ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΤΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ 1993 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΗΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ (CEDEFOP - ΒΕΡΟΛΙΝΟ) ΣΥΝΟΔΕΥΟΜΕΝΗ ΑΠΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΗΣΤΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΠΕΡΙΟΔΟ 1987 ΜΕΧΡΙ 1993, ΣΥΝΟΔΕΥΟΜΕΝΗ ΑΠΟ ΤΙΣ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ (94/C 378/01)

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Βασικά στοιχεία 1.1. Το Cedefop ιδρύθηκε με τον κανονισμό του Συμβουλίου αριθ. 337/75 (1) ως οργανισμός που εξαρτάται από την Ευρωπαϊκή Κοινότητα, έχοντας ως αποστολή την προώθηση της επαγγελματικής κατάρτισης σε κοινοτικό επίπεδο. Το Cedefop, το οποίο άρχισε τις δραστηριότητές του στο Βερολίνο το 1976, εξαρτάται τόσο από την Επιτροπή όσο και από το διοικητικό συμβούλιό του όσον αφορά τη λειτουργία του και τη διαχείριση. Ο προαναφερθείς κανονισμός καθορίζει το ρόλο του Cedefop, ήτοι "να παρέχει τη συνδρομή του στην Επιτροπή, με σκοπό την υποβοήθηση σε κοινοτικό επίπεδο, την προώθηση και ανάπτυξη της επαγγελματικής καταρτίσεως και της συνεχούς καταρτίσεως", να συμβάλλει "στην εφαρμογή κοινής πολιτικής επαγγελματικής καταρτίσεως" και να ευνοεί ιδιαίτερα "την ανταλλαγή πληροφοριών και εμπειριών". Τα κύρια καθήκοντά του στον τομέα της επαγγελματικής επιμόρφωσης είναι να καταρτίζει κατ' επιλογή τεκμηρίωση, να συμβάλει στην ανάπτυξη και το συντονισμό της έρευνας, να εξασφαλίζει τη διάδοση κάθε χρήσιμης τεκμηρίωσης και πληροφορίας, να προωθεί και να υποστηρίζει τέτοιες πρωτοβουλίες ώστε να διευκολυνθεί μια συντονισμένη προσέγγιση (ιδιαίτερα όσον αφορά την προσέγγιση των επιπέδων επαγγελματικής κατάρτισης και την αμοιβαία αναγνώριση των πιστοποιητικών) και να δημιουργεί έναν τόπο συνάντησης για τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Έκταση του ελέγχου 1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τους λογαριασμούς και τη δημοσιονομική διαχείριση του Ευρωπαϊκού Κέντρου για την Ανάπτυξη της Επαγγελματικής Κατάρτισης (Cedefop-Βερολίνο) για το οικονομικό έτος 1993, σύμφωνα με τις διατάξεις του σχετικού κανονισμού (ΕΟΚ) 1416/76 (2). Επιπλέον, το Συνέδριο προέβη σε εξέταση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης του Cedefop, σύμφωνα με το άρθρο 72 του ίδιου κανονισμού. Οι παρατηρήσεις που διατυπώθηκαν κατά τον προηγούμενο έλεγχο του Συνεδρίου σχετικά με τη δημοσιονομική διαχείριση κάλυπταν την περίοδο μέχρι το 1986 και δημοσιεύθηκαν στα πλαίσια της ετήσιας έκθεσης του Συνεδρίου σχετικά με τους λογαριασμούς του Cedefop για το 1986. Η έκθεση αυτή παρουσιάζει τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου για τη δημοσιονομική διαχείριση κατά την περίοδο 1987-1993. Οι παρατηρήσεις προκύπτουν από μια επιλογή συζητήσεων και μια διεξοδική εξέταση εγγράφων σχετικά με την εξεταζόμενη περίοδο.

1.3. Κατά τη σύσκεψη του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου της 29ης Οκτωβρίου 1993, αποφασίστηκε να μεταφερθεί η έδρα του Cedefop από το Βερολίνο στη Θεσσαλονίκη, στην Ελλάδα (3). Η παρούσα έκθεση του Συνεδρίου λαμβάνει υπόψη την επίπτωση του μέτρου αυτού στις δραστηριότητες του Cedefop κατά τα τέλη του 1993 και εξετάζει τις πιθανές μελλοντικές αλλαγές, καθώς και τις νέες δυνατότητες βελτίωσης.

2. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΞΕΤΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΤΟΥ 1993 Δημοσιονομικές διατάξεις 2.1. Η αναθεώρηση των δημοσιονομικών διατάξεων εγκρίθηκε από το Συμβούλιο στις 30 Ιουνίου 1993 (4), αλλά εφαρμόστηκε μόνο εν μέρει κατά την κατάρτιση του ισολογισμού του Κέντρου και δεν εφαρμόστηκε κατά τη λογιστική καταχώριση των εσόδων και των δαπανών καθόλη τη διάρκεια του οικονομικού έτους. Η αναθεώρηση αυτή θα εφαρμοστεί εξ ολοκλήρου στους λογαριασμούς του 1994.

Δημοσιονομικά στοιχεία 2.2. Οι διαθέσιμες πιστώσεις για το οικονομικό έτος 1993 ανήλθαν σε 11,92 εκατ. ECU. Οι υποχρεώσεις που αναλήφθηκαν οδήγησαν σε πληρωμές ύψους 8,23 εκατ. ECU και σε μεταφορές στο οικονομικό έτος 1994 ύψους 3,02 εκατ. ECU, το δε υπόλοιπο ύψους 0,67 εκατ. ECU ακυρώθηκε. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος οδήγησαν σε πληρωμές ύψους 1,24 εκατ. ECU και σε ακυρώσεις ύψους 0,43 εκατ. ECU. Το παράρτημα 1 της έκθεσης αυτής παρουσιάζει μια ανάλυση κατά τίτλο της χρησιμοποίησης των πιστώσεων του εν λόγω οικονομικού έτους, καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το 1992.

Διαχωρισμός των καθηκόντων 2.3. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων του διατάκτη και του υπολόγου, όπως ορίζεται στο δημοσιονομικό κανονισμό, εξακολούθησε να είναι ανεπαρκής μέχρι τα τέλη του 1993. Εντούτοις, η δημιουργία δύο νέων θέσεων μερικής απασχόλησης του βοηθού υπολόγου και του βοηθού υπολόγου πάγιων προκαταβολών το 1993 επιτρέπει στο Κέντρο να επιλύσει το πρόβλημα αυτό κατά τα επόμενα έτη (5). Οι υπάλληλοι είχαν ήδη διοριστεί μέχρι τις αρχές του 1994, αλλά όπως και για όλο το εν ενεργεία προσωπικό, η επικείμενη μεταφορά στη Θεσσαλονίκη δημιουργεί ένα κλίμα αβεβαιότητας.

Πάγιες προκαταβολές 2.4. Οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν μέσω της διαδικασίας των πάγιων προκαταβολών, δηλαδή χωρίς προηγούμενη θεώρηση του δημοσιονομικού ελεγκτή, αντιπροσώπευαν το 58,4 % του συνόλου των αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών το 1993. Τούτο αντιπροσωπεύει μια σημαντική αύξηση σε σχέση με το προηγούμενο έτος, όταν οι πληρωμές μέσω των πάγιων προκαταβολών ανέρχονταν στο 30,9 % του συνόλου. Η σημαντική αυτή χρησιμοποίηση των πάγιων προκαταβολών υπήρξε αντικείμενο κριτικής στις προηγούμενες ετήσιες εκθέσεις του Συνεδρίου για τους λογαριασμούς του Cedefop (6). Επιπλέον, οι μισές από τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν μέσω των πάγιων προκαταβολών έγιναν κατά τους τελευταίους τέσσερις μήνες του έτους, ενώ το 16 % του συνόλου πραγματοποιήθηκε το Δεκέμβριο.

2.5. Σε μια έκθεση αποστολής της 10ης Μαΐου 1993, ο δημοσιονομικός έλεγχος πρότεινε να προσφεύγει περισσότερο το Cedefop στις προσωρινές αναλήψεις υποχρεώσεων. Ύστερα από μια συνεδρίαση στις 15 Οκτωβρίου, το Cedefop κατάρτισε, ύστερα από αίτηση του δημοσιονομικού ελέγχου, κατάσταση των κονδυλίων του προϋπολογισμού για τα οποία θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν προσωρινές αναλήψεις υποχρεώσεων και από τα οποία θα μπορούσαν να πραγματοποιηθούν πληρωμές μέσω των πάγιων προκαταβολών. Ο δημοσιονομικός έλεγχος κατ' αρχήν συμπλήρωσε και στη συνέχεια ενέκρινε την κατάσταση αυτή και στις 10 Δεκεμβρίου 1993 το διοικητικό συμβούλιο διπλασίασε το ανώτατο μηνιαίο όριο σε 1 000 000 ECU (7). Με το ποσό αυτό θα μπορούσαν να πληρωθούν μέσω των πάγιων προκαταβολών όλες οι δαπάνες εφόσον προκύπτουν από νόμιμες υποχρεώσεις που καλύπτονται από αναλήψεις υποχρεώσεων θεωρημένες από το δημοσιονομικό ελεγκτή (8).

2.6. Στο άρθρο 43 των δημοσιονομικών διατάξεων που εφαρμόζονται στο Κέντρο καθίσταται σαφές ότι "για την πληρωμή ορισμένων κατηγοριών δαπανών, είναι δυνατό να συνιστώνται πάγιες προκαταβολές" (9). Η απόφαση που έλαβε η ΓΔ ΧΧ να γίνεται χρήση των προσωρινών αναλήψεων υποχρεώσεων για όλες σχεδόν τις κατηγορίες δαπανών (συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδίου, αποστολής και μισθών) εκτός από τις συμβάσεις μελετών, και να πληρώνονται οι δαπάνες αυτές μέσω των πάγιων προκαταβολών δεν συμφωνεί με τις δημοσιονομικές διατάξεις. Το Συνέδριο κατανοεί τους λόγους της απόφασης αυτής, κυρίως ". . . χρηστή δημοσιονομική διαχείριση . . . μείωση του φόρτου εργασίας των υπαλλήλων, των διοικητικών καθηκόντων και των ταχυδρομικών τελών . . .". Κατά συνέπεια, οι δημοσιονομικές διατάξεις θα πρέπει ωστόσο να τροποποιηθούν.

Μεταβιβάσεις πιστώσεων 2.7. Το σύνολο των μεταβιβάσεων των πιστώσεων μεταξύ των διαφόρων κονδυλίων του προϋπολογισμού (άρθρων και θέσεων) που πραγματοποιήθηκαν το 1993 ανήλθε σε 1 003 900 ECU, ήτοι 8,4 % του αρχικού προϋπολογισμού, έναντι 6,7 % το 1992. Εντός του κεφαλαίου 3, μεταβιβάστηκε το 11,8 % των πιστώσεων (615 000 ECU). Οι μεταβιβάσεις πραγματοποιήθηκαν όλες από τρία κονδύλια του προϋπολογισμού (10) και 83 % από τις μεταβιβάσεις αυτές πραγματοποιήθηκε κατά τους δύο τελευταίους μήνες του 1993. Ένα ποσό ύψους 260 339 ECU ακυρώθηκε σ' αυτά τα τρία κονδύλια του προϋπολογισμού, πράγμα που δείχνει ότι το πρόγραμμα εργασίας δεν εκτελέστηκε όπως είχε προβλεφθεί.

Μεταφορές και ακυρώσεις πιστώσεων 2.8. Μόνο το 69 % των οριστικών πιστώσεων για το 1993 πληρώθηκε το έτος αυτό (έναντι 83 % το 1992). Το ποσοστό των αναλήψεων υποχρεώσεων που πραγματοποιήθηκαν και μεταφέρθηκαν στο 1994 (25 % έναντι 15 % το 1992), καθώς επίσης και το ποσοστό των ακυρώσεων ήταν υψηλότερα (6 % έναντι 4 % το 1992). Στον πίνακα 1 παρουσιάζονται οι μεταφορές από τον αρχικό προϋπολογισμό του 1993 κατά τίτλο και χρησιμοποίησή τους το 1994.

