[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 5.9.2007

COM(2007) 501 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΗΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ

ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΙΣ ΒΡΥΞΕΛΛΕΣ ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΗΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ

ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΙΣ ΒΡΥΞΕΛΛΕΣ ΚΑΙ ΤΟ ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ

1. Εισαγωγή

Το 1997, τα κράτη μέλη αποφάσισαν στο Άμστερνταμ ότι η έδρα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα είναι στις Βρυξέλλες και επιβεβαίωσαν την απόφαση της 8.4.1965 για τον καθορισμό των ειδικών δραστηριοτήτων που θα έχουν ως έδρα το Λουξεμβούργο.

Έκτοτε, η Επιτροπή καθόρισε σε τρεις περιπτώσεις τους στόχους πολιτικής της από άποψη πολιτικής ακινήτων. Με την ανακοίνωση του 1996 σχετικά με την πολιτική ακινήτων στις Βρυξέλλες και το Λουξεμβούργο, την ανακοίνωση του 1999 σχετικά με την ιδιοκτησιακή πολιτική στις Βρυξέλλες και την ανακοίνωση του 2003 σχετικά με την πολιτική ακινήτων και τις υποδομές στις Βρυξέλλες[1], η Επιτροπή επεσήμανε και επιβεβαίωσε τους εξής τρεις στόχους:

- Ορθολογική εγκατάσταση των υπηρεσιών και καλύτερες συνθήκες εργασίας για το προσωπικό;

- Εντατικοποίηση της πολιτικής αγορών ακινήτων;

- Συνεκτίμηση των επιπτώσεων της πολιτικής ακινήτων της Επιτροπής στο αστικό περιβάλλον των Βρυξελλών, μέσω της εντατικοποίησης του διαλόγου με τις βελγικές αρχές.

Από το 2003 και μετά, η κατάσταση στις Βρυξέλλες και το Λουξεμβούργο εξελίχθηκε σε βαθμό που η υφιστάμενη πολιτική της Επιτροπής στον τομέα αυτόν πρέπει να προσαρμοστεί ώστε να ληφθούν υπόψη οι υφιστάμενοι στόχοι και η εξέλιξη της αγοράς. Εκτός αυτού, η Επιτροπή επιθυμεί να εναρμονίσει περαιτέρω τις πολιτικές που εφαρμόζει στις Βρυξέλλες και το Λουξεμβούργο, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τις ιδιαιτερότητες των δύο τόπων.

Οι πλέον αξιοσημείωτες αλλαγές αφορούν τη μέση αγοραία τιμή, τη συνολική επιφάνεια που καταλαμβάνουν οι υπηρεσίες της σε αμφότερους τους τόπους εγκατάστασης, την αυξημένη προσοχή που δίδεται στο περιβάλλον και την ανάγκη να μειωθεί το «αποτύπωμα άνθρακα» της Επιτροπής, την ασφάλεια και την προστασία, καθώς και τις σχέσεις με τις αρχές της χώρας υποδοχής.

Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή, με την παρούσα ανακοίνωση, καθορίζει τους βασικούς προσανατολισμούς πολιτικής της και τις απαιτήσεις της για το μέλλον, εστιαζόμενη, ιδίως, στα κάτωθι:

- Κατάστρωση ενός μακροπρόθεσμου στρατηγικού σχεδίου όσον αφορά τις ανάγκες σε χώρους. Το σχέδιο αυτό θα αποτελέσει τη βάση για τις μείζονος σημασίας επιλογές και απαιτήσεις της Επιτροπής από άποψη μελλοντικής τοποθεσίας και εξελίξεων στον τομέα των ακινήτων.

- Συνέχιση των προσπαθειών εξορθολογισμού του υφιστάμενου χαρτοφυλακίου ακινήτων ιδίως μέσω της συγκέντρωσης των υπηρεσιών της Επιτροπής σε ένα μικρότερο αριθμό μεγαλύτερων κτιρίων. Αυτό θα επιτρέψει την αποδοτικότερη χρήση χώρου σε σύγχρονα και κατάλληλα κτίρια.

- Στις Βρυξέλλες, στήριξη στο σχεδιασμό της ανάπλασης της περιοχής «Quartier européen» από τις βελγικές αρχές. Στην παρούσα φάση, προτείνεται να παραμείνει η περιοχή αυτή ο βασικός πόλος δραστηριότητας της Επιτροπής. Η παρουσία αυτή πρέπει να συμπληρωθεί με την ανάπτυξη ενός περιορισμένου αριθμού σημαντικών πόλων εκτός της περιοχής «Quartier européen», που θα έχει ως αποτέλεσμα τη διασπορά της παρουσίας της Επιτροπής και προς τα κάτω πίεση των τιμών των ακινήτων.

- Στο Λουξεμβούργο, επιβεβαίωση της περιοχής «Kirchberg» ως του βασικού πόλου των υπηρεσιών της Επιτροπής .

- Αναθεώρηση της μεθόδου σύναψης συμβάσεων για κτίρια – που θα αρχίσει να εφαρμόζεται την 1η Ιανουαρίου 2008 - με σκοπό να εξασφαλιστεί, αφενός, η καλύτερη δυνατή σχέση κόστους/ωφελείας - ιδίως αξιοποιώντας τη διαπραγματευτική θέση της Επιτροπής ώστε να επιτυγχάνονται τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα – και, αφετέρου, διαφάνεια έναντι της αγοράς.

- Ο συνδυασμός της συγκέντρωσης των ανωτέρω στοιχείων πρέπει να επιτρέψει την πραγματοποίηση επαρκών επενδύσεων για την εφαρμογή μιας σειράς αρχών πολιτικής - ιδίως για την επίτευξη από περιβαλλοντική άποψη βιώσιμων, υψηλής ποιότητας κτιρίων και τη βελτίωση των συνθηκών στέγασης του προσωπικού.

Τα στοιχεία αυτά αλληλοενισχύονται. Πέραν της τρέχουσας συνεργασίας με τις τοπικές αρχές, ιδίως την Περιφέρεια Βρυξελλών στην περίπτωση του Βελγίου, η οποία είναι αποφασισμένη να διευκολύνει την εφαρμογή της στρατηγικής αυτής προσέγγισης, η Επιτροπή είναι σε μοναδική θέση ώστε να επιφέρει μια σημαντική και διαρκή βελτίωση στον τομέα της πολιτικής ακινήτων η οποία θα είναι προς όφελος του οργάνου, του προσωπικού του και των χωρών υποδοχής.

2. Η τρεχουσα κατάσταση

2.1. Η υφιστάμενη κατάσταση

2.1.1. Βρυξέλλες

Στα τέλη Ιουνίου του 2007, η Επιτροπή καταλάμβανε στις Βρυξέλλες επιφάνεια συνολικού εμβαδού περίπου 865 000 m² κατανεμημένη σε περισσότερα από 61 κτίρια[2], στεγάζοντας συνολικά προσωπικό περίπου 22 000 ατόμων (μόνιμοι υπάλληλοι και συμβασιούχοι). Στην πλειοψηφία τους τα κτίρια είναι μικρά ή πολύ μικρά (κάτω από 15 000 m², για τα δύο τρίτα του συνόλου) ενώ μόνον 8 είναι μεγαλύτερα από 20 000 m². Στις Βρυξέλλες, τα κτίρια της Επιτροπής[3] συγκεντρώνονται κατά κύριο λόγο σε τρεις διαφορετικές περιοχές[4]:

- την περιοχή «Quartier européen»»[5] (710 000 m2 για προσωπικό σχεδόν 19 000 ατόμων),

- την περιοχή Beaulieu (80 000 m2 για προσωπικό 2 000 ατόμων),

- την περιοχή Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m2 για προσωπικό 1 250 ατόμων).

2.1.2. Λουξεμβούργο

Στα τέλη Ιουνίου 2007, η Επιτροπή κατελάμβανε στο Λουξεμβούργο γραφειακούς χώρους εμβαδού 125 000 m² περίπου, κατανεμημένους σε 5 κτίρια που συνολικά στεγάζουν προσωπικό του οποίου ο αριθμός μόλις υπερβαίνει τα 3 740 άτομα (μόνιμοι υπάλληλοι και συμβασιούχοι). Τα γραφεία της Επιτροπής συγκεντρώνονται σε δύο κυρίως περιοχές του Λουξεμβούργου: την περιοχή Kirchberg και την περιοχή Gasperich.

2.1.3. Γενική εξέλιξη

Κατά την περασμένη δεκαετία, η Επιτροπή ακολούθησε μια γενική πολιτική απόκτησης κτιρίων, κατά κύριο λόγω με τη σύναψη συμβάσεων εμφύτευσης, τυπικής διάρκειας 27 ετών. Η τρέχουσα κατάσταση, ωστόσο, χαρακτηρίζεται από διάφορες αδυναμίες, πολλές από τις οποίες έχουν διαπιστωθεί το 2007 σε εκθέσεις του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου και σε πορίσματα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου. Παρά τις ανακοινώσεις περί πολιτικής ακινήτων που εκδόθηκαν στο παρελθόν, η εφαρμογή των αρχών επί των οποίων βασίζονταν - ορισμένες από τις οποίες αντικατοπτρίζονται στο παρόν έγγραφο - προσέκρουσε στις πρακτικές πτυχές της τροποποίησης ενός τόσο μεγάλου αριθμού κτιρίων, διότι στην συντριπτική τους πλειοψηφία τα κτίρια είναι είτε πολύ μικρά είτε αδύνατο να προσαρμοσθούν κατάλληλα. Επιπλέον, σημαντικές αλλαγές μπορούσαν να γίνουν επιτυχώς μόνον με την ενεργό συνεργασία και συμμετοχή των αρμόδιων αρχών των χωρών υποδοχής, πράγμα το οποίο δεν επιδιώχθηκε αρκετά στο παρελθόν.

