ΕΙΔΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ αριθ. 4/96 σχετικά με τους λογαριασμούς της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας που συγκροτήθηκε για την κοινή δράση, στο πλαίσιο της κοινής εξωτερικής πολιτικής και πολιτικής ασφαλείας, η οποία αφορά την παρακολούθηση των παλαιστινιακών εκλογών συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής (97/C 57/01)

(Παρατηρήσεις βάσει του άρθρου 188 Γ παράγραφος 4 δεύτερο εδάφιο της Συνθήκης ΕΚ)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

Σημείο Σελίδα

ΕΙΣΑΓΩΓΗ . 1-14 2

Η κοινή δράση της ΕΕ για την παρακολούθηση των παλαιστινιακών εκλογών . 1- 7 2

Διοικητική υποστήριξη . 8-11 2

Προϋπολογισμός και δαπάνες . 12-14 3

Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ . 15-17 3

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ . 18-21 3

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ . 22-38 4

Προετοιμασία της διοικητικής υποστήριξης . 22-23 4

Διαδικασία που εφαρμόστηκε για την ανάθεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης . 24-25 4

Οικονομική και δημοσιονομική διαχείριση . 26-31 4

Παρακολούθηση της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης . 32-33 5

Οργάνωση των εσωτερικών υπηρεσιών . 34-38 6

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΦΗΣ . 39-40 6

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ . 41-46 6

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ . 8

Απαντήσεις της Επιτροπής . 11

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Η κοινή δράση της ΕΕ για την παρακολούθηση των παλαιστινιακών εκλογών

1. Δυνάμει των διατάξεων του άρθρου Ι.3 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, το οποίο αφορά την κοινή εξωτερική πολιτική και πολιτική ασφαλείας, με την απόφαση του Συμβουλίου της 19ης Απριλίου 1994, (94/276/ΚΕΠΠΑ) (1), υιοθετήθηκε κοινή δράση υπέρ της ειρηνευτικής διαδικασίας στη Μέση Ανατολή. Το άρθρο 5 της προαναφερθείσας απόφασης όριζε ότι, κατόπιν αίτησης των μερών - Παλαιστινίων και Ισραηλινών - η Ευρωπαϊκή Ένωση θα εφάρμοζε συντονισμένο πρόγραμμα βοήθειας για την προετοιμασία και την παρακολούθηση των εκλογών στα Κατεχόμενα Εδάφη.

2. Οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες του προγράμματος παρακολούθησης αποτέλεσαν το αντικείμενο δύο διαφορετικών αποφάσεων του Συμβουλίου:

α) της απόφασης 95/205/ΚΕΠΠΑ, της 1ης Ιουνίου 1995 (2), η οποία, βάσει του άρθρου Ι.11 παράγραφος 2 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, προέβλεπε ανώτατη συνδρομή 10,0 εκατ. ECU που θα βάρυνε το γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 7

β) της απόφασης 95/403/ΚΕΠΠΑ, της 25ης Σεπτεμβρίου 1995 (3), η οποία προέβλεπε τη σύσταση μιας «ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας» στα Κατεχόμενα Εδάφη και καθιέρωνε λεπτομερείς διοικητικές και δημοσιονομικές διαδικασίες σχετικά με την παρακολούθηση των εκλογών και το συντονισμό της διεθνούς επιχείρησης παρακολούθησης των εκλογών.

3. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου Ι.5 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση καθώς και της απόφασης του Συμβουλίου της 25ης Σεπτεμβρίου 1995, υπεύθυνη για την εφαρμογή της δράσης ήταν η Προεδρία του Συμβουλίου σε συνεργασία με την Επιτροπή και με την υποστήριξη μιας συμβουλευτικής ομάδας συντονισμού, αποτελούμενης από εκπροσώπους των κρατών μελών. Στην πραγματικότητα, το ρόλο της συμβουλευτικής ομάδας ανέλαβε η ομάδα ad hoc για την ειρηνευτική διαδικασία στη Μέση Ανατολή, καθορίζοντας τους προσανατολισμούς και λαμβάνοντας τα απαιτούμενα μέτρα για την εφαρμογή του προγράμματος παρακολούθησης.

4. Το έργο της Επιτροπής συνίστατο κυρίως στην άμεση ενασχόληση με τις πτυχές του προγράμματος που σχετίζονταν με τη χρηματοδότηση και τη διοικητική του υποστήριξη. Για το σκοπό αυτό συστάθηκε ειδική task force.

5. Στις 28 Σεπτεμβρίου 1995, το Ισραήλ και η Οργάνωση για την Απελευθέρωση της Παλαιστίνης (ΟΑΠ) υπέγραψαν στην Ουάσινγκτον την Ενδιάμεση Συμφωνία και ανέθεσαν στην Ευρωπαϊκή Ένωση το συντονισμό της δραστηριότητας των αντιπροσωπειών παρατηρητών (4).

6. Η ημερομηνία της διεξαγωγής των εκλογών υπέστη τις συνέπειες της συνεχούς πολιτικής αστάθειας και υπήρξε αντικείμενο διαρκών διαπραγματεύσεων. Στις 13 Δεκεμβρίου 1995, μετά από πολλαπλές αναβολές, ανακοινώθηκε επίσημα ότι οι εκλογές θα διεξάγονταν στις 20 Ιανουαρίου 1996. Η αβεβαιότητα σχετικά με το χρόνο διεξαγωγής των εκλογών αποτέλεσε σημαντικό ανασταλτικό παράγοντα στην προετοιμασία και εφαρμογή του προγράμματος παρακολούθησης.

7. Η απόφαση 95/403/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου ορίζει τους στόχους, τη σύνθεση, τον τρόπο λειτουργίας και το οργανόγραμμα της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας (βλέπε παράρτημα 1). Η μονάδα στελεχώθηκε συνολικά με 20 άτομα στο κεντρικό γραφείο και 12 στα τέσσερα τοπικά γραφεία, επικεφαλής των οποίων ήταν ένας τοπικός συντονιστής. Η μονάδα ήταν υπεύθυνη για την οργάνωση της ευρωπαϊκής αποστολής παρακολούθησης, αποτελούμενης από 285 παρατηρητές, καθώς και για το συντονισμό των διεθνών επιχειρήσεων παρακολούθησης που περιλάμβαναν 390 παρατηρητές από 18 χώρες εκτός ΕΕ, διεθνείς οργανώσεις και αντιπροσωπείες ΜΚΟ.

