Ειδική έκθεση αριθ. 9/2001

σχετικά με το πρόγραμμα επιμόρφωσης και κινητικότητας των ερευνητών, συνοδευόμενη από την απάντηση της Επιτροπής

(υποβαλλόμενη βάσει του άρθρου 248 παράγραφος 4 δεύτερο εδάφιο της συνθήκης ΕΚ)

(2001/C 349/01)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΑΡΚΤΙΚΟΛΕΞΕΩΝ

ΕΚΕ Επιμόρφωση και κινητικότητα ερευνητών

ΓΔ ΈΡΕΥΝΑΣ Γενική Διεύθυνση Έρευνας

4ο ΠΠ Τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο

MCFA Μarie Curie Fellowship Association (σωματείο υποτροφιών Marie Curie)

CORDIS Community Research & Development Information Service (υπηρεσία παροχής πληροφοριών στον τομέα της κοινοτικής έρευνας και ανάπτυξης)

ΣΥΝΟΨΗ

I. Η παρούσα έκθεση αναλύει την ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης της Επιτροπής που χρησιμοποιούνται για τη συνέχιση του προγράμματος της επιμόρφωσης και της κινητικότητας των ερευνητών (ΕΚΕ) στο πλαίσιο του τετάρτου προγράμματος-πλαισίου (1994-1998). Η έκθεση επικεντρώνεται στις διαδικασίες επιλογής των προτάσεων και στα συστήματα διαχείρισης για την παρακολούθηση των συμβάσεων (βλέπε σημεία 1-8).

II. Κατά την αξιολόγηση των προτάσεων μερικές φορές δεν υπήρχε διαφάνεια στις εφαρμοσθείσες διαδικασίες: υπήρχε έλλειψη αναλυτικών πρακτικών των συσκέψεων προς στήριξη των αποφάσεων που λαμβάνονταν. Κατά την κατανομή των προτάσεων στους πιθανούς αξιολογητές διαπιστώθηκε κίνδυνος σύγχυσης συμφερόντων (βλέπε σημεία 9-15). Το Συνέδριο συνιστά να βελτιωθούν και να τηρηθούν αυστηρά οι εφαρμοζόμενες διαδικασίες (βλέπε σημείο 41).

III. Στην περίπτωση της δραστηριότητας των ερευνητικών δικτύων, διαπιστώθηκαν ορισμένοι οργανισμοί οι οποίοι δεν τήρησαν τα κριτήρια επιλεξιμότητας για τους ερευνητές. Προσελήφθησαν άτομα τα οποία είχαν ήδη λάβει υποτροφίες από την Επιτροπή για την εκτέλεση ενός σχεδίου (βλέπε σημεία 16-17). Η Επιτροπή θα πρέπει να διενεργήσει συγκριτικούς ελέγχους για να μην επαναληφθούν οι περιπτώσεις αυτές (βλέπε σημείο 42).

IV. Διαπιστώθηκαν αδυναμίες στις διαδικασίες διαπίστωσης των εξόδων ανά μονάδα στο πλαίσιο της δραστηριότητας "Πρόσβαση στις εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους". Φαίνεται ότι μόνο οι υπεύθυνοι επιστημονικών υπηρεσιών της Επιτροπής και όχι οι υπεύθυνοι οικονομικών υπηρεσιών καθορίζουν με τους αναδόχους τα ημερήσια έξοδα χρησιμοποίησης των εγκαταστάσεων (βλέπε σημείο 21). Η γνώμη των υπευθύνων των οικονομικών υπηρεσιών θα πρέπει να ζητείται και να τεκμηριώνεται προτού επιτευχθεί συμφωνία για τα έξοδα χρησιμοποίησης (βλέπε σημείο 44). Επιπλέον, η εξωτερική ενδιάμεση εξέταση δεν διενεργήθηκε την κατάλληλη στιγμή (βλέπε σημείο 22). Η εξέταση αυτή θα πρέπει να πραγματοποιείται σε συνάρτηση με την πραγματική διάρκεια της σύμβασης (βλέπε σημείο 45).

V. Τα ποσοστά επιλογής των προτάσεων που υποβλήθηκαν για τις υποτροφίες Marie Curie διέφεραν σημαντικά ανάλογα με τη διαδικασία υποβολής που υιοθέτησε ο υποψήφιος υπότροφος (βλέπε σημείο 24). Η διαχείριση των υποτροφιών Marie Curie θα πρέπει να ανατεθεί στην κεντρική υπηρεσία που είναι επιφορτισμένη με το πρόγραμμα ΕΚΕ στην οποία επήλθαν σημαντικές βελτιώσεις στη διαχείριση (βλέπε σημείο 46).

VI. Η Επιτροπή δεν ελέγχει συστηματικά αν τηρούνται όλα τα κριτήρια που καθορίζει για τα ευρωσυνέδρια, τα πρακτικά μαθήματα και τα θερινά μαθήματα. Επιπλέον, δεν διαθέτει καμία πληροφορία για τις χορηγίες που λαμβάνονται από άλλες μονάδες για τις εκδηλώσεις αυτές (βλέπε σημεία 29-30). Οι διαδικασίες θα πρέπει να τροποποιηθούν για να εξασφαλιστεί η διενέργεια των ελέγχων αυτών (βλέπε σημείο 49).

VII. Από τα αποτελέσματα της έρευνας που διεξήχθηκε παρατηρείται ότι οι δικαιούχοι/ανάδοχοι κατά μέσο όρο είναι ικανοποιημένοι με τις υπηρεσίες που παρέχει η Επιτροπή (βλέπε σημεία 32-36).

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ερευνητικές δραστηριότητες στον τομέα της επιμόρφωσης και της κινητικότητας των ερευνητών

1. Στόχος της κοινοτικής ερευνητικής πολιτικής, όπως ορίζεται στο άρθρο 163 της συνθήκης, είναι η ενίσχυση των επιστημονικών και τεχνολογικών βάσεων της κοινοτικής βιομηχανίας και η διευκόλυνση της ανάπτυξης της διεθνούς ανταγωνιστικότητας. Η κοινοτική στρατηγική στον τομέα της έρευνας και της τεχνολογικής ανάπτυξης ορίζεται στα προγράμματα-πλαίσια και εφαρμόζεται από την Επιτροπή μέσω ειδικών προγραμμάτων. Το τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο(1) (1994-1998) εξακολουθεί να είναι υπό εκτέλεση, ενώ το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο(2) (1998-2002) ξεκίνησε ύστερα από την απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 22ας Δεκεμβρίου 1998. Στο τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο (4ο ΠΠ) η "τόνωση της κατάρτισης και της κινητικότητας των ερευνητών" επιλέχθηκε ως μία από τις τέσσερις δραστηριότητες για την οποία κατανεμήθηκαν 792 εκατομμύρια ευρώ από τον συνολικό προϋπολογισμό 11879 εκατομμυρίων ευρώ για το πρόγραμμα-πλαίσιο (βλέπε πίνακα 1). Το Συμβούλιο ενέκρινε απόφαση(3) για τη θέσπιση "ειδικού προγράμματος έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης, συμπεριλαμβανομένης και της επίδειξης, στον τομέα της επιμόρφωσης και κινητικότητας των ερευνητών".

Πίνακας 1

Ανάλυση, κατά μέτρο, του προϋπολογισμού του τετάρτου προγράμματος-πλαισίου

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Στόχοι και προϋπολογισμός του προγράμματος ΕΚΕ

2. Το πρόγραμμα ΕΚΕ υποδιαιρείται σε τρεις αλληλεξαρτώμενους τομείς (ερευνητικά δίκτυα, πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους, επιμόρφωση μέσω έρευνας), στους οποίους προστίθεται μια δραστηριότητα σχετικά με τα συνοδευτικά μέτρα, τα οποία αποσκοπούν στη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των ίδιων των ερευνητών και μεταξύ αυτών και της βιομηχανίας, στην ενθάρρυνση νέων ερευνητών και στη δημοσίευση των αποτελεσμάτων και των επιτευγμάτων του προγράμματος.

3. Τα ερευνητικά δίκτυα αποβλέπουν στο να καταστήσουν δυνατό στους ερευνητές πέντε ή περισσοτέρων ερευνητικών ομάδων από τρεις τουλάχιστον χώρες να συνενώσουν τις προσπάθειές τους σ' ένα κοινό ερευνητικό σχέδιο και να συστήσουν με τον τρόπο αυτό ομάδες ικανές να διεξάγουν έρευνα υψηλής ποιότητας. Η δραστηριότητα "Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους" αφορά μεγάλες εγκαταστάσεις των οποίων η μοναδικότητα ή η σπανιότητα στην Κοινότητα, το υψηλό κόστος επένδυσης ή συντήρησης και η σημασία για την έρευνα δικαιολογούν μια σημαντική προσπάθεια σε κοινοτικό επίπεδο. Η χρησιμοποίηση των εγκαταστάσεων αυτών χρηματοδοτείται έτσι ώστε ερευνητές άλλων κρατών να μπορούν να έχουν πρόσβαση στις εγκαταστάσεις οι οποίες στο παρελθόν ήταν απροσπέλαστες. Σκοπός της δραστηριότητας "Επιμόρφωση μέσω της έρευνας" (η οποία μετονομάστηκε "υποτροφίες Marie Curie") είναι να δίνεται η δυνατότητα σε ευρωπαίους ερευνητές για μετεκπαίδευση εκτός της χώρας καταγωγής τους.

4. Τα συνοδευτικά μέτρα εφαρμόζονται για να συμβάλλουν στους στόχους του προγράμματος σχετικά με την τόνωση της κινητικότητας και της επιμόρφωσης των ερευνητών, ενώ συγχρόνως αποτελούν ένα ενδεδειγμένο μέσο για τη διάδοση των πληροφοριών σχετικά με τους όρους και τις διαδικασίες συμμετοχής στις διάφορες δραστηριότητες του προγράμματος και για τη διάδοση των αποτελεσμάτων του. Πρόκειται για τα ευρωσυνέδρια, τα πρακτικά μαθήματα και τα θερινά μαθήματα.

5. Η διαχείριση του προγράμματος ΕΚΕ τελείται από μια μονάδα τεσσάρων υπηρεσιών της ΓΔ Έρευνας, η οποία αριθμούσε 59 υπαλλήλους στις 31 Δεκεμβρίου 1999.

6. Ο προϋπολογισμός για τους τέσσερις κύριους τομείς του προγράμματος αυτού τροποποιήθηκε ύστερα από την προσχώρηση της Αυστρίας, Φινλανδίας και Σουηδίας. Ο πίνακας 1 δείχνει την κατανομή του προϋπολογισμού μεταξύ των τομέων αυτών. Το συνολικό ποσό των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών σχετικά με κάθε οικονομικό έτος εμφαίνεται στον πίνακα 2. Η κύρια διαπίστωση που προκύπτει από τα αριθμητικά αυτά στοιχεία αφορά το χαμηλό ποσοστό εκτέλεσης των πιστώσεων πληρωμών κατά τα πρώτα έτη του 4ου ΠΠ.

7. Στον πίνακα 3 φαίνεται το ποσό του προϋπολογισμού του ΕΚΕ που χρησιμοποιήθηκε σε δαπάνες διοίκησης και προσωπικού από το 1995 έως το 1999. Η απόφαση του Συμβουλίου καθορίζει ένα ανώτατο όριο στις δαπάνες αυτές, ήτοι 5,6 % του συνολικού προϋπολογισμού. Μπορεί να διαπιστωθεί ότι η Επιτροπή είναι εντός των ορίων αυτών.

Πίνακας 2

Εκτέλεση του προϋπολογισμού - Επιμόρφωση και κινητικότητα των ερευνητών

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Πίνακας 3

Επιμόρφωση και κινητικότητα των ερευνητών - Διοικητικές δαπάνες

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Έλεγχος του Συνεδρίου

8. Ο έλεγχος αυτός επικεντρώθηκε στην ανάλυση των συστημάτων διαχείρισης που χρησιμοποίησαν οι διοικητικές υπηρεσίες, τόσο σε επίπεδο Επιτροπής όσο και σε επίπεδο αναδόχου κατά την εφαρμογή του προγράμματος, καθώς και στην εξέταση της ποιότητας του τρόπου διαχείρισης τους. Κύριος στόχος του ελέγχου ήταν η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας του προγράμματος ΕΚΕ. Ελέγχθηκαν οι εφαρμοσθείσες διαδικασίες για την επιλογή των συμβάσεων και πραγματοποιήθηκε παρακολούθηση των αδυναμιών που διαπιστώθηκαν στην προηγούμενη έκθεση του Συνεδρίου(4) στον τομέα αυτό. Διενεργήθηκαν δέκα επιτόπιοι έλεγχοι σε έξι κοινοτικές χώρες κατά τη διάρκεια των οποίων ελέγχθηκαν 19 δικαιούχοι προγραμμάτων που αφορούσαν 51 συμβάσεις. Τέλος, μέσω των επιτόπιων ελέγχων και μιας δι' αλληλογραφίας έρευνας, ελήφθησαν πληροφορίες τόσο για τους αναδόχους/δικαιούχους που συμμετείχαν στο πρόγραμμα όσο και για το βαθμό ικανοποίησης σχετικά με τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν από την Επιτροπή.

