Απόφαση του Προεδρείου σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου

(2001/C 374/01)

ΤΟ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ:

Έχοντας υπόψη το άρθρο 255 παράγραφοι 2 και 3 της συνθήκης ΕΚ,

Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 30ής Μαΐου 2001 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής και ιδίως τα άρθρα 11, 12 και 18,

Έχοντας υπόψη τα άρθρα 22 παράγραφος 2, 171 παράγραφος 1 και 172, καθώς και το παράρτημα VII του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι γενικές αρχές για την πρόσβαση στα έγγραφα ορίστηκαν σύμφωνα με το άρθρο 255 παράγραφος 2 της συνθήκης ΕΚ από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι σύμφωνα με το άρθρο 255 παράγραφος 3 της συνθήκης ΕΚ και το άρθρο 18 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, με απόφασή του της 13ης Νοεμβρίου 2001, προέβη σε τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού του,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι το άρθρο 172 παράγραφοι 2, 3 και 4 του εσωτερικού κανονισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου αναθέτει στο Προεδρείο να καθορίσει τους κανόνες σχετικά με τη δημιουργία του μητρώου στοιχείων αναφορών των εγγράφων, να θεσπίσει τους όρους πρόσβασης και να ορίσει τις αρχές που είναι υπεύθυνες για την επεξεργασία των εν λόγω εγγράφων,

Λαμβάνοντας υπόψη ότι οι αποφάσεις του Προεδρείου της 10ης Ιουλίου 1997 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και της 17ης Απριλίου 1998 σχετικά με το σύστημα τελών για την παράδοση των εγγράφων, καταργήθηκαν από την προαναφερθείσα απόφαση του Κοινοβουλίου της 13ης Νοεμβρίου.

Λαμβάνοντας υπόψη ότι τα μέτρα που αναφέρονται στο σύστημα τελών για την παράδοση των εγγράφων πρέπει να προσαρμοστούν στις προβλέψεις του άρθρου 10 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 έτσι ώστε να προσδιοριστεί το επιπλέον κόστος που βαρύνει τον αιτούντα όταν πρόκειται να παραδοθούν ογκώδη έγγραφα,

Εκτιμώντας ότι κρίνεται σκόπιμο να συγκεντρωθούν σε μια ενιαία απόφαση τα μέτρα που αφορούν τη λειτουργία του μητρώου εγγράφων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, έτσι ώστε να αυξηθεί η διαφάνεια απέναντι στους πολίτες,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

ΤΙΤΛΟΣ Ι

ΤΟ ΜΗΤΡΩΟ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Άρθρο 1

Δημιουργία

1. Το μητρώο στοιχείων αναφοράς δημιουργείται εντός του Οργάνου κατ' εφαρμογή του άρθρου 11 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και του άρθρου 172 παράγραφος 3 του εσωτερικού κανονισμού.

2. Το μητρώο στοιχείων αναφοράς που δημιουργείται κατ' αυτό τον τρόπο περιέχει τα στοιχεία αναφοράς των εγγράφων που έχουν συνταχθεί ή ληφθεί από το Όργανο αρχής γενομένης από την ημερομηνία εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 (3.12.2001).

3. Τα εν λόγω στοιχεία αναφοράς συνιστούν το "δελτίο ταυτότητας του εγγράφου", το οποίο περιέχει όχι μόνο τα δεδομένα που απαιτούνται από το άρθρο 11 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, αλλά και, στο μέτρο του δυνατού, τα δεδομένα που επιτρέπουν τον προσδιορισμό της αρχής από την οποία εκπορεύεται το κάθε έγγραφο, τις διαθέσιμες γλώσσες, το καθεστώς του εγγράφου, την κατηγορία του εγγράφου και τον τόπο στον οποίο βρίσκεται αποθηκευμένο το έγγραφο.

