ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης (ΕΙΕΕ-Τουρίνο), συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος (97/C 81/05)

(Περίοδος από 1η Νοεμβρίου 1994 έως 31η Δεκεμβρίου 1995)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, της 7ης Μαΐου 1990 (1).

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995. Σύμφωνα με το άρθρο 11.1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου (2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του Διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των λογαριασμών (3) σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες, όπως ορίζει το άρθρο 11.3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου (4). Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο των λογαριασμών αυτών βάσει του άρθρου 188Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας. Η παρούσα έκθεση αφορά τον πρώτο έλεγχο του Ιδρύματος.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τα γενικώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα, στο βαθμό που αυτά έχουν εφαρμογή στο κοινοτικό πλαίσιο. Διενήργησε δοκιμαστικούς ελέγχους των λογιστικών βιβλίων και εγγράφων καθώς και άλλες ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σ' αυτό το πλαίσιο. Οι κυριότερες παρατηρήσεις που προέκυψαν από τον έλεγχο του Συνεδρίου παρατίθενται στο δεύτερο μέρος της παρούσας έκθεσης.

1.4. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995 είναι αξιόπιστες και η νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων είναι, στο σύνολό τους, εξασφαλισμένες.

Κυριότερες παρατηρήσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995

Λογιστική προϋπολογισμού

1.5. Το ισχύον σύστημα επιτρέπει να επιφέρονται αλλαγές των καταχωρήσεων εκ των υστέρων, χωρίς να εμφανίζονται ίχνη αυτών των τροποποιήσεων. Αυτό το σύστημα και η συστηματική χρησιμοποίηση των πάγιων προκαταβολών μπορεί να οδηγήσει σε υπερβάσεις των πιστώσεων.

Πάγιες προκαταβολές

1.6. Κατά τη διάρκεια του έτους 1995, το Ιδρυμα χρησιμοποιούσε για όλες τις πληρωμές του πάγιες προκαταβολές. Αυτή η χρησιμοποίηση δεν είναι σύμφωνη με το άρθρο 43 του δημοσιονομικού κανονισμού του Ιδρύματος, το οποίο προβλέπει αυτή τη διαδικασία μόνο για ορισμένες κατηγορίες δαπανών. Επιπλέον, η τακτοποίηση αυτών των δαπανών καθυστέρησε λόγω του γεγονότος ότι τα σχετικά έγγραφα έπρεπε να αποσταλούν στο δημοσιονομικό ελεγκτή στις Βρυξέλλες για θεώρηση.

Σύναψη συμβάσεων

1.7. Το Ιδρυμα έχει συνάψει αρκετές συμβάσεις προμηθειών, συνολικού ποσού 0,4 εκατ. Ecu, για να μπορέσει να χρησιμοποιήσει τις πιστώσεις που ήταν διαθέσιμες στο τέλος του οικονομικού έτους, χωρίς ωστόσο να τηρήσει τους κανόνες σχετικά με τη σύναψη συμβάσεων, και ιδίως όσον αφορά την προκήρυξη διαγωνισμού (άρθρα 45 έως 51 του δημοσιονομικού κανονισμού του Ιδρύματος).

Δημοσιονομικός ελεγκτής

1.8. Έχοντας υπόψη την παρούσα κατάσταση, η τοποθέτηση επιτόπου ενός δημοσιονομικού ελεγκτή της Επιτροπής θα μπορούσε να βελτιώσει το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του Ιδρύματος.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 10ης Οκτωβρίου 1996.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ αριθ. L 131 της 23. 5. 1990, σ. 4.

