DA Den Europæiske Unions Tidende CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-0177/04

af Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) til Kommissionen

(29. januar 2004)

Om: Kommissionens regnskabssystemer

Ifølge mine oplysninger har den interne revisionstjeneste i en rapport med titlen »Den interne revisionstjenestes gennemgang af Kommissionens regnskabssystem — endelig rapport« af 15. april 2003 fremsat en række anbefalinger til Kommissionen med hensyn til regnskabssystemerne.

Hvilke foranstaltninger har Kommissionen truffet for at revidere regnskabs- og konsolideringsvejledningen og forenkle terminologien?

Samlet svar

afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

på skriftlige forespørgsler P-0156/04, E-0161/04,

E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04,

E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04,

E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04,

E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 og E-0177/04

(10. marts 2004)

En af de første foranstaltninger, som Kommissionen traf med henblik på at modernisere regnskabs-systemerne (ABAC-projektet), var at gøre status over alle forretningsgange i de enkelte generaldirektorater. Der blev derefter udarbejdet udkast til regnskabsstandarder, og man er i øjeblikket ved at forberede regnskabsprocedurerne. Dette er et af de grundlæggende elementer i omstruktureringen af Kommissionens arbejdsprocesser.

Der blev gennemført en uafhængig undersøgelse af gennemførligheden af Kommissionens regnskabs-moderniseringsprojekt, og konklusionerne heraf blev tilsendt Budgetkontroludvalget den 8. juli 2003. Kommissionen anvender allerede software-løsninger, der umiddelbart findes på markedet, og vil anvende samme software i forbindelse med regnskaber udarbejdet efter periodiseringsprincippet. Efter overgangen til periodiseringsregnskaber planlægger Kommissionen at undersøge mulighederne for at integrere en række finansielle ledelsesfunktioner, der støttes af interne systemer, i SAP-moduler.

Projektlederen for ABAC-projektet er Kommissionens regnskabsfører, og han støttes direkte af en fuldtidsbeskæftiget projektsupervisor, som er en ekstern konsulent. Der er også nedsat en projektstyringsgruppe, der består af de ansvarlige for regnskabsvæsen, it og brugerbehov. Der er ansat it- og regnskabskonsulenter for at styrke de ansatte i Kommissionen, der er udpeget til at arbejde på projektet.

Det nuværende Sincom2-system er allerede blevet tilpasset og er i overensstemmelse med den nye finansforordning (1). Formålet med ABAC-projektet er at øge integrationen af de forskellige systemelementer, sådan at Kommissionen i 2005 vil have et system, hvor alle regnskabsregistreringer er integreret, og som giver mulighed for at producere periodiseringsregnskaber i 2005 som fastsat i finansforordningen.

Kommissionen har i øjeblikket en regnskabsfører i lønklasse A1 i GD BUDG, der ikke er ansvarlig for de operationelle budgetspørgsmål, og et separat direktorat (BUDG C), der står for alle regnskabsaspekter, herunder moderniseringsprojektet.

Alle generaldirektorater har en intern kontrolkoordinator som normalt er direktøren for ressourcer. I øjeblikket er der en regnskabskorrespondent i hvert generaldirektorat, der skal varetage forbindelsen til det centrale regnskabsdirektorat (»Accounting Net«), og herudover er der ved at blive nedsat en regnskabs-moderniseringsgruppe i hvert enkelt generaldirektorat. Der operereres i øjeblikket ikke med »regnskabs-celler«.

I de seneste år er der sket forbedringer af regnskabernes kvalitet.

En række foranstaltninger vil desuden resultere i fremtidige forbedringer af regnskabsoplysningerne og regnskabspraksis:

— forbedring af regnskabskontrollerne i de enkelt generaldirektorater og regnskabstjenester. Der er udarbejdet et udkast til et dokument herom

— indførelse af en ny regnskabsmanual, der er ved at blive udarbejdet

— i fremtiden vil alle balanceposter blive understøttet af inventaropgørelser udarbejdet på grundlag af kontiene

— regnskabsføreren skal godkende de lokale systemer

— der er fremlagt en plan for regnskabsuddannelse for generaldirektoraterne

— regnskabsstandarderne er i øjeblikket ved at blive færdigudarbejdet.

Moderniseringsprojektet er en løbende proces:

— der blev sendt et spørgeskema til generaldirektoraterne i september 2002, hvor tjenestegrenene blev anmodet om at identificere regnskabsvirkningerne af deres aktiviteter

— der blev afholdt workshops om spørgsmålet med hvert enkelt generaldirektorat i maj og juni 2003

— alle forretningsgange og processer er blevet beskrevet og dokumenteret af generaldirektoraterne og godkendt af regnskabskorrespondenten i 2003

— alle generaldirektører har givet deres godkendelse, og de skal informere regnskabstjenesterne, hvis der påtænkes nye processer i generaldirektoraterne

— i 2003 blev der givet en detaljeret beskrivelse af standardiserede forretningsprocesser for hele Kommissionen

— der er udarbejdet funktionsplaner for regnskabsprocedurerne i periodiseringsregnskabet i forbindelse med forretningsprocesserne.

Kvaliteten af de finansielle oplysninger vil fremover fortsat blive forbedret. F.eks. vil udarbejdelse af foreløbige regnskaber, som derefter revideres af Revisionsretten, give mulighed for, at Kommissionen kan opdatere sine endelige regnskaber under hensyntagen til henstillingerne fra Retten. I fremtiden vil kvalitetskontrollen blive lettere, fordi alle data vil figurere i regnskabssystemet, og systemeksterne regnskabsdata vil forsvinde.

Præsentationen af oplysningerne er på grundlag af anbefalinger fra Revisionsretten og eksterne eksperter blevet forbedret afgørende i de seneste få år. Kommissionen vil fortsat bestræbe sig på at forbedre præsentationen af de finansielle oplysninger i 2003-regnskaberne.