Άρθρο 2

Στόχοι

Το μητρώο στοιχείων αναφοράς είναι διαρθρωμένο κατά τρόπον ώστε να επιτρέπει:

- τη χρήση ενός ενιαίου συστήματος αναφοράς,

- την άμεση προσπελασιμότητα στα έγγραφα, ιδίως στα νομοθετικά, υπό ηλεκτρονική μορφή,

- τον προσδιορισμό των εγγράφων που δεν είναι προσπελάσιμα με ηλεκτρονική μορφή,

- την αναζήτηση εγγράφων για τα οποία ο αιτών δεν έχει στη διάθεσή του πλήρη στοιχεία αναφοράς,

- τον προσδιορισμό των εγγράφων, η πρόσβαση του κοινού στα οποία υπόκειται στους περιορισμούς που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001,

- την καταχώρηση εμπιστευτικών εγγράφων με τήρηση των περιορισμών που προβλέπονται στο άρθρο 9 του προαναφερθέντος κανονισμού.

Άρθρο 3

Λειτουργία

Η υπηρεσία η επιφορτισμένη με τη διαχείριση του μητρώου στοιχείων αναφοράς είναι υπεύθυνη:

- για τον έλεγχο της καταχώρησης των εγγράφων που έχουν συνταχθεί ή ληφθεί από το Κοινοβούλιο,

- για την παραλαβή των αιτήσεων πρόσβασης υπό γραπτή ή ηλεκτρονική μορφή και την κατάρτιση χρονοδιαγράμματος ενόψει της τήρησης της προθεσμίας απάντησης των 15 εργάσιμων ημερών,

- για τη διαβίβαση απόδειξης παραλαβής,

- για την βοήθεια προς τον αιτούντα προκειμένου αυτός να διευκρινίσει το περιεχόμενο της αίτησής του,

- για τη διευκόλυνση της πρόσβασης του αιτούντα σε έγγραφα που έχουν ήδη δημοσιευθεί,

- για τη διαβίβαση της αίτησης στην αρμόδια υπηρεσία ή στο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο όταν η αίτηση αφορά έγγραφο που δεν περιλαμβάνεται στο μητρώο ή όταν η αίτηση αφορά έγγραφο που υπάγεται στους περιορισμούς που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001,

- για τη συνεννόηση με τον αιτούντα σχετικά με αιτήσεις που αφορούν υπερβολικά εκτεταμένα ή σύνθετα έγγραφα.

Άρθρο 4

Καταχώρηση εγγράφων

1. Κάθε έγγραφο που συντάσσεται από το Όργανο εγγράφεται στο μητρώο στοιχείων αναφοράς το ταχύτερο δυνατό. Ο Γενικός Γραμματέας θα εγκρίνει τα εσωτερικά εκτελεστικά μέτρα που επιβάλλονται για να εξασφαλίζεται η καταχώρηση όλων των εγγράφων που συντάσσει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

2. Προς τούτο, τα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, όπως περιγράφονται στο άρθρο 172 παράγραφος 2 του εσωτερικού κανονισμού του, εγγράφονται στο μητρώο στοιχείων αναφοράς υπό την ευθύνη του Οργάνου ή της υπηρεσίας που συντάσσει το έγγραφο.

3. Τα έγγραφα που συντάσσονται στο πλαίσιο της νομοθετικής διαδικασίας ή της κοινοβουλευτικής δραστηριότητας εγγράφονται στο μητρώο αμέσως μόλις κατατεθούν ή δημοσιοποιηθούν.

4. Τα λοιπά έγγραφα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα των διοικητικών υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου εγγράφονται στο μητρώο στοιχείων αναφοράς, στο μέτρο του δυνατού, αμέσως μετά την εξουσιοδότηση από την υπηρεσία συντάκτη.

5. Κάθε έγγραφο που λαμβάνει το Όργανο από τρίτους βάσει των όρων του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 διαβιβάζεται με το επίσημο ταχυδρομείο στο μητρώο στοιχείων αναφοράς το οποίο το καταχωρεί, εκτός εάν πρόκειται για έγγραφο ευαίσθητο κατά την έννοια του άρθρου 9 του προαναφερθέντος κανονισμού, για το οποίο επιβάλλεται η τήρηση των περιορισμών που θέτει το εν λόγω άρθρο.

