Πράξη του διοικητικού συμβουλίου της Ευρωπόλ

της 27ης Σεπτεμβρίου 1999

περί κανόνων σχετικά με τους φακέλους του προσωπικού της Ευρωπόλ

(2001/C 65/01)

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΟΛ,

Έχοντας υπόψη την πράξη του Συμβουλίου, της 3ης Δεκεμβρίου 1998, για τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης του προσωπικού της Ευρωπόλ(1), και ιδίως το άρθρο 23,

Λαμβάνοντας υπόψη τις αρχές που καθιερώθηκαν από τη σύμβαση του Συμβουλίου της Ευρώπης της 28ης Ιανουαρίου 1981 και την οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών(2),

Ενεργώντας κατόπιν προτάσεως του διευθυντή, η οποία υπεβλήθη κατόπιν συνεννόησης με την επιτροπή προσωπικού της Ευρωπόλ σύμφωνα με το άρθρο 23,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΥΣ ΑΚΟΛΟΥΘΟΥΣ ΚΑΝΟΝΕΣ:

Άρθρο 1

Ορισμοί

Για τους σκοπούς των προκείμενων κανόνων:

α) με τον όρο "δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα" νοείται κάθε πληροφορία που αφορά πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί: ως πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί λογίζεται το πρόσωπο εκείνο που μπορεί να προσδιοριστεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως σε αναφορά προς τον αριθμό ταυτότητας ή προς έναν ή περισσοτέρους παράγοντες που προσδιορίζουν τη φυσική, φυσιολογική, διανοητική, οικονομική, πολιτισμική ή κοινωνική του ταυτότητα·

β) με τον όρο "επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα" ("επεξεργασία") νοείται κάθε εργασία ή σειρά εργασιών που πραγματοποιούνται με ή χωρίς τη βοήθεια αυτοματοποιημένων διαδικασιών και εφαρμόζονται σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η τροποποίηση, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινοποίηση μέσω διαβίβασης, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η εναρμόνιση ή ο συνδυασμός, ο αποκλεισμός της πρόσβασης, η διαγραφή ή η καταστροφή·

γ) με τον όρο "σύστημα καταχώρισης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα" ("σύστημα καταχώρισης") νοείται κάθε διαρθρωμένο σύνολο δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προσπελάσιμων σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια, είτε αυτό είναι κεντρικό, αποκεντρωμένο ή κατανεμημένο σε λειτουργική ή γεωγραφική βάση·

δ) με τον όρο "υπεύθυνος της επεξεργασίας" νοείται το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή κάθε άλλος φορέας ο οποίος, μόνος ή από κοινού με άλλους, καθορίζει τους στόχους και τον τρόπο της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·

ε) με τον όρο "εκτελών την επεξεργασία" νοείται το πρόσωπο που επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας·

στ) με τον όρο "τρίτος" νοείται κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή φορέας, εκτός από το πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα, τον υπεύθυνο της επεξεργασίας, τον εκτελούντα την επεξεργασία και τα πρόσωπα τα οποία, υπό την άμεση εποπτεία του υπευθύνου της επεξεργασίας ή του εκτελούντα την επεξεργασία, είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα·

ζ) με τον όρο "αποδέκτης" νοείται το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή κάθε άλλος φορέας στον οποίο κοινοποιούνται τα δεδομένα, είτε πρόκειται για τρίτο είτε όχι· εντούτοις, οι αρχές στις οποίες ενδέχεται να κοινοποιηθούν δεδομένα στο πλαίσιο ειδικής ερευνητικής αποστολής δεν θεωρούνται ως αποδέκτες·

η) με τον όρο "συγκατάθεση του προσώπου στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα" νοείται κάθε δήλωση βουλήσεως, η οποία πραγματοποιείται ελεύθερα, ρητά και με πλήρη επίγνωση και με την οποία το πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα συναινεί στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

Άρθρο 2

Όνομα και σκοπός του συστήματος καταχώρισης, χρήση των δεδομένων

1. Το σύστημα καταχώρισης ονομάζεται "σύστημα διοίκησης του προσωπικού της Ευρωπόλ".

