ΠΡΑΞΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

της 4ης Οκτωβρίου 1999

για την έγκριση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον προϋπολογισμό της Europol και την κατάργηση της πράξης 1999/C 25/01 του Συμβουλίου

(1999/C 312/01)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

Έχοντας υπόψη:

τη σύμβαση για την ίδρυση ευρωπαϊκής αστυνομικής υπηρεσίας (σύμβαση Europol)(1), και ιδίως το άρθρο 35 παράγραφος 9 και το άρθρο 36 παράγραφος 6,

τη γνώμη του διοικητικού συμβουλίου,

τη γνώμη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) ο προϋπολογισμός της Europol πρέπει να διέπεται από τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και ιδίως από εκείνες της οικονομίας και της σχέσης κόστους/αποτελεσματικότητας· στους ετήσιους προϋπολογισμούς και στα επιχειρηματικά σχέδια πρέπει να καθορίζονται σαφείς στόχοι για τις σχεδιαζόμενες δραστηριότητες, να παρακολουθείται η πρόοδος της υλοποίησής τους και, αν χρειάζεται, να λαμβάνονται περαιτέρω μέτρα για την επίτευξή τους·

(2) ο δημοσιονομικός κανονισμός ο οποίος εγκρίνεται δυνάμει της παρούσας πράξης, δεν δύναται να εφαρμοστεί κατά τρόπο που θίγει την ανεξαρτησία της κοινής εποπτικής αρχής που αναφέρεται στο άρθρο 24 της σύμβασης Europol·

(3) η πράξη 1999/C 25/01 του Συμβουλίου, της 18ης Ιανουαρίου 1999, για την έγκριση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον προϋπολογισμό της Europol(2), θα πρέπει συνεπώς να καταργηθεί,

ΕΚΔΙΔΕΙ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΤΙΤΛΟΣ Ι

ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Άρθρο 1

1. Ο προϋπολογισμός της Europol (καλούμενος κατωτέρω "προϋπολογισμός"), είναι πράξη που περιέχει τα προβλεπόμενα έσοδα και δαπάνες της Europol για κάθε οικονομικό έτος. Τόσο τα έσοδα όσο και οι δαπάνες περιέχουν χωριστές γραμμές για δραστηριότητες που χρηματοδοτούνται από τρίτους.

Στο πενταετές χρηματοδοτικό σχέδιο της Europol (κατωτέρω καλούμενο "χρηματοδοτικό σχέδιο"), ορίζονται τα έσοδα και οι δαπάνες της Europol για το οικονομικό έτος που αφορά το σχέδιο προϋπολογισμού και για τα επόμενα τέσσερα οικονομικά έτη.

2. Υπό την επιφύλαξη της διάταξης του άρθρου 22 και με εξαίρεση τις δραστηριότητες που χρηματοδοτούνται από τρίτους, οι δαπάνες δεν μπορούν να εγκριθούν για περίοδο που υπερβαίνει το οικονομικό έτος.

3. Οι δαπάνες που προκύπτουν:

- είτε από συμβάσεις που συνάπτονται σύμφωνα με τις τοπικές συνήθειες,

- είτε από συμβατικές διατάξεις που αφορούν, ιδίως, την προμήθεια εξοπλισμού,

για περιόδους που υπερβαίνουν τη διάρκεια του οικονομικού έτους, καταλογίζονται στον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους κατά τη διάρκεια του οποίου πραγματοποιούνται.

Άρθρο 2

Οι πιστώσεις του προϋπολογισμού πρέπει να χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, και ιδίως αυτές της οικονομίας και της σχέσης κόστους/αποτελεσματικότητας. Πρέπει να προσδιορίζονται ποσοτικοί στόχοι και να παρακολουθείται η πρόοδος της επίτευξης τους.

Άρθρο 3

1. Υπό την επιφύλαξη του άρθρου 22, όλα τα έσοδα και οι δαπάνες εγγράφονται στον προϋπολογισμό και στους λογαριασμούς για το ολικό ποσό τους χωρίς προσαρμογή μεταξύ τους.

2. Το σύνολο των εσόδων καλύπτει το σύνολο των δαπανών.

3. Παρά την παράγραφο 2, ορισμένα έσοδα δεν χρησιμοποιούνται για κανένα άλλο σκοπό, και κυρίως:

- τα έσοδα που αντιστοιχούν σε συγκεκριμένο σκοπό, όπως τα έσοδα ιδρυμάτων, οι επιχορηγήσεις, οι δωρεές και τα κληροδοτήματα, και

- τα έσοδα που προέρχονται από τρίτους για εργασίες που πραγματοποιήθηκαν κατ' αίτησή τους.

Οι συνεισφορές αυτές πρέπει να εγκρίνονται από το διοικητικό συμβούλιο, που αποφασίζει ομόφωνα, σύμφωνα με μια από τις ακόλουθες διαδικασίες:

- συνεισφορές από τρίτους εγκρίνονται τόσο κατά την έγκριση του προϋπολογισμού όσο και κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους,

- χορηγίες προς την Europol, συμπεριλαμβανομένων των δωρεών και των κληροδοτημάτων, μπορούν να γίνονται δεκτές εφόσον συμβιβάζονται με τις πολιτικές, τους στόχους και τις δραστηριότητες της, όπως ορίζονται στη σύμβαση Europol.

Άρθρο 4

1. Κανένα έσοδο δεν δύναται να εισπράττεται και καμία δαπάνη δεν δύναται να πραγματοποιείται, αν δεν έχει καταλογισθεί σε άρθρο του προϋπολογισμού.

Με την επιφύλαξη του άρθρου 22, καμία δαπάνη δεν μπορεί να αναλαμβάνεται ούτε να εντέλλεται πέραν των εγκεκριμένων πιστώσεων.

2. Ο πίνακας προσωπικού όπως προβλέπεται στα 13 και 14, αποτελεί απόλυτο όριο για την Europol· διορισμοί, πέραν του τεθέντος ορίου, δεν μπορούν να γίνονται.

Οι περιπτώσεις μερικής απασχόλησης μπορούν να αντισταθμίζονται με προσλήψεις άλλου προσωπικού εντός των τεθέντων ορίων.

Άρθρο 5

1. Το οικονομικό έτος αρχίζει την 1η Ιανουαρίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου.

2. Τα έσοδα εγγράφονται στους λογαριασμούς για κάθε οικονομικό έτος, βάσει των οφειλόμενων και εισπραχθέντων ποσών.

Παρά το πρώτο εδάφιο, οι συνεισφορές των κρατών μελών στον προϋπολογισμό, που εισπράχθηκαν πριν από την έναρξη του οικονομικού έτους που αφορούν, εγγράφονται στον προϋπολογισμό αυτού του οικονομικού έτους.

3. Με εξαίρεση τις δραστηριότητες που χρηματοδοτούνται από τρίτους, οι διατιθέμενες πιστώσεις μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο προς κάλυψη δαπανών που αναλαμβάνονται νομοτύπως και καταβάλλονται δυνάμει του οικονομικού έτους για το οποίο χορηγήθηκαν, εκτός αν άλλως προβλέπεται στο άρθρο 6 και προς κάλυψη των χρεών που ανάγονται σε προηγούμενα οικονομικά έτη για τα οποία δεν είχε γίνει καμία μεταφορά πίστωσης.

Οι δαπάνες ενός οικονομικού έτους εγγράφονται στους λογαριασμούς του έτους αυτού βάσει των δαπανών οι οποίες εγκρίθηκαν το αργότερο στις 31 Δεκεμβρίου, και των οποίων η πληρωμή πραγματοποιήθηκε πριν από την επομένη 15η Ιανουαρίου.

Άρθρο 6

1. Η χρησιμοποίηση των πιστώσεων υπόκειται στους ακόλουθους κανόνες:

α) οι πιστώσεις που δεν έχουν αναληφθεί μέχρι το τέλος του οικονομικού έτους για το οποίο έχουν εγγραφεί, κατά κανόνα, ακυρώνονται·

β) οι πιστώσεις οι σχετικές με τις αποδοχές και αποζημιώσεις του προσωπικού δεν μεταφέρονται·

γ) μεταφέρονται αυτοδικαίως, μόνον όμως στο επόμενο οικονομικό έτος, οι πιστώσεις που αντιστοιχούν σε πληρωμές οφειλόμενες ακόμη στις 31 Δεκεμβρίου δυνάμει υποχρεώσεων που έχουν αναληφθεί έγκυρα μεταξύ 1ης Ιανουαρίου και 31ης Δεκεμβρίου.

2. Παρά την παράγραφο 1, ο διευθυντής μπορεί να παρουσιάσει στο διοικητικό συμβούλιο, πριν από την 31η Ιανουαρίου, δεόντως αιτιολογημένες αιτήσεις μεταφοράς στο επόμενο οικονομικό έτος πιστώσεων που δεν ανελήφθησαν μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου.

Η μεταφορά τέτοιων πιστώσεων μπορεί να προτείνεται μόνο για έκτακτους λόγους.

Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να αποφαίνεται για τέτοια αίτηση μεταφοράς, το αργότερο μέχρι την 1η Μαρτίου. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει ομοφώνως.

3. Έσοδα και πιστώσεις που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί ως τις 31 Δεκεμβρίου και προέρχονται από δωρεές και εργασίες που πραγματοποιήθηκαν για λογαριασμό τρίτων, μεταφέρονται αυτοδικαίως.

4. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από ένα οικονομικό έτος στο επόμενο, ακυρώνονται, εάν δεν αναληφθούν μέχρι το τέλος του οικονομικού έτους στο οποίο μεταφέρθηκαν.

5. Ο κατάλογος των αυτοδικαίως μεταφερομένων πιστώσεων, διαβιβάζεται στο διοικητικό συμβούλιο προς ενημέρωση πριν από την 1η Μαρτίου.

6. Για την εκτέλεση του προϋπολογισμού, η χρησιμοποίηση των μεταφερομένων πιστώσεων παρουσιάζεται χωριστά, ανά θέση του προϋπολογισμού, στο λογαριασμό του τρέχοντος οικονομικού έτους.

Άρθρο 7

Οι τρέχουσες δαπάνες που αναγράφονται εις βάρος του προσεχούς οικονομικού έτους και οι οποίες, ως εκ της φύσεώς τους, προκύπτουν στην αρχή αυτού του οικονομικού έτους μπορούν, από τις 15 Νοεμβρίου κάθε έτους, να αναλαμβάνονται προκαταβολικά εις βάρος των πιστώσεων που προβλέπονται για το επόμενο οικονομικό έτος, μέχρι το πολύ το ένα τέταρτο του συνόλου των αντιστοίχων πιστώσεων για το τρέχον οικονομικό έτος. Ωστόσο, αυτές οι αναλήψεις μπορούν να αφορούν μόνο νέες δαπάνες οι οποίες δεν έχουν γίνει ακόμη καταρχήν αποδεκτές στον προϋπολογισμό του τρέχοντος οικονομικού έτους, εάν ο προϋπολογισμός του επομένου οικονομικού έτους έχει ήδη εγκριθεί.