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ

Προσέγγιση ελέγχου και γενικά αποτελέσματα

9. Ελέγχθηκαν προτάσεις που υποβλήθηκαν στο πλαίσιο συγκεκριμένων προσκλήσεων για υποβολή προτάσεων για να καθοριστεί αν εφαρμόστηκαν σωστά οι γραπτές διαδικασίες και αν ήταν διαφανείς οι παρούσες διαδικασίες επιλογής. Οι προτάσεις υποβάλλονται από οργανισμούς και μεμονωμένα άτομα των κρατών μελών και των συνεργαζομένων κρατών. Το ποσοστό των προτάσεων που επιλέγονται ποικίλλει μεταξύ τομέων και προσκλήσεων υποβολής προτάσεων.

10. Όταν υποβάλλεται μια πρόταση, στο πρώτο στάδιο αυτή εξετάζεται από δύο έως πέντε αξιολογητές (ονομαζόμενοι "Primary Reviewers": εξεταστές πρώτης αξιολόγησης) οι οποίοι επιλέγονται από την Επιτροπή. Στη συνέχεια χορηγείται ένας προκαταρκτικός συνολικός βαθμός, ο οποίος κανονικά είναι ο μέσος όρος των βαθμών που χορηγούν οι εξεταστές πρώτης αξιολόγησης. Στο δεύτερο στάδιο οι εξεταστές πρώτης αξιολόγησης συνέρχονται κατόπιν σε σύσκεψη (ονομαζόμενη σύσκεψη επιτροπής αξιολόγησης) για να συζητήσουν τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων. Στη σύσκεψη της επιτροπής αξιολόγησης ο προκαταρκτικός συνολικός βαθμός μπορεί να τροποποιηθεί σύμφωνα με τις ειδικές γραπτές διαδικασίες. Η τελική κατάσταση που συντάσσει η επιτροπή αξιολόγησης υποβάλλεται στην Επιτροπή. Στις περιπτώσεις που εξέτασε το Συνέδριο, τα συνοπτικά πρακτικά που παρουσιάστηκαν ωστόσο δεν περιλαμβάνουν τις συσκέψεις που οδήγησαν στην κατάρτιση της τελικής αυτής κατάστασης. Η τελική απόφαση για την επιλογή των προτάσεων λαμβάνεται από την Επιτροπή.

11. Στην πράξη, υπήρχαν ορισμένες διαφορές στον τρόπο με τον οποίο αξιολογούνταν οι προτάσεις μεταξύ των τεσσάρων δραστηριοτήτων. Διαπιστώθηκαν αδυναμίες σε όλους τους τομείς· μία από τις διαπιστώσεις ήταν ότι δεν είχε προσκομιστεί κανένα έγγραφο που να εξηγούσε τις αποφάσεις των αξιολογητών και ότι οι αξιολογητές είχαν αξιολογήσει προτάσεις με τις οποίες είχαν σχέση· διαπιστώθηκαν περιπτώσεις κατά τις οποίες ένας αξιολογητής αξιολόγησε μια πρόταση στην οποία ο εργοδότης/συνεργάτης του ήταν εμπλεκόμενος.

Ερευνητικά δίκτυα

12. Στον τομέα των ερευνητικών δικτύων, η κατάταξη που αναφερόταν στα συνοπτικά πρακτικά της σύσκεψης της επιτροπής αξιολόγησης διέφερε από τους μεμονωμένους συνολικούς βαθμούς που αναφέρονταν στο έγγραφο αυτό. Η αξιολόγηση των προτάσεων διεξήχθηκε σύμφωνα με την ισχύουσα διαδικασία, αυτό όμως δεν αντικατοπτρίζεται τελείως στα πρακτικά εφόσον οι αποφάσεις της επιτροπής αξιολόγησης είναι μόνο εν μέρει τεκμηριωμένες. Στα πρακτικά αναφέρονται οι τροποποιήσεις που επέφεραν οι αξιολογητές πρώτης αξιολόγησης για να εξασφαλιστεί ενδεχομένως η συνοχή των μεμονωμένων βαθμών τους σε σχέση με τις διάφορες προτάσεις πριν από τη σύσκεψη της ολομέλειας. Δεν αναφέρεται όμως η μεταγενέστερη τροποποίηση του βαθμού ορισμένων προτάσεων που προέκυψε από τη σύσκεψη ολομέλειας (στην επιτροπή αξιολόγησης). Το γεγονός αυτό οδηγεί πράγματι σε μια εμφανή ασυνέπεια μεταξύ της τελικής κατάταξης, που προκύπτει από τις συσκέψεις της επιτροπής αξιολόγησης, και των μεμονωμένων βαθμών ορισμένων προτάσεων. Εν πάση περιπτώσει, πρόκειται για κάποια έλλειψη αυστηρότητας στα πρακτικά των συσκέψεων η οποία δεν επηρεάζει καθόλου το αποτέλεσμα της αξιολόγησης (κατάσταση προτάσεων που προτείνει η ομάδα αξιολόγησης στην Επιτροπή για χρηματοδότηση κατά σειρά προτεραιότητας). Ως αποτέλεσμα των συστάσεων αυτής της επιτροπής αξιολόγησης χρηματοδοτήθηκαν συνολικά από την Επιτροπή 13 προτάσεις.

Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους

13. Για τον τομέα πρόσβασης σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους, σε 13 από 61 περιπτώσεις, δεν τηρήθηκαν οι λεπτομερείς οδηγίες που δόθηκαν ρητά για τον καθορισμό της κατάταξης των προτάσεων. Το γεγονός αυτό είχε ως αποτέλεσμα 10 προτάσεις να έχουν καλύτερη προκαταρκτική κατάταξη από εκείνη που θα είχαν βάσει των αξιολογήσεων. Χρηματοδοτήθηκαν έξι από αυτές τις 10 προτάσεις. Δεν διαπιστώθηκε κανένα έγγραφο που να αιτιολογεί την υψηλότερη αυτή κατάταξη.

Παράταση συμβάσεων

14. Στον τομέα αυτό, η τρίτη πρόσκληση για υποβολή προτάσεων το 1997 κατέληξε σε νέες προτάσεις που ελήφθησαν από τους υπάρχοντες αναδόχους με τις οποίες ζητούνταν συμπληρωματικά κεφάλαια για δυνατότητα πρόσβασης στις μεγάλες εγκαταστάσεις. Από τις προτάσεις αυτές επελέγησαν 38. Αντί να καταρτιστούν νέες συμβάσεις για τις προτάσεις αυτές, υπογράφηκαν τροποποιήσεις συμβάσεων που παρέτειναν τη διάρκεια των υπαρχουσών αρχικών συμβάσεων και τη χρηματική συνεισφορά. Η προσέγγιση αυτή υιοθετήθηκε για να εξασφαλίσει την εξ ολοκλήρου χρησιμοποίηση του διαθέσιμου προϋπολογισμού. Στο μέλλον, η Επιτροπή θα πρέπει να φροντίσει ώστε η κατάσταση αυτή να μην επαναληφθεί και θα πρέπει να ζητήσει από τη νομική της υπηρεσία να εκδώσει γραπτή γνωμοδότηση για τις σωστές διαδικασίες που πρέπει να εφαρμόζονται. Επιπλέον, με τις συμβάσεις αυτές διαπιστώθηκαν δύο διαφορετικοί τύποι αλληλεπικάλυψης. Ο πρώτος αφορά τη διάρκεια των συμβάσεων, όπου χρονικές περίοδοι ενός έως εννέα μηνών που καλύπτονταν από την πρώτη σύμβαση θεωρήθηκαν ότι αποτελούσαν επίσης τμήμα της παράτασης της τροποποιηθείσας σύμβασης. Η αλληλεπικάλυψη αυτή έγινε για να αποφευχθούν νέες συμβάσεις μετά τη λήξη του 4ου ΠΠ. Η δεύτερη περίπτωση αλληλεπικάλυψης αφορά την πρόσθετη χρηματοδότηση κατά την οποία σε μερικές περιπτώσεις ορισμένες δηλώσεις εξόδων που κάλυπταν περιόδους των αρχικών συμβάσεων χρηματοδοτήθηκαν από την πρόσθετη χρηματοδότηση που προοριζόταν για μελλοντικές περιόδους. Η κατάσταση αυτή δεν προκλήθηκε από τους αναδόχους, αλλά ήταν αποτέλεσμα εσφαλμένης ερμηνείας της σύμβασης εκ μέρους των εμπλεκομένων υπηρεσιών της Επιτροπής. Το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε στους αναδόχους κατά τη διάρκεια της σύμβασης ήταν σωστό αλλά λόγω της προαναφερθείσας εσφαλμένης ερμηνείας ορισμένα ποσά καταβλήθηκαν πρόωρα.

15. Όσον αφορά την ανάλυση των προτάσεων το 1995 και 1997 για τις παραπάνω συμβάσεις, διαπιστώθηκε σε 27 από τις 38 προτάσεις, ότι ένας από τους αξιολογητές κάθε πρότασης ήταν ο ίδιος και στις δύο περιόδους. Σε μία από τις περιπτώσεις αυτές, οι ίδιοι δύο αξιολογητές αξιολόγησαν τις προτάσεις το 1995 και 1997 (το 1997 συμμετείχε ένας τρίτος αξιολογητής). Από την ανάλυση των ετήσιων εκθέσεων που αφορούσαν τις συμβάσεις αυτές για τα έτη 1996 έως 2000, διαπιστώθηκε ότι σε 11 περιπτώσεις ένας από τους αξιολογητές συνδεόταν με τον ανάδοχο. Σε επτά περιπτώσεις ο αξιολογητής ήταν πάρεδρο μέλος στην επιτροπή επιλογής που συστάθηκε από τον ανάδοχο και σε τέσσερις άλλες περιπτώσεις ο αξιολογητής ήταν χρήστης της εγκατάστασης και κατά συνέπεια δικαιούχος της χρηματοδότησης της Επιτροπής. Ιδιαίτερα σε μία περίπτωση και οι δύο αξιολογητές του 1997 χρησιμοποιούσαν τις εγκαταστάσεις που αξιολόγησαν το 1997 και 1998, και το 1997 και 1999 αντίστοιχα. Πράγματι, οι αξιολογητές αυτοί ευεργετήθηκαν από τη χρηματοδοτηθείσα πρόσβαση στην εγκατάσταση αυτή το 1997 κατά τις τέσσερις εβδομάδες, ήτοι την εποχή που πραγματοποίησαν τις αξιολογήσεις. Ο ένας από αυτούς χρειάστηκε να απουσιάσει από την εγκατάσταση για να παρευρεθεί στη σύσκεψη της επιτροπής αξιολόγησης στις Βρυξέλλες. Όλες αυτές οι περιπτώσεις θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σύγχυση συμφερόντων την οποία οι διαδικασίες της Επιτροπής θα πρέπει να αποφεύγουν.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Ερευνητικά δίκτυα

16. Στη δραστηριότητα των ερευνητικών δικτύων, (γνωστών επίσης ως ερευνητικών δικτύων επιμόρφωσης), διάφοροι όροι ισχύουν στα έξοδα προσωπικού των ερευνητών επισκεπτών. Δύο από τους όρους αυτούς είναι οι ακόλουθοι:

α) Ο διορισμός του/της πρέπει να είναι έκτακτος και για μια καθορισμένη διάρκεια που αρχίζει μετά από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης, και

β) ο ερευνητής/η ερευνήτρια δεν πρέπει να κατάγεται από την ίδια χώρα με τον ανάδοχο που τον/την προσλαμβάνει και δεν πρέπει να έχει ασκήσει τις συνήθεις δραστηριότητές του/της στο κράτος αυτό για περισσότερο των 18 από τους 24 μήνες που προηγούνται του διορισμού του/της.

