καθημερινές της δραστηριότητες και τα επιτευχθέντα αποτελέσματα[2].

Ο αριθμός των αιτημάτων για πρόσβαση σε έγγραφα της Επιτροπής συνέχισε να αυξάνεται σημαντικά (70% αύξηση από το 2003 μέχρι το 2004), ενώ το ποσοστό των θετικών απαντήσεων παρέμεινε σταθερό στα δύο τρίτα περίπου. Ο αριθμός των επισκέψεων στην ιστοσελίδα “Διαφάνεια και Πρόσβαση στα Έγγραφα” τριπλασιάστηκε κατά το 2004 σε σύγκριση με το προηγούμενο έτος. Στις 30 Ιανουαρίου 2004 η Επιτροπή ενέκρινε μία έκθεση σχετικά με την υλοποίηση των αρχών του κανονισμού που αφορά την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα[3]. Στην έκθεση αυτή αναφέρεται ότι επιτεύχθηκαν οι στόχοι του κανονισμού.

Διακυβέρνηση και καλύτερη ρύθμιση

Η διοικητική μεταρρύθμιση συνέβαλε στην επίτευξη του στόχου της βελτίωσης της ευρωπαϊκής διακυβέρνησης. Ειδικότερα, οι τροποποιήσεις που προέβλεπε το σχέδιο δράσης της Επιτροπής του Ιουνίου του 2002 για τη βελτίωση της ρύθμισης, π.χ. καθιέρωση αρχών και ελάχιστων κανόνων για τη διαβούλευση με το κοινό και κατευθυντήριες γραμμές για την αξιοποίηση των συμβουλών που παρέχουν οι εμπειρογνώμονες, έχουν τώρα καθοριστεί επακριβώς και θα ενσωματωθούν σταδιακά στις μεθόδους εργασίας της Επιτροπής[4]. Για παράδειγμα, μέσω της ιστοσελίδας “Η φωνή σου στην Ευρώπη” [5] το ευρύ κοινό μπορεί να επηρεάσει τη διαμόρφωση των διάφορων πολιτικών συμμετέχοντας σε συζητήσεις σχετικά με επίκαιρα πολιτικά θέματα καθώς και σε διάφορες δημόσιες διαβουλεύσεις. Επιπλέον, η Επιτροπή Πρόντι έλαβε μέτρα για τη βελτίωση της διαχείρισης των διαδικασιών παράβασης λόγω μη συμμόρφωσης προς το κοινοτικό δίκαιο. Τα μέτρα αυτά θα βοηθήσουν επίσης την Επιτροπή για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που έχει αναλάβει στο πλαίσιο της διοργανικής συμφωνίας για “τη Βελτίωση της Νομοθεσίας”, η οποία υπεγράφη το Δεκέμβριο του 2003.

Για να διασφαλίσει ότι οι προτάσεις της ανταποκρίνονται στα αυστηρότερα πρότυπα ποιότητας και η επεξεργασία τους γίνεται βάσει μιας εμπεριστατωμένης ανάλυσης των πιθανών συνεπειών τους, η επιτροπή Μπαρόσο έδωσε νέα έμφαση στην αξιολόγηση των επιπτώσεων των σημαντικών νομοθετικών προτάσεων και πολιτικών που περιλαμβάνονται στο ετήσιό της πρόγραμμα εργασίας, ειδικά όσον αφορά την αξιολόγηση των βασικών οικονομικών επιπτώσεων. Μέσω της αξιολόγησης των επιπτώσεων και της δημόσιας διαβούλευσης θα βελτιωθεί ακόμη περισσότερο η ποιότητα των προτάσεων (και κατά συνέπεια η ταχύτητα με την οποία μπορούν να εγκριθούν από το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)[6]. Ο ρυθμός υλοποίησης του προγράμματος εργασίας αυξήθηκε σημαντικά από 50% που ήταν στην αρχή της θητείας της προηγούμενης Επιτροπής σε 70% κατά το 2004. Κατά το 2005 η Επιτροπή έχει ως στόχο της να υλοποιήσει το 90% του Προγράμματος Εργασίας.

Μία νέα μέθοδος αξιολόγησης των επιπτώσεων περιγράφεται στο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής “ Εκτίμηση των επιπτώσεων: Τα επόμενα βήματα για την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας και της αειφόρου ανάπτυξης ”[7] του Οκτωβρίου του 2004, η οποία παγιώθηκε με την ανακοίνωση του Μαρτίου του 2005 “ Βελτίωση της ρύθμισης όσον αφορά την ανάπτυξη και την απασχόληση στην Ευρωπαϊκή Ένωση ”[8]. Οι εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής σχετικά με την αξιολόγηση των επιπτώσεων αναθεωρήθηκε επίσης και εγκρίθηκαν από την Επιτροπή τον Ιούνιο του 2005[9], η οποία έδωσε σαφέστερες οδηγίες, π.χ. σχετικά με τον τρόπο που θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι αρχές της επικουρικότητας και της αναλογικότητας και του τρόπου με τον οποίο θα πρέπει να αξιολογούνται οι επιπτώσεις στην οικονομία και στην ανταγωνιστικότητα. Επισημαίνουν επίσης την ανάγκη εξέτασης ενός φάσματος πολιτικών επιλογών με στόχο τη βελτίωση των συνθηκών τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους ιδιώτες.

Όπως είχε ήδη αναγγελθεί με την ανακοίνωσή της του Μαρτίου σχετικά με τη βελτίωση της ρύθμισης όσον αφορά την ανάπτυξη και την απασχόληση, τον Σεπτέμβριο η Επιτροπή παρουσίασε τα αποτελέσματα μιας εξέτασης των εκκρεμουσών νομοθετικών προτάσεων και ανήγγειλε την πρόθεσή της να αποσύρει 68 από αυτές. Τον Οκτώβριο του 2005 παρουσίασε μία νέα φάση του προγράμματός της για την απλοποίηση της νομοθεσίας, η οποία βασίζεται στα αποτελέσματα μιας διαβούλευσης με τα ενδιαφερόμενα μέρη και σε μια πιο τομεακή προσέγγιση. Τον Ιούνιο του 2005 ξεκίνησε μία διαβούλευση με το κοινό μέσω του διαδικτύου. Ειδικές προσκλήσεις εστάλησαν επίσης στα κράτη μέλη και στους κύριους ενδιαφερόμενου, ώστε να συμμετάσχουν σ΄αυτή την προσπάθεια με προτάσεις για την απλοποίηση, προκειμένου να βελτιωθεί το περιβάλλον και η ανταγωνιστικότητα των επιχειρήσεων.

Μετά την παρουσίαση ενός εγγράφου εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής σχετικά με τις διοικητικές δαπάνες τον Μάρτιο του 2005 και μετά την πιλοτική φάση η οποία διεξήχθη κατά το διάστημα Απριλίου-Σεπτεμβρίου 2005, η Επιτροπή παρουσίασε τη θέση της σχετικά με μία κοινή μέθοδο μέτρησης του διοικητικού κόστους που θα χρησιμοποιούν τα όργανα της ΕΕ και τα κράτη μέλη για την αξιολόγηση των επιπτώσεων των νομοθετικών πρωτοβουλιών της ΕΕ.

Απλοποίηση των διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας

Η απλοποίηση των διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας αποτελεί ένα δυναμικό στοιχείο της μεταρρύθμισης, το οποίο έχει ξεπεράσει τις προβλέψεις του Λευκού Βιβλίου. Ολοκληρώθηκε με επιτυχία ένα προσωρινό σχέδιο δράσης[10], το οποίο περιελάμβανε δράσεις για την απλοποίηση της διαδικασίας λήψης των αποφάσεων. Το εγχειρίδιο των μεθόδων εργασίας της Επιτροπής αποτέλεσε αντικείμενο ριζικής αναθεώρησης κατά το 2003. Όλα τα συναφή έγγραφα σχετικά με την απλοποίηση διατίθενται στο προσωπικό της Επιτροπής μέσω μιας εσωτερικής ιστοσελίδας, η οποία χρησιμεύει επίσης και ως μέσο διάθεσης πληροφοριών και υποβολής προτάσεων εκ μέρους του προσωπικού.

Σύμφωνα με το σχέδιο δράσης e-Europe (ηλεκτρονική Ευρώπη) της Ένωσης, το σχέδιο δράσης «e-Commission (ηλεκτρονική Επιτροπή)» το ξεκίνησε η Επιτροπή το 2001 με στόχο τον εκσυγχρονισμό των εσωτερικών της διοικητικών διαδικασιών, βελτιώνοντας την επικοινωνία ανάμεσα στην Επιτροπή και στους εξωτερικούς της εταίρους και αναπτύσσοντας τις υπηρεσίες που παρέχει η Επιτροπή στο κοινό και στις επιχειρήσεις. Έχει αναληφθεί μία σειρά από πρωτοβουλίες για την εφαρμογή πιο σύγχρονων συστημάτων διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων και των συστημάτων δημοσιονομικού ελέγχου που θα βασίζονται στις τεχνολογίες του διαδικτύου. Η πολιτική διαχείρισης των εγγράφων της Επιτροπής αποτελεί αντικείμενο ανανέωσης στο πλαίσιο μιας μεγάλης πρωτοβουλίας που ονομάζεται e-DOMEC[11]. Οι ψηφιακές τεχνολογίες παρέχουν στην Επιτροπή τη δυνατότητα να ανταλλάζει πιο αποτελεσματικά τις πληροφορίες, αλλάζοντας ριζικά τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνεί με τις διάφορες ομάδες πολιτών και τα όργανα με τα οποία συνεργάζεται. Τον Οκτώβριο του 2004 η Επιτροπή συμπλήρωσε το σχέδιο δράσης e-Commission με ανακοινώσεις σχετικά με τη νέα ηλεκτρονική διακυβέρνηση και τη διαλειτουργικότητα.

