Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2001/C 372/11)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στην επιτροπή προϋπολογισμού του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά, σύμφωνα με το άρθρο 137 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 119 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου(2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(3), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 138 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΝΑΡΜΟΝΙΣΗ ΣΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ (ΑΛΙΚΑΝΤΕ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και σχετικοί λογαριασμοί

5. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους 2000 παρουσιάζεται στον πίνακα 1(4). Το Γραφείο αύξησε τον αρχικό προϋπολογισμό κατά 23 % λόγω της αύξησης των αιτήσεων καταχώρισης κατά τη διάρκεια του έτους. Η αύξηση των αιτήσεων επηρεάζει περισσότερο μακροπρόθεσμα την εξέλιξη του ανθρώπινου δυναμικού και των υλικών πόρων του Γραφείου (διαδικασίες ανακοπής και προσφυγής κατά των αποφάσεων του Γραφείου που μπορούν να υποβληθούν ένα ή δύο χρόνια μετά την κατάθεση του σήματος).

6. Εξάλλου, από τις διαθέσιμες πιστώσεις για το οικονομικό έτος 2000 χρειάστηκε να ακυρωθούν 51,4 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι το 33 % του συνόλου. Στο ποσό που ακυρώθηκε περιλαμβάνεται αποθεματικό ύψους 37,9 εκατομμυρίων ευρώ το οποίο δεν χρησιμοποιήθηκε.

7. Από τις πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το οικονομικό έτος 1999 στο οικονομικό έτος 2000 δεν χρησιμοποιήθηκαν 5,0 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι το 22 % του συνόλου των μεταφερθεισών πιστώσεων.

Το Γραφείο πρέπει να φροντίσει να βελτιώσει τις εκτιμήσεις των προς μεταφορά ποσών και να ακυρώνει το ενωρίτερο δυνατόν τις μη αναγκαίες πιστώσεις.

Οικονομικές καταστάσεις και λογιστική

8. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

9. Σύμφωνα με τους κανόνες που εφαρμόζει το Γραφείο, τα πράγματα που ανήκουν στα περιουσιακά στοιχεία του αναγράφονται στον ισολογισμό του κατά την πληρωμή τους. Συνεπεία αυτού, ποσό ύψους 1,7 εκατομμυρίων ευρώ που αντιστοιχεί σε εξοπλισμό πληροφορικής εν αναμονή πληρωμής δεν εμφανίζεται στον ισολογισμό, ούτε αναφέρεται σε επεξηγηματικό σημείωμα.

Δημοσιονομικές διατάξεις

10. Οι πληρωμές προς τα κράτη μέλη για εργασίες έρευνας πραγματοποιούνται χωρίς δικαιολογητικά, γεγονός που αντιβαίνει προς τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού.

Διαχείριση

11. Από το 1995, η Επιτροπή έχει αναλάβει τη διαχείριση των μισθών του Γραφείου με την καταβολή ετήσιας εισφοράς 500 ευρώ ανά υπάλληλο. Η προσέγγιση αυτή εδικαιολογείτο λόγω του περιορισμένου αριθμού των υπαλλήλων του Γραφείου κατά την περίοδο εκκίνησης. Δεδομένης της αύξησης του προσωπικού του Γραφείου (βλέπε πίνακα 4), θα πρέπει να εξακριβωθεί εάν το εν λόγω ποσό εξακολουθεί να είναι δικαιολογημένο.

12. Σε προηγούμενη έκθεση(5), το Συνέδριο είχε συστήσει στο Γραφείο να εφαρμόσει αναλυτική λογιστική για τον ακριβή καθορισμό και την ανάλυση του κόστους των διαφόρων δραστηριοτήτων του. Το 2000, το Γραφείο ανέπτυξε μια μεθοδολογία για τον καλύτερο προσδιορισμό του κόστους των διαφόρων υπηρεσιών του. Οι προσπάθειες αυτές πρέπει να συνεχιστούν προκειμένου να καθοριστούν επακριβέστερα οι τιμές που εφαρμόζει.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Γραφείου

13. Στον πίνακα προσωπικού του Γραφείου περιλαμβάνονται οργανικές θέσεις για μόνιμους (ΜΥ) ή έκτακτους υπαλλήλους (ΕΥ). Ο αριθμός των προς κάλυψη οργανικών θέσεων εγκρίνεται από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή κάθε χρόνο, μαζί με τον προϋπολογισμό. Εξάλλου, στον προϋπολογισμό ενδέχεται να διατίθενται πιστώσεις για την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων (ΕπΥ), των οποίων η διάρκεια απασχόλησης περιορίζεται στο ένα έτος κατ' ανώτατο όριο, καθώς και τοπικών υπαλλήλων (ΤΥ).

