Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2001/C 372/02)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του εκτελεστικού διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 14 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡIΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕIΣ ΣΧΕΤIΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓIΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ (ΚΟΠΕΓΧΑΓΗ) ΓIΑ ΤΟ ΟIΚΟΝΟΜIΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕIΣΕ ΣΤIΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡIΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και λογαριασμοί του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων για το οικονομικό έτος 2000 και των πιστώσεων που έχουν μεταφερθεί από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3).

6. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 18,9 εκατομμύρια ευρώ, από τις οποίες αναλήφθηκαν 18,8 εκατομμύρια ευρώ (99 %). Οι επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος ΙΙΙ) (9 εκατομμύρια ευρώ) αναλήφθηκαν σχεδόν στο σύνολό τους (8,9 εκατομμύρια ευρώ).

7. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν στο 2001 ανέρχονται σε 5,4 εκατομμύρια ευρώ (στο 29 % των αναλήψεων υποχρεώσεων) και αφορούν ουσιαστικά τις επιχειρησιακές πιστώσεις που μεταφέρθηκαν ύψους 4,4 εκατομμυρίων ευρώ (50 % των αναλήψεων υποχρεώσεων), ήτοι σημειώθηκε μείωση σε σχέση με το προηγούμενο οικονομικό έτος (5,4 εκατομμύρια ευρώ, 59 % των αναλήψεων υποχρεώσεων). Από το σύνολο των πιστώσεων που είχαν μεταφερθεί από το 1999, ύψους 6 εκατομμυρίων ευρώ, το 11 % περίπου, ακυρώθηκε στα τέλη του 2000. Ο Οργανισμός θα πρέπει να εξακολουθήσει να καταβάλλει προσπάθειες προκειμένου να ελαχιστοποιήσει τις μεταφορές πιστώσεων.

8. Το Δεκέμβριο του 2000, αναλήφθηκε υποχρέωση ύψους 105000 ευρώ προκειμένου να χρηματοδοτηθούν μεταφραστικές εργασίες και υπηρεσίες ορολογίας που προβλέπονταν να πραγματοποιηθούν το πρώτο εξάμηνο του 2001. Εφόσον επρόκειτο για δαπάνες του οικονομικού έτους 2001, θα έπρεπε να είχαν χρηματοδοτηθεί από τις πιστώσεις του προϋπολογισμού του 2001. Επιπλέον, η εν λόγω ανάληψη υποχρεώσεων δεν αιτιολογείται από κανένα δελτίο παραγγελίας.

Οικονομικές καταστάσεις και λογιστική

Λογιστική

9. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

10. Το σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού SI2 δεν διαθέτει ακόμη τη δυνατότητα καταγραφής των ποσών που απομένουν προς είσπραξη, έλλειψη η οποία θα πρέπει να καλυφθεί.

Λογιστική διαχείριση των ακινητοποιήσεων και βιβλία απογραφής

11. Ο δημοσιονομικός κανονισμός του Οργανισμού δεν περιέχει διατάξεις σχετικές με τη λογιστική διαχείριση των ακινητοποιήσεων. Επίσης, δεν περιέχει κανόνες σχετικούς με την αξιολόγηση και την απόσβεση. Ο Οργανισμός θα πρέπει να ενσωματώσει στην κανονιστική του ρύθμιση τις διατάξεις που εξέδωσε η Επιτροπή το Δεκέμβριο του 2000(4), προκειμένου, μεταξύ άλλων, να αποφύγει τα προβλήματα εκτίμησης της αξίας των αγαθών που αποτελούν αντικείμενο απογραφής (βλέπε σημείο 12).

12. Σύμφωνα με το άρθρο 52 του δημοσιονομικού κανονισμού του, ο Οργανισμός οφείλει να τηρεί βιβλία διαρκούς απογραφής όλων των κινητών και ακίνητων αγαθών που συνιστούν την περιουσία του. Το σύστημα απογραφής του Οργανισμού δεν είναι ικανοποιητικό. Ο Οργανισμός τηρεί δύο καταστάσεις απογραφής, μία για τα έπιπλα και τα διάφορα είδη εξοπλισμού και μία για το υλικό πληροφορικής, η ποιότητά τους όμως εμφανίζει μεγάλες διαφορές. Ο κατάλογος του υλικού πληροφορικής είναι ελλιπής. Σημαντικό τμήμα του υλικού δεν φέρει ενδείξεις σχετικά με το έτος κτήσης, το σημείο στο οποίο είναι τοποθετημένο και την αξία του. Ο κατάλογος των επίπλων και των διαφόρων ειδών εξοπλισμού είναι πληρέστερος, η αξία τους όμως αναφέρεται μόνον σε συνάλλαγμα.

