ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ - Διαδικασία ενημέρωσης των υποψηφίων και των προσφερόντων, στη συνέχεια ανάθεσης δημόσιας σύμβασης και πριν από την υπογραφή της σύμβασης, για τις δημόσιες συμβάσεις που συνάπτει η Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 105 του Δημοσιονομικού Κανονισμού

1. Ιστορικο

Στη συνέχεια αιτήματος του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή δέχθηκε να δημιουργήσει, στο πλαίσιο των διαδικασιών δημοσίων συμβάσεων που καλύπτονται από το άρθρο 105 του Δημοσιονομικού Κανονισμού, διαδικασία ενημέρωσης των προσφερόντων ή των υποψηφίων (ανάλογα με το αν η διαδικασία είναι ανοικτή ή κλειστή) πριν από την υπογραφή της σύμβασης, και απήντησε στο Διαμεσολαβητή στις 7 Νοεμβρίου 2002 ως εξής :

Ένδικα μέσα που διαθέτουν οι προσφέροντες στο πλαίσιο των διαδικασιών υποβολής προσφορών που διοργανώνει η Επιτροπή

Με γνώμονα την απόφαση του Δικαστηρίου που αναφέρεται στην επιστολή του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή συμφωνεί ότι οι διατάκτες θα πρέπει, πριν από την υπογραφή της σύμβασης, να ενημερώνουν χωρίς χρονοτριβή όλους τους προσφέροντες ή τους υποψηφίους σχετικά με την απόφαση ανάθεσης για τις διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων που καλύπτονται από το άρθρο 56 του ισχύοντος Δημοσιονομικού Κανονισμού και από το άρθρο 105 του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού και ότι θα πρέπει να προβλέπουν εύλογη προθεσμία πριν από την υπογραφή της σύμβασης προκειμένου να παρέχεται στους προσφέροντες και τους υποψηφίους η δυνατότητα να ζητούν πληροφορίες για τους λόγους της απόφασης ανάθεσης και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, να ασκούν δικαστική προσφυγή κατά της απόφασης αυτής.

Η Επιτροπή θα δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις πρακτικές και οργανωτικές πτυχές της διαδικασίας αυτής, με σκοπό να εξασφαλίσει την έγκαιρη διαχείριση των δραστηριοτήτων της, λαμβάνοντας υπόψη τον μεγάλο αριθμό των δημόσιων προμηθειών της Επιτροπής κάθε χρόνο (πολλές εκατοντάδες) καθώς και τη διάρκεια των διαδικασιών δημοσίων συμβάσεων. Με γνώμονα τα ανωτέρω, η Επιτροπή προτίθεται να επεξεργαστεί τις πρακτικές ρυθμίσεις που θα επιτρέψουν να δημιουργηθεί η προαναφερθείσα διαδικασία από τις αρχές του 2003 και να λαμβάνεται υπόψη στον προγραμματισμό των νέων διαδικασιών δημοσίων συμβάσεων που θα προκηρυχθούν.

Σε απάντηση της επιστολής της Επιτροπής, ο Διαμεσολαβητής της απηύθυνε στις 10 Δεκεμβρίου νέα επιστολή με την οποία της ζητεί να του διευκρινίσει τη διαδικασία και τα μέτρα που αυτή προτίθεται να λάβει. Κάλεσε επίσης την Επιτροπή να του αναφέρει αν προτίθεται να δημιουργήσει εξωδικαστική διαδικασία στην οποία θα μπορούν να προσφεύγουν οι προσφέροντες, εφόσον το επιθυμούν, αντί της δικαστικής διαδικασίας.

Η διαδικασία ενημέρωσης που προβλέπεται από την παρούσα απόφαση δεν προδικάζει τις ενδεχόμενες δικαστικές προσφυγές που έχουν στη διάθεσή τους οι υποψήφιοι και οι προσφέροντες.

Συνεπώς, οι ενδεχόμενες αιτήσεις πληροφοριών και οι απαντήσεις δεν έχουν ως στόχο ή ως αποτέλεσμα την αναστολή της προθεσμίας άσκησης ενδεχόμενων προσφυγών κατά των αποφάσεων ανάθεσης που κοινοποιούνται στους υποψηφίους και τους προσφέροντες. Σύμφωνα με το άρθρο 230 ΕΚ, οι προσφυγές πρέπει να ασκούνται εντός δύο μηνών από την κοινοποίηση των αποφάσεων ανάθεσης στους υποψηφίους και τους προσφέροντες.

2. Νομικη βαση

Οι διαδικασίες ενημέρωσης των υποψηφίων ή των προσφερόντων, μετά την ανάθεση σύμβασης, ορίζονται στο Δημοσιονομικό Κανονισμό και στους Κανόνες Εφαρμογής του.

