Διατάξεις που διασφαλίζουν το απόρρητο ορισμένων εργασιών (άρθρο 17 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, της 28ης Νοεμβρίου 1994, για τη δημιουργία Μεταφραστικού Κέντρου των οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης)

(1999/C 295/04)

Α. Εισαγωγή

1. Το άρθρο 17 του κανονισμού για τη δημιουργία Μεταφραστικού Κέντρου αναφέρει:

"1) Το προσωπικό του Κέντρου υπόκειται στους κανονισμούς και τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

2) Το Κέντρο ασκεί έναντι του προσωπικού του τις εξουσίες που έχουν ανατεθεί στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή.

3) Το διοικητικό συμβούλιο θεσπίζει, κατόπιν συμφωνίας με την Επιτροπή, τις κατάλληλες διατάξεις εφαρμογής, κυρίως προκειμένου να διασφαλίζεται το απόρρητο ορισμένων εργασιών."

2. Κατά τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου του Μεταφραστικού Κέντρου στο Λουξεμβούργο, στις 20 Μαρτίου 1996, ο πρόεδρος του εν λόγω συμβουλίου ζήτησε από τον αντιπρόσωπο της Επιτροπής να προετοιμάσει πρόταση, την οποία θα μπορούσε να εγκρίνει το διοικητικό συμβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 3.

3. Στις 30 Νοεμβρίου 1994, η Επιτροπή εξέδωσε απόφαση σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για τις διαβαθμισμένες πληροφορίες που παράγονται ή ανταλλάσσονται στα πλαίσια των δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης [έγγραφο C(94) 3282].

Β. Πρόταση

Έχοντας υπόψη:

τον κανονισμό για τη δημιουργία Μεταφραστικού Κέντρου, και ιδίως το άρθρο 17 παράγραφος 3,

Εκτιμώντας:

ότι η Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων εξέδωσε στις 30 Νοεμβρίου 1994 απόφαση σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για τις διαβαθμισμένες πληροφορίες που παράγονται ή ανταλλάσσονται στα πλαίσια των δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (έγγραφο C(94) 3282),

ότι, σύμφωνα με τη διατύπωση του άρθρου 1 παράγραφος 1 της εν λόγω απόφασης, αυτή "προσδιορίζει τους βαθμούς διαβάθμισης και τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται στις διαβαθμισμένες πληροφορίες που αφορούν τις κοινοτικές δραστηριότητες καθώς και εκείνες των τίτλων V και VI της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, είτε αυτές προέρχονται από αυτό το ίδιο το όργανο, είτε από άλλο όργανο των κρατών μελών ή από διεθνή οργανισμό",

ότι, εντούτοις, η απόφαση της Επιτροπής καλύπτει θέματα που δεν έχουν σχέση με τις δραστηριότητες του Μεταφραστικού Κέντρου ή που χρήζουν τροποποιήσεων προκειμένου να ληφθούν υπόψη τα ειδικά χαρακτηριστικά του Κέντρου και των οργανισμών που εξυπηρετεί,

ότι τα ειδικά χαρακτηριστικά του Μεταφραστικού Κέντρου επιβάλλουν συμπληρωματικές διατάξεις εφαρμογής,

ότι η Επιτροπή παρείχε την έγκρισή της,

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΚΑΛΕΙΤΑΙ ΝΑ ΕΚΔΩΣΕΙ την ακόλουθη απόφαση:

Απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του Μεταφραστικού Κέντρου της Ευρωπαϊκής Ένωσης σχετικά με τις διατάξεις εφαρμογής που διασφαλίζουν κυρίως το απόρρητο ορισμένων εργασιών

ΤΟ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Εκτιμώντας:

ότι το άρθρο 17 παράγραφος 3 του κανονισμού για τη δημιουργία του Μεταφραστικού Κέντρου καλεί το διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου να θεσπίσει διατάξεις προκειμένου να διασφαλίζεται, κυρίως, το απόρρητο ορισμένων εργασιών·