Μέθοδοι εργασίας των μελών της Επιτροπής

Το Δεκέμβριο του 2004 τα μέλη της Επιτροπής ενέκριναν μια σειρά από νέες εσωτερικές μεθόδους εργασίας με στόχο τη βελτίωση του συντονισμού και της προετοιμασίας των εργασιών της[12]. Στις μεθόδους αυτές περιλαμβάνεται η αυξημένη χρησιμοποίηση των ομάδων επιτρόπων με στόχο τον εσωτερικό συντονισμό. Οι νέες μέθοδοι εργασίας έχουν ενσωματωθεί στον αναθεωρημένο εσωτερικό κανονισμό της Επιτροπής.

Ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες και διοικητικές υπηρεσίες της Επιτροπής

Στο πλαίσιο του Λευκού Βιβλίου σχετικά με τη μεταρρύθμιση η Επιτροπή ανέπτυξε μία πολιτική ανάθεσης της υλοποίησης ορισμένων προγραμμάτων σε εξωτερικούς εκτελεστικούς φορείς. Στόχος της πολιτικής αυτής ήταν να ασχολείται το προσωπικό των υπηρεσιών της Επιτροπής με τα βασικά καθήκοντα του οργάνου, ώστε να διευκολύνεται η επίτευξη των στόχων των κοινοτικών προγραμμάτων. Έχουν ήδη δημιουργηθεί τρεις εκτελεστικοί φορείς και αναμένεται να τεθούν σε πλήρη λειτουργία κατά τα τέλη του 2005/ αρχές του 2006[13]. Εν τω μεταξύ έχουν προχωρήσει αρκετά οι προετοιμασίες για τη δημιουργία ακόμη δύο εκτελεστικών φορέων[14].

Το 2004 οι τρεις διοικητικές υπηρεσίες (PMO, OIB, και OIL) συμπλήρωσαν δύο χρόνια λειτουργίας, περνώντας από τη μεταβατική φάση στη φάση της εδραίωσης. Τα διοικητικά τους συμβούλια θεωρούν ότι εξακολουθούν να ισχύουν οι λόγοι της ίδρυσής τους. Οι εν λόγω υπηρεσίες εκτέλεσαν αποτελεσματικά τα διαχειριστικά τους σχέδια. Η χρησιμοποίηση δεικτών απόδοσης κατά το 2005 θα δώσει τη δυνατότητα μιας πιο τεκμηριωμένης αξιολόγησης των ενεργειών τους. Σε ορισμένους τομείς πρέπει να γίνει περαιτέρω διασάφηση όσον αφορά την κατανομή των αρμοδιοτήτων ανάμεσα στις εν λόγω υπηρεσίες και στη ΓΔ Διοίκησης.

Στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός

Κατά το παράδειγμα και άλλων συστημάτων διαχείρισης των επιδόσεων, ο κύκλος στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού (ΣΣΠ) της Επιτροπής αρχίζει με τον καθορισμό της στρατηγικής και των κύριων στόχων, που καθορίζουν την κατανομή των πόρων και τον επιχειρησιακό σχεδιασμό. Εν συνεχεία έρχεται η φάση της υλοποίησης και της παρακολούθησης, η τελική έκθεση και μια συνεχής διαδικασία βελτίωσης μέσω της αξιολόγησης και του ελέγχου. Ο κύκλος ΣΣΠ έχει θέσει τις πολιτικές προτεραιότητες στο επίκεντρο της διαδικασίας λήψης των αποφάσεων περιλαμβανομένης και της κατανομής των πόρων. Ενώ στο πλαίσιο του ετήσιου στρατηγικού σχεδιασμού καθορίζονται οι πολιτικές προτεραιότητες και οι αντίστοιχες ανάγκες σε πόρους, το προσχέδιο του προϋπολογισμού περιλαμβάνει ένα λεπτομερέστερο αίτημα για πόρους με βάση τις πληροφορίες σχετικά με τις επιδόσεις ανά δραστηριότητα.

Τα μέσα διαχείρισης με βάση τις δραστηριότητες είναι ενσωματωμένα στις μεθόδους εργασίας της Επιτροπής και χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία με τα άλλα όργανα. Τα διοικητικά στελέχη καλούνται να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στην επίτευξη των πρωταρχικών στόχων, να καθορίζουν τις δράσεις, να παρακολουθούν και να φροντίζουν για τη σύνταξη της έκθεσης δραστηριοτήτων. Είναι όμως πολλά που πρέπει να γίνουν ακόμη, προκειμένου να αυξηθεί η επιρροή των μέσων στη διαμόρφωση της πολιτικής, όπως είναι η συστηματικότερη χρησιμοποίηση των πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις (μέτρηση της επίτευξης των στόχων με τη χρησιμοποίηση δεικτών), ώστε να βελτιωθεί η καθημερινή διαχείριση των δραστηριοτήτων. Η αύξηση της πολιτικής συμμετοχής σε αυτό τον τομέα θα επέτρεπε στην Επιτροπή να κάνει πλήρη χρήση του συστήματός της για τη διαχείριση των επιδόσεων.

Στις αρχές φθινοπώρου του 2004 η αρχή του προϋπολογισμού διέθεσε στην Επιτροπή πληροφορίες σχετικά με τις επιδόσεις που χρησιμοποιήθηκαν ως αιτιολόγηση του προσχεδίου του προϋπολογισμού σε μία έκθεση της προεδρίας προς το Συμβούλιο[15] και σε ένα έγγραφο εργασίας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου[16]. Παρά τις προσπάθειες της Επιτροπής να λάβει υπόψη της αυτές τις συστάσεις, η χρησιμοποίηση πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις εκ μέρους της αρχής του προϋπολογισμού θα παραμένει περιορισμένη, με συνέπεια τη μεταρρύθμιση να επηρεάζει ελάχιστα την ίδια τη διαδικασία του προϋπολογισμού.

Με την ανακεφαλαιωτική έκθεση του 2004 [17], η οποία εγκρίθηκε τον Ιούνιο του 2005, η Επιτροπή προέβη σε έναν απολογισμό της εσωτερικής διαχείρισης των υπηρεσιών της. Παρά το γεγονός ότι οι σχετικές πληροφορίες διατίθενται κατ΄αρχήν μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων, των εκ των υστέρων αξιολογήσεων και άλλων υποχρεωτικών εκθέσεων, οι εξωτερικές εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα των πολιτικών θα βελτιωθούν, ώστε να ενημερώνονται οι αναγνώστες σχετικά με τις πρωτοβουλίες προτεραιότητας.

Στρατηγικοί στόχοι 2005-2009

Τον Ιανουάριο του 2005 η Επιτροπή παρουσίασε τους στρατηγικούς της στόχους για την περίοδο 2005-2009 [18] καθώς και το πρόγραμμα εργασίας για το 2005 [19]. Οι στρατηγικοί στόχοι αφορούν κυρίως την ευημερία – που αποκτά ιδιαίτερη σημασία λόγω της συσχέτισής της με τη στρατηγική της Λισαβόνας για “ανάπτυξη και απασχόληση” – την αλληλεγγύη σε μια διευρυμένη ΕΕ και την ασφάλεια καθώς και την προώθηση αυτών των στόχων εκτός της Ένωσης.

Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης των πολυετών στρατηγικών στόχων και του προγράμματος εργασίας, ο πρόεδρος Μπαρόσο τόνισε ότι η παρούσα Επιτροπή φιλοδοξεί να συνεργαστεί στενότερα με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο για την επίτευξη των κοινών στόχων. Αυτή η φιλοδοξία είναι που ενέπνευσε εν συνεχεία την αναθεώρηση της συμφωνίας πλαισίου ανάμεσα στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, που δίνει έμφαση στον τακτικό διμερή διάλογο στο ανώτατο επίπεδο. Ο πρόεδρος Μπαρόσο εξάλλου επεσήμανε εκ νέου τη σημασία που έχει η επικοινωνία, δηλαδή να ακούγεται η γνώμη των πολιτών και να εργαζόμαστε για αυτούς και με αυτούς.

Πολιτική προσωπικού

Ο νέος κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης, η τελευταία μεγάλη νομοθετική πτυχή της μεταρρύθμισης, εγκρίθηκε επισήμως στις 22 Μαρτίου 2004 και ετέθη σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004. Η ημερομηνία αυτή σημάδεψε την ολοκλήρωση μιας μακρόχρονης και δύσκολης “περιόδου αναδιοργάνωσης” κατά τη διάρκεια της οποίας δημιουργήθηκε το απαραίτητο νομοθετικό πλαίσιο της εσωτερικής μεταρρύθμισης. Ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης συμπληρώθηκε με την έγκριση των εκτελεστικών διατάξεων σχετικά με την ατομική ευθύνη του προσωπικού, με το έκτακτο προσωπικό και με τους συμβασιούχους. Η σταδιακή κατάργηση των επικουρικών υπαλλήλων ξεκίνησε το 2004 και το 2005 η EPSO δημοσίευσε μία πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για να δημιουργήσει μία βάση δεδομένων. Εξάλλου, μετά την εκπνοή ενός “ειδικού” καθεστώτος που επέτρεπε την αποχώρηση από την υπηρεσία υπό ειδικούς όρους (dégagement) και την ολοκλήρωση των προετοιμασιών για τη διεύρυνση, έγινε αναδιάταξη του προσωπικού, προκειμένου να γίνει μετακίνηση υπαλλήλων προς τις υπηρεσίες που τους χρειάζονταν περισσότερο.

Το 2005 συμπληρώθηκαν τρία χρόνια εφαρμογής του νέου συστήματος αξιολόγησης του προσωπικού. Εντούτοις, επειδή πρόκειται για ένα ευαίσθητο θέμα για το προσωπικό, τον Μάρτιο του 2004 ξεκίνησε μία εμπεριστατωμένη εξωτερική αξιολόγηση του συστήματος. Η αξιολόγηση αυτή έγινε με στόχο τη βελτίωση του συσχετισμού ανάμεσα στην αξία και στην προαγωγή, τη διαφοροποίηση της εξέλιξης των σταδιοδρομιών και την εξέταση θεμάτων σχετικά με τη διαφάνεια.

