Πράξη του Κοινού Εποπτικού Οργάνου Eurojust

της 2ας Μαρτίου 2004

που θεσπίζει τον εσωτερικό κανονισμό του

(2004/C 86/01)

ΤΟ ΚΟΙΝΟ ΕΠΟΠΤΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟ

Έχοντας υπόψη την απόφαση του Συμβουλίου, της 28ης Φεβρουαρίου 2002, σχετικά με τη σύσταση της Eurojust με σκοπό την ενίσχυση της καταπολέμησης των σοβαρών μορφών εγκλήματος (εφεξής "απόφαση Eurojust")(1), όπως ισχύει μετά την τελευταία της τροποποίηση της 18ης Ιουνίου 2003(2), και ιδίως την παράγραφο 9 του άρθρου 23,

Εκτιμώντας ότι τα πρόσωπα που διορίζονται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust, θεσπίζουν τον κανονισμό διαδικασίας του κοινού εποπτικού οργάνου,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ:

ΤΙΤΛΟΣ Ι

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΕΠΟΠΤΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΟΥ

Άρθρο 1

Καθήκοντα

Το κοινό εποπτικό όργανο έχει τα καθήκοντα που ορίζονται από το στοιχείο β) της παραγράφου 4 του άρθρου 17, από την παράγραφο 8 του άρθρου 19 και από τις παραγράφους 1 και 7 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

Άρθρο 2

Αρμοδιότητες

1. Το κοινό εποπτικό όργανο έχει, για τη διεκπεραίωση του έργου του, τις αρμοδιότητες που του παρέχει η απόφαση Eurojust.

2. Ειδικότερα, το κοινό εποπτικό όργανο είναι εξουσιοδοτημένο να λαμβάνει πληροφορίες από την Eurojust, να λαμβάνει πλήρως γνώση του περιεχομένου όλων των εγγράφων της Eurojust, είτε αυτά έχουν μορφή χαρτιού, είτε έχουν αποθηκευθεί ηλεκτρονικά, του παρέχεται δε, ανά πάσα στιγμή, ελεύθερη πρόσβαση σε όλους τους υπηρεσιακούς χώρους της Eurojust. Συμπεριλαμβάνεται η πληροφόρηση και η πρόσβαση στον υλικό εξοπλισμό και το λογισμικό, οποτεδήποτε είναι αναγκαία για την εκτέλεση των καθηκόντων του κοινού εποπτικού οργάνου. Οι σχετικές λεπτομέρειες μπορούν να καθοριστούν με διακανονισμούς μεταξύ του κοινού εποπτικού οργάνου και του συλλογικού οργάνου της Eurojust.

ΤΙΤΛΟΣ ΙΙ

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ ΕΠΟΠΤΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΟΥ

Άρθρο 3

Σύνθεση

1. Το κοινό εποπτικό όργανο συγκροτείται σύμφωνα με τις παραγράφους 1, 2, 3, 4 και 5 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

2. Τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου είναι ανεξάρτητα, δεν δεσμεύονται από οδηγίες κατά την άσκηση των καθηκόντων τους και υπόκεινται μόνο στο νόμο. Ειδικότερα, δεν επιτρέπεται να είναι συγχρόνως μέλη άλλου οργανισμού που έχει συσταθεί δυνάμει της απόφασης Eurojust, ή υπάλληλοι της Eurojust.

3. Το μέλος του κοινού εποπτικού οργάνου το οποίο, υπό έκτακτες περιστάσεις, αδυνατεί να παραστεί σε μία συνεδρίαση, δικαιούται να ορίσει έναν αναπληρωτή του, ο οποίος πληροί τις προϋποθέσεις της παραγράφου 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust. Τα δυνάμει του παρόντος κανονισμού δικαιώματα και υποχρεώσεις των μελών ισχύουν στο ακέραιο και για τους αναπληρωτές.

4. Εάν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων, ο ενδιαφερόμενος ή η ενδιαφερόμενη το δηλώνει και δεν συμμετέχει στη σχετική συζήτηση και λήψη απόφασης για το θέμα. Μπορεί, εφόσον είναι αναγκαίο, να αποκλεισθεί, κατόπιν μυστικής ψηφοφορίας, με ομόφωνη απόφαση των παριστάμενων μελών. Πριν αποκλεισθεί, το ενδιαφερόμενο μέλος εκθέτει τις απόψεις του, αλλά δεν συμμετέχει στη λήψη της απόφασης. Εάν ένα πρόσωπο αποσυρθεί ή αποκλεισθεί αντικαθίσταται από τον αναπληρωτή του ή την αναπληρώτριά του.

Άρθρο 4

Προεδρία

1. Ο πρόεδρος του κοινού εποπτικού οργάνου ορίζεται σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

2. Ο πρόεδρος εκπροσωπεί το κοινό εποπτικό όργανο, προεδρεύει στις συνεδριάσεις του και μεριμνά για την ομαλή διεκπεραίωση των εργασιών του. Συγκαλεί τις συνεδριάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου και καθορίζει τον τόπο, την ημερομηνία και την ώρα αυτών των συνεδριάσεων. Κηρύσσει την έναρξη και τη λήξη των συνεδριάσεων. Προετοιμάζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη και μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων του κοινού εποπτικού οργάνου.

3. Σε περίπτωση απουσίας του Προέδρου, προεδρεύει, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust, το μέλος που διορίστηκε από το κράτος μέλος το οποίο έπεται στη σειρά άσκησης της Προεδρίας του Συμβουλίου.

