ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά (Αλικάντε) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου (98/C 406/10)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στην επιτροπή προϋπολογισμού του Γραφείου εναρμόνισης στην εσωτερική αγορά, σύμφωνα με το άρθρο 137, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 (1) του Συμβουλίου.

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Γραφείου εναρμόνισης στην εσωτερική αγορά για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997. Σύμφωνα με το άρθρο 119, παράγραφος 2, στοιχείο γ), του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων (2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 138 του κανονισμού. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση των λογαριασμών αυτών βάσει του άρθρου 188 Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του 7 τα τελευταία αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

1.4. Υπό την επιφύλαξη του γεγονότος που αναφέρεται στο σημείο 1.11, η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΕΝΑΡΜΟΝΙΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1997

Λογισμικά λογιστικής

1.5. Μολονότι το Γραφείο διανύει το τέταρτο οικονομικό έτος δραστηριότητας (και έχει καλύψει τρία πλήρη οικονομικά έτη), η λογιστική προϋπολογισμού εξακολουθεί να τηρείται μέσω ενός πινακοποιητή και όχι ενός ενδεδειγμένου λογιστικού λογισμικού. Η χρησιμοποίηση πινακοποιητή είχε ήδη επικριθεί από το Συνέδριο στην έκθεσή του για τα προηγούμενα οικονομικά έτη (3). Το Γραφείο θα έπρεπε να καθιερώσει ένα σύστημα αναλυτικής λογιστικής που να καθιστά γνωστό το πραγματικό κόστος των υπηρεσιών που παρέχει.

Λοιπές παρατηρήσεις

1.6. Οι πληρωμές (ήτοι 26,0 εκατ. Ecu) ανέρχονται μόνο στο 48 % των πιστώσεων του οικονομικού έτους (54,0 εκατ. Ecu έπειτα από την έγκριση του τρίτου διορθωτικού και συμπληρωματικού προϋπολογισμού) 7 48,5 % (ήτοι 26,2 εκατ. Ecu) των πιστώσεων αυτών μεταφέρθηκαν αυτόματα στο οικονομικό έτος 1998 και 3,5 % (ήτοι 1,8 εκατ. Ecu) ακυρώθηκαν.

1.7. Ο όγκος των μεταφερθεισών πιστώσεων προέρχεται κυρίως από τη λογιστική πρακτική που ακολουθεί το Γραφείο. Η πρακτική αυτή συνίσταται στην ανάληψη του συνόλου των δαπανών που συνεπάγεται κάθε παραλαμβανόμενη αίτηση καταχώρησης σημάτων, ήδη από τη βεβαίωση των σχετικών εσόδων. Σύμφωνα με την προσέγγιση αυτή, το υπόλοιπο αυτών των αναλήψεων υποχρεώσεων κατά το τέλος του οικονομικού έτους μεταφέρεται αυτόματα στο επόμενο οικονομικό έτος, ανεξάρτητα από την πραγματική ημερομηνία παραγγελίας των εργασιών για το Γραφείο (έρευνα, μετάφραση, δημοσίευση, κ.λπ.), ανεξάρτητα αν αυτή η παραγγελία έχει πραγματοποιηθεί πριν από το τέλος του οικονομικού έτους ή αν πραγματοποιείται μόνο κατά τη διάρκεια του επόμενου οικονομικού έτους. Η πρακτική αυτή αποτελεί ερμηνεία του κανονισμού που δεν τηρεί αυστηρά τις αρχές του ενιαυσίου και της καθολικότητας του προϋπολογισμού.

1.8. Όσον αφορά τις πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το οικονομικό έτος 1996 (ήτοι 14,5 εκατ. Ecu), παρατηρείται ότι το 27,6 % ακυρώθηκε (ήτοι 4,0 εκατ. Ecu). Ένα μεγάλο ποσοστό (88,0 %) των ακυρώσεων αφορά τις δαπάνες μετάφρασης, γραμματοσήμανσης και δημοσίευσης. Εάν οι μεταφορές αυτές αντιστοιχούσαν σε πιο συγκεκριμένες αναλήψεις υποχρεώσεων, δεν θα έπρεπε να είχαν γίνει.

