EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDEN

FORRETNINGSORDEN

Vedtaget den 7. januar 1994 (1)

Omarbejdet den 19. december 2017 (2)

Ændret den 11. februar 2020 (3)

Ændret den 3. februar 2021 (4)

ORGANISATION AF EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDENS ARBEJDE

Artikel 1 Kollegiet Medlemmerne af EFTA-Tilsynsmyndigheden fungerer som kollegium i henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden og udgør i den forbindelse kollegiet. Tilsynsmyndighedens funktion hviler på kollegialitetsprincippet, og kollegiemedlemmerne deltager således ligeligt i vedtagelsen af beslutningerne. Beslutningerne drøftes i fællesskab, og samtlige kollegiemedlemmer har et kollektivt ansvar for alle de trufne beslutninger. Medlemmernes protokollære rækkefølge efter formanden fastsættes efter deres anciennitet. For medlemmer med samme anciennitet fastsættes den protokollære rækkefølge efter alder.

Artikel 2 Formand Formanden repræsenterer tilsynsmyndigheden som helhed udadtil under hensyntagen til kollegialitetsprincippet. Formanden fører tilsyn med forvaltningen af tilsynsmyndigheden og er bemyndiget til at indgå aftaler og på anden måde forpligte tilsynsmyndigheden, således at den kan varetage sine opgaver, uden dog at gribe ind i de beføjelser og opgaver, der er omhandlet i artikel 7. Formanden holder kollegiet underrettet om sin generelle tilgang samt om individuelle spørgsmål af interesse for de øvrige medlemmer af kollegiet. Formanden handler under behørig hensyntagen til de synspunkter, som de øvrige medlemmer af kollegiet har givet udtryk for, og i overensstemmelse med de retningslinjer, politikker og procedurer, der er fastlagt af kollegiet i henhold til artikel 16.

Artikel 3 Porteføljer Kollegiet overdrager ansvaret for forberedelse og gennemførelse af dets beslutninger inden for særlige områder (»porteføljer«) til hvert medlem. Medlemmerne aflægger regelmæssigt rapport til og forelægger kollegiet forslag vedrørende håndhævelsespolitikken på deres ansvarsområder og varetager tilsynsmyndighedens kommunikation til offentligheden på disse områder. Porteføljer tildeles ved konsensus efter udnævnelsen af et eller flere nye medlemmer af kollegiet. Tildelingen tages op til fornyet vurdering mindst hvert andet år eller efter anmodning fra et medlem af kollegiet. Hvis der ikke opnås konsensus, ændres tildelingen ikke, og medlemmerne bevarer deres eksisterende portefølje eller overtager deres forgængers (det medlem af kollegiet, hvis udnævnelse tidligere blev foreslået af regeringen i den samme EFTA-stat).

Artikel 4 Tjenestegrene Kollegiet råder over fire tjenestegrene til udførelse af sine opgaver, nemlig Tjenesten for Det Indre Marked, Tjenesten for Konkurrence og Statsstøtte, Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender og Tjenesten for Administration. Tjenestegrenene arbejder nært sammen. Den enkelte tjenestegren ledes af en direktør, der udpeges af og står til ansvar over for kollegiet som helhed for den pågældende tjenestegrens handlinger. Direktørerne forestår ledelsen af deres tjenestegrene i overensstemmelse med de politikker, procedurer og retningslinjer, der er fastlagt af kollegiet, og aflægger regelmæssigt rapport til kollegiet efter anmodning. Hvis kollegiet har overdraget ansvaret for forberedelse og gennemførelse af beslutninger til et bestemt medlem af kollegiet, modtager den pågældende direktør sine instrukser fra dette medlem. Inden et forslag til beslutning forelægges kollegiet, hører den tjenestegren, der har forberedt forslaget, alle andre tjenestegrene, som har tilknytning til sagen. Direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender høres i forbindelse med forslag til retsakter samt foranstaltninger, der kan få retlige konsekvenser. Direktøren for Tjenesten for Administration høres i forbindelse med forslag, der kan få indflydelse på administrationen af tilsynsmyndigheden, navnlig på forvaltningen af de menneskelige ressourcer eller på budgettet. Enhver uenighed mellem tjenestegrene anføres, når forslaget forelægges kollegiet. Kollegiet kan nedsætte arbejdsgrupper og andre strukturer på tværs af tjenestegrenene til at udføre nærmere bestemte opgaver. Det udpeger gruppens formand og fastlægger gruppens mandat og arbejdsfunktioner.