17. Κατά τη διάρκεια των επιτόπιων ελέγχων, διαπιστώθηκαν περιπτώσεις κατά τις οποίες ερευνητές, οι οποίοι είχαν ήδη λάβει υποτροφίες δηλώθηκαν ως επισκέπτες ερευνητές στο δίκτυο έρευνας μολονότι είχαν παραμείνει έως 36 μήνες πριν από τον διορισμό τους στον ίδιο οργανισμό. Οι ερευνητές αυτοί δεν ήταν συνεπώς επιλέξιμοι να χαρακτηριστούν ως επισκέπτες ερευνητές.

18. Κατά τους επιτόπιους ελέγχους και την έρευνα, οι ανάδοχοι εξέφραζαν συνήθως το παράπονο ότι αντιμετώπιζαν δυσκολίες στην πρόσληψη των ερευνητών για το σχέδιο. Πολλοί είχαν παρανοήσει τις οδηγίες και θεώρησαν ότι περιορίζονταν στη γνωστοποίηση των προσφορών στο Cordis λαμβάνοντας ελάχιστες αιτήσεις. Επιπλέον, πολλοί ανάδοχοι, και όχι μόνο εκείνοι που συμμετείχαν στη δραστηριότητα των ερευνητικών δικτύων, επέκριναν την ίδια την ιστοσελίδα του Cordis. Τη θεώρησαν πολύ ογκώδη και δύσχρηστη και πολλοί οργανισμοί απέφευγαν, εφόσον ήταν δυνατό, να τη χρησιμοποιούν.

Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους

19. Στην πρότυπη σύμβαση για τη δραστηριότητα "Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους" τα επιλέξιμα έξοδα κατανέμονται σε δύο κατηγορίες για τις δηλώσεις δαπανών: τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής και τα έξοδα χρησιμοποίησης της εγκατάστασης.

20. Τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής μπορούν να επιβαρύνουν τη σύμβαση σύμφωνα με τους συνήθεις εσωτερικούς κανόνες και διαδικασίες του αναδόχου. Συνεπώς, αν τα συστήματα που εφαρμόζει ο ανάδοχος είναι ανεπαρκή και εφόσον δεν υπάρχουν οι ελάχιστες απαιτήσεις εκ μέρους της Επιτροπής, είναι εξαιρετικά δύσκολο να ελεγχθεί το βάσιμο αυτών των εξόδων. Διαπιστώθηκαν περιπτώσεις όπου δεν ήταν διαθέσιμα τα αποδεικτικά έγγραφα για την αιτιολόγηση των δαπανών. Επιπλέον, το γεγονός ότι δεν ελέγχθηκαν οι χρήστες των εγκαταστάσεων για να διαπιστωθεί αν έλαβαν απόδοση των εξόδων μετάβασης και διαμονής από τον οργανισμό της χώρας από την οποία κατάγονται οδήγησε σε περιπτώσεις διπλής χρηματοδότησης. Ένας καθηγητής πανεπιστημίου πέρασε πειθαρχικό συμβούλιο ως άμεσο αποτέλεσμα της παραπάνω κατάστασης.

21. Στις περισσότερες από τις συμβάσεις αυτές, το ημερήσιο κόστος χρησιμοποίησης των εγκαταστάσεων είχε συμφωνηθεί μεταξύ της Επιτροπής και του αναδόχου, εκφραζόμενο σε ECU. Ο κίνδυνος από συναλλαγματικές διαφορές στον οποίο εκτίθετο η Επιτροπή ήταν συνεπώς περιορισμένος και οι δηλώσεις δαπανών μπορούσαν ευκολότερα να εξετάζονται καθώς οι τιμές μετατροπής είχαν συμφωνηθεί εκ των προτέρων. Εντούτοις, κανένα αποδεικτικό στοιχείο δεν βεβαίωνε αν οι υπεύθυνοι των επιστημονικών υπηρεσιών είχαν συμβουλευθεί τους υπευθύνους των οικονομικών υπηρεσιών για τον καθορισμό αυτών των εξόδων χρησιμοποίησης. Επειδή τα έξοδα χρησιμοποίησης απορροφούσαν υψηλό ποσοστό των κεφαλαίων (σε ορισμένες περιπτώσεις μέχρι το 95 % μιας σύμβασης με μέγιστη συνεισφορά της Επιτροπής 2 εκατομμυρίων ECU), ήταν επιτακτική ανάγκη να καθορίζονται με δίκαιο και ακριβή τρόπο. Στους κανόνες σχετικά με τον υπολογισμό των ημερήσιων εξόδων χρησιμοποίησης ορίζεται ότι όλα τα έξοδα πρέπει να υπολογίζονται σύμφωνα με τις λογιστικές αρχές που αφορούσαν το ιστορικό κόστος. Οι έλεγχοι εξακρίβωσαν ότι, ενώ η πλειοψηφία των αναδόχων είχε δηλώσει τα πραγματικά έξοδα κατά τον καθορισμό των εξόδων χρησιμοποίησης, ένας μικρός αριθμός αναδόχων είχε χρησιμοποιήσει εσφαλμένους υπολογισμούς. Για παράδειγμα, για μία σύμβαση στο Κοινό Κέντρο Ερευνών, ο υπολογισμός των ημερήσιων εξόδων χρησιμοποίησης βασίστηκε πραγματικά σε εκτιμήσεις, με αποτέλεσμα τα έξοδα χρησιμοποίησης στη σύμβαση να είναι περισσότερο από 30 % υψηλότερα από ό, τι θα δικαιολογούνταν με τη χρησιμοποίηση του ιστορικού κόστους. Η ΓΔ Έρευνας προς το παρόν διεξάγει έρευνα για την περίπτωση αυτή.

22. Σύμφωνα με μια απαίτηση της σύμβασης πρέπει να πραγματοποιούνται ενδιάμεσες εξετάσεις σε όλες τις συμβάσεις άνω του 1 εκατομμυρίου ευρώ στον τομέα αυτό. Η εξέταση αυτή πραγματοποιήθηκε σε όλες τις συμβάσεις άσχετα με την αξία το 1998. Για τις συμβάσεις που άρχισαν το 1998, η εξέταση πραγματοποιήθηκε πολύ νωρίς επειδή πολλές συμβάσεις ήταν υπό εκτέλεση από δύο έως τρεις μήνες μόνο και αξιολογούνταν απλώς αιτήσεις για πρόσβαση. Για άλλες συμβάσεις που έληγαν το 1998, η εξέταση πραγματοποιήθηκε πολύ αργά επειδή δεν ήταν δυνατό να βελτιωθούν τομείς που είχαν επικριθεί πριν από τη λήξη της σύμβασης. Οι μόνες συμβάσεις στις οποίες ταίριαζε το χρονοδιάγραμμα της εν λόγω εξέτασης ήταν οι 38 παρατάσεις συμβάσεων που αναφέρονται στα σημεία 14-15 παραπάνω.

Επιμόρφωση μέσω έρευνας (υποτροφίες Marie Curie)

Συνέχεια των προηγουμένων παρατηρήσεων

23. Από την προηγούμενη έκθεση του Συνεδρίου στον τομέα αυτό, καταβλήθηκαν προσπάθειες για τη βελτίωση της διαχείρισης της δραστηριότητας αυτής. Μία από τις κυριότερες επικρίσεις αφορούσε την έλλειψη συνέχειας που δεν δόθηκε από την Επιτροπή όταν οι υπότροφοι δεν παρουσίαζαν καμία επιστημονική έκθεση. Διαπιστώθηκαν σημαντικές βελτιώσεις στον τομέα αυτό εφόσον οι πληρωμές εξαρτώνταν από την παραλαβή των εκθέσεων και επιστολές υπενθύμισης αποστέλλονταν αυτόματα από την Επιτροπή στους αναδόχους όταν δεν ελάμβανε τις εκθέσεις τους.

Αποκέντρωση επιλογής και διαχείρισης των υποτροφιών Marie Curie

24. Οι υποτροφίες Marie Curie διατίθενται όχι μόνο στους υποψήφιους του προγράμματος ΕΚΕ, αλλά επίσης και σε όσους συμμετέχουν σε συγκεκριμένες προσκλήσεις για υποβολή προτάσεων σχετικά με ειδικά θεματικά προγράμματα που υπάρχουν στο τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο. Κατά την ανάλυση των αξιολογήσεων των υποτροφιών Marie Curie διαπιστώθηκε ότι το μέσο ποσοστό επιλογής των αιτήσεων στο πρόγραμμα ΕΚΕ διέφερε σημαντικά από εκείνο στα θεματικά προγράμματα. Σε μία περίπτωση, η διαφορά ήταν τόσο μεγάλη που ένας υποψήφιος είχε τρεις φορές περισσότερες πιθανότητες να επιτύχει υποβάλλοντας αίτηση στο πλαίσιο ενός ειδικού προγράμματος παρά σ' εκείνο του προγράμματος ΕΚΕ.

Φορολόγηση υποτρόφων Marie Curie

25. Διαπιστώθηκε ότι η επιβολή φόρου εισοδήματος στις υποτροφίες των δικαιούχων Marie Curie διέφερε από χώρα σε χώρα ακόμη και μεταξύ φορολογικών περιφερειών στην ίδια χώρα. Η μη εναρμόνιση μεταξύ των φορολογικών περιφερειών σε μια χώρα καθιστά τη διαδικασία καθορισμού των μηνιαίων χρηματικών ποσών για κάθε υπότροφο που επισκέπτεται τη χώρα αυτή δύσκολη για την Επιτροπή και προκαλεί σημαντικές διακυμάνσεις στο καθαρό ποσό που λαμβάνουν οι υπότροφοι στις χώρες αυτές.

Σωματείο υποτροφιών Marie Curie

26. Το σωματείο υποτροφιών Marie Curie (MCFA) ιδρύθηκε τον Νοέμβριο του 1997 υπό μορφή διεθνούς μη κερδοσκοπικού σωματείου που υπάγεται στο βελγικό δίκαιο. Ο στόχος του MCFA, όπως καθορίζεται στο καταστατικό του, συνίσταται:

α) στην ενίσχυση της προόδου της επιστήμης στην Ευρώπη·

β) στον καθορισμό μιας σαφούς και ευδιάκριτης ταυτότητας για τις υποτροφίες Marie Curie·

γ) στην προώθηση και στην αύξηση της φήμης των υποτροφιών Marie Curie·

δ) στη βελτίωση επαφών και ροής πληροφοριών μεταξύ των μελών του σωματείου·

ε) στην καθιέρωση μιας διαρθρωμένης διασύνδεσης μεταξύ υποτρόφων και του κόσμου της έρευνας συμπεριλαμβανομένης και της βιομηχανίας·

στ) στην ανάπτυξη και στην ενθάρρυνση της διεθνούς διάστασης των υποτροφιών Marie Curie·

ζ) στην αύξηση της εκτίμησης και της κατανόησης της επιστήμης από το ευρύτερο κοινό.

27. Η συνεισφορά της Επιτροπής στο MCFA, που χρηματοδοτείται από το πρόγραμμα ΕΚΕ (βλέπε πίνακα 4) αντιπροσωπεύει το σύνολο σχεδόν των πόρων του σωματείου.

Πίνακας 4

Ενίσχυση της Επιτροπής στο Σωματείο Υποτροφιών Marie Curie

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

28. Ο έλεγχος του MCFA αποκάλυψε σοβαρή έλλειψη ελέγχων διαχείρισης. Δεν εφαρμόζονταν οικονομικές διαδικασίες σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών με αποτέλεσμα όλες οι δημιουργηθείσες δαπάνες να θεωρηθούν επιλέξιμες για χρηματοδότηση από την Επιτροπή. Το αποκορύφωμα ήταν ένα σημαντικό ποσό της χρηματοδότησης που ελήφθη από την Επιτροπή να μη δαπανάται πάντοτε αποτελεσματικά.

Συνοδευτικά μέτρα

29. Στην πρότυπη σύμβαση για τα ευρωσυνέδρια, τα πρακτικά μαθήματα και τα θερινά μαθήματα, ζητείται από τους αναδόχους να τηρούν μια ισορροπία επιλέγοντας ερευνητές κάτω των 35 ετών, από μειονεκτικές περιοχές, να ενθαρρύνουν τη συμμετοχή γυναικών και ερευνητών προερχόμενων από το βιομηχανικό τομέα. Εντούτοις, στις δηλώσεις δαπανών οι ανάδοχοι πρέπει να αποδεικνύουν μόνο ότι οι συμμετέχοντες στις συσκέψεις είναι κάτω των 35 ετών και κατά συνέπεια δεν υπήρχε καμία απόδειξη ότι όλα τα άλλα κριτήρια είχαν συστηματικά ελεγχθεί.