14. Στον πίνακα 4 παρουσιάζεται η εξέλιξη του προσωπικού του Γραφείου και η κατανομή του. Πέρα από την επιβράδυνση του ρυθμού αύξησης του αριθμού των υπαλλήλων, διαπιστώνεται ότι, με την πάροδο του χρόνου, το ποσοστό των μόνιμων υπαλλήλων αυξάνεται.

15. Η έλλειψη προσωπικού καλύφθηκε εν μέρει από προσωρινούς υπαλλήλους, για τους οποίους ο δαπανώμενος προϋπολογισμός τριακονταπλαστιάστηκε μεταξύ του 1996 και του 2000 (το 2000 οι πληρωμές για προσωρινούς υπαλλήλους ανήλθαν σε 0,9 εκατομμύρια ευρώ).

16. Κατά μέσο όρο, άνω του ενός τετάρτου του προσωπικού του Γραφείου αλλάζει καθεστώς κάθε χρόνο (μετάβαση από το καθεστώς του επικουρικού υπαλλήλου στο καθεστώς του έκτακτου ή από το καθεστώς του έκτακτου στο καθεστώς του μόνιμου) και η τάση αυτή γίνεται διαρκώς εντονότερη. Εξάλλου, από τους νεοπροσλαμβανόμενους υπαλλήλους (το Γραφείο, από τη σύστασή του, έχει προσλάβει 634 υπαλλήλους, ανεξαρτήτως υπηρεσιακού καθεστώτος) το 65 % είναι ΕΥ, το 35 % ΕπΥ και ένα αμελητέο ποσοστό ΤΥ. Στις 31 Δεκεμβρίου 2000, από τη δημιουργία του Γραφείου μόνο ένας υπάλληλος είχε προσληφθεί κατευθείαν ως μόνιμος.

17. Οι υπάλληλοι προσλαμβάνονται αρχικά ως επικουρικοί (για τις χαμηλότερες κατηγορίες, πολύ συχνά μετά από σύμβαση προσωρινού υπαλλήλου) και στη συνέχεια, μετά από εσωτερικές διαδικασίες, γίνονται έκτακτοι. Στο τέλος, με εσωτερικούς διαγωνισμούς που περιλαμβάνουν γραπτές και προφορικές δοκιμασίες, αποκτούν το καθεστώς του μόνιμου υπαλλήλου.

18. Ο εσωτερικός χαρακτήρας αυτού του μοντέλου διοίκησης του προσωπικού φαίνεται στον πίνακα 5 στον οποίο αναλύεται η εξέλιξη των προσλήψεων ανάλογα με τη διαδικασία που εφαρμόστηκε. Από την ανάλυση αυτή προκύπτει ότι μόνο το 12 % των προσλήψεων πραγματοποιήθηκε μετά από διαδικασία επιλογής εξωτερικών υποψηφιοτήτων.

19. Κατά μέσο όρο, οι δαπάνες για τις προσλήψεις ανήλθαν σε 1410 ευρώ περίπου ανά προσληφθέντα υπάλληλο. Από την εξέταση δείγματος 30 υπαλλήλων δεν προέκυψαν σημαντικά προβλήματα ως προς τα προσόντα τους σε σχέση με τα προς εκτέλεση καθήκοντα.

20. Οι αποχωρήσεις υπαλλήλων έχουν ως αποτέλεσμα ένα ποσοστό εναλλαγής του προσωπικού (ΜΥ, ΕΥ, ΕπΥ και ΤΥ) ύψους 3 % κατά μέσο όρο ετησίως· το ποσοστό αυτό οφείλεται κατά το ήμισυ σε λήξη της σύμβασης και κατά το άλλο ήμισυ σε διακοπή της ουσιαστικά με πρωτοβουλία των ίδιων των ενδιαφερομένων υπαλλήλων.