Kommissionen har forbedret præsentationen af oplysninger om materielle og immaterielle aktiver for at give en tydeligere og enklere præsentation af dataene — ligesom i 2002-regnskaberne.

Der blev gjort en samordnet indsats med hensyn til kvalitetskontrollen vedrørende de finansielle oplysninger, der blev præsenteret i 2002-regnskaberne, og to eksterne eksperter blev hørt i processen. En tilsvarende indsats vil blive gjort for 2003-regnskaberne.

Kommissionen har forbedret præsentationen af oplysningerne om transaktioner vedrørende risikovillig kapital. Tabellerne i 2002-regnskaberne blev forenklet sammenlignet med tabellerne i 2001 og 2000.

Det generaldirektorat, der er ansvarligt for ECIP, er i øjeblikket ved at udarbejde en opgørelse over materielle og immaterielle aktiver. I betragtning af programmets størrelse — Kommissionen ydede mellem 1988 og 1999 1 365 lån til en samlet værdi af 139,3mio.EUR — vil de endelige resultater ikke foreligge inden udgangen af 2005. 2003-regnskaberne vil imidlertid blive opdateret for at afspejle de foreliggende oplysninger.

Foreløbige tal for JOP ved udgangen af 2003 viser, at der fortsat er 12 uafsluttede projekter til et samlet beløb på 7 mio. EUR, der skal betales mellem 2006 og 2011. De uafsluttede projekter overvåges af det ansvarlige generaldirektorat — f.eks. på grundlag af rapporter fra tredjeparter — og de beløb, der skal betales til Kommissionen, følges op.

Når den anvisningsberettigede giver de relevante oplysninger om sådanne risikokapitaltransaktioner, som skal medtages i årsregnskaberne, giver han et skøn over de nedskrivninger, der anses for nødvendige i henhold til forsigtighedsprincippet. Dette gennemgås derefter af regnskabstjenesterne. I både 2002 og 2001 blev bruttobeløbene, nedskrivningerne og nettobeløbene tydeligt angivet i noterne til balancen sammen med oplysninger om de bevægelser, der var sket siden udgangen af det foregående år.

For at sikre kontinuitet anvendes den samme præsentation i balancen for Garantifonden i 2001- og 2002-regnskaberne. Som alle områder i balancen er dette område imidlertid i øjeblikket ved at blive undersøgt inden for rammerne af regnskabsmoderniseringsprojektet, og hvis det er nødvendigt, vil der blive foretaget ændringer for at bringe oplysningerne på linje med kravene i de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor i regnskaberne for 2005.

Kommissionen er enig i, at der skal være kontinuitet i regnskabsmetoderne, og arbejder på, at det er tilfældet hvert år i sine årsregnskaber. Der er ved at blive udarbejdet nye regnskabsstandarder, og en regnskabsmanual skal bidrage til at skabe kontinuitet i regnskabsmetoderne.

På grundlag af en aktuarmæssig vurdering blev der medtaget en hensættelse til pensionsforpligtgelser i 2001- og 2002-regnskaberne. I forbindelse med 2002-regnskaberne fik Kommissionen også rådgivning fra en ekstern regnskabsekspert om dette spørgsmål. En regnskabsstandard om dette spørgsmål er desuden ved at blive udarbejdet og blev første gang drøftet på mødet i Udvalget for Regnskabsstandarder i december 2003. Endelig er der ved at blive foretaget en ny akturarmæssig vurdering, og resultaterne af denne vurdering skal vise pensionshensættelsen pr. 31. december 2003.

Reglerne om værdiansættelse af lagre er klare og forklaret i den nuværende regnskabsmanual. Regnskabsføreren insisterer på, at disse regler anvendes korrekt. Der er også blevet udarbejdet en ny regnskabsstandard for lagre, og den blev drøftet i Udvalget for Regnskabsstandarder.

Ændringerne i værdiansættelsesreglerne er allerede forklaret i årsregnskaberne. Der vil fortsat blive gjort en indsats for at forbedre de givne forklaringer.

GD BUDG tildeltes i 2003 mere personale, hvilket — sammen med eksterne ressourcer, der blev stillet til rådighed gennem to rammekontrakter — har gjort det muligt at iværksætte moderniseringsprojektet og de nødvendige tilpasninger af it-strukturen. Der er blevet nedsat en projektgruppe under ledelse af regnskabsføreren i GD BUDG. Man er i øjeblikket ved at vurdere de øvrige tjenesters ressourcebehov i implementeringsfasen i 2004. Hver tjeneste nedsætter en ledelsesgruppe, der har ansvaret for implementeringsopgaverne i forbindelse med projektet.

Kommissionen er på grundlag af en udtalelse fra Revisionsretten og eksterne rådgivningseksperter ved at undersøge, hvordan sygesikringsordningen skal medtages i regnskaberne for 2003.

Kommissionen har forbedret kvaliteten af sin regnskabsaflæggelse og vil fortsat forsøge at forbedre regnskabsfremlæggelsen. Forbedringen af kvaliteten af årsregnskaberne er en løbende proces, og Kommissionen gennemgår hvert år sin præsentation af de finansielle oplysninger med henblik på forbedringer. I de sidste par år er eksterne regnskabseksperter blevet inddraget i dette arbejde.

Den nuværende regnskabsmanual vil blive opdateret, hvis der sker væsentlige ændringer i Kommissionens aktiviteter. Den er som led i moderniseringsprojektet ved at blive omarbejdet, sådan at den bringes i overensstemmelse med de nye regnskabsstandarder og det integrerende regnskabssystem.

(1) Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, EFT L 357 af 31.12.2002.