Διοικητική υποστήριξη

8. Αρχικά, η Επιτροπή προέβλεπε ότι η task force που αναφέρεται στο σημείο 4 θα αποτελούνταν από εμπειρογνώμονες σε θέματα διοικητικής οργάνωσης, οι οποίοι θα παρείχαν τη σχετική υποστήριξη στην ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα. Η λύση αυτή ωστόσο αποδείχθηκε ιδιαίτερα δαπανηρή. Το σχέδιο δράσης που εξέτασε η επιτροπή MED (5), τον Ιούνιο του 1995, πρότεινε στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή να αναθέσει τη διαχείριση του προϋπολογισμού της μονάδας στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Συνεργασίας [γνωστό ως AEC (6)], όπως είχε συμβεί και με τις εκλογές στη Νότια Αφρική. Ωστόσο, ο AEC απέρριψε την πρόταση εκτιμώντας ότι δεν ήταν σε θέση να αναλάβει το σχετικό έργο, εξαιτίας του περιορισμένου χρόνου που είχε στη διάθεσή του και των λοιπών υποχρεώσεών του, καθώς επίσης για το λόγο ότι τα σχετικά κεφάλαια δεν διατέθηκαν αμέσως για τις προπαρασκευαστικές εργασίες (βλέπε σημείο 19). Κατά συνέπεια, η Επιτροπή αποφάσισε να αναθέσει το έργο της παροχής διοικητικής υποστήριξης σε εξωτερικό οργανισμό.

9. Τον Ιούλιο του 1995, η Επιτροπή προκήρυξε διαγωνισμό για την επιλογή του οργανισμού αυτού και στις 28 Σεπτεμβρίου 1995 υπογράφηκε σύμβαση παροχής υπηρεσιών μεταξύ της Επιτροπής και του οργανισμού που μειοδότησε ως προς την αμοιβή (ήτοι του Crown Agents) για το συνολικό ποσό των 10 εκατ. ECU (505 684 ECU ως αμοιβή και 9 494 316 ECU για τις δαπάνες του σχεδίου).

10. Ο ανάδοχος ήταν υπεύθυνος, υπό τη γενική εποπτεία του επικεφαλής και του συμβούλου διαχείρισης και οικονομικών της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας, για την παροχή διοικητικής υποστήριξης, την υποβολή αναφορών και την κατάρτιση των λογαριασμών της μονάδας. Συνέστησε ομάδα διοικητικής υποστήριξης στα Κατεχόμενα Εδάφη, η οποία σύναπτε συμβάσεις και προέβαινε σε πληρωμές για λογαριασμό της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας. Συγκεκριμένα, η εν λόγω ομάδα ήταν υπεύθυνη για την προμήθεια αγαθών και εξοπλισμού, τη μίσθωση γραφείων και οχημάτων, την εξασφάλιση καταλύματος σε ξενοδοχεία και τη διοργάνωση διεθνών ταξιδιών, την αποστολή και την επαναφορά παρατηρητών, την πρόσληψη τοπικών υπαλλήλων, τις τραπεζικές συναλλαγές και τη διαχείριση των σχετικών κεφαλαίων.

11. Από τις 15 Οκτωβρίου έως τις 3 Νοεμβρίου 1995, ο ανάδοχος πραγματοποίησε μια προπαρασκευαστική αποστολή στα Κατεχόμενα Εδάφη με σκοπό την εγκατάσταση της βασικής υποδομής για την ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα και την εξέταση του προϋπολογισμού. Την 1η Δεκεμβρίου 1995, είχαν αρχίσει να λειτουργούν το κεντρικό καθώς και τα περιφερειακά γραφεία της μονάδας. Οι 286 παρατηρητές από την ΕΕ έφθασαν επί τόπου σε τρεις διαδοχικές φάσεις: 60 για μακροπρόθεσμη παραμονή στις 9 Νοεμβρίου 1995, 130 για μεσοπρόθεσμη παραμονή στις 2 Ιανουαρίου 1996 και 95 για βραχυπρόθεσμη παραμονή στις 15 Ιανουαρίου 1996. Στις 15 Φεβρουαρίου 1996, το προσωπικό και οι παρατηρητές της μονάδας είχαν επιστρέψει στις χώρες τους και τόσο το κεντρικό όσο και τα τοπικά γραφεία είχαν κλείσει. Ο ανάδοχος υπέβαλε στην Επιτροπή την τελική έκθεση για το σχέδιο και τους λογαριασμούς στις 25 Νοεμβρίου 1996.

Προϋπολογισμός και δαπάνες

12. Οι επιχειρήσεις της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας χρηματοδοτήθηκαν με πιστώσεις από το κονδύλιο του προϋπολογισμού Β 8-1 0 3 (7). Οι πιστώσεις αυτές προορίζονταν για την κάλυψη όλων των δαπανών για τη συμμετοχή των παρατηρητών από την ΕΕ, με εξαίρεση τα έξοδα των ταξιδιών τους προς και από τα Κατεχόμενα Εδάφη καθώς και τα έξοδα για την ασφαλιστική τους κάλυψη, που βάρυναν τα κράτη μέλη (8).

13. Στο παράρτημα 2 παρατίθενται αναλυτικά οι πραγματικές δαπάνες της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας σε σύγκριση με τον αρχικό προϋπολογισμό. Οι δαπάνες αυτές ανήλθαν σε 4 628 918 ECU, ήτοι 5 371 081 ECU λιγότερο από τις αρχικές προβλέψεις. Αυτή η μεγάλη διαφορά οφείλεται, αφενός, στη σύντμηση της προεκλογικής περιόδου (από τέσσερις σε τρεις μήνες) και, αφετέρου, στην υπερεκτίμηση των αναγκών του προϋπολογισμού η οποία, σε μεγάλο βαθμό, ήταν συνέπεια ανακριβούς σχετικής προκαταρκτικής έρευνας (βλέπε σημεία 22-23).

14. Οι σημαντικότερες δαπάνες ήταν η καταβολή των ημερήσιων αποζημιώσεων στους παρατηρητές, και ακολουθούν οι αμοιβές και οι ημερήσιες αποζημιώσεις του προσωπικού της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας και της ομάδας διοικητικής υποστήριξης. Εκτός από αυτές τις δαπάνες προσωπικού, οι σημαντικότερες συνιστώσες των δαπανών διοικητικής υποστήριξης ήταν η μίσθωση οχημάτων και οι τρέχουσες δαπάνες καθώς και τα έξοδα επικοινωνίας.

Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

15. Το Ελεγκτικό Συνέδριο, δυνάμει της Συνθήκης (9) και ανταποκρινόμενο στην πρόσκληση που του απηύθυνε το Συμβούλιο και η οποία περιέχεται στο άρθρο 3 της απόφασης 95/403/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου, προέβη σε έλεγχο τόσο των λογαριασμών της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας, όσο και της δημοσιονομικής διαχείρισης της επιχείρησης εκ μέρους της Επιτροπής. Στο πλαίσιο αυτού του ελέγχου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη στη μονάδα το Δεκέμβριο του 1995, προκειμένου να εξεταστούν οι εφαρμοζόμενες δημοσιονομικές και διαχειριστικές διαδικασίες.

16. Το Συνέδριο εξέτασε κατά πόσο η διαχείριση των δαπανών ανταποκρινόταν στους κοινοτικούς δημοσιονομικούς κανόνες καθώς και εάν οι λογαριασμοί της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας είχαν καταρτισθεί ορθά και κανονικά.

