ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 1663/95 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 7ης Ιουλίου 1995 για τη θέσπιση λεπτομερειών εφαρμογής του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 του Συμβουλίου όσον αφορά τη διαδικασία για την εκκαθάριση των λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 του Συμβουλίου της 21ης Απριλίου 1970 περί χρηματοδοτήσεως της κοινής γεωργικής πολιτικής (1), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1287/95 (2), και ιδίως το άρθρο 4 παράγραφος 6 και το άρθρο 5 παράγραφος 3,

Εκτιμώντας:

ότι η διαδικασία της αναθεώρησης της εκκαθάρισης των λογαριασμών, η οποία τέθηκε σε εφαρμογή με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1287/95 προβλέπει τη θέσπιση λεπτομερών κανόνων για την έγκριση των οργανισμών πληρωμών, την πιστοποίηση και την εκκαθάριση των ετήσιων λογαριασμών 7

ότι η αύξηση του αριθμού και οι αλλαγές στη φύση των χρηματοδοτούμενων μέτρων από το ΕΓΤΠΕ τμήμα Εγγυήσεων, σε συνδυασμό με τις αλλαγές στις μεθόδους καταγραφής και διαβίβασης των πληροφοριών, απαιτεί την αναθεώρηση της φύσης και του περιεχομένου των πληροφοριών που διατίθενται στην Επιτροπή για την εκκαθάριση των λογαριασμών 7

ότι, ως εκ τούτου, ο κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1723/72 της Επιτροπής (3), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 295/88 (4), πρέπει να καταργηθεί 7

ότι η Επιτροπή Διαχείρισης του ΕΓΤΠΕ δεν διατύπωσε γνώμη στην προθεσμία που όρισε ο πρόεδρός της,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

1. Το όριο του αριθμού των οργανισμών πληρωμών οι οποίοι εγκρίνονται από κάθε κράτος μέλος και το οποίο παρέχεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 θα καθορίζεται από το κράτος μέλος μετά από διαβούλευση με την Επιτροπή. Η Επιτροπή, μπορεί, ιδίως να κάνει γνωστό κάθε εμπόδιο το οποίο ο αριθμός αυτός θα δημιουργήσει για την τήρηση της προθεσμίας η οποία προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του εν λόγω κανονισμού και της διαφάνειας των ελέγχων για την λειτουργία του ταμείου. Η Επιτροπή θα ενημερώσει την επιτροπή του ταμείου για τους εγκεκριμένους οργανισμούς πληρωμών σε όλα τα κράτη μέλη.

2. Για κάθε οργανισμό πληρωμών, το κράτος μέλος θα πληροφορεί την Επιτροπή γαι την αρχή ή τις αρχές η οποία χορηγεί ή αίρει την έγκριση και η οποία καθορίζει την επιτρεπόμενη χρονική περίοδο για να γίνουν όλες οι απαιτούμενες προσαρμογές κατά την έννοια του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 εφεξής («η αρμόδια αρχή»).

3. Πριν από την έγκριση ενός οργανισμού πληρωμών, η αρμόδια αρχή βεβαιώνεται ότι οι διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις του σχετικού οργανισμού παρέχουν τα εχέγγυα που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. Τα κριτήρια θεσπίζονται από το κράτος μέλος και εφαρμόζονται από την αρμόδια αρχή για τον σκοπό της έγκρισης λαμβάνοντας υπόψη τους προσανατολισμούς της Επιτροπής για τα κριτήρια αυτά όπως καθορίζονται στο παράρτημα.

Η μη τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σημασίας για τις πράξεις του οργανισμού πληρωμών οδηγεί στην εφαρμογή του άρθρου 4 παράγραφος 4 του εν λόγω κανονισμού. Η απόφαση για έγκριση λαμβάνεται επί τη βάσει εξέτασης των διοικητικών και λογιστικών όρων, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που θεσπίστηκαν για την προστασία των κοινοτικών συμφερόντων όσον αφορά τις χορηγηθείσες προκαταβολές, τις αποκτηθείσες εγγυήσεις, τα αποθέματα της παρέμβασης και τα έσοδα και επιστροφές που πρέπει να εισπραχθούν. Η εξέταση θα συμπεριλαμβάνει, ιδιαίτερα, τις διευθετήσεις όσον αφορά την εκτέλεση των πληρωμών, την προστασία των ταμείων, την ασφάλεια των συστημάτων πληροφορικής, την τήρηση λογιστικών βιβλίων, τον καταμερισμό των καθηκόντων και την επάρκεια των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων σχετικά με τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ τμήμα Εγγυήσεων.

4. Εάν η αρμόδια αρχή βεβαιωθεί ότι ο υπό εξέταση οργανισμός πληρωμών πληροί όλες τις σχετικές απαιτήσεις, προβαίνει στην έγκρισή του. Στην αντίθετη περίπτωση, δίνει στον οργανισμό πληρωμών οδηγίες για τις διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις και, ειδικότερα, για τους όρους που υποχρεούται να τηρήσει ο οργανισμός πληρωμών πριν μπορέσει να πραγματοποιηθεί η έγκριση. Η έγκριση μπορεί να χορηγείται προσωρινά για περίοδο που καθορίζεται σε σχέση με την έκταση του προβλήματος εν αναμονή της εφαρμογής των αλλαγών που απαιτούνται για τις διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις.

