Συντομογραφιεσ και γλωσσαριο

ΑΚΟ : ανάλυση κόστους-οφέλους

ΓΔ : Γενική Διεύθυνση (της Ευρωπαϊκής Επιτροπής)

ΓΔ BUDGET : Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού

ΓΔ ECFIN : Γενική Διεύθυνση Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων

ΓΔ ENTR : Γενική Διεύθυνση Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας

ΓΔ ENV : Γενική Διεύθυνση Περιβάλλοντος

ΓΔ INFSO : Γενική Διεύθυνση Κοινωνίας της Πληροφορίας και Μέσων Επικοινωνίας

ΓΔ SANCO : Γενική Διεύθυνση Υγείας και Προστασίας των Καταναλωτών

ΓΤΒ : Γραφείο Τεχνικής Βοήθειας

COBU : Επιτροπή προϋπολογισμών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

CREA : Ρυθμιστική επιτροπή για τους εκτελεστικούς οργανισμούς

ΕΕΔ : ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων

ΕΠΕ : ετήσιο πρόγραμμα εργασίας

Εποπτεύουσα ΓΔ : το τμήμα της Επιτροπής, το οποίο είναι υπεύθυνο για τα κοινοτικά προγράμματα η διαχείριση των οποίων εκχωρείται στους οργανισμούς

EACEA : Εκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού

EACI : Εκτελεστικός Οργανισμός για την Ανταγωνιστικότητα και την Καινοτομία (πρώην ΙΕΕΑ)

EAHC : Εκτελεστικός Οργανισμός για το Πρόγραμμα Δημόσιας Υγείας (πρώην PHEA)

ERC : Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Έρευνας

ERCEA : Εκτελεστικός Οργανισμός του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας

IEEA : Εκτελεστικός Οργανισμός για την Ευφυή Ενέργεια (μετονομάστηκε σε EACI το 2008 μετά από παράταση ισχύος της εντολής του)

Κανονισμός-πλαίσιο : Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 58/2003 του Συμβουλίου της 19ης Δεκεμβρίου 2002 περί θεσπίσεως του καταστατικού των εκτελεστικών οργανισμών που είναι επιφορτισμένοι με ορισμένα καθήκοντα σχετικά με τη διαχείριση κοινοτικών προγραμμάτων (ΕΕ L 11 της 16.1.2003, σ. 1)

ΠΔΠ : Πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο. Περιλαμβάνει τις δημοσιονομικές προοπτικές του προϋπολογισμού της ΕΕ κατανεμημένες σε "τομείς" δαπανών. Το ΠΔΠ για την τρέχουσα περίοδο (2007-2013) περιλαμβάνει τους ακόλουθους τομείς: 1) Βιώσιμη ανάπτυξη και απασχόληση, 2) Διατήρηση και διαχείριση των φυσικών πόρων, 3) Ιθαγένεια, ελευθερία, ασφάλεια και δικαιοσύνη, 4) Η ΕΕ ως παγκόσμιος παράγων, 5) Διοίκηση, 6) Αντισταθμίσεις.

PHEA : Εκτελεστικός Οργανισμός για τη Δημόσια Υγεία (μετονομάστηκε σε EAHC το 2008 με την παράταση ισχύος της εντολής του σε νέα προγράμματα)

REA : Εκτελεστικός Οργανισμός Έρευνας

TEN-T EA : Εκτελεστικός Οργανισμός του Διευρωπαϊκού Δικτύου Μεταφορών

Συνοψη

I. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί είναι κοινοτικοί οργανισμοί με νομική προσωπικότητα, οι οποίοι ιδρύονται από την Επιτροπή προκειμένου να εφαρμόσουν μέσω εκχώρησης το σύνολο ή τμήμα των προγραμμάτων δαπανών της ΕΕ. Η Επιτροπή παραμένει υπεύθυνη για τα καθήκοντα πολιτικής και την εποπτεία των εκχωρουμένων δραστηριοτήτων.

II. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί αποτελούν ένα σχετικά πρόσφατα φαινόμενο στο θεσμικό τοπίο της ΕΕ. Από το 2003 και εξής ιδρύθηκαν έξι εκτελεστικοί οργανισμοί υπεύθυνοι για τη διαχείριση συνολικής χρηματοδότησης ύψους 32 δισεκατομμυρίων ευρώ περίπου για την περίοδο έως το 2013. Ο αριθμός των υπαλλήλων που εγκρίθηκε για το 2009 ανήλθε σε 1339. Πρόκειται κυρίως για συμβασιούχους υπαλλήλους.

III. Στόχος του ελέγχου του Συνεδρίου ήταν να αξιολογηθεί κατά πόσο η εκχώρηση διαχειριστικών αρμοδιοτήτων στους εκτελεστικούς οργανισμούς είχε αποδειχθεί επιτυχές μέσο για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ.

IV. Προς τον σκοπό αυτό, εξέτασε ιδιαίτερα:

i) κατά πόσο στηριζόταν η απόφαση σχετικά με τη δημιουργία ενός εκτελεστικού οργανισμού σε κατάλληλη ανάλυση των αναγκών και των πιθανών πλεονεκτημάτων·

ii) ποια οφέλη επιτεύχθηκαν ως προς τη χρηματοοικονομική εξοικονόμηση, τη βελτίωση παροχής υπηρεσιών και άλλα οφέλη αποδοτικότητας·

iii) κατά πόσο άσκησε αποτελεσματικά η Επιτροπή τον εποπτικό της ρόλο στις δραστηριότητες των οργανισμών.

V. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι:

i) η πρωτοβουλία σύστασης των εκτελεστικών οργανισμών εκπήγαζε περισσότερο από τους περιορισμούς όσον αφορά την απασχόληση στην Επιτροπή παρά βασιζόταν στα εγγενή χαρακτηριστικά των ίδιων των προγραμμάτων·

ii) στην ανάλυση κόστους-οφέλους (ΑΚΟ) που απαιτούσε η νομοθεσία για τη στήριξη της απόφασης να ιδρυθούν οι οργανισμοί λαμβάνονταν ελάχιστα υπόψη οι χρηματοοικονομικές πτυχές και παραλείφθηκαν ορισμένοι σημαντικοί παράγοντες όσον αφορά τις δαπάνες. Η εικόνα που παρουσιαζόταν, αν και αναμφισβήτητα θετική από χρηματοοικονομική άποψη, δεν ήταν τελείως ακριβής. Η συμβολή των ΑΚΟ στη διαδικασία λήψης αποφάσεων ήταν μάλλον περιορισμένη·

iii) όσον αφορά τα οφέλη που επιτεύχθηκαν, η αριθμητική υπερίσχυση των χαμηλότερα αμειβόμενων συμβασιούχων υπαλλήλων είχε ως αποτέλεσμα τη σαφή μείωση δαπανών, ακόμη και αν ληφθεί υπόψη το πρόσθετο κόστος για τις νέες θέσεις που δημιουργήθηκαν σχετικά με την εποπτεία και τη στήριξη τόσο εντός της Επιτροπής όσο και εντός των οργανισμών. Ωστόσο, το πραγματικό ποσό της εξοικονόμησης πόρων εξαρτάται από την αναδιάταξη του προσωπικού της Επιτροπής το οποίο εκτελούσε πριν τα καθήκοντα που εκχωρήθηκαν στους οργανισμούς και από την κατάργηση των θέσεων των συμβασιούχων υπαλλήλων στους τομείς των αντιστοίχων προγραμμάτων στην Επιτροπή. Η έλλειψη αξιόπιστων στοιχείων για την προγενέστερη κατάσταση στην Επιτροπή δεν παρέχει τη δυνατότητα να επαληθευθεί το μέγεθος της μείωσης δαπανών·

iv) οι οργανισμοί, λόγω της ειδίκευσής τους σε αναγνωρίσιμα και ειδικά καθορισμένα καθήκοντα, παρέχουν καλύτερες υπηρεσίες από την πλευρά της μείωσης του χρόνου για τη σύναψη συμβάσεων, ταχύτερες διαδικασίες έγκρισης για τεχνικές και δημοσιονομικές εκθέσεις και μικρότερες καθυστερήσεις πληρωμών. Άλλες ποιοτικές βελτιώσεις είναι η απλούστευση των διαδικασιών, όπως και η ενίσχυση της εξωτερικής επικοινωνίας και η διάδοση των αποτελεσμάτων που συμβάλλουν στην αύξηση της αναγνωρισιμότητας της ΕΕ. Εξάλλου, δεν αποδεικνύεται η αναμενόμενη ευελιξία όσον αφορά την πρόσληψη του προσωπικού·

v) η εποπτεία που ασκεί η Επιτροπή στις εργασίες των οργανισμών είναι αρκετά περιορισμένη: τα ετήσια προγράμματα εργασίας (που υπόκεινται στην έγκριση της Επιτροπής) σπανίως χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό συγκεκριμένων στόχων· η παρακολούθηση εστιάζεται κυρίως σε δείκτες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εκτελούνται τα καθήκοντα παρά στα αποτελέσματα που παράγονται· οι εκθέσεις περιορίζονται συνήθως στη δημοσιονομική εκτέλεση και δεν αξιολογούν την πρόοδο που επιτυγχάνεται σε πολυετή βάση ούτε και καθορίζουν διορθωτικά μέτρα για το μέλλον.

VI. Οι κύριες συστάσεις του Συνεδρίου είναι ότι η Επιτροπή θα πρέπει:

i) να επανεξετάσει τις διαδικασίες της που αφορούν την εξακρίβωση των δυνατοτήτων εξωτερικής ανάθεσης και την εξέταση της ίδρυσης ή της παράτασης ισχύος της εντολής των οργανισμών·

ii) να βελτιώσει την ποιότητα των αναλύσεων κόστους-οφέλους, ώστε αυτές να μπορέσουν να συμβάλλουν πλήρως και αποτελεσματικά στη διαδικασία λήψης αποφάσεων·

iii) να διασφαλίσει ότι διαθέτει συναφή και αξιόπιστα στοιχεία σχετικά με τον φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα, όσον αφορά την εκτέλεση των καθηκόντων που εκχωρήθηκαν, τόσο πριν όσο και μετά την ανάθεση·

iv) να εντοπίσει τους παράγοντες επιτυχίας που οδήγησαν σε καλύτερα αποτελέσματα στους εκτελεστικούς οργανισμούς και να χρησιμοποιήσει παρόμοιους παράγοντες σε προγράμματα, τα οποία εξακολουθεί να διαχειρίζεται εσωτερικά·

v) να εποπτεύει τους οργανισμούς καθορίζοντας στόχους που να έχουν γνώμονα την επίτευξη αποτελεσμάτων και να είναι συγκεκριμένοι, χρησιμοποιώντας περιορισμένο αριθμό συναφών δεικτών επιδόσεων, οι οποίοι αποτελούν τη βάση για τους στόχους των επομένων ετών.

Εισαγωγη

1. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί είναι κοινοτικοί οργανισμοί με νομική προσωπικότητα, οι οποίοι ιδρύονται από την Επιτροπή προκειμένου να εφαρμόσουν το σύνολο ή τμήμα των προγραμμάτων της ΕΕ για λογαριασμό της και με δική της ευθύνη.

2. Η εκχώρηση αρμοδιοτήτων σχετικά με την καθημερινή διαχείριση των προγραμμάτων δαπανών σε ειδικευμένους οργανισμούς ήταν το κύριο θέμα της μεταρρύθμισης των δημοσίων υπηρεσιών σε εθνικό επίπεδο τις τελευταίες δύο δεκαετίες [1]. Αυτή η εκχώρηση αρμοδιοτήτων απέβλεπε κυρίως στην επίτευξη δύο στόχων: βελτίωση της παροχής υπηρεσιών (με τη μείωση της γραφειοκρατίας, την αύξηση της ειδίκευσης και την ενίσχυση της δέσμευσης για συγκεκριμένα αποτελέσματα) και παροχή δυνατότητας στις κεντρικές αρχές να επικεντρώνονται σε "βασικά καθήκοντα", όπως η χάραξη πολιτικών και η εποπτεία.

