ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ - Αξιολόγηση του προγράμματος IDA II

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η πρώτη φάση του προγράμματος IDA (Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διοικήσεων) ξεκίνησε το 1995 βάσει της απόφασης 95/468/ΕΚ του Συμβουλίου. Το πρόγραμμα αποσκοπούσε στην προώθηση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ διοικήσεων, με στόχο την υποστήριξη της λειτουργίας της εσωτερικής αγοράς και της εφαρμογής ενός ευρέος φάσματος κοινοτικών αποφάσεων [1]. Κατά την πρώτη φάση καθιερώθηκαν διάφορα σημαντικά τηλεματικά δίκτυα σε τομείς όπως η απασχόληση, η υγεία, η γεωργία, η αλιεία, οι στατιστικές και ο ανταγωνισμός.

[1] Κύριος στόχος του προγράμματος IDA είναι να υποστηρίζει τις δραστηριότητες των διοικήσεων σε επίπεδο ΕΕ, ιδίως την εφαρμογή κοινοτικών πολιτικών, τη διοργανική επικοινωνία και την κοινοτική διαδικασία λήψης αποφάσεων. Ως εκ τούτου το πρόγραμμα IDA εξυπηρετεί την Κοινότητα, καθώς οι διοικήσεις είναι οι χρήστες των δικτύων και των συστημάτων που παρέχει, ενώ ταυτόχρονα ωφελούνται οι πολίτες και οι επιχειρήσεις.

Το πρόγραμμα IDA συνέβαλε επίσης στη διευκόλυνση της διοργανικής επικοινωνίας και της κοινοτικής διαδικασίας λήψης αποφάσεων, π.χ. μέσω της διαχείρισης επίσημων εγγράφων και των υπηρεσιών υποστήριξης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις επιτροπές, καθώς και της λειτουργίας των Ευρωπαϊκών Οργανισμών, π.χ. στο φαρμακευτικό τομέα ή μέσω της σύνδεσης Ευρωπαϊκών οικολογικών οργανώσεων. Επιπλέον, το πρόγραμμα IDA έδρασε ως σημαντικό μέσο για την αναδιάρθρωση των διαδικασιών εργασίας των ευρωπαϊκών διοικήσεων μέσω των Τεχνολογιών της Πληροφορίας και της Επικοινωνίας (ΤΠΕ).

1.1. ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ IDA II

1.1.1. Η δεύτερη φάση του προγράμματος IDA (IDA II) θεσπίστηκε από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο με τις αποφάσεις τους αριθ. 1719/1999/ΕΚ [2] (στο εξής απόφαση περί προσανατολισμών) σχετικά με ένα σύνολο προσανατολισμών συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού σχεδίων κοινού ενδιαφέροντος (ΣΚΕ) και αριθ. 1720/1999/ΕΚ [3] (στο εξής απόφαση περί διαλειτουργικότητας, η οποία παρέχει τη νομική βάση για οριζόντιες δράσεις και μέτρα - ΟΔΜ) της 12ης Ιουλίου 1999.

[2] Απόφαση αριθ. 1719/1999/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 12ης Ιουλίου 1999 σχετικά με ένα σύνολο προσανατολισμών, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού σχεδίων κοινού ενδιαφέροντος, για τα διευρωπαϊκά δίκτυα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ διοικήσεων (IDA), ΕΕ L 203, 3.8.1999, σ. 1.

[3] Απόφαση αριθ. 1720/1999/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 12ης Ιουλίου 1999 για τη θέσπιση μιας σειράς δράσεων και μέτρων με σκοπό την εξασφάλιση της διαλειτουργικότητας των διευρωπαϊκών δικτύων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ διοικήσεων (IDA) και της πρόσβασης σ' αυτά, ΕΕ L 203, 3.8.1999, σ. 9.

1.1.2. Αναγνωρίζοντας την ανάγκη να αξιοποιήσουν οι ευρωπαϊκές διοικήσεις τις νέες τεχνολογικές ευκαιρίες, το πρόγραμμα IDA II επαναπροσανατολίστηκε δίδοντας πολύ μεγαλύτερη έμφαση σε θέματα προσανατολισμού της αγοράς και διαλειτουργικότητας. Η λογική του IDA II τώρα είναι όχι μόνο η μεγιστοποίηση της ευελιξίας και η ελαχιστοποίηση του κόστους ανταλλαγής πληροφοριών, αλλά και η αύξηση της αποτελεσματικότητας στην παροχή υπηρεσιών απευθείας σύνδεσης από τις δημόσιες διοικήσεις σε πολίτες και επιχειρήσεις, κυρίως σε πανευρωπαϊκό επίπεδο.

1.2. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΤΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ IDA II

1.2.1. Οι αποφάσεις για το πρόγραμμα IDA II τροποποιήθηκαν με τις αποφάσεις αριθ. 2046/2002/ΕΚ [4] και αριθ. 2045/2002/ΕΚ [5], αντίστοιχα, του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου. Οι τροποποιήσεις περιλαμβάνουν αναφορές στα συμπεράσματα και στις συστάσεις που προέρχονται από δύο σημαντικές συναντήσεις υψηλού επιπέδου που πραγματοποιήθηκαν το 2001, και συγκεκριμένα τη διάσκεψη υπουργών σχετικά με την ηλεκτρονική διακυβέρνηση - η οποία διοργανώθηκε από κοινού από την Επιτροπή και τη Βελγική Προεδρία του Συμβουλίου, και τη διάσκεψη IDA-Σουηδικής Προεδρίας με τίτλο «Η ηλεκτρονική διακυβέρνηση στην υπηρεσία των πολιτών και των επιχειρήσεων της Ευρώπης - τι απαιτείται σε ευρωπαϊκό επίπεδο», στο Sandhamn. Οι αποφάσεις για το IDA II έχουν τώρα επίσης ως έναν από τους στόχους του προγράμματος, τον προσδιορισμό και την ανάπτυξη πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.

