ΕΚΘΕΣΗ σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στο Χώρο της Εργασίας (Μπιλμπάο) (οικονομικό έτος 1996) συνοδευόμνη από τις απαντήσεις του Οργανισμού (97/C 393/10)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στο Χώρο της Εργασίας σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 14 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 1994 (1).

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στο Χώρο της Εργασίας για το οικονομικό έτος 1996. Σύμφωνα με το άρθρο 14 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου (2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του διευθυντή. Αυτή η ευθύνη περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των λογαριασμών (3), σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες, όπως ορίζει το άρθρο 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου (4). Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο αυτών των λογαριασμών βάσει του άρθρου 188 Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας. Η παρούσα έκθεση αποτελεί τον πρώτο έλεγχο του Οργανισμού.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τα γενικώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα, στο βαθμό που αυτά έχουν εφαρμογή στο κοινοτικό πλαίσιο. Διενέργησε δοκιμαστικούς ελέγχους των λογιστικών βιβλίων και εγγράφων καθώς και άλλες ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Οι κυριότερες παρατηρήσεις που προέκυψαν από τον έλεγχο του Συνεδρίου παρατίθενται στο δεύτερο μέρος της παρούσας έκθεσης.

1.4. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις για το οικονομικό έτος 1996 είναι αξιόπιστες και η νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων είναι, στο σύνολό τους, εξασφαλισμένες.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΜΠΙΛΜΠΑΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ 1996

Λογιστική προϋπολογισμού

1.5. Ο αρχικός προϋπολογισμός του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 1996 δεν ήταν σύμφωνος με τις κανονιστικές διατάξεις, οι οποίες ορίζουν ότι οι πιστώσεις πρέπει να ταξινομούνται κατά τίτλο, κεφάλαιο και άρθρο. Αυτό το γεγονός, καθώς και η μη τακτοποίηση, κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, των πληρωμών που εκτελέστηκαν μέσω παγίων προκαταβολών (σχεδόν το σύνολο των πληρωμών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 1996), είχαν ως συνέπεια να παρουσιαστούν προβλήματα κατά την τακτοποίηση αυτών των πληρωμών.

1.6. Κατά το κλείσιμο των λογαριασμών, ο αρχικός προϋπολογισμός τροποποιήθηκε, προκειμένου να καταστεί δυνατός ο καταλογισμός των δαπανών του οικονομικού έτους στον προϋπολογισμό. Κανένα έγγραφο δεν αποδεικνύει την έγκριση από την αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή του Οργανισμού όσον αφορά τις τροποποιήσεις που πραγματοποιήθηκαν.

1.7. Επιπλέον, ο Οργανισμός δεν διαθέτει κατάλληλο λογισμικό για την τήρηση της λογιστικής προϋπολογισμού. Ο Οργανισμός πρέπει να δώσει προτεραιότητα στη δημιουργία ενός παρόμοιου λογιστικού συστήματος και στην τήρηση των κανόνων που εφαρμόζονται στην εκτέλεση του προϋπολογισμού.

Γενική λογιστική

1.8. Κατά το οικονομικό έτος 1996, και κατά τη διάρκεια του 1997, ο Οργανισμός δεν διέθετε πληροφορικό σύστημα για την τήρηση της γενικής λογιστικής. Η ταχεία έγκριση ενός λογιστικού συστήματος είναι κεφαλαιώδους σημασίας ώστε να εξασφαλιστεί η παροχή αξιόπιστων δημοσιονομικών πληροφοριών ανά πάσα στιγμή.