1.9. Το άρθρο 13 του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου προβλέπει τη δημοσίευση του προϋπολογισμού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Αυτό δεν έγινε για το διορθωτικό και συμπληρωματικό προϋπολογισμό αριθ. 3.

1.10. Ένα τμήμα του ταμειακού υπολοίπου (0,35 εκατ. Ecu από 42,50 εκατ. Ecu) καταχωρήθηκε στη γενική λογιστική μόλις κατά το κλείσιμο των λογαριασμών. Πράγματι, οι εισπράξεις καταχωρούνται αρχικά στο λογισμικό διαχείρισης των σημάτων (Euromarc), ενώ η καταχώρηση στη γενική λογιστική πραγματοποιείται μετά την αναγνώριση του πραγματοποιούντος στην πληρωμή.

Έδρα

1.11. Ενόψει της ανέγερσης της μελλοντικής έδρας του, το Γραφείο υπέγραψε το 1997 σύμβαση με το Cosoami, μεσολαβούσα υπηρεσία της ισπανικής κυβέρνησης. Εάν το Γραφείο δεν επιληφθεί επαρκούς αριθμού αιτήσεων κατάθεσης σημάτων, η ανέγερση δεν θα μπορέσει να αποπερατωθεί παρά μόνον με επιχορήγηση από το γενικό προϋπολογισμό. Ανεξάρτητα από τη συμφωνία εκ μέρους της επιτροπής προϋπολογισμού για την ενέργεια αυτή, θα ήταν ευκταίο να είχε λάβει το Γραφείο την έγκριση της Επιτροπής πριν από τη σύναψη της σύμβασης με το Cosoami.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του τής 29ης Οκτωβρίου 1998.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

Πίνακας 1 Ισολογισμός των οικονομικών ετών 1996 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: Παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει των δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Γραφείο.

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: Παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει στοιχείων που καταρτίστηκαν από το Γραφείο.

(1) ΕΕ L 11 της 14.1.1993, σ. 33.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 137 παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 1997 καταρτίστηκαν στις 21 Ιανουαρίου 1998 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 27 Ιανουαρίου 1998. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρατίθενται με συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ C 393 της 29.12.1997, σ. 47.

(4) Το ποσό αυτό αντιστοιχεί στο πάγιο ενεργητικό.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

1.5. Λογισμικά λογιστικών εφαρμογών

Όσον αφορά τη λογιστική του προϋπολογισμού, η Επιτροπή, παρά τα όσα επροτίθετο να πράξει, δεν ήταν σε θέση να παράσχει στους οργανισμούς τις διάφορες ενότητες του λογισμικού SINCOM II. Ως εκ τούτου, το Γραφείο ήταν υποχρεωμένο να προχωρήσει στην παραγωγική εφαρμογή, από 1 Ιανουαρίου 1999, της ενότητας ISPS για τη λογιστική του προϋπολογισμού, την οποία ανέπτυξε η εταιρεία SAP για λογαριασμό της Επιτροπής. Λαμβάνοντας υπόψη τις επενδύσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο της γενικής λογιστικής, η ανωτέρω ενέργεια είναι σχετικά χαμηλού κόστους.

Όσον αφορά την αναλυτική λογιστική, συνεχίστηκαν κατά το 1998 οι εργασίες για την εγκατάσταση του σχετικού συστήματος. Η αναλυτική λογιστική θα είναι λειτουργικά έτοιμη στα τέλη του 1998.

1.6. Βλέπε τις διευκρινίσεις που δίνονται κατωτέρω στο σημείο 1.7.

1.7. Μεταφορά πιστώσεων

Τα έξοδα της διαδικασίας για την καταχώρηση σήματος χαρακτηρίζονται βεβαιωθείσες δαπάνες κατά την ημερομηνία κατάθεσης της σχετικής αίτησης για το σήμα, λόγω των υποχρεώσεων που βαρύνουν το Γραφείο βάσει του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα (RMC).

Ένα μέρος αυτών των υπηρεσιών, όπως είναι οι μεταφράσεις, οι εκθέσεις εθνικών ερευνών και οι εκδόσεις, παρέχεται από εξωτερικούς οργανισμούς, στον καθορισμό των οποίων το Γραφείο δεν έχει λόγο. Το τελευταίο έκρινε επομένως σκόπιμο να προβεί, αμέσως μετά την είσπραξη των τελών για την κατάθεση των αιτήσεων, στην ανάληψη των σχετικών δαπανών.

