Πρόταση ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ απόφασης του Συμβουλίου σχετικά με τη θέση της Κοινότητας στο πλαίσιο του κοινού συμβουλίου ΕΕ-Χιλής όσον αφορά τον εσωτερικό κανονισμό του κοινού συμβουλίου

(υποβληθείσα από την Επιτροπή)

ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ

Με την (...) συμφωνία πλαίσιο συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της αφενός και της Δημοκρατίας της Χιλής αφετέρου, που τέθηκε σε ισχύ την 1η Φεβρουαρίου 1999, συγκροτείται ένα κοινό συμβούλιο. Σύμφωνα με το άρθρο 34 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο οφείλει να θεσπίσει τον εσωτερικό κανονισμό του.

Η Επιτροπή διαβιβάζει στο Συμβούλιο πρόταση απόφασης του Συμβουλίου σχετικά με τη θέση της Κοινότητας και των κρατών μελών της όσον αφορά τον εσωτερικό κανονισμό που επισυνάπτεται σε αυτήν, με σκοπό την έκδοση απόφασης του κοινού συμβουλίου.

Πρόταση

ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

απόφασης του Συμβουλίου σχετικά με τη θέση της Κοινότητας στο πλαίσιο του κοινού συμβουλίου ΕΕ-Χιλής όσον αφορά τον εσωτερικό κανονισμό του κοινού συμβουλίου

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

την πρόταση της Επιτροπής,

Εκτιμώντας τα εξής:

Το άρθρο 34 της (...) συμφωνίας πλαισίου συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της αφενός και της Δημοκρατίας της Χιλής αφετέρου προβλέπει ότι το κοινό συμβούλιο που συστάθηκε με την εν λόγω συμφωνία θεσπίζει τον εσωτερικό κανονισμό του,

ΑΠΟΦΑΣIZEI:

Να εγκρίνει, ως θέση της Κοινότητας το πλαίσιο του κοινού συμβουλίου ΕΕ-Χιλής, το συνημμένο σχέδιο απόφασης.

Βρυξέλλες,

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

Σχέδιο

ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

που συστάθηκε με την (...) συμφωνία πλαίσιο συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της αφενός και της Δημοκρατίας της Χιλής αφετέρου της 21ης Ιουνίου 1996

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη:

την (...) συμφωνία πλαίσιο συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της αφενός και της Δημοκρατίας της Χιλής αφετέρου, που υπεγράφη στη Φλωρεντία την 21η Ιουνίου 1996, καλούμενη εφεξής "η συμφωνία", και ιδίως τα άρθρα 33 έως 37,

Εκτιμώντας:

ότι η εν λόγω συμφωνία άρχισε να ισχύει την 1η Φεβρουαρίου 1999,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1 - Προεδρία

1. Των συνεδριάσεων του κοινού συμβουλίου προεδρεύουν εναλλάξ ο αντιπρόσωπος της Προεδρίας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ο αντιπρόσωπος της Δημοκρατίας της Χιλής.

Άρθρο 2 - Συνεδριάσεις

1. Το κοινό συμβούλιο συνέρχεται σε υπουργικό επίπεδο κατά τακτά διαστήματα και όταν το επιβάλλουν οι περιστάσεις, εφόσον τα μέρη συμφωνούν.

2. Κάθε σύνοδος του κοινού συμβουλίου πραγματοποιείται σε τόπο που αποφασίζεται κατόπιν συμφωνίας των δύο μερών.

3. Οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 3 - Αντιπροσώπευση

1. Τα μέλη του κοινού συμβουλίου μπορούν να αντιπροσωπεύονται, όταν δεν είναι σε θέση να παραστούν στη συνεδρίαση.

2. Όταν ένα μέλος επιθυμεί να αντιπροσωπευθεί οφείλει να κοινοποιεί στον Πρόεδρο το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να αντιπροσωπευτεί. Ο αντιπρόσωπος ενός μέλους του κοινού συμβουλίου ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 4 - Αντιπροσωπίες

1. Τα μέλη του κοινού συμβουλίου μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, ανακοινώνονται στον Πρόεδρο του κοινού συμβουλίου η προβλεπόμενη σύνθεση και το όνομα του επικεφαλής της αντιπροσωπίας κάθε μέρους.

Άρθρο 5 - Γραμματεία

1. Ένας υπάλληλος της γενικής γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της διπλωματικής αποστολής της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση ασκούν από κοινού καθήκοντα γραμματέων του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 6 - Έγγραφα

1. Όταν οι εργασίες του κοινού συμβουλίου βασίζονται σε γραπτή τεκμηρίωση, τα σχετικά έγγραφα αριθμούνται και τίθενται σε κυκλοφορία από τους δύο γραμματείς ως έγγραφα του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 7 - Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο κοινό συμβούλιο ή στον Πρόεδρό του αποστέλλεται στους δύο γραμματείς του κοινού συμβουλίου.

