ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία (Μπιλμπάο) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού (98/C 406/03)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία, σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 (1) του Συμβουλίου.

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων (2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών σύμφωνα με το άρθρο 188 Γ της συνθήκης για την ίδρυση Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του 7 τα τελευταία αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

1.4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1997

Λογιστική του προϋπολογισμού και γενική λογιστική

1.5. Όπως είχε παρατηρήσει το Συνέδριο στην έκθεσή του σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του οργανισμού για το οικονομικό έτος 1996 (3), η λογιστική προϋπολογισμού του οργανισμού θα έπρεπε να βελτιωθεί σε ορισμένα σημεία. Όμως ο έλεγχος των λογαριασμών του οικονομικού έτους 1997 έδειξε ότι οι αδυναμίες εξακολουθούσαν να υπάρχουν.

1.6. Κατά τη διάρκεια του έτους αναφοράς δεν τηρήθηκε καθόλου γενική λογιστική. Ο υπόλογος, επικουρικός υπάλληλος που προσλήφθηκε μόλις το Νοέμβριο του 1997, χρειάστηκε να ανασυστήσει εξ ολοκλήρου την περιουσιακή κατάσταση ώστε να μπορέσει να καταρτίσει τον ισολογισμό κλεισίματος του οικονομικού έτους, ο οποίος εξάλλου χρειάστηκε να αναθεωρηθεί έπειτα από τις επαληθεύσεις του Συνεδρίου.

1.7. Η λογιστική προϋπολογισμού εξακολουθεί να τηρείται με τη χρήση ενός πινακοποιητή και όχι ενός ενδεδειγμένου λογιστικού λογισμικού. Δεν είναι αρκετά αναλυτική και περιορίζεται στη στοιχειώδη παρακολούθηση των καταλογισμών στα πλαίσια του προϋπολογισμού.

Πάγιες προκαταβολές

1.8. Σχεδόν το 46 % των πληρωμών του οικονομικού έτους (ήτοι 1,4 εκατ. Ecu επί συνόλου 3 εκατ. Ecu) πραγματοποιήθηκε μέσω των πάγιων προκαταβολών του οργανισμού. Αυτές οι προκαταβολές δεν εκκαθαρίζονταν σε τακτά διαστήματα και έτσι πραγματοποιήθηκε μαζικά, το Σεπτέμβριο του 1997, μερική τακτοποίηση των πληρωμών για συνολικό ποσό 1,1 εκατ Ecu (ενώ το ανώτατο όριο για τις πάγιες προκαταβολές είχε καθοριστεί στις 25 000 Ecu). Εξάλλου, οι εντολές τακτοποίησης ανέφεραν μόνο το συνολικό ποσό που δαπανήθηκε, χωρίς να παρουσιάζουν αναλυτικά τους αντίστοιχους καταλογισμούς του προϋπολογισμού.

1.9. Οι αποφάσεις για τη σύσταση πάγιων προκαταβολών του οργανισμού θα έπρεπε να αναθεωρηθούν και να περιλάβουν, μεταξύ άλλων, τον καθορισμό εξειδικευμένου ανωτάτου ορίου για τις πληρωμές.

Διαδικασίες διαγωνισμού

1.10. Ο οργανισμός θα έπρεπε να χρησιμοποιήσει διαδικασίες διαγωνισμού για να προβεί στη νέα επιλογή των αναδόχων στους οποίους προσέφυγε, κατά την φάση έναρξης λειτουργίας του, με απευθείας συμφωνία ή έπειτα από κλειστούς διαγωνισμούς.

Λοιπές παρατηρήσεις

1.11. Σε αντίθεση με το δημοσιονομικό κανονισμό του οργανισμού, ο προϋπολογισμός και ο πίνακας προσωπικού για το οικονομικό έτος 1997 δεν δημοσιεύθηκαν στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

1.12. Εξάλλου, τα πρακτικά της συνεδρίασης του Νοεμβρίου 1996 κατά την οποία το διοικητικό συμβούλιο εξέτασε το σχέδιο προϋπολογισμού του οργανισμού δεν κάνουν μνεία ούτε της έγκρισής του ούτε του περιεχομένου του εγγράφου που εγκρίθηκε.

