Εκθεση

σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Κατάρτισης (Τορίνο) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1998, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος

(1999/C 372/06)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Γνωμη του συνεδριου

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Κατάρτισης σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Κατάρτισης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1998. Σύμφωνα με το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του διευθυντή. Αυτή η ευθύνη περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(2) σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες που προβλέπονται στο άρθρο 12 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο αυτών των λογαριασμών βάσει του άρθρου 248 της συνθήκης για τη ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1998 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

Κυριοτερες παρατηρησεις για την εκτελεση του προϋπολογισμου του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Κατάρτισης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1998

Επιχορηγήσεις εκτός προϋπολογισμού PHARE, TACIS και MEDA

5. Στα πλαίσια των κεφαλαίων PHARE και TACIS που διατίθενται για το πρόγραμμα TEMPUS, το Ίδρυμα διαχειρίζεται κεφάλαια που έθεσε στη διάθεσή του η Επιτροπή. Τα αντίστοιχα ποσά (περίπου 395 εκατ. ECU το 1998) δεν καταγράφονται στο προϋπολογισμό του Ιδρύματος, αλλά σε χωριστή λογιστική [βλέπε ειδική ετήσια έκθεση για το 1997(3)]. Εξάλλου, το υπόλοιπο (35,8 εκατ. ECU στις 31 Δεκεμβρίου 1998) περίπου τριάντα τραπεζικών λογαριασμών, τους οποίους διαθέτει το Ίδρυμα για να διαχειρίζεται τα προγράμματα αυτά, δεν εμφανίζεται στις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ιδρύματος. Έπειτα από ανταλλαγή απόψεων με το Συνέδριο και την Επιτροπή, το Ίδρυμα συμφώνησε να φροντίζει ώστε τα στοιχεία αυτά να περιλαμβάνονται σε ένα παράρτημα του προϋπολογισμού του από το 1999 και στο εξής.

6. Το Ίδρυμα δεν δημοσίευσε τον προϋπολογισμό του και τον πίνακα του προσωπικού στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων όπως όφειλε να κάνει σύμφωνα με το άρθρο 13 του δημοσιονομικού του κανονισμού.

7. Ο κανονισμός του Ιδρύματος τροποποιήθηκε τον Ιούλιο του 1998 προκειμένου να συμπεριλάβει το πρόγραμμα MEDA (μεσογειακές δράσεις).

Γενική λογιστική (SI X) και λογιστική του προϋπολογισμού (SI 2)

8. Η εισαγωγή του συστήματος του προϋπολογισμού SI 2 βελτίωσε γενικά τις διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου.

9. Κατά τη φάση αξιολόγησης του συστήματος SI 2, διαπιστώθηκε ότι το σύστημα αυτό καθιερώθηκε προτού ολοκληρωθούν όλοι οι έλεγχοι ("program and system testing and data validation"). Κατά συνέπεια, χρειάστηκε να επιλυθούν αρκετά προβλήματα κατά τη διάρκεια του έτους, και η υπηρεσία πληροφορικής υποχρεώθηκε να προβεί σε αρκετές παρεμβάσεις και διορθώσεις με το χέρι στα προγράμματα και τη βάση δεδομένων.

10. Επιπλέον, θα έπρεπε να συναφθεί μια συμφωνία ("service level agreement") με την Επιτροπή για να καθοριστούν οι οικείες αρμοδιότητες και το επίπεδο ευθύνης των διαφόρων παρεμβαινόντων.

11. Το σύστημα SI 2 θα περιλαμβάνει τη γενική λογιστική από το οικονομικό έτος 2000 και στο εξής.

Μεταφερθείσες πιστώσεις

12. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το 1998 στο 1999 ανέρχονται σε 3,5 εκατ. ECU, ήτοι 23 % του προϋπολογισμού του Ιδρύματος. Αφορούν κυρίως τον τίτλο ΙΙΙ, για ύψος 2,6 εκατ. ECU. Οι περισσότερες μεταφορές αφορούν τα εθνικά παρατηρητήρια και την επαγγελματική εκπαίδευση.

