AFGØRELSE TRUFFET AF EFTA-STATERNES STÅENDE UDVALG Nr. 1/94/SU den 10. januar 1994 om fastsættelse af forretningsordenen for EFTA-staternes Stående Udvalg

EFTA-STATERNES STÅENDE UDVALG HAR -

under henvisning til aftalen om EFTA-staternes Stående Udvalg, tilpasset ved protokollen om tilpasning af aftalen om EFTA-staternes Stående Udvalg, i det følgende benævnt »aftalen«, særlig artikel 7 -

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

(EFTA-staternes repræsentanter)

1. Hver EFTA-stat underretter formanden for Det Stående Udvalg om navnene på og om de funktioner, der varetages af dens repræsentanter, som er beføjet til at træffe afgørelser og rette henstillinger i henhold til aftalen.

2. Er repræsentanterne for en af EFTA-staterne forhindret i at være til stede på et møde, kan den pågældende stat give en repræsentant for en anden EFTA-stat fuldmagt til at tale og stemme på dens vegne. En repræsentant for en EFTA-stat kan kun repræsentere én anden EFTA-stat.

3. Fuldmagten til at repræsentere en anden EFTA-stat forelægges for formanden, inden der træffes afgørelser eller rettes henstillinger. Det noteres i mødeprotokollen, at der er tale om repræsentation.

Artikel 2

(Formand og næstformand)

1. Medmindre andet aftales, udpeger EFTA-staterne i alfabetisk rækkefølge efter de engelske betegnelser formanden for Det Stående Udvalg, som udøver hvervet i en periode på seks måneder begyndende den 1. januar eller den 1. juli.

2. Næstformanden udpeges af den EFTA-stat, der skal udpege formanden for den følgende periode. Han fungerer i samme periode som den formand, sammen med hvem han udøver sit hverv.

3. Den EFTA-stat, der har udpeget formanden eller næstformanden, kan for den tilbageværende del af dennes tjenesteperiode udpege en anden person, som træder i førstnævntes sted.

4. Formanden leder Udvalgets forretninger.

5. Er formanden fraværende fra et møde, fører næstformanden forsædet.

Artikel 3

(Embedsmænd)

Repræsentanterne for EFTA-staterne kan ledsages af embedsmænd, som bistår dem. Det Stående Udvalg kan fastsætte antallet af sådanne embedsmænd.

Artikel 4

(Observatører)

1. Det Stående Udvalg kan indbyde observatører til at overvære et eller flere af Udvalgets møder.

2. EFTA-tilsynsmyndigheden kan indbydes til at deltage i Udvalgets møder som observatør.

Artikel 5

(Generalsekretærens deltagelse)

Generalsekretæren for EFTA-sekretariatet eller i dennes fravær generalsekretærens repræsentant overværer alle Det Stående Udvalgs møder og har ret til at deltage i dets forhandlinger i sin egenskab af rådgiver.

Artikel 6

(Fortrolighed)

Det Stående Udvalgs møder er ikke offentlige, medmindre der ved enstemmighed træffes anden afgørelse.

Artikel 7

(Indkaldelse af møder)

1. Det Stående Udvalg træder sammen, når det er påkrævet, og indkaldes af formanden på dennes eget initiativ eller på anmodning fra en af EFTA-staterne.

2. En anmodning fra en EFTA-stat om at afholde et møde rettes til formanden. Formanden indkalder straks til møde i Udvalget, i hastetilfælde inden fire dage efter modtagelsen af anmodningen om et møde, medmindre der træffes anden aftale med den EFTA-stat, der har fremsat anmodningen.

Artikel 8

(Dagsorden)

1. Formanden opstiller en foreløbig dagsorden for hvert møde. EFTA-sekretariatet sender normalt mindst tre dage før mødet mødeindkaldelsen og den foreløbige dagsorden til EFTA-staterne. Den foreløbige dagsorden bilægges alle nødvendige arbejdsdokumenter.

