ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 2064/97 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 15ης Οκτωβρίου 1997 για τον καθορισμό των λεπτομερών διατάξεων του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88 του Συμβουλίου όσον αφορά το δημοσιονομικό έλεγχο των δράσεων που συγχρηματοδοτούνται από τα διαρθρωτικά ταμεία ο οποίος διενεργείται από τα κράτη μέλη

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88 του Συμβουλίου, της 19ης Δεκεμβρίου 1988, για τις διατάξεις εφαρμογής του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88 όσον αφορά το συντονισμό των παρεμβάσεων των διαφόρων διαρθρωτικών ταμείων μεταξύ τους καθώς και με τις παρεμβάσεις της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων και των λοιπών υφιστάμενων χρηματοδοτικών οργάνων (1), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 3193/94 (2), και ιδίως το τέταρτο εδάφιο της παραγράφου 1 του άρθρου 23,

τη γνώμη της συμβουλευτικής επιτροπής για την ανάπτυξη και τη μετατροπή των περιφερειών και της επιτροπής που συστήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 124 της συνθήκης,

Εκτιμώντας:

ότι το άρθρο 23 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88 καθορίζει τις αρχές που διέπουν το δημοσιονομικό έλεγχο τον οποίο πρέπει να διενεργούν τα κράτη μέλη για τις δράσεις που συγχρηματοδοτούνται από τα διαρθρωτικά ταμεία 7

ότι είναι αναγκαίο, προκειμένου να εξασφαλιστεί ένα αποδεκτό επίπεδο δημοσιονομικού ελέγχου σε όλη την Κοινότητα, να καθοριστούν λεπτομερώς ορισμένες απαιτήσεις όσον αφορά τον έλεγχο 7

ότι, λαμβανομένων υπόψη των ειδικών θεσμικών και διοικητικών χαρακτηριστικών κάθε κράτους μέλους, πρέπει να συμπληρωθεί ο παρών κανονισμός με κατάλληλες διοικητικές ρυθμίσεις που πρέπει να συναφθούν μεταξύ της Επιτροπής και κάθε κράτους μέλους 7

ότι ο παρών κανονισμός πρέπει να εφαρμόζεται στις μορφές παρέμβασης που προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88, της 24ης Ιουνίου 1988, για την αποστολή των διαρθρωτικών ταμείων, την αποτελεσματικότητά τους και τον συντονισμό των παρεμβάσεών τους μεταξύ τους καθώς και με τις παρεμβάσεις της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων και των άλλων υφιστάμενων χρηματοδοτικών οργάνων (3), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 3193/94, με την προϋπόθεση ότι τις μορφές παρέμβασης διαχειρίζονται τα κράτη μέλη 7

ότι τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών πρέπει να διασφαλίζουν την αποτελεσματική και ορθή εφαρμογή των δράσεων που συγχρηματοδοτούνται από τα διαρθρωτικά ταμεία 7

ότι πρέπει να θεσπισθούν κανόνες για τη διενέργεια των ελέγχων από τα κράτη μέλη και να προβλεφθούν ρυθμίσεις για περιοδικές διαβουλεύσεις μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής ώστε να μεγιστοποιείται η ωφέλεια από το σύνολο των πόρων που αφιερώνονται στον έλεγχο σε εθνικό και κοινοτικό επίπεδο 7

ότι τα κράτη μέλη πρέπει να εξασφαλίσουν ότι οι προφανείς παρατυπίες που διαπιστώνονται από τους εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους διερευνώνται και αντιμετωπίζονται ικανοποιητικά 7

ότι τα κράτη μέλη θα πρέπει να υποβάλουν στην Επιτροπή, στο πλαίσιο της λήξης των μορφών παρέμβασης, μία ανεξάρτητη δήλωση που παρέχει γενικό συμπέρασμα ως προς την εγκυρότητα της αίτησης για τελική πληρωμή και που επιτρέπει τον προσδιορισμό και την ικανοποιητική αντιμετώπιση όλων των ελλείψεων ή παρατυπιών 7

ότι τα κράτη μέλη θα πρέπει να υποβάλουν εκθέσεις στην Επιτροπή κάθε χρόνο για τα σχετικά με την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού 7