Άρθρο 5

Έγγραφα άμεσα προσπελάσιμα

1. Όλα τα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο στο πλαίσιο της νομοθετικής διαδικασίας πρέπει να είναι προσπελάσιμα από τους πολίτες υπό ηλεκτρονική μορφή, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2. Προς τούτο, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο καθιστά προσπελάσιμα όλα τα νομοθετικά έγγραφα μέσω του μητρώου, έτσι ώστε να επιτρέπεται στους πολίτες η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο των εγγράφων.

3. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θα καταστήσει το εν λόγω μητρώο ηλεκτρονικά προσπελάσιμο στην ιστοθέση Europarl και θα εξασφαλίσει παροχή συμβουλών "on line" στους πολίτες ως προς τους όρους κατάθεσης αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.

4. Τα άλλα έγγραφα, ιδίως δε όσα συνδέονται με την χάραξη της πολιτικής ή της στρατηγικής, καθίστανται στο μέτρο του δυνατού άμεσα προσπελάσιμα.

5. Οι κατηγορίες των άμεσα προσπελάσιμων εγγράφων απαριθμούνται σε κατάλογο τον οποίο καταρτίζει το Κοινοβούλιο και προσαρτά στον εσωτερικό κανονισμό του. Τα έγγραφα που δεν περιλαμβάνονται στον κατάλογο αυτό θα είναι προσπελάσιμα κατόπιν γραπτής αιτήσεως.

Άρθρο 6

Έγγραφα προσπελάσιμα κατόπιν αιτήσεως

1. Τα έγγραφα που συντάσσει ή λαμβάνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εκτός της νομοθετικής διαδικασίας γίνονται στο μέτρο του δυνατού άμεσα προσπελάσιμα στους πολίτες μέσω του μητρώου, με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

2. Όταν η καταχώρηση ενός εγγράφου στο μητρώο στοιχείων αναφοράς δεν επιτρέπει την άμεση πρόσβαση στο πλήρες κείμενο, είτε επειδή το έγγραφο δεν είναι διαθέσιμο σε ηλεκτρονική μορφή είτε λόγω της εφαρμογής των εξαιρέσεων που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, ο αιτών μπορεί να ζητήσει την πρόσβαση στο έγγραφο γραπτώς, ή χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό έντυπο που διατίθεται στην ιστοθέση Europarl. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο μπορεί είτε να επιτρέψει την πρόσβαση στο έγγραφο είτε να γνωστοποιήσει γραπτώς τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής του.

3. Τα έγγραφα που συντάχθηκαν ή ελήφθησαν από το Κοινοβούλιο πριν από τη θέση σε ισχύ του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και κατά συνέπεια δεν είναι διαθέσιμα στο μητρώο στοιχείων αναφοράς είναι προσπελάσιμα κατόπιν γραπτής αιτήσεως με την επιφύλαξη των περιορισμών που προβλέπονται στα άρθρα 4 και 9 του προαναφερθέντος κανονισμού.

Άρθρο 7

Αποθήκευση των εγγράφων

1. Κάθε έγγραφο αποθηκεύεται στα αρχεία της βάσης δεδομένων του μητρώου στοιχείων αναφοράς. Αυτή η βάση δεδομένων η οποία περιέχει όλα τα έγγραφα που έχει συντάξει το Κοινοβούλιο, διαβιβάζει αντίγραφο των δεδομένων της στα ιστορικά αρχεία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου (ARCDOC).

2. Έως ότου να τεθεί σε λειτουργία η βάση δεδομένων για την αρχειοθέτηση των εγγράφων προς εγγραφή στο μητρώο, η υπηρεσία η επιφορτισμένη με το μητρώο θα χρησιμοποιεί τα ήδη υφιστάμενα συστήματα και τις βάσεις δεδομένων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και θα περιοριστεί στην συγκρότηση συνδέσμων με αυτές έτσι ώστε να αποσπώνται τα απαραίτητα δεδομένα και να καθίσταται διαθέσιμο το πλήρες κείμενο των εγγράφων.

