Απόφαση αριθ. 1/2001 του Μεικτού Συμβουλίου ΕΕ-Μεξικού

της 27ης Φεβρουαρίου 2001

για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού του Μεικτού Συμβουλίου ΕΕ-Μεξικού και του εσωτερικού κανονισμού της Μεικτής Επιτροπής ΕΕ-Μεξικού

(2001/152/EK)

ΤΟ ΜΕΙΚΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης, πολιτικού συντονισμού και συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και των Ηνωμένων Πολιτειών του Μεξικού, αφετέρου, (εφεξής αποκαλούμενη "συμφωνία"), η οποία υπεγράφη στις Βρυξέλλες στις 8 Δεκεμβρίου 1997, και, ιδίως, το άρθρο 46, παράγραφος 3 και το άρθρο 48, παράγραφος 1,

Εκτιμώντας τα εξής:

(1) Η συμφωνία τέθηκε σε ισχύ την 1η Οκτωβρίου 2000.

(2) Το Μεικτό Συμβούλιο θεσπίζει τον εσωτερικό του κανονισμό και καθορίζει τα καθήκοντα και τον τρόπο λειτουργίας της Μεικτής Επιτροπής,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Ο εσωτερικός κανονισμός του Μεικτού Συμβουλίου θεσπίζεται, όπως ορίζεται στο Παράρτημα.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ την 27η Φεβρουαρίου 2001.

Έγινε στις Βρυξέλλες, στις 27 Φεβρουαρίου 2001.

Για το Μεικτό Συμβούλιο

Ο Πρόεδρος

J. Castañeda

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΜΕΙΚΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΕΕ- ΜΕΞΙΚΟΥ

Άρθρο 1

Προεδρία

Το Μεικτό Συμβούλιο προεδρεύεται εναλλάξ για περίοδο δώδεκα μηνών, από μέλος του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από αντιπρόσωπο της κυβέρνησης του Μεξικού. Ωστόσο, η πρώτη περίοδος προεδρίας αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Μεικτού Συμβουλίου και τελειώνει στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1. Το Μεικτό Συμβούλιο συνεδριάζει τακτικά, σε υπουργικό επίπεδο, και, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, με συμφωνία των μερών.

2. Κάθε σύνοδος του Μεικτού Συμβουλίου πραγματοποιείται σε τόπο που συμφωνείται αμοιβαία από τα μέρη.

3. Οι γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου συγκαλούν από κοινού τις συνεδριάσεις του Μεικτού Συμβουλίου.

Άρθρο 3

Εκπροσώπηση

1. Τα μέλη του Μεικτού Συμβουλίου είναι δυνατόν να εκπροσωπούνται.

2. Το μέλος που επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, κοινοποιεί στον Πρόεδρο το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση, στην οποία πρόκειται να εκπροσωπηθεί. Ο αντιπρόσωπος μέλους του Μεικτού Συμβουλίου ασκεί όλα τα δικαιώματα του μέλους αυτού.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του Μεικτού Συμβουλίου είναι δυνατό να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, η προβλεπόμενη σύνθεση και ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους γνωστοποιείται στον Πρόεδρο του Μεικτού Συμβουλίου.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, αφενός, και ένας υπάλληλος της Κυβέρνησης του Μεξικού, αφετέρου, ενεργούν από κοινού ως γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου.

Άρθρο 6

Έγγραφα

Σε περίπτωση που οι συσκέψεις του Μεικτού Συμβουλίου βασίζονται σε δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν ως έγγραφα του Μεικτού Συμβουλίου από τους δύο γραμματείς.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο Μεικτό Συμβούλιο ή στον Πρόεδρο του Μεικτού Συμβουλίου διαβιβάζεται σε αμφότερους τους γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου.

2. Οι δύο γραμματείς μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία να διαβιβάζεται στον Πρόεδρο του Μεικτού Συμβουλίου και, οσάκις ενδείκνυται, να κυκλοφορεί υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 6, στα λοιπά μέλη του Μεικτού Συμβουλίου. Η αλληλογραφία που κυκλοφορεί κατ' αυτό τον τρόπο, αποστέλλεται στη Γενική Γραμματεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στις Μόνιμες Αντιπροσωπείες των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην Αποστολή του Μεξικού στην Ευρωπαϊκή Ένωση.

3. Οι ανακοινώσεις του Προέδρου του Μεικτού Συμβουλίου αποστέλλονται στους παραλήπτες από τον αντίστοιχο γραμματέα και, οσάκις ενδείκνυται, κυκλοφορούν υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 6, στα λοιπά μέλη του Μεικτού Συμβουλίου, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 2.

