ΕΙΔΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ αριθ. 23/98 σχετικά με τα μέτρα πληροφόρησης και επικοινωνίας, τα οποία διαχειρίζεται η Επιτροπή συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής (υποβαλλόμενη βάσει του άρθρου 188Γ παράγραφος 4, δεύτερο εδάφιο της συνθήκης ΕΚ) (98/C 393/03)

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1. Ο έλεγχος είχε ως αντικείμενο τις ενέργειες διαρκούς πληροφόρησης και επικοινωνίας (Β3-300 «Γενικά μέτρα πληροφόρησης και επικοινωνίας σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση», Β3-301 «Δίκτυο πληροφόρησης» και Β3-302 «Προγράμματα πληροφόρησης για τρίτες χώρες»), καθώς και ειδικά μέτρα πληροφόρησης (Β3-306: πρόγραμμα Prince: «Ενέργειες πληροφόρησης για τις ειδικές πολιτικές»). Οι ενέργειες διαρκούς πληροφόρησης και επικοινωνίας περιλαμβάνουν την πληροφόρηση για δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Ένωσης προς ενημέρωση του ευρωπαίου πολίτη σχετικά με γενικά θέματα που αφορούν την Ευρώπη. Τα μέτρα πληροφόρησης ειδικού χαρακτήρα ή προτεραιότητας αφορούν τις ειδικές πολιτικές της Κοινότητας που παρουσιάζουν επίκαιρο ενδιαφέρον (Πρώτα οι πολίτες, Ευρώ, Οικοδομούμε μαζί την Ευρώπη). Αυτά τα μέτρα και αυτές τις ενέργειες τις διαχειρίζεται η ΓΔ Χ. Επιπλέον, η ΓΔ Χ έχει τη γενική ευθύνη για τον εσωτερικό συντονισμό των ενεργειών πληροφόρησης και επικοινωνίας.

2. Οι ενέργειες διαρκούς πληροφόρησης και επικοινωνίας διαιρούνται σε:

α) Γενικά μέτρα πληροφόρησης και επικοινωνίας σχετικά με την Ευρωπαϊκή Ένωση (Β3-300)

Τα μέτρα αυτά καλύπτουν δραστηριότητες πληροφόρησης, καθώς και ενέργειες πληροφόρησης που αφορούν το σύνολο της Ευρώπης, οι οποίες διεξάγονται από την Επιτροπή σε συνεργασία με τα άλλα ευρωπαϊκά όργανα και έχουν σχεδιασθεί για να παρέχουν στους ευρωπαίους πολίτες πληροφορίες για την Ευρώπη. Οι διαχειριστικές μονάδες που συμμετέχουν στην ανάπτυξη σχεδίων ανήκουν στη ΓΔ Χ, ενώ η αποκεντρωμένη διεξαγωγή εξασφαλίζεται εν μέρει με τη συμμετοχή των γραφείων της Επιτροπής στα κράτη μέλη.

β) Δίκτυο πληροφόρησης (Β3-301)

Αυτό το μέτρο καλύπτει κατά κύριο λόγο τη χρηματοδότηση των ενεργειών διαρκούς πληροφόρησης μέσω ειδικών συμφωνιών με δίκτυα τεσσάρων τύπων:

i) Info-Points Europe (ενημερωτικά γραφεία για την Ευρώπη-IPE) (1),

ii) Σταυροδρόμια Αγροτικής Πληροφόρησης και Κινητοποίησης (ΣΑΠΚ) (2),

iii) Αστικά Φόρουμ (ΑΦ) (3),

iv) Κέντρα Ευρωπληροφόρησης (ΚΕΠ) (4).

γ) Προγράμματα πληροφόρησης για τρίτες χώρες (Β3-302)

Αυτό το μέτρο καλύπτει τη χρηματοδότηση σχεδίων που έχουν καταρτισθεί για να προάγουν την εικόνα της Κοινότητας σε ορισμένο αριθμό στρατηγικώς σημαντικών στοχευόμενων κοινών και διαμορφωτών της κοινής γνώμης (σε πανεπιστήμια και σχολές, εμπορικά και βιομηχανικά επιμελητήρια, συνδικαλιστικές ενώσεις, επαγγελματικές και βιοτεχνικές ενώσεις) σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η ΓΔ Χ έχει αναπτύξει μια σειρά από περιφερειακές στρατηγικές πληροφόρησης κατάλληλες για τις ιδιαίτερες συνθήκες των κυριότερων περιφερειών του πλανήτη, καθορίζοντας ειδικούς στόχους και βασικά μηνύματα για κάθε περιφέρεια και για τα σημαντικότερα κοινά-στόχους εντός της. Από το σύνολο των κεφαλαίων του κονδυλίου Β3-302, ένα μέρος δαπανάται από τις αντιπροσωπείες εκτός Κοινότητας και ένα μέρος απευθείας από τις κεντρικές μονάδες της ΓΔ Χ.

3. Οι ειδικές δραστηριότητες εντάσσονται στο πρόγραμμα Prince (Β3-306). Αυτό το μέτρο καλύπτει τρεις εκστρατείες πληροφόρησης («Πρώτα οι πολίτες», «Ευρώ» και «Οικοδομούμε μαζί την Ευρώπη»), τις οποίες ξεκίνησαν από κοινού το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και η Επιτροπή τον Οκτώβριο 1995 με σκοπό την τόνωση της συζήτησης γύρω από μείζονα ζητήματα. Η διαχείριση αυτού του μέτρου ανατέθηκε σε ειδική ομάδα που συγκροτήθηκε συγκεκριμένα για τον σκοπό αυτό στο πλαίσιο της ΓΔ Χ. Η ειδική αυτή ομάδα του προγράμματος Prince συνεργάζεται στενά με τη ΓΔ ΧV (για την εκστρατεία «Πρώτα οι πολίτες») και τη ΓΔ II (για την εκστρατεία «Ευρώ»), αλλά έχει πλήρως την ευθύνη για την τρίτη εκστρατεία («Οικοδομούμε μαζί την Ευρώπη»). Τα κονδύλια για τις εκστρατείες αυτές παρασχέθηκαν υπό την επίβλεψη μιας διευθύνουσας ομάδας αποτελούμενης από μέλη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της Επιτροπής, η οποία ήταν υπεύθυνη για το συντονισμό των τριών εκστρατειών. Η αποκεντρωμένη εφαρμογή του προγράμματος Prince εξασφαλίζεται μέσω ενός συστήματος συμφωνιών με ορισμένα κράτη μέλη, με τη συμμετοχή των γραφείων της Επιτροπής στα κράτη μέλη και μέσω ενός συνόλου δικτύων πληροφόρησης που υποστηρίζονται από τη ΓΔ Χ/Β/3. Για κάθε μία από τις τρεις εκστρατείες, η ειδική ομάδα του Prince εκπόνησε ένα πρόγραμμα επικοινωνίας που εγκρίθηκε από τη διευθύνουσα ομάδα. Στη βάση των εν λόγω προγραμμάτων επικοινωνίας, το 1996 και 1997 εκτελέστηκαν συνολικά 235 και 662 σχέδια αντιστοίχως.

4. Ο έλεγχος καλύπτει την περίοδο 1995/97, δηλαδή σχεδόν 300 εκατ. Ecu σε πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων για την τριετία. Οι έλεγχοι πραγματοποιήθηκαν στις υπηρεσίες της Επιτροπής, συγκεκριμένα στη ΓΔ X, και σε πέντε γραφεία της Επιτροπής (Βέλγιο, Γερμανία, Ισπανία, Γαλλία και Ηνωμένο Βασίλειο).

ΕΞΕΛΙΞΗ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

5. Πριν από το 1995 δεν υπήρχε ολοκληρωμένη δημοσιονομική πολιτική για τις δραστηριότητες πληροφόρησης. Το 1995, κατόπιν αίτησης της Γενικής Επιθεώρησης Υπηρεσιών, καταρτίστηκε από τη ΓΔ ΧΙΧ για πρώτη φορά κατάλογος των δημοσιονομικών πόρων που διατίθενται για τις δραστηριότητες πληροφόρησης σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Έκτοτε, ανάλογη ενέργεια λαμβάνει χώρα ετησίως και τα αποτελέσματα γνωστοποιούνται στη διευθύνουσα επιτροπή για την πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας. Ως βάση του υπολογισμού αυτού χρησιμοποιείται το σύνολο των πληρωμών του SINCOM (πληροφορικού συστήματος λογιστικής του προϋπολογισμού) μέσω της αναγνώρισης των δαπανών που αφορούν δραστηριότητες πληροφόρησης. Οι δαπάνες αυτές εντοπίζονται χάρη στη χρήση ειδικών αναλυτικών κωδικών σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Τα ενοποιημένα στοιχεία που παρέσχε η ΓΔ XIX εμφανίζουν την ακόλουθη τάση όσον αφορά τις δραστηριότητες πληροφόρησης:

α) 1995: 137 040 143 Ecu,

β) 1996: 158 116 392 Ecu,

γ) 1997: 189 926 270 Ecu.

Όσον αφορά την περίοδο που κάλυψε ο έλεγχος, ήταν αδύνατο να προσδιοριστεί το συνολικό ποσό των διαθέσιμων πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων που επρόκειτο να κατανεμηθούν στις δραστηριότητες πληροφόρησης της Επιτροπής. Στον τομέα της πολιτικής της πληροφόρησης, τον οποίο διαχειρίζεται απευθείας η ΓΔ Χ, τα τέσσερα μέτρα που αφορά ο έλεγχος του Συνεδρίου ακολούθησαν τις δημοσιονομικές εξελίξεις που εμφαίνονται στους πίνακες 1, 2 και 3.

6. Όσον αφορά τα κονδύλια Β3-3000 και Β3-3060, ένα μέρος των προγραμματισμένων κεφαλαίων εγγράφεται σε αποθεματικό (κεφάλαιο Β0-40) και για την απελευθέρωσή τους από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή απαιτούνται ειδικές διαδικασίες. Η εν λόγω απελευθέρωση συνήθως διενεργείται μόλις κατά το δεύτερο ήμισυ του οικονομικού έτους, πράγμα που επηρεάζει δυσμενώς τη λειτουργία της δημοσιονομικής μονάδας στη ΓΔ X και οδηγεί σε χαμηλό ποσοστό εκτέλεσης πληρωμών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για την εκτέλεση του προγράμματος Prince κατά το 1996.

7. Από το κονδύλιο Β3-301 δεν χρηματοδοτείται το σύνολο των δικτύων πληροφόρησης που αφορούν ενέργειες διαρκούς πληροφόρησης. Μερικά δίκτυα συγχρηματοδοτούνται από το κονδύλιο Β3-300. Προς διευκόλυνση της τήρησης βασικών αρχών του προϋπολογισμού και προκειμένου να εξασφαλιστεί μια συνεπής και αποτελεσματική γενική διαχείριση, το σύνολο των δικτύων πληροφόρησης πρέπει να χρηματοδοτείται από ένα και μόνο κονδύλιο.

ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

8. Η εφαρμογή μέτρων στο πλαίσιο της πολιτικής για την πληροφόρηση και την επικοινωνία χαρακτηρίζεται από ένα ασθενές ρυθμιστικό πλαίσιο. Η νομική βάση που αναφέρει ο ίδιος ο προϋπολογισμός αφορά τα άρθρα 126 και 127 της συνθήκης, τα οποία δεν αφορούν την πολιτική για την πληροφόρηση και την επικοινωνία, αλλά την εκπαίδευση, την επαγγελματική κατάρτιση και τη νεότητα. Η Επιτροπή δεν έχει ορίσει επαρκώς ούτε τους γενικούς στόχους της πολιτικής για την πληροφόρηση, ούτε τα διαχειριστικά συστήματα και τους κανόνες που πρέπει να διέπουν τον εν λόγω τομέα, ούτε τα διαθέσιμα ενδεικτικά κεφάλαια, ούτε μια κατανομή των κεφαλαίων αυτών ανά στόχο. Η ΓΔ X έθεσε γενικές κατευθυντήριες γραμμές με τις ανακοινώσεις SEC (93) 916/9 («Η πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας της Επιτροπής: νέα προσέγγιση») και SEC (93) 1248/3 («Μηχανισμός προγραμμάτων πληροφόρησης»). Από τις ανακοινώσεις αυτές φαίνεται ότι η Επιτροπή δεν είχε συντονισμένη γενική στρατηγική όσον αφορά την πολιτική επικοινωνίας και ότι, για να αντιμετωπισθούν οι προκλήσεις αυτού του τομέα, χρειαζόταν η δημιουργία κατάλληλου μηχανισμού - των προγραμμάτων πληροφόρησης - ώστε να εξασφαλισθεί η ενσωμάτωση της διάστασης της πληροφόρησης και της επικοινωνίας σε όλες τις πολιτικές της Επιτροπής, οι οποίες έχουν εξωτερικές επιπτώσεις. Προβλέφθηκε περαιτέρω ότι η νέα οργάνωση της ΓΔ Χ θα βασιστεί σε σαφή διάκριση μεταξύ καθηκόντων σχεδιασμού και καθηκόντων εκτέλεσης μέσω της ενίσχυσης των γραφείων της Επιτροπής στην Κοινότητα, τα οποία θα πρέπει να διαδραματίζουν ρόλο καθοδήγησης όσον αφορά τα δίκτυα πληροφόρησης που λειτουργούν στις αντίστοιχες χώρες.

9. Καταρτίσθηκαν και άλλες προτάσεις με σκοπό την εφαρμογή νέων διαδικασιών και δομών, και κυρίως οι εξής:

α) SEC (94) 80/4, όπου καθορίζονται οι αρμοδιότητες και τα καθήκοντα των γραφείων της Επιτροπής στα κράτη μέλη,

β) SEC (94) 82/4, όπου καθορίζονται οι γενικοί στόχοι των δραστηριοτήτων εξωτερικής πληροφόρησης και επικοινωνίας σε σχέση με τρίτες χώρες,

γ) SEC (94) 488, όπου καθορίζεται το λειτουργικό πλαίσιο σχετικά με τα δίκτυα πληροφόρησης.

10. Στο πλαίσιο της αξιολόγησης της λειτουργίας αυτών των νέων διαδικασιών και δομών από το Συνέδριο, εντοπίστηκαν τα ακόλουθα εμπόδια για την αποδοτική και αποτελεσματική εφαρμογή τους:

α) τα προγράμματα ενημέρωσης σχεδιάζονται ως εσωτερικά έγγραφα που μόνο σκοπό έχουν τη λειτουργική καθοδήγηση και δεν συνδέονται άμεσα με την εκτέλεση πιστώσεων του προϋπολογισμού στο πλαίσιο του κονδυλίου Β3-300 7

β) πρέπει να δοθεί προσοχή στην εξασφάλιση του κατάλληλου ρόλου για τα γραφεία της Επιτροπής στα κράτη μέλη όσον αφορά τη διάδοση των πληροφοριών που παράγονται στις Βρυξέλλες. Στο πλαίσιο αυτό, είναι αναγκαία η ενίσχυση του ρόλου της ΓΔ X ως προϊσταμένης αρχής σε σχέση με τα γραφεία της Επιτροπής 7

γ) το εγχειρίδιο εργασιών για τα κέντρα διαμεταβίβασης, το οποίο προβλέπεται στην ανακοίνωση SEC (94) 488, δεν έχει ακόμα εκπονηθεί από τη ΓΔ Χ.

11. Στις 11 Οκτωβρίου 1995, η Επιτροπή ενέκρινε την ανακοίνωση SEC (95) 1672 σχετικά με τις δραστηριότητες πληροφόρησης στο πλαίσιο του προγράμματος Prince. Ωστόσο, δεν δημιουργήθηκε κανένα νομικό μέσο για την οργάνωση της λειτουργίας αυτών των ειδικών δραστηριοτήτων πληροφόρησης.

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Ασαφείς στόχοι

12. Είναι ανεπαρκής ο ορισμός των στόχων που επιδιώκονται με τη χρηματοδότηση μέτρων/σχεδίων από το κονδύλιο Β3-300. Στην πράξη, χρηματοδοτήθηκαν ορισμένα σχέδια που δεν είχαν καμία αποδεδειγμένη σχέση με δραστηριότητες στο πλαίσιο της πολιτικής πληροφόρησης. Η δημιουργία του «μηχανισμού προγραμμάτων πληροφόρησης» [SEC (93) 1248/3] θα έπρεπε να είχε αξιοποιηθεί ως βασικό πλαίσιο αναφοράς για τον προσδιορισμό ενός συνόλου μέτρων/σχεδίων προς χρηματοδότηση από το κονδύλιο Β3-300.

Λειτουργία των δικτύων πληροφόρησης

Βασική περιγραφή του συστήματος

13. Στον πίνακα 4 παρουσιάζεται ανάλυση των δικτύων πληροφόρησης που επιδοτεί η ΓΔ X κατά κράτος μέλος και τύπο δικτύου. Τα δίκτυα αποτελούν βασικό εργαλείο για την πολιτική πληροφόρησης της Επιτροπής και εν τούτοις υπάρχουν ακόμη κενές περιοχές, κυρίως στο Ηνωμένο Βασίλειο και τη Γερμανία, όπου η παρουσία των δικτύων χρειάζεται ενίσχυση. Ταυτόχρονα, απαιτείται προσπάθεια για εξασφάλιση περιφερειακής ισορροπίας στη γεωγραφική κατανομή των τεσσάρων ειδών δικτύου. Είναι γεγονός ότι υπάρχουν και άλλες δομές πληροφόρησης στα κράτη μέλη, όπως είναι οι δημόσιες βιβλιοθήκες στο Ηνωμένο Βασίλειο, αλλά δεν είναι ενταγμένες στο ευρωπαϊκό δίκτυο και, ως εκ τούτου, δεν είναι υποχρεωμένες να πληρούν τις προϋποθέσεις των ειδικών συμφωνιών που καταρτίζει η Επιτροπή.

14. Ο εκσυγχρονισμός της πολιτικής πληροφόρησης της Επιτροπής πρέπει να βασίζεται σε ένα αποτελεσματικό σύστημα δικτύων πληροφόρησης. Στο πλαίσιο αυτό, η πείρα που αποκτήθηκε από τα Κέντρα Ευρωπληροφόρησης (ΚΕΠ) στο Παρίσι, τη Λισαβόνα και το Βερολίνο πρέπει να ληφθεί υπόψη για περαιτέρω εφαρμογή σε όλη την Κοινότητα. Ωστόσο, πρέπει να οριστεί ένα ανώτατο ποσό για τις ετήσιες επιχορηγήσεις. Στον πίνακα 5 παρουσιάζεται η κοινοτική στήριξη που παρασχέθηκε στα ΚΕΠ κατά την περίοδο 1992-97.

15. Η κοινοτική στήριξη που διατίθεται στο ΚΕΠ του Παρισιού παρέχεται από διάφορες υπηρεσίες της Επιτροπής, με συνολική συνεισφορά της Κοινότητας κυμαινόμενη μεταξύ 44 % και 51 % των εσόδων του προϋπολογισμού κατά την περίοδο 1992-97. Αυτό το κέντρο προοριζόταν από την Επιτροπή να χρησιμεύσει ως υπόδειγμα για παρόμοια σχέδια στα άλλα κράτη μέλη και αναπτύσσει δύο κύριες δραστηριότητες προτεραιότητας: υποστήριξη στο δίκτυο κέντρων διαμεταβίβασης πληροφοριών που λειτουργεί στη Γαλλία, καθώς και παραγωγή και διανομή πληροφοριακών εγγράφων με στόχο το ευρύ κοινό.

16. Η γενική εκτίμηση του Συνεδρίου για τις δραστηριότητες τεκμηρίωσης και πληροφόρησης που διεξήγαγε το κέντρο είναι θετική. Ωστόσο, το Συνέδριο διάκειται λιγότερο ευνοϊκά έναντι της βάσης επί της οποίας χρηματοδοτείται το κέντρο. Το Δεκέμβριο του 1991, οι εθνικές αρχές της Γαλλίας και η Επιτροπή συμφώνησαν στον επιμερισμό των δαπανών μίσθωσης κατά τρόπο ώστε να επιβαρύνονται οι εθνικές αρχές με τα των δαπανών αυτών και ο κοινοτικός προϋπολογισμός με το , ενώ τα λοιπά τρέχοντα έξοδα επρόκειτο να καταλογίζονται εξ ημισείας στα δύο μέρη. Αυτή η ρύθμιση άλλαξε το 1994, με αύξηση της συμμετοχής της Κοινότητας στο μίσθωμα σε 50 %, διότι οι εθνικές αρχές δεν ήταν σε θέση να καλύψουν το μέρος που τους αναλογούσε βάσει της αρχικής συμφωνίας. Κατά την ίδια περίοδο, επανεξετάστηκε το ύψος του μισθώματος με αποτέλεσμα να μειωθεί το καταβαλλόμενο ποσό. Στη συνέχεια, το 1997 έγινε επαναδιαπραγμάτευση του μισθώματος για δεύτερη φορά, η οποία οδήγησε και σε νέα μείωση. Παρά τις μειώσεις αυτές στο επίπεδο του μισθώματος, το Συνέδριο θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν έπρεπε να δεχθεί αυτή τη μεταβολή στα ποσοστά συγχρηματοδότησης (5), ούτε την ευθύνη να καλύψει μονομερώς το σωρευτικό έλλειμμα του κέντρου μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 1997 (6).

17. Επίσης, κατά διαστήματα, το κέντρο αντιμετωπίζει προβλήματα ταμειακής ροής που οφείλονται σε καθυστερήσεις στην καταβολή των ποσών της εθνικής συμμετοχής, κανονικά τον Απρίλιο και τον Οκτώβριο. Η εφαρμογή της αρχής της συγχρηματοδότησης είναι ευπρόσδεκτη, αλλά δεν υπάρχει κανένας λόγος που να δικαιολογεί την καταβολή των ποσών της εθνικής συμμετοχής μήνες μετά τις ημερομηνίες πληρωμών που είχαν συμφωνηθεί με την Επιτροπή.