ότι οι παραβάσεις των υποχρεώσεων που απορρέουν από την παρούσα απόφαση ή των συμπληρωματικών διατάξεων που θεσπίζονται από την Επιτροπή και επικυρώνονται από το Μεταφραστικό Κέντρο μπορούν να επισύρουν την εφαρμογή πειθαρχικών μέτρων και ότι οι σοβαρές παραβάσεις μπορούν ενδεχομένως να επισύρουν ποινικές κυρώσεις·

ότι οι διατάξεις της παρούσας απόφασης δεν επηρεάζουν τη γενική υποχρέωση εμπιστευτικότητας που βαρύνει τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό του Μεταφραστικού Κέντρου όσον αφορά τις πληροφορίες που δεν προορίζονται για το κοινό,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

ΤΙΤΛΟΣ Ι - ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ

Άρθρο 1

Πεδίο εφαρμογής: πρακτικοί προβληματισμοί

1. Δεδομένου ότι σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 1 του κανονισμού για τη δημιουργία Μεταφραστικού Κέντρου, το προσωπικό του Κέντρου υπόκειται στους κανονισμούς και τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, οι διατάξεις της απόφασης της Επιτροπής, της 30ής Νοεμβρίου 1994, σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζονται για τις διαβαθμισμένες πληροφοριές που παράγονται ή ανταλλάσσονται στα πλαίσια των δραστηριοτήτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (έγγραφο C(94) 3282), εφαρμόζονται σε αυτό το προσωπικό, εκτός αν οι εν λόγω διατάξεις τροποποιηθόυν ή συμπληρωθούν με την παρούσα απόφαση.

2. Ο διευθυντής του Μεταφραστικού Κέντρου είναι επιφορτισμένος με την εξασφάλιση της εφαρμογής των προαναφερόμενων διατάξεων στο σύνολο των χώρων εργασίας του Κέντρου.

Άρθρο 2

Συμπληρωματικές διατάξεις

Τα μέτρα ασφαλείας που θεσπίζονται με την παρούσα απόφαση δεν θίγουν τους ειδικούς κανόνες που εδέχεται να αποφασίσουν η Επιτροπή ή το Μεταφραστικό Κέντρο.

Άρθρο 3

Διαβαθμισμένες πληροφορίες

1. Στην παρούσα απόφαση, ως "διβαθμισμένες πληροφορίες" νοούνται όλες οι μορφές πληροφοριών, η μη εξουσιοδοτημένη διάδοση των οποίων είναι δυνατόν να θίξει τα συσιώδη συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωησς, ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών ή ενός άλλου διεθνούς οργανισμού ή των οργάνων και υπηρεσιών που εξυπηρετούναι από το Μεταφραστικό Κέντρο, και οι οποίες πρέπε να προστατετούνται για το λόγο αυτό με τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.

2. Ως "πληροφορία" νοείται κάθε πληροφορία ανεξάρτητα από τον τρόπο έκφρασής της, γραπτό, προφορικό ή οπτικό και ανεξάρτητα από το μέσο, χαρτί, μαγνητοσκοπική ταινία, δίκτυο μετάδοσης, τεχνική ή υλική διαδικασία. Η έννοια της διαβαθμισμένης πληροφορίας, σύμφωνα με το πνεύμα της παρούσας απόφασης, πρέπει να εκτιμάται μόνο σε συσχέτιση με το περιεχόμενό της.

3. Η προστασία της διαβαθμισμένης πληροφορίας είναι δυνατόν να απαιτεί ειδικούς κανόνες που να λαμβάνουν υπόψη τη φύση του μέσου, εφόσον δεν πρόκειται πλέον για έγγραφα κείμενα, αλλά κυρίως για οπτικές ή ηχητικές εγγραφές, μικροφίλμ, κινηματογραφικες ή μαγνητοσκοπικές ταινίες ή για μέσα πληροφορικής. Για το σκοπό αυτό, ο διεθυντής του Κέντρου υποβάλλει στο διοικητικό συμβούλιο, προς έγκριση, συμπληρωματική μέτρα προστασίας.

