Ειδική έκθεση αριθ. 10/2000

σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις που αναθέτει το Κοινό Κέντρο Ερευνών συνοδευόμενη από τις απαντήσεις της Επιτροπής

(Υποβαλλόμενη δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης ΕΚ παράγραφος 4, δεύτερο εδάφιο)

(2000/C 172/01)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Στόχοι και πεδίο της έρευνας

1. Η παρούσα έκθεση του Συνεδρίου αποτελεί συνέχεια εκείνων που ήδη υποβλήθηκαν σχετικά με την εφαρμογή του τέταρτου ερευνητικού προγράμματος-πλαισίου (τέταρτο ΠΠ) για την περίοδο 1994 - 1998. Ωστόσο, σε αντίθεση με τις προηγούμενες εργασίες, που αφορούσαν την εξέταση της διαχείρισης των προγραμμάτων έμμεσης έρευνας, η παρούσα επικεντρώνεται στην ανάλυση της διαχείρισης των συμβάσεων που υποχρεούται να αναθέτει το Κοινό Κέντρο Ερευνών (αποκαλούμενο στο εξής το Κέντρο ή το ΚΚΕρ), προκειμένου να προσπορίζεται τα αναγκαία μέσα για τις δραστηριότητές του(1).

2. Το ΚΚΕρ, το οποίο αναβαθμίστηκε σε γενική διεύθυνση με απόφαση της Επιτροπής της 10ης Απριλίου 1996, αποτελείται από αρκετά επιστημονικά ινστιτούτα και οριζόντιες διευθύνσεις, που έχουν την ευθύνη του προγραμματισμού των καθηκόντων και της διαχείρισης των μέσων υλικοτεχνικής υποδομής. Η εν λόγω γενική διεύθυνση, το κύριο μέσο που διαθέτει η Επιτροπή για την πραγματοποίηση των αποστολών άμεσης έρευνας, παρουσιάζει, σύμφωνα με την απόφαση της 10ης Απριλίου 1996, την εξής ιδιαιτερότητα: διαθέτει διοικητικό συμβούλιο που αποτελείται από εκπροσώπους των κρατών μελών, στο οποίο ο γενικός διευθυντής πρέπει να υποβάλλει τις σημαντικότερες διαχειριστικές πράξεις.

3. Η κανονιστική ρύθμιση σχετικά με την ανάθεση των δημοσίων συμβάσεων αναφέρεται σε δύο θεμελιώδεις στόχους:

α) Παροχή της δυνατότητας στους δημόσιους φορείς να προσπορίζονται τα έργα, τις προμήθειες και τις υπηρεσίες που χρειάζονται, βάσει της πλέον συμφέρουσας σχέσης ποιότητας-τιμής και

β) Εγγύηση ίσης πρόσβασης στις δημόσιες συμβάσεις σε όλες τις επιχειρήσεις που διαθέτουν τις απαιτούμενες ικανότητες και εγγυήσεις.

4. Το Συνέδριο έλαβε υπόψη και τους δύο αυτούς στόχους προκειμένου να διατυπώσει γνώμη σχετικά με τη νομιμότητα/κανονικότητα καθώς και τη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση του συνόλου των δραστηριοτήτων του ΚΚΕρ, εφόσον αυτές αφορούσαν την ανάθεση σύμβασης σε τρίτους. Οι συμβάσεις που απέσπασε το Κέντρο για υπηρεσίες που παρασχέθηκαν από τα διάφορα ινστιτούτα του σε τρίτους, και οι οποίες ακολουθούν διαφορετική διαχειριστική λογική, δεν περιλαμβάνονται στον εν λόγω έλεγχο.

5. Οι εργασίες του Συνεδρίου επικεντρώθηκαν στο μηχανισμό διαχείρισης του ΚΚΕρ και στον έλεγχο του κύκλου των συμβάσεων. Αναλύθηκαν τα μέσα και οι διαδικασίες διαχείρισης, καθώς και δείγμα 90 συμβάσεων (βλέπε πίνακα 1) συνολικού ύψους 81,5 εκατ. ευρώ. Το δείγμα αυτό αποτελούνταν από 43 πράξεις σχετικές με φακέλους που είχαν ήδη υποβληθεί στη Συμβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συμβάσεων (ΣΕΑΣ) και από 47 άλλες που δεν είχαν υποβληθεί στην εν λόγω αρχή, και αφορούσαν ποσά 79 και 2,5 εκατ. ευρώ αντίστοιχα.

Πίνακας 1

Εξετασθέν δείγμα κατά τη διάρκεια του ελέγχου

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Νομικό πλαίσιο και ύψος της χρηματοδότησης

6. Ο τομέας της έρευνας διέπεται από κείμενα διαφορετικής φύσης και εμβέλειας:

α) Αποφάσεις 94/918/ΕΚ και 94/919/Ευρατόμ του Συμβουλίου, της 15ης Δεκεμβρίου 1994(2), για τη θέσπιση των ειδικών προγραμμάτων έρευνας που καθορίζουν τους στόχους του ΚΚΕρ για την εφαρμογή του τετάρτου ΠΠ.

β) Γενικές διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού που καθορίζουν τους λεπτομερείς τρόπους εκτέλεσης του προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, διατάξεις που συμπληρώνονται από τις ειδικές διατάξεις που εφαρμόζονται στις πιστώσεις έρευνας και προβλέπονται στον τίτλο VII του ίδιου κανονισμού.

γ) Ευρωπαϊκές οδηγίες στον τομέα των δημοσίων συμβάσεων υπηρεσιών (92/50/ΕΟΚ της 18ης Ιουνίου 1992), προμηθειών και έργων (93/36/ΕΟΚ και 93/37/ΕΟΚ της 14ης Ιουνίου 1993), όπως τροποποιήθηκαν από την οδηγία 97/52/ΕΚ της 13ης Οκτωβρίου 1997(3), οι οποίες επιβάλλονται στην Επιτροπή καθώς και στο σύνολο των αναθετουσών αρχών των κρατών μελών.

7. Για την περίοδο που κάλυπταν τα ειδικά ερευνητικά προγράμματα (1995 - 1998), το ΚΚΕρ είχε στη διάθεσή του συνολικό προϋπολογισμό 1413 εκατ. ευρώ. Από το ποσό αυτό, 494 εκατ. ευρώ (εκτός πιστώσεων επαναχρησιμοποίησης) διατέθηκαν στη χρηματοδότηση των συμβάσεων. Οι πίνακες 2 και 3 παρουσιάζουν αντίστοιχα, κατά οικονομικό έτος, την κατανομή των ποσών του προϋπολογισμού και των φακέλων που εξέτασε η ΣΕΑΣ.

Πίνακας 2

Κατανομή των ποσών του προϋπολογισμού

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 3

Συμβάσεις ΣΕΑΣ, ανάλογα με το είδος διαδικασίας λήψης αποφάσεων

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΟΤΕΡΩΝ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ

8. Το σύστημα διαχείρισης που διαθέτει το ΚΚΕρ δεν καθιστά δυνατή την παροχή πληροφοριών ικανών να δώσουν, υπό εκμεταλλεύσιμη μορφή, διεξοδική και ακριβή εικόνα των συμβάσεων που ανατίθενται. Η κατάσταση αυτή εξηγείται από τη συνδυασμένη επίδραση, αφενός, της ανεπάρκειας των μέσων πληροφορικής, που δεν καθιστούν δυνατή ούτε τη σύνδεση συγκεκριμένης σύμβασης με το σχέδιο στο οποίο αναφέρεται, ούτε την κατάρτιση πινάκων ελέγχου για τη διεύθυνση, και, αφετέρου, της απώλειας του ιστορικού των πράξεων κατά τη μεταφορά τους από το λογιστικό λογισμικό Sibeca(4) προς το λογισμικό Sincom II(5) (βλέπε σημεία 19, 25 - 31, 43 - 51).

9. Ένα καθεστώς που αποτελεί εξαίρεση του κοινού δικαίου και που χαρακτηρίζεται, ιδίως, από την ύπαρξη ειδικής συμβουλευτικής επιτροπής αγορών και συμβάσεων (ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ) και από τη θέσπιση εγγράφου που αποκαλείται "διοικητική ρύθμιση", σύμφωνα με την οποία η Επιτροπή βρίσκεται σε θέση να πρέπει να συνάψει συμφωνία με τον εαυτό της, αποτελεί μειονέκτημα για τη χρηστή διαχείριση των συμβάσεων (βλέπε σημεία 20 - 24, 36 - 41).

10. Ο έλεγχος του κύκλου των συμβάσεων, από τον εντοπισμό της ανάγκης έως την παρακολούθηση της παρασχεθείσας υπηρεσίας από το διατάκτη, είναι γενικά ανεπαρκής, ελλείψει πραγματικής διαχείρισης των αναγκών βάσει προβλέψεων, λόγω ελλείψεων στην εφαρμογή των κανόνων του ανταγωνισμού και, τέλος, λόγω των αδυναμιών του ελέγχου της παρασχεθείσας υπηρεσίας (βλέπε σημεία 52 - 64).

11. Εξάλλου, η απουσία κειμένου που να καθορίζει τη σύνθεση των αρμόδιων επιτροπών για την κατάρτιση των συμβάσεων και να ρυθμίζει κανονιστικά τους τρόπους λειτουργίας τους επιδεινώνει τα εν λόγω κενά. Συνεπώς, το σύνολο της προπαρασκευαστικής φάσης των συμβάσεων χαρακτηρίζεται από έλλειψη διαφάνειας (βλέπε σημεία 34, 35, 54).

12. Επίσης, το ΚΚΕρ ανέθεσε συμβάσεις με απευθείας συμφωνία, χωρίς να τηρηθούν οι σχετικοί κανόνες όπως ερμηνεύθηκαν από τη νομολογία του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου. Η έρευνα επιβεβαίωσε επίσης την πιθανότητα δολίων συμφωνιών μεταξύ των παρεχόντων τις υπηρεσίες (βλέπε σημεία 65 - 75).

13. Το ΚΚΕρ διαχειρίστηκε τις διαχωριζόμενες πιστώσεις σαν να επρόκειτο για μη διαχωριζόμενες πιστώσεις, αγνοώντας τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε είδους πίστωσης, πρακτική που συνδυαζόταν συχνά με διάφορες τεχνικές κατάτμησης των συμβάσεων (βλέπε σημεία 76 - 80).

14. Ο χαρακτηρισμός των συμβάσεων ή ο καθορισμός του προβλεπόμενου κόστους τους δεν πιστοποιούνται πάντοτε στους φακέλους με αντικειμενικά κριτήρια. Σε ορισμένες περιπτώσεις, λόγω αυτής της έλλειψης σαφήνειας παραμένουν αμφιβολίες ως προς το βάσιμο της μη παραπομπής στη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ (βλέπε σημεία 61 - 62).

15. Επιπλέον, με το προκάλυμμα συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, το Κέντρο προσέλαβε στην πραγματικότητα προσωπικό με παράτυπο τρόπο (βλέπε σημεία 63 - 64).

16. Σε δύο περιπτώσεις, διαπιστώθηκε εξ ολοκλήρου υπεργολαβία σύμβασης. Το γεγονός αυτό είναι επικριτέο από νομική άποψη: οι οδηγίες σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις αναφέρονται μόνον στη δυνατότητα υπεργολαβικής ανάθεσης τμημάτων της σύμβασης. Η εξ ολοκλήρου υπεργολαβία δεν είναι αποδεκτή διότι δεν συμβιβάζεται με την νομική φιλοσοφία που στηρίζει όλη τη διαδικασία σύναψης των δημοσίων συμβάσεων. Εξάλλου, από την άποψη της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, ο ανάδοχος μετατρέπεται σε ενδιάμεσο με συνεπαγόμενο πρόσθετο κόστος (βλέπε σημεία 81 - 82).

17. Τα κενά που διαπιστώθηκαν στην επαλήθευση της πραγματικότητας και της ποιότητας της παρασχεθείσας υπηρεσίας θέτουν το πρόβλημα του πραγματικού καταλογισμού της ευθύνης του διατάκτη (βλέπε σημεία 86 - 89).

18. Ωστόσο, το Συνέδριο διαπιστώνει με ικανοποίηση την ταχύτητα και την έκταση των μεταρρυθμίσεων που ανέλαβε η Επιτροπή, για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που εντοπίστηκαν κατά τους ελέγχους. Οι εν λόγω μεταρρυθμίσεις, τις οποίες εξήγγειλε η Επιτροπή ανταποκρινόμενη στις παρατηρήσεις της παρούσας έκθεσης, αποσκοπούν στο να παράσχουν στο ΚΚΕρ τα αναγκαία μέσα για αποδοτική διαχείριση και καλύτερο έλεγχο των αγορών.

Ο ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΚΚΕρ

19. Διαρθρωμένος σε ετήσια προγράμματα εργασίας, λογιστικά συστήματα και ένα σύνολο διαδικασιών, ο μηχανισμός διαχείρισης λειτουργεί σε ένα ιδιόρρυθμο και περιοριστικό πλαίσιο. Η ανάλυση των συστατικών στοιχείων του μηχανισμού αυτού και η εξέταση του επιλεγέντος δείγματος αποκάλυψαν αδυναμίες που είχαν διευκολύνει την ανάπτυξη αμφισβητήσιμων πρακτικών.

Ένα ιδιόρρυθμο πλαίσιο

20. Δύο θεμελιώδη στοιχεία τονίζουν την ιδιορρυθμία του πλαισίου εντός του οποίου το Κέντρο αναπτύσσει τη δραστηριότητά του. Και τα δύο επηρεάζουν, σε διάφορους βαθμούς, τη διαχείριση των συμβάσεων. Το πρώτο αφορά το καθεστώς που εφαρμόζεται στο ΚΚΕρ, καθεστώς το οποίο παρεκκλίνει από το θεσμικό κοινοτικό δίκαιο(6), το δεύτερο την αποκεντρωμένη διάρθρωσή του.

Ιδιαίτερο καθεστώς λειτουργίας

21. Η ιδιαιτερότητα του καθεστώτος λειτουργίας του ΚΚΕρ εντοπίζεται σε διάφορα επίπεδα:

α) αφενός σε επίπεδο προϋπολογισμού, διότι, σε αντίθεση με τις λοιπές υπηρεσίες της Επιτροπής, το σύνολο των πιστώσεων που διαθέτει (συμπεριλαμβανόμενων των δαπανών προσωπικού και λειτουργίας) είναι επιχειρησιακές πιστώσεις εγγεγραμμένες στο μέρος B του προϋπολογισμού·

β) αφετέρου σε νομικό επίπεδο, το ΚΚΕρ μπορεί να τύχει χρηματοδότησης από κονδύλια του προϋπολογισμού που προορίζονται για διάφορες κοινοτικές πολιτικές, παραδείγματος χάρη Phare, Tacis ή και MEDA, στο πλαίσιο διαδικασίας διαγωνισμού με τρίτους αλλά σύμφωνα με διαφορετικούς κανόνες. Το ΚΚΕρ αποστέλλει μόνον μία εκτίμηση δαπανών, ενώ για τους τρίτους εφαρμόζονται όλοι οι κανόνες που προβλέπονται από τις οδηγίες σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις. Σε περίπτωση που η διαχειριστική γενική διεύθυνση θεωρήσει ότι η εκτίμηση δαπανών του ΚΚΕρ είναι πλέον συμφέρουσα από τις προσφορές των εξωτερικών φορέων, αυτοί πληροφορούνται ότι η προσφορά τους δεν επελέγη, χωρίς καμία συγκριτική εξέταση από τη ΣΕΑΣ. Σε τέτοια περίπτωση, η Επιτροπή βρίσκεται σε θέση να πρέπει να συνάψει σύμβαση με τον εαυτό της. Καθώς αυτό είναι νομικά αδύνατο, η Επιτροπή συντάσσει μια πράξη αποκαλούμενη "διοικητική ρύθμιση" προκειμένου να παρακάμψει τη δυσκολία αυτή·

γ) τέλος, σε διοικητικό επίπεδο, λόγω διπλής ιδιαιτερότητας, που αφορά, αφενός, την ύπαρξη διοικητικού συμβουλίου και, αφετέρου, από το 1971 και εξής, την ύπαρξη ειδικής ΣΕΑΣ (αποκαλούμενη στο εξής ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ).

