SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-1161/02

af Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) til Kommissionen

(23. april 2002)

Om: GD-revisionserklæringer

Kommissionen har meddelt, at den har planer om at pålægge hver enkelt generaldirektør at udstede en revisionserklæring for hans eller hendes generaldirektorat.

Præcis hvilke oplysninger vil disse erklæringer komme til at indeholde?

Hvorledes ved Kommissionen, om den enkelte er i besiddelse af den nødvendige og rette baggrundsviden og evne til at foretage en objektiv vurdering?

Hvilke former for kontrol er der etableret for at sikre, at erklæringen er rigtig, retfærdig og objektiv?

Hvorledes kan Kommissionen garantere pålideligheden af hver enkelt revisionserklæring?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Romano Prodi

(17. juni 2002)

Det charter om opgaver og ansvar for anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation, der gælder for generaldirektører og kontorchefer, omfatter en forpligtelse til at aflægge rapport om generaldirektoraternes og tjenesternes aktiviteter og om forvaltningen af de tildelte ressourcer. Dette skal ske i form af en årsrapport og en revisionserklæring. Årsrapporten og erklæringen er led i en af de vigtigste dele af reformen, nemlig at der skal være en klart defineret ansvarsfordeling i forbindelse med forvaltningen af økonomiske og menneskelige ressourcer, idet den øgede decentralisering nødvendigvis må medføre en øget ansvarliggørelse.

Indførelsen af dette centrale element i det nye forvaltnings- og kontrolsystem er af afgørende betydning for Kommissionen. Arbejdet med at konsolidere, overvåge og evaluere arbejdet i Kommissionens centrale tjenester vil samle de forskellige kontrolmekanismer, således at Kommissionen i praksis kan påtage sig sit kollektive ansvar og/eller træffe korrigerende foranstaltninger.

Dette rapporterings- og ansvarsfordelingssystem skal også ses som et forvaltningsredskab og en mekanisme for de anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation til at evaluere aktiviteterne i deres generaldirektorater eller tjenester og til at identificere områder, hvor der kan ske forbedringer og yderligere udvikling. Som en supplerende foranstaltning er der givet en teknisk vejledning vedrørende strukturen og indholdet i de årlige aktivitetsrapporter og vedrørende de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes erklæring og forbehold.

Erklæringen dækker et snævrere område end årsrapporten, da den ikke omfatter rapportens evalueringer om de opnåede resultater i forbindelse med gennemførelse af specifikke politikker. Den er udtryk for de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes ansvar for en forsvarlig forvaltning af deres ressourcer og for at gennemføre forbedringer af forvaltningen.

Revisionserklæringens indhold

I henhold til den vedtagne model for erklæringen, som skal indgå i årsrapporten, skal de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede på grundlag af alle disponible oplysninger:

- erklære, at de oplysninger, der er indeholdt i rapporten, giver et sandfærdigt billede

- erklære, at de ud fra deres egen bedømmelse finder, at der er rimelig sikkerhed for, at de ressourcer, der er tildelt de i rapporten beskrevne aktiviteter, er anvendt til de fastsatte formål og under overholdelse af principperne om forsvarlig finansiel forvaltning, og at de anvendte kontrolprocedurer medfører den nødvendige sikkerhed for de underliggende transaktioners lovlighed og korrekthed

- anføre forbehold, der belyser risici i forbindelse med transaktioner og foranstaltninger, og som kan have negative følger. Forbeholdene skal pege på mangler i udformningen

eller den praktiske anvendelse af forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer og være ledsaget af handlingsplaner med redegørelse for de foranstaltninger, der er truffet eller vil blive truffet

- bekræfte, at de ikke er bekendt med forhold, der vil kunne skade institutionens interesser, og som ikke er anført i rapporten.