2. Det Stående Udvalg vedtager dagsordenen ved hvert mødes begyndelse. Det Stående Udvalg kan besluttet at optage et emne på dagsordenen, som ikke er opført på den foreløbige dagsorden.

Artikel 9

(Skriftlig procedure)

I hastesager kan der træffes afgørelse ved skriftlig procedure, hvis alle EFTA-staterne er indforstået hermed.

Artikel 10

(Referat)

1. EFTA-sekretariatet udarbejder inden for en frist på tre dage, medmindre der træffes anden afgørelse, et udkast til referat af hvert møde i Det Stående Udvalg.

2. Referatet skal generelt for hvert punkt på dagsordenen indeholde oplysning om:

- de dokumenter, der er forelagt for Udvalget

- Udvalgets afgørelser, henstillinger eller konklusioner

- erklæringer afgivet af Udvalget og erklæringer, som en repræsentant for en EFTA-stat eller EFTA-tilsynsmyndigheden har anmodet om at få optaget i referatet.

3. Teksten til Udvalgets afgørelser eller henstillinger knyttes som bilag til referatet.

4. Udkastet til referat forelægges for Udvalget til godkendelse.

5. Det godkendte referat underskrives af den fungerende formand på tidspunktet for godkendelsen og af generalsekretæren for EFTA-sekretariatet og sendes til EFTA-staterne.

Artikel 11

(Beslutningsdygtighed og afstemning)

1. Repræsentanterne for fire EFTA-stater udgør et beslutningsdygtigt antal.

2. Bringes en afgørelse eller henstilling, hvortil der kræves enstemmighed, til afstemning på et møde, hvor ikke alle EFTA-stater er repræsenteret, og stemmer ingen af de tilstedeværende EFTA-stater imod, giver generalsekretæren for EFTA-sekretariatet straks de EFTA-stater, der ikke var repræsenteret på mødet, meddelelse om teksten til den pågældende afgørelse eller henstilling. Afgørelsen eller henstillingen anses for vedtaget ti dage efter mødedatoen, medmindre en EFTA-stat, som ikke var repræsenteret på mødet, i mellemtiden stemmer imod ved meddelelse til generalsekretæren.

3. Afgørelser om procedurespørgsmål kræver stemmeflerhed.

Artikel 12

(Underskrivelse af afgørelser)

Afgørelser, der vedtages af Det Stående Udvalg, underskrives af den fungerende formand på tidspunktet for deres vedtagelse og af generalsekretæren for EFTA-sekretariatet.

Artikel 13

(Sprog)

1. Det Stående Udvalgs afgørelser og henstillinger, som skal offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende, vedtages, undtagen under hastende omstændigheder, på dansk, engelsk, finsk, fransk, græsk, islandsk, italiensk, nederlandsk, norsk, portugisisk, spansk, svensk og tysk, idet hver af disse tekster har samme gyldighed.

2. Hvis en afgørelse eller en henstilling under hastende omstændigheder ikke vedtages på alle ovennævnte sprog, giver Udvalget ved afgørelse omgående den eller de pågældende tekster gyldighed på det eller de manglende sprog.

Artikel 14

(Udfærdigelse af afgørelser og henstillinger i henhold til aftalens artikel 3)

1. Det Stående Udvalgs afgørelser og henstillinger i henhold til aftalens artikel 3 benævnes henholdsvis »afgørelse« eller »henstilling« efterfulgt af et løbenummer, vedtagelsesdatoen og en titel med angivelse af emnet.

2. De akter, der er nævnt i stk. 1, indledes med en præambel og afsluttes med ordene »Udfærdiget i . . . (dato)«, idet datoen er det tidspunkt, på hvilket Det Stående Udvalg har vedtaget dem.

3. De afgørelser, der er nævnt i stk. 1, skal indeholde en bestemmelse om fastsættelse af tidspunktet for deres ikrafttræden.

Artikel 15

(Fremsendelse af afgørelser)

EFTA-sekretariatet sender genparter af alle afgørelser til EFTA-staterne.