17. Οι λογαριασμοί της μονάδας αφορούν μόνο τις δαπάνες που καταλογίστηκαν στο γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δεν περιλαμβάνουν τις δαπάνες που ανέλαβαν τα κράτη μέλη για την αποστολή των παρατηρητών (βλέπε σημείο 12). Οι δαπάνες αυτές (οι οποίες προβλέπονταν με διμερείς συμφωνίες των κρατών μελών) δεν εξετάστηκαν από το Συνέδριο.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

18. Μόλις εγκρίθηκε η κοινή δράση, οι αρμόδιες για τον προϋπολογισμό αρχές έθεσαν ορισμένους όρους για τη χρηματοδότησή της, οι οποίοι συνδέονταν με τις αποφάσεις για τις εκλογές:

α) η απόφαση 95/205/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου όριζε ότι η συνδρομή και οι πρακτικές ρυθμίσεις της θα αποτελούσαν αντικείμενο μεταγενέστερης ξεχωριστής απόφασης του Συμβουλίου, αφού θα επιτυγχανόταν η συμφωνία για τις εκλογές μεταξύ του Ισραήλ και της ΟΑΠ 7

β) η Επιτροπή Προϋπολογισμών του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ενέκρινε (10) τη μεταφορά πιστώσεων από το κονδύλιο Β 0-4 0 4 1 (11) στο κονδύλιο Β 8-1 0 3 υπό τον όρο της προηγούμενης επίτευξης συμφωνίας σχετικά με την πραγματική ημερομηνία των εκλογών πριν από τη μεταφορά των κεφαλαίων. Η ημερομηνία αυτή αποτελούσε έναν από τους σημαντικότερους αστάθμητους παράγοντες της ειρηνευτικής διαδικασίας και δεν αποκαλύφθηκε παρά μόνο λιγότερο από έξι εβδομάδες προ των εκλογών. Από την άποψη αυτή, δεν τηρήθηκαν οι όροι της Επιτροπής Προϋπολογισμών και η μεταφορά των κεφαλαίων καταχωρήθηκε στους λογαριασμούς στις 28 Ιουλίου 1995.

19. Λαμβάνοντας υπόψη την αβεβαιότητα ως προς το χρόνο διεξαγωγής των εκλογών, η επιβολή όρων όσον αφορά τη χρηματοδότηση ήταν δικαιολογημένη 7 ωστόσο, οι όροι που επιβλήθηκαν τελικά είχαν ως συνέπεια τα 10,0 εκατ. ECU που θα διατίθεντο για την επιχείρηση να μην είναι διαθέσιμα για τις προπαρασκευαστικές εργασίες. Πράγματι, το ίδιο το Συμβούλιο εξέφρασε την ανησυχία του για τις καθυστερήσεις στη σύναψη της Ενδιάμεσης Συμφωνίας, οι οποίες παρακώλυαν την έγκριση της απόφασής του σχετικά με τις πρακτικές ρυθμίσεις, που τελούσε υπό συζήτηση από τον Απρίλιο του 1995, με αρνητικές συνέπειες επί των προπαρασκευαστικών εργασιών της ΕΕ για την αποστολή παρακολούθησης. Τελικά, στις 25 Σεπτεμβρίου 1995, το Συμβούλιο αποφάσισε να ενεργήσει πριν από την επίτευξη της Ενδιάμεσης Συμφωνίας, εγκρίνοντας την απόφαση 95/403/ΚΕΠΠΑ σχετικά με τις πρακτικές ρυθμίσεις. Δεδομένου όμως ότι αυτό συνέβη μόλις 3 ημέρες πριν από την υπογραφή της συμφωνίας στην Ουάσινγκτον στις 28 Σεπτεμβρίου 1995, η εν λόγω απόφαση δεν συνέβαλε στην επιτάχυνση των προπαρασκευαστικών εργασιών.

20. Η Επιτροπή θεώρησε ότι οι όροι που είχαν τεθεί από το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο σχετικά με τη χρησιμοποίηση των πιστώσεων σήμαιναν ότι δεν μπορούσε να διαθέσει ούτε τμήμα των 10,0 εκατ. ECU μέχρις ότου υπογραφεί η Ενδιάμεση Συμφωνία. Αυτό επηρέασε αρνητικά τις σχετικές προετοιμασίες της Επιτροπής καθώς και την οικονομική διαχείριση του προγράμματος (βλέπε σημεία 26-27).

21. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτών των αρνητικών συνεπειών αποτελεί το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν ήταν σε θέση να καλύψει τις δαπάνες που συνδέονταν με την άσκηση των καθηκόντων του επικεφαλής της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας από το διορισμό του από το Συμβούλιο, τον Ιούλιο του 1995, έως την υπογραφή της σύμβασης παροχής υπηρεσιών, το Σεπτέμβριο του 1995. Οι σχετικές δαπάνες, που ανέρχονταν σε 14 386 ECU, προχρηματοδοτήθηκαν απευθείας από τη σουηδική κυβέρνηση και αποδόθηκαν τελικά από τα κεφάλαια του σχεδίου το Μάιο του 1996. Με την ευκαιρία αυτή, υπενθυμίζεται ότι παρόμοια προβλήματα ανέκυψαν επίσης στο πλαίσιο της κοινής δράσης για τη διαχείριση του Μόσταρ από την ΕΕ (12).

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Προετοιμασία της διοικητικής υποστήριξης

22. Οι πρώτες ενέργειες στις οποίες προέβη η Επιτροπή όσον αφορά το πρόγραμμα παρακολούθησης χρονολογούνται από το Δεκέμβριο του 1994, με την έναρξη της υλοποίησης του σχεδίου 94/312 «Προετοιμασία της παρακολούθησης των εκλογών από την ΕΕ στο πλαίσιο της ειρηνευτικής διαδικασίας στη Μέση Ανατολή» [βλέπε σημείο 26 στοιχείο α)]. Ένας από τους στόχους του σχεδίου ήταν η εκτέλεση των αρχικών προπαρασκευαστικών εργασιών για τη διοικητική υποστήριξη μιας ενδεχόμενης ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας: εκτίμηση των εξόδων, διερεύνηση της δυνατότητας εξεύρεσης προμηθευτών, εξοπλισμού και υλικών επιτόπου, κ.λπ.

23. Ωστόσο, στην προκειμένη περίπτωση, το εν λόγω σχέδιο δεν επέτρεψε στην Επιτροπή να καθορίσει γρήγορα και με επαρκείς λεπτομέρειες τις ανάγκες της διοικητικής υποστήριξης του προγράμματος παρακολούθησης. Αυτό επηρέασε αρνητικά τη διαδικασία που εφαρμόστηκε για την ανάθεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών.

Διαδικασία που εφαρμόστηκε για την ανάθεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης

24. Η ανάθεση της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης στην ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα έγινε αντικανονικά. Η διαδικασία που εφαρμόστηκε δεν ήταν σύμφωνη με τις βασικές επιταγές του δημοσιονομικού κανονισμού (Τίτλος IV) (13) και των λεπτομερών κανόνων για την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων αυτού (Τίτλος XV) (14), ούτε λάμβανε υπόψη τις συνήθεις διαδικασίες που εγγυώνται την αντικειμενικότητα και διαφάνεια της ανάθεσης της σύμβασης.