4. Οι πληροφορίες που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2 διατηρούν το χαρακτήρα των διαβαθμισμένων πληροφοριών ακόμα και όταν βρίσκονται στο προπαρασκευαστικό στάδιο ή προορίζονται για προσωρινή χρήση.

Άρθρο 4

Κατηγορίες διαβάθμισης

Οι βαθμοί ασφαλείας των διαβαθμισμένων πληροφοριών που χρησιμοποιεί το Μεταφραστικό Κέντρο είναι οι ακόλουθοι:

α) ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗ: Πληροφορία της οποίας η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη θα μπορούσε να επιφέρει εξαιρετικά σοβαρές ζημίες στα ουσιώδη συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών ή άλλου οργανισμού, ειδικότερα των οργάνων και υπηρεσιών που εξυπηρετούνται από το Μεταφραστικό Κέντρο·

β) ΑΠΟΡΡΗΤΗ: Πληροφορία της οποίας η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη θα μπορούσε να επιφέρει εξαιρετικά σοβαρές ζημίες στα ουσιώδη συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών ή άλλου οργανισμού, ειδικότερα των οργάνων και υπηρεσιών που εξυπηρετούνται από το Μεταφραστικό Κέντρο·

γ) ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ: Πληροφορία της οποίας η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη θα μπορούσε να επιφέρει ζημίες στα ουσιώδη συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών ή άλλου οργανισμού, ειδικότερα των οργάνων και υπηρεσιών που εξυπηρετούνται από το Μεταφραστικό Κέντρο·

δ) ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗ ΧΡΗΣΗ: Πληροφορία της οποίας η μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη θα ήταν επιζήμια για τα ουσιώδη συμφέροντα της Ευρωπαϊκής Ένωση ή ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών ή άλλου οργανισμού, ειδικότερα των οργάνων και υπηρεσιών που εξυπηρετούνται από το Μεταφραστικό Κέντρο·

ΤΙΤΛΟΣ II - ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 5

Αρμοδιότητα για τις διαβαθμίσεις ασφαλείας

1. Η αρμοδιότητα διαβάθμισης ή αίτησης απονομής διαβάθμισης στις πληροφορίες που διαβιβάζονται στο Μεταφρατσικό Κέντρο από τα όργανα και τις υπηρεσίες που εξυπηρετεί ανήκει στο όργανο ή την υπηρεσία που διαβιβάζει τις εν λόγω πληροφορίες.

2. Το Μεταφραστικό Κέντρο απονέμει σε όλες τις μεταφράσεις που πραγματοποιούνται με βάση το αρχικό κείμενο, την ίδια διαβάθμιση με αυτήν που απονέμεται από το όργανο ή την υπηρεσία στο αρχικό κείμενο.

3. Το Μεταφραστικό Κέντρο τηρεί τη διαβάθμιση που απονέμεται από το όργανο ή την υπηρεσία προέλευσης της πληροφορίας και τηρεί τα προβλεπόμενα στην παρούσα απόφαση μέτρα όσον αφορά τις διάφορες κατηγορίες διαβάθμισης.

Άρθρο 6

Πεδίο εφαρμογής: θέματα προσωπικού

1. Υποχρεούνται να εφαρμόζει τα μέτρα ασφαλείας που προσδιορίζονται στην παρούσα απόφαση κάθε μόνιμος ή άλλης κατηγορίας υπάλληλος του Μεταφραστικού Κέντρου, ο οποίος, υπό οιανδήποτε ιδιότητα έχει πρόσβαση σε διαβαθισμένες πληροφορίες που παράγονται στο Κέντρο ή που του έχουν κοινοποιηθεί.

2. Κάθε εταιρεία ή επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένης και της υπεργολαβίας, η οποία παρέχει υπηρεσίες στο Μεταφραστικό Κέντρο και της οποίας το προσωπικό έχει τη δυνατότητα, λόγω των παρεχομένων υπηρεσιών, να λαμβάνει γνώση των διαβαθμισμένων πληροφοριών, υποχρεούνται να τηρεί τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την παρούσα απόφαση και να επιβάλει τις ίδιες υποχρεώσεις σε κάθε μέλος του προσωπικού της. Οι εν λόγω υποχρεώσεις πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στις συμβάσεις που συνάπτονται μεταξύ αυτών των εταιρειών και του Μεταφραστικού Κέντρου.

