ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ Εκσυγχρονισμός του λογιστικού συστήματος των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΕΙΣΑΓΩΓΉ

Ανάγκη για δράση

Νομικό πλαίσιο

Μεταβολές στη διεθνή δημόσια λογιστική

Αλλαγές στο λογιστικό πλαίσιο που εφαρμόζεται εντός των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

Το τρέχον σύστημα πληροφόρησης

Σκοπός της παρούσας ανακοίνωσης

I. ΜΕΡΟΣ I: ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

I.1. Τρέχουσα κατάσταση

I.2. Απαιτούμενη εξέλιξη

I.3. Η κατάσταση που επικρατεί στα κράτη μέλη

I.4. Το μελλοντικό σύστημα

I.4.1. Το διττό σύστημα

I.4.2. Χρήση υφιστάμενων προτύπων : IPSAS

I.5. Απαιτούμενες ενέργειες

I.5.1. Διαμόρφωση του νέου λογιστικού πλαισίου

I.5.2. Ενοποίηση των λογιστικών δεδομένων

I.5.3. Η οργάνωση του εσωτερικού ελέγχου των λογιστικών δεδομένων

I.5.4. Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση των ενδιαφερομένων

II. ΜΕΡΟΣ II : ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

II.1. Ισχύουσα κατάσταση

II.1.1. Περιγραφή του ισχύοντος συστήματος

II.1.2. Η ανάγκη δημιουργίας λογιστικής λειτουργίας σύμφωνης με τις αρχές της αυτοτέλειας των χρήσεων

II.1.3. Το ζήτημα της συνοχής μεταξύ των υποσυστημάτων

II.1.4. Λειτουργία διαχείρισης

II.1.5. Κόστος του ισχύοντος συστήματος

II.2. Η κατάσταση στα κράτη μέλη

II.3. Εξέταση των προβλεπόμενων στο μέλλον επιλογών

II.3.1. Επιλογή 1: Διατήρηση του ισχύοντος συστήματος

II.3.2. Επιλογή 2: Ένα ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό

II.3.3. Επιλογή 3: Ένα νέο ολοκληρωμένο σύστημα

II.3.4. Διαλειτουργικότητα των συστημάτων

II.3.5. Αξιολόγηση των επιλογών όσον αφορά τα συστήματα

II.4. Δράση που πρέπει να αναληφθεί

II.4.1. Βελτίωση του ισχύοντος συστήματος

II.4.2. Ανάπτυξη του νέου συστήματος

II.4.3. Χρονοδιάγραμμα

III. ΜΕΡΟΣ III: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ

III.1. Οργανόγραμμα του σχεδίου

III.2. Απαραίτητοι για το σχέδιο πόροι

III.3. Χρονοδιάγραμμα

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ A: ΔΙΕΘΝΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ (IPSAS)

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ B: ΑΠΟΓΡΑΦΗ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ: Πως η ανακοίνωση ανταποκρίνεται στις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ: Λεπτομερείς δράσεις που πρέπει να αναληφθούν για τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού πλαισίου.

ΝΟΜΟΘΕΤΙΚΟ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ

ΕΙΣΑΓΩΓΉ

Ανάγκη για δράση

Η Επιτροπή επέφερε σημαντικές βελτιώσεις στα συστήματα οικονομικής διαχείρισης και ελέγχου τα οποία εφαρμόζει, από την έγκριση του Λευκού Βιβλίου για τη μεταρρύθμιση, τον Μάρτιο του 2000, μέχρι σήμερα. Απαιτούνται, όμως, περαιτέρω προσπάθειες για την επίτευξη των στόχων της μεταρρύθμισης, ιδίως στον τομέα της λογιστικής όπου ο αναμορφωμένος δημοσιονομικός κανονισμός απαιτεί την κατάρτιση των λογαριασμών βάσει της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων από το 2005 και έπειτα. Αυτός ο στόχος με τη σειρά του αναγκάζει την Επιτροπή να επιφέρει σοβαρές αλλαγές στα συστήματα παροχής πληροφοριών και επιβάλλει την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού συστήματος για την επιπρόσθετη αυτή λειτουργία. Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι στο πλαίσιο ενός εγχειρήματος τέτοιας εκτάσεως και πολυπλοκότητας θα υπάρξουν σημαντικές προκλήσεις των οποίων η αντιμετώπιση πρέπει να αποτελέσει αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας αυτής.

Ο σωστός προγραμματισμός αποτελεί θεμελιώδη προϋπόθεση για την επιτυχή διαχείριση του σχεδίου. Η παρούσα ανακοίνωση παρέχει το υπόβαθρο για μια σαφή και σύμπνοη αντίληψη των στόχων και του τρόπου επίτευξής τους μέσω του σχεδίου, των αποτελεσμάτων και των χρονικών πλαισίων, των στοιχείων της διαχείρισης του σχεδίου και της παροχής πληροφοριών.

Στην ετήσια έκθεση του για το οικονομικό έτος 2001, το Ελεγκτικό Συνέδριο κρίνει ότι, παρά το γεγονός ότι οι λογαριασμοί αντικατοπτρίζουν πιστά τα έσοδα και τις δαπάνες καθώς και τη οικονομική κατάσταση των Κοινοτήτων, "για την αντιϴετώπιση των κινδύνων που συνδέονται ϴε τις ατέλειες του λογιστικού συστήϴατος, επιβάλλεται η λήψη κατεπειγόντων και εις βάθος ϴέτρων από τις υπηρεσίες της Επιτροπής (βλέπε σηϴεία 9.6 έως 9.8)." Αξίζει να σημειωθεί ότι η κριτική του Συνεδρίου αφορά στην ουσία τη γενική λογιστική και σε μικρότερο βαθμό τη λογιστική του προϋπολογισμού.

Από πλευράς της, η Επιτροπή ανέλαβε τη δέσμευση να βελτιώσει και να εκσυγχρονίσει το κοινοτικό λογιστικό σύστημα. Έτσι, στην απάντησή της στα σημεία 9.7-9.8, η Επιτροπή "αναγνωρίζει ότι εξακολουθούν να υφίστανται τα λογιστικά προβλήματα που επισήμανε το Συνέδριο. Η μεταρρύθμιση της λογιστικής είναι θέμα που επείγει. Η Επιτροπή είναι σαφώς αποφασισμένη να εκσυγχρονίσει το λογιστικό σύστημα. Μέχρι το τέλος του 2002, η Επιτροπή θα αποφασίσει για τις επιλογές ανάπτυξης για το προταθέν χρονοδιάγραμμα εφαρμογής και για τις προβλεπόμενες δαπάνες καθώς και για τη διάθεση των πόρων. Επιπλέον, δεδομένου ότι ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός απαιτεί την καθιέρωση της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων μέχρι το 2005, απαιτείται επειγόντως η εφαρμογή ενεργειών ευρείας κλίμακας ώστε να εξασφαλιστεί η διάθεση των απαιτούμενων κανόνων και διαδικασιών από την Επιτροπή για το σκοπό αυτό."

Νομικό πλαίσιο

Οι υποχρεώσεις της Επιτροπής όσον αφορά τη λογιστική απορρέουν άμεσα από τη συνθήκη ΕΚ. Το άρθρο 275 ορίζει ότι: "η Επιτροπή καταθέτει κατ' έτος στο Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο τους λογαριασμούς του διαρρεύσαντος οικονομικού έτους, που αναφέρονται στην εκτέλεση του προϋπολογισμού. Η Επιτροπή τους γνωστοποιεί επίσης ένα δημοσιονομικό ισολογισμό περί του ενεργητικού και του παθητικού της Κοινότητας." Οι διατάξεις αυτές έχουν ιδιαίτερη σημασία διότι, στο πλαίσιο της διαδικασίας απαλλαγής, στο άρθρο 276, το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εξετάζουν τους λογαριασμούς, τις οικονομικές εκθέσεις που αναφέρεται στο άρθρο 275 και την ετήσια έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Η βάση του νέου λογιστικού συστήματος ορίζεται στο άρθρο 125 του νέου δημοσιονομικού κανονισμού: "Σύμφωνα με την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων, οι δημοσιονομικές καταστάσεις λαμβάνουν υπόψη τις επιβαρύνσεις και τα προϊόντα που αφορούν το οικονομικό έτος, ανεξάρτητα από την ημερομηνία πληρωμής ή είσπραξης." Σύμφωνα με το άρθρο 181, "Οι διατάξεις ... εφαρμόζονται σταδιακά ... προκειμένου να παραγάγουν πλήρη αποτελέσματα για το οικονομικό έτος 2005."

Μεταβολές στη διεθνή δημόσια λογιστική

Όπως και τα περισσότερα από τα άλλα λογιστικά συστήματα του δημόσιου τομέα, το κοινοτικό σύστημα δεν ήταν σχεδιασμένο ώστε να ανταποκρίνεται στις αρχές της αυτοτέλειας των χρήσεων. Με τους νέους κανόνες ωστόσο, η Επιτροπή θα συγκαταλέγεται πλέον μεταξύ των κυβερνήσεων και δημόσιων φορέων που καταβάλλουν σημαντικές προσπάθειες για τη βελτίωση των λογιστικών πρακτικών τους.

Τα τελευταία χρόνια, το θέμα του εκσυγχρονισμού της δημόσιας διαχείρισης απέκτησε μεγάλη σπουδαιότητα. Οι πρακτικές στον τομέα της δημόσιας λογιστικής, που ως επί το πλείστον αφορούν την καταγραφή πληρωμών και εισπράξεων, πρέπει, αφενός, να εξελιχθούν σε ένα πραγματικό διαχειριστικό εργαλείο και, αφετέρου, να καταστήσουν πιο κατανοητή και αξιόπιστη την οικονομική κατάσταση της εκάστοτε κυβέρνησης ή δημόσιου οργανισμού.

Η Επιτροπή δεν είναι η μόνη που κινείται προς την κατεύθυνση αρχών της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων που τυγχάνουν γενικής αποδοχής. Πολλές ανεπτυγμένες χώρες κινούνται, επίσης, προς την ίδια κατεύθυνση και με την προτροπή διεθνών φορέων και οργανισμών όπως ο ΟΟΣΑ και η IFAC [1], έχουν αρχίσει να εκσυγχρονίζουν τα λογιστικά τους συστήματα τα τελευταία χρόνια, στρεφόμενες από ένα σύστημα παρακολούθησης των ταμειακών ροών σε ένα σύστημα βασιζόμενο στη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων.

[1] IFAC: International Federation of Accountants

Από την πείρα των κρατών μελών είναι γνωστό ότι η μεταρρύθμιση των λογιστικών συστημάτων του δημοσίου επιφέρει μεγάλη αναστάτωση τόσο από πλευράς εισαγωγής νέων πρακτικών όσο και από ανθρώπινης πλευράς, πόσο μάλλον από πλευράς απαιτούμενων οικονομικών πόρων.

Αλλαγές στο λογιστικό πλαίσιο που εφαρμόζεται εντός των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

Η Επιτροπή έχει, επίσης, αισθανθεί την ανάγκη να ευθυγραμμισθεί με την ευρύτερη αυτή διεθνή λογιστική μεταρρύθμιση και πριν από λίγα χρόνια αποφάσισε να αναπτύξει το λογιστικό της σύστημα από την απλή καταγραφή δημοσιονομικών δαπανών και εσόδων (ταμειακή λογιστική) στη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων με στόχο να υπάρχει πληρέστερη εικόνα της οικονομικής κατάστασης των Κοινοτήτων, η οποία θα περιλαμβάνει όλα τα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις καθώς και τις δαπάνες και τα έσοδα ενός συγκεκριμένου οικονομικού έτους.

Το 2000 η Επιτροπή έθεσε σε εφαρμογή ένα πολυετές πρόγραμμα εκσυγχρονισμού του λογιστικού της πλαισίου το οποίο περιλάμβανε τα εξής :

- την εκπόνηση μελέτης για την κατάρτιση και παρουσίαση των λογαριασμών της ΕΕ, η οποία ολοκληρώθηκε και υποβλήθηκε στα μέσα του 2000 από ομάδα υψηλόβαθμων εμπειρογνωμόνων σε θέματα δημόσιας λογιστικής.

- την κατάρτιση τον Ιούνιο του 2001, ενός προγράμματος δράσης για τον εκσυγχρονισμό, το οποίο συζητήθηκε με το Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο εξέφρασε ικανοποίηση για τους προσανατολισμούς που παρουσιάζονται στο έγγραφο.

- την εισαγωγή στοιχείων της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων στην παρουσίαση των οικονομικών καταστάσεων και τον υπολογισμό του οικονομικού αποτελέσματος από το 2000 και μετά, πράγμα το οποίο "αποτελεί πρόοδο που εντάσσεται στις τάσεις που παρατηρούνται διεθνώς στο δηϴόσιο τοϴέα" [2], και την έγκριση ενός εγχειριδίου λογιστικής και ενοποίησης για όλα τα κοινοτικά θεσμικά όργανα.

[2] Ελεγκτικό Συνέδριο - Ετήσια έκθεση για το οικονομικό έτος 2000 (2001/C 359/01)- 9.36

- την ανάλυση της πείρας διαφόρων κρατών μελών (Ηνωμένο Βασίλειο, Γαλλία, Σουηδία, Ισπανία, Κάτω Χώρες).

- την έκδοση του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού περιλαμβανομένης της εισαγωγής νέων αρχών λογιστικής βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων.

- στις 24 Ιουλίου 2002 ο αρμόδιος για τον προϋπολογισμό επίτροπος υπέβαλε υπόμνημα (SEC(2002)853) στην Επιτροπή στο οποίο περιγράφει τις εκτενείς εργασίες που συνδέονται με το λογιστικό πλαίσιο και το σύστημα πληροφόρησης.

Το τρέχον σύστημα πληροφόρησης

Η αρχιτεκτονική του κεντρικού συστήματος οικονομικής διαχείρισης και λογιστικής είναι περίπλοκη και περιλαμβάνει τρία διαφορετικά συστήματα τα οποία διασυνδέονται τόσο μεταξύ τους όσο και με τα τομεακά συστήματα των διατακτριών υπηρεσιών τα οποία κατά κύριο λόγο καλύπτουν ανάγκες τομεακής διαχείρισης. Το σύστημα δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού δεδομένου ότι δεν είναι σχεδιασμένο να περιλαμβάνει δεδομένα λογιστικής βάσει της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων τα οποία, με τις νέες διατάξεις, θα έχουν θεμελιώδη σημασία από το οικονομικό έτος 2005 και μετά.

Τονίζεται ότι πρώτα πρέπει να προσδιοριστούν οι λογιστικοί κανόνες και μετά να σχεδιαστεί κατάλληλα το σύστημα πληροφόρησης.

Σκοπός της παρούσας ανακοίνωσης

Τα μέτρα που αναφέρονται στο υπόμνημα της 24ης Ιουλίου 2002 αποτελούν τα συστατικά μέρη της μετάβασης από ένα σύστημα ταμειακής λογιστικής προς ένα ολοκληρωμένο σύστημα αυτοτέλειας των χρήσεων, όπως απαιτεί ο Δημοσιονομικός Κανονισμός για το οικονομικό έτος 2005.

Η Επιτροπή έχει επίγνωση του γεγονότος ότι θα χρειαστεί περαιτέρω ανάλυση και αξιολόγηση ως μέρος της κανονικής διαχείρισης του σχεδίου.

Η παρούσα ανακοίνωση έχει διπλό σκοπό:

- την έγκριση λεπτομερούς προτάσεως με την οποία η Επιτροπή θα αποφασίσει ως προς το λογιστικό πλαίσιο και ιδίως ως προς τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να εφαρμοστούν γενικά αποδεκτές αρχές της λογιστικής αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων,

- τον προσδιορισμό της δράσης που πρέπει να αναληφθεί όσον αφορά την οργάνωση του σχεδίου, των πόρων και του χρονικού πλαισίου που απαιτούνται για την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού συστήματος. Οι εναλλακτικές δυνατότητες εξετάζονται αναλυτικά και επιλέγεται η προτιμότερη.

Στόχος είναι να ξεκινήσει η λεπτομερής ανάπτυξη τόσο του λογιστικού πλαισίου όσο και του συστήματος πληροφόρησης στις αρχές του 2003 τοποθετώντας τις σχετικές φάσεις δοκιμών και εφαρμογής από το 2004 και έπειτα.

I. ΜΕΡΟΣ I: ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

I.1. Τρέχουσα κατάσταση

Οι λογαριασμοί της Επιτροπής τηρούνται σύμφωνα με τον Δημοσιονομικό Κανονισμό της 21ης Φεβρουαρίου 1977 [3].

[3] Από κοινού με τους κανόνες εφαρμογής, τον κανονισμό για τη λογιστική διαχείριση των μη χρηματοπιστωτικών ακινητοποιήσεων και το Εγχειρίδιο Λογιστικής και Ενοποίησης.

Οι λογαριασμοί περιλαμβάνουν τους λογαριασμούς του προϋπολογισμού και τους γενικούς λογαριασμούς. Οι λογαριασμοί του προϋπολογισμού παρέχουν λεπτομερή εικόνα της εκτέλεσης του ετήσιου προϋπολογισμού. Βασίζονται σε μια παραλλαγή της ταμειακής λογιστικής (συμπεριλαμβάνονται οι μεταφορές εις νέον). Το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού για το έτος υπολογίζεται βάσει των ποσών που πράγματι καταβλήθηκαν και εισπράχθηκαν (περιλαμβανομένων των μεταφορών εις νέον).