4. Για την προετοιμασία των εργασιών του κοινού εποπτικού οργάνου σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο θέμα, διορίζεται μεταξύ των μελών του, μετά από πρόταση του προέδρου, ένας εισηγητής. Σε περίπτωση που το θέμα είναι επείγον, ο διορισμός αυτός γίνεται αυτεπαγγέλτως από τον πρόεδρο. Σ' αυτήν την περίπτωση, τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου ενημερώνονται αμελλητί.

5. Στις συνεδριάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου είναι δυνατόν να κληθούν να παραστούν το συλλογικό όργανο της Eurojust, υπάλληλοι της Eurojust, ή άλλα πρόσωπα.

Άρθρο 5

Μέθοδοι εργασίας

1. Το κοινό εποπτικό όργανο συνεδριάζει όπως ορίζεται από το δεύτερο εδάφιο της παραγράφου 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust. Ο Πρόεδρος της Eurojust, το συλλογικό όργανο, ο διοικητικός διευθυντής και ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων δικαιούνται να προτείνουν την εγγραφή θεμάτων στην ημερήσια διάταξη.

2. Η γνωστοποίηση της σύγκλησης διαβιβάζεται εγκαίρως ώστε να παραληφθεί τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από τη συνεδρίαση, εκτός των περιπτώσεων τις οποίες ο πρόεδρος θεωρεί ως επείγουσες. Η γνωστοποίηση περιλαμβάνει την προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα τα αναγκαία για τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, εκτός εάν η φύση αυτών των εγγράφων δεν το επιτρέπει. Η οριστική ημερήσια διάταξη εγκρίνεται κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης.

3. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να λάβει εγκύρως αποφάσεις, εφόσον παρίστανται τουλάχιστον δύο από τα μόνιμα μέλη. Οι αποφάσεις λαμβάνονται σύμφωνα με την παράγραφο 6 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

4. Σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust, οι συνεδριάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου δεν είναι δημόσιες.

5. Το κοινό εποπτικό όργανο συνέρχεται βάσει εγγράφων και σχεδίων, τα οποία έχουν καταρτισθεί σε μία επίσημη γλώσσα των μελών του. Ωστόσο, κάθε μέλος έχει το δικαίωμα να ζητήσει μετάφραση στη γλώσσα του.

6. Το κοινό εποπτικό όργανο έρχεται σε επαφή με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων όταν αυτό ενδείκνυται.

7. Οι αποφάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου μπορούν να ληφθούν με τη γραπτή διαδικασία εφόσον τα μέλη ενέκριναν τη διαδικασία αυτή. Σε επείγουσες περιπτώσεις, ο πρόεδρος εξουσιοδοτείται να κινήσει τη γραπτή διαδικασία. Σε αμφότερες τις περιπτώσεις ο πρόεδρος διαβιβάζει σχέδιο απόφασης στα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου. Εάν τα μέλη δεν προβάλουν αντιρρήσεις για το σχέδιο απόφασης, εντός προθεσμίας που έχει ορίσει ο πρόεδρος και η οποία ανέρχεται σε τουλάχιστον 14 ημέρες από τη λήψη της προτάσεως, τεκμαίρεται ότι η πρόταση έγινε δεκτή. Εάν ένα μέλος εντός πέντε εργασίμων ημερών από τη λήψη του σχεδίου απόφασης, ζητήσει την προφορική συζήτησή της από του κοινό εποπτικό όργανο, η γραπτή διαδικασία διακόπτεται.

Άρθρο 6

Έλεγχοι στις εγκαταστάσεις και πραγματογνώμονες

1. Το κοινό εποπτικό όργανο, στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων του σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust, μπορεί να διενεργεί ελέγχους για την προστασία των δεδομένων στην Eurojust.

2. Το κοινό εποπτικό όργανο δύναται να διορίσει ένα ή περισσότερα μέλη για τη διεξαγωγή αυτών των ελέγχων. Τα μέλη αυτά, εφόσον το κοινό εποπτικό όργανο το θεωρεί ενδεδειγμένο, επικουρούνται από πραγματογνώμονες. Οι πραγματογνώμονες μπορεί να προέρχονται από τις εθνικές εποπτικές αρχές ή τους κυβερνητικούς οργανισμούς, εκτός εάν δεν είναι διαθέσιμοι τέτοιοι πραγματογνώμονες. Όλοι οι πραγματογνώμονες πρέπει να πληρούν τις απαιτήσεις ασφαλείας που προβλέπονται από το εθνικό τους δίκαιο και τους αντίστοιχους κανόνες της Eurojust.

3. Εάν ο πρόεδρος ή η πρόεδρος φρονεί ότι μια υπόθεση επείγει, μπορεί να διορίσει αυτεπαγγέλτως τα εν λόγω μέλη και τους πραγματογνώμονες. Στην περίπτωση αυτή ενημερώνει πάραυτα τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου.

4. Τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου, στα οποία έχει ανατεθεί η άσκηση ελέγχου, αναφέρουν στο κοινό εποπτικό όργανο τα αποτελέσματα της εργασίας τους.

Άρθρο 7

Διαδικασία σε περίπτωση παραβιάσεων

Σε περίπτωση που το κοινό εποπτικό όργανο διαπιστώσει παραβίαση διατάξεων της απόφασης Eurojust όσον αφορά την αποθήκευα, επεξεργασία ή χρησιμοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ενημερώνει την Eurojust και ζητά να του απαντήσει εντός συγκεκριμένης προθεσμίας. Η μη συμμόρφωση με απόφαση του κοινού εποπτικού οργάνου, ληφθείσα σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό διαδικασίας, θεωρείται παραβίαση της απόφασης Eurojust. Οι αποφάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου θεωρούνται τότε οριστικές και δεσμευτικές για την Eurojust.