Συμφωνίες δικτύων πληροφόρησης

18. Υπάρχουν τρεις τύποι γραπτής συμφωνίας μεταξύ Επιτροπής και κρατών μελών, ανάλογα με τον χαρακτήρα του δικτύου. Προβλέπουν και οι τρείς σαφή περιγραφή των εργασιών των δικτύων, ένα σύστημα σύνταξης εκθέσεων σε εξάμηνη και ετήσια βάση, καθώς και τους όρους της παρεχόμενης οικονομικής ενίσχυσης. Ωστόσο, το σύστημα των συμφωνιών δεν έχει ακόμα εφαρμοστεί στο σύνολο των δικτύων: στο τέλος του 1997, 34 IPE, 1 ΣΑΠΚ και 2 ΑΦ βρίσκονταν ακόμα σε αναμονή της σχετικής συμφωνίας. Οι συμφωνίες με τα ΑΦ υπογράφηκαν όλες πολύ αργά το Δεκέμβριο του 1997, πράγμα που σαφώς καθυστέρησε τη μεταφορά κεφαλαίων από τη ΓΔ X και συνεπώς εξέθεσε σε κίνδυνο τη λειτουργία των δραστηριοτήτων πληροφόρησης που επρόκειτο να αναπτύξουν τα ΑΦ. Υπάρχει έλλειψη εναρμόνισης των τριών τύπων συμφωνίας όσον αφορά το επίπεδο oικονομικής ενίσχυσης (αρχική επιχορήγηση και συνεχόμενες επιχορηγήσεις).

19. Στη Γερμανία, το γραφείο της Κοινότητας αγνοεί σε μεγάλο βαθμό τις κατευθυντήριες γραμμές που έχει καταρτίσει η ΓΔ X. Τα Info-Points που έχουν συσταθεί στη Βόννη και την Ερφούρτη όχι μόνο παρέλειψαν να υπογράψουν τη συμφωνία, αλλά και εισέπραξαν επιχορηγήσεις δύο ή τρεις φορές μεγαλύτερες από το κανονικό επίπεδο. Όσον αφορά το Info-Point της Βόννης, η χρηματοδοτική συνεισφορά από τον κοινοτικό προϋπολογισμό καλύπτει το 100 % των δαπανών, ενώ παραβλέφθηκαν οι υποχρεωτικές διαδικασίες της συμβουλευτικής επιτροπής αγορών και συμβάσεων (ΣΕΑΣ).

20. Στην Ισπανία, η σύσταση των Info-Points στράφηκε προς τη δημιουργία ενός μηχανοργανωμένου δικτύου, με βάση τις «Diputaciones». Κατά την περίοδο 1995-97, επιλέχθηκαν πέντε «Diputaciones» για να θέσουν σε εφαρμογή την πρώτη φάση του δικτύου, με συνολική ανάληψη δαπάνης ύψους 145 000 Ecu. Έπειτα από δύο έτη, αυτά τα δεσμευμένα κεφάλαια δεν είχαν χρησιμοποιηθεί. Υιοθετείται τώρα μια νέα προσέγγιση με βάση το περιφερειακό επίπεδο.

21. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, το γραφείο της Επιτροπής στο Λονδίνο σύναψε δύο συμβάσεις με μια εταιρεία που παρέχει διοικητική υποστήριξη στο γραφείο του Λονδίνου για την εξυπηρέτηση του εθνικού δικτύου πληροφόρησης και προσφέρει βοήθεια για ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων συνέχισης. Η πρώτη σύμβαση, που υπογράφηκε στις 15 Δεκεμβρίου 1993, οδήγησε σε συνολική πληρωμή 1 045 752 Ecu, αν και στη γνωμοδότηση της ΣΕΑΣ αριθ. 818/93, όπως τροποποιήθηκε με τις γνωμοδοτήσεις της ΣΕΑΣ αριθ. 877/95 και αριθ. 700/96, σχετικά με την εν λόγω σύμβαση οριζόταν ανώτατο όριο δαπάνης 909 500 Ecu. Στη συνέχεια δημοσιεύτηκε στις 30 Οκτωβρίου 1996 προκήρυξη κλειστού διαγωνισμού για υποβολή προσφορών και αυτή τη φορά το ανώτατο όριο δαπάνης αυξήθηκε σε 3 242 925 Ecu για περίοδο πέντε ετών. Στη βάση αυτή, συνάφθηκε με την ίδια εταιρεία δεύτερη σύμβαση στις 11 Απριλίου 1997. Οι δύο συμβάσεις μαζί καλύπτουν δαπάνη τουλάχιστον 4 εκατ. Ecu για περίοδο οκτώ ετών.

22. Οι προδιαγραφές της σύμβασης (συνήθεις και πρόσθετες υπηρεσίες) μεταβιβάζουν στον ανάδοχο διαρκή καθήκοντα που θα έπρεπε να εκτελούνται από το ίδιο το γραφείο του Λονδίνου. Οι πληρωμές που καταβάλλονται στον ανάδοχο βασίζονται μόνο σε τιμολόγια για παρεχόμενες υπηρεσίες και σε πενιχρές τριμηνιαίες εκθέσεις. Οι λογαριασμοί του γραφείου δεν παρέχουν διαδρομή για τον έλεγχο των δαπανών που πραγματοποιούνται σε συνάρτηση με τη σύμβαση. Η Επιτροπή πρέπει να εξετάσει μήπως θα ήταν σκοπιμότερη, από άποψη σχέσης αποτελέσματος/κόστους, η εκτέλεση των εργασιών από το ίδιο το γραφείο του Λονδίνου.

23. Κατά το παρελθόν, η ΓΔ X δεν ενσωμάτωνε συστηματικά στις συμφωνίες της τους γενικούς συμβατικούς όρους όπως περιέχονται στα υποδείγματα συμβάσεων που έχει καταρτίσει η Επιτροπή. Σε μερικές περιπτώσεις, οι πληρωμές πραγματοποιήθηκαν αυτόματα, χωρίς ειδικές απαιτήσεις αιτιολόγησής τους. Επιπλέον, σε ορισμένες συμβάσεις δεν προβλέφθηκαν δικαιώματα ελέγχου ούτε από τις υπηρεσίες της Επιτροπής ούτε από το Ελεγκτικό Συνέδριο, αντίθετα προς τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού.

Συμφωνίες Prince

24. Όσον αφορά το πρόγραμμα Prince, το σύστημα συμφωνιών με ορισμένα κράτη μέλη έχει εφαρμοστεί στα δύο σκέλη για τα οποία επιλέχθηκε προσέγγιση αποκεντρωμένης διαχείρισης: στις εκστρατείες «Ευρώ» και «Οικοδομούμε μαζί την Ευρώπη» (βλέπε πίνακα 6).

25. Τα κύρια πλεονεκτήματα της υπογραφής συμφωνιών με τα κράτη μέλη για την υλοποίηση δραστηριοτήτων στο πλαίσιο του προγράμματος Prince συνίστανται στον περιορισμό του διασκορπισμού των λειτουργιών, ο οποίος χαρακτηρίζει την υλοποίηση των ενεργειών διαρκούς πληροφόρησης, ιδίως όσον αφορά το κονδύλιο Β3-300, καθώς και στη συστηματική εφαρμογή της αρχής της συγχρηματοδότησης, αν και για τα υπόλοιπα σχέδια που εντάσσονται στο πρόγραμμα Prince ο στόχος της παροχής επιχορήγησης ίσης με το 50 % της συνολικής δαπάνης δεν αποτελεί υποχρεωτικό κανόνα.

26. Κατά την περίοδο 1995-97, το σύστημα συμφωνιών κάλυψε σύνολο 15 σχεδίων ύψους 29,3 εκατ. Ecu, ποσό που αντιστοιχεί στο 25 % των συνολικών κεφαλαίων που διατέθηκαν για το πρόγραμμα Prince. Η διεύρυνση της χρήσης αυτού του μηχανισμού θα ήταν ευπρόσδεκτη από την άποψη της αποδοτικότητας της δαπάνης και θα απλοποιούσε τη διοικητική διαχείριση σε επίπεδο Επιτροπής μέσω της κατάλληλης εφαρμογής των αρχών της επικουρικότητας και της συγχρηματοδότησης.

Δραστηριότητες αξιολόγησης και επιθεώρησης

27. Κατά την περίοδο που κάλυψε ο έλεγχος (1995-97) διενεργήθηκαν λιγοστές αξιολογήσεις από τη ΓΔ X στον τομέα της πολιτικής για την πληροφόρηση και αφορούσαν μόνο ενέργειες που καλύπτονταν από τα κονδύλια Β3-301 και Β3-302. Είναι ανεπαρκής η προσοχή που επιδεικνύεται για την επιτόπια υλοποίηση των σχεδίων πληροφόρησης και τη συνέχιση των δραστηριοτήτων των γραφείων της Επιτροπής. Οι ελεγκτικές επισκέψεις στα γραφεία της Επιτροπής από τις κεντρικές υπηρεσίες οργανώνονται στο πλαίσιο του υπομνήματος αριθ. 1887 της 13ης Μαρτίου 1995, το οποίο εξέδωσε ο γενικός διευθυντής της ΓΔ X σε συμφωνία με τη Γενική Επιθεώρηση Υπηρεσιών. Στην περίοδο 1995-97 πραγματοποιήθηκαν επισκέψεις σε τέσσερα μόνο γραφεία της Επιτροπής (Ισπανίας και Ηνωμένου Βασιλείου το 1996, Γαλλίας και Πορτογαλίας το 1997).

Πλαίσιο ελέγχου σχετικά με την κοινοτική στήριξη

28. Καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου 1995-97, η χορήγηση των χρηματοδοτικών συμμετοχών χαρακτηριζόταν από ανεπαρκές συμβατικό πλαίσιο, βασιζόμενο μόνο σε δύο εγκυκλίους της ΓΔ X, οι οποίες εκδόθηκαν το 1993 και το 1995. Η μονάδα ΓΔ X/1 κατάρτισε πρόσφατα ένα μνημόνιο για τις επιχορηγήσεις, το οποίο προβλέπεται να ισχύσει από το 1998. Με βάση ένα δείγμα σχεδίων που ελέγχθηκαν και στα δύο επίπεδα -κεντρικές μονάδες και γραφεία της Επιτροπής- το Συνέδριο έχει εντοπίσει σειρά θεμάτων που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την εφαρμογή του νέου μνημονίου για τις επιχορηγήσεις.

29. Με λιγοστές εξαιρέσεις (σχέδια για τους νέους και μερικές δράσεις του Prince), στην περίοδο 1995-1997 οι χρηματοδοτικές συμμετοχές χορηγήθηκαν χωρίς τη σαφήνεια και τη διαφάνεια που εγγυάται η εφαρμογή ενός συστήματος προσκλήσεων για την υποβολή προτάσεων.

30. Η εγκύκλιος της ΓΔ X αριθ. 6268 της 13ης Οκτωβρίου 1993 αποθάρρυνε την ανάπτυξη μιας άμεσης εξάρτησης των τελικών δικαιούχων από την Επιτροπή, αλλά το Συνέδριο επισημαίνει μερικές περιπτώσεις όπου ο έλεγχος αποκάλυψε την παροχή στήριξης στους ίδιους δικαιούχους επί σειρά ετών.

