Απόφαση αριθ. 1/2002

της 6ης Ιουνίου 2002

της μεικτής επιτροπής που συστάθηκε βάσει της συμφωνίας αμοιβαίας αναγνώρισης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ιαπωνίας για την έγκριση του εσωτερικού της κανονισμού

(2002/618/ΕΚ)

Η ΜΕΙΚΤΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία για αμοιβαία αναγνώριση μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ιαπωνίας και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 2·

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

1. Εγκρίνεται με την παρούσα, ο εσωτερικός κανονισμός της μεικτής επιτροπής, όπως ορίζεται στο προσάρτημα της παρούσας απόφασης.

2. Η παρούσα απόφαση, εις διπλούν, υπογράφεται από τους συνπροεδρεύοντες της μεικτής επιτροπής. Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία της τελευταίας εκ των υπογραφών αυτών.

Τόκιο, 21 Μαΐου 2002.

Βρυξέλλες, 6 Ιουνίου 2002.

Εξ ονόματος της Ιαπωνίας

Jun Shimmi

Εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

Philippe Meyer

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ

της μεικτής επιτροπής που ιδρύθηκε βάσει της συμφωνίας για την αμοιβαία αναγνώριση μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ιαπωνίας

Άρθρο 1

Προεδρία

1. Η προεδρία της μεικτής επιτροπής ασκείται από κοινού από έναν αντιπρόσωπο της Ιαπωνίας και έναν εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

2. Οι συνπροεδρεύοντες αναλαμβάνουν τις κοινοποιήσεις μεταξύ των μερών όσον αφορά τις διαδικασίες που ορίζονται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό και στη συμφωνία.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1. Η μεικτή επιτροπή συνέρχεται σε τακτά διαστήματα, και τουλάχιστον μία φορά ετησίως σε αμοιβαία συμφωνηθέντα χρόνο. Στην περίπτωση που ένα μέρος κρίνει αναγκαία τη διεξαγωγή συμπληρωματικών συνεδριάσεων, το άλλο μέρος ικανοποιεί το αίτημα αυτό στο μέγιστο δυνατό βαθμό. Οι τηλεδιασκέψεις ή οι βιντεοδιασκέψεις μπορούν να χρησιμοποιούνται μετά από συμφωνία μεταξύ των μερών.

2. Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής συγκαλούνται από τους συνπροέδρους. Τα συμβαλλόμενα μέρη θα αναλαμβάνουν εκ περιτροπής τη διοργάνωση της συνεδρίασης εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά.

3. Οι συνπρόεδροι καθορίζουν μία ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης και ανταλλάσσουν τα απαιτούμενα έγγραφα εγκαίρως, ώστε να εξασφαλιστεί επαρκής προετοιμασία, εφόσον είναι δυνατό, έξι εβδομάδες πριν από τη συνεδρίαση.

4. Το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση αναλαμβάνει και τα θέματα διοικητικής μέριμνας. Οι συνεδριάσεις που συγκαλούνται μέσω βιντεοδιάσκεψης ή τηλεδιάσκεψης κανονίζονται από τον πρόεδρο που ζήτησε τη συνεδρίαση.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Τα συμβαλλόμενα μέρη ενημερώνονται αμοιβαία, στο μέτρο του δυνατού, τουλάχιστον μια εβδομάδα πριν από τη συνεδρίαση, σχετικά με τη σύνθεση των αντιπροσωπειών τους.

Άρθρο 4

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Για κάθε συνεδρίαση συντάσσεται προσωρινή ημερήσια διάταξη από τους συνπροέδρους, εάν είναι δυνατόν, τρεις εβδομάδες πριν από την συνεδρίαση. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιέχει τα θέματα για τα οποία έχει ληφθεί αίτηση συμπερίληψής τους στην ημερήσια διάταξη από έναν από τους προέδρους, το αργότερο 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να προσθέσει σημεία στην προσωρινή ημερήσια διάταξη οποτεδήποτε πριν από τη συνεδρίαση, εάν αμφότερα τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν. Τα αιτήματα για προσθήκη σημείων στην προσωρινή ημερήσια διάταξη θα πρέπει να αποστέλλονται, αν είναι δυνατόν, εγγράφως.

3. Η τελική ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τη μεικτή επιτροπή στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Στοιχείο άλλο από αυτά που περιέχονται ήδη στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να συμπεριληφθεί εκ των υστέρων, εφόσον τα μέρη συμφωνούν, και ικανοποιείται στο μέτρο του δυνατού.

Άρθρο 5

Πρακτικά των συνεδριάσεων

1. Προσχέδιο των πρακτικών καταρτίζεται το συντομότερο δυνατόν από τον πρόεδρο που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

2. Τα πρακτικά, κατά γενικό κανόνα, παραθέτουν όσον αφορά κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υπέβαλε η μεικτή επιτροπή·

β) τις δηλώσεις τις οποίες ζήτησε ένα συμβαλλόμενο μέρος να περιληφθούν και

γ) τις αποφάσεις που λήφθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν για ένα συγκεκριμένο θέμα.

