*****

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 359/83/ΕΚΑΧ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

της 8ης Φεβρουαρίου 1983

για το άνοιγμα στο κοινό των ιστορικών αρχείων της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα, και ιδίως το άρθρο 95 πρώτο εδάφιο,

τη γνώμη της Συμβουλευτικής Επιτροπής,

τη γνώμη του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (1),

τη σύμφωνη ομόφωνη γνώμη του Συμβουλίου,

Εκτιμώντας:

ότι, στα πλαίσια της εκπληρώσεως της αποστολής της, η Ευρωπαϊκή Κοινότητα Άνθρακα και Χάλυβα έχει δημιουργήσει στο πλαίσιο των οργάνων της ευρεία συλλογή αρχείων· ότι τα αρχεία αυτά αποτελούν ιδιοκτησία της Κοινότητας που διαθέτει νομική προσωπικότητα·

ότι τμήμα των εγγράφων και άλλων στοιχείων που προέρχονται από την Κοινότητα είναι κατατεθειμένα στα αρχεία των Κρατών μελών· ότι τα εν λόγω Κράτη μέλη εφαρμόζουν διαφορετικούς κανόνες σχετικά με την προθεσμία και τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες καθιστούν τα αρχεία τους προσιτά στο κοινό·

ότι, τόσο στα Κράτη μέλη όσο και στους διεθνείς οργανισμούς, τα αρχεία καθίστανται, κατά πάγια πρακτική, προσιτά στο κοινό μετά από παρέλευση ορισμένου αριθμού ετών·

ότι η επεξεργασία και η κριτική ανάλυση των αρχείων της Κοινότητας δεν θα χρησιμεύσουν μόνο στη γενική ιστορική έρευνα, αλλά ταυτόχρονα θα μπορούσαν να καθοδηγήσουν και να διευκολύνουν τη δράση των ενδιαφερομένων, και να συμβάλουν έτσι στην καλύτερη πραγματοποίηση των στόχων της Κοινότητας· ότι, για να πραγματοποιηθούν οι στόχοι της Κοινότητας, φαίνεται, κατά συνέπεια, αναγκαίο να θεσπιστούν κοινοί κανόνες που να αφορούν την πρόσβαση του κοινού στα ιστορικά αρχεία της Κοινότητας·

ότι πρέπει να αποφευχθεί τα χαρακτηρισμένα στοιχεία και έγγραφα που προέρχονται από τα κοινοτικά όργανα να είναι προσιτά στο κοινό μέσω των εθνικών αρχείων, υπό προϋποθέσεις λιγότερο αυστηρές από αυτές που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση·

ότι επιβάλλεται να καθοριστούν μόνο ορισμένες βασικές αρχές και να αφεθεί σε κάθε όργανο η φροντίδα θεσπίσεως των αναγκαίων κανόνων για τη θέση σε εφαρμογή των αρχών αυτών σε εσωτερικό επίπεδο,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

1. Τα όργανα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα καταρτίζουν ιστορικά αρχεία και εξασφαλίζουν την πρόσβαση του κοινού σε αυτά, σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται στην παρούσα απόφαση και μετά την πάροδο τριάντα ετών από την ημερομηνία συντάξεως του εγγράφου ή του στοιχείου. Για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης, η Συμβουλευτική Επιτροπή και το Ελεγκτικό Συνέδριο εξομοιώνονται με τα όργανα που αναφέρονται στο άρθρο 7 της συνθήκης.

2. Για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης:

α) οι όροι «αρχεία της Κοινότητας» καθορίζουν το σύνολο των πάσης φύσεως εγγράφων και στοιχείων, οποιασδήποτε μορφής και υλικού υποβάθρου, τα οποία έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί από τα όργανα, τους αντιπροσώπους τους ή τα μέλη του προσωπικού τους, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, και αφορούν τις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Άνθρακα και Χάλυβα·

β) οι όροι «ιστορικά αρχεία» καθορίζουν το τμήμα των αρχείων της Κοινότητας που έχει επιλεγεί, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 7 της παρούσας απόφασης, για μόνιμη φύλαξη.

3. Τα έγγραφα και στοιχεία, των οποίων η ανακοίνωση ήταν ελεύθερη πριν από τη λήξη της προβλεπόμενης στην παράγραφο 1 προθεσμίας, εξακολουθούν να είναι προσιτά στο κοινό χωρίς κανέναν περιορισμό.

4. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας που προβλέπεται στο άρθρο 1, τα ιστορικά αρχεία είναι προσιτά σε κάθε πρόσωπο το οποίο υποβάλλει σχετικό αίτημα και είναι πρόθυμο να τηρήσει τους εσωτερικούς κανόνες που θεσπίζονται για το σκοπό αυτό από κάθε όργανο.

5. Τα αντίγραφα των ιστορικών αρχείων είναι προσιτά στο κοινό. Ωστόσο, εάν το πρόσωπο που επιθυμεί να τα χρησιμοποιήσει προβάλλει ιδιαίτερο και δεόντως αιτιολογημένο συμφέρον, τα όργανα μπορούν να καταστήσουν προσιτά τα πρωτότυπα των εγγράφων και των στοιχείων.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση δεν εφαρμόζεται για φακέλους που αφορούν το προσωπικό της Κοινότητας ούτε για τα έγγραφα και στοιχεία που περιέχουν πληροφορίες που αναφέρονται στην ιδιωτική ή επαγγελματική ζωή ορισμένου προσώπου.

Άρθρο 3

1. Δεν είναι προσιτά στο κοινό τα έγγραφα και στοιχεία των υποθέσεων ενώπιον του Δικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ως δικαιοδοτικού οργάνου.

