SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-3003/02

af Erik Meijer (GUE/NGL) til Kommissionen

(23. oktober 2002)

Om: Kvalitet og effektivitet af samt omkostninger i forbindelse med de regnskabssystemer, Kommissionen anvender

l. Har Kommissionen stadig en kontrakt med det tyske software-selskab SAP om levering af software til regnskabssystemet?

2. Er Kommissionens nuværende regnskabssystem udarbejdet af to forskellige selskaber på grundlag af forskellige og uforenelige principper, navnlig vedrørende dobbeltindføring? Hvorfor?

3. Har SAP stået for vedligeholdelse og uddannelse, og fortsætter det hermed?

4. Er der andre leverandører af det nødvendige software end SAP?

5. Anvender Kommissionen et enkelt fakturasystem eller forskellige systemer?

6. Er systemet SI 2 udarbejdet af regnskabskyndige eller af andre?

7. Hvem skal bestemme, hvilket computersystem, der skal anvendes?

8. Tilpasses systemerne til computerne eller omvendt?

9. Hvor meget kostede det at udvikle SI 2 i stedet for at anvende det oprindelige SAP R/3, som var specielt udviklet for Kommissionen, til alle opgaver?

10. Hvor mange SAP-licenser skal Kommissionen bruge i fremtiden? Er der tale om flere eller færre, end den anvender i dag?

11. Hvor mange licenser ville der være behov for, såfremt SAP R/3 systemet udbredes til hele Kommissionen til alle opgaver, idet det anvendes som det eneste system;

12. Hvor stor en investering ville der være behov for til disse licenser, såfremt Kommissionen gør det, som beskrives i punkt 11?

13. Hvorledes forsøger Kommissionen at begrænse de stadige omkostninger i forbindelse med køb og fornyelse af systemer?

14. Hvorledes forsøger Kommissionen at opnå de mest gennemsigtige og integrerede resultater i forbindelse med sit nuværende regnskabssystem?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

(31. januar 2003)

1. og 3. Efter et almindeligt udbud offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende(1) blev der indgået en rammekontrakt med selskabet SAP.

Der blev i juli 2000 indgået en ny rammekontrakt for en seksårig periode i henhold til den forhandlede procedure.

Kontrakten omfatter:

- køb af licenser for brug af software

- softwarevedligeholdelse og brugerstøtte

- levering af tjenesteydelser med henblik på analyse af behov og sikring af, at de opfyldes af applikationen, uddannelse og teknisk bistand til installation af nye versioner og tilsyn med systemets funktion.

2. Strukturen i Kommissionens finansielle systemer er baseret på to sammenkoblede komponenter SAP R/3 (det officielle regnskabssystem) og Si2 (det redskab, der benyttes af de anvisningsberettigede tjenestegrene til registrering af deres transaktioner). Den version af SAP R/3, der benyttes af Kommissionen, blev udviklet på Kommissionens vegne af selskabet SAP, mens Si2 blev udviklet af Kommissionen selv og specielt udformet til at blive tilsluttet SAP R/3. Begge systemer er afstemt efter de regler og principper, der gælder for Kommissionens aktiviteter.

Si2 blev udformet som et standardredskab til at sætte de anvisningsberettigede tjenestegrene i stand til at registrere og godkende deres transaktioner, før de overføres i det officielle regnskabssystem R/3, hvor den regnskabsmæssige behandling finder sted. Budgetregnskabet i SAP R/3 er baseret på enkeltbogholderi, mens hovedbogen i R/3 er baseret på dobbeltbogholderi.

4. Kommissionen gør brug af andre rammekontrakter fra Generaldirektoratet for Budget og edb-direktoratet til at skaffe sig IT-ydelser (applikationsudvikling, systemadministratorer, brugerstøtte osv.) i forbindelse med SAP og til de andre teknologier, der benyttes inden for Kommissionen.

Kommissionen benytter endvidere SWIFT-software (SWIFT-Alliance) som supplement til SAP til at foretage betalinger via interbanknettet SWIFT.

