Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(2001/C 372/06)

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Iδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης (ΕΙΕΕ) σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Iδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης (ΕIΕΕ) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000. Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, o προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 12 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2000 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ (ΤΟΡΙΝΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2000

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και λογαριασμοί του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2000 παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3).

6. Το Ίδρυμα προέβη σε ανάληψη του συνόλου σχεδόν των πιστώσεων που προβλέπονταν για το 2000 (16,2 εκατομμύρια ευρώ)· από αυτές, 13,4 εκατομμύρια ευρώ (83 %) καταβλήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους και 2,7 εκατομμύρια ευρώ (16 %) μεταφέρθηκαν στο επόμενο έτος, κατ'ουσίαν το ίδιο ποσό με το προηγούμενο έτος.

7. Η μεταφορά 2,7 εκατομμυρίων ευρώ στο επόμενο οικονομικό έτος αφορά το κονδύλιο "Δράσεις προτεραιότητας" (1,4 εκατομμύρια ευρώ) του τίτλου III (επιχειρησιακές δαπάνες). Κύρια αιτία της σημαντικής αυτής μεταφοράς υπήρξε η καθυστερημένη λήψη απόφασης από το διοικητικό συμβούλιο σχετικά με το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας. Το Ίδρυμα θα πρέπει να λάβει μέτρα προκειμένου να εγκρίνει το ετήσιο πρόγραμμά του εν ευθέτω χρόνω, έτσι ώστε να εκτελεί τον προϋπολογισμό του σύμφωνα με την αρχή του ενιαυσίου.

8. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν αυτόματα από το 1999 ανήλθαν σε 2,9 εκατομμύρια ευρώ· από αυτές, μόνον 0,2 εκατομμύρια ευρώ δεν χρησιμοποιήθηκαν το 2000 και επομένως ακυρώθηκαν. Οι μη αυτόματες μεταφορές (τίτλος III) ανήλθαν σε 0,2 εκατομμύρια ευρώ και αφορούν τη συνεργασία με άλλους οργανισμούς για το σχέδιο SI2.

Οικονομικές καταστάσεις και τήρηση των λογαριασμών

9. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται αντίστοιχα ο λογαριασμός διαχείρισης για το οικονομικό έτος 2000 και ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000.

10. Το EIEE χρησιμοποιεί χωριστά λογιστικά συστήματα για την τήρηση της λογιστικής του προϋπολογισμού του και της γενικής λογιστικής του. Επιπλέον, τα έγγραφα (εντολές ανάληψης υποχρεώσεων και πληρωμών) που αφορούν τις πράξεις δεν περιέχουν παραπομπές ή ακόμη, για ορισμένες πράξεις (ήτοι τα έσοδα), δεν έχει προβλεφθεί συγκεκριμένο έντυπο. Το γεγονός αυτό αυξάνει το διοικητικό φόρτο εργασίας και δυσχεραίνει την παρακολούθηση της διαδρομής του ελέγχου.

11. Κατά τους επτά πρώτους μήνες του έτους, το γενικό καθολικό τηρούνταν παράλληλα με ένα νέο σύστημα, το SI2x. Επιπλέον, το Σεπτέμβριο, το EIEE εγκατέλειψε τις προσπάθειες ενοποίησης του SI2 και του SI2x λόγω έλλειψης ανθρώπινου δυναμικού. Το Ίδρυμα εξακολουθεί να χρησιμοποιεί το παλαιό σύστημά του και θα πρέπει χωρίς καθυστέρηση να εξεύρει λύση για την ενοποίηση της λογιστικής του προϋπολογισμού του και της γενικής λογιστικής του.

Μηχανισμοί εσωτερικού ελέγχου

12. Το Ίδρυμα θα πρέπει να ενισχύσει το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του, προκειμένου να λαμβάνει εν ευθέτω χρόνω την προηγούμενη θεώρηση του δημοσιονομικού ελεγκτή και να περιορίσει τις αρμοδιότητες του υπολόγου, έτσι ώστε να τηρείται ορθότερα η αρχή του διαχωρισμού των καθηκόντων.

Διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού

Πολιτική σε θέματα προσωπικού

13. Το Ίδρυμα θεσπίστηκε με τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90, όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1572/98 της 17ης Ιουλίου 1998(4). Το προσωπικό του Ιδρύματος υπόκειται στους κανονισμούς και τις ρυθμίσεις που ισχύουν για τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Το Ίδρυμα θεσπίζει τις δέουσες διατάξεις εφαρμογής κατόπιν συμφωνίας με την Επιτροπή. Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για όλα τα ζητήματα που αφορούν το προσωπικό.

