SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-2894/02

af Jens-Peter Bonde (EDD) til Kommissionen

(14. oktober 2002)

Om: Bogføring i Kommissionen

1. Hvilke generaldirektorater har undertegnet deres regnskaber uden forbehold, og hvilke generaldirektorater har taget forbehold for regnskaberne?

2. Hvilke generaldirektorater har regnskaber med dobbelt bogholderi for alle deres transaktioner?

3. Hvilke generaldirektorater anvender Excel-regneark til deres bogføring?

4. Senest hvornår forventer Kommissionen, at der er indført regnskaber med dobbelt bogholderi i de forskellige direktorater og agenturer?

5. Fra hvilken dato vil der være et centralt bogføringssystem, som omfatter transaktioner fra hvert generaldirektorat og de decentraliserede agenturer og organer?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

(2. december 2002)

1. Hvert generaldirektorat afgiver i sin årsberetning en erklæring om, at det har forvaltet sine ressourcer på økonomisk forsvarlig vis, samt en erklæring om de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Det afgiver ikke blot en erklæring om regnskabet som sådant. Generaldirektoratet for Budget tog to forbehold i 2001-erklæringen. Den ene vedrørte synkroniseringen, konsistensen og sikkerheden for så vidt angik de data, som de finansielle oplysninger byggede på. Den anden vedrørte det forhold, at oplysningerne om den finansielle stilling ikke gav et fuldstændigt billede af aktiver og passiver. Begge spørgsmål blev allerede omtalt i 2001-arbejdsdokumentet som punkter, hvor der var behov for forbedringer. Der er siden da blevet foretaget en modernisering ved indførelse af nye punkter i regnskaberne (registrering og afskrivning af anlægsaktiver, værdimæssig tilpasning af fordringer, pensionsrettigheder, opførelse af fremførsler som udgifter og gæld i regnskabsåret), forbedringer af regnskabssystemet (synkronisering og kvalitetssikring, systemgrænseflade, ajourføring og revision af sikkerheden omkring systemadgang, systemcrashtests, fakturaregister osv.).

2. Alle transaktioner, der registreres af generaldirektoraterne i deres budgetforvaltningsredskab, bogføres i det centrale regnskabssystem (SAP R/3) i overensstemmelse med det dobbelte bogholderis metode:

- Si2 er budgetforvaltningsredskabet for de anvisningsberettigede tjenester (generaldirektoraterne). Transaktionerne indkodes af generaldirektoraterne i Si2, enten direkte eller indirekte via overførsel fra lokale edb-systemer via en standardgrænseflade. Alle transaktionerne skal valideres i Si2 af den anvisningsberettigede, før de kan overføres til R/3.

- SAP R/3 benyttes af regnskabsføreren og finansinspektøren. Dette system er Kommissionens officielle regnskabssystem, der danner grundlag for bevillingsregnskabet, det almindelige regnskab (dobbeltbogholderi), likviditetsstyringen, valideringen af tredjeparter, inddrivelsen og effektueringen af betalinger via SWIFT(1).

Kommissionens regnskabsregler og dets regnskabssystem blev udviklet på et tidspunkt, hvor det var almindeligt at bruge kasseregnskaber i den offentlige sektor, specielt til bevillingsregnskaber. De forskellige procedurer måtte også udformes på en sådan måde, at de afspejlede finansforordningens bestemmelser(2).

Kommissionen udarbejder fuldautomatiske kassebaserede regnskaber, uden at den har brug for ikke-regnskabsmæssige oplysninger.

3. og 4. Kommissionen har de seneste år indført en vis periodisering i årsregnskabet. Nogle af disse periodiserede balancedata og oplysninger til de til regnskabet knyttede bilag er hentet fra kilder uden for det officielle regnskabssystem, f.eks. værdien af pensionsforpligtelser og, i Parlamentets regnskaber, værdien af dets bygninger.

Disse periodiserede data, som generaldirektoraterne videregiver til Kommissionens regnskabsfører, skal udarbejdes efter de normale regler for formuefortegnelsen og for værdiansættelse. For at lette kontrollen, harmoniseringen og aggregeringen af data anmodes generaldirektoraterne om at aflevere deres oplysninger i form af præformaterede Excel-tabeller. Det betyder ikke, at generaldirektoraterne fører deres kasseregnskaber og almindelige regnskaber i Excel.

Kommissionen har et centraliseret regnskabssystem, som samler alle de enkelte generaldirektoraters transaktioner. Dette var en af de vigtigste reformer i forbindelse med indførelsen af Sincom 2.

Agenturernes regnskaber indgår ikke i dette centrale system, fordi deres årsregnskaber ikke konsolideres med Fællesskabernes regnskaber, men fremlægges særskilt.

5. Kommissionen har allerede et centralt bogføringssystem, der benyttes til opstilling af årsregnskabet.

Agenturernes årsregnskaber vil blive konsolideret i 2005(3). På det tidspunkt vil agenturerne benytte de samme regnskabsprincipper og regler som Kommissionen. Det står dem dog frit for at vælge mellem at benytte det samme regnskabssystem som Kommissionen eller at vælge et andet system, der passer til deres størrelse og behov.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Rådets forordning (EF, Euratom, EKSF) nr. 2335/95 af 18. september 1995 om ændring af finansforordningen af 21. december 1977 vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, for så vidt angår de særlige bestemmelser om bevillinger til forskning og teknologisk udvikling. EFT L 240 af 7.10.1995.

(3) Artikel 121 Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. EFT L 248 af 16.9.2002.