Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος 2002, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2003/C 319/12)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών (εφεξής "το Γραφείο"), σύμφωνα με το άρθρο 111 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002. Σύμφωνα με το άρθρο 110 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός του Γραφείου εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που εγκρίθηκαν κατ' εφαρμογή του άρθρου 112 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2002 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εισαγωγή

5. Το Γραφείο ιδρύθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2100/94 της 27ης Ιουλίου 1994 για να καταστεί δυνατή η χορήγηση δικαιωμάτων βιομηχανικής ιδιοκτησίας σχετικά με φυτικές ποικιλίες τα οποία ισχύουν στο σύνολο της επικράτειας της Ένωσης. Για να προβεί στη χορήγηση των δικαιωμάτων το Γραφείο εξετάζει καταρχήν το παραδεκτό των αιτήσεων που του απευθύνονται. Οι αιτήσεις οι οποίες κρίνονται βάσιμες διαβιβάζονται προς ανάλυση σε εθνικά κέντρα εξέτασης. Τα κέντρα αυτά αξιολογούν, έναντι αμοιβής, τον αρχικό ή μη χαρακτήρα των ποικιλιών για τις οποίες υποβάλλεται αίτηση προστασίας.

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

6. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2002 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1.

7. Οι πιστώσεις του οικονομικού έτους 2002 αναλήφθηκαν μέχρι ποσού 8,9 εκατομμυρίων ευρώ. Για τις αναλήψεις υποχρεώσεων πραγματοποιήθηκαν πληρωμές ύψους 4,3 εκατομμυρίων και μεταφορές ύψους 3,9 εκατομμυρίων. Ο όγκος των μεταφορών παραμένει υψηλός, ιδίως όσον αφορά τις πιστώσεις που προορίζονταν για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες.

8. Η παρακολούθηση και η είσπραξη μη τακτικών εσόδων θα μπορούσαν να βελτιωθούν. Δεν αποστέλλονται χρεωστικά σημειώματα στους οφειλέτες και όταν αυτά εκδοθούν, η λογιστική τους παρακολούθηση πραγματοποιούνταν ανεπαρκώς. Για παράδειγμα, το Γραφείο αμέλησε να απαιτήσει από το Γραφείο Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων έσοδα τα οποία οφείλονταν από το 1999 ύψους 0,1 εκατομμυρίου ευρώ.

Οικονομικές καταστάσεις

9. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε το Γραφείο στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2002 παρουσιάζονται συνοπτικά στους πίνακες 2 και 3.

10. Στον ισολογισμό στις 31 Δεκεμβρίου 2002 αναφέρεται ένα αποθεματικό ύψους 11029000 ευρώ. Πρόκειται για το αποθεματικό κεφάλαιο που προβλέπεται στο άρθρο 6 στοιχείο δ) σημείο 2 του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου. Επειδή το εν λόγω Γραφείο διαθέτει ιδίους πόρους, μπορεί να συστήσει αποθεματικά κεφάλαια προκειμένου να διατηρεί την ικανότητα αυτοχρηματοδότησής του. Εντούτοις, υπό το πρίσμα του βασικού κανονισμού, το Συνέδριο καλεί το Γραφείο να μεριμνά ώστε το αποθεματικό αυτό να μην υπερβαίνει άσκοπα τις προβλεπόμενες οικονομικές ανάγκες.

11. Το Γραφείο δεν διενεργεί κανένα έλεγχο για την ακρίβεια των ποσών των χρεώσεων και των τόκων (615000 ευρώ το 2002) που του κοινοποιούν οι τραπεζικοί οργανισμοί του.

12. Κατά το κλείσιμο των λογαριασμών του οικονομικού έτους 2002, το Γραφείο χρειάστηκε να πραγματοποιήσει λογιστικές αναπροσαρμογές των ποσών που αφορούσαν το ΦΠΑ προκειμένου να ρυθμιστούν σφάλματα, τα οποία προέκυψαν από αλλαγές των λογιστικών μεθόδων. Το Γραφείο θα πρέπει να εξακολουθήσει τις προσπάθειές του για την ορθή καταχώριση του ΦΠΑ. Εξάλλου, το Γραφείο θα πρέπει να ενεργεί ταχύτερα για να υποβάλλει τις αιτήσεις απόδοσης.

Νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων

13. Μια νέα φυτική ποικιλία για να μπορεί να δικαιούται κοινοτική προστασία πρέπει να παρουσιάζει ορισμένα τεχνικά χαρακτηριστικά. Ο έλεγχος των χαρακτηριστικών αυτών πραγματοποιείται από κέντρα εξέτασης, σύμφωνα με ένα πρότυπο πρωτόκολλο, ύστερα από αίτηση και για λογαριασμό του Γραφείου. Τα κέντρα αυτά χρεώνουν στο Γραφείο κατ αποκοπή ποσά που καθορίζονται στις συμβάσεις.

