ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ - Επισκόπηση για το 2002 της υλοποίησης της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων στη Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένης της διασαφήνισης της μεθοδολογίας για τη σύνταξη των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

2. ΤΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ: ΔΙΑΝΟΙΞΗ ΝΕΩΝ ΔΡΟΜΩΝ ΚΑΙ ΕΔΡΑΙΩΣΗ ΤΩΝ ΘΕΜΕΛΙΩΔΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΙΣΜΩΝ

2.1. 2001: Πρώτο έτος υλοποίησης

2.2. 2002: Προσαρμογή του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης στον κύκλο στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού

2.3. Πρόβλεψη και προκλήσεις για το 2003

3. ΚΥΡΙΟΙ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: ΤΟ ΣΧΕΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ Η ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ

3.1. Ακρογωνιαίος λίθος του συστήματος: το σχέδιο διαχείρισης

Παγιωμένη δομή

3.1.2. Σταδιακή εισαγωγή και απλούστευση εννοιολογικών πλαισίων

3.1.3. Σπουδαιότητα της υλοποίησης

3.2. Ο μηχανισμός του ετήσιου απολογισμού: η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων

3.2.1. Διασαφήνιση της δομής των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων

3.2.2. Διασαφήνιση της μεθοδολογίας

3.2.3. Διασαφήνιση της διαδικασίας

3.2.4. Εκτέλεση προϋπολογισμού για δραστηριότητες με κοινή ή αποκεντρωμένη διαχείριση

4. ΓΕΝΙΚΟ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η παρούσα ανακοίνωση βασίζεται στα συμπεράσματα της ανακοίνωσης για την "υλοποίηση της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων (ΔΒΔ) στην Επιτροπή" [1], όπου η Επιτροπή ζητεί την "υποβολή στο Σώμα των Επιτρόπων ετήσιας αξιολόγησης για την υλοποίηση της ΔΒΔ, αρχίζοντας από το έτος 2002".

[1] Ανακοίνωση της 25ης Ιουλίου 2001 (SEC(2001)1197/6&7)

Στο πρώτο μέρος συνοψίζονται τα κύρια μέτρα που λήφθηκαν από το 2001 και μετά για την υλοποίηση της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων.

Στο τρίτο μέρος προτείνεται μια σειρά προσαρμογών στις οδηγίες που περιέχει η ανακοίνωση για την υλοποίηση της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων στην Επιτροπή.

2. ΤΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ: ΔΙΑΝΟΙΞΗ ΝΕΩΝ ΔΡΟΜΩΝ ΚΑΙ ΕΔΡΑΙΩΣΗ ΤΩΝ ΘΕΜΕΛΙΩΔΩΝ ΑΡΧΩΝ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΙΣΜΩΝ

Η Επιτροπή δεσμεύεται για τον εκσυγχρονισμό του συστήματος εσωτερικής της διαχείρισης ως μέρος της διοικητικής αναδιάρθρωσης. Ο πολιτικός στόχος που βρίσκεται στο επίκεντρο της αναδιάρθρωσης, δηλαδή ο καθορισμός πολιτικών προτεραιοτήτων στην οργανωτική της δομή, θα μπορέσει να λειτουργήσει καλύτερα αν συνοδεύεται από την εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης που θα επιτρέπει στην Επιτροπή τη διάθεση πόρων ανάλογα με τις προτεραιότητες και τις κύριες δραστηριότητες. Το πρώτο στοιχείο έχει υλοποιηθεί με τη θέσπιση του κύκλου στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού. Το δεύτερο στοιχείο υλοποιήθηκε με την εισαγωγή της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων. Τα δύο αυτά στοιχεία υπηρετούν τον ίδιο πολιτικό σκοπό σε διαφορετικά πλαίσια.

2.1. 2001: Πρώτο έτος υλοποίησης

Ύστερα από την έκδοση του λευκού βιβλίου για την αναδιάρθρωση, το πρώτο τρίμηνο του 2000 διαμορφώθηκε σταδιακά ένα σύστημα στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού [2], το οποίο άρχισε να λειτουργεί στις αρχές του 2001. Κύρια αποστολή αυτού του συστήματος είναι ο σχεδιασμός, η θέση σε λειτουργία και η παρακολούθηση του κύκλου για τον καθορισμό των πολιτικών προτεραιοτήτων της Επιτροπής και η εξασφάλιση της σωστής αντιστοίχησης καθηκόντων και πόρων για το επόμενο έτος.

[2] Προβλέπεται στην ανακοίνωση της 25ης Ιουλίου 2001 (SEC(2001)1197/6&7)

Ήταν αναγκαίο να προσδιοριστούν τα εννοιολογικά πλαίσια και να αναπτυχθούν οι πρακτικοί μηχανισμοί ώστε να μπορούν οι υπηρεσίες να μεταφράζουν τις προτεραιότητες σε επιχειρησιακές ενέργειες και να παρακολουθούν τις δραστηριότητές τους και την αξιοποίηση των πόρων κατά συνεπή και ομοιόμορφο τρόπο. Στην ανακοίνωση για τη διαχείριση βάσει δραστηριοτήτων [3] (ΔΒΔ) καθορίζονται η δομή και η λειτουργία του νέου συστήματος εσωτερικής διαχείρισης της Επιτροπής.

[3] Ανακοίνωση για τη ΔΒΔ (SEC(2001)1197/6&7)

2.2. 2002: Προσαρμογή του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης στον κύκλο στρατηγικού σχεδιασμού και προγραμματισμού

Το 2002, οι προσπάθειες επικεντρώθηκαν στη βελτίωση του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης, έτσι ώστε να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά ο κύκλος. Ο δεύτερος κύκλος επέφερε βελτιώσεις στα ακόλουθα σημεία:

* Η Επιτροπή ξεχώρισε τρεις προτεραιότητες ευρύτερης φύσης, οι οποίες εμπεριέχονται σε όλες τις δραστηριότητες της Επιτροπής και αλληλοσυμπληρώνονται και μπορούν να δώσουν τον προσανατολισμό σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής.

* Αναπτύχθηκε ένας διοργανικός διάλογος με το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο. Διεξήχθη για πρώτη φορά και τα θεσμικά όργανα πρέπει να εξοικειωθούν με αυτή τη νέα διαδικασία. Σε συνέχεια του διαλόγου, το Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο θέσπισαν τις τρεις προτεραιότητες που πρότεινε η Επιτροπή για να αποτελέσουν το επίκεντρο της ατζέντας της ΕΕ. Ο διάλογος αυτός βασίστηκε σε ένα χρονοδιάγραμμα που συμφωνήθηκε με το Κοινοβούλιο και, τον Αύγουστο, η Επιτροπή έκανε απογραφή της συνέχειας που δόθηκε στην ετήσια πολιτική στρατηγική.

* Εγκρίθηκε ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός, που παρέχει τη νομική πράξη βάσει για τη διαχείριση των πόρων βάσει στόχων και δεικτών. Η δομή του προϋπολογισμού βασίζεται σε τομείς και δραστηριότητες πολιτικής της Επιτροπής και θεσπίζεται η υποχρέωση υποβολής ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων στη αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή.

* Προετοιμάστηκε το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας της Επιτροπής για το 2003, με την ενημερωμένη ετήσια πολιτική στρατηγική, σε συνέχεια του διοργανικού διαλόγου και, για πρώτη φορά, ανακοινώθηκε ποιες προτάσεις θα υποβληθούν σε εκτενή αξιολόγηση αντικτύπου το 2003.

* Βάσει των διαφορετικών φάσεων του κύκλου, όλες οι υπηρεσίες ανάπτυξαν ετήσια σχέδια διαχείρισης με βάση ένα κοινό πρότυπο. Αναπτύχθηκε και τέθηκε σε εφαρμογή πλήρης οδηγός ΔΒΔ, στον οποίο κωδικοποιούνται κανόνες και πρακτικές ΔΒΔ.

* Τέθηκε σε εφαρμογή σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής το IRMS, το ειδικό εργαλείο πληροφορικής που έχει σχεδιαστεί για την υποστήριξη της ΔΒΔ, και έχει χρησιμοποιηθεί για την προετοιμασία του καταλόγου πρωτοβουλιών που επισυνάπτεται του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας της Επιτροπής.

* Όλες οι υπηρεσίες προετοίμασαν τις πρώτες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων (ΕΕΔ) για το 2001. Οι εκθέσεις αυτές επιβεβαιώθηκαν στη συνέχεια, στο πλαίσιο της σύνθεσης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων [4].

[4] COM(2002) 426, εκδόθηκε στις 24 Ιουλίου 2002

Συνοπτικά:

Το 2002 ήταν ένα έτος εδραίωσης: εγκρίθηκε ο νέος δημοσιονομικός κανονισμός. Υιοθετήθηκε μια συνετότερη ετήσια πολιτική στρατηγική με εξοικονόμηση πόρων, η οποία συνοδεύτηκε από έναν εκτενή διοργανικό διάλογο και ένα πρόγραμμα εργασίας, ενώ η Επιτροπή προετοίμασε τις πρώτες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων και τη σύνθεσή τους. Ταυτόχρονα αναπτύχθηκε και απλοποιήθηκε το σύστημα εσωτερικής διαχείρισης. Τέθηκε σε εφαρμογή και αξιοποιήθηκε πλήρως το IRMS, για το νομοθετικό πρόγραμμα και το πρόγραμμα εργασίας για το 2003 όπως επίσης και για το σχέδιο διαχείρισης.

2.3. Πρόβλεψη και προκλήσεις για το 2003

Το επόμενο έτος θα είναι το πρώτο κατά το οποίο, ύστερα από τη φάση θεμελίωσης, ο πολιτικός κύκλος και το σύστημα εσωτερικής διαχείρισης θα είναι σε πλήρη λειτουργία.

