[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 30.5.2007

COM(2007) 274 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής όσον αφορά τη διαχείριση το 2006

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής όσον αφορά τη διαχείριση το 2006

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας αναφέρεται σε ετήσια βάση στο Σώμα των Επιτρόπων σχετικά με τον απολογισμό της άσκησης των καθηκόντων του υπό μορφή ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων.

Εγκρίνοντας την παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση, η Επιτροπή αναλαμβάνει την πολιτική ευθύνη για τη διαχείριση εκ μέρους των γενικών διευθυντών και προϊσταμένων της, με βάση τις διαβεβαιώσεις και τις επιφυλάξεις που διατυπώνουν αυτοί στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων που καταρτίζουν, και αναγνωρίζει ότι πρέπει να καταβληθούν περισσότερες προσπάθειες για την αντιμετώπιση ορισμένων αδυναμιών. Συμπληρώνει τη συγκεφαλαιωτική έκθεση σχετικά με τα πολιτικά επιτεύγματα κατά το 2006 η οποία εγκρίθηκε από την Επιτροπή στις 28 Φεβρουαρίου 2007[1].

Η παρούσα ανακοίνωση αναφέρει πώς η Επιτροπή άσκησε τις διαχειριστικές αρμοδιότητές της, τι ασφάλεια παρέχουν τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου και συνοψίζει τα συμπεράσματα των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων. Εξετάζει τις επιφυλάξεις των γενικών διευθυντών και των προϊσταμένων και παρουσιάζει μια πρώτη ανάλυση του τρόπου αντιμετώπισης των σχετικών αδυναμιών. Τέλος, εξετάζει απόψεις πέραν των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων καθώς και ορισμένα οριζόντια ζητήματα που έθεσε ο γενικός διευθυντής προϋπολογισμού, ο εσωτερικός ελεγκτής, το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η αρμόδια για την απαλλαγή αρχή ή που προσδιόρισε η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων.

2. βεβαιοτητα που παρεχεται με τισ ετησιεσ εκθεσεισ δραστηριοτητων

Έχοντας εξετάσει τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, ιδιαίτερα τις δηλώσεις που υπογράφουν κάθε γενικός διευθυντής και προϊστάμενος υπηρεσίας, η Επιτροπή υπογραμμίζει ότι όλοι οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες παρείχαν εύλογες εγγυήσεις σχετικά με την ικανοποιητική χρήση των πόρων (αν και αυτή είχε διαπιστωθεί σε ορισμένες περιπτώσεις) και σχετικά με το γεγονός ότι οι ισχύουσες διαδικασίες ελέγχου παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις για τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών. Αυτές είναι οι δυο βασικές απαιτήσεις που δικαιολογούν τις δηλώσεις αξιοπιστίας τους.

Ταυτόχρονα, οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες αποκάλυψαν κατάλοιπα αδυναμιών και διατύπωσαν επιφυλάξεις στις κατάλληλες περιπτώσεις. Η παρούσα ενότητα εξετάζει τα κύρια ζητήματα ελέγχου που τίθενται, συμπεριλαμβανομένων των επιφυλάξεων, με τη μέθοδο της εκτέλεσης του προϋπολογισμού.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, υφίσταται διαφορά μεταξύ της αξιολόγησης του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με την αξιοπιστία των συστημάτων ελέγχου και της αξιοπιστίας που παρέχεται από τους αρμόδιους γενικούς διευθυντές. Αυτό αντανακλά, εν μέρει, διαφορές απόψεων σχετικά με την τυπολογία και τις επιπτώσεις των σφαλμάτων καθώς και σχετικά με την αξιολόγηση των ανεπαρκειών των συστημάτων και, εν μέρει, τις διαφορετικές αντιλήψεις σχετικά με τη λειτουργία των μηχανισμών δημοσιονομικών διορθώσεων, ιδιαίτερα δε το γεγονός ότι οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής εφαρμόζουν ένα πολυετές σύστημα βάσει του οποίου τα σφάλματα του ενός έτους μπορούν να εντοπιστούν και να διορθωθούν τα επόμενα έτη, ενώ η Συνθήκη απαιτεί το Ελεγκτικό Συνέδριο να διατυπώνει γνώμη σε ετήσια βάση.

Σε κάθε περίπτωση στην οποία υφίσταται διαφορά μεταξύ της γνώμης του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου και της γνώμης του γενικού διευθυντή, αποτελεί υποχρέωση του τελευταίου να επεξηγήσει τη δική του γνώμη στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του επόμενου έτους.

2.1. Άμεση κεντρική διαχείριση: ένα πολύπλοκο πλαίσιο που αποτελεί πρόκληση για την Επιτροπή

Στην πλειονότητά τους, τις δράσεις εσωτερικής πολιτικής διαχειρίζεται απευθείας η Επιτροπή σύμφωνα με το βασικό μέτρο ή το πρόγραμμα που αυτές αφορούν. Παρόλο που έχει επιτευχθεί κάποια πρόοδος στη νομοθεσία που διέπει τα προγράμματα για το 2007-2013, τα περισσότερα εξ αυτών υλοποιούνται βάσει ενός πολύπλοκου νομικού πλαισίου, απαιτώντας την καταβολή των πραγματικών επιλέξιμων δαπανών που αξιώνουν οι δικαιούχοι, και είναι υψηλός ο αριθμός των δικαιούχων ανά πρόγραμμα. Τα χαρακτηριστικά αυτά αποτελούν πρόκληση για την Επιτροπή, η οποία πρέπει να εξισορροπήσει την ανάγκη για ικανοποιητικό επίπεδο ελέγχου με το κόστος αυτών των ελέγχων.

Αρκετές ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων έχουν επισημάνει σφάλματα ή ασυνέπειες των δικαιούχων κοινοτικών επιδοτήσεων σε ό,τι αφορά τον υπολογισμό και τη χρέωση των δαπανών προσωπικού οι οποίες πρέπει να τους καταβληθούν ως άμεσες δαπάνες. Επιπλέον, ορισμένες γενικές διευθύνσεις αναφέρουν ότι κάποιοι δικαιούχοι αντιμετωπίζουν σοβαρό πρόβλημα στο να παράσχουν τα κατάλληλα δικαιολογητικά για τις συγκεκριμένες δαπάνες προσωπικού. Πρόκειται για επαναλαμβανόμενο πρόβλημα το οποίο η Επιτροπή αντιμετωπίζει καταφεύγοντας στη μεγαλύτερη χρήση κατ’ αποκοπήν ποσών και τη χρηματοδότηση ενιαίου ποσοστού, στο βαθμό που είναι εφικτό βάσει των αναθεωρημένων δημοσιονομικών κανόνων.

Το 2006, οι γενικοί διευθυντές έρευνας, κοινωνίας της πληροφορίας και μέσων επικοινωνίας, επιχειρήσεων, καθώς και ενέργειας και μεταφορών διατύπωσαν επιφυλάξεις σχετικά με την ακρίβεια των δηλώσεων δαπανών βάσει του 5 ου Προγράμματος Πλαισίου για την Έρευνα και την Τεχνολογική Ανάπτυξη (FP5) . Ωστόσο, η Επιτροπή διαπιστώνει ότι οι συνολικές δημοσιονομικές επιπτώσεις των σφαλμάτων είναι περιορισμένες σε ό,τι αφορά τα καθορισμένα κριτήρια σημαντικότητας και ότι οι πληρωμές που σχετίζονται με το FP5 βρίσκονται στο στάδιο του τερματισμού.

