ΕΚΘΕΣΗ σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης (Τορίνο) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Ιδρύματος (98/C 406/07)

1.1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου (1).

1.2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Ιδρύματος Επαγγελματικής Εκπαίδευσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997. Σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε με την ευθύνη του διευθυντή. Αυτή η ευθύνη περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων (2) σύμφωνα με τους εσωτερικούς δημοσιονομικούς κανόνες που προβλέπονται στο άρθρο 12 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει σε έλεγχο αυτών των λογαριασμών βάσει του άρθρου 188 Γ της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

1.3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του 7 τα τελευταία αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε επίσης τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

1.4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1997 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1997

Επιχορηγήσεις εκτός προϋπολογισμού Phare, Tacis και Tempus

1.5. Στα πλαίσια των προγραμμάτων Phare, Tacis και Tempus, το Ίδρυμα διαχειρίζεται κεφάλαια που έθεσε στη διάθεση του η Επιτροπή. Οι επιχορηγήσεις, οι οποίες ανέρχονται σε σημαντικό ποσό (περίπου 380 εκατ. Ecu το 1997), δεν καταγράφονται στο προϋπολογισμό του Ιδρύματος αλλά σε χωριστή λογιστική. Εξάλλου, το συνολικό υπόλοιπο (56,6 εκατ. Ecu στις 31 Δεκεμβρίου 1997) περίπου τριάντα τραπεζικών λογαριασμών, τους οποίους διαθέτει το Ίδρυμα για να διαχειρίζεται τις πράξεις αυτές, δεν εμφανίζεται στις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ιδρύματος.

Το Συνέδριο επαναλαμβάνει την έκκλησή του στο Ίδρυμα (3) να ενσωματώσει στη λογιστική του τις πράξεις που αφορούν τη διαχείριση αυτών των κεφαλαίων.

Νέα διαδικασία για τους όρους εκτέλεσης των πληρωμών

1.6. Με τη χρησιμοποίηση του νέου συστήματος πληροφορικής SI 2, όλες οι καταχωρήσεις για τις αναλήψεις υποχρεώσεων και τις εντολές πληρωμής είναι ταχύτερες και αποτελεσματικότερες.

1.7. Ωστόσο θα ήταν ευκταίο το SI 2 να μην περιλαμβάνει μόνο τη διαχείριση του προϋπολογισμού, αλλά επίσης και τη γενική λογιστική, και τούτο το ταχύτερο δυνατό.

Απογραφή

1.8. Κατά την επαλήθευση της φυσικής παρουσίας των αγαθών που περιλαμβάνονται στην απογραφή, το Συνέδριο διαπίστωσε την ύπαρξη απαρχαιωμένου υλικού πληροφορικής (υπολογιστών, εκτυπωτών και άλλων) το οποίο είναι αποθηκευμένο στις εγκαταστάσεις του Ιδρύματος, με αξία κατά την απογραφή περίπου 0,3 εκατ. Ecu. Το Ίδρυμα θα έπρεπε να προβεί στην πώληση του απαρχαιωμένου υλικού ή στην εγκατάλειψή του.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του τής 5ης Νοεμβρίου 1998.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Bernhard FRIEDMANN

Πρόεδρος

Πίνακας 1 Ισολογισμός του οικονομικού έτους 1997

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

Πηγή: Παρουσίαση από το Συνέδριο βάσει των δεδομένων που καταρτίστηκαν από το Ίδρυμα.

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>

(1) ΕΕ L 131 της 23.5.1990, σ. 4.

