EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης C 284/1

ΕΙΔΙΚΉ ΈΚΘΕΣΗ αριθ. 9/2006

σχετικά με τις δαπάνες μετάφρασης της Επιτροπής, του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των οργάνων

(υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 248 παράγραφος 4 δεύτερο εδάφιο ΕΚ)

(2006/C 284/01)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ

I-IX ΣΥΝΟΨΗ

1-11 ΕΙΣΑΓΩΓΗ

2-3 Νομικό πλαίσιο

4-8 Οργάνωση των υπηρεσιών μετάφρασης στα όργανα της ΕΕ

9-11 Εμβέλεια και μέθοδος του ελέγχου

12-95 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

12-36 Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

13-18 Εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν τις αιτήσεις μετάφρασης

19-23 Δυναμικότητα ικανοποίησης της μεταφραστικής ζήτησης

24-26 Εξέλιξη του αριθμού των μεταφρασμένων σελίδων

27-36 Πρακτικά μέτρα που έλαβαν τα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό του μεταφραστικού όγκου

37-46 Έλεγχος της ποιότητας

37-43 Έλεγχοι προς διαπίστωση ότι η ποιότητα των μεταφράσεων είναι η δέουσα

44-46 Τήρηση των προθεσμιών και άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την ικανοποίηση των πελατών

47-95 Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

47-52 Κόστος της μετάφρασης

53-95 Αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας

96-109 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

96-98 Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

99-101 Διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι οι μεταφράσεις είναι έγκαιρες και επαρκούς ποιότητας για το σκοπό τους

102-109 Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

1-12 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I: Διατάξεις που ισχύουν στην Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο

1-6 Επιτροπή

7-10 Κοινοβούλιο

11-12 Συμβούλιο

1-9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II: Μέθοδος που ανέπτυξε το Συνέδριο για να υπολογίζει το κόστος της μετάφρασης

Απαντήσεις των οργάνων

ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣCIEQ Διοργανική επιτροπή για την αξιολόγηση των εξωτερικών μεταφράσεωνCRE Compte rendu in extenso (πλήρη πρακτικά, ήτοι λεπτομερής καταγραφή των συζητήσεων κατά τις συνόδους της ολομέλειας του Κοινοβουλίου)ΓΔ Γενική ΔιεύθυνσηΓΔ A III Διεύθυνση A III (Μετάφραση και παραγωγή εγγράφων) της Γενικής Γραμματείας του ΣυμβουλίουΓΓΣ Γενική Γραμματεία του ΣυμβουλίουDGT Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης της ΕπιτροπήςΕΕ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών ΚοινοτήτωνΕΚ Ευρωπαϊκό ΚοινοβούλιοEPSO Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής ΠροσωπικούICTI Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation (Διοργανική επιτροπή μετάφρασης και διερμηνείας)ΙΠΑ ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης (μονάδα μέτρησης που ισούται με έναν εσωτερικό υπάλληλο που εργάζεται με καθεστώς πλήρους απασχόλησης για ένα χρόνο)ISC Inter-Service Consultation (διυπηρεσιακή διαβούλευση, ήτοι συνεννόηση μεταξύ των γενικών διευθύνσεων της Επιτροπής)ΜΕΚ Μέλος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

ΣΥΝΟΨΗ

I. Είκοσι μία γλώσσες έχουν το καθεστώς των επίσημων γλωσσών και γλωσσών εργασίας των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων. Κάθε θεσμικό όργανο της ΕΕ διαθέτει τη δική του υπηρεσία μετάφρασης. Τα όργανα τα οποία, λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων τους, πρέπει να παράγουν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων είναι η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο. Εξαιτίας της άνισης κατανομής της ζήτησης κατά τη διάρκεια του έτους ή της προσωρινά ανεπαρκούς εσωτερικής δυναμικότητας των γλωσσών ΕΕ-10, τα ευρωπαϊκά όργανα χρειάζονται, πέρα από τους εσωτερικούς μεταφραστές τους, και ελεύθερους μεταφραστές.

II. Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό. Το Συνέδριο έθεσε τρία ερωτήματα: — Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων; — Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους; — Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων;

III. Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι τα θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει διαφορετικές προσεγγίσεις για να ανταποκριθούν στην αύξηση της μεταφραστικής ζήτησης. Τόσο η Επιτροπή όσο και το Συμβούλιο έλαβαν τα κατάλληλα μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες. Ωστόσο, σημαντικό μέρος του συνόλου των αιτήσεων μετάφρασης δεν καλύπτεται από τις κατευθυντήριες γραμμές για τη μετάφραση που έχει θεσπίσει κάθε όργανο, ενώ κανένα από αυτά δεν εφαρμόζει σαφή και συνεκτική διαδικασία όσον αφορά την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης.

IV. Γενικά, οι τρεις υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο είναι σε θέση να παραδίδουν μεταφράσεις στις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα. Ωστόσο, το 2004 σημειώθηκαν σημαντικά προβλήματα με τις γλώσσες ΕΕ-10.

V. Καμία από τις υπηρεσίες μετάφρασης δεν διαθέτει μέσο για τη μέτρηση της ικανοποίησης των πελατών, ούτε διαδικασίες για την αντιμετώπιση παραπόνων σχετικά με την ποιότητα. Μόνο η Επιτροπή διαθέτει κατευθυντήριες γραμμές για τον έλεγχο της ποιότητας. Δείκτες ποιότητας, όπως είναι ο αριθμός σφαλμάτων ανά σελίδα, διατίθενται στο Κοινοβούλιο, όχι όμως στην Επιτροπή ούτε στο Συμβούλιο.

VI. Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, κανένα θεσμικό όργανο δεν είχε υπολογίσει το συνολικό κόστος της μετάφρασης ή το μέσο κόστος ανά μεταφραζόμενη σελίδα. Από τους υπολογισμούς του Συνεδρίου προκύπτει ότι, το 2003, το συνολικό κόστος της μετάφρασης για το Κοινοβούλιο και για το Συμβούλιο, ανερχόταν στα 100 εκατομμύρια ευρώ περίπου για κάθε όργανο και σε 215 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Συνεπεία της αύξησης του αριθμού των γλωσσών μετά τη διεύρυνση της ΕΕ τον Μάιο του 2004, το 2005 το κόστος της μετάφρασης αυξήθηκε περίπου σε 128 εκατομμύρια ευρώ για το Κοινοβούλιο, σε 126 εκατομμύρια ευρώ για το Συμβούλιο και σε 257 εκατομμύρια ευρώ για την Επιτροπή. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στο Κοινοβούλιο και στην Επιτροπή και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα ανήλθε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, μειώθηκε όμως στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο. Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, αλλά η σύγκριση είναι δύσκολη, δεδομένου ότι τα κείμενα που μεταφράζονται εξωτερικά είναι διαφορετικής φύσης ενώ η ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης θεωρείται ανώτερη.

VII. Μολονότι η Επιτροπή και το Συμβούλιο κατόρθωσαν να μειώσουν τη ζήτηση μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-15, αυτό είχε επίσης ως συνέπεια υπερβάλλουσα δυναμικότητα και παραγωγικότητα κάτω του μέσου όρου. Το Συνέδριο, ωστόσο, παρατήρησε σημαντικές διαφορές στην παραγωγικότητα και στα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης μεταξύ των διαφόρων γλωσσικών μονάδων των οργάνων.

VIII. Από το 1995 οι υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ έχουν εντείνει τη μεταξύ τους συνεργασία σε ορισμένους τομείς, όπως οι προσλήψεις, η δημιουργία ορολογικής βάσης δεδομένων, η προμήθεια εργαλείων πληροφορικής κ.λπ. Το Συνέδριο θεωρεί ότι θα μπορούσαν να εξοικονομηθούν πόροι με την περαιτέρω αύξηση της διοργανικής συνεργασίας, και ιδίως εάν η διαθέσιμη δυναμικότητα σε ένα όργανο διατίθεται σε άλλα όργανα ώστε να μειώνεται η ανάθεση σε εξωτερικούς μεταφραστές. Εντούτοις, η έλλειψη προβλέψεων και η ανεπαρκής κοινοποίηση της διαθέσιμης μεταφραστικής δυναμικότητας δεν επιτρέπουν εύκολα στα θεσμικά όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων.

IX. Μολονότι οι υπηρεσίες μετάφρασης που υποβλήθηκαν σε έλεγχο διαθέτουν προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, αυτά δεν χρησιμοποιούνται με συνεπή τρόπο. Στο Κοινοβούλιο, η πραγματική χρήση των εργαλείων πληροφορικής ποικίλλει σημαντικά από τη μία μεταφραστική μονάδα στην άλλη. Για τις γλώσσες ΕΕ-15 το 2004, τα εργαλεία αυτά χρησιμοποιήθηκαν οριακά στο Συμβούλιο, ενώ δεν υπήρχαν στοιχεία σχετικά με το βαθμό χρήσης τους στην Επιτροπή κατά το χρόνο του ελέγχου. Η αποδοτικότητα και η εναρμόνιση των μεταφράσεων θα μπορούσε να βελτιωθεί με την αυξημένη χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων, τον καλύτερο προγραμματισμό, την αυστηρότερη τήρηση των προθεσμιών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης και τη στενότερη επίβλεψη των αποφάσεων εξωτερικής ανάθεσης, προς αποφυγή της χρήσης ελεύθερων μεταφραστών όταν υπάρχουν διαθέσιμοι εσωτερικοί μεταφραστές. Επιπλέον, θα πρέπει να εφαρμοστεί συστηματική παρακολούθηση μέσω δεικτών απόδοσης και διαδικασιών που επιτρέπουν την εξασφάλιση των κατάλληλων πληροφοριών διαχείρισης.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1. Η Ευρωπαϊκή Ένωση λειτουργεί σε πολυγλωσσικό περιβάλλον με ισότιμη μεταχείριση των γλωσσών των κρατών μελών της. Τα όργανα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας απασχολούν υπηκόους από όλα τα κράτη μέλη με διαφορετικών βαθμών γλωσσικές γνώσεις. Για πρακτικούς λόγους, οι γλώσσες που χρησιμοποιούνται συχνότερα στα θεσμικά όργανα είναι μειωμένες σε αριθμό (1), ωστόσο τα έγγραφα που λαμβάνονται από τα κράτη μέλη και αποστέλλονται σε αυτά είναι στην επίσημη γλώσσα της εκάστοτε χώρας. Κατά συνέπεια, η μετάφραση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων έχει ζωτική σημασία για την απρόσκοπτη λειτουργία των οργάνων καθώς και για την επικοινωνία με τα κράτη μέλη και τους πολίτες τους.

Νομικό πλαίσιο

2. Δυνάμει του άρθρου 290 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και του κανονισμού αριθ. 1/1958 του Συμβουλίου (2), ο οποίος ενημερώνεται μετά από κάθε διεύρυνση, το καθεστώς επίσημης γλώσσας και γλώσσας εργασίας των οργάνων έχει παραχωρηθεί σε 21 γλώσσες (3). Ο κανονισμός αυτός ορίζει στη συνέχεια τα γλωσσικά καθεστώτα που ισχύουν για ορισμένες μεγάλες κατηγορίες κοινοτικών εγγράφων (4), αλλά επιτρέπει επίσης στα θεσμικά όργανα να ορίζουν στον εσωτερικό κανονισμό τους ποιες γλώσσες πρέπει να χρησιμοποιούνται σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Η διάταξη αυτή καθιστά δυνατή την προσαρμογή των γλωσσικών καθεστώτων στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε οργάνου (βλέπε παράρτημα I).

3. Πέρα από τον εσωτερικό κανονισμό του, κάθε όργανο θεσπίζει πρακτικές κατευθυντήριες γραμμές που αφορούν το είδος των προς μετάφραση κειμένων, τον αριθμό των γλωσσών, το μέγεθος των πρωτοτύπων και τις προθεσμίες (βλέπε επίσης παράρτημα I).

Οργάνωση των υπηρεσιών μετάφρασης στα όργανα της ΕΕ

4. Κάθε θεσμικό όργανο διαθέτει τη δική του μεταφραστική υπηρεσία: τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης και Εκδόσεων το Κοινοβούλιο, τη Γενική Διεύθυνση Μετάφρασης η Επιτροπή (εφεξής DGT) και τη Διεύθυνση Α III (Μετάφραση και παραγωγή εγγράφων) το Συμβούλιο (εφεξής ΓΔ Α III). Το Δικαστήριο, το Ελεγκτικό Συνέδριο καθώς και η Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και η Επιτροπή των Περιφερειών έχουν επίσης τις δικές τους υπηρεσίες μετάφρασης. Οι μεταφραστικές ανάγκες των αποκεντρωμένων οργανισμών καλύπτονται από το Μεταφραστικό Κέντρο στο Λουξεμβούργο (5).

5. Το 2005, η Επιτροπή απασχολούσε περί τους 1 450 εσωτερικούς μεταφραστές (και περίπου 600 υπαλλήλους υποστήριξης), το Κοινοβούλιο περί τους 550 μεταφραστές (και περίπου 380 υπαλλήλους υποστήριξης) και το Συμβούλιο 660 μεταφραστές (και περίπου 330 υπαλλήλους υποστήριξης). Δεδομένου ότι η ζήτηση μετάφρασης κατανέμεται άνισα κατά τη διάρκεια του έτους, ορισμένα κοινοτικά όργανα περιορίζουν τα έξοδα ή εξυπηρετούν τη μεταφραστική ζήτηση σε περιόδους αιχμής χρησιμοποιώντας ελεύθερους μεταφραστές, οι οποίοι επιλέγονται μέσω διαδικασιών δημόσιου διαγωνισμού.

6. Η οργανωτική δομή των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ συνίσταται σε μονάδες μετάφρασης οι οποίες περιλαμβάνουν μεταφραστές και γραμματείς (μία μονάδα ανά γλώσσα στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο· ένα τμήμα ανά γλώσσα στην Επιτροπή (6)), μονάδα προγραμματισμού (planning), μονάδα ελεύθερων μεταφραστών και διάφορες άλλες μονάδες υποστήριξης (τεχνολογία της πληροφορίας, διαχείριση των πόρων κ.λπ.).

7. Το 2005, τα όργανα της ΕΕ που παρήγαγαν το μεγαλύτερο όγκο μεταφράσεων ήταν η Επιτροπή (1 324 000 σελίδες (7)), το Κοινοβούλιο (1 080 000 σελίδες (8)) και το Συμβούλιο (457 000 σελίδες (9)). Λαμβανόμενες ως σύνολο, αντιστοιχούν στο 70 % περίπου του συνολικού όγκου των μεταφράσεων της ΕΕ.

8. Οι μεταφραστικές ανάγκες των θεσμικών οργάνων ικανοποιούνται με διάφορους τρόπους: α) μέσω της υπηρεσίας μετάφρασης, η οποία είτε μεταφράζει το κείμενο εντός υπηρεσίας, είτε β) αναθέτει το έργο σε ελεύθερους μεταφραστές· γ) με άμεση ανάθεση σε ελεύθερους μεταφραστές, όχι απαραίτητα με την παρέμβαση της υπηρεσίας μετάφρασης (εφεξής «άμεση ανάθεση»)· δ) με μετάφραση από το διοικητικό προσωπικό της σχετικής γενικής διεύθυνσης (εφεξής «ΓΔ») («γκρίζες μεταφράσεις»).

Εμβέλεια και μέθοδος του ελέγχου

9. Στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί σε ποιο βαθμό η Επιτροπή, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο διαχειρίζονται τους πόρους και τις δαπάνες που διατίθενται για τη μετάφραση κατά τρόπο αποδοτικό και αποτελεσματικό.

10. Για το σκοπό αυτό τέθηκαν τρία ερωτήματα: — Ικανοποιείται η μεταφραστική ζήτηση και υπάρχουν κατάλληλες διαδικασίες προς αποφυγή των περιττών μεταφράσεων; — Είναι οι μεταφράσεις έγκαιρες και επαρκεί η ποιότητά τους για το σκοπό τους; — Κατόρθωσαν τα όργανα να κρατήσουν υπό έλεγχο το κόστος των μεταφράσεων;

11. Ο έλεγχος κάλυψε κατά κύριο λόγο τα έτη 2003 και 2004, αλλά ελήφθησαν επίσης υπόψη οι αλλαγές που επήλθαν το 2005 συνεπεία της διεύρυνσης. Ο έλεγχος βασίστηκε σε εξέταση των ισχυόντων κανόνων και διαδικασιών, σε δοκιμαστικό έλεγχο της αξιοπιστίας των στατιστικών που αφορούσαν την παραγωγή, σε υπολογισμό των εξόδων και της παραγωγικότητας καθώς και σε έρευνα ικανοποίησης πελατών που πραγματοποιήθηκε μεταξύ των σημαντικότερων υπηρεσιών χρηστών.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

12. Προκειμένου να εξασφαλιστεί η αποδοτική χρήση των πόρων, θα πρέπει να πραγματοποιούνται μόνο οι μεταφράσεις που έχουν επαρκές προβάδισμα από άποψη προτεραιότητας και είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική λειτουργία των οργάνων. Από την άποψη αυτή χρειάζονται σαφείς κατευθυντήριες γραμμές οι οποίες να καθορίζουν τα κριτήρια για την επιλογή των κειμένων τα οποία μπορούν να αποτελούν αντικείμενο αίτησης μετάφρασης. Το Συνέδριο επαλήθευσε κατά πόσο υπάρχουν τέτοιες κατευθυντήριες γραμμές και εξέτασε την ποιότητά τους και τον τρόπο εφαρμογής τους.

Εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν τις αιτήσεις μετάφρασης

13. Κανένα θεσμικό όργανο δεν έχει καθιερώσει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες οι οποίες να καθορίζουν ποιος μπορεί να υποβάλλει αίτηση για μετάφραση, ποια είδη εγγράφων πρέπει να μεταφράζονται (σε ποιες περιπτώσεις και προς ποιες γλώσσες), τα κριτήρια βάσει των οποίων επιτρέπονται οι μη υποχρεωτικές μεταφράσεις, ούτε διαδικασίες για την παρακολούθηση της εφαρμογής της «πολιτικής μετάφρασης».

14. Οι κατευθυντήριες γραμμές που καθόρισαν τα τρία θεσμικά όργανα αναφέρουν μόνο τα είδη των εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (είτε σε όλες τις γλώσσες, είτε σε ορισμένες). Με εξαίρεση τα μη βασικά έγγραφα του Συμβουλίου (10), για τα οποία αποφασίστηκε να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10 το 2003, δεν είναι σαφές ποια έγγραφα δεν πρέπει να γίνονται δεκτά προς μετάφραση.

15. Περισσότεροι από μερικές χιλιάδες υπάλληλοι στην Επιτροπή, 800 στο Κοινοβούλιο και οι περισσότεροι διοικητικοί υπάλληλοι του Συμβουλίου έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα υποβολής αιτήσεων μετάφρασης. Αυτό, σε συνδυασμό με τις ανεπαρκείς κατευθυντήριες γραμμές, αυξάνει τον κίνδυνο να ζητούνται ενδεχομένως μεταφράσεις που βρίσκονται χαμηλά στην κλίμακα προτεραιότητας ή που δεν είναι απαραίτητες.

16. Σε ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται από τον προϊστάμενο μονάδας συντονισμού. Σε άλλες ΓΔ της Επιτροπής ή σε ορισμένες ΓΔ του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, οι αιτήσεις μετάφρασης εγκρίνονται σε επίπεδο μονάδας ή διαβιβάζονται κατευθείαν στη μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης, χωρίς προηγούμενη έγκριση ή προηγούμενο έλεγχο. Στις περιπτώσεις αυτές, η μονάδα προγραμματισμού της υπηρεσίας μετάφρασης αποτελεί τη μόνη πραγματική δικλείδα για τον εντοπισμό και την απόρριψη των αιτήσεων μετάφρασης που έχουν χαμηλή προτεραιότητα για το όργανο (11). Παρ' όλα αυτά, η εν λόγω μονάδα διαθέτει πολύ περιορισμένη βάση για να λαμβάνει τέτοιες αποφάσεις.

17. Ο «Κώδικας συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία» του Κοινοβουλίου (βλέπε παράρτημα I) απλώς «καθορίζει τους όρους εφαρμογής, ιδίως δε τις προτεραιότητες που πρέπει να τηρούνται στις περιπτώσεις που οι γλωσσικοί πόροι δεν επιτρέπουν την παροχή όλων των ζητούμενων διευκολύνσεων». Αναφέρεται ότι «ένας χρήστης είναι αρμόδιος για τον καθορισμό των γλωσσικών του αναγκών» (άρθρο 1 παράγραφοι 1 και 5). Κατά συνέπεια, εάν η αίτηση δεν παραβιάζει τον κώδικα συμπεριφοράς, η μονάδα προγραμματισμού δεν θέτει υπό αμφισβήτηση την αναγκαιότητα της μετάφρασης ή τον αριθμό των γλωσσών-στόχων που ζητούνται, ακόμη και εάν είναι σαφές ότι δεν μπορούν να τηρηθούν οι επιχειρησιακές προθεσμίες (και, ως εκ τούτου, η μετάφραση είναι απίθανο να χρησιμοποιηθεί).

18. Οι μονάδες προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου μπορούν, σε συνεννόηση με τον αιτούντα τη μετάφραση, να αρνηθούν αιτήσεις που δεν συμμορφώνονται με τους εσωτερικούς κανόνες ή που θεωρούνται πρόωρες ή μη αναγκαίες. Το 2003 και 2004, από τις αιτήσεις μετάφρασης απορρίφθηκε ποσοστό μεταξύ 5 % και 10 %. Εξαιρουμένης της περίπτωσης διαμαρτυρίας εκ μέρους του αιτούντος τη μετάφραση, οι εγκρίσεις που δίδονται από το επιχειρησιακό προσωπικό της μονάδας προγραμματισμού της Επιτροπής και του Συμβουλίου δεν ελέγχονταν από τους ανωτέρους, ούτε καν δειγματοληπτικά. Η αποδοχή των αιτήσεων μετάφρασης συχνά εξαρτάτο περισσότερο από τη διαθεσιμότητα μεταφραστικής δυναμικότητας, παρά από τις πραγματικές ανάγκες.

Δυναμικότητα ικανοποίησης της μεταφραστικής ζήτησης

19. Μετά τη διεύρυνση, τα όργανα γενικά ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις αιτήσεις μετάφρασης που αφορούσαν τις γλώσσες ΕΕ-15. Η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, εξαιτίας του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Η πρώτη σειρά διοργανικών διαγωνισμών της EPSO για βοηθούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν ολοκληρώθηκε πριν από τη διεύρυνση και δεν είχε ως κατάληξη την εξασφάλιση επαρκούς αριθμού επιτυχόντων.

20. Μολονότι το Κοινοβούλιο σημείωσε μεγαλύτερη επιτυχία όσον αφορά την προετοιμασία του για τη μετάφραση στις γλώσσες ΕΕ-10 μετά τη διεύρυνση, κανένα όργανο δεν κατάφερε να επιτύχει τους στόχους του σχετικά με την πρόσληψη μεταφραστών και προσωπικού υποστήριξης για τις νέες γλωσσικές μονάδες. Τον Δεκέμβριο του 2004, η DGT της Επιτροπής είχε προσλάβει μόνο από 25 έως 38 μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης ανά μονάδα ΕΕ-10, σε σχέση με το στόχο των 90. Δεδομένου ότι οι νέοι διαγωνισμοί της EPSO προκηρύχθηκαν μόλις τον Μάιο του 2005, η έλλειψη μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 αναμένεται να διαρκέσει μέχρι τα τέλη του 2006 (βλέπε επίσης σημείο 74).

21. Σε αντίθεση με τις υπηρεσίες μετάφρασης της ΕΕ, ορισμένα μεγάλα ιδιωτικά μεταφραστικά γραφεία, που χρησιμοποιούν τα ευρωπαϊκά όργανα, κατόρθωσαν να μεταφράζουν προς και από όλες τις γλώσσες ΕΕ-10 από το 2004. Αυτό επιτεύχθηκε με τη δημιουργία γραφείων στα νέα κράτη μέλη. Μολονότι η Επιτροπή χρησιμοποιούσε σε περιορισμένο βαθμό μεταφραστές ως συμβασιούχους υπαλλήλους στα γραφεία εκπροσώπησής της στα νέα κράτη μέλη, αποφάσισε να καταργήσει σταδιακά και σε μεγάλο βαθμό την πρακτική αυτή το 2006 για πρακτικούς λόγους διαχείρισης.

22. Μέχρι τον Απρίλιο του 2005, λόγω αυτής της περιορισμένης δυναμικότητας, την περίοδο 2004-2005 το Συμβούλιο μετέφρασε στις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο τα βασικά νομοθετικά έγγραφα (12). Το ίδιο διάστημα, το Κοινοβούλιο μετέφρασε από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 μόνο κανονιστικά κείμενα γενικού ενδιαφέροντος, τις ημερήσιες διατάξεις και τα πρακτικά της ολομέλειας καθώς και έγγραφα που ετίθεντο σε ψηφοφορία.

23. Το 2004, πολύ λίγοι μεταφραστές από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 είχαν επαρκείς γνώσεις εργασίας σε μία ή περισσότερες γλώσσες ΕΕ-10. Για το λόγο αυτό, τη μετάφραση προς τις αποκαλούμενες γλώσσες διαδικασίας, ήτοι τα αγγλικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά, ανέλαβαν ως επί το πλείστον μεταφραστές, οι οποίοι δεν είχαν ως μητρική κάποια από αυτές τις γλώσσες, γεγονός που περιόρισε ακόμη περισσότερο τη διαθέσιμη μεταφραστική δυναμικότητα προς τις γλώσσες ΕΕ-10.

Εξέλιξη του αριθμού των μεταφρασμένων σελίδων

24. Η διεύρυνση της Ευρωπαϊκής Ένωσης είχε ως αποτέλεσμα την αύξηση των επίσημων γλωσσών από 11 σε 20. Η εξέλιξη αυτή θα μπορούσε να αυξήσει σημαντικά το κόστος και την πολυπλοκότητα της μετάφρασης. Για το λόγο αυτό, τα όργανα της ΕΕ έλαβαν μέτρα με σκοπό να περιορίζουν την αύξηση στο ελάχιστο καθιερώνοντας αυστηρότερα κριτήρια για τη μετάφραση. Το Συνέδριο εξέτασε το κατά πόσο αυτά τα μέτρα ήταν επιτυχή όσον αφορά τον έλεγχο της μεταφραστικής ζήτησης.

25. Από τη γραφική παράσταση 1 φαίνεται ότι τα τελευταία χρόνια τα θεσμικά όργανα έχουν κατορθώσει να περιορίσουν την αύξηση του μεταφραστικού όγκου (13). Τα αυστηρότερα κριτήρια αποδοχής που εισήγαγαν το Συμβούλιο το 2003 και η Επιτροπή το 2004 αναχαίτισαν την ανοδική τάση των προηγούμενων ετών. Ωστόσο, η μείωση του μεταφραστικού όγκου σε όλα τα όργανα το 2004 οφείλεται επίσης στην επιβράδυνση της νομοθετικής δραστηριότητας λόγω των βουλευτικών εκλογών και της ανανέωσης της Επιτροπής, καθώς και στις συσσωρευμένες εκκρεμείς μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-10.

26. Από τον πίνακα 1 φαίνεται ότι στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, όργανα τα οποία εφαρμόζουν πολιτική πλήρους πολυγλωσσίας, ο μεταφραστικός όγκος είναι σχεδόν ο ίδιος για όλες τις γλώσσες. Ο μικρότερος όγκος για τις γλώσσες ΕΕ-10 οφείλεται στην περιορισμένη δυναμικότητα. Μόνο οι αγγλικές μονάδες παρουσιάζουν χαμηλότερη ζήτηση από τις άλλες, εξαιτίας του γεγονότος ότι στα αγγλικά συντάσσονται πλέον σχεδόν τα τρία τέταρτα των πρωτοτύπων στο Συμβούλιο και σχεδόν τα μισά στο Κοινοβούλιο. Η Επιτροπή, από την άλλη μεριά, κάνει σαφή διαχωρισμό μεταξύ γλωσσών διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) και μη, για τις οποίες η ζήτηση είναι σημαντικά χαμηλότερη. Σε αντίθεση με το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, οι αγγλικές μονάδες στην Επιτροπή δεν γνωρίζουν χαμηλότερη ζήτηση σε σύγκριση με τις άλλες, για το λόγο ότι μεγάλος όγκος εγγράφων που προέρχεται εκτός οργάνου πρέπει να μεταφραστεί στις γλώσσες διαδικασίας.

Πίνακας 1

Μεταφραστικός όγκος ανά γλώσσα-στόχο (σε χιλιάδες σελίδες)

ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Μετάφραση προς αγγλικά 146 131 128 51 40 53 30 17 20 γαλλικά 174 151 142 63 51 70 34 33 29 γερμανικά 175 146 126 65 53 73 40 32 28 λοιπές γλώσσες ΕΕ-15 (μέσος όρος) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 γλώσσες ΕΕ-10 (μέσος όρος) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πρακτικά μέτρα που έλαβαν τα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό του μεταφραστικού όγκου

Επιτροπή

27. Στο πλαίσιο της προετοιμασίας για τη διεύρυνση του Μαΐου 2004, η Επιτροπή έλαβε ειδικά μέτρα, προκειμένου να αποτρέψει αύξηση του μεταφραστικού όγκου ανάλογη με την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών.

28. Τον Μάιο του 2004, η Επιτροπή εξέδωσε μια ανακοίνωση στην οποία παρουσιαζόταν ένα σχέδιο δράσης με στόχο τον έλεγχο του όγκου και του κόστους της μετάφρασης μέσω, αφενός, του περιορισμού του αριθμού των γλωσσών προς τις οποίες θα μεταφράζονταν ορισμένα έγγραφα και, αφετέρου, του καθορισμού της ανώτατης έκτασης των κειμένων. Αρκετές ΓΔ έλαβαν επιπρόσθετα μέτρα για τη μείωση του μεταφραστικού όγκου σε τομείς που δεν αναφέρονταν στην ανακοίνωση. Κατά συνέπεια, ορισμένες δημοσιεύσεις δεν εκδίδονται πλέον σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Για ορισμένα έγγραφα, σε όλες τις γλώσσες μεταφράζεται μόνο περίληψη.

29. Η Επιτροπή υιοθέτησε μια πραγματιστική προσέγγιση όσον αφορά τη μετάφραση, η οποία συνδυάζει τις ανάγκες των ΓΔ από τις οποίες προέρχεται η αίτηση με τη διαθέσιμη δυναμικότητα. Η μετάφραση των εγγράφων πρόσκλησης υποβολής προσφορών σε γλώσσες που δεν ανήκουν στις γλώσσες διαδικασίας (14), για παράδειγμα, αναβάλλεται μέχρι να ζητηθεί από πιθανό υποψήφιο. Τα γλωσσικά καθεστώτα των διαφόρων επιτροπών «επιτροπολογίας» (15) ποικίλλουν ανάλογα με τις ανάγκες των μελών τους: μερικές χρησιμοποιούν μία μόνο γλώσσα εργασίας, άλλες ζητούν τα έγγραφα μόνο σε περιορισμένο αριθμό γλωσσών που έχουν συμφωνηθεί εκ των προτέρων.

30. Προκειμένου να αποτρέπονται οι χρήστες από το να ζητούν πλήρη μετάφραση όταν σκοπός τους είναι να κατανοήσουν το βασικό νόημα κειμένου, η DGT παρέχει επίσης εναλλακτικές υπηρεσίες, όπως γραπτές ή προφορικές περιλήψεις, μια ανοικτή γραμμή μετάφρασης (απλοποιημένο σύστημα για ιδιαίτερα σύντομες μεταφράσεις) και, για ορισμένους γλωσσικούς συνδυασμούς, επεξεργασμένες αυτόματες μεταφράσεις. Ωστόσο, από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι οι πελάτες δεν γνώριζαν αρκετά αυτές τις επιλογές, οι οποίες αντιπροσωπεύουν ένα μικρό μέρος της συνολικής παραγωγής της DGT. Για το λόγο αυτό, το 2005, η DGT έλαβε μέτρα για την προβολή των διαφόρων διαθέσιμων υπηρεσιών.

31. Η Επιτροπή έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων των διαφόρων εκδοχών του ίδιου κειμένου. Κατά κανόνα, τα έγγραφα της Επιτροπής μεταφράζονται για πρώτη φορά μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία διυπηρεσιακής διαβούλευσης (Inter-Service Consultation — ISC).

Κοινοβούλιο

32. Μια νέα έκδοση του «Κώδικα συμπεριφοράς για την πολυγλωσσία», η οποία εγκρίθηκε από το προεδρείο του Κοινοβουλίου το 2004, περιορίζει το μέγεθος των εγγράφων, αλλά όχι τον αριθμό των γλωσσών ή το είδος των προς μετάφραση εγγράφων.

33. Ενώ τα έγγραφα που συζητούνται στις κοινοβουλευτικές επιτροπές μεταφράζονται κατά κανόνα σε όλες τις γλώσσες των μελών και των αναπληρωτών τους, ορισμένες επιτροπές δέχονται μικρότερο αριθμό γλωσσών.

Συμβούλιο

34. Το Συμβούλιο επίσης έλαβε ειδικά μέτρα για την αποτροπή της περιττής αύξησης του μεταφραστικού όγκου κατά την προετοιμασία της διεύρυνσης του 2004. Το 2003, καθιέρωσε κατάσταση των βασικών εγγράφων (βλέπε παράρτημα I) και περιόρισε αυστηρά την αποδοχή μη βασικών εγγράφων.

35. Επιπλέον, κατέβαλε προσπάθειες για τη μείωση του αριθμού των διαδοχικών μεταφράσεων του αυτού εγγράφου. Από το 2003, η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου (εφεξής «ΓΓΣ») παρέχει μεταφράσεις νομοθετικών κειμένων σε όλες τις γλώσσες μόνο σε περιορισμένο αριθμό καθοριστικών σταδίων της διαδικασίας, αντί, όπως συνέβαινε στο παρελθόν, μετά από κάθε συνεδρίαση κάθε προπαρασκευαστικού σώματος. Ωστόσο, η ΓΔ A III δεν παρακολουθεί την τήρηση αυτών των κανόνων, ούτε εξετάζει τις δυνατότητες περαιτέρω μείωσης του αριθμού των διαδοχικών μεταφραζόμενων εκδοχών ενός εγγράφου.

