Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2355/2002 της Επιτροπής

της 27ης Δεκεμβρίου 2002

για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 438/2001 για θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των παρεμβάσεων των διαρθρωτικών ταμείων

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συμβουλίου, της 21ης Ιουνίου 1999, περί γενικών διατάξεων για τα διαρθρωτικά ταμεία(1), όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1447/2001(2), και ιδίως το άρθρο 53 παράγραφος 2,

Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή που συστάθηκε δυνάμει του άρθρου 147 της συνθήκης,

Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή γεωργικών διαρθρώσεων και αγροτικής ανάπτυξης,

Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή διαρθρώσεων αλιείας και υδατοκαλλιέργειας,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Το άρθρο 38 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 απαιτεί από τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών να τηρούν στη διάθεση της Επιτροπής όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα τα σχετικά με τις δαπάνες και τους ελέγχους που αφορούν μια παρέμβαση επί τρία έτη μετά την πληρωμή από την Επιτροπή του τελικού υπολοίπου, εκτός εάν έχει ληφθεί άλλη απόφαση στις διμερείς διοικητικές συμφωνίες.

(2) Είναι σκόπιμο να προσδιοριστούν οι κατηγορίες των δικαιολογητικών εγγράφων που εμπίπτουν στο πεδίο της υποχρέωσης αυτής, η μορφή υπό την οποία θα πρέπει να τηρούνται και η υποχρέωση καθορισμού των φορέων που θα πρέπει να τα φυλάσσουν.

(3) Καθώς τα εν λόγω έγγραφα αποτελούν μέρος της διαδρομής ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 438/2001 της Επιτροπής(3), είναι ενδεδειγμένο να προστεθεί το άρθρο αυτό στις αναγκαίες διατάξεις που αφορούν την τήρηση των εγγράφων.

(4) Οι διατάξεις οι σχετικές με την τήρηση των εγγράφων τελούν υπό την επιφύλαξη άλλων ειδικών εθνικών ή κοινοτικών κανόνων.

(5) Τα προβλεπόμενα από τον παρόντα κανονισμό μέτρα είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής για την ανάπτυξη και μετατροπή των περιφερειών,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

Το άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 438/2001 τροποποιείται ως εξής:

α) Μετά την παράγραφο 2 παρεμβάλλεται η ακόλουθη νέα παράγραφος:

"2α. α) Τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους ελέγχους, που αναφέρονται στο άρθρο 38 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, περιλαμβάνουν:

- έγγραφα συναφή με τις συγκεκριμένες διενεργηθείσες και δηλωθείσες δαπάνες, και με τις πληρωμές που έγιναν στο πλαίσιο της παρεμβάσεως, τα οποία απαιτούνται για μια επαρκή διαδρομή ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που συνιστούν απόδειξη της πραγματικής παράδοσης των προϊόντων ή παροχής των υπηρεσιών που συγχρηματοδοτούνται,

- εκθέσεις και έγγραφα συναφή με τους ελέγχους που διενεργούνται δυνάμει των άρθρων 4, 9, 10 και 15 του παρόντος κανονισμού.

Οι αρμόδιες αρχές ορίζουν τον φορέα φύλαξης των εγγράφων, κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος στο οποίο απαιτείται η τήρησή τους.

β) Τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται είτε ως πρωτότυπα είτε σε κάποιο από τα συνήθως αποδεκτά υποθέματα δεδομένων (data carriers).

Στα συνήθως αποδεκτά υποθέματα δεδομένων συμπεριλαμβάνονται ειδικότερα:

- φωτοτυπίες των πρωτοτύπων,

- μικροφωτογραφικά δελτία (microfiches) των πρωτοτύπων,

- ηλεκτρονικές αποτυπώσεις των πρωτοτύπων σε οπτικά υποθέματα δεδομένων (όπως δίσκοι CD-rom, σκληροί δίσκοι ή δίσκοι μαγνητικής εγγραφής),

- έγγραφα υπάρχοντα μόνο σε ηλεκτρονική μορφή.

Η διαδικασία πιστοποίησης των εγγράφων, που φυλάσσονται σε κοινώς αποδεκτά υποθέματα δεδομένων, ως ακριβών αντιγράφων των πρωτοτύπων εγγράφων καθορίζεται από τις εθνικές αρχές και με αυτήν διασφαλίζεται ότι οι φυλασσόμενες μορφές των εγγράφων είναι σύμφωνες με τις εθνικές νομικές απαιτήσεις και αξιόπιστες για τους σκοπούς διενέργειας λογιστικού ελέγχου. Στις περιπτώσεις που τα έγγραφα υπάρχουν μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, τα οικεία συστήματα υπολογιστών στα οποία τηρούνται οι ηλεκτρονικές μορφές πρέπει να πληρούν τα αποδεκτά πρότυπα ασφαλείας, τα οποία εξασφαλίζουν το γεγονός ότι τα έγγραφα που φυλάσσονται είναι σύμφωνα με τις εθνικές νομικές απαιτήσεις και είναι ελεγκτικά αξιόπιστα."

β) Η παράγραφος 3 στοιχείο α) αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:

"α) την ύπαρξη διαδικασιών που να διασφαλίζουν ότι τα προαναφερόμενα στην παράγραφο 2α έγγραφα φυλάσσονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 38 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 και του παραρτήματος VI του παρόντος κανονισμού·"

Άρθρο 2

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 27 Δεκεμβρίου 2002.

Για την Επιτροπή

Michel Barnier

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ L 161 της 26.6.1999, σ. 1.

(2) ΕΕ L 139 της 29.7.2001, σ. 1.

(3) ΕΕ L 63 της 3.3.2001, σ. 21.