21. Για τους σκοπούς του ελέγχου, οι υπάλληλοι κατατάσσονται σε δύο κατηγορίες:

- σε υπαλλήλους επιφορτισμένους με δραστηριότητες υποστήριξης (υπαλλήλους υποστήριξης), ήτοι με δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Γραφείου (για παράδειγμα, διοίκηση, λογιστήριο, γραμματεία κ.λπ.),

- στους λοιπούς υπαλλήλους, τους λεγόμενους επιχειρησιακούς, οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην υλοποίηση των στόχων του Γραφείου.

22. Κατά μέσο όρο, το 66 % των υπαλλήλων της κατηγορίας A πρέπει να θεωρούνται ως επιχειρησιακοί υπάλληλοι. Για τον καθορισμό του επιχειρησιακού ή μη χαρακτήρα των καθηκόντων των υπαλλήλων των άλλων κατηγοριών, οι οποίοι, παρά την κατηγορία στην οποία ανήκουν, εκτελούν καθήκοντα που δεν είναι απλές εργασίες εκτέλεσης ή υποστήριξης, χρησιμοποιήθηκε δείγμα 31 υπαλλήλων, από το οποίο προέκυψε ότι, ανεξαρτήτως υπηρεσιακού καθεστώτος, το 58 % των υπαλλήλων του Γραφείου θα μπορούσαν να θεωρηθούν ως επιχειρησιακοί.

23. Η εξέλιξη της αναλογίας των επιχειρησιακών υπαλλήλων προς τους υπαλλήλους υποστήριξης κρίνεται φυσιολογική και μάλιστα ελαφρώς θετική, στο βαθμό που η πλειοψηφική παρουσία υπαλλήλων υποστήριξης κατά τα δύο πρώτα χρόνια της λειτουργίας του Γραφείου μειώθηκε δραστικά στη συνέχεια το ποσοστό των υπαλλήλων κατηγορίας Α που εκτελούν καθήκοντα υποστήριξης είναι σήμερα 32 %, ήτοι ελαφρώς κατώτερο από το μέσο όρο για την υπό εξέταση περίοδο (34 %).

24. Στον πίνακα 6 περιγράφεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας. Η εξέλιξη των μισθοδοτικών δαπανών, αν και σημαντική, ήταν βραδύτερη από την εξέλιξη του προσωπικού. Η κατάσταση αυτή μπορεί να αποδοθεί στην πολιτική για τις προσλήψεις που εφαρμόζει το Γραφείο, η οποία, λόγω της μετάβασης από το καθεστώς του επικουρικού υπαλλήλου σε αυτό του μόνιμου, καθυστερεί την έναρξη της σταδιοδρομίας, επιβραδύνοντας κατά συνέπεια και την εξέλιξη των δαπανών μισθοδοσίας.

25. Από τις λοιπές δαπάνες που συνδέονται με το προσωπικό, η ανάλυση αφορούσε ειδικότερα τις δαπάνες επαγγελματικής κατάρτισης (ΕΚ) καθώς και τις δαπάνες λειτουργίας, και συγκεκριμένα στον τομέα της πληροφορικής. Οι δαπάνες ΕΚ αυξήθηκαν παράλληλα με το προσωπικό και αντιστοιχούν σε ετήσια αύξηση κατά 23 % ανά υπάλληλο. Οι δαπάνες λειτουργίας, στις οποίες περιλαμβάνονται και αυτές στον τομέα της πληροφορικής, αυξήθηκαν επίσης σημαντικά, κατά 54 % και 36 % κατά μέσο όρο ετησίως αντίστοιχα, αλλά σαφώς λιγότερο σε σχέση με το προσωπικό. Κατά συνέπεια, η εξέλιξη ανά υπάλληλο είναι μικρότερη ή και αρνητική για το λόγο ότι στις δαπάνες λειτουργίας περιλαμβάνονται οι σημαντικές αρχικές επενδύσεις που πραγματοποίησε το Γραφείο.

