I øvrigt ville den omstændighed at bortse fra de fremlagte dokumenter i forbindelse med en sådan retssag bevirke, at Unionens retsinstanser forhindres i at prøve de anbringender, som er blevet fremsat for dem, og som støtter sig på de nævnte dokumenter. I denne forbindelse ville det ikke give mening under sagen at bortse fra dokumenter, der har været anvendt i forbindelse med prøvelsen af et anbringende, efter et retsmøde, der netop tog disse dokumenter i betragtning med henblik på en stillingtagen til det nævnte anbringende. Desuden ville et sådant skridt være i strid med artikel 137, stk. 2, i procesreglementet for Den Europæiske Unions Ret, i henhold til hvilken EU-Personalerettens Justitskontor i tilfælde af appel fremsender sagens akter til Rettens Justitskontor.

Vedtægtens artikel 26 forbyder en institution mod en tjenestemand at påberåbe sig eller gøre sådanne dokumenter gældende, der skal være indeholdt i hans personlige aktmappe, og som ikke er blevet nævnt i denne, således at en afgørelse truffet af administration, der lægger sådanne dokumenter til grund, skal annulleres. Imidlertid regulerer denne artikel på ingen måde, hvorvidt disse dokumenter kan indgå i en retssag.

Vedtægtens artikel 26, stk. 1, litra a), forpligter i sig selv ikke administrationen til i den personlige aktmappe at indsætte et hvilket som helst dokument vedrørende en tjenestemand. Der foretages således en sondring mellem dels »dokumenter«, der kun skal være indeholdt i den personlige aktmappe, hvis de er relevante for den pågældende tjenestemands tjenesteforhold, og »bedømmelser«, der kun skal indsættes heri, såfremt de vedrører hans kvalifikationer, indsats eller adfærd, dels ethvert andet dokument, der vedrører den pågældende tjenestemand.

Ved at omfatte de ovennævnte bedømmelser henviser vedtægtens artikel 26, første afsnit, litra a), til formelle, officielle dokumenter vedrørende tjenestemændenes kvalifikationer, indsats eller adfærd. Dokumenter, der omhandler faktiske omstændigheder eller konkrete forhold vedrørende tjenestemandens adfærd, der efterfølgende anvendes til at træffe en afgørelse vedrørende hans tjenesteforhold og hans karriere, såsom en udtalelse i form af et notat, der indeholder en bedømmelse af tjenestemandens kvalifikationer eller adfærd, eller allerede eksisterende dokumenter, der indeholder en angivelse af alle de forhold, som foreholdes denne, eller endog samtlige dokumenter, der kan være af betydning for tjenestemandens tjenesteforhold og karriere, skal dog også være indeholdt i den personlig aktmappe. Imidlertid forbyder vedtægtens artikel 26 på ingen måde en institution at indlede en undersøgelse og at oprette en aktsamling herom, og de eneste dokumenter vedrørende denne undersøgelse, der skal indsættes i tjenestemandens personlige aktmappe, er eventuelle afgørelser om sanktioner, der træffes på grundlag af sagsakterne i undersøgelsen.

Derudover kan blotte e-mails i princippet ikke anses for at være bedømmelser som omhandlet i vedtægtens artikel 26 første afsnit, litra a). Ligeledes kan et notat, der ikke er udarbejdet af en administrativ myndighed, heller ikke anses for at være en bedømmelse som omhandlet i vedtægtens artikel 26, stk. 1, litra a).

Et dokument, der vedrører en tjenestemands tjenesteforhold, og som kan have afgørende betydning for afgørelsen, skal i princippet være blevet meddelt den pågældende tjenestemand og derefter indsat i dennes personlige aktmappe. Hvad nærmere bestemt angår en afgørelse om omplacering af en tjenestemand gælder, at uanset det forhold, at afgørelsen ikke udgør en bedømmelse af den berørte tjenestemands kvalifikationer, indsats eller adfærd som omhandlet i vedtægtens artikel 26, gælder kravet om meddelelse og indsættelse i den personlige aktmappe a priori i forhold til e-mails eller et notat underskrevet af tjenestemænd og andre ansatte, der tager afstand fra den pågældende tjenestemands holdning, idet de kan have afgørende betydning for afgørelsen, om tjenestemanden skal omplaceres eller ej.

(jf. præmis 42, 43, 46 og 48)

Domstolen: dom Ojha mod Kommissionen, C-294/95 P, EU:C:1996:434, præmis 67

Retten i Første Instans: domme Rozand-Lambiotte mod Kommissionen, EU:T:1997:25, præis 42, Apostolidis mod Domstolen, T-86/97, EU:T:1998:71, præmis 36, Ojha mod Kommissionen, T-77/99, EU:T:2001:71, præmis 57, Recalde Langarica mod Kommissionen, T-344/99, EU:T:2001:237, præmis 60, Cwik mod Kommissionen, T-155/03, T-157/03 og T-331/03, EU:T:2005:447, præmis 52, og de Brito Sequeira Carvalho mod Kommissionen og Kommissionen mod de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, præmis 96

Retten for EU-Personalesager: domme Bianchi mod ETF, F-38/06, EU:F:2007:117, præmis 45 og 48, og Talvela mod Kommissionen, F-43/06, EU:F:2007:162, præmis 59-62