FORRETNINGSORDEN FOR EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDEN

EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDEN HAR -

under henvisning til artikel 108, stk. 1, i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og under henvisning til aftalen mellem EFTA-staterne om oprettelse af en tilsynsmyndighed og en domstol, særlig artikel 13 -

VEDTAGET FØLGENDE FORRETNINGSORDEN:

KAPITEL I

ORGANISATION AF EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDENS ARBEJDE

Artikel 1

Medlemmerne af EFTA-Tilsynsmyndigheden fungerer som kollegium i henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden og udgør i den forbindelse kollegiet.

Artikel 2

Til udførelse af sine opgaver råder kollegiet over otte tjenestegrene, nemlig Generalsekretariatet, fem direktorater, Den Juridiske Tjeneste og Administrationen.

Kommissionen opstiller en plan over arbejdsfordelingen, hvori tjenestegrenenes opgaver defineres, således at man begrænser overlapning og dobbelt administration.

Artikel 3

Tjenestegrenene arbejder nært sammen.

Inden et forslag til beslutningen forelægges kollegiet, hører den tjenestegren, der har forberedt forslaget, alle andre tjenestegrene, som i henhold til planen over arbejdsfordelingen eller på grund af sagens natur har tilknytning til sagen. Den Juridiske Tjeneste høres i forbindelse med forslag til retsakter samt foranstaltninger, der kan få retlige konsekvenser. Administrationen høres i forbindelse med alle forslag, der kan få indflydelse på budgettet.

Den tjenestegren, der udarbejder et forslag, bestræber sig på at opnå enighed med den eller de hørte tjenestegrene om ét enkelt forslag. I tilfælde af uenighed anføres den eller de sidstnævnte tjenestegrenes afvigende udtalelser, når forslaget forelægges kollegiet.

Artikel 4

Kollegiet kan nedsætte arbejdsgrupper på tværs af tjenestegrenene til at udføre nærmere bestemte opgaver. Det udpeger gruppens formand og fastlægger gruppens mandat og arbejdsfunktioner.

KAPITEL II

KOLLEGIETS MØDER

Artikel 5

Kollegiet indkaldes til møde af formanden.

Kollegiet afholder i reglen møde én gang om ugen. Derudover afholdes der møde, når det er nødvendigt.

Artikel 6

Formanden fastsætter den foreløbige dagsorden for hvert møde. Ethvert punkt, som et medlem ønsker taget op til behandling, sættes på den foreløbige dagsorden.

Medmindre andet besluttes, tilstilles medlemmerne dagsordenen og de nødvendige arbejdsdokumenter mindst tre arbejdsdage før mødedagen.

Kollegiet udsætter behandlingen af et punkt på den foreløbige dagsorden til et senere møde, hvis et medlem anmoder herom, medmindre en sådan udsættelse på grund af fastsatte tidsfrister forhindrer kollegiet i at træffe en beslutning i sagen.

Efter at have fået forelagt den foreløbige dagsorden og eventuelle ændringsforslag hertil vedtager kollegiet dagsordenen på mødet. Det kan ved enstemmighed beslutte at behandle et punkt, der ikke er opført på dagsordenen, eller hvortil de nødvendige arbejdsdokumenter er tilstillet medlemmerne efter udløbet af den fastsatte tidsfrist.

Artikel 7

Formanden leder møderne.

Artikel 8

Kollegiet er beslutningsdygtigt, når mindst tre medlemmer er til stede.

Artikel 9

Kollegiets møder er ikke offentlige. Drøftelserne er og forbliver fortrolige.

Artikel 10

Medmindre kollegiet træffer anden afgørelse, deltager generalsekretæren i møderne.

Formanden kan på eget initiativ eller på anmodning fra et medlem indbyde visse af EFTA-Tilsynsmyndighedens tjenestemænd til at overvære et møde eller en del heraf og tage ordet.

Kollegiet kan undtagelsesvis beslutte at høre en hvilken som helst anden person under mødet.

Artikel 11

Der udarbejdes et referat for hvert af kollegiets møder.

Udkastet til mødereferat forelægges medlemmerne til godkendelse på et efterfølgende møde. Godkendte mødereferater underskrives af formanden og generalsekretæren.

KAPITEL III

EFTA-TILSYNSMYNDIGHEDENS BESLUTNINGER

Artikel 12

EFTA-Tilsynsmyndighedens beslutninger træffes på kollegiets møder, ved skriftlig procedure i henhold til artikel 14 eller ved delegationsprocedure i henhold til artikel 15.

Artikel 13

For at kollegiet kan træffe beslutning på et møde, skal der afgives mindst tre stemmer for den pågældende beslutning.

Artikel 14

Kollegiet kan efter forslag fra et medlem træffe beslutning ved skriftlig procedure.