2. Σκοπός του συστήματος καταχώρισης είναι η διοίκηση του προσωπικού που εργάζεται ή είναι αποσπασμένο στην Ευρωπόλ, στο βαθμό που κρίνεται αναγκαίος λαμβανομένου υπόψη του ρόλου τους στο πλαίσιο της υπηρεσίας. Το σύστημα καταχώρισης είναι εν μέρει αυτοματοποιημένο και εν μέρει εμφανίζεται σε χαρτί.

3. Τα δεδομένα που περιέχονται στο σύστημα καταχώρισης χρησιμοποιούνται μόνο εφόσον η χρήση αυτή είναι σύμφωνη με το σκοπό του εν λόγω συστήματος, εφόσον προβλέπεται από νομική διάταξη ή πραγματοποιείται με τη συγκατάθεση του ενδιαφερομένου προσώπου.

Άρθρο 3

Αρμοδιότητες

1. Υπεύθυνος της επεξεργασίας στο πλαίσιο του συστήματος καταχώρισης είναι ο διευθυντής της Ευρωπόλ ο οποίος είναι αρμόδιος για να εξασφαλίζει ότι όλα τα πρόσωπα υπό την εποπτεία του θα χρησιμοποιούν το σύστημα καταχώρισης και θα επεξεργάζονται τα δεδομένα που αυτό περιέχει σύμφωνα με τους προκείμενους κανόνες.

2. Η ευθύνη για την καθημερινή λειτουργία του συστήματος βαρύνει τον υπεύθυνο της μονάδας ανθρώπινου δυναμικού, ο οποίος είναι ο εκτελών την επεξεργασία στο πλαίσιο του συστήματος καταχώρισης. Αυτός ορίζει το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την επεξεργασία των δεδομένων στο πλαίσιο του συστήματος καθώς και για την εξασφάλιση της πληρότητας, της ακρίβειας και της ενημέρωσής τους.

Άρθρο 4

Κατηγορίες προσώπων

1. Στο σύστημα καταχώρισης μπορεί να περιλαμβάνονται δεδομένα για τις ακόλουθες κατηγορίες προσώπων:

α) το προσωπικό της Ευρωπόλ, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών υπαλλήλων·

β) τους αξιωματικούς συνδέσμους της Ευρωπόλ·

γ) τους εμπειρογνώμονες ή άλλους αξιωματικούς, οι οποίοι είναι αποσπασμένοι στην Ευρωπόλ με ευθύνη των κρατών μελών·

δ) το προσωπικό που προσλαμβάνεται μέσω εξωτερικών γραφείων για προσωρινή απασχόληση·

ε) τους υποψηφίους που υποβάλλουν αίτηση για κενές θέσεις·

στ) τους υποψηφίους που υποβάλλουν αίτηση με δική τους πρωτοβουλία·

ζ) τους ασκούμενους.

2. Δεδομένα μπορεί επίσης να περιλαμβάνονται για:

α) τους (τις) συζύγους ή πρώην συζύγους των προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α)·

β) το (τα) συντηρούμενο(-α) τέκνο(-α), όπως αναφέρεται(-ονται) στο άρθρο 2 παράγραφος 2 του παραρτήματος 5 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, των προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α)·

γ) τους λοιπούς συγγενείς των προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α), στο βαθμό που θεωρούνται συντηρούμενα τέκνα υπό την έννοια του άρθρου 2 παράγραφος 4 του προσαρτήματος 5 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης·

δ) άλλα πρόσωπα στα οποία έχει ανατεθεί η κηδεμονία των νομίμων, φυσικών ή υιοθετημένων τέκνων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α),

στο βαθμό που τα δεδομένα σχετικά με τα προαναφερθέντα πρόσωπα έχουν σημασία για τον υπολογισμό ή την αναγνώριση επιδομάτων, ή τα πρόσωπα αυτά πρέπει να ειδοποιηθούν σε περίπτωση ανάγκης.

