Απόφαση αριθ. 4/2002 του μεικτού συμβουλίου ΕΚ-Μεξικού

της 6ης Νοεμβρίου 2003

για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού των ειδικών επιτροπών ΕΚ-Μεξικού

(2003/824/ΕΚ)

ΤΟ ΜΕΙΚΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία για την οικονομική εταιρική σχέση, τον πολιτικό συντονισμό και τη συνεργασία μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και των Ηνωμένων Πολιτειών του Μεξικού, αφετέρου, που υπεγράφη στις Βρυξέλλες στις 8 Δεκεμβρίου 1997, εφεξής καλούμενη "συμφωνία", και ιδίως το άρθρο 49,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Με την απόφαση αριθ. 2/2000 που υιοθετήθηκε στις 23 Μαρτίου 2000 από το μεικτό συμβούλιο ΕΚ-Μεξικού, δημιουργήθηκε ειδική επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας και κανόνων καταγωγής, ειδική επιτροπή προτύπων και τεχνικών κανονισμών, ειδική επιτροπή μέτρων υγειονομικής και φυτοϋγειονομικής προστασίας, ειδική επιτροπή προϊόντων χάλυβα, ειδική επιτροπή για τις δημόσιες συμβάσεις και ειδική επιτροπή για τα θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας.

Επιπλέον, με την απόφαση αριθ. 2/2001 που υιοθετήθηκε στις 27 Φεβρουαρίου 2001 από το μεικτό συμβούλιο ΕΚ-Μεξικού, δημιουργήθηκε ειδική επιτροπή για τις χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες.

(2) Σύμφωνα με το άρθρο 49 της συμφωνίας, το μεικτό συμβούλιο ΕΚ-Μεξικού θα πρέπει να καθορίσει στον εσωτερικό κανονισμό του τον τρόπο λειτουργίας των ειδικών επιτροπών,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Ο εσωτερικός κανονισμός των ειδικών επιτροπών ΕK-Μεξικού καταρτίζεται σύμφωνα με το παράρτημα της παρούσας απόφασης, το οποίο θα αποτελέσει προσάρτημα του εσωτερικού κανονισμού του μεικτού συμβουλίου ΕK-Μεξικού που είναι προσαρτημένος στην απόφαση αριθ. 1/2001 του μεικτού συμβουλίου ΕK-Μεξικού(1).

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει στις 6 Νοεμβρίου 2003.

Βρυξέλλες, 6 Νοεμβρίου 2003.

Για το μεικτό συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

L. E. Derbez

(1) ΕΕ L 70 της 12.3.2001, σ. 1.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

"Προσάρτημα

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΕΚ-ΜΕΞΙΚΟΥ

Άρθρο 1

Προεδρία

Σε κάθε συνεδρίαση των ειδικών επιτροπών ΕΚ-Μεξικού (εφεξής καλούμενες "ειδικές επιτροπές") προεδρεύει εναλλάξ αντιπρόσωπος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και αντιπρόσωπος της κυβέρνησης του Μεξικού, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτατων υπαλλήλων.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Οι ειδικές επιτροπές συνεδριάζουν σύμφωνα με τα αντίστοιχα άρθρα της απόφασης αριθ. 2/2000 του μεικτού συμβουλίου ΕΚ-Μεξικού της 23ης Μαρτίου 2000 και της απόφασης αριθ. 2/2001 του μεικτού συμβουλίου ΕK-Μεξικού της 27ης Φεβρουαρίου 2001 για την εφαρμογή του άρθρου 6, του άρθρου 9, του άρθρου 12 παράγραφος 2 στοιχείο β) και του άρθρου 50 της συμφωνίας για την οικονομική εταιρική σχέση, τον πολιτικό συντονισμό και τη συνεργασία, τα οποία δημιουργούν κάθε επιτροπή.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος των ειδικών επιτροπών ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση και τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

1. Ένας υπάλληλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, αφενός, και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης του Μεξικού, αφετέρου, ασκούν από κοινού τα καθήκοντα γραμματέων των ειδικών επιτροπών.

2. Όλη η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο των ειδικών επιτροπών που προβλέπεται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό διαβιβάζεται στους γραμματείς των ειδικών επιτροπών και στους γραμματείς και τον πρόεδρο της μεικτής επιτροπής ΕK-Μεξικού και, όταν ενδείκνυται, στα μέλη της μεικτής επιτροπής ΕK-Μεξικού.

