Εκθεση

για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας (Ίδρυμα του Δουβλίνου) για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(1999/C 372/07)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Γνωμη του συνεδριου

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο Συμβούλιο και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο σύμφωνα με το άρθρο 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1365/75 του Συμβουλίου(1), όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1, παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου(2).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998. Σύμφωνα με το άρθρο 1, παράγραφος 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου(3), για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76(4), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του Διοικητικού Συμβουλίου. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(5) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 1, παράγραφοι 52, 54 και 55 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1949/93 του Συμβουλίου, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1417/76. Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να εξετάζει τους λογαριασμούς αυτούς.

3. Το Συνέδριο διενέργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά προσαρμόστηκαν από τα γενικώς αποδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα ώστε να αντανακλούν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Συνεπώς, το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον εν λόγω έλεγχο, το Συνέδριο απεκόμισε εύλογο έρεισμα για τη στήριξη της γνώμης που εκφράζεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να βεβαιωθεί ευλόγως ότι οι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

Κυριες παρατηρησεις σχετικα με την εκτελεση του προϋπολογισμου του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας (ιδρυμα του Δουβλίνου) για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1998

Διοίκηση

Εφαρμογή του δημοσιονομικού κανονισμού

5. Η παρούσα έκδοση της "Εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού" χρονολογείται από το 1976 και χρήζει αναθεώρησης, ώστε να αντανακλά την τρέχουσα πρακτική και τις εξελίξεις όσον αφορά τη λογιστική. Το Ίδρυμα θα πρέπει να αναπροσαρμόσει τις διατάξεις εφαρμογής ώστε να ληφθούν υπόψη οι πρόσφατες εξελίξεις όσον αφορά τη χρησιμοποίηση της πληροφορικής και την εισαγωγή του ευρώ. Οι διατάξεις εφαρμογής θα πρέπει επίσης να πραγματευθούν τις καταχωρίσεις στην απογραφή, τους κανόνες σχετικά με μία Συμβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συμβάσεων (ΣΕΑΣ), τις διαδικασίες εξουσιοδότησης και τη διαχείριση των παγίων προκαταβολών.

Πάγιες προκαταβολές

6. Οι δαπάνες μέσω παγίων προκαταβολών ανήλθαν στο 37 % του συνόλου των δαπανών, εξαιρουμένων των μισθών. Ο υπόλογος παγίων προκαταβολών, προκειμένου να βοηθήσει στη διαχείριση και τον έλεγχό τους, θα μπορούσε να παράσχει επιπλέον επεξηγηματικές πληροφορίες. Όταν εισαχθεί το νέο δημοσιονομικό σύστημα SI 2, μόνον μικρός αριθμός πράξεων θα πρέπει να πραγματοποιείται μέσω παγίων προκαταβολών.

Ισολογισμός

Διάφορες δαπάνες προς καταλογισμό

7. Το υπόλοιπο του λογαριασμού "Διάφορες δαπάνες" στις 31 Δεκεμβρίου 1998 ανερχόταν σε 38875 ECU. Περιλάμβανε δύο μέρη: ποσό 37611 ECU μεταφερθέν από το οικονομικό έτος 1997, και ποσό 1264 ECU σχετικό με το 1998. Το μεταφερθέν υπόλοιπο αφορά ποσά που καταβλήθηκαν το 1997, όταν τα κεφάλαια που είχαν εγγραφεί στο κονδύλιο του προϋπολογισμού ήταν ανεπαρκή. Τα ποσά καταλογίστηκαν σε μεταβατικό λογαριασμό του ισολογισμού προκειμένου να τακτοποιηθούν το 1998, ήτοι να εγκριθούν από το δημοσιονομικό ελεγκτή και να καταλογιστούν στο ορθό κονδύλιο του προϋπολογισμού. Τα ποσά δεν τακτοποιήθηκαν το 1998. Το ποσό σχετικά με το 1998 αφορά ανάλογες πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του εν λόγω οικονομικού έτους. Το συνολικό ποσό της θέσης αυτής του ισολογισμού θα πρέπει να τακτοποιηθεί το 1999.

Μεταφραστικό τμήμα

8. Λαμβανομένης υπόψη της ανάπτυξης του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης στο Λουξεμβούργο, η κατάσταση του μεταφραστικού τμήματος του Ιδρύματος θα πρέπει να επανεξεταστεί.

Αποστολές

9. Προκειμένου να βοηθηθεί η διαχείριση των εξόδων αποστολής, θα πρέπει να καταρτιστούν στατιστικές σχετικά με τις αποστολές κατά τρόπο που να παρέχει τη δυνατότητα καθορισμού του κόστους κατ' άτομο και κατά μονάδα.

10. Κατά γενικό κανόνα, τα έξοδα αποστολής εμπειρογνωμόνων θα πρέπει να καταβάλλονται στον οργανισμό από τον οποίο προέρχονται. Εάν καταβάλλονται στον εμπειρογνώμονα, θα πρέπει να σφραγίζονται τα πρωτότυπα των εισιτηρίων και οι κάρτες επιβίβασης με την ένδειξη "Καταβλήθηκε από το Ευρωπαϊκό Ίδρυμα...", πριν φωτοτυπηθούν και επισυναφθούν στο έντυπο δαπανών.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 9ης Σεπτεμβρίου 1999.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. KARLSSON

Πρόεδρος

(1) EE L 139 της 30.5.1975, σ. 1.

(2) EE L 181 της 23.7.1993, σ. 13.

(3) EE L 181 της 23.7.1993, σ. 26.

(4) EE L 164 της 24.6.1976, σ. 1.

(5) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 16 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1635/75 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1947/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και δαπανών του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 1998 καταρτίστηκαν στις 26 Μαρτίου 1999 και διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 21 Μαΐου 1999. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

Πίνακας 1

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 1998 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 1998 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντήσεις του Ιδρύματος του Δουβλίνου

Εφαρμογή του δημοσιονομικού κανονισμού

5. Έχουν θεσπιστεί ρυθμίσεις για την αναπροσαρμογή των διατάξεων εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού. Η αναθεωρημένη έκδοση θα περιλαμβάνει τα ζητήματα που εξετάστηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Πάγιες προκαταβολές

6. Στο μέλλον θα παρέχονται επιπλέον επεξηγηματικές πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες μέσω παγίων προκαταβολών.

Ισολογισμός

Διάφορες δαπάνες προς καταλογισμό

7. Τα ποσά του ισολογισμού για το έτος 1998 στα οποία αναφέρθηκε το Ελεγκτικό Συνέδριο έχουν πλέον τακτοποιηθεί. Το Ίδρυμα έχει λάβει τα ενδεδειγμένα μέτρα για την αποφυγή επανεμφάνισης του ιδίου προβλήματος.

Μεταφραστικό τμήμα

8. Βρίσκεται σε εξέλιξη μια διαδικασία επανεξέτασης όσον αφορά τις γλωσσικές και μεταφραστικές υπηρεσίες του Ιδρύματος.

Αποστολές

9. Το Ίδρυμα θα επανεξετάσει τη μέθοδο κατάρτισης στατιστικών σχετικά με τις αποστολές, προκειμένου να εφαρμόσει κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο τη σύσταση του Συνεδρίου, έχοντας υπόψη το περιορισμένο διαθέσιμο ανθρώπινο δυναμικό.

10. Τα εισιτήρια και οι κάρτες επιβίβασης σφραγίζονται πλέον με την ένδειξη "Καταβλήθηκε από το Ευρωπαϊκό Ίδρυμα".