25. Μολονότι, όπως προκύπτει από τα σημεία 39 και 42, ο μειοδοτήσας οργανισμός εκπλήρωσε σωστά τις υποχρεώσεις του, οι συγκεκριμένες συνθήκες δεν εγγυώνται ότι υπήρξε δίκαιος και ελεύθερος ανταγωνισμός, ούτε ότι η Κοινότητα εξασφάλισε την καλύτερη δυνατή προσφορά από τεχνική και οικονομική άποψη.

Οικονομική και δημοσιονομική διαχείριση

26. Σύμφωνα με τις αποφάσεις του Συμβουλίου της 19ης Απριλίου 1994 και της 1ης Ιουνίου 1995, όλες οι δαπάνες που αφορούσαν την παρακολούθηση των παλαιστινιακών εκλογών θα έπρεπε να είχαν χρηματοδοτηθεί από το τμήμα του προϋπολογισμού που προοριζόταν για την ΚΕΠΠΑ (υποδιαίρεση Β 8). Ωστόσο, ορισμένα τμήματα του προγράμματος παρακολούθησης καταλογίστηκαν σε διαφορετικά κονδύλια του προϋπολογισμού:

α) το Δεκέμβριο του 1994, το σχέδιο 94/312 (βλέπε σημείο 22) «Προετοιμασία της παρακολούθησης των εκλογών από την ΕΕ στο πλαίσιο της ειρηνευτικής διαδικασίας στη Μέση Ανατολή» (190 000 ECU) εγκρίθηκε και χρηματοδοτήθηκε από το κονδύλιο Β 7-5 2, Ευρωπαϊκή πρωτοβουλία για τη δημοκρατία και την προάσπιση των ανθρωπίνων δικαιωμάτων 7

β) η σύμβαση υπηρεσιών που αφορούσε το σχέδιο ΟΤ/93Ε/02 «Παλαιστιανιακές εκλογές. Σεμινάριο της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας στη Μαδρίτη» (73 000 ECU) υπογράφηκε στις 28 Σεπτεμβρίου 1995, ημέρα υπογραφής και της σύμβασης για την παροχή διοικητικής υποστήριξης προς την ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα. Μολονότι το σεμινάριο αποτελούσε αναπόσπαστο μέρος της συγκρότησης της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας, κατά το χρόνο της προετοιμασίας του η Επιτροπή δεν ήταν βέβαιη πότε θα μπορούσαν να διατεθούν τα σχετικά ποσά από τα 10 εκατ. ECU. Για το λόγο αυτό, το σεμινάριο χρηματοδοτήθηκε ξεχωριστά από το κονδύλιο Β 7-7 1 1, Κοινοτικές δράσεις όσον αφορά τη συμφωνία ειρήνης που συνάφθηκε μεταξύ του Ισραήλ και της ΟΑΠ.

27. Από τα παραπάνω προκύπτουν ανάγλυφα οι πολύπλοκες και αδιαφανείς δημοσιονομικές ρυθμίσεις που εφαρμόστηκαν για τη χρηματοδότηση των προγραμμάτων στη Μέση Ανατολή. Η κατάσταση αυτή αποτελεί άμεση συνέπεια των όρων που επέβαλαν το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο σχετικά με τη χρησιμοποίηση των κεφαλαίων της ΚΕΠΠΑ (15), γεγονός που σήμαινε ότι, στο κονδύλιο της ΚΕΠΠΑ (Β 8-1 0 3), δεν υπήρχαν διαθέσιμα κεφάλαια όταν αυτά ήταν απαραίτητα για την υλοποίηση των σχετικών επιχειρήσεων.

28. Τα ποσά που προκαταβλήθηκαν στον ανάδοχο ως αμοιβή και δαπάνες του σχεδίου (6,2 εκατ. ECU) καταχωρήθηκαν στο λογιστικό σύστημα της Επιτροπής ως οριστική δαπάνη και όχι ως δαπάνη του τύπου «προκαταβολή/πληρωμή έναντι λογαριασμού». Κατά συνέπεια, το σύνολο των προκαταβολών/πληρωμών έναντι λογαριασμού που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους και παρέμεναν προς εκκαθάριση στο τέλος του παρουσιάζεται λανθασμένα στους κοινοτικούς λογαριασμούς. Επιπλέον, και αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία, η έλλειψη επακριβών πληροφοριακών στοιχείων σχετικά με τη διαχείριση ενδέχεται να έχει ως συνέπεια ανεπάρκειες στον έλεγχο και την εκκαθάριση αυτών των προκαταβολών/πληρωμών έναντι λογαριασμού. Το Συνέδριο έχει διατυπώσει παρόμοιες παρατηρήσεις επανειλημμένα στο παρελθόν και τελευταία φορά στην ειδική έκθεση προς υποστήριξη της δήλωσης αξιοπιστίας για το οικονομικό έτος 1994 (16).

29. Το σύστημα καταβολής των αμοιβών στον ανάδοχο, το οποίο συνίστατο σε μια προκαταβολή και σε περαιτέρω τμηματικές πληρωμές, ήταν άσκοπα πολύπλοκο και ακατάλληλο για τέτοιου είδους βραχυπρόθεσμη επιχείρηση. Στην προκειμένη περίπτωση, δεν εφαρμόστηκε στην πράξη: μετά την πρώτη προκαταβολή, ο ανάδοχος δεν ζήτησε τις επόμενες πληρωμές, αλλά καταλόγισε την αμοιβή του κατευθείαν στα έξοδα του σχεδίου.

30. Η Επιτροπή δεν ζήτησε από τον ανάδοχο να παράσχει εγγύηση για την εκτέλεση της σύμβασης. Αυτό αντιβαίνει στο άρθρο 64 στοιχείο α) του δημοσιονομικού κανονισμού καθώς και στο άρθρο 108 των λεπτομερών κανόνων για την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων αυτού, βάσει των οποίων το όριο για την υποχρεωτική παροχή εγγύησης είναι 300 000 ECU. Δεν προβλέπονται εξαιρέσεις από τον κανόνα αυτό. Η παροχή παρόμοιας εγγύησης ήταν αναγκαία προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι τα κοινοτικά κεφάλαια δεν θα εκτίθεντο σε κανενός είδους κίνδυνο.

31. Ο δημοσιονομικός ελεγκτής της Επιτροπής δεν αντέδρασε στις εν λόγω ανεπάρκειες της οικονομικής διαχείρισης. Σημειώνεται ωστόσο ότι ο σχετικός φάκελος διαβιβάστηκε στην υπηρεσία του από το διατάκτη με την ένδειξη του επείγοντος. Κατά συνέπεια, ο δημοσιονομικός ελεγκτής είχε ελάχιστο χρόνο στη διάθεσή του για να επαληθεύσει τις λεπτομέρειες της πράξης: η εξέταση της πρότασης ανάληψης υποχρέωσης και η εντολή πληρωμής για την πρώτη προκαταβολή, η οποία περιλάμβανε έλεγχο της σύμβασης παροχής υπηρεσιών και του τιμολογίου, περατώθηκε σε μία ημέρα.

