SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-2436/02

af Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) til Kommissionen

(26. august 2002)

Om: Påstande om fejl eller forsømmelser i De Europæiske Fællesskabers forvaltning af midler

Marta Andreasen var direktør for gennemførelsen af budgettet og regnskabsfører i Kommissionen, hvilket er en meget høj stilling. I overensstemmelse med den relevante lovgivning havde hun det fulde ansvar for de midler, som De Europæiske Fællesskaber havde fået overdraget. Enhver påstand fra hendes side om fejl og forsømmelser skal derfor tages særdeles alvorligt.

Har Kommissionen et regnskabssysstem, som underbygger de regnskaber, der hvert år forelægges af Kommissionen?

Har Kommissionen et sikkert, konsekvent og omfattende datasystem til behandling af finansielle transaktioner?

Overholdes de grundlæggende normer og minimumsnormer for regnskabssystemer, som er blevet godkendt på internationalt og nationalt plan?

Er der sammenfald mellem Kommissionens regnskabs- og revisionspraksis og systemerne i de femten medlemsstater?

Anvender Kommissionen dobbeltbogføringsmetoden som standardbogføringssystem?

Overholdes alle bestemmelser i den nuværende finansforordning?

Er der blevet foretaget en kontrol med finanserne i de seneste ti år?

Findes der pengestrømsanalyser for Kommissionen?

I tilfælde af at ovennævnte spørgsmål besvares benægtende, hvorledes er det muligt at forelægge pålidelige regnskaber for EU's institutioner?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

(27. november 2002)

1. og 2. Kommissionen har et regnskabssystem, der underbygger de regnskaber, som bliver fremlagt hvert år.

Kommissionens centrale finansstyring og bogføring foretages af et centralt computersystem (Sincom2), der blev indført i 1997, og som siden 1999 har dækket alle Kommissionens tjenestegrene. Systemet består af tre forskellige elementer, som er forbundne, og som også deler grænseflade med de operationelle tjenestegrenes lokale systemer, hvis hovedformål er at dække den lokale ledelses behov.

De tre centrale subsystemer er beregnet til at kunne opfylde forskellige brugeres behov:

- SAP R/3 bruges af regnskabsførerens og den finansielle controllers tjenestegrene. Dette er Kommissionens officielle regnskabssystem, hvor budgetregnskab, generel regnskabsføring, likviditetsstyring, validering af bankoplysninger om tredjeparter, inddrivelser og udsendelse af betalinger via SWIFT udføres

- Si2 er det budgetstyringsværktøj, der anvendes af de anvisningsberettigede tjenester. Transaktionerne indføres af generaldirektoraterne (GD) i Si2, enten direkte eller indirekte via overførsel fra lokale computersystemer gennem en standardgrænseflade. Alle transaktioner skal uanset oprindelse følge et internt workflow inden for det relevante GD og skal valideres i Si2 af den anvisningsberettigede, før der sker overførsel til R/3

- datalageret, som er et rapporteringsredskab, hvortil der kopieres data fra Si2 og R/3.

Regnskabsførerens lovmæssige indberetning sker på grundlag af data fra SAP R/3.

2. Der skal anvendes password til alle dele af Sincom2. Der udstedes kun password til godkendte personer. Enkeltpersoners adgang til systemet er begrænset til områder og transaktionstyper, som er godkendt af en overordnet. Systemsikkerheden bliver løbende styrket med hjælp fra eksterne eksperter i computersikkerhed.

Langt de fleste transaktioner forløber uden problemer mellem Sincom2's forskellige subsystemer. Der er dog konstateret uoverensstemmelser, som overvejende skyldes forskellige datastrukturer i systemerne. Kommissionen er i færd med at skabe overensstemmelse mellem computersystemerne for yderligere at forbedre datatransmissionen mellem forskellige elementer.

Alle data, der anvendes ved udarbejdelse af Kommissionens regnskaber, er indeholdt i Sincom2.

3. Retsbestemmelser

Regnskaberne føres i overensstemmelse med finansforordningen(1).

Regnskabsprincipper:

- De europæiske institutioners regnskaber består af det almindelige regnskab og budgetregnskabet.

- Regnskabsføring af budgetgennemførelse er baseret på modified cash accounting principle(2).

- Det almindelige regnskab indeholder alle udgifter og indtægter i løbet af finansåret og skal afspejle Kommissionens finanser som en balance pr. 31. december.

- Det almindelige regnskab er baseret på følgende principper (som svarer til generelt accepterede regnskabsprincipper):

- princippet om fortsat drift

- princippet om relativ væsentlighed og aggregering af oplysningerne

- princippet om fokus på indhold frem for formalia

- princippet om, at aktiver og passiver ikke modregnes.

- I selve regnskabet tages der højde for visse elementer vedrørende principperne om forsigtighed og periodeafgrænsning.

- Regnskabsharmonisering og konsekvente regnskabsdata opnås ved, at der anvendes samme vurderingsregler (for aktiver og passiver) og identiske regnskabsmetoder i samtlige europæiske institutioner, som indgår i konsolideringen (Parlamentet, Rådet, Kommissionen, Domstolen, Revisionsretten, Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Ombudsmanden).

Respekt for generelt accepterede regnskabsprincipper(3):

- International Federation of Accountants har i de seneste år fastlagt to sæt generelt accepterede regnskabsprincipper for den offentlige sektor, afhængigt af om der regnskabsføres på kontantgrundlag eller periodiseringsgrundlag. EU's budget vedtages og gennemføres på kontantgrundlag.

- Kommissionen lever fuldt ud op til de kontantbaserede regnskabsstandarder, som er den traditionelle regnskabsstandard i den offentlige sektor. Revisionsretten har konsekvent erklæret, at de kontantbaserede regnskaber er pålidelige.

