SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-1370/02

af Fiorella Ghilardotti (PSE), Giovanni Pittella (PSE)og Catherine Guy-Quint (PSE) til Kommissionen

(14. maj 2002)

Om: Uddannelse af personale

Vi har netop erfaret, at Kommissionen skulle have betalt et betydeligt beløb til en konsulent for at afholde et obligatorisk kursus for Kommissionens personale om den nye ordning for bedømmelse/karriereudvikling. Dette kursus var angiveligt så dårligt, at Kommissionen blev nødt til at ændre det. Det fremgår dog, at den ændrede udgave er lige så dårlig og stadig ikke lever op til personalets forventninger og behov.

Eftersom Kinnock har fastslået, at hjørnestenen i reformen er personalets kvalifikationer og motivation, er det beklageligt at konstatere, at Kommissionen ikke beskæftiger sig mere indgående med de praktiske aspekter af personalets information og uddannelse.

Kan Kommissionen bekræfte disse oplysninger og oplyse, hvor meget den har betalt for afholdelsen af dette kursus?

Kan Kommissionen endvidere oplyse, hvilke kriterier der har ligget til grund for tildelingen af denne kontrakt, eftersom et så dårligt og dyrt tilbud er blevet valgt, og forelægge de evalueringsrapporter, der har ført til dette valg?

Kan Kommissionen forelægge resultaterne af evalueringerne fra de tjenestemænd, der allerede har deltaget i kurserne, og redegøre for, hvorfor den ikke har reageret tidligere?

Kan Kommissionen oplyse hvilke muligheder den i tilfælde af en negativ evaluering af det ændrede kursus har imødeset for opsigelse af kontrakten og tilbagebetaling af de spildte beløb?

Hvordan har Kommissionen tænkt sig at forsvare en sådan udgift over for de europæiske skatteydere?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Neil Kinnock

(11. juli 2002)

Kommissionen er overrasket over, at de ærede medlemmer beskriver Kommissionens bestræbelser på at indføre undervisning i karriereudvikling som beklagelige, før de undersøger, hvad der er foregået, hvad der foregår, og hvad der vil blive gennemført.

Kommissionen har desuden svært ved at forstå, hvordan de ærede medlemmer kan beskrive den formidlede undervisning som dyr, når de i den samme forespørgsel spørger, hvor meget kurset har kostet, og middelmådig, før de indhenter relevante oplysninger.

Det må være rimeligt at bede de ærede medlemmer om at huske på, at personalet aldrig tidligere var blevet tilbudt nogen form for kurser i karriereudvikling, før Kommission (på baggrund af Rådets mandat, Parlamentets udtrykkelige anmodninger og sine egne forpligtelser) iværksatte den nuværende strategi for reform og modernisering.

Kommissionens personale er altid med rette blevet beskrevet som dens største aktiv, og derfor er det efter Kommissionens mening afgørende, at undervisning i karriereudvikling tilbydes som led i en ansvarlig beskæftigelsespolitik. Dette er både i personalets faglige interesse og i Kommissionens interesse.

Det er naturligvis en stor udfordring at indføre en ny ordning for karriereudvikling i en institution, som ikke tidligere har truffet lignende foranstaltninger. Den nye karriereudviklingsrapport er et værktøj til bedømmelse, hvor man i overensstemmelse med bedste praksis bevæger sig langt videre end til blot at bedømme tjenestemænd, idet man forsøger at forene uddannelse og karrieremuligheder (herunder forfremmelse) med alle medarbejderes daglige arbejde, deres afdelingers ønsker, deres egne ambitioner og tjenestegrenens behov.

Kurset bestod af fem moduler to, der var beregnet for alle medarbejdere, og tre, der var målrettet mod bedømmerne. De ærede medlemmers forespørgsel vedrører det første af disse moduler, hvis formål er at præsentere alle medarbejdere for den nye ordning. Der er indtil videre afholdt 243 kurser, hvor i alt ca. 20 000 medarbejdere har deltaget. Dette tal omfatter de ekstra kurser, der er afholdt for medarbejdere, som ikke kunne deltage i de oprindeligt planlagte kurser. Der mangler stadig at blive afholdt andre kurser i delegationerne.

Svar på de ærede medlemmers spørgsmål:

1. Afholdelsen af de pågældende kurser blev overladt til eksterne instruktører, som det er tilfældet med de fleste kurser, som Kommissionen afholder. Denne praksis anvendes, da den er det eneste fornuftige alternativ til at have et stort permanent uddannelsesapparat med tilhørende personale, hvilket ville være klart dyrere i forhold til at kontraktansætte specialister til særlige formål og kurser.

Kontrakten om dette kursusprogram blev naturligvis tildelt i fuld overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen. Der blev afholdt en første licitation om dette arbejde i april 2001 på baggrund af en liste over virksomheder, som blev opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser for denne form for uddannelse(1). Licitationen resulterede kun i ét bud, som ved nærmere eftersyn blev forkastet på grund af for dårlig kvalitet. Derfor blev der i september 2001 iværksat en licitation efter forhandling. Tre virksomheder, heriblandt den afviste tilbudsgiver fra den første licitation, blev opfordret til at indsende forslag til det pågældende arbejde. Herefter modtog man to forslag, idet en virksomhed afslog at deltage i licitationen. Det beløb, der blev betalt for denne kontrakt, var baseret på resultatet af licitationen. Omkostningerne til forberedelse beløber sig til 76 000 EUR. Omkostningerne til afvikling beløber sig til 900 EUR pr. kursus af en halv dags varighed. De samlede omkostninger til afvikling af modul 1 beløber sig foreløbig til 328 000 EUR. Hvis de ærede medlemmer foretog sammenligninger med medlemsstaternes kursusudgifter, ville de sandsynligvis ikke finde omkostningerne urimelige.