31. Η εγκύκλιος της ΓΔ X αριθ. 6268 της 13ης Οκτωβρίου 1993 έθεσε ως ανώτατο όριο των χρηματοδοτικών συμμετοχών ποσοστό 50 % των δαπανών των σχεδίων. Η εγκύκλιος της ΓΔ X αριθ. 2074 της 17ης Μαρτίου 1995 υποδεικνύει ένα φάσμα χρηματοδοτικών συμμετοχών με τρία επίπεδα:

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Οι εγκύκλιοι αυτές δεν είναι αρκετά ακριβείς, γιατί η βάση υπολογισμού για τον προσδιορισμό της χρηματοδοτικής συμμετοχής δεν ορίζεται σαφώς. Για την επίτευξη ομοιόμορφης και ίσης μεταχείρισης όλων των υποψηφίων είναι απαραίτητος ο καθορισμός ενιαίας βάσης υπολογισμού. Στα σχέδια που ελέγχθηκαν, οι αιτήσεις και οι εγκρίσεις βασίζονταν άλλοτε σε λογιστική πλήρους επιμερισμού των δαπανών (συνολικού κόστους) και άλλοτε σε άμεση κοστολόγηση (πρόσθετων δαπανών που υπαγορεύθηκαν από το σχέδιο). Το αποτέλεσμα ήταν μια τάση προς υψηλότερο ποσοστό συμμετοχής στη δεύτερη περίπτωση, π.χ. 80 % στα σχέδια ορισμένων γερμανικών ιδρυμάτων, σε σύγκριση με τον υπολογισμό βάσει πλήρους επιμερισμού των δαπανών.

32. Ο χαρακτήρας αυτού του συστήματος μπορεί να οδηγήσει στην εμφάνιση σημαντικών διακυμάνσεων στα ποσοστά των χρηματοδοτικών συμμετοχών. Στο δείγμα των σχεδίων που ελέγχθηκαν, το Συνέδριο σημείωσε τις ακόλουθες διακυμάνσεις στην περίοδο 1995/97:

α) στη Γερμανία, οι χρηματοδοτικές συμμετοχές κυμάνθηκαν μεταξύ 25 % και 100 % του συνολικού κόστους των σχεδίων 7

β) στην Ισπανία, οι χρηματοδοτικές συμμετοχές κυμάνθηκαν μεταξύ 13 % και 84 % του κόστους των σχεδίων 7

γ) στο Βέλγιο, οι χρηματοδοτικές συμμετοχές κυμάνθηκαν μεταξύ 9 % και 100 % του κόστους των σχεδίων 7

δ) στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι χρηματοδοτικές συμμετοχές κυμάνθηκαν μεταξύ 11 % και 75 % του κόστους των σχεδίων. Επιπλέον, οι φάκελοι δεν περιείχαν ικανοποιητική αιτιολόγηση σε καμία από τις ελεγχθείσες περιπτώσεις, όπου το ποσοστό της χρηματοδοτικής συμμετοχής υπερέβη το στοχευόμενο ανώτατο όριο του 50 % των συνολικών δαπανών.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

33. Στα κράτη μέλη, η πολιτική της πληροφόρησης για την ΕΕ εφαρμόζεται κυρίως από τα γραφεία της Επιτροπής. Είναι ανεπαρκής ο ορισμός των στόχων που επιδιώκονται με τη χρηματοδότηση μέτρων/σχεδίων από το κονδύλιο Β3-300, ενώ στην πράξη ορισμένα σχέδια που δεν είχαν καμία αποδεδειγμένη σχέση με ενέργειες στο πλαίσιο της πολιτικής για την πληροφόρηση έλαβαν χρηματοδοτική στήριξη. Η δημιουργία του «μηχανισμού προγραμμάτων πληροφόρησης» [SEC (93) 1248/3] έπρεπε να είχε αξιοποιηθεί ως ένα βασικό πλαίσιο αναφοράς για τον προσδιορισμό ενός συνόλου μέτρων/σχεδίων προς χρηματοδότηση από το κονδύλιο Β3-300 (βλέπε σημεία 8 - 12).

34. Απαιτείται ένα βελτιωμένο σύστημα αξιολόγησης για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας των κοινοτικών δαπανών, όσον αφορά την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών που έχουν ορισθεί σχετικά με τα στοχευόμενα κοινά. Η πιθανή μελλοντική αύξηση της χρηματοδότησης των δραστηριοτήτων της πολιτικής πληροφόρησης επιτείνει αυτή την ανάγκη. Υπάρχει ανάγκη βελτίωσης των μεθόδων εκτίμησης και των συστημάτων παρακολούθησης στο επίπεδο των κεντρικών υπηρεσιών της ΓΔ X. Το σύστημα αξιολόγησης και επιθεώρησης πρέπει να ενισχυθεί με:

α) περαιτέρω ανάπτυξη του σχεδίου ετήσιων αξιολογήσεων που θα καλύπτει τις διαρκείς (Β3-300, Β3-301, Β3-302) και τις ειδικές (Β3-306) δραστηριότητες της πολιτικής πληροφόρησης 7

β) συχνότερη επιθεώρηση της χρησιμοποίησης των κεφαλαίων της ΓΔ X με την πρόβλεψη τακτικής επίσκεψης ελέγχου σε κάθε γραφείο της Επιτροπής (βλέπε σημείο 27).

35. Από τα μέτρα πληροφόρησης της Επιτροπής, τα οποία προβλέπονται στα ετήσια προγράμματα εργασίας της ΓΔ X, απουσίαζε η τυποποίηση των εξής στοιχείων:

α) διαδικασία υποβολής αιτήσεων 7

β) διαδικασία επιλογής σχεδίων 7

γ) έκταση της κοινοτικής συνεισφοράς 7

δ) κονδύλιο που πρέπει να επιβαρυνθεί 7

ε) επιλεξιμότητα των πραγματοποιούμενων δαπανών. (Βλέπε σημεία 28 - 32).

36. Προκειμένου αφενός να απλοποιηθούν οι διαχειριστικές διαδικασίες και αφετέρου να εξασφαλισθούν τόσο η διαφάνεια όσο και η ίση μεταχείριση των τελικών δικαιούχων, η Επιτροπή πρέπει:

α) να διευρύνει τη χρήση προσκλήσεων υποβολής προτάσεων στο πλαίσιο της επιλογής των τελικών δικαιούχων 7

β) να καθιερώσει μια τυποποιημένη μορφή οικονομικών εκθέσεων για τις διάφορες κατηγορίες επιλέξιμων δαπανών, την οποία θα χρησιμοποιεί ο δικαιούχος για την κατάρτιση της τελικής έκθεσης 7

γ) να καθορίσει τα ποσοστά χρηματοδοτικής συμμετοχής για όλα τα σχέδια, χρησιμοποιώντας ενιαία βάση υπολογισμού, με μόνη εξαίρεση τα δίκτυα πληροφόρησης που χρηματοδοτούνται με επιχορήγηση κατ' αποκοπή 7

δ) να περιορίσει το επίπεδο της προκαταβολής σε εύλογο ποσοστό της εγκριθείσας χρηματοδοτικής συμμετοχής 7

ε) να καθορίσει ένα ανώτατο αποδεκτό ποσοστό γενικών εξόδων που θα λαμβάνονται υπόψη (βλέπε σημεία 28 - 32).

37. Εξαιρουμένων εν μέρει των δικτύων πληροφόρησης, υπάρχει γενική έλλειψη ενός κατάλληλου και συστηματικού συνόλου κανόνων για τις συμβάσεις με τους δικαιούχους. Στο μέλλον οι συμβάσεις πρέπει να περιλαμβάνουν σαφέστερες και αυστηρότερες οικονομικές διατάξεις, ειδικότερα όσον αφορά τις δύο κύριες περιοχές ιδιαίτερου κινδύνου, δηλαδή:

α) το αποδεκτό επίπεδο γενικών εξόδων 7

β) τη χρήση, στην τελική έκθεση, πραγματικών αριθμητικών στοιχείων και όχι στοιχείων προϋπολογισμού (βλέπε σημεία 28 και 31 έως 32).

38. Η δημοσιονομική εκτέλεση των συμφωνιών στο πλαίσιο του προγράμματος Prince πρέπει να διέπεται από αυστηρούς κανόνες, ιδίως όσον αφορά το επίπεδο των πραγματοποιούμενων δαπανών που δικαιολογεί προκαταβολές, τις περιόδους επιλεξιμότητας δαπανών και τα γενικά έξοδα (βλέπε σημεία 24 - 26).

39. Τα γραφεία της Επιτροπής πρέπει να διαδραματίζουν πρωτεύοντα ρόλο όσον αφορά τόσο τη χρηματοδότηση των μόνιμων δικτύων όσο και τις δραστηριότητες πληροφόρησης του προγράμματος Prince. Για τους σκοπούς αυτούς, η Επιτροπή πρέπει να θεσπίσει ένα πλαίσιο πολιτικού και δημοσιονομικού προγραμματισμού, ώστε να θέσει τους γενικούς στόχους της πολιτικής πληροφόρησης, να καθιερώσει τα διαχειριστικά συστήματα και να καθορίσει τα διαθέσιμα ενδεικτικά κεφάλαια, συμπεριλαμβανομένης της κατανομής αυτών των κεφαλαίων κατά στόχο. Στο πλαίσιο αυτό, η ΓΔ X πρέπει να ενισχύσει τον εσωτερικό συντονιστικό της ρόλο για να εξασφαλίσει τη βελτίωση των δραστηριοτήτων πληροφόρησης και επικοινωνίας της Επιτροπής.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 14ης και 15ης Οκτωβρίου 1998.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) Εφοδιάζουν το ευρύ κοινό με βασικές πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση και τις πολιτικές της, και διανέμουν εκδόσεις της Επιτροπής για γενικά θέματα.

(2) Ο σκοπός που εξυπηρετούν τα αγροτικά σταυροδρόμια είναι η πληροφόρηση όλων των τμημάτων της αγροτικής κοινωνίας για την Ευρωπαϊκή Ένωση, και ειδικότερα για τις διάφορες πολιτικές και τα διάφορα προγράμματα της Ένωσης που ενδέχεται να αφορούν άμεσα τα εν λόγω τμήματα.

(3) Έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε τα πρόσωπα που αναπτύσσουν δραστηριότητα στις υποθέσεις της πολιτείας και του απλού πολίτη να συμμετέχουν στην υλοποίηση της στρατηγικής της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την εξέλιξη προς ένα τύπο ανάπτυξης που σέβεται το περιβάλλον και τους φυσικούς μας πόρους. Τα φόρουμ φιλοξενούνται από οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης που διαθέτουν πείρα στην τοπική ανάπτυξη και τη δημόσια πληροφόρηση.

(4) Η Επιτροπή και οι αρχές των χωρών υποδοχής συγκρότησαν από κοινού αυτά τα κέντρα, τα οποία βρίσκονται στις πρωτεύουσες των κρατών και έχουν ως ρόλο να πληροφορούν το ευρύ κοινό, να απαντούν σε αιτήσεις για πληροφορίες από ομάδες συμφερόντων και να προσφέρουν χώρους για συναντήσεις, κατάρτιση και άλλες δραστηριότητες σχετικές με την Ευρώπη. Ως τώρα έχουν ανοίξει τρία κέντρα, στο Παρίσι, τη Λισαβόνα και το Βερολίνο.

