SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-1562/99

af Lucio Manisco (GUE/NGL) til Kommissionen

(1. september 1999)

Om: Vurdering af projekter under det femte FTU-rammeprogram

Kommissionen har udliciteret vurderingen af forslag under FTU-rammeprogrammet til selskabet Wang. Kommissionen har imidlertid undertegnet kontrakten for sent, og for at få opgaven afsluttet har den derfor måttet udkommandere sine egne tjenestemænd til at udføre arbejdsopgaver, der ligger uden for deres kvalifikationer som f.eks. samling af borde, transport af stole fra en bygning til en anden samt indkøb hos IKEA af borde og stole, som der var mangel på.

1. Hvor meget kostede dette udbud?

2. Er det rigtigt, at det selskab, der vandt udbuddet, gratis benytter Kommissionens lokaler, og hvor meget koster lejen af disse lokaler Kommissionen?

3. Hvorfor undertegnede Kommissionen ikke kontrakten med Wang i tide, når den dermed måtte tvinge sine direktorater til at lade vurderingerne foretage under ukorrekte forhold?

4. Hvorledes vil Kommissionen efter at Kommissionens egne tjenestemænd har tilrettelagt vurderingerne sørge for, at de vurderinger bliver gennemført, som Wang skulle have forestået i 1999, men som selskabet ikke længere kan garantere bliver udført i indeværende år?

5. Hvilken tjenestegren og mere præcist hvilken tjenestemand bærer ansvaret for den forsinkede undertegnelse af kontrakten med Wang, og hvilke foranstaltninger agter Kommissionen at træffe som følge af de problemer, dette har medført?

6. Hvor meget ville forvaltningen af vurderingerne have kostet, hvis opgaven som alle de tidligere år var blevet udført direkte af Kommissionen?

7. Er det rigtigt, at det edb-program, der er udarbejdet til gennemførelse af vurderingerne, er uhensigtsmæssigt?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Erkki Liikanen

(16. november 1999)

Kommissionen evaluerer projektforslag på grundlag af henstillinger fra uafhængige eksperter. Alle forslag undersøges af flere eksperter: først af én enkelt ekspert og derpå af et ekspertpanel. For at sikre en effektiv og anonym evaluering indbydes eksperterne til at deltage i et evalueringsteam i Bruxelles eller Luxemburg. Kommissionen stiller den fornødne infrastruktur til rådighed (mødelokaler, databehandlingsudstyr og administrativ bistand) og udarbejder dokumenterne med de individuelle eksperters og ekspertpanelets evalueringsresultater samt eksperternes rapporter.

På basis af de budgetmidler, der er tilrådighed til det samlede rammeprogram, og i lyset af de positive erfaringer, der er gjort med Esprit-programmet under det fjerde rammeprogram, har man ved det femte rammeprogram valgt at indgå en kontrakt med et eksternt firma, der skal udføre alle arbejdsopgaver i forbindelse med evalueringen, der ikke berører Kommissionens ansvar for evalueringsproceduren, dvs. modtagelse af forslag, registrering af formularer, lagring af forslag, oprettelse af elektroniske filer til viderebehandling i Kommissionens informationssystem og indberetning.

Underleverandøren og bygningen til evalueringsarbejdet (mødelokaler, midlertidige kontorer til Kommissionens medarbejdere og lokaler til tjenesteyderen) blev fundet via almindelige offentlige udbudsprocedurer i overensstemmelse med de gældende bestemmelser for tildelingen af offentlige aftaler.

1. I finansiel henseende indeholder kontrakten tre dele, nemlig en fast pris til infrastruktur (f.eks. 1,6 mio. i år 2000), en variabel pris pr. behandlet forslag (f.eks. 54 til et forslag indgivet ad elektronisk vej af en individuel partner, 107 til samme type forslag indgivet på papir og 354 til et forslag på over 20 sider fri tekst på papir indgivet af flere partnere) og en variabel pris pr. arbejdsdag (5,4), som evalueringseksperten har præsteret i de omtalte lokaler.

2. Tjenesteyderen benytter ca. 10 % af det samlede areal (1 300 m2), der er lejet til evalueringsarbejdet, til egne aktiviteter. Det meste af bygningen (i alt næsten 12 000 m2) anvendes således til mødelokaler, hvor der under evalueringsrunderne normalt befinder sig op mod 700 eksperter, og til kontorer til Kommissionen. Denne fordeling var udtrykkeligt fastsat i specifikationerne i udbuddet.

3. Det er klart, at kontrakten med tjenesteyderen må indgås samtidig med eller efter lejekontrakten om bygningen. Kontrakten om bygningen blev forsinket, fordi man da Kommissionen trådte tilbage vurderede, at den måtte til fornyet høring i Kommissionens tjenestegrene for at sikre, at den tilbagetrådte Kommissions princip om at begrænse sin virksomhed til løbende forretninger blev anvendt med behørig forsigtighed.

4. Som nævnt under punkt 1 godtgør Kommissionen for så vidt angår de variable omkostninger udelukkende reelt leverede og godkendte ydelser (på basis af antallet af forslag eller arbejdsdage, hvor eksperterne har ydet bistand).

Alle parter erkender, at rammebetingelserne, hvorunder de første forslag blev modtaget, registreret og sendt til Kommissionen, og hvorunder de første evalueringsrunder blev afholdt, ikke var de allerbedste (pga. den sene indgåelse af lejekontrakten og betingelserne i forbindelse med gennemførelsen af budgettet for 1999). Flere dele af bygningen var ikke helt klar til tjenesteyderen og evalueringseksperterne, og infrastrukturen til databehandling var ikke fuldt installeret.

Kun ved en fælles indsats fra Wangs og Kommissionens side var det under disse ekstraordinære omstændigheder muligt at gennemføre evalueringen og sikre, at de vigtige arbejdsopgaver blev udført, og at de vigtige frister blev overholdt.

5. Spørgsmålet er for størstedelens vedkommende besvaret under punkt 3. De forsinkelser, der er indtruffet som følge af de uforudsete omstændigheder, kan derfor ikke tilskrives nogen bestemt tjenestegren eller person.

6. Under det fjerde rammeprogram blev evalueringerne fortrinsvist gennemført på midlertidige kontorer og hoteller, der blev lejet i 3-6 måneder. Dette krævede først installation og derefter afmontering af infrastruktur, netværk og inventar. Desuden blev der ansat midlertidigt personale (både til ledende og administrative stillinger). Det er svært at anslå de samlede omkostninger, da regnskabssystemerne ikke gjorde det muligt at indkalkulere disse omkostninger, herunder også de mange indirekte omkostninger. Kommissionen mener ikke, at de udgifter, der er forbundet med en sådan fast evalueringsfacilitet, er højere end, hvis den selv forestod evalueringen.

7. De computersystemer, der blev brugt ved de første evalueringer, var meget velegnede og fungerede efter hensigten. Den manglende infrastruktur betød dog, at de kun i begrænset omfang var til rådighed. Nu, hvor der er en netværksinfrastruktur og computerrum i bygningen, flyttes pc'erne til det sikre computerrum, hvorfra de kan benyttes af alle brugere i bygningen.