Απόφαση του Συμβουλίου

της 17ης Οκτωβρίου 2000

για τη σύσταση γραμματείας των κοινών ελεγκτικών αρχών προστασίας των δεδομένων, που έχουν συσταθεί από τη σύμβαση για τη δημιουργία ευρωπαϊκής αστυνομικής υπηρεσίας (σύμβαση Ευρωπόλ), τη σύμβαση σχετικά με τη χρησιμοποίηση της τεχνολογίας των πληροφοριών στον τομέα των τελωνείων και τη σύμβαση εφαρμογής της συμφωνίας του Σένγκεν σχετικά με τη σταδιακή κατάργηση των ελέγχων στα κοινά σύνορα (σύμβαση Σένγκεν)

(2000/641/ΔΕΥ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη:

το άρθρο 30 και το άρθρο 34 παράγραφος 2 στοιχείο γ) της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση,

το άρθρο 2 του πρωτοκόλλου για την ενσωμάτωση του κεκτημένου του Σένγκεν στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης,

την πρωτοβουλία της Πορτογαλικής Δημοκρατίας(1),

Αφού εξέτασε τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου(2),

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Η σύμβαση για τη δημιουργία ευρωπαϊκής αστυνομικής υπηρεσίας (σύμβαση Ευρωπόλ)(3), η σύμβαση σχετικά με τη χρησιμοποίηση της τεχνολογίας των πληροφοριών στον τομέα των τελωνείων(4) και η σύμβαση εφαρμογής της συμφωνίας του Σένγκεν σχετικά με τη σταδιακή κατάργηση των ελέγχων στα κοινά σύνορα (σύμβαση Σένγκεν)(5), δημιούργησαν κοινές ελεγκτικές αρχές για την παρακολούθηση της ορθής εφαρμογής των διατάξεων περί προστασίας των δεδομένων, των πράξεων αυτών.

(2) Αυτές οι κοινές ελεγκτικές αρχές, για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά και να μειωθούν οι δαπάνες, θα πρέπει να υποστηρίζονται από μία ενιαία, άνεξάρτητη γραμματεία προστασίας των δεδομένων, η οποία, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της, θα λαμβάνει εντολές μόνο από τα όργανα αυτά.

(3) Για πρακτικούς λόγους, η διοίκηση της γραμματείας προστασίας δεδομένων θα πρέπει να είναι στενά συνδεδεμένη με τη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου, ενώ παράλληλα θα διαφυλάσσεται η ανεξαρτησία της κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της.

(4) Προκειμένου να διασφαλιστεί αυτή η ανεξαρτησία, τις αποφάσεις περί διορισμού και ανάκλησης του προϊσταμένου της γραμματείας προστασίας δεδομένων, θα πρέπει να τις λαμβάνει ο Αναπληρωτής Γενικός Γραμματέας του Συμβουλίου, κατόπιν προτάσεως των κοινών ελεγκτικών αρχών. Οι λοιποί υπάλληλοι που θα διορίζονται στη γραμματεία προστασίας δεδομένων, θα πρέπει να ενεργούν αποκλειστικά κατόπιν εντολών του προϊσταμένου της γραμματείας προστασίας δεδομένων.

(5) Οι διοικητικές δαπάνες της γραμματείας προστασίας δεδομένων θα πρέπει να βαρύνουν τον γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η Ευρωπόλ θα πρέπει να συμβάλλει στην κάλυψη ορισμένων δαπανών σχετικών με συνεδριάσεις που αφορούν ζητήματα εφαρμογής της σύμβασης Ευρωπόλ.

(6) Δεδομένου ότι, η απόφαση 1999/438/ΕΚ του Συμβουλίου, της 20ής Μαΐου 1999, περί της κοινής αρχής ελέγχου που δημιουργήθηκε με το άρθρο 115 της σύμβασης εφαρμογής της συμφωνίας του Σένγκεν της 14ης Ιουνίου 1985, σχετικά με τη σταδιακή κατάργηση των ελέγχων στα κοινά σύνορα, που υπεγράφη στις 19 Ιουνίου 1990(6) υπερακοντίζεται από την παρούσα απόφαση, θα πρέπει να καταργηθεί από την ημερομηνία κατά την οποία η παρούσα απόφαση τίθεται σε εφαρμογή.

(7) Οι κοινές ελεγκτικές αρχές έχουν δηλώσει ότι εγκρίνουν τις αρχές που εκτίθενται στην παρούσα απόφαση,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Σύσταση και καθήκοντα της γραμματείας προστασίας δεδομένων

1. Συνιστάται γραμματεία (εφεξής αποκαλούμενη "γραμματεία προστασίας δεδομένων") των κοινών ελεγκτικών αρχών οι οποίες έχουν συσταθεί από τη σύμβαση για τη δημιουργία ευρωπαϊκής αστυνομικής υπηρεσίας (σύμβαση Ευρωπόλ), τη σύμβαση σχετικά με τη χρησιμοποίηση της τεχνολογίας των πληροφοριών στον τομέα των τελωνείων και τη σύμβαση εφαρμογής της συμφωνίας του Σένγκεν σχετικά με τη σταδιακή κατάργηση των ελέγχων στα κοινά σύνορα (σύμβαση Σένγκεν).

