Απόφαση της Επιτροπής

της 23ης Ιανουαρίου 2002

για την τροποποίηση του εσωτερικού της κανονισμού

[κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2002) 99]

(2002/47/ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 218 παράγραφος 2,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα, και ιδίως το άρθρο 16,

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας, και ιδίως το άρθρο 131,

τη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, και ιδίως το άρθρο 28 παράγραφος 1 και το άρθρο 41 παράγραφος 1,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Οι διατάξεις για τη διαχείριση των εγγράφων, το κείμενο των οποίων παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης, προστίθενται ως παράρτημα στον εσωτερικό κανονισμό της Επιτροπής(1).

Άρθρο 2

Η απόφαση της Επιτροπής, της 18ης Μαρτίου 1986, σχετικά με τη διαχείριση των εγγράφων(2) καταργείται.

Άρθρο 3

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημέρα της δημοσίευσή της στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Βρυξέλλες, 23 Ιανουαρίου 2002.

Για την Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

Romano Prodi

(1) ΕΕ L 308 της 8.12.2000, σ. 26.

(2) SEC(86)388.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Όλες οι δραστηριότητες και αποφάσεις της Επιτροπής στον πολιτικό, νομοθετικό, τεχνικό, οικονομικό και διοικητικό τομέα συγκεκριμενοποιούνται σε δεδομένη στιγμή, με την παραγωγή εγγράφων.

(2) Τα έγγραφα αυτά πρέπει να αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης σύμφωνα με κανόνες που εφαρμόζονται σε όλες τις γενικές διευθύνσεις και εξομοιούμενες υπηρεσίες, δεδομένου ότι αποτελούν τόσο τον άμεσο σύνδεσμο με τις τρέχουσες δραστηριότητες όσο και την εικόνα των προηγούμενων δραστηριοτήτων της Επιτροπής υπό τη διττή της ιδιότητα, του θεσμικού οργάνου και της δημόσιας ευρωπαϊκής διοίκησης.

(3) Αυτοί οι ομοιογενείς κανόνες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι η Επιτροπή θα μπορεί, ανά πάσα στιγμή, να δώσει λογαριασμό για τα θέματα για τα οποία είναι υπόλογος. Κατά συνέπεια, τα έγγραφα και οι φάκελοι που τηρεί μια γενική διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία πρέπει να διατηρούν τη μνήμη του θεσμικού οργάνου, να διευκολύνουν την ανταλλαγή πληροφοριών, να παρέχουν αποδείξεις σχετικά με τις πραγματοποιηθείσες συναλλαγές και να ανταποκρίνονται στις νομικές υποχρεώσεις που έχουν οι υπηρεσίες αυτές.

(4) Η εφαρμογή των εν λόγω κανόνων απαιτεί την εγκαθίδρυση κατάλληλης και σταθερής οργανωτικής δομής, τόσο στο επίπεδο της κάθε γενικής διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας όσο και στο διυπηρεσιακό επίπεδο και στο επίπεδο της Επιτροπής.

(5) Η εγκαθίδρυση και η εφαρμογή ενός σχεδίου ταξινόμησης που συνδέεται με κοινή ονοματολογία για όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής και το οποίο εντάσσεται στο πλαίσιο της διαχείρισης ανά δραστηριότητες του θεσμικού οργάνου, θα επιτρέψει την οργάνωση των φακέλων και τη διευκόλυνση της πρόσβασης στα έγγραφα, καθώς και την ύπαρξη διαφάνειας.

(6) Η αποτελεσματική διαχείριση των εγγράφων αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για μια αποτελεσματική πολιτική πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα της Επιτροπής. Η άσκηση του δικαιώματος αυτού της πρόσβασης από τους πολίτες θα διευκολυνθεί με την κατάρτιση μητρώων που θα περιέχουν στοιχεία αναφοράς των εγγράφων που έχει συντάξει ή παραλάβει η Επιτροπή.

Άρθρο 1

Ορισμοί

Για τους σκοπούς των παρουσών διατάξεων νοούνται ως:

- έγγραφο: οποιοδήποτε περιεχόμενο που συντάσσει ή παραλαμβάνει η Επιτροπή σχετικά με θέμα που αφορά τις πολιτικές, τις δραστηριότητες και αποφάσεις που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του θεσμικού οργάνου στο πλαίσιο της επίσημης αποστολής του ανεξαρτήτως μέσου, (γραμμένο σε χαρτί ή αποθηκευμένο υπό ηλεκτρονική μορφή ή με ηχητική, οπτική ή άλλη οπτικοακουστική εγγραφή),

- φάκελος: ο πυρήνας γύρω από τον οποίο οργανώνονται τα έγγραφα σε σχέση με τις δραστηριότητες του θεσμικού οργάνου για λόγους απόδειξης, αιτιολόγησης ή ενημέρωσης και για την εξασφάλιση της αποτελεσματικότητας των εργασιών του.