Εντάλματα είσπραξης

13. Κάθε μέτρο ή κατάσταση που συνεπάγεται απαίτηση του Οργανισμού πρέπει να αποτελεί αντικείμενο πρόβλεψης απαίτησης από το διατάκτη (άρθρο 23 του δημοσιονομικού κανονισμού του Οργανισμού). Οι προβλέψεις αυτές διαβιβάζονται στον υπόλογο και πρέπει να αποτελούν αντικείμενο εγγραφής προς υπόμνηση. Μόλις βεβαιωθεί η απαίτηση, ο διατάκτης εκδίδει ένταλμα είσπραξης (άρθρο 24) το οποίο πρέπει να διαβιβάζει στον υπόλογο, ο οποίος υποχρεούται με τη σειρά του να εξασφαλίζει την είσπραξη των πόρων (άρθρο 25).

14. Ο Οργανισμός εκδίδει το ένταλμα είσπραξης μόλις βεβαιωθεί η απαίτηση, αλλά δεν καταρτίζει ποτέ προβλέψεις απαίτησης. Αυτό έχει ως συνέπεια το γεγονός να μην υπάρχει πλήρης έλεγχος των εισπράξεων που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Έτσι, τον Δεκέμβριο του 1999, ο Οργανισμός διαπίστωσε ότι ένα ποσό της τάξης περίπου των 3865000 κορονών Δανίας (519000 ευρώ), που αφορούσε φόρους επί του μισθώματος, μπορούσε να ανακτηθεί. Ελλείψει πρόβλεψης απαίτησης δεν πραγματοποιήθηκε καμία λογιστική εγγραφή. Το Μάρτιο του 2000, παρελήφθη επιταγή ύψους 3000000 κορονών Δανίας και εκδόθηκε ένταλμα είσπραξης για το ίδιο ποσό. Ελλείψει πρόβλεψης απαίτησης στις 31 Δεκεμβρίου του 2000, το ποσό που απέμενε προς ανάκτηση, ήτοι 865662 κορόνες Δανίας (116067 ευρώ), δεν είχε καταγραφεί στη λογιστική, με αποτέλεσμα το εν λόγω ποσό να ανακτηθεί μόλις στις αρχές του 2001.

15. Όταν ο Οργανισμός εκδίδει ένταλμα είσπραξης, δεν διαβιβάζεται συστηματικά στον οφειλέτη χρεωστικό σημείωμα προκειμένου να εξασφαλιστεί η είσπραξη του οφειλόμενου ποσού. Από τα έξι εντάλματα είσπραξης που εξετάστηκαν, τα δύο δεν είχαν συνοδευτεί από την έκδοση χρεωστικού σημειώματος και, κατά συνέπεια, οι οφειλέτες δεν κατέβαλαν τα οφειλόμενα ποσά.

Παρακολούθηση των προγενέστερων παρατηρήσεων του Συνεδρίου

16. Στο πλαίσιο της ετήσιας έκθεσης του 1999 που αφορούσε τον Οργανισμό(5), το Συνέδριο επισήμανε αδυναμίες σχετικά με τη χρηματοοικονομική διαχείριση των συμβάσεων, ιδίως όσον αφορά τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πληρωμής. Από την ανάλυση των φακέλων των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν το 2000 προέκυψε ότι οι οικονομικοί φάκελοι δεν περιέχουν πάντοτε δικαιολογητικά υποστήριξης των αιτήσεων πληρωμών, παρά τις δεσμεύσεις που ανέλαβε ο Οργανισμός, αλλά μόνο βεβαίωση της πραγματικής εκτέλεσης και της συμμόρφωσης των σχετικών εργασιών.