ότι τα κράτη μέλη υποχρεούνται, δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 23 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88, να κοινοποιούν στην Επιτροπή την περιγραφή των συστημάτων ελέγχου και διαχείρισης 7 ότι αυτές οι περιγραφές πρέπει, όποτε απαιτείται, να συμπληρώνονται και να ενημερώνονται σε τακτά διαστήματα 7

ότι, σε περίπτωση μορφών παρέμβασης που αφορούν περισσότερα του ενός κράτη μέλη, πρέπει να προβλεφθεί διάταξη για τη διοικητική συνεργασία μεταξύ των σχετικών κρατών μελών και της Επιτροπής 7

ότι τα κράτη μέλη πρέπει να είναι ελεύθερα να εφαρμόζουν εθνικούς κανόνες ελέγχου αυστηρότερους από αυτούς που καθορίζονται στον παρόντα κανονισμό 7

ότι ο παρών κανονισμός δεν πρέπει να θίγει τις διατάξεις του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου, της 11ης Νοεμβρίου 1996, σχετικά με τους ελέγχους και τις εξακριβώσεις που διεξάγει επιτοπίως η Επιτροπή με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες (4), και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1681/94 της Επιτροπής, της 11ης Ιουλίου 1994, για τις παρατυπίες και την ανάκτηση των αχρεωστήτων ποσών στο πλαίσιο της χρηματοδότησης των διαρθρωτικών πολιτικών, καθώς και την οργάνωση ενός συστήματος πληροφόρησης στον τομέα αυτό (5) 7

ότι, σύμφωνα με το άρθρο 214 της συνθήκης ΕΚ, πρέπει να απαγορευθεί η κοινολόγηση σε αναρμόδια πρόσωπα των στοιχείων που καλύπτονται από το επαγγελματικό απόρρητο και που συλλέγονται κατά τη διάρκεια των ελέγχων που προβλέπονται από τον παρόντα κανονισμό 7

ότι τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη που διατύπωσε η διαχειριστική επιτροπή γεωργικών διαρθρώσεων και αγροτικής ανάπτυξης και η μόνιμη επιτροπή διαχείρισης διαρθρώσεων της αλιείας,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται στις μορφές παρέμβασης οι οποίες προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88 και τις οποίες διαχειρίζονται τα κράτη μέλη.

Άρθρο 2

1. Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών:

α) εξασφαλίζουν την ορθή υλοποίηση των μορφών παρέμβασης σύμφωνα με τους στόχους της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης 7

β) παρέχουν ικανοποιητική πιστοποίηση της εγκυρότητας των αιτήσων για προκαταβολές και τελικές πληρωμές με βάση τις πραγματοποιηθείσες δαπάνες 7

γ) παρέχουν επαρκή διαδρομή ελέγχου 7

δ) παρέχουν την οργάνωση των αρμοδιοτήτων και ειδικότερα τους ελέγχους που εφαρμόζονται στα διάφορα επίπεδα για να διασφαλίζεται η εγκυρότητα των πιστοποιήσεων 7

ε) διευκολύνουν τον εντοπισμό των πιθανών ελλείψεων ή κινδύνων κατά την εκτέλεση των ενεργειών και των έργων 7

στ) προβλέπουν τη λήψη διορθωτικών μέτρων για την αντιμετώπιση των ελλείψεων, των κινδύνων ή των παρατυπιών που διαπιστώνονται κατά την εκτέλεση του έργου, ιδίως όσον αφορά την οικονομική διαχείριση.

2. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, επαρκής διαδρομή ελέγχου είναι αυτή η οποία επιτρέπει:

α) τη συμφωνία των συνολικών ποσών που πιστοποιήθηκαν στην Επιτροπή με τις μεμονωμένες εγγραφές δαπανών και τα δικαιολογητικά έγγραφα στα διάφορα επίπεδα διαχείρισης και στους τελικούς δικαιούχους 7

β) την επαλήθευση της κατανομής και των μεταφορών των διαθέσιμων κοινοτικών και εθνικών πόρων.

3. Στο παράρτημα Ι παρέχεται ενδεικτική περιγραφή των πληροφοριών που απαιτούνται για μία επαρκή διαδρομή ελέγχου.