Οι δαπάνες οι σχετικές με μισθώματα ή ορισμένες συναφείς δαπάνες οι οποίες, βάσει νομικών ή συμβατικών διατάξεων, προκαταβάλλονται, μπορούν να διενεργούνται από τις 20 Δεκεμβρίου, από τις πιστώσεις που προβλέπονται για το επόμενο οικονομικό έτος.

Άρθρο 8

1. Αν ο προϋπολογισμός δεν έχει εγκριθεί κατά την έναρξη του οικονομικού έτους, δαπάνες που είχαν ήδη γίνει καταρχήν αποδεκτές στον τελευταίο κανονικώς εγκριθέντα προϋπολογισμό, μπορούν να πραγματοποιούνται υπό τους όρους που προβλέπονται στο παρόν άρθρο. Μία δαπάνη θεωρείται ότι είχε γίνει καταρχήν αποδεκτή στον τελευταίο κανονικώς εγκριθέντα προϋπολογισμό, αν ο καταλογισμός της σε συγκεκριμένη γραμμή του προϋπολογισμού, ήταν δυνατός εντός του συγκεκριμένου οικονομικού έτους.

2. Σε κάθε κεφάλαιο, οι πληρωμές μπορούν να διενεργούνται μηνιαίως εντός του ορίου του ενός δωδεκάτου του συνόλου των πιστώσεων που έχουν εγγραφεί στο εν λόγω κεφάλαιο για το προηγούμενο οικονομικό έτος, στο μέτρο που αυτό απαιτείται για την εκπλήρωση των εκ του νόμου υποχρεώσεων της Europol.

3. Κατόπιν αιτήσεως του διευθυντή, το διοικητικό συμβούλιο δύναται, αναλόγως των διοικητικών αναγκών, να επιτρέψει συγχρόνως δύο ή περισσότερα προσωρινά δωδεκατημόρια ή, σε έκτακτες περιπτώσεις, πληρωμές που δεν απαιτούνται για την εκπλήρωση των εκ του νόμου υποχρεώσεων της Europol. Στην περίπτωση αυτή, αποφασίζει ομόφωνα.

4. Υπό τις περιστάσεις της παραγράφου 1, τα κράτη μέλη μπορούν να κληθούν να καταβάλουν συνεισφορές που ανέρχονται στα τρία δωδεκατημόρια των συνεισφορών που εκλήθησαν να καταβάλουν σύμφωνα με τον τελευταίο κανονικώς εγκριθέντα προϋπολογισμό.

5. Κατόπιν αιτήσεως του διευθυντή, και αφού λάβει τη γνώμη του διοικητικού συμβουλίου, το Συμβούλιο δύναται, αναλόγως των δημοσιονομικών αναγκών, να επιτρέψει πρόσκληση προς καταβολή περαιτέρω συνεισφορών των κρατών μελών. Στην περίπτωση αυτή, αποφασίζει ομόφωνα.

Άρθρο 9

Ο προϋπολογισμός και οι τυχόν συμπληρωματικοί ή διορθωτικοί προϋπολογισμοί δημοσιεύονται όπως εγκρίθηκαν, στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, επιμελεία του Προέδρου του Συμβουλίου. Η δημοσίευση αυτή πραγματοποιείται κανονικά εντός προθεσμίας ενός μηνός από την ημερομηνία της έγκρισης.

Άρθρο 10

1. Ο προϋπολογισμός και το δημοσιονομικό σχέδιο καταρτίζονται σε ευρώ. Το ευρώ είναι το ενιαίο νόμισμα, όπως αυτό ορίζεται στον κανονισμό (EΚ) αριθ. 974/98 του Συμβουλίου, της 3ης Μαΐου 1998, σχετικά με την εισαγωγή του ευρώ(3).

Κάθε μελλοντική τροποποίηση αυτού του κανονισμού, εφαρμόζεται στην παρούσα διάταξη.

2. Κάθε πράξη που συνεπάγεται μετατροπή του ευρώ σε νόμισμα κράτους μέλους που δεν συμμετέχει στην νομισματική ένωση και στα νομίσματα τρίτων χωρών πραγματοποιείται, καταρχήν, με βάση τις συναλλαγματικές ισοτιμίες που ισχύουν την ημέρα της εν λόγω πράξης παρεκκλίσεις από την αρχή αυτή μπορούν να επιτρέπονται σε εξαιρετικές περιπτώσεις, σύμφωνα με τους κανόνες εφαρμογής που προβλέπονται στο άρθρο 57 παράγραγος 2.

Άρθρο 11

1. Κάθε χρόνο, κατόπιν επανεξέτασης του υφισταμένου επιχειρησιακού σχεδίου, ο διευθυντής καταρτίζει σχέδιο επιχειρησιακού σχεδίου, στο οποίο καθορίζονται οι δραστηριότητες και οι εξελίξεις που προγραμματίζει η Europol, για τα επόμενα πέντε έτη. Το δημοσιονομικό σχέδιο, ως αναπόσπαστο τμήμα του επιχειρησιακού σχεδίου, περιγράφει τους δημοσιονομικούς πόρους και το ανθρώπινο δυναμικό, τα οποία εκτιμώνται ως απαραίτητα για τις προτεινόμενες ετήσιες δραστηριότητες.

2. Το σχέδιο επιχειρησιακού σχεδίου, υποβάλλεται στο διοικητικό συμβούλιο, το οποίο αποφασίζει περί αυτού, αφού λάβει την γνώμη της δημοσιονομικής επιτροπής. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει ομοφώνως.

Άρθρο 12

1. Ιδρύεται δημοσιονομική επιτροπή.

2. Η σύνθεση της δημοσιονομικής επιτροπής ορίζεται στο άρθρο 35 παράγραφος 8 της σύμβασης Europol. Η επιτροπή προεδρεύεται από τον αντιπρόσωπο του κράτους μέλους που ασκεί την προεδρία του Συμβουλίου.

3. Τα καθήκοντα της δημοσιονομικής επιτροπής ορίζονται στο άρθρο 35 της σύμβασης Europol και στον παρόντα κανονισμό.

Περαιτέρω, η δημοσιονομική επιτροπή αναλαμβάνει καθήκοντα δημοσιονομικού και οικονομικού χαρακτήρα, τα οποία της αναθέτουν το διοικητικό συμβούλιο και το Συμβούλιο.

Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της, η δημοσιονομική επιτροπή εξετάζει κατά πόσον έχουν δεόντως εφαρμοσθεί οι αρχές που προβλέπονται στο άρθρο 2.

4. Η δημοσιονομική επιτροπή δύναται να ζητά από τον διευθυντή πληροφορίες ή στοιχεία, τα οποία θεωρεί απαραίτητα για τα δημοσιονομικά και οικονομικά θέματα, των οποίων έχει τον έλεγχο.

ΤΙΤΛΟΣ II

ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΤΜΗΜΑ I

Κατάρτιση του προϋπολογισμού

Άρθρο 13

Ο διευθυντής διαβιβάζει στο διοικητικό συμβούλιο και στη δημοσιονομική επιτροπή, το αργότερο στις 15 Φεβρουαρίου, σχέδιο προβλέψεων των εσόδων και δαπανών της Europol για το επόμενο έτος. Ο προϋπολογισμός εγκρίνεται, και το δημοσιονιμικό σχέδιο αποφασίζεται, σύμφωνα με το άρθρο 35 της σύμβασης Europol.

Άρθρο 14

1. Το σχέδιο προϋπολογισμού και το σχέδιο του δημοσιονομικού σχεδίου συνοδεύονται από επεξηγηματικές σημειώσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν ειδικότερα:

α) δήλωση γενικής πολιτικής σχετικά με τους στόχους που πρέπει να επιτύχει ο προϋπολογισμός·

β) περιγραφή των δραστηριοτήτων για τις οποίες ζητούνται οι πιστώσεις, λαμβάνοντας υπόψη τις αρχές που περιγράφονται στο άρθρο 2 και το επιχειρησιακό σχέδιο, το οποίο προβλέπεται στο άρθρο 11·

γ) περιγραφή των υπολογισμών και των συναλλαγματικών ισοτιμιών για τη μετατροπή μεταξύ του ευρώ και των εθνικών νομισμάτων των μη συμμετεχόντων κρατών μελών και των νομισμάτων τρίτων χωρών, επί των οποίων βασίζονται τα σχέδια·

δ) επεξγηση των μεταβολών στις πιστώσεις από το ένα οικονομικό έτος στο επόμενο.

2. Όσον αφορά το προσωπικό, το σχέδιο προϋπολογισμού συνοδεύεται επιπλέον από έγγραφο εργασίας με τις εξής πληροφορίες:

α) για κάθε κατηγορία προσωπικού, λεπτομερή κατάλογο των οργανικών θέσεων και τον αριθμό των προσώπων σε κάθε θέση κατά την ημερομηνία υποβολής του σχεδίου προϋπολογισμού, και κατανομή τους κατά βαθμό και διοικητική μονάδα·

β) όπου προτείνεται μεταβολή του αριθμού των προσώπων, δήλωση η οποία την αιτιολογεί.

ΤΜΗΜΑ II

Διάρθρωση του προϋπολογισμού

Άρθρο 15

Ο προϋπολογισμός υποδιαιρείται σε τίτλους, κεφάλαια, άρθρα και θέσεις σύμφωνα με τη φύση του εσόδου ή της δαπάνης ή του επιδιωκομένου σκοπού, ακολουθώντας ένα δεκαδικό σύστημα κατανομής.

Ο προϋπολογισμός προβλέπει χωριστές γραμμές για δραστηριότητες που χρηματοδοτούνται από τρίτους και περιλαμβάνει:

α) όσον αφορά την κατάσταση εσόδων:

- τα προβλεπόμενα έσοδα για το σχετικό οικονομικό έτος,

- τα εγγεγραμμένα έσοδα του προηγούμενου οικονομικού έτους και τα βεβαιωθέντα έσοδα του τελευταίου οικονομικού έτους για το οποίο έχουν κλείσει οι λογαριασμοί,

- τις σχετικές παρατηρήσεις για κάθε γραμμή εσόδων·

β) όσον αφορά την κατάσταση δαπανών:

- τις ανοιχθείσες πιστώσεις για το σχετικό οικονομικό έτος, κατανεμημένες κατά τίτλους, κεφάλαια, άρθρα και θέσεις,

- κατανεμημένες κατά τα αυτό τρόπο, τις ανοιχθείσες πιστώσεις για το προηγούμενο οικονομικό έτος για το οποίο έχουν κλείσει οι λογαριασμοί, αυξημένες κατά τις μεταφορές,

- τις σχετικές παρατηρήσεις για κάθε υποδιαίρεση. Οι εν λόγω παρατηρήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν δημοσιονομικές πληροφορίες σχετικά με σχέδια στο πλαίσιο του προγράμματος εργασιών της Europol, υπηρεσίες που παρέχονται σε τρίτους, τη συμμετοχή τρίτων στις δραστηριότητες της Europol.

ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ

Διορθώσεις του προϋπολογισμού

Άρθρο 16

1. Στην περίπτωση αναπόφευκτου, εξαιρετικού ή απροβλέπτου γεγονότος, ο διευθυντής δύναται να υποβάλει σχέδια συμπληρωματικών ή/και διορθωτικών προϋπολογισμών.

2. Ως "σχέδιο συμπληρωματικού προϋπολογισμού", νοιείται κάθε πρόταση, δυνάμει της οποίας, αυξάνεται το συνολικό ποσό των πιστώσεων ή χρηματοδοτούνται μια ή περισσότερες δραστηριότητες χωρίς την αύξηση του συνολικού ποσού πιστώσεων.

Ως "σχέδιο διορθωτικού προϋπολογισμού", νοιείται κάθε πρόταση η οποία εμπεριέχει τροποποιήσεις του προϋπολογισμού δημοσιονομικής ή τεχνικής φύσεως, χωρίς να προκαλεί την αύξηση του συνολικού ποσού των πιστώσεων και χωρίς να προβλέπει νέες δραστηριότητες.

3. Τα σχέδια των συμπληρωματικών ή/και διορθωτικών προϋπολογισμών υποβάλλονται, εξετάζονται και εγκρίνονται με τον ίδιο τρόπο και διαδικασία, όπως και ο προϋπολογισμός τον οποίο συμπληρώνουν ή διορθώνουν.

4. Οι συμπληρωματικοί ή/και διορθωτικοί προϋπολογισμοί εγκρίνονται, σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπει το άρθρο 35 της σύμβασης Europol.

Άρθρο 17

1. Κατά τη διάρκεια των τεσσάρων τελευταίων μηνών του οικονομικού έτους, ο διευθυντής δύναται να μεταφέρει:

- το 25 % κατ' ανώτατο όριο των συνολικών πιστώσεων, στο εσωτερικό κάθε κεφαλαίου,

- πιστώσεις μεταξύ κεφαλαίων στο εσωτερικό του ιδίου τίτλου, προκειμένου να αυξηθεί έως 25 % το σύνολο των πιστώσεων στο εσωτερικό κάθε κεφαλαίου.

Ο διευθυντής ενημερώνει το διοικητικό συμβούλιο τρεις εβδομάδες πριν από την πραγματοποίηση αυτών των μεταφορών.

2. Ο διευθυντής δύναται να προτείνει και άλλες μεταφορές πιστώσεων, πλην εκείνων που προβλέπονται στην παράγραφο 1.

Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει σχετικά με τις προτάσεις μεταφορών. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει ομοφώνως.

3. Παρά την παράγραφο 2, δεν μεταφέρονται πιστώσεις προς ή από τον τίτλο που αφορά δαπάνες προσωπικού.

ΤΙΤΛΟΣ ΙΙΙ

ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

ΤΜΗΜΑ Ι

Γενικές διατάξεις

Άρθρο 18

Ο προϋπολογισμός εκτελείται σύμφωνα με την αρχή του διαχωρισμού των διατακτών και των υπολόγων καθώς και του δημοσιονομικού ελεγκτού.

Η διαχείριση των πιστώσεων πραγματοποιείται από το διατάκτη που έχει αποκλειστική αρμοδιότητα αναλήψεως των δαπανών, βεβαιώσεως των προς είσπραξη απαιτήσεων και εκδόσεως των εντολών εισπράξεως και των εντολών πληρωμής. Οι εισπράξεις και οι πληρωμές εκτελούνται από τον υπόλογο.

Τα καθήκοντα του διατάκτη, του υπολόγου και του δημοσιονομικού ελεγκτή είναι αμοιβαίως ασυμβίβαστα.

Άρθρο 19

1. Σύμφωνα με το άρθρο 29 παράγραφος 3 της σύμβασης Europol, ο διευθυντής, υπεύθυνος έναντι του Συμβουλίου, εκτελεί τον προϋπολογισμό ιδία ευθύνη, σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό και εντός των ορίων των εγκεκριμένων πιστώσεων.

Ο διευθυντής δύναται να μεταβιβάσει τις εξουσίες του, υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει ο ίδιος και εντός των ορίων που καθορίζει η πράξη εξουσιοδότησης, η οποία κοινοποιείται στο εξουσιοδοτούμενο πρόσωπο, στον υπόλογο, στο δημοσιονομικό ελεγκτή, στο διοικητικό συμβούλιο και στην κοινή ελεγκτική επιτροπή.

2. Ο διευθυντής υποβάλλει ανά τριμηνία έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο και στη δημοσιονομική επιτροπή σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού.

3. Με προηγούμενη συγκατάθεση του διοικητικού συμβουλίου, ο διευθυντής δύναται, εφόσον χρειάζεται, να αναλάβει υποχρεώσεις για μελλοντικές δημοσιονομικές περιόδους, εφόσον οι υποχρεώσεις αυτές συνδέονται με εργασίες που έχουν εγκριθεί στο πλαίσιο του τρέχοντος προϋπολογισμού και αφορούν:

α) διοικητικές απαιτήσεις διαρκούς φύσεως·

β) συμβάσεις που απαιτούν μεγαλύτερη προθεσμία για την υλοποίησή τους, ή

γ) αγορές στις οποίες οι πληρωμές εκτείνονται σε περισσότερα έτη.

Άρθρο 20

1. Διορίζεται δημοσιονομικός ελεγκτής σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 7 της σύμβασης Europol.

Ο δημοσιονομικός ελεγκτής δύναται να επικουρείται στα καθήκοντά του ή να αντικαθίσταται προσωρινώς από έναν ή περισσότερους βοηθούς δημοσιονομικούς ελεγκτές, οι οποίοι επίσης διορίζονται βάσει του άρθρου 35 παράγραφος 7 της σύμβασης Europol.

2. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, ο δημοσιονομικός ελεγκτής λογοδοτεί έναντι του διοικητικού συμβουλίου και μόνον.

3. Ο δημοσιονομικός ελεγκτής ευθύνεται για την παρακολούθηση:

- της ανάληψης όλων των δαπανών,

- της εκταμίευσης όλων των δαπανών,

- όλων των εσόδων.

Κατά παρέκκλιση του άρθρου 25 παράγραφος 2, του άρθρου 26 παράγραφοι 2 και 4, του άρθρου 27 παράγραφος 2, του άρθρου 29 παράγραφος 3 και του άρθρου 34 παράγραφος 2 του παρόντος κανονισμού και σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 7 της σύμβασης Europol, οι εκτελεστικοί κανόνες του άρθρου 57 παράγραφος 2 του παρόντος κανονισμού είναι δυνατόν να προβλέπουν, για τις περιπτώσεις ασήμαντων εσόδων ή δαπανών, τον εκ των υστέρων έλεγχο από το δημοσιονομικό ελεγκτή.

4. Περαιτέρω, ο δημοσιονομικός ελεγκτής επανεξετάζει, εκτιμά και υποβάλει εκθέσεις σχετικά με την ακμαιότητα, την καταλληλότητα και την εφαρμογή των συστημάτων, των διαδικασιών και των σχετικών εσωτερικών ελέγχων.

Οι εκθέσεις για κάθε επιθεώρηση, αξιολόγηση και έρευνα υποβάλλονται στον διευθυντή και στο διοικητικό συμβούλιο. Ο διευθυντής κοινοποιεί στο διοικητικό συμβούλιο τα μέτρα, τα οποία πρέπει να ληφθούν μετά από κάθε έκθεση.

5. Για κάθε οικονομικό έτος, ο δημοσιονομικός ελεγκτής υποβάλλει έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο και στην κοινή ελεγκτική επιτροπή, σχετικά με τις δραστηριότητες εσωτερικού ελέγχου που ανελήφθησαν για το εν λόγω έτος.

Άρθρο 21

Η είσπραξη των εσόδων και η πληρωμή των δαπανών διενεργείται από υπόλογο, ο οποίος διορίζεται από τον διευθυντή και λογοδοτεί έναντι αυτού. Υπό την επιφύλαξη του άρθρου 32 παράγραφος 2, ο υπόλογος είναι το μόνο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο για τη διαχείριση κεφαλαίων και στοιχείων του ενεργητικού και λογοδοτεί για τη διαφύλαξή τους.

Ο υπόλογος δύναται να επικουρείται στην εκτέλεση των καθηκόντων του από ένα ή περισσότερους βοηθούς υπολόγους, οι οποίοι διορίζονται υπό τις αυτές προϋποθέσεις όπως και ο υπόλογος.

Άρθρο 22

Παρά το άρθρο 3 παράγραφος 1 και το άρθρο 4 παράγραφος 1:

α) από το ποσό όλων των λογαριασμών, τιμολογίων ή εκκαθαριστικών καταστάσεων, για τα οποία στην περίπτωση αυτή εκδίδονται εντάλματα πληρωμής για το καθαρό ποσό, δύνανται να εκπίπτουν:

- τα πρόστιμα που επιβάλλονται σε πρόσωπα στα οποία έχει κατακυρωθεί σύμβαση κατόπιν πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών,

- οι διακανονισμοί ποσών, αχρεωστήτως καταβληθέντων, που δύνανται να πραγματοποιηθούν με προκαταβολική παρακράτηση, επ' ευκαιρία μιας νέας εκκαθαρίσεως της ιδίας φύσεως, πραγματοποιουμένη στο κεφάλαιο, άρθρο και οικονομικό έτος που επιβαρύνθηκαν με το επιπλέον καταβληθέν,

- η αξία των οχημάτων, συσκευών, εξοπλισμού και εγκαταστάσεων που ανταλλάσσονται, σύμφωνα με τα συναλλακτικά ήθη, επ' ευκαιρία της αποκτήσεως νέων οχημάτων, συσκευών, εξοπλισμού και εγκαταστάσεων της αυτής φύσεως.