Διαχείριση των ανθρώπινων πόρων

Πολιτική σε θέματα προσωπικού

17. Το προσωπικό του Οργανισμού υπόκειται στους κανονισμούς και τις κανονιστικές ρυθμίσεις που ισχύουν για τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των ΕΚ. Σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 της 7ης Μαΐου 1990, το διοικητικό συμβούλιο θεσπίζει, σε συμφωνία με την Επιτροπή, τις λεπτομέρειες εφαρμογής(6). Γενικά, ο Οργανισμός εφαρμόζει τις γενικές διατάξεις που έχει εκδώσει η Επιτροπή, χωρίς πάντως να τις έχει ενσωματώσει επισήμως στην εσωτερική του κανονιστική ρύθμιση.

18. Στα τέλη του 1999, ο Οργανισμός συνέταξε ένα έγγραφο γενικού περιεχομένου σχετικά με την πολιτική για το προσωπικό και πρότεινε τη λήψη σειράς εκτελεστικών αποφάσεων οι οποίες, το Νοέμβριο του 2000, δεν είχαν ακόμη εγκριθεί από το διοικητικό του συμβούλιο. Εξάλλου, αρκετές εκτελεστικές διατάξεις γενικού χαρακτήρα σχετικά με τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης ενσωματώθηκαν στην εσωτερική κανονιστική ρύθμιση του Οργανισμού το Δεκέμβριο του 1999.

Διαδικασίες πρόσληψης

19. Το διοικητικό συμβούλιο δεν ενέκρινε κανένα έγγραφο σχετικά με τις διαδικασίες πρόσληψης του Οργανισμού. Για την επιλογή έκτακτων υπαλλήλων, ο Οργανισμός εφαρμόζει κατά κανόνα, τις εξωτερικές διαδικασίες πρόσληψης μέσω της ευρείας διάδοσης της "προκήρυξης διαγωνισμών" στην Επίσημη Εφημερίδα με αποδέκτες τα θεσμικά όργανα, άλλους οργανισμούς και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης. Σε τρεις από τις 31 περιπτώσεις που εξετάστηκαν, η σύναψη συμβάσεων με ορισμένους υπαλλήλους πραγματοποιήθηκε χωρίς να προηγηθεί διαδικασία εξωτερικής επιλογής. Τρεις άλλοι υπάλληλοι συνήψαν με τον Οργανισμό σύμβαση έκτακτου υπαλλήλου, ενώ δεν περιλαμβάνονταν στους εφεδρικούς πίνακες για την πλήρωση των συγκεκριμένων θέσεων, παρά το γεγονός ότι οι εν λόγω πίνακες δεν είχαν εξαντληθεί.

20. Ο Οργανισμός εφαρμόζει για τους αποσπασμένους εθνικούς εμπειρογνώμονες το καθεστώς που ισχύει στην Επιτροπή. Από τους οκτώ φακέλους που εξετάστηκαν, σε δύο περιπτώσεις η επιλογή των εμπειρογνωμόνων είχε πραγματοποιηθεί χωρίς να προηγηθεί διαδικασία επιλογής. Ο Οργανισμός χορήγησε σε έναν αποσπασμένο εθνικό εμπειρογνώμονα ποσό που αντιστοιχούσε στο 40 % του εθνικού του μισθού προκειμένου να καλύψει τα έξοδα φοίτησης των τέκνων του. Η πρακτική αυτή δεν προβλέπεται από τις κανονιστικές διατάξεις.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Οργανισμού

21. Το προσωπικό του Οργανισμού περιλαμβάνει υπαλλήλους που κατέχουν οργανικές θέσεις, καθώς και μόνιμους (ΜΥ) ή έκτακτους υπαλλήλους (ΕΥ). Η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή καθορίζει κάθε έτος, και ταυτόχρονα με την κατάρτιση του προϋπολογισμού, τον αριθμό των θέσεων που πρόκειται να καλυφθούν από υπαλλήλους με οργανικές θέσεις που προβλέπονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Επιπλέον, βάσει του προϋπολογισμού μπορούν να διατεθούν πιστώσεις για την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων (Επ. Υ), η διάρκεια απασχόλησης των οποίων δεν υπερβαίνει το ένα έτος, καθώς και αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων (ΑΕΕ). Η πρόσληψη τοπικών υπαλλήλων (ΤΥ) είναι επίσης εφικτή, ωστόσο ο Οργανισμός δεν χρησιμοποιεί την εν λόγω δυνατότητα.