Το άρθρο 100, παράγραφος 2, του Δημοσιονομικού Κανονισμού προβλέπει ότι:

"Η αναθέτουσα αρχή γνωστοποιεί σε κάθε απορριφθέντα υποψήφιο ή προσφέροντα τους λόγους απόρριψης της υποψηφιότητας ή της προσφοράς του και σε κάθε προσφέροντα, του οποίου η προσφορά κρίθηκε παραδεκτή και ο οποίος υποβάλλει εγγράφως αίτηση προς τούτο, τα σχετικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα της επιλεγείσας προσφοράς καθώς και το όνομα του αναδόχου.

Ωστόσο, η γνωστοποίηση ορισμένων στοιχείων δύναται να παραλειφθεί στις περιπτώσεις που θα εμπόδιζε την εφαρμογή των νόμων, θα ήταν αντίθετη προς το δημόσιο συμφέρον, θα έθιγε τα θεμιτά εμπορικά συμφέροντα δημόσιων ή ιδιωτικών επιχειρήσεων ή θα παρέβλαπτε το θεμιτό ανταγωνισμό μεταξύ των εν λόγω επιχειρήσεων."

Επιπλέον, το άρθρο 101 του Δημοσιονομικού Κανονισμού προβλέπει ότι "Η αναθέτουσα αρχή μπορεί, έως την υπογραφή της σύμβασης, είτε να παραιτηθεί από τη σύμβαση είτε να ακυρώσει τη διαδικασία σύναψης της σύμβασης, χωρίς οι υποψήφιοι ή οι προσφέροντες να μπορούν να διεκδικήσουν οποιαδήποτε αποζημίωση. Αυτή η απόφαση πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να γνωστοποιηθεί στους υποψηφίους ή τους προσφέροντες. »

Αυτές οι διατάξεις διευκρινίζονται στο άρθρο 149 των Κανόνων Εφαρμογής:

"1. Οι αναθέτουσες αρχές γνωστοποιούν το ταχύτερο δυνατόν στους υποψήφιους και στους προσφέροντες τις αποφάσεις που λαμβάνονται σχετικά με την ανάθεση της σύμβασης, καθώς και τους λόγους για τους οποίους ενδεχομένως αποφάσισαν να μην αναθέσουν τη σύμβαση που αποτελεί το αντικείμενο της προκηρυχθείσας διαδικασίας, ή να αρχίσουν εκ νέου τη διαδικασία.

2. Η αναθέτουσα αρχή γνωστοποιεί, εντός το πολύ δεκαπέντε ημερολογιακών ημερών από την παραλαβή σχετικής γραπτής αίτησης, τις πληροφορίες που προβλέπονται στο άρθρο 100 παράγραφος 2 του Δημοσιονομικού Κανονισμού."

3. Προτεινομενη διαδικασια

Προσέγγιση

Σύμφωνα με την απάντηση της Επιτροπής στο Διαμεσολαβητή, στις 7 Νοεμβρίου 2002, η προτεινόμενη διαδικασία προβλέπει εύλογη προθεσμία, μετά την ανάθεση δημόσιας σύμβασης και πριν από την υπογραφή της σύμβασης, η οποία επιτρέπει στους απορριφθέντες υποψηφίους ή προσφέροντες να ζητήσουν από την αναθέτουσα αρχή συμπληρωματικές πληροφορίες για τους λόγους απόρριψης της υποψηφιότητας ή της προσφοράς τους και, ενδεχομένως, να ασκήσουν προσφυγή δια της δικαστικής οδού κατά της απόφασης ανάθεσης. Η διαδικασία θα εφαρμόζεται στις δημόσιες συμβάσεις τις οποίες συνάπτει η Επιτροπή δυνάμει του άρθρου 105 του Δημοσιονομικού Κανονισμού.

Το ενδιαφέρον της προτεινόμενης διαδικασίας δεν περιορίζεται στην ενημέρωση των υποψηφίων και των προσφερόντων. Παρέχει πράγματι στην αναθέτουσα αρχή τη δυνατότητα να ενημερώνεται ταχέως μετά την απόφαση ανάθεσης για κάθε πρόσφορο στοιχείο το οποίο θα μπορούσε να λάβει υπόψη της για τη συνέχεια της διαδικασίας, πριν να δεσμευθεί με σύμβαση. Εξέλιξη

Δυνάμει του άρθρου 147, παράγραφος 3, των Κανόνων Εφαρμογής, η αναθέτουσα αρχή, στη συνέχεια της διαδικασίας αξιολόγησης και ακολουθώντας την εσωτερική διαδικασία που εφαρμόζεται σε κάθε υπηρεσία, εκδίδει την απόφαση ανάθεσης, το περιεχόμενο της οποίας περιλαμβάνει τουλάχιστον σειρά πληροφοριών που απαριθμούνται σε αυτό το άρθρο.