Οι εκπτώσεις, επιστροφές και μειώσεις που διενεργούνται επί τιμολογίων και λογαριασμών, δεν καταχωρούνται ως χωριστά έξοδα·

β) τα κάτωθι ποσά δύνανται να επαναχρησιμοποιούνται υπό τη γραμμή η οποία είχε επιβαρυνθεί με την αρχική δαπάνη:

- έσοδα που προέρχονται από την επιστροφή ποσών, αχρεωστήτως καταβληθέντων, από πιστώσεις του προϋπολογισμού,

- το προϊόν παροχής αγαθών και υπηρεσιών που πραγματοποιήθηκαν υπέρ άλλων οργάνων ή οργανισμών, συμπεριλαμβανομένων των επιστροφών από τους εν λόγω οργανισμούς των εξόδων αποστολής που τους καταβλήθηκαν,

- το ποσό των εισπραχθεισών ασφαλιστικών αποζημιώσεων,

- το ποσό επιστρεφομένων φορολογικών επιβαρύνσεων που είναι ενσωματωμένες στην τιμή των προϊόντων ή υπηρεσιών που παρέχονται στην Europol,

- το προϊόν από την πώληση οχημάτων, συσκευών, εξοπλισμού και εγκαταστάσεων οι οποίες αντικατεστάθησαν ή αχρηστεύθηκαν.

Η επαναχρησιμοποίηση αυτών των ποσών πρέπει να διενεργείται πριν το τέλος του οικονομικού έτους που ακολουθεί εκείνο κατά τη διάρκεια του οποίου εισπράχθηκαν τα έσοδα.

Το λογιστικό σχέδιο του άρθρου 48, περιλαμβάνει λογαριασμούς τάξεως, οι οποίοι επιτρέπουν την παρακολούθηση των πράξεων επαναχρησιμοποιήσεως τόσο όσον αφορά τα έσοδα όσο και τις δαπάνες·

γ) οι διαφορές συναλλάγματος, που ανακύπτουν κατά την εκτέλεση του προϋπολογισμού, και όσον αφορά τις τιμές επιτοκίων έναντι δανειστών και πιστωτών, για συναλλαγές τους μετρητοίς, δύνανται να συμψηφίζονται. Στο υπόλοιπο του οικονομικού έτους, θα περιλαμβάνεται μόνον το τελικό αποτέλεσμα, θετικό ή αρνητικό.

Άρθρο 23

Σύμφωνα με το άρθρο 40 παράγραφος 2, το υπόλοιπο κάθε οικονομικού έτους, εγγράφεται στον προϋπολογισμό για το οικονομικό έτος που έπεται του οικονομικού έτους, από το οποίο αυτό προέρχεται.

Άρθρο 24

Όταν η διαχείριση των εσόδων και δαπανών πραγματοποιείται μέσω ολοκληρωμένου μηχανοργανωμένου συστήματος, εφαρμόζονται οι διατάξεις του τμήματος ΙΙ του παρόντος τίτλου και ο τίτλος IV, αφού ληφθούν ευλόγως υπόψη οι δυνατότητες και οι απαιτήσεις που συνεπάγεται η μηχανοργανωμένη διαχείριση. Προς τούτο:

- τα δικαιολογητικά δύνανται να παραμένουν στο διατάκτη ή στον υπόλογο προς επαλήθευση,

- οι υπογραφές και οι θεωρήσεις δύνανται να προστίθενται με την κατάλληλη μηχανοργανωμένη διαδικασία.

Οι προϋποθέσεις εφαρμογής του παρόντος άρθρου, καθορίζονται από τις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

ΤΜΗΜΑ ΙΙ

Διαχείριση εσόδων και δαπανών

Άρθρο 25

1. Κάθε μέτρο ή κατάσταση η οποία δύναται να δημιουργήσει ή να μεταβάλει απαίτηση της Europol, πρέπει να προηγείται από πρόβλεψη απαιτήσεως του διατάκτη. Η πρόβλεψη αναφέρει ιδίως τη φύση του εσόδου και τη θέση στην οποία αυτό το έσοδο καταλογίζεται στον προϋπολογισμό και επί πλέον, εφόσον τούτο είναι δυνατόν, το κατ' εκτίμηση ποσό και το όνομα και λοιπά στοιχεία του οφειλέτη.

2. Οι προβλέψεις απαιτήσεων υποβάλλονται στον διατάκτη, ο οποίος τις υποβάλλει τον δημοσιονομικό ελεγκτή προς έγκριση.

Σκοπός της έγκρισης είναι να διαπιστωθεί:

α) ότι το έσοδο έχει καταλογισθεί στην ορθή θέση του προϋπολογισμού·

β) η κανονικότητα και το σύμφωνο της πρόβλεψης προς τις οικείες διατάξεις, ιδίως προς τις διατάξεις του προϋπολογισμού και τους κανόνες που ισχύουν για την Europol καθώς και προς τις πράξεις που θεσπίζονται κατ' εφαρμογήν αυτών των κανόνων και προς τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που αναφέρονται στο άρθρο 2.

3. Η εγκριθείσα πρόβλεψη απαιτήσεως καταχωρείται προσωρινώς από τον υπόλογο.

Άρθρο 26

1. Για την είσπραξη ποσών που οφείλονται στην Europol, απαιτείται η έκδοση εντολής εισπράξεως εκ μέρους του διατάκτη.

2. Οι εντολές εισπράξεως διαβιβάζονται στον υπόλογο, ο οποίος τις υποβάλλει στον δημοσιονομικό ελεγκτή προς έγκριση.

Σκοπός της έγκρισης αυτής είναι να διαπιστωθεί:

α) ότι το έσοδο έχει καταλογισθεί στη σωστή θέση του προϋπολογισμού·

β) η κανονικότητα της εντολής εισπράξεως και το σύμφωνο αυτής προς τις οικείες διατάξεις·

γ) η κανονικότητα των δικαιολογητικών εγγράφων·

δ) η ακρίβεια του προσδιορισμού της ταυτότητας του οφειλέτη·

ε) ότι δηλώνεται η ημερομηνία κατά την οποία καθίσταται ληξιπρόθεσμη η οφειλή·

στ) ότι έχουν εφαρμοσθεί οι αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που αναφέρεται στο άρθρο 2·

ζ) η ακρίβεια του ποσού και του νομίσματος εισπράξεως.

3. Ο υπόλογος ευθύνεται για την ενδεδειγμένη σύνταξη των εντολών εισπράξεως.

Ο υπόλογος υποχρεούται να επιδεικνύει πάσα επιμέλεια για να εξασφαλίσει ότι, η είσπραξη των εσόδων της Europol πραγματοποιείται εμπροθέσμως και ότι τα δικαιώματά της διαφυλάσσονται.

4. Σε περίπτωση κατά την οποία ο διατάκτης παραιτείται από την είσπραξη βεβαιωθείσας απαιτήσεως, διαβιβάζει προηγουμένως πρόταση ακυρώσεως στον υπόλογο, ο οποίος την υποβάλλει στον δημοσιονομικό ελεγκτή προς έγκριση.

Ο σκοπός της εγκρίσεως του δημοσιονομικού ελεγκτού είναι να διαπιστώνεται η κανονικότητα της παραιτήσεως από την απαίτηση και η συμφωνία της προς τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που αναφέρεται στο άρθρο 2.

Άρθρο 27

1. Για κάθε μέτρο δυνάμενο να προκαλέσει δαπάνη εις βάρος του τρέχοντος ή επομένου προϋπολογισμού, ο διατάκτης πρέπει να υποβάλει προηγουμένως πρόταση ανάληψης δαπανών. Υπό την επιφύλαξη του άρθρου 20 παράγραφος 3, δεν μπορεί να αναλαμβάνει νομικές υποχρεώσεις έναντι τρίτων προτού λάβει την έγκριση του δημοσιονομικού ελεγκτή.

Οι προτάσεις αναφέρουν το σκοπό της δαπάνης, το υπολογιζόμενο ποσό, τη θέση του προϋπολογισμού στην οποία η δαπάνη καταλογίσθει, καθώς επίσης και τον πιστωτή.

Για τις τρέχουσες δαπάνες, δύναται να γίνεται προσωρινή ανάληψη.

2. Οι προτάσεις αναλήψεως διαβιβάζονται στον υπόλογο, ο οποίος τις υποβάλλει στον δημοσιονομικό ελεγκτή προς έγκριση.

Σκοπός της έγκρισης είναι να διαπιστωθεί:

α) ότι η πρόταση ανάληψης υπεβλήθη σύμφωνα με την παράγραφο 1·

β) ότι η δαπάνη έχει καταλογισθεί ορθώς·

γ) ότι οι πιστώσεις είναι διαθέσιμες·

δ) η κανονικότητα και το σύμφωνό της δαπάνης προς τις οικείες διατάξεις, ιδίως προς τις διατάξεις του προϋπολογισμού και τους κανόνες που ισχύουν για την Europol καθώς και προς τις πράξεις που θεσπίζονται κατ' εφαρμογήν αυτών των κανόνων·

ε) ότι έχουν τηρηθεί οι αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που αναφέρεται στο άρθρο 2.

3. Η έγκριση δεν δίδεται υπό όρους.

4. Ο υπόλογος καταχωρεί την εγκριθείσα πρόταση ανάληψης δαπάνης.

Άρθρο 28

1. Σκοπός της εκκαθάρισης της δαπάνης από τον διατάκτη είναι:

α) να ελέγχεται η απαίτηση του πιστωτή·

β) να προσδιορίζεται ή να εξακριβώνεται η ύπαρξη και το ποσό της απαίτησης·

γ) να εξακριβώνονται οι όροι του απαιτητού της οφειλής·

δ) να ελέγχεται ότι η παράδοση των αγαθών ή των υπηρεσιών έγινε σύμφωνα με τις σχετικές εντολές.

2. Κάθε εκκαθάριση δαπάνης, προϋποθέτει την υποβολή των δικαιολογητικών εγγράφων που πιστοποιούν τα δικαιώματα του πιστωτή.

Ο διατάκτης και ένα άλλο μέλος του προσωπικού διενεργούν τον έλεγχο που αναφέρεται στην παράγραφο 1 στοιχείο δ) και θέτουν την υπογραφή τους.

Ο διατάκτης μπορεί να αναθέτει σε άλλους τη διενέργεια των ελέγχων, υπ' ευθύνη του.

3. Οι μισθοί, τα ημερομίσθια, οι αμοιβές και οι αποζημιώσεις εκκαθαρίζονται σύμφωνα με συγκεντρωτική κατάσταση που καταρτίζεται από το τμήμα προσωπικού, πλην των περιπτώσεων όπου απαιτείται χωριστή εκκαθάριση.

