ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργανισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Λουξεμβούργο) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Κέντρου (98/C 406/06)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργανισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 (1) του Συμβουλίου.

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργανισμών της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997. Σύμφωνα με το άρθρο 14, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2695/94, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων (2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94. Το Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών βάσει του άρθρου 188 Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του 7 τα τελευταία αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

1.4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

1.1. ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1997

Λογιστική του προϋπολογισμού και γενική λογιστική

1.5. Μολονότι το Κέντρο διανύει το τρίτο οικονομικό έτος δραστηριότητας (και έχει καλύψει δύο πλήρη οικονομικά έτη), η λογιστική προϋπολογισμού τηρείται μέσω ενός πινακοποιητή και όχι ενός ενδεδειγμένου λογιστικού λογισμικού. Η χρησιμοποίηση πινακοποιητή είχε ήδη επικριθεί από το Συνέδριο στην έκθεσή του για τα προηγούμενα οικονομικά έτη (3).

1.6. Το Κέντρο θα έπρεπε να καθιερώσει ένα σύστημα αναλυτικής λογιστικής που να καθιστά γνωστό το πραγματικό κόστος των υπηρεσιών που παρέχει στους οργανισμούς που εξυπηρετεί.

Συμβάσεις με την Επιτροπή

1.7. Το 1996 και το 1997 το Κέντρο σύναψε με την Επιτροπή συμβάσεις για μεταφράσεις που θα έπρεπε κανονικά να πραγματοποιηθούν από το Κέντρο αλλά ανατέθηκαν στην μεταφραστική υπηρεσία της Επιτροπής. Το κόστος, για τον προϋπολογισμό του Κέντρου, από τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν στο πλαίσιο αυτό ανήλθε σε 0,4 εκατ. Ecu για το 1996 και σε 0,2 εκατ. Ecu για το 1997 (το ποσό αυτό περιλαμβάνει 0,06 εκατ. Ecu που αντιστοιχούν σε εργασίες εκτός από μετάφραση, όπως είναι η εναρμόνιση ορολογίας και η τυποποίηση).

1.8. Το γεγονός ότι, στις συναφθείσες συμβάσεις, η βάση τιμολόγησης (σε ημέρες) είναι διαφορετική από τη βάση ελέγχου της πραγματοποιηθείσας εργασίας (σε σελίδες) δεν επιτρέπει στο Συνέδριο να αποφανθεί για το βάσιμο των αναφερόμενων ποσών. Εξάλλου, δεν κατέστη δυνατόν να εξηγηθούν οι διαφορές στην τιμή κόστους μεταξύ μιας μεταφρασμένης σελίδας το 1996 (36 Ecu η σελίδα) και μιας μεταφρασμένης σελίδας το 1997 (82 Ecu η σελίδα). Όσον αφορά τα 0,06 εκατ. Ecu που αντιστοιχούν σε εργασίες εναρμόνισης της ορολογίας και τυποποίησης, η τεκμηρίωσή τους δεν είναι ικανοποιητική.

Προϋπολογισμός

1.9. Μόνο το 58 %, ήτοι 0,89 εκατ. Ecu, των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν αυτόματα από το οικονομικό έτος του 1996 χρησιμοποιήθηκαν. Το μεγάλο ποσοστό ακυρώσεων που προκύπτει οφείλεται στο γεγονός ότι είχαν πραγματοποιηθεί μεταφορές ύψους 0,65 εκατ. Ecu που δεν αντιστοιχούσαν σε συγκεκριμένες αναλήψεις υποχρεώσεων.

1.10. Για το 1997, οι πληρωμές ανέρχονται μόνο στο 57,1 % των πιστώσεων του οικονομικού έτους (ήτοι 9,92 εκατ. Ecu) 7 30,3 % των πιστώσεων αυτών μεταφέρθηκαν αυτόματα στο οικονομικό έτος 1998 και 12,6 % ακυρώθηκαν.

1.11. Το άρθρο 13 του δημοσιονομικού κανονισμού του Κέντρου προβλέπει τη δημοσίευση του προϋπολογισμού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 7 αυτό δεν έγινε.

Λεπτομέρειες εκτέλεσης του δημοσιονομικού κανονισμού

1.12. Κατά την εποχή των ελέγχων του Συνεδρίου (Μάρτιο 98), δεν είχαν ακόμη εγκριθεί οι λεπτομέρειες εκτέλεσης του δημοσιονομικού κανονισμού του Κέντρου, ο οποίος χρονολογείται από το Σεπτέμβριο του 1996.

Έδρα

1.13. Από τον Απρίλιο του 1997, το Κέντρο στεγάζεται σε γραφεία που έθεσε στη διάθεσή του η λουξεμβουργιανή κυβέρνηση. Για τη διάθεση αυτή δεν είχε ακόμη υπάρξει γραπτή συμφωνία που να διευκρινίζει τους όρους χρησιμοποίησης.

Υπόλοιπο του οικονομικού έτους

1.14. Σε αντίθεση με τις διατάξεις του άρθρου 32 του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό, το Κέντρο δεν έχει εγγράψει στους διαδοχικούς προϋπολογισμούς του κανένα υπόλοιπο προηγουμένων οικονομικών ετών.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του τής 29ης Οκτωβρίου 1998.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

Πίνακας 1 Ισολογισμός των οικονομικών ετών 1996 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: Παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Κέντρο.