Άρθρο 8

Πρακτικά

Συντάσσονται πρακτικά όλων των συνεδριάσεων του κοινού εποπτικού οργάνου. Το σχέδιο πρακτικών προετοιμάζεται από τη γραμματεία, υπό την καθοδήγηση του προέδρου και υποβάλλεται στο κοινό εποπτικό όργανο προς έγκριση κατά την επόμενη συνεδρίασή του. Κάθε συμμετέχων έχει το δικαίωμα να προτείνει τροποποιήσεις του σχεδίου πρακτικών.

Άρθρο 9

Έκθεση πεπραγμένων

1. Το κοινό εποπτικό όργανο υποβάλλει στο Συμβούλιο ετήσια έκθεση πεπραγμένων σύμφωνα με την παράγραφο 12 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust. Η έκθεση συντάσσεται εντός του πρώτου εξαμήνου εκάστου έτους για το προηγούμενο έτος.

Τουλάχιστον ένα μήνα πριν από τη διαβίβαση της έκθεσης πεπραγμένων στο Συμβούλιο, η Eurojust έχει τη δυνατότητα να γνωμοδοτήσει, η δε γνώμη της επισυνάπτεται στην έκθεση.

2. Το κοινό εποπτικό όργανο αποφασίζει κατά πόσον πρέπει να δημοσιεύσει ή όχι την έκθεση πεπραγμένων του και, εφόσον το αποφασίσει, καθορίζει πώς αυτή θα πρέπει να δημοσιευθεί.

ΤΙΤΛΟΣ ΙΙΙ

ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΣΧΕΤΙΚΟΣ ΜΕ ΤΙΣ ΠΡΟΣΦΥΓΕΣ

Άρθρο 10

Καθήκοντα του κοινού εποπτικού οργάνου

1. Το κοινό εποπτικό όργανο εξετάζει τις προσφυγές που προβλέπονται από την παράγραφο 7 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

2. Το κοινό εποπτικό όργανο λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τα θέματα που αναφέρει η παράγραφος 1.

Άρθρο 11

Μέλη ad hoc

1. Εάν στο κοινό εποπτικό όργανο δεν παρίσταται κανένα μέλος του κράτους μέλους από το οποίο προέρχονται τα προσωπικά δεδομένα που αποτελούν αντικείμενο της προσφυγής, το πρόσωπο που διορίστηκε από αυτό το κράτος μέλος σύμφωνα με το τρίτο εδάφιο της παραγράφου 1 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust, ενεργεί ως ad hoc δικαστής του κοινού εποπτικού οργάνου κατά την εξέταση της προσφυγής αυτής.

2. Τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των μελών βάσει του παρόντος κανονισμού διαδικασίας ισχύουν πλήρως και για τα μέλη ad hoc.

Άρθρο 12

Εκπροσώπηση

Ο προσφεύγων μπορεί να επικουρείται ή να εκπροσωπείται από δικηγόρο ή άλλο σύμβουλο. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να αποκλείσει κάποιον δικηγόρο ή σύμβουλο από τη διαδικασία σε περίπτωση σοβαρής μορφής ανάρμοστης συμπεριφοράς. Εάν αποκλεισθεί δικηγόρος ή σύμβουλος, ο πρόεδρος τάσσει προθεσμία στον ενδιαφερόμενο διάδικο προκειμένου να διορίσει άλλον δικηγόρο ή σύμβουλο, η δε διαδικασία αναστέλλεται έως ότου λήξει η εν λόγω προθεσμία. Ο δικηγόρος ή ο σύμβουλος προσκομίζει δέουσα πληρεξουσιότητα από τον προσφεύγοντα, εφόσον του ζητηθεί από το κοινό εποπτικό όργανο.

Άρθρο 13

Γλώσσες

1. Η διαδικασία διεξάγεται σε μία από τις επίσημες γλώσσες των οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ο προσφεύγων επιλέγει την επίσημη γλώσσα, στην οποία θα διεξαχθεί η διαδικασία. Η γλώσσα της διαδικασίας χρησιμοποιείται στις προφορικές δηλώσεις και στα έγγραφα των διαδίκων καθώς και στα πρακτικά και τις αποφάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου.

2. Έγγραφα συντεταγμένα σε γλώσσα διαφορετική από εκείνη της διαδικασίας συνοδεύονται από μετάφραση στη γλώσσα της διαδικασίας. Όταν τα έγγραφα είναι μακροσκελή, η υποβαλλόμενη μετάφραση μπορεί να περιορίζεται σε αποσπάσματα ή περιλήψεις. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί ανά πάσα στιγμή να ζητήσει πλήρη μετάφραση, αυτεπαγγέλτως ή κατόπιν αιτήσεως ενός διαδίκου.

3. Όποτε είναι αναγκαίο, παρέχονται, σε κάθε μέλος του κοινού εποπτικού οργάνου και στους διαδίκους, υπηρεσίες διερμηνείας και μεταφράσεις. Οι αποφάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου μεταφράζονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες των οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

4. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες ο προσφεύγων δεν γνωρίζει καμία επίσημη γλώσσα των οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η προσφυγή μπορεί να κατατεθεί σε άλλη γλώσσα. Ο προσφεύγων υποχρεούται να υποβάλει περίληψη σε μία από τις επίσημες γλώσσες. Με επιμέλεια του προέδρου ή του εισηγητή η προσφυγή μεταφράζεται στην επιλεγείσα γλώσσα.

