Απόφαση αριθ. 2/2001 της Επιτροπής των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ

της 30ής Ιανουαρίου 2001

σχετικά με την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού της Επιτροπής των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ

(2001/113/ΕΚ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΠΡΕΣΒΕΩΝ ΑΚΕ-ΕΚ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ, που υπογράφηκε στις 23 Ιουνίου 2000 στο Κοτονού, και ιδίως το άρθρο 16 παράγραφος 3,

Εκτιμώντας ότι με την απόφασή του της 27ης Ιουλίου 2000, το Συμβούλιο Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ έθεσε σε πρόωρη εφαρμογή το μεγαλύτερο μέρος των διατάξεων της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Ημερομηνίες και τόπος συνεδριάσεων

1. Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 2 της συμφωνίας εταιρικής σχέσης ΑΚΕ-ΕΚ, εφεξής αποκαλούμενης "η συμφωνία ΑΚΕ-ΕΚ", η Επιτροπή των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ, εφεξής αποκαλούμενη "η επιτροπή", συνέρχεται τακτικά, ιδίως, για την προετοιμασία των συνόδων του Συμβουλίου Υπουργών ΑΚΕ-ΕΚ, εφεξής αποκαλούμενου "το Συμβούλιο", και, όταν κρίνεται αναγκαίο, μετά από αίτηση ενός από τα μέρη.

2. Η Επιτροπή συγκαλείται από τον πρόεδρό της. Η ημερομηνία των συνεδριάσεών της καθορίζεται με κοινή συμφωνία μεταξύ των μερών.

3. Η Επιτροπή συνέρχεται στην έδρα του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή στην έδρα της γενικής γραμματείας της ομάδας των κρατών ΑΚΕ. Δύναται όμως, με ειδική απόφαση, να συνέλθει σε πόλη κράτους ΑΚΕ.

Άρθρο 2

Καθήκοντα της επιτροπής

1. Σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 2 της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ, η Επιτροπή επικουρεί το Συμβούλιο στην εκπλήρωση των καθηκόντων του και εκτελεί κάθε εντολή που της αναθέτει το Συμβούλιο. Στο πλαίσιο αυτό, παρακολουθεί την εφαρμογή της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ, καθώς και τις προόδους που σημειώνονται για την επίτευξη των στόχων που καθορίζονται σ' αυτήν.

2. Η Επιτροπή υποβάλλει αναφορά στο Συμβούλιο, ιδίως στους τομείς στους οποίους της έχουν ανατεθεί αρμοδιότητες.

3. Υποβάλλει επίσης στο Συμβούλιο όλα τα ψηφίσματα, συστάσεις ή γνώμες που κρίνει αναγκαίες ή σκόπιμες.

Άρθρο 3

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνεδρίασης καταρτίζεται από τον πρόεδρο. Ανακοινώνεται στα άλλα μέλη της επιτροπής οκτώ τουλάχιστον ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιέχει τα σημεία για τα οποία ο πρόεδρος έχει λάβει αίτηση εγγραφής τουλάχιστον δέκα ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Εγγράφονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα έχουν υποβληθεί εγκαίρως στη γραμματεία του Συμβουλίου ώστε να αποσταλούν στα μέλη της επιτροπής τουλάχιστον οκτώ ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την Επιτροπή στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Σε επείγουσες περιπτώσεις, η επιτροπή δύναται, ύστερα από αίτηση των κρατών ΑΚΕ ή της Κοινότητας, να αποφασίσει την εγγραφή στην ημερήσια διάταξη σημείων για τα οποία δεν έχουν τηρηθεί οι προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1.

Άρθρο 4

Συσκέψεις

1. Η Επιτροπή αποφασίζει με κοινή συμφωνία της Κοινότητας, αφενός, και των κρατών ΑΚΕ, αφετέρου.

2. Η Επιτροπή δεν μπορεί να αποφασίσει εγκύρως παρά μόνον παρουσία τουλάχιστον του ημίσεως των μόνιμων αντιπροσώπων των κρατών μελών της Κοινότητας, ενός αντιπροσώπου της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και του ημίσεως των μελών της Επιτροπής των Πρέσβεων ΑΚΕ.

3. Κάθε μέλος της επιτροπής το οποίο κωλύεται να παρασταθεί, είναι δυνατόν να αντιπροσωπεύεται. Στην περίπτωση αυτή, ενημερώνει σχετικά τον πρόεδρο και του υποδεικνύει το εξουσιοδοτημένο για την εκπροσώπησή του πρόσωπο ή αντιπροσωπία. Ο αντιπρόσωπος ασκεί όλα τα δικαιώματα του κωλυόμενου μέλους.