ΤΙΤΛΟΣ ΙΙ

ΑΡΧΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ

Άρθρο 8

Υποβολή της αρχικής αίτησης

1. Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου μπορεί να υποβληθεί γραπτώς ή σε ηλεκτρονική μορφή σε μια από τις γλώσσες που απαριθμούνται στο άρθρο 314 της συνθήκης ΕΚ.

2. Η αίτηση πρέπει να είναι διατυπωμένη με επαρκή ακρίβεια και να περιέχει ιδίως τα στοιχεία που επιτρέπουν τον εντοπισμό του ζητούμενου εγγράφου (ή εγγράφων) καθώς και το ονοματεπώνυμο και τη διεύθυνση του αιτούντος.

3. Εάν η αίτηση δεν είναι επαρκώς σαφής, το Όργανο ζητεί από τον αιτούντα να τη διευκρινίσει και τον βοηθεί προς τούτο.

4. Ο αιτών δεν είναι υποχρεωμένος να δικαιολογήσει την αίτησή του.

Άρθρο 9

Επεξεργασία της γραπτής αίτησης

1. Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο που κατέχει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο διαβιβάζεται, την ίδια ημέρα με την καταχώρησή της από την υπηρεσία ταχυδρομείου, στη μονάδα που είναι επιφορτισμένη με τη διαχείριση του μητρώου στοιχείων αναφοράς, η οποία οφείλει να αποστείλει απόδειξη παραλαβής, να συντάξει την απάντηση και να προμηθεύσει το έγγραφο εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας.

2. Σε περίπτωση που η αίτηση αφορά έγγραφο που έχει συνταχθεί από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο για το οποίο έχει εφαρμογή μια από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η υπηρεσία η αρμόδια για το μητρώο στοιχείων αναφοράς απευθύνεται στην υπηρεσία ή το όργανο που συνέταξε το έγγραφο, που προτείνει τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί μέσα σε προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών.

3. Όταν η αμφιβολία σχετικά με τη δημοσιοποίηση του εγγράφου αφορά έγγραφα που προέρχονται από τρίτους, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ζητεί την γνώμη τους, θέτοντας προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών προκειμένου να εκδηλωθούν έτσι ώστε να καθοριστεί κατά πόσον έχει εφαρμογή μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στα άρθρα 4 ή 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

4. Όταν η αίτηση προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αφορά έγγραφο που δεν έχει ακόμη δημοσιοποιηθεί από το θεσμικό όργανο που συνέταξε το έγγραφο, το Κοινοβούλιο θέτει στο αρμόδιο θεσμικό όργανο προθεσμία πέντε εργάσιμων ημερών προκειμένου να διατυπώσει ενδεχόμενες επιφυλάξεις ως προς τη δημοσιοποίηση του εγγράφου.

5. Σε περίπτωση μη απάντησης μέσα στην προθεσμία των πέντε εργάσιμων ημερών, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δίνει συνέχεια στη διαδικασία.

Άρθρο 10

Επεξεργασία αίτησης σε ηλεκτρονική μορφή

1. Κάθε αίτηση που παρουσιάζεται σε ηλεκτρονική μορφή διαβιβάζεται στη διεύθυνση που έχει δημιουργηθεί στην ιστοθέση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, με χρήση, στο μέτρο του δυνατού, του προβλεπόμενου ηλεκτρονικού εντύπου και του συστήματος παροχής συμβουλών "on line" που έχει δημιουργηθεί για να διευκολύνει την υποβολή παρόμοιων αιτήσεων.

2. Η αίτηση υπό ηλεκτρονική μορφή που απευθύνεται στην ιστοθέση (Europarl) του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου διαβιβάζεται αυτόματα στην υπηρεσία την υπεύθυνη για το μητρώο στοιχείων αναφορών για καταχώρηση και προκειμένου να δοθεί συνέχεια.

3. Αίτηση που λαμβάνεται σε ηλεκτρονική μορφή και περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία που προβλέπονται στο άρθρο 8 της ανά χείρας απόφασης, ενεργοποιεί αυτομάτως τη διαβίβαση απόδειξης παραλαβής στον αιτούντα.