* Η ετήσια πολιτική στρατηγική (ΕΠΣ) θα εγκριθεί από την Επιτροπή για τρίτη φορά. Η επόμενη ΕΠΣ θα περιέχει μια ενισχυμένη πολυετή πολιτική διάσταση, ως βάση για τη διοργανική συζήτηση σχετικά με τον πολυετή στρατηγικό προγραμματισμό του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου.

* Ο προϋπολογισμός θα εγκριθεί για πρώτη φορά σύμφωνα με το έντυπο για την κατάρτιση του προϋπολογισμού με βάση τις δραστηριότητες.

* Για την ενίσχυση των πληροφοριών, που αποτελούν τη βάση για τη χάραξη πολιτικής, οι αξιολογήσεις αντικτύπου θα αποτελέσουν βασικό στοιχείο της όλης διαδικασίας. Η Επιτροπή θα αποφασίσει ποιες αξιολογήσεις αντικτύπου θα διενεργηθούν κατά τη χρονική στιγμή κατάρτισης της ΕΠΣ και του νομοθετικού προγράμματος και του προγράμματος εργασίας.

* Η αξιολόγηση πρέπει να ενημερώνει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων για πολιτικές προτεραιότητες και την αντίστοιχη διάθεση πόρων, να συμβάλει στην κατάλληλη εκτέλεση των δραστηριοτήτων και να αποτελεί ένα τακτικό εργαλείο αναφοράς. Οι στόχοι αυτοί διέπουν την ανακοίνωση "Εστίαση στα αποτελέσματα: ενίσχυση της αξιολόγησης των δραστηριοτήτων της Επιτροπής" [5]. Τα πρώτα δύο χρόνια της εφαρμογής αυτών των μέτρων αποτελούν το αντικείμενο έκθεσης [6], στην οποία περιέχονται εννέα συστάσεις για την ενίσχυση της αξιολόγησης στην Επιτροπή. Οι εννέα αυτές συστάσεις θα υλοποιηθούν από τις κεντρικές υπηρεσίες και τις επιχειρησιακές ΓΔ που υποστηρίζονται από το δίκτυο αξιολόγησης της Επιτροπής.

[5] SEC(2000)1051της 26.07.2000

[6] Έκθεση της 10.10.2002 για την υλοποίηση της ανακοίνωσης: "Εστίαση στα αποτελέσματα: ενίσχυση της αξιολόγησης των δραστηριοτήτων της Επιτροπής". Η έκθεση είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση:

* Η παρακολούθηση της υλοποίησης των προτεραιοτήτων και των στόχων θα αναπτυχθεί τόσο από τις υπηρεσίες, οι οποίες θα επιδιώξουν μια δομημένη παρακολούθηση των σχεδίων τους διαχείρισης, όσο και σε επίπεδο Επιτροπής, μέσω μιας ομάδας συντονισμού που δημιουργήθηκε πρόσφατα και θα εξασφαλίσει την απόδοση συνέχειας στο νομοθετικό πρόγραμμα και στο πρόγραμμα εργασίας και θα παρακολουθήσει τη συμπερίληψη κύριων πρωτοβουλιών στα σχέδια διαχείρισης.

* Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο στο οποίο εστιάστηκαν οι εργασίες καθιέρωσης του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης ήταν η διασαφήνιση εννοιών, τόσο σε ό,τι αφορά το σχέδιο διαχείρισης όσο και την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων.

* Στο πλαίσιο της διαλειτουργικότητας που εφαρμόζεται από την ADMIN/DI, το IRMS θα αναπτυχθεί με βάση την εμπειρία που έχει αποκτηθεί, ώστε να ανταποκριθεί καλύτερα στο ρόλο του ως ηλεκτρονικού εργαλείου για την υποστήριξη της υλοποίησης της ΔΒΔ στην Επιτροπή.

Συνοπτικά:

Το 2003 θα αποτελέσει το πρώτο έτος κατά το οποίο θα έχουν τεθεί πλήρως σε εφαρμογή όλα τα στοιχεία του κύκλου και θα έχει δημιουργηθεί το σύστημα εσωτερικής διαχείρισης για την υποστήριξή του, συμπεριλαμβανομένου του πρώτου επίσημου προϋπολογισμού ΔΒΔ. Αυτό είναι το αποτέλεσμα μιας εκτενούς διαδικασίας διασαφήνισης και απλούστευσης. Η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων θα αποτελέσει προτεραιότητα τόσο σε επίπεδο ΓΔ όσο και σε ολόκληρη την Επιτροπή.

3. ΚΥΡΙΟΙ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ: ΤΟ ΣΧΕΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ Η ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ

Οι θεμελιώδεις αρχές του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης της Επιτροπής εκφράζονται, από επιχειρησιακής πλευράς, σε δύο κύριους μηχανισμούς: το ετήσιο σχέδιο διαχείρισης και την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Οι δύο αυτοί μηχανισμοί έχουν καθιερωθεί ήδη σε όλες τις υπηρεσίες βάσει κοινών οδηγιών. Έχουν σχεδιαστεί για να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του συστήματος διαχείρισης, τόσο σε κεντρικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο υπηρεσίας, από πλευράς σχεδιασμού, παρακολούθησης και αναφοράς.

Για τη θέσπισή τους απαιτήθηκε υψηλή προσπάθεια και επένδυση εκ μέρους όλων των υπηρεσιών, όπως συνηθίζεται όταν εισάγονται νέα στοιχεία διαχείρισης σε έναν οργανισμό. Επίσης, το 2003 καταβλήθηκαν μεγάλες προσπάθειες διασαφήνισης και απλούστευσης, που θα διευκολύνουν την εργασία στις υπηρεσίες. Εάν χρειαστεί, οι υπηρεσίες της Επιτροπής είναι έτοιμες να προχωρήσουν στον περαιτέρω εξορθολογισμό της διαδικασίας κατά τα επόμενα έτη.

3.1. Ακρογωνιαίος λίθος του συστήματος: το σχέδιο διαχείρισης

Το σχέδιο διαχείρισης είναι το εργαλείο με το οποίο οι πολιτικοί προσανατολισμοί και οι προτεραιότητες θα εκφράζονται στις λειτουργίες των Γενικών Διευθύνσεων, βάσει κοινών προτύπων και μιας κοινής γλώσσας, επιτρέποντας έτσι τη συγκρισιμότητα και τον απολογισμό σε ολόκληρη την Επιτροπή. Καλύπτει όλες τις δραστηριότητες μιας υπηρεσίας. Αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων επειδή είναι ένα εργαλείο διαχείρισης και επειδή είναι η κύρια πηγή πληροφοριών για τον κύκλο. Αφενός μεν βοηθά κάθε υπηρεσία να σχεδιάζει, να παρακολουθεί και να αναφέρει σε ό,τι αφορά τις δραστηριότητες, τις δράσεις και τους πόρους της, σύμφωνα με την εντολή που έχει λάβει και τους στόχους που έχουν τεθεί. Αφετέρου, αποτελεί την πληροφόρηση, βάσει της οποίας θα γίνει η σύνταξη της ετήσιας πολιτικής στρατηγικής, του δημοσιονομικού εντύπου και της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων.

Βασική δομή του ετήσιου σχεδίου διαχείρισης:

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

3.1.1.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

Παγιωμένη δομή

Tο σχέδιο διαχείρισης για το 2003 παγιώνει τη δομή του σχεδίου διαχείρισης για το 2002:

* Η εντολή είναι διαρκής, εκτός και αν η υπηρεσία έχει υποβληθεί σε μεγάλες εσωτερικές αλλαγές.

* Οι στρατηγικοί στόχοι σε επίπεδο υπηρεσίας είναι συνήθως σχετικά σταθεροί και σε αυτό το επίπεδο δεν είναι υποχρεωτικά απαραίτητοι δείκτες. οι κύριες πρωτοβουλίες ΕΠΣ είναι γνωστές από την ανάπτυξη όλου του πολιτικού κύκλου και επιβεβαιώνονται στο νομοθετικό πρόγραμμα και στο πρόγραμμα εργασίας. η διάθεση των πόρων πρέπει να προσαρμοστεί στον προϋπολογισμό που εγκρίνει η αρμόδια επί του προϋπολογισμού αρχή.

* Οι συγκεκριμένοι στόχοι σε επίπεδο δραστηριότητας πρέπει να καθορίζονται βάσει των στρατηγικών στόχων σε επίπεδο υπηρεσίας και να μετρώνται με τη βοήθεια κατάλληλων δεικτών. Τα μέσα για την επίτευξη των συγκεκριμένων στόχων είναι οι δράσεις. Μια δράση διεξάγεται για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο και απαιτεί πόρους για την εξαγωγή αποτελεσμάτων που συμβάλουν στην υλοποίηση ενός συγκεκριμένου στόχου. Επομένως, οι δράσεις αναλαμβάνονται σε συνολικό επίπεδο, κάτι που απλουστεύει τις εργασίες παρακολούθησης. περιλαμβάνουν μια σειρά αποτελεσμάτων στα οποία εστιάζεται συνήθως το μεσαίο επίπεδο διοίκησης.

3.1.2. Σταδιακή εισαγωγή και απλούστευση εννοιολογικών πλαισίων

* Έχει εφαρμοστεί μια πολύ ευέλικτη προσέγγισης σε στόχους και δείκτες: για το 2003, είναι υποχρεωτικοί μόνο σε επίπεδο δραστηριότητας (δεδομένου ότι οι στρατηγικοί στόχοι σε επίπεδο υπηρεσίας μπορεί να αντικατασταθούν από τον κατάλογο συγκεκριμένων στόχων για όλες τις δραστηριότητες). Επίσης, σε επίπεδο δραστηριότητας υποχρεωτικοί είναι μόνο δείκτες αποτελεσμάτων, εκτός αν η υπηρεσία κρίνει καταλληλότερους τους δείκτες αντικτύπου.