3. Τα πρακτικά αναφέρουν επίσης τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.

4. Τα πρακτικά θα εγκρίνονται από τη μεικτή επιτροπή και θα υπογράφονται από τους συνπροέδρους.

Άρθρο 6

Αποφάσεις της μεικτής επιτροπής

1. Η μεικτή επιτροπή θα λαμβάνει τις αποφάσεις της με ομοφωνία.

2. Η μεικτή επιτροπή μπορεί να εγκρίνει απόφαση με γραπτή διαδικασία σε στιγμή άλλη από τις επίσημες συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, υπό την προϋπόθεση ότι συμφωνούν και τα δύο μέρη.

3. Οι αποφάσεις της μεικτής επιτροπής φέρουν την επικεφαλίδα "απόφαση" και ακολουθούνται από αύξοντα αριθμό και από την περιγραφή του θέματός τους. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος της απόφασης αναγράφεται επίσης. Οι αποφάσεις θα υπογράφονται από τους συνπροέδρους. Οι αποφάσεις συντάσσονται εις διπλούν και κάθε απόδοση είναι εξίσου αυθεντική. Υπόδειγμα απόφασης της μεικτής επιτροπής επισυνάπτεται στο προσάρτημα I.

4. Οι αποφάσεις που σχετίζονται με την καταχώρηση ενός φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης, εγκρίνονται, γενικά, με γραπτή διαδικασία. Για το λόγο αυτό, σύμφωνα με το άρθρο 9 της συμφωνίας, ισχύουν οι ακόλουθες διαδικασίες:

α) Ένα μέρος υποβάλλει γραπτώς την πρότασή του, υπό μορφή προσχεδίου απόφασης της μεικτής επιτροπής για την καταχώρηση ενός φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης (επισυνάπτεται υπόδειγμα στο προσάρτημα ΙΙ), στο άλλο μέρος. Η πρόταση συνοδεύεται από τυποποιημένη διατύπωση πρότασης και τα απαραίτητα συνοδευτικά έγγραφα, που πρέπει να συμφωνηθούν από τα μέρη. Το άλλο μέρος γνωστοποιεί γραπτώς την ημερομηνία παραλαβής της πρότασης. Το μέρος που παραλαμβάνει την πρόταση δηλώνει γραπτώς τη συγκατάθεσή του ή την αντίρρησή του εντός 90 ημερών από την παραλαβή της.

β) Εάν το μέρος που παραλαμβάνει την πρόταση χρειάζεται συμπληρωματικές πληροφορίες, διατυπώνει γραπτώς το αίτημά του και τους λόγους για τους οποίους ζητεί τις συγκεκριμένες πληροφορίες. Ύστερα από την υποβολή αιτήματος για πρόσθετες πληροφορίες αναστέλλεται η προθεσμία 90 ημερών που ξεκινά εκ νέου ύστερα από την παραλαβή των πληροφοριών.

γ) Τα μέρη μπορούν να διαβουλευθούν μεταξύ τους όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο, σχετικά με ζητήματα που αφορούν την προτεινόμενη καταχώρηση.

δ) Με την αποδοχή της πρότασης, το μέρος που λαμβάνει την αίτηση υπογράφει και θέτει ημερομηνία στην απόφαση της μεικτής επιτροπής και την διαβιβάζει στο μέρος που υποβάλλει την πρόταση. Η καταχώρηση του προτεινόμενου φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία που αναγράφεται στην απόφαση της μεικτής επιτροπής.

ε) Αν το μέρος που λαμβάνει πρόταση για καταχώρηση αδυνατεί να διατυπώσει τη συγκατάθεσή του ή την αντίρρησή του εντός της προθεσμίας των 90 ημερών, το θέμα παραπέμπεται στην μεικτή επιτροπή.

στ) Όταν η μεικτή επιτροπή δεν μπορεί να λάβει απόφαση για την καταχώρηση ενός προτεινόμενου φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης τότε ισχύει το άρθρο 9 παράγραφος 1 στοιχείο γ) της συμφωνίας.

Άρθρο 7

Διαδικασίες κοινοποίησης και υποβολής προτάσεων

1. Η κοινοποίηση σχετικά με την αναστολή ή την άρση της αναστολής του διορισμού καταχωρημένου φορέα διαπίστωσης της πιστότητας, σύμφωνα με το άρθρο 6 της συμφωνίας και την πρόταση λήξης της καταχώρησης ενός φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 4 της συμφωνίας, γίνεται γραπτώς.