Μεταφερθείσες πιστώσεις - Ακυρώσεις - Καθυστερήσεις

1.9. Ο Οργανισμός μετέφερε 1,2 εκατ. ECU στο οικονομικό έτος 1997. Αυτό το ποσό αντιπροσωπεύει το 39,5% του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 1996 που ανέρχεται σε 3,04 εκατ. ECU, μετά τις τροποποιήσεις. Το ποσό των πιστώσεων που ακυρώθηκαν ανέρχεται σε 0,83 εκατ. ECU, ήτοι στο 27,3% του προϋπολογισμού. Η Επιτροπή, λόγω των καθυστερήσεων που σημειώθηκαν στη σύσταση του Οργανισμού και κατόπιν συμφωνίας με τον ίδιο τον Οργανισμό, κατέβαλε μόνο 3 εκατ. ECU από την αρχική επιχορήγηση ύψους 4 εκατ. ECU. Αυτές οι καθυστερήσεις καταλογίζονται στον καθυστερημένο διορισμό του διευθυντή, ο οποίος οφείλεται με τη σειρά του στην αλλαγή της σύνθεσης του διοικητικού συμβουλίου. Επίσης, σημειώθηκαν καθυστερήσεις στην πρόσληψη των υπαλλήλων που αποτελούν το βασικό προσωπικό του Οργανισμού. Όλες αυτές οι καθυστερήσεις διατάραξαν την εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 1996.

Κτιριακές εγκαταστάσεις

1.10. Ο Οργανισμός μίσθωσε, το Δεκέμβριο του 1996, τα γραφεία στα οποία στεγάζεται από τον Απρίλιο του 1997 (ετήσιο μίσθωμα 0,3 εκατ. ECU περίπου). Σύμφωνα με τον Οργανισμό, οι τοπικές αρχές θα έπρεπε να αναλάβουν την πληρωμή του 75% του μισθώματος. Ωστόσο, δεν παρουσιάστηκε καμία συμφωνία σχετικά με αυτό το θέμα. Κατά την ημερομηνία διενέργειας των ελέγχων, ο Οργανισμός δεν είχε λάβει καμία πληρωμή.

Συμβάσεις και ΣΕΑΣ

1.11. Οι συμβάσεις για την αγορά αγαθών και την παροχή υπηρεσιών οι οποίες συνάφθηκαν κατά το τέλος του έτους από τον Οργανισμό και οι οποίες αποτέλεσαν το κύριο μέρος των αυτόματων μεταφορών πιστώσεων, ανατέθηκαν κατόπιν κλειστών διαγωνισμών ή με απευθείας συμφωνία. Μολονότι η προσφυγή σε παρόμοιες πρακτικές μπορεί να δικαιολογηθεί σε ορισμένες περιπτώσεις, το Συνέδριο εντόπισε ορισμένες πράξεις στο πλαίσιο των οποίων δεν τηρήθηκαν οι κανόνες. Ο Οργανισμός πρέπει να μεριμνήσει για την αυστηρή εφαρμογή των κανόνων που εφαρμόζονται στη σύναψη των συμβάσεων. Επιπλέον, ο Οργανισμός δεν διαθέτει ΣΕΑΣ σύμφωνη με τις εφαρμοζόμενες κανονιστικές διατάξεις. Προς το παρόν, τα καθήκοντα αυτά εκτελεί το προεδρείο του διοικητικού συμβουλίου.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 15ης και 16ης Οκτωβρίου 1997.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 216 της 20. 8. 1994, σ. 5.

(2) Όπως απαιτείται από το άρθρο 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2062/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 1996 καταρτίστηκαν στις 18 Απριλίου 1997, ημερομηνία κατά την οποία οι λογαριασμοί υπογράφηκαν από το διευθυντή του Οργανισμού και διαβιβάστηκαν στην Επιτροπή, στο διοικητικό συμβούλιο και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 20 Απριλίου 1997. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΠΙΝΑΚΑΣ 1 ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ 1996

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει των δεδομένων που καταρτίστηκαν από τον Οργανισμό.

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) Αυτό το ποσό αντιστοιχεί στο ποσό του πάγιου ενεργητικού.

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΙΣ ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΕΝΟΨΕΙ ΤΗΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

Το Ελεγκτικό Συνέδριο πραγματοποίησε επίσκεψη στον Οργανισμό για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία από τις 12 έως τις 16 Μαΐου 1997 και διενήργησε το δημοσιονομικό έλεγχο για το οικονομικό έτος 1996.

Ο Διευθυντής παρουσίασε τους στόχους, το πρόγραμμα και τις δραστηριότητες που έχουν ήδη εκτελεστεί, που βρίσκονται υπό εκτέλεση ή που προβλέπονται για το μέλλον.

Προς διευκόλυνση του έργου του Συνεδρίου, ο Οργανισμός έθεσε στη διάθεσή του τους λογαριασμούς και όλα τα σχετικά δικαιολογητικά. Προσκομίστηκαν επίσης οι φάκελοι του προσωπικού και οι συναφθείσες συμβάσεις.