14. Η πολιτική του Ιδρύματος σε θέματα προσωπικού δεν έχει ακόμη λάβει επίσημο χαρακτήρα σε ενιαίο έγγραφο. Υπάρχουν διάφορες αποφάσεις σχετικά με ορισμένες ιδιαίτερες πτυχές της διαχείρισης του προσωπικού. Έως το 1999, η διαχείριση του προσωπικού πραγματοποιούνταν σε συνεργασία με τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Από το 2000 και εξής, η υπηρεσία προσωπικού του EIEE φέρει την πλήρη ευθύνη της διαχείρισης του προσωπικού.

Προσλήψεις και προαγωγές

15. Από την εξέταση 31 φακέλων του προσωπικού, προκύπτει το συμπέρασμα ότι υπήρξαν προβλήματα όσον αφορά την αναγγελία ύπαρξης κενών θέσεων, την αξιολόγηση και τις τελικές διαδικασίες πρόσληψης. Στο μέλλον, το Ίδρυμα θα πρέπει να βελτιώσει την ορθότητα και τη διαφάνεια των μεθόδων πρόσληψης που εφαρμόζει.

Εξέλιξη του προσωπικού και των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος

16. Ο πίνακας προσωπικού του Ιδρύματος περιλαμβάνει μόνον έκτακτους υπαλλήλους (ΕΥ). Η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή εγκρίνει ετησίως, ταυτόχρονα με την κατάρτιση του προϋπολογισμού, τον αριθμό των θέσεων που πρόκειται να καλυφθούν. Εξάλλου, βάσει του προϋπολογισμού μπορούν να διατεθούν πιστώσεις για την πρόσληψη επικουρικών υπαλλήλων (Επ. Υ) και τοπικών υπαλλήλων (ΤΥ).

17. Στον πίνακα 4 καταγράφεται η εξέλιξη του προσωπικού του Ιδρύματος, καθώς και της κατανομής του. Κατά μέσο όρο, οι θέσεις που προέβλεπε ο πίνακας προσωπικού πληρώθηκαν κατά 90 %. Το έλλειμμα καλύφθηκε μέσω της πρόσληψης επικουρικών και, ιδιαίτερα, τοπικών υπαλλήλων.

18. Από τη δημιουργία του και εξής, το Ίδρυμα έχει προσλάβει 243 υπαλλήλους και 115 έχουν αποχωρήσει. Στο 65 % των περιπτώσεων ήταν έκτακτοι υπάλληλοι και στο 35 % των περιπτώσεων επικουρικοί ή τοπικοί υπάλληλοι. Στα τέλη του 2000, το 90 % των υπαλλήλων ήταν έκτακτοι υπάλληλοι. Κατά μέσο όρο, από το 1995 και εξής, οι δαπάνες πρόσληψης ανήλθαν σε 2600 ευρώ ανά προσληφθέντα υπάλληλο.

19. Λόγω μεταβολών στο πρόγραμμα εργασίας του Ιδρύματος, το διοικητικό συμβούλιο δέχθηκε, κατά τη συνεδρίασή του της 14ης Απριλίου 2000, ότι το Ίδρυμα και η Επιτροπή θα πρέπει να λάβουν αποφάσεις σχετικά με τη μεσοπρόθεσμη χρησιμοποίηση των πόρων (2000-2004): ένα τμήμα του προσωπικού θα πρέπει να αλλάξει τόπο διορισμού και ένα άλλο να απολυθεί. Συνεπώς, προγραμματίζεται καθαρή μείωση των έκτακτων υπαλλήλων για τα επόμενα τέσσερα έτη, από 115 άτομα στο τέλος του 2000 σε 99 άτομα στο τέλος του 2003.

20. Ο πίνακας 5, ο οποίος παρουσιάζει αναλυτικά την εξέλιξη των προσλήψεων ανάλογα με τον τρόπο πραγματοποίησή τους, εμφαίνει ότι το 71 % από αυτές πραγματοποιήθηκε με διαδικασία εξωτερικού διαγωνισμού κατά την έννοια του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης· ωστόσο, οι διαδικασίες δεν εφαρμόζονταν πάντοτε με την αναγκαία αυστηρότητα (βλέπε σημείο 15).

