Εκθεση

για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας (Βιέννη) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Παρατηρητηρίου

(2000/C 373/09)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου των Φαινομένων Ρατσισμού και Ξενοφοβίας (το Παρατηρητήριο) σύμφωνα με το άρθρο 12, παράγραφος 11, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Παρατηρητηρίου για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 12, παράγραφος 8, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 12, παράγραφος 12, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου. Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να εξετάζει τους λογαριασμούς αυτούς.

3. Το Συνέδριο διενέργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά προσαρμόστηκαν από τα γενικώς αποδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα ώστε να αντανακλούν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι. Αντίθετα, διαπιστώθηκε σημαντικός αριθμός σφαλμάτων όσον αφορά τις υποκείμενες πράξεις, κυρίως λόγω ατελειών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου (βλέπε σημείο 8).

ΚΥΡΙΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΠΑΡΑΤΗΡΗΤΗΡΙΟΥ ΤΩΝ ΦΑΙΝΟΜΕΝΩΝ ΡΑΤΣΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΞΕΝΟΦΟΒΙΑΣ (ΒΙΕΝΝΗ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Ανάλυση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού

5. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 3,9 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων αναλήφθηκαν 2,8 εκατομμύρια ευρώ: το υπόλοιπο ακυρώθηκε, εκτός από 0,3 εκατομμύρια ευρώ, που αποτέλεσαν αντικείμενο μη αυτόματης μεταφοράς. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων, ύψους 2,8 εκατομμυρίων ευρώ, οδήγησαν σε πληρωμές 1,8 εκατομμυρίων ευρώ και σε μεταφορές 1,0 εκατομμυρίου ευρώ στο επόμενο οικονομικό έτος: οι μεταφορές αυτές αφορούν κατά βάση τις δαπάνες λειτουργίας (έπιπλα και εξοπλισμό πληροφορικής) και επιχειρησιακές δαπάνες (οργάνωση συνεδρίων). Η έκταση των μεταφορών, που αντιπροσωπεύουν περισσότερο από το ένα τρίτο των αναλήψεων υποχρεώσεων, θα έπρεπε να ωθήσει το Παρατηρητήριο να ασκεί προσεκτικότερη παρακολούθηση των δραστηριοτήτων του προκειμένου να ελαχιστοποιήσει τις μεταφορές.

Λογιστική προϋπολογισμού και γενική λογιστική

6. Το Παρατηρητήριο κατάρτισε τη λογιστική προϋπολογισμού του με τη χρήση πινακοποιητή, με όλους τους εγγενείς κινδύνους αυτού του μέσου εργασίας. Δεν έχει ακόμη εγκατασταθεί ένα πληροφορικό λογιστικό σύστημα για την τήρηση της γενικής λογιστικής. Εξάλλου, το Συνέδριο διαπίστωσε πολυάριθμα σφάλματα στους λογαριασμούς, τα οποία χρειάστηκε να διορθωθούν πριν από το κλείσιμό τους. Το Παρατηρητήριο θα πρέπει να φροντίσει να έχει το ταχύτερο στη διάθεσή του αξιόπιστα και πλήρη λογιστικά συστήματα. Αυτά τα συστήματα θα έπρεπε, τηρώντας τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, να λαμβάνουν υπόψη τις αναμενόμενες κανονιστικές εξελίξεις καθώς και τον όγκο των προς επεξεργασία πράξεων.

Καταλογισμός του ΦΠΑ

7. Μέχρι τον Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών μαζί με τον ΦΠΑ, ο οποίος μπορούσε, μετά την επιστροφή του, να επαναχρησιμοποιηθεί. Έκτοτε(3), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός επιβάλλει να καταλογίζονται οι δαπάνες χωρίς ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί το Παρατηρητήριο να μεταφέρει αυτές τις νέες διατάξεις στη δική του κανονιστική ρύθμιση.

Συμβάσεις

8. Η εξέταση των αναλήψεων υποχρεώσεων του οικονομικού έτους έδειξε κακή εφαρμογή των ισχυόντων κανόνων: συνολικά, 25 % του ποσού των αναλήψεων υποχρεώσεων, ήτοι 0,7 εκατομμύρια ευρώ, παρουσιάζει σφάλματα. Αυτά αφορούν τον τίτλο I - Δαπάνες προσωπικού - για ποσό ύψους 0,2 εκατομμυρίων ευρώ (απουσία νομότυπων συμβάσεων), τον τίτλο II - Δαπάνες λειτουργίας - για ποσό ύψους 0,3 εκατομμυρίων ευρώ (απουσία νομότυπων συμβάσεων και απουσία διαβούλευσης με την αγορά) και τον τίτλο III - Επιχειρησιακές δαπάνες - για ποσό ύψους 0,2 εκατομμυρίων ευρώ (απρόσφορη επιλογή αναδόχων, ανυπαρξία δελτίων παραγγελίας ή παρουσία σφαλμάτων σε αυτά).