Ως προς το 6 ο Πρόγραμμα Πλαίσιο για την Έρευνα και την Τεχνολογική Ανάπτυξη (FP6) , οι γενικοί διευθυντές έρευνας και κοινωνίας της πληροφορίας ανέφεραν αμφότεροι ανεπαρκή στοιχεία σε σχέση με τους εκ των υστέρων ελέγχους το 2006, κυρίως λόγω της έλλειψης μιας σύμβασης πλαισίου για τέτοιους ελέγχους κατά τη διάρκεια του πρώτου μέρους της περιόδου προγραμματισμού. Η Επιτροπή αντέδρασε έγκαιρα και δυναμικά στις δύο αυτές επιφυλάξεις εγκρίνοντας ένα σχέδιο δράσης για:

- Την αύξηση του προσωπικού που ασχολείται με τους εκ των υστέρων ελέγχους και τα συναφή καθήκοντα. Η ετήσια στρατηγική πολιτικής για το 2008 όρισε ότι πρόκειται να επανενεργοποιηθούν 38 θέσεις έρευνας το 2007 για την ενίσχυση της λειτουργίας του εκ των υστέρων ελέγχου στη γενική διεύθυνση έρευνας, με την πιθανή προσθήκη 12 επιπλέον νέων θέσεων το 2008.

- Την υλοποίηση κοινής στρατηγικής εκ των υστέρων ελέγχου και μεθοδολογίας στα τμήματα έρευνας, περιλαμβανομένης μιας νέας εναρμονισμένης προσέγγισης δειγματοληψίας που θα διασφαλίζει, σε πολυετή βάση, περιεκτική κάλυψη του πληθυσμού μέσω μιας στατιστικά αξιόπιστης μεθόδου επιλογής. Αυτή η στρατηγική θα δώσει προτεραιότητα στον εντοπισμό και τη διόρθωση των συστηματικών σφαλμάτων μεταξύ των κύριων δικαιούχων ενώ, ταυτόχρονα, θα καλύπτει ένα κατάλληλα αντιπροσωπευτικό δείγμα του ελεγχόμενου πληθυσμού.

- Τον ενισχυμένο συντονισμό και την ένταξη των εκ των υστέρων ελέγχων στις υπηρεσίες "έρευνας", όπου θα περιλαμβάνονται και κοινοί έλεγχοι.

- Την εισαγωγή περισσότερων των εκ των υστέρων ελέγχων και καλύτερης ισορροπίας μεταξύ της εσωτερικής εργασίας και της εργασίας που ανατίθεται σε εξωτερικές επιχειρήσεις. Η Επιτροπή θα εκτελέσει 300 εκ των υστέρων ελέγχους για το FP6 το 2007, σε σύγκριση με 45 που εκτελέστηκαν το 2006.

- Την εισαγωγή συστηματικότερης επίβλεψης και παρακολούθησης των αποτελεσμάτων του εκ των υστέρων ελέγχου από τη διαχείριση.

Η επιτροπή παρακολούθησης ελέγχων έχει, επίσης, ζητήσει από τη γενική διεύθυνση "έρευνας" να επιδιώξει την απλούστευση και να εκμεταλλευτεί στο έπακρο τις δυνατότητες της χρήσης χρηματοδοτήσεων ενιαίου ποσοστού και κατ’ αποκοπήν ποσών στο 7ο Πρόγραμμα Πλαίσιο για την Έρευνα και την Τεχνολογική Ανάπτυξη (FP7).

Η Επιτροπή υπενθυμίζει ότι τα σφάλματα στις δηλώσεις δαπανών οφείλονται κυρίως στην πολυπλοκότητα του νομικού πλαισίου, ιδιαίτερα στην απαίτηση να δηλώνουν οι δικαιούχοι τις πραγματικές δαπάνες προσωπικού. Η απαίτηση αυτή θα συνεχίσει να δημιουργεί προβλήματα για τις πληρωμές του FP6, παρά το γεγονός ότι οι εκ των υστέρων έλεγχοι θα επιτρέψουν σταδιακά την επίτευξη περισσότερων διορθώσεων, ιδιαίτερα για συστημικά σφάλματα, μέσω της εφαρμογής των ευρημάτων των ελέγχων σε μη ελεγμένα έργα και της επιβολής κατ’αποκοπήν αποζημίωσης σε περίπτωση που ο ελεγχόμενος δεν διορθώσει δεόντως παρόμοια συστημικά σφάλματα.

Οι πληρωμές στο πλαίσιο του FP7 θα πρέπει να γίνουν βάσει των νέων διαδικασιών που συμφωνήθηκαν: θα εισαχθούν προκαταρκτικοί έλεγχοι της μεθοδολογίας δαπανών των δικαιούχων με πολλαπλές συμμετοχές ή η χρήση του μέσου όρου δαπανών προσωπικού, ανάλογα με την περίπτωση, και πάντα σε συμφωνία με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Επιπλέον, από τους ελεγκτές που συμβλήθηκαν από τους δικαιούχους των επιδοτήσεων του FP7 θα χρησιμοποιηθούν οι "συμφωνημένες διαδικασίες" ώστε να διασφαλιστεί η συνέπεια της εργασίας ελέγχου και να παρασχεθεί στην Επιτροπή μια βάση για να κρίνει την επιλεξιμότητα των δαπανών και τη συμμόρφωση προς τους κανόνες. Δεν θα απαιτείται πλέον από τους οργανισμούς πιστοποίησης να εκφράζουν γνώμη για την επιλεξιμότητα των δαπανών αλλά απλώς να παρέχουν τεκμηριωμένη πληροφόρηση βάσει της οποίας η Επιτροπή θα αποφασίζει σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών .

2.2. Επιμερισμένη και έμμεση κεντρική διαχείριση: ενίσχυση του ρόλου των κρατών μελών

Στις περιπτώσεις επιμερισμένης διαχείρισης και έμμεσης κεντρικής διαχείρισης , υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα διαχείρισης και ελέγχου. Η Επιτροπή βεβαιώνεται από πλήθος πηγών, μεταξύ των οποίων η πιστοποίηση από τις εθνικές αρχές, η ετήσια εκτέλεση και οι εκθέσεις ελέγχου, τα αποτελέσματα των ελέγχων από τα κράτη μέλη ή από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο και, φυσικά, από ελέγχους που εκτελούνται από την ίδια την Επιτροπή.

