*****

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΟΚ, ΕΥΡΑΤΟΜ) αριθ. 354/83 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

της 1ης Φεβρουαρίου 1983

για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 235,

τη συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας, και ιδίως το άρθρο 203,

την πρόταση της Επιτροπής (1),

τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (2),

Εκτιμώντας:

ότι, στο πλαίσιο εκπληρώσεως της αποστολής τους, τα όργανα της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας έχουν δημιουργήσει ευρεία συλλογή αρχείων· ότι τα αρχεία αυτά αποτελούν ιδιοκτησία αυτών των Κοινοτήτων, καθεμία των οποίων έχει νομική προσωπικότητα·

ότι είναι πάγια πρακτική, τόσο στα Κράτη μέλη όσο και στους διεθνείς οργανισμούς, τα αρχεία να καθίστανται προσιτά στο κοινό μετά παρέλευση ορισμένων ετών· ότι πρέπει να θεσπιστούν οι κοινοί κανόνες που αφορούν το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων·

ότι τμήμα των εγγράφων και άλλων στοιχείων που προέρχονται από τα όργανα της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας ευρίσκονται στα αρχεία των Κρατών μελών· ότι τα εν λόγω Κράτη μέλη εφαρμόζουν διαφορετικούς κανόνες σχετικά με το πότε και με ποιες προϋποθέσεις τα αρχεία τους είναι προσιτά στο κοινό· ότι πρέπει να αποφευχθεί τα χαρακτηρισμένα στοιχεία και έγγραφα που προέρχονται από τα κοινοτικά όργανα να είναι προσιτά στο κοινό μέσω των εθνικών αρχείων υπό προϋποθέσεις λιγότερο αυστηρές από αυτές που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό·

ότι η επεξεργασία και η κριτική ανάλυση των αρχείων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων δεν χρησιμεύουν απλώς στη γενική ιστορική έρευνα αλλά ταυτόχρονα μπορούν να διευκολύνουν τις ενέργειες επί κοινοτικού επιπέδου των ενδιαφερομένων κύκλων και να συμβάλουν έτσι στην καλύτερη πραγματοποίηση του συνόλου των στόχων των Κοινοτήτων·

ότι στις συνθήκες δεν προβλέπονται ειδικές εξουσίες για τη θέσπιση των σχετικών κοινών κανόνων·

ότι πρέπει να καθοριστούν μόνο ορισμένες ουσιώδεις αρχές και να αφεθεί σε κάθε κοινοτικό όργανο η φροντίδα θεσπίσεως των αναγκαίων λεπτομερειών εφαρμογής αυτών των αρχών σε εσωτερικό επίπεδο,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

1. Τα όργανα της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας, τα οποία καλούνται στο εξής «οργανα», καταρτίζουν ιστορικά αρχεία και τα καθιστούν προσιτά στο κοινό, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό και μετά την πάροδο τριάντα ετών από την ημερομηνία δημιουργίας των εγγράφων και στοιχείων. Για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού η Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και το Ελεγκτικό Συνέδριο εξομοιώνονται προς τα όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και στο άρθρο 3 παράγραφος 1 της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας.

2. Για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού:

α) οι όροι «αρχεία των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων» προσδιορίζουν το σύνολο των πάσης φύσεως εγγράφων και στοιχείων οποιασδήποτε μορφής, ανεξάρτητα από το μέσο στο οποίο έχουν καταγραφεί, τα οποία έχουν καταρτισθεί ή παραληφθεί από ένα από τα όργανα, από έναν από τους αντιπροσώπους τους ή τους υπαλλήλους τους κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, και τα οποία αφορούν τις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και/ή της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας, οι οποίες καλούνται στο εξής «Ευρωπαϊκές Κοινότητες»·

β) οι όροι «ιστορικά αρχεία» προσδιορίζουν το τμήμα των αρχείων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων που επελέγη, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 7 του παρόντος κανονισμού, για μόνιμη φύλαξη.