* Οι δράσεις δεν εμφανίζονται χωριστά, αλλά ενσωματώνονται στο επίπεδο δραστηριότητας, δίνοντας μεγαλύτερη συνοχή στην παρουσίαση του σχεδίου διαχείρισης. Για την υποβολή σαφών και άμεσων εκθέσεων απολογισμού, οι δράσεις πρέπει να καθορίζονται σε συνολικό επίπεδο, αφού ένας εύλογος αριθμός δράσεων διευκολύνει την παρακολούθηση και τη διαχείρισή τους. Μπορούν να αναπτυχθούν με περισσότερες λεπτομέρειες εσωτερικά, για λόγους καθημερινής διαχείρισης.

3.1.3. Σπουδαιότητα της υλοποίησης

Εφιστάται η προσοχή στην ανάγκη ενδελεχούς υλοποίησης των σχεδίων διαχείρισης. Αυτό θα αποτελέσει βασικό στοιχείο για το 2003:

* Ένα σημαντικό στοιχείο είναι η εσωτερική διαδικασία: είναι αποφασιστικής σημασίας για το ανώτερο επίπεδο διοίκησης η κατεύθυνση για την προετοιμασία του σχεδίου διαχείρισης, με τον καθορισμό στρατηγικών και επιμέρους στόχων. Κατ' αυτόν τον τρόπο δίνονται ένας προσανατολισμός για το σύνολο των δραστηριοτήτων και κίνητρα στο μεσαίο επίπεδο διοίκησης και στο προσωπικό για την ανάπτυξη των κατάλληλων δράσεων προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι. Η διαδικασία δεν λήγει με την ολοκλήρωση της φάσης του σχεδιασμού στις αρχές Ιανουαρίου: μετά από αυτήν είναι απαραίτητο να θεσπιστεί μια διαδικασία παρακολούθησης και επισκόπησης που θα επιτρέπει την παρακολούθηση της υλοποίησης του σχεδίου διαχείρισης κατά τρόπο δυναμικό καθώς επίσης και, αν χρειαστεί, την επαναπροσαρμογή των προτεραιοτήτων, των χρονοδιαγραμμάτων και των διαθέσιμων πόρων.

* Η ενδελεχής υλοποίηση του ετήσιου σχεδίου διαχείρισης θα διευκολύνει την προετοιμασία της αντίστοιχης ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων.

3.2. Ο μηχανισμός του ετήσιου απολογισμού: η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων

Η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων αποτελεί τον άλλο θεμελιώδη μηχανισμό του συστήματος εσωτερικής διαχείρισης, αφού περιέχει επισκόπηση των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνει κάθε υπηρεσία και επισκοπείται από την Επιτροπή, μέσω της σύνθεσης των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων. Επομένως, έχει αξία τόσο ως εργαλείο διαχείρισης όσο και ως εργαλείο πολιτικής. Σύμφωνα με τη λογική του συστήματος, η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων κάνει απολογισμό της εκτέλεσης του ετήσιου σχεδίου διαχείρισης. Έχουν καταβληθεί μεγάλες προσπάθειες για τη διασαφήνιση της δομής και της μεθοδολογίας των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων.

3.2.1. Διασαφήνιση της δομής των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων

Το περιεχόμενο της ετήσιας έκθεσης αντικατοπτρίζει το σχέδιο διαχείρισης και είναι δομημένο με βάση τα ακόλουθα μέρη:

* συνολική επισκόπηση του έτους, με αναφορά στο γενικό περιβάλλον, στην πολιτική (συμπεριλαμβανομένων των προτεραιοτήτων της ΕΠΣ και των κύριων δραστηριοτήτων) και στις κύριες δραστηριότητες και αποτελέσματα της διοίκησης. κατάσταση όσον αφορά την υλοποίηση της αναδιάρθρωσης. συνολικοί πόροι.

* ανάλυση, ανά δραστηριότητα, της επίτευξης των στόχων, με σύγκριση των πραγματικών και των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. παρουσίαση των δράσεων στο πλαίσιο της ΕΠΣ για το 2002. πίνακας πόρων.

* εάν ενδείκνυται, απαντήσεις στις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου και στους τελικούς ελέγχους της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου και συνέχεια που δόθηκε στο σχέδιο δράσης, βάσει της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων του προηγούμενου έτους.

* αξιολόγηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου.

* γενικά συμπεράσματα.

* δήλωση του Γενικού Διευθυντή ή του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας, συνοδευόμενη, εάν υπάρχουν, από επιφυλάξεις.

Η ετήσια έκθεση θα έχει τρία παραρτήματα:

* περιγραφή της εσωτερικής διαδικασίας που χρησιμοποιείται για τη σύνταξη της ετήσιας έκθεσης, συμπεριλαμβανομένων των διαβουλεύσεων, της ροής πληροφοριών, των πόρων και της σχετικής τεκμηρίωσης.

* σχέδια λογαριασμών της υπηρεσίας.

* πίνακας στον οποίο θα αναφέρεται η υλοποίηση των προτύπων εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής στην υπηρεσία.

3.2.2. Διασαφήνιση της μεθοδολογίας

Κατά τη διαδικασία σύνθεσης των πρώτων ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων, η Επιτροπή διαπίστωσε την ανάγκη βελτίωσης και διασαφήνισης της μεθοδολογίας για τις ετήσιες εκθέσεις, κυρίως όσον αφορά τις επιφυλάξεις, την ουσιαστικότητα, τους δευτερεύοντες διατάκτες και τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων.

Ύστερα από εξέταση κρίνονται αναγκαίες οι ακόλουθες διασαφηνίσεις:

1. Κύριος στόχος της δήλωσης δεν είναι η αξιολόγηση των πολιτικών αποτελεσμάτων αλλά η δέσμευση για την καλή λειτουργία της εν λόγω υπηρεσίας. Επομένως, ο κύριος διατάκτης δίνει "διαβεβαίωση διαχείρισης" όσον αφορά την κανονικότητα και τη νομιμότητα των δημοσιονομικών συναλλαγών (και τις αρχές της ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης), βάσει της ύπαρξης και της ομαλής λειτουργίας συστημάτων εσωτερικού ελέγχου. Αυτή η διαβεβαίωση διαχείρισης πρέπει να διαχωρίζεται από τη "διαβεβαίωση ελέγχου" που δίνουν οι ελεγκτές, εσωτερικοί ή, όπως στην περίπτωση της δήλωσης αξιοπιστίας, το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Η δήλωση αποτελεί έκφραση των αρμοδιοτήτων που αποδίδονται στο πλαίσιο του κεφαλαίου για τα συστήματα ελέγχου, της ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης και της νομιμότητας και της κανονικότητας των συναλλαγών. Η δήλωση έχει σαφή χαρακτήρα προσωπικής υπευθυνότητας και απόδοσης λογαριασμού για τη διαχείριση των πόρων που έχει στη διάθεσή του ο Γενικός Διευθυντής.

Κατά την ανάλυση της υπηρεσίας του, για την έκφραση αυτής της υπευθυνότητας, ο κύριος διατάκτης μπορεί να διαπιστώσει οργανωτικές αδυναμίες ή ελλείψεις στην εν λόγω υπηρεσία. Στις περιπτώσεις αυτές, μπορεί να εκφράσει επιφύλαξη, ώστε να ενημερώσει την Επιτροπή για το πρόβλημα και να αναφέρει τα μέτρα και το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα για την επίλυσή του.

Κίνδυνοι που δεν μπορούν να ελεγχθούν (π.χ. όσον αφορά τη μη επίτευξη ορισμένων από τους πολιτικούς στόχους που έχουν καθοριστεί για την υπηρεσία) και μη ουσιαστικές ελλείψεις (βλ. στη συνέχεια) δεν μπορούν να εκφραστούν ως επιφύλαξη αλλά θα πρέπει να προσδιοριστούν ως ειδική "παρατήρηση" στο κυρίως κείμενο της ετήσιας έκθεσης.

2. Η κρίση, όσον αφορά το επίπεδο κινδύνων στην υπηρεσία, έγκειται αποκλειστικά στο Γενικό Διευθυντή, ο οποίος αποφασίζει για το επίπεδο ουσιαστικότητας σύμφωνα με τις συνθήκες της υπηρεσίας του. Ωστόσο, επειδή οι επιφυλάξεις δεν διατυπώθηκαν με ομοιόμορφο τρόπο κατά το πρώτο έτος της διαδικασίας, πρέπει να καθοριστεί ένα κοινό ποιοτικό και ποσοτικό κατώφλι, πέρα από το οποίο οι ελλείψεις θα κρίνονται σημαντικές ή ουσιαστικές και θα μπορεί να διατυπώνεται επιφύλαξη. Μια έλλειψη μπορεί να θεωρηθεί ουσιαστική (και επομένως να επισημανθεί με τη μορφή επιφύλαξης) όταν εμπίπτει στις ακόλουθες κατηγορίες:

* εάν αφορά τη μη υλοποίηση ενός ή περισσοτέρων από τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου.

* εάν πλήττει ή ενδέχεται να πλήξει το κύρος της Επιτροπής.

* εάν αφορά ένα θέμα που είναι σχετικό με την περίοδο αναφοράς και έχει τεθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο στις δημοσιευθείσες ετήσιες εκθέσεις του, ειδικές εκθέσεις και γνωμοδοτήσεις ή ένα κρίσιμο ή σημαντικό θέμα που έχει εντοπιστεί από την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου στις τελικές εκθέσεις ελέγχου.

