Afgørelse truffet af EFTA-staternes Stående Udvalg

nr. 1/2000/SC

af 2. oktober 2000

om nedsættelse af et udvalg for det finansielle instrument

EFTA-STATERNES STÅENDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde som tilpasset ved protokollen om tilpasning af aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, i det følgende benævnt EØS-aftalen, særlig del VI, og til Det Blandede EØS-udvalgs afgørelse nr. 47/2000 af 22. maj 2000 om oprettelse af et finansielt EØS-instrument,

under henvisning til gennemførelsesbestemmelserne i bilaget til Det Blandede EØS-udvalgs afgørelse nr. 47/2000 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Der nedsættes et udvalg for det finansielle instrument, i det følgende benævnt udvalget til at forvalte det finansielle EØS-instrument, der er oprettet ved Det Blandede EØS-udvalgs afgørelse nr. 47/2000.

Artikel 2

Hver EFTA-stat, for hvilken aftalen om EFTA-staternes Stående Udvalg er trådt i kraft, repræsenteres i udvalget og har en stemme. Europa-Kommissionen kan om fornødent indbydes til at deltage i forhandlingerne i udvalget.

Artikel 3

Udvalget udpeger en forbindelsesofficer, der samtidig varetager udvalgets sekretariat. Forbindelsesofficeren sørger for, at der etableres et nært og løbende samarbejde mellem navnlig udvalget, modtagerstaterne, Europa-Kommissionen og tilsynsorganer med berøring til det finansielle EØS-instruments anvendelse.

Artikel 4

Udvalget træffer sine afgørelser med enstemmighed, medmindre andet er fastsat i dets forretningsorden.

Artikel 5

Udvalget træffer de nødvendige afgørelser til, at det finansielle EØS-instrument kan fungere efter hensigten. Det godkender navnlig projekter til finansiering, godkender tilsyns- og betalingsplanen for hvert projekt, fører tilsyn med, hvorledes bistanden virker i almindelighed, navnlig på basis af tilsynsrapporter, og giver tilladelse til udbetalinger til modtagerne ifølge betalingsplanen på basis af tilsynsrapporterne.

Artikel 6

Udvalget fastsætter på basis af Det Blandede EØS-udvalgs afgørelse nr. 47/2000 beløbet af de rater, der skal indbetales på en konto oprettet af udvalget for det finansielle instrument. Udvalget for det finansielle instrument beregner på basis af princippet om omkostningsfordeling, der blev vedtaget af det stående udvalg på dets 74. møde den 22. juni 2000, hver EFTA-stats andel og det beløb, som hver EFTA-stat skal betale. Forbindelsesofficeren indkalder bidragene.

Artikel 7

Udvalgets forretningsorden er knyttet til denne afgørelse.

Artikel 8

Udvalget forelægger hvert halve år det stående udvalg en rapport om det finansielle EØS-instruments virksomhed og drift.

Artikel 9

Denne afgørelse får straks virkning.

Artikel 10

Denne afgørelse offentliggøres i EØS-afsnittet i og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 2. oktober 2000.

På det stående udvalgs vegne

Gunnar Snorri Gunnarsson

Formand

William Rossier

Generalsekretær

BILAG

FORRETNINGSORDEN FOR UDVALGET FOR DET FINANSIELLE INSTRUMENT

Artikel 1

Medlemmer/stedfortrædere

1. Hver EFTA-stat, for hvilken aftalen om EFTA-staternes Stående Udvalg er trådt i kraft, har et ordinært medlem af udvalget, som udpeges skriftligt af den respektive medlemsstats relevante myndighed. Hvert ordinært medlem kan have (en) stedfortræder(e), hvis navn(e) meddeles udvalget skriftligt af det ordinære medlem eller den relevante myndighed, som han eller hun er udpeget af. En stedfortræder, der optræder på det ordinære medlems vegne, har samme rettigheder og forpligtelser som et ordinært medlem. Alle ændringer i repræsentationen meddeles udvalget skriftligt så hurtigt som muligt.

2. Hver medlem kan bistås af (en) ekspert(er).

Artikel 2

Formand/næstformand

1. Udvalget vælger en formand og en næstformand for et år. Hver af dem kan genvælges.

2. Formanden leder udvalgets arbejde.

3. Er formanden fraværende fra mødet, træder næstformanden i hans sted. Er næstformanden fraværende, vælger udvalget en formand for mødet.

Artikel 3

Observatører

Formanden kan indbyde repræsentanter for EIB, Europa-Kommissionen, tilsynsorganer eller andre relevante parter til at deltage i møderne i udvalget som observatører eller leverandører af projektinformation.