4. Οι διαδικασίες που εκτίθενται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 και επόμενες της ανά χείρας απόφασης σχετικά με την επεξεργασία αρχικής αίτησης που έχει υποβληθεί γραπτώς, έχουν επίσης εφαρμογή για τις αιτήσεις που υποβάλλονται ηλεκτρονικώς.

Άρθρο 11

Προθεσμία απάντησης

1. Μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώρηση της αίτησης, η υπηρεσία η αρμόδια για το μητρώο των εγγράφων επιτρέπει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο και το προμηθεύει εντός της ίδιας προθεσμίας.

2. Εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δεν είναι σε θέση να επιτρέψει την πρόσβαση στο ζητούμενο έγγραφο, γνωστοποιεί γραπτώς στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής του, πληροφορώντας τον για το δικαίωμά του να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

3. Στην περίπτωση αυτή, ο αιτών διαθέτει προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης προκειμένου να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

4. Κατ' εξαίρεση, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.

5. Η απουσία απάντησης εκ μέρους του Οργάνου εντός της ταχθείσας προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.

6. Η ημερομηνία καταχώρησης της αρχικής αίτησης ενεργοποιεί την προθεσμία των δεκαπέντε εργάσιμων ημερών που ορίζεται στο άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 12

Εξουσιοδοτημένη αρχή

1. Οι αρχικές αιτήσεις που απευθύνονται στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αντιμετωπίζονται από τον Γενικό Γραμματέα υπό την ευθύνη του Προέδρου και του Αντιπροέδρου που έχει ορισθεί υπεύθυνος για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, όπως προβλέπεται στο άρθρο 172 παράγραφος 6 του εσωτερικού κανονισμού.

2. Οι θετικές απαντήσεις στις αρχικές αιτήσεις διαβιβάζονται στον αιτούντα από τον ίδιο τον Γενικό Γραμματέα ή τον αντιπρόσωπό του.

3. Η δεόντως αιτιολογημένη άρνηση σε αρχική αίτηση αποφασίζεται από τον Γενικό Γραμματέα κατόπιν προτάσεως της υπηρεσίας ή του οργάνου που έχει συντάξει το έγγραφο. Κάθε απόφαση άρνησης διαβιβάζεται προς ενημέρωση στο Προεδρείο του Κοινοβουλίου.

4. Ανά πάσα στιγμή, ο Γενικός Γραμματέας δύναται να παραπέμψει το θέμα στη Νομική Υπηρεσία και/ή στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων.

ΤΙΤΛΟΣ ΙΙΙ

ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΤΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ

Άρθρο 13

Υποβολή

1. Η επιβεβαιωτική αίτηση μπορεί να απευθυνθεί στο Κοινοβούλιο γραπτώς ή σε ηλεκτρονική μορφή μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών είτε από την παραλαβή της απάντησης με την οποία προβάλλεται ολική ή μερική άρνηση πρόσβασης στο ζητούμενο έγγραφο είτε σε απουσία οποιασδήποτε απάντησης στην αρχική αίτηση.

2. Η επιβεβαιωτική αίτηση πρέπει να είναι διατυπωμένη σύμφωνα με τις απαιτήσεις που προβλέπονται στο άρθρο 8 της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 14

Επεξεργασία

1. Οι επιβεβαιωτικές αιτήσεις καταχωρούνται σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στα άρθρα 9 παράγραφος 1 και 10 παράγραφος 2 της παρούσας απόφασης για τις γραπτές ή ηλεκτρονικές αιτήσεις.

2. Το μητρώο στοιχείων αναφοράς μεταβιβάζει στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής και ενεργοποιεί τους μηχανισμούς που περιγράφονται στα άρθρα 9 και 10 της παρούσας απόφασης προκειμένου να προετοιμάσει την απάντηση του Οργάνου.