3. Η σύσταση των εκτελεστικών οργανισμών στο πλαίσιο της ΕΕ αποτέλεσε θέμα που τέθηκε το 1999, όταν η Επιτροπή επιχείρησε την εκ βάθρων αναθεώρηση της πολιτικής της για την εξωτερική ανάθεση στο πλαίσιο σχεδίου γενικής διοικητικής μεταρρύθμισης [2]. Η σύσταση αυτή αποτέλεσε απάντηση στον προβληματισμό του Κοινοβουλίου, όσον αφορά τη διαχείριση των προγραμμάτων δαπανών από περισσότερους των εκατό οργανισμών, γνωστών ως Γραφείων Τεχνικής Βοήθειας (ΓΤΒ), τα οποία διαχειρίζονται ιδιώτες ανάδοχοι [3].

4. Το 2000, με τη Λευκή Βίβλο για τη μεταρρύθμιση [4] επιβεβαιώθηκε η ανάγκη να επικεντρωθεί εκ νέου η Επιτροπή στα βασικά της καθήκοντα αναθέτοντας σε τρίτους ορισμένες από τις διοικητικές εργασίες, όταν η εξωτερική ανάθεση:

α) αποτελεί αποδοτικότερο μέσο και εξασφαλίζει βέλτιστη σχέση κόστους/αποτελεσματικότητας για την παροχή υπηρεσιών ή σχετικών αγαθών·

β) δεν συνεπάγεται άσκηση διακριτικής ευχέρειας (ήτοι δεν προϋποθέτει πολιτικές επιλογές)·

γ) αιτιολογείται με βάση τα πλεονεκτήματα που παρέχει και δεν εκλαμβάνεται απλώς ως υποκατάστατο προκειμένου να αντισταθμίσει τις ελλείψεις προσωπικού της Επιτροπής.

5. Επιπλέον, σύμφωνα με τη Λευκή Βίβλο η απόφαση για την εξωτερική ανάθεση πρέπει να λαμβάνεται σταθερά στο σύνολο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ώστε να χρησιμοποιούνται παρόμοια μέσα σε παρόμοιες περιπτώσεις [5]. Η εξωτερική ανάθεση διαχειριστικών καθηκόντων "θα περιλαμβάνει τη δοκιμή ενός νέου είδους οργάνου υλοποίησης υπό την καθοδήγηση του προσωπικού της Επιτροπής" [6], ήτοι των εκτελεστικών οργανισμών.

6. Συνεπώς, η χρησιμοποίηση των ΓΤΒ μειώθηκε σταδιακά. Η Επιτροπή ανέλαβε τη διαχείριση ορισμένων προγραμμάτων (που αφορούσαν κυρίως την εξωτερική βοήθεια), χρησιμοποιώντας σε μεγάλο βαθμό συμβασιούχους υπαλλήλους· ορισμένα προγράμματα διακόπηκαν και άλλα ανατέθηκαν σε εκτελεστικούς οργανισμούς [7].

7. Στον δημοσιονομικό κανονισμό του 2002 προβλέπεται η σύσταση εκτελεστικών οργανισμών [8]. Το καταστατικό τους ορίζεται από ένα κοινό νομικό πλαίσιο [9]. Ιδρύονται από την Επιτροπή, ύστερα από επικύρωση των κρατών μελών στο πλαίσιο της ρυθμιστικής διαδικασίας της επιτροπολογίας [10]. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο συμμετέχει επίσης στην εν λόγω απόφαση: γνωμοδοτεί σχετικά με την ανάγκη σύστασης κάθε προτεινόμενου οργανισμού.

8. Από το 2003 και εξής ιδρύθηκαν έξι εκτελεστικοί οργανισμοί (βλέπε πίνακα 1).

9. Κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου λειτουργούσαν τέσσερις από τους έξι οργανισμούς (EACI, EAHC, EACEA και TEN-T EA, ο τελευταίος μετά από τον Απρίλιο του 2008).

Πίνακας 1

Εκτελεστικοί οργανισμοί που ιδρύθηκαν από το 2003 και εξής

Εκτελεστικοί Οργανισμοί | Συνολικός προϋπολογισμός η διαχείριση του οποίου ασκείται βάσει του ΠΔΠ 2007-2013 (δισεκατομμύρια ευρώ) | Έναρξη και λήξη | Αριθμός υπαλλήλων (σε ισοδύναμο θέσεων πλήρους απασχόλησης) Προϋπολογισμός 2009 | Υπό διαχείριση προγράμματα [] | Λογότυπο |

+++++ TIFF +++++

Εκτελεστικός Οργανισμός για την Ανταγωνιστικότητα και την Καινοτομία (EACI), πρώην ΙΕΕΑ | 1,7 | 1.1.2004– 31.12.2008 (παρατάθηκε έως 31.12.2015) | 147 | Εκτελεί τμήμα του προγράμματος-πλαισίου για την ανταγωνιστικότητα και την καινοτομία και του προγράμματος Marco Polo II | |

+++++ TIFF +++++

Εκτελεστικός Οργανισμός για το Πρόγραμμα Δημόσιας Υγείας (EAHC), πρώην PHEA | 0,5 | 1.1.2005– 31.12.2010 (παρατάθηκε έως 31.12.2015) | 50 | Εκτελεί το πρόγραμμα δημόσιας υγείας της ΕΕ και το πρόγραμμα πολιτικής των καταναλωτών και εφαρμόζει την πρωτοβουλία "καλύτερη κατάρτιση για ασφαλέστερα τρόφιμα" | |

+++++ TIFF +++++

Eκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού (ΕΑCEA) | 3,7 | 1.01.2005– 31.12.2008 (παρατάθηκε έως 31.12.2013) | 394 | Εκτελεί προγράμματα και ενέργειες στους τομείς της εκπαίδευσης και της επιμόρφωσης, της ενεργού συμμετοχής του πολίτη στα κοινά, της νεολαίας, των οπτικοακουστικών θεμάτων και του πολιτισμού | |

+++++ TIFF +++++

Εκτελεστικός Οργανισμός του Διευρωπαϊκού Δικτύου Μεταφορών (TEN-T EA) | 8,0 | 26.10.2006– 31.12.2008 (παρατάθηκε έως 31.12.2015) | 99 | Εκτελεί το πρόγραμμα του διευρωπαϊκού δικτύου μεταφορών (ΔΕΔ-Μ) | |

+++++ TIFF +++++

Εκτελεστικός Οργανισμός Έρευνας (REA) | 6,5 | 1.1.2008– 31.12.2017 | 349 | Εκτελεί το πρόγραμμα People και τμήματα των προγραμμάτων Capacities και Cooperation στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ. Παρέχει υπηρεσίες υποστήριξης για μεγάλο τμήμα του 7ου ΠΠ | |

+++++ TIFF +++++

Εκτελεστικός Οργανισμός του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας (ERCEA) | 7,5 | 1.1.2008– 31.12.2017 | 300 | Εκτελεί το πρόγραμμα Ideas στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ | |

| 27,9 | | 1339 | | |

10. Σε αρκετές περιπτώσεις η αρχική διάρκεια ή η εντολή ενός οργανισμού παρατάθηκε:

α) η ισχύς της εντολής του EACEA παρατάθηκε τετράκις, προκειμένου ο οργανισμός να ασχοληθεί με τη νέα γενιά προγραμμάτων της περιόδου 2007-2013 και να προσθέσει νέα προγράμματα στον τομέα της εκπαίδευσης·

β) ο PHEA μετονομάστηκε σε EAHC με την προσθήκη του προγράμματος πολιτικής των καταναλωτών 2007-2013 [11] και του προγράμματος καλύτερης κατάρτισης για ασφαλέστερα τρόφιμα στο νέο πρόγραμμα υγείας 2008-2013 [12], και

γ) ο IEEA μετονομάστηκε σε EACI, με την προσθήκη τμημάτων του CIP και του προγράμματος Marco Polo II στο πρόγραμμα για την ευφυή ενέργεια.

11. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί εφαρμόζουν προγράμματα δαπανών της ΕΕ, τα οποία ανέρχονται συνολικά σε 27,9 δισεκατομμύρια ευρώ περίπου για το ισχύον πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο (ΠΔΠ 2007-2013). Λαμβανομένων επίσης υπόψη των καθηκόντων των οποίων η διαχείριση ασκήθηκε βάσει του προηγούμενου ΠΔΠ, το συνολικό ποσό ανέρχεται σε 32 δισεκατομμύρια ευρώ περίπου.

12. Ο διοικητικός προϋπολογισμός των εκτελεστικών οργανισμών αντλείται από τη συνολική χρηματοδότηση των προγραμμάτων τα οποία αυτοί διαχειρίζονται. Συνεπώς, οι αντίστοιχες πιστώσεις είναι εκτός του ανώτατου ορίου των πόρων που καθορίζεται από τον τίτλο 5 του ΠΔΠ, ο οποίος καλύπτει τις "γενικές" διοικητικές δαπάνες των θεσμικών οργάνων της ΕΕ.

13. Η Επιτροπή είναι υπεύθυνη για την εποπτεία των δραστηριοτήτων των εκτελεστικών οργανισμών. Οι διευθυντές των οργανισμών είναι μόνιμοι υπάλληλοι τους οποίους διορίζει η Επιτροπή· τα μέλη των συντονιστικών επιτροπών διορίζονται επίσης από την Επιτροπή [13]. Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων των οργανισμών είναι προσαρτημένες στις εκθέσεις των οικείων ΓΔ εποπτείας.

14. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί διαφέρουν από πολλές απόψεις από τους ονομαζόμενους "ρυθμιστικούς οργανισμούς", οι οποίοι αναπτύχθηκαν κυρίως από τη δεκαετία του '90 και εξής με σκοπό την ανάληψη καθηκόντων ρύθμισης σε κοινοτικό επίπεδο, όσον αφορά την ανάπτυξη της εσωτερικής αγοράς [14]. Οι κυριότερες διαφορές είναι ότι οι εκτελεστικοί οργανισμοί εφαρμόζουν προγράμματα δαπανών και εξαρτώνται άμεσα από την Επιτροπή, ενώ οι ρυθμιστικοί οργανισμοί ορίζουν κυρίως κοινούς κανόνες και παρέχουν υπηρεσίες, ενώ λειτουργούν υπό τη διαχείριση ενός διοικητικού συμβουλίου που αποτελείται από εκπροσώπους των κρατών μελών (για περισσότερες λεπτομέρειες βλέπε παράρτημα II).

Στοχοσ και τροποσ προσεγγισησ του ελεγχου

15. Γενικός στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί κατά πόσο η εκχώρηση επιχειρησιακών καθηκόντων στους εκτελεστικούς οργανισμούς είχε αποδειχθεί επιτυχές μέσο για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ.

16. Η εν λόγω αξιολόγηση επιτεύχθηκε θέτοντας τα ακόλουθα ερωτήματα:

α) Στηρίζονταν οι αποφάσεις σχετικά με τη δημιουργία των εκτελεστικών οργανισμών σε κατάλληλες αναλύσεις των αναγκών και των πιθανών πλεονεκτημάτων;

β) Ποια οφέλη επιτεύχθηκαν ως προς τη μείωση των δαπανών, τη βελτίωση των επιδόσεων και άλλων οφελών αποδοτικότητας;

γ) Άσκησε αποτελεσματικά η Επιτροπή τον εποπτικό της ρόλο;

17. Ο έλεγχος διενεργήθηκε από τον Απρίλιο έως τον Νοέμβριο του 2008. Τα αποδεικτικά στοιχεία του ελέγχου συλλέχθηκαν μέσω αναλύσεων εγγράφων, εξετάσεων φακέλων και συνεντεύξεων σε όλους τους εκτελεστικούς οργανισμούς και στην Επιτροπή. Οι εθνικές ορθές πρακτικές χρησιμοποιήθηκαν ως κριτήρια αναφοράς στους τομείς του καθορισμού των στόχων και της εκτίμησης των επιδόσεων.

Παρατηρησεισ του ελεγχου

Διαδικασία σύστασησ

Η πρωτοβουλία σύστασησ των εκτελεστικών οργανισμών εκπήγαζε κυρίωσ από τουσ περιορισμούσ σε επίπεδο απασχόλησησ εντόσ τησ Επιτροπήσ

18. Όπως διαπιστώνεται στον κανονισμό-πλαίσιο [15], το σκεπτικό για εξωτερική ανάθεση καθηκόντων εκτέλεσης σε εκτελεστικούς οργανισμούς ήταν αυτοί μεν να παρέχουν βέλτιστη υπηρεσία και οφέλη αποδοτικότητας, η δε Επιτροπή να επικεντρωθεί πρωτίστως στα θεσμικά της καθήκοντα, όπως η διαμόρφωση πολιτικής και η στρατηγική διαχείριση. Θα ήταν σκόπιμο να καθοριστούν ειδικοί λόγοι για τη σύσταση ενός εκτελεστικού οργανισμού μέσω μιας αξιολόγησης των αναγκών η οποία να βασίζεται στις εν λόγω αρχές.

