EL

Βρυξέλλες, 4.6.2008

COM(2008) 338 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2007

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2007

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο προϋπολογισμός της ΕΕ αποτελεί βασικό εργαλείο για την υλοποίηση των πολιτικών της Ένωσης και η αποτελεσματικότητα των δαπανών της ΕΕ επιτρέπει, επομένως, να διαπιστωθεί κατά πόσο ανταποκρίνεται η ΕΕ στις προσδοκίες των πολιτών της. Η Επιτροπή πρέπει να είναι σε θέση να αποδεικνύει ότι τα δημόσια κεφάλαια είναι ορθά στοχοθετημένα και υπόκεινται σε σωστή διαχείριση, καθώς και να ακολουθεί διαφανή προσέγγιση σε όλες τις περιπτώσεις στις οποίες δεν μπορεί να εξασφαλιστεί η τήρηση υψηλών προτύπων. Σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης ΕΚ, η Επιτροπή έχει τη συνολική ευθύνη για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ.

· Η επιχειρησιακή εκτέλεση του προϋπολογισμού ανατίθεται στους Γενικούς Διευθυντές, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των πόρων και για τη θέση σε λειτουργία αποτελεσματικών και αποδοτικών συστημάτων ελέγχου. Ως «εξουσιοδοτημένοι διατάκτες», οι Γενικοί Διευθυντές υποβάλλουν απολογισμό της άσκησης των καθηκόντων τους υπό μορφή ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων [1], η οποία αποτελεί το κύριο μέσο λογοδοσίας τους στο Σώμα των Επιτρόπων. Η δήλωση αξιοπιστίας που υπογράφουν οι Γενικοί Διευθυντές και η οποία περιλαμβάνεται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων τους εστιάζεται κυρίως στη νομιμότητα και την κανονικότητα των χρηματοοικονομικών πράξεων. Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων δεν περιορίζονται στα δημοσιονομικά θέματα, αλλά περιλαμβάνουν απολογισμό των πολιτικών αποτελεσμάτων, καθώς και συνολική εκτίμηση των εσωτερικών συστημάτων ελέγχου.

· Εναπόκειται στους Γενικούς Διευθυντές να ενημερώνουν τον (τους) Επίτροπο (Επιτρόπους) για τις τυχόν δυσχέρειες που αντιμετώπισαν στην εκτέλεση των καθηκόντων τους κατά τη διάρκεια του έτους – μια υποχρέωση που ξεπερνά τα καθαρά δημοσιονομικά θέματα. Πριν υπογράψει την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων, ο Γενικός Διευθυντής συζητεί το περιεχόμενο της έκθεσης με τον (τους) Επίτροπο (Επιτρόπους).

· Η Επιτροπή, με την υιοθέτηση της παρούσας έκθεσης, αναλαμβάνει την πολιτική της ευθύνη για τη διαχείριση που εξασφάλισαν οι Γενικοί Διευθυντές της και οι προϊστάμενοι υπηρεσιών, σύμφωνα με τις εγγυήσεις αξιοπιστίας και τις επιφυλάξεις που έχουν διατυπώσει στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους, και θεσπίζει τα μέτρα που απαιτούνται για την αντιμετώπιση όλων των αδυναμιών που επισημαίνονται. Αποφασισμένη να σημειώσει μεγαλύτερη πρόοδο ώστε να εξασφαλίσει την έκδοση θετικής «δήλωσης αξιοπιστίας» από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η Επιτροπή αναθέτει στις υπηρεσίες της να εφαρμόσουν πλήρως τα μέτρα που περιγράφονται στο παρόν έγγραφο.

2. Διασφαλιση ποιοτικων ετησιων εκθέσεων δραστηριοτητων

2.1. Μεγαλύτερη σαφήνεια στην παρουσίαση

Από το 2002 που εγκαινιάστηκαν οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, έχει σημειωθεί ικανοποιητική πρόοδος ως προς την ποιότητα και τη θεματολογία τους. Χάρη στην πείρα που αποκτήθηκε κατά τα προηγούμενα έτη και την ενθάρρυνση που δόθηκε τόσο από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο όσο και από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου στο πλαίσιο της διαδικασίας αξιοπιστίας, καταβλήθηκαν περαιτέρω προσπάθειες το 2007 για την επίτευξη των ακόλουθων στόχων:

· Εξέταση των παλαιότερων επιφυλάξεων Η Γενική Γραμματεία και η ΓΔ Προϋπολογισμού παρακολούθησαν όλα τα σχέδια δράσης που απέβλεπαν στην άρση των επιφυλάξεων οι οποίες είχαν διατυπωθεί κατά το παρελθόν.

· Προσαρμογή των στρατηγικών ελέγχου σε συγκεκριμένα περιβάλλοντα ελέγχου. Οι στρατηγικές ελέγχου πρέπει να προσαρμόζονται στο συγκεκριμένο περιβάλλον ελέγχου κάθε δραστηριότητας, δεδομένου ότι αποτελούν τη βάση της δήλωσης αξιοπιστίας και των τυχόν επιφυλάξεων. Για να παρουσιαστούν οι στρατηγικές ελέγχου με πιο εναρμονισμένο τρόπο στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, εκπονήθηκαν πρότυπα ελέγχου που χρησιμοποιήθηκαν από όλες σχεδόν τις υπηρεσίες.

· Βελτίωση της συνοχής και της σαφήνειας των εκθέσεων. Η Επιτροπή έδωσε πιο ακριβείς συστάσεις στις υπηρεσίες, οι οποίες τις ακολούθησαν επαρκώς, ούτως ώστε να εξασφαλιστεί πιο συνεκτική προσέγγιση, τόσο στο εσωτερικό της όσο και στις διάφορες «οικογένειες» Γενικών Διευθύνσεων, και έδωσε σε μεγάλο βαθμό συνέχεια στις δεσμεύσεις που είχαν αναληφθεί στο πλαίσιο της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης του 2006. Έτσι, οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες είναι πλέον υποχρεωμένοι να δημοσιοποιούν τους δείκτες που χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί η νομιμότητα και η κανονικότητα των πράξεων. Όσοι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες δεν διατύπωσαν επιφυλάξεις σχετικά με τις αδυναμίες που επισήμανε το Ελεγκτικό Συνέδριο στην ετήσια έκθεσή του κλήθηκαν να αιτιολογήσουν την άποψή τους στις εκθέσεις τους. Για να καταστούν πληρέστερες και πιο συνεκτικές σε εσωτερικό πλαίσιο οι επιμέρους εκθέσεις, οι εξουσιοδοτημένοι διατάκτες κλήθηκαν να περιγράψουν τους «άξονες» στους οποίους βασίζονται οι εγγυήσεις αξιοπιστίας τους.

2.2. Προς μια ενισχυμένη διαδικασία επανεξέτασης

Παρότι ο Γενικός Διευθυντής παραμένει ο μόνος υπεύθυνος για την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων και τις τυχόν επιφυλάξεις που διατυπώνονται, ενισχύθηκε επίσης η διαδικασία κατά την οποία τα σχέδια εκθέσεων και οι επιφυλάξεις επανεξετάζονται από τη Γενική Γραμματεία και τη ΓΔ Προϋπολογισμού.