3. Το Κοινοβούλιο μέσα σε προθεσμία δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώρηση της αίτησης είτε παρέχει την πρόσβαση στο έγγραφο είτε γνωστοποιεί γραπτώς στον αιτούντα τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησής του.

4. Κατ' εξαίρεσιν, όταν η αίτηση αφορά ογκώδες έγγραφο ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, η προθεσμία που προβλέπεται στην προηγούμενη παράγραφο είναι δυνατόν να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ύστερα από προηγούμενη ενημέρωση του αιτούντος και λεπτομερή αιτιολόγηση.

Άρθρο 15

Εξουσιοδοτημένη αρχή

1. Η απάντηση σε κάθε επιβεβαιωτική αίτηση απόκειται στο Προεδρείο του Κοινοβουλίου.

2. Κατόπιν προτάσεως του Γενικού Γραμματέα, ο Αντιπρόεδρος ο αρμόδιος για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα υποβάλλει στο Προεδρείο κάθε πρόταση απόφασης.

3. Προς τούτο, ο Γενικός Γραμματέας παραπέμπει το θέμα στη Νομική Υπηρεσία και/ή στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, οι οποίοι οφείλουν να γνωμοδοτήσουν μέσα σε προθεσμία τριών εργάσιμων ημερών.

4. Προκειμένου να τηρηθεί η επιτακτική προθεσμία απάντησης των δεκαπέντε εργάσιμων ημερών που ορίζεται στο άρθρο 8 του κανονισμού 1049/2001, το Προεδρείο δύναται να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα λήψης απόφασης για κάθε επιβεβαιωτική αίτηση στον αντιπρόεδρο τον αρμόδιο για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.

Άρθρο 16

Προσφυγή

1. Εφόσον το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο προβάλει ολική ή μερική άρνηση στην ζητούμενη πρόσβαση, το Όργανο ενημερώνει τον αιτούνται για τα ένδικα μέσα που διαθέτει, δηλαδή τη δικαστική προσφυγή εναντίον του Οργάνου και/ή την καταγγελία στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στα άρθρα 230 και 195 της Συνθήκης ΕΚ.

2. Η απουσία απάντησης μέσα στην ταχθείσα προθεσμία θεωρείται αρνητική απάντηση και παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να ασκήσει προσφυγή ή να υποβάλει καταγγελία κατά τους όρους της προηγούμενης παραγράφου.

ΤΙΤΛΟΣ IV

ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΕΥΑΙΣΘΗΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΕ ΑΥΤΑ

Άρθρο 17

Καταχώρηση των ευαίσθητων εγγράφων

1. Η καταχώρηση εγγράφων που έχουν χαρακτηρισθεί ευαίσθητα κατά τους όρους του άρθρου 9 του κανονισμού 1049/2001, και προέρχονται από θεσμικά όργανα, οργανισμούς, κράτη μέλη, τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, υπόκεινται σε προηγούμενη συμφωνία της αρχής από την οποία προέρχονται.

2. Προς τούτο, η αρχή προέλευσης του εγγράφου που έχει χαρακτηρισθεί ευαίσθητο θα διαβιβάσει το έγγραφο απευθείας στον Πρόεδρο του Κοινοβουλίου με το καταλληλότερο μέσο έτσι ώστε να εξασφαλισθεί η εμπιστευτικότητα του περιεχομένου του.

3. Κάθε διαβίβαση ευαίσθητου εγγράφου πρέπει να συνοδεύεται από τοποθέτηση της αρχής προέλευσης όσον αφορά την εξουσιοδότηση καταχώρησης και δημοσιοποίησης του εγγράφου.

4. Εάν η αρχή προέλευσης δώσει τη συμφωνία της για την καταχώρηση τέτοιου εγγράφου στο μητρώο στοιχείων αναφοράς του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, απόκειται στον Πρόεδρο να προσδιορίσει τα στοιχεία αναφοράς που είναι δυνατόν να καταχωρηθούν στο μητρώο. Ο Πρόεδρος ζητεί τη γνώμη του Αντιπροέδρου του αρμόδιου για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, του Γενικού Γραμματέα ή, ενδεχομένως, του Προέδρου της αρμόδιας επιτροπής.