Αποκεντρωμένη διαχείριση

22. Η θέση των οκτώ ινστιτούτων του ΚΚΕρ, που το καθένα χαρακτηρίζεται από επιστημονικές αρμοδιότητες σε ειδικούς τομείς έρευνας, σε πέντε διαφορετικούς τόπους εγκατάστασης (Geel, Ίσπρα, Καρλσρούη, Petten και Σεβίλλη) και η ύπαρξη οριζόντιων διευθύνσεων που βρίσκονται είτε στις Βρυξέλλες είτε στην Ίσπρα, κατέστησαν απαραίτητη τη μεταβίβαση κατά μεγάλο μέρος των εξουσιών λήψης αποφάσεων στους διευθυντές. Οι τελευταίοι, οι οποίοι πρέπει να μεριμνούν για την αριστεία των επιστημονικών αποτελεσμάτων των σχεδίων για τα οποία είναι υπεύθυνοι, ασκούν παράλληλα καθήκοντα διατάκτη. Αυτή η σώρευση καθηκόντων και οι πολυάριθμες μετακινήσεις στις οποίες τους εξαναγκάζει η απομάκρυνση από τις Βρυξέλλες, τους οδήγησαν στη μεταβίβαση σε μεγάλο βαθμό των τελευταίων αυτών αρμοδιοτήτων(7).

23. Ο όγκος των πράξεων υλικοτεχνικής υποδομής που διαχειριζόταν αποκλειστικά η διεύθυνση πόρων είχε αυξηθεί σε τέτοιο βαθμό, ώστε με δυσκολία τον διαχειριζόταν η διεύθυνση αυτή και μόνον. Η κατάσταση αυτή οδήγησε το ΚΚΕρ, κατά τη διάρκεια του θέρους του 1998, στην απόφαση να κατανείμει τις αρμοδιότητες της εν λόγω διεύθυνσης μεταξύ δύο νέων διευθύνσεων, εκ των οποίων η μία επιφορτίστηκε με τη διαχείριση των υποδομών και η άλλη με τη διοίκηση.

24. Στην πράξη, η εν λόγω αποκεντρωμένη διοίκηση οδήγησε στην ύπαρξη περίπου εξήντα διαχειριστών και ογδόντα εξουσιοδοτημένων διατακτών για όγκο 50000 περίπου συναλλαγών κατ' έτος.

Μέσα και διαδικασίες διαχείρισης

Τα μέσα

Ετήσια προγράμματα εργασίας

25. Κάθε χρόνο, η διεύθυνση προγραμμάτων του ΚΚΕρ, που βρίσκεται στις Βρυξέλλες στο γραφείο του Γενικού Διευθυντή, διαμορφώνει, σε συνεργασία με τα διάφορα ερευνητικά ινστιτούτα, το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας. Το έγγραφο αυτό αποτελεί το στοιχείο-κλειδί με το οποίο το ΚΚΕρ σκοπεύει να εκφράσει τους στόχους που του καθορίζει ο κοινοτικός νομοθέτης σε συνεκτικό σύνολο σχεδίων. Αφού εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, πριν από την εφαρμογή του, το πρόγραμμα εργασίας διαρθρώνεται σε δύο μέρη, το ένα σχετικό με τις ερευνητικές δραστηριότητες, το άλλο σχετικό με τις δραστηριότητες υποστήριξης. Παρουσιάζει, υπό μορφή συνοπτικών δελτίων, περιγραφή των επιλεγέντων σχεδίων, τονίζοντας για το καθένα τα κύρια χαρακτηριστικά του, τους στόχους του και τους ανθρώπινους και προϋπολογιστικούς πόρους που του διατίθενται.

Λογιστικά συστήματα

26. Η λογιστική του προϋπολογισμού, η λογιστική απογραφής και η αναλυτική λογιστική τηρούνται ηλεκτρονικά και παρακολουθούνται με τη βοήθεια διαφόρων λογισμικών, που χρησιμοποιούνται διαδοχικά και σε ορισμένες περιπτώσεις ταυτόχρονα για την εξεταζόμενη περίοδο.

Λογιστική του προϋπολογισμού

27. Έως το Νοέμβριο του 1997, το λογισμικό Sibeca εξασφάλιζε την παρακολούθηση της κατανάλωσης των πιστώσεων που χορηγούνταν στο Κέντρο. Το σύστημα αυτό παρουσίαζε το μειονέκτημα ότι δεν μπορούσαν να το συμβουλευτούν απευθείας άλλες υπηρεσίες εκτός των υπηρεσιών του ΚΚΕρ. Αντίθετα, είχε το πλεονέκτημα να καθιστά δυνατή, πέραν της παρακολούθησης της εκτέλεσης του προϋπολογισμού, τη σύνδεση των δαπανών με τις σχετικές συμβάσεις, εφόσον αυτές είχαν υποβληθεί προς γνωμοδότηση στη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ και είχαν λάβει, με την ευκαιρία αυτή, αριθμό αναγνώρισης. Αντικαταστάθηκε από το Sincom II στα τέλη του 1997.

28. Το Sincom II διαρθρώνεται σε τρεις ενότητες, που προορίζονται αντίστοιχα για την παρακολούθηση των πράξεων των διαχειριστών και των διατακτών, την παρακολούθηση των θεωρήσεων του δημοσιονομικού ελεγκτή και του υπολόγου, και την έκδοση στατιστικών και εκθέσεων. Η τρίτη αυτή ενότητα δεν είχε ακόμη εγκατασταθεί κατά τον έλεγχο του Συνεδρίου τον Ιούνιο του 1998.

Αναλυτική λογιστική

29. Λειτουργώντας βάσει επιχειρησιακών πιστώσεων, αλλά μπορώντας επίσης να προσπορίζεται εξωτερική χρηματοδότηση ως αντάλλαγμα υπηρεσιών που παρασχέθηκαν για λογαριασμό τρίτων, το Κέντρο διαθέτει αναλυτική λογιστική που του παρέχει τη δυνατότητα να γνωρίζει το κόστος λειτουργίας κάθε υπηρεσίας των διαφόρων ινστιτούτων του, βάσει ανάλυσης των γενικών εξόδων που προστίθενται στις άμεσες δαπάνες. Εξάλλου, του παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης της κατανάλωσης των πιστώσεων κατά φύση δραστηριότητας. Τέλος, του παρέχει πληροφόρηση σχετικά με τη χρησιμοποίηση των πιστώσεων επαναχρησιμοποίησης.

30. Ένα έγγραφο αποκαλούμενο "πίνακας αντιστοιχίας" διασφαλίζει τη σύνδεση μεταξύ της αναλυτικής λογιστικής και της λογιστικής του προϋπολογισμού. Κατ' αυτόν τον τρόπο καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση της εκτέλεσης του τέταρτου προγράμματος-πλαισίου και η σύγκριση, σε συνοπτικούς πίνακες, των προβλέψεων και της εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Το έγγραφο αυτό παρουσιάζει το πρόσθετο πλεονέκτημα παροχής της δυνατότητας στη Διεύθυνση του Κέντρου να πραγματοποιεί τακτικούς ελέγχους. Αντίθετα, δεν καθιστά δυνατό ούτε τον άμεσο εντοπισμό της ανατεθείσας σύμβασης με την οποία συνδέεται μια δαπάνη ούτε, κατά μείζονα λόγο, την πραγματοποίηση της σύνδεσης μεταξύ της εν λόγω σύμβασης και του σχεδίου για του οποίου την υλοποίηση χρηματοδοτήθηκε.

Λογιστική απογραφής

31. Στον τομέα της απογραφής των αγαθών και της διοικητικής διαχείρισης των αγορών, τα ινστιτούτα στους διάφορους τόπους εγκατάστασης διαθέτουν διαφορετικά λογισμικά. Τα λογισμικά που χρησιμοποιούνται στην Ίσπρα, τη Σεβίλλη και το Petten εξασφαλίζουν την παρακολούθηση των απογραφέντων αγαθών, ενώ αυτό που διαθέτει η Καρλσρούη, παλαιότερο, καταγράφει τα δεδομένα χωρίς να είναι σε θέση να τα ομαδοποιήσει κατά φύση αγαθών.

Βάση συμβατικών δεδομένων

32. Η μονάδα "Συμβάσεις" της πρώην διεύθυνσης πόρων δημιούργησε προοδευτικά μια βάση δεδομένων που αφορά τα συμβόλαια σχετικά με συμβάσεις που ανατέθηκαν από το Κέντρο. Κατά τους ελέγχους που διενεργήθηκαν τον Ιούνιο του 1998 σχετικά με τις συμβάσεις που απέσπασε συγκεκριμένος ανάδοχος, εμφανίστηκε αισθητή διαφορά μεταξύ των ποσών που είχαν καταχωριστεί λογιστικά και των ποσών που παρουσίαζε η βάση δεδομένων. Η ανωμαλία αυτή διορθώθηκε μεταγενέστερα.

Συμβάσεις-πλαίσια

33. Οι συμβάσεις-πλαίσια χρησιμοποιούνται για τις συμβάσεις προμηθειών και, ιδίως, για την αγορά εξοπλισμού πληροφορικής. Γενικά, συνάπτονται για περίοδο δύο ή τριών ετών και παρέχουν μεγάλη ευελιξία όσον αφορά τον εφοδιασμό στις υπηρεσίες του Κέντρου. Πράγματι, μόλις συναφθεί η σύμβαση-πλαίσιο, οι υπηρεσίες μπορούν, ανάλογα με τις ανάγκες τους, να εφοδιαστούν με ένα αγαθό με την έκδοση απλού δελτίου παραγγελίας. Εξάλλου, η υπογραφή τέτοιας σύμβασης δεν απαιτεί προηγούμενη ακινητοποίηση των πιστώσεων, οι οποίες αναλαμβάνονται αμέσως μόλις εκδοθούν τα δελτία παραγγελίας.

Οι διαδικασίες

34. Οι διαδικασίες διαχείρισης που εφαρμόζει το Κέντρο κωδικοποιήθηκαν σε ένα έγγραφο ενδοϋπηρεσιακής χρήσης που περιέχει, αφενός, τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού και των κανονισμών εφαρμογής που επιβάλλονται στο σύνολο των υπηρεσιών της Επιτροπής και, αφετέρου, τους ίδιους κανόνες του ΚΚΕρ. Όπως ακριβώς οι λοιπές υπηρεσίες της Επιτροπής, το Κέντρο χρησιμοποιεί το vade-mecum της ΣΕΑΣ σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις.

35. Εντούτοις, οι αναγκαίες διαδικασίες στα διάφορα στάδια μιας σύμβασης και η παρακολούθηση της εφαρμογής της δεν ρυθμίστηκαν τυπικά. Το Κέντρο δημιούργησε πράγματι διάφορες εσωτερικές επιτροπές, όπως για την κατάρτιση των πράξεων που αφορούν την απόκτηση μεγάλων ποσοτήτων εξοπλισμού. Εντούτοις, κανένα κείμενο δεν αναφέρει τις εν λόγω επιτροπές, ούτε καθορίζει τη σύνθεσή τους, ούτε προσδιορίζει τις αρμοδιότητες και τους κανόνες λειτουργίας τους.

Αδυναμίες του μηχανισμού

Συνέπειες του ιδιαίτερου καθεστώτος

Η ειδική ΣΕΑΣ για το ΚΚΕρ

36. Σε αντίθεση με τις λοιπές επιστημονικές Γενικές Διευθύνσεις της Επιτροπής (ΓΔ Έρευνα, Κοινωνία των πληροφοριών και Ενέργεια), οι φάκελοι του ΚΚΕρ σχετικά με δημόσιες συμβάσεις δεν υποβλήθηκαν στη ΣΕΑΣ της Επιτροπής από το 1971 έως τον Ιούλιο του 1998, αλλά σε μια ειδική ΣΕΑΣ λόγω του επιστημονικού χαρακτήρα των πράξεων του Κέντρου.

37. Ήδη από τους πρώτους του ελέγχους, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι η ύπαρξη τέτοιου είδους ΣΕΑΣ δεν ήταν ούτε δικαιολογημένη ούτε επιθυμητή. Πράγματι, ο ρόλος μιας ΣΕΑΣ δεν είναι να εκφέρει γνώμη ως προς το επιστημονικό περιεχόμενο ενός φακέλου, αλλά να μεριμνά για την τήρηση των κανόνων της διαδικασίας διαγωνισμού, να εγγυάται την ίση μεταχείριση των προσφερόντων και να βεβαιώνεται για την ποιότητα των συγγραφών υποχρεώσεων, ιδίως όσον αφορά τον καθορισμό αντικειμενικών κριτηρίων που να καθιστούν δυνατή τη συγκριτική εξέταση των προσφορών. Εξάλλου, η μαζική παρουσία υπαλλήλων του ΚΚΕρ στην εν λόγω ΣΕΑΣ της παρείχε τη δυνατότητα, σε αντίθεση με τη ΣΕΑΣ-Επιτροπής που συνεδριάζει κάθε τρεις εβδομάδες, να οργανώνει μόλις τέσσερις έως πέντε συνεδριάσεις κατ' έτος, και μοιραία έβλαπτε την εικόνα ανεξαρτησίας και ουδετερότητας της εν λόγω επιτροπής.

Έλεγχος της αποκέντρωσης

38. Ήταν φυσικό η απουσία γραπτών διαδικασιών να ευνοήσει την ανάπτυξη ανομοιογενών διαχειριστικών πρακτικών και, κατ' αυτόν τον τρόπο, δεν κατέστη δυνατό να επιβεβαιωθεί ο συστηματικός χαρακτήρας της παρέμβασης των επιτροπών που αναφέρθηκαν στο σημείο 35 ανωτέρω.

39. Ο γεωγραφικός διασκορπισμός των εγκαταστάσεων σε αρκετούς τόπους εγκατάστασης και η λειτουργική αποκέντρωση του Κέντρου οδηγούν τους διευθυντές σε συχνές μετακινήσεις, γεγονός που περιορίζει το χρόνο που μπορούν να διαθέσουν για την επίβλεψη και τον έλεγχο της διαχείρισης των υφισταμένων τους. Σε συνδυασμό με τα ακατάλληλα λογιστικά μέσα που διαθέτει το ΚΚΕρ, η κατάσταση αυτή επέφερε αποδυνάμωση του ιεραρχικού ελέγχου. Οι έλεγχοι που διενέργησε το Συνέδριο στο επιλεγέν δείγμα επιβεβαίωσαν τις εν λόγω αδυναμίες σε όλα τα στάδια της διαχείρισης των συμβάσεων.