3. Επιπλέον, μπορεί να περιλαμβάνονται δεδομένα σχετικά με τα πρόσωπα που πρέπει να ειδοποιηθούν σε περίπτωση ανάγκης που αφορά όλες τις κατηγορίες προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

Άρθρο 5

Κατηγορίες δεδομένων

1. Σχετικά με τις κατηγορίες των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1, εξαιρουμένων των αξιωματικών συνδέσμων της Ευρωπόλ, μπορούν να αποθηκευτούν οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

α) στοιχεία ταυτότητας τα οποία περιλαμβάνουν ονοματεπώνυμο, επώνυμο πατρός, ημερομηνία και τόπο γεννήσεως, χώρα και τόπο καταγωγής, υπηκοότητα, οικογενειακή κατάσταση, διεύθυνση, ιδιωτικό αριθμό τηλεφώνου, "Sofinummer" (αριθμό μητρώου κοινωνικής ασφάλισης για τις Κάτω Χώρες), αριθμό τραπεζικού λογαριασμού ή λογαριασμού ταχυδρομικού ταμιευτηρίου, ονοματεπώνυμο, διεύθυνση και αριθμό τηλεφώνου του προσώπου που πρέπει να ειδοποιηθεί σε περίπτωση ανάγκης·

β) πληροφορίες που προέρχονται από το βιογραφικό σημείωμα που υποβάλλουν τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 4, όπως σπουδές, εξετάσεις, προηγούμενη επαγγελματική πείρα, ειδικές γνώσεις και κατάρτιση, κατάρτιση σχετικά με τη συγκεκριμένη θέση, αρμόδια αρχή προέλευσης και ημερομηνία ανάληψης των καθηκόντων στην Ευρωπόλ/ΜΝΕ·

γ) περιγραφή της σταδιοδρομίας, συμπεριλαμβανομένης της περιγραφής της διαδικασίας πρόσληψης, γραπτών εξετάσεων και αποτελεσμάτων, του αποτελέσματος της διαδικασίας επιλογής, συμβάσεων εργασίας, προαγωγών, κατάρτισης, αξιολόγησης, πειθαρχικών ή παρόμοιων διαδικασιών, περιγραφή των καθηκόντων και έλεγχοι συστάσεων·

δ) πληροφορίες για απουσίες από την εργασία, όπως περιόδους διακοπών, ασθενείας, ή άλλες περιόδους άδειας·

ε) ιατρικές πληροφορίες που έχουν σχέση με τη συγκεκριμένη θέση, στο βαθμό που παρέχονται από τον ενδιαφερόμενο·

στ) πληροφορίες σχετικά με τον ιατρικό έλεγχο που διενεργείται πριν από τη σύναψη της σύμβασης ή πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την προετοιμασία της εκ νέου ανάληψης καθηκόντων εκ μέρους του ενδιαφερομένου, στο βαθμό που οι πληροφορίες αυτές παρέχονται από την "Arbo Management Group" ή κάθε άλλη εταιρεία ή πρόσωπο που προσλαμβάνεται από την Ευρωπόλ και αφορούν την κατάσταση της υγείας των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α)·

ζ) πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία εγγραφής του υπαλλήλου στο μητρώο αλλοδαπών των Κάτω Χωρών, καθώς και σχετικά με τον τόπο και τις ημερομηνίες των σημαντικότερων διαμονών του τα τελευταία πέντε έτη και έξι μήνες πριν από την πρόσληψή του στην Ευρωπόλ/ΜΝΕ, στις περιπτώσεις που αυτό είναι απαραίτητο για τον υπολογισμό του επιδόματος αποδημίας·

η) πληροφορίες σχετικά με το ύψος του ενοικίου και τα πρόσωπα που διαμένουν μαζί με τον υπάλληλο, στις περιπτώσεις που αυτό είναι απαραίτητο για τον υπολογισμό επιδόματος ενοικίου·

θ) πληροφορίες σχετικά με την κηδεμονία επί συντηρούμενου(-ων) τέκνου(-ων), όπως αναφέρεται(-ονται) στο άρθρο 2 παράγραφος 2 του προσαρτήματος 5 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α), συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τα επιδόματα για τα τέκνα αυτά τα οποία καταβάλλονται από άλλες πηγές, στο βαθμό που αυτές είναι απαραίτητες για τον υπολογισμό του επιδόματος στέγης ή του επιδόματος συντηρούμενου τέκνου·

ι) πληροφορίες σχετικά με τις αποδοχές και τα επιδόματα, στο βαθμό που η διαχείριση της μισθοδοσίας αυτών των προσώπων πραγματοποιείται στην Ευρωπόλ.