Αφού εκδώσει την απόφασή της, η οικεία αναθέτουσα αρχή θα προχωρήσει ως εξής:

- Σε περίπτωση μη ανάθεσης, παραίτησης από τη σύμβαση ή ακύρωσης της διαδικασίας, η αναθέτουσα αρχή πρέπει να γνωστοποιήσει την απόφασή της το ταχύτερο δυνατό στους υποψηφίους ή τους προσφέροντες με τις αναγκαίες αιτιολογήσεις. Η απάντηση σε αιτήσεις συμπληρωματικών πληροφοριών από μέρους των υποψηφίων ή προσφερόντων, στη συνέχεια αυτής της κοινοποίησης, δεν διέπεται από τις διατάξεις που αφορούν τις διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων στο Δημοσιονομικό Κανονισμό. Συνεπώς, διέπεται από τους γενικούς κανόνες περί ανακοίνωσης των πληροφοριών που διαθέτει η Επιτροπή και από τον Κώδικα Συμπεριφοράς. Η ίδια διαδικασία εφαρμόζεται εξάλλου στην περίπτωση που η αναθέτουσα αρχή αποφασίζει, κατά την εξέλιξη διαδικασίας δημόσιας σύμβασης, να ακυρώσει τη σύμβαση ή να παραιτηθεί από τη σύμβαση.

- Σε περίπτωση ανάθεσης, και πριν από την υπογραφή της σύμβασης Πρέπει καταρχήν να υπενθυμιστεί ότι η ρύθμιση (βλέπε σημείο 2) υποχρεώνει την αναθέτουσα αρχή να ανακοινώσει η ίδια στους απορριφθέντες υποψηφίους ή προσφέροντες τους λόγους απόρριψης της υποψηφιότητας ή της προσφοράς τους, χωρίς αυτοί να χρειάζεται να το ζητήσουν. Λαμβάνοντας υπόψη αυτή τη διάταξη δημιουργήθηκε η προτεινόμενη διαδικασία καθώς και η διάρκειά της.

- Κοινοποίηση στους απορριφθέντες προσφέροντες ή υποψηφίους [1] Το συντομότερο δυνατό μετά την απόφαση ανάθεσης, και το αργότερο εντός της επόμενης εβδομάδας, η αναθέτουσα αρχή κοινοποιεί, ταυτόχρονα σε όλους τους απορριφθέντες προσφέροντες ή υποψηφίους, με επιστολή και με φαξ ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (πρέπει να προτιμάται η ταχύτερη διαδικασία ανακοίνωσης), ότι η προσφορά ή η υποψηφιότητά τους δεν έγινε δεκτή. Η κοινοποίηση είναι ατομική για κάθε προσφέροντα ή υποψήφιο. διευκρινίζει σε κάθε περίπτωση τους λόγους απόρριψης της προσφοράς ή της υποψηφιότητας, αναφέροντας π.χ., συνοπτικά αλλά ουσιαστικά, στοιχεία προερχόμενα από την προαναφερθείσα απόφαση ανάθεσης. Σε αυτή την κοινοποίηση, η αναθέτουσα αρχή ενημερώνει τους απορριφθέντες προσφέροντες ή υποψηφίους ότι σκοπεύει να προβεί στην υπογραφή της σύμβασης με τον ανάδοχο της σύμβασης μόνο κατά τη λήξη περιόδου δύο ημερολογιακών εβδομάδων, που αρχίζει από την επομένη της ημερομηνίας ταυτόχρονης αποστολής των κοινοποιήσεων. Η αναθέτουσα αρχή αναφέρει επίσης ότι είναι δυνατό να ζητηθούν συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τους λόγους απόρριψης με γραπτή αίτηση υποβαλλόμενη με επιστολή, φαξ ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Για κάθε προσφέροντα ο οποίος έχει υποβάλει παραδεκτή προσφορά, οι πληροφορίες αυτές μπορούν να αφορούν επιπλέον τα σχετικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα της επιλεγείσας προσφοράς καθώς και το όνομα του αναδόχου. Αυτές οι ενδείξεις συνοδεύονται από τις επιφυλάξεις που περιλαμβάνονται στο δεύτερο εδάφιο του άρθρου 100 παράγραφος 2 του Δημοσιονομικού Κανονισμού. Τέλος, αυτές οι κοινοποιήσεις διευκρινίζουν ότι, σε περίπτωση που η σύμβαση δεν θα μπορούσε να συναφθεί με τον ανάδοχο, ή σε περίπτωση που ο τελευταίος θα παραιτηθεί, η αναθέτουσα αρχή διατηρεί τη δυνατότητα να επανεξετάσει την απόφαση ανάθεσης και ενδέχεται τότε να αναθέσει τη σύμβαση σε άλλο προσφέροντα, να κλείσει τη διαδικασία ή να παραιτηθεί από την ανάθεση της σύμβασης. Ενδεχομένως, όλοι οι υποψήφιοι ή προσφέροντες θα ενημερωθούν σχετικά, με τις αναγκαίες αιτιολογήσεις.