Artikel 5 Stedfortrædere Er formanden forhindret i at udføre sine opgaver, varetages dennes opgaver de første seks måneder af året af det medlem, der har den næsthøjeste anciennitet i den protokollære rækkefølge, og de sidste seks måneder af året af det medlem, der har den tredjehøjeste anciennitet. Dette omfatter udførelsen af de opgaver, der påhviler formanden i dennes egenskab af medlem af kollegiet. Er et medlem af kollegiet forhindret i at udføre sine opgaver, varetages medlemmets opgaver af det efterfølgende medlem i den protokollære rækkefølge eller, hvis medlemmet har den korteste anciennitet, af det umiddelbart foranstående medlem, der kan varetage vedkommendes opgaver. Er en direktør forhindret i at udføre sine opgaver, varetages dennes opgaver af underordnede tjenestemænd, der udpeges i overensstemmelse med den af direktøren fastlagte rækkefølge. Direktørerne meddeler direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender den fastlagte rækkefølge.

Artikel 6 Kollegiemedlemmers inhabilitet Hvis et medlem af kollegiet mener, at det for at sikre, at tilsynsmyndighedens uafhængighed ikke kan betvivles, vil være hensigtsmæssigt, hvis vedkommende helt eller delvis ikke deltager i drøftelser eller beslutninger om en bestemt sag, kan medlemmet med forbehold af tilsyns- og domstolsaftalens artikel 9, stk. 3, erklære sig inhabilt. Medlemmet af kollegiet meddeler i så fald direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender sin beslutning. Direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender underretter straks de øvrige medlemmer af kollegiet samt berørte ansatte og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at det medlem af kollegiet, der har erklæret sig inhabilt, ikke længere er involveret i den pågældende sag. Hvis et medlem af kollegiet, der erklærer sig inhabilt, finder, at vedkommende af hensyn til tilsynsmyndigheden eller den korrekte udøvelse af de beføjelser og den korrekte udførelse af de opgaver, der er omhandlet i artikel 7, bør erstattes af et ad hoc-medlem af kollegiet i forbindelse med den pågældende sag, foreslår vedkommende de øvrige medlemmer af kollegiet at erstatte vedkommende i henhold til tilsyns- og domstolsaftalens artikel 9, stk. 3.

EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDENS BESLUTNINGER

Artikel 7 Typer beslutninger De beføjelser og opgaver, som tillægges tilsynsmyndigheden i EØS-aftalen og tilsyns- og domstolsaftalen, særlig sidstnævnte aftales artikel 5, henlægges til kollegiet. I forbindelse med udøvelsen af disse beføjelser og udførelsen af disse opgaver træffer tilsynsmyndigheden beslutninger: a) på kollegiets møder i henhold til artikel 8-11 b) ved skriftlig procedure i henhold til artikel 12 c) ved delegationsprocedure i henhold til artikel 13. Det samme gælder de beføjelser og opgaver, som tillægges tilsynsmyndigheden ved aftalen om Det Forenede Kongeriges udtræden af EØS-aftalen og tilsyns- og domstolsaftalen, særlig artikel 2 i protokol 9 til sidstnævnte aftale.

Artikel 8 Kollegiets møder Kollegiet indkaldes til møde af formanden. Kollegiet afholder i reglen møde én gang om ugen. Derudover afholdes der møde, når det er nødvendigt. Formanden leder møderne. Kollegiet er beslutningsdygtigt, når mindst to medlemmer er til stede. For at træffe en beslutning skal der afgives mindst to stemmer for den pågældende beslutning.