4. Τα μέλη της επιτροπής δύνανται να συνοδεύονται από συμβούλους.

5. Στις συνεδριάσεις της επιτροπής, παρίσταται αντιπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων, εφεξής αποκαλούμενης "η Τράπεζα", όταν περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη θέματα που εμπίπτουν στους τομείς που την αφορούν.

Άρθρο 5

Γραπτές διαδικασίες, επίσημες εκδόσεις και τύπος των πράξεων

Τα άρθρα 4, 9 παράγραφος 3 και 14 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου, όπως εκδόθηκε με την απόφαση αριθ. 1/2001 της Επιτροπής των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ, της 30ής Ιανουαρίου 2001, εφαρμόζονται στις πράξεις που εκδίδει η επιτροπή.

Άρθρο 6

Κράτη που συμμετέχουν με το καθεστώς του παρατηρητή

1. Οι αντιπρόσωποι των κρατών που έχουν υπογράψει τη συμφωνία ΑΚΕ-ΕΚ, τα οποία δεν έχουν ολοκληρώσει τις διαδικασίες του άρθρου 93 παράγραφοι 1 και 2, της συμφωνίας, μέχρι την ημερομηνία κατά την οποία η εν λόγω συμφωνία τίθεται σε ισχύ, μπορούν να συμμετέχουν ως παρατηρητές στις συνεδριάσεις της Eπιτροπής. Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να τους επιτραπεί η συμμετοχή στις συζητήσεις της Eπιτροπής.

2. Ο ίδιος κανόνας ισχύει για τις χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 93 παράγραφος 6 της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ.

3. Η Eπιτροπή μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους αντιπροσώπους ενός κράτους υποψήφιου για προσχώρηση στη συμφωνία ΑΚΕ-ΕΚ, να συμμετάσχουν ως παρατηρητές στις εργασίες της επιτροπής.

Άρθρο 7

Εμπιστευτικότητα

1. Εκτός αντιθέτου αποφάσεως, οι συνεδριάσεις της Eπιτροπής δεν είναι δημόσιες.

2. Με την επιφύλαξη άλλων εφαρμοστέων διατάξεων, οι συσκέψεις της επιτροπής καλύπτονται από το επαγγελματικό απόρρητο, εκτός αν η επιτροπή αποφασίσει άλλως.

Άρθρο 8

Ανακοινώσεις και πρακτικά

1. Όλες οι ανακοινώσεις, που προβλέπονται από τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, αποστέλλονται με τη φροντίδα της γραμματείας του Συμβουλίου στους αντιπροσώπους των κρατών ΑΚΕ, στη Γενική Γραμματεία της ομάδας των κρατών ΑΚΕ, στους Μόνιμους Αντιπροσώπους των κρατών μελών, στη Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην Επιτροπή.

Οι ανακοινώσεις αυτές αποστέλλονται επίσης στον πρόεδρο της Τράπεζας, στις περιπτώσεις που την αφορούν.

2. Για κάθε συνεδρίαση τηρούνται πρακτικά, στα οποία αναφέρονται ιδίως οι αποφάσεις που λαμβάνονται από την επιτροπή.

Μετά την έγκρισή τους από την επιτροπή, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο της Επιτροπής και τους γραμματείς του Συμβουλίου και φυλάσσονται στα αρχεία του Συμβουλίου. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στους αποδέκτες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

Άρθρο 9

Προεδρία

Η προεδρία της Επιτροπής ασκείται εκ περιτροπής, για περίοδο έξι μηνών, από τον μόνιμο αντιπρόσωπο κράτους μέλους, τον οποίο ορίζει η Κοινότητα, και τον επικεφαλής της αποστολής, που εκπροσωπεί κράτος ΑΚΕ, ο οποίος ορίζεται από τα κράτη ΑΚΕ.

Άρθρο 10

Αλληλογραφία και τεκμηρίωση

1. Η αλληλογραφία που προορίζεται για την Επιτροπή αποστέλλεται στο πρόεδρό της, στην έδρα της γραμματείας του Συμβουλίου.

2. Εκτός αντιθέτου αποφάσεως, η Επιτροπή αποφασίζει με βάση έγγραφα που συντάσσονται στην αγγλική, γαλλική, γερμανική, δανική, ελληνική, ισπανική, ιταλική, ολλανδική, πορτογαλική, σουηδική και φινλανδική γλώσσα.