22. Στον πίνακα 4 καταγράφεται η εξέλιξη, καθώς και η κατανομή του προσωπικού του Οργανισμού. Η αύξηση του προσωπικού εμφανίζει τάσεις σταθεροποίησης κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών.

23. Από τότε που δημιουργήθηκε, ο Οργανισμός προσέλαβε 133 υπαλλήλους. Κανείς εξ αυτών δεν μονιμοποιήθηκε αμέσως. Στο 54 % των περιπτώσεων, οι υπάλληλοι είχαν προσληφθεί ως έκτακτοι υπάλληλοι και στο 46 % των περιπτώσεων ως επικουρικοί υπάλληλοι ή ως αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες. Στα τέλη του 2000, το 78 % των υπαλλήλων ήταν μόνιμοι υπάλληλοι ή συχνότερα έκτακτοι υπάλληλοι, ενώ οι υπόλοιποι ήταν επικουρικοί υπάλληλοι ή αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες.

24. Από την ανάλυση της διαδικασίας πρόσληψης του προσωπικού που ισχύει επί του παρόντος προκύπτει το ακόλουθο πρότυπο πρόσληψης σύμφωνα με το οποίο:

- στην πλειονότητα των περιπτώσεων, οι υπάλληλοι προσλαμβάνονται με το καθεστώς του έκτακτου υπαλλήλου, σύμφωνα με διαδικασίες οι οποίες εξομοιώνονται με εξωτερικό διαγωνισμό και, στη συνέχεια, έχουν τη δυνατότητα να μονιμοποιηθούν μέσω διαγωνισμού του οποίου η δημοσίευση είναι περιορισμένη,

- όσον αφορά τους υπόλοιπους υπαλλήλους, οι εν λόγω υπάλληλοι προσλαμβάνονται αρχικά με το καθεστώς του επικουρικού υπαλλήλου και, στη συνέχεια, μέσω εξωτερικού διαγωνισμού, έχουν τη δυνατότητα να αποκτήσουν το καθεστώς έκτακτου υπαλλήλου.

25. Βάσει του συγκεκριμένου προτύπου διαχείρισης του προσωπικού και όπως προκύπτει από την ανάλυση των προσλήψεων με βάση τα κριτήρια επιλογής, το 64 % περίπου από αυτές πραγματοποιήθηκε μέσω εξωτερικού διαγωνισμού, ο οποίος δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα, ενώ το 25 % μέσω διαγωνισμού ο οποίος δημοσιεύθηκε στο πλαίσιο των θεσμικών οργάνων της Κοινότητας και των λοιπών οργανισμών. Κατά μέσο όρο, τα έξοδα πρόσληψης ανήλθαν σε 2330 ευρώ περίπου ανά υπάλληλο που προσελήφθη.

26. Οι αποχωρήσεις υπαλλήλων από τον Οργανισμό είχαν ως αποτέλεσμα το ποσοστό αναπλήρωσης του προσωπικού (μόνιμοι, έκτακτοι και επικουρικοί υπάλληλοι, καθώς και αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες) να ανέρχεται σε 15 % κατά ετήσιο μέσο όρο. Τα τρία τέταρτα των υπαλλήλων αποχώρησαν κατά τη λήξη της σύμβασης, ενώ οι υπόλοιποι αποχωρούσαν λόγω λύσης της σύμβασης, ουσιαστικά από την πλευρά των υπαλλήλων.

27. Από την δειγματοληπτική εξέταση των περιπτώσεων 14 υπαλλήλων δεν προέκυψαν προβλήματα όσον αφορά την καταλληλότητα των προσόντων τους σε συνάρτηση με τα προτεινόμενα καθηκόντα.