Το Γραφείο έκρινε ότι αυτή η πρακτική, βασιζόμενη σε μεταφορές που πραγματοποιούνται αυτοδικαίως, ανταποκρίνεται:

- στην αρχή του ενιαυσίου με τις εξαιρέσεις που προβλέπει ο δημοσιονομικός κανονισμός, βάσει της οποίας επιτρέπεται η διενέργεια μεταφορών πιστώσεων, και

- στην αρχή της καθολικότητας, με την έννοια ότι κανένα ποσό εσόδων δεν καταλογίζεται σε μια συγκεκριμένη δαπάνη.

Επιπλέον, η εν λόγω πρακτική είναι σύμφωνη με τον ιδιάζοντα χαρακτήρα του Γραφείου, το οποίο είναι ένα γραφείο βιομηχανικής ιδιοκτησίας και για αυτό τον λόγο δεν εισπράττει τέλη παρά μόνον σε αντίτιμο των υπηρεσιών που παρέχει στους χρήστες.

Λόγω της απρόβλεπτης πληθώρας των 43 000 αιτήσεων για κοινοτικό σήμα που υποβλήθηκαν το 1996 έναντι 15 000 που ήταν ο αναμενόμενος αριθμός με βάση τις εκτιμήσεις των αρμόδιων επαγγελματικών κύκλων και της Επιτροπής, το Γραφείο αναγκάστηκε να αντιμετωπίσει καταρχάς τις πλέον επείγουσες περιπτώσεις και να διεκπεραιώσει αυτό τον όγκο αιτήσεων για κοινοτικό σήμα κατά σειρά προτεραιότητας. Αναπόφευκτα, ο χρόνος εκτέλεσης των διαφόρων σταδίων διεκπεραίωσης των αιτήσεων για κοινοτικό σήμα επιμηκύνθηκε, συνεπιφέροντας κατά συνέπεια σημαντικές μεταφορές πιστώσεων στο τέλος του 1997, οι οποίες πραγματοποιήθηκαν βάσει του άρθρου 6 παράγραφος 2, του δημοσιονομικού κανονισμού.

Συμπέρασμα: Το ΓΕΕΑ, έχοντας λάβει υπόψη τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, θα προετοιμαστεί κατάλληλα ώστε στο εξής το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ της ανάληψης δαπανών σχετικά με κάθε στάδιο διεκπεραίωσης των σημάτων και της πραγματοποίησής τους να είναι το μικρότερο δυνατό.

1.8. Ακύρωση πιστώσεων

Ο σημαντικός όγκος ακύρωσης, κατά το 1997, πιστώσεων που είχαν μεταφερθεί από το οικονομικό έτος 1996 (4 εκατ. Ecu) αντιστοιχεί κατά κύριο λόγο σε διακυμάνσεις στην πτώση του κόστους μετάφρασης και δημοσίευσης, το οποίο δεν ελέγχεται από το Γραφείο. Η μείωση αυτών των δαπανών σχετίζεται κυρίως με τον μέσο αριθμό σελίδων που μεταφράζονται και δημοσιεύονται για κάθε αίτηση κοινοτικού σήματος, ο οποίος διαμορφώθηκε σε 3 και 1 σελίδα αντιστοίχως, έναντι 4,5 και 3 που είχε αρχικά προβλεφθεί.

Επιπλέον, οι διαπιστωθείσες ακυρώσεις πιστώσεων σχετίζονται και με τις ιδιάζουσες συνθήκες που επικρατούσαν κατά την έναρξη λειτουργίας του Γραφείου το 1996. Η εξέλιξη της κατάστασης που εκτέθηκε ανωτέρω στο σημείο 1.7 είχε ως αποτέλεσμα να μην καταστεί δυνατή η απορρόφηση μέρους των πιστώσεων που είχαν μεταφερθεί από το οικονομικό έτος 1996 στο 1997.