Άρθρο 7

Πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες

1. Η πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες ή η κατοχή τους επιτρέπεται μόνο στα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 6, τα οποία, λόγω των καθηκόντων τους ή των υπηρεσιακών αναγκών, είναι αναγκαίο να τις γνωρίζουν ή να τις επεξεργάζονται.

2. Για να επιτραπεί η πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες με βαθμό ασφαλείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ, τα πρόσωπα που αναφέρονται στην παράγραφο 1 πρέπει να έχουν ανάλογη εξουσιοδότηση σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 8.

3. Οι υποβαλλόμενες από τρίτους αιτήσεις για να τους χορηγηθεί πρόσβαση στις πληροφορίες που ανακοινώνονται στο Μεταφραστικό Κέντρο από τα όργανα και υπηρεσίες που εξυπηρετεί πρέπει να απευθύνονται στο όργανο ή στην υπηρεσία που διαβίβασε τις αρχικές πληροφορίες και των οποίων είναι κάτοχος. Αυτή η υποχρέωση ισχύει εξίσου για το σύνολο των διαφόρων μεταφράσεων που παράγονται από το Μεταφραστικό Κέντρο με βάση το αρχικό κείμενο που του διαβιβάσθηκε.

Άρθρο 8

Χορήγηση άδειας

1. Το διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου εξουσιοδοτεί το διευθυντή του Κέντρου να χορηγεί και να ανακαλεί τις απαραίτητες άδειες πρόσβασης στις διαβαθμισμένες πληροφορίες σε πρόσωπα που έχουν αποτελέσει τα αντικείμενο έρευνας ασφαλείας από τις αρμόδιες εθνικές αρχές.

2. Η άδεια λήγει αυτομάτως όταν τα πρόσωπα που έλαβαν τη σχετική άδεια εγκαταλείπουν την υπηρεσιά του Μεταφραστικού Κέντρου όταν λήγει η συμβασή τους.

Άρθρο 9

Έρευνα ασφαλείας

1. Η έρευνα ασφαλείας πραγματοποιείται με τη συμφωνία του σχετικού προσώπου και μετά από αίτηση του Μεταφραστικού Κέντρου από το κράτος μέλος ιθαγένειας του προσώπου για το οποίο ζητείται άδεια. Αν το εν λόγω πρόσωπο δεν είναι υπήκοος κράτους μέλους, αρμόδιο για τη διεξαγωγή της έρευνας είναι το κράτος στο έδαφος του οποίου έχει την κατοικία του ή τη συνήθη διαμονή του.

2. Για τη διαδικασία που αφορά την έρευνα ασφαλείας, ισχύουν οι διατάξεις και οι κανονισμοί που έχουν θεσπισθεί σχετικά στο εν λόγω κράτος μέλος.

ΤΙΤΛΟΣ III - ΔΟΜΕΣ

Άρθρο 10

Υπάλληλοι ασφαλείας

1. Ένας υπάλληλος ασφαλείας είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης. Ο διευθυντής του Μεταφραστικού Κέντρου μπορεί να ορίσει τον εαυτό του ή να διορίσει έναν υπάλληλο κατάλληλης κλίμακας προς το σκοπό αυτό.