30. Κατά τους επιτόπιους ελέγχους διαπιστώθηκε ότι η Επιτροπή δεν είναι η μόνη χρηματοδοτική πηγή των συσκέψεων αυτών και σε πολλές περιπτώσεις έχουν ληφθεί και άλλες χορηγίες. Εντούτοις, δεν είχε ληφθεί κανένα μέτρο ώστε να εξακριβωθεί αν η συνολική χορηγία/χρηματοδότηση δεν υπερέβαινε το συνολικό κόστος της εκδήλωσης.

Επιτόπιοι έλεγχοι διενεργούμενοι από την Επιτροπή

31. Κατά την περίοδο 1996 έως 1999 δεν διενεργήθηκε κανένας επιτόπιος δημοσιονομικός έλεγχος από την Επιτροπή, είτε από τους υπαλλήλους της Επιτροπής είτε από εξωτερικούς αναδόχους για το πρόγραμμα ΕΚΕ. Είναι επιτακτική ανάγκη να διενεργείται ένας ελάχιστος αριθμός ελέγχων κατά την έναρξη ενός προγράμματος για να βεβαιώνεται τόσο αν εφαρμόζονται οι σωστές διαδικασίες από τον ανάδοχο όσο και αν οι διαδικασίες αυτές και οι στόχοι είναι ρεαλιστικοί.

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΕΡΕΥΝΑΣ

32. Κατά την περίοδο από τον Σεπτέμβριο έως τον Δεκέμβριο του 2000 απεστάλησαν 1896 ερωτηματολόγια συνολικά στους αναδόχους που συμμετείχαν στο πρόγραμμα ΕΚΕ. Τα ερωτηματολόγια απεστάλησαν δειγματοληπτικά σε όλες τις κατηγορίες των αναδόχων/δικαιούχων σε όλα τα κράτη μέλη και σε όλα τα κράτη που συνεργάζονταν με τα προγράμματα-πλαίσια. Ο αριθμός των συμβάσεων που εξετάσθηκαν και το ποσό αυτών εμφαίνονται στον πίνακα 5. Ελήφθησαν 1372 (72,36 %) απαντήσεις. Στον πίνακα 6 παρουσιάζεται ανάλυση του αριθμού των ερωτηματολογίων που απεστάλησαν και των απαντήσεων που ελήφθησαν. Στόχος των ερωτηματολογίων αυτών ήταν η αξιολόγηση της απόδοσης της Επιτροπής και της χρησιμότητας του ίδιου του προγράμματος ΕΚΕ. Το πρώτο μέρος των ερωτηματολογίων επινοήθηκε για τη συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με το βαθμό συμμετοχής των αναδόχων/δικαιούχων στα προηγούμενα προγράμματα-πλαίσια και εάν συμμετείχαν σε άλλες δραστηριότητες στο 4ο ΠΠ. Για κάθε στάδιο της διαδικασίας συμβάσεων από την πρόσκληση για υποβολή προτάσεων, επεξεργασία προτάσεων, αξιολόγηση, διαπραγμάτευση και υπογραφή της σύμβασης μέχρι τις διαδικασίες κατάρτισης εκθέσεων και πληρωμής υπήρχαν ερωτήσεις για να καθοριστεί κατά πόσο οι ανάδοχοι/δικαιούχοι ήταν ικανοποιημένοι. Τέλος, τέθηκε η ερώτηση στους αναδόχους/δικαιούχους αν θα συμμετείχαν στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο.

Πίνακας 5

Ανακεφαλαίωση κατά τύπο και αξία των ελεγχθέντων σχεδίων του προγράμματος ΕΚΕ (επιτόπου/ερωτηματολόγιο)

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πίνακας 6

Ανάλυση απαντήσεων στα αποσταλέντα ερωτηματολόγια

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

33. Στον πίνακα 7 παρουσιάζονται τα κυριότερα αποτελέσματα της έρευνας αυτής. Πολλοί ερωτηθέντες επισύναψαν επίσης ορισμένες παρατηρήσεις στις απαντήσεις τους, πράγμα με το οποίο μπόρεσαν να ληφθούν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία της Επιτροπής και το πρόγραμμα ΕΚΕ.

34. Αξίζει να σημειωθεί ένα σημείο από τα αποτελέσματα το οποίο αφορά τη δραστηριότητα "Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους". Περισσότερο από το ήμισυ των ερωτηθέντων είχε συνάψει προηγουμένως συμβάσεις στον τομέα αυτό στο πλαίσιο προηγουμένων προγραμμάτων-πλαισίων και σχεδόν όλοι είχαν ήδη υποβάλει πρόταση στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο. Είναι επίσης ενδιαφέρον να σημειωθεί ότι περισσότερο από το ήμισυ των ερωτηθέντων στον τομέα αυτό συμμετείχε επίσης και σε άλλες δραστηριότητες στο πρόγραμμα ΕΚΕ.

35. Από τα αποτελέσματα μπορεί να διαπιστωθεί ότι οι δικαιούχοι κατά μέσο όρο είναι ικανοποιημένοι με την υπηρεσία που τους παρέχει η Επιτροπή. Ο τομέας όπου εκφράζεται η μικρότερη ικανοποίηση αφορά τις προσκλήσεις για υποβολή προτάσεων και τις διαδικασίες επιλογής (44 %-65 %).

36. Ο τομέας, όπου οι δικαιούχοι είναι περισσότερο ικανοποιημένοι, αφορά τις απαντήσεις που έλαβαν από τους υπαλλήλους της Επιτροπής στις ερωτήσεις τους (62 %-77 %).

Πίνακας 7

Αποτελέσματα της έρευνας που πραγματοποιήθηκε επιτόπου και με αλληλογραφία

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:

Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Συμπεράσματα

Επιλογή προτάσεων

37. Η διαφάνεια των διαδικασιών για την επιλογή προτάσεων δεν ήταν πάντοτε εμφανής:

α) κατά την κατανομή των προτάσεων στους αξιολογητές, υπήρχε η πιθανότητα να προκύψουν συγκρούσεις συμφερόντων και

β) δεν υπήρχαν αναλυτικά πρακτικά συσκέψεων προς στήριξη των αποφάσεων που ελάμβανε η επιτροπή αξιολόγησης.

Έλεγχος συμβάσεων και διαχείρισης

38. Όσον αφορά τη δραστηριότητα της επιμόρφωσης με έρευνα (υποτροφίες Marie Curie), η Επιτροπή έλαβε σημαντικά μέτρα για τη βελτίωση της διαχείρισης του προγράμματος.

39. Οι μεγάλες διαφορές του αριθμού των προτάσεων που επιλέχθηκαν στο πλαίσιο των υποτροφιών Marie Curie μεταξύ του προγράμματος ΕΚΕ και των ειδικών θεματικών προγραμμάτων δεν είναι ικανοποιητικές και μπορεί να επηρεάσουν δυσμενώς τη φήμη του καθεστώτος των υποτροφιών.

40. Η υπηρεσία που διαχειρίζεται τις υποτροφίες Marie Curie στο πρόγραμμα ΕΚΕ παρουσιάζει πώς μια συγκεντρωτική μονάδα μπορεί να λειτουργεί αποτελεσματικά και αποδοτικά εντός της Επιτροπής.

Συστάσεις

Επιλογή προτάσεων

41. Σχετικά με τις καταστάσεις που περιγράφηκαν στο σημείο 37 παραπάνω, προτείνονται οι ακόλουθες διαδικασίες για να βελτιωθεί το σύστημα αξιολόγησης:

α) Όλες οι αιτήσεις των υποψηφίων που αποβλέπουν να γίνουν αξιολογητές προτάσεων θα πρέπει να εκτιμηθούν και να ληφθεί μια απόφαση σχετικά με την καταλληλότητα τού υποψηφίου για την εν λόγω εργασία. Ο υποψήφιος θα πρέπει να ενημερωθεί για την απόφαση αυτή. Οι εμπειρογνώμονες που εμφαίνονται στην κατάσταση θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τις αξιολογήσεις. Η επόμενη επιλογή θα πρέπει να βασίζεται σε μια ανάλυση του κινδύνου πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων σχετικά με θέματα, όπως ινστιτούτα από τα οποία προέρχονται οι υποψήφιοι, σύλλογοι στους οποίους είναι μέλη και, ως ένα βαθμό, η εθνικότητά τους.

β) Κανένας αξιολογητής δεν θα μπορεί να συμμετέχει σε αξιολόγηση όταν ο οργανισμός από τον οποίο προέρχεται έχει υποβάλει πρόταση. Όλες οι αξιολογήσεις θα πρέπει να πραγματοποιούνται σε ένα κτίριο και οι αξιολογητές θα πρέπει να έχουν ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα για να αξιολογούν κάθε πρόταση. Θα πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη προσοχή κατά την κατανομή των προτάσεων ώστε να εξασφαλιστεί ότι δεν θα δημιουργηθούν πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων και ότι οι αξιολογητές διαθέτουν τις αναγκαίες ικανότητες και προσόντα για τις προτάσεις που αξιολογούν. Η Επιτροπή θα πρέπει να πραγματοποιήσει μια διεξοδικότερη εξέταση των αποτελεσμάτων των αξιολογήσεων για να εξακριβώσει την ορθή κατάταξη των προτάσεων.

γ) Τέλος, για να εξασφαλιστεί η διαφάνεια, θα πρέπει να τηρούνται πλήρη πρακτικά από όλες τις συνεδριάσεις και να δημοσιεύονται οι συζητήσεις που προηγούνται όλων των αποφάσεων.

Έλεγχος συμβάσεων και διαχείρισης

42. Θα πρέπει να καθιερωθούν διαδικασίες που να βεβαιώνουν αν οι συμμετέχοντες στα ερευνητικά δίκτυα τηρούν τα κριτήρια επιλεξιμότητας. Επειδή το κυριότερο πρόβλημα είναι η πρόσληψη των ερευνητών, οι οποίοι έχουν ήδη λάβει υποτροφίες από την Επιτροπή, θα πρέπει να είναι σχετικά απλό να διασταυρώνονται τα στοιχεία για τους ερευνητές που προσλαμβάνονται στα δίκτυα με την υπάρχουσα βάση δεδομένων πρώην και νυν υποτρόφων του συμμετέχοντος οργανισμού. Επιπλέον, η Επιτροπή θα πρέπει να δώσει περισσότερες πληροφορίες για τον τρόπο πρόσληψης των ερευνητών στο πλαίσιο των σχεδίων και επίσης να λάβει μέτρα για τη βελτίωση της χρηστικότητας της ιστοσελίδας Cordis.

43. Όσον αφορά τη δραστηριότητα "Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους" συνιστάται στην Επιτροπή να απαιτεί από τους αναδόχους να τηρούν αποδεικτικά έγγραφα για όλες τις δημιουργηθείσες δαπάνες. Για τα έξοδα μετάβασης και διαμονής θα πρέπει να λαμβάνεται δήλωση από το χρήστη ότι δεν έχει λάβει καμία άλλη οικονομική ενίσχυση.

44. Ενώ η Επιτροπή ενθαρρύνεται να ακολουθεί την προσέγγιση που στηρίζεται στα έξοδα χρησιμοποίησης που καθορίστηκαν για τις συμβάσεις σχετικά με την πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλου μεγέθους οι οποίες συνάφθηκαν με τους αναδόχους, θα πρέπει να βεβαιωθεί αν τα έξοδα χρησιμοποίησης καθορίστηκαν σωστά. Η γνώμη των υπευθύνων των οικονομικών υπηρεσιών θα πρέπει να ζητείται και να τεκμηριώνεται πλήρως πριν από την υπογραφή των συμβάσεων και οι έλεγχοι παρακολούθησης να διενεργούνται για να εξακριβώνεται αν τα έξοδα χρησιμοποίησης είναι σωστά.

45. Η Επιτροπή θα πρέπει να πραγματοποιεί τις ενδιάμεσες εξετάσεις της σύμφωνα με την πραγματική διάρκεια της σύμβασης.

46. Η Επιτροπή θα πρέπει να συνεχίσει να αναθέτει τη διαχείριση των υποτροφιών Marie Curie στην υπηρεσία η οποία είναι αρμόδια για τη δραστηριότητα αυτή στο πρόγραμμα ΕΚΕ. Θα πρέπει επίσης να της αναθέσει τη διαχείριση των άλλων υποτροφιών στο πλαίσιο των ειδικών προγραμμάτων.

47. Η Επιτροπή ενθαρρύνεται να εξακολουθεί να παρέχει καλές υπηρεσίες απαντώντας στις ερωτήσεις των αναδόχων.