36. Οι προσεγγίσεις που υιοθετούν τα διάφορα θεσμικά όργανα για τον περιορισμό της μεταφραστικής ζήτησης χαρακτηρίζονται από απουσία συντονισμού και, κατά συνέπεια, συνοχής. Για παράδειγμα, επί του παρόντος το Κοινοβούλιο μεταφράζει όλες τις γραπτές ερωτήσεις στις γλώσσες ΕΕ-15, ενώ οι απαντήσεις της Επιτροπής διατίθενται μόνο στις δύο γλώσσες διαδικασίας, συν τη γλώσσα του βουλευτή που υπέβαλε την ερώτηση.

Έλεγχος της ποιότητας

Έλεγχοι προς διαπίστωση ότι η ποιότητα των μεταφράσεων είναι η δέουσα

37. Οι μεταφράσεις πρέπει να είναι ακριβείς, σαφείς και «ανάλογες του σκοπού τους» (βάσει αυτού η απαιτούμενη «ποιότητα» της μετάφρασης εξαρτάται από τον προορισμό της (16)). Το Συνέδριο εξέτασε κατά πόσο υπάρχουν κατάλληλα μέτρα τα οποία να εξασφαλίζουν ότι η ποιότητα των μεταφράσεων ανταποκρίνεται στους στόχους. Σε επίπεδο υπηρεσιών μετάφρασης, την ευθύνη για τον έλεγχο της ποιότητας φέρουν πρωτίστως οι προϊστάμενοι μονάδας. Στην Επιτροπή, η DGT κατατάσσει όλες τις μεταφράσεις σε πέντε κατηγορίες ανάλογα με τον «τύπο ποιότητας της μετάφρασης» (translation quality types — TQT), στις οποίες αντιστοιχεί διαφορετικός βαθμός αναθεώρησης και/ή αξιολόγησης της ποιότητας ανάλογα με το είδος του εγγράφου. Επιπλέον, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, όπως η ΓΔ Ανταγωνισμού, αναθεωρούν συστηματικά τις μεταφράσεις που λαμβάνουν.

38. Από την άλλη μεριά, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν κατατάσσουν τις μεταφράσεις σε ποιοτικές κατηγορίες και οι διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας που εφαρμόζουν είναι λιγότερο συστηματοποιημένες. Κατά συνέπεια, οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά, μολονότι οι νομοθετικές πράξεις αναθεωρούνται πάντοτε πριν από τη δημοσίευσή τους από γλωσσομαθείς νομικούς.

39. Εκτός από τους ελέγχους που διενεργούν οι μονάδες μετάφρασης, η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων (οι οποίοι αφορούν κυρίως γλωσσικά σφάλματα, όπως ορθογραφία ή γραμματική, αλλά όχι τη χρήση της ορθής ορολογίας κ.λπ.). Από τη διαδικασία αυτή εξάγονται δείκτες ποιότητας, όπως ο αριθμός σφαλμάτων που διαπιστώνονται ανά σελίδα, πληροφορίες τις οποίες δεν διαθέτει η Επιτροπή ή το Συμβούλιο.

40. Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν έχει καθιερώσει ειδικά εργαλεία για τη μέτρηση της ικανοποίησης των χρηστών, ούτε έχει διαμορφώσει διαδικασίες για το χειρισμό παραπόνων σχετικά με την ποιότητα.

41. Από την έρευνα ικανοποίησης των χρηστών που πραγματοποίησε το Συνέδριο περί τα τέλη του 2004 διαπιστώθηκε ότι η ποιότητα των μεταφράσεων στις γλώσσες ΕΕ-15 καθώς και η διοικητική διεκπεραίωση των αιτήσεων μετάφρασης θεωρούνταν γενικά ικανοποιητικές. Ωστόσο, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν μερικά προβλήματα με την ποιότητα των μεταφράσεων της DGT προς τις γλώσσες ΕΕ-15, και συγκεκριμένα μια έλλειψη ακρίβειας σε τεχνικούς όρους και την μεταβαλλόμενη ποιότητα των εξωτερικών μεταφράσεων. Η ΓΔ A III του Συμβουλίου ανέφερε επίσης ορισμένα προβλήματα με την ποιότητα των νομοθετικών προτάσεων που υποβάλλει η Επιτροπή.

42. Αντίθετα, οι περισσότεροι πελάτες που ερωτήθηκαν το 2004, ιδίως στην Επιτροπή, αναφέρθηκαν στα προβλήματα ποιότητας των μεταφράσεων προς τις γλώσσες ΕΕ-10. Αυτό οφείλετο, αφενός, στο γεγονός ότι χρησιμοποιούνταν αναγκαστικά κυρίως εξωτερικοί μεταφραστές, πολλοί από τους οποίους διέθεταν ελάχιστη πείρα σε μεταφράσεις κοινοτικού τύπου, και, αφετέρου, στην έλλειψη εσωτερικής δυναμικότητας για την επαρκή αναθεώρηση των μεταφράσεων των ελεύθερων μεταφραστών.

43. Η ποιότητα των μεταφράσεων που εκτελούνται από ελεύθερους μεταφραστές αξιολογείται από εσωτερικούς μεταφραστές και βαθμολογείται με άριστα το 10. Όταν από τον έλεγχο της ποιότητας διαπιστώνεται ότι η ποιότητα της εξωτερικής μετάφρασης είναι ανεπαρκής, το έγγραφο είτε επιστρέφεται στον ελεύθερο μεταφραστή, είτε αναθεωρείται εις βάθος από εσωτερικό μεταφραστή. Οι εξωτερικές μεταφράσεις που βαθμολογούνται με 6/10 ή λιγότερο υποβάλλονται στην CIEQ (17), μία ανεξάρτητη διοργανική επιτροπή διαιτησίας. Στο 40 % των περιπτώσεων που υπέβαλε η Επιτροπή το 2004, η CIEQ συνέστησε την καταγγελία ολόκληρης της σύμβασης ή τμημάτων αυτής.

Τήρηση των προθεσμιών και άλλα στοιχεία που σχετίζονται με την ικανοποίηση των πελατών

44. Το 2004, η DGT της Επιτροπής ολοκλήρωσε το 90 % περίπου όλων των μεταφράσεων εντός των συμφωνηθεισών προθεσμιών (σε σύγκριση με το 80 % περίπου το 2003 και το 94 % in 2005). Η ανωτέρω βελτίωση μπορεί να αποδοθεί εν μέρει στη μείωση του φόρτου εργασίας. Το αντίστοιχο ποσοστό στο Κοινοβούλιο, για την περίοδο από τον Μάιο του 2004 έως τον Ιούλιο του 2005, ήταν 86 %. Η ΓΓΣ δεν διαθέτει στατιστικά στοιχεία από τα οποία να προκύπτει ο βαθμός τήρησης των προθεσμιών μετάφρασης στο Συμβούλιο.

45. Εντούτοις, ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής, οι οποίες ερωτήθηκαν κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου, ανέφεραν ότι οι προθεσμίες που ορίζει η DGT δεν συμβαδίζουν πάντοτε τις νομικές υποχρεώσεις ή τις επιχειρησιακές ανάγκες τους. Για το λόγο αυτό, συχνά διοικητικοί υπάλληλοι (μη γλωσσομαθείς) μεταφράζουν οι ίδιοι ορισμένα επείγοντα σύντομα έγγραφα («γκρίζες μεταφράσεις») ή, σε άλλες περιπτώσεις, αναθέτουν ορισμένες μεταφράσεις άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε επίσης σημεία 54 και 75). Μολονότι αυτό αποτελεί μια πραγματιστική λύση, υποδηλώνει επίσης ανικανότητα ικανοποίησης της ζήτησης και αυξάνει σημαντικά τις δυσκολίες της Επιτροπής να διαχειριστεί το σύστημα της μετάφρασης ως συνόλου.

46. Οι χρήστες μεταφράσεων του Συμβουλίου και της Επιτροπής ανέφεραν επίσης ότι, λόγω της ανεπαρκούς δυναμικότητας για τις γλώσσες της ΕΕ-10, οι προθεσμίες που καθορίστηκαν από τις μονάδες προγραμματισμού, ιδίως το 2004, ήταν υπερβολικά μεγάλες για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους.

Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

Κόστος της μετάφρασης

Υπολογισμοί του κόστους

47. Η κατάρτιση του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων (ΚΠΔ) αποτελεί μέσο «προκειμένου να ενισχυθεί η διαφάνεια της διαχείρισης του προϋπολογισμού σε συνάρτηση με τους στόχους της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και ιδίως της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας» (18). Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι βασική για τον έλεγχο της απόδοσής της. Το άρθρο 12 παράγραφος 1 του κώδικα συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι υπηρεσίες μετάφρασης ενημερώνουν τους χρήστες ανά τρίμηνο, επί συγκρίσιμων βάσεων, για το κόστος που δημιουργούν οι αιτήσεις τους για παροχή γλωσσικών διευκολύνσεων». Η διάταξη αυτή, ωστόσο, δεν εφαρμόζεται στην πράξη. Η ΓΓΣ δεν έχει υπολογίσει ποτέ το κόστος της μετάφρασης.

48. Κατά την περίοδο που καλύπτει ο έλεγχος, η Επιτροπή εγκατέλειψε ένα σχέδιο κοστολόγησης. Ωστόσο, μέσω της διαδικασίας ΚΠΔ, το κόστος της μετάφρασης καταλογίζεται στους μεμονωμένους τομείς πολιτικής. Εφαρμόζεται μια κατ' αποκοπή τιμή ανάλογα με το μέγεθος της κάθε ΓΔ, αλλά αυτή δεν βασίζεται ούτε στα πραγματικά έξοδα ούτε στην πραγματική χρήση.

49. Παρά τη σπουδαιότητα αυτών των πληροφοριών, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το κόστος της ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολόγισε το πλήρες κόστος των εσωτερικών και των εξωτερικών μεταφράσεων υπό τη διαχείριση των υπηρεσιών μετάφρασης των θεσμικών οργάνων (ήτοι, εξαιρώντας την άμεση εξωτερική ανάθεση και τις «γκρίζες μεταφράσεις», για τις οποίες δεν μπορεί να γίνει κανένας υπολογισμός κόστους, δεδομένου ότι δεν υπάρχουν στοιχεία σχετικά με το χρόνο που διαθέτει το διοικητικό προσωπικό για την εκτέλεση μεταφραστικών καθηκόντων). Σκοπός του υπολογισμού ήταν μπορέσει να υπάρξει σύγκριση, αφενός, μεταξύ των θεσμικών οργάνων που περιελάμβανε ο έλεγχος και, αφετέρου, μεταξύ του κόστους των εξωτερικών μεταφράσεων. Στο παράρτημα ΙΙ περιγράφεται λεπτομερώς η μέθοδος υπολογισμού του κόστους που εφάρμοσε το Συνέδριο.

50. Τα αποτελέσματα των υπολογισμών του Συνεδρίου για το 2003 (19) αναλύονται στους πίνακες 2, 3 και 4:

Πίνακας 2

Πλήρες κόστος των εσωτερικών μεταφράσεων

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ (εκατομμύρια ευρώ) ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ (ευρώ) Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Εσωτερικοί μεταφραστές 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Γραμματείς 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Άμεσο κόστος 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Διευθυντικά στελέχη 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Προσωπικό μεταφραστικού 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Planning 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Κτίρια 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 ΤΠ 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Λοιπά (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Έμμεσο κόστος 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Συνολικό κόστος 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.





Πίνακας 3

Πλήρες κόστος των εξωτερικών μεταφράσεων

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ (εκατομμύρια ευρώ) ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ (ευρώ) Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Εσωτ. μεταφραστές (αναθεώρηση) 5,85 0,00 ουδέν 5,85 18,36 0,00 ουδέν 10,95 Γραμματείς 1,51 2,74 ουδέν 4,25 4,74 12,70 ουδέν 7,95 Μετάφραση freelance 11,22 8,90 ουδέν 20,12 35,24 41,22 ουδέν 37,65 Άμεσο κόστος 18,58 11,64 ουδέν 30,22 58,34 53,92 ουδέν 56,55 Διευθυντικά στελέχη 0,14 0,12 ουδέν 0,26 0,44 0,56 ουδέν 0,49 Προσωπικό μεταφραστικού 9,32 4,54 ουδέν 13,86 29,26 21,04 ουδέν 25,94 Planning 0,65 0,18 ουδέν 0,83 2,03 0,83 ουδέν 1,55 Μονάδα freelance 2,01 1,39 ουδέν 3,40 6,32 6,44 ουδέν 6,37 Κτίρια 2,29 1,75 ουδέν 4,04 7,18 8,10 ουδέν 7,55 ΤΠ 2,29 1,71 ουδέν 4,01 7,20 7,94 ουδέν 7,50 Λοιπά (21) 1,56 0,58 ουδέν 2,15 4,91 2,69 ουδέν 4,02 Έμμεσο κόστος 18,27 10,27 ουδέν 28,54 57,34 47,60 ουδέν 53,41 Συνολικό κόστος 36,85 21,92 ουδέν 58,76 115,68 101,54 ουδέν 109,97 Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.





Πίνακας 4

Εκτιμώμενο πλήρες κόστος της μετάφρασης, εσωτερικής και εξωτερικής

ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ (εκατ. ευρώ) ΜΕΣΟ ΚΟΣΤΟΣ ΑΝΑ ΣΕΛΙΔΑ (ευρώ) Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο τα 3 όργανα Εσωτερικοί μεταφραστές 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Γραμματείς 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Μεταφραστές freelance 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Άμεσο κόστος 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Διευθυντικά στελέχη 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Προσωπικό μεταφραστικού 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Planning 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Μονάδα freelance 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Κτίρια 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 ΤΠ 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Λοιπά (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Έμμεσο κόστος 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Συνολικό κόστος 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Ανάλυση του κόστους

51. Το κόστος ανά σελίδα υπολογίζεται εκ των υστέρων και ισχύει μόνο για τον όγκο της ζήτησης και της παραγωγής του 2003. Δεδομένου ότι τα περισσότερα έξοδα της μετάφρασης είναι πάγια έξοδα (87 % στο ΕΚ, 91 % στη DGT και 97 % στη ΓΓΣ), τα έτη με χαμηλή ζήτηση συνεπάγονται, όπως είναι φυσικό, υψηλότερο κόστος ανά σελίδα. Το 2004, ο μεταφραστικός όγκος της Επιτροπής για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε σχεδόν κατά 25 %, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας κατά 20 %, διότι η μείωση της εξωτερικής μετάφρασης δεν ήταν αρκετή ώστε να απασχοληθούν πλήρως οι εσωτερικοί μεταφραστές. Το 2003, το κόστος ανά μεταφρασμένη εσωτερικά σελίδα ήταν παρόμοιο στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, ενώ το κόστος ανά σελίδα στο Συμβούλιο ήταν σημαντικά υψηλότερο, γεγονός που οφείλεται εν πολλοίς στη χαμηλότερη παραγωγικότητα και το μεγαλύτερα έξοδα για γραμματειακή υποστήριξη και κτήρια. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο διαθέτει αρκετούς μονίμους υπαλλήλους ώστε να αποφεύγει τη χρήση της εξωτερικής μετάφρασης για τις γλώσσες ΕΕ-15, η απόκλιση ήταν ακόμη μεγαλύτερη σε επίπεδο συνολικού κόστους ανά σελίδα.

52. Για το 2003, το υπολογιζόμενο πλήρες ανά σελίδα κόστος της εξωτερικής μετάφρασης ήταν χαμηλότερο από το κόστος της εσωτερικής μετάφρασης κατά 35 % στο Κοινοβούλιο (100 ευρώ έναντι 154 ευρώ) και κατά 25 % στην Επιτροπή (120 ευρώ έναντι 160 ευρώ). Εντούτοις, στα στοιχεία αυτά δεν συνυπολογίζεται η διαφορετική φύση της εσωτερικής και της εξωτερικής μετάφρασης, καθώς η πρώτη ασχολείται με απαιτητικότερα και περισσότερο χρονοβόρα κείμενα προτεραιότητας, όπως τα νομοθετικά κείμενα και τα έγγραφα προς δημοσίευση. Οι εσωτερικοί μεταφραστές ασχολούνται επίσης και με άλλα γλωσσικά καθήκοντα, γεγονός που σημαίνει ότι ο χρόνος τους δεν διατίθεται αποκλειστικά σε μεταφράσεις (βλέπε σημείο 76). Τόσο για τις γλώσσες ΕΕ-15 όσο και για τις γλώσσες ΕΕ-10, οι τιμές εξωτερικής μετάφρασης που κατέβαλε το Κοινοβούλιο είναι κατά μέσο όρο 12 % υψηλότερες από τις τιμές που κατέβαλε η DGT (23).

Αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας

53. Η προσέγγιση βάσει δραστηριοτήτων για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και των οικονομικών πόρων απαιτεί τον καθορισμό στόχων, τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση των υλοποιήσεων και της απόδοσης σε σχέση με τους στόχους, οι οποίες μετρούνται βάσει δεικτών. Εντούτοις, τα θεσμικά όργανα δεν παράγουν επαρκείς δείκτες και διαχειριστικές πληροφορίες για την παρακολούθηση: α) των απορριπτόμενων αιτήσεων και του συνολικού αριθμού αιτήσεων (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· β) της τήρησης των προθεσμιών υποβολής των αιτήσεων (ΓΓΣ)· γ) των παραβιάσεων του κώδικα συμπεριφοράς (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· δ) των μεταφραζόμενων σελίδων ανά αιτούσα υπηρεσία/γλωσσικό συνδυασμό (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο)· ε) των βασικών εγγράφων των οποίων η μετάφραση είναι υποχρεωτική (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και ΓΓΣ)· στ) των μεταφράσεων που εκτελούνται εν όλω ή εν μέρει και τελικά δεν χρειάζονται λόγω μεταγενέστερων αλλαγών στο πρωτότυπο (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ).

54. Επιπλέον, η Επιτροπή ούτε παρακολουθεί, ούτε διαθέτει πληροφορίες για τον όγκο των «γκρίζων μεταφράσεων» ή των εγγράφων που μεταφράζονται με άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες (βλέπε επίσης σημεία 45 και 75).

55. Οι διαδικασίες, η οργάνωση και οι μέθοδοι εργασίας των υπηρεσιών μετάφρασης επηρεάζονται από ορισμένους περιορισμούς, όπως οι επείγουσες αιτήσεις ιδίως στο Συμβούλιο, τα νομικά κείμενα και το πρόγραμμα εργασίας των οργάνων. Στον πίνακα 5 παρουσιάζεται ο όγκος των μεταφράσεων με πολύ σύντομη προθεσμία (λιγότερο από 24 ώρες ή μεταξύ 24 και 72 ωρών).

Πίνακας 5

Ισχύουσες προθεσμίες μετάφρασης

Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο Χρόνος παράδοσης (σε ώρες) < 24 24-72 < 24 24-72 < 24 24-72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Πηγή: ICTI (Interinstitutional Committee for Translation and Interpretation — Διοργανική επιτροπή μετάφρασης και διερμηνείας).

Προβλέψεις της ζήτησης

56. Η ακριβής πρόβλεψη της ζήτησης έχει ιδιαίτερη σημασία για την εξασφάλιση της βέλτιστης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων. Βραχυπρόθεσμα, παρά το φαινομενικά χαμηλότερο κόστος των εξωτερικών μεταφράσεων, η εξωτερική ανάθεση δεν συμβάλλει πάντοτε στην εξοικονόμηση χρημάτων. Καθώς τα έξοδα της εσωτερικής μετάφρασης είναι κυρίως πάγια έξοδα (βλέπε σημεία 51-52), το οριακό (ή επιπρόσθετο) κόστος μιας επιπλέον σελίδας εσωτερικής μετάφρασης, για παράδειγμα, είναι εξαιρετικά χαμηλό, ενώ το οριακό κόστος μιας σελίδας εξωτερικής μετάφρασης είναι σημαντικό. Κατά συνέπεια, η εξωτερική μετάφραση θα έπρεπε, κατ' ιδανική περίπτωση, να χρησιμοποιείται μόνον όταν δεν υπάρχει η απαιτούμενη εσωτερική δυναμικότητα. Αυτό απαιτεί την ύπαρξη ενός αποτελεσματικού συστήματος πρόβλεψης της ζήτησης.

57. Μολονότι ο κώδικας συμπεριφοράς του Κοινοβουλίου ορίζει ότι «οι Γραμματείες των επιτροπών, των αντιπροσωπειών και των πολιτικών ομάδων, βάσει τους προγράμματος εργασίας τους, καταρτίζουν κάθε μήνα προβλέψεις μετάφρασης και αναφέρουν την πιθανή γλώσσα-πηγή, την προβλεπόμενη ημερομηνία κατάθεσης και των αριθμό των προβλεπόμενων σελίδων», στην υπηρεσία προγραμματισμού δεν υποβάλλεται καμία τέτοια πρόβλεψη.

58. Το 2003 και το 2004, οι περισσότερες ΓΔ της Επιτροπής δεν υπέβαλλαν συστηματικά στη DGT τις προβλέψεις τους σχετικά με τα προς μετάφραση κείμενα για μια δεδομένη περίοδο, ενώ στο Συμβούλιο μόνο ορισμένες ΓΔ ενημέρωναν τακτικά τη ΓΔ A III σχετικά με τις προβλεπόμενες μεταφραστικές τους ανάγκες.

59. Στην πράξη, οι κύριες πηγές πληροφοριών για το μελλοντικό φόρτο εργασίας είναι τα προγράμματα εργασίας των οργάνων καθώς και οι προσωρινές ημερήσιες διατάξεις των συνεδριάσεών τους, που παρέχουν μια κατά προσέγγιση εικόνα των μεταφραστικών αναγκών και, για το λόγο αυτό, δεν ενδείκνυνται για λεπτομερή προγραμματισμό.

Τήρηση των προθεσμιών υποβολής των αιτήσεων

60. Ο Κώδικας συμπεριφοράς του 2004 του Κοινοβουλίου ορίζει μια γενική προθεσμία 10 ημερών για την υποβολή των αιτήσεων μετάφρασης (24). Ωστόσο, κατά τον πρώτο χρόνο της εφαρμογής του κώδικα, οι χρήστες τήρησαν αυτή την προθεσμία μόνο στις μισές περίπου περιπτώσεις. Συνεπώς, οι περισσότερες μεταφράσεις μπορούν να παραδοθούν μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις.

61. Το 1998, η ΓΔ A III του Συμβουλίου καθόρισε προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης (δέκα εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα των ομάδων εργασίας και πέντε εργάσιμες ημέρες για τα έγγραφα της Coreper). Λόγω των χρονικών περιορισμών οι οποίοι είναι εγγενείς με τις εργασίες του Συμβουλίου, οι ανωτέρω προθεσμίες τηρούνται σπάνια. Οι περισσότερες μεταφράσεις του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου παραδίδονται μόλις λίγο πριν από τις συνεδριάσεις.

62. Η Επιτροπή δεν επιβάλλει προθεσμίες υποβολής των αιτήσεων μετάφρασης, αλλά η μονάδα προγραμματισμού της DGT επαναδιαπραγματεύεται τακτικά τις προθεσμίες με τους χρήστες, εάν η ζητούμενη προθεσμία δεν είναι εφικτή.

Προγραμματισμός

63. Σύμφωνα με τον υπολογισμό του πλήρους κόστους της μετάφρασης στον οποίο προέβη το Συνέδριο, το κόστος προγραμματισμού των τριών θεσμικών οργάνων ανέρχεται περίπου σε 4,8 εκατομμύρια ευρώ, ποσό που αντιστοιχεί στο 1 % περίπου του συνολικού κόστους της μετάφρασης (βλέπε πίνακα 2). Ο προγραμματισμός αποτελεί ένα ακόμη μέσο εξασφάλισης της αποτελεσματικότερης αξιοποίησης των εσωτερικών πόρων (βλέπε σημείο 56).

64. Μεταξύ άλλων, λόγω των ιδιαίτερα σύντομων προθεσμιών μετάφρασης, βλέπε πίνακα 5, οι προϊστάμενοι μονάδων στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο δεν έχουν ούτε μεγάλα περιθώρια για μακροπρόθεσμο ή μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό, ούτε τη δυνατότητα ελάφρυνσης του φόρτου εργασίας.

65. Το σύστημα προγραμματισμού του Συμβουλίου βασίζεται στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων του εγγράφου που υποβάλλεται προς μετάφραση. Η μέθοδος αυτή δεν αποτελεί αξιόπιστο εργαλείο για την πρόβλεψη του χρόνου που απαιτείται για τη μετάφραση, δεδομένου ότι συχνά δεν αντικατοπτρίζει το μεταφραστικό έργο που απαιτείται πραγματικά (25).

66. Το σύστημα πληροφορικής του Κοινοβουλίου παρέχει τη δυνατότητα στις μονάδες προγραμματισμού να ελέγχουν τον αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων που πρέπει να ολοκληρώνονται καθημερινά. Αυτό προσφέρει μια γενική εικόνα της διαθέσιμης δυναμικότητας ανά γλωσσική μονάδα, αλλά δεν παρέχει ενημερωμένα στοιχεία σχετικά με τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα κάθε μονάδας για ένα δεδομένο διάστημα, λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα των μεταφραστών (άδειες, επιμόρφωση κ.λπ.).

Αποδοτική χρήση των εσωτερικών και εξωτερικών πόρων

Προεπεξεργασία

67. Προς αποφυγή της εκ νέου μετάφρασης ήδη μεταφρασμένων κειμένων, οι υπηρεσίες μετάφρασης ζητούν από τους χρήστες να υποδεικνύουν τις αναφορές σε υπάρχοντα παρόμοια μεταφρασμένα κείμενα και/ή να σημειώνουν τις αλλαγές που έχουν γίνει σε προηγούμενη εκδοχή κειμένου που έχει ήδη μεταφραστεί. Εντούτοις, δεδομένου ότι αυτές οι ενδείξεις συχνά παραλείπονται ή δεν είναι πλήρεις, οι μονάδες προγραμματισμού είναι υποχρεωμένες να τις αναζητούν σε βάσεις δεδομένων. Η κωδικοποίηση των αιτήσεων και των μεταφρασμένων κειμένων δεν είναι αρκετά ακριβής ώστε να βελτιστοποιούνται αυτές οι έρευνες. Η κατάσταση είναι ιδιαίτερα προβληματική στο Κοινοβούλιο, όπου τα έγγραφα βρίσκονται διασκορπισμένα σε διάφορες βάσεις δεδομένων και δίκτυα και οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν έχουν ολοκληρωμένη συλλογή των μεταφρασμένων κειμένων.

Μέθοδοι εργασίας των μονάδων μετάφρασης

68. Οι προϊστάμενοι μονάδας είναι υπεύθυνοι για την ανάθεση των εργασιών στους εσωτερικούς μεταφραστές. Κάθε γλωσσική μονάδα είναι οργανωμένη διαφορετικά, άλλη κατά ομάδες εξειδικευμένων μεταφραστών, άλλη ακολουθώντας την προσέγγιση «ο πρώτος επιλέγει». Η DGT της Επιτροπής και η ΓΔ A III έχουν αναπτύξει και οι δύο εργαλεία σε κεντρικό επίπεδο τα οποία παρουσιάζουν τη διαθεσιμότητα κάθε μεταφραστή. Ωστόσο, τα εργαλεία αυτά δεν χρησιμοποιούνται συστηματικά από όλες τις γλωσσικές μονάδες. Το Κοινοβούλιο δεν διαθέτει τέτοια εργαλεία. Ορισμένοι προϊστάμενοι τμήματος χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα, άλλοι διανέμουν την εργασία ιδιοχείρως.

69. Όλες οι μεταφραστικές μονάδες αποτελούνται από μεταφραστές και προσωπικό υποστήριξης. Το δεύτερο είναι υπεύθυνο για την αναζήτηση των εγγράφων αναφοράς, τη δακτυλογράφηση, τη μορφοποίηση, την αρχειοθέτηση κ.λπ. Το Συμβούλιο (26) και το Κοινοβούλιο απασχολούν έναν γραμματέα για δύο μεταφραστές, ενώ η Επιτροπή απασχολεί μόνο έναν γραμματέα για τέσσερις ή πέντε μεταφραστές.

70. Παρά το γεγονός ότι τα τρία θεσμικά όργανα έχουν υιοθετήσει ρητά πολιτικές που ενθαρρύνουν τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας, έχοντας δαπανήσει 23,7 εκατομμύρια ευρώ για εργαλεία πληροφορικής το 2003 (πλήρες κόστος, συμπεριλαμβανομένων των αδειών χρήσης, βλέπε πίνακα 4), στην πράξη κάθε μεταφραστής, με τη σιωπηρή έγκριση του προϊσταμένου μονάδας, μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει ή όχι τη μετάφραση με τη βοήθεια υπολογιστή (Translator's Workbench), τα εργαλεία έρευνας (όπως το Euramis, το IATE κ.λπ.) και το λογισμικό φωνητικής αναγνώρισης (αντί για τη δακτυλογράφηση). Στο Κοινοβούλιο, το ποσοστό των μεταφραστών και των υπαλλήλων υποστήριξης που χρησιμοποιεί αυτά τα εργαλεία ποικίλλει σημαντικά από μονάδα σε μονάδα (από 10 % έως 90 %). Στο Συμβούλιο, η χρήση των εργαλείων πληροφορικής είναι μόνο περιθωριακή. Από τα τρία θεσμικά όργανα η Επιτροπή διαθέτει τα πλέον προηγμένα εργαλεία πληροφορικής, ωστόσο δεν υπάρχουν στοιχεία για το βαθμό χρήσης τους.

71. Από το 2003, περίπου 100 από τους 1 100 μεταφραστές της Επιτροπής έχουν επιλέξει το σύστημα της τηλεργασίας. Σύμφωνα με τη σχετική έκθεση αξιολόγησης της DGT (27), το εν λόγω σύστημα, με την τρέχουσα μορφή του, επιτρέπει την εξοικονόμηση καθαρών ετήσιων πόρων ύψους σχεδόν 10 000 ευρώ ανά μεταφραστή, κυρίως χάρη στην υψηλότερη παραγωγικότητα. Στο Κοινοβούλιο, 26 από τους 430 μεταφραστές εργάζονται με το σύστημα της τηλεργασίας, ενώ το Συμβούλιο επίσης έχει αρχίσει να εφαρμόζει δύο πιλοτικά σχέδια στον τομέα αυτό.

Εξωτερική ανάθεση

72. Τόσο η Επιτροπή όσο και το Κοινοβούλιο έχουν ως πολιτική να χρησιμοποιούν πάντοτε εσωτερικούς μεταφραστές για τα νομοθετικά κείμενα (για λόγους ποιότητας), καθώς και για επείγοντα, απόρρητα και σύντομα έγγραφα (για πρακτικούς λόγους). Δεδομένου ότι όλες σχεδόν οι μεταφραστικές εργασίες του Συμβουλίου εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες, οι μεταφράσεις στο Συμβούλιο πραγματοποιούνται κατά κύριο λόγο εσωτερικά.

73. Η απόφαση ανάθεσης σε ελεύθερο μεταφραστή λαμβάνεται κατά κανόνα από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων (εκτός από την άμεση εξωτερική ανάθεση που αναφέρεται κατωτέρω), οι οποίοι λαμβάνουν υπόψη τον τύπο της μετάφρασης και τη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα. Στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο, για το 2004 και για τις περισσότερες γλωσσικές μονάδες, διαπιστώθηκε θετική συσχέτιση μεταξύ του φόρτου εργασίας και του ποσοστού της εξωτερικής ανάθεσης. Ωστόσο, από τον έλεγχο προέκυψε ότι δύο μονάδες της DGT της Επιτροπής είχαν υψηλά ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης το 2004, παρά το ότι ο φόρτος εργασίας τους ήταν χαμηλότερος του μέσου όρου (λόγω καθυστερημένης αντίδρασης στη μείωση του φόρτου εργασίας σε σχέση με το 2003), γεγονός που υποδηλώνει υποχρησιμοποίηση της εσωτερικής δυναμικότητας. Το τμήμα της γαλλικής μετάφρασης του Κοινοβουλίου είχε τον δεύτερο μικρότερο φόρτο εργασίας για το 2005, αλλά το δεύτερο υψηλότερο ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Οι καταστάσεις αυτές δεν οδήγησαν στη λήψη διορθωτικών μέτρων εκ μέρους των υπευθύνων.

74. Τόσο το Κοινοβούλιο, όσο και η Επιτροπή αναθέτουν αυτομάτως σε εξωτερικούς μεταφραστές ορισμένες μεταφραστικές εργασίες, χωρίς να ελέγχουν εάν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα για ορισμένες ή για όλες τις γλώσσες. Το 2003-2004, και τα δύο όργανα όρισαν ως στόχο τους την αύξηση του ποσοστού των μεταφραστικών εργασιών που αποστέλλονται σε ελεύθερους μεταφραστές σε 30 % και 40 % αντίστοιχα, προκειμένου να αντεπεξέλθουν στις προβλεπόμενες αυξήσεις της συνολικής ζήτησης, λαμβανομένου υπόψη του χαμηλότερου κόστους της εξωτερικής μετάφρασης (σε σύγκριση με την πρόσληψη πρόσθετων μεταφραστών πλήρους απασχόλησης). Λόγω της διαρθρωτικής μείωσης της ζήτησης το 2004, η DGT της Επιτροπής ανέστειλε αυτό το στόχο και το Κοινοβούλιο έδωσε οδηγίες να μην αποστέλλονται για εξωτερική μετάφραση άλλες μεταφράσεις παρά μόνο τα CRE για την περίοδο των εκλογών (28). Ενώ ο συνολικός φόρτος εργασίας ανά γλωσσική μονάδα ΕΕ-15 ήταν περίπου κατά 20 % χαμηλότερος το 2004 σε σύγκριση με το 2003, το ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης του Κοινοβουλίου δεν μεταβλήθηκε σχεδόν καθόλου (32,5 % το 2003 και 32 % το 2004) (βλέπε πίνακα 6). Η διαφορά των ποσοστών εξωτερικής ανάθεσης από το 2004 στο 2005, για τις μονάδες ΕΕ-10, μεταξύ Κοινοβουλίου, Επιτροπής και Συμβουλίου, οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι το Κοινοβούλιο, το 2004, κατόρθωσε να προσλάβει περισσότερους εσωτερικούς μεταφραστές για τις γλώσσες ΕΕ-10 από τα άλλα όργανα. Λόγω της ύφεσης της νομοθετικής δραστηριότητας το 2004 και του χαμηλότερου μεταφραστικού όγκου, το Κοινοβούλιο μπόρεσε να εκτελέσει μεγαλύτερο ποσοστό μεταφραστικών εργασιών στις γλώσσες ΕΕ-20 εσωτερικά (βλέπε επίσης σημεία 10 και 25).