[4] ΕΕ L 316, 20.11.2002, σ.4

[5] ΕΕ L 316, 20.11.2002, σ.1

1.2.2. Ο στόχος αυτός επεκτείνει το πεδίο εφαρμογής του προγράμματος IDA, ενισχύοντας τη συμβολή του στην πρωτοβουλία «e-Europe 2005» όπου η ηλεκτρονική διακυβέρνηση είναι ένας από τους τομείς. Παράλληλα, οι τροποποιήσεις θέτουν τα θεμέλια για τη συμμετοχή των υποψήφιων χωρών στην ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διοικήσεων, διευκολύνοντάς τις με τον τρόπο αυτό στην εφαρμογή του κοινοτικού κεκτημένου. Επιπλέον, οι τροποποιήσεις υποστηρίζουν ειδικότερα τη βελτίωση και λειτουργία μιας ασφαλούς υποδομής επικοινωνίας μεταξύ δημόσιων διοικήσεων σε όλη την Ευρώπη και επιτρέπουν στο πρόγραμμα IDA να υποστηρίζει καλύτερα τις ευρωπαϊκές διοικήσεις στην παροχή αποτελεσματικών υπηρεσιών σε απευθείας σύνδεση και στη μείωση του διοικητικού φόρτου για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.

1.3. ΕΝΔΙΑΜΕΣΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

1.3.1. Σύμφωνα με τα άρθρα 9 και 13 αντιστοίχως των δύο αποφάσεων, η Επιτροπή οφείλει να υποβάλει μια αξιολόγηση του προγράμματος IDA II στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, το αργότερο ταυτόχρονα με τα σχέδια προϋπολογισμού των ετών 2001, 2003 και 2005 αντιστοίχως, μαζί με τυχόν προτάσεις για την τροποποίηση του παραρτήματος της απόφασης περί προσανατολισμών και τυχόν προτάσεις για την τροποποίηση της απόφασης περί διαλειτουργικότητας.

1.3.2. Η ενδιάμεση αξιολόγηση του IDA II ξεκίνησε τον Ιανουάριο και ολοκληρώθηκε το Σεπτέμβριο του 2002. Η αξιολόγηση διενεργήθηκε από την Επιτροπή επικουρούμενη από μια ομάδα ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων προερχομένων από μια εταιρεία συμβούλων (TietoEnator Trigon AB). Η συγγραφή υποχρεώσεων και η πρόοδος των εργασιών συζητήθηκαν με τα κράτη μέλη σε μια σειρά ειδικών συνεδριάσεων της επιτροπής τηλεματικής μεταξύ διοικήσεων (TAC). Με βάση τις εργασίες που εκτέλεσαν οι σύμβουλοι [6], η Επιτροπή ολοκλήρωσε τα αποτελέσματα της αξιολόγησης και, κατά τη συνεδρίαση της 03.12.2002, τα υπέβαλε προς εξέταση στην επιτροπή τηλεματικής μεταξύ διοικήσεων (TAC), σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9, παράγραφος 3, της απόφασης αριθ. 1719/1999/ΕΚ και του άρθρου 13, παράγραφος 3, της απόφασης αριθ. 1720/1999/ΕΚ.

[6] Η τελική έκθεση των συμβούλων διατίθεται στον ιστοχώρο του IDA http://europa.eu.int/ISPO/ ida.

1.3.3. Τα αποτελέσματα της ενδιάμεσης αξιολόγησης του IDA II παρουσιάζονται στην παρούσα έκθεση. Τα αποτελέσματα αυτά θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση της εφαρμογής του προγράμματος και θα χρησιμεύσουν ως υλικό για τη μελλοντική πρόταση της Επιτροπής σχετικά με μεταγενέστερες του IDA II δραστηριότητες μετά την 31η Δεκεμβρίου 2004, δηλαδή την ημερομηνία λήξης του προγράμματος IDA II. Η εν λόγω πρόταση θα βασίζεται επίσης στο πλαίσιο που παρέχεται από το σχέδιο δράσης «e-Europe 2005», στο οποίο το πρόγραμμα IDA διαδραματίζει σημαντικό ρόλο ιδίως σε σχέση με την ηλεκτρονική διακυβέρνηση (e-Government), καθώς και στα αποτελέσματα της διαβούλευσης σε απευθείας σύνδεση με θέμα «Πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για πολίτες και επιχειρήσεις: Ο ρόλος του προγράμματος IDA» και στα πορίσματα της διάσκεψης με το ίδιο θέμα η οποία πραγματοποιήθηκε στις 19-20 Σεπτεμβρίου 2002.