Med henblik herpå tilstilles alle medlemmer forslaget til beslutning med en frist på mindst fem arbejdsdage eller undtagelsesvis og efter formandens godkendelse med en frist på mindst tre arbejdsdage, inden for hvilke medlemmerne kan fremsætte bemærkninger hertil.

Ethvert medlem kan under den skriftlige procedure forlange forslaget behandlet på et møde. I så fald sættes sagen på dagsordenen for kollegiets næste møde. Hvis der på grund af bestemmelserne i artikel 6 ikke kan træffes beslutning i sagen på det pågældende møde, sættes den på dagsordenen for det efterfølgende møde.

I de tilfælde, hvor det konstateres, at forslaget er tilstillet alle medlemmer, betragtes forslaget som vedtaget af kollegiet ved udløbet af den tidsfrist, der er fastsat for fremsættelse af bemærkninger, forudsat at mindst tre medlemmer på det tidspunkt har godkendt forslaget, og forudsat at forslaget ikke er forlangt behandlet på et møde. Der optages i så fald en bemærkning herom i referatet af førstkommende møde.

Artikel 15

Kollegiet kan på betingelse af at princippet om dets kollegiale ansvar respekteres fuldt ud, bemyndige et medlem til i kollegiets navn og under dets tilsyn at træffe klart definerede forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger samt vedtage den endelige tekst til en beslutning, hvis indhold er blevet fastlagt af kollegiet. Før perioder, hvori kollegiet ikke vil være beslutningsdygtigt, idet der er et utilstrækkeligt antal medlemmer til stede, bemyndiges et eller flere medlemmer til at træffe eventuelt hastende beslutninger.

Kollegiet kan ligeledes bemyndige tjenestemænd til at træffe klart definerede forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger, hvis dette er absolut nødvendigt, for at EFTA-Tilsynsmyndigheden kan udføre sine opgaver på rette vis.

De således uddelegerede beføjelser kan ikke videredelegeres, medmindre beslutningen om bemyndigelsen indeholder udtrykkelige bestemmelser herom.

Bestemmelserne i denne artikel berører ikke reglerne om delegation inden for det finansielle område og personaleforvaltning.

KAPITEL IV

FORBEREDELSE OG GENNEMFØRELSE AF AFGØRELSER

Artikel 16

Kollegiet kan overdrage ansvaret for forberedelse og gennemførelse af dets beslutninger inden for et særligt område til et medlem. I så fald modtager den pågældende tjenestegren sine instrukser fra dette medlem.

Artikel 17

Generalsekretæren bistår formanden ved forberedelsen af kollegiets møder, ved anvendelsen af beslutningsprocedurerne og med at sikre, at EFTA-Tilsynsmyndighedens beslutninger om påkrævet meddeles og offentliggøres.

Han sikrer med henblik herpå, at bestemmelserne vedrørende forberedelse og forelæggelse af dokumenter, som medlemmerne skal behandle, overholdes, og træffer om påkrævet de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at EFTA-Tilsynsmyndighedens beslutninger meddeles og offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Artikel 18

Retsakter, der vedtages på kollegiets møder eller ved skriftlig procedure, underskrives, for så vidt angår den eller de sproglige udgaver, på hvilke de er autentiske, af formanden og det medlem, der er udpeget i overensstemmelse med artikel 16, eller, såfremt der ikke har fundet en sådan udpegning sted, af generalsekretæren.

Teksten til sådanne retsakter vedlægges som bilag til det mødereferat, hvori vedtagelsen heraf anføres.

Artikel 19

Vedtagelsen af retsakter ved delegationsprocedurer underskrives, for så vidt angår den eller de sproglige udgaver, på hvilke de er autentiske, af det bemyndigede medlem eller den bemyndigede tjenestemand samt af generalsekretæren.

KAPITEL V

STEDFORTRÆDERE

Artikel 20

Er formanden eller et andet medlem forhindret, varetages dennes opgaver af et andet medlem, der udpeges i overensstemmelse med den af kollegiet fastlagte rækkefølge.

Artikel 21

Er en direktør eller generalsekretæren forhindret, varetages dennes opgaver af en underordnet tjenestemand, der udpeges i overensstemmelse med den af henholdsvis direktøren og generalsekretæren fastlagte rækkefølge, medmindre kollegiet har truffet anden beslutning.

KAPITEL VI

AFSLUTTENDE BESTEMMELSE

Artikel 22

Den engelske udgave af forretningsordenen er autentisk og offentliggøres i EØS-afsnittet af og EØS-tillægget til De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Udfærdiget i Bruxelles, den 7. januar 1994.

På Tilsynsmyndighedens vegne

Knut ALMESTAD

Formand