I forbindelse med en begæring om aktindsigt fremsat på grundlag af forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter er klassificeringen af dokumenter ikke forbundet med den betragtelige arbejdsbyrde, som en sådan begæring eventuelt påfører den pågældende administration. Selv i det tilfælde, hvor en sådan begæring risikerer at lamme administrationens effektive virksomhed, medfører dette således ikke, at den nævnte begæring bør afvises. I en sådan særlig situation er institutionens ret til i medfør af artikel 6, stk. 3, i forordning nr. 1049/2001, at søge en »rimelig løsning« et udtryk for muligheden for – om end på en særligt begrænset måde – at tage hensyn til behovet for at forene hensynet til den, der har fremsat begæringen, med hensynet til god forvaltningsskik.

En oplysning adskiller sig nemlig navnlig fra et dokument derved, at en oplysning defineres som data, der bl.a. kan figurere i et eller flere dokumenter. Da ingen af bestemmelserne i forordning nr. 1049/2001 behandler retten til aktindsigt i en oplysning som sådan, kan det ikke heraf udledes, at den ret til aktindsigt i en institutions dokumenter, der følger af artikel 2, stk. 1, i den nævnte forordning, medfører, at institutionen har pligt til at besvare enhver anmodning om oplysninger fra en borger.

Generelt gælder, at retten til aktindsigt i institutionernes dokumenter som omhandlet i artikel 2, stk. 3, i forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, kun vedrører eksisterende dokumenter, som den pågældende institution er i besiddelse af. En begæring om aktindsigt, der vil kræve, at institutionen opretter et nyt dokument – selv om det er på grundlag af oplysninger, der allerede fremgår af eksisterende dokumenter opbevaret af denne – udgør ikke en begæring om delvis aktindsigt og falder uden for rammerne af forordning nr. 1049/2001.

I et tilfælde hvor en institution modtager en begæring om aktindsigt, som har til formål at opnå, at den skal foretage en søgning i en eller flere af sine databaser efter bestemte parametre defineret af den, der har fremsat begæringen, er institutionen forpligtet til, med forbehold for en eventuel anvendelse af artikel 4 i forordning nr. 1049/2001, at imødekomme denne begæring, såfremt den søgning, der er anmodet om, kan foretages ved at benytte de søgeværktøjer, der er til rådighed i denne database.

Det kan nemlig antages, at forskellige fremstillinger af alle de data, der er indeholdt i en sådan database, er mulige som følge af de komplekse forbindelser, der i en database forbinder hver enkelt dataelement med flere andre data. Det er ligeledes muligt kun at vælge en del af de data, der er inkluderet i en sådan fremstilling, og udelade de øvrige.

I forbindelse med en begæring om aktindsigt i dokumenter fremsat på grundlag af forordning nr. 1049/2001 kan det derimod ikke kræves af en institution, at den skal udlevere en del af eller alle de data, der er indeholdt i en eller flere af dens databaser, klassificeret efter et skema, der ikke understøttes af den nævnte database. En sådan begæring vil have til formål, at der oprettes et nyt dokument, og falder derfor uden for rammerne af anvendelsesområdet for forordning nr. 1049/2001. Det, der anmodes om med en sådan begæring, er nemlig ikke en delvis aktindsigt i et dokument, der indeholder data, der er behandlet efter et eksisterende klassificeringsskema, der således kan foretages ved hjælp af de værktøjer, som institutionen aktuelt har til rådighed for den eller de pågældende databaser, men at der skabes et nyt dokument, der indeholder data, der er behandlet og forbundet med hinanden efter et nyt klassificeringsskema, der ikke kan foretages ved hjælp af de nævnte værktøjer, og dermed et nyt dokument som omhandlet i artikel 3, litra a), i den nævnte forordning. For så vidt angår databaser, kan alt, der kan udtrækkes af sådanne databaser ved at foretage en normal eller en rutinemæssig søgning, følgelig gøres til genstand for en begæring om aktindsigt fremsat på grundlag af forordning nr. 1049/2001.

(jf. præmis 55-59)