Πίνακας 6

Ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης το 2003, το 2004 και το 2005

Επιτροπή Κοινοβούλιο Συμβούλιο Ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Σύνολο γλωσσών 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % Γλώσσες ΕΕ-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % Γλώσσες ΕΕ-10 μ.δ. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % μ.δ. 8 % 5 % Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

75. Ενώ η άμεση εξωτερική ανάθεση από τις ΓΔ-πελάτες είναι οριακή στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο (29), από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι αρκετές εκατοντάδες χιλιάδες σελίδες ανατέθηκαν άμεσα σε εξωτερικούς μεταφραστές από τις ΓΔ της Επιτροπής κατά την περίοδο 2003-2004 χωρίς έλεγχο από τη DGT (βλέπε επίσης σημεία 45 και 54).

Παραγωγικότητα

76. Εξετάσθηκε η παραγωγικότητα των τριών θεσμικών οργάνων από το 2000 έως το 2005, προκειμένου να συγκριθεί η απόδοση μεταξύ οργάνων κατά την περίοδο αυτή. Για τον υπολογισμό της παραγωγικότητας χρησιμοποιήθηκε η έννοια του «ισοδυνάμου πλήρους απασχόλησης» (ΙΠΑ), σύμφωνα με το οποίο ως χρόνος διατιθέμενος στη μετάφραση θεωρείται αυτός κατά τον οποίο οι μεταφραστές είναι πραγματικά διαθέσιμοι για εργασίες γραφείου. Δεδομένου ότι, σε πολλές περιπτώσεις, ο χρόνος αυτός περιλαμβάνει και άλλες δραστηριότητες, εκτός από τη μετάφραση (κατάρτιση, διοικητικά καθήκοντα, έλεγχο ποιότητας, διόρθωση εγγράφων που συντάσσονται από άλλες υπηρεσίες κ.λπ.), η παραγωγικότητα βάσει ΙΠΑ είναι μόνο ένας γενικός δείκτης. Οι συγκρίσεις μεταξύ οργάνων καθώς και μεταξύ γλωσσικών μονάδων του αυτού οργάνου πρέπει να εξετάζονται με προσοχή. Επίσης, οι λόγοι των διαπιστούμενων διαφορών θα πρέπει να αναζητούνται προσεκτικά και να αναλύονται οι πιθανοί περιορισμοί, προκειμένου να εκτιμάται εάν είναι δυνατή η άμεση παρέμβαση της ιεραρχίας.

77. Η παραγωγικότητα, οριζόμενη ως ο αριθμός των τυποποιημένων σελίδων που μεταφράζονται εσωτερικά ανά εσωτερικό μεταφραστή ΙΠΑ, ποικίλλει σημαντικά μεταξύ γλωσσικών τμημάτων καθώς και μεταξύ οργάνων. Η παραγωγικότητα των γλωσσικών μονάδων ΕΕ-10 σε όλα τα όργανα είναι γενικά χαμηλότερη λόγω των μεγαλύτερων επιμορφωτικών αναγκών, της έλλειψης πείρας, των μικρότερων μεταφραστικών μνημών (οι οποίες περιορίζουν τη χρήση της μετάφρασης με τη βοήθεια υπολογιστή) και του περισσότερου χρόνου που διατίθεται για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων.

78. Η παραγωγικότητα των υπηρεσιών μετάφρασης της ΕΕ είναι πολύ χαμηλότερη από εκείνη στον ιδιωτικό τομέα (30). Η υψηλότερη παραγωγικότητα στον ιδιωτικό τομέα οφείλεται κυρίως στη φύση των κειμένων (λίγα νομοθετικά κείμενα), καθώς και στη διαδεδομένη χρήση των εργαλείων πληροφορικής. Παρά τον λιγότερο περίπλοκο χαρακτήρα των κειμένων, οι εξωτερικές μεταφράσεις θεωρείται ότι είναι χαμηλότερης ποιότητας και ότι χρειάζονται περισσότερη αναθεώρηση από ό,τι τα έγγραφα που μεταφράζονται εσωτερικά. Έτσι, ένας αριθμός συμβάσεων με εξωτερικά μεταφραστικά γραφεία καταγγέλθηκε λόγω της ανεπαρκούς ποιότητας των μεταφράσεων (βλέπε σημείο 43). Παρ' όλα αυτά, όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα, η υψηλότερη παραγωγικότητα σε συνδυασμό με τις χαμηλότερες αμοιβές, καθιστά την εξωτερική μετάφραση σημαντικά λιγότερο επαχθή από την πρόσληψη πρόσθετων εσωτερικών μεταφραστών, ακόμα και αν ληφθούν υπόψη τα έμμεσα έξοδα (προγραμματισμός, πρόσκληση υποβολής προσφορών, πληρωμή, έλεγχος της ποιότητας κ.λπ.) (βλέπε πίνακα 7).

Πίνακας 7

Μέσος αριθμός σελίδων που μεταφράστηκαν ανά μεταφραστή (ΙΠΑ)

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Επιτροπή (ετησίως) 915 902 909 1 054 917 797 Επιτροπή (ημερησίως) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Κοινοβούλιο (ετησίως) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Συμβούλιο (31) (ετησίως) 602 653 772 707 648 669 Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

Επιτροπή

79. Η παραγωγικότητα της DGT, η οποία, κατά τα περισσότερα έτη, ήταν ελαφρώς χαμηλότερη από εκείνη του Κοινοβουλίου, ως ένα βαθμό οφείλεται στο ρόλο της Επιτροπής ως οργάνου που έχει την πρωτοβουλία της νομοθετικής διαδικασίας. Αυτό συνεπάγεται υψηλότερο ποσοστό αναθεώρησης και πρωταγωνιστικό ρόλο στην ανάπτυξη ορολογίας και βάσεων δεδομένων, από τις οποίες επωφελούνται και άλλα όργανα. Επιπλέον, οι εσωτερικοί μεταφραστές της Επιτροπής παρέχουν και άλλες γλωσσικές υπηρεσίες, οι οποίες δεν αντικατοπτρίζονται στην ημερήσια μεταφραστική παραγωγή.

80. Από το 2003 έως το 2005, μέση παραγωγικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 μειώθηκε περισσότερο από 20 %. Για τις περισσότερες γλώσσες ΕΕ-15 που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, η παραγωγικότητα μειώθηκε κάτω των τεσσάρων σελίδων ημερησίως. Η μείωση αυτή οφείλεται στη μείωση του φόρτου εργασίας για τις γλώσσες που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας, γεγονός που δημιούργησε υπερβάλλουσα δυναμικότητα. Η εν λόγω υπερδυναμικότητα πρέπει να θεωρηθεί υπό το πρίσμα του ποσοστού της άμεσης εξωτερικής ανάθεσης, η οποία λαμβάνει χώρα χωρίς κανενός είδους εποπτεία εκ μέρους της DGT (βλέπε σημείο 75).

81. Ακόμη και μετά την καθιέρωση από τη DGT του λεγόμενου «μηχανισμού ευελιξίας», ο οποίος επιτρέπει τη μεταφορά μεταφραστικών εργασιών εντός του ίδιου γλωσσικού τμήματος από μονάδες που αντιμετωπίζουν προσωρινά φόρτο εργασίας που υπερβαίνει το μέσο όρο προς άλλες μονάδες, εξακολουθούν να υπάρχουν σημαντικές διαφορές μεταξύ μονάδων όσον αφορά την παραγωγικότητα (32). Ο κύριος λόγος αυτών των διαφορών είναι η διακύμανση στη ζήτηση της μετάφρασης κειμένων που αφορούν διάφορους τομείς πολιτικής, οι οποίοι καθορίζουν τις αρμοδιότητες των γλωσσικών μονάδων. Οι αποκλίσεις στην παραγωγικότητα μεταξύ των μονάδων της DGT έγιναν μεγαλύτερες μετά τη διεύρυνση. Η παραγωγικότητα της παραγωγικότερης μονάδας το 2005 είναι διπλάσια από εκείνη της λιγότερο παραγωγικής μονάδας.

Κοινοβούλιο

82. Την τελευταία πενταετία το Κοινοβούλιο μείωσε τον αριθμό των μεταφραστών κατά περισσότερο από πέντε ΙΠΑ (ή 15 %) κατά μέσο όρο ανά γλώσσα.

83. Η παραγωγικότητα της αγγλικής και της γαλλικής μεταφραστικής μονάδας στο ΕΚ είναι συστηματικά χαμηλότερη του μέσου όρου (κατά 5 έως 20 %, ανάλογα με το έτος), ενώ οι διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ των άλλων γλωσσών ΕΕ-15 περιορίζονται στο 10 %. Αυτό οφείλεται στον υψηλότερο του μέσου όρου αριθμό των μεταφραστών της γαλλικής μονάδας σε συνδυασμό με το υψηλότερο του μέσου όρου ποσοστό εξωτερικής ανάθεσης. Όσον αφορά την αγγλική μονάδα, υπάρχει μικρότερη ανάγκη μεταφράσεων, καθώς τα περισσότερα εσωτερικά έγγραφα συντάσσονται στα αγγλικά. Τα ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης και η υπερβάλλουσα δυναμικότητα είναι παράγοντες που μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο σχετικών αποφάσεων εκ μέρους της ιεραρχίας.

Συμβούλιο

84. Η παραγωγικότητα του Συμβουλίου ήταν συστηματικά χαμηλότερη από εκείνη της Επιτροπής και του Κοινοβουλίου. Αυτό μπορεί να αποδοθεί στο συνδυασμό του υψηλού ποσοστού νομοθετικών εγγράφων που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή και της εξαιρετικά κυμαινόμενης ζήτησης (ημερήσιος φόρτος εργασίας από λιγότερες από 1 000 σε περισσότερες από 7 000 σελίδες το 2003).

85. Προκειμένου να αντιμετωπίσει το πρόβλημα της υπερβάλλουσας δυναμικότητας, η ΓΔ A III ενέκρινε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο δράσης για τη μείωση του αριθμού των μεταφραστών και των γραμματέων στις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 από περίπου 50 ΙΠΑ το 2002 σε 25 ΙΠΑ το 2015 (33). Ωστόσο, θα χρειαστεί αρκετός χρόνος μέχρι το σχέδιο να αποφέρει τα πλήρη αποτελέσματά του, δεδομένου ότι Συμβούλιο υποστηρίζει ότι οι δυνατότητες εσωτερικής ανακατάταξης είναι περιορισμένες και η διοργανική κινητικότητα χαμηλή.

86. Η διαφορές στην παραγωγικότητα μεταξύ γλωσσικών μονάδων είναι μικρότερες στο Συμβούλιο (και στο Κοινοβούλιο) από ό,τι στην Επιτροπή (με εξαίρεση τη χαμηλή παραγωγικότητα της αγγλικής μονάδας στη ΓΔ A III, η οποία ήταν περίπου 20 έως 40 % χαμηλότερη από εκείνη των άλλων μονάδων κατά την περίοδο 2003-2005). Η επιμέλεια των πρωτοτύπων και ο ρόλος της αγγλικής ως της κύριας κομβικής γλώσσας για τη μετάφραση κειμένων από τις γλώσσες ΕΕ-10, τα οποία θέτουν σημαντικά ορολογικά προβλήματα, θα μπορούσαν να αιτιολογήσουν, ως ένα βαθμό, αυτή την εμφανώς χαμηλή παραγωγικότητα.

Παρακολούθηση της μεταφραστικής διαδικασίας μέσω δεικτών απόδοσης

87. Οι κύριες μεταφραστικές στατιστικές των οργάνων παράγονται κεντρικά και εστιάζονται στον όγκο των μεταφράσεων ανά μονάδα. Τα εν λόγω στατιστικά στοιχεία χρησιμοποιούνται τακτικά από την ιεραρχία και τις μονάδες ανθρώπινου δυναμικού, η χρήση τους, ωστόσο, για τους σκοπούς της καθημερινής παρακολούθησης από τους προϊσταμένους των μεταφραστικών μονάδων ποικίλλει σημαντικά και μερικοί από αυτούς έχουν αναπτύξει δικά τους εργαλεία.

88. Ορισμένα όργανα δεν διαθέτουν δείκτες απόδοσης ούτε στατιστικές όσον αφορά: α) τον πραγματικά διατεθέντα χρόνο για τη μετάφραση ενός συγκεκριμένου εγγράφου (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ), έναντι του συνήθους ή του υπολογιζόμενου χρόνου· β) τον αριθμό των αναθεωρούμενων σελίδων (Επιτροπή και ΓΓΣ) και το χρόνο που διατίθεται για την αναθεώρηση (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)· γ) την παραγωγή και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή χωριστά (ΓΓΣ)· δ) τον όγκο των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές αυτόματα από τις μονάδες προγραμματισμού και εκείνων που ανατίθενται από τις μεταφραστικές μονάδες (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και Επιτροπή)· ε) τη μη τήρηση των προθεσμιών παράδοσης (ΓΓΣ)· στ) τον αντίκτυπο των μεταφραστικών εργαλείων πληροφορικής στην παραγωγικότητα (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ)· ζ) συσχετιζόμενα στοιχεία, όπως η σχέση μεταξύ φόρτου εργασίας και εξωτερικής ανάθεσης (Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή και ΓΓΣ) (βλέπε σημεία 73 και 83).

89. Τα στατιστικά στοιχεία που αφορούν την παραγωγή και την παραγωγικότητα των διαφόρων μεταφραστικών μονάδων των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων περιλαμβάνουν τμήματα κειμένου που έχουν μεταφραστεί αυτόματα, ιδίως από το σύστημα «Translators’ Workbench (TWB)». Οι ιδιωτικές εταιρείες χρησιμοποιούν περισσότερο περίπλοκα συστήματα, προκειμένου να υπολογίζουν τον πραγματικό φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα κάθε μεταφραστή.

90. Σε αντίθεση με τα άλλα θεσμικά όργανα τα οποία συνυπολογίζουν μόνο το τροποποιούμενα τμήματα του κειμένου, το Συμβούλιο υπολογίζει την παραγωγή του βάσει των τυπωμένων σελίδων (βλέπε επίσης σημείο 65). Κατά συνέπεια, οι στατιστικές του Συμβουλίου που αφορούν την παραγωγή υπερεκτιμούν τον πραγματικό αριθμό των μεταφρασμένων σελίδων σε ποσοστό που υπερβαίνει το 50 %. Μετά τον έλεγχο του Συνεδρίου, η ΓΔ A III υιοθέτησε μέθοδο παρόμοια με αυτήν που χρησιμοποιούν τα άλλα όργανα.

Διοργανική συνεργασία

91. Η δημιουργία της ICTI το 1995 κατέστησε δυνατή σταδιακά τη συνεργασία των υπηρεσιών μετάφρασης σε ορισμένους τομείς.

92. Μέχρι σήμερα έχει επιτευχθεί κυρίως: α) η δημιουργία μιας κοινής ορολογικής βάσης δεδομένων και μεταφραστικής μνήμης· β) μια διοργανική πρόσκληση υποβολής προσφορών για εξωτερικές μεταφράσεις από και προς τις γλώσσες ΕΕ-10 (34)· γ) μια κοινή διαδικασία υποβολής προσφορών για την αγορά λογισμικού φωνητικής αναγνώρισης και άλλων πολύγλωσσων εργαλείων· δ) μια κοινή επιτροπή για την αξιολόγηση των μεταφράσεων που ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές (CIEQ)· ε) μια περιορισμένη ανταλλαγή μεταφραστών και φόρτου μεταφραστικών εργασιών.

93. Από την ανάλυση, εκ μέρους του Συνεδρίου, της φύσης και του προγραμματισμού της προσφοράς και της ζήτησης διαπιστώνεται ότι, ενώ όλα τα θεσμικά όργανα αντιμετωπίζουν διαρθρωτικές δυσκολίες για την παροχή επαρκούς μεταφραστικού όγκου αποδεκτής ποιότητας στις γλώσσες ΕΕ-10, υπάρχουν σαφείς διαφορές ως προς τις γλώσσες ΕΕ-15. Οι μεταφραστές της αγγλικής γλώσσας, για παράδειγμα, αντιμετωπίζουν το μεγαλύτερο φόρτο εργασίας από όλες τις γλώσσες στη DGT της Επιτροπής (βλέπε σημείο 86), αλλά το μικρότερο στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο. Δεδομένου ότι το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο εργάζονται με πολύ σύντομες προθεσμίες παράδοσης και ιδιαίτερα διακυμαινόμενη ζήτηση, έχουν επίσης προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα σε ορισμένες περιόδους (βλέπε σημείο 84).