Η υφιστάμενη προσέγγιση, όπως καθορίστηκε στις προηγούμενες ανακοινώσεις περί πολιτικής ακινήτων, πρέπει να ενισχυθεί και να εξορθολογιστεί ως εξής:

- κατάρτιση ενός αρκετά μακροπρόθεσμου προγραμματισμού αναγκών σε χώρους ώστε να αποφευχθεί η αποσπασματική αγορά ή μίσθωση κτιρίων· την αρμοδιότητα αυτή θα αναλάβουν τα Γραφεία OIB και OIL μέσω του πολυετούς πλαισίου πολιτικής (Multi Annual Policy Framework – MAPF), το οποίο επικυρώνεται από τις αντίστοιχες διαχειριστικές επιτροπές των εν λόγω Γραφείων[6];

- αυξημένη αναζήτηση στην αγορά, διαφάνεια και ανταγωνισμός όσον αφορά τη σύναψη συμβάσεων για κτίρια[7];

- περιορισμός των κτιρίων στην περιοχή «Quartier européen» των Βρυξελλών, με σκοπό να αποτραπεί η προς τα πάνω πίεση του κόστους;

- λήψη υπόψη του κόστους ολόκληρου του κύκλου ζωής των αποκτώμενων κτιρίων, που συνεπάγεται μεγάλες μελλοντικές δαπάνες ανακαίνισης, σε πολλές περιπτώσεις πριν τη λήξη των συμβάσεων αγοράς ή επικαρπίας· για το ζήτημα αυτό θα πραγματοποιηθεί μελέτη η οποία θα ολοκληρωθεί πριν από τα τέλη του 2008;

- ενίσχυση των καταβαλλόμενων προσπαθειών μείωσης του κατακερματισμού της Επιτροπής σε έναν πολύ μεγάλο αριθμό κτιρίων ο οποίος αυξάνει το κόστος διαχείρισης της υποδομής ΤΠΕ και συναφών υπηρεσιών, απαιτεί περιττούς επιπρόσθετους χώρους, εμποδίζει την Επιτροπή να επιτύχει οικονομίες κλίμακας που είναι εφικτές για ένα μεγάλο οργανισμό όπως η Επιτροπή, μειώνει τον συμβολικό αντίκτυπο της φυσικής παρουσίας του οργάνου στη χώρα υποδοχής και καθιστά δύσκολο τον πολεοδομικό σχεδιασμό για τις χώρες υποδοχής;

- ανάγκη δημιουργίας νέων και ενίσχυσης παλαιών εταιρικών σχέσεων με τις αρχές της χώρας υποδοχής, ιδίως με την Περιφέρεια Βρυξελλών· από την άποψη αυτή η Task Force «ΕΕ - Βέλγιο»[8] έχει αρχίσει να διαδραματίζει χρήσιμο ρόλο;

- ανάγκη περαιτέρω ενίσχυσης των μέχρι στιγμής προσπαθειών αύξησης της αποδοτικότητας από άποψη ενεργειακής κατανάλωσης, αντικατοπτρίζοντας το γεγονός ότι η σημασία των μέτρων καταπολέμησης της αλλαγής του κλίματος έχει αυξηθεί τα τελευταία έτη.

Με βάση την προσέγγιση αυτή πρέπει να επέλθουν πραγματικές βελτιώσεις. Η δημιουργία πολύ μεγαλύτερων και αποδοτικότερων κτιρίων και η πλήρης αξιοποίηση της θέσης που κατέχει η Επιτροπή στην αγορά ακινήτων με την ενίσχυση των απαιτούμενων στοιχείων ανταγωνισμού σε διάφορα επίπεδα – μεταξύ των οποίων η καλύτερη αναζήτηση στην αγορά - θα δημιουργήσουν τις προϋποθέσεις για ορισμένες πολύ αναγκαίες βελτιώσεις σε κτίρια, ώστε να εξασφαλιστεί ότι τα κτίρια αυτά καλύπτουν τις ανάγκες της Επιτροπής και του προσωπικού της, καθώς και ότι συμμορφώνονται με τις πολιτικές που προωθούνται γενικότερα από την ΕΕ.

2.2. Μελλοντικές ανάγκες σε χώρους στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο

Οι βραχυπρόθεσμες, μεσοπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες ανάγκες της Επιτροπής σε χώρους αποτελούν, από το 2003, αντικείμενο ενός ολοκληρωμένου πολυετούς προγράμματος[9] που επικαιροποιείται κατ' έτος (το MAPF) με βάση τον κύκλο στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού της Επιτροπής. Σε αυτό εμφανίζονται οι ετήσιες ανάγκες σε τετραγωνικά μέτρα, καθώς και η λήξη των συμβάσεων αγοράς, μίσθωσης και άλλων ρυθμίσεων[10]. Ο εν λόγω μακροπρόθεσμος προγραμματισμός, που καλύπτει περίοδο 15 ετών, θα αποτελεί όλο και συχνότερα το βασικό μέσο των μείζονος σημασίας αποφάσεων της Επιτροπής από άποψη στρατηγικής. Όλες οι μελλοντικές αποφάσεις σχετικά με την τοποθεσία, τα νέα ενδιάμεσα σχέδια και την ενδεχόμενη ανάπτυξη νέων πόλων θα πρέπει να βασίζονται και να εναρμονίζονται με τον προγραμματισμό αυτόν.

Βρυξέλλες

Εκτός από τα 2 500 μέλη του προσωπικού που προσλήφθηκαν ή θα προσληφθούν από την Επιτροπή στις Βρυξέλλες την περίοδο 2004-2008 ως αποτέλεσμα της ένταξης 10 νέων κρατών μελών το 2004, προβλέπεται η πρόσληψη άλλων 850 ατόμων μετά την ένταξη της Βουλγαρίας και της Ρουμανίας, αρχής γενομένης το 2007. Η προβλεπόμενη αύξηση του αριθμού του προσωπικού θα δημιουργήσει πρόσθετες ανάγκες σε σχέση με τη σημερινή κατάσταση[11] από άποψη γραφειακών χώρων, που εκτιμώνται σε 35 000 m² περίπου κατά την επόμενη τριετία. Στο πλαίσιο αυτό, θα δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη δημιουργία νέων συνεδριακών εγκαταστάσεων.

Λουξεμβούργο

Όσον αφορά το Λουξεμβούργο, πέραν του προσωπικού που προσλήφθηκε ή θα προσληφθεί από την Επιτροπή το διάστημα 2004-2008 μετά την προσχώρηση των 10 νέων κρατών μελών, κυρίως στο πλαίσιο της διεύρυνσης EUR-2 200 άτομα θα πρέπει να στεγαστούν στην έδρα του Λουξεμβούργου. Ο αριθμός αυτός, σε συνδυασμό με την έλλειψη χώρων που πρέπει να καλυφθεί, αντιπροσωπεύει ανάγκη αύξησης των αναγκαίων γραφειακών χώρων κατά 12 000 m².

Ο εξορθολογισμός της υποδομής ΤΠ και η συστέγαση των διαφόρων συστημάτων πληροφοριών των Γενικών Διευθύνσεων στο κέντρο δεδομένων (Data Centre) απαιτούν να μελετηθεί το ενδεχόμενο μιας μάλλον ευρείας επέκτασης τόσο του μελλοντικού Data Center όσο και του νέου κέντρου φύλαξης αντιγράφων (back-up centre) σε απόσταση που να επιτρέπει απολύτως ασφαλείς τηλεπικοινωνίες πολύ μεγάλου όγκου. Οι υπηρεσίες αυτές θα στεγασθούν αντίστοιχα σε νέα κτίρια της Επιτροπής, και μάλιστα στο Jean Monnet 2. Το 2007 προβλέπεται η επικαιροποίηση μιας λεπτομερούς μελέτης για την αξιολόγηση της σχέσης κόστους/ωφελείας της προσέγγισης αυτής. Ωστόσο, για λόγους αντιμετώπισης έκτακτων περιστατικών ασφαλείας, η Επιτροπή μελετά το ενδεχόμενο μίσθωσης «αιθουσών ΤΠ» (IT Rooms).

3. Αυξημενη αποδοτικοτητα και συνοχη μεσω της συγκεντρωσης των υπηρεσιων της Επιτροπής σε μικρότερο αριθμό μεγαλύτερων κτιρίων

Το υφιστάμενο χαρτοφυλάκιο ακινήτων πρέπει να υποστεί εξορθολογισμό σε σημαντικό βαθμό με τη συγκέντρωση των υπηρεσιών σε έναν πολύ μικρότερο αριθμό μεγάλων κτιρίων (κατ' αρχήν τουλάχιστον 50 000-100 000 m² ανά κτίριο ή συγκρότημα). Προς το παρόν, η αποδοτικότητα των κτιρίων (ιδίως όσον αφορά τον δείκτη ωφέλιμης καθαρής επιφάνειας προς το συνολικό εμβαδόν) διαφέρει πολύ από κτίριο σε κτίριο και, σε πολλές περιπτώσεις, περιορίζεται σε μεγάλο βαθμό από το μικρό τους μέγεθος. Η διασπορά των ΓΔ σε περισσότερα κτίρια πρέπει να αποφεύγεται ώστε κάθε ΓΔ να στεγάζεται σε ένα μόνο κτίριο, ενώ κατά την κατανομή νέων κτιρίων προτεραιότητα πρέπει να δίνεται σε Γενικές Διευθύνσεις που στεγάζονται σε λιγότερο αποδοτικά κτίρια. Αυτό προσφέρει σημαντικό δυναμικό αύξησης της αποδοτικότητας (αποδοτικότερη χρήση χώρων, κοινές εγκαταστάσεις, ενοποιημένη και κοινή υποδομή ΤΠΕ και συναφών υπηρεσιών, κόστος ελέγχου πρόσβασης και ασφάλειας, διαχείρισης κτιρίων, κατανάλωσης ύδατος, θέρμανσης και ψύξης, φωτισμού, ανελκυστήρων και άλλων υπηρεσιών) χωρίς αρνητικές επιπτώσεις για το προσωπικό, καθώς και περιθώρια εξοικονόμησης πόρων.

