Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών

της 20ής Ιουλίου 2000

σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

(2000/459/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ)

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ,

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ,

ΤΟ ΔΙΚΑΣΤΗΡΙΟ,

ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ,

Η ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 8 της απόφασης των αντιπροσώπων των κυβερνήσεων των κρατών μελών, της 8ης Απριλίου 1965, περί της προσωρινής εγκαταστάσεως ορισμένων οργάνων και ορισμένων υπηρεσιών των Κοινοτήτων(1), προέβλεπε την εγκατάσταση της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (στο εξής "η Υπηρεσία") στο Λουξεμβούργο. Η σχετική διάταξη ετέθη σε εφαρμογή με την απόφαση 69/13/Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΟΚ(2), όπως τροποποιήθηκε από την απόφαση 80/443/ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ(3).

(2) Ο δημοσιονομικός κανονισμός της 21ης Δεκεμβρίου 1977, ο οποίος εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων(4), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2779/98 του Συμβουλίου(5), περιλαμβάνει ιδιαίτερες διατάξεις για τη λειτουργία της Υπηρεσίας.

(3) Είναι αναγκαία η αναπροσαρμογή του κανονιστικού πλαισίου της Υπηρεσίας, για να ληφθεί υπόψη η εξέλιξη των πρακτικών που ακολουθούνται κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων που έχουν μεταβιβασθεί στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή.

(4) Ο τομέας των εκδόσεων γνώρισε σημαντικές τεχνολογικές προόδους, οι οποίοι ενδείκνυται να ληφθούν υπόψη για τη λειτουργία της Υπηρεσίας.

(5) Η απόφαση 69/13/Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΟΚ έχει τροποποιηθεί σε ουσιαστικό βαθμό. Με την ευκαιρία των νέων τροποποιήσεων, και με μέλημα τη σαφήνεια, ενδείκνυται να επαναδιατυπωθεί η εν λόγω απόφαση,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΝ:

Άρθρο 1

Η Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (στο εξής "η Υπηρεσία") έχει ως αντικείμενο εργασίας την εξασφάλιση, υπό τους καλύτερους δυνατούς τεχνικούς και οικονομικούς όρους και υπό την ευθύνη των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, της έκδοσης των δημοσιεύσεων αυτών των οργάνων και των υπηρεσιών τους.

Άρθρο 2

Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης νοούνται:

1. ως "έκδοση", η παραγωγή και διάθεση των δημοσιεύσεων, υπό όλες τις μορφές και παρουσιάσεις και με όλες τις μεθόδους, σημερινές και μελλοντικές·

2. ως "θεσμικά όργανα", το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, η Επιτροπή, το Δικαστήριο, το Ελεγκτικό Συνέδριο, η Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και η Επιτροπή των Περιφερειών·

3. ως "επικουρικά όργανα και οργανισμοί", τα όργανα και οι οργανισμοί που έχουν ιδρυθεί από τις συνθήκες ή βάσει αυτών.

Άρθρο 3

1. Η Υπηρεσία εκτελεί, η ίδια ή μέσω επιχειρήσεων, τα ακόλουθα καθήκοντα:

α) την έκδοση της Επίσημης Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (στο εξής "η Επίσημη Εφημερίδα")·

β) την έκδοση των λοιπών δημοσιεύσεων των θεσμικών οργάνων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των υπηρεσιών τους, με την επιφύλαξη, των διατάξεων των παραγράφων 2 και 3·

γ) τη αιτήσει τους, την έκδοση δημοσιεύσεων προερχόμενων από τα επικουρικά όργανα και οργανισμούς.

2. Τα έγγραφα για εσωτερική χρήση μπορούν να παράγονται και να διατίθενται από κάθε επιμέρους θεσμικό όργανο.

