SKRIFTLIG FORESPOERGSEL E-1294/96 af Roberto Mezzaroma (UPE) til Kommissionen (31. maj 1996)

Om: Forvaltningen af faellesskabshjaelpen til Bosnien

Som led i noedhjaelpen til Bosnien har nogle europaeiske virksomheder, herunder Italtrend i Bologna, faaet til opgave at staa for transporten af noedhjaelp til Bosnien.

1. Kan Kommissionen oplyse, hvilke kriterier der er anvendt ved udvaelgelsen af disse virksomheder? Hvilke vilkaar er fastsat i de kontrakter, der er indgaaet som led i udbuddet?

2. Hvilke juridiske, finansielle og logistiske garantier har disse virksomheder skullet stille for at faa tildelt dette europaeiske udbud?

3. Paa hvilken maade kontrollerer Kommissionen, at de opgaver, som denne virksomhed har faaet overdraget, rent faktisk bliver udfoert?

Svar afgivet paa Kommissionens vegne af Hans Van den Broek (5. juli 1996)

Kommissionen har paa vegne af myndighederne i Republikken Bosnien-Hercegovina indgaaet kontrakt med to indkoebsagenter - EuroP.A.P.A. og Italtrend s.r.l. i samarbejde med Gemco og Cato - med virkning fra den 15. januar 1996. Indkoebsagenternes opgave er at foretage den endelige identifikation, indkoeb og levering af varerne som specificeret i Phare-programmet for levering af livsfornoedenheder til Bosnien-Hercegovina til de oekonomisk mest fordelagtige omkostninger og med den kortest mulige interventionstid i overensstemmelse med Phare-forordningerne og de paa forhaand aftalte udbuds- og kontraktindgaaelsesbestemmelser.

1. Der blev offentliggjort en udbudmeddelelse med henblik paa praekvalifikation for indkoebsagenter ((EFT C 161 af 27.6.1995. )). Efter evaluering af buddene blev 13 indkoebsfirmaer og -konsortier udvalgt som praekvalificerede. Paa dette grundlag og i overensstemmelse med Phare's standardprocedurer opstillede Kommissionen en afbalanceret short-list med 9 indkoebsfirmaer, der den 28. november 1995 blev opfordret til at afgive tilbud vedroerende den specifikke indkoebsopgave under programmet for levering af livsfornoedenheder. Udbudsmaterialet indeholdt et udkast til standardindkoebskontakt og de relevante bilag i overensstemmelse med Phare's standardprocedure. Der kan paa anmodning udleveres en kopi af kontraktudkastet. Der blev nedsat et evalueringsudvalg, som tog stilling til de detaljerede tekniske evalueringskriterier for de tre hovedgrupper, der var specificeret i udbudsmeddelelsen, nemlig 1) organisation, tidsplan, arbejdsmetoder og arbejdsplan (vaegtning hoejst 25%), 2) erfaringer (vaegtning hoejst 30%), 3) kvalifikationer og erfaringer (vaegtning hoejst 45%). Under anvendelse af metoden med dobbelte kuverter (saerskilte tekniske og finansielle tilbud) blev de finansielle tilbud kun aabnet for de tilbud, der var teknisk acceptable, dvs. som scorede mindst 65%. For disse blev den generelle rangfoelge beregnet ved en vaegtning af det tekniske tilbud med 70% og det finansielle tilbud med 30%.

2. Indkoebsagenterne blev anmodet om at forpligte sig paa basis af en standardindkoebskontrakt, der omfattede referencebetingelser, organisation og metoder, personaleoversigt, prisfordeling og generelle betingelser for tjenestekontrakter, der finansieres med Phare- og Tacis-midler. En integrerende del heraf er bankgarantier til daekning af forskudsbetalinger i henhold til kontrakten, saaledes at kontraktgiveren kan tilbagekraeve forskud i tilfaelde af, at kontrahenten ikke udfoerer sit arbejde. Efterfoelgende betalinger foretages paa basis af regelmaessig fakturering af det udfoerte arbejde. Den endelige betaling sker alene efter Kommissionens godkendelse af en slutrapport fra indkoebsagenterne efter forretningens afslutning. Indkoebsagenterne blev anmodet om at oprette en permanent repraesentation i Sarajevo med passende personale til at udfoere kontraktopgaverne, saalaenge arbejdet staar paa. De er ogsaa blevet anmodet om at vaere saerlig opmaerksomme paa logistiske problemer i forbindelse med landets infrastruktur og at finde loesninger paa eventuelle forsinkelser.

3. Der benyttes flere overvaagnings- og kontrolordninger. I igangsaettelsesfasen blev indkoebsagenterne anmodet om at forelaegge en handlingsplan med en tidsplan for gennemfoerelsen af deres kontraktopgaver og det noedvendige ressourceinput. Denne ajourfoeres maanedligt og forelaegges Kommissionen i maaneds- og kvartalsrapporter, som giver et overblik over den generelle udvikling i programgennemfoerelsen. Kommissionens kontor i Sarajevo for programmet for levering af livsfornoedenheder foretager ogsaa sin overvaagning og er i daglig kontakt med indkoebsagenterne og giver desuden Kommissionens godkendelser under indkoebsforloebet (indhold, short-listing, udbudsevaluering, kontraktindgaaelse med leverandoerer). Endelig har Kommissionen efter begraenset udbud indgaaet en kontrakt med et uafhaengigt overvaagningshold, der skal foere kontrol med kvalitet, maengder og anvendelsen af de indkoebte leverancer. Denne gruppe har installeret en fast repraesentation i Sarajevo og foretager en direkte indberetning til Kommissionen hver maaned.