ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Αξιολόγησης Φαρμάκων (ΕΟΑΦ-Λονδίνο), συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού (97/C 81/03)

(Περίοδος από 1η Σεπτεμβρίου 1994 έως 31η Δεκεμβρίου 1995)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Διοικητικό Συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Αξιολόγησης Φαρμάκων, σύμφωνα με την παράγραφο 10 του άρθρου 57 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου, της 22ας Ιουλίου 1993 (1).

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Αξιολόγησης Φαρμάκων για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995. Σύμφωνα με το άρθρο 57 παράγραφος 7 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου (2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του Γενικού Διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των λογαριασμών (3) σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες, όπως ορίζει το άρθρο 57 παράγραφος 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου (4). Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο των λογαριασμών αυτών βάσει του άρθρου 188Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας. Η παρούσα έκθεση αφορά τον πρώτο έλεγχο του Οργανισμού.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τα γενικώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα, στο βαθμό που αυτά έχουν εφαρμογή στο κοινοτικό πλαίσιο. Διενήργησε δοκιμαστικούς ελέγχους των λογιστικών βιβλίων και εγγράφων καθώς και άλλες ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σ' αυτό το πλαίσιο. Οι κυριότερες παρατηρήσεις που προέκυψαν από τον έλεγχο του Συνεδρίου παρατίθενται στο δεύτερο μέρος της παρούσας έκθεσης.

1.4. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995 είναι αξιόπιστες και η νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων είναι, στο σύνολό τους, εξασφαλισμένες.

Κυριότερες παρατηρήσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Αξιολόγησης Φαρμάκων για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995

Επιχορήγηση της Επιτροπής

1.5. Κατά το οικονομικό έτος 1995, ο Οργανισμός εισέπραξε το ποσό της επιχορήγησης της Επιτροπής (10,1 εκατ. Ecu) χωρίς να εκδώσει τα αντίστοιχα εντάλματα είσπραξης.

Λογιστική προϋπολογισμού

1.6. Κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, μέχρι τον Αύγουστο του 1995, δεν υπήρχε ημερολόγιο για τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές. Στο τέλος του έτους, ο Οργανισμός καθιέρωσε ένα σύστημα λογιστικής. Το Συνέδριο διαπίστωσε ότι το σύστημα αυτό επιτρέπει να επιφέρονται αλλαγές των καταχωρήσεων εκ των υστέρων χωρίς να εμφανίζονται ίχνη αυτών των τροποποιήσεων. Αυτή η απουσία του ιστορικού των αναλήψεων υποχρεώσεων προκάλεσε υπέρβαση των διαθέσιμων πιστώσεων (παράβαση των άρθρων 29, 35 και 36 του δημοσιονομικού κανονισμού του Οργανισμού) και τούτο παρά το γεγονός ότι ο Γενικός Διευθυντής υπέβαλε διορθωτικό προϋπολογισμό, ο οποίος κατόπιν εγκρίθηκε από το Διοικητικό Συμβούλιο (μεταφορές από κεφάλαιο σε κεφάλαιο).

Πάγιες προκαταβολές

1.7. Μέχρι τον Αύγουστο του 1995, ο Οργανισμός χρησιμοποιούσε για όλες τις πληρωμές του πάγιες προκαταβολές. Αυτή η επιπρόσθετη χρησιμοποίηση πάγιων προκαταβολών δεν είναι σύμφωνη με το άρθρο 45 του δημοσιονομικού κανονισμού του Οργανισμού, το οποίο προβλέπει αυτή τη διαδικασία μόνο για ορισμένες κατηγορίες δαπανών.

1.8. Επιπλέον, ο Οργανισμός άρχισε να τακτοποιεί αυτές τις δαπάνες μόνο από το Σεπτέμβριο του 1995. Κατά την ημερομηνία κλεισίματος της 31ης Δεκεμβρίου 1995 παρέμεναν προς τακτοποίηση περίπου 937 000 Ecu.

