[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 04.07.2006

COM(2006) 358 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΣΗΜΕΙΩΘΕΙΣΑ ΕΩΣ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2006 ΠΡΟΟΔΟ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΗ ΣΗΜΕΙΩΘΕΙΣΑ ΕΩΣ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2006 ΠΡΟΟΔΟ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΝ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 3

2. ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΧΡΙ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2006 4

3. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΕΝΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ 5

3.1. Κατάρτιση των δημοσιονομικών καταστάσεων και των αρχικών υπολοίπων για το οικονομικό έτος 2005. 5

3.2. Δανειοδοτικές και δανειοληπτικές πράξεις 8

3.3. Εκπαίδευση 8

3.4. Ενοποίηση 8

3.5. Αλλαγή οικονομικού έτους 9

4. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΤΟΠΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 10

4.1. Επικοινωνία και ποιότητα λογιστικής. 10

4.2. Επικύρωση τοπικών συστημάτων. 10

5. ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΓΕΝΙΚΟ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ 10

6. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ABAC ΑΠΟ ΑΛΛΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ 12

7. ABAC DELEGATIONS 12

8. ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ 12

9. ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ 13

10. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ 13

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΧΕΔΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΤΗΝ 31η ΜΑΡΤΙΟΥ 2006………………………………..

Παράρτημα II: Ασφάλεια και συγχρονισμός του συστήματος 15

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Στις 31 Μαρτίου 2006, ο υπόλογος της Επιτροπής διεβίβασε στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο τους πρώτους προσωρινούς λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων που καταρτίστηκαν σύμφωνα με τα διεθνώς παραδεκτά λογιστικά πρότυπα. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, η Επιτροπή αναδείχθηκε αφενός πρωτοπόρος στον τομέα μεταξύ των δημόσιων οργανισμών και, αφετέρου, εκδήλωσε στις αρχές απαλλαγής τη βούλησή της να αναλάβει πλήρως την ευθύνη της χρησιμοποίησης των χρημάτων των φορολογουμένων που τίθενται στη διάθεσή της.

Οι εν λόγω λογαριασμοί είναι το αποτέλεσμα τριετούς εντατικής εργασίας από όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής και από τα άλλα όργανα και οργανισμούς:

- Αναπτύχθηκαν λογιστικοί κανόνες, προσαρμοσμένοι στις δραστηριότητες της Επιτροπής και σύμφωνοι με τα διεθνή πρότυπα, καθώς και τα κατάλληλα λογιστικά εγχειρίδια·

- Αναπτύχθηκαν συστήματα ΤΠ για να αντιμετωπίσουν τις νέες λογιστικές απαιτήσεις·

- Κάθε υπηρεσία της Επιτροπής προσαρμόζει τις διοικητικές και τις δημοσιονομικές διαδικασίες της για την καταγραφή λογιστικών γεγονότων οσάκις αυτά συμβαίνουν, και όχι μόνον κατά την είσπραξη ή τη καταβολή μετρητών ή μόνο κατά το τέλος του έτους, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εφαρμογή λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση·

- Καθορίστηκαν τα απαιτούμενα υπόλοιπα για το άνοιγμα των πρώτων λογαριασμών σε δεδουλευμένη βάση.

Το έργο αυτό ολοκληρώθηκε εγκαίρως, τον Ιανουάριο 2005, έτσι ώστε να είναι δυνατή η έναρξη του οικονομικού έτους 2005 σε ορθή βάση. Από τον Ιανουάριο 2005:

- Οι διατάκτριες υπηρεσίες ήλεγξαν και επικύρωσαν τα αρχικά υπόλοιπα.

- Κάθε υπηρεσία προέβη σε εκτίμηση των δεδουλευμένων εξόδων στην αρχή και στο τέλος κάθε έτους.

- Ο υπόλογος της Επιτροπής εξέτασε όλα τα συστήματα ώστε να εξασφαλιστεί ότι μπορούν να καταγράψουν και να κοινοποιήσουν τα απαιτούμενα λογιστικά στοιχεία.

- Οι λογαριασμοί της Επιτροπής καταρτίστηκαν και ενοποιήθηκαν με τους λογαριασμούς 8 άλλων οργάνων και 16 υπηρεσιών.

Η Επιτροπή έχει επομένως τηρήσει τις προθεσμίες που καθορίζονται στο δημοσιονομικό κανονισμό για την κατάρτιση των δημοσιονομικών καταστάσεων των οποίων κάθε σημαντική πτυχή ακολουθεί πιστά τα διεθνή πρότυπα, και έχει εκπληρώσει την υποχρέωσή της να υποβάλει αναφορά στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο για την πρόοδο ως προς την επίτευξη αυτού του στόχου[1], τον οποίο θεωρούσαν ιδιαίτερα φιλόδοξο.

Ωστόσο, το έργο δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί. Η συμμόρφωση με όλα τα λογιστικά πρότυπα είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Οι λογαριασμοί παγίων προκαταβολών των εξωτερικών αντιπροσωπειών της Επιτροπής πρέπει να ενσωματωθούν στο κεντρικό λογιστικό σύστημα, και τα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης να μεταφερθούν σε ένα σύγχρονο σύστημα ΤΠ. Οι καθυστερήσεις στην εκτέλεση αυτών των καθηκόντων προέκυψαν από τη δυσκολία καθιέρωσης νέων συστημάτων και κατάλληλης εκπαίδευσης σε υπηρεσίες διάσπαρτες γεωγραφικά, και δεν έχουν σημαντική επίπτωση στους λογαριασμούς.