5. Αν αρθεί η έγκριση, το κράτος μέλος ορίζει άλλο οργανισμό πληρωμών, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 και τις παραγράφους 3 και 4 του παρόντος άρθρου και εξασφαλίζει ότι οι πληρωμές στους δικαιούχους δεν διακόπτονται.

6. Η εγκριτική πράξη συνίσταται σε έγγραφη επιβεβαίωση ότι ο οργανισμός πληροί τα απαραίτητα κριτήρια για την έγκριση και όπου χρειάζεται αναφέρει τις οδηγίες ως προς τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις για την καθορισθείσα προθεσμία. Η πράξη κοινοποιείται στην Επιτροπή, μαζί με τις ενδεχόμενες οδηγίες που αναφέρονται στην παράγραφο 4.

7. Η κοινοποίηση που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 γίνεται όταν ο οργανισμός πληρωμών εγκρίνεται για πρώτη φορά και περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά κάθε οργανισμό πληρωμών:

- τις αρμοδιότητες που του ανατίθενται,

- τον καταμερισμό των αρμοδιοτήτων μεταξύ των υπηρεσιών του,

- τις σχέσεις του με άλλους, δημόσιους ή ιδιωτικούς οργανισμούς, οι οποίοι είναι επίσης επιφορτισμένοι με ένα μέρος των αρμοδιοτήτων για την εκτέλεση των μέτρων, βάσει των οποίων καταλογίζει τις δαπάνες στο ταμείο,

- τις διαδικασίες με τις οποίες παραλαμβάνονται, επαληθεύονται και επικυρώνονται οι αιτήσεις των δικαιούχων, εγκρίνεται, καταβάλλεται η δαπάνη και καταχωρίζεται λογιστικά,

- τις διατάξεις για εσωτερικούς ελέγχους.

Οι πληροφορίες που πρέπει να δοθούν στην περίπτωση εφαρμογής του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 περιλαμβάνουν, ιδίως, όλες τις οδηγίες που έχουν σχέση με τις διοικητικές ρυθμίσεις καθώς και τις προσαρμογές τις οποίες ο οργανισμός πληρωμής υποχρεούται να πραγματοποιήσει προκειμένου να αποφευχθεί η άρση της έγκρισης, καθώς επίσης και η προθεσμία για την εφαρμογή τους.

Άρθρο 2

1. Ο οργανισμός συντονισμού που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 ενεργεί ως μόνος εκπρόσωπος του κράτους μέλους έναντι της Επιτροπής για όλα τα θέματα σχετικά με το ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων που αφορούν:

- τη διανομή κοινοτικών κειμένων και προσανατολισμών στους διάφορους οργανισμούς πληρωμής και τους διοικητικούς φορείς που είναι αρμόδιοι για την εφαρμογή τους,

- την προώθηση της εναρμονισμένης εφαρμογής τους,

- την κοινοποίηση στην Επιτροπή των στοιχείων που προβλέπονται από τον παρόντα κανονισμό και από τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 729/70,

- τη θέση στη διάθεση της Επιτροπής όλων των λογιστικών στοιχείων που απαιτούνται για στατιστικούς σκοπούς ή για τη διενέργεια ελέγχων.

Δεν είναι απαραίτητο να υποβάλλονται στην Επιτροπή όσα στοιχεία κατέχουν οι οργανισμοί πληρωμής ή έγκρισης υπό μορφή εγγράφου: τα στοιχεία αυτά, πάντως, τηρούνται στη διάθεση της Επιτροπής. Ένας οργανισμός πληρωμής μπορεί να αναλάβει το ρόλο του οργανισμού συντονισμού εφόσον διαχωρίζονται οι δύο αρμοδιότητες. Για την εκπλήρωση της αποστολής του και σύμφωνα με τις εθνικές διαδικασίες, ο οργανισμός συντονισμού μπορεί να στηριχθεί στις υπηρεσίες άλλων διοικητικών οργάνων ή υπηρεσιών, και δη λογιστικής ή τεχνικής κατευθύνσεως.

2. Το κράτος μέλος ανακοινώνει στην Επιτροπή τις πληροφορίες σχετικά με την ονομασία και το καταστατικό του οργανισμού συντονισμού καθώς επίσης και τις διοικητικές και λογιστικές προϋποθέσεις και τις προϋποθέσεις εσωτερικού ελέγχου βάσει των οποίων διεξάγονται οι εργασίες.

3. Η μορφή και το περιεχόμενο των λογιστικών πληροφοριών που αναφέρονται στην παράγραφο 1, καθορίζονται από την Επιτροπή μετά από διαβουλεύσεις με την επιτροπή του ταμείου και διαβιβάζονται στα κράτη μέλη εντός τριών μηνών από την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισμού. Οιαδήποτε τροποποίηση ανακοινώνεται στα κράτη μέλη εντός τριών μηνών από το γεγονός που προκάλεσε την τροποποίηση και τα κράτη μέλη συμμορφώνονται με την τροποποίηση αυτή εντός προθεσμίας που θα ορισθεί από την Επιτροπή μετά από διαβούλευση με την επιτροπή του ταμείου.

Άρθρο 3

1. Η βεβαίωση που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 πρέπει να χορηγείται από υπηρεσία ή όργανο που είναι λειτουργικώς ανεξάρτητα από τους οργανισμούς πληρωμών και συντονισμού και που να διαθέτει τις απαιτούμενες τεχνικές ικανότητες (οργανισμός πιστοποίησης).