Άρθρο 3

1. Τα κράτη μέλη οργανώνουν ελέγχους των έργων ή των ενεργειών (οι οποίοι στο εξής καλούνται «έλεγχοι»), βάσει κατάλληλης δειγματοληψίας, οι οποίοι αποσκοπούν κυρίως:

α) στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των εφαρμοζομένων συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου 7

β) στην επιλεκτική επαλήθευση, βάσει της ανάλυσης κινδύνου, των δηλώσεων δαπανών, που έγιναν στα διάφορα σχετικά επίπεδα.

2. Οι έλεγχοι που διενεργούνται πριν από τη λήξη κάθε μορφής παρέμβασης, αφορούν τουλάχιστον το 5 % της συνολικής επιλέξιμης δαπάνης και αντιπροσωπευτικό δείγμα των εγκριθέντων έργων ή ενεργειών, λαμβανομένων υπόψη των απαιτήσεων της παραγράφου 3.

Για τις μορφές παρέμβασης που εγκρίθηκαν πριν από την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισμού, το ποσοστό μπορεί να μειώνεται αναλόγως.

Τα κράτη μέλη μεριμνούν ώστε να κατανέμουν την υλοποίηση των ελέγχων ομοιόμορφα κατά τη διάρκεια της σχετικής περιόδου.

3. Στη επιλογή του δείγματος των έργων ή των ενεργειών που πρέπει να αποτελέσουν αντικείμενο ελέγχου λαμβάνονται υπόψη:

α) η ανάγκη να ελεγχθεί ένας κατάλληλος συνδυασμός ειδών και μεγεθών έργων ή ενεργειών 7

β) τυχόν παράγοντες κινδύνου οι οποίοι έχουν εντοπισθεί με εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους 7

γ) η συγκέντρωση έργων σε ορισμένες αρχές υλοποίησης ή σε ορισμένους τελικούς δικαιούχους, έτσι ώστε οι κύριες αρχές υλοποίησης και οι τελικοί δικαιούχοι να αποτελέσουν αντικείμενο τουλάχιστον ενός ελέγχου πριν από τη λήξη κάθε μορφής παρέμβασης.

Άρθρο 4

Με τους έλεγχους που αναφέρονται στο άρθρο 3, τα κράτη μέλη επιδιώκουν να επαληθεύσουν τα ακόλουθα:

α) την πρακτική εφαρμογή και αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου 7

β) για επαρκή αριθμό λογιστικών εγγραφών, την αντιστοιχεία των εν λόγω εγγραφών με τα δικαιολογητικά έγγραφα στο επίπεδο του τελικού δικαιούχου και των ενδιάμεσων αρχών 7

γ) την ύπαρξη μιας επαρκούς διαδρομής ελέγχου 7

δ) τον επαρκή αριθμό κονδυλίων δαπανών, ότι η φύση και ο χρόνος διενέργειας των σχετικών δαπανών (αναλήψεις υποχρεώσεων και πληρωμές) ανταποκρίνονται στις κοινοτικές απαιτήσεις, στα εγκριθέντα φυσικά χαρακτηριστικά του έργου και στις πράγματι εκτελεσθείσες εργασίες 7

ε) ότι η χρήση ή η προβλεπόμενη χρήση του έργου αντιστοιχεί στη χρήση που προβλέπεται στην αίτηση για κοινοτική συγχρηματοδότηση 7

στ) ότι η χρηματοδοτική συμμετοχή της Κοινότητας είναι εντός των ορίων που προβλέπονται στο άρθρο 13 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88 καθώς και σε οποιεσδήποτε άλλες εφαρμοστέες κοινοτικές διατάξεις και καταβάλλεται στους τελικούς δικαιούχους χωρίς μειώσεις ή αδικαιολόγητες καθυστερήσεις 7

ζ) ότι έχει διατεθεί πράγματι η κατάλληλη εθνική συγχρηματοδότηση 7

η) ότι οι συγχρηματοδοτούμενες ενέργειες έχουν εκτελεστεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 7 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88.