Οι κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την κινητικότητα βελτίωσαν τον τρόπο διαχείρισης της κινητικότητας στην Επιτροπή και έτσι γίνεται διάδοση καλών πρακτικών με στόχο τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης των σταδιοδρομιών, μέσω του οποίου η Επιτροπή μπορεί να διασφαλίσει ότι το “σωστό πρόσωπο είναι στη σωστή θέση στο σωστό χρόνο”, ώστε κατ΄αυτό τον τρόπο να επιτυγχάνεται αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα. Παρά το ότι η εμπειρία της κινητικότητας ήταν παντού θετική, η υποχρεωτική κινητικότητα για τις ευαίσθητες θέσεις είχε ορισμένες αρνητικές συνέπειες, όπως είναι η απουσία εμπειρίας και η γνώση του οργάνου, οι οποίες θα πρέπει να αντιμετωπιστούν αναλόγως.

Η επιμόρφωση συνέχισε να παίζει βασικό ρόλο στην πολιτική της Επιτροπής για τους ανθρώπινους πόρους. Ο μέσος όρος ημερών επιμόρφωσης ανά μόνιμο υπάλληλο κατά το 2004 ήταν 9,1, δηλαδή αυξήθηκε σημαντικά σε σχέση με το 2001, που ήταν 6,9. Ο προϋπολογισμός για τη γενική επιμόρφωση, ο οποίος αυξανόταν σταθερά κατά τα έτη 2002 και 2003 μετά από μία σημαντική αύξηση ύψους 63,6% κατά το 2001, αυξήθηκε ακόμη περισσότερο κατά το 2004 με ποσοστό 37%. Η ίδρυση της Ευρωπαϊκής Σχολής Δημόσιας Διοίκησης τον Ιανουάριο του 2005 αναμένεται να ενισχύσει ακόμη περισσότερο την επιμόρφωση μέσα στα όργανα.

Μία αξιολόγηση της επιμόρφωσης και της εξέλιξης του διευθυντικού προσωπικού στην Επιτροπή κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η κατάρτιση του διευθυντικού προσωπικού που παρέχεται από την κεντρική μονάδα επιμόρφωσης της Επιτροπής είναι πλήρης και την εκτιμούν πολύ οι επιμορφούμενοι. Περί τα τέλη του 2004, περίπου 800 διευθυντικά στελέχη παρακολούθησαν προγράμματα επιμόρφωσης μεσαίων διευθυντικών στελεχών. Περί τα τέλη του 2004 το πρόγραμμα αυτό το διαδέχθηκε ένα άλλο πρόγραμμα που είχε ως επίκεντρό του την ενεργό μάθηση. Το 2004 ξεκίνησαν οι εργασίες για την ανάπτυξη ενός προγράμματος για τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη (Senior Management Programme) καθώς και ένα πρόγραμμα επιμόρφωσης των ανώτερων στελεχών (Leadership Programme).

Η Επιτροπή εξέδωσε τρεις ανακοινώσεις το 2004 και το 2005 σχετικά με την πρόσληψη προσωπικού από τα νέα κράτη μέλη σε όλα τα επίπεδα[20]. Στις ανακοινώσεις αυτές περιγράφεται η μέθοδος και οι διαδικασίες πρόσληψης ανώτερων διευθυντικών στελεχών και καθορίζονται οι γενικές αρχές που θα εφαρμοστούν κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου. Επιπλέον, καθορίζουν τους γενικούς στόχους καθώς και τους στόχους όσον αφορά την πρόσληψη μεσαίων διευθυντικών στελεχών για κάθε υπηρεσία της Επιτροπής κατά τα έτη 2004 και 2005. Επετεύχθησαν γενικά οι στόχοι όσον αφορά το προσωπικό, αλλά η πρόσληψη διευθυντικών στελεχών, ιδίως μεσαίων διευθυντικών στελεχών, καθυστέρησε και γι΄αυτό το λόγο αποτελεί αντικείμενο στενής παρακολούθησης.

Η Επιτροπή ενέκρινε το τέταρτο πρόγραμμα δράσης για την ισότητα ευκαιριών ανάμεσα σε άντρες και γυναίκες στην Επιτροπή , το οποίο είχε στόχο να ενισχύσει την πολιτική της Επιτροπής όσον αφορά την ισότητα ανδρών και γυναικών και προτείνει μια σειρά μέτρων που βασίζονται στα αποτελέσματα μιας εξωτερικής αξιολόγησης η οποία πραγματοποιήθηκε το 2003. Οι δράσεις αυτές συνέβαλαν στο να πετύχει η Επιτροπή τους στόχους όσον αφορά την πρόσληψη και τη μονιμοποίηση γυναικών κατά το 2005.

Έλεγχος, χρηματοοικονομική διαχείριση και δημοσιονομικός έλεγχος

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου

Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής για το 2004 δίνουν μία ικανοποιητική εικόνα γενικά όσον αφορά την κατάσταση της διαχείρισης και του ελέγχου. Οι “επιφυλάξεις”[21] που περιλαμβάνονται στις εκθέσεις δραστηριοτήτων δείχνουν ότι τα ίδια προβλήματα επανέρχονται και λύνονται μεσοπρόθεσμα. Η ανακεφαλαιωτική έκθεση του 2004[22], η οποία εγκρίθηκε από την Επιτροπή τον Ιούνιο του 2005, προέβη σε απολογισμό αυτής της κατάστασης και καθόρισε τις δράσεις, ώστε να διευρυνθεί η ευθύνη, η ικανότητα παρακολούθησης και η λογοδοσία της Επιτροπής, όπως είναι “το χρονοδιάγραμμα για ένα ενιαίο πλαίσιο ελέγχου” και μία μέθοδος διαχείρισης των κινδύνων για ολόκληρη την Επιτροπή (βλέπε παρακάτω).

Ως συνέπεια των γεγονότων που συνέβησαν στην Eurostat, στον κώδικα δεοντολογίας για τους Επιτρόπους[23] του 2004 προστέθηκε μία διάταξη η οποία εξακολουθεί να ισχύει και προβλέπει ότι όλοι οι Επίτροποι θα πρέπει να ενημερώνονται τουλάχιστον κάθε έξι μήνες σχετικά με τις δυσκολίες και τους κινδύνους όσον αφορά τη χρηματοοικονομική διαχείριση, την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων καθώς και τα θέματα που θέτουν τα όργανα ελέγχου ή η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή.

Από το 2004 η έμφαση δίνεται στην αξιολόγηση της τήρησης των κανονισμών και των διαδικασιών κατά την ανάλυση της αποτελεσματικότητας του εσωτερικού ελέγχου[24] σε σχέση με τους βασικούς τους στόχους. Εξάλλου, οργανώθηκαν μαθήματα επιμόρφωσης με στόχο την τόνωση του αισθήματος ευθύνης του προσωπικού τόσο όσον αφορά τους εσωτερικούς ελέγχους όσο και τη διαχείριση των κινδύνων.

Όσον αφορά τη διαχείριση των κινδύνων, το 2004 έγιναν τα πρώτα βήματα προς μία κοινή μέθοδο για ολόκληρη την Επιτροπή: προτάθηκε ένα σχέδιο πιλοτικού πλαισίου για επτά υπηρεσίες της Επιτροπής ως βάση αξιολόγησης των μεγαλύτερων κινδύνων τους και καθορισμού των ανάλογων σχεδίων δράσης, παράλληλα με την κατάρτιση του ετήσιού τους σχεδίου διαχείρισης για το 2005. Έκτοτε μία διοργανική συντονιστική επιτροπή παρακολουθούσε την ανάπτυξη μιας κοινής μεθόδου, η οποία εγκρίθηκε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2005.

Το αποτέλεσμα της ανακεφαλαιωτικής έκθεσης των ετήσιων δραστηριοτήτων για το 2002 ήταν να δημιουργηθεί ένα νέο δίκτυο για τη χάραξη κατευθυντήριων γραμμών και τη διάδοση των καλύτερων ανάμεσα στις υπηρεσίες της Επιτροπής[25]. Ένας από τους στόχους του είναι η επίτευξη συμφωνίας για την καθιέρωση ενιαίας ορολογίας και ενιαίας τυπολογίας λαθών.

Όπως προκύπτει από τη γενικά θετική αξιολόγηση του πλαισίου αξιολόγησης της Επιτροπής εκ μέρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου τον Σεπτέμβριο του 2005, οι υπηρεσίες της Επιτροπής συνέχισαν να επεκτείνουν και να βελτιώνουν τις δραστηριότητές τους σχετικά με την αξιολόγηση, δίνοντας ιδιαίτερη έμφαση στις δραστηριότητες εκτός των παραδοσιακών τομέων των προγραμμάτων δαπανών (π.χ. πολιτικές και οριζόντια θέματα). Αισθητή πρόοδος έχει σημειωθεί και στο θέμα της εκ των προτέρων αξιολόγησης, ιδιαίτερα στους τομείς όπου οι αξιολογήσεις αυτού του είδους γίνονταν σε συνδυασμό με μία εκτίμηση των επιπτώσεων. Σε κεντρικό επίπεδο ιδιαίτερη σημασία δόθηκε στην παραγωγή πολύ συνοπτικών εγγράφων σχετικά με σημαντικά θέματα της αξιολόγησης, ώστε να αυξηθεί όσο το δυνατόν περισσότερο η χρησιμοποίηση των στοιχείων σχετικά με την αξιολόγηση.

Το 2005 η Επιτροπή ενέκρινε το χρονοδιάγραμμα για τη δημιουργία ενός ενιαίου εσωτερικού πλαισίου ελέγχου[26] και τη σχετική έκθεση σχετικά με την αξιολόγηση[27] του χάσματος μεταξύ του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής και των αρχών ελέγχου που περιλαμβάνονται στην πρόταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για ένα πλαίσιο εσωτερικού κοινοτικού ελέγχου (γνώμη αριθ. 2/2004). Ο στόχος αυτών των εγγράφων είναι κατά πρώτο λόγο να ανοίξει ο δρόμος για σαφέστερες ρυθμίσεις όσον αφορά τη νομοθεσία και για καλύτερη διασφάλιση της εκτέλεσης του κοινοτικού προϋπολογισμού και κατά δεύτερο λόγο να γίνει σαφέστερη η καλή λειτουργία αυτών των διαδικασιών στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή και στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο στο πλαίσιο της ετήσιάς του δήλωσης αξιοπιστίας (DAS) όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Προς το σκοπό αυτό θα απαιτηθεί η ενεργός ανάμειξη των κρατών μελών όσον αφορά την ενιαία διαχείριση.