Άρθρο 29

1. Εντολή πληρωμής είναι η πράξη δια της οποίας ο διατάκτης εντέλλεται στον υπόλογο, με την έκδοση ενός εντάλματος πληρωμής, να διενεργήσει μια δαπάνη της οποίας πραγματοποίησε την εκκαθάριση.

2. Τα εντάλματα πληρωμής αναφέρουν:

- το οικονομικό έτος καταλογισμού της πληρωμής,

- το άρθρο του προϋπολογισμού ή κάθε άλλη υποδιαίρεση που είναι δυνατόν να εφαρμοσθεί,

- το ύψμος του ποσού (αριθμητικώς και ολογράφως) και το νόμισμα στο οποίο θα καταβληθεί,

- το όνομα και τη διεύθυνση του δικαιούχου,

- το αντικείμενο της δαπάνης,

- τον τρόπο πληρωμής, ει δυνατόν,

- τους αριθμούς και τις ημερομηνίες των αντίστοιχων θεωρήσεων της ανάληψης της δαπάνης.

Τα εντάλματα πληρωμής συνοδεύονται από τα πρωτότυπα δικαιολογητικά έγγραφα ή, κατ' εξαίρεση, από επικυρωμένα αντίγραφα. Τα έγγραφα περιέχουν ή συνοδεύονται από δήλωση που βεβαιώνει την ορθότητα των πληρωτέων ποσών, την παραλαβή των προμηθειών και την παροχή της υπηρεσίας και, ανάλογα με την περίπτωση, την εγγραφή των αγαθών στο βιβλίο απογραφής που αναφέρεται στο άρθρο 45.

Το ένταλμα πληρωμής φέρει ημερομηνία και υπογράφεται από τον διατάκτη.

3. Τα εντάλματα πληρωμής διαβιβάζονται στον υπόλογο, ο οποίος τα υποβάλλει προς θεώρηση στον δημοσιονομικό ελεγκτή.

Σκοπός της θεώρησης αυτής είναι να διαπιστωθεί:

α) η κανονικότητα της έκδοσης του εντάλματος πληρωμής·

β) το σύμφωνο του εντάλματος προς την ανάληψη της δαπάνης και η ακρίβεια του σχετικού ποσού, λαμβάνοντας υπόψη τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που αναφέρεται στο άρθρο 2·

γ) ότι η δαπάνη έχει καταλογισθεί στην ορθή θέση του προϋπολογισμού·

δ) ότι οι πιστώσεις είναι διαθέσιμες·

ε) η κανονικότητα των δικαιολογητικών εγγράφων·

στ) η ακρίβεια του ονόματος και των λοιπών στοιχείων του δικαιούχου.

4. Μετά τη θεώρηση, το πρωτότυπο του εντάλματος πληρωμής καθώς και τα σχετικά δικαιολογητικά, διαβιβάζονται στους υπολόγους.

Άρθρο 30

Για την πληρωμή με δόσεις, το πρώτο ένταλμα πληρωμής συνοδεύεται από έγγραφα στα οποία στηρίζεται η απαίτηση του πιστωτή για την πληρωμή της εν λόγω δόσης. Τα μετέπειτα εντάλματα πληρωμής μνημονεύουν τα ήδη υποβληθέντα δικαιολογητικά και επαναλαμβάνουν τον αριθμό αναφοράς του πρώτου εντάλματος πληρωμής.

Άρθρο 31

1. Πληρωμή είναι η τελική πράξη με την οποία η Europol απαλλάσσεται των υποχρεώσεών της προς τους πιστωτές της.

Η πληρωμή εκτελείται από τον υπόλογο εντός των ορίων των διαθέσιμων κονδυλίων.

Σε περίπτωση πραγματικού λάθους ή αμφισβήτησης της εκκαθάρισης της πληρωμής ή μη τήρησης των διατυπώσεων που ορίζονται από τον παρόντα κανονισμό, ο υπόλογος αναστέλλει την πληρωμή.

2. Σε περίπτωση αναστολής μιας πληρωμής, ο υπόλογος αναφέρει τους λόγους σε γραπτή δήλωση την οποία απευθύνει στον διατάκτη και, προς ενημέρωση, στον δημοσιονομικό ελεγκτή.

Άρθρο 32

1. Οι πληρωμές εκτελούνται, κατά γενικό κανόνα, μέσω τραπεζικού λογαριασμού ή μέσω τρεχούμενου ταχυδρομικού λογαριασμού.

Ο διευθυντής ανοίγει τέτοιους τραπεζικούς λογαριασμούς ή τρεχούμενους ταχυδρομικούς λογαριασμούς στο όνομα της Europol. Κατά τον ορισμό αυτών των τραπεζών ή άλλων χρηματοπιστωτικών οργανισμών, ο διευθυντής λαμβάνει υπόψη την εγγύηση των διαθέσιμων στοιχείων ενεργητικού της Europol. Ειδικότερα, ο διευθυντής επιλέγει μόνο τράπεζες ή χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς που έχουν υψηλή πιστωτική επιφάνεια στη χρηματιστική κοινότητα. Η διαδικασία για το άνοιγμα, τη διαχείριση και τη χρησιμοποίηση αυτών των λογαριασμών, διέπεται από τις εκτελεστικές διατάξεις που ορίζονται στο άρθρο 57 παράγραφος 2.

2. Για τις επιταγές και τις ταχυδρομικές ή τραπεζικές εντολές μεταφοράς, απαιτείται η από κοινού υπογραφή δύο εξουσιοδοτημένων από τον διευθυντή υπαλλήλων, ενώ μία από αυτές τις υπογραφές είναι υποχρεωτικώς του υπολόγου, ενός αναπληρωτή υπολόγου ή υπολόγου πάγιων προκαταβολών.

Άρθρο 33

Για την πληρωμή ορισμένων κατηγοριών δαπανών, είναι δυνατόν να συνιστώνται πάγιες προκαταβολές σύμφωνα με τις εκτελεστικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 57 παράγραφος 2.

Μόνον ο υπόλογος μπορεί να τροφοδοτεί τις πάγιες προκαταβολές, εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων που ορίζονται στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

Οι εκτελεστικές διατάξεις περιέχουν ειδικές διατάξεις οι οποίες αφορούν ιδίως:

- τον τρόπο διορισμού των υπολόγων παγίων προκαταβολών,

- τη φύση και το μέγιστο ποσό κάθε δαπάνης που καταλογίζεται σε κονδύλι του προϋπολογισμού,

- το μέγιστο ποσό των προκαταβολών που είναι δυνατό να χορηγηθούν,

- τις προθεσμίες υποβολής των δικαιολογητικών εγγράφων,

- την ευθύνη των υπολόγων παγίων προκαταβολών.

Άρθρο 34

1. Ο υπόλογος μπορεί να χορηγεί προκαταβολές στο προσωπικό, εφόσον υπάρχει σχετική πρόβλεψη στον κανονισμό ή στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

Ο υπόλογος μπορεί να χορηγεί προκαταβολές για να καλυφθούν έξοδα που θα πραγματοποιήσει μέλος του προσωπικού για λογαριασμό της Europol.

2. Εκτός των παγίων προκαταβολών που αναφέρει το άρθρο 33, δεν χορηγείται ουδεμία προκαταβολή εάν δεν έχει εγκριθεί προηγουμένως από τον δημοσιονομικό ελεγκτή.

Άρθρο 35

1. Σε περίπτωση που ο δημοσιονομικός ελεγκτής αρνηθεί την έγκρισή του όπως προβλέπει το άρθρο 25 παράγραφος 2, το άρθρο 26 παράγραφος 2, το άρθρο 26 παράγραφος 4, το άρθρο 27 παράγραφος 2, το άρθρο 29 παράγραφος 3 ή το άρθρο 34 παράγραφος 2, επικαλείται τους λόγους του σε γραπτή δήλωση την οποία απευθύνει στον υπόλογο ο οποίος ενημερώνει τον διατάκτη για την άρνηση.

2. Σε περίπτωση άρνησης έγκρισης, με εξαίρεση τις περιπτώσεις κατά τις οποίες αμφισβητείται η διαθεσιμότητα των πιστώσεων, ο διευθυντής μπορεί, με αιτιολογημένη απόφασή του, να επιβεβαιώσει την πρόβλεψη της απαίτησης, το ένταλμα εισπράξεως, την πρόταση ακύρωσης, την ανάληψη της δαπάνης, το ένταλμα πληρωμής ή την προκαταβολή.

Κατόπιν αυτής της απόφασης, η πρόβλεψη της απαίτησης, το ένταλμα εισπράξεως, η πρόταση ακύρωσης, η ανάληψη της δαπάνης, το ένταλμα πληρωμής ή η προκαταβολή, θεωρούνται ως νομίμως διενεργηθέντα.

Το διοικητικό συμβούλιο και η κοινή ελεγκτική επιτροπή, ενημερώνονται αμέσως για κάθε περίπτωση εφαρμογής της παρούσας διάταξης.

Άρθρο 36

Σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 9 της σύμβασης Europol, οι δαπάνες για τους αξιωματικούς συνδέσμους βαρύνουν, κατά γενικό κανόνα, τα αποστέλλοντα κράτη μέλη.

Ωστόσο, οι δαπάνες που σχετίζονται με δραστηριότητες που αναλαμβάνουν οι αξιωματικοί σύνδεσμοι για λογαριασμό της Europol κατόπιν συμφωνίας των αποστελλόντων κρατών μελών ή που ζητά η Europol, ή οι οποίες εμπίπτουν άλλως πως στη γενική αρμοδιότητα της Europol, βαρύνουν τον προϋπολογισμό της Europol. Τον προϋπολογισμό της Europol βαρύνουν επίσης οι μη καταλογίσιμες δαπάνες.

ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ

Συνεισφορές των κρατών μελών

Άρθρο 37

1. Η συνεισφορά κάθε κράτους μέλους στον προϋπολογισμό για το οικονομικό έτος "Ε" υπολογίζεται βάσει του ακαθάριστου εθνικού προϊόντος του (καλουμένου εφεξής "ΑΕΠ") για το έτος "Ε-2", σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 2 της σύμβασης Europol.

Η συνεισφορά εκφράζεται σε ευρώ.

2. Ο υπολογισμός των συνεισφορών που λαμβάνονται υπόψη κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού, βασίζεται στις προβλέψεις ΑΕΠ, σε ευρώ ή σε εθνικά νομίσματα για τα μη συμμετέχοντα κράτη μέλη, οι οποίες χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση του προσχεδίου προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το έτος "Ε-2". Αυτές οι προβλέψεις μετατρέπονται σε ευρώ με την εφαρμογή της μέσης συναλλαγματικής ισοτιμίας για το έτος "Ε-2".