Artikel 4

Tavshed om møder

Udvalgets møder er lukkede, medmindre udvalget med enstemmighed træffer anden afgørelse.

Artikel 5

Mødeindkaldelser

Formanden indkalder til møde i udvalget i samråd med sekretæren. Der indkaldes også så hurtigt som muligt til møde, hvis et medlem skriftligt anmoder derom med en redegørelse for, hvilket emne der skal drøftes.

Artikel 6

Mødested

Udvalgets møder finder normalt sted i EFTA-sekretariatets lokaler i Bruxelles.

Artikel 7

Foreløbig dagsorden

Sekretæren opstiller i samråd med formanden en foreløbig dagsorden for hvert møde. Mødeindbydelsen og den foreløbige dagsorden sendes til medlemmerne som regel senest en uge før mødet. Den foreløbige dagsorden vedlægges de nødvendige arbejdsdokumenter.

Artikel 8

Opførelse af punkter på dagsordenen

Dagsordenen omfatter punkter, som et medlem senest ti dage før mødet har anmodet om at få opført.

Artikel 9

Beslutningsdygtighed

Udvalget er beslutningsdygtigt, når to medlemmer er til stede.

Artikel 10

Afstemning

1. Afgørelser om procedurespørgsmål træffes med kvalificeret flertal. Andre afgørelser træffes med enstemmighed. En afgørelse anses for at være truffet med enstemmighed, når intet medlem stemmer imod.

2. Hvis det imidlertid i et udkast til afgørelse foreslås, at en tilskudsansøgning skal afvises, anses afgørelsen for at være truffet, hvis et medlem stemmer for.

Artikel 11

Repræsentation

Et medlem kan bemyndige et andet medlem til at stemme i sit sted. Sekretæren underrettes inden mødets begyndelse skriftligt om sådanne bemyndigelser.

Artikel 12

Skriftlig procedure

Der kan træffes afgørelse ved skriftlig procedure, hvis alle medlemmerne er enige herom.

Artikel 13

Udarbejdelse af udkast til afgørelser om tilskudsansøgninger og skriftlig procedure i forbindelse med sådanne afgørelser

1. Sekretæren udarbejder udkast til afgørelser om tilskudsansøgninger og sender dem til medlemmerne sammen med al relevant information tilstrækkeligt tidligt til, at der kan træffes afgørelse herom inden to måneder efter indgivelsen af ansøgningen i dens endelige og acceptable form. Hvert medlem kvitterer herfor over for sekretæren så snart som muligt.

2. Uanset artikel 12 beslutter formanden efter høring af sekretæren, om en ansøgning skal behandles i skriftlig procedure eller på et møde.

3. I forbindelse med skriftlig procedure gælder følgende:

a) Hvis det i et udkast til afgørelse foreslås, at en ansøgning godkendes

- anses udkastet til afgørelse for at være vedtaget, hvis mindst to medlemmer godkender det og underretter sekretæren herom inden to uger fra den dato, på hvilken han fremsendte det

- anses udkastet til afgørelse for at være afvist, hvis et medlem inden for samme frist afviser det.

b) Hvis det i et udkast til afgørelse foreslås, at en ansøgning afvises

- anses udkastet til afgørelse for at være vedtaget, hvis mindst to medlemmer godkender det og underretter sekretæren herom inden to uger fra den dato, på hvilken han fremsendte det.

Hvis udvalget ikke inden to uger efter den dato, på hvilken sekretæren fremsendte udkastet til afgørelse, træffer en afgørelse, indkaldes der til møde i udvalget.

Artikel 14

Godkendelse af teksten til en afgørelse

Teksten til en afgørelse, som udvalget skal træffe, skal godkendes inden mødets slutning. Teksten til en afgørelse, der skal træffes ved skriftlig procedure, rundsendes til medlemmerne af sekretæren så snart som muligt efter, at afgørelsen er truffet.

Artikel 15

Kort referat

Efter hvert møde i udvalget udarbejder sekretæren et kort referat af forhandlingerne.

Artikel 16

Tavshed om forhandlinger

1. Udvalgets forhandlinger er fortrolige.

2. Oplysninger om erhvervshemmeligheder eller andre fortrolige anliggender, som er blevet forelagt udvalget, må ikke viderebringes til uautoriserede personer.

Artikel 17

Revision af forretningsordenen

Denne forretningsorden revideres inden 12 måneder efter dens vedtagelse.