(2) Όπως απαιτείται από το άρθρο 11.3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου,οι λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 1995 καταρτίστηκαν στις 31 Μαρτίου 1996 7 την ημερομηνία αυτή υπογράφηκαν οι λογαριασμοί από το Διευθυντή του Ιδρύματος και διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στο διοικητικό συμβούλιο και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 9 Απριλίου 1996. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ

1.5. Λογιστική διαχείριση του προϋπολογισμού

Το Ίδρυμα συμφωνεί με τη γνώμη του Δικαστηρίου, το οποίο έπαιξε, εξάλλου, έναν πολύ ενεργητικό ρόλο προκειμένου να δημιουργηθεί, σε όλα τα παραρτήματα, ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης των λογιστικών θεμάτων και του προϋπολογισμού. Αυτή την περίοδο πραγματοποιούνται συζητήσεις με τις αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής, οι οποίες θα πρέπει να καταλήξουν στον ολοκληρωτικό εφησυχασμό των ανησυχιών που εκφράστηκαν από το Δικαστήριο, χάρη στη δημιουργία ενός νέου συστήματος διαχείρισης του προϋπολογισμού, το οποίο θα πρέπει να αρχίσει να λειτουργεί από την 1η Ιανουαρίου 1997.

Πρέπει να σημειωθεί ότι καμία υπέρβαση του πιστωτικού ορίου δεν σημειώθηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου υπό εξέταση.

1.6. Διαχείριση δαπανών

Πρέπει να σημειωθεί ότι το δικαίωμα της διαχείρισης δαπανών δεν χρησιμοποιήθηκε για όλες τις αγορές των ειδών εξοπλισμού και για τα έξοδα του κτιρίου, τα οποία αποτέλεσαν ένα σημαντικό τμήμα του προϋπολογισμού. Επιπλέον, πρέπει να σημειωθεί ότι στην παρούσα περίοδο, η χρήση της γενικής διαχείρισης δαπανών μειώθηκε σύμφωνα με το άρθρο 43 του οικονομικού κανονισμού και ότι όλα τα λογιστικά έγγραφα ενός συγκεκριμένου μήνα αποστέλλονται στον οικονομικό Ελεγκτικό Φορέα στις Βρυξέλλες, ανάμεσα στις 10 και τις 20 του επόμενου μήνα.

1.7. Μεταβίβαση συμβολαίων

Αφενός, τα συγκεκριμένα συμβόλαια, που αντιστοιχούσαν σε δραστηριότητες και μελέτες που περιέχονταν μέσα στο πρόγραμμα εργασίας του Ιδρύματος, δεν αποτελούν, τόσο σε αριθμό όσο και σε τμήμα προϋπολογισμού, παρά ένα πολύ περιορισμένο τμήμα των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος.

Αφετέρου, είναι αλήθεια ότι η πρόσκληση που έγινε προς τον ανταγωνισμό, η οποία κατέληξε σ' αυτά τα συμβόλαια, πραγματοποιήθηκε με τρόπο άτυπο. Αυτή η διαδικασία είχε κυρίως επιλεχθεί εκείνη την εποχή έχοντας υπόψη το επείγον της κατάστασης. Επιπλέον, τα συγκεκριμένα συμβόλαια είχαν σαν αντικείμενο την οργάνωση διαλέξεων και σεμιναρίων επ' ονόματι και για λογαριασμό του Ιδρύματος και πάντα κάτω από το στενό του έλεγχο, ενώ ο προϋπολογισμός που τους αναλογούσε ήταν χωρισμένος σε δύο τμήματα: το τμήμα της αμοιβής, η οποία είναι σταθερή και κατώτερη από 12 000 ECU και το τμήμα των λειτουργικών εξόδων, τα οποία καθορίζονται από το Ίδρυμα εκ των προτέρων και καταβάλλονται στο τέλος έναντι δικαιολογητικών. Με βάση αυτά τα στοιχεία, το Ίδρυμα θεώρησε ότι το πραγματικό ποσό του συμβολαίου δεν ξεπερνούσε τα 12 000 ECU.

Όταν στην αρχή του έτους 1996, φάνηκε ότι το Δικαστήριο δεν ήταν σύμφωνο με την άποψη αυτή, αποφασίστηκε να εγκαταλειφθεί αυτό το σύστημα.

1.8. Οικονομικός Ελεγκτικός Φορέας

Το Ίδρυμα συμφωνεί με τη γνώμη του Δικαστηρίου.