Εκθεση

για τις δημοσιονομικές καταστάσεις και τη διαχείριση του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας (Ίδρυμα του Δουβλίνου) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(2000/C 373/07)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Συμβούλιο και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου(1), όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1, παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου(2).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1998. Σύμφωνα με το άρθρο 1, παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου(3), για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76(4) του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του Διοικητικού Συμβουλίου του Ιδρύματος. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(5) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 1, παράγραφοι 52, 54 και 55 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76 του Συμβουλίου. Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να εξετάζει τους λογαριασμούς αυτούς.

3. Το Συνέδριο διενέργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά προσαρμόστηκαν από τα γενικώς αποδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα ώστε να αντανακλούν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Συνεπώς, το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον εν λόγω έλεγχο, το Συνέδριο απεκόμισε εύλογο έρεισμα για τη στήριξη της γνώμης που εκφράζεται κατωτέρω.

4. Με την επιφύλαξη των στοιχείων που αναφέρονται στο σημείο 6, η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να βεβαιωθεί ευλόγως ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΘΗΚΩΝ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΙΔΡΥΜΑ ΤΟΥ ΔΟΥΒΛΙΝΟΥ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Ο προϋπολογισμός για το 1999 ανέρχεται σε 14,8 εκατομμύρια ευρώ έναντι 14 εκατομμυρίων ευρώ το 1998, ήτοι μία αύξηση του 6 %. Από το ποσό αυτό, 14,5 εκατομμύρια ευρώ αναλήφθηκαν, εκ των οποίων 3,6 εκατομμύρια ευρώ μεταφέρθηκαν στο έτος 2000, και 0,3 εκατομμύρια ευρώ ακυρώθηκαν.

6. Το σύνολο σχεδόν των μεταφορών των αναλήψεων υποχρεώσεων, 3,4 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 94 % των μεταφορών, αφορά τον τίτλο ΙΙΙ που συγκεντρώνει τις επιχειρησιακές δραστηριότητες του Ιδρύματος. Εντούτοις, για τρεις αναλήψεις υποχρεώσεων το συνολικό ποσό που έπρεπε να μεταφερθεί, ήτοι 0,5 εκατομμύρια ευρώ, καθορίστηκε σε συνάρτηση των διαθέσιμων πιστώσεων και όχι σε συνάρτηση των πραγματικών ποσών των δελτίων παραγγελίας που εκδόθηκαν πραγματικά στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Η διαδικασία αυτή εκφράζει μια πρακτική η οποία δεν είναι σύμφωνη προς το δημοσιονομικό κανονισμό.

7. Η καθυστερημένη εφαρμογή των διαδικασιών κατάρτισης των συμβάσεων και οι δυσκολίες ολοκλήρωσης σε εύλογο χρόνο των αντίστοιχων δραστηριοτήτων δεν επέτρεψαν στο Ίδρυμα να διαχειριστεί με την επιθυμητή αυστηρότητα τις διαθέσιμες πιστώσεις. Έτσι, τα μεταφερθέντα ποσά αυξήθηκαν περισσότερο από 12 %, σε σχέση με το προηγούμενο έτος. Όσον αφορά τις επιχειρησιακές δαπάνες, οι μεταφερθείσες πιστώσεις υπερβαίνουν κατά πολύ τις πληρωμές του οικονομικού έτους.

8. Το μέγεθος και η συνεχιζόμενη υποχρησιμοποίηση των πιστώσεων του οικονομικού έτους δείχνει αδυναμίες κατά την παρακολούθηση του ετήσιου προγράμματος εκ μέρους του Ιδρύματος. Το Ίδρυμα θα πρέπει να βελτιώσει το σύστημα παρακολούθησης των δραστηριοτήτων του για να ελαχιστοποιήσει τις μεταφορές πιστώσεων και έτσι να τηρεί καλύτερα την αρχή του ενιαυσίου.