Πίνακας 1: Μεταφορές από τον αρχικό προϋπολογισμό του 1993

"(ECU) """ ID="1">345 807 > ID="2">6 > ID="3">251 897 > ID="4">73 "> ID="1"> 196 406 > ID="2">19 > ID="3">113 875 > ID="4">58 "> ID="1">2 478 287 > ID="2">47 > ID="3">1 000 696 > ID="4">41 "> ID="1">3 020 500 > ID="2">25 > ID="3">1 366 468 > ID="4">45 ">

2.9. Οι μεταφορές των πιστώσεων σχετικά με τις επιχειρησιακές δαπάνες του τίτλου 3 ανήλθαν σε 47 % των αρχικών πιστώσεων, έναντι του 30 % το 1992. Εφόσον το 8 % των πιστώσεων του τίτλου 3 ακυρώθηκε, τούτο σημαίνει ότι το Κέντρο δαπάνησε μόνο το 45 % του επιχειρησιακού προϋπολογισμού του 1993 κατά το έτος αυτό. Κατά τα τέλη του πρώτου τρίμηνου του 1994, μόνο το 45 % των μεταφορών του 1993 είχε χρησιμοποιηθεί. Οι μεταφορές των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων του 1993 στο πρόγραμμα εργασίας του ίδιου έτους ήταν ιδιαίτερα υψηλές στο κονδύλιο του προϋπολογισμού 301 "Διάδοση πληροφοριών". Κατά το τέλος του πρώτου τριμήνου του 1994 το 83 % των πιστώσεων αυτών που είχαν μεταφερθεί δεν είχε ακόμη χρησιμοποιηθεί. Κατά τα τέλη του 1993, μεταφέρθηκαν σ' αυτό το κονδύλιο του προϋπολογισμού 285 000 ECU από άλλα κονδύλια του επιχειρησιακού προϋπολογισμού και υποχρεώσεις που ανέρχονταν συνολικά σε 899 601 ECU αναλήφθηκαν στη συνέχεια για να μεταφερθούν στο επόμενο οικονομικό έτος. Τούτο αντιπροσώπευε το 90 % των αρχικών πιστώσεων και το 70 % των οριστικών πιστώσεων. Άλλες σημαντικές μεταφορές έγιναν για έξοδα διερμηνείας, πρότυπες μελέτες και σχέδια καθώς και έξοδα μετάφρασης (51 %, 36 % και 72 % των αρχικών πιστώσεων αντίστοιχα).

2.10. Οι παρατηρήσεις του Συνεδρίου σχετικά με το υψηλό επίπεδο των μεταβιβάσεων και των μεταφορών είναι παρόμοιες με εκείνες που διατυπώθηκαν το 1992 (11) και δείχνουν ότι έχουν διακυβευθεί οι αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

2.11. Το 1993, οι ακυρώσεις του τίτλου 2 (έξοδα διοικητικής λειτουργίας) αντιπροσώπευαν το 17 % των οριστικών πιστώσεων το 1993 έναντι του 6 % το 1992 (βλ. παράρτημα 3). Η αύξηση αυτή οφείλεται εν μέρει στην ακύρωση δαπανών για αγορά εξοπλισμού, μίσθωση και συντήρηση, ύστερα από την ανακοίνωση της επικείμενης μεταφοράς του Κέντρου στη Θεσσαλονίκη, καθώς και στην αβεβαιότητα αν θα εξακολουθήσει ή όχι η Ευρωπαϊκή Ένωση να χρησιμοποιεί δωρεάν γραφεία.

Δαπάνες 2.12. Η αύξηση του επιχειρησιακού προϋπολογισμού υπήρξε ιδιαίτερα σημαντική σε τρία κονδύλια του προϋπολογισμού. Ο αρχικός προϋπολογισμός για τις πρότυπες μελέτες ήταν κατά 125 % υψηλότερος από εκείνο του προηγούμενου έτους. Εντούτοις, μόνο το ένα τέταρτο του προϋπολογισμού αυτού δαπανήθηκε το 1993- ένα τρίτο μεταβιβάστηκε σε άλλα κονδύλια του προϋπολογισμού, ένα τρίτο μεταφέρθηκε στο 1994 και το υπόλοιπο ακυρώθηκε. Τούτο αντικατοπτρίζει την ανεπάρκεια του προγραμματισμού των δαπανών και της δημοσιονομικής διαχείρισης.

2.13. Η αύξηση ήταν επίσης σημαντική στο κονδύλιο του προϋπολογισμού σχετικά με τη διάδοση πληροφοριών (έξοδα εκτύπωσης και δημοσίευσης). Ο αρχικός προϋπολογισμός και για τα δύο μαζί ήταν κατά 71 % υψηλότερος για το 1993 και το ποσοστό αυτό αυξήθηκε σε 126 % ύστερα από μεταβιβάσεις πιστώσεων. Ένα σημαντικό μέρος της αύξησης αυτής οφείλεται στο γεγονός ότι η Επιτροπή ζήτησε από το Κέντρο να μεταφράσει και να δημοσιεύσει 12 εθνικές εκθέσεις που καταρτίστηκαν στα πλαίσια του προγράμματος Force της Επιτροπής (12). Το Συνέδριο διερωτάται κατά πόσο τα καθήκοντα του Κέντρου θα πρέπει να επεκτείνονται στην εκτύπωση και μετάφραση των εκθέσεων που καταρτίζονται στα πλαίσια ενός προγράμματος το οποίο χρηματοδοτείται από την Task Force για τους ανθρώπινους πόρους.

Αποθεματικό για απρόβλεπτα 2.14. Από το 1988 και μετά το Cedefop έχει εγγράψει στους λογαριασμούς του ένα ποσό ύψους 10 000 ECU στον τίτλο ΙΧ ως αποθεματικό για απρόβλεπτα. Κάθε χρόνο το ποσό αυτό χρησιμοποιείται εν μέρει ή εξ ολοκλήρου για τη χρηματοδότηση ενός βραβείου από το Cedefop για το οποίο πραγματοποιείται μία ή περισσότερες συνεδριάσεις κάθε χρόνο. Αν το βραβείο Cedefop απονέμεται κάθε χρόνο, θα έπρεπε να θεωρείται μέρος των επιχειρησιακών δαπανών του Cedefop και να εμφανίζεται στον τίτλο ΙΙΙ. Τα συναφή έξοδα, όπως τα έξοδα διοργάνωσης, συνεδριάσεων, κ.λπ. θα πρέπει επίσης να καταλογίζονται στο ίδιο κονδύλιο του προϋπολογισμού για να έχει η αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή μια καλύτερη εικόνα σχετικά με το κόστος του βραβείου Cedefop.

Σύνολο των στοιχείων ενεργητικού του ισολογισμού 2.15. Τα συνολικά ποσά των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού του ισολογισμού που καταγράφηκαν στις 31 Δεκεμβρίου 1993 ήταν κατά 52 % υψηλότερα από εκείνα που καταγράφηκαν το 1992. Η κυριότερη αιτία της αύξησης αυτής είναι ένα συμπληρωματικό ποσό διαθέσιμων ρευστών ύψους 2 εκατομμυρίων ECU κατά τα τέλη το 1993, που τοποθετήθηκε κατά ένα μεγάλο μέρος σε λογαριασμούς προθεσμίας που έληγαν κατά την ημερομηνία κλεισίματος του ισολογισμού. Το υψηλό αυτό ποσό είναι η άμεση συνέπεια των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν στο 1994. Μέχρι το τέλος του Ιανουαρίου 1994 είχαν μειωθεί οι απαιτήσεις και οι οφειλές και είχαν μειωθεί περισσότερο από το ήμισυ τα διαθέσιμα ρευστά.

3. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΕΙΣ ΤΟΥ CEDEFOP Παρακολούθηση της έκθεσης του Συνεδρίου για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση 3.1. Το Συνέδριο, στην έκθεσή του για το οικονομικό έτος 1986, διατύπωσε ορισμένες παρατηρήσεις και συστάσεις. Πολλές από τις παρατηρήσεις αυτές έχουν ληφθεί υπόψη εν μέρει ή εξ ολοκλήρου από το Cedefop. Τα θέματα που εκκρεμούν εξετάζονται στα σημεία 4.5, 5.4, 6.4, 6.6, 6.7 και 7.4 παρακάτω.

Εξωτερικές αξιολογήσεις του Cedefop 3.2. Τον Οκτώβριο του 1992, το διοικητικό συμβούλιο του Cedefop ζήτησε από το Κέντρο να αναθέσει σε έναν εξωτερικό σύμβουλο να εκτιμήσει τις επιπτώσεις των "κατευθυντηρίων γραμμών" που πρότεινε το Cedefop για τα επόμενα τέσσερα χρόνια, τις σχέσεις του με τους συνεργάτες του [την Επιτροπή, τα κράτη μέλη, τον Unice (13), την ETUC (14), καθώς και τις μεθόδους εργασίας του Κέντρου (15)]. Έτσι, ο κ. Mallet, ο σύμβουλος ο οποίος ήταν επιφορτισμένος με την ειδική αυτή εργασία, υπέβαλε προτάσεις στο διοικητικό συμβούλιο για τις κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τα προσεχή προγράμματα εργασίας, καθώς και για τη μελλοντική οργάνωση και εκπαίδευση του προσωπικού του Κέντρου.

3.3. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στην απόφασή του για τη χορήγηση απαλλαγής σχετικά με τους λογαριασμούς του 1991, κάλεσε το διοικητικό συμβούλιο του Cedefop να εκπονήσει μια συμπληρωματική και περισσότερο διεξοδική μελέτη σχετικά με "το βαθμό κατά τον οποίο το Κέντρο εκπληρώνει τους στόχους που του έχουν ανατεθεί από το καταστατικό του προτείνοντας δυνατές βελτιώσεις των διατάξεων που ισχύουν προς το παρόν, και δίνοντας έμφαση στις ανάγκες, στην πολιτική αποτελεσματικότητα και στη σχέση κόστους-οφέλους των διαφόρων προϊόντων του Κέντρου" (16). Η μελέτη θα πρέπει να λάβει ιδιαίτερα υπόψη την προσεχή μεταφορά στη Θεσσαλονίκη.

4. CEDEFOP, Η ΕΕ ΚΑΙ Η ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ Δημοσιονομικά στοιχεία για την περίοδο 1987-1993 4.1. Το 1993, οι συνολικές οριστικές πιστώσεις ανέρχονταν σε 11 922 800 ECU, ήτοι κατά 81 % υψηλότερες από το 1987. Η γραφική παράσταση 1 δείχνει τις οριστικές πιστώσεις που εγκρίθηκαν κατά την περίοδο αυτή κατά τίτλο δαπανών (τίτλοι Ι και ΙΙ), οι οποίες αυξήθηκαν κατά 76 % και 16 % αντίστοιχα. Στον πίνακα 2 παρουσιάζεται ότι κατά την ίδια περίοδο οι επιχειρησιακές δαπάνες αυξήθηκαν από 37,8 % σε 43,9 % του συνόλου των οριστικών πιστώσεων. Η πτωτική αυτή τάση της σχέσης γενικών εξόδων/επιχειρησιακών δαπανών αντιστράφηκε όταν ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός μειώθηκε κατά ένα τρίτο το 1994. Στα πλαίσια του σημερινού συστήματος πρόσληψης προσωπικού, τα έξοδα προσωπικού και διοικητικής λειτουργίας καθορίζονται σε μεγάλο βαθμό από έτος σε έτος. Θα έπρεπε να προβλεφθεί η εφαρμογή ελαστικότερων διατάξεων σχετικά με την πρόσληψη ώστε να μπορεί στο μέλλον το Κέντρο να αποφεύγει καταστάσεις κατά τις οποίες κάθε συνολική μείωση δαπανών χρειάζεται κατά κανόνα δυσανάλογη μείωση των επιχειρησιακών δαπανών.

Πίνακας 2: Οριστικές πιστώσεις για την περίοδο 1986-1994

"(1 000 ECU) """ ID="1">2 471 > ID="2">7 388 > ID="3">33,5 "> ID="1">2 486 > ID="2">6 586 > ID="3">37,8 "> ID="1">2 999 > ID="2">7 318 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 445 > ID="2">8 409 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 854 > ID="2">8 988 > ID="3">42,9 "> ID="1">4 550 > ID="2">10 390 > ID="3">43,8 "> ID="1">4 700 > ID="2">10 838 > ID="3">43,4 "> ID="1">5 233 > ID="2">11 922 > ID="3">43,9 "> ID="1">3 527 > ID="2">11 112 > ID="3">31,7 ">

4.2. Κατά την περίοδο 1987-1993, το σύνολο των οριστικών πιστώσεων που μεταφέρονται κάθε χρόνο στο επόμενο οικονομικό έτος αυξήθηκε από 19 % σε 25 %. Κατά την ίδια περίοδο στον τίτλο 3 οι μεταφορές αυξήθηκαν από 37 % σε 47 %. Το 1994, θα ήταν σκόπιμο να τεθεί ένα τέλος στην πρακτική της μεταφοράς σημαντικών πιστώσεων από το ένα έτος στο άλλο.

4.3. Ύστερα από πρόταση του Συνεδρίου, το Κέντρο συμπεριλαμβάνει επίσης στην εισαγωγή των ετήσιων λογαριασμών του το ποσοστό του συνόλου των οριστικών πιστώσεων κατά τομέα. Στον πίνακα 3 φαίνεται η ανάλυση των δαπανών το 1987 και το 1993, καθώς και το ποσοστό αύξησής τους κατά την περίοδο αυτή.