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ L 314 της 7.12.1994, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14 παράγραφος 3, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το οικονομικό έτος 1997 καταρτίστηκαν στις 25 Φεβρουαρίου 1998 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 3 Μαρτίου 1998. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται με συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ C 393 της 29.12.1997, σ. 47.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ

Γενική λογιστική και λογιστική του προϋπολογισμού

1.5. Όπως επισημαίνεται στην απάντηση που δόθηκε στην έκθεση σχετικά με τα προηγούμενα οικονομικά έτη, το Κέντρο θεωρούσε πάντοτε ότι το λογισμικό που χρησιμοποιείται για την τήρηση της λογιστικής του προϋπολογισμού δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες του. Το Κέντρο, από κοινού με ορισμένους άλλους οργανισμούς, κατάρτισε σχέδιο συμφωνίας που προβλέπει τη σύσταση ομάδας συντονισμού, η οποία θα είναι αρμόδια για την εγκατάσταση και την υποστήριξη του συστήματος SI 2. Η εν λόγω συμφωνία σχολιάστηκε θετικά από τις αρμόδιες αρχές.

Τον Ιούνιο του τρέχοντος έτους, το Κέντρο εκπόνησε μελέτη σχετικά με την εγκατάσταση του SI 2, προκειμένου το εν λόγω θέμα να προχωρήσει με τον ταχύτερο δυνατό ρυθμό. Αναμένεται ότι μια πρώτη μορφή του συστήματος για δοκιμές θα είναι διαθέσιμη κατά την πρώτη εβδομάδα του Νοεμβρίου.

1.6. Το Κέντρο γνωρίζει πολύ καλά ότι είναι πρωταρχικής σημασίας το να διαθέτει ένα αποδοτικό σύστημα λογιστικής των δαπανών. Έχει προβλεφθεί η συμπλήρωση του SI 2 με την ενσωμάτωση δομοστοιχείων για τη γενική και αναλυτική λογιστική. Κατά τη διάρκεια του 1998, το Κέντρο χρησιμοποίησε το λογισμικό Excel για τους αναλυτικούς υπολογισμούς.

Συμβάσεις με την Επιτροπή

1.8. Η επιλογή του κριτηρίου τιμολόγησης σε ημέρες έγινε από την Επιτροπή, δεδομένου ότι οι υπηρεσίες που η τελευταία παρέχει στο Κέντρο δεν αφορούν μόνο τη μετάφραση εγγράφων, αλλά και την κατάρτιση ορολογίας, τη συνδρομή για την τυποποίηση, τη χρησιμοποίηση βάσεων δεδομένων, κ.λπ.

Το Κέντρο θα προσπαθήσει να εξεύρει ένα πλαίσιο συμφωνίας με την Επιτροπή για τη συγκέντρωση λεπτομερέστερης τεκμηρίωσης στο μέλλον, μολονότι τα ποσά που αντιστοιχούν σε αυτές τις υπηρεσίες βαίνουν μειούμενα (0,4 εκατ. Ecu για το 1996, 0,2 εκατ. Ecu για το 1997, ενώ έχουν προβλεφθεί 0,045 εκατ. Ecu για το 1998).

Προϋπολογισμός

1.9 και 1.10. Κατά το 1997, λόγω του μεγάλου αριθμού μεταφράσεων που πραγματοποιήθηκαν από εξωτερικούς συνεργάτες και λόγω των αδυναμιών τόσο του λογιστικού συστήματος σε πρόγραμμα Excel όσο και του συστήματος παρακολούθησης των μεταφράσεων, παρουσιάστηκαν δυσχέρειες στον υπολογισμό του ποσού των παραγγελιών μετάφρασης που εκκρεμούσαν στο τέλος του οικονομικού έτους. Προκειμένου να επιλύσει αυτό το πρόβλημα, το Κέντρο προέβη το 1998 στην κατάρτιση μιας βάσης δεδομένων για την παρακολούθηση των μεταφράσεων και ξεκίνησε την εγκατάσταση του SI 2, έτσι ώστε να διαθέτει τα μέσα που καθιστούν δυνατούς τους ορθούς υπολογισμούς κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους.

1.11. Το σχετικά υψηλό κόστος της δημοσίευσης του προϋπολογισμού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων οδήγησε το Κέντρο, σε συνεργασία με τέσσερις ακόμη οργανισμούς, στη διαπραγμάτευση μιας συμφωνίας με την Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων, προκειμένου η τελευταία να δημοσιεύει τους προϋπολογισμούς τους από κοινού. Κατά το τρέχον χρονικό διάστημα διεξάγεται διαπραγμάτευση για τον προϋπολογισμό του 1998. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, από την πλευρά του, προτείνει να προβλεφθεί η δημοσίευση των προϋπολογισμών των οργανισμών στο Internet, ενώ μια προηγούμενη ανακοίνωση στην Επίσημη Εφημερίδα θα παραπέμπει τους αναγνώστες στη σχετική ιστοσελίδα.

Κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού

1.12. Το σχέδιο κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού έχει υποβληθεί στον δημοσιονομικό ελεγκτή προς γνωμοδότηση. Το εν λόγω σχέδιο θα περιληφθεί, υπό την αίρεση ότι η γνωμοδότηση θα είναι θετική, στα προς έγκριση θέματα της ημερήσιας διάταξης για τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου στις 26 Οκτωβρίου 1998.

Εγκαταστάσεις

1.13. Το Κέντρο ολοκληρώνει ένα σχέδιο συμφωνίας σχετικά με το κτήριο και την ασφάλεια, το οποίο θα υποβληθεί στις λουξεμβουργιανές αρχές.

Υπόλοιπο του οικονομικού έτους

1.14. Ο δημοσιονομικός κανονισμός του Κέντρου δεν προβλέπει τη δυνατότητα εγγραφής του υπολοίπου των προηγούμενων οικονομικών ετών στους επόμενους προϋπολογισμούς του. Το Κέντρο θα μελετήσει το ενδεχόμενο αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού που το διέπει, προκειμένου να ληφθεί υπόψη αυτή η δυνατότητα.