28. Για τους σκοπούς του ελέγχου οι υπάλληλοι έχουν καταταγεί σε δύο κατηγορίες:

- στους υπαλλήλους οι οποίοι είναι επιφορτισμένοι με δραστηριότητες υποστήριξης (υπάλληλοι υποστήριξης), δηλαδή δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Οργανισμού (για παράδειγμα, υπηρεσίες διοίκησης, λογιστικής, γραμματείας, κ.λπ.),

- και στους λοιπούς επιχειρησιακούς υπαλλήλους οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην επίτευξη των στόχων του Οργανισμού.

29. Κατά μέσο όρο, το 87 % των υπαλλήλων της κατηγορίας Α, ήτοι το 43 % του συνόλου του προσωπικού, θεωρούνται ως επιχειρησιακοί υπάλληλοι. Οι υπόλοιποι υπάλληλοι μπορούν να θεωρούνται ως υπάλληλοι υποστήριξης.

30. Η εξέλιξη της σχέσης επιχειρησιακών υπαλλήλων/υπαλλήλων υποστήριξης είναι δυσμενής στο βαθμό που η αναλογία των επιχειρησιακών υπαλλήλων της κατηγορίας Α εμφανίζει τάσεις μείωσης. Το 2000 το εν λόγω ποσοστό ήταν της τάξης του 42 %, δηλαδή ελαφρώς χαμηλότερη από το μέσο όρο της περιόδου που αποτέλεσε αντικείμενο της μελέτης (43 %).

31. Στον πίνακα 5 περιγράφεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας κατά την περίοδο 1995 - 2000. Η αύξηση των δαπανών μισθοδοσίας υπερέβαινε την αύξηση του αριθμού του προσωπικού. Η διαφορά αυτή (περίπου 10 %) οφείλεται ενδεχομένως κατά μεγάλο μέρος στην αυτόματη αύξηση των μισθών.

32. Στο πλαίσιο των λοιπών δαπανών που συνδέονται με το προσωπικό, η ανάλυση επικεντρώθηκε στις δαπάνες για την επαγγελματική κατάρτιση και στις δαπάνες λειτουργίας, ιδίως δε στον τομέα της πληροφορικής.

33. Οι δαπάνες για την επαγγελματική κατάρτιση αυξήθηκαν ταχύτερα από ό,τι το προσωπικό. Οι δαπάνες λειτουργίας σημείωσαν κατά μέσο όρο ελαφρά μείωση μετά την υλοποίηση των αρχικών επενδύσεων.

34. Προκειμένου να γίνει κατανοητός ο συσχετισμός μεταξύ, αφενός, των δραστηριοτήτων του Οργανισμού και, αφετέρου, της εξέλιξης του προσωπικού του και των συναφών δαπανών, πραγματοποιήθηκε σύγκριση μεταξύ της τελευταίας και της εξέλιξης του ποσού των επιχειρησιακών πιστώσεων (τίτλος ΙΙΙ) οι οποίες χρησιμοποιήθηκαν πραγματικά (ετήσιες πιστώσεις και πιστώσεις που έχουν μεταφερθεί) κατά τη διάρκεια ενός έτους. Από τη σύγκριση αυτή προκύπτει ότι η χρήση ανθρώπινων πόρων από τον Οργανισμό και οι σχετικές δαπάνες αυξάνονται κατά μέσο όρο με ταχύτερους ρυθμούς από ό,τι η ζητούμενη δραστηριότητα από τον Οργανισμό. Η διαπίστωση αυτή επιβεβαιώνεται από το γεγονός ότι οι δαπάνες υποστήριξης (τίτλοι Ι και ΙΙ) αυξάνονται, κατά μέσο όρο, ταχύτερα από ό,τι οι επιχειρησιακές δαπάνες. Πάντως, ο Οργανισμός δεν έχει ακόμη επιτύχει τον κανονικό ρυθμό λειτουργίας του και, δεδομένου του μεγέθους του, δεν μπορεί να επωφεληθεί από σημαντικές οικονομίες κλίμακος για την ενίσχυση της υλικής και διοικητικής υποδομής του. Στο πλαίσιο αυτό, η εξέλιξη της σχέσης μεταξύ του ποσοστού αύξησης του επιχειρησιακού προσωπικού του και του όγκου των δαπανών του είναι ικανοποιητική.