· Όπως και κατά τα παρελθόντα έτη, πραγματοποιήθηκαν συνεδριάσεις «αξιολόγησης από ομοτίμους», οι οποίες διοργανώθηκαν ανά οικογένειες Γενικών Διευθύνσεων.

· Η διαδικασία «αξιολόγησης από ομοτίμους» επεκτάθηκε για να καλύψει τις παλαιότερες επιφυλάξεις που σκόπευαν να άρουν οι Γενικοί Διευθυντές και τούτο προκειμένου να αιτιολογηθούν και να εξηγηθούν δεόντως όλες οι αποφάσεις αυτές.

· Για πρώτη φορά, η «εξέταση από ομοτίμους» κάλυψε επίσης όλους τους τομείς του προϋπολογισμού που κρίθηκαν μη ικανοποιητικοί από το Ελεγκτικό Συνέδριο στις ετήσιες εκθέσεις 2005 και 2006, ούτως ώστε να διασφαλιστεί συνεκτική απάντηση.

· Επαληθεύθηκε η γενική συνοχή των εκθέσεων με βάση τις διαπιστώσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου και τους εσωτερικούς ελέγχους, ιδίως στις περιπτώσεις στις οποίες υπήρξε καθυστέρηση στην εφαρμογή των συστάσεων του Συνεδρίου.

2.3. Συμπεράσματα

· Η Επιτροπή παρατηρεί ότι έχει επιτευχθεί ικανοποιητική εν γένει πρόοδος όσον αφορά την υποβολή των ετησίων εκθέσεων δραστηριοτήτων, αλλά και ότι, σε ορισμένους συγκεκριμένους τομείς, μπορούν να υπάρξουν περαιτέρω βελτιώσεις.

· Οι Γενικοί Διευθυντές, ως διαχειριστές, διατυπώνουν τη γνώμη τους με βάση πληροφορίες που προέρχονται από τις εργασίες ελέγχου της Επιτροπής, από τις εκθέσεις και τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, καθώς και, κατά περίπτωση, από τα αποτελέσματα των ελέγχων των κρατών μελών. Ενώ η γνώμη των Γενικών Διευθυντών εστιάζεται στο κατά πόσο τα κεφάλαια χρησιμοποιήθηκαν για τους προβλεπόμενους σκοπούς, σε συνάρτηση με τον πολυετή χαρακτήρα των ελέγχων, το Ελεγκτικό Συνέδριο διατυπώνει ετησίως γνωμοδότηση για τον λογιστικό έλεγχο και για τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών πράξεων.

· Ακόμη και αν η διαδικασία «αξιολόγησης από τους ομοτίμους» αποδείχθηκε χρήσιμη, πρέπει να καταβληθούν συμπληρωματικές προσπάθειες για να βελτιωθεί η διαδικασία των ετησίων εκθέσεων δραστηριοτήτων σε ορισμένους τομείς και ιδίως για να εξασφαλιστεί η συνοχή μεταξύ των υπηρεσιών. Η πρακτική του Ελεγκτικού Συνεδρίου που συνίσταται στη βαθμολόγηση των εκθέσεων σε συνάρτηση με το βαθμό στον οποίο μπορούν να χρησιμεύσουν ως αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου συνέβαλε σε συστηματικές βελτιώσεις.

· Για να εξασφαλιστεί μεγαλύτερη πρόοδος, ιδίως όσον αφορά τη συνοχή και σαφήνεια των εκθέσεων, η Γενική Γραμματεία και η ΓΔ Προϋπολογισμού θα έρχονται κάθε χρόνο σε επαφή με τις υπηρεσίες για να εξετάζουν την εξέλιξη της κατάστασης όσον αφορά τις επιφυλάξεις που έχουν διατυπωθεί στις προηγούμενες ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων. Επιπλέον, η σημερινή διαδικασία «αξιολόγησης από ομοτίμους» θα εμπλουτιστεί με διμερείς συνεδριάσεις με ορισμένες υπηρεσίες που επιλέγονται με βάση τις απόψεις που περιγράφονται στα σχέδια των ετησίων εκθέσεων δραστηριοτήτων.

· Η Γενική Γραμματεία και η ΓΔ Προϋπολογισμού θα παράσχουν επίσης περαιτέρω οδηγίες ούτως ώστε να εξασφαλιστεί πιο ομοιογενής αντιμετώπιση των κινδύνων φήμης και να δημιουργηθεί πιο σαφής σύνδεσμος μεταξύ των ποσοστών σφαλμάτων, του ορίου σημαντικότητας και των επιφυλάξεων.

3. Εγγυήσεις αξιοπιστιασ για τη νομιμότητα και κανονικότητα των πράξεων και επιφυλάξεισ που διατυπώνουν οι γενικέσ διευθυντεσ

Αφού εξέτασε τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, μεταξύ άλλων και τις δηλώσεις που υπέγραψε κάθε Γενικός Διευθυντής, η Επιτροπή παρατηρεί ότι όλοι οι Γενικοί Διευθυντές έχουν παράσχει εύλογες εγγυήσεις ότι οι πόροι που διατέθηκαν στις δραστηριότητες της ΓΔ τους χρησιμοποιήθηκαν για τους προβλεπόμενους σκοπούς και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και ότι οι διαδικασίες ελέγχου που τέθηκαν σε εφαρμογή παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Ωστόσο, ορισμένες δηλώσεις συνοδεύονταν με επιφυλάξεις. Οι ενδιαφερόμενες Γενικές Διευθύνσεις δήλωσαν ότι ήταν αποφασισμένες να αντιμετωπίσουν τις αδυναμίες αυτές με σαφώς καθορισμένα σχέδια δράσης. Παρά τις αδυναμίες αυτές, καμία από τις υπηρεσίες δεν κατέληξε στο συμπέρασμα ότι οι αδυναμίες αυτές την εμπόδισαν να παράσχει συνολικά «εύλογες εγγυήσεις».

Ο αριθμός των επιφυλάξεων για το 2007 ήταν ελαφρώς χαμηλότερος από το 2006 (17 σε σχέση με 20), ακολουθώντας την πτωτική τάση των πρώτων ετών. Συνολικά, 13 Γενικές Διευθύνσεις διατύπωσαν επιφυλάξεις για το 2007 (15 για το 2006), και τέσσερις από αυτές διατύπωσαν δύο. Το πεδίο των επιμέρους επιφυλάξεων διευρύνθηκε σε ορισμένες περιπτώσεις, καλύπτοντας περισσότερα κράτη μέλη ή προγράμματα. Εννέα επιφυλάξεις που έγιναν για το 2006 ήρθησαν, αλλά έντεκα άλλες επαναλήφθηκαν. Οι περισσότερες επιφυλάξεις που διατυπώθηκαν για το 2007 αφορούσαν την ποιότητα των συστημάτων ελέγχου των κρατών μελών ή σφάλματα που εντοπίστηκαν στο επίπεδο των δικαιούχων. Ανακεφαλαίωση των επιφυλάξεων που διατυπώθηκαν για το 2007 παρατίθενται στο παράρτημα 2.