Άρθρο 2

Στόχος

Οι παρούσες διατάξεις καθορίζουν τις αρχές της διαχείρισης των εγγράφων.

Η διαχείριση των εγγράφων πρέπει να εξασφαλίζει:

- τη δημιουργία, την παραλαβή και τη διατήρηση των εγγράφων στην ενδεδειγμένη κατάσταση,

- τον προσδιορισμό του κάθε εγγράφου μέσω κατάλληλων στοιχείων που θα επιτρέψουν την εύκολη ταξινόμηση, έρευνα και αναφορά σ' αυτό,

- τη διατήρηση της μνήμης του θεσμικού οργάνου, τη διατήρηση αποδείξεων των δραστηριοτήτων του, την τήρηση των νομικών υποχρεώσεων που βαρύνουν τις υπηρεσίες του,

- την εύκολη ανταλλαγή πληροφοριών,

- την τήρηση των υποχρεώσεων διαφάνειας του θεσμικού οργάνου.

Άρθρο 3

Ομοιογενείς κανόνες

Τα έγγραφα αποτελούν αντικείμενο των ακόλουθων εργασιών:

- καταχώρησης,

- ταξινόμησης,

- διατήρησης,

- μεταφοράς των φακέλων στα ιστορικά αρχεία.

Οι εργασίες αυτές διενεργούνται σύμφωνα με ομοιογενείς κανόνες, που εφαρμόζονται ομοιόμορφα σε όλες τις γενικές διευθύνσεις και εξομοιούμενες υπηρεσίες της Επιτροπής.

Άρθρο 4

Καταχώρηση

Ένα έγγραφο, από την παραλαβή του ή την επίσημη σύνταξη του από μια υπηρεσία, όποιο και αν είναι το υλικό υπόθεμα του, αποτελεί αντικείμενο ανάλυσης προκειμένου να καθορισθεί η επεξεργασία που θα του επιφυλαχθεί και, κατά συνέπεια, η ύπαρξη ή μη υποχρέωσης καταχώρησης.

Ένα έγγραφο που συντάσσεται ή λαμβάνεται από υπηρεσία της Επιτροπής πρέπει να καταχωρίζεται εφόσον περιλαμβάνει ουσιαστικές και όχι εφήμερες πληροφορίες ή και πληροφορίες που μπορεί να συνεπάγονται δράση ή παρακολούθηση εκ μέρους της Επιτροπής ή μίας από τις υπηρεσίες της. Εάν πρόκειται για έγγραφο που συντάσσεται, η καταχώρηση διενεργείται από την υπηρεσία που το συντάσσει στο σύστημα στο οποίο αυτό υπάγεται. Εάν πρόκειται για έγγραφο που λαμβάνεται, η καταχώρηση διενεργείται από την υπηρεσία παραλήπτη. Κάθε περαιτέρω επεξεργασία των τοιουτοτρόπως καταχωρημένων εγγράφων αναφέρει τα στοιχεία της αρχικής καταχώρησης.

Η καταχώρηση πρέπει να επιτρέπει το σαφή και ασφαλή καθορισμό κάθε εγγράφου που συντάσσεται ή παραλαμβάνεται από την Επιτροπή ή από μία από τις υπηρεσίες της κατά τρόπο που να δίδει εγγυήσεις για τη δυνατότητα ανίχνευσης του σχετικού εγγράφου καθόλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του.

Η καταχώρηση παρέχει τη δυνατότητα κατάρτισης μητρώων που περιλαμβάνουν τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων.

Άρθρο 5

Ταξινόμηση

Οι γενικές διευθύνσεις και οι εξομοιούμενες υπηρεσίες καταρτίζουν ένα σχέδιο ταξινόμησης προσαρμοσμένο στις ειδικές τους ανάγκες.

Αυτό το σχέδιο ταξινόμησης, στο οποίο υπάρχει ηλεκτρονική πρόσβαση, συνδέεται με την κοινή ονοματολογία που έχει καθορίσει η γενική Γραμματεία για όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Η ονοματολογία αυτή εντάσσεται στο πλαίσιο της διαχείρισης ανά δραστηριότητα της Επιτροπής.

Τα έγγραφα που καταχωρίζονται οργανώνονται σε φακέλους. Για κάθε υπόθεση που υπάγεται στην αρμοδιότητα της γενικής διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας, συνιστάται ένας μόνο επίσημος φάκελος. Κάθε επίσημος φάκελος πρέπει να είναι πλήρης και να ανταποκρίνεται στις δραστηριότητες της υπηρεσίας σχετικά με την υπόθεση αυτή.