4. Βελτιωση της ικανοτητασ της Επιτροπήσ να ενεργει στην αγορα ακινητων

Δύο είναι οι βασικοί τρόποι με τους οποίους η Επιτροπή θα μπορούσε να βελτιώσει την ικανότητά της να ενεργεί στην αγορά ακινήτων και να αποκομίσει το μεγαλύτερο δυνατό όφελος από το σχετικό της βάρος στην αγορά από άποψη διαπραγμάτευσης ευνοϊκών όρων σύναψης συμβάσεων και χρηματοδότησης:

4.1. Αύξηση του ανταγωνισμού στην αγορά: Αναθεωρημένη μεθοδολογία αγοράς και μίσθωσης κτιρίων

Οι υφιστάμενες διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ανταποκρίνονται πλήρως στις απαιτήσεις του δημοσιονομικού κανονισμού (άρθρο 91 του δημοσιονομικού κανονισμού[12] και άρθρα 116 παράγραφος 1 και 126 παράγραφος 1 στοιχείο η) Modex). Ωστόσο, όπως επιβεβαίωσε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου, δεν εγγυώνται ούτε αρκετά υψηλό βαθμό διαφάνειας ούτε όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για πλήρη ανταγωνισμό ώστε να εξασφαλιστεί η καλύτερη δυνατή σχέση κόστους/ωφελείας. Για τον λόγο αυτόν, η Επιτροπή πιστεύει ότι είναι ανάγκη να αυξηθεί τόσο η διαφάνεια όσο και, κατ' επέκταση, ο ανταγωνισμός στον τομέα των διαδικασιών μίσθωσης και αγοράς κτιρίων. Έτσι, προτείνεται η ανάπτυξη μιας νέας μεθοδολογίας για την τελειοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών που προβλέπει ο νομοθέτης προκειμένου να υπογραφεί μια σύμβαση ανέγερσης οικοδομής, αφενός, με την προσθήκη του στοιχείου της συστηματικής αναζήτησης στην αγορά μέσω της δημοσίευσης ανακοίνωσης αναζήτησης κτιρίων και, αφετέρου, με την περαιτέρω συστηματοποίηση και αποσαφήνιση των διαδικασιών στο εσωτερικό της Επιτροπής.

Η προτεινόμενη μεθοδολογία που εκτίθεται στην παρούσα ανακοίνωση αποβλέπει στη διαφύλαξη της αναγκαίας διακριτικής ευχέρειας της Επιτροπής στον τομέα των δημόσιων συμβάσεων για ακίνητα με την παράλληλη επιδίωξη της καλύτερης δυνατής σχέσης τιμής-ποιότητας. Μολονότι παραμένει εντός του πεδίου διαδικασιών που προβλέπει ο δημοσιονομικός κανονισμός και οι κανόνες εφαρμογής , η προτεινόμενη μεθοδολογία αποσαφηνίζει και αναπτύσσει λεπτομερώς τις φάσεις αναζήτησης και διαπραγμάτευσης της διαδικασίας. Η επιλογή αυτή παρουσιάζει, εξάλλου, το πλεονέκτημα ότι τηρεί το υφιστάμενο κανονιστικό πλαίσιο και ενισχύει τη διαφάνεια.

Προτείνεται επίσης ύστερα από τρία χρόνια λειτουργίας να επανεξεταστούν οι επιπτώσεις της νέας μεθοδολογίας και να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην αποδοτικότητά της.

Η προτεινόμενη μεθοδολογία βασίζεται σε τέσσερις αρχές:

- καλύτερη πληροφόρηση της αγοράς μέσω της ετήσιας δημοσίευσης μιας εκτίμησης των αναγκών της Επιτροπής για το τρέχον έτος και την τετραετία που ακολουθεί· οι πληροφορίες αυτές θα δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ (ΕΕΕΕ) και στους κατάλληλους δικτυακούς τόπους της Επιτροπής στις αρχές κάθε έτους· εκτός από την πληροφόρηση της αγοράς τα Γραφεία OIB/OIL θα προβαίνουν σε συστηματική έρευνα αγοράς όσον αφορά τα διαθέσιμα ακίνητα·

- περισσότερος ανταγωνισμός μεταξύ των παραγόντων της αγοράς μέσω της συστηματικής δημοσίευσης στην ΕΕΕΕ και στους κατάλληλους δικτυακούς τόπους της Επιτροπής των συγκεκριμένων αναγκών για κάθε νέο σχέδιο επί ακινήτων και με την καθιέρωση της αρχής της συστηματικής διαπραγμάτευσης των οικονομικών όρων με διάφορους προσφέροντες ταυτόχρονα·

- αυξημένη διαφάνεια της διαδικασίας, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, ιδίως με τη συστηματική δημοσίευση:

- των ελάχιστων απαιτήσεων για κάθε συγκεκριμένο σχέδιο,

- τα κριτήρια αποκλεισμού,

- το αποτέλεσμα της διαδικασίας·

- μεγαλύτερη συνεργασία και διαδραστικότητα μεταξύ των αρμόδιων υπηρεσιών της Επιτροπής με τη σύσταση πολυκλαδικής επιτροπής, της Επιτροπής Ακινήτων. Η επιτροπή αυτή θα καλείται να γνωμοδοτεί προς τον κύριο διατάκτη[13] σε όλες τις φάσεις της μεθοδολογίας και ιδίως ως προς:

- τις προδιαγραφές και τις λειτουργικότητες κάθε σχεδίου προ της δημοσίευσής του,

- τα κριτήρια που θα χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση κάθε σχεδίου,

- την αξιολόγηση και την επιλογή των προς διαπραγμάτευση σχεδίων,

- τον τρόπο επιλογής του τελικώς προκριθέντος σχεδίου. Η Επιτροπή Ακινήτων θα έχει τη δυνατότητα να ζητήσει, ανά πάσα στιγμή, και κυρίως στα κρίσιμα στάδια της διαδικασίας, τη συνδρομή εσωτερικού ή/και εξωτερικού[14] εμπειρογνώμονα για οιοδήποτε τεχνικό ή οικονομικό ζήτημα.

Η προτεινόμενη μεθοδολογία προβλέπει έξι στάδια:

- Προκαταρκτικό στάδιο: προσδιορισμός πολυετών αναγκών και δημοσίευση στην ΕΕΕΕ και στους κατάλληλους δικτυακούς τόπους της Επιτροπής;

- Στάδιο 1: προσδιορισμός των ετήσιων αναγκών, βάσει των εργασιών του προκαταρκτικού σταδίου;

- Στάδιο 2: δημοσίευση των συγκεκριμένων αναγκών;

- Στάδιο 3: ανάλυση όλων των ληφθέντων σχεδίων· αποδοχή/απόρριψη σχεδίων· συγκριτική οικονομική ανάλυση όλων των έγκυρων προσφορών που έχουν υποβληθεί και προεπιλογή τριών σχεδίων;

- Στάδιο 4: τεχνική ανάλυση και οικονομική διαπραγμάτευση των τριών προεπιλεγέντων σχεδίων και πρόκριση ενός από αυτά, για το οποίο θα κινηθεί το στάδιο 5;

- Στάδιο 5: τεχνική μελέτη και ανάλυση του απαιτούμενου προϋπολογισμού, σύνταξη της σύμβασης για το επιλεγέν στο στάδιο 4 σχέδιο;

- Στάδιο 6: Διυπηρεσιακή διαβούλευση μετά το αποτέλεσμα του σταδίου 5 και υπογραφή της σύμβασης.

Μετά το πέρας των σταδίων 1, 3, 4 και 5, η Επιτροπή Ακινήτων θα εκδίδει συμβουλευτική γνώμη.

Η Επιτροπή θα έχει την εξουσία να λάβει ανά πάσα στιγμή απόφαση, δεόντως αιτιολογημένη, να μην κάνει χρήση της νέας αυτής μεθοδολογίας -εν όλω ή εν μέρει- ούτως ώστε να εξασφαλίσει την καλύτερη δυνατή σχέση κόστους ωφέλειας.

Επιπλέον, προκειμένου να βελτιωθεί περαιτέρω η διαφάνεια και να είναι πλήρως ενημερωμένοι οι φορείς της αγοράς για τις υποχρεωτικές διαδικασίες της Επιτροπής, η Επιτροπή θα δημοσιεύσει το 2008 έναν Οδηγό Πληροφόρησης σχετικά με τις διαδικασίες, στον οποίο θα επεξηγούνται η νέα μεθολογία και οι όροι που ισχύουν για τη μίσθωση/αγορά κτιρίων. Ο οδηγός θα υπηρετεί διπλό σκοπό:

1. Αφενός, θα συγκεντρώνει και θα εξηγεί τις εσωτερικές διαδικασίες και το νομικό πλαίσιο που διέπουν τις δημόσιες συμβάσεις μίσθωσης ή αγοράς κτιρίων και απορρέουν από τον δημοσιονομικό κανονισμό[15].

2. Αφετέρου, θα καθορίζει τους γενικούς όρους βάσει των οποίων η Επιτροπή δύναται να αγοράζει ή να μισθώνει κτίρια και θα περιγράφει τις εφαρμοστέες διαδικασίες.

4.2. Εξέταση των περιθωρίων για καλύτερες δυνατότητες και μηχανισμούς χρηματοδότησης

Θεμελιώδες κριτήριο για τη διαπραγμάτευση κτιρίων είναι το κόστος. Η Επιτροπή, συνεπώς, παρακολουθεί συνεχώς τις τάσεις της αγοράς και αναζητεί ευκαιρίες ώστε να επιτύχει μια καλή ισορροπία μεταξύ δημοσιονομικών προοπτικών και αναγκών σε χώρους.