2. Όσον αφορά τους αξιωματικούς συνδέσμους της Ευρωπόλ, αποθηκεύονται μόνο τα στοιχεία ταυτότητας που αναφέρονται υπό το στοιχείο α) ανωτέρω. Οι πληροφορίες που αναφέρονται υπό τα στοιχεία β) και δ) ανωτέρω μπορούν να αποθηκευτούν, στο βαθμό που παρέχονται από τον ενδιαφερόμενο ή το κράτος μέλος από το οποίο αποσπάται ο αξιωματικός σύνδεσμος.

3. Όσον αφορά τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 μπορούν να αποθηκευτούν μόνο τα δεδομένα που αναφέρονται υπό το στοιχείο α) ανωτέρω, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τις αποδοχές και κάθε άλλου συμπληρωματικού στοιχείου το οποίο διευκολύνει τον υπολογισμό των επιδομάτων.

Άρθρο 6

Πηγή των δεδομένων

Τα δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 5 συλλέγονται από τις ακόλουθες πηγές:

α) τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 4·

β) πρώην εργοδότες, με τη συγκατάθεση του ενδιαφερομένου προσώπου·

γ) την ίδια την υπηρεσία·

δ) τις αρχές για την ασφάλεια της επιλογής όσον αφορά το αποτέλεσμα της διαδικασίας επιλογής·

ε) την "Arbo Management Group" ή κάθε άλλη εταιρεία ή πρόσωπο που εργάζεται στην Ευρωπόλ όσον αφορά την κατάσταση της υγείας των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α).

Άρθρο 7

Επανεξέταση και διάρκεια της αποθήκευσης των δεδομένων

1. Τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο σύστημα καταχώρισης υποβάλλονται σε επενεξέταση μία φορά το χρόνο, προκειμένου να επιβεβαιωθεί ότι είναι ακόμα απαραίτητα για το σκοπό του συστήματος, ακριβή και ενημερωμένα.

2. Τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο σύστημα καταχώρισης διαγράφονται, εάν αποδεικνύεται ότι δεν εξυπηρετούν πλέον τον σκοπό τους. Εάν προκύψει ότι τα σχετικά δεδομένα είναι λανθασμένα ή παρωχημένα, τροποποιούνται δεόντως.

3. Η συνολική διάρκεια της αποθήκευσης των δεδομένων δεν μπορεί να υπερβαίνει τους έξι μήνες όταν αυτά αφορούν υποψηφίους που υποβάλλουν αίτηση με δική τους πρωτοβουλία, το ένα έτος για μη επιλεγέντες υποψηφίους για κενές θέσεις και τα πέντε έτη μετά τη διακοπή καταβολής αποδοχών, επιδομάτων ή συντάξεων από την Ευρωπόλ για τις υπόλοιπες κατηγορίες.

Άρθρο 8

Πρόσωπα στα οποία μπορούν να κοινοποιηθούν δεδομένα

1. Τα δεδομένα που περιέχονται στο σύστημα καταχώρισης μπορούν να κοινοποιηθούν:

α) στα μέλη της διεύθυνσης, στο βαθμό που είναι απαραίτητα στο πλαίσιο των διοικητικών αρμοδιοτήτων τους για ένα συγκεκριμένο πρόσωπο·

β) στην υπηρεσία του κράτους μέλους από την οποία αποσπάσθηκε ο υπάλληλος, στο βαθμό που είναι απαραίτητα για την επαγγελματική εξέλιξη του ενδιαφερομένου·

γ) στη μονάδα οικονομικών της Ευρωπόλ, στο βαθμό που είναι απαραίτητα για τη διαχείριση των αποδοχών, των επιδομάτων, ή των συντάξεων·

δ) σε εταιρείες που είναι συμβεβλημένες με την Ευρωπόλ για να διαχειρίζονται παροχές κοινωνικής ασφάλισης, όπως ορίζεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης που εφαρμόζεται στο προσωπικό της Ευρωπόλ (ασφάλιση ασθενείας και ατυχημάτων, σύνταξη λόγω συμπλήρωσης ορίου ηλικίας, ασφάλιση αναπηρίας και ασφάλεια ζωής) στο βαθμό που είναι απαραίτητα για τη διαχείριση αυτών των παροχών.