[1] Θα καταρτιστεί υπόδειγμα επιστολής.

- Κοινοποίηση στον ανάδοχο της σύμβασης [2] Η αναθέτουσα αρχή κοινοποιεί την απόφαση ανάθεσης στον ανάδοχο [3], ταυτόχρονα με τις κοινοποιήσεις που απευθύνει στους απορριφθέντες προσφέροντες ή υποψηφίους, διευκρινίζοντας ρητά ότι αυτή η κοινοποίηση της ανάθεσης δεν συνιστά δέσμευση για την Επιτροπή. Σε αυτή την κοινοποίηση, η αναθέτουσα αρχή ενημερώνει επίσης τον ανάδοχο ότι διαβίβασε κοινοποιήσεις στους απορριφθέντες υποψηφίους ή προσφέροντες με τους λόγους απόρριψης της προσφοράς ή της υποψηφιότητάς τους και ότι αυτοί έχουν τη δυνατότητα να λάβουν για το θέμα αυτό συμπληρωματικές πληροφορίες από την αναθέτουσα αρχή και, στην περίπτωση των απορριφθέντων προσφερόντων που υπέβαλαν παραδεκτή προσφορά, να ενημερωθούν για τα σχετικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα της επιλεγείσας προσφοράς καθώς και για το όνομα του αναδόχου. Οι απαντήσεις στις αιτήσεις συμπληρωματικών πληροφοριών των απορριφθέντων υποψηφίων ή προσφερόντων παρέχονται με τήρηση των διατάξεων του άρθρου 100, παράγραφος 2, του Δημοσιονομικού Κανονισμού. Η κοινοποίηση στον ανάδοχο διευκρινίζει ότι η υπογραφή της σύμβασης δεν μπορεί να αρχίσει πριν από την εκπνοή προθεσμίας δύο ημερολογιακών εβδομάδων που αρχίζει από την επομένη της ημερομηνίας αποστολής της κοινοποίησης. Υπενθυμίζει επίσης ότι η αναθέτουσα αρχή μπορεί, μέχρι την υπογραφή της σύμβασης, είτε να παραιτηθεί από τη σύμβαση είτε να ακυρώσει τη διαδικασία ανάθεσης της σύμβασης χωρίς οι υποψήφιοι ή προσφέροντες να μπορούν να διεκδικήσουν οποιαδήποτε αποζημίωση. αυτή η απόφαση θα πρέπει τότε να αιτιολογηθεί και να γνωστοποιηθεί στους υποψηφίους ή προσφέροντες. Τέλος, η κοινοποίηση αναφέρει ότι η αναθέτουσα αρχή διατηρεί τη δυνατότητα να αναστείλει την υπογραφή της σύμβασης λόγω συμπληρωματικής εξέτασης, εφόσον το δικαιολογούν οι αιτήσεις ή οι παρατηρήσεις που διατυπώθηκαν από τους απορριφθέντες προσφέροντες κατά την προαναφερθείσα περίοδο των δύο ημερολογιακών εβδομάδων, ή κάθε κατάλληλη πληροφορία που τυχόν θα ληφθεί κατά τη διάρκεια της περιόδου αυτής. όλοι οι υποψήφιοι ή προσφέροντες θα ενημερωθούν τότε σχετικά εντός τριών εργάσιμων ημερών.

[2] Θα καταρτιστεί υπόδειγμα επιστολής.

[3] Σε ορισμένες υπηρεσίες που εφαρμόζουν ήδη παρεμφερή διαδικασία, η κοινοποίηση στον ανάδοχο τον καλεί ενδεχομένως να επικυρώσει ότι ορισμένες πτυχές, όπως η επιχειρησιακή του ικανότητα, έχουν παραμείνει αμετάβλητες από την κατάθεση της προσφοράς του. Εξάλλου αυτή η κοινοποίηση μπορεί να περιλαμβάνει το σχέδιο σύμβασης.

- Δημοσιονομική δέσμευση Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να προβεί στη δημοσιονομική δέσμευση παράλληλα με τις κοινοποιήσεις. Η δημοσιονομική δέσμευση δεν απαιτείται πριν από την κοινοποίηση στον ανάδοχο, διότι η τελευταία περιλαμβάνει την ένδειξη ότι δεν συνιστά δέσμευση της Επιτροπής. Εάν στη συνέχεια αποδειχθεί ότι η σύμβαση δεν μπορεί ή δεν πρέπει να συναφθεί με τον ανάδοχο, ο διατάκτης θα προβεί στην αντίστοιχη αποδέσμευση.