2. Kriterierne for tildeling af kontrakten var de samme for begge procedurer, og det blev anført, at arbejdet ville blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af:

- Kommissionens omkostninger, navnlig prisen, og

- den foreslåede ydelses kvalitet set i lyset af kravene og detaljerne i specifikationerne.

Det blev desuden angivet, at kvaliteten primært ville blive bedømt ud fra:

- De foreslåede underviseres kvalitet og kompetence dette kriterium talte 35 ud af 100 points, idet minimumskravet var 21 points.

- Forslag til metoder dette kriterium talte 20 ud af 100 points, idet minimumskravet var 12 points.

- Kvalitetskontrolforanstaltninger dette kriterium talte 20 ud af 100 points, idet minimumskravet var 12 points.

- Den generelle kvalitet af den formelle præsentation og de støttedokumenter, der udarbejdes under den planlagte præsentation dette kriterium talte 25 ud af 100 points, idet minimumskravet var 15 points.

Den kvalitative evaluering af forslagene var opdelt i to faser:

- Først en analyse på grundlag af virksomhedernes skriftlige forslag, hvor kriterierne 1, 2 og 3 ovenfor blev anvendt;

- Derefter blev virksomhederne opfordret til at fremlægge en mundtlig præsentation af deres forslag over for et evalueringspanel. I denne fase blev kriterium 4 ovenfor anvendt.

Kriterierne blev anvendt, og pointene blev tildelt i overensstemmelse hermed.

Kommissionen sender de ønskede oplysninger om evalueringsrapporten direkte til de ærede medlemmer og til Parlamentets sekretariat.

3. Den første udgave af modul 1 bestod af en hel dags undervisning pr. kursus, hvor en interaktiv teknik blev anvendt til at beskrive karriereudviklingsrapporten. Ideen var at inddele tjenestemændene i grupper på tværs af alle niveauer og kategorier for at fremme dialogen blandt dem. Denne fremgangsmåde fik en dårlig modtagelse fra starten, primært på grund af modvilje mod den anvendte undervisningsteknik. Da tilbagemeldingerne fra kurserne viste, at de ikke levede op til forventningerne, blev der straks givet instruks om, at der skulle træffes afhjælpende foranstaltninger med det samme. Det er i strid med sandheden, når de ærede medlemmer anfører, at de ansvarlige tjenestegrene var sene om at reagere.

Efter at have indstillet kursusaktiviteten i 48 timer blev kursernes opbygning gennemgået grundigt og tilpasset i retning af traditionel undervisning. Da dette betød, at man opgav fremgangsmåden med gruppearbejde, skulle kursuslederen i stedet agere instruktør, og kurserne havde jævnligt deltagelse af en repræsentant for Generaldirektoratet for Personale og Administration, enten i den afsluttende spørgetid eller under hele mødet, som Generaldirektoraterne skønnede det nødvendigt. Den nye, mere traditionelle fremgangsmåde betød, at kursets varighed blev afkortet til en halv dag.

4. Den reviderede kursusudgave blev evalueret. I modsætning til det indtryk, der gives i de ærede medlemmers forespørgsel, viste undersøgelser efter afslutningen af de enkelte kurser, at langt de fleste tilstedeværende (80 %) gav udtryk for, at de havde fået øget indsigt i karriereudviklingsrapportens hovedaspekter, og 75 % af deltagerne sagde efter kurset, at de forstod deres egen rolle i forbindelse med karriereudviklingsrapporten. Kommissionen hviler ikke på laurbærrene oven på dette svar og vil fortsat bestræbe sig på at opnå yderligere forbedringer. Svarene fra de omfattende undersøgelser afspejler dog personalets velovervejede synspunkt, som er baseret på personlig erfaring. Dette synspunkt afviger i vid udstrækning fra den holdning, som de ærede medlemmers forespørgsel synes at være baseret på.

5. Det nye bedømmelsessystem er en helt ny fremgangsmåde for Kommissionen, og det rummer store udfordringer. Man mente derfor, at personalet i sin egen interesse havde behov for en passende indføring i det nye systems mål og mekanismer. Derfor henstiller Kommissionen i sin meddelelse af 30. oktober 2001(2) om reform af personalepolitikken til, at der indføres passende undervisning, som er direkte relateret til gennemførelsen af ordningen med karriereudviklingsrapport, som indføres i 2003. Desuden henstilles det, at den målrettes mod tjenestemænd, bedømmere, medbedømmere og kontorchefer med ansvar for menneskelige ressourcer.

(1) EFT S 151 af 7. august 1998.

(2) Final Guidelines on Career Development Report (Staff Appraisal) and Promotion, 30. oktober 2001. Bilag 8 i helhedspakken for reformen af personalepolitikken, SEK(2001) 1697/78.