2. Ο υπάλληλος ασφαλείας έχει κυρίως ως καθήκον:

α) να τηρεί ενήμερο τον κατάλογο όλων των ατόμων του κέντρου τα οποία έχουν εξουσιοδοτηθεί να λαβμάνουν γνώση των διαβαθμισμένων πληροφοριών που χαρακτηρίζονται ως ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ, ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ·

β) να ελέγχει την καταχώρηση, αναπαραγωγή, διάδοση και ενδεχομένως φύλαξη και καταστροφή των διαβαθμισμένων ως ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ, ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ πληροφοριών. Προς το σκοπό αυτό πρέπει να προβλέπεται χώρος δεόντως προστατευμένος·

γ) να εξασφαλίζει την εφαρμογή όλων των υλικών μέτρων προστασίας·

δ) να συντονίζει τα μέτρα που λαμβάνονται προς εφαρμογήν της παρούσας απόφασης·

ε) να προβαίνει στις απαραίτητες επαληθεύσεις και στον έλεγχο της εφαρμογής των διαδικασιών και μέτρων ασφαλείας·

στ) να ερευνά σχετικά με παραβιάσεις των κανόνων ασφαλείας και να τις αναφέρει το συντομότερο δυνατόν στο διεθυντή του Μεταφραστικού Κέντρου και, σε σοβαρές περιπτώσεις, στον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου·

ζ) να μελετά τα κατάλληλα μέσα για τη βελτίωση της ασφαλείας·

η) να ενημερώνει τα προσωπικό για τα καθήκοντά του όσον αφορά την προστασία του απορρήτου και την εφαρμογή των μέτρων ασφαλείας·

θ) να συντονίζει τη διαδικασία έρευνας ασφαλείας που αναφέρεται στο άρθρο 9.

3. Ο υπάλληλος ασφαλείας πρέπει να εξουσιοδοτείται για να έχει πρόσβαση στις διαβαθμισμένες πληροφορίες υπό τους όρους που καθορίζονται στα άρθρο 7 και 8 της παρούσας απόφασης.

ΤΙΤΛΟΣ IV - ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Άρθρο 11

Διακριτικά στοιχεία των διαβαθμισμένων πληροφοριών

1. Οι βαθμοί ασφαλείας που δίδονται σε διαβαθμισμένη πληροφορία πρέπει να υποδεικνύονται με τον ακόλουθο τρόπο:

- ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗ ή ΑΠΟΡΡΗΤΗ: με την επίθεση εμφανούς σφραγίδας στο επάνω και στο κάτω μέρος κάθε σελίδας ή με ανάλογη ένδειξη, όπως διαγώνια γραμμή, σε όλη την επιφάνεια της σελίδας·

- ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ: με την επίθεση εμφανούς σφραγίδας σε κάθε σελίδα ή με ανάλογη ένδειξη, όπως διαγώνια γραμμή σε όλη την επιφάνεια της σελίδας·

- ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗ ΧΡΗΣΗ: με την επίθεση στο εξώφυλλο και στην πρώτη σελίδα της ένδειξης "ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗ ΧΡΗΣΗ".

2. Σε περίπτωση προσωρινής διαβάθμισης, η πληροφορία φέρει, σε κατάλληλο σημείο, την ημερομηνία πέραν της οποίας μπορεί να θεωρηθεί ως αποδιαβαθμισμένη ή συνοδεύεται, κατά τον ίδιο τρόπο, από ανάλογη ένδειξη.

3. Κάθε αντίτυπο πληροφορίας που είναι διαβαθμισμένη ως ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗ ή ΑΠΟΡΡΗΤΗ, πρέπει να φέρει αύξοντα αριθμό, ώστε να προσδιορίζεται η προέλευσή του και οι παραλήπτης του. Αυτός ο αύξοντας αριθμός επαναλαμβάνεται στο εξώφυλλο.

4. Σε περίπτωση τροποποίησης του βαθμού ασφαλείας του φέρει μια διαβαθμισμένη πληροφορία, πρέπει να σημειωθούν στην πληροφορία οι ενδείξεις που ανιστοιχούν στο νέο βαθμό ασφαλείας.

5. Οι παραπομπές σε διαβαθμισμένες πληροφορίες ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ, ΑΠΟΡΡΗΤΕΣ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ, περιλαμβανομένων και των παραπομπών στο επίπεδο της πληροφορικής, πρέπει να περιορίζονται στο ελάχιστο και να μην αποκαλύπτουν, σε καμία περίπτωση, ούτε το περιεχόμενό τους ούτε τον προορισμό τους.

