Ifølge regel 61, stk. 2, i forordning nr. 2868/95 om gennemførelsesbestemmelser til forordning nr. 40/94 om EF-varemærker, med senere ændringer, kan de meddelelser, som Kontoret for Harmonisering i der Indre Marked (Varemærker og Design) foretager, finde sted pr. telefax. Meddelelsen pr. telefax kan vedrøre enhver afgørelse fra Harmoniseringskontoret og følgelig også appelkammerets afgørelser.

Regel 65, stk. 1, i forordning nr. 2868/95 med overskriften »Meddelelse pr. telefax eller andre tekniske midler« præciserer, at »[m]eddelelse betragtes som foretaget den dato, hvor meddelelsen blev modtaget af modtagerens telefax«. I regel 70, stk. 2, i den nævnte forordning, der fastsætter »Beregning af frister«, anføres det ligeledes, at »[b]estår det proceduremæssige skridt i en meddelelse, er den afgørende begivenhed modtagelsen af det meddelte dokument, medmindre andet er bestemt«.

Retspraksis sondrer mellem på den ene side meddelelsen af en retsakt til dennes modtager, som kræves, for at der er tale om en forskriftsmæssig meddelelse, og på den anden side det faktiske kendskab til denne retsakt, som ikke er nødvendig for, at meddelelsen anses for at være forskriftsmæssig. Ifølge denne retspraksis er den omstændighed, at der foreligger en gyldig meddelelse til modtageren, på ingen måde betinget af det faktiske kendskab hos den person, der ifølge de interne regler hos modtageren er kompetent på området, idet en afgørelse er blevet meddelt forskriftsmæssigt, når den er blevet meddelt modtageren, og denne er sat i stand til at få kendskab til den. For at vurdere spørgsmålet, om meddelelsen er forskriftsmæssig, skal der således alene tages hensyn til dennes eksterne aspekt, dvs. den forskriftsmæssige transmission til modtageren, og ikke til dennes interne aspekt, der vedrører den interne arbejdsgang hos modtageren.

Det følger heraf, at for at fastlægge datoen for modtagelsen af en meddelelse, skal der kun tages hensyn til denne meddelelses eksterne aspekt, dvs. til den formelle og forskriftsmæssige modtagelse hos modtageren, uafhængigt af den faktiske modtagelse og det kendskab, der er opnået hertil, hos modtageren. Der kan ikke rejses tvivl om denne overvejelse med det krav, der er opstillet i retspraksis, hvorefter meddelelsen indebærer, at modtageren skal være sat i stand til at få kendskab til den meddelte retsakt. Der er nemlig tale om en forpligtelse for meddeleren til at skabe betingelserne for, at modtageren faktisk kan få kendskab, dvs. en indsatsforpligtelse (svarende til meddelelsens eksterne aspekt), og ikke en forpligtelse for denne til at gribe ind i denne modtagers interne funktion for at sikre, at der fås kendskab, dvs. en resultatforpligtelse (svarende til meddelelsens interne aspekt).

Retten har således udtalt, at Harmoniseringskontorets fremlæggelse af afsendelsesrapporter fra en telefax, der indeholder oplysninger, som giver disse en bevisværdi, er tilstrækkelig til at bevise modtagerens modtagelse af den nævnte telefax. Telefaxmaskiner er nemlig udformet således, at ethvert afsendelsesproblem, men også ethvert modtagelsesproblem signaleres ved en fejlmelding, der over for den, der sender telefaxen, præcist angiver grunden til, at telefaxen ikke er blevet modtaget, således som det er blevet kommunikeret denne af modtagerens telefaxmaskine, og at der, såfremt et sådant problem ikke kommunikeret, er generet en faktisk afsendelsesbesked. Når der ikke er en fejlmelding, og der foreligger en afsendelsesrapport, der indeholder bemærkningen »ok«, kan det således lægges til grund, at den sendte telefax er blevet modtaget af modtageren.

Hvis det kun var kendskabet til den omtvistede telefax, der gjorde det muligt at bevise, at den var blevet modtaget af sagsøgerens repræsentant, ville det desuden være umuligt for Harmoniseringskontoret at føre bevis for den faktiske meddelelse af en afgørelse og datoen, hvorpå denne var blevet modtaget af modtageren, selv om den nævnte afgørelse var blevet behørigt meddelt modtageren. Begyndelsestidspunktet for fristen for anlæggelse af søgsmål til prøvelse af Harmoniseringskontorets instansers afgørelser ville afhænge af omstændigheder, der er vilkårlige og uafhængige i forhold til den omhu, hvormed Harmoniseringskontoret har givet meddelelse om afgørelsen, selv om søgsmålsfristerne netop er blevet indført for at garantere retssikkerheden.

(jf. præmis 14, 15 og 19-22)