Υπηρεσίες που παρέχονται για λογαριασμό άλλων ΓΔ της Επιτροπής

40. Το ΚΚΕρ μπορεί να συμμετέχει σε διαδικασία διαγωνισμού με τρίτους για την εφαρμογή κοινοτικών πολιτικών που διαχειρίζονται άλλες ΓΔ, γεγονός που φέρνει την Επιτροπή σε δύσκολη θέση. Καθώς νομικά η Επιτροπή δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις ίδιες της τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών ούτε, κατά μείζονα λόγο, να συνάψει σύμβαση με τον εαυτό της, χρειάστηκε να θεσπίσει παράλληλη διαδικασία. Σύμφωνα με αυτήν, το ΚΚΕρ υποβάλλει μία εκτίμηση δαπανών. Όταν αυτή φαίνεται πιο συμφέρουσα από τις προσφορές των τρίτων, η υπό μελέτη πράξη αποτελεί το αντικείμενο εγγράφου που αποκαλείται "διοικητική ρύθμιση" μεταξύ της ενδιαφερόμενης ΓΔ και του ΚΚΕρ, και δεν πραγματοποιείται παραπομπή στη ΣΕΑΣ. Στην αντίθετη περίπτωση, υποβάλλονται στη ΣΕΑΣ προς γνωμοδότηση μόνον οι προσφορές των τρίτων.

41. Ο έλεγχος δύο πράξεων του δείγματος που αντιστοιχούσαν σε εργασίες τις οποίες πραγματοποίησε το ΚΚΕρ στο πλαίσιο της εφαρμογής δύο διοικητικών ρυθμίσεων, έδειξε ότι το Κέντρο είχε καταφύγει στην εν λόγω διαδικασία προκειμένου να αναθέσει υπεργολαβικά τμήμα των συμβάσεων, μικρό στη μία περίπτωση αλλά σημαντικό στην άλλη, χωρίς διαδικασία διαγωνισμού.

42. Εξάλλου, σε επίπεδο χρηστής διαχείρισης, είναι επικριτέο ένας δημόσιος οργανισμός, που διαθέτει επιστημονικά, τεχνικά και διοικητικά μέσα τα οποία του παρέχουν τη δυνατότητα να καλύπτει στις ανάγκες του, να επιβαρύνεται οικειοθελώς με τις καθυστερήσεις και το πρόσθετο κόστος που συνεπάγονται η έναρξη πρόσκλησης υποβολής προσφορών και η κατάρτιση φακέλου προσφοράς από το ΚΚΕρ.

Ποιότητα του συστήματος πληροφοριών

Παροχή στοιχείων

43. Το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας καθορίζει έναν προβλεπόμενο προϋπολογισμό κατά σχέδιο και τα λογιστικά συστήματα παρέχουν τη δυνατότητα παρακολούθησης της κατανάλωσης των πιστώσεων και του κόστους των δραστηριοτήτων του Κέντρου. Ωστόσο, λόγω της απουσίας επικουρικής λογιστικής των σχεδίων, ο συνδυασμός των εν λόγω στοιχείων δεν κατέστησε δυνατή τη σύνδεση μιας σύμβασης με συγκεκριμένο σχέδιο και, στη συνέχεια, με το πρόγραμμα εργασίας, ούτε την παροχή πλήρων και αξιόπιστων πληροφοριών σχετικά με τις συναφθείσες συμβάσεις, ούτε, τέλος, την κατάρτιση πινάκων ελέγχου για τη Διεύθυνση του Κέντρου.

44. Πράγματι, σε αντίθεση με το προηγούμενο λογιστικό σύστημα Sibeca, το Sincom II είναι ένα απλό λογισμικό εκτέλεσης του προϋπολογισμού που δεν παρέχει τη δυνατότητα εντοπισμού των συμβάσεων μέσω των αντίστοιχων αναλήψεων υποχρεώσεων.

45. Εξάλλου, ο αρχειοφάκελος τρίτων του Sincom II, που είχε προβλεφθεί αρχικά, δεν είχε ακόμη τεθεί σε λειτουργία όταν διενεργήθηκε ο έλεγχος, τον Ιούνιο του 1998. Εντούτοις, η δημιουργία τέτοιου αρχειοφακέλου θα παρείχε στη Διεύθυνση τη δυνατότητα να προβαίνει σε διασταυρωμένους ελέγχους με τη βάση δεδομένων των συμβάσεων.

46. Επιπλέον, η μεταφορά των δεδομένων από το Sibeca στο Sincom II πραγματοποιήθηκε εν μέρει. Έτσι, το ιστορικό των πράξεων των οποίων οι αναλήψεις υποχρεώσεων είχαν καταβληθεί δεν μεταφέρθηκε στο νέο σύστημα. Στην πράξη εξαφανίστηκε, καθιστώντας αδύνατη την παροχή ενός διεξοδικού και αξιόπιστου πίνακα των συμβάσεων που ανατέθηκαν. Για να προσπαθήσει να παράσχει τις εν λόγω πληροφορίες, το ΚΚΕρ οδηγήθηκε στην επανενεργοποίηση του Sibeca. Μολονότι πραγματοποιήθηκαν σημαντικές εργασίες, το αποτέλεσμα δεν υπήρξε ικανοποιητικό.

47. Συνεπώς, το Κέντρο στερείται πραγματικής γνώσης του συνόλου των συμβάσεων που ανέθεσε και δεν διαθέτει πίνακες ελέγχου που να του παρέχουν τη δυνατότητα να παρακολουθεί, μέσω της εκτέλεσης των συμβάσεων, τη σύνδεσή τους με συγκεκριμένο σχέδιο. Ένα τέτοιο μέσο θα αποτελούσε ακόμη πολυτιμότερη βοήθεια, λόγω του σημαντικού αριθμού των σχεδίων των οποίων πραγματοποιήθηκε η έναρξη, της τάξης των 700 για την περίοδο 1995 - 1998.

48. Πέραν των αδυναμιών ορισμένων λογισμικών απογραφής, όπως της Καρλσρούης, οι έλεγχοι που διενεργήθηκαν στην Ίσπρα κατέδειξαν ότι η αποτελεσματικότητα των λογισμικών επηρεαζόταν από την έλλειψη, από πολλά έτη, πραγματικής απογραφής και από μια διοικητική διαδικασία που δεν επιβάλλει την πραγματική απόσυρση των υποβαθμισμένων αγαθών και όσων έχουν αφαιρεθεί από τον κατάλογο απογραφής.

49. Κατόπιν των συστάσεων που διατύπωσε το Συνέδριο κατά τη διάρκεια της έρευνας, οι αρμόδιες υπηρεσίες του ΚΚΕρ ανέλαβαν την απογραφή του υλικού το Φεβρουάριο του 1999. Κατά τους μεταγενέστερους ελέγχους, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι, επί είκοσι περίπου χιλιάδων αντικειμένων που είχαν απογραφεί, η εν λόγω απογραφή είχε αποκαλύψει διαφορά 14 % μεταξύ της πραγματικότητας και της λογιστικής καταχώρισης.

Βάση δεδομένων των συμβάσεων

50. Το γεγονός ότι η βάση δεδομένων που δημιούργησε η μονάδα "Συμβάσεις" είναι ελάχιστα εύχρηστη οδήγησε συχνά τις υπηρεσίες, παρά την αξιοπιστία που απέκτησε, στο να μην τη χρησιμοποιούν αλλά να προτιμούν παράλληλη παρακολούθηση σε λογιστικό φύλλο.

Παρακολούθηση των δελτίων παραγγελίας των συμβάσεων-πλαισίων

51. Παρόλο που η εφαρμογή των συμβάσεων-πλαισίων υλοποιείται αναγκαστικά με την έκδοση σημαντικού αριθμού δελτίων παραγγελίας από τις διάφορες υπηρεσίες του ΚΚΕρ, αυτό δεν διαθέτει κανένα ηλεκτρονικό σύστημα που να του εξασφαλίζει συνολική και συγκεντρωτική παρακολούθηση των δελτίων παραγγελίας.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΚΥΚΛΟΥ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

52. Ο κύκλος των συμβάσεων διαρθρώνεται σε τρία βασικά στάδια: κατάρτιση της πράξης, ανάθεσή της και παρακολούθηση της εφαρμογής της. Οι κύριες διαπιστώσεις του Συνεδρίου παρουσιάζονται σύμφωνα με τη λογική αυτή. Τονίζονται οι ιδιαίτερα σοβαρές περιπτώσεις λόγω ύπαρξης είτε ανωμαλιών στα διάφορα στάδια της σύμβασης είτε αμφίβολων πρακτικών.

Κατάρτιση των συμβάσεων

Εντοπισμός των αναγκών

53. Με αξιοσημείωτη εξαίρεση τις ανάγκες σε εξοπλισμό πληροφορικής, που αποτελούν το αντικείμενο τυπικά ρυθμισμένου σχεδιασμού, ο έλεγχος των φακέλων δεν κατέστησε δυνατό να επαληθευτεί η ύπαρξη πραγματικής διαχείρισης των αναγκών βάσει προβλέψεων. Επιπλέον, οι έλεγχοι που διενεργήθηκαν κατέδειξαν ότι η σχεδιασμένη αξιολόγηση των αναγκών σε εξοπλισμό πληροφορικής ήταν ελλιπής, διότι οι ανάγκες άλλων υπηρεσιών εκτός της διοίκησης του ΚΚΕρ δεν είχαν καταγραφεί.

54. Εξάλλου, η έλλειψη διαφάνειας των συνθηκών στις οποίες εργάζονται οι προπαρασκευαστικές επιτροπές ελλείψει προκαθορισμένων κανόνων, γραπτών ημερησίων διατάξεων και πρακτικών των συνεδριάσεών τους, δυσχεραίνει τη διατύπωση γνώμης σχετικά με την ποιότητα των διαδικασιών εντοπισμού των αναγκών.

55. Επιπλέον, από τους ελέγχους προκύπτει ότι, για δύο πράξεις του δείγματος σχετικές με την παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, η πρωτοβουλία για τη σύμβαση δεν προερχόταν από το ΚΚΕρ αλλά από τους ενδιαφερόμενους αναδόχους. Πράγματι, οι φάκελοι δεν περιείχαν καμία πληροφορία σχετικά με την ύπαρξη πραγματικής ανάγκης του Κέντρου, εκτός από τις προτάσεις που υπέβαλαν οι ανάδοχοι. Η πρώτη από τις εν λόγω συμβάσεις, που υποβλήθηκε προς γνωμοδότηση στη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, κατέληξε στην υπογραφή δύο συμβολαίων αθροιστικού ύψους 871638 ευρώ. Η δεύτερη, ύψους 89000 ευρώ, οδήγησε στη σύνταξη μερικών γραμμών δίκην συγγραφής υποχρεώσεων, έπειτα από την παραλαβή της υποβληθείσας προσφοράς. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, όχι μόνο η σύμβαση είχε ανατεθεί με απευθείας συμφωνία, αλλά και το χρονικό διάστημα μεταξύ της υποβολής της προσφοράς και της υπογραφής της επιστολής-σύμβασης δεν υπερέβη τη μία εβδομάδα.

56. Δύο άλλες συμβάσεις μελετών στον τομέα των μεταφορών, αξίας 11400 και 10000 ευρώ αντίστοιχα, που ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία, συνάφθηκαν επίσης βάσει προσφοράς του δικαιούχου, χωρίς να εμφανίζεται στους φακέλους του ΚΚΕρ το παραμικρό ίχνος έκφρασης κάποιας ανάγκης ή συγγραφής υποχρεώσεων.

57. Τέλος, σε μια τελευταία περίπτωση, εργαστηριακός εξοπλισμός, του οποίου η εγκατάσταση προβλεπόταν μόλις για το έτος 2000, παραγγέλθηκε το 1997 και παραδόθηκε το 1998, με μόνο σκοπό να χρησιμοποιηθούν οι πιστώσεις του οικονομικού έτους. Πέραν του ότι η διαδικασία αυτή αποκρύπτει από τις αρμόδιες για τον προϋπολογισμό αρχές το πραγματικό κόστος δημιουργίας του εργαστηρίου, επιπλέον συνεπάγεται μια πρώιμη δαπάνη.

Ποιότητα των συγγραφών υποχρεώσεων και των τεχνικών παραρτημάτων

58. Η σύγκριση μεταξύ των συγγραφών υποχρεώσεων που συντάσσονται στο πλαίσιο συμβάσεων των οποίων οι φάκελοι αποτελούν το αντικείμενο ελέγχου της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ και αυτών που αφορούν συμβάσεις των οποίων η ανάθεση δεν απαιτεί προηγούμενη γνωμοδότησή της, καταδεικνύει ότι η ποιότητα των μεν δεν συγκρίνεται κατά κανέναν τρόπο με την ποιότητα των δε.

59. Η ποιότητα των συγγραφών υποχρεώσεων που υποβλήθηκαν προς γνωμοδότηση στην εν λόγω αρχή είναι συνολικά αποδεκτή. Εντούτοις, οι έλεγχοι αποκάλυψαν αδυναμίες, όπως τον ελλιπή χαρακτήρα ορισμένων συγγραφών υποχρεώσεων και, σε μία περίπτωση, τη χρησιμοποίηση για τη σύνταξή τους τιμοκαταλόγων ενός προμηθευτή με έντονη παρουσία στα ινστιτούτα της Ίσπρα.

60. Αντίθετα, η ποιότητα των "τεχνικών παραρτημάτων" που επέχουν θέση συγγραφής υποχρεώσεων για τις συμβάσεις εκτός ΣΕΑΣ είναι συχνά χαμηλή, ιδιαίτερα στα ινστιτούτα της Ίσπρα. Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι τόσο χαμηλή ώστε είναι αδύνατο για έναν επαγγελματία να υποβάλει μια προσφορά χωρίς να λάβει συμπληρωματικές πληροφορίες από τον υπεύθυνο για την πράξη διαχειριστή. Επί των 47 πράξεων του δείγματος που αντιστοιχούν σε συμβάσεις που ανατέθηκαν εκτός διαδικασίας ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, επτά, οι οποίες ανέρχονται σε 302550 ευρώ και αντιστοιχούν σε άνω του 14 % του εξεταζόμενου πληθυσμού, εμπίπτουν στην εν λόγω περίπτωση.

Χαρακτηρισμός των συμβάσεων

Χαρακτηρισμός και ύψος των επιστημονικών συμβάσεων

61. Τα κατώτατα όρια παραπομπής στη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ αποτελούν συνάρτηση της επιστημονικής/τεχνικής ή μη φύσης της σύμβασης. Σε περίπτωση ανάθεσης με απευθείας συμφωνία, πραγματοποιείται παραπομπή από 46000 ευρώ και άνω εάν το αντικείμενο της σύμβασης δεν είναι επιστημονικό/τεχνικό, αλλά παραπέμπεται μόνον από 98700 ευρώ και άνω εάν του δοθεί ο χαρακτηρισμός αυτός.

62. Η έρευνα του Συνεδρίου καταδεικνύει ότι έξι συμβάσεις του δείγματος που χαρακτηρίστηκαν επιστημονικές/τεχνικές, των οποίων το ύψος πλησιάζει το κατώτατο όριο παραπομπής στη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία. Ο έλεγχος των σχετικών φακέλων εξακολουθεί να μην καθιστά δυνατή την κατανόηση της μεθόδου που χρησιμοποιήθηκε είτε για τον καθορισμό της προβλεπόμενης τιμής της σύμβασης, είτε για την επιβεβαίωση της επιστημονικής φύσης της πράξης.

Χαρακτηρισμός συμβάσεων παροχής υπηρεσιών

63. Ο έλεγχος μιας πράξης αποκάλυψε ότι το ΚΚΕρ ανέθετε συμβάσεις εργασίας με το προκάλυμμα συμβάσεων παροχής υπηρεσιών. Η πρακτική αυτή του παρείχε τη δυνατότητα είτε να παρατείνει την παρουσία στους κόλπους του ΚΚΕρ προσώπων που θα έπρεπε να είχαν αποχωρήσει, σύμφωνα με τους εφαρμοστέους κανόνες στον τομέα της διαχείρισης του προσωπικού, είτε να χρηματοδοτεί την πρόσληψη νέων υπαλλήλων με λοιπούς πόρους του προϋπολογισμού. Με την πρακτική αυτή, πέραν της κατάχρησης του χαρακτηρισμού, το ΚΚΕρ παρέβη τον κανόνα της ειδικότητας των πιστώσεων του προϋπολογισμού.