Με την επιστολή αριθ. 001594 της 15ης Ιουλίου 1997, το Συνέδριο διαβίβασε στον Οργανισμό τις προκαταρκτικές παρατηρήσεις του ενόψει της κατάρτισης της έκθεσης σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Οργανισμού (οικονομικό έτος 1996).

Ο Οργανισμός εκφράζει την ικανοποίησή του για τα συμπεράσματα που διατυπώνονται στο σημείο 1.4 του σχεδίου έκθεσης του Συνεδρίου, στο πλαίσιο των οποίων το Συνέδριο δηλώνει ότι οι δημοσιονομικές καταστάσεις του οικονομικού έτους 1996 είναι αξιόπιστες και εγγυώνται τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκειμένων πράξεων. Επιθυμεί ωστόσο να διατυπώσει τις παρατηρήσεις του σχετικά με τα εξής σημεία:

Σημείο 1.5.

Η κατάταξη είναι ελλιπής διότι, κατά το χρόνο κατάρτισης του προϋπολογισμού το 1995, ήταν αδύνατον να προβλεφθούν οι οικονομικές ανάγκες για το οικονομικό έτος 1996 ώστε να εγγραφούν τα ακριβή ποσά. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο Οργανισμός βρισκόταν στο αρχικό στάδιο της λειτουργίας του. Κατά συνέπεια, στα περισσότερα κεφάλαια οι εγγραφές ήταν ενδεικτικές.

Σημείο 1.6.

Είναι αλήθεια ότι δεν υπάρχουν έγγραφα από τα οποία να προκύπτει ότι το διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού ενέκρινε τις τροποποιήσεις στον αρχικό προϋπολογισμό για το 1996. Προς αποφυγή της δημιουργίας παρόμοιου προβλήματος στο μέλλον, κατά τη συνεδρίαση του Προεδρείου του διοικητικού συμβουλίου της 5ης και 6ης Ιουνίου 1997, συμφωνήθηκε τα πρακτικά των συνεδριάσεων να περιλαμβάνουν, εκτός από την αναφορά των συζητήσεων κατά τις συνεδριάσεις, έγγραφο με επεξηγήσεις σχετικά με τις λαμβανόμενες αποφάσεις, προκειμένου να διευκολυνθεί η αναδρομή σε αυτές.

Σημείο 1.7.

Πράγματι, ο Οργανισμός δεν διαθέτει το κατάλληλο λογισμικό για την τήρηση λογαριασμών του και χρησιμοποιεί προσωρινά το πρόγραμμα EXCEL. Προς επίλυση του προβλήματος αυτού, ο Οργανισμός συμμετέχει στις προσπάθειες που καταβάλλονται και από τους άλλους οργανισμούς για την ανάλυση της σκοπιμότητας ενός ολοκληρωμένου πακέτου λογισμικού, όπως είναι το πρωτότυπο της έκδοσης βήτα του SI2 που προσφέρει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Επιπλέον, ο Οργανισμός παρακολουθεί με ενδιαφέρον την πρόοδο που σημειώνεται όσον αφορά το λογισμικό που αναπτύσσεται από το CEDEFOP στη Θεσσαλονίκη, το οποίο, κατά τα φαινόμενα, μπορεί να καλύψει τις ανάγκες μας, δεδομένου ότι περιλαμβάνει μία ενότητα για τη διαχείριση του προϋπολογισμού και της λογιστικής, καθώς και άλλες ενότητες για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. Ο Οργανισμός θα αποφασίσει πριν από το τέλος του έτους την εγκατάσταση του ενός ή του άλλου συστήματος, με βάση τόσο τα αποτελέσματα των δοκιμών που πραγματοποιούνται και με τα δύο όσο και τη γνώμη των εποπτικών αρχών (δημοσιονομικός ελεγκτής, Ελεγκτικό Συνέδριο). Ο Οργανισμός καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για τη βελτίωση της διαχείρισης των πάγιων προκαταβολών του και το Σεπτέμβριο του 1997 εγκατέστησε το λογισμικό RAI με τη βοήθεια του Ευρωπαϊκού Κέντρου Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας (ΕΚΠΝΤ) της Λισαβόνας.

