Hvis der herved er tale om en begæring vedrørende et meget langt dokument eller vedrørende en stort antal dokumenter, kan der undtagelsesvis indrømmes en forlængelse på 15 arbejdsdage at regne fra den frist, der er fastsat i denne forordnings artikel 8, stk. 1. Selv om nævnte forordnings artikel 6, stk. 3, i et sådant tilfælde gør det muligt for den pågældende institution at nå frem til en rimelig løsning med den, som har anmodet om aktindsigt i dokumenter, som er i institutionens besiddelse, kan denne løsning kun vedrøre indholdet eller antallet af begærede dokumenter. For at beskytte interessen i en forsvarlig forvaltning vil en institution under særlige omstændigheder kunne nægte aktindsigt i visse dokumenter med den begrundelse, at arbejdsbyrden forbundet med deres udbredelse står i et urimeligt forhold til målene med begæringen om aktindsigt i disse dokumenter. En påberåbelse af proportionalitetsprincippet kan imidlertid ikke gøre det muligt at ændre de frister, der er fastsat i forordning nr. 1049/2001, uden at skabe en situation med retslig usikkerhed

Forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter giver ikke mulighed for at fravige de frister, der er fastsat i forordningens artikel 7 og 8, idet disse frister er afgørende for afviklingen af proceduren for aktindsigt i de berørte institutioners dokumenter, der har til formål at fremme en hurtig og enkel behandling af begæringer om aktindsigt i disse dokumenter.

Eftersom ethvert afslag på aktindsigt i dokumenter fremsat over for institutionerne i medfør af artikel 8, stk. 1 og 3, i forordning nr. 1049/2001 kan gøres til genstand for en domstolsprøvelse, uanset hvilken begrundelse der påberåbes til støtte for afslaget på aktindsigt, er det således uden betydning for de interesserede parters søgsmålsret, at det gøres gældende, at aktindsigt i et dokument skal nægtes af en af de grunde, der er fastsat i artikel 4 i nævnte forordning, eller at det gøres gældende, at det begærede dokument ikke eksisterer. Enhver anden løsning ville gøre det umuligt at gennemføre den prøvelse, som det tilkommer EU's retsinstanser at foretage med hensyn til, om en afgørelse om afslag på aktindsigt i institutionernes dokumenter er velbegrundet, idet det ville være tilstrækkeligt, at den pågældende institution for at unddrage sig enhver domstolskontrol påstår, at et dokument ikke eksisterer. Det tilkommer tværtimod den pågældende institution at besvare den, der begærer aktindsigt, og eventuelt for retsinstanserne at begrunde sit afslag på aktindsigt.

Inden for rammerne af den ordning, der er indført med forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, medfører den omstændighed, at et dokument, som der kræves aktindsigt i, ikke eksisterer, eller den omstændighed, at den pågældende institution ikke er i besiddelse heraf, ikke, at nævnte forordning ikke finder anvendelse.

Hvad angår forpligtelsen i artikel 11 i forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter til at oprette et register over dokumenter bemærkes, at eftersom nævnte forordning ikke direkte forbinder denne forpligtelse med retten til aktindsigt i dokumenter i henhold til artikel 2, stk. 1, er det ikke muligt at håndhæve opfyldelsen af registreringspligten med en begæring om aktindsigt i dokumenter.

Retten fastsætter i medfør af sit procesreglements artikel 12 retningslinjerne for sagernes fordeling mellem afdelingerne, og afgørelsen herom offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende. Eftersom denne afgørelse gør det muligt for Rettens præsident at fravige fremgangmåden for fordeling af sagerne efter den rækkefølge, der er fastsat i disse afgørelser, med henblik på at sikre en ligelig fordeling af arbejdsbyrden, og anvendelsen af denne fravigelse ikke er begrænset til tidspunktet for indgivelse af stævningen, er der intet til hinder for, at en sag omfordeles på et andet tidspunkt. En sådan fortolkning er så meget desto mere påkrævet, når henses til, at en omfordeling af en sag i en forsvarlig retsplejes interesse med henblik på at sikre en ligelig fordeling af arbejdsbyrden varetager målet om at behandle sagerne inden for en rimelig frist i overensstemmelse artikel 47, stk. 2, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.

Eftersom en omfordeling af en sag til Retten i en anden sammensætning end den, der oprindelig var bestemt, ligesom en oprindelig fordeling af en sag ikke giver parterne ret til indledningsvis at udtale sig om foranstaltninger med henblik på sagens tilrettelæggelse, savner et argument om en tilsidesættelse af retten til at blive hørt, inden søgsmålet omfordeles, desuden grundlag.

(jf. præmis 50-53)