(5) Ως συνέπεια της μεταβολής αυτής, το ποσοστό συμμετοχής της Επιτροπής στο ενοίκιο αυξήθηκε από 33 % σε 50 %.

(6) Το έλλειμμα αυτό ανήλθε σε 150 000 Ecu.

(7) Η ανάληψη του αποθεματικού που είχε δεσμευτεί στο κονδύλιο Β0-4 0 πραγματοποιήθηκε σε δύο φάσεις:

- 23 εκατ. Ecu στις 15 Μαΐου 1996

- 12 εκατ. Ecu στις 8 Οκτωβρίου 1996.

(8) Η ανάληψη του αποθεματικού που είχε δεσμευτεί στο κονδύλιο Β0-4 0 πραγματοποιήθηκε σε δύο φάσεις:

- 5 εκατ. Ecu στις 21 Μαΐου 1997

- 6 εκατ. Ecu στις 22 Ιουλίου 1997.

(9) Η ανάληψη του αποθεματικού που είχε δεσμευτεί στο κονδύλιο Β0-4 0 πραγματοποιήθηκε σε μία δόση:

- 15 εκατ. Ecu στις 10 Σεπτεμβρίου 1997.

(10) Συμπεριλαμβάνοντα 150 000 Ecu για την κάλυψη έκτακτης εξισωτικής επιχορήγησης που ελήφθη από τις πιστώσεις του 1998.

(11) Συμπεριλαμβάνεται έκτακτη εξισωτική επιχορήγηση για την κάλυψη του ελλείμματος του 1996, η οποία διατέθηκε το Μάρτιο του 1998.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εφάρμοσε από το 1993 μια νέα προσέγγιση για την πολιτική της σε θέματα πληροφόρησης και επικοινωνίας. Οι Γενικές Διευθύνσεις έχουν επιφορτιστεί με την πληροφόρηση που αφορά τις πολιτικές της αρμοδιότητάς τους. Η ΓΔ Χ είναι υπεύθυνη για την πληροφόρηση και τον συντονισμό της πολιτικής στον τομέα της πληροφόρησης και της επικοινωνίας.Έχει θεσπιστεί πλαίσιο υπό μορφή πολλών ανακοινώσεων (έξι από το 1993 έως το 1997 και μία το 1998) οι οποίες καλύπτουν τις διάφορες πτυχές της εν λόγω πολιτικής (γενική προσέγγιση, ενημερωτικά σχέδια, ρόλος των αντιπροσωπειών της Ένωσης στα κράτη μέλη, πληροφόρηση των τρίτων χωρών, δίκτυα και κέντρα διαμεταβίβασης, δράσεις προτεραιότητας για την πληροφόρηση, στρατηγική πληροφόρησης για το ευρώ). Το πλαίσιο αυτό καθορίζει τους γενικούς στόχους, τα συστήματα διαχείρισης και τους κανόνες προς εφαρμογή.

Για την άσκηση της πολιτικής αυτής η Επιτροπή συνεργάζεται, σε όλους τους τομείς όπου αυτό είναι δυνατό, με τα υπόλοιπα όργανα. Έχει αναπτυχθεί στενή συνεργασία με τις υπηρεσίες του Κοινοβουλίου. Στα πλαίσια αυτά υποβάλλονται τακτικά εκθέσεις της Επιτροπής στο Κοινοβούλιο. Διοργανώνονται συνεδριάσεις από κοινού με το Συμβούλιο και τους αρμοδίους της πολιτικής πληροφόρησης και επικοινωνίας των κρατών μελών προκειμένου να εναρμονιστούν και να συντονιστούν οι δράσεις πληροφόρησης. Έτσι εξασφαλίζεται ο εσωτερικός συντονισμός στο ευρωπαϊκό επίπεδο.

Εξάλλου, ο εσωτερικός συντονισμός της Επιτροπής ενισχύθηκε σημαντικά κατά τα τελευταία έτη. Συνεδριάζει τακτικά διευθύνουσα επιτροπή 7 οι νέες κοινοτικές πρωτοβουλίες πρέπει να συνοδεύονται από σχέδια πληροφόρησης 7 εκπονείται ετησίως ολοκληρωμένο πρόγραμμα για την πολιτική πληροφόρησης συνολικά 7 επιμέρους ομάδες εργάζονται για το συντονισμό των δράσεων πληροφόρησης κατά τομείς των κοινοτικών πολιτικών.

Οι γενικοί στόχοι (αποκέντρωση, συντονισμός, χρησιμοποίηση των νέων μέσων επικοινωνίας) προσδιορίζονται στο κανονιστικό πλαίσιο που έχει ήδη αναφερθεί. Κάθε έτος η Επιτροπή καθορίζει επιπλέον ειδικούς στόχους όσον αφορά τη γενική της πολιτική σε θέματα πληροφόρησης. Έτσι για το 1998 δόθηκε προτεραιότητα στις δράσεις μέσω της τηλεόρασης, στις άμεσες δράσεις που απευθύνονται στον πολίτη (call center), στις δράσεις που απευθύνονται στις γυναίκες και στο συντονισμό των δικτύων των κέντρων διαμεταβίβασης της πληροφόρησης σε όλη την Ευρώπη.

Η αποκέντρωση αποτελεί έναν από τους κύριους στόχους της πολιτικής στον τομέα της πληροφόρησης. Τίθεται σταδιακά σε εφαρμογή με την ανάθεση ευθυνών στις αντιπροσωπείες της Ένωσης στα κράτη μέλη, με τη συντονισμένη ανάπτυξη περισσοτέρων από 800 κέντρων διαμεταβίβασης στο ευρωπαϊκό έδαφος, με συμφωνίες με τα κράτη μέλη για κοινές δράσεις και με τη συμμετοχή της κοινωνίας των πολιτών στις δράσεις πληροφόρησης της Ένωσης.

Οι νέες τεχνολογίες και ιδίως το Internet, παρέχουν δυνατότητες πρόσβασης σε σημαντικό αριθμό πολιτών, ιδίως στους νέους, με περιορισμένο κόστος. Η Επιτροπή έχει ξεκινήσει την πορεία αυτή από το 1995. Η πολύγλωσση θέση Europa στο Internet που υπάρχει σε πολλές γλώσσες αναγνωρίζεται για την ποιότητά της.

Στο πλαίσιο του προγράμματος Prince εκπονήθηκαν με το Κοινοβούλιο δράσεις προτεραιότητας για την πληροφόρηση. Οι δράσεις αυτές επέτρεψαν να επικεντρωθεί η πληροφόρηση και οι πόροι στα σημαντικά θέματα επικαιρότητας (δικαιώματα του πολίτη, συνθήκη του Άμστερνταμ, ευρώ), να ενισχυθεί περαιτέρω η συνεργασία με το Κοινοβούλιο και ιδίως για το ευρώ και να προωθηθούν ενημερωτικές εκστρατείες από κοινού με τα κράτη μέλη.

Όσον αφορά τη διαχείριση, η πλαισίωσή της ενισχύθηκε ειδικότερα με την προετοιμασία κατά το 1997 ενός μνημονίου για τις επιδοτήσεις στον τομέα της πληροφόρησης και της επικοινωνίας. Όλες οι παρατηρήσεις του Συνεδρίου σε θέματα διαχείρισης εφαρμόζονται ήδη από τη θέση σε ισχύ του εν λόγω μνημονίου την 1η Ιανουαρίου 1998.

Σε ένα πλαίσιο που βρίσκεται σε διαρκή εξέλιξη, η Επιτροπή χάραξε και συνεχίζει να χαράσσει την πολιτική της σε θέματα πληροφόρησης και επικοινωνίας η οποία αφορά τη στρατηγική, την οργάνωση, τους στόχους και τη διαχείριση.

2. α) Μετά την αναδιοργάνωση της ΓΔ Χ την 1η Αυγούστου 1997, ο τίτλος που δόθηκε στα γραφεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στα κράτη μέλη είναι «Αντιπροσωπεία».

β) Εκτός του καταλόγου που κατάρτισε το Συνέδριο, υπάρχουν τρεις άλλοι τύποι κέντρων διαμετακόμισης που χρηματοδοτούνται από το κονδύλιο Β3-301:

- τα Σπίτια της Ευρώπης τα οποία διαχειρίζεται η Διεθνής Ομοσπονδία των Σπιτιών της Ευρώπης (FIME) 7

- τα εθνικά τμήματα του Ευρωπαϊκού Κινήματος 7

- τα Κέντρα Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης (ΚΕΤ).

ΕΞΕΛΙΞΗ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

5. Το 1993 η Επιτροπή εφάρμοσε νέα προσέγγιση [SEC (93) 916/9 και SEC (93) 1248/3] για την πολιτική στον τομέα της πληροφόρησης και της επικοινωνίας, αναθέτοντας στις ΓΔ την κατά τομείς πληροφόρηση και στην ΓΔ Χ τη γενική πληροφόρηση και το συντονισμό. Η προσέγγιση αυτή συνεπάγεται την αποκεντρωμένη χρησιμοποίηση των δημοσιονομικών μέσων για τις δραστηριότητες πληροφόρησης της Επιτροπής, πέραν της γενικής πληροφόρησης.

Στη βάση αυτή, τέθηκε σε εφαρμογή από το 1995 ένα ευρετήριο των πόρων που διατίθενται για την πληροφόρηση και την επικοινωνία. Η αύξηση που παρατηρήθηκε μεταξύ 1995 και 1997 οφείλεται κατά κύριο λόγο στη θέσπιση του προγράμματος Prince.

Συμπληρώνοντας το εν λόγω ευρετήριο, η Επιτροπή έθεσε σε εφαρμογή το 1998 ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα για τις δράσεις πληροφόρησης το οποίο βασίστηκε σε έρευνα που πραγματοποιήθηκε σε όλες τις υπηρεσίες της και παρέχει μια ολοκληρωμένη προσέγγιση της πολιτικής που εφαρμόζει η Επιτροπή στον τομέα της πληροφόρησης.

Από το προσεχές οικονομικό έτος, οι προβλεπόμενες πιστώσεις για την καθεμία από τις εν λόγω δράσεις θα περιληφθούν επίσης στο ολοκληρωμένο αυτό πρόγραμμα. Έτσι στην αρχή του έτους θα είναι γνωστές οι πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων που χορηγούνται για το σύνολο δραστηριοτήτων πληροφόρησης της Επιτροπής.

6. Η συστηματική θέση σε αποθεματικό των πιστώσεων που αφορούν την πληροφόρηση από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή μετά το 1996 είχε πράγματι αρνητικές επιπτώσεις για την εκτέλεση του προϋπολογισμού και τη διαχείριση των δράσεων καθόσον μάλιστα οι πιστώσεις δεν είναι διαθέσιμες άμεσα μετά την απόφαση άρσης των αποθεματικών.

7. Η Επιτροπή αναγνωρίζει ότι το σύνολο των δράσεων γενικής πληροφόρησης των κέντρων διαμεταβίβασης πρέπει να χρηματοδοτείται από ένα μόνο κονδύλιο. Αυτό εφαρμόζεται από το 1998. Στο παρελθόν δεν μπόρεσε να εφαρμοστεί πλήρως λόγω ασάφειας στα σχόλια του προϋπολογισμού.

ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

8. Η ανακοίνωση της Επιτροπής στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή σχετικά με τις νομοθετικές βάσεις και τα μέγιστα ποσά ([SEC(94) 1106] προσδιορίζει το γενικό ρυθμιστικό πλαίσιο της πολιτικής για την πληροφόρηση και την επικοινωνία: «Ορισμένες δράσεις διεξάγονται από την Επιτροπή δυνάμει των καθηκόντων που της έχουν ανατεθεί κατά εγγενή τρόπο από τη συνθήκη όταν ενεργεί ως εκτελεστικό όργανο των κοινοτικών πολιτικών. Πρόκειται ειδικότερα για την περίπτωση των δράσεων που διεξάγονται στο πλαίσιο της πολιτικής για την πληροφόρηση και αποσκοπούν στην παρουσίαση και την προώθηση των διαφόρων κοινοτικών επιτευγμάτων. Οι δραστηριότητες αυτές εμπίπτουν σε έναν αυτόνομο τομέα δραστηριότητας της Επιτροπής για τον οποίο η τελευταία δεν κρίνει απαραίτητο να προβλέψει τη θέσπιση νομικής βάσης.»

Από το 1993 η Επιτροπή ενέκρινε στη βάση αυτή, πολλές ανακοινώσεις (έξι μεταξύ 1993 και 1997 και μία το 1998) οι οποίες προσδιορίζουν μια νέα προσέγγιση για την πολιτική της πληροφόρησης, τους γενικούς της στόχους, τα συστήματα διαχείρισης και τους κανόνες που εφάρμοσε στη συνέχεια στην εκτέλεση των δραστηριοτήτων που προκύπτουν από τις κατευθυντήριες γραμμές για την πληροφόρηση και επικοινωνία.

Η Επιτροπή, διαπιστώνοντας ότι πριν από το 1993 υπήρχε έλλειψη συντονισμού, αποφάσισε να ενισχύσει ήδη από εκείνη την περίοδο την εν λόγω πτυχή. Θεσπίστηκαν προοδευτικά οι μηχανισμοί. Τα σχέδια πληροφόρησης που συνδέονται με τις πρωτοβουλίες της Επιτροπής τέθηκαν σε εφαρμογή και αποτέλεσαν το αντικείμενο μεταρρύθμισης το 1996. Η διευθύνουσα επιτροπή συνερχόταν σε τακτά διαστήματα μετά τη σύστασή της. Ο μηχανισμός αυτός ενισχύθηκε με τον καθορισμό ετήσιου ολοκληρωμένου προγράμματος δράσεων πληροφόρησης (βλέπε σημείο 5) και με τη θέσπιση ομάδων εργασίας της διευθύνουσας επιτροπής πληροφόρησης οι οποίες συντονίζουν τις δράσεις πληροφόρησης κατά τομείς πολιτικής.

Η νέα οργάνωση της ΓΔ Χ τέθηκε σε εφαρμογή την 1η Αυγούστου 1997. Μία από τις διευθύνσεις έχει αναλάβει το σχεδιασμό της πληροφόρησης και τον διϋπηρεσιακό συντονισμό. Ο ρόλος των αντιπροσωπειών ενισχύθηκε ιδίως όσον αφορά τον επιτόπιο συντονισμό του δικτύου των κέντρων διαμεταβίβασης.

9. To 1998, η ΓΔ Χ καθόρισε τους στόχους της όσον αφορά τις δικές της πρωτοβουλίες στον τομέα της πληροφόρησης και της επικοινωνίας.

10. α) Τα προγράμματα πληροφόρησης είναι έγγραφα που υποβάλλονται από τις ΓΔ στη ΓΔ Χ προς έγκριση. Εκπονούνται όταν μία ΓΔ προτείνει κάποια πρωτοβουλία στην Επιτροπή. Οι τομεακές πρωτοβουλίες δεν καλύπτονται σε γενικές γραμμές από το κονδύλιο Β3-300 (γενικές δράσεις πληροφόρησης). Αυτό γίνεται σύμφωνα με την ανακοίνωση SEC(93) 916/9.

Τα εν λόγω προγράμματα πληροφόρησης, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων της ΓΔ Χ, ενσωματώνονται σε ένα ετήσιο πρόγραμμα (βλέπε σημείο 8) το οποίο αποτελεί το σύνδεσμο μεταξύ των δραστηριοτήτων αυτών και του κονδυλίου Β3-300.

β) Η διάδοση των πληροφοριών αποτελούσε πάντα μέρος του ουσιαστικού ρόλου των αντιπροσωπειών των οποίων ο τίτλος παλαιότερα ήταν «Γραφείο Τύπου και Πληροφόρησης». Η αντιπροσωπεία πρέπει να προσαρμόζει τις πληροφορίες αυτές στις ευαισθησίες της κάθε χώρας. Οι αντιπροσωπείες συνεισφέρουν κατά συνέπεια προστιθέμενη αξία στη διάδοση των πληροφοριών (για παράδειγμα: επεξεργασία περιφερειακών εντύπων, συντονισμός των δικτύων πληροφόρησης κ.λπ.).

Στο πλαίσιο αυτό, ενισχύθηκε ο ιεραρχικός δεσμός στο πλαίσιο της αναδιοργάνωσης της 1ης Αυγούστου 1997. Οι αντιπροσωπείες εξαρτώνται από τη ΓΔ Χ και ειδικότερα από τη διεύθυνση Χ/Β «Δίκτυα πληροφόρησης». Ο ρόλος των αντιπροσωπειών προσδιορίζεται στην ανακοίνωση SEC(94) 80/4.

Όσον αφορά το εγχειρίδιο εργασιών για τα κέντρα διαμεταβίβασης, στην πράξη και κατά μεγάλο μέρος έχει ήδη τεθεί σε εφαρμογή μια συστηματική προσέγγιση χαρακτηριζόμενη από συνοχή, ενώ το εγχειρίδιο θα ολοκληρωθεί μέχρι τα τέλη του 1998.

11. Το πρόγραμμα Prince εντάσσεται στην πολιτική πληροφόρησης και επικοινωνίας που δεν απαιτεί νομική βάση (βλέπε σημείο 8). Εκτός από την ανακοίνωση που αναφέρει το Συνέδριο, η Επιτροπή ενέκρινε επίσης, το 1998, ανακοίνωση σχετικά με τη στρατηγική πληροφόρησης για το ευρώ [COM(98) 39].

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Ασαφείς στόχοι

12. Οι στόχοι ορίστηκαν από την Επιτροπή στις ανακοινώσεις της που εκδόθηκαν κατά τη διάρκεια της εξεταζόμενης περιόδου (βλέπε σημεία 8 και 9).

Η Γενική Διεύθυνση Χ προσδιόρισε τους ετήσιους στόχους για τις δραστηριότητές της. Οι πιστώσεις εγκρίνονται με βάση ένα ετήσιο σχέδιο προγράμματος που υποβάλλεται από τις διοικητικές μονάδες και τις αντιπροσωπείες ενώ στα πλαίσια αυτά ακολουθούνται πιστά οι προτεραιότητες της Επιτροπής.

Για το 1998 δόθηκε προτεραιότητα στις δράσεις μέσω της τηλεόρασης, στις άμεσες δράσεις που αφορούν τον πολίτη, στις δράσεις για τις γυναίκες και στο συντονισμό των δικτύων, έναντι των δράσεων που αφορούν τις γραπτές εκδόσεις, τα συνέδρια, τα σεμινάρια και τις εκθέσεις.

Η Επιτροπή συμφωνεί να προσδιοριστούν περαιτέρω οι ετήσιοι στόχοι. Τα κριτήρια επιλεξιμότητας των σχεδίων έχουν ήδη καθοριστεί στο μνημόνιο για τις επιχορηγήσεις το οποίο έχει τεθεί σε ισχύ από την 1 Ιανουαρίου 1998.

Όπως εξηγείται στα σημεία 8 και 10α, τα μέτρα/σχέδια πληροφόρησης περιλαμβανομένων και εκείνων της ΓΔ Χ, ενσωματώνονται σε ένα ετήσιο πρόγραμμα που αποτελεί το σύνδεσμο μεταξύ των δραστηριοτήτων πληροφόρησης και του κονδυλίου Β3-300.

Λειτουργία των δικτύων πληροφόρησης

Βασική περιγραφή του συστήματος

13. Η ΓΔ Χ φροντίζει σε συνεχή βάση για την γεωγραφική ισορροπία μεταξύ των κρατών μελών και των διαφόρων περιφερειών όσον αφορά την εγκατάσταση των κέντρων. Στα πλαίσια αυτά λαμβάνει επίσης υπόψη τα δίκτυα Eurodesks, διασυνοριακά κέντρα πληροφόρησης και παροχής συμβουλών στους καταναλωτές, ευρωπαϊκά κέντρα πληροφόρησης, κλπ. που εξαρτώνται από άλλες ΓΔ της Επιτροπής (ΓΔ ΧΙΙΙ, XVI, XXII, XXIII, XXIV).

Σύμφωνα με την πολιτική αποκέντρωσης πρέπει απαραιτήτως να ληφθούν υπόψη οι εθνικές ιδιαιτερότητες. Έτσι:

- Στο Ηνωμένο Βασίλειο όπου το κοινό συνηθίζει να απευθύνεται στις δημόσιες βιβλιοθήκες, το σύστημα ευρωπαϊκής πληροφόρησης βασίζεται στις βιβλιοθήκες οι οποίες ανέρχονται συνολικά σε 180. Στις εν λόγω βιβλιοθήκες παρέχεται τεχνική βοήθεια, έγγραφα τεκμηρίωσης και κατάρτιση από την αντιπροσωπεία.

- Στη Γερμανία, η πληροφόρηση παρέχεται από τα 33 σπίτια της Ευρώπης (το των σπιτιών της Ευρώπης της FIME βρίσκεται στη Γερμανία) τα οποία είναι εγκατεστημένα στη χώρα αυτή. Πέντε Ιnfo Points Euro και τρία κέντρα αγροτικής πληροφόρησης βρίσκονται στο στάδιο της ίδρυσης. Η ενοποίηση των δικτύων θα ολοκληρωθεί στα τέλη του 1999. Συνολικά, το γερμανικό δίκτυο θα περιλάβει πάνω από δώδεκα IPE και 15 με 16 κέντρα αγροτικής πληροφόρησης. Στην κατάσταση αυτή προστίθεται το γεγονός ότι πολλές υποψηφιότητες που υποβλήθηκαν από την εν λόγω χώρα κρίθηκαν ότι δεν θα μπορούν να αναπτύξουν αποτελεσματική δράση ως κέντρα αγροτικής πληροφόρησης.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι έτσι εξασφαλίζεται η γεωγραφική ισορροπία (βλ. επίσης σημείο 2 στοιχείο β).

14. Η Επιτροπή δε θεωρεί ότι πρέπει να καθοριστεί ανώτατο ποσό για το είδος αυτό επιχορήγησης το ποσό της οποίας εξαρτάται από τον προϋπολογισμό που εγκρίνεται από τις γενικές συνελεύσεις στις οποίες συμμετέχει και η ίδια κάθε χρόνο.