Πίνακας 3: Ποσοστό του συνόλου των οριστικών πιστώσεων κατά τομέα

"" ID="1">Διεύθυνση > ID="2">7 > ID="3">7 > ID="4">+ 85 "> ID="1">Διοίκηση > ID="2">8 > ID="3">9 > ID="4">+ 71 "> ID="1">Μετάφραση και διερμηνεία > ID="2">25 > ID="3">23 > ID="4">+ 96 "> ID="1">Πληροφόρηση, τεκμηρίωση, δημοσιεύσεις > ID="2">22 > ID="3">23 > ID="4">+ 81 "> ID="1">Σχέδια, έρευνα, μελέτες > ID="2">38 > ID="3">39 > ID="4">+ 78 "> ID="1">Σύνολο > ID="2">100 > ID="3">100">

Κατά την ίδια περίοδο, το προσωπικό του Κέντρου αυξήθηκε από 57 σε 78 υπαλλήλους, η δραστηριότητα σχετικά με τη διοργάνωση συσκέψεων αυξήθηκε κατά 17 %, ο αριθμός των σελίδων που εκτυπώθηκαν από την υπηρεσία εκδόσεων αυξήθηκε κατά 28 %, ο αριθμός των σελίδων που εκτυπώθηκαν και αναθεωρήθηκαν διπλασιάστηκε και τα έσοδα που προήλθαν από την πώληση εκδόσεων τετραπλασιάστηκαν.

Ο ρόλος του Cedefop 4.4. Από τα μέσα της δεκαετίας του 80 υπήρξε σημαντική αύξηση του ενδιαφέροντος τόσο από την Κοινότητα όσο και από μεμονωμένα κράτη μέλη για την επαγγελματική κατάρτιση, πράγμα το οποίο οδήγησε κατ' αρχήν στην καθιέρωση της "Task Force Ανθρώπινοι Πόροι", με ετήσιο προϋπολογισμό ύψους 450 εκατομμυρίων ECU περίπου και δεύτερον στην ταχεία αύξηση των δαπανών της ΓΔ V στον τομέα της επαγγελματικής κατάρτισης. Τόσο η Task Force όσο και η ΓΔ V της Επιτροπής κατάρτισαν κοινοτικά προγράμματα και προώθησαν πρωτοβουλίες όπως το Euroform, Euroqualification (17), κ.λπ.- επίσης κατάρτισαν κοινοτικά πλαίσια στήριξης, των οποίων οι στόχοι είναι συναφείς και συχνά αλληλεπικαλύπτονται, και περιλαμβάνουν παρόμοια καθήκοντα με εκείνα που αποτέλεσαν κίνητρο για την ίδρυση του Cedefop. Επιπλέον, οι περισσότερες από τις ενέργειες αυτές χρηματοδοτούνται με ποσά που υπερβαίνουν τον ετήσιο προϋπολογισμό του Cedefop.

4.5. Η Επιτροπή δεν ζητά από το Cedefop τη χορήγηση τεχνικής βοήθειας για τη διαχείριση των ενεργειών αυτών (18) και σπανίως ζητά τη γνώμη του όταν εκπονούνται ή αξιολογούνται προγράμματα επαγγελματικής κατάρτισης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι του Cedefop εργάζονται σε συνεργασία με τους υπαλλήλους της Επιτροπής σε διάφορα θέματα προγραμμάτων. Εντούτοις, η ύπαρξη και η επιτυχία της συνεργασίας αυτής εξαρτάται συχνά από προσωπικές και οικείες σχέσεις μεταξύ των υπαλλήλων του Cedefop και της Επιτροπής. Το Cedefop, στο πρόγραμμα εργασίας του για το 1993, συμμετέχει στα προγράμματα Petra (19), Eurotecnet (20) και Force, αλλά δεν του έχει ανατεθεί κανένας ειδικός ρόλος σε κανένα από τα προγράμματα αυτά ή στα γενικότερα μέτρα της Επιτροπής για τη βελτίωση της εκπαίδευσης και τη μείωση της ανεργίας. Το Συνέδριο θα επιθυμούσε να έχει το Cedefop σαφέστερη συμμετοχή σε ορισμένες σημαντικές πλευρές των εργασιών της Επιτροπής, και να συμμετάσχει στα προγράμματα υπέρ της απασχόλησης.

4.6. Κατά συνέπεια, το Συνέδριο θεωρεί ότι θα πρέπει να επανεξεταστούν οι αντίστοιχοι ρόλοι των διαφόρων υπηρεσιών της Επιτροπής και του Cedefop υπό το φως της πιθανής εξέλιξης στον τομέα της επαγγελματικής κατάρτισης στην Ευρωπαϊκή Ενωση. Αν το Κέντρο πρόκειται να καταστεί κυρίως ένας οργανισμός τεχνικής βοήθειας στην υπηρεσία της Επιτροπής, θα πρέπει να αναλυθεί διεξοδικά αυτή η άποψη του θέματος. Η Επιτροπή θα μπορούσε να θεωρήσει ότι είναι χρησιμότερο να αναπτύξει περισσότερο και να ενημερώνει τακτικά τις βάσεις δεδομένων σχετικά με τα συστήματα επαγγελματικής κατάρτισης που υπάρχουν στα κράτη μέλη και με την τεκμηρίωση ερευνών που έχουν ήδη διεξαχθεί στα κράτη μέλη, πράγμα που θα βοηθούσε την Επιτροπή να αποφεύγει πρωτοβουλίες που οδηγούν σε αλληλεπικάλυψη της υπάρχουσας έρευνας.

4.7. Προς το παρόν, το Cedefop χρηματοδοτείται από το κονδύλιο του προϋπολογισμού "Task Force", η οποία υπήρξε πάντα το πρώτο σημείο επαφής του Cedefop με την Επιτροπή. Τούτο αντικατοπτρίζεται στο γεγονός ότι οι τρεις εκπρόσωποι της Επιτροπής στο διοικητικό συμβούλιο (βλ. σημείο 5.1) παρακάτω προέρχονται από την Task Force. Εντούτοις, δεδομένου ότι οι ενέργειες της Επιτροπής στον τομέα της επαγγελματικής κατάρτισης δεν περιορίζονται στην Task Force, θα ήταν χρησιμότερο για το Cedefop να έχει στενότερες σχέσεις με άλλες αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής. Τούτο θα μπορούσε να ενισχυθεί με την αντικατάσταση του ενός από τους εκπροσώπους της Task Force από έναν εκπρόσωπο της ΓΔ V στο διοικητικό συμβούλιο.

5. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ CEDEFOP 5.1. Το Cedefop διοικείται από ένα διοικητικό συμβούλιο 39 μελών το οποίο αποτελείται από εκπροσώπους της Επιτροπής (τρεις), εργοδοτικών οργανώσεων (12), συνδικαλιστικών οργανώσεων εργαζομένων (12) και από έναν εκπρόσωπο από κάθε κράτος μέλος της ΕΕ. Η διάρθρωση του Προεδρείου του διοικητικού συμβουλίου είναι τετραμερής με έναν εκπρόσωπο από την καθεμιά από τις τέσσερις ομάδες. Ο διευθυντής του Κέντρου διορίζεται από την Επιτροπή από μια κατάσταση υποψηφίων που υποβάλλει το διοικητικό συμβούλιο για μια πενταετή περίοδο. Υπάρχουν επίσης δύο αναπληρωτές διευθυντές που διορίζονται κατά τον ίδιο τρόπο. Η πολιτική του διοικητικού συμβουλίου αποβλέπει στο να περιοριστεί σε δέκα χρόνια η άσκηση των καθηκόντων αυτών από τα ίδια πρόσωπα. Δεδομένου ότι δύο από τα τρία μέλη της διεύθυνσης άρχισαν να εργάζονται στο Cedefop κατά την ίδια ημερομηνία, τούτο θα μπορούσε να οδηγήσει στη λύση της συνέχειας στην εν γένει διαχείριση του Κέντρου.

5.2. Ο ρόλος της Επιτροπής, όπως προβλέπεται στο βασικό κανονισμό και όπως εκπληρούται από τους εκπροσώπους της Task Force δεν συνίσταται μόνο στο να εκπροσωπούνται τα συμφέροντα της Επιτροπής, ή τουλάχιστον της Task Force στο διοικητικό συμβούλιο, αλλά επίσης και στο να εγκρίνεται το πρόγραμμα εργασίας, να εξετάζεται η ετήσια έκθεση και η κατάσταση των προβλεπομένων εσόδων και δαπανών και να υποβάλλεται η πρόβλεψη των εσόδων και δαπανών στο Συμβούλιο. Υπάρχει ένα δεύτερο σημείο επαφής με την Επιτροπή, ήτοι ο δημοσιονομικός έλεγχος των δαπανών του Cedefop που διενεργεί η ΓΔ ΧΧ. Σύμφωνα με το άρθρο 23 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1416/76 του Συμβουλίου, όλες οι αναλήψεις υποχρεώσεων και οι πληρωμές που πραγματοποιούνται από το Cedefop πρέπει να ελέγχονται και να θεωρούνται από το δημοσιονομικό ελεγκτή. Τα περισσότερα έγγραφα που είναι αναγκαία για τη διαδικασία αυτή διαβιβάζονται στη ΓΔ ΧΧ στις Βρυξέλλες, ενώ τα υπόλοιπα ελέγχονται κατά τη διάρκεια των δύο ετήσιων επισκέψεων της ΓΔ ΧΧ στο Cedefop. Από τα τέλη του 1993, το σύστημα αυτό έχει τροποποιηθεί με απόφαση του δημοσιονομικού ελεγκτή να γίνεται μεγαλύτερη χρήση των προσωρινών αναλήψεων υποχρεώσεων και των πάγιων προκαταβολών (βλ. σημεία 2.4-2.6).

5.3. Μολονότι ο διευθυντής είναι αρμόδιος για την καθημερινή διαχείριση του Κέντρου σύμφωνα με το βασικό κανονισμό, το διοικητικό συμβούλιο είναι εκείνο που αναλαμβάνει τη γενικότερη ευθύνη. Το συμβούλιο αυτό λαμβάνει αποφάσεις, εγκρίνει το πρόγραμμα εργασίας, την ετήσια έκθεση, τους λογαριασμούς εσόδων και δαπανών του προηγούμενου έτους, καθώς και την κατάσταση των προβλεπομένων εσόδων και δαπανών για το επόμενο οικονομικό έτος. Υπάρχουν ωστόσο ορισμένα στοιχεία που περιορίζουν την αποτελεσματικότητα του συστήματος αυτού. Σύμφωνα με τον κανονισμό το διοικητικό συμβούλιο είναι υποχρεωμένο να συνέρχεται μόνο δύο φορές το χρόνο (21), μολονότι τα μέλη του Προεδρείου συναντώνται και έρχονται σε επαφή συχνότερα. Αυτό σημαίνει ότι όταν συνεδριάζουν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου τα μέλη αυτά καλούνται να λάβουν, ή να επικυρώσουν ένα μεγάλο αριθμό αποφάσεων μέσα σε ένα μικρό χρονικό διάστημα. Είναι αμφίβολο κατά πόσο τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενός τέτοιου μεγέθους μπορούν να συμβάλλουν πράγματι εποικοδομητικά στις εργασίες του συμβουλίου με τις περιστάσεις αυτές.

5.4. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής είναι συνήθως καλύτερα ενημερωμένοι από τα άλλα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και έτσι είναι σε θέση να διαδραματίσουν ενεργότερο ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η έκθεση που αναφέρεται στο σημείο 3.2 τονίζει τη σπουδαιότητα "μιας διεξοδικής ανάλυσης των αιτημάτων των εταίρων" και την ανάγκη για το Κέντρο να ζητά "ο χρόνος και οι πόροι που απαιτούν οι συζητήσεις να αναλαμβάνονται τόσο από το Κέντρο όσο και από τους εταίρους του". Προς το παρόν, η διεύθυνση του Cedefop εκτελεί μια αξιολόγηση σχετικά με τις προσδοκίες που μπορούμε να έχουμε από το Cedefop. Αυτό το είδος της αξιολόγησης πρέπει να είναι συνεχές και να παρέχει στοιχεία στη διαδικασία του προγραμματισμού.