2. ΓΕΝΙΚΑ ΣΧΟΛΙΑ

Τα γενικά σχόλια που διατυπώνονται κατωτέρω βασίζονται, σε μεγάλο βαθμό, στις παρατηρήσεις, στα συμπεράσματα και στις συστάσεις που περιέχονταν στην τελική έκθεση των ανεξάρτητων εμπειρογνωμόνων, που με τη σειρά τους βασίζονται σε έρευνες που διενεργήθηκαν και σε στοιχεία που λήφθηκαν από δημόσιες διοικήσεις διαφόρων κρατών μελών και υπηρεσίες της Επιτροπής (οι παρατηρήσεις, τα συμπεράσματα και οι συστάσεις αποτέλεσαν αντικείμενο συζητήσεων μεταξύ των εμπειρογνωμόνων, της Επιτροπής και της TAC με την ευκαιρία διαφόρων ειδικών συνεδριάσεων).

Η αξιολόγηση αναγνωρίζει ότι, από την πρώτη αξιολόγηση του προγράμματος IDA II, το φάσμα των τομέων πολιτικής που καλύπτονται από τα Σχέδια Κοινού Ενδιαφέροντος (ΣΚΕ) έχει διευρυνθεί σημαντικά, παραδείγματος χάριν στους τομείς ανθρωπιστικής βοήθειας, ασφάλειας των τροφίμων και πολιτικής προστασίας, καθώς και ασφάλειας, ελευθερίας και δικαιοσύνης. Η χρήση Οριζόντιων Δράσεων και Μέτρων (ΟΔΜ), ιδίως υπηρεσιών γενικής χρήσης [TESTA, CIRCA, η υποδομή δημόσιου κλειδιού (PKI) του IDA και οι κατευθυντήριες γραμμές αρχιτεκτονικής], από τα ΣΚΕ, έχει επίσης αυξηθεί.

Γενικά, βάσει των αποτελεσμάτων της πρώτης και της ενδιάμεσης αξιολόγησης και λαμβάνοντας υπόψη τα προαναφερθέντα, η εφαρμογή του προγράμματος IDA II έχει παρουσιάσει συνεχή πρόοδο από την έναρξή του στις 3 Αυγούστου 1999. Ο αριθμός των επωφελούμενων διοικήσεων έχει αυξηθεί, ενώ τα οφέλη δεν περιορίζονται μόνο στις διοικήσεις, αλλά επεκτείνονται βαθμιαία στους πολίτες και στις επιχειρήσεις.

2.1. ΣΧΕΔΙΑ ΚΟΙΝΟΥ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ

2.1.1. Τα ΣΚΕ πρέπει να θεωρούνται ως οι κύριοι πελάτες των ΟΔΜ. Ένα από τα κύρια συμπεράσματα της πρώτης αξιολόγησης ήταν ότι πρέπει να καταβληθεί ειδική προσπάθεια από την υπηρεσία της Επιτροπής που διαχειρίζεται το πρόγραμμα IDA (με την υποστήριξη της TAC) για την κατανόηση των κοινών απαιτήσεων των ΣΚΕ και, βάσει αυτού, την απόκτηση ή/και ανάπτυξη κατάλληλων οριζόντιων εργαλείων και υπηρεσιών. Παράλληλα, οι λοιπές υπηρεσίες και τομεακές επιτροπές θα πρέπει να αποδέχονται την ενεργό καθοδήγηση και το συντονισμό από τους υπεύθυνους διαχείρισης του προγράμματος IDA και να συμβάλλουν επίσης δραστήρια στο πρόγραμμα. Αν και αυτό συμβαίνει ήδη, η τάση αυτή χρειάζεται να ενθαρρυνθεί περαιτέρω προκειμένου να ενσωματωθεί πράγματι στο IDA II.

2.1.2. Συνιστάται να επιτελεστεί περαιτέρω εργασία για να βελτιωθεί η επικοινωνία στους κόλπους της κοινότητας IDA, προς όφελος των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων και των διαχειριστών του προγράμματος και των σχεδίων, μέσω τόσο της διάδοσης των βέλτιστων πρακτικών όσο και της δικτύωσης των προσώπων. Ιδιαίτερα, ο ρόλος και η φύση του Γενικού Σχεδίου Εφαρμογής (ΓΣΕ) για τομείς και τομεακές επιτροπές, καθώς και για το υπόλοιπο πρόγραμμα θα πρέπει να εξεταστούν υπό το πρίσμα της κτηθείσας πείρας και της ανάδρασης μετά τη δημοσίευση της πρώτης σειράς. Η θεσμοθέτηση μιας ολοκληρωμένης διαδικασίας πληροφόρησης και επικοινωνίας και η διευκρίνιση των υποχρεώσεων ευθύς εξαρχής αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για την επιτυχία των χρηματοδοτούμενων σχεδίων IDA.

2.1.3. Επιπλέον, συνιστάται να θεσπιστεί στο πλαίσιο του IDA II ένα συνεκτικό σύστημα το οποίο θα καθορίζει τα κριτήρια για τη συνέχιση της χρηματοδότησης και θα ενεργεί ως μέσο για την παρακολούθηση, την υποβολή εκθέσεων και την αξιολόγηση των σχεδίων. Το IDA II μπορεί να ασκήσει περιορισμένη μόνο επιρροή στις δράσεις που ξεκίνησαν πριν από τη δρομολόγησή του. Ωστόσο, είναι ακόμη δυνατόν να αξιολογηθούν σε σχέση με τους στόχους του προγράμματος.