1.13. Οι πληρωμές του οικονομικού έτους ανέρχονται μόνο στο 46,1 %, ήτοι σε 1,94 εκατ. Ecu, των πιστώσεων του έτους (4,21 εκατ. Ecu). Οι ακυρώσεις (1,15 εκατ. Ecu, ήτοι 27,3 %) και οι μεταφορές πιστώσεων στο 1998 (1,12 εκατ. Ecu, ήτοι 26,6 %) αντιπροσωπεύουν επομένως σημαντικά ποσά για τον προϋπολογισμό του 1997 του οργανισμού.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 5ης Νοεμβρίου 1998.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

Πίνακας 1 Ισολογισμός των οικονομικών ετών 1996 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον οργανισμό.

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ L 216, της 20.8.1994, σ. 5.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 παράγραφος 3, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του οργανισμού για το οικονομικό έτος 1997 καταρτίστηκαν στις 30.3.1998 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 3.4.1998. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται με συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ C 393, της 29.12.1997, σ. 58.

(4) Το ποσό αντιστοιχεί στο πάγιο ενεργητικό και στα αποθέματα.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

1. Το Ελεγκτικό Συνέδριο επισκέφθηκε, από τις 30 Μαρτίου έως και τις 3 Απριλίου 1998, τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία και πραγματοποίησε έλεγχο σχετικά με το οικονομικό έτος 1997.

2. Προς διευκόλυνση του έργου του Ελεγκτικού Συνεδρίου, τέθηκαν στη διάθεσή του οι λογαριασμοί και όλα τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα. Τέθηκαν επίσης στη διάθεσή του οι φάκελοι του προσωπικού και τις συναφθείσες συμβάσεις.

3. Με επιστολή που φέρει ημερομηνία 15 Ιουλίου 1998, το Ελεγκτικό Συνέδριο γνωστοποίησε στον οργανισμό τις κυριότερες παρατηρήσεις του ενόψει της κατάρτισης της ετήσιας έκθεσης του Συνεδρίου σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του οργανισμού (οικονομικό έτος 1997).

4. Ο οργανισμός είναι σε θέση να εκφράσει σχόλια σχετικά με τα ακόλουθα σημεία:

Γενική λογιστική και λογιστική του προϋπολογισμού

1.5. και 1.7. Σε ό,τι αφορά τη χρησιμοποίηση του προγράμματος Excel για τη λογιστική του προϋπολογισμού, ο οργανισμός αναγνωρίζει τις αδυναμίες του συστήματος που χρησιμοποιεί επί του παρόντος, ωστόσο, θα πρέπει να υπογραμμισθεί ότι οι οργανισμοί αναπτύσσουν κοινή δράση για τη θέση σε εφαρμογή του προγράμματος S12 που έχει παρασχεθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Υπό τις συνθήκες αυτές, δεν θα ήταν σκόπιμη η εγκατάσταση ενός ειδικού συστήματος.

1.6. Όπως αναφέρεται από το Συνέδριο, ο υπόλογος προσελήφθη προς το τέλος του οικονομικού έτους, στα μέσα Νοεμβρίου 1997. Η αργοπορημένη αυτή πρόσληψη εξηγεί την έλλειψη γενικής λογιστικής το 1997. Ο υπόλογος υποχρεώθηκε να ανασυστήσει τις δημοσιονομικές πράξεις του οικονομικού έτους, βασιζόμενος κατά κύριο λόγο στις ταμειακές κινήσεις. Σε αυτό το πλαίσιο, ο έλεγχος του Συνεδρίου, το οποίο είχε πραγματοποιήσει επίσης τον έλεγχο για το 1996, επέτρεψε να γίνουν ορισμένες κατάλληλες προσαρμογές. Σήμερα ο οργανισμός διαθέτει γενική λογιστική πλήρως ενημερωμένη.

Πάγιες προκαταβολές

1.8. Σε ό,τι αφορά τις πάγιες προκαταβολές, το κατάλληλο διοικητικό προσωπικό προσελήφθη το Μάιο 1997, γεγονός που εξηγεί τη συνολική τακτοποίηση του μηνός Σεπτεμβρίου. Έκτοτε, διορίστηκε νέος υπόλογος πάγιων προκαταβολών. Το ποσό των σχετικών πάγιων προκαταβολών μειώθηκε κατά το ήμισυ και οι σχετικές θέσεις του προϋπολογισμού καλύπτουν μόνο τις δαπάνες που εξοφλούνται υποχρεωτικά με πάγια τραπεζική εντολή ή των οποίων η πληρωμή είναι επείγουσα και απρόβλεπτη.