5.5. Οι διαχειριστικές και διοικητικές διαδικασίες του Cedefop είναι επαχθείς και ελέγχονται αυστηρά. Οι αποφάσεις λαμβάνονται από το Προεδρείο του διοικητικού συμβουλίου και στη συνέχεια επικυρώνονται από την ολομέλεια του συμβουλίου. Οι αποφάσεις που έχουν δημοσιονομικές επιπτώσεις ελέγχονται από τη ΓΔ ΧΧ της Επιτροπής. Ο δημοσιονομικός κανονισμός, που εφαρμόζεται κατά ένα μεγάλο μέρος στο Cedefop, είναι πολύ λεπτομερής για μια μικρή διοίκηση και ορισμένες διατάξεις συμβάλλουν ελάχιστα στη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση και στη λειτουργική αποτελεσματικότητα. Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει τους κανονισμούς του Cedefop με γνώμονα την επικείμενη μετάθεση στη Θεσσαλονίκη επιδιώκοντας να απλοποιήσει τις διαδικασίες και να τις καταστήσει καταλληλότερες για έναν οργανισμό του μεγέθους του Cedefop.

6. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ Ετήσιο πρόγραμμα εργασίας 6.1. Το χρονοδιάγραμμα που εγκρίνεται από το διοικητικό συμβούλιο για την κατάρτιση και την έγκριση του προγράμματος εργασίας ορίζει την έναρξη κατά την άνοιξη που προηγείται του εν λόγω έτους και τη λήξη κατά τις αρχές του Δεκεμβρίου του ιδίου έτους. Ο κύκλος αυτός περιλαμβάνει μια περίοδο πέντε μηνών κατά τη διάρκεια της οποίας ζητείται η γνώμη του διοικητικού συμβουλίου, ύστερα από την οποία περίοδο υπάρχει ένα τελικό στάδιο συντονισμού με την Task Force.

6.2. Δυστυχώς τα τελευταία χρόνια το χρονοδιάγραμμα αυτό δεν τηρήθηκε στην πράξη. Το πρόγραμμα εργασίας του 1993 εγκρίθηκε τελικά τον Απρίλιο του 1993 και το πρόγραμμα του 1994 το Φεβρουάριο του 1994. Αν το χρονοδιάγραμμα που επιθυμεί να καθιερώσει το Κέντρο αποδειχθεί πολύ φιλόδοξο, τότε όλη η διαδικασία θα πρέπει να αρχίσει νωρίτερα.

6.3. Ο ετήσιος χαρακτήρας του προγράμματος εργασίας σημαίνει ότι τα περισσότερα σχέδια προγραμματίζονται να ξεκινήσουν κατά τις αρχές του έτους και να αποπερατωθούν το τελευταίο τρίμηνο του έτους. Εντούτοις, η υποχρέωση να υποβάλλονται ετήσια προγράμματα εργασίας δεν καθιστά απαραίτητο ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα και το Κέντρο θα έπρεπε να προβλέψει την κλιμάκωση των ημερομηνιών έναρξης των σχεδίων και την επέκτασή τους σε περισσότερα οικονομικά έτη. Έτσι, όχι μόνο θα μπορούσε να δίνεται στα σχέδια ο αναγκαίος χρόνος για την αποπεράτωσή τους, αλλά θα βοηθούσε επίσης να αποφεύγονται τα προβλήματα που τίθενται με την καθυστερημένη έγκριση του προγράμματος εργασίας. Το Κέντρο θα μπορούσε επίσης να προβλέψει την έναρξη του ετήσιου κύκλου προγραμματισμού τον Ιανουάριο ζητώντας από τη διεύθυνση να υποβάλει το Μάρτιο κάθε μέλος του Προεδρείου ένα έγγραφο που να συνοψίζει τις προτάσεις της ομάδας ενδιαφέροντός του. Ο στόχος θα συνίσταται στο να καθίστανται τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου περισσότερο υπεύθυνα για τις αποφάσεις που λαμβάνονται για το τι πρέπει να πράξει το Cedefop.

Κατευθυντήριες γραμμές 6.4. Το Κέντρο καταρτίζει επίσης ένα τετραετές σχέδιο δράσης που ονομάζεται "κατευθυντήριες γραμμές". Το έγγραφο αυτό περιλαμβάνει όμως μόνο ορισμένες γενικές εκτιμήσεις σχετικά με την πρόοδο που έχει γίνει στην επαγγελματική κατάρτιση στην Ευρωπαϊκή Ένωση καθώς και με την κατεύθυνση που ακολουθεί το Κέντρό δίνει μόνο μια πολύ κατά προσέγγιση εικόνα των μεμονωμένων και σταθερών καθηκόντων που πρόκειται να αναλάβει το Κέντρο. Οι κατευθυντήριες γραμμές θα πρέπει να συμπληρωθούν με ένα πολυετές πρόγραμμα εργασίας που να δίνει περισσότερες λεπτομέρειες για τα σχέδια που πρόκειται να πραγματοποιήσει το Κέντρο, καθώς και για τους βραχυπρόθεσμους, μεσοπρόθεσμους και κατά το δυνατόν μακροπρόθεσμους στόχους του Κέντρου. Το πρόγραμμα αυτό θα πρέπει επίσης να αναφέρει τις ανάγκες σε προσωπικό και τον αναγκαίο χρόνο, τα αποτελέσματα και την αναμενόμενη απόδοση και, όταν είναι δυνατόν, τις αντίστοιχες ημερομηνίες. Θα πρέπει να αποσαφηνίζεται η σχέση μεταξύ των ετήσιων προγραμμάτων εργασίας και των κατευθυντηρίων γραμμών για να είναι δυνατή η παρακολούθηση και η σύγκριση. Τούτο ισχύει ιδιαίτερα για τα πολυετή σχέδια.

Προβλεπόμενα έξοδα 6.5. Τα τελευταία χρόνια το Κέντρο άρχισε να συμπεριλαμβάνει στα ετήσια προγράμματα εργασίας του κατά προσέγγιση έξοδα, καθώς και μια εκτίμηση του χρόνου και του προσωπικού που είναι αναγκαία καθόλη τη διάρκεια του χρόνου για το κάθε σχέδιο. Εντούτοις, τα αναφερόμενα έξοδα αντιπροσωπεύουν μόνο το τμήμα των εξόδων που ανήκουν στον επιχειρησιακό προϋπολογισμό καθώς και μισθολογικά έξοδα για τους άμεσα ενδιαφερόμενους ειδικευμένους υπαλλήλους. Τα έξοδα μετάφρασης, εκτύπωσης καθώς και τα γενικά έξοδα δεν περιλαμβάνονται. Το σύνολο των εξόδων θα πρέπει να περιλαμβάνεται τακτικά για να είναι δυνατή η παρακολούθηση του προγράμματος εργασίας.

Ετήσια έκθεση 6.6. Το διοικητικό συμβούλιο πρέπει μέχρι τις 31 Μαρτίου κάθε έτους να εγκρίνει και να υποβάλει στην Επιτροπή μια γενική ετήσια έκθεση για τις δραστηριότητες και τη δημοσιονομική κατάσταση του Κέντρου (22). Η ετήσια έκθεση πρέπει να υποβάλλεται στο διοικητικό συμβούλιο για έγκριση και με τη μορφή αυτή συνήθως εγκρίνεται με ελάχιστες συζητήσεις (βλ. σημείο 5.1 παραπάνω). Εξάλλου, είναι δύσκολο να εξακριβωθεί από την ετήσια έκθεση σε ποιο βαθμό έχει υλοποιηθεί το πρόγραμμα εργασίας (23). Το 1993, για παράδειγμα, πέντε σχέδια ή τμήματα σχεδίων δεν μπόρεσαν παρά εν μέρει να υλοποιηθούν και δύο δεν είχαν ακόμη αρχίσει. Η εξήγηση για την αδυναμία εκτέλεσης ορισμένων προγραμματισμένων δραστηριοτήτων δεν είναι επαρκής και μερικές φορές (σχέδιο 7) είναι ανύπαρκτη.

Πολυετής έκθεση αξιολόγησης 6.7. Το διοικητικό συμβούλιο πραγματοποιεί μια τετραετή εσωτερική αξιολόγηση της εργασίας του Κέντρου σε σχέση με τις κατευθυντήριες γραμμές. Η αξιολόγηση αυτή περιλαμβάνει ορισμένα χρήσιμα στατιστικά στοιχεία για τους τίτλους και τον αριθμό των εκδόσεων, καθώς και μια συνολική εικόνα των δραστηριοτήτων του Κέντρου. Εντούτοις, ούτε η ετήσια ούτε και η πολυετής έκθεση δεν παρέχουν επαρκή πληροφοριακά στοιχεία για να είναι δυνατή μια πραγματική αξιολόγηση της προόδου του προγράμματος εργασίας. Στο μέλλον, οι εκθέσεις θα πρέπει να αναφέρουν το πραγματικό κόστος ή την υλοποίηση όλων των σχεδίων που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα εργασίας.

Προθεσμίες 6.8. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι του Cedefop καλούνται να παρέχουν στη διεύθυνση εκτιμήσεις σχετικά με τις ημερομηνίες κατά τις οποίες πιστεύουν ότι θα ολοκληρώσουν τα διάφορα στάδια του κάθε σχεδίου που περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα εργασίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις οι προθεσμίες αυτές δεν τηρούνται, μάλιστα γίνεται υπέρβασή τους κατά πολλούς μήνες. Τούτο δημιουργεί περιόδους άσκοπης συμφόρησης στις υπηρεσίες μετάφρασης και δημοσίευσης, οι οποίες θα μπορούσαν να αποφεύγονται με έναν καλύτερο προγραμματισμό. Κανένα στοιχείο δεν δείχνει ότι τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ζητούν πληροφορίες από τη διεύθυνση για τη μη εμφάνιση, κατά τη διάρκεια του έτους, σχεδίων και δημοσιεύσεων που έχουν προβλεφθεί στο πρόγραμμα εργασίας.

7. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ Διαχείριση του προϋπολογισμού 7.1. Το διοικητικό συμβούλιο του Cedefop υποχρεούται να αποστείλει στην Επιτροπή μέχρι τις 31 Μαρτίου μια εκτίμηση των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το επόμενο οικονομικό έτος. Δεδομένου ότι η διαδικασία κατάρτισης του ετήσιου προγράμματος εργασίας δεν έχει ακόμη αναληφθεί κατά το στάδιο αυτό, η εκτίμηση βασίζεται στα (μη ελεγχθέντα) έσοδα και δαπάνες του προηγούμενου οικονομικού έτους και στις εγκεκριμένες πιστώσεις για το τρέχον έτος μάλλον παρά στην εκτίμηση κόστους δραστηριοτήτων που έχουν προβλεφθεί. Το Κέντρο θα πρέπει να προβλέπει την κατάρτιση του ετήσιου προϋπολογισμού και των λογαριασμών του σύμφωνα με ένα πολυετές πρόγραμμα εργασίας (βλ. σημείο 6.4 παραπάνω).

7.2. Το Συνέδριο, στα σημεία 5.1 έως 5.5 της έκθεσής του για το 1986, πρότεινε στο Cedefop να προβλέψει εναλλακτικές μεθόδους παρουσίασης του προϋπολογισμού. Μολονότι το Κέντρο συμφώνησε ότι η διάρθρωση του προϋπολογισμού δεν απεικόνιζε επαρκώς το μέγεθος των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων του, η διάρθρωση του προϋπολογισμού του Κέντρου και των λογαριασμών του έχει παραμείνει αμετάβλητη. Από το 1986 και μετά, το πρόγραμμα των δαπανών που αναλύονται σε πέντε τομείς δραστηριότητας έχει δημοσιευθεί μαζί με το λογαριασμό διαχείρισης του Κέντρου. Εντούτοις, δεν έχει ληφθεί υπόψη η πρόταση του Συνεδρίου να εξακριβώνονται χωριστά όλες οι δαπάνες σχετικά με το πρόγραμμα εργασίας. Το Κέντρο θα πρέπει να αναθεωρήσει τις περιπτώσεις κατά τις οποίες θα πρέπει να συμπληρωθούν τα πληροφοριακά στοιχεία του προϋπολογισμού και του λογαριασμού διαχείρισης με πρόσθετα αναλυτικά πληροφοριακά στοιχεία διαχείρισης, π.χ. όσον αφορά τις συμβάσεις μελετών και τα έξοδα σχεδίων.

7.3. Σε απάντηση της γνωμοδότησης του Συμβουλίου στο Κοινοβούλιο σχετικά με τη χορήγηση απαλλαγής του 1986, της απόφασης για τη χορήγηση απαλλαγής του 1988 από το Κοινοβούλιο και των παρατηρήσεων που διατύπωσε το Συνέδριο, ο προϊστάμενος διοίκησης του Cedefop ανέλαβε μια πρότυπη ενέργεια με χειρόγραφα μέσα με σκοπό την αναδρομική κατάρτιση μιας αναλυτικής λογιστικής κατά ερευνητικό στόχο χρησιμοποιώντας τα στοιχεία του 1989 και 1990. Η απόπειρα έπασχε από ορισμένες αδυναμίες και εγκαταλείφθηκε αφού βεβαίωσε το Κοινοβούλιο μέσα στη δήλωση για τη χορήγηση απαλλαγής του 1989 ότι τα πληροφοριακά στοιχεία θα έπρεπε να είναι διαθέσιμα μόνο αν είχε αποδειχθεί ότι θα γινόταν χρήση αυτών. Μόλις διορθωθούν οι αδυναμίες αυτές θα πρέπει να καθιερωθεί εκ νέου μια πληροφορική μορφή της αναλυτικής λογιστικής.