Άρθρο 5

Με τους ελέγχους πρέπει να καθορίζεται εάν τα τυχόν προβλήματα που ανακύπτουν είναι συστηματικού χαρακτήρα και, κατά συνέπεια, υπάρχει κίνδυνος να ανακύψουν και για άλλα έργα του ίδιου τελικού δικαιούχου ή για άλλα έργα που διαχειρίζεται η ίδια αρχή υλοποίησης. Πρέπει εξάλλου να εντοπίζονται τα αίτια των εν λόγω προβλημάτων, η φύση της συμπληρωματικής εξέτασης που ενδέχεται να απαιτηθεί και η απαραίτητη διοθρωτική και προληπτική δράση.

Άρθρο 6

Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, πραγματοποιούνται διαβουλεύσεις μεταξύ κάθε κράτους μέλους και της Επιτροπής, με σκοπό το συντονισμό των προγραμμάτων τους για τους ελέγχους ώστε να μεγιστοποιείται η ωφέλεια του συνόλου των πόρων που αφιερώνονται στον έλεγχο σε εθνικό και κοινοτικό επίπεδο. Οι εν λόγω διαβουλεύσεις καλύπτουν τις τεχνικές ανάλυσης κινδύνου οι οποίες θα πρέπει να εφαρμόζονται και λαμβάνουν υπόψη τους πρόσφατους ελέγχους καθώς και τις εκθέσεις και ανακοινώσεις των εθνικών αρχών, της Επιτροπής και του Ελεγκτικού Συνεδρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Άρθρο 7

1. Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι οι προφανείς παρατυπίες που διαπιστώνονται από τους εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους διερευνώνται και αντιμετωπίζονται ικανοποιητικά.

2. Εάν μια προφανής παρατυπία δεν αποτελέσει αντικείμενο ικανοποιητικής αντιμετώπισης εντός έξι μηνών από την κοινοποίησή της στην αρμόδια αρχή υλοποίησης, το κράτος μέλος ενημερώνει την Επιτροπή σχετικά με την κατάσταση αυτή, εκτός εάν αυτό έχει ήδη γίνει σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1681/94.

3. Για τους σκοπούς των παραγράφων 1 και 2, ως ικανοποιητική αντιμετώπιση θεωρείται η παροχή επαρκών αποδείξεων από τον τελικό δικαιούχο ή την αρχή υλοποίησης στο αρμόδιο φυσικό ή νομικό πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τους ελέγχους στο κράτος μέλος, ότι η παρατυπία δεν υπάρχει ή έχει διορθωθεί.

Εάν μια παρατυπία έχει συστηματικό χαρακτήρα, ικανοποιητική αντιμετώπιση σημαίνει περαιτέρω την έγκριση των απαραίτητων μέτρων για τη διόρθωση των περιπτώσεων παρατυπίας που δεν έχουν διαπιστωθεί μεμονωμένα μέσω των ελέγχων, καθώς και για την πρόληψη κάθε επανάληψης.

4. Η απόδειξη της ικανοποιητικής αντιμετώπισης δύναται να πραγματοποιηθεί με βάση αντίγραφα των λογιστικών εγγράφων και των δικαιολογητικών εγγράφων ή οποιαδήποτε άλλη απαραίτητη απόδειξη.

Άρθρο 8

1. Το αργότερο κατά τη στιγμή της αίτησης για την τελική πληρωμή και την τελική δήλωση των δαπανών για κάθε μορφή παρέμβασης, τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή, δήλωση, της οποίας ενδεικτικό υπόδειγμα παρατίθεται στο παράρτημα ΙΙ, και η οποία συντάσσεται από ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο λειτουργικά ανεξάρτητο από την υπηρεσία υλοποίησης. Η δήλωση αυτή αναφέρει συνοπτικά τα πορίσματα των ελέγχων που διεξήχθησαν κατά τα προηγούμενα έτη και παρέχει ένα γενικό συμπέρασμα σχετικά με την εγκυρότητα της αίτησης για την τελική πληρωμή και σχετικά με τη νομιμότητα και κανονικότητα των δράσεων που περιλαμβάνονται στην τελική δήλωση δαπανών.