94. Σε συνέχεια των συμπερασμάτων της ειδικής ομάδας για την κατανομή του φόρτου εργασίας, ένα πιλοτικό σχέδιο άρχισε να εφαρμόζεται από την 1η Ιανουαρίου 2005. Το 2005, 3 763 σελίδες (ή το 63 % του ζητηθέντος όγκου) μεταφράστηκαν από ένα από τα συμμετέχοντα όργανα κατόπιν αίτησης ενός άλλου οργάνου. Αυτό αντιστοιχεί μόλις στο 0,2 % του συνολικού φόρτου εργασίας όλων των συμμετεχόντων οργάνων, ενώ περισσότερο από 20 % αυτού του φόρτου ανατίθεται σε εξωτερικούς μεταφραστές. Οι πόροι που εξοικονομήθηκαν μπορούν να υπολογισθούν σε 150 000 ευρώ (35). Δεδομένου ότι η συνολική διαθέσιμη δυναμικότητα είναι πολύ υψηλότερη από εκείνη που διατίθεται σε άλλα όργανα στο πλαίσιο του πιλοτικού σχεδίου, οι πόροι που είναι πιθανόν να εξοικονομηθούν είναι υψηλότεροι.

95. Ωστόσο, το τρέχον σύστημα κατανομής του φόρτου εργασίας παρουσιάζει μια αδυναμία, ότι δηλαδή τα έγγραφα που συνήθως ανατίθενται σε εξωτερικούς μεταφραστές καθώς και οι μεταφράσεις προς τις γλώσσες Ε-10 εξαιρούνται από αυτό. Επιπλέον, τα όργανα δεν αλληλοενημερώνονται επαρκώς σχετικά με τη διαθέσιμη δυναμικότητα, ούτε έχουν πραγματικό κίνητρο ή υποχρέωση να αποδέχονται αίτηση μετάφρασης από άλλο όργανο. Εάν οι εσωτερικοί μεταφραστές των γλωσσών που δεν είναι γλώσσες διαδικασίας από τις γλωσσικές μονάδες ΕΕ-15 της DGT είχαν το 2005 την ίδια απόδοση που είχαν το 2003, θα είχαν μεταφράσει τουλάχιστον 10 000 σελίδες παραπάνω σε κάθε γλώσσα ΕΕ-15. Το 2005, το Κοινοβούλιο και πολλές ΓΔ της Επιτροπής ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές σχεδόν τον ίδιο αριθμό σελίδων μη επειγόντων κειμένων στις ίδιες γλώσσες, οι οποίες θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί από άλλο όργανο. Κατ' αυτό τον τρόπο, θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου για εξωτερικές μεταφράσεις (36).

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Διαδικασίες που εφαρμόζονται για την ικανοποίηση των αιτήσεων μετάφρασης και την αποφυγή των περιττών μεταφράσεων

96. Κανένα θεσμικό όργανο δεν διαθέτει συνεκτικές και σαφείς διαδικασίες για την υποβολή αιτήσεων μετάφρασης και την έγκρισή τους. Οι κανόνες εφαρμογής που έχουν καθιερώσει τα τρία θεσμικά όργανα ορίζουν την υποχρεωτική μετάφραση ορισμένων ειδών κειμένων. Υπάρχει, ωστόσο, ένα ευρύ πεδίο για το οποίο δεν υπάρχουν κοινώς αποδεκτά κριτήρια και όπου τα έγγραφα αντιμετωπίζονται ανάλογα με την περίπτωση, κυρίως σε συνάρτηση με τη διαθεσιμότητα πόρων (βλέπε σημεία 13 έως 18). Σύσταση: Λαμβανομένης υπόψη της αναγκαιότητας να καθοριστούν προτεραιότητες και περιορισμοί, προκειμένου να αντιμετωπισθεί μια διαρκώς αυξανόμενη ζήτηση στον τομέα των μεταφράσεων, τα θεσμικά όργανα οφείλουν να εξορθολογίσουν τις διαδικασίες που εφαρμόζουν. Αυτό θα έπρεπε να περιλαμβάνει τον έλεγχο του μεγέθους των εγγράφων, περαιτέρω διαχωρισμό των κειμένων βάσει της φύσης τους και υιοθέτηση της προσέγγισης μιας «μετάφρασης ανάλογης του σκοπού της» για τα κείμενα που εγκρίνονται προς μετάφραση.

97. Ο έλεγχος κατέδειξε ότι γενικά οι μεταφραστικές ανάγκες στις γλώσσες ΕΕ-15 μπορούν να ικανοποιηθούν. Ωστόσο, η προσχώρηση μικρών χωρών δημιούργησε μεγάλη αύξηση της ζήτησης σε μικρές μεταφραστικές αγορές, όπου η προσφορά είναι μάλλον περιορισμένη. Οι δυσκολίες που ανέκυψαν όσον αφορά τη διοργάνωση διαγωνισμών της EPSO για την επιλογή εσωτερικών μεταφραστών για τις γλώσσες ΕΕ-10 είχαν ως αποτέλεσμα την έλλειψη μεταφραστών από τα νέα κράτη μέλη. Συνεπεία αυτού, τον πρώτο χρόνο μετά τη διεύρυνση τα θεσμικά όργανα δεν ήταν σε θέση να ικανοποιήσουν τις μεταφραστικές ανάγκες για τις νέες γλώσσες (βλέπε σημεία 19-23). Σύσταση: Εξακολουθεί να υπάρχει η ανάγκη σημαντικής αύξησης της εσωτερικής δυναμικότητας των θεσμικών οργάνων για τις γλώσσες ΕΕ-10. Η Επιτροπή οφείλει να προβεί σε έλεγχο και να υποβάλει σε κριτική την αδυναμία της EPSO να προσλάβει εγκαίρως τους αναγκαίους εσωτερικούς υπαλλήλους. Σκοπός αυτής της διαδικασίας θα πρέπει να είναι ένα σχέδιο δράσης που θα αποβλέπει στο να καταστήσει γνωστή τη μεταφραστική δραστηριότητα της Κοινότητας στα κράτη μέλη ΕΕ-10 και σε άλλες υποψήφιες χώρες και να δημιουργήσει σχετικό ενδιαφέρον.

98. Γενικά, τα θεσμικά όργανα κατάφεραν να συγκρατήσουν τις δαπάνες μετάφρασης, παρά την αύξηση του αριθμού των επίσημων γλωσσών από 11 σε 21 (συμπεριλαμβανομένης της ιρλανδικής) από τον Μάιο του 2004 (βλέπε σημεία 25 έως 36). Ενώ η Επιτροπή και το Συμβούλιο έλαβαν σημαντικά μέτρα για τη μείωση του αριθμού των εγγράφων που μεταφράζονται προς όλες τις γλώσσες, το Κοινοβούλιο ήταν λιγότερο φιλόδοξο όσον αφορά τη μείωση του μεταφραστικού όγκου, περιορίζοντας μόνο το μέγεθος των προς μετάφραση εγγράφων αλλά όχι τον αριθμό και το είδος τους (βλέπε σημείο 32). Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης θα μπορούσαν να συνάψουν συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών με τους χρήστες τους, στις οποίες θα καθορίζονταν αυστηρότερες κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το είδος των προς μετάφραση εγγράφων, τις απαραίτητες γλωσσικές εκδοχές, το στάδιο κατά το οποίο πρέπει να αρχίζει η μετάφραση, τον συνολικό ετήσιο αριθμό σελίδων, τη χρήση αυτόματης μετάφρασης κ.λπ. Μια προσπάθεια συντονισμού των οργάνων μεταξύ τους θα μπορούσε επίσης να αποτρέψει την έλλειψη συνοχής στις προσεγγίσεις που εφαρμόζουν.

Διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι οι μεταφράσεις είναι έγκαιρες και επαρκούς ποιότητας για το σκοπό τους

99. Γενικά, τα τρία όργανα κατόρθωσαν να παραδώσουν τις μεταφράσεις προς τις γλώσσες ΕΕ-15 εγκαίρως και με την απαιτούμενη ποιότητα (βλέπε σημεία 41 και 44). Ωστόσο, η κατάσταση ήταν διαφορετική για τις γλώσσες ΕΕ-10, λόγω του ανεπαρκούς αριθμού μεταφραστών. Το 2004, στην Επιτροπή και στο Συμβούλιο, η εσωτερική δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-10 δεν αρκούσε ούτε για την αναθεώρηση των εξωτερικών μεταφράσεων και οι περισσότεροι πελάτες έκριναν την ποιότητα των μεταφράσεων ανεπαρκή (βλέπε σημείο 42). Καμία υπηρεσία μετάφρασης δεν μετρά την ικανοποίηση των χρηστών. Σύσταση: Τα όργανα οφείλουν να διερευνούν τακτικά την ικανοποίηση των διαφόρων χρηστών των μεταφραστικών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της τήρησης των προθεσμιών. Αυτού του είδους οι έρευνες θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως συμβολή σε σχέδια δράσης για τη βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών και της παραγωγικότητας.

100. Το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν έχουν καθιερώσει ακριβείς κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας, ενώ οι πρακτικές αναθεώρησης ποικίλλουν σημαντικά. Εντούτοις, γενικά οι έλεγχοι που διενεργούν τα θεσμικά όργανα για τον εντοπισμό των χαμηλής ποιότητας μεταφράσεων είναι επαρκείς (βλέπε σημεία 37 έως 43). Ενώ η Διεύθυνση Μετάφρασης του Κοινοβουλίου αξιολογεί την ποιότητα τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών μεταφράσεων μέσω διμηνιαίων τυχαίων ελέγχων και δεικτών ποιότητας, τα άλλα όργανα δεν παράγουν τέτοιους δείκτες ελέγχου ή απόδοσης. Σύσταση: Εκτός από το συστηματικό έλεγχο της ποιότητας στον οποίο υποβάλλονται οι εξωτερικές μεταφράσεις και την εποπτεία που ασκεί κάθε προϊστάμενος μονάδας, συνιστάται η διενέργεια τακτικών τυχαίων ελέγχων ποιότητας σε κάθε γλωσσικό τμήμα. Αυτό, σε συνδυασμό με έρευνες ικανοποίησης των χρηστών, θα μπορούσε να αποτελέσει τη βάση για την παραγωγή δεικτών απόδοσης όσον αφορά την ποιότητα.

101. Ορισμένες ΓΔ της Επιτροπής ανέφεραν ότι χρειάστηκε να καταφύγουν σε «γκρίζες μεταφράσεις» ή σε άμεση εξωτερική ανάθεση καθώς η DGT δεν ήταν σε θέση να παράσχει ορισμένες μεταφραστικές υπηρεσίες εντός των απαιτούμενων προθεσμιών. Ο όγκος αυτών των μεταφράσεων δεν είναι σαφής και το σχετικό κόστος δεν περιλαμβάνεται στους υπολογισμούς του Συνεδρίου, δεδομένου ότι δεν είναι γνωστό πόσο χρόνο διέθεσε το διοικητικό προσωπικό για τις «γκρίζες μεταφράσεις» (βλέπε σημεία 45, 54 και 75). Σύσταση: Οι υπηρεσίες μετάφρασης πρέπει να παρακολουθούν το μέγεθος της εξωτερικής ανάθεσης και των «γκρίζων μεταφράσεων», προκειμένου να συνυπολογίζουν το σχετικό μεταφραστικό όγκο κατά τον προγραμματισμό.

Κόστος και αποδοτικότητα της μετάφρασης

102. Με εξαίρεση την Επιτροπή για το 2002, τα θεσμικά όργανα δεν έχουν υπολογίσει ούτε το συνολικό κόστος της μετάφρασης, ούτε το μέσο κόστος ανά σελίδα. Το Συνέδριο υπολογίζει το ετήσιο συνολικό κόστος της μετάφρασης για τα τρία θεσμικά όργανα σε 414 εκατομμύρια ευρώ πριν από τη διεύρυνση (βλέπε πίνακα 4) και σε 511 εκατομμύρια ευρώ μετά τη διεύρυνση. Το μέσο κόστος ανά σελίδα το 2003 ήταν 150 ευρώ στην Επιτροπή και στο Κοινοβούλιο και 254 ευρώ στο Συμβούλιο. Το 2005, το μέσο κόστος ανά σελίδα αυξήθηκε στα 194 ευρώ στην Επιτροπή και στα 276 ευρώ στο Συμβούλιο, αλλά μειώθηκε στα 119 ευρώ στο Κοινοβούλιο.

103. Η εσωτερική μετάφραση είναι ακριβότερη από ό,τι η εξωτερική, η σύγκριση ωστόσο δυσχεραίνεται από τη διαφορετική φύση των μεταφραζόμενων κειμένων, τη θεωρούμενη καλύτερη ποιότητα της εσωτερικής μετάφρασης, τις σύντομες προθεσμίες που ισχύουν για την εσωτερική μετάφραση ορισμένων εγγράφων λόγω των μεθόδων εργασίας, ιδίως στο Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, και την αναθεώρηση που χρειάζονται οι εξωτερικές μεταφράσεις (βλέπε σημείο 52). Σύσταση: Η γνώση του κόστους μιας δραστηριότητας είναι σημαντική για τον έλεγχο της σχετικής δαπάνης. Επομένως, θα πρέπει να εφαρμοστούν διαδικασίες οι οποίες να εξασφαλίζουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης σχετικά με το κόστος.

104. Το 2004, εξαιτίας της μεγάλης μείωσης του φόρτου εργασίας, η παραγωγικότητα των περισσότερων μεταφραστικών μονάδων των γλωσσών ΕΕ-15 μειώθηκε σημαντικά και, κατά συνέπεια, αυξήθηκε το μέσο κόστος ανά σελίδα (βλέπε σημεία 51 και 76 έως 86). Λόγω των μέτρων που έλαβαν για τη μείωση της μεταφραστικής ζήτησης, από το 2004 η Επιτροπή και το Συμβούλιο έχουν διαθέσιμη δυναμικότητα για τις γλώσσες ΕΕ-15 που δεν περιλαμβάνονται στις γλώσσες διαδικασίας.

105. Από τον έλεγχο διαπιστώθηκε ότι, επί του παρόντος, οι μονάδες προγραμματισμού των τριών υπηρεσιών μετάφρασης ασχολούνται περισσότερο με την κατανομή της εργασίας, παρά με την προετοιμασία προβλέψεων μετάφρασης, προκειμένου να προγραμματίζουν το φόρτο εργασίας και να εξομαλύνουν τις κορυφώσεις της δραστηριότητας (βλέπε σημεία 56 έως 59, 63 έως 66 και 91 έως 95).

106. Η προσαρμογή του φόρτου εργασίας αποτελεί ζήτημα ουσιώδους σημασίας. Η μείωση του μεταφραστικού όγκου έχει ως αποτέλεσμα μια μεταβατική περίοδο υπερβάλλουσας δυναμικότητας, χαμηλότερης παραγωγικότητας και υψηλότερου μέσου κόστους της μετάφρασης. Εντούτοις, το Συνέδριο παρατήρησε ότι ορισμένες μονάδες παρουσίαζαν χαμηλά στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα και ποσοστά εξωτερικής ανάθεσης που υπερέβαιναν το μέσο όρο (βλέπε σημεία 73 έως 74). Λόγω έλλειψης προβλέψεων όσον αφορά το φόρτο εργασίας (προγραμματισμός), είναι ακόμη δυσκολότερο για τα όργανα να επωφεληθούν πλήρως από την προσωρινά διαθέσιμη δυναμικότητα άλλων οργάνων (βλέπε σημεία 91 έως 95, καθώς και σημεία 56 έως 66).

107. Το 2005, οι ΓΔ του Κοινοβουλίου και της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) ανέθεσαν σε εξωτερικούς μεταφραστές μεγάλο αριθμό σελίδων που θα μπορούσαν να είχαν μεταφραστεί εσωτερικά από άλλο όργανο. Έτσι, το Συνέδριο υπολογίζει ότι θα μπορούσαν να είχαν εξοικονομηθεί συνολικές πληρωμές ύψους 11 εκατομμυρίων ευρώ περίπου που πραγματοποιήθηκαν σε εξωτερικούς μεταφραστές (βλέπε σημείο 95). Σύσταση: Θα έπρεπε να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στις διαδικασίες διαχείρισης και προγραμματισμού, προκειμένου να εξομαλύνονται οι κορυφώσεις και οι υφέσεις στο φόρτο εργασίας και να διευκολύνεται η αποτελεσματικότερη διοργανική συνεργασία. Στις μονάδες προγραμματισμού θα έπρεπε να αποστέλλονται τακτικές και αξιόπιστες προβλέψεις για μελλοντικές μεταφραστικές εργασίες, ενώ τα θεσμικά όργανα θα έπρεπε να αλληλοενημερώνονται σχετικά με ενδεχόμενη διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα.Η διαθέσιμη εσωτερική δυναμικότητα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη μείωση του επιπέδου της εξωτερικής ανάθεσης από τις ΓΔ της Επιτροπής (εκτός από τη DGT) καθώς και από άλλα όργανα, ενώ θα πρέπει να παραταθεί η διάρκεια του πιλοτικού προγράμματος που άρχισε να εφαρμόζεται τον Ιανουάριο του 2005 στον τομέα της διοργανικής συνεργασίας. Ένα σύστημα διοργανικής τιμολόγησης της μετάφρασης θα μπορούσε να αποτελέσει κίνητρο ώστε τα όργανα με προσωρινή ή διαρθρωτική διαθέσιμη δυναμικότητα να συνεργάζονται με άλλα.Στο Συμβούλιο, πρέπει να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την προσαρμογή της διαρθρωτικής υπερβάλλουσας δυναμικότητας. Θα πρέπει να εξεταστεί η δυνατότητα ανακατάταξης εκτός υπηρεσίας μετάφρασης ή η εφαρμογή άλλων διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς το υπάρχον σχέδιο δράσης αναμένεται να λύσει το πρόβλημα της παρούσας υπερβάλλουσας δυναμικότητας μόνο το 2015.