Βάσει της υφιστάμενης πείρας, ως γενική αρχή, η Επιτροπή θα συνεχίσει να εφαρμόζει την πολιτική απόκτησης ακινήτων όπως αυτή χαράχθηκε τα προηγούμενα έτη. Η Επιτροπή, εκτός από τη σταθερότητα που έχει επιτύχει μέσω της πολιτικής αγοράς που εφαρμόζει, καθιέρωσε επίσης ένα νέο τρόπο χρηματοδότησης των αγορών αυτών, τη λεγόμενη αγορά προθεσμιακής πληρωμής (Deferred payment purchasing)[16]. Οι αγορές προθεσμιακής πληρωμής είναι εν γένει απλούστερες στην εφαρμογή τους τόσο από νομική όσο και από οικονομική άποψη σε σύγκριση με τις προηγούμενες συμβάσεις εμφύτευσης ( emphytéose ). Σε κάθε περίπτωση, προκειμένου να υπάρχει κάποια ευελιξία, η Επιτροπή προτίθεται να διατηρήσει ορισμένα κτίρια με το ισχύον καθεστώς μίσθωσης ή επικαρπίας. Στα τέλη του 2008, θα ολοκληρωθεί μελέτη αξιολόγησης της σωστής ισορροπίας μεταξύ αγοράς και μίσθωσης ή επικαρπίας, τα αποτελέσματα της οποίας θα χρησιμοποιηθούν για την περαιτέρω βελτίωση της συνολικής προσέγγισης της Επιτροπής στο θέμα.

Ωστόσο, προκειμένου να αξιοποιηθούν στο έπακρο τα δυνατά πλεονεκτήματα της πολιτικής απόκτησης κτιρίων είναι σημαντικό να λαμβάνεται πλήρως υπόψη το συνολικό κόστος του κύκλου ζωής των κτιρίων. Οι συμβάσεις αγοράς που συνάπτονται για περίοδο 27 ετών, για παράδειγμα, υπερβαίνουν σε σημαντικό βαθμό την αναμενόμενη ωφέλιμη διάρκεια ζωής των κτιρίων γραφείων - η οποία εκτιμάται σε 20 έτη περίπου - προτού καταστεί απαραίτητη μια εκ βάθρων ανακαίνιση. Η πολιτική αυτή απόκτησης κτιρίων θα έχει συνεπώς αντίκτυπο στις μελλοντικές δαπάνες συντήρησης και ανανέωσης δεδομένου ότι η Επιτροπή θα πρέπει να εντάξει στον συνολικό πολυετή προγραμματισμό της μελλοντικές εργασίες ανακαίνισης των κτιρίων τα οποία της ανήκουν και να αναζητήσει λύσεις για την προσωρινή στέγαση του προσωπικού που θίγεται από τις εργασίες αυτές. Η ανάγκη εκκένωσης – έστω και προσωρινή – των προς ανακαίνιση κτιρίων θα έχει αντίκτυπο στο χαρτοφυλάκιο ακινήτων, κυρίως εφόσον ενδέχεται να κριθεί αναγκαίο ή σκόπιμο να πραγματοποιηθούν βραχυχρόνιες μισθώσεις ή/και πώληση κτιρίων. Προκειμένου να αντιμετωπιστεί η κατάσταση αυτή, πρέπει να προσδιοριστούν κατάλληλοι μηχανισμοί και να εξετασθούν προσεκτικά από άποψη λειτουργικής, νομικής και δημοσιονομικής σκοπιμότητας.

Ενώ η αγορά θα συνεχίσει να αποτελεί τη βασική μέθοδο απόκτησης κτιρίων, θα εξετάζεται προσεκτικά αν είναι εφικτές νέες χρηματοδοτικές προσεγγίσεις, παράλληλα με τους μέχρι τούδε χρησιμοποιούμενους μηχανισμούς. Δύο είναι οι δυνατότητες:

- Σύναψη μισθωτήριας σύμβασης που θα περιλαμβάνει σύμβαση παροχής υπηρεσιών, με την οποία ο ιδιοκτήτης ενός κτιρίου θα εγγυάται την παροχή ενός συγκεκριμένου επιπέδου εξυπηρέτησης και άνεσης κατά την περίοδο την οποία καλύπτει η σύμβαση, ή σύναψη εταιρικών σχέσεων δημοσίου-ιδιωτικού τομέα.

- Σύναψη χρηματοδοτικών διακανονισμών μέσω της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων, όπως συνέστησε το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

5. Στρατηγικη προσεγγιση όσον αφορα την τοποθεσια των κτιριων

5.1. Η Επιτροπή στις Βρυξέλλες

Εξαιτίας των αναγκών της σε δυναμικό και με βάση τους διαθέσιμους πόρους, η Επιτροπή ακολούθησε, επί σειρά ετών, μια πολιτική περιορισμένης διαφοροποίησης και αποκέντρωσης των γραφειακών της χώρων πέραν της περιοχής «Quartier européen», αναπτύσσοντας πρόσθετους πόλους σε άλλες περιοχές των Βρυξελλών με εξίσου σημαντική αστική ανάπτυξη. Στο πλαίσιο μιας σαφούς μακροπρόθεσμης στρατηγικής, απαιτείται πλέον μια αναθεωρημένη προσέγγιση. Τρεις είναι οι κυριότερες λύσεις:

5.1.1. Διατήρηση και ανάπλαση της περιοχής «Quartier européen» ως ενός αποκλειστικού πόλου που θα συγκεντρώνει όλες τις δραστηριότητες εκτός από τα αρχεία και άλλες επικουρικές υπηρεσίες.

Η λύση αυτή προσφέρει το πλεονέκτημα ότι δημιουργεί μια ισχυρή συμβολική παρουσία στις Βρυξέλλες, με συνοχή, ταυτότητα και μεγιστοποίηση των οικονομιών κλίμακας. Θα μείωνε τις μετακινήσεις εντός των Βρυξελλών και θα ήταν δημοφιλής στο προσωπικό που στη συντριπτική του πλειοψηφία θέλει να εργάζεται στην Ευρωπαϊκή Συνοικία[17]. Αυτό θα απαιτούσε σημαντική ανακατάταξη των υφιστάμενων κτιρίων και την κατασκευή μιας μεγάλης σειράς νέων κτιρίων. Ωστόσο, η τεράστια κλίμακα του έργου θα το καταστήσει ανέφικτο εκτός εάν η Επιτροπή υιοθετήσει τη νέα προσέγγιση στη χρήση των χώρων, πράγμα το οποίο θα επιτρέψει να μειωθούν επαρκώς οι συνολικές ανάγκες. Επισημαίνεται ότι η συγκέντρωση σε έναν και μόνον πόλο θα μείωνε τη μικρή ευελιξία της Επιτροπής όσον αφορά την κάλυψη των μελλοντικών της αναγκών, θα περιόριζε τρόπον τινά τις δυνατότητες επέκτασης και θα αύξανε την πίεση στις τιμές των ακινήτων. Επιπλέον, ενδέχεται να καταστήσει δυσκολότερη την ένταξη στο τοπικό περιβάλλον.

5.1.2. Μια πολυπολική προσέγγιση βασιζόμενη στην ανάπλαση της περιοχής «Quartier européen» ως κύριο πόλο δραστηριοτήτων της Επιτροπής και το πολύ σε τρεις άλλους μεγάλους πόλους εκτός αυτής.

Η προσέγγιση αυτή επιβεβαιώνει την επιλογή της περιοχής «Quartier européen» ως του κύριου πόλου στις Βρυξέλλες και θα απαιτήσει μεγάλες ανακατατάξεις και οικοδομικές δραστηριότητες σε αυτήν όπως και στην προηγούμενη περίπτωση. Επιπλέον, θα αναπτυχθούν προοδευτικά έως και 3 άλλοι πόλοι (σύμφωνα με τις αρχές πολιτικής που περιγράφονται κατωτέρω στο τμήμα 6). Κάθε πόλος θα πρέπει κατ'αρχήν να έχει επαρκή κρίσιμη μάζα ώστε να είναι βιώσιμος και να προσφέρει τις απαραίτητες οικονομίες κλίμακας – ήτοι 100 000 έως 250 000 m² ανά πόλο.

Ο εντοπισμός κατάλληλων περιοχών πρέπει να γίνει σε στενή συνεργασία με τις περιφερειακές και τοπικές αρχές. Εντούτοις από την προκαταρκτική εξέταση απορρέει ότι υπάρχουν ορισμένες βιώσιμες δυνητικές περιοχές που μπορούν να αναπτυχθούν κατά τα επόμενα 5-10 έτη. Αν και η προσέγγιση αυτή εμφανίζει ορισμένα μειονεκτήματα (πρόσθετες μετακινήσεις μεταξύ των διαφόρων περιοχών, γεωγραφική διασπορά του προσωπικού και πρόσθετο κόστος εξαιτίας της ανάγκης να προβλεφθεί κοινωνική υποδομή - όπως μονάδες τροφοδοσίας) επιτόπου, παρουσιάζει σημαντικά πλεονεκτήματα: ανταποκρίνεται στην άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι απαιτείται διαφοροποίηση προκειμένου να μειωθούν οι ανοδικές πιέσεις στις τιμές των ακινήτων της περιοχής «Quartier européen», με την εισαγωγή ενός ισχυρού ανταγωνιστικού στοιχείου, ενώ οι αρχές της χώρας υποδοχής θα ικανοποιηθούν από τη δυνατότητα να εξασφαλίσουν τη μεικτή χρήση γης στην περιοχή «Quartier européen».

5.1.3. Δημιουργία ενός μοναδικού, νέου πόλου εκτός της περιοχής «Quartier européen», για τις δραστηριότητες της Επιτροπής.

Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στην κατασκευή μιας νέας «Ευρωπαϊκής πόλης» σε εγκαταλελειμμένη βιομηχανική ή αναξιοποίητη περιοχή εκτός της περιοχής «Quartier européen». Η λύση αυτή παρουσιάζει τα πλεονεκτήματα της συγκέντρωσης όλων των υπηρεσιών και του προσωπικού σε έναν ειδικά προσαρμοσμένο και σύγχρονο πόλο και θα παρέχει τόσο ευελιξία όσο και δυναμικό επέκτασης και/ή αναδιοργάνωσης των υπηρεσιών. Από την προκαταρκτική έρευνα διαπιστώθηκε ότι υπάρχουν διάφορες βιώσιμες δυνητικές περιοχές. Ωστόσο, η λύση αυτή παρουσιάζει ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα: ο χρόνος που απαιτείται για τον εντοπισμό, τον προγραμματισμό και την κατασκευή είναι πολύ μεγάλος και μια τέτοια περιοχή δεν θα ήταν έτοιμη σε εύλογο χρονικό διάστημα. Σημαντική θα ήταν επίσης η απόσταση μεταξύ της Επιτροπής και των άλλων οργάνων.