Άρθρο 11

Επιτροπές, υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας

1. Η Επιτροπή επικουρείται από:

i) την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας, η οποία συγκροτείται από το άρθρο 37 του πρωτοκόλλου αριθ. 1, το οποίο επισυνάπτεται στο παράρτημα V της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ,

ii) τη μόνιμη μεικτή ομάδα για τις μπανάνες, η οποία προβλέπεται από το άρθρο 3 του πρωτοκόλλου αριθ. 5, το οποίο επισυνάπτεται στο παράρτημα V της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ,

iii) την υποεπιτροπή εμπορικής συνεργασίας,

iv) την υποεπιτροπή ζάχαρης,

v) την μεικτή ομάδα εργασίας για το ρύζι, η οποία αναφέρεται στην παράγραφο 5 της δήλωσης XXIV της τελικής πράξης της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ,

vi) την μεικτή ομάδα εργασίας για το ρούμι, η οποία αναφέρεται στην παράγραφο 6 της δήλωσης XXV της τελικής πράξης της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ.

2. Η Επιτροπή έχει τη δυνατότητα να δημιουργεί και άλλες κατάλληλες υποεπιτροπές ή ομάδες εργασίας που αναλαμβάνουν να πραγματοποιούν τις εργασίες που κρίνει απαραίτητες για την εκπλήρωση των καθηκόντων που ορίζονται στο άρθρο 16 παράγραφος 2 της συμφωνίας ΑΚΕ-ΕΚ.

3. Οι εν λόγω επιτροπές, υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας υποβάλλουν στην επιτροπή εκθέσεις για τις εργασίες τους.

Άρθρο 12

Σύνθεση των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας

1. Με εξαίρεση την επιτροπή τελωνειακής συνεργασίας, οι επιτροπές, υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 11, αποτελούνται από πρέσβεις ΑΚΕ ή τους αντιπροσώπους τους, τους αντιπροσώπους της Επιτροπής και, ενδεχομένως, τους αντιπροσώπους των κρατών μελών.

2. Στις συνεδριάσεις αυτών των επιτροπών, ομάδων εργασίας και υποεπιτροπών, παρίσταται και ένας αντιπρόσωπος της τράπεζας, όταν η ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα που αφορούν την τράπεζα.

3. Τα μέλη αυτών των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας, μπορούν να επικουρούνται στο έργο τους από εμπειρογνώμονες.

Άρθρο 13

Προεδρία των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας

1. Οι επιτροπές, οι υποεπιτροπές και οι ομάδες εργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 11 τελούν υπό την κοινή προεδρία ενός πρέσβεως, από την πλευρά των κρατών ΑΚΕ, και ενός αντιπροσώπου της Επιτροπής ή ενός αντιπροσώπου κράτους μέλους, από την πλευρά της Κοινότητας.

2. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 1, οι συμπροεδρεύοντες δύνανται, σε έκτακτες περιπτώσεις και με κοινή συμφωνία, να αντιπροσωπεύονται από κάθε άτομο που ορίζουν.

Άρθρο 14

Όροι συνεδρίασης των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας

Οι επιτροπές, οι υποεπιτροπές και οι ομάδες εργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 11 συνέρχονται, μετά από αίτηση ενός από τα δύο μέρη και μετά από διαβούλευση μεταξύ των προέδρων τους, με προειδοποίηση επτά ημερών, εκτός αν πρόκειται για επείγουσα περίπτωση.

Άρθρο 15

Εσωτερικός κανονισμός των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας

Οι επιτροπές, υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 11 μπορούν να καταρτίζουν τον δικό τους εσωτερικό κανονισμό με τη συμφωνία της επιτροπής.

Άρθρο 16

Γραμματεία

1. Τα καθήκοντα της γραμματείας και οι άλλες αναγκαίες εργασίες για τη λειτουργία της Επιτροπής, καθώς και των επιτροπών, των υποεπιτροπών και των ομάδων εργασίας που αναφέρονται στο άρθρο 11 (κατάρτιση των ημερήσιων διατάξεων, διανομή των σχετικών εγγράφων, κ.λπ.) εξασφαλίζονται από τη γραμματεία του Συμβουλίου.

2. Η γραμματεία ετοιμάζει, το συντομότερο δυνατό μετά από κάθε συνεδρίαση, τα πρακτικά των συνεδριάσεων αυτών των επιτροπών, υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας.

Τα εν λόγω πρακτικά αποστέλλονται με τη φροντίδα της γραμματείας του Συμβουλίου στους αντιπροσώπους των κρατών ΑΚΕ, στη γενική γραμματεία της ομάδας των κρατών ΑΚΕ, στους μόνιμους αντιπροσώπους των κρατών μελών, στη γενική γραμματεία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην Επιτροπή.

Βρυξέλλες, 30 Ιανουαρίου 2001.

Για την Επιτροπή των Πρέσβεων ΑΚΕ-ΕΚ

Ο πρόεδρος

G. Lund