(2) Όπως απαιτείται από το άρθρο 11 παράγραφος 3, του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1360/90 του Συμβουλίου, οι αναλυτικοί λογαριασμοί για όλα τα έσοδα και τις δαπάνες του Ιδρύματος για το οικονομικό έτος 1997 καταρτίστηκαν στις 31 Μαρτίου 1998 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Ιδρύματος, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 17 Απριλίου 1998. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται σε συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ C 393 της 29.12.19997, σ. 41.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΤΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ

Επιχορηγήσεις εκτός προϋπολογισμού - Phare, Tacis, Tempus

Το Συνέδριο ανανέωσε το αίτημα που είχε διατυπώσει στην προηγούμενη έκθεσή του σχετικά με τους λογαριασμούς του 1996, σύμφωνα με το οποίο όλοι οι πόροι που μεταφέρονται από την Επιτροπή στο Ίδρυμα πρέπει να ενσωματωθούν στους λογαριασμούς του ίδιου του Ιδρύματος.

Στις 27 Οκτωβρίου 1998 πραγματοποιήθηκε συνάντηση μεταξύ του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Επιτροπής (ΓΔ ΧΧ, ΓΔ ΧΧΙΙ) και του Ιδρύματος. Συμφωνήθηκε η εγγραφή στους λογαριασμούς όλων των μέσων πληρωμής που διαχειρίζεται το Ίδρυμα. Όλα τα ποσά που έχουν ενσωματωθεί στους λογαριασμούς του Ιδρύματος θα εμφανίζονται επίσης στην ετήσια έκθεση. Επιπλέον, συμφωνήθηκε ότι όλα τα ποσά πρέπει να είναι εμφανή στο έγγραφο του προϋπολογισμού. Ενώ η επιχορήγηση προς το Ίδρυμα θα υπόκειται στην έγκριση του Διοικητικού Συμβουλίου, τα υπόλοιπα ποσά, κυρίως εκείνα που αφορούν την τεχνική υποστήριξη και τις συμβάσεις που συνάπτονται με την Επιτροπή, θα εμφανίζονται προς ενημέρωση στο παράρτημα του εγγράφου του προϋπολογισμού, ενισχύοντας κατ' αυτόν τον τρόπο την ευκρίνεια και τη διαφάνεια για όλους τους μετέχοντες στη διαχείριση καθώς και στον εσωτερικό και εξωτερικό έλεγχο του Ιδρύματος.

Νέα διαδικασία για τις τροποποιήσεις εκτέλεσης των πληρωμών

Το Συνέδριο αναφέρεται στις βελτιώσεις που επήλθαν από την καθιέρωση του SI 2, το νέο σύστημα για τον προϋπολογισμό, και προτείνει την επέκτασή του σε όλα τα θέματα γενικής λογιστικής. Το Ίδρυμα χαιρετίζει τις θετικές απόψεις του Συνεδρίου και συμφωνεί με τις συστάσεις του. Το προσωπικό του έχει ήδη αρχίσει να εργάζεται προς αυτή την κατεύθυνση. Έχει ήδη καταρτιστεί προκαταρκτικό σχέδιο και έχουν καθοριστεί οι προδιαγραφές. Επίσης, η ανάπτυξη του συστήματος πληροφορικής βρίσκεται σε εξέλιξη. Θα υπάρχει προσπέλαση στη μεταφορά δεδομένων από τα στοιχεία του καθολικού. Προβλέπεται ότι το νέο σύστημα θα λειτουργήσει στις αρχές του 1999.

Βιβλίο απογραφής

Το Συνέδριο έθεσε το ζήτημα του απαρχαιωμένου ηλεκτρονικού και λοιπού εξοπλισμού. Συμφωνήθηκε σχετική διαδικασία μεταξύ του Ιδρύματος και του δημοσιονομικού ελέγχου. Στο πλαίσιο αυτό επιλέχθηκε οργανισμός μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, ο οποίος θα χρησιμοποιήσει τον εξοπλισμό στο μέλλον. Ο εξοπλισμός θα παραδοθεί στον οργανισμό την πρώτη εβδομάδα του Νοεμβρίου και κατά συνέπεια οι σχετικές εγγραφές στο βιβλίο απογραφής θα προσαρμοστούν κατά το χρόνο αυτό.