Άρθρο 38

1. Πριν από την 1η Δεκεμβρίου του έτους "Ε-1" ή το αργότερο ένα μήνα μετά την έγκριση του προϋπολογισμού, αν η ημερομηνία αυτή είναι μεταγενέστερη, ο διευθυντής ζητά την καταβολή των συνεισφορών για το οικονομικό έτος "Ε".

2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 8, οι συνεισφορές των κρατών μελών καταβάλλονται στο ακέραιο προ της 31ης Μαρτίου του έτους "Ε", ή το αργότερο ένα μήνα μετά την σχετική πρόσκληση, εάν η ημερομηνία αυτή είναι μεταγενέστερη.

Οι συνεισφορές καταβάλλονται σε ευρώ ή σε εθνικό νόμισμα από τα μη συμμετέχοντα κράτη μέλη.

3. Για το τμήμα της συνεισφοράς των κρατών μελών το οποίο δεν έχει καταβληθεί εντός ενός μηνός από την προθεσμία που καθορίζεται στην παράγραφο 2, καταλογίζονται τόκοι βάσει του Euribor (διατραπεζικό επιτόκιο δανεισμού σε ευρώ), όπως καθορίζεται στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

Το διοικητικό συμβούλιο ενημερώνεται για κάθε περίπτωση εφαρμογής της παρούσας διάταξης.

Άρθρο 39

Τα 37 και 38 εφαρμόζονται επίσης στην περίπτωση συμπληρωματικού προϋπολογισμού.

Άρθρο 40

1. Με βάση τον λογαριασμό διαχείρισης του οικονομικού έτους "Ε" που καταρτίζεται σύμφωνα με το άρθρο 53, ο διευθυντής, εφαρμόζοντας τα πραγματικά ποσά ΑΕΠ για το έτος "Ε-2", όπως καθορίζονται σε εθνικά νομίσματα από την Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, και την μέση συναλλαγματική ισοτιμία για το ίδιο έτος, αναπροσαρμόζει τις συνεισφορές των κρατών μελών για το οικονομικό έτος "Ε" οι οποίες απαιτούνται για τη χρηματοδότηση των πραγματικών δαπανών αυτού του έτους και για τις μεταφορές στο επόμενο οικονομικό έτος.

2. Για να ληφθούν υπόψη το πλεόνασμα από το οικονομικό έτος "Ε" και η διαφορά μεταξύ των προσωρινών και των πραγματικών ποσών ΑΕΠ για το έτος "Ε-2", εφαρμόζεται η εξής διαδικασία:

α) για τα κράτη μέλη των οποίων οι πράγματι καταβληθείσες συνεισφορές για το οικονομικό έτος "Ε", υπερβαίνουν τις συνεισφορές που απαιτούνται σύμφωνα με την παράγραφο 1, το επιπλέον καταβληθέν ποσό εκπίπτει από τις συνεισφορές που ζητούνται για το οικονομικό έτος "Ε-2"·

β) για τα κράτη μέλη των οποίων οι πράγματι καταβληθείσες συνεισφορές για το οικονομικό έτος "Ε", υπολείπονται των συνεισφορών που απαιτούνται σύμφωνα με την παράγραφο 1, το υπολειπόμενο ποσό ζητείται μαζί με τις συνεισφορές για το έτος "Ε-2".

ΤΜΗΜΑ IV

Σύναψη συμβάσεων και απογραφή

Άρθρο 41

1. Οι συμβάσεις που αφορούν αγορές και ενοικιάσεις ακινήτων ή αγαθών, παροχές υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων, συνάπτονται γραπτώς.

2. Πλην των συμβάσεων που αφορούν την αγορά ήδη ανεγερθέντος ακινήτου ή τη μίσθωση ακινήτου, όλες αυτές οι συμβάσεις συνάπτονται μετά την έκδοση πρόσκλησης προς υποβολή προσφορών.

Ωστόσο, είναι δυνατόν να συνάπτονται συμβάσεις με απευθείας συμφωνία, στις εξής περιπτώσεις:

α) εντός του ορίου που καθορίζουν οι εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2·

β) όταν η αγορά ή μίσθωση αγαθών, η παροχή υπηρεσιών ή οι οικοδομικές εργασίες δεν δύνανται, λόγω του εξαιρετικά επείγοντος του θέματος, να υποστούν τις καθυστερήσεις μιας διαδικασίας διαγωνισμού·

γ) όταν οι διαδικασίες διαγωνισμού απέβησαν άκαρπες ή κατέληξαν σε απαράδεκτες τιμές·

δ) όταν, λόγω τεχνικών, πρακτικών ή νομικών αναγκών ή για λόγους ασφαλείας, η πραγματοποίηση της προμήθειας αγαθών ή της παροχής υπηρεσιών μπορεί να εξασφαλισθεί μόνον από συγκεκριμένο εργολήπτη ή προμηθευτή·

ε) για τις συμβάσεις παροχής συμπληρωματικών αγαθών, υπηρεσιών ή βοηθητικών οικοδομικών εργασιών που δεν είναι τεχνικώς δυνατόν να διαχωρισθούν από την κύρια σύμβαση.

Ωστόσο, για τις περιπτώσεις των σημείων α), β) και γ), η Europol δεσμεύεται, στο μέτρο του δυνατού και δια παντός καταλλήλου τρόπου, να δίνει στους προμηθευτές που πιθανώς είναι σε θέση να προμηθεύσουν τα εν λόγω αγαθά ή υπηρεσίες, τη δυνατότητα να διαγωνισθούν.

3. Οι προσκλήσεις προς υποβολή προσφορών δημοσιεύονται, κατά γενικό κανόνα, σε όλα τα κράτη μέλη και, κατά περίπτωση, σε τρίτες χώρες στο μέτρο που αυτό συμβιβάζεται με την ανάπτυξη των σχετικών βιομηχανικών κλάδων εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ωστόσο, η δημοσιότητά τους μπορεί να είναι περιορισμένη όταν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, συνεπεία της κλίμακας ή της φύσης τους, δεν είναι δυνατόν να καταστούν αντικείμενο γενικής προκηρύξεως.

4. Οι διαδικασίες διαγωνισμού, τα κριτήρια ανάθεσης και οι διαδικασίες αναπροσαρμογής των τιμών μετά τη σύναψη των συμβάσεων, καθορίζονται και διέπονται από τις εκτελεστικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 57 παράγραφος 2. Τα κριτήρια ανάθεσης καθορίζονται κατ' αναλογία προς τις διατάξεις των οδηγιών που αναφέρονται στο άρθρο 44.

5. Οι συμβάσεις που υπερβαίνουν το όριο που καθορίζεται στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2, υπόκεινται σε έγκριση του διοικητικού συμβουλίου.

Άρθρο 42

Για τις συμβάσεις τις συναπτόμενες από τη Europol, δεν γίνεται καμία διάκριση μεταξύ υπηκόων των κρατών μελών λόγω της ιθαγενείας τους.

Άρθρο 43

1. Οι συμβάσεις πραγματοποιούνται έναντι απλού τιμολογίου ή απόδειξης όταν η εικαζόμενη αξία των αγαθών, των υπηρεσιών ή των έργων δεν υπερβαίνει τα ποσά που καθορίζονται στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

2. Για να εξασφαλισθεί η εκτέλεση των συμβάσεων, είναι δυνατόν να ζητείται από τους προμηθευτές ή εργολήπτες, με σχετική ρήτρα εγγύησης, η εκ των προτέρων παροχή εγγύησης.

Το ύψος της εγγύησης καθορίζεται με τους συνήθεις εμπορικούς όρους και προϋποθέσεις.

Σε περίπτωση μη εκτελέσεως μιας σύμβασης ή καθυστέρησης στην εκτέλεσή της, η Europol εξασφαλίζει την εύλογη αποζημίωσή της για όλες τις ζημίες, τόκους και έξοδα, με παρακράτηση του αντίστοιχου ποσού από την εγγύηση, ανεξαρτήτως από το αν η εγγύηση είχε παρασχεθεί ευθέως από τον προμηθευτή ή εργολήπτη ή από τρίτο.

Άρθρο 44

Κατά τη σύναψη συμβάσεων για ποσά ίσα ή μεγαλύτερα από τα όρια που έχουν οριστεί δυνάμει των οδηγιών του Συμβουλίου για το συντονισμό των διαδικασιών για τη σύναψη συμβάσεων που αφορούν δημόσια έργα, προμήθειες και υπηρεσίες, η Europol υπόκειται στις ίδιες υποχρεώσεις που υπέχουν τα συμβαλλόμενα μέρη στα κράτη μέλη, σύμφωνα με τις οδηγίες.

Άρθρο 45

1. Κρατείται μόνιμο βιβλίο απογραφής το οποίο εμφαίνει την ποσότητα και την αξία όλης της κινητής και ακινήτου περιουσίας της Europol. Στο βιβλίο αυτό, περιλαμβάνεται μόνον η κινητή περιουσία η οποία υπερβαίνει τη συγκεκριμένη αξία που προβλέπεται στις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

2. Κάθε απόκτηση κινητών ή ακινήτων εγγράφεται, προ της πληρωμής, στα βιβλία διαρκούς απογραφής.

Η εγγραφή αυτή καταχωρείται στο αντίστοιχο τιμολόγιο ή το συνημμένο έγγραφο, που συντάσσεται για την πληρωμή της δαπάνης.

3. Η Europol προβαίνει η ίδια σε έλεγχο, προκειμένου να διαπιστώσει κατά πόσον οι εγγραφές στο βιβλίο απογραφής αντιστοιχούν στην πραγματικότητα.

Άρθρο 46

1. Η πώληση κινητής περιουσίας δημοσιεύεται δεόντως.

2. Η πώληση, η δωρεάν διάθεση, η αχρήστευση, η μίσθωση, η απώλεια, η κλοπή και η εξ οιασδήποτε άλλης αιτίας εξαφάνιση απογραφείσας περιουσίας, συνεπάγεται τη σύνταξη δηλώσεως ή πρακτικού από τους διατάκτες. Η δήλωση ή το πρακτικό υποβάλλονται στον υπόλογο, ο οποίος τα υποβάλλει στο δημοσιονομικό ελεγκτή για θεώρηση.

Η δήλωση ή το πρακτικό πρέπει να αναφέρουν ιδίως την τυχόν υποχρέωση αντικατάστασης του σχετικού αντικειμένου, εις βάρος μέλους του προσωπικού της Europol ή οιουδήποτε άλλου προσώπου.

3. Εκτός από πωλήσεις μέσω δημοσίου πλειστηριασμού, τα μέλη του προσωπικού δεν μπορούν να αποκτήσουν στοιχεία κινητής περιουσίας που πωλούνται από τη Europol.