Procedure

For at kunne opfylde ovennævnte forpligtelser skal de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastlægge en passende og dokumenteret procedure, hvorved de definerer organisationen og uddelegerer ansvar til det assisterende personale. De etablerer endvidere rapporteringssystemer med henblik på at kunne modtage informationer fra de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, som fastsat i det nævnte charter. Denne procedure suppleres med intern rapportering og tilbagemelding fra øvrige underordnede, således at det sikres, at de har et passende grundlag for udfærdigelsen af årsrapporten og den tilknyttede revisionserklæring. Et memorandum fra december 2001(1), som fastslår minimumskravene i forbindelse med fastlæggelse af standarder for intern kontrol, giver de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en referenceramme for deres forvaltnings- og kontrolsystemer.

De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede bistås af:

- en metodegruppe, under ledelse af Generalsekretariatet, som har udarbejdet retningslinjer for proceduren forud for revisionserklæringen, for forbeholdenes rækkevidde og for de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes ansvar

- Generaldirektoratet for Budget, som afgiver budgetmæssige oplysninger, efter den nuværende budgetstruktur, om de transaktioner, tjenestegrenene har indført og godkendt i budgetregnskabssystemet

- deres enheder med ansvar for finansielle og operationelle anliggender, inden for disses ansvarsområder, som bistår med at udfærdige årsregnskaberne og rapporterer om de interne kontrolsystemers gennemførelse og virkemåde

- de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, som rapporterer om gennemførelsen af programmer og andre foranstaltninger inden for deres ansvarsområde

- de interne revisionsenheder, som informerer dem om kvaliteten af systemerne til forvaltning og intern kontrol og hjælper dem med at identificere de områder, hvor der er stor risiko for mangler, ulovligheder eller uregelmæssigheder, og giver dem alle andre relevante oplysninger ifølge en arbejdsplan, der fastlægges i forståelse med generaldirektøren

- Kommissionens interne revisionstjeneste, som yder bistand i forbindelse med det forberedende arbejde

- Revisionsretten, finanskontrollen og alle andre relevante informationskilder.

Pålidelighed

Revisionserklæringen er et redskab, som de anvisningsberettigede kan anvende til at fastslå, i hvilket omfang de foretager kontrol og dermed kan gøres ansvarlige for transaktioner. Dette indebærer, at de vil være tilbøjelige til at overdrive eventuelle problemer, i modsætning til det mere almindeligt forekomne, nemlig at ledere er tilbøjelige til at underdrive mangler i deres afdeling.

Dette er det første år, hvor det nye rapporteringssystem anvendes, og derfor vil Kommissionens interne revisionstjeneste foretage en begrænset kontrol i maj og juni måned 2002 af den procedure i generaldirektoraterne og tjenesterne, der munder ud i de årlige rapporter og erklæringer. Den interne revision vil undersøge, om proceduren er korrekt og opfylder de krav, som stilles til udarbejdelsen af årsrapporterne og revisionserklæringerne. Undersøgelsen vil ske på konsolideret plan og efter Kommissionens behov.

På grundlag af denne undersøgelse vil Kommissionens interne revisionstjeneste udarbejde en konsolideret rapport.

Sammenfattende rapport

På grundlag af de årlige aktivitetsrapporter og af den interne revisionstjenestes konsoliderede rapport om, hvordan hele systemet med årlige aktivitetsrapporter og erklæringer fra de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fungerer, vil Kommissionen vedtage en sammenfattende rapport, udarbejdet af

Generalsekretariatet og GD Budget. Kommissionen vil også, på konsolideret plan, notere sig de fremsatte forbehold og kommentere de foreslåede løsninger og tidsplaner samt vedtage en liste over foranstaltninger, der skal afhjælpe problemerne, ligesom den vil kommentere de problemer, der er konstateret af den interne revisionstjeneste. Hvis de korrigerende foranstaltninger, der foreslås af de ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, er inkonsekvente eller indbyrdes uforenelige, vil Kommissionen afgøre, hvilken løsning der skal vælges.

(1) SEK(2001) 2037-4.