3. Τα έγγραφα και στοιχεία που μπορούσαν να ανακοινωθούν ελεύθερα πριν από τη λήξη της προβλεπόμενης στην παράγραφο 1 προθεσμίας, εξακολουθούν να είναι προσιτά στο κοινό χωρίς κανένα περιορισμό.

4. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας των τριάντα ετών που προβλέπεται στο άρθρο 1, τα ιστορικά αρχεία είναι προσιτά σε κάθε πρόσωπο το οποίο διατυπώνει σχετικό αίτημα και είναι πρόθυμο να τηρήσει τους εσωτερικούς κανόνες που έχουν θεσπισθεί για το σκοπό αυτό από κάθε όργανο.

5. Είναι προσιτά στο κοινό τα αντίγραφα των ιστορικών αρχείων. Ωστόσο, εάν ο επιθυμών να τα συμβουλευθεί προβάλει ιδιαίτερο και δεόντως αιτιολογημένο συμφέρον, τα όργανα μπορούν να καταστήσουν προσιτά τα πρωτότυπα των εγγράφων και των στοιχείων.

Άρθρο 2

Ο παρών κανονισμός δεν ισχύει για τους φακέλους του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ούτε για τα έγγραφα και τα στοιχεία που περιέχουν πληροφορίες που αναφέρονται στην ιδιωτική ή επαγγελματική ζωή συγκεκριμένου προσώπου.

Άρθρο 3

1. Δεν είναι προσιτά στο κοινό:

α) τα έγγραφα και στοιχεία που έχουν χαρακτηρισθεί με μια από τις διαβαθμίσεις ασφαλείας του απορρήτου, οι οποίες προβλέπονται στο άρθρο 10 του κανονισμού αριθ. 3 του Συμβουλίου της 31ης Ιουλίου 1958 περί εφαρμογής του άρθρου 24 της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας (1), τα οποία δεν αποχαρακτηρίστηκαν·

β) οι συμβάσεις που έχουν υποβληθεί στον Οργανισμό Εφοδιασμού Ευρατόμ ή έχουν συναφθεί από αυτόν σύμφωνα με τις διατάξεις του κεφαλαίου VI της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενεργείας·

γ) τα έγγραφα και στοιχεία των υποθέσεων ενώπιον του Δικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ως δικαιοδοτικού οργάνου.

2. Δεν είναι επίσης προσιτά στο κοινό τα έγγραφα και στοιχεία που, σύμφωνα με τους άλλους κανόνες και πρακτικές κάθε οργάνου, θεωρούνται ως εμπιστευτικά ή ως ανήκοντα σε αυστηρότερη κατηγορία ασφαλείας, εφόσον δεν έχουν αποχαρακτηρισθεί σύμφωνα με το άρθρο 5.

Άρθρο 4

1. Τα έγγραφα και στοιχεία, τα οποία κατά το χρόνο που έγιναν γνωστά σε ένα όργανο καλύπτονταν από το επαγγελματικό ή επιχειρησιακό απόρρητο, είναι προσιτά στο κοινό μετά την πάροδο των τριάντα ετών, μόνον εφόσον το όργανο που γνωρίζει αυτά τα έγγραφα και στοιχεία έχει προηγουμένως ενημερώσει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ή την επιχείρηση για την πρόθεσή του να τα καταστήσει προσιτά στο κοινό, και εφόσον αυτό το πρόσωπο ή η επιχείρηση δεν προέβαλε αντιρρήσεις εντός προθεσμίας που πρέπει να καθοριστεί στις λεπτομέρειες εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 9.

2. Η παράγραφος 1 εφαρμόζεται και για τα έγγραφα και στοιχεία που έχουν καταρτισθεί από ένα όργανο και τα οποία περιλαμβάνουν πληροφορίες που καλύπτονται από το επαγγελματικό ή επιχειρησιακό απόρρητο.