Τα συστήματα δύο γενικών διευθύνσεων χρειάζονται βελτιώσεις προτού επικυρωθούν. Διαπιστώθηκαν σημαντικά σφάλματα στα αριθμητικά στοιχεία μιας τουλάχιστον γενικής διεύθυνσης, από την οποία ζητήθηκε να τα διορθώσει. Παρά τις προσπάθειες των υπηρεσιών της Επιτροπής να επαληθεύουν επανειλημμένα τα αρχικά υπόλοιπα και τα δεδουλευμένα έξοδα, το Ελεγκτικό Συνέδριο είναι πιθανόν να διαπιστώσει και άλλα σφάλματα, τα οποία πρέπει κατά το δυνατόν να διορθωθούν στους οριστικούς λογαριασμούς που πρέπει να υποβληθούν μέχρι τις 31 Ιουλίου 2006. Ο κίνδυνος σφάλματος γίνεται μεγαλύτερος εξαιτίας της έλλειψης ειδικευμένων λογιστών στην Επιτροπή για την ταχεία απορρόφηση μιας τόσο εκτεταμένης μεταρρύθμισης, των καθυστερήσεων που προκύπτουν σε ορισμένες υπηρεσίες, οι οποίες αναγκάζονται να εργάζονται βεβιασμένα, και των καθυστερήσεων στην ανάπτυξη ορισμένων λογιστικών εργαλείων και εργαλείων κατάρτισης εκθέσεων στο πλαίσιο του συστήματος ΤΠ, καθώς και των καθυστερήσεων όσον αφορά την αναπροσαρμογή της τεκμηρίωσης και των εκπαιδευτικών μαθημάτων.

ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΜΕΧΡΙ ΤΙΣ 31 ΜΑΡΤΙΟΥ 2006

Η μετάβαση σε ένα νέο λογιστικό σύστημα στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής υπήρξε μέχρι σήμερα επιτυχής. Την 1η Ιανουαρίου 2005, η Επιτροπή τροποποίησε τους γενικούς λογιστικούς κανόνες της ΕΕ με το πέρασμα από τη μέθοδο της λογιστικής βάσει ταμειακών συναλλαγών στη μέθοδο της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση εξακολούθησε να αναπτύσσεται καθ’όλη τη διάρκεια του 2005· η ανάπτυξη και η βελτίωσή της θα συνεχιστούν το 2006 και το 2007 για να συμπεριλάβουν σταδιακά το Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης, τις αντιπροσωπείες, τους οργανισμούς και μια ενιαία αποθήκη δεδομένων.

Καταρτίστηκε λεπτομερές σχέδιο δράσης για τα έτη 2005 και 2006, το οποίο προσαρμόστηκε και επεκτάθηκε με βάση την αποκτηθείσα πείρα. Τα σχέδια για τα έτη 2006 και 2007 παρουσιάζονται με γραφική παράσταση στο παράρτημα. Οι εργασίες που απαιτούντο για να ολοκληρωθούν οι εξελίξεις της ΤΠ υποεκτιμήθηκαν στο αρχικό σχέδιο με αποτέλεσμα ορισμένα καθήκοντα να πρέπει να προγραμματισθούν εκ νέου. Τα κυριότερα λογιστικά σχέδια σε εξέλιξη είναι το ABAC – EDF και το ABAC – Delegations, τα οποία αναμένεται να είναι πλήρως λειτουργικά στις αρχές του οικονομικού έτους 2007 (Delegations) και του 2008 (EDF). Η παρούσα έκθεση παρουσιάζει τα βασικά ζητήματα που τίθενται το 2005.

Ο υπόλογος της Επιτροπής παρουσίασε στο Ελεγκτικό Συνέδριο τις προσωρινές δημοσιονομικές καταστάσεις για το 2005, τις πρώτες που καταρτίζονται σε πλήρως δεδουλευμένη βάση. Οι τελικές καταστάσεις αναμένεται να εγκριθούν από την Επιτροπή μέχρι τις 31 Ιουλίου 2006. Όλες οι γενικές διευθύνσεις και οι υπηρεσίες κατέβαλαν σημαντικές προσπάθειες για να καταρτίσουν τα αρχικά υπόλοιπα για το πρώτο αυτό έτος, να τα ελέγξουν και να προβούν στις απαραίτητες διορθώσεις, καθώς και για να εκτιμήσουν τα δεδουλευμένα έξοδα στην αρχή και στο τέλος του οικονομικού έτους με συνέπεια και συνοχή. Θα εξακολουθήσουν να γίνονται ορισμένοι έλεγχοι των δεδομένων μέχρι το κλείσιμο των οριστικών λογαριασμών, ορισμένοι λογαριασμοί πρέπει ακόμη να αποτελέσουν αντικείμενο συμφωνίας στους γενικούς λογαριασμούς, και μία Γενική Διεύθυνση έχει κληθεί να προβεί σε νέες εκτιμήσεις. Παρά τις προσπάθειες αυτές, δεδομένου του μεγέθους του ζητήματος και της έλλειψης εξοικείωσης των υπηρεσιών με τις νέες λογιστικές διαδικασίες, καθώς και του μικρού αριθμού εξειδικευμένων και καταρτισμένων υπαλλήλων, σημαντικά σφάλματα και παραλείψεις στους οριστικούς λογαριασμούς υπάρχει κίνδυνος να περάσουν απαρατήρητα.

Η προσοχή του Ελεγκτικού Συνεδρίου επιστήθηκε σε ορισμένα λογιστικά θέματα, ιδίως όσον αφορά τις οντότητες που επρόκειτο να συμπεριληφθούν στους ενοποιημένους λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, αλλά που δεν έχουν ακόμη συμφωνήσει ως προς αυτό, και τα μέσα κοινοποίησης των ποσών που θα κληθούν να υποβάλλουν τα κράτη μέλη για την αποπληρωμή των υφιστάμενων υποχρεώσεων των ΕΚ.

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΕΝΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ

Κατάρτιση των δημοσιονομικών καταστάσεων και των αρχικών υπολοίπων για το οικονομικό έτος 2005.

Οι νέες απαιτήσεις για την υποβολή εκθέσεων καθορίστηκαν όσον αφορά τις δημοσιονομικές καταστάσεις του 2005 και θεσπίστηκαν οι λογιστικές διαδικασίες για το κλείσιμο των λογαριασμών του 2005 και την προπαρασκευή των δημοσιονομικών καταστάσεων του 2005. Οι προσωρινοί ετήσιοι λογαριασμοί διαβιβάστηκαν στις 31 Μαρτίου 2006, ημερομηνία που καθορίζεται στον δημοσιονομικό κανονισμό.