Artikel 9 Dagsorden for kollegiets møder Formanden fastsætter en foreløbig dagsorden for hvert møde. Ethvert punkt, som et medlem ønsker taget op til behandling, sættes på den foreløbige dagsorden. Ethvert punkt, der stadig ikke er opført på dagsordenen mere end seks måneder efter, at det er godkendt af direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender, sættes ligeledes på den foreløbige dagsorden for det første møde i hver efterfølgende måned. Medmindre andet besluttes, tilstilles medlemmerne dagsordenen og de nødvendige arbejdsdokumenter mindst tre arbejdsdage før mødedagen. Den foreløbige dagsorden er og forbliver fortrolig. Kollegiet udsætter behandlingen af et punkt på den foreløbige dagsorden til det efterfølgende møde, hvis et medlem anmoder herom, medmindre en sådan udsættelse på grund af bindende frister forhindrer kollegiet i at træffe en effektiv beslutning i sagen. Kollegiet kan ved enstemmighed og med udtrykkeligt samtykke fra medlemmer af kollegiet, der har forfald, beslutte at fjerne et punkt på den foreløbige dagsorden, eller behandle og træffe beslutning om et punkt, der ikke er opført på dagsordenen, eller hvortil de nødvendige arbejdsdokumenter er tilstillet medlemmerne efter udløbet af den fastsatte tidsfrist. Efter at have fået forelagt den foreløbige dagsorden og eventuelle ændringsforslag hertil vedtager kollegiet dagsordenen på mødet.

Artikel 10 Deltagelse i kollegiets møder Kollegiets møder er ikke offentlige. Drøftelserne er og forbliver fortrolige. Direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender deltager i alle møder. Direktørerne for de tjenestegrene, der er ansvarlige for udarbejdelsen af forslag til beslutninger opført på den foreløbige dagsorden skal og de øvrige direktører kan deltage i møder, medmindre kollegiet beslutter andet. Formanden kan på eget initiativ eller på anmodning fra et medlem indbyde visse af tilsynsmyndighedens tjenestemænd til at deltage i et møde eller en del heraf og tage ordet. Når tilsynsmyndigheden er forpligtet til eller har forpligtet sig til at lade repræsentanter fra andre institutioner, agenturer eller organer være til stede på kollegiets møder, hvor der vedtages visse typer beslutninger, indbydes de pågældende institutioner, agenturer eller organer til at være repræsenteret ved disse møder eller relevante dele heraf. Kollegiet kan indbyde en hvilken som helst anden person til at deltage i et møde eller en del heraf og tage ordet.

Artikel 11 Referat af kollegiets møder Der udarbejdes et referat for hvert af kollegiets møder. Referatet er baseret på den dagsorden, der blev godkendt ved mødets begyndelse, og angiver de materielle beslutninger vedrørende punkterne på dagsordenen, dvs. i almindelighed om et forslag er blevet vedtaget, afvist eller udsat, samt alle punkter, der er taget til efterretning. Mødereferater underskrives af formanden og af direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender.

Artikel 12 Beslutninger ved skriftlig procedure Kollegiet kan efter forslag fra et medlem træffe beslutning ved skriftlig procedure. Ethvert medlem kan under den skriftlige procedure forlange forslaget behandlet på et møde i kollegiet. I så fald sættes sagen på den foreløbige dagsorden for kollegiets næste møde. Forslaget til beslutning tilstilles alle medlemmer med en foreslået dato for vedtagelse. Forslaget betragtes som vedtaget af kollegiet på den foreslåede dato, forudsat at: — den foreslåede dato er mindst tre arbejdsdage efter tilstillelsen af forslaget, at det konstateres, at forslaget er tilstillet alle medlemmer, at mindst to medlemmer på det tidspunkt har godkendt forslaget, og at forslaget ikke er forlangt behandlet på et kollegiemøde, eller — at alle medlemmerne af kollegiet har godkendt forslaget. Der optages i så fald en bemærkning herom i referatet af førstkommende møde i kollegiet.

Artikel 13 Delegerede beslutninger Kollegiet kan på betingelse af, at princippet om dets kollegiale ansvar respekteres fuldt ud, bemyndige et medlem af kollegiet til i kollegiets navn og under dets tilsyn at træffe klart definerede beslutninger på den pågældendes ansvarsområder i henhold til artikel 3 og vedtage den endelige tekst til en beslutning, hvis indhold er blevet fastlagt af kollegiet. I perioder, hvor kollegiet ikke er beslutningsdygtigt, idet der er et utilstrækkeligt antal kollegiemedlemmer til stede, kan et eller flere medlemmer bemyndiges til at træffe eventuelt hastende beslutninger. Kollegiet kan bemyndige tjenestemænd til at træffe klart definerede forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger. Selv om der sker en delegation af beslutningsbeføjelser, bevarer kollegiet under alle omstændigheder retten til at træffe enhver beslutning selv. Det ansvarlige medlem af kollegiet kan endvidere beslutte ikke at udøve de delegerede beføjelser og kan i stedet henvise vedtagelsen af beslutningen til hele kollegiet. Beslutninger, som et medlem af kollegiet anser for at være af særlig betydning eller interesse, henvises under alle omstændigheder til hele kollegiet. Direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender underretter regelmæssigt kollegiet om de beslutninger, der vedtages på grundlag af beføjelser overdraget ved en beslutning om delegation, og de tages til efterretning på et møde i kollegiet. De således uddelegerede beføjelser kan kun udøves med godkendelse fra direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender og kan ikke videredelegeres, medmindre beslutningen om delegation indeholder udtrykkelige bestemmelser herom.