* * *

Στην παρούσα φάση, από τις τρεις αυτές επιλογές, προτιμότερη φαίνεται η επιλογή 5.1.2..

5.2. Η Επιτροπή στο Λουξεμβούργο

Κατά τη δεκαετία του 1990 η αύξηση του αριθμού των υπαλλήλων και η ανάγκη να εγκαταλειφθούν ορισμένα κτίρια που κατελάμβανε η Επιτροπή στην περιοχή «Plateau du Kirchberg» την ανάγκασαν να εγκατασταθεί στο νότιο τμήμα της πόλης – την αποκαλούμενη περιοχή Gasperich. Ο δεύτερος αυτός πόλος της Επιτροπής οριστικοποιήθηκε με την αγορά του κτιρίου EUROFORUM, που προορίζεται κυρίως για τις υπηρεσίες της ΓΔ TREN και άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής που απαιτούν πολύ υψηλό επίπεδο προστασίας. Μεσοπρόθεσμα, με την κατασκευή του νέου κτιρίου Jean Monnet (JMO2) στην περιοχή Kirchberg, η Επιτροπή προτίθεται να εγκαταλείψει τα μικρά κτίρια που καταλαμβάνει στην περιοχή Gasperich.

Η άδεια εκμετάλλευσης του υφιστάμενου κτιρίου JMOI λήγει τον Δεκέμβριο του 2014. Η χρήση του από την Επιτροπή για την περίοδο 2007-2014 προβλέπεται να επισημοποιηθεί με την υπογραφή σύμβασης μίσθωσης με το «Fonds d'Urbanisation» της περιοχής Kirchberg.

Το κτίριο JMO2, με συνολική επιφάνεια 120 000 m2, θα πρέπει να αντικαταστήσει το κτίριο JMO1. Θα πρέπει να ανεγερθεί στην περιοχή Kirchberg, σε οικόπεδο που ενδέχεται να προσφέρει στην Επιτροπή το κράτος του Λουξεμβούργου στη συμβολική τιμή του 1 €. Οι σχετικοί διακανονισμοί μεταξύ κράτους του Λουξεμβούργου και Επιτροπής προβλέπεται να καθοριστούν σε μνημόνιο συμφωνίας.

Η κοινωνική υποδομή στην περιοχή Kirchberg κτίσθηκε τη δεκαετία του 1980 και θα φθάσει στο τέλος της ωφέλιμης ζωής της μετά το 2010. Η Επιτροπή, συνεπώς, θα πραγματοποιήσει έως τα τέλη του 2007 τις προκαταρκτικές μελέτες σχετικά με την τοποθεσία αυτή και με τον καθορισμό των αναγκών για τα επόμενα έτη. Εν τω μεταξύ προτείνονται προσωρινές λύσεις όπως η επέκταση των σημερινών «Centres de la Petite Enfance». Επίσης, η Επιτροπή πρέπει να εξετάσει από κοινού με τα άλλα όργανα τη δυνατότητα δημιουργίας ενός διοργανικού Κέντρου κοινωνικών δραστηριοτήτων.

5.3. Οργανισμοί

Έχει δρομολογηθεί γενικός εσωτερικός διάλογος σχετικά με τους οργανισμούς, τους εκτελεστικούς οργανισμούς και άλλες περιπτώσεις απαιτούμενων χώρων (π.χ. για προσωπικό που συνδέεται με ερευνητικά προγράμματα). Βάσει των αποτελεσμάτων της ανάλυσης αυτής θα πρέπει να καθοριστούν όλες οι πτυχές της πολιτικής κτιρίων για τις περιπτώσεις αυτές και οι αντίστοιχοι ρόλοι των Γραφείων OIB και OIL και των ενδιαφερόμενων υπηρεσιών. Λόγω της πείρας που διαθέτουν τα Γραφεία OIB και OIL, αναμένεται ότι θα αναλάβουν την ευθύνη εφοδιασμού και διαχείρισης χώρων γραφείων για τους εκτελεστικούς οργανισμούς βάσει συμφωνιών επιπέδου παροχής υπηρεσιών που καθορίζουν μεταξύ άλλων την αμοιβή των παρεχόμενων υπηρεσιών.

6. Αρχεσ πολιτικησ στον τομέα της αρχιτεκτονικήσ και των κτιρίων

Τα οφέλη που θα προκύψουν από τη μεγαλύτερη αποδοτικότητα του χαρτοφυλακίου ακινήτων της Επιτροπής σε συνδυασμό με τη μείωση του αριθμού των κτιρίων τα οποία καταλαμβάνει, καθιστούν δυνατή την εφαρμογή από μέρους της μιας στρατηγικής για την πολιτική ακινήτων διαρθρωμένη γύρω από μια σειρά διαπλεκόμενων αρχών πολιτικής και διαχείρισης. Στο σύνολό τους, οι εν λόγω αρχές σχηματίζουν μια ολιστική και βιώσιμη προσέγγιση η οποία θα πρέπει να συμβάλει στην πραγματοποίηση μεγάλων βελτιώσεων όσον αφορά την ποιότητα και τη φύση των κτιρίων και, συνεπώς, για τον επαγγελματικό βίο του προσωπικού που εργάζεται σε αυτά. Οι αρχές αυτές θα αποτελέσουν σημεία αναφοράς για την ανέγερση ή την απόκτηση νέων κτιρίων και θα αποτελέσουν τη βάση για την άσκηση ανταγωνισμού μεταξύ των δυνητικών πόλων δραστηριότητας της Επιτροπής.

Πρώτον και κυριότερον, βασικός στόχος της Επιτροπής είναι να εξασφαλίσει πολύ καλή σχέση κόστους-ωφελείας για το χαρτοφυλάκιο των ακινήτων της, τόσο σήμερα όσο και στο μέλλον. Με την εφαρμογή των αρχών πολιτικής που αναπτύσσονται στην παρούσα ανακοίνωση, στόχος της Επιτροπής είναι να εξασφαλίσει ότι στο μέλλον θα έχει πιο αποδοτικά κτίρια για να στεγάσει το προσωπικό της, τουλάχιστον υπό τους ίδιους όρους άνεσης, ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκονται τα κτίρια, πάντοτε, όμως, εντός των ορίων που επιβάλλει η συμφωνία που επιτεύχθηκε με τα κράτη μέλη στο πλαίσιο των δημοσιονομικών προοπτικών.

Στόχος των μέτρων αυτών είναι να επιτραπεί, μακροπρόθεσμα, στην Επιτροπή να βελτιώσει την ποιότητα των κτιρίων της και, κατ' επέκταση, την αξία των περιουσιακών της στοιχείων επιλέγοντας μόνον κτίρια υψηλής ποιότητας και αποδοτικότητας, σε στρατηγικές τοποθεσίες, με κατάλληλες διαδικασίες και διαπραγματεύσεις και πλήρη τήρηση των δημοσιονομικών περιορισμών.

6.1. Η ανθρώπινη και η λειτουργική διάσταση

Τα κτίρια που χρησιμοποιεί η Επιτροπή αποτελούν ταυτόχρονα ισχυρό σύμβολο της παρουσίας του οργάνου και έχουν μεγάλο αντίκτυπο στο αστικό περιβάλλον στο οποίο βρίσκονται. Τα κτίρια της Επιτροπής πρέπει, συνεπώς, να μην επιβαρύνουν το τοπίο αλλά, αντίθετα, να συμβάλλουν θετικά στη ζωή της πόλης. Η Επιτροπή ως βασικός παράγοντας της αγοράς ακινήτων θα θέσει πολύ υψηλά πρότυπα για τη δική της ανάπτυξη σε μια προσπάθεια να βελτιώσει την ποιότητα ζωής σε επίπεδο συνοικίας, και να δημιουργήσει θετική εικόνα για την Ευρώπη στα μάτια των πολιτών και να εξασφαλίζει ένα σύγχρονο και κατάλληλο εργασιακό περιβάλλον για το προσωπικό και τους επισκέπτες. Η μελλοντική πολιτική ακινήτων της Επιτροπής πρέπει, ως εκ τούτου, να βασίζεται στις ακόλουθες αρχές:

6.1.1. Ποιότητα των κτιρίων

Ο σχεδιασμός των κτιρίων της Επιτροπής (και ιδιαίτερα εκείνων που έχουν εμβληματικό χαρακτήρα) πρέπει να είναι πολύ υψηλού αρχιτεκτονικού επιπέδου με αρμόζοντα και θετικό συμβολισμό που υπογραμμίζει τη φύση της παρουσίας του οργάνου, και να διασφαλίζει την παροχή εξαιρετικά αποδοτικών κτιρίων. Η Επιτροπή θεωρεί ότι θα επιτύχει αποτελέσματα υψηλής ποιότητας στον τομέα αυτόν με την προκήρυξη αρχιτεκτονικών διαγωνισμών ή/και τη συμμετοχή της στις εξεταστικές επιτροπές των διαγωνισμών αυτών για όλα τα μεγάλα οικοδομικά έργα. Η χρήση διαγωνισμών του είδους αυτού δεν πρέπει να δημιουργήσει μακροπρόθεσμα επιπρόσθετο κόστος και πρέπει να έχει ουδέτερο αποτέλεσμα από άποψη προϋπολογισμού. Οι δαπάνες θα αξιολογούνται σε σχέση με τα πιθανά οφέλη που θα έχει η βελτίωση της ποιότητας, της λειτουργικότητας και της αποδοτικότητας των κτιρίων.

6.1.2. Ένταξη στο αστικό περιβάλλον

Τα κτίρια πρέπει να εντάσσονται πλήρως στο αστικό περιβάλλον στο οποίο βρίσκονται, να διευκολύνουν τη δημιουργία του κατάλληλου μείγματος γραφείων, κατοικιών και εμπορικών χώρων, να προσφέρουν δημόσιους χώρους και να επιτρέπουν την κοινωνική ένταξη του προσωπικού της Επιτροπής στη χώρα υποδοχής. Η εξασφάλιση, κατά το δυνατό, της μεικτής χρήσης των κτιρίων της απαιτεί στενή συνεργασία με τις τοπικές αρχές και την πολεοδομία, και να λαμβάνονται πλήρως υπόψη οι αξίες που αντιπροσωπεύουν και υπερασπίζονται τα ευρωπαϊκά όργανα, καθώς και η εικόνα της Επιτροπής.