21. Οι αποχωρήσεις υπαλλήλων από τον Οργανισμό καταλήγουν σε ποσοστό εναλλαγής του προσωπικού (μόνιμοι, έκτακτοι και επικουρικοί υπάλληλοι) της τάξης του 14 % κατά μέσο όρο ετησίως, το οποίο οφειλόταν κατά το ήμισυ στη λήξη των συμβάσεών τους και κατά το ήμισυ σε λύση των συμβάσεων, ουσιαστικά εκ μέρους των υπαλλήλων.

22. Για τους σκοπούς του ελέγχου, οι υπάλληλοι έχουν ταξινομηθεί σε δύο κατηγορίες:

- υπάλληλοι επιφορτισμένοι με δραστηριότητες υποστήριξης (υπάλληλοι υποστήριξης), ήτοι με τις δραστηριότητες που εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας του Ιδρύματος (παραδείγματος χάρη υπηρεσίες διοίκησης, λογιστικής, γραμματείας, κ.λπ.),

- λοιποί υπάλληλοι, αποκαλούμενοι επιχειρησιακοί, οι οποίοι συμβάλλουν άμεσα στην υλοποίηση των στόχων του Ιδρύματος.

23. Κατά μέσο όρο, το 70 % των υπαλλήλων της κατηγορίας Α θεωρούνται επιχειρησιακοί υπάλληλοι. Λαμβάνοντας υπόψη όλες τις κατηγορίες συνολικά, το 60 % των υπαλλήλων του Ιδρύματος θα μπορούσαν να θεωρηθούν επιχειρησιακοί υπάλληλοι.

24. Στον πίνακα 5 περιγράφεται η εξέλιξη των δαπανών που αφορούν το προσωπικό, καθώς και των δαπανών λειτουργίας. Οι δαπάνες μισθοδοσίας κατά την περίοδο 1997-2000 αυξήθηκαν κατά μέσο όρο κατά 9,7 % κατ' άτομο, ενώ το προσωπικό μειώθηκε κατά 2,7 %. Η αντίθεση μεταξύ των ποσοστών αυτών οφείλεται εν μέρει στην απόκλιση των μισθών λόγω των αναπόφευκτων αυξήσεων των αποδοχών, όπως η προσαρμογή στο κόστος ζωής, οι αυξήσεις λόγω αρχαιότητας, κ.λπ.

25. Προκειμένου να γίνει κατανοητός ο συσχετισμός μεταξύ, αφενός, των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος και, αφετέρου, της εξέλιξης του αριθμού των υπαλλήλων του και των συναφών δαπανών, πραγματοποιήθηκε σύγκριση μεταξύ της τελευταίας και της εξέλιξης του ποσού των επιχειρησιακών πιστώσεων (τίτλος ΙΙΙ) που δαπανήθηκαν πραγματικά (ετήσιες και μεταφερθείσες πιστώσεις) κατά τη διάρκεια ενός έτους.

26. Η σύγκριση αυτή υποδεικνύει ότι η παραγωγικότητα του Ιδρύματος αυξήθηκε από το 1997 και εξής. Η διαπίστωση αυτή ενισχύεται από το γεγονός ότι οι δαπάνες που αφορούν τον τίτλο ΙΙΙ, ο οποίος περιλαμβάνει τις δαπάνες που συνδέονται με την υλοποίηση των στόχων του Ιδρύματος, αυξάνονται ταχύτερα σε σύγκριση με τις δαπάνες που αφορούν τους τίτλους I και II, Προσωπικό και Λειτουργία.

Συμπέρασμα

27. Μολονότι από τη δημιουργία του και εξής το Ίδρυμα δεν μπόρεσε να προσλάβει το προσωπικό που προβλεπόταν από τον προϋπολογισμό του στον πίνακα προσωπικού, κατόρθωσε ωστόσο να αναπληρώσει τις ελλείψεις μέσω της πρόσληψης επικουρικών και τοπικών υπαλλήλων, καθώς και προσωρινών υπαλλήλων.

28. Για την πρόσληψη των έκτακτων υπαλλήλων του, το Ίδρυμα ακολουθεί στην πλειονότητα των περιπτώσεων ένα πρότυπο πρόσληψης με εξωτερική διαδικασία, παρεμφερές με εκείνο που συνιστούν τα θεσμικά όργανα, το οποίο ωστόσο θα έπρεπε να εφαρμόζεται αυστηρότερα (βλέπε σημείο 15).