Η βεβαίωση στηρίζεται σε εξέταση των διαδικασιών και σε δειγματοληπτική εξέταση των συναλλαγών. Καλύπτει το συμβιβάσιμο των πληρωμών με τους κοινοτικούς κανόνες μόνον όσον αφορά την ικανότητα των διοικητικών μηχανισμών των οργανισμών πληρωμών να εξασφαλίζουν ότι αυτή η συμφωνία έχει ελεγχθεί προτού διενεργηθεί η πληρωμή.

Ο οργανισμός πιστοποίησης διεξάγει την εξέτασή του σύμφωνα με τους διεθνώς αποδεκτούς κανόνες ελέγχου. Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά το τέλος κάθε οικονομικού έτους. Πριν τις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους, ο οργανισμός πιστοποίησης συντάσσει τη βεβαίωση καθώς επίσης και αναφορά σχετικά με τις διαπιστώσεις του ότι οι λογαριασμοί που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Επιτροπή είναι αληθείς, πλήρεις και ακριβείς, και ότι οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόσθηκαν ικανοποιητικώς.

2. Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι του ενός εγκεκριμένοι οργανισμοί πληρωμών, το κράτος μέλος μπορεί να στηρίζεται στις βεβαιώσεις που εκδίδουν οι οργανισμοί που έχουν πιστοποιήσει τους λογαριασμούς των αντίστοιχων οργανισμών πληρωμών με την προϋπόθεση ότι του παρέχονται εγγυήσεις ότι το αντικείμενο και οι προδιαγραφές των ελέγχων που έγιναν, ήταν εφάμιλλες των απαιτήσεων της παραγράφου 1.

3. Στην αναφορά ελέγχου που προβλέπεται στην παράγραφο 1 προσδιορίζεται:

- κατά πόσο οι διαδικασίες των οργανισμών πληρωμών και ιδιαίτερα όσον αφορά τα κριτήρια έγκρισης είναι σε θέση να παρέχουν τα κατάλληλα εχέγγυα συμμόρφωσης των ενεργειών που καταλογίζονται στο ταμείο με τους κοινοτικούς κανόνες, και ποιές συστάσεις έγιναν για να βελτιωθούν τα συστήματα,

- κατά πόσο οι ετήσιοι λογαριασμοί που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) είναι σε συμφωνία με τα βιβλία και τις καταχωρήσεις των οργανισμών πληρωμών,

- κατά πόσο οι δηλώσεις των δαπανών και των ενεργειών παρέμβασης που προβλέπονται στο άρθρο 5 του κανονισμού αυτού συνιστούν μια αληθή, πλήρη και ακριβή αναφορά των ενεργειών που καταλογίζονται στο ταμείο,

- κατά πόσο τα χρηματοδοτικά συμφέροντα της Κοινότητας προστατεύονται πλήρως όσον αφορά τις πληρωθείσες προκαταβολές, τις κατατεθείσες εγγυήσεις, τα αποθέματα της παρέμβασης, καθώς και τις εισπράξεις και τα προς είσπραξη ποσά,

- κατά πόσο ελήφθησαν υπόψη οι συστάσεις που απευθύνθηκαν στον οργανισμό πληρωμών σχετικά με τη βελτίωση των συστημάτων.

Η αναφορά ελέγχου συνοδεύεται από πληροφορίες για τον αριθμό και τα προσόντα των ελεγκτών, την πραγματοποιηθείσα εργασία, τον αριθμό των συναλλαγών που ελέγχθησαν, το επίπεδο υλοποίησης και εμπιστοσύνης που επιτεύχθηκε, τις αδυναμίες που βρέθηκαν και τις συστάσεις για βελτίωση που έγιναν, και για τις ενέργειες του οργανισμού πιστοποίησης καθώς και των άλλων οργανισμών ελέγχου, που υπάγονται ή όχι στους οργανισμούς πληρωμών, από τους οποίους προέρχονται πλήρως ή μερικώς τα εχέγγυα του οργανισμού πιστοποίησης όσον αφορά τα εν λόγω θέματα.

Άρθρο 4

1. Για τους σκοπούς της εκκαθάρισης των λογαριασμών, η οποία προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, το κράτος μέλος αποστέλλει στην Επιτροπή:

α) τους ετήσιους λογαριασμούς των δαπανών που επιβαρύνουν το τμήμα εγγυήσεων του ταμείου και κάθε υπηρεσίας ή οργανισμού, σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 του εν λόγω κανονισμού 7

β) τις βεβαιώσεις και αναφορές που έχουν συντάξει ο ή οι οργανισμοί πιστοποίησης.

2. Τα αναφερόμενα στην παράγραφο 1 έγγραφα αποστέλλονται στην Επιτροπή σε τέσσερα αντίγραφα έως τις 10 Φεβρουαρίου του έτους που ακολουθεί το τέλος του χρηματοδοτικού έτους στο οποίο αναφέρεται.

3. Μετά από αίτηση της Επιτροπής ή με πρωτοβουλία του κράτους μέλους, μπορεί να αποσταλούν στην Επιτροπή περαιτέρω πληροφορίες για την εκκαθάριση των σχετικών λογαριασμών, εντός προθεσμίας που θα ορίσει η Επιτροπή, λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο της εργασίας που απαιτείται για την παροχή αυτών των πληροφοριών. Ελλείψει αυτών των πληροφοριών, η Επιτροπή μπορεί να εγκρίνει την εκκαθάριση των λογαριασμών, βάσει των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή της κατά τη λήξη της εν λόγω προθεσμίας.