Παρακολούθηση της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης

32. Η Επιτροπή δεν απέδωσε την απαιτούμενη προσοχή στη παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης: δεν έδωσε ικανοποιητικές απαντήσεις στα ερωτήματα του αναδόχου, ούτε υπάρχουν στοιχεία από τα οποία να προκύπτει ότι οι εκθέσεις για την πρόοδο των εργασιών υποβλήθηκαν σε σχετική ανάλυση. Επιπλέον, δεν εφαρμόστηκαν σωστά οι ρήτρες της σύμβασης οι οποίες, για ορισμένες τροποποιήσεις, προέβλεπαν την προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής (17). Κατά συνέπεια:

α) από τις πέντε αιτήσεις για αλλαγές στο προσωπικό της ομάδας διοικητικής υποστήριξης που υπέβαλε ο ανάδοχος, μόνο οι τρεις εγκρίθηκαν γραπτώς, όπως όριζε το άρθρο 15 της σύμβασης 7

β) από κανένα στοιχείο δεν προκύπτει ότι οι τροποποιήσεις στα κονδύλια του προϋπολογισμού για την ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα, οι οποίες υπερέβαιναν τις 150 000 ECU, εξετάστηκαν και εγκρίθηκαν επίσημα από την Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 6 της σύμβασης. Ο ανάδοχος εισηγήθηκε τις τροποποιήσεις αυτές στις εκθέσεις που υπέβαλε, η Επιτροπή ωστόσο δεν έδωσε καμία σχετική απάντηση. Για παράδειγμα, στην προκαταρκτική έκθεση του Νοεμβρίου του 1995, ο προϋπολογισμός της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας είχε τροποποιηθεί σημαντικά: το συνολικό κόστος του σχεδίου είχε μειωθεί κατά 2,8 εκατ. ECU και επτά κονδύλια του προϋπολογισμού είχαν αντικατασταθεί από ποσά που υπερέβαιναν το ανώτατο όριο που επέβαλε η σύμβαση. Επιπλέον, στη δεύτερη έκθεση για την πορεία των εργασιών που υποβλήθηκε το Φεβρουάριο του 1996, το κονδύλιο για τις επικοινωνίες μειώθηκε κατά 416 130 ECU. Δεν υπάρχουν στοιχεία από τα οποία να συνάγεται ότι οι παραπάνω τροποποιήσεις εγκρίθηκαν επίσημα από την Επιτροπή.

33. Τον Ιανουάριο του 1996, το Συνέδριο, μετά από επιτόπιο έλεγχο των λογιστικών μεθόδων της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας, επέστησε την προσοχή της Επιτροπής στην ανεπάρκεια των διατάξεων της σύμβασης παροχής υπηρεσιών όσον αφορά τις νομισματικές ισοτιμίες και τα δικαιολογητικά έγγραφα για τα έξοδα των αεροπορικών ταξιδιών. Και στις δύο περιπτώσεις, οι διατάξεις της σύμβασης αποδείχθηκαν αναποτελεσματικές και ακατάλληλες. Η Επιτροπή, ωστόσο, προέβη απλώς σε μερική τροποποίηση των διατάξεων που αφορούσαν τις νομισματικές ισοτιμίες, ενώ καμία αλλαγή δεν έγινε στις αντίστοιχες διατάξεις σχετικά με τα δικαιολογητικά έγγραφα για τα έξοδα των αεροπορικών ταξιδιών. Κατά συνέπεια, μολονότι οι διαδικασίες που ακολούθησε ο ανάδοχος ήταν εύλογες, δεν τηρήθηκαν οι τυπικές διατάξεις της σύμβασης.

Οργάνωση των εσωτερικών υπηρεσιών

34. Οι ανεπάρκειες στη διαχείριση της επιχείρησης από την Επιτροπή ήταν βέβαια εν μέρει αποτέλεσμα της κατάστασης που εκτίθεται στα σημεία 18-20, οφείλονται ωστόσο σε μεγάλο βαθμό στην ελλιπή οργάνωση και στην ακαταλληλότητα του προσωπικού που είχε διοριστεί για το σκοπό αυτό.

35. Η task force για τις παλαιστινιακές εκλογές δεν είχε συγκροτηθεί κατά το δέοντα τρόπο: η σύνθεσή της, τα καθήκοντά της, η βασική της οργάνωση και η υποχρέωση κατάρτισης και υποβολής αναφορών δεν καθορίζονταν με σαφήνεια (18) 7 διαλύθηκε de facto πριν από την ολοκλήρωση του σχεδίου.

36. Στο πλαίσιο της task force, εξαιρετικά σημαντικά καθήκοντα εκπληρώθηκαν από εξωτερικό εμπειρογνώμονα ο οποίος είχε αναλάβει, βάσει σύμβασης παροχής υπηρεσιών, την παροχή τεχνικής βοήθειας στον αρμόδιο του γραφείου για τα Κατεχόμενα Εδάφη. Ο εν λόγω εμπειρογνώμονας διαδραμάτισε βασικό ρόλο στην εφαρμογή του προγράμματος και συμμετείχε στην ανάθεση, σύναψη και παρακολούθηση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης. Υπέγραφε επίσης, για λογαριασμό της Επιτροπής, άδειες για ειδικές δράσεις προβλεπόμενες στη σύμβαση υπηρεσιών. Κατ' αυτό τον τρόπο, ασκούσε καθήκοντα τα οποία θα έπρεπε να είχαν παραμείνει στην αρμοδιότητα του προσωπικού της Επιτροπής που εμπίπτει στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.

37. Εκτός από τα προβλήματα που συνδέονται με το βαθμό των αρμοδιοτήτων που μπορούν να ασκηθούν κανονικά από συμβασιούχο προσωπικό, το Συνέδριο έχει ήδη τονίσει σε άλλες εκθέσεις του (19) ότι η εκτεταμένη πρόσληψη εξωτερικών εμπειρογνωμόνων στις υπηρεσίες της Επιτροπής παρουσιάζει μια σειρά μειονεκτημάτων, όπως είναι κυρίως η απώλεια της συνέχειας και οι ελλιπείς γνώσεις των κοινοτικών κανόνων και διαδικασιών. Οι παρατυπίες και οι ανεπάρκειες των διαδικασιών που επισήμανε το Συνέδριο στην προκειμένη περίπτωση αποτελούν εικόνα αυτής της κατάστασης.

38. Επιπλέον, πρόσωπο που είχε λάβει μέρος προηγουμένως (ως εξωτερικός σύμβουλος) στο σχέδιο «Προετοιμασία της επιχείρησης παρακολούθησης των εκλογών από την ΕΕ στο πλαίσιο της ειρηνευτικής διαδικασίας στη Μέση Ανατολή» (βλέπε σημείο 22) συμμετείχε για δύο μήνες, χωρίς σύμβαση, στις εργασίες που πραγματοποίησε η task force της Επιτροπής. Το ίδιο πρόσωπο συμμετείχε και στη διοργάνωση του σεμιναρίου της Μαδρίτης [βλέπε σημείο 26 στοιχείο β)] και πάλι χωρίς σύμβαση.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΗΞΗΣ

39. Η απόφαση της Επιτροπής να αναθέσει την παροχή διοικητικής υποστήριξης προς την ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα σε εξωτερικό οργανισμό κατέστησε δυνατή την αποτελεσματική συγκρότηση μιας ομάδας εμπειρογνωμόνων. Ο ανάδοχος εξασφάλισε τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση του προγράμματος και παρείχε τις απαιτούμενες υπηρεσίες κατά τρόπο αποτελεσματικό.