Οι γενικοί διευθυντές περιφερειακής πολιτικής, απασχόλησης, κοινωνικών υποθέσεων και ίσων ευκαιριών, καθώς και γεωργίας και αγροτικής ανάπτυξης έχουν εκφράσει επιφυλάξεις λόγω της έλλειψης εύλογων εγγυήσεων, η οποία οφείλεται στις αδυναμίες της διαχείρισης και του συστήματος ελέγχου, κυρίως σε προγράμματα ή μέτρα στο Ηνωμένο Βασίλειο, την Ισπανία, τη Σουηδία, τη Σλοβακία, τη Σλοβενία, τη Λετονία, την Ιταλία και την Ελλάδα, και σε προγράμματα που εμπίπτουν στην κοινοτική πρωτοβουλία INTERREG. Και για τις τρεις γενικές διευθύνσεις, το συνολικό ποσό που διακυβεύεται με αυτές τις επιφυλάξεις είναι περιορισμένο: η έκφραση επιφύλαξης αποτελεί απόρροια της έλλειψης εγγυήσεων σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα ορισμένων σχετικών συναλλαγών. Οι γενικοί διευθυντές αποφάσισαν να εκφράσουν επιφυλάξεις λόγω των συστημικών ανεπαρκειών σε ορισμένα βασικά στοιχεία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών. Διαπιστώνουν ότι τα εν λόγω προβλήματα υφίστανται εδώ και κάποια χρόνια και ότι οι αρμόδιες αρχές δεν προέβησαν στις διορθωτικές ενέργειες που απαιτούνται από την Επιτροπή, με επακόλουθο τον κίνδυνο να διακυβευθεί η υπόληψη της Επιτροπής.

Για την κάλυψη του δημοσιονομικού κινδύνου του προϋπολογισμού της ΕΕ, διαμορφώθηκαν συγκεκριμένα σχέδια δράσης για την επίλυση των προβλημάτων, με διορθωτικές ενέργειες στις οποίες υποχρεούνται να προβούν οι αρμόδιες εθνικές αρχές. Κατά περίπτωση, και ιδιαίτερα εάν τα κράτη μέλη δεν προβαίνουν από μόνα τους στις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες για την αντιμετώπιση των κινδύνων που ενέχονται για τις πληρωμές της Επιτροπής, θα εφαρμοστούν δημοσιονομικές διορθώσεις. Οι διορθώσεις αυτές ενδέχεται, σε ορισμένες περιπτώσεις, να πραγματοποιηθούν βάσει πρόβλεψης των ποσοτικοποιήσιμων παρατυπιών από μεμονωμένα αρχεία όπου ενδέχεται οι παρατυπίες να υφίστανται σε μεγάλο αριθμό παρόμοιων περιπτώσεων ή υπό τη μορφή διορθώσεων ενιαίου ποσοστού σε περιπτώσεις συστημικών αδυναμιών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η αναστολή των πληρωμών ήδη εξετάστηκε, ξεκίνησε ή εφαρμόστηκε στο πλαίσιο της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του 2006.

Η Επιτροπή δίνει μεγάλη προτεραιότητα στην επίλυση του προβλήματος της ανεπαρκούς εφαρμογής του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης και ελέγχου (IACS) στην Ελλάδα, η οποία υπήρξε ήδη αντικείμενο προηγούμενων επιφυλάξεων από το 2002. Για την περίοδο 1999-2006, στο συγκεκριμένο κράτος μέλος επιβλήθηκαν δημοσιονομικές διορθώσεις ύψους 479 εκατ. ευρώ[2], οι οποίες κάλυπταν το δημοσιονομικό κίνδυνο που προέκυπτε από τις διαπιστωθείσες ανεπάρκειες. Τέτοιες διορθώσεις θα επιβάλλονται για όσο χρόνο κρίνεται απαραίτητο. Τον Μάρτιο του 2007 η Επιτροπή πρότεινε την τροποποίηση του κανονισμού[3] για τη χρηματοδότηση της κοινής γεωργικής πολιτικής, την εισαγωγή ενός αποτελεσματικότερου τρόπου ώστε η Επιτροπή να μειώνει ή να αναστέλλει τις πληρωμές προς ένα κράτος μέλος σε περίπτωση σοβαρών και συνεχόμενων ανεπαρκειών. Οι εθνικές αρχές που εμπλέκονται σε αυτή την περίπτωση έχουν διαμορφώσει ένα αναλυτικό σχέδιο δράσης το οποίο η Επιτροπή θα παρακολουθεί στενά.

Η Επιτροπή συνέχισε τις προσπάθειές της για την υλοποίηση μιας προσέγγισης ενιαίου ελέγχου βάσει της επιμερισμένης διαχείρισης , όπως αναφέρεται τόσο στην έκθεση προόδου σχετικά με το σχέδιο δράσης της Επιτροπής για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου[4] όσο και στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, η Επιτροπή βελτίωσε τον ορισμό των αρμοδιοτήτων ελέγχου και ενίσχυσε την εποπτεία των οργανισμών πληρωμής και πιστοποίησης. Για τα Διαρθρωτικά Ταμεία, η Επιτροπή έλαβε μέτρα για την ενθάρρυνση του συντονισμού των προτύπων ελέγχου και για τη διάχυση των βέλτιστων πρακτικών. Ακολουθώντας το παράδειγμα της πρώτης ολλανδικής εθνικής δήλωσης σχετικά με τις δαπάνες της ΕΕ στις Κάτω Χώρες, η Επιτροπή θα συνεχίσει να υποστηρίζει τις διάφορες εθνικές πρωτοβουλίες για τις εθνικές δηλώσεις σχετικά με τα κονδύλια της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο αναθεωρημένος δημοσιονομικός κανονισμός προβλέπει ως προς αυτό ότι τα κράτη μέλη πρέπει να πραγματοποιούν ετήσια περίληψη των διαθέσιμων ελέγχων και δηλώσεων, στο αντίστοιχο εθνικό επίπεδο. Στη γεωργία, αυτή η απαίτηση είχε ήδη εισαχθεί στη σχετική με τον τομέα νομοθεσία το 2006[5].

Δεδομένου του πολυετούς χαρακτήρα των Διαρθρωτικών Ταμείων, η εποπτεία της Επιτροπής καλύπτει όλη την περίοδο προγραμματισμού, από το σχεδιασμό έως το κλείσιμο των προγραμμάτων. Συνεπώς, οι ρυθμίσεις σχετικά με τον έλεγχο εφαρμόζονται σε πολυετή βάση, και οι μεν ανεπάρκειες εντοπίζονται και αντιμετωπίζονται καθόλη τη διάρκεια της περιόδου προγραμματισμού, οι δε εύλογες εγγυήσεις σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των δαπανών αξιολογούνται επάνω σε αυτή τη βάση. Σύμφωνα με το σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου, η αποτελεσματικότητα των πολυετών διορθωτικών συστημάτων θα εξεταστεί το 2007.

Ο γενικός διευθυντής δικαιοσύνης, ελευθερίας και ασφάλειας εντόπισε ανεπάρκειες σε ορισμένα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στην Ιταλία, ενώ ο γενικός διευθυντής εκπαίδευσης και πολιτισμού εντόπισε αδυναμίες σε ορισμένους κρατικούς οργανισμούς σε ό,τι αφορά την έμμεση κεντρική διαχείριση . Η Επιτροπή ενισχύει τον εποπτικό της ρόλο. Στην πρώτη περίπτωση, οι πληρωμές ανεστάλησαν συνολικά το 2006. Στη δεύτερη περίπτωση, η Επιτροπή χρησιμοποίησε τις διατάξεις των προγραμμάτων Δια βίου μάθηση και Νεολαία σε δράση προκειμένου να καθιερώσει νέους κανόνες[6] για το διορισμό και την ανάκληση των εθνικών οργανισμών, την εκ των προτέρων και την ετήσια δήλωση αξιοπιστίας από τις εθνικές αρχές και τους ελέγχους που βασίζονται σε μια "προσέγγιση ενιαίου ελέγχου". Επιπλέον, θα παρασχεθούν στους εθνικούς οργανισμούς καλύτερες οδηγίες και ειδική εκπαίδευση. Τα μέτρα απλούστευσης, όπως η ευρύτερη χρήση των ενιαίων ποσοστών, αναμένεται να μειώσουν τον κίνδυνο σφάλματος.