1.9. Δημοσίευση του προϋπολογισμού

Λόγω των σχετικών προθεσμιών που ορίζει ο κανονισμός για το κοινοτικό σήμα (RMC), ο προϋπολογισμός του Γραφείου για το 1997 είχε καταρτιστεί στα τέλη του 1995, βάσει εκτιμήσεων σχετικά με τον όγκο εργασιών του Γραφείου που διαψεύστηκαν παντελώς από την πραγματικότητα ήδη κατά το 1996. Ως εκ τούτου, στις αρχές του οικονομικού έτους 1997, το ΓΕΕΑ είχε αποφασίσει να υποβάλει έναν ΔΣΠ για το 1997 που θα αποτελούσε στην ουσία μια ανασύνταξη του προϋπολογισμού στο σύνολό του. Αυτός ο ΔΣΠ, ο οποίος είχε μεγαλύτερη σχέση με την πραγματικότητα και λάμβανε υπόψη τις επιπτώσεις από τον αριθμό των αιτήσεων που είχαν παραληφθεί το 1996, δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Όσον αφορά τον προϋπολογισμό για το 1998, δημοσιεύτηκε όντως στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (ΕΕ L 64 της 5.3.1998). Επί του παρόντος καταρτίζεται ο πρώτος ΔΣΠ για το 1998, η δημοσίευση του οποίου θα γίνει επίσης στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

1.10. Λογιστική καταχώρηση των μεμονωμένων πληρωμών

Το Γραφείο, προκειμένου η προθεσμία λογιστικής καταχώρησης των πληρωμών που εισπράττονται να είναι η μικρότερη δυνατή, δίνει προτεραιότητα στην εξακρίβωση των λογαριασμών των πελατών και καταβάλλει προσπάθειες για τη μεγαλύτερη δυνατή συντόμευση των προθεσμιών (3 έως 4 ημέρες) για τη λογιστική καταχώρηση των εισπράξεων στο λογιστικό σύστημα R-3 του SAP.

1.11. Έδρα του Γραφείου

1. Η διαδικασία που οδήγησε στην υπογραφή της σύμβασης μεταξύ ΓΕΕΑ και Cosoami

Η εν λόγω σύμβαση συνδέει το ΓΕΕΑ με την κοινοπραξία υπό την επωνυμία Cosoami, η οποία συστάθηκε από τις ισπανικές αρχές (Υπουργείο Βιομηχανίας, Generalitat της Βαλένθια, Diputaciσn της επαρχίας του Αλικάντε και Δήμος Αλικάντε) στο πλαίσιο των ενεργειών που ακολούθησαν τη συμφωνία του 1994 μεταξύ της ισπανικής κυβέρνησης και της Επιτροπής σχετικά με τη δωρεάν διάθεση κτηρίου από την Ισπανία για την προσωρινή στέγαση του Γραφείου και την απόκτηση από το τελευταίο της μελλοντικής οριστικής έδρας του.

2. Η απόκτηση της έδρας

Όσον αφορά τη χρηματοδότηση της ανέγερσης, τα έσοδα του Γραφείου θα επιτρέψουν τη σχετική χορήγηση, βάσει ενός ετήσιου αριθμού κατατιθέμενων αιτήσεων για κοινοτικό σήμα που θα κυμαίνεται μεταξύ 27 000 και 30 000, καθώς και με το ενδεχόμενο άνοιγμα της πίστωσης που δεσμεύτηκε για τον σκοπό αυτό το 1998.

Σε περίπτωση που ο ετήσιος αριθμός των καταθέσεων μειωθεί στις 25 000 για μια περίοδο που καλύπτει αρκετά διαδοχικά οικονομικά έτη, το Γραφείο θα αναγκαστεί να ζητήσει, μετά την εξάντληση της πίστωσης, την παροχή κοινοτικής επιδότησης, ενδεχομένως από τα τέλη του 2003 ή τις αρχές του 2004.

3. Η διαβούλευση με την Επιτροπή

Η επιτροπή προϋπολογισμού, έχοντας λάβει υπόψη τις παρατηρήσεις της Επιτροπής σχετικά με τη σύμβαση που έχει συναφθεί μεταξύ του ΓΕΕΑ και του Cosoami, αποφάσισε να εγκρίνει την αγορά του κτηρίου.