ΠΡΑΞΗ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΤΗΣ EUROPOL της 1ης Οκτωβρίου 1998 για την έγκριση του εσωτερικού του κανονισμού (1999/C 26/08)

ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη:

τη σύμβαση, βάσει του άρθρου Κ.3 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση, για την ίδρυση Ευρωπαϊκής Αστυνομικής Υπηρεσίας («σύμβαση Europol») (1), και ιδίως το άρθρο 28 παράγραφος 7,

ότι το διοικητικό συμβούλιο θεσπίζει ομοφώνως τον εσωτερικό του κανονισμό,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΩΣ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1 Σύνθεση του διοικητικού συμβουλίου

1. Σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφοι 2 και 3 της σύμβασης Europol, τα τακτικά ή αναπληρωματικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου (εφεξής «μέλη») είναι υπάλληλοι οι οποίοι διαθέτουν το απαραίτητο κύρος στους τομείς της αρμοδιότητας του διοικητικού συμβουλίου.

2. Κατά τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, τα μέλη του, ο διευθυντής της Europol και ο εκπρόσωπος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, («Επιτροπή»), δικαιούνται να συνοδεύονται και να επικουρούνται από εμπειρογνώμονες. Τον ανώτατο αριθμό εμπειρογνωμόνων ορίζει ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου.

3. Κάθε κράτος μέλος γνωστοποιεί στον διευθυντή της Europol και στον γραμματέα του διοικητικού συμβουλίου το διορισμό και την παύση ενός του τακτικού ή αναπληρωματικού μέλους του διοικητικού συμβουλίου.

Άρθρο 2 Διοικητική υποστήριξη του διοικητικού συμβουλίου

1. Στο διοικητικό συμβούλιο παρέχεται εκ μέρους της Europol η διοικητική υποστήριξη η αναγκαία για την εκπλήρωση των καθηκόντων του. Προς εξασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας του, το διοικητικό συμβούλιο επιλέγει, μεταξύ του προσωπικού της Europol που δεν ανήκει στα διοικητικά στελέχη, γραμματέα που συγκεντρώνει όσα προσόντα απαιτήσει το ίδιο το συμβούλιο, με γνώμονα τα ακόλουθα κριτήρια:

α) καταλληλότητα για την εκπλήρωση των καθηκόντων 7

β) διοικητική βαθμίδα την οποία ορίζει το ίδιο το συμβούλιο 7

γ) χρονική διάρκεια.

Ο γραμματέας εκπληρώνει τα καθήκοντα που του αναθέτει το διοικητικό συμβούλιο, ενώπιον του οποίου και λογοδοτεί. Συμφωνούντος όμως του διοικητικού συμβουλίου, δικαιούται να εκτελεί και άλλα καθήκοντα στους κόλπους της Europol.

Η διάρκεια της θητείας του γραμματέα αποφασίζεται από το διοικητικό συμβούλιο το οποίο και δικαιούται να τον ανακαλεί ή να ανανεώνει τη θητεία του.

2. Κάθε προεδρία, κατά την έναρξή της, επιθεωρεί τα έγγραφα του διοικητικού συμβουλίου, συντασσομένου σχετικού πρακτικού που υποβάλλεται προς έγκριση στην πρώτη τακτική συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου.

Άρθρο 3 Προεδρία του διοικητικού συμβουλίου

Ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου καταρτίζει το σχέδιο ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων, κατά τις οποίες και προεδρεύει.

Άρθρο 4 Λειτουργία του διοικητικού συμβουλίου

1. Κατά τη διάρκεια της προεδρίας, το διοικητικό συμβούλιο πραγματοποιεί μία τουλάχιστον τακτική συνεδρίαση, την οποία συγκαλεί ο πρόεδρος.

2. Εάν ο πρόεδρος κρίνει ότι το απαιτούν οι περιστάσεις, δικαιούται να συγκαλέσει συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, είτε με ιδία πρωτοβουλία είτε κατόπιν αιτήσεως του ενός τρίτου των μελών. Εάν τη συνεδρίαση ζητήσει κράτος μέλος, η Επιτροπή, ή ο διευθυντής της Europol, ο πρόεδρος ζητεί τη γνώμη των μελών και, εάν το ένα τρίτο των μελών συμφωνεί, συγκαλεί συνεδρίαση.