Η Επιτροπή θα βελτιώσει την επίβλεψη των εθνικών οργανισμών βάσει της αυξημένης ευθύνης των εθνικών αρχών που διαχειρίζονται τα κοινοτικά κονδύλια στο πλαίσιο της έμμεσης κεντρικής διαχείρισης και μιας "προσέγγισης ενιαίου ελέγχου" για τους ελέγχους, ούτως ώστε να αντιμετωπιστούν αυτές οι ανεπάρκειες.

2.3. Κοινή διαχείριση με διεθνείς οργανισμούς

Για εργασίες διαχείρισης που έχουν ανατεθεί σε διεθνείς οργανισμούς, οι διαρθρωμένες συμφωνίες με τους εν λόγω διεθνείς οργανισμούς και ιδιαίτερα η χρηματοδοτική και διοικητική συμφωνία-πλαίσιο (ΧΔΣΠ) που υπεγράφη μεταξύ της Επιτροπής και της Γραμματείας των Ηνωμένων Εθνών (ΟΗΕ) τον Απρίλιο του 2003, στην οποία προσχώρησαν τα επόμενα χρόνια και ορισμένες ειδικευμένες οργανώσεις, παρέχουν ένα σταθερό πλαίσιο αναφοράς για κοινή διαχείριση. Η εργασία εξελίσσεται προκειμένου να αποσαφηνιστούν περαιτέρω συγκεκριμένες ρήτρες.

Δεδομένου ότι το επίπεδο της κοινοτικής χρηματοδότησης που διέρχεται μέσω αυτού του μηχανισμού αυξάνεται, το επίπεδο των ελέγχων που εκτελούνται από την Επιτροπή σε κονδύλια των οποίων η διαχείριση γίνεται από κοινού με τις οργανώσεις των Ηνωμένων Εθνών ενισχύεται. Αυτό συνάδει με τις απόψεις που εξέφρασε ο εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής όσον αφορά την υλοποίηση της συμφωνίας.

Οι αναθεωρημένοι δημοσιονομικοί κανόνες εισήγαγαν ένα σαφέστερο πλαίσιο που επιτρέπει την καλύτερη εποπτεία και εγγυάται καλύτερα την υλοποίηση των εργασιών που έχουν ανατεθεί σε διεθνείς οργανισμούς στο πλαίσιο της κοινής διαχείρισης.

Μια παρελθούσα επιφύλαξη αναφορικά με τη συνεισφορά της ΕΕ στον Πυλώνα IV UNMIK IV στο Κόσοβο διορθώθηκε μέσω ανακτήσεων ποσών που πραγματοποιήθηκαν το 2006 και μέσω μιας νέας συμβατικής συμφωνίας με τον ΟΗΕ, η οποία αποσαφηνίζει την κατανομή των αρμοδιοτήτων.

Η ΧΔΣΠ παρέσχε το ιδιαίτερα απαραίτητο πλαίσιο αναφοράς για τη συνεργασία μεταξύ πολύ διαφορετικών εταίρων και στις δύο πλευρές της εταιρικής σχέσης ΕΕ/ΟΗΕ. Δεδομένου ότι πρόκειται για σχετικά νέο μέσο, τα μέρη της συμφωνίας διαμόρφωσαν κοινές ομάδες εργασίας προκειμένου να αντιμετωπίσουν ζητήματα εφαρμογής, ενώ πρωτοβουλίες εκπαίδευσης και κοινές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την αναφορά, την επαλήθευση και τη διαφάνεια τελούν υπό συζήτηση μεταξύ της Επιτροπής και του ΟΗΕ.

2.4. Συμπέρασμα

Η Επιτροπή διαπιστώνει ότι οι 15 γενικοί διευθυντές εξέφρασαν συνολικά 20 επιφυλάξεις το 2006 (31 το 2005). Θεωρεί ότι αυτό υποδηλώνει ότι οι σημαντικές αδυναμίες ελέγχου που εντοπίστηκαν κατά το παρελθόν έχουν αντιμετωπιστεί επαρκώς και ότι η Επιτροπή συνέχισε να σημειώνει πρόοδο στη βελτιστοποίηση της διαχείρισής της κατά το 2006.

Σε ό,τι αφορά όλες τις επιφυλάξεις, οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες έχουν δεσμευτεί να υλοποιήσουν κατάλληλα σχέδια δράσης προκειμένου να επιλύσουν τις σχετικές αδυναμίες. Το Σώμα των Επιτρόπων θα παρακολουθεί την εφαρμογή των διορθωτικών δράσεων.

Είναι απαραίτητο να δοθούν οι κατάλληλες εγγυήσεις από τους ενδιάμεσους φορείς που διαχειρίζονται κονδύλια της ΕΕ για λογαριασμό ή από κοινού με την Επιτροπή. Εξίσου σημαντικό είναι να εφαρμοστούν συστηματικά οι νομικές διατάξεις που επιβάλλουν διορθωτικά μέτρα, όπως ανακτήσεις ποσών, αναστολή πληρωμών και δημοσιονομικές διορθώσεις, σε περίπτωση εντοπισμού ανεπαρκειών όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των εργασιών.

3. Οριζόντια ζητήματα

3.1. Διακυβέρνηση

- Δήλωση διακυβέρνησης

Ο εσωτερικός ελεγκτής έκρινε ότι η αρχιτεκτονική διακυβέρνησης της Επιτροπής είχε στερεά θεμέλια. Ωστόσο, πρότεινε να αυξηθεί η διαφάνεια της. Η Επιτροπή υποστηρίζει αυτή την πρόταση και θα παράσχει μια δήλωση διακυβέρνησης που θα στοχεύει στην αποσαφήνιση -έναντι των ενδιαφερόμενων πλευρών και των πολιτών- των διάφορων παραγόντων, των αρμοδιοτήτων και των μηχανισμών λογοδοσίας εντός της Επιτροπής, σε ένα σύντομο, προσβάσιμο κείμενο που θα δημοσιευτεί στο δικτυακό τόπο Europa.

- Ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς οργανισμούς και φορείς

Το θέμα των εκτελεστικών οργανισμών αναφέρεται στο Παράρτημα 3 της παρούσας συγκεφαλαιωτικής έκθεσης.

Από το 1970 έχουν δημιουργηθεί τριάντα ρυθμιστικοί φορείς. Τον Φεβρουάριο του 2005[7], η Επιτροπή υπέβαλε ένα σχέδιο διοργανικής συμφωνίας για την καθιέρωση ενός συνολικού πλαισίου διακυβέρνησης για τη δημιουργία, τη διάρθρωση, τη λειτουργία, την αξιολόγηση και τον έλεγχο των ευρωπαϊκών ρυθμιστικών φορέων. Η πρόοδος των διαπραγματεύσεων καθυστέρησε στη συνέχεια, αλλά οι συζητήσεις επί της ουσίας άρχισαν εκ νέου στο Συμβούλιο στα τέλη του 2006.