Άρθρο 5

1. Για να εξασφαλισθεί η τήρηση της προβλεπόμενης στο άρθρο 1 παράγραφος 1 προθεσμίας των τριάντα ετών, κάθε όργανο εξετάζει εγκαίρως, και το αργότερο κατά τη διάρκεια του εικοστού πέμπτου έτους μετά την ημερομηνία καταρτίσεώς τους, τα έγγραφα και στοιχεία που θεωρούνται ακόμη ως εμπιστευτικά ή ως ανήκοντα σε αυστηρότερη κατηγορία ασφαλείας, με σκοπό να αποφασίσει τον ενδεχόμενο αποχαρακτηρισμό τους. Τα έγγραφα και τα στοιχεία που δεν αποχαρακτηρίζονται κατά την πρώτη εξέταση, επανεξετάζονται περιοδικά, τουλάχιστον κάθε πέντε έτη.

2. Όσον αφορά τα έγγραφα και στοιχεία που προέρχονται από Κράτος μέλος ή άλλο όργανο, τα όργανα τηρούν το χαρακτηρισμό που τους έχει δοθεί. Ωστόσο, προκειμένου τα αρχεία των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων να είναι όσο το δυνατό περισσότερο προσιτά στο κοινό, τα όργανα και τα Κράτη μέλη δύνανται να συμφωνήσουν διαδικασίες για να αποχαρακτηρίζονται αυτά τα έγγραφα και στοιχεία, σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζονται με κοινή συμφωνία.

Άρθρο 6

1. Τα Κράτη μέλη δεν μπορούν να καταστήσουν προσιτά στο κοινό, υπό προϋποθέσεις λιγότερο αυστηρές από εκείνες που προβλέπονται στα άρθρα 1 μέχρι 5, τα προερχόμενα από όργανα και ευρισκόμενα στα δημόσια αρχεία τους έγγραφα και στοιχεία τα οποία χαρακτηρίσθηκαν και δεν αποχαρακτηρίσθηκαν.

2. Η παράγραφος 1 εφαρμόζεται και για τα έγγραφα και στοιχεία των Κρατών μελών που επαναλαμβάνουν εν όλω ή εν μέρει το περιεχόμενο των εγγράφων που αναφέρονται σε αυτή την παράγραφο.

Άρθρο 7

Κάθε όργανο διαβιβάζει στα ιστορικά αρχεία τα έγγραφα και στοιχεία που περιέχονται στα τρέχοντα αρχεία του, το αργότερο δεκαπέντε έτη από την κατάρτισή τους. Σύμφωνα με τα κριτήρια που θα καθιερώσει κάθε όργανο, όπως προβλέπεται στο άρθρο 9, τα έγγραφα και στοιχεία υποβάλλονται ακολούθως σε διαλογή, για να διαχωρισθούν αυτά που πρέπει να φυλαχθούν από τα άλλα που στερούνται κάθε διοικητικού ή ιστορικού ενδιαφέροντος.

Άρθρο 8

1. Κάθε όργανο φυλάττει τα ιστορικά αρχεία του στον καταλληλότερο, κατά την κρίση του, τόπο.

2. Κάθε όργανο θέτει, κατόπιν αιτήσεως, στη διάθεση των Κρατών μελών και των άλλων οργάνων, εφόσον δεν πρόκειται για το Κράτος μέλος στο οποίο ευρίσκεται ή για όργανο που ευρίσκεται στο ίδιο Κράτος μέλος, πλήρη σειρά αντιγράφων των ιστορικών αρχείων του, σε σμίκρυνση, στο μέτρο που είναι προσιτά στο κοινό σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 9

Κάθε όργανο μπορεί να καθορίζει, σε εσωτερικό επίπεδο, τις λεπτομέρειες εφαρμογής του παρόντος κανονισμού.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε Κράτος μέλος.

Έγινε στις Βρυξέλλες, την 1η Φεβρουαρίου 1983.

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

O. SCHLECHT

(1) ΕΕ αριθ. C 132 της 2. 6. 1981, σ. 6.

(2) ΕΕ αριθ. C 327 της 14. 12. 1981, σ. 45.

(1) ΕΕ αριθ. 17 της 6. 10. 1958, σ. 406/58.