4. Η δωρεάν διάθεση ακίνητης περιουσίας ή μεγάλων εγκαταστάσεων, πρέπει να καλύπτεται από συμβάσεις που έχουν εγκριθεί από το δημοσιονομικό ελεγκτή. Η αποδοχή ακίνητης περιουσίας ή μεγάλων εγκαταστάσεων, εξαρτάται από προηγούμενη έγκριση του διοικητικού συμβουλίου. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει ομόφωνα.

ΤΜΗΜΑ V

Λογιστική

Άρθρο 47

1. Η λογιστική τηρείται σε ευρώ κατά οικονομικό έτος, σύμφωνα με τη διπλογραφική μέθοδο, και εμφαίνει όλα τα έσοδα και τις δαπάνες για το οικονομικό έτος. Η εγκυρότητά της αποδεικνύεται με δικαιολογητικά έγγραφα.

Οι λογαριασμοί κλείνονται στο τέλος του οικονομικού έτους, ώστε να μπορέσουν να καταρτιστούν ο δημοσιονομικός ισολογισμός και ο λογαριασμός διαχείρισης που αναφέρονται στο άρθρο 50 από τον υπόλογο εξ ονόματος του διευθυντή. Ο λογαριασμός διαχείρισης υποβάλλεται στο δημοσιονομικό ελεγκτή. Ο διευθυντής υπογράφει και εγκρίνει τις δημοσιονομικές καταστάσεις.

2. Ο λογαριασμός διαχείρισης και ο δημοσιονομικός ισολογισμός εκφράζονται σε ευρώ.

Άρθρο 48

1. Το λογιστικό σχέδιο πρέπει να κάνει σαφή διάκριση μεταξύ δημοσιονομικών λογαριασμών και λογαριασμών ισολογισμού.

Αποτελείται από δύο μέρη:

α) από λογαριασμούς δημοσιονομικής διαχείρισης οι οποίοι αναφέρουν τη λεπτομερή εφαρμογή του προϋπολογισμού·

β) από τους λογαριασμούς δημοσιονομικού ισολογισμού οι οποίοι περιλαμβάνουν το ενεργητικό και το παθητικό της Europol.

Αυτοί οι λογαριασμοί παρουσιάζουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα των νομικών υποχρεώσεων της Europol και επιτρέπουν την κατάρτιση ετήσιου ισολογισμού των στοιχείων του ενεργητικού και του παθητικού, καθώς και μια μηνιαία κατάσταση εσόδων και δαπανών κατά κεφάλαιο και κατ' άρθρο.

Οι εν λόγω καταστάσεις διαβιβάζονται στον δημοσιονομικό ελεγκτή, στον διατάκτη και στην κοινή ελεγκτική επιτροπή.

2. Κάθε προκαταβολή, εκτός των κανονικών προκαταβολών οι οποίες επανεξετάζονται περιοδικά, καταγράφεται σε λογαριασμό τάξεως και τακτοποιείται το αργότερο κατά το οικονομικό έτος το οποίο ακολουθεί την πληρωμή της προκαταβολής αυτής.

Ωστόσο, οι προκαταβολές οι οποίες αναφέρονται στο άρθρο 34 τακτοποιούνται, κατά γενικό κανόνα, εντός έξι εβδομάδων μετά την ολοκλήρωση του σχεδίου για το οποίο χορηγήθηκαν.

3. Οι λεπτομερείς όροι για την κατάρτιση και τη λειτουργία του λογιστικού σχεδίου για τις συναλλαγές, όσον αφορά τα στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού και την εφαρμογή του προϋπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των κανόνων λογιστικής, καθορίζονται από τις εκτελεστικές διατάξεις του άρθρου 57 παράγραφος 2.

4. Τα δικαιολογητικά έγγραφα που αναφέρονται στη λογιστική και την κατάρτιση του λογαριασμού διαχείρισης και του δημοσιονομικού ισολογισμού, φυλάσσονται για μια περίοδο πέντε ετών από την ημερομηνία της απόφασης απαλλαγής για την εκτέλεση του προϋπολογισμού που προβλέπει το άρθρο 55 παράγραφος 2.

Εν τούτοις, τα έγγραφα σχετικά με πράξεις οι οποίες δεν έχουν κλείσει οριστικά, πρέπει να φυλάσσονται για μεγαλύτερο διάστημα από την προαναφερόμενη περίοδο και μέχρι το τέλος του έτους που ακολουθεί εκείνο του κλεισίματος των προαναφερόμενων πράξεων.

ΤΜΗΜΑ VI

Ευθύνη των διατακτών, του υπόλογου, των υπολόγων πάγιων προκαταβολών και του δημοσιονομικού ελεγκτή

Άρθρο 49

1. Κάθε διατάκτης υπέχει πειθαρχική ευθύνη και, ενδεχομένως, υποχρεούται σε αποζημίωση, όταν αναλαμβάνει μία δαπάνη ή υπογράφει ένταλμα πληρωμής χωρίς να συμμορφούται με τον παρόντα κανονισμό.

Το αυτό ισχύει αν ο συντάκτης παραλείψει να συντάξει πράξη δημιουργούσα απαίτηση ή αν αμελήσει ή καθυστερήσει αδικαιολόγητα την έκδοση εντολής εισπράξεως.

2. Ο υπόλογος και οι βοηθοί του υπέχουν πειθαρχική ευθύνη και, ενδεχομένως, υποχρεούνται στην καταβολή αποζημιώσεως, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) εάν δεν συμμορφούνται με το άρθρο 31 παράγραφος 1·

β) εάν οι πληρωμές που ενεργούν δεν είναι σύμφωνες με τα ποσά και τα νομίσματα των ενταλμάτων πληρωμής·

γ) όταν ενεργούν πληρωμές σε πρόσωπα άλλα από τους νόμιμους δικαιούχους.

3. Ο υπόλογος και οι βοηθοί του ασφαλίζονται έναντι των κινδύνων που διατρέχουν δυνάμει της παραγράφου 2.

Η Europol καλύπτει τα σχετικά ασφάλιστρα.

4. Οι υπόλογοι παγίων προκαταβολών υπέχουν πειθαρχική ευθύνη και, ενδεχομένως, υποχρεούνται στην καταβολή αποζημιώσεως στις ακόλουθες περιπτώσεις:

α) όταν αδυνατούν να δικαιολογήσουν, με κανονικά αποδεικτικά έγγραφα, πληρωμές τις οποίες διενεργούν·

β) όταν διενεργούν πληρωμές σε πρόσωπα άλλα από τους δικαιούχους.

5. Ο δημοσιονομικός ελεγκτής και ο βοηθός του υπέχουν πειθαρχική ευθύνη και, ενδεχομένως, υποχρεούνται στην καταβολή αποζημιώσεως, για κάθε πράξη τους κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, και ιδίως για την χορήγηση εγκρίσεων καθ' υπέρβαση των πιστώσεων του προϋπολογισμού.

6. Οι διατάκτες, οι υπόλογοι, οι βοηθοί υπολόγου και οι υπόλογοι παγίων προκαταβολών υπέχουν πειθαρχική ευθύνη και, ενδεχομένως, υποχρεούνται στην καταβολή αποζημιώσεως, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Europol.

Οι διατάξεις αυτές εφαρμόζονται επίσης, mutatis mutandis, και στην περίπτωση υποχρέωσης καταβολής αποζημιώσεως και πειθαρχικής ευθύνης του δημοσιονομικού ελεγκτή και των βοηθών του.

ΤΙΤΛΟΣ IV

ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ

ΤΜΗΜΑ Ι

Υποβολή των λογαριασμών

Άρθρο 50

Σύμφωνα με το άρθρο 36 της σύμβασης Europol, ο διευθυντής συντάσσει και υποβάλλει κάθε χρόνο τις δημοσιονομικές καταστάσεις της Europol, που περιλαμβάνουν:

- λογαριασμό διαχείρισης, και

- δημοσιονομικό ισολογισμό ενεργητικού και παθητικού κατά την 31η Δεκεμβρίου του προηγούμενου οικονομικού έτους, καθώς και τις επεξηγηματικές σημειώσεις που απαιτούνται για την ορθή κατανόηση της δημοσιονομικής κατάστασης της Europol, στις οποίες θα συμπεριλαμβάνεται και δήλωση σχετικά με σημαντικές λογιστικές πολιτικές.

Ο λογαριασμός διαχείρισης περιλαμβάνει το σύνολο των πράξεων επί εσόδων και δαπανών που αφορούν το προηγούμενο οικονομικό έτος. Ο λογαριασμός διαχείρισης παρουσιάζεται με την αυτή μορφή και με τις αυτές υποδιαιρέσεις, όπως ο προϋπολογισμός, και περιλαμβάνει:

- τις αρχικές πιστώσεις του προϋπολογισμού,

- τις πιστώσεις όπως τροποποιήθηκαν από τυχόν μεταφορές κεφαλαίων,

- τα ποσά που καταλογίζονται στις πιστώσεις, και

- το υπόλοιπο των πιστώσεων που δεν έχουν αναληφθεί.

Στον δημοσιονομικό ισολογισμό, στο μεν ενεργητικό αναγράφεται το ποσό των εσόδων προς είσπραξη, στο δε παθητικό το ποσό των δαπανών του οικονομικού έτους, που δεν έχουν ακόμη καταχωρηθεί στους λογαριασμούς.

Στον δημοσιονομικό ισολογισμό, επισυνάπτεται ισοζύγιο των κινήσεων των λογαριασμών και των υπολοίπων κατά την 31η Δεκεμβρίου του προηγούμενου οικονομικού έτους.

Άρθρο 51

1. Στις 31 Μαΐου του επόμενου έτους το αργότερο, ο διευθυντής υποβάλλει τις δημοσιονομικές καταστάσεις, οι οποίες περιλαμβάνουν το λογαριασμό διαχείρισης, το δημοσιονομικό ισολογισμό, τις επεξηγηματικές σημειώσεις και την έκθεση για τους ετήσιους λογαριασμούς, όπως ορίζεται στο άρθρο 36 παράγραφος 1 της σύμβασης Europol, στο Συμβούλιο και την κοινή ελεγκτική επιτροπή και, προς ενημέρωση, στο διοικητικό συμβούλιο και τη δημοσιονομική επιτροπή.