Για τον καθορισμό των λειτουργικών αρχικών υπολοίπων , όλα ουσιαστικά τα απαιτούμενα στοιχεία για τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση καταχωρήθηκαν στο κεντρικό λογιστικό σύστημα τον Ιανουάριο 2005, δηλ. πάνω από 7.000 τιμολόγια ή δηλώσεις δαπανών, 30.000 προχρηματοδοτήσεις, 92.000 στοιχεία ενεργητικού και 3.100 εγγυήσεις. Κάθε υπηρεσία κλήθηκε να επαληθεύσει την ακρίβεια αυτών των καταχωρήσεων μέχρι την 1η Μαΐου 2005 και, τον Ιούλιο 2005, ζητήθηκε από κάθε γενικό διευθυντή και επικεφαλής υπηρεσίας η επίσημη επικύρωση των λειτουργικών αρχικών υπολοίπων. Μετά από επαληθεύσεις και ελέγχους, κάθε γενική διεύθυνση επικύρωσε τα στοιχεία αλλά ζήτησε ορισμένες διορθώσεις για να διασφαλιστεί η ποιότητα των δεδομένων. Η τελευταία επικύρωση διαβιβάστηκε τον Ιανουάριο 2006.

Το Ελεγκτικό Συνέδριο έλαβε τις λεπτομέρειες των καταχωρήσεων όσον αφορά τα τιμολόγια και τις προχρηματοδοτήσεις τον Φεβρουάριο 2005, καθώς και τους ισολογισμούς των γενικών διευθύνσεων αμέσως μετά την αποστολή τους για επικύρωση τον Ιούλιο 2005. Το Ελεγκτικό Συνέδριο απέκτησε πρόσβαση, προκειμένου να τα συμβουλευτεί, σε όλα τα καταχωρημένα στο λογιστικό σύστημα στοιχεία αμέσως μετά την καθιέρωσή του.

Το 2005, η κυριότερη δραστηριότητα στο πλαίσιο της μετάβασης συνίστατο στην οριστικοποίηση, την 1η Ιανουαρίου 2005, των δεδουλευμένων αρχικών υπολοίπων , η οποία αποδείχθηκε δυσχερής τόσο για τη ΓΔ Προϋπολογισμού όσο και για όλες τις υπηρεσίες. Στις 16 Αυγούστου 2005, οι γενικές διευθύνσεις έλαβαν οδηγίες για την εκτίμηση της αξίας των απαιτήσεων έναντι κοινοτικών πόρων οι οποίες δεν υποβλήθηκαν ακόμη από τους δικαιούχους («εκτιμήσεις κλεισίματος»), κατόπιν συνεννόησης με αυτές ως προς τον καταλληλότερο τρόπο διεξαγωγής της εκτίμησης. Μέχρι τις 31 Ιανουαρίου 2006, όλες οι γενικές διευθύνσεις είχαν καταρτίσει τη μεθοδολογία τους και τις καταχωρήσεις κλεισίματος για τον ισολογισμό έναρξης και, μέχρι τις 17 Μαρτίου, είχε ολοκληρωθεί η παρουσίαση από τις γενικές διευθύνσεις των αναγκαίων πληροφοριών για τις καταχωρήσεις κλεισίματος για το τέλος του οικονομικού έτους. Η ΓΔ Προϋπολογισμού προέβη σε επισκόπηση και ελέγχους συνέπειας προκειμένου να διασφαλίσει την ποιότητα των στοιχείων. Θα χρειαστούν ορισμένες διορθώσεις πριν από την έγκριση των οριστικών λογαριασμών στις 31 Ιουλίου 2006, ιδίως όσον αφορά τη γενική διεύθυνση που θα κληθεί να επαναλάβει τις εκτιμήσεις κλεισίματος.

Μολονότι όλες οι γενικές διευθύνσεις περάτωσαν την εργασία που τους ζητήθηκε, σημειώθηκαν σημαντικές καθυστερήσεις πριν από την συγκέντρωση όλων των πληροφοριών, όπως αναφέρεται στον πίνακα 1. Οι καθυστερήσεις αυτές απεικονίζουν τις εγγενείς δυσκολίες για τη βραχυπρόθεσμη μετάβαση στη μέθοδο της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, καθώς και για την έγκαιρη εξασφάλιση σε όλες τις υπηρεσίες εργαλείων ΤΠ και κατάρτισης.

Πίνακας

Δημοσιονομικοί λογαριασμοί

Ημερομηνία αίτησης για δεδομένα | Προθεσμία απάντησης | Εμπρό-θεσμες ΓΔ | Ανώτατη καθυστέ-ρηση ενός μηνός | Πάνω από 1 μήνα | Τελευ-ταίες απαντή-σεις | Τελευταία αίτηση για πρόσθετες καταχωρή-σεις |

Αρχική συνεισφορά | Τελική έκδοση |

Έλεγχος αρχικών υπολοίπων | 24.01.2005 | 31.03.2005* |

Επικύρωση αρχικών υπολοίπων | 29.07.2005 | 15.09.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.01.2006 | 10.03.2006** |

Κλείσιμο για το αρχικό υπόλοιπο 01.01.2005 | 16.08.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.02.2006 | 17.03.2006 |

Κλείσιμο χρήσης 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.01.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.03.2006 | 17.03.2006 |

* Η προθεσμία αντιστοιχεί στην περίοδο αυτόματης διόρθωσης για τα τιμολόγια και τις προχρηματοδοτήσεις που έχουν εισαχθεί στο σύστημα. Την ημερομηνία αυτή δεν απαιτήθηκε επίσημη επικύρωση.

** Ακόμη και μετά την επικύρωση, ορισμένες γενικές διευθύνσεις υπέβαλαν αίτηση για περαιτέρω διορθώσεις του αρχικού υπολοίπου.