Άρθρο 12

Καταχώριση, διάδοση και διαχείριση των διαβαθμισμένων πληροφοριών με βαθμό ασφαλείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ και ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ

1. Κάθε διαβαθμισμένη πληροφορία που φέρει βαθμό ασφαλείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ πρέπει να καταχωρείται από τον υπάλληλο ασφαλείας που αναφέρεται στο άρθρο 10. Η καταχώριση αυτή πρέπει να επιτρέπει:

- να προσδιορίζεται αμέσως ο κατάλογος των προσώπων που συμβουλεύθηκαν ή κατέχουν τέτοιου είδους πληροφορίες·

- να είναι γνωστή ανά πάσα στιγμή η ταυτότητα του κατόχου κάθε αντιτύπου.

2. Ο υπάλληλος ασφαλείας αναλαμβάνει την ευθύνη για κάθε διαβαθμισμένη πληροφορία επί τη εμφανίσει εντύπου φέροντος την υπογραφή προσώπου εξουσιοδοτημένου από το όργανο ή την υπηρεσία προέλευσης της πληροφορίας.

3. Η διαβίβαση πληροφορίας που φέρει βαθμό ασφαλείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ πρέπει να καταχωρείται προηγουμένως στο ειδικό βιβλιό που προβλέπεται προς το σκοπό αυτό.

4. Κανένας μόνιμος ή άλλης κατηγορίας υπάλληλος που αναφέρεται στο άρθρο 6 δεν μπορεί να κατέχει πληροφορία ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗ, ΑΠΟΡΡΗΤΗ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ που δεν έχει καταχωρηθεί από τον αρμόδιο υπάλληλο ασφαλείας, σύμφωνα με το άρθρο 10.

Άρθρο 13

Αποστολή

Η αποστολή και η παραλαβή μιας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗΣ, ΑΠΟΡΡΗΤΗΣ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗΣ πληροφορίας πρέπει υποχρεωτικά να πραγματοποιείτει μέσω του υπαλλήλου ασφαλείας του Μεταφραστικού Κέντρου που αναφέρεται στο άρθρο 10. Η αποστολή διαβαθμισμένων πληροφοριών πρέπει να πραγματοποιείται κατά τον ακόλουθο τρόπο:

- ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΗ: με το διπλωματικό σάκο· στην περίπτωση αυτή το έγγραφο πρέπει να τοποθετείται εντός δύο φακέλων, εκ των οποίων μόνο ο εσωτερικός φέρει σφραγίδα υποδεικνύουσα το βαθμό ασφαλείας·

- ΑΠΟΡΡΗΤΗ/ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ: με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής· στην περίπτωση αυτή, το έγγραφο πρέπει να τοποθετείται εντός δύο φακέλων, εκ των οποίων μόνο ο εσωτερικός φέρει σφραγίδα υποδεικνύουσα το βαθμό ασφαλείας·

- ΜΟΝΟ ΜΕ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗ ΧΡΗΣΗ: με τακτικό ταχυδρομείο σε σφραγισμένο φάκελο.

Άρθρο 14

Διαβίβαση διαβαθμισμένων πληροφοριών μέσω τηλεπικοινωνιών

Ο διευθυντής του Κέντρου υποβάλλει στο διοικητικό συμβούλιο, προς έγκριση, εντός έξι μηνών από την παρούσα απόφαση, συμπληρωματικά μέτρα προστασίας σχετικά με τη διαβίβαση διαβαθμισμένων πληροφοριών μέσω τηλεπικοινωνιών, λαμβάνοντας υπόψη τη σύσταση του Συμβουλίου για κοινά κριτήρια ασφαλείας της τεχνολογίας πληροφοριών.

Άρθρο 15

Ειδικές διατάξεις για την προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών

Εφόσον ιδιαίτερες περιστάσεις εμποδίζουν την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων της παρούσας απόφασης, ο υπάλληλος ασφαλείας του Μεταφραστικού Κέντρου, λαμβάνει ή φροντίζει να ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα, προκειμένου να εξασφαλισθεί ανάλογη προστασία με αυτήν που προβλέπει η παρούσα απόφαση.