19. Πιο πρόσφατα οι γενικές κατευθυντήριες γραμμές που δημοσιεύθηκαν από τη ΓΔ BUDG [16] υπογράμμισαν τους βασικούς παράγοντες στους οποίους πρέπει να βασίζεται μια αξιολόγηση αναγκών, ήτοι:

α) την ανάγκη να επικεντρώνεται η Επιτροπή σε νομοθετικά και στρατηγικά καθήκοντα κατά τον σχεδιασμό και την παρακολούθηση της πολιτικής, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που συνδέονται με τα κοινοτικά προγράμματα·

β) τον σαφή διαχωρισμό μεταξύ του προγραμματισμού πολιτικής (βασική δραστηριότητα της Επιτροπής) και της εκτέλεσης τεχνικών έργων, η οποία δεν συνεπάγεται άσκηση διακριτικής ευχέρειας που να προϋποθέτει πολιτικές επιλογές·

γ) την ανάγκη υψηλού επιπέδου τεχνικής εμπειρογνωσίας καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου του έργου·

δ) τη δυνατότητα πραγματοποίησης οικονομιών κλίμακας μέσω εξειδίκευσης υψηλού επιπέδου, ή της συγκέντρωσης παρομοίων προγραμμάτων ή δραστηριοτήτων εντός ενός οργανισμού·

ε) την ανάγκη εκτέλεσης ορισμένων δραστηριοτήτων με αυξημένη αναγνωρισιμότητα.

20. Το Συνέδριο αξιολόγησε τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή είχε θέσει σε εφαρμογή τις αρχές αυτές, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο είχε εντοπίσει πιθανούς παράγοντες για την εκχώρηση καθηκόντων βάσει του χαρακτήρα και των ιδιαιτεροτήτων των προγραμμάτων, όπως το επίπεδο της απαιτούμενης εμπειρογνωσίας, η δυνατότητα να επιτευχθεί τυποποίηση των χρονοβόρων καθηκόντων και η συγκέντρωση παρομοίων δραστηριοτήτων με σκοπό τη δημιουργία συνεργειών.

21. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι κυρίως η Επιτροπή έλαβε την πρωτοβουλία να συστήσει οργανισμούς για να αντιμετωπίσει πρακτικά προβλήματα, ιδιαίτερα την ανάγκη να αντισταθμίσει την κατάργηση των ΓΤΒ και να καταστήσει δυνατή τη συνέχιση των προγραμμάτων που αυτά διαχειρίζονταν, καθώς δεν ήταν διαθέσιμος κανένας νέος πόρος βάσει του ανώτατου ορίου του διοικητικού προϋπολογισμού της Επιτροπής, το οποίο καθορίζεται από το ΠΔΠ (σημείο 12). Παρά τις προθέσεις που διατυπώνονται στη Λευκή Βίβλο και στα έγγραφα των κατευθυντηρίων γραμμών, η έλλειψη προσωπικού (σε αριθμό και εξειδίκευση) στην Επιτροπή ήταν ο κύριος παράγοντας για την εξωτερική ανάθεση (βλέπε πλαίσιο 1). Πρόσφατα έγγραφα επιβεβαιώνουν ότι συνεχίζει να υφίσταται η πρακτική της Επιτροπής που συνίσταται στη διερεύνηση της επιλογής για σύσταση νέων εκτελεστικών οργανισμών όταν είναι αντιμέτωπη με έλλειψη πόρων [17].

Πλαίσιο 1

Στην ανάλυση κόστους/οφέλους για το πρόγραμμα Marco Polo (που εφαρμόζεται από τον EACI) αναφέρεται ρητά ότι ο λόγος εκχώρησης αρμοδιοτήτων εκτέλεσης σε έναν εκτελεστικό οργανισμό ήταν η έλλειψη επαρκών ανθρωπίνων πόρων στην Επιτροπή.

Τη σύσταση του PHEA ακολούθησαν σημαντικά προβλήματα εκτέλεσης και αύξησης των καθυστερήσεων πληρωμής σχετικά με την ανάγκη πρόσθετων πόρων εντός της ΓΔ SANCO μετά την κατάργηση του προηγούμενου αντίστοιχου ΓΤΒ. Ως συνέπεια των προβλημάτων αυτών, το Συμβούλιο και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, όταν επρόκειτο να εγκρίνουν ένα νέο πρόγραμμα υγείας το 2002, απαίτησαν να πραγματοποιηθούν "ενδεδειγμένες διαρθρωτικές ρυθμίσεις" για την εκτέλεση του προγράμματος. Αυτό ήταν το επιχείρημα υπέρ της σύστασης του PHEA.

Η επικέντρωση στην έλλειψη προσωπικού οδήγησε επίσης σε ευρύ φάσμα τρόπων εκτέλεσης εντός του ίδιου προγράμματος. Η διαχείριση των τριών ειδικών προγραμμάτων εντός του προγράμματος-πλαισίου για την ανταγωνιστικότητα και την καινοτομία (CIP) ασκείται κατά διαφόρους τρόπους: ο EACI εξακολουθεί να διαχειρίζεται σε μεγάλο βαθμό το ευρωπαϊκό πρόγραμμα για την ευφυή ενέργεια. Για το πρόγραμμα στήριξης της πολιτικής για τις τεχνολογίες της πληροφορίας και της επικοινωνίας, η Επιτροπή επέλεξε να συνεχίσει την άμεση διαχείριση από τη ΓΔ INFSO. Σχετικά με το πρόγραμμα επιχειρηματικότητα και καινοτομία (Entrepreneurship and Innovation Programme, EIP), η ΓΔ ENTR εκχώρησε σημαντικά τμήματα των καθηκόντων της στον EACI και η ΓΔ ENV εκχώρησε τα έργα οικολογικής καινοτομίας του EIP. Για τα τμήματα του EIP της ΓΔ ECFIN, η νομική βάση του CIP όριζε τη συνέχιση της εφαρμογής των χρηματοδοτικών μέσων CIP από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Επενδύσεων.

Περιορισμένη συμβολή των αναλύσεων κόστουσ-οφέλουσ στη διαδικασία λήψησ αποφάσεων

22. Στον κανονισμό-πλαίσιο απαιτείται η σύσταση ενός εκτελεστικού οργανισμού να βασίζεται σε μια ανάλυση κόστους-οφέλους (ΑΚΟ) [18], η οποία να παρέχει αιτιολόγηση για την προσφυγή σε εξωτερική ανάθεση και συνεκτίμηση ορισμένων παραγόντων, όπως οι δαπάνες που απορρέουν από τον έλεγχο και τον συντονισμό, ο αντίκτυπος στους ανθρώπινους πόρους στην Επιτροπή, η ενδεχόμενη εξοικονόμηση χρηματοοικονομικών πόρων, τα οφέλη που εξασφαλίζονται με την πρόσθετη αποδοτικότητα και την ευελιξία κατά την εκτέλεση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς φορείς, η απλούστευση των χρησιμοποιούμενων διαδικασιών, η εγγύτητα των δραστηριοτήτων που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς φορείς με τους τελικούς δικαιούχους, η αναγνωρισιμότητα της Κοινότητας ως αναδόχου του συγκεκριμένου κοινοτικού προγράμματος και η ανάγκη διατήρησης του κατάλληλου επιπέδου τεχνογνωσίας στο εσωτερικό της Επιτροπής [19].

23. Το Συνέδριο αξιολόγησε την ποιότητα των ΑΚΟ που στηρίζουν τις αποφάσεις για τη σύσταση των οργανισμών αναλύοντας κατά πόσο όλοι οι σχετικοί παράγοντες είχαν ληφθεί επαρκώς υπόψη.

24. Διαπίστωσε, γενικά, ότι οι ΑΚΟ περιορίζονταν στις χρηματοοικονομικές πτυχές και ελάμβαναν ελάχιστα υπόψη τους άλλους παράγοντες που αιτιολογούν την εξωτερική ανάθεση, όπως αυτοί διατυπώνονται στο σημείο 22. Δόθηκε έμφαση στις οικονομίες που προέκυπταν από το χαμηλότερο κόστος που αντιπροσώπευε περισσότερο η χρησιμοποίηση των λιγότερο δαπανηρών συμβασιούχων υπαλλήλων, παρά των μονίμων [20]. Οι πτυχές που αφορούσαν τη βελτιωμένη επίδοση και τα οφέλη της αποδοτικότητας μετά βίας ελήφθησαν υπόψη, αν και η συνεκτίμηση τέτοιων στοιχείων στην ανάλυση θα μπορούσε να είχε ενισχύσει τα επιχειρήματα για τη σύσταση των οργανισμών. Με τη μορφή αυτή, οι αναλύσεις ήταν κυρίως συγκρίσεις κόστους παρά ΑΚΟ με την κυριολεκτική σημασία του όρου.

25. Όσον αφορά τις δαπάνες, δεν υπάρχουν ορισμένα στοιχεία σχετικά με τη λειτουργία και την εκκαθάριση των οργανισμών. Έτσι, οι δαπάνες του συμπληρωματικού προσωπικού που ήταν αναγκαίο στην Επιτροπή για την εποπτεία των οργανισμών και στους οργανισμούς για οριζόντια καθήκοντα δεν συμπεριλαμβάνονταν, ή συμπεριλαμβάνονταν μεν, αλλά κατά τρόπο ασαφή (εκτός από τον TEN-T EA)· ούτε και οι δαπάνες λειτουργίας των προγραμμάτων είχαν καθοριστεί πέρα από τον καθοριζόμενο κύκλο ζωής του οργανισμού.

26. Επιπλέον, ο χρόνος που είναι αναγκαίος για τη σύσταση ενός νέου οργανισμού υποεκτιμήθηκε και οι μεταβατικές δαπάνες σχετικά με την αλληλεπικάλυψη Επιτροπής/οργανισμών δεν συμπεριλαμβάνονταν στις αναλύσεις, μολονότι ήταν γνωστό ότι χρειάζονταν δύο έτη περίπου πριν ένας οργανισμός επιτύχει την πλήρη λειτουργική αυτονομία του [21]. Για τον PHEA, οι μεταβατικές δαπάνες συμπεριλαμβάνονταν στην ανάλυση, αλλά η αρχική πρόβλεψη για την έναρξη λειτουργίας του οργανισμού από τρεις έως έξι μήνες ήταν πολύ υπεραισιόδοξη [22].

27. Επιπροσθέτως, υπάρχουν ορισμένα στοιχεία ασάφειας στις αναλύσεις. Πρώτον, η σύγκριση γίνεται συνήθως με τη χρησιμοποίηση ενός ενιαίου μέσου κόστους μονάδας για τις διάφορες κατηγορίες συμβασιούχων υπαλλήλων, ενώ στην πράξη αυτές ποικίλλουν σε βαθμούς και επομένως σε κόστος [23]. Ο μέσος αυτός όρος βασίζεται στη σύνθεση του προσωπικού της Επιτροπής που παρουσιάζει επικράτηση των χαμηλότερων βαθμών σε σύγκριση με το (ειδικευμένο) προσωπικό το οποίο πρέπει να προσλαμβάνουν οι οργανισμοί και οδηγεί σε υποεκτίμηση των δαπανών όσον αφορά την επιλογή των οργανισμών.

28. Δεύτερον, οι εκτιμήσεις που χρησιμοποιήθηκαν για να υπολογιστούν οι ανάγκες σε προσωπικό των οργανισμών και ο αντίκτυπος που προκύπτει για το ανθρώπινο δυναμικό της Επιτροπής (ως προς τις μόνιμες θέσεις που διατηρήθηκαν και διατέθηκαν εκ νέου, καθώς και τις θέσεις συμβασιούχων που καταργήθηκαν) δεν στηρίζονταν σε αξιόπιστα στοιχεία, όσον αφορά τον φόρτο εργασίαs και την παραγωγικότητα (εκτός από τον TEN-T EA). Κατ’ αυτό τον τρόπο, όχι μόνο διακυβεύεται η ακρίβεια της διαδικασίας, αλλά επίσης παρεμποδίζεται η αποτελεσματική εκ των υστέρων αξιολόγηση του πραγματικού επιπέδου των οφελών (όπως εξηγείται στο σημείο 37 κατωτέρω).

29. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διόρθωση των ΑΚΟ προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι αδυναμίες που αναφέρθηκαν παραπάνω δεν θα επηρέαζε το συμπέρασμα υπέρ της σύστασης ενός οργανισμού (έχοντας υπόψη το μεγάλο περιθώριο εξοικονόμησης σε δαπάνες προσωπικού): εξαίρεση αποτελεί ο μικρότερος οργανισμός (ο PHEA — ο σημερινός EAHC), όπου το ισοζύγιο των καθαρά χρηματοοικονομικών επιχειρημάτων θα μπορούσε να είχε θέσει υπό αμφισβήτηση τη σύσταση για συνέχιση των ενεργειών. Παρ’ όλα αυτά, οι ΑΚΟ επιδέχονται κριτική για το ότι δεν παρουσιάζουν μια ικανοποιητική συνολική εικόνα των οικονομικών συνεπειών και των άλλων οφελών ως προς την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα.

30. Στην πράξη, το Συνέδριο δεν επισήμανε καμιά περίπτωση κατά την οποία η ΑΚΟ ήταν αντίθετη με τη σύσταση ενός εκτελεστικού οργανισμού. Εντούτοις, όλες οι περιπτώσεις κατά τις οποίες οι συστάσεις ήταν θετικές δεν κατέληξαν στη σύσταση ενός οργανισμού [24], καθώς η τελική απόφαση βασιζόταν σε πληρέστερη αξιολόγηση των επιχειρημάτων υπέρ και κατά. Συνεπώς, οι ΑΚΟ προσέδωσαν ελάχιστη προστιθέμενη αξία στη διαδικασία και δεν παρείχαν καμία κατάλληλη βάση για να δοθεί η δυνατότητα στους αρμόδιους λήψης αποφάσεων να σχηματίσουν γνώμη για διάφορες εναλλακτικές λύσεις.

Επιτευχθέντα οφέλη

Οικονομίεσ από τισ χαμηλότερεσ δαπάνεσ προσωπικού, δύσκολοσ όμωσ ο συνολικόσ ποσοτικόσ προσδιορισμόσ

31. Όσον αφορά τα οικονομικά οφέλη, η υπόθεση της Επιτροπής συνίσταται στο ότι οι οικονομίες επιτυγχάνονται με την πρόσληψη συμβασιούχων υπαλλήλων κατά 75 %, αντί μόνιμων υπαλλήλων στους οργανισμούς [25].

32. Στην πράξη, εγκρίθηκε σύνολο 1339 θέσεων για τους οργανισμούς στον προϋπολογισμό για το 2009, από τις οποίες οι 1227 δημιουργήθηκαν πρόσφατα: 941 συμβασιούχοι υπάλληλοι, 256 έκτακτοι υπάλληλοι και 30 εθνικοί εμπειρογνώμονες [26]. Πράγματι, αυτό σημαίνει ποσοστό συμβασιούχων υπαλλήλων 70 %. Αν υποτεθεί μια μέση μισθολογική διαφορά για κάθε θέση χωριστά της τάξης του 50 % περίπου, είναι σαφές ότι σημαντικά οφέλη πηγάζουν εξ αρχής από την αριθμητική υπερίσχυση των χαμηλότερα αμειβόμενων υπαλλήλων σε σχέση με το προσωπικό που θα είχε προσλάβει η Επιτροπή.

33. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα ασαφή στοιχεία τα οποία καθιστούν δύσκολο να προσδιοριστεί ποσοτικά το ακριβές ποσό των εξοικονομούμενων πόρων. Πρώτον, ακόμη κι αν υποτεθεί ότι η Επιτροπή θα προσελάμβανε ακριβώς τον ίδιο αριθμό υπαλλήλων όπως οι οργανισμοί, η υπόθεση για "εξ ολοκλήρου μόνιμους υπαλλήλους της Επιτροπής" δεν λαμβάνει υπόψη ότι μπορεί να είχαν επίσης προσληφθεί (τουλάχιστον ορισμένοι) συμβασιούχοι υπάλληλοι. Δεύτερον, τα πραγματικά στοιχεία σχετικά με τις δαπάνες προσωπικού, τα οποία είναι διαθέσιμα για έναν οργανισμό, δείχνουν ότι το μέσο κόστος για τους συμβασιούχους υπαλλήλους είναι περίπου 10 % υψηλότερο από αυτό που χρησιμοποιεί η Επιτροπή για γενικούς σκοπούς (βλέπε πλαίσιο 2) [27]. Τούτο οφείλεται στο γεγονός ότι οι συμβασιούχοι υπάλληλοι των οργανισμών είναι συνήθως υψηλότερου βαθμού, ενώ το μέσο κόστος της Επιτροπής αντικατοπτρίζει τη σύνθεση του προσωπικού της, με υπερίσχυση των συμβασιούχων υπαλλήλων κυρίως σε χαμηλούς βαθμούς. Ενόψει μιας ικανοποιητικότερης σύγκρισης, θα ήταν αναγκαίο να διαφοροποιηθούν οι μέσες δαπάνες προσωπικού κατά κατηγορία υπαλλήλων [28].

34. Επιπλέον, η εξοικονόμηση πόρων από το προσωπικό πρέπει να μειωθεί λόγω των πρόσθετων δαπανών από τα νέα εποπτικά καθήκοντα που εκτελούν οι εποπτεύουσες ΓΔ, καθώς και των γενικών εξόδων που αφορούν τα οριζόντια καθήκοντα σε κάθε οργανισμό [29]. Η Επιτροπή αναφέρει ότι η αναλογία του προσωπικού στο οποίο έχουν ανατεθεί τέτοια καθήκοντα εποπτείας και στήριξης προσεγγίζει το 13-14 % περίπου του συνολικού προσωπικού των οργανισμών [30].

35. Αντιθέτως, για εκείνα τα προγράμματα που διαχειρίζονταν στο παρελθόν απευθείας οι υπηρεσίες της Επιτροπής, κάθε εξοικονόμηση εξαρτάται, αφενός, από την πραγματική αναδιάταξη του προσωπικού στο οποίο είχαν προηγουμένως ανατεθεί καθήκοντα που μεταβιβάστηκαν στους οργανισμούς και, αφετέρου, από την κατάργηση των θέσεων συμβασιούχων υπαλλήλων στους τομείς που αφορούν τα αντίστοιχα προγράμματα της Επιτροπής [31].

Πλαίσιο 2

Στο πλαίσιο νομοθετικών προτάσεων, η ΓΔ BUDG χρησιμοποιεί το ακόλουθο μέσο κόστος μονάδας, εκτιμώμενο για το σύνολο της Επιτροπής σε:

122000 ευρώ ετησίως για μόνιμους/έκτακτους υπαλλήλους και

64000 ευρώ για συμβασιούχους υπαλλήλους.

Συνεπώς, η πρόσληψη συμβασιούχων υπαλλήλων αντί μόνιμων υπαλλήλων θα έδινε τη δυνατότητα να πραγματοποιηθεί κατά κεφαλή θεωρητική οικονομία κατά 50 % περίπου.

36. Ύστερα από τη σύσταση των έξι εκτελεστικών οργανισμών, η Επιτροπή σχεδίασε να ελευθερώσει 267 θέσεις (159 θέσεις μόνιμων υπαλλήλων + 108 θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων) στις αντίστοιχες ΓΔ. Από τις θέσεις αυτές, 209 (131 θέσεις μόνιμων υπαλλήλων + 78 θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων) είχαν πραγματικά ελευθερωθεί την 1η Ιανουαρίου 2009 (βλέπε πίνακα 2). Για τον ERCEA δεν σχεδιάζεται να ελευθερωθεί καμία θέση, καθώς οι δραστηριότητες που εκχωρήθηκαν είναι εξ ολοκλήρου νέες.

37. Εντούτοις, η καταλληλότητα αυτών των σχεδίων δεν μπορεί να ελεγχθεί καθώς δεν υπάρχουν αξιόπιστα πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με την προγενέστερη κατάσταση στην Επιτροπή, όσον αφορά το προσωπικό που διετίθετο στα προγράμματα τα οποία ανέλαβαν οι οργανισμοί, ή σχετικά με την κατάτμηση του φόρτου εργασίας μεταξύ καθηκόντων πολιτικής (τα οποία εξακολουθούν να υπάγονται στην Επιτροπή) και καθηκόντων εφαρμογής. Ούτε και η Επιτροπή διαθέτει παρόμοια στοιχεία για το προσωπικό που εκτελεί επί του παρόντος παρόμοια καθήκοντα στις Γενικές Διευθύνσεις της.

38. Από την άποψη αυτή, το Συνέδριο παρατηρεί ότι με τη χωριστή παρουσίαση των προϋπολογισμών λειτουργίας των οργανισμών στον γενικό προϋπολογισμό της Κοινότητας αυξήθηκε η διαφάνεια. Πράγματι, παρέχονται έτσι συναφή πληροφοριακά στοιχεία για τους πόρους (και το σχετικό κόστος) που είναι αναγκαία για τη λειτουργία των προγραμμάτων τα οποία δεν είναι κατ’ ανάγκη διαθέσιμα όταν η Επιτροπή τα διαχειρίζεται η ίδια.

39. Ακόμη και αν ληφθεί υπόψη ο αντίκτυπος των ασαφειών που αναφέρθηκαν παραπάνω, το περιθώριο εξοικονόμησης εξακολουθεί να παραμένει σημαντικό.

Πίνακας 2

Ελευθερωθείσες θέσεις υπαλλήλων

| Συνολικός αριθμός θέσεων που έπρεπε να ελευθερωθούν έως το 2012 | Θέσεις που ελευθερώθηκαν πραγματικά μέχρι την 1.1.2009 [100] |

Θέσεις μόνιμων υπαλλήλων | Θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων | Θέσεις μόνιμων υπαλλήλων | Θέσεις συμβασιούχων υπαλλήλων |

EACEA | 15 | 18 | 30 | 18 |

IEEA/EACI | 28 | 5 | 30 | 0 |

PHEA/EAHC | 22 | 0 | 15 | 0 |

TEN-T EA | 56 | 6 | 56 | 6 |

ERCEA | 0 | 0 | 0 | 0 |

REA | 38 | 79 | 0 | 54 |

Σύνολο | 159 | 108 | 131 | 78 |

Καλύτερη παροχή υπηρεσιών

40. Η καλύτερη παροχή υπηρεσιών αποτελεί ένα από τα οφέλη που αναμένονται από τη συγκέντρωση περιορισμένων και ορθά καθορισμένων καθηκόντων σε έναν μόνο οργανισμό (ο παράγοντας ειδίκευσης).

41. Το Συνέδριο αξιολόγησε τις διαχειριστικές πτυχές της εκτέλεσης των προγραμμάτων χρησιμοποιώντας ποσοτικούς δείκτες προκειμένου να συγκρίνει τις επιδόσεις των οργανισμών με εκείνες της Επιτροπής πριν από την εξωτερική ανάθεση. Επρόκειτο για την αξιολόγηση των προτάσεων και της σύναψης συμβάσεων, την παρακολούθηση των επιδόσεων του αναδόχου και τις διαδικασίες πληρωμής. Επίσης, εξετάστηκαν και άλλες πτυχές ποιοτικού χαρακτήρα.

42. Από τον έλεγχο προέκυψε ότι οι εκτελεστικοί οργανισμοί λειτουργούν συνήθως καλύτερα από τις αντίστοιχες ΓΔ προηγουμένως. Τούτο αποδεικνύεται από (βλέπε πλαίσιο 3):

α) μια συντόμευση του χρόνου συμβασιοποίησης (για την υπογραφή των συμβάσεων) (αξιολόγηση και διαπραγμάτευση των προτάσεων)·

β) ταχύτερες διαδικασίες έγκρισης τόσο για τις τεχνικές όσο και για τις δημοσιονομικές εκθέσεις σχετικά με τα έργα· και

γ) συντομότερες προθεσμίες πληρωμών (από τη στιγμή της αίτησης πληρωμής έως την πληρωμή).

Πλαίσιοht 3

Ως παράδειγμα, η προθεσμία σύναψης της σύμβασης για το πρόγραμμα δημόσιας υγείας μειώθηκε από 345 ημέρες όταν διαχειριζόταν το πρόγραμμα η οικεία ΓΔ σε 219 ημέρες· η περίοδος πληρωμής μειώθηκε από 503 σε 91 ημέρες· και ο χρόνος που απαιτούνταν για την έγκριση των τεχνικών και δημοσιονομικών εκθέσεων μειώθηκε από 90 σε 42 ημέρες.