Η Επιτροπή με ετήσιες προσαρμογές εισήγαγε ήδη διάφορα στοιχεία της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων στην κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων. Οι προσαρμογές αυτές αφορούν κυρίως ενσώματες ακινητοποιήσεις (αγορά, διάθεση και απόσυρση στοιχείων), αποθέματα, οφειλές, δάνεια, συμμετοχές, αποσβέσεις, προβλέψεις και ελάττωση αξίας περιουσιακών στοιχείων. Επιτρέπουν τον υπολογισμό του οικονομικού αποτελέσματος

Το οικονομικό αποτέλεσμα αποβλέπει στη σύνδεση των λογαριασμών του προϋπολογισμού που τηρούνται σε ταμειακή βάση με τους γενικούς λογαριασμούς οι οποίοι κινούνται προς την κατεύθυνση της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων. Αντικατοπτρίζει την επίδραση που έχουν στον ισολογισμό οι δαπάνες και τα έσοδα που δεν προέρχονται από τη λογιστική του προϋπολογισμού.

Ωστόσο, ορισμένες από τις πληροφορίες που υπεισέρχονται στην κατάρτιση του ισολογισμού βάσει της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων, δεν βασίζονται άμεσα στις λογιστικές εγγραφές αλλά προέρχονται από πρόσθετες λογιστικές πληροφορίες, βάσει των όσων ορίζει το εγχειρίδιο λογιστικής και ενοποίησης, και διαβιβάζονται στην ΓΔ Προϋπολογισμού από τις υπόλοιπες Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής. Έχει δοθεί προτεραιότητα στη συγκέντρωση των πληροφοριών αυτών στην πηγή, ήτοι εντός των ΓΔ, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί η πληρότητα και η αξιοπιστία τους.

Στις πιο πρόσφατες ετήσιες εκθέσεις του, το Ελεγκτικό Συνέδριο, τόνισε μεν τις προσπάθειες που καταβάλλει η Επιτροπή για να βελτιώσει το λογιστικό της σύστημα, αλλά την προέτρεψε να συνεχίσει την πρόοδο και να υιοθετήσει ένα ολοκληρωμένο λογιστικό πλαίσιο σύμφωνο προς τα διεθνή λογιστικά πρότυπα.

I.2. Απαιτούμενη εξέλιξη

Κύριο στόχο του νέου λογιστικού πλαισίου και συστήματος της Επιτροπής αποτελεί η παραγωγή οικονομικών πληροφοριών που θα είναι χρήσιμες για τα ενδιαφερόμενα μέρη και η δημιουργία καλύτερων διαχειριστικών εργαλείων.

Οι κυριότεροι χρήστες των λογιστικών εκθέσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων είναι:

- Εσωτερικοί χρήστες: Ανώτερα στελέχη και διατάκτριες υπηρεσίες έχουν ανάγκη πρόσβασης σε λεπτομερείς εσωτερικές οικονομικές εκθέσεις οι οποίες αποτελούν ένα εργαλείο λήψεως αποφάσεων και βελτίωσης της διαχείρισης σχεδίων, καθώς και διεξαγωγής εσωτερικών ελέγχων.

- Εξωτερικοί χρήστες: το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, το Ελεγκτικό Συνέδριο, δημόσιοι και άλλοι φορείς όπως κυβερνήσεις, οργανισμοί αξιολόγησης της πιστοληπτικής ικανότητας, οικονομικοί, πολιτικοί και οικονομικοί αναλυτές, και τα μέσα ενημέρωσης.

Συλλογικά, οι χρήστες θεωρούν ότι η χρηματοοικονομική πληροφόρηση πρέπει να αποδεικνύει την υπευθυνότητα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για τις οικονομικές υποθέσεις και τους πόρους που τους ανατίθενται και να τους παρέχει πληροφορίες χρήσιμες για τη λήψη αποφάσεων.

Η χρησιμότητα των οικονομικών καταστάσεων για τους χρήστες εξαρτάται από την ποιότητα των πληροφοριών που περιλαμβάνονται σε αυτές. Οι βασικές απαιτήσεις είναι: κατανοητότητα, συνάφεια, σπουδαιότητα, αξιοπιστία, πιστή παρουσίαση, η ουσία να υπερέχει του τύπου, ουδετερότητα, σύνεση, συγκρισιμότητα και έγκαιρη πληροφόρηση.

Η λογιστική σε ταμειακή βάση παρέχει πληροφορίες οι οποίες ανταποκρίνονται σε ορισμένους από τους στόχους της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης. Ωστόσο δεν αποτελεί τον καλύτερο τρόπο για την παρουσίαση χρηματοοικονομικών πληροφοριών. Στη μέθοδο της λογιστικής σε ταμειακή βάση δεν απαιτείται η αντιστοίχηση δαπανών με έσοδα για το χρονικό διάστημα στο οποίο αναφέρονται ενώ οι κεφαλαιουχικές δαπάνες καταλογίζονται εξ ολοκλήρου στο έτος κατά το οποίο έλαβε χώρα η αγορά ή η διάθεση ακινητοποιήσεων. Πέραν αυτού οι λογαριασμοί που τηρούνται σε ταμειακή βάση δεν διαθέτουν κάποιο πλαίσιο λογιστικής καταχώρησης περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.

Η λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων [4] θα παρέχει στους χρήστες οικονομικές πληροφορίες για θέματα όπως οι πόροι που ελέγχονται από την οντότητα, το κόστος των δραστηριοτήτων της (κόστος παροχής αγαθών και υπηρεσιών), εμπλουτισμένες πληροφορίες ως προς τις ταμειακές ροές και άλλες οικονομικές πληροφορίες χρήσιμες τόσο για την εκτίμηση της οικονομικής θέσης και των μεταβολών της, καθώς και για την εκτίμηση του εάν η οντότητα λειτουργεί οικονομικά και αποτελεσματικά. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις δημοσιονομικές καταστάσεις για την εκτίμηση της διαχείρισης των πόρων από την Επιτροπή, τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τη δημοσιονομική θέση των ΕΚ.

[4] Αυτοτέλεια των χρήσεων (αccrual basis) είναι μια λογιστική μέθοδος στην οποία οι πράξεις και τα λοιπά γεγονότα αναγνωρίζονται όταν πραγματοποιούνται (και όχι μόνον όταν εισπράττεται ή καταβάλλεται ρευστό ή το ισοδύναμό του). Ως εκ τούτου, οι πράξεις και τα γεγονότα καταχωρούνται στα λογιστικά βιβλία και αναγνωρίζονται στις οικονομικές καταστάσεις των περιόδων με τις οποίες σχετίζονται. Τα στοιχεία που αναγνωρίζονται βάσει της μεθόδου της αυτοτέλειας των χρήσεων είναι περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, έσοδα και έξοδα" (IPSAS 1)

Η μέθοδος της αυτοτέλειας των χρήσεων απαιτεί από τους οργανισμούς που την εφαρμόζουν να τηρούν πλήρεις λογαριασμούς για τα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις. και να προσδιορίζουν και να καταγράφουν τις εκτός ισολογισμού πράξεις. Για να μπορέσει η Επιτροπή να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις που έχει βάσει των αρχών και προτύπων της αυτοτέλειας των χρήσεων, θα πρέπει να προσδιορίσει όλα τα σχετικά περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις τα οποία θα πρέπει να συμπεριληφθούν ως μέρος του ισολογισμού.

Για να επιτευχθούν οι στόχοι αυτοί όσον αφορά την παροχή αξιόπιστης χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, το λογιστικό πλαίσιο θα αλλάξει σε διάφορα μέτωπα. Οι αλλαγές αυτές περιλαμβάνουν τα εξής:

- την υιοθέτηση γενικά αποδεκτών λογιστικών αρχών της αυτοτέλειας των χρήσεων,

- τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου λογιστικού συστήματος το οποίο θα περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την παρουσίαση των λογαριασμών βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων (βλ. μέρος ΙΙ της παρούσας ανακοίνωσης),

- τη δημιουργία ενός γενικού λογιστικού συστήματος βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων και διατήρηση της τηρούμενης σε ταμειακή βάση λογιστικής του προϋπολογισμού,

- την υιοθέτηση λογιστικών μεθόδων και κανόνων αποτίμησης που αναπτύσσουν τις εφαρμοζόμενες λογιστικές αρχές,

- βελτίωση των οικονομικών καταστάσεων ούτως ώστε να παρέχουν ακριβή εικόνα της οικονομικής κατάστασης από πλευράς περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων, εφαρμογής του προϋπολογισμού, αποτελέσματος και ταμειακών ροών,

- επέκταση του πεδίου ενοποίησης.

I.3. Η κατάσταση που επικρατεί στα κράτη μέλη

Κατά παράδοση, η λογιστική του δημόσιου τομέα ετηρείτο σε ταμειακή βάση. Καμία μεταβολή δεν θεωρήθηκε αναγκαία παρά μόνον πρόσφατα που οι απαιτήσεις της καλής διακυβέρνησης και οι βασικές αρχές της Νέας Δημόσιας Διαχείρισης (New Public Management - NPM) διαδόθηκαν στις χώρες μέλη του ΟΟΣΑ.

Το νέο αυτό φαινόμενο έφερε μια μεγάλη σειρά αλλαγών όπως η αντικατάσταση του ελέγχου των εισροών με τον έλεγχο του αποτελέσματος, τη μέτρηση των επιδόσεων, την αποκέντρωση, την εξωτερική ανάθεση, την ανάθεση αρμοδιοτήτων και εξουσιών στους εργαζομένους και τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων. Η προσέγγιση αυτή υποστηρίζεται από διεθνείς φορείς όπως η διεθνής ομοσπονδία λογιστών (International Federation of Accountants - IFAC), η Παγκόσμια Τράπεζα και ο ΟΟΣΑ.

Στο πλαίσιο αυτό, διάφορα κράτη μέλη της ΕΕ έχουν αρχίσει να καταρτίζουν τις οικονομικές τους εκθέσεις με τη λογιστική μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων. Παρά ταύτα παρατηρείται ανομοιομορφία μεταξύ τους στο θέμα αυτό και υπάρχουν ακόμη πολλές κυβερνήσεις όπως στη Γερμανία ή τη Δανία, οι οποίες καταρτίζουν οικονομικές καταστάσεις σε ταμειακή βάση. Τα περισσότερα κράτη μέλη δεν υποβάλλουν ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις για το σύνολο της κυβέρνησης. Ακόμη και στο Ηνωμένο Βασίλειο, μια από τις πιο προηγμένες χώρες στο θέμα αυτό, εφάρμοσε τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων εντελώς πρόσφατα για το οικονομικό έτος 2000/2001 και δεν πρόκειται να παρουσιάσει ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις πριν το 2005/2006.

Υπάρχει επίσης μεγάλη ποικιλομορφία ως προς τον τρόπο μετάβασης στη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων. Ορισμένες χώρες όπως του ΗΝ, των Κάτω Χωρών και της Σουηδίας, πρώτα εφάρμοσαν την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων στους λογαριασμούς τους και κατόπιν, σε δεύτερο στάδιο, κατήρτισαν τους προϋπολογισμούς τους στην ίδια βάση. Άλλες χώρες, όπως η Γαλλία και η Ισπανία, αποφάσισαν να υιοθετήσουν τη βάση αυτή μόνον για τις οικονομικές καταστάσεις και συνέχισαν να καταρτίζουν τον προϋπολογισμό σε ταμειακή βάση.

Σύμφωνα με έρευνα της IFAC [5], οι μεταβατικές περίοδοι διαφέρουν από χώρα σε χώρα και εξαρτώνται από τους διαθέσιμους πόρους και τον βαθμό της πολιτικής αποφασιστικότητας. Οι μεταβατικές περίοδοι μπορεί να είναι σύντομης (ένα έως τρία έτη), μέσης (τέσσερα έως έξι έτη) ή μακράς διάρκειας (πάνω από έξι έτη). Π.χ. στο ΗΒ όπου υπήρχαν διαθέσιμοι πόροι και μεγάλη πολιτική αποφασιστικότητα, χρειάσθηκαν 6 έτη για την πλήρη εφαρμογή της αυτοτέλειας των χρήσεων για την πλειονότητα των κυβερνητικών λογαριασμών του ΗΒ. Σύμφωνα με την έκθεση του UK National Audit Office του Μαρτίου 2002, ορισμένοι λογαριασμοί εξακολουθούν παρουσιάζουν προβλήματα.

[5] Μελέτη της Επιτροπής για θέματα δημοσίου τομέα της IFAC, 14 Απριλίου 2002

Μια έρευνα του ΟΟΣΑ που πραγματοποιήθηκε το 2002 [6] από την Public Management Committee αποκάλυψε ότι μόνον 3 κράτη μέλη της ΕΕ καταρτίζουν όλες τις οικονομικές τους καταστάσεις με το σύστημα της αυτοτέλειας των χρήσεων. Όταν εξετάσθηκε τι συμβαίνει με τις οικονομικές καταστάσεις σε επίπεδο υπουργείων και υπηρεσιών προστέθηκαν άλλα 3 κράτη μέλη. Συνολικά, λοιπόν, μόνον 6 από τα 15 κράτη μέλη εφαρμόζουν πλήρως τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων σε κάποιο επίπεδο.

[6] PUMA/SBO (2001) 3/ ANN2. OECD Public Management Service. Η βάση δεδομένων δημοσιονομικής διαχείρισης του ΟΟΣΑ [budgeting management]

I.4. Το μελλοντικό σύστημα

Οι επιλογές που έγιναν ως προς το μελλοντικό σύστημα είναι η εφαρμογή ενός διττού συστήματος και η χρήση των λογιστικών προτύπων IPSAS.

I.4.1. Το διττό σύστημα

Δύο είναι οι κυριότερες δυνατότητες μετάβασης στη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων:

- η αρχή της τήρησης λογαριασμών με τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων εφαρμόζεται τόσο στον προϋπολογισμό όσο και στους γενικούς λογαριασμούς, οπότε το υπόλοιπο στον προϋπολογισμό ισοδυναμεί με τη διαφορά μεταξύ των δημοσιονομικών απαιτήσεων που προσδιορίζονται κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους και των υποχρεώσεων που αναλαμβάνονται κατά τη διάρκεια του ιδίου έτους, ανεξαρτήτως του ποσού που τελικά καταβάλλεται ή εισπράττεται. Δεν πρόκειται για τη διάρθρωση που θεσπίζεται με τον Δημοσιονομικό Κανονισμό.

- η αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων εφαρμόζεται μόνον στους γενικούς λογαριασμούς, ενώ η εκτέλεση του προϋπολογισμού εξακολουθεί να υπακούει στην αρχή της ταμειακής βάσης, οπότε υφίσταται ένα "διττό" σύστημα.

Ο νέος Δημοσιονομικός Κανονισμός θεσπίζει ένα λογιστικό πλαίσιο βασιζόμενο στο διττό αυτό σύστημα το οποίο απαιτεί την εκτέλεση του προϋπολογισμού πάνω σε διαφορετικές αρχές (η ανάλωση του προϋπολογισμού λαμβάνει χώρα τη στιγμή της καταβολής ή της είσπραξης) από τους γενικούς λογαριασμούς (αυτοτέλεια των χρήσεων)

Το σύστημα αυτό απαιτεί:

- τον προσδιορισμό της στιγμής κατά την οποία πρέπει να αναγνωρίζεται ένα λογιστικό γεγονός στις διάφορες οικονομικές εκθέσεις,

- συμφωνία μεταξύ εκτέλεσης του προϋπολογισμού και αποτελέσματος,

- τη σύγκριση μεταξύ οικονομικών εκθέσεων που καταρτίζονται βάσει της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων και εκείνων που καταρτίζονται σε ταμειακή βάση.

I.4.2. Χρήση υφιστάμενων προτύπων : IPSAS

Ο νέος Δημοσιονομικός Κανονισμός ορίζει στο άρθρο 133 ότι ο υπόλογος της Επιτροπής εγκρίνει τους κανόνες και τις μεθόδους με βάση τα διεθνώς παραδεκτά λογιστικά πρότυπα για το δημόσιο τομέα, από τα οποία μπορεί να αποκλίνει όταν το δικαιολογεί η ιδιαίτερη φύση των δραστηριοτήτων των Κοινοτήτων.

Ο υπόλογος της Επιτροπής προσπαθεί με συνέπεια να καταρτίζει και να δημοσιεύει τις οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα του δημόσιου τομέα (International Public Sector Accounting Standards - IPSAS - βλ. παράρτημα A), που αναπτύσσονται βάσει των Διεθνών Λογιστικών Προτύπων (International Accounting Standards - IAS) [7] και εκδίδονται από την επιτροπή για το δημόσιο τομέα (Public Sector Committee - PSC) της International Federation of Accountants (IFAC - οργάνωση εθνικών επαγγελματικών ενώσεων λογιστών, που περιλαμβάνει φορείς από 114 χώρες και αντιπροσωπεύει 2 εκατομμύρια λογιστές ανά τον κόσμο).

[7] ΔΛΠ (IAS) εκδίδονται από το International Accounting Standards Board (IASB). Το IASB αποτελεί έναν ανεξάρτητο, ιδιωτικής χρηματοδότησης φορέα καθορισμού λογιστικών προτύπων, αποστολή του οποίου είναι η ανάπτυξη προς το κοινό συμφέρον, ενός ενιαίου συνόλου παγκόσμιων λογιστικών προτύπων υψηλής ποιότητας, κατανοητών και δυνάμενων να επιβληθούν τα οποία απαιτούν διαφανείς και συγκρίσιμες πληροφορίες για οικονομικές καταστάσεις γενικού σκοπού. Εκτός αυτού, το IASB συνεργάζεται με εθνικούς φορείς καθορισμού προτύπων με σκοπό τη σύγκλιση των λογιστικών προτύπων σε ολόκληρο τον κόσμο. Όλα τα μέλη της IFAC είναι μέλη του IASB.

