Κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1700/2003 του Συμβουλίου

της 22ας Σεπτεμβρίου 2003

για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 308,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, και ιδίως το άρθρο 203,

την πρόταση της Επιτροπής,

τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 255 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας προβλέπει, για κάθε πολίτη της Ένωσης και κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο το οποίο κατοικεί ή έχει την καταστατική του έδρα σε ένα κράτος μέλος, δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής.

(2) Οι γενικές αρχές και οι περιορισμοί που διέπουν το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής καθορίστηκαν με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου(1).

(3) Οι εξαιρέσεις από το δικαίωμα πρόσβασης του κοινού οι οποίες προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 ισχύουν για μέγιστη περίοδο 30 ετών ανεξαρτήτως του τόπου φύλαξης των εγγράφων. Ωστόσο, οι εξαιρέσεις που αφορούν την προστασία της ιδιωτικής ζωής ή των εμπορικών συμφερόντων, καθώς και οι ειδικές διατάξεις για ευαίσθητα έγγραφα, μπορούν να εφαρμόζονται και πέραν αυτής της περιόδου, εφόσον απαιτείται.

(4) Ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83(2), προβλέπει ότι το κοινό δεν θα έχει πρόσβαση σε ορισμένες κατηγορίες εγγράφων 30 έτη από την εκπόνησή τους. Σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι διατάξεις αυτές πρέπει να ευθυγραμμιστούν προς τις εξαιρέσεις από το δικαίωμα πρόσβασης που προβλέπει ο ανωτέρω κανονισμός.

(5) Για τους σκοπούς του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83, η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, η Επιτροπή των Περιφερειών και οι παρεμφερείς οργανισμοί και φορείς που έχουν συσταθεί από τον κοινοτικό νομοθέτη πρέπει στο εξής να αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως και τα όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

(6) Συνεπώς, ο κανονισμός αριθ. 354/83 θα πρέπει να τροποποιηθεί αναλόγως,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

Ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 τροποποιείται ως εξής:

1. Στο άρθρο 1, η παράγραφος 1, η παράγραφος 2 και η παράγραφος 3 αντικαθίστανται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 1

1. Στόχος του παρόντος κανονισμού είναι να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα ιστορικής ή διοικητικής αξίας διαφυλάσσονται και καθίστανται προσιτά στο κοινό, όποτε αυτό είναι εφικτό.

Για το σκοπό αυτό, κάθε όργανο της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, καθώς και η Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή, η Επιτροπή των Περιφερειών, οι οργανισμοί και παρεμφερείς φορείς που συστάθηκαν από το νομοθέτη (εφεξής καλούμενοι 'όργανα'), καταρτίζει τα ιστορικά του αρχεία και τα καθιστά προσιτά στο κοινό, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό, μετά την παρέλευση 30 ετών από την ημερομηνία δημιουργίας των εγγράφων.

2. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού:

α) ως 'αρχεία των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων' νοούνται όλα τα έγγραφα, ανεξαρτήτως του τύπου τους και του μέσου στο οποίο δημιουργήθηκαν ή παρελήφθησαν από ένα ή περισσότερα όργανα ή από τους αντιπροσώπους τους ή τους υπαλλήλους τους κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, τα οποία σχετίζονται με τις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Κοινότητας ή/και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας (εφεξής καλουμένων 'Ευρωπαϊκές Κοινότητες'),

β) τα 'ιστορικά αρχεία των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων' αποτελούνται από το τμήμα των αρχείων των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων που έχει επιλεγεί, υπό τους όρους του άρθρου 7, για μόνιμη φύλαξη.

3. Όλα τα έγγραφα που έχουν καταστεί προσιτά στο κοινό πριν τη λήξη της περιόδου που προβλέπεται στην παράγραφο 1, εξακολουθούν να είναι προσιτά στο κοινό χωρίς κανένα περιορισμό."

2. Το άρθρο 2 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 2

1. Για τα έγγραφα που καλύπτονται από την εξαίρεση σχετικά με την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής(3), καθώς και από την εξαίρεση που αφορά τα εμπορικά συμφέροντα ενός συγκεκριμένου φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της πνευματικής ιδιοκτησίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι εξαιρέσεις είναι δυνατόν να εξακολουθούν να ισχύουν για ολόκληρο το έγγραφο ή μέρος αυτού μετά την 30ετή περίοδο εφόσον πληρούνται οι σχετικοί όροι εφαρμογής.

2. Τα έγγραφα που καλύπτονται από την εξαίρεση σχετικά με την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα του ατόμου, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, συμπεριλαμβανομένων των φακέλων του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, μπορούν να αποκαλύπτονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας, και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών(4), και ιδίως με τα άρθρα 4 και 5.

