Forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter tilsigter, som det er angivet i forordningens fjerde betragtning og artikel 1, at give offentligheden den størst mulige aktindsigt i institutionernes dokumenter. Selv om denne ret ganske vist er underlagt visse begrænsninger i henhold til denne forordnings artikel 4 af hensyn til offentlige og private interesser, herunder afslag på aktindsigt, hvis udbredelse af et dokument ville være til skade for beskyttelsen af en af de i denne artikel nævnte interesser. Da sådanne undtagelser ikke desto mindre fraviger princippet om, at der skal gives størst mulig adgang til dokumenterne, skal de fortolkes og anvendes strengt. Når den pågældende institution således beslutter at afslå en begæring om aktindsigt i et dokument, skal den i princippet give en forklaring på, hvorledes aktindsigt i dokumentet konkret og faktisk kan være til skade for den interesse, som er beskyttet ved en undtagelse i artikel 4 i forordning nr. 1049/2001, som institutionen har påberåbt sig. I øvrigt skal risikoen for en sådan skade være rimeligt forudsigelig og ikke rent hypotetisk.

Balancen mellem retten til aktindsigt i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af, i henhold til forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, og de forpligtelser, der følger af forordning nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger, for så vidt angår institutionernes videregivelse af personoplysninger, indebærer en præcisering af forholdet mellem bestemmelserne i de to forordninger.

For det første bemærkes i denne henseende, at når en begæring om aktindsigt i dokumenter kan føre til videregivelse af personoplysninger, såfremt begæringen imødekommes, skal den institution, som begæringen er rettet til, anvende alle bestemmelser i forordning nr. 45/2001. De forskellige regler og principper i forordning nr. 1049/2001 må ikke føre til, at omfanget af beskyttelsen af disse oplysninger begrænses. Et sådant handlingsprincip for institutionerne følger i henhold til 12. betragtning til forordning nr. 45/2001 af betydningen af de berørte personers ret til beskyttelse ved behandlingen af sådanne oplysninger. I en sådan generel sammenhæng er det utvivlsomt korrekt, at retten til aktindsigt ikke i medfør af artikel 6, stk. 1, i forordning nr. 1049/2001 er betinget af, at den, der fremsætter begæringen, skal begrunde en interesse i udbredelsen af disse dokumenter. Artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning nr. 1049/2001 kræver indirekte, at den, der fremsætter begæringen, ved hjælp af en eller flere udtrykkelige og lovlige begrundelser skal godtgøre nødvendigheden af videregivelse af de personoplysninger, der er indeholdt i de dokumenter, som han begærer aktindsigt i.

Det er for det andet væsentligt, at der i ganske særlig grad tages hensyn til hovedtrækkene i den beskyttelsesordning, som forordning nr. 45/2001 indrømmer fysiske personer for så vidt angår behandlingen af personoplysninger. I henhold til femte betragtning til forordning 45/2001 har forordningen til formål at give personer, såkaldt registrerede, rettigheder, der kan håndhæves retsligt, og at gøre det klart, hvilke forpligtelser der påhviler de registeransvarlige inden for EU-institutionerne og -organerne i forbindelse med behandling af personoplysninger. Af hensyn til opfyldelsen af dette formål skal de betingelser, der er fastsat vedrørende muligheden for, at en institution eller et organ inden for Unionen kan videregive personoplysninger, fortolkes strengt for at undgå, at de rettigheder, som de pågældende er tillagt ved forordning nr. 45/2001, og som ifølge 12. betragtning til forordning nr. 45/2001 er grundlæggende rettigheder, bringes i fare. Opfyldelsen af kravet om nødvendighed indebærer, at det godtgøres, at videregivelsen af personoplysninger er den mest egnede foranstaltning, der er til rådighed, med henblik på opfyldelse af det formål, som den, der fremsætter begæringen, har for øje, og at det står i rimeligt forhold til dette formål, hvilket forpligter den, der fremsætter begæringen, til at fremlægge udtrykkelige og lovlige begrundelser for videregivelse.

En sådan fortolkning fører ikke til, at der indføres en »kategorisk« undtagelse fra princippet om aktindsigt for personoplysninger, men den forener de to grundlæggende indbyrdes modstridende rettigheder, når en begæring om aktindsigt i dokumenter vedrører personoplysninger, der er beskyttet i henhold til forordning nr. 45/2001.

En streng fortolkning af kravet om nødvendighed i artikel 8, litra b), i forordning nr. 45/2001 betyder således ikke, at der ikke kan tages hensyn til en generel begrundelse for videregivelsen af personoplysningerne, såsom retten til information af offentligheden.

For det tredje bemærkes, at når den person, som begærer aktindsigt i dokumenter, der indeholder personoplysninger, har godtgjort nødvendigheden af videregivelsen af disse, og den institution, som begæringen er rettet til, finder, at der ikke er grund til at antage, at videregivelsen vil kunne skade de registreredes legitime interesser, kan oplysningerne videregives, og forudsat at forordning nr. 1049/2001 ikke indeholder andre undtagelser end risikoen for skade for så vidt angår beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet, kan det eller de dokumenter, der indeholder oplysningerne, udbredes og dermed gøres offentligt tilgængelige.

Heraf følger, at kriteriet om nødvendighed i artikel 8, litra b), i forordning nr. 45/2001 skal fortolkes strengt, at betingelsen om nødvendighed af videregivelsen af personoplysningerne indebærer, at den institution eller det organ, som ansøgningen er rettet til, skal foretage en vurdering af nødvendigheden på baggrund af det formål, som den, der fremsætter begæringen, vil tilgodese med aktindsigten i dokumenterne, hvilket begrænser rækkevidden af reglen om manglende begrundelse for en begæring om aktindsigt, at den begrundelse, som den, der fremsætter begæringen, henviser til for nødvendigheden af videregivelsen af oplysningerne kan være af generel karakter, og at forordning nr. 1049/2001 ikke må berøves sin effektive virkning, idet de relevante bestemmelser fortolkes således, at formålet med en legitim udbredelse aldrig kan bestå i, at oplysningerne offentliggøres fuldt ud.

(jf. præmis 48, 51-54, 56, 59-61, 67 og 68)