Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Κέντρου

(2002/C 326/05)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως πρoβλέπει το άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Τo Συvέδριo διενήργησε τov έλεγχό τoυ σύμφωvα με τις μεθόδoυς και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γεvικώς παραδεκτών διεθvών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε vα αvτικατoπτρίζoυν τov ειδικό χαρακτήρα τoυ κoιvoτικoύ πλαισίoυ. Το Συνέδριο εξέτασε τα λoγιστικά έγγραφα και εφάρμoσε τις ελεγκτικές διαδικασίες πoυ κρίθηκαν αvαγκαίες στo πλαίσιo αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στo Συvέδριo τη δυνατότητα vα αποκομίσει τηv εύλoγη βεβαιότητα ότι oι ετήσιoι λoγαριασμoί για τo oικovoμικό έτoς πoυ έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίoυ 2001 είvαι αξιόπιστoι και ότι oι υπoκείμεvες πράξεις είvαι, στo σύvoλό τoυς, vόμιμες και καvovικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3). Πρέπει να σημειωθεί ότι οι δαπάνες του προσωπικού (τίτλος I) περιλαμβάνουν συγχρόνως τις δαπάνες που αφορούν τους υπαλλήλους και εκείνες που αφορούν τους εξωτερικούς μεταφραστές. Οι διαθέσιμες πιστώσεις ανέρχονται σε 27,2 εκατομμύρια ευρώ από τα οποία 24,8 εκατομμύρια για το οικονομικό έτος και 2,4 εκατομμύρια που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος. Οι πιστώσεις του οικονομικού έτους αυτού καθεαυτού αναλήφθηκαν μέχρι ποσού 16,8 εκατομμυρίων ευρώ, για τις οποίες πραγματοποιήθηκαν πληρωμές ύψους 15,0 εκατομμυρίων. Το υπόλοιπο των πιστώσεων είτε μεταφέρθηκε (1,8 εκατομμύρια ευρώ), είτε ακυρώθηκε. Το μέγεθος των ακυρώσεων (8,1 εκατομμύρια ευρώ) εξηγείται από τη μη χρησιμοποίηση του αποθεματικού (3,9 εκατομμύρια ευρώ). Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος ανέρχονταν σε 2,4 εκατομμύρια ευρώ, από τα οποία 2,2 εκατομμύρια αποτέλεσαν αντικείμενο πληρωμών, ενώ το υπόλοιπο ακυρώθηκε.

Οικονομικές καταστάσεις

6. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσιεύθηκαν από το Κέντρο στην έκθεση δραστηριότητάς του για το οικονομικό έτος 2001 παρουσιάζονται συνοπτικά στους πίνακες 2 και 3.

7. Από τον Απρίλιο του 1997 το Κέντρο στεγάζεται σε γραφεία που έθεσαν στη διάθεσή του οι αρχές του Λουξεμβούργου χωρίς να έχει συναφθεί νομότυπη συμφωνία για τους όρους της διάθεσης αυτής(4). Το διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου αποφάσισε, κατά τη συνεδρίασή του της 14ης Μαρτίου 2002, να συστήσει από το 2002 και μετά ένα αποθεματικό για την αντιμετώπιση ενδεχομένων απαιτήσεων εκ μέρους των αρχών του Λουξεμβούργου όσον αφορά το κόστος των γραφείων αυτών.

Αγορά αγαθών και υπηρεσιών

Πρόβλεψη αναγκών

8. Γενικά, το Κέντρο θα πρέπει να βελτιώσει το σύστημα πρόβλεψης των αναγκών του και προγραμματισμού για το σύνολο των αγορών του και να υπερβεί το παρόν πλαίσιο που είναι κυρίως ετήσιο. Το σύστημα αυτό θα πρέπει να τυποποιηθεί και να τεκμηριωθεί περισσότερο, πράγμα που θα επέτρεπε να γίνονται συγκρίσεις μεταξύ της πρόβλεψης και της πραγματικότητας.

