ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ

μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν, αφετέρου

της 12ης Οκτωβρίου 1999

(1999/740/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν, αφετέρου, η οποία υπεγράφη στο Λουξεμβούργο στις 22 Απριλίου 1996(1), στο εξής καλούμενη "συμφωνία", και ιδίως τα άρθρα 81 έως 84,

Εκτιμώντας ότι η συμφωνία άρχισε να ισχύει από την 1η Ιουλίου 1999,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία στο συμβούλιο συνεργασίας ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από ένα μέλος του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εξ ονόματος των Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, και από ένα μέλος της κυβέρνησης της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν. Εντούτοις, η πρώτη περίοδος της προεδρίας αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνόδου του συμβουλίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 2

Σύνοδοι

Το συμβούλιο συνεργασίας συνέρχεται τακτικά σε υπουργικό επίπεδο μία φορά το χρόνο. Κατ' αίτηση ενός εκ των μερών, μπορούν να γίνουν έκτακτες σύνοδοι του συμβουλίου εφόσον τα μέρη συμφωνούν.

Οι σύνοδοι του συμβουλίου συνεργασίας γίνονται στο συνήθη τόπο των συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τη συμφωνηθείσα από τα δύο μέρη ημερομηνία, εκτός εάν τα μέρη συμφωνήσουν άλλως.

Οι γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας συγκαλούν από κοινού τις συνόδους του.

Άρθρο 3

Εκπροσώπηση

Τα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας είναι δυνατόν να εκπροσωπούνται εάν κωλύονται να παραστούν σε σύνοδο.

Κάθε μέλος μπορεί κανονικά να εκπροσωπείται από τον επικεφαλής της αποστολής στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες ή της Μόνιμης Αντιπροσωπείας στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή από ανώτερο υπάλληλο.

Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, το μέλος που επιθυμεί να εκπροσωπηθεί κοινοποιεί στον πρόεδρο το όνομα του εκπροσώπου του, πριν από τη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να εκπροσωπηθεί.

Ο εκπρόσωπος μέλους του συμβουλίου συνεργασίας ασκεί όλα τα δικαιώματα αυτού του μέλους.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους.

Πριν από κάθε σύνοδο, ανακοινώνεται στον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας η προβλεπόμενη σύνθεση και ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Το συμβούλιο συνεργασίας μπορεί να προσκαλέσει μη μέλη να παραστούν σε συνόδους του προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου και ένας υπάλληλος της αποστολής της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες ενεργούν από κοινού ως γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 6

Έγγραφα

Όταν οι συσκέψεις του συμβουλίου συνεργασίας γίνονται βάσει εγγράφων, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα του συμβουλίου συνεργασίας από τις δύο γραμματείες.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

Κάθε ανακοίνωση που απευθύνεται στο συμβούλιο συνεργασίας ή στον πρόεδρό του, διαβιβάζεται και στους δύο γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας.

Οι δύο γραμματείς φροντίζουν ώστε η αλληλογραφία να επιδοθεί στον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας και, εάν χρειάζεται, να διανεμηθεί στα άλλα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας, ως έγγραφα αναφερόμενα στο άρθρο 6. Στην περίπτωση αυτή, παραλήπτες της αλληλογραφίας είναι η Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, οι Μόνιμες Αντιπροσωπείες των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η αποστολή της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες.

Η αλληλογραφία από τον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας αποστέλλεται στους αποδέκτες της από τον αντίστοιχο γραμματέα, και, εάν χρειάζεται, διανέμεται ως έγγραφα αναφερόμενα στο άρθρο 6 στα άλλα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στο προηγούμενο εδάφιο.

Άρθρο 8

Ημερήσια διάταξη των συνόδων

1. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνόδου καταρτίζεται από τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας βάσει προτάσεων των μερών. Ο αντίστοιχος γραμματέας την αποστέλλει στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7, το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ένας εκ των δύο γραμματέων έχει παραλάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, 21 τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά δικαιολογητικά έχουν διαβιβασθεί στους γραμματείς το αργότερο την ημέρα αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

Το συμβούλιο συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνόδου. Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή διάταξη.

2. Εφόσον τα μέρη συμφωνούν, τα χρονικά όρια της παραγράφου 1 μπορούν να ελαττωθούν, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

Οι δύο γραμματείς συντάσσουν το συντομότερο από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνόδου.

Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά γενικό κανόνα, όσον αφορά κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:

- τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο συμβούλιο συνεργασίας,

- δηλώσεις, η καταχώρηση των οποίων ζητήθηκε από μέλος του συμβουλίου συνεργασίας,

- τις διατυπωθείσες συστάσεις, τις δηλώσεις επί των οποίων υπήρξε συμφωνία και τα συμπεράσματα τα οποία υιοθετήθηκαν για συγκεκριμένα θέματα.

Τα πρακτικά αυτά περιλαμβάνουν κατάλογο των μελών του συμβουλίου συνεργασίας ή των εκπροσώπων τους, που παρέστησαν στη σύνοδο.

Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο συμβούλιο συνεργασίας προς έγκριση κατά την επόμενη σύνοδό του. Το σχέδιο πρακτικών μπορεί επίσης να συμφωνηθεί γραπτώς από τα δύο μέρη. Αφού εγκριθούν, δύο επικυρωμένα αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και καταχωρούνται στα αρχεία κάθε μέρους. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 7.

Άρθρο 10

Συστάσεις

1. Το συμβούλιο συνεργασίας διατυπώνει τις συστάσεις του κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Κατά την περίοδο μεταξύ συνόδων, το συμβούλιο συνεργασίας μπορεί, εφόσον τα δύο μέρη συμφωνούν, να διατυπώσει συστάσεις δια γραπτής διαδικασίας. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην επίσημη ανταλλαγή επιστολών μεταξύ των δύο γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν κατόπιν συμφωνίας των μερών.

2. Οι συστάσεις του συμβουλίου συνεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 81 της συμφωνίας, τιτλοφορούνται "σύσταση" και φέρουν αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

Οι συστάσεις του συμβουλίου συνεργασίας επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο επικυρωμένα αντίγραφα υπογράφονται από τους αρχηγούς των αντιπροσωπειών των δύο μερών.

Οι συστάσεις αποστέλλονται σε καθένα από τους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 7, ως έγγραφα του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 11

Δημοσιότητα

Εφόσον δεν αποφασισθεί άλλως, οι σύνοδοι του συμβουλίου συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.

Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των συστάσεων του συμβουλίου συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Γλώσσες

Οι επίσημες γλώσσες του συμβουλίου συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

Το συμβούλιο συνεργασίας βασίζεται συνήθως, στις συσκέψεις του, στα έγγραφα που καταρτίζονται στις γλώσσες αυτές.

Άρθρο 13

Έξοδα

Οι Ευρωπαϊκές Κοινότητες και η Δημοκρατία του Αζερμπαϊτζάν αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνόδους του συμβουλίου συνεργασίας, όσον αφορά το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνόδους, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας ή μετάφρασης από μία εκ των γλωσσών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στην αζέρικη γλώσσα, την οποία αναλαμβάνει η Δημοκρατία του Αζερμπαϊτζάν.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την οργάνωση των συνόδων αναλαμβάνονται κάθε φορά από το μέρος που φιλοξενεί τη σύνοδο.

Άρθρο 14

Επιτροπή συνεργασίας

1. Η επιτροπή συνεργασίας συνίσταται, σύμφωνα με το άρθρο 83 της συμφωνίας, με αποστολή να επικουρεί το συμβούλιο συνεργασίας κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η επιτροπή αυτή συγκροτείται από αντιπροσώπους της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και από αντιπροσώπους των μελών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, αφενός, και από αντιπροσώπους της κυβέρνησης της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν, αφετέρου, συνήθως σε επίπεδο ανωτέρων υπαλλήλων.

2. Η επιτροπή συνεργασίας προετοιμάζει τις συνόδους και τις συσκέψεις του συμβουλίου συνεργασίας, παρακολουθεί την εφαρμογή των συστάσεων του συμβουλίου συνεργασίας και, εν γένει, εξασφαλίζει τη συνέχεια της εταιρικής σχέσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει τα ζητήματα που της υποβάλλει το συμβούλιο συνεργασίας, καθώς και οποιοδήποτε ζήτημα τυχόν προκύψει κατά την τρέχουσα εφαρμογή της συμφωνίας. Υποβάλλει προτάσεις συστάσεων προς έγκριση στο συμβούλιο συνεργασίας.