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες όσον αφορά τη χρηματοοικονομική διαχείριση και τη λογιστική

Το 2004 άρχισαν οι προετοιμασίες για τη μετάβαση στη λογιστική βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων από την 1η Ιανουαρίου του 2005. Το νέο λογιστικό σύστημα συμμορφούται προς τα διεθνή λογιστικά πρότυπα για τον δημόσιο τομέα που αναπτύχθηκαν από τη Διεθνή Ομοσπονδία Λογιστών (IFAC) και θα μπορούσε να βοηθήσει την Επιτροπή να γίνει ηγέτης σ΄αυτό τον τομέα. Χρειάστηκε να γίνουν μεγάλες προσπάθειες από όλες της υπηρεσίες της Επιτροπής, ειδικά όσον αφορά τα συστήματα πληροφόρησης, την επιμόρφωση και την καταχώρηση των νομικών προσώπων, τα τιμολόγια, τα πάγια στοιχεία ενεργητικού, την προχρηματοδότηση και τις εγγυήσεις για τωρινές ή προηγούμενες συμβάσεις. Παρά τις διάφορες πρακτικές δυσκολίες που εξακολουθούν να υπάρχουν, αναμένονται πολλά οφέλη από τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού συστήματος και των σχετικών εξελίξεων. Τα οφέλη αυτά αφορούν κυρίως την ικανότητα ελέγχου της συγκέντρωσης των κοινοτικών πόρων σε συγκεκριμένους αναδόχους, τον εντοπισμό της έκθεσης σε κινδύνους όσον αφορά τις εγγυήσεις, τον έλεγχο της προχρηματοδότησης, την καλύτερη παρακολούθηση των προθεσμιών πληρωμής και τη σύνταξη πιο αξιόπιστων δημοσιονομικών καταστάσεων. Η ασφάλεια των δεδομένων και οι κανόνες πρόσβασης αποτέλεσαν επίσης έναν από τους βασικούς στόχους καθόλη τη διάρκεια της ανάπτυξης του σχεδίου. Ένα από τα βασικά οφέλη θα είναι ότι από το 2005 θα διατίθενται λογιστικά στοιχεία σε ένα ενιαίο σύστημα ειδικά όσον αφορά το ενεργητικό και το παθητικό. Όλες αυτές οι δράσεις μαζί αποτελούν μία σημαντική προσπάθεια για την εξάλειψη των επιφυλάξεων που είχε εκφράσει κατά καιρούς το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

Στις 3 Μαΐου 2005 η Επιτροπή ενέκρινε μία πρόταση για την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού. Η πρόταση αυτή έχει ως βασικό στόχο την περαιτέρω διαλεύκανση των μεθόδων διαχείρισης και την εξισορρόπηση του κόστους και του οφέλους των ελέγχων. Επισημαίνει την ευθύνη των διατακτών να δημιουργήσουν κατάλληλα συστήματα εσωτερικού ελέγχου ενόψει των κινδύνων όσον αφορά ειδικά τις δημόσιες συμβάσεις ή τις ενισχύσεις. Προβλέπει επίσης ότι ο διατάκτης θα υπογράφει τους τελικούς λογαριασμούς δηλώνοντας ότι καταρτίστηκαν σύμφωνα τόσο με τις διατάξεις σχετικά με την παρουσίαση των λογαριασμών όσο και με τις λογιστικές αρχές, τους λογιστικούς κανόνες και τις λογιστικές μεθόδους.

Μία πρώτη τροποποίηση των εκτελεστικών διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού εγκρίθηκε από την Επιτροπή τον Ιούλιο του 2005[28]. Αφορά κυρίως τη μεταφορά της νέας οδηγίας σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις στο εσωτερικό δίκαιο και την επεξεργασία μιας πρώτης απάντησης στα θέματα διαχείρισης που έθεσαν οι μονάδες δημοσιονομικού ελέγχου για τις συμβάσεις χαμηλής αξίας και για τις μικρές ενισχύσεις. Αφορά επίσης τα συμπεράσματα σχετικά με τα κατ΄αποκοπήν ποσά, που εξήχθησαν μετά τη συνοπτική παρουσίαση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων του 2002. Κατ΄αυτό τον τρόπο φαίνεται να επιτυγχάνεται καλύτερη ισορροπία ανάμεσα στο κόστος και στο όφελος των ελέγχων.

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου

Το 2004 η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου πραγματοποίησε μία σειρά από λεπτομερείς ελέγχους, εκτιμήσεις κινδύνων και ελέγχους βάσει εγγράφων στις υπηρεσίες της Επιτροπής κατ΄εφαρμογήν ενός από τα μέτρα που προβλέπει το Λευκό Βιβλίο σχετικά με τη μεταρρύθμιση. Εκτός από τον άμεσο στόχο της πραγματοποίησης ανεξάρτητων αξιολογήσεων των ελέγχων για λογαριασμό αυτών των υπηρεσιών της Επιτροπής και της διάθεσης στην ίδια την Επιτροπή των πρώτων πληροφοριών, οι έλεγχοι αυτοί εξασφάλισαν στην υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου τη βάση που χρειαζόταν για να αναπτύξει το δικό τους πρόγραμμα ελέγχου βάσει της αξιολόγησης των κινδύνων και σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα και τις επαγγελματικές πρακτικές.

Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου διαπίστωσε ότι έχει βελτιωθεί η εφαρμογή των κανόνων εσωτερικού ελέγχου, ότι είναι πιο αξιόπιστα τα χρηματοδοτικά κυκλώματα ως αποτέλεσμα της εφαρμογής του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, ότι έχουν βελτιωθεί τα μέσα σχεδιασμού και παρακολούθησης των επιδόσεων (διαχείριση βάσει των δραστηριοτήτων) και ότι καταρτίζονται σύγχρονες λογιστικές και δημοσιονομικές εκθέσεις βάσει των διεθνών λογιστικών κανόνων. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου επεσήμανε επίσης την ανάγκη να δοθεί περισσότερη προσοχή στην αποτελεσματικότητα όσον αφορά την εφαρμογή των κανόνων εσωτερικού ελέγχου και των ετήσιων σχεδίων διαχείρισης, την ανάγκη καθιέρωσης ενός συστήματος διαχείρισης των κινδύνων σε ολόκληρη την Επιτροπή και την ανάγκη βελτίωσης του ελέγχου, της εποπτείας και της παρακολούθησης της εφαρμογής των εσωτερικών διαδικασιών και της δημοσιονομικής διαχείρισης.

Η νέα επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων, η οποία προεδρεύεται από τον αντιπρόεδρο Κάλλας, άρχισε τις εργασίες της περί τα τέλη του 2004. Διευρύνθηκαν μάλιστα οι αρμοδιότητές της, ώστε να μπορεί να εξετάζει τις εργασίες των μονάδων εσωτερικού ελέγχου (δυνατότητες εσωτερικού λογιστικού ελέγχου). Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων θα ασχοληθεί επίσης και με θέματα που αφορούν τη διαδικασία απαλλαγής.

Η Επιτροπή με την έκθεσή της σχετικά με την πρόοδο της μεταρρύθμισης του Ιανουαρίου του 2004 ζήτησε από την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου να υποβάλλει δύο φορές το χρόνο για έκθεση σχετικά με τα βασικά ευρήματα των εσωτερικών λογιστικών ελέγχων. Έχουν ήδη υποβληθεί δύο εκθέσεις οι οποίες επέστησαν την προσοχή της Επιτροπής σε μία σειρά από βασικούς τομείς κινδύνων στις διάφορες υπηρεσίες της Επιτροπής.

Η εργασιακή σχέση ανάμεσα στην υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου και στις μονάδες εσωτερικού ελέγχου των διάφορων υπηρεσιών της Επιτροπής έχει αναπτυχθεί σημαντικά. Ο εσωτερικός ελεγκτής είναι πρόεδρος ενός δικτύου εσωτερικών ελεγκτών της Επιτροπής, το οποίο διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών, περιλαμβανομένου και του προγραμματισμού των λογιστικών ελέγχων, και επιδιώκει την εναρμόνιση των μεθόδων και την παρουσίαση των εκθέσεων. Ο μηχανισμός αξιολόγησης της ποιότητας των μονάδων εσωτερικού ελέγχου και οι απαιτήσεις όσον αφορά την ενημέρωση της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου έχουν απλοποιηθεί. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου και οι μονάδες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόζουν τώρα πλέον ορισμένα κοινά ελάχιστα πρότυπα για τη σύνταξη των εκθέσεων σχετικά με τους ελέγχους, ειδικά όσον αφορά την αξιολόγηση των παρατηρήσεων και των συστάσεων του ελέγχου.

3. ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ

Η απλοποίηση των διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας αποτελεί ένα γενικό στόχο της παρούσας Επιτροπής. Αντανακλά την κοινή αντίληψη ολόκληρου του οργάνου ότι ήταν απαραίτητες οι μεταρρυθμίσεις και ότι χρειαζόταν η λήψη αυστηρότερων μέτρων σε τομείς όπως είναι η χρηματοοικονομική διαχείριση, αλλά ορισμένα από τα μέτρα που ελήφθησαν θα μπορούσαν τώρα, με βάση την εμπειρία, να εξορθολογιστούν, προκειμένου να βελτιωθεί η παραγωγικότητα γενικά σε βασικούς τομείς, όπως είναι η ανάπτυξη και η εφαρμογή πολιτικών προς όφελος των ευρωπαίων πολιτών.