Η PSC είναι μια μόνιμη επιτροπή που συστάθηκε για τη συντονισμένη αντιμετώπιση σε παγκόσμια βάση, των αναγκών όσων ασχολούνται με την χρηματοοικονομική πληροφόρηση, λογιστική και έλεγχο στον δημόσιο τομέα, με απώτερο στόχο την ανάπτυξη ενός βασικού συνόλου λογιστικών προτύπων για τον δημόσιο τομέα. Τα IPSAS θεωρούνται βασικά για τις πρωτοβουλίες που αποβλέπουν στην ενίσχυση της διαφάνειας και της υπευθυνότητας των κυβερνήσεων. Οι υπηρεσίες και οι φορείς του δημοσίου παροτρύνονται από την PSC να υιοθετήσουν τα πρότυπα IPSAS και να συμμετάσχουν ενεργά στην ανάπτυξή τους μέσα σε μια παγκόσμια διαδικασία σύγκλισης και εναρμόνισης, τεράστιας κλίμακας.

Η σπουδαιότητα των IAS αναγνωρίζεται με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1606/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 19ης Ιουλίου 2002, για την εφαρμογή διεθνών λογιστικών προτύπων ο οποίος απαιτεί από τις επιχειρήσεις που είναι εισηγμένες σε οργανωμένη αγορά κινητών αξιών της ΕΕ να καταρτίζουν τους ενοποιημένους λογαριασμούς τους σύμφωνα με τα πρότυπα αυτά από το 2005 και μετά.

Ωστόσο, η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι τα πρότυπα IPSAS θα πρέπει να προσαρμοσθούν και να συμπληρωθούν σε ορισμένα σημεία ούτως ώστε να διαμορφωθεί το κατάλληλο για τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες πλαίσιο λογιστικών αρχών. Τα λογιστικά γεγονότα που δεν καλύπτονται από πρότυπα IPSAS θα εμφανίζονται βάσει των προτύπων IAS.

I.5. Απαιτούμενες ενέργειες

I.5.1. Διαμόρφωση του νέου λογιστικού πλαισίου

I.5.1.1. Προσδιορισμός των λογιστικών προτύπων που θα εφαρμόζονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες

Τα IPSAS καθορίζουν τις υποχρεώσεις των κυβερνήσεων και άλλων οργανισμών του δημόσιου τομέα όσον αφορά τη λογιστική και την χρηματοοικονομική πληροφόρηση. Εντούτοις, δεν ανταποκρίνονται όλα τα IPSAS κατάλληλα στις ιδιαιτερότητες των Κοινοτήτων. Μέχρι σήμερα έχουν εκδοθεί 20 IPSAS [8], και αναμένεται να εκδοθούν σύντομα άλλα δύο. Τα πρότυπα αυτά καλύπτουν ήδη ένα μεγάλο φάσμα θεμάτων λογιστικής και χρηματοοικονομικής πληροφόρησης. Το πρώτο IPSAS εκδόθηκε τον Μάιο του 2000, το τελευταίο στον Οκτώβριο του 2002.

[8] Πρότυπα IPSAS στο Παράρτημα

Τόσο τα IPSAS όσο και τα IAS περιλαμβάνουν πολλούς ιδιαζόντως τεχνικούς όρους και έννοιες. Δεν πρόκειται να αποτελέσουν ένα "λογιστικό εγχειρίδιο" με κανόνες και εξηγήσεις για κάθε επί μέρους λογιστική πράξη ή γεγονός μιας ΓΔ αλλά θα χρησιμεύουν ως πηγή γενικής καθοδήγησης και εννοιολογικό πλαίσιο

Με βάση τα πρότυπα αυτά θα αναπτυχθούν οι λογιστικές πολιτικές που θα εφαρμόζονται σε κάθε κατηγορία συναλλαγών. Θα απαιτηθούν τα εξής:

* ο προσδιορισμός των αρμοδίων (οι υπηρεσίες του Υπόλογου της Επιτροπής σε διαβούλευση με τα άλλα όργανα και υπηρεσίες) για την ανάπτυξη και την εξέταση των πολιτικών πριν την τελική τους έγκριση. Η επιτροπή καθορισμού προτύπων (σημείο Ι.5.1.2.) θα έχει σημαντικό ρόλο στο θέμα αυτό.

* ο καθορισμός του χρονικού πλαισίου ανάπτυξης και έγκρισης.

* ο εντοπισμός έγκυρων λογιστικών προτύπων. Όταν δεν υπάρχει IPSAS για ένα συγκεκριμένο θέμα, πρέπει να εντοπισθούν άλλες πηγές.

* η ανάπτυξη ενός πλήρους συνόλου λογιστικών πολιτικών για εσωτερική χρήση, ως εξής:

- εντοπισμός των πράξεων και υπολοίπων για τα οποία θα απαιτηθούν λογιστικές πολιτικές τόσο για τις ενοποιούσες όσο και για τις ενοποιούμενες οντότητες,

- προσδιορισμός του επιπέδου καθοδήγησης που θα απαιτείται για τις πολιτικές αυτές. Η ελάχιστη καθοδήγηση αρμόζει όταν οι υπάλληλοι είναι εξοικειωμένοι με τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων και όταν εφαρμόζονται τα πρότυπα. Η λεπτομερής καθοδήγηση περιλαμβάνει σύνοψη των βασικών απαιτήσεων ενός λογιστικού προτύπου και παραδείγματα της εφαρμογής του προτύπου αυτού σε συγκεκριμένες πράξεις,

- την επανεξέταση των υφιστάμενων λογιστικών πολιτικών για να αποφασιστεί αν είναι κατάλληλες με τη νέα λογιστική βάση,

- την εφαρμογή των σχετικών λογιστικών προτύπων ή άλλων έγκυρων πηγών σε συγκεκριμένες λογιστικές πράξεις και γεγονότα.

* η ανάπτυξη οδηγιών και εκπαίδευσης όσον αφορά την εφαρμογή των εν λόγω πολιτικών.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Οι υπηρεσίες του υπόλογου της Επιτροπής προσδιορίζουν και συντάσσουν τα προς εφαρμογή πρότυπα.

Οι ΓΔ πρέπει να εξοικειώνονται πλήρως με τα λογιστικά πρότυπα ούτως ώστε να εξασφαλιστεί ότι εφαρμόζονται με ορθό τρόπο.

I.5.1.2. Σύσταση της επιτροπής λογιστικών προτύπων

Ο Δημοσιονομικός Κανονισμός της 25ης Ιουνίου 2002 θεσπίζει τις λογιστικές αρχές που χρησιμεύουν ως βάση για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων. Ωστόσο, οι αρχές αυτές πρέπει να αναπτύσσονται σε λογιστικά πρότυπα και κανόνες που θα έχουν εφαρμογή στις δραστηριότητες των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Στο πλαίσιο αυτό, το άρθρο 133 του Δημοσιονομικού Κανονισμού ορίζει ότι ο υπόλογος της Επιτροπής, εγκρίνει τους λογιστικούς κανόνες και μεθόδους καθώς και το εναρμονισμένο λογιστικό σχέδιο που πρέπει να εφαρμόζουν όλα τα όργανα.

Δεν θα ήταν σωστό, οι υπεύθυνοι για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων να έχουν την αποκλειστική ευθύνη των αποφάσεων ως προς τα πρότυπα τα οποία θα ακολουθούνται στις εν λόγω καταστάσεις. Ο υπόλογος της Επιτροπής πρέπει να διαδραματίζει ήσσονος σημασίας ρόλο στην ανάπτυξη λογιστικών προτύπων. Ωστόσο, στον προσδιορισμό των υποχρεώσεων αυτών πρέπει να συμμετέχουν και οι άλλοι χρήστες των λογαριασμών.

Προς τον σκοπό αυτόν, θα συσταθεί μια συμβουλευτική επιτροπή λογιστικών προτύπων. Τα καθήκοντά της θα είναι:

- να εκδίδει ανεξάρτητη επαγγελματική γνώμη ως προς τα λογιστικά πρότυπα και κανόνες που προτείνει ο υπόλογος της Επιτροπής,

- να συμβουλεύει τον υπόλογο της Επιτροπής ως προς την εφαρμογή των αρχών και προτύπων χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.

Η συμβουλευτική επιτροπή θα διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό και την εναρμόνιση των λογιστικών προτύπων και κανόνων καθώς και στον προσδιορισμό του εννοιολογικού λογιστικού πλαισίου. Ο υπόλογος της Επιτροπής θα εγκρίνει τα λογιστικά πρότυπα και κανόνες αφού πρώτα συμβουλευθεί του υπόλογους των άλλων οργάνων και φορέων, καθώς και την συμβουλευτική επιτροπή.

Η συμβουλευτική επιτροπή θα περιλαμβάνει τουλάχιστον τους εξής εκπροσώπους:

- τον υπόλογο της Επιτροπής ,

- τον υπόλογο ενός άλλου οργάνου,

- τον υπόλογο ενός οργανισμού περιλαμβανόμενου στο πεδίο της ενοποίησης [9],

[9] Άρθρο 185 του Δημοσιονομικού Κανονισμού (1605/2002 της 25ης Ιουνίου 2002).

- εκπρόσωπο της Κεντρικής Οικονομικής Υπηρεσίας, ειδικό σε θέματα οικονομικών κανονιστικών ρυθμίσεων και εκπαιδευμένο σε θέματα λογιστικής,

- εκπρόσωπο της μονάδας ΓΔ MARKT/F3 "Χρηματοοικονομικές εκθέσεις και εταιρικό δίκαιο" ,

- εκπρόσωπο της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου,

- δύο εξωτερικούς αναγνωρισμένους εμπειρογνώμονες σε θέματα δημόσιας λογιστικής.

Συμβουλές μπορεί να παράσχει η νομική υπηρεσία. Το δίκτυο των αρμοδίων για θέματα λογιστικής στις ΓΔ συμμετέχει στις διαβουλεύσεις πριν υποβληθούν τα πρότυπα στη συμβουλευτική επιτροπή προς έγκριση.

Θα προταθεί στο Ελεγκτικό Συνέδριο να συμμετάσχει στην εν λόγω συμβουλευτική επιτροπή επειδή παρότι είναι σημαντικό να διατηρήσουν οι ελεγκτές την ανεξαρτησία τους, τα οφέλη από την ανάπτυξη μιας σχέσης συνεργασίας με τον ελεγκτή από την αρχή της μεταβατικής διαδικασίας είναι πολλά. Ο ελεγκτής είναι απίθανο να διαβεβαιώσει ότι ένα συγκεκριμένο σύστημα ή διαδικασία ανταποκρίνεται απολύτως στις απαιτήσεις του ελέγχου. Μπορεί, όμως, να παράσχει χρήσιμες συμβουλές όσον αφορά τα κριτήρια που θα χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση του συστήματος ή της διαδικασίας [10].

[10] Μελέτη της IFAC αριθ.14 κεφάλαιο 2, σημείο 2.30

I.5.1.3. Προσαρμογή του λογιστικού σχεδίου

Το λογιστικό σχέδιο είναι ένα σύστημα κωδικών που χρησιμεύει στην ταξινόμηση και κωδικοποίηση πράξεων και γεγονότων μέσα στο λογιστικό σύστημα.

Το λογιστικό σχέδιο θα εξεταστεί λεπτομερώς για να διαπιστωθούν οι προσαρμογές που είναι απαραίτητες για την εγγραφή όλων των λογιστικών γεγονότων ούτως ώστε να αντικατοπτρίζονται στους λογαριασμούς όλα τα νέα στοιχεία όσον αφορά τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις, το κόστος και τα έσοδα καθώς και τις ενδεχόμενες απαιτήσεις και υποχρεώσεις.

Το νέο κεντρικό λογιστικό σχέδιο θα πρέπει :

- να ανταποκρίνεται στις ανάγκες τόσο επί μέρους όσο και κεντρικών οντοτήτων,

- να παρέχει μια ομοιόμορφη δομή για την κωδικοποίηση οικονομικών συναλλαγών,

- να παρέχει ευελιξία στις επί μέρους οντότητες να το προσαρμόζουν στις ιδιαίτερες ανάγκες τους.

- να περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τον υπολογισμό του οικονομικού αποτελέσματος.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Η δομή του λογιστικού σχεδίου θα καθορίζεται με βάση τα διάφορα λογιστικά γεγονότα που διαπιστώνονται εντός των επιχειρησιακών ΓΔ.

Ο υπόλογος της Επιτροπής θα εγκρίνει το νέο λογιστικό σχέδιο που θα ισχύει για όλες τις ΓΔ, τα όργανα και τις υπηρεσίες.

I.5.1.4. Προσδιορισμός του γενεσιουργού γεγονότος

Το γενεσιουργό γεγονός είναι το βασικό στοιχείο της μετάβασης στη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων.

Οι πράξεις πρέπει να αναγνωρίζονται όταν πραγματοποιούνται και όχι κατά την είσπραξη ή καταβολή ενός χρηματικού ποσού. Στα λογιστικά βιβλία, τα λογιστικά γεγονότα εγγράφονται στο οικονομικό έτος στο οποίο αντιστοιχούν. Στοιχεία αναγνωριζόμενα κατ' αυτόν τον τρόπο στους λογαριασμούς συνιστούν περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις, δαπάνες και έσοδα και ενδεχόμενες απαιτήσεις και ενδεχόμενες υποχρεώσεις.

Από άποψη όγκου των πράξεων, οι δαπάνες αποτελούν το στοιχείο όπου η αναγνώριση του γενεσιουργού γεγονότος και, κατ' επέκταση, ο ορισμός του έχουν ιδιαίτερη σημασία. Στόχος είναι να εναρμονισθούν οι σχετικοί κανόνες.

Μια πρώτη ανάλυση έδειξε την ύπαρξη διαφορετικών πρακτικών στον δημόσιο τομέα. Υπάρχουν, ωστόσο, κοινά σημεία που συνίστανται στο ότι πρέπει να επιτρέπονται οι μεταφορές, να πληρούνται τα κριτήρια επιλεξιμότητας και να είναι δυνατή η εύλογη εκτίμηση των ποσών.

Οι απαντήσεις στο ερωτηματολόγιο που εστάλη στις ΓΔ (βλ. σημείο 5.2.1) θα καταστήσουν ευκολότερο τον προσδιορισμό του γενεσιουργού γεγονότος. Οι αρχικές συζητήσεις μεταξύ λογιστικών τμημάτων και διατακτριών υπηρεσιών έδειξαν ότι η ερμηνεία των προτύπων ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με το τμήμα της υπηρεσίας, τον τομέα δραστηριότητας και το είδος της διαχείρισης (άμεση ή κοινή).

Συνοπτικά, το γεγονός που δημιουργεί απαιτήσεις και έσοδα και οφειλές και έξοδα μένει να προσδιοριστεί.

Η σύνδεση του γεγονότος που δημιουργεί δαπάνη με τους λογαριασμούς συζητείται περαιτέρω στο σημείο 5.2.5: "Σύνδεση μεταξύ Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων και λογαριασμών".

Συνέπειες για τις ΓΔ

Αφενός μεν αξίζει να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στο εννοιολογικό πεδίο όσον αφορά τις δαπάνες, αφετέρου δε, για την ΓΔ Προϋπολογισμού, σε συνεργασία με τις υπόλοιπες ΓΔ, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εγκρίνει το περιεχόμενο των προτύπων για όλα τα λογιστικά στοιχεία που συνιστούν περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις, δαπάνες και εισοδήματα καθώς και ενδεχόμενες απαιτήσεις και ενδεχόμενες υποχρεώσεις.

Εκτός από τον ορισμό της έννοιας, οι ΓΔ θα πρέπει, στο μέλλον, να εισάγουν όλα τα απαιτούμενα δεδομένα στο κεντρικό λογιστικό σύστημα, είτε απευθείας είτε μέσω των τοπικών τους συστημάτων, κατά την επέλευση του γενεσιουργού γεγονότος.

I.5.1.5. Επέκταση του πεδίου της ενοποίησης

Το πεδίο της ενοποίησης ορίζεται ως όλες οι εταιρείες ή οι φορείς που ανήκουν στον υπό ενοποίηση όμιλο.

Ενοποίηση είναι η διαδικασία της παρουσίασης των οικονομικών καταστάσεων όλων των οντοτήτων που συνθέτουν την παρέχουσα τις πληροφορίες οντότητα, ωσάν να επρόκειτο για τις οικονομικές καταστάσεις μίας οντότητας. Περιλαμβάνει την πρόσθεση όλων των στοιχείων γραμμή προς γραμμή και την διαγραφή όλων των πράξεων ή υπολοίπων μεταξύ των μελών της παρέχουσας τις πληροφορίες οντότητας. Οι οντότητες πρέπει να συμμορφώνονται στις πάγιες πολιτικές και ταξινομήσεις κατά την παροχή χρηματοοικονομικών πληροφοριών με σκοπό την ενοποίηση. Οι ενοποιημένες καταστάσεις περιλαμβάνουν σήμερα τους λογαριασμούς του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Διαμεσολαβητή, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου των ΕΚ, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών. Το κριτήριο που εφαρμόζεται για τον προσδιορισμό του πεδίου της ενοποίησης είναι βασικά το κριτήριο του ενιαίου προϋπολογισμού, όπου οι δαπάνες και τα έσοδα των προαναφερόμενων οργάνων περιλαμβάνονται σε έναν προϋπολογισμό, δηλαδή τον προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο τρέχον ορισμός του πεδίου ενοποίησης δεν ανταποκρίνεται στα διεθνή πρότυπα. Έχουν συσταθεί οργανισμοί της ΕΕ στους οποίους έχουν ανατεθεί ορισμένα από τα καθήκοντα που υπάγονται στις δραστηριότητες της ΕΕ και οι οποίοι χρηματοδοτούνται εξ ολοκλήρου ή εν μέρει από τον γενικό κοινοτικό προϋπολογισμό. Ως εκ τούτου είναι λογικό να θεωρηθεί ότι η Ευρωπαϊκή Ένωση είναι εκείνη η οποία ωφελείται από τις εν λόγω δραστηριότητες και ότι οι οργανισμοί αυτοί πρέπει να ενοποιηθούν, σύμφωνα με τα όσα αναφέρονται στο άρθρο 121 του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού το οποίο ορίζει ότι οι ενοποιημένοι λογαριασμοί πρέπει να περιλαμβάνουν τις οικονομικές καταστάσεις των οργάνων και των οργανισμών. Εκτός αυτού, το άρθρο 185 αναφέρει ότι η Επιτροπή θεσπίζει δημοσιονομικό κανονισμό-πλαίσιο των οργανισμών οι οποίοι δημιουργούνται από τις Κοινότητες, διαθέτουν νομική προσωπικότητα και λαμβάνουν πράγματι επιδοτήσεις που χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό. Οι οργανισμοί αυτοί εφαρμόζουν τους ίδιους λογιστικούς κανόνες με σκοπό την ενοποίηση των λογαριασμών τους με τους λογαριασμούς της Επιτροπής.