40. Υπάρχουν ωστόσο ορισμένα συμπεράσματα τα οποία πρέπει να λαμβάνονται υπόψη σε μελλοντικές επιχειρήσεις. Παραθέτοντάς τα το Συνέδριο επικροτεί την άποψη του αναπληρωτή επικεφαλής της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας και της διαχείρισης της ομάδας λογιστικής υποστήριξης (20):

α) η διάρθρωση της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας και η περιγραφή των καθηκόντων των συμβούλων (21) δεν έλαβε υπόψη το γεγονός ότι η διοικητική υποστήριξη θα παρεχόταν από ανάδοχο. Η υπηρεσία της τεχνικής υποστήριξης περιλάμβανε ένα σύμβουλο διαχείρισης και οικονομικών (υπεύθυνο για τη διαχείριση του προϋπολογισμού, τις προμήθειες, τις συμβάσεις και τη λογιστική) και ένα σύμβουλο διοικητικής μέριμνας και επικοινωνίας (υπεύθυνο για την αποστολή των παρατηρητών καθώς και για την προμήθεια του υλικού επικοινωνιών και των εφοδίων των παρατηρητών). Τα περισσότερα καθήκοντά τους επικαλύπτονταν από τις εργασίες της ομάδας διοικητικής υποστήριξης 7 κατά συνέπεια, ο ρόλος αυτών των συμβούλων - ιδίως του συμβούλου διαχείρισης και οικονομικών - ήταν περιορισμένος και ασαφής 7

β) οι τοπικοί συντονιστές ανέλαβαν σημαντικό ρόλο στον τομέα των οικονομικών και της διοίκησης (διαχείριση του ταμείου μικροεξόδων, των λογαριασμών για βενζίνη, τον έλεγχο των απουσιών, τον καθορισμό των ημερήσιων αποζημιώσεων και των μισθών, κ.λπ.). Για την αποτελεσματικότερη εκτέλεση των προαναφερθέντων καθηκόντων τους, οι συντονιστές θα έπρεπε να λαμβάνουν τις κατάλληλες οδηγίες εκ των προτέρων και να συνδέονται άμεσα με την ομάδα διοικητικής υποστήριξης.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

41. Το Συνέδριο εκτιμά ότι οι λογαριασμοί και οι δημοσιονομικές καταστάσεις της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας (που επισυνάπτονται στα παραρτήματα 2 και 3) είναι ορθοί και κανονικοί και έχουν καταρτισθεί σύμφωνα τόσο με τις λογιστικές αρχές που ορίζει η σύμβαση για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης όσο και με τη γενικά αποδεκτή λογιστική πρακτική, παρέχοντας κατ' αυτό τον τρόπο μια πιστή και ορθή εικόνα των δημοσιονομικών αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων της μονάδας.

42. Η διοικητική υποστήριξη που παρασχέθηκε στην ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα ήταν ικανοποιητική και συνέβαλε στην επίτευξη των στόχων της κοινής δράσης στο πλαίσιο της ΚΕΠΠΑ.

43. Μολονότι το συνολικό αποτέλεσμα της επιχείρησης ήταν θετικό, υπήρξαν σοβαρές παρατυπίες στη διαδικασία που εφάρμοσε η Επιτροπή για την ανάθεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης. Οι χρονικοί περιορισμοί ή άλλου είδους πιέσεις δεν δικαιολογούν τη μη συμμόρφωση με τις αρχές και τις διαδικασίες που ορίζει ο δημοσιονομικός κανονισμός για τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση. Οι διαδικασίες πρέπει πάντοτε να τεκμηριώνονται εγγράφως και, εάν παρεκκλίνουν από τη συνήθη πρακτική, πρέπει να αιτιολογούνται πλήρως εκ των προτέρων και να εγκρίνονται στο επιβαλλόμενο επίπεδο.

44. Για την κάλυψη των αδυναμιών που διαπιστώθηκαν όσον αφορά τη διαχείριση του προγράμματος, η Επιτροπή πρέπει:

α) να προσαρμόζει τις συμβάσεις της στην ιδιαίτερη κατάσταση κάθε επιχείρησης. Πρέπει να αποφεύγει να εφαρμόζει τυποποιημένους κανόνες όταν αυτοί είναι ακατάλληλοι ή άσκοποι. Αυτό αφορά ειδικά τα δικαιολογητικά έγγραφα, τους κανόνες νομισματικής μετατροπής και τις μεθόδους πληρωμής 7

β) να εξασφαλίζει ότι το αρμόδιο προσωπικό διαθέτει πείρα και ανάλογη κατάρτιση στον τομέα των δημοσιονομικών και διοικητικών διαδικασιών 7

γ) να μην προσλαμβάνει εξωτερικούς εμπειρογνώμονες σε διοικητικές θέσεις, στο πλαίσιο των οποίων καλούνται να ασκήσουν καθήκοντα που πρέπει να παραμένουν στην αρμοδιότητα των υπαλλήλων που εμπίπτουν στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.

45. Όταν αρχίζει να προωθείται μια κοινή δράση, οι αρμόδιες για τον προϋπολογισμό αρχές πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι σχετικές αποφάσεις λαμβάνουν υπόψη την ανάγκη έγκαιρης ύπαρξης επαρκών οικονομικών πόρων οι οποίοι να καθιστούν δυνατή την αποτελεσματική εφαρμογή της δράσης αυτής. Στα παραπάνω πρέπει να περιλαμβάνονται οι προπαρασκευαστικές εργασίες που απαιτούνται προτού ληφθεί η απόφαση για την κοινή δράση καθώς και οι επακόλουθες προετοιμασίες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση της καθεαυτής δράσης.

46. Οι διαρθρώσεις για την εφαρμογή κοινών δράσεων πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ποιος θα παρέχει τη διοικητική υποστήριξη καθώς και τον τρόπο παροχής της. Επίσης, πρέπει να καδορίζονται με σαφήνεια ορόλος και οι αρμοδώτητες της ομάδας παροχής διοικητικής υποστήριξης στο πλαίσιο της μωνάδας που είναι επιφορτισμένη με πης υλοποίηση της δράσης.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 5ης Δεκεμβρίου 1996.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

(1) ΕΕ αριθ. L 119 της 7. 5. 1994.

(2) ΕΕ αριθ. L 130 της 14. 6. 1995.

(3) ΕΕ αριθ. L 238 της 6. 10. 1995.

(4) «Ενδιάμεση συμφωνία», Ουάσινγκτον 28 Σεπτεμβρίου 1995 7 άρθρο V παράρτημα ΙΙ.