Η Επιτροπή έχει ήδη ανακοινώσει έναν από τους στρατηγικούς της στόχους. Τον Ιούλιο του 2005 ενέκρινε ένα “σχέδιο δράσης για τη βελτίωση των ανακοινώσεων της Επιτροπής σχετικά με την Ευρώπη” με στόχο την παροχή σαφούς, πλήρους και έγκαιρης πληροφόρησης στο ευρύ κοινό. Το “σχέδιο Δ: Δημοκρατία, Διάλογος και Διαβούλευση” , το οποίο ξεκίνησε πρόσφατα, θέτει τις βάσεις για μια εμπεριστατωμένη συζήτηση σχετικά με το μέλλον της Ευρώπης και αποτελεί ένα παράδειγμα της δέσμευσης της Επιτροπής για καλύτερη επικοινωνία.

Έχουν ήδη επιλεγεί ορισμένοι τομείς για την περαιτέρω ανάπτυξη της διαδικασίας του στρατηγικού σχεδιασμού στην Επιτροπή, η οποία της παρέχει τη δυνατότητα να βελτιώσει αισθητά τη διαφάνεια, την απόδοση για την κατανομή των πόρων και να διασφαλίσει την υλοποίηση των πολιτικών προτεραιοτήτων.

Όσον αφορά τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων ο στόχος είναι η περαιτέρω εμπέδωση, παγίωση και βελτίωση του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και άλλων μεταρρυθμιστικών μέτρων και η διασφάλιση της περαιτέρω ανάπτυξης μιας διοικητικής νοοτροπίας που θα έχει ως γνώμονά της την εξυπηρέτηση. Ο στόχος της απλοποίησης είναι η αύξηση της αποτελεσματικότητας και της ικανοποίησης του προσωπικού επικεντρώνοντας το ενδιαφέρον της στην εκπλήρωση των προσδοκιών του και επιδεικνύοντας στο μέτρο του δυνατού μεγαλύτερη ευελιξία. Επιπλέον, θα ληφθούν μέτρα για τη βελτίωση της διαφάνειας και της επικοινωνίας καθώς και του διαλόγου ανάμεσα στο προσωπικό και στη διοίκηση, ώστε να διασφαλίζεται ότι θα γίνονται κατανοητές οι πολιτικές και η φιλοσοφία τους όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους.

Η Επιτροπή επιδιώκει αφενός την υλοποίηση των πολιτικών της στόχων και προτεραιοτήτων ενώ παράλληλα επιβεβαιώνει τη δέσμευσή της όσον αφορά τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση καθώς και τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Αυτό προϋποθέτει την κατάλληλη διαχείριση των εγγενών κινδύνων σε κάθε πολιτικό οργανισμό και τη δημιουργία ενός ενιαίου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου με τα κράτη μέλη, τα οποία διαχειρίζονται περίπου το 80% του κοινοτικού προϋπολογισμού. Η επίπτωση των πολιτικών της θα πρέπει επίσης να αποτελέσει αντικείμενο αξιολόγησης και εκθέσεων σχετικά με τις δραστηριότητές της και τα δημοσιονομικά στοιχεία θα πρέπει να είναι διαφανή και ακριβή. Όλα αυτά θα γίνουν ευκολότερα με την απλοποίηση και τη διασαφήνιση των κανόνων ειδικά όσον αφορά τον δημοσιονομικό κανονισμό καθώς και με την επίτευξη καλύτερης ισορροπίας ανάμεσα στο κόστος και στα οφέλη του ελέγχου.

Δημιουργία μιας διοικητικής νοοτροπίας που θα έχει ως βάση της την εξυπηρέτηση και την αποτελεσματικότητα

Διαφάνεια και σχέσεις με το κοινό

Σύμφωνα με τη δέσμευση που ανέλαβε με την ανακοίνωσή της σχετικά με τους στρατηγικούς στόχους κατά την περίοδο 2005-2009 και ως λογική συμπλήρωση του σχεδίου Δ: Δημοκρατία, Διάλογος και Διαβούλευση , η Επιτροπή αποφάσισε τον Νοέμβριο του 2005 να ξεκινήσει την ευρωπαϊκή πρωτοβουλία για τη διαφάνεια. O βασικός στόχος αυτής της πρότασης είναι να ενισχυθεί η πίστη και η εμπιστοσύνη του κοινού στους ευρωπαϊκούς θεσμούς με το να τους υποχρεώνει να λογοδοτούν και να υπόκεινται στο δημόσιο έλεγχο. Προβλέπει τη δημοσίευση ενός Πράσινου Βιβλίου κατά τις αρχές του 2006, ώστε να ξεκινήσει μία δημόσια συζήτηση σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης της διαφάνειας όσον αφορά τη χρησιμοποίηση των κοινοτικών πόρων, τη διαβούλευση με την κοινωνία των πολιτών και τον ρόλο των ομάδων πίεσης στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Η Επιτροπή θα συνεχίσει να λαμβάνει μέτρα για τη βελτίωση της διαφάνειάς της σε σχέση με τους ευρωπαίους πολίτες, στα οποία θα περιλαμβάνονται και μέτρα για τη διευκόλυνση της πρόσβασης στις πληροφορίες με τη χρησιμοποίηση σύγχρονων μέσων πληροφόρησης και επικοινωνίας. Στο πλαίσιο αυτό θα αναθεωρηθεί και ο κανονισμός σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.

Διακυβέρνηση και βελτίωση της νομοθεσίας

Θα συνεχιστούν και θα ενταθούν οι εργασίες της Επιτροπής για τη βελτίωση της νομοθεσίας και για την απλοποίηση της νομοθετικής διαδικασίας. Στον τομέα της εκτίμησης των επιπτώσεων θα συνεχιστεί η προσπάθεια για την εποπτεία και την ανάπτυξη της σχετικής μεθόδου με βάση τις απόψεις των χρηστών και των άλλων ενδιαφερομένων. Στις αρχές του 2006 θα ξεκινήσει μία ευρεία εξωτερική αξιολόγηση του συστήματος εκτίμησης των επιπτώσεων της Επιτροπής. Κατ΄αυτό τον τρόπο θα εντοπιστούν τα δυνατά και αδύνατα σημεία ολόκληρου του συστήματος. Δημιουργείται επίσης ένα δίκτυο εξωτερικών εμπειρογνωμόνων για την παροχή συμβουλών σχετικά με τη μέθοδο που χρησιμοποιεί η Επιτροπή για την αξιολόγηση των επιπτώσεων.

Η Επιτροπή συνεχίζει να προτρέπει το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (στο πλαίσιο της ισχύουσας διοργανικής συμφωνίας για τη βελτίωση της νομοθεσίας) καθώς και τα κράτη μέλη να προχωρήσουν με γρήγορο ρυθμό στην ουσιαστική απλοποίηση και βελτίωση του νομοθετικού περιβάλλοντος. Η νέα της πρόταση σχετικά με την απλοποίηση της νομοθεσίας προβλέπει ένα συνεχές πρόγραμμα για τα τρία επόμενα έτη. Το πρόγραμμα αυτό προβλέπει τη στοχοθετημένη αξιολόγηση της νομοθεσίας της ΕΕ σε διάφορους τομείς. Κατ΄αυτό τον τρόπο η Επιτροπή θα έχει ανταποκριθεί στις 15 προτεραιότητες του Συμβουλίου όσον αφορά την απλοποίηση, οι οποίες εγκρίθηκαν από το Συμβούλιο Ανταγωνιστικότητας τον Νοέμβριο του 2004.

Απλοποίηση των διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας

Έχουν ήδη ξεκινήσει οι εργασίες για την απλοποίηση της δημοσιονομικής διαχείρισης και των διοικητικών διαδικασιών οι οποίες συνίστανται στην εξέταση των προβλημάτων από τη σκοπιά των χρηστών. Άλλοι τομείς που χρειάζονται απλοποίηση είναι οι λογιστικοί και οι λοιποί έλεγχοι. Οι κεντρικές και οι ειδικές υπηρεσίες πρέπει να κάνουν την απλοποίηση αναπόσπαστο μέρος των κανονικών τους δραστηριοτήτων, και να δώσουν έμφαση στις επιπτώσεις και στο διοικητικό κόστος των νέων ή τροποποιημένων διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας κατά τρόπο ανάλογο με αυτόν που επιδιώκει η Επιτροπή για τη βελτίωση της νομοθεσίας. Προς τον σκοπό αυτό θα μπορούσαν να αναπτυχθούν οι κατάλληλες μέθοδοι εκτίμησης των επιπτώσεων όσον αφορά τις εσωτερικές διαδικασίες. Οι έρευνες της γνώμης του προσωπικού και οι ηλεκτρονικές διαβουλεύσεις μέσω του διαδικτύου θα αποτελέσουν σημαντικές πηγές πληροφόρησης, στις οποίες θα μπορούσαν να βασιστούν τα διαρθρωτικά μέτρα.

Η Επιτροπή εξέδωσε πρόσφατα μία ανακοίνωση[29] σχετικά με τον τρόπο που θα μπορούσε να συμβάλει η πρωτοβουλία ηλεκτρονική Επιτροπή (e-Commission) στον εκσυγχρονισμό των μεθόδων εργασίας της Επιτροπής και στη βελτίωση των υπηρεσιών που παρέχονται στο προσωπικό, στις εθνικές διοικήσεις, στους εταίρους, στις επιχειρήσεις και στους πολίτες, επιβεβαιώνοντας έτσι τη δέσμευσή της όσον αφορά την ηλεκτρονική Επιτροπή και την πρόθεσή της να χρησιμοποιεί τη τεχνολογία για να διευκολύνει την αποτελεσματικότητα και τη διαφάνεια. Αποτελεί άλλωστε μέρος της συνεισφοράς της Επιτροπής στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση στο πλαίσιο των ευρύτερων στόχων της δημιουργίας μιας κοινωνίας που θα βασίζεται στη γνώση, η οποία ευνοεί την ανάπτυξη και τη δημιουργία απασχόλησης. Οι μελλοντικές δραστηριότητες στο πλαίσιο της ηλεκτρονικής Επιτροπής θα έχουν ως στόχο, εκτός των άλλων, την αύξηση των πολιτικών και διοικητικών υπηρεσιών που διατίθενται ηλεκτρονικά στους χρήστες εντός και εκτός της Επιτροπής, την εφαρμογή διαλειτουργικών συστημάτων πληροφόρησης για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και τη μείωση των επαναλήψεων καθώς και την ανύψωση του επιπέδου ασφαλείας των τεχνολογιών πληροφόρησης.