Άρθρο 14

Έναρξη της διαδικασίας

1. Η προσφυγή ασκείται με κατάθεση γραπτής καταγγελίας στη γραμματεία του κοινού εποπτικού οργάνου εντός τριάντα ημερών αφότου ο προσφεύγων έλαβε την απόφαση της Eurojust, εφόσον πρόκειται περί αιτήσεων διόρθωσης ή διαγραφής προσωπικών δεδομένων, και εντός τριών μηνών αφ' ότου ο προσφεύγων έλαβε την απόφαση της Eurojust, εφόσον πρόκειται περί αιτήσεων πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα.

2. Ο προσφεύγων εκθέτει τη βάση της προσφυγής του. Πρέπει να είναι σαφές ποιός είναι ο προσφεύγων, το αντικείμενο και οι λόγοι της προσφυγής. Η προσφυγή συνοδεύεται από όλα τα διαθέσιμα δικαιολογητικά. Ο προσφεύγων δύναται ανά πάσα στιγμή να ανακαλέσει την προσφυγή του.

3. Η Γραμματεία βεβαιώνει τη λήψη της προσφυγής εντός τεσσάρων εβδομάδων και δίνει πληροφορίες για την πορεία της διαδικασίας.

4. Εάν η προσφυγή δεν πληροί τις προϋποθέσεις η Γραμματεία καλεί τον προσφεύγοντα να συμπληρώσει τυχόν παραλήψεις εντός τεσσάρων εβδομάδων.

5. Οι προσφυγές, οι οποίες δεν πληρούν τις προϋποθέσεις, απορρίπτονται από το κοινό εποπτικό όργανο κατόπιν προτάσεως του προέδρου ή του εισηγητή.

Άρθρο 15

Προκαταρκτική εξέταση

1. Εάν η προσφυγή πληροί τις προϋποθέσεις, εξετάζεται από το κοινό εποπτικό όργανο.

2. Αντίγραφο της προσφυγής διαβιβάζεται στην Eurojust η οποία υποβάλει τις παρατηρήσεις της εντός τεσσάρων εβδομάδων· η παράταση της προθεσμίας είναι δυνατή για δύο επιπλέον εβδομάδες.

3. Το κοινό εποπτικό όργανο δύναται ζητήσει από το συλλογικό όργανο της Eurojust να διορίσει εκπρόσωπό του για την προσφυγή. Ο προσφεύγων ενημερώνεται για την απόφαση αυτή. Στα εν λόγω εθνικά μέλη αποστέλλεται αντίγραφο των παρατηρήσεων του προσφεύγοντος ώστε να μπορέσουν να υποβάλουν τις δικές τους παρατηρήσεις εντός τεσσάρων εβδομάδων· η παράταση της προθεσμίας είναι δυνατή για δύο επιπλέον εβδομάδες.

4. Αφού παραληφθούν οι παρατηρήσεις ή λήξουν οι προθεσμίες, η προσφυγή εξετάζεται από το κοινό εποπτικό όργανο εντός των επομένων τριών μηνών.

Άρθρο 16

Πρόσθετες πληροφορίες

1. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να ζητήσει από τον προσφεύγοντα, την Eurojust, ή κάθε άλλο φορέα να του παράσχουν πληροφορίες, αποδείξεις ή παρατηρήσεις. Οι διάδικοι δικαιούνται να υποβάλουν προτάσεις στο κοινό εποπτικό όργανο ως προς την συλλογή αποδείξεων, ή να ζητήσουν την αποδοχή αποδείξεων. Το κοινό εποπτικό όργανο δέχεται αυτές τις προτάσεις και αποφασίζει για την αποδοχή των αποδείξεων στο βαθμό που χρειάζεται για την εξέταση της υπόθεσης.

2. Το κοινό εποπτικό όργανο δύναται επίσης να αποφασίσει να διενεργήσει επιτόπου έρευνα στην Eurojust. Το άρθρο 6 εφαρμόζεται αναλόγως. Στην περίπτωση αυτή, ο προσφεύγων ή ο σύμβουλός του ενημερώνονται για το αποτέλεσμα της έρευνας.

Άρθρο 17

Πρόσβαση στο φάκελο της διαδικασίας

1. Όλοι οι διάδικοι έχουν, εφόσον το επιθυμούν, πρόσβαση στο φάκελο της διαδικασίας και ζητούν από τη γραμματεία του κοινού εποπτικού οργάνου να τους χορηγήσει αποσπάσματα ή φωτοαντίγραφα με δικά τους έξοδα. Η αίτηση πρόσβασης απορρίπτεται, για έναν από τους λόγους που αναφέρει η παράγραφος 4 του άρθρου 19 της απόφασης Eurojust, ή χάριν της προστασίας των δικαιωμάτων και ελευθεριών τρίτων.

2. Η Eurojust δύναται να δηλώσει κατά πόσον οι παρεχόμενες πληροφορίες δεν πρέπει να γνωστοποιηθούν στον προσφεύγοντα, αναφέροντας και τους λόγους αυτού του περιορισμού. Το κοινό εποπτικό όργανο δύναται να ζητήσει επιπλέον λόγους. Κατά το μέτρο που το κοινό εποπτικό όργανο θεωρεί ότι οι λόγοι αυτοί είναι δικαιολογημένοι, οι σχετικές πληροφορίες δεν κοινοποιούνται. Το κοινό εποπτικό όργανο δύναται να λάβει αντίθετη απόφαση μόνον ελλείψει βασίμων λόγων. Στην περίπτωση αυτή το κοινό εποπτικό όργανο δύναται να απαιτήσει να διατεθεί περίληψη στον προσφεύγοντα ή να του δοθούν ορισμένες πληροφορίες.