2. Τα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο σύστημα καταχώρισης μπορούν να διαβιβαστούν σε τρίτους στις περιπτώσεις που αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση με το σκοπό του συστήματος, επιβάλλεται με νομική διάταξη ή πραγματοποιείται με τη συγκατάθεση του ενδιαφερομένου. Για όλες αυτές τις κοινοποιήσεις τηρείται σχετικό αρχείο.

Άρθρο 9

Άμεση πρόσβαση

1. Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 2 έχουν άμεση πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο σύστημα καταχώρισης.

2. Όλες οι συνδέσεις των προσώπων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 με το αυτοματοποιημένο μέρος του συστήματος θα καταγράφονται. Τα στοιχεία αυτά θα χρησιμοποιούνται μόνο για έλεγχο και θα διαγράφονται μετά την παρέλευση ενός έτους.

Άρθρο 10

Άμεση διαβίβαση δεδομένων

1. Το σύστημα καταχώρισης επιτρέπει την άμεση διαβίβαση δεδομένων προς και από το σύστημα οικονομικών της Ευρωπόλ με σκοπό την εξυπηρέτηση της οικονομικής διαχείρισης της Ευρωπόλ. Η άμεση διαβίβαση δεδομένων επιτρέπεται μόνο στο βαθμό που είναι απαραίτητη για τη διαχείριση των αποδοχών, των επιδομάτων και των συντάξεων.

2. Το σύστημα καταχώρισης δεν επιτρέπει την άμεση διαβίβαση δεδομένων σε κανένα άλλο σύστημα καταχώρισης.

Άρθρο 11

Ασφάλεια των δεδομένων

Ο εκτελών την επεξεργασία είναι υπεύθυνος για τη λήψη των ενδεδειγμένων μέτρων ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που βρίσκονται αποθηκευμένα στο σύστημα διοίκησης προσωπικού της Ευρωπόλ έναντι κάθε τυχαίας ή μη εξουσιοδοτημένης διαγραφής ή τυχαίας απώλειας, καθώς και έναντι μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, μεταβολής ή διάδοσης.

Άρθρο 12

Ενημέρωση σχετικά με τη συλλογή δεδομένων

Τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 4 ενημερώνονται σχετικά με τις κατηγορίες δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, τους λόγους της επεξεργασίας, τους αποδέκτες των δεδομένων και τα ειδικά δικαιώματα των προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 13 έως 15.

Άρθρο 13

Δικαίωμα πρόσβασης

1. Κάθε πρόσωπο το οποίο επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα που το αφορούν ή να προβεί στον έλεγχο αυτών των δεδομένων μπορεί να υποβάλει γραπτό σχετικό αίτημα στον εκτελούντα την επεξεργασία, ο οποίος οφείλει να του απαντήσει γραπτώς εντός τεσσάρων εβδομάδων από τη λήψη του αιτήματος.

2. Η πρόσβαση στα δεδομένα αυτά μπορεί να μην επιτραπεί μόνο στις περιπτώσεις που αυτό είναι απολύτως αναγκαίο για τη διαφύλαξη των συμφερόντων της Ευρωπόλ ή των δικαιωμάτων τρίτων.

3. Εάν η πρόσβαση δεν επιτραπεί ή δεν ληφθεί απάντηση εντός της προθεσμίας που καθορίζεται στην παράγραφο 1, ο αιτών μπορεί να θέσει το ζήτημα υπόψη του υπευθύνου της επεξεργασίας. Ο τελευταίος λαμβάνει την τελική απόφαση σχετικά εντός τεσσάρων εβδομάδων από την υποβολή του ζητήματος σε αυτόν και ενημερώνει τον αιτούντα γραπτώς για την απόφασή του.

Άρθρο 14

Διόρθωση και διαγραφή

1. Το πρόσωπο στο οποίο επιτρέπεται η πρόσβαση στα δεδομένα που το αφορούν σύμφωνα με το άρθρο 13 μπορεί να ζητήσει γραπτώς από τον εκτελούντα την επεξεργασία να διορθώσει, να συμπληρώσει ή να διαγράψει τα δεδομένα αυτά, εάν αυτά δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα, είναι ελλιπή, δεν αφορούν το σκοπό του συστήματος καταχώρισης ή έχουν καταχωρηθεί κατά παράβαση του παρόντος κανονισμού.