Η σύσταση φακέλου και η ένταξη του στο σχέδιο ταξινόμησης της γενικής διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας εμπίπτει στην αρμοδιότητα της υπεύθυνης υπηρεσίας για τον τομέα που καλύπτει ο φάκελος σύμφωνα με τους πρακτικούς και λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής που πρέπει να καθορίσει κάθε γενική διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία.

Άρθρο 6

Διατήρηση

Κάθε γενική διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία εξασφαλίζει την υλική προστασία των καταχωρισθέντων εγγράφων που υπάγονται στην αρμοδιότητα της, καθώς και τη δυνατότητα βραχυπρόθεσμης και μεσοπρόθεσμης πρόσβασης σε αυτά, και πρέπει να είναι σε θέση να παραγάγει/αντικαταστήσει τους φακέλους στους οποίους ανήκουν.

Οι διοικητικοί κανόνες και οι νομικές υποχρεώσεις καθορίζουν τον ελάχιστο χρόνο διατήρησης ενός εγγράφου.

Κάθε γενική διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία καθορίζει τη δομή εσωτερικής οργάνωσης για τη διατήρηση των φακέλων αυτών. Η ελάχιστη διάρκεια διατήρησης στο πλαίσιο της υπηρεσιών λαμβάνει υπόψη τον κοινό κατάλογο που καταρτίζεται, για το σύνολο της Επιτροπής, σύμφωνα με τους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 12.

Άρθρο 7

Προεπιλογή και διαβίβαση στα ιστορικά αρχεία

Με την επιφύλαξη των ελάχιστων προθεσμιών διατήρησης που αναφέρονται στο άρθρο 6, το ή τα κέντρα διαχείρισης εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 9 πραγματοποιούν κατά τακτά χρονικά διαστήματα σε συνεργασία με τις αρμόδιες για τους φακέλους αρχές προεπιλογή των εγγράφων και των φακέλων που μπορούν να μεταφερθούν αργότερα στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής. Μετά την αξιολόγηση των προτάσεων τα ιστορικά αρχεία μπορούν να αποφασίσουν να αρνηθούν τη μεταφορά εγγράφων ή φακέλων. Κάθε αρνητική απόφαση πρέπει να αιτιολογείται και να ανακοινώνεται στην ενδιαφερόμενη υπηρεσία.

Οι φάκελοι και τα έγγραφα η διατήρηση των οποίων δεν κρίνεται πλέον αναγκαία από τις υπηρεσίες, διαβιβάζονται, το αργότερο 15 έτη μετά την παραγωγή τους, μέσω του κέντρου διαχείρισης εγγράφων και υπό τον έλεγχο του γενικού διευθυντή, στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής. Οι φάκελοι αυτοί ή τα έγγραφα αποτελούν κατόπιν αντικείμενο διαλογής που πραγματοποιείται σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζονται στους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής, που αναφέρονται στο άρθρο 12, με στόχο το διαχωρισμό εκείνων που πρέπει να διατηρηθούν και εκείνων που δεν παρουσιάζουν κανένα διοικητικό ή ιστορικό ενδιαφέρον.

Τα ιστορικά αρχεία διαθέτουν ειδικές αποθήκες για τη διατήρηση των φακέλων και των εγγράφων που μεταφέρονται τοιουτοτρόπως. Κατόπιν αιτήσεως θέτουν τα έγγραφα και τους φακέλους στη διάθεση της γενικής διεύθυνσης ή της εξομοιούμενης υπηρεσίας από όπου αυτά προέρχονται.

Άρθρο 8

Διαβαθμισμένα έγγραφα

Τα διαβαθμισμένα έγγραφα αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης τηρουμένων των κανόνων που ισχύουν όσον αφορά την ασφάλεια.

Άρθρο 9

Κέντρα διαχείρισης εγγράφων

Λαμβανομένης υπόψη της δομής και των περιορισμών της, κάθε γενική διεύθυνση ή εξομοιούμενη υπηρεσία δημιουργεί ή διατηρεί ένα ή περισσότερα κέντρα διαχείρισης εγγράφων.

Τα κέντρα διαχείρισης εγγράφων έχουν ως καθήκον να εξασφαλίζουν ότι τα έγγραφα που παράγονται ή λαμβάνονται στο πλαίσιο της γενικής τους διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης σύμφωνα με τους θεσπισθέντες κανόνες.

Άρθρο 10

Υπάλληλοι διαχείρισης εγγράφων

Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάμενος εξομοιούμενης υπηρεσίας ορίζει ένα υπάλληλο διαχείρισης εγγράφων.