- Απλούστευση

Μετά την έκθεση προόδου του Δεκεμβρίου 2005 σχετικά με τη μεταρρύθμιση[8], η Επιτροπή προσδιόρισε ορισμένους τομείς στους οποίους απαιτείται απλούστευση και ενοποίηση, και ιδίως στους τομείς της κατανομής των ανθρώπινων πόρων, του εσωτερικού συντονισμού, των προτύπων εσωτερικού ελέγχου, της δημοσιονομικής διαχείρισης και των εργαλείων και προτεραιοτήτων ΤΠ. Τον Μάιο η Επιτροπή ενέκρινε μια ανακοίνωση με τίτλο «διαχείριση των ανθρώπινων πόρων: απλούστευση των διαδικασιών για το προσωπικό» και δημιούργησε μια ειδική ομάδα για τη διαβούλευση με το προσωπικό, και την υποβολή προτάσεων με σκοπό την απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών και τη βελτίωση των υπηρεσιών που παρέχονται στο προσωπικό. Στο πλαίσιο σχετικού πιλοτικού προγράμματος, ορισμένες κεντρικές υπηρεσίες άρχισαν να καταρτίζουν εσωτερικές αναλύσεις αντίκτυπου. Αυτό θα μπορούσε να επεκταθεί σε όλες τις νέες ή αναθεωρημένες εταιρικές διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί ότι αυτές είναι απλές, αποδοτικές και αποτελεσματικές και δεν επιβάλλουν περιττό διοικητικό φόρτο.

Στον τομέα της δημοσιονομικής διαχείρισης, οι αναθεωρημένοι δημοσιονομικοί κανόνες (αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού και των κανόνων εφαρμογής του) εισήγαγαν απλουστεύσεις όπως: ελαφρότερες απαιτήσεις τεκμηρίωσης για μικρές επιδοτήσεις και συμβάσεις, διευκόλυνση της συγχρηματοδότησης με εισφορές σε είδος (για παράδειγμα μέσω δωρεάν εργασίας από εξωτερικούς εταίρους του δικαιούχου), δυνατότητα απαλλαγής από την απαίτηση παροχής οικονομικών εγγυήσεων βάσει μιας εκτίμησης κινδύνου κατά περίπτωση, υψηλότερο όριο πάνω από το οποίο οι δικαιούχοι οργανισμοί οφείλουν να παράσχουν πιστοποιητικό από εξωτερικό ελεγκτή, επέκταση της αρχής της διαφάνειας μέσω της δημοσίευσης όλων των δικαιούχων κοινοτικών κονδυλίων, ανεξαρτήτως της οντότητας ή της αρχής που εμπλέκεται στην εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Ωστόσο, το επίπεδο της νομοθετικής απλούστευσης δεν υπήρξε τόσο σημαντικό όσο θα αναμενόταν. Παρόλο που η επόμενη περίοδος προγραμματισμού βρίσκεται αρκετά μακριά, οι υπηρεσίες πρέπει να προετοιμάζουν ήδη το έδαφος για περαιτέρω απλούστευση στο μέλλον.

- Πρωτοβουλία για τη διαφάνεια

Βάσει της ευρωπαϊκής πρωτοβουλίας για τη διαφάνεια, τα δεδομένα σχετικά με τους δικαιούχους των κονδυλίων επιμερισμένης διαχείρισης θα δημοσιευτούν. Η Επιτροπή πιστεύει ότι η διαφάνεια σε οικονομικά ζητήματα αποτελεί σημαντικό στοιχείο φερεγγυότητας στο πλαίσιο της χρήσης των ευρωπαϊκών κονδυλίων.

- Διαχείριση της συνέχισης των δραστηριοτήτων

Το 2006 παρουσιάστηκε ένα έγγραφο διαχείρισης της συνέχισης των δραστηριοτήτων της Επιτροπής[9] με σκοπό τη συμβολή στη διατήρηση των βασικών υπηρεσιών σε περίπτωση ανωμαλίας.

- Δεοντολογία

Ως μέρος μιας ευρύτερης δράσης για την αύξηση της ευαισθητοποίησης σχετικά με ζητήματα δεοντολογίας και ακεραιότητας, η Επιτροπή αφιέρωσε για το προσωπικό της μια ημέρα σχετικά με τη δεοντολογία.

- Εσωτερικός έλεγχος

Τον Μάρτιο του 2006, ο εσωτερικός ελεγκτής παρουσίασε την πρώτη έκθεση επισκόπησης σχετικά με την παρακολούθηση των συστάσεων ελέγχου, η οποία αναφέρει ότι παρά την κάποια πρόοδο, οι μισές από τις ουσιαστικές και πολύ σημαντικές συστάσεις δεν εφαρμόστηκαν πριν από τις καθορισμένες ημερομηνίες. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων, πρωταρχικός στόχος της οποίας είναι να αναφέρεται ετησίως στο Σώμα των Επιτρόπων σχετικά με την τήρηση από τις υπηρεσίες της Επιτροπής των συστάσεων που γίνονται από τον εσωτερικό ελεγκτή, επισήμανε στα γραφεία των Επιτρόπων ότι ορισμένα τμήματα καθυστερούσαν και τους ζήτησε να παρακολουθήσουν την τήρηση των συστάσεων στα τμήματά τους. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων θα ενισχύσει αυτή την επιτήρηση το 2007.

Ενώ διαπιστώνει ότι συντάχθηκαν σχέδια δράσης από τους ελεγχόμενους για όλες τις αποδεκτές συστάσεις της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου (ΥΕΕ) και ότι έχει επιτευχθεί υψηλό επίπεδο υλοποίησης αυτών των σχεδίων δράσης, η Επιτροπή θα εκμεταλλευτεί την πρόοδο που σημειώθηκε το 2006 προκειμένου να διασφαλίσει την έγκαιρη τήρηση όλων των συστάσεων για τον έλεγχο. Θα ενθαρρύνει τη διεξαγωγή περισσότερου διαλόγου μεταξύ της κοινότητας ελέγχου και των ελεγχόμενων. Αυτό αναμένεται ότι θα προωθήσει την αμοιβαία κατανόηση, θα διασφαλίσει ότι ο ελεγκτής υποβάλλει εστιασμένες συστάσεις και θα ενθαρρύνει τις υπηρεσίες να δώσουν προτεραιότητα στην υλοποίηση των συστάσεων εντός του απαιτούμενου χρονοδιαγράμματος.

Στην ετήσια έκθεσή του για το 2006, ο εσωτερικός ελεγκτής υπογράμμισε την ανάγκη για περισσότερο συντονισμένο σχεδιασμό των ελέγχων και ενθάρρυνε τις εν εξελίξει προσπάθειες με σκοπό την αύξηση του επαγγελματισμού των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου των τμημάτων της Επιτροπής. Η δομή του εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής συνεχίζει να ενισχύεται και να συμβάλει στην αύξηση της αξιοπιστίας του θεσμικού οργάνου.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θεωρεί ότι η δομή της διακυβέρνησής της έχει φθάσει σε ικανοποιητικό επίπεδο σταθερότητας και ωριμότητας, και θα την εκθέσει σε μια δήλωση διακυβέρνησης. Ταυτόχρονα, δεσμεύεται να συνεχίσει τις προσπάθειές της για την επίτευξη μεγαλύτερης διαφάνειας, αποτελεσματικότητας και απλούστευσης. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί, επί των οποίων η Επιτροπή ασκεί αυστηρή εποπτεία, είναι πλήρως ενταγμένοι σε αυτό το πρόγραμμα διακυβέρνησης. Παρά ταύτα, η Επιτροπή θεωρεί ότι είναι μείζονος πολιτικής σημασίας να διαμορφώσει ένα ενιαίο πλαίσιο διακυβέρνησης για τους ρυθμιστικούς φορείς. Η Επιτροπή υποστηρίζει τον εσωτερικό ελεγκτή στις προσπάθειες που καταβάλλει να παράσχει στο τέλος του κύκλου σχεδιασμού 2007-2009 την πρώτη του συνολική γνώμη σχετικά με τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής και ενθαρρύνει για ένα υψηλό επίπεδο συνεργασίας μεταξύ των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου και του εσωτερικού ελεγκτή.