5. Alle betalinger (inklusive betalinger af fakturaer) behandles via Sincom2.

6. Lederen af Sincom2-projektet var også chef for regnskabsafdelingen, så Si2 blev udviklet med regnskabsføreres behov in mente.

7. For det første vil regnskabsføreren fastsætte de regnskabsregler, der skal indføres. På baggrund af disse regler og de krav, der er specificeret af andre af systemets brugere, vil projektteamet fremsætte et forslag til Kommissionen om, hvilket system der rent faktisk skal bruges til at overholde disse bestemmelser.

8. De finansielle og regnskabsmæssige regler, Kommissionen skal følge, er fastsat i finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser. Disse regler skal følges i de edb-systemer, der indføres. Regnskabsnormer og principper fastlægges af regnskabsføreren og tages med i betragtning ved udformningen af systemerne.

9. Omkostningerne til udvikling af Si2 er som følger:

- Oprindelige systemudviklingsomkostninger (1994-1997): 1 500 000 EUR

- Årlige udviklingsomkostninger: 250 000 EUR

- Årlige vedligeholdelsesomkostninger: 370 000 EUR

Disse omkostninger er uafhængige af antallet af brugere (i øjeblikket 4 000).

10. Afhængigt af resultaterne med projektet om modernisering af regnskabssystemet og de beslutninger, der skal træffes om strukturen for de finansielle informationssystemer, kan antallet af brugere af SAP komme til at variere betydeligt i fremtiden.

11. I princippet hele Kommissionens personale, hvis til alle opgaver betyder at erstatte alle eksisterende IT-applikationer. Hvis systemet blev anvendt til finansforvaltning og regnskabsføring, ville det være nødvendigt med ca. 4 000 licenser.

12. Prisen på SAP-licenser (rammekontrakt BUDG/2000/01) svinger mellem 1 400 EUR (alene konsultation) og 2 500 EUR alt efter brugertype og -profil.

Dette beløb skal betales det første år, hvorefter der hvert af de følgende år skal betales 17 % for vedligeholdelse.

Der gives rabat afhængigt af ordrens størrelse.

Følgende omkostninger skal lægges til licensprisen:

- omorganisering og business re-engineering med henblik på tilpasning af alle procedurer i overensstemmelse med standardpakkens muligheder

- konvertering af data til alle systemer

- uddannelse, dokumentation og brugerstøtte

- teknisk infrastruktur og servere på regnecentret.

13. Kommissionen søger at opnå det bedste forhold mellem kvalitet og pris ved anskaffelsen af systemer. Dette indgår i forhandlingerne om pris og specifikationer for nye systemer. Systemerne udformes også sådan, at de er fleksible det vil sige, at de uden urimelige omkostninger kan ændres, så de kan imødekomme andre behov. Det er ikke korrekt at sige, at der til stadighed købes og fornyes systemer. Sincom1 måtte udskiftes, fordi systemet ikke var år 2000-kompatibelt, fordi leverandøren ophørte med brugerstøtte til en af de anvendte softwarepakker (Millennium), fordi bogføring af indtægter ikke blev forvaltet af Sincom1, og fordi systemet bestod af fem forskellige moduler fra forskellige leverandører med forskellig teknologi. Sincom2 erstattede fra 1997 Sincom1.

Kommissionen bestræber sig nu på senest i 2005 at få udviklet et integreret regnskabssystem med henblik på overgangen til regnskabsføring baseret på periodiseringsprincippet (accrual basis).

14. Budgetregnskabet giver hver uge budgetmyndigheden en gennemskuelig oversigt, hvori det allerede vedtagne budget sammenholdes med udgifter og indtægter. Det vil derfor også blive et vigtigt informationsredskab i fremtiden. Det integrerede regnskabssystem baseret på periodiseringsprincippet (accrual accounting) udvikles i øjeblikket og vil forbedre rapporteringen om den finansielle situation. De skridt og beslutninger, der skal tages i forbindelse med denne reform, er der gjort rede for i den nylige meddelelse fra Kommissionen om modernisering af regnskabssystemet, som Parlamentet har fået tilsendt.

(1) EFT C 54 af 22.2.1994.