15. Το Κέντρο του Παρισιού αποτελεί ένα από τα υποδείγματα. Η ανάπτυξη δικτύου κέντρων σε ένα κράτος μέλος εξαρτάται από πολλές παραμέτρους και ιδίως από τις εθνικές ιδιαιτερότητες. Σε συνάρτηση με τις εν λόγω παραμέτρους εκπονούνται διάφορα υποδείγματα.

16. Η Επιτροπή κρίνει υπερβολικά μεγάλες τις δαπάνες ενοικίου στη δημοσιονομική δομή των Sources d' Europe. Για το λόγο αυτό σε πρώτη φάση, δέχθηκε να αναλάβει μόνο το ένα τρίτο του ενοικίου. Το 1994 το ενοίκιο μειώθηκε για πρώτη φορά και η Επιτροπή αποφάσισε να επανέλθει στη χρηματοδότηση του κατά 50 %.

Μια δεύτερη διαπραγμάτευση του ενοικίου πραγματοποιήθηκε το 1997 και οδήγησε σε νέα μείωση. Η εν λόγω επαναδιαπραγμάτευση εντασσόταν σε ένα συνολικό σχέδιο επανενεργοποίησης του κέντρου το οποίο προέβλεπε ειδικότερα:

- επαναδιαπραγμάτευση του ενοικίου,

- εκκαθάριση της οφειλής λόγω τόκων υπερημερίας του 1994 (επιβάρυνση του γαλλικού κράτους μέσω του ταμείου παρακαταθηκών και δανείων).

- εκκαθάριση του σωρευθέντος ελλείμματος στα τέλη 1997 (επιβάρυνση της Επιτροπής),

- απόφαση συμπληρωματικής επιχορήγησης από το 1998 εκ μέρους του ταμείου παρακαταθηκών και δανείων και συνεπώς του γαλλικού κράτους,

- επανακαθορισμός της εντολής του κέντρου,

- αξιολόγηση των μέτρων μετά από ένα χρόνο.

Η Επιτροπή έκρινε το εν λόγω σχέδιο ως ισορροπημένο από την άποψη των υποχρεώσεων των ιδρυτικών μελών του, της γαλλικής κυβέρνησης και της Επιτροπής, και ότι συνεπώς υπό τις συνθήκες αυτές, έπρεπε να χρηματοδοτήσει το σωρευθέν έλλειμμα στα τέλη του 1997.

17. Οι επιχορηγήσεις καταβάλλονται σε δύο δόσεις από κάθε χρηματοδότη. Η Επιτροπή καταβάλλει την επιχορήγησή της τον Ιανουάριο και τον Ιούλιο, ενώ η γαλλική κυβέρνηση οφείλει να την καταβάλλει τον Απρίλιο και τον Οκτώβριο.

Συμφωνίες δικτύων πληροφόρησης

18. Η αξιολόγηση της πολιτικής των κέντρων συνολικά και του κάθε κέντρου ειδικότερα αποτελεί τον κύριο λόγο που οδήγησε στην καθυστέρηση της υπογραφής ορισμένων συμφωνιών. Ένας άλλος λόγος είναι η ανάγκη επισταμένης εξέτασης της πολλαπλής χρηματοδότησης των κέντρων.

Η υπογραφή των συμφωνιών έχει επί του παρόντος ολοκληρωθεί για όλα τα κέντρα αγροτικής πληροφόρησης και για όλα τα κέντρα αστικής πρωτοβουλίας. Συνεχίζονται οι επαφές με τα υπάρχοντα IPE προκειμένου να επιτευχθεί μια ομοιογενής κατάσταση στα τέλη του 1998. Κάθε νέο IPE που ιδρύεται διέπεται υποχρεωτικά από την υπογραφή της συμφωνίας.

Η Επιτροπή συμφωνεί με την ανάλυση του Συνεδρίου ότι χρειάζεται εναρμόνιση των συμφωνιών για τα κέντρα και του επιπέδου χρηματοδότησής τους.

19. Η αντιπροσωπεία της Κοινότητας στη Γερμανία δεν αγνόησε τις γενικές συστάσεις που διατυπώθηκαν από τις υπηρεσίες στις Βρυξέλλες. Για τη Γερμανία προβλέπεται μια προσέγγιση προσαρμοσμένη στην πολιτική δομή της χώρας. Ορισμένα κέντρα στο επίπεδο των Lδnder λειτουργούσαν ως περιφερειακά κέντρα πληροφόρησης για την ΕΕ. Αυτό συνεπάγεται διαφορετικές δράσεις για τον τύπο αυτό κέντρων και, μετά από συμφωνία μεταξύ του διευθυντού της αντιπροσωπείας και των υπηρεσιών στις Βρυξέλλες, θεσπίστηκαν διαφορετικοί όροι από εκείνους που ισχύουν για τα τοπικά κέντρα. Το επίπεδο χρηματοδότησης πρέπει να είναι υψηλότερο στις περιπτώσεις αυτές και οι κανονιστικές ρυθμίσεις να προσαρμόζονται ανάλογα.

Το Infopoint της Βόννης είναι σημαντικό για την κάλυψη της ομοσπονδιακής πρωτεύουσας της Γερμανίας 7 νέα όμως πρωτεύουσα ορίστηκε το Βερολίνο. Μέχρι σήμερα δεν κατέστη δυνατό να βρεθεί εταίρος για το κέντρο αυτό. Κατά συνέπεια, λαμβανομένης υπόψη της σημασίας του, η Επιτροπή χρειάστηκε να το διαχειριστεί άμεσα και να συνάψει συμφωνίες με φορείς παροχής υπηρεσιών, γεγονός που εξηγεί τη χρηματοδότηση κατά 100 %.

20. Μετά από μερικές πρωτοβουλίες στο τοπικό επίπεδο, η Επιτροπή καθόρισε στρατηγική για την Ισπανία βασισμένη σε συμφωνίες συνεργασίας με τις αυτόνομες περιφέρειες. Τα νέα IPE/κέντρα εντάσσονται στη στρατηγική αυτή. Οι πιστώσεις που είχαν αναληφθεί για επιχορηγήσεις στο επίπεδο των «Diputaciones» αποδεσμεύτηκαν.

Η ίδρυση του κέντρου αστικής πρωτοβουλίας Γάνδης-Αμβέρσας απέτυχε λόγω της μη εκπλήρωσης των ευθυνών εκ μέρους του εργολήπτη, γεγονός για το οποίο δεν είναι υπεύθυνη η Επιτροπή. Έχει ξεκινήσει η διαδικασία της εντολής είσπραξης.

21. Κατά την περίοδο 1993-97 ανατέθηκε στην επιχείρηση που είχε επιλεχθεί για την οργάνωση των κέντρων στο Ηνωμένο Βασίλειο, η θέση σε λειτουργία μιας κινητής μονάδας πληροφόρησης η οποία δεν αποτελούσε αναπόσπαστο μέρος της σύμβασης, γεγονός που εξηγεί την υπέρβαση του ανωτάτου ορίου της ΣΕΑΣ. Η κατάσταση αυτή έχει σήμερα πλέον διορθωθεί και από το 1997 η θέση αυτή περιλήφθηκε στη σύμβαση που εγκρίθηκε από την ΣΕΑΣ.

Σε σχέση με τη σύμβαση του 1993, οι αιτούμενες υπηρεσίες στη νέα πρόσκληση υποβολής προσφορών επεκτάθηκαν προκειμένου να καλύψουν έναν σαφώς μεγαλύτερο αριθμό κέντρων, γεγονός που αιτιολογεί το υψηλότερο κόστος. Όσον αφορά την επιλογή του συμβαλλόμενου κατά το 1997, η μόνη προσφορά που κάλυπτε το σύνολο των υπηρεσιών που ζητήθηκαν και ήταν σύμφωνη με τα κριτήρια της πρόσκλησης υποβολής προσφορών υποβλήθηκε από τον επιλεχθέντα συμβαλλόμενο.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι λόγω της ευρύτητας των καθηκόντων που ανατέθηκαν στο συμβαλλόμενο, αιτιολογείται το ποσό της σύμβασης αυτής που προκύπτει από πρόσκληση υποβολής προτάσεων που διεκπεραιώθηκε κανονικά.

22. Τα καθήκοντα που εκτελούνται από το συμβαλλόμενο αφορούν κατά κύριο λόγο τη λογιστική και την εφαρμογή μιας δράσης πληροφόρησης. Το γεγονός ότι οι δράσεις αυτές είναι συνεχείς, στοιχείο που οφείλεται στον μόνιμο χαρακτήρα του δικτύου των κέντρων, δε σημαίνει ότι πρέπει να υλοποιούνται από το γραφείο του Λονδίνου. Ο συμβαλλόμενος συνεισφέρει πείρα και τεχνογνωσία. Τα καθήκοντα που εκτελεί όπως η ανεύρεση και η ενοικίαση των αιθουσών για τις διαλέξεις, η αποστολή των προσκλήσεων, η οργάνωση των περιπτέρων στις εκθέσεις, η λογιστική του κινητού κέντρου πληροφόρησης κλπ, είναι το είδος των καθηκόντων που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Η αντιπροσωπεία του Λονδίνου ενίσχυσε τη διαχείριση της εν λόγω σύμβασης με σειρά μέτρων στα οποία συμπεριλαμβάνεται και μια αναλυτική ετήσια έκθεση.

Κατά το τρέχον στάδιο, η Επιτροπή εκτιμά, κατά συνέπεια, ότι η εν λόγω σύμβαση είναι κατάλληλη και αιτιολογείται από την άποψη του κόστους - αποτελεσματικότητας. Ωστόσο δεν θα είχε αντίρρηση να πραγματοποιήσει αναλυτικότερη εξέταση.

23. Επί πολλά ήδη οικονομικά έτη, κάθε νέα σύμβαση βασίζεται στις διατάξεις του μνημονίου της ΣΕΑΣ και τη σύμβαση υπόδειγμα της Επιτροπής. Ιδιαίτερη προσοχή δίδεται στο θέμα των απαιτούμενων προϋποθέσεων για την έναρξη των πληρωμών.

Δραστηριότητες αξιολόγησης και ελέγχου

27. Από το 1993 η ΓΔ Χ απέκτησε τα μέσα για να επαληθεύει τις επιπτώσεις των δράσεων της στον τομέα της πληροφόρησης. Εφαρμόζοντας τη διαδικασία της πρόσκλησης υποβολής προσφορών κατέστη δυνατή η υπογραφή δέκα συμβάσεων πλαισίων με εξωτερικές επιχειρήσεις ειδικευμένες στις αξιολογήσεις.

Η αξιολόγηση της πολιτικής στον τομέα της πληροφόρησης εντάσσεται στο πλαίσιο συνολικής αξιολόγησης της ΓΔ Χ. Τα κονδύλια στα οποία αναφέρονται οι αξιολογήσεις αυτές είναι τα κονδύλια B3-300, B3-301, Β3-303 και Β3-306. Σχετικά με την περίοδο που αφορά ο έλεγχος του Συνεδρίου, πραγματοποιήθηκε αξιολόγηση στους ακόλουθους τομείς:

- υλικό προώθησης

- κέντρα

- περιοδικό επαφής

- πληροφόρηση σε τέσσερις περιφέρειες του κόσμου.

Αφετέρου, διαβιβάσθηκε στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο κατάλογος των δραστηριοτήτων πληροφόρησης των αντιπροσωπειών εκπροσώπησης για τα έτη 1994, 1995 και 1996.