Ανάθεση εργασιών στους εξωτερικούς συνεργάτες και οι διοικητικές υπηρεσίες της Επιτροπής

Στην πρώτη ανακοίνωση της Επιτροπής σχετικά με τις δημοσιονομικές πρακτικές της περιόδου 2007-2013 τονίζεται η ανάγκη επικέντρωσης των δραστηριοτήτων της στην ανάπτυξη και την παρακολούθηση των πολιτικών που προβλέπει η Συνθήκη. Προσδιόρισε “τις αρχές για τη διοικητική διακυβέρνηση” (λιγότερη άμεση διαχείριση, περισσότερος έλεγχος της εφαρμογής και βελτίωσης της αποδοτικότητας) καθώς και τους τομείς όπου θα μπορούσε να ανατεθεί η διαχείριση των προγραμμάτων σε κάποιον εκτελεστικό φορέα. Ορισμένες υπηρεσίες της Επιτροπής εξετάζουν προς το παρόν το ενδεχόμενο ανάθεσης εργασιών σε τέτοιους εκτελεστικούς φορείς. Εντούτοις, επειδή κανένας εκτελεστικός φορέας δεν βρίσκεται ακόμη σε πλήρη λειτουργία, δεν είναι ακόμη βέβαιο ότι η λύση αυτή είναι η πιο αποτελεσματική. Η Επιτροπή θα προβεί σε μια πρώτη εκτίμηση της κατάστασης μέσω της ανακεφαλαιωτικής της έκθεσης για το 2005. Μετά από τρία έτη λειτουργίας οι εκτελεστικοί φορείς θα αποτελέσουν αντικείμενο εξωτερικής αξιολόγησης. Οι λύσεις της ανάθεσης εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες θα εξεταστούν μόνο στις περιπτώσεις που θα διαπιστωθεί ότι είναι αποδοτικές καθώς και στις περιπτώσεις που μπορούν να αντιμετωπιστούν ικανοποιητικά τα θέματα της διακυβέρνησης και του ελέγχου.

Επιπλέον, τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της λειτουργίας των διοικητικών υπηρεσιών, η οποία ξεκίνησε τον Οκτώβριο του 2005, θα χρησιμοποιηθούν ώστε να ληφθούν μέτρα για τη βελτίωση της λειτουργίας τους, για το διαχωρισμό των αρμοδιοτήτων στις περιπτώσεις που χρειάζεται και για την εξεύρεση διάφορων δυνατοτήτων περαιτέρω ανάπτυξης της διοργανικής τους διάστασης.

Στρατηγικός σχεδιασμός και προγραμματισμός

Τα σπουδαιότερα θέματα που αφορούν τον κύκλο του στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

Ανάπτυξη της πολυετούς προοπτικής του στρατηγικού σχεδιασμού

Πρέπει να δοθεί έμφαση στην πολυετή διάσταση του κύκλου του στρατηγικού σχεδιασμού. Ο ετήσιος στρατηγικός σχεδιασμός θα ενταχθεί μέσα στο πλαίσιο μιας πολυετούς προοπτικής. Κατά την επεξεργασία του ετήσιου στρατηγικού σχεδιασμού θα αξιολογηθούν τα προηγούμενα επιτεύγματα με βάση τους πολυετείς στόχους. Η συζήτηση προσανατολισμού των μελών της Επιτροπής σχετικά με τον ετήσιο στρατηγικό σχεδιασμό – βασικό στοιχείο της πολιτικής διαχείρισης του κύκλου – θα βελτιωθεί ακόμη περισσότερο από την ενίσχυση του συντονισμού ανάμεσα στις υπηρεσίες της Επιτροπής, από τις συνεισφορές τους πριν την διεξαγωγή της συζήτησης καθώς και από την επικέντρωση της συζήτησης στις βασικές στρατηγικές λύσεις.

Ενθάρρυνση του συστηματικού καθορισμού στόχων

Η Επιτροπή θα εντείνει τις προσπάθειές της για τη βελτίωση της ποιότητας, της καταλληλότητας των στόχων και των δεικτών και για τον καθορισμό πολυετών στόχων. Η ανάγκη επίτευξης των πρωταρχικών στόχων και της σύνταξης εκθέσεων δραστηριοτήτων θα ενσωματωθεί ακόμη περισσότερο στη διοικητική νοοτροπία. Ιδιαίτερη προσοχή θα δοθεί στις δυσκολίες που συναντούν οι υπηρεσίες της Επιτροπής κατά την ανάπτυξη δεικτών που έχουν σημασία για το ευρύ κοινό καθώς και για την υιοθέτηση της αρχής του καθορισμού των στόχων εκ μέρους των ανώτερων στελεχών και της ίδιας της Επιτροπής.

Περαιτέρω βελτίωση της διαδικασίας κατανομής των πόρων

Η βάση πληροφόρησης και η διαδικασία λήψης των αποφάσεων όσον αφορά την κατανομή των πόρων έχουν βελτιωθεί σημαντικά κατά τα τελευταία χρόνια χάρις στη σύνδεσή τους με τον κύκλο του προϋπολογισμού. Εντούτοις η πρόσφατη αναθεώρηση των αντικειμενικών κριτηρίων και δεικτών εκτίμησης των αναγκών, του φόρτου εργασίας και των επιδόσεων θα βελτιώσει ακόμη περισσότερο αυτή τη διαδικασία. Επιπλέον, ορισμένες θέσεις εργασίας ενδέχεται να δοθούν προσωρινά σε συγκεκριμένες υπηρεσίες, ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν καλύτερα στις προτεραιότητες της Επιτροπής, και μετά την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων να επαναδιατεθούν για άλλους τομείς προτεραιότητας. Για τον λόγο αυτό οι πληροφορίες σχετικά με τις επιδόσεις θα πρέπει να αποτελέσουν ένα σημαντικό στοιχείο της προετοιμασίας του προσχεδίου του προϋπολογισμού και της συνακόλουθης διαδικασίας του προϋπολογισμού.

Βελτίωση των εκθέσεων και της δημοσιοποίησης των αποτελεσμάτων

Η ενημέρωση των πολιτών και των άλλων ενδιαφερομένων σχετικά με τα αποτελέσματα των δράσεων της ΕΕ αποτελεί μία από τις κορυφαίες προτεραιότητες της Επιτροπής, η οποία προτίθεται να κάνει συστηματικότερη χρήση των ποιοτικών και προσωπικών πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις, ώστε να βελτιώσει την ικανότητά της να επικοινωνεί κατά τρόπο αποτελεσματικό. Πρόκειται δηλαδή για τον καθορισμό κατάλληλων και κατανοητών στόχων και δεικτών. Στο πλαίσιο του κύκλου του στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα πρέπει να καθορίσουν με σαφήνεια τους στόχους για κάθε τομέα και να εξηγήσουν τις μεγάλες πολιτικές προκλήσεις και τα επιτεύγματα κατά τρόπο που να προκαλεί αίσθηση στο ευρύ κοινό.

Για την επίτευξη καλύτερης ισορροπίας ανάμεσα στις εκθέσεις αποτελεσμάτων και στα θέματα του εσωτερικού ελέγχου και της διαχείρισης, κάθε χρόνο θα υποβάλλονται εκθέσεις σχετικά με την επίτευξη των στρατηγικών στόχων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στο Συμβούλιο και στους άλλους ενδιαφερόμενους. Η καθιερωμένη ανακεφαλαιωτική έκθεση θα συνεχίσει να επικεντρώνεται σε θέματα διαχείρισης και ελέγχου.

Η πολιτική προσωπικού

Το προσωπικό της Επιτροπής είναι αναμφίβολα το μεγαλύτερό της πλεονέκτημα, το οποίο της παρέχει τη δυνατότητα να διαμορφώνει και να εφαρμόζει την πολιτική της. Η επίτευξη των στρατηγικών στόχων της Επιτροπής συνεπώς εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα και τον καινοτομικό χαρακτήρα της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων. Παρά το γεγονός ότι η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων έχει αναπτυχθεί σημαντικά κατά τα τελευταία έτη, το προσωπικό γενικά και ακόμη και το προσωπικό που ασχολείται με τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων σε τοπικό επίπεδο την αντιλαμβάνεται ως μία ενέργεια ελέγχου και συμμόρφωσης.

Μεσοπρόθεσμα η Επιτροπή θα επιδιώξει να αναπτύξει τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων ως μέρος της στρατηγικής της για τη διασφάλιση της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων κατά τρόπο που θα επιτρέπει στην Επιτροπή να υλοποιεί το πρόγραμμά της και να επιτυγχάνει τους στόχους της. Στο πλαίσιο αυτό η εκτεταμένη χρησιμοποίηση των εργαλείων της τεχνολογίας των πληροφοριών, όπως είναι το ηλεκτρονικό βιογραφικό σημείωμα και η βάση δεδομένων με τα επαγγελματικά προσόντα του προσωπικού της Επιτροπής, αναμένεται να παίξουν σημαντικό ρόλο.