Όσον αφορά τους ενοποιημένους λογαριασμούς, τα λοιπά όργανα και οι οργανισμοί παρείχαν τις απαιτούμενες πληροφορίες κατά μεγάλο μέρος εμπρόθεσμα. Εξαίρεση αποτελούν δύο όργανα τα οποία δεν υπέβαλαν τις καταστάσεις τους όσον αφορά τις ταμειακές ροές, και τρεις οντότητες οι οποίες θεώρησαν ότι δεν πρέπει να συμπεριληφθούν στους ενοποιημένους λογαριασμούς, είτε διότι ο δημοσιονομικός κανονισμός επιτρέπει αυτή την εξαίρεση (δύο οργανισμοί), είτε διότι δεν ελέγχονται από την Ευρωπαϊκή Κοινότητα (κοινό καθεστώς υγειονομικής ασφάλισης). Τα ζητήματα αυτά πρέπει να επιλυθούν πριν από την έγκριση των οριστικών λογαριασμών.

Οι προσωρινοί λογαριασμοί καταδεικνύουν ότι οι δαπάνες της ΕΚ υπερβαίνουν τα στοιχεία του ενεργητικού της κατά 62 δισεκατ. ευρώ περίπου. Αυτό οφείλεται στο ότι η πρόσκληση για την καταβολή κεφαλαίων γίνεται μόνο όταν τα χρέη είναι ληξιπρόθεσμα. Οι κυριότερες υποχρεώσεις αφορούν τις συντάξεις του προσωπικού (32 δισεκατ. ευρώ) και τις απαιτήσεις για το ΕΓΤΠΕ-Τμήμα Εγγυήσεων (47 δισεκατ. ευρώ). Ελλείψει διεθνών προτύπων για την παρουσίαση των υποχρεώσεων των κρατών μελών στο πλαίσιο αυτό, οι λογαριασμοί θα οριστικοποιηθούν υπό το πρίσμα των παρατηρήσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Δανειοδοτικές και δανειοληπτικές πράξεις

Οι δανειοδοτικές και δανειοληπτικές πράξεις, οι οποίες δεν εμπίπτουν στον προϋπολογισμό της Επιτροπής, καταχωρούνταν στο παρελθόν στο σύστημα ΤΠ Globus της ΓΔ ECFIN. Το 2005, τα στοιχεία αυτά μεταφέρθηκαν στο κεντρικό σύστημα της Επιτροπής (SAP/CFM και FM). Ορισμένα χρηματοδοτικά μέσα εισήχθησαν στο νέο σύστημα τον Ιούλιο, ενώ τα υπόλοιπα τον Νοέμβριο 2005. Οι λειτουργίες υποβολής εκθέσεων δεν έχουν ακόμη οριστικοποιηθεί. Θα χρειαστεί αναβάθμιση του κεντρικού συστήματος ΤΠ ώστε να εκτελεί λογιστικές εργασίες απόλυτα σύμφωνες με τα διεθνή πρότυπα. Η αναβάθμιση σχεδιάζεται για το δεύτερο τρίμηνο του 2006.

Εκπαίδευση

Το 2005, τα κυριότερα αποτελέσματα στον τομέα της εκπαίδευσης ήσαν τα ακόλουθα:

- η ολοκλήρωση της εντατικής εκπαίδευσης στο σύστημα ABAC, με αποτέλεσμα τη δημιουργία πάνω από 7.000 θέσεων εκπαίδευσης από τον Οκτώβριο 2004 έως τον Ιούνιο 2005·

- η σταδιακή αναβάθμιση των μαθημάτων σχετικά με τη χρήση του συστήματος ABAC, για να ληφθούν υπόψη οι εξελίξεις του συστήματος και να βελτιωθεί η ποιότητα των μαθημάτων. Το ποσοστό ικανοποίησης από τα μαθήματα για το σύστημα ABAC αυξήθηκε από 79% το 2004 σε 90% το 2005. Μετά από αίτημα των γενικών διευθύνσεων, δημιουργήθηκε νέο ολοκληρωμένο μάθημα που καλύπτει όλες τις βασικές πτυχές της διαχείρισης συναλλαγών τόσο στο σύστημα SI2 (το οποίο καταργείται σταδιακά) όσο και στο σύστημα ABAC. Το πρώτο τρίμηνο του έτους διοργανώθηκαν ειδικές ενημερωτικές συναντήσεις για διατάκτες·

- η συνεχής παράδοση μαθημάτων για το σύστημα SI2 και ABAC, μετά την ολοκλήρωση του εντατικού σταδίου, καθώς και μαθημάτων λογιστικής στο δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα, μολονότι ενίοτε το υλικό εκπαίδευσης και τεκμηρίωσης δεν συμβάδιζε με τις αλλαγές του συστήματος.

Το βασικό έργο που αναμένεται να πραγματοποιηθεί το 2006 περιλαμβάνει τα εξής:

- Συνεχή παράδοση και αναβάθμιση των μαθημάτων, με έμφαση στη σημασία της επιλογής του ορθού λογιστικού κώδικα, δεδομένου ότι αυτό φαίνεται να είναι το πρόβλημα ορισμένων γενικών διευθύνσεων·

- Παράδοση μαθημάτων για το προσωπικό των αντιπροσωπειών στα κράτη μέλη και σε τρίτες χώρες·

- Προετοιμασία για την παράδοση μαθημάτων στο προσωπικό των οργανισμών ή άλλων οργάνων που ενδέχεται να υιοθετήσουν το σύστημα ABAC.

Ενοποίηση

Ένα ενημερωτικό πακέτο για θέματα κατάρτισης εκθέσεων με ένα εγχειρίδιο για την ενοποίηση απεστάλη σε όλα τα όργανα και τους οργανισμούς. Τον Νοέμβριο, εκπονήθηκε και χρησιμοποιήθηκε πειραματικά νέο εργαλείο ΤΠ για την ενοποίηση (SAP ECCS), με τη χρήση δοκιμαστικών πακέτων κατάρτισης εκθέσεων που διαβίβασαν 15 συμμετέχοντες οργανισμοί και όργανα. Τα όργανα και οι οργανισμοί προετοίμασαν τους δικούς τους ισολογισμούς έναρξης και τους κοινοποίησαν στον υπόλογο της Επιτροπής για έλεγχο της συνέπειας και ενοποίηση. Η ενοποίηση των προσωρινών λογαριασμών των οργάνων και των οργανισμών πραγματοποιήθηκε με επιτυχία στο πλαίσιο του νέου εργαλείου.