Artikel 14 Procedure Direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender bistår formanden ved forberedelsen af kollegiets møder, ved anvendelsen af beslutningsprocedurerne og med at sikre, at tilsynsmyndighedens beslutninger i givet faldmeddeles og offentliggøres. Direktøren sikrer med henblik herpå, at bestemmelserne vedrørende forberedelse og forelæggelse af dokumenter, som medlemmerne skal behandle, overholdes, og træffer i givet fald de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at tilsynsmyndighedens beslutninger meddeles og offentliggøres.

Artikel 15 Stadfæstelse Retsakter, der vedtages på kollegiets møder eller ved skriftlig procedure, underskrives, for så vidt angår den eller de sproglige udgaver, på hvilke de er autentiske, af formanden og direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender. Retsakter, der vedtages ved delegationsprocedurer, underskrives, for så vidt angår den eller de sproglige udgaver, på hvilke de er autentiske, af det bemyndigede medlem og direktøren for Tjenesten for Juridiske og Generelle Anliggender. I de beskrevne tilfælde underskrives retsakter, som en tjenestemand har fået beføjelse til at vedtage, af den pågældende tjenestemand. Elektronisk signatur anvendes, hvor det er muligt.

FORVALTNING OG ADMINISTRATION

Artikel 16 Forvaltningsmæssige og administrative beslutninger Tilsynsmyndighedens forvaltningsmæssige og administrative beslutninger vedrørende udnævnelse af tjenestemænd, indgåelse af aftaler og andre spørgsmål, der ikke berører de beføjelser og opgaver, der er omhandlet i artikel 7, træffes af den kompetente direktør under formandens myndighed og i overensstemmelse med de af kollegiet fastlagte politikker, procedurer og retningslinjer. Alle beslutninger vedrørende forvaltningen og administrationen af tilsynsmyndigheden, som kan have indvirkning på tilsynsmyndighedens mulighed for at udøve de beføjelser og udføre de opgaver, der er omhandlet i artikel 7, f.eks. udnævnelse af direktører samt strukturmæssige ændringer, ressourcetildeling og tilsynsmyndighedens tjenestegrenes respektive ansvarsområder, træffes af kollegiet som helhed ved konsensus. Direktørerne står til ansvar over for kollegiet for deres beslutninger og aflægger rapport til kollegiet som helhed efter anmodning. Kollegiet fastlægger i fornødent omfang regler, retningslinjer, politikker og procedurer med henblik på gennemførelse af denne forretningsorden og for at udstikke retningslinjer for forvaltningen og administrationen af tilsynsmyndigheden som helhed. Formanden indkalder regelmæssigt direktørerne til møder, hvor direktørerne aflægger rapport til og modtager vejledning fra kollegiet om forvaltningen af deres tjenestegrene. Direktørerne hører regelmæssigt direktøren for Tjenesten for Administration i forbindelse med forvaltningen af deres tjenestegrene på områder som menneskelige ressourcer, finansielle anliggender, informationsteknologi, sikkerhed og andre administrative anliggender.

AFSLUTTENDE BESTEMMELSER

Artikel 17 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2018.

Artikel 18 Ophævelse Forretningsordenen af 7. januar 1994, som ændret, ophæves og erstattes på datoen for denne forretningsordens ikrafttræden. Alle beslutninger, der er truffet i henhold til den tidligere forretningsorden, berøres ikke.

Artikel 19 Offentliggørelse Den engelske udgave af forretningsordenen er autentisk og offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til Den Europæiske Unions Tidende.

(1) Dok. nr. 186989.

(2) Kollegiets beslutning nr. 217/17/KOL.

(3) Kollegiets beslutning nr. 007/20/COL.

(4) Kollegiets beslutning nr. 004/21/COL.