43. Εξάλλου, οι οργανισμοί απλούστευσαν τις διαδικασίες διαχείρισης μειώνοντας έτσι τον διοικητικό φόρτο για τους αιτούντες και τους φορείς προώθησης των έργων (βλέπε πλαίσιο 4).

44. Διαπιστώθηκε επίσης από τον έλεγχο ότι οι οργανισμοί βελτίωσαν την επικοινωνία με τους πιθανούς αιτούντες και διασφάλισαν τη διάδοση των αποτελεσμάτων σε ευρύτερο κοινό προσδίδοντας έτσι μεγαλύτερη αναγνωρισιμότητα στις δράσεις της ΕΕ. Οι οργανισμοί διοργανώνουν αρκετές εκδηλώσεις (ενημερωτικές ημερίδες, ενημερωτικές συσκέψεις, εργαστήρια), είτε απευθείας είτε μέσω "εθνικών σημείων επαφής", για να ενημερώσουν τους πιθανούς δικαιούχους για τα νέα προγράμματα καθοδηγώντας τους μέσω των διαδικασιών και παρέχοντας στοιχεία σχετικά με προηγούμενα προγράμματα (βλέπε πλαίσιο 5).

45. Περισσότερα παραδείγματα παρουσιάζονται στο παράρτημα ΙΙΙ.

Πλαίσιο 4

Ως παράδειγμα, ο EACEA απλούστευσε την πρόσκληση για την υποβολή προσφορών και τα έντυπα των αιτήσεων, προχώρησε σε υποβολή προσφορών σε απευθείας σύνδεση, αποσαφήνισε τα κριτήρια επιλογής, μείωσε τον αριθμό παραρτημάτων των συμβάσεων, επέκτεινε τη χρήση των κατ’ αποκοπή συντελεστών και εφάπαξ ποσών και απλούστευσε τις υποχρεώσεις λογοδοσίας.

Πλαίσιο 5

Όλες οι δραστηριότητες του EACI στηρίζονται από ένα επικοινωνιακό σχέδιο, το οποίο καθορίζει, για κάθε πρόγραμμα, ποια δραστηριότητα σχεδιάζεται και σε ποια περίοδο του έτους. Για κάθε πρόγραμμα σχεδιάζεται ένας δικτυακός τόπος, ένα λογότυπο, φυλλάδια και ενημερωτικές υπενθυμίσεις. Το Συνέδριο, σε προηγούμενη έκθεση (εδική έκθεση αριθ. 7/2008 — Ευφυής ενέργεια 2003-2006), παρατήρησε ότι οι πρωτοβουλίες αυτές είχαν θετικό αντίκτυπο στον βαθμό ικανοποίησης των αιτούντων.

46. Όσον αφορά την παράταση ισχύος της εντολής των υφιστάμενων οργανισμών, επιτεύχθηκε συνέργεια με τη χρησιμοποίηση εργαλείων που ήδη αναπτύχθηκαν για παρόμοια προγράμματα. Πρόκειται ιδιαίτερα για επικοινωνιακά μέσα που χρησιμοποιούνται για αποστολή των προσκλήσεων υποβολής προσφορών και ενημέρωση των πιθανών αιτούντων, για τις διαδικασίες εξεύρεσης και διοίκησης των εμπειρογνωμόνων και για τη διαχείριση των συμβάσεων.

Περιορισμένα οφέλη αποδοτικότητασ στον τομέα των προσλήψεων

47. Επίσης, από τους εκτελεστικούς οργανισμούς αναμένεται να παρέχουν οφέλη αποδοτικότητας χάρις στη μεγαλύτερη ευελιξία κατά την πρόσληψη υπαλλήλων, στην ικανότητα να προσελκύουν προσωπικό υψηλών προσόντων και στη μεγαλύτερη σταθερότητά του.

48. Όσον αφορά το πρώτο σημείο, η πρόσληψη συμβασιούχων υπαλλήλων μπορεί να προσαρμόζεται εξ ορισμού ευκολότερα στις ειδικές ανάγκες των οργανισμών. Ωστόσο, η διαδικασία επιλογής κατάλληλου προσωπικού αποδείχθηκε δυσκολότερη από ό,τι είχε προβλέψει η Επιτροπή. Τα προβλήματα κατά την πρόσληψη υπαλλήλων αποτελούν τον κυριότερο λόγο για την καθυστερημένη έναρξη λειτουργίας των οργανισμών (βλέπε σημείο 26).

49. Ο διορισμός των διευθυντών ήταν μια χρονοβόρα επιχείρηση και για την εξεύρεση κατάλληλου υποψηφίου χρειάστηκαν κατά μέσο όρο 8 μήνες [32]. Για τη θέση του υπόλογου, ο κανόνας σύμφωνα με τον οποίο πρέπει να είναι υπάλληλος αποσπασμένος από την Επιτροπή χρειάστηκε να τροποποιηθεί [33], διότι δεν βρέθηκαν κατάλληλοι υποψήφιοι για τον EACI και τον PHEA.

50. Η πρόσληψη ειδικευμένου προσωπικού αποδείχθηκε επίσης περισσότερο χρονοβόρα από ό,τι αναμενόταν. Οι οργανισμοί προσφεύγουν στους ίδιους πίνακες υποψηφίων με την Επιτροπή και οι πίνακες προσωπικού υπόκεινται επίσης στην έγκριση της ΓΔ ADMIN (εκτός από την έγκριση της εποπτεύουσας ΓΔ). Επιπλέον, η πρόσληψη στους οργανισμούς γίνεται σε χαμηλότερους βαθμούς για θέσεις έκτακτων υπαλλήλων και απαιτούνται περισσότερα έτη εμπειρίας για τους συμβασιούχους υπαλλήλους σε σχέση με τους συμβασιούχους που εκτελούν παρόμοια καθήκοντα στην Επιτροπή. Έτσι, μειώνεται η ελκυστικότητα των θέσεων εργασίας, παρά την προσφορά ανανεώσιμων συμβάσεων, σε αντίθεση με τα τρία έτη κατ’ ανώτατο όριο που εφαρμόζονται στους συμβασιούχους υπαλλήλους στην Επιτροπή.

51. Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν επίσης προσωρινά απασχολούμενους υπαλλήλους. Προσωπικό της κατηγορίας αυτής χρησιμοποιείται σε μεγάλο βαθμό στον EACEA, ο οποίος προσελάμβανε κατά μέσο όρο 55 υπαλλήλους της κατηγορίας αυτής ετησίως. Ενώ η λύση αυτή διασφάλιζε μεγαλύτερη ευελιξία στην αντιμετώπιση προβλημάτων σε περίοδο αιχμής, ο υψηλός αριθμός προσωρινά απασχολούμενων υπαλλήλων αντικατοπτρίζει ουσιαστικότερα προβλήματα πρόσληψης και έρχεται σε αντίθεση με τις προσδοκίες για έμπειρο και σταθερό προσωπικό.

Εποπτεία των οργανισμών από την Επιτροπή

Εστίαση στην εκτέλεση του προϋπολογισμού

52. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω (σημείο 13), η Επιτροπή διατηρεί εποπτικό ρόλο όσον αφορά τις δραστηριότητες των εκτελεστικών οργανισμών [34]. Στην αποστολή αυτή πρέπει να περιλαμβάνεται ο καθορισμός σαφών προτεραιοτήτων και στόχων με γνώμονα την επίτευξη αποτελεσμάτων στα ετήσια προγράμματα εργασίας (ΕΠΕ) που εγκρίνει η Επιτροπή και μια αξιολόγηση των δραστηριοτήτων που πραγματοποιεί ο οργανισμός μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (ΕΕΔ) [35].

53. Το Συνέδριο αξιολόγησε τη χρήση των ΕΠΕ από τους οργανισμούς ως εργαλείωγ για τον καθορισμό των στόχων, την καταλληλότητα των δεικτών επιδόσεων που καθορίστηκαν για την περίοδο 2006 έως 2008, καθώς και την ποιότητα της κατάρτισης των εκθέσεων για τα έτη 2006 και 2007.

54. Η ημερομηνία έγκρισης των ΕΠΕ δεν δίνει τη δυνατότητα στην Επιτροπή να τα χρησιμοποιήσει προκειμένου να καθορίσει τις προτεραιότητες και τους στόχους των οργανισμών. Στον κανονισμό-πλαίσιο των εκτελεστικών οργανισμών απαιτείται η έγκριση των ΕΠΕ τους να θεσπίζεται το αργότερο στην αρχή κάθε έτους [36], ενώ τα ΕΠΕ των κοινοτικών προγραμμάτων που εκχωρήθηκαν στους οργανισμούς εγκρίνονται μόλις κατά το πρώτο τρίμηνο του έτους, σύμφωνα με το δημοσιονομικό κανονισμό. Με τον χρονοδιάγραμμα αυτό δεν είναι δυνατή η διασφάλιση της συνέπειας. Στην πραγματικότητα, εκτός από τον EAHC, τα ΕΠΕ εγκρίθηκαν από την Επιτροπή αργά στα μέσα του έτους (EACI, 2008), στο τέλος του έτους (EACEA, 2007 και 2008), ή καθόλου (EACEA, 2006).

55. Όσον αφορά το περιεχόμενο των ΕΠΕ, γενικά, στους εκτελεστικούς οργανισμούς ανατέθηκαν καθήκοντα χωρίς στόχους που να έχουν γνώμονα την επίτευξη αποτελεσμάτων και να είναι συγκεκριμένοι.

56. Τα ΕΠΕ των οργανισμών περιλαμβάνουν υψηλό αριθμό δεικτών (από 52 έως 109 για το 2008, βλέπε διάγραμμα 1), ενώ οι ορθές εθνικές πρακτικές προτείνουν να χρησιμοποιείται μόνο ένας περιορισμένος αριθμός βασικών δεικτών.

57. Επιπλέον, οι χρησιμοποιούμενοι δείκτες αφορούν κυρίως τις διαχειριστικές δραστηριότητες (καθήκοντα και φόρτο εργασίας) παρά τα αποτελέσματα των διαχειριζόμενων προγραμμάτων. Μόνο ένας περιορισμένος αριθμός δεικτών αποβλέπει στην εκτίμηση της παροχής υπηρεσιών ως προς τους στόχους (αποτελεσματικότητα) και δεν υπάρχει κανένας δείκτης για την αξιολόγηση της σχέσης μεταξύ των χρησιμοποιηθέντων πόρων και των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων (αποδοτικότητα).

Διάγραμμα 1

Αριθμός και είδος δεικτών στα ΕΠΕ

+++++ TIFF +++++

58. Όσον αφορά την κατάρτιση εκθέσεων, αυτή περιορίζεται συνήθως στα δημοσιονομικά στοιχεία (π.χ. στην ανάλωση των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων και στις προθεσμίες πληρωμής). Οι ΕΕΔ δεν είναι πάντοτε συνεπείς με τους δείκτες των ΕΠΕ, δεν προβαίνουν σε συστηματική σύγκριση με όλους τους στόχους που καθορίζονται στα ΕΠΕ και δεν αναφέρουν τίποτα για την πρόοδο που επιτεύχθηκε από το ένα έτος στο άλλο, ούτε και για τα διορθωτικά μέτρα που απαιτούνται για το μέλλον.

59. Λόγω των αδυναμιών που παρουσιάζονται στα σημεία 54 έως 58, ο έλεγχος που διενεργεί η Επιτροπή σχετικά με τις δραστηριότητες των οργανισμών δεν είναι πλήρως αποτελεσματικός. Σε επιχειρησιακό επίπεδο, πραγματοποιούνται τακτικά άτυπες επαφές μεταξύ των υπαλλήλων της Επιτροπής και εκείνων των οργανισμών (διευκολυνόμενες από τη γεωγραφική μεταξύ τους προσέγγιση). Μολονότι διασφαλίζεται έτσι η επικοινωνία για τα ζητήματα της καθημερινής διαχείρισης, οι επαφές αυτές δεν αντικαθιστούν τις ορθά διαρθρωμένες σχέσεις, οι οποίες βασίζονται σε σαφή μέσα αξιολόγησης των επιδόσεων και εκθέσεις.