64. Έχοντας συνειδητοποιήσει το φαινόμενο, οι ανώτατες αρχές του ΚΚΕρ μερίμνησαν για την πραγματοποίηση τακτοποιήσεων. Έτσι, πέραν του δείγματος που εξέτασε το Συνέδριο, μπόρεσαν να εντοπιστούν 47 συμβάσεις του είδους αυτού, εκ των οποίων 39 θα πρέπει στο εξής να έχουν τακτοποιηθεί.

Ανάθεση των συμβάσεων

Χρησιμοποίηση των συμβάσεων με διαπραγμάτευση

Έκταση του φαινομένου

65. Από τις εκθέσεις εκτέλεσης της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ προκύπτει ότι το ποσοστό των συμβάσεων που ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία σημείωσε πτωτική τάση μεταξύ 1995 και 1997, τόσο σε αριθμό όσο και σε ύψος. Πράγματι, ενώ το 1995 είχαν συναφθεί 26 συμβάσεις κατ'αυτόν τον τρόπο, συνολικού ύψους 10,2 εκατ. ευρώ, το 1997 συνάφθηκαν με απευθείας συμφωνία μόλις 14 συμβάσεις, που αντιστοιχούν σε 3,8 εκατ. ευρώ (βλέπε πίνακα 3).

66. Καθώς ο μηχανισμός διαχείρισης του ΚΚΕρ δεν είναι σε θέση να παρέχει αξιόπιστες πληροφορίες όσον αφορά τις συμβάσεις που ανατίθενται εκτός διαδικασίας ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, το Συνέδριο κατόρθωσε να διαμορφώσει άποψη μόνον βάσει του εξετασθέντος δείγματος. Έτσι, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι η πτωτική τάση των συμβάσεων που ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία είναι πολύ λιγότερο αισθητή. Κατ' αυτόν τον τρόπο, επί των 34 πράξεων που αντιστοιχούν στις συμβάσεις του δείγματος που ανατέθηκαν το 1997, 24 που αφορούν ποσό 885000 ευρώ επί συνόλου 1955000 ευρώ είχαν ανατεθεί εκ νέου σύμφωνα με την εν λόγω διαδικασία (βλέπε πίνακα 4).

Πίνακας 4

Συμβάσεις εκτός ΣΕΑΣ βάσει του δείγματος

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

67. Αυτή η αδυναμία του μηχανισμού διαχείρισης του ΚΚΕρ να εντοπίζει, να καταγράφει και να παρουσιάζει με την κατάλληλη μορφή στις ανώτατες αρχές του ΚΚΕρ τις πληροφορίες που αφορούν αυτό το είδος πράξεων, καθώς και η ελάχιστη προσοχή που αφιερώθηκε στις εν λόγω πράξεις λόγω του μικρού ύψους τους, ευνόησαν τη συχνή προσφυγή στις συμβάσεις με διαπραγμάτευση.

Παράτυπη πρακτική

68. Η νομολογία του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου περιορίζει σε τρεις τους λόγους(8) που μπορεί να επικαλεστεί μια αναθέτουσα αρχή προκειμένου να καταφύγει σε απευθείας συμφωνία. Ο πρώτος έγκειται στην προστασία των δικαιωμάτων αποκλειστικότητας, ο δεύτερος στηρίζεται σε τεχνικούς παράγοντες και ο τελευταίος αιτιολογείται από την έννοια του κατεπείγοντος.

69. Η εκτίμηση από το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο των τεχνικών λόγων και των λόγων κατεπείγοντος είναι άκρως περιοριστική. Όσον αφορά τους τεχνικούς λόγους, η αναθέτουσα αρχή πρέπει πράγματι να προσκομίσει την απόδειξη ότι κανείς άλλος εκτός του αναδόχου δεν ήταν σε θέση να υλοποιήσει τη σύμβαση. Ο κατεπείγων χαρακτήρας αναγνωρίζεται μόνον στο βαθμό που το γεγονός είναι απρόβλεπτο, το κατεπείγον είναι επιτακτικό και δεν είναι δυνατό να τηρηθούν οι προθεσμίες που τάσσονται από άλλες διαδικασίες. Εξάλλου, το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο απαιτεί την ύπαρξη σχέσης αιτιότητας μεταξύ του απρόβλεπτου γεγονότος και του κατεπείγοντος που προκύπτει από αυτό.

70. Λαμβανομένων υπόψη των πληροφοριών που περιέχονται στους φακέλους, συμβάσεις του δείγματος που ανατέθηκαν με απευθείας συμφωνία δεν ανταποκρίνονταν στις απαιτήσεις της εν λόγω νομολογίας προκειμένου να δικαιολογηθεί το βάσιμο διαδικασίας με διαπραγμάτευση. Εντούτοις, κατ' ουσίαν, η εν λόγω νομολογία θεσπίστηκε με την ευκαιρία δικαστικών διώξεων που κίνησε η Επιτροπή εναντίον κρατών μελών που έκαναν κατάχρηση της εν λόγω διαδικασίας για την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων.

71. Τα αποτελέσματα των ελέγχων σχετικά με αρκετές πράξεις του δείγματος καταδεικνύουν ότι οι συνθήκες στις οποίες καταρτίστηκαν, ανατέθηκαν και παρακολουθήθηκαν αρκετές συμβάσεις ποικίλης σημασίας αποτελούν σύνολο ενδείξεων που είναι τουλάχιστον αποκαλυπτικές σφαλμάτων διαχείρισης.

Ύπαρξη de facto μονοπωλίου

72. Μία από τις περιπτώσεις που παρουσιάστηκαν στο προηγούμενο σημείο αξίζει να τύχει ιδιαίτερης προσοχής, λόγω της οικονομικής της σημασίας (της τάξης του 1 εκατ. ευρώ κατ' έτος) και της μακρόχρονης διάρκειάς της. Πράγματι, από το 1979, η ίδια εταιρεία διατηρεί τη σύμβαση διάθεσης οχημάτων και οδηγών στα ινστιτούτα της Ίσπρα. Μεταξύ 1979 και 1991, η σύμβαση εξακολουθούσε να της ανατίθεται συστηματικά με απευθείας συμφωνία. Το 1991, κατόπιν πρόσκλησης υποβολής προσφορών που δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα, η σύμβαση της ανατέθηκε εκ νέου για μέγιστη διάρκεια πέντε ετών. Εντούτοις, με τη λήξη της τελευταίας αυτής σύμβασης, υπεγράφη προσθήκη για τρίμηνη παράταση της σύμβασης, με το σκεπτικό ότι οι υπηρεσίες του ΚΚΕρ δεν είχαν το χρόνο να οργανώσουν νέα πρόσκληση υποβολής προσφορών. Τον Απρίλιο του 1996, κατόπιν πρόσκλησης υποβολής προσφορών, της ανατέθηκε νέα σύμβαση τριετούς διάρκειας αλλά που ενδέχετο να παραταθεί κατά εικοσιτέσσερις επιπλέον μήνες.

73. Οι έλεγχοι που διενεργήθηκαν αποκάλυψαν μια ολόκληρη σειρά πραγματικών και νομικών στοιχείων, που τείνουν να καταδείξουν ότι το ΚΚΕρ επέτρεψε στην εν λόγω εταιρεία να αποκτήσει θέση αποκλειστικότητας. Δέχθηκε τροποποιήσεις των αρχικών συμβατικών όρων αντίθετες με το κοινοτικό συμφέρον και τις ίσες ευκαιρίες πρόσβασης στις δημόσιες χρηματοδοτήσεις. Τέλος, δεν ανέλαβε τις ευθύνες που υπέχουν οι διατάκτες, μην ελέγχοντας προσεκτικά την πραγματικότητα των υπηρεσιών που τιμολογήθηκαν.

74. Κατ' αυτόν τον τρόπο διαπιστώθηκε ότι:

α) η τρίμηνη παράταση του συμβολαίου που υπεγράφη κατόπιν της σύμβασης που ανατέθηκε το 1991, με το μη παραδεκτό σκεπτικό της έλλειψης χρόνου, ήταν αντίθετη με τους συμβατικούς όρους, οι οποίοι προέβλεπαν μέγιστη διάρκεια πέντε ετών, και δημιούργησε πρόσθετο κόστος που μπορεί να εκτιμηθεί σε 380000 ευρώ·

β) σύμφωνα με την εν λόγω προσθήκη που υπεγράφη στις 27 Μαρτίου 1996, οι τιμές για τη διάθεση οχήματος και η χιλιομετρική αποζημίωση ανέρχονταν αντίστοιχα σε 3922 ευρώ/μήνα και 0,3331 ευρώ/χλμ. Η προσφορά σχετικά με τις ίδιες υπηρεσίες, που υποβλήθηκε ταυτόχρονα ως απάντηση στην πρόσκληση υποβολής προσφορών, την οποία προκήρυξε τελικά το ΚΚΕρ, ήταν χαμηλότερη κατά 27 % για την πρώτη υπηρεσία και κατά 52 % για τη δεύτερη·

γ) η ημερομηνία παραλαβής της προσφοράς που αναφέρεται στην απόδειξη παραλαβής έχει αλλοιωθεί·

δ) η διεύθυνση της ενημερωτικής σύσκεψης σχετικά με τους όρους της προσφοράς ήταν λανθασμένη, έτσι ώστε μία ενδιαφερόμενη επιχείρηση έφτασε πολύ αργά, γεγονός που μείωσε τον αριθμό των προσφερόντων σε δύο·

ε) οι τιμές βάσει των οποίων ανατέθηκε η σύμβαση δεν ίσχυσαν ποτέ. Πράγματι, μια πρώτη προσθήκη επέτρεψε στον παρέχοντα τις υπηρεσίες να τιμολογήσει τις υψηλότερες τιμές που προέβλεπε η προηγούμενη σύμβαση, έπειτα δεύτερη προσθήκη προσαύξησε την τιμή που όριζε η σύμβαση η οποία συνάφθηκε κατόπιν της πρόσκλησης υποβολής προσφορών·

στ) επικαλούμενος την αδυναμία του να επαληθεύσει, ελλείψει επαρκούς προσωπικού, το σύνολο των τιμολογίων του εν λόγω εργολήπτη, ο διατάκτης, από το 1993 και εξής, αρκέστηκε στην επαλήθευση της εκτέλεσης της παρασχεθείσας υπηρεσίας βάσει δείγματος τιμολογίων. Τέτοιου είδους πρακτική αντιβαίνει στις διατάξεις των άρθρων 40 και 41 του δημοσιονομικού κανονισμού·

ζ) τέλος, ο μέσος αριθμός χιλιομέτρων που τιμολογήθηκε κατ' έτος ανήλθε σε 194223 χλμ. ανά όχημα, ήτοι 540 χλμ. περίπου ανά ημερολογιακή ημέρα.

Ύπαρξη πιθανών δολίων συμφωνιών

75. Το Συνέδριο κατέληξε στη διαπίστωση ότι οι αδυναμίες του μηχανισμού διαχείρισης δεν κατέστησαν δυνατό για τη διεύθυνση του Κέντρου να εμποδίσει τη συγκρότηση ομάδας προσφερόντων οι οποίοι συναντώνταν πολύ συχνά στις ίδιες συμβάσεις του ίδιου ινστιτούτου του ΚΚΕρ. Κατ' αυτόν τον τρόπο, σε μία περίπτωση, ο ανάδοχος μιας σύμβασης παροχής υπηρεσιών παρουσιαζόταν ως ο υπεύθυνος πωλήσεων ενός προμηθευτή εξοπλισμού πληροφορικής, ο οποίος ήταν επίσης προσφέρων για την ίδια σύμβαση. Εξάλλου, η εξέταση των προσφορών αποκάλυψε ότι δύο προσφέρουσες εταιρείες διευθύνονταν από μέλη της ίδιας οικογένειας.

Κατάτμηση των συμβάσεων

Χρησιμοποίηση των διαχωριζόμενων πιστώσεων (λογιστική κατάτμηση)

76. Η εξέταση των χρηματοοικονομικών πινάκων που παρέχουν τα λογιστικά συστήματα αποκάλυψε παράτυπη χρησιμοποίηση των διαχωριζόμενων πιστώσεων. Πράγματι, διαπιστώθηκε ότι η οικονομική κάλυψη μιας και μόνης σύμβασης δεν εξασφαλιζόταν από μία μόνον ανάληψη υποχρέωσης, σύμφωνα με τον κανόνα, αλλά ότι το ΚΚΕρ προέβαινε συχνά σε αρκετές διαδοχικές αναλήψεις υποχρεώσεων, που στην πλειονότητα των περιπτώσεων αντιστοιχούσαν σε ετήσιες δόσεις των συμβάσεων.

77. Το Συνέδριο υπενθυμίζει ότι η ύπαρξη διαχωριζόμενων πιστώσεων εξηγείται από τη βούληση του νομοθέτη να εγγυηθεί στον διαχειριστή την οικονομική κάλυψη πράξεων των οποίων η προβλεπόμενη διάρκεια υπερβαίνει το οικονομικό έτος και να διευκολύνει, σύμφωνα με το άρθρο 1, τέταρτο εδάφιο του δημοσιονομικού κανονισμού, τους ελέγχους, ιδίως της αρμόδιας για τον προϋπολογισμό αρχής, συνδέοντας το σύνολο των δαπανών σχετικά με μια πράξη με μια συγκεκριμένη ανάληψη υποχρέωσης.

78. Το πρώτο πλεονέκτημα της σχολαστικής τήρησης του εν λόγω κανόνα είναι ότι παρέχει τη δυνατότητα να ελέγχεται ο ρυθμός εκτέλεσης μιας σύμβασης με απλή ανάγνωση, στο τέλος κάθε οικονομικού έτους, των ποσών που απομένουν προς εκκαθάριση για τη σχετική ανάληψη υποχρέωσης και να απαιτούνται εξηγήσεις από τους υπεύθυνους όταν το επίπεδο κατανάλωσης των πιστώσεων δεν αντιστοιχεί στις συμβατικές υποχρεώσεις. Το δεύτερο πλεονέκτημα είναι ότι υποχρεώνει το διαχειριστή να αιτιολογήσει τους λόγους για τους οποίους αποδεικνύεται αναγκαία η ενδεχόμενη ανάληψη πρόσθετων πιστώσεων προκειμένου να ευοδωθεί η εκτέλεση της σύμβασης, προσδιορίζοντας σαφώς την αιτία της εν λόγω αύξησης.

Νομική κατάτμηση (συμβάσεις υπό μορφή 1 +x έτη)

79. Η πρακτική αυτή συνίσταται στην ανάθεση του συνόλου μιας σύμβασης στον ίδιο ανάδοχο, μολονότι υπογράφεται με αυτόν σύμβαση που καλύπτει μόνον το πρώτο έτος εφαρμογής. Κάθε διαδοχική ετήσια δόση αποτελεί το αντικείμενο νέας σύμβασης που ανατίθεται αυτόματα στον ανάδοχο. Έτσι, η πρακτική αυτή, που προστίθεται στην προηγούμενη, καθιστά δυνατή την σύμπτωση της λογιστικής ανάληψης υποχρέωσης με τη νομική ανάληψη υποχρέωσης, αλλά με τίμημα μια δημοσιονομική παρατυπία, εις βάρος μιας συνολικής θεώρησης της σύμβασης καθώς και της ποιότητας της παρακολούθησης της εφαρμογής της. Δεκατέσσερις από τις 43 πράξεις του δείγματος που αφορούσε συμβάσεις οι οποίες υποβλήθηκαν στη ΣΕΑΣ- ΚΚΕρ, ήτοι άνω του 32 %, παρουσιάζονταν υπό τη μορφή αυτή.