26. Για την κατανόηση της σχέσης μεταξύ της δραστηριότητας του Γραφείου και της εξέλιξης του προσωπικού του και των συναφών δαπανών, η εξέλιξη αυτή αντιπαραβλήθηκε με την εξέλιξη των εσόδων που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια ενός έτους. Πράγματι, για τα έσοδα συνυπολογίζεται τόσο ο αριθμός των αιτήσεων που υποβάλλονται στο Γραφείο όσο και οι αντίστοιχες δυσκολίες στην επεξεργασία τους, οι οποίες αντικατοπτρίζονται στα διαφορετικά τέλη που καταβάλλονται. Από τη σύγκριση αυτή διαπιστώνεται ότι η διαχείριση του Γραφείου είναι αποτελεσματική στο βαθμό που, κατά μέσο όρο, η χρησιμοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού και το σχετικό κόστος αυξάνονται με βραδύτερο ρυθμό από ό,τι οι δραστηριότητες του Γραφείου. Η διαπίστωση αυτή ενισχύεται από το γεγονός ότι, κατά μέσο όρο, ούτε οι δαπάνες υποστήριξης (τίτλοι I και II) αυξάνονται με τον ίδιο ρυθμό με τις επιχειρησιακές δαπάνες (πραγματικές δαπάνες έναντι των πιστώσεων του έτους και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από τον τίτλο III).

Συμπέρασμα

27. Γενικά, φαίνεται ότι το Γραφείο, από τη σύστασή του, δεν κατάφερε να προσλάβει το προσωπικό που ζητούσε στο πλαίσιο της διαδικασίας έγκρισης του προϋπολογισμού του. Δύο είναι οι λόγοι που μπορούν να δικαιολογήσουν αυτή την κατάσταση:

- αφενός, η δυσκολίες στην επακριβή πρόβλεψη των αναγκών σε προσωπικό,

- αφετέρου, τακτική επίδειξης σύνεσης σε περίπτωση ενδεχόμενης μείωσης των αιτήσεων καταχώρισης.

28. Για την πρόσληψη του προσωπικού του, το Γραφείο απέκλινε από το μοντέλο επιλογής με εξωτερικό διαγωνισμό, ο οποίος δημοσιεύεται ευρέως. Η προσέγγιση αυτή συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των δαπανών πρόσληψης και καθιστά δυνατή την αξιολόγηση των προσλαμβανόμενων υπαλλήλων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα και τη συγκράτηση της εξέλιξης των μισθοδοτικών δαπανών, εμπεριέχει ωστόσο τα ακόλουθα μειονεκτήματα:

- το αποτέλεσμα της επιλογής φαίνεται αδύναμο λαμβανομένης υπόψη της εξέλιξης των σταδιοδρομιών στο Γραφείο,

- τα μέτρα που λαμβάνονται για την εξασφάλιση της δημοσιοποίησης των θέσεων και την επιλογή των υπαλλήλων είναι ανεπαρκή, μολονότι η ποιότητα των προσλήψεων που πραγματοποιήθηκαν δεν φαίνεται ότι πρέπει να τεθεί υπό αμφισβήτηση.

29. Δεδομένης της αναμενόμενης ανάπτυξης των δραστηριοτήτων του και του προσωπικού του, θα ήταν ενδεχομένως σκόπιμο, για τις θέσεις που αντιστοιχούν σε δραστηριότητες υποστήριξης και για τις επιχειρησιακές δραστηριότητές του που απαιτούν διοικητικά προσόντα, το Γραφείο να συνεργαστεί με τα θεσμικά όργανα και τους άλλους αποκεντρωμένους οργανισμούς, με σκοπό οι προσλήψεις του να πραγματοποιούνται από την ευρύτερη δυνατή βάση.

30. Μολονότι από την άποψη της συνολικής παραγωγικότητας του προσωπικού του η κατάσταση που επικρατεί είναι μάλλον ικανοποιητική, το Γραφείο θα πρέπει να φροντίσει να διατηρήσει τον έλεγχο της κατάστασης κυρίως όσον αφορά τις δαπάνες μισθοδοσίας. Εξάλλου, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για τον καλύτερο προσδιορισμό και τη βελτίωση των αποτελεσμάτων που επιφέρουν οι δαπάνες κατάρτισης και οι δαπάνες λειτουργίας σε σχέση με την ατομική παραγωγικότητα των υπαλλήλων. Επίσης, γενικά, το Γραφείο πρέπει να βελτιώσει το σύστημα διοίκησης και ενημέρωσης σε επίπεδο προσωπικού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης Οκτωβρίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 11 της 14.1.1994, σ. 33.