Άρθρο 18

Εξέταση διαδίκων

1. Οι διάδικοι εξετάζονται, εφόσον το ζητήσουν, από το κοινό εποπτικό όργανο. Το κοινό εποπτικό όργανο ενημερώνει δεόντως του διαδίκους για το δικαίωμά τους να εκθέσουν τις απόψεις τους. Το δικαίωμα αυτό ασκείται γραπτώς. Το κοινό εποπτικό όργανο δικαιούται να αποφασίσει τη διεξαγωγή προφορικής διαδικασίας, κατόπιν αιτήσεως ενός εκ των μερών που συμμετέχουν στη διαδικασία, εφόσον αυτό κριθεί αναγκαίο για την εξέταση της υπόθεσης. Το κοινό εποπτικό όργανο ενημερώνει δεόντως τους διαδίκους για το δικαίωμά τους να ζητήσουν προφορική διαδικασία. Η διεξαγωγή της προφορικής διαδικασίας γνωστοποιείται εγκαίρως σε όλους τους διαδίκους, οι οποίοι δικαιούνται να είναι παρόντες.

2. Η προφορική διαδικασία διεξάγεται δημοσία, εκτός εάν το κοινό εποπτικό όργανο αποφασίσει, αυτεπαγγέλτως ή κατόπιν αιτήσεως ενός διαδίκου, να αποκλείσει το κοινό εν όλω ή εν μέρει, εφόσον το απαιτούν συμφέροντα δημόσιας ασφάλειας, ιδίως για τους λόγους που αναφέρει η παράγραφος 4 του άρθρου 19 της απόφασης Eurojust, ή η προστασία της ιδιωτικής ζωής ενός ατόμου ή στο βαθμό που αυτό είναι αυστηρά αναγκαίο κατά τη γνώμη του κοινού εποπτικού οργάνου, σε ειδικές περιστάσεις όπου η δημοσιότητα θα παρέβλαπτε την ομαλή έκβαση της προσφυγής. Εάν η Eurojust υποβάλει αίτηση αποκλεισμού του κοινού από τη διαδικασία, το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να λάβει αντίθετη απόφαση, μόνον εφόσον ελλείπουν οι λόγοι που αναφέρονται στην πρώτη φράση.

3. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να αποφασίσει, κατόπιν αιτήματος ενός διαδίκου ή με πρωτοβουλία του, να εξετάσει έναν διάδικο χωρίς την παρουσία άλλων διαδίκων, εφόσον αυτό επιβάλλεται για να εξασφαλισθεί η ομαλή λειτουργία της Eurojust, να διαφυλαχθεί η ασφάλεια ενός κράτους μέλους ή να προστατευθούν τα συμφέροντα του προσφεύγοντος ή τρίτου. Οι απόντες διάδικοι ενημερώνονται για τις διαδικασίες που διεξάγονται εν απουσία τους.

Άρθρο 19

Εξέταση μαρτύρων και πραγματογνωμόνων

1. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να αποφασίσει, κατόπιν αιτήματος ενός διαδίκου ή με πρωτοβουλία του, να εξετάσει μάρτυρες. Η εξέταση γνωστοποιείται εγκαίρως σε όλους τους διαδίκους και μάρτυρες. Εφαρμόζονται επίσης οι παράγραφοι 2 και 3 του άρθρου 18.

2. Οι μάρτυρες που έλαβαν τη γνωστοποίηση από το κοινό εποπτικό όργανο δικαιούνται να τους αποδοθούν τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, σύμφωνα με τους αντίστοιχους κανόνες που ισχύουν για το προσωπικό της Eurojust, και αποζημίωση για διαφυγόν κέρδος, στο βαθμό που κρίνεται δίκαιο από το κοινό εποπτικό όργανο. Μπορούν να λάβουν τις αναγκαίες προκαταβολές.

3. Οι μάρτυρες εξετάζονται από το κοινό εποπτικό όργανο. Τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου δύνανται να απευθύνουν ερωτήσεις στους μάρτυρες. Με την άδεια του προέδρου, οι διάδικοι μπορούν να απευθύνουν ερωτήσεις στους μάρτυρες. Πριν από την έναρξη της εξέτασης, ο πρόεδρος υπενθυμίζει στους μάρτυρες ότι οφείλουν να πουν την αλήθεια. Ο μάρτυς δικαιούται να αρνηθεί να απαντήσει σε ερωτήσεις.

4. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να διορίσει πραγματογνώμονα και να προσδιορίσει την εντολή του, καθώς και το δικαίωμά του να αμειφθεί. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί να αποφασίσει να εξετάσει τον πραγματογνώμονα. Εφαρμόζονται κατ' αναλογία οι κανόνες περί εξετάσεως μαρτύρων.

Άρθρο 20

Τελικές παρατηρήσεις

Προτού καταλήξει σε οριστική απόφαση, το κοινό εποπτικό όργανο καλεί όλους τους διαδίκους να υποβάλουν τελικές παρατηρήσεις.

Άρθρο 21

Πρακτικά της διαδικασίας προσφυγής

1. Το κοινό εποπτικό όργανο τηρεί πρακτικά της διαδικασίας προσφυγής, στα οποία αποτυπώνεται η πορεία κάθε εξέτασης και οι δηλώσεις που έγιναν κατ' αυτή. Οι διάδικοι μπορούν να ζητήσουν να συμπεριληφθούν στα πρακτικά εν όλω ή εν μέρει ορισμένα έγγραφα ή δηλώσεις. Τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο, διαβιβάζονται στους διαδίκους και προστίθενται στο φάκελο της υπόθεσης. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 18 ή από την παράγραφο 1 του άρθρου 19, το κοινό εποπτικό όργανο επιβάλλει περιορισμούς.