Συνέπειες για την ΓΔ Προϋπολογισμού, για τα όργανα και τους οργανισμούς της ΕΕ

Όλα τα όργανα και οργανισμοί της ΕΕ πρέπει να εφαρμόζουν τους λογιστικούς κανόνες και μεθόδους που ορίζει ο υπόλογος της Επιτροπής. Έχει δημιουργηθεί ένα φόρουμ συζήτησης με τους εν λόγω οργανισμούς, στην ίδια βάση με τις συναντήσεις που πραγματοποιούνται μεταξύ των υπολόγων της Επιτροπής και των άλλων θεσμικών οργάνων της ΕΕ. Πρέπει να εξασφαλιστεί ότι οι κανόνες κατάρτισης και παρουσίασης των οικονομικών καταστάσεων των εν λόγω οργανισμών θα είναι παρεμφερείς με εκείνους που εφαρμόζει το όργανο που κάνει την ενοποίηση.

Για την Επιτροπή και ιδίως για την ΓΔ Προϋπολογισμού, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καταβάλει μεγάλη προσπάθεια για να εξηγήσει, να αποκτήσει υποστήριξη για το νέο λογιστικό πλαίσιο, τα λογιστικά πρότυπα και τους κανόνες και να τα εναρμονίσει. Η επίτευξη συμφωνίας αποτελεί βασική προϋπόθεση επιτυχίας.

Το μεγαλύτερο μέρος της επιβάρυνσης που συνεπάγεται η θέσπιση των λογιστικών διαδικασιών και η ενοποίηση των λογαριασμών θα φέρει η ΓΔ Προϋπολογισμού.

Το έργο που θα αναλάβουν τα άλλα όργανα και οργανισμοί της ΕΕ θα είναι μεν παρόμοιας φύσεως με αυτό της Επιτροπής αλλά μικρότερης κλίμακας.

I.5.1.6. Οικονομικές καταστάσεις

Οι οικονομικές καταστάσεις αποτελούν σημαντικό στοιχείο του λογιστικού συστήματος. Σκοπός τους είναι να παρουσιάζουν πιστή εικόνα της οικονομικής κατάστασης όσον αφορά τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις, την εκτέλεση του προϋπολογισμού, τα αποτελέσματα της οντότητας και τις ετήσιες ταμειακές ροές.

Για εκπληρωθούν οι στόχοι αυτοί και με σκοπό τη συμμόρφωση των καταστάσεων αυτών με τις συστάσεις της IFAC, οι ετήσιοι λογαριασμοί των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων θα περιλαμβάνουν τα κάτωθι:

(1) Λογαριασμό Δημοσιονομικών Αποτελεσμάτων

(2) Ισολογισμό

(3) Λογαριασμό Οικονομικών Αποτελεσμάτων (νέο)

(4) Πίνακα Ταμειακών Ροών

(5) Κατάσταση Μεταβολών των ιδίων κεφαλαίων (νέο)

(6) Επεξηγηματικές σημειώσεις

I.5.2. Ενοποίηση των λογιστικών δεδομένων

I.5.2.1. Ανάλυση των λογιστικών γεγονότων και καθορισμός των αρχικών υπολοίπων

Επί του παρόντος, πρόσθετες λογιστικές πληροφορίες οι οποίες τηρούνται βάσει των διατάξεων του Εγχειριδίου Λογιστικής και Ενοποίησης διαβιβάζονται στο κεντρικό λογιστήριο στο τέλος του έτους για την κατάρτιση των λογαριασμών.

Για να αποκτήσει έναν πλήρη κατάλογο όλων των λογιστικών γεγονότων (τόσο εντός όσο και εκτός ισολογισμού) για ολόκληρη την Επιτροπή, η ΓΔ Προϋπολογισμού έστειλε ένα ερωτηματολόγιο στις υπόλοιπες ΓΔ, στις 17 Σεπτεμβρίου 2002, με σκοπό τον εντοπισμό των διαφόρων πράξεων που ενδέχεται να έχουν αντίκτυπο στους λογαριασμούς. Βάσει της έρευνας αυτής, θα καταρτισθεί κατάλογος όλων των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων καθώς και στοιχείων εκτός ισολογισμού. Με τις πληροφορίες που θα παράσχουν οι υπηρεσίες τα δεδομένα αυτά θα ενσωματωθούν στους λογαριασμούς.

Αυτή η συγκέντρωση πληροφοριών είναι το πρώτο βήμα για τον προσδιορισμό του αρχικού υπολοίπου που αποτελεί σημαντικότατη προϋπόθεση για την ενσωμάτωση των λογιστικών πράξεων που αφορούν περιουσιακά στοιχεία. Ο προσδιορισμός των αρχικών υπολοίπων θα απαιτήσει πλήρες κλείσιμο των λογαριασμών.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Ο υπολογισμός ενός συγκεκριμένου αρχικού υπολοίπου θα σημάνει αρκετό φόρτο για τις ΓΔ δεδομένου ότι οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου - οι οποίες υπάρχουν σε κάθε ΓΔ - θα πρέπει να εξασφαλίζουν την ακρίβεια και την πληρότητα των δεδομένων.

Προτού καταγραφούν οι διάφορες λογιστικές πράξεις των ΓΔ σύμφωνα με τις αρχές του νέου ολοκληρωμένου λογιστικού συστήματος, οι λογαριασμοί πρέπει να κλείνουν κανονικά, όπως συμβαίνει με το κλείσιμο των βιβλίων στις 31 Δεκεμβρίου, προκειμένου να ενσωματωθούν τα αρχικά υπόλοιπα στους λογαριασμούς.

I.5.2.2. Σύνδεση των γενικών λογαριασμών και των λογαριασμών του προϋπολογισμού με κωδικούς αντικειμένου ("object codes")

Προκειμένου να δημιουργηθεί ένα νέο ολοκληρωμένο λογιστικό πλαίσιο, οι πράξεις επί του προϋπολογισμού πρέπει να λάβουν νέα κωδικοποίηση ούτως ώστε οι πληροφορίες να μπορούν να μεταφέρονται άμεσα στους γενικούς λογαριασμούς. Αυτό θα γίνεται με κωδικούς αντικειμένου οι οποίοι θα συνδέονται με γραμμές του προϋπολογισμού, καθιστώντας έτσι δυνατή την αυτόματη και ορθή εγγραφή εσόδων και δαπανών στους λογαριασμούς.

Η μεταφορά πληροφοριών με τον τρόπο αυτό από τους λογαριασμούς του προϋπολογισμού στους γενικούς λογαριασμούς θα μειώσει κατά πολύ την ανάγκη για εξωλογιστική πληροφόρηση και για αναταξινόμηση και προσαρμογές των λογιστικών εγγραφών.

Πρέπει να γίνει ταξινόμηση των δαπανών και εσόδων από τον προϋπολογισμό Για τις δαπάνες αυτό θα βασίζεται σε διάφορά κριτήρια, οργανικά (ποιος κάνει τη δαπάνη;) οικονομικά (τι αφορά η δαπάνη) και λειτουργικά (για ποιο λόγο έγινε η δαπάνη). Τα έσοδα πρέπει επίσης να ταξινομηθούν με βάση κριτήρια οικονομικά και οργανικά. Η οικονομική ταξινόμηση αποτελεί ένα νέο στοιχείο ενώ η οργανική και η λειτουργική ταξινόμηση είναι ήδη διαθέσιμες.

Η οικονομική ταξινόμηση δαπανών και εσόδων θα διακρίνει μεταξύ τρεχουσών και δαπανών κεφαλαίου και εσόδων. Η ταξινόμηση αυτή θα επιτρέψει τη δημιουργία σαφέστερου δεσμού μεταξύ των λογαριασμών του προϋπολογισμού και των γενικών λογαριασμών, δεδομένου ότι οι τρέχουσες δαπάνες και τα τρέχοντα έσοδα θα συνδέονται με έξοδα και εισπράξεις του έτους, ενώ οι κεφαλαιουχικές δαπάνες θα συνδέονται με τα κονδύλια του ισολογισμού.

Η οργανική ταξινόμηση (ποιος κάνει τη δαπάνη;) επιτρέπει την κατανομή των πόρων του προϋπολογισμού στους διατάκτες και παρέχει στις ΓΔ τη δυνατότητα να καταρτίζουν τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας (μεταρρύθμιση, δράση 82). Η οργανική ταξινόμηση μπορεί, όμως, να γίνει λεπτομερέστερη με την πάροδο του χρόνου.

Η λειτουργική ταξινόμηση (για ποιο λόγο έγινε η δαπάνη) θα επιτρέψει την αξιολόγηση του επιπέδου οικονομίας, συντομίας και αποτελεσματικότητας στην επίτευξη των στόχων του οργάνου. Η διάρθρωση του προϋπολογισμού που βασίζεται στο ABB (Activity Based Budgeting - προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη λειτουργική ταξινόμηση.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα πρέπει να καταρτίσει ένα σχέδιο κωδικών αντικειμένου το οποίο οι υπόλοιπες ΓΔ θα πρέπει να εφαρμόσουν στο σύστημα. Οι διαχειριστές και οι διατάκτες, αφενός, θα κωδικοποιούν όλες τις συναλλαγές και, αφετέρου, θα ελέγχουν την κωδικοποίησή τους.

I.5.2.3. Ένταξη των ενδεχόμενων απαιτήσεων και των ενδεχόμενων υποχρεώσεων (στοιχεία εκτός ισολογισμού)

"Μια ενδεχόμενη απαίτηση ή υποχρέωση" είναι μια δυνατή απαίτηση ή υποχρέωση της οποίας η ύπαρξη θα επιβεβαιωθεί μόνον εφόσον συμβεί κάποιο αβέβαιο μελλοντικό γεγονός το οποίο δεν βρίσκεται εξ ολοκλήρου υπό τον έλεγχο της οντότητας [11].

[11] Ο πλήρης ορισμός βρίσκεται στο ΔΛΠ 37.

Τα στοιχεία αυτά πρέπει να εγγράφονται στους λογαριασμούς και τις οικονομικές καταστάσεις, πέραν εκείνων που αφορούν στον ισολογισμό και τον λογαριασμό αποτελεσμάτων.

Επί του παρόντος, τα περισσότερα δεδομένα που αφορούν ενδεχόμενες απαιτήσεις και ενδεχόμενες υποχρεώσεις παρέχονται από τις ΓΔ στα τέλη του έτους για το κλείσιμο των λογαριασμών και εγγράφονται στις αναλήψεις υποχρεώσεων εκτός ισολογισμού.

Οι τραπεζικές εγγυήσεις (που λαμβάνονται ή ενδεχομένως παρέχονται) αξίζουν ειδική μνεία δεδομένου ότι παρουσιάζουν ιδιαίτερα προβλήματα. Εκτός από το πρόβλημα της καταχώρισής τους υπάρχει και το θέμα της παρακολούθησης. Ένα ηλεκτρονικό σύστημα πρέπει να επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση από την άποψη αυτή, καθώς παρέχει ένα σύνδεσμο με τις τρέχουσες συμβάσεις, διεκπεραιώνει την ενεργοποίηση εγγυήσεων και την αφαίρεσή τους από λογαριασμούς κατά τη λήξη ισχύος τους ή την ακύρωσή τους.

Η απαιτούμενη στον τομέα αυτόν δράση περιλαμβάνει τα εξής:

- ανάλυση των ενδεχόμενων απαιτήσεων και των ενδεχόμενων υποχρεώσεων που θα περιλαμβάνονται στους λογαριασμούς σύμφωνα με διεθνή λογιστικά πρότυπα,

- εγγραφή των εν λόγω πράξεων στο λογιστικό σύστημα από τις διατάκτριες υπηρεσίες, είτε απευθείας είτε μέσω των τοπικών συστημάτων, χρησιμοποιώντας "λογαριασμούς εκτός ισολογισμού",

- προσαρμογή του συστήματος και του λογιστικού πλαισίου ώστε να περιλάβει τις εγγραφές αυτές στις οποίες δεν αντιστοιχεί κάποιο κονδύλιο του προϋπολογισμού. Η νέα λογιστική κλάση «0» θα αναφέρεται στους εν λόγω "λογαριασμούς εκτός ισολογισμού".

Συνέπειες για τις ΓΔ

Στο μέλλον οι ΓΔ θα είναι υπεύθυνες για τον εντοπισμό, τη διαχείριση και την τακτική εγγραφή ενδεχόμενων απαιτήσεων και υποχρεώσεων στο λογιστικό σύστημα.

Η διαχείριση των τραπεζικών εγγυήσεων συνεπάγεται κανονικά πρόσθετο φόρτο εργασίας αλλά θα επιτρέψει τη συστηματικότερη εφαρμογή της διαδικασίας αυτής για την ανάκτηση προχρηματοδοτήσεων.

I.5.2.4. Διαχείριση και εγγραφή στους λογαριασμούς της προχρηματοδότησης, των ενδιάμεσων πληρωμών και των τελικών πληρωμών

Στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων τους οι Ευρωπαϊκές Κοινότητες παρέχουν προχρηματοδότηση σε τρίτα μέρη η οποία σκοπό έχει την παροχή ρευστού χρήματος στους αποδέκτες. Τα ποσά αυτά πρέπει να συμψηφιστούν με ενδιάμεσες πληρωμές και την καταβολή του τελικού υπολοίπου ή με ένταλμα είσπραξης [12].

[12] Άρθρο 81 του Δημοσιονομικού Κανονισμού και άρθρο 102 του κανονισμού για τη θέσπιση των κανόνων εφαρμογής του Δημοσιονομικού Κανονισμού.

Προκειμένου να διασφαλιστεί η ορθή διαχείριση των κεφαλαίων που χορηγούνται κατ' αυτόν τον τρόπο και για να υπάρχει σαφής και πλήρης εικόνα της κατάστασης από πλευράς λογαριασμών, τα δεδομένα πρέπει να ενσωματωθούν στο ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα. Επισημαίνεται δε ότι όλες οι χορηγούμενες προχρηματοδοτήσεις πρέπει να συμψηφίζονται στους λογαριασμούς του προϋπολογισμού. Κατά την έκδοση των λογιστικών προτύπων, ο υπόλογος θα προσδιορίζει την προχρηματοδότηση που θα πρέπει να περιλαμβάνεται στο ενεργητικό του ισολογισμού.

Θα πρέπει να υπάρχει ένας σύνδεσμος μεταξύ του περιβάλλοντος των δαπανών και του περιβάλλοντος των εσόδων όταν η προχρηματοδότηση συμψηφίζεται με εισπράξεις.

Για την απόκτηση μιας πλήρους εικόνας της κατάστασης όσον αφορά την προχρηματοδότηση, οι νέες συμβάσεις πρέπει να περιλαμβάνουν διάταξη που θα υποχρεώνει τον συμβαλλόμενο να υποβάλει στην Επιτροπή περιοδικές εκθέσεις ως προς τη χρήση της προχρηματοδότησης. Στόχος είναι να είναι δυνατή η διαπίστωση των μεταβολών στην προχρηματοδότηση από τους λογαριασμούς.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ορθή εγγραφή και συμψηφισμός των προχρηματοδοτήσεων στους λογαριασμούς, κάθε ενδιάμεση πληρωμή και/ή καταβολή του τελικού υπολοίπου πρέπει να περιλαμβάνει ένδειξη του μέρους της προχρηματοδότησης με το οποίο συμψηφίζεται.

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα καταρτίσει μια διαδικασία συμψηφισμού/εκκαθάρισης των προχρηματοδοτήσεων η οποία θα τεθεί σε εφαρμογή το συντομότερο δυνατό. Οι ΓΔ, ωστόσο, έχουν προθεσμία μέχρι την 1η Ιανουαρίου 2005. το αργότερο, για να κάνουν μια αρχική απογραφή όλων των τρεχουσών προχρηματοδοτήσεων. Χάρη σε αυτό οι λογαριασμοί θα μπορούν να δώσουν μια ολοκληρωμένη εικόνα της κατάστασης όσον αφορά την προχρηματοδότηση για το 2005.

I.5.2.5. Σύνδεση μεταξύ Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων και λογαριασμών

Στο πλαίσιο του παρόντος συστήματος συστάθηκε ένα Κεντρικό Αρχείο Τιμολογίων. Κάθε ένταλμα πληρωμής απορρέει από ένα καταχωρούμενο τιμολόγιο. Ο μηχανισμός αυτός ο οποίος καθιστά ευκολότερη την παρακολούθηση των προθεσμιών εξόφληση, θα διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στη μετάβαση προς το σύστημα της αυτοτέλειας των χρήσεων για απαιτήσεις και οφειλές.

Το Κεντρικό Αρχείο Τιμολογίων θα πρέπει να συνδεθεί με τους γενικούς λογαριασμούς ούτως ώστε να εγγράφονται οι οφειλές στους λογαριασμούς μόλις πραγματοποιηθούν.

Πρέπει να σημειωθεί ότι ο όρος "τιμολόγιο" χρησιμοποιείται στο πλαίσιο της Επιτροπής με ευρύτερη έννοια από τα τιμολόγια που λαμβάνονται από τρίτους. Αναφέρεται σε κάθε αίτημα πληρωμής που τελικά οδηγεί στην καταβολή κεφαλαίων.