Στις περιπτώσεις τις αναφερόμενες στο προηγούμενο εδάφιο, ο πρόεδρος οφείλει να συγκαλέσει τη συνεδρίαση εντός 30 ημερών από τη λήψη της αιτήσεως.

3. Το διοικητικό συμβούλιο δικαιούται να καλέσει προς ακρόαση, επί οιουδήποτε σημείου της ημερήσιας διάταξης, άτομα με ιδιαίτερα προσόντα στους τομείς στους οποίους εμπίπτουν τα προς εξέταση θέματα.

4. Για όσα θέματα το διοικητικό συμβούλιο κρίνει ότι δεν απαιτείται ολομέλεια, δικαιούται να ορίζει μία ή περισσότερες ειδικές («ad hoc»), επιτροπές, τα μέλη των οποίων ορίζει το διοικητικό συμβούλιο, σε αριθμό που κρίνει κατάλληλο για την εκπλήρωση των καθηκόντων που τους αναθέτει. Οι εν λόγω επιτροπές προεδρεύονται από τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου και διαλύονται άμα τη διεκπεραιώσει του έργου για το οποίο συνεστήθησαν.

Άρθρο 5 Ημερήσια διάταξη

1. Ο πρόεδρος καταρτίζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνόδου την οποία ο γραμματέας αποστέλλει στα υπόλοιπα μέλη, στην Επιτροπή και στον διευθυντή της Europol 14 τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Σε περίπτωση έκτακτης συνεδρίασης, η ημερήσια διάταξη κοινοποιείται εντός της εβδομάδας που προηγείται της συνεδρίασης.

2. Το σχέδιο ημερήσιας διάταξης περιλαμβάνει τα σημεία των οποίων η εγγραφή ζητήθηκε από μέλος του διοικητικού συμβουλίου ή από την Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή από τον διευθυντή της Europol, εφόσον το σχετικό πληροφοριακό υλικό παρελήφθη στην έδρα της Europol 16 τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

3. Στην ημερήσια διάταξη εγγράφονται μόνον τα σημεία για τα οποία το πληροφοριακό υλικό απεστάλη στα μέλη, στην Επιτροπή και στον διευθυντή της Europol, το αργότερο την ημέρα αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

4. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται με απλή πλειοψηφία κατά την έναρξη της συνεδριάσεως.

Άρθρο 6 Εργασίες του διοικητικού συμβουλίου

1. Απαρτία υπάρχει όταν παρίστανται τα τρία τέταρτα των μελών. Ελλείψει απαρτίας, ο πρόεδρος λύει τη συνεδρίαση και συγκαλεί άλλη το ενωρίτερο δυνατόν. Κατά τη δεύτερη συνεδρίαση υπάρχει απαρτία εάν είναι παρόντα τα δύο τρίτα των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

2. Τη συνεδρίαση διευθύνει ο πρόεδρος ο οποίος δίνει προτεραιότητα σε όσους θέτουν διαδικαστικό ή προκριματικό ζήτημα.

3. Το Συμβούλιο συζητεί και αποφασίζει αποκλειστικά βάσει εγγράφων και σχεδίων που καταρτίζονται στις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εκτός αν, λόγω επείγουσας ανάγκης, ληφθεί αντίθετη ομόφωνη απόφαση του διοικητικού συμβουλίου.

Άρθρο 7 Ψηφοφορία κατά τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου

1. Το Συμβούλιο προβαίνει σε ψηφοφορία με πρωτοβουλία του προέδρου ο οποίος οφείλει επίσης να διεξαγάγει ψηφοφορία, εάν το ζητήσει μέλος του διοικητικού συμβουλίου και το εγκρίνει η πλειοψηφία των μελών.

2. Η μεταβίβαση ψήφου τακτικού μέλους γίνεται μόνον προς το αναπληρωματικό μέλος που εκπροσωπεί το ίδιο κράτος.