Artikel 16

(Offentliggørelse)

1. Hvor det i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde foreskrives, offentliggøres Det Stående Udvalgs afgørelser og henstillinger i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

2. Det Stående Udvalg afgør ved enstemmighed, om andre afgørelser og henstillinger end de i stk. 1 omhandlede skal offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 17

(Korrespondance fra og til Det Stående Udvalg)

1. Alle meddelelser fra formanden i henhold til forretningsordenen rettes til EFTA-staterne.

2. Korrespondance til Det Stående Udvalg rettes til EFTA-sekretariatet.

Artikel 18

(Underudvalg)

1. Fem faste underudvalg bistår Det Stående Udvalg i udførelsen af dets opgaver. Underudvalgene beskæftiger sig med følgende emner:

a) frie varebevægelser, konkurrence, statsstøtte, statslige handelsmonopoler, intellektuel ejendomsret og offentlige indkøb

b) frie kapitalbevægelser og fri udveksling af tjenesteydelser

c) fri bevægelighed for personer

d) ledsagepolitik og horisontal politik, såsom forskning og udvikling, socialpolitik, miljø, statistik, uddannelse, forbrugerbeskyttelse, små og mellemstore virksomheder, turisme, den audiovisuelle sektor, civilbeskyttelse

e) retlige og institutionelle anliggender.

2. De i stk. 1 omhandlede underudvalg forbereder de konsultationer, der skal afholdes i Udvalget i henhold til aftalens artikel 2. De udfører alle andre opgaver, som Udvalget pålægger dem.

3. Underudvalgene aflægger rapport til Udvalget.

4. Forslag til rapporter, vurderinger el. lign., som Det Stående Udvalg skal udarbejde i henhold til aftalens artikel 3, stk. 2, forelægges for Udvalget af det underudvalg, der er ansvarligt for det pågældende emneområde.

Artikel 19

(Repræsentanter for EFTA-staterne og formandskab i underudvalgene)

1. Underudvalgene sammensættes af repræsentanter for EFTA-staterne.

2. Formanden for hvert underudvalg udpeges af Det Stående Udvalg.

Artikel 20

(Arbejdsgrupper)

Med forbehold af Det Stående Udvalgs godkendelse kan underudvalgene beslutte at nedsætte arbejdsgrupper til at varetage enkeltopgaver. I en sådan beslutning fastlægges det nødvendige mandat. En arbejdsgruppe aflægger rapport til det underudvalg, der har nedsat den.

Artikel 21

(Ekspertgrupper)

En arbejdsgruppe kan om fornødent beslutte at nedsætte ekspertgrupper til at varetage enkeltopgaver, dog under forudsætning af, at det underudvalg, der har nedsat arbejdsgruppen, godkender beslutningen. I en sådan beslutning fastlægges det nødvendige mandat. En ekspertgruppe aflægger rapport til den arbejdsgruppe, der har nedsat den.

Artikel 22

(Sekretariatsfunktioner)

EFTA-staterne varetager sekretariatsfunktionen for Det Stående Udvalg, underudvalgene, arbejdsgrupperne og ekspertgrupperne.

Artikel 23

Uden at dette berører andre gældende bestemmelser, er forhandlingerne i Det Stående Udvalg, dets underudvalg, arbejdsgrupper og ekspertgrupper omfattet af tavshedspligt, medmindre Det Stående Udvalg træffer anden afgørelse.

Dette samt den forpligtelse, der følger af EØS-aftalens artikel 122, gælder også for observatører, der deltager i møder i Det Stående Udvalg, dets underudvalg, arbejdsgrupper og ekspertgrupper.

Artikel 24

(Ikrafttræden)

Denne afgørelse får virkning straks.

Artikel 25

(Offentliggørelse af denne afgørelse)

Denne afgørelse offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 10. januar 1994.

På Det Stående Udvalgs vegne

Antti SATULI

Formand