2. Το μέρος που λαμβάνει τέτοιου είδους κοινοποίηση ή πρόταση, δηλώνει γραπτά, αμέσως και εντός τριών εργάσιμων ημερών το αργότερο, ότι την παρέλαβε και αναφέρει την ημερομηνία παραλαβής. Η αναστολή, η άρση της αναστολής ή η λήξη της καταχώρησης του φορέα διαπίστωσης της συμμόρφωσης ισχύει από την ημερομηνία παραλαβής της κοινοποίησης ή της πρότασης από το συνπροεδρεύοντα του μέρους που την παραλαμβάνει, εκτός αν η μεικτή επιτροπή ορίσει άλλως, σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 4 της συμφωνίας.

Άρθρο 8

Υποεπιτροπές

Η μεικτή επιτροπή μπορεί να συστήσει υποεπιτροπές στις οποίες μπορεί να αναθέσει ειδικά καθήκοντα. Κάθε υποεπιτροπή που συστήνεται από τη μεικτή επιτροπή ενημερώνει τη μεικτή επιτροπή και υποβάλλει εκθέσεις όσον αφορά την εφαρμογή των τομεακών παραρτημάτων.

Άρθρο 9

Ανταλλαγή πληροφοριών

Με την επιφύλαξη του άρθρου 1 παράγραφος 2, τα μέρη θεσπίζουν και κοινοποιούν αμοιβαία ένα σημείο επαφής ή σημεία επαφής, αναλόγως, για την ανταλλαγή πληροφοριών που προβλέπονται από τη συμφωνία. Τα σημεία επαφής θα είναι υπεύθυνα για τη διαβίβαση και την παραλαβή των πληροφοριών που ανταλλάσσονται βάσει της συμφωνίας και ιδίως βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 5 και του άρθρου 8 παράγραφος 8 της συμφωνίας.

Άρθρο 10

Δημοσίευση

Η δημοσίευση των καταλόγων καταχωρημένων φορέων διαπίστωσης της συμμόρφωσης και των εγκεκριμένων εγκαταστάσεων σύμφωνα με τη συμφωνία καθώς και σύμφωνα με τις συναφείς αποφάσεις της μεικτής επιτροπής, θα γίνεται σύμφωνα με τις αντίστοιχες εθνικές απαιτήσεις των μερών. Τα μέρη δημοσιεύουν στους αντίστοιχους ιστοχώρους τους ενημερωμένους καταλόγους έγκαιρα και σε τακτική βάση.

Άρθρο 11

Διαβούλευση εμπειρογνωμόνων

Η επιτροπή δύναται να συμβουλεύεται εμπειρογνώμονες για συγκεκριμένα θέματα εφόσον συμφωνούν και τα δύο μέρη.

Άρθρο 12

Δαπάνες

1. Κάθε μέρος είναι υπεύθυνο για τις δαπάνες που προκύπτουν από τη συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, περιλαμβανομένων και των δαπανών προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής καθώς και των εξόδων ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2. Οι λοιπές δαπάνες που προκύπτουν από την οργάνωση των συνεδριάσεων θα καλύπτονται γενικά από το συμβαλλόμενο μέρος που διοργανώνει τη συνεδρίαση.

Άρθρο 13

Διοικητικές διαδικασίες

1. Εκτός κι αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι ανοικτές στο κοινό.

2. Τα πρακτικά και τα λοιπά έγγραφα της μεικτής επιτροπής θεωρούνται ως πληροφορίες που ανταλλάσσονται σύμφωνα με το άρθρο 13 της συμφωνίας για λόγους εμπιστευτικότητας.

3. Συμμετέχοντες άλλοι, εκτός των αξιωματούχων των μερών, μπορούν να προσκαλούνται από τους συνπροέδρους και υπόκεινται στις ίδιες απαιτήσεις ως προς την εμπιστευτικότητα, σύμφωνα με το άρθρο 13 της συμφωνίας.

4. Τα μέρη μπορούν να διοργανώνουν δημόσιες ενημερώσεις ή να ενημερώνουν με άλλο τρόπο το ενδιαφερόμενο κοινό σχετικά με τα αποτελέσματα των συνεδριάσεων της μεικτής επιτροπής.

Άρθρο 14

Γλώσσες

1. Η γραπτή επικοινωνία μεταξύ των συνπροέδρων, ιδίως όσον αφορά τα άρθρα 4, 5, 6 και 7, διεξάγεται στην αγγλική γλώσσα.

2. Το μέρος που φιλοξενεί συνάντηση της μεικτής επιτροπής παρέχει διερμηνεία από την ιαπωνική προς την αγγλική γλώσσα και αντίστροφα και επιφορτίζεται με τη δαπάνη αυτή.

3. Οι αποφάσεις της μεικτής επιτροπής συντάσσονται στα αγγλικά. Τα μέρη αναλαμβάνουν τη μετάφραση των αποφάσεων αυτών στην αντίστοιχη επίσημη γλώσσα/ες τους.

Προσάρτημα Ι στον εσωτερικό κανονισμό της μεικτής επιτροπής

>PIC FILE= "L_2002197EL.004802.TIF">

Προσάρτημα ΙΙ στον εσωτερικό κανονισμό της μεικτής επιτροπής

>PIC FILE= "L_2002197EL.004902.TIF">