13. Σημαντικός αριθμός μεταφορών σχετίζεται με 28 συμβάσεις (συνολική αξία: 0,8 εκατ. ECU), οι οποίες τέθηκαν σε ισχύ ή υπογράφηκαν κατά τους μήνες Νοέμβριο και Δεκέμβριο του 1998. Στο μέτρο που, κατά τη διάρκεια του έτους 1998, συνάφθηκαν συνολικά 67 συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, χρηματοδοτούμενες για συνολική αξία 1,6 εκατ. ECU από τον προϋπολογισμό του Ιδρύματος, το φαινόμενο αυτό φανερώνει κάποια έλλειψη ισορροπίας στην οργάνωση και τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων του Ιδρύματος.

14. Επισταμένος έλεγχος των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το 1998 στο 1999 στις αναλήψεις υποχρεώσεων της θέσης του προϋπολογισμού "εστιακά εθνικά σημεία" καταδεικνύει ότι επτά αναλήψεις υποχρεώσεων, συνολικού ύψους 0,22 εκατ. ECU, ήτοι 48,7 % των μεταφορών της θέσης αυτής, αφορούν αποκλειστικά δαπάνες που πρέπει να πραγματοποιηθούν κατά το οικονομικό έτος 1999. Η ίδια διαπίστωση μπορεί να γίνει σε συμπληρωματικό δείγμα τεσσάρων μεταφορών, συνολικού ύψους 0,06 εκατ. ECU και οι οποίες αφορούσαν άλλες θέσεις του τίτλου III του προϋπολογισμού του Ιδρύματος. Συνεπάγεται ότι η δημοσιονομική αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων δεν τηρήθηκε, σε αντίθεση με τους κανόνες του Ιδρύματος. Όλα τα ποσά που μεταφέρθηκαν αδικαιολόγητα θα έπρεπε να είχαν ακυρωθεί στις 31 Δεκεμβρίου 1998.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 7ης Οκτωβρίου 1999.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. KARLSSON

Πρόεδρος

(1) EE L 131 της 23.5.1990, σ. 1.

(2) Όπως απαιτείται από το άρθρο 11 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, οι αναλυτικοί λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 1998 καταρτίστηκαν στις 31 Μαρτίου 1999 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 6 Απριλίου 1999. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) EE C 406 της 28.12.1998, σ. 38.

Πίνακας 1

Ισολογισμός του οικονομικού έτους στις 31 Δεκεμβρίου 1998 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης για τα οικονομικά έτη 1998 και 1997

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντήσεις του Ιδρύματος

Επιχορηγήσεις εκτός προϋπολογισμού - Phare, Tacis, Tempus και MEDA

Επιβεβαιώνεται ότι το Ίδρυμα, ύστερα από ανταλλαγή απόψεων με το Ελεγκτικό Συνέδριο και την Επιτροπή, ενσωματώνει, πλέον, όλους τους πόρους που λαμβάνει μέσω συμβάσεων που συνάπτει με την Επιτροπή, σε ένα παράρτημα του προϋπολογισμού. Κατ' αυτόν τον τρόπο ενισχύεται η διαφάνεια και καθίσταται δυνατή η συνολική επισκόπηση των μέσων πληρωμής που διαχειρίζεται το Ίδρυμα.

