SKRIFTLIG FORESPØRGSEL E-1563/03

af Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) til Kommissionen

(8. maj 2003)

Om: Skævheder i forbindelse med de nye karriereudviklingsrapporter (Career Development Review system CDR)

Er Kommissionen bekendt med, at mange af dens tjenestemænd er temmelig foruroliget over de nye karriereudviklingsrapporter (CDR), der er blevet indført i indeværende år?

Vil Kommissionen forklare følgende skævheder i forbindelse med det nye system?

De fleste af Kommissionens tjenestegrene har valgt at operere med et gennemsnit på 14 point/person i hver lønklasse for ikke at miste prioritetspoint. Dette betyder f.eks., at hvis en tjenestemand betragtes som særlig fortjenstfuld og gives 16 point, vil en anden tjenestemand i samme lønklasse kun kunne få 12 point uanset vedkommendes præstation, hvis gennemsnittet på 14 skal opretholdes. Resulterer dette ikke i en forvrængning af de reelle forhold? Hvis de fleste tjenestemænd i en bestemt lønklasse inden for en bestemt tjenestegren ligger noget over gennemsnittet, vil det nye system da ikke betyde, at de straffes, når de får et kunstigt fastsat lavt pointtal?

Samlet svarafgivet på Kommissionens vegne af Neil Kinnockpå skriftlige forespørgsler E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 og E-1565/03

(27. juni 2003)

Det er naturligt, at nogle af de ansatte i Kommissionen, ligesom det har været tilfældet i andre organisationer, har betragtet indførelsen af et nyt bedømmelsessystem med en vis skepsis og bekymring. Kommissionen

har dog konstateret, at en stor del af den oprindelige pessimisme er forsvundet, efter at personalet nu har deltaget i det nye karriereudviklingssystem. Kommissionens generaldirektorateter har generelt gennemført bedømmelsesproceduren seriøst og effektivt, især med hensyn til den nødvendige løbende dialog, der af personalet og ledelsen blev betragtet som et positivt element i sig selv.

Bedømmelsessystemet blev indført af Kommissionen efter lange overvejelser og omfattende høringer af alle berørte parter. Systemet var hverken ment eller fremlagt som et videnskabeligt instrument til måling af de ansattes arbejdsindsats, fordi et sådan instrument ganske enkelt ikke eksisterer. Systemet gør dog brug af en række forskellige elementer og mekanismer, som er baseret på sammenlignelige kriterier, standarder og procedurer samt gensidige kontrolmekanismer. Alle disse elementer danner et system, der er så objektivt som muligt, og som gør det muligt at opnå en pålidelig meritvurdering af de ansatte.

Det ærede medlems fire spørgsmål er indbyrdes forbundet:

Skriftlig forespørgsel E-1563/03: Kommissionen henviser til, at forfremmelse i medfør af den nuværende personalevedtægt skal ske på grundlag af en sammenligning med gennemsnitspræstationen for alle Kommissionens ansatte inden for samme lønklasse. Dette princip er flere gange blevet bekræftet i EF-Domstolens retspraksis.

Kommissionen indførte på denne baggrund og som en integrerende del af sin nye metode begrebet målgennemsnit med hensyn til meritpoint. Dette målgennemsnit, der blev fastsat til 14/20, finder anvendelse inden for hver lønklasse og på alle generaldirektorater i Kommissionen, og det svarer til en bedømmelse, der indikerer et godt præstationsniveau.

Der findes også andre årsager til, at man ønsker at fastsætte et målgennemsnit: Systemet tilskynder lederne til at foretage individuelle vurderinger på grundlag af dokumenteret merit. Samtidig og som et led i dette princip er der behov for at sikre, at et bedømmelsessystem ikke medfører inflationære tendenser, f.eks. i form af alt for generøse bedømmelser, der vil forringe personalebedømmelsesmetoden og -resultaterne til skade for størstedelen af de ansatte.

Systemet med målgennemsnit tager højde for den almindeligt anerkendte kendsgerning, at distributionen af ansatte i henhold til deres præstation på et tilstrækkeligt aggregeret niveau følger et mønster, der afspejler den såkaldte normale distributionskurve (eller Bell-kurve). En normal distribution omkring gennemsnittet på 14 meritpoint kunne derfor med rimelighed forventes som et resultat af bedømmelsen.

Skriftlig forespørgsel E-1562/03: Det skal bemærkes, at systemet, der er beskrevet i svaret på skriftlig forespørgsel 1563/03, giver en vis fleksibilitetsmargin, der således tillader en passende anerkendelse af merit (særlig i de tilfælde, hvor den berørte gruppe udgør et for snævert udsnit til at kunne afspejle ovennævnte ensartede og normale distribution). For det første må generaldirektoraterne overskride målgennemsnittet med 1 point og dermed bringe det op på 15 meritpoint (og ikke som anført af det ærede medlem på 14,5 point), uden at det får nogen negative konsekvenser. Over dette niveau straffes generaldirektoratet med en reduktion i antallet af prioritetspoint, som inden for generaldirektoratet kan tildeles den pågældende lønklasse. Selv i disse tilfælde er der mulighed for at tage højde for særlige situationer inden for bestemte lønklasser, således at man ikke straffer de grupper, hvis ansatte alle har en præstation over gennemsnittet: Hvis det pågældende generaldirektorat på tilfredsstillende vis kan redegøre for sin situation, kan bedømmelsesudvalgene beslutte at annullere eller reducere straffen.