(5) Η επιτροπή που προβλέπεται στο άρθρο 6 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1762/92 του Συμβουλίου, της 29ης Ιουνίου 1992 (ΕΕ αριθ. L 181 της 1. 7. 1992).

(6) Ο AEC είναι μη κερδοσκοπική οργάνωση (asbl) του βελγικού δικαίου, η οποία δημιουργήθηκε από την Επιτροπή με σκοπό την παροχή υπηρεσιών στην τελευταία, και κυρίως την πρόσληψη εμπειρογνωμόνων και ειδικών σε θέματα τεχνικής βοήθειας για τα προγράμματα της Επιτροπής.

(7) Άλλες κοινές δράσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης που απορρέουν από την ΚΕΠΠΑ.

(8) Άρθρο 3 της απόφασης 95/403/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου.

(9) Άρθρο 188 Γ της Συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

(10) Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, Επιτροπή Προϋπολογισμών 7 συνεδρίαση της 18ης Ιουλίου 1995. PE/III/PV/95-14. Βλέπε επίσης επιστολή του Προέδρου του Κοινοβουλίου της 8ης Σεπτεμβρίου 1995 προς τον Πρόεδρο της Επιτροπής (ένδειξη 027075).

(11) Β 0-4 0 Προσωρινές πιστώσεις 7 άρθρο 41 «Άλλες κοινές δράσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης που απορρέουν από την ΚΕΠΠΑ».

(12) Βλέπε σημείο 41 της ειδικής έκθεσης του Ελεγκτικού Συνεδρίου αριθ. 2/96 σχετικά με τη διοίκηση του Μόσταρ από την ΕΕ (EUAM) και τους λογαριασμούς του Διοικητή (ΕΕ αριθ. C 287 της 30. 9. 1996).

(13) Δημοσιονομικός κανονισμός της 21ης Δεκεμβρίου 1977 που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 7 προσωρινό ενοποιημένο κείμενο 7 Ευρωπαϊκή Επιτροπή 7 INF 160/95.

(14) Κανονισμός (Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΚ) αριθ. 3418/93 της Επιτροπής, της 9ης Δεκεμβρίου 1993, περί λεπτομερών κανόνων για την εφαρμογή ορισμένων διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού της 21ης Δεκεμβρίου 1977 (ΕΕ αριθ. L 315 της 16. 12. 1993).

(15) Το σημείο αυτό αναλύεται περαιτέρω στην ετήσια έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 1995 (ΕΕ αριθ. C 340 της 12. 11. 1996, σημεία 11.15-11.18).

(16) Ειδική έκθεση για στήριξη της δήλωσης αξιοπιστίας σχετικά με τις δραστηριότητες που εμπίπτουν στο πλαίσιο του γενικού προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 1994 (ΕΕ αριθ. C 352 της 30. 12. 1995, σημεία 3.5-3.14).

(17) Το άρθρο 18 της σύμβασης παροχής υπηρεσιών απαγορεύει κάθε προφορική συνεννόηση.

(18) Το μόνο έγγραφο που αφορά τη συγκρότηση της task force ήταν ένα σχέδιο πρότασης για ένα πρόγραμμα που δεν εγκρίθηκε ποτέ. Μολονότι το πρόγραμμα ματαιώθηκε, η πρόταση που αφορούσε την task force δεν αναδιατυπώθηκε.

(19) Σημείο 15.60 της ετήσιας έκθεσης για το οικονομικό έτος 1991 (ΕΕ αριθ. C 330 της 15. 12. 1992) καθώς και σημείο 10.70 της ετήσιας έκθεσης για το οικονομικό έτος 1994 (ΕΕ αριθ. C 303 της 14. 11. 1995).

(20) Παραπομπή: τελική έκθεση του αναδόχου και επιστολή του αναπληρωτή επικεφαλής της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας (13 Μαρτίου 1996).

(21) Επιτροπή MED 7 έγγραφο συνεδρίασης αριθ. 120/95 της 14. 6. 1995.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

Οργανόγραμμα ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΚΛΟΓΙΚΗ ΜΟΝΑΔΑ Επικεφαλής της εκλογικής μονάδας Αναπληρωτής

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1-14. Η Επιτροπή αποδέχεται γενικά τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου. Ωστόσο, η Επιτροπή θέλει να τονίσει τη σημασία των περιορισμών που αναφέρονται στην έκθεση του Συνεδρίου, ειδικότερα την παράλειψη της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής να επιτρέψει τη διάθεση επαρκών χρηματοδοτικών πόρων για την αποτελεσματική εφαρμογή.

Η απόφαση του Συμβουλίου που διέπει αυτή τη δράση, περιελάμβανε επίσημους όρους που προκαλούσαν σοβαρές δυσκολίες για την πραγματική και έγκαιρη προετοιμασία αυτής της περίπλοκης δράσης, ειδικότερα λόγω του γεγονότος ότι η καθυστερημένη προκήρυξη της τελικής ημερομηνίας των εκλογών ανάγκασε τη διεξαγωγή της δράσης μέσα σε ιδιαίτερα περιορισμένο χρονικό διάστημα. Αυτοί οι χρονικοί περιορισμοί απαίτησαν τη λήψη γρήγορων αποφάσεων σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής της δράσης, καθώς και με την επιλογή του οργανισμού που θα παρείχε τη διοικητική υποστήριξη. Οι παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου πρέπει να ληφθούν υπόψη με βάση αυτά τα δεδομένα.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΤΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

18. β) Πράγματι, η μεταφορά των 10 εκατ. ECU από το αποθεματικό προς το άρθρο Β 8-1 0 3 πραγματοποιήθηκε στις 28 Ιουλίου 1996, παρά τον όρο που έθεσε ο Πρόεδρος του Κοινοβουλίου. Ωστόσο, η Επιτροπή αναγκάστηκε να επιλέξει μεταξύ του να ακολουθήσει αυτές τις εντολές και να θέσει σε κίνδυνο την εκτέλεση του σχεδίου και την καλή διεξαγωγή της ενέργειας, ή του να εφαρμόσει την καλή διαχείριση των πόρων και να προετοιμάσει αποτελεσματικά το σχέδιο πραγματοποιώντας τη μεταφορά μόλις αυτό εγκριθεί, ώστε να κάνει διαθέσιμη την κοινοτική συνεισφορά το ταχύτερο δυνατό φροντίζοντας να ρυθμίσει καλύτερα ένα τόσο λεπτό θέμα. Τα θετικά συμπεράσματα του Συνεδρίου, σχετικά με την καλή εκτέλεση του σχεδίου, δείχνουν ότι η απόφαση της Επιτροπής ήταν δικαιολογημένη.