2. Η γραμματεία προστασίας δεδομένων εκπληρώνει τα καθήκοντα των γραμματειών των κοινών ελεγκτικών αρχών, όπως αυτά ορίζονται από τους αντίστοιχους εσωτερικούς κανονισμούς των ανωτέρω οργάνων.

Άρθρο 2

Γραμματέας προστασίας δεδομένων

1. Της γραμματείας προστασίας δεδομένων προΐσταται ο γραμματέας προστασίας δεδομένων, η ανεξαρτησία του οποίου διαφυλάσσεται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, και ο οποίος λαμβάνει εντολές μόνο από τις κοινές ελεγκτικές αρχές και τους προέδρους τους. Ο γραμματέας προστασίας δεδομένων ορίζεται από τον Αναπληρωτή Γενικό Γραμματέα του Συμβουλίου, κατόπιν προτάσεως των κοινών ελεγκτικών αρχών, για περίοδο τριών ετών. Η θητεία του γραμματέα προστασίας δεδομένων μπορεί να ανανεωθεί.

2. Ο γραμματέας προστασίας δεδομένων επιλέγεται μεταξύ ατόμων τα οποία είναι πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, πρέπει να απολαύει πλήρως των ατομικών και πολιτικών του δικαιωμάτων, να διαθέτει την απαραίτητη εμπειρία και ειδικές γνώσεις για την εκτέλεση των καθηκόντων του και να παρέχει όλα τα εχέγγυα ανεξαρτησίας. Απέχει από κάθε πράξη ασύμβατη προς τα καθήκοντά του και, στη διάρκεια της θητείας του, δεν ασκεί καμία άλλη δραστηριότητα, αμειβόμενη ή μη. Μετά τη λήξη της θητείας του, συμπεριφέρεται με εντιμότητα και διακριτικότητα όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων θέσεων ή ορισμένων πλεονεκτημάτων.

3. Ο Αναπληρωτής Γενικός Γραμματέας του Συμβουλίου απαλλάσσει το γραμματέα προστασίας δεδομένων από τα καθήκοντά του, κατόπιν πρότασης των κοινών ελεγκτικών αρχών, εάν ο τελευταίος δεν πληροί πλέον τις προϋποθέσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων του ή εάν έχει διαπράξει βαρύ παράπτωμα.

4. Εκτός της περίπτωσης κανονικής αντικατάστασης μετά τη λήξη της θητείας του ή της περίπτωσης θανάτου και απαλλαγής εκ των καθηκόντων του σύμφωνα με την παράγραφο 3, η θητεία του γραμματέα προστασίας δεδομένων λήγει αφ' ής η παραίτησή του παράγει αποτελέσματα. Σε περίπτωση λήξης της θητείας του και σε περίπτωση παραίτησής του, εξακολουθεί κατόπιν αίτησης των κοινών ελεγκτικών αρχών να εκτελεί τα καθήκοντά του έως ότου αντικατασταθεί.

5. Τόσο στη διάρκεια της θητείας του όσο και μετά τη λήξη της, ο γραμματέας προστασίας δεδομένων δεσμεύεται από το επαγγελματικό απόρρητο όσον αφορά τις εμπιστευτικές πληροφορίες που έχουν περιέλθει στη γνώση του κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

6. Κατά τη διάρκεια της θητείας του, ο γραμματέας προστασίας δεδομένων, εκτός εάν άλλως ορίζεται από την παρούσα απόφαση, υπόκειται στους κανόνες που εφαρμόζονται σε πρόσωπα στα οποία εφαρμόζεται το καθεστώς του έκτακτου υπαλλήλου κατά την έννοια του άρθρου 2, στοιχείο α) του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων(7), συμπεριλαμβανομένων των άρθρων 12 έως 15 και 18 του πρωτοκόλλου περί των προνομίων και ασυλιών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Ο γραμματέας προστασίας δεδομένων προσλαμβάνεται στην κατηγορία Α, ο δε βαθμός και το κλιμάκιο στα οποία τοποθετείται, καθορίζονται από τα κριτήρια που εφαρμόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Κοινοτήτων. Εάν το διοριζόμενο πρόσωπο είναι ήδη υπάλληλος των Κοινοτήτων, αποσπάται για τη διάρκεια της θητείας του προς το συμφέρον της υπηρεσίας, δυνάμει του άρθρου 37 στοιχείο α), πρώτο εδάφιο του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης που εφαρμόζεται στους υπαλλήλους των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης)(8). Η πρώτη πρόταση της τελευταίας παραγράφου του άρθρου 37 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, εφαρμόζεται υπό την επιφύλαξη της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου.

Άρθρο 3

Προσωπικό

1. Η γραμματεία προστασίας δεδομένων διαθέτει το απαραίτητο προσωπικό για την άσκηση των καθηκόντων της. Τα μέλη του προσωπικού που διορίζονται στη γραμματεία προστασίας δεδομένων καταλαμβάνουν θέσεις που περιλαμβάνονται στον κατάλογο των θέσεων ο οποίος είναι προσαρτημένος στο τμήμα του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης που αφορά το Συμβούλιο.

2. Κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, τα μέλη του προσωπικού που αναφέρει η παράγραφος 1, λαμβάνουν εντολές μόνον από το γραμματέα προστασίας δεδομένων καθώς και τις κοινές ελεγκτικές αρχές και τους προέδρους τους. Στα πλαίσια αυτά, δεν μπορούν να ζητούν ή να δέχονται οδηγίες από οιαδήποτε κυβέρνηση, αρχή, οργάνωση ή πρόσωπο πλην του γραμματέα προστασίας δεδομένων και των κοινών ελεγκτικών αρχών και των προέδρων τους.

3. Παρά την παράγραφο 2, το προσωπικό της γραμματείας προστασίας δεδομένων υπόκειται στους κανονισμούς και ρυθμίσεις που εφαρμόζονται στους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Όσον αφορά την άσκηση των εξουσιών που ανατίθενται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης στην αρμόδια για τους διορισμούς αρχή και τις εξουσίες που προβλέπονται από το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, το προσωπικό υπόκειται στους ίδιους κανόνες με τους υπαλλήλους και το λοιπό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Άρθρο 4

Διοικητική μέριμνα

1. Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου παρέχει τον απαραίτητο χώρο γραφείων και εξοπλισμό για την εκτέλεση των καθηκόντων της γραμματείας προστασίας δεδομένων. Παρέχει επίσης διευκολύνσεις για τις συνεδριάσεις των κοινών ελεγκτικών αρχών εντός των χώρων του Συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένων των διευκολύνσεων της διερμηνείας.

2. Όσον αφορά τις συνεδριάσεις που συγκαλούνται στους χώρους του Συμβουλίου, οι προεδρίες των κοινών ελεγκτικών αρχών καθορίζουν τις ημερομηνίες, μετά από προηγούμενη συμφωνία της Προεδρίας του Συμβουλίου.

Άρθρο 5

Χρηματοδότηση

1. Τα γενικά διοικητικά έξοδα της γραμματείας προστασίας δεδομένων (ιδίως ο εξοπλισμός, οι αποδοχές, τα επιδόματα και άλλα έξοδα του προσωπικού) βαρύνουν το τμήμα του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης, που αφορά το Συμβούλιο.

2. Οι δαπάνες που αφορούν άμεσα τις συνεδριάσεις βαρύνουν:

- το Συμβούλιο: για τις συνεδριάσεις στους χώρους του Συμβουλίου που αφορούν ζητήματα εφαρμογής των διατάξεων της σύμβασης Σένγκεν καθώς και έξοδα ταξιδίου για τη διεξαγωγή ελέγχων στο C.SIS και τις συνεδριάσεις που αφορούν ζητήματα εφαρμογής της σύμβασης σχετικά με τη χρησιμοποίηση της τεχνολογίας των πληροφοριών στον τομέα των τελωνείων,

- την Ευρωπόλ: για τις συνεδριάσεις που αφορούν ζητήματα εφαρμογής της σύμβασης Ευρωπόλ.

Άρθρο 6

Τελικές διατάξεις

1. Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την επόμενη ημέρα της υιοθέτησής της από το Συμβούλιο.

Εφαρμόζεται από την 1η Σεπτεμβρίου 2001.

2. Από την ημερομηνία της ενάρξεως ισχύος της παρούσας απόφασης, είναι δυνατόν να υιοθετούνται οι αποφάσεις και οι πράξεις που απαιτούνται για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης. Αυτές οι αποφάσεις και πράξεις δεν παράγουν αποτελέσματα πριν από την ημερομηνία κατά την οποία τίθεται σε εφαρμογή η παρούσα απόφαση.

3. Κατά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής της παρούσας απόφασης, η απόφαση 1999/438/ΕΚ καταργείται. Εξακολουθεί ωστόσο να εφαρμόζεται για τις δαπάνες οι οποίες έχουν προηγηθεί της ημερομηνίας αυτής.

Λουξεμβούργο, 17 Οκτωβρίου 2000.

Για το Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

É. Guigou

(1) ΕΕ C 141 της 19.5.2000, σ. 20.

(2) Γνώμη η οποία διατυπώθηκε στις 21 Σεπτεμβρίου 2000 (δεν έχει ακόμη δημοσιευθεί στην Επίσημη Εφημερίδα).

(3) ΕΕ C 316 της 27.11.1995, σ. 2.

(4) ΕΕ C 316 της 27.11.1995, σ. 33.

(5) ΕΕ L 239 της 22.9.2000, σ. 19.

(6) ΕΕ L 176 της 10.7.1999, σ. 34.

(7) ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1· κανονισμός όπως τροποποιήθηκε τελευταία από την ανακοίνωση της Επιτροπής (ΕΕ C 60 της 2.3.1999, σ. 11).

(8) ΕΕ L 56 της 4.3.1968, σ. 1· κανονισμός όπως τροποποιήθηκε τελευταία από την ανακοίνωση της Επιτροπής (ΕΕ C 60 της 2.3.1999, σ. 11).