2.1.4. Όσον αφορά την παρακολούθηση και την υποβολή εκθέσεων, συνιστάται να καθοριστούν μετρήσιμα κριτήρια στις ετήσιες εκθέσεις για όλες τις δραστηριότητες των σχεδίων (με εστίαση στις δαπάνες και στα επιτεύγματα) και να συγχρονιστεί περαιτέρω η διαδικασία αυτή με το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας και τις ετήσιες δημοσιονομικές πιστώσεις. Προκειμένου να μειωθούν οι απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων για τους τομείς, συνιστάται να συντάσσεται η ετήσια έκθεση για την αφομοίωση των παραγωγικών αποτελεσμάτων των οριζόντιων δράσεων και μέτρων από όλα τα τομεακά σχέδια (καλύπτοντας τόσο το IDA όσο και τα λοιπά τομεακά δίκτυα) βάσει των ετήσιων εκθέσεων. Αυτό θα βοηθήσει κυρίως τους τομείς και τις τομεακές επιτροπές να υποβάλλουν εμπεριστατωμένες προτάσεις στο IDA.

2.1.5. Η έγκριση των συνεισφορών στο πρόγραμμα εργασίας, των προκαταρκτικών εκθέσεων και των ΓΣΕ ακολουθεί μια διαδικασία «διπλής επιτροπολογίας», δηλαδή αρχική εξέταση από την αντίστοιχη τομεακή επιτροπή, ακολουθούμενη από γνωμοδότηση της TAC. Για να μπορέσουν οι τομεακές επιτροπές να συνειδητοποιήσουν περισσότερο τις αρμοδιότητες τους σε σχέση με τα σχέδια IDA, συνιστάται όχι μόνον να εξετάζουν τις προκαταρκτικές εκθέσεις και τα αντίστοιχα ΓΣΕ, αλλά να λαμβάνουν γνώση των ετήσιων ενημερωτικών εκθέσεων - σχετικά με τον τομέα τους - οι οποίες πρέπει να υποβάλλονται στην TAC δυνάμει του άρθρου 8 παράγραφος 2 της απόφασης αριθ. 1719/1999/ΕΚ. Οι τομεακές επιτροπές θα ενημερώνονται αναλόγως από το IDA. Δεδομένου ότι η προσέγγιση αυτή έχει ήδη εφαρμοστεί, πρέπει να καταβληθούν επιπλέον προσπάθειες για την ενίσχυσή της, παρά τους περιορισμένους διαθέσιμους πόρους.

2.1.6. Θα πρέπει να επιδιωχθούν πιο σθεναρά ο εντοπισμός της εμπορικής σημασίας και των μετρήσιμων στόχων και η επακόλουθη αποτελεσματική χρήση των σχεδίων ως οργάνων μέτρησης, σε συνδυασμό με αυτοδιαχειριζόμενες προσπάθειες σχετικά με την ανάλυση κόστους-οφέλους που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί από τους τομείς. Πρόκειται για έναν τομέα στον οποίο η υπεύθυνη για τη διαχείριση του προγράμματος IDA υπηρεσία της Επιτροπής θα πρέπει να καταβάλει επιπλέον προσπάθειες για να παρέχει ενεργό συνδρομή στους τομείς. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό, ανεξάρτητα από τις απαιτήσεις πολιτικής, να εντοπιστεί και να αξιοποιηθεί η εμπορική σημασία των τεχνικών εξελίξεων.

2.1.7. Με τις αποφάσεις και τα γενικά σχέδια εφαρμογής, το IDA έχει ήδη ενθαρρύνει τους διαχειριστές τομεακών σχεδίων να επεκτείνουν τον ορίζοντά τους στη λειτουργική φάση που έπεται της εφαρμογής. Κατ' αρχήν, δεν προβλέπεται η διάθεση χρηματοδότησης IDA για τη φάση αυτή, αλλά, τα τομεακά σχέδια μπορούν να συνεχίσουν να κάνουν χρήση των υπηρεσιών γενικής χρήσης του IDA. Η μετάβαση στη λειτουργική φάση και οι σχετικές συνέπειες θα πρέπει να εξεταστούν εις βάθος. Στο πλαίσιο αυτό συνιστάται να καταβληθούν προσπάθειες να μειωθεί ο μέσος χρόνος ζωής των ΣΚΕ στο πρόγραμμα IDA, μέσω της επιβολής ενός ορίου στη φάση ανάπτυξης και στη φάση πειραματικής εφαρμογής (π.χ. 2 ή 3 χρόνια).

2.2. ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΜΕΤΡΑ

2.2.1. Αν και η ποιότητα του τμήματος του προγράμματος εργασίας που αφορά τις ΟΔΜ βελτιωνόταν κάθε χρόνο, συνιστάται να συμπεριληφθεί μια συνολική περιγραφή της οργάνωσης κάθε ΟΔΜ, καθώς και των αρμοδιοτήτων και των εντολών όλων των συμμετεχόντων. Επιπλέον, συνιστάται να συγκεντρωθούν οι δραστηριότητες ΟΔΜ σ' ένα τμήμα του προγράμματος εργασίας ώστε να προσαρμοστεί καλύτερα η δομή στις ανάγκες των πελατών του IDA (διοικήσεις, πολίτες και επιχειρήσεις).