Άρθρο 8

Ημερησία διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου καταρτίζουν προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Αυτή διαβιβάζεται από τον αντίστοιχο γραμματέα στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7, το αργότερο 15 μέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερησία διάταξη περιλαμβάνει την καταχώρηση των θεμάτων, για τα οποία ένας από τους δύο γραμματείς έχει λάβει αίτηση να καταχωρηθούν στην ημερησία διάταξη, το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, υπό την προϋπόθεση ότι τα θέματα αναγράφονται στην προσωρινή ημερησία διάταξη μόνον όταν διαβιβασθούν στους γραμματείς τα δικαιολογητικά έγγραφα, το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερησίας διάταξης. Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από το Μεικτό Συμβούλιο κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να τίθεται στην ημερησία διάταξη θέμα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερησία διάταξη, εάν τα δύο μέρη συμφωνούν.

2. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατό να μειώνονται τα χρονικά όρια που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

1. Τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης συντάσσονται, το ταχύτερο δυνατόν, από κοινού από τους δύο γραμματείς.

2. Κατά γενικό κανόνα, τα πρακτικά αναφέρουν, για κάθε θέμα της ημερησίας διάταξης:

(α) Τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο Μεικτό Συμβούλιο,

(β) δηλώσεις, την καταχώρηση των οποίων ζήτησε μέλος του Μεικτού Συμβουλίου,

(γ) τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα θέματα.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των μελών του Μεικτού Συμβουλίου ή των εκπροσώπων τους που συμμετέχουν στη συνεδρίαση.

4. Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο Μεικτό Συμβούλιο προς έγκριση στην επόμενη συνεδρίασή του. Το σχέδιο πρακτικών είναι επίσης δυνατό να εγκριθεί γραπτώς από τα δύο μέρη. Μετά την έγκρισή του, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και αρχειοθετούνται από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε κάθε αποδέκτη που αναφέρεται στο άρθρο 7.

Άρθρο 10

Αποφάσεις και Συστάσεις

1. Το Μεικτό Συμβούλιο λαμβάνει αποφάσεις και διατυπώνει συστάσεις με κοινή συμφωνία των μερών. Κατά την περίοδο που μεσολαβεί μεταξύ των συνόδων, το Μεικτό Συμβούλιο δύναται να λαμβάνει απόφαση ή να διατυπώνει συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εάν συμφωνούν τα δύο μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη.

2. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του Μεικτού Συμβουλίου, κατά την έννοια του άρθρου 47 της συμφωνίας, φέρουν, αντιστοίχως, τον τίτλο "απόφαση" και "σύσταση" και ακολουθεί αύξων αριθμός, η ημερομηνία της θέσπισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

3. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του Μεικτού Συμβουλίου επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο αυθεντικά αντίγραφα υπογράφονται από τους επικεφαλής των αντιπροσωπειών των δύο μερών.

4. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται σε καθένα από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7, ως έγγραφα του Μεικτού Συμβουλίου.

Άρθρο 11

Δημοσιότητα

1. Εκτός εάν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις του Μεικτού Συμβουλίου δεν είναι δημόσιες.

2. Έκαστο μέρος δύναται να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του Μεικτού Συμβουλίου στην Επίσημη Εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Επίσημες γλώσσες

1. Οι επίσημες γλώσσες του Μεικτού Συμβουλίου είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2. Εκτός εάν αποφασισθεί άλλως, το Μεικτό Συμβούλιο συσκέπτεται συνήθως και αποφασίζει βασιζόμενο σε έγγραφα και προτάσεις που συντάσσονται στις επίσημες γλώσσες.

Άρθρο 13

Δαπάνες

1. Οι Ηνωμένες Πολιτείες του Μεξικού και η Ευρωπαϊκή Κοινότητα καλύπτουν εκατέρωθεν τις αντίστοιχες δαπάνες τους λόγω της συμμετοχής τους στις συνεδριάσεις του Μεικτού Συμβουλίου, τόσον όσον αφορά το προσωπικό και τα έξοδα ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα για ταχυδρομικές υπηρεσίες και τηλεπικοινωνίες.

2. Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος το οποίο φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 14

Μεικτή Επιτροπή

1. Συνιστάται Μεικτή Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 48 της συμφωνίας, η οποία επικουρεί το Μεικτό Συμβούλιο κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

2. Η Μεικτή Επιτροπή απαρτίζεται από αντιπροσώπους των μελών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αφενός, και από αντιπροσώπους της κυβέρνησης του Μεξικού, αφετέρου, συνήθως σε επίπεδο ανωτέρων δημοσίων υπαλλήλων, τηρουμένων του άρθρου 48 της συμφωνίας, του άρθρου 48 της απόφασης αριθ. 2/2000 και του άρθρου 44 της απόφασης αριθ. 2/2001 του Μεικτού Συμβουλίου.

3. Η Μεικτή Επιτροπή προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις συσκέψεις του Μεικτού Συμβουλίου, παρακολουθεί την εφαρμογή των αποφάσεων και των συστάσεων του Μεικτού Συμβουλίου, οσάκις ενδείκνυται, και, γενικά, εξασφαλίζει την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει οποιοδήποτε θέμα της παραπέμπει το Μεικτό Συμβούλιο καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύψει κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Υποβάλλει προτάσεις για αποφάσεις και/ή συστάσεις προς έγκριση στο Μεικτό Συμβούλιο.