Η Επιτροπή θα συνεχίσει τις προσπάθειές της για τη βελτίωση των ειδικών γνώσεων του προσωπικού της που ασχολείται με τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, ούτως ώστε να δώσει επαγγελματική υπόσταση στις ειδικότητες και στις διαδικασίες διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων τόσο όσον αφορά τις επιμέρους υπηρεσίες όσο και το όργανα στο σύνολό του. Οι βασικές ενέργειες που πρέπει να γίνουν είναι η μεγαλύτερη έμφαση στην εξυπηρέτηση, η διαρκής απλοποίηση των διαδικασιών, η ανάπτυξη μιας εργασιακής νοοτροπίας που θα έχει ως στόχο στην απόδοση και αναγνώριση των ατομικών επιδόσεων. Έχουν προχωρήσει ικανοποιητικά οι εργασίες για την εκπόνηση ενός ειδικού σχεδίου δράσης, ώστε να δοθεί επαγγελματική υπόσταση στη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων μεσοπρόθεσμα.

Ο επόμενος στόχος είναι η καθιέρωση της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων ως ενός στρατηγικού στόχου σε συνδυασμό με τον προσανατολισμό του προσωπικού προς τους στρατηγικούς στόχους. Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων θα αναπτυχθεί ακόμη περισσότερο, ώστε να συμπεριλάβει τις στρατηγικές διαδικασίες της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων, όπως είναι η ικανότητα διαχείρισης, η οργανωτική ανάπτυξη, η διαχείριση της διαδοχής, ο στρατηγικός σχεδιασμός των πόρων κλπ.

Θα συνεχιστεί το σχέδιο δράσης που παρουσιάστηκε τον Ιούνιο του 2004 με στόχο την πρόσληψη εμπειρογνωμόνων και την ανάπτυξη προγραμμάτων ειδικής επιμόρφωσης του υπάρχοντος προσωπικού. Η Επιτροπή θα συμβάλει επίσης στην ανάπτυξη του προγράμματος της διοργανικής υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων σε μία προσπάθεια διασφάλισης ότι οι διαγωνισμοί θα συνεχίσουν να αποφέρουν επαρκείς αριθμούς επιτυχόντων για την πλήρωση των κενών θέσεων.

Η Επιτροπή θα επιδιώξει επίσης να πετύχει μία ισορροπία ανάμεσα στην αποκέντρωση των καθηκόντων διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων και στη συνεπή εφαρμογή του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης και των πολιτικών σχετικά με τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων. Προς τον σκοπό αυτό η ΓΔ Διοίκησης θα πρέπει να παίξει ενεργό ρόλο για την προώθηση, την ενίσχυση και τη διευκόλυνση της υιοθέτησης ενιαίων πρακτικών όσον αφορά τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων επιτρέποντας ταυτόχρονα μεγαλύτερη ευελιξία σε τοπικό επίπεδο στις περιπτώσεις που η ευελιξία αυτή θα μπορούσε να βελτιώσει την απόδοση.

Πρόοδος έχει επιτευχθεί όσον αφορά την ανάπτυξη πολιτικής για ευεξία στον τόπο εργασίας, η οποία αναμένεται να ολοκληρωθεί στο άμεσο μέλλον. Στον τομέα της ισότητας των ευκαιριών θα τεθούν ρεαλιστικοί στόχοι και θα ληφθούν μέτρα για την επίτευξη καλύτερης ισορροπίας ανάμεσα στα δύο φύλα. Θα συνεχιστούν οι εργασίες για την εξεύρεση βιώσιμων λύσεων όσον αφορά το ελαστικό ωράριο και την εργασία με στόχο την εναρμόνιση της ιδιωτικής με την επαγγελματική ζωή. Επιπλέον, η Επιτροπή εξετάζει προς το παρόν τρόπους περαιτέρω βελτίωσης και απλοποίησης, όπου αυτό κρίνεται σκόπιμο, του τωρινού της συστήματος αξιολόγησης της απόδοσης και προαγωγών του προσωπικού.

Έλεγχος και δημοσιονομική διαχείριση

Κυριότερες πρωτοβουλίες στον τομέα του εσωτερικού ελέγχου

Ο πρώτος πολυετής στόχος της συνοπτικής έκθεσης του 2004 ήταν η επίτευξη της αποτελεσματικής λειτουργίας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και η υιοθέτηση των σχετικών εννοιών και διαδικασιών απ΄όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής μέσω των τακτικών εσωτερικών ελέγχων εκ μέρους των συντονιστών εσωτερικού ελέγχου. Οι κεντρικές υπηρεσίες θα αναπτύξουν κατευθυντήριες γραμμές ως προς το θέμα αυτό, οι οποίες θα εξεταστούν από το δίκτυο συντονιστών εσωτερικού ελέγχου.

Όσον αφορά τη διαχείριση των κινδύνων οι στόχοι για την περίοδο 2005-2006 είναι η ενίσχυση των δομών και των διαδικασιών σε επίπεδο ΓΔ. Η διαχείριση των κινδύνων θα ενσωματωθεί στη διαδικασία του ετήσιου διαχειριστικού σχεδιασμού για το 2006 και από το 2006 και μετά θα αναπτυχθούν κεντρικές κατευθυντήριες γραμμές και εργαλεία για τα διάφορα είδη δραστηριοτήτων, σχεδίων και διαδικασιών της Επιτροπής. Το 2007 προβλέπεται να προταθεί μία μέθοδος διαχείρισης των κινδύνων σε επίπεδο “οικογενειών ΓΔ” με τη συμμετοχή των κυριότερων εξωτερικών εταίρων.

Με το χρονοδιάγραμμα για τη δημιουργία ενός ενιαίου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, η Επιτροπή προτίθεται να ξεκινήσει μία διαδικασία βελτίωσης του τωρινού πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, προκειμένου να έχει τη δυνατότητα να παρέχει επαρκείς διαβεβαιώσεις στο Ελεγκτικό Συνέδριο σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των διάφορων πράξεων. Παράλληλα με τις συζητήσεις με τα κράτη μέλη, το Κοινοβούλιο και το Ελεγκτικό Συνέδριο η Επιτροπή συνεχίζει τις εσωτερικές διαβουλεύσεις, ώστε στις αρχές του 2006 να έχει έτοιμο ένα σχέδιο δράσης που θα αποτελέσει τη βάση για ένα τέτοιο ενιαίο πλαίσιο. Τα σχετικά μέτρα θα πρέπει εν συνεχεία να υλοποιηθούν κατά τους μήνες και τα έτη που θα επακολουθήσουν.

Η σημασία των εκ των υστέρων ελέγχων επισημάνθηκε εκ νέου με την ανακεφαλαιωτική έκθεση του 2004. Έχουν ως στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και τη διεύρυνση της λογοδοσίας με την περαιτέρω εναρμόνιση και την στοχοθέτηση των εκ των υστέρων ελέγχων μέσω στρατηγικών που θα καθορίζονται σε επίπεδο οικογενειών ΓΔ. Κατά γενικό κανόνα ο προβληματισμός σχετικά με την εκτίμηση των διαφορών και το χρονοδιάγραμμα για τη δημιουργία ενός ενιαίου πλαισίου εσωτερικών ελέγχων πρέπει να έχουν ως στόχο τους τη διαμόρφωση στρατηγικών ελέγχου για λογαριασμό των υπηρεσιών σχετικά με την αποδοτικότητα των εκ των προτέρων και των εκ των υστέρων ελέγχων.

Η Επιτροπή προετοιμάζει προς το παρόν μία νέα ανακοίνωση σχετικά με την αξιολόγηση, η οποία αποσκοπεί κυρίως στην συγκέντρωση στοιχείων αξιολόγησης τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη δημοσιονομικών και στρατηγικών αποφάσεων. Αποσκοπεί επίσης στην παγίωση, στη διαλεύκανση και στην απλοποίηση των υφισταμένων πρακτικών και απαιτήσεων όσον αφορά την αξιολόγηση με στόχο τη μεγιστοποίηση της προστιθέμενης αξίας της αξιολόγησης ενόψει των πρωταρχικών αναγκών της Επιτροπής για ενημέρωση.

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης και της λογιστικής

Ο τροποποιημένος δημοσιονομικός κανονισμός αποτελεί προς το παρόν αντικείμενο συζήτησης με τα άλλα όργανα και οι σχετικές εκτελεστικές διατάξεις προβλέπεται να τεθούν σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2007 μαζί με μία νέα γενεά βασικών νομοθετικών πράξεων για την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013.

Μία πρόταση για ένα ξεχωριστό γύρο απλοποίησης των εκτελεστικών διατάξεων εγκρίθηκε από την Επιτροπή τον Οκτώβριο του 2005. Έχει ως στόχο την περαιτέρω απλοποίηση των δημοσιονομικών διαδικασιών για τις υπηρεσίες της Επιτροπής καθώς και για τους οικονομικούς φορείς και τους δικαιούχους ενισχύσεων ειδικά όσον αφορά τις συμβάσεις και τις συμφωνίες χαμηλής αξίας καθώς και τις εξωτερικές δράσεις.

Ενώ οι βασικές προσαρμογές που ήταν απαραίτητες για τη μετάβαση στο νέο λογιστικό περιβάλλον ολοκληρώθηκαν περί τα τέλη του 2004, το κλείσιμο του πρώτου λογιστικού έτους με βάση την αυτοτέλεια των χρήσεων προχωρεί με σταθερό ρυθμό. Πρέπει να γίνουν βελτιώσεις ώστε να αξιοποιηθούν αυτές οι αλλαγές και τα πλεονεκτήματα αυτού του συστήματος να μην περιορισθούν μόνο στους λογαριασμούς της Επιτροπής. Το 2005 ξεκίνησαν οι εργασίες π.χ. για την ενσωμάτωση στο λογιστικό σύστημα των χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων, (λήψη και χορήγηση δανείων), του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης και των διοικητικών πιστώσεων που τις διαχειρίζονται οι αντιπροσωπείες και έχουν αρχίσει οι συζητήσεις με στόχο την εξέταση της δυνατότητας ανοίγματος του συστήματος της Επιτροπής στους οργανισμούς και στα άλλα θεσμικά όργανα. Στο μεταξύ η χρησιμοποίηση της βάσης δεδομένων της Επιτροπής που αφορά τις συμβάσεις έχει γίνει υποχρεωτική για τις συμβάσεις που υπεγράφησαν το 2005, ενώ τα αρχικά υπόλοιπα των λογαριασμών με βάση την αυτοτέλεια των χρήσεων βρίσκονται τώρα στο στάδιο της έγκρισης από τις διάφορες ΓΔ. Παράλληλα λαμβάνονται μέτρα για τη βελτίωση της απόδοσης και της ασφάλειας των συστημάτων τεχνολογιών πληροφόρησης.

