EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης L 210/1

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΫ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΫ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΫ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΆΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΓΕΊΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΊΑ

της 4ης Μαρτίου 2004

σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής

(2004/508/ΕΚ)

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη:

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1654/2003 του Συμβουλίου, της 18ης Ιουνίου 2003, για τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 σχετικά με την ίδρυση ευρωπαϊκού οργανισμού για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία (1),

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Δικαιούχοι

1. Το δικαίωμα πρόσβασης αφορά τα έγγραφα που βρίσκονται στον οργανισμό, δηλαδή εκείνα που έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί από αυτόν και βρίσκονται στην κατοχή του.

2. Οι πολίτες της Ένωσης και τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα που κατοικούν ή έχουν την έδρα τους σε ένα κράτος μέλος ασκούν το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα του οργανισμού με βάση το άρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 σύμφωνα με τους εν λόγω λεπτομερείς κανόνες.

3. Κατ' εφαρμογή του άρθρου 2 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι πολίτες τρίτης χώρας που δεν κατοικούν σε κράτος μέλος καθώς και τα νομικά πρόσωπα που δεν έχουν την έδρα τους σε ένα από τα κράτη μέλη, έχουν δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα του οργανισμού υπό τους ίδιους όρους με τους δικαιούχους που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 2

Αιτήσεις πρόσβασης

1. Οι αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα του οργανισμού που δεν τίθενται στη διάθεση του κοινού διατυπώνονται με οιαδήποτε γραπτή μορφή και αποστέλλονται στον οργανισμό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (docrequest@osha.eu.int), ταχυδρομικώς [European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33, Ε-48009 Bilbao] ή με φαξ [(0034) 944794383]. Ο οργανισμός απαντά στις αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός προθεσμίας 15 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης. Στις περιπτώσεις πολύπλοκων ή ογκωδών αιτήσεων, η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά 15 εργάσιμες ημέρες. Κάθε παράταση της προθεσμίας πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να ανακοινώνεται προηγουμένως στον αιτούντα.

2. Σε περίπτωση ασαφούς αίτησης όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ο οργανισμός καλεί τον αιτούντα να του παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες ούτως ώστε να καταστεί δυνατός ο προσδιορισμός των αιτούμενων εγγράφων. Η προθεσμία απάντησης αρχίζει να τρέχει από τη στιγμή που ο οργανισμός έχει στη διάθεσή του τις εν λόγω πληροφορίες.

3. Κάθε, ακόμη και εν μέρει, αρνητική απόφαση, αναφέρει το λόγο της άρνησης ο οποίος βασίζεται σε μία από τις εξαιρέσεις που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και γνωστοποιεί στον αιτούντα τα μέσα προσφυγής που έχει στη διάθεσή του.

Άρθρο 3

Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων

1. Με την επιφύλαξη του άρθρου 8 της παρούσας απόφασης, μόλις καταχωρισθεί η αίτηση, αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής, εκτός εάν η απάντηση δοθεί με επιστολή.

Η απόδειξη παραλαβής και η απάντηση αποστέλλονται γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά.

2. Ο αιτών ενημερώνεται για τη συνέχεια που δίνεται στην αίτησή του από τον προϊστάμενο της μονάδας που αφορά η αίτηση.

3. Κάθε, ακόμη και εν μέρει, αρνητική απάντηση πρέπει να γνωστοποιεί στον αιτούντα ότι έχει το δικαίωμα να υποβάλει, εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης, επιβεβαιωτική αίτηση στον οργανισμό για επανεξέταση της θέσης του.

4. Η απουσία απάντησης εκ μέρους του οργανισμού εντός της καθορισμένης προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

Άρθρο 4

Επεξεργασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων

1. Ο διευθυντής του οργανισμού λαμβάνει τις αποφάσεις άρνησης της πρόσβασης που αφορούν επιβεβαιωτικές αιτήσεις και ενημερώνει το διοικητικό συμβούλιο του οργανισμού σχετικά με τις εν λόγω ενέργειες.

2. Η απόφαση κοινοποιείται στον αιτούντα γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά, ενημερώνοντάς τον για το δικαίωμά του να ασκήσει προσφυγή στο Πρωτοδικείο ή να καταθέσει καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Άρθρο 5

Διαβουλεύσεις

1. Όταν στον οργανισμό υποβάλλεται αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο, το οποίο βρίσκεται στην κατοχή του αλλά προέρχεται από τρίτο, ο οργανισμός ελέγχει εάν εφαρμόζεται μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2 Μετά την εξέταση αυτή, εάν ο οργανισμός κρίνει ότι πρέπει να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης βάσει μιας από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η αρνητική απόφαση αποστέλλεται στον αιτούντα χωρίς να ζητηθεί η γνώμη του συντάκτη τρίτου.