Συνεργασία με τα θεσμικά όργανα και λοιπούς κοινοτικούς οργανισμούς

9. Το Κέντρο συμμετέχει στη διοργανική ομάδα εναρμόνισης των διαδικασιών αγοράς και στις διοργανικές προσκλήσεις για υποβολή προσφορών, καθώς και στις ανταλλαγές πληροφοριών σχετικά με την απόκτηση αγαθών και τρεχουσών υπηρεσιών. Από την άποψη της διοργάνωσης για την πρόσκληση υποβολής προσφορών στον τομέα της μετάφρασης, ο συντονισμός μεταξύ των κοινοτικών οργανισμών θα μπορούσε να βελτιωθεί. Οι διαφορές προσέγγισης μεταξύ των θεσμικών οργάνων και του Μεταφραστικού Κέντρου σχετικά με την εκτίμηση και τη χρησιμοποίηση των ποιοτικών κριτηρίων των μεταφράσεων θα πρέπει να επιλυθούν για να καταστεί δυνατή η από κοινού προκήρυξη διαγωνισμών με τους οποίους θα μπορούσαν να επιτευχθούν καλύτεροι όροι.

Αξιολόγηση των προσφορών

10. Πολύ συχνά, κυρίως για τις υπηρεσίες εξωτερικής μετάφρασης και τα πληροφορικά συστήματα, το Κέντρο χρησιμοποιεί μία σχέση ποιότητας/τιμής για να προβεί σε επιλογή μεταξύ των συμμετεχόντων στο διαγωνισμό. Το Κέντρο αιτιολογεί τη μέθοδο αυτή από μέριμνα πρόνοιας και οικονομίας: όσο καλύτερη είναι η ποιότητα του προϊόντος, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να είναι χαμηλότερα τα έξοδα χρησιμοποίησης ή συντήρησης του προϊόντος (παραδείγματος χάρη, κόστος αναθεώρησης των μεταφράσεων ή συντήρησης των πληροφορικών συστημάτων).

11. Για τις αγορές αγαθών και υπηρεσιών εκτός της εξωτερικής μετάφρασης, οι λεπτομέρειες αξιολόγησης της ποιότητας ποικίλλουν από σύμβαση σε σύμβαση ακόμη κι αν οι συμβάσεις αυτές αφορούν αγορές ίδιας φύσης. Γενικά, η αξιολόγηση πραγματοποιείται από μία επιτροπή αποτελούμενη από τρία μέλη τα οποία διατυπώνουν τις γνώμες τους για τις διάφορες απόψεις της ποιότητας του προϊόντος βάσει εγγράφων που έχουν προσκομιστεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις αναφέρονται μεμονωμένες γνώμες· σε άλλες περιπτώσεις παρατίθεται το συνολικό αποτέλεσμα των διαφόρων γνωμών.

12. Τα επιλεγόμενα ποιοτικά κριτήρια θα πρέπει περισσότερο:

- να είναι ομοιόμορφα για αγορές ίδιας φύσης,

- να βασίζονται σε αντικειμενικούς δείκτες, οι οποίοι κατά το δυνατόν να προσδιορίζονται ποσοτικά,

- να εφαρμόζονται στο πλαίσιο μιας διαδικασίας, η οποία να καθορίζεται από μέριμνα ανεξαρτησίας και αμεροληψίας των μελών της επιτροπής αξιολόγησης.

13. Για να διευκολυνθεί η εργασία των αξιολογητών, η μορφή των απαντήσεων που πρέπει να παράσχουν οι συμμετέχοντες στο διαγωνισμό θα πρέπει να διαμορφωθεί και να καθοριστεί κατά τρόπο που το περιεχόμενό τους να είναι κατά το δυνατόν περισσότερο πλήρες και συγκρίσιμο.

Αξιολόγηση των υπηρεσιών εξωτερικής μετάφρασης

14. Οι διατάξεις των συμβάσεων που συνάπτονται με τις μεταφραστικές υπηρεσίες αναπτύχθηκαν με την πάροδο του χρόνου κατά την έννοια μεγαλύτερης ακρίβειας και αυστηρότητας, ιδίως σχετικά με τον έλεγχο της ποιότητας.

