ΕΚΘΕΣΗ για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στο πλαίσιο της εσωτερικής αγοράς (ΓΕΠΕΑ-Αλικάντε), συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου (97/C 81/04

)

(Περίοδος από 1η Σεπτεμβρίου 1994 έως 31η Δεκεμβρίου 1995)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στην επιτροπή προϋπολογισμού του Γραφείου Εναρμόνισης στο Πλαίσιο της Εσωτερικής Αγοράς, σύμφωνα με το άρθρο 137 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, της 20ής Δεκεμβρίου 1993 (1).

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Γραφείου εναρμόνισης στο πλαίσιο της εσωτερικής Αγοράς για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995. Σύμφωνα με το άρθρο 119 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου (2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του Προέδρου του Γραφείου. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των λογαριασμών (3), σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες, όπως ορίζει το άρθρο 137 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου.Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο των λογαριασμών αυτών βάσει του άρθρου 188Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας. Η παρούσα έκθεση αφορά τον πρώτο έλεγχο του Γραφείου.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τα γενικώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα, στο βαθμό που αυτά έχουν εφαρμογή στο κοινοτικό πλαίσιο. Διενήργησε δοκιμαστικούς ελέγχους των λογιστικών βιβλίων και εγγράφων καθώς και άλλες ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σ' αυτό το πλαίσιο. Οι κυριότερες παρατηρήσεις που προέκυψαν από τον έλεγχο του Συνεδρίου παρατίθενται στο δεύτερο μέρος της παρούσας έκθεσης.

1.4. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995 είναι αξιόπιστες και η νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων είναι, στο σύνολό τους, εξασφαλισμένες.

Κυριότερες παρατηρήσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Γραφείου Εναρμόνισης στο Πλαίσιο της Εσωτερικής Αγοράς για τα οικονομικά έτη 1994 και 1995

Επιχορήγηση της Επιτροπής

1.5. Κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 1995, το Γραφείο χρησιμοποίησε μόνο 6,8 εκατ. Ecu από την καταβληθείσα επιχορήγηση, ήτη το 68 %. Το Συνέδριο είναι της γνώμης ότι το Γραφείο θα έπρεπε να είχε εκδώσει ένταλμα είσπραξης για το σύνολο του προϋπολογισμού (10,1 εκατ. Ecu), ώστε να ανταποκριθεί στις αναλήψεις υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν στο οικονομικό έτος 1996 (4,6 εκατ. Ecu).

Λογιστική προϋπολογισμού

1.6. Κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους 1995, το Γραφείο καθιέρωσε ένα σύστημα λογιστικής. Το σύστημα αυτό επιτρέπει να επιφέρονται αλλαγές στο σύστημα των καταχωρήσεων εκ των υστέρων, χωρίς να εμφανίζονται ίχνη αυτών των τροποποιήσεων. Η κατάσταση αυτή αντιβαίνει στον εσωτερικό δημοσιονομικό κανονισμό (άρθρα 4.1 και 29.1).

Μεταφερθείσες πιστώσεις και μεταφορές

1.7. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν στο έτος 1996 αντιπροσωπεύουν το 46 % του προϋπολογισμού και αφορούν κυρίως το υλικό πληροφορικής (τίτλοι 2 και 3 του προϋπολογισμού). Επιπλέον, με τις διαθέσιμες πιστώσεις έγιναν μεταφορές από τον τίτλο 1 (προσωπικό) στον τίτλο 2 (διοικητικές δαπάνες) συνολικού ποσού 2,529 εκατ. Ecu (25 % του προϋπολογισμού).

Απογραφή

1.8. Η απογραφή τηρείται μόνο ως προς τον αριθμό και όχι ως προς την αξία. Ως εκ τούτου δεν μπορεί να γίνει καμία συμφωνία με τα ποσά που αναφέρονται στον ισολογισμό του Γραφείου.

Διάκριση των καθηκόντων

1.9. Το Γραφείο δεν καθιέρωσε σύστημα διαχείρισης που να εξασφαλίζει την ενδεδειγμένη διάκριση καθηκόντων και την ορθή εκτέλεση των διατάξεων που αφορούν τα έσοδα, τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις πληρωμές (δηλ. διατάκτης, δημοσιονομικός ελεγκτής και υπόλογος).

