ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ - Έκθεση προς την αρχή απαλλαγής στην οποία συνοψίζονται ο αριθμός και ο τύπος των εσωτερικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν το 2002, οι κύριες διατυπωθείσες συστάσεις και η συνέχεια που δόθηκε στις συστάσεις αυτές (Άρθρο 86 παράγραφος 4 του κανονισμού 1605/2002 του Συμβουλίου )

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. ΕισαγωγΗ

2. ΕπισκΟπηση των εσωτερικΩν ελΕγχων και συνΕχΕιΑ που ΔΟΘΗΚΕ

2.1. Παρακολούθηση των προηγούμενων ελέγχων

3. ΣΥΝΟΨΗ κΑθε ελΕγχου

3.1. Ανασκόπηση προόδου σχετικά με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων με ανάθεση σχετικά με το 2001

3.2. Έλεγχος της κατάρτισης στην Επιτροπή

3.3. Έλεγχος της παρακολούθησης της διαδικασίας απαλλαγής

3.4. Εις βάθος έλεγχος στη ΓΔ REGIO

3.5. Έλεγχος σχετικά με την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων κεφαλαίων

3.6. Υλοποίηση των διαρθρωτικών ταμείων στις υποψήφιες χώρες (επιστολή διαχείρισης)

3.7. Παρακολούθηση των προηγούμενων ελέγχων

3.8. Ανασκόπηση προόδου της μεταρρύθμισης

3.9. Η οικοδόμηση διαχείρισης υποδομών

3.10. Προκήρυξη ανάθεσης μελετών και υπηρεσιών

3.11. Ανασκόπηση της διακυβέρνησης στον τομέα διαχείρισης προγράμματος των εξωτερικών σχέσεων

3.12. Ανταλλαγματική και κεφαλαιική υποστήριξη του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης

3.13. Ανακαίνιση του Berlaymont

4. ΣυμπερΑσματα

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η παρούσα έκθεση σύνοψης διαβιβάζεται στην αρχή απαλλαγής σύμφωνα με το άρθρο 86 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ, ΕΥΡΑΤΟΜ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου της 25ης Ιουνίου 2002 για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Σκοπός της είναι να υποβάλει τον αριθμό και τον τύπο του εσωτερικού ελέγχου που πραγματοποιήθηκε, τις κύριες συστάσεις που διατυπώθηκαν και τη συνέχεια που δόθηκε στις συστάσεις αυτές.

2. ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΕΧΕΙΑ ΠΟΥ ΔΟΘΗΚΕ

Το 2002, σύμφωνα με το πρόγραμμα εργασίας του, ο εσωτερικός ελεγκτής πραγματοποίησε τους ακόλουθους ελέγχους:

- Ανασκόπηση προόδου σχετικά με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριότητας και τις δηλώσεις των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων με ανάθεση σχετικά με το 2001,

- Έλεγχος της κατάρτισης στην Επιτροπή,

- Έλεγχος της συνέχειας που δόθηκε στη διαδικασία απαλλαγής,

- Έλεγχος της ΓΔ REGIO (εις βάθος έλεγχος),

- Έλεγχος σχετικά με την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων κεφαλαίων,

- Υλοποίηση των διαρθρωτικών ταμείων στις υποψήφιες χώρες (επιστολή διαχείρισης),

2.1. - Παρακολούθηση των προηγούμενων ελέγχων

- Ανασκόπηση της προόδου της μεταρρύθμισης,

- Διαχείριση των κτιριακών υποδομών,

- Διαγωνισμοί ανάθεσης μελετών και υπηρεσιών,

- Ανασκόπηση της διακυβέρνησης στον τομέα της διαχείρισης του προγράμματος των εξωτερικών σχέσεων,

- Ανταλλαγματική και κεφαλαιική υποστήριξη του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης,

- Ανακαίνιση του Berlaymont.

3. ΣΥΝΟΨΗ ΚΑΘΕ ΕΛΕΓΧΟΥ

3.1. Ανασκόπηση προόδου σχετικά με τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις δηλώσεις των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων με ανάθεση σχετικά με το 2001

Αυτός ο διαδικαστικός έλεγχος πραγματοποιήθηκε ταυτόχρονα με την εκπόνηση της σύνθεσης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων για το 2001 και οι συστάσεις του ελήφθησαν υπόψη στη σύνθεση. Ο στόχος ήταν να συγκροτηθεί μια άποψη σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των εκθέσεων και των δηλώσεων και να αντληθούν διδάγματα για το μέλλον.