48. Αν η Επιτροπή αποφασίσει να διατηρήσει τη χρηματοδότησή της στο σωματείο υποτροφιών Marie Curie, θα πρέπει να διαβεβαιωθεί αν έχουν καθιερωθεί κατάλληλοι έλεγχοι διαχείρισης ως επίσης να παράσχει στο σωματείο σαφείς οδηγίες για τον τρόπο ανάληψης των δαπανών και να καθορίσει ανώτατα όρια δαπανών σε ορισμένους τομείς.

49. Η Επιτροπή θα πρέπει να εξακριβώσει, αν προβλέπονται κριτήρια στόχου, ιδιαίτερα στον τομέα των ευρωσυνεδρίων, πρακτικών μαθημάτων και θερινών μαθημάτων, αν ο ανάδοχος προσκομίζει έγγραφα για να βεβαιωθεί αν αυτά τα κριτήρια έχουν τηρηθεί. Συνιστάται επίσης να ζητήσει η Επιτροπή από τον ανάδοχο, εκτός από τις δηλώσεις δαπανών, δηλώσεις που να εμφανίζουν το συνολικό ποσό που έχει ληφθεί με χορηγία και το ποσοστό του συνολικού κόστους της εκδήλωσης που κάλυψε η χορηγία αυτή. Έτσι, θα μπορούσε να διενεργηθεί ένας πρόσθετος έλεγχος για την ακρίβεια των δαπανών που δηλώθηκαν.

50. Η Επιτροπή θα πρέπει να λάβει μέτρα έτσι ώστε να διενεργηθούν το συντομότερο δυνατό επιτόπιοι έλεγχοι στους αναδόχους στο πλαίσιο του προγράμματος βελτίωσης ανθρώπινου δυναμικού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 19ης Ιουλίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) Απόφαση αριθ. 1110/94/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 26ης Απριλίου 1994, περί του τέταρτου προγράμματος-πλαισίου επί των δράσεων της Ευρωπαϊκής Κοινότητας στον τομέα της έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης και επίδειξης (1994-1998) (ΕΕ L 126 της 18.5.1994). Απόφαση αριθ. 2535/97/ΕΚ της 1ης Δεκεμβρίου 1997 για την προσαρμογή της απόφασης αριθ. 1110/94/ΕΚ για δεύτερη φορά, ΕΕ L 347 της 18.12.1997.

(2) Απόφαση αριθ. 182/1999/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 22ας Δεκεμβρίου 1998, για το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο δράσεων έρευνας, τεχνολογικής ανάπτυξης και επίδειξης της Ευρωπαϊκής Κοινότητας (1998 έως 2002) (ΕΕ L 26 της 1.2.1999).

(3) Απόφαση 94/916/ΕΚ του Συμβουλίου, της 15ης Δεκεμβρίου 1994, για τη θέσπιση ειδικού προγράμματος έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης στον τομέα της επιμόρφωσης και κινητικότητας των ερευνητών (1994-1998) (ΕΕ L 361 της 31.12.1994).

(4) Ετήσια έκθεση (κεφάλαιο 9) για το οικονομικό έτος 1994, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των οργάνων (ΕΕ C 303 της 14.11.1995).

Απαντηση της επιτροπης

ΣΥΝΟΨΗ

II. Σε γενικές γραμμές, οι διαδικασίες αξιολόγησης του τέταρτου προγράμματος-πλαισίου διασφάλιζαν υψηλό επίπεδο διαφάνειας. Εξάλλου, η παρουσία ανεξάρτητου παρατηρητή αποτελούσε πρόσθετη εγγύηση για την ορθή εφαρμογή των προβλεπόμενων διαδικασιών.

Όσον αφορά στις περιπτώσεις που αναφέρονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο, είναι γεγονός ότι τα πρακτικά δεν αντικατόπτριζαν πάντοτε στις λεπτομέρειές τους τα διάφορα στάδια που οδήγησαν στις αποφάσεις της ολομέλειας της επιτροπής. Αυτό δεν είχε καμία επίπτωση στα αποτελέσματα της αξιολόγησης ή στη χρηματοδότηση των έργων (βλέπε σημεία 10 και 37).

Στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, η όλη διαδικασία που αφορά την αξιολόγηση ενισχύθηκε με ενιαίο εγχειρίδιο αξιολόγησης, που εγκρίθηκε από την Επιτροπή και τέθηκε στη διάθεση όλων των υποψήφιων. Εξάλλου, συντάχθηκε ανοικτή πρόσκληση για εμπειρογνώμονες και συστήθηκε βάση δεδομένων εμπειρογνωμόνων κοινή για όλα τα προγράμματα. Τέλος, κωδικοποιήθηκε το καθεστώς του ανεξάρτητου παρατηρητή και, για ορισμένες δραστηριότητες, ενισχύθηκε το σύστημα εκπόνησης των εκθέσεων της επιτροπής αξιολόγησης με το διορισμό εισηγητή επιφορτισμένου με τη σύνταξη του σκεπτικού της απόφασης (βλέπε σημεία 10-12).

Σε ένα τομέα όπως ο ερευνητικός, που συχνά χαρακτηρίζεται από συγκέντρωση και αλληλεπίδραση εμπειρογνωμόνων υψηλού επιπέδου σε επιστημονικούς κλάδους αιχμής, δεν μπορεί να αποκλειστεί εκ των προτέρων ο ενδεχόμενος κίνδυνος σύγκρουσης συμφερόντων. Ωστόσο, η διάρθρωση της αξιολόγησης σε δύο στάδια και, κυρίως, η ανάλυση της κάθε πρότασης από ομότιμους, πρώτα μεμονωμένα και κατόπιν με συναίνεση στην ολομέλεια της επιτροπής, διασφαλίζει την ισορροπία μεταξύ των ενδεχόμενων κινδύνων σύγκρουσης συμφερόντων και της ποιότητας των αξιολογήσεων. Στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, η διαδικασία αυτή ενισχύεται σημαντικά με αρκετές διατάξεις όπως η κωδικοποίηση του καθεστώτος του ανεξάρτητου εμπειρογνώμονα και η προσάρτηση στις συμβάσεις των αξιολογητών όρων αναφοράς, κώδικα δεοντολογίας και δήλωσης αμεροληψίας που πρέπει να υπογράψει ο ενδιαφερόμενος (βλέπε σημεία 11 και 37).

III. Διενεργούνται οι απαραίτητοι έλεγχοι προκειμένου να διευκρινιστούν σε συνεργασία με τους δυο ενδιαφερόμενους οργανισμούς οι περιπτώσεις που αναφέρθηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο. Θα ληφθούν τα μέτρα που επιβάλλουν οι εν λόγω έλεγχοι (βλέπε σημεία 17 και 42).

IV. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής που είναι υπεύθυνες για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων πρόσβασης σε εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού από αμφότερες τις επιστημονικές και διοικητικές/οικονομικές μονάδες, λαμβάνουν όλα τα αναγκαία μέτρα για τον ορθό υπολογισμό του μοναδιαίου κόστους, το οποίο αποτελεί τη βάση για τα τέλη χρήστη που οφείλουν οι ανάδοχοι. Προβλέπεται η διενέργεια σειράς ελέγχων σε συμβάσεις πρόσβασης προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το καθιερωμένο σύστημα τελών χρήστη είναι ορθό και δίκαιο (βλέπε σημεία 21 και 44).

Η Επιτροπή διενήργησε τις ενδιάμεσες επισκοπήσεις του προγράμματος ΕΚΕ με βάση την πραγματική διάρκεια των συμβάσεων πρόσβασης. Η Επιτροπή θεωρεί τις τεχνικές επισκοπήσεις και τη συνολική διαδικασία παρακολούθησης και αξιολόγησης των προγραμμάτων ιδιαίτερα πολύτιμη για την καλύτερη διαχείριση των συμβάσεων και του προγράμματος συνολικά και ενίσχυσε περαιτέρω τη διαδικασία αυτή υπό το 5ο ΠΠ (βλέπε σημεία 22 και 45).

V. Ήδη από το τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο, καταβλήθηκε ιδιαίτερη προσπάθεια για τη βελτίωση του συστήματος υποτροφιών (π.χ. με τη δημιουργία ενιαίου σημείου υποβολής των προτάσεων). Για το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο εφαρμόσθηκαν επίσης εναρμονισμένες διαδικασίες και κριτήρια αξιολόγησης. Στην πρόταση της Επιτροπής για το νέο πρόγραμμα-πλαίσιο, το σύνολο των δραστηριοτήτων που συνδέονται με την κινητικότητα, συμπεριλαμβανομένων των υποτροφιών Marie Curie, ομαδοποιούνται σε μία δραστηριότητα (βλέπε σημεία 24 και 46).

VI. Η Επιτροπή ελέγχει συστηματικά τα κριτήρια που συνδέονται με την επιλεξιμότητα των δαπανών (ηλικία, υπηκοότητα) πριν προβεί στις πληρωμές. Τα άλλα προωθούμενα κριτήρια (ισόρροπη γεωγραφική κατανομή, ισότητα ανδρών/γυναικών, συμμετοχή των λιγότερο ανεπτυγμένων χωρών, εκπροσώπηση των βιομηχανιών) ελέγχονται με βάση τις απαντήσεις στα ερωτηματολόγια που διανέμονται στους συμμετέχοντες (βλέπε σημεία 29-30).

Επιπλέον, η Επιτροπή θα εξετάσει πώς είναι δυνατόν να ενσωματωθεί ο έλεγχος των χορηγιών στην επεξεργασία των κανόνων για το νέο πρόγραμμα-πλαίσιο (βλέπε σημείο 49).

VII. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πληροφορήθηκε με ενδιαφέρον τα αποτελέσματα της έρευνας που διεξήγαγε το Ελεγκτικό Συνέδριο σε δικαιούχους/συμβαλλόμενους στο πλαίσιο του προγράμματος ΕΚΕ. Επισημαίνει την αυξημένη αναλογία των απαντήσεων και σημειώνει με ικανοποίηση το ιδιαίτερα θετικό περιεχόμενό τους για όλους τους τομείς του προγράμματος ΕΚΕ (βλέπε σημεία 33-36).

ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ

Προσέγγιση ελέγχου και γενικά αποτελέσματα

10. Η διαδικασία σε δύο στάδια όπως τη συνόψισε το Ελεγκτικό Συνέδριο αναδεικνύει ορθώς το γεγονός ότι το πρώτο στάδιο συνιστά προπαρασκευαστική δραστηριότητα για την τελική αξιολόγηση που διενεργείται από την ολομέλεια της επιτροπής αξιολόγησης. Όσον αφορά στα πρακτικά των αποφάσεων της επιτροπής αξιολόγησης, έχει σημασία να αποδίδουν σωστά το αποτέλεσμα των αποφάσεων αυτών, και κυρίως την κατάταξη, κατά σειρά προτεραιότητας, των προτάσεων που υποδεικνύονται από την επιτροπή αξιολόγησης στην Επιτροπή προς χρηματοδότηση. Αυτό συνέβαινε σε κάθε περίπτωση, παρόλο που στις περιπτώσεις που εξετάστηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο τα πρακτικά δεν περιείχαν τις λεπτομέρειες των αποφάσεων που οδήγησαν στην εν λόγω σειρά προτεραιότητας. Η κατάσταση αυτή δεν θέτει υπό αμφισβήτηση το τελικό αποτέλεσμα της αξιολόγησης.

11. Υπό το τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο, το σύστημα αξιολόγησης, η βασική δομή του οποίου ήταν κοινή για όλες τις δραστηριότητες, προσαρμοζόταν - σε συνεκτικό νομικό πλαίσιο - στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των διαφόρων δραστηριοτήτων (εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας, δίκτυα κατάρτισης μέσω της έρευνας, υποτροφίες Marie Curie, συνοδευτικά μέτρα).

Με βάση τα όσα αναφέρονται στο ανωτέρω σημείο 10, η Επιτροπή εμμένει στην άποψη ότι τα πορίσματα των επιτροπών (συνεδρίες ολομέλειας) συμπεριλήφθηκαν σε όλες τις περιπτώσεις σε έκθεση που αποδίδει με ακρίβεια τις τελικές αποφάσεις των επιτροπών, ακόμη και αν, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αποφάσεις που οδήγησαν στα συμπεράσματα αυτά δεν ήταν πλήρως τεκμηριωμένες.