Συστήματα προϋπολογιστικής και γενικής λογιστικής

9. Στο τέλος του πρώτου τριμήνου του 2000, το Ίδρυμα δεν είχε ακόμη λάβει τα αναγκαία μέτρα για να καταστήσει λειτουργικό το σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού SI 2.

10. Το σύστημα γενικής λογιστικής που χρησιμοποιούσε μέχρι τότε το Ίδρυμα τέθηκε εκτός λειτουργίας τον Φεβρουάριο του 2000. Έκτοτε, η λογιστική τηρείται χειρόγραφα με όλους τους κινδύνους και τη δυσκαμψία που συνεπάγεται αυτό. Τον Μάρτιο του 2000 το Ίδρυμα δεν είχε ακόμη λάβει κανένα μέτρο για την αντιμετώπιση της κατάστασης αυτής.

Πάγιες προκαταβολές

11. Τα ποσά που καταβλήθηκαν για τις πάγιες προκαταβολές αντιπροσωπεύουν το 20 % των ποσών που καταβλήθηκαν το 1999, εκ των οποίων 1,2 εκατομμύρια ευρώ για δαπάνες προσωπικού, 0,6 εκατομμύρια ευρώ για διοικητικές δαπάνες και 1,1 εκατομμύρια ευρώ για επιχειρησιακές δαπάνες. Το Συνέδριο υπενθυμίζει ότι η χρησιμοποίηση αυτού του τρόπου πληρωμής πρέπει να έχει, σύμφωνα με τους όρους του δημοσιονομικού κανονισμού, έκτακτο χαρακτήρα, λόγω των κινδύνων που ενυπάρχουν στη διαχείρισή του. Το Συνέδριο επιθυμεί να δει και πάλι το Ίδρυμα να μειώνει στο ελάχιστο τη χρησιμοποίηση των πάγιων προκαταβολών και να περιορίζεται στις κανονικές διαδικασίες πληρωμής.

Καταλογισμός του ΦΠΑ

12. Μέχρι τον Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ο οποίος μπορούσε, ύστερα από απόδοση, να επαναχρησιμοποιηθεί. Έκτοτε(6), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός επιβάλλει να καταβάλλονται οι δαπάνες εκτός ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί το Ίδρυμα να υιοθετήσει αυτούς τους νέους λεπτομερείς κανόνες στη δική του κανονιστική ρύθμιση.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 27ης Σεπτεμβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 139 της 30.5.1975, σ. 1.

(2) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 13.

(3) ΕΕ L 181 της 23.7.1993, σ. 26.

(4) ΕΕ L 164 της 24.6.1976, σ. 16.

(5) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1635/75 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και δαπανών του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 28 Μαρτίου 2000 και διαβιβάστηκαν στη συνέχεια στην Επιτροπή, στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 3 Απριλίου 2000. Μια συντετμημένη μορφή των δημοσιονομικών αυτών καταστάσεων παρατίθεται συνημμένα στην παρούσα έκθεση.

(6) Βλέπε άρθρο 27, παράγραφο 2α, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου της 23ης Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

Πινακας 1

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Aπαντησεις του ιδρυματος

6. Κατόπιν εξέτασης των σχετικών εγγράφων προκύπτει ότι οι συγκεκριμένες μεταφορές αφορούσαν τα δελτία παραγγελίας που απέστειλε το Ίδρυμα πριν από τη λήξη του οικονομικού έτους με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες του από πλευράς αγαθών και υπηρεσιών στο πλαίσιο εφαρμογής του προγράμματος εργασίας του Ιδρύματος. Όσον αφορά τις τρεις αναλήψεις υποχρεώσεων, τα δελτία παραγγελίας που μεταφέρθηκαν ήταν προσωρινά. Το Ίδρυμα θα εξετάσει το πρόβλημα και θα καταβάλλει προσπάθειες να μην επαναληφθεί στο μέλλον.