Ακινητοποιήσεις

1.10. Το Γραφείο στεγάζεται επί του παρόντος σε κτίριο που ανήκει στην ισπανική κυβέρνηση. Ωστόσο δεν υπάρχει σύμβαση για την κατοχή του κτιρίου αυτού. Επίσης όσον αφορά τη μελλοντική παράδοση της οριστικής έδρας, το Γραφείο θα έπρεπε να προβεί σε προσδιορισμό των αναγκών του σε θέματα στέγασης των υπηρεσιών του.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 26ης Σεπτεμβρίου 1996.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ αριθ. L 11, της 14. 1. 1994, σ. 33.

(2) ΕΕ αριθ. L 11, της 14. 1. 1994, σ. 30.

(3) Όπως απαιτείται από το άρθρο 137.1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Γραφείου για το οικονομικό έτος 1995 καταρτίστηκαν στις 29 Μαρτίου 1996 7 την ημερομηνία αυτή υπογράφηκαν οι λογαριασμοί από τον πρόεδρο του Γραφείου και διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στην επιτροπή προϋπολογισμού και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 2 Απριλίου 1996. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

Επιχορήγηση της Επιτροπής

1.5. Η ανάγκη έκδοσης εντολής είσπραξης δεν είναι απαραίτητη ούτε για την Επιτροπή ούτε για το Γραφείο.

Το Γραφείο έλαβε υπόψη του τη σχετική παρατήρηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου και έλαβε επίσης όλα τα κατάλληλα μέτρα για την έκδοση σχετικής εντολής είσπραξης για το συνολικό ποσό της επιχορήγησης, εκτός του αποθεματικού, για το οικονομικό έτος 1996, και θα πράξει το ίδιο και για τα επόμενα οικονομικά έτη.

Λογιστική προϋπολογισμού

1.6. Είναι αληθές ότι το Γραφείο χρησιμοποιεί σήμερα ένα σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού που επιτρέπει την εκ των υστέρων τροποποίηση των καταχωρήσεων. Εν αναμονή της χρησιμοποίησης του συστήματος Sincom2, που δημιούργησε η Επιτροπή, το Γραφείο έλαβε όλα τα κατάλληλα οργανωτικά μέτρα για τη βελτίωση της ασφάλειας του συστήματος που χρησιμοποιείται επί του παρόντος.

Στο μεταξύ, το Γραφείο δεν διαθέτει άλλη εναλλακτική λύση παρά μόνο να αναμένει το προαναφερθέν σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού της Επιτροπής που θα πρέπει να τεθεί σε λειτουργία πριν από το τέλος του έτους. Η δημιουργία ενός λογιστικού συστήματος αυτής της μορφής απαιτεί μια σημαντική δαπάνη που ένα Γραφείο δεν μπορεί να την αναλάβει μόνο του.

Μεταφερθείσες πιστώσεις και μεταφορές

1.7. Το 1995, ο προϋπολογισμός του Γραφείου ψηφίστηκε από το Κοινοβούλιο μέσω της δημιουργίας αποθεματικού ύψους 2 εκατ. ECU σε σύνολο προϋπολογισμού 10 100 000 ECU. Η άρση της σχετικής επιφύλαξης όσον αφορά το αποθεματικό έγινε σε δύο φάσεις:

- 1 000 000 ECU τον Οκτώβριο 1995,

- το υπόλοιπο το Νοέμβριο 1995.

Είναι προφανές ότι η προσωρινή διακοπή της ροής των πιστώσεων, λόγω της αβεβαιότητας που υπήρχε ως προς τις πραγματικές δυνατότητες άρσης της επιφύλαξης σχετικά με το αποθεματικό, είχε άμεσες επιπτώσεις στη χρηματοδότηση των πιστώσεων και κυρίως εκείνων του τίτλου 1 (προσωπικό). Πράγματι, το Γραφείο δεν μπορούσε σε καμιά περίπτωση να αναλάβει τον κίνδυνο πρόσληψης προσωπικού χωρίς να υπάρχει εγγύηση όσον αφορά τη δυνατότητα εξασφάλισης της πληρωμής των μισθών μέχρι το τέλος του οικονομικού έτους.

Αμέσως μετά από την άρση της επιφύλαξης σχετικά με το αποθεματικό, λήφθηκαν μέτρα για την απορρόφηση των πιστώσεων που αποδεσμεύτηκαν στις γραμμές εκείνες του προϋπολογισμού που οι προθεσμίες για τις διαδικασίες ανάληψης υποχρεώσεων δαπανών το επέτρεπαν, καθώς και εκεί όπου υπήρχε πραγματική ανάγκη.