Αλλαγή οικονομικού έτους

Από τον Ιούλιο 2005, όλες οι γενικές διευθύνσεις και οι υπηρεσίες συνεργάστηκαν με τη ΓΔ Προϋπολογισμού για να μειώσουν κατά λίγες ημέρες την περίοδο διακοπής των δημοσιονομικών πράξεων που συμπίπτει με την έναρξη νέου οικονομικού έτους. Η εν λόγω περίοδος μειώθηκε επιτυχώς κατά περισσότερες από τρεις εβδομάδες σε σύγκριση με το σύνηθες χρονοδιάγραμμα (πίνακας 2). Η επιτυχία αυτή δεν οφείλεται αποκλειστικά στο πρόγραμμα ABAC αλλά είναι αποτέλεσμα, αφενός, καλύτερου συντονισμού 13 μονάδων των πέντε διευθύνσεων της ΓΔ Προϋπολογισμού και, αφετέρου, της χρησιμοποίησης των στοιχείων που περιλαμβάνονται στο προσχέδιο προϋπολογισμού ως βάσης για την πρώτη διϋπηρεσιακή διαβούλευση σχετικά με τις εσωτερικές διαδικασίες για το 2006, που άρχισε τον Σεπτέμβριο του 2005. Τα προσωρινά αυτά στοιχεία αναπροσαρμόστηκαν μετά την έγκριση του προϋπολογισμού.

ΠΙΝΑΚΑΣ 2: ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΤΗΣ ΕΝΑΡΞΗΣ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΤΩΝ 2006 ΚΑΙ 2005

Γεγονός | 2005/2006 | 2004/2005 |

Άνοιγμα προβλεπόμενου περιβάλλοντος(*) | 15.11 | 19.11 |

Εγγραφή πιστώσεων που έχουν ψηφιστεί και επιτρέπουν νέες αναλήψεις υποχρεώσεων και τις αντίστοιχες πληρωμές | 21.12 (**) | 10.1 |

Μεταφορά εις νέον εκκρεμουσών αναλήψεων υποχρεώσεων που επιτρέπει την πληρωμή τους: |

-κύκλος 1 | 5.1--9.1 | 31.1--1.2 |

-κύκλος 2 (***) | 20.1--22.1 | 18.2 |

-κύκλος 2 α (***) | 24.1 | n/a |

-κύκλος 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Υπολειμματικές πιστώσεις, κύριος κύκλος | 6.1--9.1 | 3.2 |

Εισοδηματικός κύκλος | 16.1--17.1 | 15.2 |

(*) Η ημερομηνία 15.11 καθορίζεται στο άρθρο 178 παράγραφος 1 και στο άρθρο 150 παράγραφος 3 του δημοσιονομικού κανονισμού. |

(**) Οι πληρωμές, με εξαίρεση εκείνες που επιτρέπονται δυνάμει του άρθρου 178 παράγραφος 2 του δημοσιονομικού κανονισμού, δεν εγκρίνονται πριν από την 1η Ιανουαρίου. (***) Οι πρόσθετοι κύκλοι αφορούν τις γενικές διευθύνσεις οι οποίες δεν έχουν περατώσει εγκαίρως τις απαιτούμενες προπαρασκευαστικές εργασίες ώστε να ενταχθούν στον προηγούμενο κύκλο. |

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΤΟΠΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

Επικοινωνία και ποιότητα λογιστικής.

Η συμμετοχή των γενικών διευθύνσεων και η επικοινωνία με αυτές σε λογιστικά θέματα συνεχίστηκε καθ’όλη τη διάρκεια του 2005, υπό μορφή συναντήσεων με τα δίκτυα ανταποκριτών σε οικονομικά και λογιστικά θέματα. Για τη βελτίωση της αξιοπιστίας των λογαριασμών, το 2005, το προσωπικό που συνεργάζεται με τον υπόλογο ήλεγξε την ποιότητα των νέων λογιστικών δεδομένων. Όλα τα σφάλματα και οι ασυνέπειες που διαπιστώθηκαν κοινοποιήθηκαν στις αρμόδιες υπηρεσίες. Αναπτύχθηκε η δημοσιονομική ενημέρωση εκ μέρους της γενικής διεύθυνσης και διοργανώθηκαν πολλές συνεδριάσεις με τους ανταποκριτές σε λογιστικά θέματα.

Οι εργασίες συνεχίζονται για τη βελτίωση του περιβάλλοντος λογιστικού ελέγχου και την αποσαφήνιση των ρόλων και των αρμοδιοτήτων, με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των λογιστικών δεδομένων.

Επικύρωση τοπικών συστημάτων.

Όσον αφορά την ποιότητα των δεδομένων, το εκσυγχρονισμένο λογιστικό σύστημα βασίζεται στην εισαγωγή με ακρίβεια και πληρότητα των δεδομένων από τους πολυάριθμους χρήστες του κεντρικού συστήματος ΤΠ (αναμένονται περίπου 7000). Οι οθόνες που προβλέφθηκαν για τους χρήστες παρέχουν βοήθεια σε κάθε στάδιο με στόχο την ελαχιστοποίηση του κινδύνου σφάλματος, αλλά η ποιότητα των δεδομένων που εισάγονται εξαρτάται επίσης από το περιβάλλον ελέγχου που έχει δημιουργηθεί από κάθε διατάκτη. Η οκταμελής ομάδα επικύρωσης της ΓΔ Προϋπολογισμού έχει αναλάβει πρόγραμμα εμπεριστατωμένων ελέγχων των συστημάτων που καθορίζονται από τους διατάκτες και προορίζονται για την παροχή ή την αιτιολόγηση λογιστικών πληροφοριών, σύμφωνα με το άρθρο 61 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του δημοσιονομικού κανονισμού, αρχής γενομένης από εκείνα που θεωρείται ότι παρουσιάζουν τους μεγαλύτερους κινδύνους.