Γενικά, όλες οι δαπάνες πρέπει να καταχωρίζονται στο Κεντρικό Αρχείο Τιμολογίων. Καμία πληρωμή δεν θα εγκρίνεται αν δεν έχει καταχωριστεί η αίτηση πληρωμής. Θα υπάρχουν εξαιρέσεις για ειδικές περιπτώσεις όπως οι μισθοί του προσωπικού [13].

[13] Η σκοπιμότητα της χρήσης του Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων για τις πληρωμές που πραγματοποιούν οι αντιπροσωπείες της Επιτροπής δεν έχει ακόμη μελετηθεί.

Η καταχώριση των αιτήσεων πληρωμών στο Κεντρικό Αρχείο Τιμολογίων θα επιτρέψει να υπάρχουν πλήρη στοιχεία όσον αφορά το συνολικό ύψος των οφειλών προς τρίτους και την αντιστοίχηση εγγεγραμμένων στους γενικούς λογαριασμούς απαιτήσεων (κατά την επέλευση του γενεσιουργού γεγονότος) με πραγματοποιηθείσες δαπάνες από τον προϋπολογισμό (κατά την πραγματοποίηση πληρωμών).

Το υπόλοιπο των λογαριασμών προμηθευτών θα περιλαμβάνει μη εξοφληθείσες αιτήσεις πληρωμής.

Πέραν αυτού, σημειώνεται ότι ο τρέχων "φάκελος τρίτου μέρους" που βασίζεται σε τραπεζικούς λογαριασμούς θα πρέπει να μετατραπεί σε "φάκελο προμηθευτή" βάσει των νομικών προσώπων (βλ. σημείο Ι. 5.2.6).

Συνέπειες για τις ΓΔ

Ο γενικός κανόνας είναι ότι πρέπει πάντοτε να αποστέλλεται στην Επιτροπή επίσημη αίτηση πληρωμής και ότι η χρήση του Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων είναι υποχρεωτική.

Πρέπει να θεσπιστούν κανόνες όσον αφορά το τι συνιστά το ισοδύναμο μιας "αίτησης πληρωμής" σε ορισμένους τομείς που δεν έχουν ακόμη καθοριστεί.

Οι ΓΔ πρέπει να εξασφαλίσουν ότι τα στοιχεία που θα καταχωρίζονται στο αρχείο τιμολογίων συμφωνούν απολύτως με τα αποδεικτικά έγγραφα. Μπορούν να εισαγάγουν τα δεδομένα αυτά είτε απευθείας στο Κεντρικό Αρχείο Τιμολογίων είτε μέσω μιας διεπαφής με τα τοπικά συστήματα.

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα αναπτύξει το σύνδεσμο μεταξύ Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων και λογαριασμών. Θα παράσχει στις ΓΔ τα εργαλεία που είναι απαραίτητα για τη συμφωνία της εκτέλεσης του προϋπολογισμού (σε ταμειακή βάση) με τους γενικούς λογαριασμούς (αυτοτέλεια των χρήσεων) και τον υπολογισμό του ύψους των πληρωμών που εκκρεμούν έναντι κάθε προμηθευτή.

Η χρησιμοποίηση του Κεντρικού Αρχείου Τιμολογίων για τις δαπάνες θα καταστεί υποχρεωτική, με εξαίρεση ορισμένες περιπτώσεις όπου το χρονικό διάστημα που παρεμβάλλεται μεταξύ της πραγματοποίησης της δαπάνης και της εξόφλησης της οφειλής είναι πολύ μικρό.

I.5.2.6. Απαιτήσεις και φάκελοι πελατών και προμηθευτών

Όλες οι απαιτήσεις που θεωρούνται βέβαιες, δεδομένου ποσού και πληρωτέες πρέπει να ελέγχονται και να εγγράφονται στους λογαριασμούς. Επί του παρόντος οι σχετικές λογιστικές εγγραφές πραγματοποιούνται μέσω ενταλμάτων είσπραξης.

Στο εξής, θα είναι απαραίτητο να γίνεται διάκριση μεταξύ διαφόρων κατηγοριών απαιτήσεων και ενεχόμενων τρίτων.

Απαιτείται κριτική ανάλυση δεδομένου ότι το τρέχον λογιστικό σύστημα οδηγεί σε διπλές εγγραφές που πρέπει να διαγράφονται κατά το κλείσιμο των λογαριασμών.

Η λογιστική μεταχείριση των απαιτήσεων πρέπει να αναλυθεί. Θα δημιουργηθούν διάφορες κατηγορίες ενταλμάτων είσπραξης, ανάλογα με το αν συνεπάγονται αξίωση που αφορά ίδιους πόρους, αξίωση που αφορά ένα πρόστιμο στο πλαίσιο του ελεύθερου ανταγωνισμού, την είσπραξη ενός ποσού από τρίτο μέρος (π.χ. από μέλη του προσωπικού) ή αξίωση επιστροφής περιουσιακού στοιχείου (π.χ. στην περίπτωση χορήγησης δανείων).

Θα χρειαστεί, επίσης, να γίνει διάκριση ανάλογα με τον πελάτη. Μπορεί να πρόκειται για πραγματικό "πελάτη" ο οποίος καταβάλλει ένα ποσό στην Επιτροπή (π.χ. στην περίπτωση προστίμου) ή για έναν "προμηθευτή" προς τον οποίο η Επιτροπή είχε καταβάλει ένα ποσό για την εκτέλεση ενός προγράμματος και ο οποίος οφείλει να επιστρέψει το πλεονασματικό υπόλοιπο σε αυτήν.

Η μεταχείριση των διαφόρων αυτών κατηγοριών τρίτων πρέπει να υποστεί ανάλυση. Ένας η περισσότεροι φάκελοι θα περιλαμβάνουν τους προμηθευτές και τους πελάτες. Στο πλαίσιο αυτό, τα τρίτα μέρη θα αναγνωρίζονται με βάση τη νομική τους υπόσταση. Προς το παρόν ο φάκελος τρίτων βασίζεται στους τραπεζικούς λογαριασμούς των εταίρων.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Οι ΓΔ θα πρέπει να ονομάζουν το είδος των απαιτήσεων καθώς και το είδος του τρίτου μέρους κατά την υποβολή εντάλματος είσπραξης.

Ο τρέχων φάκελος τρίτων μερών πρέπει να προσαρμοστεί ώστε να περιλάβει τα νομικά πρόσωπα με τα οποία συναλλάσσεται η Επιτροπή. Η τρέχουσα βάση δεδομένων αντισυμβαλλομένων (Icon-DB) πρέπει επίσης να προσαρμοστεί αναλόγως ώστε να αποφευχθεί η διπλή καταχώριση δεδομένων.

I.5.3. Η οργάνωση του εσωτερικού ελέγχου των λογιστικών δεδομένων

I.5.3.1. Επέκταση του εσωτερικού ελέγχου σε κάθε ΓΔ ώστε να καλύπτει και λογιστικές πτυχές

Ένα βασικό μέσο για την εξασφάλιση της αξιοπιστίας της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης είναι η ένταξη των λογιστικών πράξεων στο πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου. Στο πλαίσιο της μεταρρύθμισης, ο εσωτερικός έλεγχος αποκτά ευρύτερη έννοια, ως το σύνολο των πολιτικών και διαδικασιών που καταστρώνονται και τίθενται σε εφαρμογή από τη διοίκηση του οργανισμού με σκοπό να εξασφαλιστεί κυρίως η διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων και πληροφοριών, η ποιότητα των λογιστικών βιβλίων και η έγκαιρη παραγωγή αξιόπιστων χρηματοοικονομικών και διαχειριστικών πληροφοριών.

Το χαρακτηριστικό αυτό των λογιστικών βιβλίων δεν σχετίζεται μόνον με τους ετήσιους ενοποιημένους λογαριασμούς αλλά και με την ετήσια δήλωση και ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Σε αυτήν οι Γενικοί Διευθυντές και οι Επικεφαλής Υπηρεσιών πρέπει να δηλώσουν ότι σε λογικά πλαίσια είναι βέβαιοι ότι οι πόροι χρησιμοποιήθηκαν για τους σκοπούς για τους οποίους προορίζονταν και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής οικονομικής διαχείρισης (αποτελεσματικότητα και οικονομία και ότι τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου εγγυώνται τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών.

Μεταξύ των δράσεων για τη συμπερίληψη της λογιστικής διάστασης στο πλαίσιο αυτό περιλαμβάνονται τα εξής:

- το διαδικαστικό εγχειρίδιο της Κεντρικής Οικονομικής Υπηρεσίες, όσον αφορά τη λογιστική και τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση πρέπει να ενσωματώσει τα θέματα που σχετίζονται με τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού πλαισίου στους κινδύνους αυτούς και τους ελέγχους για την αντιμετώπισή τους,

- οι οδηγοί για τους κύριους και δευτερεύοντες διατάκτες πρέπει να τροποποιηθούν ούτως ώστε να προσαρμοστούν με το εκσυγχρονισμένο λογιστικό πλαίσιο,

- το μελλοντικό σύστημα πρέπει να εγγυάται τη μέγιστη δυνατή ποιότητα των εισαγόμενων στο σύστημα δεδομένων και έτσι να ενισχύει τον εσωτερικό έλεγχο,

- κατά την αυτοαξιολόγηση που πραγματοποιείται στο πλαίσιο του εσωτερικού ελέγχου και της εκτίμησης των κινδύνων, πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις τροποποιημένες αυτές οδηγίες, διαδικαστικά εγχειρίδια και όλες τις συναφείς διαδικασίες

- οι εκ των προτέρων έλεγχοι από μέρους των ΓΔ πρέπει να ενσωματώσουν τις αλλαγές που επήλθαν με τον εκσυγχρονισμό του λογιστικού πλαισίου.

I.5.3.2. Αποδεικτικά στοιχεία για τα υπόλοιπα του ισολογισμού μέσω απογραφών

Όσον αφορά τους εσωτερικούς ελέγχους για την εξασφάλιση της αξιοπιστίας των λογιστικών πληροφοριών, είναι πολύ σημαντικό να αποδεικνύονται τα λογιστικά υπόλοιπα όλων των λογαριασμών με απογραφές.

Στους κύκλους των λογιστών είναι γενικά παραδεκτό ότι κάθε νομικό πρόσωπο πρέπει, τουλάχιστον άπαξ του έτους, να προβαίνει σε πιστή και συντηρητική καταγραφή, έλεγχο, εξέταση και αποτίμηση προκειμένου να καταρτίσει, σε δεδομένη ημερομηνία, πλήρη απογραφή των πάσης φύσεως περιουσιακών στοιχείων και απαιτήσεών της, καθώς και των κάθε είδους οφειλών, υποχρεώσεων και δεσμεύσεων που συνδέονται με τις δραστηριότητές της και τους ίδιους πόρους τους οποίους διαθέτει για την κάλυψή τους. Η απογραφή, συνεπώς, δεν πρέπει να περιορίζεται απλώς στα φυσικά αποθέματα και τις ενσώματες ακινητοποιήσεις.

Από κοινού με το ημερολόγιο και το γενικό καθολικό, το βιβλίο αποθεμάτων είναι ένα από τα λογιστικά βιβλία που απαιτούνται βάσει των λογιστικών οδηγιών και των εθνικών λογιστικών νομοθεσιών.

Το βιβλίο αποθεμάτων περιλαμβάνει τις απογραφές και τους κανόνες αποτίμησης. Η απογραφή έχει δύο πτυχές:

- φυσική : διαπίστωση της ύπαρξης περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων , και

- ποιοτική: αξία που αποδίδεται στα διάφορα στοιχεία, απόσβεση ή προσαρμογή της αξίας, προβλέψεις κλπ.

Οι πληροφορίες όσον αφορά τα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις του οργάνου παρουσιάζονται, γενικά, σε τρεις διαφορετικές διαστάσεις: πραγματικότητα, διαχειριστική βάση δεδομένων και λογαριασμοί.

- πραγματικότητα: φυσικά αγαθά και τίτλοι ιδιοκτησίας, συμβάσεις και συμφωνίες, αποφάσεις της Επιτροπής, αποφάσεις του Δικαστηρίου των ΕΚ κλπ.

- βάση δεδομένων: πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για διαχειριστικούς και λογιστικούς σκοπούς όπως ημερομηνίες, αριθμητικά στοιχεία απογραφής, προμηθευτές, περιγραφές, αποδεικτικά έγγραφα, δελτία παραγγελιών κλπ.

- λογαριασμοί: ημερήσιες εγγραφές πράξεων και υπόλοιπα των λογαριασμών.

Συγκεκριμένο παράδειγμα υπάρχει στο παράρτημα B.

Η απαιτούμενη κατά την απογραφή προσέγγιση περιλαμβάνει τη συμφωνία των τριών αυτών διαστάσεων. Μια αποτελεσματική απογραφή συγκρίνει περιοδικά τις πράξεις στις τρεις αυτές διαστάσεις και αποτελεί το υπόβαθρο προσαρμογών και διόρθωσης των διαφορών που ενδεχομένως διαπιστώνονται [14].

[14] Οι κανόνες εφαρμογής του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού προβλέπουν ένα τριετές πρόγραμμα επαλήθευσης για την άσκηση των ελέγχων απογραφής. Άρθρο 224 - Έλεγχοι του βιβλίου απογραφής (Άρθρο 138 του Δημοσιονομικού Κανονισμού) : Οι έλεγχοι του βιβλίου απογραφής από τα κοινοτικά θεσμικά όργανα διενεργούνται κατά τρόπο που να επιβεβαιώνει τη φυσική ύπαρξη κάθε περιουσιακού στοιχείου και την αντιστοίχηση του με την εγγραφή στο βιβλίο απογραφής. Οι έλεγχοι αυτοί πραγματοποιούνται στο πλαίσιο τριετούς προγράμματος επαληθεύσεων.

Επί του παρόντος, οι διατάκτριες υπηρεσίες και οι λογιστικές υπηρεσίες δεν διαθέτουν πρόσβαση και στις τρεις διαστάσεις ταυτόχρονα. Οι διατάκτριες υπηρεσίες έχουν πρόσβαση μόνον στην "πραγματικότητα" και στη διαχειριστική βάση δεδομένων (οι λογιστικές αποτιμήσεις σπάνια καταγράφονται στις βάσεις δεδομένων). Οι λογιστικές υπηρεσίες έχουν πρόσβαση μόνον στα υπόλοιπα και στις πράξεις που υπάρχουν στο γενικό καθολικό και το ημερολόγιο και ορισμένες φορές υποχρεούνται να κάνουν εγγραφές στους λογαριασμούς βάσει μη λογιστικών πληροφοριών προερχόμενων από διαχειριστικές απογραφές. Η ανοικτή πρόσβαση στα στοιχεία και ο έλεγχός τους είναι βασικές παράμετροι για την εξασφάλιση της αξιοπιστίας των υπολοίπων των λογαριασμών.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Η βάση προσδιορισμού των κανόνων αποτίμησης για τα διάφορα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις περιγράφεται στο σημείο I.5.1.1.: "Προσδιορισμός των λογιστικών προτύπων που θα εφαρμόζονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες". Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα καθορίσει το ελάχιστο επίπεδο εσωτερικού ελέγχου για τις απογραφές: καταρτιστέα έγγραφα, εξουσιοδοτημένα άτομα, διπλή καταμέτρηση, διακοπή εισόδου και εξόδου αποθεμάτων κατά τη διάρκεια της απογραφής κλπ.

Οι διατάκτριες υπηρεσίες θα χρειάζονται πρόσβαση στο γενικό καθολικό ώστε να είναι σε θέση να ελέγχουν, ανά πάσα στιγμή, τα υπόλοιπα και τις πράξεις που συνδέονται με τα περιουσιακά στοιχεία που έχουν υπό τη διαχείρισή τους. Ειδικότερα, οι ΓΔ θα πρέπει:

- να προβούν σε φυσική απογραφή ούτως ώστε να προσδιορίσουν το αρχικό υπόλοιπο για τα διάφορα περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις καθώς και για τις ενδεχόμενες απαιτήσεις και ενδεχόμενες υποχρεώσεις,

- να καθορίσουν ειδικές διαδικασίες απογραφής στο εσωτερικό τους, μετά από αυτοαξιολόγηση των κινδύνων που συνδέονται με την αποτίμηση των δικών τους περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων,

- να αναλύσουν, στο πλαίσιο των προτύπων εσωτερικού ελέγχου, τον καταμερισμό των καθηκόντων μεταξύ των υπαλλήλων που εγκρίνουν τις συναλλαγές, εκείνων που έχουν την ευθύνη της διαφύλαξης των περιουσιακών στοιχείων και εκείνων που είναι υπεύθυνοι για την απογραφή.

I.5.3.3. Πιστοποίηση των τοπικών συστημάτων.

Το άρθρο 61 του νέου Δημοσιονομικού Κανονισμού αναφέρει ότι ο υπόλογος είναι υπεύθυνος για τον καθορισμό και την επικύρωση των λογιστικών συστημάτων καθώς και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, την επικύρωση των συστημάτων που καθορίζονται από το διατάκτη και προορίζονται για την παροχή ή την αιτιολόγηση των λογιστικών πληροφοριών.

Όταν τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης που καθορίζονται από τον διατάκτη παρέχουν πληροφορίες για τη λογιστική της Επιτροπής, ή όταν απαιτούνται για την αιτιολόγηση πληροφοριών, ο υπόλογος πρέπει να συγκατατεθεί στον καθορισμό του καθώς και στην τροποποίησή τους.

Επίσης, οι διατάκτες πρέπει να συμβουλεύονται τον υπόλογο ως προς τον καθορισμό και την τροποποίηση των συστημάτων απογραφής καθώς και την αποτίμηση περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.