7. Σύμφωνα με τις επισημάνσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, μόνο το 6 % των μεταφορών αφορούσαν τον τίτλο I (Προσωπικό) και τον τίτλο II (Διοίκηση), ήτοι 236000 ευρώ. Το επίπεδο των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν στο πλαίσιο του τίτλου 3 (3404000 ευρώ) αποτελεί φυσική συνέπεια της σχέσεως που υφίσταται μεταξύ του ετήσιου κύκλου ροής του προϋπολογισμού του Ιδρύματος και του κύκλου επιχειρησιακής ροής (στον οποίο περιλαμβάνονται ο σχεδιασμός και η έναρξη των προγραμμάτων, ο σχεδιασμός σε γενικές γραμμές των σχεδίων, η υποβολή προσφορών, ο λεπτομερής σχεδιασμός και η εφαρμογή των σχεδίων). Οι πιστώσεις δεσμεύονται στο σύνολό τους στο τέλος του οικονομικού έτους, και τα συγκεκριμένα σχέδια ολοκληρώνονται και τα σχετικά ποσά καταβάλλονται εξ ολοκλήρου στο τέλος του οικονομικού έτους που ακολουθεί.

8. Μετά από την ολοκλήρωση ενός προγράμματος αναδιοργάνωσης και μιας εξέτασης των διαδικασιών ελέγχου και συμμετοχής, το Ίδρυμα προσδοκά στη βελτίωση της χρήσης των διαθέσιμων πιστώσεων και στην ταυτόχρονη μείωση του επιπέδου μεταφορών.

9. Το Ίδρυμα επισημαίνει ότι, μετά την προσφυγή στην εμπειρογνωμοσύνη των τεχνικών υπηρεσιών της Επιτροπής, το σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού SI 2 κατέστη πλέον λειτουργικό το 2000. Εφεξής το εν λόγω σύστημα λειτουργεί κατά τρόπο ικανοποιητικό.

10. Το μεταβατικό σύστημα γενικής λογιστικής που χρησιμοποίησε το Ίδρυμα το 1999 και κατά τη διάρκεια του λογιστικού ελέγχου που διενήργησε το Ελεγκτικό Συνέδριο στηριζόταν στο πρόγραμμα πληροφορικής Excel. Το Ίδρυμα εξετάζει επί του παρόντος τη δυνατότητα εγκατάστασης ενός πλήρως μηχανοργανωμένου συστήματος γενικής λογιστικής ("Sage"). Παράλληλα, προβλέπεται η προσαρμογή των παραπάνω προκειμένου να ανταποκριθεί το Ίδρυμα στις προδιαγραφές που απαιτεί η εκτέλεση εργασιών ηλεκτρονικής μεταφοράς κεφαλαίων στην Ιρλανδία.

11. Τα τελευταία έτη, το Ίδρυμα επιδίωξε να βελτιώσει τις διοικητικές του πρακτικές προκειμένου να μειώσει τη χρήση του μέσου των πάγιων προκαταβολών. Όπως αποδεικνύεται από τα έγγραφα του Ιδρύματος, η χρήση των πάγιων προκαταβολών μειώθηκε ως ακολούθως:

- 1997: οι πάγιες προκαταβολές αντιπροσώπευαν το 40 % των συνολικών δαπανών, μη συμπεριλαμβανομένων των αποδοχών,

- 1998: οι πάγιες προκαταβολές αντιπροσώπευαν το 37 % των συνολικών δαπανών, μη συμπεριλαμβανομένων των αποδοχών,

- 1999: οι πάγιες προκαταβολές αντιπροσώπευαν το 21 % των συνολικών δαπανών, μη συμπεριλαμβανομένων των αποδοχών.

Συμμορφούμενο προς τις υποδείξεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το Ίδρυμα θα επιδιώξει να περιορίσει στο ελάχιστο τη χρήση της συγκεκριμένης πρακτικής.

12. Το Ίδρυμα θα θέσει υπόψη της αρμόδιας υπηρεσίας της Επιτροπής το εν λόγω πρόβλημα προκειμένου, ενδεχομένως, να προβεί στην κατάλληλη τροποποίηση του δημοσιονομικού του κανονισμού.