108. Μολονότι τα όργανα έχουν επενδύσει σε προηγμένη σύγχρονη τεχνολογία, αυτή δεν χρησιμοποιείται με συστηματικό τρόπο (βλέπε σημεία 68 έως 70). Σύσταση: Η αποδοτικότητα της μεταφραστικής διαδικασίας θα μπορούσε να βελτιωθεί μέσω: — μείωσης της γραμματειακής υποστήριξης στο Συμβούλιο και στο Κοινοβούλιο, — εναρμονισμένων μεθόδων εργασίας βασιζόμενων στις βέλτιστες πρακτικές, — περαιτέρω ολοκλήρωσης και εντατικότερης χρήσης των ηλεκτρονικών εργαλείων, — αυξημένης χρήσης του συστήματος της τηλεργασίας.

109. Οι υπηρεσίες μετάφρασης δεν παράγουν επαρκείς πληροφορίες διαχείρισης για την παρακολούθηση του κόστους της μετάφρασης, όπως είναι ο χρόνος που δαπανάται πραγματικά για μετάφραση και αναθεώρηση, λεπτομερή στοιχεία σχετικά με την παραγωγικότητα, το ποσοστό της εξωτερικής ανάθεσης κ.λπ. (βλέπε σημείο 88). Σύσταση: Προκειμένου η παραγωγικότητα να χρησιμοποιηθεί ως δείκτης διαχείρισης, τα όργανα οφείλουν να αναπτύξουν συστήματα τα οποία αντικατοπτρίζουν καλύτερα όλες τις δραστηριότητες των εσωτερικών μεταφραστών (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που διατίθεται για την εκμάθηση νέων γλωσσών). Για την καλύτερη αξιοποίηση των πόρων, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες σε όλα τα όργανα για την ανάπτυξη των κατάλληλων ποιοτικών και ποσοτικών δεικτών απόδοσης.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 6ης Ιουλίου 2006. Για το Ελεγκτικό Συνέδριο Hubert WEBER Πρόεδρος

(1) Συνήθως αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά.

(2) Κανονισμός αριθ. 1 του Συμβουλίου, της 15ης Απριλίου 1958, περί καθορισμού του γλωσσικού καθεστώτος της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας (ελληνική ειδική έκδοση της ΕΕ: κεφάλαιο 01, τόμος 01, σ. 14), όπως αυτός τροποποιήθηκε.

(3) Ισπανικά, τσεχικά, δανικά, γερμανικά, εσθονικά, ελληνικά, αγγλικά, γαλλικά, ιρλανδικά, ιταλικά, λεττονικά, λιθουανικά, ουγγρικά, μαλτέζικα, ολλανδικά, πολωνικά, πορτογαλικά, σλοβακικά, σλοβενικά, φινλανδικά, σουηδικά. Από τις 18 Ιουνίου 2005, τα ιρλανδικά έγιναν η 21η επίσημη γλώσσα της ΕΕ, μολονότι η επέλευση ορισμένων έννομων συνεπειών του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 920/2005 (ΕΕ L 156 της 18.6.2005, σ. 3) έχει μετατεθεί για την 1η Ιανουαρίου 2007.

(4) Ιδιαίτερα, εγγράφων που δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (19, 20 ή 21 επίσημες γλώσσες, λόγω παρεκκλίσεων που αφορούν τη χρήση των μαλτέζικων και των ιρλανδικών) και εγγράφων που αποστέλλονται σε κράτος μέλος ή σε πρόσωπο που υπάγεται στη δικαιοδοσία αυτού του κράτους μέλους (γλώσσα του σχετικού κράτους).

(5) Το Μεταφραστικό Κέντρο στο Λουξεμβούργο χρησιμοποιεί κυρίως τις υπηρεσίες ελεύθερων μεταφραστών. Απασχολεί περίπου 80 (το 2004) εσωτερικούς μεταφραστές οι οποίοι ασχολούνται κατά κύριο λόγο με την αναθεώρηση των μεταφράσεων των ελεύθερων μεταφραστών για τους αποκεντρωμένους οργανισμούς και, σε περιορισμένη κλίμακα, με μεταφραστικές εργασίες για άλλα θεσμικά όργανα.

(6) Κάθε τμήμα περιλαμβάνει από τρεις έως έξι μονάδες, ειδικευμένες ανά πολιτική (ή τομέα), ήτοι 77 μονάδες συνολικά.

(7) Ο αριθμός αυτός περιλαμβάνει την εξωτερική ανάθεση που αποφάσισε η DGT, αλλά όχι αυτήν που ζήτησαν άλλες ΓΔ, για την οποία δεν υπάρχουν αξιόπιστα και εξαντλητικά στοιχεία.

(8) Εναρμονισμένος ορισμός: 1 500 τυπωμένοι χαρακτήρες πρωτότυπου κειμένου (στη γλώσσα πηγή), μη υπολογιζόμενων των κενών. Για τις τροποποιημένες εκδοχές υπαρχόντων κειμένων, η DGT μετρά τον αριθμό των τροποποιημένων χαρακτήρων και τον πολλαπλασιάζει με ένα ορισμένο ποσοστό (50 % για τις εσωτερικές μεταφράσεις και 30 % για τις μεταφράσεις από ελεύθερους μεταφραστές), προκειμένου να υπολογίσει την επιπλέον εργασία ενσωμάτωσης των τροποποιημένων τμημάτων στο πρωτότυπο κείμενο. Το Κοινοβούλιο χρησιμοποιεί μια ελαφρώς διαφορετική μέθοδο, μετρώντας τον αριθμό των χαρακτήρων ολόκληρης της τροποποιημένης παραγράφου, χωρίς να προσθέτει 50 %. Ο αριθμός των σελίδων που προκύπτει για κάθε έγγραφο στρογγυλοποιείται στην επόμενη μονάδα.

(9) Τα επίσημα αριθμητικά στοιχεία για την παραγωγή του Συμβουλίου προσαρμόστηκαν από το Συνέδριο, ώστε να καταστούν συγκρίσιμα με αυτά των άλλων οργάνων.

(10) Βλέπε παράρτημα I, υποσημείωση 9.

(11) Στο προσχέδιο του προϋπολογισμού για το 2006, η Επιτροπή αναφέρει ότι τα «μη βασικά» έγγραφα μπορούν να αξιολογηθούν έναντι των πραγματικών αναγκών σύμφωνα με την απόφαση της 26ης Μαΐου 2004 σχετικά με την προσφορά και τη ζήτηση μεταφραστικών υπηρεσιών [SEC(2004) 638].

(12) Βλέπε παράρτημα I, υποσημείωση 9.

(13) Ο αριθμός των μεταφρασμένων σελίδων παρέχει συγκρίσιμα στοιχεία για όλα τα όργανα, αλλά διαφέρει ελαφρά από τη ζήτηση, λόγω των αιτήσεων που απορρίπτονται από τις μονάδες προγραμματισμού και της χρονικής διαφοράς μεταξύ αίτησης και παράδοσης. Τα αναφερόμενα αριθμητικά στοιχεία δεν περιλαμβάνουν τις «γκρίζες μεταφράσεις» ή την άμεση εξωτερική ανάθεση, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική στην Επιτροπή, αλλά για την οποία δεν διατίθενται πλήρη στοιχεία.

(14) Οι γλώσσες διαδικασίας της Επιτροπής είναι τα αγγλικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά.

(15) Συμβουλευτικές επιτροπές, διαχειριστικές επιτροπές και κανονιστικές επιτροπές, οι οποίες διέπονται από την απόφαση του Συμβουλίου 1999/468/ΕΚ, της 28ης Ιουνίου 1999, για τον καθορισμό των όρων άσκησης των εκτελεστικών αρμοδιοτήτων που ανατίθενται στην Επιτροπή (ΕΕ L 184 της 17.7.1999, σ. 23), η οποία αντικαθιστά την απόφαση του Συμβουλίου 87/373/ΕΟΚ της 13ης Ιουλίου 1987 (ΕΕ L 197 της 18.7.1987, σ. 33).

(16) Για παράδειγμα, τα έγγραφα που προορίζονται για δημοσίευση ή τα νομικά κείμενα απαιτούν μετάφραση καλύτερης ποιότητας (και, κατά συνέπεια, περισσότερους πόρους) από ό,τι τα έγγραφα εσωτερικής χρήσης.

(17) CIEQ: Comité Interinstitutionnel d’Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Διοργανική επιτροπή αξιολόγησης της ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων).

(18) Βλέπε 14η αιτιολογική σκέψη του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου, της 25ης Ιουνίου 2002 (ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1).

(19) Το 2004 και το 2005, το κόστος ήταν σημαντικά υψηλότερο, όπως αναλύεται στο σημείο 53, ωστόσο τα έτη αυτά χαρακτηρίζονται από χαμηλότερη αποδοτικότητα λόγω της μετάβασης από το σύστημα των 11 στο σύστημα των 21 γλωσσών.

(20) Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

(21) Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

(22) Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού, Επιμόρφωση, Οικονομικά κ.λπ.

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

(23) Για τις νέες γλώσσες, η διαφορά στην τιμή κυμαίνεται από 15 % για τα λιθουανικά έως 38 % για τα λεττονικά. Η μέση διαφορά τιμής είναι περίπου 12 % (βλέπε πίνακα 4) και οφείλεται εν μέρει στη διαφορά των συμβατικών όρων. Συγκεκριμένα, ο αντισυμβαλλόμενος του Κοινοβουλίου είναι υποχρεωμένος να δέχεται τις μεταφράσεις και να τις εκτελεί εντός ιδιαίτερα σύντομων προθεσμιών στην περίπτωση μετάφρασης γραπτών ερωτήσεων.

(24) Η προθεσμία υποβολής μιας αίτησης μετάφρασης είναι ο ελάχιστος μη περαιτέρω συντμήσιμος χρόνος που παρέχεται σε μια υπηρεσία μετάφρασης για να εκτελέσει μια υποβαλλόμενη μετάφραση.

(25) Ο όγκος της εργασίας που χρειάζεται για τη μετάφραση ενός εγγράφου εξαρτάται από μια σειρά παραγόντων, στους οποίους συμπεριλαμβάνεται ο αριθμός των λέξεων που πρέπει να μεταφραστούν (οι σελίδες ενδέχεται να περιλαμβάνουν κείμενα διαφορετικής έκτασης· για κείμενο που έχει μεταφραστεί προηγουμένως μετάφραση χρειάζονται μόνο οι τροποποιήσεις, κ.λπ.), η τεχνική δυσκολία του εγγράφου και η διαθεσιμότητα μεταφρασμένων πηγών ή κειμένων αναφοράς.

(26) Αφού αφαιρεθεί ο χρόνος που οι γραμματείς διαθέτουν σε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με τη μεταφραστική διαδικασία.

(27) Ευρωπαϊκή Επιτροπή, DGT, Διεύθυνση Μετάφρασης, «Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service», Βρυξέλλες, 6 Οκτωβρίου 2003.

(28) CRE = Compte rendu in Extenso (πλήρη πρακτικά): Λεπτομερής καταγραφή των συζητήσεων, η οποία αντιστοιχούσε περίπου στο 18 % του μεταφραστικού όγκου του Κοινοβουλίου για την περίοδο 2003-2005.

(29) Οι πολιτικές ομάδες του ΕΚ μερικές φορές αναθέτουν οι ίδιες άμεσα εργασίες σε εξωτερικούς μεταφραστές, εάν η ομάδα προγραμματισμού απορρίψει την αίτησή τους (καθ' υπέρβαση της εβδομαδιαίας ποσόστωσης των 15 σελίδων).

(30) Βλέπε επίσης PriceWaterhouseCoopers, Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή (ΟΚΕ) & Επιτροπή των Περιφερειών (ΕτΠ), «Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes», Βρυξέλλες, 4 Αυγούστου 2000, σ. 24: Επισημαίνεται ότι η παραγωγικότητα ενός μεταφραστή ιδιωτικής εταιρείας κυμαίνεται από 8 έως 10 σελίδες ημερησίως, χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η παραγωγή μέσω «μεταφραστικής μνήμης» (μία σελίδα αντιστοιχεί σε 350 λέξεις) (350 λέξεις = 2 100 χαρακτήρες = 1,4 τυποποιημένες σελίδες).

(31) Συμβούλιο: μέχρι το 2004 (συμπεριλαμβανομένου) μόνο γλώσσες ΕΕ-15.

Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο.

(32) Εντός του αγγλικού τμήματος, για παράδειγμα, το πρώτο εξάμηνο του 2004 η παραγωγικότητα της μονάδας με το μεγαλύτερο φόρτο εργασίας ήταν κατά 65 % υψηλότερη από εκείνη της μονάδας με το μικρότερο φόρτο εργασίας.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 Μαΐου 2002, τμήμα 11: Réforme de la DG A III.

(34) Ωστόσο, η Επιτροπή δεν χρησιμοποίησε τον πίνακα σχεδόν καθόλου και οργάνωσε δική της πρόσκληση υποβολής προσφορών.

(35) Με μεταβαλλόμενο κόστος 40 ευρώ ανά σελίδα.