3.1. Διαρθρωτικά ταμεία

Τα διαρθρωτικά μέτρα, που εφαρμόζονται με τα κράτη μέλη στο πλαίσιο της «επιμερισμένης διαχείρισης», αντιπροσωπεύουν μία από τις κυριότερες πολιτικές της Ένωσης. Οι ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων περιλαμβάνουν λεπτομερή αξιολόγηση των συστημάτων ελέγχου των κρατών μελών, η οποία διευκρινίζει το βαθμό αξιοπιστίας που θα μπορούσε να παρασχεθεί στα συστήματα αυτά. Το 2007, οι Γενικοί Διευθυντές που είναι αρμόδιοι για τα διαρθρωτικά ταμεία συμφώνησαν ότι, αν το σύνολο των «κεφαλαίων που διακυβεύονται» ανέρχεται στο όριο σημαντικότητας κατά τον υπολογισμό του, θα λαμβάνονται συστηματικά υπόψη οι σημαντικές αδυναμίες που επισημαίνονται σε προγράμματα ή σε κράτη μέλη, εκτός αν προκύπτουν από τον έλεγχο αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία που φανερώνουν ότι οι εθνικές αρχές εφαρμόζουν σχέδιο δράσης που αποβλέπει στην αντιμετώπιση των αδυναμιών αυτών και ότι έχουν ήδη επιτευχθεί τα πρώτα αποτελέσματα. Χάρη στην προσέγγιση αυτή, που υιοθετήθηκε μετά την έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου το 2006, ενισχύονται τα στοιχεία στα οποία βασίζεται η εγγύηση αξιοπιστίας που παρέχουν οι Γενικοί Διευθυντές. Η προσέγγιση αυτή έχει οδηγήσει επίσης σε αύξηση (σε σχέση με το 2006) του αριθμού των προγραμμάτων ή των κρατών μελών που αποτέλεσαν αντικείμενο επιφυλάξεων το 2007.

· Όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, ο Γενικός Διευθυντής Περιφερειακής Πολιτικής διατύπωσε επιφύλαξη για δέκα κράτη μέλη (την Τσεχική Δημοκρατία, τη Φινλανδία, τη Γερμανία, την Ελλάδα, την Ιρλανδία, την Ιταλία, το Λουξεμβούργο, την Πολωνία, τη Σλοβακία, την Ισπανία) και για 51 προγράμματα INTERREG. Διατύπωσε επίσης επιφύλαξη για τη διαχείριση του Ταμείου Συνοχής σε πέντε κράτη μέλη (Βουλγαρία, Τσεχική Δημοκρατία, Σλοβακία, Ουγγαρία και Πολωνία).

· Όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, ο Γενικός Διευθυντής Απασχόλησης, Κοινωνικών Υποθέσεων και Ισότητας ευκαιριών διατύπωσε επιφύλαξη για οκτώ κράτη μέλη (Ισπανία, Ηνωμένο Βασίλειο, Γαλλία, Ιταλία, Σλοβακία, Πορτογαλία, Βέλγιο και Λουξεμβούργο).

Το 2007 και στις αρχές του 2008, ελήφθησαν διάφορα μέτρα για να διασαφηνιστούν και να ενισχυθούν οι αντίστοιχοι ρόλοι των κρατών μελών και της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης.

· Η Επιτροπή απηύθυνε οδηγίες προς τα κράτη μέλη για το σωστό επίπεδο διορθώσεων που πρέπει να εφαρμόζονται στην περίπτωση παρατυπιών που αφορούν τη σύναψη δημόσιων συμβάσεων στο πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενων έργων. Δημοσίευσε επίσης, για την περίοδο 2007-2013, λεπτομερείς κατευθυντήριες γραμμές για τη διαδικασία εκτίμησης της συμμόρφωσης, για την εξασφάλιση εθνικής στρατηγικής ελέγχου και για τους δειγματοληπτικούς ελέγχους, ώστε να ενισχύσει την ομοιογένεια των ελέγχων που διενεργούν οι ελεγκτικές αρχές των κρατών μελών.

· Η Επιτροπή υιοθέτησε πολιτική που συνίσταται την άμεση έναρξη επίσημης διαδικασίας αναστολής των πληρωμών και δημοσιονομικών διορθώσεων, όταν οι έλεγχοι εντοπίζουν σοβαρές συστημικές ελλείψεις. Για παράδειγμα, οι πληρωμές ανεστάλησαν για 12 προγράμματα στην Αγγλία τον Απρίλιο του 2007. Επί του παρόντος, έχουν κινηθεί επίσημες διαδικασίες για την αναστολή πληρωμών και δημοσιονομικές διορθώσεις για 54 προγράμματα και 60 έργα του Ταμείου Συνοχής. Τον Οκτώβριο του 2007, η Επιτροπή παρέσχε για πρώτη φορά συγκεντρωτικά στοιχεία για την εκτέλεση δημοσιονομικών διορθώσεων σε εθνικό επίπεδο μέσω αναλήψεων και ανακτήσεων από τα κράτη μέλη [2].

· Για πρώτη φορά, τα κράτη μέλη έπρεπε να υποβάλουν ετήσιες περιλήψεις των διαθέσιμων λογιστικών ελέγχων και δηλώσεων στον τομέα της επιμερισμένης διαχείρισης, κατ' εφαρμογή του αναθεωρημένου δημοσιονομικού κανονισμού. Στο τέλος του Απριλίου 2008, όλα τα κράτη μέλη (με εξαίρεση τη Γερμανία) είχαν υποβάλει για τον τομέα των διαρθρωτικών δράσεων, τις ετήσιες περιλήψεις τους που ανταποκρίνονται, σε μεγάλο μέρος, στις ελάχιστες απαιτήσεις του κανονισμού. Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, λόγω της έλλειψης συνολικής ανάλυσης ή συνολικών συμπερασμάτων, η προστιθέμενη αξία τους περιορίστηκε, γεγονός που οφείλεται εν μέρει τουλάχιστον στην καινοτομία αυτού του εγχειρήματος. Η Επιτροπή επιβλέπει στενά τη διαδικασία των ετήσιων περιλήψεων ώστε να διασφαλίσει ότι όλα τα κράτη μέλη υποβάλλουν περίληψη και ότι η περίληψη αυτή πληροί τις ελάχιστες απαιτήσεις. Στις περιπτώσεις μη διαβίβασης ή μη συμμόρφωσης προς τις ελάχιστες απαιτήσεις, απεστάλησαν υπενθυμιστικές επιστολές και η Επιτροπή κίνησε δικαστική διαδικασία κατά της Γερμανίας.

Η Επιτροπή συμφωνεί ότι το υψηλό ποσοστό σφάλματος που διαπίστωσε το Ελεγκτικό Συνέδριο για τα διαρθρωτικά ταμεία θεωρείται απαράδεκτο και συστηματοποίησε τη δέσμευσή της για τις διεξαγόμενες και νέες ενέργειες με την έγκριση της ανακοίνωσης «Σχέδιο δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών» [3]. Η Επιτροπή θα υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο τριμηνιαίες εκθέσεις για την εκτέλεση του σχεδίου δράσης, καθώς και πληροφορίες για τις διορθώσεις και τις ανακτήσεις που επιβάλλονται. Επιπλέον, τον Οκτώβριο του 2008, η Επιτροπή θα εκπονήσει έκθεση προόδου για το σχέδιο δράσης και τελική έκθεση τον Ιανουάριο του 2009.