4. Η Επιτροπή μπορεί να κάνει δεκτό αίτημα για καθυστερημένη αποστολή πληροφοριών σε αιτιολογημένες περιστάσεις και εφόσον το αίτημα υπεβλήθη πριν την λήξη της προθεσμίας.

Άρθρο 5

1. Οι λογαριασμοί που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοχείο α) περιλαμβάνουν:

α) περίληψη των δαπανών ανά θέση του κοινοτικού προϋπολογισμού 7

β) ανακεφαλαίωση των ενεργειών παρέμβασης και κατάσταση των ποσοτήτων και της τοποθεσίας των αποθεμάτων κατά το τέλος του χρηματοδοτικού έτους 7

γ) πληροφορίες για τις δαπάνες ή τη βεβαίωση ότι λεπτομέρειες σχετικά με κάθε είσπραξη ή πληρωμή υπάρχουν σε μηχανογραφημένα δελτία τα οποία είναι στη διάθεση της Επιτροπής 7

δ) βεβαίωση ότι οι πληροφορίες για κάθε διακίνηση των αποθεμάτων της παρέμβασης καταγράφονται στους φακέλους του οργανισμού πληρωμών 7

ε) εξηγήσεις για διαφορές μεταξύ των δαπανών που δηλώνονται στους ετήσιους λογαριασμούς και εκείνων που δηλώνονται για την ίδια περίοδο στα έγγραφα που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2776/88 της Επιτροπής (5), όπως διορθώθηκε βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 7 του ιδίου κανονισμού.

2. Οι αναφορές οι οποίες αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του παρόντος κανονισμού, περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό συντονισμού και κάθε οργανισμό πληρωμών:

- κάθε ιδιαίτερη συναλλαγή ή τις τεχνικές δυσχέρειες που αντιμετωπίστηκαν κατά το εν λόγω χρηματοδοτικό έτος,

- κάθε σημαντική τροποποίηση, από την προηγούμενη έκθεση, των πληροφοριών που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 7.

Άρθρο 6

Τα παραστατικά έγγραφα που αφορούν τη χρηματοδοτούμενη δαπάνη και τα προς είσπραξη ποσά από το ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων, πρέπει να είναι στη διάθεση της Επιτροπής για τρία τουλάχιστον έτη μετά το έτος εκκαθάρισης κατά το οποίο η Επιτροπή προβαίνει στην εκκαθάριση των λογαριασμών του υπό εξέταση οικονομικού έτους και σε περίπτωση που η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών αποτελεί αντικείμενο προσφυγής ενώπιον του Δικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, ένα έτος μετά το πέρας της διαδικασίας.

Άρθρο 7

1. Η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών που προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 καθορίζει το ποσό της δαπάνης που πραγματοποιήθηκε σε κάθε κράτος μέλος κατά τη διάρκεια του εν λόγω οικονομικού έτους και που πρέπει να καταλογισθεί στο ΕΓΤΠΕ, με την επιφύλαξη των αποφάσεων που θα ληφθούν μεταγενέστερα σύμφωνα με την παράγραφο 2 στοιχείο γ) του άρθρου αυτού.

Τα προς ανάκτηση ή πληρωμή ποσά από ή προς κάθε κράτος μέλος, σύμφωνα με την εν λόγω απόφαση, προσδιορίζονται αφαιρώντας τις προκαταβολές που πληρώθηκαν για το εν λόγω οικονομικό έτος από τις δαπάνες που αναγνωρίζονται για το ίδιο έτος σύμφωνα με το πρώτο εδάφιο. Τα ποσά αυτά αφαιρούνται ή προστίθενται στις προκαταβολές που πληρώνονται από το δεύτερο μήνα μετά το μήνα κατά τον οποίο η απόφαση εκκαθάρισης παρήγαγε αποτελέσματα.

2. Η Επιτροπή ανακοινώνει τα αποτελέσματα των ελέγχων της στο ενδιαφερόμενο κράτος μέλος, μαζί με τις τροποποιήσεις που προτείνει πριν από τις 31 Μαρτίου που έπεται του τέλους του χρηματοδοτικού έτους.

3. Όταν, για αιτίες οι οποίες καταλογίζονται σε κράτος μέλος, η Επιτροπή δεν είναι σε θέση να εκκαθαρίσει τους λογαριασμούς του εν λόγω κράτους μέλους πριν τις 30 Απριλίου του επόμενου έτους, η Επιτροπή ανακοινώνει στο κράτος μέλος τις περαιτέρω έρευνες που προτίθεται να διεξάγει σύμφωνα με το άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70.

Άρθρο 8

1. Σε περίπτωση που, ως συνέπεια οιασδήποτε έρευνας, η Επιτροπή θεωρεί ότι οι δαπάνες δεν πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες, ανακοινώνει στο ενδιαφερόμενο κράτος μέλος τις διαπιστώσεις της και καθορίζει τα διορθωτικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν ώστε να διασφαλιστεί η μελλοντική τήρηση των προαναφερθέντων κανόνων, καθώς και εκτίμηση των δαπανών που μπορεί να εξαιρεθούν με βάση το άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. Η ανακοίνωση περιέχει παραπομπή στον παρόντα κανονισμό. Το κράτος μέλος απαντά εντός δύο μηνών και η Επιτροπή μπορεί να τροποποιήσει αναλόγως την θέση της. Σε δικαιολογημένες περιπτώσεις η Επιτροπή μπορεί να χορηγήσει παράταση της περιόδου για απάντηση.