Σήμερα, η επικύρωση γίνεται με την επικύρωση των διεπαφών μεταξύ τοπικών συστημάτων και κεντρικού συστήματος. Το 2005 ο υπόλογος θα πρέπει να επαληθεύσει την ικανότητα των τοπικών συστημάτων να παρέχουν στο κεντρικό σύστημα δεδομένα που συμμορφώνονται με τους νέους λογιστικούς κανόνες. Μετά την επαλήθευση αυτή, το κεντρικό σύστημα δεν θα δέχεται πλέον δεδομένα από μη επικυρωμένα τοπικά συστήματα.

Ο τρόπος μεταχείρισης των δεδομένων αποτελεί ευθύνη του διατάκτη. Ο διατάκτης απαιτεί λογιστικές πληροφορίες που είναι διαθέσιμες, πλήρεις, αξιόπιστες και αναγκαίες για την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων σύμφωνα με τα νέα πρότυπα βάσει των αρχών της ενσωμάτωσης των δεδομένων και της μεθόδου της αυτοτέλειας των χρήσεων.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Η ΓΔ Προϋπολογισμού πρέπει να εντοπίζει τα τοπικά συστήματα που χρησιμοποιούνται στην Επιτροπή και πρέπει να επικυρωθούν από τον υπόλογο. Προς τον σκοπό αυτόν, η ΓΔ Προϋπολογισμού πρέπει να διαθέτει τους αναγκαίους ελεγκτικούς πόρους για την πιστοποίηση των συστημάτων αυτών. Κατ' αρχήν, η πιστοποίηση των τοπικών συστημάτων θα γίνεται από εξωτερικές εταιρείες ελεγκτών.

Οι ΓΔ πρέπει να εξασφαλίσουν ότι το τοπικό τους σύστημα θα προσαρμοσθεί εγκαίρως ώστε να παρέχει τα στοιχεία που απαιτούνται από το νέο λογιστικό πλαίσιο το οποίο θα προσδιορίσει αρκετά νωρίτερα η ΓΔ Προϋπολογισμού.

I.5.3.4. Λογιστικές πληροφορίες από ΓΔ

Οι διατάκτριες ΓΔ θα φέρουν εξ ολοκλήρου την ευθύνη των λογιστικών τους διαδικασιών. Οι υπηρεσίες πρέπει να έχουν πρόσβαση σε διαχειριστικές πληροφορίες υψηλής ποιότητας που πρέπει να είναι ακριβείς, σαφείς, χρήσιμες, εύκολα προσβάσιμες, πλήρεις και ενήμερες.

Η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων κάθε ΓΔ πρέπει να περιλαμβάνει τόσο τους ετήσιους λογαριασμούς όσο και δήλωση του Γενικού Διευθυντή με την οποία πιστοποιείται ότι διεξάγονται επαρκείς εσωτερικοί έλεγχοι και ότι οι διαθέσιμοι πόροι διατέθηκαν για τους σκοπούς για τους οποίους προορίζονταν.

Εκτός από τις διαχειριστικές πληροφορίες, η αιτιολόγηση με απογραφή για όλους τους λογαριασμούς που περιλαμβάνονται στον ισολογισμό θα απαιτήσει την ανάλυση των υπολοίπων των λογαριασμών ανά αρμόδιο τμήμα-διατάκτη. Το εφαρμοστέο σύστημα, επομένως, πρέπει να επιτρέπει την ανάλυση υπολοίπων και λογιστικών πράξεων ανά διατάκτη.

Συνέπειες για τις ΓΔ

ΟΙ ΓΔ πρέπει να διαθέσουν τους απαραίτητους πόρους για την ανάλυση και την παροχή αποδεικτικών στοιχείων για τα λογιστικά δεδομένα.

Η ΓΔ Προϋπολογισμού θα παραχωρήσει στις επιχειρησιακές ΓΔ ένα εύχρηστο σύστημα εκμετάλλευσης λογιστικών δεδομένων ανά ΓΔ. Θα ληφθούν υπόψη οι ανάγκες των ΓΔ από πλευράς διαχειριστικών πληροφοριών.

I.5.4. Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση των ενδιαφερομένων

Βασικό παράγοντα για την ομαλή λειτουργία του μελλοντικού συστήματος θα είναι η λήψη κατάλληλων εκπαιδευτικών και ενημερωτικών μέτρων για όσους ασχολούνται με τα ζητήματα αυτά.

Ευαισθητοποίηση

Οι προσπάθειες θα πρέπει να εστιαστούν όχι μόνον στις τεχνικές πτυχές αλλά και στην ανάγκη να αναπτυχθεί μια λογιστική αντίληψη σε όλες τις ΓΔ. Για να έχει το νέο λογιστικό πλαίσιο το επιθυμητό αποτέλεσμα, πρέπει όλοι οι ενδιαφερόμενοι για τα θέματα αυτά στις επιχειρησιακές υπηρεσίες να συνειδητοποιήσουν τη σημασία που έχει η παραγωγή αξιόπιστων και πλήρων λογιστικών πληροφοριών και να έχουν επίγνωση των ευθυνών τους στον τομέα αυτόν.

Ήδη γίνονται ενέργειες για την ευαισθητοποίηση των υπαλλήλων στις υπηρεσίες της Επιτροπής μέσω του δικτύου των υπευθύνων οικονομικών μονάδων (RUF) και της σύστασης ομάδων εργασίας για την προπαρασκευή του υπομνήματος του Ιουλίου και της παρούσας ανακοίνωσης. Τα υπόλοιπα όργανα, οι οργανισμοί καθώς και οι υπηρεσίες της ίδιας της Επιτροπής θα τηρούνται δεόντως ενήμερες ως προς την πρόοδο στο θέμα αυτό.

Εκπαίδευση

Η απαιτούμενη εκπαίδευση καλύπτει διάφορους τομείς.

Κατά τη διάρκεια της μετάβασης στο νέο λογιστικό πλαίσιο, θα καθοριστούν οι ομάδες προσωπικού με παρεμφερείς εκπαιδευτικές ανάγκες. Για να προσδιοριστούν οι ανάγκες αυτές οι επιχειρησιακές υπηρεσίες θα καταρτίσουν δήλωση διαθέσιμων ικανοτήτων η οποία θα συγκριθεί με τον κατάλογο ικανοτήτων που απαιτούνται βάσει της μεταρρύθμισης. Οι ανάγκες μπορούν να εκφράζονται σε όρους παραγωγής και αναγκαίων δράσεων ή με διαβάθμιση.

Σε κάθε περίπτωση θα παρασχεθούν δύο είδη εκπαίδευσης: γενικά μαθήματα, αφενός, και συμπληρωματικά, αφετέρου, προσαρμοσμένα στις ειδικές ανάγκες των ΓΔ που διαχειρίζονται ιδιάζοντα λογιστικά γεγονότα. Η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της εκπαίδευσης θα επιτρέψει να διαπιστωθεί αν απαιτείται περαιτέρω εκπαίδευση.

Θα απαιτηθεί συνεχής εκπαίδευση με σταθερό ρυθμό, ούτως ώστε να καλυφθούν οι ανάγκες που θα απορρεύσουν από τις αλλαγές στις εφαρμοζόμενες μεθόδους και συστήματα, την κινητικότητα του προσωπικού και την πρόσληψη νέου προσωπικού.

Προσλήψεις

Οι ανάγκες προσλήψεων από πλευράς εξωτερικού προσωπικού με λογιστικά προσόντα πρέπει να υπολογισθούν εκ των προτέρων, εξαιτίας του χρόνου που απαιτεί η οργάνωση διαγωνισμών. Οι περιγραφές καθηκόντων πρέπει να επικαιροποιηθούν βάσει των συντελούμενων μεταρρυθμίσεων.

Δίκτυο

Η προσπάθεια ενημέρωσης του προσωπικού των διατακτριών υπηρεσιών μπορεί να ενισχυθεί με διάφορες νέες ρυθμίσεις. Σε κάθε ΓΔ θα ορισθεί ένας ανταποκριτής σε θέματα λογιστικής και θα δημιουργηθεί ένα δίκτυο των υπευθύνων για τη λογιστική κατ' αναλογία του δικτύου των οικονομικών μονάδων. Ένας εύκολος τρόπος για να δοθούν απαντήσεις στα πρακτικά προβλήματα που θα συναντούν στην καθημερινή τους εργασία οι διαχειριστικοί υπάλληλοι θα ήταν η σύσταση ενός "λογιστικού help-desk".

Τέλος, θα απαιτηθούν μεγάλες προσπάθειες από άποψη τεκμηρίωσης των διαδικασιών και του νέου συστήματος.

Συνέπειες για τις ΓΔ

Οι ΓΔ και οι άλλοι ενδιαφερόμενοι φορείς θα πρέπει να καταγράψουν τις ικανότητες που διαθέτουν για να διαπιστώσουν τις εκπαιδευτικές τους ανάγκες και να αποφασίσουν ως προς τον καλύτερο τρόπο κάλυψής τους. Στο πλαίσιο αυτό, αξίζει να σημειωθούν τα εξής:

- είναι προτιμότερο να εκτιμηθούν εκ των προτέρων οι μετακινήσεις προσωπικού κατά τη διάρκεια της εφαρμογής της μεταρρύθμισης δεδομένου ότι αυτό θα έχει αντίκτυπο στις εκπαιδευτικές ανάγκες και μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερημένη εφαρμογή του προγράμματος,

- είναι σκόπιμο να υιοθετηθεί μια ολοκληρωμένη προσέγγιση όσον αφορά την εκπαίδευση, στο πλαίσιο της οποίας στα μαθήματα θα συμμετέχουν άτομα από διάφορους τομείς που θα έχουν την ευκαιρία να ανταλλάξουν απόψεις και πληροφορίες από την πείρα και τις γνώσεις τους.

II. ΜΕΡΟΣ II : ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ

II.1. Ισχύουσα κατάσταση

II.1.1. Περιγραφή του ισχύοντος συστήματος

Οι ανάγκες κεντρικής οικονομικής διαχείρισης και λογιστικής της Επιτροπής καλύπτονται από ένα κεντρικό σύστημα πληροφορικής (SINCOM2), το οποίο εισήχθη για πρώτη φορά το 1997 και επεκτάθηκε για να καλύψει το σύνολο των υπηρεσιών της Επιτροπής το 1999. Η αρχιτεκτονική αυτού του συστήματος είναι πολύπλοκη και περιλαμβάνει τρία διαφορετικά συστήματα τα οποία συνδέονται μεταξύ τους καθώς και με τα τομεακά συστήματα των διατακτριών υπηρεσιών που χρησιμεύουν κυρίως για να ικανοποιήσουν τις τομεακές ανάγκες διαχείρισης. Αυτά τα συστήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πραγματοποίηση οικονομικών συναλλαγών.

Το SINCOM2 περιλαμβάνει δύο διασυνδεδεμένα κεντρικά συστήματα που έχουν σχεδιασθεί για να καλύψουν τις ανάγκες διαφόρων χρηστών:

- το SAP R/3 χρησιμοποιείται από τις υπηρεσίες του Υπόλογου και από τον Δημοσιονομικό Ελεγκτή. Αυτό το σύστημα αποτελεί το επίσημο λογιστικό σύστημα της Επιτροπής με το οποίο πραγματοποιούνται η λογιστική του προϋπολογισμού, η γενική λογιστική, η ταμειακή διαχείριση, η επικύρωση τρίτων, οι εισπράξεις και οι εντολές πληρωμών μέσω του δικτύου SWIFT. και

- το Si2 είναι το εργαλείο δημοσιονομικής διαχείρισης των διατακτριών υπηρεσιών. Οι συναλλαγές εισάγονται εκεί από τις γενικές διευθύνσεις, είτε άμεσα, είτε έμμεσα με διαβίβαση από τα τοπικά συστήματα πληροφορικής μέσω τυποποιημένης διασύνδεσης. Ανεξάρτητα από την προέλευσή τους, όλες οι συναλλαγές πρέπει να επικυρώνονται στο Si2 από τον διατάκτη πριν από τη διαβίβασή τους στο SAP.

Η ισχύουσα αρχιτεκτονική του συστήματος συμπληρώθηκε με τη λειτουργία της παροχής πληροφοριών που εξασφαλίζεται από την αποθήκη δεδομένων (data warehouse). Δημιουργήθηκε μια αποθήκη δημοσιονομικών δεδομένων που περιλαμβάνει δεδομένα από το Si2 και χρησιμοποιείται από τις διατάκτριες υπηρεσίες. Η εκ του νόμου υποχρέωση παροχής πληροφοριών του Υπόλογου πραγματοποιείται στη βάση δεδομένων SAP που αντιγράφονται στην αποθήκη λογιστικών δεδομένων.

Το τυποποιημένο λογισμικό λογιστικής SAP αποτελεί το επίσημο λογιστικό σύστημα της Επιτροπής. Με βάση αυτό το σύστημα η Επιτροπή καταρτίζει τις οικονομικές καταστάσεις της. Η Επιτροπή αποφάσισε, στο σχέδιο του SINCOM2, να δημιουργήσει ένα σύστημα (Si2), στο οποίο οι υπηρεσίες διαχείρισης να μπορούν να εισάγουν τις συναλλαγές τους, χωρίς λεπτομερή λογιστική καταχώρηση, πριν από την επικύρωσή τους και την αποστολή τους στο κεντρικό λογιστικό σύστημα. Δεδομένου ότι οι διάφορες διατάκτριες υπηρεσίες εφαρμόζουν, σε τομεακό επίπεδο, τους δικούς τους κανόνες, η ισχύουσα αρχιτεκτονική του συστήματος επιτρέπει σε κάθε υπηρεσία να επεξεργάζεται το δικό της τομεακό σύστημα πληροφοριών και να διαβιβάζει στη συνέχεια, (μέσω τυποποιημένης διασύνδεσης και σύμφωνα με αυστηρούς κανόνες) τις συναλλαγές αυτών των συστημάτων προς το Si2 στο οποίο πρέπει να πραγματοποιείται η επικύρωση από τους διατάκτες. Δυνάμει του νέου δημοσιονομικού κανονισμού, ο Υπόλογος πρέπει στο μέλλον να επικυρώνει αυτά τα τομεακά συστήματα.

II.1.2. Η ανάγκη δημιουργίας λογιστικής λειτουργίας σύμφωνης με τις αρχές της αυτοτέλειας των χρήσεων

Το SINCOM2 δημιουργήθηκε για να εξυπηρετήσει την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων σε ταμειακή βάση, σύμφωνα με τις πρακτικές που ίσχυαν την εποχή εκείνη στον δημόσιο τομέα. Κατά συνέπεια, το σύστημα δε μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τους σκοπούς της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων, όπως αξιώνει ο Δημοσιονομικός κανονισμός από το 2005 και πέρα. Πρέπει ως εκ τούτου να αναπτυχθεί το λογιστικό πλαίσιο όπως τονίζεται στο Μέρος 1 της παρούσας ανακοίνωσης και να εφοδιασθεί το ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα με λειτουργία ικανή να υποστηρίξει το συγκεκριμένο πλαίσιο.

Ενώ πολλά από τα απαραίτητα λογιστικά εργαλεία υπάρχουν στο SAP, ορισμένα εξ αυτών δεν αποτελούν προς το παρόν μέρος της εφαρμογής του SAP εκ μέρους της Επιτροπής. Τα εργαλεία που είναι απαραίτητα για τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων περιλαμβάνουν ένα σύστημα απογραφής και μητρώων πελατών και προμηθευτών. Η εφαρμογή θα εξαρτηθεί από τους κανόνες που ορίζονται από τον Υπόλογο στο πλαίσιο της λογιστικής μεθόδου.

II.1.3. Το ζήτημα της συνοχής μεταξύ των υποσυστημάτων

Σύμφωνα με την παρούσα αρχιτεκτονική του συστήματος, η μεταφορά δεδομένων μεταξύ του Si2 και του SAP πραγματοποιείται σύμφωνα με καθορισμένη ροή εργασίας, Όταν τροποποιείται σε ένα σύστημα μια συναλλαγή, οι τροποποιήσεις συγχρονίζονται και στο άλλο σύστημα. Η διασύνδεση δεν εμποδίζει εντούτοις τις ασυμφωνίες μεταξύ των δύο συστημάτων, εκ του λόγου ότι τα ίδια δεδομένα που υπάγονται στην κεντρική λογιστική του προϋπολογισμού εισάγονται και αναλύονται και στα δύο συστήματα - γεγονός το οποίο μπορεί να έχει επιπτώσεις όταν για παράδειγμα ο αυτόματος συγχρονισμός δεν πραγματοποιείται ορθά ή όταν ορισμένοι υπολογισμοί (όπως η επανεκτίμηση των αναλήψεων υποχρεώσεων) γίνονται χωριστά στα δύο συστήματα.

Από την έναρξη του SINCOM2, και ιδιαίτερα από την αποκέντρωση των αρμοδιοτήτων που αποτελεί μέρος της δημοσιονομικής μεταρρύθμισης, οι χρήστες εξέφρασαν τις ανησυχίες τους όσον αφορά τη συνοχή μεταξύ των δεδομένων του Si2, στα οποία έχουν πρόσβαση, και των κεντρικών λογιστικών δεδομένων του SAP, στα οποία δεν έχουν πρόσβαση. Προκειμένου να εξετάσει το συγκεκριμένο ζήτημα, η Επιτροπή έθεσε σε εφαρμογή ένα σχέδιο εγγυήσεων ποιότητας, του οποίου η πρώτη φάση συνίστατο στην προσέγγιση των δεδομένων του Si2 και του SAP για το οικονομικό έτος 2001. Αυτή η εμπειρία απέδειξε ότι υπήρχε συνοχή μεταξύ των δύο συστημάτων - τα δύο αυτά συστήματα προσήγγιζαν απόλυτα στο επίπεδο των αναλήψεων υποχρεώσεων, των πληρωμών και των εισπράξεων. Το σχέδιο βελτίωσε τον μηχανισμό συγχρονισμού μεταξύ των δύο συστημάτων.

