Artikel 255, stk. 2, EF tillægger Rådet ansvaret for at fastlægge de generelle principper og begrænsninger, der gælder for retten til aktindsigt. Artikel 2, stk. 3, i forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter udstrækker udtrykkeligt retten til aktindsigt til alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, uanset om de er udarbejdet af disse eller hidrører fra medlemsstater eller andre tredjemænd. Udelukkelsen af et stort antal dokumenter, der hidrører fra medlemsstaterne, fra anvendelsesområdet for retten til aktindsigt i henhold til artikel 255, stk. 1, EF ville støde mod det formål om åbenhed, der tilsigtes med denne artikel og sikres ved artikel 42 i chartret om grundlæggende rettigheder, og som gælder bortset fra visse undtagelser, der skal fortolkes strengt. Endvidere fremgår det af erklæring nr. 35, der omhandler artikel 255, stk. 1, EF, og som er knyttet til Amsterdamtraktatens slutakt, at traktatgiverne ikke har villet udelukke medlemsstaternes dokumenter fra anvendelsesområdet for artikel 255, stk. 1, EF. Unionens primære ret berettiger således ikke til en streng fortolkning af retten til aktindsigt i dokumenter, der hidrører fra medlemsstaterne.

Artikel 4, stk. 5, i forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter bestemmer, at en medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat, uden dens forudgående samtykke. Denne bestemmelse åbner således en mulighed for, at medlemsstaten deltager i den beslutning, det tilkommer institutionen at træffe, og indfører med henblik herpå en beslutningsprocedure til afgørelse af, om de materielle undtagelser, der opregnes i artikel 4, stk. 1-3, er til hinder for, at der gives aktindsigt i det pågældende dokument. I henhold til artikel 4, stk. 5, i forordning nr. 1049/2001 varetages gennemførelsen af EU-rettens bestemmelser i fællesskab af institutionen og den medlemsstat, der har udøvet den i stk. 5 indeholdte mulighed, idet disse i overensstemmelse med forpligtelsen til loyalt samarbejde i henhold til artikel 10 EF skal handle og samarbejde på en sådan måde, at de nævnte bestemmelser kan finde effektiv anvendelse.

Beslutningsproceduren, der er indført ved artikel 4, stk. 5, i forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, kræver, at såvel den berørte medlemsstat som institutionen henholder sig til de materielle undtagelser i forordningens artikel 4, stk. 1-3.

Inden for rammerne af beslutningsproceduren har institutionen beføjelse til at sikre, at begrundelserne til støtte for medlemsstatens indsigelse mod udlevering af det ønskede dokument, hvilke skal indgå i afgørelsen om afslag på aktindsigt vedtaget i henhold til forordningens artikel 8, stk. 1, ikke er uden grundlag.

I denne henseende består institutionens undersøgelse i at afgøre under hensyntagen til sagens omstændigheder og de gældende bestemmelser, om de begrundelser, medlemsstaten har anført til støtte for dens indsigelse, efter deres art umiddelbart kan begrunde et sådant afslag og dermed, om disse begrundelser gør det muligt for den nævnte institution at påtage sig det ansvar, som artikel 8 i forordning nr. 1049/2001 tillægger den.

Det drejer sig for institutionen ikke om at påtvinge medlemsstaten sin holdning eller at sætte sin egen vurdering i stedet for den berørte medlemsstats, men at undgå vedtagelse af en afgørelse, der efter institutionens opfattelse ikke kan forsvares. Institutionen er som ophavsmand til afgørelsen om aktindsigt eller afslag herpå ansvarlig for dens lovlighed. Før den giver afslag på aktindsigt i et dokument hidrørende fra en medlemsstat, skal den derfor undersøge, om medlemsstaten har baseret sin indsigelse på de materielle undtagelser, der er fastsat i artikel 4, stk. 1-3, i forordning nr. 1049/2001, og om den har givet en behørig begrundelse for sit standpunkt med hensyn til disse undtagelser.

Denne undersøgelse skal udføres i forbindelse med den loyale dialog, der er karakteristisk for beslutningsproceduren i artikel 4, stk. 5, i forordning nr. 1049/2001, idet institutionen er forpligtet til at tillade medlemsstaten at anføre sin begrundelse på en bedre måde eller at genvurdere den, således at den umiddelbart kan betragtes som værende forsvarlig.

(jf. præmis 51 og 53-55)