Μετά το πέρας της προθεσμίας για απάντηση, η Επιτροπή οργανώνει διμερή διάλογο και τα δύο μέρη προσπαθούν να καταλήξουν σε συμφωνία σχετικά με τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν. Στη συνέχεια η Επιτροπή ανακοινώνει τα συμπεράσματά της στο κράτος μέλος κάνοντας αναφορά στην απόφαση 94/442/ΕΚ της Επιτροπής (6).

2. Οι αποφάσεις που προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, λαμβάνονται μετά την εξέταση οποιασδήποτε έκθεσης του οργάνου συμβιβασμού σύμφωνα με την απόφαση 94/442/ΕΚ.

3. Οι μειώσεις από την κοινοτική χρηματοδότηση όπως αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 γίνονται από τις προκαταβολές που αφορούν τις δαπάνες του δεύτερου μήνα μετά την απόφαση του άρθρου αυτού. Εντούτοις, μετά από αίτημα του κράτους μέλους και όπου διασφαλίζεται από τη σπουδαιότητα των διορθώσεων, η Επιτροπή, και μετά από διαβούλευση με την επιτροπή του ταμείου, μπορεί να αποφασίσει άλλες ημερομηνίες.

Άρθρο 9

Ο κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1723/72 καταργείται από τις 16 Οκτωβρίου 1995.

Ωστόσο, εξακολουθεί να εφαρμόζεται στην εκκαθάριση λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ μέχρι και το οικονομικό έτος του 1995.

Άρθρο 10

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την έβδομη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Εφαρμόζεται από το οικονομικό έτος που αρχίζει στις 16 Οκτωβρίου 1995.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 7 Ιουλίου 1995.

Για την Επιτροπή

Franz FISCHLER

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ αριθ. L 94 της 28. 4. 1970, σ. 13.

(2) ΕΕ αριθ. L 125 της 8. 6. 1995, σ. 1.

(3) ΕΕ αριθ. L 186 της 16. 8. 1972, σ. 1.

(4) ΕΕ αριθ. L 30 της 2. 2. 1988, σ. 7.

(5) ΕΕ αριθ. L 249 της 8. 9. 1988, σ. 9.

(6) ΕΕ αριθ. L 182 της 16. 7. 1994, σ. 45.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Προσανατολισμοί για τα κριτήρια έγκρισης ενός οργανισμού πληρωμής

Τα κριτήρια για έγκριση είναι τέτοια ώστε ο οργανισμός πληρωμών να παρέχει επαρκή εγγύηση σχετικά με την ορθή λειτουργία της διοικητικής του οργάνωσης και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και της τήρησης των εγγράφων σύμφωνα με το άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. Μόνο η μικρή κλίμακα πράξης ενός οργανισμού πληρωμών μπορεί να δικαιολογήσει εφαρμογή απλοποιημένων κριτηρίων. Η μη τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σημασίας για τις πράξεις ενός οργανισμού πληρωμών, οδηγεί στην εφαρμογή του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού αυτού.

1. Ο καθορισμός ενός οργανισμού πληρωμής «οργανισμού» από το κράτος μέλος χρησιμοποιεί τον τύπο επίσημης πράξης με την οποία καθορίζονται οι εξουσίες του οργανισμού, οι υποχρεώσεις και αρμοδιότητές του, ιδιαίτερα σε σχέση με τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων, όπως ορίζεται στα άρθρα 2 και 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, και στο οποίο παρουσιάζεται η διοικητική διάρθρωση του οργανισμού.

2. Ο οργανισμός έχει τρία βασικά καθήκοντα όσον αφορά τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων:

i) Έγκριση πληρωμών: στόχος είναι ο καθορισμός του ποσού που θα πρέπει να καταβάλλεται σε κάθε δικαιούχο σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες.

ii) Εκτέλεση πληρωμών: στόχος είναι η έκδοση εντολής προς τις τράπεζες του οργανισμού ή, ανάλογα με την περίπτωση, προς ένα δημόσιο ταμείο να καταβάλει το εγκεκριμένο ποσό στο δικαιούχο (ή στον εκδοχέα αυτού).

iii) Τήρηση λογαριασμών για την πληρωμή: στόχος είναι η εγγραφή της πληρωμής στα λογιστικά βιβλία του οργανισμού, τα οποία συνήθως είναι σε ηλεκτρονική μορφή, και η προετοιμασία περιοδικών συνοπτικών δελτίων δαπανών, συμπεριλαμβανομένων των μηνιαίων και ετησίων δηλώσεων προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Τα λογιστικά βιβλία επίσης καταγράφουν τα στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού που χρηματοδοτεί το ταμείο, ιδιαίτερα όσον αφορούν αποθέματα παρέμβασης, ανεκκαθάριστες προκαταβολές και οφειλέτες.