Συστάσεις

Οι συστάσεις εστιάζονται στην αυξημένη προσοχή των υπηρεσιών ώστε να υποβάλουν καλύτερες εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα και την έκβαση, να δώσουν λεπτομερέστερη περιγραφή των υφιστάμενων εσωτερικών συστημάτων ελέγχου και στην αναγκαιότητα να αποσαφηνιστεί η μεθοδολογία και ο ρόλος των εμπλεκομένων συντελεστών.

Ενέργειες που έγιναν

Η μεθοδολογία και οι οδηγίες βελτιώθηκαν ιδιαίτερα με τις δύο αποφάσεις της Επιτροπής της 21ης Ιανουαρίου (COM(2003)28 και SEC (2003)59).

3.2. Έλεγχος της κατάρτισης στην Επιτροπή

Ο έλεγχος της κατάρτισης εξέτασε την οργάνωση και την παροχή κατάρτισης στις Βρυξέλλες και το Λουξεμβούργο, με επίκεντρο τις βέλτιστες πρακτικές εκτός της Επιτροπής.

Συστάσεις

Η IAS συνέστησε τη βελτίωση της γενικής κυριότητας της κατάρτισης και της στρατηγικής για την καλύτερη κάλυψη των αναγκών και προτεραιοτήτων των θεσμικών οργάνων και την ενίσχυση του ελέγχου στην παροχή κατάρτισης από εξωτερικούς φορείς που θα επιτευχθεί με την ανάπτυξη κεντρικών οικονομικών αρχείων και υποβολή αναφοράς για τον προμηθευτή.

Ενέργειες που έγιναν

Η Επιτροπή ενέκρινε μια στρατηγική κατάρτισης για την περίοδο μετά τη μεταρρύθμιση που λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες προτεραιότητας που καθορίστηκαν μέσω της προσέγγισης διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων.

3.3. Έλεγχος της παρακολούθησης της διαδικασίας απαλλαγής

Ο στόχος του ελέγχου ήταν να συστήσει βελτίωση όσον αφορά την παρακολούθηση της διαδικασίας απαλλαγής από την Επιτροπή.

Συστάσεις

Η έκθεση ελέγχου συνιστά τη σύσταση μιας διοργανικής στρατηγικής για τη διαδικασία απαλλαγής, μια μέθοδο μέτρησης της αποτελεσματικότητας των ελέγχων, την κατανόηση του κινδύνου για την υπόληψη της Ένωσης, ένα σύστημα υποβολής εκθέσεων σχετικά με τις ενέργειες που έγιναν και τη βελτίωση της κεντρικής ιδιοκτησίας σχετικά με τη διαδικασία εντός της Επιτροπής.

Ενέργειες που έγιναν

Τα τεχνικά ζητήματα αναπτύχθηκαν περαιτέρω και η ευθύνη των εμπλεκομένων συντελεστών στην Επιτροπή αποσαφηνίστηκε σε μια απόφαση της Επιτροπής τον Ιανουάριο του 2003.

3.4. Εις βάθος έλεγχος στη ΓΔ REGIO

Ο στόχος του ελέγχου ήταν να προσδιοριστεί καλύτερα το προφίλ κινδύνου και ελέγχου της ΓΔ μέσα στο πλαίσιο της Επιτροπής συνολικά. Ο έλεγχος επικεντρώθηκε στους τρεις ακόλουθους τομείς: την εφαρμογή των διατάξεων οικονομικού ελέγχου για το ευρωπαϊκό ταμείο περιφερειακής ανάπτυξης, τη διαδικασία των ερμηνευτικών κανονισμών και τα συστήματα υποβολής εκθέσεων.

Συστάσεις

Η IAS συνέστησε την επικέντρωση στους προληπτικούς ελέγχους, να θεσπιστούν δηλώσεις αποκάλυψης των κρατών μελών, με την παράλληλη ενίσχυση της συνεργασίας με τα κράτη μέλη στα ζητήματα ελέγχου. Προτείνει επίσης να αξιοποιηθεί περαιτέρω το βελτιωμένο ρυθμιστικό πλαίσιο όσον αφορά τη διαχείριση και τον έλεγχο και τέλος να αυξηθεί ο συμβουλευτικός ρόλος του υπαλλήλου.

Ενέργειες που έγιναν

Η Γενική Διεύθυνση REGIO έχει ήδη αναπτύξει μια στρατηγική ελέγχου, οργάνωσε εκ νέου τις μονάδες εσωτερικού ελέγχου και απλού ελέγχου και εκπόνησε προτάσεις για τη βελτίωση της συνεργασίας με τα κράτη μέλη όσον αφορά την προοπτική μιας ενιαίας έννοιας ελέγχου ("σύμβαση εμπιστοσύνης").