21. Η Επιτροπή αποδέχεται ότι δεν ήταν ιδανική η διαδικασία που ακολούθησε η σουηδική κυβέρνηση προκαταβάλλοντας την πληρωμή στον επικεφαλής της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας, μια προκαταβολή που έπρεπε ενδεχομένως να επιστραφεί από τους πόρους του σχεδίου. Αυτό ήταν η ατυχής συνέπεια του όρου που τέθηκε με την απόφαση 95/205/ΚΕΠΠΑ του Συμβουλίου. ήταν υποχρεωτικό να οριστεί ο επικεφαλής της ευρωπαϊκής εκλογικής μονάδας πριν από οποιαδήποτε συμφωνία για τις εκλογές ώστε να επιτραπεί η καλή προετοιμασία τους.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΚ ΜΕΡΟΥΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Προετοιμασία της διοικητικής υποστήριξης

22-23. Παρόλο που το Συνέδριο ορθά αναφέρει ότι η έρευνα δεν μπορούσε να αποτελέσει τη βάση για την κατάρτιση της συγγραφής υποχρεώσεων για τη δράση διοικητικής υποστήριξης, η έρευνα που διεξήχθηκε για το σχέδιο συνέβαλε στα καλά συνολικά αποτελέσματα της δράσης (βλέπε σημείο 43).

Διαδικασία που εφαρμόστηκε για την ανάθεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης

24-25. Η Επιτροπή αποδέχεται πλήρως το ότι δεν ακολούθησε ικανοποιητικές διαδικασίες.

Οικονομική και δημοσιονομική διαχείριση

26. Το μέγεθος και η σημασία της αποστολής της Επιτροπής για την παρακολούθηση των εκλογών έδειξαν ότι οι προκαταρκτικές ερευνητικές εργασίες ήταν κρίσιμες για την επιτυχία της αποστολής. Οι όροι που έθεσαν το Συμβούλιο και το Κοινοβούλιο σχετικά με τη χρήση των πιστώσεων, σήμαιναν ότι τα 10 εκατ. ECU (στο κονδύλιο ΚΕΠΠΑ Β 8-1 0 3) για τις εκλογές δεν μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν πριν από την υπογραφή της ενδιάμεσης συμφωνίας. Ήταν επομένως αναγκαίο να χρηματοδοτηθούν τα αρχικά στάδια του εκλογικού προγράμματος, πριν από την υπογραφή της ενδιάμεσης συμφωνίας, από άλλα κονδύλια του προϋπολογισμού.

28. Η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη αυτά τα γεγονότα. Οι εντολές που δόθηκαν στους διατάκτες και που ήταν αναγκαίες για να δοθεί τέλος στο μέλλον σε παρόμοια κατάσταση, θα επαναληφθούν εκ νέου.

30-31. Η Επιτροπή δεν ζήτησε από τον ανάδοχο να παράσχει εγγύηση υπό μορφή τραπεζικής εγγύησης επειδή θεώρησε ότι, εφόσον η Crown Agents ανήκει εξ ολοκλήρου στη βρετανική κυβέρνηση, δεν υπήρχε ανάγκη παροχής τέτοιας εγγύησης. Ωστόσο, η Επιτροπή αποδέχεται ότι αυτό αποτελούσε καταστρατήγηση του κανονισμού.

Παρακολούθηση της σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών διοικητικής υποστήριξης

32. Είναι αλήθεια ότι η έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού στην Επιτροπή απήτησε υψηλότερο επίπεδο λειτουργικής ανάλυσης από ό,τι ήταν δυνατό εντός των χρονικών περιορισμών της δράσης. Κάτω από εξαιρετικά δυσμενείς συνθήκες λειτουργίας, η Επιτροπή κατέβαλε κάθε δυνατή προσπάθεια για να ελέγξει τις δραστηριότητες της Crown Agents, να απαντήσει στις ερωτήσεις της και να κοινοποιήσει τα αποτελέσματα της δράσης, παρόλο που η πίεση χρόνου δεν επέτρεψε συχνά στην Επιτροπή να εφαρμόσει μακρόχρονες διαδικασίες για να εξασφαλίσει τις αναγκαίες εγκρίσεις των συμπληρωματικών διατάξεων που καλύπτουν τις δημοσιονομικές αλλαγές.

33. Η Επιτροπή αποφάσισε, επειδή η Crown Agents ως ανάδοχος παρήγγειλε τα εισιτήρια, να τους επιτραπεί να το κάνουν σύμφωνα με τις δικές τους διαδικασίες που η Επιτροπή έκρινε, όπως και το Συνέδριο συμφώνησε, «λογικές». Ωστόσο αυτή η αλλαγή δεν έλαβε επίσημο χαρακτήρα σε αναθεωρημένη σύμβαση. Όπως αναφέρει επίσης το Συνέδριο στο σημείο 40, ο ανάδοχος εξασφάλισε «χρηστή δημοσιονομική διαχείριση του προγράμματος και παρείχε τις απαιτούμενες υπηρεσίες κατά τρόπο αποτελεσματικό».

Οργάνωση των εσωτερικών υπηρεσιών

34-37. Ο ίδιος ο χαρακτήρας της ομάδας παρακολούθησης ήταν να είναι ελαστική και, στο πλαίσιο της ρευστής πολιτικής κατάστασης, να αντιμετωπίζει τις καταστάσεις όπως προκύπτουν. Εν πάση περιπτώσει, η ομάδα παρακολούθησης εκτέλεσε τις εργασίες της εντός των ορίων μιας αυστηρής εσωτερικής ιεραρχίας λήψης αποφάσεων που συμπεριελάμβανε και τον «εξωτερικό εμπειρογνώμονα».

38. Οι δυσκολίες που αναφέρθηκαν οφείλονται στο ότι οι πόροι δεν έγιναν διαθέσιμοι εγκαίρως.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ

39-40. Η Επιτροπή θα λάβει υπόψη τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου στον τρέχοντα προγραμματισμό της πολιτικής της για τις δράσεις παρακολούθησης των εκλογών.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

41-46. Εν κατακλείδι, η Επιτροπή συμφωνεί ότι σε γενικές γραμμές είναι σωστές οι κριτικές που ασκεί το Συνέδριο. Εν πάση περιπτώσει, η Επιτροπή επιθυμεί να τονίσει την ευελιξία της προσέγγισης που θεωρεί υποχρεωμένη να υιοθετήσει για να διατηρήσει το ρυθμό και τις προθεσμίες της δράσης.

Παρά τους σοβαρούς περιορισμούς διαδικασίας, χρόνου και ανθρώπινου δυναμικού, η Επιτροπή κατόρθωσε να διοργανώσει μία διεθνώς αναγνωρισμένη δράση παρακολούθησης των εκλογών που επέτρεψε να νομιμοποιηθούν οι πρώτες εθνικές παλαιστινιακές εκλογές της ιστορίας. Η εταιρεία που επέλεξε η Επιτροπή για τη διαχείριση της διοικητικής υποστήριξης, κατήρτισε σωστές δημοσιονομικές και λογιστικές δηλώσεις και όπως κατέληξε το Συνέδριο «η διοικητική υποστήριξη που παρασχέθηκε στην ευρωπαϊκή εκλογική μονάδα ήταν ικανοποιητική και συνέβαλε στην επίτευξη των στόχων της κοινής δράσης στο πλαίσιο της ΚΕΠΠΑ».