7.4. Στο άρθρο 74 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1416/76 (24) του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1948/93 του Συμβουλίου, ανατίθεται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο η ευθύνη να περιλαμβάνει στην απόφασή του για τη χορήγηση απαλλαγής ". . . εκτίμηση της ευθύνης του διοικητικού συμβουλίου όσον αφορά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του διαρρεύσαντος οικονομικού έτους...". Προϋπόθεση μιας χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης είναι να είναι διαθέσιμα, ακριβή και έγκυρα τα παρεχόμενα πληροφοριακά στοιχεία με τα οποία να μπορεί να καταρτίζεται ο προϋπολογισμός, να παρακολουθείται η εξέλιξή του και να αξιολογούνται τα αποτελέσματα ως προς τις εκτιμήσεις. Το Κοινοβούλιο, στην έκθεσή του για τη χορήγηση απαλλαγής του 1992, ζητά από το Ελεγκτικό Συνέδριο να περιλάβει στις ετήσιες εκθέσεις του τα πληροφοριακά στοιχεία που είναι αναγκαία για να γίνει μια τέτοια εκτίμηση. Έτσι, το Συνέδριο προτείνει να καθιερώσει το Cedefop ένα σύστημα διαχείρισης του προϋπολογισμού που να στηρίζεται σε επαρκή πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με το κόστος και τη διαχείριση. Τα πληροφοριακά αυτά στοιχεία θα έπρεπε να περιλαμβάνουν το χρόνο που δαπανάται σε κάθε σχέδιο, στοιχείο το οποίο θα μπορούσε να λαμβάνεται με την καθιέρωση ενός κατάλληλου συστήματος καταγραφής του χρόνου, καθώς και τον καταλογισμό όλων των γενικών εξόδων για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες.

Παρακολούθηση του προϋπολογισμού 7.5. Κατά την περίοδο από το 1987 έως το 1993 διαπιστώθηκαν αδυναμίες στη διαχείριση των επιχειρησιακών δαπανών του τίτλου 3. Κατά την περίοδο αυτή, το ποσοστό χρησιμοποίησης των πιστώσεων για κάθε έτος έτεινε να είναι χαμηλότερο για το τίτλο 3 απ' ό,τι για τους άλλους τίτλους. Επιπλέον, το ποσοστό των πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν ήταν είτε ίσο, είτε σημαντικά υψηλότερο στον τίτλο 3 απ' ό,τι στους τίτλους 1 και 2. Τούτο είναι αξιοσημείωτο ακόμη περισσότερο που η συνολική αξία των μεταβιβάσεων που πραγματοποιήθηκαν εντός του τίτλου 3 το 1992 και το 1993 αυξήθηκε αισθητά.

7.6. Ο αριθμός των υπευθύνων για τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές του τίτλου 3 είναι πολύ υψηλότερος και η ολοκλήρωση των διαφόρων στοιχείων του προγράμματος εργασίας εξαρτάται από ένα μεγαλύτερο αριθμό απρόβλεπτων παραγόντων για τις επιχειρησιακές δαπάνες παρά για τις υπόλοιπες δαπάνες. Το προτεινόμενο σύστημα ελέγχου που περιγράφεται στο σημείο 7.4 παραπάνω θα πρέπει να καθιερωθεί στο Κέντρο ήδη από την έναρξη των εργασιών στη Θεσσαλονίκη.

7.7. Στις 15 Μαρτίου 1993, ο προϊστάμενος της διοίκησης πρότεινε ένα σύστημα ελέγχου του επιχειρησιακού προϋπολογισμού το οποίο θα επέτρεπε ". . . στη διεύθυνση να παρακολουθεί προσεκτικά την εκτέλεση του προϋπολογισμού του προγράμματος εργασίας" (25). Ο προϊστάμενος της διοίκησης πρότεινε το διορισμό ενός υπευθύνου για κάθε υπηρεσία και την πρόσληψη ενός βοηθού διεύθυνσης για το συντονισμό και την παρακολούθηση της γενικής εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Κατά το 1993, η ροή των πληροφοριακών στοιχείων προς τη διεύθυνση βελτιώθηκε και το Νοέμβριο του έτους αυτού διορίστηκε ένας βοηθός διεύθυνσης. Εντούτοις, το σύστημα ελέγχου του προϋπολογισμού που καθιερώθηκε δεν αποδείχθηκε ακόμη αρκετά αποτελεσματικό για να αποφευχθεί η ανάληψη σημαντικών ποσών από τον προϋπολογισμό κατά το τέλος του έτους και η μεταφορά του 47 % του αρχικού προϋπολογισμού για τον τίτλο 3 το 1993 (26) (βλ. πίνακα 1).

Συμβάσεις μελετών 7.8. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στην απόφασή του για τη χορήγηση απαλλαγής του 1992, έδειξε επίσης ενδιαφέρον για τη διαχείριση των συμβάσεων μελετών του Cedefop. Η επιλογή των εξωτερικών εμπειρογνωμόνων εμπίπτει πράγματι στην αρμοδιότητα μεμονωμένων μελών του προσωπικού του Cedefop και βασίζεται σε επαφές που έχουν τα μέλη αυτά στο σχετικό τομέα. Οι συμβάσεις μελετών του Cedefop είναι γενικά κατώτερες από τα όρια που καθορίζουν οι κανόνες της ΣΕΑΣ (27). Εντούτοις, η διεύθυνση θα έπρεπε να εξασφαλίζει εν πάση περιπτώσει οι ενδιαφερόμενοι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες να έχουν τη δυνατότητα να προβαίνουν σε προσφορές σχετικά με τις εργασίες για τις οποίες διαθέτουν τα αναγκαία προσόντα, η επιλογή και η παροχή υπηρεσιών των εμπειρογνωμόνων αυτών να παρακολουθούνται και να καταγράφονται συστηματικά, καθώς και τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της κάθε σύμβασης μελέτης να είναι τεκμηριωμένα και να λαμβάνονται υπόψη κατά την ανάθεση άλλων συμβάσεων.

7.9. Η διεύθυνση λαμβάνει τακτικά δημοσιονομικές πληροφορίες από τη διοίκηση. Τούτο δεν εμποδίζει να εκκρεμεί ένας μεγάλος αριθμός πληρωμών κατά το τέλος του έτους για συμβάσεις που αναφέρονται στο προηγούμενο έτος (π.χ. 33 πληρωμές που εκκρεμούσαν για συμβάσεις του 1992 στις 3. 11. 93). Επιπλέον, πολλές συμβάσεις μελετών αναλαμβάνονται καθόλη τη διάρκεια και ιδιαίτερα κατά το τέλος του έτους, η εκτέλεση και η πληρωμή τους όμως μεταφέρονται στο επόμενο οικονομικό έτος. Παρά τις υπενθυμίσεις της διεύθυνσης προς τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για τις συμβάσεις, η κατάσταση χειροτέρευσε τα τελευταία χρόνια και επιδεινώθηκε από το γεγονός ότι ανακριβή ή ανεπαρκή πληροφοριακά στοιχεία αποστέλλονται στο δημοσιονομικό ελεγκτή, ο οποίος συνεπώς είναι υποχρεωμένος να επιστρέφει ορισμένες συμβάσεις και αιτήσεις πληρωμής χωρίς θεώρηση. Η παρακολούθηση των συμβάσεων μελετών του Cedefop θα διευκολυνόταν με την καθιέρωση του συστήματος που περιγράφεται στο σημείο 7.7 παραπάνω.

8. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ 8.1. Το προσωπικό του Cedefop (70 άτομα περίπου) απασχολείται σύμφωνα με τους όρους που ορίζονται στον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1859/76 του Συμβουλίου (28). Μολονότι οι κανόνες που διέπουν την απασχόληση του προσωπικού είναι παρόμοιοι με εκείνους του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, τα μέλη του προσωπικού του Cedefop δεν είναι κοινοτικοί υπάλληλοι και με την ιδιότητα αυτή δεν μπορούν να μετατεθούν ή να αποσπασθούν σε άλλα όργανα. Σε ένα τόσο μικρό όργανο το αποτέλεσμα για το επαγγελματικό προσωπικό ήταν η κατάργηση σχεδόν κάθε δυνατότητας για κινητικότητα. Κατά την περίοδο 1987-1993, μόνο δύο υπάλληλοι της κατηγορίας Α απεχώρησαν από το Κέντρο και, κατά τα τέλη του 1993, οι μισοί από τους υπαλλήλους της κατηγορίας Α ήταν άνω των 50 ετών.

8.2. Η επικείμενη μεταφορά της έδρας του Cedefop από το Βερολίνο στη Θεσσαλονίκη και η ταυτόχρονη ίδρυση ορισμένων νέων οργανισμών της Ένωσης παρομοίου μεγέθους και με ανάλογες σχέσεις με την Επιτροπή, παρέχουν την ευκαιρία να καθιερωθεί μια ελαστικότερη πρακτική όσον αφορά την πρόσληψη του προσωπικού του Κέντρου, πράγμα το οποίο είναι σημαντικό αν το Cedefop θέλει να αποκτήσει νέο αίμα και νέες ιδέες. Το θέμα αυτό τέθηκε στα πλαίσια της δημιουργίας του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Εκπαίδευσης στην έκθεση της επιτροπής προϋπολογισμών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (29). Στις πιθανές πρακτικές περιλαμβάνεται η χρησιμοποίηση τις περισσότερες φορές μη ανανεώσιμων συμβάσεων απασχόλησης καθορισμένης διάρκειας και η πρόβλεψη στον κανονισμό που εφαρμόζεται στους υπαλλήλους του Κέντρου για κινητικότητα μεταξύ του Cedefop και των άλλων οργάνων της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των νέων οργανισμών που θα ιδρυθούν προσεχώς.

9. ΜΕΤΑΦΡΑΣΗ 9.1. Το κόστος της μεταφραστικής υπηρεσίας εντός του Cedefop ανέρχεται σε 1 279 600 ECU, αν εξαιρεθούν τα διοικητικά γενικά έξοδα. Οι μεταφραστές αφιερώνουν σχεδόν το ήμισυ του χρόνου τους στη μετάφραση και στην αναθεώρηση κειμένων. Επίσης, ανασυντάσσουν προχειρογραμμένα έγγραφα, εκτελούν και καθοδηγούν εργασίες ορολογίας, διορθώνουν τυπογραφικά δοκίμια που προορίζονται για δημοσίευση και καταρτίζουν και διαχειρίζονται συμβόλαια με εξωτερικούς μεταφραστές. Το κατά προσέγγιση κόστος κατά σελίδα εσωτερικής μετάφρασης ή αναθεώρησης σύμφωνα με τις πληροφορίες που παρέχει το Κέντρο ανέρχεται σε 71 ECU (βλ. πίνακα 4).

Πίνακας 4 - Κόστος εσωτερικής και εξωτερικής μετάφρασης

""" ID="1">2 552 > ID="2">98 > ID="3">2 650 > ID="4">263 000 > ID="5">99 "> ID="1">5 182 > ID="2">3 781 > ID="3">8 963 > ID="4">639 800 (30) > ID="5">71 "> ID="1">14 412 > ID="2">1 131 > ID="3">15 543 > ID="4">404 958 (31) > ID="5">26 "> ID="1">21 557 > ID="2">6 481 > ID="3">28 038 > ID="4">871 854 (32) > ID="5">31 "">

Η χρησιμοποίηση εξωτερικών μεταφραστών έχει αυξηθεί τα τελευταία χρόνια. Η μέση τιμή περίπου κατά σελίδα μετάφρασης και αναθεώρησης που καταβάλλεται σε εξωτερικούς μεταφραστές, μη λαμβανομένων υπόψη των διοικητικών εξόδων του Cedefop, ανέρχεται σε 31 ECU. Το Συνέδριο θα επιθυμούσε να γνωρίσει τους λόγους για τους οποίους υπάρχει μια τέτοια μεγάλη διαφορά μεταξύ του κόστους της εσωτερικής και της εξωτερικής μετάφρασης.

9.2. Ο όγκος των εγγράφων που πρέπει να μεταφραστούν ποικίλλει καθόλη τη διάρκεια του έτους. Τούτο προκύπτει συχνά από έναν ακατάλληλο προγραμματισμό και από τη μη τήρηση των προθεσμιών. Το σύστημα που έχει καθιερώσει η διεύθυνση για την παρακολούθηση της άφιξης των εγγράφων προς μετάφραση θα πρέπει να ενισχυθεί και να επεκταθεί για να αποφεύγονται οι περίοδοι αιχμής ή απραξίας.