Η Επιτροπή έχει καταδείξει την ισχυρή πολιτική δέσμευσή της να μειώσει το ποσοστό σφάλματος και να εφαρμόσει τη διαδικασία αναστολής των πληρωμών και δημοσιονομικές διορθώσεις για να αποδείξει την αυστηρή διαχείριση του προϋπολογισμού για τις διαρθρωτικές ενέργειες.

Η Επιτροπή είναι πεπεισμένη ότι, με την υποχρέωση υποβολής ετησίων περιλήψεων, τα κράτη μέλη θα αποκτήσουν μεγαλύτερο αίσθημα ευθύνης κατά τη χρησιμοποίηση των διαρθρωτικών κεφαλαίων, υπό την προϋπόθεση ότι εφαρμόζουν τις συστάσεις για τη βελτίωση της ποιότητας. Η διαδικασία αυτή θα διευκολύνει την ίδια την Επιτροπή στο πλαίσιο της διαδικασίας αξιοπιστίας.

3.2. Γεωργία

Η στήριξη της γεωργίας και της αγροτικής ανάπτυξης εφαρμόζεται στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης με τα κράτη μέλη μέσω ενός σφαιρικού συστήματος διαχείρισης και ελέγχου τεσσάρων επιπέδων. Σε αυτό ακριβώς το σύστημα βασίζονται οι εύλογες εγγυήσεις αξιοπιστίας του Γενικού Διευθυντή Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων στον τομέα αυτό. Οι κανόνες ουσίας που διέπουν τη χορήγηση γεωργικής στήριξης στο πλαίσιο τόσο του ΕΓΤΕ όσο και του ΕΓΤΑΑ έχουν παγιωθεί και απλουστευθεί. Οι άμεσες πληρωμές αντιπροσωπεύουν επί του παρόντος περίπου 84,5% των συνολικών δαπανών του ΕΓΤΕ και η διαχείριση και ο έλεγχός τους εξασφαλίζονται μέσω του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης και ελέγχου (ΟΣΔΕ). Όπως έχει επισημάνει το Ελεγκτικό Συνέδριο, πρόκειται για ένα αποτελεσματικό σύστημα για τον περιορισμό του κινδύνου σφάλματος ή των αντικανονικών δαπανών, εφόσον εφαρμόζεται ορθώς. Οι στατιστικές πληροφορίες που ελήφθησαν από τα κράτη μέλη το 2007 και καλύπτουν περίπου το 90% των δαπανών του ΕΓΤΕ και του ΕΓΤΑΑ, παρουσιάζουν συνολικό ποσοστό σφάλματος για τις γεωργικές δαπάνες κάτω του ορίου που μπορεί να θεωρηθεί άξιο λόγου.

Επιπλέον, το 2007, πολλά νέα μέσα τέθηκαν για πρώτη φορά σε πλήρη εφαρμογή. Πρόκειται ιδίως για τη δήλωση αξιοπιστίας που πρέπει να παρέχουν οι οργανισμοί πληρωμών των κρατών μελών, για την ετήσια περίληψη (συγκεφαλαιωτική έκθεση) που πρέπει να παρέχουν οι εθνικοί συντονιστικοί οργανισμοί, και για την υποχρέωση των πιστοποιούντων οργανισμών να επαληθεύουν και να επικυρώνουν τις στατιστικές που προκύπτουν από τις επιθεωρήσεις, καθώς και τους εκ των υστέρων ελέγχους πληρωμών. Τα κράτη μέλη συμμορφώθηκαν εν γένει με τις νέες νομικές υποχρεώσεις τους.

Η επιφύλαξη σχετικά με το ΟΣΔΕ στην Ελλάδα ανάγεται στο 2002. Το ελληνικό σχέδιο δράσης έχει οδηγήσει σε αποτελέσματα, αλλά εκκρεμεί ακόμη η εφαρμογή πλήρως λειτουργούντος συστήματος αναγνώρισης αγροτεμαχίων, το οποίο προβλέπεται για το τέλος του 2008. Το ποσό που διακυβεύεται δεν είναι σημαντικό, αλλά το συνολικό πρόβλημα παραμένει σοβαρό, επειδή υπάρχει κίνδυνος να θιγεί η φήμη της Επιτροπής.

Η δεύτερη επιφύλαξη του Γενικού Διευθυντή Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης αφορά την αγροτική ανάπτυξη. Τα προκαταρκτικά στοιχεία που έχουν ληφθεί από τα κράτη μέλη δείχνουν ότι το ποσοστό σφάλματος στην αγροτική ανάπτυξη (ιδίως όσον αφορά τα γεωργοπεριβαλλοντικά μέτρα) είναι μεγαλύτερο σε σχέση με άλλες συνιστώσες των γεωργικών δαπανών. Η αύξηση του ποσοστού φαίνεται ότι οφείλεται στην πολυπλοκότητα μάλλον των μέτρων αυτών παρά στις αδυναμίες των συστημάτων ελέγχου. Για τους λόγους αυτούς, η Επιτροπή θεωρεί ότι ο αποδεκτός κίνδυνος σφάλματος μπορεί να υπερβαίνει το 2%. Λόγω του προκαταρκτικού χαρακτήρα των στοιχείων αυτών, δεν ήταν ωστόσο δυνατό να καθοριστεί ακριβές ποσοστό σφάλματος. Επομένως, δεν είναι δυνατό να συναχθεί το συμπέρασμα ότι το ποσοστό σφάλματος για την αγροτική ανάπτυξη βρίσκεται κάτω από το όριο, και για το λόγο αυτό η Γενική Διεύθυνση διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με το θέμα αυτό.

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να παρακολουθεί με προσοχή τη θέσπιση, από τις ελληνικές αρχές, όλων των μέτρων που απαιτούνται για την εφαρμογή του σχεδίου δράσης για το ΟΣΔΕ. Όσον αφορά την αγροτική ανάπτυξη, η Επιτροπή έχει ήδη λάβει μέτρα που επιτρέπουν να περιοριστεί το ποσοστό σφάλματος κατά την περίοδο προγραμματισμού 2007-2013. Η Επιτροπή σκοπεύει επίσης να εξετάσει το κόστος και τα οφέλη των ελέγχων στον τομέα αυτό, ιδίως για τα γεωργοπεριβαλλοντικά μέτρα, ούτως ώστε να μειωθεί ο εναπομένων κίνδυνος.

3.3. Εξωτερικές δράσεις

Στην έκθεση του 2006, το Ελεγκτικό Συνέδριο ανέφερε ότι οι οργανισμοί υλοποίησης των έργων δεν λειτουργούσαν ικανοποιητικά και ότι έπρεπε να καταβληθούν περαιτέρω προσπάθειες για την αποτελεσματική εφαρμογή των συστημάτων και την επίβλεψη.