2. Το άρθρο 8 εφαρμόζεται και σε όλες τις συνεδριάσεις του κοινού εποπτικού οργάνου στις οποίες δεν παρίστανται οι διάδικοι.

Άρθρο 22

Αποφάσεις και εμπιστευτικότητα

1. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με απλή πλειοψηφία των παρισταμένων μελών, εκτός εάν προβλέπεται άλλως από τον παρόντα κανονισμό διαδικασίας. Σε περίπτωση ισοψηφίας υπερισχύει η ψήφος του προέδρου. Όλοι οι μετέχοντες στην οριστική απόφαση πρέπει να έχουν παραστεί στην προφορική εξέταση, εάν έχει διεξαχθεί προφορική εξέταση.

2. Οι συζητήσεις παραμένουν απόρρητες.

3. Η οριστική απόφαση του κοινού εποπτικού οργάνου μπορεί να περιέχει τα ονόματα των διαδίκων και των αντιπροσώπων τους, τα ονόματα των μελών του κοινού εποπτικού οργάνου που μετείχαν στην απόφαση, την ημερομηνία αναγγελίας της απόφασης, το διατακτικό της απόφασης, σύντομη παρουσίαση των πραγματικών γεγονότων της υπόθεσης και το σκεπτικό της απόφασης, κοινοποιείται δε στους διαδίκους.

Άρθρο 23

Κοινοποιήσεις

Οι κοινοποιήσεις και λοιπές ανακοινώσεις προς διαδίκους, μάρτυρες και πραγματογνώμονες γίνονται κατά τρόπο που, λογικά, εξασφαλίζει τη δέουσα ενημέρωσή τους και που, αν χρειασθεί, μπορεί να εξακριβωθεί.

Άρθρο 24

Έξοδα

1. Το κοινό εποπτικό όργανο αποφασίζει σχετικά με τα έξοδα της διαδικασίας, με την οριστική απόφασή του. Η διαδικασία ενώπιον του κοινού εποπτικού οργάνου διεξάγεται δωρεάν. Εάν η προσφυγή γίνει, εν όλω ή εν μέρει, δεκτή, τα έξοδα στα οποία προέβη ο προσφεύγων για την κατάθεση και την εξέταση της προσφυγής βαρύνουν την Eurojust στο μέτρο που το κοινό εποπτικό όργανο το κρίνει δίκαιο.

2. Εάν ο προσφεύγων δεν είναι σε θέση να αναλάβει το σύνολο ή μέρος των εξόδων της διαδικασίας, μπορεί κατόπιν αιτήσεώς του και σε οιαδήποτε στιγμή, να του παρασχεθεί αρωγή για τα έξοδα. Κατά την υποβολή της αίτησης, εσωκλείει δικαιολογητικά που αποδεικνύουν ότι βρίσκεται σε ανάγκη. Το κοινό εποπτικό όργανο μπορεί οποτεδήποτε να ανακαλέσει την αρωγή, εφόσον κατά την πορεία των εργασιών μεταβληθούν οι περιστάσεις υπό τις οποίες χορηγήθηκε. Εάν εγκριθεί η αρωγή, τα έξοδα καταβάλλονται από τη γραμμή του προϋπολογισμού του κοινού εποπτικού οργάνου. Εφόσον κρίνεται δικαιολογημένο, η οριστική απόφαση μπορεί να υποχρεώσει το διάδικο να επιστρέψει στον προϋπολογισμό της Eurojust την προκαταβολή που του χορηγήθηκε. Κατά την υποβολή της αίτησής του, ο προσφεύγων δηλώνει ότι συμφωνεί να επιστρέψει τα έξοδα, εάν το απαιτήσει η οριστική απόφαση.

Άρθρο 25

Τήρηση της νομιμότητας

Στις περιπτώσεις που δεν προβλέπονται από τον παρόντα κανονισμό διαδικασίας, το κοινό εποπτικό όργανο διεξάγει τις διαδικασίες του σύμφωνα με τις γενικές αρχές διεξαγωγής νόμιμης δίκης.

ΤΙΤΛΟΣ IV

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 26

Γραμματεία

1. Το κοινό εποπτικό όργανο έχει γραμματεία εγκατεστημένη στην έδρα της Eurojust, η οποία γραμματεία το επικουρεί κατά την άσκηση των καθηκόντων του. Η γραμματεία είναι μόνιμη υπηρεσία, τα δε μέλη της προσλαμβάνονται μόνον βάσει προσόντων. Τα μέλη της γραμματείας ενεργούν αποκλειστικά προς το βέλτιστο συμφέρον του κοινού εποπτικού οργάνου, είναι πλήρως ανεξάρτητα από την Eurojust και δεν δέχονται οδηγίες από άλλες αρχές, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του κοινού εποπτικού οργάνου. Η μετάθεση στη γραμματεία γίνεται κατόπιν προτάσεως του κοινού εποπτικού οργάνου. Τα μέλη του προσωπικού της γραμματείας δεν αναλαμβάνουν άλλη εργασία χωρίς άδεια του προέδρου του κοινού εποπτικού οργάνου.

2. Η γραμματεία λειτουργεί υπό την καθοδήγηση του προέδρου του κοινού εποπτικού οργάνου σύμφωνα με τους κανόνες που έχει θεσπίσει το κοινό εποπτικό όργανο. Η γραμματεία τηρεί μητρώο των προσφυγών και όλων των λοιπών εγγράφων.

3. Η γραμματεία μεριμνά ώστε κατά τις εργασίες του κοινού εποπτικού οργάνου να εκπληρώνονται οι υποχρεώσεις που απορρέουν από το άρθρο 32 της απόφασης.