15. Κάθε έγγραφο που μεταφράζεται από τους εξωτερικούς μεταφραστές εξετάζεται από έναν αναθεωρητή του Κέντρου για τον έλεγχο της ποιότητάς του. Οι πελάτες του Κέντρου καλούνται επίσης να διατυπώσουν τη γνώμη τους σχετικά με την ποιότητα. Εντούτοις, η δυσκολία των κειμένων που πρέπει να μεταφραστούν διαφέρει από μια μεταφραστική υπηρεσία σε άλλη, πράγμα το οποίο θέτει πρόβλημα σύγκρισης της σχέσης τιμής/ποιότητας των εργασιών τους. Το Κέντρο θα πρέπει να συνεννοηθεί με τους κοινοτικούς οργανισμούς οι οποίοι προσφεύγουν σε εξωτερικές μεταφραστικές υπηρεσίες για να καθορίσει κοινά κριτήρια ποιότητας των μεταφράσεων.

Η παρούσα γνωμοδότηση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεμβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 314 της 7.12.1994, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 14 Μαρτίου 2002 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, στηv Επιτρoπή και στo Ελεγκτικό Συvέδριo. Τo Συvέδριo παρέλαβε τoυς εν λόγω λογαριασμούς στις 21 Ιουνίου 2002. Στoυς πίvακες πoυ επισυvάπτovται στηv παρoύσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές oι οικοvoμικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης, τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει ασήμαντες διαφορές στα σύνολα. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) Βλέπε το σημείο 13 της έκθεσης για το οικονομικό έτος 2000 (ΕΕ C 372 της 28.12.2001, σ. 29).

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:

Στοιχεία του Κέντρου - Οι πίνακες αυτοί παρουσιάζουν συνοπτικά τα δεδομένα που παρασχέθηκαν από το Κέντρο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:

Δεδομένα του Κέντρου - Οι πίνακες αυτοί παρουσιάζουν συνοπτικά τα στοιχεία που παρασχέθηκαν από το Κέντρο στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και 2000Σημείωση:

Τα σύνολα είναι δυνατό να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στη στρογγυλοποίηση των ποσών.

Πηγή:

Δεδομένα του Κέντρου - Οι πίνακες αυτοί παρουσιάζουν συνοπτικά τα στοιχεία που παρασχέθηκαν από το Κέντρο στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του κεντρου

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Δημοσιονομικές καταστάσεις

7. Οι λουξεμβουργιανές αρχές εξέφρασαν επανειλημμένως την πρόθεσή τους να επιληφθούν αυτού του θέματος, καθώς και της συμφωνίας για την έδρα και την ασφάλεια, μόλις εκπονηθεί το σχέδιο χρηματοδότησης των οριστικών χώρων εγκατάστασης του Κέντρου. Το διοικητικό συμβούλιο, κατά τη συνεδρίασή του στις 14 Μαρτίου 2002, συνέστησε, στο προσχέδιο του προϋπολογισμού για το 2003, το κονδύλιο 10 0 0 3 "Αποθεματικό για τις πιθανές υποχρεώσεις όσον αφορά τα μισθώματα κτιρίων" προκειμένου να ληφθεί υπόψη η αβεβαιότητα γύρω από τις ενδεχόμενες υποχρεώσεις όσον αφορά τους χώρους που έχουν τεθεί στη διάθεση του Κέντρου. Το διοικητικό συμβούλιο θα εξετάσει τη διαγραφείσα πορεία του εν λόγω θέματος κατά την προσεχή συνεδρίασή του στις 24 Οκτωβρίου 2002.

Αγορές αγαθών και υπηρεσιών

Πρόβλεψη αναγκών

8. Το Μεταφραστικό Κέντρο λαμβάνει υπόψη τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου.

Συνεργασία με τα θεσμικά όργανα και λοιπούς κοινοτικούς οργανισμούς

9. Το Μεταφραστικό Κέντρο συμμερίζεται απολύτως την άποψη του Συνεδρίου. Για τη διοργάνωση των προκηρύξεων διαγωνισμών, το Μεταφραστικό Κέντρο επιδιώκει σθεναρά, στο εξής, και στο μέτρο του δυνατού τη στενότερη διοργανική συνεργασία, ενώ έχει καταβληθεί ιδιαίτερη προσπάθεια όσον αφορά την εναρμόνιση των εγγράφων που σχετίζονται με τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών, γεγονός που καθιστά δυνατή την εξοικονόμηση περισσότερων πόρων.