2.2.2. Σε επίπεδο μεμονωμένων συνεισφορών, πρέπει να συμπεριλαμβάνεται σαφής ένδειξη των μετρήσιμων οφελών και στόχων. Στο πλαίσιο αυτό, συνιστάται επίσης η κατηγοριοποίηση σε δραστηριότητες ανάπτυξης και δραστηριότητες λειτουργίας, συνοδευόμενη από κατανομή του προϋπολογισμού στις κατηγορίες αυτές. Αυτό θα διευκολύνει την παρακολούθηση του προϋπολογισμού, και κυρίως των δαπανών όσον αφορά τις νέες λειτουργίες και υπηρεσίες.

2.2.3. Θα πρέπει να τηρείται ένα συνεχώς ενημερωμένο μητρώο (μήτρα) των παραγωγικών αποτελεσμάτων των ΟΔΜ και των σχεδίων που τα χρησιμοποιούν, στο οποίο θα συμπεριλαμβάνονται τα στοιχεία επαφής για τους διαχειριστές του IDA και των τομεακών σχεδίων. Έπειτα από την επιτυχία του TESTA στις υπηρεσίες δικτύων, καθώς και τη σημαντική αύξηση χρηστών των εφαρμογών ομαδικής εργασίας του CIRCA, το εν λόγω μητρώο θα πρέπει να λαμβάνει ιδιαίτερα υπόψη τη διανομή στους τομεακούς πελάτες. Η «διάδοση των βέλτιστων πρακτικών» είναι πιθανό να φανεί χρήσιμη για το σκοπό αυτό, βάσει της παροχής του υφιστάμενου καταλόγου των υπηρεσιών γενικής χρήσης του IDA και του καταλόγου κοινών εργαλείων και τεχνικών του IDA.

2.2.4. Η διάθεση κονδυλίων δεν θα πρέπει να θεωρείται ως ένα είδος ολοκλήρωσης του σχεδίου, αλλά μάλλον ως ένα (σημαντικό αλλά πρώιμο) στάδιο αυτού. Στις εκθέσεις των δράσεων και μέτρων θα πρέπει να αναφέρονται τα επιτεύγματα που σχετίζονται με τις δαπάνες για μια συγκεκριμένη περίοδο αναφοράς. Η Επιτροπή επιθυμεί να υπογραμμίσει στο σημείο αυτό ότι θα πρέπει να αποτελέσει θέμα αρχής για τις μελλοντικές αξιολογήσεις η ενθάρρυνση κάθε δραστηριότητας ΟΔΜ να διενεργεί περιοδικούς απολογισμούς και έρευνες για την ικανοποίηση των χρηστών, των οποίων τα αποτελέσματα θα συλλέγονται σε μια περίληψη του προγράμματος.

2.2.5. Συνιστάται να καθοριστεί σαφώς και να τυποποιηθεί η παρακολούθηση των υπηρεσιών γενικής χρήσης, από την άποψη τόσο της ικανοποίησης του πελάτη όσο και της σχέσης κόστους-οφέλους. Το TESTA χρησιμεύει ως παράδειγμα ορθής πρακτικής προσφέροντας στην κοινότητα των χρηστών τη δυνατότητα τακτικής παρακολούθησης. Θα πρέπει να εφαρμοστούν καθορισμένα μέτρα, όπως έρευνες σχετικά με την ικανοποίηση των χρηστών και αναλύσεις κόστους-οφέλους, σε όλους τους τομείς. Τα μέτρα αυτά αποσκοπούν στην εξυπηρέτηση των πελατών, καθώς και της TAC, χρησιμεύοντας ως βάση για τη λήψη αποφάσεων. Αν και έχουν πραγματοποιηθεί ορισμένες έρευνες σχετικά με την ικανοποίηση των χρηστών σε βασικούς τομείς (TESTA και CIRCA), συνιστάται να επεκταθεί η χρήση αυτού του είδους μέσων και να διερευνηθούν οι δυνατότητες για σωστές αναλύσεις κόστους-οφέλους σε σχέση με τις υπηρεσίες γενικής χρήσης.

2.3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ IDA

2.3.1. Συνιστάται να συνεχιστεί η καταβολή όλων των δυνατών προσπαθειών για τη μείωση του μεγέθους και της πολυπλοκότητας των διαδικασιών και των εγγράφων, εντός των ορίων που επιβάλλουν οι αποφάσεις IDA και οι επίσημες κοινοτικές διαδικασίες. Ορισμένα στοιχεία του προγράμματος ενδέχεται να μην επιδέχονται μεταβολές, αλλά ορισμένες άλλες πτυχές υπόκεινται στον αμεσότερο έλεγχο του IDA. Ειδικότερα, οι διαδικασίες θα πρέπει να εκσυγχρονισθούν για να μειωθεί η διοικητική επιβάρυνση. Ταυτόχρονα, ωστόσο, θα πρέπει να βελτιωθεί το σύστημα υποβολής εκθέσεων με την τακτικότερη συλλογή βασικών πληροφοριών, ιδίως όσον αφορά την κατάσταση προόδου των σχεδίων και των δράσεων.