Μετά το θετικό αποτέλεσμα του σχεδίου εγγυήσεων ποιότητας για το 2001, η Επιτροπή έθεσε σε λειτουργία εργαλεία που επιτρέπουν τη σύγκριση με το οικονομικό έτος 2002. Επί του παρόντος διεξάγεται αυτή η συγκεκριμένη εργασία. Όταν θα ολοκληρωθεί, η Επιτροπή θα θέσει σε εφαρμογή έναν μηχανισμό που θα εξασφαλίζει τακτικό έλεγχο ποιότητας, έτσι ώστε να μπορούν να διαπιστώνονται, να εξετάζονται και να διορθώνονται οι αποκλίσεις μόλις εμφανίζονται. Αυτή η εργασία και η βελτίωση του συστήματος θα εξακολουθήσουν μέχρι την εγκατάσταση της νέας αρχιτεκτονικής του συστήματος.

II.1.4. Λειτουργία διαχείρισης

Πέραν της αμιγώς λογιστικής λειτουργίας του SINCOM2 η Επιτροπή άρχισε, στο πλαίσιο της δημοσιονομικής της μεταρρύθμισης, να αναπτύσσει λειτουργία διαχείρισης ενσωματωμένη στο ίδιο σύστημα. Μέχρι τώρα, λειτουργεί ένα κεντρικό αρχείο τιμολογίων (το οποίο επιδιώκει να δώσει τη δυνατότητα στις υπηρεσίες να καταχωρούν τα εισερχόμενα τιμολόγια και να διαχειρίζονται τις προθεσμίες πληρωμών). Δημιουργήθηκε επίσης κεντρική βάση συμβάσεων και συμβαλλομένων και ευρίσκεται επί του παρόντος σε πιλοτική φάση σε δύο ειδικούς τομείς. Αυτά τα δύο εργαλεία έχουν ενσωματωθεί στο SINCOM2 και αμφότερα χρησιμοποιούν την τεχνολογία του web. Οι λειτουργίες που εξασφαλίζονται από αυτά τα δύο συστήματα θα πρέπει να ενσωματωθούν στη νέα αρχιτεκτονική, δεδομένου ότι και τα δύο περιλαμβάνουν στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να υποστηρίξουν τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων. Αυτή η ενσωμάτωση πρέπει να γίνει τόσο σε λειτουργικό όσο και σε τεχνικό επίπεδο.

Η Επιτροπή ανέπτυξε επίσης άλλες χωριστές ενότητες στο εσωτερικό του Si2-κυρίως ένα σύστημα διαχείρισης των ροών εργασίας (workflow motor), που καθιστά δυνατή τη διαχείριση της ασφάλειας των νέων πολύπλοκων δημοσιονομικών κυκλωμάτων που πρέπει να υπάρχουν στο εσωτερικό των διατακτριών υπηρεσιών σύμφωνα με το νέο δημοσιονομικό κανονισμό. Αυτό το σύστημα διαχείρισης είναι προσαρμοσμένο στις ειδικές ανάγκες της δημοσιονομικής διαχείρισης της Επιτροπής και θα πρέπει επίσης να ενσωματωθεί σε κάθε αναθεωρημένο σύστημα.

II.1.5. Κόστος του ισχύοντος συστήματος

Μεταξύ 1994 και 1997, η ανάπτυξη του συστήματος SINCOM2 κόστισε 10,4 εκατ. ευρώ περίπου, συμπεριλαμβανόμενων των ελέγχων καθώς και της τεκμηρίωσης και της κατάρτισης των χρηστών. Αυτό το κόστος είναι σχετικά χαμηλό σε σχέση με τις επενδύσεις που χρειάστηκαν τα άλλα όργανα για την εφαρμογή των δικών τους συστημάτων πληροφορικής . Αυτό το κόστος είναι επίσης συγκρίσιμο με το κόστος ορισμένων συστημάτων που αναπτύσσονται τώρα από διάφορες διατάκτριες υπηρεσίες για να καλύψουν τις τομεακές τους ανάγκες. Το κόστος συντήρησης του συστήματος (περαιτέρω ανάπτυξη, κατάρτιση νέων χρηστών...) ανέρχεται περίπου σε 2.6 εκατ. ευρώ ετησίως.

II.2. Η κατάσταση στα κράτη μέλη

Όπως ορίζεται στο τμήμα I.3 ανωτέρω, η Επιτροπή δεν δρα μεμονωμένα και τα περισσότερα ευρωπαϊκά κράτη ευρίσκονται τουλάχιστον στο στάδιο της εξέτασης του ενδεχόμενου να μεταβούν προς τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων. Προς υποστήριξη αυτών των τάσεων, οι εθνικές διοικήσεις των κρατών μελών θέτουν σε εφαρμογή σε διάφορα στάδια νέα ηλεκτρονικά συστήματα δημοσιονομικής διαχείρισης και λογιστικής - τόσο σε εθνικό όσο και σε τοπικό επίπεδο. Αυτά τα συστήματα στηρίζονται σε όλες τις περιπτώσεις σε εξωτερικά λογισμικά. Η ανάπτυξη λογισμικών εσωτερικά δεν θεωρείται πλέον ως πρόσφορη λύση. Οι κύριοι λόγοι που δικαιολογούν την αγορά αυτών των λογισμικών είναι οι ακόλουθοι:

- προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία σε σύγκριση με το παρελθόν και είναι κατά συνέπεια ευκολότερο να ανταποκριθούν σε ειδικές ανάγκες με προσαρμογές του λογισμικού.

- το συνολικό κόστος μιας λύσης που βασίζεται σε εξωτερικό λογισμικό θεωρείται χαμηλότερο από το κόστος της ανάπτυξής του εσωτερικά. και

- η χρήση ενός τυποποιημένου λογισμικού επιτρέπει πιο αρμονική λειτουργία μεταξύ των διαφόρων υπουργείων και τμημάτων.

Αυτά τα λογισμικά συμπληρώνονται πάντα με λειτουργίες που αναπτύσσονται από τους χρήστες, οι οποίες αντιπροσωπεύουν κατά μέσο όρο το ένα τέταρτο των παρεχόμενων λειτουργιών. Οι εναπομένουσες απαιτούμενες λειτουργίες εξασφαλίζονται με ειδική συμπληρωματική ανάπτυξη ή λογισμικά ή με τα ούτως αποκαλούμενα «κληρονομημένα συστήματα» - υπάρχοντα συστήματα τα οποία έχουν δοκιμαστεί και τα οποία ο οργανισμός αποφασίζει να διατηρήσει και να ενσωματώσει στη νέα αρχιτεκτονική του συστήματος. Δεδομένης της σημασίας των εξωτερικών προς το αποκτηθέν λογισμικό λειτουργιών, γίνεται προσπάθεια να εξασφαλιστεί η εύκολη διασύνδεση και ολοκλήρωση των συστημάτων. Η τεχνολογία με βάση το web αποτελεί τώρα το πρότυπο για αυτές τις εξελίξεις.

Οι προθεσμίες που απαιτούνται για αυτά τα σχέδια μετατροπής στη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων μπορούν να είναι μεγάλες και οι απαραίτητοι πόροι σημαντικοί - οι ομάδες που είναι επιφορτισμένες με τα σχέδια απαριθμούν γενικά από 20 έως 50 άτομα, ενώ ο αριθμός αυτός μπορεί ενίοτε να ανέλθει σε 200. Ενώ η εφαρμογή του συστήματος πληροφορικής μπορεί να επιτευχθεί σε 18 μήνες, το συνολικό σχέδιο, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής λογιστικών κανόνων, χρειάζεται εν γένει έξι έως δέκα έτη.

II.3. Εξέταση των προβλεπόμενων στο μέλλον επιλογών

Ανεξάρτητα από το σύστημα που θα επιλεγεί τελικά, ορισμένες θεμελιώδεις αρχές πρέπει να καθοδηγήσουν αυτήν την επιλογή. Η εμπειρία του SINCOM2 αποδεικνύει ότι το προσεχές λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι πλήρως ενοποιημένο (όλα τα λογιστικά δεδομένα πρέπει να παρέχονται απευθείας από το σύστημα), είτε λάβει τη μορφή τυποποιημένου ενιαίου λογισμικού είτε λογισμικού περιβαλλόμενου από άλλες συμβατές ενότητες, που έχουν αγοραστεί προς το σκοπό αυτό ή ειδικά αναπτυχθεί. Η λύση του ενιαίου λογισμικού είναι πρωταρχικής σημασίας όσον αφορά τη βασική λογιστική λειτουργία. Εάν αυτό το κεντρικό τυποποιημένο λογισμικό δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες των χρηστών για την λειτουργία της διαχείρισης ή δεν προσφέρει καλή σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας, η Επιτροπή μπορεί να προβλέψει την αγορά συμπληρωματικών λογισμικών ή την ανάπτυξη δικών της συστημάτων - χωρίς να παρεκκλίνει από τις αρχές της ολοκλήρωσης και της διαλειτουργικότητας. Στις περιπτώσεις που οι ανάγκες είναι μάλλον τομεακές παρά κοινές, αυτές οι ανάγκες μπορούν να καλυφθούν με την ανάπτυξη η διατήρηση τομεακών συστημάτων, τηρουμένων των αρχών της ολοκλήρωσης και της διαλειτουργικότητας.

Το νέο σύστημα θα πρέπει να παρέχει την απαραίτητη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων όπως ορίζεται από τον Υπόλογο. Θα πρέπει επίσης να εξασφαλίζει την ασφάλεια και την αξιοπιστία των δεδομένων καθώς και πλήρη δυνατότητα ελέγχου. Οι αξιώσεις τις οποίες πρέπει να ικανοποιεί αυτό το νέο σύστημα ορίζονται στον ακόλουθο πίνακα.

Πίνακας 1: Βασικές αξιώσεις που πρέπει να ικανοποιεί το μελλοντικό λογιστικό σύστημα

Να εξασφαλίζει πλήρη ικανότητα λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων

* το κεντρικό τυποποιημένο λογισμικό πρέπει να προσφέρει πλήρη λειτουργία λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων

* να τηρεί τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές

Να εξασφαλίζει τη συνοχή των δεδομένων

* να αποφεύγει τη διπλή επεξεργασία δεδομένων στα διάφορα μέρη του συστήματος

* να εξαλείφει τα πλεονάζοντα δεδομένα και να εξασφαλίζει συνοχή

* τα τομεακά συστήματα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στη συνολική αρχιτεκτονική του συστήματος

* το σύστημα πρέπει να είναι ομοιογενές - όταν δημιουργείται ειδική λειτουργία διαχείρισης, αυτή πρέπει να τηρεί τους κανόνες που αφορούν την παρουσίαση των δεδομένων και να σχεδιάζεται κατά τρόπο που να εξασφαλίζει την πλήρη συνοχή

* να τηρεί τις αρχές της διαλειτουργικότητας που ορίζονται στην πρωτοβουλία ηλεκτρονική Επιτροπή (e-Commission)

* όλες οι υπηρεσίες πρέπει να έχουν πρόσβαση στα ίδια αξιόπιστα πληροφοριακά δεδομένα - το σύστημα πρέπει να αποτελεί τη μόνη πηγή λογιστικών δεδομένων

Να εξασφαλίζει αποτελεσματική ασφάλεια

* να εφαρμόζει πλήρως την καθιερωμένη πολιτική ασφάλειας

Λοιπές αξιώσεις

* οι κίνδυνοι που συνδέονται με τη μετάβαση προς το νέο σύστημα πρέπει να μειωθούν στο ελάχιστο

* πρέπει να προτιμηθεί μια κεντρική τυποποιημένη λειτουργία (που να περιλαμβάνει εργαλεία διαχείρισης) η οποία να έχει για υπόβαθρο ένα τυποποιημένο λογισμικό. Άλλες λύσεις μπορούν να αναπτυχθούν μόνο στην περίπτωση που το τυποποιημένο λογισμικό δεν παρέχει καλή σχέση κόστους -αποτελεσματικότητας ή δεν καλύπτει τις ανάγκες του χρήστη

* ευκολία συντήρησης, μεταφοράς και χρήσης

Το κόστος του συστήματος δεν αποτελεί θεμελιώδες κριτήριο για την επιλογή της νέας αρχιτεκτονικής-το αποτέλεσμα του σχεδίου πρέπει να είναι ένα ενοποιημένο αξιόπιστο σύστημα, γεγονός που καθιστά το ζήτημα του κόστους δευτερεύον, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι δεν υπάρχει μέριμνα για λελογισμένο κόστος . Το νέο σύστημα πρέπει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των χρηστών, κυρίως όσον αφορά τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων, την ενοποιημένη λειτουργία και τη μέγιστη ασφάλεια. Στόχος του σχεδίου είναι να εξασφαλισθεί η εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα τις πλέον οικονομικά συμφέρουσες προϋποθέσεις για την Επιτροπή.

Η ανακοίνωση του Ιουλίου επεσήμανε τρεις βασικές επιλογές για το μέλλον:

- να διατηρηθεί το σύστημα SINCOM2, συνεχίζοντας τη βελτίωσή του.

- να χρησιμοποιηθεί ένα ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό που να προσφέρει όλες τις λειτουργίες. και

- να χρησιμοποιηθούν στοιχεία του υφιστάμενου συστήματος για να υπάρξει εξέλιξη προς μια νέα αρχιτεκτονική με βάση το ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό που ήδη χρησιμοποιείται από την Επιτροπή εξαλείφοντας τους λόγους της έλλειψης συνοχής υπό την έννοια ότι τα στοιχεία αποθηκεύονται μια μόνη φορά.

Το παρόν τμήμα της ανακοίνωσης αξιολογεί όλες τις επιλογές και καταλήγει σε συμπεράσματα για τον πρόσφορο και εφικτό χαρακτήρα κάθε επιλογής.

II.3.1. Επιλογή 1: Διατήρηση του ισχύοντος συστήματος

Αυτή η επιλογή συνεπάγεται πράγματι ότι δεν θα υπάρξει αλλαγή της ισχύουσας αρχιτεκτονικής του συστήματος - το Si2 και SAP παραμένουν σε λειτουργία και αναλαμβάνεται δράση για τη βελτίωση του συγχρονισμού των δεδομένων και περαιτέρω ενίσχυση της ασφάλειας. Είναι σαφές ότι θα ήταν απαραίτητο να δημιουργηθούν συμπληρωματικές λειτουργίες για να καλυφθούν οι ανάγκες λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων. Ενώ στο SAP, αυτή η συμπληρωματική λειτουργία θα μπορούσε ενδεχομένως να δημιουργηθεί σε μεγάλο βαθμό χρησιμοποιώντας υπάρχουσες στο εσωτερικό του συστήματος ενότητες, το Si2 θα χρειαστεί να τροποποιηθεί σε βάθος για να εξασφαλιστεί ότι θα μπορέσουν να συμπεριληφθούν στο σύστημα όλα τα δεδομένα της λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων.

Παρά το γεγονός ότι η επιλογή αυτή εμφανίζεται ως η λιγότερο δαπανηρή, δεν ενδείκνυται για δύο βασικούς λόγους. Καταρχάς, η αρχιτεκτονική του συστήματος δεν είναι η άριστη, στηριζόμενη σε δύο χωριστά διασυνδεδεμένα συστήματα. και δεύτερον η επιλογή αυτή δεν λαμβάνει υπόψη την ανάγκη ενσωμάτωσης τομεακών συστημάτων στη συνολική αρχιτεκτονική του συστήματος. .

Για τους προαναφερόμενους λόγους αυτή η λύση απορρίπτεται. Είναι εντούτοις σαφές ότι οι ενέργειες που αποβλέπουν στη βελτίωση της λειτουργίας της ισχύουσας αρχιτεκτονικής, κυρίως από την άποψη της συνοχής των δεδομένων και της ασφάλειας του συστήματος, πρέπει να εξακολουθήσουν μέχρις ότου υπάρξει νέα αρχιτεκτονική (βλέπε τμήμα ΙΙ.4.1 κάτωθι).

II.3.2. Επιλογή 2: Ένα ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό

Η χρήση ενός ενιαίου τυποποιημένου λογισμικού θα σήμαινε ότι τα ισχύοντα τομεακά συστήματα δεν θα μπορούσαν πλέον να διαβιβάζουν δημοσιονομικά δεδομένα στο κεντρικό σύστημα. Όλες οι διατάκτριες υπηρεσίες θα έπρεπε να χρησιμοποιούν την τυποποιημένη λειτουργία του λογισμικού κατά τον ίδιο τρόπο, αδιάφορο εάν επρόκειτο για διαχείριση ή για λογιστική. Αυτή η επιλογή θα εξάλειφε τον κίνδυνο απουσίας συνοχής δεδομένου ότι όλοι οι χρήστες θα χρησιμοποιούσαν το ίδιο σύστημα κατά τον ίδιο τρόπο και τα δικά τους τομεακά συστήματα οικονομικής διαχείρισης θα έπαυαν να λειτουργούν δεδομένου ότι η λειτουργία θα εξασφαλίζετο από το κεντρικό σύστημα.

Εντούτοις, παραμένει ασαφής και χρειάζεται να μελετηθεί περαιτέρω ο βαθμός στον οποίο μπορεί να υιοθετηθεί στην πράξη αυτή η λύση δεδομένου ότι πολλοί τομείς δραστηριότητας της Επιτροπής διοικούνται βάση ειδικών τομεακών κανόνων που ορίζονται από τον νομοθέτη. Πράγματι ο δημοσιονομικός κανονισμός περιλαμβάνει ειδικές και ποικίλες διατάξεις για τους διάφορους τομείς. Χωρίς εμπεριστατωμένη μελέτη δεν είναι καθόλου σαφές το κατά πόσον αυτές οι διάφορες τομεακές ανάγκες μπορούν να καλυφθούν με ένα ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό.