3. Ανεξαρτήτως των εκχωρήσεων που προβέπονται στο άρθρο 4 ο οργανισμός συνήθως διαθέτει δύο υπηρεσίες:

i) Υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου: στόχος της υπηρεσίας αυτής ή ισοδύναμης διαδικασίας είναι να εξασφαλίζεται ότι το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού λειτουργεί αποτελεσματικά 7 η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου είναι ανεξάρτητη από τα άλλα τμήματα του οργανισμού και αναφέρει απευθείας στα ανώτατα διοικητικά στελέχη του οργανισμού.

ii) Τεχνική υπηρεσία: στόχος της υπηρεσίας αυτής είναι να ελέγχει τα στοιχεία στα οποία βασίζονται οι πληρωμές προς τους δικαιούχους 7 για παράδειγμα, τα στοιχεία τα σχετικά με την ποιότητα και τα χαρακτηριστικά των προϊόντων, των ζώων, της γης κ.λπ. την ημερομηνία παράδοσης, τη μεταποίηση σε άλλο προϊόν και άλλους ελέγχους τεχνικής φύσεως. Ο έλεγχος των στοιχείων αυτών εξασφαλίζεται με τη λειτουργία ενός συστήματος ελέγχου και επιθεώρησης. Σημαντική αποστολή της τεχνικής υπηρεσίας είναι η παρακολούθηση του εν λόγω συστήματος ελέγχου.

4. Ένα μέρος ή όλες οι αρμοδιότητες έγκρισης ή/και η τεχνική υπηρεσία μπορούν να ανατίθενται σε άλλα όργανα υπό τον όρο ότι τηρούνται όλες οι κατωτέρω προϋποθέσεις:

i) Οι αρμοδιότητες και οι υποχρεώσεις των εν λόγω άλλων οργάνων, ιδίως όσον αφορά τον έλεγχο και την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τους κοινοτικούς κανόνες, καθορίζονται σαφώς,

ii) τα όργανα διαθέτουν αποτελεσματικά συστήματα για την εξασφάλιση της εκπλήρωσης των αρμοδιοτήτων τους με ικανοποιητικό τρόπο,

iii) τα όργανα ρητώς επιβεβαιώνουν στον οργανισμό ότι πράγματι εκπληρώνουν τις αρμοδιότητές τους και περιγράφουν τα μέσα που χρησιμοποιούν,

iv) ο οργανισμός ενημερώνεται τακτικά και έγκαιρα για τα αποτελέσματα των διενεργουμένων ελέγχων, ώστε να μπορεί πάντοτε να λαμβάνεται υπόψη η επάρκεια των ελέγχων αυτών πριν από τη διεκπεραίωση μιας αίτησης. οι εκτελεσθείσες εργασίες πρέπει να περιγράφονται λεπτομερώς σε έκθεση που συνοδεύει κάθε αίτηση, ομάδα αιτήσεων ή, ανάλογα με την περίπτωση, σε έκθεση που καλύπτει μια περίοδο εμπορίας. Η έκθεση συνοδεύεται από βεβαίωση για την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων και για τη φύση, το πεδίο και τους περιορισμούς της εργασίας που εκτελέστηκε. Εάν οι τυχόν υλικοί ή διοικητικοί έλεγχοι δεν είναι εξαντλητικοί, αλλά διενεργούνται επί δείγματος αιτήσεων, οι επιλεχθείσες αιτήσεις προσδιορίζονται, περιγράφεται η μέθοδος δειγματολειψίας, αναφέρονται τα αποτελέσματα όλων των επιθεωρήσεων και τα μέτρα που έχουν ληφθεί σχετικά με τις ανακολουθίες και τις παρατυπίες. Τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβάλλονται στον οργανισμό πρέπει να επαρκούν για να παρέχουν τη βεβαιότητα ότι έχουν εκτελεστεί όλοι οι απαιτούμενοι έλεγχοι ως προς την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων,

v) όταν έγγραφα που αφορούν τις αιτήσεις που εγκρίθηκαν και τους ελέγχους που διενεργήθηκαν βρίσκονται στην κατοχή άλλων οργάνων, τόσο τα όργανα αυτά όσο και ο οργανισμός θεσπίζουν διαδικασίες που εξασφαλίζουν, ότι καταγράφεται το σημείο φύλαξης όλων των εγγράφων που αφορούν κάθε πληρωμή που διενεργείται από τον οργανισμό και ότι τα έγγραφα αυτά μπορούν να καταστούν διαθέσιμα για επιθεώρηση στα γραφεία του οργανισμού κατόπιν αιτήσεως των προσώπων των οργάνων, τα οποία συνήθως έχουν το δικαίωμα να επιθεωρούν τα έγγραφα αυτά, και τα οποία περιλαμβάνουν:

- το προσωπικό του οργανισμού που διεκπεραιώνει την αίτηση,

- την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού,

- το όργανο που επικυρώνει την ετήσια δήλωση του οργανισμού,

- εντεταλμένους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

5. Η διοικητική διάρθρωση του οργανισμού προβλέπει τη διάκριση των τριών λειτουργιών έγκρισης, εκτέλεσης και τήρησης λογαριασμών για πληρωμές, καθεμία από τις οποίες ανήκει στην αρμοδιότητα χωριστής διοικητικής υπομονάδας, οι αρμοδιότητες της οποίας καθορίζονται στο οργανόγραμμα. Η διοικητική διάρθρωση μπορεί να προβλέπει ότι τα καθήκοντα της τεχνικής υπηρεσίας εκτελούνται στις ενδεικνυόμενες περιπτώσεις από το τμήμα έγκρισης.