6.1.3. Άνεση στο εργασιακό περιβάλλον

Πρέπει να δίδεται η δέουσα προσοχή στο υλικό περιβάλλον στο οποίο εργάζεται το προσωπικό , πάντοτε εντός των δημοσιονομικών ορίων που έχουν τεθεί, με την εισαγωγή πιο ευέλικτων ρυθμίσεων όπου είναι δυνατόν και με τη δημιουργία ενός ευχάριστου, υγιούς και σύγχρονου εργασιακού περιβάλλοντος που είναι ελκυστικό και κινεί το ενδιαφέρον για εργασία. Σε κάθε περίπτωση, και ιδίως εάν το σενάριο που παρουσιάζεται στο σημείο 5.1.2. εφαρμοστεί σύμφωνα με τις προβλέψεις,, θα πρέπει να εξετασθούν, κατά περίπτωση, νέες μέθοδοι κατανομής του χώρου και επίπλωσης, ιδίως με σταθμούς εργασίας σε γραφειακούς χώρους ανοικτής διάταξης. Η πιο διαδεδομένη εφαρμογή μεθόδων όπως η τηλεργασία, το ευέλικτο ωράριο και η μερική απασχόληση αναμένεται ότι θα έχει αντίκτυπο στις ανάγκες γραφειακών χώρων της Επιτροπής. Ως εκ τούτου, οι αρμόδιες υπηρεσίες θα αναλύσουν τον αντίκτυπο των νέων αυτών μεθόδων εργασίας τόσο από άποψη ποιότητας εργασιακών συνθηκών όσο και από άποψη εξοικονόμησης πόρων και θα υποβάλουν τα πορίσματά τους.

Ένα μέρος του κέρδους αποδοτικότητας πρέπει να επενδυθεί στη βελτίωση της ποιότητας του εργασιακού περιβάλλοντος και στην ευεξία του προσωπικού - από υλικά και εξαρτήματα έως εξοπλισμό γραφείου.

6.1.4. Πρόσβαση ατόμων με αναπηρία

Η δυνατότητα πρόσβασης ατόμων με αναπηρία στα κτίρια έχει μεγάλη σημασία. Όλα τα νεοαποκτώμενα κτίρια θα πρέπει να είναι, συνεπώς, προσβάσιμα σε άτομα με αναπηρία, ενώ τα υφιστάμενα κτίρια θα προσαρμοσθούν προοδευτικά στο μέτρο του δυνατού.

6.1.5. Κοινωνική υποδομή

Η πολιτική της Επιτροπής ως προς «καλές εργασιακές συνθήκες»[18] του προσωπικού της έχει θέσει ως στόχο την καλύτερη συνύπαρξη του ιδιωτικού και του επαγγελματικού βίου, λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στην αντιμετώπιση της εργασίας και του τρόπου εργασίας καθώς και τις αλλαγές στους ρόλους γυναικών και ανδρών.

Η παροχή υψηλής ποιότητας παιδικών σταθμών αποτελεί ουσιώδες στοιχείο της πολιτικής της Επιτροπής για τις καλές εργασιακές συνθήκες. Προκειμένου να καλυφθεί η ζήτηση για θέσεις στους βρεφονηπιακούς σταθμούς, στα κέντρα υποδοχής μετά το σχολικό ωράριο και στις δραστηριότητες κατά τις σχολικές διακοπές, είναι σαφές ότι η Επιτροπή πρέπει να διατηρήσει τους υφιστάμενους και να δημιουργήσει νέους παιδικούς σταθμούς.

Ενώ έχουν βρεθεί διάφορες προσωρινές λύσεις για την αντιμετώπιση κατά το δυνατόν της τρέχουσας έλλειψης θέσεων σε βρεφονηπιακούς σταθμούς, η Επιτροπή πρέπει να αναπτύξει νέους τέτοιους σταθμούς στην Ευρωπαϊκή Συνοικία και τον άμεσο περίγυρό της και/ή στο πλαίσιο της πολιτικής της για την ανάπτυξη νέων πόλων δραστηριότητας. Μια πρώτη εκτίμηση της κατάστασης καταλήγει στο συμπέρασμα ότι απαιτούνται εγκαταστάσεις υποδοχής 450 παιδιών. Πριν από τα τέλη του 2007 θα ολοκληρωθεί ένα έγγραφο που θα πραγματεύεται τα μελλοντικά σχέδια για βρεφονηπιακούς σταθμούς, το οποίο θα υποβληθεί στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή[19].

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να εξασφαλίζει την ύπαρξη κυλικείων και εστιατορίων αυτοεξυπηρέτησης στον τόπο εργασίας ή πλησίον αυτού που προσφέρουν στο προσωπικό ποικιλία υγιεινών αναψυκτικών και γευμάτων υψηλής ποιότητας.

6.1.6. Ευρωπαϊκά σχολεία και κέντρα υποδοχής μετά το σχολικό ωράριο

Είναι πολύ βασικό τα Ευρωπαϊκά σχολεία των Βρυξελλών και του Λουξεμβούργου να είναι σε θέση να ανταποκριθούν πλήρως στη ζήτηση. Αυτό θα απαιτήσει μεγαλύτερη δέσμευση από μέρους των αρχών της χώρας υποδοχής ώστε να διασφαλιστεί ο έγκαιρος σχεδιασμός και η θέση σε λειτουργία νέων σχολείων και να εξασφαλιστεί ότι τα Ευρωπαϊκά σχολεία βρίσκονται κοντά στους βασικούς τόπους δραστηριότητας και/ή σε περιοχές στις οποίες τείνει να κατοικεί το προσωπικό της Επιτροπής, σύμφωνα με την πολιτική αυτή. Η προσέγγιση αυτή θα καλύψει τις δικαιολογημένες ανάγκες των μελών του προσωπικού και των παιδιών τους και θα συμβάλλει στη μείωση της ρύπανσης του περιβάλλοντος που οφείλεται στις μεταφορές (βλ. παράγραφο 6.2.2, κατωτέρω)

Όσον αφορά την υποδοχή μετά το σχολικό ωράριο, βρέθηκε μια προσωρινή λύση για τη συμπλήρωση των υφιστάμενων σταθμών βραχυπρόθεσμα, ενώ μακροπρόθεσμα προγραμματίζεται μια κεντρική μονάδα υποδοχής μετά το σχολικό ωράρια και/ή περαιτέρω σταθμοί στο μελλοντικό τέταρτο Ευρωπαϊκό σχολείο. Αυτή η πολιτική ενσωμάτωσης των σταθμών υποδοχής μετά το σχολικό ωράριο στα Ευρωπαϊκά σχολεία θα συνεχιστεί. Στο Λουξεμβούργο, οι υφιστάμενοι σταθμοί υποδοχής μετά το σχολικό ωράριο θα επεκταθούν μέσα στα επόμενα λίγα χρόνια. Επιπλέον, την περίοδο 2007-2010, παράλληλα με την ανέγερση του 2ου Ευρωπαϊκού σχολείου, θα δημιουργηθεί μια νέα ολοκληρωμένη μονάδα που θα συνδυάζει παιδικό σταθμό και υπηρεσίες υποδοχής μετά το σχολικό ωράριο.

6.1.7. Προστασία, ασφάλεια και υγεία

Θα δοθεί μεγάλη προτεραιότητα στην υγεία και την ασφάλεια των ατόμων που εργάζονται στα κτίρια της Επιτροπής, κατά τρόπον ώστε να επιτυγχάνεται η συμμόρφωση[20] με τα σχετικά εθνικά πρότυπα και κανόνες, καθώς και σύμφωνα με τις πρωτοβουλίες που αναλαμβάνει η Επιτροπή στον τομέα της δημόσιας υγείας και ιδίως σε ό,τι αφορά την υγιεινή διατροφή, τη σωματική άσκηση και την ορθή εργονομία στον χώρο εργασίας. Για παράδειγμα, η Επιτροπή είναι διατεθειμένη να εξετάσει τις εναλλακτικές δυνατότητες για τη συμμετοχή της σε ένα αθλητικό κέντρο σε διοργανικό επίπεδο. Ιδιαίτερη προσοχή θα δοθεί επίσης σε θέματα που άπτονται της ατμοσφαιρικής ρύπανσης.

Με τη σημαντική αύξηση των περιστατικών ασφαλείας και επιθέσεων τόσο σε ευρωπαϊκό όσο και παγκόσμιο επίπεδο τα τελευταία χρόνια, η Επιτροπή έχει επίγνωση της ανάγκης να εξασφαλίσει ότι το προσωπικό και τα περιουσιακά της στοιχεία προστατεύονται σωστά από επιθέσεις. Προς τούτο θα λαμβάνονται αποτελεσματικά, αναλογικά μέτρα ασφαλείας τα οποία θα αντικατοπτρίζουν τις αξιολογήσεις των απειλών που θα καταρτίζονται για τα κτίρια και τις υπηρεσίες και θα συνεχίσουν να αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του σχεδιασμού και της λειτουργίας υφιστάμενων και νέων τόπων εγκατάστασης της Επιτροπής. Αυτό θα περιλαμβάνει τον σχεδιασμό κτιρίων που πρόκειται να κατασκευαστούν κατά τρόπο ώστε να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις ασφαλείας, ιδίως όσον αφορά τον έλεγχο της πρόσβασης.