Συνιστάται, και ενθαρρύνονται οι ΓΔ και οι υπηρεσίες, να αναπτύξουν δικά τους νομισματικά όρια, προκειμένου να ενημερώνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων για το τι θα υποβληθεί ως ουσιαστική επιφύλαξη. Δεν είναι σωστό να εφαρμοστούν κοινά όρια για όλη την Επιτροπή, περιορίζοντας έτσι όλες τις ΓΔ και τις υπηρεσίες, αφού η φύση του περιβάλλοντος κινδύνων και ελέγχου διαφέρει σαφώς μεταξύ των ΓΔ. Τα όρια πρέπει να ανταποκρίνονται στις επιμέρους ΓΔ και υπηρεσίες. Πρέπει να θεωρούνται περισσότερο εσωτερικά εργαλεία που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων παρά δημόσια δεδηλωμένα ποσοστά σφάλματος. Τα όρια πρέπει να βασίζονται στην αξιολόγηση από τη ΓΔ του περιβάλλοντος κινδύνων και ελέγχου εντός του οποίου λειτουργεί η ΓΔ ή η υπηρεσία, να αιτιολογείται και να τεκμηριώνεται εσωτερικά αλλά να μην ανακοινώνεται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων.

Η επιφύλαξη αίρεται συνήθως το επόμενο έτος, ως αποτέλεσμα των διορθωτικών μέτρων που λαμβάνονται, όμως σε περίπτωση που το πρόβλημα δεν έχει ακόμη επιλυθεί, ο Γενικός Διευθυντής μπορεί να την επαναλάβει.

3. Όσον αφορά τις εγκάρσιες εξουσιοδοτήσεις, επιβεβαιώνονται τα μεταβατικά μέτρα που εφαρμόστηκαν το 2002 (δηλ. οι πόροι για τους δευτερεύοντες διατάκτες θα αναφέρονται στην ΕΕΔ και στη δήλωση του κύριου διατάκτη), με την πρόσθετη απαίτηση να αναφέρονται από τον κύριο διατάκτη στη γραπτή εξουσιοδότηση προς το δευτερεύοντα διατάκτη οι συνθήκες κάτω από τις οποίες χορηγείται η εξουσιοδότηση (π.χ. τακτική αναφορά, έλεγχοι κ.α.).

4. Σύμφωνα με τις απαιτήσεις περί απολογισμού που περιέχονται στους Χάρτες για τους δευτερεύοντες διατάκτες, δεν προβλέπεται η μεταβίβαση αρμοδιοτήτων στα χαμηλότερα ιεραρχικώς επίπεδα μέσω δηλώσεων παρόμοιων με αυτήν που υπογράφει ο Γενικός Διευθυντής. Ωστόσο, η δήλωση πρέπει να βασίζεται σε τεκμηριωμένη αναφορά από τη ΓΔ. Στο παράρτημα 1 της έκθεσης (βλ. σημείο 3.2.1) θα περιέχονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για την εσωτερική διαδικασία και τη ροή πληροφοριών.

Περισσότερο λεπτομερείς οδηγίες για τις υπηρεσίες παρέχονται στην ενημερωμένη έκδοση των κατευθυντήριων γραμμών για τη δήλωση του κύριου διατάκτη, στο παράρτημα 1, οι οποίες είναι υποχρεωτικού χαρακτήρα. Περισσότερες οδηγίες για την προετοιμασία της ετήσιας έκθεσης για το 2002 παρέχονται από τη Γενική Γραμματεία και το Γενικό Διευθυντή για τον προϋπολογισμό.

3.2.3. Διασαφήνιση της διαδικασίας

* Για να βελτιωθεί η συνοχή των δηλώσεων και των επιφυλάξεων που γίνονται κατ' εφαρμογή αυτών των κατευθυντήριων γραμμών θα εφαρμοστεί μια διαδικασία ομότιμης επισκόπησης, κατά την οποία οι Γενικοί Διευθυντές θα υποβάλουν τις επιφυλάξεις που πρόκειται να καταθέσουν 4 εβδομάδες πριν από την προθεσμία υποβολής των ετήσιων εκθέσεων σε μια από τις συνεδριάσεις των Γενικών Διευθυντών πριν από την ολοκλήρωση των ετήσιων εκθέσεων, έτσι ώστε να μπορούν να επισκοπηθούν, ιδίως όσον αφορά την ουσιαστικότητα. Αυτό με επιφύλαξη της ατομικής αρμοδιότητας των Γενικών Διευθυντών να υπογράφουν τη δήλωσή τους.

* Αρμόδιος για την προετοιμασία της ετήσιας έκθεσης και για την υπογραφή της δήλωσης για το έτος n, σε περίπτωση αλλαγής του Γενικού Διευθυντή πρέπει να είναι ο εκτελών χρέη Γενικού Διευθυντή κατά τη χρονική στιγμή που ολοκληρώνεται η ετήσια έκθεση και υπογράφεται η δήλωση (1 Απριλίου του έτους n+1). Η ανάγκη εξασφάλισης συνέχειας στην υπηρεσία, με την αποχώρηση του Γενικού Διευθυντή και την άφιξη του νέου, σημαίνει την ανάληψη από το διάδοχο όλων των υποχρεώσεων και των εργασιών που συνδέονται με τη νέα του θέση.

3.2.4. Εκτέλεση προϋπολογισμού για δραστηριότητες με κοινή ή αποκεντρωμένη διαχείριση

Παρ' ό,τι οι βασικές αρχές που αναφέρθηκαν προηγουμένως σχετικά με την υποβολή επιφυλάξεων αφορούν τις περισσότερες πτυχές του προϋπολογισμού, είναι σαφές ότι πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο μέρος του προϋπολογισμού που αφορά την από κοινού διαχείριση ή/ και αποκεντρωμένες ρυθμίσεις, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζονται τα θέματα ελέγχου και κινδύνου που προκύπτουν από την κατανομή αρμοδιοτήτων ανάμεσα στην Επιτροπή και τρίτα μέρη.

Από την πλευρά του χρήστη, είναι σημαντικό, για τη φύση του περιβάλλοντος ελέγχου και κινδύνου, να ενσωματωθεί στο κυρίως κείμενο της έκθεσης όσο το δυνατόν πιο σαφώς, ώστε να υπάρχει πλήρης κατανόηση του πλαισίου των επιφυλάξεων που διατυπώνονται από τον κύριο διατάκτη.

Για το λόγο αυτό, οι ΓΔ πρέπει να επεκτείνουν και να διασαφηνίσουν στο κυρίως κείμενο των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων τους τη φύση αυτών των αρμοδιοτήτων και να μεριμνήσουν ώστε οι δηλώσεις να μη περιέχουν ασάφειες.

4. ΓΕΝΙΚΟ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

Έχει καταβληθεί σημαντική εργασία για τη βελτίωση των συνεργιών ανάμεσα στα επιμέρους στοιχεία της διαδικασίας και τη βάση πληροφοριών που περιέχεται στο κύριο εργαλείο διαχείρισης, στο ετήσιο σχέδιο διαχείρισης. Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στο σχέδιο διαχείρισης θα χρησιμοποιηθούν σε όλη τη διαδικασία, δηλαδή στην ετήσια πολιτική στρατηγική, στο προσχέδιο προϋπολογισμού, στο νομοθετικό πρόγραμμα, στο πρόγραμμα εργασίας και στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>ΘΕΣΗ ΠIΝΑΚΑ>

Παράρτημα

Κατευθυντήριες γραμμές για τη δήλωση του κύριου διατάκτη και για τις επιφυλάξεις του στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

2. ΤΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΔΗΛΏΣΗΣ

2.1 Πεδίο και περιεχόμενο

2.2 Επιφυλάξεις

2.3 Η έννοια της ουσιαστικότητας

2.4 Προδιαγραφές για τη διατύπωση και την υποβολή επιφυλάξεων

3. ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

3.1 Διαδικασία σχετικά με την καταγραφή επιφυλάξεων/ Επιφυλάξεις που αφορούν τη λειτουργία άλλης υπηρεσίας

3.2 Αλλαγή Γενικού Διευθυντή

3.3 Περαιτέρω εξουσιοδότηση σε έναν κύριο διατάκτη

3.4 Εκτέλεση του προϋπολογισμού για τις δραστηριότητες με κοινή ή αποκεντρωμένη διαχείριση

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΔΗΛΏΣΗΣ ΣΤΑ ΑΓΓΛΙΚΑ ΚΑΙ ΣΤΑ ΓΑΛΛΙΚΑ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2: ΟΡΟΛΟΓΙΑ

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Το περιεχόμενο και το πεδίο των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (στη συνέχεια: "ετήσιες εκθέσεις") και των δηλώσεων, όπως επίσης και οι σχετικές διαδικασίες, καθορίστηκαν για πρώτη φορά σε 2 ανακοινώσεις (SEC(2001)875/6 και SEC(2001)1197/6&7) που εξέδωσε η Επιτροπή. Το 2002 έλαβε χώρα ένας πρώτος κύκλος ετήσιων εκθέσεων για το 2001, βάσει των προδιαγραφών που καθορίστηκαν στις προαναφερθείσες ανακοινώσεις και των εσωτερικών κατευθυντήριων γραμμών που διαβιβάστηκαν στους Γενικούς Διευθυντές στις 8 Απριλίου 2002. Η Επιτροπή εξέδωσε σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων των Γενικών Διευθυντών στις 24 Ιουλίου 2002, η διαβιβάστηκε στο Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο από κοινού με τις ετήσιες εκθέσεις. Η σύνθεση αυτή περιέχει ένα σχέδιο δράσης, στο οποίο υπάρχει ειδική διάταξη για τη διασαφήνιση της μεθοδολογίας για την προετοιμασία των ετήσιων εκθέσεων (δράση 10).

Σύμφωνα με το Διάγραμμα για τους κύριους διατάκτες (ΚΔ), κάθε Γενικός Διευθυντής ή Προϊστάμενος Υπηρεσίας πρέπει να υποβάλει ετήσια έκθεση για τις δραστηριότητες της Γενικής Διεύθυνσης ή της υπηρεσίας του καθώς και για τη διαχείριση των πόρων. Η υποχρέωση αυτή έχει τη μορφή έκθεσης και δήλωσης.