ΤΙΤΛΟΣ V - ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 16

Διαδικασία σε περίπτωση παράβασης της παρούσας απόφασης

1. Όλα τη πρόσωπα που αποτελούν μέρος του Μεταφραστικού Κέντρου και τα οποία λόγω των καθηκόντων τους έχουν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες πρέπει να ενημερώνονται από το διευθυντή του Κέντρου ή τον υπάλληλο ασφαλείας ότι οποιαδήποτε παράβαση των υποχρεώσεων που απορρέουν από την παρούσα απόφαση μπορεί να επισύρει την εφαμρογή των διατάξεων του πειθαρχικού καθεστώτος, υπό την επιφύλαξη ενδεχόμενης δίωξης ενώπιον των εθνικών δικαστηρίων.

2. Κάθε πρόσωπο που διαπιστώνει ή που έχει λόγους να πιστεύει ότι ένα διαβαθμισμένο έγγραφο έχει παραπέσει ή ότι έχει γίνει γνωστό ή ότι παραβιάζεται η παρούσα απόφαση ή τα μέτρα ασφαλείας, οφείλει να το αναφέρει αμέσως στον υπάλληλο ασφαλείας, ο οποίος ενημερώνει αμέσως το διευθυντή του Κέντρου.

3. Εάν δημιουργηθεί υπόνοια ότι μια διαβαθμισμένη πληροφορία με βαθμό ασφαλείας ΑΚΡΩΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟ, ΑΠΟΡΡΗΤΟ ή ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ περιήλθε σε γνώση μη εξουσιοδοτημένου προσώπου, ο διευθυντής του Κέντρου ενημερώνεται αμέσως ώστε να εκτιμήσει την κατάσταση.

4. Εάν επιβεβαιωθούν οι υπόνοιες που αναφέρονται στις παραγράφους 2 και 3, ο διευθυντής ή ο υπάλληλος ασφαλείας που έχει ορισθεί από αυτόν προβαίνει στα κατάλληλα διαβήματα ενώπιον των αρμοδίων υπαλλήλων, για να μειωθεί στο ελάχιστο η ζημία που προκλήθηκε και να αποτραπεί η επανάληψη του γεγονότος.

5. Εάν σοβαρή παράβαση ασφαλείας αφορά πληροφορίες που προέρχονται από κράτος μέλος, άλλο όργανο ή διεθνή οργανισμό, και ιδιαίτερα, από όργανο ή υπηρεσία που εξυπηρετείται από το Μεταφραστικό Κέντρο, τότε αυτά πρέπει να ενημερωθούν.

6. Οι μόνιμοι και άλλης κατηγορίας υπάλληλοι που παραβαίνουν εκ προθέσεως ή εξ αμελείας τις υποχρεώσεις που έχουν αναλάβει βάσει αυτής της απόφασης, ακόμα και μετά τη λήξη των καθηκόντων τους στο Κέντρο, υπόκεινται στις συνέπειες των διατάξεων του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ιδίως των πειθαρχικών, υπό την επιφύλαξη ενδεχόμενης δίωξης ενώπιον των εθνικών δικαστηρίων.

Άρθρο 17

Πρόσθετα μέτρα

Σε περίπτωση που ένα όργανο ή ένας οργανισμός εγκρίνει δικούς του κανονισμούς περί απορρήτου, το Μεταφραστικό Κέντρο και το συγκεκριμένο όργανο ή οργανισμός λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εξασφάλιση συμφωνίας μεταξύ των διατάξεων περί απορρήτου των δύο οργάνων. Οποιαδήποτε συμπληρωμτικά μέτρα απαιτούνται για την εφαμρογή του παρόντος άρθρου, υποβάλλονται προς έγκριση στο διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου και εκτίθενται σε παράρτημα που προσαρτάται στις παρούσες διατάξεις εφαρμογής.

Άρθρο 18

Εφαρμογή

Η παρούσα απόφαση αρχίζεινα ισχύει από τις 22 Μαρτίου 1999.

Λουξεμβούργο, 22 Μαρτίου 1999.

Για το Διοικητικό Συμβούλιο

Colette FLESCH