9.3. Οι υπάλληλοι του Cedefop συνάπτουν συμβάσεις με εξωτερικούς εμπειρογνώμονες οι οποίοι μερικές φορές πρέπει να παρουσιάζουν τις εκθέσεις τους σε μία από τις κύριες κοινοτικές γλώσσες, είτε πρόκειται για τη μητρική τους γλώσσα είτε όχι. Έτσι, είναι συχνά αναγκαίο να αναθεωρείται ή να συντάσσεται εκ νέου ολόκληρο το αρχικό κείμενο. Το προσωπικό θα πρέπει να καλείται να εξετάζει τις οικονομικές συνέπειες καθώς και την αποτελεσματικότητα της πρακτικής αυτής.

9.4. Θα πρέπει να προβλεφθεί επίσης η δυνατότητα που θα έχει το Cedefop να προσφύγει στις υπηρεσίες του νέου μεταφραστικού κέντρου που θα εγκατασταθεί στο Λουξεμβούργο. Το Κέντρο θα πρέπει να μεριμνήσει για να βεβαιωθεί για την πλήρη αποδοτικότητα της νέας αυτής υπηρεσίας.

10. ΕΚΔΟΣΗ, ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΑΙ ΕΣΟΔΑ ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΩΝ 10.1. Οι κυριότερες δημοσιεύσεις του Cedefop εκδίδονται από την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων στο Λουξεμβούργο. Εντούτοις, μικρότερα έγγραφα με κανονική διανομή εκδίδονται εντός της υπηρεσίας ("Flash") ή από επιτραπέζια εκδοτικά συστήματα (desktop publishing) και εξωτερικούς τυπογράφους ("Flash Special"). Μια σύγκριση μεταξύ των δύο αυτών τελευταίων μέσων δημοσίευσης δείχνει ότι το κόστος κατά σελίδα της εσωτερικής έκδοσης ανέρχεται περίπου στο ένα τέταρτο του κόστους της εξωτερικής εκτύπωσης.

10.2. Η Υπηρεσία Εκδόσεων κρατά το 55-60 % του προϊόντος των πωλήσεων για την κάλυψη των εξόδων παρουσίασης και εκτύπωσης. Επίσης, διανέμει τα τέσσερα/πέμπτα περίπου των ενημερωτικών εντύπων που εκδίδει για το Cedefop. Το κόστος κατά σελίδα εκτύπωσης έχει υπερδιπλασιαστεί μεταξύ του 1987 και του 1993. Η βελτιωμένη ποιότητα των εκδόσεων του Cedefop οδηγεί σε υψηλό κόστος και θα πρέπει να εξετάσει το Cedefop το κόστος-όφελος των εκδόσεων υψηλής ποιότητας. Το Cedefop π.χ. προώθησε μια πολυετή εργασία τεκμηρίωσης συστημάτων επαγγελματικής κατάρτισης στα δώδεκα κράτη μέλη. Το συνολικό κόστος παρουσίασης του ενημερωτικού έντυπου που εκδόθηκε μόνο για το Ηνωμένο Βασίλειο ανερχόταν σε 21 000 ECU. Το κόστος εκτύπωσης και παρουσίασης ανά εκδιδόμενο αντίτυπο ανέρχεται σε 17 ECU, και δεν καλύπτεται από την τιμή πώλησης των 14 ECU.

10.3. Προς το παρόν, η διεύθυνση του Cedefop παρακολουθεί τις δαπάνες εκτύπωσης και διανομής σε τακτική βάση και υποβάλλει στο διοικητικό συμβούλιο τις αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν, π.χ. όσον αφορά τον αριθμό των αντιτύπων που πρέπει να εξαχθούν για κάθε γλώσσα. Κατά τα τέλη του 1992 και 1993 πραγματοποιήθηκαν σημαντικές μεταβιβάσεις στο κονδύλιο του προϋπολογισμού όσον αφορά την εκτύπωση και τη διάδοση των πληροφοριών (βλ. πίνακα 5).

Πίνακας 5: Διάδοση πληροφοριών

"ECU """ ID="1">500 000 > ID="2">242 000 > ID="3">407 053 > ID="4">81 "> ID="1">1 000 000 > ID="2">285 000 > ID="3">899 601 > ID="4">90">

Το υψηλό ποσοστό του αρχικού προϋπολογισμού το οποίο μετά μεταφέρθηκε στο επόμενο οικονομικό έτος φαίνεται να αποδεικνύει το γεγονός ότι τα πλεονασματικά κεφάλαια του τίτλου 3 μεταβιβάζονται κατά το τέλος του έτους για να μην ακυρωθούν και στη συνέχεια μεταφέρονται για να χρησιμοποιηθούν για την εκτύπωση. Συνεπώς, οι συνολικές δαπάνες εκτύπωσης για το έτος φαίνεται να αποτελούν περισσότερο συνάρτηση της διαθεσιμότητας κεφαλαίων κατά το τέλος του προηγουμένου οικονομικού έτους παρά μιας πραγματικής εξέτασης του προγραμματισμού σχεδίων ή του κόστους-αποδοτικότητας. Οι αποφάσεις σχετικά με τα έγγραφα που πρέπει να εκτυπωθούν, τη μορφή τους, καθώς και τον αριθμό τους θα πρέπει να βασίζονται σε μια αξιολόγηση του μεγέθους και του τύπου της προβλεπόμενης ζήτησης για το εν λόγω έγγραφο.

11. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ ΚΑΙ ΑΙΘΟΥΣΕΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ 11.1. Το σημερινό σύστημα καταγραφής και ανάλυσης των εξόδων δεν είναι επαρκές για μια αποτελεσματική ανάλυση, αναφορά και παρακολούθηση. Οι συνεδριάσεις οι οποίες πραγματοποιούνται εντός του Cedefop θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη χωριστά και τα αναλυτικά στοιχεία, όπως το συνολικό κόστος της διερμηνείας, των υπηρεσιών και του διοργανωτή της διάσκεψης, θα πρέπει να κοινοποιούνται στους αρμόδιους της διαχείρισης κατά το τέλος του έτους.

11.2. Στο άρθρο 22 των δημοσιονομικών διατάξεων του Κέντρου προβλέπεται η επαναχρησιμοποίηση των εσόδων για την προμήθεια αγαθών και την παροχή υπηρεσιών. Από το 1992 το Κέντρο καθιέρωσε μια διαδικασία χρέωσης για τη χρησιμοποίηση των εγκαταστάσεων διασκέψεων. Εντούτοις, λιγότερο από το ένα τρίτο της δυναμικότητας των έξι αιθουσών συνεδριάσεων του Cedefop χρησιμοποιήθηκε το 1993. Η "EUROPA", η μεγαλύτερη αίθουσα συνεδριάσεων του Cedefop που προβλέπεται για 100 άτομα και η οποία διαθέτει εξοπλισμό για διερμηνεία από 11 γλώσσες σε εννέα χρησιμοποιήθηκε συνολικά 29 μέρες μόνο το 1992.

11.3. Στο βαθμό που δεν υπάρχει κίνδυνος παρεμπόδισης των κανονικών εργασιών του Κέντρου, το Cedefop θα πρέπει να προσπαθήσει να χρησιμοποιεί καλύτερα τις αίθουσες διασκέψεων και συνεδριάσεων. Στα πλαίσια της μεταφοράς σε ένα νέο κτίριο στη Θεσσαλονίκη, οι ανάγκες για εγκαταστάσεις αυτού του είδους θα πρέπει να επανεκτιμηθούν και να μειωθεί το κόστος.

12. ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ 12.1. Η απόφαση του Συμβουλίου, της 29ης Οκτωβρίου 1993, να μεταφερθεί το Cedefop από το Βερολίνο στη Θεσσαλονίκη έχει ληφθεί στο ευρύτερο πλαίσιο της εξέτασης εγκατάστασης ορισμένων νέων οργανισμών της ΕΕ. Καμία αξιολόγηση των οικονομικών επιπτώσεων της μεταφοράς ούτε της επίπτωσής της στην εργασία και στην πιθανή χρησιμότητα του Κέντρου δεν φαίνεται να είχε γίνει προτού ληφθεί η απόφαση αυτή.

12.2. Το δημοσιονομικό δελτίο που καταρτίστηκε αργότερα από το Cedefop ύστερα από αίτηση της Επιτροπής εκτιμά το εφάπαξ κόστος της μεταφοράς στη Θεσσαλονίκη σε 4 006 000 ECU. Στο ποσό αυτό δεν λαμβάνεται υπόψη καμία αποζημίωση για απολύσεις, πληρωμή για πρόωρη συνταξιοδότηση ή επιδόματα αποχώρησης που θα είναι ίσως αναγκαία για το υπάρχον προσωπικό ή οριστικά έξοδα πρόσληψης και εκπαίδευσης νέων υπαλλήλων σε αντικατάσταση εκείνων που δεν θα μετατεθούν στις νέες εγκαταστάσεις. Η συνεχής αύξηση που προβλέπεται για τις τρέχουσες δαπάνες (έξοδα ταξιδίου, κ.λπ.) και που προκύπτει από τη μεταφορά έχει σχεδόν καλυφθεί από την αναμενόμενη εξοικονόμηση 1 εκατ. ECU που προκύπτει από το γεγονός ότι ο διορθωτικός συντελεστής που εφαρμόζεται στη Θεσσαλονίκη είναι χαμηλότερος από εκείνον του Βερολίνου.

13. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ 13.1. Το Cedefop βελτίωσε ορισμένες από τις πολιτικές και τις διαδικασίες του τα τελευταία χρόνια ύστερα από τις παρατηρήσεις που διατύπωσε το Συνέδριο, π.χ. διαχωρίζοντας τα ασυμβίβαστα καθήκοντα του υπόλογου πάγιων προκαταβολών από εκείνα του υπόλογου και διορθώνοντας την ονοματολογία του προϋπολογισμού. Εντούτοις, παραμένουν ορισμένες αδυναμίες π.χ. ο υψηλός αριθμός των μεταβιβάσεων και των μεταφορών, καθώς και η μη χρησιμοποίηση, η οποία ανέρχεται μέχρι 75 %, των αρχικών πιστώσεων σε ορισμένα κονδύλια του προϋπολογισμού.

13.2. Το Συνέδριο αναγνωρίζει τους λόγους που επιτρέπει η απόφαση όλες σχεδόν τις κατηγορίες δαπανών να αποτελούν αντικείμενο προσωρινών αναλήψεων υποχρεώσεων και να πληρώνονται από τις πάγιες προκαταβολές, συνιστά όμως να τροποποιηθούν ανάλογα οι δημοσιονομικές διατάξεις. Το Κέντρο θα πρέπει επίσης να προβλέψει ελαστικότερες διατάξεις σχετικά με την πρόσληψη προσωπικού στο μέλλον, για να μην οδηγήσουν οι γενικές μειώσεις των δαπανών στην αύξηση της σχέσης μεταξύ των γενικών εξόδων και των επιχειρησιακών δαπανών.

13.3. Οι αντίστοιχοι ρόλοι των διαφόρων υπηρεσιών της Επιτροπής και εκείνων του Cedefop θα πρέπει να επανεκτιμηθούν κατά προτεραιότητα με γνώμονα τις πιθανές εξελίξεις στον τομέα της επαγγελματικής κατάρτισης στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Θα χρειαστεί να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή ώστε να γίνει σαφής διάκριση του ρόλου του Cedefop από εκείνον του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Εκπαίδευσης που θα εγκατασταθεί στο Τουρίνο για τη βοήθεια των χωρών της Ανατολικής Ευρώπης και της πρώην Σοβιετικής Ένωσης. Θα ήταν χρήσιμο για το Cedefop να αναπτύξει στενότερες σχέσεις με άλλες σχετικές υπηρεσίες της Επιτροπής, καθώς και με την Task Force. Ο γενικότερος στόχος θα συνίστατο στην εξακρίβωση ενός χωριστού ρόλου για το Cedefop, πράγμα που μεγιστοποιεί τη συμβολή του στην κοινωνική και οικονομική ανάπτυξη στην ΕΕ, αποφεύγοντας συγχρόνως την αλληλεπικάλυψη των εργασιών του με εκείνες της Επιτροπής, άλλων οργάνων της ΕΕ και οργανισμών στα κράτη μέλη.

13.4. Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεκτιμήσει τους κανονισμούς του Cedefop υπό το φως της επικείμενης μεταφοράς στη Θεσσαλονίκη με σκοπό να απλοποιηθούν οι διαδικασίες και να καταστούν καταλληλότερες για έναν οργανισμό του μεγέθους του Cedefop. Θα πρέπει να συμπεριληφθούν κατάλληλες διατάξεις για να είναι δυνατή η κινητικότητα των υπαλλήλων και η ευελιξία της διαχείρισης του προσωπικού, λαμβανομένων υπόψη των παρόμοιων διατάξεων που εγκρίθηκαν για το προσωπικό των διαφόρων άλλων οργανισμών που θα εγκατασταθούν προσεχώς.