Προσκλήσεις υποβολής προσφορών

1.10. Ο οργανισμός προσπαθεί να ακολουθήσει τη σύσταση του Συνεδρίου κατά τη διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Κατ' αυτήν την έννοια, δημοσίευσε στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων δύο προκλήσεις για την επίδειξη ενδιαφέροντος (παροχή προϊόντων, παροχή υπηρεσιών και τεχνικής υποστήριξης και συνεργασία κατά την εφαρμογή του προγράμματος εργασίας) και τρεις ανοικτές διαδικασίες υποβολής προσφορών (φύλαξη των γραφείων, υπηρεσίες γραφείου ταξιδίων και παροχή υπηρεσιών τηλεφωνητή και υπαλλήλου υποδοχής) και, τέλος, οργάνωσε ορισμένες κλειστές διαδικασίες υποβολής προσφορών (ασφάλεια, υπηρεσίες γραφείου βοήθειας προς τον χρήστη, επιλογή προσωπικού, κατάρτιση, υπαλλήλου υποδοχής, αποθήκευση υλικών, ιατρικές υπηρεσίες και ασφάλειες ταξιδίου).

Λοιπές παρατηρήσεις

1.11. Για να μην επαναληφθεί αυτή η κατάσταση σε ό,τι αφορά τον προϋπολογισμό για το 1998 και προς συμμόρφωση στις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού καθώς και προς το σκοπό μείωσης του ιδιαίτερα υψηλού κόστους δημοσίευσης (35 000 έως 50 000 Ecu), ο οργανισμός ανέλαβε πρωτοβουλία για κοινή δημοσίευση του προϋπολογισμού περισσοτέρων οργανισμών. Προς το σκοπό αυτό, ζητήθηκε από την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων να γνωστοποιήσει την τιμή και το χρονοδιάγραμμα για κοινή δημοσίευση έξι οργανισμών.

Ο οργανισμός ενδιαφέρθηκε ώστε να δοθεί η μεγίστη δημοσιότητα στον προϋπολογισμό του, δημοσιεύοντάς τον στο Διαδίκτυο (http://www.eu-osha.es).

1.12. Είναι αληθές ότι η έγκριση του προϋπολογισμού 1996 από το διοικητικό συμβούλιο δεν αποδεικνύεται από κανένα έγγραφο. Προς αποφυγήν παρατηρήσεων αυτής της μορφής, συμφωνήθηκε, κατά τη συνεδρίαση του προεδρείου του διοικητικού συμβουλίου που πραγματοποιήθηκε στις 5-6 Ιουνίου 1997, όπως τα πρακτικά των συνεδριάσεων περιλαμβάνουν, πέραν από τα λεχθέντα κατά την συνεδρίαση, έγγραφο το οποίο θα επεξηγεί τις επίσημες αποφάσεις που λήφθηκαν ώστε να διευκολύνεται ο εντοπισμός τους.

1.13. Αυτή η ανεπάρκεια χρησιμοποίησης των πιστώσεων, σημαντική για τον τίτλο Ι, προκύπτει από το γεγονός ότι η διαδικασία πρόσληψης του προσωπικού, η οποία ξεκίνησε το 1997, δεν περατώθηκε παρά μόνο κατά το 1998. Από οικονομικής άποψης, φαίνεται λογικό ότι οι δαπάνες προσωπικού κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 1997 ήταν χαμηλότερες από τις προβλέψεις που εμφανίζονται στον προϋπολογισμό.

Σε ό,τι αφορά τον τίτλο II, η απόκλιση μεταξύ των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών δικαιολογείται κυρίως από τις παραγγελίες εξοπλισμών πληροφορικής και ασφάλειας που πραγματοποιήθηκαν κατά το τέλος του οικονομικού έτους και των οποίων η πληρωμή θα γινόταν το 1998. Το επίπεδο χρησιμοποίησης των πιστώσεων του τίτλου III, δαπάνες λειτουργίας, αποτελεί άμεση συνέπεια της κατάστασης του προσωπικού κατά το 1997. Ωστόσο, το επίπεδο των αναλήψεων υποχρεώσεων ήταν ιδιαίτερα υψηλό και η εκτέλεση των συμβάσεων σχετικά με τις μελέτες και τα πρότυπα σχέδια στον τομέα της ασφάλειας και της υγείας στην εργασία, θα συνεχισθεί καθ' όλη τη διάρκεια του 1998.

5. Ο οργανισμός θα ήθελε να διαβεβαιώσει το Συνέδριο ότι θα λάβει υπόψη όλες τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου προκειμένου να σεβαστεί στο ακέραιο τις δημοσιονομικές και λοιπές ρυθμίσεις βάσει των οποίων οφείλει να διενεργεί όλες τις πράξεις του.