Εσωτερική κατάτμηση σύμβασης

80. Για μία πράξη του δείγματος, διαπιστώθηκε ότι η σύμβαση είχε διαρθρωθεί τεχνητά σε δύο ξεχωριστές φάσεις, με μόνο στόχο να παρακαμφθεί το εμπόδιο της ανεπάρκειας των διαθέσιμων πιστώσεων αναλήψεων υποχρεώσεων τη στιγμή της υπογραφής της σύμβασης, για την εξ ολοκλήρου κάλυψη της νομικής ανάληψης υποχρέωσης.

Λοιποί τρόποι ανάθεσης

Εξ ολοκλήρου υπεργολαβία σύμβασης

81. Οι έλεγχοι κατέδειξαν ότι δύο συμβάσεις σχετικά με την προμήθεια διαφόρων αντικειμένων εξοπλισμού πληροφορικής είχαν εξ ολοκλήρου ανατεθεί υπεργολαβικά από τους αναδόχους στην ίδια εταιρεία, τακτικό και παλαιό εταίρο του Κέντρου, και ήδη δικαιούχο τριάντα περίπου συμβάσεων.

82. Τόσο από την άποψη της νομιμότητας/κανονικότητας όσο και από την άποψη της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, η εν λόγω εξ ολοκλήρου υπεργολαβία μιας σύμβασης είναι καταδικαστέα. Σε νομικό επίπεδο, θα πρέπει να παρατηρηθεί κατ'αρχάς ότι οι οδηγίες σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις αναφέρουν μόνον τη δυνατότητα υπεργολαβικής ανάθεσης τμημάτων της σύμβασης. Εφόσον πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου, η υπεργολαβία διαλύει την προσωπική δέσμευση της συμβατικής σχέσης και μετατρέπει τον ανάδοχο της σύμβασης σε απλό ενδιάμεσο, του οποίου η μεσολάβηση συνεπάγεται αναγκαστικά αύξηση του κόστους που βαρύνει τον αναθέτοντα.

Ανάθεση σύμβασης ελλείψει επαρκών πιστώσεων

83. Από το φάκελο της πρόσκλησης υποβολής προσφορών για σύμβαση σχετική με τη συγκρότηση του ευρωπαϊκού παρατηρητηρίου επιστήμης και τεχνολογίας, προκύπτει ότι η τελική προσφορά που υπέβαλε ο ανάδοχος για το πρώτο έτος εφαρμογής της σύμβασης, έπειτα από διαπραγμάτευση που επέτρεψε η ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, αντιστοιχούσε σε 1,6 εκατ. ευρώ. Καθώς το ποσό αυτό υπερέβαινε τη διαθεσιμότητα των πιστώσεων του προϋπολογισμού, θα έπρεπε το Κέντρο να είχε κηρύξει την πρόσκληση υποβολής προσφορών χωρίς αποτέλεσμα. Εντούτοις, συνάφθηκε σύμβαση 993560 ευρώ. Μερικούς μήνες έπειτα από την υπογραφή της, αποτέλεσε το αντικείμενο προσθήκης που καλύφθηκε από τις πιστώσεις που ανοίχθηκαν στο πλαίσιο του νέου οικονομικού έτους, προκειμένου να αντιστοιχεί το κόστος της πράξης στο ποσό της προσφοράς, κατόπιν διαπραγμάτευσης με τους διαχειριστές του Κέντρου (βλέπε σημείο 85).

Παρακολούθηση της εφαρμογής

Διαχείριση των συμβάσεων

84. Οι έλεγχοι κατέδειξαν ότι οι διάφοροι διατάκτες του ΚΚΕρ προέβησαν συχνά στην υπογραφή των συμβάσεων πριν να εξασφαλίσουν την υπογραφή του αναδόχου. Η πρακτική αυτή παρουσιάζει τον κίνδυνο να παρασχεθούν υπηρεσίες πριν από την πραγματική υπογραφή της σύμβασης από τον ανάδοχο, άρα χωρίς καμία νομική κάλυψη, ή να τροποποιηθούν οι συμβατικές διατάξεις. Επίσης, το Συνέδριο διαπίστωσε ότι επανειλημμένα οι εκθέσεις εκτέλεσης υποβάλλονταν πριν από την υπογραφή των σχετικών συμβάσεων.

85. Αντίθετα, σημαντικές καθυστερήσεις στην εκτέλεση των υπηρεσιών ή την υποβολή των εκθέσεων δεν οδήγησαν σε καμία κύρωση, ούτε καν σε απλή προειδοποίηση. Η ευκολία με την οποία το Κέντρο χορηγεί συμφέρουσες προσθήκες αποτελεί άλλη απόδειξη της έλλειψης αυστηρότητας στη διαχείριση των συμβάσεων. Πράγματι, εκτός από την ήδη αναφερθείσα περίπτωση (βλέπε σημεία 64 - 66) για τις συμβάσεις διάθεσης οχημάτων και οδηγών, κατέστη δυνατό να διαπιστωθεί, όσον αφορά τη συγκρότηση του Ευρωπαϊκού παρατηρητηρίου επιστήμης και τεχνολογίας, ότι, παρά τις ελλιπείς υπηρεσίες του αναδόχου ως προς τις συμβατικές του υποχρεώσεις, το Κέντρο του είχε παραχωρήσει, εννέα μήνες έπειτα από την υπογραφή της σύμβασης, συνολική αύξηση τιμής άνω του 60 %, και αυτό παρότι η κατανάλωση των πιστώσεων ήταν εξαιρετικά χαμηλή. Πράγματι, έως εκείνη την ημερομηνία είχαν τιμολογηθεί μόνον 230005 ευρώ, ήτοι μόλις το 23 % της αρχικής ανάληψης υποχρέωσης (βλέπε σημείο 83 ανωτέρω).

Έλεγχος της παρασχεθείσας υπηρεσίας

86. Σε πολυάριθμες περιπτώσεις, οι καθυστερήσεις εκτέλεσης εκ μέρους των παρεχόντων τις υπηρεσίες δεν αποτέλεσαν το αντικείμενο καμίας υπενθύμισης εκ μέρους του Κέντρου. Έτσι, οι έλεγχοι εντόπισαν μία σύμβαση συντήρησης εξοπλισμού πληροφορικής η οποία, 18 μήνες έπειτα από τη λήξη της (της οποίας η προβλεπόμενη διάρκεια ήταν 120 ημέρες), δεν είχε οδηγήσει σε καμία αποδεδειγμένη υπηρεσία. Είχε καταρτιστεί ένα και μοναδικό τιμολόγιο, με ημερομηνία 20 Μαρτίου 1997, που αφορούσε το 30 % της σύμβασης, και παρέμενε ανεξόφλητο δεκαπέντε μήνες έπειτα από τη λήξη, χωρίς ο φάκελος να περιέχει ίχνη οποιασδήποτε αντίδρασης του διατάκτη ή του παρέχοντος τις υπηρεσίες. Πέραν της προφανούς απουσίας παρακολούθησης, προκύπτει αναπόφευκτα το ερώτημα κατά πόσον οι ανάγκες που κάλυπτε η εν λόγω σύμβαση και οι τιμολογηθείσες υπηρεσίες ήταν πραγματικές.

87. Σε μία άλλη περίπτωση, τα δεδομένα που αναφέρονταν στα υποβληθέντα τιμολόγια δεν παρείχαν στο διατάκτη τη δυνατότητα ούτε να εντοπίσει τα πρόσωπα που είχαν παράσχει τις υπηρεσίες, ούτε να προσδιορίσει τα πραγματικά τους προσόντα, ούτε να βεβαιωθεί για τις ημερομηνίες και τη διάρκεια των εργασιών που πραγματοποιήθηκαν, ούτε καν να γνωρίζει τη φύση τους. Συνεπώς, του ήταν αδύνατο να επαληθεύσει το βάσιμο των τιμολογηθέντων ποσών. Εξάλλου, οι έλεγχοι αποκάλυψαν ότι το Κέντρο είχε καταβάλει ένα ποσό από σφάλμα για την εν λόγω σύμβαση, που αφορούσε στην πραγματικότητα μια πράξη που διεξαγόταν στη Σικελία στο πλαίσιο της ευρωπαϊκής πρωτοβουλίας Envireg.

88. Για μία άλλη περίπτωση σχετική με σύμβαση δεκαοκτάμηνης διάρκειας, η υπηρεσία εξακολουθούσε να μην έχει ολοκληρωθεί έξι μήνες έπειτα από τη λήξη, χωρίς ωστόσο το Κέντρο να έχει απευθύνει επιστολή υπενθύμισης. Εξάλλου, ο φάκελος δεν περιείχε κανένα δικαιολογητικό των πραγματοποιηθεισών πληρωμών.

89. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι σημαντικές καθυστερήσεις έθεσαν υπό αμφισβήτηση τη σκοπιμότητα ορισμένων συμβάσεων κατά την ανάθεσή τους. Τη διαπίστωση αυτή επεξηγεί μια σύμβαση που αντιστοιχεί σε ποσό 2,58 εκατ. ευρώ. Η εν λόγω σύμβαση, σχετικά με τη δημιουργία ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης των εγγράφων, ανατέθηκε τον Ιανουάριο του 1997 και οδήγησε μόνον στην έκδοση τιμολογίου 25628 ευρώ δεκαέξι μήνες έπειτα από την υπογραφή της σύμβασης.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ/ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

90. Οι κανόνες που διέπουν την ανάθεση των δημοσίων συμβάσεων στοχεύουν στο να εγγυώνται σε όλες τις επιχειρήσεις ίση πρόσβαση στις δημόσιες χρηματοδοτήσεις και στο να εξασφαλίζουν την καλύτερη υπηρεσία με το χαμηλότερο κόστος. Όμως, από την έρευνα προκύπτει ότι ο ισχύων μηχανισμός διαχείρισης στο ΚΚΕρ τη χρονική περίοδο του ελέγχου του Συνεδρίου δεν εγγυώνταν την υλοποίηση του εν λόγω στόχου.

91. Οι λόγοι που εξηγούν την κατάσταση αυτή οφείλονται τόσο σε αδυναμίες του εν λόγω μηχανισμού, που δεν είναι σε θέση να παρέχει αξιόπιστη πληροφόρηση σε συνοπτική μορφή, όσο και στην παράτυπη χρησιμοποίηση των διαχωριζόμενων πιστώσεων, ευνοώντας την τρέχουσα πρακτική της κατάτμησης των συμβάσεων και τη χρησιμοποίηση αμφισβητήσιμων διαδικασιών.

92. Τέλος, το ειδικό καθεστώς που εφαρμόζεται στο ΚΚΕρ, ιδίως με την ύπαρξη ειδικής ΣΕΑΣ, και η προσφυγή σε "διοικητικές ρυθμίσεις" μεταξύ υπηρεσιών της Επιτροπής είχαν επίσης αρνητική επίδραση στη διαχείριση των συμβάσεων.

93. Το ΚΚΕρ, συνειδητοποιώντας τη σοβαρότητα της κατάστασης, προέβη στην έναρξη διαδικασίας μεταρρύθμισης. Έτσι, πιο συγκεκριμένα, ανέστειλε τη λειτουργία της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, αναδιοργάνωσε το οργανόγραμμά του, δημιούργησε μονάδα εσωτερικού ελέγχου και προέβη σε πραγματική απογραφή των αγαθών του. Τα μέτρα αυτά, στο σύνολό τους, πρέπει να εγκριθούν και να παγιωθούν. Ιδίως η αναστολή της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ πρέπει να αποτελέσει προοίμιο της κατάργησής της και η πραγματική απογραφή που βρίσκεται σε εξέλιξη δεν πρέπει να παραμείνει μεμονωμένο φαινόμενο αλλά να επαναλαμβάνεται τακτικά. Ωστόσο, τα εν λόγω μέτρα πρέπει να συμπληρωθούν με βελτίωση του μηχανισμού διαχείρισης και αποφασιστική δράση όσον αφορά τον έλεγχο του κύκλου των συμβάσεων.

94. Θα πρέπει το ΚΚΕρ να αποκτήσει επικουρική λογιστική των σχεδίων, που να καθιστά δυνατή τη σύνδεση μιας σύμβασης με συγκεκριμένο σχέδιο ή δράση, καθώς και τη διαχείριση των αναγκών του βάσει προβλέψεων, προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η χορήγηση των διαθέσιμων πόρων του προϋπολογισμού.

95. Ωστόσο, ο στόχος δεν θα έχει επιτευχθεί εάν δεν τερματιστούν, με τα κατάλληλα μέσα, όλες οι παράτυπες, αμφισβητήσιμες ή αμφίβολες πρακτικές, οι οποίες εντοπίστηκαν στη διάρκεια της εν λόγω έρευνας. Για το σκοπό αυτό, το Συνέδριο παρατηρεί εκ νέου(9) ότι, ακόμη και αν πρέπει να εφαρμοστούν πειθαρχικές, ακόμη και δικαστικές διαδικασίες, οποιαδήποτε λύση διαρκείας έγκειται στον πραγματικό καταλογισμό της χρηματικής ευθύvης των διατακτών και των υπολόγων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 73 και επόμενα του δημοσιονομικού κανονισμού.

96. Το Συνέδριο παρατηρεί σχετικά ότι έπειτα από περισσότερα από 20 έτη ύπαρξης του δημοσιονομικού κανονισμού, ο κοινοτικός νομοθέτης εξακολουθεί να μην έχει κωδικοποιήσει τις προϋποθέσεις καταλογισμού της εν λόγω ευθύνης, ούτε τις οικονομικές κυρώσεις που μπορούν να βαρύνουν τους διατάκτες και τους υπολόγους. Πρέπει να υπογραμμιστεί ότι η θεώρηση που χορηγεί ο δημοσιονομικός ελεγκτής δεν μπορεί να απαλλάσσει ούτε το διατάκτη, όταν βεβαιώνει την πραγματικότητα της παρασχεθείσας υπηρεσίας και την ακρίβεια της εκκαθάρισης για μια δαπάνη, ούτε τον υπόλογο, όταν καταχωρίζει στη λογιστική του μια πράξη της οποίας την κανονικότητα πρέπει προηγουμένως να επαληθεύσει, από τις αντίστοιχες ευθύνες τους για ενδεχόμενα σφάλματα. Η επίθεση της θεώρησης του δημοσιονομικού ελεγκτή έχει ως μοναδικό αποτέλεσμα την ανάληψη ευθύνης από αυτόν και μόνον.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 6ης και 7ης Απριλίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) Βλέπε την ειδική έκθεση "Ανανεώσιμες πηγές ενέργειας" αριθ. 17/98 (EE C 356 της 20.11.1998), την ειδική έκθεση "FAIR" αριθ. 9/99 (EE C 92 της 30.3.2000) και την ετήσια έκθεση για το οικονομικό έτος 1996, ιδίως το σημείο 10.6: "Συμμετοχή των μικρομεσαίων επιχειρήσεων στα προγράμματα έρευνας, τεχνολογικής ανάπτυξης και επίδειξης" (EE C 348 της 18.11.1997).

(2) EE L 361 της 30.12.1994, σ. 114 και 132.