2. Οι δύο γραμματείς μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία να διαβιβαστεί στον Πρόεδρο του κοινού συμβουλίου και, εφόσον είναι σκόπιμο, να διανεμηθεί στα άλλα μέλη του κοινού συμβουλίου ως έγγραφο που αναφέρεται στο άρθρο 6. Η αλληλογραφία που διανέμεται αποστέλλεται στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, στις μόνιμες αντιπροσωπίες των κρατών μελών της ΕΕ και στη διπλωματική αποστολή της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

3. Η αλληλογραφία που προέρχεται από τον Πρόεδρο του κοινού συμβουλίου προωθείται στους παραλήπτες από τον αντίστοιχο γραμματέα και, εφόσον είναι σκόπιμο, διανέμεται ως έγγραφο που αναφέρεται στο άρθρο 6 στα άλλα μέλη του κοινού συμβουλίου, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο.

Άρθρο 8 - Ημερησία διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς του κοινού συμβουλίου καταρτίζουν με βάση τις προτάσεις των μερών προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση, η οποία διαβιβάζεται από τον αντίστοιχο γραμματέα στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Η προσωρινή ημερησία διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία είτε ο ένας είτε ο άλλος από τους δύο γραμματείς έχουν λάβει αίτηση για εγγραφή στην ημερησία διάταξη το αργότερο είκοσι μία ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Εξάλλου αυτά τα σημεία εγγράφονται στην προσωρινή ημερησία διάταξη μόνον εφόσον τα συνοδευτικά έγγραφα έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς το αργότερο κατά την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης. Το κοινό συμβούλιο εγκρίνει την ημερησία διάταξη κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Η εγγραφή στην ημερησία διάταξη ενός σημείου που δεν περιλαμβάνεται στην προσωρινή ημερησία διάταξη γίνεται κατόπιν συμφωνίας αμφοτέρων των μερών.

2. Σε συμφωνία με τα μέρη, οι προθεσμίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 μπορούν να συντομευτούν ώστε να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 9 - Πρακτικά

1. Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού, το συντομότερο δυνατόν, σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2. Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά κανόνα, για κάθε σημείο της ημερησίας διάταξης:

- τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο κοινό συμβούλιο·

- τις δηλώσεις την εγγραφή των οποίων στα πρακτικά έχει ζητήσει ένα μέλος του κοινού συμβουλίου·

- τις προτάσεις και τις συστάσεις που έχουν διατυπωθεί, τις δηλώσεις που έχουν συμφωνηθεί και τα συμπεράσματα που έχουν εγκριθεί σχετικά με επιμέρους σημεία.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν επίσης πίνακα των μελών του κοινού συμβουλίου ή των αντιπροσώπων τους που συμμετείχαν στη συνεδρίαση.

4. Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται για έγκριση στο κοινό συμβούλιο κατά την επόμενη συνεδρίασή του. Μπορεί επίσης να εγκριθεί γραπτώς και από τα δύο μέρη. Όταν εγκριθεί, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και αρχειοθετούνται από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθέναν από τους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7.

Άρθρο 10 - Συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 33-36 της συμφωνίας, το κοινό συμβούλιο διατυπώνει συστάσεις ή προτάσεις με κοινή συμφωνία των μερών. Στο διάστημα μεταξύ των συνόδων, το κοινό συμβούλιο δύναται να διατυπώσει συστάσεις ή προτάσεις με γραπτή διαδικασία εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή διακοινώσεων μεταξύ των δύο γραμματέων, που ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη.

2. Οι συστάσεις και προτάσεις του κοινού συμβουλίου, κατά την έννοια των άρθρων 33-36 της συμφωνίας, φέρουν αντιστοίχως τον τίτλο "σύσταση" ή "πρόταση", ακολουθούμενο από αύξοντα αριθμό, από την ημερομηνία έγκρισής τους και από περιγραφή του θέματός τους.

3. Οι συστάσεις και οι προτάσεις του κοινού συμβουλίου επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο γνήσια αντίγραφα υπογράφονται από τους επικεφαλής των αντιπροσωπιών των δύο μερών.

4. Οι συστάσεις και οι προτάσεις διαβιβάζονται σε καθέναν από τους παραλήπτες που αναφέρονται στο ανωτέρω άρθρο 7 ως έγγραφα του κοινού συμβουλίου.

Άρθρο 11 - Δημοσιοποίηση

1. Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου δεν διεξάγονται δημοσίως.

2. Κάθε μέρος δύναται να αποφασίσει σχετικά με τη δημοσίευση των συστάσεων και των προτάσεων του κοινού συμβουλίου στις οικείες επίσημες εκδόσεις.

Άρθρο 12 - Δαπάνες

1. Kάθε μέρος καλύπτει τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις του κοινού συμβουλίου, όσον αφορά τόσο τα έξοδα προσωπικού, ταξιδίου και διαμονής όσο και τα ταχυδρομικά έξοδα και τα έξοδα τηλεπικοινωνιών.

2. Οι δαπάνες που αφορούν τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τις συνεδριάσεις, τη μετάφραση και αναπαραγωγή των εγγράφων βαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.