2.3.2. Όσον αφορά τον εθνικό συντονισμό με τα κράτη μέλη, η Επιτροπή θεωρεί ότι η επιτροπή τηλεματικής μεταξύ διοικήσεων (TAC) διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο. Ορισμένα μέλη της TAC είναι λιγότερο καλά διασυνδεόμενα απ' ό,τι άλλα με το σύνολο των τομέων της χώρας τους. Προκειμένου να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματος, αυτό το «δίκτυο προσώπων» πρέπει να ενισχυθεί κατά το δυνατόν σε κάθε χώρα. Η Κοινότητα δεν μπορεί να επιμείνει στο σημείο αυτό, λόγω της αρχής της επικουρικότητας. Ωστόσο, έχει διευκολύνει την εξέλιξη αυτή καταρτίζοντας ενημερωμένους καταλόγους των τομεακών εκπροσώπων διαθέσιμους στην TAC. Στο μέλλον, συνιστάται να διεξάγεται σε τακτική βάση αυτό το έργο συλλογής και διάδοσης.

2.3.3. Η διεργασία για τη θέσπιση του προγράμματος εργασίας εξακολουθεί να είναι χρονοβόρα και η έγκριση καθυστερεί, γεγονός που οφείλεται, σε μεγάλο βαθμό, στις πολύπλοκες επίσημες διαδικασίες. Αν και είναι κατανοητό ότι αυτό συνδέεται με τα διάφορα στάδια των επίσημων διαδικασιών και την καθυστερημένη έγκριση του πρώτου προγράμματος εργασίας του IDA II το Νοέμβριο του 1999 συνεπεία της καθυστερημένης έναρξης ισχύος των αποφάσεων IDA (Αύγουστος 1999), θα πρέπει να εξακολουθήσουν να καταβάλλονται προσπάθειες κάθε χρόνο για την επίσπευση της έγκρισης. Υπάρχει ανάγκη επικέντρωσης σε πιο στρατηγικά ζητήματα, κυρίως από την άποψη της διαβούλευσης με τους ενδιαφερομένους (άλλους από τις εθνικές διοικήσεις), για την ικανοποίηση νέων αναγκών. Πρέπει να εξεταστεί μια συνολική στρατηγική στο πρόγραμμα εργασίας, για ολόκληρη τη διάρκεια του IDA II, ειδικότερα όσον αφορά το τμήμα των ΟΔΜ.

2.3.4. Υπάρχει ένα πολύ καλό επίπεδο συνεργασίας μεταξύ των κρατών μελών και της ομάδας IDA και η κοινότητα IDA διαχειρίζεται τα τεχνικά σχέδια με υπευθυνότητα και ευσυνειδησία. Συνολικά, υπάρχουν εντυπωσιακά αποθέματα γνώσεων και πραγματογνωμοσύνης και, ως προς τούτο, οι ευκαιρίες που προσφέρει το IDA από πλευράς αμοιβαίου εμπλουτισμού είναι ένα από τα κυριότερα πλεονεκτήματά του. Η ικανότητα των διαχειριστών των τεχνικών σχεδίων τους επέτρεψε να κατανοήσουν καλύτερα την επιχείρηση, να δημιουργήσουν ισχυρούς δεσμούς με την κοινότητα των χρηστών και να επιτύχουν υψηλού επιπέδου δέσμευση των υπεύθυνων των χρηστών. Η προσέγγιση αυτή υποστηρίζεται από τις αποφάσεις IDA και από τα γενικά σχέδια εφαρμογής, αλλά το IDA μπορεί να συμβάλει ενεργώς στην πρόοδο των εργασιών με την παροχή συμβουλών, αξιοποιώντας τη χρήσιμη εμπειρία των συνεδριάσεων εμπειρογνωμόνων και ομάδας του σχεδίου που υποβάλλει εκθέσεις στην Ομάδα Εργασίας της TAC για τις Οριζόντιες Δράσεις και Μέτρα (TAC/WHAM).

2.3.5. Στο σημείο αυτό, ωστόσο, πρέπει να υπογραμμιστεί ότι τυχόν αλλαγές στους στόχους και στον προσανατολισμό του προγράμματος IDA συνεπεία τροποποιήσεων των αποφάσεων IDA, ενδέχεται να απαιτήσουν αλλαγές στην οργάνωση και στην κατανομή των πόρων, καθώς και νέα ή/και συμπληρωματικά είδη εμπειρογνωμοσύνης.

2.4. ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΟΙ ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΙ

2.4.1. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας της ενδιάμεσης αξιολόγησης, ζητήθηκε η γνώμη των συμμετεχόντων στο πρόγραμμα IDA (υπεύθυνοι σχεδίων, διαχειριστές τομεακών σχεδίων και μέλη της TAC) μέσω ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων σχετικά με την αναμενόμενη εξέλιξη του προγράμματος. Οι ερωτήσεις αφορούσαν τα ακόλουθα θέματα:

- «e-Europe 2005» - Πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

- τροποποιήσεις των αποφάσεων IDA.

- διεύρυνση (συμμετοχή των υποψήφιων χωρών στο IDA).

- η δυνατότητα των τρίτων χωρών να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες γενικής χρήσης του IDA.

2.4.2. Παράλληλα, εκπονήθηκε ένα έγγραφο συζήτησης για το θέμα των Πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, με στόχο την υπογράμμιση των πιθανών κινδύνων της χρήσης των εν λόγω υπηρεσιών από διασυνοριακούς χρήστες. Το έγγραφο εξετάζει επίσης την αναγκαιότητα να εξασφαλιστεί ότι η ανάπτυξη των υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης είναι σύμφωνη με τους στόχους της ενιαίας αγοράς, καθώς και να προωθηθεί η παροχή τους μέσω πολλαπλών διαύλων ανάλογα με τις ανάγκες των «πελατών» (πολίτες, επιχειρήσεις ή διοικήσεις). Το έγγραφο εργασίας αποτέλεσε αντικείμενο μιας διαβούλευσης σε απευθείας σύνδεση, της οποίας τα συμπεράσματα συζητήθηκαν στη συνέχεια στη διάσκεψη «Πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για πολίτες και επιχειρήσεις: Ο ρόλος του προγράμματος IDA» (στο εξής «Διάσκεψη IDA»), στις 19-20 Σεπτεμβρίου 2002.