3.2. Συστήματα εσωτερικού ελέγχου και διαχείριση επιδόσεων

- Το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου στην Επιτροπή

Το 2006, η Επιτροπή συνέχισε να βελτιώνει το πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου της. Η εν εξελίξει αναθεώρηση των προτύπων εσωτερικού ελέγχου στοχεύει στο να διασφαλίσει μεγαλύτερη σαφήνεια, απλούστευση και προσαρμοστικότητα στις συνθήκες που επικρατούν στα μεμονωμένα τμήματα ούτως ώστε να ενισχυθεί η αποτελεσματικότητα.

Η επισκόπηση της κατάστασης του εσωτερικού ελέγχου στις γενικές διευθύνσεις και τις υπηρεσίες της Επιτροπής διαπίστωσε ότι το 2006 σημειώθηκε σημαντική πρόοδος στην υλοποίηση των δομών και πρακτικών εσωτερικού ελέγχου, αλλά και ότι επιβάλλεται περαιτέρω πρόοδος σε τομείς όπως οι πληροφορίες διαχείρισης, η απλούστευση της νομοθεσίας, οι στρατηγικές ελέγχου ή η ποιότητα των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων. Ο εσωτερικός ελεγκτής συνέστησε περαιτέρω βελτιώσεις στους εκ των υστέρων ελέγχους, την τεχνολογία της πληροφορίας και την υλοποίηση νέων κανόνων λογιστικής και διαχείρισης συμβάσεων.

- Διαχείριση κινδύνου

Η Επιτροπή σημείωσε σημαντική πρόοδο το 2006 ενσωματώνοντας περαιτέρω τη διαχείριση κινδύνου στο στρατηγικό σχεδιασμό: τα ετήσια σχέδια διαχείρισης παρουσιάζουν τα αποτελέσματα της ανάλυσης κινδύνου και οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων αναφέρουν εάν οι συγκεκριμένοι κίνδυνοι πραγματοποιήθηκαν στη διάρκεια του έτους, τον τρόπο διαχείρισής τους, καθώς και τους κινδύνους που συνεχίζουν να υφίστανται και γιατί. Θα συνεχιστούν οι προσπάθειες για συνεκτική παρουσίαση των κινδύνων και για να διασφαλιστεί ότι τα σχέδια δράσης διαχείρισης των κινδύνων καθορίζονται και εκτελούνται χωρίς καθυστερήσεις. Εκμεταλλευόμενη τη μεθοδολογία διαχείρισης κινδύνου που αναπτύσσεται στην ανακοίνωση "Για μια αποτελεσματική και συνεκτική διαχείριση κινδύνου στις υπηρεσίες της Επιτροπής"[10] και σε μια πιλοτική άσκηση που πραγματοποιήθηκε το 2006, η Επιτροπή καθιέρωσε μια διαδικασία ομότιμων για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των οριζόντιων κινδύνων, οι οποίοι μπορούν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικότερα από μια ομάδα υπηρεσιών παρά από μεμονωμένες υπηρεσίες.

- Διαχείριση των επιδόσεων

Οι κατευθυντήριες γραμμές που δόθηκαν στις υπηρεσίες για την προετοιμασία των ετήσιων σχεδίων διαχείρισης και των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων ενίσχυσαν την επικέντρωση στα αποτελέσματα των δικαιούχων και των ενδιαφερόμενων μερών καθώς και στον αντίκτυπο της δράσης της Επιτροπής στην ευρωπαϊκή κοινωνία εν γένει.

Ένα περιεκτικό πρότυπο για τη διασφάλιση συνεκτικής παρουσίασης των δομών ελέγχου και των πηγών αξιοπιστίας αναπτύχθηκε για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2006, αν και δεν έχει ακόμη ληφθεί από όλες τις γενικές διευθύνσεις και υπηρεσίες. Αναμένεται, ωστόσο, ότι με την πάροδο του χρόνου το πρότυπο αυτό θα βελτιώσει την ευαισθητοποίηση σχετικά με τις δομές ελέγχου και τις πηγές αξιοπιστίας και θα βοηθήσει στην επισήμανση των αδυναμιών και τον καθορισμό των βελτιώσεων.

Παρόλο που ένας αυξημένος αριθμός υπηρεσιών παρουσίασε δείκτες σχετικά με τη νομιμότητα, την κανονικότητα και τις επιδόσεις στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων το 2006, οι προσπάθειες για την ανάπτυξη παρόμοιων δεικτών θα πρέπει να συνεχιστούν, διασφαλίζοντας παράλληλα μια συνεκτική προσέγγιση κατά οικογένεια υπηρεσιών.

Η ποιότητα των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων πρέπει να βελτιωθεί περαιτέρω: ειδικότερα, πρέπει να επεξηγηθούν με σαφήνεια και απλά οι στρατηγικές και τα αποτελέσματα ελέγχου, ενώ πρέπει να περιγραφούν αναλυτικά τα σχέδια δράσης και ο αναμενόμενος εξ αυτών αντίκτυπος.

- Σχέδιο δράσης για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου

Τα μέχρι σήμερα αποτελέσματα από την υλοποίηση του σχεδίου δράσης είναι σε μεγάλο βαθμό θετικά. Παρόλο που σημειώθηκαν καθυστερήσεις σε ορισμένες δράσεις, η Επιτροπή θεωρεί ότι θα μπορέσει να επιτύχει το στόχο: να έχει θέσει τα θεμέλια μέχρι το τέλος του 2007 για την ορθή διαχείριση του κινδύνου σφάλματος και να παράσχει αυξημένες εγγυήσεις, όπως προβλέπεται και στο σχέδιο δράσης. Τα αποτελέσματα των δράσεων θα καθίστανται σταδιακά περισσότερο ορατά και αποδείξιμα, αρχικά όσον αφορά μια διαφανέστερη και σαφέστερη προσέγγιση ελέγχου. Αυτό θα πρέπει να οδηγήσει στη μείωση του ποσοστού σφαλμάτων μέσω της βελτιωμένης διόρθωσης και πρόληψης.

Με βάση την εμπειρία, πολλές δράσεις έχουν βελτιωθεί ώστε να προωθήσουν την ενίσχυση της αξιοπιστίας, εστιάζοντας στην άμεση κεντρική διαχείριση και περιλαμβάνοντας μια αναλυτική εξέταση της ισορροπίας κόστος-όφελος-κίνδυνος για τους ελέγχους. Τα θεμέλια θα έχουν τεθεί μέχρι το τέλος του 2007 ώστε το ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου να αρχίσει να έχει τον προβλεπόμενο αντίκτυπο στην αξιοπιστία. Ωστόσο, η έκθεση προόδου σχετικά με το σχέδιο δράσης της Επιτροπής για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου ξεκινά από ένα σημείο όπου υφίστανται ακόμη σημαντικές προκλήσεις.