2. Ο εκτελών την επεξεργασία ενημερώνει γραπτώς τον αιτούντα εντός προθεσμίας τεσσάρων εβδομάδων από τη λήψη του αιτήματος κατά πόσο, και σε περίπτωση θετικής απάντησης, σε ποιο βαθμό, ικανοποιήθηκε το αίτημά του.

3. Εάν η αιτούμενη διόρθωση, συμπλήρωση ή διαγραφή δεν γίνει δεκτή ή δεν ληφθεί απόφαση εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην παράγραφο 1, ο αιτών μπορεί να θέσει το ζήτημα υπόψη του υπευθύνου της επεξεργασίας. Ο τελευταίος λαμβάνει την τελική απόφαση σχετικά εντός τεσσάρων εβδομάδων από την υποβολή του ζητήματος σε αυτόν και ενημερώνει τον αιτούντα γραπτώς για την απόφασή του.

Άρθρο 15

Δικαίωμα ενημέρωσης σχετικά με τους τρίτους στους οποίους διαβιβάζονται δεδομένα

1. Ο εκτελών την επεξεργασία ενημερώνει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο σχετικά με κάθε διαβίβαση δεδομένων που το αφορούν σε τρίτους σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 2. Επιπλέον, κάθε πρόσωπο έχει δικαίωμα να ζητήσει γραπτώς από τον εκτελούντα την επεξεργασία να το ενημερώσει σχετικά με τα στοιχεία που το αφορούν και διαβιβάστηκαν σε τρίτους σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 2. Στο αίτημα αυτό πρέπει να δοθεί γραπτή απάντηση εντός τεσσάρων εβδομάδων από τη λήψη του.

2. Η πρόσβαση στις πληροφορίες σχετικά με τη διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους μπορεί να μην επιτραπεί μόνο στις περιπτώσεις που αυτό είναι απολύτως αναγκαίο για τη διαφύλαξη των συμφερόντων της Ευρωπόλ ή των δικαιωμάτων τρίτων.

3. Εάν η πρόσβαση στις σχετικές πληροφορίες δεν γίνει δεκτή ή δεν ληφθεί απόφαση εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην παράγραφο 1, ο αιτών μπορεί να θέσει το ζήτημα υπόψη του υπευθύνου της επεξεργασίας. Ο τελευταίος λαμβάνει την τελική απόφαση σχετικά εντός τεσσάρων εβδομάδων από την υποβολή του ζητήματος σε αυτόν και ενημερώνει τον αιτούντα γραπτώς για την απόφασή του.

Άρθρο 16

Προσφυγές

Αποφάσεις που λαμβάνονται στο πλαίσιο του παρόντος κανονισμού μπορεί να αποτελέσουν αντικείμενο ένστασης που υποβάλλεται στο διευθυντή, σύμφωνα με το άρθρο 92 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς και προσφυγής στο Δικαστήριο των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων υπό τους όρους που καθορίζονται στο άρθρο 93 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.

Άρθρο 17

Εφαρμοστέο δίκαιο

Σύμφωνα με το άρθρο 4 της συμφωνίας μεταξύ του Βασιλείου των Κάτω Χωρών και της Ευρωπαϊκής Αστυνομικής Υπηρεσίας (Ευρωπόλ) σχετικά με την έδρα της Ευρωπόλ, η νομοθεσία σχετικά με την προστασία των δεδομένων του κράτους υποδοχής δεν εφαρμόζεται όσον αφορά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που έχει στην κατοχή της η Ευρωπόλ για διοικητικούς λόγους.

Άρθρο 18

Δημοσίευση και έναρξη ισχύος

1. Οι προκείμενοι κανόνες διατίθενται ηλεκτρονικά σε όλα τα πρόσωπα που αναφέρονται στο άρθρο 4 μέσω του δικτύου της Ευρωπόλ. Αντίγραφο σε χαρτί διατίθεται από τη μονάδα ανθρώπινου δυναμικού.

2. Οι προκείμενοι κανόνες αρχίζουν να ισχύουν την επομένη της έκδοσής τους.

Χάγη, 27 Σεπτεμβρίου 1999.

Για το διοικητικό συμβούλιο της Ευρωπόλ

Ο πρόεδρος

K. Rantama

(1) ΕΕ C 26 της 30.1.1999, σ. 23.

(2) ΕΕ L 281 της 23.11.1995, σ. 31.