Συμπέρασμα

35. Γενικά, προκύπτει ότι ο Οργανισμός, αφότου δημιουργήθηκε, δεν μπόρεσε να προσλάβει το προσωπικό που προβλεπόταν από τον προϋπολογισμό του στο πλαίσιο του πίνακα του προσωπικού, κατάφερε ωστόσο να αντιμετωπίσει την κατάσταση με την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων και αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων.

36. Ο Οργανισμός, προκειμένου να προσλάβει τους έκτακτους υπαλλήλους του, ακολουθεί στις περισσότερες περιπτώσεις το πρότυπο της πρόσληψης βάσει εξωτερικών διαδικασιών, το οποίο είναι παρεμφερές με εκείνο που συστήνουν τα θεσμικά όργανα της Κοινότητας.

37. Στην περίπτωση του Οργανισμού, με δεδομένη την αναμενόμενη ανάπτυξη των δραστηριοτήτων του και, κατά συνέπεια, του προσωπικού του, θα ήταν ίσως ευκταίο, σχετικά με τις θέσεις που αφορούν δραστηριότητες υποστήριξης και επιχειρησιακές δραστηριότητες οι οποίες απαιτούν προσόντα διοικητικής φύσης, να προβαίνει ο Οργανισμός σε συνεννοήσεις με τα θεσμικά όργανα και τους λοιπούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, προκειμένου οι προσλήψεις του να πραγματοποιούνται στην ευρύτερη δυνατή βάση. Εξάλλου, θα πρέπει να βελτιώσει γενικά το σύστημά του διαχείρισης και πληροφόρησης όσον αφορά το προσωπικό.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 120 της 11.5.1990, σ. 4.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 13 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 30 Μαρτίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους έλαβε στις 9 Απριλίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για την παρουσίαση των αριθμητικών στοιχείων τα εν λόγω στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2001, σ. 75).

(5) ΕΕ C 373 της 27.12.2000.

(6) Απόφαση αριθ. ΕΕΑ/99/DGE/01 της 15ης Δεκεμβρίου 1999.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 5

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΜΥ: Μόνιμοι υπάλληλοι.

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

Επ.Υ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

ΑΕΕ: Αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες.

Πίνακας 5

Εξέλιξη του προσωπικού και των συναφών δαπανών

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεισ του οργανισμου

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και λογαριασμοί του προϋπολογισμού

8. Το Συνέδριο αναφέρεται στις εργασίες που ήταν προγραμματισμένες στο πρόγραμμα εργασίας 2000, όμως λόγω της αβεβαιότητας σχετικά με τις πραγματικές μεταφραστικές ανάγκες, οι οποίες μπορούν να αλλάξουν όσον αφορά τον όγκο και την ημερομηνία, η τελική απόφαση για την εκτέλεση της εν λόγω εργασίας καθυστέρησε έως τα τέλη του έτους. Αξίζει να σημειωθεί ότι η παραγγελία εργασίας στο Μεταφραστικό Κέντρο πραγματοποιείται μέσω φύλλων εργασίας ενώ για τους εξωτερικούς προμηθευτές χρησιμοποιούνται έντυπα παραγγελίας.

Δημοσιονομικές καταστάσεις και λογιστική

10. Το δομοστοιχείο εσόδων στο σύστημα λογιστικής (SI2) έχει πρόσφατα εφαρμοσθεί και καταστεί λειτουργικό.

Λογιστική διαχείριση των ακινητοποιήσεων και βιβλία απογραφής

11. Οι νέες διατάξεις στις οποίες αναφέρεται το Συνέδριο (απόφαση 2000/716/ΕΚ) θα ενσωματωθούν στις διαδικασίες του Οργανισμού και θα χρησιμοποιηθούν ως βάση για το κλείσιμο των λογαριασμών και την εκτίμηση της αξίας των αγαθών του Οργανισμού.

12. Για το κλείσιμο του οικονομικού έτους 2001, ο Οργανισμός θα διαθέτει ένα πλήρως ενσωματωμένο και ενιαίο σύστημα απογραφής, συμπεριλαμβανομένης της αξίας των αγαθών, της ημερομηνίας απόκτησής τους και του σημείου στο οποίο αυτά είναι τοποθετημένα.