Στο πλαίσιο της εφαρμογής ενός σύγχρονου και αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων και αρχειοθέτησης, οι υπάλληλοι διαχείρισης εγγράφων έχουν αποστολή να φροντίζουν για:

- τον προσδιορισμό του είδους ειδικών εγγράφων και φακέλων για τους τομείς δραστηριότητας της γενικής τους διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας,

- την κατάρτιση απογραφής των βάσεων δεδομένων και των ειδικών υφιστάμενων συστημάτων καθώς και την ενημέρωση της,

- την κατάρτιση ενός σχεδίου ταξινόμησης της γενικής τους διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας,

- τη θέσπιση των ειδικών κανόνων και διαδικασιών της γενικής τους διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας που θα χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση των εγγράφων και φακέλων, καθώς και τη μέριμνα της εφαρμογής τους,

- τη διοργάνωση, στο πλαίσιο της γενικής τους διεύθυνσης ή εξομοιούμενης υπηρεσίας, της κατάρτισης του προσωπικού που έχει αναλάβει την εκτέλεση, τον έλεγχο και την παρακολούθηση των κανόνων διαχείρισης που ορίζονται στις παρούσες διατάξεις.

Οι υπάλληλοι διαχείρισης εγγράφων εξασφαλίζουν τον οριζόντιο συντονισμό μεταξύ του ή των κέντρων διαχείρισης εγγράφων και των άλλων σχετικών υπηρεσιών.

Άρθρο 11

Διυπηρεσιακή ομάδα

Ιδρύεται διυπηρεσιακή ομάδα των υπαλλήλων διαχείρισης εγγράφων, υπό την προεδρία του Γενικού Γραμματέα, η οποία έχει ως αποστολή:

- να μεριμνά για την ορθή και ομοιόμορφη εφαρμογή των παρουσών διατάξεων στις υπηρεσίες,

- να αντιμετωπίζει τις ενδεχόμενες διαφορές που προκύπτουν από την εφαρμογή αυτή,

- να συμβάλλει στην κατάρτιση των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 12,

- να διαβιβάζει τις ανάγκες των γενικών διευθύνσεων και εξομοιούμενων υπηρεσιών σε θέματα κατάρτισης και στήριξης.

Η διυπηρεσιακή ομάδα καλείται από τον πρόεδρο της είτε με ιδία πρωτοβουλία είτε κατόπιν αιτήσεως του γενικού διευθυντή ή του προϊσταμένου εξομοιούμενης υπηρεσίας.

Άρθρο 12

Λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής

Οι λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής των παρουσών διατάξεων αποφασίζονται και ενημερώνονται τακτικά από το Γενικό Γραμματέα με τη σύμφωνη γνώμη του Γενικού Διευθυντή Προσωπικού και Διοίκησης, κατόπιν προτάσεως της διυπηρεσιακής ομάδας των υπαλλήλων διαχείριση εγγράφων.

Η ενημέρωση λαμβάνει υπόψη της ιδίως:

- την ανάπτυξη νέων τεχνολογιών ενημέρωσης και επικοινωνίας,

- την εξέλιξη των επιστημών της τεκμηρίωσης και των αποτελεσμάτων της κοινοτικής και διεθνούς έρευνας, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας κανόνων στον τομέα αυτό,

- τις υποχρεώσεις της Επιτροπής όσον αφορά τη διαφάνεια και την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και στα μητρώα των εγγράφων,

- την εξέλιξη όσον αφορά την τυποποίηση και την παρουσίαση των εγγράφων της Επιτροπής και των υπηρεσιών της,

- τον καθορισμό των κανόνων που εφαρμόζονται όσον αφορά την αποδεικτική αξία των ηλεκτρονικών εγγράφων.

Άρθρο 13

Εφαρμογή στις υπηρεσίες

Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάμενος εξομοιούμενης υπηρεσίας δημιουργεί την οργανωτική, διοικητική, υλική δομή και τη δομή προσωπικού που είναι αναγκαία για την εφαρμογή, εκ μέρους των υπηρεσιών του, των παρουσών διατάξεων και των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής τους.

Άρθρο 14

Ενημέρωση, κατάρτιση, στήριξη

Η Γενική Γραμματεία και η Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοίκησης καθορίζουν τις ενέργειες ενημέρωσης, κατάρτισης και στήριξης που είναι αναγκαίες για τη δημιουργία και την εφαρμογή των παρουσών διατάξεων στις γενικές διευθύνσεις και τις εξομοιούμενες υπηρεσίες.

Κατά τον καθορισμό των ενεργειών κατάρτισης, συνεκτιμούν δεόντως τις ανάγκες των γενικών διευθύνσεων και εξομοιούμενων υπηρεσιών στον τομέα της κατάρτισης και της στήριξης όπως έχουν διαβιβασθεί από τη διυπηρεσιακή ομάδα των υπαλλήλων διαχείρισης εγγράφων.

Άρθρο 15

Εκτέλεση των διατάξεων

Η Γενική Γραμματεία έχει αναλάβει να μεριμνά για την εκτέλεση των παρουσών διατάξεων σε συντονισμό με τους γενικούς διευθυντές και τους προϊσταμένους εξομοιούμενης υπηρεσίας.