(3) Αντίστοιχα: EE L 209 της 24.7.1992, σ. 1, EE L 199 της 9.8.1993, σ. 1 και 54 και EE L 328 της 28.11.1997, σ. 1.

(4) Sibeca: Système d'Information Budgétaire et Comptable Automatisé.

(5) Sincom II: Système Informatique de Comptabilité.

(6) Το σύστημα διαχείρισης που ισχύει για το ΚΚΕρ διαφέρει από το σύνηθες νομικό καθεστώς σε διάφορα επίπεδα:

Σε επίπεδο δημοσιονομικού και λογιστικού δικαίου:

α) οι δαπάνες λειτουργίας του καλύπτονται εξ ολοκλήρου από επιχειρησιακές πιστώσεις εγγεγραμμένες στο κεφάλαιο B6 και όχι από το μέρος A του προϋπολογισμού·

β) οι πόροι που προέρχονται από τις ανταγωνιστικές του δραστηριότητες του διατίθενται. Αυτό αποτελεί εξαίρεση στην αρχή της καθολικότητας του προϋπολογισμού, σύμφωνα με την οποία το σύνολο των πόρων του γενικού προϋπολογισμού πρέπει να χρησιμεύει στην κάλυψη του συνόλου των δαπανών·

γ) διαθέτει, σύμφωνα με τους εσωτερικούς του κανόνες εκτέλεσης του προϋπολογισμού, σύστημα αναλυτικής λογιστικής που του παρέχει τη δυνατότητα να κατανέμει τα γενικά έξοδα μεταξύ των διαφόρων ινστιτούτων/διευθύνσεών του και σύστημα παγίων προκαταβολών·

δ) του δίνεται η δυνατότητα να αποθεματοποιήσει τμήμα των πιστώσεών του, προκειμένου να τις χρησιμοποιήσει ως συνεισφορά σε δράσεις επιμερισμένης δαπάνης.

Σε διοικητικό επίπεδο:

α) αποτελεί μοναδική εξαίρεση το γεγονός ότι μία ΓΔ της Επιτροπής διαθέτει ένα όργανο σαν το διοικητικό συμβούλιο του ΚΚΕρ, όργανο που επιπλέον αποτελείται από προσωπικότητες εκτός θεσμικού οργάνου·

β) θα πρέπει να σημειωθεί ότι ο γενικός διευθυντής του ΚΚΕρ δεν μπορεί να υποβάλει στην Επιτροπή καμία πρόταση απόφασης που να μην συνοδεύεται από προηγούμενη γνωμοδότηση του διοικητικού συμβουλίου.

Σε νομικό επίπεδο γενικά:

α) στο πλαίσιο των επονομαζόμενων ανταγωνιστικών δραστηριοτήτων, το ΚΚΕρ μπορεί να διαγωνιστεί με τρίτους προκειμένου να αποσπάσει συμβάσεις που διαχειρίζονται άλλες ΓΔ της Επιτροπής. Όμως, είναι νομικά αδύνατο να συνάψει κανείς σύμβαση με τον εαυτό του. Η Επιτροπή παρέκαμψε τη δυσκολία αποκαλώντας "ρύθμιση" το έγγραφο που υπογράφεται μεταξύ των δύο αυτών διοικητικών δομών·

β) η λύση αυτή χωλαίνει από νομική άποψη. Το γεγονός αυτό πιθανότατα οδήγησε το διοικητικό συμβούλιο να αναρωτηθεί σχετικά με τα πλεονεκτήματα που θα υπήρχαν εάν το ΚΚΕρ αποκτούσε νομική προσωπικότητα ξεχωριστή από την Κοινότητα.

(7) Βλέπε το συνημμένο οργανόγραμμα.

(8) Βλέπε ιδίως:

- Απόφαση Επιτροπή/Ιταλία της 10ης Μαρτίου 1987, Υπόθεση 199/85, Συλλογή 1039, σημεία 12 έως 14 του σκεπτικού της απόφασης (σχετικά με το δικαίωμα αποκλειστικότητας)·

- Απόφαση Επιτροπή/Ισπανία της 17ης Νοεμβρίου 1993, Υπόθεση C-71/92, Συλλογή I-5923, σημεία 36 και 37 του σκεπτικού της απόφασης· επιβεβαιώθηκε από την απόφαση φαρμακευτικά προϊόντα της 3ης Μαΐου 1994, Υπόθεση C-328/92, Συλλογή I-1569, σημεία 14 έως 16 του σκεπτικού της απόφασης·

- Απόφαση Πανεπιστήμιο Complutenza της Μαδρίτης της 18ης Μαρτίου 1992, Υπόθεση C-24/91, Συλλογή I-1989.

(9) Βλέπε γνωμοδότηση αριθ. 4/97 σχετική με την πρόταση κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚΑΧ, ΕΚ) του Συμβουλίου για την τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού της 21ης Δεκεμβρίου 1977 που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (EE C 57 της 23.2.1998, ιδίως το σημείο 5.20).

Παράρτημα

Σχηματοποιημένο οργανόγραμμα - Καταμερισμός των ινστιτούτων κατά τόπο εγκατάστασης

>PIC FILE= "C_2000172EL.001502.EPS">

Απάντηση της Επιτροπής

Οι προκαταρκτικές παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, για την ειδική έκθεση σχετικά με τις δημόσιες συμβάσεις που αναθέτει το ΚΚΕρ, προέκυψαν από αποστολές ελέγχου που πραγματοποιήθηκαν κατά το 1998. Οι αναλυόμενες πράξεις καλύπτουν τα έτη 1995 - 1998. Το ΚΚΕρ υπέστη ένα σημαντικό αναπροσανατολισμό μετά από την περίοδο αυτή, τόσο όσον αφορά την αποστολή και στρατηγική του όσο και τις μεθόδους και την οργάνωσή του. Το Ελεγκτικό Συνέδριο το διαπίστωσε ήδη κατά τις συνεδριάσεις που ακολουθούσαν τις αποστολές ελέγχου και αυτό αντικατοπτρίζεται στις παρατηρήσεις του.

Καθόλη τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου από μέρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου στον παρόντα φάκελο, το ΚΚΕρ, αντέδρασε κατά τρόπο εποικοδομητικό στις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Η οργάνωση και οι διαδικασίες αναπροσαρμόστηκαν και βελτιώθηκαν χωρίς να αναμένεται η τελική έκθεση. Παραδείγματος χάρη:

- Οριστική εγκατάλειψη της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ·

- Αποστολή των συμβάσεων στους αντισυμβαλλόμενους πριν από την υπογραφή τους από την Επιτροπή·

- Βελτίωση της βάσης δεδομένων για τις συμβάσεις·

- Δημοσίευση ανοικτών προσκλήσεων για την υποβολή προσφορών στον τομέα των μεταφορών στην Ispra·

- Μείωση του αριθμού σχεδίων στο πρόγραμμα εργασίας από 700 σε 100 και δημιουργία ενός συστήματος παρακολούθησης και αξιολόγησης των σχεδίων αυτών σε στενή συνεργασία με τις ΓΔ που επωφελούνται από τα εν λόγω σχέδια·

- Ενίσχυση των συστημάτων ελέγχου μέσω της δημιουργίας οικονομικών υπηρεσιών στα ιδρύματα (MSU) και την εφαρμογή ενός συστήματος διπλής υπογραφής·

- Τεκμηρίωση των διαχειριστικών διαδικασιών και δημιουργία ενός ενδοδικτυακού τόπου για τις διαδικασίες αυτές.

Όσον αφορά τις λεπτομερείς παρατηρήσεις που διατύπωσε το ελεγκτικό συνέδριο στο εν λόγω κείμενο, η Επιτροπή μπορεί να δώσει τις ακόλουθες απαντήσεις:

ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΤΩΝ ΚΥΡΙΟΤΕΡΩΝ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ

8. Μετά από τον έλεγχο και τις συστάσεις του ελεγκτικού συνεδρίου, τα διαχειριστικά συστήματα και οι διαδικασίες του ΚΚΕρ αναπροσαρμόστηκαν. Το ισχύον διαχειριστικό σύστημα στο ΚΚΕρ επιτρέπει πλέον την παραγωγή πληροφοριών που μπορούν να δώσουν μια πλήρη και ακριβή εικόνα των ανατεθειμένων συμβάσεων. Τα λειτουργούντα μέσα πληροφορικής παρέχουν πλέον τη δυνατότητα πλέον σύνδεσης κάθε σύμβασης με το σχέδιο στο οποίο αυτή αναφέρεται.

9. Το ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ έχει οριστικά εγκαταλειφθεί.

Η Επιτροπή συμμερίζεται την άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι οι διατάξεις του τίτλου IV του δημοσιονομικού κανονισμού σχετικά με την ανάθεση των δημοσίων συμβάσεων εφαρμόζονται στις δραστηριότητες που πραγματοποιεί το ΚΚΕρ για λογαριασμό άλλων υπηρεσιών της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένης και της άμεσης συνεννόησης σε δεόντως δικαιολογημένες περιπτώσεις.

10. Η Επιτροπή δέχεται ότι σε ορισμένες περιπτώσεις υπήρχαν αδυναμίες όσον αφορά την προληπτική διαχείριση των αναγκών, την εφαρμογή των κανόνων ανταγωνισμού και τον έλεγχο της παρασχεθείσας υπηρεσίας.

11. Το ΚΚΕρ τηρεί τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού καθώς και τις λεπτομέρειες εφαρμογής τους. Καμία σύσταση δεν επιβάλλει τον καθορισμό της σύστασης των επιτροπών που προετοιμάζουν τις δημόσιες συμβάσεις. Ωστόσο, για τις σημαντικές συμβάσεις, το ΚΚΕρ θα καθορίζει επίσημα εκ των προτέρων τις προπαρασκευαστικές διαδικασίες.

12. Οι υπηρεσίες του ΚΚΕρ εφαρμόζουν το άρθρο 59α (πρώην άρθρο 58α) του δημοσιονομικού κανονισμού μέχρι το ανώτατο όριο που προβλέπεται από τις λεπτομέρειες εκτέλεσης του κανονισμού αυτού (άρθρο 106 πρώην άρθρο 126) καθώς και τις οδηγίες για τις δημόσιες συμβάσεις.

13. Η Επιτροπή είναι της γνώμης ότι το ΚΚΕρ διαχειρίζεται ορθά τις διαχωριζόμενες πιστώσεις (βλέπε απαντήσεις που δόθηκαν στις παραγράφους 76 - 80).

14. Παρότι είναι γεγονός ότι σε ορισμένους φακέλους δεν αποδεικνύεται το βάσιμο της μη υποβολής στην ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, στις περισσότερες περιπτώσεις που αναλύει το Ελεγκτικό Συνέδριο, η Επιτροπή κρίνει ότι η μη υποβολή ήταν δικαιολογημένη.

15. Το πρόβλημα που επεσήμανε το Ελεγκτικό Συνέδριο σχετικά με τις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, ήταν γνωστό στο ΚΚΕρ και βρισκόταν υπό ρύθμιση τη στιγμή του ελέγχου.

16. Η Επιτροπή θα μεριμνήσει ώστε να αποφευχθεί το πρόβλημα αυτό στο μέλλον.

17. Το ΚΚΕρ έχει θέσει σε εφαρμογή βελτιωμένα συστήματα παρακολούθησης. Σε περίπτωση διαπίστωσης παρατυπιών, έχει επίσης αντιδράσει κατά δέοντα τρόπο επιβάλλοντας ακόμα και πειθαρχικές κυρώσεις.

Ο ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΚΚΕρ

19. Η Επιτροπή δέχεται ότι το ΚΚΕρ αντιμετώπισε προβλήματα κατά το παρελθόν για να ξεπεράσει τις δεσμεύσεις και να επισημάνει αδυναμίες στα συστήματα διαχείρισης. Πρόσφατα ωστόσο, μπόρεσε σαφώς να προσδιορίσει τις αδυναμίες και να βελτιώσει τα συστήματα αυτά.

Ιδιαίτερο καθεστώς λειτουργίας

21. γ) Η Επιτροπή συμμερίζεται την άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου για τη ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ, και για αυτό αποφάσισε να καταργήσει τη δομή αυτή στις 22 Ιουλίου 1999. Η λειτουργία της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ είχε εξάλλου ήδη ανασταλεί με απόφαση της Επιτροπής της 3 Σεπτεμβρίου 1998.

Αποκεντρωμένη διαχείριση

22. Όντως, η Επιτροπή κρίνει ότι η γεωγραφική θέση και η επιστημονική ειδίκευση των διαφόρων τομέων του ΚΚΕρ, απαιτεί αποκεντρωμένη οργάνωση και διαχείριση, καθώς και ευρεία ανάθεση αρμοδιοτήτων στους υπεύθυνους κάθε τομέα, σε συνδυασμό με ένα σύστημα διπλής υπογραφής

23. Για να υπάρξει μεγαλύτερη συνοχή και κανονική διεξαγωγή των διοικητικών και συμβατικών πράξεων μέσω του ΚΚΕρ, συστάθηκε μια διεύθυνση διοίκησης.

24. Οι 50000 ετήσιες πράξεις του ΚΚΕρ, αντιπροσωπεύουν μόνο το 0,3 % του συνολικού προϋπολογισμού της Επιτροπής, αλλά το 8 % του συνολικού αριθμού πράξεων της Επιτροπής. Η αποκεντρωμένη δομή παρέχει τη δυνατότητα κατανομής της εργασίας σε 80 εξουσιοδοτημένους διατάκτες και 60 περίπου διαχειριστές.

Μέσα και διαδικασίες διαχείρισης

Τα μέσα

Ετήσια προγράμματα εργασίας

25. Το ΚΚΕρ κατά την κατάρτιση του πέμπτου προγράμματος πλαισίου, αναδιοργάνωσε δραστικά τη διαχείριση των σχεδίων. Ο αριθμός των σχεδίων μειώθηκε από 700 σε 100. Τα 100 αυτά σχέδια έχουν όλα σαφείς στόχους, σταδιακά κατανεμημένους και καθορισμένους σε στενή συνεργασία με τις υπηρεσίες της Επιτροπής που είναι οι πρώτες επωφελούμενες από τα σχέδια αυτά.

Για το πολυετές πρόγραμμα εργασίας ακολουθήθηκε η ίδια λογική. Εγκρίθηκε εξάλλου στην Επιτροπή, μετά από διϋπηρεσιακή διαβούλευση η οποία περιελάμβανε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Για τις υπηρεσίες της Επιτροπής με τις οποίες το ΚΚΕρ διατηρεί εντατικές εργασιακές σχέσεις, οι μέθοδοι συνεργασίας, οι διαλογικές σχέσεις, οι παρεχόμενες υπηρεσίες ή η ποιότητα των υπηρεσιών έχουν επίσημα καθοριστεί σε ένα έγγραφο που έχουν υπογράψει και τα δυο μέρη ("Memorandum of Understanding").

Λογιστικά συστήματα

Λογιστική του προϋπολογισμού

27. Το ΚΚΕρ εγκατέστησε κατά τα τέλη του 1997 το σύστημα Sincom II με σκοπό να ενταχθεί στον κοινό μηχανισμό της Επιτροπής.

28. Το ΚΚΕρ ήταν η πρώτη ΓΔ της Επιτροπής που χρησιμοποίησε το Sincom II και ως πειραματιζόμενη ΓΔ αντιμετώπισε τις δυσκολίες της αρχικής εφαρμογής κάθε νέου ηλεκτρονικού προϊόντος. Το Sincom II διαρθρώνεται σε τρεις ενότητες, που προορίζονται αντίστοιχα για την παρακολούθηση των πράξεων των διαχειριστών και των διατακτών, την παρακολούθηση των θεωρήσεων του δημοσιονομικού ελεγκτή και του υπολόγου, καθώς και την έκδοση στατιστικών στοιχείων και εκθέσεων. Η τρίτη αυτή ενότητα εγκαταστάθηκε αργότερα απ' ό, τι οι δυο πρώτες (τέλη 1999), δεδομένου ότι έπρεπε να εξασφαλιστεί προηγουμένως η λειτουργία των λειτουργικών συστημάτων.