60. Ο παρών έλεγχος είναι επίσης μακροπρόθεσμα πολύ σημαντικός για τις στρατηγικές λειτουργίες της Επιτροπής ("βασικές δραστηριότητές της"), οι οποίες απαιτούν γνώση της εκτέλεσης των έργων επιτόπου (ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τομείς πολιτικής που βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε απτά αποτελέσματα έργων προκειμένου να αναπτυχθούν νέες πρωτοβουλίες).

Συμπερασματα και συστασεισ

61. Από τον έλεγχο του Συνεδρίου αποδείχθηκε ότι η πρωτοβουλία σύστασης των έξι εκτελεστικών οργανισμών από το 2003 και εξής οφειλόταν κυρίως στην ανάγκη να αντιμετωπιστεί η έλλειψη προσωπικού στην Επιτροπή.

62. Η Επιτροπή, ανταποκρινόμενη σε προβλήματα εν τη γενέσει τους, χρησιμοποίησε ρεαλιστικά την ικανότητα σύστασης εκτελεστικών οργανισμών. Από την άλλη πλευρά, ο προσανατολισμός της ίδιας της Επιτροπής συνιστά συστηματικότερη προσέγγιση της σύστασης οργανισμών και είναι ανεπαρκές να μελετάται η σύσταση οργανισμών μόνο όταν υπάρχει σχετικός εξαναγκασμός λόγω έλλειψης προσωπικού ή άλλων εξωτερικών δεσμεύσεων.

63. Οι αναλύσεις κόστους/οφέλους με τις οποίες συνοδεύονται οι αποφάσεις σύστασης των οργανισμών επικεντρώθηκαν σε συγκρίσεις κόστους, έλαβαν ελάχιστα υπόψη άλλα σχετικά οφέλη και δεν στηρίζονταν σε αξιόπιστα στοιχεία σχετικά με τον φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα. Επιπλέον, ορισμένες δαπάνες εκτιμήθηκαν εσφαλμένα. Οι ΑΚΟ προσέδωσαν περιορισμένη προστιθέμενη αξία στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Σύσταση 1

Η Επιτροπή πρέπει να επανεξετάσει τις διαδικασίες της για να εξακριβωθούν οι δυνατότητες εξωτερικής ανάθεσης και για να εξεταστεί η ίδρυση ή η παράταση ισχύος της εντολής των οργανισμών.

Η Επιτροπή πρέπει να διασφαλίσει τον πληρέστερο χαρακτήρα των ΑΚΟ ώστε να μπορέσουν να συμβάλουν πλήρως και αποτελεσματικά στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

64. Είναι προφανές ότι η χρηματοοικονομική εξοικονόμηση προκύπτει από την πρόσληψη συμβασιούχων υπαλλήλων σε χαμηλότερους βαθμούς σε σύγκριση με τους υπαλλήλους της Επιτροπής. Ωστόσο, το ακριβές ποσό της εξοικονόμησης δεν μπορεί να προσδιοριστεί ποσοτικά με ακρίβεια. Επιπλέον, η επάρκεια των σχεδίων σχετικά με τις θέσεις που χρειάζονται οι οργανισμοί και τις θέσεις που πρόκειται να ελευθερωθούν στην Επιτροπή ως συνέπεια της εξωτερικής ανάθεσης δεν μπορεί να αξιολογηθεί λόγω έλλειψης διαθέσιμων αξιόπιστων στοιχείων για την προγενέστερη κατάσταση στην Επιτροπή.

65. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί, λόγω της ειδίκευσής τους σε ορθά καθορισμένα καθήκοντα, παρέχουν καλύτερες υπηρεσίες από ό,τι οι αντίστοιχές τους ΓΔ προηγουμένως. Συνάπτουν συμβάσεις, πραγματοποιούν πληρωμές και εγκρίνουν τεχνικές και δημοσιονομικές εκθέσεις σχετικά με τα έργα ταχύτερα. Βελτίωσαν επίσης τις διαδικασίες και ενίσχυσαν την εξωτερική επικοινωνία και τη διάδοση των αποτελεσμάτων συμβάλλοντας έτσι στην αύξηση της αναγνωρισιμότητας της ΕΕ. Εξάλλου, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι η ανελαστικότητα κατά την πρόσληψη του προσωπικού είναι δυνατόν να παρεμποδίσει την επίτευξη των αναμενόμενων οφελών αποδοτικότητας.

Σύσταση 2

Η Επιτροπή, προκειμένου να αξιολογήσει πλήρως τα οφέλη που δημιουργούνται από τους εκτελεστικούς οργανισμούς, πρέπει να διασφαλίσει ότι διαθέτει συναφή και αξιόπιστα στοιχεία σχετικά με τον φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα όσον αφορά την εκτέλεση των καθηκόντων που εκχωρήθηκαν πριν και μετά την εξωτερική ανάθεση. Τούτο είναι επίσης βασικό προκειμένου να εξακριβωθεί η ικανότητα των υφισταμένων οργανισμών στην αντιμετώπιση πρόσθετων καθηκόντων.

Η Επιτροπή καλείται επίσης να εντοπίσει τους παράγοντες επιτυχίας που οδήγησαν σε καλύτερα αποτελέσματα στους εκτελεστικούς οργανισμούς και να χρησιμοποιήσει παρόμοιους παράγοντες σε προγράμματα, τα οποία εξακολουθεί να διαχειρίζεται στο εσωτερικό της.

Είναι σκόπιμο η Επιτροπή να εξετάσει τη λήψη μέτρων με σκοπό να απλουστευθεί η πρόσληψη του προσωπικού των οργανισμών.

66. Η εποπτεία των δραστηριοτήτων των εκτελεστικών οργανισμών από την Επιτροπή δεν είναι πλήρως αναποτελεσματική. Η ημερομηνία έγκρισης των ΕΠΕ δεν δίνει τη δυνατότητα στην Επιτροπή να τα χρησιμοποιήσει προκειμένου να καθορίσει τις προτεραιότητες και τους στόχους των οργανισμών. Γενικά, στους εκτελεστικούς οργανισμούς ανατέθηκαν καθήκοντα χωρίς στόχους που να έχουν γνώμονα την επίτευξη αποτελεσμάτων και να είναι συγκεκριμένοι. Η παρακολούθηση, παρά τη χρήση μεγάλου αριθμού δεικτών, είναι περιορισμένη στις διαχειριστικές δραστηριότητες και δεν καλύπτει τις βασικές πτυχές της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας. Οι απαιτήσεις της κατάρτισης εκθέσεων περιορίζονται στα απλά δημοσιονομικά στοιχεία.

Σύσταση 3

Η εποπτεία των οργανισμών πρέπει να πραγματοποιείται ειδικότερα βάσει αποτελεσμάτων. Η ημερομηνία έγκρισης των ετησίων προγραμμάτων εργασίας πρέπει να είναι συνεπέστερη. Είναι σκόπιμο η Επιτροπή να καθορίσει στόχους SMART και να παρακολουθεί την επίτευξή τους με περιορισμένο αριθμό βασικών δεικτών επιδόσεων που αποτελούν τη βάση για τους στόχους των επομένων ετών. Τούτο είναι επίσης πολύ σημαντικό μακροπρόθεσμα για τις στρατηγικές λειτουργίες της Επιτροπής (τις "βασικές δραστηριότητές της"), οι οποίες απαιτούν γνώση της εκτέλεσης των έργων επιτόπου και απτά αποτελέσματα.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 15ης και 16ης Ιουλίου 2009.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Πρόεδρος

[1] Από τις αρχές της δεκαετίας του ’90 το θέμα αυτό αποτέλεσε μέρος του προγράμματος εκσυγχρονισμού για καλύτερη διακυβέρνηση στο Ηνωμένο Βασίλειο, στον Καναδά και στη Νέα Ζηλανδία. Πιο πρόσφατα, άλλες ευρωπαϊκές χώρες (Σουηδία, Γαλλία, Γερμανία και Ιταλία) ακολούθησαν τα παραδείγματα αυτά.

[2] Κατευθυντήριες γραμμές για την πολιτική εξωτερικής ανάθεσης της Επιτροπής, ανακοίνωση της κας Schreyer και του κ. Kinnock, SEC(1999) 2051/7 της 14ης Δεκεμβρίου 1999.

[3] Στα ΓΤΒ ασκήθηκε ιδιαίτερη κριτική για τον ασαφή καθορισμό των καθηκόντων τους, τον ανεπαρκή έλεγχο που ασκούσε η Επιτροπή στις δραστηριότητές τους, την απειλή για τη διαφάνεια του προϋπολογισμού λόγω της χρήσης επιχειρησιακών πιστώσεων προκειμένου να χρηματοδοτηθούν διοικητικές δαπάνες που βάρυναν τα ΓΤΒ και για τη μη συμμόρφωση προς τις σχετικές απαιτήσεις της υποχρέωσης λογοδοσίας. Βλέπε Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, "Έγγραφα εργασίας COBU 10, 11 και 12 σχετικά με το μέλλον των ΓΤΒ: εποπτεία ή κατάργηση;" της 4ηs 11 Noεμβρίου 1999.

[4] "Η μεταρρύθμιση της Επιτροπής" — Λευκή βίβλος — Μέρος I, COM(2000) 200 τελικό/2 της 5ηs Απριλτου 2000.

[5] "Η μεταρρύθμιση της Επιτροπής", όπ.π., σ. 11.

[6] "Η μεταρρύθμιση της Επιτροπής", όπ.π., σ. 11.

[7] Έξι από τα 126 ΓΤΒ που υπήρχαν το 2000 αντικαταστάθηκαν από εκτελεστικούς οργανισμούς (τρία από τον EACEA, ένα από τον EAHC, δύο από τον EACI).

[8] Άρθρα 54, παράγραφος 2, στοιχείο α), και 55 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (ΕΕ L 248 της 16.9.2002, σ. 1).

[9] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 58/2003.

[10] Τούτο πραγματοποιείται μέσω της ρυθμιστικής επιτροπής για τους εκτελεστικούς οργανισμούς (CREA), που προβλέπεται στο άρθρο 24 του κανονισμού-πλαισίου, η οποία αποτελείται από εκπροσώπους των κρατών μελών και στην οποία προεδρεύει εκπρόσωπος της Επιτροπής.

[] Λεπτομερέστερες πληροφορίες σχετικά με τα προγράμματα που διαχειρίζονται οι οργανισμοί παρατίθενται στο παράρτημα I.

[11] Απόφαση αριθ. 1926/2006/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (ΕΕ L 404 της 30.12.2006, σ. 39).

[12] Απόφαση αριθ. 1350/2007/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (ΕΕ L 301 της 20.11.2007, σ. 3).

[13] Άρθρο 7 επ. του κανονισμού-πλαισίου (ΕΚ) αριθ. 58/2003.

[14] Το Συνέδριο δημοσίευσε πρόσφατα ειδική έκθεση για τις επιδόσεις των ρυθμιστικών οργανισμών. Βλέπε ειδική έκθεση αριθ. 5/2008 – Οργανισμοί της Ευρωπαϊκής Ένωσης: επίτευξη αποτελεσμάτων.

[15] Βλέπε κυρίως τις αιτιολογικές σκέψεις 4 έως 6 του προοιμίου του κανονισμού-πλαισίου (ΕΚ) αριθ. 58/2003.

[16] SEC(2006) 662 τελικό, 31 Μαΐου 2006, "Κατευθυντήριες γραμμές για τη σύσταση και τη λειτουργία των εκτελεστικών οργανισμών που χρηματοδοτούνται από το γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων".

[17] SEC(2007) 530 "Σχεδιασμός και βελτιστοποίηση των ανθρωπίνων πόρων της Επιτροπής για την εξυπηρέτηση των προτεραιοτήτων της ΕΕ", σ. 15, και COM(2008) 135 τελικό "Ευρωπαϊκοί οργανισμοί – Πορεία προς το μέλλον", σ. 3. Στην εξέταση δεν αναφέρθηκε η ανάγκη για νέους εκτελεστικούς οργανισμούς στο εγγύς μέλλον. Εντούτοις, προβλέφθηκε η εξωτερική ανάθεση ενός περιορισμένου αριθμού άλλων προγραμμάτων σε υπάρχοντες οργανισμούς.

[18] Με την ανάλυση κόστους-οφέλους συγκρίνονται χρονικά όλα τα σχετικά έξοδα και οφέλη με σκοπό να καθοριστεί κατά πόσο τα οφέλη υπερκαλύπτουν το κόστος, και, εάν ναι, με ποια αναλογία.