13.5. Το Κέντρο, κατά τη βελτίωση του προγραμματισμού του, της παρακολούθησης και της αναφοράς στο πρόγραμμα εργασίας, θα πρέπει να λάβει υπόψη του τις προτάσεις του Συνεδρίου στο τμήμα 6 της παρούσας έκθεσης.

13.6. Έχουν διαπιστωθεί αδυναμίες σχετικά με τον προγραμματισμό των δαπανών και με τη διαχείριση του προϋπολογισμού του Κέντρου. Το Κέντρο θα πρέπει να καθιερώσει ένα σύστημα διαχείρισης του προϋπολογισμού που να βασίζεται σε επαρκή πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με το κόστος και τη διαχείριση, ήδη από την έναρξη των εργασιών του στη Θεσσαλονίκη. Η διεύθυνση, στη διαχείριση των συμβάσεων μελετών, θα πρέπει να εφαρμόζει μια συστηματική πολιτική με σκοπό οι ενδιαφερόμενοι εμπειρογνώμονες να έχουν τη δυνατότητα να προβαίνουν σε προσφορές σχετικά με τις εργασίες για τις οποίες διαθέτουν τα απαραίτητα προσόντα, η παροχή υπηρεσιών των εξωτερικών εμπειρογνωμόνων να παρακολουθείται και να καταγράφεται, καθώς και τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της κάθε σύμβασης να τεκμηριώνονται και να χρησιμοποιούνται στη συνέχεια. Το Cedefop θα πρέπει επίσης να εξετάσει τα υπάρχοντα συστήματα και τα έξοδα σχετικά με τη μετάφραση, την εκτύπωση και με τις εγκαταστάσεις διασκέψεων πριν από την επικείμενη μεταφορά στη Θεσσαλονίκη (βλ. σημεία 9.1-9.4, 10.1-10.3 και 11.1-11.3).

Η έκθεση αυτή εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του στις 10 Νοεμβρίου 1994.

Για το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο

Andre J. MIDDELHOEK

Πρόεδρος

(1) Κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 337/75 του Συμβουλίου, της 10ης Φεβρουαρίου 1975, ΕΕ αριθ. L 39/1.(2) Κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1416/76 του Συμβουλίου, της 1ης Ιουνίου 1976, ΕΕ αριθ. L 164/1.(3) Απόφαση 93/C 323/01 του Συμβουλίου, της 29ης Οκτωβρίου 1993, ΕΕ αριθ. C 323/1 της 30. 11. 1993.(4) Κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1948/93 του Συμβουλίου, της 30ής Ιουνίου 1993 που τροποποιεί τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1416/76 της 23. 7. 1993, ΕΕ αριθ. L 181.(5) Απόφαση που τροποποιεί την απόφαση της 9. 10. 89 περί δημιουργίας πάγιων προκαταβολών, που εγκρίθηκε από το διοικητικό συμβούολιο του Cedefop κατά τη συνεδρίασή του της 10. 12. 1993.(6) Ετήσιες εκθέσεις του Συνεδρίου για τα οικονομικά έτη 1991 και 1992.(7) Άρθρο 3 της απόφασης που αναφέρεται στην υποσημείωση (5) της σελίδας 3.(8) Άρθρο 7 της προαναφερθείσας απόφασης.(9) Άρθρο 43 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1416/76 του Συμβουλίου, της 1ης Ιουνίου 1976, που τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1948/93 του Συμβουλίου, της 30ής Ιουνίου 1993.(10) Κονδύλιο του προϋπολογισμού 300 "κατάρτιση συστήματος τεκμηριώσεως" (110 000 ECU)-

ΚΠ 3021 "έξοδα διερμηνέων" (90 000 ECU)-

ΚΠ 303 "δαπάνες μελετών και προτύπων σχεδίων" (415 000 ECU)-

ΕΕ αριθ. L 32 της 8ης Φεβρουαρίου 1993).(11) Έκθεση του Συνεδρίου για τους λογαριασμούς του Cedefop σχετικά με το οικονομικό έτος 1992, σημείο 3.5.(12) Πρόγραμμα κοινοτικής δράσης για την ανάπτυξη της συνεχούς επαγγελματικής κατάρτισης.(13) Ένωση βιομηχανιών της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.(14) Ευρωπαϊκή συνδικαλιστική συνομοσπονδία.(15) Έκθεση Mallet.(16) Πρόσκληση για υποβολή προσφορών σχετικά με μια μελέτη για την επίπτωση του Ευρωπαϊκού Κέντρου για την Ανάπτυξη της Επαγγελματικής Κατάρτισης, ΕΕ Σ 238 της 7.12.93.(17) Βλέπε κεφάλαιο 8 της ετήσιας έκθεσης του Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 1993.(18) Άρθρο 2 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 337/75.(19) Πρόγραμμα δράσης για την επαγγελματική κατάρτιση των νέων και την προετοιμασία τους για την ενήλικη και επαγγελματική ζωή.(20) Ευρωπαϊκή τεχνική έρευνα (δίκτυο κοινοτικής κλίμακας σχετικά με σχέδια επίδειξης στον τομέα των νέων τεχνολογιών της πληροφόρησης και της επαγγελματικής κατάρτισης).(21) Άρθρο 4 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 337/75.(22) Άρθρο 9 του κανονισμού 337/75.(23) Βλέπε επίσης τα σημεία 7.7-7.8 της έκθεσης του Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 1986 σχετικά με τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση.(24) Όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1948/93 του Συμβουλίου, της 30ής Ιουνίου 1993.(25) Σημείωμα προς τη διεύθυνση της 15. 3. 93.(26) Βλέπε σημείο 2.10 της παρούσας έκθεσης.(27) Συμβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συμβάσεων.(28) ΕΕ αριθ. L 214 της 6. 8. 1976.(29) COM(94) 0021 τελικό - C3 - 0115/94, εισηγητής κ. Diemut Theato.(30) Το συνολικό κόστος ανέρχεται σε 1 279 600 ECU με την προϋπόθεση ότι το 50 % των εξόδων έχει σχέση με τη μετάφραση.(31) Η μέση τιμή που καταβάλλεται σε εξωτερικούς μεταφραστές ανέρχεται σε 27 ECU κατά σελίδα μετάφρασης και σε 14 ECU κατά σελίδα αναθεώρησης(32) Η μέση τιμή που καταβάλλεται σε εξωτερικούς μεταφραστές ανέρχεται σε 35 ECU κατά σελίδα μετάφρασης και σε 18 ECU κατά σελίδα αναθεώρησης.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

CEDEFOP - ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ 1993 - ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ

"(1 000 ECU) "" ID="1">1. Δαπάνες προσωπικού > ID="2">5 670 > ID="3">5 240 (92,4 %) > ID="4">346 (6,1 %) > ID="5">85 (1,5 %) > ID="6">87 > ID="7">66 (75,9 %) > ID="8">21 (24,1 %) "> ID="1">2. Δαπάνες διοικητικής λειτουργίας > ID="2">1 009 > ID="3">643 (63,7 %) > ID="4">196 (19,4 %) > ID="5">169 (16,7 %) > ID="6">170 > ID="7">154 (90,6 %) > ID="8">16 (9,4 %) "> ID="1">3. Επιχειρησιακές δαπάνες > ID="2">5 233 > ID="3">2 335 (44,6 %) > ID="4">2 478 (47,4 %) > ID="5">420 (8,0 %) > ID="6">1 414 > ID="7">1 025 (72,5 %) > ID="8">389 (27,5 %) "> ID="1">4. Δαπάνες που δεν έχουν ειδικά προβλεφθεί > ID="2">10 > ID="3">10 (100 %) > ID="4">- > ID="5">- > ID="6">- > ID="7">- > ID="8">- "> ID="1">Σύνολο > ID="2">11 922 > ID="3">8 227 (69,0 %) > ID="4">3 021 (25,3 %) > ID="5">674 (5,6 %) > ID="6">1 671 > ID="7">1 245 (74,5 %) > ID="8">426 (25,5 %) ">

Απάντηση του Αιοικητικού Συμβουλίου του Κέντρου στις παραρτήρησεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά τους λογαριασμούς και τη Διαχείριση για το οικονομικό έτος 1993 και για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση κατά την περίοδο 1987 μέχρι 1993

(Η απαρίθμηση αντιστοιχεί σ' αυτή της έκθεσης του Συνεδρίου)

Το Διοικητικό Συμβούλιο διαπιστώνει ότι αντίθετα με τα προηγούμενα έτη η έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου περιέχει έναν αριθμό βαρυσήμαντων παρατηρήσεων. Το Δ.Σ. θεωρεί τις παρατηρήσεις αυτές σαν ένα προσανατολισμό για τις προσπάθειές του να αναδιαρθρώσει τις δραστηριότητες και τη διαχείριση του Κέντρου και δεν έχει την πρόθεση να εισέλθει σε μια διεξοδική συζήτηση αυτών των σχολίων σ' αυτό το σημείο. Το Δ.Σ. θα απαντούσε λοιπόν ως ακολούθως:

2.6. Άρθρο 43 του Κανονισμού αριθ. 1416/76 του Συμβουλίου σχετικά με τις δημοσιονομικές διατάξεις που εφαρμόζονται στο Κέντρο αναφέρεται ότι "είναι δυνατόν να συνιστώνται πάγιες προκαταβολές για την πληρωμή ορισμένων κατηγοριών δαπανών". Αυτή η διάταξη είναι ταυτόσημη με το άρθρο 54 του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των ΕΚ. Η εφαρμογή αυτού του κανόνα καθορίζει από τώρα και πέρα ότι ορισμένες δαπάνες μπορούν να πληρωθούν με πάγιες προκαταβολές λόγω της φύσης τους ή σε περίπτωση μιας ιδιαίτερα επείγουσας ανάγκης. Έτσι φαίνεται λογικό να πληρώνονται με πάγιες προκαταβολές δαπάνες που καλύπτονται με προσωρινές αναλήψεις υποχρεώσεων. Από τυπικής άποψης το Κέντρο συμφωνεί με το Συνέδριο ότι οι κανόνες που εφαρμόζονται θα πρέπει να τροποποιηθούν αντίστοιχα.

2.8, 2.9, 2.10, 2.13. Εκτός από την Υπηρεσία Τεκμηρίωσης (που καλύπτεται από το άρθρο 300 του προϋπολογισμού), οι λειτουργικές δραστηριότητες του Κέντρου συνίστανται κυρίως στο συντονισμό μελετών και ερευνών. Ο σχεδιασμός και η εφαρμογή αυτών των δραστηριοτήτων εξαρτάται από τη συνέπεια των εξωτερικών εμπειρογνωμόνων και την ύπαρξη των απαραίτητων πληροφοριών. Δυσκολίες παρουσιάζονται όταν όπως το 1993 το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας του Κέντρου εγκρίνεται μετά από την έναρξη του έτους. Τυχόν καθυστερήσεις σ' αυτούς τους τομείς μπορούν να οδηγήσουν σε μια μείωση των δραστηριοτήτων που προβλέπονται (βλέπε σχέδια 7 και 11.1) και συνεπώς παρουσιάζονται καθυστερήσεις στη μετάφραση και στη δημοσίευση των εργασιών. Πρέπει λοιπόν να ληφθεί υπόψη ότι, μεταξύ του σχεδιασμού και της εφαρμογής ενός σχεδίου, επιβάλλονται αλλαγές που επιδρούν στη διάρθρωση του προϋπολογισμού του και του χρονοδιαγράμματός του.

Η σύμπτωση όλων αυτών των αιτιών εξηγεί τις επαναλαμβανόμενες μεταφορές, τις αναβολές και τις ακυρώσεις των πιστώσεων.

2.14. Το Δ.Σ. έχει συνείδηση του γεγονότος ότι επικρίνεται η πολιτική δημοσιεύσεων του Κέντρου. Αυτή η πολιτική πρόκειται σύντομα να προσδιορισθεί εκ νέου. Το Δ.Σ. έχει πάντα στο νου του το καθήκον του Κέντρου "να παρέχει τη συνδρομή του στην Επιτροπή με σκοπό την υποβοήθηση σε κοινοτικό επίπεδο, την προώθηση και την ανάπτυξη της επαγγελματικής κατάρτισης" (άρθρο 2.1 του κανονισμού του Συμβουλίου αριθ. 337/75), ιδίως όσον αφορά την ανταλλαγή πληροφοριών και εμπειριών για τα κοινά προβλήματα των συστημάτων επαγγελματικής κατάρτισης των κρατών μελών όπως αναφέρεται στο άρθρο 127 παράγραφος 2, 5η παύλα της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση.