3. Τα θεσμικά και επικουρικά όργανα και οργανισμοί μπορούν, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να προβαίνουν στην έκδοση δημοσιεύσεων χωρίς τη μεσολάβηση της Υπηρεσίας, όταν η μεσολάβηση αυτής συνεπάγεται αισθητή αύξηση των οικονομικών επιβαρύνσεων ή όταν, για τεχνικούς λόγους, η Υπηρεσία δεν είναι σε θέση να ανταποκριθεί στον επείγοντα χαρακτήρα που είναι δυνατόν να λάβει η παραγωγή και διάθεση μιας δημοσίευσης εντός βραχύτατων προθεσμιών. Σχετικά ενημερώνουν αμελλητί τη διοικούσα επιτροπή.

4. Στην εκτέλεση των καθηκόντων της Υπηρεσίας περιλαμβάνονται ιδίως οι ακόλουθες εργασίες:

α) συγκέντρωση των προς έκδοση εγγράφων·

β) προετοιμασία και επαλήθευση των κειμένων και λοιπών στοιχείων, με τήρηση των οδηγιών που λαμβάνονται από τα θεσμικά και επικουρικά όργανα και οργανισμούς·

γ) σύναψη συμβάσεων με τους προμηθευτές·

δ) εκτύπωση των εκδόσεων με επείγοντα χαρακτήρα ή μικρό αριθμό αντιτύπων·

ε) επίβλεψη της εκτέλεσης των εργασιών·

στ) έλεγχος της ποιότητας·

ζ) οικονομική παρακολούθηση των συμβάσεων που συνάπτονται με τους προμηθευτές·

η) ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των εργασιών·

θ) λογιστικός έλεγχος, μαζί με σύνταξη του εντάλματος πληρωμής και την έκδοση βεβαίωσης σύμφωνα με το δημοσιονομικό κανονισμό·

ι) σύνταξη καταλόγων των δημοσιεύσεων και αρχειοθέτηση αυτών·

ια) διαχείριση των πωλήσεων·

ιβ) διάθεση των δημοσιεύσεων.

Εξάλλου, η Υπηρεσία παρέχει στα θεσμικά και επικουρικά όργανα και οργανισμούς όλες τις τεχνικές, οικονομικές και εμπορικές πληροφορίες που είναι χρήσιμες για την εκπόνηση των εκδοτικών σχεδίων τους και τα συνδράμει στην εκπόνηση των συμβάσεων-πλαισίων.

5. Η απόφαση δημοσίευσης υπάγεται στην αποκλειστική αρμοδιότητα των επιμέρους θεσμικών και επικουρικών οργάνων και οργανισμών.

Άρθρο 4

1. Ιδρύεται διοικούσα επιτροπή της Υπηρεσίας. Κάθε θεσμικό όργανο διαθέτει ψήφο στην επιτροπή αυτή.

2. Η διοικούσα επιτροπή συνέρχεται με πρωτοβουλία του προέδρου της ή μετά από σχετικό αίτημα ενός θεσμικού οργάνου, και τούτο τουλάχιστον ανά εξάμηνο.

3. Οι αποφάσεις της διοικούσας επιτροπής λαμβάνονται με απλή πλειοψηφία, εκτός εάν ισχύουν αντίθετες διατάξεις. Ωστόσο, και με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 3 παράγραφος 5, όταν η διοικούσα επιτροπή καλείται να λάβει ιδιαίτερη απόφαση για τη δημοσίευση κειμένου ενός συγκεκριμένου θεσμικού οργάνου, η προαναφερόμενη πλειοψηφία πρέπει να συμπεριλαμβάνει την ψήφο του ενδιαφερόμενου οργάνου.