2. Δεν είναι επίσης προσιτά στο κοινό τα έγγραφα και στοιχεία που θεωρούνται, σύμφωνα με τους κανόνες και πρακτικές κάθε οργάνου, ως εμπιστευτικά ή ως ανήκοντα σε κατηγορία που προστατεύεται αυστηρότερα, εφόσον αυτά δεν έχουν αποχαρακτηρισθεί σύμφωνα με το άρθρο 5.

Άρθρο 4

1. Τα έγγραφα και στοιχεία τα οποία, κατά το χρόνο που γνωστοποιήθηκαν σε ένα όργανο, καλύπτονταν από το επαγγελματικό ή επιχειρησιακό απόρρητο είναι προσιτά στο κοινό μετά την πάροδο τριάντα ετών, μόνον εφόσον το όργανο που έχει γνώση αυτών των εγγράφων και στοιχείων έχει προηγουμένως ενημερώσει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ή την επιχείρηση για την πρόθεσή του να τα καταστήσει προσιτά στο κοινό, και εφόσον αυτό το πρόσωπο ή η επιχείρηση δεν προέβαλε αντιρρήσεις εντός προθεσμίας που πρέπει να καθοριστεί από τις λεπτομέρειες εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 9.

2. Η παράγραφος 1 εφαρμόζεται και για τα έγγραφα και στοιχεία που έχουν καταρτιστεί από ένα όργανο και τα οποία περιλαμβάνουν πληροφορίες που καλύπτονται από το επαγγελματικό ή το επιχειρησιακό απόρρητο.

Άρθρο 5

1. Για να εξασφαλιστεί η τήρηση της προβλεπόμενης στο άρθρο 1 παράγραφος 1 προθεσμίας των τριάντα ετών, κάθε όργανο εξετάζει εγκαίρως, και το αργότερο κατά τη διάρκεια του εικοστού πέμπτου έτους μετά την ημερομηνία συντάξεως εγγράφου ή στοιχείου, τα έγγραφα και στοιχεία που θεωρούνται ακόμη ως εμπιστευτικά ή ως ανήκοντα σε κατηγορία που προστατεύεται αυστηρότερα με σκοπό να αποφασίσει τον ενδεχόμενο αποχαρακτηρισμό τους. Τα έγγραφα και στοιχεία που δεν αποχαρακτηρίζονται κατά την πρώτη εξέταση, επανεξετάζονται περιοδικά κάθε πέντε έτη.

2. Όσον αφορά τα έγγραφα και στοιχεία που προέρχονται από Κράτος μέλος ή άλλο όργανο, τα όργανα τηρούν το χαρακτηρισμό που έχει δοθεί από το σχετικό Κράτος μέλος ή όργανο. Εντούτοις, για να εξασφαλιστεί η όσο το δυνατόν ευρύτερη πρόσβαση στα αρχεία της Κοινότητας, τα όργανα και τα Κράτη μέλη μπορούν να προβλέψουν διαδικασίες για να αποχαρακτηρίζονται αυτά τα έγγραφα και στοιχεία, σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζονται με κοινή συμφωνία.

Άρθρο 6

1. Τα Κράτη μέλη δεν μπορούν να καταστήσουν προσιτά στο κοινό, υπό προϋποθέσεις λιγότερο αυστηρές από εκείνες που προβλέπονται στα άρθρα 1 ως 5, τα προερχόμενα από όργανα και ευρισκόμενα στα δημόσια αρχεία τους έγγραφα και στοιχεία τα οποία χαρακτηρίστηκαν και δεν αποχαρακτηρίστηκαν.

2. Η παράγραφος 1 εφαρμόζεται και για τα έγγραφα και στοιχεία των Κρατών μελών που επαναλαμβάνουν εν όλω ή εν μέρει το περιεχόμενο των εγγράφων που αναφέρονται σε αυτή την παράγραφο.

Άρθρο 7

Κάθε όργανο διαβιβάζει στα ιστορικά αρχεία τα έγγραφα και στοιχεία που περιέχονται στα τρέχοντα αρχεία του, το αργότερο δεκαπέντε έτη από την κατάρτισή τους. Σύμφωνα με τα κριτήρια που θα καθιερώσει κάθε όργανο βάσει του άρθρου 9, τα έγγραφα και στοιχεία υποβάλλονται ακολούθως σε διαλογή για να διαχωριστούν αυτά που πρέπει να φυλαχτούν από τα άλλα που στερούνται κάθε διοικητικού ή ιστορικού ενδιαφέροντος.

Άρθρο 8

1. Κάθε όργανο μπορεί να φυλάσσει τα ιστορικά αρχεία του στον καταλληλότερο, κατά την κρίση του, τόπο.

2. Κάθε όργανο θέτει, κατόπιν αιτήσεως, στη διάθεση των Κρατών μελών και των άλλων οργάνων, εφόσον δεν πρόκειται για το Κράτος μέλος στο οποίο βρίσκεται ή για όργανα που βρίσκονται στο ίδιο Κράτος μέλος, πλήρη σειρά αντιγράφων, σε σμίκρυνση, των ιστορικών αρχείων του, στο μέτρο που αυτά είναι προσιτά στο κοινό σύμφωνα με την παρούσα

Άρθρο 9

Κάθε όργανο έχει την εξουσία να καθορίζει τις λεπτομέρειες εφαρμογής της παρούσας απόφασης σε εσωτερικό επίπεδο.

Η παρούσα απόφαση είναι δεσμευτική ως προς όλα τα μέρη της και ισχύει άμεσα σε κάθε Κράτος μέλος.

Έγινε στο Στρασβούργο, στις 8 Φεβρουαρίου 1983.

Για την Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

Gaston THORN

(1) ΕΕ αριθ. C 327 της 14. 12. 1981, σ. 45.