Σύμφωνα με το περιεχόμενο της δράσης 10 για τη σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων για το 2001 [7] και με την ανακοίνωση "Επισκόπηση για το 2002 της υλοποίησης της διαχείρισης βάσει δραστηριοτήτων στην Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένης της διασαφήνισης της μεθοδολογίας για τη σύνταξη ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων" οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές [8] στοχεύουν στα εξής:

[7] Δράση 10: η Γενική Γραμματεία, σε συνεργασία με τη ΓΔ Προϋπολογισμού, τη ΓΔ Διοίκησης και Προσωπικού και την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα επισκοπήσει και θα ενισχύσει, πριν από το τέλος του 2002, τη μεθοδολογία και τις οδηγίες για τη σύνταξη των ετήσιων εκθέσεων για το 2002, δίδοντας ιδιαίτερη προσοχή στο θέμα της ουσιαστικότητας, στον ορισμό του πεδίου ενδεχόμενων επιφυλάξεων που θα συμπεριληφθούν στις συνοδευτικές δηλώσεις και στο θέμα των εγκάρσιων εξουσιοδοτήσεων.

[8] Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές ισχύουν επίσης και για τη διαχείριση του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης.

* προώθηση μιας κοινής κατανόησης των χρηματοδοτικών στοιχείων της δήλωσης.

* διασαφήνιση του πεδίου και της χρήσης επιφυλάξεων.

* ορισμός της ουσιαστικότητας.

* περιγραφή συγκεκριμένων ειδικών περιπτώσεων.

2. ΤΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΔΗΛΏΣΗΣ

2.1 Πεδίο και περιεχόμενο

Όσον αφορά το πεδίο, η δήλωση καλύπτει έναν πιο περιορισμένο τομέα απ' ό,τι η ετήσια έκθεση.

Γενικός στόχος της ετήσιας έκθεσης είναι ο απολογισμός του Γενικού Διευθυντή για τις πολιτικές για τις οποίες είναι αρμόδιος και για την επίτευξη των πολιτικών στόχων που καθορίζονται σε σχέση με τις πολιτικές προτεραιότητες και τις κύριες πρωτοβουλίες που στοχεύει η Επιτροπή. Καλύπτει επίσης άλλες βασικές δραστηριότητες που έχουν ανατεθεί στην εν λόγω ΓΔ ή υπηρεσία. Αποτελεί λοιπόν μια αξιολόγηση των πολιτικών αποτελεσμάτων που έχει επιτύχει η υπηρεσία με τους πόρους που τις έχουν διατεθεί. Από την άποψη αυτή, αντικατοπτρίζει το σχέδιο διαχείρισης της υπηρεσίας, αφού κάνει απολογισμό της επίτευξης των στόχων και της εκτέλεσης των δραστηριοτήτων που καθορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης με τους πόρους που έχουν διατεθεί στην υπηρεσία. Σε ένα χωριστό κεφάλαιο, ο Γενικός Διευθυντής αναφέρει για το συγκεκριμένο περιβάλλον ελέγχου και κινδύνου που αντιμετωπίζει και για την πρόοδο που έχει σημειωθεί στην υλοποίηση ορθών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, σύμφωνα με τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου που ισχύουν για ολόκληρη την Επιτροπή. Η έκθεση περιλαμβάνει επίσης τους σχετικούς λογαριασμούς.

Η δήλωση που επισυνάπτεται της ετήσιας έκθεσης αφορά τις αρμοδιότητες που αποδίδονται στο Χάρτη για τη διατήρηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου που απαιτούνται για την εύλογη διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας των συναλλαγών, όπως επίσης και την επίτευξη ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης και την αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων για τους προβλεπόμενους σκοπούς. Επομένως, η δήλωση αποτελεί ρητή δέσμευση όσον αφορά την προσωπική αρμοδιότητα και ευθύνη για τη διαχείριση των πόρων που έχει στη διάθεση του ο κύριος διατάκτης.

Κατά την επισκόπηση των στοιχείων στα οποία θα στηρίξει τη δήλωσή του, ο κύριος διατάκτης μπορεί να διαπιστώσει οργανωτικές ελλείψεις ή αδυναμίες από πλευράς εσωτερικού ελέγχου στην υπηρεσία του. Σε αυτές τις περιπτώσεις μπορεί να διατυπώσει επιφύλαξη, έτσι ώστε να ενημερώσει την Επιτροπή για το πρόβλημα και να αναφέρει τα μέτρα και το χρονοδιάγραμμα για την επίλυσή του. Η μη επίτευξη των πολιτικών στόχων που έχουν καθοριστεί για την υπηρεσία, οι οποίοι δεν συνδέονται με την ορθή δημοσιονομική διαχείριση, δεν πρέπει να εκφράζεται με τη μορφή επιφύλαξης αλλά ως ειδική παρατήρηση στο κύριο κείμενο της ετήσιας έκθεσης.

Στη δήλωση που υπογράφει ο Γενικός Διευθυντής ή ο Προϊστάμενος της υπηρεσίας σύμφωνα με το τυποποιημένο κείμενο του παραρτήματος:

* δηλώνει ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στην έκθεση δίνουν μια πιστή και αμερόληπτη εικόνα της κατάστασης (η έννοια της πιστής και αμερόληπτης εικόνας αποτελεί όρο που έχει ακριβές νόημα για τα λογιστικά και ελεγκτικά επαγγέλματα. Στο πλαίσιο των ετήσιων εκθέσεων δραστηριότητας, σημαίνει ότι το περιεχόμενο της ετήσιας έκθεσης δίνει μια αξιόπιστη, πλήρη (χωρίς ουσιαστικές παραλείψεις) και ορθή εικόνα της ισχύουσας κατάστασης στην υπηρεσία.

* δίδει εύλογη διαβεβαίωση ότι οι πόροι που έχουν διατεθεί για τις δραστηριότητες που περιγράφονται στην έκθεση αξιοποιήθηκαν για τον προβλεπόμενο σκοπό και σύμφωνα με τις αρχές της ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης, όπως επίσης και ότι οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται παρέχουν τις απαραίτητες εγγυήσεις όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών που εκτελούνται.

* επιβεβαιώνει ότι δεν έχει γνώση κάποιου θέματος που δεν αναφέρεται στη δήλωση και μπορεί να βλάψει τα συμφέροντα του θεσμικού οργάνου.

Οι Γενικοί Διευθυντές ή οι Προϊστάμενοι των υπηρεσιών θα μπορούν να βασίζουν τη δήλωσή τους στη γνώση τους για τις δραστηριότητες και το προσωπικό και σε όλα τα στοιχεία που έχουν στη διάθεσή τους και κυρίως στα αποτελέσματα της διαδικασίας αυτοαξιολόγησης, στους εσωτερικούς ελέγχους που διεξάγονται εκ των προτέρων και εκ των υστέρων, συμπεριλαμβανομένων των εργασιών της μονάδας εσωτερικού ελέγχου που βρίσκονται σε εξέλιξη, των παρατηρήσεων της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου, του δημοσιονομικού ελέγχου και της OLAF καθώς και των συμπερασμάτων από τις εκθέσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Κατά τη συνεκτίμηση αυτών των πληροφοριών, οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να δίδουν ιδιαίτερη προσοχή στα στοιχεία του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (και σε κάθε σχετική επισκόπηση αυτού), που έχουν σχεδιαστεί, εφαρμοστεί και χρησιμοποιηθεί ειδικά για τη διαχείριση των πόρων, την ορθή δημοσιονομική διαχείριση και τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών.

2.2 Επιφυλάξεις

Κατά την πρώτη διαδικασία υποβολής ετήσιων εκθέσεων, δημιουργήθηκε κάποια σύγχυση λόγω του ότι υποβλήθηκε ένας μεγάλος αριθμός επιφυλάξεων που δεν ανταποκρίνονταν στο πεδίο και στον ορισμό που παρατίθενται στη συνέχεια. Επρόκειτο για γενικές παρατηρήσεις που επεσήμαιναν γενικούς κινδύνους στη λειτουργία της υπηρεσίας, το περιβάλλον της ή τους πολιτικούς στόχους που της είχαν καθοριστεί, κάτι που τεχνικά δεν αφορούσε ελλείψεις που να δικαιολογούν τη δήλωση. Συχνά, οι όροι "παρατήρηση", "δικαιολογητικό" και "επιφύλαξη" χρησιμοποιήθηκαν ως συνώνυμοι, με την έννοια ότι συνοδεύουν τη δήλωση.

Ως έλλειψη μπορεί να χαρακτηριστεί:

* μια αδυναμία στο σχεδιασμό ή τη λειτουργία της δομής εσωτερικού ελέγχου,

* μια παράλειψη στην επίτευξη ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης,

* η αδυναμία συμμόρφωσης με τις αρχές της νομιμότητας και κανονικότητας,

* ένας κίνδυνος που δεν αντιμετωπίζεται επαρκώς με κατάλληλους ελέγχους άμβλυνσης ή

* ένα σφάλμα ή παράλειψη στις δημοσιονομικές δηλώσεις.

Για να υπάρχει μια κοινή κατανόηση της βασικής έννοιας της επιφύλαξης, στη δήλωση πρέπει να αναφέρονται ως επιφυλάξεις μόνο ουσιαστικές ελλείψεις, όπως αυτές που ορίζονται στη συνέχεια. Μη ελεγχόμενοι κίνδυνοι και μη ουσιαστικές (βλ. στη συνέχεια) παρατηρήσεις πρέπει να εκφράζονται σαφώς, εάν χρειάζεται, στο κυρίως κείμενο της ετήσιας έκθεσης και να αναγνωρίζονται ως τέτοιες στο κείμενο.

Επομένως, μια αδυναμία του εσωτερικού ελέγχου δεν αποτελεί υποχρεωτικά επιφύλαξη. Δεν είναι κάθε αδυναμία τόσο σημαντική ώστε να απαιτείται χωριστή κοινοποίηση.

