ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 18/97 για τη θέσπιση εσωτερικών κανόνων σχετικά με τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του (98/C 295/01)

ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ,

Έχοντας υπόψη:

τη δήλωση σχετικά με το δικαίωμα της πρόσβασης στην πληροφόρηση, η οποία επισυνάπτεται στην τελική πράξη της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση και υπογραμμίζει ότι η διαφάνεια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων ενισχύει τη δημοκρατικότητα των οργάνων καθώς και την εμπιστοσύνη του κοινού προς το διοικητικό μηχανισμό,

τα συμπεράσματα των Ευρωπαϊκών Συμβουλίων του Μπίρμιγχαμ και του Εδιμβούργου υπέρ μιας Κοινότητας περισσότερο προσιτής στους πολίτες της,

το δημοσιονομικό κανονισμό που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, και κυρίως το άρθρο 88,

Κρίνοντας ότι είναι σκόπιμο να θεσπίσει εσωτερικούς κανόνες σχετικά με τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του,

Λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 354/83 του Συμβουλίου, της 1ης Φεβρουαρίου 1983, για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας (1),

Εκτιμώντας:

ότι οι παρόντες εσωτερικοί κανόνες εντάσσονται στο πλαίσιο της πολιτικής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για την επικοινωνία και την πληροφόρηση 7

ότι, κατά την εφαρμογή αυτών των κανόνων, πρέπει να τηρούνται οι διατάξεις που αφορούν τον εμπιστευτικό χαρακτήρα ορισμένων πληροφοριών,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1 Γενική αρχή

Εντός του πλαισίου και των ορίων των διατάξεων των παρόντων εσωτερικών κανόνων καθώς και αυτών που ισχύουν όσον αφορά τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των ελεγκτικών εργασιών, η πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ελεγκτικού Συνεδρίου, με οποιαδήποτε μορφή και αν αυτά εμφανίζονται, είναι ελεύθερη.

Άρθρο 2 Διεκπεραίωση των αιτήσεων σε πρώτο βαθμό

1. Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο πρέπει να είναι γραπτή, να διατυπώνεται με επαρκή σαφήνεια και κυρίως να περιέχει τα στοιχεία που απαιτούνται για τον προσδιορισμό των σχετικών εγγράφων.

2. Κάθε αίτηση που υποβάλλεται στο Ελεγκτικό Συνέδριο διαβιβάζεται στο Διευθυντή των Εξωτερικών Σχέσεων και της Νομικής Υπηρεσίας, ενώ αντίγραφο αυτής διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και το Γενικό Γραμματέα. Ο Διευθυντής, μετά από συνεννόηση με το αρμόδιο σχετικά Μέλος του Συνεδρίου, εξετάζει το παραδεκτό της αίτησης και αποφασίζει για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί σχετικά.

3. Ο Διευθυντής των Εξωτερικών Σχέσεων και της Νομικής Υπηρεσίας ενδέχεται να ζητήσει από τον ενδιαφερόμενο την παροχή περαιτέρω διευκρινίσεων εντός μηνός από την ημερομηνία λήψης της αίτησης.

4. Ο ενδιαφερόμενος μπορεί είτε να συμβουλευθεί τα έγγραφα επιτόπου, είτε να ζητήσει την έκδοση αντιγράφου επιβαρυνόμενος με τα αντίστοιχα έξοδα. Η μελέτη των εγγράφων επιτόπου πραγματοποιείται στην έδρα του Ελεγκτικού Συνεδρίου στο Λουξεμβούργο. Η σχετική ημερομηνία και ώρα καθορίζονται σε συνεννόηση με το Διευθυντή των Εξωτερικών Σχέσεων και της Νομικής Υπηρεσίας. Για την έκδοση αντιγράφου σε χαρτί εγγράφου που υπερβαίνει τις 30 σελίδες ο ενδιαφερόμενος επιβαρύνεται με 10 ECU συν 0,05 ECU για κάθε φύλλο. Στην τιμή αυτή προστίθενται τα ενδεχόμενα έξοδα αποστολής. Τα έξοδα που αφορούν άλλα μέσα πληροφόρησης προσδιορίζονται κατά περίπτωση και γνωστοποιούνται στον ενδιαφερόμενο εκ των προτέρων.

5. Ο Διευθυντής των Εξωτερικών Σχέσεων και της Νομικής Υπηρεσίας, εντός μηνός από την ημερομηνία λήψης της αίτησης, ενημερώνει εγγράφως τον ενδιαφερόμενο ως προς τη συνέχεια που θα δοθεί σχετικά. Ο Διευθυντής έρχεται σε συνεννόηση με τον ενδιαφερόμενο για την εξεύρεση δίκαιης λύσης στην περίπτωση επαναλαμβανόμενων αιτήσεων και/ή αιτήσεων που αφορούν ογκώδη έγγραφα. Η αρνητική απάντηση πρέπει να αιτιολογείται και να υποδεικνύει στον ενδιαφερόμενο ότι μπορεί να προσβάλει την απόφαση αυτή εντός προθεσμίας ενός μηνός, μετά την παρέλευση της οποίας θεωρείται ότι παρατείται από την αίτησή του.