6.2. Μείωση του αποτυπώματος άνθρακα της Επιτροπής

Υπάρχουν μεγάλα περιθώρια σε τρεις τομείς για περαιτέρω μείωση του αποτυπώματος άνθρακα του οργάνου μέσω της στρατηγικής που ακολουθεί στο πλαίσιο της πολιτικής ακινήτων. Εκπομπές ρύπων από τα κτίρια, βελτιστοποίηση των συνδέσεων με τα δημόσια μέσα συγκοινωνίας και μεγαλύτερες συνέργιες στη διαχείριση των κτιρίων. Όπως συμφωνήθηκε στην ενδιάμεση επανεξέταση του έκτου κοινοτικού προγράμματος δράσης για το περιβάλλον[21], η Επιτροπή θα καταστρώσει στρατηγική για τη μείωση του δικού της ίχνους άνθρακα. Στον οικοδομικό τομέα, η στρατηγική αυτή θα ακολουθήσει τις αρχές που περιλαμβάνονται στην παρούσα ανακοίνωση.

6.2.1. Μειώσεις εκπομπών

Είναι σημαντικό τα υφιστάμενα κτίρια της Επιτροπής να συνεχίσουν να μειώνουν κατά το δυνατό το αποτύπωμα άνθρακα το οποίο παράγουν και τα νέα έργα να πληρούν τα υψηλότερα περιβαλλοντικά πρότυπα με στόχο την ουδετερότητα όσον αφορά τον άνθρακα. Αυτό προσφέρει το διπλό πλεονέκτημα της μείωσης τόσο των εκπομπών αερίων του θερμοκηπίου όσο και του ενεργειακού κόστους.

- Όσον αφορά τα υφιστάμενα κτίρια, η Επιτροπή έχει από καιρό ταχθεί υπέρ της αειφόρου ανάπτυξης τόσο μέσω των νομοθετικών της πράξεων και των πολιτικών της ενεργειών, όσο και στην καθημερινή της διαχείριση, όπως φαίνεται από τις πρωτοβουλίες περιβαλλοντικής διαχείρισης που έχει αναλάβει όπως η απόφαση[22] που έλαβε τον Σεπτέμβριο του 2001 για την έναρξη ενός πιλοτικού σχεδίου εφαρμογής του κανονισμού για το σύστημα οικολογικής διαχείρισης και οικολογικού ελέγχου (EMAS)[23]. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την πιστοποίηση επτά κτιρίων στις Βρυξέλλες[24] ως συμμορφούμενων με το ΕMAS και ενεθάρρυνε περίπου 3 500 μέλη του προσωπικού, καθώς και παρόχους υπηρεσιών που εργάζονται για την Επιτροπή να υιοθετήσουν πιο υπεύθυνη από περιβαλλοντική άποψη συμπεριφορά στην εργασία τους και σε όλες τις πτυχές της ζωής τους. Στόχος της Επιτροπής είναι να επεκτείνει προοδευτικά το πεδίο EMAS ώστε να καλύπτει τα κύρια κτίριά της, ενώ όλες οι ανακαινίσεις της θα εστιασθούν στην ενεργειακή αποδοτικότητα των κτιρίων.

- Για νέες κατασκευές και ανακαινίσεις, η Επιτροπή θα ακολουθήσει μια ολοκληρωμένη, συνεργιστική προσέγγιση που θα καλύπτει όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του κτιρίου, από τη χρήση επαναχρησιμοποιούμενων ή ανακυκλώσιμων υλικών κατά την κατασκευή έως την ορθολογική χρήση φυσικών πόρων όπως η ενέργεια (όπως ορίζεται στην οδηγία 2002/91/ΕΚ).

6.2.2. Κινητικότητα

Από άποψη κινητικότητας, η τοποθεσία των κτιρίων και η ενσωμάτωσή τους στο δίκτυο δημόσιων συγκοινωνιών αποτελεί σημαντικό παράγοντα μείωσης του περιβαλλοντικού αντίκτυπου της Επιτροπής και του προσωπικού της. Τα κύρια κτίρια της Επιτροπής και οι πόλοι δραστηριότητάς της πρέπει, συνεπώς, να βρίσκονται κοντά σε μεγάλους κόμβους δημόσιων συγκοινωνιών περιλαμβανομένων των σιδηροδρόμων, του μετρό ή του τραμ, ή να προσφέρουν υψηλό επίπεδο πρόσβασης σε δημόσιες συγκοινωνίες. Αυτό θα επιτρέψει τη χρήση των δημόσιων συγκοινωνιών για τη μετάβαση από και προς την εργασία καθώς και μεταξύ κτιρίων της Επιτροπής και των άλλων κοινοτικών οργάνων, καθώς και με τα Ευρωπαϊκά σχολεία και παιδικούς σταθμούς. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή τονίζει την άποψή της ότι όχι μόνο οι παιδικοί σταθμοί αλλά και τα Ευρωπαϊκά σχολεία θα πρέπει να βρίσκονται κοντά στους κύριους τόπους δραστηριότητας ή στις περιοχές στις οποίες κυρίως κατοικεί το προσωπικό της προκειμένου να συμβάλλει στη μείωση του αντίκτυπου των μεταφορών (και να βοηθήσει το προσωπικό να συμβιβάσει τον επαγγελματικό και τον οικογενειακό βίο).

Τα κτίρια πρέπει επίσης να επιτρέπουν την ασφαλή πρόσβαση με ποδήλατο, με ιδανική λύση την ύπαρξη ενός τοπικού δικτύου ποδηλατοδρόμων. Στο πλαίσιο αυτό είναι ζωτικής σημασίας να λάβουν οι αρχές της χώρας τα απαιτούμενα μέτρα ώστε να διασφαλιστεί η ύπαρξη επαρκών συνδέσεων με δημόσιες συγκοινωνίες και άλλη υποδομή ως μέρος του υφιστάμενου Προγράμματος της Επιτροπής για την Κινητικότητα του Προσωπικού 2006-2009[25] στις Βρυξέλλες, το οποίο υποστηρίζει και συμπληρώνει υφιστάμενες πρωτοβουλίες για την προώθηση της χρήσης δημόσιων και άλλων αειφόρων μέσων μεταφοράς. Πρέπει να ληφθούν περαιτέρω μέτρα ώστε να δοθεί συνέχεια στην πρωτοβουλία Eurobus στις Βρυξέλλες και στη συμφωνία με τις αρχές της πόλης του Λουξεμβούργου όσον αφορά τη χρήση μέσων μαζικής μεταφοράς από το προσωπικό της Επιτροπής.

6.2.3. Συνέργιες στη διαχείριση των κτιρίων

Πρέπει να γίνεται, κατά το δυνατόν, χρήση των τελευταίων τεχνολογικών εξελίξεων ιδίως χρησιμοποιώντας ολοκληρωμένες πλατφόρμες με πρωτόκολλο διαδικτύου, προκειμένου να ενοποιηθούν τα συστήματα διαχείρισης των διαφόρων κτιρίων (συναγερμοί, δίκτυα ΤΠ, έλεγχος πρόσβασης, συντήρηση και λειτουργία κλπ) προκειμένου να διευκολυνθεί η ενοποιημένη διαχείριση των κτιρίων της Επιτροπής. Η εισαγωγή κοινών συστημάτων προσφέρει το δυναμικό περαιτέρω μείωσης της κατανάλωσης ενέργειας, αλλά και της επίτευξης και άλλων οικονομιών με την αποδοτικότερη διαχείριση και λειτουργία των κτιρίων.

7. Εφαρμογή της πολιτικής ακινητων της Επιτροπής

7.1. Συνεργασία με τα ενδιαφερόμενα μέρη

7.1.1. Συνεργασία με τις αρχές του Βελγίου

Η Επιτροπή δίνει μεγάλη σημασία στη βελτίωση της ποιότητας ζωής τόσο του προσωπικού της όσο και των κατοίκων της Ευρωπαϊκής συνοικίας. Προκειμένου να επιτύχει τον στόχο αυτόν η Επιτροπή προσπαθεί να βελτιώσει την εξωτερική εμφάνιση και την ένταξη των κτιρίων της στον αστικό ιστό των Βρυξελλών. Ωστόσο, αυτό μπορεί να γίνει μόνον με την υποστήριξη των βελγικών αρχών που αποτελούν κρίσιμο παράγοντα για την επιτυχία της εφαρμογής της στρατηγικής αυτής.

Η Επιτροπή συνεπώς καλεί τις βελγικές αρχές να ενισχύσουν περαιτέρω τον συντονισμό τους σε όλα τα επίπεδα ώστε να εξασφαλισθεί μεγαλύτερη συνέπεια μεταξύ των διαφόρων στοιχείων της πολιτικής υποδοχής των ευρωπαϊκών οργάνων στο Βέλγιο. Στο πλαίσιο αυτό επισημαίνεται ιδιαιτέρως η ανάγκη να ενταχθούν στον σκεπτικό της παρουσίας των ευρωπαϊκών οργάνων στο Βέλγιο οι παράμετροι που αντιπροσωπεύουν τα γραφεία (υποδομή και διοικητική στήριξη) και το προσωπικό. Η παράμετρος του προσωπικού καλύπτει ιδίως τους βρεφονηπιακούς και παιδικούς σταθμούς (την ευθύνη των οποίων έχει μεν η Επιτροπή, αλλά οι βελγικές αρχές διαδραματίζουν ρόλο στη διάθεση κτιρίων - ιδίως λόγω του ότι εκδίδουν τις απαιτούμενες άδειες) και τα Ευρωπαϊκά σχολεία (για τα οποία η χώρα υποδοχής υπέχει σαφείς υποχρεώσεις βάσει διακυβερνητικής σύμβασης).

Επίσης, η Επιτροπή βασίζεται σε πολύ μεγάλο βαθμό στις βελγικές αρχές όσον αφορά τη λήψη των απαραίτητων μέτρων για τη βελτίωση της συνολικής κινητικότητας στον τομέα των μεταφορών, στο μέτρο που επηρεάζεται η Επιτροπή και το προσωπικό της. Η έλλειψη αρμοδιοτήτων της Επιτροπής και το περιορισμένο περιθώριο ελιγμών στον τομέα αυτόν καθιστούν απαραίτητη την ανάπτυξη νέων οραμάτων και σχεδίων από μέρους των βελγικών αρχών.

