Εκθεση

σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας (Βιέννη) (περίοδος από την 1η Μαΐου έως την 31η Δεκεμβρίου 1998), συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Παρατηρητηρίου

(1999/C 372/09)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Γνωμη του συνεδριου

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας (το Παρατηρητήριο) σύμφωνα με το άρθρο 12, παράγραφος 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Παρατηρητηρίου για το πρώτο του οικονομικό έτος από την 1η Μαΐου έως την 31η Δεκεμβρίου 1998. Σύμφωνα με το άρθρο 12, παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 12, παράγραφος 12 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου. Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να εξετάζει τους λογαριασμούς αυτούς.

3. Το Συνέδριο διενέργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά προσαρμόστηκαν από τα γενικώς αποδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα ώστε να αντανακλούν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Συνεπώς, το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον εν λόγω έλεγχο, το Συνέδριο απεκόμισε εύλογο έρεισμα για τη στήριξη της γνώμης που εκφράζεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να βεβαιωθεί ευλόγως ότι οι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές

Κυριες παρατηρησεις σχετικα με την εκτελεση του προϋπολογισμου του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας (Βιέννη) για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998

Λογιστική προϋπολογισμού και γενική λογιστική

5. Το Παρατηρητήριο δεν έχει ακόμη θεσπίσει κατάλληλο σύστημα λογιστικής σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς. Αυτό θα πρέπει να πραγματοποιηθεί χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, προκειμένου το Παρατηρητήριο να καθιερώσει ακριβές σύστημα λογιστικής που να καλύπτει τη λογιστική προϋπολογισμού καθώς και τη γενική λογιστική.

Μεταφορές

6. Η τεκμηρίωση που αιτιολογεί τη μεταφορά ποσών είναι ανεπαρκής, καθώς η πλειονότητα των μεταφορών συνδέεται με προσωρινές αναλήψεις δαπανών.

Συμβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συμβάσεων (ΣΕΑΣ)

7. Το Παρατηρητήριο λειτούργησε σε προσωρινά γραφεία κατά τη διάρκεια του 1998. Τώρα έχουν εξευρεθεί μόνιμα γραφεία. Προκειμένου να ληφθούν ορθές επενδυτικές αποφάσεις για τα μόνιμα γραφεία, θα πρέπει να συσταθεί μία ΣΕΑΣ για το Παρατηρητήριο.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 13ης και 14ης Οκτωβρίου 1999.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. KARLSSON

Πρόεδρος

(1) EE L 151 της 10.6.1997, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 12, παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για τα έσοδα και τις δαπάνες του Παρατηρητηρίου για το οικονομικό έτος 1998 καταρτίστηκαν στις 18 Μαρτίου 1999 και διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Παρατηρητηρίου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 19 Μαρτίου 1999. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

Πίνακας 1

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης του οικονομικού έτους 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντήσεις του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας

Σημείο 5: Λογιστική του προϋπολογισμού και γενική λογιστική

Έως την 1η Ιουλίου 1999, ο αριθμός του μόνιμου προσωπικού δεν υπερέβαινε τους τέσσερις (δύο A, ένας B, ένας C) συμπεριλαμβανομένου του διευθυντή, λόγω της διάρκειας που είχε η διαδικασία πρόσληψης του προσωπικού του Κέντρου. Τον Μάρτιο του έτους 1999, το διοικητικό συμβούλιο διόρισε έναν λογιστή (ο υπάλληλος Β) για το μεταβατικό διάστημα μέχρι την πλήρωση της θέσης του λογιστή. Η διαδικασία πρόσληψης βρίσκεται σήμερα στο τελικό στάδιο και ο λογιστής πρόκειται να αναλάβει καθήκοντα τις επόμενες εβδομάδες.

Επιπλέον, το διοικητικό συμβούλιο αποφάσισε τον Ιούνιο να ξεκινήσει συζητήσεις επί τεχνικών θεμάτων για την εισαγωγή στο Κέντρο του κοινού συστήματος SI 2 ως δημοσιονομικού και λογιστικού συστήματος. Έως ότου αυτό επιτευχθεί, το Κέντρο θα χρησιμοποιεί το λογιστικό σύστημα με ένα ειδικό λογισμικό.

Σημείο 6: Μεταφορές

Από τα μέσα του Ιουλίου έως τα τέλη του Σεπτεμβρίου του έτους 1998, ο διευθυντής ήταν ο μόνος διορισμένος υπάλληλος του Κέντρου. Η μεταφορά του συνόλου των δημοσιονομικών φακέλων, για τους οποίους μέχρι πρότινος ήταν υπεύθυνη η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, διήρκεσε αρκετές εβδομάδες και, ως εκ τούτου, το Κέντρο έπρεπε να καλύψει το στάδιο έναρξης της λειτουργίας του με προσωρινές αναλήψεις δαπανών. Η εξομάλυνση του ρυθμού εργασίας επετεύχθη στις αρχές του έτους 1999.

Σημείο 7: Συμβουλευτική επιτροπή αγορών και συμβάσεων

Λόγω του περιορισμένου αριθμού των υπαλλήλων του Κέντρου και του αναγκαίου διαχωρισμού των αρμοδιοτήτων, δεν κατέστη δυνατή η σύσταση εσωτερικής ΣΕΑΣ πριν από το τέλος του Ιουλίου του 1999. Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να αποφασίσει κατά τη συνεδρίαση του Σεπτεμβρίου του 1999 την επίσημη σύσταση αυτής της ΣΕΑΣ. Για το μεταβατικό διάστημα, το Κέντρο υποχρεώθηκε να συστήσει μια ΣΕΑΣ ad hoc για την προπαρασκευή των αποφάσεων που έπρεπε να ληφθούν για τις μόνιμες κτηριακές εγκαταστάσεις.