5. Κάθε έγγραφο που συντάσσεται από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και αναφέρεται σε έγγραφο που έχει χαρακτηρισθεί ευαίσθητο βάσει του άρθρου 9 του κανονισμού 1049/2001, καταχωρείται και παραδίδεται μόνον κατόπιν εγκρίσεως του Προέδρου. Τα στοιχεία αναφοράς που αποδίδονται σε τέτοιο έγγραφο συντάσσονται υπό τους ίδιους όρους με εκείνους που προβλέπονται στην προηγούμενη παράγραφο.

6. Σε περίπτωση που ένα θεσμικό όργανο εκφράσει αμφιβολία ως προς τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των εγγράφων που έχει λάβει το Κοινοβούλιο, το ζήτημα παραπέμπεται στη διοργανική επιτροπή που έχει δημιουργηθεί με το άρθρο 15 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 18

Επεξεργασία της αίτησης πρόσβασης

1. Οι αιτήσεις πρόσβασης σε ευαίσθητο έγγραφο κατά τους όρους του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, οι οποίες υποβάλλονται γραπτώς ή ηλεκτρονικώς, καταχωρούνται σύμφωνα με τους όρους που θεσπίζονται στα άρθρα 9 παράγραφος 1 ή 10 παράγραφος 2 της ανά χείρας απόφασης.

2. Ο Γενικός Γραμματέας διαβιβάζει στον Πρόεδρο την αίτηση πρόσβασης σε ευαίσθητο έγγραφο. Η απάντηση σε αίτηση πρόσβασης, είτε στη φάση της αρχικής αίτησης είτε στη φάση της επιβεβαιωτικής αίτησης, απόκειται στο Προεδρείο του Κοινοβουλίου, το οποίο δύναται να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα, σύμφωνα με το άρθρο 22 παράγραφος 10 του εσωτερικού κανονισμού του, στον Πρόεδρο. Στην περίπτωση αυτή, ο Πρόεδρος ζητεί τη γνώμη του Αντιπροέδρου του αρμόδιου για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, του Γενικού Γραμματέα ή, ενδεχομένως, του Προέδρου της αρμόδιας επιτροπής.

3. Η ημερομηνία καταχώρησης της αρχικής ή της επιβεβαιωτικής αίτησης ενεργοποιεί την προθεσμία των δεκαπέντε εργάσιμων ημερών η οποία ορίζεται στα άρθρα 7 και 8 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.

Άρθρο 19

Εξουσιοδοτημένα πρόσωπα

Τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να λαμβάνουν γνώση των ευαίσθητων εγγράφων είναι: ο Πρόεδρος του Κοινοβουλίου, ο Αντιπρόεδρος ο αρμόδιος για για την εποπτεία της επεξεργασίας των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα, ο Πρόεδρος της άμεσα ενδιαφερόμενης κοινοβουλευτικής επιτροπής και ο Γενικός Γραμματέας, εφόσον οι συμφωνίες που έχουν συναφθεί με τα άλλα θεσμικά όργανα δεν προβλέπουν ειδική εξουσιοδότηση.

Άρθρο 20

Προστασία των ευαίσθητων εγγράφων

1. Τα ευαίσθητα, σύμφωνα με τους όρους του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, έγγραφα υπόκεινται σε αυστηρούς κανόνες ασφαλείας έτσι ώστε να εξασφαλίζεται ο εμπιστευτικός χειρισμός τους εντός του Οργάνου.

2. Προς τούτο, ο Γενικός Γραμματέας θα υποβάλει σχέδιο ρύθμισης στο Προεδρείο, το οποίο θα λαμβάνει υπόψη τις επαφές και τις συμφωνίες με την Επιτροπή και το Συμβούλιο.

3. Η πρόταση την οποία θα εγκρίνει το Προεδρείο θα υποβληθεί προς έγκριση στην Ολομέλεια και το κείμενο που θα εγκριθεί θα προσαρτηθεί ως παράρτημα στον εσωτερικό κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου.

