Εκθεση

για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Κέντρου Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας (Λισαβόνα) για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Κέντρου

(2000/C 373/08)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Κέντρου Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 302/93 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Κέντρου Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 302/93 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις, όπως προβλέπει το άρθρο 11, παράγραφος 12 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 302/93 του Συμβουλίου, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 3294/94(3) του Συμβουλίου. Σύμφωνα με το άρθρο 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να εξετάζει τους λογαριασμούς αυτούς.

3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

5. Χωρίς να θέτει υπό αμφισβήτηση την ελεγκτική γνώμη που εκφράζει στο σημείο 4, το Συνέδριο εφιστά την προσοχή στις καταστάσεις που περιγράφονται στο σημείο 9.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΝΑΡΚΩΤΙΚΩΝ ΚΑΙ ΤΟΞΙΚΟΜΑΝΙΑΣ (ΛΙΣΑΒΟΝΑ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΛΗΞΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Aνάλυση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού

6. Οι οριστικές πιστώσεις που χορηγήθηκαν στο Κέντρο για το οικονομικό έτος 1999 ανήλθαν σε 8,2 εκατομμύρια ευρώ, έναντι 7,6 εκατομμυρίων ευρώ το 1998, ήτοι αύξηση κατά 8 %. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων έναντι αυτών των πιστώσεων ανήλθαν σε 7,8 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων πληρώθηκαν 5,6 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 71 %, και 2,2 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 27 %, μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος. Το μεγαλύτερο μέρος των μεταφορών, 1,8 εκατομμύρια ευρώ, αφορά τις επιχειρησιακές δαπάνες του Κέντρου (τίτλος ΙΙΙ του προϋπολογισμού - βλέπε επίσης σημεία 13 και 14 παρακάτω).

7. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν από το 1998, ήτοι 2,4 εκατομμύρια ευρώ, αναλώθηκαν κατά 2,1 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 87 %.

Σύστημα λογιστικής του προϋπολογισμού

8. Το 1999, το Κέντρο εισήγαγε το σύστημα SI 2 αλλά συνέχισε να χρησιμοποιεί συγχρόνως το παλαιό του σύστημα, το οποίο βασιζόταν σε πινακοποιητή, λόγω των δυσχερειών που συνάντησε κατά την εφαρμογή του SI 2. Θα έπρεπε να συνεχίσει τις προσπάθειές του για να καταστήσει το σύστημα SI 2 πλήρως επιχειρησιακό και έτσι να διαθέτει ένα ενιαίο ολοκληρωμένο σύστημα για την τήρηση των λογαριασμών.

Γενική λογιστική

9. Ένα χρεωστικό υπόλοιπο ύψους 149321,60 ευρώ, το οποίο προέκυψε κατά τα οικονομικά έτη 1996, 1997 και 1998, τακτοποιήθηκε με καταλογισμό στα αποτελέσματα. Η προέλευση αυτών των υπολοίπων και οι αντίστοιχες τραπεζικές κινήσεις εντοπίστηκαν στη λογιστική. Ωστόσο, οι πράξεις δεν υποστηρίζονται πάντοτε από δικαιολογητικά που να καθιστούν δυνατή την αναγνώριση των υποκειμένων πράξεων. Αυτό ισχύει για περίπου 32000 ευρώ. Οι διαδικασίες και το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του Κέντρου θα πρέπει να ενισχυθούν κατά τρόπο ώστε να μην μπορούν να επαναληφθούν παρόμοιες καταστάσεις.

Καταλογισμός του ΦΠΑ

10. Μέχρι το Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών μαζί με τον ΦΠΑ, ο οποίος, μετά την απόδοσή του, μπορούσε να αποτελέσει αντικείμενο επαναχρησιμοποίησης. Έκτοτε(4), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός επιβάλλει τον καταλογισμό των δαπανών χωρίς ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί το Κέντρο να μεταφέρει αυτές τις νέες διατάξεις στο δικό του κανονισμό.

Πάγιες προκαταβολές

11. Οι πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν από τις πάγιες προκαταβολές το 1999 ανήλθαν σε 1,4 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 26 % του συνόλου των πληρωμών του οικονομικού έτους. Αυτός ο τρόπος πληρωμής θα έπρεπε να ελαχιστοποιηθεί, λόγω των εγγενών κινδύνων της διαχείρισής του.

Απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών στον τομέα της επεξεργασίας των πληροφοριών

12. Η εξέταση των συμβάσεων για αγαθά και υπηρεσίες στον τομέα της επεξεργασίας των πληροφοριών αποκάλυψε ατέλειες: αγοράστηκαν προϊόντα χωρίς να ζητηθεί η γνώμη της υπηρεσίας πληροφορικής και χωρίς να είναι σύμφωνα με τις ζητούμενες προδιαγραφές. Για όλα τα σχέδια επεξεργασίας των πληροφοριών, καθώς και τις αντίστοιχες αποφάσεις αγορών, θα έπρεπε να ζητείται η γνώμη της υπηρεσίας πληροφορικής και η διαχείρισή τους να ασκείται από έναν αρμόδιο που να διαθέτει τα αναγκαία προσόντα.