2.4.3. Οι παρατηρήσεις από τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα IDA και τις διάφορες οργανώσεις που έλαβαν μέρος στην ανοικτή διαβούλευση θα τροφοδοτήσουν τη συζήτηση σχετικά με τις μεταγενέστερες του IDA II δραστηριότητες όσον αφορά ένα νέο κοινοτικό πρόγραμμα για τις πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που απευθύνονται σε διοικήσεις, πολίτες και επιχειρήσεις, το οποίο θα καλύπτει την περίοδο 2005-2009. Η συζήτηση θα εξετάζει ζητήματα όπως οι προκλήσεις που παρουσιάζονται στην ΕΕ και οι απαραίτητες δεσμεύσεις (κυρίως σε σχέση με την ενσωμάτωση της πανευρωπαϊκής διάστασης στις εθνικές στρατηγικές ηλεκτρονικής διακυβέρνησης), το πεδίο εφαρμογής και οι στόχοι του νέου προγράμματος, οι μορφές συμμετοχής των εθνικών διοικήσεων και άλλων ενδιαφερομένων, ο ενισχυμένος ρόλος των οριζόντιων δράσεων IDA και η απλούστευση των διαδικασιών, ιδίως σε σχέση με την εκπόνηση των προγραμμάτων εργασίας.

2.4.4. Όσον αφορά την παροχή πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στους πολίτες και στις επιχειρήσεις, μεταξύ των σημαντικών ζητημάτων που θέτουν οι υπεύθυνοι για τη χάραξη πολιτικής είναι η ανάγκη:

- να κατηγοριοποιούνται οι εν λόγω υπηρεσίες βάσει των λειτουργιών τους και να εξασφαλίζεται ότι λαμβάνεται υπόψη η πανευρωπαϊκή διάσταση όταν αναπτύσσεται κάποια από αυτές τις κατηγορίες υπηρεσιών σε εθνικό επίπεδο.

- να καθορίζονται σαφώς οι πολιτικές και οι προδιαγραφές διαλειτουργικότητας και διαχείρισης πληροφοριών σε πανευρωπαϊκό πλαίσιο (αυτό ενδέχεται να αποτελέσει βασικό στοιχείο μιας μελλοντικής στρατηγικής στον τομέα των υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης).

- να προωθούνται ή/και να παρέχονται οι πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης σε περιφερειακό και τοπικό επίπεδο. Αυτό ενδέχεται να ενισχύσει τη συμμετοχή των περιφερειών και των δήμων και, χάρη στην εγγύτητα και την εξοικείωση του πελάτη, να αυξήσει την αποδοχή των εν λόγω υπηρεσιών.

2.4.5. Τέλος, σε σχέση με τους μηχανισμούς που εφαρμόζονται σ' ένα νέο πρόγραμμα, συνιστάται να συμπεριληφθεί ένα καθορισμένο χρηματοδοτικό πλαίσιο για όλη τη διάρκεια του προγράμματος και να οριστεί η κατανομή των κονδυλίων του προϋπολογισμού σε μεγάλα σχέδια για περιόδους μεγαλύτερες του ενός έτους, καθώς και να διενεργηθεί η κατανομή των κονδυλίων του προϋπολογισμού σε συνάρτηση με τα φυσικά στάδια του σχεδίου. Αυτό αναμένεται να αυξήσει την αποτελεσματικότητα των σχεδίων και των δραστηριοτήτων, ενώ οι αποφάσεις χρηματοδότησης μπορούν να ληφθούν για όλη τη διάρκεια ζωής του σχεδίου και τα κεφάλαια θα διατίθενται σε συγκεκριμένα στάδια του σχεδίου. Αυτό ενδέχεται επίσης να επιφέρει αλλαγές στη ζήτηση πληροφοριών και τεκμηρίωσης για το σχέδιο κατά τη διάρκεια της ζωής του. Αντί πλήρων προγραμμάτων εργασίας, θα μπορούσαν να εκπονούνται περισσότερες εκθέσεις σε εξαιρετική βάση, μειώνοντας το φόρτο εργασίας για τους διαχειριστές/υπεύθυνους σχεδίων και τα μέλη της TAC. Όσον αφορά μελλοντικά σχέδια μεγαλύτερης ενδεχομένως διάστασης και διάρκειας, είναι σημαντικό να αναπτυχθούν περαιτέρω οι συνέργιες μεταξύ του IDA και των υπηρεσιών της Επιτροπής που ασχολούνται με την ηλεκτρονική διακυβέρνηση στο πλαίσιο του προγράμματος ΤΚΠ, προκειμένου να ενισχυθεί η συμπληρωματικότητα.

3. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

3.1. Η Επιτροπή κρίνει ότι τα αποτελέσματα της ενδιάμεσης αξιολόγησης αποτελούν μια χρήσιμη εκτίμηση του προγράμματος IDA II στο σύνολό του, καθώς και των σχεδίων και δράσεων που αναλήφθηκαν στο πλαίσιο αυτού. Τα αποτελέσματα αυτά βασίζονται, σε μεγάλο βαθμό, στα συμπεράσματα και στις συστάσεις της τελικής έκθεσης αξιολόγησης που εκπονήθηκε από εξωτερικό σύμβουλο και χρησιμεύουν ως βάση για την επόμενη αξιολόγηση, που θα πραγματοποιηθεί το 2004.

3.2. Παράλληλα με την ενδιάμεση αξιολόγηση και αμέσως μετά, έχουν ήδη ληφθεί διάφορα μέτρα: στο πλαίσιο της διασφάλισης της ποιότητας του IDA, ξεκίνησαν δραστηριότητες για τη συμπερίληψη κριτηρίων σχετικά με τον καθορισμό των σταδίων του σχεδίου και των μετρήσιμων οφελών στο υπόδειγμα του ΓΣΕ. Παράλληλα, καταρτίστηκε ένας συγκριτικός πίνακας για τη μέτρηση της προόδου σε σχέση με τις δραστηριότητες ΟΔΜ. Επιπλέον, κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2001, εκπονήθηκε ένας λεπτομερής οδηγός για παροχή συμβουλών στους τομείς, ο οποίος αναφέρει σαφώς κάθε απαραίτητο βήμα στη διαδικασία υποβολής αίτησης για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του IDA, ενώ στον τομέα των ΟΔΜ καταρτίστηκε ένας κατάλογος κοινών εργαλείων και τεχνικών για το IDA.

3.3. Για τη στήριξη του σχεδίου δράσης «e-Europe 2005» και σε συνάρτηση με το νέο στόχο του IDA σχετικά με τον προσδιορισμό και την ανάπτυξη πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, έχουν ξεκινήσει διάφορες δράσεις. Στο πλαίσιο αυτό, μπορεί να αναφερθεί ιδίως η έναρξη λειτουργίας της πύλης των διοικήσεων της ΕΕ (public services.eu) που θα ανακοινωθεί στη Διάσκεψη IDA.

3.4. Όσον αφορά τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, το IDA II θα πρέπει να συνεχίσει να διασφαλίζει και να επαληθεύει ότι οι πολίτες και οι επιχειρήσεις επωφελούνται από τα δίκτυα IDA, καθώς και να ενθαρρύνει, όποτε είναι δυνατόν, τη συμμετοχή των πολιτών και των επιχειρήσεων ως χρηστών. Στο πλαίσιο του σχεδίου δράσης «e-Europe 2005», και λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της επικουρικότητας, το πρόγραμμα IDA θα πρέπει να προωθεί την άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες της δημόσιας διοίκησης και να συμβάλλει στη μείωση του διοικητικού φόρτου των πολιτών και των επιχειρήσεων, καθώς και στην παροχή πανευρωπαϊκών υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Εκτός από την ανοικτή συζήτηση στη Διάσκεψη IDA, θα πρέπει να εξεταστεί ο τρόπος με τον οποίο το πρόγραμμα IDA θα διατηρήσει κατάλληλα μέσα διαβούλευσης με τα διάφορα επίπεδα εθνικών διοικήσεων, επιχειρήσεων και πολιτών.

3.5. Οι ειδικές δράσεις που προσδιορίστηκαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ενδιάμεσης αξιολόγησης του IDA II και οι οποίες πρέπει να εκτελεστούν μέχρι το 2004 (λαμβανομένων επίσης υπόψη των νέων αποφάσεων IDA) αφορούν τα εξής:

- περαιτέρω ενίσχυση της υποστήριξης που παρέχει η ομάδα IDA στις διάφορες τομεακές διοικήσεις που συμμετέχουν στο πρόγραμμα.

- επανεξέταση των μηχανισμών παρακολούθησης/υποβολής εκθέσεων τόσο για τα ΣΚΕ όσο και για τις ΟΔΜ.

- έμφαση στην ανάλυση κόστους-οφέλους τόσο για τα ΣΚΕ όσο και για τις ΟΔΜ.

- περιγραφή μιας υποδομής, η οποία θα χρησιμεύσει ως πλατφόρμα για την ανάπτυξη ΣΚΕ και λοιπών τομεακών δικτύων (ΛΤΔ).

- συνέχιση της διοργάνωσης συνεδριάσεων παρακολούθησης / ημερίδων πληροφόρησης τόσο στα κράτη μέλη όσο και στις υποψήφιες χώρες.

- διατήρηση ανοικτού διαλόγου με όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε πανευρωπαϊκές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για πολίτες και επιχειρήσεις.

3.6. Με βάση την ενδιάμεση αξιολόγηση και την πείρα που αποκτήθηκε κατά τη διάρκεια των τεσσάρων ετών λειτουργίας του προγράμματος IDA II, καθώς και στο πλαίσιο που παρέχεται από το σχέδιο δράσης «e-Europe 2005» και τα αποτελέσματα της διαδικασίας διαβούλευσης σε απευθείας σύνδεση / τα πορίσματα της Διάσκεψης IDA, η παρούσα έκθεση θα χρησιμεύσει ως υλικό για τη μελλοντική πρόταση της Επιτροπής σχετικά με μεταγενέστερες του IDA II δραστηριότητες μετά την 31η Δεκεμβρίου 2004, δηλαδή την ημερομηνία λήξης του προγράμματος IDA II.