2.15. Από το 1995, το Κέντρο θα συμπεριλάβει το ποσό που προβλέπεται για το βραβείο CEDEFOP στο Κεφάλαιο 3.

3.2. Οι Κατευθυντήριες Γραμμές για τα μελλοντικά προγράμματα εργασίας και για την μελλοντική οργάνωση και την επιμόρφωση του προσωπικού του Κέντρου σκιαγραφήθηκαν ήδη από το Δ.Σ. το ίδιο, με βάση τις ενδείξεις της "Έκθεσης Mallet".

4.1. Το Δ.Σ. εξετάζει όλες τις απόψεις που σχετίζονται με την προσφυγή σε συμβόλαια εργασίας για μία ορισμένη χρονική διάρκεια και για έναν περιορισμένο αριθμό θέσεων. Οι προηγούμενες εμπειρίες έδειξαν ότι συμφέρει τόσο στο Κέντρο όσο και στον υπάλληλο, να μην επιβαρτύνεται ο υπάλληλος με τη φροντίδα της εξασφάλισης της απασχόλησης κάπου αλλού μετά την αποχώρησή του από το Κέντρο, έτσι ώστε αυτός/αυτή να μπορεί να συγκεντρωθεί στην εργασία που πρέπει να γίνει κατά τη διάρκεια της απασχόλησής του στο Κέντρο. Οι δυσκολίες για την εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων απασχόλησης στο Βερολίνο (ή Θεσσαλονίκη) δεν πρέπει να υποτιμηθούν. Αυτός ο συλλογισμός θα πρέπει να ληφθεί υπόψη επίσης τη στιγμή που το Κέντρο είναι υποχρεωμένο να αντιμετωπίσει μια πιο ευέλικτη πολιτική προσωπικού λόγω του γεγονότος ότι έχει μειωθεί ο προϋπολογισμός του.

4.4. Το Δ.Σ. έχει πλήρη συνείδηση των δυσκολιών που παρουσιάζονται για τον ορισμό της σημερινής "τοποθέτησης" του Κέντρου και να εξετάσει το σημείο αυτό. Ο κανονισμός που καθορίζει την τοποθέτηση αυτή ανέρχεται στο 1975 και το ορίζει σαν "έναν οργανισμό ανεξάρτητο από τις υπηρεσίες της Επιτροπής, με τις οποίες εν τούτοις πρέπει να υπάρχει πλήρης συνεργασία". Η ιδιομορφία του Κέντρου προκύπτει αφενός από την εξάρτηση αυτή από την Επιτροπή και αφετέρου από το ρόλο του τετραμερούς Δ.Σ. που το διαχειρίζεται. Θα πρέπει επίσης να αναφερθεί ότι κατά την ενλόγω περίοδο ο προϋπολογισμός του Κέντρου αυξήθηκε κατά 140 % (από 4,9 MECU το 1985 σε 12 MECU το 1993) και ότι με το σύστημα που προβλέπεται στο άρθρο 8 του κανονισμού αριθ. 337/75 το Κέντρο αποφεύγει να εκτελεί τα ίδια καθήκοντα με αυτά της Επιτροπής.

4.5. Το Δ.Σ. θα επιθυμούσε να υποδείξει ότι οι αποφάσεις του Συμβουλίου σχετικά με τα προγράμματα FORCE (90/267/ΕΟΚ), EUROTECNET (89/657/ΕΟΚ) και PETRA (87/569/ΕΟΚ, που τροποποιήθηκε με την απόφαση 91/387/ΕΟΚ) απαιτεί η Επιτροπή την παροχή βοηθείας του Κέντρου για την εφαρμογή τους, μολονότι η εξωτερική και ανεξάρτητη εκτίμηση των αποτελεσμάτων αυτών των προγραμμάτων δεν αποτελεί τμήμα των εργασιών του Κέντρου. Τα ετήσια προγράμματα εργασίας του Κέντρου συμπεριλαμβάνουν σχέδια που έχουν σχέση με μερικές από αυτές τις απόψεις όπως π.χ. "τις εκαπιδευτικές επισκέψεις" και τις "έρευνες του FORCE". Πράγματι οι εκπρόσωποι της Επιτροπής στο Δ.Σ. ήταν πάντα της γνώμης ότι τα ετήσια προγράμματα εργασίας θα έπρεπε να αντανακλούν το σημείο που αναφέρεται από το Συνέδριο, δηλαδή ότι το Κέντρο θα πρέπει να συνεργασθεί σε μεγαλύτερη έκταση με τις δραστηριότητες της Επιτροπής και ιδιαίτερα με τα προγράμματα δράσης της Κοινότητας στον τομέα της επαγγελματικής κατάρτισης για να ενισχύσει την συμπληρωματικότητά τους.

4.6. Το Δ.Σ. συμμερίξεται την άποψη του Συνεδρίου: ένα από τα καθήκοντα του Κέντρου είναι "να καταρτίζει κατ' επιλογή τεκμηρίωση που αναφέρεται ιδίως σε σημερινά στοιχεία, σε πρόσφατες εξελίξεις και σε έρευνες στους σχετικούς τομείς καθώς και στα προβλήματα τα σχετικά με τη διάρθρωση της επαγγελματικής κατάρτισης" (άρθρο 2.2, 1η παύλα του Κανονισμού αριθμός 337/75). Μια άλλη δραστηριότητα του Κέντρου συνίσταται στην ενημέρωση των πληροφοριών σχετικά με τα συστήματα επαγγελματικής κατάρτισης στα κράτη μέλη. Δημιουργήθηκε μία βάση δεδομένων για να διευκολύνει αυτό το καθήκον και να μειώσει τα έξοδα που οφείλονται στην παραγωγή και διάδοση των πληροφοριών.

Οι επεξηγήσεις που συνοδεύουν την πρόταση της Επιτροπής για μια πρόταση του Συμβουλίου όσον αφορά τη δημιουργία του προγράμματος Leonardo [COM(93) 686 τελικό - SYN 494 της 21. 12. 1993] καθορίζουν σαφώς τα καθήκοντα που προβλέπονται για το Κέντρο.

4.7. Το Δ.Σ. θα επιθυμούσε να υποδείξει ότι έγκειται στην αρμοδιότητα της Επιτροπής να ορίσει τα μέλη που την αντιπροσωπεύουν στο Δ.Σ. Εξάλλου θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι για την εκπλήρωση των καθηκόντων του το Κέντρο δημιούργησε και διατήρησε πάντοτε τις απαραίτητες επαφές με όλες τις αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής π.χ. την Γενική Γραμματεία, την ΓΔ V, την ΓΔ ΙΧ, την ΓΔ Χ, την ΓΔ ΧΙΧ, την ΓΔ ΧΧ και την ΓΔ ΧΧΙΙΙ, Task Force Ανθρώπινο Δυναμικό, Εκπαίδευση, Κατάρτιση και Νεότητα και την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων.

5.2. Η χρησιμοποίηση των παγίων προκαταβολών αποτελεί μια άποψη για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση και τον έλεγχα που λαμβάνει χώρα, όταν υποβάλλεται η αντίστοιχη τεκμηρίωση προς εκκαθάριση στον δημοσιονομικό ελεγκτή, ο οποίος μπορεί εξάλλου να διατάξει έναν έλεγχο όποτε το θεωρήσει αναγκαίο.

5.3. Το Δ.Σ. συμμερίζεται την άποψη του Συνεδρίου και έλαβε τα κατάλληλα μέτρα για να εξασφαλίσει μια τακτική ροή των πληροφοριών σε όλα τα θέματα που έχουν σχέση με τον προϋπολογισμό.

5.5. Το Δ.Σ. συμφωνεί με το Συνέδριο αλλά θα ήθελε να υποδείξει ότι το άρθρο 130 του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων απαιτεί να ανταποκρίνονται όσον το δυνατόν περισσότερο οι δημοσιονομικές διατάξεις των κοινοτικών οργανισμών που έχουν νομικά χαρακτήρα και λαμβάνουν επιχορηγήσεις από τον γενικό προϋπολογισμό στις προδιαγραφές του παραπάνω αναφερόμενου δημοσιονομικού κανονισμού. Το Κέντρο υπόκειται λοιπόν σε περιορισμούς όσον αφορά την πρόταση τροποποιήσεων που θεωρεί κατάλληλες για τις δημοσιονομικές του διατάξεις.

6.2-6.7. Οι προτάσεις του Συνεδρίου θα ληφθούν υπόψη στην γενική αναθεώρηση των λειτουργικών δραστήριοτήτων του Κέντρου.

6.8. Τον Νοέμβριο του 1993 το Κέντρο προσέλαβε έναν βοηθό του οποίου τα καθήκοντα συμπεριλαμβάνουν τον έλεγχο όλων των προθεσμιών που έχουν σχέση με την εφαρμογή του προγράμματος εργασίας.

7.1. Προβλέπεται η προετοιμασία του ετήσιου προϋπολογισμού του Κέντρου σύμφωνα με ένα πολυετές πρόγραμμα εργασίας για τις συνεχιζόμενες δραστηριότητες. Για άλλες δραστηριότητες θα είναι δυνατόν κάτι τέτοιο μόνον, εάν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, π.χ. οι κοινωνικοί εταίροι, οι κυβερνήσεις των κρατών μελών και η Επιτροπή θα μπορούσαν να αναλάβουν υποχρεώσεις σε μια μεσοπρόθεσμη βάση και εάν θα ήταν πρόθυμοι να δεχθούν την απώλεια ευελιξίας που θα συνεπάγονταν τα μέτρα αυτά.

7.2-7.3. Σύμφωνα με τις προτάσεις του Συνεδρίου από το 1987, το Κέντρο παρουσίασε από τότε τις δαπάνες του καταχωρισμένες σε πέντε τομείς δραστηριότητας, εκτός από την κανονική παρουσίαση. Επιπρόσθετες πληροφορίες θα μπορούσαν να προσφερθούν μετά την μηχανογράφηση μιας αναλυτικής λογιστικής κατά ερευνητικό στόχο.

7.4. Από το 1993 τα μέλη του Δ.Σ. λαμβάνουν διεξοδικές πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό (βλ. σημείο 5.3 παραπάνω).

7.6-7.7. Οι προτάσεις του Συνεδρίου θα ληφθούν υπόψη στην προβλεπόμενη αναθεώρηση των λειτουργικών δραστηριοτήτων του Κέντρου.

7.8. Το 1994 συξήθηκε ο αριθμός ανταγωνιστικών προσφορών και δημοσιεύθηκε μία ανακοίνωση πρόσκλησης για την εκδήλωση ενδιαφέροντος, έτσι ώστε να αυξηθεί ο αριθμός των πιθανών εργοληπτών (ΕΕ των ΕΚ αριθ. C/184 της 6. 7. 1994). Πάντως το Δ.Σ. θα ήθελε να τονίσει επίσης τη σημασία της συνέχισης των σχέσεων του με εξωτερικούς εργολήπτες λόγω της αποδεδειγμένα κατάλληλς ειδίκευσής τους και της πείρας τους.

7.9. Το Κέντρο θα ήθελε επίσης να εντείνει τις προσπάθειές του για να εξασφαλίσει την τήρηση των προθεσμιών για τις συμβάσεις μελετών.

8.2. Το Δ.Σ. ενστερνίζεται την άποψη του Συνεδρίου.

9.2-9.4. Τα σχόλια και οι προτάσεις του Συνεδρίου λήφθηκαν υπόψη.

10.3. Η διάδοση των πληροφοριών αποτελεί την τελική φάση ενός σχεδίου. Τυχόν καθυστερήσεις στις προηγούμενες φάσεις μπορούν να εξηγήσουν το υψηλό ποσοστό μεταφοράς πιστώσεων.

11.1. Ο διαχωρισμός μεταξύ καθαρά εσωτερικών συνεδριάσεων και συνεδριάσεων που έχουν σχέση με την εφαρμογή του προγράμματος εργασίας του Κέντρου και συνεδριάσεων άλλων οργανισμών που διεξήχθηκαν στο Κέντρο άρχισε να χρησιμοποιείται από τις αρχές του 1994.

13.2. Το Κέντρο θα ζητήσει από την Επιτροπή να λάβει τα αναγκαία μέτρα με στόχο την τροποποίηση των δημοσιονομικών διαδικασιών που εφαρμόζονται στο Κέντρο.

13.3-13.4. Το Δ.Σ. συμφωνεί με το Συνέδριο.

13.5. Οι προτάσεις του Συνεδρίου θα ληφθούν υπόψη στο τμήμα 6 της έκθεσης.

13.6. Θα ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα για τη βελτίωση του σχεδιασμού των δαπανών και για τη διαχείριση του προϋπολογισμού.