[19] Άρθρο 3 του κανονισμού-πλαισίου (ΕΚ) αριθ. 58/2003. Στο άρθρο 25 του κανονισμού-πλαισίου προβλέπεται να επαναλαμβάνονται τέτοιες αναλύσεις ανά τριετία στο πλαίσιο των εκθέσεων εξωτερικής αξιολόγησης που πρέπει να καταρτίζονται για τη λειτουργία του κάθε οργανισμού.

[20] Ύστερα από προγενέστερη αναφορά του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, το προσωπικό των εκτελεστικών οργανισμών πρέπει να αποτελείται κατά 75 % από συμβασιούχους υπαλλήλους και κατά 25 % από μόνιμους υπαλλήλους αποσπασμένους από την Επιτροπή, καθώς και έκτακτους υπαλλήλους (βλέπε έγγραφα εργασίας COBU 10, 11 και 12 της 4.11.1999, όπ.π., σ. 25). Ωστόσο, για τον TEN-T EA η ΑΚΟ στηρίχθηκε στην υπόθεση ότι η σύνθεση θα ήταν 55 % συμβασιούχοι υπάλληλοι και 45 % μόνιμοι και έκτακτοι υπάλληλοι. Στην ΑΚΟ του EACEA για πτυχές προγραμμάτων που αφορούν τις εξωτερικές σχέσεις (EMECW, TEMPUS, EM II δράση 2) ελήφθη υπόψη σύνθεση προσωπικού με 60 % συμβασιούχους υπαλλήλους και 40 % μόνιμους υπαλλήλους.

[21] Το 2005 η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σημαντικότερο δίδαγμα είναι ότι ο απαιτούμενος χρόνος για τον σχεδιασμό και τη σύσταση ενός εκτελεστικού οργανισμού δεν πρέπει να υποεκτιμάται. Οι πρώτοι οργανισμοί που ιδρύθηκαν δείχνουν ότι η εναρκτήρια φάση χρειάζεται δύο χρόνια περίπου από την απόφαση της Επιτροπής για τη σύσταση του οργανισμού μέχρι τη στιγμή της πλήρους λειτουργίας του (θεματικό έγγραφο, ένδειξη SG.C.2 D (2005) 11582, μέρος 4).

[22] Κατά μέσο όρο χρειάστηκαν περίπου δύο έτη μεταξύ της απόφασης να συσταθεί ένας οργανισμός και της πλήρους λειτουργίας του. Ιδιαίτερα, η περίοδος αυτή αντιστοιχούσε σε 24,5 μήνες για τον PHEA, 24 μήνες για τον EACI, 18 μήνες για τον TEN-T EA και 12 μήνες για τον EACEA. Οι οργανισμοί REA και ERCEA αναμένεται να είναι λειτουργικοί μέχρι τα μέσα του 2009, ήτοι μετά από περίοδο 19,5 μηνών.

[23] Μόνο ο EACEA χρησιμοποίησε αρκετούς συντελεστές για να ληφθεί υπόψη η κατανομή του προσωπικού κατά βαθμό.

[24] Τούτο συνέβη, παραδείγματος χάριν, με τον προβλεπόμενο οργανισμό Eurostat.

[25] Βλέπε υποσημείωση 20. Το ποσοστό αυτό εφαρμόζεται σε όλους τους οργανισμούς με εξαίρεση τον οργανισμό TEN-T EA για τον οποίο εγκρίθηκε μια σύνθεση της τάξης του 65 % συμβασιούχων υπαλλήλων και 35 % έκτακτων και αποσπασμένων υπαλλήλων.

[26] Πηγή: γενικός προϋπολογισμός 2009. Οι υπόλοιπες 112 θέσεις (γνωστές ως ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης) καταλαμβάνονται από υπαλλήλους της Επιτροπής οι οποίοι είναι αποσπασμένοι στους οργανισμούς (οι αποκαλούμενες "παγωμένες" θέσεις): δημιουργούν αντίστοιχη μείωση των πιστώσεων λειτουργίας του προϋπολογισμού της Επιτροπής, γι’ αυτό και δεν έχουν κανένα αντίκτυπο στα οφέλη. Όσον αφορά τις έκτακτες θέσεις, μπορεί να υποτεθεί ότι το κόστος θα ήταν το ίδιο οποιοσδήποτε και αν ήταν ο εργοδότης (η Επιτροπή ή οι οργανισμοί), έτσι ο αντίκτυπός τους στα οφέλη μπορεί επίσης να θεωρηθεί ουδέτερος. Ο υπολογισμός αυτός δεν λαμβάνει υπόψη τους υπαλλήλους που απασχολούνταν κατά το παρελθόν στα ΓΤΒ.

[27] Βλέπε την πρόσφατη ενδιάμεση έκθεση αξιολόγησης του EACEA (παράγραφος 64).

[28] Βλέπε επίσης σημείο 27.

[29] Οι εποπτεύουσες ΓΔ διαθέτουν προσωπικό ειδικά για την εποπτεία των οργανισμών. Από την άλλη πλευρά, όλοι οι εκτελεστικοί οργανισμοί διαθέτουν έναν διευθυντή, έναν επόπτη για την προστασία των δεδομένων, έναν εσωτερικό ελεγκτή και έναν υπόλογο.

[30] Το ποσοστό αυτό μειώθηκε με την αύξηση του μεγέθους των οργανισμών, γεγονός που έδωσε τη δυνατότητα να πραγματοποιηθεί οικονομία κλίμακας.

[31] Άρθρο 13, παράγραφος 6, στοιχείο γ), του κανονισμού-πλαισίου (ΕΚ) αριθ. 58/2003.

[100] Πηγή: έγγραφο εργασίας — μέρος III του προσχεδίου προϋπολογισμού 2010 — COM(2009) 300.

[32] Επρόκειτο για βασικό στάδιο, καθώς ο διευθυντής είναι επιφορτισμένος με την πρόσληψη του υπόλοιπου προσωπικού.

[33] Άρθρο 30 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1653/2004 της Επιτροπής, της 21ης Σεπτεμβρίου 2004, για τη θέσπιση δημοσιονομικού κανονισμού προτύπου των εκτελεστικών οργανισμών (ΕΕ L 297 της 22.9.2004, σ. 6), όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1821/2005 της Επιτροπής (ΕΕ L 293 της 9.11.2005, σ. 10): ο υπόλογος μπορεί επί του παρόντος να είναι ιδιώτης προσλαμβανόμενος από την ελεύθερη αγορά.

[34] Άρθρο 20 του κανονισμού-πλαισίου των εκτελεστικών οργανισμών. Γενικότερα, το άρθρο 54, παράγραφος 1, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου), "Τα εκτελεστικά καθήκοντα που μεταβιβάζονται πρέπει να είναι επακριβώς καθορισμένα και πλήρως ελεγχόμενα όσον αφορά την άσκησή τους."

[35] Στο άρθρο 9, παράγραφος 2, του κανονισμού-πλαισίου των εκτελεστικών οργανισμών απαιτείται το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας να περιλαμβάνει λεπτομερείς στόχους και δείκτες. Το Συνέδριο, στη γνώμη του αριθ. 8/2001 σχετικά με τους εκτελεστικούς οργανισμούς (ΕΕ C 345 της 6.12.2001, σ. 1), είχε ήδη υπογραμμίσει ότι "όταν εγκρίνεται το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας το αργότερο στην αρχή κάθε έτους, πρέπει να εγκρίνονται επίσης σαφείς στόχοι για τον οργανισμό, καθώς και δείκτες απόδοσης για την αξιολόγηση της εκτέλεσης των καθηκόντων του". Το Συνέδριο είχε επίσης υπογραμμίσει ότι οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων "θα πρέπει επίσης να περιέχουν επαρκείς πληροφορίες και ανάλυση, οι οποίες να καθιστούν δυνατή την εκτίμηση του βαθμού επίτευξης των στόχων του εκάστοτε οργανισμού, καθώς και της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης που αυτός ασκεί".

[36] Άρθρο 9, παράγραφος 2, του κανονισμού-πλαισίου των εκτελεστικών οργανισμών.

--------------------------------------------------

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ ΠΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΟΝΤΑΙ ΟΙ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ

Εκτελεστικός οργανισμός | Εποπτεύουσα ΓΔ | Προγράμματα | Ποσό που διαχειρίζεται ο ΕΟ στο ΠΔΠ 2007-2013 (εκατομμύρια) |

Εκτελεστικός Οργανισμός για την Ανταγωνιστικότητα και την Καινοτομία (EACI), πρώην ΙΕΕΑ | ΓΔ TREN | CIP (IEE 2007-2013) | 690,60 |

ΓΔ ENTR | CIP (EIP) | 375,80 |

ΓΔ ENV | CIP (EIP: Οικολογική καινοτομία) | 181,00 |

ΓΔ INFSO | CIP (ICT) το οποίο δεν διαχειρίζεται ο EACI | 0,00 |

ΓΔ TREN | Marco Polo II | 450,00 |

| | Σύνολο 2007-2013 | 1697,40 |

| | | |

Eκτελεστικός Οργανισμός Εκπαίδευσης, Οπτικοακουστικών Θεμάτων και Πολιτισμού (ΕΑCEA) | ΓΔ EAC | Διά βίου μάθηση | 728,66 |

ΓΔ EAC | Νεολαία εν δράσει | 130,13 |

ΓΔ EAC | Πολιτισμός | 320,88 |

ΓΔ EAC | Ευρώπη για τους πολίτες | 177,18 |

ΓΔ INFSO | Media 2007 | 696,97 |

ΓΔ AIDCO | Erasmus mundus 2004-2008 | 182,34 |

ΓΔ EAC | Erasmus mundus 2009-2013 (ενέργειες 1 και 3) | 467,01 |

ΓΔ AIDCO | Erasmus mundus 2009-2013 (ενέργεια 2) | 336,00 |

ΓΔ RELEX | Erasmus mundus 2009-2013 (ενέργεια 2) | 19,00 |

ΓΔ ELARG | Erasmus mundus 2009-2013 (ενέργεια 2) | 57,00 |

ΓΔ ELARG | Erasmus mundus — παράθυρα IPA 2009-2013 | 37,50 |

ΓΔ AIDCO | "Παράθυρο εξωτερικής συνεργασίας" "Ασίας-Λατινικής Αμερικής " του Erasmus mundus DCI 2008 | 47,82 |

ΓΔ AIDCO | Συνεργασία στις χώρες της Κεντρικής Ασίας και της Μέσης Ανατολής DCI 2007-2008 | 15,39 |

ΓΔ AIDCO | Χρηματοδοτική συνεργασία με τις χώρες της Μεσογείου στο πλαίσιο της ευρωπαϊκής πολιτικής γειτονίας και εταιρικής σχέσης (Ευρωπαϊκή χρηματοδοτική συνεργασία γειτονίας και εταιρικής σχέσης με τις χώρες της Μεσογείου) | 61,99 |

ΓΔ EAC | Συνεργασία στον τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και της επαγγελματικής εκπαίδευσης και κατάρτισης μεταξύ ΗΠΑ και ΕΕ για την περίοδο 2006-2013 | 38,53 |

ΓΔ EAC | Συνεργασία στον τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και της επαγγελματικής εκπαίδευσης και κατάρτισης μεταξύ Καναδά και ΕΕ για την περίοδο 2006-2013 | 16,50 |

ΓΔ RELEX | Διμερή σχέδια ICI στον τομέα της εκπαίδευσης | 13,67 |

ΓΔ ELARG | "Παράθυρο εξωτερικής συνεργασίας Βαλκανίων" του Erasmus mundus IPA 2007 | 4,00 |

ΓΔ ELARG | "Παράθυρο εξωτερικής συνεργασίας" του Erasmus mundus IPA 2008 | 6,00 |

ΓΔ AIDCO | Ενέργεια Tempus IV | 204,20 |

ΓΔ ELARG | Ενέργεια Tempus IV | 94,50 |

| | Σύνολο | 3655,27 |

Εκτελεστικός Οργανισμός για την Υγεία και τους Καταναλωτές (EAHC), πρώην PHEA | ΓΔ SANCO | Πρόγραμμα Δημόσιας Υγείας 2008-2013 | 325,20 |