3 Ο οργανισμός δίνει ευνοϊκή συνέχεια στην αίτηση χωρίς διαβουλεύσεις με τον συντάκτη τρίτο εφόσον:

α) το αιτούμενο έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί είτε από το συντάκτη του είτε δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 ή ανάλογων διατάξεων·

β) είναι προφανές ότι η δημοσιοποίηση, ενδεχομένως εν μέρει, του περιεχομένου του δεν θίγει ένα από τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

4. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ζητείται η γνώμη του συντάκτη τρίτου. Ειδικότερα, σε περίπτωση που η αίτηση πρόσβασης αφορά έγγραφο που προέρχεται από κράτος μέλος, ο οργανισμός ζητεί τη γνώμη της αρχής από την οποία προέρχεται το έγγραφο εφόσον:

α) το έγγραφο διαβιβάστηκε στον οργανισμό πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001·

β) το κράτος μέλος ζήτησε από τον οργανισμό να μην δημοσιοποιήσει το έγγραφο χωρίς την προηγούμενη συμφωνία του, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

5. Ο τρίτος του οποίου ζητήθηκε η γνώμη διαθέτει προθεσμία απάντησης η οποία δεν μπορεί να είναι μικρότερη των πέντε εργάσιμων ημερών αλλά και η οποία να επιτρέπει στον οργανισμό να τηρήσει τις δικές του προθεσμίες απάντησης. Ελλείψει απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ή αν ο τρίτος δεν είναι δυνατόν να εντοπισθεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, ο οργανισμός αποφασίζει σύμφωνα με τις διατάξεις περί εξαιρέσεων του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, λαμβάνοντας υπόψη τα έννομα συμφέροντα του τρίτου βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεσή του.

6. Σε περίπτωση που ο οργανισμός προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε έγγραφο χωρίς τη ρητή γνώμη του συντάκτη του, τον ενημερώνει για την πρόθεσή του να δώσει στη δημοσιότητα το έγγραφο ύστερα από περίοδο δέκα εργάσιμων ημερών και εφιστά την προσοχή του στα μέσα προσφυγής που έχει στη διάθεσή του για να αντιταχθεί στην εν λόγω δημοσιοποίηση.

Άρθρο 6

Άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης

1. Τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδρομικώς, με τηλεομοιοτυπία ή, εφόσον διατίθεται, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σε περίπτωση ογκωδών ή δύσκολων στον χειρισμό τους εγγράφων, ο αιτών μπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επί τόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.

2. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, η απάντηση συνίσταται στην γνωστοποίηση των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης ή/και του τόπου όπου είναι διαθέσιμο το έγγραφο και, ενδεχομένως, της διεύθυνσης του εγγράφου στον δικτυακό τόπο του οργανισμού www.agency.osha.eu.int.

3. Εάν ο όγκος των αιτούμενων εγγράφων υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες, μπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιμο 0,10 ευρώ προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά με άλλα μέσα αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.

Άρθρο 7

Μέτρα που διευκολύνουν την πρόσβαση στα έγγραφα

1. Προκειμένου να πραγματωθούν τα δικαιώματα των πολιτών δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ο οργανισμός προσφέρει πρόσβαση σε μητρώο εγγράφων. Η πρόσβαση στο μητρώο παρέχεται με ηλεκτρονική μορφή.

2. Το μητρώο περιέχει τον τίτλο του εγγράφου (στις γλώσσες στις οποίες είναι διαθέσιμο) και άλλα χρήσιμα στοιχεία αναφοράς για την ταυτοποίηση του εγγράφου.

3. Μία σελίδα βοηθείας (σε όλες τις επίσημες γλώσσες) ενημερώνει το κοινό για τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, δημιουργείται σύνδεση με το πρωτότυπο κείμενο.

Άρθρο 8

Έγγραφα στα οποία το κοινό έχει άμεση πρόσβαση

1. Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου εφαρμόζονται αποκλειστικά και μόνο στα έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαμβάνονται μετά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2. Τα ακόλουθα έγγραφα παραδίδονται αυτομάτως κατόπιν αιτήσεως και, στο μέτρο του δυνατού, διατίθενται άμεσα σε ηλεκτρονική μορφή:

α) τα προερχόμενα από τρίτους έγγραφα που έχουν ήδη δοθεί στη δημοσιότητα από το συντάκτη τους ή με τη συγκατάθεσή του·

β) τα έγγραφα που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί κατόπιν προγενέστερης αίτησης.

Άρθρο 9

Εκθέσεις

Ο οργανισμός δημοσιεύει ετησίως, στο πλαίσιο της ετήσιας έκθεσης, πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης, και ιδιαίτερα στατιστικές σχετικά με τον αριθμό των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα του οργανισμού, τον αριθμό αρνήσεων και τους λόγους για τις αρνήσεις αυτές, σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 10

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημέρα της έγκρισής της και δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Μπιλμπάο, 4 Μαρτίου 2004. Για το διοικητικό συμβούλιο Christa SCHWENG Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 245 της 29.9.2003, σ. 38.

(2) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.