Ο Γενικός Διευθυντής του Γραφείου Συνεργασίας EuropAid που είναι υπεύθυνος για την εξωτερική βοήθεια, έλαβε ορισμένα μέτρα για να ενισχύσει τη στρατηγική ελέγχου. Οι έλεγχοι, ιδίως ο έλεγχος της βοήθειας που χορηγούν οι διεθνείς οργανώσεις, αυξήθηκαν αισθητά, από 7 σε 50 μεταξύ του 2006 και του 2007. Έως το τέλος του έτους, είχαν ξεκινήσει συνολικά 650 έλεγχοι. Εκπονήθηκαν νέες συγγραφές υποχρεώσεων σχετικά με τον έλεγχο των δαπανών στο πλαίσιο των συμβάσεων επιχορηγήσεων, καθώς και για τους δημοσιονομικούς και συστημικούς ελέγχους που διενεργεί η Επιτροπή. Οι έλεγχοι αυτοί ενισχύουν και συστηματοποιούν τους ελέγχους στους κυριότερους τομείς κινδύνου που επισημαίνει το Ελεγκτικό Συνέδριο. Ο Γενικός Διευθυντής ήταν πεπεισμένος ότι το σύστημα ελέγχου θα επέτρεπε να μειωθούν αποτελεσματικά οι κίνδυνοι και επομένως δεν διατύπωσε επιφυλάξεις.

Κατά τα τελευταία έτη, η Επιτροπή έλαβε ορισμένα μέτρα για να ενισχύσει την ανιχνευσιμότητα και την προβολή των κεφαλαίων της ΕΕ που διοχετεύονται μέσω των Ηνωμένων Εθνών και διαφόρων άλλων πολυμερών χρηματοδοτών, ιδίως βελτιωμένες κατευθυντήριες γραμμές όσον αφορά την προβολή, περισσότερες αποστολές ελέγχου, λεπτομερέστερες απαιτήσεις όσον αφορά τις εκθέσεις και καλύτερη ανάλυση της συμμόρφωσης των προτύπων δημοσιονομικού ελέγχου των Ηνωμένων Εθνών.

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να ενισχύει τη στρατηγική ελέγχου που ακολουθεί στον τομέα της εξωτερικής βοήθειας και να εμβαθύνει τη μελέτη του κόστους των ελέγχων καθώς και τον διάλογο με το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Θα συνεχίσει επίσης τις προσπάθειές της για την εξασφάλιση μεγαλύτερης διαφάνειας έναντι των τελικών δικαιούχων, στο πλαίσιο των κανόνων για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και των απαιτήσεων ασφαλείας.

Χάρη στις προσπάθειες αυτές, η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να αξιοποιεί καλύτερα τα αποτελέσματα των ελέγχων και να τα ανταλλάσσει με την «οικογένεια» RELEX.

Η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να παρακολουθεί και να βελτιώνει την εφαρμογή των συμφωνιών-πλαίσιο που αφορούν τις δημοσιονομικές και συμβατικές διαδικασίες που υπογράφονται, ιδίως, με ορισμένες οργανώσεις των Ηνωμένων Εθνών [4] και την Παγκόσμια Τράπεζα [5].

3.4. Προενταξιακό στάδιο

PHARE

Στο πλαίσιο του Συστήματος Διευρυμένης Αποκεντρωμένης Υλοποίησης (EDIS), η Επιτροπή παρέχει διαχειριστικές εξουσίες στους φορείς υλοποίησης της δικαιούχου χώρας. Όπως προέκυψε από τους ελέγχους, δύο φορείς υλοποίησης του PHARE στη Βουλγαρία προέβησαν σε παράτυπες συμβάσεις και πληρωμές. Οι πληρωμές ανεστάλησαν και διατυπώθηκε επιφύλαξη σχετικά με το θέμα αυτό, λαμβανομένων υπόψη των αρνητικών επιπτώσεων για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση και τη φήμη της Επιτροπής.

Η Επιτροπή έχει υποδείξει 25 διορθωτικά μέτρα τα οποία πρέπει να λάβουν οι βουλγαρικές αρχές για να αντιμετωπίσουν τις αδυναμίες που διαπιστώθηκαν στα συστήματα ελέγχου. Το 2008, προβλέπεται να διενεργηθούν στοχοθετημένοι επιτόπιοι έλεγχοι. Στο μέλλον, θα υπάρξει έντονη δραστηριοποίηση ώστε να αποφευχθούν ανάλογες ελλείψεις σε άλλες χώρες.

SAPARD

Το Ελεγκτικό Συνέδριο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η κατάσταση του προγράμματος SAPARD δεν ήταν ικανοποιητική το 2006. Η Γενική Διεύθυνση Γεωργίας, υπεύθυνη για το πρόγραμμα αυτό, παρακολουθεί εκ του σύνεγγυς τις διαπιστώσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Ωστόσο, έκρινε ότι δεν συνέτρεχαν τα κριτήρια σημαντικότητας για να διατυπώσει επιφύλαξη για το 2007.

3.5. Εσωτερικές πολιτικές

Έρευνα

· Οι Γενικές Διευθύνσεις Έρευνας διατύπωσαν επιφύλαξη για το 2006 σχετικά με το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο λόγω σφαλμάτων στις καταστάσεις δαπανών των δικαιούχων. Ωστόσο, δεν υπάρχουν επιφυλάξεις για το 2007, δεδομένου ότι το πρόγραμμα αυτό βαίνει προς το τέλος του και ότι το σχετικό βάρος των πληρωμών είναι σχετικά αμελητέο. Επιπλέον, σύμφωνα με το σχέδιο δράσης για το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, τα αποτελέσματα του ελέγχου εξακολούθησαν να παρακολουθούνται αυστηρά με την έκδοση εντολών ανάκτησης.

· Όσον αφορά το έκτο πρόγραμμα-πλαίσιο, οι Γενικές Διευθύνσεις καθόρισαν κοινή στρατηγική ελέγχου για το 2007-2010. Η στρατηγική αυτή αποβλέπει στην αξιολόγηση της νομιμότητας και κανονικότητας των πράξεων με βάση αντιπροσωπευτικά αποτελέσματα ελέγχου (τυχαία δειγματοληψία) και στη μείωση του επιπέδου σφάλματος με τον εντοπισμό και τη διόρθωση των σφαλμάτων στις δηλώσεις δαπανών των χωρών που επωφελούνται περισσότερο, καθώς και με τη συμπλήρωση της διαδικασίας δειγματοληψίας με βάση την ανάλυση των κινδύνων. Η στρατηγική αυτή εγκαινιάστηκε πλήρως το 2007 με τη διεξαγωγή 377 εκ των υστέρων ελέγχων. Το 2007 ήταν το πρώτο έτος εφαρμογής της πολυετούς στρατηγικής και της διαδικασίας προεκβολής των αποτελεσμάτων ελέγχου σε μη ελεγμένες συμβάσεις που είχαν συναφθεί με τον ίδιο δικαιούχο. Στη συνάρτηση αυτή, και με βάση τα ποσοστά σφάλματος άνω του 2%, οι υπηρεσίες αποφάσισαν να εκδώσουν, για το εν λόγω έτος, δήλωση αξιοπιστίας με επιφύλαξη ως προς την ακρίβεια των αιτήσεων επιστροφής δαπανών στο πλαίσιο του έκτου προγράμματος-πλαισίου.