3.5. Έλεγχος σχετικά με την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων κεφαλαίων

Ο στόχος αυτού του ελέγχου ήταν να αποκτηθεί καλύτερη κατανόηση των ιδιαίτερων μηχανισμών των διατμηματικών διαδικασιών και να υποστηριχθεί η συνεχιζόμενη διαδικασία μεταρρύθμισης στον εν λόγω τομέα. Επικεντρώθηκε στην ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων κεφαλαίων στον τομέα της άμεσης διαχείρισης και στα Ευρωπαϊκά Ταμεία Ανάπτυξης.

Συστάσεις

Η IAS συνιστά την ανάπτυξη εποπτικού και ηγετικού ρόλου για τα συστήματα ανάκτησης, την εναρμονισμένη προσέγγιση για τη μεταχείριση των εντολών ανάκτησης, την κεντρική παρακολούθηση και την καθοδήγηση και τη βελτίωση των σχετικών μέσων ΤΠ.

Ενέργειες που έγιναν

Το ρυθμιστικό πλαίσιο άλλαξε εις βάθος και η Επιτροπή ενέκρινε την επανορθωτική διαχειριστική δράση.

3.6. Υλοποίηση των διαρθρωτικών ταμείων στις υποψήφιες χώρες (επιστολή διαχείρισης)

Με βάση μια μελέτη σχετικά με τη διαχείριση της διαρθρωτικής βοήθειας που ξεκίνησε στις αρχές του 2002, η IAS εξέδωσε μια επιστολή διαχείρισης για να επιστήσει την προσοχή στο ζήτημα της διοικητικής ικανότητας των υποψήφιων χωρών και τις απαιτήσεις όσον αφορά το ανθρώπινο δυναμικό για την πραγματοποίηση των καθηκόντων πριν και μετά τη διεύρυνση.

Σύσταση και ενέργειες που έγιναν

Οι σχετικές Γενικές Διευθύνσεις έχουν ήδη αναλάβει πρωτοβουλίες για να αντιμετωπίσουν τα καθορισμένα προβλήματα και να μειώσουν τους κινδύνους, όπως ο προσεκτικός σχεδιασμός της διαδικασίας προγραμματισμού για τα νέα κράτη μέλη, η στενή παρακολούθηση των αναλήψεων υποχρεώσεων, η ενέργεια EDIS και η διαχειριστική απλοποίηση των διαρθρωτικών ταμείων. Έχει αποφασιστεί πρόσθετη ενίσχυση για να ενδυναμωθεί η διοικητική ικανότητα των μελλοντικών κρατών μελών (διευκόλυνση μετάβασης).

3.7. Παρακολούθηση των προηγούμενων ελέγχων

Σύνοψη

Η έκθεση εσωτερικού ελέγχου της IAS υπογραμμίζει την αναγκαιότητα για περαιτέρω ανάπτυξη της διαδικασίας παρακολούθησης και τονίζει την αρμοδιότητα της διαχείρισης όσον αφορά την παρακολούθηση των συστάσεων ελέγχου και των επανορθωτικών ενεργειών.

Ενέργειες που έγιναν

Οι υπηρεσίες έστειλαν από τα τέλη του Ιανουαρίου του 2003 το σχέδιο δράσης τους σε απάντηση των ελέγχων που διεξήχθησαν έως σήμερα από την IAS. Η Επιτροπή ενέκρινε μια απόφαση τον Ιανουάριο του 2003 σχετικά με το ρόλο και την αρμοδιότητα των συντελεστών όσον αφορά τον απλό έλεγχο και τον εσωτερικό έλεγχο.

Στα πλαίσια των ορίων των πόρων, η IAS θα προγραμματίσει εργασίες παρακολούθησης σε επιλεγμένους τομείς.

3.8. Ανασκόπηση προόδου της μεταρρύθμισης

Αυτός ο έλεγχος ασχολήθηκε με τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνταν η πρόοδος όσον αφορά τις ενέργειες μεταρρύθμισης στις Γενικές Διευθύνσεις.

Συστάσεις

Η IAS τόνισε την ανάγκη για συνεχιζόμενη ώθηση από μια οργανωτική ομάδα και την ανάγκη επαρκών πόρων.

Ενέργειες που έγιναν

Η εντολή της οργανωτικής ομάδας ABM επεκτάθηκε για να ενσωματώσει το συνολικό πεδίο εφαρμογής της διοικητικής μεταρρύθμισης και τη χρήση των θέσεων που απελευθερώθηκαν από το σύστημα πρόωρης συνταξιοδότησης που χορηγήθηκε κατά προτεραιότητα σε ανάγκες που σχετίζονται με τη μεταρρύθμιση.