2. Εάν η ύπαρξη σημαντικών ελλείψεων ως προς τη διαχείριση ή τον έλεγχο ή εάν η μεγάλη συχνότητα των διαπιστωθεισών παρατυπιών δεν επιτρέπουν την παροχή συνολικής βεβαίωσης σχετικά με την εγκυρότητα της αίτησης για τελική πληρωμή και την τελική δήλωση δαπανών, η δήλωση αναφέρεται στις εν λόγω περιπτώσεις και περιλαμβάνει εκτιμήσεις σχετικά με την έκταση του προβλήματος και τις δημοσιονομικές επιπτώσεις του.

Στην εν λόγω περίπτωση η Επιτροπή δύνανται να απαιτήσει τη διεξαγωγή περαιτέρω ελέγχου με σκοπό τον εντοπισμό και την διόρθωση των παρατυπιών εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.

Άρθρο 9

Τα κράτη μέλη ενημερώνουν την Επιτροπή μέχρι τις 30 Ιουνίου κάθε έτους και για πρώτη φορά έως τις 30 Ιουνίου 1998, σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο έχουν εφαρμόσει τον παρόντα κανονισμό κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος, με ειδική αναφορά στις απαιτήσεις του άρθρου 2 και περιλαμβάνοντας κάθε απαραίτητη συμπλήρωση ή ενημέρωση της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που απαιτείται από το άρθρο 23 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88.

Άρθρο 10

Η Επιτροπή και τα κράτη μέλη μεριμνούν από κοινού έτσι να διασφαλίζεται η επίτευξη των στόχων του παρόντος κανονισμού στα πλαίσια των διοικητικών ρυθμίσεων που έχουν συναφθεί με κάθε κράτος μέλος.

Άρθρο 11

Σε περίπτωση μορφών παρέμβασης στις οποίες συμμετέχουν περισσότερα του ενός κράτη μέλη ή υπάρχουν δικαιούχοι σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη, τα ενδιαφερόμενα κράτη μέλη και η Επιτροπή παρέχουν μεταξύ τους κάθε απαραίτητη διοικητική βοήθεια για την εξασφάλιση κατάλληλου ελέγχου.

Άρθρο 12

1. Τα υπεύθυνα για την υλοποίηση των συγχρηματοδοτούμενων από την Κοινότητα δράσεων πρόσωπα ή οργανισμοί φροντίζουν ώστε να παρέχονται στους αρμόδιους για τον έλεγχο υπαλλήλους ή στα εξουσιοδοτημένα προς το σκοπό αυτό άτομα όλα τα έγγραφα και λογιστικά βιβλία που απαιτούνται για τη διεξαγωγή των ελέγχων.

2. Οι αρμόδιοι για τον έλεγχο υπάλληλοι ή τα εξουσιοδοτημένα προς το σκοπό αυτό άτομα δύνανται να απαιτήσουν να τους παρασχεθούν αποσπάσματα ή αντίγραφα των εγγράφων ή των λογιστικών βιβλίων που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

Άρθρο 13

Οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται κατά τη διεξαγωγή των ελέγχων πρέπει να προστατεύονται από το επαγγελματικό απόρρητο σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις της εθνικής και κοινοτικής νομοθεσίας. Οι εν λόγω πληροφορίες δεν δύνανται να κοινοποιούνται σε οποιοδήποτε άλλο άτομο εκτός εκείνων τα οποία, λόγω των καθηκόντων τους στα κράτη μέλη ή στα όργανα της Κοινότητας, απαιτείται να λάβουν γνώση αυτών με σκοπό την άσκηση των καθηκόντων τους.

Άρθρο 14

Σύμφωνα με τη σχετική εθνική νομοθεσία, οι υπάλληλοι της Επιτροπής πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί είτε για τη διεξαγωγή ελέγχων είτε μετά τη διεξαγωγή ελέγχων στο πλαίσιο του παρόντος κανονισμού, καθώς και στα στοιχεία που έχουν συγκεντρωθεί, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που υπάρχουν σε ηλεκτρονικά συστήματα επεξεργασίας δεδομένων.