(2) ΕΕ L 11 της 14.1.1994, σ. 30.

(3) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 137 παράγραφος1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 28 Φεβρουαρίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 28 Μαρτίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(4) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης, τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(5) ΕΕ C 373 της 27.12.2000, σημείο 6, βλέπε επίσης ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σημείο 6 και ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σημείο 1.5.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 6

Πίνακας 1

Eκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Γραφείο.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Σημείωση:Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Γραφείο.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΜΥ: Μόνιμοι υπάλληλοι.

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

ΕπΥ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

ΤΥ: Τοπικοί υπάλληλοι.

Πίνακας 5

Ανάλυση των αυξομειώσεων του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 6

Εξέλιξη του προσωπικού και των συναφών δαπανών

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του γραφειου

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και σχετικοί λογαριασμοί

7. Το Γραφείο σημειώνει την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα συνεχίσει τις προσπάθειές του να βελτιώσει το σύστημά του για τις προβλέψεις του προϋπολογισμού.

Δημοσιονομικές καταστάσεις και λογιστική

9. Μετά από την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το Γραφείο θα περιλάβει εφεξής ένα σχόλιο στους ετήσιους λογαριασμούς του στο οποίο θα εκτίθενται οι πληροφορίες που ζητούνται.

Δημοσιονομικές διατάξεις

10. Μετά από την επίσκεψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το Γραφείο έχει ήδη διαβιβάσει στα εθνικά γραφεία πρόταση για δελτίο τιμολογίου. Αυτό το δελτίο θα συνταχθεί από το ΓΕΕΑ μετά από την παραλαβή των εκθέσεων έρευνας, θα διαβιβαστεί στα γραφεία για έγκριση και υπογραφή και θα επιστραφεί στο ΓΕΕΑ πριν από την πληρωμή.

Διαχείριση

11. Τον Μάρτιο του 2001, το Γραφείο ανέφερε στην Επιτροπή το θέμα της ετήσιας εισφοράς ύψους 500 ευρώ ανά υπάλληλο για τη διαχείριση των μισθών. Η Επιτροπή απάντησε στο Γραφείο ότι βρίσκεται στο στάδιο της επανεξέτασης αυτής της ερώτησης.

12. Η οικονομική υπηρεσία ολοκλήρωσε τις εργασίες για το οικονομικό έτος 2000. Δεδομένου ότι το σύστημα της αναλυτικής λογιστικής βρίσκεται σε ένα αρχικό στάδιο, οι αριθμοί σχετικά με αυτό το οικονομικό έτος είναι μόνο κατά προσέγγιση.

Η έκθεση του οικονομικού έτους 2000 περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες: τις δαπάνες και το αποτέλεσμα της αναλυτικής λογιστικής, την κατανομή των εργάσιμων ημερών ανά δραστηριότητα και υπηρεσία και την κατανομή των δαπανών ανά μονάδα και ανά προϊόν. Έχει συνταχθεί επίσης μια δεύτερη έκθεση σχετικά με τις δαπάνες προσωπικού.

Πρέπει ακόμα να πραγματοποιηθούν ορισμένες απαραίτητες εργασίες για να ολοκληρωθεί η εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος, στην περίπτωση αυτή, μεταξύ άλλων, η εφαρμογή ορισμένων ροών πληροφοριών ή η ενσωμάτωση στο σύστημα της αναλυτικής λογιστικής των στατιστικών στοιχείων που είναι ήδη διαθέσιμα για τη διαχείριση των σημάτων ή των πληροφοριών που περιλαμβάνονται στα φύλλα παραγωγικότητας.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Γραφείου