Προκειμένου να το κρίνει αυτό, ο Γενικός Διευθυντής πρέπει να έχει υπόψη του τις αρμοδιότητες που του έχουν αποδοθεί και για τις οποίες οφείλει να αναφέρει. Πρέπει επίσης να λάβει υπόψη του το γεγονός ότι η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων, η δήλωση και οι συνοδευτικές δημοσιονομικές πληροφορίες απευθύνονται στην Επιτροπή. Πρέπει να υπάρχει η εύλογη διαβεβαίωση για την ακρίβεια των πληροφοριών που υποβάλλονται, όμως η φύση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου καθιστά παράλογο να απαιτεί κανείς απόλυτη ακρίβεια και κανένα σύστημα δεν μπορεί να παρέχει απόλυτη βεβαιότητα όσον αφορά τον κίνδυνο σφάλματος ή λανθασμένης χρήσης των πόρων.

Ελλείψεις που λόγω της έκτασης ή της σπουδαιότητάς τους, είτε από πλευράς ποσότητας είτε από πλευράς ειδικού χαρακτήρα ή πλαισίου (ή και τα τρία), πρέπει να αποτελέσουν αντικείμενο χωριστής κοινοποίησης υπό τη μορφή επιφύλαξης στη δήλωση, ονομάζονται ουσιαστικές. Μόνο ουσιαστικές ελλείψεις πρέπει να περιλαμβάνονται ως επιφυλάξεις, έτσι ώστε η δήλωση να είναι κατανοητή. Επομένως, ουσιαστική θεωρείται μια έλλειψη της οποίας η κοινοποίηση θα άλλαζε ή θα επηρέαζε ενδεχομένως την κρίση ενός εύλογου ατόμου που εξετάζει τη δήλωση και τις συναφείς πληροφορίες. Ομοίως, μια έλλειψη θεωρείται ουσιαστική εάν η παράλειψή της έχει το ίδιο αποτέλεσμα.

Το κύριο ερώτημα λοιπόν είναι ο τρόπος καθορισμού της ουσιαστικότητας.

2.3 Η έννοια της ουσιαστικότητας

Το κατά πόσον μια έλλειψη είναι ουσιαστική ή όχι μπορεί να εξεταστεί από ποσοτικής ή/ και ποιοτικής πλευράς, όμως σε κάθε περίπτωση πρέπει να εξετάζεται στο πλαίσιο της κατάστασης που δημιούργησε αυτή την έλλειψη, εάν δηλαδή οφείλεται σε αδυναμία στο σχεδιασμό και τη λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου, στην ορθή δημοσιονομική διαχείριση, τους ειδικούς κινδύνους ή γνωστά σφάλματα ή παραλείψεις.

Οι ελλείψεις μπορεί επίσης να είναι ουσιαστικές λόγω του χαρακτήρα τους ή/και του πλαισίου. Μια έλλειψη που είναι ουσιαστική λόγω του χαρακτήρα της έχει περισσότερο εγγενή χαρακτηριστικά παρά νομισματική αξία (π.χ. ο κίνδυνος φήμης). Μια έλλειψη, αν και μπορεί να μην είναι ουσιαστική λόγω του χαρακτήρα της ή του ποσού, μπορεί να είναι ουσιαστική λόγω του πλαισίου, δηλαδή λόγω των συνθηκών μέσα από τις οποίες προκύπτει.

Ο καθορισμός ποσοτικών επιπέδων ουσιαστικότητας απαιτεί από τον κύριο διατάκτη να εξετάσει το επίπεδο στο οποίο η έλλειψη σε νομισματικούς όρους πρέπει να αναφερθεί ως χωριστή κοινοποίηση στη δήλωση. Η χρησιμοποίηση ποσοτικών ορίων βοηθά στη διαδικασία αναφοράς για τον καθορισμό των σημαντικότερων θεμάτων και παρέχει πληροφορίες βάσει των οποίων θα ληφθούν αποφάσεις.

Μια έλλειψη μπορεί να θεωρηθεί ουσιαστική όταν εμπίπτει στις ακόλουθες κατηγορίες:

* εάν αφορά τη μη υλοποίηση ενός ή περισσοτέρων από τα πρότυπα εσωτερικού ελέγχου.

* εάν πλήττει ή ενδέχεται να πλήξει το κύρος της Επιτροπής.

* εάν αφορά ένα κρίσιμο ή σημαντικό θέμα που έχει τεθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο ή που έχει εντοπιστεί στους τελικούς απολογισμούς ελέγχου από την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου.

Το όριο ποσοτικής ουσιαστικότητας είναι 2%, δηλαδή όταν το ποσό της συναλλαγής (με την ευρύτερη έννοια) που αφορά η έλλειψη υπερβαίνει το 2% του προϋπολογισμού που έχει διατεθεί για τη δραστηριότητα ΑΒΒ της εν λόγω υπηρεσίας.

Οι ΓΔ και οι υπηρεσίες μπορούν να αποφασίσουν να αποκλίνουν από το όριο αυτό, εάν κρίνουν ότι η φύση των κινδύνων και των ελέγχων, βάσει της αξιολόγησης από τη ΓΔ του περιβάλλοντος κινδύνου και ελέγχου στο οποίο λειτουργεί η ΓΔ ή η υπηρεσία, καθιστά ακατάλληλο το όριο αυτό. Στις περιπτώσεις αυτές, πρέπει να αιτιολογηθούν και να τεκμηριωθούν στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων τα ειδικά όρια που καθορίζονται.

Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι τα προαναφερθέντα κριτήρια έχουν μόνο ενδεικτικό χαρακτήρα. Στόχος είναι να βοηθήσουν τους Γενικούς Διευθυντές στη λήψη της τελικής απόφασης για το τι είναι ουσιαστικό κάτω από τις συγκεκριμένες συνθήκες της υπηρεσίας του. Οι Γενικοί Διευθυντές μπορεί να αποφασίσει να παρεκκλίνει από τις προαναφερθείσες κατευθυντήριες γραμμές, εφόσον ένα διαφορετικό επίπεδο ουσιαστικότητας ανταποκρίνεται περισσότερο στις ειδικές συνθήκες της εν λόγω υπηρεσίας. Πρέπει να εξηγήσουν στην έκθεση το επίπεδο ουσιαστικότητας που εφαρμόζεται για τη δήλωσή τους.

Όλες οι ουσιαστικές ελλείψεις παρουσιάζονται στην ετήσια έκθεση και κοινοποιούνται στη δήλωση, με αναφορά στα αντίστοιχα τμήματα της ετήσιας έκθεσης. Εάν κρίνεται ότι μια έλλειψη πρέπει να κοινοποιηθεί αλλά δεν θεωρείται ουσιαστική, ο κύριος διατάκτης πρέπει να μεριμνήσει ώστε η υπηρεσία του να διαθέτει όλη τη σχετική τεκμηρίωση.

2.4 Προδιαγραφές για τη διατύπωση και την υποβολή επιφυλάξεων

Οι επιφυλάξεις πρέπει να υποβάλλονται με την ακόλουθη μορφή:

* συγκεκριμένα, όσον αφορά το λόγο για τον οποίο υποβάλλονται (έλλειψη στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου, ειδικός κίνδυνος κ.α.) και τμήμα της δήλωσης που αφορούν (νομιμότητα και κανονικότητα, ορθή δημοσιονομική διαχείριση, αξιοποίηση πόρων).

* ποσοτικοποιημένα, σε νομισματικά ποσά ή πεδίο.

* με συμπερίληψη μιας συνοπτικής αξιολόγησης του ενδεχόμενου αντίκτυπου, π.χ. όσον αφορά τις λειτουργίες της ΓΔ ή της υπηρεσίας, την ακρίβεια των δημοσιονομικών πληροφοριών κ.α., και του ενδεχόμενου αντίκτυπου για τις διαβεβαιώσεις που παρέχονται στην ίδια τη δήλωση.

* με συμπερίληψη συνοπτικών στοιχείων σχετικά με τις διορθωτικές δράσεις που σχεδιάζονται καθώς και για τα μελλοντικά χρονοδιαγράμματα.

Η χρήση επιφυλάξεων πρέπει να περιορίζεται σε ουσιαστικές ελλείψεις που έχουν άμεσο αντίκτυπο στο περιεχόμενο της ίδιας της δήλωσης και για τις οποίες ο Γενικός Διευθυντής θεωρεί ότι θα επηρεάσουν τους χρήστες των πληροφοριών.

Όσον αφορά το χρονοδιάγραμμα για τις διορθωτικές δράσεις, σε περίπτωση που η έλλειψη δεν μπορεί να διορθωθεί πριν από την επόμενη ετήσια έκθεση, η επιφύλαξη πρέπει να επαναληφθεί και να αναφερθεί η πρόοδος που έχει σημειωθεί.

Οι επιφυλάξεις δεν πρέπει να καθιστούν τη δήλωση άνευ νοήματος. Σε εξαιρετικές, ενδέχεται ίσως, ο Γενικός Διευθυντής να μην είναι σε θέση να δώσει τη διαβεβαίωση που απαιτείται για τη δήλωση.

3. ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

3.1 Διαδικασία σχετικά με την καταγραφή επιφυλάξεων/ Επιφυλάξεις που αφορούν τη λειτουργία άλλης υπηρεσίας

* Εάν ένας Γενικός Διευθυντής ή Προϊστάμενος υπηρεσίας επιθυμεί να εκφράσει επιφύλαξη για μια σοβαρή αδυναμία στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου της υπηρεσίας του, που προκαλείται από άλλη ΓΔ ή υπηρεσία, μπορεί να το πράξει αυτό αλλά πρέπει να το αναφέρει στην άλλη ΓΔ τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την ολοκλήρωση της έκθεσής του, στο πλαίσιο της διαδικασίας ισότιμης επισκόπησης. Στην περίπτωση αυτή είναι σημαντικό να διοργανωθεί ένας διάλογος μεταξύ των ενδιαφερομένων πλευρών και να εστιαστεί σε κοινά σχέδια δράσης που θα προταθούν στην Επιτροπή.