Η ομάδα επικύρωσης των συστημάτων στις γενικές διευθύνσεις περάτωσε όλες τις προγραμματισθείσες εργασίες για το 2005. Η έκθεση προόδου που δημοσιεύθηκε τον Ιούλιο 2005 διαπιστώνει ότι η κατάσταση είναι εν γένει ικανοποιητική σε 27 γενικές διευθύνσεις. Η τελική έκθεση, που εγκρίθηκε στις 28 Φεβρουαρίου 2006, περιγράφει την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε όλες τις γενικές διευθύνσεις· ωστόσο, σημαντικά προβλήματα στα συστήματα δύο γενικών διευθύνσεων (AIDCO και EAC), οδήγησαν τον υπόλογο της Επιτροπής στο να αποφασίσει να αναστείλει την επικύρωση των συστημάτων τους μέχρις ότου ολοκληρωθούν οι απαιτούμενες βελτιώσεις. Επιπλέον, τα συστήματα καταχώρησης των λογαριασμών παγίων προκαταβολών δεν μπορούν να επικυρωθούν προτού ολοκληρωθεί το σχέδιο ΤΠ ABAC – Delegations (βλ. παράγραφο 7 παρακάτω).

ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΓΕΝΙΚΟ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ

Η υποδομή του συστήματος ABAC βελτιώθηκε σταδιακά μέσω των νέων εκδόσεων του Απριλίου, του Ιουνίου και του Νοεμβρίου 2005, καθώς και του Μαρτίου 2006. Τα τιμολόγια, οι πληρωμές και οι φάκελοι νομικών οντοτήτων μπορούν τώρα να καταχωρούνται μέσω διαδικτυακών εφαρμογών. Συνεχίστηκαν οι εργασίες για τη βελτίωση της ασφάλειας πρόσβασης στο κεντρικό λογιστικό σύστημα (SAP), και τον Φεβρουάριο 2006 εφαρμόστηκε νέο σύστημα περιορισμένης πρόσβασης για τεχνικούς πληροφορικής. Γενικά, το σύστημα ABAC λειτούργησε ικανοποιητικά, αλλά ορισμένες καθυστερήσεις στην εφαρμογή του προγράμματος ανάπτυξης ΤΠ εμπόδισαν τις υπηρεσίες να προβούν σε λογιστικές διορθώσεις μέχρι τον Μάρτιο 2006.

Το πρώτο στάδιο βελτιώσεων της διαδικασίας επιστολών υπόμνησης και προειδοποίησης (dunning) ολοκληρώθηκε μέχρι τα μέσα Δεκεμβρίου. Το δεύτερο στάδιο αναμένεται να εφαρμοστεί μέχρι τα τέλη Σεπτεμβρίου 2006.

Το πρόγραμμα του ΚΚΕρ σημείωσε ικανοποιητική πρόοδο· πρόκειται για τη χρησιμοποίηση των λειτουργικών δυνατοτήτων του SAP-PS και του CATS (κατάσταση κατανομής του χρόνου) για να μπορέσει το Κέντρο να προβεί σε λεπτομερή κατάρτιση προϋπολογισμών και λογιστικής παρακολούθησης των ερευνητικών σχεδίων. Το έργο εφαρμόστηκε εντός των προθεσμιών για το οικονομικό έτος 2006.

Σύμφωνα με τα πορίσματα μελέτης σκοπιμότητας που ολοκληρώθηκε το 2005, η νέα έκδοση του δομοστοιχείου του SAP FM, του BCS ( Budget Control System), θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για να αντικαταστήσει το τρέχον σύστημα που χρησιμοποιείται για την κεντρική διαχείριση του προϋπολογισμού, και θα μπορεί να συμπεριλάβει τα τοπικά κονδύλια που απαιτούνται για τον εφοδιασμό των τμημάτων με ένα λεπτομερέστερο σύστημα διαχείρισης του προϋπολογισμού τους. Η διαχείριση των τοπικών κονδυλίων γίνεται σήμερα στο Si2. Η καθιέρωση του BCS αναμένεται μέχρι τα τέλη του 2006.

Η πρόοδος για την ανάπτυξη νέας ενιαίας αποθήκης οικονομικών δεδομένων, που απαιτείται για να περατωθεί η ολοκλήρωση αρχείων ΤΠ και λογιστικών καταχωρήσεων, περιορίστηκε στο θεωρητικό στάδιο.

Όσον αφορά το πρόγραμμα ABAC Contracts , το έτος 2005 αφιερώθηκε στην εγκατάσταση των λειτουργικών δυνατοτήτων που ζητήθηκαν από την ομάδα χρηστών και στην περάτωση της ανάπτυξης του συστήματος σε όλες τις γενικές διευθύνσεις. Απαιτήθηκε η καταχώριση στο ABAC Contracts όλων των συμβάσεων άνω των 13.800 ευρώ οι οποίες υπογράφηκαν από τον Ιανουάριο 2005. Στα τέλη Μαρτίου 2006, είχαν καταχωρηθεί στην εφαρμογή περίπου 57.000 συμβάσεις, συνολικής αξίας άνω των 7,7 δισεκατ. ευρώ.

Όσον αφορά το πρόγραμμα ABAC Assets, οι κυριότερες δραστηριότητες του 2005 αφορούσαν τους ακόλουθους τομείς:

- την περάτωση της ανάπτυξης της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση και τη βελτίωση της ενοποίησης και της συνοχής με τις άλλες εφαρμογές ABAC, με στόχο να καταστούν τα δεδομένα πιο συναφή στο πλαίσιο του ABAC·

- την ολοκλήρωση της αντικατάστασης των προηγούμενων συστημάτων·

- την ανάπτυξη εφαρμογών για τις αντιπροσωπείες σε κράτη μέλη και τρίτες χώρες σε πειραματική βάση.

Η Επιτροπή εξακολούθησε να βελτιώνει την ασφαλή πρόσβαση στο σύστημα, και να μεριμνά για τον συγχρονισμό των λογιστικών δεδομένων που εισάγονται σ’ αυτό ( παράρτημα ΙΙ ).

ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ABAC ΑΠΟ ΑΛΛΑ ΟΡΓΑΝΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ

Πολλοί οργανισμοί και μικρότερα όργανα χρησιμοποιούν για τους δημοσιονομικούς τους λογαριασμούς μια εκδοχή του συστήματος Si2 της Επιτροπής. Η Επιτροπή συμφώνησε να εξακολουθήσει να διαθέτει το σύστημα Si2 για το 2006 καθώς και να διαθέτει όλα τα δομοστοιχεία του ABAC στις οντότητες που επιθυμούν να τα χρησιμοποιήσουν.

Ορισμένοι οργανισμοί (2 εκτελεστικοί και 9 παραδοσιακοί) και 2 επιτροπές (Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, Επιτροπή των Περιφερειών) ζήτησαν επισήμως τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουν το ABAC. Το ABAC θα αρχίσει να χρησιμοποιείται το 2006 σε πέντε οργανισμούς σε πειραματική βάση, και στους υπόλοιπους το 2007 και το 2008.

Κάθε οργανισμός διαθέτει ιδιαίτερο οικονομικό και λογιστικό περιβάλλον στο ABAC. Οι λογιστές παραμένουν υπόλογοι για τους λογαριασμούς τους και για την εκτέλεση των κύκλων πληρωμών.

ABAC DELEGATIONS

Η ΓΔ Προϋπολογισμού, η ΓΔ RELEX και η ΓΔ DIGIT καθόρισαν τον τρόπο με τον οποίο θα ενσωματώνονται στο σύστημα ABAC οι οικονομικές πράξεις που εκτελούν οι αντιπροσωπείες οι οποίες επί του παρόντος εκτελούνται μέσω των λογαριασμών παγίων προκαταβολών, και καταχωρούνται σε ανεξάρτητο σύστημα, το RAI-web. Η διαχείριση των μητρώων παγίων στοιχείων του ενεργητικού θα πρέπει να γίνεται στο σύστημα ABAC-Assets. Αυτό θα απαιτήσει προσαρμογές των σχετικών δομοστοιχείων του ABAC, και την ανάπτυξη και ολοκλήρωση διαδικτυακών εφαρμογών. Η εγκατάσταση στις αντιπροσωπείες έχει προγραμματιστεί για το 2006, αν και ο σύνδεσμος με το SAP θα τεθεί σε λειτουργία μόνο μετά την έναρξη του οικονομικού έτους 2007. Η εγκατάσταση στις αντιπροσωπείες θα εναρμονιστεί κατά το δυνατόν με το σύστημα ABAC-EDF (βλ. παράγραφο 8 παρακάτω).

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ

Στο πλαίσιο χωριστής διαδικασίας, πρέπει να εκσυγχρονιστούν οι λογαριασμοί του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης («ΕΤΑ»), οι οποίοι διαφέρουν από τους λογαριασμούς του γενικού προϋπολογισμού.

Ο εκσυγχρονισμός του ΕΤΑ περιλαμβάνει την κατάρτιση αναπροσαρμοσμένου λογιστικού σχεδίου και τον καθορισμό νέων λογιστικών κανόνων σύμφωνα με τις απαιτήσεις της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Επίσης, το πρόγραμμα εκσυγχρονισμού περιλαμβάνει την αντικατάσταση του OLAS, που είναι το ισχύον λογιστικό σύστημα ΤΠ για το ΕΤΑ. Το OLAS αναμένεται να αντικατασταθεί από έναν συνδυασμό του συστήματος ABAC και του CRIS, του τοπικού συστήματος ΤΠ της ΓΔ AIDCO. Τόσο το ABAC όσο και το CRIS χρησιμοποιούνται ήδη στους λογαριασμούς του γενικού προϋπολογισμού, και επί του παρόντος αναπροσαρμόζονται σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του ΕΤΑ.

Το 2005, το πρόγραμμα ABAC EDF σημείωσε σημαντική πρόοδο. Ο υπόλογος της Επιτροπής κατήρτισε και ενέκρινε νέο λογιστικό σχέδιο και νέες λογιστικές μεθόδους. Σε συνεργασία με τη ΓΔ AIDCO, πραγματοποιήθηκε μελέτη των διαφορών προκειμένου να διαπιστωθούν τα στοιχεία που απαιτούνται ακόμη στα συστήματα ABAC και CRIS. Τα στοιχεία αυτά είναι υπό ανάπτυξη και αναμένεται να τεθούν σε λειτουργία τον Ιανουάριο του 2008. Η εκπαίδευση των μελλοντικών χρηστών στις 46 αντιπροσωπείες των χωρών ΑΚΕ παραμένει πρόκληση.

Υπογραμμίζεται ότι αν και συνεχίζεται η ανάπτυξη των νέων εργαλείων υποστήριξης ΤΠ, οι ετήσιοι λογαριασμοί ΕΤΑ για το 2005 καταρτίστηκαν σύμφωνα με τις αρχές της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Επιπλέον, για να διασφαλιστεί η δυνατότητα σύγκρισης των πληροφοριών στους ετήσιους λογαριασμούς, ο υπόλογος του ΕΤΑ αναπροσάρμοσε τις δημοσιονομικές καταστάσεις ανοίγματος για το οικονομικό έτος 2005 με βάση τη λογιστική μεταφορά. Οι λογιστικές πληροφορίες που παρέχει το τρέχον ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα (OLAS) προσαρμόστηκαν όπου κρίθηκε αναγκαίο, έτσι ώστε τα στοιχεία να παρουσιάζονται σύμφωνα με την αρχή της λογιστικής μεταφοράς. Ο υπόλογος του ΕΤΑ προέβη ακόμη στις απαιτούμενες διορθώσεις των ταμειακών στοιχείων, σύμφωνα με τις συμπληρωματικές πληροφορίες του διατάκτη.

ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ ΕΞΕΛΙΞΕΙΣ

Το πρόγραμμα δράσης αναπροσαρμόστηκε για το 2006 και παρατάθηκε μέχρι το 2007 (βλ. παράρτημα). Η πλήρης αρχιτεκτονική του συστήματος ΤΠ ABAC αναμένεται να έχει δημιουργηθεί μέχρι τα τέλη του 2006. Οι μελλοντικές εξελίξεις της ΤΠ θα αφορούν κυρίως βελτιώσεις σε επίπεδο χρήσης και κατάρτισης δημοσιονομικών εκθέσεων και θα συμβάλουν στη μεγαλύτερη ενοποίηση των τοπικών συστημάτων και στην παροχή πρόσθετων μέσων υποστήριξης των χρηστών και δημοσιονομικής διαχείρισης, γεγονός που συνιστά πιο μακροπρόθεσμο στόχο. Όσον αφορά το λογιστικό πλαίσιο, θα επιδιωχθεί ο καθορισμός των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των παραγόντων που συμμετέχουν στις δημοσιονομικές διαδικασίες, η βελτίωση της ποιότητας των λογιστικών δεδομένων και των εκθέσεων σχετικά με τη διαχείριση, καθώς και ο έλεγχος, από όλους τους διατάκτες, της συμμόρφωσης των τοπικών συστημάτων με τα κριτήρια επικύρωσης.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Η μετάβαση σε ένα νέο λογιστικό σύστημα στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή έγινε εντός της καθορισθείσας προθεσμίας και, ως εκ τούτου, την 1η Ιανουαρίου 2005, η Επιτροπή μετέβη από τη μέθοδο της λογιστικής σε ταμειακή βάση, στη μέθοδο της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, και είναι πλέον σε θέση να συμμορφώνεται από κάθε ουσιώδη άποψη με διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα. Τα πρώτα οριστικά αποτελέσματα του συστήματος ελέγχθηκαν και τεκμηριώθηκαν όταν ο υπόλογος της Επιτροπής κατήρτισε τους προσωρινούς λογαριασμούς την καθορισθείσα ημερομηνία, στις 31 Μαρτίου 2006. Η Επιτροπή υλοποίησε επομένως τον στόχο της να μεταβεί προς μια λογιστική σε δεδουλευμένη βάση τηρώντας ένα πολύ φιλόδοξο χρονοδιάγραμμα. Ο στόχος αυτός δεν θα είχε επιτευχθεί χωρίς την αφοσίωση και την εποικοδομητική συνεργασία όλων των υπηρεσιών της Επιτροπής.

Εντούτοις, αν και μέχρι σήμερα η μετάβαση εξελίχθηκε ομαλά και πραγματοποιήθηκαν λεπτομερείς δοκιμές, η επαλήθευση ορισμένων τοπικών συστημάτων στα τέλη του 2005 αποκάλυψε ότι τρία από αυτά δεν μπορούσαν να επικυρωθούν. Η έκθεση όσον αφορά τα τοπικά συστήματα των γενικών διευθύνσεων περιλαμβάνει επίσης συστάσεις για τη βελτίωση των ελέγχων των λογιστικών πληροφοριών, τη μεγαλύτερη κατανόηση της επιλογής λογιστικών κωδικών, τη βελτίωση της εκπαίδευσης σε λογιστικά θέματα και την αλλαγή της σχετικής νοοτροπίας. Εκτός αυτού, το 2005 ασκήθηκε μεγάλη πίεση στις υπηρεσίες της Επιτροπής για να εκπονήσουν νέες πολύπλοκες διαδικασίες σε εξαιρετικά σύντομο χρονικό διάστημα. Η βελτίωση των ελέγχων συνοχής στο πλαίσιο του λογιστικού συστήματος θα συνεχιστεί χωρίς αμφιβολία τουλάχιστον μέχρι την έγκριση των οριστικών ενοποιημένων λογαριασμών στις 31 Ιουλίου 2006.

Όσον αφορά τα τρία τοπικά συστήματα που δεν μπορούσαν να επικυρωθούν, δύο εξ αυτών προβλέπεται να ευθυγραμμιστούν μέχρι τα τέλη του 2006 (AIDCO και RELEX). Η ανάπτυξη ενός συστήματος αντικατάστασης καθυστέρησε στην τρίτη περίπτωση (EAC) και, ως εκ τούτου, η αρμόδια γενική διεύθυνση πρέπει να μεριμνήσει για την έγκαιρη βελτίωση του υφιστάμενου συστήματος μέχρι το κλείσιμο του οικονομικού έτους 2006.

Η Επιτροπή προσπαθεί να αντιμετωπίσει την έλλειψη εξειδικευμένων λογιστών με τη διοργάνωση ειδικών εξωτερικών διαγωνισμών για να προσελκύσει υποψηφίους που διαθέτουν την κατάλληλη εκπαίδευση και εμπειρία. Επίσης, θα αυξήσει τον αριθμό των εκπαιδευτικών μαθημάτων που παρέχονται στο προσωπικό.

Οι εξελίξεις ΤΠ που απαιτούνται για την ενσωμάτωση των Ευρωπαϊκών Ταμείων Ανάπτυξης, των λογαριασμών παγίων προκαταβολών των αντιπροσωπειών και των οργανισμών στο σύστημα ABAC αναμένεται να ολοκληρωθούν το πρώτο εξάμηνο του 2006· στη συνέχεια η Επιτροπή θα επικεντρώσει τις προσπάθειές της στην ενοποίηση των κεντρικών συστημάτων πληροφορικής, και στην τελειοποίηση των ελέγχων ασφάλειας.

Το πρόγραμμα προβλέπει να παράσχει στη διοίκηση κάθε υπηρεσίας περισσότερο αξιόπιστη και σφαιρική ενημέρωση για τα στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού για τα οποία είναι υπεύθυνη και για τις οικονομικές σχέσεις της με κάθε προμηθευτή (μακροπρόθεσμα), καθώς και για τη δημοσιονομική εκτέλεση των πολυετών προγραμμάτων και έργων μεσοπρόθεσμα.

Τα διδάγματα που συνάγονται από τα προβλήματα και τις καθυστερήσεις που ανέκυψαν κατά το πρώτο αυτό έτος της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση θα επιτρέψουν στην Επιτροπή να βελτιώσει την ποιότητα των δημοσιονομικών πληροφοριών και την τήρηση των προθεσμιών κατά τις επόμενες λογιστικές περιόδους.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Η Επιτροπή έχει υποβάλει εξαμηνιαίες εκθέσεις προόδου μέχρι και τις 31 Μαΐου 2005.