Άρθρο 5

1. Η οικούσα επιτροπή ασκεί, προς το κοινό συμφέρον των θεσμικών και επικουρικών οργάνων και οργανισμών, τα ακόλουθα καθήκοντα:

α) καθορίζει, ομόφωνα, τους κανόνες λειτουργίας της Υπηρεσίας·

β) καθορίζει, ομόφωνα, τις κατευθυντήριες γραμμές της γενικής πολιτικής πωλήσεων και δωρεάν διάθεσης·

γ) απευθύνει προς τα θεσμικά και επικουρικά όργανα και οργανισμούς κάθε υπόδειξη ικανή να διευκολύνει την εύρυθμη λειτουργία της Υπηρεσίας·

δ) στο πλαίσιο της διαδικασίας του προϋπολογισμού, και βάσει σχεδίου συντασσόμενου από τον δευθυντή της Υπηρεσίας, καταρτίζει κατάσταση προβλεπομένων εσόδων και δαπανών της Υπηρεσίας, την οποία διαβιβάζει προς την Επιτροπή με σκοπό την κατάρτιση της κατάστασης προβλεπομένων εσόδων και δαπανών της Επιτροπής. Στο ίδιο πλαίσιο, προτείνει στην Επιτροπή τις αναπροσαρμογές που κρίνει ότι πρέπει να επέλθουν στην κατάσταση προσωπικού της Υπηρεσίας·

ε) καθορίζει τη φύση και το τιμολόγιο των πρόσθετων εργασιών που η Υπηρεσία μπορεί να εκτελεί για λογαριασμό των θεσμικών και επικουρικών οργάνων και οργανισμών·

στ) καθορίζει τη φύση των εργασιών που η Υπηρεσία μπορεί να εκτελεί μέσω υπεργοληπτών·

ζ) Βάσει σχεδίου εκπονούμενου από τον διευθυντή, συντάσσει ετήσια έκθεση διαχείρισης, η οποία, μέσω της αναλυτικής λογιστικής, αναφέρεται ιδίως σε όλες τις θέσεις των δαπανών και των εσόδων που αφορούν τις εργασίες που εκτελούνται και τις υπηρεσίες που παρέχονται από την Υπηρεσία. Πριν από την 1η Μαΐου κάθε έτους, διαβιβάζει στα θεσμικά όργανα την έκθεση που αναφέρεται στο προηγηθέν οικονομικό έτος·

η) συμμετέχει στο διορισμό ορισμένων υπαλλήλων, υπό τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 6.

2. Όσον αφορά την Επίσημη Εφημερίδα, η διοικούσα Επιτροπή ασκεί ιδίως τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

α) ζητεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες κάθε θεσμικού οργάνου τη λήψη των αποφάσεων αρχής, οι οποίες εφαρμόζονται από κοινού από τα θεσμικά όργανα που χρησιμοποιούν την Επίσημη Εφημερίδα, και μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων που εκδίδονται·

β) διατυπώνει όλες τις προτάσεις βελτίωσης της δομής και της παρουσίασης της Επίσημης Εφημερίδας·

γ) διατυπώνει προτάσεις προς τα θεσμικά όργανα σχετικά με την εναρμόνιση της παρουσίασης των προς δημοσίευση κειμένων·

δ) εξετάζει τις δυσκολίες που ανακύπτουν κατά τις τρέχουσες εργασίες έκδοσης της Επίσημης Εφημερίδας και διατυπώνει, στους κόλπους της Υπηρεσίας, τις οδηγίες και, προς τα θεσμικά όργανα, τις συστάσεις που είναι αναγκαίες για την υπέρβασή τους·

ε) αποφασίζει, με ομοφωνία, εάν και με ποιους τρόπους δημοσιεύσεις που δεν προέρχονται από τα θεσμικά όργανα μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω της Επίσημης Εφημερίδας. Ωστόσο, η διάταξη αυτή δεν ισχύει για τις δημοσιεύσεις που πραγματοποιούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του κοινοτικού δικαίου·

στ) σύμφωνα με το άρθρο 133 του δημοσιονομικού κανονισμού, μπορεί να ζητήσει από την Επιτροπή να ανοίξει τραπεζικό λογαριασμό με σκοπό τη διαχείριση των κεφαλαίων κίνησης για τη χρηματοδότηση των εργασιών που ανατίθενται σε προμηθευτές και είναι αναγκαίες για την έκδοση της Επίσημης Εφημερίδας.