Λαμβάνονται μέτρα για την αύξηση της έντασης των εκ των υστέρων ελέγχων σε πολλούς τομείς, με τα σχέδια δράσης να ορίζουν διορθωτικά μέτρα και την πρόοδο σε αυτόν τον τομέα να παρακολουθείται στενά. Ωστόσο, ο γενικός διευθυντής επικοινωνίας εξέφρασε μια επιφύλαξη επισημαίνοντας την απουσία ενός διαρθρωμένου συστήματος συστηματικών εκ των υστέρων ελέγχων, η δημιουργία του οποίου το 2007 θα αξιολογηθεί από την Επιτροπή.

Η εντατικοποιημένη επαλήθευση πρέπει να συνοδεύεται από μια περισσότερο συντονισμένη προσέγγιση σε κάθε οικογένεια υπηρεσιών, όπως συμβαίνει ήδη για την έρευνα και τα διαρθρωτικά ταμεία.

Σταδιακά εισάγεται μεγαλύτερος συντονισμός στον τομέα των διαρθρωτικών ταμείων, συμπεριλαμβανομένης της εναρμόνισης των μεθοδολογιών δειγματοληψίας που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν από τα κράτη μέλη κατά την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013.

Το 2006, το δίκτυο εκ των υστέρων ελέγχου επιβεβαίωσε τη χρησιμότητά του σε ό,τι αφορά τη διάχυση των ορθών πρακτικών μεταξύ των μεμονωμένων μονάδων ελέγχου. Στα κύρια ζητήματα που συζητήθηκαν περιλαμβανόταν ο σχεδιασμός στρατηγικών δειγματοληψίας προκειμένου να επιτευχθούν εύλογες εγγυήσεις, η παρακολούθηση των ελέγχων και οι πιθανές προσεγγίσεις στην εφαρμογή των κυρώσεων.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή θεωρεί ότι πρέπει να αναπτυχθεί μια συνολική θεώρηση των δραστηριοτήτων εσωτερικού ελέγχου για κάθε δραστηριότητα, που να περιλαμβάνει τα διάφορα στοιχεία και επίπεδα ελέγχου. Πρέπει να διασφαλιστεί ισόρροπη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας μεταξύ των διαφόρων μέτρων ελέγχου, και τα αποτελέσματα του ελέγχου πρέπει να παρακολουθούνται δεόντως και να υλοποιούνται συντονισμένες δράσεις για την αντιμετώπιση των εντοπισμένων αδυναμιών.

Η Επιτροπή θα παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς την υλοποίηση των συνολικών στρατηγικών και μεθόδων ελέγχου και θα διασφαλίζει συνεκτικές εκ των υστέρων προσεγγίσεις κατά οικογένειες, ούτως ώστε: (1) οι στρατηγικές ελέγχου να επισημοποιούνται και να περιλαμβάνουν συγκεκριμένους στόχους, (2) να πραγματοποιείται σαφής παρακολούθηση και αναφορά με σκοπό τη σύγκλιση των αποτελεσμάτων των ελέγχων σε όλα τα επίπεδα, (3) οι αρμοδιότητες των παραγόντων, περιλαμβανομένων των συνεργειών μεταξύ υπηρεσιών, να αποσαφηνίζονται και να εφαρμόζονται.

Η Επιτροπή θα διασφαλίσει ότι όλοι οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες πληρούν πλήρως την απαίτηση να χρησιμοποιούν το πρότυπο καθιερώνοντας, κατ’ αυτόν τον τρόπο, ένα σαφέστερο σύνδεσμο μεταξύ των συστημάτων ελέγχου και της αξιοπιστίας στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους το 2007, καθώς και να εισαγάγουν, όπως προβλέπεται, δείκτες για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών προκειμένου να υποστηρίξουν την αξιοπιστία.

Η Επιτροπή θα παρακολουθεί περαιτέρω το σύστημα του διαρθρωμένου εκ των υστέρων ελέγχου που έχει διαμορφωθεί από τον γενικό διευθυντή επικοινωνίας, καθώς και το σχέδιο δράσης που έχει οριστεί για τους εκ των υστέρων ελέγχους στην οικογένεια της έρευνας.

3.3. Δημοσιονομική διαχείριση

- Λογιστική

Η Επιτροπή διαπιστώνει με ικανοποίηση τη θετική δήλωση αξιοπιστίας με επιφυλάξεις από το Ελεγκτικό Συνέδριο για τους λογαριασμούς του 2005, την πρώτη στο πλαίσιο του νέου συστήματος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση.

Συνεχίζει να σημειώνεται πρόοδος στην εφαρμογή των νέων λογιστικών κανόνων για την κατάρτιση των νέων λογαριασμών για το 2006. Σε ό,τι αφορά την ποιότητα των λογιστικών δεδομένων, έχει σημειωθεί πρόοδος στη βελτίωση του περιβάλλοντος ελέγχου. Ως προς την επικύρωση των τοπικών συστημάτων το 2006, ο υπόλογος σημείωσε ότι, σε γενικές γραμμές, οι υπηρεσίες έλαβαν τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που προέκυψαν στο πλαίσιο της έκθεσης του προηγούμενου έτους, και υπογράμμισε τη σημαντική πρόοδο που σημείωσαν οι δύο γενικές διευθύνσεις των οποίων η επικύρωση ανεστάλη το 2005.

Η εισαγωγή της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση στις αντιπροσωπείες, τον Ιανουάριο του 2007, και η βελτίωση του εσωτερικού ελέγχου κατέστησαν εφικτή την άρση των επιφυλάξεων που εκφράστηκαν τα προηγούμενα έτη σχετικά με τις διοικητικές δαπάνες των αντιπροσωπειών της ΕΕ.

Για πρώτη φορά, ο υπόλογος θα υπογράψει τους τελικούς λογαριασμούς για το έτος 2006 πιστοποιώντας ότι μπορεί ευλόγως να υποθέσει ότι οι λογαριασμοί αποδίδουν αληθή και ακριβή εικόνα της δημοσιονομικής κατάστασης του οργάνου.

- Διαχείριση συμβάσεων

Σε ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν το 2006, ο εσωτερικός ελεγκτής εντόπισε τομείς που πρέπει να βελτιωθούν σε ό,τι αφορά τη διαχείριση συμβάσεων. Στον τομέα της σύναψης συμβάσεων ακινήτων στις Βρυξέλλες, μια διυπηρεσιακή ομάδα εργασίας που συστήθηκε τον Δεκέμβριο του 2006 πρότεινε μια νέα μεθοδολογία. Ο αναθεωρημένος δημοσιονομικός κανονισμός θα απλουστεύσει επίσης τις διαδικαστικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης για τις συμβάσεις χαμηλής αξίας.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή διαπιστώνει την αυξημένη διαφάνεια και ανάληψη των ευθυνών που επιτεύχθηκε με την εισαγωγή του συστήματος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Αναφέρει ορισμένα συγκεκριμένα μέτρα που θα ληφθούν προκειμένου να απλοποιηθούν οι κανόνες που ισχύουν για τους δικαιούχους επιδοτήσεων και αναδόχους.