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες στον εσωτερικό έλεγχο

Η υπηρεσία εσωτερικών ελέγχων της Επιτροπής προτίθεται να εντείνει τις προσπάθειές της, ώστε να δημιουργηθούν περισσότερες συνέργιες ανάμεσα στους διάφορους ενδιαφερόμενους, να βελτιωθεί ο συντονισμός των προγραμμάτων εργασίας, να συνεχιστεί η επεξεργασία και η εναρμόνιση των διάφορων εσωτερικών ελέγχων και να διευρυνθεί η χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης των ελέγχων.

Ο κύκλος αξιολόγησης της ποιότητας των μονάδων εσωτερικού ελέγχου των υπηρεσιών της Επιτροπής, που ξεκίνησε πρόσφατα η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου, θα ολοκληρωθεί το 2006. Αυτός ο ευρύς ποιοτικός έλεγχος, ο οποίος γίνεται βάσει των επαγγελματικών προτύπων, έχει ως στόχο την εξασφάλιση υψηλής ποιότητας υπηρεσιών εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή και τον καθορισμό μιας αντικειμενικής βάσης που θα επιτρέπει στους ελεγκτές να βασίζονται στα αποτελέσματα άλλων εσωτερικών ελέγχων.

Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων διευρύνει τον ρόλο της και ενισχύει την ικανότητά της να παρακολουθεί αποτελεσματικά την υλοποίηση των συστάσεων του ελέγχου.

Όσον αφορά το εύρος και τη φύση των ελέγχων της, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου θα συνεχίσει να καλύπτει τομείς και πέραν της χρηματοοικονομικής διαχείρισης και της λογιστικής. Πρόκειται για τον τομέα του σχεδιασμού και της λήψης πολιτικών αποφάσεων, της υλοποίησης των πολιτικών αποφάσεων και της παρακολούθησής τους. Όλα αυτά θα γίνουν σύμφωνα με τις επαγγελματικές πρακτικές όσον αφορά την αξιολόγηση και τη βελτίωση της διαχείρισης των κινδύνων, τον έλεγχο και τη διαδικασία της διακυβέρνησης[30]. Θα δώσει επίσης ιδιαίτερη προσοχή στην απλοποίηση και στην αναλογικότητα, πραγματοποιώντας καλύτερους αντί για περισσότερους ελέγχους και προτιμώντας, αντί για την τυπική συμμόρφωση προς τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου, την αποτελεσματική τους εφαρμογή.

Οι κυριότερες πρωτοβουλίες όσον αφορά την OLAF

Τον Φεβρουάριο του 2004 η Επιτροπή ενέκρινε μία πρώτη σειρά από προτάσεις για την τροποποίηση των κανονισμών 1073/1999 και 1074/1999[31]. Ως συνέπεια της ειδικής έκθεσης αριθ. 1/2005 του Ελεγκτικού Συνεδρίου[32] σχετικά με τη διαχείριση της OLAF και μιας δημόσιας ακρόασης σχετικά με την ενίσχυση της OLAF τον Ιούλιο του 2005 στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο (Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού), η Επιτροπή σχεδιάζει τώρα να παρουσιάσει μία νέα νομοθετική πρόταση που θα βασίζεται στις προηγούμενες προόδους και θα αφορά κυρίως τη διακυβέρνηση και τον έλεγχο.

Κατά τα τελευταία χρόνια η OLAF έχει ενισχύσει σημαντικά τις δραστηριότητές της, περιλαμβανομένων και αυτών που αφορούν τις υπηρεσίες της Επιτροπής, με την υποβολή νομοθετικών προτάσεων πρόληψης της απάτης σε αρχικό στάδιο.

4. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Οι εσωτερικές μεταρρυθμίσεις που πραγματοποίησε η Επιτροπή το 2000 αποτέλεσαν μία μεγάλη προσπάθεια εκσυγχρονισμού που περιελάμβανε την τροποποίηση των μεθόδων εργασίας, των διαδικασιών και των κανονισμών της. Ο στόχος αυτός επετεύχθη χάρις στις συντονισμένες προσπάθειες τόσο των εσωτερικών – προσωπικό και διοίκηση – όσο και των εξωτερικών – των άλλων οργάνων – ενδιαφερομένων. Η επιτροπή Μπαρόσο εκτιμά ότι εξακολουθούν να έχουν ισχύ οι βασικές αρχές στις οποίες στηρίχθηκαν τα μέτρα της μεταρρύθμισης. Τώρα που έχει τερματισθεί η μεταρρύθμιση, η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να βασιστεί στα επιτεύγματά της και να διασφαλίσει ότι οι πόροι της, τόσο οι χρηματοοικονομικοί όσο και οι ανθρώπινοι, θα χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και αποδοτικά με τρόπο ανοιχτό και διαφανή, ώστε να διευκολύνουν τον έλεγχο και να ενισχύουν την πίστη των πολιτών στην Ευρώπη. Έχει δεσμευθεί μάλιστα να υλοποιήσει τους στρατηγικούς της στόχους στον τομέα της ευημερίας, της αλληλεγγύης, της κοινωνικής δικαιοσύνης και ασφάλειας και να δυναμώσει τη φωνή της Ευρώπης στη διεθνή σκηνή επικεντρώνοντας την προσοχή της στην επεξεργασία και στην αποτελεσματική υλοποίηση των πολιτικών της.

Για να διευκολύνει την επίτευξη αυτών των στόχων κατά τη διάρκεια της θητείας της, η Επιτροπή προτίθεται:

- Να συνεχίσει τις εργασίες της για περαιτέρω ενοποίηση, τον εξορθολογισμό και την απλοποίηση των εσωτερικών της διαδικασιών και των μεθόδων εργασίας για λόγους αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας και για την επίτευξη καλύτερης ισορροπίας ανάμεσα στο επίπεδο των κινδύνων και στο κόστος των ελέγχων.

- Να διασφαλίσει ότι η διαδικασία αυτή θα ενσωματωθεί στην κανονική διαδικασία διαρκούς μάθησης και οργανωτικής βελτίωσης.

- Να βελτιώσει τη διαφάνεια, τη λογοδοσία και την επικοινωνία με το ευρωπαϊκό κοινό και

- Να ενθαρρύνει την εμπέδωση – τόσο σε πολιτικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο προσωπικού – της νέας διαχειριστικής νοοτροπίας της Επιτροπής, η οποία βασίζεται στην ευθύνη, στη λογοδοσία, στη συναπόφαση, στη βελτίωση της επικοινωνίας και στο διάλογο.

[1] (P6_TA(2005)0053).

[2] http://europa.eu.int/comm/atwork/index_en.htm.

[3] COM(2004) 45.

[4] COM(2002) 275 και COM(2002) 278.

[5] http://europa.eu.int/yourvoice/index_en.htm.

[6] Από τότε που καθιερώθηκε, το 2003, η Επιτροπή έχει πραγματοποιήσει πάνω από 100 αξιολογήσεις των επιπτώσεων.

[7] SEC(2004) 1377.

[8] COM(2005) 97.

[9] SEC(2005) 791.

[10] SEC(2000) 1757/6.

[11] e-DOMEC σημαίνει Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση και Διαχείριση Εγγράφων στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

[12] SEC(2004) 1617/4.

[13] Ο εκτελεστικός φορέας για την ευφυή ενέργεια, ο εκτελεστικός φορέας για το πρόγραμμα δημόσιας υγείας και ο εκτελεστικός φορέας για την εκπαίδευση, τα οπτικο-ακουστικά μέσα και τον πολιτισμό.

[14] Περιλαμβανομένου του εκτελεστικού φορέα για το διευρωπαϊκό μεταφορικό δίκτυο και του εκτελεστικού φορέα για το έβδομο πρόγραμμα-πλαίσιο για την έρευνα, περί του οποίου γίνεται λόγος στο COM(2005) 119.

[15] COMBUD 140/04 του Σεπτεμβρίου 2004.

[16] DT/539456 του Αυγούστου 2004.

[17] COM(2005) 256.

[18] COM(2005) 12 της 26.1.2005.

[19] COM(2005) 15 της 26.1.2005.

[20] SEC(2005) 811, SEC(2004) 253, SEC(2004) 1602.

[21] Σοβαρές αδυναμίες όσον αφορά τη χρηστή χρηματοοικονομική διαχείριση, τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών ενεργειών για τις οποίες έχει ξεκινήσει η υλοποίηση διορθωτικών δράσεων.

[22] COM(2005) 256.

[23] COM(2004) 93, παράρτημα 4.

[24] Tα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου που εφαρμόζονται στην Επιτροπή βασίζονται κατά μεγάλο μέρος στο πλαίσιο COSO (το αποτέλεσμα της ανακεφαλαίωσης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων του έτους 2002 ήταν να δημιουργηθεί ένα νέο δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχων για τον καθορισμό των κατευθυντήριων γραμμών και τη διάδοση των καλύτερων πρακτικών ανάμεσα στις υπηρεσίες της Επιτροπής).

[25] SEC(2004) 986, 12.7.2004, δράση που αφορά τη συγχρηματοδότηση

[26] COM(2005) 252, 15.6.2005.

[27] Έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής, 2.8.2005

[28] Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1261/2005, 20.7.2005 (ΕΕ L 201, 2.8.2005).

[29] “ Ηλεκτρονική Επιτροπή 2006-2010 : περισσότερη αποτελεσματικότητα και διαφάνεια”, C(2005) 4473.

[30] Iνστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (IIA), πρότυπο επίδοσης 2100, http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[31] COM(2004) 103 και 104

[32] ΕΕ C 202, 18.8.2005, σ. 1.