Σε ένα πρόγραμμα που καλύπτει το σύνολο των επιστημονικών τομέων και απαιτεί αξιολόγηση των έργων από ομότιμους, είναι δυνατό να κληθεί εμπειρογνώμονας να αξιολογήσει προτάσεις στις οποίες συμμετέχει ο οργανισμός που υπάγεται χωρίς να υπάρχει άμεση σύγκρουση συμφερόντων, κυρίως όταν πρόκειται για οργανισμούς μεγάλου μεγέθους (όπως τα μεγάλα εθνικά ερευνητικά ινστιτούτα). Στις ενδεχόμενες περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων, ο μηχανισμός της διαδικασίας αξιολόγησης σε δύο στάδια αποτελεί ικανοποιητική εγγύηση στο επίπεδο αυτό, πολύ περισσότερο αφού ενισχύεται από διάφορες διατάξεις του πέμπτου προγράμματος-πλαισίου όπως η κωδικοποίηση του καθεστώτος του ανεξάρτητου εμπειρογνώμονα και η προσάρτηση στις συμβάσεις των αξιολογητών όρων αναφοράς, κώδικα δεοντολογίας και δήλωσης αμεροληψίας που πρέπει να υπογράψει ο ενδιαφερόμενος.

Ερευνητικά δίκτυα

12. Η ποιότητα της καταγραφής των συσκέψεων της επιτροπής αξιολόγησης αποτέλεσε αντικείμενο ιδιαίτερης μέριμνας στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, κυρίως με το διορισμό εισηγητή ο οποίος είναι, πιο συγκεκριμένα, υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συνεκτικότητας μεταξύ των παρατηρήσεων, των βαθμολογιών και της τελικής κατάταξης όπως αποφασίζονται από την επιτροπή.

Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας

13. Είναι αλήθεια ότι υπήρξαν περιπτώσεις στις οποίες μεμονωμένοι αξιολογητές κατέταξαν προτάσεις χωρίς να έχουν ακολουθήσει κατά γράμμα τις κατευθυντήριες γραμμές που δίνονται στο ειδικό εγχειρίδιο αξιολόγησης για τις εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας. Ωστόσο, οι τελικές κατατάξεις από την επιτροπή αξιολόγησης στη δεύτερη σύσκεψη ακολουθούν με ευλάβεια αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές (π.χ. ότι η ανώτατη βαθμολογία δίδεται μόνον εφόσον και τα πέντε κριτήρια λαμβάνουν υψηλή βαθμολογία). Η Επιτροπή προέβη πράγματι σε έλεγχο των αξιολογήσεων προκειμένου να επαληθεύσει την αντιστοιχία μεταξύ της τελικής βαθμολογίας και της κατάταξης που δόθηκε τελικά από την επιτροπή αξιολόγησης. Οι διαδικασίες αξιολόγησης στο πλαίσιο του πέμπτου ΠΠ έχουν αντιθέτως απλοποιηθεί από την άποψη αυτή, καθώς δεν απαιτείται πλέον οι προκαταρκτικοί αξιολογητές να κατατάσσουν τις προτάσεις αλλά απλώς να τις βαθμολογούν, και η κατάταξη αποφασίζεται πλέον αποκλειστικά στο πλαίσιο της διαβούλευσης της επιτροπής.

Παράταση συμβάσεων

14. Κατά την επιλογή των προτάσεων στο πλαίσιο της τρίτης πρόσκλησης υποβολής προτάσεων υπό το τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο, η μέθοδος της τροποποιητικής συμφωνίας προτιμήθηκε έναντι της σύναψης νέας σύμβασης για τη στήριξη των υποδομών που τελούν ήδη υπό καθεστώς σύμβασης δυνάμει της πρώτης πρόσκλησης υποβολής προτάσεων. Στην τροποποιητική συμφωνία διευκρινιζόταν ότι δεν χρηματοδοτούνται δράσεις στις οποίες είχε ήδη παρασχεθεί στήριξη δυνάμει της αρχικής σύμβασης, αλλά πρόσθετες δραστηριότητες (άρθρο 3). Κατά συνέπεια, η χρονική επικάλυψη δεν αναμενόταν να προκαλέσει κανένα πρόβλημα, αφού δεν δημιουργούνταν σύγχυση μεταξύ των χρηματοδοτούμενων δραστηριοτήτων. Όσον αφορά στη χρήση των κεφαλαίων, στο ίδιο άρθρο προβλέπεται: "... δεν είναι δυνατή η μεταφορά κεφαλαίων μεταξύ της πρόσθετης εισφοράς και της εισφοράς που αναφέρεται στο άρθρο 3.1 της σύμβασης".

Ωστόσο, αληθεύει ότι μικρός αριθμός αναδόχων εξέφρασε ότι δημιουργήθηκε κάποια σύγχυση όσον αφορά στη χρέωση των δαπανών τόσο για την αρχική σύμβαση όσο και για την τροποποίηση στην ίδια ετήσια έκθεση και ότι δεν ήταν δυνατό να γίνει σαφής διαφοροποίηση των πληρωμών που αφορούσαν την αρχική και τη συμπληρωματική χρηματοδότηση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το σύστημα εγκαταλείφθηκε στο 5ο ΠΠ, παρά την επιδίωξη να συντελέσει στην πλέον απρόσκοπτη τεχνική εφαρμογή των συμβάσεων πρόσβασης.

15. Όπως αναφέρει σαφώς το ειδικό εγχειρίδιο αξιολόγησης για τις εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας: "... ο πρόεδρος ζητά από το προσωπικό του προγράμματος να παράσχει στοιχεία (...) σχετικά με την υλοποίηση των συμβάσεων πρόσβασης σε εγκαταστάσεις ήδη χρηματοδοτούμενες βάσει του παρόντος ή προγενέστερων προγραμμάτων οι οποίες έχουν υποβάλει προτάσεις στον τρέχοντα γύρο (...), συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων από [προγενέστερους] τεχνικούς ελέγχους". Με άλλα λόγια, η ενημέρωση σχετικά με προγενέστερες προτάσεις και τις αποδόσεις τους θεωρείται σκόπιμη για την καλύτερη αντίληψη των προτάσεων. Σε κάθε περίπτωση, περίπου το ένα τρίτο όλων των εμπειρογνωμόνων αξιολογητών πρέπει να αλλάζει σε κάθε γύρο αξιολόγησης. Ο αυτός κανόνας ακολουθείται συνήθως σε όλες τις περιπτώσεις ώστε να διασφαλίζεται η δέουσα ανανέωση εμπειρογνωμοσύνης στην επιτροπή αξιολόγησης.

Το θέμα της σχέσης υποψηφίων και αξιολογητών είναι πολυσύνθετο. Στο ειδικό εγχειρίδιο αξιολόγησης για τις εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας ορίζονται με σαφήνεια περιπτώσεις "άμεσης σχέσης" μεταξύ αξιολογητή και υποψηφίου. Αποφεύγονται έτσι επιμελώς τέτοιου είδους ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφερόντων. Ωστόσο, κάποιες από τις 11 περιπτώσεις που αναφέρονται από το Ελεγκτικό Συνέδριο δεν υπάγονται στην κατηγορία αυτή και χαρακτηρίζονται "έμμεσες σχέσεις". Πάντως, οι ενδεχόμενες περιπτώσεις "έμμεσης σχέσης" εξετάζονται επίσης πολύ προσεκτικά, πρέπει όμως να αναλύονται κατά περίπτωση. Συγκεκριμένα:

- η περίπτωση των αξιολογητών που ενεργούν ως κριτές σε επιτροπή επιλογής χρηστών δεν θεωρείται συνήθως τέτοιου είδους σχέση. Στην πραγματικότητα, απαιτείται εξ ορισμού από τα μέλη των επιτροπών επιλογής χρηστών να λειτουργούν ως ανεξάρτητοι εμπειρογνώμονες (όπως εξάλλου σε όλα τα "συστήματα επισκόπησης από ομότιμους"),

- Η περίπτωση των χρηστών ενδέχεται να είναι δύσκολο να αξιολογηθεί. Ενώ είναι σαφές ότι οι "τακτικοί" χρήστες πρέπει να αποκλείονται, συμπεριλαμβανομένων όσων σκοπεύουν να γίνουν χρήστες, οι χρήστες εγκατάστασης κατά το παρελθόν, οι οποίοι όμως δεν προτίθενται να συνεχίσουν να τη χρησιμοποιούν, θα ήταν δυνατόν να θεωρηθούν ως οι καλύτεροι κριτές της εγκατάστασης αυτής.

Τέλος, είναι εξίσου σημαντικό να επισημανθεί ότι συνεκτιμώνται διάφορα άλλα κριτήρια προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος ενδεχόμενης σύγκρουσης συμφερόντων. Ένα από αυτά είναι να αποφεύγονται αξιολογητές ίδιας υπηκοότητας με εκείνη του συντονιστή της πρότασης. Βεβαίως, σε τέτοια πολυεπιστημονική επιτροπή, οι αξιολογητές πρέπει επίσης να επιλέγονται ανάμεσα σε όσους κατέχουν την απαραίτητη εμπειρογνωμοσύνη. Σε τελική ανάλυση, εξαρτάται από την επιτροπή, από τη συναδελφικότητά της, εάν θα ελέγξει και θα συζητήσει τις περιπτώσεις εκείνες στις οποίες ενδέχεται να προκύπτει "έμμεση σχέση".

Η Επιτροπή συμφωνεί ότι οι "τακτικοί χρήστες" αποτελούν μια περίπτωση άμεσης σχέσης και έχει ήδη επιστήσει την προσοχή πρόσφατων επιτροπών αξιολόγησης όσον αφορά ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφερόντων (βλέπε τελευταία έκθεση του ανεξάρτητου παρατηρητή για τη δράση υποδομών του 5ου ΠΠ, στο Διαδίκτυο).

ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Ερευνητικά δίκτυα

17. Η Επιτροπή έλαβε γνώση των αποτελεσμάτων του ελέγχου που διενήργησε το Ελεγκτικό Συνέδριο και βρίσκεται σε επαφή με τα δύο εμπλεκόμενα όργανα προκειμένου να έχει πλήρη ενημέρωση για την επιλεξιμότητα των ερευνητών που χρηματοδοτούνται βάσει της σύμβασης ΕΚΕ. Κατόπιν η Επιτροπή θα αποζημιώσει μόνο τις δαπάνες των ερευνητών που ορίστηκαν σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης του δικτύου ΕΚΕ, προβαίνοντας όπου χρειάζεται στις αναγκαίες ρυθμίσεις.

18. Η έλλειψη σπουδαστών σε πολλούς επιστημονικούς κλάδους και τα πρακτικά εμπόδια στη διακρατική κινητικότητα είναι δύο από τους πολλούς παράγοντες που δυσχεραίνουν τη στελέχωση των δικτύων με νέους ερευνητές. Τα θέματα αυτά, που είναι ευρύτερης σημασίας, αντιμετωπίζονται σε ανακοίνωση που εξέδωσε η Επιτροπή στις 20 Ιουνίου 2001. Η ανακοίνωση αυτή εξετάζει επίσης το πρόβλημα της διάδοσης των πληροφοριών που αφορούν κενές ερευνητικές θέσεις στην Ευρώπη (πρόταση για πύλη Ίντερνετ, παροχή εύκολης πρόσβασης στις σχετικές ιστοθέσεις). Επιπλέον, σχεδιάζεται η έναρξη εκστρατείας "ευαισθητοποίησης" για τις ευκαιρίες που προσφέρονται από τα δίκτυα κατάρτισης μέσω της έρευνας και άλλες δραστηριότητες του προγράμματος, κυρίως σε σχέση με τις συνδεδεμένες χώρες.

Υπάρχει μια γενική ανάγκη για τακτική επαφή μεταξύ των αναδόχων και της Επιτροπής όσον αφορά διάφορες πτυχές της υλοποίησης των έργων. Θα δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην έγκαιρη ειδοποίηση των αναδόχων δικτύων για ζητήματα που συνδέονται με το διορισμό νέων ερευνητών, με έμφαση στο γεγονός ότι η δημοσίευση των θέσεων στην ιστοθέση της Επιτροπής είναι ένα μόνον από τα πολλά μέτρα προώθησης που πρέπει να εξεταστούν. Θα υπάρχει επίσης διαρκής μέριμνα για να βελτιωθεί και να καταστεί εύχρηστη η ιστοθέση Cordis.

Πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας

20. Η Επιτροπή συμφωνεί για τον ενδεχόμενο κίνδυνο εσφαλμένης χρέωσης των οδοιπορικών και των εξόδων διαμονής και ότι πρέπει να ειδοποιούνται δεόντως οι ανάδοχοι ώστε να ελέγχουν αν οι δαπάνες αυτές έχουν ήδη καταβληθεί από τα ιδρύματα προέλευσης των χρηστών. Οι προβληματισμοί αυτοί θα ληφθούν υπόψη στην υπό εξέλιξη επεξεργασία των νέων χρηματοδοτικών μέσων για το επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο.