Σημείο 1.8.

Ο Οργανισμός, προκειμένου να καλύψει την αδυναμία που περιγράφει το Ελεγκτικό Συνέδριο, τον Ιούνιο του 1997 προμηθεύτηκε το λογισμικό CUBIC, το οποίο, μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης του σχετικού προσωπικού, χρησιμοποιείται ήδη για την τήρηση των γενικών λογαριασμών.

Σημείο 1.9.

Είναι αλήθεια ότι η εκτέλεση του προϋπολογισμού για το 1996 επηρεάστηκε αρνητικά από την καθυστέρηση στην πρόσληψη του διευθυντή και του προσωπικού της μονάδας διοίκησης του Οργανισμού. Το εν λόγω προσωπικό προσλήφθηκε μόλις το Μάιο του 1997, όταν ανέλαβαν τα καθήκοντά τους ο προϊστάμενος της μονάδας και δύο βοηθοί (ένας ειδικός σε θέματα πληροφορικής και ένας σε θέματα οικονομικών). Αυτό σημαίνει ότι όλα τα συστήματα που απαιτούνται για την εξασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης (διαχείριση του προσωπικού, διαχείριση του προϋπολογισμού και της λογιστικής, σύναψη συμβάσεων και γενικές υπηρεσίες) άρχισαν να λειτουργούν σταδιακά μετά την προαναφερθείσα ημερομηνία.

Σημείο 1.10.

Κατά τις διαπραγματεύσεις για τον καθορισμό της έδρας του Οργανισμού, η βασκική κυβέρνηση και η επαρχία της Vizcaya δεσμεύτηκαν να καταβάλουν το 75 % της δαπάνης για τη μίσθωση του κτιρίου στο οποίο στεγάζεται ο Οργανισμός. Παρά την απουσία έγγραφης συμφωνίας σχετικά μεταξύ του Οργανισμού και των βασκικών αρχών, το Σεπτέμβριο του 1997, η βασκική κυβέρνηση κατέβαλε στον οργανισμό επιχορήγηση ύψους 20 εκατ. PTA και η επαρχία της Vizcaya έθεσε σε κίνηση τις σχετικές διαδικασίες για την καταβολή της δικής της επιχορήγησης ύψους 10 εκατ. PTA.

Σημείο 1.11.

Στο πλαίσιο που καθορίζουν οι διατάξεις του δημοσιονομικού του κανονισμού, ο Οργανισμός καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια προκειμένου να καλύψει τις ελλείψεις που επισήμανε το Ελεγκτικό Συνέδριο όσον αφορά τις δημόσιες συμβάσεις και υπέβαλε πρόσφατα σχέδιο κανονισμού για τη δημιουργία ΣΕΑΣ στην Επιτροπή, προς γνωμοδότηση από το δημοσιονομικό ελεγκτή, και το Ελεγκτικό Συνέδριο, προς ενημέρωση. Ο κανονισμός αυτός βασίζεται όσο το δυνατόν περισσότερο στα πρότυπα που έχουν υιοθετήσει οι άλλοι οργανισμοί. Όσον αφορά τις συμβάσεις για την προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών που συνάπτει ο Οργανισμός, ιδιαίτερα μετά τον έλεγχο που διενήργησε το Συνέδριο το Μάιο του 1997, υπογραμμίζεται ότι πάντοτε δημοσιεύονται προσκλήσεις για υποβολή προσφορών, ακόμα και όταν το ύψος της προβλεπόμενης δαπάνης θα δικαιολογούσε την ιδιωτική συμφωνία.

Ο Οργανισμός επιθυμεί να διαβεβαιώσει το Ελεγκτικό Συνέδριο ότι προσπαθεί με κάθε τρόπο να δημιουργήσει τις προυποθέσεις εκείνες που θα καταστήσουν δυνατές όλες τις βελτιώσεις που υποδεικνύει το Συνέδριο. Ζητά επίσης από το Συνέδριο να λάβει υπόψη του τις δυσκολίες που αντιμετώπισε στο αρχικό στάδιο της λειτουργίας του προκειμένου να τηρήσει πλήρως τους κανόνες του δημοσιονομικού και άλλων κανονισμών στους οποίους υπόκεινται οι δραστηριότητές του.