16 και 17. Πρέπει να επισημανθεί ότι οι διαδικασίες και οι όροι μετάβασης από το ένα καθεστώς στο άλλο με την τυπική διαδρομή (προσωρινός υπάλληλος επικουρικός υπάλληλος έκτακτος υπάλληλος μόνιμος υπάλληλος) δεν είναι οι ίδιοι για κάθε μετάβαση. Η διαδρομή, επομένως, δεν είναι αυτόματη και οι εσωτερικοί διαγωνισμοί μονιμοποίησης επέτρεψαν τη σύσταση ένας πυρήνα μονίμων υπαλλήλων οι οποίοι, έχοντας επιδείξει τις ικανότητές και τις δυνατότητές τους στη διάρκεια, κατά μέσον όρο, δεκαοκτώ μηνών ως μη μόνιμο προσωπικό που προβλέπεται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, έπρεπε να επιτύχουν στις γραπτές και προφορικές εξετάσεις σύμφωνα με την αρχή της ίσης μεταχείρισης που εφαρμόζεται σε όλο το προσωπικό του Γραφείου. Επιπλέον, η πρόσληψη στο αρχικό στάδιο (προσωρινός ή επικουρικός υπάλληλος για τις κατηγορίες C και D και έκτακτος υπάλληλος για τις κατηγορίες Α και Β) πραγματοποιείται με τη διασφάλιση, στο μέτρο του δυνατού, του μέγιστου ανταγωνισμού μεταξύ των υποψηφίων. Για αυτόν το λόγο, προκειμένου να πληρωθούν οι κενές θέσεις της κατηγορίας C και D, οι υποψηφιότητες εξάγονται από τις βάσεις δεδομένων των οικειοθελών υποψηφιοτήτων που έχουν παραληφθεί από όλα τα κράτη της ΕΕ καθώς από τις βάσεις δεδομένων των γραφείων εύρεσης προσωρινής εργασίας.

Όσον αφορά, ειδικότερα, την προαναφερόμενη τυπική διαδρομή, επέτρεψε στο Γραφείο, όπως εξάλλου παρατήρησε το Συνέδριο στο σημείο 19, να εξοικονομήσει ένα σημαντικό ποσό όσον αφορά τις δαπάνες πρόσληψης και μισθοδοσίας και να υποβάλει τους υπαλλήλους, πριν από τη μονιμοποίησή τους, σε δοκιμαστική περίοδο 24 μηνών κατά μέσον όρο.

21, 22 και 23. Υπήρξαν αρχικώς διαφορές μεταξύ του Συνεδρίου και του Γραφείου όσον αφορά τη διάκριση μεταξύ επιχειρησιακού προσωπικού και προσωπικού υποστήριξης (το Συνέδριο δεν κάνει αυτή τη διάκριση παρά μόνο μεταξύ των υπαλλήλων της κατηγορίας Α, θεωρώντας όλο το προσωπικό Β, C και D ως προσωπικό υποστήριξης, ενώ το Γραφείο θεωρεί ότι το προσωπικό είναι επιχειρησιακό ή υποστήριξης ανάλογα με την τοποθέτησή του σε υπηρεσίες που εκτελούν - ή δεν εκτελούν - καθήκοντα που συνδέονται άμεσα με τη διαδικασία της καταχώρισης των κοινοτικών σημάτων). Σύμφωνα με την ανάλυση του δείγματος που πραγματοποίησε το Συνέδριο, περίπου το 58 % των υπαλλήλων απασχολείται με την εκτέλεση επιχειρησιακών καθηκόντων. Το Γραφείο εκτιμά ότι εάν αυτή η ανάλυση επεκτείνονταν στο σύνολο των υπαλλήλων, θα είχε ως αποτέλεσμα ένα γενικό ποσοστό 66 %.

25. Όσον αφορά τον αντίκτυπο των δραστηριοτήτων κατάρτισης στην παραγωγικότητα ανά υπάλληλο, πρέπει να επισημανθεί ότι, παρά τις αυξήσεις στις δαπάνες κατάρτισης ανά κεφαλήν, αυτές βρίσκονται πάντα σε χαμηλό επίπεδο (λιγότερο του 1 % των δαπανών του τίτλου Ι για το 2001) και επικεντρώνονται σε γλωσσική κατάρτιση και κατάρτιση σε συστήματα αυτοματισμού γραφείου. Πρέπει να αναμένεται ότι το φιλόδοξο σχέδιο κατάρτισης που άρχισε για τα επόμενα έτη (περίπου 5 % των δαπανών του τίτλου Ι για το 2002) θα συμβάλει στην αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων σε μεγαλύτερη αναλογία.

29 και 30. Οι συστάσεις του Συνεδρίου θα ληφθούν δεόντως υπόψη.