2. Η ετήσια έκθεση περιγράφει μεταξύ άλλων:

α) τις αναλήψεις και τις πληρωμές εις βάρος του οικονομικού έτους·

β) το σύνολο εσόδων και δαπανών που καταλογίζονται σε κάθε άρθρο του προϋπολογισμού·

γ) τις πιστώσεις που δεν χρησιμοποιήθηκαν στο τέλος του οικονομικού έτους και δεν μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος·

δ) τις πιστώσεις που μεταφέρονται στο επόμενο οικονομικό έτος σύμφωνα με το άρθρο 6·

ε) τη χρήση των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος·

στ) επεξήγηση στην περίπτωση που τα έσοδα ή οι δαπάνες είναι υψηλότερα ή χαμηλότερα απ' ό,τι προβλέπεται στον προϋπολογισμό·

ζ) το ενεργητικό και το παθητικό της Europol·

η) τις επενδύσεις κεφαλαίου που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους·

θ) τις τυχόν πρόσθετες επεξηγήσεις, που απαιτούνται για την ορθή κατανόηση των ετήσιων λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένης μιας εκτίμησης της μελλοντικής οικονομικής κατάστασης της Europol.

ΤΜΗΜΑ ΙΙ

Λογιστικός έλεγχος

Άρθρο 52

Σκοπός του λογιστικού ελέγχου, που διεξάγεται από την κοινή ελεγκτική επιτροπή σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα ελέγχου, βάσει εγγράφων και επί τόπου, είναι να βεβαιώνεται ότι οι δημοσιονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν ορθά την οικονομική κατάσταση της Europol στις 31 Δεκεμβρίου, να διαπιστώνεται η νομιμότητα και η κανονικότητα της είσπραξης των εσόδων και του καταλογισμού των δαπανών σύμφωνα με τις διατάξεις της σύμβασης Europol, του προϋπολογισμού και του παρόντος κανονισμού, και ιδίως του άρθρου 2, και να βεβαιώνεται η χρηστή οικονομική διαχείριση.

Άρθρο 53

1. Ο διευθυντής παρέχει στα μέλη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής και σε όσους τους επικουρούν στην διεξαγωγή των καθηκόντων τους, κάθε πληροφορία και συνδρομή που χρειάζονται για να εκτελέσουν το έργο τους.

Συγκεκριμένα, ο διευθυντής θέτει στη διάθεση των μελών της κοινής ελεγκτικής επιτροπής, όλους τους λογαριασμούς ταμείου και υλικών και όλα τα πιστοποιητικά, δικαιολογητικά έγγραφα και μητρώα αποθεμάτων, τα οποία θεωρούν αναγκαία για τον έλεγχο του λογαριασμού διαχείρισης.

Τα μέλη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής και όσοι τους επικουρούν στη διεξαγωγή των καθηκόντων τους, έχουν προσωπική πρόσβαση στους χώρους της Europol και δικαιούνται να εξετάζουν το διευθυντή, τους αναπληρωτές διευθυντές και κάθε άλλο υπάλληλο της Europol, υπεύθυνο για συναλλαγές στις οποίες ενέχεται εισόδημα ή δαπάνη.

2. Παρά την παράγραφο 1, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ο διευθυντής μπορεί να αρνηθεί στα μέλη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής την πρόσβαση σε οποιεσδήποτε πληροφορίες που καλύπτονται από τις διατάξεις της σύμβασης Europol ή πράξεις εκδοθείσες βάσει αυτής και αφορούν το απόρρητο.

Ο διευθυντής ενημερώνει αμέσως το διοικητικό συμβούλιο στην περίπτωση εφαρμογής της διάταξης αυτής. Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί, κατόπιν ομόφωνης απόφασης, να επιτρέψει στα μέλη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής πρόσβαση στις εν λόγω πληροφορίες.

3. Τα μέλη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής και όποιος τους επικουρεί στην εκπλήρωση των καθηκόντων τους, οφείλει να χειρίζεται ως απόρρητες τις πληροφορίες που αποκτά σχετικά με την Europol και τις δραστηριότητές της.

Άρθρο 54

1. Η κοινή ελεγκτική επιτροπή, εκτός από την ευθύνη της για τον έλεγχο των λογαριασμών, διατυπώνει και τις προσήκουσες παρατηρήσεις για τις λογιστικές μεθόδους που χρησιμοποιήθηκαν, για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείρηση και, γενικότερα, για τις οικονομικές συνέπειες των διοικητικών πρακτικών που ακολουθήθηκαν.

2. Κάθε παρατήρηση η οποία, κατά τη γνώμη της κοινής ελεγκτικής επιτροπής, θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην προβλεπόμενη στο άρθρο 36 παράγραφος 3 της σύμβασης Europol έκθεση ελέγχου, πρέπει να υποβάλλεται στο διευθυντή και το δημοσιονομικό ελεγκτή. Ο διευθυντής και ο δημοσιονομικός ελεγκτής αποστέλλουν τις απαντήσεις τους σε τυχόν παρατηρήσεις, στην κοινή ελεγκτική επιτροπή.

Άρθρο 55

1. Η κοινή ελεγκτική επιτροπή συντάσσει την έκθεσή της, το αργότερο μέχρι τις 31 Οκτωβρίου, σχετικά με τους λογαριασμούς του προηγούμενου οικονομικού έτους. Η έκθεση διαβιβάζεται στο διοικητικό συμβούλιο, στο διευθυντή και στο δημοσιονομικό ελεγκτή.

Στην έκθεσή της, η εν λόγω επιτροπή αναφέρει την έκταση και τη φύση του πραγματοποιηθέντος ελέγχου, διατυπώνει τις παρατηρήσεις της σχετικά με τους λογαριασμούς και το δημοσιονομικό ισολογισμό και συντάσσει σύντομη εκτίμηση για την οικονομική διαχείριση της Europol.

Ο διευθυντής και ο δημοσιονομικός ελεγκτής δύνανται να υποβάλουν, το αργότερο μέχρι τις 30 Νοεμβρίου, τις γνώμες τους σχετικά με την ελεγκτική έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο και στην κοινή ελεγκτική επιτροπή.

2. Βάσει της γνώμης της δημοσιονομικής επιτροπής, το διοικητικό συμβούλιο εξετάζει την έκθεση και συντάσσει σύσταση προς το Συμβούλιο για την απαλλαγή του διευθυντή για την εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Ευθύς ως συντάξει το διοικητικό συμβούλιο τη σύσταση του, η κοινή ελεγκτική επιτροπή υποβάλλει, σύμφωνα με το άρθρο 36 παράγραφος 3 της σύμβασης Europol, την έκθεσή της στο Συμβούλιο.

Το Συμβούλιο λαμβάνει απόφαση για την απαλλαγή, πριν από τις 30 Απριλίου του επόμενου έτους και σύμφωνα με το άρθρο 36 παράγραφος 5 της σύμβασης Europol.

3. Το χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας απαλλαγής προσδιορίζεται περαιτέρω στις εκτελεστικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 57 παράγραφος 2.

4. Ο διευθυντής λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να δοθεί συνέχεια στις παρατηρήσεις οι οποίες εμπεριέχονται στην απόφαση απαλλαγής.

5. Ο δημοσιονομικός ελεγκτής λαμβάνει υπόψη τις παρατηρήσεις οι οποίες εμπεριέχονται στην απόφαση απαλλαγής.

ΤΙΤΛΟΣ V

ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

Άρθρο 56

Το διοικητικό συμβούλιο ενημερώνει την κοινή ελεγκτική επιτροπή, το συντομότερο δυνατό, σχετικά με όλες τις αποφάσεις και τα μέτρα που λαμβάνονται κατ' εφαρμογή των άρθρων 6, 8, 17 και 20.

Η κοινή ελεγκτική επιτροπή και ο δημοσιονομικός ελεγκτής ενημερώνονται για τον διορισμό των διατακτών, του υπόλογου, των βοηθών υπολόγου και των υπολόγων παγίων προκαταβολών, καθώς και για τις πράξεις μεταβίβασης εξουσίας ή διορισμού σύμφωνα με το άρθρο 19 παράγραφος 1 και το άρθρο 21.

Το διοικητικό συμβούλιο διαβιβάζει στην κοινή ελεγκτική επιτροπή τους διαδικαστικούς κανόνες που υιοθετεί σε σχέση με δημοσιονομικά θέματα.

Άρθρο 57

1. Οι τροποποιήσεις του παρόντος κανονισμού, εγκρίνονται σύμφωνα με το άρθρο 35 παράγραφος 9 της σύμβασης Europol και κατόπιν διαβούλευσης με την κοινή ελεγκτική επιτροπή.

2. Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει τις εκτελεστικές διατάξεις του παρόντος κανονισμού, βάσει πρότασης του διευθυντή και κατόπιν διαβούλευσης με τον δημοσιονομικό ελεγκτή και τη δημοσιονομική επιτροπή. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει ομοφώνως.

Άρθρο 58

1. Με την ανάληψη της δραστηριότητάς της, η Europol διαδέχεται αυτομάτως τη μονάδα "ναρκωτικά" της Europol σε όλα τα οικονομικά δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που καταγράφονται στους λογαριασμούς της.

2. Σύμφωνα με το άρθρο 45 παράγραφος 5 της σύμβασης Europol, η Europol παραλαμβάνει στην ιδιοκτησία της το σύνολο του εξοπλισμού που έχει χρηματοδοτηθεί από τον κοινό προϋπολογισμό της μονάδας "ναρκωτικά" της Europol, έχει δημιουργηθεί ή κατασκευασθεί από τη μονάδα "ναρκωτικά" της Europol ή έχει τεθεί στη διάθεσή της, χωρίς επιβάρυνση από την ολλανδική κυβέρνηση για διαρκή χρήση.

3. Με την ανάληψη της δραστηριότητας της Europol, ο συντονιστής της μονάδας "ναρκωτικά" της Europol, υποβάλει στο Συμβούλιο έκθεση για την κατάσταση των λογαριασμών της μονάδας αυτής, καθώς και μια απογραφή όλου του εξοπλισμού του οποίου γίνεται η Europol ιδιοκτήτρια σύμφωνα με την παράγραφος 2.

Αυτή η έκθεση αποστέλλεται επίσης στον ελεγκτή της μονάδας "ναρκωτικά" της Europol και στην κοινή ελεγκτική επιτροπή.

Άρθρο 59

Η πράξη 1999/C 25/01 του Συμβουλίου καταργείται.

Άρθρο 60

1. Ο παρών δημοσιονομικός κανονισμός αρχίζει να ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2000.

2. Ο παρών δημοσιονομικός κανονισμός δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Λουξεμβούργο, 4 Οκτωβρίου 1990.

Για το Συμβούλιο

Κ. HÄKÄMIES

Ο Πρόεδρος

(1) EE C 316 της 27.11.1995, σ. 1.

(2) EE C 25 της 30.1.1999, σ. 1.

(3) ΕΕL 139 της 11.5.1998, σ. 1.