3.4. Ανθρώπινοι πόροι

- Ολοκληρωμένη στρατηγική ανθρώπινων πόρων

Ο εσωτερικός ελεγκτής τονίζει ότι μια μακροπρόθεσμη στρατηγική για τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων είναι σημαντική για την αποτελεσματική κατανομή των ανθρώπινων πόρων.

Η Επιτροπή θα βελτιώσει την κατανομή των ανθρώπινων πόρων της προσδιορίζοντας πιο ενεργά τις τρέχουσες και μελλοντικές αρμοδιότητες του προσωπικού και των αναγκών των τμημάτων. Η Επιτροπή εγκαινίασε ένα πρόγραμμα για τη συνεχή επαγγελματική ανάπτυξη όλων των μελών της ομάδας ανθρώπινων πόρων στους κόλπους της, με στόχο να προσελκύσει, να δημιουργήσει και να διατηρήσει ικανό προσωπικό.

Η συγκέντρωση και αξιολόγηση των δεδομένων των ανθρώπινων πόρων αποτελεί άλλο σημαντικό στοιχείο της στρατηγικής διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων, στο πλαίσιο της οποίας η Επιτροπή αναπτύσσει τα συστήματα που είναι απαραίτητα για να ανταποκριθεί στις εξωτερικές ανάγκες σε ό,τι αφορά τη χρήση των ανθρώπινων πόρων της.

Όπως ζητήθηκε από το Κοινοβούλιο το 2006, η Επιτροπή συνέταξε έκθεση [SEC(2007) 530] που περιλαμβάνει μια ανάλυση των προβλέψιμων αναγκών σε ανθρώπινους πόρους μέχρι το 2013, συμπεραίνοντας ότι όλες οι προσδιορισθείσες ανάγκες προτεραιότητας πέραν των διευρύνσεων θα καλυφθούν από ανακατανομές εντός και μεταξύ των υπηρεσιών.

- Πρόσληψη νέων μόνιμων υπαλλήλων από τα κράτη μέλη της ΕΕ-10

Οι φιλόδοξοι στόχοι προσλήψεων 2004-2006 για τα 10 νέα κράτη μέλη της ΕΕ επιτεύχθηκαν σε ό,τι αφορά το διοικητικό προσωπικό και σε μεγάλο βαθμό σε ό,τι αφορά τα μεσαία διευθυντικά στελέχη (77% του στόχου) το 2006. Η πρόσληψη ανώτερων διευθυντικών στελεχών διεξήχθη ικανοποιητικά. Ένα έλλειμμα προσλήψεων διαπιστώθηκε σε ορισμένα προφίλ ή εθνικότητες, το οποίο οφειλόταν κυρίως στο χαμηλό αριθμό υποψηφίων στους διαγωνισμούς. Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού προσπαθεί επί του παρόντος να βελτιώσει τη στρατηγική πληροφόρησης και επικοινωνίας. Η Επιτροπή δημιούργησε ένα μηχανισμό παρακολούθησης προκειμένου να διασφαλίσει την επίτευξη των στόχων προσλήψεων για τα κράτη μέλη της ΕΕ-12 το 2007.

Συμπέρασμα

Η Επιτροπή δεσμεύεται να επιτύχει το στόχο της σε ό,τι αφορά τις προσλήψεις μόνιμων υπαλλήλων από τα κράτη μέλη της ΕΕ-12. Έχει προσδιορίσει τις μελλοντικές ανάγκες της και θα συνεχίσει τις προσπάθειές της να προβλέπει τις μέλλουσες ανάγκες για μια αποτελεσματική και σύγχρονη διοίκηση.

3.5. Ζητήματα τεχνολογίας της πληροφορίας

Για δεύτερη φορά εκφράστηκε μια επιφύλαξη σχετικά με τον κίνδυνο λόγω της ανεπάρκειας της κτιριακής υποδομής των κέντρων δεδομένων , η οποία επηρεάζει τη συνέχεια των εργασιών μάλλον παρά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών. Επιπλέον, ο εσωτερικός ελεγκτής επισήμανε την ανάγκη για βελτιώσεις στα κτήρια, την ασφάλεια των δεδομένων, την ανάκτηση μετά από καταστροφή και τη συνέχεια των υπηρεσιών. Ένα άλλο ζήτημα που εθίγη ήταν ο σχεδιασμός για έργα τεχνολογίας της πληροφορίας, όπου ελήφθη η απόφαση να βελτιωθεί η οικονομική αποδοτικότητα με τον προσδιορισμό των προτεραιοτήτων για τα εταιρικά έργα.

Η Επιτροπή δεσμεύεται πλήρως για την υλοποίηση της πολυετούς στρατηγικής προκειμένου να διασφαλιστούν ασφαλείς συνθήκες στέγασης για τα κέντρα δεδομένων και τηλεπικοινωνιών της Επιτροπής στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο. Προσδιορίστηκαν μέτρα άμβλυνσης των κινδύνων προς υλοποίηση το 2007.

4. Συμπερασματα

Η Επιτροπή θεωρεί ότι τα υφιστάμενα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, με τους περιορισμούς που περιγράφηκαν στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων 2006, παρέχουν εύλογη βεβαιότητα σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των εργασιών των οποίων τη συνολική ευθύνη έχει η Επιτροπή βάσει του άρθρου 274 της Συνθήκης ΕΚ. Ωστόσο, αναγνωρίζει ότι απαιτούνται περαιτέρω προσπάθειες για την επίλυση ορισμένων αδυναμιών, ιδιαίτερα αυτών που επισημαίνονται στις επιφυλάξεις των εξουσιοδοτημένων διατακτών.

Η Επιτροπή θα διασφαλίσει ότι οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες της θα συνεχίσουν τις προσπάθειές τους ώστε να μπορούν να εγγυηθούν ότι η εύλογη βεβαιότητα που παρέχεται στις δηλώσεις που συνοδεύουν τις ετήσιες εκθέσεις υποστηρίζεται αποτελεσματικά από τα κατάλληλα συστήματα ελέγχου.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] Το ποσό των 451 εκατ. ευρώ που είχε καθοριστεί στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων 2006 ενημερώθηκε, ιδιαίτερα προκειμένου να συμπεριλάβει τις πλέον πρόσφατες διορθώσεις που επιβλήθηκαν στην Ελλάδα βάσει της απόφασης 2007/243/EΚ της Επιτροπής της 18ης Απριλίου 2007 (ΕΕ αριθ.° L 106 της 24.4.2007, σ. 55).

[3] Κανονισμός αριθ. 1290/2005 του Συμβουλίου.

[4] COM(2007) 86 και SEC(2007) 311.

[5] Κανονισμός αριθ. 1290/2005 του Συμβουλίου και άρθρο 7 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 885/2006 της Επιτροπής.

[6] Απόφαση C(2007) 1807 της 26ης Απριλίου 2007.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 58/2003 του Συμβουλίου, της 19ης Δεκεμβρίου 2002, περί θεσπίσεως του καταστατικού των εκτελεστικών οργανισμών που είναι επιφορτισμένοι με ορισμένα καθήκοντα σχετικά με τη διαχείριση κοινοτικών προγραμμάτων, ΕΕ L 11 της 13.01.2003