· Για το έβδομο πρόγραμμα-πλαίσιο, δημοσιεύθηκαν προσκλήσεις υποβολής προτάσεων και μέχρι στιγμής έχουν γίνει μόνο προχρηματοδοτήσεις. Ελήφθησαν σημαντικά μέτρα για να μειωθεί ο κίνδυνος σφάλματος: αναπτύχθηκαν «συμφωνημένες διαδικασίες» που απαιτούν από τους πιστοποιούντες ελεγκτές να ακολουθούν υποχρεωτική σειρά διαδικασιών και να υποβάλλουν έκθεση μέσω υποχρεωτικού υποδείγματος. Οι εκ των προτέρων έλεγχοι έχουν ενισχυθεί με την παροχή της δυνατότητας εκ των προτέρων πιστοποίησης ελέγχου της λογιστικής μεθόδου του δικαιούχου. Δεν διατυπώθηκαν επιφυλάξεις.

Η Επιτροπή έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες για τη βελτίωση της διαχείρισης των ερευνητικών κεφαλαίων εντός του εφαρμοστέου νομοθετικού και δημοσιονομικού πλαισίου.

Παρότι διατυπώθηκαν επιφυλάξεις από τον Γενικό Διευθυντή για το έκτο πρόγραμμα-πλαίσιο, ένας από τους κυριότερους στόχους της κοινής πολυετούς στρατηγικής ελέγχου είναι να μειωθεί το συνολικό επίπεδο κινδύνου κάτω από το όριο σημαντικότητας.

Επιπλέον, οι υπηρεσίες θα εξακολουθήσουν να εφαρμόζουν το έβδομο πρόγραμμα-πλαίσιο, ούτως ώστε μπορέσει να αξιοποιηθεί πλήρως η απλούστευση που εξασφαλίζεται από το νέο νομικό πλαίσιο.

Δικαιοσύνη, ελευθερία και ασφάλεια

Διατυπώθηκαν δύο επιφυλάξεις για το 2007 σχετικά με την εφαρμογή, στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης, του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες. Η μία συνίσταται σε επαναβεβαίωση επιφύλαξης που διατυπώθηκε το 2006 όσον αφορά ελλείψεις των συστημάτων ελέγχου για τη διαχείριση του ταμείου αυτού στην Ιταλία. Η ευθύνη για την επίλυση του προβλήματος αυτού εναπόκειται κυρίως στις ιταλικές αρχές και η Γενική Διεύθυνση παρακολουθεί με προσοχή την υπόθεση. Πρέπει να σημειωθεί ότι, αν και το ποσό που διακυβεύεται αφορά σημαντικό μέρος του προϋπολογισμού για την Ιταλία, η επίπτωσή του στο συνολικό ποσό του προϋπολογισμού της ΓΔ JLS για το 2007 είναι περιορισμένη.

Επιπλέον, η Γενική Διεύθυνση ανέφερε ότι η τομεακή νομοθεσία της που εφαρμόζεται για το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες ΙΙΙ αποτελούσε περιορισμένη μόνο βάση για τις δραστηριότητες παρακολούθησης και εποπτείας, και ότι η παρακολούθηση βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό στη στρατηγική ελέγχου της Επιτροπής (αποστολές παρακολούθησης και αξιολόγηση των συστημάτων ελέγχου). Δεδομένου ότι το 2007 δεν πραγματοποιήθηκε κανένας επιτόπιος έλεγχος στα 14 κράτη μέλη, ο Γενικός Διευθυντής αποφάσισε να διατυπώσει επιφύλαξη επειδή ήταν περιορισμένες οι εγγυήσεις αξιοπιστίας που είχε για το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες ΙΙ στα εν λόγω κράτη μέλη.

Το 2008, η Επιτροπή θα λάβει μέτρα για να παράσχει περισσότερες εγγυήσεις ως προς τη διαχείριση του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες II από τα κράτη μέλη. Με βάση ανάλυση κινδύνου θα πραγματοποιηθούν επιπλέον επισκέψεις και θα παρασχεθούν περισσότερες κατευθύνσεις στα κράτη μέλη. Για το 2008-2013, μια νέα βασική πράξη θα καλύψει τη Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες III για την περίοδο 2008 - 2013 και θα εξετάσει τα προβλήματα που προέκυψαν από το προηγούμενο ταμείο.

Άλλοι τομείς πολιτικής

Η Γενική Διεύθυνση Περιβάλλοντος αντιμετώπισε προβλήματα σε σχέση με τις αιτήσεις επιστροφής δαπανών και διατύπωσε επιφύλαξη λόγω του αυξανόμενου ποσοστού σφαλμάτων που εντοπίστηκαν στο πλαίσιο των εκ των υστέρων ελέγχων.

Δύο επιπλέον επιφυλάξεις, που είχαν ήδη διατυπωθεί το 2006, επαναβεβαιώθηκαν και για το 2007:

· Η Γενική Διεύθυνση Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας εξέφρασε επιφύλαξη, δεδομένου ότι δύο δικαιούχοι επιχορηγήσεων που συμμετέχουν στην ευρωπαϊκή τυποποίηση δεν χρησιμοποιούν κατάλληλα συστήματα δήλωσης δαπανών.

· Ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων διατύπωσε επιφύλαξη λόγω της ενδεχόμενης βλάβης του συστήματος εσωτερικού ελέγχου ενός εξωτερικού οργανισμού που είχε αναλάβει την έμμεση κεντρική διαχείριση.

Το 2007 ελήφθησαν μέτρα σε καθέναν από τους τομείς αυτούς. Το 2008, τα μέτρα αυτά θα συνεχιστούν με αποφασιστικότητα, ούτως ώστε να ενημερώνονται καλύτερα οι δικαιούχοι, να απλουστευθούν οι κανόνες των νέων νομικών πλαισίων ή συμβάσεων και να ενισχυθεί ο έλεγχος της Επιτροπής.

Η Επιτροπή ανέθεσε στις υπηρεσίες της να λάβουν όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να αρθούν οι επιφυλάξεις αυτές μόλις επιλυθούν τα σχετικά προβλήματα.

Επικοινωνία

Η Γενική Διεύθυνση Επικοινωνίας διατύπωσε επιφύλαξη στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων που υπέβαλε το 2006 λόγω των ελλείψεων που διαπιστώθηκαν στο εσωτερικό σύστημα ελέγχου. Το πρόβλημα αυτό επιλύθηκε με τη δημιουργία εκ των υστέρων ελέγχου. Ωστόσο, επειδή η μονάδα μπόρεσε να αρχίσει να λειτουργεί μόλις τους τελευταίους δύο μήνες του 2007, ο Γενικός Διευθυντής αποφάσισε να διατηρήσει την επιφύλαξή του για το 2007.