29. Όσον αφορά συνολικά την παραγωγικότητα του προσωπικού του, η κατάσταση του Ιδρύματος είναι μάλλον ικανοποιητική. Θα ήταν ίσως ευκταίο, σχετικά με τις θέσεις που αφορούν δραστηριότητες υποστήριξης και επιχειρησιακές δραστηριότητες οι οποίες απαιτούν προσόντα διοικητικής φύσης, να προβαίνει το Ίδρυμα σε συνεννοήσεις με τα θεσμικά όργανα και τους λοιπούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, προκειμένου οι προσλήψεις του να πραγματοποιούνται στην ευρύτερη δυνατή βάση. Εξάλλου, το Ίδρυμα θα πρέπει να μεριμνήσει για τη βελτίωση του συστήματος πληροφόρησης και διαχείρισης όσον αφορά το προσωπικό.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 2001.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 131 της 23.5.1990, σ. 4.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 11 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, οι αναλυτικοί λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Iδρύματος για το οικονομικό έτος 2000 καταρτίστηκαν στις 9 Απριλίου 2001 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Iδρύματος, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους έλαβε στις 17 Απριλίου 2001. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης υπολογίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση εσφαλμένων υπολογισμών. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) ΕΕ L 206 της 23.7.1998, σ. 1.

ΠΙΝΑΚΕΣ 1 ΕΩΣ 6

Πίνακας 1

Eκτέλεση του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2000 και 1999

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Ίδρυμα.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2000 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999

Πηγή:Παρουσίαση από το Ελεγκτικό Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Ίδρυμα.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 4

Εξέλιξη του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΕΥ: Έκτακτοι υπάλληλοι.

Επ.Υ: Επικουρικοί υπάλληλοι.

ΤΥ: Τοπικοί υπάλληλοι.

Πίνακας 5

Ανάλυση τησ μεταβολής του προσωπικού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 6

Εξέλιξη του προσωπικού και των συναφών δαπανών

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του ιδρυματος

Εκτέλεση του προϋπολογισμού και λογαριασμοί του προϋπολογισμού

7. Το διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος είχε τη δυνατότητα να συνεδριάσει μόνο στις 15 Φεβρουαρίου 2000, οπότε και ενέκρινε το πρόγραμμα εργασίας και τον προϋπολογισμό του 2000, γεγονός που καθυστέρησε τη σύναψη πολλών συμβάσεων μέχρι τα τέλη του έτους. Προς όφελος της παραγωγικότητας, και σύμφωνα με τη σύσταση του Συνεδρίου, το διοικητικό συμβούλιο συνήλθε κατ' εξαίρεση για τρίτη φορά, το Νοέμβριο του 2000, για να εγκρίνει το πρόγραμμα εργασίας και τον προϋπολογισμό του 2001, πριν από την έναρξη του οικονομικού έτους. Η πρακτική αυτή απεδείχθη επωφελής για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του 2001, και θα ακολουθείται στο μέλλον.

8. Οι μη αυτόματες μεταφορές από το 2000 που αναφέρονται στο σημείο 8 δεν αφορούν κεφάλαια του τίτλου III, αλλά κυρίως κεφάλαια του τίτλου IV "Δαπάνες για συγκεκριμένο σκοπό", και προέκυψαν από τη μεταφορά της προεδρίας στο Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας, στο Δουβλίνο, και τη δημοσιονομική και τεχνική διοίκηση της κοινής υπηρεσίας υποστήριξης (ΚΥΥ) για το SI2.

Δημοσιονομικές αταστάσεις και λογιστική

10-11. Λόγω έλλειψης ανθρώπινου δυναμικού, το Ίδρυμα αποφάσισε να εγκαταλείψει την ανάπτυξη του συστήματος γενικού καθολικού, και, ως εκ τούτου, ήταν αναγκασμένο να συνεχίσει με το "παλαιό" σύστημα γενικού καθολικού Cubic, έως ότου βρεθεί ένα βιώσιμο σύστημα αντικατάστασής του.

Επί του παρόντος, το Ίδρυμα έχει εγκρίνει ένα σχέδιο αντικατάστασης του Cubic με ένα σύστημα του εμπορίου, γνωστό ως BOB, το οποίο μπορεί να ενσωματώσει πλήρως τους γενικούς λογαριασμούς και τους λογαριασμούς του προϋπολογισμού, μέσω ενός λογισμικού-γέφυρας με το SI2, καθώς και να παρέχει σύνδεσμο με το τραπεζικό λογισμικό. Το σύστημα αυτό έχει ήδη εφαρμοστεί επιτυχώς από δύο άλλα μέλη της ΚΥΥ.