ΤΙΤΛΟΣ V

ΠΑΡΑΔΟΣΗ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Άρθρο 21

Παράδοση

1. Τα έγγραφα παρέχονται είτε με παράδοση αντιγράφου είτε σε ηλεκτρονική μορφή, λαμβάνοντας πλήρως υπόψη την προτίμηση του αιτούντος.

2. Εάν ένα έγγραφο έχει ήδη δοθεί στη δημοσιότητα από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή από άλλο θεσμικό όργανο και εφόσον η πρόσβαση σε αυτό είναι εύκολη, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο δύναται να εκπληρώσει την υποχρέωση παροχής πρόσβασης στο έγγραφο ενημερώνοντας τον αιτούντα με ποιον τρόπο μπορεί να αποκτήσει το ζητούμενο έγγραφο.

Άρθρο 22

Κόστος της απάντησης

1. Το κόστος της παραγωγής αντιγράφων και της αποστολής τους δύναται να χρεωθεί στον αιτούντα. Ωστόσο, η επιβάρυνση δεν μπορεί να υπερβαίνει το πραγματικό κόστος των ενεργειών αυτών.

2. Η επιτόπου εξέταση ή η παράδοση όταν ο αριθμός των αντιγράφων είναι μικρότερος από 20 σελίδες μεγέθους A4, καθώς και η άμεση πρόσβαση σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του μητρώου είναι καταρχήν δωρεάν.

Άρθρο 23

Αίτηση ογκωδών εγγράφων

1. Η παράδοση εγγράφων που υπερβαίνουν τις 20 σελίδες μεγέθους A4 υπόκειται σε τέλος 10 συν 0,030 ανά σελίδα.

2. Το ύψος αυτού του τέλους μπορεί να αναθεωρηθεί με απόφαση του Προεδρείου του Κοινοβουλίου κατόπιν προτάσεως του Γενικού Γραμματέα.

3. Τα έξοδα σχετικά με άλλα μέσα διαβίβασης αποφασίζονται από τον Γενικό Γραμματέα, χωρίς ωστόσο να είναι δυνατόν να υπερβούν το πραγματικό κόστος των ενεργειών.

4. Σε περίπτωση επαναληπτικών ή διαδοχικών αιτήσεων που αφορούν ογκώδη έγγραφα ή μεγάλο αριθμό εγγράφων, το Όργανο είναι δυνατόν να συνεννοηθεί με τον αιτούντα ανεπισήμως έτσι ώστε να εξευρεθεί λύση.

5. Η παρούσα απόφαση δεν αφορά τα δημοσιευμένα έγγραφα, τα οποία εξακολουθούν να υπόκεινται σε ίδιο σύστημα τιμών.

Άρθρο 24

Επιπλέον κόστος μετάφρασης

Σε περίπτωση που ο αιτών ζητεί τη μετάφραση σε γλώσσα άλλη από τις διαθέσιμες, έχει εφαρμογή το τιμολόγιο που ισχύει στο Όργανο για τις μεταφράσεις σε καθεστώς εξωτερικών συνεργατών "free-lance".

ΤΙΤΛΟΣ VI

ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Άρθρο 25

Εφαρμογή

Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται με τήρηση και με την επιφύλαξη των διατάξεων του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 καθώς και του εσωτερικού κανονισμού του Κοινοβουλίου.

Άρθρο 26

Αναθεώρηση

Η παρούσα απόφαση θα αποτελέσει αντικείμενο εκ νέου εξέτασης δύο χρόνια μετά τη θέση σε ισχύ της. Ενόψει της εξέτασης αυτής, ο Γενικός Γραμματέας θα υποβάλει έκθεση σχετικά με την εφαρμογή της απόφασης.

Άρθρο 27

Θέση σε ισχύ

Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία της δημοσίευσής της στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Το μητρώο στοιχείων αναφοράς που δημιουργείται με την παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ στις 3 Ιουνίου 2002.

Βρυξέλλες, 28 Νοεμβρίου 2001.

Για το Προεδρείο

Η Πρόεδρος

Nicole Fontaine