Αναλυτική λογιστική

29. Το ΚΚΕρ διαθέτει όντως ένα σύστημα αναλυτικής λογιστικής και αποτελεί στο σημείο αυτό πρόδρομο σε επίπεδο Επιτροπής. Το σύστημα αυτό παρέχει τη δυνατότητα λεπτομερούς παρακολούθησης των δαπανών και των παροχών. Μια σημαντική προσπάθεια καταβάλλεται για τη συνεχή βελτίωση του μέσου αυτού, ώστε να καταστούν ακόμα πιο διαφανείς και αποτελεσματικοί, ο προγραμματισμός, η αξιολόγηση και η παρακολούθηση των σχεδίων και του προγράμματος.

30. Ο πίνακας αντιστοιχίας έχει ως στόχο να καθορίσει τη σχέση μεταξύ αφενός του προσωπικού και των μέσων υλοποίησης και αφετέρου των διαφόρων ενεργειών (σε επίπεδο κονδυλίων) ώστε να καθοριστεί το συνολικό κόστος των ενεργειών αυτών.

Λογιστική απογραφής

31. Η Καρλσρούη έχει πλέον πρόσβαση στη νέα έκδοση του λογισμικού Sysbien που αποτελεί ηλεκτρονικό πρότυπο της Επιτροπής. Η νέα αυτή έκδοση παρέχει τη δυνατότητα συγκέντρωσης των δεδομένων ανά είδος αγαθού. Πραγματοποιείται μια ενημέρωση των στοιχείων της απογραφής που θα ολοκληρωθεί τον Ιούνιο 2000.

Βάση συμβατικών δεδομένων

32. Η βάση των δεδομένων των συμβάσεων του ΚΚΕρ αποτελεί παράδειγμα ορθής πρακτικής σε επίπεδο Επιτροπής. Το σύστημα έχει εξελιχθεί κατά πολύ μετά τον έλεγχο από μέρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Διαθέτει ιδίως δυνατότητα διεπαφής δύο κατευθύνσεων με το σύστημα Sincom II, που παρέχει τη δυνατότητα σύνδεσης των αναλήψεων υποχρεώσεων με τις συμβάσεις και χρησιμοποίησης του ιδίου αρχειοφακέλου τρίτων.

Συμβάσεις πλαίσια

33. Αυτές οι συμβάσεις πλαίσια δεν συνεπάγονται καμία υποχρέωση αγοράς αλλά παρέχουν τη δυνατότητα πραγματοποίησης οικονομιών κλίμακας.

Οι διαδικασίες

34. Η τεκμηρίωση των διαχειριστικών διαδικασιών του ΚΚΕρ βρίσκεται υπό ενημέρωση, ιδίως στο πλαίσιο της προσέγγισης Total Quality Management (TQM). Οι πληροφορίες θα υπάρχουν πλέον και στο Ενδοδίκτυο του ΚΚΕρ.

35. Όσον αφορά τα διάφορα στάδια ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, το ΚΚΕρ τηρεί τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού και τις λεπτομέρειες εφαρμογής τους, ιδιαίτερα δε τους κανόνες που αφορούν το άνοιγμα των φακέλων των προσφορών από μια Επιτροπή που ορίζεται για τον σκοπό αυτό. Ωστόσο, για τις σημαντικές δημόσιες συμβάσεις, το ΚΚΕρ θα επισημοποιήσει ακόμα περισσότερο τις προπαρασκευαστικές διαδικασίες.

Αδυναμίες του μηχανισμού

Συνέπειες του ιδιαίτερου καθεστώτος

Η ειδική ΣΕΑΣ για το ΚΚΕρ

36 - 37. Την 1η Οκτωβρίου 1998, με απόφαση της Επιτροπής ανεστάλη η λειτουργία της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ με το ακόλουθο σκεπτικό:

- εκτιμώντας ότι θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί ουσιαστική εξοικονόμηση πόρων με τη διαχείριση όλων των φακέλων δημοσίων συμβάσεων από ενιαία ΣΕΑΣ·

- ότι η εξέταση των φακέλων του ΚΚΕρ από τη γενική ΣΕΑΣ θα παρέσχε τη δυνατότητα καλύτερης τήρησης της αρχής του αναγκαίου διαχωρισμού των λειτουργιών μεταξύ εκείνης του μέλους της ΣΕΑΣ και εκείνης του διατάκτη·

- ότι οι διατάκτες του ΚΚΕρ μπορεί να έχουν ιδιαίτερα περιορισμένη προθεσμία για τη διαχείριση των φακέλων λόγω των περισσότερων ετησίων συνεδριάσεων της γενικής ΣΕΑΣ·

- ότι η ύπαρξη μιας μόνης ΣΕΑΣ για όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής θα ενίσχυε τη διαφάνεια της διαχείρισης.

Την εν λόγω απόφαση αναστολής ακολούθησε στις 22 Ιουλίου 1999 μια απόφαση που επιβεβαίωσε την κατάργηση της ΣΕΑΣ-ΚΚΕρ.

Έλεγχος της αποκέντρωσης

38. Όσον αφορά τα διάφορα στάδια ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, το ΚΚΕρ τηρεί τις διατάξεις που προβλέπονται στον δημοσιονομικό κανονισμό και τις λεπτομέρειες εφαρμογής του. Το ΚΚΕρ όπως ήδη απάντησε την παράγραφο 35, θα επισημοποιήσει ακόμα περισσότερο τις προπαρασκευαστικές διαδικασίες των συμβάσεων ιδίως για τις σημαντικές συμβάσεις και επισημαίνει τον αριθμό των μικρών συμβάσεων.

39. Οι δεσμεύσεις που συνεπάγεται η πραγματοποίηση ερευνητικών δραστηριοτήτων ερμηνεύουν κατά μεγάλο μέρος τις μετακινήσεις διευθυντών. Η ανάθεση αρμοδιοτήτων από μέρους των διευθυντών του ΚΚΕρ στους υφισταμένους τους είναι ήδη διαρθρωμένη και τεκμηριωμένη. Η εν λόγω ανάθεση καθορίζει το πεδίο στο οποίο μπορεί να κινείται ο καθένας χωρίς συστηματικό έλεγχο από μέρους των ιεραρχικά ανωτέρων του, ισχύοντος ωστόσο του συστήματος διπλής υπογραφής.

Υπηρεσίες που παρέχονται για λογαριασμό άλλων ΓΔ της Επιτροπής

40. Η Επιτροπή επισημαίνει ότι όσον αφορά τις λεπτομέρειες ανάθεσης συμβάσεων υπηρεσιών/έργων από άλλη υπηρεσία της Επιτροπής στο ΚΚΕρ, δεν υπάρχουν νομοθετικές διατάξεις που να επιβάλουν στις υπηρεσίες της Επιτροπής να δημοσιεύσουν πρόσκληση για την υποβολή προσφορών ή άλλες διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων κατά την ανάθεση και εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων (έργων ή υπηρεσιών) στο ΚΚΕρ.

41. Η Επιτροπή συμμερίζεται την άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι οι διατάξεις του τίτλου IV του δημοσιονομικού κανονισμού σχετικά με την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων εφαρμόζονται στις δραστηριότητες που πραγματοποιεί το ΚΚΕρ για λογαριασμό άλλων υπηρεσιών της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένης και της άμεσης συνεννόησης σε δεόντως δικαιολογημένες περιπτώσεις.

42. Βλέπε απάντηση στο σημείο 40.

Ποιότητα του συστήματος πληροφοριών

Παροχή στοιχείων

43. Η Επιτροπή συμμερίζεται την άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι ένας μηχανισμός προγραμματισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης που θα αφορά ολόκληρο το ετήσιο πρόγραμμα του ΚΚΕρ, την ανάλωση των πιστώσεων, τις παροχές του προσωπικού και τις αγορές είναι ουσιαστικής σημασίας. Τα βασικά στοιχεία των συστημάτων έχουν ήδη δημιουργηθεί ιδίως με την ενσωμάτωση των συστάσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Απαιτείται μια επιπλέον προσπάθεια ολοκλήρωσης πράγμα που αποτελεί προτεραιότητα για το τρέχον έτος.

44. Η Επιτροπή προσδιόρισε και έθεσε σε εφαρμογή το τεχνικό μέσο για τη χρησιμοποίηση του συστήματος Sincom II κατά τρόπο ώστε οι αναλήψεις υποχρεώσεων να συνδέονται με την εκάστοτε δημόσια σύμβαση.

45. Ο αρχειοφάκελος τρίτων του Sincom II, στον οποίο αναφέρεται το Ελεγκτικό συνέδριο, ετέθη σε λειτουργία το Σεπτέμβριο 1998. Ο ίδιος αρχειοφάκελος χρησιμοποιείται από το σύστημα δεδομένων των συμβάσεων του ΚΚΕρ.

46. Είναι ακριβές ότι η διαφορά σύλληψης των δυο συστημάτων του Sibeca και του Sincom II κατέστησε αδύνατη την πλήρη μεταφορά όλων των πληροφοριών.

47. Το σύστημα δεδομένων των συμβάσεων παρέχει πλέον δυνατότητα γνώσης του αριθμού του σχεδίου στο οποίο αναφέρεται μια αγορά. Το αντικείμενο αυτό θα καταστεί υποχρεωτικό βραχυπρόθεσμα, μόλις κωδικοποιηθούν τα διάφορα σχέδια.

48. Το 1998 ξεκίνησε μια πλήρης εκστρατεία απογραφής όλων των ενδοδικτυακών τόπων. Έχει ήδη ολοκληρωθεί για τον ενδοδικτυακό τόπο του Ispra, και θα συμπληρωθεί για τους υπόλοιπους ενδοδικτυακούς τόπους, τον Σεπτέμβριο του 2000.

49. Παρότι είναι γεγονός ότι η διαφορά με την επιτόπου απογραφή ανέρχεται σε 14 %, θα πρέπει να επισημανθεί ότι όσον αφορά τον ηλεκτρονικό τόπο του Ispra, η διαφορά σε οικονομικό επίπεδο για το σύνολο της απογραφής ήταν της τάξης του 3 %, στις 31 Δεκεμβρίου 1999.

Βάση δεδομένων των συμβάσεων

50. Η βάση των δεδομένων των συμβάσεων βελτιώθηκε αισθητά από πλευράς ευκολίας πρόσβασης και πληρότητας. Οι διευθυντές του ΚΚΕρ αποφάσισαν εξάλλου, τον Ιούλιο 1999 να καταστήσουν τη χρήση του συστήματος αυτού υποχρεωτική. Επίκειται η πρακτική εφαρμογή της απόφασης αυτής στα Ινστιτούτα του Petten, του Geel και της Καρλσρούης, και τούτο θα πραγματοποιηθεί μέσω συστήματος διεπαφής με το τοπικό σύστημα.

Παρακολούθηση των δελτίων παραγγελίας των συμβάσεων πλαισίων

51. Είναι δυνατόν από τις αρχές του 2000, να παρακολουθούνται τα δελτία παραγγελίας βάσει των συμβάσεων πλαισίων μέσω ενός συστήματος διεπαφής μεταξύ της βάσης δεδομένων των συμβάσεων και του συστήματος Sincom II. Η εισαγωγή των άλλων δελτίων παραγγελίας στο σύστημα δεδομένων των συμβάσεων κατέστη εν τω μεταξύ υποχρεωτική, με σημείωμα του Γενικού Διευθυντή τον Φεβρουάριο του 2000. Επίσης, το σύστημα των δεδομένων των συμβάσεων παρέχει πλέον τη δυνατότητα εξεύρεσης του αριθμού του σχεδίου στο οποίο αναφέρεται μια αγορά. Τούτο θα καταστεί υποχρεωτικό βραχυπρόθεσμα, μόλις κωδικοποιηθούν τα διάφορα σχέδια.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΚΥΚΛΟΥ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ

52. Το ΚΚΕρ έχει επίγνωση των διαπιστώσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου και αντιδρά προκαταρκτικά για να καλύψει τις αδυναμίες με μέτρα ιδιαίτερα αυστηρά. Όσον αφορά τις επισφαλείς και ίσως παράτυπες πρακτικές, το ΚΚΕρ είχε αρχίσει να αντιδρά πριν από την παρέμβαση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, ιδίως με τη διεξαγωγή διοικητικών ερευνών και την επιβολή πειθαρχικών διαδικασιών. Στο πλαίσιο αυτό επιβλήθηκαν κυρώσεις σε τέσσερις υπαλλήλους.

Κατάρτιση των συμβάσεων

Εντοπισμός των αναγκών

53. Ο προγραμματισμός των ειδικών αναγκών των επιστημονικών σχεδίων πραγματοποιείται σε επίπεδο επικεφαλής του σχεδίου. Οι γενικές ανάγκες προγραμματίζονται οριζόντια (ανά ινστιτούτο, για την Ispra ή για το σύνολο). Εφόσον είναι δυνατό, γίνεται κοινή χρήση των πολυδάπανων εξοπλισμών ανά επιστημονικό θέμα.

Ήδη, όσον αφορά τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες και υλικό, οι προσκλήσεις για την υποβολή προσφορών πραγματοποιήθηκαν πρόσφατα για ολόκληρο το ΚΚΕρ.

54. Οι ανάγκες προσδιορίζονται ουσιαστικά από τον κάθε επικεφαλής σχεδίου ο οποίος δίνει αναφορά στον προϊστάμενο της διοικητικής του μονάδας. Σε κάθε ινστιτούτο, ο διευθυντής πραγματοποιεί συστηματικά συνεδριάσεις διαχείρισης με όλους τους προϊσταμένους μονάδας. Τα θέματα που αφορούν επενδύσεις εξετάζονται κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων αυτών.

55. Για ορισμένες δημόσιες συμβάσεις δεν απαιτείται επίσημη συγγραφή υποχρεώσεων, π.χ. όταν μια υπηρεσία ή υλικό είναι μοναδικό. Επίσης, είναι σύνηθες, το ΚΚΕρ, κατά την ερευνητική του δραστηριότητα να λαμβάνει προτάσεις προϊόντων ή καινοτόμα ερευνητικά επιτεύγματα που επιθυμεί να αποκτήσει για να παραμείνει πρωτοπόρο στον τομέα του.

Η πρώτη αναφερόμενη περίπτωση προέκυψε από πρόσκληση για την υποβολή προσφορών που ξεκίνησε το 1988. Ο αντισυμβαλλόμενος διαθέτει τεχνολογίες και εμπειρογνωμοσύνη μοναδικές που είναι αναγκαίες για το σχέδιο και τούτο εξακολουθούσε να ισχύει σε κάθε παράταση της συνεργασίας. Για τη δεύτερη περίπτωση, το ΚΚΕρ πέρασε από ένα ελβετικό δίκτυο τηλεματικής στο δίκτυο τηλεματικής της ευρωπαϊκής έρευνας που ήταν μοναδικό στην εποχή του και το οποίο για το λόγο αυτό είχε επιλεγεί από τις άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής.

56. Οι κανόνες σχετικά με το θέμα υπενθυμίστηκαν στις υπηρεσίες με σημείωμα του Γενικού Διευθυντή του ΚΚΕρ ήδη από τις 3 Μαρτίου 1998.

