SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-3849/02

af Erik Meijer (GUE/NGL) til Kommissionen

(9. januar 2003)

Om: Den vanskelige vej til etablering af et bogholderisystem for EU-udgifter, der af alle anses for tilstrækkeligt entydigt og kontrollerbart

1. Hvorfor er revisionen af Kommissionens bogholderisystem ikke allerede blevet planlagt og gennemført inden 2002?

2. Hvorfor indføres der ifølge finansforordningen først et nyt system i 2005?

3. Er det reelt muligt at sikre en vellykket indførelse af denne finansforordning, uden samtidig at indføre et nyt bogholderisystem?

4. Hvorfor har Kommissionen skabt poster, når den i årevis har vidst, at der endnu ikke var noget bogholderisystem til at understøtte disse poster?

5. Hvorfor er Kommissionen i 1999 fortsat med at investere i opgradering af Sincom-1 til Sincom-2 ved tilføjelse af to undersystemer, SI-2 og SAP/R3, når det allerede på forhånd var kendt, at systemet var sårbart og usammenhængende?

6. Hvorfor anvendes SAP/R3 ikke som den eneste metode til forvaltning af EU-fonde?

7. Hvor mange euro har Kommissionen investeret i udvikling af den interne løsning, SI-2?

8. Hvorfor har Kommissionen udsat en systemløsning for forvaltning af fondene til udgangen af 2002, når et sådant system er uundværligt, hvis reformerne skal blive vellykkede?

9. Hvorfor har Kommissionen forkastet anvendelse af SAP/R3 i alle direktorater, selv om den i 1995 gav SAP til opgave at finde en skræddersyet løsning?

10. Hvorfor har Kommissionen i det forløbne forår opgivet reformforslag vedrørende bogholderisystemet, der bl.a. medførte, at SAP skulle anvendes fuldt ud?

11. Hvornår indfører Kommissionen et double-entry bookkeeping-system til sine budgetposter?

12. Vil Kommissionen nu finde en varig løsning på grundlag af hovedpunkterne i de forslag, den tidligere regnskabschef Martha Andreasen har fremsat? Fra hvilket regnskabsår vil en sådan løsning blive anvendt i praksis?

Svar afgivet på Kommissionens vegne af Michaele Schreyer

(5. marts 2003)

1. Kommissionen gør opmærksom på, at moderniseringen af EU's regnskabssystem er et omfattende projekt, hvis gennemførelse kræver tid, således som også nogle af medlemsstaterne, der har indledt en tilsvarende reform, har erfaret.

Kommissionen igangsatte i 2000 et flerårigt program bestående af følgende elementer med henblik på modernisering af sit regnskabssystem:

- Udbud af en undersøgelse om opstillingen og præsentation af EU's regnskaber, der blev afleveret medio 2000 af højtstående eksperter inden for offentlig regnskabsføring (Valencia-universitetet).

- Opstilling (efter ovennævnte undersøgelse, interne drøftelser og arbejdsgrupper) i 2001 af en handlingsplan til modernisering, der blev drøftet med Revisionsretten i juni 2001. Revisionsretten var tilfreds med de retningslinjer, som Kommissionen havde afstukket. Den konkrete gennemførelse blev udsat på grund af ansættelsen af en ny regnskabschef.

- De nye regnskabsprincipper blev indarbejdet i den nye finansforordning, idet periodiseringsprincipperne skulle anvendes fra regnskabsåret 2005.

2. Ifølge den nye finansforordning skal Kommissionen fremlægge regnskaberne under anvendelse af periodiseringsprincippet (afsnit VII af forordningens første del). Dette krav gælder fra 2005 I forordningens artikel 181 fastsættes følgende: Bestemmelserne i afsnit VII i første del indføres gradvis, afhængigt af de tekniske muligheder, og anvendes fuldt ud i regnskabsåret 2005. Som anført i meddelelsen fra december 2002(1) vil Kommissionen gradvis opfylde disse krav både ved at tilpasse sit regnskabssystem og indføre et nyt dataregnskabssystem. I mellemtiden har Kommissionen tilpasset Sincom2-systemet under hensyn til andre krav i den nye finansforordning, der skal gælde fra 2003 (se svar på spørgsmål 3 i det følgende). Kommissionen foranstaltninger er derfor i overensstemmelse med den nye finansforordning.

Som påpeget i kapitel I i IFAC-undersøgelsen kan overgangsperioden blive kort (indtil 3 år), mellemlang (4 til 6 år) eller lang (over 6 år).

3. Kommissionen kan overholde den nye finansforordning uden at indeføre det nye regnskabssystem før 2005. Kommissionen har truffet foranstaltninger til at tilpasse Sincom2 under hensyn til kravene i denne nye forordning, især for så vidt angår transaktionstyperne og de nye finansielle kredsløb, men også for at sikre, at de regler, som indføres fra 2003 med den nye finansforordning, kan overholdes. Som der redegøres for i spørgsmål 2, gælder kravet om, at der indføres periodiserede regnskaber, der ikke understøttes af Sincom2, fordi periodiserede regnskaber ikke krævedes ifølge den tidligere finansforordning, for 2005.

4. Kommissionens regnskabssystem er et fuldautomatisk kasseregnskabsbaseret årsregnskab. Revisionsretten har i sin årsberetning erklæret, at Kommissionens regnskab med visse forbehold er pålideligt. Revisionsrettens forbehold vedrørende regnskaberne går på nogle periodiseringselementer, der er indført i årsregnskaberne. Kommissionens regnskabssystem overholder fuldt ud bestemmelserne i finansforordningen.