- Det finansielle computersystem Sincom2 gør det muligt for Kommissionen at udarbejde fuldautomatiske regnskaber på kontantgrundlag.

- I lighed med de fleste regeringer inden for OECD gør Kommissionen imidlertid ikke fuldt ud brug af de tilsvarende periodiseringsregnskabsstandarder, hvilket heller ikke kræves ifølge finansforordningen.

- For at styrke de oplysninger, der gives i regnskabet, tages der i Kommissionens regnskaber imidlertid også højde for periodiseringselementer som registrering og afskrivning af faste aktiver, værdijusteringer af ydelser, hensættelser, pensionsrettigheder, indførelse af overførsler i regnskabet som gebyrer og gæld for regnskabsåret og registrering af eventualaktiver og -passiver.

- De øvrige oplysninger, der skal bruges til at opnå denne periodebaserede regnskabsføring, samles i hele Kommissionen og indføres i det centrale regnskabssystem (SAP/R3) af regnskabsførerens tjenestegrene på grundlag af det dobbelte bogholderi.

- I forbindelse med bestræbelserne på at gennemføre forbedringer i 2000 og 2001 blev der gjort særlige anstrengelser for at forbedre disse yderligere periodebaserede oplysningers pålidelighed.

Regnskabsmiljøet og regnskabsstandardernes udvikling:

- Inden for den offentlige sektor har der været en tendens til at forlade fokus på kontantbaserede beskrivelser af budgetbetingede udgifter og indtægter til fordel for et system på grundlag af den private sektors regnskabsaflæggelse. I lyset af denne tendens og de krav, der stilles i Kommissionens nye finansforordning, vil Kommissionen begynde at udarbejde integrerede periodiserede regnskaber. Den nye finansforordning, som træder i kraft den 1. januar 2003, kræver, at det integrerede periodiserede regnskabssystem skal være anvendeligt senest i 2005.

- Indarbejdningen af periodiserede data i det officielle regnskabssystem er sammen med den generelle respekt for generelt accepterede regnskabsprincipper en hjørnesten i den igangværende modernisering af regnskabet.

Konklusion

- Kommissionen arbejder fuldt ud efter de kontantbaserede regnskabsstandarder og de regnskabskrav, som er fastlagt i de nuværende retsbestemmelser. Desuden har Kommissionen allerede indført adskillige periodiseringsbaserede elementer og skal anvende samtlige periodiseringsstandarder senest fra 2005, som det er bestemt i den nye finansforordning.

4. Det er kun få medlemsstater eller offentlige organer i øvrigt, der fuldt ud opfylder principperne for regnskabsperiodisering. Dette er undervejs i en række lande, men tendensen er ujævn. Generelt er Nederlandene, Sverige og Det Forenede Kongerige nået længst på dette område, mens andre medlemsstater ikke endnu er nået så langt.

Fra 2000, hvor den flerårige plan for modernisering af regnskabet blev lanceret, er Kommissionen begyndt gradvis at periodisere regnskabsføringen og er dermed en aktiv deltager i den generelle tendens inden for den offentlige sektors regnskabsføring, og den går hurtigere frem end mange medlemsstater.

5. Kommissionen anvender principperne om dobbelt bogholderi ved regnskabsføring af ind- og udgående pengestrømme samt indtægtsordrer. De elementer af periodiseret regnskabsføring, som Kommissionen allerede anvender, bliver også indført i systemet ved brug af dobbeltbogføringsprincipper.

6. Kommissionen udarbejder til stadighed pålidelige regnskaber i overensstemmelse med finansforordningen. Som det ærede medlem af budgetkontroludvalget ved, har Revisionsretten aldrig nægtet at bekræfte regnskabets pålidelighed.

Revisionsrettens bemærkninger i revisionserklæringen for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2000(4), vedrører den manglende overholdelse af periodiseringsregnskabsprincipper, ikke den kontantbaserede regnskabsføring som sådan. Ifølge den nuværende finansforordning er Kommissionen imidlertid ikke forpligtet til at respektere periodiseringsregnskabsprincipperne. Ifølge den nye finansforordning skal disse principper for første gang anvendes fra finansåret 2005.

7. Revisionsretten er Kommissionens eksterne revisor. Revisionsrettens revisorer har adgang til samtlige systemer og data vedrørende Kommissionens virksomhed, herunder kassefunktionen. Revisionsretten undersøger Kommissionens regnskab hvert år, og som del af dette revisionsarbejde kan den også undersøge kassefunktionen. Revisionsretten har ikke kritiseret Kommissionens kassefunktion i sine beretninger.

8. Pengestrømsanalysen viser de faktiske betalinger indtil den pågældende måned og prognosen for de efterfølgende måneder. På følgende websted kan man finde data, der udarbejdes månedligt: http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_fr.htm. Budgetmyndigheden (Parlamentet og Rådet) har adgang til disse dokumenter.

9. Kommissionen udarbejder til stadighed pålidelige regnskaber. På trods af visse bemærkninger vedrørende periodiseringsaspekter har Revisionsretten konsekvent forsikret om regnskabets pålidelighed.

(1) Finansforordning af 21. december 1977, senest ændret ved Rådets forordning nr. 762/2001 af 9. april 2001 og Kommissionens forordning nr. 3418/93 af 9. december 1993 om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen, senest ændret ved forordning nr. 1687/2001 af 21. august 2001.

(2) Dette princip adskiller sig fra cash-based implementation på grund af elementer som overførsler.

(3) IFAC (International Federation of Accountants) udsteder internationale regnskabsstandarder til offentligheden.

(4) EFT C 359 af 15.12.2001.