6. Το πρόσωπο στο οποίο κοινοποιείται έγγραφο δεν έχει δικαίωμα να αναπαράγει ή να διαδίδει το περιεχόμενό του χωρίς προηγούμενη γραπτή άδεια του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Άρθρο 3 Εξέταση των εφέσεων κατά απόρριψης αίτησης σε πρώτο βαθμό

1. Κάθε έφεση που ασκείται ενώπιον του Ελεγκτικού Συνεδρίου διαβιβάζεται στον Πρόεδρό του, ενώ σχετικό αντίγραφο διαβιβάζεται επίσης στο Γενικό Γραμματέα και στο Διευθυντή των Εξωτερικών Σχέσεων και της Νομικής Υπηρεσίας.

2. Ο Πρόεδρος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, μετά από συνεννόηση με την Ομάδα ADAR και το αρμόδιο σχετικά Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εξουσιοδοτείται να αποφανθεί σχετικά.

3. Η απάντηση με την οποία κοινοποιείται στον ενδιαφερόμενο η απόφαση που ελήφθη σχετικά με την έφεσή του πρέπει να περιέλθει σε αυτόν εντός δύο μηνών από την άσκησή της, να είναι δεόντως αιτιολογημένη και να υποδεικνύει τις δυνατότητες προσφυγής, ήτοι τα σχετικά ένδικα μέσα και την καταγγελία στο Διαμεσολαβητή, υπό τους όρους που προβλέπονται αντίστοιχα στα άρθρα 173 και 138 Ε της Συνθήκης περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

Άρθρο 4 Ειδικές περιπτώσεις και εξαιρέσεις

1. Στην περίπτωση κατά την οποία η αίτηση αφορά έγγραφο το οποίο βρίσκεται στην κατοχή του Ελεγκτικού Συνεδρίου χωρίς το τελευταίο να είναι συντάκτης του, το Συνέδριο γνωστοποιεί στον ενδιαφερόμενο την παραλαβή της αίτησης υποδεικνύοντάς του συγχρόνως το πρόσωπο ή το θεσμικό ή άλλο όργανο προς το οποίο πρέπει αυτή να υποβληθεί.

2. Στην περίπτωση κατά την οποία το σχετικό έγγραφο έχει ή πρόκειται να δημοσιευθεί εντός των δώδεκα προσεχών μηνών, ο ενδιαφερόμενος καλείται να απευθυνθεί στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στο Λουξεμβούργο.

3. Το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί να αρνηθεί την πρόσβαση σε έγγραφο για τους κατωτέρω λόγους:

α) την προστασία του δημόσιου συμφέροντος (για παράδειγμα, για λόγους που ανάγονται στη δημόσια ασφάλεια, τις διεθνείς σχέσεις, τη νομισματική σταθερότητα, την κίνηση δικαστικών διαδικασιών ή τη διενέργεια επιθεώρησης ή έρευνας) 7

β) την προστασία της προσωπικότητας και του ιδιωτικού βίου (ιδίως όσον αφορά τα προσωπικά στοιχεία των μονίμων και λοιπών υπαλλήλων του Ελεγκτικού Συνεδρίου) 7

γ) την προστασία του εμπορικού και βιομηχανικού απορρήτου 7

δ) την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Κοινοτήτων 7

ε) την προστασία του εμπιστευτικού χαρακτήρα μετά από σχετικό αίτημα του φυσικού ή νομικού προσώπου που παρέσχε την πληροφορία ή του απορρήτου που επιβάλλεται από τη νομοθεσία του κράτους μέλους που παρέσχε την πληροφορία.

4. Σύμφωνα με την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα των παρατηρήσεων ελέγχου, η οποία καθιερώνεται στο άρθρο 88, παράγραφος 1 του δημοσιονομικού κανονισμού, το Ελεγκτικό Συνέδριο αρνείται την πρόσβαση σε κάθε έγγραφο το οποίο περιέχει παρόμοιες παρατηρήσεις.

5. Το Ελεγκτικό Συνέδριο μπορεί επίσης να αρνηθεί την πρόσβαση σε έγγραφο προκειμένου να διασφαλίσει το απόρρητο των συνεδριάσεών του. Κατά κανόνα και εκτός αντίθετης απόφασης εκ μέρους του, το Συνέδριο αρνείται την πρόσβαση σε κάθε έγγραφο που αφορά τις μεθόδους εργασίας του.

Άρθρο 5 Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο κατά την 543η συνεδρίασή του της 20ής Φεβρουαρίου 1997, αρχίζει δε να ισχύει την πρώτη του μηνός που έπεται της έγκρισής της, ήτοι την 1η Μαρτίου 1997.

Λουξεμβούργο, 7 Απριλίου 1997.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 43 της 15.2.1983, σ. 1.