ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 1/98 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΔΕΣΗΣ μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας της Λετονίας, αφετέρου της 23ης Φεβρουαρίου 1998 για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού (98/193/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΔΕΣΗΣ,

Έχοντας υπόψη την ευρωπαϊκή συμφωνία περί συνδέσεως μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας της Λετονίας, αφετέρου, και ιδίως τα άρθρα 110, 111, 112, 113, 114 και 115,

Εκτιμώντας ότι η συμφωνία άρχισε να ισχύει από 1ης Φεβρουαρίου 1998,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία στο συμβούλιο σύνδεσης ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από έναν εκπρόσωπο του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης εξ ονόματος της Κοινότητας και των κρατών μελών της και από έναν εκπρόσωπο της κυβέρνησης της Δημοκρατίας της Λετονίας. Η πρώτη περίοδος αρχίζει κατά την ημερομηνία του πρώτου συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου 1998.

Άρθρο 2

Σύνοδοι

Το συμβούλιο σύνδεσης συνέρχεται τακτικά σε υπουργικό επίπεδο μία φορά το χρόνο. Έκτακτες σύνοδοι του συμβουλίου σύνδεσης μπορούν να γίνουν, με συμφωνία των μερών, κατ' αίτηση ενός εξ αυτών.

Εκτός αντίθετης συμφωνίας των μερών, η σύνοδος του συμβουλίου σύνδεσης διεξάγεται στο συνήθη τόπο των συνόδων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε ημερομηνία την οποία συμφωνούν τα μέρη.

Οι σύνοδοι του συμβουλίου σύνδεσης συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης, σε συμφωνία με τον πρόεδρο.

Άρθρο 3

Εκπροσώπηση

Μέλος του συμβουλίου σύνδεσης που κωλύεται να παραστεί σε συνεδρίαση είναι δυνατόν να εκπροσωπηθεί. Εάν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, πρέπει να γνωστοποιήσει στον πρόεδρο το όνομα του εκπροσώπου του πριν από τη συγκεκριμένη συνεδρίαση.

Ο εκπρόσωπος μέλους του συμβουλίου σύνδεσης ασκεί όλα τα δικαιώματα αυτού του μέλους.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους.

Πριν από κάθε σύνοδο, ανακοινώνεται στον πρόεδρο η προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών κάθε μέρους.

Εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων παρίσταται στις συνόδους του συμβουλίου σύνδεσης, υπό την ιδιότητα του παρατηρητή, όταν στην ημερήσια διάταξη της συνόδου υπάρχουν θέματα που αφορούν την ΕΤΕ.

Το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί να προσκαλέσει μη μέλη να παραστούν σε συνόδους του για να προσκομίσουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της αποστολής της Δημοκρατίας της Λετονίας στις Βρυξέλλες ενεργούν από κοινού ως γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 6

Αλληλογραφία

Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο συμβούλιο σύνδεσης αποστέλλεται στον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης, στη διεύθυνση της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Οι δύο γραμματείς φροντίζουν η αλληλογραφία αυτή να παραδίδεται στον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης και, εάν χρειάζεται, να κοινοποιείται και στα άλλα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης. Στην περίπτωση αυτή, παραλήπτες είναι η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, οι μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών και η αποστολή της Δημοκρατίας της Λετονίας στις Βρυξέλλες.

Οι δύο γραμματείς αποστέλλουν τις ανακοινώσεις του προέδρου του συμβουλίου σύνδεσης στους αποδέκτες τους και τις κοινοποιούν, εάν χρειάζεται, στα άλλα μέλη του συμβουλίου σύνδεσης, όπως αναφέρεται στο προηγούμενο εδάφιο.

Άρθρο 7

Δημοσιότητα

Οι σύνοδοι του συμβουλίου σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν αποφασιστεί άλλως.

Άρθρο 8

Ημερήσια διάταξη των συνόδων

1. Ο πρόεδρος καταρτίζει την προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε σύνοδο. Οι γραμματείς του συμβουλίου σύνδεσης την αποστέλλουν στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 6, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, είκοσι μία τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα εργασίας έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς το αργότερο την ημέρα ανακοίνωσης της ημερήσιας διάταξης.

Το συμβούλιο σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνόδου. Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Ο πρόεδρος μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να ελαττώσει τα χρονικά όρια της παραγράφου 1, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

Οι δύο γραμματείς συντάσσουν σχέδιο πρακτικών κάθε συνόδου.

Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά γενικό κανόνα, όσον αφορά κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:

- τα έγγραφα που υποβάλλονται στο συμβούλιο σύνδεσης,

- δηλώσεις, η καταχώρηση των οποίων ζητήθηκε από μέλος του συμβουλίου σύνδεσης,

- τις ληφθείσες αποφάσεις και συστάσεις, τις δηλώσεις επί των οποίων υπήρξε συμφωνία και τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξε η σύνοδος.

Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο συμβούλιο σύνδεσης προς έγκριση. Τα εγκεκριμένα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους δύο γραμματείς. Τα πρακτικά καταχωρούνται στα αρχεία της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η οποία λειτουργεί ως θεματοφύλακας των εγγράφων της σύνδεσης. Επικυρωμένο αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 6.

Άρθρο 10

Αποφάσεις και συστάσεις

1. Το συμβούλιο σύνδεσης εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις του, κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των δύο μερών.

Κατά την περίοδο μεταξύ δύο συνόδων, το συμβούλιο σύνδεσης μπορεί, εφόσον και τα δύο μέρη συμφωνούν, να εκδώσει αποφάσεις ή συστάσεις διά γραπτής διαδικασίας.

2. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδει το συμβούλιο σύνδεσης σύμφωνα με το άρθρο 112 της ευρωπαϊκής συμφωνίας τιτλοφορούνται, αντιστοίχως, «απόφαση» και «σύσταση» και φέρουν μετά τον τίτλο αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έγκρισής τους και μνεία του αντικειμένου τους.

Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του συμβουλίου σύνδεσης υπογράφονται από τον πρόεδρο και επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς.

Οι αποφάσεις και οι συστάσεις αποστέλλονται σε όλους τους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 6.

Έκαστο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του συμβουλίου σύνδεσης στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του (Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και Latvijas Vestnesis).

Άρθρο 11

Γλώσσες

Οι επίσημες γλώσσες του συμβουλίου σύνδεσης είναι οι επίσημες γλώσσες των δύο μερών.

Εκτός εάν αποφασιστεί άλλως, τα έγγραφα που χρησιμεύουν για βάση στις συσκέψεις του συμβουλίου σύνδεσης καταρτίζονται στις ως άνω γλώσσες.

Άρθρο 12

Έξοδα

Η Κοινότητα και η Δημοκρατία της Λετονίας αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνόδους του συμβουλίου σύνδεσης, όσον αφορά τόσο το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνόδους, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από την Κοινότητα, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας και μετάφρασης από και προς τη λετονική γλώσσα, τις οποίες αναλαμβάνει η Δημοκρατία της Λετονίας.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την υλική οργάνωση των συνόδων αναλαμβάνονται κάθε φορά από το μέρος που φιλοξενεί τη σύνοδο.

Άρθρο 13

Επιτροπή σύνδεσης

1. Συνιστάται επιτροπή σύνδεσης η οποία επικουρεί το συμβούλιο σύνδεσης κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η επιτροπή σύνδεσης συγκροτείται από εκπροσώπους των μελών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από μέλη της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, αφενός, και από εκπροσώπους της κυβέρνησης της Δημοκρατίας της Λετονίας, αφετέρου, συνήθως σε επίπεδο ανωτέρων υπαλλήλων.

2. Η επιτροπή σύνδεσης προετοιμάζει τις συνόδους και τις συσκέψεις του συμβουλίου σύνδεσης, εφαρμόζει όπου δει τις αποφάσεις του συμβουλίου σύνδεσης και, εν γένει, εξασφαλίζει τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της ευρωπαϊκής συμφωνίας. Εξετάζει κάθε θέμα που της παραπέμπει το συμβούλιο σύνδεσης, καθώς και οιοδήποτε άλλο θέμα ανακύψει κατά την πορεία της εφαρμογής της ευρωπαϊκής συμφωνίας στην πράξη. Μπορεί να υποβάλει προτάσεις ή σχέδια αποφάσεων/συστάσεων προς έγκριση στο συμβούλιο σύνδεσης.

3. Σε περιπτώσεις για τις οποίες η ευρωπαϊκή συμφωνία αναφέρει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διεξαγωγής διαβουλεύσεων, οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να διεξαχθούν στα πλαίσια της επιτροπής σύνδεσης. Οι διαβουλεύσεις μπορούν να συνεχιστούν στο συμβούλιο σύνδεσης, εφόσον τα δύο μέρη συμφωνούν.

4. Ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής σύνδεσης επισυνάπτεται ως παράρτημα της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 14

Υποεπιτροπές και ειδικές ομάδες εργασίας

Οι υποεπιτροπές που αναφέρονται στο άρθρο 115 της ευρωπαϊκής συμφωνίας περιέχονται στον κατάλογο του παραρτήματος ΙΙ της παρούσας απόφασης. Οι εν λόγω υποεπιτροπές εργάζονται υπό την επιτροπή σύνδεσης, στην οποία υποβάλλουν έκθεση ύστερα από κάθε συνεδρίασή τους.

Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να αποφασίσει την κατάργηση υφιστάμενων υποεπιτροπών ή ομάδων, να τροποποιήσει την εντολή που τους έχει δοθεί ή να συστήσει και άλλες υποεπιτροπές ή ομάδες για να την επικουρούν κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της.

Οι υποεπιτροπές και οι ομάδες αυτές δεν έχουν εξουσία λήψης αποφάσεων.

Βρυξέλλες, 23 Φεβρουαρίου 1998.

Για το συμβούλιο σύνδεσης

Ο Πρόεδρος

R. COOK

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία της επιτροπής σύνδεσης ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από έναν εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής εξ ονόματος της Κοινότητας και των κρατών μελών της και από έναν εκπρόσωπο της κυβέρνησης της Δημοκρατίας της Λετονίας. Η πρώτη περίοδος αρχίζει κατά την ημερομηνία του πρώτου συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου 1998.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η επιτροπή σύνδεσης συνεδριάζει όταν οι περιστάσεις το απαιτούν, με συμφωνία των δύο μερών.

Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής σύνδεσης διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνούν τα δύο μέρη.

Οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης συγκαλούνται από τον πρόεδρο.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ανακοινώνεται στον πρόεδρο η προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας του κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης της Δημοκρατίας της Λετονίας ενεργούν από κοινού ως γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης.

Κάθε ανακοίνωση προς και από τον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης, σύμφωνα με την παρούσα απόφαση, διαβιβάζεται στους γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης και στους γραμματείς και τον πρόεδρο του συμβουλίου σύνδεσης.

Άρθρο 5

Δημοσιότης

Οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν η ίδια αποφασίσει άλλως.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης

1. Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Οι γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης την αποστέλλουν στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 4, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, είκοσι μία τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα εργασίας έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς το αργότερο την ημέρα ανακοίνωσης της ημερήσιας διάταξης.

Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να ζητήσει την παρουσία εμπειρογνωμόνων στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Η επιτροπή σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνόδου. Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Ο πρόεδρος μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να ελαττώσει τα χρονικά όρια της παραγράφου 1, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Για κάθε συνεδρίαση καταρτίζονται πρακτικά, βάσει περίληψης, την οποία εκπονεί ο πρόεδρος, των συμπερασμάτων στα οποία κατέληξε η επιτροπή σύνδεσης.

Κατά την έγκρισή τους από την επιτροπή σύνδεσης, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς και καταχωρούνται στα αρχεία των δύο μερών. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται σε όλους τους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 4.

Άρθρο 8

Συσκέψεις

Στις ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η επιτροπή σύνδεσης έχει εξουσιοδοτηθεί από το συμβούλιο σύνδεσης σύμφωνα με το άρθρο 114 παράγραφος 2 της ευρωπαϊκής συμφωνίας για να εκδώσει αποφάσεις/συστάσεις, οι πράξεις αυτές τιτλοφορούνται, αντιστοίχως, «απόφαση» και «σύσταση», και φέρουν μετά τον τίτλο αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έκδοσής τους και μνεία του αντικειμένου τους. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις λαμβάνονται με κοινή συμφωνία των μερών.

Οι αποφάσεις και συστάσεις της επιτροπής σύνδεσης υπογράφονται από τον πρόεδρο και η αυθεντικότητά τους βεβαιώνεται από του δύο γραμματείς, αποστέλλονται δε στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 4 του παρόντος παραρτήματος. Έκαστο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και συστάσεων της επιτροπής σύνδεσης στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του (Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και Latvijas Vestnesis).

Άρθρο 9

Έξοδα

Η Κοινότητα και η Δημοκρατία της Λετονίας αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης όσον αφορά τόσο το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από την Κοινότητα, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας και μετάφρασης από και προς τη λετονική γλώσσα, τις οποίες αναλαμβάνει η Λετονία.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την υλική οργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται κάθε φορά από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΚΑΤΑ ΤΟΜΕΑ

>ΘΕΣΗ ΠΗΝΑΚΑ>