3. Η διοικούσα επιτροπή εκδίδει, με ομοφωνία, τον εσωτερικό κανονισμό της, αφού τον υποβάλει προς έγκριση στα θεσμικά όργανα. Εκλέγει δε ένα από τα μέλη της ως πρόεδρο.

Άρθρο 6

1. Οι αρμοδιότητες της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής ασκούνται από την Επιτροπή όσον αφορά τους μόνιμους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των βαθμών Α 1, Α 2, Α 3 και LA 3, υπό τους όρους που εκτίθενται κατωτέρω.

Η Επιτροπή προβαίνει στον διορισμό των μονίμων υπαλλήλων των βαθμών Α 1, Α 2, Α 3 και LA 3 μόνο αφού λάβει τη σύμφωνη γνώμη της διοικούσας επιτροπής. Για τους βαθμούς Α 1 και Α 2, η γνώμη αυτή διατυπώνεται ομόφωνα.

Η διοικούσα επιτροπή συμμετέχει εκ του σύνεγγυς στις διαδικασίες που, εφόσον συντρέχει περίπτωση, πρέπει να ακολουθούνται πριν από το διορισμό των μονίμων και λοιπών υπαλλήλων των βαθμών Α 1, Α 2, Α 3 και LA 3, ιδίως δε στη σύνταξη των προκηρύξεων των κενών θέσεων, στην εξέταση των υποψηφιοτήτων και στη συγκρότηση των επιτροπών κρίσης των διαγωνισμών.

2. Οι αρμοδιότητες της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής ασκούνται από την Επιτροπή όσον αφορά τους μόνιμους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό που δεν εμπίπτουν στην παράγραφο 1. Μπορεί δε να μεταβιβάζει τις αρμοδιότητες αυτές διευθυντή της Υπηρεσίας.

Η Επιτροπή ή ο διευθυντής της Υπηρεσίας, εφόσον του έχει μεταβιβασθεί η αρμοδιότητα διορισμού, ενημερώνουν τη διοικούσα επιτροπή για τους διορισμούς, για την υπογραφή των συμβάσεων, για τις προαγωγές και για την κίνηση των πειθαρχικών διαδικασιών που αφορούν τους μονίμους και λοιπούς υπαλλήλους που δεν εμπίπτουν στην παράγραφο 1. Εάν η Επιτροπή δεν έχει μεταβιβάσει στον διευθυντή της Υπηρεσίας την αρμοδιότητα διορισμού όσον αφορά τους ίδιους ως ανω υπαλλήλους, οι ως άνω διαδικασίες διεκπεραιώνονται από την Επιτροπή βάσει προτάσεων του διευθυντή.

3. Οι διοικητικές διαδικασίες που αφορούν τις πράξεις που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2 καθώς και την τρέχουσα διαχείριση του προσωπικού, ιδίως σε ζητήματα συνταξιοδότησης, ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης, εργατικών ατυχημάτων, μισθοδοσίας και αδειών, διεκπεραιώνονται υπό τους ίδιους όρους που ισχύουν για το προσωπικό της Επιτροπής που υπηρετεί στο Λουξεμβούργο.

4. Η ύπαρξη κενών θέσεων στους κόλπους της Υπηρεσίας γνωστοποιείται σε εύθετο χρόνο στους υπαλλήλους όλων των θεσμικών οργάνων της Κοινότητας.

Άρθρο 7

1. Οι πιστώσεις της Υπηρεσίας, των οποίων το συνολικό ποσό εγγράφεται σε ιδιαίτερη γραμμή του προϋπολογισμού εντός του τμήματος που αφορά την Επιτροπή, εμφαίνονται λεπτομερώς σε παράρτημα του τμήματος αυτού.

Το παράρτημα αυτό έχει τη μορφή κατάστασης εσόδων και δαπανών, με την ίδια υποδιαίρεση που ακολουθούν τα τμήματα του προϋπολογισμού.