3.9. Η οικοδόμηση διαχείρισης υποδομών

Σύνοψη

Ο έλεγχος αυτός είχε σκοπό να επιτύχει την τρέχουσα κατάσταση πραγμάτων της διαχείρισης υποδομών.

Η πρόταση της Επιτροπής για την αναδιατύπωση του δημοσιονομικού κανονισμού θα αντιμετώπιζε την επανορθωτική δράση αλλά η αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή απέρριψε την πρόταση να επιτραπεί η πρόσβαση σε άμεσο δανεισμό.

Μια ειδική ανακοίνωση της Επιτροπής που αναμένεται το 2003 θα θεσπίσει την ιδέα να εξετάζονται οι συνέπειες των κτιρίων και της επιμελητείας πριν από την απόφαση για την αναδιάρθρωση των τμημάτων.

Δύο νέα γραφεία υποδομών έχουν δημιουργηθεί που θα επιτρέψουν την αποσαφήνιση και τον εξορθολογισμό των δραστηριοτήτων και των αρμοδιοτήτων.

3.10. Προκήρυξη ανάθεσης μελετών και υπηρεσιών

Σύνοψη

Η παρακολούθηση του εν λόγω ελέγχου εξακολουθεί να βρίσκεται σε εξέλιξη και όλες οι Γενικές Διευθύνσεις κοινοποιούν επί του παρόντος στην IAS τις ενέργειες που προγραμματίζουν για τη βελτίωση και τη βελτιστοποίηση της χρήσης των μελετών και των υπηρεσιών που έχουν ήδη παραδοθεί και τον καλύτερο συντονισμό του προγραμματισμού για να αποφυγή επικάλυψης.

3.11. Ανασκόπηση της διακυβέρνησης στον τομέα διαχείρισης προγράμματος των εξωτερικών σχέσεων

Σύνοψη

Η IAS πρότεινε στην έκθεσή ιδιαίτερα την ανασκόπηση στους τομείς της υπηρεσίας Relex και τη χρήση των δηλώσεων αποκάλυψης της χώρας για την εξωτερική βοήθεια.

Ενέργειες που έγιναν

Συστάθηκε μια διϋπηρεσιακή ομάδα εργασίας και εκπόνησε έκθεση ως συνέχεια που δόθηκε σε μια ενέργεια της σύνθεσης του 2001 των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων που αντιμετωπίζει το ίδιο ζήτημα. Η έκθεση διαβιβάστηκε τον Απρίλιο στην επιτροπή προόδου ελέγχου για περαιτέρω ανάπτυξη.

3.12. Ανταλλαγματική και κεφαλαιική υποστήριξη του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης

Σύνοψη

Με βάση την έκθεση της IAS, η Γενική Διεύθυνση AIDCO εφάρμοσε ορισμένα συγκεκριμένα μέτρα ως ανάπτυξη των κατευθυντήριων γραμμών των συστημάτων καταχώρισης και των μέσων παρακολούθησης και ενισχυμένης συνεργασίας με άλλους δωρητές. Οι συστάσεις της IAS θα επανεξεταστούν μαζί με την εις βάθος ανασκόπηση της Γενικής Διεύθυνσης AIDCO.

3.13. Ανακαίνιση του Berlaymont

Σύνοψη

Με βάση τις συστάσεις της IAS που υποβλήθηκαν στην έκθεση σχετικά με την ανακαίνιση και την πιθανή εξαγορά του Berlaymont, εφαρμόστηκαν ορισμένες ενέργειες, όπως η εκπόνηση λεπτομερών σεναρίων όσον αφορά το κόστος για συγκρίσιμα σχέδια και η ενίσχυση της δομής διαχείρισης για το υπόλοιπο του τρέχοντος σχεδίου.

Το νέο γραφείο υποδομών στις Βρυξέλλες είναι πλέον αρμόδιο για την παρακολούθηση των συστάσεων. Έχει υπογραφεί μια σύμβαση μεταξύ της Επιτροπής και του βελγικού κράτους που καθορίζει μια τιμή για το Berlaymont που λαμβάνει υπόψη τη χρηστή διαχείριση της ανακαίνισης αναφέροντας ημερομηνία της διαθεσιμότητας και καθορίζοντας το τελικό προϊόν.

4. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Η παρούσα έκθεση εκπονήθηκε για να υποβάλει στην αρχή απαλλαγής σύνοψη του αριθμού και του τύπου των εσωτερικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν το 2002, των κύριων συστάσεων που διατυπώθηκαν και της συνέχειας που δόθηκε στις συστάσεις αυτές.