57. Το συγκεκριμένο εργαστηριακό υλικό συνίσταται σε υδραυλικό πιεστήριο (αξίας 260 EUR) που αγοράστηκε κατά την εγκατάσταση ενός εργαστηρίου ελάσσονων ακτινίδων που αποτελούσαν αντικείμενο επεξεργασίας στο Ινστιτούτο Υπερουρανίων. Πρόκειται για συνολική επένδυση 2,5 εκατ. EUR σε συνεργασία με τρίτους εταίρους. Μετά από πολιτική απόφαση που λήφθηκε από έναν από τους εταίρους του σχεδίου (ένα μεγάλο πυρηνικό εργαστήριο κράτους μέλους), όλες οι λειτουργίες ανεστάλησαν εν αναμονή διευκρίνησης, η οποία πραγματοποιήθηκε εν τω μεταξύ. Το πρόωρο της δαπάνης δεν ήταν εσκεμμένο.

Ποιότητα των συγγραφών υποχρεώσεων και των τεχνικών παραρτημάτων

58 - 60. Η Επιτροπή εφιστά την προσοχή του Ελεγκτικού Συνεδρίου στο γεγονός ότι έχει ήδη πραγματοποιηθεί μια αισθητή βελτίωση των τεχνικών παραρτημάτων. Ωστόσο, στο πλαίσιο της ενίσχυσης του αποκεντρωμένου ήδη ενισχυμένου διαχειριστικού μηχανισμού του, το ΚΚΕρ θα βεβαιωθεί ότι οι προσπάθειες αυτές εξακολουθούν να καταβάλλονται προς τη σωστή κατεύθυνση.

Χαρακτηρισμός των συμβάσεων

Χαρακτηρισμός και ύψος των επιστημονικών συμβάσεων

62. Όσον αφορά τις περιπτώσεις που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο, η Επιτροπή κρίνει ότι είναι φυσικό στα δείγματα του Ελεγκτικού Συνεδρίου να μην περιλαμβάνονται συμβάσεις το ποσό των οποίων να είναι οριακό. Επίσης, το ΚΚΕρ διαθέτει πλέον ένα σύστημα διπλής υπογραφής που επιτρέπει αυξημένο έλεγχο.

Χαρακτηρισμός συμβάσεων παροχής υπηρεσιών

63 - 64. Η Επιτροπή επισημαίνει ότι στους φακέλους ανάθεσης συμβάσεων έργου υπό την κάλυψη παροχής υπηρεσιών, το ΚΚΕρ είχε ήδη αρχίσει τη ρύθμιση κατά την διεξαγωγή του ελέγχου από μέρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Η παράτυπη αυτή κατάσταση είχε προκύψει εν μέρει από μια έλλειψη ισορροπίας στον πίνακα προσωπικού του ΚΚΕρ. Όντως, το ΚΚΕρ διαθέτει έναν πίνακα προσωπικού χωριστό από εκείνον της Επιτροπής. Ο πίνακας αυτός προσωπικού εμφάνιζε μεγάλο αριθμό θέσεων Β και C σε σχέση με τις θέσεις A. Μόνο το 1998 αποκαταστάθηκε η ισορροπία με αύξηση του αριθμού των θέσεων Α και αντίστοιχη μείωση των θέσεων B και C.

Ανάθεση των συμβάσεων

Χρησιμοποίηση των συμβάσεων με διαπραγμάτευση

Έκταση του φαινομένου

66 - 67. Ο μηχανισμός του ΚΚΕρ είναι πλέον σε θέση να παράσχει αξιόπιστα στοιχεία όσον αφορά τις συμβάσεις που έχουν ανατεθεί εκτός ΚΚΕρ, ενσωματώνοντας τις συστάσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Παράτυπη πρακτική

68 - 71. Η σχετική νομολογία του Δικαστηρίου είναι μάλλον περιορισμένη. Οι ισχύοντες κανόνες προβλέπουν περισσότερους λόγους για μια άμεση συνεννόηση από τους αναφερόμενους (ιδίως για τις συμπληρωματικές εργασίες). Το ΚΚΕρ έλαβε πρωτοβουλίες για τη βελτίωση των ανταγωνιστικών όρων και θα αναλάβει και άλλες στο μέλλον με σκοπό τη διεύρυνση προς τον ανταγωνισμό ακόμα και κάτω από τα όρια που προβλέπονται για τον σκοπό αυτό. Ο δημοσιονομικός έλεγχος έχει ήδη διαπιστώσει σημαντική βελτίωση της κατάστασης.

Ύπαρξη de facto μονοπωλίου

72. Μια νέα πρόσκληση για την υποβολή προσφορών για διάθεση οχημάτων και οδηγών στο Ispra προκηρύχθηκε και δημοσιεύθηκε στις 4 Νοεμβρίου 1999. Καταβλήθηκε σημαντική προσπάθεια για να ενημερωθούν οι ενδεχόμενοι ενδιαφερόμενοι φορείς στην αγορά (άμεση ενημέρωση που εστάλη σε περισσότερες από 300 επιχειρήσεις ταξί στην περιφέρεια). Ταυτόχρονα, το σύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης των παροχών είχε αισθητά βελτιωθεί.

73. Η Επιτροπή παρατήρησε ότι η υπηρεσία παροχής οχημάτων και οδηγών είχε ανατεθεί σε τρίτους γιατί κρίθηκε ότι η παροχή της υπηρεσίας αυτής από εξωτερική επιχείρηση στοίχιζε λιγότερο από τη διατήρηση εσωτερικής υπηρεσίας. Μέχρι πρόσφατα, ο αριθμός επιχειρήσεων ταξί στην περιφέρεια ήταν περιορισμένος λόγω της απόστασης από το αεροδρόμιο Linate του Μιλάνου. Η Επιτροπή παρατήρησε επίσης ότι η ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών ήταν άμεμπτη.

Ύπαρξη πιθανών δολίων συμφωνιών

75. Η Επιτροπή παρατηρεί ότι οι παρατυπίες κατά την ανάθεση των συμβάσεων, ιδίως το ενδεχόμενο παράτυπων συνεννοήσεων, είχε ήδη διαπιστωθεί από το ΚΚΕρ και ότι το κέντρο αυτό είχε ήδη διεξαγάγει σχετικές διοικητικές έρευνες. Κατόπιν, είχε αποφασιστεί η επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων σε τέσσερις υπαλλήλους που είχαν εμπλακεί στην υπόθεση. Οι φάκελοι είχαν επίσης ήδη διαβιβαστεί στην OLAF στις αρχές του 1998. Ορισμένες έρευνες διενεργούνται ακόμα και ενδεχομένως θα ακολουθήσουν νέες πειθαρχικές ή ακόμα και ποινικές διαδικασίες. Τα γεγονότα που διαπιστώνει το Ελεγκτικό Συνέδριο περιλαμβάνονται στους φακέλους του ΚΚΕρ και της OLAF.

Κατάτμηση των συμβάσεων

Χρησιμοποίηση των διαχωριζομένων πιστώσεων (λογιστική κατάτμηση)

76 - 78. Όσον αφορά τη χρησιμοποίηση των διαχωριζομένων πιστώσεων, η Επιτροπή παρατηρεί ότι στους φακέλους που ανέλυσε το Ελεγκτικό Συνέδριο υπήρχαν συμβάσεις για τις οποίες η άδεια της ΣΕΑΣ είχε δοθεί για περισσότερα έτη για συμβάσεις που συνάπτονται μόνο για ένα έτος κάθε φορά, παρότι υπάρχει η δυνατότητα ετήσιας ανανέωσής τους. Η διαδικασία αυτή συνεχίστηκε αφενός για να τηρηθεί η διαφάνεια των συμβάσεων και αφετέρου για να εξασφαλιστεί συστηματική παρακολούθηση της ποιότητας της παρεχόμενης υπηρεσίας.

Η Επιτροπή κρίνει ότι στις περιπτώσεις αυτές οι νομικές και οικονομικές δεσμεύσεις περιορίζονται σε ένα έτος. Είναι, κατά συνέπεια, λογικό κάθε χρόνο, όταν αποφασίζεται η παράταση μιας σύμβασης να αναλαμβάνονται νέες υποχρεώσεις. Η ανάληψη υποχρεώσεων μέχρι το ανώτατο όριο που επιτρέπει η ΣΕΑΣ μπορεί να δώσει μια ψευδή εικόνα δημοσιονομικής ασφάλειας. Σε περίπτωση προβλημάτων με τον αντισυμβαλλόμενο, θα πρέπει να αποδεσμευθούν οι πιστώσεις που αντιστοιχούν στο τμήμα της σύμβασης που δεν θα χρησιμοποιηθεί με τον εν λόγω προμηθευτή και να αναζητηθεί η ανάκτηση των εν λόγω πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων για την υλοποίηση της σύμβασης με άλλο προμηθευτή, πράγμα που είναι ιδιαίτερα δυσχερές, σχεδόν αδύνατο

Νομική κατάτμηση (συμβάσεις υπό μορφή 1 +x έτη)

79. Βλέπε απάντηση στις παραγράφους 76 - 78.

Εσωτερική κατάτμηση σύμβασης

80. Η σύμβαση, στην οποία αναφέρεται το Ελεγκτικό Συνέδριο, είχε μελετηθεί για δύο στάδια ήδη από την αρχή, για λόγους τεχνικούς και ελέγχου της ποιότητας της παρεχόμενης υπηρεσίας. Τούτο είχε ανακοινωθεί στην πρόσκληση για την υποβολή προσφορών. Και ανάλογη ήταν η ανάληψη των σχετικών οικονομικών υποχρεώσεων.

Λοιποί τρόποι ανάθεσης

Εξ ολοκλήρου υπεργολαβία σύμβασης

81 - 82. Η Επιτροπή συμμερίζεται την άποψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την πλήρη υπεργολαβική ανάθεση των συμβάσεων. Πρόκειται για μεμονωμένες περιπτώσεις, το δε ΚΚΕρ θα κάνει ότι είναι δυνατό για να αποφεύγονται οι καταστάσεις αυτές στο μέλλον.

Ανάθεση σύμβασης ελλείψει επαρκών πιστώσεων

83. Το ΚΚΕρ ανέλαβε νομική υποχρέωση μέχρι το ύψος των διαθέσιμων πιστώσεων και αύξησε το πεδίο εργασιών όταν οι συμπληρωματικές πιστώσεις κατέστησαν διαθέσιμες, τηρώντας πάντα το ανώτατο όριο.

Παρακολούθηση της εφαρμογής

Διαχείριση των συμβάσεων

84. Το ΚΚΕρ άλλαξε τη σειρά με την οποία τίθενται οι υπογραφές στις συμβάσεις. Οι εκθέσεις που υποβάλλονται πριν από την υπογραφή της σύμβασης από το ΚΚΕρ αφορούσαν όλες ανταγωνιστικά σχέδια που είχαν ήδη ξεκινήσει μόλις είχε συμπληρωθεί η διαδικασία του ΚΚΕρ.

85. Το ΚΚΕρ ανέλαβε νομική υποχρέωση μέχρι το ύψος των διαθέσιμων πιστώσεων και αύξησε το πεδίο εργασιών όταν οι συμπληρωματικές πιστώσεις κατέστησαν διαθέσιμες, τηρώντας πάντα το ανώτατο όριο.

Έλεγχος της παρασχεθείσας υπηρεσίας

87. Το ΚΚΕρ έχει πλέον ζητήσει από τους αντισυμβαλλόμενους να προετοιμάζουν τα τιμολόγιά τους αναφέροντας περισσότερες λεπτομέρειες. Επίσης, ορισμένα είδη συμβάσεων τροποποιήθηκαν ώστε τα τιμολόγια να συνοδεύονται με έγγραφα όπου αναφέρεται ο χρόνος πραγματικής παροχής εργασίας (acceptance form). Στην περίπτωση που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο, πρόκειται για σύμβαση πλαίσιο για την οποία τα δελτία παραγγελίας μπορούν να εκδοθούν από διάφορες υπηρεσίες, κάθε μια από τις οποίες είναι υπεύθυνη για την σχετική παρακολούθηση.

88. Η περίπτωση που ανέφερε το Ελεγκτικό Συνέδριο αφορά την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος πληροφορικής για τη βιβλιοθήκη. Η αποδοχή του συστήματος αναβλήθηκε επανειλημμένα για τεχνικούς λόγους (αστάθεια του συστήματος και κίνδυνοι που αφορούσαν το σφάλμα προγραμματισμού του 2000). Η σύμβαση με τον αντισυμβαλλόμενο διατηρήθηκε κατά τη διάρκεια της περιόδου εφαρμογής. Το σύστημα σήμερα λειτουργεί.

89. Στην περίπτωση που αναφέρει το Ελεγκτικό Συνέδριο πρόκειται για γενική σύμβαση πλαίσιο της Επιτροπής για την οποία το προβλεπόμενο ποσό είχε υπολογιστεί σε 2,58 εκατ ευρώ. Το ΚΚΕρ δημιούργησε μόνο έναν πειραματικό ενδοδικτυακό τόπο για να δοκιμάσει το σύστημα και βάσει των αποτελεσμάτων αποφάσισε να μην το γενικεύσει. Η Επιτροπή κρίνει ότι αυτό αποτελεί απόδειξη ορθής διαχείρισης.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ/ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ

90 - 94. Η Επιτροπή συμμερίζεται την επιθυμία του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την ορθή εφαρμογή των ισχυόντων κανόνων όσον αφορά τις δημόσιες συμβάσεις καθώς και τη βούληση να διαθέτει αποτελεσματικά μέσα προγραμματισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης των δραστηριοτήτων, ιδίως στο ΚΚΕρ.

Για τον λόγο αυτό άρχισε μια σειρά ενεργειών εφαρμόζοντας υποδειγματικά συστήματα, διαδικασίες και οργάνωση. Οι ενέργειες αυτές είχαν ήδη αρχίσει πριν από τον έλεγχο του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Έτυχαν σχολίων και υποδείξεων από το Ελεγκτικό Συνέδριο, πράγμα για το οποίο η Επιτροπή το ευχαριστεί.

Η Επιτροπή είναι της γνώμης ότι με τον μηχανισμό που έχει θεσπισθεί στο ΚΚΕρ δίνεται ήδη απάντηση στα σχόλια του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Ωστόσο, αυτό δεν είναι το τελικό σημείο. Ειδικότερα, η βοηθητική λογιστική των σχεδίων θα βελτιωθεί κατά προτεραιότητα.

95 - 96. Η Επιτροπή μπορεί να βεβαιώσει ότι ορισμένοι φάκελοι που ανέλυσε το Ελεγκτικό Συνέδριο αποτέλεσαν αντικείμενο διοικητικών ερευνών, τις οποίες ακολούθησαν πειθαρχικές διαδικασίες και τούτο κατ' εφαρμογή των κανόνων ορθής πρακτικής σε διεθνές επίπεδο όσον αφορά τη διαχείριση. Οι διαδικασίες αυτές είχαν ήδη αρχίσει πολύ πριν από τον έλεγχο του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Είχαν ήδη επιβληθεί τέσσερις πειθαρχικές κυρώσεις σε υπαλλήλους του ΚΚΕρ. Οι φάκελοι διαβιβάστηκαν στην OLAF και η διαδικασία συνεχίστηκε, ενδεχομένως, σε νομικό επίπεδο. Το γενικό πρόβλημα της οικονομικής και πειθαρχικής ευθύνης των υπολόγων θα αναθεωρηθεί στο πλαίσιο της διοικητικής μεταρρύθμισης και της ανασύνταξης του δημοσιονομικού κανονισμού.