2. Οι θέσεις εργασίας που αντιστοιχούν στην Υπηρεσία απαριθμούνται σε παράρτημα του πίνακα με το προσωπικό της Επιτροπής.

3. Κάθε θεσμικό και επικουρικό όργανο ή οργανισμός παραμένει ο διατάκτης των πιστώσεων που αναφέρονται στις "δαπάνες δημοσίευσης" του προϋπολογισμού του. Τα έξοδα που γεννώνται από τη δωρεάν διάθεση των δημοσιεύσεων επιβαρύνουν το εκάστοτε θεσμικό ή επικουρικό όργανο ή οργανισμό. Η διοικούσα επιτροπή καθορίζει τους τρόπους λογιστικής συνεργασίας μεταξύ της Υπηρεσίας και των θεσμικών και επικουρικών οργάνων και οργανισμών.

4. Οι υπηρεσίες που παρέχονται από την Υπηρεσία έναντι αμοιβής αποτελούν το αντικείμενο τιμολόγησης υπό τους όρους που καθορίζονται από τη διοικούσα επιτροπή. Κατά το κλείσιμο ενός οικονομικού έτους, η διοικούσα επιτροπή ενημερώνει την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή για την κατανομή των ποσών που εισπράττονται ως άνω εντός των ορίων του παραρτήματος της γραμμής του προϋπολογισμού.

5. Η Υπηρεσία τηρεί χωριστή λογιστική για τις πωλήσεις της Επίσημης Εφημερίδας και των δημοσιεύσεων. Μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους, τα καθαρά έσοδα των πωλήσεων καταβάλλονται στα θεσμικά και επικουρικά όργανα και οργανισμούς.

Ως καθαρά έσοδα από τις πωλήσεις νοείται το άθροισμα των ποσών των τιμολογίων μείον τα έξοδα διαχείρισης, είσπραξης και τραπεζικών συναλλαγών.

Άρθρο 8

Ο διευθυντής της Υπηρεσίας είναι υπεύθυνος, υπό την αρχή της διοικούσας επιτροπής και εντός των ορίων των αρμοδιοτήτων αυτής, για την καλή λειτουργία της Υπηρεσίας. Φροντίζει για τη γραμματειακή υποστήριξη της διοικούσας επιτροπής, αποδίδει σ' αυτή λογαριασμό για την εκτέλεση των καθηκόντων του και παρουσιάζει προτάσεις για την καλή λειτουργία της Υπηρεσίας. Διαθέτει το ιεραρχικό προβάδισμα έναντι του προσωπικού της Υπηρεσίας. Σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος του διευθυντή, και κατά παρέκκλιση από τους κανόνες αναπλήρωσης, τα καθήκοντά του τα ασκεί υπάλληλος της Υπηρεσίας υποδεικνυόμενος από τη διοικούσα επιτροπή.

Άρθρο 9

Η απόφαση 69/13/Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΟΚ καταργείται.

Οι παραπομπές στην καταργούμενη απόφαση νοούνται ως παραπομπές στην παρούσα.

Βρυξέλλες και Λουξεμβούργο, 20 Ιουλίου 2000.

Για το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο

Η Πρόεδρος

N. Fontaine

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

F. PARLY

Για την Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

R. Prodi

Για το Δικαστήριο

Ο Πρόεδρος

G. C. Rodríguez Iglesias

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Ο Πρόεδρος

J. O. Karlsson

Για την Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή

Η Πρόεδρος

B. Rangoni Machiavelli

Για την Επιτροπή των Περιφερειών

Ο Πρόεδρος

J. Chabert

(1) ΕΕ 152 της 13.7.1967, σ. 18.

(2) ΕΕ L 13 της 18.1.1969, σ. 19.

(3) ΕΕ L 107 της 25.4.1980, σ. 44.

(4) ΕΕ L 356 της 31.12.1977, σ. 1.

(5) ΕΕ L 347 της 23.12.1998, σ. 3.