Ο Οργανισμός εφαρμόζει ένα μόνιμο σύστημα στο οποίο οι αξίες των αγαθών υπολογίζονται κατά το χρόνο της αγοράς τους αντί να λαμβάνονται ως πράξεις στο τέλος του έτους. Ωστόσο, μπορεί να σημειωθεί ότι η επίπτωση στην αξία απογραφής είναι ήσσονος σημασίας και δεν έχει αντίκτυπο στα ακριβή ποσά που καταβάλλονται στους αντισυμβαλλόμενους.

Εντάλματα είσπραξης

13. Ο Οργανισμός αναγνωρίζει την ανάγκη ενσωμάτωσης στο σύστημα λογιστικής SI2 των πράξεων είσπραξης και των πιστωτικών πράξεων καθώς και επισημοποίησης με καλύτερο τρόπο της διαδικασίας.

Ο τομέας αυτός αποτελεί βασική προτεραιότητα για τον ΕΟΠ το 2001, ιδιαίτερα ενόψει της αυξανόμενης σπουδαιότητας της βάσει συμβάσεως χρηματοδότησης των εργασιών του ΕΟΠ.

14. Η παρατήρηση σχετικά με την είσπραξη ποσού 116067 ευρώ που απέμενε προς ανάκτηση σχετικά με τη μίσθωση του κτηρίου του ΕΟΠ, είναι όντως ορθή. Η καθυστέρηση είσπραξης οφείλονταν στην ανάγκη αποσαφήνισης ορισμένων πτυχών με τους σημερινούς και τους προγενέστερους ιδιοκτήτες, αλλά και μεταξύ τους, του κτηρίου το οποίο μισθώνει ο ΕΟΠ. Το θέμα έχει τώρα αποσαφηνιστεί και η είσπραξη έχει καταχωρηθεί στους λογαριασμούς.

Παρακολούθηση των προηγούμενων παρατηρήσεων του Συνεδρίου

16. Ο Οργανισμός αναγνωρίζει την ανάγκη να συμπεριλαμβάνονται τα δικαιολογητικά υποστήριξης των αιτήσεων πληρωμών και έχει εφαρμόσει και βελτιώσει διαδικασίες που εξασφαλίζουν το γεγονός αυτό μέσω διατάκτη.

Επιπλέον, η παροχή πρόσβασης στα δικαιολογητικά και η σύνδεσή τους με τις αιτήσεις πληρωμών αναθεωρείται και αναπτύσσεται στο πλαίσιο του προγράμματος αυτοματισμού το οποίο εφαρμόζει ο ΕΟΠ από κοινού με άλλους οργανισμούς με βάση το σύστημα ΤΠ της Επιτροπής (ομάδα CSS με βάση το SINCOM2).

Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων

Πολιτική όσον αφορά το προσωπικό

18. Ορισμένες εσωτερικές αποφάσεις επισημοποιήθηκαν στο διοικητικό συμβούλιο, όμως αναγνωρίζεται ότι αυτό δεν έχει πραγματοποιηθεί σε πλήρη έκταση. Μολονότι κύριος στόχος είναι να υπάρχει αναλογία με τις εσωτερικές διατάξεις της Επιτροπής, και η εναρμόνιση με άλλα όργανα της ΕΕ κρίνεται σημαντική, ο Οργανισμός επιδιώκει επίσης να υπάρχει ευθυγράμμιση με τους κοινοτικούς κανονισμούς και τους εκτελεστικούς κανονισμούς όσον αφορά το προσωπικό, γνωρίζοντας ότι αυτοί αναθεωρούνται και επαναδιατυπώνονται κατά το τρέχον χρονικό διάστημα, στο πλαίσιο της μεταρρυθμιστικής διαδικασίας και ειδικότερα στον τομέα που αφορά την πολιτική για το προσωπικό.

Ο ΕΟΠ θα προτείνει στο διοικητικό συμβούλιο, για έγκριση, την εφαρμογή των κανόνων αυτών της Επιτροπής, οι οποίοι θα ακολουθηθούν πλήρως, καθώς και τη λήψη ειδικών αποφάσεων εκεί όπου ο ΕΟΠ αποκλίνει από τις προσεγγίσεις της Επιτροπής.