Άρθρο 27

Εμπιστευτικότητα

1. Τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου, οι πραγματογνώμονες και τα μέλη της Γραμματείας υποχρεούνται να χειρίζονται εμπιστευτικά τα θέματα των οποίων λαμβάνουν γνώση στα πλαίσια των δραστηριοτήτων τους, εκτός αν η σωστή άσκηση των καθηκόντων τους επιβάλλει άλλως. Η υποχρέωση αυτή εξακολουθεί να ισχύει και αφού παύσουν να ενεργούν υπό την ιδιότητα αυτή.

2. Κατά το διορισμό τους, τα μέλη του κοινού εποπτικού οργάνου, οι πραγματογνώμονες και τα μέλη της γραμματείας δηλώνουν ότι αποδέχονται τις ως άνω υποχρεώσεις.

3. Σε περίπτωση κατά την οποία μέλος του κοινού εποπτικού οργάνου παραβιάσει το απόρρητο είναι δυνατόν να παυθεί από τα καθήκοντά του, κατόπιν μυστικής ψηφοφορίας, με ομόφωνη απόφαση των μελών που παρίστανται σε συνεδρίαση του κοινού εποπτικού οργάνου. Ο ενδιαφερόμενος εκθέτει προηγουμένως τη θέση του αλλά δεν συμμετέχει στη λήψη της απόφασης.

Άρθρο 28

Προϋπολογισμός και Δαπάνες

1. Η γραμματεία καταρτίζει προτάσεις για τον ετήσιο προϋπολογισμό της γραμματείας του κοινού εποπτικού οργάνου, οι οποίες αφού εγκριθούν διαβιβάζονται στο συλλογικό όργανο.

2. Το κοινό εποπτικό όργανο αποφασίζει για τον τρόπο με τον οποίο θα δαπανηθεί ο προϋπολογισμός που της έχει διατεθεί και τον οποίο διαχειρίζεται η γραμματεία, σύμφωνα με το δημοσιονομικό κανονισμό της Eurojust.

3. Οι δαπάνες του κοινού εποπτικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων για τα μέλη οι οποίες απαιτούνται για την ομαλή άσκηση των καθηκόντων τους, βαρύνουν τον προϋπολογισμό του κοινού εποπτικού οργάνου.

Άρθρο 29

Τροποποίηση του κανονισμού διαδικασίας

Οι τροποποιήσεις του παρόντος κανονισμού διαδικασίας θεσπίζονται σύμφωνα με τη διαδικασία της παραγράφου 9 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

Άρθρο 30

Πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα

1. Πρόσβαση στα έγγραφα του κοινού εποπτικού οργάνου έχουν όλα τα φυσικά και νομικά πρόσωπα, τηρουμένων των αρχών, προϋποθέσεων και ορίων που ορίζει το παρόν άρθρο.

2. Το παρόν άρθρο ισχύει για τα έγγραφα τα τηρούμενα από το κοινό εποπτικό όργανο, δηλαδή τα έγγραφα που εκείνο έχει εκπονήσει ή παραλάβει και βρίσκονται στην κατοχή του.

3. Τηρουμένων των παραγράφων 4 και 5 του παρόντος άρθρου, τα έγγραφα καθίστανται προσιτά στο κοινό είτε κατόπιν γραπτής αιτήσεως είτε απευθείας σε ηλεκτρονική μορφή.

4. Το κοινό εποπτικό όργανο αρνείται την πρόσβαση σε ένα έγγραφο, εάν η γνωστοποίησή του είναι δυνατόν να θίξει την προστασία:

α) του δημοσίου συμφέροντος καθ' όσον αφορά:

- τη δημόσια ασφάλεια και τη διερεύνηση εγκλημάτων,

- αμυντικά και στρατιωτικά ζητήματα,

- διεθνείς σχέσεις,

- τη δημοσιονομική, νομισματική ή οικονομική πολιτική της Κοινότητας ή κράτους μέλους,

- την εκπλήρωση των καθηκόντων της Eurojust ως προς την ενίσχυση της καταπολέμησης της σοβαρής εγκληματικότητας,

- τις εθνικές διερευνήσεις τις οποίες επικουρεί η Eurojust·

β) της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας προσώπου, ιδίως σύμφωνα με του κανόνες περί προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

5. Το κοινό εποπτικό όργανο αρνείται την πρόσβαση σε έγγραφο, η γνωστοποίηση του οποίου είναι δυνατόν να θίξει την προστασία:

- εμπορικών συμφερόντων φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της πνευματικής ιδιοκτησίας,

- διαδικασιών ενώπιον δικαστηρίου και συμβουλευτικών νομικών υπηρεσιών,

- επιθεωρήσεων, ερευνών και λογιστικών ελέγχων, εκτός εάν η γνωστοποίηση εξυπηρετεί υπέρτερο δημόσιο συμφέρον.

6. Όταν πρόκειται για έγγραφο που το κοινό εποπτικό όργανο έχει εκπονήσει για εσωτερική χρήση ή έχει παραλάβει και που άπτεται ζητήματος επί του οποίου το κοινό εποπτικό όργανο δεν έχει ακόμη αποφασίσει, η πρόσβαση δεν επιτρέπεται εάν η γνωστοποίηση είναι δυνατόν να θίξει σοβαρά τη διαδικασία λήψεως αποφάσεων, εκτός εάν εξυπηρετεί υπέρτερο δημόσιο συμφέρον.