21. Η έγκριση των "τελών χρήστη" προϋποθέτει τη διαπραγμάτευση "μοναδιαίου κόστους", ο υπολογισμός του οποίου στηρίζεται σε πληροφορίες που παρέχονται από τους αναδόχους κατά τη διαπραγμάτευση. Ο υπολογισμός αυτός βασίζεται στις ετήσιες άμεσες λειτουργικές δαπάνες της εγκατάστασης, με βάση το κόστος κατά το παρελθόν, και στη συνολική παρεχόμενη πρόσβαση το ίδιο χρονικό διάστημα. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής που είναι υπεύθυνες για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων πρόσβασης σε εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού από αμφότερες τις επιστημονικές και διοικητικές/οικονομικές μονάδες, λαμβάνουν όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται η ορθότητα των υπολογισμών αυτών.

Επειδή το σύστημα των τελών χρήστη ήταν καινούριο για το πρόγραμμα ΕΚΕ, οι διαδικασίες διαπραγμάτευσης και η αντίστοιχη τεκμηρίωση περιγράφονται πολύ πιο διεξοδικά στο 5ο ΠΠ, με στόχο την καλύτερη εμπέδωση της λογιστικής αυτής βάσης.

22. Οι μεγάλες συμβάσεις εκτείνονταν (σε ορισμένες περιπτώσεις μέσω ειδικών τροποποιήσεων κατά τη διάρκεια της σύμβασης) έως την έναρξη του 5ου ΠΠ (δηλαδή τις αρχές του 2000). Με δεδομένη αυτή τη συνολική χρονική προοπτική, το χρονοδιάγραμμα των ενδιάμεσων επισκοπήσεων ήταν το ενδεδειγμένο. Εξάλλου, λειτουργώντας ως κατοχυρωμένη επιτροπή ενδιάμεσης επισκόπησης οι εμπειρογνώμονες αξιολογητές μπόρεσαν να αποκτήσουν συνολική θεώρηση του προγράμματος (συμπεριλαμβανομένων όλων των συμβάσεων), εμπειρία ιδιαίτερα πολύτιμη για την καλύτερη διαχείριση των συμβάσεων και του προγράμματος συνολικά. Αυτό κατέστη δυνατόν να επιτευχθεί μόνο με τη διεξαγωγή της αξιολόγησης μετά την τελευταία πρόσκληση υπό το πρόγραμμα. Για το λόγο αυτό, οι νέες συμβάσεις "διακρατικής πρόσβασης" του 5ου ΠΠ προβλέπουν "τεχνικό έλεγχο του έργου" (άρθρο 22 της νέας πρότυπης σύμβασης) με στόχο να καταστεί δυνατή η πιο ευέλικτη και αποτελεσματική υλοποίηση της διαδικασίας παρακολούθησης.

Επιμόρφωση μέσω έρευνας (υποτροφίες Marie Curie)

Συνέχεια των προηγουμένων παρατηρήσεων

23. Η Επιτροπή εκφράζει την ευαρέσκειά της για την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Αποκέντρωση επιλογής και διαχείρισης των υποτροφιών Marie Curie

24. Η Επιτροπή αντιλαμβάνεται την ανάγκη για συντονισμό και εναρμόνιση των υποτροφιών Marie Curie. Στο τέταρτο πρόγραμμα-πλαίσιο, προβλεπόταν ενιαίο σημείο υποβολής για όλες τις προτάσεις υποτροφιών. Εντούτοις, δεν υπήρξε εφαρμογή περαιτέρω μέτρων συντονισμού.

Στο πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, οι υποτροφίες συντονίστηκαν και εναρμονίστηκαν υπό τη δικαιοδοσία του προγράμματος βελτίωσης ανθρώπινου δυναμικού. Συγκεκριμένα, ορίστηκε ενιαίο σύνολο διαδικασιών αξιολόγησης, συμπεριλαμβανομένου ελάχιστου ορίου για την ποιότητα των προτάσεων. Όμως, επειδή οι προϋπολογισμοί στο πλαίσιο των θεματικών προγραμμάτων παρουσίαζαν σημαντικές αποκλίσεις, τα ποσοστά επιτυχίας των προτάσεων που υποβλήθηκαν παρουσίαζαν, σε ορισμένες περιπτώσεις, επίσης μεγάλες αποκλίσεις εντός του ορίου ποιότητας των προτάσεων.

Για τον περαιτέρω συντονισμό και την εναρμόνιση των υποτροφιών Marie Curie στο μέλλον, η Επιτροπή πρότεινε, για το επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο, όλες τις υποτροφίες Marie Curie να υπάγονται σε μία δράση ενός προγράμματος.

Φορολόγηση υποτρόφων Marie Curie

25. Η Επιτροπή έχει υπόψη το πρόβλημα των αποκλίσεων στη φορολόγηση του εισοδήματος των υποτρόφων. Κατά την έναρξη του 4ου ΠΠ, η Επιτροπή συνέστησε ομάδα εργασίας για το θέμα αυτό με εκπροσώπους από όλα τα κράτη μέλη και τις συνδεδεμένες χώρες. Στα συμπεράσματα της εν λόγω ομάδας εργασίας τρία κράτη μέλη εξέφρασαν έντονες διαφωνίες σχετικά με ενδεχόμενη κοινοτική νομοθετική πρωτοβουλία που θα καθιέρωνε ισότιμο νομικό κοινοτικό καθεστώς για τους υπότροφους της ΕΚ. Στο πλαίσιο των εργασιών για τον ευρωπαϊκό ερευνητικό χώρο, συστήθηκε από την Επιτροπή ομάδα εμπειρογνωμόνων υψηλού επιπέδου για τη βελτίωση της κινητικότητας των ερευνητών, στην οποία εκπροσωπούνταν όλα τα κράτη μέλη. Η ομάδα υψηλού επιπέδου προσδιόρισε τα εμπόδια για την κινητικότητα των ερευνητών και στο πλαίσιο αυτό αναφέρθηκε και στη φορολογία. Πολλές από τις διαφορές στη φορολογία απορρέουν από διαφορές στο καθεστώς των υπότροφων στα διάφορα κράτη μέλη. Η φορολογία είναι θέμα δύσκολο να αντιμετωπιστεί σε κοινοτικό επίπεδο, καθώς η λήψη αποφάσεων προϋποθέτει ομοφωνία, και για ορισμένα κράτη μέλη η φορολογική πολιτική συνδέεται άμεσα με την ίδια την εθνική κυριαρχία. Αυτή η απροθυμία συζήτησης των φορολογικών θεμάτων ήταν εξίσου εμφανής κατά τη διάρκεια των εργασιών της ομάδας υψηλού επιπέδου.

Τα θέματα αυτά αντιμετωπίζονται επίσης από την Επιτροπή στην υπό έκδοση ανακοίνωσή της "Μια στρατηγική κινητικότητας για τον ευρωπαϊκό ερευνητικό χώρο" [CΟΜ(2001) 331 τελικό της 20ής Ιουνίου 2001].

Ένωση υποτροφιών Marie Curie

28. Οι τελικές οικονομικές και επιστημονικές εκθέσεις της ένωσης υποτρόφων Marie Curie (MCFA) υποβλήθηκαν στην Επιτροπή, η οποία και τις εξετάζει. Σε αυτή τη βάση, θα ληφθούν όλα τα αναγκαία μέτρα. Η Επιτροπή έχει ήδη γνωστοποιήσει στην MCFA ότι σε περίπτωση μελλοντικής χρηματοδότησης, θα πρέπει να καθιερωθούν ως προϋπόθεση βελτιωμένες διαδικασίες διαχειριστικού ελέγχου και οικονομικοί κανονισμοί.

Συνοδευτικά μέτρα

29. Η Επιτροπή ελέγχει συστηματικά τα κριτήρια που σχετίζονται με την επιλεξιμότητα (ηλικία, υπηκοότητα) πριν προχωρήσει στις πληρωμές. Τα άλλα προωθούμενα κριτήρια (ισόρροπη γεωγραφική κατανομή, ισότητα ανδρών/γυναικών, συμμετοχή των λιγότερο ανεπτυγμένων χωρών, εκπροσώπηση των βιομηχανιών) ελέγχονται με βάση τις απαντήσεις στα ερωτηματολόγια που διανέμονται στους συμμετέχοντες.

30. Είναι αλήθεια ότι υπάρχουν περιπτώσεις συνοδευτικών μέτρων στις οποίες η Επιτροπή δεν αποτελεί μοναδική πηγή χρηματοδότησης. Στις περιπτώσεις αυτές, ο έλεγχος που ζήτησε το Ελεγκτικό Συνέδριο, συγκεκριμένα κατά πόσον η συνολική χορηγία δεν υπερέβη τις συνολικές δαπάνες, ήταν πράγματι δυνατόν να μην είχε διενεργηθεί συστηματικά, στο επίπεδο των τακτικών καταστάσεων δαπανών. Για τις επόμενες δραστηριότητες στο πλαίσιο του 5ου ΠΠ, η Επιτροπή διασφάλισε ότι οι στις καταστάσεις δαπανών περιλαμβάνεται απαίτηση για αναφορά των συνολικών δαπανών και ότι οι συμβάσεις αποκλείουν οποιοδήποτε κέρδος για τον ανάδοχο. Η Επιτροπή κατέγραψε τη δήλωση του Συνεδρίου και θα τη λάβει υπόψη κατά την επεξεργασία των κανόνων για το επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο.

Επιτόπιοι έλεγχοι διενεργούμενοι από την Επιτροπή

31. Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι επιβάλλεται η διεξαγωγή ελέγχων. Για το λόγο αυτό, μετά την περίοδο 1996-1999 που εξετάστηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο, η Επιτροπή εντατικοποίησε τις προσπάθειες διενέργειας ελέγχων και τα τελευταία χρόνια έχει αυξηθεί ο αριθμός των διενεργούμενων δειγματοληπτικών ελέγχων.

Στην περίπτωση του προγράμματος ΕΚΕ, 30 έλεγχοι βρίσκονται υπό εξέλιξη ή πραγματοποιήθηκαν υπό το 4ο ΠΠ. Μεταξύ αυτών:

- από το 1999, ολοκληρώθηκαν 13 έλεγχοι,

- 5 έλεγχοι βρίσκονται υπό εξέλιξη,

- 12 είναι προγραμματισμένοι να αρχίσουν το 2001.

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΕΡΕΥΝΑΣ

33. Η Επιτροπή πληροφορήθηκε με ενδιαφέρον τις απαντήσεις των συμβαλλομένων στα δύο ερωτηματολόγια του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με το πρόγραμμα ΕΚΕ. Επισημαίνει το αυξημένο ποσοστό απαντήσεων και σημειώνει με ικανοποίηση το εν πολλοίς θετικό περιεχόμενό τους για όλους τους τομείς του προγράμματος ΕΚΕ.

34. Το γεγονός ότι εγκαταστάσεις που λαμβάνουν χρηματοδότηση για πρόσβαση συμμετέχουν συχνά σε διαδοχικά προγράμματα καθώς και σε συναφή έργα ΕΤΑ και δίκτυα συνεργασίας οφείλεται στο ότι, από τη φύση της, η δράση εγκαταστάσεων μεγάλης κλίμακας απευθύνεται σε εγκαταστάσεις με μοναδικό ή σπάνιο χαρακτήρα που παρέχουν ουσιαστικές υπηρεσίες στους χρήστες.

35. Η Επιτροπή χαιρετίζει την παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με τις υπηρεσίες που παρέχει στους αναδόχους, ιδίως όσον αφορά στη γενική ικανοποίηση σχετικά με τις διαδικασίες πρόσκλησης και επιλογής.

36. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής προσπαθούν να παρέχουν ταχεία και αποτελεσματική βοήθεια σε όλες τις απορίες των αναδόχων και της ερευνητικής κοινότητας εν γένει. Η υπηρεσία αυτή διευκολύνεται με τη χρήση ειδικής ιστοθέσης στο Ίντερνετ, η οποία ενημερώνεται διαρκώς.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

Συμπεράσματα

Επιλογή προτάσεων

37. Σε ένα τομέα όπως ο ερευνητικός, που συχνά χαρακτηρίζεται από συγκέντρωση και αλληλεπίδραση εμπειρογνωμόνων υψηλού επιπέδου σε επιστημονικούς κλάδους αιχμής, δεν μπορεί να αποκλειστεί εκ των προτέρων ο ενδεχόμενος κίνδυνος σύγκρουσης συμφερόντων. Εντούτοις, η διάρθρωση της αξιολόγησης σε δύο στάδια και, κυρίως, η ανάλυση της κάθε πρότασης από ομότιμους, πρώτα μεμονωμένα και κατόπιν με συναίνεση στην ολομέλεια της επιτροπής, διασφαλίζει ισορροπία μεταξύ των ενδεχόμενων κινδύνων σύγκρουσης συμφερόντων και της ποιότητας των αξιολογήσεων.

