Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας για το οικονομικό έτος 2002, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(2003/C 319/09)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, δυνάμει του άρθρου 185 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας (εφεξής το Ίδρυμα) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002. Σύμφωνα με το άρθρο 18 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76 του Συμβουλίου(2), όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου(3), ο προϋπολογισμός του Ιδρύματος εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διοικητικού συμβουλίου του. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(4) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται από τα άρθρα 65 έως 68 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76, όπως τροποποιήθηκαν από το άρθρο 1 παράγραφοι 52 έως 55 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93. Το Ελεγκτικό Συνέδριο, δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία, προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εισαγωγή

5. Το Ίδρυμα δημιουργήθηκε το 1975 με σκοπό να συμβάλει στο σχεδιασμό και στην καθιέρωση καλύτερων συνθηκών διαβίωσης και εργασίας στις χώρες της Ένωσης(5). Έχει αρχίσει να επεκτείνει το πεδίο δράσης του στις υποψήφιες για ένταξη χώρες. Το Ίδρυμα διαθέτει δίκτυο εμπειρογνωμόνων σε όλη την Ευρώπη, στους οποίους αναθέτει την πραγματοποίηση ερευνητικού έργου, όπως είναι η αξιολόγηση των ισχυουσών εθνικών συνθηκών, η εκπόνηση μελετών περιπτώσεων και εθνικών εκθέσεων και η διενέργεια ερευνών.

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

6. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2002 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1.

7. Από τις πιστώσεις του οικονομικού έτους 2002 ανελήφθησαν τα 17,3 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων αντικείμενο πληρωμών αποτέλεσαν τα 13,3 εκατομμύρια ευρώ, ενώ τα υπόλοιπα 4 εκατομμύρια μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος. Ο όγκος των μεταφορών αντιστοιχεί σχεδόν στο 50 % των αναλήψεων υποχρεώσεων του έτους όσον αφορά τις επιχειρησιακές δραστηριότητες (τίτλος III). Το ύψος των μεταφορών που συνδέονται με τις επιχειρησιακές δραστηριότητες καταδεικνύει ότι είναι αναγκαίο το Ίδρυμα να βελτιώσει την ποιότητα και την παρακολούθηση του προγραμματισμού αυτών των δραστηριοτήτων του.

Οικονομικές καταστάσεις

8. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται συνοπτικά ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Ίδρυμα στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2002.

9. Το λογιστικό σύστημα του Ιδρύματος χαρακτηρίζεται από τη μεγάλη ανομοιογένεια των χρησιμοποιούμενων εργαλείων, γεγονός που καθιστά αναγκαίες τις πολλαπλές επανακαταχωρίσεις και επανεπεξεργασίες, καθεμία από τις οποίες αποτελεί πιθανή πηγή σφαλμάτων. Για την παρακολούθηση των ακινητοποιήσεων και τον υπολογισμό των αποσβέσεων το Ίδρυμα δεν διαθέτει ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται δύο διαφορετικές βάσεις δεδομένων, υπό τη διαχείριση διαφορετικών υπηρεσιών.

Υποκείμενες πράξεις

10. Το άρθρο 46 στοιχείο γ) του δημοσιονομικού κανονισμού του Ιδρύματος προβλέπει τη δυνατότητα σύναψης σύμβασης με απευθείας συμφωνία με έναν προμηθευτή, όταν η διαδικασία υποβολής προσφορών αποβεί άκαρπη. Έτσι, στο πλαίσιο πρόσκλησης υποβολής προσφορών, η προβλεπόμενη τιμή για δύο παρτίδες κυμαινόταν μεταξύ 25000 και 35000 ευρώ. Δεδομένου ότι για τις εν λόγω παρτίδες η πρόσκληση υποβολής προσφορών απέβη άκαρπη, οι συμβάσεις ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία για 53500 ευρώ και 86000 ευρώ αντίστοιχα. Για τη βελτίωση της διαφάνειας των διαδικασιών του, το Συνέδριο καλεί το Ίδρυμα να προσδιορίσει καλύτερα τις συνθήκες υπό τις οποίες εφαρμόζει τη διαδικασία των διαγωνισμών.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 15ης και 16ης Οκτωβρίου 2003.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1.

(2) ΕΕ L 164 της 24.6.1976, σ. 16.

(3) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 26.

(4) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου, οι λεπτομερείς λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 2002 καταρτίστηκαν στις 23 Σεπτεμβρίου 2003 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 29 Σεπτεμβρίου 2003. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(5) Κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου της 26ης Μαΐου 1975.

Πίνακας 1

Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας - Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2002Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος. - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα στις οικονομικές καταστάσεις του.

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας - Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2002 και 2001

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος. Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας - Ισολογισμοί στις 31 Δεκεμβρίου 2002 και στις 31 Δεκεμβρίου 2001((Στον ισολογισμό δεν εμφανίζεται ποσό ύψους ενός εκατομμυρίου ευρώ σχετικό με σύμβαση που υπογράφηκε με την Επιτροπή στις 15 Δεκεμβρίου 2002, το οποίο αφορά καταλογισθέντα εισπρακτέα το 2003 και το 2004.))Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Ιδρύματος. Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Ίδρυμα στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Ιδρυματος

7. Στις περιπτώσεις συμβάσεων επαναληπτικού χαρακτήρα, το χρονοδιάγραμμα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων έχει επισπευσθεί, όπου αυτό ήταν δυνατό. Στις άλλες περιπτώσεις, όπου η φύση των ενεργειών είναι πιο καινοτόμος και σύνθετη, το Ίδρυμα θα συνεχίσει να εξετάζει τις δυνατότητες για επιτάχυνση της εφαρμογής τους, από την έναρξη έως τη συμβατική εκτέλεσή τους. Οι προσπάθειες αυτές, καθώς και η εφαρμογή του νέου δημοσιονομικού κανονισμού προβλέπονται να μειώσουν τον όγκο των μεταφορών.

9. Το Ίδρυμα εφαρμόζει σήμερα μέτρα για τη βελτίωση της ολοκλήρωσης των λογιστικών συστημάτων του. Τα μηχανογραφικά συστήματα για τον έλεγχο των ακινητοποιήσεων είναι σήμερα υπό εξέταση.

10. Οι περιστάσεις υπό τις οποίες ενήργησε το Ίδρυμα σε αυτή την περίπτωση είχαν εξαιρετικό χαρακτήρα. Το Ίδρυμα έθεσε αυτό το θέμα στο διοικητικό συμβούλιο προτού προχωρήσει στην ανάθεση της σύμβασης. Είναι σαφής η πρόθεση του Ιδρύματος να διασφαλίσει ότι, σε παρόμοιες περιπτώσεις στο μέλλον, τα όρια που ισχύουν στην αρχική πρόσκληση υποβολής προσφορών θα ισχύουν κανονικά και στη διαδικασία με διαπραγμάτευση ("απευθείας συμφωνία"). Στις περιπτώσεις που θα διαπιστώνεται ότι η προβλεπόμενη χρηματοδότηση δεν είναι η δέουσα, θα εξετάζεται η δυνατότητα προκήρυξης νέας πρόσκλησης με αναθεωρημένη χρηματοδότηση. Κάθε απόκλιση από αυτή τη διαδικασία στο μέλλον θα εφαρμόζεται μόνον με την άμεση συγκατάθεση του διατάκτη.