DA Den Europæiske Unions Tidende L 98/80

AFGØRELSE TRUFFET AF EFTA-STATERNES STÅENDE UDVALG

Nr. 3/2005/SC

af 9. juni 2005

om aktindsigt i EFTA-dokumenter og ophævelse af afgørelse nr. 2/2005/SC af 30. maj 2002 truffet af EFTA-staternes Stående Udvalg

EFTA-STATERNES STÅENDE UDVALG HAR —

under henvisning til afgørelse nr. 2/2002/SC af 30. maj 2002 truffet af EFTA-staternes Stående Udvalg om aktindsigt i EFTA-dokumenter, som hermed ophæves,

i erkendelse af offentlighedens interesse i aktindsigt inden for en klart defineret retlig ramme under hensyntagen til gældende nationale regler,

under hensyntagen til det faktum, at princippet om åbenhed skal anvendes i videst mulig udstrækning ved behandlingen af anmodninger om aktindsigt,

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

EFTA-sekretariatet stiller de dokumenter, der er anført i bilaget til denne afgørelse, til rådighed for offentligheden ved at placere dem på sit netsted.

Artikel 2

1. Enhver kan begære aktindsigt i EØS-relaterede dokumenter (herefter benævnt »dokumenter«), der er udarbejdet af eller indgået til EFTA-sekretariatet, og som EFTA-sekretariatet er i besiddelse af.

2. Der gives aktindsigt, medmindre begrænsningerne i de følgende artikler finder anvendelse.

Artikel 3

1. Der gives afslag på aktindsigt vedrørende et dokument, hvis udlevering kan undergrave beskyttelsen af:

a) offentlighedens interesser med hensyn til: offentlig sikkerhed, forsvar og militære spørgsmål, internationale forbindelser, en EFTA-stats finansielle, monetære eller økonomiske politik

b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til EFTA-staternes nationale love om beskyttelse af personoplysninger.

2. Der gives afslag på aktindsigt vedrørende et dokument, hvis udlevering kan undergrave beskyttelsen af:

a) en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

b) retslige procedurer og juridisk rådgivning

c) formålet med inspektioner, undersøgelser og revision.

3. Der gives afslag på aktindsigt vedrørende et dokument, der er udarbejdet til internt brug, og som angår et spørgsmål, hvorom der ikke er truffet beslutning, hvis udlevering af dokumentet kan undergrave beslutningstagningsprocessen.

4. Der gives afslag på aktindsigt vedrørende et dokument, der indeholder udtalelser til internt brug som led i drøftelser og høringer, selv efter at beslutningen er truffet, hvis udlevering af dokumentet kan undergrave beslutningstagningsprocessen.

5. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand, der er indgået til EFTA-sekretariatet, rådfører EFTA-sekretariatet sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.

6. Med hensyn til tilfældene i ovenstående stk. 2-4 gives der dog hel eller delvis aktindsigt, hvis EFTA-staterne er enige om, at der eksisterer en altovervejende offentlig interesse i udlevering.

Artikel 4

En EFTA-stat kan anmode EFTA-sekretariatet om ikke at udlevere dokumenter fra EFTA-medlemsstaten uden dennes forudgående samtykke.

Artikel 5

Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.

Artikel 6

1. Begæringer om aktindsigt vedrørende et dokument indgives skriftligt, herunder i elektronisk form, på engelsk og på en tilstrækkelig præcis måde, sådan at EFTA-sekretariatet er i stand til at identificere dokumentet.

2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder EFTA-sekretariatet den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger i overensstemmelse med artikel 11.

3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan EFTA-sekretariatet sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

Artikel 7

1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen.

2. EFTA-sekretariatet forelægger EFTA-staterne anmodningen til godkendelse, medmindre det kan garanteres, at EFTA-staterne ville eller ikke ville give afslag på aktindsigt i dokumentet. EFTA-staterne træffer beslutning uden ugrundet ophold.

3. Efter modtagelse af svaret fra EFTA-staterne skal EFTA-sekretariatet enten meddele den, der har fremsat begæringen, at der er givet aktindsigt i det pågældende dokument, og give adgang til aktindsigt efter artikel 10 eller anføre grundene til det fuldstændige eller delvise afslag i et skriftligt svar og give den, der har fremsat begæringen, meddelelse om dennes ret til at forelægge anmodningen for EFTA-staternes Stående Udvalg.

4. Hvis det ikke er muligt for EFTA-sekretariatet at give den, der har fremsat begæringen, svar inden 12 arbejdsdage fra begæringens registrering, informeres vedkommende skriftligt om forsinkelsen og om, hvornår beslutningen kan forventes. Den, der har fremsat begæringen, informeres om sin ret til at forelægge anmodningen for EFTA-staternes Stående Udvalg, hvis vedkommende ikke har modtaget et svar inden for en rimelig tid.

5. I tilfælde af fuldstændigt eller delvist afslag kan den, der har fremsat begæringen, inden for 15 arbejdsdage fra modtagelsen af EFTA-sekretariatets svar forelægge anmodningen for EFTA-staternes Stående Udvalg.

6. Undlader EFTA-sekretariatet at svare inden for en rimelig frist fra begæringens registrering, er den, der har fremsat begæringen, berettiget til at forelægge anmodningen for EFTA-staternes Stående Udvalg.

Artikel 8

Forelægges en begæring for EFTA-staternes Stående Udvalg, behandles den straks. Hvis adgang til aktindsigt afslås helt eller delvis, meddeles dette den, der har fremsat begæringen, i et skriftligt svar med begrundelsen for afslaget.

Artikel 9

Klassifikationen (Strictly confidential, Confidential, Restricted) af et givet dokument udelukker ikke i sig selv, at offentligheden i en senere fase får adgang til aktindsigt vedrørende dokumentet.

Artikel 10

1. Den, der har fremsat begæringen, kan udøve aktindsigten ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Betaling herfor må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Gennemsyn af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form, hvis dette er muligt, er gratis.

2. Har EFTA-sekretariatet allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan EFTA-sekretariatet opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den pågældende om, hvordan det ønskede dokument kan fremskaffes.

Artikel 11

1. EFTA-sekretariatet fører et register over dokumenter. Efter anmodning gives der adgang til en oversigt over de dokumenter, der findes i registret. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret.

2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer, emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 3 omhandlede interesser.

Artikel 12

EFTA-sekretariatet skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelig med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.

Artikel 13

Denne afgørelse berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.

Artikel 14

Afgørelse nr. 2/2002/SC af 30. maj 2002 truffet af EFTA-staternes Stående Udvalg ophæves.

Artikel 15

Denne afgørelse får virkning fra den 1. oktober 2005.

Artikel 16

Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidendes EØS-afsnit og EØS-tillæg.

Artikel 17

Denne afgørelse revideres inden for et år fra det tidspunkt, hvor den får virkning.

Udfærdiget i Bruxelles, den 9. juni 2005. På Det Stående Udvalgs vegne Formand Bjørn T. GRYDELAND Generalsekretær William ROSSIER