Διαδικασίες πρόσληψης

19. Ο Οργανισμός ακολουθεί συνήθεις διαδικασίες για την πρόσληψη προσωπικού. Οι διαδικασίες αυτές θα υποβληθούν προς έγκριση στο διοικητικό συμβούλιο, όπως διευκρινίζεται ανωτέρω σε σχέση με την παρατήρηση 18 σχετικά με την πολιτική για το προσωπικό.

Ο ΕΟΠ εξακολουθεί να γνωστοποιεί ευρέως τις ευκαιρίες πρόσληψης εκτάκτων υπαλλήλων.

Οι εν λόγω τρεις υποψήφιοι είχαν προσληφθεί και διορισθεί απευθείας από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή στο αρχικό χρονικό διάστημα της λειτουργίας του Οργανισμού (1996). Δύο από τους υποψηφίους αυτούς (τώρα πρώην υπάλληλοι του ΕΟΠ) είχαν διορισθεί μετά από επιλογή και πρόταση από τον δημοσιονομικό ελεγκτή του Οργανισμού. Ο τρίτος υπάλληλος, όπως αναφέρει το Συνέδριο, προσλήφθηκε απευθείας με στόχο να εξασφαλισθεί η λειτουργία του ΕΟΠ, και ειδικότερα η υποδομή της ΤΠ, αφού προηγουμένως είχε εργασθεί με άριστο τρόπο και με προσήλωση ως σύμβουλος της ειδικής ομάδας (Task Force) και του ΕΟΠ. Οι τρεις άλλοι υπάλληλοι που αναφέρονται είχαν σε κάθε περίπτωση προσληφθεί βάσει πινάκων υποψηφίων που είχαν καταρτισθεί για θέσεις παρόμοιων καθηκόντων από τεχνική άποψη και για τις οποίες απαιτούνταν τα ίδια προσόντα/εμπειρογνωμοσύνη.

20. Ο ΕΟΠ ακολουθεί για την πρόσληψη αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων το ίδιο "καθεστώς" που ισχύει στην Επιτροπή. Αξίζει να σημειωθεί ότι η πρόσληψη αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων διέπονταν αρχικώς περισσότερο από την "προσφορά" εκ μέρους των κρατών μελών παρά από τις "ανάγκες" του ΕΟΠ. Μολαταύτα, τα τελευταία έτη, ο ΕΟΠ γνωστοποιεί, και θα εξακολουθήσει να γνωστοποιεί, ευρέως στα κράτη μέλη τους τομείς με τα συναφή καθήκοντα από τους οποίους θα μπορούσαν να συμπληρωθούν οι διαθέσιμες ικανότητες.

Πράγματι, ο ΕΟΠ έχει ακολουθήσει μια προσέγγιση θετικών διακρίσεων σε περιπτώσεις όπου οι βασικοί μισθοί των εθνικών εμπειρογνωμόνων ήταν σημαντικά χαμηλότεροι από το μέσο όρο. Η προσέγγιση αυτή ακολουθήθηκε μετά από τη συμβουλή των υπηρεσιών της Επιτροπής.

Μεταβολές στο προσωπικό και στις δραστηριότητες του Οργανισμού

23. Το γεγονός ότι ο αριθμός των μονίμων θέσεων πρέπει να παραμείνει στο ελάχιστο όριο θεωρείται ως μέρος της εξελισσόμενης πολιτικής όσον αφορά το προσωπικό. Σήμερα, η δυνατότητα πρόσληψης για την κάλυψη μόνιμης θέσης εξετάζεται μόνο για την επίτευξη διοργανικής κινητικότητας. Ο ΕΟΠ απασχολεί σήμερα μόνο δύο μονίμους υπαλλήλους.

29. Φρονούμε ότι πολλοί από τους υπαλλήλους κατηγορίας Β και C συμμετέχουν σε σημαντικό βαθμό και άμεσα στις επιχειρησιακές εργασίες και, ως εκ τούτου, δεν είναι εύκολο να προσδιοριστεί ποσοτικώς ένας διαχωρισμός επιχειρησιακών υπαλλήλων και υπαλλήλων με καθήκοντα υποστήριξης.