Η πρόσβαση σε έγγραφο το οποίο περιέχει γνώμες για εσωτερική χρήση στα πλαίσια των διασκέψεων και προκαταρκτικών διαβουλεύσεων που λαμβάνουν χώρα στους κόλπους της κοινής εποπτικής αρχής δεν επιτρέπεται ούτε μετά τη λήψη αποφάσεων, εάν η γνωστοποίηση είναι δυνατόν να θίξει σοβαρά τη διαδικασία λήψεως αποφάσεων του κοινού εποπτικού οργάνου, εκτός εάν εξυπηρετεί υπέρτερο δημόσιο συμφέρον.

7. Όταν πρόκειται για έγγραφα τρίτων, το κοινό εποπτικό όργανο ζητεί τη γνώμη των τρίτων, ώστε να διαπιστώσει εάν πρέπει να γίνει εξαίρεση από τις παραγράφους 4 ή 5, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο πρέπει ή δεν πρέπει να γνωστοποιηθεί. Κάθε κράτος μέλος μπορεί να ζητήσει από το κοινό εποπτικό όργανο να μη γνωστοποιηθεί χωρίς την συγκατάθεσή του έγγραφο προερχόμενο από το ίδιο.

8. Εάν τμήματα μόνο του ζητούμενου εγγράφου εμπίπτουν σε κάποια εξαίρεση, το υπόλοιπο γνωστοποιείται.

9. Οι αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφο υποβάλλονται με οιαδήποτε γραπτή μορφή συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής, σε μία από τις επίσημες γλώσσες και διατυπώνονται με ακρίβεια προκειμένου το κοινό εποπτικό όργανο να εντοπίσει το έγγραφο. Ο αιτών δεν υποχρεούται να αιτιολογήσει την αίτησή του.

10. Εάν μία αίτηση δεν είναι αρκούντως σαφής, το κοινό εποπτικό όργανο ζητεί από τον αιτούντα να την αποσαφηνίσει και τον βοηθεί προς τούτο.

11. Εάν με την αίτηση ζητείται ένα εξαιρετικά ογκώδες έγγραφο ή ένας πολύ μεγάλος αριθμός εγγράφων, το κοινό εποπτικό όργανο δικαιούται να προβαίνει σε άτυπες διαβουλεύσεις με τον αιτούντα προς εξεύρεση μιας δίκαιης λύσης.

12. Το κοινό εποπτικό όργανο παρέχει πληροφορίες και βοήθεια στους πολίτες σχετικά με τον τρόπο και τον τόπο υποβολής αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα.

13. Οι αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφο διεκπεραιώνονται ταχέως. Στον αιτούντα αποστέλλεται απόδειξη παραλαβής, ενώ εντός 30 εργασίμων ημερών από την καταχώρηση της αιτήσεως, ο πρόεδρος του κοινού εποπτικού οργάνου είτε χορηγεί το ζητηθέν έγγραφο ή παρέχει πρόσβαση σ' αυτό βάσει της παραγράφου 15 του παρόντος άρθρου είτε με γραπτή απάντηση αιτιολογεί την ολική ή μερική άρνηση γνωστοποίησης και ενημερώνει τον αιτούντα για το δικαίωμά του να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση κατά τα οριζόμενα από την παράγραφο 14 του παρόντος άρθρου.

14. Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης γνωστοποίησης, ο αιτών δικαιούται, εντός 30 εργάσιμων ημερών αφ' ότου λάβει την απάντηση του κοινού εποπτικού οργάνου, να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση ζητώντας από το όργανο αυτό να επανεξετάσει τη θέση του.

15. Η πρόσβαση του αιτούντος στα έγγραφα συνίσταται είτε σε επιτόπια εξέταση είτε σε λήψη αντιγράφου, συμπεριλαμβανομένου, εάν υπάρχει, και του ηλεκτρονικού αντιγράφου, ανάλογα με τις προτιμήσεις του. Η δαπάνη παραγωγής και αποστολής αντιγράφων είναι δυνατόν να βαρύνει τον αιτούντα, δεν υπερβαίνει όμως το πραγματικό κόστος παραγωγής και αποστολής. Η επιτόπια εξέταση, τα αντίγραφα με λιγότερες από 20 σελίδες Α4 και η απευθείας πρόσβαση στην ηλεκτρονική μορφή παρέχονται δωρεάν.

16. Εάν ένα έγγραφο έχει ήδη γνωστοποιηθεί από το κοινό εποπτικό όργανο, την Eurojust ή άλλο όργανο και είναι εύκολα προσιτό στον αιτούντα, το κοινό εποπτικό όργανο δικαιούται να εκπληρώνει την υποχρέωση παροχής πρόσβασης στα έγγραφα πληροφορώντας τον αιτούντα πώς να αποκτήσει έγγραφο που ζήτησε.

17. Τα έγγραφα παρέχονται σε μορφή και σχήμα που ήδη υπάρχει, λαμβανομένης πλήρως υπόψη της προτίμησης του αιτούντος.

Άρθρο 31

Αξιολόγηση

Ο παρών κανονισμός διαδικασίας θα αξιολογηθεί από το κοινό εποπτικό όργανο δύο έως τρία έτη μετά την έναρξη ισχύος του, και βάσει των ως τότε εμπειριών.

Άρθρο 32

Έναρξη ισχύος του κανονισμού διαδικασίας

Ο παρών κανονισμός διαδικασίας τίθεται σε ισχύ την επομένη της έγκρισής του, σύμφωνα με την παράγραφο 9 του άρθρου 23 της απόφασης Eurojust.

Χάγη, 2 Μαρτίου 2004.

Για το Κοινό Εποπτικό Όργανο

Ο Πρόεδρος

Joe Meade

(1) ΕΕ L 63 της 6.3.2002, σ. 1.

(2) ΕΕ L 245 της 29.9.2003, σ. 44.