Γενική λογιστική

1.9. Λόγω της χρησιμοποίησης των πάγιων προκαταβολών, οι λογιστικές και προϋπολογιστικές εγγραφές πραγματοποιήθηκαν μόνο το Σεπτέμβριο και το Δεκέμβριο του 1995. Αυτή η διαδικασία δεν είναι σύμφωνη με τις λογιστικές πρακτικές.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 26ης Σεπτεμβρίου 1996.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ αριθ. L 214 της 24. 8. 1993, σ. 18.

(2) Όπως απαιτείται από το άρθρο 57 παράγραφος 9 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 1995 καταρτίστηκαν στις 31 Μαρτίου 1996 7 την ημερομηνία αυτή υπογράφηκαν οι λογαριασμοί από το Γενικό Διευθυντή του Οργανισμού και διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στο Διοικητικό Συμβούλιο και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 9 Απριλίου 1996. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση, παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

1.6. Τα συστήματα εμπορικής λογιστικής που υπάρχουν στην αγορά, δεν λαμβάνουν υπόψη τους χρηματοοικονομικούς κανόνες της Κοινότητας. Γι' αυτό το λόγο, τα Όργανα δημοσίευσαν ειδική πρόσκληση υποβολής προσφορών για ένα σύστημα προσαρμοσμένο στις ανάγκες τους. Εν αναμονή της έναρξης εφαρμογής του νέου συστήματος, ο Οργανισμός χρησιμοποιεί ένα σύστημα τήρησης λογιστικών δελτίων (spreadsheet).

Είναι αληθές ότι αυτό το σύστημα επιτρέπει να πραγματοποιηθούν τροποποιήσεις εκ των υστέρων χωρίς να υπάρχει κανένα ίχνος αυτών των τροποποιήσεων στα λογιστικά του προϋπολογισμού. Ωστόσο, οι τροποποιήσεις αυτές εμφανίζονται στα γενικά λογιστικά. Επιπροσθέτως, όλες οι αναλήψεις υποχρεώσεων, εντολές πληρωμών κ.λπ. ταξινομούνται σύμφωνα με τους κανόνες, με συνημμένα όλα τα αναγκαία δικαιολογητικά στοιχεία. Ουσιαστικά, όλες οι πράξεις του προϋπολογισμού είναι τεκμηριωμένες.

Όσον αφορά την υπέρβαση των διαθέσιμων πιστώσεων, εν αναμονή του νέου λογιστικού συστήματος, έχουν ληφθεί όλα τα αναγκαία μέτρα προς αποφυγήν λαθών αυτής της μορφής.

1.7. Κατά τη διάρκεια της αρχικής περιόδου και εν αναμονή του ορισμού δημοσιονομικού ελεγκτή επιτοπίως, υπήρξε απόλυτα αναγκαία η χρησιμοποίηση ενός συστήματος προκαταβολών για την ομαλή λειτουργία του Οργανισμού. Αυτή η διαδικασία επέτρεψε να υλοποιηθεί η απόφαση των κρατών μελών για την ταχεία και απρόσκοπτη λειτουργία του Οργανισμού. Μετά από την ανάληψη καθηκόντων εκ μέρους του δημοσιονομικού ελεγκτή, η χρησιμοποίηση του συστήματος των προκαταβολών ατόνισε βαθμηδόν και σταμάτησε οριστικά στα τέλη του Ιουλίου 1995.

1.8. Στις 31 Δεκεμβρίου 1995, το 75 % του ποσού του συστήματος των προκαταβολών είχε διακανονισθεί. Παρά το γεγονός ότι το ποσόν που έπρεπε να διευθετηθεί το 1996 ήταν σημαντικό, ο Οργανισμός είχε ικανοποιητικά αποτελέσματα και κατέβαλε κάθε δυνατή προσπάθεια υπό ιδιαίτερα δύσκολες περιστάσεις.