3. Για κάθε απόφαση του διοικητικού συμβουλίου γίνεται μνεία της κατανομής των ψήφων. Εάν το ζητήσει η μειοψηφία, γίνεται μνεία των απόψεων της μειοψηφίας. Η ψηφοφορία γίνεται διά ανατάσεως της χειρός ή, εάν το αποτέλεσμα αμφισβητηθεί, με ονομαστική πρόσκληση.

4. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με μυστική ψηφοφορία εάν το ζητήσει ένα μέλος ή το κρίνει σκόπιμο ο πρόεδρος. Σε περίπτωση μυστικής ψηφοφορίας, ο πρόεδρος, επικουρούμενος από δύο μέλη του διοικητικού συμβουλίου, προβαίνει στη διαλογή των ψήφων και ανακοινώνει πάραυτα το αποτέλεσμα. Ο πρόεδρος δυνατόν να επιτρέπει σε όποιο μέλος το ζητήσει σύντομη αιτιολόγηση της ψήφου του.

Άρθρο 8 Έγκριση των συμφωνιών

1. Οσάκις, δυνάμει της σύμβασης Europol ή των πράξεων εφαρμογής της ή του παρόντος κανονισμού δεν απαιτείται ομοφωνία ούτε ειδική πλειοψηφία δύο τρίτων για την έγκριση συμφωνιών του διοικητικού συμβουλίου, αρκεί η απλή πλειοψηφία.

Στις αποφάσεις ή τις συμφωνίες που εγκρίνει το διοικητικό συμβούλιο γίνεται μνεία της κατανομής των ψήφων, εκτός αν η έγκριση έγινε διά μυστικής ψηφοφορίας κατά τα οριζόμενα στο προηγούμενο άρθρο 7.

2. Για τη σύσταση ειδικών επιτροπών εκ μέρους του διοικητικού συμβουλίου, απαιτείται η συμφωνία των δύο τρίτων των παρόντων μελών.

3. Όταν ζητείται η υποβολή ή η μη υποβολή ενός θέματος προς έγκριση στο διοικητικό συμβούλιο, διεξάγεται ψηφοφορία πριν αρχίσει η συζήτηση επί της ουσίας.

4. Όταν ένα αίτημα περιλαμβάνει πλείονα επιμέρους θέματα, τα θέματα αυτά εξετάζονται χωριστά, εφόσον ζητηθεί.

5. Όταν για ένα θέμα υποβάλλονται πλείονα αιτήματα, υποβάλλεται πρώτα σε ψηφοφορία το ευρύτερο εξ αυτών. Εάν ζητούνται διορθώσεις, διεξάγεται ψηφοφορία πρώτα για τη διόρθωση η οποία τροποποιεί περισσότερο το βασικό κείμενο. Εάν ζητείται διόρθωση διορθώσεως, διεξάγεται ψηφοφορία, αρχής γινομένης από τη σημαντικότερη των ζητούμενων διορθώσεων. Η τελική ψηφοφορία διεξάγεται επί του κειμένου που προέκυψε από τις προηγηθείσες ψηφοφορίες.

Άρθρο 9 Πρακτικά των συνεδριάσεων

1. Για κάθε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου συντάσσονται πρακτικά τα οποία περιέχουν:

- κατάλογο των παρόντων,

- έκθεση των διαμειφθέντων,

- τις αποφάσεις που ενέκρινε το διοικητικό συμβούλιο με ένδειξη της κατανομής των ψήφων για κάθε ψηφοφορία.

2. Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει τα πρακτικά στην επόμενη συνεδρίασή του.

Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται προς έγκριση στο διοικητικό συμβούλιο μόνον αν απεστάλη στα μέλη του τουλάχιστον τέσσερις εβδομάδες προ της συνεδρίασης. Το σχέδιο πρακτικών διαβιβάζεται επίσης στον διευθυντή της Europol και στον εκπρόσωπο της Επιτροπής, προκειμένου περί συνεδριάσεων στις οποίες παρέστη. Το σχέδιο πρακτικών των συνεδριάσεων στις οποίες ο εκπρόσωπος της Επιτροπής δεν παρέστη, του διαβιβάζεται κατόπιν αποφάσεως του διοικητικού συμβουλίου.