Εσωτερικοί έλεγχοι

12. Σύμφωνα με το πρόγραμμα ανάπτυξης του ανθρώπινου δυναμικού του, το Ίδρυμα προτίθεται να προσλάβει εσωτερικό δημοσιονομικό ελεγκτή κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 2002. Προκειμένου να διασφαλιστεί η ανεξαρτησία του εσωτερικού δημοσιονομικού ελεγκτή, ο τελευταίος θα χωριστεί από την οικονομική και νομική υπηρεσία και θα λογοδοτεί απ' ευθείας στο διευθυντή. Αυτό το μέτρο θα δώσει τη δυνατότητα στο Ίδρυμα να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις του Συνεδρίου τόσο όσον αφορά την ενίσχυση του συστήματος εσωτερικού ελέγχου όσο και τον περιορισμό των εξουσιών του δημοσιονομικού ελεγκτή.

Διοίκηση προσωπικού

14. Από την ίδρυσή του το 1994, το Ίδρυμα διαχειρίζεται το δικό του προσωπικό ενώ η Επιτροπή έχει παράσχει συνδρομή και επίβλεψη, ιδίως κατά τον αρχικό γύρο προσλήψεων που πραγματοποιήθηκαν στις Βρυξέλλες. Κατά τα επόμενα έτη, εφαρμόστηκε ένα πλήρες και ενιαίο σύνολο αποφάσεων και κανόνων, κατόπιν διαβούλευσης με τις αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής και την επιτροπή προσωπικού του Ιδρύματος, το οποίο κάλυπτε ολόκληρο τον τομέα διοίκησης προσωπικού για τις κατηγορίες που απασχολεί το Ίδρυμα. Οι εν λόγω αποφάσεις και κανονισμοί ενημερώνονται σε τακτική βάση και εφαρμόζονται ορθά, ενώ δημοσιεύονται στο εσωτερικό δίκτυο για χρήση από όλο το προσωπικό. Ως εκ τούτου, δεν προέκυψε ποτέ ανάγκη να "διατυπωθούν σε ένα ενιαίο έγγραφο".

15. Οι διαδικασίες πρόσληψης που ακολουθούνται είναι απολύτως σύμφωνες με τις ΚΕΛΥ (RAP) και τους κανόνες του Ιδρύματος. Το Ίδρυμα θα συνεχίσει βεβαίως να βελτιώνεται, όπου αυτό είναι δυνατό και αναγκαίο, και για τον λόγο αυτό, το 2001, ενίσχυσε την υπηρεσία προσωπικού με έναν υπάλληλο ειδικά αρμόδιο για τη διοικητική διαχείριση των διαδικασιών πρόσληψης. Η σύγκριση με τις πρακτικές προσλήψεων μονίμων υπαλλήλων εντός των θεσμικών οργάνων, όπως η Επιτροπή, δεν είναι κατάλληλη για έναν οργανισμό που δεν απασχολεί μόνιμο προσωπικό (σημείο 28).

Συμπέρασμα

29. Κατά το παρελθόν, η έλλειψη ενός ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού συστήματος πληροφοριών για τη διοίκηση προσωπικού αύξανε τα περιθώρια σφαλμάτων στην εφαρμογή των διαδικασιών προσωπικού. Το Ίδρυμα αποφάσισε, ως εκ τούτου, να εγκρίνει τη βάση δεδομένων προσωπικού SIC, η οποία είναι το σύνηθες λογισμικό που χρησιμοποιεί η Επιτροπή για τα δεδομένα του προσωπικού της, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης αποστολών και αδειών. Η εφαρμογή της SIC θα συνεπάγεται τη μετάβαση από τον παρόν σύστημα έντυπης μορφής σε μια νέα ηλεκτρονική ροή εργασίας για τις αποστολές ("SIC-αποστολές", έναρξη λειτουργίας στα τέλη του 2001) και για τις άδειες, συμπεριλαμβανομένων των αδειών ασθενείας ("SIC Congés", έναρξη λειτουργίας στις αρχές του 2002), η οποία θα αυξήσει ακόμη περισσότερο την αποτελεσματικότητα της διοίκησης προσωπικού.