14. Σε ορισμένες περιπτώσεις ένα από τα χαρακτηριστικά μιας φυτικής ποικιλίας δεν μπορεί να ελεγχθεί βάσει του πρότυπου πρωτοκόλλου και το κέντρο εξέτασης οφείλει να προβεί σε συμπληρωματικές εργασίες. Το κόστος των πρόσθετων αυτών εργασιών τιμολογείται είτε απευθείας στον αιτούντα, είτε στο Γραφείο, το οποίο το μετακυλύει με τη σειρά του στον αιτούντα.

15. Εν πάση περιπτώσει, οι συμβάσεις οι οποίες έχουν συναφθεί μεταξύ του Γραφείου και των εξεταστικών κέντρων θα πρέπει να συμπεριλαμβάνουν τις διατάξεις που αφορούν τις συμπληρωματικές αυτές εξετάσεις και τις εγγυήσεις οι οποίες εξασφαλίζουν την πραγματική πληρωμή τους.

16. Για τη χρέωση της ενδιάμεσης παροχής υπηρεσιών, το Γραφείο εξέδωσε αναλήψεις υποχρεώσεων μόνο μετά την παραλαβή του κάθε τιμολογίου. Η τακτική αυτή δεν είναι σύμφωνη με το άρθρο 29 παράγραφος 1 του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου.

17. Ορισμένες προκαταβολές καταβάλλονται από το Γραφείο ελλείψει τιμολογίου. Αυτό το είδος πληρωμής δεν θα πρέπει να πραγματοποιείται, σύμφωνα με τη νομοθεσία που εφαρμόζεται σχετικά παρά μόνο βάσει επίσημων τιμολογίων τα οποία αναφέρουν ρητά το ΦΠΑ(3).

18. Όσον αφορά τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, διαπιστώθηκαν αδυναμίες κατά την εκτίμηση του όγκου των υπηρεσιών που πρέπει να παρασχεθούν, καθώς και στις διαδικασίες αξιολόγησης των προσφορών. Το γεγονός αυτό έδωσε τη δυνατότητα σε επιχειρήσεις να επιτύχουν συμπληρωματικές συμβάσεις αξίας που υπερέβαινε την αρχική σύμβαση κατά 50 % και πλέον.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 15ης και 16ης Οκτωβρίου 2003.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 27.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 111 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 2002 καταρτίστηκαν στις 16 Σεπτεμβρίου 2003 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 25 Σεπτεμβρίου 2003. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Υποχρέωση η οποία ορίζεται από το άρθρο 289.Ι του γενικού γαλλικού κώδικα φορολογίας: Κάθε υποκείμενος σε φόρο πρέπει να εκδίδει τιμολόγιο ή έγγραφο, το οποίο επέχει θέση τιμολογίου για τα παραδιδόμενα αγαθά ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες σε έναν άλλον φορολογούμενο ή σε ένα μη φορολογούμενο νομικό πρόσωπο, καθώς και για τις προκαταβολές που εισπράττονται για τις πράξεις αυτές όταν δημιουργούν υποχρέωση καταβολής φόρου.

Πίνακας 1

Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών - Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2002Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου. Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε το Γραφείο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών - Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2002 και 2001

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου.

Πίνακας 3

Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών - Ισολογισμοί στις 31 Δεκεμβρίου 2002 και στις 31 Δεκεμβρίου 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Γραφείου.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του γραφειου

8. Για τη συνέχεια που δίδεται σε έκτακτες πράξεις, το Γραφείο θα προβεί σε ενέργειες που θα κατατείνουν στη βελτίωση των μεταγενέστερων σταδίων διεκπεραίωσης (παρακολούθηση) των έκτακτων αποδείξεων.

10. Ο κανονισμός για τα τέλη αναθεωρήθηκε με σκοπό τη μείωση του αποθεματικού σε ύψος ανάλογο των οικονομικών αναγκών του Γραφείου.

11. Το Γραφείο εξετάζει σήμερα τις δυνατότητες για έλεγχο των ποσών που κοινοποιούν οι τράπεζες και αφορούν τραπεζικές επιβαρύνσεις και τόκους.

12. Το Γραφείο σημειώνει την παρατήρηση του Συνεδρίου. Θα μελετήσει τρόπους για τη βελτίωση της διαχείρισης και της μεταγενέστερης διεκπεραίωσης των λογαριασμών του για τον ΦΠΑ.

15. Θα γίνεται λεπτομερέστερη αναφορά στους συμβατικούς όρους για τις συμπληρωματικές εξετάσεις και τις σχετικές αμοιβές κατά την τροποποίηση συμβάσεων που έχουν συναφθεί με τα εξεταστικά κέντρα.

16. Η τακτική που περιγράφει το Συνέδριο δεν ακολουθείται πλέον. Από τις αρχές του 2003 οι προσωρινές αναλήψεις υποχρεώσεων εγγράφονται ως τέτοιες και όχι ως "προκαταρκτικές αναλήψεις δαπανών".

17. Το Γραφείο θα επιμείνει στην απαίτησή του για έκδοση τιμολογίων προκειμένου να τηρείται στο ακέραιο η κείμενη νομοθεσία.

18. Εφεξής το Γραφείο θα λαμβάνει μέτρα για να εκτιμά με τον ακριβέστερο δυνατό τρόπο τις αναμενόμενες αξίες της εκάστοτε σύμβασης.