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 26ης Οκτωβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 151 της 10.6.1997, σ. 6.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 12, παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1035/97 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για τα έσοδα και τις δαπάνες του Παρατηρητηρίου για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 10 Μαρτίου 2000 και διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Παρατηρητηρίου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 21 Απριλίου 2000. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) Βλέπε άρθρο 27, παράγραφο 2α, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου της 23ης Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

Πινακας 1

Ισολογισμοί των οικονομικών ετών 1999 και 1998(1)

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμοί διαχείρισης των οικονομικών ετών 1999 και 1998(1)

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Παρατηρητηριου

5. Το Παρατηρητήριο δεν διστάζει να συμφωνήσει με το Συνέδριο ως προς το ότι τα ποσά των πληρωμών που μεταφέρθηκαν στο επόμενο έτος ήταν σημαντικά. Αυτή η ενέργεια οφείλεται κατά κύριο λόγο στις δυσκολίες που είχε η έναρξη των δραστηριοτήτων κατά το πρώτο εξάμηνο του 1999 λόγω της έλλειψης κατάλληλων εγκαταστάσεων και της παρατεταμένης περιόδου προσλήψεων. Οι απαραίτητες διορθώσεις έχουν ήδη πραγματοποιηθεί από τις αρχές του 2000 με το νέο ετήσιο πρόγραμμα εργασίας.

6. Λόγω του καθυστερημένου διορισμού του υπολόγου στα τέλη του 1999, τα μηχανογραφημένα συστήματα για τη λογιστική και την εκτέλεση του προϋπολογισμού τέθηκαν σε λειτουργία αργότερα, κατά τη διάρκεια του 2000. Για την επιλογή των συστημάτων ελήφθη υπόψη η εμπειρία των άλλων αποκεντρωμένων οργάνων της Ένωσης, καθώς και οι αναμενόμενες εξελίξεις όσον αφορά τον δημοσιονομικό κανονισμό.

7. Το Παρατηρητήριο, κατά την κατάρτιση του σχεδίου τροποποίησης των δικών του δημοσιονομικών κανονισμών, έλαβε υπόψη τις αναπροσαρμογές στον κώδικα του ΦΠΑ. Οι τροποποιήσεις θα υποβληθούν στο διοικητικό συμβούλιο στο τέλος του 2000, με προηγούμενη κοινοποίηση στο Ελεγκτικό Συνέδριο και στον δημοσιονομικό ελεγκτή.

8. - Το 1999, το Παρατηρητήριο απασχολούσε ορισμένους προσωρινούς υπαλλήλους πριν αναλάβουν τα καθήκοντά τους οι προβλεπόμενοι από τον κανονισμό υπάλληλοι, και συμφωνεί βεβαίως με το Συνέδριο ως προς το ότι δεν είχε συνταχθεί ειδική προς τούτο σύμβαση. Όσον αφορά τη δαπάνη στο πλαίσιο του τίτλου 2, πραγματοποιήθηκε διερεύνηση της αγοράς για εξοπλισμό ΤΠ και για την επίπλωση των χώρων, και το Παρατηρητήριο είχε λάβει τη θετική γνωμοδότηση της ΣΕΑΣ.

- Όσον αφορά τη δαπάνη στο πλαίσιο του τίτλου 3, το Παρατηρητήριο δεν διστάζει να παραδεχθεί ότι ορισμένα σχέδια ξεκίνησαν χωρίς την προηγούμενη διενέργεια γενικών διαγωνισμών, αλλά είχαν ωστόσο υποβληθεί για προηγούμενη έγκριση στη διοίκηση. Το Παρατηρητήριο παραδέχεται επίσης χωρίς δυσκολία ότι τα δικαιολογητικά έγγραφα που παρασχέθηκαν για ορισμένα σχέδια δεν ήταν ικανοποιητικά.

- Έχουν ήδη γίνει οι απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να αποφευχθεί η επανάληψη αυτού του φαινομένου στο μέλλον.