Από την άλλη πλευρά, δεν πρέπει να λησμονείται ότι υπάρχουν πάντοτε ορισμένοι περιορισμοί κανονιστικής, δημοσιονομικής ή πολιτικής φύσεως (εφαρμοστέοι κανόνες, διαφορές στην ερμηνεία των κανόνων λόγω της ύπαρξης διαφορετικών δημοσιονομικών ελεγκτών και ΣΕΑΣ, διαφορετικό περιθώριο ελιγμών που διαθέτει κάθε όργανο για να εκπληρώνει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί).

Αξιολόγηση των προσφορών

10. Όσον αφορά την παροχή υπηρεσιών εξωτερικής μετάφρασης, η κατακύρωση των συμβάσεων γίνεται με βάση διάφορα κριτήρια που καθιστούν δυνατό τον καθορισμό της επωφελέστερης από οικονομική άποψη προσφοράς. Το Μεταφραστικό Κέντρο, εφαρμόζοντας μεν ως κριτήριο τη σχέση ποιότητας/τιμής, είναι πεπεισμένο, από την πείρα που έχει αποκτήσει στην αγορά υπηρεσιών εξωτερικής μετάφρασης, για τη σπουδαιότητα της ποιοτικής συνιστώσας που θα παρέχει τη δυνατότητα, μεταξύ άλλων, για μείωση του κόστους αναθεώρησης. Ως εκ τούτου, στις τελευταίες προσκλήσεις υποβολής προσφορών για γλωσσικές υπηρεσίες, το κριτήριο της ποιότητας αναβαθμίστηκε (υποχρεωτική συγκέντρωση ελάχιστου ποσοστού 60 % στον τομέα της ποιότητας, προκειμένου η προσφορά να κριθεί επαρκής από την άποψη της ποιότητας και να προεπιλεγεί για τη συνέχεια της διαδικασίας).

Για τις υπόλοιπες υπηρεσίες εκτός της μετάφρασης, ενδέχεται η αρμόδια υπηρεσία-διατάκτης να στηριχθεί αποκλειστικά στο κριτήριο της χαμηλότερης τιμής προκειμένου να κατακυρώσει τις συμβάσεις.

11 έως 13. Το Μεταφραστικό Κέντρο αναγνωρίζει τη σημασία της απόλυτης σαφήνειας στις διαδικασίες λειτουργίας των επιτροπών αξιολόγησης. Προς αυτή την κατεύθυνση καταβάλλονται συνεχείς προσπάθειες.

Για τις υπόλοιπες υπηρεσίες εκτός της μετάφρασης, οι διαδικασίες είναι σαφώς καθορισμένες. Οι επιτροπές αποτελούνται πάντοτε από τρία τουλάχιστον μέλη, εκ των οποίων ένα τουλάχιστον δεν ανήκει στην ενδιαφερόμενη υπηρεσία. Η σύνθεση των επιτροπών καθορίζεται ανάλογα με τον τομέα ειδικότητας. Ως εκ τούτου, μολονότι οι αποφάσεις των επιτροπών είναι πάντοτε συλλογικές, σε συγκεκριμένους τομείς προτάσσεται η γνώμη του ειδικού.

Αξιολόγηση των υπηρεσιών εξωτερικής μετάφρασης

15. Όσον αφορά τη συναντίληψη των εξωτερικών υπηρεσιών μετάφρασης στον τομέα της ποιότητας, βρίσκεται σε εξέλιξη ένα σχέδιο συστήματος διοργανικής αξιολόγησης. Η δυσκολία των προς μετάφραση κειμένων είναι ένα από τα στοιχεία που πρέπει να εξεταστούν, μεταξύ άλλων, στο πλαίσιο του εν λόγω σχεδίου. Η συνεννόηση που συνιστά το Συνέδριο πραγματοποιείται στο εξής μέσα στους κόλπους της διοργανικής επιτροπής αξιολόγησης της ποιότητας των εξωτερικών μεταφράσεων (CIEQ/ΔΕΑΠ), στην οποία αποστέλλονται τα μεταφρασμένα έγγραφα για γνωμοδότηση μόλις προκύψει πρόβλημα ποιότητας σε ενδοϋπηρεσιακό επίπεδο.