Το Ίδρυμα δημοσίευσε το πλήρες έγγραφο του προϋπολογισμού του για το έτος 1998 στο Διαδίκτυο. Επιπλέον, δημοσίευσε στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων την πληροφορία ότι το πλήρες έγγραφο του προϋπολογισμού διατίθεται στο Διαδίκτυο. Η Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ενθάρρυναν το μέτρο αυτό, επειδή, κατ' αυτόν τον τρόπο, διατηρείται και διευρύνεται η δημοσιότητα και η ίση πρόσβαση όλων των ευρωπαίων πολιτών στον προϋπολογισμό, όπως είναι σαφώς ο στόχος του άρθρου 13 του δημοσιονομικού κανονισμού. Συγχρόνως, η δημοσίευση αυτή είχε ως αποτέλεσμα τη σημαντική εξοικονόμηση κόστους για το Ίδρυμα, πράγμα πολύ σημαντικό αν ληφθούν υπόψη οι διαρκώς αυξανόμενοι περιορισμοί του προϋπολογισμού.

Γενική λογιστική (SI2 X) και λογιστική του προϋπολογισμού (SI 2)

Συμφωνούμε ότι το σύστημα SI 2 βελτίωσε γενικά τη λογιστική του προϋπολογισμού και τον έλεγχο. Είναι επίσης ορθό να επισημανθεί ότι το προηγούμενο σύστημα, το οποίο βασιζόταν στο EXCEL, διατηρήθηκε έως το τέλος του έτους. Το ίδιο το Ελεγκτικό Συνέδριο επισημαίνει τα διάφορα μειονεκτήματα που εξακολουθούσε να παρουσιάζει το σύστημα SI 2 σε εκείνο το χρονικό διάστημα. Η αποκτηθείσα εμπειρία κατά το τέλος του έτους καθώς και οι συνεχιζόμενες προσπάθειες των εμπειρογνωμόνων ανάπτυξης θα οδηγήσουν σε καλύτερα αποτελέσματα αυτό το έτος και θα αποφευχθούν παρεμβάσεις με το χέρι, όπως αυτές που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο. Έτσι αυτή τη στιγμή σημειώνεται ικανοποιητική πρόοδος και το ίδιο θα εξακολουθήσει και στο μέλλον.

Μια συμφωνία (service level agreement) με τη ΓΔ ΧΙΧ (ο προμηθευτής του συστήματος) βρίσκεται ήδη στο στάδιο προπαρασκευής και διαπραγμάτευσης και προβλέπεται ότι θα υπογραφεί σύντομα, όχι μόνο με το Ίδρυμα αλλά και με άλλους οργανισμούς που συμμετέχουν στην κοινή υπηρεσία υποστήριξης για το σύστημα SI 2.

Καταβάλλεται κάθε προσπάθεια για την επέκταση του συστήματος SI2 στη γενική λογιστική και, παρά το βραχύ χρονοδιάγραμμα, επιδιώκεται η διασφάλιση της έναρξης λειτουργίας του τον Ιανουάριο του 2000.

Μεταφορές

Κατανοούμε τα σχόλια του Ελεγκτικού Συνεδρίου σχετικά με το ενιαύσιο του προϋπολογισμού. Μολονότι οι δυσκολίες συμμόρφωσης με τον κανόνα του ενιαυσίου οφείλονται σε πολλούς λόγους (καθυστερημένη έγκριση του προϋπολογισμού - για το παρόν έτος, μόλις τον Μάρτιο - σύνθετες διαδικασίες, εκτεταμένοι κύκλοι προμηθειών), το Ίδρυμα δεσμεύεται να τηρεί τον κανόνα του ενιαυσίου. Σε κάθε περίπτωση, η διαδικασία σχεδιασμού και εκτέλεσης θα βελτιστοποιηθεί, ώστε να μειωθεί ο αριθμός των δραστηριοτήτων που ξεκινούν αργότερα στο έτος. Επισημαίνεται ότι ο εν λόγω κανόνας αφορά δραστηριότητες στο πλαίσιο του βασικού προϋπολογισμού του Ιδρύματος, ενώ πολλές δραστηριότητες στο πλαίσιο των "συμβάσεων" έχουν πολυετή προοπτική, η οποία ενδείκνυται περισσότερο για το είδος των δραστηριοτήτων που αναπτύσσουμε.