4. Ο εσωτερικός κανονισμός της Μεικτής Επιτροπής επισυνάπτεται ως προσάρτημα στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό.

Προσάρτημα

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΜΕΙΚΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Άρθρο 1

Προεδρία

Κάθε συνεδρίαση της Μεικτής Επιτροπής προεδρεύεται εναλλάξ από αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Μόνιμης Αντιπροσωπείας του Μεξικού στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ή ανώτατο υπάλληλο τον οποίο ορίζει η Κυβέρνηση του Μεξικού, υπό την επιφύλαξη του άρθρου 48 της απόφασης αριθ. 2/2000 και του άρθρου 44 της απόφασης αριθ. 2/2001 του Μεικτού Συμβουλίου.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η Μεικτή Επιτροπή συνεδριάζει μία φορά το χρόνο και, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, με συμφωνία των μερών. Οι συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής συγκαλούνται από κοινού από τους δύο γραμματείς και πραγματοποιούνται εναλλάξ στις Βρυξέλλες και το Μεξικό, σε χρονική στιγμή που συμφωνείται από τα μέρη.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο Πρόεδρος της Μεικτής Επιτροπής ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση και τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

1. Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αφενός, και ένας υπάλληλος της Κυβέρνησης του Μεξικού, αφετέρου, ενεργούν από κοινού ως γραμματείς της Μεικτής Επιτροπής, υπό την επιφύλαξη του άρθρου 48 της απόφασης αριθ. 2/2000 και του άρθρου 44 της απόφασης αριθ. 2/2001 του Μεικτού Συμβουλίου.

2. Όλη η αλληλογραφία προς και από τον Πρόεδρο της Μεικτής Επιτροπής, που προβλέπεται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, διαβιβάζεται στους γραμματείς της Μεικτής Επιτροπής και στους γραμματείς και τον Πρόεδρο του Μεικτού Συμβουλίου και, οσάκις ενδείκνυται, στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Εκτός εάν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 6

Ημερησία διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς της Μεικτής Επιτροπής συντάσσουν προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Αυτή αποστέλλεται στον Πρόεδρο και τους γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου καθώς και στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Η προσωρινή ημερησία διάταξη περιλαμβάνει θέματα, για τα οποία ο Πρόεδρος έχει λάβει αίτηση να καταχωρηθούν στην ημερησία διάταξη το αργότερο 21 μέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης, υπό την προϋπόθεση ότι τα θέματα αναγράφονται στην προσωρινή ημερησία διάταξη μόνον όταν διαβιβασθούν στους γραμματείς τα δικαιολογητικά έγγραφα, το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερησίας διάταξης. Η ημερησία διάταξη εγκρίνεται από την Μεικτή Επιτροπή κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να τίθεται στην ημερησία διάταξη θέμα, πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερησία διάταξη, εάν τα δύο μέρη συμφωνούν.

2. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατό να μειώνονται τα χρονικά όρια που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις της συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Συντάσσονται πρακτικά για κάθε συνεδρίαση και βασίζονται στη συνοπτική παρουσίαση, από τον Πρόεδρο, των συμπερασμάτων στα οποία κατέληξε η Μεικτή Επιτροπή. Τα πρακτικά, αφού εγκριθούν από την Μεικτή Επιτροπή, υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τους γραμματείς και αρχειοθετούνται από καθένα από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και τους γραμματείς του Μεικτού Συμβουλίου καθώς και στα μέλη της Μεικτής Επιτροπής.

Άρθρο 8

Αποφάσεις και Συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις που εξουσιοδοτείται η Μεικτή Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 48, παράγραφος 2 της συμφωνίας, να λαμβάνει αποφάσεις ή να διατυπώνει συστάσεις, οι πράξεις αυτές φέρουν, αντιστοίχως, τον τίτλο "απόφαση" ή "σύσταση" και ακολουθεί αύξων αριθμός, η ημερομηνία της θέσπισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

2. Σε περίπτωση που η Μεικτή Επιτροπή λαμβάνει απόφαση ή διατυπώνει σύσταση, εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, οι διατάξεις των άρθρων 10, 11 και 12 του εσωτερικού κανονισμού του Μεικτού Συμβουλίου.

3. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του Μεικτού Συμβουλίου διαβιβάζονται σε καθένα από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4, παράγραφος 2.

Άρθρο 9

Δαπάνες

1. Οι Ηνωμένες Πολιτείες του Μεξικού και η Ευρωπαϊκή Κοινότητα καλύπτουν εκατέρωθεν τις αντίστοιχες δαπάνες τους λόγω της συμμετοχής τους στις συνεδριάσεις της Μεικτής Επιτροπής, τόσο όσον αφορά το προσωπικό και τα έξοδα ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα για ταχυδρομικές υπηρεσίες και τηλεπικοινωνίες.

2. Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος το οποίο φιλοξενεί τη συνεδρίαση.