Άρθρο 15

Οι διατάξεις του παρόντος κανονισμού δεν εμποδίζουν τα κράτη μέλη να εφαρμόζουν εθνικούς κανόνες ελέγχου που είναι αυστηρότεροι από εκείνους που αναφέρονται στον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 16

Οι έλεγχοι που διενεργούνται σε εφαρμογή των διατάξεων των κανονισμών (ΕΟΚ) αριθ. 3508/92 του Συμβουλίου (6) και 3887/92 της Επιτροπής (7), εάν αφορούν το ΕΓΤΠΕ-τμήμα Προσανατολισμού, μπορούν να εξομοιωθούν με τους ελέγχους που διενεργούνται σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 17

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Το άρθρο 8 εφαρμόζεται από την 1η Ιανουαρίου 1998.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

Βρυξέλλες, 15 Οκτωβρίου 1997.

Για την Επιτροπή

Anita GRADIN

Μέλος της Επιτροπής

(1) ΕΕ L 374 της 31. 12. 1988, σ. 1.

(2) ΕΕ L 337 της 24. 12. 1994, σ. 11.

(3) ΕΕ L 185 της 15. 7. 1988, σ. 9.

(4) ΕΕ L 292 της 15. 11. 1996, σ. 2.

(5) ΕΕ L 178 της 12. 7. 1994, σ. 43.

(6) ΕΕ L 355 της 5. 12. 1992, σ. 1.

(7) ΕΕ L 391 της 31. 12. 1992, σ. 36.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι

ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΔΡΟΜΗ ΕΛΕΓΧΟΥ (Άρθρο 2 παράγραφος 3)

Υπάρχει επαρκής διαδρομή ελέγχου, όπως αναφέρεται στο άρθρο 2 παράγραφος 3, όταν, για μία δεδομένη μορφή παρέμβασης:

1. Οι λογιστικές εγγραφές τηρούνται στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης παρέχουν λεπτομερείς πληροφοφορίες για τις δαπάνες που πραγματοποίησαν οι τελικοί δικαιούχοι για καθένα από τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, συμπεριλαμβανομένων της ημερομηνίας της λογιστικής εγγραφής, του ποσού κάθε κονδυλίου της δαπάνης, του προσδιορισμού των δικαιολογητικών εγγράφων και της ημερομηνίας και μεθόδου της πληρωμής 7 οι εγγραφές τεκμηριώνονται από τα αναγκαία αποδεικτικά στοιχεία (π.χ. τιμολόγια).

2. Σε περιπτώσεις δαπανών που αφορούν μόνο εν μέρει την από την Κοινότητα συγχρηματοδοτούμενη δράση, υπάρχει επαρκής αιτιολόγηση της ακρίβειας της κατανομής του ποσού μεταξύ της συγχρηματοδοτούμενης από την Κοινότητα και των άλλων δράσεων. Παρόμοια αιτιολόγηση πρέπει να υπάρχει και για τα είδη δαπανών τα οποία αναγνωρίζονται ως επιλέξιμα εντός ορίων ή αναλογικά με άλλες δαπάνες.

3. Τα τεχνικά και χρηματοδοτικά σχέδια του έργου, οι εκθέσεις προόδου, τα έγγραφα που αφορούν την έγκριση επιχορήγησης, τις διαδικασίες δημοπράτησης και σύναψης της σύμβασης, κ.λπ. τηρούνται διαθέσιμα στο κατάλληλο επίπεδο διαχείρισης.

4. Κατά την αναφορά των πραγματοποιηθεισών δαπανών σε κάποια ενδιάμεση αρχή, οι πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 συγκεντρώνονται σε λεπτομερή δήλωση δαπανών που αναφέρει για κάθε, από την Κοινότητα συγχρηματοδοτούμενο, έργο όλα τα μεμονωμένα κονδύλια της δαπάνης με σκοπό τη σύνθεση του συνολικού πιστοποιούμενου ποσού. Αυτές οι λεπτομερείς δηλώσεις δαπανών αποτελούν τα δικαιολογητικά έγγραφα των λογιστικών εγγραφών των ενδιάμεσων αρχών.