Η διαδικασία αυτή ενισχύεται σημαντικά με διάφορες διατάξεις του πέμπτου προγράμματος-πλαισίου όπως η κωδικοποίηση του καθεστώτος του ανεξάρτητου εμπειρογνώμονα και η προσάρτηση στις συμβάσεις των αξιολογητών όρων αναφοράς, κώδικα δεοντολογίας και δήλωσης αμεροληψίας που πρέπει να έχει υπογράψει ο ενδιαφερόμενος.

Το γεγονός ότι τα πρακτικά δεν περιέχουν τις λεπτομέρειες των αποφάσεων που οδήγησαν στην κατάταξη κατά σειρά προτεραιότητας των προτάσεων που υποδεικνύονται από την επιτροπή αξιολόγησης στην Επιτροπή προς χρηματοδότηση, δεν θέτει υπό αμφισβήτηση το τελικό αποτέλεσμα της αξιολόγησης και δεν ισοδυναμεί με έλλειψη διαφάνειας στις αντίστοιχες χρηματοδοτήσεις. Βλέπε επίσης απάντηση στο σημείο 41 στοιχεία α), β) και γ).

Έλεγχος συμβάσεων και διαχείρισης

39. Οι ενδεχόμενες αποκλίσεις στα ποσοστά επιτυχίας των διαφόρων προγραμμάτων οφείλονται στις διαφορές στο ύψος των χρηματοδοτήσεων που διατίθενται στα ειδικά αυτά προγράμματα.

Για το επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο, η Επιτροπή πρότεινε όλες οι υποτροφίες Marie Curie να υπάγονται σε μια και μόνον δραστηριότητα.

Συστάσεις

Επιλογή προτάσεων

41. α) Χωρίς να αμφισβητούνται τα σχόλια των ελεγκτών ότι η σύγκρουση συμφερόντων αποτελεί σημαντικό παράγοντα για την επιλογή των αξιολογητών, δεν αποτελεί εντούτοις το μοναδικό κριτήριο. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής οφείλουν να εξετάζουν προσεκτικά τα στοιχεία των εμπειρογνωμόνων (βιογραφικά σημειώματα) ώστε να διασφαλίζεται ότι χρησιμοποιούνται μόνον οι πιο κατάλληλοι άνθρωποι, που διαθέτουν την απαραίτητη εμπειρία και ικανότητα, σε συνδυασμό με άλλα χαρακτηριστικά (ακαδημαϊκή κοινότητα/βιομηχανία, φύλο, υπηκοότητα, γλωσσικές ικανότητες κ.λπ.) Η ανοικτή πρόσκληση προς εμπειρογνώμονες για την αξιολόγηση προτάσεων στο πλαίσιο του πέμπτου προγράμματος-πλαισίου και η κοινή βάση εμπειρογνωμόνων για όλα τα προγράμματα έχουν ήδη βελτιώσει την ευρύτητα και τη διαφάνεια της διαδικασίας.

β) Η προστασία από τις ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφερόντων αποτελεί αντικείμενο επακριβών διατάξεων στο εγχειρίδιο αξιολόγησης του 5ου ΠΠ. Η προστασία διασφαλίζεται κυρίως από τη σύμβαση που συνάπτεται με τον εμπειρογνώμονα καθώς και από τους προσαρτώμενους όρους αναφοράς, τον κώδικα δεοντολογίας και την υπογεγραμμένη δήλωση αμεροληψίας.

Για τα περισσότερα προγράμματα και προσκλήσεις, υπό το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, οι εμπειρογνώμονες καλούνται να μεταβούν σε κεντρικές εγκαταστάσεις για τη διενέργεια της αξιολόγησης. Ωστόσο, όταν ο χρόνος το επιτρέπει και όταν δεν υφίστανται περιορισμοί, όπως ζητήματα εμπορικού απορρήτου, υπάρχει δυνατότητα αποστολής των προτάσεων στους εμπειρογνώμονες, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή, προκειμένου να προχωρήσουν σε αρχική αξιολόγηση στο χώρο εργασίας τους. Εφόσον επιλεγεί η δεύτερη αυτή εναλλακτική λύση, πρέπει να αναφέρεται με σαφήνεια σε όλα τα δημόσια έγγραφα υποστήριξης για τη συγκεκριμένη πρόσκληση. Για το μέλλον, η Επιτροπή εξετάζει το ενδεχόμενο χρήσης της ηλεκτρονικής αξιολόγησης των προτάσεων από απόσταση όπως γίνεται από ορισμένες εθνικές αρχές. Είναι προφανές ότι η αξιολόγηση από απόσταση εγείρει προβληματισμούς που συνδέονται με το εμπορικό απόρρητο και τη φύση των υπό αξιολόγηση προτάσεων.

γ) Υπό το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο χρησιμοποιούνται τυποποιημένες διαδικασίες για τα διάφορα επίπεδα λήψης αποφάσεων. Οι εμπειρογνώμονες εξετάζουν τις προτάσεις που τους ανατίθενται μεμονωμένα, συμπληρώνοντας ατομικό φύλλο αξιολόγησης με τα σχόλια και τη βαθμολογία τους. Όταν όλοι οι εμπειρογνώμονες στους οποίους έχουν ανατεθεί οι προτάσεις ολοκληρώσουν τις ατομικές εκτιμήσεις τους για συγκεκριμένο στάδιο, συνέρχεται επιτροπή για τη συζήτηση των βαθμολογιών, με υπάλληλο της Επιτροπής ως συντονιστή της ομάδας. Στη διάρκεια αυτής της συνεδρίασης με σκοπό την επίτευξη συναίνεσης, οι εμπειρογνώμονες προσπαθούν να συμφωνήσουν σε τελική βαθμολογία για κάθε ομάδα κριτηρίων και σε γενικό βαθμό για την πρόταση. Αιτιολογούν τις βαθμολογίες τους με σχόλια κατάλληλα για την ενημέρωση του συντονιστή της πρότασης και συμφωνούν σε γενική συνοπτική έκθεση αξιολόγησης, την οποία και υπογράφουν. Υπό τη δραστηριότητα "Δίκτυα και πρόσβαση" επιφορτίζεται πλέον εισηγητής, που διορίζεται από τα μέλη της επιτροπής, με τη σύνταξη του σκεπτικού της απόφασης.

Έλεγχος συμβάσεων και διαχείρισης

42. Ήδη, υπό την δραστηριότητα των δικτύων ΕΚΕ, η Επιτροπή έχει αναλάβει διάφορες δράσεις με στόχο να διασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες στο δίκτυο είναι καλά ενημερωμένοι για την οικονομική/διοικητική διαχείριση του έργου του δικτύου. Κατά το στάδιο διαπραγμάτευσης της σύμβασης, όλοι οι συντονιστές δικτύων προσκλήθηκαν στις Βρυξέλλες προκειμένου να συζητήσουν την εφαρμογή της σύμβασης των δικτύων και τις οικονομικές πτυχές τους. Συγκεκριμένα, ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στα σεμινάρια αυτά στη συζήτηση των κριτηρίων επιλεξιμότητας νέων ερευνητών.

Η Επιτροπή προμήθευσε επίσης τους εταίρους των δικτύων με τις κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη των δηλώσεων δαπανών. Οι κατευθυντήριες αυτές γραμμές αποτελούν εύχρηστο σημείο αναφοράς για τις βασικές συμβατικές ρήτρες σχετικά με τις επιλέξιμες δαπάνες και συγκεφαλαιώνουν όλες τις σχετικές πτυχές που αφορούν το διορισμό νέων ερευνητών. Η Επιτροπή έχει δημοσιεύσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα στο Ίντερνετ (http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html), ενώ προτίθεται να καταστήσει πιο εύχρηστη την ιστοθέση Cordis.

43. Οι διατάξεις σχετικά με τα έγγραφα υποστήριξης που περιέχονται στην πρότυπη σύμβαση για την πρόσβαση σε εγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας, δυνάμει του προγράμματος ΕΚΕ, αναπτύσσονται περισσότερο στο 5ο ΠΠ, περιλαμβάνοντας π.χ. "καταγραφή της παρουσίας στην υποδομή όλων των χρηστών που μετείχαν σε ομάδες χρηστών και επωφελούνταν βάσει της σύμβασης, της εθνικότητας, του τόπου εργασίας τους και της πρόσβασης που τους παρεχόταν". Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίδεται από τους αναδόχους σε ενδεχόμενα προβλήματα που αφορούν τα οδοιπορικά και τα έξοδα διαμονής. Οι προβληματισμοί αυτοί θα ληφθούν υπόψη στην τρέχουσα ανάπτυξη των νέων χρηματοδοτικών μέσων για το επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο.

44. Η Επιτροπή επικύρωσε το σύστημα των "τελών χρήστη", το οποίο στηρίζεται στη διαπραγμάτευση "μοναδιαίου κόστους", που υπολογίζεται με βάση τις ετήσιες άμεσες λειτουργικές δαπάνες της εγκατάστασης και την αντίστοιχη διαθέσιμη "πρόσβαση", και αποτελεί αξιόπιστη μέθοδο εργασίας. Το σύστημα αυτό εξακολουθεί να ισχύει υπό το 5ο ΠΠ και αναμένεται να διατηρηθεί στο επόμενο πρόγραμμα-πλαίσιο. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής που είναι υπεύθυνες για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού από τις επιστημονικές και τις διοικητικές/οικονομικές μονάδες, λαμβάνουν όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί η ορθότητα των υπολογισμών. Προβλέπεται η διενέργεια σειράς ελέγχων σε συμβάσεις "πρόσβασης" ώστε να διασφαλιστεί ότι το καθιερωμένο σύστημα τελών χρήστη είναι ορθό και δίκαιο.

45. Η Επιτροπή διενήργησε τις ενδιάμεσες επισκοπήσεις του προγράμματος ΕΚΕ με βάση την πραγματική διάρκεια των συμβάσεων πρόσβασης. Η Επιτροπή θεωρεί τις τεχνικές επισκοπήσεις και τη συνολική διαδικασία παρακολούθησης και αξιολόγησης των προγραμμάτων ιδιαίτερα πολύτιμες για την καλύτερη διαχείριση των συμβάσεων και του προγράμματος συνολικά και ενίσχυσε περαιτέρω τη διαδικασία αυτή κατά το 5ο ΠΠ.

46. Στην πρόταση για το νέο πρόγραμμα-πλαίσιο, η Επιτροπή πρότεινε να υπαχθούν όλες οι υποτροφίες Marie Curie σε μία και μόνον δραστηριότητα υπό την ευθύνη μίας Διεύθυνσης.

47. Οι υπηρεσίες της Επιτροπής προσπαθούν να τηρήσουν την παράδοση της παροχής αξιόπιστων και αποτελεσματικών υπηρεσιών στους αναδόχους και στην επιστημονική κοινότητα εν γένει, συμπεριλαμβανομένης της ταχείας και πλήρους απάντησης σε όλες τις απορίες των αιτούντων, των αναδόχων, των χρηστών και της επιστημονικής κοινότητας εν γένει.

48. Η Επιτροπή συμφωνεί με τη σύσταση του Ελεγκτικού Συνεδρίου εφόσον η MCFA αποφασίσει να υποβάλει αίτημα για πρόσθετη χρηματοδότηση.

49. Από το πέμπτο πρόγραμμα-πλαίσιο, οι έλεγχοι αυτοί διεξάγονται με συστηματικό τρόπο.

50. Σε γενικές γραμμές, η Επιτροπή έχει εντατικοποιήσει τις προσπάθειες ελέγχου και τα τελευταία χρόνια έχει αυξηθεί ο αριθμός των διενεργούμενων δειγματοληπτικών ελέγχων. Το πρόγραμμα ΙΗΡ, μετά το πρόγραμμα ΕΚΕ (βλέπε σημείο 31), συμπεριλαμβάνεται στη γενική προσπάθεια διενέργειας ελέγχων όπως και κάθε άλλο πρόγραμμα ΕΤΑ.