Διαχείριση των συμβάσεων με τα εθνικά κέντρα

Δημοσιονομική εκτέλεση

13. Για τη συμβολή στην επίτευξη των στόχων του Κέντρου, το ήμισυ σχεδόν των επιχειρησιακών δαπανών αφιερώνεται στη χρηματοδότηση των εθνικών κέντρων (ενός ανά κράτος μέλος). Το 1999, το Κέντρο σύναψε με τα εθνικά κέντρα συμβάσεις αξίας 1,8 εκατομμυρίων ευρώ, εκ των οποίων 1,5 εκατομμύρια ευρώ για συμβάσεις άμεσης υποστήριξης (100000 ευρώ ανά κέντρο) και 0,3 εκατομμύρια ευρώ για συμπληρωματικές συμβάσεις. Οι βασικές συμβάσεις συνάφθηκαν στην αρχή του έτους και θα έπρεπε να είχαν εκκαθαριστεί τουλάχιστον κατά 1,2 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι 80 %) στο τέλος του έτους. Στην πράξη, εκκαθαρίστηκαν κατά 0,95 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 63 %. Οι υπόλοιπες συμβάσεις, που αντιπροσωπεύουν ποσό 0,3 εκατομμυρίων ευρώ, εκκαθαρίστηκαν μέχρι και 17 %. Συνολικά, το Κέντρο χρειάστηκε να μεταφέρει 0,8 εκατομμύρια ευρώ από τα 1,8 εκατομμύρια ευρώ που είχε δεσμεύσει υπέρ των κέντρων.

14. Η έκταση της υποχρησιμοποίησης των πιστώσεων αποκαλύπτει τις αδυναμίες στην παρακολούθηση, από το Κέντρο, του ετήσιου προγράμματός του. Το Κέντρο θα έπρεπε, σε συνεργασία με τα εθνικά κέντρα, να βελτιώσει την παρακολούθηση των χρηματοδοτούμενων δράσεων, ώστε να ελαχιστοποιηθούν οι μεταφορές πιστώσεων και έτσι να τηρείται καλύτερα η αρχή του ενιαυσίου.

Συμβατικές διατάξεις

15. Μολονότι οι συμβάσεις που συνάφθηκαν από το Κέντρο δεν προβλέπουν τη δυνατότητα υπεργολαβικής ανάθεσης, ένα εθνικό κέντρο προσέφυγε σ' αυτήν. Λόγω της φύσης ορισμένων έργων, η υπεργολαβία μπορεί να είναι αποτελεσματική λύση, αλλά θα έπρεπε να υπόκειται σε προηγούμενη έγκριση από το Κέντρο.

16. Η χρησιμοποίηση πάγιων αριθμοδεικτών για τον προσδιορισμό ορισμένων εξόδων μπορεί να είναι χρήσιμη για την απλοποίηση της αξιολόγησης από τους αναδόχους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, το Κέντρο θα έπρεπε να ζητά από τους αναδόχους στοιχεία για να εξακριβώσει την ευλογοφάνεια των εφαρμοζόμενων συντελεστών και ενδεχομένως να καθορίσει ανώτατα όρια.

Φύση και έλεγχος της εθνικής συγχρηματοδότησης

17. Οι βασικές συμβάσεις και ορισμένες συμπληρωματικές συμβάσεις προβλέπουν συγχρηματοδότηση από το κράτος μέλος όπου βρίσκεται το κέντρο. Κατά κανόνα, η εθνική συγχρηματοδότηση θα πρέπει να είναι τουλάχιστον ίση με τη χρηματοδότηση που χορηγεί το Κέντρο. Εντούτοις, δεν διευκρινίζεται σε ποιο βαθμό οι εθνικές και κοινοτικές χρηματοδοτήσεις που προβλέπονται στα πλαίσια των συμβάσεων θα πρέπει να οδηγούν σε αύξηση του προϋπολογισμού του οικείου κέντρου.

18. Στην πράξη, η συγχρηματοδότηση βεβαιώνεται με δηλώσεις που εκδίδουν τα ίδια τα κέντρα. Εξάλλου, η εξέταση των χρηματοδοτικών πινάκων που επισυνάπτονται στις συμβάσεις δείχνει διαφορές στην εφαρμογή των κοινοτικών και εθνικών χρηματοδοτήσεων: άλλοτε η εθνική συγχρηματοδότηση πραγματοποιείται σε συνολικό επίπεδο και άλλοτε λαμβάνει υπόψη την κατανομή των κοινοτικών χρηματοδοτήσεων μεταξύ των διαφόρων στόχων που επιδιώκονται με τις συμβάσεις.

Χρηματοδοτούμενες δραστηριότητες

19. Οι βασικές συμβάσεις που συνάφθηκαν το 1999 προβλέπουν τέσσερις δραστηριότητες. Η κατανομή των εθνικών χρηματοδοτήσεων και της κοινοτικής μεταξύ των προβλεπόμενων έργων παρουσιάζει διαφορές (βλέπε πίνακα 3).

20. Διαφορές εμφανίζονται επίσης στη χρησιμοποίηση της συνδρομής του Κέντρου (βλέπε πίνακα 3).