5. Οι ενδιάμεσες αρχές τηρούν λογιστικές εγγραφές για κάθε μεμονωμένο έργο και για τα συνολικά ποσά των δαπανών που πιστοποιούνται κάθε φορά από τους τελικούς δικαιούχους. Κατά την αναφορά προς την καθορισθείσα αρχή που προβλέπεται στο άρθρο 21 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88, οι ενδιάμεσες αρχές υποβάλλουν ένα κατάλογο των έργων που εγκρίθηκαν για κάθε μορφή παρέμβασης μαζί με πληροφορίες για κάθε μεμονωμένο έργο, που περιλαμβάνουν τουλάχιστον τον πλήρη προσδιορισμό του έργου και του τελικού δικαιούχου, την ημερομηνία έγκρισης της επιχορήγησης, τα ποσά των αναλήψεων υποχρεώσεων και των πληρωμών, την καλυπτόμενη περίοδο των δαπανών και τα σύνολα των δαπανών ανά μέτρο και ανά υποπρόγραμμα. Οι πληροφορίες αυτές αποτελούν την τεκμηρίωση των λογιστικών εγγραφών της καθορισθείσας αρχής και τη βάση για την κατάρτιση των δηλώσεων δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή.

6. Σε περιπτώσεις που οι τελικοί δικαιούχοι αναφέρουν απευθείας στην καθορισθείσα αρχή, οι λεπτομερείς δηλώσεις δαπανών που αναφέρονται στην παράγραφο 4 αποτελούν τα δικαιολογητικά έγγραφα των λογιστικών εγγραφών της καθορισθείσας αρχής η οποία είναι υπεύθυνη για την κατάρτιση του καταλόγου των έργων που προβλέπεται στην παράγραφο 5.

7. Σε περιπτώσεις που οι ενδιάμεσες αρχές που παρεμβαίνουν μεταξύ του τελικού δικαιούχου και της καθορισθείσας αρχής είναι περισσότερες από μία, κάθε ενδιάμεση αρχή απαιτεί, για τον τομέα της αρμοδιότητάς της, λεπτομερείς δηλώσεις των δαπανηθέντων ποσών που αποτέλεσαν αντικείμενο επεξεργασίας στο χαμηλότερο επίπεδο, για να χρησιμοποιηθούν ως δικαιολογητικά έγγραφα των δικών της λογιστικών εγγραφών, και αναφέρει σε υψηλότερο επίπεδο τουλάχιστον τα σύνολα των δαπανηθέντων ποσών για κάθε μεμονωμένο έργο.

8. Σε περιπτώσεις άλλων μοντέλων οργάνωσης των διαδικασιών διαχείρισης και πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της μηχανογραφημένης διαβίβασης δεδομένων, όλες οι σχετικές αρχές λαμβάνουν επαρκείς πληροφορίες από το χαμηλότερο επίπεδο για να δικαιολογήσουν τις λογιστικές τους εγγραφές και τα ποσά που αναφέρουν σε υψηλότερο επίπεδο, διασφαλίζοντας έτσι μία ικανοποιητική διαδρομή ελέγχου από τα συνολικά ποσά που πιστοποιούνται στην Επιτροπή μέχρι τα μεμονωμένα κονδύλια των δαπανών και τα δικαιολογητικά έγγραφα στο επίπεδο του τελικού δικαιούχου.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

>ΑΡΧΗ ΓΡΑΦΗΚΟΥ>

ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΗΛΩΣΗ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΠΕΡΑΤΩΣΗ ΤΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ

(άρθρο 8)

Προς τη Γενική Διεύθυνση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

1. Ο κάτωθι υπογραγραμμένος ................... (αναφέρατε το όνομα, τον τίτλο και την υπηρεσία), εξέτασα την τελική δήλωση των δαπανών για ................... (αναφέρατε τη μορφή παρέμβασης, το σχετικό διαρθρωτικό ταμείο και την καλυπτόμενη περίοδο) μαζί με την αίτηση προς την Επιτροπή για πληρωμή του υπολοίπου της κοινοτικής ενίσχυσης.

ΠΕΔΙΟ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ

2. Διεξήγαγα τον έλεγχο σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2064/97. Προγραμμάτισα και διενήργησα την εξέταση με σκοπό να βεβαιωθώ ευλόγως για το εάν η τελική δήλωση δαπανών και η αίτηση για πληρωμή υπολοίπου της κοινοτικής ενίσχυσης είναι απαλλαγμένες από ουσιώδεις ανακρίβειες ...................... (περιγράψατε σύντομα τα μέτρα που λάβατε στην πράξη για τη διεξαγωγή του ελέγχου).

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

3. Το πεδίο του ελέγχου περιορίστηκε από τα ακόλουθα:

α)

β)

γ) κ.λπ.