Regnskabsføring efter kasseregnskabsprincippet har være standard inden for offentlig regnskabsføring i mange år. Først for nylig har nogle lande og andre offentlige institutioner indført det nye regnskabssystem baseret på periodiseringsprincippet. Kun nogle få medlemsstater fremlægger deres regnskaber på denne måde. Kommissionens praksis er i overensstemmelse med praksis i de fleste medlemsstater(2).

Ifølge den nye finansforordning, der trådte i kraft den 1. januar 2003, skal internationale regnskabsstandarder overholdes senest i 2005, herunder periodiseringsprincipperne. Kommissionen arbejder på indførelse af disse principper. I mellemtiden benyttes pålidelige kasseregnskabsbaserede regnskaber, der understøttes af et datasystem.

5. Sincom2 var ikke en opgradering af Sincom1, men et fuldstændigt nyt system. Det var nødvendigt at udvikle et nyt system, ikke mindst fordi Sincom1 ikke kunne klare overgangen til år 2000. Sincom1 bestod af syv særskilte undersystemer, hvoraf nogle ikke var sammenkoblede. Med Sincom2 bragtes alle funktioner ind i et system. Valget af den nuværende systemopbygning blev foretaget efter nøje overvejelser (se svar på spørgsmål 6 i det følgende).

6. SAP er Kommissionens officielle regnskabssystem, og SAP-data (registreret af regnskabsføreren) repræsenterer de endelige data, der bruges til at udarbejde regnskaberne og styre kontantregnskabet. Beslutningen om at anvende det nuværende system blev truffet efter en vurdering af forskellige responsa. Samtidig blev det besluttet, at SAP R/3 ikke kunne bruges af alle Kommissionens tjenestegrene, fordi SAP-systemet ikke opfyldte de tekniske og driftsmæssige krav for generel anvendelse, som Kommissionens politik fastsatte på det pågældende tidspunkt.

Kommissionen skal ved udøvelsen af sin funktion overholde regler og bestemmelser, der varierer efter de forskellige aktivitetssektorer. Si2-databasen blev udformet, så den kunne kobles sammen med de forskellige teknologier, som de lokale computersystemer udviklet af de anvisningsberettigede tjenester for at imødekomme deres specifikke finansforvaltningsbehov, er baseret på, og for at får indført ét fælles system til indlæsning af regnskabsinformationer i SAP-systemet via en standardgrænseflade.

7. Udviklingen af Si2 mellem 1994 og 1997 kostede ca. 1,5 mio. EUR. Omkostningerne til vedligeholdelse og videreudvikling siden andrager ca. 620 000 EUR om året.

8. Kommissionen har ikke udsat udviklingen indtil udgangen af 2002. Som forklaret i det foregående er Sincom2 blevet tilpasset i overensstemmelse med de regler, der fastsættes i den nye finansforordning. I Kommissionens meddelelse fra december 2002 redegøres der både for, hvilke foranstaltninger der vil blive truffet for at forbedre Sincom2's funktion i 2003, og for det arbejde, der gøres med henblik på at få et nyt system til at understøtte regnskabsføringen på grundlag af det periodiseringsprincip, som vil blive indført fra 2005.

9. Se svar på spørgsmål 6. Den SAP-version, som Kommissionen bruger, er særligt tilpasset Kommissionens behov, således som planlagt ved systemet oprindelige udformning.

10. Kommissionen opgav ikke reformforslagene tidligt i 2002. Anvendelsen af SAP som eneste system er en af de muligheder, der skal undersøges nærmere i første halvdel af 2003. Udviklingen og implementeringen af et nyt datasystem er ikke noget, der kan gøres hurtigt uden tilstrækkelige forberedelser især med Kommissionens komplicerede regler og bestemmelser, der ikke nødvendigvis passer til standardregnskabssystemer. Efter nøje overvejelser i anden halvdel af 2002 vedtog Kommissionen i december 2002 en meddelelse om forløbet af moderniseringen af regnskabssystemet. Ifølge meddelelsen skal der gennemføres en detaljeret analyse af systemoptionerne for at sikre, at det rette system vælges.

11. Hver enkelt transaktion (også budgettransaktioner) bogføres i Kommissionens officielle regnskabssystem efter dobbeltbogføringsmetoden.

12. Kommissionen har længe før fru Andreasens udnævnelse bebudet, at dets regnskabssystem skulle moderniseres og reformeres svarende til udviklingen i nogle medlemsstater. Det er netop derfor den bestilte den undersøgelse og opstillede den handlingsplan (juni 2001), der omtales i svaret på spørgsmål 1.

I Kommissionens meddelelse af 17. december 2002(3) beskrives det nærmere forløb af reformen af regnskabsrammerne og -systemet. I overensstemmelse med den nye finansforordning skal årsregnskabet for 2005 opstilles efter de nye principper.

(1) KOM(2002) 755 endelig udg.

(2) Nederlandene har for meget kort tid siden indført periodiseringsprincippet for alle offentlige regnskaber. Kilde: Berg, J.W. van den; Kok, L.H. Eigentijds begroten/2001 In: OPENBARE UITGAVEN = ISSN 0030-3488: Bind 33 (2001), nr. 5, s. 211-216.

(3) KOM(2002) 755 endelig udg.