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να συμμετέχει ενεργά σε πρωτοβουλίες όπως η Task Force EΕ-Bελγίου η οποία συστάθηκε για να διευκολύνει τον διάλογο μεταξύ των κοινοτικών οργάνων και των αρχών της χώρας υποδοχής, και το «Fonds Quartier européen» (που συστάθηκε υπό την αιγίδα του Fondation Roi Baudouin) το οποίο προωθεί τη συνεργασία, τον διάλογο και τις ανταλλαγές και αυξάνει τη διαφάνεια. Στο πλαίσιο αυτό, θα ζητήσει από τις βελγικές αρχές να υποδείξουν τους αρμόδιους φορείς που θα ασχοληθούν με την επίλυση ορισμένων λειτουργικών προβλημάτων και να συμβάλλουν στην παρακολούθηση της προόδου όσον αφορά την επίλυσή τους.

7.1.2. Συνεργασία με τις αρχές του Λουξεμβούργου

Οι επαφές με τις αρχές του Λουξεμβούργου πραγματοποιούνται μέσω του Υπουργείου Εξωτερικών, το οποίο επιμελείται τον συντονισμό με τα άλλα υπουργεία ή δημόσιους φορείς της χώρας. Ο Γενικός Γραμματέας του Υπουργείου Εξωτερικών συμμετέχει τακτικά στις συναντήσεις των επικεφαλής των διοικήσεων των ευρωπαϊκών οργάνων και οργανισμών που εδρεύουν στο Λουξεμβούργο. Αυτό καθιστά δυνατό τον συντονισμό στον τομέα της πολιτικής ακινήτων τόσο μεταξύ των οργάνων όσο και με τις τοπικές αρχές. Όσον αφορά τις τοπικές αρχές, η Επιτροπή καλεί τις αρχές του Λουξεμβούργου να διατηρήσουν την υφιστάμενη συνεργασία με στόχο την εξεύρεση εποικοδομητικών λύσεων σε όλα τα εκκρεμή ζητήματα.

7.1.3. Συνεργασία με τα άλλα ευρωπαϊκά όργανα

Η Επιτροπή έχει μακρά και καρποφόρα πείρα στον τομέα της συνεργασίας με τα άλλα όργανα και προτίθεται να συνεχίσει την πορεία αυτή. Από άποψη διοργανικής συνεργασίας είναι σαφές από τις επαφές της Επιτροπής ότι υπάρχει γενική ικανοποίηση με τις υπηρεσίες που παρέχει στα άλλα όργανα της ΕΕ. Ωστόσο, δεν υπάρχει ομοφωνία ως προς το ότι η διοργανική συνεργασία στους τομείς τους οποίους διαχειρίζονται τα Γραφεία Υποδομής και Διοικητικής Στήριξης Βρυξελλών και Λουξεμβούργου πρέπει να βασίζεται στη ζήτηση χωρίς υποχρέωση των οργάνων να συνεργάζονται μεταξύ τους εκτός από τις περιπτώσεις που το πράττουν εθελοντικά. Δεν υπάρχει άμεση ζήτηση από τα άλλα θεσμικά όργανα για τη σύσταση ενός ολοκληρωμένου διοργανικού γραφείου για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων που σήμερα παρέχουν τα Γραφεία της Επιτροπής. Παρά ταύτα, η Επιτροπή παραμένει ανοικτή σε συζητήσεις για τις πιθανές μελλοντικές δυνατότητες συνεργασίας, βάσει συγκεκριμένων πρωτοβουλιών που αποσκοπούν στη βελτίωση των οικονομιών κλίμακας· στο πλαίσιο αυτό, θα ήταν σημαντικό να προσδιορισθούν, κατά περίπτωση, οι αντίστοιχοι ρόλοι και αρμοδιότητες, καθώς και ο φόρτος εργασίας και τα πλεονεκτήματα για κάθε εμπλεκόμενο όργανο.

7.2. Αναθεώρηση των κτιριακών προτύπων και των όρων στέγασης

Προκειμένου να εξασφαλισθεί η εφαρμογή των θεμελιωδών αρχών πολιτικής που εκτίθενται στην παρούσα ανακοίνωση, η Επιτροπή θα καθορίσει τις αρχιτεκτονικές απαιτήσεις της πολιτικής ακινήτων σε ένα νέο έγγραφο με τίτλο «Αρχιτεκτονική πολιτική», το οποίο θα εκπονηθεί έως τα τέλη του 2008 προκειμένου να συμπληρώσει το «Εγχειρίδιο των κανόνων και των προδιαγραφών που εφαρμόζονται στο πρότυπο κτίριο» (ΜΙΤ)[26]. Επίσης, το εν λόγω εγχειρίδιο θα επανεξετασθεί προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις και προσανατολισμοί σε θέματα υγείας και ασφάλειας. Επιπλέον, οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα εκδώσουν ένα Εγχειρίδιο Στεγαστικών Όρων (HCM), το οποίο θα εναρμονίζει τους κανόνες και τα τεχνικά κριτήρια κατανομής χώρων στις Γενικές Διευθύνσεις ή Υπηρεσίες της Επιτροπής τόσο στις Βρυξέλλες όσο και στο Λουξεμβούργο, ενώ θα καταρτίσουν ένα νέο πρόγραμμα αξιολόγησης και βελτίωσης όπου απαιτείται της «καλής κατάστασης» των κτιρίων της. Στην προτεινόμενη μεθοδολογία, όλα τα νέα σχέδια θα αξιολογηθούν βάσει των προτύπων και των κανόνων αναφοράς που θεσπίζονται στο ΜΙΤ και στο HCM.[pic][pic][pic]

[1] SEC(1996) 1095, COM(1999) 713, COM(2003) 755.

[2] Περιλαμβανομένων και άλλων κτιρίων όπως το συνεδριακό κέντρο, τα ιστορικά αρχεία και τα κτίρια διοικητικής στήριξης και κοινωνικών υπηρεσιών. Το εμβαδόν των γραφειακών χώρων για το προσωπικό της Επιτροπής ανέρχεται σε 804 000 m² και κατανέμεται σε 51 κτίρια γραφείων.

[3] Περιλαμβανομένων των γραφείων και άλλων εγκαταστάσεων.

[4] Ορισμένα κτίρια - όπως τα ιστορικά αρχεία, οι αίθουσες πληροφορικής - βρίσκονται σε άλλες περιοχές, καλύπτοντας επιφάνεια συνολικού εμβαδού 18 500 m².

[5] Το «Quartier européen» περιλαμβάνει την περιοχή μεταξύ των Cour St Michel - Madou Tower, Boulevard Clovis – Square de Meeûs.

[6] Όπως προβλέπεται στην απόφαση C(2003)570/5 της Επιτροπής, της 22ας Ιουλίου 2003, για τη θέσπιση των διοικητικών κανόνων σχετικά με τα καθήκοντα του OIB. Λαμβάνοντας υπόψη τον δημοσιονομικό αντίκτυπο αποφάσεων του τύπου αυτού, προτείνεται επιπλέον ότι και για τις δύο υπηρεσίες οι διαχειριστικές επιτροπές θα διατυπώνουν γνώμη βάσει προκαταρκτικής συγκατάθεσης της ΓΔ BUDG ως προς το συνολικό κονδύλιο για το MAPF.

[7] Βλ. τμήμα 4.1.

[8] Βλ. τμήμα 7.1.1.

[9] Προς το παρόν, το πρόγραμμα αυτό λαμβάνει υπόψη μόνον τους χώρους που έχει ανάγκη η Επιτροπή, εξαιρουμένων των εκτελεστικών οργανισμών.

[10] Περιλαμβανομένων των ανακαινίσεων όταν υπάρχει ήδη υπέρβαση του οικονομικού κύκλου ζωής του κτιρίου.

[11] Βλ. τμήμα 2.1.

[12] Το άρθρο αυτό καθορίζει τις αρχές στις οποίες βασίζεται η κατακύρωση των δημόσιων συμβάσεων και τις σχετικές διαδικασίες.

[13] Ο Διευθυντής του OIB και ο Διευθυντής του OIL.

[14] Προς τούτο θα συναφθεί σύμβαση-πλαίσιο από τα Γραφεία OIB και OIL με εξειδικευμένους συμβούλους.

[15] Κανονισμός 1605/2002 του Συμβουλίου.

[16] Το σύστημα προθεσμιακής πληρωμής επιτρέπει στην Επιτροπή να αγοράζει ένα κτίριο και να το αποπληρώνει επί σειρά ετών (εν γένει 27 έτη). Τα δικαιώματα ιδιοκτησίας μεταβιβάζονται στην Επιτροπή την ημέρα της αγοράς.

[17] Έρευνα μεταξύ των μελών του προσωπικού «Πολιτική της Επιτροπής όσον αφορά την τοποθεσία των κτιρίων της στις Βρυξέλλες» που πραγματοποιήθηκε μεταξύ 17 Ιανουαρίου και 2 Φεβρουαρίου 2007.

[18] SEC(2006) 500.

[19] Το έγγραφο αυτό θα τονίζει την κατάσταση ειδικά δύο μεγάλων σχεδίων (Cornet-Leman, Wagon-Lits) που έχουν μεγάλη καθυστέρηση.

[20] Επαληθεύτηκε από τη ΓΔ ADMIN.

[21] COM(2007) 225.

[22] Απόφαση C(2001)2591 της Επιτροπής της 7ης Σεπτεμβρίου 2001 για την έναρξη διαδικασίας εφαρμογής του κανονισμού EMAS στις δραστηριότητές της.

[23] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 761/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 19ης Μαρτίου 2001, για την εκούσια συμμετοχή οργανισμών σε κοινοτικό σύστημα οικολογικής διαχείρισης και οικολογικού ελέγχου (EMAS).

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 και SC11.

[25] SEC(2006) 344 – 14.3.2006.

[26] Το εγχειρίδιο αυτό, το οποίο επικαιροποιήθηκε τον Ιούνιο του 2004 αποτελεί το έγγραφο αναφοράς και το μέσο βάσει του οποίου αξιολογείται ο βαθμός στον οποίο τα κτίρια ή τα σχέδια που προτείνονται στην Επιτροπή ανταποκρίνονται σε ποσοτικοποιήσιμα κριτήρια που αφορούν ιδίως τις τεχνικές προδιαγραφές, την άνεση και την ασφάλεια.