3.2 Αλλαγή Γενικού Διευθυντή

Αρμόδιος για την προετοιμασία της ετήσιας έκθεσης και για την υπογραφή της δήλωσης για το έτος n, σε περίπτωση αλλαγής του Γενικού Διευθυντή πρέπει να είναι ο εκτελών χρέη Γενικού Διευθυντή κατά τη χρονική στιγμή που ολοκληρώνεται η ετήσια έκθεση και υπογράφεται η δήλωση (Απρίλιος του έτους n+1). Η ανάγκη εξασφάλισης συνέχειας στην υπηρεσία, με την αποχώρηση του Γενικού Διευθυντή και την άφιξη του νέου, επιβάλει την ανάληψη από το διάδοχο όλων των υποχρεώσεων και των εργασιών που συνδέονται με τη νέα του θέση.

Ο Χάρτης σχετικά με την αποστολή και τις αρμοδιότητες του κύριου διατάκτη δεν προβλέπει εξαίρεση από αυτήν την αρχή. Επίσης, η διαδοχή πρέπει να γίνει έτσι ώστε να επιτρέπει στο διάδοχο να λαμβάνει όλες τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την προετοιμασία της έκθεσης και την υπογραφή της δήλωσης. Αυτό, προφανώς, δεν επηρεάζει το πεδίο των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων των δύο Γενικών Διευθυντών, όπως καθορίζονται στον υπηρεσιακό κανονισμό, στους κανόνες του δημοσιονομικού κανονισμού και στο Χάρτη [9].

[9] Βλ. παράρτημα 1 στο υπόμνημα προς την Επιτροπή για την ετήσια έκθεση και τη δήλωση - SEC(2001)875/6 της 27ης Ιουνίου 2001.

Ο Γενικός Διευθυντής που υπογράφει την ετήσια έκθεση λαμβάνει από τον προκάτοχό του (συμπεριλαμβανομένων αυτών που εκτελούν χρέη Γενικού Διευθυντή) μια "διαθήκη" (εσωτερική, για χρήση από το διάδοχο), στην οποία γίνεται απολογισμός της διαχείρισης για το μέρος του έτους κατά το οποίο ήταν αυτός αρμόδιος. Στη συνέχεια, ο διάδοχος έχει το δικαίωμα σχολιασμού της κατάστασης που άφησε κατά την αποχώρησή του ο προκάτοχος, στην ετήσια έκθεση την οποία στη συνέχεια υπογράφει.

Η έκθεση του απερχόμενου Γενικού Διευθυντή πρέπει να περιλαμβάνει, κυρίως, τα ακόλουθα στοιχεία:

* περιγραφή των επιτευγμάτων όσον αφορά τους στόχους (βλ. ετήσιο σχέδιο διαχείρισης).

* περιγραφή των μέτρων που λαμβάνονται για να εξασφαλιστεί η σωστή διαβίβαση τεκμηρίωσης και πληροφοριών για πολιτικά, επιχειρησιακά, δημοσιονομικά και οργανωτικά θέματα, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών ελέγχων και, κατά περίπτωση, ένα παράρτημα οικονομικού απολογισμού, με το επίπεδο εκτέλεσης υποχρεώσεων και πληρωμών, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η συνέχεια των δραστηριοτήτων και να εντοπίζονται πιθανά προβλήματα.

* αναφορά προβλημάτων, υφιστάμενων ή πιθανών, που μπορεί να αποτελέσουν το αντικείμενο επιφύλαξης στην επόμενη ετήσια έκθεση και μέτρα που λαμβάνονται ή προτείνονται για την επίλυση των προβλημάτων που εντοπίζονται.

Ο απερχόμενος Γενικός Διευθυντής πρέπει να αποστείλει στον επερχόμενο Γενικό Διευθυντή σχέδιο της έκθεσης, σε εύθετο χρόνο πριν από την αλλαγή. Πρέπει να υπάρξει διάλογος ανάμεσα στους δύο Γενικούς Διευθυντές ώστε να αποφευχθούν παρανοήσεις και να διασαφηνιστούν οι πληροφορίες που μεταβιβάζονται. Η έκθεση πρέπει να κοινοποιηθεί στον Επίτροπο πριν από την αλλαγή του Γενικού Διευθυντή.

Τέλος, η σύνθεση των ετήσιων εκθέσεων για το 2001 προβλέπει ότι οι Επίτροποι μπορούν να ζητήσουν από το Γενικό Διευθυντή να παρουσιάσει την έκθεση δραστηριοτήτων στην αντίστοιχη κοινοβουλευτική επιτροπή. Και στην περίπτωση αυτή, η επικρατούσα αρχή είναι αυτή της συνέχειας των υπηρεσιών. Επομένως, με αίτημα του αρμόδιου Επιτρόπου, ο Γενικός Διευθυντής που είναι επικεφαλής μιας υπηρεσίας κατά την περίοδο που το Κοινοβούλιο εξετάζει την έκθεση σύνθεσης, πρέπει να παρουσιάσει την ετήσια έκθεση που αφορά το προηγούμενο έτος, είτε ήταν είτε όχι αρμόδιος για την εν λόγω υπηρεσία κατά τη διάρκεια αυτού του έτους.

3.3 Περαιτέρω εξουσιοδότηση σε έναν κύριο διατάκτη

Το τμήμα αυτό αφορά μόνο περαιτέρω εξουσιοδοτήσεις μεταξύ κύριων διατακτών [10].

[10] Υπενθυμίζεται ότι το τμήμα αυτό βασίζεται στο περιεχόμενο του Χάρτη περί δευτερευόντων διατακτών.

* Ο εξουσιοδοτών κύριος διατάκτης και ο δευτερεύων διατάκτης υπογράφουν μνημόνιο στο οποίο περιέχονται οδηγίες του πρώτου σχετικά με τη συχνότητα των εκθέσεων και των ελέγχων που πρέπει να διενεργήσει ο δεύτερος.

* Ο δευτερεύων διατάκτης ενημερώνει γραπτώς τον κύριο διατάκτη για τις ενδεχόμενες επιφυλάξεις και λύσεις που προτείνει για τη διαχείριση των εκχωρούμενων πόρων.

* Η δήλωση του κύριου διατάκτη καλύπτει τους εκχωρούμενους πόρους και, εάν χρειάζεται, ο κύριος διατάκτης εκφράζει επιφυλάξεις (και λύσεις) που κρίνει κατάλληλες, βάσει της έκθεσης του δευτερεύοντος διατάκτη.

* Σε περίπτωση που ο δευτερεύων διατάκτης δεν πληροί την υποχρέωσή του να αναφέρει σχετικά με τη διαχείριση των εκχωρούμενων πόρων, φέρει την πλήρη ευθύνη για την εν λόγω παράβαση του μνημονίου και ο κύριος διατάκτης το αναφέρει ρητώς στη δήλωσή του.

3.4 Εκτέλεση του προϋπολογισμού για τις δραστηριότητες με κοινή ή αποκεντρωμένη διαχείριση

Παρ' ό,τι οι βασικές αρχές που αναφέρθηκαν προηγουμένως σχετικά με την υποβολή επιφυλάξεων αφορούν τις περισσότερες πτυχές του προϋπολογισμού, είναι σαφές ότι πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο μέρος του προϋπολογισμού που αφορά την από κοινού διαχείριση ή/ και αποκεντρωμένες ρυθμίσεις, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζονται τα θέματα ελέγχου και κινδύνου που προκύπτουν από την κατανομή αρμοδιοτήτων ανάμεσα στην Επιτροπή και τρίτα μέρη.

Για λειτουργίες που εκτελούνται στο πλαίσιο κοινής ή αποκεντρωμένης διαχείρισης [11], ο Χάρτης για τους κύριους διατάκτες απαιτεί να περιέχεται στην ετήσια έκθεση περιγραφή των μέτρων που λαμβάνονται από τον κύριο διατάκτη προκειμένου:

[11] Πρέπει να σημειωθεί ότι η δημοσιονομική υποστήριξη στο πλαίσιο εξωτερικής βοήθειας αποτελεί μορφή κεντρικής διαχείρισης.

- να καθορίζεται ο βαθμός στον οποίο τα δικαιούχα κράτη έχουν θεσπίσει τα κατάλληλα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου καθώς και ο βαθμός στον οποίο τα συστήματα αυτά παρέχουν ικανοποιητική διαβεβαίωση σχετικά με την κανονικότητα των λειτουργιών που εκτελούνται από πλευράς ισχύοντος νόμου.

- να ελέγχεται η ακρίβεια των ποσών που δηλώνονται.

- να διενεργούνται δημοσιονομικές διορθώσεις, όπου οι διαδικασίες ελέγχου του δικαιούχου κράτους αποδεικνύονται μη επαρκείς.

Από την πλευρά του χρήστη, είναι σημαντικό για το περιβάλλον ελέγχου και κινδύνου να ενσωματωθεί στο κυρίως κείμενο της έκθεσης, όσο το δυνατόν πιο σαφώς, ώστε να υπάρχει πλήρης κατανόηση του πλαισίου των επιφυλάξεων που διατυπώνονται από το Γενικό Διευθυντή. Πρέπει να καλυφθούν οι ιδιαίτερες επιφυλάξεις που εκφράστηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο για τις ετήσιες εκθέσεις και τις δηλώσεις που έγιναν για το 2001, οι οποίες αφορούσαν ασυνέπειες και ασάφειες σχετικά με θέματα κοινής και αποκεντρωμένης διαχείρισης. Το Ελεγκτικό Συνέδριο θεώρησε ότι δεν ήταν πάντοτε σαφές τι κάλυπτε η δήλωση από πλευράς υποχρεώσεων, με την παράθεση συγκεκριμένων υπηρεσιών με κοινή διαχείριση, όπου η δήλωση φαινόταν να καλύπτει το σύνολο του προϋπολογισμού ενώ η έκθεση εστιαζόταν κυρίως σε θέματα που υπάγονταν πιο άμεσα στον έλεγχό της.

Οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να επεκτείνουν και να διασαφηνίσουν στο κυρίως κείμενο των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων τους τη φύση αυτών των αρμοδιοτήτων και να μεριμνήσουν ώστε οι δηλώσεις να μη περιέχουν ασάφειες. Για το σκοπό αυτό, οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να αναφέρουν στην έκθεση:

- τη φύση και την έκταση (νομισματικά ποσά) των δραστηριοτήτων που καλύπτονται από την κοινή διαχείριση ή τις αποκεντρωμένες ρυθμίσεις.

- τη βάση για τη θέσπιση του πλαισίου ελέγχου και την απόδοση αρμοδιοτήτων, δηλαδή σύντομη περιγραφή των διαδικασιών λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της νομικής βάσης που χρησιμοποιήθηκε από την Επιτροπή και τα τρίτα μέρη για τη θέσπιση του πλαισίου.

- σύνοψη των κύριων αρμοδιοτήτων και εργασιών που ασκούνται από την Επιτροπή και τα τρίτα μέρη.

- σύνοψη των χαρακτηριστικών του πλαισίου ελέγχου που πρέπει να σεβαστούν τα τρίτα μέρη και των ρυθμίσεων εποπτείας που έχει θεσπίσει η Επιτροπή.

Κατά τη διατύπωση επιφυλάξεων, οι Γενικοί Διευθυντές πρέπει να εφαρμόσουν τις προδιαγραφές που αναφέρονται στην παράγραφο 2.4 προηγουμένως, να αναφέρουν το λόγο, να ποσοτικοποιήσουν το πεδίο, να αξιολογήσουν τον αντίκτυπο και να περιγράψουν τη διορθωτική δράση που έχει ήδη αναληφθεί ή σχεδιάζεται. Για να εξασφαλιστεί η πλήρης κατανόηση της επιφύλαξης από το χρήστη, ο Γενικός Διευθυντής πρέπει επίσης:

- να αναφέρει που έγκειται η επιχειρησιακή ευθύνη για την αδυναμία: στην υπηρεσία του Γενικού Διευθυντή, στα κράτη μέλη ή σε τρίτες χώρες (ή συνδυασμός των τριών).

- για κάθε αδυναμία, να αναφέρει τα αντίστοιχα ποσά και κυρίως τα ποσά που επηρεάζονται από τις αδυναμίες ελέγχου και για τα οποία έχει προετοιμαστεί αλλά ακόμη δεν έχει εκδοθεί απόφαση της Επιτροπής για την εξαίρεση χρηματοδότησης.

- να αναφέρει τα ποσά που έχουν καταβληθεί κατά την πάροδο των ετών, ως ένδειξη του επιπέδου αβεβαιότητας όσον αφορά την κανονικότητα και τη νομιμότητα που διέπουν τις συναλλαγές, σε περιπτώσεις που έχει αρχίσει η ροή κοινοτικών πόρων παρ' ό,τι τα κράτη μέλη ή τρίτες χώρες δεν έχουν ακόμη υλοποιήσει το πλαίσιο ελέγχου για τη διαχείριση κοινοτικών πόρων ή αν, παρά την ύπαρξη παρόμοιου πλαισίου, δεν έχει γίνει ακόμη επισκόπησή του από τις υπηρεσίες του Γενικού Διευθυντή. Η αναφορά αυτή αντιστοιχεί συστηματικά σε επιφύλαξη.

- να κάνει εκτίμηση των ποσών που δεν καλύπτονται από τη δήλωση για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των συναλλαγών, σε περιπτώσεις που η υπηρεσία του Γενικού Διευθυντή έχει επισκοπήσει το πλαίσιο ελέγχου αλλά δεν ασκείται πλήρης εποπτεία.

- ή να αναφέρει αν η ενδεχόμενη χρηματοδοτική εξαίρεση δεν έχει ακόμη εκτιμηθεί. Και στην περίπτωση αυτή απαιτείται η υποβολή επιφύλαξης.

- να εκτιμήσει τη συνέπεια, υπό το πρίσμα του βαθμού και του πεδίου των επιφυλάξεων που υποβάλλονται, ανάμεσα στις επιφυλάξεις αυτές και τις διαβεβαιώσεις που περιέχει η δήλωση.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1: ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΔΗΛΏΣΗΣ ΣΤΑ ΑΓΓΛΙΚΑ ΚΑΙ ΣΤΑ ΓΑΛΛΙΚΑ

I, the undersigned,

Director-General of Head of Service of

In my capacity as authorising officer by delegation

Declare that the information contained in this report gives a true and fair view [12].

[12] True and fair in this context means a reliable, complete and correct view on the state of affairs in the service

State that I have reasonable assurance that the resources assigned to the activities described in this report have been used for their intended purpose and in accordance with the principles of sound financial management, and that the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.

This reasonable assurance is based on my own judgement and on the information at my disposal, such as the results of the self-assessment, ex post controls, the work of the internal audit capability, the observations of the Internal Audit Service2 and Financial Control2 and the lessons learnt from the reports of the Court of Auditors2 for years prior to the year of this declaration.

Confirm that I am not aware of anything not reported here which could harm the interests of the institution.

However the following reservations should be noted:

[where appropriate

the authorising officer by delegation could, by way of reservations, note any particular risks which may have been run in using appropriations, or report any malfunctions; in this case an indication should be given of remedial measures taken or planned by the authorising officer by delegation].

Place ................., date .................

.........(signature)

Modθle de dιclaration de l'ordonnateur dιlιguι couvrant le rapport d'activitι annuel ΰ partir de 2002

Je soussignι

Directeur gιnιral de Chef de Service de

en ma qualitι d'ordonnateur dιlιguι

Dιclare par la prιsente que les informations contenues dans le prιsent rapport sont sincθres et vιritables [13].

[13] sincθre et vιritable dans ce contexte signifie une vue fiable, complθte et correcte de l'ιtat des affaires dans le service

Affirme avoir une assurance raisonnable que les ressources allouιes aux activitιs dιcrites dans le prιsent rapport ont ιtι utilisιes aux fins prιvues et conformιment au principe de bonne gestion financiθre et que les procιdures de contrτle mises en place donnent les garanties nιcessaires quant ΰ la lιgalitι et la rιgularitι des opιrations sous-jacentes.

Cette assurance raisonnable se fonde sur mon propre jugement et sur les ιlιments d'information ΰ ma disposition, comme, par exemple, les rιsultats de l'auto-ιvaluation, des contrτles ex post, des travaux de "l'internal audit capability", des observations du Service d'audit interne2 et du Contrτle financier2 ainsi que des enseignements retirιs des rapports de la Cour des comptes2 relatifs aux exercices antιrieurs ΰ celui de cette dιclaration

Confirme en outre n'avoir connaissance d'aucun fait non signalι pouvant nuire aux intιrκts de l'institution.

Toutefois les rιserves suivantes doivent κtre relevιes :

[le cas ιchιant.

L'ordonnateur dιlιguι pourra au titre des rιserves relever notamment les risques particuliers auxquels l'exιcution de ses crιdits auront ιtι exposιs, ou relever des dysfonctionnements; dans ce cas, elles doivent κtre accompagnιes de l'indication des mesures prises ou envisagιes par l'ordonnateur dιlιguι pour y remιdier].

Fait ΰ ................., le .........(signature)

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2: ΟΡΟΛΟΓΙΑ

Για την αποφυγή παρανοήσεων με την προσέγγιση DAS του Ελεγκτικού Συνεδρίου, προτείνεται να αποκαλείται η δήλωση "δήλωση του κύριου διατάκτη".

Η νομιμότητα αφορά το θέμα της συμμόρφωσης με τους ισχύοντες κανονισμούς. Κανονικότητα σημαίνει συμμόρφωση με τις εσωτερικές διαδικασίες, τις κατευθυντήριες γραμμές και τα πρότυπα συμπεριφοράς. Η αρχή της ορθής δημοσιονομικής διαχείρισης αφορά τις αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας. Σύμφωνα με τον ορισμό που δίδεται στο νέο δημοσιονομικό κανονισμό, η αρχή της οικονομίας απαιτεί όπως οι πόροι που χρησιμοποιεί το θεσμικό όργανο για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του διατίθενται έγκαιρα, σε κατάλληλη ποσότητα και ποιότητα και με το καλύτερο δυνατό κόστος. Η αρχή της αποδοτικότητας αφορά τη σχέση ανάμεσα στους πόρους που χρησιμοποιούνται και τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται, ενώ η αρχή της αποτελεσματικότητας αφορά την επίτευξη των συγκεκριμένων στόχων που έχουν τεθεί και των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων, με τη χρήση των διαθέσιμων πόρων.

Η αυτοαξιολόγηση αντικατοπτρίζει το επίπεδο, κατά την κρίση της διαχείρισης της ΓΔ, συμμόρφωσης των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου με τα ισχύοντα πρότυπα για την εν λόγω περίοδο. Επίσης, επιτρέπει τον εντοπισμό αδυναμιών των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά των συναλλαγών και του περιβάλλοντος της ΓΔ. Τέλος, η αξιολόγηση της διαχείρισης βοηθά στον εντοπισμό των κύριων τομέων κινδύνου για την ορθή λειτουργία της Γενικής Διεύθυνσης ή της υπηρεσίας.

Ο εσωτερικός έλεγχος ορίζεται ως η διοικητική μονάδα ή υπηρεσία που παρέχει ανεξάρτητες, αντικειμενικές υπηρεσίες διαβεβαίωσης και παροχής συμβουλών με σκοπό την απόδοση προστιθέμενης αξίας και τη βελτίωση των λειτουργιών ενός οργανισμού. Ο εσωτερικός έλεγχος βοηθά τον οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του, με την υιοθέτηση μιας συστηματικής και πειθαρχημένης προσέγγισης για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών ελέγχου και διακυβέρνησης.