Από το 1998 προβλέπονται

- η Ευρώπη μέσω δορυφόρου

- δίκτυο ομιλητών

- θέσπιση συστήματος συνεχούς αξιολόγησης των κέντρων

- δράσεις προτεραιότητας στον τομέα της πληροφόρησης.

Η Επιτροπή (ΓΔ Χ) βρίσκεται στο στάδιο του επαναπροσδιορισμού της πολιτικής της σε θέματα ελέγχου των δικαιούχων και των σχεδίων. Προσανατολίζεται σε ελέγχους σε τρία επίπεδα:

1. Κανονικός έλεγχος βάσει φακέλου με επικυρωμένο δημοσιονομικό ισολογισμό.

2. Για τους «επικίνδυνους» φακέλους ή για εκείνους το ποσό των οποίων είναι σημαντικό και δειγματοληπτικά για τους υπόλοιπους, μερικός έλεγχος των στοιχείων.

3. Σε περίπτωση παρατυπιών, επιτόπιος έλεγχος.

Οι επιθεωρήσεις των αντιπροσωπειών αποτελούν το αντικείμενο μεθοδολογικής ενημέρωσης, το 1998, η επεξεργασία της οποίας έχει γίνει από κοινού από την ΓΕΥ και την ΓΔΧ. Οι επιθεωρήσεις θα διεξάγονται στο εξής στη βάση αυτή. Η Επιτροπή μελετά τη δυνατότητα αύξησης του αριθμού των δημοσιονομικών ελέγχων.

Πλαίσιο ελέγχου σχετικά με την κοινοτική στήριξη

28. Επί πολλά έτη, η χρηματοδοτική συμμετοχή αποτελεί το αντικείμενο δήλωσης του δικαιούχου την οποία υπογράφει για να δηλώσει τη συμφωνία του, και η οποία περιλαμβάνει όλες τις υποχρεώσεις έναντι της Επιτροπής (περιλαμβανομένου του δικαιώματος του Συνεδρίου για έλεγχο). Η δήλωση αυτή αποτέλεσε το συμβατικό πλαίσιο για την περίοδο 1995-1997.

Η ΓΔ Χ προετοίμασε το 1997 μνημόνιο για τις επιδοτήσεις. Από τη θέση σε εφαρμογή του εν λόγω μνημονίου 1η Ιανουαρίου 1998, κάθε χρηματοδοτική συμμετοχή αποτελεί το αντικείμενο σύμβασης χρηματοδότησης που υπογράφεται από τα δύο μέρη.

29. Η Επιτροπή οργάνωσε προοδευτικά προσκλήσεις υποβολής προτάσεων για τις χρηματοδοτικές συμμετοχές στους τομείς που ανήκουν στην αρμοδιότητά της (πολιτισμός, οπτικοακουστικός τομέας, πληροφόρηση). Η εγκύκλιος 2074 (της ΓΔ Χ) της 17ης Μαρτίου 1995, ορίζει ως στόχο την επέκταση της εφαρμογής των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων στον τομέα της πληροφόρησης. Στον εν λόγω τομέα το ισχύον μνημόνιο προβλέπει τη γενικευμένη εφαρμογή των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων με εξαίρεση ορισμένες ειδικές καταστάσεις που καθορίζονται σαφώς και είναι δεόντως αιτιολογημένες.

30. Η Επιτροπή συμμερίζεται τη γνώμη του Συνεδρίου σχετικά με το ότι οι δράσεις πληροφόρησης και επικοινωνίας δε θα έπρεπε να οδηγήσουν σε επαναλαμβανόμενες επιχορηγήσεις του ίδιου δικαιούχου. Ωστόσο, η αρχή αυτή δεν εφαρμόζεται στα κέντρα διαμεταβίβασης της πληροφόρησης. Αντίθετα, η Επιτροπή αναζητεί στην περίπτωση αυτή οργανισμούς που είναι σε θέση να μεταδίδουν επί πολλά έτη τις πληροφορίες για την Ευρωπαϊκή Ένωση.

31. Η εγκύκλιος 2074 της 17ης Μαρτίου 1995 δεν είχε ως στόχο να επεκτείνει τις διακυμάνσεις των ανωτάτων ορίων συμμετοχής στις χρηματοδοτικές συμμετοχές αλλά να προσδιορίσει την εφαρμογή (σε συνάρτηση με το ποσό και το ποσοστό χρηματοδότησης, καθορισμός των κριτηρίων κόστους αποτελεσματικότητας και εξουσιοδοτήσεις για υπογραφή).

Μέχρι την θέση σε εφαρμογή του μνημονίου, την 1η Ιανουαρίου 1998, η βάση υπολογισμού στην οποία εφαρμοζόταν το ανώτατο όριο μπορούσε πράγματι να ποικίλλει. Για το λόγο αυτό η εν λόγω βάση υπολογισμού καθορίζεται σήμερα επακριβώς στο μνημόνιο.

32. Επιπλέον, όπως αναφέρεται ανωτέρω, προσδιορίστηκε σαφώς το σύστημα επιδοτήσεων στο μνημόνιο που ισχύει από 1η Ιανουαρίου 1998. Ωστόσο, μπορεί κατά την άποψη της Επιτροπής να αιτιολογηθεί μια διακύμανση στα ποσοστά χρηματοδότησης που υπερβαίνουν το 50 %.

Ο γενικός κανόνας της χρηματοδότησης, κατ' ανώτατο όριο του 50 % του κόστους του σχεδίου, εφαρμόστηκε σε μεγάλο βαθμό. Κατά το 1997 η αρχή αυτή τηρήθηκε σε ποσοστό μεγαλύτερο του 90 % των επιδοτήσεων από το κονδύλιο Β3-300.

Όσον αφορά ειδικότερα τις δράσεις στο πλαίσιο του προγράμματος Prince, και ειδικότερα εκείνες που συνδέονται με το ευρώ, ο χαρακτήρας προτεραιότητας που έχει αποδοθεί στο εν λόγω πρόγραμμα και ο προτρεπτικός χαρακτήρας της δράσης της Ένωσης, τουλάχιστον σε μια πρώτη φάση, οδήγησαν τις αρχές επιλογής να επιτρέψουν σε ορισμένες περιπτώσεις, ποσοστό χρηματοδότησης που υπερβαίνει το 50 %.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

33. Οι γενικοί στόχοι στον τομέα της πληροφόρησης προσδιορίζονται από την Επιτροπή σε διάφορες ανακοινώσεις (έξι κατά την περίοδο 1993 - 1997 και μία το 1998).

Η Γενική Διεύθυνση Χ καθορίζει τους ετήσιους στόχους για τις δραστηριότητές της. Οι πιστώσεις εγκρίνονται με βάση το σχέδιο του ετήσιου προγράμματος που υποβάλλεται από τις διοικητικές μονάδες και τις αντιπροσωπείες, ενώ ακολουθούνται πιστά οι προτεραιότητες της Επιτροπής.

Η Επιτροπή συμφωνεί να προσδιοριστεί περαιτέρω ο καθορισμός των ετησίων στόχων.

Τα κριτήρια επιλεξιμότητας των σχεδίων καθορίζονται στο μνημόνιό της για τις επιχορηγήσεις που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 1998.

Τα σχέδια πληροφόρησης συμπεριλαμβανομένων και εκείνων της ΓΔ Χ έχουν ήδη ενσωματωθεί σε ετήσιο πρόγραμμα το οποίο θα ολοκληρωθεί για να αποτελέσει το σύνδεσμο μεταξύ των δραστηριοτήτων πληροφόρησης και του κονδυλίου Β3-300.

34. α) Η Επιτροπή θα ενισχύσει το υπάρχον σχέδιο αξιολόγησης και για το σκοπό αυτό θέσπισε τομέα αξιολόγησης στη ΓΔ Χ κατά την αναδιοργάνωσή της που τέθηκε σε εφαρμογή την 1η Αυγούστου 1997.

β) Οι επιθεωρήσεις των αντιπροσωπειών που πραγματοποιούνται ήδη από τη ΓΔ Χ και την ΓΕΥ θα συνεχιστούν. Επί του παρόντος αποτελούν το αντικείμενο μεθοδολογικής ενημέρωσης. Η ΓΔ Χ μελετά την πιθανότητα να αυξήσει τον αριθμό των δημοσιονομικών ελέγχων.

35. Η ΓΔ Χ τυποποίησε τα σημεία α, β, γ και ε εκπονώντας το 1997 ένα μνημόνιο για τις επιδοτήσεις το οποίο τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου του 1998. Η επιλογή του κονδυλίου του προϋπολογισμού [στοιχείο δ)] πραγματοποιείται σε συνάρτηση με τον ψηφισθέντα προϋπολογισμό και τα σχετικά σχόλια.

36. Όλες οι παρατηρήσεις του Συνεδρίου για τη διαφάνεια και τις διαδικασίες εφαρμόζονται από την Επιτροπή ήδη από τη θέση σε ισχύ, την 1η Ιανουαρίου 1998, του μνημονίου της ΓΔ Χ για τις επιδοτήσεις.

37. Όλες οι παρατηρήσεις του Συνεδρίου για τις συμβάσεις με τους δικαιούχους εφαρμόζονται στην Επιτροπή από τη θέση ισχύ την 1η Ιανουαρίου 1998 του μνημονίου της ΓΔ Χ για τις επιδοτήσεις.

38. Όλες οι παρατηρήσεις του συνεδρίου καλύπτονται από το μνημόνιο για τις επιχορηγήσεις που τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 1998 και το οποίο εφαρμόζεται επίσης για το πρόγραμμα Prince.

39. Οι αντιπροσωπείες διαδραματίζουν ήδη ουσιαστικό ρόλο στην υλοποίηση του δικτύου των κέντρων διαμεταβίβασης και του προγράμματος Prince (επιτόπιος συντονισμός των δραστηριοτήτων, διαχείριση της πληροφόρησης για τα κέντρα, παρακολούθηση των συμβάσεων Prince για τα κράτη μέλη). Για λόγους αποτελεσματικότητας της διαχείρισης, ιδίως κατά την περίοδο έναρξης των δύο αυτών δράσεων, η Επιτροπή προτίμησε κατά το παρόν στάδιο να διατηρήσει τη διαχείριση των πιστώσεων στο κεντρικό επίπεδο.

Το κανονιστικό πλαίσιο για τις δράσεις πληροφόρησης και επικοινωνίας έχει θεσπιστεί και έχει μάλιστα αποτελέσει το αντικείμενο πολλών ανακοινώσεων (έξι κατά την περίοδο 1993-1997 και μία το 1998). Η Επιτροπή προτίθεται να ενισχύσει την εφαρμογή των προβλεπομένων μέτρων και εάν χρειαστεί να καθορίσει νέα. Η ΓΔ Χ έχει θέσει τους ετήσιους στόχους τους, συμπεριλαμβανομένης της χρηματοδοτικής πλευράς, και έχει ήδη ενισχύσει σημαντικά το συντονισμό μεταξύ γενικών διευθύνσεων, όπως συνέστησε το Συμβούλιο, θεσπίζοντας ένα ολοκληρωμένο ετήσιο πρόγραμμα των δράσεων πληροφόρησης της Επιτροπής.