Πρέπει ως εκ τούτου να μελετηθεί το κατά πόσον είναι εφικτή μια κοινή διαδικασία που θα τηρεί όλους τους σχετικούς τομεακούς κανόνες. Το εύρος των απαραίτητων προσαρμογών θα επηρεάσει εμφανώς τη δυνατότητα και τη σχέση κόστους αποτελεσματικότητας αυτής της επιλογής. Παρά το γεγονός ότι η επιλογή αυτή φαντάζει θεωρητικά ελκυστική, πρέπει να εξεταστούν ορισμένα πρακτικά ζητήματα πριν να μπορέσει να ληφθεί απόφαση προς αυτή την κατεύθυνση.

Σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών όσον αφορά το λογισμικό SAP που χρησιμοποιείται στο SINCOM2, αυτό το λογισμικό θα μπορούσε να επιλεγεί άνευ άλλου εάν επρόκειτο να χρησιμοποιηθεί μόνο για σκοπούς λογιστικής. Εντούτοις, εάν η λύση πρόκειται να διευρυνθεί για να καλύψει άλλες λειτουργίες (διαχείρισης και τομεακές), φαίνεται ότι θα χρειαστεί να διεξαχθεί νέα διαδικασία πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών. Πλήρης διαδικασία θα χρειασθεί για οποιοδήποτε σύστημα κληθεί να αντικαταστήσει το ισχύον σύστημα. Το γεγονός αυτό θα οδηγήσει σε νέα διαδικασία προκήρυξης η οποία θα καθυστερήσει σίγουρα την εισαγωγή ενός νέου συστήματος λογιστικής της αυτοτέλειας των χρήσεων και πέραν της τελικής προθεσμίας του 2005.

Η αποκλειστική χρήση ενός ενιαίου τυποποιημένου λογισμικού θα προϋπέθετε την ενσωμάτωση των διαφόρων τομεακών κανόνων και πρακτικών στις τυποποιημένες διαδικασίες που απαιτούνται από το λογισμικό. Αυτή η επιλογή παραμένει ανοικτή για περαιτέρω εξέταση δεδομένου ότι χρειάζεται περαιτέρω εργασία για να αναλυθεί η δυνατότητα ενσωμάτωσης όλων των τομεακών λειτουργιών που απαιτούνται στο ενιαίο τυποποιημένο λογισμικό. Δεν είναι καθόλου βέβαιο ότι αυτή η ανάλυση θα αποδείξει ότι η επιλογή είναι εφικτή ή οικονομικά συμφέρουσα. Σε μια τέτοια περίπτωση θα πρέπει να εξετασθεί άλλη περαιτέρω επιλογή.

II.3.3. Επιλογή 3: Ένα νέο ολοκληρωμένο σύστημα

Αυτή η επιλογή είναι διαφορετική από την επιλογή 2 ως προς το ότι, ενώ εξασφαλίζει ότι όλες οι λειτουργίες λογιστικής παρέχονται από το κεντρικό λογιστικό λογισμικό, αναγνωρίζει ότι ενδεχομένως η απαιτούμενη λειτουργία διαχείρισης δεν είναι διαθέσιμη στο κεντρικό λογισμικό και καλεί τοιουτοτρόπως στη διατήρηση ή ανάπτυξη τομεακών συστημάτων στο εσωτερικό της συνολικής αρχιτεκτονικής του συστήματος. Το εφαρμόσιμο αυτής της αρχιτεκτονικής και η απαραίτητη δράση για την εφαρμογή της θα μελετηθεί κατά το πρώτο τρίμηνο του 2003. Αυτή η επιλογή προβλέπει τη χρήση του ισχύοντος λογισμικού για τους σκοπούς της αρχικής προσφοράς (λογιστική λειτουργία). Η συμπληρωματική λογιστική λειτουργία μπορεί να επιτευχθεί επεκτείνοντας την υφιστάμενη σύμβαση. Οποιαδήποτε νέα δραστηριότητα διαχείρισης ενσωματωθεί στο σύστημα μπορεί να οδηγήσει στην ανάγκη πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών - σε συντονισμό με τη γενική διεύθυνση πληροφορικής. Ανάλογα με το εύρος των συμπληρωματικών λειτουργιών που θα αποκτηθούν, η επιλογή 3 θα προσομοιάζει τελικά με την επιλογή 2 από τεχνική άποψη, από άποψη προσφυγής στην αγορά και χρόνου που απαιτείται για πλήρη εφαρμογή.

Τα τομεακά συστήματα που ενσωματώνονται στη συνολική αρχιτεκτονική του συστήματος χρειάζονται την έγκριση του Υπολόγου σύμφωνα με το άρθρο 61, παράγραφος 2, του δημοσιονομικού κανονισμού και χρειάζεται να τηρηθούν αυστηροί κανόνες διαλειτουργικότητας και ολοκλήρωσης για να εξασφαλιστεί η ασφάλεια και η συνοχή των δεδομένων. Η επιλογή οφείλει να τηρεί το άρθρο 206 των κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού, υπό την έννοια ότι η λογιστική θα διεξάγεται σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα στο οποίο όλες οι λειτουργίες λογιστικής θα εξασφαλίζονται από το κεντρικό σύστημα. Για τη λειτουργία της δημοσιονομικής διαχείρισης, θα ισχύει η ακόλουθη προσέγγιση:

- πρώτον, θα αξιολογηθεί η δυνατότητα ενσωμάτωσης αυτής της λειτουργίας στο ισχύον λογισμικό. Αν αυτό μπορεί να γίνει ικανοποιώντας τις ανάγκες των χρηστών και σε εύλογο κόστος, η λειτουργία της δημοσιονομικής διαχείρισης θα εξασφαλίζεται από το κοινό σύστημα .

- δεύτερον, εάν το ισχύον λογισμικό δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις ανάγκες των χρηστών χωρίς συμπληρωματικές βελτιώσεις, θα αξιολογηθεί η δυνατότητα να χρησιμοποιηθεί ένα τυποποιημένο λογισμικό που θα μπορεί να ενσωματωθεί πλήρως στο ισχύον λογισμικό. Αυτή η λύση θα υιοθετηθεί εάν η σχέση κόστους - αποτελεσματικότητας είναι ευνοϊκή.

- τρίτον, εάν η λύση του ενιαίου λογισμικού κριθεί ανεφάρμοστη, θα πρέπει να αποφασιστεί εάν υπάρχει κοινή ανάγκη σε μερικούς ή σε όλους τους τομείς δραστηριοτήτων ή εάν οι ανάγκες είναι τομεακές από το χαρακτήρα τους. Σε περίπτωση κοινής ανάγκης, θα εξευρεθεί εσωτερική λύση και θα ενσωματωθεί στη συνολική αρχιτεκτονική για να αποφευχθεί το ενδεχόμενο να χρειαστεί να γίνουν επενδύσεις από τις επί μέρους υπηρεσίες για την ανάπτυξη δικών τους χωριστών λύσεων. και

- τέλος, σε περίπτωση αμιγώς τομεακών αναγκών, οι αρμόδιες υπηρεσίες θα κληθούν να αναπτύξουν τις δικές τους λύσεις, τηρώντας αυστηρά τις αρχές της διαλειτουργικότητας. Αυτά τα συστήματα θα υποβάλλονται στην επικύρωση του Υπόλογου και θα πρέπει να συμμορφώνονται με αυστηρές προδιαγραφές, προκειμένου να εξασφαλιστεί η συνοχή με το κεντρικό σύστημα.

Σε αυτή την τελευταία περίπτωση, κάθε λειτουργία (εξασφαλιζόμενη από το κοινό σύστημα ή από τομεακά συστήματα ενσωματωμένα στη συνολική αρχιτεκτονική) θα πρέπει να είναι πλήρως ενσωματωμένη, για να εξασφαλιστεί η μόνιμη συνοχή των δεδομένων. Η λογιστική λειτουργία θα εξασφαλίζεται στο πλαίσιο του λογισμικού, αλλά μέσω της χρήσης μιας δικτυακής εμπροσθοφυλακής (web front-end), δεδομένα από άλλα συστήματα που επικυρώνονται από τον Υπόλογο θα μπορούν να εμφανίζονται στην οθόνη.

Η προαναφερόμενη προσέγγιση θα δημιουργήσει ένα κεντρικό ολοκληρωμένο και συνεκτικό οικονομικό και λογιστικό σύστημα. Αυτό θα αποτελεί τη μόνη πηγή λογιστικών δεδομένων και τα δεδομένα θα χρησιμοποιούνται από όλους τους χρήστες. Γύρω από αυτόν τον κεντρικό πυρήνα, θα λειτουργούν συστήματα που θα εξασφαλίζουν τη λειτουργία διαχείρισης που απαιτείται σε τομεακό επίπεδο για να καλυφθούν ειδικές ανάγκες, που δεν είναι κοινές για όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Το κεντρικό βασικό σύστημα θα εξασφαλίζει τη λειτουργία διαχείρισης που είναι χρήσιμη στις υπηρεσίες που δεν έχουν ειδικές τομεακές ανάγκες. Θα πραγματοποιηθεί ανάλυση της διαδικασίας με τις διατάκτριες υπηρεσίες για να αξιολογηθούν οι χρηστικές ανάγκες τους ως μέρος της φάσης σχεδιασμού του συστήματος.

Μέσω αυτής της επιλογής θα εξασφαλιστεί πλήρης συνοχή επειδή τα δεδομένα θα κατανέμονται μεταξύ των διαφόρων ενοτήτων του συστήματος σύμφωνα με την αρχή της διαλειτουργικότητας. Για παράδειγμα, όσον αφορά τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές, τα ίδια δεδομένα θα εμφανίζονται στα τομεακά συστήματα και στο κοινό σύστημα. Όλοι οι χρήστες θα βλέπουν πράγματι τα ίδια δεδομένα στα τομεακά συστήματα ή στο κεντρικό σύστημα. Για να εξασφαλιστεί η αξιοπιστία των δεδομένων, θα οριστούν κανόνες που θα προσδιορίζουν την πηγή των οριστικών δεδομένων σε κάθε στάδιο μιας συναλλαγής. Τοιουτοτρόπως, πριν να επικυρωθεί από τον διατάκτη μια συναλλαγή που ξεκινάει σε ένα τομεακό σύστημα, η μοναδική αξιόπιστη πηγή δεδομένων όσον αφορά αυτή τη συναλλαγή θα είναι το συγκεκριμένο τομεακό σύστημα (δεδομένου ότι η συναλλαγή δεν θα υπάρχει ακόμα στο κοινό σύστημα). Αντιθέτως, μόλις η συναλλαγή επικυρωθεί από τον διατάκτη και καταχωρηθεί στους λογαριασμούς, το κοινό σύστημα θα καταστεί η μοναδική πηγή δημοσιονομικών πληροφοριών σχετικά με αυτήν. Το ιστορικό της συναλλαγής θα διατηρείται στο τομεακό σύστημα για λόγους λογιστικού ελέγχου, αλλά σε όλες τις περιπτώσεις μόλις η συναλλαγή ολοκληρωθεί, ο χρήστης θα μπορεί να βλέπει τα οικονομικά στοιχεία που την αφορούν στο κεντρικό λογιστικό σύστημα.

Αυτή η λύση έχει το προτέρημα να επιτρέπει τη μέγιστη δυνατή χρήση ενός ενιαίου τυποποιημένου λογιστικού λογισμικού, αναγνωρίζοντας ταυτόχρονα ότι ορισμένες ανάγκες διαχείρισης μπορούν να καλύπτονται πιο αποτελεσματικά με άλλες μεθόδους. Εξασφαλίζει τη συνοχή των δεδομένων, προσδιορίζοντας το κύριο σύστημα σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής μιας συναλλαγής. Οι χρήστες όλων των άλλων συνδεδεμένων συστημάτων μπορούν να συμβουλεύονται μόνο τα δεδομένα του κύριου δελτίου. Αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να εξασφαλιστεί αυτή η συμπληρωματική λειτουργία θα λαμβάνονται για κάθε περίπτωση χωριστά και θα στηρίζονται σε λειτουργικά κριτήρια και κριτήρια κόστους-αποτελεσματικότητας. Η ανάπτυξη εξωτερικής προς το κεντρικό λογισμικό λύσης δεν θα μπορεί σε καμία περίπτωση να θέτει σε κίνδυνο τη συνοχή. Κάθε απόφαση πρέπει να θεμελιώνεται εγγράφως.

II.3.4. Διαλειτουργικότητα των συστημάτων

Το σχέδιο ηλεκτρονική Επιτροπή (E-Commission) ξεκίνησε το 2001, για να εξετάσει τον τρόπο με τον οποίο οι τεχνολογίες της πληροφορικής και της επικοινωνίας μπορούν να βελτιώσουν τη διοίκηση. Μια ενδιάμεση έκθεση σχετικά με το σχέδιο, η οποία δημοσιεύθηκε το 2002, κατέληγε στο συμπέρασμα ότι η έλλειψη διαλειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων κεντρικής διαχείρισης και των τομεακών συστημάτων αποτελεί περιοριστικό για την αποτελεσματικότητα παράγοντα. Αυτή η έκθεση αναγνωρίζει ότι "η επίτευξη ποιοτικής διοίκησης προϋποθέτει την καλύτερη συνεργασία μεταξύ των υπηρεσιών", υπογραμμίζοντας ταυτόχρονα ότι "επί του παρόντος τα κίνητρα που παρέχονται στις επί μέρους υπηρεσίες για να συμμετάσχουν σε συνολική επιχειρηματική προσέγγιση είναι περιορισμένα". Η έκθεση, η οποία καλύπτει όλα τα κοινά συστήματα, τονίζει ότι αυτή η έλλειψη διαλειτουργικότητας δημιουργεί τους ακόλουθους κινδύνους :

- αντιφάσεις μεταξύ των δεδομένων που περιλαμβάνονται στα διάφορα συστήματα πληροφοριών.

- τα δεδομένα είναι συχνά «κλειδωμένα» στο εσωτερικό ενός συστήματος πληροφοριών και δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν από διάφορους χρήστες. και

- τα συστήματα πληροφοριών έχουν σχεδιαστεί για να καλύπτουν συγκεκριμένη λειτουργία, χωρίς να δίνεται σημασία στη συνέχεια των καθηκόντων του χρήστη προς υποστήριξη της εργασίας του.

Τον Ιούλιο του 2002, η Επιτροπή κατάρτισε ένα σχέδιο δράσης για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και τις δηλώσεις των γενικών διευθυντών και των προϊσταμένων υπηρεσίας (COM(2002) 426). Ορισμένες δηλώσεις καθιστούσαν σαφές ότι η απουσία διαλειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων προκαλούσε δυσκολίες διαχείρισης σε ορισμένες υπηρεσίες. Στο συγκεκριμένο πλαίσιο, και με στόχο την εξασφάλιση της ποιότητας των δεδομένων, είναι ζωτικής σημασίας η νέα αρχιτεκτονική του συστήματος που θα αναπτυχθεί για να υποστηρίξει τη λογιστική μεταρρύθμιση να τηρεί τις αρχές της διαλειτουργικότητας. .

Το μελλοντικό λογιστικό σύστημα πρέπει ως εκ τούτου να εξασφαλίζει ότι:

- ο χρήστης διαθέτει ένα ενιαίο σημείο πρόσβασης στα δεδομένα, προσαρμοσμένο στις δικές του ανάγκες.

- πρέπει να υπάρχει μια ενιαία είσοδος πληροφόρησης και αυτή η πληροφόρηση πρέπει να κατανέμεται διαμέσου όλων των συστημάτων (τηρώντας κανόνες ασφάλειας). και

- πρέπει να υπάρχει ενιαίος και ομοιόμορφος χαρακτηρισμός κάθε δεδομένου και αυτός ο χαρακτηρισμός πρέπει να ισχύει σε όλα τα συστήματα.

Η διαλειτουργικότητα θέτει ζητήματα τόσο από τεχνική άποψη (η τεχνολογία ενός συστήματος πρέπει να επιτρέπει τον συμμερισμό των δεδομένων με άλλα συστήματα) όσο και από την άποψη του λειτουργικού σχεδιασμού (πρέπει να καλύπτονται οι ανάγκες του χρήστη). Η διαλειτουργικότητα σημαίνει επίσης ότι χρειάζονται αυστηροί κεντρικοί και λειτουργικοί κανόνες για να εξευρεθεί ο τρόπος λειτουργίας και ανάπτυξης των συστημάτων. Για να καλυφθεί αυτή η δεύτερη προϋπόθεση, το σύστημα πρέπει να μπορεί να υποστηρίζει τις μεθόδους εργασίας όλων των χρηστών. Πρέπει επίσης να τεθούν σε εφαρμογή διαδικασίες έτσι ώστε όλα τα λογιστικά και χρηματοοικονομικά δεδομένα που υπάρχουν σε άλλα συστήματα να μπορούν να εξαχθούν, ενδεχομένως, απευθείας από το κύριο λογιστικό σύστημα..

Πρέπει επίσης να ληφθούν άλλα μέτρα, όπως η θέσπιση κοινών αρχών όσον αφορά τη διαχείριση των δεδομένων (ένα όρος πρέπει να έχει την ίδια έννοια σε όλα τα συστήματα, ανεξάρτητα αν πρόκειται για το κοινό σύστημα ή για τομεακά συστήματα). Λαμβάνοντας υπόψη τις γενικές προόδους που έχουν σημειωθεί στον τομέα της διαλειτουργικότητας, το σύστημα πρέπει να επιτρέπει τη χρήση μιας ενιαίας πύλης, μέσω της οποίας οι χρήστες θα εισέρχονται στο κεντρικό σύστημα.

II.3.5. Αξιολόγηση των επιλογών όσον αφορά τα συστήματα

Μια πρώτη αξιολόγηση των τριών προαναφερόμενων επιλογών συνοψίζε