6. Ο οργανισμός πληρωμών υιοθετεί τις ακόλουθες διαδικασίες ή διαδικασίες που παρέχουν ισοδύναμη εγγύηση:

i) ο οργανισμός καθορίζει γραπτώς λεπτομερείς διαδικασίες για την παραλαβή, την εγγραφή και την διεκπεραίωση των αιτήσεων, συμπεριλαμβανομένης και της περιγραφής όλων των χρησιμοποιούμενων εγγράφων,

ii) η κατανομή των καθηκόντων πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα ότι κανένας υπάλληλος δεν έχει περισσότερες από μία αρμοδιότητες ως προς την έγκριση, πληρωμή ή τήρηση λογαριασμών για τα ποσά που βαρύνουν το ΕΓΤΠΕ και ότι κανένας υπάλληλος δεν ασκεί ένα από τα εν λόγω καθήκοντα χωρίς να εποπτεύεται η εργασία του από έναν δεύτερο υπάλληλο.

Οι αρμοδιότητες καθενός υπαλλήλου καθορίζονται εγγράφως, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού χρηματοδοτικών περιορισμών στη δικαιοδοσία του. Η κατάρτηση του προσωπικού πρέπει να είναι επαρκής και πρέπει να υπάρχει πολιτική για καθήκοντα εκ περιτροπής σε ευαίσθητες θέσεις ή εναλλακτικά για αυξημένη εποπτεία,

iii) κάθε υπάλληλος αρμόδιος για την έγκριση έχει στη διάθεσή του εξαντλητική κατάσταση των ελέγχων που απαιτείται να επιχειρεί και επισυνάπτει στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης θεώρησή του ότι οι έλεγχοι αυτοί έχουν εκτελεστεί. Η εν λόγω βεβαίωση μπορεί να δίδεται με ηλεκτρονικά μέσα υπό τους όρους που αναφέρονται στο σημείο vi). Πρέπει να υπάρχει έγγραφο ίχνος επανεξέτασης της εργασίας από ανώτερο υπάλληλο,

iv) έγκριση για την πληρωμή μιας αίτηση δίδεται μόνο μετά τη διενέργεια επαρκών ελέγχων για την εξακρίβωση της συμμόρφωσής της με τους κοινοτικούς κανονισμούς. Μεταξύ των ελέγχων αυτών περιλαμβάνονται και οι έλεγχοι που απαιτούνται από τον κανονιμό που διέπει το συγκεκριμένο μέτρο βάσει του οποίου ζητείται η ενίσχυση, καθώς και οι έλεγχοι που απαιτούνται δυνάμει του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/90 για την πρόληψη και την αποκάλυψη απατών και παρατυπιών όσον αφορά ιδιαίτερα τους εμφανιζόμενους κινδύνους. Οι έλεγχοι που πρέπει να επιχειρούνται αναφέρονται σε ειδική κατάσταση και η εκτέλεσή τους βεβαιώνεται για κάθε αίτηση ή για κάθε ομάδα αιτήσεων,

v) διαδικασίες εξασφαλίζουν ότι πληρωμές γίνονται μόνο στο δικαιούχο, στον τραπεζικό λογαριασμό του ή στον εκδοχέα του. Η πληρωμή εκτελείται από την τράπεζα του οργανισμού ή, ενδεχομένως, το δημόσιο ταμείο ή ταχυδρομείται η επιταγή, εντός πέντε εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της χρέωσης του ποσού στο ΕΓΤΠΕ. Θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωμές, για τις οποίες δεν εκτελούνται οι μεταβιβάσεις ή δεν εξαργυρώνονται οι επιταγές, επαναπιστώνονται στο ταμείο. Δεν πραγματοποιούνται πληρωμές σε μετρητά. Η έγκριση του αρμοδίου υπαλλήλου ή/και του επόπτη που μπορεί να δίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, υπό τον όρο ότι εξασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας για τα μέσα αυτά και ότι εγγράφεται η ταυτότητα του υπογράφοντος στα ηλεκτρονικά στοιχεία,

vi) εάν η επεξεργασία των αιτήσεων γίνεται με σύστημα πληροφορικής, η πρόσβαση στον υπολογιστή πρέπει να προστατεύεται και να ελέγχεται κατά τρόπον ώστε:

- όλες οι πληροφορίες που εισάγονται στο σύστημα είναι σωστά επικυρωμένες ώστε να διασφαλίζεται ότι τα λάθη στην εισαγωγή επισημαίνονται και διορθώνονται,

- δεν επιτρέπεται να εισάγονται, να τροποποιούνται ή να επικυρώνονται δεδομένα, παρά μόνο από εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους στους οποίους έχουν δοθεί προσωπικοί κωδικοί,

- η ταυτότητα κάθε υπαλλήλου που εισάγει ή τροποποιεί δεδομένα καταγράφεται σε ημερολόγιο δραστηριοτήτων.

Οι προσωπικοί κωδικοί αλλάζουν τακτικά για να αποφευχθεί κατάχρηση. Τα συστήματα πληροφορικής προστατεύονται από πρόσβαση χωρίς άδεια μέσω φυσικών ελέγχων και δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων, τα οποία φυλάσσονται σε χωριστό, προστατευόμενο χώρο. Τα εισαγόμενα δεδομένα ελέγχονται με λογικούς ελέγχους που αποσκοπούν στην ανίχνευση αντιφατικών ή ασυνήθιστων δεδομένων,

vii) οι διαδικασίες του οργανισμού εξασφαλίζουν ότι οποιαδήποτε αλλαγή στους κοινοτικούς κανονισμούς, και ιδίως στο ισχύον ύψος των ενισχύσεων, καταγράφεται και ότι οι εντολές, βάσεις δεδομένων και καταστάσεις ελέγχου ενημερώνονται έγκαιρα.