3. Εάν το εν λόγω σχέδιο δεν αποσταλεί εγκαίρως, η έγκρισή του αναβάλλεται για την επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου.

Εάν μεσολαβήσει μεγάλο χρονικό διάστημα μεταξύ δύο συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, τα μέλη του δικαιούνται να διατυπώσουν παρατηρήσεις ή να εκφράσουν τη συμφωνία τους διά της γραπτής διαδικασίας.

4. Οι προτεινόμενες τροποποιήσεις του σχεδίου πρακτικών υποβάλλονται γραπτώς στον πρόεδρο το αργότερο δύο ώρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης κατά την οποία τα πρακτικά θα υποβληθούν προς έγκριση.

5. Τα εγκεκριμένα πρακτικά υπογράφουν ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου και ο γραμματέας.

Άρθρο 10 Ετήσια έκθεση

1. Η ετήσια έκθεση πεπραγμένων της Europol εγκρίνεται ομόφωνα από το διοικητικό συμβούλιο εντός του πρώτου εξαμήνου του επόμενου ημερολογιακού έτους.

Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει επίσης την έκθεση προβλεπόμενων δραστηριοτήτων της Europol περί της οποίας το άρθρο 28 παράγραφος 10 της Σύμβασης Europol, εντός του προηγούμενου εξαμήνου.

Αμφότερες οι εκθέσεις συντάσσονται από τη διεύθυνση της Europol εγκαίρως, ώστε να είναι δυνατή η τήρηση των προθεσμιών της προηγούμενης παραγράφου.

2. Η έκθεση περιέχει οπωσδήποτε:

Α. Εισαγωγή.

Β. Βαθμό εκπλήρωσης των στόχων κατά το διαρρεύσαν έτος.

- Αναπτυχθείσες δραστηριότητες.

- Δημοσιονομικό κόστος.

- Απαιτηθέν έμψυχο και άψυχο υλικό.

Γ. Μελέτη των προβλεπόμενων στόχων.

- Βραχυπρόθεσμο κόστος.

- Μεσοπρόθεσμο κόστος.

Δ. Τελικά αποτελέσματα.

3. Κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 34 της σύμβασης Europol, το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει εντός του πρώτου τριμήνου κάθε έτους ειδική ετήσια έκθεση περιέχουσα απόσπασμα των στοιχείων των σημείων Α και Β της παραγράφου 2. Η έκθεση διαβιβάζεται από την προεδρία του Συμβουλίου στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο.

Άρθρο 11 Αλληλογραφία

Η αλληλογραφία η προοριζόμενη για το διοικητικό συμβούλιο απευθύνεται στον πρόεδρο, στην έδρα της γενικής γραμματείας. Η διαχείριση της αλληλογραφίας είναι έργο του γραμματέα.

Άρθρο 12 Δαπάνες του διοικητικού συμβουλίου

1. Η Europol βαρύνεται με τα έξοδα ταξιδίου των μελών του διοικητικού συμβουλίου και δύο το πολύ εμπειρογνωμόνων για κάθε κράτος μέλος, οι οποίοι τους επικουρούν στις συνεδριάσεις. Κάθε κράτος μέλος καταβάλλει τα έξοδα διαμονής των μελών και των εμπειρογνωμόνων του. Τα έξοδα των επιπλέον εμπειρογνωμόνων βαρύνουν επίσης τα κράτη μέλη.

2. Σύμφωνα με το άρθρο 4 παράγραφος 3 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, οι δαπάνες των εμπειρογνωμόνων που καλούνται να παράσχουν συμβουλές στο διοικητικό συμβούλιο βαρύνουν την Europol.

Άρθρο 13 Έναρξη ισχύος του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επόμενη ημέρα από την έγκρισή του από το διοικητικό συμβούλιο.

Άρθρο 14 Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Σε περίπτωση τροποποίησης του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ο γραμματέας διαβιβάζει το νέο κείμενο σε όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, στον διευθυντή της Europol και στην Επιτροπή. Ο νέος εσωτερικός κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της έγκρισής του.

Χάγη, 1 Οκτωβρίου 1998.

Για το διοικητικό συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

K. RUSO

(1) ΕΕ C 316 της 27.11.1995, σ. 1.