ΓΔ SANCO | Πρόγραμμα πολιτικής των καταναλωτών 2007-2013 | 101,50 |

ΓΔ SANCO | Πρωτοβουλία "καλύτερη κατάρτιση για ασφαλέστερα τρόφιμα" | 70,80 |

| | Σύνολο | 497,50 |

| | | |

Εκτελεστικός Οργανισμός του Διευρωπαϊκού Δικτύου Μεταφορών (ΔΕΔ-Μ) | ΓΔ TREN | Διευρωπαϊκό δίκτυο μεταφορών | 8013,00 |

| | | |

Εκτελεστικός Οργανισμός Έρευνας (ΕΟΕ) | ΓΔ RTD | Πρόγραμμα "Άνθρωποι" (συμπεριλαμβανομένων των υποτροφιών Marie-Curie) και μέρη του προγράμματος "Ικανότητες" (έρευνα προς όφελος των ΜΜΕ) στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ | 6500,00 |

ΓΔ ENTR | Πρόγραμμα "Συνεργασία", θέματα "Διάστημα" και "Ασφάλεια" (σχέδια υλοποιούμενα από πολλούς εταίρους) στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ | |

| Υπηρεσίες υποστήριξης, στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ, προς τις τέσσερις ΓΔ έρευνας (RTD, ENTR, INFSO, TREN): υποβολή και αξιολόγηση των προτάσεων, αμοιβή εμπειρογνωμόνων, επικύρωση νομικών και οικονομικών εγγράφων που υποβάλλουν οι αιτούντες. Γραφείο παροχής βοήθειας (Helpdesk) για αναζήτηση πληροφοριών σχετικά με το 7ο ΠΠ | |

| | | |

Εκτελεστικός Οργανισμός του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας (ΕΟΕΣΕ) | ΓΔ RTD | Πρόγραμμα Ideas 2007-2013 στο πλαίσιο του 7ου ΠΠ | 7510,00 |

| | | |

Συνολικό ποσό προγραμμάτων που διαχειρίζονται οι ΕΟ βάσει του ΠΔΠ 2007-2013 | 27873,17 |

--------------------------------------------------

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΜΕΤΑΞΥ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ

| Εκτελεστικοί οργανισμοί | Ρυθμιστικοί οργανισμοί |

Σύσταση | Δημιουργήθηκαν από την Επιτροπή βάσει ρυθμιστικής διαδικασίας | Δημιουργήθηκαν από το Συμβούλιο ή από το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο |

Νομική βάση | Βασική πράξη του προγράμματος Απόφαση της Επιτροπής στο πλαίσιο του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 58/2003 του Συμβουλίου | Κανονισμός του Συμβουλίου, ή κανονισμός του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου |

Έλεγχος | Υπό τον έλεγχο της Επιτροπής | Υπό τον έλεγχο συμβουλίου, το οποίο απαρτίζεται από εκπροσώπους των κρατών μελών, της Επιτροπής και, ορισμένες φορές, άλλων ενδιαφερόμενων μερών |

Έδρα | Βρυξέλλες/Λουξεμβούργο (πλησίον της έδρας της Επιτροπής) | Η απόφαση για την έδρα ελήφθη από το Συμβούλιο |

Καθήκοντα | Εκτελεστικά και επιχειρησιακά καθήκοντα σχετικά με το πρόγραμμα συγκεκριμένων δαπανών | Βοήθεια στα κράτη μέλη και στην Επιτροπή κατά ποικίλους τρόπους (π.χ. έγκριση κοινών δεσμευτικών κανόνων, έκδοση τεχνικών/επιστημονικών γνωμών, κατάρτιση εκθέσεων εποπτείας, δικτύωση και ανταλλαγή πληροφοριών) καθώς και παροχή βοήθειας στο πλαίσιο της εφαρμογής της κοινοτικής κανονιστικής ρύθμισης |

Κύκλος ζωής | Περιορισμένη | Συνήθως, απεριόριστη, αλλά εξαρτάται από τη νομική βάση |

Προϋπολογισμός | Πλήρης επιχορήγηση στο πλαίσιο του προγράμματος της συνολικής χρηματοδότησης | Συνδυασμός κοινοτικών επιχορηγήσεων και αυτοχρηματοδότηση |

Απαλλαγή | Υπόκεινται σε χορήγηση μεμονωμένης απαλλαγής για τον διοικητικό τους προϋπολογισμό, ενώ οι επιχειρησιακές δαπάνες αποτελούν μέρος της γενικής απαλλαγής που χορηγείται στην Επιτροπή | Υπόκεινται σε χορήγηση μεμονωμένης απαλλαγής για τον δικό τους προϋπολογισμό (διοικητικό και επιχειρησιακές δαπάνες) |

--------------------------------------------------

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III

ΜΕΤΡΑ ΠΟΥ ΕΛΗΦΘΗΣΑΝ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗ, ΤΗΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ, ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΙΜΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΑΔΟΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ

| EACI | EACEA | EACH |

Απλούστευση διαδικασιών | Τα μέτρα απλούστευσης αφορούσαν κυρίως τους τελικούς δικαιούχους: Μείωση των απαιτουμένων τραπεζικών εγγυήσεωνΠαράταση της περιόδου για τις τεχνικές εκθέσειςΑναθεώρηση του κατώτατου ορίου των πιστοποιητικών ελέγχου για τους μη δημόσιους οργανισμούςΗλεκτρονική υποβολή προτάσεωνΑπλούστευση των εντύπων των κατευθυντήριων γραμμών και των κριτηρίων επιλογήςΔεύτερη προχρηματοδότηση αντί της ενδιάμεσης πληρωμής βάσει ελεγχθεισών δαπανών που πραγματοποιήθηκανΧρήση κατ’αποκοπή ποσώνΔημιουργία ειδικών βάσεων δεδομένων που προορίζονται για τους εμπειρογνώμονες και αφορούν τα σχέδια | Ελήφθησαν μέτρα απλούστευσης σε διάφορες φάσεις του κύκλου του έργου, όπως: Απλούστευση εντύπων, κατευθυντήριων γραμμών και κριτηρίων επιλογήςΜείωση του αριθμού των εντύπων υποβολής αιτήσεων και των απαιτουμένων εγγράφωνΧρησιμοποίηση υπεύθυνων δηλώσεων αντί υποβολή σωρείας οικονομικών εγγράφωνΧρησιμοποίηση πάγιων εντύπων Excel για τον υπολογισμό της επιχορήγησηςΚαθιέρωση προσκλήσεων υποβολής προσφορών σε πολυετή βάση και οδηγών συνεχών προγραμμάτων (Νεολαία, Ιθαγένεια, Πολιτισμός)Ευρεία εφαρμογή αποφάσεων παρά διμερών συμφωνιών επιχορηγήσεωνΣταδιακή μετάβαση προς την υποβολή αιτήσεων σε απευθείας σύνδεση (χρησιμοποιείται ήδη για την Ιθαγένεια)·στόχος: επέκταση στο πρόγραμμα για τη διά βίου μάθηση (LLP) το 2008 και σε όλα τα προγράμματα EACEA μέχρι το 2009-2010Απλούστευση των οριστικών εκθέσεων και των υποχρεώσεων των δικαιούχων στη φάση κατάρτισης των εκθέσεωνΕκτεταμένη χρήση της κατ’αποκοπή χρηματοδότησης και των εφάπαξ ποσών, κυρίως για τους τομείς δραστηριότητας "Ιθαγένεια" και "Νεολαία" | Ελήφθησαν μέτρα απλούστευσης στο εσωτερικό: Κεντρική οργανωτική δομή με βάση το πρότυπο της Επιτροπής των χρηματοδοτικών κυκλωμάτων μοντέλου 4 (πλήρης συγκεντρωτισμός των χρηματοοικονομικών πράξεων)Περισσότερο απλοποιημένη και συντονισμένη διαδικασία επιλογής η οποία να έχει ως αποτέλεσμα την καλύτερη ποιότηταΔημιουργία ειδικών βάσεων δεδομένων για τους εμπειρογνώμονες, τα έργα και τους αιτούντες χρηματοδότησηΛεπτομερή εγχειρίδια με σαφείς κανόνες και ικανοποιητική εξήγηση των κριτηρίων |

Επικοινωνία | Λειτουργικά γραμματοκιβώτια για απάντηση στα ερωτήματαΣχέδιο κοινοποίησης στο οποίο καθορίζονται οι δραστηριότητες που σχεδιάστηκαν κατά τη διάρκεια του έτους για κάθε πρόγραμμα και για το δίκτυοΔημιουργία δικτυακών τόπων, λογότυπων, αφισών, ενημερωτικών φυλλαδίων και ενημερωτικών υπενθυμίσεων για κάθε πρόγραμμα | Λειτουργικά ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια για απάντηση στα ερωτήματαΔημοσίευση στον δικτυακό τόπο και στις προσκλήσεις για την υποβολή προσφορών αριθμών τηλεφώνων για τη λήψη σχολίων και καθοδήγησηςΣυνεργασία με τα εθνικά σημεία επαφής για την παροχή πληροφοριών σχετικά με τα προγράμματα | Ειδικό γραφείο υποστήριξης για την παροχή συμβουλών στους πιθανούς υποψήφιους (250 ηλεκτρονικά μηνύματα και 80 τηλεφωνικές κλήσεις το 2008)Συνεργασία με τα εθνικά σημεία επαφής για την παροχή πληροφοριών σχετικά με τα προγράμματαΕιδικός δικτυακός τόπος για την ενημέρωση όσον αφορά τις προσκλήσεις για την υποβολή προσφορών και τα έντυπα που πρέπει να χρησιμοποιηθούνΔημιουργία info-packages, CD και αφισών |

Αναγνωρισιμότητα της Κοινότητας ως παράγοντα προώθησης των κοινοτικών προγραμμάτων | Περισσότερες από 30 ενημερωτικές ημερίδες/έτοςΕιδικός δικτυακός τόπος με 200000 επισκέψεις περίπου στο τμήμα προσκλήσεων για την υποβολή προσφορώνΔιοργάνωση εθνικών ημερίδων πληροφόρησης εκτός από τις ευρωπαϊκές ενημερωτικές ημερίδες στις Βρυξέλλες | Διοργάνωση αρκετών ημερίδων πληροφόρησης/ενημερωτικών συσκέψεων/εργαστηρίων (πχ. ενημερωτικές ημερίδες για τη LLP, Πολιτισμό· Φεστιβάλ Media· εναρκτήριες συσκέψεις με φορείς έργων LLP, ετήσιες συσκέψεις κοινοπραξιών Erasmus Mundus)Υποστήριξη σε εκδηλώσεις που διοργανώνονται από τα εθνικά σημεία επαφήςΕιδικός δικτυακός τόπος με πάνω από 300000 επισκέψεις το 2008 | 16 ενημερωτικές ημερίδες σε όλη την Ευρώπη το 2008 με 2400 συμμετέχοντεςΕιδικός δικτυακός τόπος με αυξανόμενο συνεχώς αριθμό επισκέψεωνΔιοργάνωση 23 τεχνικών συσκέψεων με ομάδες εμπειρογνωμόνων το 2007 (1600 προσκεκλημένοι)Δημιουργία ειδικού δικτυακού τόπου (εθνικά σημεία επαφής) για ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με τα προγράμματα |

Διάδοση των αποτελεσμάτων | Δημοσίευση ενημερωτικών στον δικτυακό τόποΔημοσίευση ενημερωτικών δελτίων δελτίων σχετικά με τα προγράμματα και εκθέσεων video σε επιλεγμένα θέματαΠαρουσίαση παραδειγμάτων από έργα κατά τη διάρκεια των ημερίδων πληροφόρησης | Δημοσίευση των αποτελεσμάτων επιλογής στον δικτυακό τόπο αμέσως μετά από τις αποφάσεις επιλογής και στη συνέχεια μεμονωμένη κoινοποίηση των αποτελεσμάτωνΜεμονωμένη κoινοποίηση για τους λόγους της μη επιλογήςΔημοσίευση στον δικτυακό τόπο των βέλτιστων πρακτικών και συλλογώνΣυλλογή πληροφοριών από την έκθεση επί του σχεδίου χρησιμοποιούμενων για τη διάδοση σε ευρύτερο κοινόΣυμμετοχή του οργανισμού στην ανάπτυξη μέσων διάδοσης (σχέδιο-EVE) | Ουσιαστική βελτίωση της ανατροφοδότησης προς τους επιλεγέντες και μη επιλεγέντες υποψήφιουςΟδηγίες για τους αιτούντεςΟδηγίες για τους δικαιούχους σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας της τελικής πληρωμής |

--------------------------------------------------