Εκπαίδευση και πολιτισμός

Ο Γενικός Διευθυντής Εκπαίδευσης και Πολιτισμού ήρε την επιφύλαξη που είχε διατυπώσει στο παρελθόν για τους εθνικούς φορείς, προεξοφλώντας τα αποτελέσματα ενός αναθεωρημένου συστήματος ελέγχου που υλοποιήθηκε το 2007 μετά τη θέσπιση νέας νομοθεσίας. Το σύστημα αυτό βασίζεται σε εκ των προτέρων δηλώσεις αξιοπιστίας των εθνικών αρχών. Το τρέχον έτος, ο Γενικός Διευθυντής ανέφερε ποσοστό σφάλματος μεγαλύτερο από 3% για τα ελεγμένα έργα, αλλά διευκρίνισε ότι τα αποτελέσματα αυτά δεν θα μπορούσαν να υπολογιστούν με προεκβολή, επειδή το δείγμα ελέγχου βασιζόταν σε μεγάλο βαθμό σε ανάλυση κινδύνου: επομένως, το πρόβλημα δεν θεωρήθηκε ουσιώδες. Ο Γενικός Διευθυντής συνέχισε επίσης τις προσπάθειές του για να εξασφαλίσει την επικύρωση του τοπικού του λογιστικού συστήματος από τον υπόλογο.

Η Επιτροπή ανέθεσε στη ΓΔ Εκπαίδευσης και Πολιτισμού να διασφαλίσει την αποτελεσματική εφαρμογή της στρατηγικής ελέγχου και να εξαλείψει όλα τα εμπόδια που εξακολουθούν να υπάρχουν για την επικύρωση του τοπικού λογιστικού συστήματός της.

Στατιστικές

Η επιφύλαξη που διατύπωσε η Eurostat το 2006, λόγω της έλλειψης εγγυήσεων σχετικά με την κανονικότητα των πληρωμών που καταβάλλονται σε ορισμένα Εθνικά Στατιστικά Ινστιτούτα, ήρθη μετά τη λήψη διορθωτικών μέτρων το 2007, όπως ενισχυμένων εκ των προτέρων έλεγχων, που έδωσαν εύλογες εγγυήσεις αξιοπιστίας στον Γενικό Διευθυντή όσον αφορά την κανονικότητα των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν εκείνο το έτος. Οι υπηρεσίες του καταβάλλουν τώρα προσπάθειες να επιλύσουν προβλήματα που ανέκυψαν κατά τα προηγούμενα έτη.

3.6. Διαχείριση

Είναι καθοριστικής σημασίας για την Επιτροπή να βασίζεται σε κατάλληλα και αξιόπιστα συστήματα ΤΠ για την ορθή διεξαγωγή όλων σχεδόν των δραστηριοτήτων της. Ωστόσο, παρότι έχουν ενοικιαστεί νέες εγκαταστάσεις για ορισμένα νέα κέντρα δεδομένων, ο Γενικός Διευθυντής της DIGIT έκρινε απαραίτητο να διατηρήσει την επιφύλαξη που είχε διατυπώσει στο παρελθόν σχετικά με την υποδομή των κτιρίων, λόγω της ακαταλληλότητας μέρους των υποδομών που στεγάζουν επί του παρόντος το κεντρικό σύστημα καθώς και το εφεδρικό σύστημα στο Λουξεμβούργο. Παρότι είχαν γίνει ορισμένες βελτιώσεις στο κτίριο κατά το 2007 και ο κίνδυνος αυτός είχε αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά το 2007, η Επιτροπή θεωρεί ότι είναι απαραίτητο να μειώσει περισσότερο τους κινδύνους όσον αφορά τη συνέχεια των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και την ακεραιότητα των δεδομένων.

Το 2008 και το 2009 η Επιτροπή θα εξακολουθήσει να εφαρμόζει την πολυετή στρατηγική της στον τομέα ΤΠ ώστε να εξασφαλίσει ασφαλείς και λειτουργικά κατάλληλες υποδομές κτιρίων για την εγκατάσταση των κέντρων δεδομένων και τηλεπικοινωνιών της Επιτροπής.

3.7. Συμπεράσματα

· Η Επιτροπή αναθέτει στις υπηρεσίες της να λάβουν δραστήρια μέτρα για να αντιμετωπίσουν τις αιτίες των επιφυλάξεων στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2007 και θα παρακολουθήσει εκ του σύνεγγυς την πρόοδο που θα επιτευχθεί, με ιδιαίτερη προσοχή στις επιφυλάξεις που επαναλαμβάνονται.

· Η καθιέρωση τακτικού διαλόγου μεταξύ των Επιτρόπων και των Γενικών Διευθυντών για τα θέματα διαχείρισης αποτελεί σημαντικό κρίκο στην αλυσίδα λογοδοσίας. Ο διάλογος αυτός είναι ιδιαίτερα σημαντικός στις περιπτώσεις επαναλαμβανόμενων επιφυλάξεων και στους τομείς στους οποίους το Ελεγκτικό Συνέδριο έχει επισημάνει αδυναμίες. Η Επιτροπή αναθέτει στους Γενικούς Διευθυντές που αντιμετωπίζουν τέτοιες καταστάσεις να ενημερώνουν τακτικά τον (τους) Επίτροπο (Επιτρόπους) τους για τις τελευταίες εξελίξεις ή τις προόδους που έχουν σημειωθεί.

· Η εφαρμογή του σχεδίου δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών, που υποβλήθηκε τον Φεβρουάριο του 2008, αποτελεί πρωταρχική προτεραιότητα για την Επιτροπή και πρέπει να πραγματοποιηθεί εγκαίρως.

· Η Επιτροπή ενθαρρύνει τα κράτη μέλη να παρέχουν από μόνα τους ετήσιες εθνικές δηλώσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να αποτελέσουν έναν επιπλέον «άξονα» της αξιοπιστίας που παρέχουν οι Γενικοί Διευθυντές.

· Επειδή είναι ζωτικής σημασίας να εξετάζονται οι αιτίες των σφαλμάτων, οι υπηρεσίες της Επιτροπής θα παράσχουν κατευθύνσεις και θα λάβουν διάφορα άλλα αναγκαία μέτρα για να μειωθεί ο κίνδυνος σφάλματος.

· Η Επιτροπή θα καταβάλει επίσης όλες τις προσπάθειες που απαιτούνται για να αποδείξει την αποτελεσματικότητα των ελέγχων της. Το λογιστικό σύστημά της έχει αρχίσει να αναδιατυπώνεται ώστε να επιτρέπει, ήδη από το 2008, διεξοδικό απολογισμό όσον αφορά τις διορθώσεις των σφαλμάτων από την Επιτροπή, καθώς και των σφαλμάτων που έχουν σχέση με τις πληρωμές των προηγούμενων ετών.

· Τέλος, η Επιτροπή θα συνεχίσει τις εργασίες της σχετικά με τον έλεγχο του κόστους-οφέλους και του εναπομένοντος κινδύνου. Σχετική ανακοίνωση θα δημοσιευθεί το φθινόπωρο του 2008, η οποία θα πρέπει να αποτελέσει στέρεη βάση για την περαιτέρω ανάπτυξη της έννοιας του ανεκτού κινδύνου, ως εργαλείου που επιτρέπει να εκτιμηθεί η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του κινδύνου στα κοινοτικά προγράμματα.