Άρθρο 5

Έγγραφα

Σε περίπτωση που οι συσκέψεις των ειδικών επιτροπών βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν από τους δύο γραμματείς ως έγγραφα της ειδικής επιτροπής.

Άρθρο 6

Δημοσιότητα

Εκτός εάν ληφθεί αντίθετη απόφαση, οι συνεδριάσεις των ειδικών επιτροπών δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 7

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς των ειδικών επιτροπών συντάσσουν, το αργότερο τριάντα ημέρες πριν από κάθε συνεδρίαση, προσωρινή ημερήσια διάταξη αυτής, μαζί με τα αντίστοιχα έγγραφα. Η ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται στον πρόεδρο, στους γραμματείς και στα μέλη της μεικτής επιτροπής ΕK-Μεξικού το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τις ειδικές επιτροπές κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Εφόσον συμφωνούν τα δύο μέρη, μπορούν να προστεθούν και θέματα που δεν περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατόν να μειώνονται οι προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 8

Πρακτικά

Για κάθε συνεδρίαση συντάσσονται, σύμφωνα με την ακόλουθη διαδικασία, πρακτικά τα οποία βασίζονται στη συνοπτική παρουσίαση από τον πρόεδρο των συμπερασμάτων στα οποία κατέληξαν οι ειδικές επιτροπές:

α) τα μέρη συντάσσουν και συμφωνούν για μια πρώτη μορφή των πρακτικών αμέσως μετά τη συνεδρίαση των ειδικών επιτροπών·

β) τα μέρη διαθέτουν στη συνέχεια είκοσι εργάσιμες ημέρες για να προωθήσουν τα πρακτικά στο εσωτερικό των υπηρεσιών τους και για να συγκρίνουν τα κείμενα που έχουν εγκριθεί σε εσωτερικό επίπεδο·

γ) τα πρακτικά, κατά την έγκρισή τους από τις ειδικές επιτροπές, υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς εντός δέκα εργάσιμων ημερών μετά το τέλος της εσωτερικής διαδικασίας έγκρισης που αναφέρεται στο στοιχείο β)·

δ) αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς της μεικτής επιτροπής ΕK-Μεξικού.

Άρθρο 9

Συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις στις οποίες η ειδική επιτροπή εξουσιοδοτείται να διατυπώνει συστάσεις σύμφωνα με την απόφαση αριθ. 2/2000 ή την απόφαση αριθ. 2/2001, οι πράξεις αυτές φέρουν τον τίτλο "σύσταση", και ακολουθεί αύξων αριθμός, η ημερομηνία έκδοσής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

2. Σε περίπτωση που η ειδική επιτροπή διατυπώνει σύσταση, εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, οι διατάξεις των άρθρων 10, 11 και 12 της απόφασης αριθ. 1/2001 για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού του μεικτού συμβουλίου ΕΚ-Μεξικού.

3. Οι συστάσεις της ειδικής επιτροπής διαβιβάζονται στους γραμματείς της μεικτής επιτροπής ΕK-Μεξικού.

Άρθρο 10

Δαπάνες

1. Οι Ηνωμένες Πολιτείες του Μεξικού και η Ευρωπαϊκή Κοινότητα καλύπτουν εκατέρωθεν τις αντίστοιχες δαπάνες τους λόγω της συμμετοχής τους στις συνεδριάσεις των ειδικών επιτροπών, όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού και τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, καθώς και τα έξοδα για ταχυδρομικές υπηρεσίες και τηλεπικοινωνίες.

2. Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος το οποίο οργανώνει τις συνεδριάσεις.

Άρθρο 11

Ετήσια έκθεση

Οι ειδικές επιτροπές υποβάλλουν ετησίως έκθεση στη μεικτή επιτροπή ΕK-Μεξικού.

Άρθρο 12

Άλλη ειδική επιτροπή

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται σε κάθε άλλη ειδική επιτροπή ή ειδικό όργανο που δημιουργείται, σύμφωνα με το άρθρο 49 της συμφωνίας, για να επικουρεί το μεικτό συμβούλιο ΕK-Μεξικού κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του."