3. Πριν αποφασίσει να εγκρίνει την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα των οποίων η γνωστοποίηση θα μπορούσε να θίξει τα εμπορικά συμφέροντα συγκεκριμένου φυσικού ή νομικού προσώπου, συμπεριλαμβανομένης της πνευματικής ιδιοκτησίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 πρώτη περίπτωση, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το όργανο ενημερώνει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο σύμφωνα με τους όρους που θα θεσπιστούν από το κάθε όργανο, για την πρόθεσή του να παράσχει στο κοινό δυνατότητα πρόσβασης στα εν λόγω έγγραφα. Τα έγγραφα αυτά δεν κοινοποιούνται εφόσον, λαμβάνοντας υπόψη τις παρατηρήσεις των ενδιαφερομένων, το όργανο κρίνει ότι η γνωστοποίησή τους θα έθιγε τα εν λόγω εμπορικά συμφέροντα, εκτός εάν η δημοσίευση αιτιολογείται για λόγους υπερισχύοντος δημοσίου συμφέροντος.

4. Τα ευαίσθητα έγγραφα κατά την έννοια του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 καθίστανται προσιτά εφόσον πληρούνται οι όροι που προβλέπονται στο εν λόγω άρθρο."

3. Το άρθρο 3 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 3

Εξαιρούνται από την πρόσβαση του κοινού τα έγγραφα που έχουν διαβαθμιστεί σύμφωνα με το άρθρο 10 του κανονισμού αριθ. 3 του Συμβουλίου, της 31ης Ιουλίου 1958, περί εφαρμογής του άρθρου 24 της συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας(5), και τα οποία δεν έχουν αποχαρακτηρισθεί."

4. Το άρθρο 4 διαγράφεται.

5. Το άρθρο 5 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 5

Για να εξασφαλισθεί η τήρηση της 30ετούς προθεσμίας που προβλέπεται στο άρθρο 1 παράγραφος 1, κάθε όργανο εξετάζει εγκαίρως, και το αργότερο κατά τη διάρκεια του 25ου έτους μετά την ημερομηνία δημιουργίας τους, όλα τα έγγραφα που έχουν διαβαθμιστεί σύμφωνα με τους κανόνες του οικείου οργάνου, προκειμένου να αποφασίσει τον ενδεχόμενο αποχαρακτηρισμό τους. Τα έγγραφα που δεν αποχαρακτηρίζονται κατά την πρώτη αυτήν εξέταση, επανεξετάζονται περιοδικά, και τουλάχιστον ανά πενταετία."

6. Το άρθρο 6 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 6

Όταν, μετά την παρέλευση της 30ετούς περιόδου που προβλέπεται στο άρθρο 1 παράγραφος 1, ένα κράτος μέλος σκοπεύει να καταστήσει προσιτά στο κοινό έγγραφα τα οποία προέρχονται από τα όργανα και τα οποία καλύπτονται από το άρθρο 2 ή το άρθρο 3, διαβουλεύεται με το ενδιαφερόμενο όργανο προκειμένου να λάβει απόφαση η οποία δεν θίγει την επίτευξη των στόχων του παρόντος κανονισμού."

7. Το άρθρο 7 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 7

Κάθε όργανο μεταφέρει στα ιστορικά αρχεία του όλα τα έγγραφα που περιέχονται στα τρέχοντα αρχεία του, το αργότερο 15 έτη από την ημερομηνία δημιουργίας τους. Σύμφωνα με τα κριτήρια που θεσπίζει κάθε όργανο σύμφωνα με το άρθρο 9, πραγματοποιείται αρχική διαλογή για να διαχωριστούν τα έγγραφα που πρέπει να φυλαχτούν από εκείνα που στερούνται διοικητικής ή ιστορικής αξίας."

8. Το άρθρο 9 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"Άρθρο 9

1. Κάθε όργανο μπορεί να εκδίδει εσωτερικούς κανόνες για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού. Στο μέτρο του δυνατού, τα όργανα καθιστούν δυνατή την πρόσβαση του κοινού στα αρχεία τους με ηλεκτρονικά μέσα. Επίσης, τα όργανα διαφυλάσσουν τα υπάρχοντα έγγραφα σε μορφές προσαρμοσμένες σε ειδικές ανάγκες (γραφή Μπράϊγ, μεγάλα γράμματα, μαγνητοφωνήσεις).

2. Κάθε όργανο εκδίδει ετησίως ενημερωτικό δελτίο σχετικά με τις δραστηριότητές του στον τομέα των ιστορικών αρχείων."

Άρθρο 2

Ο παρών κανονισμός τίθεται σε ισχύ την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 22 Σεπτεμβρίου 2003.

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

F. Frattini

(1) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.

(2) ΕΕ L 43 της 15.2.1983, σ. 1.

(3) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.

(4) ΕΕ L 8 της 12.1.2002, σ. 1.

(5) ΕΕ αριθ. 17 της 6.10.1958, σ. 406/58.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΔΗΛΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

Το Συμβούλιο υπενθυμίζει ότι ο παρών κανονισμός δεν θίγει τη σύμβαση μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και του Ευρωπαϊκού Πανεπιστημιακού Ινστιτούτου, της 17ης Δεκεμβρίου 1984.