(Υποδείξατε τυχόν εμπόδια που περιόρισαν την εξέταση, π.χ. συστηματικά προβλήματα, αδυναμίες της διοίκησης, έλλειψη διαδρομής ελέγχου, έλλειψη δικαιολογητικών εγγράφων, περιπτώσεις που εκρεμούν στο δικαστήριο, κ.λπ. 7 εκτιμήσατε τα ποσά δαπανών που επηρεάστηκαν από αυτούς τους περιορισμούς και την αντίστοιχη κοινοτική ενίσχυση).

4. Η εξέταση ελέγχου μαζί με τα πορίσματα των άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στα οποία είχα πρόσβαση, απεκάλυψε χαμηλή/υψηλή συχνότητα (αναφέρατε καταλλήλως 7 εάν είναι υψηλή, εξηγήστε) σφαλμάτων/παρατυπιών. Τα αναφερθέντα σφάλματα/παρατυπίες αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά από τις διευθυντικές αρχές και δεν φαίνεται να επηρεάζουν το καταβλητέο ποσό της κοινοτικής ενίσχυσης, με τις ακόλουθες εξαιρέσεις:

α)

β)

γ) κ.λπ.

(Αναφέρατε τα σφάλματα/παρατυπίες που δεν αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά και, για κάθε περίπτωση, το πιθανό συστηματικό χαρακτήρα και μέγεθος του προβλήματος και τα ποσά της κοινοτικής ενίσχυσης τα οποία φαίνεται να επηρεάζονται).

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Είτε

Εάν δεν υπάρχουν περιορισμοί στην εξέταση ελέγχου, η συχνότητα των σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν είναι χαμηλή και όλα τα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά:

5α) Υπό το φως της εξέτασης και των πορισμάτων των άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στα οποία είχα πρόσβαση, κατά τη γνώμη μου η τελική δήλωση των δαπανών παρουσιάζει ορθά, όσον αφορά όλα τα ουσιαστικά σημεία, τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τους κανονισμούς και τις διατάξεις του προγράμματος και η αίτηση προς την Επιτροπή για την καταβολή του υπολοίπου της κοινοτικής ενίσχυσης φαίνεται να είναι έγκυρη.

ή

Εάν υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί στην εξέταση ελέγχου, αλλά η συχνότητα των σφαλμάτων δεν είναι υψηλή, ή εάν υπάρχουν προβλήματα τα οποία δεν αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά:

5β) Με εξαίρεση τα θέματα που αναφέρονται στο ανωτέρω σημείο 3 ή/και τα σφάλματα/τις παρατυπίες που δεν φαίνεται να έχουν αντιμετωπιστεί ικανοποιητικά, όπως αναφέρεται στο ανωτέρω σημείο 4, κατά τη γνώμη μου, η οποία βασίζεται στην εξέταση ελέγχου και στα πορίσματα άλλων εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων στα οποία είχα πρόσβαση, η τελική δήλωση δαπανών παρουσιάζει ορθά, όσον αφορά όλα τα ουσιαστικά σημεία, τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τους κανονισμούς και τις διατάξεις του προγράμματος και η αίτηση προς την Επιτροπή για την πληρωμή του υπολοίπου της κοινοτικής ενίσχυσης φαίνεται να είναι έγκυρη.

ή

Εάν υπάρχουν σημαντικοί περιορισμοί στην εξέταση ελέγχου, ή η συχνότητα των σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν είναι υψηλή, ακόμη και εάν τα αναφερθέντα σφάλματα/παρατυπίες έχουν αντιμετωπισθεί ικανοποιητικά:

5γ) Από την άποψη των θεμάτων που αναφέρονται στο ανωτέρω σημείο 3 ή/και δεδομένης της υψηλής συχνότητας των σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν στο σημείο 4, δεν είμαι σε θέση να εκφράσω γνώμη για την τελική δήλωση δαπανών και την αίτηση προς την Επιτροπή για την πληρωμή του υπολοίπου της κοινοτικής ενίσχυσης

Ημερομηνία, υπογραφή

>ΤΕΛΟΣ ΓΡΑΦΗΚΟΥ>