ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ (98/C 46/07)

Κατά την έβδομη συνεδρίαση του στις 17 Νοεμβρίου 1997, το διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ενέκρινε τους ακόλουθους κανόνες για την πρόσβαση στα έγγραφα του Μεταφραστικού Κέντρου:

1. Εισαγωγή

Το Μεταφραστικό Κέντρο των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ιδρύθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου (ΕΕ L 314 της 7.12.1994), που τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2610/95 (ΕΕ L 268 της 10.11.1995), για να παρέχει τις αναγκαίες υπηρεσίες μετάφρασης για τη λειτουργία των ακολούθων οργάνων:

- Ευρωπαϊκός Οργανισμός Περιβάλλοντος,

- Ευρωπαϊκό Ίδρυμα Επαγγελματικής Εκπαίδευσης,

- Ευρωπαϊκό Κέντρο Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας,

- Ευρωπαϊκός Οργανισμός Αξιολόγησης των Φαρμακευτικών Προϊόντων,

- Ευρωπαϊκός Οργανισμός για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία,

- Γραφείο Εναρμόνισης στο πλαίσιο της Εσωτερικής Αγοράς (εμπορικά σήματα, σχέδια και υποδείγματα),

- Ευρωπαϊκή Αστυνομική Υπηρεσία (Europol) και Μονάδα Ναρκωτικών της Europol,

- Κοινοτικό Γραφείο Φυτικών Ποικιλιών.

Οι άλλοι οργανισμοί που δημιουργήθηκαν από το Συμβούλιο καθώς και τα θεσμικά και λοιπά όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης που διαθέτουν ήδη δική τους υπηρεσία μετάφρασης μπορούν ενδεχομένως να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες του Μεταφραστικού Κέντρου.

2. Είδη εγγράφων

Μετά από τον ανωτέρω προσδιορισμό της αποστολής του Μεταφραστικού Κέντρου, είναι προφανές ότι το Κέντρο δεν έχει ως προορισμό τη λήψη πολιτικών αποφάσεων, αλλά απλώς τη μετάφραση εγγράφων που προέρχονται από άλλα όργανα και οργανισμούς της Ένωσης. Κατά συνέπεια, είναι δυνατόν να υπάρχουν δύο είδη εγγράφων:

α) Έγγραφα που δεν προέρχονται από το Μεταφραστικό Κέντρο, αλλά από άλλο οργανισμό ή άλλο όργανο: για αυτό το είδος εγγράφων, ο αιτών πληροφορίες θα πρέπει πάντοτε να απευθύνεται στο συντάκτη του εγγράφου, τόσο σχετικά με τα πρωτότυπα έγγραφα όσο και για τις μεταφράσεις τους.

β) Έγγραφα που συντάσσονται από το Μεταφραστικό Κέντρο: για αυτό το είδος εγγράφων, εφαρμόζονται οι ακόλουθοι κανόνες.

3. Έγγραφα του Μεταφραστικού Κέντρου

Πρόκειται για έγγραφα που έχουν συνταχθεί από το Μεταφραστικό Κέντρο και τα οποία θεωρούνται ότι αποτελούν ιδιοκτησία του Κέντρου και δεν βρίσκονται απλώς στην κατοχή του.

Για αυτά τα έγγραφα ο γενικός κανόνας που ισχύει είναι ότι επιτρέπεται η πρόσβαση στους ενδιαφερόμενους εκτός αν τα έγγραφα αυτά περιέχουν πληροφορίες που αφορούν τους τομείς που αναφέρονται στο σημείο 4 κατωτέρω.

Για να έχει πρόσβαση σε ένα έγγραφο ή πληροφορία του Μεταφραστικού Κέντρου, ο αιτών θα πρέπει να υποβάλει γραπτή αίτηση, σε οποιαδήποτε επίσημη γλώσσα της Ένωσης, στο διευθυντή του Κέντρου, ο οποίος είναι υπεύθυνος για το χειρισμό των αιτήσεων καθώς και για την αποστολή γραπτής σχετικής απάντησης εντός χρονικού διαστήματος ενός μηνός, που υπολογίζεται από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης. Η απάντηση θα συντάσσεται πάντοτε στη γλώσσα εργασία της Ένωσης που χρησιμοποίησε ο αιτών.