Skriftlig forespørgsel E-1564/03: Kommissionen ønsker med hensyn til muligheden for tildeling af meritpoint forud for de individuelle bedømmelsessamtaler at understrege, at samtalen skal indeholde et betydeligt prospektivt element, der giver lederne mulighed for sammen med de ansatte at drøfte deres udviklingsbehov og deres potentiale med hensyn til en forbedret faglig præstation.

Det nye bedømmelsessystem og kravet om at overholde målgennemsnittet med hensyn til meritpoint forudsætter, at der inden for hvert generaldirektorat gøres en koordineret indsats med henblik på at sikre en sammenhæng i bedømmelsesresultaterne på tværs af både direktorater og grupper samt en retfærdig fordeling af meritpoint.

Det er derfor normalt og et led i almindelig god praksis, at generaldirektoraterne foretager en del forberedende arbejde. Der henvises til dette

koordineringsarbejde som forberedelse til de formelle bedømmelsesfaser i artikel 3, stk. 6, i de generelle gennemførelsesbestemmelser til artikel 43 i personalevedtægten (General Implementing Provisions of article 43 of the Staff Regulations)(1). Det primære formål med dette arbejde er at opnå enighed blandt bedømmerne om et sæt fælles standarder for fortolkning af bedømmelseskriterierne, således at de individuelle bedømmelser kan foretages ud fra en ensartet fortolkning af systemet og metoden.

Disse koordineringsmøder skal i øvrigt altid omfatte bedømmere og medbedømmere. De må desuden ikke føre til en fordeling af meritpoint til hver tjenestemand forud for de individuelle bedømmelser. Disse møder skal have til formål at foretage et estimat af distributionen af meritpoint baseret på en bred sammenligning af alle ansatte i samme lønklasse, idet det skal sikres, at et sådant estimat bygger på bedømmernes vurdering af de ansattes præstation og merit. Der skal i dette tilfælde opretholdes en vis fleksibilitetsmargin for at kunne tage højde for de situationer, hvor der er forskelle mellem estimaterne og resultaterne af de individuelle karriereudviklingsrapporter (CDR).

Hvis retningslinjerne ikke blev fulgt, ville bedømmerne (i de fleste tilfælde kontorcheferne, som er de ansattes umiddelbare overordnede) ikke være i stand til at honorere deres pligt og beføjelse til at foretage reelle bedømmelser af de ansatte, som de leder. Dette ville være en væsentlig skævhed i systemet, og Kommissionen vil være taknemmelig, hvis det ærede medlem kan give informationer om konkrete tilfælde, hvor disse retningslinjer ikke er blevet fulgt, således at der kan træffes passende foranstaltninger.

Skriftlig forespørgsel E-1565/03: Prioritetspoint kan ligesom meritpoint kun tildeles som følge af en særlig præstation. Tildelingen af disse supplerende point til tjenestemænd, som anses for at være de mest fortjenstfulde, finder desuden sted i henhold til reglerne i artikel 6, stk. 3, i de generelle gennemførelsesbestemmelser til artikel 45 i personalevedtægten (General Implementing Provisions of article 45 of the Staff Regulations)(2), der indeholder helt klare tildelingskriterier, som kan sammenfattes som følger: Prioritetspoint gives til tjenestemænd bl.a. som en anerkendelse af deres bidrag til at nå målsætninger, der ligger ud over det, som direkte vedrører deres individuelle arbejdsområde, og/eller som en belønning for at have udført et særligt stykke arbejde eller have opnået bemærkelsesværdige resultater. For at gøre det muligt at foretage en reel differentiering mellem de ansatte på grundlag af merit skal halvdelen af de prioritetspoint, der er til rådighed, fordeles mellem de ansatte med en usædvanlig god præstation inden for en bestemt lønklasse (hvilket svarer til ca. 15 % af de ansatte inden for en bestemt lønklasse).

Det er kun naturligt, at det er direktørerne og generaldirektørerne, der fremsætter forslag om tildeling af prioritetspoint, da deres stilling giver dem mulighed for at danne sig et samlet indtryk af afdelingen og de ansatte.

Ud over disse principper har generaldirektoraterne vedtaget enkelte korte vejledninger om fordelingen af prioritetspoint, og personalet er blevet informeret om disse retningslinjer.

Beslutningen om tildeling af prioritetspoint træffes i fællesskab og ikke af generaldirektøren alene (eftersom han/hun træffer sin beslutning på grundlag af oplysninger fra det ledende personale og på deres forslag) og med inddragelse af personalets repræsentanter.

Alle disse faktorer har bidraget til at sikre, at beslutningerne om forfremmelse træffes på grundlag af objektive kriterier og som et resultat af en fair og gennemsigtig proces.

(1) Vedtaget af Kommissionen den 26. april 2002.

(2) Ligledes vedtaget af Kommissionen den 26. april 2002.