SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-1618/02

af Gabriele Stauner (PPE-DE) til Kommissionen

(6. juni 2002)

Om: Svagheder i Kommissionens regnskabssystem

I slutningen af maj fritstillede Kommissionen sin nye regnskabsfører efter mindre end fem måneder i stillingen. Regnskabsføreren blev sat fra bestillingen, fordi hun havde vovet at kritisere, at den ændring af finansforordningen, som Kommissionen i øjeblikket er ved at gennemføre, vil øge risikoen for bedrageri og uregelmæssigheder.

Regnskabsføreren havde også fremhævet de svagheder og risici, som er forbundet med Kommissionens nuværende regnskabssystem Sincom 2, og som Kommissionen åbenbart har været bekendt med i flere år, uden at der var blevet foretaget ændringer.

Kan Kommissionen i sammenhæng med Sincom 2 bekræfte, at:

1. efter overgangen til dette system er informationer gået tabt, således at det f.eks. i forbindelse med Kommissionens udgifter inden for forskningsområdet i flere tilælde ikke mere er muligt at fastsætte, hvor meget visse projekter har fået udbetalt?

2. systemet er så usikkert, at der stadigvæk kan manipuleres med oplysninger, selvom regnskabsåret allerede er afsluttet, f.eks. for at skjule fejl og uregelmæssigheder?

3. den ansvarlige kommissær for budgetanliggender bevidst har forsinket Kommissionens interne revisionstjenestes undersøgelse af regnskabssystemet?

Kan Kommissionen oplyse, om den ansvarlige generaldirektør for budgetanliggender har givet korrekte oplysninger til sit generaldirektorat om de problemer og risici, der er forbundet med Sincom 2, i den årlige revisionserklæring, og kan jeg i givet fald få en kopi med de relevante afsnit?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

(23. september 2002)

Kommissionen glæder sig over Rådets vedtagelse af den ændrede finansforordning den 25. juni 2002, efter at Parlamentet og Revisionsretten havde tilføjet nyttige ændringer.

Europa-Parlamentets Budgetkontroludvalg har haft spørgsmålet på sin dagsorden tolv gange og Parlamentets Budgetkontroludvalg drøftet det på femten møder. Parlamentets plenarforsamling har behandlet og stemt om det tre gange. Parlamentets stillingtagen er rapporteret i protokollen fra mødet den 31. maj 2001, den 29. november 2001 og den 12. juni 2002.

Den ændrede finansforordning er hovedhjørnestenen i en forbedret finansforvaltning inden for EU-institutionerne derved, at den fastlægger klare budgetprincipper og regler for gennemførelsen og klart udstikker ansvarsområdet for de finansielle aktører inklusive regnskabsføreren. Afsnit VII fastlægger reglerne for fremlæggelse af regnskaberne og regnskabsføring og er baseret på moderne praksis. Det kræves heri, at Kommissionen endnu en gang omlægger sit regnskabssystem, hvilket den i øjeblikket er i færd med.

1. Kommissionen ændrede i 1997 sit regnskabssystem for Det Fælles Forskningscenter (FFC) og i 1998 for den resterende del af forskningssektoren. Kun de transaktioner, som endnu ikke var afsluttet, blev overført til det ny regnskabssystem.

For at undgå at miste finansielle data er der dog blevet truffet følgende foranstaltninger:

- alle historiske data for forskningssektoren (med undtagelse af FFC), dvs. alle betalinger til dækning af alle forpligtelser, er blevet registreret i Datawarehouse i Sincom 2 (det ny regnskabssystem). De historiske data kan konsulteres over denne database

- hvad angår Det Fælles Forskningscenter er de historiske data endnu ikke fuldstændigt integreret i Sincom 2's Datawarehouse. Kun de data, der var nødvendige til udarbejdelse af finansieringsoversigterne er overført. Alle de historiske data er imidlertid blevet kopieret over i en database (DATA POOL) og kan således konsulteres.

Alle betalinger til dækning af hver enkelt forpligtelse kan således identificeres gennem disse databaser.

2. Med hensyn til systemets sikkerhed skal Kommissionen understrege, at der i systemet er indbygget en sikkerhed for at forhindre, at oplysninger fra afsluttede regnskabsår efterfølgende kan manipuleres. Man har således blokeret adgangen til afsluttede regnskabsår.

Hvis der skal udarbejdes en endelig version af den finansielle stilling for at tage hensyn til (ikke-budgetmæssige) oplysninger om finansielle data, man først får kendskab til efter regnskabsafslutningen, registrerer regnskabsføreren de nødvendige data i regnskabssystemet. Derved garanteres det, at regnskaberne bliver udtømmende, som det er fastsat i regnskabsføringsstandarderne og kræves af Revisionsretten.

3. Den Centrale Revisionstjeneste (CIR) har udarbejdet et udkast til arbejdsprogram med det formål at få et samlet overblik over Sincoms og de lokale systemers funktionelle effektivitet. Revisionsopfølgningsudvalget understregede på sit møde i december 2000, at der var en risiko for overlapning med Revisionsrettens planlagte eller løbende revisioner. CIR foreslog i sit ajourførte arbejdsprogram, at revisionen af Sincomsystemerne og de dermed forbundne lokale IT-systemer med fordel kunne indgå som led i den forestående revision af management- og kontrolsystemerne, som skal gennemføres i henhold til foranstaltning 87 (2. fase) i hvidbogen om reformen. CIR indledte i april 2001 en separat revision af regnskabspraksis og -procedurer. CIR's arbejdsprogram for 2002 omfattede en revision af det elektroniske finansforvaltnings- og revisionssystem Sincom 2. CIR havde i marts 2002 i et brev til generaldirektører og andre chefer annonceret denne revision, som nu er indledt.

4. Kommissionens løbende finansforvaltnings- og regnskabsføringsfunktioner varetages af et centralt edb-system, SINCOM 2. Dette system blev for første gang indført i 1997 og derefter indført i alle Kommissionens tjenestegrene i 1999. Der arbejdes til stadighed på at identificere og løse de problemer, som opstår. Problemerne behandles også i et arbejdsdokument fra GD Budget fra juni 2001, som er offentliggjort på dette generaldirektorats website.

Dette arbejdsdokument dannede grundlag for den opgave, den ny regnskabsfører fik i opdrag at løse ved inden marts 2002 at udarbejde en meddelelse til Kommissionen om moderniseringen af regnskabssystemet. Da der ikke forelå nogen meddelelse ved fristens udløb, blev fristen forlænget til slutningen af juli 2002.

Generaldirektøren for GD Budget kommer i sin årlige revisionserklæring ind på problemer og risici i forbindelse med Sincom 2. Denne erklæring indeholdt et forbehold vedrørende Sincom 2. Kommissionen vil sende de forskellige aktivitetsrapporter fra sikre generaldirektorater sammen med en samlet rapport til de andre institutioner.