Αυτό οδήγησε το Γραφείο να λάβει την απόφαση να ζητήσει τη μεταφορά πιστώσεων από τον τίτλο 1 στον τίτλο 2 ώστε στη συνέχεια να μπορέσει να προβεί κυρίως στην απόκτηση συστημάτων πληροφορικής, γεγονός που είχε καταστεί ιδιαίτερα επείγον λόγω του χρονοδιαγράμματος έναρξης της λειτουργίας του Γραφείου.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι το Γραφείο πρωτολειτούργησε την 1η Απριλίου 1996 και ότι έκτοτε και μέχρι σήμερα, ο αριθμός των αιτήσεων για εμπορικά σήματα που έχει ληφθεί υπερβαίνει τις 30 000, ενώ οι σχετικές προβλέψεις για ολόκληρο το οικονομικό έτος ήταν ότι αυτές θα ανέρχονταν σε 15 000 αιτήσεις.

Η εφαρμογή οργανωτικών συστημάτων βάσει ηλεκτρονικών υπολογιστών για τη διαχείριση του συνόλου των σημάτων και οι σημαντικές επενδύσεις που πραγματοποιήθηκαν σχετικώς κατά την περίοδο πριν από την έναρξη λειτουργίας του Γραφείου αποδείχθηκαν πλήρως δικαιολογημένες.

Απογραφή

1.8. Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το Γραφείο μόλις είχε λάβει από την Επιτροπή το σχετικό λογισμικό πληροφορικής για την απογραφή και προέβαινε στην εγκατάστασή του.

Στο μεταξύ έγιναν οι κατάλληλες συγκρίσεις επαλήθευσης μεταξύ των λογιστικών και των φυσικών απογραφών.

Διάκριση καθηκόντων

1.9. Σύμφωνα με πληροφορίες που λήφθηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο, το σημείο αυτό αφορά τη διαδικασία της ακολουθίας των υπογραφών σχετικά με τις διαδικασίες ανάληψης υποχρεώσεων πιστώσεων και πληρωμών. Δεν πρόκειται λοιπόν για πρόβλημα σύγχυσης των καθηκόντων μεταξύ του διατάκτη, του λογιστή και του δημοσιονομικού ελεγκτή.

Η παρατήρηση αφορά το γεγονός ότι ο λογιστής θεωρούσε το φάκελο πριν από το διατάκτη. Αυτή η μέθοδος επέτρεπε, κατά τη φάση έναρξης της λειτουργίας του Γραφείου, λόγω έλλειψης διαχειριστού για θέματα προϋπολογισμού την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των κονδυλίων πριν από την υπογραφή του διατάκτη.

Το Γραφείο διαθέτει πλέον διαχειριστή για θέματα προϋπολογισμού και μπορεί στο εξής να εφαρμόζει την ακόλουθη διαδικασία υπογραφών για τα διάφορα χρηματοοικονομικά έγγραφα:

1. Διαχειριστής για θέματα προϋπολογισμού

2. Διατάκτης

3. Δημοσιονομικός ελεγκτής

4. Λογιστής.

Αυτό αποτελεί απάντηση στις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Ακινητοποιήσεις

1.10. Υπάρχει μια συμφωνία (βλέπε αντίγραφο στο παράρτημα), μεταξύ του Υπουργού Βιομηχανίας της ισπανικής κυβέρνησης και του πρώην Επιτρόπου που ήταν αρμόδιος για θέματα εσωτερικής αγοράς, κ. Vanni d'Archirafi. Βάσει αυτής της συμφωνίας, οι ισπανικές αρχές θα διέθεταν στο Γραφείο, δωρεάν, ένα κτίριο (προσωρινή έδρα). Αυτό είναι το κτίριο στο οποίο στεγάζεται επί του παρόντος το Γραφείο.

Σύμφωνα με την ίδια συμφωνία, η ισπανική κυβέρνηση θα λάβει όλα τα κατάλληλα μέτρα για να εξασφαλίσει στο Γραφείο οριστική έδρα.

Η απόφαση σχετικά με το οικόπεδο και τις προδιαγραφές του προς κατασκευή κτιρίου λήφθηκε από τις ισπανικές αρχές στις 3 Ιουλίου 1996. Όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με την κατασκευή θα δημοσιευθούν στην Επίσημη Εφημερίδα Δημοσίων Συμβάσεων της Κοινότητας (παράρτημα S), στις 30 του προσεχούς Ιουλίου.

Μετά από αυτές τις εξελίξεις, το Γραφείο θα λάβει χωρίς καθυστέρηση όλα τα επιβεβλημένα μέτρα.