21. Αν και οι διαφορές στην κατανομή των κεφαλαίων μπορούν αναμφίβολα να δικαιολογηθούν εν μέρει από ιδιαίτερες περιστάσεις, ωστόσο φαίνονται υπερβολικές. Είναι ιδίως εκ προοιμίου αφύσικο ένα κέντρο να μην κάνει καμία προσπάθεια στο θέμα της ενημέρωσης για τη μείωση της ζήτησης ναρκωτικών, ενώ πρόκειται για ειδικό στόχο του Κέντρου.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 26ης Οκτωβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 36 της 12.2.1993, σ. 6.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 11, παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 302/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 13 Μαρτίου 2000 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο παρέλαβε τους εν λόγω λογαριασμούς στις 16 Μαρτίου 2000. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ L 341 της 30.12.1994, σ. 7.

(4) Βλέπε άρθρο 27, παράγραφο 2α, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου της 23 Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

Πινακας 1

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Υπόλοιπο των οικονομικών ετών 1999 και 1998.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 3

Χρησιμοποίηση των χρηματοδοτήσεων που χορηγήθηκαν στα κέντρα, κατά έργο

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Κέντρου

1 - 7. Το ΕΚΠΝΤ εκφράζει την ικανοποίησή του για τη διαπίστωση του Ελεγκτικού Συνεδρίου ότι οι δημοσιονομικές καταστάσεις για το οικονομικό έτος που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστες και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

8. Λόγω των δυσκολιών προσαρμογής του λογισμικού SI 2 στο σύνολο των αναγκών των αποκεντρωμένων οργανισμών στον τομέα της λογιστικής, από τη θέσπιση του συστήματος στις αρχές του έτους 1999, και δεδομένου ότι το λογισμικό εξαρτάται από εξωτερική τεχνική βοήθεια, διατηρήθηκε αντίγραφο του προγράμματος λογιστικού φύλλου (Excel). Το πρόγραμμα αυτό είναι απαραίτητο για λόγους ασφάλειας και για την αντιμετώπιση του κινδύνου ενδεχόμενης δυσλειτουργίας του λογισμικού, καθώς και για την εκπόνηση ορισμένων σημαντικών εκθέσεων.

9. Το ΕΚΠΝΤ επιβεβαίωσε τις διαπιστώσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου και έλαβε τα απαραίτητα μέτρα για την αποφυγή παρόμοιας κατάστασης στο μέλλον.

10. Σε επίπεδο αρχών, το ΕΚΠΝΤ συμμερίζεται την ανησυχία του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά τη μεταφορά των αρχών του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης στο πλαίσιο του δημοσιονομικού κανονισμού του ΕΚΠΝΤ. Εντούτοις, δεδομένων των περιορισμών που επιβάλλουν οι διαδικασίες καταβολής του ΦΠΑ από τις φορολογικές αρχές της χώρας της έδρας, το ΕΚΠΝΤ θα μελετήσει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα παρόμοιας μεταφοράς διατάξεων πριν από τη διατύπωση οριστικής θέσης.

11. Το ΕΚΠΝΤ μείωσε σταδιακά την πραγματοποίηση πληρωμών με πάγιες προκαταβολές, ενώ θα συνεχίσει τις προσπάθειες για την ελαχιστοποίηση αυτού του τρόπου πληρωμής σύμφωνα με τη γνώμη του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

12 - 21. Επετεύχθησαν θετικά αποτελέσματα όσον αφορά τη χρησιμοποίηση των πιστώσεων και την εκτέλεση των συμβάσεων, υπό τις συγκεκριμένες συνθήκες. Οι συμβάσεις που συνήφθησαν το 1999 με τα εθνικά εστιακά σημεία του δικτύου Reitox είναι ορισμένης διάρκειας και λήγουν κανονικά το 2000. Το ΕΚΠΝΤ παρακολούθησε επαρκώς τις συμβάσεις, ενώ οι μεταφορές πιστώσεων πραγματοποιήθηκαν εντός των καθορισμένων προθεσμιών. Στο μέλλον, το ΕΚΠΝΤ θα επιδιώξει, στο μέτρο του δυνατού, να επιτύχει τον συγχρονισμό των συμβάσεων και των ημερολογιακών ετών, λαμβάνοντας υπόψη ότι είναι λογικό, λόγω της φύσεως των δραστηριοτήτων που αναλαμβάνονται, να μεταφέρονται οι πιστώσεις αυτοδικαίως, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.

Το ΕΚΠΝΤ θα αναλύσει τα πορίσματα του Ελεγκτικού Συνεδρίου και θα εξετάσει τις δυνατότητες θέσπισης μέτρων για τη βελτίωση της παρακολούθησης και της αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων του. Ως προς τούτο, το ΕΚΠΝΤ επισημαίνει ότι, ύστερα από την απόφαση του διοικητικού του συμβουλίου, ιδρύθηκε ομάδα εργασίας ad hoc, με σκοπό τη βελτίωση της λειτουργίας του δικτύου των εθνικών εστιακών σημείων Reitox.