(36) Λαμβανομένου υπόψη μόνο του μεταβλητού κόστους της εξωτερικής μετάφρασης που υπολογίζεται σε 40 ευρώ ανά σελίδα.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΙΣΧΥΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ, ΤΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Επιτροπή 1. Ο εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής (1) ορίζει ότι όλες οι πράξεις που εκδίδονται από την Επιτροπή προσαρτώνται σε ένα «ανακεφαλαιωτικό σημείωμα» (στην προφορική διαδικασία) ή «ημερήσιο σημείωμα» (στη γραπτή διαδικασία, στη διαδικασία εξουσιοδότησης ή στη διαδικασία μεταβίβασης αρμοδιοτήτων) (2), στην αυθεντική γλώσσα ή γλώσσες, ήτοι στις επίσημες γλώσσες των Κοινοτήτων εφόσον πρόκειται για πράξεις γενικής ισχύος και στη γλώσσα ή τις γλώσσες των αποδεκτών για τις υπόλοιπες πράξεις (άρθρο 18 του εσωτερικού κανονισμού). 2. Μολονότι οι επιτροπές «επιτροπολογίας» εμπίπτουν στα όσα ισχύουν για την Επιτροπή (3) και στις εργασίες τους εφαρμόζεται ο κανονισμός 1/1958 (4), στους πρότυπους διαδικαστικούς κανόνες (5) δεν περιλήφθηκε σκόπιμα ρητή αναφορά στο γλωσσικό καθεστώς, έτσι ώστε η κάθε επιτροπή να μπορεί να βρει ρεαλιστικές λύσεις προσαρμοσμένες στις πραγματικές ανάγκες της. Έγγραφα τα οποία, σε κάθε περίπτωση, θα μεταφραστούν σε μεταγενέστερο στάδιο (ιδίως τα σχέδια μέτρων των οποίων η τελική εκδοχή πρέπει να δημοσιευτεί στην ΕΕ) κατ' αρχήν μεταφράζονται ήδη για τις συνεδριάσεις των επιτροπών. 3. Σημείωμα του Γενικού Γραμματέα (6) που εκδόθηκε τον Ιούνιο του 2004 ορίζει ότι «για τα μέτρα εφαρμογής που απευθύνονται σε περιορισμένο αριθμό κρατών μελών αρκεί η μετάφραση στις αντίστοιχες γλώσσες, καθώς και μια ανακοίνωση που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης και γνωστοποιεί ότι εγκρίθηκε η απόφαση και ενημερώνει τον αναγνώστη για την ιστοσελίδα στην οποία είναι διαθέσιμη. Η πλήρης μετάφραση απαιτείται μόνο εάν η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης αποτελεί προϋπόθεση της ισχύος της πράξης (ήτοι για κανονισμούς, οδηγίες και αποφάσεις του ΕΚ και του Συμβουλίου που εγκρίνονται με συναπόφαση, καθώς και για κανονισμούς και οδηγίες της Επιτροπής που απευθύνονται σε όλα τα κράτη μέλη, αλλά όχι για τις αποφάσεις της Επιτροπής).» 4. Η ανακοίνωση του Μαΐου 2004 προβαίνει σε διάκριση μεταξύ εγγράφων που πηγάζουν από νομικές υποχρεώσεις (που υποδιαιρούνται σε 9 κατηγορίες) και εγγράφων με πολιτική σημασία (που υποδιαιρούνται σε 11 κατηγορίες). Η μετάφραση ορισμένων κατηγοριών εγγράφων, όπως οι δημοσιεύσεις εκτός Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δεν καλύπτεται από την ανακοίνωση και πρέπει να αποφασίζεται κατά περίπτωση, μέσω διαλόγου μεταξύ της ΓΔ που ζητά τη μετάφραση και της DGT (7). 5. Οι κύριες κατηγορίες εγγράφων που μεταφράζονται σε όλες τις γλώσσες είναι: νομοθετικές προτάσεις, αιτιολογικές εκθέσεις, εκθέσεις που απαιτούνται από νομικά κείμενα, ανακοινώσεις κρατικής ενίσχυσης και αντιμονοπωλιακές διαδικασίες που δημοσιεύονται στην ΕΕ, καθώς και οι μετέπειτα οριστικές αποφάσεις που δημοσιεύονται στην ΕΕ, αποφάσεις αντιντάμπινγκ, ανακοινώσεις της Επιτροπής (μεταξύ των οποίων οι λευκές και πράσινες βίβλοι), οι προσκλήσεις για υποβολή προσφορών και οι προσκλήσεις για εκδήλωση ενδιαφέροντος, καθώς και τα ανακοινωθέντα Τύπου. 6. Τα υπόλοιπα έγγραφα μεταφράζονται μόνο στις γλώσσες διαδικασίας (αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά) (ιδίως οι ανακοινώσεις στην Επιτροπή, οι εκθέσεις παρακολούθησης των αποφάσεων του Συμβουλίου και οι προτάσεις της Επιτροπής), ή στη γλώσσα του αποδέκτη (ήτοι επιστολές προς τις μόνιμες αντιπροσωπείες, απαντήσεις σε μεμονωμένα αιτήματα και προτάσεις χρηματοδότησης). Τα τεχνικά παραρτήματα μεταφράζονται το πολύ σε τρεις γλώσσες, ή δεν μεταφράζονται καθόλου, ανάλογα με τις «πραγματικές ανάγκες». Οι απαντήσεις στις γραπτές ερωτήσεις μεταφράζονται στη γλώσσα του μέλους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που έχει υποβάλει την ερώτηση και σε μία γλώσσα διαδικασίας. Κοινοβούλιο 7. Σύμφωνα με το άρθρο 138 του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου, «όλα τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου πρέπει να συντάσσονται στις επίσημες γλώσσες». Το άρθρο 150 ορίζει ότι «εκτός αντίθετης απόφασης του Κοινοβουλίου, οι τροπολογίες δεν μπορούν να τεθούν σε ψηφοφορία παρά μόνον αν έχουν τυπωθεί και διανεμηθεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες. Δεν είναι δυνατό να ληφθεί τέτοια απόφαση εάν τριάντα επτά τουλάχιστον βουλευτές εκφράσουν την αντίθεσή τους». 8. Στις 19 Απριλίου 2004 το Προεδρείο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ενέκρινε κώδικα συμπεριφοράς (για την πολυγλωσσία) που τέθηκε σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004 και αντικατέστησε παρόμοιο κώδικα της 8ης Φεβρουαρίου 1999. Το άρθρο 1 παράγραφος 2 του κώδικα συμπεριφοράς αναφέρει τα εξής: «Η διαχείριση των γλωσσικών διευκολύνσεων στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο γίνεται με βάση τις αρχές της “ελεγχόμενης πλήρους πολυγλωσσίας”. Έτσι, θα υπάρχει πλήρης σεβασμός του δικαιώματος των βουλευτών να χρησιμοποιούν στο Κοινοβούλιο την επίσημη γλώσσα της επιλογής τους, σύμφωνα με τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Οι πόροι που θα διατεθούν στην πολυγλωσσία θα ελέγχονται χάρη στη διαχείρισή τους βάσει των πραγματικών αναγκών των χρηστών, στο αυξημένο αίσθημα ευθύνης των χρηστών, καθώς και σε έναν καλύτερο προγραμματισμό των αιτήσεων για γλωσσικές διευκολύνσεις.» 9. Τα έγγραφα με το μεγαλύτερο αριθμών γλωσσών στόχου είναι οι τροπολογίες και τα σχέδια γνωμοδοτήσεων και εκθέσεων. Για όλους τους άλλους τύπους εγγράφων, οι γλώσσες στόχου κυμαίνονται από μία (κυρίως τα αγγλικά) μέχρι τέσσερις. Ο πίνακας 8, που καταρτίστηκε για τους σκοπούς του ελέγχου, παρέχει επισκόπηση των τύπων εγγράφων που μεταφράζονται στο Κοινοβούλιο. Πίνακας 8 Τύποι εγγράφων που μεταφράζονται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο Στοιχεία από 1ης Ιανουαρίου 2003 έως 31 Μαΐου 2004 Τύπος εγγράφου % μετάφρασης Υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες Μη υποχρεωτική σε όλες τις γλώσσες Πλήρη πρακτικά CR 19,3 % × Τροπολογίες AM 17,6 % × Διάφορα («Divers») DV 15,1 % × Σχέδια εκθέσεων PR 9,8 % × Αναθεωρημένη έκθεση RR 7,3 % × Γραπτές ερωτήσεις QE 5,9 % × Συνοπτικά πρακτικά PV 5,2 % × Ανακοινώσεις στα μέλη CM 4,2 % × Έγγραφα εργασίας DT 3,2 % × Σημειώματα NT 2,3 % × Σχέδια γνωμοδοτήσεων PA 2,2 % × Ψηφίσματα RE 1,7 % × Επιστολές LT 1,2 % × Ημερήσια διάταξη OJ 1,1 % × 12 άλλες ειδικές κατηγορίες καθεμία από τις οποίες αντιπροσωπεύει κατ' ανώτατο όριο το 1 % του συνολικού όγκου μετάφρασης 3,9 % × × Πηγή: Ελεγκτικό Συνέδριο. 10. Ένα έγγραφο που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ψηφίζεται στην ολομέλεια πρέπει να μεταφραστεί σε όλες τις επίσημες γλώσσες, ενώ η μετάφραση εγγράφων εργασίας μπορεί να περιοριστεί στις γλωσσικές ανάγκες των χρηστών. Συμβούλιο 11. Σύμφωνα με τον κανονισμό αριθ. 1 και το άρθρο 14 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (8), για τα έγγραφα που συζητούνται κατά τις συσκέψεις του Συμβουλίου απαιτείται η μετάφραση σε όλες τις γλώσσες, εκτός εάν το Συμβούλιο λάβει ομόφωνα αντίθετη απόφαση λόγω επείγοντος θέματος. Κάθε μέλος του Συμβουλίου μπορεί να αντιταχθεί στη διεξαγωγή συζήτησης εάν δεν υπάρχουν οι μεταφράσεις. 12. Το παράρτημα του Οδηγού για την παραγωγή εγγράφων του Συμβουλίου και των προπαρασκευαστικών οργάνων του απαριθμεί τα «βασικά έγγραφα» που πρέπει να μεταφράζονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες (9). Όπως αναφέρει ο οδηγός, τα έγγραφα που δεν παρατίθενται στον κατάλογο μπορούν να μη μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-10. Τα εν λόγω έγγραφα μπορούν να μεταφράζονται στις γλώσσες ΕΕ-15, επιλεκτικά, εφόσον το επιτρέπει ο φόρτος εργασίας της ΓΔ Α ΙΙΙ και τηρούνται οι προθεσμίες που ορίζει ο εσωτερικός κανονισμός. Η ΓΔ Α ΙΙΙ δικαιούται να αρνηθεί τη μετάφραση εγγράφου που δεν παρατίθεται στον κατάλογο. (1) Εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής, C(2000) 3614 (ΕΕ L 308 της 8.12.2000, σ. 26). (2) Στα σημειώματα αυτά καταγράφονται όλες οι αποφάσεις που ενέκρινε η Επιτροπή κατά τη συνεδρίαση («ανακεφαλαιωτικό σημείωμα» στην προφορική διαδικασία) ή κατά τη διάρκεια της ημέρας («ημερήσιο σημείωμα» για τις υπόλοιπες διαδικασίες). (3) Απόφαση του Πρωτοδικείου της 19ης Ιουλίου 1999, υπόθεση T-188/97, Rothmans International BV κατά Επιτροπής. (4) Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Σημείωμα του Γενικού Γραμματέα υπόψη των Γενικών Διευθυντών και των Προϊσταμένων Υπηρεσιών, SEC(2003) 795, 10 Ιουλίου 2003. (5) Πρότυποι διαδικαστικοί κανόνες — Απόφαση 1999/468/ΕΚ του Συμβουλίου — Εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής (ΕΕ C 38 της 6.2.2001, σ. 3). (6) Ευρωπαϊκή Επιτροπή, Γενική Γραμματεία, Task Force Μέλλον της Ευρώπης και θεσμικά ζητήματα, Διευθυντής, Σημείωμα υπόψη κ. Madelin, Γενικού Διευθυντή της ΓΔ SANCO, 23 Ιουνίου 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242). (7) Οι είκοσι κατηγορίες της ανακοίνωσης του Μαΐου 2004 κάλυπταν το 64 % των μεταφράσεων το 2004 και το 72 % το 2005, έναντι 34 % το 2003. Οι κύριες κατηγορίες το 2005 είναι: νομοθετικές προτάσεις και αυτόνομες πράξεις (36 %), κρατικές ενισχύσεις και διαδικασίες ανταγωνισμού (10 %), ανακοινώσεις της Επιτροπής (7 %), διαδικασίες διαγωνισμού (6 %) και ιστοσελίδες (4 %). (8) Απόφαση 2004/338/ΕΚ, Ευρατόμ του Συμβουλίου, της 22ας Μαρτίου 2004, για την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου (ΕΕ L 106 της 15.4.2004, σ. 22). (9) Τα βασικά έγγραφα του Συμβουλίου είναι: σχέδια νομοθεσίας σε ορισμένα καθοριστικά στάδια· ημερήσιες διατάξεις του Συμβουλίου· σημειώματα στοιχείου «A» και προσθήκες τους· έγγραφα προς έγκριση ή συζήτηση από την ημερήσια διάταξη του Συμβουλίου· γνωμοδοτήσεις της νομικής υπηρεσίας· πρακτικά του Συμβουλίου· απαντήσεις του Συμβουλίου σε γραπτές και προφορικές ερωτήσεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου με συζήτηση· δηλώσεις της Προεδρίας εκ μέρους της Ένωσης· ανακοινωθέντα Τύπου για συνόδους του Συμβουλίου· τηλετυπήματα γραπτής διαδικασίας· εγχειρίδια προς χρήση από τις εθνικές υπηρεσίες των κρατών μελών· συμπεράσματα της Προεδρίας του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ ΜΕΘΟΔΟΣ ΠΟΥ ΑΝΕΠΤΥΞΕ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΓΙΑ ΝΑ ΥΠΟΛΟΓΙΣΕΙ ΤΟ ΚΟΣΤΟΣ ΤΗΣ ΜΕΤΑΦΡΑΣΗΣ 1. Το πλήρες κόστος («κόστος προ φόρων και συντάξεων»), όπως υπολογίστηκε από τους ελεγκτές, περιλαμβάνει κάθε άμεσο και έμμεσο κόστος που σχετίζεται με τη μεταφραστική δραστηριότητα. 2. Με την αφαίρεση του κοινοτικού φόρου που καταβάλλεται από τους εσωτερικούς μεταφραστές από το «κόστος προ φόρων και συντάξεων» και με την πρόσθεση των πλασματικών εργοδοτικών εισφορών για τους εσωτερικούς μεταφραστές (που ισούται με το διπλάσιο της εισφοράς του υπαλλήλου), λαμβάνεται το κόστος για τον κοινοτικό προϋπολογισμό («κόστος μετά τους φόρους και συντάξεις»). 3. Το άμεσο κόστος είναι το κόστος του προσωπικού για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη μετάφραση, οι οποίες εκτελούνται από μεταφραστές ή γραμματείς (μαζί με την προετοιμασία της μετάφρασης, αναθεώρηση και μορφοποίηση/σελιδοποίηση, αλλά χωρίς το χρόνο που αναλώνεται για καθήκοντα άλλα πλην της μετάφρασης). 4. Το έμμεσο κόστος περιλαμβάνει τους μισθούς και τα επιδόματα του προσωπικού που δεν εμπλέκεται άμεσα σε συγκεκριμένα μεταφραστικά καθήκοντα (ορολόγοι, ειδικοί σε μεθόδους εργασίας, προϊστάμενοι μονάδων, γλωσσικοί σύμβουλοι και ανώτερα στελέχη, μονάδα freelance και planning), καθώς και ποσοστό του χρόνου που αναλώνουν οι μεταφραστές σε δραστηριότητες πλην μετάφρασης ή αναθεώρησης, συν τα γενικά έξοδα, όπως ΤΠ, κτίρια και έπιπλα γραφείου, διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού, κ.λπ., που εν μέρει δεν τελούν υπό την άμεση διαχείριση των μεταφραστικών υπηρεσιών. Η κατάτμηση μεταξύ άμεσου και έμμεσου κόστους συμφωνήθηκε με τα όργανα. 5. Για την εξαγωγή του κόστους προσωπικού χρησιμοποιήθηκαν τα εξής στοιχεία: — το μέσο κόστος προσωπικού που έχει καθοριστεί από τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης της Επιτροπής για κάθε βαθμό. Το κόστος προσωπικού περιλάμβανε όλα τα στοιχεία μισθού και επιδομάτων. Η ελεγκτική ομάδα έλαβε υπόψη δύο διαφορετικά μέσα κόστη προσωπικού: πριν και μετά την αφαίρεση φόρων και την πρόσθεση συνταξιοδοτικών εισφορών (1), — τον ειδικό συνδυασμό βαθμών στη μεταφραστική υπηρεσία του κάθε οργάνου, — το κτιριακό κόστος (5 854 ευρώ ανά υπάλληλο), που προσδιορίστηκε από εξωτερικό σύμβουλο σε συνεργασία με τα όργανα, — το μέσο κόστος επεξεργασίας της μισθοδοσίας και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, σύμφωνα με κλίμακα κατανομής που καθορίστηκε από την DGT (για την Επιτροπή) ή από εξωτερικό σύμβουλο (για τα άλλα όργανα). 6. Το ποσό για το κόστος ΤΠ προσδιορίστηκε υπό το φως της εκτέλεσης των ειδικών κονδυλίων του προϋπολογισμού του 2003 και του μέσου κόστους αγοράς και συντήρησης εξοπλισμού ΤΠ, όπως καθορίστηκε από τις υπηρεσίες ΤΠ και οικονομικών. 7. Δεδομένου ότι οι εσωτερικοί μεταφραστές διενεργούν ποιοτικό έλεγχο και αναθεώρηση των μεταφράσεων που πραγματοποιούν οι μεταφραστές freelance, ένα μέρος του χρόνου και του κόστους τους κατανεμήθηκε στην εξωτερική μετάφραση. 8. Κατόπιν το κόστος μετάφρασης για τα τρία όργανα διαιρέθηκε με τον αριθμό των σελίδων που μεταφράστηκαν κάθε έτος ώστε να εξαχθεί το κόστος ανά σελίδα (βλέπε πίνακες 2, 3 και 4). Για την Επιτροπή και το Κοινοβούλιο χρησιμοποιήθηκε ο επίσημος αριθμός μεταφρασθεισών σελίδων, βάσει των στοιχείων της DGT και της ΓΔ VII, καθώς οι μέθοδοι μέτρησης σελίδων στα εν λόγω δύο όργανα οδηγούν σε συγκρίσιμα αποτελέσματα (βλέπε υποσημειώσεις 8 και 9 της έκθεσης). Καθώς τα επίσημα στοιχεία του Συμβουλίου για το 2003 βασίζονταν στον αριθμό των τυπωμένων σελίδων των εγγράφων και όχι στον αριθμό των χαρακτήρων προς μετάφραση, το Συνέδριο υπολόγισε το μέσο συντελεστή διόρθωσης σε δείγμα 100 εγγράφων (2). Πολλαπλασιάζοντας επί αυτόν το συντελεστή διόρθωσης τον επίσημο αριθμό τυπωμένων σελίδων που παρήγαγε η ΓΔ A III, προέκυψε ένα συγκρίσιμο στοιχείο για την παραγωγή. 9. Το κόστος ανά σελίδα που υπολόγισε το Συνέδριο δεν είναι το πλήρες κόστος της πολυγλωσσίας, διότι δεν περιλαμβάνει το κόστος αναθεώρησης από τους γλωσσομαθείς νομικούς ούτε το κόστος δημοσίευσης εγγράφων στις 20 γλώσσες. Δεδομένου ότι κατά τη διάρκεια της νομοθετικής διαδικασίας μεταφράζονται πολλές διαδοχικές εκδοχές του ίδιου σχεδίου νομοθετικού κειμένου, το πραγματικό κόστος της εγκρινόμενης νομοθεσίας είναι πολλαπλάσιο του κόστους ανά σελίδα που αναφέρεται στον πίνακα 2 της παρούσας έκθεσης. Για παράδειγμα, μεταφράστηκαν 15 εκδοχές του Συντάγματος της Ευρώπης. (1) Οι συνταξιοδοτικές εισφορές που βαρύνουν την Επιτροπή εκτιμήθηκαν στο 16,5 % του ακαθάριστου μισθού ή στο διπλάσιο των εισφορών των υπαλλήλων. (2) Ο συντελεστής διόρθωσης που εφαρμόζεται στη μέτρηση σελίδων για κάθε έγγραφο του δείγματος, προκειμένου να καταστούν τα έγγραφα συγκρίσιμα με εκείνα των άλλων οργάνων ισούται με το λόγο μεταξύ, αφενός, του αριθμού χαρακτήρων (ή, στην περίπτωση που το έγγραφο είναι νέα εκδοχή ενός ήδη μεταφρασμένου, του αριθμού χαρακτήρων των τροποποιήσεων, προσαυξημένου κατά 50 %, κατά την πρακτική της DGT για τις εσωτερικές μεταφράσεις) χωρίς τα διαστήματα, δια