Den konkrete undersøgelse skal i øvrigt foretages for hvert af de dokumenter, som begæringen vedrører. Det fremgår nemlig af forordning nr. 1049/2001, at alle de i forordningens artikel 4, stk. 1-3, nævnte undtagelser finder anvendelse på aktindsigt »i et dokument«. En konkret og individuel undersøgelse af hvert enkelt dokument er ligeledes nødvendig, eftersom det selv i tilfælde, hvor det er åbenbart, at en begæring om aktindsigt omhandler dokumenter, der er omfattet af en undtagelse, alene er en sådan undersøgelse, der gør det muligt for institutionen at bedømme muligheden for at give den, der har indgivet begæring herom, delvis aktindsigt i overensstemmelse med forordningens artikel 4, stk. 6.

Den omstændighed alene, at et dokument, der er genstand for en anmodning om aktindsigt efter forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, vedrører en interesse, der er beskyttet gennem en undtagelse, kan ikke begrunde, at undtagelsen bringes i anvendelse. En sådan anvendelse kan i princippet kun begrundes, såfremt institutionen forud herfor har foretaget en vurdering af, dels om aktindsigt i dokumentet konkret og faktisk kunne skade den beskyttede interesse, dels om der i de tilfælde, der er omhandlet i forordningens artikel 4, stk. 2 og 3, ikke forelå en mere tungtvejende offentlig interesse, der kunne begrunde indsigt i det omhandlede dokument. Endvidere skal risikoen for, at en beskyttet interesse skades, kunne forudses med en rimelig grad af sandsynlighed og ikke være rent hypotetisk. Undersøgelsen skal derfor foretages konkret og fremgå af beslutningens begrundelse.

I overensstemmelse med 11. betragtning til forordning nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter bør fællesskabsinstitutionerne have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det af hensyn til den offentlige interesse er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver, herunder i forbindelse med udøvelsen af deres administrative beslutningsbeføjelser som på fusionskontrolområdet.

En rapport udarbejdet af en arbejdsgruppe, der har fået til opgave at udføre et analyse- og vurderingsarbejde, suppleret med kritiske bemærkninger, der skal forelægges for det medlem af Kommissionen, der har konkurrencespørgsmål som ansvarsområde, med henblik på drøftelse, hvilken rapport udgør grundlaget for kommissærens beslutning om at iværksætte appel i en sag vedrørende en fusion eller om at foreslå eventuelle forbedringer af den administrative procedure på fusionskontrolområdet eller på andre områder inden for konkurrenceretten, har karakter af et dokument, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for Kommissionen som omhandlet i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning nr. 1049/2001.

Udleveringen af en sådan rapport ville være til alvorlig skade for kommissionsmedlemmets mulighed for at få en fri og fuldstændig meningstilkendegivelse fra Kommissionens egne tjenestegrene vedrørende de konsekvenser, der skulle drages af den pågældende sag.

Udlevering af dokumentet ville nemlig ikke blot medføre en risiko for at afdække Kommissionens tjenestemænds, eventuelt kritiske, holdning, men også gøre det muligt at sammenholde indholdet af rapporten med de endelige beslutninger truffet af det medlem af Kommissionen, der har konkurrencespørgsmål som ansvarsområde, eller af Kommissionen, og følgelig offentliggøre dennes interne drøftelser. Dertil kommer, at hvis rapporten blev udleveret, ville det indebære, at ophavsmændene til en rapport af denne type fremover ville tage hensyn til denne risiko i en sådan grad, at de kunne foranlediges til at censurere sig selv og ikke længere tilkendegive en mening, som eventuelt kunne medføre en risiko for rapportens modtager. Kommissionen ville derved ikke længere have adgang til fuldstændige og frie meningstilkendegivelser fra sine tjenestemænd og øvrige ansatte og ville ikke kunne få intern konstruktiv kritik, fri for enhver begrænsning eller pres udefra, med det formål at lette Kommissionens beslutningstagen med hensyn til spørgsmål om iværksættelse af appel til prøvelse af en af Retten afsagt dom eller forbedring af de administrative procedurer på fusionskontrolområdet eller konkurrenceretsområdet i bredere forstand.

Risikoen for, at udbredelsen af sådanne dokumenter vil være til alvorlig skade for beslutningsprocessen, er rimelig forudsigelig og ikke rent hypotetisk. Hvis man antog, at sådanne rapporter ikke var fortrolige i forhold til offentligheden, og henset til risikoen for udbredelse, forekommer det nemlig logisk og sandsynligt, at det medlem af Kommissionen, der har konkurrencespørgsmål som ansvarsområde, vil føle sig tilskyndet til ikke længere at anmode om skriftlige og eventuelt kritiske meningstilkendegivelser fra sine medarbejdere vedrørende spørgsmål, som henhører under hans eller Kommissionens kompetence. Hvis der alene føres mundtlige og uformelle drøftelser, som ikke kræver, at der udarbejdes et »dokument« i den forstand, hvori udtrykket er anvendt i artikel 3, litra a), i forordning nr. 1049/2001, vil dette imidlertid væsentligt skade Kommissionens interne beslutningsproces, navnlig inden for områder, hvor Kommissionen skal foretage komplekse retlige, faktiske og økonomiske vurderinger og undersøge omfangsrige sager som inden for fusionskontrolområdet.

Eftersom en sådan rapport er beskyttet i henhold til artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning nr. 1049/2001, er de dokumenter, som har gjort det muligt at udarbejde rapporten, og som indeholder indledende vurderinger eller foreløbige konklusioner til internt brug, ligeledes omfattet af denne undtagelse.

Udbredelsen til offentligheden af notaterne til den kommissær, der har konkurrencespørgsmål som ansvarsområde, af notaterne til de andre tjenestegrene og af svarnotaterne fra de andre tjenestegrene, med undtagelse af Den Juridiske Tjeneste, der er blevet udvekslet inden for Kommissionen for at gøre det muligt at udarbejde dokumenter, som formaliserer administrationens standpunkter, ville på samme måde være til alvorlig skade for Kommissionens beslutningsproces, uanset om der er tale om den omhandlede fusionsprocedure eller fremtidige fusionsprocedurer inden for samme område mellem samme deltagere, eller uanset om der tages hensyn til de principper, der blev anvendt under den omtvistede procedure, for så vidt som disse dokumenter kun markerer et tidspunkt under proceduren, hvor den endnu ikke formelt er blevet fastsat i et endeligt dokument. Disse forberedende dokumenter kan nemlig være udtryk for de anskuelser, tvivl eller holdningsændringer, som Kommissionens tjenestegrene har tilkendegivet, og som efter afslutningen af den omhandlede beslutningsproces måske ikke længere optræder i de endelige udgaver af beslutningerne.

Det forekommer sandsynligt, at sådanne dokumenter — såfremt de blev udbredt — selv om de ikke nødvendigvis gengiver Kommissionens endelige holdning, ville kunne anvendes til at påvirke holdningerne hos de tjenestegrene, som skal holde sig frie og uafhængige af ethvert pres udefra i forbindelse med undersøgelsen af lignende sager inden for samme aktivitetssektor eller vedrørende samme økonomiske begreber.

(jf. præmis 42, 48, 50-52, 54, 59, 95, 96 og 100)