Τα αιτούμενα έγραφα είτε θα αποστέλλονται ταχυδρομικώς στον αιτούντα είτε θα τίθενται στην διάθεσή του για να τα συμβουλευθεί, κατόπιν συνεννόησης, στα γραφεία του Κέντρου.

4. Εξαιρέσεις

Η πρόσβαση σε ένα έγγραφο του Κέντρου δεν μπορεί να επιτραπεί όταν η κοινοποίησή του είναι δυνατόν να συνιστά παραβίαση:

- της προστασίας του δημοσίου συμφέροντος (δημόσια ασφάλεια, διεθνείς σχέσεις, νομισματική σταθερότητα, δικαστικές διαδικασίες, επιθεωρήσεις και έρευνες) 7

- της προστασίας των προσώπων και του ιδιωτικού βίου (φάκελοι προσωπικού 7 εμπιστευτικές πληροφορίες, γνώμες και κρίσεις που αφορούν την απασχόληση ή τους διορισμούς 7 ατομικές πληροφορίες που αφορούν κάποιο πρόσωπο (ακόμη και θανόντα) ή έγγραφο η κοινοποίηση του οποίου θα μπορούσε να συστήσει ή να διευκολύνει παραβίαση του ιδιωτικού βίου 7

- της προστασίας του εμπορικού και βιομηχανικού απορρήτου (πληροφορίες που περιλαμβάνουν εμπορικά εμπιστευτικά στοιχεία, το εμπορικό απόρρητο ή την πνευματική ιδιοκτησία, των οποίων η άστοχη γνωστοποίηση μπορεί να αποβεί επιβλαβής για την ανταγωνιστική θέση τρίτων 7 επιχειρηματικές, χρηματοδοτικές και άλλες εμπορικές πληροφορίες περιλαμβανομένων των επιχειρησιακών σχέσεων, των στοιχείων σχετικά με το κόστος και τις προσφορές στα πλαίσια προσκλήσεων για υποβολή προσφοράς) 7

- την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Κοινότητας 7

- την προστασία της εχεμύθειας που έχει ζητηθεί από τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα που έχουν παράσχει τις πληροφορίες ή απαιτείται από τη νομοθεσία του κράτους μέλους που χορήγησε τις πληροφορίες 7

- την προστασία του εμπιστευτικού χαρακτήρα των εσωτερικών συζητήσεων του Μεταφραστικού Κέντρου (ημερήσιες διατάξεις και πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και των εσωτερικών συνεδριάσεων 7 εκθέσεις αποστολών, εκθέσεις προόδου, κείμενα προβληματισμού, υπομνήματα, ενημερωτικά σημειώματα 7 εσωτερικές υπηρεσιακές ανακοινώσεις του Μεταφραστικού Κέντρου).

5. Διαδικασία επανεξέτασης

Σε περίπτωση που ο αιτών δεν λάβει απάντηση από το Μεταφραστικό Κέντρο εντός μηνός από την ημερομηνία πρωτοκόλλησης της αίτησής του για πρόσβαση ή δεν είναι ικανοποιημένος από την αρνητική απάντηση που έλαβε, μπορεί να υποβάλει στον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου του Κέντρου, εντός μηνός από την ημερομηνία λήψεως της απάντησης, αίτηση επανεξέτασης. Μετά την παρέλευση αυτής της προθεσμίας, το σχετικό δικαίωμα παύει να ισχύει.

Εάν η άρνηση πρόσβασης επιβεβαιωθεί από την επανεξέταση της αίτησης, ο αιτών θα ενημερωθεί εγγράφως εντός χρονικού διαστήματος ενός μηνός. Το Κέντρο θα πρέπει να αιτιολογήσει τη θέση του και να κοινοποιήσει στον αιτούντα τις δυνατότητες προσφυγής, ιδίως τη δυνατότητα να απευθυνθεί στον Διαμεσολαβητή της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

6. Διάφορα

Για κάθε άλλο θέμα σχετικά με την υπρόσβαση στα έγγραφα του Μεταφραστικού Κέντρου, για το οποίο δεν έγινε σχετική διεξοδική αναφορά στους παρόντες κανόνες, οι ισχύουσες σχετικά διατάξεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα εφαρμόζονται κατ' αναλογία στο Μεταφραστικό Κέντρο των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.