SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-0221/03

af Samuli Pohjamo (ELDR)og Mikko Pesälä (ELDR) til Kommissionen

(3. februar 2003)

Om: Den ulige fordeling af rejseomkostningerne i forbindelse med EU-projekter

Personer med bopæl i EU's perifere områder, som deltager i et projekt, må budgettere deres rejser på samme grundlag som deres kolleger i de centralt beliggende lande. Denne praksis betyder, at centraleuropæere kan rejse i egen bil eller rejse billigt med fly, mens f.eks. for finnernes vedkommende rejsepengene til et projekt ofte slipper op, før det er afsluttet.

Kan Kommissionen oplyse, om man kan udvikle budgetteringen af rejseomkostningerne f.eks. ved hjælp af indberetning, der tager udgangspunkt i rejsedistancen og den geografiske placering?

Kan Kommissionen fremlægge rapporter over EU-projekter og sammenligne f.eks. de finske og de svenske rejseomkostninger med tilsvarende engelske og tyske? Der bør også gøres rede for projektledernes individuelle rejseomkostninger i de forskellige lande og hvorvidt rejsepengene er tilstrækkelige i forhold til projektets varighed.

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Erkki Liikanen

(28. april 2003)

Det spørgsmål, som det ærede medlem rejser, vedrører rejseomkostninger i forbindelse med forskningsprojekter, der gennemføres i programmet Et brugervenligt informationssamfund inden for Det Europæiske Fællesskabs femte rammeprogram (FP5)(1). I de følgende afsnit forklares reglerne for godtgørelse af rejseomkostninger inden for det femte og sjette rammeprogram (FP6)(2).

Kommissionen har fastlagt de overordnede principper for Kommissionens bidrag til det femte rammeprogram i Kommissionens forordning (EF) nr. 996/1999 af 11. maj 1999 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser for Rådets afgørelse 1999/65/EF om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i forskning samt regler for formidling af forskningsresultater med henblik på gennemførelse af Det Europæiske Fællesskabs femte rammeprogram (1998-2002). I henhold til disse regler er det overordnede princip, at Kommissionen yder bidrag til de samlede støtteberettigede omkostninger ved aktionen. Rejser og ophold er en af de støtteberettigede omkostningskategorier. Det princip, der ligger til grund for beregningen af Fællesskabets bidrag, består i, at bidraget udregnes som en vis procentdel af de samlede støtteberettigede omkostninger. I tilfælde af, at det drejer sig om organisationer, der bruger den såkaldte fulde omkostningsmodel, udgør Fællesskabets bidrag op til 50 % af de samlede støtteberettigede omkostninger ved deltagerens rejser, og i tilfælde af, at det drejer sig om organisationer, der bruger den såkaldte meromkostningsmodel, udgør Fællesskabets bidrag 100 % af de samlede støtteberettigede omkostninger. De organisationer, der bruger meromkostningsmodellen, får imidlertid ikke godtgjort 100 % af deres samlede omkostninger, men derimod kun de direkte meromkostninger, der ikke dækkes af deres løbende finansiering.

Dette princip uddybes yderligere i bilag II til de forskellige modelkontrakter for det femte rammeprogram og i de finansielle retningslinjer, der er fastsat for det femte rammeprogram. Det centrale princip er imidlertid fortsat, at Kommissionen bidrager til deltagernes samlede støtteberettigede omkostninger, efter at deltagerne har fremlagt dokumentation for disse omkostninger. Kommissionen har ikke fastlagt konkrete regler eller lofter for godtgørelse af rejseomkostninger. Deltagerne og Kommissionen skal under forhandlinger, der finder sted inden undertegnelsen af de enkelte kontrakter, blive enige om budgettets fordeling på de forskellige omkostningskategorier. Selv om der er en vis tilpasningsmargin for budgettets fordeling på kategorier og mellem parter, er der nogle begrænsninger på disse overførsler, og store overførsler forudsætter ofte Kommissionens godkendelse.

Med hensyn til det sjette rammeprogram er det centrale princip for Fællesskabets bidrag blevet bevaret, om end der er foretaget nogle vigtige ændringer. I det sjette rammeprogram er der ikke defineret nogen støtteberettigede omkostningskategorier, og kontrakten vil ikke indeholde nogen fordeling på omkostningskategorier. Kontrahenterne kan fordele budgettet på den måde, som de anser for at være hensigtsmæssig for opfyldelsen af kontraktens formål. Deltagerne er derfor selv ansvarlige for fordelingen af f.eks. rejseomkostninger mellem deltagerne, og rejseomkostningerne

vil blive godtgjort, såfremt de opfylder de kriterier, der er fastlagt i forskningskontrakten (dvs. faktiske, økonomiske og nødvendige omkostninger, der er afholdt i projektets løbetid, og som er fastlagt i henhold til kontrahentens sædvanlige regnskabsprincipper og bogført i kontrahentens regnskab).

Kort sagt er det, for så vidt angår forskningsprojekterne i både det femte og sjette rammeprogram, en intern beslutning i konsortiet, der lægges til grund for fordelingen af rejsebudgettet mellem deltagerne. Da dette beror på konsortiernes interne beslutning, anvendes der ingen koefficient for hensyntagen til den geografiske afstand. Kommissionen har for øjeblikket ikke planlagt at foretage en sammenligning af de rejseomkostninger, der er forbundet med de forskellige projekter i henhold til deltagernes geografiske placering. For det sjette rammeprogram stiller Kommissionen ikke krav om en detaljeret specifikation pr. deltager af fordelingen af omkostninger på kategorier (som f.eks. rejser), men det kræves, at projektlederen udarbejder en begrundelse for omkostningerne, og at omkostningerne bekræftes af en ekstern revisor.

(1) Http://www.cordis.lu/fp5/.

(2) Http://fp6.cordis.lu/fp6/home.cfm.