3. Ο κανονισμός λειτουργίας της επιτροπής συνεργασίας επισυνάπτεται ως παράρτημα του παρόντος κανονισμού λειτουργίας.

(1) ΕΕ L 246 της 17.9.1999, σ. 3.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ

μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν αφετέρου

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία της επιτροπής συνεργασίας ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από έναν αντιπρόσωπο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εξ ονόματος των Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, και από έναν αντιπρόσωπο της κυβέρνησης της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν. Η πρώτη περίοδος της προεδρίας αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του συμβουλίου συνεργασίας και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους. Κατά την περίοδο αυτή, και εν συνεχεία για κάθε δωδεκάμηνη περίοδο, προεδρεύει στην επιτροπή συνεργασίας το μέρος που ασκεί την προεδρία του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η επιτροπή συνεργασίας συνεδριάζει μία φορά το χρόνο, και οσάκις οι περιστάσεις το απαιτούν, κατόπιν συμφωνίας των μερών.

Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής συνεργασίας διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνούν τα μέρη.

Οι συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας συγκαλούνται από κοινού από τους δύο γραμματείς.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ανακοινώνεται στον πρόεδρο της επιτροπής συνεργασίας η προβλεπόμενη σύνθεση και ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης της Δημοκρατίας του Αζερμπαϊτζάν, ενεργούν από κοινού ως γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας.

Η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο της επιτροπής συνεργασίας, σύμφωνα με το παρόν παράρτημα, διαβιβάζεται στους γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας, στους γραμματείς και τον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας και, εφόσον απαιτείται, στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Εφόσον δεν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας καταρτίζουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Την αποστέλλουν στον πρόεδρο και στους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας καθώς και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας, το αργότερο 15 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, 21 τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά δικαιολογητικά έχουν διαβιβασθεί στους γραμματείς το αργότερο την ημέρα αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

Η επιτροπή συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη και σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή διάταξη.

2. Εφόσον τα μέρη συμφωνούν, τα χρονικά όρια της παραγράφου 1 μπορούν να ελαττωθούν προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

3. Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να ζητήσει την παρουσία εμπειρογνωμόνων στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Για κάθε συνεδρίαση καταρτίζονται πρακτικά, τα οποία βασίζονται σε συγκεφαλαίωση των συμπερασμάτων της επιτροπής συνεργασίας, την οποία καταρτίζει ο πρόεδρος.

Κατά την έγκρισή τους από την επιτροπή συνεργασίας, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς και καταχωρούνται στα αρχεία κάθε μέρους. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας.

Άρθρο 8

Συστάσεις

Η επιτροπή συνεργασίας δεν προβαίνει σε συστάσεις, εκτός των ειδικών περιπτώσεων στις οποίες έχει εξουσιοδοτηθεί σχετικά από το συμβούλιο συνεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 83 παράγραφος 2 της συμφωνίας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι πράξεις αυτές τιτλοφορούνται "σύσταση" και φέρουν μετά από τον τίτλο αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Οι συστάσεις διατυπώνονται κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Οι συστάσεις της επιτροπής συνεργασίας διαβιβάζονται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των συστάσεων της επιτροπής συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Οι συστάσεις της επιτροπής συνεργασίας υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς.

Άρθρο 9

Έξοδα

Οι Ευρωπαϊκές Κοινότητες και η Δημοκρατία του Αζερμπαϊτζάν αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας, των υποεπιτροπών και των ομάδων, όσον αφορά το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διανομής, και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας ή μετάφρασης από μία εκ των γλωσσών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στην αζέρικη γλώσσα, τις οποίες αναλαμβάνει η Δημοκρατία του Αζερμπαϊτζάν.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την οργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 10

Υποεπιτροπές

Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να συστήσει υποεπιτροπές, ορίζοντας και την αντίστοιχη εντολή αυτών. Αυτές οι υποεπιτροπές εργάζονται υπό την αιγίδα της επιτροπής συνεργασίας, στην οποία υποβάλλουν έκθεση μετά από κάθε συνεδρίασή τους. Οι υποεπιτροπές δεν διατυπώνουν συστάσεις.

Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να τροποποιήσει την εντολή οποιασδήποτε υποεπιτροπής, ή να συστήσει και άλλες υποεπιτροπές που θα την επικουρούν στα καθήκοντά της.