4. Αλλά θεματα που επισημαινονται στις ετησιεσ εκθεσεισ

4.1. Εφαρμογή του δικαίου της ΕΕ

Η νομοθεσία δεν εκπληρώνει πλήρως τον σκοπό της παρά μόνο με την ορθή εφαρμογή και τήρησή της. Το 2007, η Επιτροπή υπέβαλε φιλόδοξη ανακοίνωση που απέβλεπε στη μείωση των κινδύνων αυτών και πρότεινε μέτρα για τη βελτίωση της εφαρμογής του κοινοτικού δικαίου [6]. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να ενταθεί η συνεργασία μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής ώστε να προληφθούν τα προβλήματα, να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικότερα οι δυσκολίες και να διευθετηθούν γρηγορότερα οι παραβιάσεις που διαπιστώνονται. Προϋποθέτει επίσης καλύτερη ενσωμάτωση των ζητημάτων εφαρμογής και εκτέλεσης, από τον σχεδιασμό της νομοθεσίας και τη διαδικασία θέσπισης μέχρι την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Είναι σημαντικό να διευκρινιστούν οι προκλήσεις όσον αφορά την εφαρμογή, ούτως ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι για τη «βελτίωση της νομοθεσίας, όπως η απλούστευση και η μείωση του διοικητικού φόρτου, προς το συμφέρον των πολιτών και των επιχειρήσεων.

4.2. Διαφύλαξη των αλιευτικών πόρων

Σε μια ειδική έκθεση [7], το Ελεγκτικό Συνέδριο υποστήριξε ότι τα σημερινά συστήματα ελέγχου, επιθεώρησης και κυρώσεων που αφορούν τους κανόνες διαφύλαξης των κοινοτικών αλιευτικών πόρων πρέπει να ενισχυθούν σημαντικά ώστε να επιτευχθεί ο στόχος της αειφόρου ανάπτυξης των αλιευτικών πόρων. Η Επιτροπή συμμερίζεται την ανάλυση του Συνεδρίου. Πρώτον, ενθαρρύνει τα κράτη μέλη να εφαρμόζουν τα προσωρινά μέτρα που έχουν προταθεί σε εκούσια βάση. Παράλληλα, θα φροντίσει να καταρτίσει φιλόδοξες προτάσεις που αποβλέπουν στη μεταρρύθμιση της ευρωπαϊκής πολιτικής ελέγχου: η σημερινή κατάσταση των αλιευτικών αποθεμάτων φανερώνει ότι είναι καθοριστικής σημασίας να ενισχυθεί και να εναρμονιστεί η αποτελεσματικότητα των συστημάτων ελέγχου, επιθεώρησης και κυρώσεων.

Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να διασφαλίσει τη βιωσιμότητα των αλιευτικών πόρων της, η οποία είναι εφικτή μόνο με την ανάληψη δράσης σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Προς το σκοπό αυτό, θα προτείνει, τον Οκτώβριο του 2008, την έκδοση κανονισμού του Συμβουλίου για την αναδιατύπωση και τον εκσυγχρονισμό του συστήματος ελέγχου της κοινής αλιευτικής πολιτικής. Για να μπορέσει να επιτύχει το στόχο αυτό, χρειάζεται την ανεπιφύλακτη δέσμευση των κρατών μελών.

4.3. Ασφάλεια

Οι έλεγχοι που έχουν διενεργηθεί από τις αντιπροσωπίες της ΕΚ έχουν φανερώσει ελλείψεις όσον αφορά την ασφάλεια των πληροφοριών, των συστημάτων διαβίβασης καθώς και της φυσικής ασφάλειας. Προς το σκοπό αυτό, προβλέπεται η εφαρμογή των σχεδίων δράσης.

Πέραν των συνήθων μέτρων ασφαλείας που εστιάζονται στα πρόσωπα, στα κτίρια και στις τεχνολογίες των πληροφοριών στα κυριότερα συστήματα, η Επιτροπή θα δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην ασφάλεια των αντιπροσωπειών της.

5. Γενικό συμπέρασμα

Η Επιτροπή θεωρεί ότι τα υφιστάμενα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, με τους περιορισμούς που περιγράφονται στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2007, παρέχουν εύλογες εγγυήσεις σύμφωνα με τις οποίες οι πόροι που έχουν διατεθεί στις δραστηριότητές της έχουν χρησιμοποιηθεί για τους προβλεπόμενους σκοπούς και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Θεωρεί επίσης ότι οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόζονται παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις αξιοπιστίας σχετικά με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων, για τις οποίες η Επιτροπή αναλαμβάνει τη γενική ευθύνη, δυνάμει του άρθρου 274 της συνθήκης ΕΚ.

Ωστόσο, αναγνωρίζει ότι απαιτούνται περαιτέρω προσπάθειες για την κάλυψη ορισμένων ελλείψεων, ιδίως εκείνων που έχουν επισημανθεί στις επιφυλάξεις των εξουσιοδοτημένων διατακτών και εκείνες που έχουν σχέση με τις δημοσιονομικές πτυχές που δεν κρίθηκαν ικανοποιητικές από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Annex 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

Annex 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [8], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [9]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [10]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

Annex 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [11]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [12]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [13] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [14] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

Annex 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

Annex 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [15] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [16]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [17].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [18]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [19] | 49,13 days | 47,98 days |

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007.

| 2005 | 2007 |

Requests for interest for late payments in number | 149, i.e. 0,11% | 136, i.e. 0,16% |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € |

The rules for the payment of interest for late payments are clearly stipulated in the standard contracts and grant agreements used by the Commission authorising officers. The very limited number of requests for payment of interest might be due to the fact that beneficiaries have not paid sufficient attention to the clauses entitling them to claim interest or that they deliberately do not claim it, in particular if the amount is not significant or if they have submitted the supporting documents late [20]. As from 1 January 2008 payment of interest for late payments is automatic and, in principle [21], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. |

.

[1] Άρθρο 60 του δημοσιονομικού κανονισμού.

[2] Παράρτημα της ετήσιας έκθεσης για τα διαρθρωτικά ταμεία - SEC(2007)1456, http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/reports/pdf/annex/2006_sf_annex_en.pdf

[3] COM(2008)97.

[4] Οικονομική και Διοικητική Συμφωνία-Πλαίσιο/ ΟΔΣΠ.

[5] Καταπιστευματικό ταμείο και συμφωνία-πλαίσιο συγχρηματοδότησης.

[6] Ανακοίνωση : «Μια Ευρώπη αποτελεσμάτων – Εφαρμογή του κοινοτικού δικαίου» - COM(2007) 502, 5.9.2007.

[7] Ειδική έκθεση αριθ. 7/2007 σχετικά με τα συστήματα ελέγχου, επιθεώρησης και επιβολής κυρώσεων που αφορούν τους κανόνες διατήρησης των κοινοτικών αλιευτικών πόρων (ΕΕ C 317 της 28.12.2007).

[8] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[9] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[10] Para 37 Opinion 02/2004.

[11] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[12] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[13] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[14] It however indicated that agencies which are already under inter-institutional discussion would go ahead as planned, including existing proposals in the fields of energy and telecoms, as well as planned agencies in the field of justice and home affairs and that changes in the scope of existing agencies would also continue.

[15] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[16] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[17] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[18] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[19] Net delays.

[20] In 2007, more than 1/3 of the total amount of interest paid has been paid to two energy suppliers.

[21] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

--------------------------------------------------