7. Οι πληρωμές προκαταβολών προσδιορίζονται στις λογιστικές εγγραφές και θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι:

i) οι εγγυήσεις λαμβάνονται μόνο από χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς, οι οποίοι πληρούν τις προϋποθέσεις του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2280/85 της Επιτροπής (1) και είναι εγκεκριμένοι από αρμόδια αρχή, και εκδίδουν εγγυήσεις που ισχύουν μέχρι την επιστροφή τους ή την κατάπτωσή τους και ικανοποιούνται με απλή αίτηση του οργανισμού,

ii) οι προκαταβολές εκκαθαρίζονται εντός των καθορισμένων προθεσμιών και, όσων η εκκαθάριση καθυστερεί, εντοπίζονται και ζητείται αμέσως η κατάπτωση των εγγυήσεων,

iii) η εκκαθάριση των προκαταβολών υπόκειται στους ίδιους ελέγχους και τις πληρωμές εκ μέρους των υπαλλήλων που χορηγούν την έγκριση.

8. Το λογιστικό σύστημα για τα αποθέματα της παρέμβασης εξασφαλίζει ότι οι ποσότητες και τα συναφή έξοδα καταγράφονται ορθά σε σύντομη προθεσμία κατά παρτίδα και στο σωστό λογαριασμό σε κάθε στάδιο από την αποδοχή μιας προσφοράς έως την υλική διάθεση του προϊόντος και εξασφαλίζει ότι η ποσότητα και η φύση των αποθεμάτων σε κάθε τοποθεσία μπορεί να προσδιορίζεται ανά πάσα στιγμή. Τα αποθέματα υπόκεινται σε τακτικούς φυσικούς ελέγχους από πρόσωπα, όργανα ή υπηρεσίες ανεξάρτητα από τους τηρούντες τα αποθέματα.

9. Οι λογιστικές διαδικασίες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι μηνιαίες και ετήσιες δηλώσεις είναι πλήρεις και έγκαιρες και ότι τυχόν σφάλματα ή παραλείψεις ανευρίσκονται και διορθώνονται, ιδίως μέσω ελέγχων και διευθετήσεων που εκτελούνται σε διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τους τρεις μήνες.

10. Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου εξακριβώνει κατά πόσον οι διαδικασίες που θεσπίζονται από τον οργανισμό επαρκούν για να εξασφαλίσουν ότι ελέγχεται η συμμόρφωση με τους κοινοτικούς κανονισμούς και ότι τα λογιστικά στοιχεία είναι ακριβή, πλήρη και έγκαιρα. Οι επαληθεύσεις μπορούν να περιορίζονται σε επιλεγμένα μέτρα και σε δείγματα συναλλαγών συμπεριλαμβανομένων των επιφορτισμένων με την έγκριση τμημάτων υπό τον όρο ότι ένα πρόγραμμα εργασίας εξασφαλίζει ότι καλύπτονται όλοι οι σημαντικοί τομείς σε διάστημα μιας περιόδου που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη. Το έργο της υπηρεσίας εκτελείται σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά πρότυπα, καταγράφεται σε έγγραφα εργασίας και οδηγεί στη σύνταξη εκθέσεων και συστάσεων που απευθύνονται στα ανώτατα διοικητικά στελέχη του οργανισμού. Τα προγράμματα και οι εκθέσεις ελέγχου πρέπει να βρίσκονται στη διάθεση του οργανισμού πιστοποίησης και των εντεταλμένων υπαλλήλων της Επιτροπής για να εκτελέσουν ελέγχους και με μοναδικό σκοπό την αύξηση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου

11. Όλα τα ανωτέρω σημεία εφαρμόζονται αναλόγως στις «αρνητικές δαπάνες» (εισφορές καταπεσούσες εγγυήσεις, επιστραφείσες πληρωμές, κ.λπ.), τις οποίες ο οργανισμός απαιτείται να εισπράττει για λογαριασμό του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων. Ειδικότερα, ο οργανισμός καθιερώνει σύστημα για την αναγνώριση όλων των ποσών που οφείλονται στο ΕΓΤΠΕ και για την καταγραφή σε βιβλίο οφειλετών όλων αυτών των οφειλών πριν από την είσπραξή τους. Το βιβλίο οφειλετών επιθεωρείται σε τακτά διαστήματα με στόχο τη λήψη μέτρων για την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων χρεών.

Ο οργανισμός μπορεί να αναθέτει την αρμοδιότητα είσπραξης ορισμένων κατηγοριών δαπανών σε άλλα όργανα, υπό τους όρους που αναφέρονται στο σημείο 4, κατάλληλα προσαρμοσμένους, και υπό τον πρόσθετο όρο ότι το άλλο όργανο αναφέρει στον οργανισμό σε τακτική και έγκαιρη βάση, τουλάχιστον μηνιαίως, για όλα τα βεβαιωθέντα έσοδα και τα εισπραχθέντα ποσά.

12. Ο οργανισμός θεσπίζει διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι η επεξεργασία όλων των αιτήσεων που παραλαμβάνονται γίνεται χωρίς καθυστέρηση.

(1) ΕΕ αριθ. L 205 της 3. 8. 1985, σ. 5.